Архивоведение: Учебно-методическое пособие

ÌÈÍÈÑÒÅÐÑÒÂÎ ÎÁÐÀÇÎÂÀÍÈß ÐÎÑÑÈÉÑÊÎÉ ÔÅÄÅÐÀÖÈÈ ÂÎËÃÎÃÐÀÄÑÊÈÉ ÃÎÑÓÄÀÐÑÒÂÅÍÍÛÉ ÓÍÈÂÅÐÑÈÒÅÒ

Å.Â. ÁÓËÞËÈÍÀ

ÀÐÕÈÂÎÂÅÄÅÍÈÅ Ó÷åáíî-ìåòîäè÷åñêîå ïîñîáèå

Âîëãîãðàä 2001 1

ÁÁÊ 79.3ÿ73 Á90 Ðåöåíçåíòû: ãë. ñïåöèàëèñò Ôåäåðàëüíîé àðõèâíîé ñëóæáû Ðîññèè Ã.À. Õàáèáóëèíà; ãë. ãîñóäàðñòâåííûé àðõèâèñò Âîëãîãðàäñêîé îáëàñòè, ïðåäñåäàòåëü Êîìèòåòà ïî óïðàâëåíèþ àðõèâàìè Àäìèíèñòðàöèè Âîëãîãðàäñêîé îáëàñòè Í.È. Èíîçåìöåâ

Ïå÷àòàåòñÿ ïî ðåøåíèþ ðåäàêöèîííî-èçäàòåëüñêîãî ñîâåòà óíèâåðñèòåòà

Á90

Áóëþëèíà Å.Â. Àðõèâîâåäåíèå: Ó÷åáíî-ìåòîäè÷åñêîå ïîñîáèå. — Âîëãîãðàä: Èçäàòåëüñòâî ÂîëÃÓ, 2001. — 96 ñ. ISBN 5-85534-441-Õ Â ïîñîáèè ðàññìàòðèâàþòñÿ âîïðîñû êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ, ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ, êîìïëåêòîâàíèÿ àðõèâîâ, íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà, èñïîëüçîâàíèÿ àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ è îðãàíèçàöèè ðàáîòû àðõèâíûõ ó÷ðåæäåíèé. Ïðåäíàçíà÷åíî äëÿ ñòóäåíòîâ ãóìàíèòàðíûõ âóçîâ, èçó÷àþùèõ ñïåöèàëüíîñòü «Àðõèâîâåäåíèå».

ISBN 5-85534-441-Õ

© Å.Â. Áóëþëèíà, 2001 © Èçäàòåëüñòâî Âîëãîãðàäñêîãî ãîñóäàðñòâåííîãî óíèâåðñèòåòà, 2001 2

Îò àâòîðà

Îäíîé èç îòëè÷èòåëüíûõ ÷åðò îáùåñòâåííîãî ñîçíàíèÿ è íàó÷íîé êóëüòóðû íàøåãî âðåìåíè, ñâÿçàííûõ ñ ïîïûòêàìè îñìûñëèòü ïðîøëîå, ñîçäàòü îáúåêòèâíóþ êàðòèíó èñòîðè÷åñêîãî ðàçâèòèÿ è èñïîëüçîâàòü îïûò ïðîøëîãî â ïðàêòè÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè, ÿâëÿåòñÿ èíòåðåñ ê àðõèâàì è ðåòðîñïåêòèâíîé äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè.  ñâÿçè ñ ýòèì ïðåäñòàâëÿåòñÿ àêòóàëüíûì èçó÷åíèå àðõèâîâåäåíèÿ êàê êîìïëåêñíîé íàó÷íîé äèñöèïëèíû, ðàçðàáàòûâàþùåé òåîðåòè÷åñêèå, ïðàâîâûå è ìåòîäè÷åñêèå âîïðîñû àðõèâíîãî äåëà. Íàñòîÿùåå ó÷åáíî-ìåòîäè÷åñêîå ïîñîáèå ïðåäíàçíà÷åíî äëÿ ñòóäåíòîâ îòäåëåíèÿ äîêóìåíòîâåäåíèÿ è äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ. Èçó÷àåìûé êóðñ ÿâëÿåòñÿ ïðèíöèïèàëüíî âàæíûì äëÿ ñòóäåíòîâ-äîêóìåíòîâåäîâ, òàê êàê çíàíèå íàó÷íûõ è ìåòîäè÷åñêèõ îñíîâ àðõèâîâåäåíèÿ ïîçâîëÿåò ïðîèçâîäèòü àíàëèòèêî-ñèíòåòè÷åñêóþ îáðàáîòêó äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, çíàòü îñíîâíûå ïîëîæåíèÿ îáåñïå÷åíèÿ ñîõðàííîñòè è ó÷åòà äîêóìåíòîâ, öåëåé, íàïðàâëåíèé è îðãàíèçàöèîííûõ ôîðì èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ, à òàêæå çàäà÷è, ñòðóêòóðó è ôóíêöèîíèðîâàíèå îòðàñëåâîé ñèñòåìû íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîðìàöèè â îáëàñòè äîêóìåíòîâåäåíèÿ è àðõèâíîãî äåëà. Ó÷åáíî-ìåòîäè÷åñêîå ïîñîáèå âêëþ÷àåò â ñåáÿ îñâåùåíèå âîïðîñîâ, ïðåæäå âñåãî, òåîðèè è ìåòîäèêè àðõèâîâåäåíèÿ, ïðåäñòàâëÿþùèõ íàèáîëüøóþ òðóäíîñòü ïðè èçó÷åíèè. Âîïðîñû èñòîðèîãðàôèè êóðñà, èñòîðèè àðõèâíîãî äåëà, àðõèâíîãî ïðàâà è îðãàíèçàöèè ðàáîòû àðõèâíûõ ó÷ðåæäåíèé îñâåùàþòñÿ â ëåêöèîííîì êóðñå. Ïðè ïîäãîòîâêå íàñòîÿùåãî ïîñîáèÿ àâòîð ñòðåìèëñÿ ó÷åñòü íîâûå íàïðàâëåíèÿ è òåíäåíöèè, õàðàêòåðíûå äëÿ ñîâðåìåííîãî ðàçâèòèÿ àðõèâîâåäåíèÿ.

3

Ââåäåíèå

Ïðåäìåò è çàäà÷è êóðñà. Îñíîâíûå òåðìèíû. Ñâÿçü àðõèâîâåäåíèÿ ñ äðóãèìè íàó÷íûìè äèñöèïëèíàìè Îäèí èç âàæíåéøèõ ðåçåðâóàðîâ ïàìÿòè ÷åëîâå÷åñòâà — àðõèâû. Ñëîâî «àðõèâ» óïîòðåáëÿåòñÿ âî ìíîãèõ çíà÷åíèÿõ: 1) àðõèâ — ó÷ðåæäåíèå èëè ñòðóêòóðíàÿ ÷àñòü îðãàíèçàöèè, îñóùåñòâëÿþùàÿ ïðèåì, õðàíåíèå äîêóìåíòîâ è èõ èñïîëüçîâàíèå â ðàçëè÷íûõ öåëÿõ (ãîñóäàðñòâåííûé àðõèâ, ìóíèöèïàëüíûé àðõèâ, âåäîìñòâåííûé àðõèâ è ò. ï.); 2) àðõèâ — ïðèâåäåííîå â ïîðÿäîê ñîáðàíèå äîêóìåíòîâ, îáðàçîâàâøèõñÿ â ïðîöåññå äåÿòåëüíîñòè ó÷ðåæäåíèÿ èëè îòäåëüíûõ ëèö (àðõèâ Ïóøêèíà, öåðêîâíûå àðõèâû, àðõèâû âîëîñòíûõ ïðàâëåíèé è ò. ï.). Èíîãäà ýòî íàçâàíèå ñïåöèàëüíûõ ñáîðíèêîâ è ïåðèîäè÷åñêèõ èçäàíèé, â êîòîðûõ ïóáëèêóþòñÿ äîêóìåíòû («Èñòîðè÷åñêèé àðõèâ», «Àðõèâ Ê. Ìàðêñà è Ô. Ýíãåëüñà»). Àðõèâ óïîòðåáëÿåòñÿ èíîãäà åùå è â çíà÷åíèè «çäàíèå, ïîìåùåíèå, ãäå íàõîäÿòñÿ, õðàíÿòñÿ äîêóìåíòû», òî åñòü â çíà÷åíèè, ïðèñóùåì ñëîâó «àðõèâîõðàíèëèùå».  ïðîöåññå èçó÷åíèÿ êóðñà «Àðõèâîâåäåíèå» ìû áóäåì óïîòðåáëÿòü ñëîâî àðõèâ, êàê ïðàâèëî, â ïåðâîì çíà÷åíèè. Àðõèâíîå äåëî — îòðàñëü äåÿòåëüíîñòè îáùåñòâà (ãîñóäàðñòâà), îõâàòûâàþùàÿ íàó÷íûå, ïðàâîâûå è ïðàêòè÷åñêèå àñïåêòû õðàíåíèÿ è îðãàíèçàöèè èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ. Àðõèâíîå äåëî ñ äðåâíåéøèõ âðåìåí áûëî äåëî èìåííî ãîñóäàðñòâåííûì. Äàæå êîãäà âîçíèêëè ÷àñòíûå àðõèâû, èõ äîêóìåíòû ñëóæèëè ãëàâíûì îáðàçîì ïðàâîâûì îáîñíîâàíèåì ïðè ðåãóëèðîâàíèè âçàèìîîòíîøåíèé ñ ãîñóäàðñòâîì èëè ïðè ïîñðåäñòâå ãîñóäàðñòâà. Ñêîëüêî-íèáóäü óñòîé÷èâàÿ ãîñóäàðñòâåííîñòü ïðîñòî íå ìîãëà ñóùåñòâîâàòü áåç ïèñüìåííîñòè, äîêóìåíòà êàê îñíîâû óïðàâëåíèÿ è ïðàâà. Íàêîíåö, ãîñóäàðñòâåííûé àïïàðàò äëÿ ñâîåãî íîðìàëüíîãî ôóíêöèîíèðîâàíèÿ äîëæåí áûë îáëàäàòü îñîáûì ìåõàíèçìîì, ãäå áû òåêóùàÿ äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ êàêîå-òî âðåìÿ ñîõðàíÿëàñü. Ïîòðåáíîñòè ãîñóäàðñòâåííîãî àïïàðàòà âûçâàëè ê æèçíè ïåðâûå àðõèâû. Ïîýòîìó ãîñóäàðñòâî äîëæíî áûëî çàíèìàòüñÿ îðãàíèçà4

öèåé õðàíåíèÿ è èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ. Òàêèì îáðàçîì, àðõèâíîå äåëî èìååò äðåâíåå ïðîèñõîæäåíèå. Íî íàó÷íàÿ äèñöèïëèíà — àðõèâîâåäåíèå — âîçíèêëà ñðàâíèòåëüíî íåäàâíî. ×òîáû îïðåäåëèòü õàðàêòåð àðõèâîâåäåíèÿ êàê íàó÷íîé äèñöèïëèíû, ðàññìîòðèì, êàê âîîáùå âîçíèêàþò íàó÷íûå äèñöèïëèíû, â ÷åì èõ îòëè÷èå îò íàóê. Ñóùåñòâóåò ìíîæåñòâî êëàññèôèêàöèé íàóê, íî íàèáîëåå îáîáùåííóþ è â òî æå âðåìÿ ïðîñòóþ äàë Ô. Ýíãåëüñ. Îí ñ÷èòàë, ÷òî âñå íàóêè ìîæíî ðàçäåëèòü íà òðè áîëüøèå ãðóïïû ïî îáúåêòó èññëåäîâàíèÿ: 1) íàóêè î íåæèâîé ïðèðîäå (àñòðîíîìèÿ, ôèçèêà, õèìèÿ è ò. ä.); 2) íàóêè, èçó÷àþùèå æèâûå îðãàíèçìû; 3) èñòîðè÷åñêèå íàóêè (ôèëîñîôèÿ, ïðàâî, ñîöèîëîãèÿ è ò. ä.). Êàê ñëåäóåò èç ýòîé êëàññèôèêàöèè, íàóêà êàê îòðàñëü çíàíèÿ èçó÷àåò ãëîáàëüíûå ïðîáëåìû ïðèðîäû, æèçíè îáùåñòâà.  òî æå âðåìÿ îáúåêò èçó÷åíèÿ íàó÷íîé äèñöèïëèíû îáëàäàåò ãîðàçäî ìåíüøèì ìàñøòàáîì. Ñóùåñòâóåò äâà ïóòè âîçíèêíîâåíèÿ íàó÷íûõ äèñöèïëèí. Ïåðâûé ïóòü — ýòî îòïî÷êîâàíèå íàó÷íîé äèñöèïëèíû îò îñíîâíîãî ñòâîëà íàóêè. Òàêèå äèñöèïëèíû ïåðâîíà÷àëüíî ïîëó÷àþò ñòàòóñ âñïîìîãàòåëüíîé äèñöèïëèíû, èñïîëüçóþòñÿ â êà÷åñòâå «ïîëóôàáðèêàòà» èëè «ãîòîâîãî ïðîäóêòà» äëÿ ðåøåíèÿ îñíîâíûõ âîïðîñîâ íàóêè. Íàïðèìåð, ïî ïåðâîìó ïóòè øëî ñòàíîâëåíèå èñòî÷íèêîâåäåíèÿ — âñïîìîãàòåëüíîé äèñöèïëèíû èñòîðè÷åñêîé íàóêè. Íî ïî ìåðå ðàçâèòèÿ ìåòîäîâ èññëåäîâàíèÿ âñïîìîãàòåëüíàÿ íàó÷íàÿ äèñöèïëèíà ìîæåò îáðåñòè çíà÷èòåëüíóþ íåçàâèñèìîñòü, à ðåçóëüòàòû, ïîëó÷åííûå â åå ðàìêàõ, ìîãóò èìåòü ñàìîñòîÿòåëüíûé èíòåðåñ. Âòîðîé ïóòü — íàó÷íàÿ äèñöèïëèíà âîçíèêàåò â ðåçóëüòàòå «ñêðåùèâàíèÿ» íà ñòûêàõ ðàçëè÷íûõ íàóê èëè íà ñòûêàõ îòäåëüíîé íàóêè è êàêîé-íèáóäü ïðèêëàäíîé äåÿòåëüíîñòè. Ýòî ñïåöèàëüíûå äèñöèïëèíû. Îíè êàê áû ïåðåêèäûâàþò ìîñòèê ìåæäó ðàçëè÷íûìè, èíîãäà î÷åíü äàëåêî îòñòàþùèìè ñôåðàìè íàó÷íîé è ïðàêòè÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè. Ñïåöèàëüíûå íàó÷íûå äèñöèïëèíû èñïîëüçóþò ìåòîäû èññëåäîâàíèé èç ðàçëè÷íûõ íàóê, íî îáëàäàþò ïîëíîé íåçàâèñèìîñòüþ, òàê êàê ó íèõ ñâîé îáúåêò èññëåäîâàíèÿ. Ê òàêèì íàó÷íûì äèñöèïëèíàì îòíîñÿòñÿ, íàïðèìåð, áèîõèìèÿ, àñòðîôèçèêà è äð. Íàó÷íûå äèñöèïëèíû äàííîãî ïëàíà ìîãóò ïðåâðàòèòüñÿ â ñàìîñòîÿòåëüíóþ 5

îòðàñëü çíàíèÿ.  ñâîþ î÷åðåäü, îò íàó÷íûõ äèñöèïëèí ìîãóò îòïî÷êîâàòüñÿ äðóãèå èëè âîçíèêàòü íà èõ ñòûêàõ íîâûå. Åñëè â íàñòîÿùåå âðåìÿ íàóêîâåäû íàñ÷èòûâàþò âñåãî íåñêîëüêî äåñÿòêîâ íàóê, òî íàó÷íûõ äèñöèïëèí — îêîëî äâóõ òûñÿ÷. Ê ýòèì ïîñëåäíèì îòíîñèòñÿ è àðõèâîâåäåíèå. Àðõèâîâåäåíèå êàê íàó÷íàÿ äèñöèïëèíà âîçíèêëî íà ñòûêå èñòîðè÷åñêîé íàóêè è ãîñóäàðñòâåííî-ïðàâîâîé ïðàêòèêè, ÷àñòüþ êîòîðîé áûëî àðõèâíîå äåëî. Ñîâðåìåííûé ñëîâàðü àðõèâíîé òåðìèíîëîãèè äàåò òàêîå îïðåäåëåíèå ïîíÿòèþ «àðõèâîâåäåíèå» — êîìïëåêñíàÿ íàó÷íàÿ äèñöèïëèíà, ðàçðàáàòûâàþùàÿ òåîðåòè÷åñêèå, ïðàâîâûå è ìåòîäè÷åñêèå âîïðîñû àðõèâíîãî äåëà. Êðóã íàó÷íûõ äèñöèïëèí, ñ êîòîðûìè ñâÿçàíî àðõèâîâåäåíèå, îáøèðåí, òàê êàê îðãàíèçàöèÿ äîêóìåíòîâ, èõ õðàíåíèå, ñîçäàíèå íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà è èõ èñïîëüçîâàíèå òðåáóþò çíàíèÿ òåõ îòðàñëåé ÷åëîâå÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè, â ðåçóëüòàòå êîòîðûõ îíè âîçíèêëè. Àðõèâîâåäåíèå, ðåøàÿ ñâîè çàäà÷è, îïèðàåòñÿ íà äîñòèæåíèÿ èñòîðè÷åñêîé íàóêè, èñòîðèè åñòåñòâîçíàíèÿ è òåõíèêè, à òàêæå èñòî÷íèêîâåäåíèÿ, âñïîìîãàòåëüíûõ èñòîðè÷åñêèõ äèñöèïëèí, äîêóìåíòîâåäåíèÿ, èíôîðìàòèêè, èñòîðèè ãîñóäàðñòâåííûõ ó÷ðåæäåíèé, àðõåîãðàôèè. Èñòî÷íèêîâåäåíèå, âîîðóæàÿ àðõèâîâåäåíèå ñâîèìè ìåòîäàìè èññëåäîâàíèÿ äîêóìåíòîâ, ïîìîãàåò ïðàâèëüíî ðåøàòü òåîðåòè÷åñêèå âîïðîñû ýêñïåðòèçû, îáîñíîâàòü îòáîð íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå ïîëíîöåííûõ â íàó÷íîì è ïðàêòè÷åñêîì îòíîøåíèè äîêóìåíòîâ è âûðàáîòàòü îñíîâàíèÿ êëàññèôèêàöèè èõ â ïðåäåëàõ àðõèâíûõ ôîíäîâ. Âñïîìîãàòåëüíûå èñòîðè÷åñêèå äèñöèïëèíû: ïàëåîãðàôèÿ, äèïëîìàòèêà, èñòîðè÷åñêàÿ õðîíîëîãèÿ, èñòîðè÷åñêàÿ ìåòðîëîãèÿ, ñôðàãèñòèêà, ãåðàëüäèêà, ãåíåàëîãèÿ, íóìèçìàòèêà, èñòîðè÷åñêàÿ ãåîãðàôèÿ — òàêæå èìåþò âàæíîå çíà÷åíèå â ðàáîòå ñ òåêñòàìè àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ. Äîêóìåíòîâåäåíèå — íàó÷íàÿ äèñöèïëèíà, èçó÷àþùàÿ çàêîíîìåðíîñòè îáðàçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ è ðàçðàáàòûâàþùàÿ ñïîñîáû ñîçäàíèÿ äîêóìåíòîâ, ïðèíöèïû îðãàíèçàöèè äîêóìåíòîîáîðîòà è ïîñòðîåíèÿ ñèñòåì äîêóìåíòàöèè, èìååò ñ àðõèâîâåäåíèåì ðÿä îáùèõ òåîðåòè÷åñêèõ âîïðîñîâ â îáëàñòè êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ, ýêñïåðòèçû è ñïîñîáîâ ðàñêðûòèÿ èõ ñîäåðæàíèÿ. 6

Èíôîðìàòèêà èçó÷àåò ñòðóêòóðó è îáùèå ñâîéñòâà íàó÷íîé èíôîðìàöèè, çàêîíîìåðíîñòè åå ñîçäàíèÿ, ïðåîáðàçîâàíèÿ, ïåðåäà÷è è èñïîëüçîâàíèÿ â ðàçëè÷íûõ ñôåðàõ ÷åëîâå÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè. Àðõèâîâåäåíèå, èñïîëüçóÿ ìåòîäû èíôîðìàòèêè, ðàçðàáàòûâàåò ñâîè âîïðîñû ïðèìåíèòåëüíî ê äîêóìåíòàì àðõèâîâ ñ ó÷åòîì èõ ñïåöèôèêè êàê èñòîðè÷åñêèõ èñòî÷íèêîâ. Ïðè ýòîì íàèáîëåå ïëîäîòâîðíûì ÿâëÿåòñÿ êîìïëåêñíîå ïðèìåíåíèå èñòî÷íèêîâåä÷åñêîãî è èíôîðìàöèîííîãî ïîäõîäîâ. Èñòîðèÿ ãîñóäàðñòâåííûõ ó÷ðåæäåíèé èçó÷àåò ñèñòåìû è ôóíêöèè ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé ñî âðåìåíè âîçíèêíîâåíèÿ ãîñóäàðñòâåííîãî àïïàðàòà äî íàøèõ äíåé. Îíà ïîçâîëÿåò àðõèâèñòàì ïðàâèëüíî îïðåäåëèòü êîìïëåêñû äîêóìåíòîâ â çàâèñèìîñòè îò ìàñøòàáà è ôóíêöèé ó÷ðåæäåíèé, à òàêæå ïóòè îðãàíèçàöèè àðõèâíûõ ôîíäîâ ðàçëè÷íûõ ó÷ðåæäåíèé è âåäîìñòâ. Àðõåîãðàôèÿ, ðàçðàáàòûâàþùàÿ òåîðåòè÷åñêèå è ìåòîäè÷åñêèå îñíîâû ïóáëèêàöèè äîêóìåíòîâ, ñîâìåñòíî ñ àðõèâîâåäåíèåì ðåøàåò âîïðîñû âûÿâëåíèÿ, îòáîðà, îïèñàíèÿ äîêóìåíòîâ, èõ äàòèðîâêè, ñèñòåìàòèçàöèè.

Ñòðóêòóðà ñîâðåìåííîãî àðõèâîâåäåíèÿ Àðõèâîâåäåíèå ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé êîìïëåêñíóþ íàó÷íóþ äèñöèïëèíó, îáúåäèíÿþùóþ íåñêîëüêî ñïåöèàëüíûõ äèñöèïëèí: òåîðèþ è ìåòîäèêó àðõèâîâåäåíèÿ, èñòîðèþ è îðãàíèçàöèþ àðõèâíîãî äåëà, àðõåîãðàôèþ, àðõèâíîå ïðàâî, àðõèâîâåä÷åñêîå òåðìèíîâåäåíèå è äð. Îïðåäåëåíèÿ îñíîâíûõ ïîíÿòèé (â ñîîòâåòñòâèè ñ ÃÎÑÒîì Ð 51141-98 «Äåëîïðîèçâîäñòâî è àðõèâíîå äåëî. Òåðìèíû è îïðåäåëåíèÿ»): Äîêóìåíòàëüíûé ôîíä — ñîâîêóïíîñòü äîêóìåíòîâ, îáðàçóþùèõñÿ â äåÿòåëüíîñòè þðèäè÷åñêîãî èëè ôèçè÷åñêîãî ëèöà. Àðõèâíûé ôîíä — ñîâîêóïíîñòü àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ, èñòîðè÷åñêè è (èëè) ëîãè÷åñêè ñâÿçàííûõ ìåæäó ñîáîé. Àðõèâíûé ôîíä ÐÔ — ñîâîêóïíîñòü äîêóìåíòîâ, èìåþùèõ èñòîðè÷åñêîå, íàó÷íîå, ñîöèàëüíîå, ýêîíîìè÷åñêîå, ïîëèòè÷åñêîå èëè êóëüòóðíîå çíà÷åíèå, îòðàæàþùèõ ìàòåðèàëüíóþ è äóõîâíóþ æèçíü íàðîäîâ ñòðàíû è ÿâëÿþùèõñÿ íåîòúåìëåìîé ÷àñòüþ èñòîðèêî-êóëüòóðíîãî íàñëåäèÿ íàðîäîâ ÐÔ. 7

Îáúåäèíåííûé àðõèâíûé ôîíä — àðõèâíûé ôîíä, ñôîðìèðîâàííûé èç äîêóìåíòîâ äâóõ è áîëåå ôîíäîîáðàçîâàòåëåé, èìåþùèõ ìåæäó ñîáîé èñòîðè÷åñêè îáóñëîâëåííûå ñâÿçè. Àðõèâíàÿ êîëëåêöèÿ — ñîâîêóïíîñòü äîêóìåíòîâ, îáðàçîâàâøèõñÿ â äåÿòåëüíîñòè ðàçëè÷íûõ ôîíäîîáðàçîâàòåëåé, èìåþùèõ ìåæäó ñîáîé èñòîðè÷åñêè îáóñëîâëåííûå ñâÿçè. Àðõèâíûé ôîíä ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ — àðõèâíûé ôîíä, ñîñòîÿùèé èç àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ, îáðàçîâàâøèõñÿ â æèçíè è äåÿòåëüíîñòè ôèçè÷åñêîãî ëèöà, ñåìüè, ðîäà.

Ïîíÿòèå î ðåòðîñïåêòèâíîé äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Ñîöèàëüíûå ôóíêöèè àðõèâîâ  60—70-õ ãã. â àðõèâîâåäåíèå è áëèçêèå îòðàñëè çíàíèÿ ñòàëè øèðîêî ïðîíèêàòü òåðìèíû, ïîíÿòèÿ, èäåè, ïî÷åðïíóòûå èç òåîðåòèêî-èíôîðìàöèîííûõ êîíöåïöèé. Ýòî áûëî âðåìÿ îñòðûõ äèñêóññèé, ñâÿçàííûõ ñ îñìûñëåíèåì ìåñòà àðõèâîâ è àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ â ñèñòåìå èíôîðìàöèîííûõ ðåñóðñîâ ãîñóäàðñòâà. Ñòàëî ÿñíî, ÷òî àðõèâíûå äîêóìåíòû ÿâëÿþòñÿ îáúåêòàìè èíôîðìàöèîííîãî õàðàêòåðà. Íî ïîñêîëüêó ñïåöèàëèñòû â îáëàñòè òåîðèè èíôîðìàöèè èçó÷àëè ïðîöåññû, ïðîòåêàþùèå â «æèâûõ» ñèñòåìàõ ðàçëè÷íîé ïðèðîäû, òî îíè ãîâîðèëè ãëàâíûì îáðàçîì îá èíôîðìàöèè, îòíîñÿùåéñÿ ê íàñòîÿùåìó (îïåðàòèâíàÿ èíôîðìàöèÿ) è ê áóäóùåìó (ïåðñïåêòèâíàÿ èíôîðìàöèÿ). Ïåðåä àðõèâèñòàìè âñòàë âîïðîñ î íàõîæäåíèè ñïåöèôè÷åñêèõ ÷åðò, ïðèñóùèõ èìåííî àðõèâíûì äîêóìåíòàì. Âàæíûì ýòàïîì â ïîèñêå ýòèõ ÷åðò ÿâèëàñü âûðàáîòêà ïîíÿòèÿ «ðåòðîñïåêòèâíàÿ äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ». Òåðìèí «ðåòðîñïåêòèâíûé» (áóêâàëüíûé ïåðåâîä ñ ëàòûíè: «ðåòðî» — îáðàòíî, íàçàä; «ñïåêòðå» — ñìîòðåòü) óæå äàâíî áûòóåò â åâðîïåéñêèõ ÿçûêàõ.  Ðîññèè îí óïîòðåáëÿëñÿ óæå â êîíöå ÕIÕ — íà÷àëå ÕÕ â. Òåðìèí «äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ», ïî Ñëîâàðþ ñîâðåìåííîé àðõèâíîé òåðìèíîëîãèè (Ì., 1982), îçíà÷àåò «èíôîðìàöèÿ, ñîäåðæàùàÿñÿ â äîêóìåíòå». Ðåòðîñïåêòèâíàÿ äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ — äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ, ñîçäàííàÿ â ïðîøëîì. Àðõèâèñò â íàñòîÿùåå âðåìÿ — ïåðâûé, êòî èìååò äåëî ñ èíôîðìàöèåé, ñîçäàííîé â ïðîøëîì. Îí îáÿçàí åå îòîáðàòü è ñîõðàíèòü. Íî àðõèâ — ýòî íå ñêëàä, à íàó÷íîå ó÷ðåæäåíèå, âûïîëíÿþùåå çàäà÷ó ôîðìèðîâàíèÿ äîëãîâðåìåííîé ñîöèàëüíîé ïàìÿòè îáùåñòâà. 8

Äîêóìåíòû ÿâëÿþòñÿ ïðîäóêòàìè õîçÿéñòâåííîé, íàó÷íîé, õóäîæåñòâåííîé è äðóãèõ ôîðì äåÿòåëüíîñòè ðÿäà ïîêîëåíèé ëþäåé.  ðåçóëüòàòå êàæäîå ïîñëåäóþùåå ïîêîëåíèå ïîëó÷àåò èõ â ñîâîêóïíîñòè ñ äðóãèìè îðóäèÿìè, ñðåäñòâàìè è ïðîäóêòàìè ìàòåðèàëüíîãî è äóõîâíîãî ïðîèçâîäñòâà â êà÷åñòâå «ñîöèàëüíîãî íàñëåäñòâà».  ïîíÿòèå «ñîöèàëüíîå íàñëåäñòâî» âêëþ÷àþòñÿ íå òîëüêî âûñîêèå äîñòèæåíèÿ êóëüòóðû, íî è âåñü îáúåäèíåííûé îïûò, âîïëîùåííûé â ñîçíàíèè (ïàìÿòè) ëþäåé è â ïðîäóêòàõ èõ äåÿòåëüíîñòè. Ïðè ýòîì êàæäîå íîâîå ïîêîëåíèå íàõîäèòñÿ ïåðåä âûáîðîì, ÷òî èç íàñëåäèÿ, óòðàòèâøåãî ñâîþ íåïîñðåäñòâåííóþ ïðàêòè÷åñêóþ öåííîñòü, íåîáõîäèìî ñîõðàíèòü, ÷òî «çàáûòü», à ÷òî èç ñîõðàíåííîãî èñïîëüçîâàòü â íîâîì êà÷åñòâå. Òàê, âîçíèêàåò ïðîáëåìà âûáîðà ñîöèàëüíî-çíà÷èìîé èíôîðìàöèè î ïðîøëîì, ïðîáëåìà èñïîëüçîâàíèÿ îòîáðàííîé èíôîðìàöèè äëÿ íóæä íàñòîÿùåãî è áóäóùåãî. Îáùåñòâåííàÿ, èëè ñîöèàëüíàÿ, ïàìÿòü — ìåõàíèçì, îáåñïå÷èâàþùèé ñîöèàëüíóþ ïðååìñòâåííîñòü. Ïîäëèííîãî îâëàäåíèÿ ñâîåé ñîáñòâåííîé ïàìÿòüþ îáùåñòâî äîñòèãëî òîëüêî â òî âðåìÿ, êîãäà ïåðåøëî îò ñòèõèéíîãî íàêîïëåíèÿ èíôîðìàöèè î ïðîøëîì ê ñîçíàòåëüíîé åå êîíöåíòðàöèè è ïðåîáðàçîâàíèþ â ñïåöèàëüíî ñîçäàííûõ äëÿ ýòîãî äåïîçèòàðèÿõ. Îò àðõèâîâ — áèáëèîòåê äðåâíîñòè, âåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ, êàáèíåòîâ ñ «ðàðèòåòàìè» è ÷àñòíûõ õðàíèëèù áûë ïðîéäåí ïóòü ê ðàçâåòâëåííîé ñåòè îáùåíàöèîíàëüíûõ èñòîðè÷åñêèõ àðõèâîâ, áèáëèîòåê, ìóçååâ. Ñîöèàëüíàÿ ïàìÿòü îáùåñòâà — ñîâîêóïíîñòü ñîöèàëüíûõ ñðåäñòâ è èíñòèòóòîâ, îñóùåñòâëÿþùèõ îòáîð è ïðåîáðàçîâàíèå íåêîãäà àêòóàëüíîé ñîöèàëüíîé èíôîðìàöèè â èíôîðìàöèþ î ïðîøëîì (ðåòðîñïåêòèâíóþ) ñ öåëüþ ñîõðàíåíèÿ è èñïîëüçîâàíèÿ íàêîïëåííîãî îáùåñòâåííîãî îïûòà è ïåðåäà÷è åãî èç ïîêîëåíèÿ â ïîêîëåíèå. Àðõèâû ÿâëÿþòñÿ ñàìîé öåííîé ÷àñòüþ ñîöèàëüíîé ïàìÿòè, òàê êàê îíè äîëãîâå÷íû, ñïåöèàëüíî ñîçäàþòñÿ äëÿ õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ è êîíöåíòðèðóþò èíôîðìàöèþ î íàèáîëåå ãëóáèííûõ ñòîðîíàõ æèçíè èìåííî äàííîãî îáùåñòâà. Èíà÷å ãîâîðÿ, àðõèâû ðåàëèçóþò âàæíåéøóþ ñîöèàëüíóþ ôóíêöèþ — îáåñïå÷èâàþò äîëãîâðåìåííóþ ïàìÿòü îáùåñòâà.

9

Âîïðîñû äëÿ ïîâòîðåíèÿ 1. Îïðåäåëåíèå ïîíÿòèé: àðõèâíîå äåëî, àðõèâîâåäåíèå, äîêóìåíòàëüíûé ôîíä, àðõèâíûé ôîíä, Àðõèâíûé ôîíä Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, îáúåäèíåííûé àðõèâíûé ôîíä, àðõèâíàÿ êîëëåêöèÿ. 2. Ìåñòî àðõèâîâåäåíèÿ ñðåäè ñìåæíûõ íàóê è íàó÷íûõ äèñöèïëèí. 3. Ïîíÿòèå î ðåòðîñïåêòèâíîé äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Àðõèâíûå äîêóìåíòû êàê íîñèòåëè ñîöèàëüíîé ïàìÿòè îáùåñòâà.

Ñïèñîê ëèòåðàòóðû 1. Îñíîâû çàêîíîäàòåëüñòâà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè «Îá Àðõèâíîì ôîíäå Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè è àðõèâàõ» // Îòå÷åñòâåííûå àðõèâû. 1993. ¹ 5. 2. Óêàç Ïðåçèäåíòà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè «Îá óòâåðæäåíèè Ïîëîæåíèÿ îá Àðõèâíîì ôîíäå Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè è Ïîëîæåíèÿ î Ãîñóäàðñòâåííîé àðõèâíîé ñëóæáå Ðîññèè» // Îòå÷åñòâåííûå àðõèâû. 1994. ¹ 3. 3. ÃÎÑÒ 16.487-83. Äåëîïðîèçâîäñòâî è àðõèâíîå äåëî. Òåðìèíû è îïðåäåëåíèÿ. Ì., 1984. 4. Ðåãëàìåíò ãîñóäàðñòâåííîãî ó÷åòà äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè. Ì., 1996. 5. Ñëîâàðü ñîâðåìåííîé òåðìèíîëîãèè ñîöèàëèñòè÷åñêèõ ñòðàí. Ì., 1982, 1988. Âûï. 1—2. 6. Îñíîâíûå ïðàâèëà ðàáîòû ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ ÑÑÑÐ. Ì., 1984. 7. Îñíîâíûå ïðàâèëà ðàáîòû âåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ. Ì., 1986. 8. Àâòîêðàòîâ Â.Í. Íåêîòîðûå àñïåêòû èññëåäîâàíèÿ îáúåêòà è ïðåäìåòà àðõèâîâåäåíèÿ // Òð. ÂÍÈÈÄÀÄ. Ì., 1976. 9. Àâòîêðàòîâ Â.Í. Ñòðóêòóðà ñîâðåìåííîãî àðõèâîâåäåíèÿ êàê íàó÷íîé äèñöèïëèíû // Àðõèâû ÑÑÑÐ ïåðèîäà ðàçâèòîãî ñîöèàëèñòè÷åñêîãî îáùåñòâà: Ìàòåðèàëû Âñåñîþçíîé íàó÷íîïðàêòè÷åñêîé êîíôåðåíöèè. Ì., 1979. ×. 1. 10. Èëèçàðîâ Á.Ñ. Àêòóàëüíûå òåîðåòè÷åñêèå è ìåòîäîëîãè÷åñêèå ïðîáëåìû ñîâåòñêîãî àðõèâîâåäåíèÿ. Ì., 1984. 11. Èëèçàðîâ Á.Ñ. Î ñîöèàëüíûõ ôóíêöèÿõ àðõèâîâ // Àêòóàëüíûå âîïðîñû ñîâåðøåíñòâîâàíèÿ àðõèâíîãî äåëà â óñëî10

âèÿõ ðàçâèòîãî ñîöèàëèñòè÷åñêîãî îáùåñòâà: Ìàòåðèàëû Âñåñîþçíîé íàó÷íî-ïðàêòè÷åñêîé êîíôåðåíöèè. Ì., 1985. Âûï. 2. 12. Èëèçàðîâ Á.Ñ. Àðõèâ êàê ýëåìåíò ñîöèàëüíîé ïàìÿòè // Àêòóàëüíûå ïðîáëåìû ñîâåòñêîãî àðõèâîâåäåíèÿ. Ì., 1980. 13. Ìåäóøåâñêàÿ Î.Ì. Àðõèâíûé äîêóìåíò, èñòîðè÷åñêèé èñòî÷íèê â ðåàëüíîñòè íàñòîÿùåãî // Îòå÷åñòâåííûå àðõèâû. 1996. ¹ 2. 14. Ðóäåëüñîí Ê.È., Øåïóêîâà Í.Ì., Èëèçàðîâ Á.Ñ. Î ïåðñïåêòèâíûõ íàïðàâëåíèÿõ àðõèâîâåäåíèÿ // Ñîâåòñêèå àðõèâû. 1978. ¹ 4. 15. Òåîðèÿ è ïðàêòèêà àðõèâíîãî äåëà â ÑÑÑÐ: Ó÷åáíèê. Ì., 1980. Ñ. 3—17. 16. Øìèäò Ñ.Î. Èñòîðè÷åñêàÿ íàóêà è àðõèâû // Àêòóàëüíûå âîïðîñû ñîâåðøåíñòâîâàíèÿ àðõèâíîãî äåëà â óñëîâèÿõ ðàçâèòîãî ñîöèàëèñòè÷åñêîãî îáùåñòâà: Ìàòåðèàëû Âñåñîþçíîé íàó÷íî-ïðàêòè÷åñêîé êîíôåðåíöèè. Ì., 1985. Âûï. 2.

11

Ðàçäåë 1 Êëàññèôèêàöèÿ äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè

1.1. Ñîñòàâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ Àðõèâíûé ôîíä Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ñîâîêóïíîñòü äîêóìåíòîâ, îòðàæàþùèõ ìàòåðèàëüíóþ è äóõîâíóþ æèçíü åå íàðîäîâ, èìåþùèõ èñòîðè÷åñêîå, íàó÷íîå, ñîöèàëüíîå, ýêîíîìè÷åñêîå, ïîëèòè÷åñêîå èëè êóëüòóðíîå çíà÷åíèå, ÿâëÿþùèõñÿ íåîòúåìëåìîé ÷àñòüþ èñòîðèêî-êóëüòóðíîãî íàñëåäèÿ íàðîäîâ ÐÔ è ïîäëåæàùèõ ïîñòîÿííîìó õðàíåíèþ.  ñîñòàâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ âõîäÿò íàõîäÿùèåñÿ íà òåððèòîðèè Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè àðõèâíûå ôîíäû è àðõèâíûå äîêóìåíòû — íåçàâèñèìî îò èñòî÷íèêà èõ îáðàçîâàíèÿ, âèäà íîñèòåëÿ, ìåñòà õðàíåíèÿ è ôîðìû ñîáñòâåííîñòè. Àðõèâíûé ôîíä ÐÔ èìååò ãîñóäàðñòâåííóþ è íåãîñóäàðñòâåííóþ ÷àñòü. Ãîñóäàðñòâåííóþ ÷àñòü Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ ñîñòàâëÿþò àðõèâíûå ôîíäû è àðõèâíûå äîêóìåíòû, ÿâëÿþùèåñÿ ôåäåðàëüíîé ñîáñòâåííîñòüþ, ãîñóäàðñòâåííîé ñîáñòâåííîñòüþ ñóáúåêòîâ ÐÔ è ìóíèöèïàëüíîé ñîáñòâåííîñòüþ: àðõèâíûå äîêóìåíòû ãîñóäàðñòâåííûõ è ìóíèöèïàëüíûõ àðõèâîâ; äîêóìåíòû, îáðàçîâàâøèåñÿ è îáðàçóþùèåñÿ â äåÿòåëüíîñòè îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè è ìåñòíîãî ñàìîóïðàâëåíèÿ, ãîñóäàðñòâåííûõ èëè ìóíèöèïàëüíûõ ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé è ïðåäïðèÿòèé; äîêóìåíòû ïðåäïðèÿòèé, îðãàíèçàöèé è îáúåäèíåíèé ñìåøàííûõ ôîðì ñîáñòâåííîñòè, â óñòàâíîì êàïèòàëå êîòîðûõ ïðåîáëàäàåò äîëÿ ãîñóäàðñòâåííîé èëè ìóíèöèïàëüíîé ñîáñòâåííîñòè; àðõèâíûå äîêóìåíòû, ïåðåäàííûå íà çàêîííîì îñíîâàíèè â ãîñóäàðñòâåííóþ èëè ìóíèöèïàëüíóþ ñîáñòâåííîñòü. Íåãîñóäàðñòâåííóþ ÷àñòü Àðõèâíîãî ôîíäà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè ñîñòàâëÿþò àðõèâíûå ôîíäû è àðõèâíûå äîêóìåíòû, íàõîäÿùèåñÿ â ñîáñòâåííîñòè îáùåñòâåííûõ îáúåäèíåíèé 12

è îðãàíèçàöèé, à òàêæå ñ ìîìåíòà îòäåëåíèÿ öåðêâè îò ãîñóäàðñòâà â ñîáñòâåííîñòè ðåëèãèîçíûõ îáúåäèíåíèé è îðãàíèçàöèé, äåéñòâóþùèõ íà òåððèòîðèè Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, èëè â ÷àñòíîé ñîáñòâåííîñòè è ïðåäñòàâëÿþùèå ñîáîé èñòîðè÷åñêóþ, íàó÷íóþ, ñîöèàëüíóþ, ýêîíîìè÷åñêóþ èëè êóëüòóðíóþ öåííîñòü.

1.2. Ïîíÿòèå î êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ Ïîä êëàññèôèêàöèåé äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ ïîíèìàåòñÿ èõ íàó÷íàÿ ãðóïïèðîâêà ïî íàèáîëåå ñóùåñòâåííûì ïðèçíàêàì. Êëàññèôèêàöèÿ — ýòî îñíîâà îðãàíèçàöèè Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ. Êëàññèôèêàöèÿ äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ âêëþ÷àåò â ñåáÿ òðè ñòóïåíè (ýòàïà) ñ ó÷åòîì óðîâíåé îáúåêòîâ êëàññèôèêàöèè. Êëàññèôèêàöèÿ îñóùåñòâëÿåòñÿ â ïðåäåëàõ: - Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ â öåëîì; - ãîñóäàðñòâåííîãî àðõèâà; - àðõèâíîãî ôîíäà. Êëàññèôèêàöèÿ äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ ñòðîèòñÿ íà îñíîâå ñëåäóþùèõ ïðèçíàêîâ: - ïî ôîðìàì ñîáñòâåííîñòè; - èñòîðè÷åñêèì ïåðèîäàì; - âèäàì íîñèòåëåé èíôîðìàöèè, ñïîñîáàì è òåõíèêå çàêðåïëåíèÿ èíôîðìàöèè; - ñðîêàì õðàíåíèÿ è äð.

