ÌÈÍÈÑÒÅÐÑÒÂÎ ÎÁÐÀÇÎÂÀÍÈß ÐÎÑÑÈÉÑÊÎÉ ÔÅÄÅÐÀÖÈÈ ÂÎËÃÎÃÐÀÄÑÊÈÉ ÃÎÑÓÄÀÐÑÒÂÅÍÍÛÉ ÓÍÈÂÅÐÑÈÒÅÒ
Þ.Í. Êîíñòàíòèíîâ
ÒÅÎÐÈß È ÏÐÀ...
69 downloads
193 Views
320KB Size
Report
This content was uploaded by our users and we assume good faith they have the permission to share this book. If you own the copyright to this book and it is wrongfully on our website, we offer a simple DMCA procedure to remove your content from our site. Start by pressing the button below!
Report copyright / DMCA form
ÌÈÍÈÑÒÅÐÑÒÂÎ ÎÁÐÀÇÎÂÀÍÈß ÐÎÑÑÈÉÑÊÎÉ ÔÅÄÅÐÀÖÈÈ ÂÎËÃÎÃÐÀÄÑÊÈÉ ÃÎÑÓÄÀÐÑÒÂÅÍÍÛÉ ÓÍÈÂÅÐÑÈÒÅÒ
Þ.Í. Êîíñòàíòèíîâ
ÒÅÎÐÈß È ÏÐÀÊÒÈÊÀ ÄÎÊÓÌÅÍÒÍÎÉ ÈÍÔÎÐÌÀÖÈÈ Êóðñ ëåêöèé
Âîëãîãðàä 2000
ÁÁÊ 65.050.9(2)286ÿ73 Ê65 Íàó÷íûé ðåäàêòîð ä-ð ýêîí. íàóê, ïðîô. Î.À. Ëîìîâöåâà Ðåöåíçåíòû: ä-ð ýêîí. íàóê, ïðîô. Ð.Ï. Õàðåáàâà; êàíä. ôèëîë. íàóê, äîö. Ñ.Ï. Êóøíåðóê Ïå÷àòàåòñÿ ïî ðåøåíèþ ðåäàêöèîííî-èçäàòåëüñêîãî ñîâåòà
Ê65
Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Òåîðèÿ è ïðàêòèêà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè: Êóðñ ëåêöèé. — Âîëãîãðàä: Èçäàòåëüñòâî Âîëãîãðàäñêîãî ãîñóäàðñòâåííîãî óíèâåðñèòåòà, 2000. — 132 ñ. ISBN 5-85534-371-5  ïðåäëàãàåìîì êóðñå, ÷èòàåìîì íà ýêîíîìè÷åñêîì è ôèëîëîãè÷åñêîì ôàêóëüòåòàõ, îòðàæåíû ñîâðåìåííûå íàïðàâëåíèÿ ðàöèîíàëüíîãî è ýôôåêòèâíîãî ïîñòðîåíèÿ äîêóìåíòàöèîííûõ ïðîöåññîâ, êîòîðûå áàçèðóþòñÿ íà äåéñòâóþùèõ íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèõ ìàòåðèàëàõ, ðåãëàìåíòèðóþùèõ äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ. Èçäàíèå ðàññ÷èòàíî íà ñòóäåíòîâ è àñïèðàíòîâ, ñïåöèàëèñòîâ, çàíÿòûõ èññëåäîâàíèÿìè è ðàçðàáîòêàìè ïðîáëåì èñïîëüçîâàíèÿ èíôîðìàöèîííûõ ðåñóðñîâ.
ISBN 5-85534-371-5
© Þ.Í. Êîíñòàíòèíîâ, 2000 © Èçäàòåëüñòâî Âîëãîãðàäñêîãî ãîñóäàðñòâåííîãî óíèâåðñèòåòà, 2000
ÂÂÅÄÅÍÈÅ Ïåðåõîäíûé ïåðèîä â ýêîíîìè÷åñêîé èñòîðèè Ðîññèè XX âåêà ïðèâåë ê ñóùåñòâåííûì èçìåíåíèÿì ìåæõîçÿéñòâåííûõ ñâÿçåé è ñàìîãî ñîäåðæàíèÿ óïðàâëåí÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè, êîòîðàÿ ñ íåèçáåæíîñòüþ òðåáóåò ðàöèîíàëèçàöèè âñåãî êîìïëåêñà ðàáîò ïî èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîìó îáåñïå÷åíèþ. Ñïåöèôè÷íîñòü îáåñïå÷åíèÿ õîçÿéñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé çàêëþ÷àåòñÿ â ïðèîðèòåòå îïåðàòèâíîñòè ïåðåä äðóãèìè êðèòåðèÿìè ýôôåêòèâíîñòè óïðàâëåí÷åñêèõ ðåøåíèé ïðè îùóòèìîì äåôèöèòå êâàëèôèöèðîâàííîãî, ñïåöèàëüíî ïîäãîòîâëåííîãî ïåðñîíàëà. Îáúåêòàìè èçó÷åíèÿ ïðåäëàãàåìîãî êóðñà ÿâëÿþòñÿ äîêóìåíòû, ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè, îðãàíèçàöèîííî-òåõíîëîãè÷åñêèå è ìåòîäè÷åñêèå îñíîâû îáåñïå÷åíèÿ îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé è ó÷ðåæäåíèé äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé, ðåàëèçîâàííûå êàê ñ ïîìîùüþ òðàäèöèîííûõ (ðó÷íûõ) ìåòîäîâ ðàáîòû, òàê è ñîâðåìåííûõ èíôîðìàöèîííûõ òåõíîëîãèé. Ñîäåðæàíèå ëåêöèîííîãî êóðñà îòðàæàåò ñîâðåìåííûå íàïðàâëåíèÿ ðàöèîíàëüíîãî è ýôôåêòèâíîãî ïîñòðîåíèÿ äîêóìåíòàöèîííûõ ïðîöåññîâ è áàçèðóåòñÿ íà äåéñòâóþùèõ íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèõ ìàòåðèàëàõ, ðåãëàìåíòèðóþùèõ äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ (ÄÎÓ) — ÃÎÑÒàõ è íîðìàòèâíûõ äîêóìåíòàõ, íà àâòîìàòèçèðîâàííûõ è óíèôèöèðîâàííûõ ñèñòåìàõ äîêóìåíòàöèè (ÀÑÓ, ÓÑÄ), åäèíîé ñèñòåìå äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ (ÅÃÑ ÄÎÓ) è äð. Ïðåäëàãàåìûé êóðñ ïðèçâàí ñïîñîáñòâîâàòü ëèêâèäàöèè îáúåêòèâíî ñëîæèâøåãîñÿ ðàçðûâà òåîðèè è ïðàêòèêè èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ â óñëîâèÿõ ïîñòîÿííî ìåíÿþùèõñÿ ïàðàìåòðîâ ðûíî÷íîé ýêîíîìèêè. Êóðñ èìååò öåëüþ îçíàêîìëåíèå ñòóäåíòîâ è ñïåöèàëèñòîâ ñ îñíîâíûìè âèäàìè îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé, ïðîåêòíî-ñìåòíîé, êîíñòðóêòîðñêîé, òåõíîëîãè÷åñêîé, íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêîé äîêóìåíòàöèè, ñ îïèñàíèåì òåõíîëîãè÷åñêèõ ïðîöåññîâ åå ñîñòàâëåíèÿ, îôîðìëåíèÿ è ïðàêòè÷åñêîãî ïðèìåíåíèÿ. Îïðåäåëåííîå ìåñòî â êóðñå çàíèìàåò îñâåùåíèå îðãàíèçàöèîííûõ ñòðóêòóð äîêóìåíòàöèîííûõ ñëóæá, ýòàïîâ äîêóìåíòîîáîðîòà, òåõíîëîãèè ïðîöåññîâ îáðàáîòêè, ôîð–3–
ìèðîâàíèÿ è õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ ñ ñîçäàíèåì áàç è áàíêîâ äàííûõ, âåäåíèÿ èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íîé è êîíòðîëüíîé ðàáîòû ïî äîêóìåíòàì. Íå ìåíåå âàæíûì àñïåêòîì íàñòîÿùåãî êóðñà ÿâëÿåòñÿ ñîçäàíèå íåîáõîäèìûõ òåîðåòè÷åñêèõ è ïðàêòè÷åñêèõ ïðåäïîñûëîê äëÿ ïðî÷íîãî óñâîåíèÿ ïðîöåäóð ïîäãîòîâêè è îôîðìëåíèÿ îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé è ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííîé äîêóìåíòàöèè, ñîñòàâëÿþùåé ñåðäöåâèíó óïðàâëåí÷åñêèõ ïðîöåññîâ. Ñòðóêòóðíîå ïîñòðîåíèå è ñîäåðæàíèå êóðñà ïðèçâàíî îáîãàòèòü îðãàíèçàöèîííóþ êóëüòóðó ìåíåäæåðà è ñïåöèàëèñòà. Êóðñ ÿâëÿåòñÿ ïðèêëàäíûì è èçó÷àåòñÿ â îðãàíè÷åñêîé ñâÿçè ñ äðóãèìè äèñöèïëèíàìè ó÷åáíîãî ïëàíà ýêîíîìè÷åñêèõ ñïåöèàëüíîñòåé âóçîâ (ïðèìåíèòåëüíî ê êîíêðåòíîé ñïåöèàëèçàöèè). Îñíîâíàÿ çàäà÷à ëåêöèîííîãî êóðñà «Òåîðèÿ è ïðàêòèêà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè» — ñîçíàòåëüíîå è ïðîäóêòèâíîå óñâîåíèå ðîëè è ìåñòà äîêóìåíòà â óïðàâëåí÷åñêîì ìåõàíèçìå, çíàíèå òåîðåòè÷åñêèõ îñíîâ, ïðèîáðåòåíèå ïðàêòè÷åñêèõ íàâûêîâ â ïîäãîòîâêå, îôîðìëåíèè, èñïîëüçîâàíèè è êîíòðîëå íîðìàòèâíûõ, îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ, îáðàùàþùèõñÿ â íàðîäíîì õîçÿéñòâå. Àâòîð ëåêöèîííîãî êóðñà îò÷åòëèâî ñîçíàåò, ÷òî äåÿòåëüíîñòü ñîâðåìåííîãî ñïåöèàëèñòà óïðàâëåí÷åñêèõ ñòðóêòóð íåìûñëèìà áåç èñïîëüçîâàíèÿ ñîâðåìåííûõ èíôîðìàöèîííûõ òåõíîëîãèé è îðãòåõíèêè ïðè ïîäãîòîâêå, ïðèíÿòèè è èñïîëíåíèè ðåøåíèé. Ðóêîâîäèòü áåç èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòíîé áàçû, ñîñòàâëÿþùåé êàðêàñ îðãàíèçàöèîííîé êóëüòóðû, â ñîâðåìåííûõ óñëîâèÿõ íåâîçìîæíî. Òåì áîëåå â ñîâðåìåííîé ñèòóàöèè, êîãäà êîìàíäíî-àäìèíèñòðàòèâíàÿ ñèñòåìà, ãîëîñîâîå (òåëåôîííîå) ïðàâî ñòàëè äîñòîÿíèåì èñòîðèè. Íåçàâèñèìî îò ñóùåñòâåííîãî òåõíè÷åñêîãî è òåõíîëîãè÷åñêîãî ïðîãðåññà â îáëàñòè óïðàâëåíèÿ, åãî äîêóìåíòàöèîííàÿ ñóùíîñòü íå òîëüêî íå èñ÷åçàåò, íî, íàîáîðîò, ïîñòîÿííî âîçðàñòàåò âìåñòå ñ óñèëåíèåì èíôîðìàöèîííî-ïðàâîâîé ñîñòàâëÿþùåé ñàìîãî äîêóìåíòà.  ñâÿçè ñ ýòèì ïðåäñòàâëÿåòñÿ àêòóàëüíûì èññëåäîâàíèå è ðàçðàáîòêà ïðèíöèïîâ ïîñòðîåíèÿ è ôóíêöèîíèðîâàíèÿ èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííûõ ñèñòåì íåçàâèñèìî îò ñôåðû èõ ïðàêòè÷åñêîãî ïðèìåíåíèÿ. –4–
Ïðåäñòàâëÿåòñÿ, ÷òî êëþ÷åâûå ïîíÿòèÿ êóðñà «äîêóìåíò», «èíôîðìàöèÿ», «äîêóìåíòîîáîðîò» òðåáóþò íåòðèâèàëüíîãî ïîäõîäà è îñíîâàòåëüíîé ñîâðåìåííîé àðãóìåíòàöèè. Ïðåäìåòîì íàñòîÿùåãî êóðñà è ÿâëÿåòñÿ ðàññìîòðåíèå îñíîâ èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ â óñëîâèÿõ ñóùåñòâåííûõ èçìåíåíèé â ñôåðå óïðàâëåíèÿ ýêîíîìèêîé, âûçâàííûõ ñîâðåìåííûìè èíôîðìàöèîííûìè òåõíîëîãèÿìè.
–5–
ÒÅÌÀ 1
ÈÍÔÎÐÌÀÖÈÎÍÍÎÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÎÍÍÎÅ ÎÁÅÑÏÅ×ÅÍÈÅ ÓÏÐÀÂËÅÍÈß ÊÀÊ ÒÅÕÍÎËÎÃÈ×ÅÑÊÈÉ ÏÐÎÖÅÑÑ Ïëàí ëåêöèè
1. Äîêóìåíò. Ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè â íàðîäíîì õîçÿéñòâå Ðîññèè. 2. Òåõíîëîãèÿ è ðåàëèçàöèÿ èíôîðìàöèîííûõ ñèñòåì óïðàâëåíèÿ. 3. Îñíîâíûå õàðàêòåðèñòèêè èíôîðìàöèè. Êàê èçâåñòíî, ïðîöåññ óïðàâëåíèÿ âêëþ÷àåò â ñåáÿ îïðåäåëåííóþ ñîâîêóïíîñòü òèïîâûõ òåõíîëîãè÷åñêèõ îïåðàöèé ïî ñáîðó è îáðàáîòêå äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè; ïîäãîòîâêå óïðàâëåí÷åñêîãî ðåøåíèÿ, åãî ïðèíÿòèþ è äîêóìåíòèðîâàíèþ, äîâåäåíèþ äî èñïîëíèòåëåé; èñïîëíåíèþ ðåøåíèÿ è êîíòðîëþ èñïîëíåíèÿ; ñáîðó èíôîðìàöèè îá èñïîëíåíèè, ïåðåäà÷å èíôîðìàöèè ïî âåðòèêàëüíûì è ãîðèçîíòàëüíûì êàíàëàì; õðàíåíèþ è ïîèñêó èíôîðìàöèè. Êàæäàÿ èç ïåðå÷èñëåííûõ îïåðàöèé ðåàëèçóåòñÿ â ïðåäìåòíîé, äîêóìåíòíîé ôîðìå, ñîçäàâàåìîé êàê òðàäèöèîííî (âðó÷íóþ), òàê è ñ ïîìîùüþ ýëåêòðîííî-âû÷èñëèòåëüíîé òåõíèêè. Íà ïðàêòèêå íåäîêóìåíòèðîâàííûå óïðàâëåí÷åñêèå ðåøåíèÿ ÿâëÿþòñÿ, â ñóùíîñòè, âñïîìîãàòåëüíûìè, îïåðàòèâíî-îðãàíèçàöèîííûìè è íîñÿò õàðàêòåð ïðåäâàðèòåëüíûõ. Ñëîæíûé ìåõàíèçì óïðàâëåíèÿ íàðîäíî-õîçÿéñòâåííûìè îáúåêòàìè ðåàëèçóåòñÿ, ãëàâíûì îáðàçîì, ïîñðåäñòâîì äîñòàòî÷íî óíèâåðñàëüíîé äîêóìåíòàöèè ðàñïîðÿäèòåëüíîãî õàðàêòåðà, ñîçäàâàåìîé íåçàâèñèìî îò ñïåöèôèêè äåÿòåëüíîñòè èëè ôîðìû ñîáñòâåííîñòè, ïðèñóùèõ êîíêðåòíîìó ïðåäïðèÿòèþ (îðãàíèçàöèè, ó÷ðåæäåíèþ). Ê íà÷àëó äåâÿíîñòûõ ãîäîâ XX âåêà â àïïàðàòå óïðàâëåíèÿ ñòðàíû áûëî çàíÿòî áîëåå 14 ìëí ÷åëîâåê, à åæåãîäíûé äîêóìåíòîîáîðîò ñîñòàâëÿë íå ìåíåå 60 ìëðä ëèñòîâ ñ îò÷åòëèâîé òåíäåíöèåé ðîñòà. Äëÿ òàêîé ñòðàíû, êàê Ðîññèÿ, óêàçàííûå äàííûå íå êàæóòñÿ ôàíòàñòè÷åñêèìè. –6–
1. Äîêóìåíò. Ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè â íàðîäíîì õîçÿéñòâå Ðîññèè  ïðîöåññå òðóäîâîé è îáùåñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè ÷åëîâåêà âîçíèêàþò äîêóìåíòû, êîòîðûå ôèêñèðóþò, îòðàæàþò è çàêðåïëÿþò ñëîæíûå èíôîðìàöèîííûå ñâÿçè ìåæäó ëþäüìè è èõ ðàçëè÷íûìè ôîðìèðîâàíèÿìè. «Ìàòåðèàëüíûé îáúåêò ñ èíôîðìàöèåé, çàêðåïëåííîé ñîçäàííûì ÷åëîâåêîì ñïîñîáîì äëÿ åå ïåðåäà÷è âî âðåìåíè è ïðîñòðàíñòâå» — òàê îïðåäåëÿåòñÿ äîêóìåíò ãîñóäàðñòâåííûì ñòàíäàðòîì. Èñòîðè÷åñêè ñëîæèëîñü òàê, ÷òî èíôîðìàöèÿ â äîêóìåíòå çàêðåïëÿåòñÿ ðàçëè÷íûìè ñïîñîáàìè, ñëîæèâøèìèñÿ â ïðîöåññå ðàçâèòèÿ öèâèëèçàöèè: ñèìâîëè÷åñêè, ïèñüìåííî, ãðàôè÷åñêè, ôîòîãðàôè÷åñêè, ñ ïîìîùüþ ñðåäñòâ àóäèî- è âèäåî çàïèñè. Ñàì äîêóìåíò ïðè ýòîì âûïîëíÿë, ïðåæäå âñåãî, èíôîðìàöèîííóþ ôóíêöèþ, íî åìó ïðèñóùè è äðóãèå, íå ìåíåå âàæíûå: êîììóíèêàöèîííûå, àêêóìóëèðóþùèå, äîêàçàòåëüíûå, ó÷åòíûå è ðàñïîðÿäèòåëüíûå.  êîíòåêñòå íàñòîÿùåãî êóðñà íà ïåðâûé ïëàí âûñòóïàåò îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ ôóíêöèÿ, ðåàëèçóåìàÿ ñ ïîìîùüþ ñëîæèâøèõñÿ óïðàâëåí÷åñêèõ òåõíîëîãèé, âêëþ÷àþùèõ â ñåáÿ ïëàíèðîâàíèå, ó÷åò, êîíòðîëü. Êàæäûé îòäåëüíûé äîêóìåíò ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé åäèíè÷íûé àêò äîêóìåíòèðîâàíèÿ êàê ñàìîñòîÿòåëüíîãî òåõíîëîãè÷åñêîãî ïðîöåññà. Ïðè ýòîì äåÿòåëüíîñòü îòäåëüíûõ îðãàíèçàöèé, ïðîìûøëåííûõ ïðåäïðèÿòèé àêòèâíî îòîáðàæàåòñÿ ñîâîêóïíîñòüþ âçàèìîñâÿçàííûõ, âçàèìîçàâèñèìûõ è îðãàíè÷íî âçàèìîäåéñòâóþùèõ äîêóìåíòîâ, êîòîðûå îáúåäèíÿþòñÿ áàçîâûì ïîíÿòèåì ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè. Íàèáîëåå îáîáùåííîé è öåëîñòíîé ñèñòåìîé ÿâëÿåòñÿ îáùåãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèè, êîòîðàÿ âêëþ÷àåò â ñåáÿ ôàêòè÷åñêè âñå âèäû äîêóìåíòîâ, ñîçäàâàåìûõ è ðåàëèçóåìûõ â ìàñøòàáàõ ãîñóäàðñòâà. Äàííàÿ ñèñòåìà, â ñâîþ î÷åðåäü, îáðàçîâàíà ìíîæåñòâîì ïîäñèñòåì, êîòîðûå êëàññèôèöèðóþòñÿ ïî ïðåäìåòíûì, ãåîãðàôè÷åñêèì, ôóíêöèîíàëüíûì, èåðàðõè÷åñêèì è äðóãèì ñóùåñòâåííûì ïðèçíàêàì. Òàê, ôóíêöèîíàëüíûå ñèñòåìû âêëþ÷àþò â ñåáÿ ïëàíîâóþ, îò÷åòíî-ñòàòèñòè÷åñêóþ, ñíàáæåí÷åñêî-ñáûòîâóþ è ôèíàíñîâóþ äîêóìåíòàöèþ, ïðèñóùóþ âñåì áåç èñêëþ÷åíèÿ îðãàíàì óïðàâëåíèÿ íàðîäíûì õîçÿéñòâîì Ðîññèè. –7–
Îòðàñëåâûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè îòðàæàþò îðãàíèçàöèîííûå àñïåêòû îðãàíîâ îòðàñëåâîãî (âåäîìñòâåííîãî) óïðàâëåíèÿ, ê êîòîðûì îòíîñèòñÿ äåÿòåëüíîñòü ìèíèñòåðñòâ, âåäîìñòâ, óïðàâëåíèé è îòäåëîâ ôåäåðàëüíîãî, ðåãèîíàëüíîãî è ìåñòíîãî óðîâíåé óïðàâëåíèÿ. Ïî ñóùåñòâó, èíòåíñèâíàÿ äåÿòåëüíîñòü ïî ðàçðàáîòêå è âíåäðåíèþ óíèôèöèðîâàííûõ ñèñòåì äîêóìåíòàöèè ðàçâåðíóëàñü â ñòðàíå ñ êîíöà øåñòèäåñÿòûõ ãîäîâ XX âåêà. Ïðè ýòîì êîíöåïöèÿ òàêîãî ðîäà ñèñòåì ñâÿçàíà ñ åäèíñòâîì ïðàâîâûõ è ôîðìàëüíûõ òðåáîâàíèé ê èíôîðìàöèè, íåîáõîäèìîé è äîñòàòî÷íîé äëÿ êîîðäèíàöèè óïðàâëåí÷åñêèõ ïðîöåäóð â êîíêðåòíîé ñôåðå äåÿòåëüíîñòè îáùåñòâà. Ê êîíöó äåâÿíîñòûõ ãîäîâ â ñòðàíå äåéñòâîâàëî ñâûøå äâàäöàòè ôåäåðàëüíûõ óíèôèöèðîâàííûõ ñèñòåì äîêóìåíòàöèè, íîðìàòèâíàÿ áàçà êîòîðûõ ðåãóëèðîâàëàñü ñîîòâåòñòâóþùèìè ÃÎÑÒàìè. Òàê, äëÿ óíèôèöèðîâàííîé ñèñòåìû îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè ôîðìû äîêóìåíòîâ ðàçðàáàòûâàþòñÿ íà îñíîâå ìîäåëè ÃÎÑÒ Ð 6.30-7 «Òðåáîâàíèÿ ê îôîðìëåíèþ äîêóìåíòîâ». Ñîçäàíèå â ñâîå âðåìÿ îáùåãîñóäàðñòâåííîé ñèñòåìû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ (ÃÑ ÄÎÓ) ïîçâîëèëî áîëåå îïðåäåëåííî ñôîðìóëèðîâàòü ïîíÿòèå ñàìîé ñèñòåìû äîêóìåíòèðîâàíèÿ êàê ñîâîêóïíîñòè òåõíîëîãè÷åñêèõ ïðîöåññîâ ïî ñîçäàíèþ è îáðàáîòêå äîêóìåíòîâ, ñîçäàâàåìûõ íà ïðåäïðèÿòèÿõ, â îðãàíèçàöèÿõ è ó÷ðåæäåíèÿõ ñàìîãî ðàçëè÷íîãî ñòàòóñà è âåäîìñòâåííîé ïðèíàäëåæíîñòè. Ñèñòåìà äîêóìåíòèðîâàíèÿ ïðè ýòîì ïðåäïîëàãàåò íàëè÷èå îïðåäåëåííûõ íîðì, ïðîöåäóð è òðåáîâàíèé íå òîëüêî ê îôîðìëåíèþ äîêóìåíòà, íî è ê îðãàíèçàöèè ðàáîòû ñ íèì, îáðàáîòêå, ïåðåìåùåíèþ, õðàíåíèþ è êîíòðîëþ èñïîëíåíèÿ. Ñ âíåäðåíèåì â ïðîöåññ îáðàáîòêè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ýëåêòðîííî-âû÷èñëèòåëüíîé òåõíèêè è àâòîìàòèçèðîâàííûõ ðàáî÷èõ ìåñò (ÀÐÌ) ïðàâîìåðíûì ñòàëî ïîíÿòèå èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ, êîòîðîå âêëþ÷àåò â ñåáÿ îðãàíèçîâàííóþ ñîâîêóïíîñòü ðàáîò ïî ïîëó÷åíèþ, îáðàáîòêå, õðàíåíèþ è âûäà÷å ïîòðåáèòåëþ (àáîíåíòó) èíôîðìàöèè è äîêóìåíòîâ êàê åå ìàòåðèàëüíûõ íîñèòåëåé.  îáúåêòàõ ðåàëèçàöèè èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ, ãäå åùå íå âíåäðåíû àâòîìàòèçèðîâàííûå ñè–8–
ñòåìû íà áàçå ÝÂÌ, ñîáëþäàþòñÿ âñå òåõíîëîãè÷åñêèå îïåðàöèè — îò ñîçäàíèÿ ïðîåêòîâ äîêóìåíòîâ äî ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè âíåøíåãî ïðîèñõîæäåíèÿ: ïðèåì, ðàñïðåäåëåíèå, ðåãèñòðàöèÿ, äîñòàâêà (òðàíñïîðòèðîâêà), êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ, ñïðàâî÷íàÿ è ôîíäîâî-àðõèâíàÿ îáðàáîòêà äîêóìåíòîâ. Ñ âíåäðåíèåì ÝÂÌ â äîêóìåíòàöèîííûå ïðîöåññû ðàññìîòðåííàÿ òåõíîëîãè÷åñêàÿ öåïî÷êà èçìåíÿåòñÿ, òàê êàê ñïåöèàëèñò è ðóêîâîäèòåëü ïîëó÷àþò âîçìîæíîñòü ðàáîòû êàê ñ ïîëíûì òåêñòîì äîêóìåíòà, òàê è ñ ôðàãìåíòàìè, ñîäåðæàùèìè ïðàãìàòè÷åñêóþ èíôîðìàöèþ. Ôåíîìåí äîêóìåíòà ñîñòîèò â òîì, ÷òî îí âûñòóïàåò îäíîâðåìåííî êàê îáúåêò, ñðåäñòâî è ïðåäìåò òðóäà â åäèíîé ñóùíîñòè. Ýòî îáñòîÿòåëüñòâî ÿâëÿåòñÿ îïðåäåëÿþùèì ïðè ñîñòàâëåíèè, îôîðìëåíèè, ñîãëàñîâàíèè, óòâåðæäåíèè è àíàëèòèêî-ñèíòåòè÷åñêîé îáðàáîòêå äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, çàíèìàþùåé îò 60 äî 80 ïðîöåíòîâ ðàáî÷åãî âðåìåíè àïïàðàòà óïðàâëåíèÿ. Ïðè ýòîì ñëåäóåò èìåòü â âèäó, ÷òî äëÿ çíà÷èòåëüíîé ÷àñòè ñëóæàùèõ (ïëàíîâèêîâ, ýêîíîìèñòîâ, áóõãàëòåðîâ, ñåêðåòàðåé-ðåôåðåíòîâ, ñòàòèñòèêîâ è äð.) ðàáîòà ñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé ñîñòàâëÿåò îñíîâó èõ òðóäà. Âíåäðåíèå ñîâðåìåííûõ èíôîðìàöèîííûõ òåõíîëîãèé è ñðåäñòâ îðãòåõíèêè â äîêóìåíòàöèîííûå ïðîöåññû äîñòàòî÷íî ýôôåêòèâíî, íî òðåáóåò ñîáëþäåíèÿ, ïî ìåíüøåé ìåðå, äâóõ îñíîâíûõ óñëîâèé: åäèíîîáðàçèÿ ôîðìàòîâ è ðàöèîíàëüíîãî ïîñòðîåíèÿ òåõíîëîãèè îáðàáîòêè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, ïðè êîòîðîé îäíîòèïíûå îïåðàöèè êîíöåíòðèðîâàëèñü áû â îäíîì ìåñòå.  Åäèíîé ãîñóäàðñòâåííîé ñèñòåìå äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ, ñëîæèâøåéñÿ åùå â ñåìèäåñÿòûå ãîäû, öåëåñîîáðàçíî âûäåëèòü íåñêîëüêî ïðèîðèòåòíûõ íàïðàâëåíèé ðàöèîíàëèçàöèè è òåõíîëîãè÷åñêîãî ñîâåðøåíñòâîâàíèÿ äîêóìåíòàöèîííûõ ïðîöåññîâ: - óíèôèêàöèÿ è ñòàíäàðòèçàöèÿ; - öåíòðàëèçàöèÿ è óïîðÿäî÷åíèå äîêóìåíòîîáîðîòà; - ýøåëîíèðîâàíèå õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ; - ýêîíîìèêà è ïëàíèðîâàíèå äîêóìåíòàöèîííûõ ïðîöåññîâ; - îðãàíèçàöèÿ òðóäà ñïåöèàëèçèðîâàííîãî ïåðñîíàëà; - ìåõàíèçàöèÿ è àâòîìàòèçàöèÿ òåõíîëîãè÷åñêèõ ïðîöåññîâ. Âíåäðåíèå öåíòðàëèçîâàííîé ñèñòåìû äåëîïðîèçâîäñòâà â ìàñøòàáàõ ãîñóäàðñòâà ïîçâîëèëî äîñòè÷ü åäèíîîáðàçèÿ è –9–
èíôîðìàöèîííîé ñîâìåñòèìîñòè äîêóìåíòàöèè ðàçëè÷íîãî èåðàðõè÷åñêîãî ïîñòðîåíèÿ è ôóíêöèîíàëüíîãî íàçíà÷åíèÿ. Ìàññèðîâàííîå âíåäðåíèå ýëåêòðîííî-âû÷èñëèòåëüíîé òåõíèêè â ïðîöåññû äîêóìåíòèðîâàíèÿ è îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû ñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé ïîòðåáîâàëè ñóùåñòâåííîé ïåðåðàáîòêè îñíîâíûõ ïîëîæåíèé ÅÃÑÄ ñ ó÷åòîì ðåàëüíûõ èçìåíåíèé òåõíîëîãè÷åñêèõ ïðîöåññîâ ïîäãîòîâêè, îôîðìëåíèÿ è îáðàáîòêè äîêóìåíòîâ. Íîâàÿ ñèñòåìà ÅÃÑ ÄÎÓ áàçèðóåòñÿ íà ïîòåíöèàëüíûõ âîçìîæíîñòÿõ ÝÂÌ, íî ó÷èòûâàåò è ðåàëüíûå âîçìîæíîñòè íàêîïëåííîãî ðàíåå îïûòà òðàäèöèîííîé (ðó÷íîé) îáðàáîòêè äîêóìåíòîâ ðàçëè÷íîãî õàðàêòåðà. Ïðè ýòîì ó÷èòûâàþòñÿ êîíêðåòíûå óñëîâèÿ ïðåäïðèÿòèÿ (îðãàíèçàöèè) è îáúåìû äîêóìåíòîîáîðîòà. Òàêèì îáðàçîì, ñëîæèâøàÿñÿ â Ðîññèè òåõíîëîãèÿ èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ íàðîäíûì õîçÿéñòâîì è åãî ñòðóêòóðíûìè çâåíüÿìè ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ñîâîêóïíîñòü ìåòîäîâ è ñðåäñòâ îáðàáîòêè äîêóìåíòîâ, ðåàëèçàöèè èíôîðìàöèîííûõ ïðîöåññîâ è îðãàíèçàöèîííûõ ïðîöåäóð, ïðèçâàííûõ îáåñïå÷èòü ýôôåêòèâíîñòü óïðàâëåíèÿ. Êðèòåðèÿìè êà÷åñòâà óïðàâëåíèÿ ïîòîêàìè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ÿâëÿþòñÿ: - êîìïëåêñíîñòü (ó÷àñòèå âñåõ ñòðóêòóð); - ñèñòåìíîñòü (ñîâîêóïíîñòü ýëåìåíòîâ, ñâÿçàííûõ îðãàíèçàöèîííî-òåõíîëîãè÷åñêèì åäèíñòâîì); - ðåãëàìåíòàöèÿ (óïîðÿäî÷åííîñòü ýëåìåíòîâ â çàäàííûõ ïàðàìåòðàõ); - îöåíêà è ñòèìóëèðîâàíèå (ñîïîñòàâèìîñòü ðåçóëüòàòîâ ñ ïðèíÿòûìè êðèòåðèÿìè è ìîòèâàöèÿ ðàöèîíàëèçàöèè óïðàâëåíèÿ). Èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå — âåñüìà ïîäâèæíàÿ òåõíîëîãèÿ, îáîãàùàåìàÿ íîâûìè ôîðìàìè, ìåòîäàìè è ñðåäñòâàìè îáðàáîòêè, õðàíåíèÿ è ðàñïðîñòðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ.
2. Òåõíîëîãèÿ è ðåàëèçàöèÿ èíôîðìàöèîííûõ ñèñòåì óïðàâëåíèÿ Êàê èçâåñòíî èç òåîðèè, ýôôåêòèâíîñòü èíôîðìàöèîííûõ ñèñòåì óïðàâëåíèÿ (ÈÑÓ) îáåñïå÷èâàåòñÿ çíà÷èòåëüíûìè îáúå– 10 –
ìàìè òèïîâûõ îðãàíèçàöèîííî-òåõíîëîãè÷åñêèõ ïðîöåäóð ïðè îáðàáîòêå èíôîðìàöèè (À), ïðèíÿòèè ðåøåíèé (Á) è èñïîëüçîâàíèè ñîâîêóïíîñòè àâòîìàòèçèðîâàííûõ ðàáî÷èõ ìåñò (Â). Îñíîâíàÿ òèïîëîãèÿ è ðåàëèçàöèÿ èíôîðìàöèîííûõ ñèñòåì óïðàâëåíèÿ ìîæåò áûòü ïðåäñòàâëåíà ñõåìàòè÷åñêè: ÈÑÓ (èíôîðìàöèîííàÿ ñèñòåìà óïðàâëåíèÿ)
Äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ
Ñîâîêóïíîñòü óñëîâèé (ïåðñîíàë, ñðåäñòâà, êîíöåïöèÿ, ìàðêåòèíã)
Ñèñòåìà ÀÐÌ Ïðîãðàììíûå îáîëî÷êè
Àíàëèç ïîýòàïíîé ðåàëèçàöèè ïðåäëîæåííîé ñõåìû ïîçâîëÿåò ñäåëàòü âàæíûå ïðàêòè÷åñêèå âûâîäû. À. Èíôîðìàöèÿ ïîñòóïàåò íà âñå óðîâíè óïðàâëåíèÿ, ãäå åå ó÷èòûâàþò è îáðàáàòûâàþò. Òåõíîëîãèÿ ÄÎÓ ñîñòîèò, â ñóùíîñòè, èç îðãàíèçàöèîííî-òåõíè÷åñêèõ, ëîãè÷åñêèõ è òâîð÷åñêèõ îïåðàöèé è ôóíêöèé â ñôåðå óïðàâëåíèÿ. Îðãàíèçàöèîííî-òåõíîëîãè÷åñêèå ôóíêöèè ñâÿçàíû, ïðåæäå âñåãî, ñ ôîðìèðîâàíèåì äîêóìåíòàëüíî-èíôîðìàöèîííûõ ïîòîêîâ (ÄÈÏ), ðàçðàáîòêîé ãðàôèêîâ äîêóìåíòîîáîðîòà è ïðîöåäóð, ñâÿçàííûõ ñ ïîëó÷åíèåì, ðåãèñòðàöèåé, òðàíñïîðòèðîâêîé è õðàíåíèåì äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Âåñüìà ñóùåñòâåííû ïðè ýòîì è ðàçëè÷íûå òèïîâûå ðàñ÷åòû: ñîñòàâëåíèå ñïðàâîê, ïðèåì, ó÷åò è âûïóñê äîêóìåíòîâ; êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ; ïðèåì è âûäà÷à îïåðàòèâíûõ äàííûõ; ïëàíèðîâàíèå è ïðîãíîçèðîâàíèå. Íå ïîäëåæèò ñîìíåíèþ, ÷òî ýòè îïåðàöèè õàðàêòåðèçóþòñÿ ïîâòîðÿåìîñòüþ è ïðîñòîòîé àëãîðèòìà. Íå ñëó÷àéíî, ÷òî äëÿ èõ âûïîëíåíèÿ íå òðåáóåòñÿ çàòðàò âûñîêîêâàëèôèöèðîâàííîãî ïåðñîíàëà. Ëîãè÷åñêèå ôóíêöèè âêëþ÷àþò â ñåáÿ áîëåå ñëîæíûå àëãîðèòìû è ïðîãðàììû ïî îòðàáîòàííûì ðàíåå òåõíîëîãè÷åñêèì îïåðàöèÿì. Òàêîãî ðîäà äåéñòâèÿìè ìîãóò áûòü ðàçðàáîòêè äîêóìåíòîâ ïî ìàòåðèàëüíî-òåõíè÷åñêîìó ñíàáæåíèþ, ðåàëèçàöèè ïðîäóêöèè, èññëåäîâàíèþ ðûíêà, ïî ñîçäàíèþ áèçíåñïëàíà. Ïîäãîòîâêà òàêîãî ðîäà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè òðåáóåò ñïåöèàëüíûõ çíàíèé è íàêîïëåííîãî ðàíåå îïûòà. Òâîð÷åñêàÿ äåÿòåëüíîñòü îòîáðàæàåò äåéñòâèÿ ðóêîâîäèòåëÿ è ñïåöèàëèñòà, íàïðàâëåííûå íà ïðèíÿòèå íåñòàíäàðòíûõ, îðèãèíàëüíûõ ðåøåíèé ïðè äåôèöèòå èíôîðìàöèè. Ïîäîáíàÿ äåÿòåëüíîñòü ïðåäïîëàãàåò âîçìîæíîñòü ðèñêà ñî ñòîðîíû ïåðñîíàëà, ïðèíèìàþùåãî ðåøåíèÿ. Ìåòîäîëîãèÿ ïðè– 11 –
íÿòèÿ ðåøåíèÿ ïðè ýòîì âêëþ÷àåò â ñåáÿ è íàáîð ëîãè÷åñêèõ îïåðàöèé: àíàëèç è ñèíòåç, ðàñ÷åò è ïðîãíîç, àáñòðàêöèþ è êîíêðåòèçàöèþ, ñóáúåêòíî-îáúåêòíûå îòíîøåíèÿ. Òàáëèöà 1 Çàòðàòû âðåìåíè íà èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííûå ôóíêöèè óïðàâëåí÷åñêîãî ïåðñîíàëà Êàòåãîðèè ïåðñîíàëà Ìåíåäæåðû âûñøåãî çâåíà Ìåíåäæåðû ñðåäíåãî çâåíà Ìåíåäæåðû íèçîâîãî çâåíà Ñïåöèàëèñòû Òåõíè÷åñêèå èñïîëíèòåëè
Èíôîðìàöèîííûå ôóíêöèè îðãàíèçàöèîííîëîãè÷åñêèå òâîð÷åñêèå òåõíîëîãè÷åñêèå 15
25
60
30
40
30
80
15
5
20
50
30
85
13
2
Èç òàáëèöû î÷åâèäíî, ÷òî ïîäàâëÿþùàÿ äîëÿ çàòðàò âðåìåíè ïðèõîäèòñÿ íà ðåàëèçàöèþ òåõíè÷åñêèõ è ëîãè÷åñêèõ îïåðàöèé, ïðèñóùèõ ìåíåäæåðàì íèçîâîãî óðîâíÿ è òåõíè÷åñêèì èñïîëíèòåëÿì. Ñîâðåìåííûé òåõíè÷åñêèé è òåõíîëîãè÷åñêèé óðîâåíü ðàçâèòèÿ ýëåêòðîííî-âû÷èñëèòåëüíîé òåõíèêè ïîçâîëÿåò ñ äîñòàòî÷íî âûñîêîé ýêîíîìè÷åñêîé ýôôåêòèâíîñòüþ ìåõàíèçèðîâàòü è àâòîìàòèçèðîâàòü èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå. Á. Íà ïðàêòèêå áîëüøèíñòâî îòêëîíåíèé è ñáîåâ â ðàáîòå îðãàíèçàöèé äîñòàòî÷íî ïðåäñêàçóåìû, òàê êàê ñâÿçàíû ñ ïîâòîðåíèåì òðàäèöèîííîãî íàáîðà óïðàâëåí÷åñêèõ ðåøåíèé ïî èõ ïðåäóïðåæäåíèþ è óñòðàíåíèþ. Ñëó÷àéíûå îòêëîíåíèÿ âîçíèêàþò îáû÷íî íà áàçå òðàäèöèîííûõ, ïîýòîìó è ñïåêòð ðåøåíèé ïî èõ óñòðàíåíèþ ìîæåò áûòü ñêîððåêòèðîâàí ñ ïîìîùüþ èíôîðìàöèîííîé ñèñòåìû. Äîñòèæåíèå ïîëîæèòåëüíîãî ýôôåêòà âîçìîæíî ñ ïîìîùüþ âåäåíèÿ áàçû äàííûõ (ÁÄ) è áàçû çíàíèé (ÁÇ) ïðè ðåàëèçàöèè ñîîòâåòñòâóþùåãî ðîäà äåÿòåëüíîñòè. Áàçà äàííûõ ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ñîâîêóïíîñòü ñâåäåíèé, îáðàçóþùèõ îáùíîñòü öåëåâûõ, ñèòóàöèîííûõ, ïðîáëåìíûõ, êîíñòðóêòèâíûõ è ïîáî÷íûõ (íåïðåäñêàçóåìûõ) ýôôåêòîâ. ÁÄ ïîçâîëÿåò ñâåñòè ôóíêöèè ðóêîâîäèòåëÿ èëè ñïåöèàëèñòà ê – 12 –
íàõîæäåíèþ àíàëîãè÷íûõ ñâåäåíèé è äàííûõ, àíàëèçó è ñèíòåçó èõ ñ öåëüþ ïðàãìàòè÷åñêîãî èñïîëüçîâàíèÿ. Áàçà çíàíèé ñîäåðæèò, êàê ïðàâèëî, ïðîãðàììíîå îáåñïå÷åíèå äëÿ ðåàëèçàöèè ñèòóàöèîííîãî àíàëèçà, ïðåäâàðèòåëüíîé îöåíêè è ñîïîñòàâëåíèÿ, àïðîáèðîâàííûõ è íîâûõ óïðàâëåí÷åñêèõ çàäà÷, ïîñòàâëåííûõ ïåðåä êîíêðåòíûì èñïîëíèòåëåì. Îðãàíè÷åñêàÿ ñâÿçü ÁÄ è ÁÇ, òàêèì îáðàçîì, äîñòàòî÷íî ïåðñïåêòèâíà äëÿ ïîäãîòîâêè ðàçëè÷íûõ âàðèàíòîâ óïðàâëåí÷åñêèõ ðåøåíèé. Ïðèìåðîì òàêîãî ðîäà ìîæåò áûòü îðãàíèçàöèÿ îáðàáîòêè ñëóæåáíîé êîððåñïîíäåíöèè â êàíöåëÿðèè Ïðåçèäåíòà Ôðàíöèè, â êîòîðîé çàíÿòî ñâûøå 90 ñîòðóäíèêîâ, îñíàùåííûõ ÀÐÌ íà áàçå ñîâðåìåííûõ êîìïüþòåðíûõ ñèñòåì. Î âîçìîæíîñòè àâòîìàòèçàöèè äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ ìîæíî ñóäèòü ïî òîìó, ÷òî íà 200 òèïîâûõ çàïðîñîâ è îáðàùåíèé êîìïüþòåð ñïîñîáåí ñàìîñòîÿòåëüíî ïðåäîñòàâèòü ñîâåò èëè âàðèàíò ðåøåíèÿ ñ óêàçàíèåì ñðîêà âûïîëíåíèÿ è êîíêðåòíîãî èñïîëíèòåëÿ. Äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ ïåðåäàåòñÿ ïî êîíêðåòíûì àäðåñàì äëÿ îïåðàòèâíîãî èñïîëíåíèÿ è êîíòðîëÿ. Íåòèïè÷íûå äëÿ ÁÄ çàïðîñû ïîñòóïàþò äëÿ îòâåòà ñïåöèàëèñòàì.  ïðîöåññå íàïîëíåíèÿ ÁÄ äîñòàòî÷íûì êîëè÷åñòâîì îòâåòîâ è ðåçóëüòàòîâ èõ âûïîëíåíèÿ ïîäîáíûå è íåòèïè÷íûå çàïðîñû ïåðåõîäÿò â ðàçðÿä òèïîâûõ è, ñëåäîâàòåëüíî, ìîãóò îáðàáàòûâàòüñÿ àâòîìàòè÷åñêè. Â. Àâòîìàòèçèðîâàííîå ðàáî÷åå ìåñòî (ÀÐÌ) ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ñîâîêóïíîñòü òåõíè÷åñêèõ, ïðîãðàììíûõ, ìàòåìàòè÷åñêèõ è èíôîðìàöèîííûõ ñðåäñòâ äëÿ ñóùåñòâåííîãî ïîâûøåíèÿ ýôôåêòèâíîñòè ïðîöåññîâ ìàøèííîé îáðàáîòêè èíôîðìàöèè è ïðèíÿòèÿ ðåøåíèÿ ÷åëîâåêîì. Ñîâðåìåííîé íàóêîé ðàçðàáîòàíû ÀÐÌ àäìèíèñòðàòîðà, ýêîíîìèñòà-ïëàíîâèêà, äèñïåò÷åðà, þðèñòà, èíñïåêòîðà, èíæåíåðà-òåõíîëîãà, êîíñòðóêòîðà, èññëåäîâàòåëÿ, êîíòðîëåðà, ýêñïåðòà, ñåêðåòàðÿ-ðåôåðåíòà è ò. ä. Íà îñíîâå áàçîâûõ ìîäåëåé ôóíêöèîíàëüíûõ ÀÐÌ ñîçäàþòñÿ íàáîðû äëÿ ñïåöèàëèñòîâ ðàçëè÷íîãî óðîâíÿ è áîëüøèíñòâà îòðàñëåé íàðîäíîãî õîçÿéñòâà. Äëÿ îáåñïå÷åíèÿ öåëîñòíîñòè è ãèáêîñòè ñèñòåì óïðàâëåíèÿ è ïðîèçâîäñòâà ñîâðåìåííîé ïðàêòèêîé ðåàëèçîâàíû äîñòàòî÷íî ðàçíîîáðàçíûå êîìïëåêñû ñîâìåñòèìûõ ÀÐÌ, âêëþ– 13 –
÷àþùèõ â ñåáÿ âîçìîæíîñòè ÀÐÌ, ÀÑÓ, ÑÀÏÐ; êîììóíèêàòèâíûå ñðåäñòâà; òåõíè÷åñêèå, ïðîãðàììíûå è èíôîðìàöèîííûå ñðåäñòâà. Ñîâðåìåííûå ÀÐÌ ôàêòè÷åñêè èñêëþ÷àþò äóáëèðîâàíèå è ïðîìåæóòî÷íûå çâåíüÿ ïðè ââîäå, ïðèåìå è ïåðåäà÷å èíôîðìàöèè. Ïðè ýòîì ñóùåñòâåííî ïîâûøàþòñÿ äîñòîâåðíîñòü, îïåðàòèâíîñòü è öåííîñòü èíôîðìàöèè.  ìåòîäîëîãèè ïðîãðàììíîãî îáåñïå÷åíèÿ (ÏÎ) íåîöåíèìóþ ðîëü èãðàåò ïðèíöèïèàëüíî íîâàÿ êîíöåïöèÿ ïîñòðîåíèÿ ÀÐÌ — ÌÓËÜÒÈÌÅÄÈÀ, êîòîðàÿ îáåñïå÷èâàåò ìíîãîîáðàçèå îäíîâðåìåííî ïðåäîñòàâëÿåìîé èíôîðìàöèè, îñíîâàííîå íà öèôðîâîé îáðàáîòêå àíàëîãîâîãî âèäåîñèãíàëà. ÌÓËÜÒÈÌÅÄÈÀ âêëþ÷àåò â ñåáÿ ïåðñîíàëüíûé êîìïüþòåð è ïàêåòû ïðîãðàìì, ðåàëèçóþùèå çâóêîâûå è âèäåîýôôåêòû, ñèñòåìó èñêóññòâåííîãî èíòåëëåêòà è âîçìîæíîñòè îáðàáîòêè àëüòåðíàòèâíîé èíôîðìàöèè. Ñîâðåìåííûå ÀÐÌ áåç ïðåóâåëè÷åíèÿ ìîæíî ñ÷èòàòü ïîäëèííîé ðåâîëþöèåé â ñôåðå îáðàáîòêè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, ïîâûøàþùåé íå òîëüêî îïåðàòèâíîñòü îáðàáîòêè èíôîðìàöèè, íî è êà÷åñòâåííûå õàðàêòåðèñòèêè ñàìîé èíôîðìàöèè.
3. Îñíîâíûå õàðàêòåðèñòèêè èíôîðìàöèè Ïîíÿòèå «èíôîðìàöèÿ» â íàñòîÿùåå âðåìÿ ïðèîáðåëî, â îòëè÷èå îò òðàäèöèîííîãî, îáûäåííîãî, íåêîòîðûé òåõíîêðàòè÷åñêèé îòòåíîê â ïðèìåíåíèè ê ëþáîìó ïîòîêó öèôð, ñëîâ è ïðåäëîæåíèé. Ðåçóëüòàò íå çàìåäëèë ñêàçàòüñÿ: ìíîãî÷èñëåííûå áàçû äàííûõ ñòàëè ïåðåïîëíÿòüñÿ èçëèøíèìè, ïîâòîðÿþùèìèñÿ è ïîðîé íåäîñòîâåðíûìè ñâåäåíèÿìè. Äàæå ñòîëü âïå÷àòëÿþùåå äîñòèæåíèå â ñôåðå èíôîðìàöèîííûõ òåõíîëîãèé, êàê Èíòåðíåò, îêàçàëîñü íåñâîáîäíûì îò ýòîãî íåäîñòàòêà. Äëÿ ðóêîâîäèòåëÿ è ñïåöèàëèñòà, çàíÿòîãî â íàðîäíîì õîçÿéñòâå, ïîíÿòèå «èíôîðìàöèÿ» èìååò ÿðêî âûðàæåííûé ïîòåíöèàëüíûé (ðåñóðñíûé) õàðàêòåð, îáåñïå÷èâàþùèé âûðàáîòêó óïðàâëÿþùèõ âîçäåéñòâèé. Ñóùåñòâåííîé ÷åðòîé ñîâðåìåííîñòè ÿâëÿåòñÿ òî, ÷òî âñå êîììóíèêàòèâíûå ñðåäñòâà è îðãàíèçàöèîííûå ñòðóêòóðû îñíîâàíû íà òåõíîëîãèÿõ ïîëó÷åíèÿ, îáðàáîòêè, ïåðåäà÷è è õðà– 14 –
íåíèÿ äàííûõ. Äàííûå — ýòî ñîâîêóïíîñòü ñîîáùåíèé, ðåçóëüòàòîâ ìûñëèòåëüíîé äåÿòåëüíîñòè, ñâåäåíèé ñàìîãî ðàçëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ, õàðàêòåðà, âèäà è íàçíà÷åíèÿ.  ýòîì ñëó÷àå èíôîðìàöèÿ — ýòî ïîòîê äàííûõ, íåñóùèõ â ñåáå íîâèçíó è ïîëåçíîñòü äëÿ ðóêîâîäèòåëÿ, ïðèíèìàþùåãî ðåøåíèå. Äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ, ÿâëÿÿñü ÷àñòíûì ñëó÷àåì èíôîðìàöèè, ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ñîâîêóïíîñòü äîñòîâåðíûõ äàííûõ, èìåþùèõ ÿðêî âûðàæåííûé îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûé è ñïðàâî÷íûé õàðàêòåð. Èíôîðìàöèîííàÿ ñèñòåìà óïðàâëåíèÿ (ÈÑÓ) ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ñîâîêóïíîñòü îðãàíèçàöèîííî-òåõíè÷åñêèõ, òåõíîëîãè÷åñêèõ è ìåòîäè÷åñêèõ ñðåäñòâ óïðàâëåíèÿ (ÏÝÂÌ, òåëåôîí, ôàêñ è äð.), îáåñïå÷åíèå ðàáî÷åãî ìåñòà (ìåáåëü, ñåéôû è äð.), ïðîôåññèîíàëèçì ðóêîâîäèòåëåé è ñïåöèàëèñòîâ ïðîèçâîäñòâà, îáùóþ ãðàìîòíîñòü è èíôîðìàöèîííóþ êóëüòóðó, ñèñòåìó äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ è ñîáñòâåííî èíôîðìàöèþ. Èåðàðõèÿ ñîñòàâëÿþùèõ ÈÑÓ äîëæíà áûòü îðãàíè÷íîé, à ñàìà ñèñòåìà èãðàòü ñòèìóëèðóþùóþ, àêòèâèçèðóþùóþ ðîëü ïðè îãðàíè÷åííîñòè ðåñóðñîâ. Òàê, ïðè òðàäèöèîííîé (ðó÷íîé) îáðàáîòêå èíôîðìàöèè (ìàøèíîïèñíûå ðàáîòû, âû÷èñëåíèÿ íà êàëüêóëÿòîðàõ, äåëîïðîèçâîäñòâî â ïàïêàõ è êàðòîòåêàõ) öåëåñîîáðàçíî èñïîëüçîâàòü ñïåöèàëèñòîâ ñî ñðåäíèì îáðàçîâàíèåì â îáëàñòè èíôîðìàòèêè. Ñèñòåìà äîêóìåíòîîáîðîòà â ïðîöåññàõ èíôîðìàöèîííîäîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ èãðàåò ñóùåñòâåííóþ ðîëü â ôîðìèðîâàíèè âíåøíåé è ðàáî÷åé ñðåäû, îáåñïå÷èâàþùåé òàê íàçûâàåìûé èíôîðìàöèîííûé êîìôîðò: ïîëó÷åíèå íóæíîé èíôîðìàöèè â íóæíîå âðåìÿ. Èìåííî ïîýòîìó ôîðìèðîâàíèå äàííîé ñèñòåìû åñòü ïðåðîãàòèâà ñïåöèàëèñòà ïî îðãàíèçàöèè óïðàâëåíèÿ (ìåíåäæåðà), à íå ñïåöèàëèñòà ïî èíôîðìàòèêå, çíàêîìîãî ëèøü ñ ýëåìåíòàìè òåîðèè îðãàíèçàöèè. Íà ïðàêòèêå, ê ñîæàëåíèþ, ðåàëèçàöèÿ äîêóìåíòîîáîðîòà (äàæå íà êðóïíûõ ïðåäïðèÿòèÿõ) îñóùåñòâëÿåòñÿ êàíöåëÿðèÿìè, íå ðàñïîëàãàþùèìè êàäðàìè, êîìïåòåíòíûìè â âîïðîñàõ óïðàâëåíèÿ. Îñîáîå çíà÷åíèå â ðåàëèçàöèè ñèñòåì äîêóìåíòîîáîðîòà èìåþò íàèáîëåå îáùèå ïàðàìåòðû èíôîðìàöèè, êîòîðûå ìîæíî êëàññèôèöèðîâàòü ïî äâóì ñîñòàâëÿþùèì: - îáúåêòèâíàÿ, îâåùåñòâëåííàÿ â òîâàðå; - ñóáúåêòèâíàÿ, îòðàæåííàÿ, ñîçäàííàÿ ÷åëîâåêîì. – 15 –
Òîâàð êàê ïîòðåáèòåëüíàÿ ñòîèìîñòü ñîçäàåò îáúåêòèâíóþ èíôîðìàöèþ. Îäíàêî îñíîâíîå ñîäåðæàíèå èíôîðìàöèîííûõ ïîòîêîâ ñîñòàâëÿåò ñóáúåêòèâíàÿ èíôîðìàöèÿ. Ñóáúåêòèâíîîáúåêòèâíûå îòíîøåíèÿ â îòðàæåííîé èíôîðìàöèè çàâèñÿò îò îáèëèÿ ôàêòîðîâ, â òîì ÷èñëå îò ïðîôåññèîíàëèçìà, îðãàíèçàöèîííîé è èíôîðìàöèîííîé êóëüòóðû ðóêîâîäèòåëÿ, ñîîòíîøåíèÿ ïîòðåáíîñòåé è èíòåðåñîâ, ñëîæíîñòè ïðîöåññà òðóäîâûõ çàòðàò íà óïðàâëåíèå, òåõíè÷åñêîãî óðîâíÿ ñðåäñòâ óïðàâëåíèÿ. Òàêèì îáðàçîì, â òî âðåìÿ, êîãäà èñòî÷íèê èíôîðìàöèè íîñèò îáúåêòèâíûé õàðàêòåð, èíôîðìàöèÿ î íåì ñóáúåêòèâíà, òàê êàê èíôîðìàöèîííûå ïðîöåññû (ñáîð, îáðàáîòêà è äîâåäåíèå èíôîðìàöèè) îñóùåñòâëÿþòñÿ ÷åëîâåêîì, êîòîðûé ìîæåò âûñòóïèòü è îðãàíèçàòîðîì èíôîðìàöèè (äîêóìåíòíîé, ïðåæäå âñåãî).  ïðîöåññàõ äîêóìåíòîîáîðîòà ñóáúåêòèâíîñòü èíôîðìàöèè, ïî ñóòè, çàêëàäûâàåòñÿ ñàìîé òåõíîëîãèåé íà íà÷àëüíûõ ýòàïàõ ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè. Ïîíÿòèå «èíôîðìàöèÿ» íåìûñëèìî áåç äâóñòîðîííåãî âçàèìîäåéñòâèÿ èñòî÷íèêà (èíôîðìàòîðà) è àáîíåíòà (èíôîðìàíòà), êîòîðûå ðåàëèçóþòñÿ îäíîâðåìåííî â ôåíîìåíå ÷åëîâåêà. Òàê, ïðè óïðàâëåí÷åñêîì âîçäåéñòâèè íà îáúåêò óïðàâëåíèÿ, ðóêîâîäèòåëü ìåõàíèçìîì îáðàòíîé ñâÿçè ïîëó÷àåò èíôîðìàöèþ î õîäå âîçäåéñòâèÿ è ðåçóëüòàòàõ äåÿòåëüíîñòè óïðàâëÿåìîãî îáúåêòà.  ïðîöåññå èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ ñóáúåêò óïðàâëåíèÿ ïðèçâàí îòäåëèòü öåííóþ èíôîðìàöèþ îò «øóìîâîé», âûäåëèòü ïðèîðèòåòíóþ ÷àñòü, ïîçâîëÿþùóþ àíàëèçèðîâàòü ðåàëüíîå ñîñòîÿíèå ñèñòåìû è ïîäãîòîâèòü îáîñíîâàííîå ðåøåíèå. Ãîâîðÿ î íàèáîëåå ñóùåñòâåííûõ õàðàêòåðèñòèêàõ èíôîðìàöèè, ïðåäñòàâëÿåòñÿ öåëåñîîáðàçíûì âûäåëèòü: îáúåì (êîëè÷åñòâî), äîñòîâåðíîñòü (èñòèííîñòü), öåííîñòü, íàñûùåííîñòü (èíôîðìàòèâíîñòü), îòêðûòîñòü (äîñòîâåðíîñòü). Îáúåì èíôîðìàöèè ïðåäïî÷òèòåëüíî ñâÿçûâàòü ñ êîëè÷åñòâîì ñèìâîëüíîé è âîñïðèíèìàåìîé èíôîðìàöèè. Îáúåì ñèìâîëüíîé èíôîðìàöèè îïðåäåëÿåòñÿ êîëè÷åñòâîì áóêâ, çíàêîâ, ñèìâîëîâ è îáîçíà÷àåòñÿ â åäèíèöàõ ñèìâîëîâ èëè áàéòàõ. Îáúåì âîñïðèíèìàåìîé èíôîðìàöèè ñâÿçàí ñ ïîëíîòîé (äîñòîâåðíîñòüþ) èíôîðìàöèè î êàêîì-ëèáî îáúåêòå, íåîáõîäèìîé è – 16 –
äîñòàòî÷íîé äëÿ ïðèíÿòèÿ êîìïåòåíòíîãî ðåøåíèÿ. Îí çàâèñèò îò îáèëèÿ ñèìâîëîâ, ôîðìû ïðåäñòàâëåíèÿ (òåêñò, ãðàôèêà, ôîðìóëà, çâóê), âðåìåíè, çàòðà÷åííîãî íà îáðàáîòêó, ñëîæíîñòè èíôîðìàöèè èëè ñïîñîáîâ åå îáðàáîòêè, èíäèâèäóàëüíûõ ñâîéñòâ èíôîðìàíòà, ðåàëüíîãî ñîñòîÿíèÿ îáúåêòà óïðàâëåíèÿ (àêòóàëüíîñòü, àãðåãàòíîå ñîñòîÿíèå îáúåêòà). Îáúåì âîñïðèíèìàåìîé èíôîðìàöèè âêëþ÷àåò â ñåáÿ òðè óðîâíÿ: óðîâåíü èíôîðìàöèîííîé èçáûòî÷íîñòèè, èíôîðìàöèîííîãî äåôèöèòà, òðåáóåìûé óðîâåíü èíôîðìàöèè. Èíôîðìàöèîííàÿ èçáûòî÷íîñòü ñâåäåíèé îá îáúåêòå óïðàâëåíèÿ ïîçâîëÿåò ïîâûñèòü êà÷åñòâî ðåøåíèÿ, îäíàêî òðåáóåò óâåëè÷åíèÿ âðåìåíè íà ïðèíÿòèå ðåøåíèÿ è ïîâûøàåò ñòîèìîñòü èíôîðìàöèè. Íåðåäêî â ïðàêòèêå ïðèíÿòèå âàæíûõ è îòâåòñòâåííûõ ðåøåíèé âåäåò ê ñîçäàíèþ èçáûòî÷íîñòè èíôîðìàöèè. Íàèáîëåå ïðîñòîé ïóòü ê ýòîìó — äóáëèðîâàíèå äàííûõ. Äåôèöèò (íåäîñòàòîê) èíôîðìàöèè îùóòèì êàê ïðè âûðàáîòêå, òàê è ïðè ïðèíÿòèè ðåøåíèÿ, òàê êàê óâåëè÷èâàåò ñòåïåíü íåîïðåäåëåííîñòè è ðèñêà.  ñâÿçè ñ ýòèì äëÿ ïîâûøåíèÿ âåðîÿòíîñòè ïðàâèëüíîãî ðåøåíèÿ ïðèìåíÿþò ñîâðåìåííûå ýêîíîìèêî-ìàòåìàòè÷åñêèå ìåòîäû, óñïåøíî ðåàëèçóåìûå ñ ïîìîùüþ ÝÂÌ. Äåôèöèò èíôîðìàöèè äîâîëüíî ÷àñòî âîçíèêàåò â óñëîâèÿõ ñîêðûòèÿ ñâåäåíèé ïðè ìîíîïîëèçàöèè èíôîðìàöèè. Ìîíîïîëèçàöèÿ îò÷åòëèâî ïðîÿâëÿåòñÿ ïðè çàñåêðå÷èâàíèè (îáîñíîâàííîì èëè íåîáîñíîâàííîì) îïðåäåëåííîãî îáúåìà èíôîðìàöèè èëè â ñòðåìëåíèè îòäåëüíûõ ðóêîâîäèòåëåé èëè îðãàíèçàöèé èìåòü èñêëþ÷èòåëüíûå ïðàâà íà îáëàäàíèå èíôîðìàöèåé äëÿ ïîâûøåíèÿ ñâîåãî îáùåñòâåííîãî è èìóùåñòâåííîãî ñòàòóñà.  ýòîì ñëó÷àå äåìîêðàòèçàöèÿ èíôîðìàöèîííûõ ïðîöåññîâ îáåñïå÷èâàåò øèðîêèé äîñòóï ê èíôîðìàöèè ñàìîãî ðàçëè÷íîãî õàðàêòåðà ÷åðåç ðàçëè÷íûå êàíàëû ñâÿçè. Ìåæäóíàðîäíàÿ íàó÷íî-òåõíè÷åñêàÿ ïðàêòèêà, îñâîèâ âñåìèðíóþ ñåòü Èíòåðíåò, ïðîäåìîíñòðèðîâàëà øèðî÷àéøèå âîçìîæíîñòè (è, óâû, íåäîñòàòêè) òàêîãî ðîäà. Òðåáóåìûé (çàäàâàåìûé) óðîâåíü èíôîðìàöèè ÿâëÿåòñÿ âåëè÷èíîé èëè ïîíÿòèåì ñóáúåêòèâíûì. Îí îïðåäåëÿåòñÿ ïîòðåáíîñòÿìè êîíêðåòíîãî ïîëüçîâàòåëÿ (àáîíåíòà), êîòîðûå ïîçâîëÿþò ó÷èòûâàòü èíäèâèäóàëüíîñòü ÷åëîâåêà. Íà ïðàêòèêå êîíöåïöèÿ ÀÐÌ â çíà÷èòåëüíîé ìåðå êîìôîðòíî è ïðåäìåòíî ðåàëèçóåò ýòó ïðèíöèïèàëüíóþ õàðàêòåðèñòèêó èíôîðìàöèè. – 17 –
Äîñòîâåðíîñòü èíôîðìàöèè ñâÿçàíà ñ ïðîöåññîì àäåêâàòíîñòè îòðàæåíèÿ ðåàëüíûõ ñâåäåíèé â îáùåì îáúåìå âîñïðèíèìàåìîé èíôîðìàöèè. Ñïåöèàëèñòû â îáëàñòè èíôîðìàòèçàöèè îòìå÷àþò íàëè÷èå òðåõ óðîâíåé äîñòîâåðíîñòè: àáñîëþòíîãî (100 %), äîñòîâåðíîãî (áîëåå 80 %), íåãàòèâíîãî (ìåíåå 80 %). Äîñòîâåðíîñòü â çíà÷èòåëüíîé ìåðå çàâèñèò îò òåõíîëîãèè äîêóìåíòîîáîðîòà, ðåàëèçîâàííîé â ñðåäñòâàõ ìåõàíèçàöèè è àâòîìàòèçàöèè: ÷åì ìåíüøå æèâîãî òðóäà ïåðñîíàëà èñïîëüçóåòñÿ â ñáîðå, îáðàáîòêå, ïåðåäà÷å è õðàíåíèè èíôîðìàöèè, òåì âûøå åå äîñòîâåðíîñòü. Èç ïðàêòèêè èçâåñòíî, ÷òî îá îäíîì è òîì æå ñîáûòèè ìîæíî ïîëó÷èòü ñàìóþ ïðîòèâîðå÷èâóþ èíôîðìàöèþ â çàâèñèìîñòè îò òåõíîëîãèè è àñïåêòîâ åå àíàëèòèêî-ñèíòåòè÷åñêîé îáðàáîòêè. Îïûò ðàáîòû ñëóæá äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ ïîäòâåðæäàåò, ÷òî äîñòîâåðíîñòü èíôîðìàöèè ñóùåñòâåííî çàâèñèò îò âðåìåííûõ ïàðàìåòðîâ ðåàëèçàöèè äîêóìåíòîîáîðîòà. Òàê, çàïàçäûâàíèå àáñîëþòíî äîñòîâåðíîé èíôîðìàöèè ìîæåò ïðèâåñòè ê åå àáñóðäíîñòè (ê ïðèìåðó, ñâåäåíèÿ î êóðñå àêöèé íà áèðæå öåííûõ áóìàã). Öåííîñòü èíôîðìàöèè ñ ýêîíîìè÷åñêîé òî÷êè çðåíèÿ õàðàêòåðèçóåòñÿ ñíèæåíèåì çàòðàò ðàçëè÷íîãî ðîäà ðåñóðñîâ (ýíåðãåòèêè, ìàòåðèàëîâ, âðåìåíè, ôèíàíñîâ) íà ïðèíÿòèå ïðàâèëüíîãî ðåøåíèÿ. Öåííîñòü èìååò ÷åòûðå óðîâíÿ: íóëåâîé (áåç ýêîíîìèè ðåñóðñîâ), ñðåäíèé (ñîêðàùåíèå çàòðàò íà ïîâûøåíèå ïðèáûëè áîëåå 10 %), âûñîêèé (áîëåå ÷åì âäâîå), ñâåðõâûñîêèé (áîëåå ÷åì â 10 ðàç). Öåííîñòü îïðåäåëÿåò èíôîðìàöèþ êàê ýêîíîìè÷åñêóþ êàòåãîðèþ (òîâàð, èìåþùèé ïîòðåáèòåëüñêóþ ñòîèìîñòü). Âûñîêóþ öåííîñòü èìåþò, ê ïðèìåðó, èìèòàöèîííûå ìîäåëè ïðîèçâîäñòâ, ïîçâîëÿþùèå ðóêîâîäèòåëþ îáîñíîâàííî ïðåäóñìàòðèâàòü âîçìîæíûå ïîñëåäñòâèÿ àëüòåðíàòèâíûõ âàðèàíòîâ ïðèíèìàåìûõ ðåøåíèé. Èíôîðìàöèîííûå óñëóãè ñðåäíåãî óðîâíÿ öåííîñòè îêàçûâàþò, êàê ïðàâèëî, êîíñóëüòàöèîííûå ôèðìû, ñîçíàþùèå, ÷òî öåííàÿ èíôîðìàöèÿ — óñïåøíî ðåàëèçóåìûé òîâàð. Ïðèìåðîì íóëåâîé öåííîñòè ìîæåò ñëóæèòü èíôîðìàöèÿ, äóáëèðóþùàÿ èçâåñòíûå, óñòàðåâøèå èëè ñîîáùàþùàÿ ëîæíûå, íåíóæíûå ñâåäåíèÿ äëÿ ïðèíÿòèÿ óïðàâëåí÷åñêîãî ðåøåíèÿ. Íàñûùåííîñòü èíôîðìàöèè õàðàêòåðèçóåòñÿ ñîîòíîøåíèåì ïîëåçíîé è òàê íàçûâàåìîé «ôîíîâîé» èíôîðìàöèè, ñëó– 18 –
æàùåé äëÿ ëó÷øåãî óñâîåíèÿ ïðîôåññèîíàëüíî çíà÷èìîé èíôîðìàöèè çà ñ÷åò ýìîöèîíàëüíî-ïñèõîëîãè÷åñêîãî ñîñòîÿíèÿ ïîòðåáèòåëÿ èíôîðìàöèè (àáîíåíòà). Ôîíîâàÿ èíôîðìàöèÿ âêëþ÷àåò â ñåáÿ âíåøíå ñêðîìíûå èñòî÷íèêè þìîðà, äóõîâíîãî ñòèìóëèðîâàíèÿ, çàíÿòíûõ ïðåàìáóë è íàãëÿäíûõ âñïîìîãàòåëüíûõ òàáëèö. Ïðè îòñóòñòâèè ôîíîâîé èíôîðìàöèè ïîëåçíàÿ èíôîðìàöèÿ âîñïðèíèìàåòñÿ ìîíîòîííî, ñ òðóäîì. Îäíàêî èçîáèëèå ôîíîâîé èíôîðìàöèè (÷àñòî âîñïðèíèìàåìîé êàê «øóìîâîé») ïðåïÿòñòâóåò îïåðàòèâíîìó è ïðàãìàòè÷åñêîìó âîñïðèÿòèþ ïîëåçíîé èíôîðìàöèè. Íàñûùåííîñòü â èíôîðìàòèêå ÷àñòî èäåíòèôèöèðóþò ñ èíôîðìàòèâíîñòüþ, êîòîðàÿ õàðàêòåðèçóåòñÿ òðåìÿ óðîâíÿìè: âûñîêèì (80—100 %), íîðìàòèâíûì (50—80 %), íèçêèì (ìåíåå 50 % ïîëåçíîé èíôîðìàöèè). Íà ïðàêòèêå íîðìàòèâíûé (ñðåäíèé) óðîâåíü íàñûùåííîñòè äîëæåí ôîðìèðîâàòüñÿ ðóêîâîäèòåëåì (ìåíåäæåðîì) ïóòåì äîáàâëåíèÿ ê êðàòêîìó èëè ïîëíîìó òåêñòó äîêóìåíòà ôîíîâîé èíôîðìàöèè. Îòêðûòîñòü (äîñòóïíîñòü) èíôîðìàöèè — ýòî âîçìîæíîñòü ïðåäîñòàâëåíèÿ äàííûõ è ñâåäåíèé íåîãðàíè÷åííîìó êðóãó ïîëüçîâàòåëåé ïî êðèòåðèÿì ñåêðåòíîñòè, êîíôèäåíöèàëüíîñòè è ïóáëè÷íîñòè. Ñåêðåòíàÿ èíôîðìàöèÿ îòðàæàåò, êàê ïðàâèëî, ãëîáàëüíûå ïîòðåáíîñòè îáùåñòâà è èìååò ñóùåñòâåííûå îãðàíè÷åíèÿ èñïîëüçîâàíèÿ (ê ïðèìåðó, ñâåäåíèÿ îá îáîðîíîñïîñîáíîñòè ñòðàíû, îá óíèêàëüíûõ ìåñòîðîæäåíèÿõ ïîëåçíûõ èñêîïàåìûõ). Êîíôèäåíöèàëüíàÿ (ñëóæåáíîãî ïîëüçîâàíèÿ) èíôîðìàöèÿ îòðàæàåò èíòåðåñû îáùåñòâà, êîëëåêòèâîâ, îòäåëüíûõ ãðóïï ëþäåé, îïèñûâàåìûå îãðàíè÷åííûì èñïîëüçîâàíèåì äàííûõ. Ê êîíôèäåíöèàëüíîé èíôîðìàöèè îòíîñÿòñÿ äàííûå è ñâåäåíèÿ ñ âûñîêèì óðîâíåì öåííîñòè î êàäðîâîì, òåõíîëîãè÷åñêîì è íàó÷íîì ïîòåíöèàëå ïðåäïðèÿòèÿ, îðãàíèçàöèè (èíâåñòèöèîííûå è íàó÷íî-òåõíè÷åñêèå ïðîãðàììû, èìóùåñòâåííîå ïîëîæåíèå, ìåòîäû èññëåäîâàíèÿ ðûíêà, ïàðòíåðû è êëèåíòû, òåõíîëîãèÿ ïðîèçâîäñòâà è ñòðóêòóðà öåí, óñëîâèÿ êîíòðàêòîâ). Ïóáëè÷íàÿ (îòêðûòàÿ) èíôîðìàöèÿ íå èìååò îãðàíè÷åíèé èñïîëüçîâàíèÿ è îòðàæàåò èíòåðåñû îáùåñòâà è ïîòðåáíîñòè ëþäåé. Òàê, íà ïðåäïðèÿòèè, íå ñâÿçàííîì ñ ãîñóäàðñòâåííûì îáîðîííûì çàêàçîì, íå äîëæíî áûòü ñåêðåòíîé èíôîðìàöèè. Çàêîíîäàòåëüñòâîì Ðîññèè îïðåäåëåíî, ÷òî «ëèöà, íåçàêîííûìè ìåòîäàìè ïîëó÷èâøèå èíôîðìàöèþ, êîòîðàÿ ñîñòàâ– 19 –
ëÿåò ñëóæåáíóþ èëè êîììåð÷åñêóþ òàéíó, îáÿçàíû âîçìåñòèòü ïðè÷èíåííûå óáûòêè». Ïîëó÷åíèå èíôîðìàöèè ìîæåò èäòè çàêîííûì (ëåãèòèìíûì) èëè ïðåñòóïíûì (êðèìèíàëüíûì) ïóòåì. Ñïîñîáàìè ïîëó÷åíèÿ èíôîðìàöèè ìîãóò áûòü: êîíòàêòû ñ ñîòðóäíèêàìè, ïîäêóïû, øàíòàæ ïåðñîíàëà; èñïîëüçîâàíèå ñïåöèàëèçèðîâàííûõ òåõíè÷åñêèõ ñðåäñòâ; õèùåíèÿ. Àëüòåðíàòèâíûìè ñïîñîáàìè çàùèòû èíôîðìàöèè ÿâëÿþòñÿ: îõðàíà îôèñîâ è ïåðñîíàëà; ïîäáîð è âîñïèòàíèå ñîòðóäíèêîâ; ñîçäàíèå ñèñòåì çàùèòû äîêóìåíòîîáîðîòà. Ïðàêòèêå èçâåñòíû ñëåäóþùèå òåõíè÷åñêèå ñðåäñòâà ïîëó÷åíèÿ è çàùèòû èíôîðìàöèè: - óñòðîéñòâà àêóñòè÷åñêîãî ñúåìà èíôîðìàöèè («æó÷êè»); - óñòðîéñòâà ñúåìà èíôîðìàöèè ñ òåëåôîííîé ëèíèè; - âûíîñíûå ìèêðîôîíû è ïåðåõîäíèêè, ïðèåìíûå óñòðîéñòâà äëÿ ìèêðîïåðåäàò÷èêîâ; - óñòðîéñòâà çàùèòû è îáíàðóæèòåëè ñðåäñòâ ïðîñëóøèâàíèÿ; - äèêòîôîíû è ðàäèîñòàíöèè; - ñèñòåìû âèäåîíàáëþäåíèÿ. Ðàçóìååòñÿ, óêàçàííûå òåõíè÷åñêèå ñðåäñòâà òðåáóþò íåìàëûõ ôèíàíñîâûõ è ìàòåðèàëüíûõ çàòðàò. Òàê, îáñëåäîâàíèå êâàäðàòíîãî ìåòðà ïîìåùåíèÿ íà íàëè÷èå «æó÷êîâ» ñïåöèàëèñòàìè-ïðîôåññèîíàëàìè ñòîèò â ñðåäíåì 40 äîëëàðîâ ÑØÀ. Ëèòåðàòóðà 1. ÃÎÑÒ Ð 6.30-97. Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè. Óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìà îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè. Ì.: Ãîññòàíäàðò Ðîññèè, 1997. 2. Ãðàæäàíñêèé êîäåêñ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè. Ñò. 139. 3. Äîêóìåíòû è äåëîïðîèçâîäñòâî. Ì.: Ýêîíîìèêà, 1991. 4. Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Ñèñòåìà íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîðìàöèè ïðîìûøëåííîãî ïðåäïðèÿòèÿ. Âîëãîãðàä, 1998. 5. Êóäðÿâöåâ Â.À. è äð. Îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè. Ì.: ÈÍÔÐÀ-Ì, 1998. 6. Ñïðàâî÷íèê äèðåêòîðà ïðåäïðèÿòèÿ. Ì.: ÈÍÔÐÀ-Ì, 1998.
