Конфиденциальное делопроизводство

Библиотека журнала «Управление персоналом»

А.И. Алексенцев

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

2003

УДК 651 Ал 45 Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. - 200 с. В книге под робно изложены сущ ность и особенности конфид енциального делопроизводства, его мес то в сис теме защ иты коммерческой и служебной тайны, требования к организации конфид енциального делопроизводс тва, вопрос документирования конфиденциальной информации, оформления конфиденциальных документов, их учета, организации конфиденциального документ ооборота, классификации и сис тематизации конфиденциальных д окументов, подготовки для передачи в архив и уничтож ения, реж има хранения документов и обращ ения с ними, проверки их наличия. Параллельно на всех с тадиях изготовления и обработки конфиденциальны» документов излагается технология обеспеч ения их сохраннос ти и конфид енци альнос ти. Книга предназначена не только д ля сотрудников подразд елений конфиденциального д елопроизводства, но и д ля всех лиц, работающ их с конфиденциаль ными документами. Она может быть использована и в качес тве учебного посо бия при подготовке, п овышении квалификации и переподготовке специалис тов по защ ите информации. Оригинал-макет: Казимиров М. Корректор: Шиловская Н. ЛР N° 062201 от 16.03.1998. Подпис ано в печать 02. 06.2003. Формат 60x88 1/ Печать офс етная. Бумага газетная. Печ. л. 12, 5. Тираж 5 000 экз. Заказ №<МГЗ. ООО «Жу рнал «Управление персоналом», 119049, г. Москва, ул. Шаболовка, д. 14. Отпечатано с готовых диапозитивов заказчика на ГУИПП «Кос трома», 156010, г. Кострома, ул. Самоковская, 10. ISBN 5-95630-004-3 © Алексенцев

СОДЕРЖАНИЕ Введение 1. Сущ ность, задачи и ос обеннос ти конфиденциального делопроизводства 2. Организация конфид енциального делопроизводс тва 3. Документирование конфид енциальной информации 3.1. Опред еление сос тава конфиденциальных документов 3.2. Подготовка и изд ание конфид енциальных документов 3.2.1. Оформление и учет нос ителей конфид енциальной информации 3.2.2. Изготовление и учет проектов конфид енциальных документов 3.2.3. Оформление издаваемых конфид енциальных документов 4. Учет конфид енциальных документов 4.1. Общ ие требования к учету конфиденциальных документов 4.2. Учет изданных конфиденциальных документов 4.3. Учет пос тупивш их конфиденциальных документов 4.4. Учет конфид енциальных документов выд еленного хранения 5. Размнож ение конфид енциальных документов 6. Организация конфид енциального документооборота 6.1. Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота 6.2. Сис тема дос тупа к конфиденциальным документам 6.3. Организация исполнения конфид енциальных документов 6.4. Отправление конфиденциальных документов 7. Сос тавление номенклатур, формирование и оформление конфиденциальных дел 7.1. Сос тавление номенклатур конфиденциальных дел 7.2. Формирование конфиденциальных дел 7.3. Оформление конфид енциальных дел 8. Подготовка конфид енциальных документов для архивного хранения и уничтож ения 8.1. Экспертиза ценнос ти конфиденциальных документов 8.2. Подготовка конфид енциальных дел и докумен тов для

архивного хранения 8.3. Подготовка конфид енциальных дел и документов для уничтожения 9. Режим хранения конфид енциальных документов и обращ ения с ними 9.1. Режим хранения конфид енциальных документов 9.2. Порядок обращ ения с конфиденциальными документами 10. Проверки наличия конфиденциальных документов 10.1. Назначение, виды и принципы проведения проверок наличия конфид енциальных документов 10.2. Проверки правильнос ти прос тавления регис трационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) 10.3. Проверки правильнос ти прос тавления отметок о движении конфиденциальных документов, дел и носителей 10.4. Квартальные проверки фактического наличия конфиденциальных носителей и документов 10.5. Годовая проверка наличия конфиденциальных дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек) 10.6. Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей, документов и дел Список использованных источников Приложение 1 ИЗ ГРА ЖДАНСКОГО КОДЕКСА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Приложение 2 ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОБ ИНФОРМАЦИИ, ИНФОРМАТИЗАЦИИ И ЗА ЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ Приложение 3 ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РСФСР от 05.12.91 № 35 "О ПЕРЕЧНЕ СВЕДЕНИЙ, КОТОРЫЕ НЕ МОГУТ СОСТАВЛЯТЬ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ" Приложение 4 ПОЛОЖЕ НИЕ О ПОР ЯДКЕ ОБРА ЩЕНИЯ СО СЛ УЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПР ОСТРА НЕНИЯ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНА Х ИСПОЛНИТЕЛ ЬНОЙ ВЛАСТИ

ВВЕДЕНИЕ Конфиденциальное делопроизводс тво распрос траняетс я на документы, которые сод ержат в себе сведения, сос тавляющ ие коммерческую и служебную тайну. Коммерческая тайна прямо связана с коммерческой деятельнос тью, является необход имым условием ее су щ ествования. Коммерческая деятельнос ть имеет длительную ис торию. Слово "коммерция" происходит от латинского "commercum" и в переводе означает " торговля". Первоначально э тот термин употреблялся в буквальном смысле, в том числе и в России. Например, с 1717 по 1823 гг. вопросами торговли в Российской империи ведала коммерц-коллегия, почетный титул "советник коммерции" присваива лся только купцам. Однако с раз витием торгово-промышленной деятельнос ти понятийное значение э то го слова расширялось, оно, наряду с торговой, стало охватывать и промыш ленную с феру, а с развитием кредитных отнош ений и с трахования – соответственно финансовую (банковскую) и с траховую деятельнос ть. В этой связи характерно, что упомяну тая коммерц -коллегия с 1811 г. стала подчиняться министру финансов, а сущ ествовавшие в России средние учебные заведения - коммерческие училищ а (первое открыто в 1773 г.) готовили специалис тов для торгово -промышленной деятельнос ти. В современном понимании коммерческая деятельнос ть не пр ивязывается к какой-либо опред еленной с фере. Она охватывает любую деятельность - промышленную, торговую, финансовую, н аучно-исследователь скую и др. Синонимом коммерческой деятельнос ти является предприн иматель ская деятельнос ть. Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, предпринимательская деятельность - э то "самостоятельная, осущ ествляемая на свой риск деятельнос ть, н аправленная на с истематичес кое получение прибыли от пользов ания имущ еством, продажи товаров, выполнения работ или оказ ания услуг лицами, зарегистриров анными в этом качес тве в установленном порядке". Следовательно, коммерческими предприятиями являются те, для которых извлечение прибыли является основной целью де ятельнос ти. Ими могут быть как час тные, так и государственные, а также муниципальные предприя тия. Предпринимательскую деятельнос ть могу т осущ ествлять и н екоммерческие предприятия, т.е. такие, которые в качес тве основной цели имеют не извлечение прибыли, а д остижение общ ес твенных благ: социальных, культурных, образовательных, здравоохра-

нительных, благотворительных и др. Однако такие предприятия могут осущ ествлять предпринимательскую деятельность лишь п остольку, поскольку это служ ит дос тиж ению це лей, ради которых они созданы, и соответс твующ ую этим целям. Отличительным признаком коммерческой деятельнос ти является соизмерение затрат и результатов работы, получение макс имальной прибыли. Ещ е одной отличительной особеннос тью коммерческой де ятельнос ти является то, что она, как правило, осущ ествляется в у словиях конкуренции, соперничес тва, борьбы предприятий за получение выгод, преимущ еств по сравнению с предприятиями анал огичного профиля. Коммерческая деятельнос ть может осущ ествляться и при о тсутствии конкурентов, при монопольном положении предприятия в той или другой с фере деятельности, однако э то, с корее, исключ ение, чем правило. Правилом же является то, что конкурентная борьба - спу тник коммерческой деятельнос ти и условие выж ивания коммерческих предприятий. Отсюда - с тремление сохранить в секрете от конкурентов (соперников) те при емы и особеннос ти своей деятельнос ти, которые обеспечивают преиму щ ество над ними, отсюда и стремление конкурентов выявить э ти секре ты, чтобы использовать их в своих интересах. Получение, использование, разглашение таких секретов без с огласия их владельцев отнесены законодательс твом к одной из форм недобросовестной конкуренции, называемой промышленным шпионажем. Защ ищ аемые секреты коммерческой д еятельнос ти получили название коммерческой тайны. Понятие коммерческой тайны также имеет свою ис торию. В м ировой практике сначала применялись термины "промышленная тайна", "торговая тайна", " тайна кредитных отношений", т.е. назв ание тайны увязывалось с конкретной с ферой деятельнос ти. Российский юрис т В. Розенберг сделал попытку объединить э ти названия в одном - "промысловая тайна" и даже выпус тил в 1910 г. одноименную книгу. Однако э тот тер мин не прижился. И в Р оссийской империи, и за рубежом окончательно у твердился термин "комме рческая тайна", объединяющ ий тайну любой деятельнос ти, имеющ ей целью извлечение прибыли. С второй половины XIX в. появляются и различные определения понятия коммерческой тайны, в первую очередь в с фере уголовного и граж данского законод ательс тва. Например, немецкое законодательс тво определяло коммерческую тайну как тайну технических процессов изготовле ния продукции и тайну операций по ее с быту, или, как выражались 6ол& высоким языком, тайну произ-

водства благ и тайну их распределения. В России по Уголовному улож ению 1903 г. под коммерческой тайно понимались особые употребляемые или предполагаемые к употреблению приемы производства, а в другой редакции - индивидуальные особеннос ти процессов производства и торговли. Та йна процессов произ водства классифицировалась тайной имущ ественной, а торговли - тайной деловой. Раскрыть сущ ность коммерческой тайны пробовали и в научной литературе. Ученые Германии коммерческую тайну опред еляли как все свойственные данному предприятию особенности, инд ивидуальные детали деятельности. Во Франции коммерч ескую тайну рассматривали, как "такой прием, способ, особое приготовление, которые ранее не применя лись и держать которые в тайне представляет для владельца интерес как возмож нос ть получить особую выгоду от своего труда". Упоминав шийся В. Розенберг рассматр ивал коммерческую тайну как тайну инди видуальных особеннос тей купечески организованного производства, тайну индивидуальных проявлений труда. Различное толкование понятия "коммерческая тайна" пр одолжается до сих пор. Среди множес тва сущ ествующ их вариа нтов наиболее емкое ее опред еление с формулировано так: коммерческая тайна -э то "информация, включающ ая формулу, сос тав, комбинацию, програм му, приспособление, метод, технику или процесс, которая: (1) имеет самос тоятельную экономическую стоимос ть (использу емую или потенциальную) благодаря тому, что не является общ еизвестной или доступной людям, которые могу т использовать ее в коммерческих целях, и (2) является объектом разумных при 1 данных условиях усилий по ее защ ите" . В России в ноябре 1917 г. коммерческая тайна была отм енена. Во время НЭПа она получила неофициальный "ренессанс", а в дальнейшем использовалась лишь внешнеторговыми предпр иятиями СССР при контактах с другими с транами, хотя отечес тве нной законод ательной основы под этим не было. Прекратилась и научная деятельность в э той области. Возрождение во второй половине 80-х гг. предпринимательской деятельнос ти повлекло за собой разработку связанных с ней но рмативных документов, в том чис ле касающ ихся коммерческой тайны. В первую очередь потребовалось с формулировать определение коммерческой тайны. Такое определение было сделано в 1990 г. в Законе "О предприятиях в СССР". В нем сказано: "Под комме рческой тайной предприятия пони маются не являющ иеся государс твенными секретами сведения, связан ные с производс твом, техн ологической информацией, управлением, финансами и друго й деятельнос тью предприятия, разглашение (передача, Утечка) которых

может нанес ти ущ ерб его интер есам". В Гражданском кодексе Российской Федерации изложены основания отнесения информации к коммерческой тайне: "Информация сос тавляющ ая коммерческую тайну в случае, когда информ ация имеет дейс твительную или потенциальную ценнос ть в силу неизвес тнос ти ее третьим лицам, к ней нет дос тупа на законном основании и обладатель информа ции принимает меры к охране ее конфиденциальности". Своеобразное и совершенно неудовлетворительное толков ание коммерческой тайны сод ержится в "Перечне сведений конфиденциального характера", у твержденном Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188. В нем к коммерческой тайне отнесены "св едения, связанные с коммерческой деятельнос тью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Р оссийской Федерации и фед ераль ными законами". 22 января 1999 г. Государственная дума приняла Федеральный закон "О коммерческой тайне". 10 февраля 1999 г. Закон был одо брен Советом Федерации, но Президент РФ его не подписал. О тдельные положения э того Закона, которые по всей вероятнос ти найду т отражение в его окончательном варианте, автор счел возможным и целес ообразным использовать при рассмотрении нек оторых вопрос ов. В частнос ти, это ка сается и определения комме рческой тайны. Оно с форму лировано сле дующ им образом: "Информация, составляющ ая коммерческую тайну (да лее также - коммерческая тайна), - научно-техническая, технологическая, коммерческая, организационная или иная используемая в эк ономической деятельнос ти информация, в том числе ноу -х ау, которая облад ает действительной или потенциальной коммерческой ценнос тью в силу ее неизвес тнос ти третьим лицам, которые могли бы получить выгоду от ее разглашения или использования, к которой нет с вободного д оступа на законном основании и по отношению к к оторой принимаются адекватные ее ценнос ти правовые, организационные, технические или иные меры охраны". Нетрудно заметить, что в этом опред елении явно прослежив ается стремление "сос тыковаться" с Гражданским кодексом Российской Федерации. В то ж е время в своей содерж ательной час ти данное определение преследует цель не столько раскрытия су щ нос ти и отличительных особеннос тей коммерческой тайны, сколько установления правовых ос нований для привлечения к ответс твеннос ти лиц, виновных в разглашении или несанкционированном использовании сведений, сос тавляющ их коммерческую тайну. Уст ановление таких оснований в Гражданском ко дексе совершенно правомерно, но перенесение их в определение понятия лишь запутывает само понятие.

Дейс твительно, разве не очевид но, что информация, составляющ ая коммерческую тайну, должна обладать коммерческой це ннос тью, быть неизвес тной третьим лицам и охраняться, не говоря уже о содержащ ихся в определении сопу тствующ их этим полож ениям деталях? Нужно ли перечис лять вид ы информации, заканч ивая словами "или иная", не прощ е ли объединить все это од ним словом "любая" ? Выражение "к которой нет дос тупа на законном основании" имеет отношение к критериям и условиям отнесения информации к коммерческой тайне, а не к сути коммерческой та йны. Поскольку определение любого понятия д олж но устанавливать его сущ ность, в определении понятия "коммерческая тайна" нео бходимо отразить следующ ие ее сущ ностные параметры: - облас ти (с феры) деятельнос ти, в которых мож ет быть информация, оставляющ ая коммерческую тайну; - кто опред еляет с остав информации, относимой к коммерч еской тайне; - на кого возложена защ ита коммерческой тайны; - чьи интерес ы обеспечивает режим коммерческой тайны. Из законов "О предприятиях в СССР", "О предприятиях и предпринимательской деятельности" и проекта Закона "О коммерческой тайне" следует, что информация, сос тавляющ ая коммерческую тайну, может быть в любой с фере предпринимательской деятельнос ти, определять сос тав такой информации и защ ищ ать ее должен обладатель (собс твенник) ин формации в собственных интер есах. Государство лишь гарантиру ет пра во на коммерческую тайну и берет на себя обязательс тво обеспечивать судебную защ иту этого права. С учетом излож енного определение коммерческой тайны можно с формулировать с ледующ им образом: "Коммерческая тайна - вид тайны, включающ ий информацию, устанавливаемую и защ ищ аемую ее обладателем в любой с фере его коммерческой деятельнос ти, дос туп к которой ограничивается в интересах обладателя информации". Согласно проекту Закона "О коммерческой тайне", обладатель коммерческой тайны - физическое или юридическое лицо, обладающ ее на законном основании информацией, составляющ ей коммерческую тайну, и с оответствующ ими правами в полном об ъеме. В понятие служебной тайны в разное время включалось и теперь включается различное содержание. В законодательстве Российской империи не употреблялся те рмин "с лужебная тайна", вмес то него иногда применялось выраж ение " тайна, извес тная по службе", предметом которой являлась и

информация, содержащ ая коммерческую и личную тайну других юридических и физических лиц, полученная в результате осущ ес твления служ ебных функций, и собс твенная информация предпр иятия, границы которой никак не определялись. В советское время в 1923 г. появился термин "ведомс твенная тайна", который в 1972 г. был заменен термином "служебная и пр оизводс твенная тайна". Эти виды тайны объединяли сведения со степенью "секретно", такие сведения являлись принадлежнос тью не государс тва в целом, а ведомств, и поэ тому сущ ествовал даже термин "государственные и вед омс твенные тайны", С 1987 г. те рмин "служебная и производственная тайна" был заменен те рмином "служебная тайна", которая, продолжая объединять свед ения со степенью "секретно", стала с ферой государственных интересов, поскольку к таким сведениям были отнесены охраняемые государством сведения, разглашение которых могло нанес ти ущ ерб интересам государс тва. Закон "О государственной тайне", включив в состав гостайны и сведения со степенью "секретно", как бы автоматичес ки упразднил служебную тайну, во всяком случае, в ее прежнем понимании. Но термин "служебная тайна" продолж ает употребляться, в том чис ле и в нормативны», документах: Гражд анском и Уголовном код ексах РФ, законах "Об основа) государственной служ бы Российск ой Федерации", "О науке и государ ственной научно-технической политике", "О фед еральных органах нало говой полиции", "О космической тайне", "О коллективных договорах и соглашениях", "О сельскох озяйс твенной кооперации", "О государс твен ном регулировании в облас ти генно-инженерной деятельнос ти", поло жениях об архиве Президента РФ, о Государс твенной технической ко миссии при Президенте РФ, в утвержденном Президентом РФ "Перечне сведений конфиденциального характера" и др. В большинс тве из перечисленных нормативных актов служебная тайна лишь названа без раскрытия ее сути. Од нако в некоторых документах сделана попытка определить границы служебной тайны. Так, в "Перечне сведений конфид енциального характера" к служебной тайне отнесены "служебные сведения, дос туп к которым ограничен органами государс твенной влас ти в соответс твии с Гражданским код ексом Российской, Федерации и федеральными зак онами". В Гражданском кодексе изло жены условия (основания) о тнесения информации к служебной тайне д ейс твительная или п отенциальная коммерческая ценность информацию в силу неизвестнос ти ее третьим лицам, отсутс твие к ней свободного дос тупа на законном основании, принятие мер к охране ее конфиденциальнос ти. Но точно такие же критерии кодекс пред ъявляет и к комме рческой тайне. Из э того следует вывод, что по кодексу эти тайны

различаются не сод ержательной час тью, а принадлежностью, н азвание вида тайны завис ит от того, в чьем ведении находится з ащ ищ аемая информации Такой вывод под тверждается и проектом Закона "О коммерческой тайне", где сказано: "Органы государс твенной влас ти, иные государственные органы и органы мес тного самоуправления обязаны обеспечить охрану коммерческой тайны, полученной ими в соответс твии с законодательс твом Р оссийской Федерации, от разглаш ения и неправомерного использования должностными лицами и иными с лужащ ими указанных органов, которым она с тала известна в связи с выполнением ими своих об язанностей. Информация, составляющ ая коммерческую тайну, охраняется в указанных органах как служебная тайна" (с т. 16). В З аконе "Об основах государс твенной с лужбы Российской Федерации" к служебной тайне отнесены пос тупающ ие в органы государс тве нной налоговой с лужбы сведения об имущ ественном положении граждан (с т. 12). Таким образом, по сущ ествующ им нормативным документам служебной тайной является информация, сос тавляющ ая комме рческую тайну, если она стала д остоянием государс твенных и муниципальных органов влас ти в резу льтате осущ ествления ими служебной деятельности. В то же время значительное чис ло специалистов в облас ти з ащ иты информации к с лужебной тайне относят свед ения огран иченного рас прос транения, имеющ ие степень конфид енциальнос ти "Для с лужебного пользования". Появление таких сведений отн осится к 1926 году, когда возник термин "переписка, не под леж ащ ая оглаш ению". В письме Спецотдела ОГПУ наркоматам и ведомс твам от 15 июня 1926 г. давалось такое разъяснение э того понятия: "Выделение особого вида переписки "не под леж ащ ей оглаш ению" производится в целях сокращ ения разме ров секретной переписки, причем э та переписка не является в полном смысле секретной, т.к. не содерж ит государс твенных тайн, а носит неко торый ведомс твенный, большею частью временный характер". В дальнейшем, вплоть до 1973 г., характер такого рода свед ений и правила работы с ними опред елялись общ егосударс тв енными инс трукциями по сохранению государс твенной тайны. В 1940 г. было ус тановлено, что ес ли несекретные приказы, пос тановления, протоколы не должны быть опубликованы, то на них прос тавляется гриф "Не под леж ит оглашению", а на не подлежащ их широкому распространению типографских из даниях необходимо прос тавлять ограничительный гриф "Для служебно го пользования", и они должны храниться в секретных библиотеках. В 1965 г. была устранена разноголосица в названиях степени конфиденциальности такого рода свед ений пу тем ус тановления

единого названия "Для служебного пользования", которое сущ ес твует до нас тоящ его времени. Дос туп к этим сведениям огранич ивается служебной необходимос тью. С учетом двух имеющ ихся подходов к сущ ности служебной тайны, можно дать следующ ее ее определение: "Служебная тайна - вид тайны, включающ ий полученную фед ераль ными и муниципальными органами власти информацию, с оставляющ ую коммерческую тайну других субъектов, а также у станавливаемую и защ ищ аемую органами влас ти и предприятиями собс твенную информацию, Доступ к которой ограничивается служебной необходимостью". Информация, составляющ ая коммерческую или служебную тайну, не сущ ествует с ама по себе. Она отображ ается в различных носителях, которые могут ее сохранять, накапливать, пер едавать. С их помощ ью осущ ествляется и использование инфо рмации. В ГОСТ 5092296 Основные термины и определений с одержится определение носителя: " Носитель информации – физич еское или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов. Из э того определения с ледует, во-первых, что материальные объекты э то не только то, что можно увид еть или потрогать, но и физические поля, а такж е мозг человека, во-вторых, что информация в носителях отображается не только символами, т.е. буквами, цифрами, знаками, но и образами в, виде рисунков, чертежей, схем, других знаковых моделей, сигналами в физических полях, техническими решениями в изд елиях, техническими процессам и в технологии изготовления продукции. Таким образом, коммерческая и с лужебная тайна являются своего род а собирательным понятием, включающ им различные носители с соответс твующ ей информацией, и защ ита э тих видов тайны в итоге сводится к защ ите ее носителей. Типы материальных объектов как носителей информации различны. Ими могут быть магнитные и оптические д иски, фото -, кино, видео- и аудиопленки, различные вид ы промыш ленной проду кции, технологичен кие процессы и др. Но наиболее массовым т ипом являются носители на бумажной основе. Информация в них фиксируется рукописным, машино писным, э лектронным, типогра фским способами в форме текс та, чертеж а, схемы, рисунка; формулы, графика, карты и т.п. В этих носителях информация отображ ается в виде символов и образов. Такая информации Федеральным законом "Об информации, информатизации и защ ите информации" отнесена к разряду документированной информации и представляет собой различные вид ы документов.

Документы, содерж ащ ие информацию, составляющ ие комме рческую и служебную тайну, принято называть конфиденциальн ыми, а процесса их изготовления и организацию работы с ними - конфиденциальным делопроизводс твом. Организация и тех нология конфиденциального д елопроизводства не регламентированы государс твенными нормативными акта3 ми . Их должен определять обладатель конфид енциальных док ументов, учитывая специфику деятельнос ти предприятия. Однако при этом ему необходимую руководс твоваться определенными нормами и правилами работы с конфиденциальными документами, обеспечивающ ими нужный уровень фу нкционирования предпр иятия, сохраннос ть документов и конфиден циальность содерж ащ ейся в них информации. В данной книге на основе требований к защ ите коммерческой и служебной тайны и опыта работы автора в области конфиденц иального делопроизводс тва раскрываются все вопросы, связанные с созданием и обработкой конфид енциальных д окументов, изг отовленных на естес твен ном языке на различных бумаж ных носителях. Вместе с тем излагаются и необходимые методы и мероприятия по обеспечению ограниченного дос тупа к документам. Структура книги отражает пос ледовательнос ть э тапов работы с конфиденциальными документами. Излож енные в книге положения базиру ются на рациональной технологии делопроизводс тва, оптимизации видов учета и минимизации сос тава учетных форм док ументов, соблюд ении персональной ответс твенности за сохра ннос ть документов и обеспечении конфиденциальнос ти содерж ащ ихся в них сведений. Важно отметить, что книга рассчитана как на сотрудников подразделений конфид енциального делопроизводства, так и на исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, поскольку многие аспек ты защ иты документированной информации не только имеют отношение к исполнителям и пользователям ко нфид енциальных документов, но и должны решаться ими. Учитывая, что в книге впервые систематизированно излагаются все вопросы организации и технологии конфид енциального дел опроизвод ства, она может быть использована в качес тве учебного пособия в выс ших и средних специальных учебных заведениях по соответс твующ им специальнос тям и специализациям.

1. СУЩНОСТЬ, ЗАДАЧИ И ОСОБЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА По уровню д оступнос ти документы подразд еляются на две к атегории: общ едос тупные и с ограниченным дос тупом. Общ едос тупными являются открытые документы. К документам с ограниченным доступом относятся документы, работа с которыми может производиться по специальному разрешению уполномоченных на то лиц. Документирование открытой информации и организация р аботы с открытыми документами входят в с феру дейс твия открытого делопроизводства. Документы с ограниченным дос тупом относятся к с фере деятельнос ти не одного, а нескольких типов делопроизводства, в зависимости от того, к какому виду тайны относится содержащаяся в документах информация. Нормативными документами ус тановлено 6 вид ов тайны государс твенная, коммерч еская, служебная, личная, семейная и профес сиональная. Документы, содерж ащ ие государс твенную тайну, относятся к с фере секретного делопроизводс тва. Документы, содержащ ие личную и различные подвиды профессиональной тайны, являются предметом соответс твующ их типов специального делопроизводс тва. Конфиденциальное д елопроизводс тво, как уже было отмеч ено, распространяется на документы, содерж ащ ие коммерческую и служебную тайну. При э том к документам, сос тавляющ им служе бную тайну, отнесенные только документы с грифом "Для служебн ого пользования", т.к.документы, содерж ащ ие коммерческую тайну других субъектов, должны обрабатываться и защ ищ аться в реж име коммерческой тайны. Объед инение конфид енциальных докуме нтов, содерж ащ их коммерческую и с лужебную тайну, одним делопроизводс твом обусловлено тем, что э ти документы почти полн остью ид ентичны по технологическим процедурам сос тавления, о бработки, обращ ения, хранения и защ иты. Конфиденциальное д елопроизводс тво следует опред елять как деятельнос ть, обеспечивающ ую документирование конфиде нциальной формации, организацию работы с конфид енциальными д окументами и защ иту содержащ ейся в них информации. При э том под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами - их учет, размножение, прохождение, исполнение, о тправление, классификация, с истемати зация, подготовка для архивного хранения, уничтож ение, режим хранения и обращ ения,

проверки наличия. Конфиденциальное д елопроизводс тво в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводс тво, но в то же время имеет отличия, обусловленные конфиденциальностью д окументированной информации. Эти отличия касаются с феры ко нфид енциального делопроизводс тва и охватываемых им видов работ с документами. По с фере деятельнос ти открытое делопроизводс тво распр остраняется на управленческие дейс твия и включает в основном управленческие документы. Конфиденциальное делопроизводс тво в силу условий работы с конфид енциальными документами распрос траняется как на управленческую, так и на различные виды производс твенной деятельно сти, включает не только управленч еские, но и научно-технические доку менты (научноисследовательские, проектные, конс трукторские, техноло гические и др.). Кроме того, конфид енциальное делопроизводс тво распрос траняется не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющ ие всех необход имых реквизитов, но сод ержащ ие информацию, подлежащ ую защ ите. По видам работ конфид енциальное делопроизводс тво отличается от открытого, с одной стороны, большим их количес твом, с другой - содержанием и технологией выполнения многих видов. Помимо э того, третья сос тавляющ ая конфид енциального делопр оизводс тва - защ ита содержащ ейся в конфиденциальных документах информации - вообщ е не предусмотрена в опред елении откр ытого делопроизводс тва, хотя определя емая с обс твенником час ть открытой информации долж на защ ищ аться от у траты. Конфиде нциальная информация долж на защ ищ аться и от у траты, и от утечки. Термин "утечка конфиденциальной информации", вероятно, не самый благозвучный, однако он более емко, чем другие терм ины, отражает суть явления, к тому же он давно уже закрепился в нау чной литературе и нормативных документах. Утечка конфиде нциальной информации предс тавляет собой неправомерный, т.е. н еразрешенный выход такой информации за пред елы защ ищ аемой зоны ее фу нкционирования или ус тановленного круга лиц, имеющ их право работать с ней, ес ли э тот выход привел к получ ению информации (ознакомлению с ней) лицами, не имеющ ими к ней санкционированного дос тупа, независимо от того, работают или не работают такие лица на данном предприятии обусловлены уязв имостью информации. Уязвимость информации с ледует п онимать как ее дос тупность д ля д естабилизирующ их воздейс твий, т.е. таких воздейс твий, которые нарушают установленный статус информ а-