1.3. Êëàññèôèêàöèÿ äîêóìåíòîâ â ïðåäåëàõ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ Êëàññèôèêàöèÿ äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ ïðåäïîëàãàåò èõ íàó÷íóþ ãðóïïèðîâêó ñ öåëüþ ïðàâèëüíîãî ðàñïðåäåëåíèÿ ïî ãîñóäàðñòâåííûì àðõèâàì. 1.3.1. Ïî ôîðìàì ñîáñòâåííîñòè Àðõèâíûå ôîíäû è àðõèâíûå äîêóìåíòû ãîñóäàðñòâåííîé ÷àñòè Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ ïîäëåæàò õðàíåíèþ â àðõèâàõ ñèñòåìû Ôåäåðàëüíîé àðõèâíîé ñëóæáû ÐÔ, â ãîñóäàðñòâåííûõ è

13

ìóíèöèïàëüíûõ áèáëèîòåêàõ, ìóçåÿõ, äðóãèõ ãîñóäàðñòâåííûõ õðàíèëèùàõ. Àðõèâíûå ôîíäû è àðõèâíûå äîêóìåíòû íåãîñóäàðñòâåííîé ÷àñòè Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ ìîãóò ïîñòóïàòü îò èõ ñîáñòâåííèêîâ â ãîñóäàðñòâåííûå àðõèâû â ñîáñòâåííîñòü ãîñóäàðñòâà (ìóíèöèïàëüíóþ ñîáñòâåííîñòü) íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå èëè áåç ïåðåäà÷è ïðàâà ñîáñòâåííîñòè íà âðåìåííîå, â òîì ÷èñëå äåïîçèòàðíîå õðàíåíèå, â ïîñëåäíåì ñëó÷àå ïðè çàèíòåðåñîâàííîñòè â äîêóìåíòàõ è íàëè÷èè ñâîáîäíûõ ïëîùàäåé â àðõèâå. 1.3.2. Ïî èñòîðè÷åñêèì ýïîõàì  ñîâðåìåííûõ ðîññèéñêèõ ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâàõ èñòîðè÷åñêè ñëîæèëîñü äåëåíèå âñåõ äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ íà äîêóìåíòû ïåðèîäà äî 1917 ã. è ïîñëå 1917 ã. (äîðåâîëþöèîííûå è ñîâåòñêèå). Äîêóìåíòàìè ñîâåòñêîé ýïîõè ñ÷èòàþòñÿ äîêóìåíòû, îáðàçîâàâøèåñÿ â äåÿòåëüíîñòè ó÷ðåæäåíèé ñîâåòñêîé âëàñòè, âîçíèêøèõ â ðåçóëüòàòå Îêòÿáðüñêîé ðåâîëþöèè. Äîêóìåíòû ó÷ðåæäåíèé Âðåìåííîãî ïðàâèòåëüñòâà îòíåñåíû ê äîñîâåòñêîìó ïåðèîäó. Ïðè êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ ó÷ðåæäåíèé-ôîíäîîáðàçîâàòåëåé, êîòîðûå ñóùåñòâîâàëè äî è ïîñëå ðåâîëþöèè (çàâîäû, ôàáðèêè, áàíêè, íàó÷íûå è êóëüòóðíûå ó÷ðåæäåíèÿ è äð.), ðàçãðàíè÷èòåëüíîé äàòîé ïðè äåëåíèè ïî ýïîõàì ïðèíÿòà äàòà èõ íàöèîíàëèçàöèè, êîíôèñêàöèè èëè ðåîðãàíèçàöèè. Äîêóìåíòû ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ îòíîñÿòñÿ ê òîé èëè èíîé ýïîõå â çàâèñèìîñòè îò èõ êîíêðåòíîãî ñîäåðæàíèÿ è õðîíîëîãè÷åñêèõ ðàìîê.  ñîîòâåòñòâèè ñ êëàññèôèêàöèåé äîêóìåíòîâ ïî èñòîðè÷åñêèì ýïîõàì ñåòü ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ ïîäðàçäåëÿåòñÿ íà àðõèâû, õðàíÿùèå ìàòåðèàëû ïåðèîäà äî 1917 ãîäà (ÐÃÀÄÀ, ÐÃÈÀ); àðõèâû, õðàíÿùèå ìàòåðèàëû ñîâåòñêîãî ïåðèîäà (ÐÃÀÝ, ÐÃÂÀ); àðõèâû, õðàíÿùèå ìàòåðèàëû äâóõ ýïîõ (ñ îáîñîáëåííûì ó÷åòîì è õðàíåíèåì ìàòåðèàëîâ ïî ýïîõàì âíóòðè êàæäîãî àðõèâà). 1.3.3. Ïî âèäàì íîñèòåëåé, ñïîñîáàì è òåõíèêå çàêðåïëåíèÿ èíôîðìàöèè Ñ ó÷åòîì âèäà íîñèòåëåé, ñïîñîáîâ è òåõíèêè çàêðåïëåíèÿ èíôîðìàöèè àðõèâíûå ôîíäû è àðõèâíûå äîêóìåíòû õðà14

íÿòñÿ â îáùèõ è ñïåöèàëèçèðîâàííûõ àðõèâàõ è ñïåöèàëèçèðîâàííûõ îòäåëàõ îáùèõ àðõèâîâ. Ïðèìåðû ñïåöèàëèçèðîâàííûõ àðõèâîâ: ÐÃÀÍÒÄ, ÐÃÀÊÔÄ, ÐÃÀôîíîäîêóìåíòîâ. 1.3.4. Ïî ñðîêàì õðàíåíèÿ Íà ïîñòîÿííîì õðàíåíèè â ãîñóäàðñòâåííûõ è ìóíèöèïàëüíûõ àðõèâàõ õðàíÿòñÿ äîêóìåíòû ãîñóäàðñòâåííîé ÷àñòè Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ, ïîñòóïèâøèå â ñâÿçè ñ èñòå÷åíèåì ñðîêîâ õðàíåíèÿ â âåäîìñòâåííûõ àðõèâàõ, à òàêæå ïåðåäàííûå èç íåãîñóäàðñòâåííîé ÷àñòè Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå â ãîñóäàðñòâåííóþ ñîáñòâåííîñòü. Íà âðåìåííîì õðàíåíèè àðõèâíûå ôîíäû è àðõèâíûå äîêóìåíòû íàõîäÿòñÿ â âåäîìñòâåííûõ àðõèâàõ. 1.3.5. Ïðèíàäëåæíîñòü äîêóìåíòîâ ê îïðåäåëåííûì îòðàñëÿì ãîñóäàðñòâåííîé è îáùåñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè Ýòîò ïðèçíàê ïðèìåíÿåòñÿ äëÿ îðãàíèçàöèè êðóïíûõ êîìïëåêñîâ äîêóìåíòîâ, îáîñîáëÿåìûõ â âèäå ñàìîñòîÿòåëüíûõ àðõèâîâ.  íàøåé ñòðàíå ñóùåñòâóåò ðÿä àðõèâîâ, õðàíÿùèõ äîêóìåíòû îïðåäåëåííîé îòðàñëè èëè ñôåðû îáùåñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè: ÐÃÂÈÀ, ÐÃÀÂÌÔ, ÐÃÀÝ, ÐÃÀËÈ è äð.

1.4. Êëàññèôèêàöèÿ äîêóìåíòîâ â ïðåäåëàõ àðõèâà Âíóòðè àðõèâà äîêóìåíòû ãðóïïèðóþòñÿ: - ïî àðõèâíûì ôîíäàì è àðõèâíûì êîëëåêöèÿì; - ñòåïåíè öåííîñòè; - êàòåãîðèÿì äîñòóïà ê äîêóìåíòàì. 1.4.1. Ãðóïïèðîâêà äîêóìåíòîâ ïî àðõèâíûì ôîíäàì è êîëëåêöèÿì — îñíîâà êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ â ïðåäåëàõ àðõèâà Ïðàêòè÷åñêîå îñóùåñòâëåíèå êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ ïî àðõèâíûì ôîíäàì íàçûâàåòñÿ ôîíäèðîâàíèåì. Âåñü êîìïëåêñ äîêóìåíòîâ, îáðàçóþùèõñÿ â äåÿòåëüíîñòè ó÷ðåæäåíèÿ (îðãàíèçàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ, âîèíñêîé ÷àñòè, êîðàáëÿ âîåííîãî èëè òîðãîâîãî ôëîòà, îáùåñòâåííîãî îáúåäèíåíèÿ è ò. ä.) èëè îòäåëüíîãî ëèöà (ñåìüè, ðîäà), ñîñòàâëÿåò åãî äîêóìåíòàëüíûé ôîíä. 15

Ó÷ðåæäåíèå (èëè ëèöî), îáðàçóþùåå â ïðîöåññå ñâîåé äåÿòåëüíîñòè äîêóìåíòàëüíûé ôîíä, íàçûâàåòñÿ ôîíäîîáðàçîâàòåëåì. ×àñòü äîêóìåíòàëüíîãî ôîíäà, èìåþùàÿ èñòîðè÷åñêîå, ïîëèòè÷åñêîå, íàðîäíî-õîçÿéñòâåííîå, íàó÷íîå, ñîöèàëüíîå, êóëüòóðíîå çíà÷åíèå, ñîñòàâëÿåò àðõèâíûé ôîíä è ïîäëåæèò ãîñóäàðñòâåííîìó õðàíåíèþ. Âèäàìè àðõèâíîãî ôîíäà ÿâëÿþòñÿ: àðõèâíûé ôîíä ó÷ðåæäåíèÿ, àðõèâíûé ôîíä ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ, îáúåäèíåííûé àðõèâíûé ôîíä. Ê àðõèâíîìó ôîíäó ïðèðàâíèâàåòñÿ àðõèâíàÿ êîëëåêöèÿ. Ðàáîòà ïî ôîíäèðîâàíèþ äîêóìåíòîâ îñóùåñòâëÿåòñÿ: - â äåëîïðîèçâîäñòâå ó÷ðåæäåíèé, â ïðîöåññå ôîðìèðîâàíèÿ äåë íà îñíîâå íîìåíêëàòóð è îòáîðà äîêóìåíòîâ ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé äëÿ ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ; - •âåäîìñòâåííûõ àðõèâàõ ïðè îòáîðå äîêóìåíòîâ äëÿ ïåðåäà÷è â ãîñàðõèâû; - ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâàõ ïðè íåîáõîäèìîñòè ñîçäàíèÿ îáúåäèíåííûõ àðõèâíûõ ôîíäîâ è àðõèâíûõ êîëëåêöèé, èñïðàâëåíèÿ îøèáîê ôîíäèðîâàíèÿ, îïèñàíèÿ äîêóìåíòîâ, ïåðåðàáîòêè îïèñåé. 1.4.2. Íåäðîáèìîñòü àðõèâíûõ ôîíäîâ Âàæíåéøóþ ðîëü ïðè êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ èãðàåò ïðèíöèï íåäðîáèìîñòè àðõèâíûõ ôîíäîâ. Ìàòåðèàëû àðõèâíîãî ôîíäà ó÷ðåæäåíèÿ (ïðåäïðèÿòèÿ, îáùåñòâåííîé îðãàíèçàöèè, âîéñêîâîé ÷àñòè) èëè îòäåëüíîãî ëèöà ïðåäñòàâëÿþò ñîáîé èñòîðè÷åñêè ñëîæèâøèéñÿ êîìïëåêñ äîêóìåíòîâ. Åäèíñòâî ïðîèñõîæäåíèÿ, òåñíûå èñòîðè÷åñêèå è ëîãè÷åñêèå ñâÿçè, ñóùåñòâóþùèå ìåæäó äîêóìåíòàìè òàêèõ ôîíäîâ, îáóñëîâëèâàþò òðåáîâàíèå ñîáëþäåíèÿ èõ öåëîñòíîñòè.  ñîîòâåòñòâèè ñ ïðèíöèïàìè íåäðîáèìîñòè àðõèâíûõ ôîíäîâ êîìïëåêòîâàíèå àðõèâîâ äîëæíî îñóùåñòâëÿòüñÿ òàêèì îáðàçîì, ÷òîáû ìàòåðèàëû îäíîãî ôîíäà ïîëíîñòüþ êîíöåíòðèðîâàëèñü â îäíîì àðõèâå. Èñòîðè÷åñêèå ñâÿçè ñóùåñòâóþò íå òîëüêî ìåæäó äîêóìåíòàìè âíóòðè àðõèâíîãî ôîíäà, íî è ìåæäó àðõèâíûìè ôîíäàìè è ãðóïïàìè ôîíäîâ, îáðàçóþùèõ êîìïëåêñû, äðîáëåíèå è ðàñïûëåíèå êîòîðûõ ïî ðàçëè÷íûì àðõèâàì íàðóøàåò ïðà16

âèëüíóþ êëàññèôèêàöèþ äîêóìåíòîâ. Êîíöåíòðàöèÿ â îäíîì àðõèâå êîìïëåêñîâ ôîíäîâ, èìåþùèõ îðãàíè÷åñêèå ñâÿçè, ñïîñîáñòâóåò íàó÷íîé îðãàíèçàöèè äîêóìåíòîâ è îáëåã÷àåò èõ âñåñòîðîííåå èñïîëüçîâàíèå. Èñòîðè÷åñêè ñëîæèâøèåñÿ êîìïëåêñû àðõèâíûõ ôîíäîâ ìîãóò îáðàçîâûâàòü ôîíäû ó÷ðåæäåíèé, ñâÿçàííûõ ñ âðåìåíåì ñóùåñòâîâàíèÿ, ñ ìàñøòàáîì äåÿòåëüíîñòè, ïðèíàäëåæíîñòüþ ê îäíîé îòðàñëè ãîñóäàðñòâåííîãî óïðàâëåíèÿ, ýêîíîìèêè èëè êóëüòóðû, îäíîìó âåäîìñòâó, ê êîíêðåòíîé àäìèíèñòðàòèâíîòåððèòîðèàëüíîé åäèíèöå. Òàêèì îáðàçîì, ïðèíöèï íåäðîáèìîñòè ôîíäîâ òåñíûì îáðàçîì ñâÿçàí ñ ïðèçíàêàìè êëàññèôèêàöèè. Ôîíäèðîâàíèå çàêëþ÷àåòñÿ â îïðåäåëåíèè (óòî÷íåíèè) ãðàíèö ôîíäîâîé ïðèíàäëåæíîñòè è õðîíîëîãè÷åñêèõ ãðàíèö äîêóìåíòîâ ôîíäîâ è â ôîðìèðîâàíèè àðõèâíûõ ôîíäîâ (îáúåäèíåííûõ àðõèâíûõ ôîíäîâ, êîëëåêöèé). 1.4.3. Îïðåäåëåíèå ãðàíèö àðõèâíîãî ôîíäà Îïðåäåëèòü ãðàíèöû àðõèâíîãî ôîíäà — çíà÷èò îïðåäåëèòü ñîñòàâ äîêóìåíòîâ, ïîäëåæàùèõ âêëþ÷åíèþ â ýòîò ôîíä. Ýòà ðàáîòà ïðîâîäèòñÿ íà îñíîâå èçó÷åíèÿ äîêóìåíòîâ è îïðåäåëåíèÿ èõ ïðèíàäëåæíîñòè ê ñîñòàâó äîêóìåíòàöèè òîãî èëè èíîãî ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ. Âõîäÿùèå äîêóìåíòû îòíîñÿòñÿ ê ôîíäó òîãî ó÷ðåæäåíèÿ, êîòîðûì îíè ïîëó÷åíû; ôîíäîâàÿ ïðèíàäëåæíîñòü èõ îïðåäåëÿåòñÿ ïî àäðåñó, îòòèñêó ðåãèñòðàöèîííîãî øòàìïà, ñîäåðæàíèþ äîêóìåíòîâ, îòðàæàþùåìó ôóíêöèè è âîïðîñû äåÿòåëüíîñòè ó÷ðåæäåíèÿ, ïî ðåçîëþöèÿì è ïîìåòàì î íàïðàâëåíèè äîêóìåíòîâ íà èñïîëíåíèå. Êîïèè èñõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ (îòïóñêè) îòíîñÿòñÿ ê ôîíäó òîãî ó÷ðåæäåíèÿ, êîòîðîå ÿâëÿåòñÿ àâòîðîì äîêóìåíòîâ; ôîíäîâàÿ ïðèíàäëåæíîñòü èõ îïðåäåëÿåòñÿ ïî ïîäïèñÿì, äåëîïðîèçâîäñòâåííûì ïîìåòàì è ïî ñîäåðæàíèþ äîêóìåíòîâ. Äîêóìåíòû âíóòðåííåãî îáðàùåíèÿ îòíîñÿòñÿ ê ôîíäó òîãî ó÷ðåæäåíèÿ, êîòîðûì îíè ñîñòàâëåíû; ôîíäîâàÿ ïðèíàäëåæíîñòü èõ îïðåäåëÿåòñÿ ïî íàçâàíèþ ó÷ðåæäåíèÿ, êîòîðîå óêàçàíî â äîêóìåíòå, ïî ïîäïèñè àâòîðà. Äåëà, êîòîðûå âåëèñü ïîñëåäîâàòåëüíî â äâóõ ó÷ðåæäåíèÿõ, âêëþ÷àþòñÿ â ñîñòàâ ôîíäà òîãî ó÷ðåæäåíèÿ, â êîòîðîì îíè áûëè çàêîí÷åíû äåëîïðîèçâîäñòâîì. 17

 òåõ ñëó÷àÿõ, êîãäà ñðåäè äîêóìåíòîâ îäíîãî ôîíäà áóäóò îáíàðóæåíû îøèáî÷íî âêëþ÷åííûå äîêóìåíòû äðóãèõ ôîíäîâ, îíè äîëæíû áûòü âûäåëåíû è ïðèñîåäèíåíû ê äîêóìåíòàì òåõ ôîíäîâ, ê êîòîðûì îíè îòíîñÿòñÿ. Ïðè îïðåäåëåíèè ôîíäîâîé ïðèíàäëåæíîñòè äîêóìåíòîâ ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ èçó÷àåòñÿ èõ òåêñò, îáðàùåíèÿ â ïèñüìàõ, ïîäïèñè, óïîìèíàíèÿ ðàçíûõ ëèö, ïî÷åðê è ò. ä. Êàæäîìó àðõèâíîìó ôîíäó ïðèñâàèâàåòñÿ îôèöèàëüíîå íàçâàíèå ñîîòâåòñòâóþùåãî ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ (ïîëíîå è ñîêðàùåííîå) ñî âñåìè åãî ïåðåèìåíîâàíèÿìè â õðîíîëîãè÷åñêîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè. 1.4.4. Îáðàçîâàíèå îáúåäèíåííûõ àðõèâíûõ ôîíäîâ Îáúåäèíåííûå àðõèâíûå ôîíäû ìîãóò áûòü ñôîðìèðîâàíû èç äîêóìåíòîâ: - îäíîðîäíûõ ïî öåëåâîìó íàçíà÷åíèþ è ôóíêöèÿì îäíîèìåííûõ ó÷ðåæäåíèé, äåéñòâîâàâøèõ íà îïðåäåëåííîé òåððèòîðèè, íàïðèìåð ìàøèííî-òðàêòîðíûå ñòàíöèè; - ðóêîâîäÿùåãî îðãàíà è ïîä÷èíåííûõ åìó ó÷ðåæäåíèé, äåéñòâîâàâøèõ íà îïðåäåëåííîé òåððèòîðèè, íàïðèìåð Óïðàâëåíèå ñòðîèòåëüñòâà Âîëæñêîé ÃÝÑ è ïîä÷èíåííûå åìó ó÷ðåæäåíèÿ; - ó÷ðåæäåíèé, ñâÿçàííûõ ìåæäó ñîáîé îáúåêòîì äåÿòåëüíîñòè, íàïðèìåð Óïðàâëåíèå æåëåçíîé äîðîãè è åãî êîíòîðû; - îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè è óïðàâëåíèÿ è ñîñòîÿùèõ ïðè íèõ ó÷ðåæäåíèé è îðãàíèçàöèé, íàïðèìåð ðàéèñïîëêîì è åãî îòäåëû; - ïîñëåäîâàòåëüíî ñìåíÿâøèõ äðóã äðóãà ó÷ðåæäåíèé, åñëè ôóíêöèè ïðåäøåñòâåííèêîâ ïîëíîñòüþ èëè ÷àñòè÷íî ïåðåäàâàëèñü èõ ïðååìíèêàì, íàïðèìåð Ãóáåðíñêîå àðõèâíîå áþðî, Êðàåâîå àðõèâíîå óïðàâëåíèå; - äâóõ èëè íåñêîëüêèõ ôîíäîâ ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ, åñëè ôîíäîîáðàçîâàòåëè ñâÿçàíû ìåæäó ñîáîé áëèçêèìè ðîäñòâåííûìè, ïðîôåññèîíàëüíûìè, òâîð÷åñêèìè îòíîøåíèÿìè, íàïðèìåð È.À. Èëüô (Ôàéíçèëüáåðã), Å.Ï. Ïåòðîâ (Êàòàåâ). Îáðàçîâàíèå àðõèâíûõ êîëëåêöèé. Àðõèâíûå êîëëåêöèè ïîñòóïàþò â ãîñóäàðñòâåííûé àðõèâ â âèäå óæå ñëîæèâøèõñÿ êîìïëåêñîâ èëè îáðàçóþòñÿ â àðõèâå èç îòäåëüíûõ, ðàçðîç-

18

íåííûõ äîêóìåíòîâ ñ öåëüþ ñîçäàíèÿ áëàãîïðèÿòíûõ óñëîâèé äëÿ èõ âñåñòîðîííåãî èñïîëüçîâàíèÿ. Äëÿ àðõèâíûõ êîëëåêöèé â îòëè÷èå îò àðõèâíûõ ôîíäîâ è îáúåäèíåííûõ àðõèâíûõ ôîíäîâ õàðàêòåðíî ïðåîáëàäàíèå íå èñòîðè÷åñêèõ, à ëîãè÷åñêèõ ñâÿçåé. 1.4.5. Îïðåäåëåíèå õðîíîëîãè÷åñêèõ ãðàíèö àðõèâíûõ ôîíäîâ è êðàéíèõ äàò äîêóìåíòîâ ôîíäîâ Õðîíîëîãè÷åñêèìè ãðàíèöàìè àðõèâíîãî ôîíäà ó÷ðåæäåíèÿ ÿâëÿþòñÿ îôèöèàëüíûå äàòû îáðàçîâàíèÿ è ëèêâèäàöèè ó÷ðåæäåíèÿ; àðõèâíîãî ôîíäà ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ — äàòû ðîæäåíèÿ è ñìåðòè îòäåëüíîãî ëèöà, ÷ëåíîâ ñåìüè èëè ðîäà; îáúåäèíåííîãî àðõèâíîãî ôîíäà — äàòû îáðàçîâàíèÿ è ëèêâèäàöèè íàèáîëåå ðàííåãî è íàèáîëåå ïîçäíåãî ïî âðåìåíè äåÿòåëüíîñòè ó÷ðåæäåíèé, äîêóìåíòû êîòîðûõ âîøëè â ñîñòàâ ôîíäà; àðõèâíîé êîëëåêöèè — äàòû ñàìîãî ðàííåãî è ñàìîãî ïîçäíåãî äîêóìåíòà. Êðàéíèìè äàòàìè äîêóìåíòîâ ôîíäà ÿâëÿþòñÿ äàòû íàèáîëåå ðàííåãî è íàèáîëåå ïîçäíåãî èç äîêóìåíòîâ, âõîäÿùèõ â åãî ñîñòàâ. Îíè ìîãóò íåñîâïàäàòü ñ êðàéíèìè äàòàìè äåÿòåëüíîñòè ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ, åñëè ïî êàêèì-ëèáî ïðè÷èíàì îòñóòñòâóþò äîêóìåíòû íà÷àëüíîãî èëè çàâåðøàþùåãî ýòàïîâ äåÿòåëüíîñòè ó÷ðåæäåíèÿ è ò. ä. Êðàéíèå äàòû äîêóìåíòîâ ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ ìîãóò áûòü ðàñøèðåíû çà ñ÷åò äîêóìåíòîâ, ñâÿçàííûõ ñ îòêëèêàìè íà ñìåðòü ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ, ñ ïîñìåðòíûì èçäàíèåì åãî ïðîèçâåäåíèé, ñ ïðîâåäåíèåì þáèëåéíûõ ìåðîïðèÿòèé. 1.4.6. Ãðóïïèðîâêà äîêóìåíòîâ ïî ñòåïåíÿì öåííîñòè Âñå äîêóìåíòû, õðàíÿùèåñÿ â ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâàõ, ÿâëÿþòñÿ öåííûìè. Ñðåäè íèõ ìîãóò âûäåëÿòüñÿ ãðóïïû îñîáî öåííûõ è óíèêàëüíûõ äîêóìåíòîâ. Ýòè ãðóïïû äîêóìåíòîâ õðàíÿòñÿ â ñîñòàâå ñâîèõ ôîíäîâ, íî ó÷èòûâàþòñÿ â îñîáîì ïîðÿäêå. Ïðèíàäëåæíîñòü äîêóìåíòîâ ê îñîáî öåííûì èëè óíèêàëüíûì îïðåäåëÿåòñÿ ðÿäîì ôàêòîðîâ: íàó÷íî-èñòîðè÷åñêîé öåííîñòüþ, ìíîãîàñïåêòíîñòüþ èíôîðìàöèè, ðîëüþ, ìåñòîì è çíà÷åíèåì ó÷ðåæäåíèÿ-ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ, èñòîðè÷åñêîãî ïåðèîäà è äð. 19

1.4.7. Ãðóïïèðîâêà äîêóìåíòîâ ïî êàòåãîðèÿì äîñòóïà ê íèì Ïî êàòåãîðèÿì äîñòóïà äîêóìåíòû äåëÿòñÿ íà äîêóìåíòû îòêðûòîãî äîñòóïà, îãðàíè÷åííîãî äîñòóïà (ñåêðåòíûå è êîíôèäåíöèàëüíûå) è äîêóìåíòû, õðàíÿùèåñÿ íà óñëîâèÿõ îñîáîãî äîñòóïà ê íèì (åñëè ñîáñòâåííèê, ïåðåäàâàÿ èõ â àðõèâ, îãîâîðèë îñîáûå óñëîâèÿ èõ èñïîëüçîâàíèÿ). Äîêóìåíòû îãðàíè÷åííîãî äîñòóïà õðàíÿòñÿ îòäåëüíî îò äðóãèõ äîêóìåíòîâ.

1.5. Êëàññèôèêàöèÿ äîêóìåíòîâ â ïðåäåëàõ àðõèâíîãî ôîíäà 1.5.1. Ïîä êëàññèôèêàöèåé äîêóìåíòîâ â ïðåäåëàõ àðõèâíîãî ôîíäà ïîíèìàåòñÿ èõ ãðóïïèðîâêà è ðàñïîëîæåíèå â ôîíäå Çà åäèíèöó êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ è ó÷åòíóþ åäèíèöó â ïðåäåëàõ àðõèâíîãî ôîíäà ïðèíèìàåòñÿ åäèíèöà õðàíåíèÿ (äåëî). Åäèíèöà õðàíåíèÿ (äåëî) — ôèçè÷åñêè îáîñîáëåííûé îòäåëüíûé äîêóìåíò èëè ñîâîêóïíîñòü ïèñüìåííûõ äîêóìåíòîâ, çàêëþ÷åííûõ â îòäåëüíóþ îáëîæêó. Ïðàêòè÷åñêîå îñóùåñòâëåíèå êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ (äåë) â ïðåäåëàõ àðõèâíîãî ôîíäà íàçûâàåòñÿ èõ ñèñòåìàòèçàöèåé, êîòîðàÿ ïðîèçâîäèòñÿ: - â äåëîïðîèçâîäñòâå ó÷ðåæäåíèé ïðè ñîñòàâëåíèè íîìåíêëàòóðû äåë è ôîðìèðîâàíèè äåë â ñîîòâåòñòâèè ñ íåþ, ïðè ïîäãîòîâêå äåë ê ïîñëåäóþùåìó õðàíåíèþ è èñïîëüçîâàíèþ; - âåäîìñòâåííûõ àðõèâàõ ïðè ïîäãîòîâêå äîêóìåíòîâ äëÿ ïåðåäà÷è â ãîñóäàðñòâåííûå àðõèâû; - ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâàõ ïðè ñîñòàâëåíèè è ïåðåðàáîòêå îïèñåé àðõèâíûõ ôîíäîâ. Ñèñòåìàòèçàöèÿ äåë â ïðåäåëàõ ôîíäà ñêëàäûâàåòñÿ èç ðàçðàáîòêè ñõåìû ñèñòåìàòèçàöèè è ðàñïðåäåëåíèÿ äåë â ñîîòâåòñòâèè ñî ñõåìîé ñèñòåìàòèçàöèè. Ñõåìà ñèñòåìàòèçàöèè äîêóìåíòîâ ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ïåðå÷åíü êëàññèôèêàöèîííûõ äåëåíèé, ðàñïîëîæåííûõ â îïðåäåëåííîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè. Îíà ïðåäíàçíà÷àåòñÿ äëÿ ðàñïðåäåëåíèÿ äîêóìåíòîâ ôîíäà ïî ýòèì äåëåíèÿì. Ðàñïðåäåëåíèå äåë âíóòðè ôîíäà ïî âñåì äåëåíèÿì ñõåìû ñèñòåìàòèçàöèè ïðîâîäèòñÿ ñ ó÷åòîì ñëåäóþùèõ êëàññèôèêàöèîííûõ ïðèçíàêîâ: 20

- ñòðóêòóðíîãî (â ñîîòâåòñòâèè ñî ñòðóêòóðíûìè ïîäðàçäåëåíèÿìè); - õðîíîëîãè÷åñêîãî (ïî ïåðèîäàì èëè äàòàì, ê êîòîðûì îòíîñÿòñÿ äîêóìåíòû); - ôóíêöèîíàëüíîãî, îòðàñëåâîãî, òåìàòè÷åñêîãî, ïðåäìåòíî-âîïðîñíîãî (ñ ó÷åòîì ôóíêöèé èëè îòðàñëåé äåÿòåëüíîñòè ó÷ðåæäåíèÿ, òåì èëè âîïðîñîâ, êîòîðûõ êàñàåòñÿ ñîäåðæàíèå äîêóìåíòîâ); - íîìèíàëüíîãî (ïî èõ äåëîïðîèçâîäñòâåííîé ôîðìå — ïî ðîäàì äåë, âèäàì è ðàçíîâèäíîñòÿì äîêóìåíòîâ); - êîððåñïîíäåíòñêîãî (ïî ó÷ðåæäåíèÿì è ëèöàì, â ðåçóëüòàòå ïåðåïèñêè ñ êîòîðûìè îáðàçîâàëèñü äîêóìåíòû); - ãåîãðàôè÷åñêîãî (â ñîîòâåòñòâèè ñ îïðåäåëåííûìè òåððèòîðèÿìè, íàñåëåííûìè ïóíêòàìè è äðóãèìè ãåîãðàôè÷åñêèìè ïîíÿòèÿìè, ñ êîòîðûìè ñâÿçàíû ñîäåðæàíèå äîêóìåíòîâ, èõ àâòîðû èëè êîððåñïîíäåíòû); - àâòîðñêîãî (ïî íàçâàíèÿì ó÷ðåæäåíèÿ èëè ôàìèëèÿì ëèö, êîòîðûå ÿâëÿþòñÿ àâòîðàìè äîêóìåíòîâ). Ïðèçíàêè (îñíîâàíèÿ) êëàññèôèêàöèè îïðåäåëÿþòñÿ â êàæäîì êîíêðåòíîì ñëó÷àå åå íàó÷íûìè è ïðàêòè÷åñêèìè öåëÿìè. Íå âñå ïðèçíàêè èìåþò îäèíàêîâîå çíà÷åíèå. Ñðåäè íèõ åñòü âåäóùèå è âòîðîñòåïåííûå. Âåäóùèìè êëàññèôèêàöèîííûìè ïðèçíàêàìè ÿâëÿþòñÿ ñòðóêòóðíûé è õðîíîëîãè÷åñêèé. Ñî÷åòàíèå ñòðóêòóðíîãî è õðîíîëîãè÷åñêîãî ïðèçíàêîâ äàåò 2 âàðèàíòà ñõåìû ñèñòåìàòèçàöèè: õðîíîëîãè÷åñêè-ñòðóêòóðíûé è ñòðóêòóðíî-õðîíîëîãè÷åñêèé. Õðîíîëîãè÷åñêè-ñòðóêòóðíàÿ ñõåìà ïðèìåíÿåòñÿ äëÿ ñèñòåìàòèçàöèè äåë â ôîíäå äåéñòâóþùèõ ó÷ðåæäåíèé è ëèêâèäèðîâàííûõ ó÷ðåæäåíèé ñ ÷àñòî ìåíÿâøåéñÿ ñòðóêòóðîé. Ïðè ñèñòåìàòèçàöèè ïî ýòîé ñõåìå äåëà ãðóïïèðóþòñÿ â ôîíäå ïðåæäå âñåãî ïî âðåìåíè èõ ñîçäàíèÿ (ïî ãîäàì), à â ïðåäåëàõ ãîäîâîãî ðàçäåëà — ïî ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì ó÷ðåæäåíèÿ: 1990 ã. 1991 ã. 1. Ñåêðåòàðèàò. 1. Óïðàâëåíèå äåëàìè. 2. Ïëàíîâûé îòäåë. 2. Ïëàíîâî-ýêîíîìè÷åñêèé îòäåë. 3. Ôèíàíñîâûé îòäåë 3. Ôèíàíñîâûé îòäåë è ò. ä. è ò. ä.

21

Åñëè ôîíäîîáðàçîâàòåëü ïðåêðàòèë ñâîþ äåÿòåëüíîñòü, à åãî ñòðóêòóðà îòëè÷àëàñü ÿñíîñòüþ è ñòàáèëüíîñòüþ, óïîòðåáëÿåòñÿ ñòðóêòóðíî-õðîíîëîãè÷åñêàÿ ñõåìà: äåëà ãðóïïèðóþòñÿ ïî ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ, à â ïðåäåëàõ êàæäîé ñòðóêòóðíîé ãðóïïû — ïî ãîäàì: 1. Êàíöåëÿðèÿ — 1970 ã., 1971 ã., 1972 ã. è ò. ä. 2. Ïëàíîâûé îòäåë — 1970 ã., 1971 ã., 1972 ã. è ò. ä. Ýòè äâå ñõåìû íàèáîëåå ðàñïðîñòðàíåíû â àðõèâíîé ïðàêòèêå, îíè èçáèðàþòñÿ â êà÷åñòâå îñíîâû ïîñòðîåíèÿ ìíîãèõ ôîíäîâ ó÷ðåæäåíèé ñîâåòñêîãî ãîñàïïàðàòà. Ïîðÿäîê ðàñïîëîæåíèÿ ãðóïï äîêóìåíòîâ â ïðåäåëàõ ôîíäà. Ãðóïïû ñëåäóåò ðàñïîëàãàòü, îñíîâûâàÿñü íà îáùèõ ïðàâèëàõ êëàññèôèêàöèè îò îáùåãî ê ÷àñòíîìó, îò âûñøåãî ê íèçøåìó. Ñàìûå êðóïíûå ãðóïïû ôîíäà ÷àùå âñåãî ðàñïîëàãàþòñÿ â ïîðÿäêå çíà÷èìîñòè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ (êîòîðûé îòðàæåí â íîìåíêëàòóðå ó÷ðåæäåíèé), îòðàñëåé åãî äåÿòåëüíîñòè, åãî ôóíêöèé, âèäîâ äîêóìåíòîâ èëè æå â ïîðÿäêå ïîñëåäîâàòåëüíîñòè õðîíîëîãè÷åñêèõ ïåðèîäîâ — â çàâèñèìîñòè îò âûáîðà ïåðâîãî ïðèçíàêà êëàññèôèêàöèè. Êàæäàÿ ãðóïïà ìàòåðèàëîâ (ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, îòðàñëè äåÿòåëüíîñòè, îïðåäåëåííîé ôóíêöèè èëè ãîäà) ïîäðàçäåëÿåòñÿ íà ñëåäóþùèå ãðóïïû, âïëîòü äî ñàìûõ ìåëêèõ, â ïîñëåäîâàòåëüíîñòè, îïðåäåëÿåìîé êîíêðåòèêîé äîêóìåíòàöèè íàèáîëåå ðàöèîíàëüíî. Òàêèì îáðàçîì, êàæäîå äåëî çàíèìàåò ñâîå ìåñòî â àðõèâíîì ôîíäå. Ïðè ðàñïðåäåëåíèè äåë ïî ñõåìàì êëàññèôèêàöèè íåîáõîäèìî èìåòü â âèäó ñëåäóþùåå: - äåëà îòíîñÿòñÿ ê òîìó ãîäó, â êîòîðîì îíè íà÷àòû ïðîèçâîäñòâîì èëè â êîòîðîì ïîñòóïèëè â äàííîå ó÷ðåæäåíèå (ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå) èç äðóãîãî ó÷ðåæäåíèÿ (ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ) äëÿ ïðîäîëæåíèÿ äåëîïðîèçâîäñòâîì; - ïëàíû, îò÷åòû, ñìåòû è ìàòåðèàëû ê íèì îòíîñÿòñÿ ê òîìó ãîäó, íà êîòîðûé èëè çà êîòîðûé îíè ñîñòàâëåíû, íåçàâèñèìî îò âðåìåíè èõ ñîñòàâëåíèÿ; - äåëà, íà÷àòûå ïðîèçâîäñòâîì â îäíîì ïîäðàçäåëåíèè è ïåðåäàííûå äëÿ ïðîäîëæåíèÿ â äðóãîå, îòíîñÿòñÿ ê òîìó ïîäðàçäåëåíèþ, â êîòîðîì îíè áûëè çàêîí÷åíû äåëîïðîèçâîäñòâîì;

22

- â ïðåäåëàõ ãîäà èëè õðîíîëîãè÷åñêîãî ïåðèîäà äåëà ðàñïîëàãàþòñÿ ïî çíà÷èìîñòè ñòðóêòóðíûõ ÷àñòåé ôîíäà. Ãðóïïû äåë è äåëà â ïðåäåëàõ íèæíèõ ñòóïåíåé êëàññèôèêàöèè ðàñïðåäåëÿþòñÿ ïî èõ çíà÷èìîñòè è õðîíîëîãèè. Ïðè ðàñïîëîæåíèè äåë ïî õðîíîëîãèè íåîáõîäèìî âíà÷àëå ïîìåùàòü äåëà, äàòèðîâàííûå ÷èñëîì, ìåñÿöåì è ãîäîì, çàòåì äåëà, äàòèðîâàííûå ìåñÿöåì è ãîäîì, è, íàêîíåö, äåëà, äàòèðîâàííûå òîëüêî ãîäîì. Åñëè îêàæåòñÿ íåñêîëüêî äåë, èìåþùèõ îäíó è òó æå íà÷àëüíóþ äàòó, ïåðâûìè ñëåäóåò ïîìåùàòü òå äåëà, êîòîðûå èìåþò áîëåå ðàííèå êîíå÷íûå äàòû. Îñîáåííîñòè êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ ëè÷íûõ ôîíäîâ.  ëè÷íûõ ôîíäàõ ñîäåðæàòñÿ ðàçíîîáðàçíûå ïî ñîñòàâó è ñîäåðæàíèþ äîêóìåíòû, õàðàêòåðèçóþùèå æèçíü è äåÿòåëüíîñòü ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ: ëè÷íûå äîêóìåíòû, ðóêîïèñè, ïèñüìà, ìàòåðèàëû îáùåñòâåííîé, ïðîèçâîäñòâåííîé èëè èíîé äåÿòåëüíîñòè, èçîáðàçèòåëüíûå ìàòåðèàëû è ò. ä. Ïîýòîìó ê äîêóìåíòàì ëè÷íûõ ôîíäîâ íå ìîæåò áûòü ïðèìåíåíà åäèíàÿ ñèñòåìà ïîñòðîåíèÿ ôîíäà, à òàêæå îáùèå ïðèçíàêè ãðóïïèðîâêè äåë, êîòîðûå ðàñïðîñòðàíÿëèñü áû íà âåñü ñîñòàâ ìàòåðèàëîâ ôîíäà â öåëîì, êàê ýòî èìååò ìåñòî ïðè êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ ó÷ðåæäåíèé. Äîêóìåíòû ó÷ðåæäåíèé óæå â ïðîöåññå ñâîåãî ñîçäàíèÿ ðåãëàìåíòèðóþòñÿ è îðãàíèçóþòñÿ äåÿòåëüíîñòüþ ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ è ñèñòåìîé äåëîïðîèçâîäñòâà. Äîêóìåíòû ëè÷íûõ ôîíäîâ, êàê ïðàâèëî, íå èìåþò ñëåäîâ êàêîé-ëèáî îðãàíèçàöèè è îòëè÷àþòñÿ áîëüøèì ðàçíîîáðàçèåì. Ïîýòîìó ìàòåðèàëû ëè÷íûõ ôîíäîâ ïðè ñîçäàíèè íàèáîëåå êðóïíûõ ãðóïï ìîãóò îáúåäèíÿòüñÿ ïî íåñêîëüêèì êëàññèôèêàöèîííûì ïðèçíàêàì îäíîâðåìåííî, ÷àùå âñåãî ïî òåìàòè÷åñêîìó, íîìèíàëüíîìó è àâòîðñêîìó ïðèçíàêàì.  ïðàêòè÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè àðõèâîâ ñëîæèëàñü ñëåäóþùàÿ òèïîâàÿ ñõåìà êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ ëè÷íûõ ôîíäîâ: 1. Ëè÷íûå äîêóìåíòû è äðóãèå ìàòåðèàëû ê áèîãðàôèè ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ (áèîãðàôè÷åñêèå ìàòåðèàëû). 2. Ìàòåðèàëû ñëóæåáíîé è îáùåñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè. 3. Òâîð÷åñêèå ìàòåðèàëû. 4. Ìàòåðèàëû, ñîáðàííûå ôîíäîîáðàçîâàòåëåì äëÿ åãî ðàáîò. 5. Ïåðåïèñêà. 23

6. Èìóùåñòâåííî-õîçÿéñòâåííûå ìàòåðèàëû. 7. Ìàòåðèàëû î ôîíäîîáðàçîâàòåëå. 8. Èçîáðàçèòåëüíûå ìàòåðèàëû. 9. Ìàòåðèàëû ðîäñòâåííèêîâ. 10. Êîëëåêöèÿ, ñîáðàííàÿ ôîíäîîáðàçîâàòåëåì. Êîíêðåòíîå íàèìåíîâàíèå ðàçäåëîâ ñõåìû è ïîñëåäîâàòåëüíîñòü èõ ðàñïîëîæåíèÿ çàâèñÿò îò õàðàêòåðà äåÿòåëüíîñòè ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ, îñîáåííîñòåé ñîñòàâà, ñîäåðæàíèÿ è îáúåìà åãî äîêóìåíòîâ.  ñîñòàâå ôîíäîâ äåÿòåëåé íàóêè è êóëüòóðû íàèáîëåå öåííîé ÷àñòüþ ÿâëÿþòñÿ òâîð÷åñêèå ìàòåðèàëû, êîòîðûå ïîìåùàþòñÿ ïåðåä âñåìè îñòàëüíûìè äîêóìåíòàìè.  ôîíäàõ æå ãîñóäàðñòâåííûõ è îáùåñòâåííûõ äåÿòåëåé íàèáîëüøóþ öåííîñòü ïðåäñòàâëÿþò ìàòåðèàëû èõ ñëóæåáíîé è îáùåñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè, ïîýòîìó ïðè îðãàíèçàöèè ìàòåðèàëîâ ýòèõ ôîíäîâ îíè âûíîñÿòñÿ íà ïåðâîå ìåñòî. Îñîáåííîñòè êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ, îáúåäèíåííûõ àðõèâíûõ ôîíäîâ è êîëëåêöèé. Àðõèâíûå ôîíäû, âõîäÿùèå â ñîñòàâ îáúåäèíåííîãî ôîíäà, íå ïîäëåæàò äðîáëåíèþ è îñòàþòñÿ ñàìûìè êðóïíûìè ãðóïïàìè äîêóìåíòîâ â ïðåäåëàõ îáúåäèíåííîãî àðõèâíîãî ôîíäà. Îíè ìîãóò ðàñïîëàãàòüñÿ ïî çíà÷èìîñòè ôîíäîîáðàçîâàòåëåé, ïî õðîíîëîãèè èõ ñîçäàíèÿ, ïî àëôàâèòó íàçâàíèé è ò. ä.  ïðåäåëàõ êàæäîãî ôîíäà, âîøåäøåãî â îáúåäèíåííûé àðõèâíûé ôîíä, ïðèìåíÿþòñÿ ðàçíûå ñõåìû ñèñòåìàòèçàöèè, âûáîð êîòîðûõ îïðåäåëÿåòñÿ õàðàêòåðîì äåÿòåëüíîñòè êîíêðåòíûõ ó÷ðåæäåíèé, ñîñòàâîì è îáúåìîì èõ äîêóìåíòîâ. Äëÿ ôîíäîâ îäíîðîäíûõ ó÷ðåæäåíèé èñïîëüçóþòñÿ îäèíàêîâûå ñõåìû ñèñòåìàòèçàöèè. Ñèñòåìàòèçàöèÿ äîêóìåíòîâ êîëëåêöèé îïðåäåëÿåòñÿ èõ òåìàòèêîé è ñîñòàâîì äîêóìåíòîâ. Ìàòåðèàëû êîëëåêöèé, ñîñòîÿùèõ èç äîêóìåíòîâ îäíîãî âèäà (íàïðèìåð, èç âîñïîìèíàíèé èëè ïèñåì), îáû÷íî ãðóïïèðóþòñÿ ïî àâòîðñêîìó ïðèçíàêó, à ñîçäàííûå ãðóïïû ðàñïîëàãàþòñÿ ïî àëôàâèòó ôàìèëèé àâòîðîâ.  êîëëåêöèÿõ, ñîçäàííûõ ïî òåìàòè÷åñêîìó ïðèçíàêó, ìîãóò áûòü îáðàçîâàíû ãðóïïû ïî áîëåå óçêèì òåìàì èëè âîïðîñàì, ðàñïîëîæåííûå â ïîðÿäêå èõ çíà÷èìîñòè èëè õðîíîëîãèè.

24

Âîïðîñû äëÿ ïîâòîðåíèÿ 1. Ïîíÿòèå î êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ, ñòóïåíÿõ êëàññèôèêàöèè. Êëàññèôèêàöèÿ äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè â öåëîì. 2. Êëàññèôèêàöèÿ äîêóìåíòîâ â ïðåäåëàõ àðõèâîâ. Ôîíäèðîâàíèå. Ïðèçíàêè îïðåäåëåíèÿ ôîíäîâîé ïðèíàäëåæíîñòè äîêóìåíòîâ. 3. Êëàññèôèêàöèÿ äîêóìåíòîâ â ïðåäåëàõ àðõèâíûõ ôîíäîâ. Ñèñòåìàòèçàöèÿ äîêóìåíòîâ. Ñõåìû ñèñòåìàòèçàöèè. 4. Îñîáåííîñòè êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ ëè÷íûõ ôîíäîâ, îáúåäèíåííûõ àðõèâíûõ ôîíäîâ è êîëëåêöèé.

