Информационные технологии: Методические указания для выполнения практических занятий

Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Ульяновский государственный технический университет

М. С. Кукушкина

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Методические указания для выполнения практических занятий для студентов специальности 351400 «Прикладная информатика (в экономике)»

Ульяновск 2004

УДК 330:002 (076) ББК 65.050.2 я 73 К90 Рецензент доцент кафедры «Вычислительная техника», канд. техн. наук, А. Н. Афанасьев Одобрены секцией методических пособий научно-методического совета университета

Кукушкина, М. С. К90 Информационные технологии : методические указания для выполнения практических занятий / М. С. Кукушкина. – Ульяновск : УлГТУ, 2004. – 16 с.

Предназначены для студентов, продолжающих изучение информационных технологий в среде пакета Microsoft Office. В методических указаниях приведены

содержание,

последовательность

выполнения

и

перечень

необходимых знаний по выполнению практических занятий. Представлены практические занятия по работе с табличным процессором Excel, программой создания презентаций PowerPoint, системой управления базами данных Access, почтовой программой Outlook Express в среде WINDOWS. Указания могут быть использованы студентами, изучающими дисциплину «Информатика». Работа подготовлена на кафедре ИС. УДК 330:002 (076) ББК 65.050.2 я 73

© Кукушкина М. С., 2004 © Оформление. УлГТУ, 2004

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 1: Работа с табличным процессором EXCEL в среде WINDOWS. …………….……….

5

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 2: Работа с табличным процессором EXCEL в среде WINDOWS. ………..…………….

6

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 3: Работа с табличным процессором EXCEL в среде WINDOWS. ………..…………….

8

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 4: Работа с программой создания презентаций POWER POINT в среде WINDOWS. … 9 ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 5: Работа с программой создания презентаций POWER POINT в среде WINDOWS. … 10 ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 6: Работа с системой управления базами данных ACCESS в среде WINDOWS. ..... 12 ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 7: Работа с программой управления электронной почтой OUTLOOK EXPRESS в среде WINDOWS. .…………………………………………….… 15

3

ВВЕДЕНИЕ Методические указания для выполнения практических занятий предназначены для студентов специальности 351400 «Прикладная информатика (в экономике)» по дисциплине «Информационные технологии», изучаемой во втором семестре. В методических указаниях приведены содержание, последовательность выполнения и перечень необходимых знаний по выполнению практических занятий. Пояснительный материал в виде электронных текстов, электронных справочников, вспомогательных презентаций находится в каталоге на сервере дисплейного класса, где проводятся практические занятия. Описание практических занятий имеет единую структуру, которая определяет требования по их выполнению. Название практического занятия определяет назначение данного занятия. Цель работы определяет основное назначение занятия. Содержание занятия указывает основные результаты, которые должны быть достигнуты при выполнении работы. Порядок выполнения занятия содержит последовательность действий обучаемого для достижения основных результатов. Раздел «Что нужно знать и уметь делать после выполнения практического занятия» предназначен для самоконтроля и подготовки к демонстрации приобретенных навыков. При выполнении практических занятий необходимо помнить, что все оперативные изменения отражаются в электронной части для практических занятий, а бумажный вариант служит для общего руководства при их выполнении.

4

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 1: Работа с табличным процессором EXCEL в среде WINDOWS Цель занятия: Ознакомиться с основными приемами работы при вводе данных в таблицы. Содержание занятия: 1. Ознакомиться с окном программы EXCEL, с функциями основного меню, с кнопками панелей инструментов Стандартная и Форматирование. 2. Ознакомиться со справочной системой программы EXCEL. 3. Научиться выделять ячейку, группу ячеек (блок) для последующего копирования, перемещения, очистки и ввода данных. Копирование и перемещение выполнить разными способами – через основное меню, через меню по правой кнопке «мыши» и с помощью клавиатуры + «мышь». 4. Научиться выделять лист(ы) для последующего выполнения команд по вставке, удалению, копированию, перемещению и переименованию листов рабочей книги. 5. Ознакомиться с возможностями применения команд Автозамена и Автозаполнение. Создать свой список и выполнить автозаполнение в таблице. 6. Научиться применять команду Формат ячеек для изменения внешнего вида ячеек, а также для представления в возможных форматах произвольного целого и дробного числа в ячейке. 7. В соответствии с вариантом (см.файлы «Варианты заданий_лр1.doc», «Виды таблиц_1.doc»…«Виды таблиц_6.doc») воспроизвести на листе EXCEL таблицу и выполнить ее оформление в соответствии с заданием по варианту. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ 1. Изучить теоретическую часть работы по файлам, находящимся в каталоге этой лабораторной работы, и справочным материалам по табличному процессору EXCEL. 2. Запустить программу EXCEL. 3. Выполнить пункты 1 – 7 в разделе «Содержание занятия». 4. Пользуясь содержимым файла «Указания1_EXCEL.doc», выполнить действия, указанные в пунктах 3 – 6 раздела «Содержание работы». 5. Выйти из программы EXCEL. 5