ции. Нарушение статуса любой документированной информации включаетс я в нарушении ее физической с охраннос ти (вообщ е либо у данного собс твенника в полном или частичном объеме), логич еской структуры и содержания, дос тупности для правомочных пользователей. Нарушение статуса конфиденциальной документированной информации дополнительно включает н арушение ее конфид енциальнос ти (закрытос ти для пос торонних лиц). Уязвимос ть документированной информаци и - понятие собирательное. Она не сущ ествует вообщ е, а проявляется в различных формах. К таким формам, выражающ им резу льтаты дестаб илизирующ его воздействия на информацию, относятся (в скобках указаны сущ ествующ ие варианты названий форм): • хищ ение носителя информации или отображенной в нем информации (кража); • потеря носителя информации (утеря); • несанкционированное уничтожение носителя информ ации или отображенной в нем информации (разрушение); • искажение информации (несанкционированное изменение, несанкционированная мод ификация, подделка, фальсификация); • блокирование информации; • разглашение информации (распространение, раскрытие). Термин "разрушение" употребляется главным образом применителы к информации на машинных носителях. Сущ ествующ ие варианты названий: модификация, подделка, фальсификация - не совсем ад екватны термину "искажение", они имеют нюанс ы, однако суть их од на и та же - несанкционированное частичное и полное изменение сос тава первоначальной информ ации. Блокирование информации в данном контексте означает блокирование дос тупа к ней правомочных пользователей, а не зл оумышленников. Разглашение информации является формой пр оявления уязвимос ти только конфид енциальной информации. Та или иная форма уязвимос ти документированной информ ации мож ет реализоваться в резу льтате преднамеренного или случайного дес табилизирующ его возд ейс твия различными способ ами на носитель информации или на с аму информацию со с тороны источников воздейс твий Такими источниками могу т быть люди, технические средс тва обработки передачи информации, средства связи, стихийные бедс твия и др. Способами дес табилизирующ его воздействия на информацию являются копирование (фотографирование), записывание, передача, съем, зараже ние программ обработки информации вирусом, нарушение технологии обработки и хранения информации, вывод (или выход ) из с троя и нару шение режима работы технических средс тв обработки и передачи ин-

формации, физическое возд ейс твие на информацию и др. Реализация форм проявления уязвимос ти документированной информации приводит или может привес ти к двум видам уязвим ости - у трате или утечке информации. К утрате документированной информации приводят хищ ение и потеря носителей информации, несанкционированное уничтожение носителей информации или только отображенной в них информ ации, искажение и блокирование информации. Утрата мож ет быть полной или частич ной, безвозвратной или временной (при блок ировании информации), но в любом случае она нанос ит ущ ерб собственнику информации. К утечке конфид енциальной документированной информации приводит ее разглашение. В литературе и даже в нормативных д окументах термин "утечка конфид енциальной информации" нередко заменяется или отождес твляется с терминами; "разглашение конфид енциальной информации", "распрос транение конфиденциальной информации". Такой подход не является правомерным. Разглашение или рас пространение конфиденциальной информации означают несанкционированное доведение ее до потребителей, не имеющ их права дос ту па к ней. При э том такое доведение д олж но осущ ествляться кем -то, исходить от кого-то. Утечка происходит при разглашении (несанкционированном распрос транении) конфиде нциальной информации, но не сводится только к нему. Утечка может произойти и в резу льтате поте ри носителя конфиденциальной д окументированной информации, а также хищ ения носителя информации либо отображ енной в нем ин формации при сохраннос ти н осителя у его собс твенника (владельца). "Может произойти" не означает, что произойд ет. Потерянный носи тель может попас ть в чужие руки, а мож ет быть и "прихвачен" мусоро уборочной машиной и уничтожен в ус тановленном для мусора поряд ке. В последнем случае утечки конфид енциальной информации не происходит. Хищ ение конфиденциальной документированной инфор мации также не всегда связано с получением ее лицами, не имеющ ими к ней доступа. Имелось немало с лучаев, когда хищ ение носителей конфиденциальной информации осущ ествлялось у коллег по работе д опущ енными к э той информации лицами с целью "подсидки", причинения вреда коллеге. Такие нос ители, как правило, уничтожались лицами, похитившими их. Но в любом случае потеря и хищ ение конфиденциальной информации если и не приводят к ее у течке, то всегда создают угрозу у течки. Поэ тому можно сказать, что к у течке конфиденциальной информации привод ит ее разглашение и могу т привести хищ ение и потеря. Слож нос ть состоит в том, что зачастую невозможно определить, во-первых, сам факт разглашения или х ищ ения конфиденциальнос ти информации при сохраннос ти

носителя информации у ее собственника (владельца), во-вторых, попала ли информация вследствие ее хищ ения или потери посторонним лицам. Суммируя соотношение форм и видов уязвимос ти защ ищ аемой информации, можно конс татировать: 1. Формы проявления уязвимос ти информации выражают результаты дес табилизирующ его, воздейс твия на информацию, а виды уязвимос ти -конечный суммарный итог реализации форм проявления уязвимос ти. 2. Утрата информации включает в себя, по сравнению с у течкой, боль шее число форм проявления уязвимости информации, но она не поглощ ает у течку, т.к. не все формы проявления уязвимос ти информации, которые приводят или могу т привести к утечке, совпадают с формами, приводящ ими к утрате. 3. Наиболее опасными формами проявления уязвимос ти конфид енциальной д окументированной информации являются потеря, хищ ение и разглаш ение - первые две одновременно могу т привести и к у трате, и к у течке информации, вторая (хищ ение информ ации при сохраннос ти носителя) и третья могут не обнаружиться, со всеми вытекающ ими из э того последствиями. 4. Неправомерно отождес твлять, как э то нередко делается в научной литературе и норма тивных документах, включая законы, виды и отд ель ные формы проявления уязвимос ти информации (утрата = потеря, у трата = хищ ение, у течка = разглашение (распр остранение), а также формы проявления уязвимос ти информации и способы дестабилизирующ его воз действия на нее. 5. Необходимо уделять одинаковое внимание пред отвращ ению как у траты защ ищ аемой документированной информации, так и ее у течки, т.к. ущ ерб собс твеннику информации наносится в любом случае. Защ ита конфид енциальной документированной информ ации от у тра-; ты и у течки осущ ествляется в определенной мере в рамках и первой, второй сос тавляющ их конфиденциального дел опроизводс тва, т.к. она взаимоувязана, "переплетена" с ними: док ументирование конфид енциальной информации и организация р аботы с конфиденциальными доку ментами должны производиться в условиях обеспечения их защ иты, и вмес те с тем многие вопросы защ иты решаются в ходе и путем осущ ествления сис тематических операций по учету и обработке документов. Однако защ итные м ероприятия охватывают не только сами документы но и другие объекты, так или иначе связанные с защ ищ аемыми д окумен тами (помещ ения, технические средс тва обработки и передачи информ ации и др.) Поэ тому в опред елении конфиденциального делопроиз-

водства защ ита документированной информации выделена в самостоятельную составляющ ую. Конфиденциальное делопроизводство шире открытого и по своим задачам. Ес ли задачей открытого делопроизводс тва является документационное обеспечение управленческой деятельнос ти, то конфиденциальное делопроизводс тво должно осущ ествлять решение двух задач: 1) документационное обеспечение вс ех видов конфиденциальной деятельности; 2) защ ита документированной информации, образующ ейся в процес се конфиденциальной деятельнос ти. Первая задача имеет своей целью организацию и бесперебойное фу нкционирование конфид енциальной д еятельнос ти в с фере любого вида производс тва и управления. Это требует от делопроизводства обеспе чения нужд конфиденциальной деятельнос ти полной, своевременной и достоверной документной инфо рмацией, организации исполнения и ис пользования документов. Полноту документной информации характеризует ее объем, к оторый, с одной с тороны, долж ен быть дос таточным для принятия управленческих решений и выполнения производс твенных зад аний, с другой с тороны, являться дейс твительно не обх одимым, не содержащ им избыточной, не нужной для деятельнос ти предпр иятия информации. Достовернос ть документной информации заключается, вопервых, в ее соответс твии объективному состоянию того или друг ого вопроса и, во-вторых, в ее юридической силе, характеризующ ейся наличием и правильнос тью оформления соответс твующ их реквизитов. Своевременнос ть документной информации означает, что за время обработки и передачи информации не изменилось сос то яние вопроса, к которому она относится. Организация исполнения документов включает в себя и опер ативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевр еменного и качественного решения содержащ ихся в документах вопросов. Организация использования документов сос тоит в обесп ечении как текущ его, оперативного, так и пос ледующ его, ретроспективного исполь зования документной информации. В торая задача имеет своей целью обеспечение сохраннос ти и конфид енциальнос ти документированной информации, что требует создания и поддержания специальных условий хранения, обрабо тки и обращ ения документов, гарантирующ их над ежную защ иту, как самих документов, так и содержащ ейся в них информации. Су щ нос ть конфид енциального делопроизводс тва обус ловливает его организационные и технологические особеннос ти, к числу основ-

ных из которых относятся: письменное нормативное закрепление общ ей тех нологии документирования, организации работы с документами и их защ иты; жесткое регламентирование сос тава издаваемых документов и содержащ ейся в них информации, в том чис ле на стадии подготовки черновиков и проектов документов; обязательный поэкземплярный и полис тный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков; максимально необход имая полнота регис трационных данных о каждом документе; фиксация прохождения и мес тонахождения кажд ого док умента; проведение сис тематических проверок наличия документов; разрешительная с истема дос тупа к д окументам и делам, обеспечивающ ая правомерное и с анкционированное ознакомление с ними; жесткие требования к условиям хранения документов и обращ ения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации; регламентация обязаннос тей лиц, допущ енных к работе с конфиденциальной документированной информацией, к ее защ ите; персональная и обязательная ответс твенность за учет, с охранность документов и порядок обращ ения с ними. Особенностью конфид енциального делопроизводс тва явл яется и своеобразное переплетение некоторых функций, которые на пе рвый взгляд как бы взаимоисключают друг друга. В час тнос ти, фу нкциями по реализации задачи документационного обеспечения конфиденциальной дея тельнос ти являются создание документов, необходимых и достаточных для такой деятельности, предос тавление каждому пользователю вс ех документов, требующ ихся для выполнения должностных обязаннос тей, параллельными им фу нкциями по реализации задачи защ иты конфиденциальной инфо рмации - предотвращ ение необоснованного издания и рассылки д окументов, исключение необоснованного ознакомления с документами. На самом деле применительно к документированию это означает, что конфиденциальная деятельнос ть д олж на обеспеч иваться минимальным количес твом д окументов при сохранении полноты и достовернос ти информации, применительно к организ ации документооборота - пред оставление пользователям всех необход имых документов, но только тех, которые д ейс твительно тр ебуются д ля

выполнения должнос тных обязан ностей. Особенности конфид енциального делопроизводс тва одн овременно выс тупают и в качестве требований к нему.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Организация конфид енциального делопроизводс тва означ ает создание необх одимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и пр едотвращ ения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации. Организация конфиденциального делопроизводс тва включает создание подразд еления, обеспечивающ его изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфид енциальных докуме нтов, установление его с татуса, с труктуры, численного и долж нос тного сос тава, разработку полож ения о подразд ел ении и долж нос тных инс трукций сотрудников, выд еление д ля подразделения служебного помещ ения, обеспечение не обходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и метод ической литерату ры по организации и ведению кон фиденциального делопроизводства, создание постоянно дейс твующ ей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерчес кой и служебной тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами. Конфиденциальное делопроизводс тво в силу небольш ого по сравнению с открытым д елопроизводс твом объема д окументов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальн ости д окументов должно быть централизованным, т.е. сос редот оченным в едином под разделении предприятия. Подразделение конфиденциального делопроизводс тва может быть самос тоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав Других подразделений, как правило, осущ ествляющ их защ иту конфиденциальной информации: службу безопас5 нос ти, службу защ иты информа ции и др. В "Полож ении о порядке обращ ения со служебной информа цией ограниченного распространения" сказано: "Прием и учет (регистрация) д окументов, содержащ их служебную информацию ограниченного Р аспрос тран ения, осущ ествляю тся, как правило, структурными подразд елениями, которым поручен прием и учет несекретной документ ации", однако это целес ообразно лишь при незначительном объеме таких документов и при отсутс твии документов, содержащ их коммерческую тайну. Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, статус и при необходимос ти с труктуру опред еляет руководитель пред приятия, исходя из объема конфиденциального д е-

лопроизводс тва и общ ей с труктуры предприятия. Подразделение конфид енциального делопроизводства яв ляется составной частью сис темы защ иты коммерческой и служебной тайны, органом, осущ ествляющ им, коорд инирующ им и контрол ирующ им работу с конфиденциальными документами. Оно долж но рассматриваться как с труктурное подразд еление, непос редственно участвующ ее в основной деятельнос ти предприятия. Численный сос тав сотрудников подразд еления конфиденц иального делопроизводс тва должен определяться объемом выпо лняемой работы с учетом норм времени на ее выполнение. Поскольку государственных нормативов времени на работы, связанные с конфиденциальным делопроизводством, нет, с ледует использовать государс твенные нормативы времени, установле нные для открытого делопроизводс тва, например: "Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию", утвержденные пос тановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/1742 (изданы в 1988 г.); "Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления", утвержденные постановлением Минис терс тва труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72 (изданы в 1995 г.), и др. Как показывает практика, содержащ иеся в названных и других документах нормативы применительно к конфиденциальному делопроизводс тву долж ны быть увеличены в сред нем примерно на 20-25%, что вызывается большим количес твом и большей слож нос тью операций с конфиденциальными документами. Можно также использовать следу ющ ую методику, разработанную факу льтетом защ иты информации Российского государс твенного гуманитарного уни верситета. Методика расчета численности сотрудников подразд еления конфиденциального делопроизводства 1. Расчет нормативной (ш татной) численнос ти сотрудников подразд еления конфид енциального делопроизводс тва осущ ествляется по форму ле:

где Нч - норматив чис леннос ти сотрудников подразделения; Р, Р- О бъемы выполняемых работ в натуральных единицах, рассчитываемые по нормам выработки и по операционным нормам

времени; t опер - норма времени на операции по операционным нормам времени, в мин. Округление полученной нормативной численнос ти по каждому виду работ долж но производиться до второго десятичного знака, а общ его (суммарного) резу льтата ~ до целого числа в с оответс твии с действую щ ими правилами округления. 2. Нормы выработки рассчитываются по форму ле:

где: Но - норма выработки в натуральных единицах измерения (д окумент, лис т и т.д.) на одного сотрудника в год; Топер - норма времени на операцию в минутах; Ф пл - плановый годовой фонд рабочего времени в часах на одного сотрудника с учетом плановых потерь (очередные и д ополнительные отпуска, болезни и т.д.). Плановый годовой фонд рабочего времени (Ф пл) опред еляется по форму ле

где Ф н - номинальный сред негодовой фонд рабочего времени на од ного работающ его в год (без учета потерь), который принят в расчетах норм выработки в размере 2080 ч.; А - плановые потери рабочего времени в процентах, которые приняты в расчетах в размере 11,2 % от номинального среднег одового фонд а, в том числе: - очередные и дополнительные отпуска - 8,6%; - болезни - 2,4%; - отпуска по беременнос ти и родам - 0,2%. Нормы времени на работы по ведению конфиденциального д елопроизводс тва определяются по формуле

Нв р - норма времени на измеритель работы в мину тах; Т^ I оп е-

ративное время на измеритель работы по наблюдениями мину тах; Тп.з. ., То.рм. , Тот.лн. - время на подготовительно -заключительные one организационное обс луживание рабочего мес та, отд ых и т ипичные надобности сотрудников подразделения конфиденциальн ого делопроизводства в процентах к оперативному времени. В нормах времени (выработки) учитывается время на подготовитель но-заключительную работу, организационное обслуживание рабочего мес та, отдых (включая физку льтпаузы) и личные надо бнос ти в размере 8 % от оперативного времени на работу с конфиденциальными документами и в размере 14% от оперативного времени на печатание документов. В нормах времени (выработки) учтены данные фотохрономе тражных наблюд ений затрат рабочего времени на выполнение р абот по ведению конфид енциального делопроизводства. Обоснованное определение чис леннос ти сотрудников подразделения конфид енциального делопроизводс тва на основе норм ирования их труда обеспечивает оптимальную загрузку сотрудников, что влечет за собой повышение оперативнос ти и качества работы. Долж нос тной сос тав сотрудников подразделения конфиденц иального делопроизводс тва должен определяться характером и сложностью выполняемой работы. Для более многообразной и б олее сложной работы следует устанавливать и более высокие должности. При определе нии долж нос тей следует руководств оваться "Общ ероссийским классификатором профессий рабочих, должностей с лужащ их и тарифных раз рядов" (ОК 01694), регламентирующ им наименования должнос тей, а так же использовать "Квалификационный справочник должнос тей руководи телей, специалис тов и других служащ их", утвержденный пос тановлением Минис терс тва труда и социального развития Российской Федер ации 21 августа 1998 г., в котором содерж атся квалификационные требования! должностям. При незначительном объеме конфиденциального делопроизводства специальное под разделение конфид енциального дел опроизводс тва мож ет не создаваться. В этом случае издание, обр аботка и хранение конфиденциальных документов возлагается на специально назначенных приказом руководителя предприятия н ескольких либо од ного сотрудник других подразд елений, как прав ило, с лужбы безопаснос ти или, как было сказано, с лужбы открытого делопроизводства, если документы содержат сведения, составляющ ие только служебную тайну. На э тих лиц распрос траняются все задачи, функции, права и ответс твеннос ть, возлагаемые на подразд еление конфиденциального делопроизводства. Если ведение конфид енциального делопроизводс тва возлож ено на одного сотрудника, то для выполнения отдельных дел опро-

изводс твенных операций, в которых требуется учас тие двух лиц (проверки наличия, уничтож ение документов), необходимо привл екать (лучше на пос тоянной основе) второго сотрудника данного или другого подразделения, имеющ е го доступ к этим документам. Такое привлечение оформляется приказом по предприятию. Следует подчеркнуть, что в целях более надежного обеспеч ения сохранности и конфиденциальнос ти документов на подразд еление конфи денциального делопроизводс тва или на специально выделенных д ля ведения конфид енциального делопроизводс тва сотрудников должны быть возложены все операции по печатанию, учету, размнож ению, хранению, перед аче, отправлению, сис тем атизации, проверке наличия и у ничтож е нию конфиденциальных документов. Функции исполнителей и пользова телей конфиденциальных документов в с фере изготовления и обработки документов ограничиваются подготовкой документов и их исполне нием. Допустимо и печатание документов исполнителями, если оно осу щ ествляется в специально пред назначенном д ля э того помещ ении подразд еления конфид енциального делопроизводства. Основные задачи и функции подразд еления конфиденциальн ого делопроизводства, а также права и ответс твеннос ть его руков одителя должны быть закреплены в положении о подразд елении, а обязаннос ти, права, ответс твенность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводс тва или специально назначе нных д ля ведения конфид енци ального делопроизводс тва лиц - в должностных инс трукциях, разраба тываемых на конкретные должнос ти. В должнос тных инс трукциях ус та навливаются и квалифик ационные требования к сотрудникам - образование и стаж работы на аналогичной должнос ти. Полож ение о подразд елении конфиденциального делопроизводства и должнос тные инс трукции с отрудников являются орган изационно-правовыми документами, регламентирующ ими с татус подразд еления в целом и каждого из его сотрудников. При определении задач и функций подразд еления конфид енциаль ного д елопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осущ ествлять документацио нное обеспечение конфид енциальной управленческой и производственной деятельнос ти предприятия, но и участвовать во всех м ероприятиях по предотвращ ению у траты конфиденциальных док ументов и утечки содерж ащ ейся в них ин формации. Это учас тие не ограничивается разработкой и осущ ествле нием соответс твующ их мероприятий только в рамках подразделения кон фиденциального делопроизводства. Утрата и утечка конфиденциальной информ ации в большинс тве случаев происходят по вине исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, нарушающ их по

разным причинам правила обращ ения с такими документами. П оэтому значительная час ть фу нкций подразделения конфиденциального д елопроизводства связана с обучением исполнителей и пользователей прав работы с конфид енциальными документами и осущ ествлением контроля за их выполнением. Этим обусловлены и соответствующ ие права под разделения конфид енциального д елопроизводс тва, в том числе такие, участие в подборе кадров д ля работы с конфид енциальной информацией, внесение предложений об отс транении от конфиденциальных раб поощ рении и привлеч ении к ответс твеннос ти исполнителей и пользователей конфиде нциальных документов, учас тие в проведении расследований по фактам у траты и у течки конфиденциальной информации. В целом комплекс задач, фу нкций, прав и ответственнос ти подразделения конфиденциального делопроизводс тва вытекает из содерж ания его работ, излож енных в последующ их главах. При разработке долж нос тных инс трукций следует учитывать, во-первых, необх одимос ть специализации сотрудников по отдельным видам работ, что ускоряет их выполнение и повышает качес тво, и, во-вторых нормативы времени на работы с тем, чтобы все сотрудники были загружены равномерно в соответс твии с должн остью и не было перезагруженнос ти, которая отрицательно сказ ывается на качес тве работы, и установлении квалификационных требований к должнос тям необходимо иметь в виду сложнос ть в ыполнения некоторых видов р абот, требующ их специальной подготовки. На соответс твующ ие таким работам должнос ти следует, как правило, назначать специалистов с высшим или среднеспециальным образованием в облас ти защ иты информации. В соответс твии с законод ательс твом сотрудники подразде ления конфиденциального делопроизводс тва несут дисциплинарную, административную либо гражданско-правовую ответс твеннос ть за утрату конфид енциальных документов или разглаш ение содерж ащ ейся в них информации, поэ тому в д олж нос тных инс трукциях должна быть установлена персональная ответс твеннос ть сотру дников за сохраннос ть конфид енциальных документов и содерж ащ ейся в них информации. В случаях особой конфиденциальнос ти документов назнач ение сотрудников на соответствующ ие должнос ти в подразд еление конфиденциального делопроизводс тва целесообразно осущ ествлять пос ле проведения в отнош ении их полномочными органами проверочных мероприятий при письменном соглас ии на это с отрудников. Все сотрудники, принимаемые на работу в подразделение ко нфид енциального делопроизводства, а такж е при отсу тствии подразделения специально назначенные для вед ения конфиде нци-

ального делопроизводс тва лица должны дать письменное обязательс тво по соблюдению реж има конфиденциальности. Это обязательс тво фиксируется в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении. Сотрудники могу т допускаться к работе только после изучения в час ти, их касающ ейся, требований действующ их на предприятии нормативно-методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводс тва, обес печения режима конфид енциальнос ти проводимых работ и проверки знаний э тих требований соответс твующ им руководителем. Подразделение конфид енциального делопроизводс тва д олж но быть обеспечено служебным помещ ением (при необход имос ти несколькими помещ ениями) д ля хранения конфиденциальных документов и работы сотрудников подразделения, а также помещ ением для исполнителей, если работа с конфид енциальными док ументами не разрешена в слу жебных комнатах исполнителей (см. главы 6, 9). В служебном помещ ении следует создавать и поддерживать необходимые условия труда, вклю чающ ие совокупнос ть компонентов, обеспечивающ их работоспособность и здоровье сотрудников. Эти ус ловия можно подразделить на три груп пы: состояние с лужебного помещ ения, организация трудового процесса, поддержание здорового микроклимата в коллективе. Служебное помещ ение долж но обеспечивать необходимую площ адь на каждое рабочее мес то, быть оснащ енным удобной м ебелью, а также оборудованием и техническими средс твами, включая ЭВМ, д ля оперативного изготовления, размножения, обработки документов, надежного их хранения, быс трого поиска. Благоприя тная окраска стен помещ ения и цветовая гамма интерьера, но рмальное освещ ение, поддержание чисто ты, необходимой влажности и температу ры воздуха, снижение уровня ш ума, возникающ его при работе некоторых технических средс тв, оказывают сущ естве нное полож ительное влияние на самочувствие сотрудников и ст имулируют их работоспособнос ть. Оснащ ение с лужебного помещ ения долж но предусматривать и изготовление необходимых учетных журналов (карточек), бланков документов, печатей, штампов, а также приобретение расходных материалов (бу маги, копировальной ленты, спецблокнотов, тетр адей и др.). В служебном помещ ении необходимо иметь средства против опожарной защ иты. Организация трудового процесса включает: разработку техн ологии выполнения работ, рациональное размещ ение рабочих мес т сотрудников, установление правильного режима труда и отдыха, обеспечение техники безопаснос ти.

Технология выполнения работ складывается из описания с одержания работ в послед овательнос ти их выполнения. Она может закрепляться в инс трукции по конфиденциальному делопроизводству, тех нологических картах, картах организации трудового пр оцесса или других документах. Рациональное размещ ение рабочих мест сотрудников предполагает их соответс твие технологии в ыполнения работ, пос ледовательнос ти про хождения документов, взаимосвязям между сотрудниками. Оно должно способс твовать и обеспечению персональной ответс твеннос ти за со хранность документов. Правильный режим труда и отд ыха требует рационального распределения нагрузки в течение рабочего дня, чередования труда и отд ыха, провед ения при необходимос ти, психофизической разгрузки. Установление и поддержание здорового микроклимата в коллективе также способс твует повышению производительности труда и сохранению зд оровья сотрудников. Микроклимат зависит не только от взаимоотношений сотрудников, но и от отношения рук оводителя к сотрудникам. Непредвзятос ть со с тороны руководителя, равномерная загрузка сотрудников, оказание им помощ и, внимание к их бытовым проблемам, своевременное ус транение конфликтных ситуаций создают благоприятную почву для хорошего нас троения сотрудников и нормальных, доброж елательных взаимоотнош ений. Каждый сотрудник подразделения конфиденциального дел опроизводс тва должен быть обеспечен нормативно -методическими документами регулирующ ими процесс его деятельнос ти и технол огию выполнения работ. К ним относятся документы, перечисля емые в различных главах данной книги, а также методическая лит ература: книги, брошюры, журналы, которые позволяют найти отв еты на вопросы, не отраженные в нор мативных документах. На рабочих мес тах следует иметь и необходимые справочники, включая телефонные. Важной сос тавной час тью организации конфиденциального д елопроизводс тва является создание пос тоянно дейс твующ ей экспертной комиссии (ПДЭК). Задачами такой комиссии долж ны быть: - разработка перечней свед ений, сос тавляющ их коммерческую и служебную тайну; - разработка перечней издаваемых предприятием конфиде нциальных документов; - снижение или снятие с тепени конфид енциальнос ти сведений и грифа конфиденциальности документов; - разработка Полож ения о системе доступа к конфиденциальным документам; - экспертиза ценнос ти конфид енциальных документов с целью

установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения; - проведение аналитической работы по предотвращ ению утечки и утраты конфиденциальной информации. Учитывая важ нос ть задач ПДЭК, в ее состав следует включать высококвалифицированн ых сотрудников, в первую очередь руководителей подразделений, имеющ их доступ к конфиденциальной информации. Кроме того в сос тав комиссии должны входить рук оводитель с лужбы безопаснос ти предприятия и руководитель подразделения конфиденциального делопроизвод ства, а также руководитель архива предприятия (при наличии архива). Председат елем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руководителя предприятия, допущ енного ко всем конфиденциальным документам. ПДЭК созд ается приказом руковод ителя предприятия и д олж на работать на пос тоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Зад ачи, фу нкции и порядок работы к омиссии опред еляются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено и проведение экспертизы ценнос ти открытых документов с тем, чтобы она могла оценивать значение документов, обр азующ ихся в деятельнос ти предприя тия, в их совокупнос ти и таким образом б олее правильно определять сроки их хранения. Сотрудники, работающ ие с конфиденциальными документами, долж ны иметь допуск к соответс твующ им видам тайны. Допуск сотрудников предприятия к коммерческой и служебной тайне осущ ествляется с их согласия и предусматривает: - принятие сотрудниками обязательс тв по с облюдению ус тановленного на предприятии режима соответс твующ его вида тайны, которые закрепляются в трудовом договоре (контракте) или спец иальном соглашении; - ознакомление сотрудников с положениями законодательс тва, предусматривающ ими ответс твеннос ть за нарушение конфиденциальности; - ознакомление сотрудников с перечнями сведений, сос тавляющ их коммерческую и служебную тайну предприятия, и к которым сотрудники имеют право дос тупа. Порядок изготовления конфиденциальных документов, режим обращ ения с ними требуют определенных знаний, которые долж ны быть приобретены до начала работы с документами и постоянно пополняться. С э той целью необходимо организовывать различные формы обучения сотрудников: техническую учебу, семинары, с амостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др. Для проведения занятий следует привлекать не только сотрудников подразделения конфиденциального делопроизвод ства, но и руководителей соо т-

ветствующ их подразделений предприятия, а также специалис тов по конфиденциальному делопроизводству, рабо тающ их в соответствующ их научно-исс ледовательских и учебных заве дениях.

3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ Документирование конфид енциальной информации включает опред еление сос тава внутренних и отправляемых документов и их изготовление Документирование конфиденциальной информации является важней шей сос тавной час тью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количес тва, сос тава и правильнос ти оформл ения документов зависят качес тво и э ффективнос ть управленческой и производс твенной деятель нос ти, дос товернос ть и юрид ическая сила д окументов, трудоемкость их обработки и качес тво организ ации. Объем и характер создаваемых до кументов влияют и на орг анизацию работы по их защ ите. Кроме того, в процессе документирования создается д окументальная база, раскрыва ющ ая историю предприятия.