Ñïèñîê ëèòåðàòóðû 1. Àëåêñååâà Å.Â., Àôàíàñüåâà Ë.Ï., Áóðîâà Å.Ì., Îñè÷êèíà Ã.À. «Àðõèâèñòèêà» — íå òîëüêî äëÿ àðõèâèñòîâ // Ñåêðåòàðñêîå äåëî. 1998. ¹ 3. 2. Àâòîêðàòîâ Â. Èç èñòîðèè ôîðìèðîâàíèÿ êëàññèôèêàöèîííûõ ïðåäñòàâëåíèé â àðõèâîâåäåíèè ÕIÕ — íà÷àëà ÕÕ âåêà // Àðõåîãðàôè÷åñêèé åæåãîäíèê çà 1981 ã. Ì., 1982. 3. Àâòîêðàòîâ Â.Í. Ôîíäèðîâàíèå è ó÷åò äîêóìåíòîâ (î äâóõ ÷àñòíûõ òåîðèÿõ àðõèâîâåäåíèÿ) // Òðóäû ÂÍÈÈÄÀÄ. 1978. Ò. 7. ×. 1. 4. Èëèçàðîâ Á.Ñ. Âîïðîñû òèïîëîãèè àðõèâíûõ ôîíäîâ â ñâåòå äèñêóññèé î ìàññîâûõ èñòîðè÷åñêèõ èñòî÷íèêàõ // Àêòóàëüíûå ïðîáëåìû ñîâåòñêîãî àðõèâîâåäåíèÿ. Ì., 1986. 5. Êóçíåöîâ Ñ.Ë. Ïðîáëåìû ñîçäàíèÿ ýëåêòðîííîãî àðõèâà (îïûò àðõèâà Ãîðáà÷åâ-Ôîíäà) // Äåëîïðîèçâîäñòâî. 1998. ¹ 2. 6. Îðëîâà Í.À. Êëàññèôèêàöèÿ äîêóìåíòàëüíûõ ìàòåðèàëîâ â ñîâåòñêîì àðõèâå: Ó÷åáíîå ïîñîáèå. Ì., 1976. 7. Ðóäåëüñîí Ê.È. Ñîâåòñêàÿ èñòîðèîãðàôèÿ ïî âîïðîñàì êëàññèôèêàöèè àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ // Ñîâåòñêèå àðõèâû. 1972. ¹ 2. 8. Ðóäåëüñîí Ê.È. Ñîâðåìåííûå äîêóìåíòíûå êëàññèôèêàöèè. Ì., 1973. 9. Òåîðèÿ è ïðàêòèêà àðõèâíîãî äåëà â ÑÑÑÐ: Ó÷åáíèê. Ì., 1980. Ñ. 18—60. 10. Øàáàíîâà Ò.Å. Î íåêîòîðûõ ïðîáëåìàõ ôîíäèðîâàíèÿ äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ // Îòå÷åñòâåííûå àðõèâû. 1994. ¹ 2. 25

Ðàçäåë 2 Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ è êîìïëåêòîâàíèå ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ

2.1. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ — ýòî èçó÷åíèå äîêóìåíòîâ íà îñíîâàíèè êðèòåðèåâ èõ öåííîñòè â öåëÿõ îïðåäåëåíèÿ ñðîêîâ õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ è îòáîðà èõ íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ ïðîâîäèòñÿ: - â äåëîïðîèçâîäñòâå ó÷ðåæäåíèÿ, îðãàíèçàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ; - âåäîìñòâåííîì àðõèâå (àðõèâå îðãàíèçàöèè); - àðõèâå.  äåëîïðîèçâîäñòâå îðãàíèçàöèè ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ îñóùåñòâëÿåòñÿ ïðè ñîñòàâëåíèè íîìåíêëàòóð äåë; ïðè ôîðìèðîâàíèè äåë è ïðîâåðêå ïðàâèëüíîñòè îòíåñåíèÿ äîêóìåíòîâ ê äåëàì; ïðè ïîäãîòîâêå äåë ê ïîñëåäóþùåìó õðàíåíèþ. Äëÿ ïðîâåäåíèÿ ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèÿõ ñîçäàþòñÿ ïîñòîÿííî äåéñòâóþùèå ýêñïåðòíûå êîìèññèè (ÝÊ) èç ÷èñëà íàèáîëåå êâàëèôèöèðîâàííûõ ðàáîòíèêîâ. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ ïðîâîäèòñÿ ÷ëåíàìè ÝÊ ïîä ïðåäñåäàòåëüñòâîì îäíîãî èç ðóêîâîäÿùèõ ðàáîòíèêîâ îðãàíèçàöèè, ñëóæáîé äåëîïðîèçâîäñòâà. Ïðè ïðîâåäåíèè ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ îñóùåñòâëÿþòñÿ: îòáîð äîêóìåíòîâ ïîñòîÿííîãî è âðåìåííîãî (ñâûøå 10 ëåò) õðàíåíèÿ äëÿ ïåðåäà÷è â âåäîìñòâåííûé àðõèâ; îòáîð äîêóìåíòîâ ñ âðåìåííûìè ñðîêàìè õðàíåíèÿ äëÿ äàëüíåéøåãî õðàíåíèÿ â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ; âûäåëåíèå ê óíè÷òîæåíèþ äåë çà ïðåäûäóùèå ãîäû, ñðîêè õðàíåíèÿ êîòîðûõ èñòåêëè. Ïðè ýòîì îäíîâðåìåííî ïðîâåðÿåòñÿ êà÷åñòâî è ïîëíîòà äåéñòâóþùåé íîìåíêëàòóðû îðãàíèçàöèè, ïðàâèëüíîñòü îïðåäåëåíèÿ ñðîêîâ õðàíåíèÿ äåë, çàâåäåííûõ â ñîîòâåòñòâèè ñ íîìåíêëàòóðîé, 26

ñîáëþäåíèå óñòàíîâëåííîãî ïîðÿäêà îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ è ôîðìèðîâàíèÿ äåë.  âåäîìñòâåííîì àðõèâå ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ ïðîâîäèòñÿ ïðè îòáîðå èõ íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå. Ïðè ýòîì èñïîëüçóþòñÿ íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèå äîêóìåíòû ïî äàííîìó âîïðîñó, ðàçðàáîòàííûå è óòâåðæäåííûå Ðîñàðõèâîì è ìèíèñòåðñòâîì (âåäîìñòâîì): òèïîâûå è âåäîìñòâåííûå ïåðå÷íè äîêóìåíòîâ ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ õðàíåíèÿ è äð. Ïî ðåçóëüòàòàì ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèè ñîñòàâëÿþòñÿ îïèñè äåë ïîñòîÿííîãî, âðåìåííîãî (ñâûøå 10 ëåò) õðàíåíèÿ è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó, à òàêæå àêòû î âûäåëåíèè äåë ê óíè÷òîæåíèþ.  àðõèâå ýêñïåðòèçà öåííîñòè ïðîâîäèòñÿ ïðè ïîñòóïëåíèè äîêóìåíòîâ â íåóïîðÿäî÷åííîì ñîñòîÿíèè; ïðè ïðîâåäåíèè öåëåâîé ýêñïåðòèçû ïî ôîíäàì, ñîäåðæàùèì äóáëåòíûå è ìàëîöåííûå äîêóìåíòû; â ïðîöåññå ïåðåðàáîòêè îïèñåé. Ïîäãîòîâêà ê ýêñïåðòèçå öåííîñòè äîêóìåíòîâ âêëþ÷àåò èçó÷åíèå èñòîðèè (áèîãðàôèè) ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ è ôîíäà, ñîñòàâà è ñîäåðæàíèÿ äîêóìåíòà. Êàæäîå äåëî, åäèíèöà õðàíåíèÿ ïðîñìàòðèâàåòñÿ ïîëèñòíî (âèçóàëüíî). Êðîìå ïîäëèííèêîâ ìîãóò îñòàâëÿòüñÿ íà õðàíåíèå äóáëåòíûå ýêçåìïëÿðû îñîáî öåííûõ äîêóìåíòîâ, à òàêæå âàðèàíòû äîêóìåíòîâ ïðè íàëè÷èè âèç, ðåçîëþöèé, ïîìåò è ïðàâîê òåêñòà. Ïîâðåæäåííûå äîêóìåíòû âûäåëÿþòñÿ ê óíè÷òîæåíèþ òîëüêî â òîì ñëó÷àå, åñëè èõ âîññòàíîâëåíèå íåâîçìîæíî.

2.2. Îñíîâíûå ïðèíöèïû è êðèòåðèè ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ ïðîâîäèòñÿ íà îñíîâå ïðèíöèïîâ èñòîðèçìà, ñèñòåìíîñòè è öåëîñòíîñòè ïóòåì êîìïëåêñíîãî ïðèìåíåíèÿ êðèòåðèåâ ïðîèñõîæäåíèÿ, ñîäåðæàíèÿ, âíåøíèõ îñîáåííîñòåé. Ê êðèòåðèÿì ïðîèñõîæäåíèÿ îòíîñÿòñÿ: ôóíêöèîíàëüíîöåëåâîå íàçíà÷åíèå ó÷ðåæäåíèÿ, îðãàíèçàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ (îñîáàÿ ðîëü èëè òèïîâîé õàðàêòåð); çíà÷åíèå ëèöà â æèçíè îáùåñòâà; âðåìÿ è ìåñòî îáðàçîâàíèÿ äîêóìåíòà. Ê êðèòåðèÿì ñîäåðæàíèÿ îòíîñÿòñÿ: çíà÷åíèå èìåþùåéñÿ â äîêóìåíòå èíôîðìàöèè (óíèêàëüíîé èëè òèïè÷åñêîé); 27

ïîâòîðåíèå èíôîðìàöèè äîêóìåíòà â äðóãèõ äîêóìåíòàõ; âèä äîêóìåíòà; ïîäëèííîñòü äîêóìåíòà. Ê êðèòåðèÿì âíåøíèõ îñîáåííîñòåé îòíîñÿòñÿ: ôîðìà ôèêñèðîâàíèÿ è ïåðåäà÷è ñîäåðæàíèÿ, óäîñòîâåðåíèÿ è îôîðìëåíèå äîêóìåíòà (â òîì ÷èñëå õóäîæåñòâåííûå, ÿçûêîâûå, ïàëåîãðàôè÷åñêèå è äðóãèå îñîáåííîñòè), ôèçè÷åñêîå ñîñòîÿíèå äîêóìåíòà. Ïðè îòíåñåíèè äîêóìåíòîâ ê ñîñòàâó Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ ó÷èòûâàåòñÿ ôàêòîð ñòåïåíè ïîëíîòû ñîõðàííîñòè ôîíäà. Êðèòåðèè, òî åñòü ïðèçíàêè, íà îñíîâàíèè êîòîðûõ îïðåäåëÿåòñÿ öåííîñòü äîêóìåíòîâ, íå ÿâëÿþòñÿ êàòåãîðèåé óñòîé÷èâîé, îíè ìîãóò èçìåíÿòüñÿ ïîä âëèÿíèåì ðàçëè÷íîãî ðîäà ôàêòîðîâ, íàïðèìåð, ðàçâèòèÿ ãîñàïïàðàòà, ïðîöåññîâ äîêóìåíòèðîâàíèÿ, êîëè÷åñòâà äîêóìåíòàöèè.  çàâèñèìîñòè îò èñòîðè÷åñêèõ óñëîâèé çíà÷åíèå îäíèõ êðèòåðèåâ ïîñòåïåííî ïàäàåò, íà ñìåíó èì ïîÿâëÿþòñÿ äðóãèå.  ýêñïåðòèçå ïåðå÷èñëåííûå êðèòåðèè ïðèìåíÿþòñÿ íå îäèíàêîâî. Îäíè èç íèõ ó÷èòûâàþòñÿ âñåãäà — ýòî, ïðåæäå âñåãî, çíà÷åíèå ñîäåðæàíèÿ äîêóìåíòîâ è çíà÷åíèå ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ. Êàê ãëàâíûå êðèòåðèè îíè ïðèìåíèìû êî âñÿêîé äîêóìåíòàöèè. Äðóãèå êðèòåðèè, íàïðèìåð, ïàëåîãðàôè÷åñêèå, ÿçûêîâûå îñîáåííîñòè è ò. ï., ïðèìåíÿþòñÿ çíà÷èòåëüíî ðåæå. Çíà÷åíèå ñîäåðæàíèÿ äîêóìåíòà. Ñîäåðæàíèå ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ñîâîêóïíîñòü çàôèêñèðîâàííûõ â äîêóìåíòå ñâåäåíèé î êîíêðåòíûõ ñîáûòèÿõ, ÿâëåíèÿõ, ïðåäìåòàõ, ëèöàõ è ò. ï. Öåííîñòü ñîäåðæàíèÿ áóäåò çàâèñåòü îò çíà÷èìîñòè ñîáûòèÿ (ÿâëåíèÿ, ôàêòà, ïðåäìåòà, ëèöà), ïîëíîòû åãî îñâåùåíèÿ, íîâèçíû, óíèêàëüíîñòè èíôîðìàöèè îá èçâåñòíûõ óæå ñîáûòèÿõ, ôàêòàõ, ÿâëåíèÿõ, ëèöàõ. Ñîäåðæàíèå äîêóìåíòà íàäî ðàññìàòðèâàòü è â öåëîì, è â äåòàëÿõ. Êàêîâû áû íè áûëè âîïðîñû, ñîáûòèÿ, ëþäè, î êîòîðûõ ãîâîðèòñÿ â äîêóìåíòå, — çíà÷èòåëüíûå èëè íåçíà÷èòåëüíûå, — ÷òîáû âûíåñòè ïðàâèëüíîå ñóæäåíèå î âîçìîæíîñòè èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ, íàäî ó÷èòûâàòü âñå ñòîðîíû æèçíè îáùåñòâà, äëÿ îñâåùåíèÿ êîòîðîé ýòè âîïðîñû, ôàêòû, ñîáûòèÿ, ëþäè ìîãóò èìåòü îïðåäåëåííîå çíà÷åíèå. Äëÿ ðåøåíèÿ âîïðîñîâ ýêñïåðòèçû óïðàâëåí÷åñêèõ äîêóìåíòîâ äîñòàòî÷íî çíàòü, êàêóþ îíè íåñóò èíôîðìàöèþ, òàê êàê ñîäåðæàíèå äîêóìåíòîâ, êàê ïðàâèëî, ñòðîãî ñîîòâåòñòâóåò èõ íàçíà÷åíèþ. Âñå äîêóìåíòû ñîâðåìåííûõ ó÷ðåæäåíèé, â 28

çàâèñèìîñòè îò èíôîðìàöèè, êîòîðóþ îíè íåñóò, ðàñïàäàþòñÿ íà òðè áîëüøèå ãðóïïû. Ïåðâóþ ãðóïïó ñîñòàâëÿþò äîêóìåíòû, èíôîðìàöèÿ êîòîðûõ ðàñêðûâàåò îñíîâíóþ öåëåâóþ äåÿòåëüíîñòü ó÷ðåæäåíèÿ. Îíè õðàíÿòñÿ ïîñòîÿííî. Âòîðàÿ ãðóïïà íîñèò âñïîìîãàòåëüíûé õàðàêòåð (äîêóìåíòû îïåðàòèâíîé è áóõãàëòåðñêîé îò÷åòíîñòè è ó÷åòà, äîêóìåíòû ïî áûòîâûì, àäìèíèñòðàòèâíî-õîçÿéñòâåííûì âîïðîñàì è ò. ä.). Îíè õðàíÿòñÿ îò ãîäà äî äåñÿòè ëåò è áîëåå. Òðåòüÿ ãðóïïà — äîêóìåíòû ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó — õðàíÿòñÿ îò íåñêîëüêèõ ëåò äî íåñêîëüêèõ äåñÿòèëåòèé. Çíà÷åíèå ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ.  ñîîòâåòñòâèè ñ ýòèì êðèòåðèåì â îòå÷åñòâåííîì àðõèâîâåäåíèè òðàäèöèîííî áûëî ïðèíÿòî äåëèòü âñå ó÷ðåæäåíèÿ, ïðåäïðèÿòèÿ è îðãàíèçàöèè, â çàâèñèìîñòè îò çàäà÷ è ôóíêöèé, êîìïåòåíöèè, ìàñøòàáà äåÿòåëüíîñòè, íà òðè ãðóïïû: 1) Öåíòðàëüíûå îðãàíû âëàñòè è óïðàâëåíèÿ, êðàåâûå è îáëàñòíûå ó÷ðåæäåíèÿ. Äîêóìåíòû ýòèõ ó÷ðåæäåíèé ïîñòóïàþò â ãîñóäàðñòâåííûå àðõèâû â ñðîêè, óñòàíîâëåííûå çàêîíîäàòåëüñòâîì. Çíà÷åíèå ýòèõ äîêóìåíòîâ òðåáóåò âíèìàòåëüíîãî ê íèì îòíîøåíèÿ. Ñëåäóåò òùàòåëüíî èçó÷àòü ïåðåïèñêó, òàê êàê îíà ìîæåò äîïîëíÿòü ìàòåðèàëû ñâîäíîãî, îáîáùàþùåãî õàðàêòåðà è ñîäåðæàòü êîíêðåòíûå ñâåäåíèÿ î ðàáîòå ó÷ðåæäåíèÿ. Ïîìèìî îñíîâíîé äîêóìåíòàöèè â ñîñòàâå ôîíäîâ ýòèõ ó÷ðåæäåíèé ìîãóò áûòü îñòàâëåíû äîêóìåíòû ïîä÷èíåííûõ èëè âûøåñòîÿùèõ ó÷ðåæäåíèé. 2) Ó÷ðåæäåíèÿ ðàéîííîãî è ãîðîäñêîãî çâåíà. Îòëè÷èòåëüíàÿ ÷åðòà ýòîé ãðóïïû — áîëüøîå êîëè÷åñòâî ó÷ðåæäåíèé, îäíîðîäíûõ ïî ôóíêöèÿì è öåëåâîìó íàçíà÷åíèþ.  ñèëó ýòîãî ïðèåì èõ íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå â ïîëíîì ñîñòàâå îò âñåõ ó÷ðåæäåíèé íåöåëåñîîáðàçåí. Îíè ïðèíèìàþòñÿ â ãîñóäàðñòâåííûå àðõèâû âûáîðî÷íî: îäèí-äâà ôîíäà èç ãðóïïû ôîíäîâ îäíîðîäíûõ ó÷ðåæäåíèé èëè òîëüêî îïðåäåëåííûå êàòåãîðèè äîêóìåíòîâ èç âñåõ ôîíäîâ ó÷ðåæäåíèé. Îäíàêî íåîáõîäèì äèôôåðåíöèðîâàííûé ïîäõîä: íåêîòîðûå èç ó÷ðåæäåíèé ýòîé ãðóïïû ìîãóò ïîïàäàòü â ÷èñëî ó÷ðåæäåíèé, îò êîòîðûõ äîêóìåíòàöèÿ ïðèíèìàåòñÿ íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå â ïîëíîì ñîñòàâå, äðóãèå æå ìîãóò âîîáùå íå ñäàâàòü äîêóìåíòû íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå â ñèëó ïîëíîãî îòðàæåíèÿ èõ èíôîðìàöèè â ôîíäàõ âûøåñòîÿùèõ ó÷ðåæäåíèé. 29

3) Íèçîâûå ó÷ðåæäåíèÿ âñïîìîãàòåëüíîãî è îáñëóæèâàþùåãî õàðàêòåðà. Èíôîðìàöèÿ î äåÿòåëüíîñòè ýòèõ ó÷ðåæäåíèé, êîòîðàÿ ìîæåò èìåòü íàó÷íîå çíà÷åíèå, íàõîäèò îòðàæåíèå â ñâîäíîé äîêóìåíòàöèè âûøåñòîÿùèõ ó÷ðåæäåíèé. Ïîýòîìó äîêóìåíòû äàííûõ ó÷ðåæäåíèé íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå íå ïðèíèìàþòñÿ. Îäíàêî â ñèëó òàêèõ ôàêòîðîâ, êàê ÷èñëåííîñòü ðàáî÷èõ è ñëóæàùèõ, îáúåì ðàáîòû, íîâàòîðñòâî è ò. ï., îíè ìîãóò ïðèîáðåñòè íàó÷íûé èíòåðåñ.  ôîíäàõ íèçîâûõ ó÷ðåæäåíèé íå èñêëþ÷åíà âîçìîæíîñòü ïîÿâëåíèÿ äîêóìåíòîâ, êîòîðûå ìîãóò áûòü èñïîëüçîâàíû äëÿ íàó÷íûõ èññëåäîâàíèé.  ïîñëåäíåå äåñÿòèëåòèå ïåðåñòðîéêà ýêîíîìèêè, ðàçíûå ôîðìû ñîáñòâåííîñòè, îòêàç îò æåñòêîé öåíòðàëèçàöèè óïðàâëåíèÿ ïðèâåëè ê èçìåíåíèþ ñâÿçåé óïðàâëåíèÿ, õàðàêòåðà è îáúåìà òðàäèöèîííûõ ôóíêöèé, âîçíèêíîâåíèþ íîâûõ, ìíîãîïðîôèëüíîñòè îðãàíèçàöèé è ïðåäïðèÿòèé. Òðàäèöèîííîå äåëåíèå íà îñíîâíûå, âñïîìîãàòåëüíûå, îáñëóæèâàþùèå îðãàíèçàöèè çà÷àñòóþ íåâîçìîæíî. Çàäà÷åé àðõèâèñòîâ îñòàåòñÿ ñîõðàíåíèå äîêóìåíòîâ, îòðàæàþùèõ îñîáåííîñòè äåÿòåëüíîñòè òåõ èëè èíûõ îðãàíèçàöèé è ïðåäïðèÿòèé. Òàêèìè îñîáåííîñòÿìè ìîãóò áûòü: óíèêàëüíîñòü äåÿòåëüíîñòè, íîâèçíà ïðîäóêöèè, òðóäîâûå, îáùåñòâåííûå òðàäèöèè, ó÷àñòèå â ìåæäóíàðîäíûõ è ðåãèîíàëüíûõ ïðîãðàììàõ, ðàáîòà â ýêñïåðèìåíòàëüíûõ óñëîâèÿõ, îñîáî âàæíàÿ ðîëü â ðàçâèòèè îïðåäåëåííîé ñôåðû äåÿòåëüíîñòè èëè íà êîíêðåòíîé òåððèòîðèè. Çíà÷åíèå âðåìåíè îáðàçîâàíèÿ äîêóìåíòà. Èìåþòñÿ îïðåäåëåííûå âðåìåííûå ïåðèîäû, çà êîòîðûå, â ñèëó ðàçëè÷íûõ ïðè÷èí, ñîõðàíèëîñü íåáîëüøîå êîëè÷åñòâî èñòî÷íèêîâ. Òàêèå äîêóìåíòû òðåáóþò áåðåæíîãî ê ñåáå îòíîøåíèÿ. Îíè èìåþò áîëüøîå èñòîðè÷åñêîå çíà÷åíèå è äîëæíû áûòü îñòàâëåíû íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå. Ñ ýòîé öåëüþ àðõèâèñòàìè áûëè ââåäåíû çàïðåòíûå äàòû, îãðàíè÷èâàþùèå ñôåðó äåÿòåëüíîñòè ýêñïåðòîâ. Äîêóìåíòû, âîçíèêàþùèå ðàíåå çàïðåòíûõ ëåò, ýêñïåðòèçå íå ïîäâåðãàþòñÿ è óíè÷òîæåíèþ íå ïîäëåæàò. Äîêóìåíòû, îòëîæèâøèåñÿ äî ïðîâåäåíèÿ áóðæóàçíûõ ðåôîðì âòîðîé ïîëîâèíû ÕIÕ â. âêëþ÷èòåëüíî, ê óíè÷òîæåíèþ íå âûäåëÿþòñÿ. Óíè÷òîæåíèå äîêóìåíòîâ ïî 1945 ãîä âêëþ÷èòåëüíî îñóùåñòâëÿåòñÿ â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå òîëüêî ñ ðàçðåøåíèÿ Ôåäåðàëüíîé àðõèâíîé ñëóæáû ÐÔ. 30

2.3. Êðèòåðèé ïîâòîðÿåìîñòè èíôîðìàöèè. Îñíîâíûå ïîëîæåíèÿ îòáîðà äîêóìåíòîâ ñ ïîâòîðÿþùåéñÿ èíôîðìàöèåé íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå Óïðàâëåí÷åñêèå ñâÿçè ìåæäó ó÷ðåæäåíèÿìè òðåáóþò îáðàçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ èäåíòè÷íîãî ñîäåðæàíèÿ èëè äîêóìåíòîâ, íåñóùèõ èíôîðìàöèþ î äðóãèõ äîêóìåíòàõ. Äîêóìåíòû ñ ïîâòîðÿþùåéñÿ èíôîðìàöèåé ìîãóò áûòü â îäíîì ó÷ðåæäåíèè, âî âñåõ ó÷ðåæäåíèÿõ îäíîé îòðàñëåâîé èëè âåäîìñòâåííîé ñèñòåìû è äàæå â ó÷ðåæäåíèÿõ ðàçíûõ ñèñòåì. Ïîâòîðÿåìîñòü èíôîðìàöèè äîêóìåíòîâ ìîæåò áûòü ôîðìàëüíîé è àíàëèòèêî-ñèíòåòè÷åñêîé. Ôîðìàëüíûé âèä ïîâòîðÿåìîñòè — ýòî âîñïðîèçâåäåíèå èíôîðìàöèè ïóòåì äóáëåòíîñòè (ðàçìíîæåííûå ýêçåìïëÿðû îäíîãî è òîãî æå äîêóìåíòà); öèòèðîâàíèÿ (äîñëîâíîå ïîâòîðåíèå âñåãî òåêñòà äîêóìåíòà èëè åãî ÷àñòè â äðóãîì äîêóìåíòå); ñóììèðîâàíèÿ (ïðîñòîå ñëîæåíèå îäíîðîäíûõ ïåðâè÷íûõ äîêóìåíòîâ âî âòîðè÷íîì äîêóìåíòå ñ ñîõðàíåíèåì èíôîðìàöèè ïåðâè÷íûõ äîêóìåíòîâ è ñ ïîñëåäóþùèì ïîäâåäåíèåì èòîãîâ). Àíàëèòèêî-ñèíòåòè÷åñêèé âèä ïîâòîðÿåìîñòè — ýòî ïðåîáðàçîâàíèå äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïóòåì îáîáùåíèÿ (îáðàáîòêà äàííûõ ïåðâè÷íûõ äîêóìåíòîâ âî âòîðè÷íîì äîêóìåíòå ñ ïîìîùüþ èõ ðàçëè÷íîé ãðóïïèðîâêè, àíàëèçà è ñèíòåçà), ðåôåðèðîâàíèÿ (ïåðåäà÷à â ñîêðàùåííîì âèäå âî âòîðè÷íîì äîêóìåíòå ñîäåðæàíèÿ ïåðâè÷íîãî äîêóìåíòà ïóòåì åãî àíàëèçà è ñèíòåçà), èçëîæåíèÿ (ïåðåäà÷à, íî íå äîñëîâíàÿ, âñåãî òåêñòà äîêóìåíòà èëè åãî ÷àñòè â äðóãîì äîêóìåíòå ñ âîçìîæíûìè èçìåíåíèÿìè ðàñïîëîæåíèÿ ñâåäåíèé è ñòèëÿ èçëîæåíèÿ). Îòíîñèòåëüíî ñàìîñòîÿòåëüíîé ôîðìîé ïîâòîðåíèÿ ÿâëÿåòñÿ âàðèàíòíîñòü. Âàðèàíòû — ýòî ðàçíûå òåêñòû îäíîãî è òîãî æå äîêóìåíòà, â êîòîðûé âíåñåíû èçìåíåíèÿ, îòðàæàþùèå ðàçâèòèå ñîäåðæàùèõñÿ â íèõ ñâåäåíèé èëè èñòîðèþ ñîçäàíèÿ äîêóìåíòà. Ðàññìîòðèì ñëó÷àé îòáîðà íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå äîêóìåíòîâ ñ òàêîé ðàñïðîñòðàíåííîé ôîðìîé ïîâòîðåíèÿ èíôîðìàöèè, êàê äóáëèðîâàíèå. Äóáëåòíûå äîêóìåíòû— ðàçìíîæåííûå äîêóìåíòû, òî åñòü íåñêîëüêî ýêçåìïëÿðîâ îäíîãî è òîãî æå äîêóìåíòà — ïîäëèííèêà èëè êîïèè. 31

Èõ ïîÿâëåíèå îáúÿñíÿåòñÿ îðãàíèçàöèåé ðàáîòû ãîñóäàðñòâåííîãî àïïàðàòà, òðåáóþùåé ðàçìíîæåíèÿ è ðàññûëêè äîêóìåíòîâ äëÿ ñâåäåíèÿ, ðóêîâîäñòâà, èñïîëíåíèÿ.  ó÷ðåæäåíèÿõ ñòðóêòóðíûìè ÷àñòÿìè, à òàêæå íèæåñòîÿùèìè ó÷ðåæäåíèÿìè ñèñòåìû ÷àùå âñåãî ðàçìíîæàþòñÿ è ðàññûëàþòñÿ ïîëîæåíèÿ, ïðèêàçû, äèðåêòèâíûå ïèñüìà, èíñòðóêöèè. Ïîäâåäîìñòâåííûå ó÷ðåæäåíèÿ â ñâîþ î÷åðåäü ïîñûëàþò ðóêîâîäÿùåìó îðãàíó ïëàíû, äîêëàäû, îò÷åòû î ñâîåé ðàáîòå. Ìîãóò áûòü ðàçìíîæåíû è ðàçîñëàíû ïî ñèñòåìå ó÷ðåæäåíèé ïëàíîâûå äîêóìåíòû, ïðîòîêîëû. Äîêóìåíòû â ñîçäàâøåé èõ ñòðóêòóðíîé ÷àñòè îñòàâëÿþòñÿ íà õðàíåíèå â ïîäëèííèêàõ, à â òåõ ñòðóêòóðíûõ ÷àñòÿõ, êóäà îíè â êîïèÿõ ïîñûëàþòñÿ äëÿ ñâåäåíèÿ, óíè÷òîæàþòñÿ. Åñëè èçâåñòíî, ÷òî äîêóìåíò äëèòåëüíîå âðåìÿ áóäåò íåîáõîäèì â îïåðàòèâíîé äåÿòåëüíîñòè, èëè åñëè äîêóìåíò ïðåäñòàâëÿåò áîëüøóþ öåííîñòü ñ íàó÷íîé è ïðàêòè÷åñêîé òî÷åê çðåíèÿ (ïå÷àòíûå äîêëàäû, îò÷åòû, ïëàíû), òî öåëåñîîáðàçíî îñòàâèòü êðîìå ïîäëèííèêà îäèí-äâà ýêçåìïëÿðà êîïèé è ïåðåäàòü èõ â èíòåðåñàõ èñïîëüçîâàíèÿ â íàó÷íî-ñïðàâî÷íûå áèáëèîòåêè àðõèâîâ. Âíóòðè ó÷ðåæäåíèé îäíîé ñèñòåìû äóáëåòíûìè ÷àùå âñåãî áûâàþò ïîñòàíîâëåíèÿ, ïðèêàçû, äèðåêòèâû, óêàçàíèÿ, ðàñïîðÿæåíèÿ è äðóãèå äîêóìåíòû ðóêîâîäÿùåãî õàðàêòåðà. Îíè ðàçìíîæàþòñÿ è ðàññûëàþòñÿ ïî âñåé ñèñòåìå ó÷ðåæäåíèé. Ïðèêàçû âåäîìñòâ îòêëàäûâàþòñÿ â êîïèÿõ âî âñåõ ïîäâåäîìñòâåííûõ ó÷ðåæäåíèÿõ. Òàêèå äîêóìåíòû ñîõðàíÿþòñÿ â ôîíäàõ ó÷ðåæäåíèé, ÿâëÿþùèõñÿ èõ àâòîðàìè.  ôîíäàõ ïîäâåäîìñòâåííûõ ó÷ðåæäåíèé ìàòåðèàëû ìîãóò áûòü îñòàâëåíû íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå ëèøü â òåõ ñëó÷àÿõ, êîãäà ñîäåðæàíèå èõ íåïîñðåäñòâåííî çàòðàãèâàåò âîïðîñû äåÿòåëüíîñòè äàííûõ ó÷ðåæäåíèé è íå íàõîäèò äîñòàòî÷íî ïîëíîãî îòðàæåíèÿ â äîêóìåíòàõ ýòèõ ó÷ðåæäåíèé. Åñëè æå îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêóìåíòû ïðèñëàíû äëÿ ñâåäåíèÿ, òî îíè âûäåëÿþòñÿ ê óíè÷òîæåíèþ. Çíà÷èòåëüíóþ ÷àñòü äóáëåòíîé äîêóìåíòàöèè ñîñòàâëÿþò äîêóìåíòû ïëàíîâî-îò÷åòíîãî õàðàêòåðà, ïðèñûëàåìûå â âûøåñòîÿùèå îðãàíû ïîäâåäîìñòâåííûìè ó÷ðåæäåíèÿìè. Ïëàíîâàÿ äîêóìåíòàöèÿ â ñîñòàâå ôîíäîâ âûøåñòîÿùèõ ó÷ðåæäåíèé

32

îáû÷íî âûäåëÿåòñÿ ê óíè÷òîæåíèþ, òàê êàê åå ïîêàçàòåëè, êàê ïðàâèëî, îòðàæàþòñÿ â îò÷åòàõ. Îò÷åòíîñòü îáû÷íî ñîõðàíÿåòñÿ â ôîíäàõ âûøåñòîÿùèõ ó÷ðåæäåíèé êàê èñòî÷íèê èíôîðìàöèè î äåÿòåëüíîñòè ïîäâåäîìñòâåííûõ ó÷ðåæäåíèé.  ôîíäàõ ó÷ðåæäåíèé ðàçíûõ ñèñòåì ìîãóò îòëîæèòüñÿ àêòû îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè è óïðàâëåíèÿ, äîêóìåíòû îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîãî õàðàêòåðà, ïëàíîâî-îò÷åòíûå äîêóìåíòû, àêòû, äîãîâîðû è äðóãèå. Ïðè îòáîðå íà ãîñõðàíåíèå äóáëåòíûõ äîêóìåíòîâ íàçâàííûõ ðàçíîâèäíîñòåé ñëåäóåò ó÷èòûâàòü çíà÷åíèå ýòèõ äîêóìåíòîâ äëÿ äåÿòåëüíîñòè òîãî ó÷ðåæäåíèÿ, â ôîíäå êîòîðîãî îíè îòëîæèëèñü. Ê âûäåëåíèþ íà óíè÷òîæåíèå äóáëåòíûõ äîêóìåíòîâ ñëåäóåò ïîäõîäèòü îñòîðîæíî, íå íàäî çàáûâàòü, ÷òî èìè ìîæíî âîñïîëíèòü óòðà÷åííûå äîêóìåíòû. Åñëè â ôîíäå ó÷ðåæäåíèÿ îòñóòñòâóþò îñíîâíûå äîêóìåíòû, òî öåëåñîîáðàçíî ñòàâèòü âîïðîñ î âîñïîëíåíèè èõ èäåíòè÷íûìè äîêóìåíòàìè èç äðóãèõ ôîíäîâ. Íà îòáîð äóáëåòíûõ äîêóìåíòîâ ìîæåò îêàçàòü âëèÿíèå íàëè÷èå ðåçîëþöèé, ïîìåò, âèç, ñóùåñòâåííî äîïîëíÿþùèõ èõ ñîäåðæàíèå. Áîëåå ñëîæíûé âèä ïîâòîðÿåìîñòè — àíàëèòèêî-ñèíòåòè÷åñêèé, êîãäà ïðîèñõîäèò ïðåîáðàçîâàíèå èíôîðìàöèè îäíèõ äîêóìåíòîâ â äðóãèå. Òàêîå ïîâòîðåíèå èíôîðìàöèè ÷àùå âñåãî ïðèñóòñòâóåò â äîêóìåíòàõ îò÷åòíûõ, ñòàòèñòè÷åñêèõ, áóõãàëòåðñêîãî ó÷åòà è îò÷åòíîñòè è äð. ×àùå âñåãî íàáëþäàåòñÿ ïîâòîðåíèå ïðåîáðàçîâàííîé èíôîðìàöèè ïåðèîäè÷åñêîé îò÷åòíîñòè (çà ìåñÿö, çà êâàðòàë) â ñâîäíûõ äîêóìåíòàõ çà áîëåå äëèòåëüíûå ïåðèîäû âðåìåíè (çà ãîä).  ïðàêòèêå ðàáîòû ïåðèîäè÷åñêóþ îò÷åòíîñòü (ìåñÿ÷íóþ, êâàðòàëüíóþ) ïðè íàëè÷èè ãîäîâîé âûäåëÿþò ê óíè÷òîæåíèþ. Äîêëàäíûå çàïèñêè, ñïðàâêè, ñâåäåíèÿ, îáçîðû ìîãóò ñëóæèòü îñíîâàíèåì äëÿ ñîñòàâëåíèÿ äîêóìåíòà ñâîäíîãî õàðàêòåðà.  íåì ñ áîëüøåé èëè ìåíüøåé ïîëíîòîé ìîæåò áûòü èçëîæåíî ñîäåðæàíèå ïåðâè÷íûõ äîêóìåíòîâ. Åñëè ñîäåðæàíèå ïåðâè÷íûõ äîêóìåíòîâ ïîëíîñòüþ îòðàæåíî â ñâîäíîì äîêóìåíòå è åñëè êàæäûé â îòäåëüíîñòè äîêóìåíò íå íåñåò èíôîðìàöèè, ïðåäñòàâëÿþùåé íàó÷íûé èíòåðåñ, òî îíè ìîãóò áûòü óíè÷òîæåíû. Åñëè ïåðâè÷íûå èñòî÷íèêè èíôîðìàöèè ñîäåðæàò êîíêðåòíûå ñâåäåíèÿ, êîòîðûå ìîãóò ïðåäñòàâëÿòü èíòåðåñ äëÿ 33

èçó÷åíèÿ îñâåùàåìîãî âîïðîñà, è åñëè îíè íå íàøëè äîñòàòî÷íîãî îòðàæåíèÿ â ñâîäíûõ äîêóìåíòàõ, òîãäà íàðàâíå ñî ñâîäíûìè îñòàâëÿþò íà õðàíåíèå è ïåðâè÷íûå äîêóìåíòû. Îòáîð íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå äîêóìåíòîâ ñ ïîâòîðÿþùåéñÿ èíôîðìàöèåé — îäèí èç íàèáîëåå òðóäíûõ âîïðîñîâ â ýêñïåðòèçå. Ïðè ðàçðåøåíèè åãî íåîáõîäèìî, âî-ïåðâûõ, óñòàíîâèòü, â ôîíäàõ êàêèõ ó÷ðåæäåíèé ìîãóò áûòü äîêóìåíòû ñ ïîâòîðÿþùåéñÿ èíôîðìàöèåé; âî-âòîðûõ, âûÿâèòü êàòåãîðèè äîêóìåíòîâ, èíôîðìàöèÿ êîòîðûõ ïîâòîðÿåòñÿ; â-òðåòüèõ, îïðåäåëèòü âèä è ôîðìó ïîâòîðÿåìîñòè è óæå ïîñëå ýòîãî ïðîâîäèòü îòáîð äîêóìåíòîâ íà õðàíåíèå è óíè÷òîæåíèå, ðóêîâîäñòâóÿñü îáùèìè è ñïåöèàëüíûìè êðèòåðèÿìè öåííîñòè äîêóìåíòîâ.

2.4. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ èìååò íåêîòîðûå îñîáåííîñòè. Íàó÷íî-ìåòîäè÷åñêèì îáîñíîâàíèåì ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ ÿâëÿåòñÿ ñèñòåìà êðèòåðèåâ èõ öåííîñòè, õàðàêòåðèçóþùàÿ ïðîèñõîæäåíèå, ñîäåðæàíèå, âíåøíèå îñîáåííîñòè è ñîõðàííîñòü äîêóìåíòîâ. Êðèòåðèè ïðîèñõîæäåíèÿ: - àâòîðñòâî, à òàêæå çíà÷åíèå àäðåñàòà èëè âëàäåëüöà äîêóìåíòà. Öåííîñòü äîêóìåíòà íàõîäèòñÿ â çàâèñèìîñòè îò çíà÷åíèÿ òâîð÷åñêîé, íàó÷íîé èëè îáùåñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè àâòîðà (àäðåñàòà, âëàäåëüöà); - âðåìÿ, ìåñòî è ñîöèàëüíî-èñòîðè÷åñêèå óñëîâèÿ ïðîèñõîæäåíèÿ äîêóìåíòà, ïîçâîëÿþùèå ñîîòíåñòè äîêóìåíò ñ êîíêðåòíûìè èñòîðè÷åñêèìè ñîáûòèÿìè. Ïðè÷àñòíîñòü äîêóìåíòà ê âàæíûì ñîáûòèÿì îáùåñòâåííî-ïîëèòè÷åñêîé, êóëüòóðíîé, íàó÷íîé è ò. ä. æèçíè ïîâûøàþò åãî öåííîñòü êàê èñòîðè÷åñêîãî èñòî÷íèêà. Ïðèìåíåíèå ýòèõ äâóõ êðèòåðèåâ òðàäèöèîííî è îñóùåñòâëÿåòñÿ òàê æå, êàê è ïðè ýêñïåðòèçå öåííîñòè äîêóìåíòîâ îôèöèàëüíîãî ïðîèñõîæäåíèÿ. Êðèòåðèé çíà÷èìîñòè ñîäåðæàíèÿ äîêóìåíòà ïðè ýêñïåðòèçå öåííîñòè äîêóìåíòîâ ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ èìååò îãðàíè÷åííîå ïðèìåíåíèå: îí ïðèìåíÿåòñÿ òîëüêî ê äîêóìåí34

òàì, íå ÿâëÿþùèìñÿ õóäîæåñòâåííûì ïðîèçâåäåíèåì èëè èíûì òâîð÷åñêèì äîêóìåíòîì (áèîãðàôè÷åñêèå äîêóìåíòû, ïèñüìà, äíåâíèêè, ìåìóàðû è äð.). Çíà÷èìîñòü ñîäåðæàíèÿ ýòèõ äîêóìåíòîâ íàäî îöåíèâàòü òàêæå è ñ òî÷êè çðåíèÿ ñîöèàëüíî-ïñèõîëîãè÷åñêîé åãî íàñûùåííîñòè: ñîîáùàÿ êàêèå-ëèáî öåííûå ôàêòû, äîêóìåíò ìîæåò ÿðêî âûðàæàòü ìûñëè è íàñòðîåíèÿ îïðåäåëåííîé ñîöèàëüíîé ãðóïïû îáùåñòâà, òåì ñàìûì ïðåäñòàâëÿòü öåííîñòü êàê èñòîðè÷åñêèé èñòî÷íèê. Äëÿ òâîð÷åñêèõ äîêóìåíòîâ, õóäîæåñòâåííûõ ïðîèçâåäåíèé êðèòåðèé çíà÷èìîñòè ñîäåðæàíèÿ ïðèîáðåòàåò èíîå êà÷åñòâî: èõ çíà÷åíèå îöåíèâàåòñÿ ñ òî÷êè çðåíèÿ õóäîæåñòâåííûõ äîñòîèíñòâ, äëÿ íàó÷íîãî èññëåäîâàíèÿ îñíîâíûì ÿâëÿåòñÿ íîâèçíà è íàó÷íàÿ àêòóàëüíîñòü. Êðèòåðèè âíåøíèõ ïðèçíàêîâ: ñòåïåíü àâòîãðàôè÷íîñòè, ïîäëèííîñòü, íàëè÷èå ïîìåò, ôèçè÷åñêîå ñîñòîÿíèå, õóäîæåñòâåííîå îôîðìëåíèå äîêóìåíòîâ. Ïðè îòáîðå äîêóìåíòîâ íà õðàíåíèå îñîáóþ öåííîñòü ïðåäñòàâëÿþò àâòîãðàôû ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ, ïîäëèííûå äîêóìåíòû îôèöèàëüíîãî ïðîèñõîæäåíèÿ, ïîäëèííûå íåãàòèâû è îòïå÷àòêè ñ íèõ, íàëè÷èå íà äîêóìåíòàõ ïîìåò ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ èëè èçâåñòíûõ äåÿòåëåé ãîñóäàðñòâà, íàóêè, êóëüòóðû, îôîðìëåíèå äîêóìåíòîâ, ïîâûøàþùåå èõ ýêñïîçèöèîííóþ öåííîñòü. Ðàçðóøåíèå îñíîâû äîêóìåíòà, çàòóõàíèå èëè ñòèðàíèå òåêñòîâ, âûöâåòàíèå ôîòîãðàôèé è äðóãèå ïîäîáíûå äåôåêòû ñíèæàþò öåííîñòü äîêóìåíòà. Êðèòåðèé ñòåïåíè ñîõðàííîñòè ôîíäà. Ïëîõàÿ ñîõðàííîñòü ôîíäà (ìàëî÷èñëåííîñòü äîêóìåíòîâ) ïîâûøàåò öåííîñòü êàæäîãî äîêóìåíòà.