– 20 –
ÒÅÌÀ 2
ÈÍÔÎÐÌÀÒÈÇÀÖÈß (ÊÎÌÏÜÞÒÅÐÈÇÀÖÈß) ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ È ÀÄÌÈÍÈÑÒÐÀÒÈÂÍÎÉ ÄÅßÒÅËÜÍÎÑÒÈ Ïëàí ëåêöèè
1. Îñíîâíûå ýëåìåíòû èíôîðìàòèçàöèè. 2. Ïðàâîâîå, ñïðàâî÷íîå è èíôîðìàöèîííîå îáåñïå÷åíèå. 3. Ýêîíîìè÷åñêîå è ôèíàíñîâîå îáåñïå÷åíèå. 4. Ïåðñîíàëüíûé êîìïüþòåð. Îáîçíà÷åíèÿ è ïðåäìåòèçàöèÿ. 5. Òåõíè÷åñêîå îáåñïå÷åíèå. Îðãòåõíèêà. 6. Îñîáåííîñòè óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà â óñëîâèÿõ êîìïüþòåðèçàöèè. Ïîä èíôîðìàòèçàöèåé óïðàâëåíèÿ â îðãàíèçàöèîííûõ ñòðóêòóðàõ ïîíèìàþò âíåäðåíèå ñîâðåìåííûõ òåõíîëîãèé (ñèñòåì ïîëó÷åíèÿ, îáðàáîòêè, ïåðåäà÷è è õðàíåíèÿ èíôîðìàöèè) â ïðîöåññå ðàçðàáîòêè, ðåàëèçàöèè è êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ óïðàâëåí÷åñêèõ ðåøåíèé.  ýêîíîìèêå è óïðàâëåíèè íàñòîÿòåëüíî òðåáóþò èíôîðìàòèçàöèè: îðãàíèçàöèÿ òðóäà ðóêîâîäèòåëÿ, ñáîðà, îáðàáîòêè è õðàíåíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, îáó÷åíèå è ïåðåïîäãîòîâêà ïåðñîíàëà; áóõãàëòåðñêèé ó÷åò è ôèíàíñèðîâàíèå; ïðàâîâîå, ñïðàâî÷íîå è èíôîðìàöèîííîå îáåñïå÷åíèå õîçÿéñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè. Øèðîêèé ñïåêòð âîçìîæíîñòåé, îòêðûâàåìûé ñîâðåìåííûìè èíôîðìàöèîííûìè òåõíîëîãèÿìè, òðåáóåò ïðîäóìàííîé ñèñòåìû îðãàíèçàöèîííî-òåõíîëîãè÷åñêèõ è àäìèíèñòðàòèâíûõ ìåðîïðèÿòèé â ìàñøòàáàõ ïðåäïðèÿòèÿ, ðåãèîíà, îòðàñëè.
1. Îñíîâíûå ýëåìåíòû èíôîðìàòèçàöèè Îñíîâíûìè ýëåìåíòàìè èíôîðìàòèçàöèè óïðàâëåí÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè, êàê èçâåñòíî, ÿâëÿþòñÿ: ïðîãðàììíîå îáåñïå÷åíèå (ÏÎ), êîìïüþòåðíàÿ è îðãàíèçàöèîííàÿ òåõíèêà, êîììóíèêàöèîííûå ñðåäñòâà. – 21 –
Îðãòåõíèêà âêëþ÷àåò â ñåáÿ øèðîêèé ñïåêòð óñòðîéñòâ, ðåàëèçóþùèõ ìåõàíèçàöèþ ðóòèííûõ (ðó÷íûõ) îïåðàöèé: êîïèðîâàëüíûå ìàøèíû è àâòîìàòû, òåëåôîíû (ðàäèîòåëåôîíû), òåëåôàêñû, ïåðåãîâîðíûå óñòðîéñòâà, ìèíè-òèïîãðàôèè, ëàìèíàòîðû, óíè÷òîæèòåëè äîêóìåíòîâ, îôèñíóþ è ñïåöèàëèçèðîâàííóþ ìåáåëü (ðàçëè÷íûå ìîäåëè ñåéôîâ, òóðíèêåòîâ, ñåêöèîííûõ øêàôîâ) è äð. Íàèáîëåå ðàçíîîáðàçíûé îáúåì ïðîãðàììíîãî îáåñïå÷åíèÿ ðåàëèçîâàí â îòå÷åñòâåííîé ïðàêòèêå áóõãàëòåðñêîãî ó÷åòà. Ñðåäè íàèáîëåå ïîïóëÿðíûõ ïðîãðàìì ñïåöèàëèñòû íàçûâàþò: «JC», «Ôèíàíñû áåç ïðîáëåì», «Òóðáî-áóõãàëòåð», «Ñóïåð-áóõãàëòåðèÿ», «Èíôî-áóõãàëòåð ïðîô», «Ïàðóñ». Ýòîò ïåðå÷åíü äàëåêî íå ïîëîí, òàê êàê ïðàêòè÷åñêè åæåäíåâíî ïîïîëíÿåòñÿ ñïåöèàëèçèðîâàííûìè ôèðìàìè — ðàçðàáîò÷èêàìè è ïîñòàâùèêàìè ðàçëè÷íûõ ïðîãðàììíûõ ïðîäóêòîâ.
2. Ïðàâîâîå, ñïðàâî÷íîå è èíôîðìàöèîííîå îáåñïå÷åíèå Ïðàâîâîå, ñïðàâî÷íîå è èíôîðìàöèîííîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåí÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè íà ïðåäïðèÿòèÿõ è â îðãàíèçàöèÿõ Ðîññèè äåâÿíîñòûõ ãîäîâ øèðîêî ïðåäñòàâëåíî ïðîãðàììàìè, âêëþ÷àþùèìè â ñåáÿ äîñòàòî÷íî ïðåäñòàâèòåëüíûé îáúåì äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè: - «Ãàðàíò» (íàëîãè, ó÷åò è àíàëèç, àóäèò õîçÿéñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè, ïðåäïðèíèìàòåëüñòâî, áàíêîâñêîå äåëî, âàëþòíîå ðåãóëèðîâàíèå, òàìîæåííûé êîíòðîëü, ãðàæäàíñêîå ïðàâî, ñîáñòâåííîñòü, çåìëåïîëüçîâàíèå, ñóäåáíàÿ è àðáèòðàæíàÿ ïðàêòèêà); - «Èíåê» (õîçÿéñòâåííîå ïðàâî è ðûíîê, áàíêîâñêîå ïðàâî, èíòåðêîíñóëüòàíò, èíòåðïðàâî, çàðóáåæíàÿ êîìàíäèðîâêà, äåëîâîå ïèñüìî, ïèñüìî çàðóáåæíîìó ïàðòíåðó). Îðãàíèçàöèÿ òðóäà ðóêîâîäèòåëÿ ïîä îáùèì íàçâàíèåì «Àâòîìàòèçèðîâàííûå ðàáî÷èå ìåñòà» (ÀÐÌ) îáåñïå÷èâàåòñÿ ñëåäóþùèìè ïðîãðàììàìè: - «Äèðåêòîð» (ôèðìà Ýëåêòðîí-ñåðâèñ): êîíòðîëü äîêóìåíòîîáîðîòà, êàäðû, òåêñòîâîé ðåäàêòîð, ðåãëàìåíò ðàáî÷åãî âðåìåíè, êàðòîòåêà, äîãîâîðû, êàëåíäàðü, ÷àñû, êàëüêóëÿòîð, çàùèòà èíôîðìàöèè. – 22 –
- «Ðóêîâîäèòåëü ïðîåêòà», «Ïðîåêòèðîâùèê», «Ðóêîâîäèòåëü àðõèâà» (ôèðìà «Softland System»): íîðìàòèâû, ôîðìàòû, êëàññèôèêàòîð, ðóáðèêàòîð, àðõèâ (ÁÄ). Äîêóìåíòîîáîðîò ìîæåò áûòü ðåàëèçîâàí ñ ïîìîùüþ ïðîãðàìì: - «ÀÒËÀÍÒ-ÒÏÏ» (àâòîìàòèçèðîâàííàÿ ñèñòåìà îáðàáîòêè äàííûõ óïðàâëåíèÿ òåõíè÷åñêîé ïîäãîòîâêè ïðîèçâîäñòâà è ïëàíèðîâàíèÿ ðåñóðñîâ); - «ÀÒËÀÍÒ-ÒÝÏ» (àâòîìàòèçèðîâàííàÿ ñèñòåìà îáðàáîòêè äàííûõ äëÿ òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêèõ èññëåäîâàíèé è ïëàíèðîâàíèÿ); - «ÀÒËÀÍÒ-öåõ» (àâòîìàòèçèðîâàííàÿ ñèñòåìà îáðàáîòêè äàííûõ îïåðàòèâíîãî óïðàâëåíèÿ ïðîèçâîäñòâîì); - «Äåëîïðîèçâîäñòâî» ôèðìû «Ýéñ».
3. Ýêîíîìè÷åñêîå è ôèíàíñîâîå îáåñïå÷åíèå Ýêîíîìè÷åñêàÿ è ôèíàíñîâàÿ äåÿòåëüíîñòü â ñôåðå óïðàâëåíèÿ ïðåäñòàâëåíà ñëåäóþùèìè ïðîãðàììàìè è ôèðìàìè — ñîçäàòåëÿìè ÏÎ: - «Ýêîíîìè÷åñêèé àíàëèç è ïðîãíîç äåÿòåëüíîñòè» (ôèðìà «ÈÍÅÊ»): òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêîå ïðîãíîçèðîâàíèå, áèçíåñïëàí, òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêîå îáîñíîâàíèå âîçâðàòà êðåäèòîâ; àíàëèç è âûáîð àëüòåðíàòèâíûõ âàðèàíòîâ; ïðîãíîç áàëàíñà, ìàòåðèàëüíûõ è ôèíàíñîâûõ ïîòîêîâ; - «Ôèíàíñîâûé àíàëèç ïðåäïðèÿòèÿ» (ôèðìà «ÈÍÑÎÔÒ»): îáùàÿ îöåíêà ôèíàíñîâîãî ñîñòîÿíèÿ; àíàëèç ôèíàíñîâîé óñòîé÷èâîñòè, ëèêâèäíîñòè áàëàíñà, ôèíàíñîâûõ êîýôôèöèåíòîâ äåëîâîé àêòèâíîñòè; ðàñ÷åò è àíàëèç êîýôôèöèåíòîâ îáîðà÷èâàåìîñòè; îöåíêà ðåíòàáåëüíîñòè ïðîèçâîäñòâà. Íåñîìíåííî, ïðîãðàììíîå îáåñïå÷åíèå ïðîöåññîâ ñáîðà, îáðàáîòêè è âûäà÷è äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ñóùåñòâåííî ïîâûøàåò ýôôåêòèâíîñòü è êà÷åñòâî óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà. Ïðè ýòîì ñëåäóåò ïîìíèòü îá ýêîíîìè÷åñêîé öåëåñîîáðàçíîñòè ïðèîáðåòåíèÿ è îñâîåíèÿ ïðîãðàìì ïðèìåíèòåëüíî ê ìàñøòàáíîñòè è êîíêóðåíòîñïîñîáíîñòè ïðîèçâîäñòâà. Ñîâðåìåííàÿ îòå÷åñòâåííàÿ è çàðóáåæíàÿ èíôîðìàöèîííàÿ èíäóñòðèÿ ïîçâîëÿåò ýôôåêòèâíî èñïîëüçîâàòü íàêîïëåííûå â ìèðå ïðîãðàììíûå ïðîäóêòû. Èíôîðìàòèçàöèÿ ñîâðå– 23 –
ìåííîãî îáùåñòâà ïîñòîÿííî íàðàùèâàåò íîìåíêëàòóðó êîìïüþòåðíîé òåõíèêè ñàìîãî ðàçëè÷íîãî õàðàêòåðà. Íåñîìíåííûé ïðîãðåññ èíôîðìàòèçàöèè îáùåñòâà, ñâÿçàííûé ñ âîçìîæíîñòÿìè âñåìèðíîé ñåòè Èíòåðíåò, ïîçâîëÿåò ïî-íîâîìó âçãëÿíóòü íà âîçìîæíîñòè áàç äàííûõ è çíàíèé, ïðèìåíÿåìûõ ïðè ôîðìèðîâàíèè äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ ïðîìûøëåííûìè îáúåêòàìè.
4. Ïåðñîíàëüíûé êîìïüþòåð. Îáîçíà÷åíèÿ è ïðåäìåòèçàöèÿ Îáðàáîòêà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïðåäïîëàãàåò îâëàäåíèå îñíîâíûìè òåðìèíàìè è óñëîâíûìè îáîçíà÷åíèÿìè, îòíîñÿùèìèñÿ ê ÏÝÂÌ (ÏÊ).  ñîñòàâ îáîçíà÷åíèÿ ïåðñîíàëüíîãî êîìïüþòåðà (ÏÊ) âõîäÿò îáÿçàòåëüíûå è äîïîëíèòåëüíûå ïðåäìåòû, ðàçäåëÿåìûå óñëîâíûì ñèìâîëîì «/» — êîñîé ÷åðòîé. Ê îáÿçàòåëüíûì ïðåäìåòíûì ïðèçíàêàì êîìïüþòåðà îòíîñÿòñÿ: òèï è ÷àñòîòà ïðîöåññîðà, åìêîñòü âèí÷åñòåðà, ÊÝØ-ïàìÿòè, òèï ìîíèòîðà èëè çåðíèñòîñòü ýêðàíà. Ê äîïîëíèòåëüíûì ïðèçíàêàì (íåîáÿçàòåëüíûì ê îáîçíà÷åíèþ) îòíîñÿòñÿ: òèï ïðîöåññîðà, îáúåì ÎÇÓ, òèï ÍÃÌÄ. Ïî ìåðå ðàçðàáîòêè íîâûõ òèïîâ ÏÊ ìîãóò äîáàâëÿòüñÿ è äðóãèå ïàðàìåòðû, ðàñøèðÿþùèå ïîòðåáèòåëüñêèå âîçìîæíîñòè ýëåêòðîííî-âû÷èñëèòåëüíîé òåõíèêè. Òàêîâû çâóêîâàÿ (SÂ) èëè âèäåî (VÂ) êàðòû. Ïðèìåð îáîçíà÷åíèÿ ïåðñîíàëüíîãî êîìïüþòåðà ìàññîâîãî ñïðîñà: 386/387Dõ/40/4/270/0.28, ãäå 386 — òèï öåíòðàëüíîãî ïðîöåññîðà (Intel 80386); 387 Dx — ìàòåìàòè÷åñêèé ñîïðîöåññîð; 40—49 ÌÃö — òàêòîâàÿ ÷àñòîòà ðàáîòû ïðîöåññîðà; 4 Ìá — åìêîñòü äîïîëíèòåëüíîé ïàìÿòè (ÊÝØ-ïàìÿòè); 270 Ìá — åìêîñòü âèí÷åñòåðà; 0.28 LR — ðàçìåð àêòèâíîãî ýëåìåíòà ýêðàíà (íèçêàÿ ðàäèîàêòèâíîñòü èçëó÷åíèÿ). Îðãàíèçàöèÿ îáðàáîòêè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ñ ïîìîùüþ êîìïüþòåðîâ ìîæåò îñóùåñòâëÿòüñÿ êàê ëîêàëüíî (áåç ñåòè), òàê è èíòåãðèðîâàííî (â ðåæèìå êîìïüþòåðíîé ñåòè). Ïðè ëîêàëüíîé (ìåñòíîé) îðãàíèçàöèè àâòîìàòèçèðîâàííîé îáðàáîòêè äàííûõ íà ïðåäïðèÿòèè óñòàíàâëèâàþòñÿ íå ñâÿçàí– 24 –
íûå ìåæäó ñîáîé ÏÊ ñ ñîîòâåòñòâóþùèìè ïðîãðàììíûìè ïðîäóêòàìè. Ïðè èíòåãðèðîâàííîé îðãàíèçàöèè ñîçäàåòñÿ âíóòðåííÿÿ ñâÿçü ðåñóðñîâ âñåõ êîìïüþòåðîâ è ïðîãðàììíîãî îáåñïå÷åíèÿ, ôîðìèðóåòñÿ åäèíàÿ áàçà äàííûõ è áàçà çíàíèé (ÁÇ), ðàññìîòðåííûå ðàíåå. Âíåäðåíèå ñîâðåìåííûõ òåõíè÷åñêèõ ñðåäñòâ â ïðîöåññû îáðàáîòêè èíôîðìàöèè ïðåñëåäóåò ñëåäóþùèå öåëè: - ñîçäàíèå íîâûõ èíôîðìàöèîííûõ êîìïëåêñîâ; - ñîêðàùåíèå òðóäîâûõ è ìàòåðèàëüíûõ çàòðàò íà ñîçäàíèå, îáðàáîòêó, ïîèñê è äîñòàâêó äîêóìåíòîâ; - óëó÷øåíèå êà÷åñòâà è ïîâûøåíèå îïåðàòèâíîñòè êîïèðîâàëüíî-ìíîæèòåëüíûõ ðàáîò; - íàäåæíîñòü õðàíåíèÿ è èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ; - ïîâûøåíèå ïðîèçâîäèòåëüíîñòè è óëó÷øåíèå óñëîâèé òðóäà óïðàâëåí÷åñêîãî ïåðñîíàëà, ðàáîòàþùåãî ñ äîêóìåíòàìè. Íàèáîëüøèé ïðîèçâîäñòâåííûé ýôôåêò äîñòèãàåòñÿ ïðè ñîâìåñòíîì ïðèìåíåíèè âû÷èñëèòåëüíîé è îðãàíèçàöèîííîé òåõíèêè. Ïðè ýòîì îñíîâíûì òðåáîâàíèåì ê òåõíè÷åñêèì ñðåäñòâàì ÿâëÿåòñÿ èõ òåõíîëîãè÷åñêàÿ ñîâìåñòèìîñòü è âîçìîæíîñòü àãðåãàòèðîâàíèÿ â åäèíóþ ñèñòåìó. Ñîñòàâ ñàìèõ êîìïëåêòîâ òåõíè÷åñêèõ ñðåäñòâ çàâèñèò îò êîíêðåòíûõ óñëîâèé îðãàíèçàöèè (ïðåäïðèÿòèÿ) è åãî äîêóìåíòîîáîðîòà. Âûáîð íîìåíêëàòóðû è êîëè÷åñòâà òåõíè÷åñêèõ ñðåäñòâ îñóùåñòâëÿåòñÿ â ñëåäóþùåé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè: - âûáîð è òåìàòè÷åñêàÿ «ãðóïïèðîâêà çàäà÷»; - îïðåäåëåíèå îáúåìîâ ðàáîò çà ïëàíèðóåìûé ïåðèîä ïî âèäàì âûïîëíÿåìûõ îïåðàöèé; - ïðèìåðíûé (îðèåíòèðîâî÷íûé) ïåðå÷åíü òåõíè÷åñêèõ ñðåäñòâ; - ðàñ÷åò êîëè÷åñòâà è óòî÷íåíèå íîìåíêëàòóðû òåõíè÷åñêèõ ñðåäñòâ. Ïðè âûáîðå òåõíè÷åñêèõ ñðåäñòâ îáðàáîòêè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ñëåäóåò ðóêîâîäñòâîâàòüñÿ ýêîíîìè÷åñêîé öåëåñîîáðàçíîñòüþ ïðèîáðåòåíèÿ è ïðàêòè÷åñêîãî îñâîåíèÿ, äîñòèãíóòûì óðîâíåì îðãàíèçàöèè òðóäà, íàëè÷èåì íåîáõîäèìûõ ïðîèçâîäñòâåííûõ ïëîùàäåé, âîçìîæíîñòÿìè òåêóùåãî (îïåðàòèâíîãî) ðåìîíòà.
– 25 –
5. Òåõíè÷åñêîå îáåñïå÷åíèå. Îðãòåõíèêà Ñîâðåìåííûé ðûíîê ñðåäñòâ îðãòåõíèêè ñòîëü ïðåäñòàâèòåëåí, ÷òî ìû ìîæåì ïðèâåñòè ëèøü íåáîëüøîé ïåðå÷åíü ïðèìåíÿåìûõ â îòå÷åñòâåííîé ïðàêòèêå ìåõàíèçìîâ, àâòîìàòîâ è óñòðîéñòâ äëÿ îáðàáîòêè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè: - êîïèðîâàëüíûå àâòîìàòû ôèðì «Ârother», «Ñànnîn»; - òåëåôîíû (ðàäèîòåëåôîíû) ôèðì «Ðànàsonic»; - òåëåôàêñû ôèðì «Ðànàsonic»; - ïåðåãîâîðíûå óñòðîéñòâà òèïà «ñåêðåòàðü — äèðåêòîð», «ïóëüò äèðåêòîðñêîé ñâÿçè» ôèðìû «Ñîmmàõ»; - ïåéäæåðû ôèðì «Ñlobal Net», «Ìîtîrola Àdvison», «Âràvî»; - ìèíè-òèïîãðàôèè Råõ-Rîtàró; - ëàìèíàòîðû, óíè÷òîæèòåëè áóìàã. Ðåçàêè: êîìïëåêòû ôèðìû «GÌÐ-Ðîññ-Êîì Vàl»; - îôèñíàÿ ìåáåëü: êîìïëåêòû ôèðì «Âàu Flåõ», «À.Ð Èìïåêñ», «ÊÒ-òåõíîëîãèè», «Ìàrtåõ», «Ðîññïåöñòîé»; - ñåéôû (â íàáîðàõ) ôèðì «Sentry-Ñînsul», «Àiko». Âîçìîæíîñòè ñîâðåìåííîãî äèçàéíà èíôîðìàòèçàöèè óïðàâëåí÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè âïîëíå ðåàëüíû.  ýòîì óáåæäàþò ïîñòîÿííûå ìåæäóíàðîäíûå è îòå÷åñòâåííûå âûñòàâêè-ÿðìàðêè îðãòåõíèêè, ïðîâîäèìûå â Ðîññèè äåâÿíîñòûõ ãîäîâ.
6. Îñîáåííîñòè óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà â óñëîâèÿõ êîìïüþòåðèçàöèè  óñëîâèÿõ èíôîðìàòèçàöèè íàðîäíîãî õîçÿéñòâà Ðîññèè îñíîâíûì ïàðàìåòðîì è ïðîäóêòîì óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà ñòàíîâèòñÿ èíôîðìàöèÿ, â òîì ÷èñëå è åå äîêóìåíòíàÿ ñîñòàâëÿþùàÿ. Èíôîðìàöèÿ ïîñòåïåííî ïåðåõîäèò â êàòåãîðèþ òîâàðà, ïðèîáðåòàÿ õàðàêòåð ïîòðåáèòåëüñêîé ñòîèìîñòè. Ïðè ýòîì î÷åâèäíî, ÷òî èíôîðìàöèîííûå ñèñòåìû óïðàâëåíèÿ ïîçâîëÿþò îñâîáîäèòü ÷àñòü ðàáî÷åãî âðåìåíè äëÿ ðàñøèðåíèÿ êîììóíèêàöèé ñ ðàáîòíèêàìè è äèàëîãà ñ ñèñòåìîé óïðàâëåíèÿ, âêëþ÷àþùåãî â ñåáÿ è ðåàëèçàöèþ ìåõàíèçìà îáðàòíîé ñâÿçè â êà÷åñòâå êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ. Êîìïüþòåðèçàöèÿ ïîçâîëÿåò ïîâûñèòü êîìôîðòíîñòü óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà çà ñ÷åò ïîëó÷åíèÿ äîñòîâåðíîé èíôîðìàöèè è ðàáîòû ñ ïàêåòàìè ïðèêëàäíîãî ÏÎ, èìèòèðóþùåãî – 26 –
èíòåëëåêòóàëüíóþ ñîñòàâëÿþùóþ îáùåãî ïîòåíöèàëà ïðåäïðèÿòèÿ èëè åãî ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ. Ðóêîâîäèòåëü ïîëó÷àåò âîçìîæíîñòü âûáðàòü èç íàáîðà ðåøåíèé — ëó÷øåå, à íåïðàâèëüíîå (èç ðÿäà íåîïðåäåëåííûõ ðåøåíèé) — íà åãî ñîáñòâåííûé âçãëÿä. Ðàçóìååòñÿ, ñòîèìîñòü ðåçóëüòàòîâ ïðèíÿòîãî ðåøåíèÿ óâåëè÷èâàåòñÿ, à èíôîðìàöèÿ êàê îòðàæåíèå óïðàâëåí÷åñêîãî ðåøåíèÿ, ìíîãîêðàòíî óâåëè÷èâàåò ñâîþ ñòîèìîñòü, ðåàëèçóÿñü â âåùåñòâåííûõ ýëåìåíòàõ ïðîèçâîäñòâà. Íåâåðíî æå ïðèíÿòîå ðåøåíèå â ìàñøòàáàõ ðåãèîíà, îòðàñëè, ãîñóäàðñòâà ìîæåò ïðèâåñòè ê îùóòèìûì ñîöèàëüíî-ýêîíîìè÷åñêèì è ïîëèòè÷åñêèì ïîòåðÿì. Òàê, ïðèíÿòîå ðàíåå ðåøåíèå î ñòðîèòåëüñòâå ÁàéêàëîÀìóðñêîé æåëåçíîäîðîæíîé ìàãèñòðàëè ñ çàòðàòàìè 7 ìëðä äîëëàðîâ (â ñîïîñòàâèìûõ öåíàõ 60—70-õ ãîäîâ) â íàñòîÿùåå âðåìÿ ïðåäñòàâëÿåòñÿ îøèáî÷íûì è òåïåðü ïðèõîäèòñÿ èçûñêèâàòü ìíîãîìèëëèîííûå àññèãíîâàíèÿ äëÿ ïîääåðæàíèÿ æèçíåñïîñîáíîñòè îòäåëüíûõ ó÷àñòêîâ ìàãèñòðàëè è ñëîæèâøåéñÿ èíôðàñòðóêòóðû. Íåñîìíåííî, êîìïüþòåðíîå îáåñïå÷åíèå òðóäà ðóêîâîäèòåëÿ óìåíüøàåò ðèñê äâîéñòâåííîãî õàðàêòåðà òðóäà ðóêîâîäèòåëÿ êàê âûñîêîêâàëèôèöèðîâàííîãî ñïåöèàëèñòà è îðãàíèçàòîðà ïðîèçâîäñòâà. Àâòîìàòèçèðîâàííûå èíôîðìàöèîííûå ñèñòåìû óïðàâëåíèÿ ñóùåñòâåííî ñîêðàùàþò âðåìÿ, çàòðà÷èâàåìîå ðóêîâîäèòåëåì íà ðàáîòó â êà÷åñòâå ñïåöèàëèñòà. Àâòîìàòèçàöèÿ óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà, êðîìå òîãî, ñóùåñòâåííî ñíèæàåò ïîòðåáíîñòü â ìîáèëüíîñòè ðóêîâîäèòåëÿ: â ñëóæåáíûõ êîìàíäèðîâêàõ è ïîñåùåíèè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé. Èíôîðìàöèîííàÿ ñèñòåìà óïðàâëåíèÿ îáåñïå÷èâàåò ðóêîâîäèòåëÿ äîñòîâåðíîé è ïîëíîé èíôîðìàöèåé î ñîñòîÿíèè óïðàâëåíèÿ îáúåêòà óïðàâëåíèÿ äëÿ ïðèíÿòèÿ ðåøåíèÿ è êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ. Ðóêîâîäèòåëü (ìåíåäæåð) â ýòèõ óñëîâèÿõ áóäåò ïîñòåïåííî àäàïòèðîâàòüñÿ ê îôèñíîìó, êàáèíåòíîìó ñòèëþ ðàáîòû, ÷òî â óñëîâèÿõ êîìàíäíî-àäìèíèñòðàòèâíîé ñèñòåìû ñ÷èòàëîñü êðóïíûì íåäîñòàòêîì óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà. Êîìïüþòåðèçàöèÿ ïîçâîëÿåò ñóùåñòâåííî ðàñøèðèòü âîçìîæíîñòè ðåàëèçàöèè ñàìîãî óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà, îáîãàùàÿ åãî ôîðìû. Òàê, ñòàëè âîçìîæíû íåìûñëèìûå ðàíåå äåëîâûå èãðû è ìîäåëèðîâàíèå, ýëåêòðîííûå çàïèñíûå êíèæêè, òåëå– 27 –
âèçèîííûå êîíôåðåíöèè, äåëîâîå ñëîâî, ìàøèíî÷èòàåìûå áëàíêè è ôîðìàòû äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Ñîäåðæàòåëüíîé áàçîé ñîçäàíèÿ è ðàçâèòèÿ ðàçëè÷íûõ èíôîðìàöèîííûõ óñëóã ÿâëÿþòñÿ áàçû äàííûõ è çíàíèé (ÁÄ è ÁÇ), íàïîëíÿåìûå ïîëåçíûìè ñâåäåíèÿìè, ñîäåðæàùèìèñÿ è â äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Ñåðâèñíûå ôóíêöèè äîêóìåíòàëüíî-èíôîðìàöèîííûõ ñèñòåì ïîçâîëÿþò ïîâûñèòü óðîâåíü ñîäåðæàíèÿ è êà÷åñòâà êàäðîâîé ðàáîòû, òåõíè÷åñêîãî è îðãàíèçàöèîííîãî òâîð÷åñòâà ïåðñîíàëà. Àâòîìàòèçàöèÿ àäìèíèñòðàòèâíîãî è óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà ñïîñîáñòâóåò óñèëåíèþ âîçäåéñòâèÿ çàêîíîâ è ïðèíöèïîâ óïðàâëåíèÿ, øèðîêî èçâåñòíûõ â òåîðèè: åäèíñòâà ñèñòåì óïðàâëåíèÿ, ñîïîñòàâèìîñòè óïðàâëÿþùåé è óïðàâëÿåìîé ñèñòåì, ïðîïîðöèîíàëüíîñòè ïðîèçâîäñòâà è óïðàâëåíèÿ, ýêîíîìèè âðåìåíè. Ìû ïîëàãàåì, ÷òî êðàòêîå çíàêîìñòâî ñ íèìè âåñüìà ïîëåçíî âñåì, êòî èìååò äåëî ñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé. Çàêîí åäèíñòâà ñèñòåì óïðàâëåíèÿ ðåàëèçóåòñÿ ïóòåì ñîçäàíèÿ îðãàíèçàöèîííûõ è òåõíè÷åñêèõ ïðåäïîñûëîê äëÿ ñîçäàíèÿ åäèíîé è äîñòóïíîé ÁÄ, ëèêâèäàöèè îáîñîáëåííîñòè è äóáëèðîâàíèÿ ïîäñèñòåì, íàêîïëåíèÿ äàííûõ î ôóíêöèîíèðîâàíèè ïðåäïðèÿòèÿ, îðãàíèçàöèè. Çàêîí ñîïîñòàâèìîñòè óïðàâëÿþùåé è óïðàâëÿåìîé ñèñòåì ðåàëèçóåòñÿ çà ñ÷åò ñîîòíîøåíèÿ ïðîèçâîäñòâåííîãî è óïðàâëåí÷åñêîãî ïîòåíöèàëà, îïðåäåëÿåìîãî, êàê ïðàâèëî, óðîâíåì ôîíäîâîîðóæåííîñòè è ñîîòâåòñòâèÿ ïðîôåññèîíàëüíîãî óðîâíÿ ðóêîâîäèòåëåé è ñïåöèàëèñòîâ ñîâðåìåííîìó òåõíîëîãè÷åñêîìó óðîâíþ. Çàêîí ïðîïîðöèîíàëüíîñòè ïðîèçâîäñòâà è óïðàâëåíèÿ îò÷åòëèâî ïðîÿâëÿåò ñåáÿ â îðãàíè÷íîì ñîîòíîøåíèè ïðîãíîçèðîâàíèÿ è ïëàíèðîâàíèÿ ïðè ñîçäàíèè áèçíåñ-ïëàíà, ïîääåðæàíèÿ îïòèìàëüíûõ ñîöèàëüíî-ýêîíîìè÷åñêèõ è ïðîèçâîäñòâåííûõ ïðîïîðöèé. Çàêîí ýêîíîìèè âðåìåíè òðåáóåò ïîñòîÿííîãî óìåíüøåíèÿ çàòðàò æèâîãî òðóäà â ïðîöåññàõ ïîäãîòîâêè è ðåàëèçàöèè óïðàâëåí÷åñêèõ ðåøåíèé. Èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííûå ïðîöåññû îò÷åòëèâî èëëþñòðèðóþò ðàçëè÷íûå ïðîÿâëåíèÿ çàêîíà. Îòäåëüíûå çàêîíû è çàêîíîìåðíîñòè îòðàæàþò âåñüìà ñóùåñòâåííûå îñîáåííîñòè êîìïüþòåðèçàöèè óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà. Òàêîâû çàêîíû ýêîíîìèè èíòåëëåêòóàëüíîãî òðóäà, ýâîëþöèè ìåòîäîâ óïðàâëåíèÿ. – 28 –
Çàêîí ýêîíîìèè èíòåëëåêòóàëüíîãî òðóäà îò÷åòëèâî ðåàëèçóåòñÿ çà ñ÷åò ñîçäàíèÿ è ðàçâèòèÿ áàçû çíàíèé (ÁÇ), îñíîâàííîé íà èíôîðìàöèîííîé òåõíîëîãèè è âêëþ÷àþùåé â ñåáÿ ïðèìåíåíèå ýêîíîìèêî-ìàòåìàòè÷åñêèõ ìåòîäîâ ïðè îïåðàòèâíî-ïåðñïåêòèâíîì ïëàíèðîâàíèè; íàáîð òèïîâûõ âàðèàíòîâ è ñèòóàöèé, èõ ðåøåíèÿ, ìåòîäîâ èõ ïðåîäîëåíèÿ è âîçìîæíûõ ïîñëåäñòâèé; íåòðàäèöèîííûõ öåëåé, ïðîáëåì èõ ðåøåíèé, îáó÷àþùèõ ïðîãðàìì è íåðåàëèçîâàííûõ, â òîì ÷èñëå «íåëåïûõ», ïðåäëîæåíèé. Çàêîí ýâîëþöèè ìåòîäîâ óïðàâëåíèÿ (îò àäìèíèñòðàòèâíûõ ê îðãàíèçàöèîííûì) òðåáóåò íåóêëîííîãî ñîâåðøåíñòâîâàíèÿ ñòèëÿ è ôîðì äåÿòåëüíîñòè. Êàê èçâåñòíî, ñóòü àäìèíèñòðàòèâíûõ ìåòîäîâ ñâîäèòñÿ ê êîîðäèíàöèè è óïðàâëåíèþ ïî ðåçóëüòàòàì (îòêëîíåíèÿì) è òðåáóåò îòëàæåííîé ñîâîêóïíîñòè äèñöèïëèíèðîâàííûõ âîçäåéñòâèé. Àäìèíèñòðèðîâàíèå êàê ñïîñîá óïðàâëåíèÿ ÿâëÿåòñÿ ñëåäñòâèåì äåôèöèòà èíôîðìàöèè èëè íèçêîãî óðîâíÿ ïðîôåññèîíàëèçìà ðóêîâîäèòåëÿ. Îñíîâîé æå îðãàíèçàöèîííûõ ìåòîäîâ óïðàâëåíèÿ ÿâëÿþòñÿ ïëàíèðîâàíèå, îðãàíèçàöèÿ è âîçäåéñòâèÿ ïî óïðåæäåíèþ íåæåëàòåëüíûõ îòêëîíåíèé; îðãàíè÷åñêàÿ è äèíàìè÷åñêàÿ ñâÿçü ñîöèàëüíî-ýêîíîìè÷åñêèõ, ìîðàëüíî-ïñèõîëîãè÷åñêèõ àñïåêòîâ. Óêàçàííûå çàêîíîìåðíîñòè è ñòåïåíü èõ ðåàëèçàöèè â ïðîöåññàõ èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ ïîçâîëÿþò ïðèâåñòè â äåéñòâèå ôàêòîðû ñòàáèëüíîñòè, ãèáêîñòè, àäàïòàöèè è èíòåãðàöèè, êîîïåðàöèè ðàçëè÷íûõ ýëåìåíòîâ è ïðîöåññîâ óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà. Èíôîðìàòèçàöèÿ (êîìïüþòåðèçàöèÿ) ïðîöåññîâ îáðàáîòêè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ñ íåèçáåæíîñòüþ ïîäâîäèò íàñ ê ïåðåîñìûñëåíèþ ôóíäàìåíòàëüíûõ ïîíÿòèé äîêóìåíòîâåäåíèÿ: äîêóìåíòîîáîðîòà, äåëîïðîèçâîäñòâà, ñèñòåìàòèçàöèè è õðàíåíèÿ, êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ. Ïî ñóòè, è ñàìî ïîíÿòèå «äîêóìåíò» ïîëó÷àåò ðàñøèðèòåëüíîå è äîñòàòî÷íî óíèâåðñàëüíîå òîëêîâàíèå, îõâàòûâàþùåå øèðîêèé ñïåêòð îðãàíèçàöèîííî- ðàñïîðÿäèòåëüíîé, íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé è òåõíîëîãè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè. Ëèòåðàòóðà 1. Ñïðàâî÷íèê äèðåêòîðà ïðåäïðèÿòèÿ. Ì.: ÈÍÔÐÀ-Ì, 1998. 2. Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Îðãàíèçàöèîííàÿ êóëüòóðà ðóêîâîäèòåëÿ. Âîëãîãðàä: ÎÀÎ «Õèìïðîì», 1996. – 29 –
3. Ìåëþõèí È.Ñ. Ãîñóäàðñòâåííàÿ èíôîðìàöèîííàÿ ïîëèòèêà: ïðîáëåìû è ïåðñïåêòèâû ðàçâèòèÿ // Èíôîðìàöèîííûå ðåñóðñû Ðîññèè. 1996. ¹ 4—5. Ñ. 9—10. 4. Ðàéêîâ À.Í. Áîëüøèå èíôîðìàöèîííûå ñèñòåìû, ñèñòåìíîå ïðîåêòèðîâàíèå è ñèñòåìíàÿ èíòåãðàöèÿ // Íàó÷íîòåõíè÷åñêàÿ èíôîðìàöèÿ. Ñåðèÿ 1. 1995. ¹ 10. Ñ. 1. 5. Òåðìèíîëîãè÷åñêèé ñëîâàðü ïî èíôîðìàòèêå. Ì.: ÌÖÍÒÈ, 1975.
– 30 –
ÒÅÌÀ 3
ÑÎÑÒÀÂËÅÍÈÅ È ÎÔÎÐÌËÅÍÈÅ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ Ïëàí ëåêöèè
1. Íîðìàòèâíàÿ áàçà óíèôèöèðîâàííûõ ñèñòåì äîêóìåíòàöèè. 2. Âèä è áëàíê äîêóìåíòà. 3. Àäðåñîâàíèå, ñîãëàñîâàíèå è óäîñòîâåðåíèå äîêóìåíòà. 4. Îñíîâíûå òðåáîâàíèÿ ê òåêñòó îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ. Ñîçäàíèå è îôîðìëåíèå äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ÿâëÿåòñÿ âàæíûì òåõíîëîãè÷åñêèì ýòàïîì äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ, íåçàâèñèìî îò òðàäèöèîííûõ èëè ìàøèííûõ ñïîñîáîâ ðåàëèçàöèè. Íåîáõîäèìîñòü óíèôèêàöèè è ñòàíäàðòèçàöèè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè â ìàñøòàáàõ ñòðàíû, îòðàñëè, ðåãèîíà èëè îòäåëüíî âçÿòîãî ïðåäïðèÿòèÿ îáóñëîâëåíû îáèëèåì îáúåìîâ è íîìåíêëàòóðû ñàìèõ äîêóìåíòîâ. Îá ýòîì áûëî ïîäðîáíî ñêàçàíî â ãëàâå I íàñòîÿùåãî ïîñîáèÿ.  íàñòîÿùåé ëåêöèè ìû ñòàâèì öåëüþ áîëåå ïîäðîáíîå è êîíêðåòíîå èçëîæåíèå òåõíîëîãè÷åñêèõ ïðîöåññîâ, ôîðìàòîâ è òðåáîâàíèé, ïðåäúÿâëÿåìûõ íîðìàòèâíî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèåé Ðîññèè, ê ñîñòàâëåíèþ è îôîðìëåíèþ ðàçëè÷íîãî ðîäà äîêóìåíòîâ. Êàê èçâåñòíî, íàèáîëåå îáùèìè è ìíîãî÷èñëåííûìè â ïîòîêàõ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ÿâëÿþòñÿ îðãàíèçàöèîííîðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêóìåíòû, ïðèìåíÿåìûå ïðè ðåàëèçàöèè ðàñïîðÿäèòåëüíîé è èñïîëíèòåëüíîé äåÿòåëüíîñòè ðàçëè÷íûõ îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè, ïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèé ðàçëè÷íîãî ñòàòóñà è ôóíêöèîíàëüíîãî íàçíà÷åíèÿ.
1. Íîðìàòèâíàÿ áàçà óíèôèöèðîâàííûõ ñèñòåì äîêóìåíòàöèè Ñ 1 ÿíâàðÿ 1999 ãîäà â ñòðàíå äåéñòâóåò ÃÎÑÒ Ð 6.30-97 «Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè. Òðåáîâàíèÿ ê îôîðìëåíèþ äîêóìåíòîâ», ÿâëÿþùèéñÿ îñíîâîïîëàãàþùèì â ïðîöåññàõ èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. – 31 –
Ñòàíäàðò ðàçðàáîòàí Âñåðîññèéñêèì íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêèì èíñòèòóòîì äîêóìåíòîâåäåíèÿ è àðõèâíîãî äåëà Ôåäåðàëüíîé àðõèâíîé ñëóæáû Ðîññèè. Êàæäûé îòäåëüíî ðàññìàòðèâàåìûé äîêóìåíò ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ñîâîêóïíîñòü ýëåìåíòîâ, íàçûâàåìûõ ðåêâèçèòàìè (îò ëàò. «ðåêâèçèòóì» — íåîáõîäèìîå) — îáÿçàòåëüíûìè äàííûìè, ñâåäåíèÿìè, êîòîðûå äîëæåí ñîäåðæàòü äîêóìåíò, ÷òîáû îáëàäàòü ïîäëèííîé þðèäè÷åñêîé ñèëîé, ñëóæèòü îñíîâàíèåì ñîâåðøåíèÿ ðàçëè÷íûõ îïåðàöèé. Òàêîâû, íàïðèìåð, íàçâàíèå äîêóìåíòà, åãî àâòîð, àäðåñàò, çàãîëîâîê, òåêñò è äð. Íà ïðàêòèêå ðàçëè÷íûå òèïû äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè èìåþò ñïåöèôè÷åñêèé íàáîð ðåêâèçèòîâ. Ñîâîêóïíîñòü ñàìèõ ðåêâèçèòîâ îáðàçóåò ôîðìóëÿð äîêóìåíòà (îò ëàò. «ôîðìóëà» — ôîðìà, ïðàâèëî), êîòîðûé ñîäåðæèò òåêñò, ñîñòàâëåííûé çàðàíåå è òðåáóþùèé ëèøü çàïîëíåíèÿ íåêîòîðûõ ñòðîê è ïîäïèñàíèÿ, ïîñëå ÷åãî îí ïîëó÷àåò þðèäè÷åñêóþ ñèëó. Ðàçëè÷íûå ãðàôè÷åñêèå è òåêñòîâûå ìàêåòû äîêóìåíòîâ â ñîâîêóïíîñòè îáðàçóþò ôîðìóëÿð-îáðàçåö, êîòîðûé ÿâëÿåòñÿ ôàêòè÷åñêèì ïðîòîòèïîì ìíîãèõ äîêóìåíòîâ. Óïîìÿíóòûì ðàíåå ÃÎÑÒîì 6.30-97 óñòàíîâëåíî ðàñïîëîæåíèå 29 ðåêâèçèòîâ è äâà îñíîâíûõ ôîðìàòà áëàíêîâ äîêóìåíòîâ — À4 è À5. ÃÎÑÒîì äîïóñêàåòñÿ èñïîëüçîâàíèå áëàíêîâ ôîðìàòà À3 è À6. Áëàíêè äîêóìåíòîâ äîëæíû èìåòü ïîëÿ íå ìåíåå: 20 ìì — ëåâîå; 10 ìì — ïðàâîå; 20 ìì — âåðõíåå; 10 ìì — íèæíåå.
2. Âèä è áëàíê äîêóìåíòà Íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà (ðåêâèçèò 08) — ñîâîêóïíîñòü äîêóìåíòîâ, âûïîëíÿþùèõ îäíîðîäíûå ôóíêöèè. Óêàçàíèå âèäà (óñòàâ, ïîñòàíîâëåíèå, ïðèêàç, ïðîòîêîë è äð.) ÿâëÿåòñÿ îäíèì èç îáÿçàòåëüíûõ ðåêâèçèòîâ, êîòîðûé ìîæåò îòñóòñòâîâàòü òîëüêî íà ñëóæåáíîì ïèñüìå. Óêàçàíèå âèäà äîêóìåíòà ÿâëÿåòñÿ ïðèçíàêîì îáÿçàòåëüíîñòè è îïåðàòèâíîñòè åãî âûïîëíåíèÿ, ôîðìû è íàáîðà íåîáõîäèìûõ ðåêâèçèòîâ, êîìïîçèöèè òåêñòà. Íàçâàíèå âèäà ðàçìåùàåòñÿ â çàãîëîâî÷íîé ÷àñòè äîêóìåíòà. – 32 –
Áëàíê äîêóìåíòà — ýòî ñòàíäàðòíûé ëèñò áóìàãè ñ âîñïðîèçâåäåííîé íà íåì ïîñòîÿííîé èíôîðìàöèåé äîêóìåíòà è ìåñòîì, îòâåäåííîì äëÿ ïåðåìåííîé. Áëàíê èçãîòîâëÿåòñÿ òèïîãðàôñêèì ñïîñîáîì è ñòàíäàðòíûì íàáîðîì øðèôòîâ. Íà ïðàêòèêå ïîëó÷èëè ðàñïðîñòðàíåíèå äâà âèäà áëàíêîâ: îáùèé è ñïåöèàëèçèðîâàííûé.  áëàíêàõ äâå ïàðû ðåêâèçèòîâ ÿâëÿþòñÿ âçàèìîèñêëþ÷àþùèìè: àäðåñ ó÷ðåæäåíèÿ-àâòîðà èëè âèä äîêóìåíòà ñî ññûëêîé íà èíäåêñ è äàòó âõîäÿùåãî äîêóìåíòà èëè ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ. Ðåêâèçèòû ðàñïîëàãàþòñÿ óãëîâûì è ïðîäîëüíûì âàðèàíòàìè. Óãëîâîé âàðèàíò áîëåå ýêîíîìè÷åí è ðåêîìåíäóåòñÿ äëÿ ïèñåì è äîêóìåíòîâ, ïîäëåæàùèõ óòâåðæäåíèþ (äîãîâîðîâ, àêòîâ, èíñòðóêöèé). Ãîñóäàðñòâåííûé ãåðá ÐÔ (ðåêâèçèò 01) — ñèìâîëè÷åñêîå ãðàôè÷åñêîå èçîáðàæåíèå ãîñóäàðñòâåííîñòè ñ àòðèáóòàìè âëàñòè è òðàäèöèîííûõ èñòîðè÷åñêèõ öåííîñòåé. Ãåðá ïîìåùàþò íà áëàíêàõ äîêóìåíòîâ â ñîîòâåòñòâèè ñ Ïîëîæåíèåì î ãîñóäàðñòâåííîì ãåðáå Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè. Ãåðá ñóáúåêòà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè (ðåêâèçèò 02) ïîìåùàþò íà áëàíêàõ äîêóìåíòîâ â ñîîòâåòñòâèè ñ ïðàâîâûìè àêòàìè ñóáúåêòîâ ÐÔ. Ýìáëåìà îðãàíèçàöèè èëè òîâàðíûé çíàê (çíàê îáñëóæèâàíèÿ) (ðåêâèçèò 03) — ñèìâîëè÷åñêîå ãðàôè÷åñêîå èçîáðàæåíèå îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè, íå çàìåíÿþùåå íàèìåíîâàíèå è èñïîëüçóþùåå òîâàðíûé çíàê, ðåãèñòðèðóåìûé â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå. Ýìáëåìà ðàçìåùàåòñÿ íà ëåâîì ïîëå áëàíêà — íà óðîâíå íàçâàíèÿ îðãàíèçàöèè â ñîîòâåòñòâèè ñ óñòàâîì (ïîëîæåíèåì îá îðãàíèçàöèè). Åå íå âîñïðîèçâîäÿò íà áëàíêå, ãäå ïîìåùåí Ãîñóäàðñòâåííûé ãåðá ÐÔ èëè Ãåðá ñóáúåêòà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè. Êîäû îðãàíèçàöèè è ôîðìû äîêóìåíòà (ðåêâèçèòû 04, 05) èñïîëüçóþòñÿ ïðè ïîäãîòîâêå îáùåãî áëàíêà äîêóìåíòîâ ñ ïðîñòàâëåíèåì íà âåðõíåì ïîëå äîêóìåíòà ïî Îáùåðîññèéñêîìó êëàññèôèêàòîðó ïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèé (ÎÊÏÎ) è Îáùåðîññèéñêîìó êëàññèôèêàòîðó óïðàâëåí÷åñêîé äîêóìåíòàöèè (ÎÊÓÄ). Íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè (ðåêâèçèò 06), ÿâëÿþùåéñÿ àâòîðîì äîêóìåíòà, äîëæíî ñîîòâåòñòâîâàòü íàèìåíîâàíèþ, çàêðåïëåííîìó â åå ó÷ðåäèòåëüíûõ äîêóìåíòàõ. Íàä íàèìåíîâàíèåì îðãàíèçàöèè óêàçûâàþò ñîêðàùåííîå, à ïðè åãî îòñóòñòâèè — – 33 –
ïîëíîå íàèìåíîâàíèå âûøåñòîÿùåé îðãàíèçàöèè. Íàèìåíîâàíèå ñóáúåêòîâ ÐÔ, èìåþùèõ íàðÿäó ñ ðóññêèì ÿçûêîì â êà÷åñòâå ãîñóäàðñòâåííîãî íàöèîíàëüíûé ÿçûê, ïå÷àòàþò íà äâóõ ÿçûêàõ — ðóññêîì è íàöèîíàëüíîì. Ñîêðàùåííîå íàèìåíîâàíèå (â ñêîáêàõ) ïîìåùàþò íèæå ïîëíîãî. Íàèìåíîâàíèå íà èíîñòðàííîì ÿçûêå âîñïðîèçâîäÿò â òåõ ñëó÷àÿõ, êîãäà îíî çàêðåïëåíî â óñòàâå (ïîëîæåíèè îá îðãàíèçàöèè). Íàèìåíîâàíèå íà èíîñòðàííîì ÿçûêå ðàñïîëàãàþò íèæå íàèìåíîâàíèÿ íà ðóññêîì ÿçûêå. Íàèìåíîâàíèå ôèëèàëà, òåððèòîðèàëüíîãî îòäåëåíèÿ, ïðåäñòàâèòåëüñòâà, ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ óêàçûâàþò â òîì ñëó÷àå, åñëè îíî ÿâëÿåòñÿ àâòîðîì äîêóìåíòà, è ðàñïîëàãàþò íèæå íàèìåíîâàíèÿ îðãàíèçàöèè. Àâòîðîì äîêóìåíòà ìîæåò áûòü è äîëæíîñòíîå ëèöî, ïðåäñòàâëÿþùåå îðãàíèçàöèþ. Ñïðàâî÷íûå äàííûå îá îðãàíèçàöèè (ðåêâèçèò 07) âêëþ÷àþò: ïî÷òîâûé àäðåñ, íîìåðà òåëåôîíîâ è äðóãèå ñâåäåíèÿ ïî óñìîòðåíèþ îðãàíèçàöèè (íîìåðà ôàêñîâ, òåëåêñîâ, ñ÷åòîâ â áàíêå, àäðåñ ýëåêòðîííîé ïî÷òû è äð.). Íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà (ðåêâèçèò 08), ñîñòàâëåííîãî èëè èçäàííîãî îðãàíèçàöèåé, ðåãëàìåíòèðóåòñÿ óñòàâîì (ïîëîæåíèåì îá îðãàíèçàöèè) è äîëæíî ñîîòâåòñòâîâàòü âèäàì äîêóìåíòîâ, ïðåäóñìîòðåííûì ÓÑÎÐÄ.  ñëóæåáíûõ ïèñüìàõ íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà íå óêàçûâàåòñÿ. Äàòà äîêóìåíòà (ðåêâèçèò 09) ÿâëÿåòñÿ âðåìåíåì åãî ïîäïèñàíèÿ èëè óòâåðæäåíèÿ, äëÿ ïðîòîêîëà — äàòà çàñåäàíèÿ (ïðèíÿòèÿ ðåøåíèÿ), äëÿ àêòà — äàòà ñîáûòèÿ. Åñëè àâòîðàìè äîêóìåíòà ÿâëÿþòñÿ íåñêîëüêî îðãàíèçàöèé, òî äàòîé äîêóìåíòà ÿâëÿåòñÿ íàèáîëåå ïîçäíÿÿ äàòà ïîäïèñàíèÿ. Äàòó äîêóìåíòà îôîðìëÿþò òðåìÿ ïàðàìè àðàáñêèõ öèôð â ñëåäóþùåé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè: äåíü ìåñÿöà, ìåñÿö, ãîä. Ïðè ïîäãîòîâêå íîðìàòèâíûõ è ôèíàíñîâûõ äîêóìåíòîâ äîïóñêàåòñÿ ñëîâåñíîöèôðîâîé ñïîñîá îôîðìëåíèÿ äàòû (áåç êàâû÷åê), íàïðèìåð: 1 ñåíòÿáðÿ 2000 ã. Ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð äîêóìåíòà (ðåêâèçèò 10) ñîñòîèò èç åãî ïîðÿäêîâîãî íîìåðà, êîòîðûé ìîæíî äîïîëíÿòü ïî óñìîòðåíèþ îðãàíèçàöèè èíäåêñîì äåëà ïî íîìåíêëàòóðå äåë, èíôîðìàöèåé î êîððåñïîíäåíòå, èñïîëíèòåëÿõ è äð. Ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð äîêóìåíòà, ñîñòàâëåííûé ñîâìåñòíî äâóìÿ èëè áîëåå îðãàíèçàöèÿìè, ñîñòîèò èç ðåãèñòðàöèîííûõ íîìåðîâ – 34 –
äîêóìåíòà êàæäîé èç ýòèõ îðãàíèçàöèé, ïðîñòàâëÿåìûõ ÷åðåç êîñóþ ÷åð÷ó (äðîáü) â ïîðÿäêå óêàçàíèÿ àâòîðîâ â äîêóìåíòå. Ññûëêà íà ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð è äàòó äîêóìåíòà (ðåêâèçèò 11) âêëþ÷àåò ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð è äàòó äîêóìåíòà, íà êîòîðûé äàåòñÿ îòâåò. Ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ èëè èçäàíèÿ äîêóìåíòà (ðåêâèçèò 12) óêàçûâàþò â òîì ñëó÷àå, êîãäà çàòðóäíåíî åãî îïðåäåëåíèå ïî ðåêâèçèòàì «Íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè» è «Ñïðàâî÷íûå äàííûå îá îðãàíèçàöèè». Ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ èëè èçäàíèÿ óêàçûâàþò ñ ó÷åòîì ïðèíÿòîãî â ñòðàíå àäìèíèñòðàòèâíî-òåððèòîðèàëüíîãî äåëåíèÿ, è îíî âêëþ÷àåò òîëüêî îáùåïðèíÿòûå ñîêðàùåíèÿ. Ãðèô îãðàíè÷åíèÿ äîñòóïà ê äîêóìåíòó (ñåêðåòíî, êîíôèäåíöèàëüíî. ÊÒ, äëÿ ñëóæåáíîãî ïîëüçîâàíèÿ — ðåêâèçèò 13) ïðîñòàâëÿþò áåç êàâû÷åê íà ïåðâîì ëèñòå äîêóìåíòà, è åãî ìîæíî äîïîëíÿòü äàííûìè, ïðåäóñìîòðåííûìè çàêîíîäàòåëüñòâîì îá èíôîðìàöèè, îòíåñåííîé ê ãîñóäàðñòâåííîé èëè êîììåð÷åñêîé òàéíå, ê êîíôèäåíöèàëüíîé èíôîðìàöèè.
