Первое знакомство с ''1С: Бухгалтерия 7.7'': Учебное пособие

О. А. Сокова

3

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ КАМЫШИНСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ) ВОЛГОГРАДСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ТЕХНИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА

О. А. Сокова

ПЕРВОЕ ЗНАКОМСТВО С «1С: БУХГАЛТЕРИЯ 7.7» Учебное пособие Допущено учебно-методическим объединением Совета директоров средних специальных учебных заведений Волгоградской области в качестве учебного пособия для образовательных учреждений среднего профессионального образования Волгоградской области

РПК «Политехник» Волгоград 2006 4

ББК 65.052 П 26 Рецензент: к. э. н., директор ЗАО КСЗ Хоботов А. В., зав. отделением «Коммерция» ФГОУ СПО «Камышинский технический колледж» Шестакова Г. С. Сокова О. А. ПЕРВОЕ ЗНАКОМСТВО С «1С: БУХГАЛТЕРИЯ 7.7»: Учеб. пособие / ВолгГТУ, Волгоград, 2006. – 32 с. ISBN 5–230–04827–1 Предназначено для студентов среднего профессионального образования специальностей 080110.51 «Экономика и бухгалтерский учёт (по отраслям) и 080501.51 «Менеджмент (по отраслям)» при выполнении практической работы. Может быть использовано при прохождении производственной практики (получение профессиональных первичных навыков) студентами специальности 080110.51. Ил. 16. Табл. 21. Библиогр.: 4 назв. Печатается по решению редакционно-издательского совета Волгоградского государственного технического университета

© Волгоградский государственный технический университет, 2006

ISBN 5–230–04827–1

5

Ольга Александровна Сокова ПЕРВОЕ ЗНАКОМСТВО С «1С: БУХГАЛТЕРИЯ 7. 7»: Учебное пособие Редактор М. И. Просондеев Темплан 2006 г., поз. № 55. Подписано в печать 11. 10. 2006 г. Формат 60×84 1/16. Бумага листовая. Гарнитура ”Times“. Усл. печ. л. 2,0. Усл. авт. л. 1,75. Тираж 50 экз. Заказ № Волгоградский государственный технический университет 400131 Волгоград, просп. им. В. И. Ленина, 28. РПК «Политехник» Волгоградского государственного технического университета 400131 Волгоград, ул. Советская, 35.

6

ПРЕДИСЛОВИЕ Учебное пособие представляет собой путеводитель по программе «1С: Бухгалтерия 7.7» и содержит пример постановки бухгалтерского учета и решения бухгалтерских задач с помощью этой программы на примерах ведения бухгалтерского учета на предприятиях. Пособие написано в соответствии с требованиями государственных образовательных стандартов и отражает современный опыт автоматизированного ведения бухгалтерского учета с применением новейших достижений в области информатики. Его целью является: сформировать логику комплексного ведения бухгалтерского учета на предприятии, начиная с момента его зарождения Учебное пособие рассматривает выполнение практической работы на базе типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия 7.7». Оно рассчитано на пользователя, имеющего начальный опыт работы с персональным компьютером. Практическая работа дает возможность закрепить ранее полученные знания по бухгалтерскому учету и другим экономическим дисциплинам. Студенты, выполняя практическую работу, получают первичные навыки работы с компьютером. Приобретая навыки работы в программе «1С: Бухгалтерия 7.7», они готовятся к выполнению лабораторных работ, которые им предстоит выполнить по дисциплине «Компьютерные технологии в бухгалтерском учете». При выполнении практической работы студент должен соблюдать следующие правила: • строго выполнять весь объем, указанный в задании соответствующей работы; • представить отчет по контрольным вопросам задания (указанный в конце практической работы) в учетной форме и в электронном виде. Практическая работа включается в раздел программы производственной практики (получение первичных профессиональных навыков) по бухгалтерскому учету.

7

1. ПЕРВОЕ ЗНАКОМСТВО С ПРОГРАММОЙ «1С: БУХГАЛТЕРИЯ 7.7» Цель: закрепление и углубление знаний, полученных студентами в процессе теоретического обучения по дисциплинам «Теория бухгалтерского учета» и «Бухгалтерский учет», приобретение первичных умений в практической работе бухгалтера на компьютере в программе «1С: Бухгалтерия 7.7». Студент должен уметь: • выполнять основные группы команд программы; • владеть приемами работы с формами (документы, списки, запросы и т. д.); • выбирать в справочной системе программы «1С: Бухгалтерия 7.7» нужную тему, различные понятия и термины. Время: 36 часов. Обеспеченность: персональный компьютер.

2. КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОГРАММЫ 2.1. УСТАНОВКА ПРОГРАММЫ НА КОМПЬЮТЕР И СОЗДАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ

Запуск программы «1С: Бухгалтерия 7.7» осуществляется также, как и запуск любого Windows – приложения (Пуск > Программа > 1С: Предприятие монопольно). Перед Вами откроется диалоговое окно (рис. 1). В данном информационном окне Вы увидите еще одно окно с заголовком «Информационные Рис. 1. базы», в которых Вам предстоит работать. Перед нами стоит задача добавить в данное окно Вашу базу. Левой клавишей мыши щелкните на кнопке «Добавить», расположенной в правой части окна. Для удобства, введите название организации и путь к каталогу базы. Далее, нажав левой клавишей мыши на кнопку в правой части строки «Путь» (рис. 2) и на каталоге 1SBDB и нажать кнопку «Выбрать», после – на кнопку «ОК». Используя кнопки «ИзмеРис. 2. 8

нить», «Удалить», «Добавить» Вы можете производить изменения информационных баз по условию задач. Нажмите кнопку «ОК» – произойдет запуск программы. Диалог «Запуск 1С: Предприятие» закроется, а на экране появится заставка программы «1С: Бухгалтерия 7.7» (рис. 3).

Рис. 3.