3.1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СОСТАВА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В главе 1 было отмечено, что одной из особеннос тей конфиденциаль ного делопроизводства является ж есткое регламентир ование сос тава издаваемых документов. Обусловлено э то тем, что документ является потенциально сущ ествующ им источником утечки содерж ащ ейся в нем информации, т.е. попадания ее в руки тех, кому она не предназначена. Поэ тому конфиденциальные докуме нты должны издаваться только при д ейс твительной необходимос ти в письменном удос товерении наличия и содерж ания управленч еских, производственных и иных дейс твий. При э том решение задач конфиденциальной д еятельнос ти д олж но обеспечивать ся минимальным количеством документов при сохранении полноты необходимой информации. Но ус тановление сос тава издаваемых конфид енциальных д окументов направлено не только на предотвращ ение необоснова нного их издания и на исключение избыточной конфиденциальной информации, но определение количес тва их экземпляров, адрес атов, которым они должны направляться, т.к. не вызванная дейс тв ительной необх одимос тью рассылка конфиденциальных документов также приводит к у течке информации. На с тад ии определения с остава изд аваемых документов решается вопрос и о придании им необходимой юридической силы пу тем ус тановления должнос тных

лиц, которые должны визировать, подписывать и у тверждать тот или другой документ. В конечном итоге регламентация состава издаваемых конфиденциальных документов преследует цель не только исключения необоснованного, но и неконтролируемого их издания. Сос тав документированной конфид енциальной информации зависит от компетенции и функции предприятия, характера его деятельнос ти, взаимосвязей с другими предприятиями, порядка разрешения вопросов. Такой сос тав закрепляется перечнями изд аваемых предприятием конфид енциальных документов, разд ельно по документам, отнесенных к коммерческой тайне, и документам, отнесенным к служебной тайне. Но эти перечни долж ны разраб атываться на основе и в рамках перечней свед ений, сос тавляющ их коммерческую и служебную тайну. Вызвано э то тем, что по сущ ес твующ им нормам сначала определяются сведения, сос тавляющ ие тот или другой вид тайны. Эти сведения могу т быть зафиксированы как в документах, так и в других носителях: памяти человека, базе данных ЭВМ, выпускаемой продукции, технологических процессах, физических полях и др. Поэ тому только после определения состава всех конфид енциальных свед ений мож но ус тановить те из них, которые должны документироваться. Таким образом, опред еление состава издаваемых конфид енциальных документов должно нач инаться с разработки перечней свед ений, составляющ их коммерч ескую и служебную тайну. Перечень сведений, составляющ их коммерческую тайну, разрабатывается для каждого предприятия самим предприятием – обладателем информации. Это вытекает из дейс твующ его закон одательства, которым установлено, что сос тав и объем таких сведений определяется собс твенником информации. Таким образом, право предпринимателя на состав коммерческой тайны является безусловным. Никто не может д иктовать ему, какие сведения отн осить к коммерческой тайне, за исключением сведений, которые не могут сос тавлять коммерческую тайну согласно государственным нормативным актам. Следовательно, состав сведений, относ имых к коммерческой тайне, долж ен устанавливаться и изменяться индивидуально, на уровне их обладателя. В э той связи следует обратить внимание на имеющ иеся в научной литературе попытки разработки неких тип овых перечней сведений, сос тавляющ их коммерческую тайну любой коммерческой с труктуры независимо от с феры и специфики ее деятельнос ти. Такие попытки не могу т иметь успех, поскольку с остав конфиденциальной информации в коммерческой с фере опр еделяется исходя из специфики деятельности данного конкретного предприятия: типа предприятия, характера его деятельнос ти, тех-

нологии изготовления продукции, объема и себес тоимос ти продукции, состава и количес тва поставщ иков сырья, условий рынка сб ыта, направленнос ти интересов конкурентов и т.д. То, что для одних предприятий является коммерческой тайной, д ля других может не быть таковой и даже использоваться в рекламных целях. В целом тенденции развития коммерческой тайны направлена на сохран ение значения производственной тайны, связанной с новизной и с овершенс твованием технологических процессов, т.е. с элементами творческой деятельнос ти, и на падение значения тайны финанс ово-торговой, связанной не с элементам и новизны, а с э лементами индивидуальнос ти и большей или меньш ей степенью исключ ительнос ти. Правовым основанием для установления состава сведений, относимых к коммерческой тайне, являются упоминавшиеся во "Введении" законы, а также опред еление понятия "коммерческая тайна", которыми предусмотрено, что свед ения, сос тавляющ ие коммерческую тайну, могут быть в любой с фере предпринимательской деятельности, следовательно, коммерческая тайна может распространяться на все направления и вид деятельнос ти предприятия. Разработкой перечня свед ений, составляющ их коммерческую тайну должна заниматься ПДЭК (см. главу 2). На первом э тапе работы на основе анализа задач, функций, компетенции, направлений деятельности предприятия необход имо установить вес сос тав циркулирующ ей на предприятии информ ации, отображенной любом носителе, любым способом и в любом виде, а также с учетом перспектив развития предприятия и его взаимоотношений с партнерами определить характер дополн ительной информации, которая мож ет возникну ть в резу льтате деятельнос ти предприятия. Эта информация классифицируется по тематическому признаку. На втором э тапе определяется, какая из установленной и нформации должна быть конфиденциальной и отнесена к комме рческой тайне. Базовым критерием при э том является возможнос ть получения преимущ еств от использования информации за счет неизвес тнос ти ее третьим лицам. Этот критерий имеет как бы две составляющ ие: неизвестнос ти информации третьим лицам и получение преимущ еств в силу э той неизвес тнос ти. Данные составляющ ие взаимосвязаны и взаимообусловлены, поскольку, с одной стороны, неизвестнос ть информации третьим лицам сама по себе ничего не значит, ес ли не обеспечивает преимущ еств с другой преимущ ества можно получить только за счет такой неизвес тнос ти. Конфиденциальность являе тся правовой формой и одновременно инс трументом обеспечения неизвес тнос ти информации.

Преимущ ества от использования информации, не извес тной третьим лицам, могу т состоять в получении выгоды или пред о твращ ении ущ ерба иметь, в зависимос ти от облас тей и видов деятельнос ти, экономические, моральные и другие характерис тики, выражаться количес твенными и качес твенными показателями. В сфере коммерческой деятельнос ти ценнос ть информации обусловлена прежде всего рыночной потребнос тью в информации как ис точнике получения прибыли, поэ тому отнесение информации к коммерческой тайне позволяет получить прибыль и пред отвр атить убытки. Конфиденциальность такой информации созд ает д ля ее обладателя преимущ ества в конкурентной борьбе и выступает как средство защ иты от не добросовес тной конкуренции. Названный критерий является объективным показателем возможнос ти отнесения информации к коммерческой тайне, м ерилом придания информации с татуса конфид енциальной. Это означает, что при отсу тс твии данного критерия нет оснований д ля пере вода информации в категорию конфид енциальной. Но э то не означает, что при его наличии информация во всех случаях может и долж на быть отнесена к коммерческой тайне. Законодательс твом введены два ограничения на отнесение информа ции к коммерческой тайне. Первое ограничение состоит в том, что к коммерческой тайне не может быть отнес ена информация, сос тавляющ ая государс твенную тайну. Второе ограничение заключается в том, что к коммерческой тайне нельзя относить информацию, которая должна быть общ едоступной в целях предупреждения сокрытия правонарушений и предотвращ ения нанесения ущ ерба законным интересам государства, физических или юридических лиц. Перечни такой информ ации содержатся в нескольких нор мативных актах: законах "Об и нформации, информатизации и защ ите информации" (см. прилож ение 2), "О благотворительной д еятельнос ти и благотворительных организациях", пос тановлении Правительс тва Р СФСР от 5 д екабря 1991 г. "О перечне сведений, которые не могут составлять комме рческую тайну" (см. приложение 3) и др. Э ти перечни в значитель ной мере ду блируют друг друга и имеют различную правовую основу. В проекте Закона "О коммерческой тайне" имеется специальная статья 3 "Информация, которая не может сос тавлять комме рческую тайну" (см. прилож ение 5). В этой с татье обобщ ены и дополнены сведения, содержащ иеся в ранее изд анных нормативных актах. Запрещ ение относить к коммерческой тайне ту или иную информацию не означает, что всю ее может получить по требованию любое юридическое или физическое лицо. Час ть ее, затрагивающ ая законные интересы э тих лиц, безусловно, должна им предоставляться, а часть предос тавляется лишь соответствующ им орга-

нам влас ти, наделенным законо дательством правом контроля такой информации. Долж но быть и третье ограничение, которое хотя и не пред усмотрено законодательс твом, но диктуется здравым смыслом. Оно состоит в том, что при перевод е информации в разряд коммерч еской тайны необходимо учитывать сопу тс твующ ие этому затраты на ее защ иту. Если э ти затраты превышают д остигаемые в резу льтате защ иты количес твенные и качес твенные показатели, то пр идание информации с татуса конфиден циальной теряет всякий смысл. Следует иметь в виду, что в перечень свед ений, сос тавляющ их коммерческую тайну, может включаться не только информация, создаваемая д анным предприятием, но и информация, полученная 6 им без использования неправомерных средств при проведении исследований по собс твен ной инициативе, сис тематических наблюд ений и сбора сведений. Такая информация считается полученной правомерно и самос тоятельно независим о от того, что ее содержание может с овпад ать с содержанием ком мерческой тайны другого юридического или физического лица. Кроме того, прав омерно полученной считается конфид енциальная информация, полученная от ее обладателя на основании д оговора или в результате правопреемс тва. Предприятие, правомерно и самостоятельно получившее информацию, одновременно являющ уюся коммерческой тайной дру гого юрид ического или физического лица, стан овится облад ателем э той коммерческой тайны со всеми предусмо тренными законодательством правами. После установления сос тава конфид енциальной информации определяется с тепень ее конфиденциальнос ти. Степень конфиденциальности - э то показатель уровня закрытос ти информации. Уровень закрытости зависит от величины ущ ерба, который может нас тупить при у течка информации. Чем больше э тот ущ ерб, тем выше долж на быть и с тепень конфиденциальнос ти. В практике р аботы предприятий применяются от одной до нескольких степеней конфиденциальности информации с раз личными их наименов аниями. Наиболее распространенным является деление информ ации на две степени: конфиденциально и с трого конфи денциально. Однако проектом Закона "О коммерческой тайне" установлена одна степень конфид енциальнос ти с названием "Коммерческая та йна", свидетельствующ ая лишь о принад лежнос ти информации к коммерческой тайне. Правда, в проекте Закона э то названо не ст епенью, а грифом коммерческой тайны, но суть дела от э того не м еняется, посколь ку, по определению, гриф конфиденциальнос ти это реквизит, свидетельс твующ ий о с тепени кон фид енциальнос ти сведений, содерж ащ ихся в их носителе, прос тавляемый на самом

носителе и (или) в сопроводи тельной документации на него. Наименование грифа должно с оответствовать наименованию с тепени конфиденциальности. Установление одной с тепени (одного г рифа) конфиденциальнос ти информации, сос тавляющ ей коммерческую тайну, обусловлено, вероятно, тем, что с тепень конфиденциальнос ти опред ел яется собс твенниками информации, которые могу т иметь (а зачастую так и бывает) разные под ходы к степени конфид енциальн ос ти однотипной по содержательной чес ти информации. В э том с лучае при рассмотрении в судебном поряд ке дел о неправомерном получении коммерческой тайны сложно опре делить, кто из собс твенников установил правильную с тепень конфиден циальнос ти информ ации, т.к. критерии отнес ения информации к той или другой с тепени конфиденциальности выбирает ее собственник. В то же время сведение информации, требующ ей разного уровня закрытос ти, к одной с тепени конфид енциальнос ти не п озволяет выделить наиболее значимую информацию с целью установления д ля нее более ж есткого, по сравнению с менее значимой, режима защ иты. Но закон ес ть закон, и если в окончательном в арианте Закона "О коммерческой тайне" сохранится одна с тепень конфиденциальности, выход мож ет быть в разд е лении информации по степеням конфид енциальнос ти на вну треннюю и отправляемую. Информация, не под леж ащ ая отправлению на другие пред приятия, мож ет иметь несколько с тепеней и наименований конфиденциальности, а отправляемая - одну с тепень "Коммерч еская тайна". При использовании на предприятии од ной с тепени конфиде нциаль нос ти э тот э тап работы ПДЭК выпадает. Следующ ий этап - определение конкретных сроков конфиде нциаль нос ти информации либо обс тоятельств и событий, при нас туплении которых конфиденциальнос ть снимается. Продолжительнос ть конфид енциальнос ти информации д олж на соответс твовать срокам дейс твия ус ловий, необходимых и дос таточных для призн ания д анной информации кон фид енциальной в соответс твии с зак онодательс твом. Результаты работы оформляются перечнем сведен ий, сос тавляющ их коммерческую тайну, который мож ет иметь следующ ую форму: п/п

№ 1

Наименов ание св едений 2

Степень конфиденциальности 3

Срок конфиденциальности 4

Если сведениями установлена одна степень конфиденциаль-

нос ти, то графа 3 опускается. При значительном объеме конфиденциальных сведений они классифицируются в перечне по разделам, соответс твующ им сферам деятель нос ти предприятия. Перечень подписывается председателем и всеми членами ПДЭК, утверждается и вводится в дейс твие приказом руковод ителя предприятия. В приказе долж ны быть опред елены мероприятия по обеспечению фу нкционирования перечня и контролю его выполнения. С приказом и перечнем необходимо ознакомить под расписку всех сотрудников пред, приятия, работающ их с конфиденциальной информацией. Копии перечня или выписки из него долж ны быть направлены конфид ентам (вла дельцам) данной коммерческой та йны. Ими являются физические или юридические лица, которым в силу служебного полож ения, договора либо на ином законном основании извес тна коммерческая тайна ее обладателя. Дополнения и изменения сос тава включенных в перечень св едений а также изменение степени их конфид енциальнос ти могу т осущ ествлять ся с разрешения руководителя предприятия и вн оситься в перечень за подписями руководителя подразделения по принадлежности сведений и руководителя с лужбы безопаснос ти. При сущ ественном изменении сос тава сведений перечень д олж ен составляться заново. Об изменениях в сос таве коммерческой та йны обладатель информации обязан в письменной форме извес тить конфидентов данной информации. Что касается сос тава информации, являющ ейся служебной тайной, то следует иметь в виду, что такая информация пред усмотрена д ля органов государс твенной и муниципальной влас ти и подведомс твенных им предприятий, в коммерческих структурах она используется главным образом лишь при переписке с органами влас ти. В "Полож ении о порядке обращ ения со служебной информ ацией ог раниченного распрос транения" сказано, что руковод итель федерального органа исполнительной власти в пределах своей компетенции определяет категории должностных лиц, уполномоченных относить с лужебную информацию к разряду ограниченного распространения, а э ти лица не сут персональную ответс твеннос ть за обоснованнос ть такого отнесения. Как видно из э той нормы, она не содерж ит технологии определения состава информации, относимой к служебной тайне. На практике, которая сущ ествует уже несколько десятилетий, используются обычно два варианта опред еления сос тава такой информации. В первом варианте минис терс тва и ведомс тва разрабатывают единые д ля отрасли перечни сведений ограниченного распространения и направля ют их на подвед омс твенные предпр и-

ятия. Во втором варианте полномо чия по разработке перечней п ередаются руководителям подведомствен ных предприятий, и п еречни разрабатываются применительно к каждому конкретному предприятию. Иногда использу ется и третий, комбиниро ванный вариант, при котором перечни разрабатывают и минис терства (в едомства), и на основе э тих перечней - подведомственные предприятия. Технология разработки перечней сведений ограниченного распространения практически не отличается от технологии разр аботки переч ней сведений, составляющ их коммерческую тайну. Служебная тайна может быть в любой облас ти д еятельнос ти органа влас ти или предприятия, однако в упомяну том Положении опред елен сос тав сведений, которые не могут быть отнесены к служебной информация ограниченного распрос транения (см. прилож ение 4). Сведениям, составляющ им служебную тайну, установлена одна с тепень конфиденциальнос ти: "Для служебного пользования". Перечень таких сведений имеет форму перечня сведений, составляющ их коммерческую тайну, без графы 3. Перечни сведений, составляющ их коммерческую и служебную тайну, раскрывают тематическое содерж ание включенных в них сведений. Но э ти сведения, как уже отмечалос ь, фиксируются в различном виде на раз личных нос ителях и могут быть как документированными, так и недоку ментированными. В сферу конфид енциального делопроизводства входит только документированная информация (д окументы), поэ тому из всей с овокупнос ти информации, включенной в перечни сведений, отн есенных к коммерчес кой и с лужебной тайне, нужно выделить сос тав документируемой информации и установить виды документов, в которых она должна быть зафик сирована. Определение сос тава конфиденциальных документов до лжно осущ ествляться также ПДЭК. При э том следует руководствоваться оп ределенными критериями документирования информации. К ним отно сятся: • необходимос ть документированной информации для пр авового обеспечения д еятельнос ти предприятия, регламентиру ющ его статус пред приятия, права, обязанности и ответс твеннос ть его сотрудников; • необходимос ть документированной информации для пр оизвод ственной деятельнос ти: научно -исследовательской, конс трукторской, проектной, технологической и др.; • необходимос ть документированной информации для управленческой деятельнос ти; • необходимос ть документированной информации как док азатель ного источника на случаи возникновения конфликтных с итуаций;

•

необходимос ть передачи информации в официальном в и-

де; • важнос ть информации как исторического ис точника, раскрываю щ его направления и особеннос ти деятельнос ти предпр иятия. В рамках критериев документирования определение с остава доку ментируемой информации долж но увязываться с реш ением конкретных задач. В зависимос ти от назначения документ ируемой информации определяются конкретные виды документов, в которых эта информация долж на быть зафиксирована. В процессе определения необходимых конфид енциальных д окументов с ледует провод ить работу по сокращ ению их количес тва за счет разработки интегральных документов, в которые мож но включить показатели нескольких документов, в том числе пу тем замены разовых первичных документов накопительными. Однако объединение документов ИВ осущ ествляться с таким расчетом, чтобы в итоге не создавалась воз можнос ть необоснованного ознакомления со всем документом лиц име ющ их доступ только к час ти содержания (показателей) документа. Виды конфиденциальных документов необх одимо устанавл ивать с учетом оптимального объема содержащ ейся в них инфо рмации, исклю чающ его избыточную, в том чис ле дублетную инфо рмацию, поскольку избыточная информация - э то конфиденциальные данные, утечка которых мож ет нанес ти ущ ерб предприятию. После ус тановления состава документов определяются круг лиц, имеющ их право сос тавлять, визировать и подпис ывать (у тверждать) тот или другой вид документа, а также предприятия, к оторым данный документ должен направляться. Перечни издаваемых конфид енциальных документов сос тавляются раздельно по каждому виду тайны и могу т иметь следу ющ ую форму: п/п

№ Н аименов ания документов

Гри Ср Ин Ин Ин Ко ф кон- ок кон- ициалы ициалы ициалы лифиден- фидени фа- и фами- и фачество циаль- циаль- милии лии лиц милии изгоности ности лиц, в изилиц, тов ляимею- рующих имеюемых щих докущих экземправ о менты прав о пляров состав подпидокулять сыв ать ментов докуи утменты в ерждать документы

К П уда ринамепра- чав ля- ния ются

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1 0

Грифы и сроки конфиденциальности документов должны соо тветствовать степеням и срокам конфид енциальнос ти включаемых в документы свед ений, определенным перечнями сведений, составляющ их коммерческую и с лужебную тайну. При установлении таким свед ениям одной с тепени конфиденциальнос ти графа "Гриф конфиденциальности" опускается. Если документ под леж ит у тверждению, то в графе 7 сначала прос тавляются инициалы и фамилия лица (лиц), подписывающ его документ, затем после слова «у тв.» - инициалы и фамилия лица, утверждающ его документ. При значительном количес тве у тве рждаемых документов Графа 7 может быть разделена на две графы : «Инициалы и фамилии лиц, имеющ их право подписывать документы" и " Инициалы и фамилии лиц име ющ их право у тверждать документы". К числу документов, под лежащ их утверждению в соответс твии с сущ ествующ ими нормативными актами, относятся: уставы, пол ожения о предс тавительс твах, филиалах и структурных подразд елениях предприятия, с труктура, ш татное расписание, долж нос тные инс трукции, акты проверок (ревизий), сметы, расценки на провед ение работ и оказание услуг и некоторые другие. Если при направлении документов другим предприятиям каждый ад ресат не должен знать, кому ещ е направлен данный документ, то в графе 9 по соответс твующ ему виду документа пос ле внесения адресатов делается пометка "раздельное адресование", означающ ая, что на каждом экземпляре документа должен пр оставляться лишь ад ресат, которому н аправляется данный экзем пляр. Графу 10 следует использовать (при необход имос ти) для ук азания период ичнос ти составления документов, а также для поме тки о прос тав лении оттиска печати на соответс твующ их документах. Перечни изд аваемых д окументов подписываются председателем и всеми членами ПДЭК и утвержд аются руководителем предприятия. С перечнями под расписку должны быть ознакомлены все лица, над еленные правом составлять, визировать, подпис ывать и утверждать соответствующ ие документы. Внесение возможных пос ледующ их частичных уточнений или изменений в перечни может быть возлож ено на руковод ителя службы безопас ности. При изменении перечней сведений, составляющ их коммерч ескую и служебную тайну, соответс твующ ие изменения вносятся и в перечни издаваемых конфид енциальных документов. О снятии грифа конфид енциальнос ти с отправленных документов долж ны

быть письменно оповещ ены предприятия-адресаты. В случаях возникновения необход имос ти изд ания разовых д окументов, не включенных в перечни, или д ополнительных экзем пляров документов, не предусмотренных перечнями, их изготовл ение может производиться по совмес тному разрешению руковод ителей соответс твующ его подразделения и с лужбы безопаснос ти (или под разделения конфид ен циального делопроизводства). Одновременно определяется целесообразнос ть включения таких документов (д ополнительных экземпляров) в соответс твующ ий перечень.

3.2. ПОДГОТОВКА И ИЗДАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 3.2.1. Оформление и учет носителей конфиденциальной информации Проекты конфиденциальных документов, как и проекты открытых документов, печатаются или с черновика, на котором они с оставлены, или с текс та, нанесенного на иной носитель информ ации, или без использова ния того и другого. Черновики и проекты (беловики) открытых д окумен тов не регис трируется, регис трируется уже готовый подписанный (у твержденный) документ, а его че рновик (при наличии) уничтож ается ис полнителем (сос тавителем) документа без отражения в регис трацион ных формах факта уничтожения. На некоторых предприятиях поступают таким же образом и с черновиками конфид енциальных документов, в лучшем с лучае в учетных формах производ ится отметка об уничтож ении чернов ика, предс тавленного исполнителем, как э то предусмотрено "Полож ением о порядке обращ ения со с лужебной информацией огр аниченного распрос транения". Однако э то нередко приводит к тому, что при с оставлении нескольких вариантов черновика с отметкой в учетных формах уничтож ается только вариант, с которого печата лся проект документа, ос тальные варианты прос то выбрасываются в мусорную корзину или хранятся у исполнителя. Случается, что и единс твенный вариант черно вика по ошибке выбрасывается вм есте с черновиками открытых доку ментов. Это может привес ти и приводит к тому, что безучетные, а потому и бесконтрольные че рновики попадают в чужие руки. Но эти черновики содерж ат конфиденциальную информацию, и в результате такого обра щ ения с ними происходит утечка информации, что наносит ущ ерб ее собс твеннику. Поиск неучтенных черновиков зачастую не достигает полож ительных резу льтатов. Поэ тому все носители, пред назначен-

ные для составления черновиков и проектов конфид енциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения в них записей. Все сказанное в равной с тепени относится и к отпечата нным проектам конфид енциальных документов независимо от того, с черновика они печатались или без его использования, поскольку может быть несколько вариантов проекта, отд ельные листы проекта могу т перепечатываться, может ме няться и количество экзем пляров проекта, безучетное цирку лирование вариантов, перепеч атанных листов, экземпляров проекта такж е создает возможнос ть для у течки содержащ ейся в них информации. Следовательно, должны учитываться и проекты конфиденциальных документов на стадии их изготовления. Учет черновиков и проектов позволяет предотвращ ать неправомерное обращ ение с ними и, кроме того, обеспечивать контроль за подготовкой документов и их соответс твием перечням изд аваемых конфиденциальных документов. Учет носителей, используемых для составления конфиденциальных д окументов, осущ ествляется подразд елением конфиденциального делопроизводства. Самыми распрос траненными нос ителями документированной конфиденциальной информации являются бумажные и машинные носители. Бумажными носителями могут быть: - для текстовых д окументов - спецблокноты, отдельн ые лис ты бумаги, типовые формы документов, с тенографические и рабочие тетрад и; -для чертежно-графических документов - ватман, калька, миллиметровка (коорд инатная бумага). Спецблокнот предназначен д ля составления черновиков док ументов. Он представляет с обой с брошюрованные и пронумерова нные лис ты бу маги с линией отрыва и контрольным лис том, в котором прос тавляются номера лис тов блокнота. Стенографическая тетрадь используется для с тенограмм, рабочая тетрадь (сброш юрованные лис ты бумаги без линии отрыва) - как правило, д ля различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается с оставлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могу т использоваться как для состав ления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовлен ия проектов документов. При э том типовые формы документов - бланки с трафаретным текс том - д олж ны содерж ать только открытую информацию и иметь в с оответс твующ их местах пропуски д ля п оследующ его внесения конфид енциальной информации, как прав ило, количес тв енного характера. Перед взятием на учет нос ители должны быть оформлены следующ им образом.

На обложках спецблокнотов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства пишет или проставляет ш тампом (если не прос тавлено типографским способом) слов о "Спецблокнот" и в правом верхнем углу гриф конфид енциальнос ти. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографским способом, то они нумеруются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. На обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальнос ти, инициалы и фам илия исполнителя. Лис ты тетрадей нумеруются, на обороте пос леднего лис та составляется подписываемая сотрудником подразд еления конфиденциального д елоп роизводс тва заверительная надпись с указанием количества лис тов в тетради. Лис ты типовых форм д окументов нумеруются исполнителем, на первом лис те прос тавляется гриф конфид енциальнос ти. На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соответс твующ их графах основных надписей штампов или других установленных мес тах исполнителем прос тавляются: - на всех носителях - гриф конфид енциальнос ти, номера листов; - дополнительно на носителях, предназначенных для чертеж но -графических документов – количество лисов, подразделение и фамилия исполнителя. На любом носителе предназначенном д ля сос тавления одн ого конкретного документа, указывается наименование э того док умента. Бумажные носители учитываются в журналах или карточках, имеющ их следующ ие графы : Уче Да Ви тный та реги- д носиномер и страции теля гриф конфиденциальности носителя 1 2 3

Наименов ание или назначение носителя

4

Ко личество листов

5

Фамилия лица, получившего носитель

6

ПодПодпись за пись за получение в озв рат и и дата дата

7

Отметка об уничтожении носителя

8

При взятии носителей на учет заполняются графы 1 -5. В графе 1 рядом с номером носителя начальными буквами (аббревиатурой) проставляется его гриф конфиденциальности: 1 КТ (коммерческая тайна), 1ДСП (д ля с лужебного пользования). Если издаваемые д окументы имеют только од ин гриф конфиденциальнос ти, то в наименовании графы 1 с лова "и гриф конфиде нци-

9

альнос ти" опускаются, ряд ом с но мерами нос ителей гриф не пр оставляется. В графе 2 дата прос тавляется арабскими цифрами: в картонке указанием числа, месяца и года, в журнале - числа и месяца (год прос тавляется перед началом регис трации нос ителей за э тот год). В графе 3 пишется: спецблокнот, листы, типовая форма, р абочая тетрадь и др. В графе 4 указываетс я наименование документа, который будет сос тавляться на носителе, ес ли носитель предназначен д ля составления конкретного документа, или назначение носителя, если в него будет вноситься различная информация, например, по спецблокноту - "для черновиков", по рабочей тетради - "для рабочих записей". Одновременно на самих носителях прос тав ляется: - на спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой с тороны обложки ш тамп Уч. № _____ Кол-во лис тов ______ с указанием учетного номера и количес тва листов, на каждом лис те в верхнем левом углу - учетный номер; - на рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу лицевой с тороны обложки (а при невозможнос ти - в верхнем левом углу форзаца) такой ж е ш тамп с указанием учетного номера и количес тва лис тов; - на отдельных лис тах бумаги, типовой формы документа, ва тмана, каль ки, миллиметровки: в верхней час ти левого поля первого лис та такой же штамп с указанием учетного номера и колич ес тва лис тов (на носителях чертежно -графической информации - только учетного номера); на левом поле ос тальных лис тов ш тамп "К Уч. №" с указанием номера. После взятия на учет носитель передается исполнителю с з аполнением граф б, 7 журнала учета бумажных носителей. При необходимос ти взятия на учет дополнительных лис тов н осителя (при нехватке ранее взятых листов для сос тавления черновика документа или д ля замены испорченных лис тов) они нум еруются от последнего лис та ранее учтенного по э тому номеру н осителя, регис трируются в жур нале учета бумажных носителей за тем же номером, что и ранее взятые лис ты, отд ельной строкой под ними (при э том заполняются графы 2,5), на левом поле каждого лис та

прос тавляется ш тамп "К Уч. №" с указанием номера, а на первом лис те всего носителя прежнее количес тво листов зачерк ивается и прос тавляется новое с учетом дополнительных лис тов. Исправл ение заверяется подписью сотрудника подразд еления к онфиденциального делопроизводства. Выдача дополнительных лис тов производится под отд ельную подпись в графе 7 журнала учета бумажных носителей. Машинные носители информации необходимы при изготовл ении проектов документов при помощ и печатающ их устройств ЭВМ (независимо от того, с черновика печатаются проекты или без его использования), поскольку распечатка документа производится с машинного носителя. К машинным носителям документированной информации о тносятся: - жесткие (тверд ые) магнитные диски; - гибкие магнитные диски (д искеты); - магнитные ленты; - магнитооптические диски; - оптические диски. ЭВМ, используемые д ля изготовления конфиденциальных д окументов учитываются служ бой безопаснос ти предприятия. Магнитные и оптичес кие нос ители, пред назначенные д ля отображения (фиксирования) конфиденциальной информации, должны учитываться подразделением конфиденциального делопроизводс тва до нанесения на них информации в журналах (карточках ) учета м ашинных носителей конфиденциальной ин формации, в которые целесообразно включать следующ ие графы: Уч Д Ви Ти На От ОтОт етный ата д носи- п носи- имено- метка о метка об метка о номер и регителя теля в ание перено- отправ - в озв рагриф страинфор- се инлении те ноконфи- ции мации, форма- носителя сителя денцинаноции на альносимой другой сти на ноносиноситеситель тель ля 1 2 3 4 5 6 7 8

От Отметка метка об об уничтоуничто- жении жении носителя (стирании) информации 9

Журнал учета машинных носителей, на которые заносится и нформация, составляющ ая коммерческую тайну, ведется отд ельно от журнала учета машинных носителей, пред назначенных для занесения информации, сос тавляющ ей служебную тайну. Заполнение граф 1, 2 производ ится таким же образом, как и в журнале учета бумажных носителей.