2.5. Ïåðå÷íè äîêóìåíòîâ Ïåðå÷íè äîêóìåíòîâ — ýòî ñèñòåìàòèçèðîâàííûå ñïèñêè äîêóìåíòîâ ó÷ðåæäåíèé, ñîäåðæàùèå íîðìàòèâíûå óêàçàíèÿ î ñðîêàõ õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ èëè î ñîñòàâå äîêóìåíòîâ, ïðèåì êîòîðûõ íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå îáÿçàòåëåí. Ïåðå÷íè îòíîñÿòñÿ ê ÷èñëó îñíîâíûõ ñïðàâî÷íûõ ïîñîáèé ïî ýêñïåðòèçå. Îíè îáåñïå÷èâàþò ñîõðàííîñòü äîêóìåíòîâ, îáðàçóþùèõñÿ â äåÿòåëüíîñòè ó÷ðåæäåíèé, ïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèé, îðèåíòèðóþò â ñðîêàõ èõ õðàíåíèÿ, îáëåã÷àþò îòáîð äîêóìåíòîâ â 35

ãîñóäàðñòâåííûå àðõèâû è ñïîñîáñòâóþò ñèñòåìàòè÷åñêîìó îñâîáîæäåíèþ àðõèâîâ âåäîìñòâ è ó÷ðåæäåíèé îò ìàòåðèàëîâ ñ èñòåêøèìè ñðîêàìè õðàíåíèÿ.  îòå÷åñòâåííîì àðõèâîâåäåíèè ñëîæèëàñü ñèñòåìà ïåðå÷íåé, òî åñòü ñîâîêóïíîñòü âçàèìîñâÿçàííûõ ìåæäó ñîáîé ñïðàâî÷íûõ ïîñîáèé ðàçëè÷íîãî öåëåâîãî íàçíà÷åíèÿ. Âñå ïåðå÷íè ìîæíî ðàçäåëèòü íà äâå ãðóïïû: 1) ïåðå÷íè, óñòàíàâëèâàþùèå ñðîêè õðàíåíèÿ äëÿ îïðåäåëåííûõ âèäîâ è ðàçíîâèäíîñòåé äîêóìåíòîâ; 2) ïåðå÷íè, óñòàíàâëèâàþùèå âèäû è ðàçíîâèäíîñòè äîêóìåíòîâ, ïîäëåæàùèõ îáÿçàòåëüíîé ïåðåäà÷å â ãîñóäàðñòâåííûå àðõèâû. Ïî õàðàêòåðó äîêóìåíòàöèè ïåðå÷íè îáåèõ ãðóïï ìîæíî ïîäðàçäåëèòü íà ïåðå÷íè òèïîâûõ äîêóìåíòîâ, òî åñòü òåõ äîêóìåíòîâ, êîòîðûå îáðàçóþòñÿ ïðè âûïîëíåíèè îáùèõ äëÿ âñåõ ó÷ðåæäåíèé ôóíêöèé óïðàâëåíèÿ (ðóêîâîäñòâî, ïëàíèðîâàíèå, ôèíàíñèðîâàíèå, ó÷åò), è íà ïåðå÷íè äîêóìåíòîâ êîíêðåòíûõ ó÷ðåæäåíèé è âåäîìñòâ. Ïåðå÷íè òèïîâûõ äîêóìåíòîâ èçäàþòñÿ Ôåäåðàëüíîé àðõèâíîé ñëóæáîé. Îíè ÿâëÿþòñÿ îáÿçàòåëüíûìè íîðìàòèâíûìè äîêóìåíòàìè äëÿ âñåõ ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé è ïðåäïðèÿòèé ÐÔ. Âåäîìñòâåííûå ó÷ðåæäåíèÿ ñîñòàâëÿþòñÿ èëè íà äîêóìåíòû îäíîãî îïðåäåëåííîãî ó÷ðåæäåíèÿ, èëè íà äîêóìåíòû âñåõ ó÷ðåæäåíèé âåäîìñòâà. Îíè äîëæíû ïðåäóñìàòðèâàòü ïîìèìî óïðàâëåí÷åñêîé è äðóãóþ ñïåöèàëüíóþ äîêóìåíòàöèþ (íàó÷íî-òåõíè÷åñêóþ, êèíîôîòîôîíîäîêóìåíòû), ñîçäàâàåìóþ ó÷ðåæäåíèÿìè âåäîìñòâà ïî âñåì âîïðîñàì èõ äåÿòåëüíîñòè. Âåäîìñòâåííûå ïåðå÷íè èçäàþòñÿ ôåäåðàëüíûìè âåäîìñòâàìè è ñîãëàñîâûâàþòñÿ ñ Ôåäåðàëüíîé àðõèâíîé ñëóæáîé ÐÔ. Ïåðå÷íè íå ðàñïðîñòðàíÿþòñÿ íà òå êàòåãîðèè äîêóìåíòîâ, êîòîðûå îáðàçîâàëèñü äî åãî ñîçäàíèÿ, ïîñêîëüêó óñëîâèÿ è êðóã äåÿòåëüíîñòè ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ èçìåíÿëñÿ. Ñî âðåìåíåì ïåðå÷íè óñòàðåâàþò è äîëæíû ïîäâåðãàòüñÿ ïåðåðàáîòêå, êàê ïðàâèëî, ÷åðåç 10—15 ëåò ïîñëå ââåäåíèÿ èõ â äåéñòâèå. Ïðè íàëè÷èè ïåðå÷íåé ñîõðàíÿåòñÿ îñíîâíîå ïðàâèëî ýêñïåðòèçû — èçó÷åíèå äåë, ïîäëåæàùèõ ñäà÷å íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå, è äåë, âûäåëÿåìûõ ê óíè÷òîæåíèþ, îñîáåííî òåõ èç íèõ, â ñîñòàâå êîòîðûõ ìîãóò áûòü öåííûå äîêóìåíòû.

36

Êëàññèôèêàöèîííàÿ ñõåìà ïåðå÷íÿ ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ñèñòåìàòèçèðîâàííûé ñïèñîê îòðàñëåé è âîïðîñîâ äåÿòåëüíîñòè ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé, îòðàæåííûõ â äîêóìåíòàõ. Êàæäàÿ èç îòðàñëåé äåÿòåëüíîñòè ñîñòàâëÿåò ñàìîñòîÿòåëüíûé ðàçäåë ïåðå÷íÿ. Ìíîãèå ðàçäåëû ïåðå÷íÿ äåëÿòñÿ íà ïîäðàçäåëû, â êîòîðûõ îòðàæàþòñÿ îñíîâíûå âîïðîñû ïî êàæäîé îòðàñëè. Òàê, â Ïåðå÷íå òèïîâûõ äîêóìåíòîâ, îáðàçóþùèõñÿ â äåÿòåëüíîñòè ãîñêîìèòåòîâ, ìèíèñòåðñòâ, âåäîìñòâ è äðóãèõ ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ õðàíåíèÿ (Ì., 1989 ã.) èìåþòñÿ 19 ðàçäåëîâ, èç êîòîðûõ ïåðâûå 12 îòðàæàþò òèïîâûå ôóíêöèè, âûïîëíÿåìûå ìíîãèìè ó÷ðåæäåíèÿìè: 1) îðãàíèçàöèÿ ñèñòåìû óïðàâëåíèÿ; 2) ïðîãíîçèðîâàíèå, ïëàíèðîâàíèå, öåíîîáðàçîâàíèå; 3) ôèíàíñèðîâàíèå, êðåäèòîâàíèå; 4) ó÷åò è îò÷åòíîñòü; è äð. Òî åñòü â íèõ îòðàæàþòñÿ äîêóìåíòû, îáðàçóþùèåñÿ â óïðàâëåí÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè.  îñòàëüíûõ ðàçäåëàõ îòðàæàþòñÿ äîêóìåíòû, îáðàçóþùèåñÿ â íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé è ïðîèçâîäñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè, íàïðèìåð: ïðîåêòèðîâàíèå, ñòðîèòåëüñòâî, ðåêîíñòðóêöèÿ; îõðàíà îêðóæàþùåé ñðåäû è äð. Ðàçäåëû èìåþò ïîäðàçäåëû ïî îòäåëüíûì âîïðîñàì.  ïåðå÷íå óêàçûâàåòñÿ íîìåð ñòàòüè, âèä äîêóìåíòà, ñðîê õðàíåíèÿ äîêóìåíòà, ïðèìå÷àíèå. Âñïîìîãàòåëüíûé àïïàðàò ê ïåðå÷íÿì ñîñòîèò èç óêàçàíèé ïî ïðèìåíåíèþ ïåðå÷íÿ, ñïèñêà ñîêðàùåííûõ ñëîâ è óêàçàòåëÿ âèäîâ äîêóìåíòîâ.

2.6. Êîìïëåêòîâàíèå àðõèâà Êîìïëåêòîâàíèå àðõèâà — ýòî ñèñòåìàòè÷åñêîå ïîïîëíåíèå àðõèâà äîêóìåíòàìè Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ â ñîîòâåòñòâèè ñ åãî ïðîôèëåì. Êîìïëåêòîâàíèå àðõèâà îñóùåñòâëÿåòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ ïðèíöèïàìè: ïðèíàäëåæíîñòè äîêóìåíòîâ ê ñîñòàâó Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ; ñîáëþäåíèÿ ïðàâ ñîáñòâåííîñòè íà äîêóìåíòû; ïðîèñõîæäåíèÿ è òåððèòîðèàëüíîé ïðèíàäëåæíîñòè äîêóìåíòîâ; íåäðîáèìîñòè ôîíäîâ. 37

Äîêóìåíòû ãîñóäàðñòâåííîé ÷àñòè Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ ïî èñòå÷åíèè ïðåäåëüíûõ ñðîêîâ âðåìåííîãî õðàíåíèÿ ó ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ â îáÿçàòåëüíîì ïîðÿäêå ïåðåäàþòñÿ íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå â àðõèâ.  ôåäåðàëüíûå àðõèâû íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå ïåðåäàþòñÿ: àðõèâíûå ôîíäû è àðõèâíûå äîêóìåíòû ôåäåðàëüíûõ îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè, Ãåíåðàëüíîé ïðîêóðàòóðû ÐÔ, Öåíòðàëüíîãî áàíêà ÐÔ, ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé è ïðåäïðèÿòèé, îòíåñåííûõ ê ôåäåðàëüíîé ñîáñòâåííîñòè.  àðõèâû ñóáúåêòîâ ÐÔ íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå ïåðåäàþòñÿ àðõèâíûå ôîíäû è àðõèâíûå äîêóìåíòû îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè, ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé, îòíåñåííûõ ê ãîñóäàðñòâåííîé ñîáñòâåííîñòè ñóáúåêòîâ ÐÔ; ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé, íàõîäÿùèõñÿ íà èõ òåððèòîðèè è îòíåñåííûõ ê ôåäåðàëüíîé ñîáñòâåííîñòè.  ìóíèöèïàëüíûå àðõèâû íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå ïåðåäàþòñÿ àðõèâíûå ôîíäû è àðõèâíûå äîêóìåíòû îðãàíîâ ìåñòíîãî ñàìîóïðàâëåíèÿ, ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé, îòíåñåííûõ ê ìóíèöèïàëüíîé ñîáñòâåííîñòè. Äîêóìåíòû íåãîñóäàðñòâåííîé ÷àñòè Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ ìîãóò ïåðåäàâàòüñÿ íåãîñóäàðñòâåííûìè îðãàíèçàöèÿìè è ãðàæäàíàìè íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå â àðõèâ. Ïåðåäà÷à îñóùåñòâëÿåòñÿ íà îñíîâàíèè ñîãëàøåíèÿ (äîãîâîðà). Àðõèâ ìîæåò îñóùåñòâëÿòü âðåìåííîå, â òîì ÷èñëå äåïîçèòàðíîå õðàíåíèå äîêóìåíòîâ íåãîñóäàðñòâåííîé ÷àñòè Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ, íà óñëîâèÿõ, îïðåäåëÿåìûõ ñîãëàøåíèåì (äîãîâîðîì) ñ ñîáñòâåííèêîì äîêóìåíòîâ. Ñîñòàâ ðàáîò ïî êîìïëåêòîâàíèþ àðõèâà. Êîìïëåêòîâàíèå àðõèâà âêëþ÷àåò: - îïðåäåëåíèå èñòî÷íèêîâ êîìïëåêòîâàíèÿ àðõèâà â ñîîòâåòñòâèè ñ åãî ïðîôèëåì; - îïðåäåëåíèå ñîñòàâà äîêóìåíòîâ, ïîäëåæàùèõ ïðèåìó â àðõèâ; - ïðèåì äîêóìåíòîâ â àðõèâ. Èñòî÷íèêè êîìïëåêòîâàíèÿ àðõèâà — ýòî ó÷ðåæäåíèÿ, îðãàíèçàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ, ãðàæäàíå (ôèçè÷åñêèå ëèöà), â äåÿòåëüíîñòè êîòîðûõ îáðàçóþòñÿ äîêóìåíòû, èìåþùèå èñòîðè÷åñêîå, íàó÷íîå, ñîöèàëüíîå, ýêîíîìè÷åñêîå, ïîëèòè÷åñêîå èëè êóëüòóðíîå çíà÷åíèå, ïîäëåæàùèå ïåðåäà÷å íà ïîñòîÿí38

íîå õðàíåíèå â àðõèâ â îáÿçàòåëüíîì ïîðÿäêå èëè íà îñíîâàíèè ñîãëàøåíèÿ (äîãîâîðà). Äîêóìåíòû èñòî÷íèêîâ êîìïëåêòîâàíèÿ àðõèâà ìîãóò ïîñòóïàòü íà õðàíåíèå â àðõèâ ïîëíîñòüþ èëè âûáîðî÷íî. Îïðåäåëåíèå ôîðìû ïðèåìà äîêóìåíòîâ îò ôîíäîîáðàçîâàòåëåé — èñòî÷íèêîâ êîìïëåêòîâàíèÿ — îñóùåñòâëÿåòñÿ îðãàíàìè Ôåäåðàëüíîé àðõèâíîé ñëóæáû ÐÔ. Ñïèñêè èñòî÷íèêîâ êîìïëåêòîâàíèÿ. Êîìïëåêòîâàíèå àðõèâà îñóùåñòâëÿåòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñî ñïèñêîì ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé, ãðàæäàí — èñòî÷íèêîâ êîìïëåêòîâàíèÿ àðõèâà. Ñïèñêè ðàçðàáàòûâàþòñÿ àðõèâîì íà îñíîâå ïðèìåðíûõ ñïèñêîâ, ñîñòàâëÿåìûõ Ôåäåðàëüíîé àðõèâíîé ñëóæáîé. Àðõèâ ñîñòàâëÿåò è âåäåò ñïèñîê ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé — èñòî÷íèêîâ êîìïëåêòîâàíèÿ è ñïèñîê ëèö — èñòî÷íèêîâ êîìïëåêòîâàíèÿ àðõèâà äîêóìåíòàìè ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ. Àðõèâ òàêæå âåäåò ñïèñîê âîçìîæíûõ (ïîòåíöèàëüíûõ) èñòî÷íèêîâ êîìïëåêòîâàíèÿ.  äàííûé ñïèñîê âíîñÿòñÿ íåãîñóäàðñòâåííûå îðãàíèçàöèè è ãðàæäàíå äî çàêëþ÷åíèÿ ñ íèìè äîãîâîðà î ïåðåäà÷å äîêóìåíòîâ íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå â àðõèâ. Óòî÷íåíèå ñïèñêîâ èñòî÷íèêîâ êîìïëåêòîâàíèÿ ïðîâîäèòñÿ ïî ìåðå íåîáõîäèìîñòè, íî íå ðåæå îäíîãî ðàçà â ïÿòü ëåò. Îïðåäåëåíèå ñîñòàâà äîêóìåíòîâ, ïîäëåæàùèõ ïðèåìó â àðõèâ. Ñîñòàâ äîêóìåíòîâ, ïîäëåæàùèõ ãîñóäàðñòâåííîìó õðàíåíèþ, îïðåäåëÿåòñÿ â ðåçóëüòàòå ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ. Ó÷ðåæäåíèÿ Ôåäåðàëüíîé àðõèâíîé ñëóæáû ïðèíèìàþò ìåðû ïî ðîçûñêó äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ, íå ïîñòóïèâøèõ ïî êàêèì-ëèáî ïðè÷èíàì â ãîñàðõèâû. Äëÿ ïîïîëíåíèÿ ñîñòàâà ôîíäîâ óòðà÷åííûå ïîäëèííèêè ìîãóò áûòü çàìåíåíû êîïèÿìè äîêóìåíòîâ èç äðóãèõ ôîíäîâ. Ïðèåì äîêóìåíòîâ íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå. Äîêóìåíòû, ïîäëåæàùèå ãîñóäàðñòâåííîìó õðàíåíèþ, ïðèíèìàþòñÿ â ãîñàðõèâû ïî èñòå÷åíèè ñëåäóþùèõ ïðåäåëüíûõ ñðîêîâ: - äîêóìåíòû ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé è ïðåäïðèÿòèé ôåäåðàëüíîãî ïîä÷èíåíèÿ — 15 ëåò; - äîêóìåíòû ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé è ïðåäïðèÿòèé îáëàñòíîãî ïîä÷èíåíèÿ — 10 ëåò;

39

- äîêóìåíòû ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé è ïðåäïðèÿòèé ãîðîäñêîãî è ðàéîííîãî ïîä÷èíåíèÿ — 5 ëåò; - äîêóìåíòû ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó, çàïèñè àêòîâ ãðàæäàíñêîãî ñîñòîÿíèÿ, ñóäåáíûå äåëà — 75 ëåò; - íàó÷íî-òåõíè÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ — ïî ìèíîâàíèè ïðàêòè÷åñêîé íàäîáíîñòè, íî íå ñâûøå 25 ëåò.

2.7. Êîìïëåêòîâàíèå ãîñóäàðñòâåííîãî àðõèâà äîêóìåíòàìè ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ Ãîñóäàðñòâåííûå àðõèâû ñîáèðàþò äîêóìåíòû ïèñàòåëåé, õóäîæíèêîâ, àêòåðîâ è ðåæèññåðîâ, ó÷åíûõ, êðàåâåäîâ, êîëëåêöèîíåðîâ è ò. ä.  ñîñòàâå ëè÷íîãî ôîíäà íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå ïðèíèìàþòñÿ ñëåäóþùèå äîêóìåíòû: àâòîðñêèå ðóêîïèñè, àâòîáèîãðàôèè, äíåâíèêè, çàïèñíûå êíèæêè, âîñïîìèíàíèÿ; áèîãðàôè÷åñêèå ìàòåðèàëû (ëè÷íûå äîêóìåíòû, ñïðàâêè, óäîñòîâåðåíèÿ, ãðàìîòû è ò. ï.), à òàêæå äîêóìåíòû èìóùåñòâåííîõîçÿéñòâåííîãî õàðàêòåðà; ñëóæåáíàÿ è ëè÷íàÿ ïåðåïèñêà; ôîòîãðàôèè è äðóãèå èçîáðàçèòåëüíûå äîêóìåíòû; ìàòåðèàëû î ôîíäîîáðàçîâàòåëå è îá óâåêîâå÷åíèè åãî ïàìÿòè (âîñïîìèíàíèÿ, ñòàòüè è ðåöåíçèè î ôîíäîîáðàçîâàòåëå è åãî ïðîèçâåäåíèÿõ, âûðåçêè èç ãàçåò è æóðíàëîâ); ìàòåðèàëû, ïîäîáðàííûå ôîíäîîáðàçîâàòåëåì äëÿ òâîð÷åñêîé ðàáîòû è îòëîæèâøèõñÿ â åãî ëè÷íîì àðõèâå è äð. Äîêóìåíòû ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ ïîñòóïàþò â ãîñóäàðñòâåííûå àðõèâû: - îò ôîíäîîáðàçîâàòåëåé, ïåðåäàþùèõ ñâîè àðõèâû ëè÷íî èëè ïî çàâåùàíèþ; - îò ëèö, âëàäåþùèõ àðõèâîì ïî ïðàâó íàñëåäîâàíèÿ; - îò ñîáèðàòåëåé è êîëëåêöèîíåðîâ; - èç îáùåñòâåííûõ îðãàíèçàöèé (òâîð÷åñêèõ ñîþçîâ è ò. ä.); - èç íîòàðèàëüíûõ êîíòîð êàê âûáîðî÷íîå èìóùåñòâî; - èç ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ, ìóçååâ, áèáëèîòåê è äðóãèõ ó÷ðåæäåíèé â ïîðÿäêå óòî÷íåíèÿ ïðîôèëüíîé ïðèíàäëåæíîñòè äîêóìåíòîâ; - îò ãðàæäàí, ïðîæèâàþùèõ çà ãðàíèöåé, èç çàðóáåæíûõ ó÷ðåæäåíèé è îðãàíèçàöèé (â ïîðÿäêå äàðà èëè îáìåíà êîïèÿìè). 40

Ñâåäåíèÿ î ëè÷íûõ àðõèâàõ ñîáèðàþòñÿ ñîòðóäíèêàìè ãîñóäàðñòâåííîãî àðõèâà è ôèêñèðóþòñÿ íà êàðòî÷êàõ.  êàðòî÷êó çàíîñÿòñÿ êðàòêèå ñâåäåíèÿ î ôîíäîîáðàçîâàòåëå: ôàìèëèÿ, èìÿ, îò÷åñòâî, äàòû æèçíè, ðîä äåÿòåëüíîñòè è äðóãèå èìåþùèåñÿ äàííûå è óêàçàíèÿ íà èñòî÷íèêàõ èíôîðìàöèè. Âñå êàðòî÷êè ñîñðåäîòà÷èâàþòñÿ â ñïåöèàëüíîé êàðòîòåêå. Ïî äàííûì êàðòîòåêè ñîñòàâëÿþòñÿ ñïèñêè ëèö-èñòî÷íèêîâ êîìïëåêòîâàíèÿ àðõèâà äîêóìåíòàìè ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ è ñïèñêè ïîòåíöèàëüíûõ èñòî÷íèêîâ êîìïëåêòîâàíèÿ. Ðàáîòà ïî ïðèâëå÷åíèþ íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå äîêóìåíòîâ ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ ïîðó÷àåòñÿ ñîòðóäíèêó ãîñóäàðñòâåííîãî àðõèâà. Ïðåäâàðèòåëüíî èçó÷àþòñÿ äàííûå î ôîíäîîáðàçîâàòåëå, âåäóòñÿ ïåðåãîâîðû ñ âëàäåëüöàìè ëè÷íîãî àðõèâà. Äîêóìåíòû ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ ïîñòóïàþò â ãîñóäàðñòâåííûå àðõèâû áåçâîçìåçäíî èëè çà äåíåæíîå âîçíàãðàæäåíèå. Ïðè ïåðåäà÷å äîêóìåíòîâ âëàäåëåö ìîæåò îãîâîðèòü íåêîòîðûå óñëîâèÿ, íàïðèìåð: îñòàâèòü çà ñîáîé èñêëþ÷èòåëüíîå ïðàâî ïóáëèêàöèè äîêóìåíòîâ íà îïðåäåëåííûé ñðîê, çàêðûòü äëÿ èñïîëüçîâàíèÿ îòäåëüíûå äîêóìåíòû íà îïðåäåëåííûé ñðîê, ïåðåäàòü îòäåëüíûå äîêóìåíòû ïðè óñëîâèè ïðåäîñòàâëåíèÿ åìó êñåðîêîïèé è ò. ä. Äîãîâîðåííîñòü ìåæäó àðõèâîì è âëàäåëüöåì äîêóìåíòîâ çàêðåïëÿåòñÿ ñïåöèàëüíûì ñîãëàøåíèåì çà ïîäïèñÿìè îáåèõ ñòîðîí.  ïðîöåññå ïåðâè÷íîé îáðàáîòêè äîêóìåíòîâ ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ ïðîâîäèòñÿ èõ ñèñòåìàòèçàöèÿ è ñîñòàâëÿåòñÿ ñäàòî÷íàÿ îïèñü. Âîïðîñ î ïðèåìå äîêóìåíòîâ ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ ðåøàåòñÿ íà çàñåäàíèè ýêñïåðòíî-ìåòîäè÷åñêîé êîìèññèè àðõèâíîãî îðãàíà. Ïðè ïîëîæèòåëüíîì ðåøåíèè äîêóìåíòû ïåðåäàþòñÿ â ïîäðàçäåëåíèå ãîñóäàðñòâåííîãî àðõèâà, âåäóùåå èõ íàó÷íîå îïèñàíèå.

Âîïðîñû äëÿ ïîâòîðåíèÿ 1. Ïîíÿòèå, öåëè, çàäà÷è, ìåòîäû ïðîâåäåíèÿ ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ. 2. Êðèòåðèè öåííîñòè äîêóìåíòîâ, èõ ïðèìåíåíèå ïðè îòáîðå äîêóìåíòîâ íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå. 3. Îòáîð íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå äîêóìåíòîâ ñ ïîâòîðÿþùåéñÿ èíôîðìàöèåé. 4. Îñîáåííîñòè ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ. 41

5. Êîìïëåêòîâàíèå ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ. Ñïèñêè ó÷ðåæäåíèé, äîêóìåíòû êîòîðûõ ïîäëåæàò ïðèåìó íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå. Ïåðå÷íè äîêóìåíòîâ. 6. Îñîáåííîñòè êîìïëåêòîâàíèÿ ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ äîêóìåíòàìè ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ.

Ñïèñîê ëèòåðàòóðû 1. Ìåòîäè÷åñêèå ðåêîìåíäàöèè ïî îïðåäåëåíèþ èñòî÷íèêîâ êîìïëåêòîâàíèÿ ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ. Ì., 1987. 2. Ìåòîäè÷åñêèå ðåêîìåíäàöèè ïî ðàáîòå ñ äîêóìåíòàìè ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ. Ì., 1990. 3. Îñíîâíûå ïîëîæåíèÿ îòáîðà äîêóìåíòîâ ñ ïîâòîðÿþùåéñÿ èíôîðìàöèåé íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå. Ì., 1976. 4. Îòíåñåíèå îðãàíèçàöèé è ïðåäïðèÿòèé íîâîãî òèïà ê ÷èñëó èñòî÷íèêîâ êîìïëåêòîâàíèÿ ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ: Ìåòîäè÷åñêèå ðåêîìåíäàöèè. Ì.: ÂÍÈÈÄÀÄ, 1993. 5. Òèïîâîé ïåðå÷åíü äîêóìåíòîâ, îáðàçóþùèõñÿ â äåÿòåëüíîñòè ãîñêîìèòåòîâ, ìèíèñòåðñòâ, âåäîìñòâ è äðóãèõ ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé, ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ õðàíåíèÿ. Ì., 1989. 6. Óïðàâëåí÷åñêèå äîêóìåíòû ïîñòîÿííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ, îáðàçóþùèåñÿ â äåÿòåëüíîñòè íåãîñóäàðñòâåííûõ êîììåð÷åñêèõ îðãàíèçàöèé (õîçÿéñòâåííûõ òîâàðèùåñòâ è îáùåñòâ, ïðîèçâîäñòâåííûõ êîîïåðàòèâîâ): Ñïðàâî÷íîå ïîñîáèå. Ì.: ÂÍÈÈÄÀÄ, 1996. 7. Áàêàëèíñêàÿ Ã.Ã., Àíäðååâà Ë.Ñ. Î ïåðåñìîòðå îòðàñëåâîãî ñîñòàâà èñòî÷íèêîâ êîìïëåêòîâàíèÿ Àðõèâíîãî ôîíäà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè // Îòå÷åñòâåííûå àðõèâû. 1992. ¹ 3. 8. Áàíàñþêåâè÷ Â.Ä. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ // Ñåêðåòàðñêîå äåëî. 1998. ¹ 3. 9. Áóðîâà Å.Ì. Î ñèñòåìå «ïðèçíàêîâ», õàðàêòåðèçóþùèõ ýòàïû ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè // Äåëîïðîèçâîäñòâî. 1998. ¹ 2. 10. Áóðîâà Å.Ì. Êàê ñåãîäíÿ îïðåäåëèòü ñðîêè õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ? (Ñîâðåìåííàÿ ñèñòåìà ïîñîáèé ïî ýêñïåðòèçå öåííîñòè äîêóìåíòîâ) // Äåëîïðîèçâîäñòâî. 1998. ¹ 4. 11. Áóðîâà Å.Ì. Èñòîðèÿ è ñîâðåìåííûå òåíäåíöèè ðàçâèòèÿ ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ: Ó÷åáíîå ïîñîáèå. Ì., 1985. 42

12. Áóðîâà Å.Ì., Ñûð÷åíêî Ë.Ã. Êîìïëåêòîâàíèå ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ ÑÑÑÐ ôîíäàìè ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ: Ó÷åáíîå ïîñîáèå. Ì., 1987. 13. Æóêîâà Ì.Ï. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ ñîâðåìåííûõ ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé // Îòå÷åñòâåííûå àðõèâû. 1994. ¹ 5. 14. Æóêîâà Ì.Ï. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè è êîìïëåêòîâàíèå ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ óïðàâëåí÷åñêèìè äîêóìåíòàìè (òåîðåòèêî-ìåòîäè÷åñêèé àñïåêò) // Îòå÷åñòâåííûå àðõèâû. 1995. ¹ 6. 15. Îñè÷êèíà Ã.À. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ â äåëîïðîèçâîäñòâå // Ñåêðåòàðñêîå äåëî. 1997. ¹ 4. 16. Ðóäåëüñîí Ê.È., Øåïóêîâà Í.Ì. Ïðîáëåìû ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ è êîìïëåêòîâàíèå ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ // Âîïðîñû èñòîðèè. 1988. ¹ 2. 17. Òåîðèÿ è ïðàêòèêà ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ è êîìïëåêòîâàíèÿ ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ ÑÑÑÐ // Òðóäû ÂÍÈÈÄÀÄ. Ì., 1984. ×. 1—2.

43

Ðàçäåë 3 Îáåñïå÷åíèå ñîõðàííîñòè è ãîñóäàðñòâåííûé ó÷åò äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ

3.1. Îáåñïå÷åíèå ñîõðàííîñòè àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ Äëÿ îáåñïå÷åíèÿ ñîõðàííîñòè äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ â àðõèâàõ äîëæåí ïðîâîäèòüñÿ ñëåäóþùèé êîìïëåêñ âçàèìîñâÿçàííûõ ðàáîò: - ñîçäàíèå îïòèìàëüíûõ óñëîâèé õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ; - ðàçìåùåíèå äîêóìåíòîâ â õðàíèëèùàõ, òîïîãðàôèðîâàíèå; - ñîáëþäåíèå ïîðÿäêà âûäà÷è äåë èç õðàíèëèù; - ïðîâåðêà íàëè÷èÿ è ñîñòîÿíèÿ äåë; - ñîçäàíèå ñòðàõîâîãî ôîíäà îñîáî öåííûõ äîêóìåíòîâ è ôîíäà ïîëüçîâàíèÿ; - îáåñïå÷åíèå ôèçèêî-õèìè÷åñêîé ñîõðàííîñòè äîêóìåíòîâ. Ñîçäàíèå îïòèìàëüíûõ óñëîâèé õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ. Îïòèìàëüíûå óñëîâèÿ õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ îáåñïå÷èâàþòñÿ: ñòðîèòåëüñòâîì, ðåêîíñòðóêöèåé è ðåìîíòîì çäàíèé àðõèâîâ; îáîðóäîâàíèåì õðàíèëèù ñðåäñòâàìè ïîæàðîòóøåíèÿ, îõðàííîé è ïðîòèâîïîæàðíîé ñèãíàëèçàöèè; ïðèìåíåíèåì òåõíè÷åñêèõ ñðåäñòâ äëÿ ñîçäàíèÿ îïòèìàëüíîãî òåìïåðàòóðíî-âëàæíîñòíîãî ðåæèìà õðàíåíèÿ, ïðîâåäåíèÿ ñàíèòàðíî-ãèãèåíè÷åñêèõ ìåðîïðèÿòèé â ïîìåùåíèÿõ õðàíèëèù; ïðèìåíåíèåì ñïåöèàëüíûõ ñðåäñòâ õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ (ñòåëëàæè, øêàôû, ñåéôû, êîðîáêè, îïàïêè è ò. ï.). Çäàíèÿ äëÿ ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ ìîãóò áûòü ïîñòðîåíû ñïåöèàëüíî èëè ïåðåîáîðóäîâàíû èç äðóãèõ ïîìåùåíèé. Îíè äîëæíû áûòü óäàëåíû îò ïðîìûøëåííûõ ïðåäïðèÿòèé, çàãðÿçíÿþùèõ âîçäóõ, îò îáúåêòîâ è ñîîðóæåíèé, îïàñíûõ â ïîæàðíîì îòíîøåíèè, à òàêæå â ñîîòâåòñòâèè ñ òðåáîâàíèÿìè ñòðîèòåëüíûõ íîðì è ïðàâèë.

44

Õðàíèëèùà ðåêîìåíäóåòñÿ ðàñïîëàãàòü â çäàíèÿõ îêíàìè íà ñåâåðíóþ ñòîðîíó. Åñòåñòâåííîå îñâåùåíèå äîïóñêàåòñÿ òîëüêî ñ îáÿçàòåëüíîé çàùèòîé äîêóìåíòîâ îò ïðÿìîãî ïîïàäàíèÿ ñîëíå÷íûõ ëó÷åé. Çàùèòà äîêóìåíòîâ îò äåéñòâèÿ ñâåòà îáåñïå÷èâàåòñÿ õðàíåíèåì äîêóìåíòîâ â êîðîáêàõ, ïàïêàõ è ïåðåïëåòàõ, ïðèìåíåíèåì íà îêíàõ ñâåòîíåïðîíèöàåìûõ è ñâåòîðàññåèâàþùèõ øòîð è ò. ï. Çäàíèÿ àðõèâîâ îáîðóäóþòñÿ ïðîòèâîïîæàðíûì âîäîñíàáæåíèåì, óãëåêèñëîòíûìè îãíåòóøèòåëÿìè, îõðàííî-ïîæàðíîé ñèãíàëèçàöèåé. Äëÿ îáåñïå÷åíèÿ äëèòåëüíîé ñîõðàííîñòè äîêóìåíòîâ íà áóìàæíîé îñíîâå â õðàíèëèùàõ óñòàíàâëèâàåòñÿ îïòèìàëüíûé òåìïåðàòóðíî-âëàæíîñòíûé ðåæèì õðàíåíèÿ: t — 17—19 îÑ, îòíîñèòåëüíàÿ âëàæíîñòü — 50—55 %. Ïîìåùåíèÿ õðàíèëèù äîëæíû ïîääåðæèâàòüñÿ â îáðàçöîâîì ïîðÿäêå è ÷èñòîòå, èñêëþ÷àþùèõ âîçìîæíîñòü ïîÿâëåíèÿ ïëåñåíè, íàñåêîìûõ, ãðûçóíîâ è íàêîïëåíèÿ ïûëè. Õðàíèëèùà îáîðóäóþòñÿ ñòåëëàæàìè ñ ñîáëþäåíèåì îïðåäåëåííîãî ïîðÿäêà èõ ðàçìåùåíèÿ. Ðàçìåùåíèå äîêóìåíòîâ â õðàíèëèùå. Òîïîãðàôèðîâàíèå. Ïîðÿäîê ðàçìåùåíèÿ ôîíäîâ â àðõèâå îïðåäåëÿåòñÿ ïëàíîì (ñõåìîé) èõ ðàçìåùåíèÿ. Ñõåìà ïðåäóñìàòðèâàåò ðàñïðåäåëåíèå êîìïëåêñîâ ôîíäîâ ïî õðàíèëèùàì ñ óêàçàíèåì (ïðè íåîáõîäèìîñòè) íîìåðîâ ôîíäîâ ïî êàæäîìó ñòåëëàæó õðàíèëèùà. Äåëà ðàçìåùàþòñÿ íà ñòåëëàæàõ èëè â øêàôàõ ãîðèçîíòàëüíî èëè âåðòèêàëüíî â êîðîáêàõ èëè ïàïêàõ. Âñå ïîìåùåíèÿ àðõèâà (çäàíèÿ, êîðïóñà, ýòàæè, ÿðóñû, êîìíàòû), à òàêæå ñòåëëàæè, øêàôû è ïîëêè íóìåðóþòñÿ.  öåëÿõ çàêðåïëåíèÿ ìåñòà õðàíåíèÿ è ïîèñêà äîêóìåíòîâ â õðàíèëèùå ñîñòàâëÿþòñÿ ïîôîíäîâûå è ïîñòåëëàæíûå òîïîãðàôè÷åñêèå óêàçàòåëè. Îíè ñîñòàâëÿþòñÿ íà êàðòî÷êàõ. Êàðòî÷êà ïîôîíäîâîãî òîïîãðàôè÷åñêîãî óêàçàòåëÿ ñîñòàâëÿåòñÿ îòäåëüíî íà êàæäûé ôîíä. Íà íåé óêàçûâàåòñÿ íàçâàíèå ôîíäà, íîìåð ôîíäà, êîðïóñ, ýòàæ (ÿðóñ), àðõèâîõðàíèëèùå, êîìíàòà, îïèñü ¹, äåë ñ ¹ ïî ¹, ñòåëëàæ ¹, øêàô ¹, ïîëêà ¹, ïðèìå÷àíèÿ. Êàðòî÷êè ïîñòåëëàæíîãî òîïîãðàôè÷åñêîãî óêàçàòåëÿ çàâîäÿòñÿ íà êàæäûé ñòåëëàæ è ðàñïîëàãàþòñÿ ïî ïîðÿäêó íîìåðîâ ñòåëëàæåé â ïðåäåëàõ îòäåëüíîãî ïîìåùåíèÿ.

45

Èçìåíåíèÿ â ðàçìåùåíèè äîêóìåíòîâ ñâîåâðåìåííî îòðàæàþòñÿ âî âñåõ ýêçåìïëÿðàõ, à òàêæå â ñõåìå ðàçìåùåíèÿ ôîíäîâ. Ïîðÿäîê âûäà÷è äåë èç õðàíèëèù. Äåëà âûäàþòñÿ èç õðàíèëèù: - äëÿ èñïîëüçîâàíèÿ (ïîëüçîâàòåëÿì â ÷èòàëüíûé çàë, ñîòðóäíèêàì àðõèâà â ðàáî÷èå ïîìåùåíèÿ, ó÷ðåæäåíèÿì è îðãàíèçàöèÿì âî âðåìåííîå ïîëüçîâàíèå); - äëÿ ïðîâåäåíèÿ àðõèâíûõ ðàáîò ñ äîêóìåíòàìè. Äåëà, ñîäåðæàùèå âåòõèå äîêóìåíòû, îñîáî öåííûå äîêóìåíòû, äëÿ èñïîëüçîâàíèÿ èç õðàíèëèù íå âûäàþòñÿ, âìåñòî íèõ âûäàþòñÿ èõ êîïèè. Âûäà÷à äåë èç õðàíèëèù è ïðèåì èõ îáðàòíî ïðîèçâîäÿòñÿ õðàíèòåëåì ôîíäîâ. Äåëà âûäàþòñÿ èç õðàíèëèùà íà ñðîê, íå ïðåâûøàþùèé îäèí ìåñÿö (äëÿ èññëåäîâàòåëåé, ðàáîòàþùèõ â ÷èòàëüíîì çàëå, è ñîòðóäíèêîâ àðõèâà, çàíèìàþùèõñÿ íàó÷íîé ðàáîòîé) è òðè ìåñÿöà (äëÿ ó÷ðåæäåíèé è îðãàíèçàöèé âî âðåìåííîå ïîëüçîâàíèå). Âûäà÷à äåë èç õðàíèëèù îôîðìëÿåòñÿ îïðåäåëåííûìè Ôåäåðàëüíîé àðõèâíîé ñëóæáîé äîêóìåíòàìè è ðåãèñòðèðóåòñÿ â îñîáûõ êíèãàõ. Ïðîâåðêà íàëè÷èÿ è ñîñòîÿíèÿ äåë. Öåëü ïðîâåðêè íàëè÷èÿ è ñîñòîÿíèÿ äåë â àðõèâàõ — óñòàíîâèòü ñîîòâåòñòâèå ôàêòè÷åñêîãî íàëè÷èÿ äåë îïèñàòåëüíûì ñòàòüÿì è èòîãîâûì çàïèñÿì â îïèñÿõ; âûÿâèòü ïîâðåæäåííûå äåëà, ñîäåðæàùèå äîêóìåíòû ñ çàòóõàþùèìè òåêñòàìè, òðåáóþùèå ðåñòàâðàöèè, ïåðåïëåòà, äåçèíôåêöèè, ïåðåâîðîòà íà äðóãóþ îñíîâó è ò. ï. Ïðîâåðêà íàëè÷èÿ è ñîñòîÿíèÿ äåë ÿâëÿåòñÿ ïîñòîÿííîé ïëàíîâîé ðàáîòîé àðõèâîâ è ïðîâîäèòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñî çíà÷èìîñòüþ äîêóìåíòîâ â ñðîêè: - ïî ôîíäàì, ñîäåðæàùèì îñîáî öåííûå è óíèêàëüíûå äîêóìåíòû — îäèí ðàç â 5 ëåò; - ïî ôîíäàì I êàòåãîðèè — îäèí ðàç â 10 ëåò; - ïî ôîíäàì II è III êàòåãîðèé — îäèí ðàç â 15 ëåò.  ñëó÷àå ñòèõèéíûõ áåäñòâèé, ìàññîâûõ ïåðåìåùåíèé è äðóãèõ îáñòîÿòåëüñòâ, çà âðåìÿ êîòîðûõ ìîãóò áûòü óòðà÷åíû äîêóìåíòû, ïðîâîäÿòñÿ âíåî÷åðåäíûå åäèíîâðåìåííûå ïðîâåðêè íàëè÷èÿ è ñîñòîÿíèÿ âñåõ ôîíäîâ àðõèâà ëèáî îòäåëüíûõ êîìïëåêñîâ ìàòåðèàëîâ. Ïðîâåðêó íàëè÷èÿ è ñîñòîÿíèÿ äåë ïðîâîäèò ãðóïïà ñîòðóäíèêîâ â êîëè÷åñòâå íå ìåíåå 2 ÷åëîâåê. 46

Äî íà÷àëà ðàáîòû óñòàíàâëèâàåòñÿ ïîëíîòà ó÷åòíûõ äîêóìåíòîâ ïî ïðîâåðÿåìîìó ôîíäó, ó÷åòíûå äîêóìåíòû òùàòåëüíî âûâåðÿþòñÿ, òî åñòü óñòàíàâëèâàåòñÿ, ïðàâèëüíî ëè îòðàæåíû â èòîãîâûõ çàïèñÿõ ôàêòè÷åñêè ÷èñëÿùèåñÿ ïî îïèñè íîìåðà äåë. Ïðîâåðêà ïðîâîäèòñÿ ïóòåì ñâåðêè ôàêòè÷åñêîãî íàëè÷èÿ äåë ñ îïèñüþ. Ïðè ýòîì ñâåðÿåòñÿ íîìåð äåëà, çàãîëîâîê, êðàéíèå äàòû äîêóìåíòîâ äåëà, êîëè÷åñòâî ëèñòîâ, óêàçàííûå â îïèñè, ñ îïèñàíèåì äåëà íà åãî îáëîæêå. Ôèçè÷åñêîå ñîñòîÿíèå îïðåäåëÿåòñÿ ïóòåì âèçóàëüíîãî îñìîòðà äåëà. Âñå îáíàðóæåííûå â õîäå ïðîâåðêè íåäîñòàòêè (îòñóòñòâèå äåë, òåõíè÷åñêèå îøèáêè â ïîäñ÷åòå, îøèáêè â îïèñàíèè, ôèçè÷åñêèå ïîâðåæäåíèÿ) âíîñÿòñÿ â ëèñò ïðîâåðêè íàëè÷èÿ è ñîñòîÿíèÿ äåë. Ëèñò ïðîâåðêè çàïîëíÿåòñÿ íåïîñðåäñòâåííî â õîäå ïðîâåðêè íà êàæäóþ îïèñü îòäåëüíî. Ïðè ïðîâåðêå íàëè÷èÿ è ñîñòîÿíèÿ äåë íåîáõîäèìî: ñîõðàíÿòü ïîðÿäîê ðàñïîëîæåíèÿ äåë íà ñòåëëàæàõ, â êîðîáêàõ, ïàïêàõ; ïîäêëàäûâàòü íà ñâîè ìåñòà îáíàðóæåííûå âî âðåìÿ ïðîâåðêè íåïðàâèëüíî ïîäëîæåííûå äåëà äðóãèõ ôîíäîâ; ñîîáùàòü çàâåäóþùèì àðõèâîõðàíèëèùåì î äåëàõ, çàðàæåííûõ áèîëîãè÷åñêèìè âðåäèòåëÿìè, äëÿ íåìåäëåííîé èõ èçîëÿöèè. Äåëà, íå âíåñåííûå â îïèñü, ïîìåùàþòñÿ â êîíåö ôîíäà. Âíåñåíèå â îïèñü íåó÷òåííûõ äåë â õîäå ïðîâåðêè çàïðåùàåòñÿ. Ïî îêîí÷àíèè ïðîâåðêè íàëè÷èÿ è ñîñòîÿíèÿ äåë â êîíöå îïèñè ïðîñòàâëÿåòñÿ øòàìï «ïðîâåðåíî», äàòà, äîëæíîñòü è ïîäïèñü. Íà îñíîâàíèè èòîãîâûõ çàïèñåé â ëèñòå (ëèñòàõ) ïðîâåðêè ñîñòàâëÿåòñÿ àêò ïðîâåðêè íàëè÷èÿ è ñîñòîÿíèÿ äåë, â êîòîðîì óêàçûâàåòñÿ íîìåð, íàçâàíèå è êàòåãîðèÿ ôîíäà, äàòà ïðîâåðêè, à òàêæå ñóììàðíûå äàííûå ïî èòîãàì ïðîâåðêè: êîëè÷åñòâî äåë, ÷èñëÿùèõñÿ ïî îïèñÿì, êîëè÷åñòâî äåë, íå îêàçàâøèõñÿ â íàëè÷èè, êîëè÷åñòâî ëèòåðíûõ íîìåðîâ, íå îòìå÷åííûõ â îïèñè, ïðîïóùåííûõ íîìåðîâ, à òàêæå êîëè÷åñòâî äåë, îêàçàâøèõñÿ â íàëè÷èè.  àêòå óêàçûâàåòñÿ òàêæå êîëè÷åñòâî äåë, òðåáóþùèõ ïîäøèâêè, äåçèíôåêöèè è äåçèíñåêöèè, ðåñòàâðàöèè, âîññòàíîâëåíèÿ çàïóùåííûõ òåêñòîâ. Îäíîâðåìåííî ñ àêòîì ïðîâåðêè ìîãóò ñîñòàâëÿòüñÿ â ñëó÷àå íåîáõîäèìîñòè ñïðàâêè î òåõíè÷åñêèõ îøèáêàõ ïðè ïîäñ÷åòàõ, àêòû îáíàðóæåíèÿ íåó÷òåííûõ äåë, àêòû î íåèñïðàâèìîì ïîâðåæäåíèè äåë è äð. 47