2.2. ГЛАВНОЕ ОКНО ПРОГРАММЫ «1С: БУХГАЛТЕРИЯ 7.7» СОВЕТ ДНЯ

При первичном запуске программы на экране появится главное окно, а поверх него диалоговое окно «Совет дня», в котором можно просмотреть полезные советы с помощью кнопок «Следующий» и «Предыдущий». При каждом запуске этот диалог будет появляться на экране, и содержать очередной совет дня, выбираемый по случайному закону. Если мы хотим, чтобы диалог «Совет дня» не появился при каждом запуске программы «1С: Бухгалтерия 7.7», выполняем следующие действия: 1) сбрасываем флажок «Показать при запуске», расположенный в левом нижнем углу диалогового окна «Совет дня»; 2) нажимаем кнопку «Закрыть». После закрытия окна «Совет дня» на экране остается только рабочее окно программы «1С: Бухгалтерия 7.7» (рис. 4). Рассмотрим более подробно элементы рабочего окна программы «1С: Бухгалтерия: 7.7». ЗАГОЛОВОК ГЛАВНОГО ОКНА

Заголовок главного окна расположен в верхней части рабочего окна программы «1С: Бухгалтерия 7.7». В левой части заголовка расположен логотип программы, ее название и имя базы даны, с которой вы работаете в настоящий момент времени. В правой части заголовка расположены стандартные кнопки управления окном: свернуть, развернуть на весь экран и закрыть.

9

Рис. 4.

ОСНОВНОЕ МЕНЮ

Основное меню расположено под заголовком программы и содержит название основных групп команд программы. При выборе любого из пунктов меню на экране появится список команд данной группы. Некоторые команды меню, оканчивающиеся многоточием, содержат список команд, которые появляется при выборе такой команды. С помощью основного меню можно выполнить любую доступную программе команду. ПАНЕЛЬ ИНСТРУМЕНТОВ «СТАНДАРТНАЯ»

Панель инструментов «Стандартная» расположена под основным меню и содержит кнопки, связанные с часто вызываемыми командами программы. Если подвести указатель мыши к любой из кнопок, то под указателем на короткое время появится всплывающая подсказка с именем команды, связанной с этой кнопкой. ПАНЕЛЬ ИНСТРУМЕНТОВ «СЕРВИС»

Панель инструментов «Сервис» расположена справа от панели инструментов «Стандартная» и содержит кнопки, связанные с часто вызываемыми командами сервисных функций программы. ПАНЕЛЬ ИНСТРУМЕНТОВ «КОМАНДЫ БУХГАЛТЕРИИ»

Панель инструментов «Команды Бухгалтерии» находятся под панелью инструментов «Стандартная» и состоит из кнопок, связанных с командами, часто используемых при бухгалтерском учете.

10

ОКНО ПРОСМОТРА

Окно просмотра занимает большую часть рабочего окна программы «1С: Предприятия 7.7» и предназначено для просмотра списков, отчетов, планов счетов и т. д. СТРОКА СОСТОЯНИЯ

Строка состояния отражает текущие состояние программы, кроме того, сопровождает выбор той или иной команды программы подсказкой о назначении выбранной вами команды или действии, которое она проведет. 2.3. ПОНЯТИЕ «ФОРМЫ» В программе «1С: Бухгалтерия 7.7», все объекты, с которыми имеет дело бухгалтер, (документы, списки, запросы и т. п.) отображаются в отдельных формах. Одновременно в главном окне может оказаться очень много вложенных форм, перекрывающих друг друга частично или полностью подобно бумажным документа, расположенным на столе. Таким образом, главное окно можно представить как письменный стол – рабочее место бухгалтера, а все вложенные формы – как документы, лежащие на поверхности стола. Изменить размер формы можно в том случае, если оно не распахнуто во весь экран. Для этого необходимо поместить курсор мыши на границу формы или на один из его углов, после чего курсор превратится в указатель в виде двунаправленной стрелки, показывающей возможные направления изменение форменного размера. Нажав левую кнопку мыши и не отпуская ее, надо перемещать указатель в одном из направлений до тех пор, пока форма не примет нужный размер и форму. Для перемещения формы следует поместить курсор мыши на заголовок формы, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, «отбуксировать» форму на новое место. Для практического знакомства с приемами работы с формами мы рассмотрели «Справочник счетов». В форме План счетов имеется строка, включающая названия формы и системные кнопки. В ограниченном пространстве формы мы видим лишь часть списка счетов. Поскольку содержимое формы превышает его вертикальный размер, то на правой границе формы появилось вертикальная линейка прокрутки. Для прокручивания информации внутри формы следует перетаскивать бегунок на линейке прокрутки мышью или щелкать мышью по клавишам стрелок. Как было ранее сказано, в главном окне может быть открыто и более одной формы, в зависимости от выполняемой работы бухгалтером в данный момент. Но среди всех открытых форм, доступной формой для работы, может быть лишь только одна, которая называется активной. Стро11

ка заголовка активной формы выделяется более ярким цветом, сама активная форма размещается поверх остальных форм. Сделать активным другую форму, можно подведя на нее курсор мыши и щелкнув по ней один раз. Такой способ возможен, если форма находится в поле зрения. Если же оно полностью перекрыто другими формами, то добраться до интересующей нас формы будет очень сложно. Нам предварительно потребуется переместить ненужные формы в стороны. Способ «ручного разгребания» открытых форм может оказаться неэффективным. В этом случае открыть нужную форму, выбрав его из списка открытых форм, который можно посмотреть, выбрав команду «Окна» в нижней части подменю «Окна». При большом числе открытых форм можно быстро навести порядок, автоматически расположив их каскадом, воспользовавшись соответствующим режимом через меню «Окна–Каскад». Формы, обзор которых в данный момент необязателен или даже нежелателен, можно свернуть, превратить их в пиктограммы, которые разместятся на «Панели задач». Свернутую форму можно развернуть к исходному виду щелчком мыши по пиктограмме на «Панели задач». Закрыть формы можно несколькими способами. Следует запомнить, что закрытие главного окна программы равносильно выходу из программы и завершению текущего сеанса работы. 2.4. ПОМОЩЬ В программе «1С: Бухгалтерия 7.7» имеется развернутая система помощи, играющая важную роль в изучении бухгалтерской программы и ее последующем использовании. Обратиться к ней можно через главное меню – пункт «Помощь», а также из любого места программы нажатием клавиши «F1» или щелчком по пиктограмме «Справка». Обратимся к содержательной стороне «Помощи». Содержание представляет собой тему, которая имеет свое наименование и поясняющий текст. Прочитав текст окна помощи, обнаружим, что некоторые слова в тексте выделены подчеркиванием, это ключевые слова. Если щелкнуть мышью на выделенном слове, в окне помощи появится текст новой темы, в котором содержится информация, поясняющая то понятие, которое кроется за выделенным словом. В новом тексте также могут находиться выделенные ключевые слова, которые, в свою очередь, тоже можно развернуть в виде новой темы. В режиме помощи, можно долго путешествовать по различным понятиям и терминам, причем уровень тематического погружения может быть очень глубоким. Не отчаивайтесь, если вы заблудились в экранах помощи. Выйти из окна помощи можно таким же образом, как и из любого окна. Вспомним как ?! 12