10

В графе 3 проставляется: магнитный диск, дискета, оптический диск и др. В графе 4 пишется название (марка) носителя. В графе 5 указывается наименование информации, которая будет заноситься на носитель, если она заранее известна, ес ли неизвес тна, то графа заполняется по мере нанесения информ ации. В графе 6 напротив наименования соответс твующ ей информации прос тавляются типы носителей, на которые перенесена и нформация (paспечатка, дискета и др.), и их учетные номера. В графе 7 прос тавляются наименование предприятия, на к оторое направлен носитель, наименование, номер и дата сопровод ительного документа. В графе 8 указываются номер и дата сопроводительного пис ьма, если носитель возвращ ен с сопроводительным Письмом, или порядковый номер и дата поступления пакета с носителем, пр оставленные в журнале учета пос тупивших пакетов (см. главу 4), если носитель возвращ ен без сопровод ительного письма. Бели предприятие не осущ ествляет отправление машинных носителей, то графы 7, 8 опускаются. В графе 9 производится запись "информация уничтожена пу тем стирания", заверяемая подписью работника, производившего с тирание, с прос тавлением даты. Такие записи должны осуществляться по мере с тирания информации и проставляться напротив ее наименования, указан ного в графе 5. Графа 10 заполняется в том случае, если носитель в силу различных причин уничтожается. При этом указывается способ уничтожения. Отметка об уничтожении носителя заверяется подписями двух сотрудников под разделения конфид енциального делопроизводства с проставлением даты уничтожения. На самих машинных носителях прос тавляются их учетные номера и грифы конфид енциальнос ти (аббревиатурой). Учет бумаж ных и машинных носителей производится по каждому виду тайны раздельно. В зависимости от количес тва и пр одолжительнос ти хранения носителей учет может осущ ествляться в пределах года или нескольких лет. В пос леднем с лучае учетные номера каждого года про долж ают номера предыдущ их лет. По окончании непрерывного учета заводится новый учет за новыми номерами. Чис лящ иеся (не уничтож ен ные) по предыдущ ему учету носители перерегистрируются по новому учету с отметкой о перерегис трации каждого носителя в пред ыдущ ей учетной форме, к оторая прос тавляется следующ им образом: "Перерегис трирован в журнал (или картотеку) за _____ год под № _______" с указанием года журнала и номера носителя. Отметка прос тавляется в гр афе 9 журнала учета бумажных носителей и в графе 10 журнала учета

машинных носителей. В формах учета носителей не должны производиться подчис тки и исправления с применением корректирующ ей жидкости. Ош ибочная запись зачеркивается одной чертой. Внос имые исправления заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденц иального делопроизвод ства с проставлением даты. Листы журналов учета носителей должны быть перед завед ением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подраздел ения конфиденциального делопроизводс тва. На обратной стороне последнего листа журнала прос тавляетс я заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, отве тственным за вед ение журнала. Заверительная надпись на картот еку учета носителей с указанием коли чества карточек в картотеке составляется по окончании года на отд ель ной карточке и помещ ается в конце картотеки. Если сод ержащ иеся в учетных формах сведения по совоку пности являются конфид енциальными, журналам и картотекам д олж ен присваиваться гриф конфид енциальнос ти. На карточках учета гриф конфиденциальности не прос тавляется. Порядок учета самих журналов и картотек изложен в главе 7. 3.2.2. Изготовление и учет проектов конфиденциальных документов Проекты конфид енциальных документов могу т изготавливаться рукописным способом, на пишущ ей машинке или при помощ и печ атающ их устройс тв средств вычис лительной техники. Рукописным способом допускается готовить отдельные текстовые вну тренние документы, авторами которых являются должнос тные лица (докладные записки, справки и д р.), а также вносить переменную час ть в типовые формы документов. Проекты других текс товых д окументов изготавливаются печатным спосо бом либо с черновика, либо с другого носителя, включая звуковоспроиз водящ ие устройс тва, либо под диктовку, либо непосредс твенно исполни телем. Проекты чертеж но-графических документов могут изготавливать ся как рукописным спос обом, так и печатным, с помощ ью компьютера. Печатание проектов конфид енциальных документов следует осущ ествлять в под разделении конфиденциального д елопроизводства. Исполь зуемые д ля печатания средства вычислительной техники и э лектричес кие пишущ ие машинки должны быть защ ищ ены от перехвата излучаемых ими сигналов. При любом способе изготовления (рукописном, печатном) пр оект д окумента должен иметь все необходимые и правильно оформленные рек визиты. В случае, если документ печатается с

черновика, на первом листе черновика должны быть проставлены количес тво необходимых экзем пляров проекта документа и фам илия исполнителя, а если подлежащ ий изданию документ не предусмотрен перечнями изд аваемых конфид ен циальных документов, то на черновике дополнительно должна быть виза -разрешение руководителей подразделения, которое издает документ, и подразд еления конфиденциального делопроизводс тва (или служб ы безопасности). При приеме черновика от исполнителя сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводс тва обязан: - при составлении черновика в спецблокноте - просчитать количество листов черновика и изъять их из блокнота; - при сос тавлении черновика на отдельных лис тах бумаги или в типовой форме документа - просчитать количес тво его лис тов; - при сос тавлении черновика в стенографической или рабочей тетрад и - проверить наличие лис тов тетрад и и соответс твие их к оличества заверительной над писи. Если проект печатается с другого документа, то просчитывае тся количес тво листов итого документа. В предыдущ ем подразделе было отмечено, что проекты ко нфид енциальных документов должны учитываться на с тад ии их изготовления, и сказано, чем э то вызвано. Поэ тому пос ле приема носителя (черновика) производится присвоение учетного номера проекту документа, который будет напечатан с э того носителя. П оскольку номер, присвоенный про екту, становится и номером документа после оформления проекта, учетные номера проектов проставляются в журналах (карточках) учета из данных конфиденциальных документов, которые веду тся разд ельно по документам, составляющ им коммерческую и служебную тайну, и имеют сл едующ ие графы: Уч Д В Фа Но КоличеПодПодетный ата ид и милия мера ств о пись за пись за в озномер и доку- заго- испол- носиэ л получе- в рат, дата гриф мента лов ок нителя теля и кзем- истов ние черконфид листов пляновика и в денциокучерно- ров экпроекта альномента в ика доку- зем- докуменсти мента пляре та, дата документа 1 2 3 4 5 6 7 8 9

От Отметка метка об об уничтоуничто- жении жении проектов черно- или лишв ика них экземпляров документа 10

Куда НомеНаименоОт Ин Номер отправ - ра экземп- в ание, номер и метка о декс по учету лен доляров дата сопров озв ра- (номер) документов кумент в одительного те дела, выделеннодокумента номера го хранелистов ния, колидела чество экземпляров

11

12

13

14

15

16

17

Если издаваемые предприятием документы не переводятся на учет д окументов выделенного хранения (см. главу 4), то графа 17 опускается. При приеме черновика з аполняются графы 1, 35. В графе 1 прос тавляются очередной порядковый номер документа, который будет напечатан с данного носителя, и аббревиатурой его гриф конфид енциальнос ти10. Вну тренние документы и документы, подлежащ ие отправлению на другие предприятия, учитываются по единой валовой нумерации. В графе 5 прос тавляются учетный номер носителя, присвое нный ему по журналу учета носителей, и через дробь номера лис тов носителя, яв ляющ ихся черновиком д анного документа (при п оследовательнос ти номеров лис тов - через тире, при непоследователь11 нос ти - через запя-1 тую) . Учетный номер будущ его документа указывается и на черновике, а при составлении черновика в спецблокноте - дополнительно в соответствующ ей графе контрольного лис та спецблок нота напротив изъятых для печатания лис тов черновика с прос тавлением подписи сотрудника под разделения конфиденциального делопроизводс тва и даты, например: п/п

№ 1 2 2 . . . 2

Учетные номера документов 4

Подпись, дата

№ п/п

Учетные номера документов

Подпись, дата

2 6

8

. . . . . 5

5 0

Спецблокнот возвращ ается исполнителю, а за получение о тдельных лис тов бумаги, типовой формы документа, стенографич еской или рабочей тетрад и, документа, с которого должен печатать-

ся проект, сотрудник подразделения конфиденциального делопр оизводс тва выдает разовую расписку по следующ ей форме (бланки расписок тираж ируются в необходимом количестве экземпляров): РАСПИСКА Дана _( инициалы, фа милия)___ в том, что мною _(и ници алы, фам илия)___ получены во временное пользование документы, носители информации за № _______, всего на ________ л. Подпись Дата

При печатании проекта документа, в том числе при производстве рас печаток, на каждом лис те каждого экземпляра документа прос тавляется учетный номер, присвоенный проекту по журналу учета изданных документов, в порядке, который будет излож ен в следующ ем подразделе. После печатания проекта документа заполняются графы 8 -7 журнала учета изданных документов, проект документа вмес те с черновиком передается исполнителю под подпись в графе 8. Раз овая расписка, выданная ранее исполнителю за получение нос ителя (черновика), возвращ ается сотруднику подразделения конфиде нциального делопроизводства и уничтож ается. При необходимости перепечатывания отдельных лис тов проекта документа без изменения общ его количес тва листов от исполнителя принимаются по разовой расписке все экземпляры под леж ащ их перепечатыванию листов. Вновь отпечатанные лис ты перед аются исполнителю взамен разовой расписки. При необходимости перепечатывания проекта документа с изменением количес тва листов перепечатывание производится за новым учетным номером. От исполнителя принимаются правленый и все другие экземпляры проекта, а также черновик с погашением подписи исполни" геля в графе 9 журнала учета изданных докуме нтов. Технология учета и выдачи вновь отпечатанного проекта ан алогична технологии учета и выдачи первоначального проекта, при этом в графе 5 указывается "С №____» с прос тавлением номера перепечатываемого проекта без указания номеров листов в нем. При изготовлении дополнительных экземпляров проекта документа (в случае возникновения необходимос ти в них ) в графе 6 журнала учета изданных документов под ранее произвед енной з аписью через знак «+» проставляется количес тво дополнительно изготовленных экземпляров. Нумерация дополнительных экземпляров проекта производ ится от пос леднего номера ранее пронумерованных экземпляров.

Подпись за полу чение таких экземпляров производ ится отд ельно от пред ыдущ ей. При рукописном изготовлении проекта текстового документа на отдельных лис тах или рукописном заполнении типовой формы документа, а такж е при разработке чертеж но -графических документов носители могут учитываться или по журналу учета бумажных носителей, или сразу по журналу учета изд анных документов. В последнем случае заполняются графы 1, 3, 7 (в графе 5 пишется слово "рукопись"). Если проект документа был отпечатан как открытый, а в пр оцессе визирования или подпис ания принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть предс тавлены в подразд еление конфид енциального делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте послед него экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколь ко лис тов в черновике, заверяя э то своей подписью. При отсу тс твии чер новика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем предприятия назначается комиссия для их поиска. Если они не буду т найдены, то об э том д елается отметка' на обороте последнего экземпля ра проекта за подписью председателя комиссии. Об обстоятельс твах утраты доклад ывается руководителю предприятия д ля принятия соответс твующ их решений. Фактически предс тавленные экземпл яры проек та документа и черновик регис трируются в журнале учета изданных документов в графах 1, 37. В графе 5 при наличии че рновика пишется "засекречено _____л." с указанием количес тва лис тов черновика, на черно вике проставляется гриф конфиденциальнос ти и учетный номер проекта документа. При отсу тс твии че рновика в графе 5 указывается "б/ч" (без черновика). Проект док умента оформляется в соответс твии с правилами, предъявляемыми к конфиденциальным документам, и выдается вме сте с черновиком (при наличии) исполнителю под подпись в графе 8. После отработки проекта текс тового документа исполнитель должен проставить на экземплярах документа их номера, завизировать ос таю щ ийся на предприятии экземпляр, получить визы с оответс твующ их должнос тных лиц, подписать (а при необходимос ти и у тверд ить) проект у соответс твующ его руководителя и передать все экземпляры документа вмес те с черновиком (ес ли д окумент печатался с черновика) в подраз деление конфид енциального д елопроизводс тва. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все его экземпляры вмес те с черновиком также передаются в подразделение конфид енциального делопроизводства. Сотрудник подразд еления конфиденциального д елопроизвод-

ства рас писывается за получение д окумента (проекта) и черновика в графе 9 журнала учета изд анных документов, одновременно пр оставляя в графе 2 дату д окумента, которая должна соответс тв овать дате его подписания (утверждения). Черновик, проект (как неподписанный, так и перепечатанный), лишние экземпляры документа разрываются и помещ аются в н аходящ уюся в подразделении конфид енциального делопроизводс тва урну. В графе 10 журнала учета изданных документов пишется слов о или проставляется ш тамп "Уничтожен", заверяемый подписью с отрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с прос тавлением даты. В графе 11 при уничтожении проекта док умента пишется с лово или проставляется ш тамп "Проект уничт ожен", а при уничтожении лиш них экземпляров документа - "Экз. №_____ уничтожены" с указанием номеров экземпляров. Эти о тметки заверяются подписью сотрудника подразделения конфиде нциального делопроизводства с прос тавлени ем даты. В графе 9 журнала учета бумажных носителей производится отметка об уничтожении носителя (кроме спецблокнотов) в качес тве черновика изд анного документа (проекта). Отметка оформляе тся следующ им образом: "Уничтожен как черновик документа № _____" с указанием номе ра изд анного документа (проекта). Если носитель не являлся чернови ком, а уничтожается по каким -либо другим причинам, то он помещ ается в урну, а в графе 9 журнала учета бумаж ных носителей пиш ется слово или прос тавляется штамп "Уничтожен". И в первом, и во втором варианте отметка об уничтожении заверяется подписями двух сотрудников под разделения конфид енциального делопроизводства с указанием даты. Испорченные, не являющ иеся черновиком лис ты спецблокнота, если он предназначен д ля использования несколькими исполнит елями, долж ны изыматься из спецблокнота и помещ аться в урну после возврата спецблокнота каждым исполнителем с отметкой об уничтожении в контрольном лис те спецблокнота, заверяемой подписью сотрудника подраз деления конфид енциального делопроизводства. Такой порядок обуслов лен необходим остью исключения необоснованного ознакомления других исполнителей с конфиде нциальной информацией, зафиксированной на испорченных лис тах данным исполнителем. Таким ж е способом ис порченные листы м огут уничтож аться и при использовании спецблокно та одним исполнителем. Однако в э том случае допускается уничтож ение испо рченных лис тов вмес те с обложкой и корешками изъятых лис тов спецблокнота пос ле использования всех лис тов. При уничтожении использованного спецблокнота в контроль-

ном листе проверяется наличие отметок и подписей о номерах документов или Уничтожении испорченных лис тов, обложка спецблокнота с к орешка-н изъятых лис тов и с испорченными лис тами, ес ли они не были уничтожены ранее, помещ ается в урну, а в графе 9 журнала учета бумаж ных носителей пиш ется слово или прос тавляется штамп "Уничтожен", заверяемый подписями двух сотрудников подразделения конфид енциально го делопроизводства, с указанием даты. Испорченны е лис ты бумаги, ватмана, кальки, миллиметровки уничтожаются как лис ты черновика. Кроме того, в урну долж ны помещ аться без прос тавления о тметок об уничтожении отд ельные перепечатанные лис ты проекта документа, а также использованные при печатании д окументов к опировальная бумага, кра сящ ая лента, прокладки, т.к. в них отобр ажена конфиденциальная инфор мация. Содержимое урны (макулату ра) в последующ ем уничтож ается двумя сотрудниками подразд еления конфид енциального делопр оизводс тва пу тем сжигания. Уничтожение, как правило, д олж но пр оизводиться по окончании квартала после проведения проверки н аличия конфиденциальных документов за ис текший квартал, что позволяет в с лучае недо стачи каких-либо документов проверить содержимое урны на предмет случайного помещ ения в нее недостающ их документов. Об уничтож ении макулатуры следует составлять акт по с ледующ ей форме. Мы, нижеподписавшиеся,___(должности, инициалы, фамилии сотрудников подразделения конфиденциального делопроизв одства) __ составили настоящ ий акт в том, что нами "___"_________20... г. произведено уничтожение пу тем сжигания макулатуры, образовавшейся в пр оцессе изготовления конфиденциальных документов за период с "___"_________20... г. по "___"_________20... г. , находившейся в урне, опечатанной печатью №_____ ____________. ____________.

(подписи)

Макулатура может уничтожаться и с помощ ью бумагорезательной машины, как правило, также после проведения квартальной проверки наличия документов. При э том лис ты долж ны быть разрезаны на куски, гарантирующ ие невозможнос ть восс тановления текста. При уничтожении таким спос обом тоже с ледует сос тавлять акт об уничтожении с заменой в текс те с лова "сжигания" на слова "измельчения машиной".

Изготовленный проект чертеж но -графического документа д ооформляется исполнителем в соответс твии с требованиями по оформлению и пос ле подпис ания соответс твующ ими лицами пер едается в подразделение конфиденциального д елопроизводс тва с погашением подписи исполнителя по мес ту регис трации: в графе 8 журнала учета бумажных носителей или графе 9 журнала учета изданных документов. Если изданный конфид енциальный документ под лежит отправлению с сопроводительным письмом, то оно составляется и оформляется в изложенном выше применительно к текстовым д окументам порядке, регис трируется за самостоятельным учетным номером, на нем прос тав ляется гриф конфид енциальнос ти, соо тветствующ ий грифу конфиденциальности приложения, независ имо от того, содержит или нет само сопро водительное письмо конфиденциальные данные. При наличии несколь ких приложений с разными грифами конфиденциальности гриф конфи денциальнос ти сопроводительного письма устанавливается по наивыс шему грифу прилож ений. Регистрация сопроводительного письма за самос тоятельным учетным номером обусловлена тем, что сопроводительное письмо, как правило, сос тавляется и печатается не од новременно с прил ожениями, а позже, тогда как каждому конфид енциальному документу учетный номер присваивается на с тадии его печатания. К тому же с сопроводительным письмом могут быть отправлены не только документы, зарегис трирован ные по журналу учета изд анных документов, но и по другим видам учета. Необход имос ть проставления на сопровод ительном письме грифа кон фид енциальнос ти вызвана тем обс тоятельством, что без соблюдения э того требования п одавляющ ее большинс тво сопроводительных писем будут не ко нфид енциальными, а открытыми, но поскольку документы отправляются за номерами сопроводительных писем, то формально и ко нфид енциальные прилож ения окажу тся открытыми, со всеми вытекающ ими последс твиями д ля их сохраннос ти и конфиденциальн ости. При э том следует исходить из того, что сопроводительные письма необходимы лишь в с лучаях, когда в них содерж атся какиелибо пояснения к прилагаемому документу. Подразделение конфид енциального делопроизводс тва наряду с руководителями соответс твующ их подразделений должно осущ ествлять контроль за соответс твием документов перечням издава емых конфид енциальных документов. Необход имос ть такого ко нтроля обусловлена тем, что сос тавители д окументов нередко д опускают отс тупления от переч ней. Эти отс тупления осущ ествляю тся по следующ им направлениям:

- завышение или занижение грифа конфид енциальнос ти док ументов; - прос тавление грифа конфиденциальнос ти на документах, не содержащ их конфиденциальных сведений; - необоснованное включение конфид енциальной информации в документы и превращ ение тем самым открытых документов в ко нфид енциальные; - неправильное адресование документов; - непрос тавление грифа конфид енциальнос ти на документах, содержащ их конфиденциальную информацию. Завышение или занижение грифа конфиденциальности док ументов осущ ествляется составителями документов механически или из-за плохого знания перечней издаваемых конфид енциальных документов. Прос тавление грифа конфид енциальнос ти на документах, не содержащ их конфиденциальной информации, т.е. необоснованное засекречивание документов, также иногд а осущ ествляется по ук азанным причинам, но чащ е всего происходит с целью избежать гласности, оградить себя от критики, скрыть недос татки и даже прес тупные д еяния. Делается э то и д ля прид ания "веса" докуме нту, обеспечения дополнительной гарантии его сохранности при п ересылке. Засекречивание д окументов за счет включения в них не выз ываемой необход имос тью конфид енциальной информации осущ ествляется либо с целью получения перечис ленных в предыдущ ем абзаце преимущ еств, либо для перес трах овки сос тавителя док умента, с тарающ егося оградить себя от возможных претенз ий и поэтому включающ его избыточную ин формацию на всякий с лучай, либо в силу с лабой компетенции сос тави теля в излагаемом вопросе, незнания, какой информацией располагает корреспондент. Следует иметь в виду, что засекречивание документов производится иногда по формальному признаку - при ответах или ссылках на конфи денциальные документы, что также необоснованно, т.к. гриф конфиденциальности должен определяться с тепенью конфиденциальности информации, содержащ ейся только в изд аваемом документе (за исключен ием сопроводительных писем). Неправильное адресование документов происходит также из -за плохого знания перечней или невнимательнос ти и заключается в прос тавлении в документе адресата, к которому документ не имеет отношения, а следовательно, не должен ему направляться, либо в перечислении н каждом экземпляре документа всех адрес атов, которым направляете д окумент, в случаях, когда одни адрес аты не должны знать, что данный документ направлен другим адр есатам, и поэ тому требу ется их раздель ное проставление на соответс т-

вующ их экземплярах документа. Непрос тавление грифа конфиденциальности на документах, содержащ их конфиденциальную информацию, тож е чащ е всего имеет своей причиной невнимательность или плох ое знание п еречней издаваемых конфиденциальных документов, х отя бывают случаи сознательного нео боснованного незасекречивания документов. Поскольку такие д окумен ты создаются в подразд елении открытого делопроизводства, контроль за их изданием д олж ен возлагаться не на подразд еление конфиденци ального делопроизводства, а на другие подразд еления службы безопас нос ти. Необходимо иметь в виду, что перечис ленные направления нарушения конфиденциальнос ти документов могу т быть вызваны и недос таточ ной полнотой и конкретнос тью перечней издаваемых конфиденциальных документов, поэ тому следует провод ить систематический анализ их качества. 3.2.3. Оформление издаваемых конфиденциальных док ументов Официальные конфиденциальные документы д олж ны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. Чертежнографические документы оформляются в соответствии с нормами, сущ ествующ ими для систем проектной, конструкторской и технол огической д окументации, при э том оформление конфид енциальных документов отличается от оформ ления открытых документов только проставлением грифа конфиденци альности и номеров экзем пляров. Текстовые документы оформляются по установленным пр авилам оформления различных систем управлен ческой документации. Самой многочис ленной по сос таву и объему документов, присущ ей всем организациям12, независимо от формы собс твеннос ти и организационно-правовой формы, является сис тема организационно-распорядительной документации, применяемая для фикс ации решений админис тративных и организационных вопрос ов, а также вопросов управления, взаимодейс твия, обеспечения и рег улирования деятель нос ти организаций. Порядок оформления ко нфид енциальных организационно-распорядительных д окументов в значительной с тепени совпа дает с правилами оформления откр ытых документов, но вместе с тем имеет и сущ ественные отлич ительные особеннос ти. С учетом того, что поряд ок оформления организационнораспорядительных документов, по сравнению с порядком оформления документов, входящ их в другие сис темы управленческой документации, с одной стороны, является наиболее сложным, а, с другой стороны, в знач ительной мере применим к э тим сис темам, в

данном подразделе рассматривается именно э тот поряд ок. Сос тав организационно-распоряд ительных документов опр еделен Общ ероссийским классификатором управленческой док ументации и Унифицированной сис темой организационн ораспорядительной докумен тации. Значительная их час ть используется для отображения (фиксиро вания) информации, сос тавляющ ей коммерческую и служебную тайну. В конфиденциальных и открытых организационнораспорядительных документах используются с ледующ ие элементы оформления, называемые реквизитами: 1. - Государс твенный герб Российской Федерации; 2. - герб субъекта Российской Федерации; 3. - эмблема организации или товарный знак (знак обс луживания); 4. - код организации; 5. - код формы документа; 6. - наименование организации; 7. - справочные данные об организации; 8. - наименование вида документа; 9. - дата документа; 10. - регис трационный номер документа; 11. - ссылка на регис трационный номер и дату документа; 12. - мес то сос тавления или издания документа; 13. - адресат; 14. - гриф утверждения документа; 15. - заголовок к текс ту; 16. - текст документа; 17. - отметка о наличии прилож ения; 18. - подпись; 19. - гриф согласования документа; 20. - визы согласования документа; 21. - печать; 22. - отметка о заверении копии: 23. - отметка об исполнителе; 24. - идентификатор э лектронной копии документа; 25. - отметка о пос туплении документа в организацию; 26. - резолюция; 27. - отметка о контроле; 28. - отметка об исполнении документа и направлении его в дело, Кроме того, только в конфиденциальных документах д ополнительно используются следующ ие реквизиты: 29. - гриф ограничения дос тупа к документу;

30. - номер экземпляра документа; 31. - отметки о размнож ении документа. Реквизиты 1 - 9,11 - 12,14 - 16, 18 - 22, 24, 26 - 28 в конфиденциаль ных документах оформляются так же, как и в открытых. Оформление других общ их реквизитов имеет определенные различия. Реквизиты 1 - 24, 29 - 30 оформляются на с тад ии изготовления документов, реквизит 25 - на стадии пос тупления, реквизит 31 - на стадии размножения, реквизиты 26 и 28 - на стадии исполнения. Сос тав реквизитов конкретных документов определяется в идом этих документов, а также организационно-правовой формой орг анизации сбор ус тановленных д ля конкретных видов докуме нтов реквизитов, расположенных в определенной послед овательнос ти, называется типовым форму ляром вида документа. Отсутс твие или неправильное оформление того или другого реквизита нередко приводит к лишению документа юрид ической силы. Поэ тому, помимо сос тава реквизитов, ус тановлены и требования к оформл ению каждого реквизита. Часть реквизитов документов воспроизводится на бланках , которые являются обязательными для организационнораспорядительных доку ментов, за исключением отд ельных видов внутренних документов (док ладные и объяснительные записки, справки, заявления и др.), составляе мых не на бланке. Установлены три вида бланков: общ ий бланк д ля изготовления любого вида д окумента, кроме письма, бланк письма и бланк ко нкретного вида д окумента, кроме письма. При э том наряду с бла нками организаций допускается создание бланков с труктурного подразделения и должнос тного лица, которые могут проектироваться в том случае, если руковод и тель подразд еления или д олж нос тное лицо имеет право подписи документов. Бланки бывают двух типов: с изображением Государс твенного герба Российской Федерации или гербов субъектов Р оссийской Федерации (гербовые бланки) и без изображ ения гербов (прос тые бланки). Вос производить Государс твенный герб Российской Фед ерации на бланке имеют право фед еральные органы государс тве нной влас ти, иные госу дарственные органы и организации, а также органы и организации независимо от форм собс твеннос ти, над еленные отд ельными государс твен но-влас тными полномочиями. Изготовление бланков с изображ ением Государс твенного герба Российской Федерации средствами электрон но-вычислительной техники запрещ ается. Другие организации должны издавать документы на прос тых бланках. Прос тые бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощ ью средств оперативной полиграфии или вос-

производить с помощ ью средств вычислительной техники неп осредственно при изготов лении конкретного документа. Гербовые и прос тые бланки могут иметь два основных форм ата - А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) и два варианта располож ения реквизитов на них - угловой и продольный. Допускается также использование бланков форматов A3 (297x420 мм) и А6 (105x148 мм). Бланки следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. На всех видах гербовых бланков в зависимос ти от учредительных документов организации воспроизводятся реквизиты 1 или 2. При э том Реквизит 3 (при его наличии) не воспроизводится. На всех видах прос тых бланков воспроизводится реквизит 3 (при наличии). Кроме того, на гербовых и простых бланках воспроизводятся: - на общ ем бланке - реквизит 6; - на бланке письма - реквизиты 4, 6, 7 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон располож ения реквизитов 9, 10,11,13,15,29; - на бланке конкретного вида документа, кроме письма, - реквизиты 5, 6, 8, 12 и ограничительные отметки д ля границ зон расп олож ения реквизитов 9,10,12,15, 29. На бланках организаций субъектов Российско й Федерации, имеющ их наряду с русским языком в качес тве государс твенного национальный язык, реквизиты 6, 7,12 воспроизводятся на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного варианта. Реквизиты 1, 2,3 должны быть располож ены над серед иной реквизита 6. Реквизит 6 допускается располагать на уровне реквизита 3. Реквизиты 6, 7, 8, 12, ограничительные отметки для реквизитов 9, 10, 11 в пред елах границ зон расположения реквизитов разм ещ аются или центрованным способом, при котором начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны распол ожения реквизитов, или фла говым способом, при котором каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. Размеры полей документа должны быть: верхнего - не менее 15 мм, нижнего - не менее 20 мм, левого - не менее 27,5 мм прав ого - не менее 10 мм. Р азмеры левого поля иногда уменьшают, но это приводит к тому, что после подшивки документа в дело текст, примыкающ ий к границе поля, или заш ивается, или с тановится н еудобным для чтения. Конфиденциальные документы печатаются, как правило, на одной с тороне лис та. При изготовлении документов на двух и б о-

лее лис тах второй и пос ледующ ие лис ты должны быть пронумер ованы. Номера лис тов прос тавляются посред ине верхнего поля лис та. Из реквизитов, не входящ их в бланк документа, час ть воспр оизводится в процессе печатания проектов документов, час ть - в процессе оформления проектов документов, час ть - на стадии обработки изданных и пос тупивш их документов. При оформлении реквизитов, включенных в бланк, и воспроизводимых на стадии изготовления документов, должны соблюдаться следующ ие требования. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводятся в соответствии с уставом организации. Эм блема пред ставляет с обой символическое изображ ение, отраж ающ ее направление деятельнос ти организации. На бланках документов коммерческих организаций в качес тве эмблемы обычно воспроизводятся обозначения, отличающ ие товары и услуги одних юридических лиц от товаров и других юрид ических лиц. Право на товарный знак (знак обс луживания) установлено Законом "Об акционерных общ ествах", порядок использования определен Зак оном "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров". Код организации должен прос тавля ться по Общ ероссийскому клас сификатору Предприятий и организаций (ОКПО). Код формы документа прос тавляется по Общ ероссийскому клас сификатору управленческой документации (ОКУД). Наименование организации - автора документа должно по лностью соответс твовать наименованию, закрепленному в ее учр едительных документах (уставе, положении, свидетельс тве о рег истрации). Если организация по учредительным документам имеет и сокращ енное наименование, то оно помещ ается ниж е полного. Н аименование на иностранном языке воспроизводится, если оно закреплено в ус таве организации, и располагается ниже наименов ания на русском языке. При наличии выш естоящ ей организации она указывается над наименованием данной организации в сокращ енном, а при его о тсутствии - в полном вид е. Наименование филиала, территориального отделения, представитель ства, с труктурного под разделения организации указыв ается в том слу чае, ес ли они являются автором документа, и расп олагается ниж е наименования организации. Справочные данные об организации включают; почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению орган изации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электро нной почты и др.).