Åñëè â õîäå ïðîâåðêè íå áûëî âûÿâëåíî íàðóøåíèé â óñëîâèÿõ õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ ôîíäà, òî ìàòåðèàëû ïðîâåðêè ïîäøèâàþòñÿ â äåëî ôîíäà, à äàííûå î äåëàõ, òðåáóþùèõ ïðîâåäåíèÿ äåçèíôåêöèè, ïåðåïëåòà, ðåñòàâðàöèè, ïåðåäàþòñÿ â ëàáîðàòîðèþ ìèêðîôîòîêîïèðîâàíèÿ è ðåñòàâðàöèè äîêóìåíòîâ. Âîçìîæíû ñëó÷àè, êîãäà â õîäå ïðîâåðêè íàëè÷èÿ âûÿâëÿåòñÿ îòñóòñòâèå äåë. Ýòî ñâèäåòåëüñòâóåò î íàðóøåíèÿõ ñîõðàííîñòè äîêóìåíòîâ è òðåáóåò ïðèíÿòèÿ íåîòëîæíûõ ìåð.  ýòîì ñëó÷àå àðõèâ äîëæåí íà÷àòü ðàáîòó ïî ðîçûñêó äåë â òå÷åíèå îäíîãî ãîäà ñ ìîìåíòà çàâåðøåíèÿ ïðîâåðêè. Ïðîâåðêà íàëè÷èÿ è ñîñòîÿíèÿ äåë ñ÷èòàåòñÿ çàâåðøåííîé ïîñëå âíåñåíèÿ èçìåíåíèé â ó÷åòíûå äîêóìåíòû ïðîâåðÿþùåãîñÿ ôîíäà. Ñîçäàíèå ñòðàõîâîãî ôîíäà îñîáî öåííûõ äîêóìåíòîâ è ôîíäà ïîëüçîâàíèÿ. Ñòðàõîâîé ôîíä — ýòî ñîâîêóïíîñòü ñòðàõîâûõ êîïèé îñîáî öåííûõ äîêóìåíòîâ àðõèâà. Ñòðàõîâîé êîïèåé äîêóìåíòà íà áóìàæíîé îñíîâå ÿâëÿåòñÿ íåãàòèâíûé ìèêðîôèëüì ïåðâîãî ïîêîëåíèÿ, èçãîòîâëåííûé íà ñîîòâåòñòâóþùåãî òèïà ôîòîïëåíêå íåïîñðåäñòâåííûì ôîòîãðàôèðîâàíèåì äîêóìåíòà è âïîñëåäñòâèè íàçûâàåìûé «ìèêðîôèëüìîì ñòðàõîâîãî ôîíäà». Ñòðàõîâîé ôîíä ñîçäàåòñÿ â öåëÿõ ñîõðàíåíèÿ öåííîé äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè íà ñëó÷àé óòðàòû èëè ïîâðåæäåíèÿ îðèãèíàëîâ äîêóìåíòîâ. Ñòðàõîâîé ôîíä ÿâëÿåòñÿ íåïðèêîñíîâåííûì è õðàíèòñÿ òåððèòîðèàëüíî îáîñîáëåíî îò îðèãèíàëîâ äîêóìåíòîâ, ñ êîòîðûõ èçãîòîâëåíû ñòðàõîâûå êîïèè, â ñïåöèàëüíûõ àðõèâîõðàíèëèùàõ (Öåíòð õðàíåíèÿ ñòðàõîâîãî ôîíäà íàõîäèòñÿ â ã. ßëóòîðîâñêå Òþìåíñêîé îáëàñòè). Îäíîâðåìåííî ñ ñîçäàíèåì ñòðàõîâîãî ôîíäà èçãîòàâëèâàåòñÿ äëÿ ãîñóäàðñòâåííîãî àðõèâà êîìïëåêò êîïèé îñîáî öåííûõ äîêóìåíòîâ äëÿ âêëþ÷åíèÿ èõ â ôîíä ïîëüçîâàíèÿ. Ôîíä ïîëüçîâàíèÿ ñîçäàåòñÿ äëÿ îáåñïå÷åíèÿ ñîõðàííîñòè îðèãèíàëîâ äîêóìåíòîâ è îðãàíèçàöèè ðàáîòû ïî èõ èñïîëüçîâàíèþ. Îáåñïå÷åíèå ôèçèêî-õèìè÷åñêîé ñîõðàííîñòè äîêóìåíòîâ — ýòî êîìïëåêñ ðàáîò ïî ñïåöèàëüíîé òåõíè÷åñêîé îáðàáîòêå äîêóìåíòîâ: îáåñïûëèâàíèþ, ôèçè÷åñêîé è õèìè÷åñêîé ðåñòàâðàöèè, äåçèíôåêöèè, äåçèíñåêöèè, ôîòîðåñòàâðàöèè è äðóãèì âèäàì ðàáîò, îáåñïå÷èâàþùèõ ñîõðàííîñòü äîêóìåíòîâ. Ýòè ðàáîòû ïðîâîäÿò ëàáîðàòîðèè, äåéñòâóþùèå â ñèñòåìå àðõèâíûõ ó÷ðåæäåíèé. 48

3.2. Ãîñóäàðñòâåííûé ó÷åò äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ Â äåëå îáåñïå÷åíèÿ ñîõðàííîñòè èñòîðè÷åñêèõ è êóëüòóðíûõ öåííîñòåé èñêëþ÷èòåëüíî âàæåí ó÷åò. Ïîä ó÷åòîì àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ ïîíèìàåòñÿ óñòàíîâëåíèå êîëè÷åñòâà è ñîñòàâà àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ â åäèíèöàõ ó÷åòà, ïðèíÿòûõ â àðõèâíîì äåëå, îòðàæåíèå ýòîãî êîëè÷åñòâà â ó÷åòíûõ äîêóìåíòàõ àðõèâîâ è àðõèâíûõ îðãàíîâ. Ãîñóäàðñòâåííîìó ó÷åòó ïîäëåæàò âñå äîêóìåíòû, âõîäÿùèå â ñîñòàâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ, âíå çàâèñèìîñòè îò èõ ñîäåðæàíèÿ, ïîäëèííîñòè, ñïîñîáîâ èõ âîñïðîèçâåäåíèÿ, êàê ãîñóäàðñòâåííîé, òàê è íåãîñóäàðñòâåííîé ÷àñòè Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ, òî åñòü äîêóìåíòû ïîñòîÿííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ. Ïîðÿäîê ãîñóäàðñòâåííîãî ó÷åòà îïðåäåëÿåòñÿ Ðåãëàìåíòîì ãîñóäàðñòâåííîãî ó÷åòà äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ, ðàçðàáîòàííûì Ôåäåðàëüíîé àðõèâíîé ñëóæáîé ñ öåëüþ îáåñïå÷åíèÿ ãîñóäàðñòâåííîãî êîíòðîëÿ çà ñîõðàííîñòüþ äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ. Äîêóìåíòû Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ ó÷èòûâàþòñÿ ïî àðõèâíûì ôîíäàì, àðõèâíûì êîëëåêöèÿì, åäèíèöàì õðàíåíèÿ. Îñíîâîé ó÷åòà äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ ÿâëÿåòñÿ åäèíàÿ ñèñòåìà ðåãèñòðàöèè àðõèâíûõ ôîíäîâ, êîëëåêöèé, åäèíèö õðàíåíèÿ, îáåñïå÷èâàþùàÿ îðãàíèçàöèîííóþ óïîðÿäî÷åííîñòü, èäåíòèôèêàöèþ è âîçìîæíîñòü àäðåñíîãî ïîèñêà äîêóìåíòîâ. Ñðåäñòâîì ó÷åòà äîêóìåíòîâ ÿâëÿåòñÿ ïðèñâîåíèå àðõèâíûõ øèôðîâ åäèíèöàì õðàíåíèÿ. Åäèíèöà ó÷åòà àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ — ýòî åäèíèöà èçìåðåíèÿ êîëè÷åñòâà äîêóìåíòîâ â àðõèâå. Ïîðÿäîê ãîñóäàðñòâåííîãî ó÷åòà äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ îñíîâûâàåòñÿ íà ïðèíöèïàõ: - öåíòðàëèçàöèè (Ôåäåðàëüíàÿ àðõèâíàÿ ñëóæáà ðåãëàìåíòèðóåò âçàèìîäåéñòâèå àðõèâíûõ îðãàíîâ è ó÷ðåæäåíèé, ãîñóäàðñòâåííûõ ìóçååâ è áèáëèîòåê, íàó÷íûõ è íàó÷íî-îòðàñëåâûõ àðõèâîâ Ðîññèéñêîé àêàäåìèè íàóê, îðãàíèçàöèé-èñòî÷íèêîâ êîìïëåêòîâàíèÿ àðõèâíûõ ó÷ðåæäåíèé, à òàêæå þðèäè÷åñêèõ è ôèçè÷åñêèõ ëèö — ñîáñòâåííèêîâ äîêóìåíòîâ íåãîñóäàðñòâåííîé ÷àñòè Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ);

49

- óíèôèêàöèè (óñòàíîâëåíû åäèíûå òðåáîâàíèÿ ê ó÷åòíûì äàííûì, åäèíàÿ ìåòîäèêà ó÷åòà, åäèíûå ôîðìû ó÷åòíûõ äîêóìåíòîâ); - äèíàìè÷íîñòè (ñâîåâðåìåííî è îïåðàòèâíî âíîñÿòñÿ èçìåíåíèÿ â ó÷åòíûå äîêóìåíòû èëè ñîñòàâëÿþòñÿ íîâûå ó÷åòíûå äîêóìåíòû); - ïîëíîòû è äîñòîâåðíîñòè ãîñóäàðñòâåííîãî ó÷åòà. Äëÿ ó÷åòà àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ â ãîñóäàðñòâåííûõ, ðàéîííûõ, ãîðîäñêèõ àðõèâàõ, ãîñóäàðñòâåííûõ ìóçåÿõ è áèáëèîòåêàõ, àðõèâàõ ÐÀÍ, âåäîìñòâåííûõ àðõèâàõ âåäóòñÿ: - êíèãà ó÷åòà ïîñòóïëåíèé äîêóìåíòîâ; - ñïèñêè ôîíäîâ; - îïèñè äåë è äîêóìåíòîâ; - ëèñòû ôîíäîâ, à òàêæå äðóãèå ó÷åòíûå äîêóìåíòû. Îñíîâíûå ó÷åòíûå äîêóìåíòû. Êíèãà ïîñòóïëåíèé — ó÷åòíûé äîêóìåíò, ñ ïîìîùüþ êîòîðîãî îñóùåñòâëÿåòñÿ ïåðâè÷íûé ó÷åò ïîñòóïàþùèõ â àðõèâ ìàòåðèàëîâ. Îíà äàåò âîçìîæíîñòü óçíàòü â êàæäîì êîíêðåòíîì ñëó÷àå, êîãäà, êóäà è â êàêîì ñîñòîÿíèè áûëè ïîëó÷åíû òå èëè èíûå ìàòåðèàëû; óñòàíîâèòü ïîñòóïëåíèå â àðõèâ ôîíäîâ äåë çà êàæäûé ãîä; ïðàâèëüíî âåñòè îò÷åòíîñòü î ïðèåìå àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ. Ñïèñîê ôîíäîâ — ó÷åòíûé äîêóìåíò, ïðåäñòàâëÿþùèé ñîáîé ïåðå÷åíü íàèìåíîâàíèé àðõèâíûõ ôîíäîâ â ïîðÿäêå èõ íîìåðîâ. Ñïèñîê ôîíäîâ ôèêñèðóåò ôîíäîâûé ñîñòàâ àðõèâà. Ïî ñïèñêó ôîíäîâ êàæäûé ïîñòóïàþùèé â àðõèâ ôîíä â õðîíîëîãè÷åñêîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè ïîëó÷àåò ïîðÿäêîâûé íîìåð, êîòîðûé íå ìîæåò áûòü ïðèñâîåí äðóãîìó ôîíäó. Âñëåäñòâèå òîãî, ÷òî ìàòåðèàëû ôîíäà óæå ìîãëè âîéòè â íàó÷íûé îáîðîò ïîä ñâîèì íîìåðîì, â ñëó÷àå ïåðåäà÷è èëè óòðàòû ôîíäà ýòîò íîìåð äðóãîìó ôîíäó íå ïðèñâàèâàåòñÿ.  àðõèâàõ, õðàíÿùèõ äîêóìåíòû äî è ïîñëå 1917 ã., ñïèñêè ôîíäîâ âåäóòñÿ ðàçäåëüíî äëÿ êàæäîé èç ýòèõ ãðóïï ôîíäîâ, ñ ñàìîñòîÿòåëüíîé ïîðÿäêîâîé íóìåðàöèåé, ïðè ýòîì ïåðåä íîìåðàìè ôîíäîâ ñîâåòñêèõ ó÷ðåæäåíèé ïðîñòàâëÿåòñÿ áóêâà «Ð» (Ô. Ð-1). Âî âñåõ äðóãèõ ñëó÷àÿõ ñïèñîê ôîíäîâ âåäåòñÿ îäèí äëÿ âñåãî àðõèâà. Ëèñò ôîíäà — ó÷åòíûé äîêóìåíò, îòðàæàþùèé ñâåäåíèÿ î íàçâàíèè è íîìåðå àðõèâíîãî ôîíäà, êîëè÷åñòâå, õðîíîëîãè÷åñêèõ ãðàíèöàõ è ñîñòàâå äîêóìåíòîâ ôîíäà è îïèñåé íà 50

äåëà è äîêóìåíòû. Ëèñò ôîíäà ñîñòàâëÿåòñÿ ïðè ïåðâîì ïîñòóïëåíèè ìàòåðèàëîâ ïîñëå çàïèñè â êíèãó ïîñòóïëåíèé è â ñïèñîê ôîíäîâ. Îí ñëóæèò ïåðâè÷íûì èñòî÷íèêîì èíôîðìàöèè ïî ñîäåðæàíèþ äîêóìåíòîâ ôîíäà, åãî ñîñòàâó è ñîñòîÿíèþ. Îïèñü äåë — ýòî àðõèâíûé ñïðàâî÷íèê, ïðåäñòàâëÿþùèé ñîáîé ñèñòåìàòèçèðîâàííûé ïåðå÷åíü çàãîëîâêîâ è äðóãèõ íåîáõîäèìûõ ñâåäåíèé î ñîñòàâå è ñîäåðæàíèè äåë àðõèâíîãî ôîíäà. Íà îñíîâàíèè îïèñè îïðåäåëÿåòñÿ àðõèâíûé øèôð äåëà (ñîêðàùåííîå îáîçíà÷åíèå àðõèâà, íîìåðà ôîíäà, îïèñè, äåëà). Àðõèâíûé øèôð — ýòî àäðåñ êàæäîãî äåëà, åãî ïîèñêîâûé îáðàç, íà êîòîðûé äàþòñÿ ññûëêè ïðè èñïîëüçîâàíèè àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ. Îñîáîìó ó÷åòó ïîäëåæàò îñîáî öåííûå è óíèêàëüíûå äîêóìåíòû. Ó÷åò îñîáî öåííûõ äîêóìåíòîâ âåäåòñÿ ïî ñïèñêó ôîíäîâ, ñîäåðæàùèõ îñîáî öåííûå äåëà, è îïèñÿì îñîáî öåííûõ äåë. Äëÿ ó÷åòà óíèêàëüíûõ äîêóìåíòîâ â íàñòîÿùåå âðåìÿ ñîçäàåòñÿ Ãîñóäàðñòâåííûé àðõèâ óíèêàëüíûõ äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ. Óíèêàëüíûìè ÿâëÿþòñÿ àðõèâíûå äîêóìåíòû, èìåþùèå îñîáóþ èñòîðè÷åñêóþ öåííîñòü è îáùåêóëüòóðíóþ çíà÷èìîñòü, åäèíñòâåííûå â ñâîåì ðîäå ïî ñîäåðæàíèþ è ìåñòó â èñòîðèè ðîññèéñêîãî ãîñóäàðñòâà è îáùåñòâà, âñåãî ÷åëîâå÷åñòâà. Óíèêàëüíîìó äîêóìåíòó ïðèñâàèâàåòñÿ ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð â Ãîñóäàðñòâåííîì ðååñòðå óíèêàëüíûõ äîêóìåíòîâ ÀÔ ÐÔ, ïåðâûå ýêçåìïëÿðû Ëèñòîâ óíèêàëüíûõ äîêóìåíòîâ ôîðìèðóþòñÿ â òîìà â âàëîâîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè èõ íîìåðîâ ïî Ãîñóäàðñòâåííîìó ðååñòðó è ïîäëåæàò âå÷íîìó õðàíåíèþ â ñëóæáå Ãîñóäàðñòâåííîãî ðååñòðà.

Âîïðîñû äëÿ ïîâòîðåíèÿ 1. Îáåñïå÷åíèå ñîõðàííîñòè àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ. 2. Ïðîâåðêà íàëè÷èÿ è ñîñòîÿíèÿ äîêóìåíòîâ: öåëü, çíà÷åíèå, ïîðÿäîê ïðîâåäåíèÿ. 3. Ãîñóäàðñòâåííûé ó÷åò Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ (ïîíÿòèå, åäèíèöû ó÷åòà, ó÷åò îñîáî öåííûõ è óíèêàëüíûõ äîêóìåíòîâ).

51

Ñïèñîê ëèòåðàòóðû 1. Ðåãëàìåíò ãîñóäàðñòâåííîãî ó÷åòà äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè. Ì., 1996. 2. Îáåñïå÷åíèå ñîõðàííîñòè äîêóìåíòîâ // Ýêñïðåññ-èíôîðìàöèÿ ÎÖÍÒÈ ÂÍÈÈÄÀÄ. Ì., 1981. ¹ 3 (17). 3. Àíäðîñîâà Ì.Å., Áîðîäêèíà Å.Â., Ñåðãååâà À.Í. Ê âîïðîñó î íàó÷íîé îðãàíèçàöèè è ó÷åòå äîêóìåíòîâ, ñîäåðæàùèõ èçîáðàçèòåëüíóþ èíôîðìàöèþ // Îòå÷åñòâåííûå àðõèâû. 1994. ¹ 3. 4. Àùåóëîâà Å.Í. Ê ïðîáëåìå îñîáî öåííûõ äîêóìåíòîâ // Îòå÷åñòâåííûå àðõèâû. 1995. ¹ 4. 5. Êðåñòîâñêàÿ Ê.Â., Ñîêîëîâà È.Ñ. Ïðîáëåìà îáåñïå÷åíèÿ ñîõðàííîñòè äîêóìåíòîâ Ãîñóäàðñòâåííîãî àðõèâíîãî ôîíäà ÑÑÑÐ // Ñîâåòñêèå àðõèâû. 1981. ¹ 2. 6. Òåîðèÿ è ïðàêòèêà àðõèâíîãî äåëà â ÑÑÑÐ: Ó÷åáíèê. Ì., 1980. Ñ. 117—132. 7. Òåðåùåíêî Ë.Ñ. Ñòðàõîâàíèå àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ // Îòå÷åñòâåííûå àðõèâû. 1995. ¹ 4.

52

Ðàçäåë 4 Îïèñàíèå àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ è ñèñòåìà íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà ê äîêóìåíòàì àðõèâà

Àðõèâû õðàíÿò ðåòðîñïåêòèâíóþ äîêóìåíòíóþ èíôîðìàöèþ, òî åñòü èíôîðìàöèþ, ñîçäàííóþ â ïðîøëîì. Äîêóìåíòû Àðõèâíîãî ôîíäà êàê èñòî÷íèê èíôîðìàöèè ñîäåðæàò ïåðâè÷íóþ äîêóìåíòíóþ èíôîðìàöèþ. Äëÿ òîãî ÷òîáû ïåðâè÷íóþ äîêóìåíòíóþ èíôîðìàöèþ ëåãêî è áûñòðî îòûñêàòü â àðõèâå, îíà ïîäâåðãàåòñÿ àíàëèòèêîñèíòåòè÷åñêîé ïåðåðàáîòêå, â ðåçóëüòàòå êîòîðîé ïðåîáðàçóåòñÿ â áîëåå ñæàòóþ, ñâåðíóòóþ, îáîáùåííóþ èëè èíóþ ôîðìó. Äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ î ñîñòàâå, ñîäåðæàíèå ïîèñêîâûõ äàííûõ àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ è àðõèâíûõ ôîíäîâ, ïîëó÷àåìàÿ â ðåçóëüòàòå àíàëèòèêî-ñèíòåòè÷åñêîé ïåðåðàáîòêè ïåðâè÷íîé äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ñ öåëüþ åå ïîèñêà è èñïîëüçîâàíèÿ, íàçûâàåòñÿ âòîðè÷íîé äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé àðõèâîâ. Âòîðè÷íàÿ äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ ñîäåðæèòñÿ â èíôîðìàöèîííî-ïîèñêîâûõ ñèñòåìàõ. Òàêèå ñèñòåìû ñîçäàþòñÿ â àðõèâàõ è ìîãóò áûòü ðåàëèçîâàíû â âèäå òðàäèöèîííûõ àðõèâíûõ ñïðàâî÷íèêîâ (îïèñåé, êàòàëîãîâ, ïóòåâîäèòåëåé, óêàçàòåëåé) èëè â âèäå àâòîìàòèçèðîâàííûõ ïîèñêîâûõ ñèñòåì, îáðàçóÿ íàó÷íî-ñïðàâî÷íûé àïïàðàò (ÍÑÀ) àðõèâà. ÍÑÀ àðõèâà ïðèçâàí ðàñêðûâàòü ñîñòàâ è ñîäåðæàíèå äîêóìåíòîâ ñ íåîáõîäèìîé ñòåïåíüþ ïîëíîòû â ðàçëè÷íûõ àñïåêòàõ è ñîîáùàòü î ìåñòå èõ õðàíåíèÿ (óêàçûâàòü àäðåñà).

4.1. Îïèñàíèå àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ Ýòî ïðîöåññ ñîçäàíèÿ âòîðè÷íîé äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïóòåì àíàëèòèêî-ñèíòåòè÷åñêîé ïåðåðàáîòêè ïåðâè÷íîé èíôîðìàöèè è èçâëå÷åíèÿ íåîáõîäèìûõ ñâåäåíèé èç ó÷åòíûõ è äðóãèõ äîêóìåíòîâ. Öåëüþ ïðîâåäåíèÿ îïèñàíèÿ äîêóìåíòîâ ÿâëÿåòñÿ ñîçäàíèå èíôîðìàöèè îá àðõèâíûõ äîêóìåíòàõ äëÿ äàëüíåéøåãî ìíîãîàñïåêòíîãî èñïîëüçîâàíèÿ.  îïèñàíèå âõîäÿò ñâåäåíèÿ î ñîñòàâå è ñîäåðæàíèè àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ, èõ 53

ôèçèêî-òåõíè÷åñêîì ñîñòîÿíèè, óñëîâèÿõ äîñòóïà è ò. ä., à òàêæå ïîèñêîâûå äàííûå äîêóìåíòîâ. Îïèñàíèå äîêóìåíòîâ àðõèâà îñóùåñòâëÿåòñÿ íà òðåõ îñíîâíûõ óðîâíÿõ: ôîíä, äåëî (åä. õð.), äîêóìåíò.  çàâèñèìîñòè îò óðîâíÿ îïèñàíèÿ åäèíèöåé îïèñàíèÿ ÿâëÿåòñÿ ôîíä, äåëî, äîêóìåíò. Îïèñàíèå èìååò ñâîþ ñòðóêòóðó è ñîñòîèò èç îòäåëüíûõ ýëåìåíòîâ. Ýëåìåíòû îïèñàíèÿ: 1) èíôîðìàöèÿ ïî èäåíòèôèêàöèè åäèíèöû îïèñàíèÿ (íàèìåíîâàíèå åäèíèöû îïèñàíèÿ, åå ñïðàâî÷íûå è ïîèñêîâûå äàííûå, îáúåì åäèíèöû îïèñàíèÿ, âèä äîêóìåíòàöèè, êðàéíèå äàòû (äàòà ñîçäàíèÿ) äîêóìåíòîâ, íîñèòåëü èíôîðìàöèè, âíåøíèå îñîáåííîñòè äëÿ óíèêàëüíûõ äîêóìåíòîâ); 2) èíôîðìàöèÿ ïî èñòîðèè îáðàçîâàíèÿ è õðàíåíèÿ åäèíèöû îïèñàíèÿ (èñòîðèÿ ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ, èñòîðèÿ ôîíäà, ñîñòàâ è ñîäåðæàíèå åäèíèöû îïèñàíèÿ (àííîòàöèÿ)); 3) óñëîâèÿ äîñòóïà è èñïîëüçîâàíèÿ åäèíèöû îïèñàíèÿ (óñëîâèÿ äîñòóïà, àâòîðñêèå ïðàâà, óñëîâèÿ ðåïðîäóöèðîâàíèÿ è èñïîëüçîâàíèÿ, ÿçûê äîêóìåíòîâ, ôèçè÷åñêèå õàðàêòåðèñòèêè, âëèÿþùèå íà âîçìîæíîñòü èñïîëüçîâàíèÿ, íàëè÷èå ôîíäà ïîëüçîâàíèÿ, ñîñòàâ ÍÑÀ ê åäèíèöå îïèñàíèÿ, ñòåïåíü ïîëíîòû, ñïîñîá âîñïðîèçâåäåíèÿ, âíåøíèå è äðóãèå îñîáåííîñòè; 4) äîïîëíèòåëüíàÿ èíôîðìàöèÿ (ìåñòîíàõîæäåíèå îðèãèíàëîâ, íàëè÷èå è ìåñòîíàõîæäåíèå êîïèé, äîêóìåíòû, òåìàòè÷åñêèå è(èëè) ïî ïðîèñõîæäåíèþ ñâÿçàííûå ñ îäíîé åäèíèöåé îïèñàíèÿ, áèáëèîãðàôèÿ). Êàæäûé óðîâåíü îïèñàíèÿ òðåáóåò îïðåäåëåííîãî íàáîðà ïåðå÷èñëåííûõ ýëåìåíòîâ. Îïèñàíèå íà óðîâíå äåëà (åäèíèöû õðàíåíèÿ) âêëþ÷àåò: 1) íàçâàíèå ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ; 2) íàçâàíèå ñòðóêòóðíîé ÷àñòè ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ; 3) çàãîëîâîê. Çàãîëîâîê äåëà âêëþ÷àåò: - íàçâàíèå âèäà äåëà èëè âèäà äîêóìåíòà; - íàçâàíèå ó÷ðåæäåíèÿ, äîëæíîñòü èëè ôàìèëèÿ è èíèöèàëû ëèöà, êîòîðîìó àäðåñîâàíû èëè îò êîòîðîãî ïîëó÷åíû äîêóìåíòû (àäðåñàò, êîððåñïîíäåíò); - âîïðîñ èëè ïðåäìåò, ñîáûòèå, ôàêò, èìÿ è ò. ï., ê êîòîðîìó îòíîñèòñÿ ñîäåðæàíèå äîêóìåíòîâ äåëà; 54

- ìåñòî ñîáûòèÿ, ìåñòîíàõîæäåíèå àâòîðà, àäðåñàòà èëè êîððåñïîíäåíòîâ; - äàòû, ê êîòîðûì îòíîñÿòñÿ äîêóìåíòû äåëà èëè óêàçàííûå â íèõ ñîáûòèÿ. Çàãîëîâîê äåëà ìîæåò âêëþ÷àòü òàêæå ñâåäåíèÿ î ïîäëèííîñòè, ñòåïåíè ïîëíîòû, ñïîñîáå âîñïðîèçâåäåíèÿ, ÿçûêå äîêóìåíòà; 4) àííîòàöèÿ. Àííîòàöèÿ ñîäåðæèò êðàòêóþ õàðàêòåðèñòèêó îòäåëüíûõ äîêóìåíòîâ, ãðóïïû äîêóìåíòîâ äåëà. Àííîòèðóþòñÿ óíèêàëüíûå è îñîáî öåííûå äîêóìåíòû; äîêóìåíòû, êîòîðûå ìîãóò ñëóæèòü ïðåäìåòîì ñàìîñòîÿòåëüíîãî ïîèñêà, íàëè÷èå êîòîðûõ â äàííîì äåëå íå ìîæåò áûòü îïðåäåëåíî ïî åãî çàãîëîâêó, èìåþùèå ñïðàâî÷íîå çíà÷åíèå, ñîäåðæàùèå ñâåäåíèÿ ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó è äð. Àííîòàöèÿ ïèøåòñÿ ïîñëå çàãîëîâêà ñ êðàñíîé ñòðîêè, ñîñòàâëÿåòñÿ â ïîðÿäêå, ïðèíÿòîì äëÿ îïèñàíèÿ îòäåëüíîãî äîêóìåíòà èëè êàê êðàòêîå èçëîæåíèå ÷àñòè äîêóìåíòà; 5) ñïðàâî÷íûå äàííûå: - ó÷åòíûé íîìåð ïî îïèñè, êðàéíèå äàòû äîêóìåíòîâ (äàòà ñîçäàíèÿ); - ìåñòî ñîçäàíèÿ äîêóìåíòà; - íîñèòåëü èíôîðìàöèè; - êîïèéíîñòü (ýêçåìïëÿðíîñòü); - ïîèñêîâûå äàííûå (àðõèâíûé øèôð); - óñëîâèÿ äîñòóïà è èñïîëüçîâàíèÿ. Ïðèìåð îïèñàíèÿ äåëà: Ìèíèñòåðñòâî ñòðîèòåëüñòâà ïðåäïðèÿòèé òÿæåëîé èíäóñòðèè ÑÑÑÐ Ãëàâïðèâîëæñòðîé Òðåñò «Ñòàëèíãðàäòðàêòîðîñòðîé» Ïëàíîâûé îòäåë Àðõ. ¹ 31 Ïîëóãîäîâûå ñïðàâêè òðåñòà î âûïîëíåíèè ïëàíà ðàáîò è ñäà÷å îáúåêòîâ â ýêñïëóàòàöèþ Íà÷àòî 1 ÿíâàðÿ 1946 ã. Îêîí÷åíî 31 äåêàáðÿ 1946 ã. Íà 229 ëèñòàõ Õðàíèòü ïîñòîÿííî Ãîñóäàðñòâåííûé àðõèâ Âîëãîãðàäñêîé îáëàñòè Ô. ¹ Ð-4535; Îï. 2; Ä. 31. 55

4.2. Ñèñòåìà íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà (ÑÍÑÀ) ê äîêóìåíòàì àðõèâà Ýòî êîìïëåêñ âçàèìîñâÿçàííûõ è âçàèìîäîïîëíÿåìûõ àðõèâíûõ ñïðàâî÷íèêîâ è áàç äàííûõ î ñîñòàâå è ñîäåðæàíèè àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ, ñîçäàâàåìûõ íà åäèíîé íàó÷íî-ìåòîäè÷åñêîé îñíîâå äëÿ ïîèñêà àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ è àðõèâíîé èíôîðìàöèè â öåëÿõ ýôôåêòèâíîãî èñïîëüçîâàíèÿ. Àðõèâíûå ñïðàâî÷íèêè äåëÿòñÿ íà òèïû, îïðåäåëÿåìûå èõ öåëåâûì íàçíà÷åíèåì: àðõèâíàÿ îïèñü, àðõèâíûé êàòàëîã, ïóòåâîäèòåëü, îáçîð, óêàçàòåëü. Êàæäûé èç ýòèõ òèïîâ èìååò âèäû è ðàçíîâèäíîñòè. Ñèñòåìà ÍÑÀ äîëæíà îáåñïå÷èâàòü ìíîãîàñïåêòíûé ïîèñê èíôîðìàöèè íà âñåõ óðîâíÿõ êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ è ðåàëèçîâàòü ïðååìñòâåííîñòü ó÷åòíî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà ó÷ðåæäåíèé è ÍÑÀ ãîñàðõèâîâ. Ïðååìñòâåííîñòü ÑÍÑÀ âåäîìñòâåííûõ, ãîñóäàðñòâåííûõ è ìóíèöèïàëüíûõ àðõèâîâ îñíîâûâàåòñÿ íà åäèíñòâå òðåáîâàíèé è ïðèíöèïîâ ïîñòðîåíèÿ ÑÍÑÀ. Ïðè ñîçäàíèè è ðàçâèòèè ÑÍÑÀ ïðèìåíÿåòñÿ äèôôåðåíöèðîâàííûé ïîäõîä, êîòîðûé çàêëþ÷àåòñÿ â âûáîðå îïðåäåëåííîé ìåòîäèêè ñîñòàâëåíèÿ è óñîâåðøåíñòâîâàíèÿ îïèñàíèé, â îïðåäåëåíèè íàáîðà ýëåìåíòîâ îïèñàíèÿ, ñîñòàâà è íàïîëíåíèÿ ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà, óñòàíîâëåíèè î÷åðåäíîñòè ðàáîò íàä ôîíäàìè â çàâèñèìîñòè îò èõ èíôîðìàöèîííîé çíà÷èìîñòè, õàðàêòåðà äîêóìåíòîâ, ñîñòàâà è ñîñòîÿíèÿ èìåþùåãîñÿ ÍÑÀ ê íèì, ïðàêòè÷åñêèõ ïîòðåáíîñòåé. Ê ôîíäàì, ñîäåðæàùèì ìíîãîñòîðîííþþ, ìåæîòðàñëåâóþ èíôîðìàöèþ, îòêðûòû øèðîêèå âîçìîæíîñòè èñïîëüçîâàíèÿ, ôîðìèðóåòñÿ ðàçâåðíóòàÿ ÑÍÑÀ, êîòîðàÿ äîëæíà îáåñïå÷èâàòü áûñòðîòó, òî÷íîñòü è ïîëíîòó ìíîãîàñïåêòíîãî ïîèñêà. Ê ôîíäàì, ñîäåðæàùèì èíôîðìàöèþ ïî îäíîé îòðàñëè èëè ïî îäíîìó íàïðàâëåíèþ äåÿòåëüíîñòè, ÑÍÑÀ ìîæåò áûòü áîëåå ïðîñòîé ïî ñòðóêòóðå è ñîäåðæàíèþ. Äëÿ ôîíäîâ, ñîäåðæàùèõ èíôîðìàöèþ ïî îäíîé òåìå èëè èìåþùóþ õàðàêòåð ÷àñòíîãî äîïîëíåíèÿ ê ìíîãîàñïåêòíûì ôîíäàì, ìîæåò áûòü ñôîðìèðîâàíà ìèíèìàëüíàÿ ÑÍÑÀ.

56

4.3. Àðõèâíûå îïèñè Àðõèâíàÿ îïèñü — àðõèâíûé ñïðàâî÷íèê, ïðåäíàçíà÷åííûé äëÿ ðàñêðûòèÿ ñîñòàâà äåë, çàêðåïëåíèÿ èõ ñèñòåìàòèçàöèè âíóòðè ôîíäà è ó÷åòà äåë. Îïèñè ñîñòàâëÿþòñÿ â äåëîïðîèçâîäñòâå ó÷ðåæäåíèé è â âåäîìñòâåííûõ àðõèâàõ.  ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâàõ îïèñè ñîñòàâëÿþòñÿ íà íåîïèñàííûå äîêóìåíòû. Îïèñü ñîñòîèò èç îïèñàòåëüíûõ ñòàòåé, èòîãîâîé çàïèñè, çàâåðèòåëüíîé ïîäïèñè è ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà ê îïèñè. Îïèñàòåëüíàÿ ñòàòüÿ îïèñè — ñîâîêóïíîñòü ñâåäåíèé î åäèíèöå õðàíåíèÿ (åäèíèöå ó÷åòà), âêëþ÷àþùàÿ ñëåäóþùèå ðåêâèçèòû: ïîðÿäêîâûé íîìåð; äåëîïðîèçâîäñòâåííûé èíäåêñ èëè ñòàðûé èíâåíòàðíûé íîìåð; çàãîëîâîê äåëà è óêàçàíèå íà ïîäëèííîñòü, ñïîñîá âîñïðîèçâåäåíèÿ, ñòåïåíü ïîëíîòû äîêóìåíòîâ è âíåøíèå îñîáåííîñòè äåëà; àííîòàöèþ äîêóìåíòîâ; êðàéíèå äàòû äîêóìåíòîâ â äåëå (÷èñëî, ìåñÿö, ãîä); êîëè÷åñòâî ëèñòîâ â äåëå. Îïèñü çàêðåïëÿåò ñèñòåìàòèçàöèþ åäèíèö õðàíåíèÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ ïðèçíàêàìè ñèñòåìàòèçàöèè åäèíèö õðàíåíèÿ â ôîíäå. Èòîãîâàÿ çàïèñü ê îïèñè çàêðåïëÿåò êîëè÷åñòâî äåë, ÷èñëÿùèõñÿ ïî îïèñè, ðåãèñòðèðóåò âñå îñîáåííîñòè íóìåðàöèè äåë, îòðàæàåò âñå èçìåíåíèÿ â èõ êîëè÷åñòâå, ïðîèçâåäåííûå íà îñíîâå ñîîòâåòñòâóþùèõ àêòîâ. Èòîãîâàÿ çàïèñü ïîìåùàåòñÿ íà êàæäîì ýêçåìïëÿðå îïèñè â êîíöå, çà ïîñëåäíåé îïèñàòåëüíîé ñòàòüåé, ïîäïèñûâàåòñÿ ñîñòàâèòåëåì îïèñè ñ óêàçàíèåì äîëæíîñòè è äàòû ñîñòàâëåíèÿ. Ïîñëå êàæäîãî ïîñòóïëåíèÿ èëè âûáûòèÿ äåë ñîñòàâëÿåòñÿ íîâàÿ èòîãîâàÿ çàïèñü, ãäå óêàçûâàþòñÿ îñíîâàíèÿ âíåñåííûõ èçìåíåíèé. Îïèñè ñíàáæàþòñÿ ñïðàâî÷íûì àïïàðàòîì, â êîòîðûé âõîäÿò: òèòóëüíûé ëèñò, îãëàâëåíèå (ñîäåðæàíèå), åñëè îïèñü èìååò ðàçäåëû; ïðåäèñëîâèå; ñïèñîê ñîêðàùåíèé; ïåðåâîäíûå òàáëèöû øèôðîâ (ïðè íåîáõîäèìîñòè); óêàçàòåëè.  ïðåäèñëîâèè, îáùåì êî âñåì îïèñÿì ôîíäà, èçëàãàþòñÿ: èñòîðèÿ ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ, èñòîðèÿ ôîíäà, õàðàêòåðèñòèêà ñîñòàâà è ñîäåðæàíèÿ äîêóìåíòîâ (ïðè ýòîì âûäåëÿþòñÿ íàèáîëåå òèïè÷íûå ãðóïïû åäèíèö õðàíåíèÿ ïî èõ âèäàì è 57

ðàçíîâèäíîñòÿì, ïî ñîäåðæàíèþ); ñîñòàâ ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà ê îïèñè. Ê îïèñè ìîãóò ñîñòàâëÿòüñÿ óêàçàòåëè îáùèå èëè ñïåöèàëüíûå. Ññûëî÷íûå äàííûå óêàçàòåëÿ ê îïèñè äàþòñÿ íà ïîðÿäêîâûå íîìåðà äåë èëè åäèíèö ó÷åòà. Ê îïèñè ñîñòàâëÿåòñÿ çàâåðèòåëüíàÿ íàäïèñü, êîòîðàÿ äåëàåòñÿ íà îòäåëüíîì ëèñòå — çàâåðèòåëå.  çàâåðèòåëüíîé íàäïèñè óêàçûâàåòñÿ êîëè÷åñòâî ëèñòîâ îïèñè è ïîäïèñü ñîñòàâèòåëÿ îïèñè.

4.4. Àðõèâíûå êàòàëîãè Êàòàëîã — ìåæôîíäîâûé àðõèâíûé ñïðàâî÷íèê, â êîòîðîì èíôîðìàöèÿ î ñîäåðæàíèè äîêóìåíòîâ àðõèâà ñãðóïïèðîâàíà ïî ïðåäìåòàì (òåìàì, îòðàñëÿì), ðàñïîëîæåííûì â ñîîòâåòñòâèè ñ ïðèíÿòîé äëÿ äàííîãî êàòàëîãà ñõåìîé êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Ñîâîêóïíîñòü ðàçëè÷íûõ êàòàëîãîâ ñîñòàâëÿåò ñèñòåìó êàòàëîãîâ â àðõèâå.  çàâèñèìîñòè îò ñõåìû ïîñòðîåíèÿ êàòàëîãè ïîäðàçäåëÿþòñÿ íà ñèñòåìàòè÷åñêèå, òåìàòè÷åñêèå è èõ ðàçíîâèäíîñòè (êàòàëîã ïî èñòîðèè ãîñóäàðñòâåííûõ ó÷ðåæäåíèé, êàòàëîã ïî èñòîðèè àäìèíèñòðàòèâíî-òåððèòîðèàëüíîãî äåëåíèÿ), ïðåäìåòíûå è èõ ðàçíîâèäíîñòè (èìåííîé, ãåîãðàôè÷åñêèé). Îíè ìîãóò áûòü êàê âíóòðèàðõèâíûìè, òàê è ìåæàðõèâíûìè.  ñèñòåìàòè÷åñêîì êàòàëîãå äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ êëàññèôèöèðóåòñÿ ïî îòðàñëÿì çíàíèé è ïðàêòè÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè îáùåñòâà è ðàñïîëàãàåòñÿ â ëîãè÷åñêîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè.  òåìàòè÷åñêîì êàòàëîãå äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ ïî òåìå ñãðóïïèðîâàíà âíóòðè ïî ïîäòåìàì, ðóáðèêàì è ïîäðóáðèêàì, ðàñïîëîæåííûì â ëîãè÷åñêîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè.  êàòàëîãå ïî èñòîðèè ãîñóäàðñòâåííûõ ó÷ðåæäåíèé äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ êëàññèôèöèðóåòñÿ ïî îòðàñëÿì, çàòåì ïî ïîäâåäîìñòâåííîñòè, à äàëåå — ïî òèïàì ó÷ðåæäåíèé â àëôàâèòíîì ïîðÿäêå (áàíêè, çàâîäû, îáùåñòâà, òîâàðèùåñòâà, óïðàâëåíèÿ), âíóòðè — ïî àëôàâèòó èõ íàèìåíîâàíèé.  êàòàëîãå ïî èñòîðèè àäìèíèñòðàòèâíî-òåððèòîðèàëüíîãî äåëåíèÿ äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ êëàññèôèöèðóåòñÿ ïî àë58

ôàâèòó âèäîâ àäìèíèñòðàòèâíî-òåððèòîðèàëüíûõ åäèíèö, à âíóòðè — ïî àëôàâèòó íàèìåíîâàíèé.  ïðåäìåòíûõ êàòàëîãàõ äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ êëàññèôèöèðóåòñÿ ïî àëôàâèòó ïðåäìåòíûõ ïîíÿòèé (ôàêòîâ, ñîáûòèé, ãåîãðàôè÷åñêèõ íàèìåíîâàíèé) è ëèö. Çàòåì ñèñòåìàòèçàöèÿ ïðîâîäèòñÿ â ëîãè÷åñêîé èëè õðîíîëîãè÷åñêîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè. Êàòàëîãèçàöèåé àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ íàçûâàåòñÿ ñîâîêóïíîñòü ðàáîò ïî ñîçäàíèþ êàòàëîãîâ: ñîñòàâëåíèå ñõåìû êëàññèôèêàöèè, âûÿâëåíèå è îòáîð äîêóìåíòîâ, îïèñàíèå íà êàòàëîæíûõ êàðòî÷êàõ, èõ ñèñòåìàòèçàöèÿ, îôîðìëåíèå è âåäåíèå êàòàëîãîâ. Îòîáðàííûå äëÿ êàòàëîãèçàöèè ôîíäû è äîêóìåíòû îïèñûâàþòñÿ íà êàòàëîæíûõ êàðòî÷êàõ. Îáÿçàòåëüíûìè ðåêâèçèòàìè êàòàëîæíîé êàðòî÷êè ÿâëÿþòñÿ: íàçâàíèå àðõèâà, èíäåêñ, ðóáðèêà, ïîäðóáðèêà, äàòà ñîáûòèÿ, ìåñòî ñîáûòèÿ, ñîäåðæàíèå, ïîèñêîâûå äàííûå (íîìåð ôîíäà, íàçâàíèå ôîíäà, íîìåðà îïèñè, äåëà, ëèñòîâ), ÿçûê äîêóìåíòà, ñïîñîá âîñïðîèçâåäåíèÿ, ôàìèëèÿ ñîñòàâèòåëÿ è äàòà ñîñòàâëåíèÿ êàðòî÷êè. Äëÿ ñâÿçè ñ äðóãèìè ðàçäåëàìè êàòàëîãà èëè ñ äðóãèìè àðõèâíûìè ñïðàâî÷íèêàìè ïðèìåíÿåòñÿ ñèñòåìà îòñûëîê. Ïðè êàòàëîãèçàöèè äëÿ êàæäîé õàðàêòåðíîé ãðóïïû äîêóìåíòîâ ôîíäà âûáèðàþò íàèáîëåå ðàöèîíàëüíûå ïðèåìû îïèñàíèÿ: ïîäîêóìåíòíûé, ïîåäèíè÷íûé, ãðóïïîâîé. Íà êàòàëîæíîé êàðòî÷êå ìîãóò áûòü îïèñàíû: - ïðè ïîäîêóìåíòíîì îïèñàíèè — îòäåëüíûé äîêóìåíò èç äåëà, ïîñâÿùåííûé îäíîìó âîïðîñó, ïðè óñëîâèè, åñëè îñòàëüíûå äîêóìåíòû ýòîãî äåëà êàñàþòñÿ äðóãèõ âîïðîñîâ, èëè ÷àñòü îäíîãî äîêóìåíòà, åñëè âåñü äîêóìåíò êàñàåòñÿ ìíîãèõ âîïðîñîâ (íàïðèìåð, îò÷åòû, ïðîòîêîëû); - ïîåäèíè÷íîì îïèñàíèè — äåëî öåëèêîì, êàñàþùååñÿ îäíîãî âîïðîñà, ñîáûòèÿ, ïåðåïèñêà ïî îäíîìó âîïðîñó; - ãðóïïîâîì îïèñàíèè — ãðóïïà äîêóìåíòîâ îäíîãî äåëà ïî îäíîìó âîïðîñó, ïðåäìåòó; ãðóïïà îäíîðîäíûõ äåë îäíîé îïèñè.