Чтобы найти в справочной системе программы «1С: Бухгалтерия 7.7» нужную тему, надо выполнить следующие действия: 1) выбирать команду меню «Помощь / Содержание». На экране появится окно справочной системы «1С: Предприятие»; 2) нажать кнопку «Разделы», расположенную в верхней части окна. На экране появится диалог «Справочная система 1С: Предприятие». 3) в поле ввода «Введите первые буквы нужного слова» введите с клавиатуры первые буквы интересующей вас темы. Список тем, расположенный в нижней половине окна будет автоматически устанавливаться на введенные с клавиатуры символы; 4) выбирать интересующую нас тему и нажимать кнопку «Показать». На экране будет выведено окно справочной системы «1С: Предприятия» с нужной вам темой. 2.5. РАБОТА СО СПИСКАМИ Мы рассмотрели некоторые приемы активной работы с программой на примере работы со списками, поскольку именно они являются главным способом компьютерного представления пользовательской и служебной информации в рассматриваемой программе. Список всегда состоит из последовательности однотипных строк (записей), выводимых на экран вертикально (одна под другой). В списке может быть одна или несколько граф – столбцов. В графах размещаются однотипные показатели каждой позиции списка. Текущей клеткой списка называется позиция в текущем столбце и текущей строке, отмеченная световым пятном – курсором. Примером списка является план счетов, на его примере рассмотрим характерные приемы работы со списками. ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО СПИСКУ

Для перемещения по списку используют: • клавиши стрелок; • клавишу «Tab» (перемещает курсор слева на право по текущей строке списка); • клавиши «Shift» + «Tab» (перемещает курсор по строке в обратном направлении); • мышь (перемещают список при помощи линейки прокрутки). РЕЖИМ ПРОСМОТРА И РЕДАКТИРОВАНИЯ

При работе с элементами списка текущая графа может находиться: в одном из двух режимов просмотра или редактирования существующего значения: 9 в режиме просмотра – текущая графа списка выделена целиком; 13

9 в режиме редактирования – текущая графа списка выделена частично, Счет 00

Вспом.

01

Основ.

Счет

На

00

Вспом.

01

Основ.

либо содержит вертикальный курсор ввода.

Для редактирования графы списка следует переместить курсор на эту графу и нажать комбинацию клавиш «Shift» + «Enter» для входа в режим редактирования. Если список выделен не для выбора, а для корректировки в режим редактирования графы списка можно войти также, нажав «Enter» или дважды щелкнув мышью по интересующей графе. После ввода или исправления значения графы надо нажать клавишу «Enter» и программа выйдет из режима редактирования, запомнив сделанные изменения. Для отказа вносить изменения служит клавиша «Esc». Ею можно в любой момент прервать процесс редактирования, при этом все сделанные при редактировании изменения аннулируются. В режиме редактирования при вводе с клавиатуры новых символов они возникнут в том месте, в котором находится курсор. Если часть текста графы выделена, вводимые символы заменят выделенный текст. Для удаления символов в редактируемой графе можно использовать клавиши «Del» – удаляет символ справа от курсора, «Backspace» – удаляет символ слева от курсора. Если часть информации графы выделена, клавиши «Del» и «Backspace» удаляют выделенную часть. ВЫДЕЛЕНИЕ ФРАГМЕНТА ГРАФЫ

Выделить часть текста графы можно движением мыши при нажатой клавише «Shift». Выделенный фрагмент можно: • удалить, нажав клавишу «Del» или пиктограмму (вырезать); • запомнить в буфер обмена Windows (Clipboard), нажав комбинацию клавиш «Ctrl» + «Ins» или пиктограмму (копировать в буфер). Впоследствии запомненный фрагмент можно вставить в другую графу текущего или любого другого списка. Снять, имеющееся выделение, можно либо щелкнув мышью в любом месте, либо нажать клавишу «Стрелка влево» или «Стрелка вправо».

14

В редактируемую графу можно вставить информацию, запомненную ранее в буфере обмена. Для этого нужно нажать клавиши «Shift» + «Ins» или пиктограмму «Вставить». ВЫБОР ЭЛЕМЕНТА СПИСКА

Если список выводится на экран для выбора из него некоторой альтернативы, то проще всего это сделать, дважды щелкнув мышью по нужной строке списка. Можно в эту строку переместить курсор однократным щелчком мыши или стрелками на клавиатуре, а затем нажать комбинацию клавиш «Ctrl» + «Enter». ВСТАВКА НОВОЙ СТРОКИ

Вставка новой строки в список осуществляется нажатием клавиши «Insert». После перехода в режим вставки внизу списка появится пустая строка, куда можно вводить информацию. Если список содержит строки, состоящий из нескольких граф, ввод производится поочередно от крайней левой к крайней правой графе. В некоторых списках (например, журнал операций) графы могут быть двухуровневыми. Такая двухуровневая графа заполняется сверху вниз. После ввода информации в очередную графу переход к последующей, осуществляется нажатием клавиши «Enter». Нажатием клавиши «Enter» после ввода последней графы новой строки приведет к записи этой строки в список. Нажатие клавиши «Esc» отменяет ввод записи. Вновь записанная строка размещается в списке не снизу, а вместе, соответствующем заданному режиму сортировки записей. УДАЛЕНИЕ СТРОКИ