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной сис темой организационно-распоряд ительной документации. В письме н аименование вида документа не указывается. Датой документа является дата его подписания, а д ля документа, требующ его утверждения, - дата у твержд ения. Дата пр оставляется лицом, подпис ывающ им (утверждающ им) документ. При подготовке проек та документа может печататься обозначение месяца и год а. Если авто рами документа являются несколько орг анизаций, то д атой документа является наиболее поздняя дата его подписания (у тверждения). При э том если документ подпис ывае тся, то проставляется только одна, наиболее поздняя дата подпис ания, ес ли документ у твержд ается, то прос тавляются даты каждого утверждения. Исключение сос тавляют протокол, датой которого является дата заседания, и акт, датой которого является дата совершения дейс твия. Дата документа оформляется арабскими цифрами, разделе нными двумя разграничительными точками, в следующ ей послед овательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц пр оставляются двумя парами цифр. Если они выраж аются однознак овой цифрой, то перед ней с тавится 0. Год обозначается четырьмя цифрами. В итоге дата может иметь следующ ие варианты обозн ачения: 07.10.2003, 12.08. 2003, 03.01.2003,14. 11.2003. Допускается оформление даты в пос ледовательнос ти, пред усмотренной международными нормами: год, месяц, день месяца, например: 2003.05.25. В нормативных и финансовых документах обычно используется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 8 апреля 2003 г. Дата документа не должна отождес твляться с датами, пр оставляемыми при визировании, согласовании, поступлении, рассмотрении и при других с тад иях оформления и обработки докуме нта. Регистрационным номером документа является его порядковый цифровой номер. Регис трационным номером конфиденц иального доку мента является номер, присвоенный ему по журналу учета изданных документов, который проставляется на документе на с тадии подготовки его проекта. Регис трационный номер конфиденциального документа прос тавляется на документе, на первом лис те в определенном д ля него мес те, на пос лед нем лис те в реквизите "Отметка об исполнителе", на ос тальные листах в середине нижнего поля. При э том на всех лис тах, кроме первого, рядом с номером прос тавляется аббревиатурой гриф конфид енциаль нос ти документа, например: 1СК (строго конфиденц иально), 4 ДСП (д ля служебного пользования) и др. На первом листе гриф конфиденц и-

альнос ти ряд ом с номером не прос тавляется, поскольку содерж и тся в реквизите "Гриф ограничения дос тупа к документу". В конфиденциальных распорядительных документах (пос тановлениях, приказах, распоряж ениях), а также в протоколах рег истрационный номер, присвоенный им по журналу учета изданных документов, на первом лис те прос тавляется, как и на других листах, кроме послед него, посредине нижнего поля, а на площ ади, о тведенной под реквизит "Регистрационный номер документа", пр оставляется номер, присвоенный им по соответствующ ему журналу учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов (см. главу 4). Если документ составлен несколькими организациями, то его регис трационный номер состоит из регистрационных номеров каждой из э тих организаций, прос тавляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Такой регистрационный н омер прос тавляется только на первом листе документа, на ос тальных указывается номер, присвоенный по мес ту печатания проекта документа. Прос тавление регис трационного номера и грифа конфиденц иальности на всех лис тах изд анного конфиденциального документа необходимо для того, чтобы в случаях, когда документ по какимлибо причинам окаж ется разрозненным, можно было ус тановить по номеру и грифу конфиденциальнос ти принад леж нос ть отд ельных лис тов к опред еленному кон фиденциальному документу и тем самым предупредить с лучайное уничтожение листов или несанкци онированное ознакомление в ними. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регис трационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит переписывается из бланка инициативного д окумента, пос тупив шего на предприятие. Следует иметь в виду, что на пос тупивший конфиденциальный документ ответный документ может быть либо конфиден циальным (с совпадением или разн остью в грифе конфид енциальнос ти я инициативным документом), либо открытым, точно так же, как и на по ступивший открытый д окумент ответный документ может быть открытым или конфиденциальным, т.к. гриф конфиденциальности определяется, как уже отмечалось, степенью конфид енциальнос ти сведений, содержащ их ся только в ответном документе независимо от пос тупившего. Если ответ д ается на конфид енциальный документ, то в ссылке на рег истрационный номер к нему аббревиатурой добавляется гриф ко нфид енциаль нос ти, например: На № 14 КТ от 12.04.2003. Место составления или издания документа необход имо указывать только в тех случаях, когда затруднено его опред еление п о реквизитам " Наименование организации" и " Справочные данные об

организации". Мес то составления или издания должно указываться в соответствии с принятым админис тративно -территориальным делением, при э том сокра щ ения могу т быть только общ епринятыми: г. (город), пос. (поселок) и др. Гриф ограничения доступа к документу включает: - гриф конфид енциальнос ти документа, который указывается полностью (без аббревиатур и сокращ ений) и без кавычек, напр имер: Конфиденциально, Строго конфид енциально, Для служебного пользования; - срок конфиденциальности документа (прос тавляется при н еобходимос ти, по усмотрению предприятия, под грифом конфиде нциаль нос ти); - пометку "Лично", прос тавляемую в с лучае необх одимос ти при адресовании документа должнос тному лицу ниже реквизита "Номер экземпляра документа". Пометка "Лично" имеет двоякое содерж ательное значение: ук азание на необход имос ть первоначального рассмотрения док умента лицом, которому он адресован (в э том значении пометка не имеет отношения к рифу ограничения доступа к документу, может проставляться как на конфид енциальных, так и на открытых док ументах), и указание на возможность работы с документом или его п оследующ его переад ресования только лицом, которому он адр есован, что является составной час тью ограничения д оступа к документу. Для различения значений этой пометки в первом названном значении она проставляется под адресатом (в скобках без кав ычек), во втором значении - над адресатом (без скобок и кавычек). Во втором значении пометка прос тавляется и на пакете, в кото ром перес ылается документ, а пакет вскрывается только лицом, которому он адресован. Номер экземпляра документа прос тавляется в конфиденциальных документах в целях пред отвращ ения или по меньшей мере своевременного обнаружения утраты экземпляра документа, следствием которой нередко является у течка содержащ ихся в нем конфид енциальных сведений. Для э того нужно знать, сколько экзем пляров было издано и как осущ ествляется движ ение каждого экземпляра, где он находится на тот или другой период времени. Рекв изит оформляется с ледующ им образом. Экз. № (без кавычек) с пр оставлением на каждом экземпляре его номе ра. Если д окумент подготовлен в одном экземпляре, то проставляется: Экз. ед инс тве нный. Реквизит помещ ается на первом лис те ниже срока конфиде нциальнос ти, а при отсутс твии срока конфиденциальности - под грифом конфиденциальности. Адресат включает указание получателя документа. Адресатами могу т быть организации, их структурные подразд еления, долж-

нос тные лица* Физические лица применительно к конфиденциальным документам ад ресатами быть не должны, поскольку не могу т в силу разных причин в долж ной мере обеспечить сохраннос ть и конфиденциальность докумен тов. При адресовании документа в другие организации обязательно указывается в именительном падеже наименование орг анизации. Если известно с труктурное под разделение организации, имеющ ее непос ред ственное отношение к данному документу, то оно также указывается в именительном пад еже, например: АООТ "Изумруд" Отд ел снабж ения При адресовании документа должностному лицу, являющ емуся одним из руковод ителей организации, в дательном падеж е указ ывается должность с включением наименования организации, ин ициалы и фамилия, например: Председ ателю правления Российско-финско-шведского совмес тного предприятия "СОФИС" В.М. Бушуеву При ад ресовании документа руководителю подразделения о рганизации сначала в именительном пад еже указывается наим енование организации, затем в дательном падеж е должность рук оводителя подразделения с включением наименования подразделения, его инициалы и фамилия, Например: Российско-финско-шведское совмес тное предприятие "СОФИС" Начальнику финансового отдела КМ. Столярову Если извес тен конкретный сотрудник подразделения, неп осредственно занимающ ийся решением содержащ егося в документе вопроса, то докумен т с ледует адресовать ему. Долж нос ть, ин ициалы и фамилия сотрудника указываются в д ательном падеже под названием структу рного подразделения, например: АОЗТ " Прогресс" Отд ел маркетинга Старшему экономисту

АЛ. Иванову Если документ направляется в несколько од нородных (обычно подчиненных) организаций, то они указываются обобщ енно, например: Директорам магазинов При ад ресовании документа разовым корреспондентам с лед ует проставлять их почтовый адрес, поскольку сотрудник подразд еления конфи денциального делопроизводства, отправляющ ий документ, может не знать почтового адреса получателя. Элементы адреса указываются в пос ле довательнос ти, ус тановленной прав илами оказания услуг почтовой свя зи. Почтовый ад рес не прос тавляется на документах, направляемых в федер альные органы власти и пос тоянным корреспондентам. В документе д олж но содержаться не более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым и последующ ими адрес атами не ук азывается. При большем количес тве ад ресатов составляется спис ок рассылки Документа, и на каждом экземпляре д окумента прос тавляе тся адресат, которому направляется данный экземпляр. Такой же порядок адресования должен быть в с лучаях, когда каждый адр есат не должен знать, кому ещ е направлен д анный конфиденциальный документ. Все адресаты, ес ли их не более четырех, прос тавляются на экземпляре, остающ емся в орга низации. Внутренние документы адресуются должнос тному лицу, при этом если документ адресуется одному из руководителей орган изации, то наименование организации мож ет указываться кратко или не указываться вообщ е, например: Зам. генерального директора [общ ества] В.Е. Сидорову При адрес овании вну треннего документа руководителю подразделения организации наименование под разделения, включа емое в название должности, указывается полностью. Гриф утверждения документа прос тавляется на документах, предусмотренных нормативными актами. Документ у тверждается двумя способами, имеющ ими од инак овую юридическую силу: долж нос тным лицом (д олж нос тными лиц а-

ми) или при необходимос ти д ополнительных предписаний и разъяснений специаль но издаваемым распорядительным документом (пос тановлением, приказом) либо протоколом. При утверждении документа должностным лицом гриф у тве рждения д олж ен с остоять из с лова УТВЕР ЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования д олж нос ти лица, утверждающ его документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, н апример: УТВЕР ЖДАЮ Председ атель Правления АОЗТ «Плас тмасса» Личная подпись И.И. Иванов 05.04. 2007 При у тверждении документа специально изд аваемым д окументом гриф у тверждения с остоит из слова УТВЕР ЖДЕ Н или У ТВЕРЖДЕ НА, УТВЕР ЖДЕНО, УТВЕР ЖДЕНЫ (без кавычек и двоеточия), согласованного с видом у тверждаемого документа, н аименования утверждающ его документа в творительном падеже, его даты и н омера, например применительно к положе нию: УТВЕР ЖДЕНО Приказом генерального директора АОЗТ "Болшевский текстиль" от 12.03.2003 № 12 СК Применительно к правилам: УТВЕР ЖДЕНЫ Протоколом общ его собрания акционеров АОЗТ "Изумруд" от 31.04.2003 № 1 К Если документ утверждается несколькими д олж нос тными лицами, то он печатается не на бланке. В сос тав д олж нос тей у тве рждающ их лиц включаются полные наименования организаций, и грифы у тверждения располагаются на одном уровне в пределах площ ади, отведенной под продольный вариант расположения реквизитов 48. Заголовок к тексту является кратким содерж анием документа. Он ускоряет процесс регис трации документа и работу с ним, т.к. дает возможнос ть без чтения текс та вносить в учетные формы краткое содерж ание д окумента и в некоторых случаях направлять

документ на исполнение. Заголовок д олж ен согласовываться с наименованием вида д окумента и отвечать на вопрос: о чем (о ком)? "Об изменении...", "О выделении..." и т.д., за исключением некоторых видов документов, заголовок которых д олж ен отвечать на вопрос: чего (кого)? К таким документам относятся: ш татное расписание, должностная инс тру кция, правила, устав, акт, структура и штатная численнос ть. В заголовке протокола указывается наименование меропри ятия (совещ ания, зас едания, общ его собрания) и органа, провод ящ его мероприятие (экспертной комиссии, трудового коллектива, правления и др.). Вопрос (вопросы), которому посвящ ено мер оприятие, указывается не в за головке, а в текс те. К текс ту документов, оформленных на бланках формата А5, з аголовок может не сос тавляться, поскольку такие тексты малы по объему и по ним быстро можно определить содержание документа. Не имеют, как правило, заголовка и распоряжения, оформляемые на бланке формата А4. Текст документа составляется на русском или национальном языке в соответс твии с законодательс твом Российской Федерации и субъек тов Р оссийской Федерации о государс твенных языках. В коммерческих организациях текс т документа может сос тавляться и на иных языках, предусмотренных договорами между организ ациями. Текст документа сос тавляе тся только на русском языке при н аправлении документов: - в фед еральные органы государс твенной влас ти, органы г осударственной влас ти субъектов Российской Федерации; - в организации и их объединения, не находящ иеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или располож енные на территории Других субъектов Российской Федерации. Текст документа должен быть максимально кратким, точным, однозначно понимаемым, исключающ им повторы, лишние фразы, лишнюю информацию, но в то же время содержащ им всю полноту необходимой информации, которая должна быть достоверной и достаточной д ля принятия по ней соответс твующ их решений. Д окумент, как правило, должен быть по свящ ен одному, а не нескольким вопросам, что позволяет не только со кращ ать время на его обработку и исполнение, но и предотвращ ать нео боснованное ознакомление с конфид енциальной информацией, не отно сящ ейся к с фере д еятельнос ти того или другого пользователя докумен та. Применяемые в текс те сокращ ения слов и с ловосочетаний долж ны быть общ епринятыми, понятными пользователям документа. Тексты конфид енциальных документов оформляются в виде связного текс та, таблицы или в виде соед инения э тих с труктур.

Связный текс т, как правило, сос тоит из двух час тей. В первой части дается обоснование сущ ества излагаемого вопроса, т.е. указываются причины, основания, цели сос тавления документа, во второй (заключительной) части содерж атся решения, выводы, просьбы, предложения, ре комендации. Текст может сод ержать одну заключительную часть, напри мер, в приказах - распорядительную часть без конс татирующ ей. Документы, составленные на основании других документов, должны иметь в тексте ссылку на них или сод ержать приписку "Основание" с указанием в текс те или приписке наименования док умента, наименования организации-автора документа, даты, номера, заголовка документа. Если основанием является конфиденц иальный документ, то к номеру документа добавляется аббревиатурой его гриф конфиденциальнос ти. Текст большого по объему документа, затрагивающ его разные аспек ты излагаемого вопроса, с ледует разделять на разделы, подразделы, а в их пределах при необход имос ти на пункты и подпункты. Все э ти состав ные час ти нумеруются арабскими цифрами, каждая часть, помимо своего номера, содержит номера соответс тву ющ их частей более высоких с тупе ней деления, разделенных точк ами. Так, самый низкий по с тупени д еления номер под пункта включает в последовательнос ти номера разделу подраздела, пункта и свой порядковый номер, например: 1.2.8.1Г Установлены следующ ие формы излож ения текс та. В приказах и распоряжениях изложение текста долж но ид ти от первого лица единственного чис ла ("приказываю", "предлагаю"). В пос тановлениях и решениях коллегиальных органов текс т излагается от третьего лица ед инс твенного чис ла ("пос тановляет", "решил). В совместных распоряд ительных документах текс т излагается от первого лица множес твенного числа ("приказываем", «решили»). Текст протокола излагается от третьего лица множес твенного числа ("с лушали", "выступили", постановили"). В документах, устанавливающ их права и обязанности орган изаций и с труктурных подразд елений, должнос тных лиц (положение, должностная инс трукция), а также содержащ их описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), текс т излагается от третьего л ица единс твенного или множественного числа ("отд ел осущ ествляет функции", "инженер выполняет обязаннос ти", состав объединения входят", "комиссия установила"). В письмах могу т использоваться следующ ие формы излож ения: - от первого лица ед инс твенного или множ ественного чис ла ("прошу выделить", "направляем на рассмотрение");

- от третьего лица единс твенного чис ла ("акционерное общ ество считает возмож ным"). В документах, адресованных руководс тву данной организации, текст излагается от первого лица единс твенного или (если док умент подписывается несколькими лицами) множ ес твенного чис ла ("прошу", "считаем необход имым" ). Если текс т документа оформляется в вид е таблицы, то графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраж енные именем с ущ ествитель ным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается на двух и более лис тах, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на всех листах, начиная со второго, воспроизв едены только номера э тих граф. Если таблицы приводятся в связном текс те документа, то каждая из них, кроме того, должна иметь заголовок, над которым справа пишется: Таблица (без кавычек) и указывается ее порядковый номер (без знака "№"). Если в текс те имеется од на таблица, то она не нумеруется и слово " Таб лица" не печатается. На все таблицы д олж ны Делаться ссылки по тек сту документа. Для однотипных конфиденциальных документов допускается изготавливать их типовые формы, представляющ ие собой бланки с трафаретным текс том, сод ержащ им пос тоянно повторяющ уюся открытую информацию и имеющ им в соответс твующ их местах пропуски д ля последующ его внесения конфид енциальной инфо рмации, как правило, количественного характера, индивидуальной для каждого конкретного д окумента. Трафаретные текс ты сущ ественно сокращ ают время на подго товку конкретных документов, так как они в большинс тве с лучаев ис ключают необходимость сос тавления черновика документа, и документ составляется не полн остью, а лишь в незначительной по объему его переменной составляющ ей. Такие тексты улучшают структуру, стиль документов, у скоряют восприятие информации за счет фиксированного пос тоя нного ее располож ения, а также в определенной мере пред отвращ ают включ ение в документы избыточной конфиденциальной информации, поскольку ставят исполнителя в жес ткие рамки н аполнения документа информацией. Отметка о наличии приложения к конфиденциальному документу оформляется разными способами в зависимости от того, н азвано прилож ение в текс те или нет и конфиденциальное оно или открытое. Если приложение (как конфиденциальное, так и открытое) н азвано в тексте, то в отметке о наличии приложения оно не указ ывается, если не названо - указывается. Кроме того, если приложение конфиденциальное, то в отметке

о наличии приложения прос тавляются его учетный номер и гриф конфиденциальности (полнос тью), номер (номера) экземпляров, количес тво лис тов в экземпляре; ес ли приложение открытое - количество лис тов в экземп ляре и количес тво экземпляров. Прос тавление учетного номера обусловлено тем, что, как уже отмечалось, каждое конфиденциальное прило жение регистрируется за сам остоятельным номером, прос тавление грифа конфид енциальнос ти необходимо потому, что приложения могу т быть с разными грифами и без них, проставление номера экземпляра дикту ется требов анием поэкземплярного учета документов. При наличии нескольких приложений они нумерую тся. С учетом излож енного отметка о наличии прилож ения может быть оформлена с ледующ им образом: Приложение: №16 д ля с лужебного пользования, экз. № 2 на 6 л. или Приложение: 1. Справка о реализации продукции, №17 с трого конфиденциально, экз. № 1,2на Юл. каждый. 2. Акт о списании бракованных изд елий на 3 л. в 2 экз. Если приложение сброшюровано, то количес тво лис тов не ук азывается. Если приложение направляется не во все указанные в док ументе ад реса, то в конце отметки о его наличии э то оговаривается, например: в первый ад рес. В прилож ении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого лис та пишется: Приложение (без кавычек) с ук азанием наименования распорядительного документа, его даты, номера и грифа конфиденциальнос ти, например: Приложение к приказу председ ателя правления от 14.04.2003 № 7СК При наличии нескольких приложений к распоряд ительному д окументу на каждом из них прос тавляется порядковый номер: Пр илож ение 1, Приложение 2 и т.д. Допускается слово "Приложение" печатать прописными буквами и перед его порядковым номером ставить знак №. Подпис и состоит из наименования долж нос ти лица, подп исавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки. Документы подписываются д олж нос тными лицами организа-

ции, определяемыми учредительными д окументами или приказами по организации. Право подписи закрепляется в перечне изд аваемых конфиденциальных документов. В зависимости от вида и назначения документа он подп исывается одним или нескольким должностными лицами одной или н ескольких организаций. Если документ сос тавлен на бланке, то наименование должн ости дается сокращ енное, например: Генеральный директор подпись

личная И. К. Иванов

При оформлении документа на бланке должнос тного лица должность э того лица в подписи не указывается. Если документ подписывается несколькими должнос тными лицами, то их подписи располагаются одна под другой в пос лед овательнос ти, соответс твующ ей занимаемой должнос ти, например: Председ атель правления подпись

личная В.М. Бушуев

Главный бухгалтер подпись

личная В.М. Коновалова

Если документ подписывается лицами нескольких организаций, то он печатается не на бланке, в реквизит "Подпись" включаются полные наименования организаций, подписи располагаю тся на одном уровне, например: Генеральный директор

Генеральный

д ирек-

АОЗТ "Азот"

АОЗТ " Полиметаллы"

тор личная Сидоров подпись

И. И. Иванов

личная

С.

С.

подпись

При подписании документа, сос тавленного комиссией, ук азываются Щ Долж нос ти лиц, подпис ывающ их документ, а их обязаннос ти в составе комиссии, например: Председ атель комиссии Трифонов

личная подпись

Ю.Н.

Члены комиссии личная подпись В.А. Аксенов личная подпись ИМ. Барышников и т.д. (в алфавитном порядке) Если на проекте документа заготовлена подпись одного должностного лица, а документ подписывается д ругим должнос тным лицом, то обязательно указывается фактическая должнос ть лица, подписавшего документ, и расшифровка его фамилии. Исправл ения могу т вноситься печатным или рукопис ным спос обом. При э том не допускается ставить пред лог "за" или косую черту перед наименованием должнос ти. Гриф согласования документа должен, как правило, прим еняться при соглас овании документа с другими организациями, и нтерес ы которых в нем затрагиваются, а также с коллегиальными органами данной организации, включая общ ественн ые (общ ее собрание, комиссия и д р.). Согласование имеет целью под твержд ение необходимос ти издания до кумента, правильнос ти изложения вопросов и соответс твия их действу ющ им нормативным актам. Гриф согласования документа сос тоит из слова СОГЛА СОВ АНО (без кавычек и двоеточия), наименования долж нос ти лица, с которым согласовывается документ (с указанием полного наимен ования организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, н апример: СОГЛА СОВАНО Префект Южного административного округа г. Москвы личная подпись П. П. Бирюков 11.05. 2003 При необходимости согласования д окумента с несколькими о рганизациями фифы согласования располагаются на одном уровне или составляется лис т согласования с указанием на нем наимен ования документа, о чем в документе на мес те прос тавления грифа согласования делается отметка: Согласовано, см. лис т согласов ания. Если согласование осущ ествляется письмом, протоколом и другими документами, то гриф с огласования оформляется сл едующ им образом: СОГЛА СОВАНО Письмо АООТ "Изумруд" от 26.04.2003 № 16 СК

Согласование производится, как правило, пос ле подписания документа. Гриф согласования располагается ниже реквизита " Подпись" в левой с тороны документа. Визы согласования документа применяются при согласов ании проекта документа с подразделениями данной организации. Как и грифом согласования, визами под тверждается возможнос ть издания документа, объективнос ть включения в него информации, отсутс твие в документе ош ибочных положений, соответс твие его правовым актам и ранее приня тым решениям, техническая и экономическая обоснованнос ть предлага емых мер и др. При визировании проекта документа должна соблюдаться о пределенная послед овательнос ть: первым визирует проект док умента исполнитель, отвечающ ий за общ ее содержание документа, вторым - руководитель подразделения, в котором работает испо лнитель, затем - должнос тные лица, интересы (вопросы) которых затрагиваются в документе, потом - юрис т на соответс твие проекта документа дейс твующ им норма тивным документам, в том чис ле данной организации, а также на соответствие вида документа его содержанию. Последним проект документа визирует сотрудник (руководитель) подразд еления конфиденциального делопроизводс тва на предмет наличия и правильнос ти оформления не обход имых реквизитов проекта документа и соответс твия грифа его конфид енциальнос ти составу содержащ ейся в проекте д окумента и нформации. Документ, подлеж ащ ий визированию, может предс тавляться на подпись соответс твующ ему должнос тному лицу только при нал ичии всех необходимых виз. Виза включает должность визирующ его, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например: Начальник отдела снабж ения личная подпись 09.04. 2003

И.Н. Петров

При наличии замечаний к проекту документа они излагаю тся на отдельном лис те, прилагаемом к документу, а виза оформляется следующ им образом: Замечания прилагаются Начальник отдела кад ров личная подпись А.А. Сидоров 11.04. 2003

Если под линник документа ос тается в организации, то визы прос тавляются на нем в ниж ней час ти оборотной стороны последнего листа. Если под линник отправляется, то визы прос тавляются в нижней час ти лицевой с тороны ос тающ егося в организации э кземпляра. Допускается прос тавление виз производить на отдельном прилагаемом к д окументу лис те, а также осущ ествлять по у смотрению организации, полис тное визирование документа, включая приложения. Печать заверяет под линнос ть подписи долж нос тного лица на документах, требующ их особого удостоверения их под линнос ти. Такие доку менты предусмотрены специальными нормативными актами и в первую очередь связаны с финансовыми средс твами или имеют особое правовое значение. В соответс твии с э тими сп ециальными нормативными актами в каждой организации целес ообразно разработать перечень до кументов, на которых прос тавляется оттиск печати, или делать пометку об э том в графе "Примеч ание" перечня изд аваемых конфид енциальных документов (см. подраздел 3.1), что позволит исполнителям знать, на ка ких документах должна прос тавляться печать, сотруднику, ответс твенно му за хранение и использование печати, избегать ошибок при решении вопроса о ее прос тавлении, а сотруднику подразделения конфиде нциального делопроизводства контролировать наличие оттиска п ечати на соответс твующ их документах. Отметка о заверении копии проставляется при заверении соответс твия неподписанных экземпляров документа подлиннику. Она помещ ается ниже реквизита "Подпись" и включает: завер ительную надпись Верно (без кавычек), долж нос ть лица, заверивш его экземпляр, личную под пись, расшифровку подписи и дату зав ерения, например: Верно Старший инспектор личная подпись 14.04. 2003

Н.В. Зотова

В необх одимых случаях, определяемых организацией, допу скается заверять неподписанные экземпляры печатью организации. Отметка об исполнителе конфид енциального документа является своего рода паспортом (формуляром) документа и включ ает сведения, по которым можно восстановить необходимые уче тные данные о документе в случае утраты регис трационной карточки (журнала). В отметке указываются учетный номер и гриф конфиденциальности документа, количес тво изготовленных экземпляров, фамилия исполнителя документа, фамилия лица, печатавшего д окумент (ес ли документ печатался не ис полнителем), дата печата-

ния документа, например: иск 3 экз. Иванов печ. Сидорова 12.04. 2003 На документах, направляемых в другие организации, целесообразно указывать не только фамилию исполнителя, но и полностью его имя и отчес тво, а также номер его телефона, что позволяет получателям доку мента при возникновении вопросов связываться непосредственно с исполнителем. Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной с тороны пос леднего лис та. Идентификатор электронной копии документа прос тавляется в случаях, когда документ вводится в память ЭВМ или изгото влен при помощ и печатающ их устройс тв средств вычислительной техники. Отметка может включать наименование файла на машинном носителе и дату, а также другие поисковые данные. Реквизит пр оставляется в левом нижнем углу каждого листа документа.

4. УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 4.1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К УЧЕТУ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Учет конфиденциальных документов является од ной из важнейших сос тавных час тей конфиденциального делопроизводс тва. В открытом делопроизводс тве вместо термина "учет" употребляе тся термин "регистрация", которая, согласно Типовой инструкции по делопроизводству в фед еральных органах исполнительной влас ти, предс тавляет собой "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирую щ ая факт его создания, отправления или получения". Основная цель ре гистрации - пос троение поисковой сис темы по документам. В конфиденциальном делопроизводстве запись учетных данных о документе не сводится только к фиксированию факта его создания, отправления или" получения и является не только основой построения поисковой сис темы по док ументам, хотя и то, и другое относятся к целям записи. Важнейшая цель записи учетных данных сос тоит в обеспечении сохраннос ти конфиденциальных документов и предотвращ ении таким образом утечки содержащ ейся в документах информации. Для д остижения этого в регис трационных формах необход имо фиксировать не только данные о самом документе, включая количес тво его экземпляров и лис тов, поскольку утрата экземпляра или отдельных листов при безучетном их хранении зачас тую привод ит и к у течке ко нфид енциальной информации, но и любое движение и местонахождение документа, что позволяет, помимо расши рения справочнопоисковых данных о д окументе, обеспечивать персо нальную ответственнос ть за его сохранность и качес твенно провод ить прове рки наличия документов с целью своевременного обнаружения их возмож ных утрат. Поэтому применительно к конфиденциальным документам употребляется термин "учет", т.к. он является более емким и не сводится только к фиксированию д анных о реквизитах документа. Учет конфиденциальных документов осущ ествляется подразделением конфид енциального делопроизводс тва. В "Положении о порядке обращ ения со с лужебной информацией ограниченного распространения" записано, что при небольшом объеме докуме нтов с грифом (пометкой) "Для служебного пользования" их учет разрешается вес ти совмес тно С несекретными документами. Однако формы учета несекретных докумен тов не отражают всех пок а-

зателей, необходимых для учета д окументов с грифом "Для служебного пользования", что создает условия д ля у траты докуме нтов. К тому же при совместном учете усложняется работа по рег истрации, проведению проверок наличия, поиску, систематизации документов, содержащ их служебную тайну. Поэ тому оптимальным вариантом является раздельный учет несекретных и с грифом "Для служебного пользования" документов. Учет д окументов, содерж ащ их коммерческую тайну, осущ ествляется отдельно от документов, содержащ их служебную тайну. Учету под лежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфид енциальные документы. Учет конфиденциальных документов под разделяется на 3 в ида: изданных документов, поступивших документов и документов выделенного хранения. Учет изд анных документов охватывает документы, изготовле нные на данном предприятии рукописным, машинопис ным способ ами или с использованием печатающ их устройств ЭВМ, независ имо от того, направляются э ти документы на другие предприятия или являются вну тренними. Учет пос тупивш их документов охватывает документы, пос тупившие от других предприятий, за исключением тех из них, кот орые без присвоения им регис трационного номера по этому вид у учета сразу переводятся на учет документов выделенного хран ения. Учет документов выделенного хранения охватывает все док ументы, не подлежащ ие подшивке в дела. В открытом делопроизводстве нет такого вида учета. Документы, которые по различным причинам не подшиваются в дела, передаются в библиотеку, технический архив или соответс твующ ие производс твенные подразделения. В конфид енциальном делоп роизводс тве в силу того, что оно распространяется не только на управ ленческую, но и на научно-техническую документацию и учет э той документации осущ ествляется в одном подразд елении, документы, не подле жащ ие подшивке в д ела, с тавятся или переводятся на учет документов выд еленного хранения. Эти д окументы можно разделить на две категории. К первой относятся д окументы, которые по производственным условиям нецелесообразно подшивать в дела. Например, различного рода технологические инс трукции, с которыми параллельно работают несколь ко исполнителей. При подшивке их в д ело испо лнитель, взявший дело, лиш ает ос тальных исполнителей возможности пользоваться необход и мыми им инс трукциями. Ко второй категории относятся документы, кото рые по их внешним особеннос тям невозможно или нецелесообразно подшивать в дела (большого формата, сброшюрованные, чертежно-графические и т.д.). На э тот

вид учета могу т с тавиться документы на с тадии их создания или получения либо переводиться документы, уже взятые на Учет изданных или пос тупивших документов. Независимо от вида учета конфид енциальные документы можно учитывать в журналах или карточках. При большом объеме документов целесообразно использовать карточный способ учета, т.к. он сокращ ает время на поиск документов за счет помещ ения ка рточек в соответс тву ющ ие рубрики картотек, дает возможность осущ ествлять ручной контроль исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает к ачество проведения проверок наличия документов. При карточном способе учета д окументов (как и носителей) необходимо вес ти контрольный журнал, предназначенный д ля регистрации карточек и обеспечения пос ледовательнос ти прос тавл ения их номеров, контроля за мес тонахождением документов, нах одящ ихся в обращ ении, ускорения их поиска, а также д ля прос тавления отметок о проверках нали чия д окументов. Контрольный журнал завод ится по каждому виду кар точного учета документов. Он имеет с ледующ ую форму: Учетные номера документов 1

Местонахождение документов 2

Отметки о пров едении пров ерок наличия документов 3

В графе 2 напротив соответс твующ его номера прос тавляются карандашом фамилия сотрудника, получившего документ, или другое местонахождение документа. При изменении мес тонахождения документа предыдущ ая отметка зачеркивается или вытирается и прос тавляется новая, при э том карточка учета данного документа каждый раз помещ ается в соответс твующ ую рубрику картотеки. При отработке документа (переводе на другой вид учета, отправлении, подшивке в д ело, уничтожение, перед аче на архивное хр анение) с оответствующ ий номер в контрольном журнале округляе тся без указания окончательного мес тонахождения до кумента. Карточка помещ ается в картотеку отработанных документов по порядку номеров. В графе 3 напротив с оответствующ его номера прос тавляется дата проведения квартальной проверки наличия документа (см. главу 10). Вместо контрольного журнала допус тимо вести валовую картотеку, формируемую из вторых экземпляров учетных карточек, в которую вносятся данные, предусмотренные д ля контрольного журнала, но реальные затраты при э том возрастают за счет изг отовления вторых экземпляров карточек.