3. Àäðåñîâàíèå, ñîãëàñîâàíèå è óäîñòîâåðåíèå äîêóìåíòà Àäðåñàò (ðåêâèçèò 14) îôîðìëÿåòñÿ íà äîêóìåíòàõ, ïîäãîòîâëåííûõ äëÿ ïåðåäà÷è ðóêîâîäñòâó (çàÿâëåíèÿ, çàïèñêè, ðàñïîðÿæåíèÿ, óêàçàíèÿ), èëè íà ïèñüìàõ è äîêóìåíòàõ, îòïðàâëÿåìûõ äðóãèìè îðãàíèçàöèÿìè èëè ôèçè÷åñêèìè ëèöàìè. Ðåêâèçèò ñîñòîèò èç ñëåäóþùèõ ýëåìåíòîâ: íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè (â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå), ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ (â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå), äîëæíîñòè ïîëó÷àòåëÿ, ôàìèëèè è èíèöèàëîâ (â äàòåëüíîì ïàäåæå), ïî÷òîâîãî àäðåñà.  êà÷åñòâå àäðåñàòà ìîãóò áûòü îðãàíèçàöèè, èõ ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ, äîëæíîñòíûå èëè ôèçè÷åñêèå ëèöà. Åñëè äîêóìåíò îòïðàâëÿþò â íåñêîëüêî îäíîðîäíûõ îðãàíèçàöèé èëè â íåñêîëüêî ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé îäíîé îðãàíèçàöèè, òî èõ ñëåäóåò óêàçûâàòü îáîáùåííî, íàïðèìåð: Àäìèíèñòðàöèè ðàéîíîâ Âîëãîãðàäñêîé îáëàñòè. Ýëåìåíòû àäðåñà óêàçûâàþòñÿ â ïîñëåäîâàòåëüíîñòè, óñòàíîâëåííîé Ïî÷òîâûìè ïðàâèëàìè. Äîêóìåíò íå äîëæåí ñîäåðæàòü áîëåå ÷åòûðåõ àäðåñàòîâ. Ñëîâî «Êîïèÿ» ïåðåä âòîðûì, òðåòüèì, ÷åòâåðòûì àäðåñàòàìè íå óêàçûâàþò. Ïðè áîëüøåì – 35 –
êîëè÷åñòâå àäðåñàòîâ ñîñòàâëÿþò ñïèñîê ðàññûëêè äîêóìåíòà. Åñëè ïèñüìî àäðåñóåòñÿ îðãàíèçàöèè, óêàçûâàþò åå íàèìåíîâàíèå, à çàòåì ïî÷òîâûé àäðåñ, íàïðèìåð: Âîëãîãðàäñêèé ãîñóäàðñòâåííûé óíèâåðñèòåò 400062, Âîëãîãðàä Âòîðàÿ Ïðîäîëüíàÿ, 30. Ïðè àäðåñîâàíèè äîêóìåíòà ôèçè÷åñêîìó ëèöó óêàçûâàþò ïî÷òîâûé àäðåñ, çàòåì ôàìèëèþ è èíèöèàëû ïîëó÷àòåëÿ, íàïðèìåð: 400062, Âîëãîãðàä, óë. Êàëèíèíãðàäñêàÿ, 37 Âîðîïàåâó Ä.Ñ. Ãðèô óòâåðæäåíèÿ (ðåêâèçèò 15) ñàíêöèîíèðóåò ñîäåðæàíèå äîêóìåíòîâ, òðåáóþùèõ óòâåðæäåíèÿ äëÿ ïðèäàíèÿ èì þðèäè÷åñêîé ñèëû. Íåîáõîäèìîñòü òàêîãî ðîäà ïðåäóñìàòðèâàåòñÿ, êàê ïðàâèëî, íîðìàòèâíûìè àêòàìè ñîîòâåòñòâóþùåãî óðîâíÿ. Äîêóìåíò óòâåðæäàåòñÿ äîëæíîñòíûì ëèöîì (ëèöàìè) èëè ñïåöèàëüíî èçäàâàåìûì äîêóìåíòîì. Ïðè óòâåðæäåíèè äîêóìåíòà äîëæíîñòíûì ëèöîì ãðèô óòâåðæäåíèÿ äîëæåí ñîñòîÿòü èç ñëîâà ÓÒÂÅÐÆÄÀÞ (áåç êàâû÷åê), íàèìåíîâàíèÿ äîëæíîñòíîãî ëèöà, óòâåðæäàþùåãî äîêóìåíò, åãî ïîäïèñè, ôàìèëèè è äàòû óòâåðæäåíèÿ, íàïðèìåð: ÓÒÂÅÐÆÄÀÞ Ãåíåðàëüíûé äèðåêòîð ÎÀÎ «Õèìïðîì» Ëè÷íàÿ ïîäïèñü Ë.È. Êóòÿíèí 01.06.99. Ïðè óòâåðæäåíèè äîêóìåíòà íåñêîëüêèìè äîëæíîñòíûìè ëèöàìè èõ ïîäïèñè ðàñïîëàãàþò íà îäíîì óðîâíå. Ïðè óòâåðæäåíèè äîêóìåíòà ïîñòàíîâëåíèåì, ðåøåíèåì, ïðèêàçîì, ïðîòîêîëîì ãðèô óòâåðæäåíèÿ ñîñòîèò èç ñëîâà ÓÒÂÅÐÆÄÅÍÎ (áåç êàâû÷åê), íàèìåíîâàíèÿ óòâåðæäàþùåãî äîêóìåíòà â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå, åãî äàòû è íîìåðà, íàïðèìåð: ÓÒÂÅÐÆÄÅÍÎ Ïðîòîêîë îáùåãî ñîáðàíèÿ àêöèîíåðîâ îò 19.05.99 ¹ 12 èëè
– 36 –
ÓÒÂÅÐÆÄÅÍÎ Ïðèêàç Ïðåäñåäàòåëÿ Ïðàâëåíèÿ áàíêà îò 30.12.99 ¹ 57 Ãðèô óòâåðæäåíèÿ äîêóìåíòà ðàñïîëàãàþò â ïðàâîì âåðõíåì óãëó äîêóìåíòà. Ðåçîëþöèÿ (ðåêâèçèò 16), â ñóùíîñòè, çàêðåïëÿåò ðàñïîðÿæåíèå ðóêîâîäèòåëÿ ïî ïîâîäó ðåøåíèÿ âîïðîñà, îòðàæåííîãî â äîêóìåíòå. Îñíîâíûå òðåáîâàíèÿ ê ýòîìó ðåêâèçèòó: êðàòêîñòü, êîíêðåòíîñòü è îäíîçíà÷íîñòü. Ýëåìåíòû ðåçîëþöèè: àäðåñàò èñïîëíèòåëÿ (Ô.È.Î.), õàðàêòåð è ïîðÿäîê èñïîëíåíèÿ, ñðîê èñïîëíåíèÿ, ïîäïèñü àâòîðà ðåçîëþöèè, äàòà. Ðåçîëþöèÿ — îñíîâà êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ. Ðàçìåùàåòñÿ â âåðõíåé ïðàâîé ÷àñòè äîêóìåíòà (ìåæäó àäðåñàòîì è òåêñòîì). Ðåçîëþöèÿ ïèøåòñÿ íà äîêóìåíòå ñîîòâåòñòâóþùèì äîëæíîñòíûì ëèöîì è âêëþ÷àåò ôàìèëèè èñïîëíèòåëåé, ñîäåðæàíèå ïîðó÷åíèÿ, ñðîê èñïîëíåíèÿ, ïîäïèñü è äàòó, íàïðèìåð: Èâàíîâó Ñ.À., Äåíèñåíêî À.È. Ïðîøó ïîäãîòîâèòü ïðîåêò ñîãëàøåíèÿ ñ ôèðìîé «Ôîòîí» ê 10.12.99 Ëè÷íàÿ ïîäïèñü 05.11.99 Äîïóñêàåòñÿ îôîðìëåíèå ðåçîëþöèè è íà îòäåëüíîì ëèñòå. Çàãîëîâîê ê òåêñòó (ðåêâèçèò 17) âêëþ÷àåò êðàòêîå ñîäåðæàíèå äîêóìåíòà. Îáÿçàòåëüíî ñîãëàñóåòñÿ ñ íàèìåíîâàíèåì âèäà äîêóìåíòà è îòâå÷àåò íà âîïðîñû: î ÷åì, î êîì, ÷åãî, êîãî? Íàïðèìåð: Ïðèêàç î ïðîâåäåíèè ýêîëîãè÷åñêîé ýêñïåðòèçû; äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ ìåíåäæåðà. Èñêëþ÷åíèå ñîñòàâëÿþò äîêóìåíòû, îôîðìëåííûå íà áëàíêàõ ôîðìàòà À5, çàãîëîâîê ê êîòîðûì ìîæåò íå ñîñòàâëÿòüñÿ. Îòìåòêà î êîíòðîëå (ðåêâèçèò 18) õàðàêòåðíà äëÿ äîêóìåíòîâ îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîãî õàðàêòåðà, òðåáóþùèõ èñïîëíåíèÿ è âçÿòûõ íà êîíòðîëü. Áóêâà «Ê» èëè êîíòðîëüíàÿ äàòà íà ëåâîì ïîëå äîêóìåíòà ðàñïîëàãàåòñÿ íà óðîâíå çàãîëîâêà è ÷àùå âñåãî íàíîñèòñÿ øòåìïåëåì èëè öâåòíûì ìàðêåðîì (êàðàíäàøàìè).
– 37 –
4. Îñíîâíûå òðåáîâàíèÿ ê òåêñòó îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ Òåêñò äîêóìåíòà (ðåêâèçèò 19) — îñíîâíîé ðåêâèçèò, îïðåäåëÿþùèé ïðè÷èíû è öåëü åãî ñîñòàâëåíèÿ è îôîðìëåíèÿ. Àðãóìåíòàìè ñîçäàíèÿ äîêóìåíòà ìîãóò áûòü: àêòóàëüíîñòü âîïðîñà, öåëåñîîáðàçíîñòü, âûáîð âèäà äîêóìåíòà, êîìïåòåíòíîñòü àâòîðà. Ïðèîðèòåòíûå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòó — ïðàâäèâîñòü, òî÷íîñòü, äîñòîâåðíîñòü îòðàæåíèÿ ïðîáëåìû, þðèäè÷åñêàÿ áåçóïðå÷íîñòü, ãðàìîòíîñòü è ëîãè÷íîñòü èçëîæåíèÿ, ìàêñèìàëüíàÿ êðàòêîñòü ïðè ñîõðàíåíèè ïîëíîòû ñîäåðæàíèÿ, ÿñíîñòü àðãóìåíòàöèè. Ïðèìåíåíèå îôèöèàëüíî-äåëîâîãî ñòèëÿ èçëîæåíèÿ ïðèçâàíî ó÷èòûâàòü, ÷òî äîêóìåíò — ñòèìóë è ìîòèâàöèÿ äåéñòâèÿ. ßñíîñòü è êðàòêîñòü èçëîæåíèÿ äîñòèãàþòñÿ çàìåíîé ñëîæíûõ ïðåäëîæåíèé ïðîñòûìè, ïðîñòðàíñòâåííûõ ðàññóæäåíèé — ëàêîíè÷íûìè, èñêëþ÷åíèåì ïîâòîðåíèé è îäíîðîäíûõ îïðåäåëåíèé. Êàæäîå ñëîâî â òåêñòå äîëæíî íåñòè ÷åòêóþ ñìûñëîâóþ íàãðóçêó. Íåéòðàëüíûé òîí, èçëîæåíèå îò òðåòüåãî ëèöà, çàìåíà ìåñòîèìåíèé ñóùåñòâèòåëüíûìè õàðàêòåðíû äëÿ òàêèõ òåêñòîâûõ êîíñòðóêöèé, êàê «àäìèíèñòðàöèÿ ðàñïîëàãàåò», «ïðåäïðèÿòèå íàïðàâëÿåò», «ó÷åíûé ñîâåò ðåêîìåíäóåò». Èñêëþ÷åíèå ñîñòàâëÿþò òåêñòû ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ (ïðèêàçîâ, ðàñïîðÿæåíèé, óêàçàíèé), â êîòîðûõ èçëîæåíèå, â ñèëó ïðèíöèïà åäèíîíà÷àëèÿ, âåäåòñÿ îò ïåðâîãî ëèöà. Îò ïåðâîãî ëèöà îôîðìëÿþòñÿ çàÿâëåíèÿ è çàïèñêè (äîêëàäíûå è çàïèñêè). Ñòðóêòóðíîå ïîñòðîåíèå òåêñòà äîêóìåíòà ïîçâîëÿåò âûäåëèòü äâå îñíîâíûå (ñìûñëîâûå) ÷àñòè: 1. Öåëè ñîçäàíèÿ, ïðèíöèïû óïðàâëåíèÿ è ïîáóäèòåëüíûå ìîòèâû (ôàêòû, ñèòóàöèè, ïðè÷èíû) ê ñîñòàâëåíèþ äîêóìåíòà; 2. Âûâîäû, ïðåäëîæåíèÿ, èíèöèàòèâû, ïðîñüáû, óêàçàíèÿ ê äåéñòâèþ. Ïóíêòóàöèîííûå îñîáåííîñòè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ñîñòîÿò â òîì, ÷òî êàæäàÿ íîâàÿ ìûñëü íà÷èíàåòñÿ ñ àáçàöà; òåêñòû äîêóìåíòîâ áîëüøîãî îáúåìà ïðåäïî÷òèòåëüíî äåëèòü íà ðàçäåëû, ïóíêòû, ïîäïóíêòû ñ ïîìîùüþ àðàáñêèõ öèôð (â àëãîðèòìè÷åñêîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè). – 38 –
Ïðàêòèêå äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ èçâåñòíû ìåòîäû óíèôèêàöèè òåêñòîâ â âèäå òðàôàðåòà, àíêåòû, òàáëèöû, øèðîêî ïðèìåíÿåìûå è â ïðîãðàììíîì îáåñïå÷åíèè àâòîìàòèçèðîâàííûõ èíôîðìàöèîííûõ ñèñòåì. Ïðè ýòîì ïîä òðàôàðåòîì ïîíèìàåòñÿ çàðàíåå ïîäãîòîâëåííûé óíèôèöèðîâàííûé òåêñò, ñîñòîÿùèé èç ïîñòîÿííîé èíôîðìàöèè ñ ïðîáåëàìè (èíòåðâàëàìè), ïðåäíàçíà÷åííûìè äëÿ ïåðåìåííîé èíôîðìàöèè î êîíêðåòíîé ñèòóàöèè. Ïðèìåíåíèå òðàôàðåòà òåêñòà ïîçâîëÿåò ñîêðàòèòü âðåìÿ ïîäãîòîâêè äîêóìåíòà â 3—3,5 ðàçà.  ñîîòâåòñòâèè ñ òðåáîâàíèÿìè ÃÎÑÒà 6.30-97 òåêñò äîêóìåíòà ñîñòàâëÿþò íà ðóññêîì èëè íàöèîíàëüíîì ÿçûêå. Íà ðóññêîì ÿçûêå ïèøóò òåêñòû ïðè íàïðàâëåíèè èõ â ôåäåðàëüíûå îðãàíû âëàñòè, îðãàíû ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè ñóáúåêòîâ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè; íà ïðåäïðèÿòèÿ, â îðãàíèçàöèè è èõ îáúåäèíåíèÿ, íå íàõîäÿùèåñÿ â âåäåíèè äàííîãî ñóáúåêòà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè èëè ðàñïîëîæåííûå íà òåððèòîðèè äðóãèõ ñóáúåêòîâ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè. Òàáëèöà è àíêåòà ïîçâîëÿþò èçëàãàòü òåêñò áåç îáû÷íûõ ãðàììàòè÷åñêèõ ñâÿçåé ñ ïðèìåíåíèåì óïðîùåííûõ ëåêñè÷åñêèõ êîìïîçèöèé. Òàáëèöà óäîáíà äëÿ èçëîæåíèÿ îäíîòèïíîãî õàðàêòåðà, â òîì ÷èñëå è ôðàãìåíòà äîêóìåíòà.  àíêåòàõ ñîáèðàåòñÿ èíôîðìàöèÿ ïî êîíêðåòíî ïîñòàâëåííûì âîïðîñàì íà îñíîâå çàðàíåå ïîäãîòîâëåííîé ïðîãðàììû. Àíêåòà, êàê è òðàôàðåò, ñîäåðæèò ïîñòîÿííóþ (âîïðîñû) è ïåðåìåííóþ (îòâåòû) èíôîðìàöèþ. Ïîäîáíî òàáëèöå, àíêåòà íå ñîäåðæèò ïðåäëîæåíèé, à èçëàãàåò ëèøü íåîáõîäèìûå äëÿ äàííîé îðãàíèçàöèè ñâåäåíèÿ. Òàêîâû, ê ïðèìåðó, êàäðîâûå äîêóìåíòû (ëè÷íûå äåëà, êàðòî÷êè ïåðñîíàëüíîãî ó÷åòà è ò. ï.).  ïðàêòèêå ñëóæá äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ ñ öåëüþ óìåíüøåíèÿ îáúåìà äîêóìåíòîâ è óñêîðåíèÿ èõ âîñïðèÿòèÿ (ïðè ñîõðàíåíèè èíôîðìàòèâíîñòè) øèðîêî ïðèìåíÿþòñÿ ñîêðàùåíèÿ ñëîâ è ñëîâîñî÷åòàíèé. Ïðè ýòîì ñëåäóåò ïîìíèòü, ÷òî äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ ìîæåò ñîäåðæàòü òîëüêî òå èç íèõ, êîòîðûå ïðèíÿòû â îáùåãîñóäàðñòâåííûõ êëàññèôèêàòîðàõ, äîïóñêàåìûõ ÃÎÑÒîì è óñòàíîâëåíûõ ïðàâèëàìè ðóññêîé ãðàììàòèêè. Ïðè ñîñòàâëåíèè òåêñòà â âèäå àíêåòû íàèìåíîâàíèÿ ïðèçíàêîâ õàðàêòåðèçóåìîãî îáúåêòà äîëæíû áûòü âûðàæåíû èìåíåì ñóùåñòâèòåëüíûì â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå èëè ñëîâîñî÷åòà– 39 –
íèåì ñ ãëàãîëîì âòîðîãî ëèöà ìíîæåñòâåííîãî ÷èñëà íàñòîÿùåãî èëè ïðîøåäøåãî âðåìåíè («èìååòå», «âëàäååòå» èëè «áûëè», «íàõîäèëèñü» è ò. ä.). Õàðàêòåðèñòèêè, âûðàæåííûå ñëîâåñíî, äîëæíû ñîãëàñîâûâàòüñÿ ñ íàèìåíîâàíèÿìè ïðèçíàêîâ. Ãðàôû è ñòðîêè òàáëèöû äîëæíû èìåòü çàãîëîâêè, âûðàæåííûå èìåíåì ñóùåñòâèòåëüíûì â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå. Ïðè ýòîì ïîäçàãîëîâêè ãðàô è ñòðîê äîëæíû áûòü ñîãëàñîâàíû ñ çàãîëîâêàìè. Åñëè òàáëèöà ïå÷àòàåòñÿ áîëåå ÷åì íà îäíîé ñòðàíèöå, ãðàôû òàáëèöû äîëæíû áûòü ïðîíóìåðîâàíû, è íà ñëåäóþùèõ ñòðàíèöàõ ïå÷àòàþòñÿ òîëüêî íîìåðà ãðàô. Ñâÿçàííûé òåêñò, êàê ïðàâèëî, ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé.  ïåðâîé ÷àñòè óêàçûâàþò ïðè÷èíû, îñíîâàíèÿ, öåëè ñîñòàâëåíèÿ äîêóìåíòà, âî âòîðîé (çàêëþ÷èòåëüíîé) — ðåøåíèÿ, âûâîäû, ïðîñüáû, ïðåäëîæåíèÿ, ðåêîìåíäàöèè. Òåêñò ìîæåò ñîäåðæàòü è îäíó çàêëþ÷èòåëüíóþ ÷àñòü (íàïðèìåð, ïðèêàçû — ðàñïîðÿäèòåëüíóþ ÷àñòü áåç êîíñòàòèðóþùåé; ïèñüìà, çàÿâëåíèÿ — ïðîñüáó áåç ìîòèâèðîâêè; ñïðàâêè, äîêëàäíûå çàïèñêè — îöåíêó ôàêòîâ, âûâîäîâ).  òåêñòå äîêóìåíòà, ïîäãîòîâëåííîãî íà îñíîâàíèè äîêóìåíòîâ äðóãèõ îðãàíèçàöèé èëè ðàíåå èçäàííûõ äîêóìåíòîâ, óêàçûâàþò èõ ðåêâèçèòû: íàèìåíîâàíèå äîêóìåíòà, íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè — àâòîðà äîêóìåíòà, ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð äîêóìåíòà, çàãîëîâîê ê òåêñòó. Åñëè òåêñò ñîäåðæèò íåñêîëüêî ðåøåíèé è âûâîäîâ, òî åãî ñëåäóåò ðàçáèâàòü íà ðàçäåëû, ïîäðàçäåëû, ïóíêòû, êîòîðûå íóìåðóþòñÿ àðàáñêèìè öèôðàìè.  ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòàõ (ïðèêàç, ðàñïîðÿæåíèå è ò. ä.) îðãàíèçàöèé, äåéñòâóþùèõ íà ïðèíöèïàõ åäèíîíà÷àëèÿ, à òàêæå äîêóìåíòàõ, àäðåñîâàííûõ ðóêîâîäñòâó îðãàíèçàöèè, èçëîæåíèå òåêñòà äîëæíî èäòè îò ïåðâîãî ëèöà åäèíñòâåííîãî ÷èñëà («ïðèêàçûâàþ», «ïðåäëàãàþ», «ïðîøó»).  ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòàõ êîëëåãèàëüíûõ îðãàíîâ òåêñò èçëàãàþò îò òðåòüåãî ëèöà åäèíñòâåííîãî ÷èñëà («ïîñòàíîâëÿåò», «ðåøèë»).  ñîâìåñòíûõ ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòàõ òåêñò èçëàãàþò îò òðåòüåãî ëèöà ìíîæåñòâåííîãî ÷èñëà («ñëóøàëè», «ïîñòàíîâèëè», «âûñòóïèëè»). Ê äîêóìåíòàõ, óñòàíàâëèâàþùèõ ïðàâà è îáÿçàííîñòè îðãàíèçàöèé, èõ ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé (ïîëîæåíèå, èíñòðóêöèÿ), à òàêæå ñîäåðæàùèõ îïèñàíèå, îöåíêó ôàêòîâ èëè âûâîäû (àêò, ñïðàâêà), èñïîëüçóþò ôîðìó èçëîæåíèÿ òåêñòà îò òðåòüåãî ëèöà åäèíñòâåííîãî èëè ìíîæåñòâåííîãî ÷èñëà («îòäåë – 40 –
îñóùåñòâëÿåò ôóíêöèè», «â ñîñòàâ àêöèîíåðíîãî îáùåñòâà âõîäÿò», «ýêñïåðòíàÿ êîìèññèÿ óñòàíîâèëà»).  ïèñüìàõ èñïîëüçóþò ñëåäóþùèå ôîðìû èçëîæåíèÿ: îò ïåðâîãî ëèöà ìíîæåñòâåííîãî ÷èñëà («ñ÷èòàåì öåëåñîîáðàçíûì», «íàïðàâëÿåì äëÿ ýêñïåðòèçû»); îò ïåðâîãî ëèöà åäèíñòâåííîãî ÷èñëà («ñ÷èòàþ âîçìîæíûì», «ïðîøó ðàññìîòðåòü»); îò òðåòüåãî ëèöà åäèíñòâåííîãî ÷èñëà («Ïðàâëåíèå íå âîçðàæàåò», «ÍÈÈ ñ÷èòàåò ïîëåçíûì»). Îòìåòêà î íàëè÷èè ïðèëîæåíèÿ (ðåêâèçèò 20), íàçâàííîãî â òåêñòå, õàðàêòåðíà äëÿ äîêóìåíòîâ, èìåþùèõ ðàçëè÷íûå ïðèëîæåíèÿ, äîïîëíÿþùèå, ðàçúÿñíÿþùèå èëè äåòàëèçèðóþùèå âîïðîñû, óïîìÿíóòûå â òåêñòå. Øèðîêî ðàñïðîñòðàíåííîå íà ïðàêòèêå ÿâëåíèå — îáúÿñíèòåëüíûå çàïèñêè ê êîíñòðóêòîðñêîé è ïðîåêòíî-ñìåòíîé äîêóìåíòàöèè — ðåãëàìåíòèðîâàíî ÃÎÑÒ Ð 6.30—97. Îòìåòêà îôîðìëÿåòñÿ ñëåäóþùèì îáðàçîì: Ïðèëîæåíèå: íà 7 ë. â 2 ýêç. Åñëè äîêóìåíò èìååò ïðèëîæåíèå, íå óïîìÿíóòîå â òåêñòå, òî óêàçûâàåòñÿ åãî íàèìåíîâàíèå, êîëè÷åñòâî ëèñòîâ è êîëè÷åñòâî ýêçåìïëÿðîâ; ïðè íàëè÷èè íåñêîëüêèõ ïðèëîæåíèé èõ íóìåðóþò, íàïðèìåð: Ïðèëîæåíèÿ: 1. Ïîëîæåíèå îá Óïðàâëåíèè ðåàëèçàöèè ïðîäóêöèè è èññëåäîâàíèè ðûíêà íà 4 ë. â 2 ýêç. 2. Ïðàâèëà ïîäãîòîâêè è îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ îòäåëà âíåøíåýêîíîìè÷åñêèõ ñâÿçåé íà 8 ë. â 2 ýêç. Åñëè ïðèëîæåíèÿ ñáðîøþðîâàíû, òî êîëè÷åñòâî ëèñòîâ íå óêàçûâàåòñÿ.  ïðèëîæåíèè ê ðàñïîðÿäèòåëüíîìó äîêóìåíòó íà ïåðâîì åãî ëèñòå â ïðàâîì âåðõíåì óãëó ïèøåòñÿ «Ïðèëîæåíèå» ñ óêàçàíèåì íàèìåíîâàíèÿ ðàñïîðÿäèòåëüíîãî äîêóìåíòà, åãî äàòû è ðåãèñòðàöèîííîãî íîìåðà, íàïðèìåð: Ïðèëîæåíèå 1 ê ïðèêàçó ãåíåðàëüíîãî äèðåêòîðà îò 12.09.99. ¹ 784 Åñëè ê äîêóìåíòó ïðèëàãàþò äðóãîé äîêóìåíò, òàêæå èìåþùèé ïðèëîæåíèå, îòìåòêó î íàëè÷èè ïðèëîæåíèÿ îôîðìëÿþò ñëåäóþùèì îáðàçîì: Ïðèëîæåíèå: ïèñüìî «Ðîñõèìíåôòè» îò 19.06.99 ¹ 08-3/ 156 è ïðèëîæåíèå ê íåìó, âñåãî íà 14 ë.
– 41 –
Åñëè ïðèëîæåíèå ïðèëàãàåòñÿ íå âî âñå óêàçàííûå â äîêóìåíòå àäðåñà, òî îòìåòêó î åãî íàëè÷èè îôîðìëÿþò ñëåäóþùèì îáðàçîì: Ïðèëîæåíèå: íà 3 ë. â 4 ýêç. â ïåðâûé àäðåñ. Ðàçóìååòñÿ, îáùèå òðåáîâàíèÿ ê òåêñòó ñëóæåáíûõ äîêóìåíòîâ äîïîëíÿþòñÿ ñïåöèôè÷åñêèìè, îïðåäåëÿåìûìè õàðàêòåðîì è íàçíà÷åíèåì äîêóìåíòà. Òàê, ïðèêàç — ïðàâîâîé àêò, èçäàâàåìûé ðóêîâîäèòåëåì, äåéñòâóþùèì íà îñíîâå åäèíîíàëè÷èÿ, äëÿ ðàçðåøåíèÿ îñíîâíûõ è îïåðàòèâíûõ çàäà÷ èìååò ðÿä îñîáåííîñòåé, îïðåäåëÿåìûõ åãî ñòàòóñîì. Îñíîâàíèåì äëÿ èçäàíèÿ ïðèêàçà ìîæåò ÿâèòüñÿ è èíèöèàòèâà ëþáîãî ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ èëè äîëæíîñòíîãî ëèöà. Ïî ñâîåìó ñîñòàâó ïðèêàçû äåëÿòñÿ íà äâå áîëüøèå ãðóïïû: îáùèå è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó. Ïðîöåäóðà ïîäãîòîâêè ïðèêàçà âêëþ÷àåò â ñåáÿ ðÿä îðãàíèçàöèîííî-òåõíîëîãè÷åñêèõ ýòàïîâ: - èçó÷åíèå îñíîâíîãî ñîäåðæàíèÿ âîïðîñà; - ðàçðàáîòêà ïðîåêòà äîêóìåíòà; - ñîãëàñîâàíèå ïðîåêòà äîêóìåíòà; - óòâåðæäåíèå (ïîäïèñàíèå) ïðèêàçà. Ïîäãîòîâèòåëüíàÿ ðàáîòà ñ ïðîåêòîì ïðèêàçà íà÷èíàåòñÿ ñ îïðåäåëåíèÿ êðóãà îòðàæàåìûõ â íåì âîïðîñîâ, èçó÷åíèÿ çàêîíîäàòåëüíûõ, íîðìàòèâíûõ è îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ, êàñàþùèõñÿ àíàëîãè÷íûõ ñèòóàöèé. Íåîáõîäèìûå èñõîäíûå äàííûå ìîæíî ïîëó÷èòü, èñïîëüçóÿ èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íûå äîêóìåíòû ðàçëè÷íîãî õàðàêòåðà: àêòû, îò÷åòû, ñïðàâêè, çàïèñêè, äîêëàäû. Òåêñò ïðèêàçà ñîñòîèò, êàê ïðàâèëî, èç êîíñòàòèðóþùåé è ðàñïîðÿäèòåëüíîé ÷àñòè.  êîíñòàòèðóþùåé ÷àñòè èçëàãàþòñÿ è àíàëèçèðóþòñÿ ôàêòû, ñèòóàöèè, ïðîáëåìû, ðåàëèçóåìûå â ôîðìå ïðèêàçà. Ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ ÷àñòü íåñåò îñíîâíóþ ñìûñëîâóþ íàãðóçêó è èçëàãàåòñÿ â ïîâåñòâîâàòåëüíîé ôîðìå, íà÷èíàÿñü ñî ñëîâà «ïðèêàçûâàþ» (ïðîïèñíûå áóêâû íà îòäåëüíîé ñòðîêå ïðÿìî îò ïîëåé, îò íóëåâîãî ïîëîæåíèÿ òàáóëÿòîðà; îò êîíñòàòèðóþùåé ÷àñòè — äâà ìàøèíîïèñíûõ èíòåðâàëà). Òåêñò ðàñïîðÿäèòåëüíîé ÷àñòè äîëæåí áûòü êîíêðåòíûì, äîñòóïíûì è ëîãè÷åñêè îäíîçíà÷íûì. Êàæäîå íàìå÷åííîå ïîðó÷åíèå îôîðìëÿåòñÿ îòäåëüíûì ïóíêòîì, êîòîðûé íóìåðóåòñÿ àðàáñêîé öèôðîé. – 42 –
Êàæäûé ïóíêò ñîäåðæèò óêàçàíèå èñïîëíèòåëþ (â äàòåëüíîì ïàäåæå), ïðåäïèñûâàåìîå äåéñòâèå è ñðîê èñïîëíåíèÿ.  ðÿäå ñëó÷àåâ îòâåòñòâåííûé èñïîëíèòåëü (â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå) ìîæåò óêàçûâàòüñÿ îòäåëüíîé ñòðîêîé. Èñïîëíèòåëåì ìîãóò áûòü êàê îòäåëüíûå îðãàíèçàöèè, òàê è ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ. Ïðåäïèñûâàåìîå äåéñòâèå äîëæíî áûòü êîíêðåòíûì, èçáåãàþùèì ñëîâåñíûõ øòàìïîâ òèïà «ïîâûñèòü», «ïîäíÿòü», «íàïðàâèòü», «ìîáèëèçîâàòü» è ò. ä. Ñðîê èñïîëíåíèÿ äîëæåí ñîîòâåòñòâîâàòü ðåàëüíîìó îáúåìó ïðåäñòîÿùèõ ðàáîò ñ ó÷åòîì èíòåðâàëà âðåìåíè, íåîáõîäèìîãî äëÿ äîâåäåíèÿ ïîðó÷åíèÿ äî èñïîëíèòåëÿ. Ïîñëåäíèé ïóíêò ïðèêàçà, êàê ïðàâèëî, óêàçûâàåò ëèöî, êîòîðîìó âìåíÿåòñÿ â îáÿçàííîñòü îáùèé êîíòðîëü çà åãî èñïîëíåíèåì. Ïîäãîòîâêà ïðîåêòà ïðèêàçà çàâåðøàåòñÿ îôîðìëåíèåì çàãîëîâêà â ñîîòâåòñòâèè ñ òðåáîâàíèÿìè, èçëîæåííûìè âûøå. Ñîãëàñîâàíèå ïðîåêòà ïðîèçâîäèòñÿ ñ çàèíòåðåñîâàííûìè ïîäðàçäåëåíèÿìè, äîëæíîñòíûìè ëèöàìè, îòâåòñòâåííûìè èñïîëíèòåëÿìè. Âèçû ïðîñòàâëÿþòñÿ íà ïåðâîì ýêçåìïëÿðå ïðîåêòà ïðèêàçà. Ïðè íåñîãëàñèè ñ ïðîåêòîì ïðèêàçà ïèøåòñÿ ìîòèâèðîâàííîå çàêëþ÷åíèå. Çàâèçèðîâàííûé è òùàòåëüíî âûâåðåííûé (îòíîñèòåëüíî öèôðîâûõ äàííûõ, ïåðñîíàëüíîãî ñîñòàâà èñïîëíèòåëåé, íàèìåíîâàíèé è ïîä÷èíåííîñòè ïîäðàçäåëåíèé) ïåðâûé ýêçåìïëÿð ïðèêàçà íà îáùåì áëàíêå ïîäïèñûâàåòñÿ ïåðâûì ðóêîâîäèòåëåì èëè ëèöîì, åãî çàìåùàþùèì. Ïîñëå ïîäïèñàíèÿ ïðèêàç ðåãèñòðèðóåòñÿ, çàâåðÿåòñÿ ïå÷àòüþ (ïðè íåîáõîäèìîñòè), òèðàæèðóåòñÿ è ðàññûëàåòñÿ ïî ðååñòðó. Àíàëîãè÷íûì îáðàçîì ïîäãîòàâëèâàþòñÿ è îôîðìëÿþòñÿ ïîñòàíîâëåíèÿ, ðåøåíèÿ, ðàñïîðÿæåíèÿ. Óêàçàíèå îòíîñèòñÿ ê ïðàâîâûì àêòàì, èçäàâàåìûì îðãàíàìè ãîñóäàðñòâåííîãî è àäìèíèñòðàòèâíîãî óïðàâëåíèÿ â îñíîâíîì ïî âîïðîñàì èíôîðìàöèîííî-ìåòîäè÷åñêîãî è îðãàíèçàöèîííîãî õàðàêòåðà, êàñàþùåãîñÿ èñïîëíåíèÿ ðàñïîðÿäèòåëüíûõ, èíñòðóêòèâíûõ è äðóãèõ àêòîâ äàííûõ è âûøåñòîÿùèõ îðãàíîâ. Äàííûé âèä ðàñïîðÿäèòåëüíîãî äîêóìåíòà èçäàåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì ïðè ðåøåíèè òåêóùèõ îðãàíèçàöèîííûõ âîïðîñîâ. Êîìïîçèöèÿ òåêñòà óêàçàíèÿ òðàäèöèîííà: êîíñòàòèðóþùàÿ (ïðè÷èíû è öåëü èçäàíèÿ äîêóìåíòà) è ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ (êîíêðåòíûå ïðåäïèñàíèÿ è çàäàíèÿ, èñïîëíèòåëè è – 43 –
ñðîêè èñïîëíåíèÿ) ÷àñòè. Îòëè÷èå îò ïðèêàçà — ñëîâî «ïðåäëàãàþ», êîòîðûì íà÷èíàåòñÿ ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ ÷àñòü óêàçàíèÿ. Ïå÷àòàåòñÿ ñ îòñòóïîì â äâà èíòåðâàëà îò êîíñòàòèðóþùåé ÷àñòè, ïðîïèñíûìè áóêâàìè îò íóëåâîãî ïîëîæåíèÿ òàáóëÿòîðà, íà îáùåì áëàíêå.  ïðàêòèêå îòå÷åñòâåííûõ ïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèé íåðåäêè ñëó÷àè, êîãäà ïðàâî èçäàíèÿ óêàçàíèé äåëåãèðóåòñÿ çàìåñòèòåëÿì ðóêîâîäèòåëÿ, ãëàâíûì ñïåöèàëèñòàì (ãëàâíîìó áóõãàëòåðó, ãëàâíîìó ìåõàíèêó, ãëàâíîìó èíæåíåðó è ò. ä.). Èíñòðóêöèÿ, â ñîîòâåòñòâèè ñ Åäèíîé ãîñóäàðñòâåííîé ñèñòåìîé äåëîïðîèçâîäñòâà, îòíîñèòñÿ ê ïðàâîâûì àêòàì, èçäàâàåìûì îðãàíàìè ãîñóäàðñòâåííîãî óïðàâëåíèÿ (èëè èõ ðóêîâîäèòåëÿìè) â öåëÿõ óñòàíîâëåíèÿ ïðàâèë, ðåãóëèðóþùèõ îðãàíèçàöèîííûå, íàó÷íî-òåõíè÷åñêèå, òåõíîëîãè÷åñêèå, ôèíàíñîâûå èëè èíûå ñïåöèàëüíûå ñòîðîíû äåÿòåëüíîñòè ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé (èõ ïîäðàçäåëåíèé), äîëæíîñòíûõ ëèö è ãðàæäàí. Òàêîâà, ê ïðèìåðó, «Èíñòðóêöèÿ î äåëîïðîèçâîäñòâå». Îäíîé èç ðàçíîâèäíîñòåé èíñòðóêöèé ÿâëÿåòñÿ äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ, îïðåäåëÿþùàÿ ïðàâà è îáÿçàííîñòè ïåðñîíàëà. Èíñòðóêöèÿ ÿâëÿåòñÿ îðãàíèçàöèîííûì äîêóìåíòîì äëèòåëüíîãî äåéñòâèÿ, ïîýòîìó â íåé îòñóòñòâóþò óïîìèíàíèÿ êîíêðåòíûõ èñïîëíèòåëåé è ñðîêîâ èñïîëíåíèÿ.  ñâÿçè ñ îñíîâàòåëüíîé ìåòîäè÷åñêîé íàãðóçêîé èíñòðóêöèè, ê åå òåêñòó ïðåäúÿâëÿþòñÿ áîëåå âûñîêèå òðåáîâàíèÿ ñ ïîçèöèè òî÷íîñòè è äîñòóïíîñòè èçëîæåíèÿ. Äîñòàòî÷íî øèðîêî èñïîëüçóþòñÿ ñëîâà «íåîáõîäèìî», «ñëåäóåò», «äîëæåí», «ðåêîìåíäóåòñÿ». Ñòðóêòóðà òåêñòà èíñòðóêöèè îáû÷íî ðàçáèâàåòñÿ íà ðàçäåëû, ïóíêòû, ïîäïóíêòû. Íà÷àëüíûì ðàçäåëîì ÿâëÿþòñÿ «Îáùèå ïîëîæåíèÿ» (öåëè, îáëàñòü ïðèìåíåíèÿ, íîðìàòèâíàÿ áàçà è ïîðÿäîê ñîáëþäåíèÿ). Èçëîæåíèå òåêñòà — îò òðåòüåãî ëèöà èëè â áåçëè÷íîé ôîðìå («èíñòðóêöèÿ ðàñïðîñòðàíÿåòñÿ íà...»), çàãîëîâîê àäåêâàòíî îòðàæàåò êðóã âîïðîñîâ è ïåðå÷åíü ëèö, íà êîòîðûõ îíà ðàñïðîñòðàíÿåòñÿ («Äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ ýêñïåðòà ïî ðåêëàìå»). Çíà÷èòåëüíàÿ ÷àñòü èíñòðóêöèé ñîçäàåòñÿ íà áàçå òèïîâûõ, ïîýòîìó ðàçðàáîò÷èêó ñëåäóåò ïðîâåñòè îñíîâàòåëüíóþ èíôîðìàöèîííóþ ïðîðàáîòêó ñóùåñòâóþùåãî ôîíäà èíñòðóêòèâíîé äîêóìåíòàöèè. Äîêóìåíò îôîðìëÿåòñÿ íà îáùåì áëàíêå ñ ãðèôîì óòâåðæäåíèÿ èëè îòìåòêîé îá îòíîøåíèè ê áàçîâîìó ðàñïîðÿäèòåëüíîìó äîêóìåíòó. Èíñòðóêöèÿ – 44 –
ââîäèòñÿ â äåéñòâèå ðàñïîðÿäèòåëüíûì äîêóìåíòîì (ïðèêàçîì, ïîñòàíîâëåíèåì, óêàçàíèåì), â êîòîðîì îòðàæàþòñÿ ñðîê ââåäåíèÿ, îòâåòñòâåííûå ëèöà è íåîáõîäèìûå äëÿ åå ââåäåíèÿ îðãàíèçàöèîííûå ìåðîïðèÿòèÿ. Ïðîòîêîë îòíîñèòñÿ ê äîêóìåíòàì, ôèêñèðóþùèì õîä îáñóæäåíèÿ è ïðèíÿòèÿ ðåøåíèé íà çàñåäàíèÿõ êîëëåãèàëüíûõ îðãàíîâ (ñîáðàíèÿõ, ñîâåùàíèÿõ, êîíôåðåíöèÿõ. Äîêóìåíò âåäåòñÿ âî âðåìÿ çàñåäàíèÿ ñïåöèàëüíî íàçíà÷åííûì ëèöîì (ñåêðåòàðåì). Ôîðìóëÿð ïðîòîêîëà îôîðìëÿåòñÿ íà îáû÷íîì ëèñòå áóìàãè ñ îòðàæåíèåì ðåêâèçèòîâ îáùåãî áëàíêà [íàèìåíîâàíèå ìèíèñòåðñòâà, âåäîìñòâà, ïðåäïðèÿòèÿ (ñ óêàçàíèåì â çàãîëîâî÷íîé ÷àñòè âèäà äîêóìåíòà — ïðîòîêîë), äàòû, íîìåðà, ìåñòà èçäàíèÿ. Ïðè ýòîì ñëåäóåò ó÷åñòü, ÷òî äàòà ïðîòîêîëà çàñåäàíèÿ, ïîðÿäêîâûé íîìåð ïðîòîêîëà çàäàþòñÿ â ïðåäåëàõ ñðîêà âûáîðíîñòè èëè òåêóùåãî ãîäà]. Çàãîëîâîê ïðîòîêîëà ñîäåðæèò óêàçàíèå íà âèä êîëëåãèàëüíîãî äåéñòâèÿ (ñîîáùåíèå, çàñåäàíèå, ñîáðàíèå) è ïðèíàäëåæíîñòü ñàìîãî êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà (â ðîäèòåëüíîì ïàäåæå). Íàïðèìåð: «Ïðîòîêîë çàñåäàíèÿ ýêñïåðòíîé êîìèññèè Âîëãîãðàäñêîãî ãîñóäàðñòâåííîãî óíèâåðñèòåòà». Êîìïîçèöèÿ òåêñòà ïðîòîêîëà ïðåäóñìàòðèâàåò âûäåëåíèå äâóõ ñòðóêòóðíûõ ÷àñòåé. Ïåðâàÿ ÷àñòü ñîäåðæèò ÷åòêî îïðåäåëåííóþ èíôîðìàöèþ, ðàñïîëàãàåìóþ ñòàíäàðòíî: Ïðåäñåäàòåëü — Ô.È.Î. Ñåêðåòàðü — Ô.È.Î. Ïðèñóòñòâîâàëè— ñîñòàâ ïðèñóòñòâóþùèõ ÷ëåíîâ ïîñòîÿííî äåéñòâóþùåãî îðãàíà (ôàìèëèè â àëôàâèòíîì ïîðÿäêå, äîëæíîñòè è íàçâàíèå îðãàíèçàöèé, ôàìèëèè ïðèãëàøåííûõ). Íà êðóïíûõ è ðàñøèðåííûõ çàñåäàíèÿõ ïðèñóòñòâóþùèå óêàçûâàþòñÿ òîëüêî êîëè÷åñòâåííî, à ïîôàìèëüíûé ñïèñîê — ïðèëîæåíèåì ê ïðîòîêîëó. Ïîâåñòêà äíÿ âêëþ÷àåò â ñåáÿ âîïðîñû, ïðèëàãàåìûå ê îáñóæäåíèþ. Êàæäûé âîïðîñ íà÷èíàåòñÿ ñ ïðåäëîãà «î» («îá») è ïîìåùàåòñÿ ñ íîâîé ñòðîêè. Âòîðàÿ ÷àñòü ïðîòîêîëà — îñíîâíàÿ (òåêñòóàëüíàÿ).  íåé îôîðìëÿåòñÿ çàïèñü âñåõ âûñòóïëåíèé, ò. å. ôàêòè÷åñêè îòðàæàåòñÿ êîëëåãèàëüíàÿ ðàáîòà. Ñòðîèòñÿ ïî ðàçäåëàì â ñîîòâåòñòâèè ñ ïîðÿäêîì îáñóæäåíèÿ âîïðîñîâ ïîâåñòêè äíÿ. Êàæäûé ðàçäåë èìååò òðè ÷àñòè — «ñëóøàëè», «âûñòóïèëè», «ïîñòàíî– 45 –
âèëè» («ðåøèëè»), êîòîðûå ïèøóòñÿ ïðîïèñíûìè áóêâàìè. Ïðè çàðàíåå ïîäãîòîâëåííûõ òåêñòàõ èëè òåçèñàõ, âûñòóïëåíèÿ îñíîâíîãî äîêëàä÷èêà íå çàïèñûâàþòñÿ, à ïðèëàãàþòñÿ ê ïðîòîêîëó (ñ ñîîòâåòñòâóþùåé îãîâîðêîé â òåêñòå). Âîïðîñû ôèêñèðóþòñÿ âìåñòå ñ îòâåòàìè.  ïðàêòèêå èçâåñòíû ïîëíûå è êðàòêèå ïðîòîêîëû.  êðàòêîì ïðîòîêîëå óêàçûâàåòñÿ òîëüêî ôàìèëèÿ äîêëàä÷èêà è òåìà äîêëàäà, ôàìèëèè âûñòóïàþùèõ è ïðèíÿòîå ðåøåíèå. Òàêîé ïðîòîêîë, ðàçóìååòñÿ, íå äàåò ïîëíîãî ïðåäñòàâëåíèÿ î õîäå îáñóæäåíèÿ âîïðîñà. Îí îôîðìëÿåòñÿ, êàê ïðàâèëî, ïðè ñòåíîãðàôèðîâàíèè èëè àóäèîçàïèñè çàñåäàíèÿ èëè ïðè ïðîâåäåíèè ñîâåùàíèÿ îïåðàòèâíîãî õàðàêòåðà.  õîäå çàñåäàíèÿ ñîñòàâëÿåòñÿ ÷åðíîâîé âàðèàíò ïðîòîêîëà, êîòîðûé â ïÿòèäíåâíûé ñðîê äîëæåí áûòü ñîãëàñîâàí ñ âûñòóïàþùèìè, óòî÷íåí è äîïîëíåí (åñëè ñåêðåòàðü ÷òî-òî óïóñòèë ïðè çàïèñè), îòðåäàêòèðîâàí è îôîðìëåí â ñîîòâåòñòâèè ñ òðåáîâàíèÿìè íîðìàòèâíî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè. Äëÿ òî÷íîé è ïîëíîé çàïèñè íàèáîëåå âàæíûõ çàñåäàíèé ïðèìåíÿåòñÿ ñòåíîãðàôèÿ èëè àóäèîòåõíèêà. Ïî ðåçóëüòàòàì ðàñøèôðîâêè çàïèñåé âûâåðÿåòñÿ è óòî÷íÿåòñÿ òåêñò ïðîòîêîëà. Ñòåíî- è ôîíîãðàììà íå èñêëþ÷àþò ñàìîãî ïðîòîêîëà, à â îòäåëüíûõ ñëó÷àÿõ õðàíÿòñÿ ñîâìåñòíî (òàêîâû ìàòåðèàëû ó÷åíûõ è äèññåðòàöèîííûõ ñîâåòîâ è äð.). Ðåøåíèÿ êîëëåãèàëüíûõ îðãàíîâ, îòðàæåííûå â ïðîòîêîëàõ, äîâîäÿòñÿ äî èñïîëíèòåëåé â âèäå ïîñòàíîâëåíèé è ðåøåíèé, à â îðãàíèçàöèÿõ, ôóíêöèîíèðóþùèõ íà ïðèíöèïàõ åäèíîíà÷àëèÿ, — â ïðèêàçàõ. Äîâîëüíî ðàñïðîñòðàíåííûì âàðèàíòîì äîâåäåíèÿ ðåøåíèé äî èñïîëíèòåëåé íà ïðàêòèêå ÿâëÿþòñÿ âûïèñêè èç ïðîòîêîëîâ, ñîäåðæàùèå íåîáõîäèìûå ðåêâèçèòû îñíîâíîãî äîêóìåíòà. Ïðîâåäåíèþ ñàìîãî çàñåäàíèÿ ïðåäøåñòâóåò îñíîâàòåëüíàÿ îðãàíèçàöèîííî-ìåòîäè÷åñêàÿ è àíàëèòè÷åñêàÿ ðàáîòà, äîêóìåíòèðóåìàÿ â ñâîþ î÷åðåäü. Ïðåæäå âñåãî — ýòî ñîãëàñîâàíèå è óòâåðæäåíèå ïîâåñòêè äíÿ, ïîäãîòîâêà ñïèñêà ó÷àñòíèêîâ çàñåäàíèÿ è ïðèãëàøåííûõ, ñîñòàâëåíèå íåîáõîäèìûõ ôàêòîãðàôè÷åñêèõ è àíàëèòè÷åñêèõ ñïðàâîê ïî îáñóæäàåìûì âîïðîñàì, òåêñòîâ èëè òåçèñîâ äîêëàäîâ, ïðîåêòîâ ïðèíèìàåìûõ ðåøåíèé (ïîñòàíîâëåíèé). Âñå ýòè äîêóìåíòû äîëæíû áûòü çàðàíåå ïîäãîòîâëåíû, ðàçìíîæåíû â íóæíîì êîëè÷åñòâå ýêçåìïëÿðîâ è ñâîåâðåìåííî äîâåäåíû äî ó÷àñòíèêîâ çàñåäàíèé. – 46 –
Èíôîðìàöèÿ â ïðîòîêîëå, çàôèêñèðîâàííàÿ â òåêñòå, ÷àñòî íå îòðàæàåòñÿ, à äàåòñÿ îòñûëî÷íî («òåêñò äîêëàäà ïðèëàãàåòñÿ»). Äîêóìåíòû ïîäøèâàþòñÿ ê ïðîòîêîëó ñ ñîîòâåòñòâóþùèì îôîðìëåíèåì. Èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íûå äîêóìåíòû — íàèáîëåå ìíîãî÷èñëåííàÿ ãðóïïà â äîêóìåíòîîáîðîòå ïðåäïðèÿòèÿ, îðãàíèçàöèè, ñîäåðæàùàÿ èíôîðìàöèþ ñàìîãî ðàçëè÷íîãî õàðàêòåðà î ôàêòè÷åñêîì ïîëîæåíèè äåë, êîòîðàÿ ìîæåò ñòàòü îñíîâîé ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè. Ñïðàâêà — äîêóìåíò, êîòîðûé ñîäåðæèò îïèñàíèå è ïîäòâåðæäåíèå ôàêòîâ, ñîáûòèé, ñèòóàöèé ðàçëè÷íîãî õàðàêòåðà. Óïðàâëåí÷åñêàÿ ïðàêòèêà âûäåëÿåò äâà âèäà òàêîãî ðîäà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè: - ñïðàâêè þðèäè÷åñêîãî õàðàêòåðà, âûäàâàåìûå ãðàæäàíàì ó÷ðåæäåíèÿìè (äîêóìåíòû ëè÷íîãî ñîñòàâà); - ñïðàâêè èíôîðìàöèîííîãî ñîäåðæàíèÿ, îòðàæàþùèå ôàêòû, ñîáûòèÿ, ñèòóàöèè è ñîñòàâëÿåìûå ïî çàïðîñó èëè óêàçàíèþ âûøåñòîÿùèõ ðóêîâîäèòåëåé è îðãàíèçàöèé. Ñïðàâêàìè ïðåèìóùåñòâåííî ïîäòâåðæäàþòñÿ ìåñòà ðàáîòû (ó÷åáû), ïðîæèâàíèÿ, ðàçìåð çàðïëàòû, ñîöèàëüíîãî ïîñîáèÿ è ò. ä. Ñîñòàâëÿþòñÿ ýòè äîêóìåíòû íà îáùåì áëàíêå ñ ïðèìåíåíèåì òèïîãðàôñêèõ òðàôàðåòíûõ òåêñòîâ. Òåêñò ñïðàâêè íà÷èíàåòñÿ ñ óêàçàíèÿ ôàìèëèè, èìåíè, îò÷åñòâà (â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå) ëèöà, î êîòîðîì ñîîáùàþòñÿ ñâåäåíèÿ, è çàêàí÷èâàåòñÿ óêàçàíèåì ìåñòà ïðåäñòàâëåíèÿ ñïðàâêè. Ñïðàâêè èíôîðìàöèîííîãî õàðàêòåðà ïîäðàçäåëÿþòñÿ íà âíóòðåííèå è âíåøíèå. Âíóòðåííèå ñïðàâêè îôîðìëÿþòñÿ íà ÷èñòûõ ëèñòàõ áóìàãè, õîòÿ è ñîäåðæàò ïðåäâàðèòåëüíî îòïå÷àòàííûå îñíîâíûå ðåêâèçèòû áëàíêà ñ óêàçàíèåì ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ. Âíåøíÿÿ ñïðàâêà îôîðìëÿåòñÿ íà îáùåì áëàíêå, åå òåêñò ìîæåò äåëèòüñÿ íà ðàçäåëû ñ òàáëèöàìè è ñõåìàìè, èìåòü ïðèëîæåíèÿ. Îáÿçàòåëåí çàãîëîâîê, àäåêâàòíûé ñîäåðæàíèþ ñïðàâêè, ñ îòðàæåíèåì äàòû èëè êàëåíäàðíîãî ïåðèîäà («Ñïðàâêà îá èòîãàõ 1999—2000 ó÷åáíîãî ãîäà»). Äîêëàäíàÿ çàïèñêà ÿâëÿåòñÿ äîêóìåíòîì, àäðåñîâàííûì ðóêîâîäèòåëþ äàííîé èëè âûøåñòîÿùåé îðãàíèçàöèè, ñîäåðæàùèì ïîäðîáíîå èçëîæåíèå êàêîãî-ëèáî âîïðîñà ñ âûâîäàìè è ïðåäëîæåíèÿìè. Öåëü çàïèñêè — èíôîðìèðîâàíèå ðóêîâîäñòâà î ñèòóàöèè, ôàêòå èëè îáñòîÿòåëüñòâå äëÿ ïîáóæäåíèÿ ê äåéñòâèþ èëè ïðèíÿòèþ ðåøåíèÿ. – 47 –
Êîìïîçèöèîííî äîêëàäíàÿ çàïèñêà ðàçáèâàåòñÿ íà äâå ÷àñòè: - êîíñòàòèðóþùóþ (îïèñàòåëüíóþ); - ðåêîìåíäàòåëüíóþ (âûâîäû, ïðîñüáû è ïðåäëîæåíèÿ).  îòäåëüíûõ ñëó÷àÿõ äîêëàäíûìè çàïèñêàìè èíôîðìèðóþò ðóêîâîäñòâî è âûøåñòîÿùèå îðãàíû î õîäå ðàáîò (î âûïîëíåíèè ïëàíîâûõ çàäàíèé, óêàçàíèé), êîòîðûå ìîãóò ïðåäñòàâëÿòüñÿ ðåãóëÿðíî, ïåðèîäè÷åñêè è ýïèçîäè÷åñêè.  çàâèñèìîñòè îò àäðåñàòà, äîêëàäíûå çàïèñêè ìîãóò áûòü âíóòðåííèìè (â ïðåäåëàõ îðãàíèçàöèè) è âíåøíèìè (çà ïðåäåëàìè îðãàíèçàöèè). Âíóòðåííèå äîêëàäíûå çàïèñêè ñîñòàâëÿþòñÿ íà ëèñòå îáû÷íîãî ôîðìàòà ñ ðåêâèçèòàìè (íàèìåíîâàíèå ïîäðàçäåëåíèÿ, âèä äîêóìåíòà, äàòà, çàãîëîâîê, òåêñò, àäðåñàò, ïîäïèñü àâòîðà ñ óêàçàíèåì äîëæíîñòè), âíåøíèå äîêëàäíûå çàïèñêè îôîðìëÿþòñÿ íà îáùåì áëàíêå è ïîäïèñûâàþòñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè. Îáúÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêà, êàê ïðàâèëî, ïîÿñíÿåò ñîäåðæàíèå îòäåëüíûõ ïîëîæåíèé îñíîâíîãî äîêóìåíòà (ïëàíà, ïðîãðàììû, îò÷åòà, ïðîåêòà) èëè îáúÿñíÿåò ïðè÷èíû êàêîãî-ëèáî ñîáûòèÿ, ôàêòà, ÿâëåíèÿ. Ïî ñâîåìó ñîäåðæàíèþ îáúÿñíèòåëüíûå çàïèñêè äåëÿòñÿ íà äâå îñíîâíûå ãðóïïû: - çàïèñêè, ÿâëÿþùèåñÿ ïðèëîæåíèåì ê îñíîâíîìó äîêóìåíòó, äîïîëíÿþùèå è îáúÿñíÿþùèå åãî; ñîïðîâîæäàþùèå ïëàíû è îò÷åòû (îôîðìëÿþòñÿ íà îáùèõ áëàíêàõ, ïîäïèñûâàþòñÿ ðóêîâîäèòåëÿìè); - çàïèñêè, ñîñòàâëåííûå îòäåëüíûìè ðàáîòíèêàìè äëÿ îáúÿñíåíèÿ èõ ïîâåäåíèÿ, ïîñòóïêîâ, íåñòàíäàðòíîé ñèòóàöèè (îôîðìëÿþòñÿ ïîäîáíî ïåðâîé ãðóïïå). Àêò — äîêóìåíò, ñîñòàâëåííûé íåñêîëüêèìè ëèöàìè è ïîäòâåðæäàþùèé óñòàíîâëåííûå ôàêòû è ñîáûòèÿ. Ýòîò âèä äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè îòëè÷àåòñÿ çíà÷èòåëüíûì ðàçíîîáðàçèåì, îïðåäåëÿåìûì êîíêðåòíûì çíà÷åíèåì. Òàêîâû: àêò ëèêâèäàöèè (îðãàíèçàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ), àêòû ïðîâåðêè, ïðèåìà-ïåðåäà÷è, èíâåíòàðèçàöèè, ïðîâåäåíèÿ èñïûòàíèé, äåãóñòàöèè, ïðèåìà çàâåðøåííûõ ñòðîèòåëüíûõ îáúåêòîâ, óíè÷òîæåíèÿ äîêóìåíòîâ è äð. Àêò — ïðîäóêò êîìèññèîííîé äåÿòåëüíîñòè, êàê ïðàâèëî, ïîñòîÿííî äåéñòâóþùåé êîìèññèè, ñîçäàííîé íà îñíîâàíèè ðàñïîðÿäèòåëüíîãî äîêóìåíòà. Ñîñòàâëåíèþ àêòà ïðåäøåñòâóþò: èçó÷åíèå ñóùåñòâà âîïðîñà, åãî ïðàâîâîé áàçû è – 48 –
ñîïîñòàâëåíèå ôàêòè÷åñêîãî ïîëîæåíèÿ äåë ñ äåéñòâóþùèìè çàêîíîäàòåëüíî-íîðìàòèâíûìè àêòàìè.  ïðîöåññå ïðîâåðêè îáû÷íî âåäóòñÿ ÷åðíîâûå çàïèñè, îòðàæàþùèå ñòàòèñòè÷åñêóþ èíôîðìàöèþ. Àêò îôîðìëÿåòñÿ íà îáùåì áëàíêå. Ïî ðÿäó òèïîâûõ, òðàäèöèîííûõ ñèòóàöèé èìåþòñÿ óíèôèöèðîâàííûå òðàôàðåòíûå ôîðìû, êîòîðûìè ñòàíäàðòíî îïðåäåëåíû ñîñòàâ è ïîðÿäîê ðàçìåùåíèÿ èíôîðìàöèè â äàííîé ðàçíîâèäíîñòè äîêóìåíòà. Òåêñò àêòà ëîãè÷åñêè è êîìïîçèöèîííî ñîñòîèò èç ââîäíîé ÷àñòè (îñíîâàíèå äëÿ ñîñòàâëåíèÿ, ñîñòàâèòåëè, ïðèñóòñòâóþùèå), òåêñòà, íà÷èíàþùåãîñÿ ñëîâîì «îñíîâàíèå» (ïå÷àòàåòñÿ îò ëåâîãî ïîëÿ), ñîñòàâà êîìèññèè (ôàìèëèè è èíèöèàëû â àëôàâèòíîì ïîðÿäêå ñ ïåðå÷èñëåíèåì äîëæíîñòåé è íàçâàíèåì ó÷ðåæäåíèé), êîíñòàòèðóþùåé ÷àñòè (ñ àáçàöà — öåëè, çàäà÷è, ñóòü è ðåçóëüòàòû ïðîâåäåííîé ðàáîòû) è, íàêîíåö, çàêëþ÷åíèÿ (âûâîäû, çàêëþ÷åíèÿ êîìèññèè, ïðåäëîæåíèÿ) è ñâåäåíèÿ î êîëè÷åñòâå ýêçåìïëÿðîâ è ìåñòå èõ õðàíåíèÿ. Àêò ïîäïèñûâàåòñÿ ïðåäñåäàòåëåì è âñåìè ÷ëåíàìè êîìèññèè áåç óêàçàíèÿ äîëæíîñòåé. Îáÿçàòåëåí çàãîëîâîê. Ïîñëå óòâåðæäåíèÿ ðåêîìåíäàòåëüíàÿ ÷àñòü àêòà ïðèîáðåòàåò ðàñïîðÿäèòåëüíóþ ñèëó è îáÿçàòåëüíà ê èñïîëíåíèþ. Ìåñòî è äàòà ñîñòàâëåíèÿ àêòà äîëæíû ñîîòâåòñòâîâàòü ìåñòó è äàòå àêòèðóåìîãî ñîáûòèÿ. Ñëóæåáíûå ïèñüìà — íàèáîëåå ðàñïðîñòðàíåííûé è ìàññîâûé âèä äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, ñëóæàùèé ñðåäñòâîì îáìåíà ñâåäåíèÿìè ìåæäó þðèäè÷åñêèìè è ôèçè÷åñêèìè ëèöàìè.  äîêóìåíòàëüíî-èíôîðìàöèîííûõ ïîòîêàõ (ÄÈÏ) è äîêóìåíòîîáîðîòå ïðåäïðèÿòèÿ, îðãàíèçàöèè îíè íåðåäêî ñîñòàâëÿþò äî 80 % îáùåãî îáúåìà äîêóìåíòîâ. Ìîòèâàöèÿ ïèñüìåííûõ îáðàùåíèé ìîæåò áûòü ñàìîé ðàçëè÷íîé. Èõ ñîäåðæàíèåì ìîãóò áûòü çàïðîñû, óâåäîìëåíèÿ, ñîãëàøåíèÿ, ïðåòåíçèè, èçìåíåíèÿ, ñîîáùåíèÿ, çàìå÷àíèÿ, ðåêîìåíäàöèè, îòçûâû, ðàçúÿñíåíèÿ, íàïîìèíàíèÿ è ò. ä. Ïèñüìà ðàçìåùàþòñÿ íà ñïåöèàëüíûõ áëàíêàõ äëÿ ïèñåì, â êîòîðûõ, â îòëè÷èå îò îáùåãî áëàíêà, åñòü àäðåñ îðãàíèçàöèè — àâòîðà è ìåñòî äëÿ ññûëêè íà èíèöèàòèâíûå äîêóìåíòû. Òåêñò ñëóæåáíîãî ïèñüìà äîëæåí áûòü ïîñâÿùåí îäíîìó âîïðîñó è ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé.  ïåðâîé, ââîäíîé, ïðèâîäÿòñÿ ìîòèâû ïîäãîòîâêè äîêóìåíòà, ññûëêè íà îáñòîÿòåëüñòâà, ôàêòû, ñîáûòèÿ, ïîáóäèâøèå íàïèñàòü ïèñüìî, èëè óêàçàíèå – 49 –
íà ðåøåíèå âûøåñòîÿùåãî îðãàíà, ÿâèâøååñÿ îñíîâàíèåì ñîñòàâëåíèÿ ïèñüìà. Âî âòîðîé ÷àñòè äàþòñÿ âûâîäû, ôîðìóëèðóþòñÿ ïðîñüáû è ïðåäëîæåíèÿ. Äëÿ áîëåå ïðîäóêòèâíîãî âîñïðèÿòèÿ òåêñòà, óÿñíåíèÿ ñóùíîñòè èçëàãàåìîãî âîïðîñà ïèñüìî öåëåñîîáðàçíî íà÷èíàòü ñ ïîñòàíîâêè âîïðîñà, ïîìåùàÿ äîêàçàòåëüñòâà è àðãóìåíòû âî âòîðóþ ÷àñòü. Ðàçíîâèäíîñòè ïèñåì èìåþò ñâîè ñòðóêòóðíûå, êîìïîçèöèîííûå è ñîäåðæàòåëüíûå îñîáåííîñòè. Ïèñüìî-ïðèãëàøåíèå ìîæåò áûòü àäðåñîâàíî êàê þðèäè÷åñêîìó, òàê è ôèçè÷åñêîìó ëèöó, îòðàæàÿ ïîæåëàíèå ó÷àñòèÿ àäðåñàòà â êàêîì-ëèáî ìåðîïðèÿòèè (êîíôåðåíöèè, âûñòàâêå, ÿðìàðêå) ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ ïðîâåäåíèÿ, ìåñòà è óñëîâèé ó÷àñòèÿ. Ïèñüìà-ïðèãëàøåíèÿ îòíîñÿòñÿ ê òèïó èíèöèàòèâíûõ ïèñåì. Ïèñüìà-èçâåùåíèÿ ñîîáùàþò î ôàêòå èëè ñîáûòèè, èíôîðìàöèÿ î êîòîðûõ ìîæåò áûòü ïîëåçíîé àäðåñàòó, íà÷èíàÿñü ñëîâàìè: «èçâåùàåì», «ñòàâèì â èçâåñòíîñòü», «ñîîáùàåì». Ïèñüìà-íàïîìèíàíèÿ èíôîðìèðóþò î ïðèáëèæåíèè ñðîêîâ ïðîâåäåíèÿ ìåðîïðèÿòèÿ, çàâåðøåíèÿ ðàáîò, âîçâðàùåíèÿ äîêóìåíòàöèè. Ïîäîáíûå ïèñüìà íå îòëè÷àþòñÿ ñëîæíîñòüþ êîìïîçèöèè è ìîãóò ñîñòîÿòü ôàêòè÷åñêè èç îäíîé ôðàçû. Íåðåäêî âòîðàÿ ÷àñòü ïèñüìà óêàçûâàåò íà ñàíêöèè è ìåðû, ïðèìåíÿåìûå ê íàðóøèòåëÿì ñðîêîâ è óñëîâèé. Ñîïðîâîäèòåëüíîå ïèñüìî íàïðàâëÿåòñÿ àäðåñàòó âìåñòå ñ ïðèëàãàåìûìè äîêóìåíòàìè, ðàçúÿñíÿÿ â òåêñòå èõ ñîäåðæàíèå èëè çàäàíèÿ ê íèì, íà÷èíàÿñü, êàê ïðàâèëî, ñëîâàìè: «íàïðàâëÿåì», «ïîñûëàåì», «ïðåäñòàâëÿåì». Ïèñüìà ïîäîáíîãî ðîäà ñîäåðæàò ñâåäåíèÿ î âèäå, çàãîëîâêå, äàòå è ðåãèñòðàöèîííîì íîìåðå ñîïðîâîæäàåìîãî äîêóìåíòà. Ñëóæåáíûå ïèñüìà ïîäðàçäåëÿþòñÿ íà äâå îñíîâíûå ãðóïïû: òðåáóþùèå è íå òðåáóþùèå îòâåòà.  îòâåòíûõ ïèñüìàõ ïåðåä çàãîëîâêîì äàåòñÿ ññûëêà íà äàòó è íîìåð èíèöèàòèâíîãî ïèñüìà, îáëåã÷àþùèå ïîèñê êîïèè è êîìïëåêòîâàíèå áàç äàííûõ. Òåëåãðàììà — ñðî÷íîå ñîîáùåíèå, ïåðåäàâàåìîå ïî òåëåãðàôó. Êðóã âîïðîñîâ íåîãðàíè÷åí. Ïåðåäàåòñÿ â ñëó÷àÿõ, êîãäà äðóãèå ñïîñîáû ïåðåäà÷è èíôîðìàöèè íå îáåñïå÷èâàþò îïåðàòèâíîñòü ïðèíÿòèÿ ðåøåíèÿ. Òåëåãðàììà îôîðìëÿåòñÿ íà ñïåöèàëüíîì áëàíêå ñ ðåêâèçèòàìè àäðåñàòà [ïî÷òîâûé èíäåêñ, ãîðîä, óëèöà, íîìåð äîìà, êðàòêîå (óñëîâíîå) íàèìåíîâàíèå ïðåäïðèÿòèÿ èëè ôàìèëèè ïîëó÷àòåëÿ]. Ïðàêòè÷åñêè âñå êðóïíûå îðãàíèçàöèè è ïðåäïðè– 50 –
ÿòèÿ äëÿ ýêîíîìíîé è óïðîùåííîé îáðàáîòêè òåëåãðàôíûõ ñîîáùåíèé èìåþò çàðåãèñòðèðîâàííûé ãîñóäàðñòâåííûì òåëåãðàôîì ñîêðàùåííûé àäðåñ (èíîãäà — ñ óñëîâíûì, êîäèôèöèðîâàííûì íàçâàíèåì îðãàíèçàöèè). Îñíîâíûå òðåáîâàíèÿ ê òåêñòó òåëåãðàììû: êàæäîå ñëîâî äîëæíî íåñòè ìàêñèìóì èíôîðìàöèè; ïðåäëîãè è ìåñòîèìåíèÿ, íåêîòîðûå ÷àñòèöû è çíàêè ïðåïèíàíèÿ èñêëþ÷àþòñÿ. Åñëè îòñóòñòâèå ýòèõ ÷àñòåé ðå÷è ïðèâîäèò ê èñêàæåíèþ ñìûñëà, òî îíè îáîçíà÷àþòñÿ ñîêðàùåííî: «ò÷ê», «çïò», «êâ÷». Âîïðîñèòåëüíûå, âîñêëèöàòåëüíûå çíàêè, ïðîöåíòû, «+», « ¹», «-» — ïèøóòñÿ ñëîâàìè. Êîëè÷åñòâåííûå äàííûå — öèôðàìè. Àäðåñ, òåêñò, ïîäïèñü òåëåãðàììû ïå÷àòàþòñÿ ïðîïèñíûìè áóêâàìè; çíàêè, ñîêðàùåíèÿ îáîçíà÷åíèé — ñòðî÷íûìè. Òåêñò ïå÷àòàåòñÿ íà îäíîé ñòîðîíå ëèñòà ÷åðåç äâà èíòåðâàëà. Àäðåñ îò òåêñòà îòäåëÿåòñÿ òðåìÿ èíòåðâàëàìè. Ïîä òåêñòîì — äîëæíîñòü è ôàìèëèÿ ëèöà, ïîäïèñàâøåãî òåëåãðàììó. Íèæå ïîäïèñè — ðàçäåëèòåëüíàÿ ÷åðòà, çà êîòîðîé óêàçûâàþòñÿ ñëóæåáíûå ñâåäåíèÿ: äîëæíîñòü, ïîäïèñü è ðàñøèôðîâêà ïîäïèñè îòïðàâèòåëÿ, äàòà ïîäïèñè (îòïðàâëåíèÿ), àäðåñ îòïðàâèòåëÿ. Ñâåäåíèÿ ïîä ðàçäåëèòåëüíîé ÷åðòîé íå ïåðåäàþòñÿ. Òåêñò ñëóæåáíîé òåëåãðàììû çàâåðÿåòñÿ ïå÷àòüþ, èñïîëíÿåòñÿ â äâóõ ýêçåìïëÿðàõ: ïåðâûé ïåðåäàåòñÿ òåëåãðàôíîìó ïóíêòó, âòîðîé (íåïîäïèñàííûé) — â äåëî. Ôàêñ — äîêóìåíò, ïåðåäàâàåìûé ñðåäñòâàìè ôàêñèìèëüíîé ñâÿçè (îò ëàò. «ôàêñèìèëå» — äåëàé ïîäîáíîå), ýëåêòðè÷åñêèì ñïîñîáîì ïåðåäà÷è ïëîñêîãî èçîáðàæåíèÿ (òåêñòà, òàáëèö, ñõåì è ò. ï.) ôàêñèìèëüíûìè àïïàðàòàìè. Ôàêñèìèëüíûé àïïàðàò ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé êîìïëåêñ ìåõàíè÷åñêèõ ñâåòîîïòè÷åñêèõ è ýëåêòðîííûõ óñòðîéñòâ äëÿ ïåðåäà÷è èçîáðàæåíèé îðèãèíàëîâ ïî êàíàëàì ýëåêòðîñâÿçè è äëÿ ïðèåìà òàêèõ èçîáðàæåíèé ñ èõ âîñïðîèçâåäåíèåì â âèäå êîïèè (ôàêñèìèëå). Ïðè ñîñòàâëåíèè òåêñòà, ïîñûëàåìîãî â íåêîäèðîâàííîì âèäå, ðåêîìåíäóåòñÿ â ñàìîé êðàòêîé ôîðìå òî÷íî è ÿñíî èçëîæèòü íåîáõîäèìóþ èíôîðìàöèþ. Ëèòåðàòóðà 1. Äåìèäîâà À.Ê., Ñìèðíîâ Ý.À. Ðóññêàÿ êîììåð÷åñêàÿ êîððåñïîíäåíöèÿ. Ì.: Ðóññêèé ÿçûê, 1985.