59

4.5. Îáçîðû äîêóìåíòîâ Îáçîð — àðõèâíûé ñïðàâî÷íèê, âêëþ÷àþùèé â ñåáÿ ñèñòåìàòèçèðîâàííûå ñâåäåíèÿ î ñîñòàâå è ñîäåðæàíèè îòäåëüíûõ êîìïëåêñîâ àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ, äîïîëíåííûå èõ èñòî÷íèêîâåä÷åñêèì àíàëèçîì. Âèäàìè îáçîðà ÿâëÿþòñÿ îáçîð ôîíäà, òåìàòè÷åñêèé îáçîð ôîíäà (ôîíäîâ îäíîãî àðõèâà), ìåæàðõèâíûé òåìàòè÷åñêèé îáçîð. Îáçîð ñîñòîèò èç êðàòêîé èñòîðèè ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ, õàðàêòåðèñòèê äîêóìåíòîâ è ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà.  õàðàêòåðèñòèêó äîêóìåíòîâ âõîäÿò àííîòàöèÿ äîêóìåíòîâ (èíäèâèäóàëüíàÿ èëè ãðóïïîâàÿ) ñ óêàçàíèåì ðàçíîâèäíîñòè äîêóìåíòîâ, èõ àâòîðîâ (àâòîðà), êðàòêîãî îïèñàíèÿ ñîäåðæàíèÿ, îáúåìà äîêóìåíòîâ, èõ õðîíîëîãè÷åñêèõ ðàìîê è ïîäëèííîñòè, ïîèñêîâûõ äàííûõ äîêóìåíòîâ. Ïðè ñîñòàâëåíèè àííîòàöèé äîêóìåíòîâ â îáçîðàõ äàåòñÿ èõ èñòî÷íèêîâåä÷åñêèé àíàëèç, öèòèðîâàíèå, ïîêàçûâàåòñÿ ñòåïåíü ñîõðàííîñòè è ñòåïåíü ïîäðîáíîñòè ñîäåðæàùèõñÿ â äîêóìåíòàõ ñâåäåíèé î êîíêðåòíûõ ôàêòàõ è ñîáûòèÿõ, ìîæåò áûòü îòìå÷åíî, â êàêîì ôîíäå (àðõèâå) èìåþòñÿ äîïîëíèòåëüíûå ñâåäåíèÿ. Ñïðàâî÷íûé àïïàðàò îáçîðà ñîñòîèò èç òèòóëüíîãî ëèñòà, ñîäåðæàíèÿ, ïðåäèñëîâèÿ, ñïèñêà ñîêðàùåíèé, ïðèëîæåíèÿ, óêàçàòåëåé; äëÿ òåìàòè÷åñêèõ îáçîðîâ — ñïèñîê ôîíäîâ, èíôîðìàöèÿ î êîòîðûõ âêëþ÷åíà â îáçîð; â íåîáõîäèìûõ ñëó÷àÿõ âêëþ÷àåòñÿ áèáëèîãðàôèÿ ïî òåìå îáçîðà. Îñíîâíûìè ñõåìàìè ïîñòðîåíèÿ îáçîðà ÿâëÿþòñÿ: ñòðóêòóðíàÿ, îòðàñëåâàÿ, òåìàòè÷åñêàÿ, õðîíîëîãè÷åñêàÿ. Ñòðóêòóðíàÿ ñõåìà ïðèìåíÿåòñÿ òîëüêî â îáçîðàõ ôîíäîâ ó÷ðåæäåíèé ñ îò÷åòëèâî âûðàæåííîé, óñòîé÷èâîé ñòðóêòóðîé. Íàçâàíèÿ ñòðóêòóðíûõ ÷àñòåé â ýòîì ñëó÷àå âûñòóïàåò â êà÷åñòâå ðàçäåëîâ õàðàêòåðèñòèêè îáçîðà. Îòðàñëåâàÿ ñõåìà â îáçîðàõ ôîíäîâ ïðèìåíÿåòñÿ, êîãäà ôîíäîîáðàçîâàòåëü íå èìååò ñòðóêòóðû, êîãäà ñòðóêòóðíûå ÷àñòè íå ÷åòêî îòðàæàþò ôóíêöèè ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ èëè êîãäà ñòðóêòóðà ÷àñòî èçìåíÿëàñü. Ïîñòðîåíèå îáçîðà ïî òåìàòè÷åñêîé ñõåìå ïðåäóñìàòðèâàåò îáúåäèíåíèå ñâåäåíèé î äîêóìåíòàõ ïî ñîäåðæàíèþ.

60

Ïðèìåíåíèå õðîíîëîãè÷åñêèõ ñõåì â îáçîðàõ îãðàíè÷èâàåòñÿ òåìè ñëó÷àÿìè, êîãäà íåîáõîäèìî âûäåëèòü îòäåëüíûå ïåðèîäû â äåÿòåëüíîñòè ó÷ðåæäåíèé èëè îòòåíèòü õàðàêòåð äîêóìåíòîâ, îòðàæàþùèõ ïîñëåäîâàòåëüíîñòü ïðîèñõîäèâøèõ èñòîðè÷åñêèõ ñîáûòèé. Äëÿ îáçîðîâ ôîíäîâ ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ èñïîëüçóåòñÿ ñõåìà ñèñòåìàòèçàöèè äîêóìåíòîâ ôîíäà.

4.6. Ïóòåâîäèòåëè è êðàòêèå ñïðàâî÷íèêè ïî ôîíäàì Ïóòåâîäèòåëü — àðõèâíûé ñïðàâî÷íèê, ñîäåðæàùèé ñâåäåíèÿ î äîêóìåíòàõ è (èëè) ôîíäàõ àðõèâà (àðõèâîâ) â ñèñòåìàòèçèðîâàííîì âèäå. Ïóòåâîäèòåëè ìîãóò áûòü àðõèâíûå è ìåæàðõèâíûå; ïóòåâîäèòåëè ïî ôîíäàì, òåìàòè÷åñêèå ïóòåâîäèòåëè, êðàòêèå ñïðàâî÷íèêè ïî ôîíäàì. Ïóòåâîäèòåëü ñîñòîèò èç õàðàêòåðèñòèê ôîíäîâ (äîêóìåíòîâ) è ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà. Õàðàêòåðèñòèêè äîêóìåíòîâ (ôîíäîâ) ñîñòàâëÿþòñÿ íà îñíîâå ýëåìåíòîâ îïèñàíèÿ è â çàâèñèìîñòè îò îáúåêòà îïèñàíèÿ (àðõèâ, ãðóïïà ôîíäîâ, ôîíä, ÷àñòü ôîíäà, äîêóìåíòû). Ïóòåâîäèòåëü ïî ôîíäàì àðõèâà (àðõèâîâ) — âèä ïóòåâîäèòåëÿ, ñîäåðæàùèé ñèñòåìàòèçèðîâàííûé ïåðå÷åíü íàèìåíîâàíèé àðõèâíûõ ôîíäîâ ñ èõ õàðàêòåðèñòèêàìè. Îáúåêòîì îïèñàíèÿ â ïóòåâîäèòåëå ïî ôîíäàì àðõèâà (àðõèâîâ) âûñòóïàåò ôîíä.  ïóòåâîäèòåëå ïî ôîíäàì ïðèìåíÿåòñÿ ñõåìà, ïî êîòîðîé èíôîðìàöèÿ î ôîíäàõ, êàê ïðàâèëî, äåëèòñÿ íà 2 ðàçäåëà: â ïåðâîì ïîìåùàþòñÿ ñâåäåíèÿ î ôîíäàõ äî 1917 ã., âî âòîðîì — ïîñëå 1917 ã. Ïîäðàçäåëû ñõåìû ñòðîÿòñÿ ïî ïðîèçâîäñòâåííî-îòðàñëåâîìó ïðèíöèïó â èñòîðè÷åñêîé è ëîãè÷åñêîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè. Õàðàêòåðèñòèêà ôîíäà â ïóòåâîäèòåëå ïî ôîíäàì àðõèâà ñîñòîèò èç ñëåäóþùèõ ýëåìåíòîâ îïèñàíèÿ: ïîñëåäíåå íàçâàíèå ôîíäà, âñå ïåðåèìåíîâàíèÿ îðãàíèçàöèè-ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ ñ êðàéíèìè äàòàìè ñóùåñòâîâàíèÿ ïîä êàæäûì ïåðåèìåíîâàíèåì, íà÷èíàÿ ñ íàèáîëåå ðàííåãî; ñïðàâî÷íûå äàííûå î ôîíäå; èñòîðè÷åñêàÿ ñïðàâêà; àííîòàöèÿ; áèáëèîãðàôèÿ ïî ôîíäó; äîïîëíèòåëüíûå äàííûå î ôîíäå.  ïóòåâîäèòåëå ïî ôîíäàì àðõèâîâ îíà âêëþ÷àåò òàêæå íàçâàíèå àðõèâà è åãî àäðåñ. Õàðàêòåðèñòèêà ôîíäà ìîæåò áûòü äîïîëíåíà èíôîðìàöèåé îá îáúåìàõ äåë ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó è ñìèêðîôèëüìèðî61

âàííûõ äåë â ôîíäå, îá îãðàíè÷åíèè â èñïîëüçîâàíèè, óêàçûâàåòñÿ, áûëè ëè ìàòåðèàëû ðàíüøå çàêðûòû è ïî êàêîé ïðè÷èíå. Êðàòêèé ñïðàâî÷íèê ïî ôîíäàì àðõèâà (àðõèâîâ) — ýòî âèä ïóòåâîäèòåëÿ ïî ôîíäàì àðõèâà (àðõèâîâ), ñîäåðæàùèé ñèñòåìàòèçèðîâàííûé ïåðå÷åíü íàèìåíîâàíèé àðõèâíûõ ôîíäîâ ñî ñïðàâî÷íûìè äàííûìè î íèõ. Îí äàåò îáùóþ èíôîðìàöèþ î ôîíäîâîì ñîñòàâå àðõèâà. Àííîòàöèÿ äîêóìåíòîâ ôîíäîâ â êðàòêîì ñïðàâî÷íèêå ëèáî îòñóòñòâóåò, ëèáî äàåòñÿ â îáîáùåííîé, ñæàòîé ôîðìå. Ïî íàëè÷èþ èëè îòñóòñòâèþ àííîòàöèè êðàòêèå ñïðàâî÷íèêè ïîäðàçäåëÿþòñÿ íà àííîòèðîâàííûå è íåàííîòèðîâàííûå.  êðàòêîì ñïðàâî÷íèêå ïî ôîíäàì àðõèâà (àðõèâîâ) îïèñàíèå âåäåòñÿ íà óðîâíå àðõèâíîãî ôîíäà. Õàðàêòåðèñòèêà ôîíäà â íåàííîòèðîâàííîì êðàòêîì ñïðàâî÷íèêå ñîñòîèò: èç íàçâàíèÿ ôîíäà, íîìåðà ôîíäà, îáúåìíûõ õàðàêòåðèñòèê ôîíäà, êðàéíèõ äàò äîêóìåíòîâ ôîíäà. Õàðàêòåðèñòèêîé ôîíäà â àííîòèðîâàííîì êðàòêîì ñïðàâî÷íèêå ïî ôîíäàì ñîñòîèò èç òåõ æå ýëåìåíòîâ, ÷òî è â íåàííîòèðîâàííîì, à òàêæå êðàòêîé àííîòàöèè ñîñòàâà è ñîäåðæàíèÿ äîêóìåíòîâ ôîíäà. Õàðàêòåðèñòèêà ôîíäà ìîæåò áûòü äîïîëíåíà ÍÑÀ ê ôîíäó è îáúåìîì äåë ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó. Ïóòåâîäèòåëü äîëæåí èìåòü ñïðàâî÷íûé àïïàðàò, â êîòîðûé âõîäÿò: òèòóëüíûé ëèñò, ñîäåðæàíèå, ïðåäèñëîâèå, ñïèñîê ñîêðàùåíèé, ïðèëîæåíèÿ, óêàçàòåëè.

4.7. Àâòîìàòèçèðîâàííûé ÍÑÀ Àâòîìàòèçèðîâàííûé íàó÷íî-ñïðàâî÷íûé àïïàðàò àðõèâà ðåàëèçóåòñÿ â ðàìêàõ èíòåãðèðîâàííîé èíôîðìàöèîííîé ñèñòåìû àðõèâà. Èíôîðìàöèîííîå íàïîëíåíèå àâòîìàòèçèðîâàííîãî ÍÑÀ ñîñòàâëÿþò îïèñàíèÿ (âòîðè÷íàÿ èíôîðìàöèÿ) àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ íà óðîâíå ôîíäà, îïèñè, äåëà, äîêóìåíòà, à òàêæå ôàéëû êëþ÷åâûõ ñëîâ, ðóáðèêàòîðû. Ôóíêöèè ÍÑÀ âûïîëíÿþòñÿ ñ ïîìîùüþ ïðîöåäóð ïîèñêà èíôîðìàöèè, ïðåäñòàâëåíèÿ ðåçóëüòàòîâ ïîèñêà äëÿ ýêðàííîãî ïðîñìîòðà èëè â âèäå ôàéëîâ è ðàñïå÷àòîê, ôîðìèðîâàíèÿ òåêñòà ñïðàâî÷íèêîâ. Àâòîìàòèçèðîâàííûé ÍÑÀ äîëæåí ðåàëèçîâûâàòü ôóíêöèè ïóòåâîäèòåëÿ, ñïðàâî÷íèêîâ ïî àðõèâó, îïèñè, êàòàëîãîâ âñåõ âèäîâ äëÿ óðîâíÿ ôîíäà, îïèñè, äåëà, äîêóìåíòà. Àâòîìà62

òèçèðîâàííûé ÍÑÀ ïðåäñòàâëÿåò ïî ñðàâíåíèþ ñ òðàäèöèîííûì ÍÑÀ áîëåå øèðîêèå âîçìîæíîñòè îïåðàòèâíîãî è ìíîãîàñïåêòíîãî ïîèñêà àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ, ïðåäñòàâëåíèÿ åãî ðåçóëüòàòîâ. Ðåçóëüòàò ïîèñêà äîëæåí ïðåäñòàâëÿòüñÿ â ýëåêòðîííîì èëè ïå÷àòíîì âèäå. Áàçû äàííûõ àðõèâà äîëæíû áûòü ñîâìåñòèìû ñ àâòîìàòèçèðîâàííûì Öåíòðàëüíûì ôîíäîâûì êàòàëîãîì Ðîñàðõèâà. Ýòî îáåñïå÷èâàåòñÿ íàëè÷èåì â ñòðóêòóðå áàç äàííûõ àðõèâà îáÿçàòåëüíûõ ðåêâèçèòîâ è ïðåäîñòàâëåíèåì èíôîðìàöèè ïî ýòèì ðåêâèçèòàì â Öåíòðàëüíûé ôîíäîâûé êàòàëîã â ýëåêòðîííîì ôîðìàòå.

Âîïðîñû äëÿ ïîâòîðåíèÿ 1. Îïðåäåëåíèå ïîíÿòèé: ïåðâè÷íàÿ è âòîðè÷íàÿ èíôîðìàöèÿ, àðõèâíûé ñïðàâî÷íèê, ñèñòåìà ÍÑÀ àðõèâà, ñèñòåìà ÍÑÀ ê äîêóìåíòàì Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ. Äèôôåðåíöèðîâàííûé ïîäõîä ê ðàçðàáîòêå àðõèâíûõ ñïðàâî÷íèêîâ. 2. Îïèñàíèå äåë: ïîíÿòèå, õàðàêòåðèñòèêè ýëåìåíòîâ èíôîðìàöèè ïðè îïèñàíèè äåë. 3. Àðõèâíûå îïèñè: íàçíà÷åíèå, ìåñòî â ñèñòåìå ÍÑÀ, ñîñòàâ è ïîðÿäîê ñîñòàâëåíèÿ. 4. Êàòàëîãè àðõèâà. Ìåòîäèêà îïèñàíèÿ äîêóìåíòîâ ïðè êàòàëîãèçàöèè. 5. Îáçîðû äîêóìåíòîâ. 6. Ïóòåâîäèòåëè è êðàòêèå ñïðàâî÷íèêè ïî ôîíäàì.

Ñïèñîê ëèòåðàòóðû 1. Îñíîâíûå ïîëîæåíèÿ ðàçâèòèÿ ñèñòåìû íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà ê äîêóìåíòàì ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ. Ì., 1981. 2.Îñíîâíûå ïðàâèëà ðàáîòû ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ ÑÑÑÐ. Ì., 1984. Ñ. 61—106. 3. Ìåòîäû îïèñàíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè: Ìåòîä. ðåêîìåíäàöèè. Ì., 1986. 4. Ñîçäàíèå è âåäåíèå ñèñòåìû êàòàëîãîâ ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ ÑÑÑÐ: Ìåòîä. ðåêîìåíäàöèè. Ì., 1989. 5. Êîâàëü÷óê Í.À. Íàó÷íî-ñïðàâî÷íûé àïïàðàò Ãîñóäàðñòâåííîãî àðõèâíîãî ôîíäà ÑÑÑÐ: Ó÷åá. ïîñîáèå. Ì., 1978. 6. Òåîðèÿ è ïðàêòèêà àðõèâíîãî äåëà â ÑÑÑÐ: Ó÷åá. Ì., 1980. Ñ. 133—262. 63

Ðàçäåë 5 Èñïîëüçîâàíèå äîêóìåíòîâ àðõèâà

5.1. Èñïîëüçîâàíèå äîêóìåíòîâ Ïðèìåíåíèå ïîëüçîâàòåëÿìè è àðõèâàìè àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ â óïðàâëåíèÿõ, â íàó÷íûõ, ïîëèòè÷åñêèõ, ýêîíîìè÷åñêèõ, ñîöèàëüíî-êóëüòóðíûõ öåëÿõ, íàïðàâëåííûõ íà óêðåïëåíèå ðîññèéñêîé ãîñóäàðñòâåííîñòè è èíôîðìàöèîííûõ ïîòðåáíîñòåé îáùåñòâà, à òàêæå äëÿ îáåñïå÷åíèÿ çàêîííûõ ïðàâ è èíòåðåñîâ ãðàæäàí. Ïîðÿäîê èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ óñòàíàâëèâàåòñÿ Ôåäåðàëüíîé àðõèâíîé ñëóæáîé ÐÔ â ñîîòâåòñòâèè ñ Îñíîâàìè çàêîíîäàòåëüñòâà ÐÔ îá Àðõèâíîì ôîíäå è àðõèâàõ, Çàêîíîì ÐÔ «Î ãîñóäàðñòâåííîé òàéíå», äðóãèìè ôåäåðàëüíûìè çàêîíàìè è íîðìàòèâíûìè àêòàìè Ïðåçèäåíòà è Ïðàâèòåëüñòâà ÐÔ, êàñàþùèìèñÿ èíôîðìàöèè, èíôîðìàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ è îáìåíà, à òàêæå çàêîíàìè è íîðìàòèâíûìè àêòàìè ñóáúåêòîâ ÐÔ. Îòâåòñòâåííîñòü çà ïðàâèëüíîñòü èñïîëüçîâàíèÿ àðõèâíîé èíôîðìàöèè íåñóò ïîëüçîâàòåëè è àðõèâû â ñîîòâåòñòâèè ñ äåéñòâóþùèì çàêîíîäàòåëüñòâîì ÐÔ. Îñíîâíûìè ïðèíöèïàìè èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ ÿâëÿþòñÿ îáùåäîñòóïíîñòü è îòêðûòîñòü, îáåñïå÷åíèå èíôîðìàöèîííûõ ïîòðåáíîñòåé ãîñóäàðñòâà, îáùåñòâà è ëè÷íîñòè, çàêîííîñòü ïîèñêà, ïîëó÷åíèÿ è èñïîëüçîâàíèÿ èíôîðìàöèè ïîëüçîâàòåëåì. Ôîðìû èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ. Îñíîâíûìè ôîðìàìè èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ ÿâëÿþòñÿ: - èíôîðìàöèîííîå îáåñïå÷åíèå îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè è ìåñòíîãî ñàìîóïðàâëåíèÿ, ãîñóäàðñòâåííûõ, íåãîñóäàðñòâåííûõ è îáùåñòâåííûõ îðãàíèçàöèé, îáúåäèíåíèé, ãðàæäàí â ñîîòâåòñòâèè ñ èõ çàïðîñàìè; - èíèöèàòèâíîå èíôîðìèðîâàíèå îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè è ìåñòíîãî ñàìîóïðàâëåíèÿ, ãîñóäàðñòâåííûõ, íåãîñóäàðñòâåííûõ è îáùåñòâåííûõ îðãàíèçàöèé, îáúåäèíåíèé; 64

- èñïîëíåíèå çàïðîñîâ â öåëÿõ îáåñïå÷åíèÿ ïðàâ è çàêîííûõ èíòåðåñîâ ãðàæäàí; - ïðåäîñòàâëåíèå äîêóìåíòîâ ïîëüçîâàòåëÿì äëÿ èññëåäîâàíèé â ÷èòàëüíîì çàëå; - îðãàíèçàöèÿ è ïðîâåäåíèå èíôîðìàöèîííûõ ìåðîïðèÿòèé â íàó÷íûõ è êóëüòóðíî-ïðîñâåòèòåëüñêèõ öåëÿõ; - èñïîëüçîâàíèå äîêóìåíòîâ â ñðåäñòâàõ ìàññîâîé èíôîðìàöèè; - âûäà÷à ïîäëèííûõ äîêóìåíòîâ è äåë âî âðåìåííîå ïîëüçîâàíèå; - ïóáëèêàöèÿ äîêóìåíòîâ â ðàçëè÷íûõ ôîðìàõ.

5.2. Èíôîðìàöèîííîå îáåñïå÷åíèå ïîëüçîâàòåëåé Èíôîðìàöèîííîå îáåñïå÷åíèå ïîëüçîâàòåëåé ïðåäóñìàòðèâàåò ïðåäîñòàâëåíèå àðõèâàìè ïîëüçîâàòåëÿì àðõèâíîé èíôîðìàöèè, ïîäëèííûõ äîêóìåíòîâ èëè èõ êîïèé, èíôîðìàöèîííûõ äîêóìåíòîâ êàê â èíôîðìàöèîííîì ïîðÿäêå, òàê è ïî èõ çàïðîñàì. Âèäû èíôîðìàöèîííûõ äîêóìåíòîâ: - àðõèâíàÿ ñïðàâêà; - àðõèâíàÿ êîïèÿ èëè àðõèâíàÿ âûïèñêà; - èíôîðìàöèîííîå ïèñüìî; - òåìàòè÷åñêèé ïåðå÷åíü äîêóìåíòîâ; - òåìàòè÷åñêàÿ ïîäáîðêà äîêóìåíòîâ; - òåìàòè÷åñêèé îáçîð äîêóìåíòîâ. Àðõèâíàÿ ñïðàâêà — äîêóìåíò, ïîäãîòîâëåííûé è çàâåðåííûé àðõèâîì, èìåþùèé þðèäè÷åñêóþ ñèëó è ñîäåðæàùèé (ïîäòâåðæäàþùèé) èíôîðìàöèþ îá èìåþùèõñÿ â äîêóìåíòàõ àðõèâà ñâåäåíèÿõ, îòíîñÿùèõñÿ ê ïðåäìåòó çàïðîñà, ñ óêàçàíèåì ïîèñêîâûõ äàííûõ äîêóìåíòîâ. Àðõèâíàÿ êîïèÿ — äîêóìåíò, äîñëîâíî âîñïðîèçâîäÿùèé ìàøèíîïèñíûì, ýëåêòðîãðàôè÷åñêèì, ôîòîãðàôè÷åñêèì èëè èíûì ñïîñîáîì òåêñò ïèñüìåííîãî èëè èçîáðàæåíèå ãðàôè÷åñêîãî àðõèâíîãî äîêóìåíòà è çàâåðåííûé àðõèâîì. Àðõèâíàÿ âûïèñêà — äîêóìåíò, ïîäãîòîâëåííûé è çàâåðåííûé àðõèâîì, äîñëîâíî âîñïðîèçâîäÿùèé ÷àñòü òåêñòà ïèñüìåííîãî àðõèâíîãî äîêóìåíòà ìàøèíîïèñíûì, ýëåêòðîãðàôè÷åñêèì, ôîòîãðàôè÷åñêèì èëè èíûì ñïîñîáîì, èëè èçîáðà65

æåíèå ãðàôè÷åñêîãî àðõèâíîãî äîêóìåíòà, îòíîñÿùèéñÿ ê îïðåäåëåííîìó ôàêòó, ñîáûòèþ, ëèöó. Èíôîðìàöèîííîå ïèñüìî — ïèñüìî, ñîñòàâëåííîå àðõèâîì ïî èíèöèàòèâå, èëè â îòâåò íà çàïðîñ ïîëüçîâàòåëÿ, ñîäåðæàùåå ñîîáùåíèå îá èìåþùèõñÿ â àðõèâå äîêóìåíòàõ ïî îïðåäåëåííîé ïðîáëåìå, òåìå (âîïðîñó). Òåìàòè÷åñêèé ïåðå÷åíü äîêóìåíòîâ — ñèñòåìàòèçèðîâàííûé ïåðå÷åíü çàãîëîâêîâ èëè äåë ïî îïðåäåëåííîé òåìå (âîïðîñó) ñ óêàçàíèåì èõ äàò è ïîèñêîâûõ äàííûõ. Ñîñòàâëÿåòñÿ ïî èíèöèàòèâå àðõèâà è (èëè) ïî çàïðîñàì ïîëüçîâàòåëåé, ïîäïèñûâàåòñÿ èñïîëíèòåëåì, ïðîâîäèâøèì âûÿâëåíèå äîêóìåíòîâ. Òåìàòè÷åñêàÿ ïîäáîðêà äîêóìåíòîâ — ïîäãîòîâëåííûé àðõèâîì â èíèöèàòèâíîì ïîðÿäêå è (èëè) ïî çàïðîñó ïîëüçîâàòåëÿ êîìïëåêò êîïèé äîêóìåíòîâ èëè èçâëå÷åíèé èç äîêóìåíòîâ íà îïðåäåëåííóþ òåìó, ðàñïîëîæåííûõ â õðîíîëîãè÷åñêîì ïîðÿäêå. Ê ïîäáîðêå êîïèé ïðèëàãàþòñÿ òèòóëüíûé ëèñò, èõ ïåðå÷åíü, à òàêæå ïðè íåîáõîäèìîñòè èñòîðè÷åñêàÿ ñïðàâêà, äðóãèå èíôîðìàöèîííûå ìàòåðèàëû. Òåìàòè÷åñêèé îáçîð äîêóìåíòîâ — ïîäãîòîâëåííîå àðõèâîì â èíèöèàòèâíîì ïîðÿäêå è (èëè) ïî çàïðîñó ïîëüçîâàòåëÿ ðàçâåðíóòîå îïèñàíèå äîêóìåíòàëüíîãî êîìïëåêñà (ôîíäà, íåñêîëüêèõ ôîíäîâ, êîëëåêöèé, ÷àñòè ôîíäà, ÷àñòåé ôîíäîâ) ïî îïðåäåëåííîé ïðîáëåìå, òåìå (âîïðîñó). Ïîäïèñûâàåòñÿ èñïîëíèòåëåì àðõèâà, ïîäãîòîâèâøèì îáçîð.

5.3. Èíèöèàòèâíîå èíôîðìèðîâàíèå ïîëüçîâàòåëåé Èíèöèàòèâíîå èíôîðìèðîâàíèå ïîëüçîâàòåëåé (îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè è ìåñòíîãî ñàìîóïðàâëåíèÿ, ãîñóäàðñòâåííûõ, íåãîñóäàðñòâåííûõ è îáùåñòâåííûõ îðãàíèçàöèé è îáúåäèíåíèé) îñóùåñòâëÿåòñÿ ïóòåì íàïðàâëåíèÿ ïîòåíöèàëüíûì ïîëüçîâàòåëÿì èíôîðìàöèîííûõ ïèñåì èëè äðóãèõ èíôîðìàöèîííûõ äîêóìåíòîâ î íàëè÷èè â àðõèâå èíôîðìàöèè ïî àêòóàëüíîé òåìàòèêå. Èíôîðìàöèîííûå äîêóìåíòû ïîäïèñûâàþòñÿ ðóêîâîäñòâîì àðõèâà. Ôîðìû è òåìàòèêà èíèöèàòèâíûõ äîêóìåíòîâ àðõèâà äîëæíû áûòü îðèåíòèðîâàíû íà îáåñïå÷åíèå ïðèîðèòåòíûõ íàïðàâëåíèé ãîñóäàðñòâåííîãî óïðàâëåíèÿ, ýêî-

66

íîìè÷åñêîé è ñîöèàëüíî-êóëüòóðíîé ñôåðû, ñîîòâåòñòâîâàòü ïðîôèëþ äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèé-ïîòåíöèàëüíûõ çàêàç÷èêîâ. Èíèöèàòèâíîå èíôîðìèðîâàíèå ìîæåò íîñèòü ðåêëàìíûé è ñïðàâî÷íûé õàðàêòåð.

5.4. Èñïîëíåíèå çàïðîñîâ ïîëüçîâàòåëåé Èñïîëíåíèå çàïðîñîâ ïîëüçîâàòåëåé ÿâëÿåòñÿ îäíîé èç ôîðì èíôîðìàöèîííîé äåÿòåëüíîñòè àðõèâà, ïðåäóñìàòðèâàþùåé ðàáîòó àðõèâà ïî ïîèñêó çàïðàøèâàåìîé èíôîðìàöèè â àðõèâíûõ äîêóìåíòàõ, è ïðåäîñòàâëåíèåì åå ïîëüçîâàòåëþ. Çàïðîñû ãîñóäàðñòâåííûõ ó÷ðåæäåíèé î ïîëó÷åíèè àðõèâíîé èíôîðìàöèè, íåîáõîäèìîé äëÿ âûïîëíåíèÿ èõ ôóíêöèé, èñïîëíÿþòñÿ àðõèâîì â ïðèîðèòåòíîì ïîðÿäêå è áåçâîçìåçäíî. Îñíîâíîé ôîðìîé îáðàùåíèÿ ïîëüçîâàòåëåé â àðõèâ ÿâëÿþòñÿ ïèñüìî (çàïðîñ) îðãàíèçàöèè èëè çàÿâëåíèÿ ãðàæäàí, â êîòîðûõ èçëàãàåòñÿ ïðîñüáà î ïðåäîñòàâëåíèè àðõèâíîé èíôîðìàöèè ïî îïðåäåëåííîé òåìå.  çàïðîñå óêàçûâàþòñÿ — ïîëíîå íàçâàíèå îðãàíèçàöèè (äëÿ ãðàæäàí — ôàìèëèÿ, èìÿ, îò÷åñòâî), ïî÷òîâûé àäðåñ, òåìà è öåëü ðàáîòû, äëÿ êîòîðîé íåîáõîäèìà àðõèâíàÿ èíôîðìàöèÿ, öåëü ïîëó÷åíèÿ èíôîðìàöèè, õðîíîëîãè÷åñêèå è ãåîãðàôè÷åñêèå ðàìêè çàïðàøèâàåìîé èíôîðìàöèè. Çàïðîñû, ïîñòóïàþùèå â àðõèâû, ðàçäåëÿþòñÿ íà òåìàòè÷åñêèå, ïåðñîíàëüíûå è ñîöèàëüíî-ïðàâîâûå. Òåìàòè÷åñêèå çàïðîñû — çàïðîñû î ïðåäîñòàâëåíèè èíôîðìàöèèè ïî îïðåäåëåííîé ïðîáëåìå, òåìå, âçàèìîñâÿçàííûì ñîáûòèÿì èëè ôàêòàì çà îïðåäåëåííûé õðîíîëîãè÷åñêèé ïåðèîä. Ðàçíîâèäíîñòüþ òåìàòè÷åñêèõ çàïðîñîâ ÿâëÿþòñÿ ôàêòîãðàôè÷åñêèå çàïðîñû, ïî êîòîðûì óñòàíàâëèâàþòñÿ èëè ïîäòâåðæäàþòñÿ ôàêòû, ñîáûòèÿ, óòî÷íÿþòñÿ êîíêðåòíûå äàòû. Ïåðñîíàëüíûå çàïðîñû — çàïðîñû î ïåðñîíàëüíûõ äàííûõ íà êîíêðåòíûõ ëèö, ñâåäåíèÿõ è ôàêòàõ èõ æèçíè. Äîêóìåíòàëüíîé îñíîâîé äëÿ èñïîëíåíèÿ çàïðîñîâ ïåðñîíàëüíîãî õàðàêòåðà ÿâëÿþòñÿ ïåðñîíàëüíûå äàííûå. Ýòè çàïðîñû ïîäðàçäåëÿþòñÿ íà áèîãðàôè÷åñêèå è ãåíåàëîãè÷åñêèå. Áèîãðàôè÷åñêèå çàïðîñû — çàïðîñû îá àðõèâíîé èíôîðìàöèè, ñîäåðæàùåé äàííûå, íåîáõîäèìûå äëÿ èçó÷åíèÿ æèçíè êîíêðåòíîãî ëèöà, óòî÷íåíèÿ ôàêòîâ åãî áèîãðàôèè. 67

Òàêèå çàïðîñû ìîãóò êàñàòüñÿ êàê ñàìèõ çàÿâèòåëåé è èõ ðîäñòâåííèêîâ, òàê è òðåòüèõ ëèö. Ãåíåàëîãè÷åñêèå çàïðîñû — çàïðîñû îá àðõèâíîé èíôîðìàöèè, óñòàíàâëèâàþùåé ðîäñòâî, ðîäñòâåííûå ñâÿçè, èñòîðèþ ðîäà. Äëÿ èñïîëíåíèÿ ýòèõ çàïðîñîâ íåîáõîäèìû ñâåäåíèÿ î äâóõ è áîëåå ëèöàõ, èìåþùèõ ðîäñòâåííóþ ñâÿçü. Òàêèå çàïðîñû ìîãóò êàñàòüñÿ êàê ñàìèõ çàÿâèòåëåé, òàê è òðåòüèõ ëèö. Ñîöèàëüíî-ïðàâîâûå çàïðîñû — çàïðîñû îá àðõèâíîé èíôîðìàöèè, íåîáõîäèìîé äëÿ îáåñïå÷åíèÿ ïðàâ è çàêîííûõ èíòåðåñîâ ãðàæäàí. Îíè ñëóæàò ãëàâíûì îáðàçîì ñîöèàëüíîé çàùèòå, îáåñïå÷åíèþ óñòàíîâëåííûõ ëüãîò è ïîäòâåðæäåíèþ èìóùåñòâåííûõ ïðàâ ôèçè÷åñêèõ è þðèäè÷åñêèõ ëèö. Âûäàâàåìûå ïî íèì àðõèâíûå ñïðàâêè ÿâëÿþòñÿ îôèöèàëüíûìè äîêóìåíòàìè, èìåþùèìè þðèäè÷åñêóþ ñèëó. Îòâåòû íà çàïðîñû çàÿâèòåëåé äåëÿòñÿ íà ïîëîæèòåëüíûå, îòðèöàòåëüíûå, íåïðîôèëüíûå. Ïîëîæèòåëüíûé îòâåò — îôèöèàëüíûé îòâåò àðõèâà íà çàïðîñ, ñîäåðæàùèé â ïîëíîì îáúåìå èëè ÷àñòè÷íî èíòåðåñóþùóþ ïîëüçîâàòåëÿ (çàÿâèòåëÿ) èíôîðìàöèþ. Îòðèöàòåëüíûé îòâåò — îôèöèàëüíûé îòâåò àðõèâà íà çàïðîñ, óêàçûâàþùèé íà îòñóòñòâèå â äîêóìåíòàõ àðõèâà ñâåäåíèé, èíòåðåñóþùèé ïîëüçîâàòåëÿ (çàÿâèòåëÿ). Èñïîëíåíèå çàïðîñîâ â öåëÿõ îáåñïå÷åíèÿ ïðàâ è çàêîííûõ èíòåðåñîâ ãðàæäàí. Ê çàïðîñàì ñîöèàëüíî-ïðàâîâîãî õàðàêòåðà îòíîñÿòñÿ çàïðîñû, êàñàþùèåñÿ: - òðóäîâîãî ñòàæà; - ðàçìåðà çàðàáîòíîé ïëàòû; - ñëóæáû â Âîîðóæåííûõ ñèëàõ; - ó÷àñòèÿ â Âåëèêîé Îòå÷åñòâåííîé âîéíå 1941—1945 ãã., ïàðòèçàíñêîì è ïîäïîëüíîì äâèæåíèè, îïîë÷åíèè, êîìñîìîëüñêèõ è ïàðòèéíûõ ìîáèëèçàöèÿõ, ïðîæèâàíèÿ íà îêêóïèðîâàííûõ òåððèòîðèÿõ, â áëîêàäíîì Ëåíèíãðàäå, ýâàêóàöèè, ïðåáûâàíèÿ â êîíöëàãåðÿõ, ãåòòî, äðóãèõ ìåñòàõ ïðèíóäèòåëüíîãî ñîäåðæàíèÿ, íàñèëüñòâåííîãî âûâîçà íà ïðèíóäèòåëüíûå ðàáîòû â Ãåðìàíèþ è äðóãèå ñòðàíû Åâðîïû â ïåðèîä Âåëèêîé Îòå÷åñòâåííîé âîéíû; - ñîñòîÿíèÿ è îõðàíû çäîðîâüÿ, íàõîæäåíèÿ íà èçëå÷åíèè; - íàãðàæäåíèÿ, ïðèñâîåíèÿ çâàíèé;

68

- òâîð÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè è îõðàíû àâòîðñêèõ ïðàâ íà íàó÷íûå è äðóãèå ðàáîòû; - îáðàçîâàíèÿ è ó÷åáû; - ïðèìåíåíèÿ ðåïðåññèé, ðàñêóëà÷èâàíèÿ, ëèøåíèÿ èçáèðàòåëüíûõ ïðàâ è ïîñëåäóþùåé ðåàáèëèòàöèè; - ãðàæäàíñêîãî ñîñòîÿíèÿ; - èìóùåñòâåííûõ è íàñëåäñòâåííûõ ïðàâ. Àðõèâû îñóùåñòâëÿþò ëè÷íûé ïðèåì ãðàæäàí â ïðèåìíûõ èëè ñòîëàõ ñïðàâîê. Ãðàæäàíàì, ëè÷íî îáðàòèâøèìñÿ â àðõèâ, ïðåäëàãàåòñÿ çàïîëíèòü àíêåòó ïî óñòàíîâëåííîé ôîðìå. Ïðèåì ïðîâîäèòñÿ â óñòàíîâëåííûå è äîâåäåííûå äî ñâåäåíèÿ ãðàæäàí äíè è ÷àñû. Ðóêîâîäñòâî àðõèâà íåñåò ëè÷íóþ îòâåòñòâåííîñòü çà îðãàíèçàöèþ ïðèåìà è ðàññìîòðåíèÿ îáðàùåíèé ãðàæäàí. Ñðîêè èñïîëíåíèÿ çàïðîñîâ. Ñðîê èñïîëíåíèÿ çàÿâëåíèé î âûäà÷å àðõèâíûõ ñïðàâîê ïî äîêóìåíòàì àðõèâà íå äîëæåí ïðåâûøàòü 30 äíåé ñ ìîìåíòà ðåãèñòðàöèè çàÿâëåíèÿ. Ñ ðàçðåøåíèÿ ðóêîâîäèòåëÿ àðõèâà èëè àðõèâíîãî îðãàíà ýòîò ñðîê ìîæåò áûòü ïðè íåîáõîäèìîñòè ïðîäëåí, íî íå áîëåå ÷åì íà 30 äíåé, ñ îáÿçàòåëüíûì óâåäîìëåíèåì îá ýòîì çàÿâèòåëÿ. Ñðîê èñïîëíåíèÿ çàïðîñîâ íà îñíîâàíèè íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà (êàòàëîãîâ, áàç äàííûõ è äð.), èìåþùåãîñÿ â àðõèâå, — íå áîëåå 15 äíåé ñ ìîìåíòà ðåãèñòðàöèè çàïðîñà. Ïåðåñûëêà íåïðîôèëüíûõ çàïðîñîâ ïî ïðèíàäëåæíîñòè â äðóãèå àðõèâíûå îðãàíû èëè îðãàíèçàöèè, õðàíÿùèå èíòåðåñóþùèå çàÿâèòåëÿ ñâåäåíèÿ, à òàêæå èíôîðìèðîâàíèå îá ýòîì çàÿâèòåëÿ äîëæíû áûòü îñóùåñòâëåíû â 5-äíåâíûé ñðîê ñ ìîìåíòà ïîñòóïëåíèÿ çàÿâëåíèÿ â àðõèâ. Ïîðÿäîê èñïîëíåíèÿ çàïðîñîâ. Çàïðîñû þðèäè÷åñêèõ è ôèçè÷åñêèõ ëèö î âûäà÷å àðõèâíûõ ñïðàâîê ðàññìàòðèâàþòñÿ ðóêîâîäñòâîì àðõèâà è íàïðàâëÿþòñÿ íà èñïîëíåíèå â ñîîòâåòñòâóþùåå ïîäðàçäåëåíèå èëè íåïîñðåäñòâåííî èñïîëíèòåëþ. Àðõèâíûå ñïðàâêè íàâîäÿòñÿ ïî âñåì õðàíÿùèìñÿ â ãîñóäàðñòâåííîì àðõèâå äîêóìåíòàì è ïå÷àòíûì èçäàíèÿì, îòíîñÿùèìñÿ ê ïðåäìåòó çàïðîñà.  òåêñò ñïðàâêè âêëþ÷àþòñÿ òîëüêî òå ñâåäåíèÿ, êîòîðûå ñîäåðæàòñÿ â õðàíÿùèõñÿ â àðõèâå äîêóìåíòàõ. Ñâåäåíèÿ, íå îòíîñÿùèåñÿ ê ñîäåðæàíèþ çàïðîñà, â ñïðàâêó íå âêëþ÷àþòñÿ.

69

Èçëîæåíèå òåêñòà ñïðàâêè äàåòñÿ â õðîíîëîãè÷åñêîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè ñîáûòèé ñ óêàçàíèåì âèäîâ äîêóìåíòîâ è èõ äàò.  ñïðàâêå äîïóñêàåòñÿ öèòèðîâàíèå äîêóìåíòîâ. Íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, ãäå ðàáîòàë èëè ó÷èëñÿ çàÿâèòåëü, â òåêñòå ñïðàâêè ïðè ïåðâîì óïîìèíàíèè ïðèâîäèòñÿ ïîëíîñòüþ, ïðè ïîâòîðíûõ óïîìèíàíèÿõ äîïóñêàåòñÿ ïðèìåíåíèå îôèöèàëüíûõ ñîêðàùåíèé. Íåñîâïàäåíèå îòäåëüíûõ äàííûõ äîêóìåíòîâ ãîñóäàðñòâåííîãî àðõèâà ñî ñâåäåíèÿìè, èçëîæåííûìè â ïèñüìå çàÿâèòåëÿ, íå ÿâëÿåòñÿ ïðåïÿòñòâèåì äëÿ âêëþ÷åíèÿ èõ â ñïðàâêó ïðè óñëîâèè, åñëè ñîâïàäåíèå âñåõ îñòàëüíûõ ñâåäåíèé íå ñîñòàâëÿåò ñîìíåíèé â òîæäåñòâåííîñòè ëèöà èëè ôàêòîâ, î êîòîðûõ ãîâîðèòñÿ â äîêóìåíòàõ.  ñïðàâêå ýòè äàííûå âîñïðîèçâîäÿòñÿ òàê, êàê îíè çíà÷àòñÿ â äîêóìåíòàõ àðõèâà, à ðàñõîæäåíèÿ, íåñîâïàäåíèÿ è íåòî÷íûå íàçâàíèÿ, îòñóòñòâèå èìåíè, îò÷åñòâà, íåâîçìîæíîñòü ðàñøèôðîâêè èíèöèàëîâ èëè íàëè÷èå îäíîãî èç íèõ îãîâàðèâàåòñÿ â òåêñòå ñïðàâêè â ñêîáêàõ — («Òàê â äîêóìåíòå»), («Òàê â òåêñòå îðèãèíàëà»). Ïîñëå òåêñòà ñïðàâêè ïðèâîäÿòñÿ àðõèâíûå øèôðû äîêóìåíòîâ, ïîñëóæèâøèõ îñíîâàíèåì äëÿ åå ñîñòàâëåíèÿ (íîìåðà ôîíäîâ, îïèñåé, äåë è ëèñòîâ äîêóìåíòîâ), âèä íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà. Âîçìîæíî âêëþ÷åíèå ïîèñêîâûõ äàííûõ äîêóìåíòà â òåêñò ñïðàâêè ïîñëå èçëîæåíèÿ êàæäîãî ôàêòà èëè ñîáûòèÿ. Äîïîëíèòåëüíûå ñâåäåíèÿ è ðåêîìåíäàöèè ìîãóò áûòü äàíû èëè â àðõèâíîé ñïðàâêå ïîñëå óêàçàíèÿ ïîèñêîâûõ äàííûõ èëè â ñîïðîâîäèòåëüíîì ïèñüìå àðõèâà.  òåêñòå àðõèâíîé ñïðàâêè íå äîïóñêàþòñÿ êîììåíòàðèè, ñîáñòâåííûå âûâîäû èñïîëíèòåëÿ ïî ñîäåðæàíèþ äîêóìåíòîâ, íà îñíîâàíèè êîòîðûõ ñîñòàâëåíà ñïðàâêà.