Журналы или картотеки учета изданных и пос тупивших док ументов ведутся погодно; не исполненные в текущ ем году документы подлеж ат переводу на учет следующ его года (кроме распоряд ительных документов и протоколов) с отметкой об э том в учетных формах текущ его года, оформляемой по аналогии с отметкой о п еререгис трации нос ителей: по изд анным документам в графе 16, по поступившим - в графе 14. Журнал (картотека) учета документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущ их лет. В ызвано э то тем, что выд еленному хранению подлежат, как правило, документы пос тоянного и долговременного хранения, и их ежегодная перерегис тра ция привела бы к увеличению трудо емкос ти обработки документов и созданию сложностей для их пользователей. Порядок оформления учетных форм документов и внесения исправлений в произведенные в них записи является таким же, как и для учетных форм носителей.

4.2. УЧЕТ ИЗДАННЫХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В пред ыдущ ей главе было сказано, что учет изданных конфиденциальных документов осущ ествляется на с тадии подготовки их проектов. Там ж е была изложена технология учета и д ана форма журнала (карточ ки) учета. Издаваемые на предприятии конфиденциальные распоряд ительные документы (пос тановления, приказы, распоряж ения), а также протоколы, помимо учетного номера, долж ны иметь раздельную по видам тайны еж егодную порядковую нумерацию в пр еделах кажд ого из э тих видов документов. Для обеспечения последовательнос ти прос тавления таких но меров, ускорения поиска д окументов необходимо вести журналы учета изданных конфиденц иальных распорядительных документов и протоко лов по каждому их виду отдельно. Журнал имеет следующ ие графы: ПорядД Уче ков ый но- ата тный мер и гриф номер конфиденциальности 1

2

3

Заголов ок

4

Количеств о экземпляров

5

Количеств о листов в экземпляре

6

Отметка о местонахождении 7

Если документы издаются с одним грифом конфиденциальн ости, то в наименовании графы 1 с лова "и гриф конфиденциально-

сти" опускаются, рядом с номерами документов гриф не прос тавляется. В графе 3 прос тавляется учетный номер документа, присвое нный ему по журналу учета изданных документов. Графы 14 обязательны, целесообразность включения граф 57 должна определяться главным образом объемом и характером справочной работы по документам.

4.3. УЧЕТ ПОСТУПИВШИХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Конфиденциальные документы долж ны пересылаться (дос тавляться) между предприятиями в соответс твующ им образом оформленных запечатанных пакетах. Все поступающ ие пакеты в момент их получения целе сообразно учитывать для того, чтобы можно было обнаружить их возмож ную утрату до регис трации содержащ ихся в них документов. Для э того следует вес ти журнал учета пос тупивших конфид енциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для прос тавления отметок о взятии пос тупивших документов на различные виды учета, а также о возврати ошибочно прис ланных документов. Журнал имеет следующ ие графы: Д ата поступления пакетов

От куда поступили

К оличество пакетов

П одпись лица, доста в ившего пакеты

П орядков ые номера пакетов

Но мера и грифы конфиденциальности в ложенных в пакеты документов

Уч етные номера документов , зарегистриров анных по учету поступив ших документов

У четные номера документов, зарегистриров анных по учету документов выдеделен-

У четные номера в озв ращенных документов и носителей

От метка о в озв рате ошибочно присланных документов

1

2

3

4

5

6

7

ного хранения 8

9

При получении пакетов сотрудник подразделения конфиденц иального делопроизводс тва долж ен: - проверить на пакете наличие грифа конфид енциальнос ти, с оответствие адресата, прос тавление номеров документов и предприятия-отправителя, целос тнос ть упаковки, сохраннос ть прошивки и оттиска печати; - убедиться, что содерж имое пакета не просматривае тся; - проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре и соответс твие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (ес ли указаны), грифа конфиденциальности; - расписаться в сопроводительном д окументе за п ринятые пакеты с проставлением даты (при необход имос ти и времени) и п ечати или специального ш тампа подразделения конфиденциального делопроизводства. Если на пакетах указан д ругой адресат, то они не принимаются. При нарушении оформления пакетов, нес оотве тствии данных на пакете и в сопровод ительном документе, повреждении упаковки сос тавляется в двух экземплярах акт, который подписывается сотрудником подразделения конфид енциального д елопроизводс тва и лицом, доставившим пакеты. В торой экземпляр акта направляется отделению связи, дос тавившему пакет, или предприятию-отправителю пакета, если пакет дос тавлен ми нуя отделение связи. Ес ли повреждение пакета дает возможность из ъять д окумент или прочес ть его, то об э том сообщ ается руководителю предприятия, который определяет, принимать пакет или нет. После проставления подписи за принятые пакеты сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства заполняет графы 13 журнала учета пос тупивших пакетов, при э том в графе 3 количес тво пакетов указывается прописью, а лицо, дос тавившее пакеты, заверяет э ти данные своей подписью в графе 4. Это д ает возмож нос ть обнаружить возможную пропажу пакета за период с момента его регис трации до вскрытия. Затем до вскрытия пакетов заполняются графы 56 журнала. Порядковые номера пакетов еж едневно начинаются с № 1 или прос тав ляются последовательно в течение года. Рядом с номером пакета, име ющ его пометку "Лично', пишется с лово " лично". Номера и грифы конфи денциальнос ти влож енных в пакет документов прос тавляются напротив номера соответс твующ его пакета (при наличии двух и более номеров столбцом). Если на пакете рядом с номером документа указаны

10

номера экземпляров, то они переносятся в журнал. Вызвано э то тем, что номера экземпляров на пакете прос тавляются, когд а их два и более, и если их не переносить в журнал, то в случае у траты какого-то экземпляра в период пос ле вскрытия пакета д о регис тр ации документа обнаружить утрату будет невозможно. При вскрытии пакетов проверяется соответс твие на пакете и документе отправителя и ад ресата, гри фа конфид енциальнос ти, номеров документов, номеров экземпляров документа (если указаны на пакете). Пакеты должны быть разверну ты таким образом, чтобы убедиться, что в них не ос талось вложений. В документах проверяется наличие лис тов, а в Документах, имеющ их прилож ения, кроме того, соответс твие учетных но меров, грифа конфиденциальнос ти, номеров экземпляров, количества лис тов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержа щ ейся в основном документе (сопроводительном письме). Пакеты с пометкой "Лично" вскрываются работником, которому они адресованы, или уполномоченным им лицом. По усмотрению лица, вскрывшего пакеты, вышеперечисленные д анные провер яются им самим или сотрудником подразделения конфиденциальн ого делопроиз водства. При несоответс твии на пакете и документе или на документе и прилож ении учетных номеров, недос таче или излишке лис тов и экземпляров документа, а такж е в случае, если документ направлен на данное предприятие ошибочно, руковод ителем подразд еления конфид енциального делопроизводс тва и сотрудником, вскрывшим пакет, сос тавляет в двух экземплярах акт, второй э кземпляр которого вмес те с лицевой стороной пакета (при несоо тветствии д анных на пакете и документе) немедленно направляется отправителю. О недос таче листов или экземпляров с оо бщ ается, кроме того, руководителю данного предприя тия. Ошибочно присланные документы, лишние лис ты и экземпляры вместе с актом направляются с сопроводительным письмом в новом пакете отпр авителю. В графе 10 журнала учета пос тупивш их пакетов произв одится отметка о возврате с указанием, сколько лис тов или ка кие экземпляры и п очему возвращ аются, номера и даты сопровод ительного письма, например: "Три лис та (экз. №____) возвращ ены как лиш ние с № 14К Т от 24.05.2003" или (при возврате документа полнос тью) "Документ возвращ ен как ошибочно присланный с № 17 ДСП от 26. 05.2003". Ошибочно прис ланные документы могу т по согласованию с предприятием-отправителем пересылаться по н азначению за их учетными номерами в новых пакетах с вложением в них лицевой стороны пакета предприятия-отправителя. В э том случае в графе 10 журнала учета поступивших пакетов д елается отметка о пересылке с указанием предприятия, которому направ-

лен документ, номера и даты сопроводи тельного письма. О несоответс твии на пакете и д окументе или на д оку менте и прилож ении грифа конфиденциальнос ти или номеров экземпляров отправителю сообщ ается письмом. После вскрытия пакета и проверки правильнос ти вложений п оступившему документу присваивается очеред ной номер, прос тавляемый в графе 7 журнала учета пос тупивших пакетов. Одновременно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших конфи денциальных документов, имеющ их следующ ие графы: Учет ный номер и гриф конфиденциальности документа 1 К ому выдан

8

ата поступле ния

Д

2 Количество листов

9

Ви ди заголов ок документа

О ткуда поступил

Но мер и дата издания

4

5

3 Подпись за получение и дата

10

Количеств о листов основного документа

приложений

6

По дпись за в озв рат и дата

И ндекс (номер) дела, номера листов дела

11

12

Номер по учету документов выделенного хранения, количество листов 13

7 Примечание

14

В момент регистрации заполняются графы 1-7. В графе 1 проставляются очередной порядковый номер, присвоенный док ументу, и аббревиатурой гриф конфид енциальнос ти д окумента, В графе 5 указываются номер, присвоенный документу на предпр иятии, издавшем документ, и Дата подписания (у тверждения) док умента. Если документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 прос тавляется количес тво его лис тов, а в графе 7 делае тся прочерк. Если д окумент имеет сопроводительное письмо, то в графе 6 прос тавляется количес тво листов сопрово дительного письма, а в графе 7 количес тво лис тов прилож ений. При этом если все прил ожения имеют гриф конфиденциальнос ти, указывается общ ее кол ичество лис тов всех прилож ений, ес ли час ть прилож ений не имеет грифа конфиденциальнос ти, то количес тво их лис тов пр ос тавляется через + к лис там конфид енциальных приложений, например: 8+4 н/с. При пос туплении д окумента в двух и более э кземплярах

прос тавляется общ ее количес тво лис тов всех экземпляров. На самом документе в правом углу нижнего поля первого лис та проваляется отметка о поступлении, которая сод ержит учетный номер, присвоенный документу, гриф конфиденциальнос ти, дату поступления, количество листов. При наличии сопроводи тельного письма указывается отдельно количес тво листов сопровод ительн ого письма и через знак "+" общ ее количес тво лис тов всех конфиденциальных прилож ений. При на личии открытых (не конфиденциальных) приложений количес тво их лис тов отражается отд ельно через знак "+" с добавлением аббревиатуры "и/с" (несекретные), например: Уч. № 47К Т 19.04. 200 3 л.л. 1+20+6 н/с Если отметка проставляется с помощ ью штампа, то он м ожет иметь следующ ую форму: Уч. № Дата Кол-во лис тов При наличии прилож ений, кроме отметки о пос туплении документа, на первом лис те кажд ого прилож ения (как конфиденц иального, так и открытого) в правом углу ниж него поля прос тавляе тся штампом или от руки отметка "К Уч. №___" с указанием номера, присвоенного д окументу в целом, и аббревиатурой его грифа конфид енциальнос ти. Эта отметка необходима для того, чтобы в случаях получения исполнителем отдель ных приложений без сопр оводительного письма было видно, что они яв ляются час тью пос тупившего д окумента, а не изданным данным предприятием док ументом. В сброшюрованных документах отметки о пос туплении мож но прос тавлять на титу льном листе. Документы, присланные в пакетах с пометкой "Лично", по у смотрению лица, вскрывшего пакет, или передаются д ля учета с отруднику подразделения конфиденциального делопроизводс тва, или регис трируются пос ледним в учетных формах со слов лица, вскрывшего пакет. При втором варианте регис трационные данные в штампе на документе прос тавляет лицо, вскрывшее пакет. Пос тупившие машинные носители после занесения их в жу рнал учета пос тупивших пакетов регис трируются в журнале учета м а-

шинных носителей в порядке, изложенном в подразд еле 3.2.1. Если пос тупивший документ подлежит выд еленному хранению, то ему с ледует с разу (без регис трации в журнале учета пос тупивших документов) присваива ть очередной порядковый номер по журналу учета доку ментов выделенного хранения (см. далее). Этот номер прос тавляете на документе, в графе 8 журнала учета пос тупивших пакетов и в графе 1 журнала учета документов выделенн ого хранения с одновременным заполнением граф 27 э того журнала, при э том в графе 5 указывается: "П/ж №___ за ______". с проставлением номера и даты поступления пакета, в котором находился документ. Если на предприятие возвращ ены без сопроводительного письма отправленные ранее без сопроводите льного письма все или час ть эк земпляров документа, зарегис трированного по любому виду учета, или машинный носитель, то в графе 9 журнала учета поступивших пакетов напротив возвращ енного номера влож енного в пакет документа (носителя) прос тавляется номер, ранее присвоенный документу на данном предприятии с добавлением перед ним индекса И (для изданных документов), П (для пос тупивш их документов), В (д ля документов выд еленно го хранения), Н (для носителей). Одновременно в графе 15 журнала уче та изданных документов или в графе 11 журнала учета документов выд е ленного хранения производится запись: "Экз. №___ возвращ ены, п/ж №____ за ___________" с указанием номеров экземпляров, порядкового номера и даты пос тупления пакета, прос тавленных в жу рнале учета пос тупивших пакетов. В графе 14 журнала учета пос тупивших документов (под отметкой об отправлении) производится запись: "Возвращ ен, п/ж № ______за _________" с прос тавлением порядкового номера и д аты пос тупле ния пакета, в котором находился возвращ енный докумен т. Порядок производства отметки о возврате носителя изложен в подразделе 3.2.1. Если документ (носитель) отправлялся и (или) возвращ ен с с опроводительным письмом, то он регис трируется за очередным н омером в журнале учета пос тупивших документов. Документ, подлеж ащ ий выделенному хранению, переводится затем без сопров одительного письма на учет д окументов выделенного хранения, а носитель - на учет машинных носителей. Сопроводительное письв мо подшивается в дело. Допус тимо также журнале учета пос тупивших документов регис трировать только сопро водительное письмо, а приложение оформлять как возврат ранее отправ ленного документа. В обоих случаях в справочных целях на сопровод ительном письме с ледует делать отметку об учетном номере пр илож ения.

4.4. УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВЫДЕЛЕННОГО ХРАНЕНИЯ Учет конфид енциальных д окументов, подлежащ их выд еленному хранению, осущ ествляется в журнале или карточках, имеющ их следующ ие графы: Учет ный номер и гриф конфиденциальности документа 1

Д ата регистрации

В ид и заголов ок документа

2

3

отправ ление к

н омера экземпляров

8

9

уда отпра в ле н

наименов ание, номер и дата сопров одительного документа 10

Откуда поступил или каким подразделением разработан 4 от метка о в озв рате

11

С каких учетных номеров

Номера экземпляров

5 уничтожение н н омера омер эки земпдата ляров акта об уничтожении 1 1 2 3

Количеств о листов в экземпляре

6

7

передача на архив ное хранение н аромер хив ный экшифр земпляра

1

15

4

При значительном объеме документов выделенного хранения чертеж но-графические и текс товые документы могу т учитываться раздельно, но в однотипных формах учета. В э том случае слова "чертежно-графические" или "текстовые" должны включаться в н аименование журнала. В момент регис трации заполняются графы 1-7. При регис трации чертежно-графических документов в графе 3 проставляются вид носителя (калька, ватман, с инька) и инд екс (обозначение) документа. При взятии на учет документа, переводимого с учета пос тупивших документов, в графе 4 указывается, откуда пос тупил док умент, в графе 5- его учетный номер по журналу учета пос тупивших документов, одновременно в графе 13 журнала учета пос тупивших документов прос тавляются номер, присвоенный документу по журналу учета документов выделенного хранения, и количес тво лис-

тов, переведенных на выделанное хранение. При взятии на учет документа, перевод имого с учета изданных документов, в графе 4 указывается под разделение данного предприятия, разработавш ее документ, в графе 5 - учетный номер д окумента по журналу учета изданных документов, в графе 17 журнала учета изданных докумен тов прос тавляются номер, присвое нный д окументу по журналу учета до кументов выделенного хран ения, и количес тво переведенных на выд е ленное хранение экзем пляров. Взятые на учет выделенного хранения текс товые документы помещ аются в обложку и брошюруются (прош иваются), ес ли не имели обложки и не были сброшюрованы, при э том после последнего лис та документа помещ ается лис т с заверительной надписью, в которой указывается про писью количес тво лис тов в документе, заверяемое подписью (с расшифровкой) лица, составившего зав ерительную надпись, с прос тавлением даты, Ес ли в документе им еются литерные, пропущ енные номера или вклеенные на листы фотоотпечатки, то они оговариваются в заверитель ной надписи. На текс товых документах учетные номера, присвоенные по журналу учета документов выделенного хранения, прос тавляются в верхнем левом углу обложки и титу льного лис та (при его нал ичии). В правом верх нем углу прос тавляются гриф конфиденциальнос ти и под ним номер экземпляра. На чертежно-графических документах учетные номера пр оставляются на каждом лис те в мес тах, отведенных соответс тву ющ ими станд артами. На присланных документах имеющ иеся там номера зачеркиваются тушью тонкими линиями. На кажд ый документ заводится карточка учета выд ачи по следующ ей Форме. КАРТОЧКА учета выдачи конфид енциального документа выд еленного хр анения ______________________________________________________ _____. (учетный номер, наименование документа и количество листов в нем)

Кому выдан

Подпись за получение и дата

Подпись за возврат и дата

5. РАЗМНОЖЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Размнож ение конфид енциальных документов должно производиться только при действительной с лужебной необходимости в их дополнитель ных экземплярах. Конфиденциальные документы могу т размножаться в подразделении конфид енциального делопроизводс тва или в специальном множитель ном подразделении предприятия. Размнож ение (тир ажирование) конфи денциальных документов в типографиях методом набора и печатания текс та, как правило, не осущ ествляетс я главным образом из-за отсу тствия потребнос ти в большом тираже. Пред назначенные д ля размнож ения документов технические средств (копировально-множительное оборудование, компьютеры, пишущ ие машинки) должны быть защ ищ ены от возмож ного пер ехвата возникающ их при их работе электромагнитных излучений. Размнож ение конфиденциальных документов не должно пр оизводиться вперемежку с размножением открытых документов. Во время размножения конфиденциальных документов все, что не имеет отношения к их размнож ению, должно быть у брано с рабочих мес т, используемых при размножении, дос туп пос торонних лиц в помещ ение, в котором произво дится размнож ение, не разрешается. При возникновении в процессе размножения листов брака они помещ аются в специальную папку. Разрешение на размножение документов могу т давать по у смотрению руководителя предприятия руководители соответс тву ющ их структурных подразд елений самос тоятельно либо совмес тно с руководителем с лужбы безопаснос ти (подразд еления конфиде нциального делопроизводс тва) предприятия. Подписанный руков одителем предприятия список лиц, имеющ их право давать разр ешение на размножение конфиденциальных документов, д олж ен находиться в множительном под разде лении. Документы, пос тупившие из других предприятий, могут размножаться только с письменного разрешения изд авших их предприятий. Размнож ение документов производится в форме изготовлении дополнительных экземпляров, снятия копий с документов и производства выписок из документов. Разрешение на изготовление дополнительных экземпляров д окументов оформляется на обороте последнего лис та экземпляра, с которого должно производиться размнож ение. Этот экземпляр не должен в последующ ем направляться на другие предприятия, он

подшивается в дело или переводится на учет документов выд еленного хранения. Р азрешение оформляется следующ им образом: "Размнож ить в ______ экз. Должнос ть (д олж нос ти) лиц, разрешающ их размножение документа, подпись (подписи), дата". При размножении пос тупившего документа дополни тельно делается ссылка на номер и дату разрешения. При невозможнос ти оформления разрешения на размножение на самом документе оно оформляется в форме учета данного д окумента. При размнож ении документов в специальном множительном подразделении их перед ача на размножение производится спец иально назначенному д ля размножения конфид енциальных документов лицу под его подпись в форме учета или карточке выдачи документа. Под лежащ ие размножению документы регис трируются в подразделении конфиденциального делопроизводс тва или в спец иальном множительном подразделении (по мес ту размнож ения) в журнале учета раз множения конфид енциальных документов, имеющ его следующ ие графы:

Учетный номер, гриф конфиденциальности и дата документа 1 Учетные номера, присв оенные копиям и выпискам 5

Количество или номера листов (пунктов) 2

Количеств о листов брака

6

Размножено экземпляров

3

Подпись об уничтожении браков анных листов , дата 7

Дата размножения

4 Подпись сотрудника подразделения конфиденциального делопроизв одств а за получение изготов ленных экземпляров , дата 8

При пос туплении д окумента на размножение заполняются гр афы 1-2 журнала. В графе 1 гриф конфиденциальнос ти прос тавл яется аббревиатурой. В графе 2 указывается общ ее количес тво лис тов документа. Если размнож ается документ, изданный данным предприятием процессе размнож ения номер экземпляра документа, с которого осущ ествляется размножение, на размнож енных экземплярах не воспроизвод ится. При размножении пос тупивших документов н омер экземпляра воспроизводится. Учетный номер, присвоенный документу, сохраняется на раз-

множенных экземплярах. После размножения документа заполняются графы 3, 4 и (при наличии брака) 6, 7 журнала учета размножения конфиденциальных документов. В графе 3 указывается общ ее количес тво размн оженных экземпля ров без прос тавления их номеров. В графе 6 о тражается общ ее количество лис тов брака без перечисления их н омеров. Эти лис ты уничтож аются с помощ ью бумагорезательной машины или разрываются и поме щ аются в опечатанную урну, п осле чего работник, производивший раз множение документа и уничтожение бракованных лис тов, распис ывается в графе 7 с прос тавлением даты. Графа 8 включается в журнал и заполняется в случаях, когда размножение производится в специальном множ ительном подразделении. Подпись за возврат документа, с которого производилось размножение, проставляется в учетной форме, по которой осущ ествлялась его передача в специальное множительное подраздел ение. На размнож енных экземплярах работник подразд еления ко нфид енциального делопроизводства проставляет их номера. При этом если документ был издан данным пр едприятием, то номера размноженных экземпляров продолжают номера ранее изготовленных экземпляров, если документ был издан д ругим предпр иятием, то на размнож енных экземп лярах их номера прос тавляются дробно: в числителе на всех экземпля рах ос тается номер, присвоенный предприятием, издавш им документ, а в знаменателе на к аждом экземпляре проставляется присвоенный ему порядковый н омер, начиная с № 1. На каждом размноженном экземпляре в реквизите "Отметка об исполнителе" прос тавляется только учетный номер, прис военный документу при его издании, независ имо от мес та издания, фам илия, имя, отчес тво исполнителя и его рабочий телефон (если пр оставлен на размножаемом экземпляре). На экземпляре, с которого производилось размножение, под разрешением на размножение рабо тник подразделения конфиде нциального делопроизводства производит запись: "Размножено _____ экз. с № ____ по № ____", которая заверяется его подписью с проставлением даты. Если размнож енные экземпляры не воспроизводят подпись, то они удостоверяются печатью предприятия или подразделения конфиденциального д елопроизводства, которая прос тавляется с захватом час ти слова, обозначающ его должнос ть лица, подписавшего документ. При размнож ении документов, зарегис трированных в журнале учета изд анных документов, количес тво размноженных экземпля-

ров прос тав ляется в графе 6 ниже ранее прос тавленных через знак «+». При размножении документов, зарегис трированных по журналу учета пос тупивших документов, отметка о размнож ении произв одится в графах 6, 7 ниж е прос тавленных лис тов и оформляется следующ им образом: "Размножено _____экз.". При размнож ении документов, зарегис трированных в журнале учета документов выделенного хранения, отметка о размножении производится в графе 6. Номера размноженных экземпляров пр оставляются следом за ранее прос тавленными номерами. Размн оженные экземпляры отделяются от ранее проставленных знаком "+". Размнож ение конфиденциальных документов в форме снятия копий осущ ествляется в случаях, когда документы подшиты в дело и сняты с учета по журналам (кар точкам) учета э тих документов. Технология изготовления копий документов аналогична технологии изготовления дополнительных экземпляров, кроме следующ их особенностей. Разрешение на изготовление копий оформляется записью: "Снять копию в _____экз.". Копии документа присваивается отдельный учетный номер очередной порядковый номер по журналу учета изданных докуме нтов, независимо от того, по какому виду учета (изд анных или п оступивших документов) зарегистрирован документ, с которого сн имается копия. Присвоенный копии учетный номер прос тавляется на всех лис тах копии посредине ниж него поля с добавлением аббр евиатуры грифа конфид енциальнос ти (на последнем лис те - в реквизите "Отметка об исполнителе"). В реквизите "Дата и номер д окумента" на копии сохраняются прежние данные. На первом лис те копии над реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" прос тавляется с лово КОПИЯ. Реквизит "Отметка об исполнителе" оформляется полнос тью, как во вновь создава емых документах. Ниже реквизита "Подпись" на копии документа прос тавляется слово "Верно", которое заверяется подписью лица, производивш его снятие копии, с указанием его должности, инициалов и фамилии, а также даты заверения. Если копия пересылается на другие предприятия, то на ней дополнительно проставляется печа ть предприятия или подразд еления кон фид енциального делопроизводства. Экземпляры копии имеют самостоятельную нумерацию, начиная с № 1. На экземпляре документа, с которого снималась копия, под разрешением на снятие копии работником под разделения конфиденциального делопроизводс тва производится запись "Снята копия

в _____экз. за уч. № ____», которая заверяется его подписью с прос тавлением даты. В журнале учета размножения конфиденциальных документов дополнительно заполняется графа 5. Заполнение граф журнала учета изд анных документов при сн ятии копий производится аналогично заполнению на вновь созд аваемые доценты. Технология производс тва выписок из конфид енциальных док ументов имеет следующ ие особеннос ти. Выписки могу т производиться с документов, как не подшитых, так и подшитых в дела, а такж е с документов выд еленного хран ения. Разрешение на изготовление выписки оформляется записью: "Размнож ить л. л. (п.п.) ______ в _______ экз.". Выпискам присваивается отд ельный учетный номер - очередной порядковый номер по журналу учета изд анных документов, независимо от того, по какому виду учета зарегис трирован док умент, из которого произ водится выписка. Прос тавление учетного номера на выписке осущ ествляется аналогично прос тавлению его на копии. На первом лис те выписки после заголовка документа прос тавляется с лово ВЫПИСКА. Выписка имеет собс твенную нумерацию лис тов и экземпляров. Ре визит "Отметка об исполнителе" оформляется полнос тью. Отметки о производс тве и заверении выписки оформляются, как и в копии, с заменой в отметке о производстве слов "Снята копия" на слова "Произведена выписка". В журнале учета размножения конфиденциальных документов в графе 2 перед производством выписки прос тавляются номера лис тов или пунктов, с которых производится выписка (например, л.л. 7-9 или п.п. 4 6 - 8), а в графе 5 после производс тва выписки учетный номер выписки ос тальные графы заполняются, как и при других формах размножения. Заполнение граф журнала учета изданных документов при производс тве выписок осущ ествляется аналогично заполнению на вновь создаваемые документы.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 6.1. ПОНЯТИЕ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В открытом делопроизводстве документооборот предприятия определяется как движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В соответс твии с этим определением движение пос тупивших документов начинается с момента их получения, однако до регис трации документы прох одят с тадии предварительного рассмотр ения, распределения, опред еления сос тава документов, не подл ежащ их регис трации, док лада документов руководству, передачи части из них в структурные под разделения. В конфиденциальном делопроизводстве предварительное рассмотрение, перед ача по назначению и другие работы с поступившими документами осущ ествляются тоже с момента их получения, но до начала движения они должны быть учтены. Следовательно, движение пос тупивш их конфиденциальных документов начинается после того, как они учтены. Изданные на предприятии открытые документы включаются в документооборот с момента их создания. Документ считается с озданным только тогда, когда он подписан (у твержден). После подп исания производится регис трация и начинается движ ение докуме нта. Поэ тому фак тически документ включаетс я в д окументооборот с момента его регистрации. В конфиденциальном делопроизводстве изданные документы вклю чаются в документооборот тож е с момента их учета. Но учет документов осущ ествляется не пос ле подписания, а на с тадии подготовки их проек тов. С момента учета до подписания документы находятся в движении (прием-передача между исполнителями и подразд елением конфид ен циального делопроизводства, визир ование), то есть они уже включены в Документооборот. Поэ тому применительно к конфиденциальным документам неправомерно говорить, что они включаются в д окументооборот с момента их создания. Движение д окументов выд еленного хранения такж е начинается после их учета. В приведенном опред елении открытого документооборота движение д окументов заверш ается окончанием исполнения или отправкой. В конфид енциальном делопроизводс тве движение пос тупив-

ших и изданных документов завершается их отправлением, подшивкой в дело или переводом на учет д окументов выд еленного хранения. Движение документов выделенного хранения заканч ивается их отправлением, уничтожением или передачей на архивное хранение. С учетом всего сказанного, мож но дать определение конфиденциального документооборота как движение конфид енциальных документов" момента их учета д о отправления, подшивки в дело или перевода на учет выд еленного х ранения поступивших и изда нных документов и до отправ ления, уничтожения или передачи на архивное хранение документов вы деленного хранения. Целью и открытого, и конфиденциального документооборота является обеспечение исполнения и использования д окументов. В процессе движ ения документов нужно созд авать условия для с охранности документов, ибо их утрата исключает возможность исполнения и использования. Вмес те с тем важ ной отличительной чертой и особенностью конфиденциального документооборота является необходимос ть защ иты документов от несанк ционированного дос тупа к ним с целью пред отвращ ения утечки конфиденциальной информации. Поэ тому организация конфиде нциального документооборота должна строиться на основе сл едующ их принципов: - разрешительной системы дос тупа к конфид енциальным д окументам; - исключения несанкционированного дос тупа к конфиденц иальным документам; - целенаправленного регулирования процессов движения ко нфид енциальных документов; - исключения инс танций прохождения ко нфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и п орядком исполнения документов; - фиксированной передачи конфиденциальных документов; - обеспечения своевременного и качес твенного исполнения конфиденциальных документов; - персональной и обязательной ответственнос ти за выдачу н еправомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными документами и на их отправление.