Что нужно знать и уметь делать после выполнения практического задания 1. Как пользоваться справочной системой программы EXCEL. 2. Как выделять ячейку, группу ячеек (последовательно или вразброс). 3. Как вводить данные: текст, числа, формулы. 4. Как копировать, перемещать, очищать ячейку и группу ячеек, как использовать команду Специальная вставка. 5. Как выделять лист(ы) книги. 6. Как производить удаление, добавление, копирование, перемещение и переименование листов рабочей книги. 7. Как применять команды Автозамена и Автозаполнение. 8. Как производить форматирование содержимого ячеек.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 2: Работа с табличным процессором EXCEL в среде WINDOWS Цель занятия: Произвести набор заданных таблиц и их оформление, применить к ним несколько основных стандартных функций и команд. Содержание занятия: 1. Исходной таблицей является таблица из задания по архивации (лаб. работа №6 осеннего семестра). Произвести набор Таблицы 1. Для этого в исходной таблице: добавить столбцы 4 и 6 после столбцов «До архивации» и «После архивации» по вычислению %; добавить столбец 8 для вычисления стандартных функций; в столбец 3 занести размеры файлов до архивации, разделив их предварительно на N (где N – номер варианта). № по Имя файла пос расширядрением ку 1 2 1. txt

Объем файла в Кбайтах до в после в архивации % архивации % 3

4

5

Архиватор

Функция

7

8

6 ZIP

6

Вычислить процент для объема каждого файла и типа архиваторов. За 100% взять максимальное значение в подстолбце для одного типа архиваторов. 2. Представить данные столбцов 3 и 5 в разных форматах и разрядности. Оформить границы таблицы различной толщиной линий и раскрасить ячейки, строки(столбцы) различным цветом заливки и шрифта для одного типа архиватора. 3. В таблице произвести суммирование показателей по произвольной строке (столбцу) с помощью Автосуммы и поместить результат в столбец 8. 4. С помощью мастера функций найти среднее, максимальное, минимальное значения по произвольной строке (столбцу), а также те же значения для трех произвольных ячеек из трех типов архиваторов и поместить результат в столбец 8. Название функций оформить в виде комментария к ячейкам, где размещен результат. 5. Из Таблицы 1 получить таблицу вида: № по порядку 1 1.

Имя файла Объем файла в Кбайтах с расшидо после рением архивации архивации 2 3 4 txt

Архиватор

5

6

ZIP

В таблице произвести сквозную нумерацию всех файлов в первом столбце. Затем произвести сортировку по убыванию для столбца 3 и восстановить последовательную нумерацию в столбце 1. Это будет Таблица 2. 6. В столбце 6 для каждой ячейки применить условное форматирование по отношению к столбцу 4, результатом которого будет изменение фона заливки (или появление определенного символа) столбца 6 по следующим условиям: А) Если значение ячейки меньше максимального, но больше среднего, то цвет фона – красный. Б) Если значение ячейки меньше среднего, но больше минимального, то цвет фона –зеленый. В) В другом случае цвет фона – синий. 7. Далее в Таблице 2 произвести сортировку по возрастанию для столбца 4. Это будет Таблица 3. Сравнить, есть ли изменения в порядке нумерации строк столбца 1 и фона в столбце 6. 7

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ 1. Изучить теоретическую часть работы по файлам, находящимся в каталоге этой лабораторной работы, и справочным материалам по табличному процессору EXCEL. 2. Запустить программу EXCEL 3. Выполнить пункты 1–7 в разделе «Содержание занятия». 4. Выйти из программы EXCEL. Что нужно знать и уметь делать после выполнения практического задания 1. Как представляется значение ячейки в разных форматах и разрядности. 2. Как вычисляется процент и стандартная функция суммирования для диапазона ячеек и произвольного числа ячеек. 3. Как вычисляется с помощью мастера функций среднее, максимальное, минимальное значения по произвольной строке (столбцу) или вразброс. 4. Как применяются относительные, прямые (абсолютные), смешанные ссылки в формулах. 5. Как оформляется комментарий к ячейке таблице. 6. Как выполняется сортировка по строке (столбцу) таблицы. 7. Как применяется условное форматирование.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 3: Работа с табличным процессором EXCEL в среде WINDOWS Цель занятия: Произвести построение диаграмм для таблицы и их оформление. Содержание занятия: 1. Для построение диаграмм взять Таблицу 3 из практического задания 2. Построить диаграммы с двумя рядами данных: для столбца 3 и 4. По оси Y отложить значения объема в килобайтах, по оси Х названия архиваторов – это будет диаграмма 1. По оси Y отложить значения объема в килобайтах, по оси Х названия расширений файлов – это будет диаграмма 2. 3. С помощью мастера диаграмм оформить диаграммы 1 и 2 в следующем оформлении: 8