– 51 –
2. Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Îñíîâû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. Âîëãîãðàä: Èçä-âî ÂîëÃÓ, 1997. 3. Ñòåíþêîâ Ì.Â. Äîêóìåíòû. Äåëîïðîèçâîäñòâî. Ì.: ÏÐÈÎÐ, 1995. 4. Òåðìèíîëîãè÷åñêèé ñëîâàðü ïî èíôîðìàòèêå. Ì.: ÌÖÍÒÈ, 1975. 5. Óíèâåðñàëüíîå ïîñîáèå ïî äåëîïðîèçâîäñòâó. Ì.: ÖÍÈÈÒÝÈëåãïðîì, 1991.
– 52 –
ÒÅÌÀ 4
ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈß ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÀ Ïëàí ëåêöèè
1. Ôóíêöèè ñëóæáû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. 2. Äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ ñïåöèàëèñòà ïî äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. 3. Èíñòðóêöèÿ ïî äåëîïðîèçâîäñòâó ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ. Ñëóæáà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ ìîæåò èìåòü ðàçëè÷íûé ñòàòóñ: óïðàâëåíèå äåëàìè, îáùèé îòäåë, êàíöåëÿðèÿ, ñåêðåòàðèàò, îòäåë îáðàáîòêè è çàùèòû èíôîðìàöèè.  íåáîëüøèõ îðãàíèçàöèÿõ, ãäå îáúåì îáðàáàòûâàåìûõ äîêóìåíòîâ íåâåëèê, ðàáîòó ñëóæáû ìîæåò âûïîëíèòü ñåêðåòàðü. Ôóíêöèè, ïðàâà è ñîäåðæàíèå äåÿòåëüíîñòè, ò. å. îðãàíèçàöèîííî-ïðàâîâûå è ìåòîäè÷åñêèå ïðèíöèïû ðàáîòû ñëóæáû ÄÎÓ, îïðåäåëÿþòñÿ ïîëîæåíèåì î íåé, ñòðóêòóðà ñëóæáû è åå çàäà÷è ñîîòâåòñòâóþò òåõíîëîãè÷åñêîé öåïî÷êå îïåðàöèé, ïðîâîäèìûõ ñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé.
1. Ôóíêöèè ñëóæáû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ  ñâîåé äåÿòåëüíîñòè äîêóìåíòàöèîííûå ïîäðàçäåëåíèÿ ðóêîâîäñòâóþòñÿ çàêîíàìè, óêàçàìè, ïîñòàíîâëåíèÿìè ïðàâèòåëüñòâà, ïðèêàçàìè è ðàñïîðÿæåíèÿìè ñîîòâåòñòâóþùèõ ðóêîâîäèòåëåé, ïîëîæåíèÿìè î ñëóæáå è Åäèíîé ãîñóäàðñòâåííîé ñèñòåìû ÄÎÓ, ïðàâèëàìè ðàáîòû àðõèâíûõ ó÷ðåæäåíèé, èíñòðóêöèåé ïî äåëîïðîèçâîäñòâó, äîëæíîñòíûìè èíñòðóêöèÿìè ðàáîòíèêîâ ñëóæáû, ãîñóäàðñòâåííûìè ñòàíäàðòàìè íà óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè (â òîì ÷èñëå íà ñèñòåìó îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè). Ê îñíîâíûì ôóíêöèÿì ñëóæáû ïîäðàçäåëåíèÿ îòíîñÿòñÿ: - ïîëíîå èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå ôóíêöèîíèðîâàíèÿ îðãàíèçàöèè: ñáîð, ó÷åò, ïåðâè÷íàÿ îáðàáîòêà è îòïðàâêà êîððåñïîíäåíöèè, ðàñïðåäåëåíèå, äîñòàâêà, èçãîòîâëåíèå è ðàçìíîæåíèå (òèðàæèðîâàíèå) äîêóìåíòîâ, êîíòðîëü çà èõ èñïîëíåíèåì, ôîðìèðîâàíèå äåë (áàç äàííûõ), – 53 –
òåêóùåå õðàíåíèå è ïîäãîòîâêà ê ïåðåäà÷å ìàññèâîâ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè â àðõèâ; - ïîäãîòîâêà ìàøèíîîðèåíòèðîâàííûõ è ìàøèíî÷èòàåìûõ ôîðìàòîâ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè; - îðãàíèçàöèîííî-ìåòîäè÷åñêîå ðóêîâîäñòâî è êîíòðîëü çà ðåàëèçàöèåé òåõíîëîãè÷åñêèõ ïðîöåäóð ÄÎÓ âî âñåõ ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ ïðåäïðèÿòèÿ (îðãàíèçàöèè); - ñèñòåìàòè÷åñêîå ñîâåðøåíñòâîâàíèå èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ íà îñíîâå êîìïüþòåðèçàöèè è ïðèìåíåíèÿ ñîâðåìåííûõ èíôîðìàöèîííûõ òåõíîëîãèé è ñðåäñòâ îðãòåõíèêè; - íåïðåðûâíîå ïîâûøåíèå êâàëèôèêàöèè ðàáîòíèêîâ ñëóæáû ÄÎÓ. Âñÿ ðàáîòà ïî äîêóìåíòàöèîííîìó îáåñïå÷åíèþ ñîñòîèò, â ñóùíîñòè, èç íåïîñðåäñòâåííîãî îïåðàòèâíîãî îáñëóæèâàíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé è îðãàíèçàöèîííî-ìåòîäè÷åñêèìè ìàòåðèàëàìè âñåãî êîìïëåêñà ðàáîò ïî èíôîðìàöèîííîäîêóìåíòàöèîííîìó îáåñïå÷åíèþ. Ïðåäïî÷òèòåëüíî ñëóæáà ÄÎÓ äîëæíà ïðåäñòàâëÿòü ñîáîé ñàìîñòîÿòåëüíîå ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå, öåíòðàëèçîâàííî îáðàáàòûâàþùåå âåñü äîêóìåíòàëüíî-èíôîðìàöèîííûé ïîòîê ïðåäïðèÿòèÿ (îðãàíèçàöèè).  êðóïíûõ è ñðåäíèõ îðãàíèçàöèÿõ ýòà ñëóæáà èìååò ñëîæíóþ ñòðóêòóðó, â êîòîðóþ âõîäÿò: ñåêðåòàðèàò, þðèäè÷åñêèé è îáùèé îòäåëû, ýêñïåäèöèÿ (ñ ôóíêöèîíàëüíûìè ãðóïïàìè îáðàáîòêè), ó÷åòíî-ñïðàâî÷íàÿ ÷àñòü, êîíòðîëüíî-èíñïåêòîðñêàÿ ãðóïïà, áþðî ïî ðàáîòå ñ îáðàùåíèÿìè ãðàæäàí, ìàøèíîïèñíîå áþðî, ó÷àñòîê îïåðàòèâíîé ïîëèãðàôèè, àðõèâ è èíñïåêöèîííî-ìåòîäè÷åñêàÿ ãðóïïà.  íåáîëüøèõ îðãàíèçàöèÿõ è ó÷ðåæäåíèÿõ ðîëü ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé ñëóæáû ÄÎÓ ìîãóò âûïîëíÿòü îòäåëüíûå äîëæíîñòíûå ëèöà. Íîìåíêëàòóðà äîëæíîñòåé ðàáîòíèêîâ ñëóæáû ÄÎÓ îïðåäåëÿåòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ åäèíîé íîìåíêëàòóðîé äîëæíîñòåé ñëóæàùèõ, óòâåðæäàåìîé Êîìèòåòîì ïî òðóäó è ñîöèàëüíûì âîïðîñàì. Ê íèì îòíîñÿòñÿ êàòåãîðèÿ ðóêîâîäèòåëåé (íà÷àëüíèêè è èõ çàìåñòèòåëè, ïîìîùíèêè ðóêîâîäèòåëÿ), ñåêðåòàðè, àðõèâàðèóñû, èíñïåêòîðà, ñòåíîãðàôèñòû, ñåêðåòàðè-ðåôåðåíòû, ýêñïåäèòîðû, êóðüåðû, ðåäàêòîðû, êîððåêòîðû). Ñ 1988 ãîäà â êâàëèôèêàöèîííûé ñïðàâî÷íèê äîëæíîñòåé ââåäåíà äîëæíîñòü äîêóìåíòîâåäà, ïîëó÷àþùåãî âûñøåå îáðà– 54 –
çîâàíèå ïî ñïåöèàëüíîñòè: «Äîêóìåíòîâåä. Îðãàíèçàòîð äåëîïðîèçâîäñòâà». Íåò ñìûñëà äîêàçûâàòü èñòèíó, ÷òî îñíîâíûìè ôàêòîðàìè øòàòíîãî ñîñòàâà ñëóæáû ÄÎÓ ÿâëÿþòñÿ: îáúåì äîêóìåíòîîáîðîòà, îáùàÿ ÷èñëåííîñòü ïåðñîíàëà è êîëè÷åñòâî ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé, ïîëó÷àåìûõ è îáðàáàòûâàåìûõ äîêóìåíòîâ çà êîíêðåòíûé êàëåíäàðíûé ïåðèîä (ãîä).
2. Äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ ñïåöèàëèñòà ïî äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè Îñíîâîé ðàöèîíàëüíîé è ýôôåêòèâíîé îðãàíèçàöèè óïðàâëåí÷åñêîãî (â òîì ÷èñëå è äîêóìåíòàöèîííîãî) òðóäà ÿâëÿåòñÿ îäíîçíà÷íîå ðàñïðåäåëåíèå ôóíêöèé è ñëóæåáíûõ îáÿçàííîñòåé ìåæäó ñîòðóäíèêàìè ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ îðãàíèçàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ. Ïðè ýòîì ðàçäåëåíèå òðóäà çàêðåïëÿåòñÿ òðåáîâàíèÿìè äîëæíîñòíîé èíñòðóêöèè, îïðåäåëÿþùåé îðãàíèçàöèîííî-ïðàâîâîå ïîëîæåíèå ðàáîòíèêà â ïîäðàçäåëåíèè. Êîìïîçèöèîííî è ëîãè÷åñêè äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ ðàçðàáàòûâàåòñÿ íà îñíîâå òðåáîâàíèé êâàëèôèêàöèîííîãî ñïðàâî÷íèêà äîëæíîñòåé ñëóæàùèõ, òèïîâûõ äîëæíîñòíûõ èíñòðóêöèé è êîíêðåòíûõ óñëîâèé è ïîòðåáíîñòåé äàííîãî ðàáî÷åãî ìåñòà. Èíñòðóêöèÿ ÿâëÿåòñÿ ñâîåîáðàçíûì àëãîðèòìîì òðóäîâîé ôóíêöèè, îïðåäåëÿþùèì íå òîëüêî òî, ÷òî òðåáóåòñÿ äåëàòü, íî è ðåãëàìåíòèðóþùèì êà÷åñòâî è ïîñëåäîâàòåëüíîñòü òåõ èëè èíûõ òåõíîëîãè÷åñêèõ îïåðàöèé. Äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ — ïðèîðèòåòíûé è îòâåòñòâåííûé äîêóìåíò, îïèñûâàþùèé îðãàíèçàöèîííûå è ìåòîäè÷åñêèå ïàðàìåòðû òðóäà êàæäîãî ñîòðóäíèêà. Ñòðóêòóðà èíñòðóêöèè, êàê ïðàâèëî, ñîñòîèò èç òðàäèöèîííûõ ðàçäåëîâ: - îáùèå ñâåäåíèÿ; - ôóíêöèè, ïðàâà è îáÿçàííîñòè ðàáîòíèêà; - âçàèìîîòíîøåíèÿ (ïî âåðòèêàëè è ãîðèçîíòàëè); - îòâåòñòâåííîñòü è ñòèìóëèðîâàíèå (îöåíêà êà÷åñòâà òðóäà). Âñå ðàçäåëû, ôîðìóëèðîâêè è ïîëîæåíèÿ èíñòðóêöèè äîëæíû áûòü ÷åòêèìè, êàòåãîðè÷íûìè è íåäâóñìûñëåííûìè.  ðàçäåëå «Îáùèå ñâåäåíèÿ» ïåðå÷èñëÿþòñÿ îñíîâíûå çàäà÷è äîë– 55 –
æíîñòè, ïîðÿäîê ïðèåìà è óâîëüíåíèÿ, ïðîôåññèîíàëüíûå (êâàëèôèêàöèîííûå) òðåáîâàíèÿ ê ñîòðóäíèêó, åãî ïîä÷èíåííîñòü è íîðìàòèâíûå äîêóìåíòû, îïðåäåëÿþùèå îðãàíèçàöèîííî-ïðàâîâîé ñòàòóñ ðàáîòíèêà. Ðàçäåë «Ôóíêöèè» îïðåäåëÿåò êîíêðåòíûé ïðîèçâîäñòâåííûé ó÷àñòîê, îáåñïå÷èâàåìûé äàííûì ñîòðóäíèêîì ñ ïåðå÷èñëåíèåì êîíêðåòíûõ âèäîâ âûïîëíÿåìûõ èì ðàáîò. Òàê, äåëîïðîèçâîäñòâî êàê ôóíêöèÿ äîëæíîñòè, ïðåäóñìàòðèâàåò: êîíòðîëü îòìåòêè îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòîâ, îôîðìëåíèå èõ äëÿ íàäåæíîãî õðàíåíèÿ è âûäà÷è âî âðåìåííîå ïîëüçîâàíèå, ïîäãîòîâêó äîêóìåíòîâ ê ïåðåäà÷å â àðõèâ îðãàíèçàöèè. Ðàçäåë «Îáÿçàííîñòè» èçëàãàåò ïîðÿäîê âûïîëíåíèÿ ðàáîò, ñðîêè è ìåòîäû âûïîëíåíèÿ êàæäîé îïåðàöèè (äèôôåðåíöèðîâàíèå, ýøåëîíèðîâàíèå äîêóìåíòîâ è èõ ðåãèñòðàöèÿ), êîëè÷åñòâî ýêçåìïëÿðîâ ÐÊÊ è ò. ä. Èìåííî ðàçäåëû «Ôóíêöèè» è «Îáÿçàííîñòè» äîëæíû ñîäåðæàòü ïîäðîáíûå ìåòîäè÷åñêèå óêàçàíèÿ î ñóùåñòâå è ïîðÿäêå âûïîëíåíèÿ ðàçëè÷íûõ òåõíîëîãè÷åñêèõ îïåðàöèé ñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé. Ðàçäåë «Ïðàâà» èçëàãàåò ïðàâîâûå âîçìîæíîñòè ðàáîòíèêà, ñâîè äîëæíîñòíûå ôóíêöèè â òðóäîâîì ïðîöåññå. Ðàçäåë «Âçàèìîîòíîøåíèÿ» â äîêóìåíòàöèîííûõ ïðîöåññàõ âåñüìà àêòóàëåí, ò. ê. óêàçûâàåò, êîãäà, îò êîãî è â êàêîì âèäå ðàáîòíèê ïîëó÷àåò èíôîðìàöèþ è äîêóìåíòû, è êîìó, êîãäà è â êàêîé ôîðìå îíè ïåðåäàþòñÿ è ñîãëàñîâûâàþòñÿ. Ðàçäåë «Îòâåòñòâåííîñòü è ñòèìóëèðîâàíèå» ñîäåðæèò îñíîâíûå ìåðû îòâåòñòâåííîñòè, êîòîðûå íåñåò ðàáîòíèê â ñëó÷àå íåáðåæíîãî è íåñâîåâðåìåííîãî âûïîëíåíèÿ ñâîèõ îáÿçàííîñòåé è êðèòåðèè îöåíêè êà÷åñòâà òðóäà äîëæíîñòíîãî ëèöà. Äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ ïðîõîäèò îñíîâàòåëüíóþ ïðîöåäóðó ñîãëàñîâàíèÿ è óòâåðæäàåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, â êîòîðîì òðóäèòñÿ äàííûé ðàáîòíèê. Åå óòâåðæäåíèå â áîëüøèíñòâå ñëó÷àåâ — ïðåðîãàòèâà ïåðâîãî ðóêîâîäèòåëÿ (ðàáîòîäàòåëÿ).
3. Èíñòðóêöèÿ ïî äåëîïðîèçâîäñòâó ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ Äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ (ÄÎÓ) â öåëîì ðåãëàìåíòèðóåòñÿ èíñòðóêöèåé ïî äåëîïðîèçâîäñòâó, êî– 56 –
òîðàÿ ðàçðàáàòûâàåòñÿ íà îñíîâå îáùåãîñóäàðñòâåííîé ñèñòåìû ÄÎÓ, îñíîâíûõ ïðàâèë ðàáîòû âåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ, êîìïëåêòà ÃÎÑÒ «Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè», ìåòîäè÷åñêèõ è èíñòðóêòèâíûõ âåäîìñòâåííûõ ìàòåðèàëîâ.  ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ îðãàíèçàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ, ðàñïîëàãàþùèõ òåõíè÷åñêèìè, ìàòåðèàëüíûìè è êàäðîâûìè ðåñóðñàìè, ðàçðàáàòûâàþòñÿ è âíåäðÿþòñÿ ñïåöèàëèçèðîâàííûå èíñòðóêöèè ïî äåëîïðîèçâîäñòâó, îòðàæàþùèå ñïåöèôèêó è îáúåìû ðàáîò ñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé. Òàêîâû îòäåëû íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîðìàöèè, îáðàáîòêè è êîìïëåêñíîé çàùèòû èíôîðìàöèè, ïðîåêòíî-êîíñòðóêòîðñêèå è íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêèå ïîäðàçäåëåíèÿ, ðàñïîëàãàþùèå áîëüøèìè îáúåìàìè òåõíè÷åñêîé è òåõíîëîãè÷åñêîé èíôîðìàöèè. Ëîãèêî-êîìïîçèöèîííîå ïîñòðîåíèå èíñòðóêöèé ïî äåëîïðîèçâîäñòâó ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé, â ñóùíîñòè, àäåêâàòíî òèïîâûì, íî îòäåëüíûå ðàçäåëû äîêóìåíòîâ ðàçðàáàòûâàþòñÿ è ñîãëàñîâûâàþòñÿ ñ êîìïåòåíòíûìè âåäîìñòâåííûìè è ìåæâåäîìñòâåííûìè îðãàíèçàöèÿìè, âûïîëíÿþùèìè ñõîäíûå äîêóìåíòàöèîííûå îïåðàöèè. Èíñòðóêöèÿ ïî äåëîïðîèçâîäñòâó îòäåëà, ñëóæáû óêàçàííîãî ïðîôèëÿ ðàçðàáàòûâàåòñÿ è ñîãëàñîâûâàåòñÿ ñ ðóêîâîäèòåëåì öåíòðàëèçîâàííîé ñëóæáû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. Îòäåëüíûå ïîëîæåíèÿ èíñòðóêöèè ìîãóò áûòü ïîëîæåíû â îñíîâó ðàáîòû àòòåñòàöèîííûõ êîìèññèé è ïðîöåäóð îöåíêè êà÷åñòâà òðóäà ïåðñîíàëà, çàíÿòîãî îáðàáîòêîé è õðàíåíèåì äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Ëèòåðàòóðà 1. Ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ. Îñíîâíûå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòàì è ñëóæáàì äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. Ì., 1991. 2. Îñíîâíûå ïðàâèëà ðàáîòû âåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ. Ì., 1986. 3. Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Îðãàíèçàöèîííàÿ êóëüòóðà ðóêîâîäèòåëÿ. Âîëãîãðàä: ÎÀÎ «Õèìïðîì», 1996. 4. Ðàéñáåðã Á.À., Ëîçîâñêèé Ë.Ø.,„ Ñòàðîäóáöåâà Å.Á. Ñîâðåìåííûé ýêîíîìè÷åñêèé ñëîâàðü. Ì.: ÈÍÔÐÀ-Ì, 1999.
– 57 –
ÒÅÌÀ 5
ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈß ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÎÁÎÐÎÒÀ Ïëàí ëåêöèè
1. Ïîíÿòèå, ñòðóêòóðà è îáúåì äîêóìåíòîîáîðîòà. 2. Òåõíîëîãèÿ ïðèåìà, îáðàáîòêè è ðàñïðåäåëåíèÿ äîêóìåíòîâ. 3. Îáðàáîòêà è äâèæåíèå èñõîäÿùèõ è âíóòðåííèõ äîêóìåíòîïîòîêîâ. Äîêóìåíòàëüíî-èíôîðìàöèîííûå ïîòîêè íà ïðåäïðèÿòèè, â îðãàíèçàöèè ÿâëÿþòñÿ ñîñòàâíîé ÷àñòüþ èíôîðìàöèîííîé ñðåäû, â êîòîðîé íàõîäÿòñÿ äåñÿòêè, ñîòíè ïîäðàçäåëåíèé è ñïåöèàëèñòîâ, òðåáóþùèõ êîëè÷åñòâåííîãî è êà÷åñòâåííîãî óïîðÿäî÷åíèÿ äîêóìåíòîâ ñ öåëüþ èõ ýôôåêòèâíîãî ïðèìåíåíèÿ.
1. Ïîíÿòèå, ñòðóêòóðà è îáúåì äîêóìåíòîîáîðîòà Äîêóìåíòîîáîðîò â ñîîòâåòñòâèè ñ ÃÎÑÒ 16487-83 îïðåäåëÿëñÿ êàê äâèæåíèå äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèè ñ ìîìåíòà èõ ñîçäàíèÿ èëè ïîëó÷åíèÿ äî çàâåðøåíèÿ èñïîëíåíèÿ èëè îòïðàâêè. Ñàìî ïîíÿòèå «äîêóìåíòîîáîðîò» âêëþ÷àåò â ñåáÿ ïðîöåññ íåêîåãî êîëüöåîáðàçíîãî äâèæåíèÿ, ïðè êîòîðîì äîêóìåíò íà÷èíàåò ñâîå äâèæåíèå è çàâåðøàåò åãî â îäíîì è òîì æå ïóíêòå, êàêîâûì è ÿâëÿåòñÿ ñëóæáà ÄÎÓ, íåçàâèñèìî îò ñâîåé îðãàíèçàöèîííîé ñòðóêòóðû èëè ñòàòóñà.  ñâîþ î÷åðåäü, ñàìî äâèæåíèå äîêóìåíòîâ — ýòî ïðåæäå âñåãî ïåðåìåùåíèå óïðàâëåí÷åñêîé èíôîðìàöèè — íåîáõîäèìîãî ðóêîâîäèòåëÿì è ñïåöèàëèñòàì ðåñóðñà äëÿ ðåàëèçàöèè ôóíêöèé óïðàâëåíèÿ, ïðèíÿòèÿ îáîñíîâàííûõ ðåøåíèé è ôàêòè÷åñêîãî èõ èñïîëíåíèÿ.  ñóùíîñòè, öåëåíàïðàâëåííîå, ðàöèîíàëüíîå äâèæåíèå äîêóìåíòîâ õàðàêòåðèçóåò óðîâåíü îðãàíèçàöèè óïðàâëåíèÿ. Ïåðåìåùåíèå äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèè íå ìîæåò áûòü õàîòè÷íûì. Âûïîëíåíèå òâîð÷åñêèõ îïåðàöèé ñ äîêóìåíòàëüíî-èíôîðìàöèîííûì ïîòîêîì äîëæíî îáåñïå÷èâàòüñÿ êîìïëåêñîì òåõíè÷åñêèõ è ôîðìàëüíî-ëîãè÷åñêèõ îïåðàöèé ïî ó÷åòó, ðåãóëèðîâàíèþ ðàñïðåäåëåíèÿ äîêóìåíòîâ ìåæäó äîëæíîñòíûìè ëèöàìè, êîíòðîëþ çà ñâîåâðåìåííûì ðàññìîòðåíèåì è èñïîëíåíèåì äîêóìåíòîâ, èõ ðàöèîíàëüíîìó õðàíåíèþ. – 58 –
Òàêèì îáðàçîì, äîêóìåíòîîáîðîò — ýòî ðåãëàìåíòèðóåìàÿ òåõíîëîãè÷åñêàÿ ñõåìà äâèæåíèÿ äîêóìåíòîâ ïî óñòàíîâëåííûì ìàðøðóòàì äëÿ ðåàëèçàöèè íåîáõîäèìûõ òâîð÷åñêèõ, ôîðìàëüíî-ëîãè÷åñêèõ è òåõíè÷åñêèõ îïåðàöèé ñ äîêóìåíòàìè. ×èñëî ïóíêòîâ îáðàáîòêè, ñêîðîñòü ïåðåìåùåíèÿ è îïåðàòèâíîñòü âûïîëíåíèÿ îïåðàöèé îïðåäåëÿþò óðîâåíü ñîâåðøåíñòâà òåõíîëîãèè è ðåçóëüòàòèâíîñòü îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåí÷åñêîãî ïåðñîíàëà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé. Ïðàêòèêà óïðàâëåíèÿ âûðàáîòàëà îñíîâíûå òðåáîâàíèÿ ê ðåàëèçàöèè äîêóìåíòîîáîðîòà: 1. Ïåðåìåùåíèå äîêóìåíòîâ êðàò÷àéøèì ïóòåì, ÷åðåç ìèíèìàëüíîå êîëè÷åñòâî ïóíêòîâ îáðàáîòêè, èñêëþ÷àþùåå äóáëèðîâàíèå òåõíîëîãè÷åñêèõ îïåðàöèé. 2. Èçáèðàòåëüíîñòü äîñòàâêè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ðóêîâîäèòåëÿì è ñïåöèàëèñòàì â ñîîòâåòñòâèè ñ èõ ïîòðåáíîñòÿìè è ôóíêöèîíàëüíûìè îáÿçàííîñòÿìè. 3. Òåõíîëîãè÷åñêàÿ è ïðàêòè÷åñêàÿ îáóñëîâëåííîñòü ïåðåìåùåíèÿ äîêóìåíòîâ. 4. Ïðîñòîòà è îäíîîáðàçèå ìàðøðóòîâ è ñîñòàâà òåõíîëîãè÷åñêèõ îïåðàöèé äëÿ ìàññîâûõ âèäîâ äîêóìåíòîâ, èíòåãðàëüíûé ïðèíöèï îáðàáîòêè äîêóìåíòîâ (îäíîêðàòíîñòü îáðàáîòêè è ìíîãîêðàòíîñòü èñïîëüçîâàíèÿ). Óêàçàííûå òðåáîâàíèÿ ñîõðàíÿþò ñâîþ ïðàâîìî÷íîñòü è ïðè àâòîìàòèçèðîâàííîé (êîìïüþòåðíîé) îáðàáîòêå äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè.  ýòîì ñëó÷àå âàæíåéøèì òðåáîâàíèåì ê äîêóìåíòîîáîðîòó ÿâëÿåòñÿ ñîâìåñòèìîñòü è àäàïòèâíîñòü ê ïðèìåíåíèþ íîâûõ èíôîðìàöèîííûõ òåõíîëîãèé. Äîêóìåíòîîáîðîò íà ïðàêòèêå ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé òåõíîëîãè÷åñêèé ïðîöåññ ñ åãî ñòðóêòóðíûìè ñîñòàâëÿþùèìè — äîêóìåíòîïîòîêàìè, êîòîðûå ìîãóò áûòü êëàññèôèöèðîâàíû ñëåäóþùèì îáðàçîì: - íèñõîäÿùèé (âõîäÿùèé, âõîäíîé) äîêóìåíòîïîòîê; - âîñõîäÿùèé (èñõîäÿùèé, âûõîäíîé) äîêóìåíòîïîòîê; - ãîðèçîíòàëüíûé (âíóòðåííèé, öèðêóëèðóþùèé) äîêóìåíòîïîòîê. Ôóíêöèîíèðîâàíèå óêàçàííûõ äîêóìåíòîïîòîêîâ õàðàêòåðíî íå òîëüêî äëÿ ïðåäïðèÿòèÿ (îðãàíèçàöèè) â öåëîì, íî è äëÿ êîíêðåòíîãî ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ èëè àâòîìàòèçèðîâàííîé ñèñòåìû. – 59 –
Êàæäûé èç ïîòîêîâ õàðàêòåðèçóåòñÿ êîëè÷åñòâåííîé è êà÷åñòâåííîé îïðåäåëåííîñòüþ (âåêòîðîì, ñîñòàâîì è îáúåìîì) ïåðåìåùàþùèõñÿ äîêóìåíòîâ. Òàê, íèñõîäÿùèé äîêóìåíòîïîòîê íåñåò ñ ñîáîé èñõîäíóþ, ïåðâè÷íóþ èíôîðìàöèþ äëÿ óïðàâëåíèÿ è âêëþ÷àåò â ñåáÿ: äîêóìåíòû âûøåñòîÿùèõ îðãàíîâ óïðàâëåíèÿ (ïîñòàíîâëåíèÿ, ðåøåíèÿ, ïðèêàçû, óêàçàíèÿ, èíñòðóêòèâíî-ìåòîäè÷åñêèå ïèñüìà è ò. ä.), äîêóìåíòû äðóãèõ îðãàíèçàöèé (ïèñüìà, ðåøåíèÿ, àêòû), îáðàùåíèÿ ãðàæäàí, çàïðîñû äåïóòàòîâ. Âîñõîäÿùèé äîêóìåíòîïîòîê (ïèñüìà, ïëàíîâî-îò÷åòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ) íåñåò èíôîðìàöèþ, âûðàáîòàííóþ â ïðîöåññå óïðàâëåíèÿ ñ öåëüþ åå ïåðåäà÷è âûøåñòîÿùèì è îáùåñòâåííûì îðãàíèçàöèÿì è îòäåëüíûì ôèçè÷åñêèì ëèöàì. Ãîðèçîíòàëüíûé äîêóìåíòîïîòîê, îáåñïå÷èâàÿ ðåøåíèå óïðàâëåí÷åñêèõ çàäà÷ â ïðåäåëàõ äàííîé îðãàíèçàöèè, âêëþ÷àåò â ñåáÿ ðàñïîðÿäèòåëüíóþ è ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííóþ äîêóìåíòàöèþ. Ïðè ýòîì âíóòðåííÿÿ ïåðåïèñêà ìåæäó ñòðóêòóðíûìè ïîäðàçäåëåíèÿìè, êàê ïðàâèëî, èñêëþ÷àåòñÿ. Ñóììàðíîå êîëè÷åñòâî äîêóìåíòîâ êàæäîãî ïîòîêà çà îïðåäåëåííûé ïåðèîä âðåìåíè (ìåñÿö, êâàðòàë, ãîä) ñîñòàâëÿåò îáúåì äîêóìåíòîîáîðîòà. Ãîäîâîé îáúåì äîêóìåíòîîáîðîòà ÿâëÿåòñÿ èñõîäíîé áàãðîâîé âåëè÷èíîé äëÿ ðàñ÷åòà ÷èñëåííîñòè ðàáîòíèêîâ ñëóæáû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ, ñðåäñòâ àâòîìàòèçàöèè è îðãòåõíèêè, îïðåäåëåíèÿ êðóãà ñîòðóäíèêîâ ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé, çàíÿòûõ èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííûìè ïðîöåññàìè. Ñîïîñòàâëåíèå ìíîãîëåòíèõ îáúåìîâ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïîçâîëÿåò âûÿâèòü òåíäåíöèþ äèíàìèêè äîêóìåíòîîáîðîòà è ïðåäëîæèòü ìåðû ïî åãî ðàöèîíàëüíîìó óìåíüøåíèþ. Íà ïðàêòèêå åæåäíåâíûé êîëè÷åñòâåííûé ó÷åò îñóùåñòâëÿåòñÿ äëÿ âñåõ áåç èñêëþ÷åíèÿ äîêóìåíòîâ: âõîäÿùèõ, èñõîäÿùèõ (êàê ðåãèñòðèðóåìûõ, òàê è íåðåãèñòðèðóåìûõ). Ïðè ýòîì ñëåäóåò èìåòü â âèäó, ÷òî âíóòðåííèå äîêóìåíòû ðåãèñòðèðóþòñÿ ïî ìåñòó èõ ñîñòàâëåíèÿ. Ñàì ïîäñ÷åò äîêóìåíòîâ ôèêñèðóåòñÿ ïî ãðóïïîâûì ïðèçíàêàì (äîêóìåíòîâ è êîððåñïîíäåíòîâ) â âèäå ïðîñòîé äðîáè, ÷èñëèòåëåì êîòîðîé ÿâëÿåòñÿ êîëè÷åñòâî îñíîâíûõ äîêóìåíòîâ, à çíàìåíàòåëåì — êîëè÷åñòâî êîïèé.
– 60 –
Ïîäñ÷åò êîëè÷åñòâà ìàøèíî÷èòàåìûõ äîêóìåíòîâ âûïîëíÿåòñÿ ïî ó÷åòíûì êàðòî÷êàì è æóðíàëàì âû÷èñëèòåëüíîãî öåíòðà (ÂÖ) èëè ñîîòâåòñòâóþùåãî ÀÐÌ. Òåõíîëîãè÷åñêèé ïðîöåññ îáðàáîòêè è ïåðåìåùåíèÿ íèñõîäÿùåãî äîêóìåíòàöèîííîãî ïîòîêà öåëåñîîáðàçíî îïòèìèçèðîâàòü â âèäå ñëåäóþùèõ òèïîâûõ ïðîöåäóð: - ïðèåì è ïåðâè÷íàÿ îáðàáîòêà äîêóìåíòîâ; - ïðåäâàðèòåëüíàÿ ýêñïåðòèçà è ñåëåêöèÿ äîêóìåíòîâ; - ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ ñ ñèíõðîííûì âåäåíèåì ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííîãî ôîíäà (ÑÈÔ), áàç äàííûõ è áàç çíàíèé (ÁÄ, ÁÇ); - îçíàêîìëåíèå ðóêîâîäèòåëÿ è îòïðàâêà äîêóìåíòîâ â ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ; - âûïîëíåíèå çàäàíèé è ïîðó÷åíèé, îòðàæåííûõ â äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè; - êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ (ðåàëèçàöèÿ îáðàòíîé ñâÿçè).
2. Òåõíîëîãèÿ ïðèåìà, îáðàáîòêè è ðàñïðåäåëåíèÿ äîêóìåíòîâ Ïðèåì è ïåðâè÷íàÿ îáðàáîòêà äîêóìåíòîâ êîîðäèíèðóþòñÿ â îäíîì èç ïîäðàçäåëåíèé öåíòðàëèçîâàííîé ñëóæáû ÄÎÓ (ýêñïåäèöèè, ñåêðåòàðèàòå — ïðè äåöåíòðàëèçàöèè). Ñëóæåáíàÿ êîððåñïîíäåíöèÿ äîñòàâëÿåòñÿ â ýêñïåäèöèþ èç ïî÷òîâîãî îòäåëåíèÿ ñàìîñòîÿòåëüíî ñ ñîîòâåòñòâóþùåé ðåãèñòðàöèåé. Âñÿ êîððåñïîíäåíöèÿ âñêðûâàåòñÿ (çà èñêëþ÷åíèåì ïèñåì â îáùåñòâåííûå îðãàíèçàöèè è ñ ïîìåòîé «ëè÷íî»). Ïîñëå èçâëå÷åíèÿ äîêóìåíòà èç êîíâåðòà ïðîâåðÿåòñÿ ïðàâèëüíîñòü åãî àäðåñîâàíèÿ, íàëè÷èå, êîìïëåêòíîñòü, öåëîñòíîñòü äîêóìåíòà è ïðèëîæåíèé ê íåìó. Ïðè íåêîìïëåêòíîñòè èëè ïîâðåæäåíèè äîêóìåíòà íà íèæíåì ïîëå ïîñëåäíåãî ëèñòà äåëàåòñÿ ñîîòâåòñòâóþùàÿ çàïèñü è èçâåùàåòñÿ êîððåñïîíäåíò. Êîíâåðòû, êàê ïðàâèëî, óíè÷òîæàþòñÿ, êðîìå òåõ, êîòîðûå õðàíÿò àäðåñíûå è ðåãèñòðàöèîííûå ïðèçíàêè. Êîíâåðòû îáðàùåíèé ãðàæäàí ïðàêòè÷åñêè âñåãäà ñîõðàíÿþòñÿ. Ìàøèíî÷èòàåìûå äîêóìåíòû ïåðåäàþòñÿ ïîñëå ýêñïåäèöèîííîé îáðàáîòêè ñîïðîâîäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ. Íà âñåõ áåç èñêëþ÷åíèÿ äîêóìåíòàõ ïðîñòàâëÿåòñÿ ðåãèñòðàöèîííûé øòàìï – 61 –
âõîäÿùåãî íîìåðà è òåêóùåé äàòû. Íà íåâñêðûâàåìûõ ïèñüìàõ øòàìï ïðîñòàâëÿåòñÿ íà êîíâåðòå. Íà äàííîì ýòàïå òåõíîëîãè÷åñêîãî ïðîöåññà îïðåäåëÿåòñÿ íàèáîëåå êîðîòêèé ìàðøðóò ïåðåäâèæåíèÿ äîêóìåíòà ê èñïîëíèòåëþ. Ïðè ñåëåêöèè (ðàñïðåäåëåíèè) äîêóìåíòîâ ïî àäðåñàòàì ôîðìèðóþòñÿ ñëåäóþùèå ãðóïïû äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè: 1. Äîêóìåíòû, íàïðàâëåííûå ðóêîâîäñòâó áåç óêàçàíèÿ ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ. 2. Îáðàùåíèÿ ãðàæäàí, â òîì ÷èñëå è àäðåñîâàííûå ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì. 3. Äîêóìåíòû, àäðåñîâàííûå ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì. Äîêóìåíòû âñåõ ãðóïï äî ïåðåäà÷è èõ ê äàëüíåéøåé îáðàáîòêå ìîãóò áûòü (â ïàêåòíîì ðåæèìå) ââåäåíû ÷åðåç ÀÐÌ ñïåöèàëèñòà-äîêóìåíòîâåäà â àâòîìàòèçèðîâàííóþ ñèñòåìó äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ. Äîêóìåíòû ïåðâîé è âòîðîé ãðóïï ïåðåäàþòñÿ êàíöåëÿðèè, òðåòüåé — ñîðòèðóþòñÿ ïî ïîäðàçäåëåíèÿì ñ ïîìîùüþ ïàïîê-äîñüå èëè ñåêöèîííûõ øêàôîâ ñ ÿ÷åéêàìè àáîíåíòîâ. Ðóêîâîäèòåëü êàíöåëÿðèè (ñåêðåòàðü-ðåôåðåíò) çíàêîìèòñÿ ñ ñîäåðæàíèåì è ðàñïðåäåëÿåò äîêóìåíòû â çàâèñèìîñòè îò èõ ñîäåðæàíèÿ è êëàññèôèêàöèè. Ðóêîâîäèòåëþ æå îðãàíèçàöèè è åãî çàìåñòèòåëÿì íàïðàâëÿþòñÿ íàèáîëåå âàæíûå è ñðî÷íûå äîêóìåíòû ïî íàèáîëåå ïðèíöèïèàëüíûì, ñëîæíûì è ïðèîðèòåòíûì âîïðîñàì îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè. Îáðàùåíèÿ (çàÿâëåíèÿ, ïèñüìà) ãðàæäàí — äîëæíîñòíîìó ëèöó, êîìïåòåíòíîìó â ðåøåíèè îòðàæàåìîãî â äîêóìåíòå âîïðîñà. Äîêóìåíòû, íå òðåáóþùèå ðåøåíèÿ íà óðîâíå ðóêîâîäñòâà îðãàíèçàöèè, ðàñïðåäåëÿþòñÿ ïî ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì ñ ïîìåòîé (èíäåêñ ïîäðàçäåëåíèÿ, ôàìèëèÿ ñïåöèàëèñòà-èñïîëíèòåëÿ), êîòîðàÿ èäåíòè÷íà ðåçîëþöèè ðóêîâîäèòåëÿ.  ïîäðàçäåëåíèè ïðåäâàðèòåëüíîå ðàññìîòðåíèå è ðàñïðåäåëåíèå ïîñòóïèâøèõ äîêóìåíòîâ âåäåòñÿ îòâåòñòâåííûì ëèöîì (ñåêðåòàðåì, äåëîïðîèçâîäèòåëåì, òåõíèêîì ïî ó÷åòó), îòâåòñòâåííûì çà èõ îáðàáîòêó. Ïðåäâàðèòåëüíîå ðàññìîòðåíèå è äèñïåò÷åðèçàöèÿ äîêóìåíòîâ îñóùåñòâëÿåòñÿ â àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåìàõ ñ ïîìîùüþ äèñïëåÿ íà áàçå ÏÎ â ðåæèìå çàäà÷è «ïðîêëàäêà ìàðøðóòà» ïóòåì âíåñåíèÿ â áàçó äàííûõ îòìåòîê (êîìàíä) î íàïðàâëåíèè ïåðåäà÷è äîêóìåíòà. – 62 –
Ïîðÿäîê ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè, òàê æå, êàê è èõ ñîñòàâëåíèå è îôîðìëåíèå, äîñòàòî÷íî äåòàëüíî îïèñàí â íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèõ äîêóìåíòàõ, ïàêåò êîòîðûõ ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé.  ïåðâîé ÷àñòè ñîäåðæàòñÿ îáùåãîñóäàðñòâåííûå íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèå äîêóìåíòû: - «Ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ. Îñíîâíûå ïîëîæåíèÿ. Îáùèå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòàì è ñëóæáàì äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ»; - Òèïîâàÿ èíñòðóêöèÿ ïî äåëîïðîèçâîäñòâó â ìèíèñòåðñòâàõ è âåäîìñòâàõ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè; - ÃÎÑÒ Ð 6.30-97; - «Îñíîâíûå ïðàâèëà ðàáîòû âåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ»; - Ïåðå÷åíü òèïîâûõ äîêóìåíòîâ, îáðàçóþùèõñÿ â äåÿòåëüíîñòè ãîñêîìèòåòîâ, ìèíèñòåðñòâ, âåäîìñòâ è äðóãèõ ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ õðàíåíèÿ.  ó÷ðåæäåíèÿõ, èìåþùèõ äåëî ñ ëþáûìè âèäàìè îáðàùåíèé ãðàæäàí, ðåêîìåíäóåòñÿ ðóêîâîäñòâîâàòüñÿ Òèïîâûì ïîëîæåíèåì î âåäåíèè äåëîïðîèçâîäñòâà ïî ïðåäëîæåíèÿì, çàÿâëåíèÿì è æàëîáàì ãðàæäàí â ãîñóäàðñòâåííûõ îðãàíàõ, íà ïðåäïðèÿòèÿõ, â ó÷ðåæäåíèÿõ è îðãàíèçàöèÿõ, â êîòîðûõ ðåãëàìåíòèðîâàí ïîðÿäîê è ìåòîäèêà ðàáîòû ñ ýòîé êàòåãîðèåé äîêóìåíòîâ. Âòîðàÿ ÷àñòü ïàêåòà ôîðìèðóåòñÿ îðãàíèçàöèîííûìè è íîðìàòèâíûìè äîêóìåíòàìè ñàìîé îðãàíèçàöèè. Ê íèì îòíîñÿòñÿ: - óñòàâ (ïîëîæåíèå) îðãàíèçàöèè; - ïîëîæåíèå î ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè; - äîëæíîñòíûå èíñòðóêöèè ðàáîòíèêîâ ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ; - èíñòðóêöèÿ ïî äåëîïðîèçâîäñòâó äàííîé îðãàíèçàöèè; - íîìåíêëàòóðà äåë; - òàáåëü ôîðì äîêóìåíòîâ îðãàíèçàöèè èëè ïîäðàçäåëåíèÿ.
3. Îáðàáîòêà è äâèæåíèå èñõîäÿùèõ è âíóòðåííèõ äîêóìåíòîïîòîêîâ Îñíîâíàÿ öåëü ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ — ââîä â òðàäèöèîííóþ (àâòîìàòèçèðîâàííóþ) èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íóþ ñèñòåìó èñõîäíûõ ñâåäåíèé î äîêóìåíòàõ äëÿ ðåàëèçàöèè ôóíêöèé ïîèñêà, ó÷åòà, êîíòðîëÿ è ñïðàâî÷íîé ðàáîòû.