6.2. СИСТЕМА ДОСТУПА К КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ Конфиденциальные документы являются документами ограниченного доступа. Это означает, что знакомиться и работать с ними

могут только лица получившие на то соответс твующ ие разрешения. Порядок получения и оформления таких разрешений у станавливается на каждом предприятии системой доступа к конфиденциальным д окументам, которая представляет собой совоку пнос ть норм и правил, определяющ их, кто из руководителей предприятия и структурных подразделений, кому из пользователей и с какими категориями конфиденциальных документов может давать разр ешение на ознакомление, а так же, каким образом оформляю тся такие разрешения в зависимости от вид а учета документов. При разработке сис темы дос тупа к конфиденциальным док ументам необход имо руководствоваться следующ ими подходами. 1. Доступ к конфиденциальным документам мож ет предос тавляться только лицам, имеющ им оформленный в установленном порядке (контрактом, приказом) допуск к соответс твующ ему виду тайны и давшим письменное обязательс тво (в контракте или специальной подписке) о неразглаш ении ставших им извес тными ко нфид енциальных сведений. Допуск к соответс твующ ему виду тайны является основанием д ля дос тупа к конкретным д окументам в пр еделах э того вида тайны. 2. Доступ к конфид енциальным документам д олж ен быть обос нованным и правомерным, т.е. базироваться на служебной необходимос ти ознакомления с конкретным д окументом именно данного лица. 3. Сис тема доступа долж на давать возможность обеспечивать пользователей всеми необход имыми им в силу служебных обяза ннос тей конфид енциальными документами, но только теми, которые действительно необходимы для выполнения конкретных видов р абот. К сож алению, э тот подход не всегда четко соблюдается. С одной стороны, стремясь макси мально с ократить количес тво лиц, допускаемых к конфиденциальным документам, на некоторых предприятиях не знакомят час ть пользовате лей с необход имой им для с лужебной деятельнос ти информацией и тем самым снижают качество этой деятельнос ти, с другой стороны - знакомят пользователей с конфиденциальными документами, не связанными н апрямую с их функциональными обязаннос тями, но, как выраж аю тся, необходимыми им "для общ его развития" или "расширения кругозора", что приводит к разглашению информации, т.е. неправ омерному доведению информации до лиц, которые не должны ее знать. 4. Доступ к конфид енциальным документам д олж ен быть санкционированным, т.е. осущ ествляться только по соответс тву ющ ему разрешению. 5. Доступ к конфиденциальным документам могу т предос тавлять только уполномоченные на то должнос тные лица, при э том

соответс твующ ее должнос тное лицо может давать разрешение на ознакомление с входя щ ими в с феру его д еятельнос ти конфиде нциальными документами только установленному кругу лиц и только по служебной необход имос ти. 6. Доступ должен оформляться письменно по каждому конкретному конфиденциальному документу. При необх одимос ти ознакомления пользователя только с час тью документа в разреш ении на ознакомление д олж ны быть указаны разделы, пункты или страницы, с которыми можно знакомить пользователя. Сос тавит ели (исполнители) документов и лица, которые визировали, согл асовывали, подпис ывали, у тверждали документы, а такж е лица, указанные в тексте распорядительных докумен тов, допускаются к таким документам без оформления дополнительных разрешений, если они прод олж ают выполнять те ж е функциональные обязанн ости. В первом случае э то обусловлено тем, что перечис ленные лица как бы автоматически в силу своего служебного положения уже получили доступ к документам на стадии их подготовки, во втором тем, что с поручением, содержащ имся в распоряд ительном док ументе, ис полнитель долж ен быть ознакомлен обязательно, чтобы знать, что ему поручено, поэ тому оформление д ополнительного доступа теряет всякий смыс л. Поскольку система доступа к конфид енциальным документам содержит в себе значительное количес тво правовых полож ений, а нарушение ее требований, приводящ ее, как правило, к разглашению конфид енциальной информации, влечет за собой дисципл инарную, гражданско-правовую и в некоторых случаях уголовную ответс твенность виновных лиц, то ее следует закреплять в спец иальном нормативном документе, который обычно называется «П олож ение о сис теме доступа к конфиденциальным документам». Полож ение должно основываться на вышеизложенных подх одах и может включать в себя следующ ие разделы. 1. Общ ие полож ения. 2. Полномочия долж нос тных лиц по разрешению д оступа к конфиденциальным документам. 3. Порядок оформления разреш ений на дос туп к конфиденциальным документам. В первом разделе указываются: назначение Положения; но рмативные документы, на которых оно базируется; с фера его распрос транения; основные зад ачи и принципы сис темы дос тупа; на кого возлаг ается ответс твеннос ть за невыполнение требований Полож ения; кем осущ ествляется контроль за соблюд ением норм Полож ения. При э том следует отразить, что ответс твеннос ть за невыполнение требований Положения несут все должнос тные л ица, имеющ ие право д авать разрешение на доступ к конфиденци-

альным документам, а также вс е пользователи конфи денциальных документов. К онтроль за выполнением норм Положения д олж ен возлагаться на руковод ителей службы безопаснос ти, подразд еления конфиденциального делопроизводс тва и управленческопроизводс твенных подразделений в пределах их компетенции. Во втором разделе должны быть перечислены все должнос тные лица, которые могу т д авать разрешение на дос туп к конфиденциальным доку ментам, с указанием, какой категории пользов ателей и к какому сос таву документов. Основополагающ ими подх одами при этом должны быть с ле дующ ие: - руководитель предприятия имеет право давать разрешение на дос туп к соответс твующ им конфид енциальным документам всем категориям пользователей; - замес тители руководителя предприятия по отдельным направлениям имеют право давать разрешение на дос туп к соотве тствующ им конфиденциальным документам всем пользователям, но в пределах своей с феры деятельности; - руководителям под разделений дается право разрешать дос туп к конфиденциальным д окументам всем сотрудникам своих подразделений по тематике работы подразделений; для осущ ествл ения дос тупа к конфид енциальным документам д анного подразд еления сотрудников других подразд елений необходимо разрешение соответс твующ его заместителя руководителя предприятия или руководителя предприятия; - первые замес тители руководителей, а также должнос тные лица, временно исполняющ ие ту или иную д олж нос ть, могу т, как правило, разрешать дос туп к конфиденциальным д окументам в объеме всех прав, предусмотренных для замещ аемых ими лиц. В третьем разделе опред еляется порядок оформления разр ешений на дос туп к конфид енциальным документам, зарегис трир ованным по раз личным видам учета. Разрешение на ознакомление с конфиденциаль ными документами должно оформляться: по пос тупившим и изданным документам в форме резолюции на док ументе; по документам, зарегис трированным по учету документов выд еленного хранения, в форме резо люции на документе или подписанного соответс твующ им руководите лем списка пользователей на внутренней с тороне обложки д окумента, титу льном листе либо в карточке учета выдачи документа. Разрешение на доступ к конфиденциальным делам оформляется в номенклату ре дел (см. главу 7). Отд ельным разделом Положения может быть предусмотрен порядок дос тупа к конфиденциальным документам лиц, не раб отающ их на данном предприятии (при выполнении совмес тных р абот и др.). При этом следует иметь в виду, что сотрудники органов

государственной власти, иных государственных органов и органов местного самоуправления имеют право на доступ к конфиденциальной информации в пределах компетен ции, определенной для этих органов законод ательс твом Российской Федерации, поэ тому предприятия обязаны не только знакомить сотруд ников таких орг анов с конфиденциальными документами, но и пр едос тавлять документы в распоряжение органов в случаях, установленных закон одательством. В соответс твии с законодательс твом названные о рганы обязаны обеспечить защ иту полученных ими документов от разглашения и неправомерного использования должнос тными л ицами и иными с лужащ ими э тих органов, которые ознакомились с документами в связи с выполнением служебных обязаннос тей. За разглашение или неправомерное использование содержащ ейся в документах конфид енциальной информации данные органы несут предусмотренную законодательс твом ответс твенность. Полож ение мож ет разрабатываться подразделением конфиденциаль ного делопроизводства или ПДЭК. Оно под писывается разработчиками, визируется всеми лицами, имеющ ими право д авать разреш ение на дос туп к конфид енциальным документам, и утверждается приказом руководителя предприятия. В приказе о пределяются и мероприятия по введению Поло жения в дейс твие (порядок изучения Полож ения пользователями, техно логия осущ ествления контроля за его выполнением и др.). С у твержден ным Полож ением долж ны быть ознакомлены под расписку все сотру дники предприятия, работающ ие с конфиденциальными документами.

6.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В соответс твии с утвержденным Полож ением о сис теме дос тупа к конфид енциальным документам после учета документов осущ ествляется их рассмотрение и передача для исполнения. При большом объеме пос тупающ их документов целесообразно осущ ествлять их предварительное распределение по уровням пр инятия решений по ним. С э той целью разрабатывается Перечень поступивших документов, направляемых на исполнение без рассмотрения руководителем предприятия. В этом перечне полномочия по принятию решений по исполнению документов делегируются на соответс твующ ий уровень управления. В перечень включаются конкретные наименования пос тупа ющ их документов, имеющ их, как правило, типовой и повторяющ ийся ха рактер, которые адресуются замес тителям руководителя предприятия, руководителям

подразд елений или непосредственным исполнителям без рассмо трения э тих документов руководителем предприятия. Перечень может иметь следующ ую форму: № п/п

1

Наименов аИнициалы, фания адресуемых милии лиц, которым документов адресуются документы 2

3

Инициалы, фамилии лиц, которым адресуются документы при в ременном отсутств ии основ ных адресатов 4

Разработку перечня целесообразно возлагать на ПДЭК. При подготовке перечня необходимо учитывать требования Положения о системе дос тупа к конфид енциальным документам в части обеспечения правомернос ти д оступа к д окументам в процессе делег ирования полномочий по их рассмотрению. Перечень подписывается председателем и членами ПДЭК и вводится в дейс твие приказом руководителя предприятия. В прик азе опред еляется и должнос тное лицо, которому предос тавляется право адресования документов, включенных в перечень. Им может быть руководитель под разделения конфиденциального делопроизводства, руководитель служ бы безопаснос ти или помощ ник (референт) руководителя предприятия. Это лицо в соответс твии с п еречнем лишь ад ресует документы без ука зания порядка и сроков их исполнения, поскольку при адресовании д оку ментов руководителям различных уровней э ти руководители в резолю ции определяют характер и сроки исполнения документов, а при адресо вании документов непосредственным исполнителям последние знают, что нужно сделать по исполнению д окумента и в какие сроки, т.к. такие документы являются типовыми и характер их исполнения однот ипен. Перечень позволяет сократить пу ть и время движ ения док ументов до непосредс твенных исполнителей, а следовательно, у скорить процесс их исполнения, освободить руководителей различного ранга от рассмотрения вопросов, которые могу т быть решены непос редственными исполнителями документов, уменьшить трудозатраты на рассмотрение, исполне ние и обработку документов, обеспечить выполнение требований сис темы дос тупа к пос тупившим документам. Не включенные в перечень пос тупившие документы, а также изданные документы и документы выделенного хранения, подл ежащ ие рассмотрению непосредственно руководителем предпр иятия, передаются ему под подпись в "Журнале перед ачи конфиденциальных документов", если они не рассматриваются в прису тствии сотрудника подразделения конфид енциального делопроиз-

водства, ответс твенного за их учет. Журнал имеет следующ ие графы: Номер документа 1

Количеств о Подпись Подпись листов за получение и за в озв рат и дата дата 2 3 4

При одновременном получении и возврате нескольких док ументов может прос тавляться од на подпись за все документы. Если пос ле рассмотрения документов в присутс твии сотрудн ика подразделения конфиденциального делопроизводс тва у руководителя ос тается час ть их, то в журнал перед ачи конфиденц иальных документов вносится только эта часть. В процессе рассмотрения документов на них пишутся резолюции. В состав резолюции вх одят следующ ие элементы: инициалы, фамилия ис полнителя (исполнителей), содерж ание поручения (предписываемое действие), с рок исполнения (при необходим ости), подпись, дата, например: И. В. Бородину Н.И. Самойловой Прошу подготовить проект договора к 18.04.2003. Личная подпись 09.04.2003 Текст поручения должен быть конкретным и кратким. Не должны быть резолюции типа: "Прошу зайти", "Прошу переговорить" и т.п. Если для принятия решения необходим разговор с исполнит елем, то приглашение исполнителя должно оформляться не рез олюцией, а записью на отдельном прикрепляемом к документу листе или другим способом. Пос ле разговора с исполнителем долж на быть оформлена резолюция на документе. В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, отве тственным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предос тавляется право координации работы соисполнителей. Е сли ответс твенным исполнителем назначается лицо, указанное в рез олюции не первым, то рядом с его фамилией в скобках или ч ерез тире прос тавляется "отв.". На документах, не требующ их указаний по исполнению и срокам исполнения, эти данные не прос тавляются. Резолюция пишется на площ ади между адрес атом и текс том. Если она не помещ ается на э той площ ади, то ее можно писать на свободном мес те первого лис та, за исключением полей. Допуск а-

ется оформление резолюции на отд ельном лис те с указанием на нем учетного номера и даты документа, к которому относится р езолюция, однако не следует вво дить это в систему, т.к. резолюция является сос тавной час тью документа и поэ тому должна, как пр авило, оформляться на нем. На документах, требующ их контроля исполнения, может пр оставлять ся на левом поле на уровне заголовка реквизит "Отметка о контроле", который обозначается буквой "К" либо словом или штампом "Контроль". Целью отметки является напоминание исполнителю об обязаннос ти исполнения документа в установле нный срок и указание подразд елению конфиденциального прои зводс тва о взятии документа на контроль. После рассмотрения и написания резолюций на документах они, как и документы, адрес ованные исполнителям в соответс твии с Перечнем поступивших документов, направляемых на исполн ение без рассмотрения руководителем предприятия, а также тр ебующ ие исполнения вну тренние документы, передаются исполн ителям под подпись в соответствующ их учетных формах. Обяз ательнос ть подписи за получение и возврат конфиденциальных документов независимо от занимаемой долж нос ти не обходима и для обеспечения сохранности документов, и потому, что при безрасписочном получении документов в случаях их утраты пользовате ли, как правило, заявляют, что они утраченный документ не получали, и вся вина за у трату лож ится на сотрудника подразделения конфиденциаль ного делопроизводства. Подпись за получение д окументов прос тавляется в графе 10 журнала учета пос тупивших доку16 ментов с заполнением граф 8, 9 , в графе 8 журнала учета изданных документов с заполнением граф 6-7 (в графе 5 делается прочерк), в графе 2 карточки учета выд ачи конфид енциального док умента выделенного хранения с заполнением графы 1. Если исполнителей несколько, то документ в первую очередь перед ается ответс твенному исполнителю, указанному в резолюции, а при отсу тствии указания - пос тавленному в резолюции пе рвым. При получении документа исполнитель должен проверить с оответствие учетного номера документа и количес тва его листов (с просчетом) записям в учетных формах. Передача документов между исполнителями должна произв одиться через подразд еление конфид енциального делопроизводс тва или (при возврате в течение рабочего дня) по разовой расписке, минуя подразделение конфид енциального делопроизводс тва. При карточном способе учета при изменении мес тонахождения документа в контрольном журнале карандашом прос тавляется н овое мес тонахождение документа, а карточка перемещ ается в соо т-

ветствующ ую ячейку картотеки. Если документ одновременно выдается по частям нескольким исполнителям, то при карточном способе учета подписи за получ ение доку мента прос тавляются на основной карточке, которая ставится в ячейку картотеки под фамилией одного из исполнителей, в ячейки остальных исполнителей помещ аются сигнальные карточки, которые могу т быть либо ду бликатом ос новной карточки с указан ием количества лис тов (экземп ляров), выданных исполнителю, либо лишь содержать сведения об учетном номере документа, фамилии соответс твующ его исполнителя, коли честве полученных им лис тов (экземпляров). Документы, требующ ие подготовки ответа или принятия реш ения, под леж ат контролю. Организация контроля должна обеспеч ивать качес твенное и своевременное исполнение документов. Ответс твенность за качес тво исполнения документов несу т исполнители и руковод ители под разделений, в которых работают исполнители. Контроль за сроками исполнения документов осущ ествляет н аряду с руководителями соответс твующ их структу рных подразд елений подразделение конфиденциального делопроизводства. Если исполнение документа пос тавлено на контроль, то для его осущ ествления при карточном спос обе учета используются д ополнитель ные экземпляры учетных карточек, в которых для пер енесения резолю ции руковод ителя и контрольных отметок используются графы, отраж аю щ ие движение документов в ходе их исполнения. При журнальном способе учета для осущ ествления контроля исполнения д окументов изго тавливаются специальные контрольные карточки, имеющ ие следующ ие графы: Учетный номер и гриф конфиденциальности документа

Дата документа

1 Резолюция 4

2 Контрольные отметки 5

Вид и заголов ок документа

3 Отметка о снятии документа с контроля 6

В контрольных карточках не должны содержаться конфиденц иальные сведения. При контроле документов, пункты которых имеют самос то ятельного исполнителя и свой срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки).

Из карточек контролируемых документов формируется ко нтрольная картотека по срокам исполнения документов. В пределах каждого срока карточки могут систематизироваться по видам учета документов, исполнителям, видам документов и др. При автоматизированном контроле исполнения документов с оответствующ ие данные вводятся в компьютер. В процессе контроля исполнения документа подразд еление конфиденциального делопроизводс тва долж но периодически (в установленные на предприятии сроки) напоминать исполнителю о контролируемом документе, о чем в графе "Контрольные отметки" контрольной карточки проставляется соответс твующ ая дата. О н арушении срока исполнения д окумента под разделение конфиде нциального д елопроизводс тва изве щ ает соответс твующ его руков одителя После исполнения документа исполнитель прос тавляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело, которая включат следующ ие данные: - ссылку на дату и номер документа, свидетельс твующ его об исполнении данного документа, или при отсу тс твии такого док умента краткую справку об исполнении; - слово "В дело"; - номер (инд екс) дела, в которое д олж ен быть подшит док умент; - подпись исполнителя или руководителя с труктурного подразделения, в котором исполнен документ; - дату. Например: Исполнен 14.04.2003 № 9К В дело 0210 подпись 15.04. 2003 или Запрашиваемые материалы включены в сводную заявку, предприятию сообщено по телефону (В. М. Бушуеву) Вдело 1402 подпись 16.04. 2003

Исполненный документ вмес те с документом -ответом (при наличии) сдается в подразделение конфид енциального делопроизводства. Сотрудник под разделения долж ен проверить правильнос ть произведенной отметки об исполнении д окумента, соотве тствие вида и заголовка д окумента заголовку дела, в которое он н аправляется, просчитать количес тво лис тов документа и проверить соответс твие их учетным данным, распи саться за получение документа в соответс твующ их графах учетных жур налов (карточек). Контролируемый документ по решению соответс твую щ его руководителя снимается с контроля, контрольная карточка (ду бли кат учетной карточки) или уничтожается, или помещ ается в справочную картотеку. Основная учетная карточка (при карточном способе учета) перекладывается в картотеку исполненных документов, в которой карточки располагаются в пос ледовательнос ти их ном еров. Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочее место исполнителя, а ознак омление с ним производ ится в подразд елении конфиденциального делопроизводства (комнате для исполнителей). При э том если ознакомление производится в прису тствии сотрудника подразд еления конфид енциального дел опроизводс тва, ответственного за учет документа, то подпись в учетной форме за получение документа может не прос тавляться. Подпис и об ознакомлении с документами с проставлением даты производятся на самих документах, а подписи об ознакомлении с распорядительными документами могу т прос тавляться на спец иальном лис те ознакомления. В комнате д ля исполнителей или устанавливаемых в подразделении конфид енциального д елопроизводства кабинах произв одится и исполнение документов, если на рабочих мес тах в служе бных комнатах исполнителей нет необходимых условий, обеспечивающ их сохранность д окументов и содерж ащ ейся в них информ ации. После исполнения пос тупившего документа или ознакомления с ним соответс твующ их должностных лиц негрифованные прил ожения, не под леж ащ ие совмес тному хранению с основным конфиденциальным д окументом, перед аются в службу открытого делопроизводс тва с заполнением граф 8-10 журнала учета пос тупивших документов и с отметкой о передаче на основном документе (с опроводительном письме).

6.4. ОТПРАВЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде. Конверты (пак еты) должны быть светонепроницаемыми. Если они светопроницаемы, то вложения обертываются светонепроницаемой бумагой. Если одному адресату направ ляются несколько документов, то они помещ аются в один пакет. В пра вом верхнем углу пакета прос тавляются: гриф конфиденциальности, соответс твующ ий наивысшему грифу конфиденциальнос ти документов, под леж ащ их вложению в пакет, ниже при необх одимос ти пометка "Лично". На пакете пишу тся адрес и наименование предприятия -получателя, а при наличии пометки "Лично" дополнительно долж нос ть, инициалы и фамилия адресата. Под адресатом перечисляются учетные номера д окументов, которые будут вложены в пакет (ес ли документ отправляется с сопровод ительным письмом, то на пакете прос тавляется только номер сопроводительного письма без указания номеров прилож ений). При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете ряд ом с номером документа в скобках указываю тся номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименов ание предприятия-отправителя. Для пос тоянных корреспондентов при больш ом объеме переписки целесо образно иметь пакеты с заранее воспроизведенными на них типографс ким способом адресами и наименованиями предприятий -получателей и отправителя. При необходимости на пакете в центре верхнего поля мо жет проставляться пометка "Срочно". Перед помещ ением конфиденциальных документов в подг отовленные пакеты проверяется соответс твие данных на докуме нтах и пакетах, просчитывается количество лис тов и соответс твие их учетным данным. При наличии сопровод ительного письма пр оверяется, кроме того, с оответствие названия, учетного номера, грифа конфид енциальнос ти, номера экземпляра, количес тва листов приложения (с просчетом лис тов) запи сям в сопроводительном письме. Со с тороны клапана в пакет помещ ается прокладка. Пакет заклеивается силикатным клеем и прошивается крес тнакрес т через середину нитками или металлическими скрепками с захватом всех клапанов либо, если вложения нельзя прокалыв ать, через четыре края с тугим охватом краев вложений. Нитки завяз ываются в центре оборотной с тороны пакета, на узел прошивки н акладывается бумажная наклейка из папиросной или другой тонкой, но не расслаивающ ейся бумаги с оттис ком каучуковой печати предприятия. Наклейка д олж на быть на 34 мм больше размера о ттиска печати. Наклейка наклад ывается так, чтобы зах ватывала все клапаны пакета в серед ине, концы ниток не находились под н аклейкой, а узел прошивки был ею закрыт. При прошивке металл и-

ческими скрепками бумаж ная наклейка накладывается на загну тые концы скрепок. Наклейка сверху покрывается тонким слоем сил икатного клея, чтобы образовалась с текловидная прозрачная пле нка. Размер пленки должен быть на 12 мм больше бумажной н аклейки. Пакеты с конфиденциальными документами могу т дос тавляться через спецсвязь или почтовое отделение связи Минис терс тва связи либо, минуя их, непосредс твенно адресату. Возможно о тправление пакетов и фельдъегерской связью. Пересылка пакетов фельдъегерской и специальной связью осущ ествляется на дог оворной основе. Через почтовое отд еление связи пакеты пересылаются це нными или заказными отправлениями в соответс твии с почтовыми правилами. При э том виде отправления гриф конфид енциальнос ти может прос тавляться на пакете не в правом верхнем у глу, а рядом с номером документа аббревиатурой. Часть реквизитов на пакет допускается наносить маркиро вальной машиной. При отправлении конфид енциальных пакетов через почтовое отделение связи в целях сокрытия их конфид енциальнос ти они могут помещ аться в другие пакеты, на которые наносятся только реквизиты, предусмотренные почтовыми правилами д ля открытых ценных и заказных отправлений. При таком способе конвертования пакеты поступают в под разделение открытого делопроизводс тва предприятия-получателя и пос ле вскрытия наружного пакета пер едаются под расписку в подразделе ние конфиденциального делопроизводс тва. При пересылке корреспонденции фельдъегерской или спец иальной связью сос тавляется в необходимом количес тве экземпл яров реес тр, последний экземпляр которого ос тается на предпр иятии. Передача пакетов осущ ествляется в соответс твии с прав илами этих служб связи. Доставка конфиденциальных пакетов на другие предприятия, минуя органы связи, может осущ ествляться с разреш ения руков одителя пред приятия сотрудником подразд еления конфиденциального делопроизвод ства либо другим работником предприятия, д опущ енным к конфид енциальной информации, на с лужебном транспорте. Пакеты передаются по реестру или взамен разовой расписки, в которых, кроме подписи о получении пакетов, должна быть прос тавлена печать предприятия-получателя. Реес тры и полученные расписки не должны иметь гриф конфиденци альности. Их в аловая нумерация производится раздельно в течение года. Об отправленных документах производятся соответс твующ ие отметки в учетных формах: в журнале учета изданных документов в графах 12-14, в журнале учета документов выделенного хранения

в графах 8-10. При э том ес ли документ отправлен без сопровод ительного письма, то в графе "Наименование, номер и дата с опроводительного документа" пишется "реестр", "расписка", "квитанция", ес ли с сопроводительным пись мом - "сопровод ительное письмо" с прос тавлением номеров и дат этих документов. Если по каким-либо причинам отправлен документ (или час ть его), зарегис трированный в журнале учета пос тупивших докуме нтов, то отметка об отправлении прос тавляется в графе 14 (Прим ечание) журнала. В ней указываются количество отправленных листов, куда они направлены, наименование, номер и дата сопровод ительного д окумента, например: "3 лис та отправлены в А ООТ "Изумруд" по реес тру № 6 от 24.03.2003".