5.5. Èñïîëüçîâàíèå äîêóìåíòîâ àðõèâà â êóëüòóðíîïðîñâåòèòåëüñêèõ öåëÿõ Ôîðìàìè êóëüòóðíî-ïðîñâåòèòåëüñêîé ðàáîòû àðõèâà ÿâëÿþòñÿ: - îðãàíèçàöèÿ è ïðîâåäåíèå âûñòàâîê äîêóìåíòîâ; - ïîäãîòîâêà ìàòåðèàëîâ äëÿ èñïîëüçîâàíèÿ ñðåäñòâàìè ìàññîâîé èíôîðìàöèè; - îðãàíèçàöèÿ «äíåé îòêðûòûõ äâåðåé», ïðåçåíòàöèé, âñòðå÷ ñ îáùåñòâåííîñòüþ, óðîêîâ äëÿ ñòóäåíòîâ è øêîëüíèêîâ, ëåêöèé, ýêñêóðñèé è ò. ä. 70

Èñïîëüçîâàíèå äîêóìåíòîâ â êóëüòóðíî-ïðîñâåòèòåëüñêèõ öåëÿõ îñóùåñòâëÿåòñÿ àðõèâàìè â öåëÿõ èíôîðìàöèè î ñîñòàâå è ñîäåðæàíèè äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ, à òàêæå â ñâÿçè ñî çíàìåíàòåëüíûìè ñîáûòèÿìè è þáèëåéíûìè äàòàìè â æèçíè Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, îòäåëüíîãî ðåãèîíà, âèäíûõ ãîñóäàðñòâåííûõ äåÿòåëåé, äåÿòåëåé íàóêè, êóëüòóðû, ìåæäóíàðîäíîãî ñîîáùåñòâà. Âûñòàâêà äîêóìåíòîâ — ýòî îôîðìëåííàÿ ïîäáîðêà äîêóìåíòîâ íà îïðåäåëåííóþ òåìó, ïðåäíàçíà÷åííàÿ äëÿ ïóáëè÷íîé äåìîíñòðàöèè. Âûñòàâêè äîêóìåíòîâ îðãàíèçóþòñÿ àðõèâàìè ñàìîñòîÿòåëüíî èëè ñîâìåñòíî ñ äðóãèìè îðãàíèçàöèÿìè. Âûñòàâêè äîêóìåíòîâ ìîãóò áûòü ìåæäóíàðîäíûìè, âñåðîññèéñêèìè, ðåãèîíàëüíûìè, ìåæîòðàñëåâûìè, ìåæàðõèâíûìè; ñòàöèîíàðíûìè è ïåðåäâèæíûìè; ïîñòîÿííî äåéñòâóþùèìè (ñ èñïîëüçîâàíèåì êîïèé äîêóìåíòîâ) è âðåìåííûìè; ïðîâîäèìûìè íà êîììåð÷åñêîé è íà íåêîììåð÷åñêîé îñíîâå. Ïðè ýêñïîíèðîâàíèè ïîäëèííûõ äîêóìåíòîâ îáÿçàòåëüíî ñîáëþäåíèå ïðàâèë îáåñïå÷åíèÿ ñîõðàííîñòè äîêóìåíòîâ. Äîêóìåíòû ïîìåùàþò â çàñòåêëåííûå, çàïèðàåìûå è îïå÷àòûâàåìûå âèòðèíû, ðàñïîëîæåííûå â îõðàíÿåìûõ ïîìåùåíèÿõ, ñîîòâåòñòâóþùèõ óñòàíîâëåííûì òðåáîâàíèÿì. Èñïîëüçîâàíèå äîêóìåíòîâ àðõèâà â ñðåäñòâàõ ìàññîâîé èíôîðìàöèè ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ïîäãîòîâêó èíôîðìàöèîííûõ ìàòåðèàëîâ äëÿ ïåðèîäè÷åñêîé ïå÷àòè, ðàäèî- è òåëåâèçèîííûõ ïåðåäà÷ (öèêëîâûõ èëè ïîñòîÿííûõ ðóáðèê), êèíîôèëüìîâ. Äëÿ ïåðèîäè÷åñêîé ïå÷àòè àðõèâ ãîòîâèò òåìàòè÷åñêèå, íàó÷íûå, íàó÷íî-ïîïóëÿðíûå ñòàòüè, ïîäáîðêè äîêóìåíòîâ, äîêóìåíòàëüíûå î÷åðêè, êîððåñïîíäåíöèè è ò. ï. Ðàäèî- è òåëåïåðåäà÷è ïðåäïîëàãàþò èñïîëüçîâàíèå àðõèâíîé èíôîðìàöèè â ôîðìå òåìàòè÷åñêèõ áåñåä, õðîíèêè, èíôîðìàöèè, èíòåðâüþ, ðåïîðòàæåé, ïðåññ-êîíôåðåíöèé, ðåêëàìû è äð. Âñòðå÷è ñ îáùåñòâåííîñòüþ ïðîâîäÿòñÿ àðõèâàìè â ïëàíîâîì ïîðÿäêå íà îñíîâàíèè ïðåäâàðèòåëüíîé äîãîâîðåííîñòè ñ çàèíòåðåñîâàííûìè îðãàíèçàöèÿìè â âèäå âå÷åðîâ-âñòðå÷; ýêñêóðñèé â àðõèâû; ïðåçåíòàöèé, äíåé îòêðûòûõ äâåðåé; ëåêöèé, äîêëàäîâ; óñòíûõ æóðíàëîâ; ÷èòàòåëüñêèõ êîíôåðåíöèé; øêîëüíûõ óðîêîâ.

71

5.6. Ïóáëèêàöèîííàÿ äåÿòåëüíîñòü Ïóáëèêàöèîííàÿ äåÿòåëüíîñòü àðõèâîâ — ñîâîêóïíîñòü ðàáîò ïî ïîäãîòîâêå äîêóìåíòàëüíîé ïóáëèêàöèè, âêëþ÷àþùàÿ îïðåäåëåíèå òèïà, âèäà è ôîðìû ïóáëèêàöèè, âûÿâëåíèå è îòáîð äîêóìåíòîâ, âûáîð è ïåðåäà÷ó òåêñòà, àðõåîãðàôè÷åñêîå îôîðìëåíèå äîêóìåíòîâ è ñîñòàâëåíèå ê íèì íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà, ôîðìèðîâàíèå ìàêåòà äîêóìåíòàëüíîé ïóáëèêàöèè, ðàáîòó ñ èçäàòåëüñòâîì. Ïðè îñóùåñòâëåíèè ïóáëèêàöèè äîêóìåíòîâ ñëåäóåò ðóêîâîäñòâîâàòüñÿ Ïðàâèëàìè èçäàíèÿ èñòîðè÷åñêèõ äîêóìåíòîâ â ÑÑÑÐ (Ì., 1990). Ðîñàðõèâ êîîðäèíèðóåò è îðãàíèçóåò ðàáîòó ïî ïîäãîòîâêå è èçäàíèþ äîêóìåíòàëüíûõ ïóáëèêàöèé. Òèïû, âèäû è ôîðìû ïóáëèêàöèé äîêóìåíòîâ. Èçäàíèÿ äîêóìåíòîâ ðàçëè÷àþòñÿ ïî íàçíà÷åíèþ, çàäà÷àì, õàðàêòåðó ïóáëèêóåìûõ èñòî÷íèêîâ è â ñîîòâåòñòâèè ñ ýòèì ïî ìåòîäàì àðõåîãðàôè÷åñêîé è ïîëèãðàôè÷åñêîé ïîäãîòîâêè, ýòè ðàçëè÷èÿ ñëóæàò îñíîâàíèåì äëÿ ðàñïðåäåëåíèÿ èçäàíèé ïî òèïàì, âèäàì è ôîðìàì. Òèïû äîêóìåíòàëüíûõ ïóáëèêàöèé îïðåäåëÿþòñÿ èõ öåëåâûì íàçíà÷åíèåì. Ðàçëè÷àþòñÿ íàó÷íûé, íàó÷íî-ïîïóëÿðíûé è ó÷åáíûé òèïû èçäàíèé. Âñå îíè îñíîâûâàþòñÿ íà íàó÷íûõ ïðèíöèïàõ ïîäãîòîâêè, íî îòëè÷àþòñÿ ñïåöèôèêîé îòáîðà èñòî÷íèêîâ, ïðèåìîâ ïåðåäà÷è òåêñòà äîêóìåíòîâ è ñîñòàâîì íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà. Ïóáëèêàöèÿ íàó÷íîãî òèïà ïðåäíàçíà÷åíà äëÿ íàó÷íîãî èññëåäîâàíèÿ, â áîëüøèíñòâå ñëó÷àåâ çàìåíÿåò íåïîñðåäñòâåííîå îáðàùåíèå ê äîêóìåíòàì, îñâåùàåò èñòîðèþ ñîçäàíèÿ òåêñòà, âíåøíèå îñîáåííîñòè ïóáëèêóåìûõ ìàòåðèàëîâ, îïðåäåëÿåò èõ ìåñòî ñðåäè äðóãèõ èñòîðè÷åñêèõ èñòî÷íèêîâ. Íàó÷íàÿ ïóáëèêàöèÿ — ðåçóëüòàò êîìïëåêñíîãî èññëåäîâàíèÿ (èñòî÷íèêîâåä÷åñêîãî, ïàëåîãðàôè÷åñêîãî, òåêñòîëîãè÷åñêîãî, àðõåîãðàôè÷åñêîãî è ò. ä.) ïóáëèêóåìûõ äîêóìåíòîâ è îáÿçàòåëüíî âêëþ÷àåò íàó÷íî-ñïðàâî÷íûé àïïàðàò, îòðàæàþùèé âñå ñòîðîíû ýòîãî èññëåäîâàíèÿ. Ïóáëèêàöèÿ íàó÷íî-ïîïóëÿðíîãî òèïà ïðåäíàçíà÷åíà äëÿ ðàñïðîñòðàíåíèÿ èñòîðè÷åñêèõ çíàíèé è ïîïóëÿðèçàöèè èñòîðè÷åñêèõ èñòî÷íèêîâ, ïîìîùè ÷èòàòåëÿì â ïðî÷òåíèè è ïîíè72

ìàíèè òåêñòîâ èñòîðè÷åñêèõ èñòî÷íèêîâ, ÷òî äîñòèãàåòñÿ ñ ïîìîùüþ íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà ïóáëèêàöèè. Ïóáëèêàöèÿ ó÷åáíîãî òèïà ïðåäíàçíà÷åíà äëÿ áîëåå ãëóáîêîãî èçó÷åíèÿ è óñâîåíèÿ ó÷åáíûõ ïðîãðàìì è ìîæåò íîñèòü â çàâèñèìîñòè îò çàäà÷ îáùèé, êðàåâåä÷åñêèé èëè ñïåöèàëüíûé õàðàêòåð. Ó÷åáíûå èçäàíèÿ âûïóñêàþò äëÿ øêîëüíèêîâ, ó÷àùèõñÿ ñðåäíèõ ñïåöèàëüíûõ ó÷åáíûõ çàâåäåíèé, ñòóäåíòîâ, ïðåïîäàâàòåëåé, òî åñòü ó÷èòûâàþò âîçðàñòíûå, ïðîôåññèîíàëüíûå è äðóãèå îñîáåííîñòè ÷èòàòåëåé. Âèäû èçäàíèé äîêóìåíòîâ îïðåäåëÿþòñÿ ñîñòàâîì ïóáëèêóåìûõ èñòî÷íèêîâ, è â ñîîòâåòñòâèè ñ ýòèì èçäàíèÿ ìîãóò áûòü ïîôîíäîâûìè, òåìàòè÷åñêèìè è âêëþ÷àòü äîêóìåíòû îäíîé ðàçíîâèäíîñòè èëè îäíîãî ëèöà. Ïîôîíäîâûå ïóáëèêàöèè ñîñòîÿò èç äîêóìåíòîâ îäíîãî ôîíäà (êîëëåêöèè) èëè åãî ñòðóêòóðíîé ÷àñòè, íî ìîãóò èìåòü â ñâîåì ñîñòàâå äîêóìåíòû ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ, õðàíÿùèåñÿ â äðóãèõ ôîíäàõ è àðõèâàõ. Òåìàòè÷åñêèå ïóáëèêàöèè ñîñòîÿò èç ðàçíîîáðàçíûõ èñòîðè÷åñêèõ èñòî÷íèêîâ ïî îïðåäåëåííîé òåìå íåçàâèñèìî îò èõ ôîíäîâîé ïðèíàäëåæíîñòè. Ïóáëèêàöèè äîêóìåíòîâ îäíîãî âèäà ñîñòîÿò èç èñòîðè÷åñêèõ èñòî÷íèêîâ îäíîãî âèäà (ïðîòîêîëû, àêòû, ïèñüìà) íåçàâèñèìî îò èõ ôîíäîâîé ïðèíàäëåæíîñòè. Ïóáëèêàöèè äîêóìåíòîâ îäíîãî ëèöà ñîñòîÿò èç èñòîðè÷åñêèõ èñòî÷íèêîâ, ñîçäàííûõ ýòèì ëèöîì â ïðîöåññå åãî æèçíè è äåÿòåëüíîñòè, íåçàâèñèìî îò ôîíäîâîé ïðèíàäëåæíîñòè ïóáëèêóåìûõ äîêóìåíòîâ. Ôîðìà ïóáëèêàöèè àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ (ñòðóêòóðà è ìàòåðèàëüíàÿ ðåàëèçàöèÿ èçäàíèÿ) ìîæåò áûòü êîðïóñîì (ñâîäîì èñòî÷íèêîâ ïî êàêîé-ëèáî òåìå), ñåðèåé, ñáîðíèêîì, ìîíîèçäàíèåì (èçäàíèåì îäíîãî ïàìÿòíèêà), àëüáîìîì, áóêëåòîì, ïëàêàòîì, à òàêæå ïóáëèêàöèåé â ïåðèîäè÷åñêèõ è ïðîäîëæàþùèõñÿ èçäàíèÿõ. Îáúåìíûå ïóáëèêàöèè ìîãóò ñîñòîÿòü èç òîìîâ, âûïóñêîâ è ÷àñòåé. Òîì — ñòðóêòóðíàÿ ÷àñòü ìíîãîòîìíîãî èëè ïðîäîëæàþùåãîñÿ èçäàíèÿ, ïðåäñòàâëÿþùàÿ ñîáîé ïîëèãðàôè÷åñêè çàêîí÷åííóþ åäèíèöó, èìåþùóþ ñâîé òèòóëüíûé ëèñò, çàãîëîâîê (èëè íîìåð) è ñàìîñòîÿòåëüíóþ íóìåðàöèþ ñòðàíèö â ïðåäåëàõ òîìà. 73

Âûïóñê — ÷àñòü ïåðèîäè÷åñêîãî èçäàíèÿ èëè ñåðèè, âûõîäÿùàÿ â âèäå ñàìîñòîÿòåëüíîé ïå÷àòíîé åäèíèöû. ×àñòü — ñòóïåíü äåëåíèÿ òåêñòà êíèãè, èìåþùàÿ, êàê ïðàâèëî, ñàìîñòîÿòåëüíûé íîìåð è (èëè) çàãîëîâîê. ×àñòü ìîæåò äåëèòüñÿ íà ðàçäåëû. Ê íîâûì ñïîñîáàì ïóáëèêàöèè àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ îòíîñÿòñÿ ïóáëèêàöèè äîêóìåíòîâ â ìèêðîôîðìàõ è â ýëåêòðîííîé ôîðìå — â âèäå äèñêåò, êîìïàêò-äèñêîâ, áàíêîâ äàííûõ, ìóëüòèìåäèà. Îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû ïî íàó÷íîìó èçäàíèþ äîêóìåíòîâ. Âûÿâëåíèå è îòáîð äîêóìåíòîâ. Âûÿâëåíèå äîêóìåíòîâ äîëæíî áûòü ïîëíûì è âñåñòîðîííèì â ñîîòâåòñòâèè ñ çàäà÷àìè, òèïîì è âèäîì ïóáëèêàöèè, êðóãîì èñòîðè÷åñêèõ èñòî÷íèêîâ, îïðåäåëåííûõ äëÿ íåå. Ðàáîòå ïî âûÿâëåíèþ äîêóìåíòîâ ïðåäøåñòâóåò ñîñòàâëåíèå âîçìîæíî ïîëíîãî áèáëèîãðàôè÷åñêîãî ñïèñêà ëèòåðàòóðû è åå èçó÷åíèå ñ öåëüþ îðèåíòàöèè àðõåîãðàôà â âîïðîñàõ îñóùåñòâëÿåìîãî èçäàíèÿ, èñòîðèîãðàôèè òåìû, åå èñòî÷íèêîâîé áàçû. Êðóã èñòî÷íèêîâ âûÿâëåíèÿ äîêóìåíòîâ îïðåäåëÿåòñÿ òåìîé, òèïîì, âèäîì è öåëüþ èçäàíèÿ. Äëÿ óñòàíîâëåíèÿ êðóãà èñòî÷íèêîâ íåîáõîäèìî çíàíèå ëèòåðàòóðû, ñåòè àðõèâîâ, ñèñòåìû íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà àðõèâîâ, èñòîðèè ôîíäîîáðàçîâàòåëåé, èñòîðèè êîìïëåêòîâàíèÿ ôîíäîâ, èõ ñîõðàííîñòè, ñòåïåíè èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ â ïå÷àòè. Èñòî÷íèêàìè âûÿâëåíèÿ îïóáëèêîâàííûõ äîêóìåíòîâ ÿâëÿþòñÿ îôèöèàëüíûå èçäàíèÿ ïðàâèòåëüñòâåííûõ îðãàíîâ, èçäàíèÿ âåäîìñòâ è îáùåñòâåííûõ îðãàíèçàöèé, ñòàòèñòè÷åñêèå èçäàíèÿ, ïåðèîäè÷åñêàÿ ïå÷àòü (öåíòðàëüíàÿ, ìåñòíàÿ, âåäîìñòâåííàÿ, ìíîãîòèðàæíàÿ, çàðóáåæíàÿ ïðåññà), ñáîðíèêè äîêóìåíòîâ, ìåìóàðû, èññëåäîâàíèÿ, òåõíè÷åñêàÿ ëèòåðàòóðà. Íåîïóáëèêîâàííûå äîêóìåíòû âûÿâëÿþòñÿ â ôåäåðàëüíûõ, ðåãèîíàëüíûõ è ìóíèöèïàëüíûõ àðõèâàõ, àðõèâàõ ìèíèñòåðñòâ è âåäîìñòâ, â îáùåñòâåííûõ, ïîëèòè÷åñêèõ, òâîð÷åñêèõ îðãàíèçàöèÿõ, â ðóêîïèñíûõ ñîáðàíèÿõ ìóçååâ è áèáëèîòåê, ëè÷íûõ àðõèâàõ è êîëëåêöèÿõ, ïðè íåîáõîäèìîñòè — â çàðóáåæíûõ ãîñóäàðñòâåííûõ è ÷àñòíûõ õðàíèëèùàõ.

74

Ïîñëå èçó÷åíèÿ èõ íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà ñîñòàâëÿåòñÿ ñïèñîê èëè êàðòîòåêà ôîíäîâ, ïî êîòîðûì ñëåäóåò ïðîâåñòè âûÿâëåíèå äîêóìåíòîâ, íàìå÷àþòñÿ äëÿ ïðîñìîòðà îïèñè. Ïðè èçó÷åíèè îïèñåé è îòáîðà äåë äëÿ ïðîñìîòðà ó÷èòûâàåòñÿ ñòåïåíü ðàñêðûòèÿ ñîäåðæàíèÿ äåë â çàãîëîâêàõ. Îòáèðàþòñÿ íå òîëüêî äåëà, íåïîñðåäñòâåííî êàñàþùèåñÿ òåìû ïóáëèêàöèè, íî è äåëà, â êîòîðûõ ìîæíî ïðåäïîëîæèòü íàëè÷èå áëèçêèõ ïî òåìàòèêå äîêóìåíòîâ. Âûÿâëåíèå öåëåñîîáðàçíî íà÷èíàòü ñ îñíîâíûõ ñòðóêòóðíûõ ÷àñòåé ó÷ðåæäåíèÿ, äîêóìåíòû êîòîðûõ íàèáîëåå ïîëíî îòðàæàþò åãî äåÿòåëüíîñòü. Ïðè âûÿâëåíèè ñëåäóåò ó÷èòûâàòü ïðè÷èííî-ñëåäñòâåííûå ñâÿçè äîêóìåíòîâ èíèöèàòèâíîãî, èñïîëíèòåëüíîãî è èòîãîâîãî õàðàêòåðà. Îïðåäåëÿåòñÿ êîìïëåêñ äåë äëÿ ïîëèñòíîãî èçó÷åíèÿ. Ñëåäóåò ñòðåìèòüñÿ ê âûÿâëåíèþ âñåõ èìåþùèõ ñàìîñòîÿòåëüíîå çíà÷åíèå òåêñòîâ äîêóìåíòà.  ïåðâóþ î÷åðåäü âûÿâëÿþòñÿ àâòîãðàôû è ïîäëèííèêè, çàòåì îòïóñêè, çàâåðåííûå êîïèè è îêîí÷àòåëüíûå âàðèàíòû äîêóìåíòîâ. Íà êàæäûé âûÿâëåííûé äîêóìåíò ñîñòàâëÿåòñÿ êàðòî÷êà; êàðòîòåêà âûÿâëåííûõ äîêóìåíòîâ ìîæåò âåñòèñü è â êîìïüþòåðíîé ôîðìå. Îòáîð âûÿâëåííûõ äîêóìåíòîâ äëÿ âñåõ òèïîâ èçäàíèé ïðîâîäèòñÿ íà îñíîâå ïðèíöèïà èñòîðèçìà, íàó÷íîé îáúåêòèâíîñòè, ìåòîäîâ èñòî÷íèêîâåä÷åñêîãî àíàëèçà äîêóìåíòîâ è â ñîîòâåòñòâèè ñ òåìè êðèòåðèÿìè îòáîðà, êîòîðûå áûëè îïðåäåëåíû ïðè ðåøåíèè âîïðîñà î öåëÿõ è çàäà÷àõ èçäàíèÿ. Ïðèíöèï èñòîðèçìà ïðåäïîëàãàåò êàæäûé èñòî÷íèê ðàññìàòðèâàòü êàê ïðîäóêò êîíêðåòíîé èñòîðè÷åñêîé ýïîõè ñ ó÷åòîì ïðè÷èí åãî âîçíèêíîâåíèÿ è âûïîëíÿåìîé èì ôóíêöèè; ïîêàçûâàòü èçó÷àåìûå ïðîáëåìû, âîïðîñû â ðàçâèòèè; ïðåäñòàâëÿòü êîìïëåêñ âçàèìîñâÿçàííûõ äîêóìåíòîâ, ïîñëåäîâàòåëüíî îñâåùàþùèõ èñòîðè÷åñêèå ÿâëåíèÿ. Ïðèíöèï îáúåêòèâíîñòè, ïðåäïîëàãàþùèé âñåñòîðîííîñòü èçó÷åíèÿ èñòîðè÷åñêèõ ÿâëåíèé âî âñåé èõ ñëîæíîñòè, ìíîãîãðàííîñòè è ïðîòèâîðå÷èâîñòè, ðåàëèçóåòñÿ ïóòåì îòáîðà èñòî÷íèêîâ ðàçëè÷íûõ âèäîâ, îòðàæàþùèõ ðàçíîîáðàçíûå ñòîðîíû äåéñòâèòåëüíîñòè è èõ îöåíêó àâòîðàìè äîêóìåíòîâ. Èñòî÷íèêîâåä÷åñêèé àíàëèç äîêóìåíòîâ ïðè îòáîðå ïðåäïîëàãàåò: óñòàíîâëåíèå ïîäëèííîñòè, âðåìåíè, ìåñòà, óñëîâèé ñîçäàíèÿ è âíåøíèõ îñîáåííîñòåé äîêóìåíòà, àâòîðñòâà, 75

îáñòîÿòåëüñòâ ïðîèñõîæäåíèÿ òåêñòà, îïðåäåëåíèå äîñòîâåðíîñòè, ïîëèòè÷åñêîé íàïðàâëåííîñòè, ïîëíîòû, ïðåäñòàâèòåëüíîñòè, íàó÷íîé çíà÷èìîñòè, íîâèçíû, ñîäåðæàùåéñÿ â èñòî÷íèêå èíôîðìàöèè, ñòåïåíè ñîõðàííîñòè è ñïîñîáà âîñïðîèçâåäåíèÿ òåêñòà äîêóìåíòà. Íà îñíîâå ïðîâåäåííîãî àíàëèçà îïðåäåëÿåòñÿ ñîîòâåòñòâèå äîêóìåíòîâ êðèòåðèÿì îòáîðà, âûðàáîòàííûì â çàâèñèìîñòè îò òåìû è çàäà÷ êîíêðåòíîãî èçäàíèÿ, è ðåøàåòñÿ âîïðîñ îá èñïîëüçîâàíèè êàæäîãî äîêóìåíòà â èçäàíèè (ïóáëèêàöèÿ ïîëíîñòüþ èëè â èçâëå÷åíèÿõ, èñïîëüçîâàíèå â íàó÷íî-ñïðàâî÷íîì àïïàðàòå). Ïðè îòáîðå ó÷èòûâàåòñÿ òàêæå ïîëíîòà ïðåäñòàâëåííûõ â ïóáëèêàöèè âèäîâ èñòî÷íèêîâ. Îòáîð äîêóìåíòîâ ñëåäóåò ïðîâîäèòü ïîýòàïíî: ñíà÷àëà â ïðîöåññå âûÿâëåíèÿ — ïî êàðòî÷êàì, ïåðå÷íÿì, — è îêîí÷àòåëüíî ïîñëå âûÿâëåíèÿ âñåãî êîìïëåêñà è óòî÷íåíèÿ ñòðóêòóðû èçäàíèÿ — ïî êîïèÿì äîêóìåíòîâ. Âûáîð è ïåðåäà÷à òåêñòà äîêóìåíòîâ. Äëÿ äîêóìåíòàëüíîé ïóáëèêàöèè îòáèðàåòñÿ îñíîâíîé òåêñò äîêóìåíòà, îïðåäåëÿåìûé íà îñíîâå òåêñòîëîãè÷åñêîãî àíàëèçà âñåõ âûÿâëåííûõ è èìåþùèõ ñàìîñòîÿòåëüíîå çíà÷åíèå òåêñòîâ äàííîãî äîêóìåíòà, íåçàâèñèìî îò ñïîñîáà èõ âîñïðîèçâåäåíèÿ, êàê ñîõðàíèâøèõñÿ â àðõèâàõ, òàê è îïóáëèêîâàííûõ. Âî âñåõ òèïàõ è âèäàõ äîêóìåíòàëüíûõ ïóáëèêàöèé òåêñò äîêóìåíòîâ äîëæåí ïåðåäàâàòüñÿ ñ òî÷íûì ñîõðàíåíèåì ñòèëèñòè÷åñêèõ è ÿçûêîâûõ îñîáåííîñòåé. Àðõåîãðàôè÷åñêîå îôîðìëåíèå äîêóìåíòîâ. Òåêñò êàæäîãî äîêóìåíòà â äîêóìåíòàëüíîé ïóáëèêàöèè ñîïðîâîæäàåòñÿ ðåäàêöèîííûì çàãîëîâêîì è ëåãåíäîé.  çàãîëîâêå óêàçûâàåòñÿ ïîðÿäêîâûé íîìåð äîêóìåíòà â äàííîé ïóáëèêàöèè, íàèìåíîâàíèå (ðàçíîâèäíîñòü) äîêóìåíòà, àâòîð, àäðåñàò, êðàòêîå ñîäåðæàíèå, äàòà, ìåñòî íàïèñàíèÿ, äåëîïðîèçâîäñòâåííûé íîìåð, ãðèôû (ñðî÷íîñòè, ñåêðåòíîñòè).  ëåãåíäå îáîçíà÷àþòñÿ êîíòðîëüíî-ñïðàâî÷íûå ñâåäåíèÿ î äîêóìåíòå: ïîèñêîâûå äàííûå (àðõèâíûé øèôð), ïîäëèííîñòü, óêàçàíèå ÿçûêà (äëÿ èíîÿçû÷íûõ òåêñòîâ), ñïîñîá âîñïðîèçâåäåíèÿ, ñâåäåíèÿ îá îñîáåííîñòÿõ âíåøíåãî âèäà, â òîì ÷èñëå ïå÷àòè, ññûëêè íà ïðåäûäóùèå ïóáëèêàöèè äîêóìåíòà. Îïðåäåëåíèå ñòðóêòóðû è ñèñòåìàòèçàöèÿ äîêóìåíòîâ. Ñòðóêòóðà äîêóìåíòàëüíîãî èçäàíèÿ çàâèñèò îò òèïà, âèäà è 76

ôîðìû ïóáëèêàöèè, òåìû è õàðàêòåðà ïóáëèêóåìûõ äîêóìåíòîâ. Ìîãóò ïðèìåíÿòüñÿ: õðîíîëîãè÷åñêàÿ, òåìàòè÷åñêàÿ, ãåîãðàôè÷åñêàÿ ñõåìû ñèñòåìàòèçàöèè, ñèñòåìàòèçàöèÿ ïî àâòîðàì, êîððåñïîíäåíòàì èëè âèäàì äîêóìåíòîâ èëè èõ ñî÷åòàíèÿ. Ñèñòåìàòèçàöèÿ äîêóìåíòîâ çàêðåïëÿåòñÿ èõ îáùåé ïîðÿäêîâîé íóìåðàöèåé. Ïîäãîòîâêà íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà èçäàíèÿ, ïðèëîæåíèé è èëëþñòðàöèé. Ñîñòàâ íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà äîêóìåíòàëüíîé ïóáëèêàöèè çàâèñèò îò òèïà, âèäà è ôîðìû èçäàíèÿ.  íåãî âõîäÿò: ïðåäèñëîâèå, ïðèìå÷àíèÿ ïî òåêñòó è ñîäåðæàíèþ, ðàçëè÷íûå óêàçàòåëè, õðîíèêà, ñïèñîê ñîêðàùåíèé, òåðìèíîëîãè÷åñêèé ñëîâàðü, áèáëèîãðàôèÿ, ïåðå÷íè ïóáëèêóåìûõ è íåïóáëèêóåìûõ äîêóìåíòîâ ïî òåìå, îãëàâëåíèå (ñîäåðæàíèå), âîçìîæíû è äðóãèå ïðèëîæåíèÿ, èëëþñòðàöèè, òàáëèöû.

5.7. Îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû ïî ðàññåêðå÷èâàíèþ àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ Ðàññåêðå÷èâàíèå ñâåäåíèé è èõ íîñèòåëåé — ñíÿòèå ðàíåå ââåäåííûõ îãðàíè÷åíèé íà ðàñïðîñòðàíåíèå ñâåäåíèé, ñîñòàâëÿþùèõ ãîñóäàðñòâåííóþ òàéíó, è íà äîñòóï ê èõ íîñèòåëÿì. Äèðåêòîð àðõèâà îáåñïå÷èâàåò ïðîâåäåíèå ðàáîòû ïî êîíòðîëþ çà ñðîêàìè õðàíåíèÿ ñåêðåòíûõ äîêóìåíòîâ è èíôîðìèðóåò ðóêîâîäèòåëåé îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè, êîòîðûå íàäåëåíû ïîëíîìî÷èÿìè ïî îòíåñåíèþ ñâåäåíèé ê ãîñóäàðñòâåííîé òàéíå, è èõ òåððèòîðèàëüíûå îðãàíû î íàëè÷èè â àðõèâå äîêóìåíòîâ ñî ñðîêàìè ñåêðåòíîñòè ñâûøå 30 ëåò è èõ îáúåìå.  ñëó÷àå ïîëó÷åíèÿ ðóêîâîäèòåëåì ãîñóäàðñòâåííîãî àðõèâà â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå ïîëíîìî÷èé ïî ðàññåêðå÷èâàíèþ ñâåäåíèé, ñîñòàâëÿþùèõ ãîñóäàðñòâåííóþ òàéíó, îí îðãàíèçóåò ïðîâåäåíèå ðàáîò ïî èõ ðàññåêðå÷èâàíèþ.  ýòèõ öåëÿõ ñîçäàåòñÿ êîìèññèÿ ïî ðàññåêðå÷èâàíèþ, èìåþùàÿ ïðàâî ïðèíèìàòü ðåøåíèÿ î ðàññåêðå÷èâàíèè àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ, óòðàòèâøèõ ñåêðåòíîñòü. Êîìèññèÿ îñóùåñòâëÿåò ðàáîòó â ïëàíîâîì ïîðÿäêå íà îñíîâå ïåðñïåêòèâíûõ è ãîäîâûõ ïëàíîâ.

77

 ãîäîâîé ïëàí âêëþ÷àþòñÿ äîêóìåíòû, êîòîðûå íàìå÷àåòñÿ ðàññìîòðåòü íà ïðåäìåò ðàññåêðå÷èâàíèÿ â ñâÿçè ñ èñòå÷åíèåì óñòàíîâëåííîãî çàêîíîäàòåëüñòâîì ñðîêà çàñåêðå÷èâàíèÿ ñâåäåíèé, à òàêæå ïî çàïðîñàì îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè, íàó÷íûõ è îáùåñòâåííûõ îðãàíèçàöèé, ãðàæäàí. Ðåçóëüòàòû ïðîâåäåííîé ðàáîòû ïî ðàññåêðå÷èâàíèþ äîêóìåíòîâ ðóêîâîäèòåëü àðõèâà äîâîäèò äî ñâåäåíèÿ ðóêîâîäèòåëÿ îðãàíà ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè, äåëåãèðîâàâøåãî àðõèâó ïîëíîìî÷èÿ ïî ðàññåêðå÷èâàíèþ äîêóìåíòîâ.  òîì ñëó÷àå, åñëè äèðåêòîð àðõèâà íå èìååò ïîëíîìî÷èé ïî ðàññåêðå÷èâàíèþ àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ, ïåðåäàííûõ íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå, îí ñîçäàåò íåîáõîäèìûå óñëîâèÿ äëÿ ïðîâåäåíèÿ ýòîé ðàáîòû â àðõèâå â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå. Àðõèâ ïðåäîñòàâëÿåò äëÿ èçó÷åíèÿ ïîäëèííèêè äîêóìåíòîâ èëè êîïèè, èõ çàìåíÿþùèå, à òàêæå íåîáõîäèìóþ èíôîðìàöèþ (ñïðàâêè, îáçîðû, ïåðå÷íè è ò. ä.) ÷ëåíàì ýêñïåðòíûõ êîìèññèé, ñîçäàííûõ â âåäîìñòâàõ, ðóêîâîäèòåëè êîòîðûõ íàäåëåíû ïîëíîìî÷èÿìè ïî îòíåñåíèþ ñâåäåíèé ê ãîñóäàðñòâåííîé òàéíå, à òàêæå ÷ëåíàì êîìèññèé ïî ðàññåêðå÷èâàíèþ îòäåëüíûõ êàòåãîðèé äîêóìåíòîâ, ñîçäàííûõ íà ïðàâàõ ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé Ìåæâåäîìñòâåííîé êîìèññèè ïî çàùèòå ãîñóäàðñòâåííîé òàéíû, è ïðèâëå÷åííûì ê ýòîé ðàáîòå ýêñïåðòàì. Äëÿ îáåñïå÷åíèÿ äåÿòåëüíîñòè ìåæâåäîìñòâåííûõ êîìèññèé, ñîçäàííûõ â öåëÿõ îáåñïå÷åíèÿ ðàññåêðå÷èâàíèÿ äîêóìåíòîâ ëèêâèäèðîâàííûõ îðãàíèçàöèé-ôîíäîîáðàçîâàòåëåé, íå èìåþùèõ ïðàâîïðååìíèêîâ, àðõèâ ñîçäàåò ýêñïåðòíóþ ãðóïïó èç ñîòðóäíèêîâ àðõèâà, äîïóùåííûõ â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå ê ñâåäåíèÿì, ñîñòàâëÿþùèì ãîñóäàðñòâåííóþ òàéíó. ×ëåíû ýêñïåðòíîé ãðóïïû ïîëèñòíî èçó÷àþò äåëà è ãîòîâÿò çàêëþ÷åíèÿ ïî óñòàíîâëåííîé ôîðìå. Çàêëþ÷åíèÿ óòâåðæäàþòñÿ äèðåêòîðîì àðõèâà è ïðåäñòàâëÿþòñÿ â ìåæâåäîìñòâåííóþ êîìèññèþ äëÿ âûðàáîòêè ñîãëàñîâàííîãî ðåøåíèÿ î ðàññåêðå÷èâàíèè àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ èëè ïðîäëåíèè ñðîêà èõ çàñåêðå÷èâàíèÿ. Àðõèâ â òå÷åíèå 3 ìåñÿöåâ îðãàíèçóåò ðàññìîòðåíèå çàïðîñîâ ãðàæäàí, îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè è îðãàíèçàöèé î ðàññåêðå÷èâàíèè äîêóìåíòîâ.  ñëó÷àå, åñëè àðõèâ íå ïîëíîìî÷åí ðàññåêðå÷èâàòü çàïðàøèâàåìûå ñâåäåíèÿ, îí â ìåñÿ÷íûé ñðîê ñ ìîìåíòà ïîñòóïëåíèÿ çàïðîñà íàïðàâëÿåò åãî â îðãàí 78

ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè, ïîëíîìî÷íûé ðàññìàòðèâàòü âîïðîñ îá èõ ðàññåêðå÷èâàíèè, èëè â Ìåæâåäîìñòâåííóþ êîìèññèþ ïî çàùèòå ãîñóäàðñòâåííîé òàéíû, î ÷åì óâåäîìëÿåò ãðàæäàí, ïðåäïðèÿòèÿ, ó÷ðåæäåíèÿ, îðãàíèçàöèè è îðãàíû ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, ïîäàâøèå çàïðîñ. Îôîðìëåíèå ðåçóëüòàòîâ ðàññåêðå÷èâàíèÿ äîêóìåíòîâ ïðîâîäÿòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ òðåáîâàíèÿìè, óñòàíîâëåííûìè Ðîñàðõèâîì. Àðõèâ îáåñïå÷èâàåò èíôîðìèðîâàíèå îáùåñòâåííîñòè î ðàññåêðå÷åííûõ äîêóìåíòàõ, â ïåðâóþ î÷åðåäü ïðåäñòàâëÿþùèõ îáùåñòâåííî çíà÷èìûé èíòåðåñ, à òàêæå çàòðàãèâàþùèõ ïðàâà è çàêîííûå èíòåðåñû ãðàæäàí.