– 63 –
Ôàêò ñàìîãî ââîäà îòðàæàåòñÿ ïðèñâîåíèåì äîêóìåíòó ðåãèñòðàöèîííîãî èíäåêñà, êîòîðûé ñëóæèò ó÷åòíûì è àäðåñíûì (êîîðäèíàòíûì) ïðèçíàêîì äîêóìåíòà. Ðåãèñòðàöèè ïîäâåðãàþòñÿ âñå äîêóìåíòû, òðåáóþùèå ïðàêòè÷åñêîãî ïðèìåíåíèÿ (îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûå, ïëàíîâî-îò÷åòíûå, ôèíàíñîâî-êðåäèòíûå, áóõãàëòåðñêèå) êàê ìàøèííîãî, òàê è òðàäèöèîííîãî (ðó÷íîãî) èñïîëíåíèÿ. Îñíîâíûå òðåáîâàíèÿ ê ðåãèñòðàöèè: îäíîêðàòíîñòü, îïåðàòèâíîñòü, îòâåòñòâåííîñòü, ñî÷åòàíèå öåíòðàëèçàöèè è äåöåíòðàëèçàöèè. Äåöåíòðàëèçîâàííàÿ ðåãèñòðàöèÿ õàðàêòåðíà äëÿ ïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèé, îòëè÷àþùèõñÿ ñëîæíîé è äîñòàòî÷íî ðàçîáùåííîé (òåððèòîðèàëüíîé) ñòðóêòóðîé è íàëè÷èåì ìíîãî÷èñëåííûõ ïóíêòîâ ïåðåäà÷è äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Äîêóìåíòû, ïåðåäàâàåìûå ðóêîâîäñòâó, ðåãèñòðèðóþòñÿ â êàíöåëÿðèè; îáðàùåíèÿ ãðàæäàí — â ñëóæáå çàÿâëåíèé è ïèñåì. Íàïðèìåð: ñåêðåòàðü äèðåêòîðà ïî ñáûòó.  ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ äîêóìåíòû ðåãèñòèðóþòñÿ ñïåöèàëüíî íàçíà÷åííûìè ëèöàìè. Öåíòðàëèçîâàííàÿ ðåãèñòðàöèÿ ðàñïðîñòðàíåíà â ñðåäíèõ è íåáîëüøèõ îðãàíèçàöèÿõ â îäíîì ïóíêòå (êàíöåëÿðèÿ, áþðî, ãðóïïà, îòäåë ÄÎÓ).  ìèíèñòåðñòâàõ, âåäîìñòâàõ, ðåãèîíàëüíûõ îðãàíàõ èñïîëíèòåëüíîé è çàêîíîäàòåëüíîé âëàñòè öåíòðàëèçàöèÿ ðåãèñòðàöèîííûõ ïðîöåäóð îñóùåñòâëÿåòñÿ â àâòîìàòèçèðîâàííîì ðåæèìå. Èñêëþ÷åíèå ñîñòàâëÿþò, ïîæàëóé, òîëüêî ïèñüìà ãðàæäàí. Ýêîíîìè÷åñêàÿ ýôôåêòèâíîñòü öåíòðàëèçîâàííîé ðåãèñòðàöèè î÷åâèäíà. Ýòî îùóòèìîå ñîêðàùåíèå òðóäîåìêîñòè îáðàáîòêè äîêóìåíòîâ â ïîäðàçäåëåíèÿõ è ôîðìèðîâàíèå åäèíîé èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íîé ñèñòåìû ïî ðàöèîíàëüíîìó èñïîëüçîâàíèþ èíôîðìàöèîííûõ ðåñóðñîâ. Òåõíîëîãèÿ è ìåñòà ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ ðåãëàìåíòèðóþòñÿ ñïåöèàëüíîé èíñòðóêöèåé ïî äîêóìåíòàöèîííîìó îáåñïå÷åíèþ, ê êîòîðîé â êà÷åñòâå ïðèëîæåíèÿ öåëåñîîáðàçíî ïðèîáùèòü: ïåðå÷åíü íåðåãèñòðèðóåìûõ äîêóìåíòîâ (ïîçäðàâëåíèÿ, ïàìÿòíûå àäðåñà, ðåêëàìíûå ëèñòêè, ïðîñïåêòû è êàòàëîãè), êëàññèôèêàòîðû êîððåñïîíäåíòîâ, ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé, èõ ðóêîâîäèòåëåé è ñïåöèàëèñòîâ, âèäîâ (òèïîâ) äîêóìåíòîâ, íàïðàâëåíèé äåÿòåëüíîñòè è îáðàùåíèé ãðàæäàí — íîìåíêëàòóðà äåë. – 64 –
Äîêóìåíòû ðåãèñòðèðóþòñÿ â äåíü èõ ïîñòóïëåíèÿ â îðãàíèçàöèþ. Ïðîöåäóðà ðåãèñòðàöèè ïðåäóñìàòðèâàåò èíäåêñèðîâàíèå äîêóìåíòà (ðåêâèçèò 10) è âíåñåíèå èñõîäíûõ äàííûõ î äîêóìåíòå â îäíó èç ðåãèñòðàöèîííûõ ôîðì. Òåõíîëîãèÿ ñàìîãî èíäåêñèðîâàíèÿ ñâîäèòñÿ ïðàêòè÷åñêè ê ïðèñâîåíèþ äîêóìåíòó èíäèâèäóàëüíîãî óñëîâíîãî îáîçíà÷åíèÿ (îò ëàò. «èíäåêñ» — óêàçàòåëü, ñïèñîê), ñèìâîëèçèðóþùåãî ïðèíàäëåæíîñòü äîêóìåíòà ê êîíêðåòíîé êëàññèôèêàöèîííîé ãðóïïå è ïîðÿäêîâûé íîìåð â ýòîé ãðóïïå. Êëàññèôèêàöèîííûå ãðóïïû ôîðìèðóþòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ ïðåäìåòíûìè, ñîäåðæàòåëüíûìè è àâòîðñêèìè ïðèçíàêàìè äîêóìåíòà. Èíäåêñû íàõîäÿò ñåáå ïðàêòè÷åñêîå ïðèìåíåíèå êàê â òðàäèöèîííûõ, òàê è â àâòîìàòèçèðîâàííûõ òåõíîëîãèÿõ ó÷åòà, ïîèñêà è ñèñòåìàòèçàöèè äîêóìåíòîâ. Ïðîöåäóðà èíäåêñèðîâàíèÿ äîêóìåíòà äîëæíà îòâå÷àòü êðèòåðèÿì óíèôèêàöèè è ñòàáèëüíîñòè, áàçèðóÿñü íà íîìåíêëàòóðå (îò ëàò. «ðîñïèñü èìåí») äåë êîíêðåòíîãî ïðåäïðèÿòèÿ (îðãàíèçàöèè). Òàêèì îáðàçîì, èíäåêñ êàê êîîðäèíàòíûé ïðèçíàê äîêóìåíòà ñîñòîèò èç ïîðÿäêîâîãî íîìåðà è íîìåíêëàòóðíîãî îáîçíà÷åíèÿ, îòäåëÿåìûå äðóã îò äðóãà êîñîé ÷åðòîé, íàïðèìåð: 127/05—12, ãäå 127 — ïîðÿäêîâûé íîìåð äîêóìåíòà â äåëå, 05 — èíäåêñ ïîäðàçäåëåíèÿ, 12 — íîìåð äåëà. Äëÿ ðàöèîíàëèçàöèè îáðàáîòêè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè èíäåêñ ìîæåò óñëîæíÿòüñÿ çà ñ÷åò åãî äîïîëíåíèÿ è íåêîòîðûìè äðóãèìè ïðèçíàêàìè: êîððåñïîíäåíòà, âèäà äîêóìåíòà, ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ (ìåñòà õðàíåíèÿ). Íà ïðàêòèêå äîâîëüíî ÷àñòî ïðè èíäåêñèðîâàíèè îáðàùåíèé ãðàæäàí (ïèñåì, çàÿâëåíèé, æàëîá) äîáàâëÿåòñÿ ïåðâàÿ áóêâà ôàìèëèè çàÿâèòåëÿ. Íàïðèìåð: 35/22—27/Á. Âûáîð êëàññèôèêàöèîííûõ ãðóïï äîëæåí ñîîòâåòñòâîâàòü ðàçäåëàì èëè ðóáðèêàì ñïðàâî÷íîé áàçû äàííûõ (êàðòîòåêè). Ñêâîçíóþ (âàëîâóþ) íóìåðàöèþ âñåãî äîêóìåíòàëüíî-èíôîðìàöèîííîãî ïîòîêà ïðèìåíÿòü íå ðåêîìåíäóåòñÿ èç-çà îñëîæíåíèÿ ïîèñêîâîé è ñïðàâî÷íîé ðàáîòû ñ ìàññèâîì äîêóìåíòîâ. Îòâåòíûì äîêóìåíòàì ïðè èõ ïîñòóïëåíèè íà âõîä â ñèñòåìó ÄÎÓ íîâûé èíäåêñ, êàê ïðàâèëî, ïðèñâàèâàåòñÿ î÷åíü ðåäêî, ò. ê. ôàêò ïîñòóïëåíèÿ îòðàæàåòñÿ â çîíå «îòìåòêà îá – 65 –
èñïîëíåíèè» ñîîòâåòñòâóþùåé ðåãèñòðàöèîííîé ôîðìû (æóðíàëüíîé, êàðòîòå÷íîé). Æóðíàëüíàÿ ôîðìà ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèÿõ ñî çíà÷èòåëüíûì (áîëåå 10 òûñ. äîêóìåíòîâ â ãîä) äîêóìåíòîîáîðîòîì íå ðåêîìåíäóåòñÿ èç-çà òåõíîëîãè÷åñêèõ îñëîæíåíèé: ôîðìàëüíîãî õàðàêòåðà âàëîâîãî óïîðÿäî÷åíèÿ äîêóìåíòîâ, ñëîæíîñòè ïîèñêîâûõ è ñïðàâî÷íûõ îïåðàöèé, íåèçáåæíîñòè ìíîãîêðàòíîé ðåãèñòðàöèè è ñëîæíîñòè êîíòðîëÿ ìàðøðóòîâ äâèæåíèÿ äîêóìåíòîâ â ïðîöåññå ðàññìîòðåíèÿ, äèñïåò÷åðèçàöèè è èñïîëíåíèÿ. Êàðòîòå÷íàÿ ôîðìà ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ ëèøåíà íåäîñòàòêîâ æóðíàëüíîé. Îäíîêðàòíîå çàïîëíåíèå ñ ïîìîùüþ ïèøóùåé ìàøèíêè èëè ÏÝÂÌ íåñêîëüêèõ ýêçåìïëÿðîâ ðåãèñòðàöèîííîé êàðòî÷êè íà êàæäûé äîêóìåíò ïîçâîëÿåò ëèêâèäèðîâàòü ïîâòîðíóþ ðåãèñòðàöèþ â ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè è ôîðìèðîâàòü ñïðàâî÷íûå è êîíòðîëüíûå êàðòîòåêè ïî ðàçëè÷íûì òåìàòè÷åñêèì è àäðåñíûì ïðèçíàêàì. Ìíîãîëåòíÿÿ ïðàêòèêà ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ñ ïîìîùüþ åäèíîé ðåãèñòðàöèîííî-êîíòðîëüíîé êàðòî÷êè (ÐÊÊ) óáåäèëà â öåëåñîîáðàçíîñòè îòîáðàæåíèÿ ðåêâèçèòîâ: - àâòîð (êîððåñïîíäåíò); - íàçâàíèå äîêóìåíòà; - äàòà äîêóìåíòà; - èíäåêñ äîêóìåíòà; - äàòà ïîñòóïëåíèÿ; - èíäåêñ ïîñòóïèâøåãî äîêóìåíòà; - çàãîëîâîê äîêóìåíòà (àííîòàöèÿ); - ðåçîëþöèÿ ðóêîâîäèòåëÿ; - ñðîê èñïîëíåíèÿ; - îòìåòêà îá èñïîëíåíèè; - íîìåð äåëà. Äîïîëíèòåëüíûìè ðåêâèçèòàìè ìîãóò áûòü: ðàñïèñêà â ïîëó÷åíèè, îòìåòêà î âûïîëíåíèè, ïðèëîæåíèÿ. Ðàñïîëîæåíèå ðåêâèçèòîâ, ðàçìåðíîñòü çîí ðàçìåùåíèÿ èíôîðìàöèè îïðåäåëÿþòñÿ îðãàíèçàöèåé ñàìîñòîÿòåëüíî è ðåãëàìåíòèðóþòñÿ ñîîòâåòñòâóþùåé èíñòðóêöèåé. Ìàøèíîîðèåíòèðîâàííàÿ ôîðìà êàðòî÷êè ïðåäïî÷òèòåëüíà. Îáðàùåíèÿ ãðàæäàí ðåãèñòðèðóþòñÿ íà ÐÊÊ ñ ðåêâèçèòàìè: êîððåñïîíäåíò, îòìåòêà î ïðåäûäóùèõ îáðàùåíèÿõ, âèä – 66 –
äîêóìåíòà, êîëè÷åñòâî ëèñòîâ; àâòîð, èíäåêñ ñîïðîâîäèòåëüíîãî ïèñüìà, äàòà, èíäåêñ ïîñòóïèâøåãî äîêóìåíòà; êðàòêîå ñîäåðæàíèå; îòâåòñòâåííûé èñïîëíèòåëü; ðåçîëþöèÿ, àâòîð ðåçîëþöèè; ñðîê èñïîëíåíèÿ (íà ëèöåâîé ñòîðîíå); äàòà ïåðåäà÷è íà èñïîëíåíèå; îòìåòêà î ïðîìåæóòî÷íîì îòâåòå è äîïîëíèòåëüíîì çàïðîñå; êîíòðîëüíûå îòìåòêè; äàòà, èíäåêñ îòâåòà; àäðåñàò; ñîäåðæàíèå; îòìåòêà î ñíÿòèè ñ êîíòðîëÿ; ïîäïèñü êîíòðîëåðà; íîìåð äåëà, òîìà, êîëè÷åñòâî ëèñòîâ (íà îáîðîòíîé ñòîðîíå). Äëÿ èçãîòîâëåíèÿ ÐÊÊ ïðèìåíÿåòñÿ ôîðìàò À5 (148õ210 ìì). Êîëè÷åñòâî çàïîëíÿåìûõ ÐÊÊ íå äîëæíî ïðåâûøàòü ÷åòûðåõ. Äëÿ ââîäà â àâòîìàòèçèðîâàííóþ ñèñòåìó ÄÎÓ çàïîëíÿåòñÿ ìàøèíîîðèåíòèðîâàííàÿ ÐÊÊ èëè îñóùåñòâëÿåòñÿ îïåðàöèÿ íåïîñðåäñòâåííîãî ââîäà ñ äîêóìåíòà áåç ïðåäâàðèòåëüíîãî çàïîëíåíèÿ ÐÊÊ. Ïðè òðàäèöèîííîì ïîäõîäå ê îáðàáîòêå äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ôîðìèðóåòñÿ ñïðàâî÷íàÿ, êîíòðîëüíî-ñïðàâî÷íàÿ (äëÿ ïèñåì ãðàæäàí) êàðòîòåêè è êàðòîòåêà äîêóìåíòîâ, íàõîäÿùèõñÿ íà êîíòðîëå. Ïðåäñòàâëÿåòñÿ öåëåñîîáðàçíûì ðàññìîòðåòü ñïåöèôèêó ïîñòðîåíèÿ ýòèõ êàðòîòåê äëÿ ðàöèîíàëèçàöèè äîêóìåíòîîáîðîòà. Ñïðàâî÷íàÿ êàðòîòåêà (ôàéë) ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé: êàðòî÷åê (ìàññèâà) íà íåèñïîëíåííûå äîêóìåíòû (â òîì ÷èñëå è íàïðàâëåííûå äëÿ îçíàêîìëåíèÿ) è ìàññèâà íà èñïîëíåííûå äîêóìåíòû.  ãðóïïå ïîñòóïèâøèõ äîêóìåíòîâ êàðòî÷êè (äàííûå) ñèñòåìàòèçèðóþòñÿ ïî êîððåñïîíäåíòàì, à âíóòðè — ïî ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì, ðóêîâîäèòåëÿì, ñïåöèàëèñòàì, è, íàêîíåö, — ïî äàòàì ïîñòóïëåíèÿ. Âíóòðè ðàçäåëîâ êàðòî÷êè ðàñïîëàãàþòñÿ ïî äàòàì ïîñòóïëåíèÿ äîêóìåíòîâ. Êîíòðîëüíî-ñïðàâî÷íàÿ êàðòîòåêà ïî ïèñüìåííûì îáðàùåíèÿì ãðàæäàí ôîðìèðóåòñÿ ïî àëôàâèòó ôàìèëèé çàÿâèòåëåé. Äëÿ îáîáùåíèÿ è àíàëèçà äàííûõ öåëåñîîáðàçíî ââåñòè àíàëèòè÷åñêèé ðàçäåë (ïî òåìàòè÷åñêîìó ïðèíöèïó).  ïîäðàçäåëåíèè àíàëîãè÷íàÿ êàðòîòåêà èìååò ñïðàâî÷íûé ðàçäåë ñ ñèñòåìàòèçàöèåé, ðåêîìåíäîâàííîé äëÿ ñïðàâî÷íîé êàðòîòåêè.  óñëîâèÿõ àâòîìàòèçàöèè äîêóìåíòàöèîííûõ ïðîöåññîâ óêàçàííûå êàðòîòåêè ÿâëÿþòñÿ ñòðàõîâûìè èíôîðìàöèîííûìè ìàññèâàìè è ñðåäñòâàìè ñåðâèñíîãî íàçíà÷åíèÿ. Ïðè ýòîì – 67 –
íåëüçÿ çàáûâàòü î òîì, ÷òî àâòîìàòèçàöèÿ òîëüêî ðåãèñòðàöèîííûõ ïðîöåäóð ðåçêî (äî 50 %) ñíèæàåò èõ òðóäîåìêîñòü è îäíîâðåìåííî ïîâûøàåò îïåðàòèâíîñòü ôîðìèðîâàíèÿ è âåäåíèÿ ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííîé ñèñòåìû â ðàìêàõ ÀÑ ÄÎÓ. Îñíîâíàÿ ÷àñòü ïîñòóïèâøèõ äîêóìåíòîâ (äî 80 %) íàïðàâëÿåòñÿ â ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ äëÿ èñïîëíåíèÿ (îçíàêîìëåíèÿ) è èñïîëüçîâàíèÿ â ðàáîòå. Íà äîêóìåíòàõ, òðåáóþùèõ âîçâðàòà, ñòàâèòñÿ øòàìï «ÏÎÄËÅÆÈÒ ÂÎÇÂÐÀÒÓ».  ÐÊÊ äåëàåòñÿ îòìåòêà î ïåðåäà÷å äîêóìåíòà: èíäåêñ ïîäðàçäåëåíèÿ, äàòà, ôàìèëèÿ ïîëó÷èâøåãî äîêóìåíò. Îäèí ýêçåìïëÿð ÐÊÊ ïîìåùàåòñÿ â ñïðàâî÷íóþ ãðóïïó êàíöåëÿðèè, âòîðîé — ïåðåäàåòñÿ â ñëóæáó ÄÎÓ ïîäðàçäåëåíèÿ. Äîêóìåíòû, òðåáóþùèå ðàññìîòðåíèÿ ðóêîâîäñòâîì, íàïðàâëÿþòñÿ ñåêðåòàðÿì ðóêîâîäèòåëåé. ÐÊÊ íà äîêóìåíòû ïîìåùàþòñÿ â ñïðàâî÷íóþ è ðàáî÷èå êàðòîòåêè ãðóïïû ðåãèñòðàöèè. Ðóêîâîäèòåëü ðàññìàòðèâàåò äîêóìåíòû, êàê ïðàâèëî, â äåíü ïîñòóïëåíèÿ; ïî ñëîæíûì, ìíîãîàñïåêòíûì âîïðîñàì — â ñðîê, íå ïðåâûøàþùèé äâóõ äíåé. Ðåøåíèå, ïðèíÿòîå ðóêîâîäèòåëåì, îòðàæàåòñÿ â åãî ðåçîëþöèè. Êîððåñïîíäåíöèÿ ñ ïîìåòêîé «ËÈ×Íλ âñêðûâàåòñÿ ñàìèì ðóêîâîäèòåëåì. Ïîñëå ðàññìîòðåíèÿ òàêèå ïèñüìà ìîãóò ïåðåäàâàòüñÿ ðóêîâîäèòåëåì â ãðóïïó ðåãèñòðàöèè. Ñðî÷íûå è îñîáî âàæíûå äîêóìåíòû ðåêîìåíäóåòñÿ ïåðåäàâàòü ðóêîâîäèòåëÿì äî ðåãèñòðàöèè ñ âîçìîæíûì ïðåäâàðèòåëüíûì îçíàêîìëåíèåì ñ èõ ñîäåðæàíèåì êîìïåòåíòíûõ ñïåöèàëèñòîâ. Ïîñëå ðàññìîòðåíèÿ ðóêîâîäèòåëåì äîêóìåíòû âîçâðàùàþòñÿ â ñëóæáó ÄÎÓ (îáùèé îòäåë, êàíöåëÿðèÿ) äëÿ ïåðåíîñà ðåçîëþöèè â ÐÊÊ è âíåñåíèÿ îòìåòêè î äàëüíåéøåì ïðîäâèæåíèè äîêóìåíòà, êîòîðûé ñ îäíèì ýêçåìïëÿðîì ÐÊÊ íàïðàâëÿåòñÿ êîíêðåòíîìó èñïîëíèòåëþ. Äîêóìåíòû, ñ êîòîðûìè äîëæíû ðàáîòàòü íåñêîëüêî ïîäðàçäåëåíèé, ïåðåäàþòñÿ èì ïîî÷åðåäíî ïî «êîëüöåâîé ïî÷òå» (â îðèãèíàëå) èëè îäíîâðåìåííî (â êîïèÿõ). Îðèãèíàë ïåðåäàåòñÿ ñïåöèàëèñòó, íàçâàííîìó â ðåçîëþöèè ïåðâûì è îòâåòñòâåííîìó çà âûïîëíåíèå âñåõ çàäàíèé ïî äîêóìåíòó.  ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ ñîáëþäàåòñÿ àíàëîãè÷íûé ïîðÿäîê ðàññìîòðåíèÿ äîêóìåíòîâ, êîòîðûå ïîâòîðíî íå ðåãèñòðèðóþòñÿ. Âñå ìàðøðóòû ïåðåìåùåíèÿ îòðàæàþòñÿ â ÐÊÊ.  îòäåëüíûõ ñëó÷àÿõ äîïóñòèìî ðàññìîòðåíèå äîêóìåíòà ïîñëå çàâåðøåíèÿ – 68 –
åãî èñïîëíåíèÿ îäíîâðåìåííî ñ ïîäãîòîâëåííûìè äëÿ ïîäïèñàíèÿ ïðîåêòàìè îòïðàâëÿåìûõ èëè âíóòðåííèõ äîêóìåíòîâ. Àâòîìàòèçèðîâàííîå ðàáî÷åå ìåñòî (ÀÐÌ) ðóêîâîäèòåëÿ â ðåæèìå «Ðàáîòà ñ ìàøèííîé ïàïêîé äîêóìåíòîâ» ïîçâîëÿåò: 1. Ðàáîòàòü ñ âèäåîêàäðîì, èìåÿ âîçìîæíîñòü ðàñïå÷àòêè. 2. Âûâîäèòü íà äèñïëåé áåç ïðåäâàðèòåëüíîé ïîäãîòîâêè íåîáõîäèìóþ äîêóìåíòíóþ èíôîðìàöèþ (ïðàâîâóþ, íîðìàòèâíóþ, ðàñïîðÿäèòåëüíóþ è äð.) è åå ôðàãìåíòû. 3. Çíàêîìèòüñÿ ñ äîêóìåíòàìè ïî ìåðå èõ ââîäà (â óäîáíîå äëÿ ïîëüçîâàòåëÿ âðåìÿ). 4. «Ëèñòàòü» êàäðû, îòîáðàæàþùèå ìíîãîñòðàíè÷íûå äîêóìåíòû. 5. Ââîäèòü ðåçîëþöèè â ðåæèìå «Ìåíþ» èç òèïîâîãî íàáîðà (áàíêà) èñïîëíèòåëåé, çàäàíèé è ñðîêîâ èñïîëíåíèÿ. 6. Ââîäèòü èíäèâèäóàëèçèðîâàííûå ðåçîëþöèè ñ êëàâèàòóðû. 7. Ôîðìèðîâàòü íà ýêðàíå äèñïëåÿ òåêñò îòâåòíîãî äîêóìåíòà. 8. Õðàíèòü äîêóìåíòû â îïåðàòèâíîé ïàìÿòè ÝÂÌ ðåæèìîì îæèäàíèÿ (âûðàáîòêè ðåøåíèÿ) è ò. ä. Äîñòàâêà òðàäèöèîííî ïîäãîòîâëåííûõ äîêóìåíòîâ â ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ îñóùåñòâëÿåòñÿ ïî ãðàôèêó âíóòðåííåãî ðàñïîðÿäêà ñëóæáû ÄÎÓ êóðüåðàìè èëè ÿâî÷íûìè ñïîñîáàìè (ðàññûëêîé ïî ÿ÷åéêàì àáîíåíòñêèõ ñòåëëàæåé). Ðàçóìååòñÿ, ñðî÷íûå äîêóìåíòû äîëæíû äîñòàâëÿòüñÿ íåìåäëåííî, à îñòàëüíûå — ñ ðåàëèçàöèåé ïðèíöèïà ïðèîðèòåòíîñòè è àäìèíèñòðàòèâíîé âàæíîñòè. Ýòàï èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ — âàæíîå îðãàíèçàöèîííîå çâåíî â òåõíîëîãè÷åñêèõ ñõåìàõ äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ.  îáðàáîòêå ïîñòóïèâøèõ äîêóìåíòîâ ýòîò ýòàï — çàâåðøàþùèé, à äëÿ îòïðàâëÿåìûõ è âíóòðåííèõ äîêóìåíòîâ — íà÷àëüíûé. Òåõíîëîãèÿ îáðàáîòêè è äâèæåíèÿ îòïðàâëÿåìûõ è âíóòðåííèõ äîêóìåíòîâ íà ñòàäèè èõ ïîäãîòîâêè âêëþ÷àåò â ñåáÿ ñëåäóþùèå ïîñëåäîâàòåëüíî ðåàëèçóåìûå ïðîöåäóðû: - èñïîëíåíèå äîêóìåíòîâ (ñîñòàâëåíèå, îôîðìëåíèå, ñîãëàñîâàíèå, óòâåðæäåíèå îòâåòíûõ èëè èíèöèàòèâíûõ äîêóìåíòîâ); - ðåãèñòðàöèÿ; - ýêñïåäèöèîííàÿ îáðàáîòêà (äëÿ îòïðàâëÿåìûõ äîêóìåíòîâ); – 69 –
- ïåðåäà÷à íà ðàññìîòðåíèå, ïðèíÿòèå ðåøåíèÿ è èñïîëíåíèå (äëÿ âíóòðåííèõ äîêóìåíòîâ). Ñîñòàâëåíèå îòâåòíîãî èëè èíèöèàòèâíîãî äîêóìåíòà (òåêñòà, ïðåæäå âñåãî) — íà÷àëüíàÿ òâîð÷åñêàÿ îïåðàöèÿ, âõîäÿùàÿ â ýòàï èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ, êîòîðàÿ îñóùåñòâëÿåòñÿ ðóêîâîäèòåëÿìè è ñïåöèàëèñòàìè â ïðåäåëàõ ñâîåé êîìïåòåíöèè. Èíèöèàòèâíûå äîêóìåíòû àäåêâàòíî îòðàæàþò ðåøåíèÿ ðóêîâîäèòåëåé, ïðèíèìàåìûå ïðè ðåàëèçàöèè óïðàâëåí÷åñêèõ ôóíêöèé. Äîëÿ âñåãî îáúåìà òâîð÷åñêèõ îïåðàöèé íà ýòàïå èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ îáû÷íî íå ïðåâûøàåò 10—12 %. Îñòàëüíûå îïåðàöèè ñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé èìåþò ôîðìàëüíî-ëîãè÷åñêèé è òåõíîëîãè÷åñêèé õàðàêòåð è ñâÿçàíû ñ ìíîãîêðàòíûì ðåäàêòèðîâàíèåì, ïåðåïå÷àòêîé, ñ÷èòûâàíèåì è ïðàâêîé òåêñòà, ïåðåìåùåíèåì äîêóìåíòà ïî âåðòèêàëè óïðàâëåíèÿ â ïðîöåññå ñîãëàñîâàíèÿ, ïîäïèñàíèÿ è óòâåðæäåíèÿ. Ìíîãèå ïîñòóïèâøèå äîêóìåíòû íå òðåáóþò îòâåòà è ïðåäíàçíà÷åíû äëÿ ïðàêòè÷åñêîãî ïðèìåíåíèÿ (íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèå, èíñòðóêòèâíûå è äð.), èíôîðìèðîâàíèÿ ïî îñíîâíûì âîïðîñàì äåÿòåëüíîñòè, îáîáùåíèÿ è îòðàæåíèÿ â ïëàíîâûõ, îò÷åòíûõ è äðóãèõ äîêóìåíòàõ. Ðåçóëüòàò ïðàêòè÷åñêîãî èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè óêàçûâàåòñÿ íà ñàìîì äîêóìåíòå è â ÐÊÊ (òèïîâûå çàïèñè: «îòðàæåíî â ïðèêàçå», «îçíàêîìëåí», «âêëþ÷åíî â ïðîãðàììó») ñ óêàçàíèåì äàòû è ðàçìåùåíèåì ïîäïèñè îòâåòñòâåííîãî ëèöà.  ðÿäå ñëó÷àåâ öåëåñîîáðàçíî îòêàçûâàòüñÿ îò îôîðìëåíèÿ îòâåòíûõ äîêóìåíòîâ, ñîîáùàÿ íåîáõîäèìûå ñâåäåíèÿ ïî òåëåôîíó. Òåëåôîííûå ïåðåãîâîðû ïîçâîëÿþò ðàçúÿñíèòü äîïîëíèòåëüíûå âîïðîñû è èçáåæàòü äàëüíåéøåé ïåðåïèñêè. Âîçâðàùàåìûå äîêóìåíòû îôîðìëÿþòñÿ ðåçîëþöèåé è ïå÷àòüþ è êîïèðóþòñÿ ñðåäñòâàìè îïåðàòèâíîé ïîëèãðàôèè äëÿ âíåñåíèÿ â ñîîòâåòñòâóþùåå äåëî (äîñüå). Ïðè ñîñòàâëåíèè äîêóìåíòîâ òðàäèöèîííûìè ñïîñîáàìè ðåêîìåíäóåòñÿ ïðèìåíÿòü ñáîðíèêè (òåìàòè÷åñêèå ïîäáîðêè) òèïîâûõ òðàôàðåòíûõ òåêñòîâ è äèêòîôîííóþ òåõíèêó. Ïðîöåññ ñîñòàâëåíèÿ, ðåäàêòèðîâàíèÿ, èçãîòîâëåíèÿ äîêóìåíòîâ â àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåìàõ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè êîîðäèíèðóåòñÿ ó ñïåöèàëèñòà, îñíàùåííîãî ÀÐÌ. Ðàáîòàÿ â ñèñòåìíîì ðåæèìå, ñïåöèàëèñò, ïîìèìî ìàøèííîãî äèàëîãà ñ ÁÄ òèïîâûõ òåêñòîâ è ðåêâèçèòîâ äîêóìåíòîâ, ìîæåò âûâîäèòü íà äèñïëåé íåîáõîäèìûå ñïðàâî÷íûå è íîðìàòèâíûå äàí– 70 –
íûå, âûïîëíÿòü ñ ïîìîùüþ ÏÝÂÌ àíàëèòè÷åñêèå è ðàñ÷åòíûå îïåðàöèè, ðåäàêòèðîâàòü òåêñòû íà ñòàäèè ñîãëàñîâàíèÿ ïðîåêòîâ äîêóìåíòîâ, ïðîèçâîäèòü ðàçëè÷íûå îïåðàöèè ñ èíôîðìàöèåé, âêëþ÷àåìîé â òåêñò îôîðìëÿåìîãî äîêóìåíòà. Òåõíîëîãè÷åñêèé ïðîöåññ â çíà÷èòåëüíîé ìåðå çàâèñèò îò óðîâíÿ ðàçâèòèÿ àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåì ÄÎÓ, êîòîðûé â ðàçíîé ìåðå ïîçâîëÿåò îïåðàòèâíî ãîòîâèòü âñå âèäû äîêóìåíòîâ è ðàçëè÷íûå ïðèëîæåíèÿ ê íèì. Ïðîåêò äîêóìåíòà ñîãëàñîâûâàåòñÿ (ðåêâèçèòû 22, 23) àâòîðîì ñ ðóêîâîäèòåëÿìè è ãëàâíûìè ñïåöèàëèñòàìè çàèíòåðåñîâàííûõ ñëóæá, ñ þðèäè÷åñêèì îòäåëîì, ïðîôñîþçíûì êîìèòåòîì è ãëàâíûì áóõãàëòåðîì (â íåîáõîäèìûõ ñëó÷àÿõ). Êîëè÷åñòâî ñîãëàñîâàíèé (âèç, ãðèôîâ ñîãëàñîâàíèÿ) äîëæíî áûòü îïòèìàëüíûì (íåîáõîäèìûì è äîñòàòî÷íûì) è îïðåäåëÿòüñÿ ïðàêòè÷åñêîé è þðèäè÷åñêîé íåîáõîäèìîñòüþ. Ñîãëàñîâàííûé ïðîåêò äîêóìåíòà âìåñòå ñ äðóãèìè íåîáõîäèìûìè ìàòåðèàëàìè ïåðåäàåòñÿ ðóêîâîäèòåëþ äëÿ ïîäïèñàíèÿ. Ðóêîâîäèòåëü îðãàíèçàöèè ïîäïèñûâàåò íàèáîëåå âàæíûå äîêóìåíòû, îòíîñÿùèåñÿ ê ñôåðå äåÿòåëüíîñòè äàííîãî ôîðìèðîâàíèÿ. Îñíîâíóþ ìàññó äîêóìåíòîâ, êàê ïðàâèëî, ïîäïèñûâàþò çàìåñòèòåëè ðóêîâîäèòåëÿ (ðàáîòîäàòåëÿ) è ðóêîâîäèòåëè ôóíêöèîíàëüíûõ ïîäðàçäåëåíèé. Äåìîêðàòèçàöèÿ óïðàâëåíèÿ íåèçáåæíî ñâÿçàíà ñî ñíèæåíèåì óðîâíÿ ïîäïèñàíèÿ äîêóìåíòîâ è ïðåäîñòàâëåíèåì ýòîãî ïðàâà âåäóùèì ñïåöèàëèñòàì (ìåíåäæåðàì) â ïðåäåëàõ èõ êîìïåòåíöèè. Ïîñëå îôîðìëåíèÿ ïîäïèñè (ðåêâèçèò 21) èñõîäÿùèå è âíóòðåííèå äîêóìåíòû ïåðåäàþòñÿ â ñëóæáó ÄÎÓ äëÿ ðåãèñòðàöèè, ó÷åòà è ââîäà â èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íóþ ñèñòåìó. Ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ îñóùåñòâëÿåòñÿ äåöåíòðàëèçîâàííî â ñîîòâåòñòâèè ñî ñòàòóñîì äîëæíîñòíîãî ëèöà, èõ ïîäïèñàâøåãî. Äîêóìåíòû çà ïîäïèñüþ ðóêîâîäèòåëÿ îðãàíèçàöèè è åãî çàìåñòèòåëåé ðåãèñòðèðóþòñÿ â êàíöåëÿðèè, îñòàëüíûå äîêóìåíòû — â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ. Ïåðåä ðåãèñòðàöèåé ñîòðóäíèê ñëóæáû ÄÎÓ ïðîâåðÿåò ïðàâèëüíîñòü îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòà, íàëè÷èå íåîáõîäèìûõ ïîäïèñåé, âèç, ïðèëîæåíèé, êîìïëåêòíîñòè è ýêçåìïëÿðíîñòè. Íåâåðíî îôîðìëåííûå è íåêîìïëåêòíûå äîêóìåíòû âîçâðàùàþòñÿ èõ ñîçäàòåëþ. – 71 –
Èíäåêñ èíèöèàòèâíîãî ïèñüìà ñòðîèòñÿ íà îñíîâå òåõ æå ïðàâèë, ÷òî è èíäåêñ ïîñòóïèâøåãî äîêóìåíòà, îäíàêî ìîæåò äîïîëíÿòüñÿ è èíäåêñîì ïîäðàçäåëåíèÿ — àâòîðà äîêóìåíòà. Èíäåêñû ïðèêàçîâ, ïðîòîêîëîâ è àêòîâ ñîñòîÿò èç èõ ïîðÿäêîâûõ íîìåðîâ è èíäåêñîâ äåë ïî íîìåíêëàòóðå. Äîêóìåíòû, íå îòïðàâëÿåìûå çà ïðåäåëû îðãàíèçàöèè, êàê ïðàâèëî, ïîðÿäêîâîãî íîìåðà íå èìåþò, à èíäåêñèðóþòñÿ ïî íîìåíêëàòóðå. Èíäåêñ ïðîñòàâëÿåòñÿ â áëàíêå è ÐÊÊ. Îòâåòíîìó äîêóìåíòó ïðèñâàèâàåòñÿ èíäåêñ ïîñòóïèâøåãî äîêóìåíòà ñ äîáàâëåíèåì î÷åðåäíîãî ïîðÿäêîâîãî íîìåðà â êëàññèôèêàöèîííîé ãðóïïå. Îòäåëüíàÿ ÐÊÊ íà íåå íå çàïîëíÿåòñÿ. Ôàêò îòïðàâêè îòâåòíîãî äîêóìåíòà ôèêñèðóåòñÿ ÐÊÊ ñîîòâåòñòâóþùåãî âõîäÿùåãî äîêóìåíòà. Íà èíèöèàòèâíûå, îòïðàâëÿåìûå è âíóòðåííèå äîêóìåíòû çàïîëíÿþòñÿ ÐÊÊ ñ âêëþ÷åíèåì â ðóáðèêó íåèñïîëíåííûõ äîêóìåíòîâ ðàçäåëà ñïðàâî÷íîé êàðòîòåêè (ãðóïïà êîððåñïîíäåíòîâ èëè àäðåñàòîâ). Êàðòî÷êè íà ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêóìåíòû ìîãóò ñòàòü áàçîé ôîðìèðîâàíèÿ òåìàòè÷åñêèõ (êîäèôèêàöèîííûõ) êàðòîòåê, ôàéëîâ. Ðàñïîðÿäèòåëüíûå, èíñòðóêòèâíûå äîêóìåíòû, ïðîòîêîëû ðàññûëàþòñÿ â âèäå êñåðîêîïèé èëè çàâåðåííûõ âûïèñîê (ôðàãìåíòîâ). Ðàññûëêà îñóùåñòâëÿåòñÿ ïî îðãàíèçàöèÿì è ïðåäïðèÿòèÿì ïî÷òîé, ïî ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì — êóðüåðàìè («êîëüöåâîé ïî÷òîé») èëè óïîëíîìî÷åííûìè ëèöàìè. Äîêëàäíûå çàïèñêè, ñïðàâêè è äðóãèå ïîäîáíûå äîêóìåíòû ïåðåäàþòñÿ àäðåñàòàì âíóòðè ó÷ðåæäåíèÿ â ïîäëèííèêàõ. Ðàáîòà ñ äîêóìåíòàìè, íñ îòïðàâëÿåìûìè çà ïðåäåëû îðãàíèçàöèè (âíóòðåííèìè äîêóìåíòàìè), ñîîòâåòñòâóåò òåõíîëîãèè îáðàáîòêè è äâèæåíèÿ âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ. Ïðè ïåðåäà÷å ðàçëè÷íûì çâåíüÿì óïðàâëåíèÿ îíè êîìïëåêòóþòñÿ ýêçåìïëÿðàìè ÐÊÊ, ÷òî ïîçâîëÿåò èñêëþ÷èòü ïîâòîðíóþ ðåãèñòðàöèþ â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ. Îòïðàâêà äîêóìåíòîâ âåäåòñÿ, êàê ïðàâèëî, ýêñïåäèöèåé, à â íåáîëüøèõ îðãàíèçàöèÿõ — ñåêðåòàðåì. Äîêóìåíòû äîëæíû áûòü íàïðàâëåíû àäðåñàòàì â äåíü ïîäïèñàíèÿ. Äëÿ ýêñïåäèðîâàíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïðåäâàðèòåëüíî îñóùåñòâëÿþòñÿ ñëåäóþùèå îïåðàöèè: - ïðîâåðêà ïðàâèëüíîñòè êîìïëåêòîâàíèÿ è îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ; – 72 –
- ñîðòèðîâêà ïî àäðåñàòàì; - îôîðìëåíèå êîíâåðòà; - ñîñòàâëåíèå ðååñòðîâ íà çàêàçíóþ è öåííóþ êîððåñïîíäåíöèþ; - òðàíñïîðòèðîâêà è ïåðåäà÷à êîððåñïîíäåíöèè ïî÷òîâîìó îòäåëåíèþ. Äîêóìåíòû, íàïðàâëÿåìûå îäíîìó àäðåñàòó, îôîðìëÿþòñÿ â îäíîì êîíâåðòå. Äëÿ ïîñòîÿííûõ êîððåñïîíäåíòîâ öåëåñîîáðàçíî èìåòü êîíâåðòû ñ çàðàíåå îòïå÷àòàííûì àäðåñîì. Ìàøèíî÷èòàåìûå äîêóìåíòû (äèñêåòû, àóäèî, âèäåîêàññåòû) îòïðàâëÿþòñÿ ñ ñîïðîâîäèòåëüíûì ïèñüìîì è â óïàêîâêå, ñîîòâåòñòâóþùåé òåõíè÷åñêèì òðåáîâàíèÿì è ãàðàíòèðóþùåé ñîõðàííîñòü íîñèòåëåé è çàôèêñèðîâàííîé íà íèõ èíôîðìàöèè. Òàêèì îáðàçîì, äîêóìåíòîîáîðîò ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé òðàäèöèîííûé (ðó÷íîé) èëè àâòîìàòèçèðîâàííûé (êîìïüþòåðèçèðîâàííûé) òåõíîëîãè÷åñêèé ïðîöåññ ñëîæíîé è ìíîãîýòàïíîé îáðàáîòêè è äâèæåíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, êîòîðûé îáåñïå÷èâàåò ðåøåíèå óïðàâëåí÷åñêèõ çàäà÷ è ýôôåêòèâíîå ôóíêöèîíèðîâàíèå óïðàâëåí÷åñêîãî àïïàðàòà. Ëèòåðàòóðà 1. ÃÎÑÒ Ð 6.30-97. Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè. Óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìà îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè. Ì.: Ãîññòàíäàðò Ðîññèè, 1997. 2. Ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ. Îáùèå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòàì è ñëóæáàì äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. Ì., 1991. 3. Êèðñàíîâà Ì.Â., Àêñåíîâ Þ.Ì. Êóðñ äåëîïðîèçâîäñòâà: äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ. Ì.,„ 1997. 4. Ïåðå÷åíü òèïîâûõ äîêóìåíòîâ, îáðàçóþùèõñÿ â äåÿòåëüíîñòè ãîñêîìèòåòîâ, ìèíèñòåðñòâ, âåäîìñòâ è äðóãèõ ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ õðàíåíèÿ. Ì., 1989. 5. Ñåêðåòàðñêîå äåëî. Ì., 1996. 6. Òèïîâàÿ èíñòðóêöèÿ ïî äåëîïðîèçâîäñòâó â ìèíèñòåðñòâàõ è âåäîìñòâàõ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè. Ì., 1994.
– 73 –
ÒÅÌÀ 6
ÊÎÍÒÐÎËÜ ÈÑÏÎËÍÅÍÈß ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ Ïëàí ëåêöèè
1. Îðãàíèçàöèÿ òðàäèöèîííîé òåõíîëîãèè êîíòðîëÿ. 2. Àâòîìàòèçèðîâàííûé êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ. Âàæíåéøåé ñîñòàâíîé ÷àñòüþ êîíòðîëÿ êàê ôóíêöèè óïðàâëåíèÿ ÿâëÿåòñÿ êîíòðîëü èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû ïåðñîíàëà, ïðåäìåòíî ïîíèìàåìûé êàê ñðàâíåíèå ïðåäïèñûâàåìîãî ñ ôàêòè÷åñêè ñîñòîÿâøèìñÿ âûïîëíåíèåì (èñïîëíåíèåì) ðåøåíèé, çàäàíèé è ïîðó÷åíèé, ñîäåðæàùèõñÿ â äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè.
1. Îðãàíèçàöèÿ òðàäèöèîííîé òåõíîëîãèè êîíòðîëÿ Êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ (ðåêâèçèò 18) îñóùåñòâëÿþò ðóêîâîäèòåëè ïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèé, ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé, à òàêæå óïîëíîìî÷åííûå èìè ëèöà (ïîìîùíèêè, ðåôåðåíòû, êóðàòîðû, ñåêðåòàðè, òåõíèêè ïî ó÷åòó è äð.). Ðóêîâîäèòåëè âñåõ óðîâíåé íåñóò ïåðñîíàëüíóþ îòâåòñòâåííîñòü çà àäåêâàòíîå è ñâîåâðåìåííîå ïðèíÿòèå ðåøåíèé, îòðàæåííûõ â äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè (â ïðåäåëàõ ñâîåé êîìïåòåíöèè). Êîíòðîëü çà ñðîêàìè (ñðîêîâûé êîíòðîëü) âñåõ êàòåãîðèé îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè ñîñðåäîòî÷åí â öåíòðàëèçîâàííîé ñëóæáå ÄÎÓ è âåäåòñÿ ñîòðóäíèêàìè ãðóïïû êîíòðîëÿ (èíñïåêöèè, ñåêðåòàðèàòà, áþðî è ò. ä.), â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ — ñåêðåòàðÿìè, èíñïåêòîðàìè, äåëîïðîèçâîäèòåëÿìè. Ñðîêîâûé êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ, îòíîñÿùèõñÿ ê äðóãèì ñèñòåìàì äîêóìåíòàöèè (ïëàíîâîé, êîììåð÷åñêîñáûòîâîé, ôèíàíñîâîé è äð.) âîçëàãàåòñÿ íà òåõíè÷åñêèõ ðàáîòíèêîâ ñîîòâåòñòâóþùèõ ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé. Îñíîâíûìè çàäà÷àìè êîíòðîëÿ çà ñðîêàìè èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ ÿâëÿþòñÿ: - çàïîìèíàíèå (ó÷åò) âñåõ ïîñòàâëåííûõ íà êîíòðîëü äîêóìåíòîâ (óêàçàíèé, ïîðó÷åíèé, çàäàíèé, ìåðîïðèÿòèé) è ñîõðàíåíèå èõ äî ôàêòè÷åñêîãî èñïîëíåíèÿ; – 74 –
- êîððåêòèðîâêà ìàññèâà õðàíèìîé êîíòðîëèðóåìîé èíôîðìàöèè ïðè èçìåíåíèè ðåàëüíîé ñèòóàöèè, ñâÿçàííîé ñ èçìåíåíèåì ñðîêîâ èñïîëíåíèÿ, ñîñòàâà îòâåòñòâåííûõ èñïîëíèòåëåé è äâèæåíèÿ äîêóìåíòîâ â ïðîöåññå ðàáîòå ñ íèìè; - èíôîðìàöèÿ ðóêîâîäèòåëåé, ñïåöèàëèñòîâ è ñîòðóäíèêîâ ñëóæáû ÄÎÓ î ñîñòîÿíèè è ðåàëüíîì õîäå èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ, ðåàëèçàöèÿ îïåðàòèâíîãî ïîèñêà ñâåäåíèé î äîêóìåíòàõ ïî çàïðîñàì; - íàïîìèíàíèå ðóêîâîäèòåëÿì, ñïåöèàëèñòàì è èíñïåêòèðóþùèì (êîíòðîëüíûì) ïîäðàçäåëåíèÿì î íàëè÷èè íåèñïîëíåííûõ äîêóìåíòîâ è ïîðó÷åíèé; - ðåãèñòðàöèÿ ôàêòîâ èñïîëíåíèÿ èëè íåèñïîëíåíèÿ êîíòðîëèðóåìûõ äîêóìåíòîâ; - àíàëèç óðîâíÿ èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû ïî îðãàíèçàöèè â öåëîì, ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì, ñïåöèàëèñòàì, âèäàì äîêóìåíòîâ è äðóãèì àñïåêòàì.  ïðàêòèêå îòå÷åñòâåííûõ ïðåäïðèÿòèé íàêîïëåí îïûò ïðèìåíåíèÿ êîýôôèöèåíòîâ èñïîëíèòåëüíîñòè â îöåíêå êà÷åñòâà òðóäà óïðàâëåí÷åñêîãî ïåðñîíàëà (ïîäñèñòåìà óïðàâëåíèÿ ïåðñîíàëîì â ñèñòåìàõ êà÷åñòâà). Îñíîâíûìè ôóíêöèÿìè ñëóæá ÄÎÓ â ïðîöåññå ðåàëèçàöèè îáðàòíîé ñâÿçè äîêóìåíòàöèîííûõ ïðîöåäóð ÿâëÿþòñÿ: âåäåíèå ïðåäóïðåäèòåëüíîãî (òåêóùåãî) è ïîñëåäóþùåãî (èòîãîâîãî) êîíòðîëÿ. Ïðåäóïðåäèòåëüíûé êîíòðîëü èìååò àêòèâíîå óïðàâëåí÷åñêîå âëèÿíèå íà õîä èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòà è îñóùåñòâëÿåòñÿ ïóòåì ïåðèîäè÷åñêîé ïðîâåðêè è ðåãóëèðîâàíèÿ ïðîöåññà èñïîëíåíèÿ, ñèãíàëà ðóêîâîäèòåëþ ïîäðàçäåëåíèÿ (îðãàíèçàöèè) î ïðèáëèæåíèè ñðîêà èñïîëíåíèÿ è íåîáõîäèìîñòè çàâåðøåíèÿ ðàáîò. Ïîñëåäóþùèé êîíòðîëü ïðîâîäèòñÿ ïåðèîäè÷åñêè (åæåíåäåëüíî, åæåìåñÿ÷íî, åæåêâàðòàëüíî). Ýòî àíàëèòè÷åñêîå îáîáùåíèå äàííûõ èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ. Ðåçóëüòàòû ïîñëåäóþùåãî êîíòðîëÿ íàõîäÿò îòðàæåíèå â èòîãîâûõ êîëè÷åñòâåííûõ è ñïèñî÷íûõ ñâîäêàõ ñîñòîÿíèÿ èñïîëíåíèÿ çàäàíèé è ïîðó÷åíèé êîíòðîëèðóåìûõ äîêóìåíòîâ. Ïîñëåäóþùèé êîíòðîëü äîëæåí îðãàíè÷åñêè ñî÷åòàòüñÿ ñ ïðåäóïðåäèòåëüíûì êîíòðîëåì è ÿâëÿåòñÿ ýôôåêòèâíûì ñðåä– 75 –
ñòâîì ïîâûøåíèÿ êà÷åñòâà óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà è ðåàëüíûì ñòèìóëÿòîðîì èíèöèàòèâû ïåðñîíàëà. Ïðàêòèêà óáåæäàåò, ÷òî âåäåíèå â îðãàíèçàöèè òîëüêî ïîñëåäóþùåãî êîíòðîëÿ íåäîñòàòî÷íî ýôôåêòèâíî.  îñíîâå òåõíîëîãèè êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ ëåæèò äîñòàòî÷íî ðàçâèòàÿ ñèñòåìà öåíòðàëèçîâàííîãî è äåöåíòðàëèçîâàííîãî ó÷åòà (ðåãèñòðàöèè) äîêóìåíòîâ. Çàðåãèñòðèðîâàííûå äîêóìåíòû êîíòðîëèðóþòñÿ, êàê ïðàâèëî, ïî äâóõóðîâíåâîìó ïðèíöèïó: â êîíòðîëüíîì ïîäðàçäåëåíèè (ñïåöèàëüíî âûäåëåííûì ïåðñîíàëîì) è â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ (ñåêðåòàðèàò, òåõíèê ïî ó÷åòó, äåëîïðîèçâîäèòåëü). Êîíòðîëþ èñïîëíåíèÿ ïîäëåæàò âñå çàðåãèñòðèðîâàííûå äîêóìåíòû, òðåáóþùèå ïðèíÿòèÿ ðåøåíèÿ è ñîâåðøåíèÿ îïðåäåëåííûõ óïðàâëåí÷åñêèõ äåéñòâèé, ïîäãîòîâêè îòâåòíûõ è äðóãèõ äîêóìåíòîâ, âíåñåíèÿ äîïîëíåíèé è èçìåíåíèé â íîðìàòèâíûå, ìåòîäè÷åñêèå, èíñòðóêòèâíûå è äðóãèå äîêóìåíòû. Óïðàâëåí÷åñêîìó ïåðñîíàëó âàæíî óñâîèòü, ÷òî îáúåêòîì êîíòðîëÿ ñëóæàò íå ñàìè äîêóìåíòû, à ñîäåðæàùèåñÿ â íèõ çàäàíèÿ è ïîðó÷åíèÿ. Ñàìà æå ïðîöåäóðà êîíòðîëÿ äîëæíà âêëþ÷àòü â ñåáÿ ñîîòíåñåíèå è ñðàâíåíèå çàäàííûõ ïîêàçàòåëåé ñ ðåàëüíî ïîëó÷åííûìè, à òàêæå îïðåäåëÿòü ïðîèçâîäñòâåííûå ïðèîðèòåòû. Òàê, îáÿçàòåëüíîìó êîíòðîëþ èñïîëíåíèÿ ïîäëåæàò îáðàùåíèÿ ãðàæäàí, çàïðîñû äåïóòàòîâ è ðåøåíèÿ êîëëåãèàëüíûõ îðãàíîâ. Êîíòðîëèðóåòñÿ è ñàì ïðîöåññ îçíàêîìëåíèÿ èñïîëíèòåëåé ñ äîêóìåíòàìè. Ñîñòàâ íàèáîëåå ìàññîâûõ êàòåãîðèé êîíòðîëèðóåìûõ äîêóìåíòîâ ñ óêàçàíèåì òèïîâûõ ñðîêîâ èõ èñïîëíåíèÿ èëè ïðåäñòàâëåíèÿ çàêðåïëÿåòñÿ â ñïåöèàëüíîì ïåðå÷íå-ïðèëîæåíèè ê èíñòðóêöèè ïî äåëîïðîèçâîäñòâó è â òàáåëå äîêóìåíòîâ. Óêàçàíèåì ðóêîâîäèòåëÿ îðãàíèçàöèè èëè êîíêðåòíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ íà êîíòðîëü ìîæåò áûòü ïîñòàâëåí ëþáîé äîêóìåíò, íå âêëþ÷åííûé â ïåðå÷åíü, â òîì ÷èñëå çàôèêñèðîâàííûå óñòíûå è ïèñüìåííûå ïîðó÷åíèÿ. Ñðîê èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòà èñ÷èñëÿåòñÿ êàëåíäàðíûìè äíÿìè ñ ìîìåíòà ïîëó÷åíèÿ äîêóìåíòà îðãàíèçàöèåé èëè æå (äëÿ èñõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ) ñ äàòû åãî ïîäïèñàíèÿ è óòâåðæäåíèÿ. Òèïîâûå ñðîêè èñïîëíåíèÿ óñòàíàâëèâàþòñÿ ïðàâîâûìè àêòàìè âûñøèõ îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè, öåíòðàëüíûõ, ôóíêöèîíàëüíûõ (ìåæîòðàñëåâûõ), îòðàñëåâûõ è ðåãèîíàëüíûõ îðãàíîâ óïðàâëåíèÿ.  ïðàêòèêå àäìèíèñòðàòèâíûõ îðãàíîâ äëÿ – 76 –
äîêóìåíòîâ, íå îòðàæåííûõ â ïåðå÷íå êîíòðîëèðóåìûõ, ñðîêè èñïîëíåíèÿ íå äîëæíû ïðåâûøàòü 10 äíåé.  îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòàõ ñðîê èñïîëíåíèÿ îãîâàðèâàåòñÿ êàæäûì ïóíêòîì, ñîäåðæàùèì çàäàíèÿ è ïîðó÷åíèÿ. Èíäèâèäóàëüíûé ñðîê èñïîëíåíèÿ ÷àùå âñåãî îïðåäåëÿåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì â ñîîòâåòñòâóþùåé ðåçîëþöèè. Ñðîê èñïîëíåíèÿ íå äîëæåí ïðåâûøàòü òèïîâîãî äëÿ äàííîé êàòåãîðèè äîêóìåíòîâ. Ïðè ýòîì ñëåäóåò ïîìíèòü î òîì, ÷òî ïðîäëåíèå òèïîâûõ è èíäèâèäóàëüíûõ ñðîêîâ èñïîëíåíèÿ âî âñåõ ñëó÷àÿõ äîïóñêàåòñÿ ñ ðàçðåøåíèÿ óñòàíîâèâøèõ èõ ðóêîâîäèòåëåé è îðãàíèçàöèé. Ïðîäëåíèå ñðîêà îôîðìëÿåòñÿ ïèñüìåííî ïîñëå ïîëó÷åíèÿ äîêóìåíòà èëè çà 2—3 äíÿ äî èñòå÷åíèÿ ñðîêà. Ìîòèâàöèÿ ïðîäëåíèÿ îáÿçàòåëüíà. Ïðè ïðîäëåíèè ñðîêà ðåøàåòñÿ âîïðîñ îá èçìåíåíèÿõ â ñîäåðæàíèè çàäàíèÿ è â ñîñòàâå èñïîëíèòåëåé. Òåõíîëîãè÷åñêèé ïðîöåññ êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ âêëþ÷àåò â ñåáÿ ñëåäóþùèå ñòàäèè: - ïîñòàíîâêó äîêóìåíòà íà êîíòðîëü; - íåïîñðåäñòâåííîå âåäåíèå êîíòðîëÿ; - ñíÿòèå äîêóìåíòîâ ñ êîíòðîëÿ; - àíàëèç è îáîáùåíèå ðåçóëüòàòîâ êîíòðîëÿ. Ðàññìîòðèì ýòè ñòàäèè ïîäðîáíåå. Ïîñòàíîâêà äîêóìåíòîâ íà êîíòðîëü ñîñòîèò èç ñëåäóþùèõ îïåðàöèé: 1) âûÿâëåíèå îáúåìà è íîìåíêëàòóðû äîêóìåíòîâ, ïîäëåæàùèõ êîíòðîëþ; 2) çàïîëíåíèå ÐÊÊ ñ äîïîëíèòåëüíûìè ýêçåìïëÿðàìè äëÿ ôîðìèðîâàíèÿ êîíòðîëüíîé êàðòîòåêè; 3) êîíòðîëü ñðîêîâ äîêóìåíòàöèè, íàõîäÿùåéñÿ íà ðàññìîòðåíèè ðóêîâîäñòâà. Âíåñåíèå â ÐÊÊ ðåçîëþöèè è ïåðåäà÷à äîêóìåíòà èñïîëíèòåëþ; 4) ðàçìåùåíèå ÐÊÊ â êîíòðîëüíûå êàðòîòåêè ñëóæáû ÄÎÓ è ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ. Âûÿâëåíèå êîíòðîëèðóåìûõ äîêóìåíòîâ ïðîèçâîäèòñÿ ñëóæáîé ÄÎÓ îäíîâðåìåííî ñ èõ ïðåäâàðèòåëüíûìè îöåíêàìè è ðàññìîòðåíèåì. Îïðåäåëÿþùèé êðèòåðèé îòáîðà — ñîäåðæàíèå ñàìîãî äîêóìåíòà. Äîêóìåíòû îáÿçàòåëüíîãî êîíòðîëÿ îïðåäåëÿþòñÿ ñîîòâåòñòâóþùèì ïåðå÷íåì. Íåîáõîäèìîñòü êîíòðîëÿ ñðîêîâ ïîëó÷åíèÿ îòâåòîâ íà èíèöèàòèâíûå äîêóìåíòû îïðåäåëÿåòñÿ ïðè èõ ïîäïèñàíèè. – 77 –
Íà÷àëîì öèêëà êîíòðîëüíûõ îïåðàöèé ñëåäóåò ñ÷èòàòü ìîìåíò ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ. Äîêóìåíòû, ïîñòàâëåííûå íà êîíòðîëü íåïîñðåäñòâåííî ðóêîâîäèòåëåì, îáåñïå÷èâàþòñÿ äîïîëíèòåëüíûì ýêçåìïëÿðîì ÐÊÊ. Ïðè êîíòðîëå èñïîëíåíèÿ ñëîæíûõ äîêóìåíòîâ (ïðèêàçîâ, ïðîãðàìì, àêòîâ ýêñïåðòèçû, òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêèõ çàêëþ÷åíèé, áèçíåñ-ïëàíîâ è ò. ï.) çàïîëíÿþòñÿ äîïîëíèòåëüíûå ÐÊÊ. Êîìïëåêòû êîíòðîëüíûõ êàðò îôîðìëÿþòñÿ è â ñëó÷àÿõ êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ óñòíîãî ïîðó÷åíèÿ èëè ïðè âîçâðàòå ê èñïîëíåííîìó ðàíåå äîêóìåíòó. Ôîðìèðîâàíèå êîíòðîëüíîé êàðòîòåêè ïðîèçâîäèòñÿ ïî êàëåíäàðíûì ñðîêàì èñïîëíåíèÿ, ðàçìåùåíèå — â 31 ÿ÷åéêå (ïî äíÿì ìåñÿöà) è äâóõ äîïîëíèòåëüíûõ îòäåëåíèÿõ (äëÿ êàðòî÷åê ïðîñðî÷åííûõ è ïåðåõîäÿùèõ íà ñëåäóþùèé ìåñÿö çàäàíèé è ïîðó÷åíèé). Âíóòðè ÿ÷ååê ÐÊÊ ìîãóò ðàçìåùàòüñÿ ïî èíäåêñàì ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé ëèáî ïî ôàìèëèÿì îòâåòñòâåííûõ èñïîëíèòåëåé (â àëôàâèòíîì ïîðÿäêå). Äëÿ êàðòîòåêè öåëåñîîáðàçíî è ñîçäàíèå ðóáðèê (ïîäðóáðèê). Êàðòîòåêà â êîíöå êàæäîãî ìåñÿöà (çà 2—3 äíÿ äî åãî îêîí÷àíèÿ) ïîïîëíÿåòñÿ ÐÊÊ äîïîëíèòåëüíîãî îòäåëåíèÿ, îòðàæàþùèìè äîêóìåíòû, èñïîëíåíèå êîòîðûõ íàìå÷åíî íà ñëåäóþùèé ìåñÿö. Ïðàêòèêà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óáåæäàåò â òîì, ÷òî ñïåöèàëèñòû-èñïîëíèòåëè íå äîëæíû âåñòè êîíòðîëüíûå (ëîêàëüíûå) êàðòîòåêè èç-çà èõ òðóäîåìêîñòè. Ïàïêè-äîñüå äîêóìåíòîâ â ýòîì ñëó÷àå ïðåäïî÷òèòåëüíåå. Ïëàíèðîâàíèå ðàáîòû è ñàìîêîíòðîëü ñïåöèàëèñòà ïðîùå îðãàíèçîâàòü íà îñíîâå ïðåäìåòíîé ñèñòåìàòèçàöèè äîêóìåíòîâ ïî êðèòåðèÿì àêòóàëüíîñòè è ñðî÷íîñòè (ïðèîðèòåòíîñòè). Ñïåöèàëèñòû-äîêóìåíòîâåäû íåðåäêî øóòÿò ïî ýòîìó ïîâîäó: «Ýôôåêòà ìîæíî äîñòèãíóòü äàæå îò ïîäâåñíîãî õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ». Íåïîñðåäñòâåííîå âåäåíèå êîíòðîëÿ çàêëþ÷àåòñÿ â âûïîëíåíèè ðÿäà îïåðàöèé ïî ïðåäóïðåäèòåëüíîìó íàáëþäåíèþ çà õîäîì èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòà è ðåãóëèðîâàíèþ ïðîöåññà èñïîëíåíèÿ: 1) âíåñåíèå â ÐÊÊ îòìåòîê î ïåðåìåùåíèè äîêóìåíòà; 2) óñòíîå (ïèñüìåííîå) íàïîìèíàíèå èñïîëíèòåëþ î ïðèáëèæåíèè ñðîêà îêîí÷àíèÿ ðàáîò íàä äîêóìåíòîì (çà 10, 5, 2 äíÿ), âíåñåíèå çàïèñè î ñîñòîÿíèè èñïîëíåíèÿ â çîíå ÐÊÊ «Êîíòðîëüíûå îòìåòêè»; – 78 –
3) ñîñòàâëåíèå ñèãíàëüíûõ ïåðå÷íåé äîêóìåíòîâ è çàäàíèé, íàõîäÿùèõñÿ â ïîäðàçäåëåíèè è ïîäëåæàùèõ èñïîëíåíèþ â òåêóùåì èëè ïîñëåäóþùåì ïåðèîäå âðåìåíè; 4) ðåãóëÿðíîå èíôîðìèðîâàíèå ðóêîâîäèòåëåé î õîäå èñïîëíåíèÿ çàäàíèé è ïîðó÷åíèé, ïðè÷èíàõ çàäåðæåê â èñïîëíåíèè, ìåðàõ ïî îáåñïå÷åíèþ ñâîåâðåìåííîãî èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ; 5) âíåñåíèå â ÐÊÊ îòìåòîê îá èçìåíåíèè ñðîêîâ èñïîëíåíèÿ, ñîñòàâà ðàáîòàþùèõ ñ äîêóìåíòàìè ñïåöèàëèñòîâ, ñîäåðæàíèÿ çàäàíèÿ è ò. ï., ïåðåñòàíîâêà ÐÊÊ â ìàññèâàõ èíôîðìàöèè; 6) âûäà÷à îïåðàòèâíîé èíôîðìàöèè î êîíòðîëèðóåìûõ äîêóìåíòàõ ïî çàïðîñàì ðóêîâîäèòåëåé. Ñíÿòèå äîêóìåíòîâ ñ êîíòðîëÿ ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ñîâîêóïíîñòü ñëåäóþùèõ îïåðàöèé: 1) ïðèíÿòèå ðóêîâîäèòåëåì ðåøåíèÿ î ñíÿòèè äîêóìåíòà ñ êîíòðîëÿ è îòäà÷à ñîîòâåòñòâóþùåãî ðàñïîðÿæåíèÿ ñëóæáå ÄÎÓ; 2) âíåñåíèå îòìåòêè îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòà â ÐÊÊ; 3) èíôîðìèðîâàíèå ñëóæáû ÄÎÓ îá èñïîëíåíèè êîíòðîëèðóåìîãî (öåíòðàëèçîâàííîãî) äîêóìåíòà; 4) ïåðåìåùåíèå ÐÊÊ èç êîíòðîëüíîé â ñïðàâî÷íóþ êàðòîòåêó; 5) ôîðìèðîâàíèå êîíòðîëèðóåìîãî äîêóìåíòà â äåëî. Äîêóìåíò ñ÷èòàåòñÿ èñïîëíåííûì è ñíèìàåòñÿ ñ êîíòðîëÿ ïîñëå ðåàëüíîãî è îêîí÷àòåëüíîãî âûïîëíåíèÿ âñåõ çàäàíèé, ïîðó÷åíèé è ðåøåíèé, ñîäåðæàùèõñÿ â äîêóìåíòå (ðåçîëþöèè ðóêîâîäèòåëÿ), ñîîáùåíèÿ ðåçóëüòàòîâ çàèíòåðåñîâàííûì îðãàíèçàöèÿì è ëèöàì èëè íàëè÷èÿ äîêóìåíòèðîâàííîãî ïîäòâåðæäåíèÿ ôàêòà èñïîëíåíèÿ. Äàòà èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòà äîëæíà ñîîòâåòñòâîâàòü äàòå ïîäïèñàíèÿ èñõîäÿùåãî èëè âíóòðåííåãî äîêóìåíòà. Íà ïðàêòèêå îïåðàöèè ïî ñíÿòèþ ñ êîíòðîëÿ íà÷èíàþòñÿ â ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè. Îòìåòêà îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòà (ïîðó÷åíèÿ) ïåðåíîñèòñÿ ñåêðåòàðåì èç êîíòðîëèðóåìîãî îáúåêòà â ñîîòâåòñòâóþùóþ çîíó ÐÊÊ. Ñíèìàòü äîêóìåíò ñ êîíòðîëÿ áåç ïðàâèëüíî îôîðìëåííîãî ðåçóëüòàòà êîíòðîëÿ íåäîïóñòèìî. Ïðè öåíòðàëèçîâàííîì êîíòðîëå èñïîëíåíèÿ ñåêðåòàðü (óïîëíîìî÷åííûé) íàïðàâëÿåò îôîðìëåííóþ êàðòî÷êó èëè ïî – 79 –
òåëåôîíó ñîîáùàåò ôàêò èñïîëíåíèÿ â ñëóæáó ÄÎÓ äëÿ ñíÿòèÿ äîêóìåíòà ñ êîíòðîëÿ. Îñâîáîæäàþùàÿñÿ ïîñëå ñíÿòèÿ ñ êîíòðîëÿ ÐÊÊ äîëæíà èñïîëüçîâàòüñÿ äëÿ ôîðìèðîâàíèÿ èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà, îáëåã÷àþùåãî ðåòðîñïåêòèâíûé ïîèñê. Àíàëèç è îáîáùåíèå ðåçóëüòàòîâ êîíòðîëÿ ñîñòîÿò èç ñëåäóþùèõ îïåðàöèé: - ñîñòàâëåíèÿ èòîãîâûõ ïåðå÷íåé, êîëè÷åñòâåííûõ ñâîäîê è ñïðàâîê î ðåçóëüòàòàõ êîíòðîëüíîé ðàáîòû (çà ìåñÿö, êâàðòàë, ãîä); - ïåðåäà÷è èòîãîâûõ äîêóìåíòîâ ïî ðåçóëüòàòàì êîíòðîëüíîé ðàáîòû è ìàòåðèàëîâ àíàëèçà èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû íà ðàññìîòðåíèå ðóêîâîäñòâà; - âûðàáîòêè è îñóùåñòâëåíèÿ ìåð ñòèìóëèðîâàíèÿ ïîâûøåíèÿ óðîâíÿ èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû (êîýôôèöèåíòà èñïîëíèòåëüíîñòè). Àíàëèç ñîñòîÿíèÿ èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ — âàæíàÿ ôóíêöèÿ ñëóæáû ÄÎÓ. Îí äîëæåí îáåñïå÷èòü ãëàñíîå, ñîïîñòàâèìîå è äåìîêðàòè÷íîå îáñóæäåíèå ðåçóëüòàòîâ êîíòðîëÿ è ñòàòü âàæíûì êðèòåðèåì îïðåäåëåíèÿ ôîðì è ñòåïåíè ìîðàëüíîãî è ìàòåðèàëüíîãî ñòèìóëèðîâàíèÿ ðàáîòíèêîâ àïïàðàòà óïðàâëåíèÿ è ýôôåêòèâíîñòè óïðàâëåí÷åñêèõ ïðîöåññîâ.