1) Стандартная гистограмма. 2) Стандартная линейчатая. 3) Стандартная в виде графика. 4) Стандартная круговая. 5) Нестандартная с вырезанными секторами. 4. Для каждой из диаграмм сделать подписи по осям, легенду, название. Поместить диаграмму отдельно на листе и вместе с данными. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ 1. Изучить теоретическую часть работы по файлам, находящимся в каталоге этой лабораторной работы, и справочным материалам по табличному процессору EXCEL. 2. Запустить программу EXCEL 3. Выполнить пункты 1–4 в разделе «Содержание работы». 4. Выйти из программы EXCEL. Что нужно знать и уметь делать после выполнения практического задания 1. Как строить диаграммы различных типов. 2. Как изменять тип, параметры диаграммы. 3. Как производить изменение элементов диаграммы (вид, положение, размер элементов и т. д.) 4. Как изменять настройки диаграммы для печати.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 4: Работа с программой создания презентаций POWER POINT в среде WINDOWS Цель занятия: Произвести создание учебной презентации. Содержание занятия: 1.

Ознакомиться

с

последовательностью

шагов

по

созданию

презентации с помощью мастера автосодержания. При этом выбрать одну из предлагаемых презентаций и пройти все шаги для создания первого варианта презентации из 5–7 слайдов с занесением своей информации. 9

2. На основе первого варианта создать второй вариант своей презентации, в котором изменить оформление слайдов, применить различные варианты оформления текста с эффектами, время показа слайдов в автоматическом режиме. При создании второго варианта ознакомиться с командами меню, имеющимися на экране, а также различными режимами работы программы. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ 1. Изучить теоретическую часть работы по файлам, находящимся в каталоге этой лабораторной работы, и справочным материалам по программе POWER POINT. 2. Запустить программу POWERPOINT. 3. Выбрать в меню «Файл» подпункт «Создать». В окне «Создать презентацию» выбрать вкладку «Презентации» и в ней – «Мастер автосодержания». 4. Выполнить пункты 1–2 в разделе «Содержание работы». 5. Выйти из программы POWER POINT. Что нужно знать и уметь делать после выполнения практического задания 1. Как пользоваться мастером автосодержания для создания презентаций. 2. Как изменять вид и эффекты для слайдов и их элементов. 3. Как изменять количество и порядок слайдов в презентации. 4. Как изменять параметры показа презентации.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 5: Работа с программой создания презентаций PowerPoint в среде WINDOWS Цель

занятия:

Произвести

создание

презентации

на

основе

индивидуальных данных по своему варианту. Содержание занятия: 1. Используя текст, таблицу и рисунок из задания по Word, а также таблицы и диаграмму из заданию по EXCEL, создать презентацию гипотетической фирмы/продукта/услуги с занесением своей информации. 10

2.

Презентация должна содержать следующие слайды (кадры): 2.1. Титульный – с данными автора (Фамилия, И., О., группа, номер варианта задания по WORD, EXCEL, год создания). 2.2. Слайды с текстом из задания WORD. 2.3. Таблица, созданная в WORD. 2.4. Рисунок, созданный в WORD. 2.5. Таблица, созданная в EXCEL (практическое занятие №1). 2.6. Таблица, созданная в EXCEL (практическое занятие №2). 2.7. Диаграмма по таблице, созданной в EXCEL (практическое занятие №3). 2.8. Заключительный – с пожеланиями просматривающему вашу презентацию. 3. Для слайдов применять неповторяющиеся эффекты и оформление элементов, различные варианты времени показа слайдов, использовать управляющие кнопки для перехода от слайда к слайду. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ 1. Изучить теоретическую часть работы по файлам, находящимся в каталоге этой лабораторной работы, и справочным материалам по программе POWER POINT. 2. Запустить программу POWER POINT. 3. Выбрать в меню «Файл» подпункт «Создать». В окне «Создать презентацию» выбрать вкладку «Презентации» и в ней – «Мастер автосодержания». 4. Выполнить пункты 1–3 в разделе «Содержание занятия». 5. Выйти из программы POWER POINT. Что нужно знать и уметь делать после выполнения практического задания 1. Как размещать на слайдах тексты, диаграммы и рисунки. 2. Как использовать и настраивать действия управляющих кнопок.