Для удаления строки необходимо установить курсор в любую из граф этой строки и нажать на клавиатуре клавишу «Delete». В строке пиктограмм для этой цели предусмотрена соответствующая кнопка. ИЗМЕНЕНИЕ ШИРИНЫ КОЛОНОК

С помощью мыши можно поменять ширину колонок списка. Д ля этого следует установить мышь в строку заголовков колонок списка на границу между двумя колонками, нажать левую кнопку мыши и переместить границу колонок в желаемое место. При изменении размеров окна со списком программа пропорционально изменяет ширину колонок списка. СОРТИРОВКА СПИСКА

Выводимые на экран списки обычно упорядочены в некоторой последовательности (номеров, дат, наименований и т. п.). В некоторых списках можно изменять порядок вывода записей на экран, например, в журнале операций упорядочить записи по дате, дебету, кредиту, сумме или содержанию проводки. Порядок сортировки можно изменить с помощью меню 15

«Действия» или горячими клавишами: «Ctrl» + 1, «Ctrl» + 2, соответственно для упорядочивания информации по первой, второй и т. д. колонкам. БЫСТРЫЙ ПОИСК

При просмотре списков можно осуществить быстрый поиск строки (записи) списка. Для журнала операций, счетов и списка субконто поиск выполняется по той графе, по которой в данный момент упорядочен список. Для остальных списков поиск выполняется по информации первой графы списка. Для осуществления поиска необходимо ввести на клавиатуре начальные символы (буквы, цифры) того значения, которое требуется найти в списке. В случае обнаружения введенного символа, он отображается в рамке в нижней части списка, а указатель устанавливается на первой, отвечающий введенному символу элемент. Ввод последующего символа приводит к позиционированию на элемент, содержащий два набранных символа, конечно, если такой элемент существует. В противном случае новый символ просто не вводится. Для снятия последнего символа из строки поиска используется клавиша «Backspace» (стирание назад). При поиске по дате указывают сначала год (две цифры), затем (без точки) месяц и день, например «051023». 2.6. ВВОД РЕКВИЗИТОВ ОРГАНИЗАЦИИ После загрузки всех необходимых компонентов программы нам необходимо будет заполнить реквизиты нашего предприятия (путь: Сервис/ Сведения об организации). На вкладке «Организация» (рис. 5) диалога «Сведения об организации» вводим основные сведения о нашей организации: дата регистрации, название, юридический и почтовый адреса и телефоны.

Общество ограниченной ответственностью "Хлобчато-

Рис. 5.

16

В табл. 1 приведены данные, которые необходимы для заполнения вкладки «Организация». Таблица 1 Дата регистрации Название Полное название Юридический адрес Почтовый адрес Телефоны

20.11.04 ООО «ХБК – Камышин» Общество ограниченной ответственностью «ООО «Хлобчато-бумажный комбинат – Камышин» 403870, Волгоградская обл., г. Камышин, ул. Ленина,6 403870, Волгоградская обл., г. Камышин, ул. Ленина,6 2-25-62

На вкладке «Коды» (рис. 6) вводятся общие сведения о нашей организации: ИНН, ОКОНХ, вид деятельности, ОКПО, КОПФ, КФС и организационно-правовая форма.

Рис. 6.

В табл. 2 приведены данные, которые необходимы для заполнения кладки «Коды». Таблица 2 ИНН ОКОНХ Вид деятельности (отрасль) ОКПО КОПФ КФС Организационно-правовая форма

3436103994 71200 Производство готовой продукции 53581920 65 16 Общество ограниченной ответственностью

Вкладка «Банк» (рис. 7) разбита на две группы полей ввода: «Банк организации» и «Расчетный банк». В группу полей ввода «Расчетный банк» вводятся реквизиты банка, если расчеты осуществляются через два банка. 17

Рис. 7.

Если используются прямые расчеты с контрагентами, то группу полей ввода «Банк организации» можно выключить. Для этого надо установить флажок «Прямые расчеты». В табл. 3 приведены данные, которые необходимы для заполнения вкладки «Банк». Таблица 3 Счет Наименование Корр. счет БИК

40702810500040000179 Банк организации КФ ОАО КБ «Рус Юг Банк» г.Камышин 30101810200000000864 041822864

На вкладке «ГНИ» (рис. 8) вводятся данные о Государственной налоговой инспекции и органе управления государственным имуществом.

МИФНС России № 3 по Волгоградской области

Рис. 8.

18

В табл. 4 приведены данные, которые необходимы для заполнения вкладки «ГНИ». Таблица 4 ГНИ Наименование ОКПО

МИФНС России № 3 по Волгоградской области Орган управления государственным имуществом Администрация г. Камышина 11226545

На вкладке «Ответственные лица» (рис. 9) вводятся фамилии и инициалы руководителя, главного бухгалтера и кассира.

Рис. 9.

Можно ввести необходимые данные в соответствующие поля ввода с клавиатуры или выбрать ответственных лиц из справочника «Сотрудники». Для выбора ответственных лиц из справочника надо выполнить следующие действия: 1. Нажать кнопку, расположенную в правой части поля ввода. На экране появится окно «Список сотрудников» (выбор). В табл. 5 приведены данные, которые необходимы для заполнения вкладки «Список сотрудников». Таблица 5 Табельный № 1 2 3

ФИО Борисов И. П. Ермакова И. И. Разина А. А.

Должность Директор Главный бухгалтер Кассир

Оклад (руб.) 6000 3000 1500

2. Двойным щелчком мыши на имени группы сотрудников открываем ее; 3. Выбираем из списка сотрудников нужную фамилию и нажимаем клавишу «Enter» (рис. 10).