2. Àâòîìàòèçèðîâàííûé êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ Àâòîíîìíûå (ëîêàëüíûå) àâòîìàòèçèðîâàííûå ñèñòåìû (ïîäñèñòåìû) êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ â ñëîæèâøåéñÿ àðõèòåêòóðå ÀÑÓ (ÀÑ ÊÈÄ, ÀÑÊ, ÀÊÈÄ è äð.), à òàêæå ïîäñèñòåìà ÀÑ ÄÎÓ ïðåäíàçíà÷àëèñü â îñíîâíîì äëÿ îïåðàòèâíîãî îáåñïå÷åíèÿ ðóêîâîäñòâà ïîëíîé è äîñòîâåðíîé èíôîðìàöèåé îá îáúåìàõ è íîìåíêëàòóðå êîíòðîëèðóåìûõ äîêóìåíòîâ, çàäàíèé, ïîðó÷åíèé è ñîñòîÿëè â èñïîëíåíèè, âåäåíèè ïðåäóïðåäèòåëüíîãî êîíòðîëÿ, àíàëèòèêî-ñèíòåòè÷åñêîé îáðàáîòêå èíôîðìàöèè î ñîñòîÿíèè èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû â êîíêðåòíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ. Âíåäðåíèå àâòîìàòèçèðîâàííûõ ðàáî÷èõ ìåñò ñïåöèàëèñòîâ ïî äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè íà áàçå ñîâðåìåííûõ ÏÝÂÌ òðåáóåò âíèìàòåëüíîãî è êðèòè÷íîãî îòíîøåíèÿ ê îïûòó âíå– 80 –
äðåíèÿ è ýêñïëóàòàöèè àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåì äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè (ê ïðèìåðó, ÀÑ ÊÈÄ), êîíòðîëÿ èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû è åãî øèðîêîãî èñïîëüçîâàíèÿ â ðàçâèòèè èíòåãðèðîâàííûõ ñèñòåì óïðàâëåíèÿ ñ âåäåíèåì ðàçëè÷íûõ áàç äàííûõ è çíàíèé (ÁÄ è ÁÇ). Òàê, îñíîâíûìè çàäà÷àìè ÀÑ ÊÈÄ ÿâëÿëàñü ðåàëèçàöèÿ ñëåäóþùèõ òåõíîëîãè÷åñêèõ ïðîöåññîâ: - ôîðìèðîâàíèÿ è âåäåíèÿ ÁÄ ïî âñåì ìàññèâàì äîêóìåíòîâ, ïîñòàâëåííûõ íà êîíòðîëü; - ñèãíàëüíîãî èíôîðìèðîâàíèÿ ðóêîâîäèòåëåé è ñïåöèàëèñòîâ î äîêóìåíòàõ, ïîñòàâëåííûõ íà êîíòðîëü, è äîêóìåíòàõ ñ èñòåêøèìè (èñòåêàþùèìè) ñðîêàìè èñïîëíåíèÿ; - ïåðèîäè÷åñêîé âûäà÷è èíôîðìàöèè î ñîñòîÿíèè âûïîëíåíèÿ òåêóùèõ è ðàíåå âûäàííûõ ïîðó÷åíèé, çàôèêñèðîâàííûõ îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûìè äîêóìåíòàìè; - âûäà÷è öåëåâîé (ôàêòîãðàôè÷åñêîé) èíôîðìàöèè ïî ðàçîâûì çàïðîñàì î õîäå âûïîëíåíèÿ êîíêðåòíûõ äîêóìåíòîâ (çàäàíèé); - ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííîé ðàáîòå ïî èñïîëíåííûì äîêóìåíòàì; - âûäà÷è èòîãîâûõ èëè ïðîìåæóòî÷íûõ ðåçóëüòàòîâ êîíòðîëÿ èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû (êîýôôèöèåíòîâ èñïîëíèòåëüíîñòè) ïî ïîäðàçäåëåíèÿì è êîíêðåòíûì èñïîëíèòåëÿì. Ôóíêöèîíèðîâàíèå ÀÑ ÊÈÄ îáåñïå÷èâàëîñü íå ïîòåðÿâøèì àêòóàëüíîñòè ïàêåòîì ïðèêëàäíûõ ïðîãðàìì â ñîñòàâå: - ââîäà è êîíòðîëÿ èñõîäíîé èíôîðìàöèè; - îáðàáîòêè è ôîðìèðîâàíèÿ ìàøèííîãî àðõèâà (ÁÄ) äîêóìåíòîâ; - âåäåíèÿ (êîððåêòèðîâêè) èíôîðìàöèîííîãî ìàññèâà; - îáðàáîòêè çàïðîñîâ, â òîì ÷èñëå â ðåæèìå äèàëîãà («çàïðîñ — îòâåò»); - ôîðìèðîâàíèÿ âûõîäíûõ ìàññèâîâ äàííûõ è äð. Ðàçðàáîòêå àâòîìàòèçèðîâàííîé ñèñòåìû êîíòðîëÿ èñïîëíèòåëüíîñòè äîëæíî ïðåäøåñòâîâàòü ñîçäàíèå èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ â âèäå ñîâîêóïíîñòè êëàññèôèêàòîðîâ è ïåðâè÷íûõ ôîðì âõîäíîé (ïåðâè÷íîé), ìàøèíîîðèåíòèðîâàííîé èíôîðìàöèè è ñîîòâåòñòâóþùèõ ôîðìàòîâ: ìàøèíî- è âèäåîãðàìì äëÿ ðåàëèçàöèè ïðåäóïðåäèòåëüíîãî è èòîãîâîãî êîíòðîëÿ. – 81 –
 ïðàêòèêå èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ øèðîêî ðàñïðîñòðàíåíû êëàññèôèêàòîðû: - êîððåñïîíäåíòîâ; - ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé; - ðóêîâîäèòåëåé è ñïåöèàëèñòîâ; - òåìàòèêè (ñîäåðæàíèÿ) êîíòðîëèðóåìîé äîêóìåíòàöèè è äð. Ñîñòàâëåíèþ êëàññèôèêàòîðîâ äîëæíî ïðåäøåñòâîâàòü ãëóáîêîå èçó÷åíèå ãîñóäàðñòâåííûõ êëàññèôèêàòîðîâ òåõíèêîýêîíîìè÷åñêîé èíôîðìàöèè. Ïðè ýòîì ñîõðàíÿåòñÿ îñíîâíîå òðåáîâàíèå ê êîìïëåêñó âõîäíûõ è âûõîäíûõ äîêóìåíòîâ, ôèêñèðóþùèõ êîíòðîëüíóþ èíôîðìàöèþ, — èíôîðìàöèîííàÿ ñîâìåñòèìîñòü äîêóìåíòîâ ïî ñîñòàâó è íîìåíêëàòóðå ôîðìàëèçîâàííûõ ïîêàçàòåëåé. Ñîñòàâ èíôîðìàöèè âõîäíûõ äîêóìåíòîâ äîëæåí áûòü ìèíèìèçèðîâàí, íî ïðè ýòîì äîëæåí îáåñïå÷èâàòü ñîâîêóïíîñòü ïîòåíöèàëüíûõ çàïðîñîâ ïîòðåáèòåëåé è èíôîðìàòèâíîñòü (ñîäåðæàòåëüíîñòü) âûõîäíûõ äîêóìåíòîâ. Äîñòàòî÷íî ðàñïðîñòðàíåííûì íà ïðàêòèêå óñëîâèåì ðåàëèçàöèè ÀÑ ÊÈÄ ÿâëÿåòñÿ ñîâìåùåíèå òðàäèöèîííîé, ðó÷íîé (â ïîäðàçäåëåíèÿõ) è àâòîìàòèçèðîâàííîé (â ñëóæáå ÄÎÓ) ñèñòåì óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòîïîòîêàìè. Âõîäíûå äîêóìåíòû ÀÑ ÊÈÄ íåñóò, êàê ïðàâèëî, ïåðåìåííóþ èíôîðìàöèþ è âêëþ÷àþò â ñåáÿ ìàøèíîîðèåíòèðîâàííûå ÐÊÊ è êîíòðîëüíûå êàðòî÷êè (ñ çîíîé «îáðàòíàÿ ñâÿçü»), ïåðå÷íè äîêóìåíòîâ, ïîäëåæàùèõ êîíòðîëþ è äðóãèå äîêóìåíòíûå ôîðìû, ïðåäíàçíà÷åííûå äëÿ ôîðìèðîâàíèÿ ìàøèííîãî ìàññèâà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè è åãî íåîáõîäèìîé êîððåêòèðîâêè. Íàèáîëåå ýôôåêòèâíûì äëÿ ôîðìèðîâàíèÿ ÁÄ àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåì êîíòðîëÿ ÿâëÿåòñÿ òèïîâàÿ ÐÊÊ ñ íàáîðîì îïòèìàëüíîãî êîëè÷åñòâà ðåêâèçèòîâ, âõîäÿùàÿ â ñîñòàâ óíèôèöèðîâàííîé ñèñòåìû îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè, ðåãëàìåíòèðóåìîé ñîîòâåòñòâóþùèì ÃÎÑÒîì. Ïðèìåíåíèå òèïîâîé ÐÊÊ ïîçâîëÿåò èçáàâèòü êîíòðîëüíóþ ãðóïïó ñïåöèàëèñòîâ îò ñîñòàâëåíèÿ äðóãèõ âõîäíûõ äîêóìåíòîâ, ñâîäÿ îïåðàöèè êîððåêòèðîâêè (âíåñåíèÿ èçìåíåíèé) è ñíÿòèÿ äîêóìåíòà ñ êîíòðîëÿ ê ñîñòàâëåíèþ íîâîé ÐÊÊ è ââîäó åå íåïîñðåäñòâåííî ñ äèñïëåÿ. Ðàçóìååòñÿ, ââîä â êà÷åñòâå âõîäíûõ ñàìèõ êîíòðîëèðóåìûõ äîêóìåíòîâ, óíèôèöèðîâàííûõ ïî ôîðìå è ñîäåðæàíèþ, ÿâëÿåòñÿ áîëåå ïåðñïåêòèâíûì. – 82 –
Âûõîäíûå äîêóìåíòû ñèñòåì àâòîìàòèçàöèè êîíòðîëüíûõ ïðîöåäóð ôèêñèðóþò êàê ïðîìåæóòî÷íóþ, òàê è ðåçóëüòàòèâíóþ èíôîðìàöèþ î ôóíêöèîíèðîâàíèè ñàìîé ñèñòåìû (ïåðå÷íè, ñâîäêè, íàïîìèíàíèÿ). Áóìàæíûé íîñèòåëü â âèäå ìàøèíîãðàììû — òèïè÷íàÿ ôîðìà âûõîäíîãî äîêóìåíòà. Âûõîäíàÿ èíôîðìàöèÿ ïî çàïðîñàì îòîáðàæàåòñÿ íà äèñïëåå è ðàñïå÷àòûâàåòñÿ â ôîðìàòå, ïðåäïî÷òèòåëüíîì äëÿ ïîëüçîâàòåëÿ. Îäíàêî âî ìíîãèõ ñëó÷àÿõ áûâàåò äîñòàòî÷íî âèäåîãðàììû äëÿ îöåíêè ðåçóëüòàòîâ êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ. Âûõîäíàÿ èíôîðìàöèÿ àâòîìàòèçèðîâàííîãî êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ ïî èíòåðâàëàì âûäà÷è äåëèòñÿ íà ðåãëàìåíòèðóåìóþ (ïåðèîäè÷åñêóþ) è íåðåãëàìåíòèðóåìóþ (íåïåðèîäè÷åñêóþ). Ðåãëàìåíòèðóåìàÿ èíôîðìàöèÿ âûäàåòñÿ, êàê ïðàâèëî, â îïðåäåëåííûå ñðîêè (ïî ãðàôèêó). Ïîòðåáíîñòü â íåðåãëàìåíòèðóåìîé èíôîðìàöèè âîçíèêàåò õàîòè÷íî è îòîáðàæàåòñÿ çàïðîñîì, êîòîðûé ðåàëèçóåòñÿ ëèáî ïèñüìåííî, ëèáî ââîäèòñÿ ñ ïîìîùüþ êëàâèàòóðû äèñïëåÿ. Çàïðîñû ìîãóò ìîòèâèðîâàòüñÿ ñðî÷íîñòüþ, âàæíîñòüþ, ïðèîðèòåòíîñòüþ è äðóãèìè êðèòåðèÿìè óïðàâëåíèÿ. Îáèëèå èíôîðìàöèîííûõ ïîòðåáíîñòåé ïîëüçîâàòåëÿ îáúÿñíÿåò øèðîòó íîìåíêëàòóðû è òåìàòèêè âûõîäíûõ äîêóìåíòîâ (òðàäèöèîííûõ è áåçáóìàæíûõ). Ýòî êàñàåòñÿ, ê ïðèìåðó, âûõîäíûõ äîêóìåíòîâ ðåãëàìåíòèðóåìîãî (çà 30, 15, 10, 3 äíÿ) ïðåäóïðåäèòåëüíîãî êîíòðîëÿ, âêëþ÷àþùåãî â ñåáÿ: íàïîìèíàíèå èñïîëíèòåëþ î ïðèáëèæåíèè ñðîêà îêîí÷àíèÿ ðàáîòû, ïåðå÷åíü êîíòðîëèðóåìûõ äîêóìåíòîâ ñî ñðîêàìè îêîí÷àíèÿ ðàáîò â ñëåäóþùåì îò÷åòíîì ïåðèîäå; ïåðå÷åíü (ñâîäêà) äîêóìåíòîâ ñ èñòåêøèìè ñðîêàìè èñïîëíåíèÿ; ìàøèíîãðàììà çàïîëíåííîé ÐÊÊ íà èñïîëíåííûé äîêóìåíò. Äðóãîé ãðóïïîé âûõîäíûõ äîêóìåíòîâ ÀÑ ÊÈÄ ÿâëÿåòñÿ äîñòàòî÷íî ïðåäñòàâèòåëüíàÿ ñîâîêóïíîñòü ðåãëàìåíòèðóåìûõ è íåðåãëàìåíòèðóåìûõ ïåðå÷íåé è ñâîäîê î ñîñòîÿíèè èñïîëíåíèÿ çàäàíèé, ïîðó÷åíèé, îòðàæåííûõ â äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè çà îïðåäåëåííûé ïåðèîä âðåìåíè. Àíàëèòè÷åñêèå ïðèçíàêè äîêóìåíòîâ ïðè ýòîì ìîãóò áûòü ñàìûìè ðàçëè÷íûìè. Ãðóïïèðîâî÷íûìè ïðèçíàêàìè ñâåäåíèé î ñîñòîÿíèè èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ ìîãóò áûòü: - ñðîêè èñïîëíåíèÿ; - íåèñïîëíåíèå (ïðîñðî÷åííîå è íåïðîñðî÷åííîå); – 83 –
- ñâîåâðåìåííîñòü (íåïðîñðî÷åííîå èñïîëíåíèå); - ñîäåðæàíèå äîêóìåíòîâ; - ôàìèëèè ñïåöèàëèñòîâ, ðàáîòàþùèõ ñ äîêóìåíòàìè; - ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ; - àâòîðñòâî äîêóìåíòîâ; - âèäû (òèïû) äîêóìåíòîâ. Ðàçóìååòñÿ, ïîèñê äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïî ãðóïïèðîâî÷íûì ïðèçíàêàì ïðîùå âåñòè ñ ïîìîùüþ äèñïëåÿ, íà êîòîðîì â ïðîöåññå ìàøèííîãî äèàëîãà âûñâå÷èâàåòñÿ èõ òèïîâîé ñîñòàâ («ìåíþ») ñ óêàçàíèåì ïîñëåäîâàòåëüíîñòè äàëüíåéøåãî ïîèñêà ïî ïîäïðèçíàêàì. Òåõíîëîãèÿ îáðàáîòêè è äâèæåíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè â àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåìàõ êîíòðîëÿ èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû (ÀÑ ÊÈÄ) âêëþ÷àåò â ñåáÿ òðè ïîñëåäîâàòåëüíûõ ýòàïà: äîìàøèííûé, ìàøèííûé è ïîñëåìàøèííûé.  òðàäèöèîííûõ àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåìàõ (íå èñïîëüçóþùèõ âèäåîòåðìèíàëîâ íà ðàáî÷èõ ìåñòàõ ïîëüçîâàòåëÿ) äîìàøèííûé è ïîñëåìàøèííûé ýòàïû ñîäåðæàëè êîìïëåêñ ðó÷íûõ îïåðàöèé, ñâÿçàííûõ ñ ïîäãîòîâêîé ïàêåòîâ èñõîäíîé, êîððåêòèðóþùåé è çàïðîñíîé èíôîðìàöèåé. Äîìàøèííûé ýòàï òåõíîëîãèè ÄÎÓ, êàê ïðàâèëî, ñîäåðæàë: îòáîð è ñèñòåìàòèçàöèþ äîêóìåíòîâ (ñ ó÷åòîì ïðèîðèòåòîâ âàæíîñòè è ñðî÷íîñòè); ðåãèñòðàöèþ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè íà ìàøèíîîðèåíòèðîâàííûõ ÐÊÊ; çàïîëíåíèå êàðòî÷åê ñ èçìåíåíèÿìè äàííûõ, îôîðìëåíèå áëàíêîâ è ò. ä. Àâòîìàòèçèðîâàííûé êîíòðîëü, â ñóùíîñòè, íà÷èíàëñÿ ñ ìîìåíòà ïåðåäà÷è äîêóìåíòîâ ñïåöèàëèñòàì ïîäðàçäåëåíèé, íå îõâàòûâàÿ ïåðèîäà ðàññìîòðåíèÿ äîêóìåíòîâ ðóêîâîäñòâîì, êîãäà íàáëþäàþòñÿ ñóùåñòâåííûå çàäåðæêè â ðåøåíèè àêòóàëüíûõ âîïðîñîâ. Ýòàï ìàøèííîé îáðàáîòêè ñîñòîÿë èç îïåðàöèé ïåðåíîñà äàííûõ íà ìàøèííûé íîñèòåëü, êîíòðîëÿ äîñòîâåðíîñòè äàííûõ, îáðàáîòêè èíôîðìàöèè ïî çàäàííîé ïðîãðàììå è âûâîäå ïðîìåæóòî÷íîé èëè ðåçóëüòàòèâíîé èíôîðìàöèè äëÿ ïðåäâàðèòåëüíîé îöåíêè. Íà ïîñëåìàøèííîì ýòàïå ðàñïå÷àòàííûå ìàøèíîãðàììû ïåðåäàâàëèñü â ñëóæáó ÄÎÓ äëÿ îòïðàâêè ðóêîâîäèòåëÿì ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé. Ïîäñèñòåìà ÀÑ ÄÎÓ «Êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ» ïîçâîëÿëà ìàêñèìàëüíî ñîêðàòèòü òðóäîåìêîñòü è äëèòåëüíîñòü äîìàøèííîãî è ïîñëåìàøèííîãî ýòàïîâ, âåñòè êîíòðîëü èñ– 84 –
ïîëíåíèÿ ñ ìîìåíòà ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ. Âàæíîå òåõíîëîãè÷åñêîå äîñòîèíñòâî ïîäñèñòåìû — áåçáóìàæíàÿ ðåàëèçàöèÿ ïðÿìîãî äîñòóïà ïîëüçîâàòåëÿ ê äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè.  îòäåëüíûõ êðóïíûõ îðãàíèçàöèÿõ íàêîïëåí îïûò îáåñïå÷åíèÿ ðóêîâîäñòâà èòîãîâûìè äîêóìåíòàìè ÀÑ ÊÈÄ ïî ïðèíöèïó «êîíòðîëÿ ïî îòêëîíåíèÿì», êîãäà îòñóòñòâèå èíôîðìàöèè («îáðàòíîé ñâÿçè») ðàññìàòðèâàåòñÿ êàê ðåàëüíîå ñîîáùåíèå î íîðìàëüíîì õîäå êîíòðîëèðóåìîãî ïðîöåññà. Ýòî ïîçâîëÿåò íå îòÿãîùàòü ðóêîâîäèòåëåé èçáûòî÷íîé èíôîðìàöèåé è ïåðåäàâàòü ñîîáùåíèÿ òîëüêî î íåñòàíäàðòíûõ ñèòóàöèÿõ (ïðåäïîëàãàåìîì ñðûâå èñïîëíåíèÿ çàäàíèé, îòñóòñòâèè èñïîëíèòåëÿ è ïð.). Ïðè èíòåãðàöèè ëîêàëüíûõ ÀÐÌ, ðåàëèçîâàííûõ íà áàçå ñîâðåìåííûõ ÏÝÂÌ, ðóêîâîäèòåëü ïîëó÷àåò âîçìîæíîñòü èçáèðàòåëüíîãî ðàññìîòðåíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè è, â ÷àñòíîñòè, î õîäå èñïîëíåíèÿ ëþáîãî äîêóìåíòà. Íåñîìíåííî, ïðèìåíåíèå ñîâðåìåííûõ èíôîðìàöèîííûõ òåõíîëîãèé ïîçâîëÿåò äîñòàòî÷íî ýôôåêòèâíî îðãàíèçîâàòü êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ â àïïàðàòå óïðàâëåíèÿ. Ýòî êàñàåòñÿ òåõíè÷åñêîãî è ïðîãðàììíîãî îáåñïå÷åíèÿ êîíòðîëüíûõ ïðîöåäóð, êîòîðîå áûëî íàìè ðàññìîòðåíî ðàíåå.  íàñòîÿùåå âðåìÿ íåò íåäîñòàòêà â ðàçëè÷íîãî ðîäà ïðîåêòàõ, ñâÿçàííûõ ñ ëèêâèäàöèåé áóìàæíîãî íîñèòåëÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè è ïðèîðèòåòîì áåçáóìàæíûõ äîêóìåíòíûõ òåõíîëîãèé. Îáèëèå ïðåäëîæåíèé ïî èñïîëüçîâàíèþ âîçìîæíîñòåé Èíòåðíåòà, ýëåêòðîííîé ïî÷òû è äðóãèõ âïå÷àòëÿþùèõ äîñòèæåíèé íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé ðåâîëþöèè íå ìîæåò, îäíàêî, çàìåíèòü ðåàëüíî ñëîæèâøèåñÿ òåõíîëîãèè, ñâÿçàííûå ñ èñïîëüçîâàíèåì áóìàæíîãî íîñèòåëÿ èíôîðìàöèè. Ïðè÷èí òîìó ìàññà: ýòî è ïðîáëåìû þðèäè÷åñêîé ïðèðîäû äîêóìåíòà, åãî äîëãîëåòèÿ è çàùèùåííîñòè îò ðàçëè÷íîãî ðîäà ïîääåëîê è ôàëüñèôèêàöèé. Çíà÷èòåëüíàÿ ÷àñòü ïðîáëåì ñâÿçàíà ñ èäåíòèôèêàöèåé ïîäïèñåé, ïå÷àòåé è äðóãèõ àòðèáóòîâ óïðàâëåí÷åñêèõ ïðîöåäóð, ðåàëüíîé çàìåíû êîòîðûì ñîâðåìåííîå îáùåñòâî åùå íå ïðåäëîæèëî. Ëèòåðàòóðà 1. Åäèíàÿ ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ. Îáùèå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòàì è ñëóæáàì äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. Ì.: Ãëàâàðõèâ ÑÑÑÐ, 1988. – 85 –
2. Êâàëèôèêàöèîííûé ñïðàâî÷íèê äîëæíîñòåé ðóêîâîäèòåëåé, ñïåöèàëèñòîâ è ñëóæàùèõ. Ì.: Ãîñêîìòðóä ÑÑÑÐ, 1989. 3. Êóòÿïèí Ë.È., Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Îðãàíèçàöèÿ òåõíè÷åñêîãî òâîð÷åñòâà íà ïðîìûøëåííîì ïðåäïðèÿòèè. Âîëãîãðàä: ÎÀÎ «Õèìïðîì», 1998. 4. Îðãàíèçàöèÿ äîêóìåíòîâ íà âû÷èñëèòåëüíîì öåíòðå. Ì.: Ãëàâàðõèâ ÑÑÑÐ, 1981. 5. Õàðèòîíîâ Â.Ä. Îðãàíèçàöèÿ áåçáóìàæíîé òåõíîëîãèè äîêóìåíòèðîâàíèÿ õîçÿéñòâåííûõ îïåðàöèé íà îñíîâå ïåðñîíàëüíûõ ÝÂÌ // Êëàññèôèêàòîðû è äîêóìåíòû. 1988. ¹ 4.
– 86 –
ÒÅÌÀ 7
ÑÈÑÒÅÌÀÒÈÇÀÖÈß ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ È È ÈÕ ÕÐÀÍÅÍÈÅ Ïëàí ëåêöèè
1. Ñèñòåìàòèçàöèÿ äîêóìåíòîâ. Íîìåíêëàòóðà äåë. 2. Ôîðìèðîâàíèå äåë. 3. Õðàíåíèå äåë. 4. Ïåðåäà÷à äîêóìåíòîâ â àðõèâ. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ. Ñèñòåìàòèçàöèÿ è õðàíåíèå äîêóìåíòîâ ÿâëÿþòñÿ âàæíûìè îðãàíèçàöèîííî-òåõíîëîãè÷åñêèìè ïðîöåäóðàìè äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ, ò. ê. òåñíî ñâÿçàíû ñ âîïðîñàìè ñîçäàíèÿ àðõèâîâ è áàç äàííûõ ñàìîãî ðàçëè÷íîãî íàçíà÷åíèÿ è ðàöèîíàëüíîãî èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè â ïðîöåññàõ óïðàâëåíèÿ ðàçëè÷íûìè çâåíüÿìè íàðîäíîãî õîçÿéñòâà Ðîññèè. Ïðîáëåìà ñèñòåìàòèçàöèè ðàññìàòðèâàåòñÿ â ïðåäëàãàåìîì êóðñå êàê êîìïëåêñ âîïðîñîâ, ñâÿçàííûõ ñ óïîðÿäî÷åííîñòüþ, êëàññèôèêàöèåé è ýøåëîíèðîâàíèåì äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè äëÿ ïðàêòè÷åñêîãî ïðèìåíåíèÿ íà ïðåäïðèÿòèÿõ è â îðãàíèçàöèÿõ ðàçëè÷íîãî ñòàòóñà.  ðàññìàòðèâàåìîé òåìå ïðåäëàãàåòñÿ ïîäîéòè ê ïðîáëåìå ñèñòåìàòèçàöèè è õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ êàê ê ñàìîñòîÿòåëüíîé ñîâîêóïíîñòè äîêóìåíòèðîâàíèÿ.
1. Ñèñòåìàòèçàöèÿ äîêóìåíòîâ. Íîìåíêëàòóðà äåë Ñèñòåìàòèçèðîâàòü — çíà÷èò ðàñïðåäåëèòü ýëåìåíòû îáúåêòà (äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè) ïî ïðèçíàêàì ðîäñòâà, ñõîäñòâà, ò. å. êëàññèôèöèðîâàòü è òèïèçèðîâàòü èõ. Íà ïðàêòèêå ïðîñòåéøåé êëàññèôèêàöèåé äîêóìåíòîâ ÿâëÿåòñÿ ãðóïïèðîâêà èõ â îïðåäåëåííûå ïðåäìåòíûå êîìïëåêñû, òàê íàçûâàåìûå «äåëà».  ñïåöèàëüíîé ëèòåðàòóðå â êà÷åñòâå òåðìèíîëîãè÷åñêèõ ïðèíÿòû ñëåäóþùèå ïðèçíàêè ãðóïïèðîâîê äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè: íîìèíàëüíûé, ïðåäìåòíî-âîïðîñíûé, àâòîðñêèé, êîððåñïîíäåíòñêèé, ãåîãðàôè÷åñêèé, õðîíîëîãè÷åñêèé è ýêñïåðòíûé. – 87 –
Íîìèíàëüíûé ïðèçíàê — ýòî ãðóïïèðîâêà â îäíî äåëî äîêóìåíòîâ îäíîãî âèäà. Ïðèìåðîì òàêîãî ðîäà ìîæåò ñëóæèòü îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ äîêóìåíòàöèÿ (ïðèêàçû, ïðîòîêîëû, àêòû è ò. ä.). Ïðåäìåòíî-âîïðîñíûé ïðèçíàê — ýòî ñîâîêóïíîñòü äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, åå îáúåäèíåíèå ïî òèïèçèðîâàííîìó âèäó. Íàïðèìåð: ïàïêè, ôàéëû ñ äîêóìåíòàìè î ñòðîèòåëüñòâå ïðîìûøëåííîãî îáúåêòà. Àâòîðñêèé ïðèçíàê ÿâëÿåòñÿ ïðèîðèòåòíûì ïðè ïîäáîðå äîêóìåíòîâ îäíîãî àâòîðà, åäèíîãî òâîð÷åñêîãî êîëëåêòèâà (ñòàòüè, äèññåðòàöèè, ïàòåíòû, òåçèñû äîêëàäîâ è ñîîáùåíèé è ò. ï.). Êîððåñïîíäåíòñêèé ïðèçíàê ïðåâàëèðóåò ïðè ôîðìèðîâàíèè ïåðåïèñêè ñ êîíêðåòíûì þðèäè÷åñêèì èëè ôèçè÷åñêèì ëèöîì (ê ïðèìåðó, ñ îáëàñòíûì êîìèòåòîì ïî óïðàâëåíèþ èìóùåñòâîì). Ãåîãðàôè÷åñêèé ïðèçíàê öåëåñîîáðàçåí ïðè ãðóïïèðîâêå äîêóìåíòîâ íåñêîëüêèõ êîððåñïîíäåíòîâ íà òåððèòîðèè äàííîãî ðåãèîíà (íàïðèìåð, ïåðåïèñêà ñ ïðåäïðèÿòèÿìè-ïîòðåáèòåëÿìè ïðîäóêöèè Âîëãîãðàäñêîé îáëàñòè). Õðîíîëîãè÷åñêèé ïðèçíàê óìåñòåí ïðè ôîðìèðîâàíèè äîêóìåíòîâ ïî êîíêðåòíûì âðåìåííûì ïàðàìåòðàì (ê ïðèìåðó, áàëàíñîâûå îò÷åòû ïðåäïðèÿòèÿ çà 2000—2005 ãîäû). Ýêñïåðòíûé ïðèçíàê ó÷èòûâàåò ñðîêè õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ (ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ — ñâûøå 10 ëåò è âðåìåííîãî õðàíåíèÿ — äî 10 ëåò). Ïðè êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ, îäíàêî, èñïîëüçóþò íåñêîëüêî ïðèçíàêîâ â ðàçëè÷íûõ ñî÷åòàíèÿõ (ñ îáÿçàòåëüíûì ó÷åòîì ýêñïåðòíîãî). Òàêîâ, íàïðèìåð, çàãîëîâîê (ðóáðèêà) äåëà (ôàéëà): «Îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ äîêóìåíòàöèÿ ïðåäïðèÿòèÿ çà 1999 ãîä», ñî÷åòàþùèé â ñåáå íîìèíàëüíûé, êîððåñïîíäåíòñêèé è õðîíîëîãè÷åñêèé ïðèçíàêè.  ïðàêòèêå èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ ñïåöèàëüíûì êëàññèôèêàöèîííûì ñïðàâî÷íèêîì, çàêðåïëÿþùèì çàãîëîâêè äåë è îïðåäåëÿþùèì ïîðÿäîê ôîðìèðîâàíèÿ äîêóìåíòîâ â äåëà, ÿâëÿåòñÿ íîìåíêëàòóðà äåë, îïðåäåëÿåìàÿ êàê «ñèñòåìàòèçèðîâàííûé ïåðå÷åíü íàèìåíîâàíèé äåë, çàâîäèìûõ â îðãàíèçàöèè, ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ èõ õðàíåíèÿ, îôîðìëåííûé â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå» (ÃÎÑÒ 16487-83). Îñíîâíîå òðåáîâàíèå ê íîìåíêëàòóðå — ìàêñèìàëüíûé îõâàò äîêóìåíòîâ, ïîëó÷àåìûõ è ñîçäàâàåìûõ â ïðîöåññå äåÿ– 88 –
òåëüíîñòè îðãàíèçàöèè. Íîìåíêëàòóðà ñîçäàåò ðåàëüíóþ âîçìîæíîñòü ðàçìåùåíèÿ ëþáîãî äîêóìåíòà è êîìôîðòíîãî ïîëüçîâàíèÿ èì. Òåîðèÿ äåëîïðîèçâîäñòâà íàñ÷èòûâàåò òðè âèäà íîìåíêëàòóð: êîíêðåòíàÿ, ïðèìåðíàÿ è òèïîâàÿ. Êðóïíûå îðãàíèçàöèè äîïîëíÿþò èõ íîìåíêëàòóðàìè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé è íîìåíêëàòóðîé âñåãî ïðåäïðèÿòèÿ êàê îáúåêòà èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. Øèðîêîå ïðàêòè÷åñêîå ðàñïðîñòðàíåíèå òèïîâûõ è ïðèìåðíûõ íîìåíêëàòóð ñâÿçàíî ñî ñòðåìëåíèåì ê óíèôèêàöèè ñàìèõ ñïîñîáîâ êîìïëåêòîâàíèÿ ðàçëè÷íûõ áàç äàííûõ (ÁÄ). Ïðè ýòîì ñóùåñòâåííî òî, ÷òî òèïîâàÿ íîìåíêëàòóðà äåë óñòàíàâëèâàåò òèïîâîé ñîñòàâ äåë, çàâîäèìûõ â äåëîïðîèçâîäñòâå îïðåäåëåííîé êàòåãîðèè îðãàíèçàöèé, åäèíóþ èíäåêñàöèþ ýòèõ äåë â îòðàñëè (ñèñòåìå) è ÿâëÿåòñÿ íîðìàòèâíûì äîêóìåíòîì. Òèïîâûå è ïðèìåðíûå íîìåíêëàòóðû äåë ïîçâîëÿþò óñòàíîâèòü åäèíóþ ñõåìó ôîðìèðîâàíèÿ, óíèôèêàöèè çàãîëîâêîâ îäíîðîäíûõ äîêóìåíòîâ, óñòàíîâëåíèÿ åäèíûõ ñðîêîâ õðàíåíèÿ èñòî÷íèêîâ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Ïîäîáíûå íîìåíêëàòóðû ðàçðàáàòûâàþòñÿ ñïåöèàëèçèðîâàííûìè ïîäðàçäåëåíèÿìè (ñëóæáàìè) è àðõèâàìè îáùåðîññèéñêèõ âåäîìñòâ ñ óòâåðæäåíèåì ðóêîâîäñòâîì àðõèâíûõ îðãàíîâ. Êàæäàÿ îðãàíèçàöèÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ ïðàêòè÷åñêîé öåëåñîîáðàçíîñòüþ äîëæíà èìåòü ñâîþ êîíêðåòíóþ íîìåíêëàòóðó äåë, ñîñòàâëÿåìóþ íà îñíîâå òèïîâîé èëè ïðèìåðíîé. Çàãîëîâêè äåë, åñòåñòâåííî, äîëæíû îòâå÷àòü ñïåöèôèêå ñàìîé îðãàíèçàöèè. Ñðîêè æå õðàíåíèÿ äåë ïåðåíîñÿòñÿ â êîíêðåòíóþ íîìåíêëàòóðó èç òèïîâîé áåç èçìåíåíèé. Çàãîëîâîê äåëà äîëæåí àäåêâàòíî îòðàæàòü åãî ñîäåðæàíèå è îòâå÷àòü òðàäèöèîííûì òðåáîâàíèÿì, ïðåäúÿâëÿåìûì ê äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè: êðàòêîñòè, òî÷íîñòè, àäðåñíîñòè, ò. ê. èìåííî ïî çàãîëîâêó â áîëüøèíñòâå ñëó÷àåâ âåäåòñÿ ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííûé ïîèñê. Ñòðóêòóðà çàãîëîâêà, êàê ïðàâèëî, îòðàæàåò ñëåäóþùèå àñïåêòû: - ðîä îôîðìëÿåìîãî äåëà (ïåðåïèñêà, äîñüå, ïîäáîðêà äîêóìåíòîâ); - êîíêðåòíûé âèä äîêóìåíòîâ (ïðèêàçû, ïðîòîêîëû, ïëàíîâî-îò÷åòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ); – 89 –
- àâòîð, òåìà, êîððåñïîíäåíò; - êàëåíäàðíûé ïåðèîä ñåëåêöèè (îòáîðà) äîêóìåíòîâ. Íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêàÿ è èíñòðóêòèâíàÿ äîêóìåíòàöèÿ ïî îôîðìëåíèþ íîìåíêëàòóðû ðåêîìåíäóåò âíà÷àëå ðàçìåùàòü äåëà ñ îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèåé äèðåêòèâíûõ è âûøåñòîÿùèõ îðãàíîâ, çàòåì — äåëà ñ îðãàíèçàöèîííîé äîêóìåíòàöèåé (óñòàâû, ïîëîæåíèÿ, èíñòðóêöèè), äàëåå — äåëà ñ îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèåé ñàìîé îðãàíèçàöèè (ïðèêàçû, óêàçàíèÿ, ðàñïîðÿæåíèÿ, ðåøåíèÿ êîëëåãèàëüíûõ îðãàíîâ — ïðàâëåíèÿ ñîâåòà äèðåêòîðîâ è ò. ä.) è, íàêîíåö, äåëà, ñîäåðæàùèå ïëàíîâî-îò÷åòíóþ äîêóìåíòàöèþ è ïåðåïèñêó. Íîìåíêëàòóðà äåë ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ ïîñëå ðåäàêòèðîâàíèÿ è ñîãëàñîâàíèÿ ñ àðõèâîì ïðåäïðèÿòèÿ, îðãàíèçàöèè àïðîáèðóåòñÿ ýêñïåðòíîé êîìèññèåé è âèçèðóåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì ïîäðàçäåëåíèÿ — õðàíèòåëÿ äîêóìåíòàöèè. Íà îñíîâå ñïåöèàëèçèðîâàííûõ íîìåíêëàòóð ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé ñëóæáà ÄÎÓ îðãàíèçàöèè ñîñòàâëÿåò åäèíóþ (ñâîäíóþ) íîìåíêëàòóðó äåë, ðàçäåëàìè (ðóáðèêàìè) êîòîðîé ìîãóò áûòü íàçâàíèÿ (óñëîâíûå îáîçíà÷åíèÿ) ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé, ðàñïîëîæåííûå â ñîîòâåòñòâèè ñ îðãàíèçàöèîííî-ôóíêöèîíàëüíîé ñòðóêòóðîé è øòàòíûì ðàñïèñàíèåì îðãàíèçàöèè ñóáúåêòà óïðàâëåíèÿ. Ïðè ýòîì ïåðâûì ðàçäåëîì ïîìåùàåòñÿ ñëóæáà ÄÎÓ, à ïîñëåäíèìè — îáùåñòâåííûå îðãàíèçàöèè. Èíäåêñàöèÿ äåë ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé óñëîâíîå îáîçíà÷åíèå êàæäîãî ñôîðìèðîâàííîãî äåëà. Îäíîðîäíûì äåëàì ïðèñâàèâàþòñÿ îäèíàêîâûå èíäåêñû. Ïîä îäíèì è òåì æå èíäåêñîì èç ãîäà â ãîä â íîìåíêëàòóðó âíîñÿòñÿ ïåðåõîäÿùèå äåëà. Èíäåêñ îáîçíà÷àåòñÿ êîìáèíàöèåé àðàáñêèõ öèôð. Ê ïðèìåðó, èíäåêñ «03—09» îáîçíà÷àåò, ÷òî äåëî ïðèíàäëåæèò ñòðóêòóðíîìó ïîäðàçäåëåíèþ «03» è çàíèìàåò äåâÿòûé ðàçäåë â íîìåíêëàòóðå.  ñîîòâåòñòâèè ñ «Îñíîâíûìè ïðàâèëàìè ðàáîòû ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ...», íîìåíêëàòóðà äåë óíèôèöèðóåòñÿ ïî ñëåäóþùèì ãðàôàì: ãðàôà 1 — èíäåêñ äåëà, ãðàôà 2 — íàçâàíèå çàãîëîâêîâ äåë, – 90 –
ãðàôà 3 — êîëè÷åñòâî òîìîâ, ãðàôà 4 — ñðîê õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ, ãðàôà 5 — ïðèìå÷àíèå (îá óíè÷òîæåíèè äåë, ïåðåäà÷å â àðõèâ).  ñëó÷àÿõ, êîãäà îðãàíèçàöèÿ â ñèëó ñâîåãî ñòàòóñà è ïîä÷èíåííîñòè íå ñäàåò äîêóìåíòû íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå, åå íîìåíêëàòóðà äîëæíà ñîãëàñîâûâàòüñÿ ñ ýêñïåðòíîé êîìèññèåé âûøåñòîÿùåé îðãàíèçàöèè (âåäîìñòâåííîé, ðåãèîíàëüíîé). Êàê ïðàâèëî, íîìåíêëàòóðà äåë ââîäèòñÿ â äåéñòâèå ñ 1 ÿíâàðÿ ñëåäóþùåãî êàëåíäàðíîãî ãîäà. Ïðè íåèçìåííîñòè ôóíêöèé è öåëåé îðãàíèçàöèè íîìåíêëàòóðà îñòàåòñÿ ïîñòîÿííîé, íî ïîäëåæèò ðåäàêòèðîâàíèþ, ïåðåñîñòàâëåíèþ è ñîãëàñîâàíèþ íå ðåæå îäíîãî ðàçà â ïÿòèëåòèå. Åæåãîäíî â íîìåíêëàòóðå äåëàåòñÿ èòîãîâàÿ çàïèñü î êàòåãîðèÿõ è êîëè÷åñòâå çàâåäåííûõ äåë.
2. Ôîðìèðîâàíèå äåë Ïîä ôîðìèðîâàíèåì äåë ïîíèìàåòñÿ îòíåñåíèå äåë ê îïðåäåëåííîìó êîìïëåêñó è èõ ñèñòåìàòèçàöèÿ âíóòðè äåëà, ïîñâÿùåííîãî êîíêðåòíîìó âèäó è êëàññó äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Äåëà ôîðìèðóþòñÿ è õðàíÿòñÿ, êàê ïðàâèëî, â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ, ÿâëÿþùèõñÿ ìåñòîì ñîçäàíèÿ è îáðàáîòêè äîêóìåíòîâ. Ïðè ýòîì ñëåäóåò ðóêîâîäñòâîâàòüñÿ ïðàâèëîì: îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûå è âàæíåéøèå âíóòðåííèå äîêóìåíòû, ïåðåïèñêà ðóêîâîäñòâà ôîðìèðóþòñÿ â öåíòðàëèçîâàííîé ñëóæáå ÄÎÓ.  íåáîëüøèõ îðãàíèçàöèÿõ — ó ñåêðåòàðÿ, ïîìîùíèêà, ðåôåðåíòà ðóêîâîäèòåëÿ. Íà êàæäîå ïîèìåíîâàííîå â íîìåíêëàòóðå äåëî ê êîíöó ãîäà çàâîäèòñÿ ïàïêà (äîñüå), íà êîòîðóþ ïåðåíîñèòñÿ çàãîëîâîê, óêàçûâàåòñÿ íàçâàíèå îðãàíèçàöèè (ïðåäïðèÿòèÿ), ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, èíäåêñ ïî íîìåíêëàòóðå è ñðîê õðàíåíèÿ (äëÿ ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ — «Õðàíèòü ïîñòîÿííî»). Ïî ìåðå èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòû ðàçìåùàþòñÿ â ñîîòâåòñòâóþùèå ïàïêè, ïîäøèâêà äîêóìåíòîâ â äåëî îñóùåñòâëÿåòñÿ, êàê ïðàâèëî, ê êîíöó ðàáî÷åãî äíÿ. Èñïîëíåííûå äîêóìåíòû (çàäàíèÿ, ïîðó÷åíèÿ) äîëæíû èìåòü îòìåòêó îá èñïîë– 91 –
íåíèè. Åñëè äîêóìåíòû íå âïèñûâàþòñÿ â óòâåðæäåííóþ íîìåíêëàòóðó, òî îíè îôîðìëÿþòñÿ ïîä ðåçåðâíûì íîìåðîì. Äîêóìåíòû ôîðìèðóþòñÿ â äåëî â îäíîì ýêçåìïëÿðå, çà èñêëþ÷åíèåì ÷åðíîâûõ è äóïëåòíûõ ýêçåìïëÿðîâ îñîáî âàæíûõ èç íèõ. Êîïèè ïîäøèâàþòñÿ â òîì ñëó÷àå, åñëè îíè ñîäåðæàò ïîìåòû (âèçû, ðåçîëþöèè, äîïîëíåíèÿ), äîïîëíÿþùèå äàííûå ïåðâîãî ýêçåìïëÿðà. Òîëùèíà êàæäîãî äåëà íå äîëæíà ïðåâûøàòü 250 ëèñòîâ (30—40 ìì). Ñ ïîÿâëåíèåì äîïîëíèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ ôîðìèðóþòñÿ íîâûå òîìà. Äîêóìåíòû ôîðìèðóþòñÿ â îáúåìå îäíîãî êàëåíäàðíîãî ãîäà. Èñêëþ÷åíèå ñîñòàâëÿþò ïåðåõîäÿùèå (ñóäåáíûå, àðáèòðàæíûå, ëè÷íûå) äåëà, ôîðìèðóåìûå â òå÷åíèå âñåãî ïåðèîäà, â òîì ÷èñëå è ðàáîòû êîíêðåòíîãî äîëæíîñòíîãî ëèöà. Äîêóìåíòû âûáîðíûõ îðãàíîâ è ïîñòîÿííûõ êîìèññèé ôîðìèðóþòñÿ çà ïåðèîä èõ ñîçûâà, â ó÷åáíûõ çàâåäåíèÿõ — ïî ó÷åáíûì ãîäàì, â òåàòðàõ — ïî òåàòðàëüíûì ñåçîíàì è ò. ä. Äîñòàòî÷íî ñïåöèôè÷íû ïî ôîðìèðîâàíèþ äîêóìåíòû îðãàíîâ çäðàâîîõðàíåíèÿ (èñòîðèè áîëåçíè), èçäàòåëüñòâ (äåëà íà ðóêîïèñè), òåëåâèçèîííûõ è êèíîêîìïàíèé (ôèëüìû è êîïèè) è ò. ä. Ïëàíîâî-îò÷åòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ íåçàâèñèìî îò âðåìåíè åå ñîçäàíèÿ ïîìåùàåòñÿ â äåëî òîãî ãîäà, ê êîòîðîìó îíà îòíîñèòñÿ. Âíóòðè äåëà äîêóìåíòû ðàçìåùàþòñÿ â õðîíîëîãè÷åñêîì ïîðÿäêå, ñî÷åòàÿñü ñ âîïðîñíî-ëîãè÷åñêèì, ò. å. äîêóìåíòû ïîäøèâàþòñÿ ïî ìåðå ðåøåíèÿ âîïðîñà, ïðè÷åì ïðè ôîðìèðîâàíèè ïåðåïèñêè äîêóìåíò-îòâåò ïîäøèâàåòñÿ çà äîêóìåíòîìçàïðîñîì. Õðîíîëîãè÷åñêîå ðàñïîëîæåíèå õàðàêòåðíî äëÿ èíèöèàòèâíûõ äîêóìåíòîâ. Ïðèêàçû, ðàñïîðÿæåíèÿ, ïîñòàíîâëåíèÿ ôîðìèðóþòñÿ ñòðîãî ïî õðîíîëîãèè. Àëôàâèòíàÿ ñèñòåìàòèçàöèÿ îäíîðîäíûõ äîêóìåíòîâ îñóùåñòâëÿåòñÿ âíóòðè äåë ïðè èñïîëüçîâàíèè òàêèõ ãðóïïîâûõ ïðèçíàêîâ, êàê ôàìèëèè àâòîðîâ, íàçâàíèÿ îðãàíèçàöèé, êîððåñïîíäåíòîâ, íàèìåíîâàíèÿ àäìèíèñòðàòèâíî-òåððèòîðèàëüíûõ åäèíèö è ò. ä. Äîêóìåíòû ñ ïîðÿäêîâîé íóìåðàöèåé (áèëåòû, êâèòàíöèè, íàêëàäíûå è ò. ï.) ãðóïïèðóþòñÿ â íóìåðàöèîííîì ïîðÿäêå. Äåëà ïî ïèñüìåííûì îáðàùåíèÿì ãðàæäàí (çàÿâëåíèÿ, ïðîñüáû, æàëîáû) ôîðìèðóþòñÿ îòäåëüíî îò îáùåé ïåðåïèñêè îðãàíèçàöèè. – 92 –
3. Õðàíåíèå äåë Äåëà ñ÷èòàþòñÿ çàâåäåííûìè (îòêðûòûìè äëÿ ôîðìèðîâàíèÿ) ñ ìîìåíòà âêëþ÷åíèÿ â íèõ ïåðâîãî èñïîëíåííîãî äîêóìåíòà. Õðàíåíèå äîêóìåíòîâ îáåñïå÷èâàåòñÿ ðàçëè÷íûìè ñïîñîáàìè, íî ÷àùå âñåãî òðàäèöèîííî: â çàïèðàþùèõñÿ øêàôàõ è ñåéôàõ, â âåðòèêàëüíîì ïîëîæåíèè. Íà êîðåøêå äåëà ïðîñòàâëÿåòñÿ èíäåêñ ïî íîìåíêëàòóðå, à íà âíóòðåííåé äâåðöå øêàôà — íîìåíêëàòóðà äåë. Ïîñëåäîâàòåëüíîñòü ðàñïîëîæåíèÿ äåë íà ïîëêàõ (ñòåëëàæàõ) äîëæíà òî÷íî ñîîòâåòñòâîâàòü íîìåíêëàòóðå äåë. Ïîèñê íåîáõîäèìîãî äîêóìåíòà îñóùåñòâëÿåòñÿ âíà÷àëå ïî íîìåðó íóæíîãî äåëà (ïî íîìåíêëàòóðå), à çàòåì ïî íîìåðó ñîîòâåòñòâóþùåé ïàïêè ñ äîêóìåíòàìè. Äëÿ äåë ñ îñîáî öåííûìè è âàæíûìè äîêóìåíòàìè (ïðîòîêîëàìè, ïðèêàçàìè, ëè÷íûìè äåëàìè, òðóäîâûìè êíèæêàìè è ò. ä.) ñîñòàâëÿåòñÿ è ñèñòåìàòè÷åñêè âåäåòñÿ âíóòðåííÿÿ îïèñü, ïîìåùàåìàÿ, êàê ïðàâèëî, â íà÷àëå äåëà. Îïèñü ñîäåðæèò èíäåêñ äîêóìåíòà, åãî äàòèðîâêó, êðàòêîå ñîäåðæàíèå è íîìåð ëèñòà. Äåëà ïîñòîÿííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ ãðóïïèðóþòñÿ îòäåëüíî îò äîêóìåíòîâ âðåìåííûõ ñðîêîâ õðàíåíèÿ. Ïîäëèííèêè îòäåëÿþòñÿ îò êîïèé, ãîäîâûå ïëàíû è îò÷åòû — îò ìåñÿ÷íûõ è êâàðòàëüíûõ, óòâåðæäåííûå äîêóìåíòû — îò ïðîåêòîâ, ïðèêàçû, ðàñïîðÿæåíèÿ, óêàçàíèÿ âûøåñòîÿùèõ îðãàíîâ, ñâÿçàííûå ñ ïðÿìîé äåÿòåëüíîñòüþ îðãàíèçàöèè, — îò òàêîãî æå òèïà îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ, ïðèñëàííûõ äëÿ ñâåäåíèÿ. Ïðèëîæåíèÿ ãðóïïèðóþòñÿ âìåñòå ñ äîêóìåíòàìè, ê êîòîðûì îíè îòíîñÿòñÿ. Ïðèêàçû ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè ôîðìèðóþòñÿ â äåëà è õðàíÿòñÿ îòäåëüíî îò ïðèêàçîâ ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó. Åñëè â íà÷àëå êàëåíäàðíîãî ãîäà ïîòðåáîâàëñÿ êîíêðåòíûé äîêóìåíò (óæå âêëþ÷åííûé â äåëî), îí ìîæåò áûòü èçâëå÷åí òîëüêî ëèöîì, îòâåòñòâåííûì çà ôîðìèðîâàíèå è õðàíåíèå äåë, à íà åãî ìåñòî ïîìåùàåòñÿ ëèñò ñ óêàçàíèåì àäðåñàòà, äàòû è ñðîêà âûäà÷è äîêóìåíòà. Ïðè âûäà÷å æå öåëîãî äåëà ñîñòàâëÿ-
– 93 –
åòñÿ êàðòà-çàìåíèòåëü, ñîäåðæàùàÿ ðåêâèçèòû èíäåêñà, äàòû è ñðîêà âûäà÷è ñ ðàñïèñêîé ïîëó÷àòåëÿ êîìïëåêòà äåëà. Ñëåäóåò èìåòü â âèäó, ÷òî äåëà, ñîäåðæàùèå ó÷åòíî-áóõãàëòåðñêèå äîêóìåíòû, ìîãóò áûòü âûäàíû òîëüêî ïî ðàñïîðÿæåíèþ ãëàâíîãî áóõãàëòåðà. Âûäà÷à æå äåë çà ïðåäåëû äàííîé îðãàíèçàöèè ìîæåò ñîñòîÿòüñÿ òîëüêî ñ ðàçðåøåíèÿ åå ðóêîâîäèòåëÿ. Ïðè îôîðìëåíèè äåë íà õðàíåíèå èç íèõ óäàëÿþòñÿ ìåòàëëè÷åñêèå è ïëàñòìàññîâûå ñêðåïêè è äåðæàòåëè. Ôîðìèðîâàíèå äåë ñ äîêóìåíòàìè âðåìåííûõ ñðîêîâ õðàíåíèÿ ìîæåò âåñòèñü óïðîùåííî: ðàçðåøàåòñÿ îñòàâëÿòü äîêóìåíòû â ñêîðîñøèâàòåëÿõ, íå íóìåðîâàòü ëèñòû è íå äåëàòü çàâåðèòåëüíûõ íàäïèñåé, íå ñîñòàâëÿòü îïèñè.