11

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 6: Работа с системой управления базами данных ACCESS в среде WINDOWS Цель занятия: Ознакомиться с формированием информационных баз данных и основными командами СУБД ACCESS. Содержание занятия: 1. Произвести набор Таблицы 1 в Word (имя файла tab1.doc). 2. Импортировать набранную таблицу в Excel (имя файла labis6-2.xls). 3. Создать с помощью конструктора БД (имя файла labis6-1.mdb) и произвести фильтрацию по условиям, а также запрос.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ 1. Изучить теоретическую часть работы по файлам, находящимся в каталоге этой лабораторной работы, и справочным материалам по программе ACCESS. 2. Создать Таблицу1 в MS WORD, импортировать набранную таблицу в EXCEL и присвоить имя файлу labis6-2.xls. 3. Запустить программу Microsoft ACCESS и открыть окно СУБД. 3.1. В появившемся окне диалога выберите режим «Новая база данных» и укажите имя файла labis6-1 в каталоге c:\temp\is. Каталог is используется для всей группы, поэтому файлы должны иметь имена, указывающие на номер варианта. 3.2. Создание таблицы в Microsoft ACCESS. 3.2.1. В окне базы данных выберите вкладку «Таблицы», нажмите кнопку «создать», выберите режим «конструктор». В макет таблицы (построчно) введите имена столбцов Таблицы 1 (формат данных для первого и последнего столбцов – текстовый, а для остальных – числовой, длинное целое, фиксированный). 3.2.2. Перейдите в «Режим таблицы» (п. Вид) с сохранением файла под именем «Нач_таб» и подготовьте таблицу следующего содержания:

12

Таблица 1 Тип

U

I,

Диаметр Длина Тип

лампы заж, мА баллона, лампы, цоколя В

мм

мм

СН-1

150

20 55

90

P-27

СН-2

65

30 55

90

P-27

МН-З

48

1

15

35

1Ш-12

МН-4

80

1,5 15

35

1Ш-12

МН-5

50

0,2 9

33

P-10

МН-6

60

0,8 6,8

28

Нет

Если при вводе данных окажется, что дробная часть не отображается в таблице, то нужно переопределить поля 3-го и 4-го столбцов. Для этого выберите на вкладке таблицу «Нач_таб», нажмите пиктограмму «Конструктор», выберите строку с именем «I, мА» и переместите курсор в нижнюю часть вкладки «Общие» на строку «Размер поля». Выберите значение «Одинарное с плавающей точкой». После изменений сохраните заполненную таблицу под тем же именем «Нач_ таб». 4. Перейдите в окно СУБД Access. 4.1. Импортируйте таблицу labis6-2.xls в базу данных labis6-1. Для этого выполните команду «Файл/Внешние данные/Импорт». В диалоговом окне «Импорт» на вкладке «Тип файла» выберите режим Microsoft EXCEL. (*.XLS). Затем установите флажок «Первая строка – заголовки столбцов», откажитесь от самостоятельного описания полей, ключ не устанавливайте. Переименуйте таблицу в «Доп_таб». 4.2. Объедините таблицы «Нач_таб» и «Доп_таб» с использованием команд п. Вставка. 4.2.1. Скопируйте записи таблицы «Доп_таб» в буфер. 4.2.2. Перейдите в таблицу «Нач_таб» и вставьте из буфера данные. При вставке данных обратите внимание на то, что в таблице «Нач_таб» для вставки записей из другой таблицы нужно выделять всю последнюю строку, кроме первого столбца «Код». Измените вновь вставленный столбец «I, мА» таблицы "Доп_таб" следующим образом: каждое значение умножьте на номер варианта.