19

Рис. 10.

Окно «Список сотрудников» (выбор) закроется, а в поле ввода появится выбранная нами фамилия сотрудника (рис. 11).

Рис. 11.

В табл. 5 приведены данные, которые необходимы для заполнения вкладки «Ответственные лица» (рис. 12).

20

Рис. 12.

На вкладке «Прочие» (рис. 13) вводится основные данные из табл. 6, которые будут использоваться при вводе в информационную базу различных документов (табл. 6): название основного склада, основная валюта, основная ставка НДС, среднесписочная численность. Флажок «Цены в каталоге включают НДС» определяет, содержится ли НДС в цене товаров и услуг или нет.

Рис. 13

Таблица 6 Основная валюта Основная ставка НДС Основной вариант реализации Основной склад Основное подразделение

Рубль 18 % По оплате Основной Основное подразделение

21

После заполнения всех необходимых полей ввода на вкладках «Сведения об организации» необходимо сохранить данные с помощью кнопки «ОК» или отказаться от сохранения, нажав кнопку «Закрыть». 2.7. СОЗДАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ Первой хозяйственной операцией в бухгалтерском учете создаваемого предприятия будет запись, которая отражает сумму уставного капитала 263000 руб. в кредите счета 80 и в дебете счета 75-1. Схематичное представление данной операции в виде Т-образных схем (самолетиков) видно на рис. 14. Дт

80

Кт

Дт

75

Кт

263000

Рис. 14. Схема операции по учету уставного капитала

ОПЕРАЦИИ ПО УЧЕТУ УСТАВНОГО КАПИТАЛА Введение операции по учету уставного капитала.

Данную хозяйственную операцию необходимо отразить в виде проводки в журнале операций. Для этого надо выполнить команду «Журнал операций» из меню «Операции». На экране появится форма «Журнал операций». Щелкнем мышью по пиктограмме «Новая строка», расположенной на «Панели инструментов» формы «Журнал операций» или нажмем на клавиатуре на клавишу «Ins». На экране появится форма «Операция–1», в поле ввода даты автоматически заносится текущая дата, которая была установлена в качестве рабочей даты, допустим 10. 01. 05 Нажмем клавишу «Enter», мигающий курсор переместится в поле ввода «Содержание». Поле ввода номер документа, расположенное справа от поля ввода даты, заполняется автоматически программой «1С: Бухгалтерия 7.7». Поле ввода «Сумма» заполняется по мере ввода проводок или не заполняется вообще. Сумма операций не влияет на бухгалтерские итоги, а служит только для отражения операций в журнале операций. В поле ввода «Содержание» вводится текст «Взнос в уставный капитал» и нажимается клавиша «Enter». Программа автоматически сформирует номер проводки, входящей в операцию, и будет выделена ячейка первой строки графы «Дт».

22

В графу «Дт» вводим номер счета и субсчета дебетуемого счета – 75 «Расчеты с учредителями». Завершаем ввод операции нажатием клавиши «Enter». Поскольку у нас отсутствует аналитический учет, то курсор автоматически перейдет в графу «Кт». В графу «Кт» введем номер кредитуемого счета – 80 «Уставный капитал», нажмем клавишу «Enter». При вводе номера счета дебета или кредита в соответствующей графе появляется кнопка. Ее нажатие приведет к тому, что на экране развернется форма со справочником счетов, где можно выбрать номер нужного счета. Это позволяет правильно выбрать требуемый счет. Так как часто бухгалтер, особенно начинающий, плохо ориентируется в номерах счетов, а точнее значение ряда субсчетов далеко не всегда знакомо и опытному бухгалтеру. На счетах 75 и 80 не предусмотрен аналитический учет, поэтому программа пропускает графы «Субконто Дт» и «Субконто Кт». Нет смысла заполнять графы «Количество», «Сумма в валюте», так как по этим счетам не предусмотрено введение количественного и валютного учета. В графу «Сумма» введем число – 263000. В графу «Содержание проводки» введем текст с комментарием к данной операции «Уставный капитал», а в графу «Номер журнала» – «УЧ» (сокращение от слова Учредители). Если предварительно установить режим автоматического расчета итогов, то после ввода записи произойдет немедленное изменение состояния счетов в памяти компьютера. После ввода проводки необходимо сохранить операцию. Для этого нажмем на кнопку «ОК», расположенную в нижней части формы. На экране появится диалог о сохранении операции. Нажмем на кнопку «Да». Форма «Операция–1» будет закрыта, а в «Журнале операций» появится запись о введенной нами операции. Теперь можно сформировать стандартные бухгалтерские регистры и отчеты, в том числе и бухгалтерский баланс. Это компьютер сделает автоматически, надо лишь вызвать соответствующий режим. ФОРМИРОВАНИЕ И АНАЛИЗ БУХГАЛТЕРСКОГО БАЛАНСА

Бухгалтерский баланс отражает двойственный характер учитываемых объектов – хозяйственных средств и их источников. В связи с этим баланс состоит из двух частей – актива и пассива. Итоговая стоимостная оценка хозяйственных средств, которыми обладает предприятие, отражается в активе баланса.

23

Итоговая стоимостная оценка источников, за счет которых формируются хозяйственные средства предприятия, отражаются в пассиве баланса. Поскольку каждому средству соответствует равновеликий источник его возникновения, суммы актива и пассива баланса должны совпадать. Общая сумма актива, равная сумме пассива баланса, называется валютой баланса. Введенная операция изменила состояния двух счетов – активного и пассивного. На данный момент балансовое равенство выглядит следующим образом (рис. 15). Актив Пассив Задолженность учредителей (сч. 75) = Уставный капитал (сч. 80) 263000 руб. = 263000 руб. Рис. 15. Схема баланса