4. Ïåðåäà÷à äîêóìåíòîâ â àðõèâ, ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ Äåëà õðàíÿòñÿ â ìåñòå èõ ôîðìèðîâàíèÿ äî ïåðåäà÷è â àðõèâ îðãàíèçàöèè. Ïîäãîòîâêà äåë ê ñäà÷å â àðõèâ — çàâåðøàþùèé ýòàï ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè â òåõíîëîãèè äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. Äåëà äëÿ ñäà÷è â àðõèâ ãîòîâÿòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ îáùåãîñóäàðñòâåííûìè òðåáîâàíèÿìè, èçëîæåííûìè â äîêóìåíòàõ Ãîñàðõèâà.  àðõèâ îðãàíèçàöèè ïåðåäàþòñÿ äåëà ïîñòîÿííîãî è âðåìåííîãî õðàíåíèÿ ÷åðåç ãîä ïîñëå çàâåðøåíèÿ èõ äåëîïðîèçâîäñòâîì ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé. Äåëà âðåìåííîãî õðàíåíèÿ (äî 10 ëåò âêëþ÷èòåëüíî) ïåðåäàþòñÿ â àðõèâ ïî óñìîòðåíèþ ðóêîâîäñòâà îðãàíèçàöèè. Ñäà÷à äåë â àðõèâ îñóùåñòâëÿåòñÿ ïî çàðàíåå óòâåðæäåííîìó ðóêîâîäñòâîì ãðàôèêó. Äåëà ïðèíèìàþòñÿ ïî îïèñÿì è íîìåíêëàòóðàì ñ ïðèëîæåíèåì ðåãèñòðàöèîííûõ êàðòî÷åê íà äîêóìåíòû (äëÿ ïîïîëíåíèÿ èìè ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà àðõèâà). Åñëè îòäåëüíûå äåëà ïî ïðàêòè÷åñêîé íåîáõîäèìîñòè öåëåñîîáðàçíî îñòàâèòü â ïîäðàçäåëåíèè äëÿ òåêóùåé ðàáîòû, àðõèâ îôîðìëÿåò âûäà÷ó ýòèõ äåë âî âðåìåííîå ïîëüçîâàíèå. Çàâåäóþùèé àðõèâîì ðàñïèñûâàåòñÿ â ïðèåìå äåë íà âñåõ ýêçåìïëÿðàõ ãîäîâûõ ðàçäåëîâ îïèñåé, óêàçûâàÿ äàòó ïðèåìà è êîëè÷åñòâî ïðèíÿòûõ äåë. Îäèí ýêçåìïëÿð ãîäîâûõ ðàçäåëîâ îïèñåé âîçâðàùàåòñÿ ïîäðàçäåëåíèþ-ñäàò÷èêó, îñòàëüíûå îñòàþòñÿ â àðõèâå îðãàíèçàöèè. – 94 –
Ïîäãîòîâêà äåë è ñäà÷à èõ â àðõèâ âêëþ÷àåò â ñåáÿ: ïðîâåäåíèå ýêñïåðòèçû íàó÷íîé è ïðàêòè÷åñêîé öåííîñòè äîêóìåíòîâ, îôîðìëåíèå äåë, ñîñòàâëåíèå îïèñåé íà äåëà ñ ïîñòîÿííûì è äîëãîâðåìåííûì ñðîêàìè õðàíåíèÿ. Ýòè ðàáîòû ïðîâîäÿòñÿ ïîä êîíòðîëåì è ìåòîäè÷åñêèì ðóêîâîäñòâîì ñîòðóäíèêîâ àðõèâà îðãàíèçàöèè. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ. Áîëüøàÿ ÷àñòü äîêóìåíòîâ íåñåò èíôîðìàöèþ, èìåþùóþ ðàçîâîå çíà÷åíèå, ïîñëå èñïîëüçîâàíèÿ êîòîðîé äîêóìåíòû òåðÿþò ñâîþ àêòóàëüíîñòü. Äðóãèå äîêóìåíòû ñîäåðæàò èíôîðìàöèþ, êîòîðàÿ ìîæåò ïîòðåáîâàòüñÿ â îáîçðèìîì áóäóùåì. Îïðåäåëåííàÿ ãðóïïà äîêóìåíòîâ ñîäåðæèò èíôîðìàöèþ, öåííóþ è â íàó÷íîì, è â ïðàêòè÷åñêîì îòíîøåíèÿõ. Òàêèå äîêóìåíòû, åñòåñòâåííî, äîëæíû õðàíèòüñÿ ïîñòîÿííî. Äëÿ îïòèìàëüíîãî îòáîðà öåííûõ äîêóìåíòîâ è ïðîâîäèòñÿ ýêñïåðòèçà ñ ïîçèöèé îïðåäåëåíèÿ ãîñóäàðñòâåííîãî, ñîöèàëüíî-êóëüòóðíîãî è èíîãî çíà÷åíèÿ äîêóìåíòîâ ñ öåëüþ îòáîðà èõ íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå èëè óñòàíîâëåíèÿ ñðîêîâ èõ õðàíåíèÿ (ÃÎÑÒ 16. 487—83). Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ ïðîâîäèòñÿ ïîýòàïíî, íà÷èíàÿ ñ òåêóùåãî äåëîïðîèçâîäñòâà è çàâåðøàÿ ãîñóäàðñòâåííûì àðõèâîì. 1 ýòàï — ñîñòàâëåíèå íîìåíêëàòóðû, ïðåäîïðåäåëÿþùåé ñðîêè õðàíåíèÿ ñîçäàâàåìûõ äîêóìåíòîâ. 2 ýòàï — ïîäãîòîâêà äîêóìåíòîâ ê ñäà÷å â àðõèâ îðãàíèçàöèè. 3 ýòàï — óòî÷íåíèå öåííîñòè äîêóìåíòîâ ïðè ïåðåäà÷å èõ íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå èç àðõèâà îðãàíèçàöèè â ãîñóäàðñòâåííûé àðõèâ. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèè ïðîâîäèòñÿ ïîä ðóêîâîäñòâîì ïîñòîÿííî äåéñòâóþùåé ýêñïåðòíîé êîìèññèè.  êðóïíûõ îðãàíèçàöèÿõ ñî ñëîæíîé îðãàíèçàöèîííî-ôóíêöèîíàëüíîé ñòðóêòóðîé äåéñòâóþò öåíòðàëüíûå ýêñïåðòíûå êîìèññèè, îáúåäèíÿþùèå è êîîðäèíèðóþùèå ðàáîòó ýêñïåðòíûõ êîìèññèé ïîäðàçäåëåíèé. Êîìèññèÿ ñîçäàåòñÿ ïðèêàçîì ðóêîâîäèòåëÿ èç íàèáîëåå êâàëèôèöèðîâàííûõ ñïåöèàëèñòîâ, à òàêæå çàâåäóþùåãî êàíöåëÿðèåé, âåäîìñòâåííûì àðõèâîì è ãëàâíîãî áóõãàëòåðà. Îñíîâíûìè çàäà÷àìè ýêñïåðòíîé êîìèññèè ÿâëÿþòñÿ: – 95 –
- ðàññìîòðåíèå ïðîåêòîâ êëàññèôèêàòîðîâ è íîìåíêëàòóð äåëîïðîèçâîäñòâà (öåíòðàëèçîâàííîãî è äåöåíòðàëèçîâàííîãî); - ðàññìîòðåíèå äîêóìåíòîâ, âûäåëÿåìûõ ê óíè÷òîæåíèþ, è àêòîâ óíè÷òîæåíèÿ äîêóìåíòîâ è äåë, ñðîê õðàíåíèÿ êîòîðûõ çàâåðøèëñÿ; - ïîäãîòîâêà è âûíåñåíèå íà ðàññìîòðåíèå ýêñïåðòíûõ êîìèññèé Ãîñàðõèâà ïðåäëîæåíèé î ñðîêàõ õðàíåíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè; - ó÷àñòèå â ïîäãîòîâêå è ðàññìîòðåíèè ïðîåêòîâ íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè ïî äåëîïðîèçâîäñòâó è àðõèâèðîâàíèþ: íîìåíêëàòóð, êëàññèôèêàòîðîâ, ïåðå÷íåé äîêóìåíòîâ è èíñòðóêöèé ïî äîêóìåíòàöèîííîìó îáåñïå÷åíèþ ðàçëè÷íûõ óðîâíåé óïðàâëåíèÿ; - ïðîâåäåíèå êîíñóëüòàöèîííî-ìåòîäè÷åñêîé è îðãàíèçàöèîííîé ðàáîòû ñ ïîäâåäîìñòâåííûìè ñòðóêòóðàìè. Ýêñïåðòíàÿ êîìèññèÿ — êîëëåãèàëüíûé îðãàí, çàñåäàíèÿ êîòîðîãî ïðîòîêîëèðóþòñÿ è óòâåðæäàþòñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè. Ýêñïåðòèçà íàó÷íîé è ïðàêòè÷åñêîé öåííîñòè äîêóìåíòîâ ïðîâîäèòñÿ ñèñòåìàòè÷åñêè, íàðÿäó ñ îöåíêîé ïðàâèëüíîñòè è îïåðàòèâíîñòè âåäåíèÿ äåë è èõ ñîîòâåòñòâèÿ óòâåðæäåííîé íîìåíêëàòóðå. Ïðîöåäóðà ïîäãîòîâêè è îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ ÿâëÿåòñÿ òðàäèöèîííîé äëÿ îòå÷åñòâåííîé ïðàêòèêè: â íà÷àëå êàæäîãî êàëåíäàðíîãî ãîäà ñîòðóäíèêè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé, îòâåòñòâåííûå çà ðàáîòó ñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé, ïðîñìàòðèâàþò è îòáèðàþò äîêóìåíòû äëÿ äàëüíåéøåãî õðàíåíèÿ èëè óíè÷òîæåíèÿ. ×ëåíû ýêñïåðòíûõ êîìèññèé îáÿçàíû ïðîñìàòðèâàòü íå òîëüêî îïèñè è àêòû î âûäåëåíèè äåë ê óíè÷òîæåíèþ, íî è ïîëíîñòüþ ïðîâåðÿòü íàèáîëåå âàæíûå äåëà è äîêóìåíòû, ñðîê õðàíåíèÿ è ôèçè÷åñêîå ñîñòîÿíèå êîòîðûõ âûçûâàåò ñîìíåíèÿ. Îïðåäåëåíèå öåííîñòè äîêóìåíòîâ òðåáóåò êîìïåòåíòíîñòè è ïðîôåññèîíàëèçìà: çíàíèÿ èñòîðèè è ïåðñïåêòèâ îðãàíèçàöèè, åå ôóíêöèé, çàäà÷, îðãàíèçàöèîííîé ñòðóêòóðû, èíôîðìàöèîííûõ ñâÿçåé ñ äðóãèìè îðãàíèçàöèÿìè, ñëîæèâøåéñÿ ïðàêòèêè äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. Ïðè ïðîâåäåíèè äîêóìåíòíîé ýêñïåðòèçû ñëåäóåò ïîìíèòü î ïðèíöèïàõ îáúåêòèâíîñòè, èñòîðèçìà, êîìïëåêñíîñòè è óíè– 96 –
âåðñàëüíîñòè äîêóìåíòîâ, î êðèòåðèÿõ îòáîðà ïî ïðîèñõîæäåíèþ, ñîäåðæàíèþ è âíåøíèì îñîáåííîñòÿì äîêóìåíòîâ. Êîíêðåòíî ñðîêè õðàíåíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè îïðåäåëÿþòñÿ ñ ïîìîùüþ ñïåöèàëüíî ðàçðàáîòàííûõ è íàó÷íî îáîñíîâàííûõ ïåðå÷íåé äîêóìåíòîâ. Òèïîâûå ïåðå÷íè óñòàíàâëèâàþò, êàê ïðàâèëî, ñðîêè õðàíåíèÿ, õàðàêòåðíûå äëÿ áîëüøèíñòâà îðãàíèçàöèé è îòðàæàþò îðãàíèçàöèîííî-ôóíêöèîíàëüíûå âîïðîñû èõ ïðàêòè÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè (ðóêîâîäñòâî, ïëàíèðîâàíèå, ó÷åò, êîíòðîëü, îò÷åòíîñòü, ôèíàíñèðîâàíèå, îðãàíèçàöèÿ òðóäîâîãî, ìàòåðèàëüíî-òåõíè÷åñêîãî îáåñïå÷åíèÿ è ò. ï.) Ðàçóìååòñÿ, òèïîâûå ïåðå÷íè íå ñïîñîáíû ïîëíîñòüþ îõâàòèòü âñå ìíîãîîáðàçèå äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Ïî ýòîé ïðè÷èíå íà áàçå òèïîâûõ âåäîìñòâåííûìè îðãàíàìè ðàçðàáàòûâàþòñÿ ïåðå÷íè îòðàñëåâîãî è ìåæîòðàñëåâîãî õàðàêòåðà.  çàâèñèìîñòè îò çíà÷èìîñòè (âàæíîñòè, àêòóàëüíîñòè) äîêóìåíòîâ óñòàíàâëèâàþòñÿ äèôôåðåíöèðîâàííûå (ïîñòîÿííûå èëè âðåìåííûå) ñðîêè õðàíåíèÿ: ãîä, òðè ãîäà, ïÿòü, äåñÿòü ëåò è ò. ä. Ñðîê õðàíåíèÿ èñ÷èñëÿåòñÿ ïî ñîñòîÿíèþ íà 1 ÿíâàðÿ ãîäà, ñëåäóþùåãî çà ãîäîì îêîí÷àíèÿ äåëà. Ýêñïåðòèçó öåííîñòè äîêóìåíòîâ íåìûñëèìî ïðîâîäèòü òîëüêî ïî çàãîëîâêàì äåë (÷òî, ê ñîæàëåíèþ, íå ðåäêîñòü íà ïðàêòèêå), òàê êàê â òå÷åíèå ãîäà ïðè ôîðìèðîâàíèè äåë ìîãóò áûòü äîïóùåíû îøèáêè ðàçëè÷íîãî õàðàêòåðà.  ñâÿçè ñ ýòèì íåîáõîäèì òùàòåëüíûé àíàëèç ôàêòè÷åñêîãî ñîäåðæàíèÿ äåëà ïóòåì ôðîíòàëüíîãî, ïîëèñòíîãî ïðîñìîòðà, êîòîðûé ìîæåò ïðèâåñòè ê ïåðåîôîðìëåíèþ âñåãî ìàññèâà äîêóìåíòîâ ñ âûäåëåíèåì åäèíèö ïîñòîÿííîãî è âðåìåííîãî õðàíåíèÿ. Îòå÷åñòâåííàÿ ïðàêòèêà àðõèâîâåäåíèÿ âûäåëÿåò (ñ ïîçèöèé õðàíåíèÿ) ÷åòûðå ãðóïïû äåë: - ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ, ïîäëåæàùèå ïåðåäà÷å Ãîñàðõèâó Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè; - äëèòåëüíîãî õðàíåíèÿ (ñâûøå 10 ëåò) â àðõèâå îðãàíèçàöèè; - âðåìåííîãî õðàíåíèÿ (äî 10 ëåò); - ïîäëåæàùèå óíè÷òîæåíèþ (ïî èñòå÷åíèè ñðîêîâ õðàíåíèÿ). Îôîðìëåíèå ñàìèõ äåë íå ìîæåò ñîñòîÿòüñÿ áåç óòî÷íåíèÿ ñðîêîâ õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ. Äåëà ñ ïîñòîÿííûì è äîëãîâðåìåííûì ñðîêàìè õðàíåíèÿ ãîòîâÿò ê ñäà÷å â àðõèâ îðãàíèçàöèè-ñîçäàòåëÿ è ïîëó÷àòåëÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. – 97 –
Íà äåëà ñ èñòåêøèìè ñðîêàìè õðàíåíèÿ, îòîáðàííûìè ê óíè÷òîæåíèþ, ñîñòàâëÿþò àêò, ôîðìà êîòîðîãî òèïèçèðîâàíà «Îñíîâíûìè ïðàâèëàìè ðàáîòû ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ»... Àêò ðàññìàòðèâàåòñÿ è ðåêîìåíäóåòñÿ ê óòâåðæäåíèþ íà çàñåäàíèè ýêñïåðòíîé êîìèññèè îðãàíèçàöèè è çàòåì óòâåðæäàåòñÿ ýêñïåðòíîé êîìèññèåé ñîîòâåòñòâóþùåãî ôîðìèðîâàíèÿ àðõèâíîé ñëóæáû è ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè, ïîñëå ÷åãî äåëà, âêëþ÷åííûå â àêò, ïîäëåæàò óíè÷òîæåíèþ. Ñóùåñòâåííûì îáñòîÿòåëüñòâîì ÿâëÿåòñÿ òî, ÷òî ðàññìîòðåíèå è óòâåðæäåíèå àêòîâ î âûäåëåíèè äîêóìåíòîâ ê óíè÷òîæåíèþ ïðèõîäèòñÿ ïðîâîäèòü îäíîâðåìåííî ñ ðàññìîòðåíèåì è óòâåðæäåíèåì îïèñåé äåë ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ çà ýòîò æå ïåðèîä. Ôîðìèðîâàíèå äåë ôàêòè÷åñêè çàâåðøàåòñÿ ïî îêîí÷àíèè ãîäà, êîãäà ïîäøèòû ïîñëåäíèå äîêóìåíòû ïðîøåäøåãî ãîäà, ïîñëå ÷åãî äåëà åùå ãîä (ìèíèìóì) õðàíÿòñÿ â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ. Ïîñëå ïðîâåäåíèÿ ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ è äèôôåðåíöèàöèè ìàññèâîâ ïîñòîÿííîãî è äîëãîâðåìåííîãî õðàíåíèÿ ïðèñòóïàþò ê îôîðìëåíèþ äåëà. Îôîðìëåíèå äåëà âî ìíîãîì çàâèñèò îò îáúåìà è öåííîñòè ïðåäñòàâëåííîãî â íåì ìàññèâà äîêóìåíòîâ è ñîîòâåòñòâóþùèõ ñðîêîâ õðàíåíèÿ. Òàê, äåëà âðåìåííîãî (äî 10 ëåò âêëþ÷èòåëüíî) õðàíåíèÿ îôîðìëÿþòñÿ ïî óïðîùåííîé ñõåìå: ïðîâåðÿåòñÿ èõ íàëè÷èå (â ñîîòâåòñòâèè ñ íîìåíêëàòóðîé äåë), ïðîâîäèòñÿ ñèñòåìàòèçàöèÿ è ñäà÷à â àðõèâ. Äåëà îñòàþòñÿ â ñêîðîñøèâàòåëÿõ è íå íóìåðóþòñÿ. Äåëà ïîñòîÿííîãî, âðåìåííîãî (ñâûøå 10 ëåò) õðàíåíèÿ è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó ïîäëåæàò ïîëíîìó îôîðìëåíèþ, âêëþ÷àþùåìó â ñåáÿ: ïîäøèâêó èëè ïåðåïëåò äåëà, íóìåðàöèþ ëèñòîâ, îôîðìëåíèå âñåõ ðåêâèçèòîâ îáëîæêè (òèòóëüíîãî ëèñòà). Äëÿ ïîäøèâêè äåë (ïîñëå óäàëåíèÿ ìåòàëëè÷åñêèõ è ïëàñòìàññîâûõ ñêðåïëåíèé) â åãî êîíöå âêëàäûâàåòñÿ ÷èñòûé áëàíê ôîðìû ëèñòà-çàâåðèòåëÿ (äëÿ ñîîòâåòñòâóþùåé çàïèñè), äåëî ïîäøèâàåòñÿ â òâåðäóþ îáëîæêó (â ÷åòûðå ïðîêîëà) è ïåðåïëåòàåòñÿ. Ëèñòû äåëà íóìåðóþòñÿ ÷åðíûì ãðàôè÷åñêèì êàðàíäàøîì (èëè íóìåðàòîðîì) â ïðàâîì âåðõíåì óãëó. Çàâåðèòåëüíàÿ íàäïèñü (öèôðàìè è ïðîïèñüþ) ëèñòîâ è îñîáåííîñòåé íóìåðàöèè ñîñòàâëÿåòñÿ ñ ó÷åòîì äîïóùåííûõ ïðîïóñêîâ è îøèáîê. Îñîáî öåííûå äåëà (ëè÷íûå, ñóäåáíûå, î ïðèñóæäåíèè ñòåïåíåé è çâàíèé, ïàòåíòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ) ïðè ïîäãîòîâêå ê ñäà÷å â àðõèâ ñîäåðæàò âíóòðåííèå îïèñè. Ýëåìåíòû îáëîæ– 98 –
êè îïðåäåëåíû ÃÎÑÒîì 17.914—72 «Îáëîæêè äåë äëèòåëüíîãî ïîëüçîâàíèÿ». Åñëè â äåëå èìåþòñÿ îñîáî öåííûå äîêóìåíòû, ïðèëîæåíèÿ ê îñíîâíîìó äîêóìåíòó è ò. ï., íàëè÷èå êîòîðûõ íå ìîæåò ðàñïîçíàâàòüñÿ ïî çàãîëîâêó äåëà, òî ê çàãîëîâêó äîáàâëÿåòñÿ àííîòàöèÿ, îôîðìëÿåìàÿ ïîñëå çàãîëîâêà ñ êðàñíîé ñòðîêè. Íàïðèìåð: «Îò÷åò î ðàáîòå ýêîíîìè÷åñêîé ëàáîðàòîðèè çà 1999 ãîä. Ê îò÷åòó ïðèëîæåíà ñïðàâêà ðåòðîñïåêòèâíîãî àíàëèçà ðàáîòû ëàáîðàòîðèè ñ ìîìåíòà åå ñîçäàíèÿ â 1980 ãîäó». Êîëè÷åñòâî ëèñòîâ â äåëå âûíîñèòñÿ íà îáëîæêó èç äàííûõ çàâåðèòåëüíîé íàäïèñè äåëà. Àðõèâíûé øèôð ïðîñòàâëÿåòñÿ â àðõèâå îðãàíèçàöèè (íîìåð ôîíäà, îïèñè, äåëà). Ñîñòàâëåíèå îïèñåé.  ñîîòâåòñòâèè ñ ÃÎÑÒîì 16487—83 «Äåëîïðîèçâîäñòâî è àðõèâíîå äåëî. Òåðìèíû è îïðåäåëåíèÿ» ïîä îïèñüþ ïîíèìàþò «àðõèâíûé ñïðàâî÷íèê, ñîäåðæàùèé ñèñòåìàòèçèðîâàííûé ïåðå÷åíü åäèíèö õðàíåíèÿ, à òàêæå ïðåäíàçíà÷åííûé äëÿ èõ ó÷åòà è çàêðåïëåíèÿ ñèñòåìàòèçàöèè». È ïî ñåé äåíü îïèñü ôàêòè÷åñêè ÿâëÿåòñÿ îñíîâíûì ó÷åòíûì è ñïðàâî÷íûì ïîñîáèåì â ðàáîòå ñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé â òåõíîëîãèè äåëîïðîèçâîäñòâà è â àðõèâå. Íà äåëà ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ, ñî ñðîêàìè õðàíåíèÿ áîëåå 10 ëåò è äåëà ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó îïèñè ñîñòàâëÿþòñÿ ðàçäåëüíî. Åñëè äåëà îáîáùàþò çà íåñêîëüêî ëåò, òî ñíà÷àëà èõ ðàñêëàäûâàþò ïî ãîäàì, à â ïðåäåëàõ ãîäà — ïî ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì.  òàêîì ñëó÷àå ðåàëèçóåòñÿ õðîíîëîãè÷åñêî-ñòðóêòóðíàÿ ñèñòåìàòèçàöèÿ. Âíóòðè êàæäîé ñòðóêòóðíîé ÷àñòè äåëà ðàñïîëàãàþòñÿ ïî ïðèîðèòåòó (çíà÷èìîñòè) ñîäåðæàùèõñÿ â íèõ äîêóìåíòîâ. Ïðè ñèñòåìàòèçàöèè ñàìèõ äåë ïîëüçóþòñÿ íîìåíêëàòóðîé äåë èëè âåäîìñòâåííûì ïåðå÷íåì äîêóìåíòîâ ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ õðàíåíèÿ. Ëè÷íûå äåëà, ëè÷íûå êàðòî÷êè óâîëåííûõ, íåâîñòðåáîâàííûå òðóäîâûå êíèæêè ñèñòåìàòèçèðóþòñÿ ñòðîãî ïî àëôàâèòó. Ïî êàæäîìó äåëó â îïèñü âíîñÿòñÿ: ïîðÿäêîâûé íîìåð, èíäåêñ, çàãîëîâîê (àííîòàöèÿ), äàòà, êîëè÷åñòâî ëèñòîâ ïðèëîæåíèÿ.  îïèñè äåë ñî ñðîêàìè õðàíåíèÿ ñâûøå 10 ëåò ïåðåä ïðèìå÷àíèåì ïîìåùàåòñÿ ãðàôà «Ñðîê õðàíåíèÿ äåëà». Äàííûå ïåðåíîñÿòñÿ ñ îáëîæêè äåëà, à äåëà âíîñÿòñÿ â îïèñü â òîì ïîðÿäêå, â êîòîðîì îíè áûëè ñèñòåìàòèçèðîâàíû. Êàæäîå äåëî – 99 –
ñîñòîèò â îïèñè èç ñâîåãî íîìåðà, ïðîñòàâëÿåìîãî íà îáëîæêå. Åñëè äåëî ñîñòîèò èç íåñêîëüêèõ òîìîâ, òî êàæäîìó òîìó â îïèñè ïðèñâàèâàåòñÿ èíäèâèäóàëüíûé íîìåð.  îðãàíèçàöèÿõ, íå èìåþùèõ ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé, ñîñòàâëÿåòñÿ êîìïëåêò îáùèõ îïèñåé.  êðóïíûõ îðãàíèçàöèÿõ îïèñè ñîñòàâëÿþòñÿ íà äåëà êàæäîãî ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ â îòäåëüíîñòè. Íà îñíîâå îïèñåé ïîäðàçäåëåíèé âåäîìñòâåííûì àðõèâîì ñîñòàâëÿþòñÿ ãîäîâûå ðàçäåëû ñâîäíîé îïèñè äåë îðãàíèçàöèè (ó÷ðåæäåíèÿ), ïî êîòîðîé âåäîìñòâåííûé àðõèâ ïåðåäàåòñÿ ãîñàðõèâó. Ñäà÷à äåë ïî ñõåìå «ïîäðàçäåëåíèå — àðõèâ» ïðîâîäèòñÿ åæåãîäíî ïî ãðàôèêó, ðàçðàáîòàííîìó àðõèâîì è óòâåðæäåííîìó ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè. Äåëà ñî ñðîêîì õðàíåíèÿ ñâûøå 10 ëåò è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó ïðèíèìàþòñÿ â àðõèâ ñîîòâåòñòâåííî îïèñÿì. Äåëà âðåìåííîãî õðàíåíèÿ ïåðåäàþòñÿ ïî óòâåðæäåííîé íîìåíêëàòóðå äåë. Ëèòåðàòóðà 1. Îñíîâíûå ïðàâèëà ðàáîòû ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ ÑÑÑÐ. Ì.: Ãëàâàðõèâ ÑÑÑÐ, 1984. 2. ÃÎÑÒ 17.914—72 «Îáëîæêè äëÿ äëèòåëüíîãî ïîëüçîâàíèÿ». Ì.: Ãîññòàíäàðò ÑÑÑÐ, 1972. 3. ÃÎÑÒ 16487—83 «Äåëîïðîèçâîäñòâî è àðõèâíîå äåëî. Òåðìèíû è îïðåäåëåíèÿ». Ì.: Ãîññòàíäàðò ÑÑÑÐ, 1983. 4. Äîêóìåíòû è äåëîïðîèçâîäñòâî. Ì.: Ýêîíîìèêà, 1991. 5. Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Îñíîâû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. Âîëãîãðàä: Èçä-âî ÂîëÃÓ, 1997.
– 100 –
ÒÅÌÀ 8
ÒÅÕÍÈ×ÅÑÊÀß ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈß Â ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÎÁÎÐÎÒÅ Ïëàí ëåêöèè
1. Êîíñòðóêòîðñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ. 2. Ïðîåêòíî-ñìåòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ. 3. Òåõíîëîãè÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ. 4. Íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ. 5. Ñòàíäàðòû è ïàòåíòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ. 6. Òåõíîëîãèÿ èçãîòîâëåíèÿ, îôîðìëåíèÿ è ðàçìíîæåíèÿ òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè. 7. Îðãàíèçàöèÿ õðàíåíèÿ è èñïîëüçîâàíèÿ òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè â âåäîìñòâåííûõ àðõèâàõ. 8. Ñïðàâî÷íî-ïîèñêîâûé (íàó÷íî-ñïðàâî÷íûé) àïïàðàò ê äîêóìåíòàì ñèñòåìû íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè (ÑÍÄÒ). 9. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè. 10. Öåëåâûå è îðãàíèçàöèîííûå ôîðìû èñïîëüçîâàíèÿ àðõèâíîé òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè. Ïîä òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèåé ïðèíÿòî ïîíèìàòü îáîáù¸ííîå íàçâàíèå ãðàôè÷åñêèõ è òåêñòîâûõ äîêóìåíòîâ, â êîòîðûõ çàôèêñèðîâàíû òåõíè÷åñêèå èäåè è ðåøåíèÿ. Òåõíè÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ âîçíèêàåò â ïðîöåññå ïðîåêòèðîâàíèÿ çäàíèé è ñîîðóæåíèé, êîíñòðóèðîâàíèÿ ìàøèí è ìåõàíèçìîâ, ïðîâåäåíèÿ íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêèõ ðàçðàáîòîê (ÍÈÐ), îðãàíèçàöèè ïðîìûøëåííîãî ïðîèçâîäñòâà, âî âðåìÿ ïðîâåäåíèÿ òîïîãðàôî-ãåîäåçè÷åñêèõ ðàáîò, èíæåíåðíî-ãåîëîãè÷åñêèõ è ãåîëîãî-ðàçâåäî÷íûõ èçûñêàíèé. Äîêóìåíòàöèÿ òàêîãî ðîäà ÿâëÿåòñÿ íåîòúåìëåìîé ÷àñòüþ äîêóìåíòîîáîðîòà ïðîìûøëåííûõ ïðåäïðèÿòèé. Îñíîâíîé âèä òåõíè÷åñêîãî äîêóìåíòà — ÷åðòåæ, îòîáðàæàþùèé ïðåäìåò íà ïëîñêîñòè, ïîçâîëÿþùèé ïðåäñòàâèòü âíåøíèé âèä ïðåäìåòà â ïðîñòðàíñòâå, ïîíÿòü åãî êîíñòðóêòèâíîå óñòðîéñòâî, óñòàíîâèòü, èç êàêèõ ìàòåðèàëîâ è êàêèì ñïîñîáîì îí èçãîòîâëåí.
– 101 –
1. Êîíñòðóêòîðñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ Ñîñòàâ êîíñòðóêòîðñêîé äîêóìåíòàöèè ðåãëàìåíòèðîâàí ÃÎÑÒîì, êîòîðûì îïðåäåëåíû, êðîìå òîãî, âèäû è êîìïëåêòíîñòü êîíñòðóêòîðñêèõ äîêóìåíòîâ íà èçäåëèÿ âñåõ îòðàñëåé ïðîìûøëåííîñòè: ÷åðòåæè äåòàëåé, ñáîðî÷íûé, îáùåãî âèäà, òåîðåòè÷åñêèé, ãàáàðèòíûé, ìîíòàæíûé; ÷åðò¸æ-ñõåìà; ñïåöèôèêàöèÿ, òåõíè÷åñêîå îïèñàíèå, âåäîìîñòè, ïîÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêà è äð. Òåêñòîâàÿ äîêóìåíòàöèÿ ìîæåò ñîäåðæàòü ñïëîøíîé òåêñò (òåõíè÷åñêîå îïèñàíèå, ïàñïîðò, ðàñ÷åòû, ïîÿñíèòåëüíûå çàïèñêè, èíñòðóêöèè è ò. ï.) è òåêñò, ðàçáèòûé íà ãðàôû (ñïåöèôèêàöèè, âåäîìîñòè, òàáëèöû è äð.). Íà ÷åðòåæå äåòàëè ñîäåðæàòñÿ åå èçîáðàæåíèå è äàííûå, íåîáõîäèìûå äëÿ åå èçãîòîâëåíèÿ â íàòóðå: ðàçìåðû, ìàòåðèàë, òåðìîîáðàáîòêà äî çàäàííîé ïðî÷íîñòè (â êã/ìì2), ÷èñòîòà îáðàáîòêè ïîâåðõíîñòè, êëàññ òî÷íîñòè è äîïóñêè. Íà ñáîðî÷íîì ÷åðòåæå èçîáðàæàåòñÿ ñáîðî÷íàÿ åäèíèöà, äàþùàÿ ïðåäñòàâëåíèå î ðàñïîëîæåíèè è âçàèìíîé ñâÿçè åå ñîñòàâíûõ ÷àñòåé è îáåñïå÷èâàåò âîçìîæíîñòü ñáîðêè è êîíòðîëÿ. Íà íåì èíîãäà ïîìåùàþòñÿ ñõåìû ñîåäèíåíèÿ èëè ðàñïîëîæåíèÿ ñîñòàâíûõ ÷àñòåé èçäåëèÿ (åñëè îíè íå îôîðìëåíû ñïåöèàëüíûìè äîêóìåíòàìè) è ïîêàçûâàþòñÿ êðàéíèå ïîëîæåíèÿ ïîäâèæíûõ ÷àñòåé êîíñòðóêöèè. Íà ÷åðòåæå îáùåãî âèäà èçîáðàæåíî èçäåëèå ñ ðàçðåçàìè è ñå÷åíèÿìè, òåêñòîâàÿ ÷àñòü è íàäïèñè, íåîáõîäèìûå äëÿ ïîíèìàíèÿ êîíñòðóêòèâíîãî óñòðîéñòâà, à òàêæå âçàèìîäåéñòâèå åãî îñíîâíûõ ÷àñòåé è ïðèíöèïà ðàáîòû, äàííûå î ñîñòàâå èçäåëèÿ. Íà ÷åðòåæàõ îáùåþ âèäà ïîìåùàþòñÿ è òåõíè÷åñêèå õàðàêòåðèñòèêè.  ñîîòâåòñòâèè ñ ÃÎÑÒîì òåîðåòè÷åñêèé ÷åðòåæ — äîêóìåíò, îïðåäåëÿþùèé ãåîìåòðè÷åñêóþ ôîðìó (îáâîäû) èçäåëèÿ è êîîðäèíàòû ðàñïîëîæåíèÿ åãî ñîñòàâíûõ ÷àñòåé. Ãàáàðèòíûé ÷åðòåæ — òåõíè÷åñêèé äîêóìåíò, ñîäåðæàùèé êîíòóðíîå (óïðîùåííîå) èçîáðàæåíèå èçäåëèÿ ñ óêàçàíèåì ãàáàðèòíûõ, óñòàíîâî÷íûõ è ïðèñîåäèíèòåëüíûõ ðàçìåðîâ. Íà ìîíòàæíîì ÷åðòåæå ïðèâîäÿòñÿ êîíòóðíîå èçîáðàæåíèå èçäåëèÿ è äàííûå, íåîáõîäèìûå äëÿ åãî óñòàíîâêè (ìîíòàæà). ×åðòåæ-ñõåìà — óïðîùåííîå èçîáðàæåíèå ìàøèí, ìåõàíèçìîâ, óñòàíîâîê è ïð., äàþùåå ëèøü îáùåå ïðåäñòàâëåíèå – 102 –
îá èõ óñòðîéñòâå è ïðèíöèïàõ äåéñòâèÿ. Íà ñõåìàõ ïîêàçàíû â âèäå óñëîâíûõ èçîáðàæåíèé èëè îáîçíà÷åíèé ÷àñòè èçäåëèé è ñâÿçè ìåæäó íèìè. Ýëåêòðîòåõíè÷åñêèå ñõåìû — îñíîâíîé âèä ÷åðòåæíîé äîêóìåíòàöèè. Ñõåìû íå äîëæíû äàâàòü ïðåäñòàâëåíèå î âíåøíåì âèäå êîíñòðóêöèè, óñòðîéñòâå è ðàáîòå åå îòäåëüíûõ ÷àñòåé. Ñïåöèôèêàöèÿ — äîêóìåíò, îïðåäåëÿþùèé ñîñòàâ èçäåëèÿ, òåõíîëîãè÷åñêîé ñõåìû, ñáîðî÷íîé åäèíèöû, êîìïëåêñà èëè êîìïëåêòà. Ïîÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêà — òåêñòîâûé òåõíè÷åñêèé äîêóìåíò, ñîäåðæàùèé îïèñàíèå óñòðîéñòâà è ïðèíöèïà äåéñòâèÿ ðàçðàáàòûâàåìûõ èçäåëèé, òåõíîëîãèè, à òàêæå îáîñíîâàíèå ïðèíÿòûõ òåõíè÷åñêèõ, òåõíîëîãè÷åñêèõ è òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêèõ ðåøåíèé. Âåäîìîñòè — ýòî ñïèñêè ðàçëè÷íûõ äîêóìåíòîâ, ñãðóïïèðîâàííûõ ïðåäìåòíûìè ïðèçíàêàìè. Ñîãëàñíî ÃÎÑÒ ÅÑÊÄ (åäèíîé ñèñòåìû êîíñòðóêòîðñêîé äîêóìåíòàöèè) ñîñòàâëÿþòñÿ âåäîìîñòè ñïåöèôèêàöèé, ññûëî÷íûõ äîêóìåíòîâ, ïîêóïíûõ èçäåëèé. Âåäîìîñòè òåõäîêóìåíòàöèè, âîøåäøåé â ñîñòàâ òåõíè÷åñêîãî ïðåäëîæåíèÿ, ýñêèçíîãî è òåõíè÷åñêîãî ïðîåêòîâ, íàêîïèòåëüíûå âåäîìîñòè èçìåíåíèé òåõäîêóìåíòàöèè, âåäîìîñòè äåðæàòåëåé ïîäëèííèêîâ, ñîãëàñîâàíèÿ ïðèìåíåíèÿ èçäåëèé è ò. ä. îòíîñÿòñÿ ê ýòîìó âèäó òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè.  ñîîòâåòñòâèè ñ ÍÒÄ, êîíñòðóêòîðñêèå äîêóìåíòû â çàâèñèìîñòè îò ñïîñîáà èõ âûïîëíåíèÿ è õàðàêòåðà èñïîëüçîâàíèÿ ïîäðàçäåëÿþòñÿ íà îðèãèíàëû, äóáëèêàòû è êîïèè. Îðèãèíàë — ýòî äîêóìåíò, âûïîëíåííûé íà áóìàãå è ïðåäíàçíà÷åííûé äëÿ èçãîòîâëåíèÿ ïî íåìó ïîäëèííèêà (êàëüêè, òèïîãðàôñêîãî îòòèñêà è ò. ä.). Ïîäëèííèê — ýòî òåõíè÷åñêèé äîêóìåíò, ïîäïèñàííûé îòâåòñòâåííûìè äîëæíîñòíûìè ëèöàìè è âûïîëíåííûé íà ìàòåðèàëå, ïîçâîëÿþùåì ìíîãîêðàòíîå èçãîòîâëåíèå ñ íåãî êîïèé. Äóáëèêàò — ýòî êîïèÿ ïîäëèííèêà, ïîçâîëÿþùàÿ ñíèìàòü ñ íåãî ìíîãîêðàòíûå êîïèè, ïîäïèñûâàåìûå îòâåòñòâåííûìè ëèöàìè. Êîïèè — ýòî äîêóìåíòû, âûïîëíåííûå ñïîñîáîì, îáåñïå÷èâàþùèì èõ èäåíòè÷íîñòü ñ ïîäëèííèêîì (ñâåòî-, – 103 –
ìèêðî-, ôîòî-, êñåðîêîïèè è äð.), ïðåäíàçíà÷åííûå äëÿ íåïîñðåäñòâåííîãî èñïîëüçîâàíèÿ ïðè ðàçðàáîòêå, ýêñïëóàòàöèè, ðåìîíòå èçäåëèÿ.
2. Ïðîåêòíî-ñìåòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ Ïðîåêòíî-ñìåòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ ñîçäàåòñÿ ïðè ðåøåíèè âîïðîñà î âîçâåäåíèè, ðåêîíñòðóêöèè è ðåìîíòå îáúåêòîâ êàïèòàëüíîãî ñòðîèòåëüñòâà. Ïðîåêòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ äëÿ ñòðîèòåëüñòâà õàðàêòåðèçóåò âèä ñòðîèòåëüñòâà, âíåøíèé âèä è òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêèå ïîêàçàòåëè îáúåêòà, àðõèòåêòóðíî-ïëàíèðîâî÷íûå è òåõíîëîãè÷åñêèå ðåøåíèÿ, ñòîèìîñòü ðàáîò. Óêàçàííàÿ äîêóìåíòàöèÿ ïîäðàçäåëÿåòñÿ íà äîêóìåíòàöèþ ïî ïëàíèðîâêå è çàñòðîéêå ãîðîäîâ è íàñåëåííûõ ïóíêòîâ; ïî æèëèùíî-ãðàæäàíñêîìó, ïðîìûøëåííîìó è ñåëüñêîõîçÿéñòâåííîìó, ýíåðãåòè÷åñêîìó è ãèäðîòåõíè÷åñêîìó, òðàíñïîðòíîìó ñòðîèòåëüñòâó.  ïðîöåññå ñàìîãî ïðîåêòèðîâàíèÿ îáúåêòîâ êàïèòàëüíîãî ñòðîèòåëüñòâà ñîçäàþòñÿ èíäèâèäóàëüíûå, ýêñïåðèìåíòàëüíûå, òèïîâûå ïðîåêòû, ïðîåêòû-ýòàëîíû, ïðîåêòû-ïðèâÿçêè è ïðîåêòû ìàëûõ àðõèòåêòóðíûõ ôîðì. Îñíîâíûå âèäû ïðîåêòíîé äîêóìåíòàöèè — ãåíåðàëüíûé ïëàí, ÷åðòåæè ôàñàäîâ, ïëàíîâ, ðàçðåçîâ çäàíèÿ, ïàñïîðòà ïðîåêòîâ, ðèñóíêè, ïîÿñíèòåëüíûå çàïèñêè, ýñêèçû, ðàñ÷åòû, ñõåìû, êàðòîãðàôè÷åñêèå äîêóìåíòû, ñìåòû. Ãåíåðàëüíûé ïëàí äàñò èçîáðàæåíèå âñåãî ó÷àñòêà ñòðîèòåëüñòâà, íà êîòîðîì â êîíòóðàõ âèäà ñâåðõó ïðåäñòàâëåíî ðàçìåùåíèå ñóùåñòâóþùèõ è ïðîåêòèðóåìûõ îáúåêòîâ, îòðàæàþùèõ áëàãîóñòðîéñòâî, îçåëåíåíèå, à èíîãäà è òîïîãðàôè÷åñêîå ñîñòîÿíèå ìåñòà ñòðîèòåëüñòâà. Äëÿ ñòðîèòåëüñòâà êîíêðåòíîãî îáúåêòà ïðîìûøëåííîãðàæäàíñêîãî íàçíà÷åíèÿ ðàçðàáàòûâàþòñÿ îáùèå ÷åðòåæè è ÷åðòåæè äåòàëåé. Ê íèì îòíîñÿòñÿ ÷åðòåæè ôàñàäîâ, ïîýòàæíûõ ïëàíîâ, ïîïåðå÷íûå è ïðîäîëüíûå ðàçðåçû çäàíèÿ. Ôàñàä — âíåøíèé âèä çäàíèÿ ñ ôðàãìåíòàìè åãî àðõèòåêòóðíîãî îôîðìëåíèÿ. Íà îáùèõ ÷åðòåæàõ (ïëàíàõ, ðàçðåçàõ) óêàçûâàþòñÿ: ðàñïîëîæåíèå îáîðóäîâàíèÿ, èíæåíåðíûõ êîììóíèêàöèé, èõ âçàèìíàÿ óâÿçêà, ìàðêèðîâêà è ãàáàðèòû. Äëÿ ïðî– 104 –
âåäåíèÿ ñïåöèôè÷åñêèõ âèäîâ ñòðîèòåëüñòâà (îòîïëåíèå è âåíòèëÿöèÿ, âîäîïðîâîä è êàíàëèçàöèÿ, ñâÿçü è ýëåêòðîñíàáæåíèå è äð.) âûïîëíÿþòñÿ ÷åðòåæè ñïåöèàëüíîãî îñíàùåíèÿ çäàíèé è ñîîðóæåíèé ñ äåòàëèðîâêîé ñëîæíûõ óçëîâ, ñî ñïåöèôèêàöèÿìè íà îáîðóäîâàíèå è ìàòåðèàëû. Íà äåòàëèðîâî÷íûõ ÷åðòåæàõ óêàçûâàþòñÿ ðàçìåðû äåòàëåé è ýëåìåíòîâ çäàíèÿ èëè ñîîðóæåíèÿ, èõ ñîïðÿæåíèÿ, ñå÷åíèÿ êîíñòðóêòèâíûõ ýëåìåíòîâ è ñïåöèôèêàöèè. Äëÿ îöåíêè àðõèòåêòóðíîé ñîñòàâëÿþùåé ïðîåêòà ñîçäàþòñÿ â êðàñêàõ ðèñóíêè ôàñàäîâ ïðîåêòèðóåìûõ çäàíèé. Ðèñóíêè, êàê è ÷åðòåæè, ïðåäñòàâëÿþò ñîáîé ìàñøòàáíîå èçîáðàæåíèå ïðåäìåòà íà ïëîñêîñòè, íî â îòëè÷èå îò ÷åðòåæà (â îðòîãîíàëüíîé ïðîåêöèè) ðèñóíêè äàþò ðåëüåôíîå èçîáðàæåíèå ïðåäìåòîâ. Ðàçëè÷àþò ðèñóíêè õóäîæåñòâåííûå è òåõíè÷åñêèå. Õóäîæåñòâåííûå ðèñóíêè èçîáðàæàþò ïðåäìåò â ïåðñïåêòèâå, òåõíè÷åñêèå — â àêñîíîìåòðèè (êîîðäèíàòíîé ñèñòåìå). Ýñêèçàìè (êðîêàìè) íàçûâàþòñÿ ÷åðòåæè, âûïîëíåííûå îò ðóêè (îáû÷íî íà ìèëëèìåòðîâîé áóìàãå) è ÿâëÿþùèåñÿ ÷åðíîâèêàìè, ñîäåðæàíèå êîòîðûõ ïîòîì ïåðåíîñèòñÿ íà âàòìàí ñ ïîìîùüþ ÷åðòåæíûõ èíñòðóìåíòîâ (èëè ãðàôîïîñòðîèòåëåé ÑÀÏÐ). Ïàñïîðò ïðîåêòà — äîêóìåíò, â êîòîðîì äàåòñÿ ñõåìàòè÷åñêîå èçîáðàæåíèå îáúåêòà ñ êðàòêèì îïèñàíèåì îñíîâíûõ òåõíè÷åñêèõ ïîêàçàòåëåé.  ïîÿñíèòåëüíîé çàïèñêå ñîäåðæàòñÿ ñïðàâêà, îòðàæàþùàÿ ïðîåêòèðîâàíèå îáúåêòà, ñâåäåíèÿ î åãî íàçíà÷åíèè, âíåøíåì âèäå, âíóòðåííåì óñòðîéñòâå; ñîîáùàþòñÿ îñîáåííîñòè îáúåêòà, åãî îñíîâíûå òåõíè÷åñêèå ïîêàçàòåëè, íàçíà÷åíèå, îïèñûâàåòñÿ âíóòðåííåå óñòðîéñòâî è ðàáîòà îòäåëüíûõ ÷àñòåé, îñîáåííîñòè êîíñòðóêöèè.  ïîÿñíèòåëüíîé çàïèñêå èçëàãàþòñÿ ñîöèàëüíî-ýêîíîìè÷åñêèå óñëîâèÿ è ïðåäïîñûëêè ñîçäàíèÿ îáúåêòà, àðãóìåíòàöèÿ âûáîðà ïðåäëàãàåìîãî âàðèàíòà. Ðàñ÷åòû (ãèäðàâëè÷åñêèå, òåïëîâûå, àýðîäèíàìè÷åñêèå, èíæåíåðíî-ãåîëîãè÷åñêèå è äð.) óêàçûâàþò ïàðàìåòðû ñîîðóæåíèÿ è åãî ñîñòàâíûõ ÷àñòåé â çàâèñèìîñòè îò çàäàííûõ ðàñ÷åòíûõ äàííûõ. Ðàñ÷åòû èñïîëüçóþò äîñòèæåíèÿ ôèçèêî-õèìè÷åñêèõ, áèîëîãè÷åñêèõ, ýêîëîãè÷åñêèõ è äðóãèõ îòðàñëåé íàóêè.  ñîñòàâ ïðîåêòîâ ìíîãèõ ñîîðóæåíèé (äîðîã, ýëåêòðîñòàíöèé, ãèäðîòåõíè÷åñêèõ îáúåêòîâ) âõîäÿò òîïîãðàôî– 105 –
ãåîäåçè÷åñêèå, êàðòîãðàôè÷åñêèå äîêóìåíòû: êàðòû, ïëàíû ãîðîäà, íàñåëåííîãî ïóíêòà, ìåñòíîñòè. Ê ïðîåêòíîé äîêóìåíòàöèè îáÿçàòåëüíî ïðèëàãàþòñÿ ñìåòû, íå ÿâëÿþùèåñÿ òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèåé, íî íåîáõîäèìûå äëÿ ïðåäâàðèòåëüíîãî óñòàíîâëåíèÿ ôèíàíñîâûõ çàòðàò. Ñìåòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ (ãåíåðàëüíàÿ, ðàáî÷àÿ ñìåòà, êàëüêóëÿöèÿ) ñîñòàâëÿåòñÿ íà îñíîâå åäèíè÷íûõ ðàñöåíîê ñòðîèòåëüíûõ ðàáîò è íîðìàòèâíîé äîêóìåíòàöèè.
3. Òåõíîëîãè÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ Òåõíîëîãè÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ — ñîâîêóïíîñòü ãðàôè÷åñêèõ è òåêñòîâûõ òåõíè÷åñêèõ äîêóìåíòîâ, êîòîðûå îòäåëüíî èëè â êîìïëåêñå îïðåäåëÿþò ïðîöåññ èçãîòîâëåíèÿ èçäåëèé ïðîìûøëåííîãî ïðîèçâîäñòâà èëè ïðîöåññ ñîîðóæåíèÿ îáúåêòîâ êàïèòàëüíîãî ñòðîèòåëüñòâà. Íîìåíêëàòóðà òåõíîëîãè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè îïðåäåëÿåòñÿ ÃÎÑÒàìè ÅÑÒÄ (Åäèíîé Ñèñòåìû Òåõíîëîãè÷åñêîé Äîêóìåíòàöèè), âõîäÿùèìè â ñèñòåìó óíèôèöèðîâàííîé äîêóìåíòàöèè. Òåõíîëîãè÷åñêàÿ äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ îòðàæàåò ñïîñîáû èçãîòîâëåíèÿ äåòàëåé, ñáîðêè ïðîìûøëåííûõ èçäåëèé, ñòðîèòåëüñòâà, ýêñïëóàòàöèè è ðåìîíòà ñîîðóæåíèé, ñïîñîáû îðãàíèçàöèè ïðîèçâîäñòâåííîãî ïðîöåññà. Ê òàêîãî ðîäà èíôîðìàöèè îòíîñÿòñÿ: òåõíîëîãè÷åñêèå êàðòû, ðåãëàìåíòû, ðàáî÷èå ÷åðòåæè îáîðóäîâàíèÿ è èíñòðóìåíòà, ãðàôèêè ðàáîòû öåõîâ, ñìåí è áðèãàä, òåõíè÷åñêèå óñëîâèÿ è ñõåìû òåõíîëîãè÷åñêîãî ïðîöåññà è äðóãèå îðãàíèçàöèîííî-íîðìàòèâíûå äîêóìåíòû ïî ñîñòàâëåíèþ òåõíîëîãèè. Îñíîâíîé òåõíîëîãè÷åñêèé äîêóìåíò — òåõíîëîãè÷åñêàÿ êàðòà, êîòîðàÿ äàåò ïîäðîáíîå îïèñàíèå è â êîòîðîé ïðèâîäÿòñÿ ðàñ÷åòû âñåõ òåõíîëîãè÷åñêèõ îïåðàöèé ïî èçãîòîâëåíèþ èçäåëèÿ. Òåõíîëîãè÷åñêèå êàðòû â ïðàêòè÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè ðóêîâîäèòåëåé è ñïåöèàëèñòîâ ïðåäñòàâëåíû ñëåäóþùèìè ðàçíîâèäíîñòÿìè: 1) îïåðàöèîííîé, ôèêñèðóþùåé îòäåëüíûå ïðîèçâîäñòâåííûå îïåðàöèè (ñâåðëåíèå, øëèôîâàíèå, êðåïëåíèå, ìîíòàæ è ò. ï.); 2) îáùåé (ìàðøðóòíîé) ñ ïîñëåäîâàòåëüíîñòüþ îïåðàöèé; – 106 –
3) öèêëîâîé ñ ïåðå÷èñëåíèåì ãðóïïû îïåðàöèé îäíîãî ðàáî÷åãî èëè îäíîãî öåõà; 4) òèïîâîãî òåõíîëîãè÷åñêîãî ïðîöåññà, ñîäåðæàùåãî ñâåäåíèÿ î ñðåäñòâàõ òåõíîëîãè÷åñêîãî îñíàùåíèÿ è ìàòåðèàëüíûõ íîðìàòèâàõ äëÿ èçãîòîâëåíèÿ ãðóïïû äåòàëåé è ñáîðî÷íûõ åäèíèö. Îáùàÿ (ìàðøðóòíàÿ) òåõíîëîãè÷åñêàÿ êàðòà òðåáóåò áîëåå ïîäðîáíîãî ðàññìîòðåíèÿ, ò. ê. ñîñòàâëÿåòñÿ íà êàæäîå èçäåëèå è ÿâëÿåòñÿ îáîñíîâàíèåì îïåðàöèîííûõ è äðóãèõ òåõíîëîãè÷åñêèõ äîêóìåíòîâ, ïðîåêòèðîâàíèÿ ïðèñïîñîáëåíèé, èíñòðóìåíòà, ïîäáîðà îáîðóäîâàíèÿ, ñõåìàòè÷åñêè ïîêàçàííûõ íà îáùèõ êàðòàõ.  òåõíîëîãè÷åñêèõ êàðòàõ ïîäðîáíî è ïîñëåäîâàòåëüíî ïåðå÷èñëåíû âñå ïðîèçâîäñòâåííûå îïåðàöèè ïî èçãîòîâëåíèþ êàæäîé äåòàëè, ñáîðî÷íîé åäèíèöû è èçäåëèÿ â öåëîì.  òåõíîëîãè÷åñêèõ êàðòàõ äîëæíû óêàçûâàòüñÿ: íàçâàíèå îïåðàöèé, ñõåìà óñòàíîâêè è îáðàáîòêè èçäåëèÿ, ïðèìåíÿåìîå îáîðóäîâàíèå (ñòàíêè, èíñòðóìåíò, ïðèñïîñîáëåíèÿ), ðåæèì ðàáîòû (ñêîðîñòü, òåïëîâîé ðåæèì è ò. ä.), âðåìÿ îáðàáîòêè (ìàøèííîå è âñïîìîãàòåëüíîå), ñïåöèàëüíîñòü è ðàçðÿä ðàáî÷åãî, ñòîèìîñòü êàæäîé îïåðàöèè. Ïî òåõíîëîãè÷åñêèì ðåãëàìåíòàì èäåò ïðîìûøëåííîå ïðîèçâîäñòâî íà õèìè÷åñêèõ, ìåòàëëóðãè÷åñêèõ, öåëëþëîçíîáóìàæíûõ, íåôòåïåðåðàáàòûâàþùèõ è äðóãèõ ðîäñòâåííûõ ïî îòðàñëè ïðåäïðèÿòèÿõ.  ðåãëàìåíòå êàê èñòî÷íèêå äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè îïèñûâàþòñÿ, íîðìèðóþòñÿ è â îòäåëüíûõ ñëó÷àÿõ èçîáðàæàþòñÿ òå ôèçèêî-õèìè÷åñêèå ïðîöåññû (ðåàêöèè, êîìïîíåíòû, àïïàðàòóðà è äð.), êîòîðûå ðåàëèçóþòñÿ ïðè ïîëó÷åíèè êîíå÷íîãî ïðîäóêòà. Ñîâåðøåíñòâîâàíèå óïðàâëåíèÿ ïðîèçâîäñòâîì, ñâÿçàííîå ñ ïðèìåíåíèåì ÝÂÌ, ïðèâåëî ê ïîÿâëåíèþ äîêóìåíòàöèè íà ìàøèííûõ íîñèòåëÿõ (â ïåðâóþ î÷åðåäü äëÿ àâòîìàòèçèðîâàííûõ è ðîáîòèçèðîâàííûõ ïîòî÷íûõ ëèíèé): ïåðôîêàðòàõ, ìàãíèòíûõ ëåíòàõ, äèñêàõ è ò. ä. Êèíîôîòîïëåíêè èçìåðèòåëüíûõ ñèñòåì è îñöèëëîãðàììû (ïî èñïûòàíèþ îïûòíûõ îáðàçöîâ), êèíîïëåíêè îáû÷íûõ, çàìåäëåííûõ è óñêîðåííûõ ñúåìîê ïðîèçâîäñòâåííûõ ïðîöåññîâ ñëóæàò íåîáõîäèìûì èíñòðóìåíòîì â îðãàíèçàöèè òðóäà è ïðèìåíåíèè ïðîãðåññèâíûõ òåõíîëîãèé. Êèíîôîòîäîêóìåíòû íàõîäÿò ïðèìåíåíèå â ïðîèçâîäñòâåííîì äèçàéíå, â äèñïåò– 107 –
÷åðñêîé ñëóæáå (â êà÷åñòâå ñðåäñòâà ôîòîãðàôèè è êèíî) ïîçâîëÿþò îïåðàòèâíî îñóùåñòâëÿòü ïåðåäà÷ó äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè íà çíà÷èòåëüíûå ðàññòîÿíèÿ (ñ ïðèìåíåíèåì íîâûõ èíôîðìàöèîííûõ òåõíîëîãèé). Ìû ñîçíàòåëüíî íå îñòàíàâëèâàåìñÿ íà âîçìîæíîñòÿõ òåëåâèçèîííûõ ñðåäñòâ îáìåíà äàííûìè, ò. ê. îíè øèðîêî ïîïóëÿðèçèðîâàíû âîçìîæíîñòÿìè âñåìèðíîé ñåòè Èíòåðíåò.
4. Íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ Íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ ñîçäàåòñÿ â ïðîöåññå ÍÈÐ è ÎÊÐ â ðàçëè÷íûõ îòðàñëÿõ òåõíèêè è ïðîèçâîäñòâà, îòîáðàæàÿ òåîðåòè÷åñêîå è ïðàêòè÷åñêîå ðåøåíèå àêòóàëüíûõ íàó÷íî-òåõíè÷åñêèõ ïðîáëåì, â òîì ÷èñëå è âíåäðåíèå èõ ðåçóëüòàòîâ â ïðîìûøëåííîå è ñåëüñêîõîçÿéñòâåííîå ïðîèçâîäñòâî. Ïðèìåðàìè òàêîãî âèäà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ìîãóò áûòü: - òåõíè÷åñêèå îò÷åòû (ñ ïðèëîæåíèÿìè), îòçûâû è ðåöåíçèè, àííîòàöèè; - ïàñïîðòà, ðåãëàìåíòû ÍÈÐ; - ìîíîãðàôèè, äèññåðòàöèè è îòçûâû íà íèõ; - òåõíè÷åñêèå çàäàíèÿ íà ÍÈÐ, ïðîãðàììû ÍÈÐ; - îò÷åòû, äîêëàäû î âûïîëíåííûõ ÍÈÐ; - òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêèå îáîñíîâàíèÿ (ÒÝÎ); - ïåðâè÷íàÿ äîêóìåíòàöèÿ (æóðíàëû, âåäîìîñòè, äíåâíèêè; êèíîäîêóìåíòû, ôîòîãðàôèè, ðåíòãåíîãðàììû, ìàãíèòíûå ëåíòû, äèñêè, äèñêåòû). Îñíîâíîé äîêóìåíò — îò÷åò î ÍÈÐ, â êîòîðîì èçëàãàþòñÿ èñ÷åðïûâàþùèå, ñèñòåìàòèçèðîâàííûå è îáîáùåííûå ñâåäåíèÿ î ïðîâåäåííîé â îðãàíèçàöèè íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêîé ðàáîòå, ïîäëåæàùåé ðåãèñòðàöèè âî Âñåðîññèéñêîì íàó÷íî-èíôîðìàöèîííîì öåíòðå (ÂÍÒÈÖåíòð). Ñòðóêòóðà è ïðàâèëà îôîðìëåíèÿ îò÷åòîâ î ÍÈÐ óñòàíîâëåíû ÃÎÑÒ 7.32-81.
5. Ñòàíäàðòû è ïàòåíòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ Â ñîîòâåòñòâèè ñ ÃÎÑÒ 1.0-85 ñòàíäàðòû â çàâèñèìîñòè îò ìàñøòàáà ïðèìåíåíèÿ áûâàþò ãîñóäàðñòâåííûìè, ðåñïóáëèêàíñêèìè, îòðàñëåâûìè, ìåñòíûìè (ÑÒÏ). – 108 –
Ñòàíäàðò — ýòî îñîáûé âèä òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè þðèäè÷åñêîãî õàðàêòåðà. Îòäåëüíûå ñòàíäàðòû, â òîì ÷èñëå è íà óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè, ìîãóò íîñèòü îðãàíèçàöèîííî-ìåòîäè÷åñêèé õàðàêòåð. Ïðèìåðîì òàêîãî ðîäà ìîãóò ñëóæèòü ìåæäóíàðîäíûå ñòàíäàðòû íà ñèñòåìû êà÷åñòâà ñåðèè ÈÑÎ 9000—9004. Íàèáîëåå ðàñïðîñòðàíåííûìè âèäàìè òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè ÿâëÿþòñÿ çàÿâêè íà ïðåäïîëàãàåìûå èçîáðåòåíèÿ, ïàòåíòû, óäîñòîâåðåíèÿ íà ðàöèîíàëèçàòîðñêèå ïðåäëîæåíèÿ, îáîáùåííûå ïîíÿòèåì ïàòåíòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ. Çàÿâêà íà ïðåäïîëàãàåìîå èçîáðåòåíèå âêëþ÷àåò â ñåáÿ çàÿâëåíèå î âûäà÷å ïàòåíòà íà èçîáðåòåíèå, òåõíè÷åñêîå îïèñàíèå, ðàñ÷åò è ÷åðòåæ îáùåãî âèäà êîíñòðóêöèè. Çàÿâëåíèå ñîäåðæèò: ïðîñüáó î âûäà÷å ïàòåíòà íà èçîáðåòåíèå, åãî êðàòêîå íàçâàíèå, ôàìèëèþ, èìÿ, îò÷åñòâî àâòîðà (àâòîðîâ), ìåñòî ðàáîòû, çàíèìàåìóþ äîëæíîñòü, îáðàçîâàíèå, ó÷åíóþ ñòåïåíü è äîìàøíèé àäðåñ (ñ óïîìèíàíèåì ôàêòà ïðåäûäóùåãî ðàññìîòðåíèÿ, åñëè îíî èìåëî ìåñòî).  çàÿâëåíèè ïðèâîäÿòñÿ ñâåäåíèÿ î íàëè÷èè òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè, îá èçãîòîâëåíèè îïûòíîãî îáðàçöà, åãî èñïûòàíèÿõ è ðåçóëüòàòàõ: ñâåäåíèÿ î ïðèëîæåíèÿõ (÷èñëî ýêçåìïëÿðîâ è ëèñòîâ). Îïèñàíèå èçîáðåòåíèÿ ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé òåõíèêî-ïðàâîâîé äîêóìåíò, ñîäåðæàùèé ôîðìóëó (ïðåäìåò) èçîáðåòåíèÿ, èëëþñòðèðóåìûé ÷åðòåæàìè. Ïàòåíò — ýòî äîêóìåíò, óäîñòîâåðÿþùèé àâòîðñòâî îïðåäåëåííîãî ëèöà (ãðóïïû ëèö) íà äàííîå èçîáðåòåíèå, äàþùèé ýòèì ëèöàì èñêëþ÷èòåëüíîå ïðàâî èçãîòîâëÿòü è ïðîäàâàòü èçîáðåòåííûé èìè îáúåêò. Ïàòåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ ïîçâîëÿåò ñîñòàâèòü ïðåäñòàâëåíèå î íàó÷íîé øêîëå, êðóãå íàó÷íûõ èíòåðåñîâ îòäåëüíîãî àâòîðà èëè òâîð÷åñêîãî êîëëåêòèâà, îïðåäåëèòü ïðèîðèòåò òåõíè÷åñêîãî ðåøåíèÿ, ñîçäàåò áëàãîïðèÿòíûå óñëîâèÿ äëÿ ñîçäàíèÿ êðèòè÷åñêîãî óðîâíÿ ðóêîâîäèòåëÿ è ñïåöèàëèñòà â îïðåäåëåííîé îòðàñëè íàóêè è òåõíèêè.
– 109 –
Òåõíîëîãèÿ èçãîòîâëåíèÿ, îôîðìëåíèÿ è ðàçìíîæåíèÿ òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè Ïåðâè÷íûìè â ïðîöåññå òåõíè÷åñêîãî è èíæåíåðíîãî òâîð÷åñòâà ÿâëÿþòñÿ íàáðîñêè, ñõåìû, ýñêèçû è ïðåäâàðèòåëüíûå ðàñ÷åòû. Ïî ñóòè, ýòîò âèä äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ñâîåîáðàçíûé ïîëóôàáðèêàò äëÿ ñîçäàíèÿ òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè. Òàê, ïðîèçâîäñòâåííûå ÷åðòåæè âûïîëíÿþòñÿ íà áóìàãå ñòàíäàðòíîãî ôîðìàòà (ÃÎÑÒ 2.301-68) ñëåäóþùèõ ðàçìåðîâ: ÀÎ (841õ1189); À1 (594õ841); À2 (420õ594); À3 (297õ420); À4 (210õ297); À5 (148õ210) (â ìèëëèìåòðàõ). Äëÿ ïîëó÷åíèÿ ñòàíäàðòíûõ ðàçìåðîâ äîïîëíèòåëüíûõ ôîðìàòîâ ñëåäóåò óâåëè÷èòü ðàçìåð êîðîòêîé ñòîðîíû îñíîâíîãî ôîðìàòà íà âåëè÷èíó, êðàòíóþ èõ ðàçìåðàì: ÀÎ õ 2 (1189 õ 1682), À4 õ 8 (297 õ 1682). ×åðòåæè ìîãóò âûïîëíÿòüñÿ êàê íà ñïåöèàëüíîé áóìàãå ìàøèííûìè ñðåäñòâàìè ÑÀÏÐ, òàê è íà âàòìàíå, êàëüêå (îáû÷íîé è ýìóëüñèðîâàííîé) òóøüþ è êàðàíäàøîì ñ ÷åòêèìè ëèíèÿìè, ïîçâîëÿþùèìè ñíèìàòü ñâåòî- è êñåðîêîïèè. ×åðòåæíàÿ ðàìêà: îò êðàåâ ëèñòà îòñòàåò íà 5 ìì, à ñëåâà — íà 20 ìì. ×åðòåæè áîëüøîãî ôîðìàòà äëÿ õðàíåíèÿ è òðàíñïîðòèðîâêè ñêëàäûâàþòñÿ äî ôîðìàòà À4 ñ óãëîâûì øòàìïîì ÷åðòåæà â åãî ïðàâîé íèæíåé ÷àñòè. Âñå íàäïèñè íà ÷åðòåæàõ ñîñðåäîòî÷åíû â îäíîì ìåñòå â ñïåöèàëüíî ðàçãðàôëåííûõ òðàôàðåòàõ èëè óãëîâûõ øòàìïàõ. Óãëîâîé øòàìï ñîäåðæèò îñíîâíûå ñâåäåíèÿ î ÷åðòåæå: îáùèé âèä, ÷åðòåæ ñáîðî÷íîé åäèíèöû, äåòàëüíûé ÷åðòåæ; àâòîð êîíñòðóêöèè, äàòà óòâåðæäåíèÿ ÷åðòåæà, ýëåìåíòû òåõíè÷åñêèõ õàðàêòåðèñòèê; ïîäïèñè ëèö, îòâåòñòâåííûõ çà ïðàâèëüíîñòü ðàçðàáîòêè è îôîðìëåíèÿ òåõíè÷åñêèõ äîêóìåíòîâ. ÃÎÑÒ 2.104-68 îïðåäåëÿåò ôîðìó, ðàçìåð, ïîðÿäîê çàïîëíåíèÿ îñíîâíîé íàäïèñè äëÿ ÷åðòåæåé è ñõåì êîíñòðóêòîðñêîé äîêóìåíòàöèè; óñòàíàâëèâàåò äîïîëíèòåëüíûå ãðàôû, ñîäåðæàùèå ñâåäåíèÿ îá èíâåíòàðíûõ íîìåðàõ ïîäëèííèêà (äóáëèêàòà) äàííîãî äîêóìåíòà, âçàìåí èëè íà îñíîâàíèè êîòîðîãî âûïóùåí äàííûé äîêóìåíò, è ïîäïèñè ëèö, ïðèíÿâøèõ ïîä– 110 –
ëèííèê â àðõèâ. Äîïîëíèòåëüíûå ãðàôû ðàñïîëàãàþòñÿ âäîëü ëåâîãî ïîëÿ ÷åðòåæà. Ïðîèçâîäñòâåííûå îáîçíà÷åíèÿ (íîìåðà) ïðèñâàèâàþòñÿ êîíñòðóêòîðñêîé äîêóìåíòàöèè â ñîîòâåòñòâèè ñ ÅÑÊÄ ñîãëàñíî ÃÎÑÒ 7201—68, óñòàíàâëèâàþùèì äâå ñèñòåìû îáîçíà÷åíèÿ — îáåçëè÷åííóþ (äåñÿòè÷íóþ) è ïðåäìåòíóþ. Ñïåöèôèêàöèÿ îôîðìëÿåòñÿ âûøå îñíîâíîé íàäïèñè èëè íà îòäåëüíîì ëèñòå (â âèäå ïðèëîæåíèÿ) è îïðåäåëÿåò ñîñòàâ ñáîðî÷íûõ åäèíèö, êîìïëåêñà è êîìïëåêòà ñ óêàçàíèåì: - ôîðìàòà ÷åðòåæà è çîíû; - ïîðÿäêîâîãî íîìåðà è ïîçèöèè ñâàðî÷íîé åäèíèöû; - ïðîèçâîäñòâåííîãî íîìåðà äåòàëåé, èõ íàèìåíîâàíèÿ è êîëè÷åñòâà åäèíèö; - ïðèìå÷àíèÿ (âàðèàíòû çàìåíû, çàèìñòâîâàíèÿ èç äðóãèõ ïðîåêòîâ, àííóëèðîâàíèå ÷åðòåæåé è ïð.). Îôîðìëåíèå ïðîåêòíîé äîêóìåíòàöèè äëÿ ñòðîèòåëüñòâà óíèôèöèðîâàíî òðåáîâàíèÿìè ÃÎÑÒ ÑÏÄÑ 21.101-79, â êîòîðîì îòðàæåíû ïàðàìåòðû îôîðìëåíèÿ ÷åðòåæåé â ïðîåêòíûõ è ïðîåêòíî-ñòðîèòåëüíûõ îðãàíèçàöèÿõ. Îñíîâíûìè ñâåäåíèÿìè ñòðîèòåëüíûõ ÷åðòåæåé ÿâëÿþòñÿ: - íàèìåíîâàíèå ñòðîèòåëüíîé ïðîåêòíîé îðãàíèçàöèè è åå âûøåñòîÿùåãî îðãàíà; - íàçâàíèå êîìïëåêñà, îáúåêòà, ÷åðòåæà; ïðîèçâîäñòâåííûé íîìåð êîìïëåêñà; - ñòàäèÿ ïðîåêòèðîâàíèÿ; - ÷àñòü ïðîåêòà, íîìåð ëèñòà, ôîðìàò ÷åðòåæà. Òåêñòîâûå òåõíè÷åñêèå äîêóìåíòû ìîãóò âûïîëíÿòü ôóíêöèþ óòî÷íåíèÿ, ðàçúÿñíåíèÿ è ñîçäàþòñÿ ðóêîïèñíûì, ìàøèíîïèñíûì, ìàøèíî÷èòàåìûì (êîìïüþòåðíûì) è òèïîãðàôñêèì ñïîñîáîì. Òåêñòîâàÿ òåõíè÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ îôîðìëÿåòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ òðàäèöèîííîé òåõíîëîãèåé äîêóìåíòèðîâàíèÿ: - ñîñòàâëåíèå àâòîðñêîãî ïðîåêòà äîêóìåíòà; - ïåðåïå÷àòêà (îôîðìëåíèå) äîêóìåíòà; - ñîãëàñîâàíèå è êîððåêòèðîâêà; - ïîäïèñàíèå (óòâåðæäåíèå) ðóêîâîäèòåëåì. Ðàñ÷åòíî-ïîÿñíèòåëüíûå çàïèñêè, ñìåòû è äðóãèå òåêñòîâûå äîêóìåíòû ïå÷àòàþòñÿ ñ ïîìîùüþ ìåõàíè÷åñêèõ è ýëåêòðîííî-âû÷èñëèòåëüíûõ óñòðîéñòâ ñ ðàçìíîæåíèåì íà êîïèðîâàëüíî-ìíîæèòåëüíîé òåõíèêå. – 111 –
Íà ïðàêòèêå ïðè îòñóòñòâèè ÝÂÌ íåêîòîðûå ïðîåêòíîêîíñòðóêòîðñêèå îðãàíèçàöèè ïðèáåãàþò ê êàëüêèðîâàíèþ èççà íàëè÷èÿ â òåêñòàõ áîëüøîãî êîëè÷åñòâà ìàòåìàòè÷åñêèõ è õèìè÷åñêèõ ñèìâîëîâ, áóêâ èíîñòðàííîãî àëôàâèòà, ðàçëè÷íûõ ôîðìóë, îòñóòñòâóþùèõ íà êëàâèàòóðå ïèøóùèõ ìàøèí.  îòäåëüíûõ ñëó÷àÿõ èñïîëüçóþòñÿ îñíîâíûå òðàôàðåòû, áëàíêè ñ çàðàíåå ïîäãîòîâëåííûìè ðåêâèçèòàìè (íàèìåíîâàíèå, èñïîëíèòåëè, äàòà è ïð.).  ÍÈÈ, ÊÁ, íà ïðåäïðèÿòèÿõ ñîçäàþòñÿ äîêóìåíòû íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêîãî õàðàêòåðà, îñíîâíûì èç êîòîðûõ ÿâëÿåòñÿ îò÷åò ïî òåìå. ÃÎÑÒ 732—81 óñòàíàâëèâàåò îáùèå òðåáîâàíèÿ è ïðàâèëà îôîðìëåíèÿ îò÷åòà î ÍÈÐ ñëåäóþùåé ñòðóêòóðû: - òèòóëüíûé ëèñò, ñïèñîê èñïîëíèòåëåé, ðåôåðàò, ñîäåðæàíèå (îãëàâëåíèå), ïåðå÷åíü ñîêðàùåíèé, ñèìâîëîâ, ñïåöèàëüíûõ òåðìèíîâ ñ èõ îïðåäåëåíèÿìè, óñëîâíûõ îáîçíà÷åíèé; - ââåäåíèå, îñíîâíàÿ ÷àñòü, çàêëþ÷åíèå, ñïèñîê èñïîëüçîâàííûõ èñòî÷íèêîâ è ëèòåðàòóðû, ïðèëîæåíèÿ. Íà òèòóëüíîì ëèñòå îò÷åòà óêàçûâàþòñÿ: 1) îôèöèàëüíîå íàçâàíèå îðãàíèçàöèè-èñïîëíèòåëÿ, âûøåñòîÿùåé îðãàíèçàöèè; 2) èíäåêñ ÓÄÊ, íîìåð ãîñóäàðñòâåííîé ðåãèñòðàöèè, èíâåíòàðíûé íîìåð îò÷åòà; 3) íàäïèñè î ñîãëàñîâàíèè è óòâåðæäåíèè îò÷åòà (äîëæíîñòè, Ô.È.Î., ó÷åíûå ñòåïåíè è çâàíèÿ ëèö, óòâåðäèâøèõ è ïîäïèñàâøèõ äîêóìåíò); 4) íàèìåíîâàíèå òåìû, îò÷åòà (ïðè íåñîâïàäåíèè ñ íàèìåíîâàíèåì òåìû) è â ñêîáêàõ — òèï îò÷åòà (ïðîìåæóòî÷íûé, çàêëþ÷èòåëüíûé, ýòàïíûé è ò. ï.); 5) íîìåð (øèôð) òåìû, ïðèñâîåííîé åé â îðãàíèçàöèè (âåäîìñòâå); 6) äîëæíîñòè, ó÷åíûå ñòåïåíè è çâàíèÿ, ôàìèëèè, èíèöèàëû ðóêîâîäèòåëåé ïîäðàçäåëåíèé îðãàíèçàöèè, ðóêîâîäèòåëåé è îòâåòñòâåííûõ èñïîëíèòåëåé ÍÈÐ; 7) ìåñòî è ãîä âûïóñêà îò÷åòà. Èñïîëíèòåëè ïåðå÷èñëÿþòñÿ ïî àëôàâèòó (Ô.È.Î., çàíèìàåìàÿ äîëæíîñòü, ó÷åíàÿ ñòåïåíü è ó÷åíîå çâàíèå, âûïîëíåííàÿ ÷àñòü ðàáîòû).  ðåôåðàòå èçëàãàþòñÿ êðàòêèå ñâåäåíèÿ îá îñíîâíîì ñîäåðæàíèè ðàáîòû, ñóùíîñòü è ìåòîäû èññëåäîâàíèÿ, êîíêðåòíûå äàííûå (òåõíè÷åñêèå õàðàêòåðèñòèêè, ïàðàìåòðû èçäå– 112 –
ëèÿ, ïðîöåññû è ïð.), êðàòêèå âûâîäû î ïðèìåíåíèè ïîëó÷åííûõ ðåçóëüòàòîâ; îáúåì îò÷åòà (â ìàøèíîïèñíûõ ñòðàíèöàõ), êîëè÷åñòâî òîìîâ, èëëþñòðàöèé, òàáëèö è ò. ä. [ââåäåíèÿ îá èëëþñòðàöèÿõ êîíêðåòèçèðóþòñÿ óêàçàíèåì èõ âèäà (ñõåìà, ÷åðòåæ, ãðàôèê, òàáëèöà, ôîòî)] Îñíîâíàÿ ÷àñòü îò÷åòà î ÍÈÐ ñîñòîèò èç ââåäåíèÿ, ðàçäåëîâ è ãëàâ, â êîòîðûõ èçëîæåíû ìåòîäèêà, ñîäåðæàíèå è ðåçóëüòàòû âûïîëíåííîé ðàáîòû.  çàêëþ÷åíèè äàþòñÿ âûâîäû è ðåêîìåíäàöèè, ïðåäëîæåíèÿ ïî ïðàêòè÷åñêîìó ïðèìåíåíèþ ðåçóëüòàòîâ ÍÈÐ. Îò÷åò ïî òåìå ñîäåðæèò îãëàâëåíèå ñ óêàçàíèåì ðàçäåëîâ (÷àñòåé) ñî ññûëêàìè íà ñîîòâåòñòâóþùèå ñòðàíèöû òåêñòà. Íà îáëîæêå ñôîðìèðîâàííîãî è îôîðìëåííîãî îò÷åòà ïî òåìå ñîîáùàþòñÿ òå æå ñâåäåíèÿ, ÷òî è íà òèòóëüíîì ëèñòå, êðîìå ôàìèëèé ðóêîâîäèòåëåé è èñïîëíèòåëåé. Íà ïðàêòèêå ïðè îôîðìëåíèè çàãîëîâêîâ ïî òåìàì èñïîëüçóþòñÿ òðàôàðåòíûå çàãîòîâêè, íàêëåèâàåìûå íà îáëîæêè. Ïàòåíòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ, êàê ïðàâèëî, ðåãëàìåíòèðîâàíà â îôîðìëåíèè ñîîòâåòñòâóþùèìè ïîëîæåíèÿìè âåäîìñòâà ïî äåëàì îòêðûòèé è èçîáðåòåíèé. Äëÿ ïðîìûøëåííîãî ïðåäïðèÿòèÿ, ñòðîèòåëüíîãî îáúåêòà è äðóãèõ ôîðìèðîâàíèé íàðîäíîãî õîçÿéñòâà Ðîññèè òðåáóåòñÿ çíà÷èòåëüíîå êîëè÷åñòâî êîìïëåêòîâ òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè. Íåîáõîäèìîå äëÿ êàæäîãî èç íèõ êîëè÷åñòâî êîïèé ïîäëèííèêîâ ìîæåò áûòü ïîëó÷åíî ðàçëè÷íûìè ñïîñîáàìè êîïèðîâàíèÿ è ðàçìíîæåíèÿ: îò òèïîãðàôñêèõ è ôîòîãðàôè÷åñêèõ äî êñåðî- è òåðìîãðàôè÷åñêèõ.  íàñòîÿùåå âðåìÿ â ïîäãîòîâêå è äîâåäåíèè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè øèðîêî èñïîëüçóþòñÿ ñîâðåìåííûå èíôîðìàöèîííûå òåõíîëîãèè è åùå íå äî êîíöà îñîçíàííûå âîçìîæíîñòè Èíòåðíåòà.