13

4.2.3. Отсортируйте по возрастанию значения в столбце - "I,мА" (см. Основное меню). Обратите внимание на изменения в столбце «Код». Объединенную таблицу переименуйте в «Неоновые лампы». 4.3. Проведите выборку данных методом фильтрации для результирующей таблицы «Неоновые лампы». Для этого выполните команду «Записи/Фильтр/Изменить фильтр». В окне фильтра задайте условия фильтрации: для столбца «Тип» напишите выражение – «МН*», а для столбца «Uзаж» – «>= 60». Выполните команду «Применить фильтр». Сохраните таблицу (при этом созданный фильтр автоматически сохранится). 4.4. Создайте запрос по базе данных. Для этого перейдите на вкладку «Запросы» окна базы данных labis6-1, выполните команду «Создать». В диалоговом окне «Новый запрос» укажите режим «Конструктор», а в окне «Добавление таблицы» выделите таблицу «Неоновые лампы» и щелкните на кнопке «Добавить». Закройте окно «Добавление таблицы». В строке «Поле» для первого столбца выберите – «Тип», для второго – «Uзаж, В», для третьего – «I, мА», а в строке «Условие отбора» наберите «МН*», «<90» и «<=1» соответственно. Сохраните запрос под именем "Запрос1". Выведите на экран результаты выборки, для чего выполните запрос. 5. Не выходя из СУБД ACCESS, предъявите преподавателю таблицы «Доп_таб.», «Неоновые лампы» и «Запрос 1». 6. Удалите файлы labis6-1 и labis6-2 из каталога c:\temp\is. Что нужно знать и уметь делать после выполнения практического задания 1. Как создать БД в MS Access. 2. Как создать таблицу в БД. 3. Как создать/изменить фильтр. 4. Как создать/изменить запрос. 5. Как выполнить сортировку записей в таблице.

14

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 7: Работа с программой управления электронной почтой OUTLOOK EXPRESS в среде WINDOWS Цель занятия: Ознакомиться с основными приемами работы с электронной почтой. Содержание занятия: 1. Ознакомиться с окном программы OUTLOOK EXPRESS, с командами основного меню, с кнопками панели инструментов. 2. Изучить основные действия по работе с электронными сообщениями программы OUTLOOK EXPRESS. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ 1. Изучить теоретическую часть работы по файлам, находящимся в каталоге этой лабораторной работы, и справочным материалам по программе OUTLOOK EXPRESS. 2. Запустить программу OUTLOOK EXPRESS. 3. Ознакомиться с командами основного меню, осуществить вызов справки. 4. Перейти к дереву папок программы. 4.1. Ознакомиться с доступными стандартными папками программы и командами для них. 4.2. Создать свою папку с именем «ФИО_ИСЭд1» в группе локальных папок. 4.3. Создать электронное сообщение (в поле «Кому» – указать адрес [email protected], «Тема» – «лаб. работа №7», в тело сообщения ввести несколько строк текста и отформатировать его, изменив размер, цвет, вид шрифта и выравнивание текста на странице) и, не отправляя, поместить в созданную папку. 5. Перейти к работе с адресной книгой. 5.1. Добавить контакт в адресную книгу, для чего через пункт меню Сервис открыть Адресную книгу и занести в нее потенциального адресата. 5.2. Создать новое сообщение с использованием имеющихся бланков оформления сообщений (меню «Сообщение -> Создать с использованием…»), в поле «Кому» выполнить вставку адресата из адресной книги. Для этого в окне «Создать сообщение» активизировать пункт меню «Сервис -> Выбрать получателей» и в открывшемся диалоговом окне выбрать необходимого адресата. 15

5.3. К сообщению прикрепить произвольный файл, для чего выбрать в окне создания сообщения Вставка -> Вложение файла и указать папку, в которой находится нужный файл. 5.4. Сохранить сообщение в созданную ранее папку. 5.5. Выполнить сортировку созданных сообщений в папке по различным полям («Кому», «Тема», «Отправлено» и др.). 5.6. Переместить созданные сообщения в папку «Удаленные». 6. Создать правило для почтовых сообщений через пункт главного меню «Сервис» -> «Правила для сообщений» -> «Почта» так, чтобы сообщения, получаемые от адресата (для которого был задан контакт в п.3.1), помещались в созданную папку «ФИО_ИСЭд1». 7. Завершить работу с Outlook Express, удалив все созданные папки и сообщения. Что нужно знать и уметь делать после выполнения практического задания 1. Как создавать, переименовывать, удалять папки. 2. Как создавать, отправлять электронное сообщение 3. Как перемещать в папках и удалять электронное сообщение. 4. Как заносить и использовать информацию из адресной книги. 5. Как прикреплять к сообщению файл. 6. Как выполнять сортировку сообщений в папках. 7. Как создавать правила для электронных сообщений.

Учебное издание СКВОРЦОВА Милена Сергеевна Информационные технологии Методические указания Редактор Н. А. Евдокимова Подписано в печать 30.11.2004. Формат 60х 84/16. Бумага тип №1. Печать трафаретная. Усл.печ.л. 0,93. Уч.-изд.л.0,90. Тираж 100 экз. Заказ Ульяновский государственный технический университет 432027, г.Ульяновск, ул.Сев.Венец, д.32.

Типография УлГТУ, 432027, г.Ульяновск, ул.Сев.Венец, д.32.

16