Актив и пассив баланса разбиваются на разделы; каждый раздел состоит из ряда статей, в которых обобщается информация о тех или иных хозяйственных средствах и их источников. В данном балансе представлена информация по двум статьям, одна из них в активе, другая в пассиве. На момент составления баланса у предприятия имеется хозяйственное средство – задолженность учредителей в размере 263000 руб. Источник этого средства (задолженности учредителей) – уставный капитал, так как задолженность образовалась как результат формирования первоначального капитала фирмы. Рассмотрим последовательность действий, которую необходимо выполнить при формировании баланса: 1. выполняем команду «Регламентированные» из меню «Отчеты»; 2. в появившейся форме «Регламентированные отчеты»: • из списка отчетов выбираем «Форма 1» (бухгалтерский баланс); • щелкнем мышью на кнопке «Открыть»; В появившемся окне «Бухгалтерский баланс» (Форма 1) щелкнем мышью на кнопке «Сформировать». На формирование баланса компьютер затратит какое-то время. После этого на экране раскроется окно с формой бухгалтерского баланса, которая не помещается на одной странице, а занимает целых три листа. Теперь надо убедиться в том, что суммы актива и пассива баланса (строки 399 и 699) совпали. Мы видим, что суммы актива и пассива совпали и составляют 263000 руб. Счет 80 «Уставный капитал» определяет источник формирования хозяйственных средств и отражается в пассиве. Счет 75 «Расчеты с учредителями» имеет дебетовый остаток (дебетовое сальдо). Это свидетельствует о том, что все средства предприятия в размере 263000 пока еще находятся у учредителей, и они являются должниками предприятия – дебиторами (рис. 16). 24

Оплаченная сумма относится в дебет счета 51 «Расчетные счета» и кредит счета 75 «Расчеты с учредителями», субсчет 1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал». Дт

75

Кт

Дт

51

Кт

111000 Оплата учредителями уставного капитала Рис. 16. Схема операции по оплате уставного капитала

Таким образом, на сумму 111 тыс. руб. дебетуется (увеличивается) активный счет 51, отражающий состояние банковского счета организации, и кредитуется (уменьшается) другой активный счет – 75, отражающий задолженность учредителей своему предприятию. Введем рассмотренную операцию в компьютерный журнал. Выполненная операция не должна изменить суммы актива и пассива баланса, поскольку в пассиве, как и прежде, отражена сумма уставного капитала – 263 тыс. руб. Сумма активов теперь представлена в двух видах: средства на расчетном счете – 111 тыс. руб. и задолженность учредителей – 152 тыс. руб. (табл. 7). Таблица 7 БАЛАНС ПРЕДПРИЯТИЯ ТЕПЕРЬ БУДЕТ ВЫГЛЯДЕТЬ ТАК Актив Статья Задолженность Учредителей (75) Расчетный счет предприятия в банке (51) ИТОГО:

Пассив Сумма, тыс. руб.

Статья

Сумма, тыс. руб.

152

Уставный капитал (80)

263

111 263

263

После того как в «Журнал проводок» будет введена вторая запись, можно легко убедиться в правильности собственных рассуждений, оформив бухгалтерский баланс. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИИ: СТАНДАРТНЫЕ ФОРМЫ СИНТЕТИЧЕСКОГО УЧЕТА

Анализ состояния и видения хозяйственных средств за отчетный период в стоимостном выражении можно выполнить при помощи оборотно-сальдовой ведомости. В ней по каждому синтетическому счету отображается остатки (сальдо) на начало и конец периода, а также обороты за текущий период. Сформируем оборотно-сальдовую ведомость, для этого необходимо выполнить следующие действия: 1. Выполним команду «Оборотно-сальдовая ведомость» из меню «Отчеты». 2. В окне «Оборотно-сальдовая ведомость» щелкнем мышью на кнопке «сформировать». 25

Перед нами на экране появится форма с оборотно-сальдовой ведомостью. Из этой ведомости видно, что за отчетный период на счете 51 «Расчетные счета» имелось движение (дебетовый оборот в 111 тыс. руб.) – денежные поступления на расчетный счет предприятия. Это правильно, т. к. кредитовый оборот отсутствует, значит, расходование денежных средств с расчетного счета в течение отчетного периода не было (табл. 8). Таблица 8 ОБОРОТНО-САЛЬДОВАЯ ВЕДОМОСТЬ ЗА 1 КВАРТАЛ 2005 Г. Счет код 51 75 75.1 80

наименование Расчетный счет Расчеты с учредителями Расчеты по вкладам Уставный капитал

Сальдо на начало периода дебет кредит

Обороты за период дебет кредит 111000 263000 111000

Сальдо на конец периода дебет кредит 111000 152000

263000

152000

111000 263000

374000

374000

263000 263000

263000

Информация по счету 75 «Расчеты с учредителями» свидетельствует об организации дебиторской задолженности учредителей в 263 тыс. руб. (дебетовый оборот счета) и о частичном погашении этой задолженности на сумму 111 тыс. руб. (кредитовый оборот счета) (табл. 9). Таблица 9 КАРТОЧКА СЧЕТА Обновить

Настройка Карточка счета 75.1 за 1 квартал 2005г.

Дата

Документ

Операции

Дебет

Кредит

Счет

Сумма

Счет

75.1

263000

80

Сумма

Текущее сальдо

Сальдо на 01.01.05 03. 01. 05

Операция 2

05. 01. 05

Операция 3

Уставный капитал «…» Оплата уставного капитала

51

Обороты за период Сальдо на 31.03.05

75.1 263000 152000

Дт 63000 111000

Дт 152000

111000

Конечное сальдо – дебетовое в сумме 152 тыс. руб. показывает, какую сумму учредители пока еще не выплатили предприятию – это их долг. ОРГАНИЗАЦИЯ АНАЛИТИЧЕСКОГО УЧЕТА

Аналитический учет позволит вести учет хозяйственных средств отдельно по каждому объекту хозяйственных средств. В этом случае у нас появляется возможность получать информацию о состоянии счетов в 26

разрезе конкретных хозяйственных средств – объектов аналитического учета, а также получать информацию о движении (изменении состояния) объектов. Например, учет основных средств ведется в разрезе объектов основных средств, поэтому есть возможность получить информацию не только о стоимостной оценки всех основных средств предприятия, но и о каждом конкретном объекте: компьютере, автомобиле, станке, здании и т. п. Ведь каждый из них обладает своей первоначальной стоимостью, степенью износа и остаточной стоимостью. Аналитический учет материальных ценностей позволит определить запасы материальных ресурсов в целом и для каждого материала в отдельности аналитический учет расчеты с поставщиками, покупателями даст информации взаиморасчетам с каждой организации – контрагента. В таблице отражен факт создания предприятия с указанием доли каждого учредителя в его уставном капитале (табл. 10). Таблица 10 УЧРЕДИТЕЛИ Физические лица Учредитель первый

24000 руб.