7. Îðãàíèçàöèÿ õðàíåíèÿ è èñïîëüçîâàíèÿ òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè â âåäîìñòâåííûõ àðõèâàõ  ïðîöåññå äåÿòåëüíîñòè ÍÈÈ, ÊÁ, ïðîìûøëåííûõ ïðåäïðèÿòèé îáðàçóåòñÿ ïðàêòè÷åñêè íåîáîçðèìîå êîëè÷åñòâî òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè. Äëÿ õðàíåíèÿ, ó÷åòà, ðàçìíîæåíèÿ è èñïîëüçîâàíèÿ ÍÒÄ â îðãàíèçàöèÿõ ñîçäàþòñÿ ñëóæáû íàó÷íî– 113 –
òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè (ÑÍÒÄ), ñòàòóñ êîòîðûõ â âîñüìèäåñÿòûå ãîäû îïðåäåëÿëñÿ ïðàâèòåëüñòâåííûì Ïîñòàíîâëåíèåì îò 4 àïðåëÿ 1980 ãîäà ( ¹ 274).  çàâèñèìîñòè îò ñîñòàâà è êîëè÷åñòâà äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèÿõ ìîãóò ôîðìèðîâàòüñÿ ñëåäóþùèå ñòðóêòóðíûå çâåíüÿ ñëóæáû íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè (ÑÍÒÄ): îòäåëû, áþðî, ãðóïïû, àðõèâû. ÑÍÒÄ îðãàíèçóåòñÿ è ôóíêöèîíèðóåò íà ïðàâàõ ñàìîñòîÿòåëüíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ ñ ïîä÷èíåíèåì ñîîòâåòñòâóþùåìó ðóêîâîäèòåëþ. Ïîëîæåíèåì î ñëóæáå îïðåäåëÿåòñÿ ÷èñëåííîñòü ñîòðóäíèêîâ (îñíîâíîé êðèòåðèé ðàñ÷åòíîé ÷èñëåííîñòè — îáúåì è ñïåöèôèêà äîêóìåíòàöèîííûõ îïåðàöèé) è íàïðàâëåíèÿ èõ îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè: - ïðèåì òåõäîêóìåíòàöèè íà õðàíåíèå; - êîíòðîëü çà ïðàâèëüíîñòüþ îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ, ïîäëåæàùèõ õðàíåíèþ; - ðàçìíîæåíèå è äîâåäåíèå òåõäîêóìåíòàöèè äî ïîòðåáèòåëåé; - ñèñòåìàòèçàöèÿ, îïèñàíèå è òåêóùèé ó÷åò ïîñòóïàþùèõ íà õðàíåíèå äîêóìåíòîâ; - îáåñïå÷åíèå ðåæèìà õðàíåíèÿ (òåìïåðàòóðíîãî, îáúåìíîãî, áåçîïàñíîãî); - ñîçäàíèå ñïðàâî÷íî-ïîèñêîâîãî àïïàðàòà (ÑÏÀ) — êàòàëîãîâ, êàðòîòåê, óêàçàòåëåé, äîñüå è äðóãèõ àðõèâíûõ èñòî÷íèêîâ; - îðãàíèçàöèÿ ðàöèîíàëüíîãî èñïîëüçîâàíèÿ òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè (ïðèåì-âûäà÷à, êîïèðîâàíèå, ïîäáîðêà äîêóìåíòîâ, ðåòðîñïåêòèâíûé è òåìàòè÷åñêèé ïîèñê, ïîäãîòîâêà ñïðàâîê è ò. ä.); - ñáîð è ðàñïðîñòðàíåíèå íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîðìàöèè (ÍÒÈ); - âíåñåíèå èçìåíåíèé â ïîäëèííèêè; - ýêñïåðòèçà öåííîñòè òåõäîêóìåíòàöèè; - ïîäãîòîâêà äîêóìåíòîâ ê ñäà÷å íà àðõèâíîå õðàíåíèå.  ñîîòâåòñòâèè ñ óïîìÿíóòûì ðàíåå ïîëîæåíèåì âñå èìåþùèåñÿ â îðãàíèçàöèè ïîäëèííèêè, äóáëèêàòû è êîïèè òåõíè÷åñêèõ äîêóìåíòîâ ïîäëåæàò ïåðåäà÷å íà öåíòðàëèçîâàííîå õðàíåíèå â ÑÍÒÄ. – 114 –
Ïðè ïðèåìå äîêóìåíòàöèè íà õðàíåíèå ñîòðóäíèêè ñëóæáû ÍÒÄ òùàòåëüíî ïðîâåðÿþò: 1) êîìïëåêòíîñòü äîêóìåíòîâ, ñîäåðæàíèå òîìîâ; 2) íàëè÷èå óñòàíîâëåííûõ ïîäïèñåé è äàò; 3) ïðàâèëüíîñòü îôîðìëåíèÿ îñíîâíûõ íàäïèñåé òèòóëüíîãî ëèñòà; 4) ôèçè÷åñêîå ñîñòîÿíèå äîêóìåíòîâ ñ ïîçèöèè èõ ïðèãîäíîñòè äëÿ õðàíåíèÿ, êîïèðîâàíèÿ è ìèêðîôèëüìèðîâàíèÿ. Íà õðàíåíèå â ñëóæáó ÍÒÄ ïðèíèìàþòñÿ: - îò÷åòû î íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêèõ è îïûòíî-êîíñòðóêòîðñêèõ ðàçðàáîòêàõ (ÍÈÎÊÐ); - òåõíîëîãè÷åñêàÿ, ïðîåêòíî-ñòðîèòåëüíàÿ äîêóìåíòàöèÿ; - êèíîôîòîäîêóìåíòû, äîêóìåíòû íà ìàãíèòíûõ íîñèòåëÿõ, ôèêñèðóþùèå ÍÈÎÊÐ è ïðîåêòèðîâàíèå îáúåêòîâ êàïèòàëüíîãî ñòðîèòåëüñòâà; - ïàòåíòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ; - ñúåìî÷íî-ãåîäåçè÷åñêèå, êàðòîãðàôè÷åñêèå, èíæåíåðíî-ãåîëîãè÷åñêèå è äðóãèå äîêóìåíòû. Òåìïåðàòóðíî-âëàæíîñòíûé ðåæèì õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ èíôîðìàöèè îïèñûâàåòñÿ ñëåäóþùèìè ïàðàìåòðàìè: 1. 2. 3. 4. 5.
Äîêóìåíòû íà áóìàæíûõ íîñèòåëÿõ Ìèêðîôèëüìû Êèíîôîòîäîêóìåíòû Ôîòîäîêóìåíòû Ôîíîäîêóìåíòû
Òåìïåðàòóðà +14–20°Ñ +12–15°Ñ +12–15°Ñ +15–25°Ñ +18–20°Ñ
Âëàæíîñòü 45–60 % 40–55 % 40–60 % 30–60 % 40–70 %
Ïîìåùåíèÿ äëÿ õðàíåíèÿ ÍÒÄ îáîðóäóþò ìåòàëëè÷åñêèìè, ñòàöèîíàðíûìè èëè ïåðåäâèæíûìè ñòåëëàæàìè, ìåòàëëè÷åñêèìè øêàôàìè è ñåéôàìè (äëÿ õðàíåíèÿ ïîäëèííèêîâ).  êà÷åñòâå ñïåöèàëüíîãî îáîðóäîâàíèÿ èñïîëüçóþò ñòàöèîíàðíûå îòñåêè-áîêñû ñ ìåòàëëè÷åñêèìè ïåðåãîðîäêàìè è ïîëêàìè. Äîïóñòèìû äåðåâÿííûå øêàôû è ñòåëëàæè, îáðàáîòàííûå îãíåçàùèòíûì ñîñòàâîì (ê ïðèìåðó, àñáåñòîì). Ó÷åòó ïîäëåæàò âñå õðàíÿùèåñÿ â àðõèâå äîêóìåíòû, èçâåùåíèÿ îá èçìåíåíèÿõ ÍÒÄ, ñòðàõîâûå ýêçåìïëÿðû (êîïèè), ôîíä ïîëüçîâàòåëÿ, ïåðå÷íè òåì, êîòîðûå ïîäëåæàò ïåðåäà÷å íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå, îïèñè äîêóìåíòîâ ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ. Åäèíèöåé ó÷åòà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ÿâëÿþòñÿ: - äëÿ íàó÷íîé äîêóìåíòàöèè — îò÷åò ïî ÍÈÐ, ñáðîøþðîâàííûé â òîì (ïàïêó); – 115 –
- äëÿ êîíñòðóêòîðñêîé, òåõíîëîãè÷åñêîé è ïðîåêòíîé äîêóìåíòàöèè — ëèñò ÷åðòåæà, òåêñò, ñáðîøþðîâàííûå â òîì (ïàïêó) ñâåòîêîïèè. Êàæäàÿ åäèíèöà ó÷åòà îôîðìëÿåòñÿ îòäåëüíûì íîìåðîì.  ïîäëèííèêå èíâåíòàðíûé íîìåð ïðîñòàâëÿåòñÿ íà êàæäîì ëèñòå. Ïðèíÿòûå â ñëóæáó ÍÒÄ äîêóìåíòû ðåãèñòðèðóþòñÿ è ó÷èòûâàþòñÿ â èíâåíòàðíûõ êíèãàõ, çàïîëíÿåìûõ íà îñíîâàíèè äàííûõ îñíîâíîé íàäïèñè ÷åðòåæåé è òèòóëüíûõ ëèñòîâ ïåðåïëåòåííûõ ó÷åòíûõ åäèíèö. Èíâåíòàðíûå êíèãè âåäóòñÿ îòäåëüíî íà êàæäóþ ãðóïïó àðõèâíîé äîêóìåíòàöèè: íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêóþ, êîíñòðóêòîðñêóþ, òåõíîëîãè÷åñêóþ, ïðîåêòíóþ (äëÿ ñòðîèòåëüñòâà).  îòäåëüíûõ, ñïåöèàëèçèðîâàííûõ èíâåíòàðíûõ êíèãàõ ó÷èòûâàþòñÿ òèïîâûå ïðîåêòû, ìèêðîôèëüìû, äîêóìåíòû ñòîðîííèõ îðãàíèçàöèé, ïðèñëàííûå â êà÷åñòâå îáÿçàòåëüíûõ èëè äëÿ ñâåäåíèÿ; äîêóìåíòàöèÿ ñ îãðàíè÷èòåëüíûìè ãðèôàìè («ÄÑÏ», «ÊÒ» è äð.). Äëÿ íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêîé äîêóìåíòàöèè âåäóòñÿ îòäåëüíî èíâåíòàðíûå êíèãè: äëÿ îò÷åòîâ ÍÈÎÊÐ è äðóãèõ, äîïîëíÿþùèõ èõ äîêóìåíòîâ. Îò÷åòû ïî òåìàì âíîñÿòñÿ â èíâåíòàðíûå êíèãè ïî ìåðå ïîñòóïëåíèÿ. Èíâåíòàðíàÿ êíèãà èìååò ñëåäóþùèå ãðàôû: - èíâåíòàðíûé íîìåð; - äàòà ïîñòóïëåíèÿ; ýòàï ðàáîòû; - îáîçíà÷åíèå; - íàèìåíîâàíèå è íîìåð òåìû; - íîìåð ãîñóäàðñòâåííîé ðåãèñòðàöèè; - íàèìåíîâàíèå èíñòèòóòà, îòäåëà, ëàáîðàòîðèèðàçðàáîò÷èêà; - ôàìèëèè ðóêîâîäèòåëåé è îòâåòñòâåííûõ èñïîëíèòåëåé òåìû; - êîëè÷åñòâî ëèñòîâ, ýêçåìïëÿðîâ; - ïðèìå÷àíèÿ. Äëÿ êîíñòðóêòîðñêîé è òåõíîëîãè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè ó÷åò ïîäëèííèêîâ âåäåòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ ÃÎÑÒ ÅÑÊÄ 2.50188: îòäåëüíî íà èçäåëèÿ îñíîâíîãî è âñïîìîãàòåëüíîãî ïðîèçâîäñòâ. Äîïóñêàåòñÿ âåäåíèå îòäåëüíûõ èíâåíòàðíûõ êíèã ïî âèäàì ïðîèçâîäñòâà. Ïîäëèííèêè ðåãèñòðèðóþòñÿ ïîëèñòíî, íà êàæäûé äîêóìåíò ñîñòàâëÿåòñÿ êàðòî÷êà ó÷åòà. Íà äîêóìåíòàöèþ âñïîìîãàòåëüíîãî è èíäèâèäóàëüíîãî ïðîèçâîäñòâà êàðòî÷êà ó÷åòà íå ñîñòàâëÿåòñÿ. Êîïèè äîêóìåí– 116 –
òàöèè, èçãîòîâëåííûå îðãàíèçàöèåé-ðàçðàáîò÷èêîì, â îòäåëüíûõ èíâåíòàðíûõ êíèãàõ íå ðåãèñòðèðóþòñÿ, à ó÷èòûâàþòñÿ â êàðòî÷êàõ ïî îáîçíà÷åíèÿì èëè èíâåíòàðíûì íîìåðàì, ïðèñâîåííûì èõ ïîäëèííèêàì. Êîïèè, ïîëó÷åííûå îò äðóãèõ îðãàíèçàöèé, ðåãèñòðèðóþòñÿ â îòäåëüíîé èíâåíòàðíîé êíèãå è ó÷èòûâàþòñÿ â ñïåöèàëüíûõ êàðòî÷êàõ ó÷åòà (àëüáîìàõ, ïàïêàõ è ò. ä.). Èíâåíòàðíàÿ êíèãà äëÿ ðåãèñòðàöèè ñòðîèòåëüíîé ïðîåêòíîé äîêóìåíòàöèè àíàëîãè÷íà êíèãå äëÿ êîíñòðóêòîðñêîé äîêóìåíòàöèè, ïðè ýòîì äîïóñêàåòñÿ ïîîáúåêòíîå âåäåíèå èíâåíòàðíûõ êíèã. Ðåãèñòðàöèÿ êîïèé ïî òîìàì (ïàïêàì) â êàðòî÷êàõ ó÷åòà (ñì. ÃÎÑÒ 21.203-78). Ïðèíÿòûå íà õðàíåíèå ìèêðîôèëüìû ðåãèñòðèðóþòñÿ â ñïåöèàëüíîé êíèãå ó÷åòà (ñì. ÃÎÑÒ 13.401-73). Äîïóñêàåòñÿ âåäåíèå îòäåëüíûõ êíèã äëÿ ó÷åòà ìèêðîôèëüìîâ íà èçäåëèÿ îñíîâíîãî è âñïîìîãàòåëüíîãî ïðîèçâîäñòâà. Êàæäîìó ìèêðîôèëüìó ïðèñâàèâàåòñÿ èíâåíòàðíûé íîìåð, ïðîñòàâëÿåìûé íà íà÷àëüíîì è êîíå÷íîì ó÷àñòêàõ ðóëîíà íà ñòðîãî îòâåòñòâåííîì ïîëå ìèêðîôèëüìà (ìèêðîôèøè). Ó÷åò ÍÒÄ íà ìàøèííûõ íîñèòåëÿõ îñóùåñòâëÿåòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ ÐÄ 50—524—83.
8. Ñïðàâî÷íî-ïîèñêîâûé (íàó÷íî-ñïðàâî÷íûé) àïïàðàò ê äîêóìåíòàì ñèñòåìû íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè (ÑÍÒÄ) Ñ öåëüþ îïåðàòèâíîãî ïîèñêà äîêóìåíòîâ è ýôôåêòèâíîãî èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè â ñëóæáàõ ÍÒÄ ñîçäàåòñÿ ñïðàâî÷íî-ïîèñêîâûé àïïàðàò (ÑÏÀ) ê äîêóìåíòàì, âêëþ÷àþùèì â ñåáÿ ñïðàâî÷íèêè ïî ó÷åòó è ñîäåðæàíèþ äîêóìåíòîâ. Ñîñòàâ ÑÏÀ îïðåäåëÿåòñÿ ñîäåðæàíèåì õðàíÿùåéñÿ äîêóìåíòàöèè, öåëüþ ïîèñêà è èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ. Îñíîâíîé ÷àñòüþ ÑÏÀ ÿâëÿþòñÿ ñïðàâî÷íèêè ïî ñîñòàâó è ñîäåðæàíèþ äîêóìåíòîâ: ïåðå÷íè «óçêèõ ìåñò» (ïðîáëåì), îïèñè åäèíèö õðàíåíèÿ; êàòàëîãè, óêàçàòåëè, ðåòðîñïåêòèâíûå è òåìàòè÷åñêèå îáçîðû, â êà÷åñòâå äîïîëíåíèÿ ê íèì ìîãóò ñëóæèòü èíôîðìàöèîííûå äîêóìåíòû ïî ìàòåðèàëàì àðõèâà [òåìàòè÷åñêèå ïåðå÷íè, ïèñüìà, ñïðàâêè î ñîñòàâå è ñîäåð– 117 –
æàíèè äîêóìåíòîâ è âåäîìñòâåííûå (îòðàñëåâûå) ïå÷àòíûå èçäàíèÿ (ðåôåðàòèâíûå ñáîðíèêè, ïîäáîðêè àííîòàöèé ÍÈÐ)]. Ïåðå÷íè ïðîåêòîâ, ïðîáëåì (òåì), ÍÒÄ, ïî êîòîðûì äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ ïîäëåæèò ïåðåäà÷å íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå, èíâåíòàðíûå êíèãè è îïèñè — ãëàâíûé èñòî÷íèê îïðåäåëåíèÿ ó÷åòà è ñîõðàííîñòè, ïîèñêà ÍÒÄ.  êàêîé-òî ìåðå îíè ðàñêðûâàþò è ñîäåðæàíèå õðàíÿùèõñÿ äîêóìåíòîâ. Íàèáîëåå ðàöèîíàëüíûì âèäîì ÑÏÀ ÿâëÿþòñÿ êàòàëîãè â òåõíè÷åñêèõ àðõèâàõ — ïðåäìåòíî-òåìàòè÷åñêèå, îáúåêòíûå, àâòîðñêèå, ãåîãðàôè÷åñêèå. Ñèñòåìàòèçàöèÿ ðàçäåëîâ â êàòàëîãå ïðîèçâîäèòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñî ñõåìîé êëàññèôèêàöèè èëè îòðàñëåâûì êëàññèôèêàòîðîì. Êàòàëîãè îòðàæàþò ñîñòàâ äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèÿõ è ðàçëè÷àþòñÿ ïî íàçíà÷åíèþ, ãðóïïàì îòðàæåíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, ïðèíöèïàì ãðóïïèðîâêè äîêóìåíòîâ. Ïî ïðèíöèïàì ãðóïïèðîâêè êàòàëîãè äåëÿòñÿ íà ïðåäìåòíûå, àâòîðñêèå, ñèñòåìàòè÷åñêèå, èíâåíòàðíûå, îáúåêòíûå, ãåîãðàôè÷åñêèå, òåìàòè÷åñêèå. Ïî ãðóïïàì îòðàæàåìîé èíôîðìàöèè — íà êàòàëîãè ïðîåêòíîé, êîíñòðóêòîðñêîé, òåõíîëîãè÷åñêîé, íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêîé, êàðòîãðàôè÷åñêîé, ãåîëîãè÷åñêîé, ìèêðîôèëüìèðîâàííîé, ôîòîãðàôè÷åñêîé è äð. Êàòàëîãè áûâàþò ñëóæåáíûå (äëÿ âíóòðåííåãî ïîëüçîâàíèÿ) è îáùèå, êàðòî÷íîãî è êíèæíîãî òèïà, ðó÷íîãî è àâòîìàòèçèðîâàííîãî ïîèñêà. Íàèáîëüøåå ðàñïðîñòðàíåíèå â òåõíè÷åñêèõ àðõèâàõ è íàó÷íî-òåõíè÷åñêèõ áèáëèîòåêàõ èìååò ïðåäìåòíî-òåìàòè÷åñêèé êàòàëîã, ñîäåðæàùèé ñëåäóþùèå îñíîâíûå ñâåäåíèÿ: - íàèìåíîâàíèå îáúåêòà (èçäåëèÿ, òåìû ÍÈÐ, ïðîåêòà); - îáîçíà÷åíèå (èíäåêñ, øèôð) îáúåêòà, äîêóìåíòà; ñòàäèÿ, ýòàï (ðàçðàáîòêè ÍÈÐ, ïðîåêòà, èçäåëèÿ); - äàòà ðàçðàáîòêè, íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè-ðàçðàáîò÷èêà; - ïîèñêîâûå äàííûå, òåõíè÷åñêèå ïîêàçàòåëè, àííîòàöèÿ; - ôîðìàëüíàÿ õàðàêòåðèñòèêà äîêóìåíòîâ (ðàñ÷åòû, ñìåòû, ïîÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêà, ñâåòî-, êñåðîêîïèè, ìèêðîôèëüìû è ò. ï.). Àííîòàöèÿ, êàê ïðàâèëî, ñîäåðæèò îáùåå ïðåäñòàâëåíèå îá îáúåêòå èëè èçäåëèè â öåëîì, ñîîáùàåò ñâåäåíèÿ îá èõ îòäåëüíûõ ÷àñòÿõ, óêàçûâàåò îñíîâíûå òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêèå ïîêàçàòåëè, êîíñòðóêòèâíûå îñîáåííîñòè íåêîòîðûõ ýëåìåí– 118 –
òîâ, îòìå÷àåò îòëè÷èå äàííûõ îáúåêòîâ îò äðóãèõ, îáúÿñíÿåò ìîòèâû âûáîðà âàðèàíòà. Êðîìå òîãî, â àííîòàöèè äàþòñÿ ñâåäåíèÿ îá îáúåìå è ñîñòàâå òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè.  îñíîâå àííîòàöèè ëåæàò òåõíè÷åñêèå îïèñàíèÿ ïðîåêòîâ è ïîÿñíèòåëüíûõ çàïèñîê. Àâòîðñêèå êàòàëîãè áûâàþò äâóõ òèïîâ: 1. Êàòàëîãè ðàáîò ñïåöèàëèçèðîâàííûõ ïðîåêòíûõ îðãàíèçàöèé (ñóáïîäðÿä÷èêîâ). Íà îäíó êàðòî÷êó òàêîãî êàòàëîãà âûíîñÿòñÿ ñâåäåíèÿ î òåõäîêóìåíòàöèè, ñîçäàííîé ñóáïîäðÿäíîé îðãàíèçàöèåé è îòíîñÿùåéñÿ ê äàííîìó ïðîåêòó. Êàðòî÷êè â êàðòîòåêå ðàñïîëîæåíû ïî íàçâàíèÿì ñïåöèàëèçèðîâàííûõ îðãàíèçàöèé, à â ïðåäåëàõ êàæäîé èç íèõ — ïî íàçâàíèÿì îáúåêòîâ. 2. Èìåííûå êàòàëîãè, ïîçâîëÿþùèå íàéòè äîêóìåíòàöèþ, ñîçäàííóþ êðóïíûìè êîíñòðóêòîðàìè, ó÷åíûìè, àðõèòåêòîðàìè. Êàðòî÷êè â êàðòîòåêå ðàñïîëîæåíû â àëôàâèòíîì ïîðÿäêå ôàìèëèé àâòîðîâ èëè íàçâàíèé ïðîåêòíûõ îðãàíèçàöèé. Âíóòðè ðóáðèê — ïî àëôàâèòó íàèìåíîâàíèé ðàáîò. Ãåîãðàôè÷åñêèå êàòàëîãè ñîçäàþòñÿ â àðõèâàõ, ãäå òåõäîêóìåíòàöèÿ îòíîñèòñÿ ê ðàçëè÷íûì ïî÷òîâûì ðåêâèçèòàì è ìîæåò ðàçûñêèâàòüñÿ ïî ãåîãðàôè÷åñêîìó ïðèçíàêó. Ýòî ÷àùå âñåãî ÍÈÈ è ÏÊÎ ïî ïðîåêòèðîâàíèþ ïðîìûøëåííûõ ïðåäïðèÿòèé, äîðîã, èíæåíåðíûõ ñîîðóæåíèé è îáúåêòîâ, òåõäîêóìåíòàöèÿ êîòîðûõ ïîçâîëÿåò âîçâîäèòü ñòðîèòåëüíûå îáúåêòû â ðàçëè÷íûõ ðåãèîíàõ Ðîññèè è çà ðóáåæîì. Êàòàëîãè ôîðìèðóþòñÿ ïîîáúåêòíî. Îñíîâíàÿ ðóáðèêà êàòàëîãà — íàèìåíîâàíèå ãåîãðàôè÷åñêèõ ïóíêòîâ, ðàñïîëîæåííûõ ïî àëôàâèòó.  ïðåäåëàõ êàæäîãî ãåîãðàôè÷åñêîãî ïóíêòà êàðòî÷êè ñèñòåìàòèçèðóþòñÿ ïî íîìåðàì èëè ïî íàçâàíèÿì îáúåêòîâ. Îáúåêòíûå êàòàëîãè ñîçäàþòñÿ â ñòðîèòåëüíûõ îðãàíèçàöèÿõ. Êàðòî÷êè â ìàññèâàõ ðàñïîëàãàþòñÿ ïî íàçâàíèÿì îáúåêòîâ ñòðîèòåëüñòâà è ñèñòåìàòèçèðóþòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ ïðèíÿòîé â îðãàíèçàöèè ñõåìîé êëàññèôèêàöèè. Êàðòî÷êà îôîðìëÿåòñÿ íà êàæäûé ïðîåêò è íà êàæäóþ ÷àñòü (ìàðêó) ïðîåêòà. Êðîìå òèïè÷íûõ äëÿ âñåõ êàòàëîãîâ ãðàô â êàðòî÷êå ïðåäóñìàòðèâàþòñÿ ñëåäóþùèå ýëåìåíòû: øèôð îáúåêòà, åãî ìåñòîíàõîæäåíèå, ñîñòàâ ïðîåêòà, ñòàäèè ïðîåêòèðîâàíèÿ, äàòà ðàçðàáîòêè. Êàðòî÷êè êàòàëîãà ñèñòåìàòèçèðóþòñÿ ïî øèôðàì îáúåêòîâ, ïî àëôàâèòó èõ íàèìåíîâàíèé, ãåîãðàôè÷åñêèõ ïóíêòîâ ðàñïîëîæåíèÿ îáúåêòîâ. – 119 –
Çíà÷èòåëüíî ðåæå â ñôåðå òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè ïðèìåíÿþòñÿ ñèñòåìàòè÷åñêèå êàòàëîãè, â êîòîðûõ êàðòî÷êè ãðóïïèðóþòñÿ ïî îòðàñëÿì äåÿòåëüíîñòè, âíóòðè — ïî òåìàì, êîìïëåêñàì, ãðóïïàì.  êàðòî÷êå ñèñòåìàòè÷åñêîãî êàòàëîãà îòðàæàþòñÿ: ñîäåðæàíèå äîêóìåíòà, òåõíè÷åñêàÿ õàðàêòåðèñòèêà, îñíîâíûå òåõíîëîãè÷åñêèå ïîêàçàòåëè, ñòåïåíü âíåäðåíèÿ â ïðîèçâîäñòâî è òî íîâîå, ÷òî áûëî ïðèìåíåíî â ïðîöåññå ðàçðàáîòêè ïðîåêòà èëè îòäåëüíîé òåìû. Ñàìîñòîÿòåëüíûé êàòàëîã âåäåòñÿ â êà÷åñòâå ÑÏÀ äëÿ ôîíäà òèïîâûõ ïðîåêòîâ è ñòàíäàðòíûõ êîíñòðóêöèé, óçëîâ è äåòàëåé. Ñïåöèàëèçèðîâàííûé êàòàëîã ñîçäàåòñÿ ïðè ôîðìèðîâàíèè ìàññèâà ôîòîãðàôèé, ìèêðîôèëüìîâ, êàðòîãðàôè÷åñêîãî ìàòåðèàëà, äàííûõ àýðîôîòîñúåìêè. Ïðåäìåòíî-òåìàòè÷åñêèå êàòàëîãè ôîíî- è ôîòîäîêóìåíòîâ ñîçäàþòñÿ, êàê ïðàâèëî, â ïðîåêòíî-àðõèòåêòóðíûõ îðãàíèçàöèÿõ è èçûñêàòåëüñêèõ ïàðòèÿõ. Èíôîðìàöèîííî-ïîèñêîâûå ñèñòåìû (ÈÏÑ) ê íîðìàòèâíî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè íà ìàøèííûõ íîñèòåëÿõ ñîçäàþòñÿ ïî ÐÄ 50—524—84 êðóïíûìè êîíñòðóêòîðàìè, ó÷åíûìè, àðõèòåêòîðàìè. Òåìàòè÷åñêèé îáçîð ÿâëÿåòñÿ åùå îäíèì èç âèäîâ ñïðàâî÷íèêîâ ïî äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Îí, êàê ïðàâèëî, ðàñêðûâàåò ñîäåðæàíèå è ñîñòàâ òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè òîëüêî ïî çàäàííîé òåìå. Ñòðóêòóðà îáçîðà: ââåäåíèå, õàðàêòåðèñòèêà äîêóìåíòîâ, ÑÏÀ (îãëàâëåíèå, ñïèñîê ñîêðàùåíèé, óêàçàòåëè, áèáëèîãðàôèÿ).
9. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè Ýêñïåðòèçà öåííîñòè íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè ïðîâîäèòñÿ ñ öåëüþ îïðåäåëåíèÿ åå êîíêðåòíîãî çíà÷åíèÿ â äàííîé îðãàíèçàöèè. Ïîä ýêñïåðòèçîé öåííîñòè ÍÒÄ ïîíèìàåòñÿ âñåñòîðîííÿÿ, êîìïëåêñíàÿ îöåíêà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè íà îñíîâå êðèòåðèåâ, ðàçðàáîòàííûõ íàóêîé è ïðàêòèêîé, èñõîäÿ èç îáùèõ ìåòîäîëîãè÷åñêèõ ïðèíöèïîâ îòáîðà äîêóìåíòîâ äëÿ îïðåäåëåíèÿ íàðîäíî-õîçÿéñòâåííîãî, íàó÷íîãî, ñîöèàëüíî-êóëü– 120 –
òóðíîãî è èñòîðè÷åñêîãî çíà÷åíèÿ ÍÒÄ, óñòàíîâëåíèÿ ïðèåìëåìûõ ñðîêîâ õðàíåíèÿ è îïòèìàëüíîãî îáúåìà è íîìåíêëàòóðû äëÿ ïåðåäà÷è íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå. Îñíîâíûìè ìåòîäîëîãè÷åñêèìè ïðèíöèïàìè ýêñïåðòèçû ÿâëÿþòñÿ èñòîðèçì è êîìïëåêñíàÿ îöåíêà ìàññèâà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Ïðèíöèï èñòîðèçìà ïðåäïîëàãàåò îòáîð äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, îòðàæàþùåé îáúåêòèâíûå çàêîíîìåðíîñòè ðàçâèòèÿ íàóêè è òåõíèêè â ðàçëè÷íûå ïåðèîäû ðàçâèòèÿ îáùåñòâà. Êîìïëåêñíîñòü ýêñïåðòèçû ðåàëèçóåòñÿ ïðèâëå÷åíèåì êîìïåòåíòíûõ ñïåöèàëèñòîâ è ïðåäñòàâèòåëüíîñòüþ îöåíèâàåìûõ âèäîâ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Ýêñïåðòèçà îñóùåñòâëÿåòñÿ â äâà ýòàïà: 1. Âûáîð ïðîáëåì, ïðîåêòîâ èçäåëèé, îáúåêòîâ ïëàíèðîâêè è êàïèòàëüíîãî ñòðîèòåëüñòâà, äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ êîòîðûõ ïîäëåæèò ïåðåäà÷å íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå. 2. Ýêñïåðòèçà ÍÒÄ, îòîáðàííûõ ïðîåêòîâ ïî ïðîáëåìàì è âûáîð äîêóìåíòàöèè, ïîäëåæàùåé ãîñóäàðñòâåííîìó õðàíåíèþ. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè îñóùåñòâëÿåòñÿ íà îñíîâå îáùèõ è ñïåöèôè÷åñêèõ êðèòåðèåâ. Îáùèìè êðèòåðèÿìè ÿâëÿþòñÿ: - ïðîèñõîæäåíèå (ðîëü è ìåñòî îðãàíèçàöèè â íàðîäíîì õîçÿéñòâå ñòðàíû, îòðàñëè, çíà÷èìîñòü åå ôóíêöèé, âðåìÿ è ìåñòî îáðàçîâàíèÿ, àâòîðñòâî äîêóìåíòîâ); - ñîäåðæàíèå (çíà÷èìîñòü ñîáûòèÿ, ÿâëåíèÿ, ïðåäìåòà, îòðàæåííîãî â äîêóìåíòàõ); - çíà÷åíèå ñâåäåíèé, ñîäåðæàùèõñÿ â èíôîðìàöèè, åå îðèãèíàëüíîñòü, öåëåâîå íàçíà÷åíèå, âèä è ðàçíîâèäíîñòü äîêóìåíòà; - âíåøíèå îñîáåííîñòè (þðèäè÷åñêàÿ äîñòîâåðíîñòü äîêóìåíòà — íàëè÷èå ïîäïèñåé, äàò, ïå÷àòåé); - íàëè÷èå ðåçîëþöèè, ïîìåò; - îñîáåííîñòè ïåðåäà÷è òåêñòà; - ïîäëèííîñòü äîêóìåíòà, îñîáåííîñòè ìàòåðèàëüíîé îñíîâû äîêóìåíòà; - îñîáåííîñòè ôèçè÷åñêîãî ñîñòîÿíèÿ, ïîëíîòà, ñîõðàííîñòü äîêóìåíòà. Ñïåöèôè÷åñêèìè êðèòåðèÿìè ïåðâîãî ýòàïà ýêñïåðòèçû ïî âñåì íàó÷íûì èññëåäîâàíèÿì è ðàçðàáîòêàì ÿâëÿþòñÿ: - ñòåïåíü îòðàæåíèÿ óðîâíÿ íàóêè è òåõíèêè, ïðîèçâîäñòâà â êîíêðåòíûé èñòîðè÷åñêèé ïåðèîä; – 121 –
- çíà÷èìîñòü ïðîáëåì (òåì), ïðîåêòîâ, ìîäåëåé, êîíñòðóêöèé, òåõíîëîãèé íà ìîìåíò âíåäðåíèÿ äëÿ ðàçâèòèÿ íàðîäíîãî õîçÿéñòâà ñòðàíû; - ïðèíöèïèàëüíàÿ íîâèçíà, óíèêàëüíîñòü, îðèãèíàëüíîñòü ðåøåíèÿ ïðîáëåìû, êîíñòðóêöèè, òåõíîëîãèè, ïðîåêòà; - ýêîíîìè÷åñêàÿ ýôôåêòèâíîñòü âíåäðåíèÿ ðåçóëüòàòîâ èññëåäîâàíèÿ èëè òåõíè÷åñêîãî ðåøåíèÿ; - ñîöèàëüíàÿ çíà÷èìîñòü èññëåäîâàíèé è ðàçðàáîòîê, îòðàæåííûõ â íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè. Ñïåöèôè÷åñêèìè êðèòåðèÿìè âòîðîãî ýòàïà ýêñïåðòèçû ÿâëÿþòñÿ: - ýòàïíîñòü, ñòàäèéíîñòü èññëåäîâàíèé è ðàçðàáîòîê; - èíôîðìàòèâíîñòü âèäîâ è ðàçíîâèäíîñòåé äîêóìåíòîâ íà ðàçëè÷íûõ ýòàïàõ èññëåäîâàíèé è ðàçðàáîòîê; - ñòåïåíü îòðàæåíèÿ â ÍÒÄ ðåàëüíî ñóùåñòâóþùèõ ÿâëåíèé è îáúåêòîâ. Ñîñòàâ ÍÒÄ, îòáèðàåìîé íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå â ñîîòâåòñòâèè ñ óêàçàííûìè êðèòåðèÿìè, îïðåäåëÿåòñÿ íà îñíîâå âåäîìñòâåííûõ ïåðå÷íåé äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ñî ñðîêàìè õðàíåíèÿ è ïåðå÷íåé ÍÒÄ ïî ñòðîèòåëüñòâó è ìàøèíîñòðîåíèþ, ïîäëåæàùèì ïðèåìó â ãîñóäàðñòâåííûå àðõèâû Ðîññèè. Äëÿ îðãàíèçàöèè è ïðîâåäåíèÿ ýêñïåðòèçû öåííîñòè âñåõ âèäîâ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè è åå îòáîðà äëÿ ãîñóäàðñòâåííîãî õðàíåíèÿ ñîçäàåòñÿ ýêñïåðòíàÿ êîìèññèÿ (äàëåå — ÝÊ), â ñîñòàâ êîòîðîé âõîäÿò íàèáîëåå êâàëèôèöèðîâàííûå ñïåöèàëèñòû, õîðîøî çíàêîìûå ñ ñîäåðæàíèåì ÍÒÄ è íàïðàâëåíèÿìè ïðåäñòîÿùåé ðàáîòû áàçîâîé îðãàíèçàöèè.  ÝÊ â îáÿçàòåëüíîì ïîðÿäêå âêëþ÷àþòñÿ: íà÷àëüíèê è îäèí èç ñîòðóäíèêîâ ñëóæáû ÍÒÄ, íàçíà÷àåìûé ñåêðåòàðåì ÝÊ, äåëîïðîèçâîäèòåëü, ïðåäñòàâèòåëü ñëóæáû çàùèòû èíôîðìàöèè, ïðåäñòàâèòåëü Ãîñàðõèâà. Ïðåäñåäàòåëåì ÝÊ íàçíà÷àåòñÿ îäèí èç ðóêîâîäèòåëåé îðãàíèçàöèè (çàìåñòèòåëü äèðåêòîðà ïî íàóêå, ãëàâíûé èíæåíåð, ãëàâíûé êîíñòðóêòîð). ÝÊ — îðãàí êîëëåãèàëüíûé è ñîâåùàòåëüíûé, ðàáîòàþùèé â íåïîñðåäñòâåííîì êîíòàêòå ñ ðóêîâîäñòâîì ñîîòâåòñòâóþùåãî àðõèâíîãî ó÷ðåæäåíèÿ è ïîëó÷àþùèé îò íåãî îðãàíèçàöèîííî-ìåòîäè÷åñêóþ ïîìîùü. Îñíîâíûìè ôóíêöèÿìè ÝÊ îðãàíèçàöèè è ïðåäïðèÿòèÿ ÿâëÿþòñÿ: – 122 –
- îðãàíèçàöèÿ è ïðîâåäåíèå íåïîñðåäñòâåííîé ýêñïåðòèçû öåííîñòè ÍÒÄ; - îòáîð äîêóìåíòàöèè íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå ñ âûäåëåíèåì ÍÒÄ, ïîäëåæàùåé óíè÷òîæåíèþ è óòðàòèâøåé ïðàêòè÷åñêîå çíà÷åíèå è íå èìåþùåé íàó÷íî-èñòîðè÷åñêîãî çíà÷åíèÿ. Çàñåäàíèÿ ÝÊ ïðîâîäÿòñÿ ïåðèîäè÷åñêè (ïî ìåðå íåîáõîäèìîñòè), íî íå ðåæå îäíîãî ðàçà â ãîä. Ïðè îïðåäåëåíèè öåííîñòè ÍÒÄ è óïðàâëåí÷åñêîé äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïðèñóòñòâóþò âñå ÷ëåíû êîìèññèè. Ðåøåíèÿ êîìèññèè ïðèíèìàþòñÿ áîëüøèíñòâîì ãîëîñîâ è óòâåðæäàþòñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè è âñòóïàþò â ñèëó ïîñëå ðàññìîòðåíèÿ íà ÝÊ ó÷ðåæäåíèÿ Ãîñàðõèâà.  ñîîòâåòñòâèè ñ Ïîëîæåíèåì î ãîñóäàðñòâåííîì àðõèâíîì ôîíäå îò 04.04.80, ÍÒÄ ïåðåäàåòñÿ íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå ïî ìèíîâàíèè ïðàêòè÷åñêîé íàäîáíîñòè, íî íå ïîçäíåå äâàäöàòèïÿòèëåòíåãî ñðîêà âåäîìñòâåííîãî õðàíåíèÿ. Îðãàíèçàöèÿ (ïðåäïðèÿòèå) ïî èñòå÷åíèè ñðîêîâ õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ îñóùåñòâëÿåò ïåðåäà÷ó èõ íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå â óïîðÿäî÷åííîì ñîñòîÿíèè ñî ÑÏÀ è ñòðàõîâûìè êîïèÿìè íà îñîáî öåííûå äîêóìåíòû. Äîêóìåíòàöèÿ ïðèíèìàåòñÿ ïî îïèñÿì, óòâåðæäåííûì ýêñïåðòíî-ïðèåìíîé êîìèññèåé (ÝÏÊ) àðõèâíîãî îðãàíà, â õîðîøåì ôèçè÷åñêîì ñîñòîÿíèè (ïîñëå ðåñòàâðàöèè, ïåðåïëåòà, äåçèíôåêöèè, äåçèíñåêöèè). Âñå ðàñõîäû ïî òðàíñïîðòèðîâêå è ïåðåäà÷å äîêóìåíòîâ íåñåò ñäàþùàÿ îðãàíèçàöèÿ. ÍÒÄ, íå èìåþùàÿ íàó÷íî-ïðàêòè÷åñêîé öåííîñòè, íî ñîõðàíÿþùàÿ ïðàêòè÷åñêîå çíà÷åíèå, õðàíèòñÿ â ñëóæáå ÍÒÄ (ÄÎÓ) â òå÷åíèå ñðîêîâ, ïðåäóñìîòðåííûõ îòðàñëåâûìè (âåäîìñòâåííûìè) ïåðå÷íÿìè, çàòåì îòáèðàåòñÿ ê óíè÷òîæåíèþ â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå. Àêòû íà óíè÷òîæåíèå ÍÒÄ ðàññìàòðèâàþòñÿ ÝÊ è óòâåðæäàþòñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè ïîñëå óòâåðæäåíèÿ îïèñåé äåë ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ è ñîãëàñîâàíèÿ àêòà íà ÝÏÊ àðõèâíîãî îðãàíà.
10. Öåëåâûå è îðãàíèçàöèîííûå ôîðìû èñïîëüçîâàíèÿ àðõèâíîé òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè ÍÒÄ, õðàíÿùàÿñÿ â àðõèâå, èñïîëüçóåòñÿ â íàðîäíî-õîçÿéñòâåííûõ, íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêèõ öåëÿõ, ïóáëèêóåòñÿ â ñðåä– 123 –
ñòâàõ ìàññîâîé èíôîðìàöèè. ÍÒÄ ñëóæèò äëÿ ðåøåíèÿ íàó÷íîòåõíè÷åñêèõ ïðîáëåì ðàçëè÷íîãî ìàñøòàáà, âîçâåäåíèÿ íîâûõ çäàíèé è ñîîðóæåíèé, èçãîòîâëåíèÿ ïðåäìåòîâ ïðîìûøëåííîãî ïðîèçâîäñòâà. Ñëåäóåò èìåòü â âèäó î÷åíü âàæíîå îáñòîÿòåëüñòâî: òåõíè÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ ñîõðàíÿåò ñâîå ïðàêòè÷åñêîå çíà÷åíèå è ïîñëå îêîí÷àíèÿ ýêñïëóàòàöèè îáúåêòà. Ñòàðûå òåõíè÷åñêèå ïðîåêòû èñïîëüçóþòñÿ è ïðè óòâåðæäåíèè íîâûõ ïðîåêòîâ â êà÷åñòâå ñðàâíåíèÿ è äëÿ ïîëó÷åíèÿ ñïðàâî÷íûõ ñâåäåíèé. Àðõèâíàÿ ÍÒÄ íåîöåíèìà ïðè ðàçðàáîòêå íîâûõ ñòàíäàðòîâ, ïîäãîòîâêå äèññåðòàöèé, ìîíîãðàôèé, äèïëîìíûõ ðàáîò, ó÷åáíî-ìåòîäè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè. Àêòóàëüíîñòü îáðàùåíèÿ ê ÍÒÄ îáúÿñíÿåòñÿ è òåì, ÷òî ïóáëèêóåìûå â êíèãàõ è ïåðèîäèêå ñâåäåíèÿ, ïî êðàéíåé ìåðå, îòñòàþò îò ïîñëåäíèõ äàííûõ, ñîäåðæàùèõñÿ â àðõèâíûõ äîêóìåíòàõ. Èñòîðèêî-òåõíè÷åñêèå âûâîäû ïðåäñòàâëÿþò ñîáîé íåîöåíèìóþ áàçó äëÿ ïðîãíîçèðîâàíèÿ ðàçâèòèÿ òåõíîëîãèè è îðãàíèçàöèè ïðîèçâîäñòâà, ïåðåäîâûõ ìåòîäîâ è ôîðì òðóäà. Îñîáûì íàïðàâëåíèåì èñïîëüçîâàíèÿ ÍÒÄ â èñòîðè÷åñêèõ öåëÿõ ÿâëÿåòñÿ ðåñòàâðàöèÿ ïàìÿòíèêîâ àðõèòåêòóðû, îðãàíèçàöèÿ ìàññîâûõ òîðæåñòâ è ïðàçäíèêîâ, ñîçäàíèå ìåìîðèàëüíûõ è èñòîðèêî-êðàåâåä÷åñêèõ ìóçååâ. Äëÿ ó÷åòà ëèö, ïîëüçóþùèõñÿ ÍÒÄ, â àðõèâàõ âåäóòñÿ êíèãè ó÷åòà ïîñåùàåìîñòè. Íà âñåõ ïîëüçîâàòåëåé äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé çàïîëíÿþòñÿ ôîðìóëÿðû áèáëèîòå÷íîãî îáðàçöà, ôîðìèðóåìûå â àëôàâèòíóþ êàðòîòåêó. Íà êàæäûé âûäàííûé äîêóìåíò îôîðìëÿåòñÿ êîíòðîëüíàÿ êàðòî÷êà (â ïîðÿäêå âîçðàñòàíèÿ îáîçíà÷åíèé). Íå ñëåäóåò çàáûâàòü è î âîçìîæíîñòÿõ îáùåãîñóäàðñòâåííîé ñèñòåìû íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîðìàöèè (ÃÑ ÍÒÈ), ïîçâîëÿþùåé ïîëó÷èòü ñâåäåíèÿ îá èìåþùåéñÿ â Ðîññèè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïî ðàçëè÷íûì îòðàñëÿì çíàíèé. Íåñîìíåííûì äîñòèæåíèåì ÷åëîâå÷åñòâà ÿâëÿþòñÿ ïðàêòè÷åñêè íåïðåäñêàçóåìûå âîçìîæíîñòè âñåìèðíîé èíôîðìàöèîííîé ñåòè Èíòåðíåò. Ëèòåðàòóðà 1. Åäèíàÿ ñèñòåìà äåëîïðîèçâîäñòâà // Îñíîâíûå ïîëîæåíèÿ. Ì., 1975.
– 124 –
2. Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Ñèñòåìà íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîðìàöèè ïðîìûøëåííîãî ïðåäïðèÿòèÿ. Âîëãîãðàä, 1998. 3. Êóçèí Ë.À., Ôèëèïïîâ Í.Ã. Òåõíè÷åñêîå äîêóìåíòèðîâàíèå. Ì., 1973. 4. Êóòÿíèí Ë.È., Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Îðãàíèçàöèÿ òåõíè÷åñêîãî òâîð÷åñòâà íà ïðîìûøëåííîì ïðåäïðèÿòèè. Âîëãîãðàä, 1998. 5. ÐÄ 502524—84. Ïîðÿäîê õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ íà ìàøèííûõ íîñèòåëÿõ. Ì., 1985.
– 125 –
ÇÀÊËÞ×ÅÍÈÅ Ðàññìîòðåííûå íàìè òåîðåòè÷åñêèå è ïðàêòè÷åñêèå àñïåêòû ñîçäàíèÿ, õðàíåíèÿ, ïîèñêà è äîâåäåíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè äî ïîòðåáèòåëåé äàþò ïîëíîå îñíîâàíèå óòâåðæäàòü, ÷òî äîêóìåíò ÿâëÿåòñÿ íåçàìåíèìûì èñòî÷íèêîì è ïðîäóêòîì óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà. Ôåíîìåí äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, êàê è èíôîðìàöèè âîîáùå — ïëîä ðàçâèòèÿ öèâèëèçàöèè è åñòåñòâåííîãî ðàçâèòèÿ èåðàðõèè óïðàâëåíèÿ, êîòîðûé òðåáóåò áîëåå ïðèñòàëüíîãî âíèìàíèÿ ó÷åíûõ è ñïåöèàëèñòîâ êàê â ñôåðå äîêóìåíòîâåäåíèÿ, òàê è â òåõíîëîãèè äåëîïðîèçâîäñòâà. Ñëåäóåò îò÷åòëèâî ñîçíàâàòü, ÷òî â ñîâðåìåííûõ íåïðîñòûõ ýêîíîìè÷åñêèõ óñëîâèÿõ ðóêîâîäèòåëü (ìåíåäæåð) è ñïåöèàëèñò-äîêóìåíòîâåä ïðàêòè÷åñêè íå â ñîñòîÿíèè îáðàáîòàòü âñå äîêóìåíòàëüíî-èíôîðìàöèîííûå ïîòîêè, ïîýòîìó ðàöèîíàëüíîå è ýôôåêòèâíîå äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå ÿâëÿåòñÿ ïðèîðèòåòíûì íàïðàâëåíèåì ðàçâèòèÿ ïðîöåññîâ óïðàâëåíèÿ â íàðîäíîì õîçÿéñòâå Ðîññèè.
– 126 –
ÑÏÈÑÎÊ ËÈÒÅÐÀÒÓÐÛ ÏÎ ÊÓÐÑÓ 1. ÃÎÑÒ 16487-83. Äåëîïðîèçâîäñòâî è àðõèâíîå äåëî. Òåðìèíû è îïðåäåëåíèÿ. Ì.: Ãîññòàíäàðò, 1983. 2. ÃÎÑÒ 6.10.3-83. Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè. Çàïèñü èíôîðìàöèè óíèôèöèðîâàííûõ äîêóìåíòîâ â êîììóíèêàòèâíîì ôîðìàòå. Ì.: Ãîññòàíäàðò, 1983. 3. ÃÎÑÒ 6.10.4.-84. Ïðèäàíèå þðèäè÷åñêîé ñèëû äîêóìåíòàì íà ìàøèííîì íîñèòåëå è ìàøèíîãðàììå, ñîçäàâàåìûìè ñðåäñòâàìè âû÷èñëèòåëüíîé òåõíèêè. Ì.: Ãîññòàíäàðò, 1984. 4. ÃÎÑÒ 6.01.1-87. Åäèíàÿ ñèñòåìà êëàññèôèêàöèè è êîäèðîâàíèÿ òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêîé èíôîðìàöèè. Îñíîâíûå ïîëîæåíèÿ. Ì.: Ãîññòàíäàðò, 1987. 5. ÃÎÑÒ Ð 6.30-97. Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè. Ñèñòåìà îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè. Òðåáîâàíèÿ ê îôîðìëåíèþ äîêóìåíòîâ. Ì.: Ãîññòàíäàðò Ðîññèè, 1997. 6. Åäèíàÿ ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ. Îáùèå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòàì è ñëóæáàì äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. Ì.: Ãëàâàðõèâ ÑÑÑÐ, 1988. 7. Åäèíàÿ ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äåëîïðîèçâîäñòâà. Îñíîâíûå ïîëîæåíèÿ. Ì., 1974. 8. Êëàññèôèêàöèîííûé ñïðàâî÷íèê äîëæíîñòåé ðóêîâîäèòåëåé, ñïåöèàëèñòîâ è ñëóæàùèõ. Ì.: Ãîñêîìòðóä, 1989. 9. Îðãàíèçàöèÿ äîêóìåíòîâ íà âû÷èñëèòåëüíîì öåíòðå. Ì.: Ãëàâàðõèâ ÑÑÑÐ, 1981. 10. Îñíîâíûå ïðàâèëà ðàáîòû âåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ. Ì., 1988. 11. Ïåðå÷åíü òèïîâûõ äîêóìåíòîâ, îáðàçóþùèõñÿ â äåÿòåëüíîñòè ãîñêîìèòåòîâ, ìèíèñòåðñòâ, âåäîìñòâ è äðóãèõ ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ õðàíåíèÿ. Ì., 1989. 12. Ïîðÿäîê õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ íà ìàøèííûõ íîñèòåëÿõ. ÐÄ 502524—84. Ì., 1985. 13. Òèïîâàÿ èíñòðóêöèÿ ïî äåëîïðîèçâîäñòâó â ìèíèñòåðñòâàõ è âåäîìñòâàõ. Ì., 1994. 14. Àëåêñååâ Ä.È. è äð. Ñëîâàðü ñîêðàùåíèé ðóññêîãî ÿçûêà. Ì.: Ðóññêèé ÿçûê, 1984. – 127 –
15. Äåìèäîâà À.Ê., Ñìèðíîâ Ý.À. Ðóññêàÿ êîììåð÷åñêàÿ êîððåñïîíäåíöèÿ. Ì.: Ðóññêèé ÿçûê, 1985. 16. Äîêóìåíòû è äåëîïðîèçâîäñòâî: Ñïðàâ. ïîñîáèå. Ì.: Ýêîíîìèêà, 1991. 17. Êèðñàíîâà Ì.Â., Àêñåíîâ Þ.Ì. Êóðñ äåëîïðîèçâîäñòâà: äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ. Ì., 1997. 18. Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Îñíîâû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. Âîëãîãðàä: ÂîëÃÓ, 1997. 19. Êîíñòàíòèíîâ Þ.È. Ñèñòåìà íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîðìàöèè ïðîìûøëåííîãî ïðåäïðèÿòèÿ. Âîëãîãðàä: ÎÀÎ «Õèìïðîì», 1998. 20. Êóäðÿâöåâ Â.À. è äð. Îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè. Ì.: ÈÍÔÐÀ-Ì, 1998. 21. Êóçèí À.À., Ôèëèïïîâ Í.Ã. Òåõíè÷åñêîå äîêóìåíòèðîâàíèå. Ì., 1973. 22. Êóçíåöîâ Ò.Â., Ëîñåâ Â.È. Óïðàâëåí÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ. Ì.: Ýêîíîìèêà, 1985. 23. Êóòÿíèí Ë.È., Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Îðãàíèçàöèÿ òåõíè÷åñêîãî òâîð÷åñòâà íà ïðîìûøëåííîì ïðåäïðèÿòèè. Âîëãîãðàä: ÎÀÎ «Õèìïðîì», 1998. 24. Ìåëþõèí È.Ñ. Ãîñóäàðñòâåííàÿ èíôîðìàöèîííàÿ ïîëèòèêà... // Èíôîðìàöèîííûå ðåñóðñû Ðîññèè. 1996. ¹ 4—5. 25. Îñíîâíûå ïðàâèëà ðàáîòû âåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ. Ì., 1986. 26. Ðàéêîâ À.Í. Áîëüøèå èíôîðìàöèîííûå ñèñòåìû... // Íàó÷íî-òåõíè÷åñêàÿ èíôîðìàöèÿ. Ñåð. 1. 1995. ¹ 10. 27. Ðàéñáåðã Á.À. è äð. Ñîâðåìåííûé ýêîíîìè÷åñêèé ñëîâàðü. Ì.: ÈÍÔÐÀ-Ì, 1999. 28. Ñåêðåòàðñêîå äåëî. Ì., 1996. 29. Ñïðàâî÷íèê äèðåêòîðà ïðåäïðèÿòèÿ. Ì.: ÈÍÔÐÀ-Ì, 1998. 30. Ñòåíþêîâ Ì.Â. Äîêóìåíòû. Äåëîïðîèçâîäñòâî. Ì.: ÏÐÈÎÐ, 1995. 31. Òåðìèíîëîãè÷åñêèé ñëîâàðü ïî èíôîðìàòèêå. Ì.: ÌÖÍÒÈ, 1975. 32. Óíèâåðñàëüíîå ïîñîáèå ïî äåëîïðîèçâîäñòâó. Ì.: ÖÍÈÈÒÝÈëåãïðîì, 1991. 33. Õàðèòîíîâ Â.Ä. Îðãàíèçàöèÿ áåçáóìàæíîé òåõíîëîãèè îïåðàöèé íà îñíîâå ïåðñîíàëüíûõ ÝÂÌ // Êëàññèôèêàòîðû è äîêóìåíòû. 1988. ¹ 4. – 128 –
ÑÎÄÅÐÆÀÍÈÅ Ââåäåíèå .................................................................................. 3 Òåìà 1. Èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ êàê òåõíîëîãè÷åñêèé ïðîöåññ..... 6 Òåìà 2. Èíôîðìàòèçàöèÿ (êîìïüþòåðèçàöèÿ) îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé è àäìèíèñòðàòèâíîé äåÿòåëüíîñòè ..................................... 21 Òåìà 3. Ñîñòàâëåíèå è îôîðìëåíèå äîêóìåíòîâ ............... 31 Òåìà 4. Îðãàíèçàöèÿ äåëîïðîèçâîäñòâà .............................. 53 Òåìà 5. Îðãàíèçàöèÿ äîêóìåíòîîáîðîòà ............................. 58 Òåìà 6. Êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ ......................... 74 Òåìà 7. Ñèñòåìàòèçàöèÿ äîêóìåíòîâ è èõ õðàíåíèå .......... 87 Òåìà 8. Òåõíè÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ â äîêóìåíòîîáîðîòå ........................................................... 101 Çàêëþ÷åíèå ......................................................................... 126 Ñïèñîê ëèòåðàòóðû ïî êóðñó ............................................ 127
ÄËß ÇÀÌÅÒÎÊ
ÄËß ÇÀÌÅÒÎÊ
Ó÷åáíîå èçäàíèå
Êîíñòàíòèíîâ Þðèé Íèêîëàåâè÷
ÒÅÎÐÈß È ÏÐÀÊÒÈÊÀ ÄÎÊÓÌÅÍÒÍÎÉ ÈÍÔÎÐÌÀÖÈÈ Êóðñ ëåêöèé
Ãëàâíûé ðåäàêòîð À.Â. Øåñòàêîâà Ðåäàêòîð È.È. Íåçíàåâà Òåõíè÷åñêèé ðåäàêòîð Í.Ã. Ðîìàíîâà Õóäîæíèê Í.Í. Çàõàðîâà
ËÐ ¹ 020406 îò 12.02.97 Ïîäïèñàíî â ïå÷àòü 12.12 2000 ã. Ôîðìàò 60x84/16. Áóìàãà òèïîãðàôñêàÿ ¹ 1. Ãàðíèòóðà Òàéìñ. Óñë. ïå÷. ë. 7,6. Ó÷.-èçä. ë. 8,2. Òèðàæ 200 ýêç. Çàêàç . «Ñ» 85.
Èçäàòåëüñòâî Âîëãîãðàäñêîãî ãîñóäàðñòâåííîãî óíèâåðñèòåòà. 400062, Âîëãîãðàä, óë. 2-ÿ Ïðîäîëüíàÿ, 30.