5.8. Ðàáîòà èññëåäîâàòåëÿ â ÷èòàëüíûõ çàëàõ ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ Îáðàùåíèþ èññëåäîâàòåëÿ ê àðõèâíûì äîêóìåíòàì äîëæíî ïðåäøåñòâîâàòü îáñòîÿòåëüíîå èçó÷åíèå ðàáîò äðóãèõ àâòîðîâ è îïóáëèêîâàííûõ èñòî÷íèêîâ. Ïðåäâàðèòåëüíîå èçó÷åíèå áèáëèîãðàôèè ïî òåìå äàåò èññëåäîâàòåëþ íåîáõîäèìóþ îðèåíòèðîâêó â èçó÷åíèè ÷àñòî âåñüìà îáøèðíûõ ïî îáúåìó àðõèâíûõ èñòî÷íèêîâ, â îòáîðå ñóùåñòâåííûõ íîâûõ äîêóìåíòîâ èç çíà÷èòåëüíî áîëüøîãî ÷èñëà óæå èçâåñòíûõ è ìàëîñóùåñòâåííûõ, à òàêæå ïîçâîëÿåò ó÷åñòü îïûò êðèòè÷åñêîãî àíàëèçà ïðåäøåñòâåííèêîâ èñïîëüçîâàííûõ àðõèâíûõ ìàòåðèàëîâ. Äî ðàáîòû â àðõèâå äîëæíû áûòü òàêæå èçó÷åíû îïóáëèêîâàííûå äîêóìåíòû ïî òåìå èññëåäîâàíèÿ. Ïåðâûé âîïðîñ, âñòàþùèé ïåðåä èññëåäîâàòåëåì, â êàêèõ àðõèâíûõ ôîíäàõ ñëåäóåò èñêàòü íåîáõîäèìûå åìó äîêóìåíòû. Ýòîò æå âîïðîñ ìîæåò áûòü òðàíñôîðìèðîâàí â äðóãîé: êàêèå ãîñóäàðñòâåííûå ó÷ðåæäåíèÿ, îáùåñòâåííûå èëè ÷àñòíûå îðãàíèçàöèè è êàêèå ëèöà èìåëè îòíîøåíèå ê èçó÷àåìîé èññëåäîâàòåëåì ïðîáëåìå? Îòâåò íà âòîðîé âîïðîñ äàòü çíà÷èòåëüíî ëåã÷å, îïèðàÿñü íà äàííûå èñòîðèè ãîñóäàðñòâåííûõ ó÷ðåæäåíèé.  áîëüøèíñòâå ñëó÷àåâ èññëåäîâàòåëþ ïðèõîäèòñÿ óáåæäàòüñÿ â òîì, ÷òî ìàòåðèàëû ïî òåìå åãî ðàáîòû ìîãëè îáðàçîâàòüñÿ â äåÿòåëüíîñòè öåëîãî êîìïëåêñà ó÷ðåæäåíèé, ïðåäïðèÿòèé è ëèö. Íåîáõîäèìî âûÿñíèòü íå òîëüêî ñîñòàâ âñåõ ýòèõ 79

ôîíäîîáðàçîâàòåëåé, íî è îòíîñèòåëüíîå çíà÷åíèå êàæäîãî èç íèõ äëÿ èçó÷åíèÿ òåìû. Èçó÷åíèå äîêóìåíòîâ íàäî íà÷èíàòü ñ ãëàâíûõ ôîíäîîáðàçîâàòåëåé.  ýòîì ñëó÷àå èññëåäîâàòåëü ìîæåò ñðàçó ïîëó÷èòü â ñâîå ðàñïîðÿæåíèå îñíîâíûå äîêóìåíòû ïî òåìå. Ïðè îïðåäåëåíèè ôîíäîâ âàæíî ó÷èòûâàòü è îñîáåííîñòè èõ îáðàçîâàíèÿ. Äåëà, íà÷àòûå äåëîïðîèçâîäñòâîì â ïîçäíåå óïðàçäíåííîì ó÷ðåæäåíèè, à çàêîí÷åííûå äåëîïðîèçâîäñòâîì â ó÷ðåæäåíèè — ïðååìíèêå ôóíêöèé óïðàçäíåííîãî, îòíîñÿòñÿ ê ôîíäó ïðååìíèêà. Äîêóìåíòû ëèêâèäèðîâàííîãî ó÷ðåæäåíèÿ òàêæå ìîãëè ïåðåéòè ê ó÷ðåæäåíèþ-ïðååìíèêó. Ñëåäîâàòåëüíî, öåëåñîîáðàçíî íàìå÷àòü ê èçó÷åíèþ òàêæå è ôîíäû ó÷ðåæäåíèé, äåéñòâîâàâøèõ ïîçæå íåïîñðåäñòâåííî èíòåðåñóþùåãî èññëåäîâàòåëÿ ïåðèîäà. Îïðåäåëèâ êðóã îñíîâíûõ ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé è ëèö, â äîêóìåíòàõ êîòîðûõ ìîãëè ïîëó÷èòü îòðàæåíèå èíòåðåñóþùèå èññëåäîâàòåëÿ âîïðîñû, íåîáõîäèìî óñòàíîâèòü, ãäå èìåííî õðàíÿòñÿ èõ àðõèâíûå ôîíäû.  íàñòîÿùåå âðåìÿ ïî÷òè âñå àðõèâû èìåþò ïóòåâîäèòåëè èëè êðàòêèå ñïðàâî÷íèêè ïî ôîíäàì, î ÷åì ìû ãîâîðèëè â ðàçäåëå ÍÑÀ. Ïðè ýòîì â îòíîøåíèè ôîíäîâ îáëàñòíîãî çíà÷åíèÿ íåîáõîäèìî ó÷èòûâàòü, ÷òî ïðè èçìåíåíèè àäìèíèñòðàòèâíî-òåððèòîðèàëüíîãî äåëåíèÿ â ñîâåòñêèå ãîäû (â ÷àñòíîñòè, ïðè îðãàíèçàöèè íîâûõ îáëàñòåé), ïðîâîäèëîñü ïåðåðàñïðåäåëåíèå àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ ìåæäó ìåñòíûìè àðõèâàìè, ñ òåì ÷òîáû êàæäûé èç íèõ õðàíèë äîêóìåíòû âñåõ ó÷ðåæäåíèé, êîãäà- ëèáî äåéñòâîâàâøèõ íà òåððèòîðèè äàííîé îáëàñòè. Òàêèì îáðàçîì, äîêóìåíòû ãóáåðíñêèõ ó÷ðåæäåíèé ìîãóò â íàñòîÿùåå âðåìÿ õðàíèòüñÿ â íåñêîëüêèõ àðõèâàõ îáëàñòåé, ÷üÿ òåððèòîðèÿ öåëèêîì èëè ÷àñòè÷íî ñîâïàäàåò ñ òåððèòîðèåé áûâøåé ãóáåðíèè. Ïðèìåð — Âîëãîãðàäñêàÿ îáëàñòü. Âàæíîå çíà÷åíèå ïîýòîìó èìååò çíàíèå èñòîðèè àäìèíèñòðàòèâíî-òåððèòîðèàëüíîãî äåëåíèÿ. Âûÿâëåíèå äîêóìåíòîâ â ïðåäåëàõ ôîíäà. Ïóòåâîäèòåëè è ñïðàâî÷íèêè ïî ôîíäàì äàþò èññëåäîâàòåëþ âîçìîæíîñòü îïðåäåëèòü íåîáõîäèìûå åìó ôîíäû. Çàäà÷à äðóãèõ âèäîâ ÍÑÀ àðõèâîâ — ïîìî÷ü èññëåäîâàòåëþ â ðàáîòå ñ äîêóìåíòàìè îòäåëüíûõ ôîíäîâ. Îñíîâíûì âèäîì ÍÑÀ ê äîêóìåíòàì ôîíäîâ ÿâëÿþòñÿ îïèñè è êàòàëîãè. Ìû çíàêîìèëèñü ñ íèìè, ãîâîðÿ îá ÍÑÀ àðõè80

âîâ.  òåõíè÷åñêîì îòíîøåíèè ïîëüçîâàíèå îïèñÿìè íå âûçûâàåò çàòðóäíåíèé, íî ýòî îòíîñèòñÿ ê ñîâðåìåííûì îïèñÿì. Îäíàêî çíà÷èòåëüíàÿ ÷àñòü äî ñèõ ïîð èñïîëüçóåìûõ îïèñåé áûëà ñîñòàâëåíà â äåëîïðîèçâîäñòâå èëè âåäîìñòâåííûõ àðõèâàõ ó÷ðåæäåíèé-ôîíäîîáðàçîâàòåëåé ÕIÕ — íà÷àëà ÕÕ âåêà. Îíè, êàê ïðàâèëî, íàïèñàíû îò ðóêè. ×àñòü âêëþ÷åííûõ â íèõ åäèíèö õðàíåíèÿ â íàñòîÿùåå âðåìÿ îòñóòñòâóåò (óòåðÿíà, âûäåëåíà ê óíè÷òîæåíèþ), ÷òî áûâàåò ïîìå÷åíî øòàìïîì «âûáûëî» èëè äðóãèìè ïîìåòàìè. Çàãîëîâêàì òàêèõ îïèñåé ñâîéñòâåííû ñåðüåçíûå íåäîñòàòêè. ×àñòî çàãîëîâêè ñîäåðæàò ëèøü êðàòêîå îáîçíà÷åíèå âîïðîñà (ïðåäìåòà), êîòîðîìó ïîñâÿùåíî äåëî, íàïðèìåð «Äåëî î ïðîêëàìàöèÿõ», «Äåëî î ñèíäèêàòàõ è òðåñòàõ», èìåþòñÿ ãëóõèå çàãîëîâêè òèïà «Ðàçíàÿ ïåðåïèñêà», «Ïî ðàçíûì âîïðîñàì». Ðàáîòà èññëåäîâàòåëÿ ñ îïèñÿìè ñâîäèòñÿ ê ïîñëåäîâàòåëüíîìó ïðîñìîòðó òåõ ðàçäåëîâ, êîòîðûå ìîãóò âêëþ÷àòü äîêóìåíòû ïî òåìå èññëåäîâàíèÿ. Äàëåêî íå âñåãäà ôîðìóëèðîâêà äàæå ïðàâèëüíî ñîñòàâëåííûõ çàãîëîâêîâ íà äåëà, ñîäåðæàùèå äîêóìåíòû ïî äàííîé òåìå, áóäåò ñîâïàäàòü ñ ýòîé òåìîé. Î÷åíü ÷àñòî îòäåëüíûå äåëà ñîäåðæàò äîêóìåíòû ëèøü ïî òîìó èëè äðóãîìó âîïðîñó òåìû, èëè ëèøü êîñâåííî îòíîñÿùèåñÿ ê îñíîâíîìó ñîäåðæàíèþ.  çàâèñèìîñòè îò îáúåìà ôîíäà â íåì ìîæåò áûòü îäíà èëè íåñêîëüêî îïèñåé. Ïðè ïðîñìîòðå îïèñåé íåîáõîäèìî çàõâàòûâàòü êàê áîëåå ðàííèå, òàê è áîëåå ïîçäíèå ãîäû, à íå òîëüêî êîíêðåòíî èíòåðåñóþùèå, òàê êàê âîçìîæíî íàõîæäåíèå ðàçûñêèâàåìûõ äîêóìåíòîâ çà îïðåäåëåííûé ãîä â äåëàõ, çàâåäåííûõ ðàíåå èëè çàâåðøåííûõ äåëîïðîèçâîäñòâîì ïîçäíåå.  îòäåëüíûõ ñëó÷àÿõ íåîáõîäèìî ïðîñìàòðèâàòü îïèñü äâàæäû äëÿ âûÿâëåíèÿ íåêîòîðûõ îñíîâíûõ ìàòåðèàëîâ, à ïîñëå èõ èçó÷åíèÿ — äëÿ âûÿâëåíèÿ äîïîëíèòåëüíûõ. Îáÿçàòåëüíî èñïîëüçîâàòü ñïðàâî÷íûé àïïàðàò ê îïèñÿì: îãëàâëåíèå, óêàçàòåëè è äð. Êðîìå îïèñåé, íåîáõîäèìî îáÿçàòåëüíî ïåðåä èçó÷åíèåì ñàìèõ äîêóìåíòîâ ïðîñìîòðåòü êàòàëîãè àðõèâà, ïðåæäå âñåãî ñèñòåìàòè÷åñêèé, ïî èíòåðåñóþùèì ðàçäåëàì. Ïðè ýòîì èññëåäîâàòåëü äîëæåí îáðàòèòüñÿ çà êîíñóëüòàöèåé ê ñîòðóäíèêó àðõèâà. 81

Êðîìå îïèñåé è êàòàëîãîâ, èññëåäîâàòåëü äîëæåí óòî÷íèòü, èìåþòñÿ ëè ê èíòåðåñóþùåìó åãî ôîíäó îáçîð, èñòîðè÷åñêàÿ ñïðàâêà ïî èñòîðèè ôîíäîîáðàçîâàòåëÿ è ôîíäà, ñîñòàâëåííûå ñîòðóäíèêàìè àðõèâà, ÷òî ìîæåò çíà÷èòåëüíî îáëåã÷èòü ðàáîòó èññëåäîâàòåëÿ. Ðàáîòà èññëåäîâàòåëÿ íàä àðõèâíûìè äîêóìåíòàìè. Òàê æå, êàê è îçíàêîìëåíèå ñ ôîíäàìè è îïèñÿìè, ïðîñìîòð äîêóìåíòîâ íàäî íà÷èíàòü ñ òåõ, êîòîðûå íåïîñðåäñòâåííî îòíîñÿòñÿ ê òåìå èññëåäîâàíèÿ. Åñëè åäèíèöà õðàíåíèÿ ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ïåðåïèñêó ïî îäíîìó âîïðîñó, ïîëåçíî ñíà÷àëà îçíàêîìèòüñÿ ñ íà÷àëüíûìè è çàêëþ÷èòåëüíûìè äîêóìåíòàìè, ÷òîáû ñðàçó æå ñîñòàâèòü îáùåå ïðåäñòàâëåíèå î äåëå. Ñàìî ïîíèìàíèå ñïåöèôèêè èçó÷àåìûõ äîêóìåíòîâ è êóëüòóðà èõ èñïîëüçîâàíèÿ â íàó÷íûõ ðàáîòàõ âî ìíîãîì çàâèñèò îò çíàíèÿ èññëåäîâàòåëÿìè íåêîòîðûõ îñíîâíûõ ñâåäåíèé èç îáëàñòè äîêóìåíòîâåäåíèÿ: êàêîâû áûëè âèäû äîêóìåíòîâ â òî èëè èíîå âðåìÿ, â êàêèõ ñëó÷àÿõ îíè ñîñòàâëÿëèñü, êàê âèä äîêóìåíòà ñîîòâåòñòâîâàë äîëæíîñòíûì è ñîöèàëüíûì îòíîøåíèÿì àâòîðà è àäðåñàòà è ò. ï. Ê ñîæàëåíèþ, â íåêîòîðûõ ñëó÷àÿõ ïðè ðàáîòå â àðõèâàõ èññëåäîâàòåëþ ïðèõîäèòñÿ ñòàëêèâàòüñÿ ñ òåì, ÷òî íåîáõîäèìûå åìó ìàòåðèàëû íå ñîõðàíèëèñü. Óñòàíîâëåíèå òî÷íûõ äàííûõ îá îòñóòñòâèè ìàòåðèàëîâ èìååò áîëüøîå çíà÷åíèå äëÿ èññëåäîâàòåëÿ, íå òîëüêî èçáàâëÿÿ åãî îò ïðîäîëæåíèÿ áåñïëîäíûõ ïîèñêîâ óòðà÷åííûõ äîêóìåíòîâ, íî è îïðåäåëåííûì îáðàçîì îáúÿñíÿÿ èõ îòñóòñòâèå. Èíîãäà ñïðàâî÷íûé àïïàðàò àðõèâà ïîçâîëÿåò óñòàíîâèòü êîíêðåòíûå äàííûå î ñîñòàâå è õàðàêòåðå óòðà÷åííûõ äîêóìåíòîâ.  íåêîòîðûõ ñëó÷àÿõ ýòî èìååò èñêëþ÷èòåëüíî âàæíîå çíà÷åíèå. Ñî ñòîðîíû ÷àñòè èññëåäîâàòåëåé èìååò ìåñòî èçâåñòíàÿ ïåðåîöåíêà äîñòîâåðíîñòè àðõèâíûõ ìàòåðèàëîâ âîîáùå. Íå òîëüêî ñîîáùàåìûå â äîêóìåíòàõ äàííûå ôàêòè÷åñêîãî õàðàêòåðà, íî è òîëêîâàíèå è îöåíêè èìè ñîîáùàåìûõ ñîáûòèé è ÿâëåíèé âîñïðèíèìàþòñÿ èíîãäà êàê áåçóñëîâíî âåðíûå.  ðàáîòàõ ýòèõ èññëåäîâàòåëåé ññûëêà íà àðõèâíûå äîêóìåíòû áåç äîñòàòî÷íîãî îñíîâàíèÿ ïðèîáðåòàåò çíà÷åíèå êàê áû áåññïîðíîãî íàó÷íîãî àðãóìåíòà.

82

Êîíå÷íî, â îòëè÷èå îò íåêîòîðîé ÷àñòè èñòî÷íèêîâ (ìàòåðèàëû ïðåññû, ìåìóàðû, äíåâíèêè è ò. ï.), àðõèâíûå äîêóìåíòû ó÷ðåæäåíèé ìîãóò ðàññìàòðèâàòüñÿ êàê íåêèé ïåðâîèñòî÷íèê (îäíî òî, ÷òî îíè áûëè çàâåäåíû â äåëîïðîèçâîäñòâå è íå ïîäëåæàëè îãëàøåíèþ, à ïðåäíàçíà÷àëèñü ëèøü òåì, êîìó áûëè àäðåñîâàíû). Íî àðõèâíûå äîêóìåíòû, êàê è ëþáîé äðóãîé èñòî÷íèê, âî âñåõ ñëó÷àÿõ òðåáóþò ê ñåáå êðèòè÷åñêîãî îòíîøåíèÿ. Àâòîðû äîêóìåíòîâ ïðè èõ ñîñòàâëåíèè ìîãëè ðóêîâîäñòâîâàòüñÿ âåäîìñòâåííûìè, ëè÷íûìè, êîíúþíêòóðíûìè ñîîáðàæåíèÿìè. Ñëåäîâàòåëüíî, íàäî áðàòü âñþ ñîâîêóïíîñòü îòíîñÿùèõñÿ ê ðàññìàòðèâàåìîìó âîïðîñó ôàêòîâ, ïðîâîäèòü êðèòè÷åñêèé àíàëèç äîêóìåíòîâ. Îáðàùàÿñü ê àðõèâíûì äîêóìåíòàì, èññëåäîâàòåëü íåðåäêî óæå èìååò ïðåäâàðèòåëüíóþ êîíöåïöèþ áóäóùåé ðàáîòû. Íåäîïóñòèìî, îäíàêî, ÷òîáû îíà ñòàíîâèëàñü ãëàâíûì êðèòåðèåì îöåíêè è îòáîðà èñòî÷íèêîâ ïî òåìå. Îáû÷íî ðàáîòà èññëåäîâàòåëÿ â àðõèâå áûâàåò ñâÿçàíà ñ íåîáõîäèìîñòüþ äåëàòü ïîäðîáíûå âûïèñêè èç èçó÷àåìûõ äîêóìåíòîâ. Âàæíåéøåå òðåáîâàíèå, êîòîðîìó äîëæíû óäîâëåòâîðÿòü âûïèñêè, çàêëþ÷àåòñÿ â òîì, ÷òîáû âïîñëåäñòâèè, ïðè îáðàùåíèè ê íèì, èìåëàñü áû âîçìîæíîñòü òî÷íî óñòàíîâèòü, ÷òî ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé äîêóìåíò, èç êîòîðîãî îíè ñäåëàíû, è åãî ñâÿçü ñ äðóãèìè äîêóìåíòàìè ïî ýòîìó âîïðîñó. Äëÿ ýòîãî â âûïèñêàõ äîëæíû áûòü óêàçàíû íàçâàíèå ôîíäà, êðàòêèé çàãîëîâîê äåëà, äàòà è çàãîëîâîê äîêóìåíòà, òî÷íûé øèôð äîêóìåíòà (¹ Ô., Îï., Ä., Ë.). Ðåêîìåíäóåòñÿ äåëàòü âûïèñêè â âèäå öèòàò. Èñêëþ÷åíèå èç öèòàòû îòäåëüíûõ ñëîâ è ôðàç â ïðèíöèïå íåæåëàòåëüíî, ïîñêîëüêó âåäåò ê èñêàæåíèþ ñîäåðæàíèÿ äîêóìåíòà. Åñëè æå ïî âåñêèì ïðè÷èíàì îíî âñå æå äîïóñêàåòñÿ, òî âñÿêèé ïðîïóñê äîëæåí îòìå÷àòüñÿ äâóìÿ òî÷êàìè. Îøèáî÷íî ïðîïóùåííûå â äîêóìåíòå ñëîâà ìîãóò áûòü âêëþ÷åíû â òåêñò öèòàòû ëèøü â êâàäðàòíûõ ñêîáêàõ. Òàêæå ìîãóò áûòü ðàñêðûòû äîïóùåííûå â äîêóìåíòå ñîêðàùåíèÿ ñëîâ. Âîîáùå, ñêîáêè îçíà÷àþò, ÷òî òåêñò, çàêëþ÷åííûé â íèõ, âíåñåí â öèòàòó èññëåäîâàòåëåì. Ýòè ðåêîìåíäàöèè ñîîòâåòñòâóþò ïðàâèëàì ïîäãîòîâêè äîêóìåíòîâ ê èçäàíèþ. 83

Ïðàâèëà ðàáîòû èññëåäîâàòåëåé â ÷èòàëüíûõ çàëàõ ãîñàðõèâîâ ÐÔ (Ì., 1998). Âñå ïîëüçîâàòåëè îáëàäàþò ðàâíûìè ïðàâàìè íà äîñòóï ê äîêóìåíòàì àðõèâà. Ïëàòà çà ïîñåùåíèå ÷èòàëüíûõ çàëîâ àðõèâîâ è ïîëüçîâàíèå äîêóìåíòàìè íå âçèìàåòñÿ. Ïëàòíûå óñëóãè ïðåäîñòàâëÿþòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ óñòàíîâëåííûì ïîðÿäêîì. Ïîëüçîâàòåëè äîïóñêàþòñÿ â ÷èòàëüíûé çàë íà îñíîâàíèè ëè÷íûõ çàÿâëåíèé, â êîòîðûõ óêàçûâàþòñÿ Ô.È.Î., äîëæíîñòü, ó÷åíîå çâàíèå, ó÷åíàÿ ñòåïåíü, òåìà è õðîíîëîãè÷åñêèå ðàìêè èññëåäîâàíèÿ. Ðàçðåøåíèå íà ðàáîòó â ÷èòàëüíîì çàëå äàåòñÿ ðóêîâîäñòâîì àðõèâà íà 1 ãîä ñî äíÿ îôîðìëåíèÿ. Ñðîê ìîæåò áûòü ïðîäëåí. Ïîëüçîâàòåëè èìåþò ïðàâî: - ïîëó÷àòü èíôîðìàöèþ î ðàñïîðÿäêå ðàáîòû ÷èòàëüíûõ çàëîâ, óñëóãàõ, îêàçûâàåìûõ àðõèâîì; - ïîëó÷àòü êîíñóëüòàöèþ ñïåöèàëèñòîâ î ñîñòàâå è ñîäåðæàíèè äîêóìåíòîâ ïî òåìå; - ïîëó÷àòü èíôîðìàöèþ, â òîì ÷èñëå â ïèñüìåííîé ôîðìå, î ïðè÷èíàõ îòêàçà â âûäà÷å äåë èëè îãðàíè÷åíèÿõ è ñðîêàõ, â òå÷åíèå êîòîðûõ îíè áóäóò äåéñòâîâàòü; - çàêàçûâàòü êîïèè, äåëàòü âûïèñêè. Åäèíîâðåìåííî äëÿ ïîëüçîâàíèÿ ìîæåò áûòü âûäàíî 5 îïèñåé, 10—20 äåë èëè 10—20 åä. õð. ÊÔÔÄ âðåìåíåì çâó÷àíèÿ íå áîëåå 3 ÷àñîâ. Ñ ó÷åòîì ñïåöèôèêè ñîñòàâà äîêóìåíòîâ ðóêîâîäñòâîì àðõèâà ìîãóò áûòü óñòàíîâëåíû äðóãèå íîðìû âûäà÷è äåë è äîêóìåíòîâ. Ñðîêè âûäà÷è óñòàíàâëèâàþòñÿ ðóêîâîäñòâîì àðõèâà, íî íå äîëæíû ïðåâûøàòü 3 äíåé ñî äíÿ îôîðìëåíèÿ çàêàçà. Îïèñè è ñïðàâî÷íèêè ïðåäîñòàâëÿþòñÿ íà ñðîê äî 5 äíåé; íåñáðîøþðîâàííûå è îñîáî öåííûå äîêóìåíòû — äî 5 äíåé; óíèêàëüíûå — 1 äåíü; äåëà, ìèêðîôèëüìû è ïå÷àòíûå èçäàíèÿ — äî 1 ìåñ.

Âîïðîñû äëÿ ïîâòîðåíèÿ 1. Èñïîëüçîâàíèå àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ: ïîíÿòèå, ïðàâîâûå îñíîâû, ôîðìû. Èíôîðìàöèîííîå îáåñïå÷åíèå ïîëüçîâàòåëåé. 2. Èñïîëüçîâàíèå äîêóìåíòîâ àðõèâà â êóëüòóðíî-ïðîñâåòèòåëüñêèõ öåëÿõ. 3. Èñïîëíåíèå çàïðîñîâ ãðàæäàí è îðãàíèçàöèé. 84

4. Ïóáëèêàöèîííàÿ äåÿòåëüíîñòü ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ. Òèïû, âèäû, ôîðìû èçäàíèÿ äîêóìåíòîâ. 5. Îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû ïî íàó÷íîìó èçäàíèþ äîêóìåíòîâ: âûÿâëåíèå, îòáîð äîêóìåíòîâ, àðõåîãðàôè÷åñêîå îôîðìëåíèå. 6. Îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû ïî ðàññåêðå÷èâàíèþ àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ.

Ñïèñîê ëèòåðàòóðû 1. Îñíîâíûå ïðàâèëà ðàáîòû ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ ÑÑÑÐ. Ì., 1984. Ñ. 126—140. 2. Ïðàâèëà ðàáîòû èññëåäîâàòåëåé â ÷èòàëüíûõ çàëàõ ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ ÑÑÑÐ. Ì., 1990. 3. Îðãàíèçàöèÿ èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ ÃÀÔ ÑÑÑÐ: Ïîñîáèå äëÿ àðõèâèñòîâ. Ì., 1991. 4. Àâòîêðàòîâ Â.Í. Ýôôåêòèâíîñòü èñïîëüçîâàíèÿ àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ (òåîðåòè÷åñêèé àñïåêò) // Ñîâåòñêèå àðõèâû. 1980. ¹ 3. 5. Áîãèíà Ñ.Ë. Ê âîïðîñó îá èññëåäîâàíèè ïîòðåáíîñòåé îáùåñòâà â ðåòðîñïåêòèâíîé äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè // Íàó÷íî-èíôîðìàöèîííàÿ äåÿòåëüíîñòü ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ. Ì., 1983. 6. Èñàêîâà Å.Â. Èñïîëüçîâàíèå äîêóìåíòîâ ÖÃÀÍÕ ÑÑÑÐ â íàó÷íûõ èññëåäîâàíèÿõ // Îòå÷åñòâåííûå àðõèâû. 1992. ¹ 2. 7. Òåîðèÿ è ïðàêòèêà àðõèâíîãî äåëà â ÑÑÑÐ: Ó÷åá. Ì., 1980. Ñ. 263—285. 8. Ñîâåðøåíñòâîâàíèå ôîðì è ìåòîäîâ èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ ÃÀÔ ÑÑÑÐ íà ìåæîòðàñëåâûõ òåìàòè÷åñêèõ âûñòàâêàõ: Àíàëèò. îáçîð. Ì., 1990.

85

Ðàçäåë 6 Íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêàÿ è ìåòîäè÷åñêàÿ ðàáîòà ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ

6.1. Íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêàÿ ðàáîòà  öåëÿõ äàëüíåéøåãî ðàçâèòèÿ è ñîâåðøåíñòâîâàíèÿ íà íàó÷íûõ îñíîâàõ àðõèâíîãî äåëà è äåëîïðîèçâîäñòâà ãîñóäàðñòâåííûå àðõèâû âåäóò íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêóþ ðàáîòó â îáëàñòè àðõèâîâåäåíèÿ, äîêóìåíòîâåäåíèÿ, àðõåîãðàôèè è íàó÷íî-èíôîðìàöèîííîé äåÿòåëüíîñòè. Ãîñóäàðñòâåííûå àðõèâû ìîãóò òàêæå ïðîâîäèòü íàó÷íûå èññëåäîâàíèÿ â îáëàñòè èñòîðèè ãîñóäàðñòâåííûõ ó÷ðåæäåíèé è îáùåñòâåííûõ îðãàíèçàöèé, èñòîðèè àäìèíèñòðàòèâíî-òåððèòîðèàëüíîãî äåëåíèÿ, èñòî÷íèêîâåäåíèÿ è âñïîìîãàòåëüíûõ èñòîðè÷åñêèõ äèñöèïëèí. Ãîñóäàðñòâåííûå àðõèâû ìîãóò âåñòè ÍÈÐ ñàìîñòîÿòåëüíî, â êà÷åñòâå ãîëîâíîé îðãàíèçàöèè, îïðåäåëÿåìîé Ôåäåðàëüíîé àðõèâíîé ñëóæáîé ÐÔ, è â êà÷åñòâå ñîèñïîëíèòåëÿ ïðè ðàçðàáîòêå òåìû íåñêîëüêèìè îðãàíèçàöèÿìè. Äëÿ ðàáîòû íàä òåìàìè ìîãóò ñîçäàâàòüñÿ òâîð÷åñêèå (ðàáî÷èå) ãðóïïû èç ïðåäñòàâèòåëåé îäíîãî èëè íåñêîëüêèõ ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé àðõèâà. Ñîñòàâ ãðóïï óòâåðæäàåòñÿ äèðåêòîðîì àðõèâà. Ïðîöåññ ðàáîòû íàä òåìîé ïîäðàçäåëÿåòñÿ íà ýòàïû èññëåäîâàíèÿ: îçíàêîìëåíèå ñ ñîñòîÿíèåì èçó÷àåìîãî âîïðîñà; ðàçðàáîòêà îðãàíèçàöèîííî-ìåòîäè÷åñêèõ äîêóìåíòîâ ïî òåìå, îïðåäåëÿþùèõ ïîðÿäîê èññëåäîâàíèÿ è åãî çàâåðøåíèå; ñáîð; àíàëèç è îáîáùåíèå ìàòåðèàëîâ; ïîäãîòîâêà, îáñóæäåíèå, ýêñïåðèìåíòàëüíîå âíåäðåíèå è îôîðìëåíèå èòîãîâûõ äîêóìåíòîâ ïî òåìå. Òåìà ñ÷èòàåòñÿ çàêîí÷åííîé ðàçðàáîòêîé, åñëè èòîãîâûå äîêóìåíòû ðàññìîòðåíû è óòâåðæäåíû â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå.  öåëÿõ êîíòðîëÿ çà õîäîì íàó÷íûõ èññëåäîâàíèé è èõ âíåäðåíèåì âåäåòñÿ êàðòîòåêà ó÷åòà òåì èññëåäîâàíèé. Äëÿ ðàññìîòðåíèÿ îñíîâíûõ íàïðàâëåíèé è èòîãîâ íàó÷íîé ðàáîòû â ãîñóäàðñòâåííîì àðõèâå ñîçäàåòñÿ íàó÷íûé Ñîâåò.

86

6.2. Ìåòîäè÷åñêàÿ ðàáîòà Íà îñíîâàíèè ðåçóëüòàòîâ íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêîé ðàáîòû, èçó÷åíèÿ è îáîáùåíèÿ ïðàêòè÷åñêîãî îïûòà ãîñóäàðñòâåííûå àðõèâû âåäóò ìåòîäè÷åñêóþ ðàáîòó, íàïðàâëåííóþ íà ñîçäàíèå è âíåäðåíèå íàèáîëåå öåëåñîîáðàçíûõ ïðèåìîâ è ìåòîäîâ êîíêðåòíûõ ðàáîò. Îñíîâíûìè ôîðìàìè ìåòîäè÷åñêîé ðàáîòû ÿâëÿþòñÿ: - ñîñòàâëåíèå èíñòðóêöèé, ðåêîìåíäàöèé è äðóãèõ ìåòîäè÷åñêèõ ïîñîáèé; - îáñóæäåíèå è ðåøåíèå ìåòîäè÷åñêèõ âîïðîñîâ íà ìåòîäè÷åñêîé êîìèññèè, ýêñïåðòíî-ìåòîäè÷åñêîé, ýêñïåðòíî-ïðîâåðî÷íîé êîìèññèè, ìåòîäè÷åñêèõ ñîâåùàíèÿõ; - èçó÷åíèå è îáîáùåíèå ïåðåäîâîãî îïûòà àðõèâà; - ìåòîäè÷åñêàÿ ïîìîùü ñîòðóäíèêàì àðõèâà. Ìåòîäè÷åñêèå ïîñîáèÿ ñîçäàþòñÿ ãîñóäàðñòâåííûìè àðõèâàìè íà îñíîâå íîðìàòèâíûõ è ìåòîäè÷åñêèõ äîêóìåíòîâ Ðîñàðõèâà ñ ó÷åòîì èìåþùåãîñÿ îïûòà ðàáîòû.  íèõ êîíêðåòèçèðóþòñÿ îáùèå ìåòîäè÷åñêèå ïîëîæåíèÿ è îïðåäåëÿþòñÿ îñîáåííîñòè ðàáîòû ïðèìåíèòåëüíî ê ñïåöèôèêå ïðîôèëüíûõ äëÿ àðõèâà äîêóìåíòîâ. Äëÿ ðàññìîòðåíèÿ è ðåøåíèÿ âîïðîñîâ ìåòîäè÷åñêîãî îáåñïå÷åíèÿ ðàáîò â ãîñàðõèâå ñîçäàåòñÿ ìåòîäè÷åñêàÿ (ýêñïåðòíîìåòîäè÷åñêàÿ) êîìèññèÿ, â åå ñîñòàâ âõîäÿò íàèáîëåå êâàëèôèöèðîâàííûå ñïåöèàëèñòû. Èçó÷åíèå è îáîáùåíèå ïåðåäîâîãî îïûòà ðàáîòû èìååò ðÿä ôîðì: ïðîâåäåíèå ñïåöèàëüíûõ ñîâåùàíèé äëÿ îáìåíà îïûòîì ïî êîíêðåòíûì âèäàì ðàáîòû èëè ñåìèíàðîâ, èçó÷åíèå ñïåöèàëüíîé àðõèâîâåä÷åñêîé ëèòåðàòóðû, æóðíàëîâ, íåïîñðåäñòâåííîå çíàêîìñòâî ñ ðàáîòîé òåõ èëè èíûõ ñîòðóäíèêîâ èëè äðóãèõ àðõèâíûõ ó÷ðåæäåíèé. Ìåòîäè÷åñêàÿ ïîìîùü ñîòðóäíèêàì àðõèâà îñóùåñòâëÿåòñÿ ïóòåì êîíñóëüòàöèé è îêàçàíèÿ ïîìîùè íåïîñðåäñòâåííî íà ðàáî÷èõ ìåñòàõ.

87

6.3. Îòðàñëåâàÿ ñèñòåìà íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîðìàöèè â îáëàñòè äîêóìåíòîâåäåíèÿ è àðõèâíîãî äåëà Îòðàñëåâàÿ ñèñòåìà íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîðìàöèè â îáëàñòè äîêóìåíòîâåäåíèÿ è àðõèâíîãî äåëà ñîñòîèò èç îòðàñëåâûõ ñëóæá ÍÒÈ ðàçëè÷íîãî óðîâíÿ è ïîäâåäîìñòâåííûõ èì ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííûõ ôîíäîâ (ÑÈÔ): - öåíòðàëüíîãî îòðàñëåâîãî îðãàíà ÍÒÈ — îòðàñëåâîãî öåíòðà íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîðìàöèè â îáëàñòè äîêóìåíòîâåäåíèÿ è àðõèâíîãî äåëà (ÎÖÍÒÈ ÂÍÈÈÄÀÄ); - ñëóæá ÍÒÈ ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ. Äåÿòåëüíîñòü ñëóæá ÍÒÈ îòðàñëè ðåãëàìåíòèðóåòñÿ óêàçàíèÿìè Ðîñàðõèâà. Äëÿ îðãàíèçàöèè ðàáîòû ñëóæáû ÍÒÈ ãîñóäàðñòâåííîãî àðõèâà íàçíà÷àåòñÿ êâàëèôèöèðîâàííûé ñîòðóäíèê, íà êîòîðîãî âîçëàãàåòñÿ: - èçó÷åíèå èíôîðìàöèîííûõ ïîòðåáíîñòåé ñïåöèàëèñòîâ àðõèâà; - êîìïëåêòîâàíèå, õðàíåíèå, ó÷åò, îáðàáîòêà è ñèñòåìàòèçàöèÿ ÑÈÔ; - âåäåíèå ñïðàâî÷íî-ïîèñêîâîãî àïïàðàòà ÑÈÔ, îáåñïå÷èâàþùåãî îðãàíèçàöèþ èíôîðìàöèè î ñîñòàâå è ñîäåðæàíèè ìàòåðèàëîâ ôîíäà; - ðåãóëÿðíîå è öåëåíàïðàâëåííîå èíôîðìèðîâàíèå ñîòðóäíèêîâ àðõèâà î ñîñòàâå è ñîäåðæàíèè ìàòåðèàëîâ ÑÈÔ ïóòåì ïðåäîñòàâëåíèÿ äîêóìåíòîâ äëÿ èñïîëüçîâàíèÿ, ïðîâåäåíèÿ äíåé èíôîðìàöèè, îðãàíèçàöèè âûñòàâîê íîâûõ ïîñòóïëåíèé, ñîñòàâëåíèÿ ðåêîìåíäàòåëüíûõ ñïèñêîâ ëèòåðàòóðû ïî òåìàòèêå íàó÷íûõ èññëåäîâàíèé è îñíîâíûì íàïðàâëåíèÿì ïðàêòè÷åñêîé ðàáîòû àðõèâà; ïåðå÷íåé ëèòåðàòóðû; äåéñòâóþùèõ íîðìàòèâíûõ äîêóìåíòîâ; - èçó÷åíèå ìàòåðèàëîâ íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîðìàöèè è îáîáùåíèå äàííûõ î íàèáîëåå âàæíûõ îòå÷åñòâåííûõ è çàðóáåæíûõ äîñòèæåíèÿõ íàóêè, òåõíèêè è ïåðåäîâîãî îïûòà è ïîäãîòîâêà ðåêîìåíäàöèé ïî èõ âíåäðåíèþ â ïðàêòèêó ðàáîòû àðõèâà;

88

- ðåãóëÿðíîå è ñâîåâðåìåííîå íàïðàâëåíèå â ÑÈÔ ÎÖÍÒÈ ÂÍÈÈÄÀÄ çàâåðøåííûõ ðàçðàáîòîê, èìåþùèõ îáùåîòðàñëåâîå çíà÷åíèå; - îêàçàíèå ñîäåéñòâèÿ ñïåöèàëèñòàì àðõèâà â îðãàíèçàöèè äåïîíèðîâàíèÿ ðóêîïèñíûõ ðàáîò óçêîñïåöèàëüíîãî õàðàêòåðà. Ñîñòàâ ÑÈÔ àðõèâà. Ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííûé ôîíä àðõèâà ñîñòîèò èç ôîíäà ïåðâè÷íûõ ìàòåðèàëîâ (ïå÷àòíûõ, íåîïóáëèêîâàííûõ è íåïóáëèêóåìûõ) è ñïðàâî÷íî-ïîèñêîâîãî àïïàðàòà. Ôîíä ïåðâè÷íûõ ìàòåðèàëîâ âêëþ÷àåò: - ëèòåðàòóðó ïî äîêóìåíòîâåäåíèþ, àðõèâîâåäåíèþ, àðõåîãðàôèè è ñìåæíûì íàó÷íûì äèñöèïëèíàì, ïî âîïðîñàì óïðàâëåíèÿ è îðãàíèçàöèè òðóäà, ïëàíèðîâàíèÿ, íîðìèðîâàíèÿ, îðãàíèçàöèè íàó÷íî-èíôîðìàöèîííîé äåÿòåëüíîñòè; - îôèöèàëüíûå è âåäîìñòâåííûå èçäàíèÿ, íîðìàòèâíûå è íàó÷íî-ìåòîäè÷åñêèå äîêóìåíòû, ñïðàâî÷íóþ ëèòåðàòóðó, äîïîëíÿþùóþ äîêóìåíòû àðõèâà è íåîáõîäèìóþ äëÿ åãî íàó÷íîèññëåäîâàòåëüñêîé è èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íîé ðàáîòû; - íîðìàòèâíûå è íàó÷íî-ìåòîäè÷åñêèå ðàçðàáîòêè ïî äîêóìåíòîâåäåíèþ, àðõèâîâåäåíèþ, àðõåîãðàôèè è ñìåæíûì íàó÷íûì äèñöèïëèíàì; - íåîïóáëèêîâàííûå ðàçðàáîòêè àðõèâà, äåïîíèðîâàííûå ðóêîïèñè. Ñïðàâî÷íî-ïîèñêîâûé àïïàðàò ÑÈÔ àðõèâà ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ñèñòåìó êàòàëîãîâ è êàðòîòåê, êîòîðàÿ îáåñïå÷èâàåò íàêîïëåíèå è âûäà÷ó èíôîðìàöèè î ñîñòàâå è ñîäåðæàíèè ìàòåðèàëîâ ÑÈÔ, à òàêæå ìàòåðèàëîâ ïðîôèëüíîãî äëÿ àðõèâà õàðàêòåðà.

Âîïðîñû äëÿ ïîâòîðåíèÿ 1. Îñíîâíûå íàïðàâëåíèÿ è îðãàíèçàöèÿ íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêîé ðàáîòû àðõèâíûõ ó÷ðåæäåíèé. 2. Çàäà÷è, ñòðóêòóðà è îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû îòðàñëåâîé ñèñòåìû ÍÒÈ â îáëàñòè äîêóìåíòîâåäåíèÿ è àðõèâíîãî äåëà.

89

Ñïèñîê ëèòåðàòóðû 1. Îñíîâíûå ïîëîæåíèÿ îðãàíèçàöèè íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêîé ðàáîòû â àðõèâíûõ ó÷ðåæäåíèÿõ ÑÑÑÐ. Ì., 1975. 2. Ðóáðèêàòîð íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîðìàöèè ïî äîêóìåíòîâåäåíèþ è àðõèâíîìó äåëó. Ì., 1983. 3. Ïîëîæåíèå î Åäèíîì îòðàñëåâîì ÑÈÔ ïî ïðîáëåìàì äîêóìåíòîâåäåíèÿ è àðõèâíîãî äåëà. Ì., 1997. 4. Ñëóæáà ÍÒÈ àðõèâíîãî ó÷ðåæäåíèÿ. Ì., 1997. 5. Ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííûé ôîíä àðõèâíîãî ó÷ðåæäåíèÿ: Òèïîâîå ïîëîæåíèå. Ì., 1997. 6. Èëèçàðîâ Á.Ñ. Îòðàñëåâàÿ ñèñòåìà íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîðìàöèè ïî äîêóìåíòîâåäåíèþ è àðõèâíîìó äåëó // Ñîâåòñêèå àðõèâû. 1981. ¹ 3. 7. Ïàâëîâè÷ È.Í. Ñîñòîÿíèå è çàäà÷è ÍÒÈ â îáëàñòè äîêóìåíòîâåäåíèÿ è àðõèâíîãî äåëà // Ìàòåðèàëû ñåìèíàðà èíôîðìàòîðîâ àðõèâíûõ ó÷ðåæäåíèé, íàõîäÿùèõñÿ â Ìîñêâå. Ì., 1972.

90

Ñîäåðæàíèå Îò àâòîðà ...................................................................................... 3 Ââåäåíèå ....................................................................................... 4 Ïðåäìåò è çàäà÷è êóðñà. Îñíîâíûå òåðìèíû. Ñâÿçü àðõèâîâåäåíèÿ ñ äðóãèìè íàó÷íûìè äèñöèïëèíàìè ......................................................................................... 4 Ñòðóêòóðà ñîâðåìåííîãî àðõèâîâåäåíèÿ ............................................... 7 Ïîíÿòèå î ðåòðîñïåêòèâíîé äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Ñîöèàëüíûå ôóíêöèè àðõèâîâ ............................................................... 8 Âîïðîñû äëÿ ïîâòîðåíèÿ ......................................................................... 10 Ñïèñîê ëèòåðàòóðû ............................................................................... 10

Ðàçäåë 1. Êëàññèôèêàöèÿ äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè ............................................ 12 1.1. Ñîñòàâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ ......................................... 12 1.2. Ïîíÿòèå î êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ ........................................................... 13 1.3. Êëàññèôèêàöèÿ äîêóìåíòîâ â ïðåäåëàõ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ ........................................................... 13 1.4. Êëàññèôèêàöèÿ äîêóìåíòîâ â ïðåäåëàõ àðõèâà ............ 15 1.5. Êëàññèôèêàöèÿ äîêóìåíòîâ â ïðåäåëàõ àðõèâíîãî ôîíäà ................................................................... 20 Âîïðîñû äëÿ ïîâòîðåíèÿ ......................................................................... 25 Ñïèñîê ëèòåðàòóðû ............................................................................... 25

Ðàçäåë 2. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ è êîìïëåêòîâàíèå ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ ...................... 26 2.1. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ ................................. 26 2.2. Îñíîâíûå ïðèíöèïû è êðèòåðèè ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ ........................................................... 27 2.3. Êðèòåðèé ïîâòîðÿåìîñòè èíôîðìàöèè. Îñíîâíûå ïîëîæåíèÿ îòáîðà äîêóìåíòîâ ñ ïîâòîðÿþùåéñÿ èíôîðìàöèåé íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå ................................................................................ 31 91

2.4. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ ..................................................................... 34 2.5. Ïåðå÷íè äîêóìåíòîâ ...................................................... 35 2.6. Êîìïëåêòîâàíèå àðõèâà ................................................. 37 2.7. Êîìïëåêòîâàíèå ãîñóäàðñòâåííîãî àðõèâà äîêóìåíòàìè ëè÷íîãî ïðîèñõîæäåíèÿ ................................ 40 Âîïðîñû äëÿ ïîâòîðåíèÿ ......................................................................... 41 Ñïèñîê ëèòåðàòóðû ............................................................................... 42

Ðàçäåë 3. Îáåñïå÷åíèå ñîõðàííîñòè è ãîñóäàðñòâåííûé ó÷åò äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ ............................... 44 3.1. Îáåñïå÷åíèå ñîõðàííîñòè àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ ......... 44 3.2. Ãîñóäàðñòâåííûé ó÷åò äîêóìåíòîâ Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ ........................................................... 49 Âîïðîñû äëÿ ïîâòîðåíèÿ ......................................................................... 51 Ñïèñîê ëèòåðàòóðû ............................................................................... 52

ÐÀÇÄÅË 4. Îïèñàíèå àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ è ñèñòåìà íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà ê äîêóìåíòàì àðõèâà ............................................................ 53 4.1. Îïèñàíèå àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ .................................... 53 4.2. Ñèñòåìà íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà (ÑÍÑÀ) ê äîêóìåíòàì àðõèâà ............................................. 56 4.3. Àðõèâíûå îïèñè .............................................................. 57 4.4. Àðõèâíûå êàòàëîãè ......................................................... 58 4.5. Îáçîðû äîêóìåíòîâ ........................................................ 60 4.6. Ïóòåâîäèòåëè è êðàòêèå ñïðàâî÷íèêè ïî ôîíäàì ....... 61 4.7. Àâòîìàòèçèðîâàííûé ÍÑÀ ............................................ 62 Âîïðîñû äëÿ ïîâòîðåíèÿ ......................................................................... 63 Ñïèñîê ëèòåðàòóðû ............................................................................... 63

ÐÀÇÄÅË 5. Èñïîëüçîâàíèå äîêóìåíòîâ àðõèâà ....................... 64 5.1. Èñïîëüçîâàíèå äîêóìåíòîâ ............................................ 64 5.2. Èíôîðìàöèîííîå îáåñïå÷åíèå ïîëüçîâàòåëåé ............ 65

92

5.3. Èíèöèàòèâíîå èíôîðìèðîâàíèå ïîëüçîâàòåëåé .......... 66 5.4. Èñïîëíåíèå çàïðîñîâ ïîëüçîâàòåëåé ............................ 67 5.5. Èñïîëüçîâàíèå äîêóìåíòîâ àðõèâà â êóëüòóðíî-ïðîñâåòèòåëüñêèõ öåëÿõ .................................. 70 5.6. Ïóáëèêàöèîííàÿ äåÿòåëüíîñòü ...................................... 72 5.7. Îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû ïî ðàññåêðå÷èâàíèþ àðõèâíûõ äîêóìåíòîâ ........................................................... 77 5.8. Ðàáîòà èññëåäîâàòåëÿ â ÷èòàëüíûõ çàëàõ ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ ..................................................... 79 Âîïðîñû äëÿ ïîâòîðåíèÿ ......................................................................... 84 Ñïèñîê ëèòåðàòóðû ............................................................................... 85

ÐÀÇÄÅË 6. Íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêàÿ è ìåòîäè÷åñêàÿ ðàáîòà ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ ......................................... 86 6.1. Íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêàÿ ðàáîòà ................................. 86 6.2. Ìåòîäè÷åñêàÿ ðàáîòà ...................................................... 87 6.3. Îòðàñëåâàÿ ñèñòåìà íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîðìàöèè â îáëàñòè äîêóìåíòîâåäåíèÿ è àðõèâíîãî äåëà ................................................................... 88 Âîïðîñû äëÿ ïîâòîðåíèÿ ......................................................................... 89 Ñïèñîê ëèòåðàòóðû ............................................................................... 90

93

Äëÿ çàìåòîê

94

Äëÿ çàìåòîê

95

Ó÷åáíîå èçäàíèå

Áóëþëèíà Åëåíà Âëàäèìèðîâíà ÀÐÕÈÂÎÂÅÄÅÍÈÅ Ó÷åáíî-ìåòîäè÷åñêîå ïîñîáèå

Ãëàâíûé ðåäàêòîð À.Â. Øåñòàêîâà Ðåäàêòîðû: Ñ.À. Àñòàõîâà, Î.Â. Èçîòîâà, È.È. Íåçíàåâà Òåõíè÷åñêèé ðåäàêòîð Ì.Í. Ðàñòåãèíà Õóäîæíèê Í.Í. Çàõàðîâà

ËÐ ¹ 020406 îò 12.02.97 Ïîäïèñàíî â ïå÷àòü 18.05.2001 ã. Ôîðìàò 60½84/16. Áóìàãà òèïîãðàôñêàÿ ¹ 1. Ãàðíèòóðà Òàéìñ. Óñë. ïå÷. ë. 5,58. Ó÷.-èçä. ë. 6,0. Òèðàæ 100 ýêç. Çàêàç . «Ñ» 55. Èçäàòåëüñòâî Âîëãîãðàäñêîãî ãîñóäàðñòâåííîãî óíèâåðñèòåòà. 400062, Âîëãîãðàä, óë. 2-ÿ Ïðîäîëüíàÿ, 30. 96