Учредитель второй

60000 руб.

Итого

84000 руб. Юридические лица

Учредитель третий Учредитель четвертый Итого Всего

140000 руб. 39000 руб. 179000 руб. 263000 руб.

ДАННЫЕ ПО ОРГАНИЗАЦИИ СПРАВОЧНИКОВ. РАЗРЕЗЕ ГРУПП УЧРЕДИТЕЛЕЙ

АНАЛИТИЧЕСКИЙ

УЧЕТ В

В этом случае в справочник видов субконто заносим наименование аналитической группы учредителей, а в качестве субконто первого уровня включаем их наименование: «Физические лица», «Юридические лица» (табл. 11). Таблица 11 СУБКОНТО 1-ГО УРОВНЯ Вид субконто Учредители

Наименование субконто 1-й уровень 2-й уровень Физические лица – Юридические лица –

3-й уровень – –

АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ В РАЗРЕЗЕ КАЖДОГО УЧРЕДИТЕЛЯ

В этом случае для вида субконто «Учредители» в соответствующий ему справочник субконто заносим наименование (имена) учредителей (табл. 12).

27

Все зависит от целей, стоящих перед учетной системой предприятия. Поскольку у нас с вами учебный пример, то мы становимся на третьем варианте. Таблица 12 ОРГАНИЗАЦИЯ СПРАВОЧНИКОВ ПО УЧРЕДИТЕЛЯМ Вид субконто

Учредители

Наименование субконто 1-й уровень 2-й уровень – Учредитель первый – Учредитель второй – Учредитель третий – Учредитель четвертый

3-й уровень – – – –

СПРАВОЧНИКИ АНАЛИТИЧЕСКОГО УЧЕТА

Организация аналитического учета начинается с ввода наименования аналитической группы в справочник «Список Контрагентов». Для входа в него надо выполнить команду «Контрагенты» из меню «Справочники». На экране появится форма «Список Контрагентов», в которую надо ввести учредителей. Группу «Учредители» надо заполнить наименованиями самих аналитических объектов – субконто. Введем в список группу учредителей: «Физические лица» и «Юридические лица». Программа автоматически присваивает порядковые номера вводимым объектам. Такая настройка справочников соответствует первому варианту организации одноуровневого аналитического учета. Но так как мы договорились вести двухуровневый учет, то введем второй уровень аналитики для каждого введенного субконто. Выполним эту процедуру для первого субконто «Физические лица». Показан результат ввода данных о конкретных учредителях. Аналогичную процедуру необходимо выполнить и для группы учредителей «Юридические лица». ВВОД БУХГАЛТЕРСКИХ ОПЕРАЦИЙ В СИСТЕМЕ АНАЛИТИЧЕСКОГО УЧЕТА

Вернемся в «Журнал операций» и пометим на удаление раннее выделенные проводки. Для этого надо установить курсор на любую из граф удаляемой проводки и щелкнуть по пиктограмме. На экране появится диалог о пометке объекта на удаление. Нажмем кнопку «Да». Элемент списка будет помечен на удаление. Перед удалением помеченных проводок закрываем все открытые окна в программе «1C: Бухгалтерия 7.7» с помощью команды «Закрыть все» из меню «Окна». После чего выполняем команду «Удаление помеченных объектов» из меню «Операции». На экране появляется диалог «Удаление помеченных объектов». Нажимаем кнопку «Да». На экране появляется диалог «Удаление помеченных объектов». Нажимаем кнопку «Контроль». Происходит проверка возможности удаления выбранных объектов, после чего вид диалога изменяется. Нажимаем кнопку «Удалить». На экране 28

появляется диалог об удалении выбранных объектов. На экране появляется окно, которое закрываем нажатием на кнопку «Закрыть». Теперь, когда «Журнал операций» пуст, введем заново операции по учету уставного капитала в новых условиях аналитического учета. Вместо одной проводки нам понадобится ввести четыре (табл. 13). Таблица 13 ЖУРНАЛ ПРОВОДОК №

1

Дт

75.1

2

75.1

3

75.1

4

75.1

Субконто Дт

Кт

Учредитель первый

80

Учредитель второй Учредитель третий

80

Учредитель четвертый

Валютная Субконто Валюта Количество сумма Кт Курс Содержание проводки

Сумма NЖ 24000

Учтен уставный капитал

80

УК 60000 140000

Учтен уставный капитал 80

УК 39000

Учтен уставный капитал

УК

В них отражена доля каждого учредителя в уставном капитале предприятия. При заполнении проводки, программа предложит заполнять графу «Субконто Дт», выдав кнопку, чтобы выбрать субконто, к которому относится данная операция. Это справедливо, поскольку дебетуемый счет 75.1 – аналитический, а счет 80 таковым не является. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИИ: СТАНДАРТНЫЕ ФОРМЫ АНАЛИТИЧЕСКОГО УЧЕТА

Аналитический учет позволяет осуществлять довольно глубокий анализ информации, а также объектный контроль над наличием и движением хозяйственных средств. В случае учета уставного капитала сможем получить более детальную информацию относительно распределения его долей по учредителям. Сформируем оборотно-сальдовую ведомость, для этого необходимо выполнить следующие действия: 1. Выполним команду «Оборотно-сальдовая ведомость» из меню «Отчеты». 2. В окне «Оборотно-сальдовая ведомость» щелкнем мышью на кнопке «Сформатировать». Перед нами на экране появится форма «Оборотно-сальдовая ведомость» (табл. 14). Начнем анализ информации из нее. Никаких изменений в этой ведомости нет. По сравнению с тем вариантом, когда мы не вели аналитического учета. 29

Таблица 14 ОБОРОТНО-САЛЬДОВАЯ ВЕДОМОСТЬ НА 1 КВАРТАЛ 2005 Г. Счет

Сальдо на начало периода дебет

кредит

Обороты за период дебет

кредит

Сальдо на конец периода

код

наименование

дебет

75

Расчеты с учредителями

263000

263000

75.1

Расчеты по вкладам в уставной капитал.

263000

263000

80

Уставный капитал

263000 263000

263000

кредит

263000 263000

263000

Рассмотрим через лупу дебетовое сальдо счета 75 в сумме 263 тыс. руб. и сформируем ведомость сразу по всем субконто. На экране получим отчет следующего вида (табл. 15). Таблица 15 ОБОРОТНО-САЛЬДОВАЯ ВЕДОМОСТЬ ПО СЧЕТУ 75 «РАСЧЕТЫ С УЧРЕДИТЕЛЯМИ» ЗА 1 КВАРТАЛ 2005 Г. Субконто

Сальдо на начало периода дебет кредит

Физические лица Учредитель первый Учредитель второй Юридические лица Учредитель третий Учредитель четвертый Итого развернутое Итого

Обороты за период дебет кредит 84000 60000 24000 179000 140000 39000

Сальдо на конец периода дебет кредит 84000 60000 24000 179000 140000 39000

263000

263000 263000

Из этой ведомости мы видим, что дебиторская задолженность на счете 75 «Расчеты с учредителями» сформировалась следующим образом. По первому уровню аналитики: физические лица имеют задолженность в размере 84 тыс. руб., юридические – 179 тыс. руб.

30

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ 1. Как создать информационную базу? 2. Как произвести запуск информационной базы? 3. Как заполнить информацию при открытии организации? 4. Как создать группы учредителей? 5. Как сформировать операции по учредителям в журнале операций? 6. Как заполнить журнал проводок? 7. Как сформировать оборотно-сальдовую ведомость? 8. Как сформировать баланс? ЗАДАНИЕ 1. Изучить основные сведения по теме практической работы "Первое знакомство с «1С: Бухгалтерия»". 2. Заполнить табл. № 1, 2, 3, 4, 5, 6 по вашему исследуемому предприятию (Приложение А). 3. Запустить свою информационную базу. 4. По подготовленным реквизитам вашего предприятия из табл. № 1, 2, 3, 4, 5, 6 заполнить закладки окна «Сведения об организации». 5. Отразить бухгалтерской проводкой сумму уставного капитала исследуемого предприятия. 6. Сформировать оборотно-сальдовую ведомость. 7. Сформировать бухгалтерский баланс, проанализируйте. 8. Аналогично табл. № 7 собрать данные по учредителям вашего предприятия. 9. Создать справочник аналитической группы «Учредители». 10. Удалить в журнале хозяйственных операций ранее введенные проводки. После того, когда журнал будет пуст, заново ввести операции по учету уставного капитала, в которых будет отражена доля каждого учредителя по вашему предприятию.

ОТЧЕТЫ ПО ЗАДАНИЮ 1. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость в электронном виде. 2. Сформируйте баланс в электронном виде. 3. Сделайте вывод по практической работе.

31

ПРИЛОЖЕНИЕ Таблица 1 СВЕДЕНИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ Дата регистрации Название Полное название Юридический адрес Почтовый адрес Телефоны

Таблица 2 КОДЫ ИНН ОКОНХ Вид деятельности (отрасль) ОКПО КОПФ КФС Организационно-правовая форма

Таблица 3 СВЕДЕНИЯ О БАНКЕ ОРГАНИЗАЦИИ Счет Банк организации Наименование Корр. счет БИК

Таблица 4 СВЕДЕНИЯ ОБ ОРГАНАХ РЕГИСТРАЦИИ (ГНИ) ГНИ Орган управления государственным имуществом Наименование ОКПО

Таблица 5 ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЛИЦА Табельный №

ФИО

Должность

Оклад (руб.)

Таблица 6 ПРОЧИЕ Основная валюта Основная ставка НДС Основной вариант реализации Основной склад Основное подразделение

32

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА 1. Козлова Е. П., Парашутина Н. В., Бабченко Т. Н., Галанина Е. Н. Бухгалтерский учет. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 267 с. 2. Бухгалтерский учет в организациях: Учебник. / Под ред. Е. П. Козлова, Т. Н. Бабченко, Е. Н. Галанина. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 720 с. 3. План и корреспонденция счетов бухгалтерского учета. Типовые проводки: Методическое пособие. – М.: ФБК-Пресс, 2000. – 87 с. 4. Борисова В. Н. 1С: Бухгалтерия 7.7. Методические материалы для пользователя. – М.: «ИКС Технология», 2001. – 2005 с.

33

СОДЕРЖАНИЕ ПРЕДИСЛОВИЕ .............................................................................................................................3 ПЕРВОЕ ЗНАКОМСТВО С ПРОГРАММОЙ «1С: Бухгалтерия 7.7» ......................................4 КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ С ПРОГРАММОЙ................................................4 2.1. Установка программы на компьютер и создание информационной базы ..................4 2.2. Главное окно программы «1С: Бухгалтерия 7.7»...........................................................5 2.3. Понятие «формы» ..............................................................................................................7 2.4. Помощь ...............................................................................................................................8 2.5. Работа со списками ............................................................................................................9 2.6. Ввод реквизитов организации .........................................................................................12 2.7. Создание предприятия......................................................................................................18 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ .......................................................................................................27 ЗАДАНИЕ …......………………………………………………………………………………...27 ОТЧЕТЫ ПО ЗАДАНИЮ ............................................................................................................27 ПРИЛОЖЕНИЕ …….. ..................................................................................................................28 РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА..........................................................................................29

34

Для заметок

35