7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 7.1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ Для обеспечения быс трого поиска необходимых документов, создания условий д ля их сохранности и удобс тва использования исполненные конфид енциальные документы, зарегис трированные по журналам учета пос тупивших и изданных документов, долж ны быть сгруппированы в дела. Дело представляет собой совоку пнос ть документов (или отдельный до кумент), относящ ихся к одн ому вопросу или участку деятельнос ти и по мещ енных в отдельную обложку. Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответс твии с номенклатурой конфиденциальных дел. Номенклатура конфид енциальных дел - это оформленный в установленном порядке сис тематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их инд ексов (н омеров), сроков хранения и лиц, которым пред оставлено право пользования делами. Таким образ ом, номенклатура конфиденциальных дел, опред еляя наименования (заголовки) д ел и выс тупая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одн овременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной час тью системы доступа к конфиденциальным докуме нтам. Вместе с тем номенклатура является и учетной формой для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, мож ет быть использована в качес тве схем пос троения справоч ной картотеки по документам и сос тавления описей дел, передаваемых на архи вное хранение. Номенклатура дел, сод ержащ их коммерческую тайну, долж на составляться отд ельно от номенклату ры дел, содержащ их служебную тайну. "Положением о порядке обращ ения со служебной информацией ог раниченного распрос транения" предусмотрено включение дел с грифом "Для служебного пользования" в номенклату ру несекре тных дел, однако э того делать не с ледует, т.к. состав граф номенклатур конфид енциаль ных и несекретных дел имеет сущ ественные

различия. Номенклатура конфид енциальных дел разрабатывается д ля предприятия в целом (сводная номенклату ра дел). Она составл яется на каждый год (в конце текущ его года на следующ ий год) подразделением конфи денциального делопроизводс тва на основе пред ложений структурных под разделений. К разработке номенкл атуры должны привлекаться ква лифицированные специалис ты, имеющ ие дос туп к соответс твующ им кон фиденциальным документам и хорошо знающ ие направления деятель ности предприятия, характер его связей с другими предприятиями, состав конфиденциальных документов, планы работ на предс тоящ ий год. Номенклатура подписывается руководителем подразделения конфиденциального д елопроизводс тва, визируется руковод ителями заинт ересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом конфи денциальных документов предприятия (при его нал ичии), рассматривается на заседании ПДЭК пред приятия и у тве рждается руководителем предприятия. Такой порядок должен быть при первоначальной разработке номенк латуры конфид енциальных дел и в случае ее значительной переработки (сущ ественное изменение заголовков дел, включение большого количества новых дел, расширение списка лиц, допущ енных к делам). Ес ли таких изменений нет, то на кажд ый последующ ий год номенклатура перепечатывается (с возмож ными незначительными изменениями), подпи сывается руководителем подразделения конфид енциального д елопро изводс тва, у тверждается руководителем предприятия и вводится в дей ствие без вышеперечисленных согласований. Гриф конфид енциальнос ти номенклатур дел долж ен соответствовать совокупной с тепени конфиденциальности сведений, с одержащ ихся в заголовках дел. Если э ти сведения не являются конфиденциальными, то гриф конфиденциальнос ти номенклатуре не присваивается. При нали чии грифа номенклатура регис трируется в журнале учета изданных до кументов. Лица, допущ енные к делам, должны быть ознакомлены с соответствующ ими разделами номенклатуры под подпись в номенклатуре, что является основ анием д ля привлечения их к ответс твеннос ти в с луча ях неправильного адресования документов в дела. После у тверждения номенклатуры возмож ные в течение года изменения в нее вносятся руковод ителем подразделения конфиденциального делопроизводства (с прос тавлением подписи) на основании докладных записок руковод ителей подразделений. Предусматриваемые номенклатурой дела должны охватывать все управленческие конфид енциальные документы, которые предполагается из дать или получить предприятием. В номенклатуру

включаются также дело с номенклатурой дел, журналы (картотеки) всех видов учета конфиденциальных документов, дела с реес тр ами, квитанциями и расписками на отправленные документы нез ависимо от того, имеют или не имеют они гриф конфиденциальн ости. Кроме того, в номенклатуру включаются конфиден циальные дела, пос тупившие из других предприятий: закрытые дела прошлых лет - в номенклатуру соответс твующ его года, незакрытые - в номенклатуру текущ его года. Дела, ведущ иеся в течение нескольких лет (переходящ ие д ела), вносятся в номенклатуру каждого года с момента их заведения до закрытия. В номенклатуру не включаются д окументы, зарегис трирова нные по журналу учета документов выд еленного хранения. Планируемая группировка документов в дела закрепляется в номенклатуре в заголовках дел. Заголовки должны в обобщ енном виде правильно и четко отражать сос тав и содержание документов, подлежащ их группировке в дело. Не допускаются заголовки типа "Общ ая (разная) переписка", "Руководящ ие материалы" и им п одобные, которые не рас крывают содержание дел и нередко являются причиной неправомерного ознакомления с документами дела. Заголовок может включать в с ебя указание вида д ела ("дело", "документы", "переписка") или видов документов, название автора, корреспондента (корреспондентов), содерж ание документов (в опрос), время и мес то события. Термин "дело" употребляется в заголовках личных (персональных), судебных, следственных и арбитраж ных дел. Термин "документы" употребляется в заголовках в исключ ительных случаях, когда трудно предусмотреть конкретные виды документов, которые будут группироваться в дело, или когда таких видов много (более 56). Термин "документы" применяется также в заголовках дел, в которых объединяются документы, являющ иеся прилож ением к другому документу, например: "Документы к плану...". Термин "переписка" применяется в заголовках дел, включающ их письма-запрос ы и письма-ответы. Если в дело, помимо писем, планируется группировка других видов документов, то они долж ны указываться в заголовке, например: "Договоры и переписка..;". Вид дела или виды документов обязательно указываются в заголовке любого дела и помещ аются в начале его. Содержание документов указывается в заголовках всех д ел, за исключением дел с распорядительными документами, которые подразд еляются лишь по видам деятельности (например, приказы по основной деятельнос ти, личному составу, оперативным вопр осам), и протоколами, которые подразделяются по принад лежнос ти

(например, протоколы с овещ аний у председателя правления, пр отоколы засед аний научно-технического совета). Полнота и сочетание в заголовках других компонентов могу т быть различными. Указывать их следует тогда, когда они несут в себе необход имую информацию и без их наличия теряются инд ивидуальные особенности заголовка или возникает его двоякое п онимание. В заголовках дел с планово -отчетной документацией указывается периодичнос ть документации, например: "Месячные планы...", "Отчет о выполнении плана за ______г.". При сос тавлении заголовков дел необходимо предусматривать: • группировку документов в д ело, как правило, по одному в опросу (за исключением распорядитель ных д окументов и проток олов); • группировку издаваемых предприятием распоряд ительных документов по видам документов (приказы, распоряжения, постановления, решения); • раздельную группировку документов пос тоянного и временного сроков хранения; • группировку документов с учетом распред еления обязаннос тей между исполнителями, что позволяет в значительной мере предотвращ ать ознакомление их с документами, не имеющ ими к ним отношения по роду выполняемой работы; • группировку приложений к документам вместе с д окументами, к которым они относятся (исключение допускается для больших по объему приложений, д ля которых могу т предусматр иваться отдельные дела); в группировку планов, отчетов, смет, лимитов, титульных списков и других планово-отчетных документов отд ельно от их проектов; • группировку документов по планированию текущ его года отдельно от документов по планированию следующ его года. Сис тематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производ иться с учетом их важнос ти и взаимосвязи, что ускор яет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в последовательнос ти сроков их х ранения: вслед за делами с год овыми планами (отчетами) должны вноситься дела с ква ртальными, а затем с месячными планами (отчетами). Дела с перепиской по одному вопросу, различающ иеся между собой корреспонд ентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающ иеся гео графическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов. При значительном количес тве дел целесообразно группир овать их в номенклатуре по разделам, соответс твующ им наименованиям структурных подразделений или ос новным направлениям (вопр о-

сам) деятель ности предприятия. Каждому разделу присваивается номер, например: 02 - Плановый отд ел (при с труктурной схеме), 14 ~ Финансирование (при производс твенно-отрас левой схеме). Дело с номенклатурой конфид енциальных дел, конфиденц иальные и открытые журналы (картотеки) учета конфид енциальных документов, а также открытые дела с материалами на конфиде нциальные документы (реес тры, квитанции, рас писки на отправленные документы, акты проверок наличия документов и др. ) пом ещ аются в конце номенклатуры, не имеющ ей деления по разделам, а при наличии разделов - в разделе, соответс твующ ем названию подразд еления конфиденциального делоп роизводс тва при с труктурной схеме пос троения номенклатуры дел, или в разделе "Конфид енциальное делопроизводство" при производс твен ноотрас левой схеме построения. Каждому делу присваивается самос тоятельный цифровой и ндекс, который сос тоит из номера с труктурного подразд еления (при структурной схеме пос троения номенклату ры) или номера направления (при произ водственно-отрас левой схеме) и через тире п орядкового номера д ела в пределах каждого раздела, например: 0101, 0102, 0201 и т.д. В номенкла туре, не имеющ ей деления на разделы, вместо индекса дела прос тавля ется его порядковый номер по номенклатуре. Номенклатура конфиденциальных дел имеет следующ ую фо рму (табл. 1). Заполнение граф номенклатуры дел производится с ледующ им образом. - При делении номенклатуры на разделы перед груп пой дел раздела прос тавляются номер и название раздела. Разделы сл едует начинать с нового лис та или оставлять между ними свободное место для возмож ного внесения в течение года новых дел. - В графе 1 указываются индекс или номер дела (учетного 17 журнала, учетной картотеки) и его гриф конфид енциальнос ти. Переходящ им делам сохраняются одни и те же инд ексы (номера) на весь период ведения дела. Графа заполняется при сос тавлении номенклатуры дел, - В графу 2 вносится заголовок дела. Переходящ им делам с охраняются одни и те же заголовки до их закрытия. Графа заполн яется при сос тавлении номенклатуры дел. При закрытии дела заг оловок мож ет корректироваться, вс е изменения переносятся в н оменклатуру. - В графе 3 перечисляются инициалы и фамилии всех лиц, к оторым предос тавляется право пользования соответс твующ им делом. Определение сос тава лиц, допущ енных к каждому конкретн ому делу, долж но осущ ествляться в соответс твии с принципами и

нормами Положения о с истеме д оступа к конфид енциальным д окументам и исключать нео боснованный дос туп пользователей к делам. Графа заполняется при сос тавлении номенклатуры. В течение года в список могу т вноситься изменения. - В графах 4, 5 прос тавляются арабскими цифрами номер к аждого тома и дата его завед ения. Графы заполняются в день подшивки первого документа тома дела (заполнения первой позиции учетного журнала,

Наименование предприятия НОМЕНКЛАТУРА КОНФИДЕНЦ ИАЛЬНЫХ ДЕЛ

Таблица 1 УТВЕРЖДАЮ Руководитель предприятия ___________________________________.

00.00. 0000 №___________. _______________________.

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

(место состав ления)

на _____ год

ИнЗаИнициалы и декс (но- голов ок фамилии лиц, котомер) дела дела рым предостав лено и гриф прав о пользования конфиделом денциальности 1 2 3

Но мер тома

4

Руководитель подразделения конфиденциального делопроизводс тва _________________________. (подпись, инициалы, фамилия, дата)

СОГЛАСОВАНО Руководитель архива предприятия _________________________. (подпись, инициалы, фамилия, дата)

Дата зав едения тома 5

закрытия тома 6

Количество листов в томе

7

Срок хранения и номера статей по перечню 8

Архив ный шифр; номер и дата акта об уничтожении; куда направ лено, номер и дата сопров одительного документа 9

Рассмотрена и одобрена на заседании ПДЭК предприятия протокол от _________№ _____

составления первой учетной карточки). Если д ело переход ящ ее, то в графе 5 при сос тавлении номенклатуры указывается: "Переходящ ее с ______г." с проставлением год а завед ения дела. В графе б прос тавляется арабскими цифрами дата закрытия каждого тома. Графа заполняется в день закрытия тома. Если дело перех одит на следующ ий год, то в графе указывается: "Переходит на_______ г.". В графе 7 прос тавляется количес тво лис тов в томе (без учета лис тов описи д окументов дела). Графа заполняется при заведении учетного журнала и при закрытии тома дела, картотеки. Графы 47 заполняются по каждому тому отдельной с трокой. Не допускается открывать очеред ной том до закрытия пред ыдущ его. В графе 8 проставляются срок хранения и номера с татей (их может быть несколько) по определенному перечню документов с указанием сроков хранения (подробнее о перечнях см. раздел 8.1). При отсу тствии соответс твующ их статей в перечнях сроки хран ения дел устанавливают ся ПДЭК. Графа заполняется при сос тавлении номенклату ры д ел. При закры тии дела и проведении экспертизы ценнос ти документов дела срок хранения и номера с татей могу т корректироваться, изменения должны быть перенесены в номенклатуру дел. В графе 9 прос тавляются архивный шифр дела (№ фонда, оп иси, единицы хранения), ес ли дело пе ред ано в архив, или номер и дата акта об уничтожении дела, или, если дело направлено в другое пред приятие, наименование предприятия, номер и дата с опроводительного документа (письма, реес тра, расписки, квитанции); при отправлении д ела во временное пользование отметка об отправлений прос тавля ется каранд ашом. Графа заполняется пос ле проведения соответс твующ их операций. При заведении дел, не предусмотренных номенклатурой, они вносятся в соответс твующ ий разд ел номенклатуры в день завед ения. Дела, поступившие из других предприятий, вносятся в соо тветствующ ие разделы номенклатуры с прос тавлением дат их фактического заведения и д ля законченных дел - дат закрытия. Если предусмотренное номенклатурой д ело не было завед ено, то по окончании года в графе 9 прос тавля ется отметка: "Дело не заводилось".

7.2. ФОРМИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ Формирование дел включает распределение документов по делам в соответс твии с номенклатурой и сис тематизацию док умен-

тов вну три дел. Дела формируются в течение года по мере пос тупления в них документов. Формирование конфиденциальных дел долж но осущ ествляться в подразделении конфид енциального делопроизводства. В дела помещ аются исполненные документы (подлинники или заверенные экземпляры), оформленные в установленном порядке. Другие экземпляры могут помещ аться в дело лишь в случаях, к огда на них имеются какие-либо резолюции, пометки, дополняющ ие содержание основ ного экземпляра. При производс твенной необх одимос ти допускается помещ ать в дела временного хранения пр оекты документов. В исключительных случаях с разреш ения руководителя подразд еления конфид ен циального делопроизводс тва д опускается помещ ать в конфид енциаль ные дела отд ельные открытые д окументы, имеющ ие прямое отношение к с одержанию конфиденциальных документов дела. В дела не должны пом ещ аться документы, под леж ащ ие возврату. Перед помещ ением документа в дело сотрудник подраздел ения конфиденциального делопроизводства обязан проверить н аличие отметки об исполнении, соответс твие вида и содержания документа заголовку дела, наличие отметки о переводе прилож ения на учет конфиденциальных документов выделенного хранения, если оно не подшивается в дело. В деле группируются, как правило, документы одного кале ндарного года. Ведение переходящ их дел д опускается в отдельных случаях, главным образом для документов временного срока хранения. В зависимос ти от вида и содержания документы сис тематиз ируются вну три дел в вопросно-логической, хронологической последовательности или их сочетании. Изданные предприятием распорядительные документы, протоколы, акты сис тематизируются в делах хронологически в порядке возрас тания номеров. В делах с перепиской пос тупившие документы помещ аются вместе с копиями отправленных документов, которыми они испо лнены. Копии из данных инициативных документов, направляемых в другие предприятия, в целях обеспечения их сохраннос ти подш иваются, как правило, в дело сразу, до получения ответов на них. Распоряд ительные д окументы вышес тоящ их предприятий, изданные в текущ ем году, но пос тупившие в начале с ледующ его г ода, помещ аются в дело текущ его года. •Планы и отчеты помещ аются в дела года, к которому они о тносятся, независимо от времени их составления. Перспективные планы помещ аются в дела начального года дейс твия планов, отч еты об их выполнении -в дела последнего года дейс твия планов.

Листы ознакомления с распорядительными документами и листы рассылки к документам помещ аются вслед за соответс твующ ими документами, нумеруются и вносятся в описи документов дел (см. раздел 7.3) как самостоятельные документы. Каждое дело должно содержать не более 250 лис тов. При большем количес тве лис тов заводятся в последовательнос ти тома дела, которые д олж ны иметь один и тот ж е индекс и заголовок данного дела. Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки. Дела пос тоянного и долговременного сроков хранения должны иметь твердые обложки. Отдельные дела могу т формир оваться в папках-скорошивателях или в папках-регис траторах, ес ли это вызывается интересами обеспечения режима конфиденциальнос ти. Такие дела пользователям не выдаются (при необходим ос ти могут выдаваться отдельные документы дел), в них вед ется опись документов, которая по окон чании года или перед сдачей дел на архивное хранение подшивается в обложку вмес те с док ументами дела. После подшивки изданного д окумента в г рафе 16 журнала учета изданных документов проставляются индекс (номер) д ела, его том (если документ подшит во второй или пос ледующ ие тома) и номера лис тов дела. После подшивки поступившего документа аналогичные записи производятся в графе 12 журнала учета поступивших документов. Если в дела подшиваются документы, зарегис трированные по учетам предшествующ его или с ледующ его года (планы, отчеты и др.), то в журналах их учета ряд ом с индексом (номером) дела в скобках прос тавляется год дела, в которое они помещ ены. Изъятие по каким -либо причинам документов из дела разр ешается руководителем подразд еления конфиденциального дел опроизводс тва, а при направлении их в д ругие предприятия - руковод ителем предприятия. Вместо изъятых документов в дело помещ ается справка-замес титель следующ ей формы: СПРАВКА-ЗА МЕ СТИТЕЛЬ Документ №__________ от__________ на _________л, из д ела изъят и _________________________________________________________ . (указывается новое местонахождение документа: при по дшивке в другое дело - индекс дела, номера тома и листов; при отправлении -куда направлен, постоянно или временно, наимен ование, номер и дата сопроводительного документа; при уничт о-

жении - номер и дата акта об уничтожении). Основание: _______________________________________. (подпись, инициалы, фамилия лица, производившего изъятие, дата)

О документах, изъятых из дела безвозвратно, производится, кроме того, соответс твующ ая отметка в опис и документов дела. При необходимости вмес то изъятых документов в дело могут быть подшиты их копии, в этом случае справка-замес титель не требуется. Отметки о снятии копий и мес тонахождении под линников пр оизводятся лишь в соответс твующ их учетных формах документов.

7.3. ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ Оформление конфиденциального дела включает описание д ела на обложке, прос тавление на вну тренней стороне обложки ин ициалов и фамилий лиц, допущ енных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумер ацию лис тов, сос тавление заверительной надписи, прошивку и оп ечатывание дела. Обложка дела имеет следующ ую форму (рис. 1). При заведении дела на обложке указываются: • гриф конфид енциальнос ти дела; • название предприятия; • название структурного подразделения (ес ли в дело пом ещ аются документы одного с труктурного под разделения); • индекс (номер) дела; • заголовок дела; • год заведения дела на обложках дел с планами и отчетами (вмес то крайних дат документов дела); • срок хранения и номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения. Эти ж е данные прос тавляются на обложках учетных журналов или (при карточном способе учета) на отдельном лис те, накле иваемом на картотеку. Кроме того, на обложках учетных журналов при заведении прос тав ляется количес тво имеющ ихся в них лис тов. В течение года на обложке могу т прос тавляться: номер тома (при заведении второго тома номер тома проставляется и на втором, и на первом томах дела; если оно одн отомное, номер тома не указывается); новое название предприятия или структурного подразд еления при изменении их названий или в случае получения дела из другого пред приятия, при этом новое название пиш ется ниже

прежнего, а прежнее наименование берется в скобки. При закрытии дела на обложке прос тавляются: крайние даты документов дела, которые должны соотве тс твовать датам издания (подписания, утверждения) или пос тупления самого раннего и самого позднего документов, вне зависим ости от располож ения этих документов в деле; расхождение между дат ами, прос тавляемыми в

____________________________. (гриф конфиденциальности)

________________________________ ______________________ _________. (название предприятия) ______________________________________________________ _________. (название с труктурного подразделения)

ДЕЛО № ТОМ № ______________________________________________________ _________. ______________________________________________________ _________. ______________________________________________________ _________.

«___» __________ 20 ___ г.

«___» __________ 20 ___ г. (крайние даты документов)

На ____________ лис тах Хранить __________ ст. № ________ перечня

рис. 1

номенклатуре и на обложках дел, обусловлено тем, что даты, прос тавляемые в номенклатуре, в случае утраты дела позволяют опред елить, когда оно было заведено или когда закрыто, что о блегчает поиск дела, а даты, прос тавляемые на обложке, показыв ают, к какому периоду относятся до кументы, находящ иеся в деле, эти даты ускоряют поиск необходимых до кументов и переносятся в опись дел, под леж ащ их передаче на архивное хранение; • количес тво лис тов (с учетом литерных и пропущ енных ном еров лис тов, но без лис тов описи документов дела). При закрытии учетной картотеки проставляется количес тво карточек. Кроме того, при закрытии дела у точняются заголовок и срок хранения дела с внесением состоявшихся изменений на о бложку дела и в номенклатуру дел. Надписи на обложках должны производиться четко, светос то йкими чернилами или тушью. Перед заведением каждого конфиденциального дела любого срока хранения в него подшивается приблизительно необходимое количес тво листов описи д окументов дела, имеющ ей с ледующ ую форму. ОПИСЬ ДОКУМЕ НТОВ ДЕЛА № ___ ТОМ № за 20 ___ г. п/п

№ Дата Номер и Номер и Откуда № Отдокумен- гриф конфигриф конфипоступил или лис- метка о та денциально- денциальности куда адресов ан тов местонасти постуизданного до- документ и его дела хождении пив шего документа наименование изъятого кумента из дела документа 1 2 3 4 5 6 7

_______________________________.

(подпись, инициалы, фамилия лица, состав ив шего опись, дата)

Данные о документах вносятся в опись в момент подшивки д окументов. При подшивке в конфид енциальные дела открытых документов в графах 3 или 4 производ ится отметка " н/с". Если в дело подшивается документ, имеющ ий приложения, в том чис ле откр ытые, то запись в графах 3 или 4 производ ится од ной позицией за номером основного документа без отметок о наличии приложений, с проставлением в графе 6 номеров общ его количества лис тов, включая лис ты приложений. Ес ли документ вну тренний, то в графе 5 указывается только его краткое содержание. В описи документов

дел временного срока хранения при не большом объеме справочной работы по документам графа 5 мож ет не заполняться. При завед ении дела на вну треннюю сторону обложки дела п ереносятся из номенклатуры инициалы и фамилии лиц, которым предс тавлено право пользования д елом. Список заверяется подписью работника под разделения конфиденциального делопроизводства. Это позволяет при опред елении правомернос ти выдачи дела пользователю не обращ аться к номенклатуре дел. Одновр еменно заводится карточка учета выдачи дела, которая имеет сл едующ ую форму. КАРТОЧКА УЧЕ ТА ВЫДАЧИ ДЕЛА ___________________________________________________________________ ___________. (индекс (номер) и гриф конфиденциальности дела, номер тома, заголов ок дела) Дата выдачи 1

Количество листов 2

Кому выдано 3

Подпись за получение 4

Подпись за в озв рат 5

Графа 2 необх одима потому, что в процессе формирования дела меняется его количество лис тов. Карточка помещ ается в бумажный карман, приклеенный к вну тренней с тороне обложки дела. Листы дела нумеруются (за исключением лис та с заверительной над писью). Листы описи документов дела нумеруются отдельно при начале заполнения каждого лис та, ос тавш иеся чис тые листы не нумеруются. Нумерация лис тов д ела производится при подшивке документа арабскими цифрами черным графитовым кара ндашом в правом верхнем углу листа без затрагивания текс та документа. Если дело имеет несколько томов, нумерация лис тов произв одится по каждому тому отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лис т, сложенный и подшитый за серед ину - как два лис та. Подклеенные к лис ту одним краем другие документы (вырезки, вставки текс та, переводы и т.д.) нумеруются отдельно вслед за лис том основного документа; лис т с наглухо наклеенными док ументами и фотографиями нумеруется как од ин лис т, в э том с лучае наклеенные документы оговариваются в заверительной надписи. Подшитые в дело как самостоятельные листы фотографии и другие иллюс трированные документы нумеруются при наличии

свободного поля на лицевой стороне в правом верхнем углу, при отсутс твии такового - на оборотной с тороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются, при э том каждое вложение нумеруется очередным номером вслед за конвертом. На лицевой стороне конверта пиш ется опись вложенных документов с указанием их учетных номеров, краткого названия и номеров листов дела. При изъятии документов из дел с тарая нумерация лис тов с охраняется. При нумерации лис тов необход имо с трого следить за ее пр авильностью. Однако ес ли все же один номер окажется повторе нным на нескольких лис тах, то следом за основным номером пр оставляются литерные номера, например: 12,12а, 126 и т.д., которые оговариваются в заве рительной надписи. В заверительной надписи оговариваются и пропущ енные номера. Заверительная надпись составляется при закрытии д ела на отдель ном чис том лис те по следующ ей форме.

ЗАВЕРИТЕЛ ЬНА Я НАДПИСЬ ДЕЛА №______ Т. № ________ В деле подшито, пронумеровано и опечатано печатью № _________ __________лис тов +_________ лис тов описи документов дела. (прописью)

Литерные номера лис тов ______________ (цифрами)

Пропущ енные номера _____________ (цифрами)

На лис тах № _________ наклеено_______________________ (цифрами)

(прописью)

документов (фотоотпечатков) за уч. № ________________ (нужное подчеркнуть)

(цифрами)

_______________________________________ (подпись, инициалы, фамилия лица, оформив шего зав ерительную надпись, дата)

При незаполнении каких-либо позиций заверительной надписи в них делается прочерк. Незаполненные листы описи документов дела не учитываются. Листы каждого тома дела при закрытии тома проверяются, прошиваются плотной ниткой в четыре прокола и опечатываются или пломбиру ются таким образом, чтобы захватывались оба конца нити прошивки. Дела могу т переплетаться, в э том случае их опеч а-

тывание не производится.

8. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ 8.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Согласно "Основам законодательс тва Российской Федер ации об Архивном фонде Р оссийской Федерации и архивах", принятым в 1993 г., Архивный фонд Российской Федерации разделен на две составные части: государс твенную и негосударс твенную. К гос ударственной части Архивного фонда отнесены документы государственных и муниципальных органов влас ти и подведомс твенных им предприятий, а также документы предприятий смешанных форм собс твеннос ти, в ус тавном капитале ко торых имеется преобладающ ая доля государственной собственнос ти. Негосударс твенную часть Архивного фонда сос тавляют документы, нахо дящ иеся в собс твеннос ти общ ественных и религиозных объединений и орг анизаций или в час тной собственнос ти негосударс твенных объед инений, организаций и физических лиц и предс тавляющ ие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценнос ть. Государственные и муниципальные органы влас ти и подвед омственные им предприятия обязаны в установленном государс твенными нормативными актами порядке и в ус тановленные ср оки передавать доку менты постоянного хранения в государс твенные а рхивы. Негосударс твенные предприятия обладают правом собс твенности на созданные в про цессе их деятельнос ти документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда, и могу т перед авать документы пос тоянного хране ния в государс твенные архивы на основе соглашения (договора), огова ривая при необходимос ти особые условия хранения передаваемых до кументов и пользования ими. Сос тав государс твенных и муниципальных органов влас ти и подведомственных им предприятий, перед ающ их документы постоянного хранения в государственные архивы, а также категории перед аваемых ими документов (все документы пос тоянного хран ения или час ть из них), оп ределяются Государс твенной архивной службой России (Росархивом) и органами управления архивн ым делом субъектов Российской Федера ции. В отношении негосударственных предприятий такое определение производится органами и учреждениями Р осархива совмес тно с соб ственниками докумен-

тов и оформляется договором. Таким образом, применительно к конфиденциа льным документам ис точниками комплектования А рхивного фонда Р оссийской Федерации могу т быть государственные и муниципальные органы влас ти и их пред приятия, а также негосударс твенные предприятия, в деятельнос ти которых образуются д окументы, сос тавляющ ие служебную или коммерчес кую тайну. Документы, составляющ ие коммерческую тайну государс тве нных и негосударс твенных предприятий-ис точников комплектования Архивного фонда, могу т передаваться в государс твенные арх ивы с согласия их собственников, но на практике такая передача осущ ествляется в исключительных случаях, обычно при ликвид ации предприятий с отсутс твием правопреемника. Если таких ситуаций не возникает, то документы пере даются в государс твенные архивы, как правило, только пос ле снятия с них грифа кон фиденциальности, т.е. пос ле того, как они перес тают быть носителями коммерческой тайны. Конфиденциальные документы, подлежащ ие перед аче в гос ударственные архивы, до их фактической передачи должны хр аниться соответс твующ им образом оформленными в архивах предприятий, а при отсутс твии архивов - в подразд елениях конфиденциального делопроизводства. По решению вышес тоящ их предпр иятий такие д окументы могу т перед аваться в архивы э тих предпр иятий. В таком ж е порядке необходимо хранить и документы, не подлежащ ие передаче в государственные архивы. При этом должны быть обеспечены условия для физической сохраннос ти доку ментов и пред отвращ ения у течки содержащ ейся в них информации С целью у точнения или опред еления сроков хранения док ументов и отбора их на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения проводится экспертиза ценнос ти документов. Проведение такой экспертизы целесообразно возлагать на ПДЭК. Экспертиза ценнос ти конфид енциальных д окументов пров одится еж егодно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет, однако подвергать экспертизе целесообразно док ументы, изданные 35 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов д ля архивного х ранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количе ство документов имеет срок хранения 35 лет, и снятие грифа конфиден циальности с сущ ественной части документов. Экспертизой ценности долж ны быть охвачены все конфиде нциаль ные дела и документы выделенного хранения за соответс твующ ий период времени, поскольку документы выделенного хр анения являются составной час тью документального фонда предприятия. К проведению эк спертизы ценности конкретного дела (д о-

кумента выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющ ие дос туп к этому делу (документу). Экспертиза ценнос ти документов дела провод ится пу тем изучения содержания каждого подшитого в дело д окумента и установления его соответс твия сроку хранения и номерам с татей перечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильнос ть формирования дела: соответс твие видов и с одержания д окументов заголовку дела, отсутс твие в делах пос тоянного срока хранения документов временного срока хранения. Экспертиза це ннос ти д окумента выделенного хранения провод ится пу тем изуч ения его содержания и определения срока хране ния. Одновременно устанавливается возможность снятия грифа конфи денциальнос ти с документов выделенного хранения, отдельных докумен тов дела или с дела в целом. При определении или у точнении сроков х ранения документов необходимо руководствоваться "Перечнем типовых управленч еских документов, образующ ихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2001). Однако в э том перечне не нашла отражение час ть документов, образующ ихся в деятельнос ти коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценнос ти таких документов следует дополнительно руководствоваться методическими рекомендациями "Отбор на государс твенное хран ение управленческих документов, образующ ихся в деятельнос ти нег осударственных организаций (новых экономических-хозяйс твенных структур)" (М., 1997), в которых, содержится примерный перечень документов постоянного срока хранения. При провед ении экспертизы ценности научно-технических д окументов необходимо использовать "Перечень научно-технической документации, под лежащ ей приему в государственные архивы России" (М., 1998). Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные названными перечнями и метод ическими рекомендациями, то срок их хранения с ледует определять на основе критериев оценки д окументов, к важнейшим из которых относятся: - происхождение документа (мес то и время издания); - содержание документа (значимос ть отображенного события, полнота его освещ ения, новизна, уникальнос ть информации или ее повторяемос ть, целевое назначение документа); - внешние особенности документа (под линник или копия, х арактер резолюций, наличие помет, физическое сос тояние). Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящ ихся в деле. Результаты экспертизы ценности д окументов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетрад и) эксперта с отраж ением

в ней номера дела (документа выделенного хранения), его заг оловка, операций (с обоснованиями), которые необходимо произв ести: какие документы и в какое дело перешить, какие подлежат уничтожению, с каких можно снять гриф конфид енциальнос ти, какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню. По завершении экспертизы всех дел и документов выделенн ого хранения резу льтаты работы вс ех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением: - какие дела и документы выделенного хранения (с у точненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хран ения и номерами статей по перечню) под леж ат передаче на арх ивное хранение; - какие документы из каких дел и в какие дела необх одимо перешить; - какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения под леж ат уничтож ению; - с каких дел, документов выд еленного хранения или отд ельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в послед нем с лучае, под лежит ли д окумент, с которого снимается гриф конфид енциальнос ти, изъятию из дела или должен оста ваться в нем. Протокол заседания подписывается председателем и вс еми членами ПДЭК и у тверждается руководителем предприятия.

8.2. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ В соответс твии с протоколом заседания ПДЭК сотрудниками подразд еления конфиденциального делопроизводс тва произв одится час тич ное переформирование и дооформление соответс твующ их дел и документов выделенного хранения, в том числе: - изъятие из дел д окументов, под леж ащ их переш ивке в другие дела, и подшивка их в эти дела с проставлением в описях док ументов дел, из которых изъяты документы, их нового мес тонахождения и помещ ением в д ела справок -заместителей, а также с перенумерацией лис тов перешитых документов в делах, в которые они п омещ ены, внесением их в описи документов дел и исправл ением количес тва лис тов в заверительнои надпис и дел, на обложках дел и в номенклатуре; - изъятие из дел документов, под лежащ их уничтож ению; - зачеркивание грифа конфид енциальнос ти с прос тавлением даты и номера протокола заседания ПДЭК и своей подписи на д о-

кументах, под шитых в дела, обложках дел и документов выделе нного хранения, под лежащ их рассекречиванию (в описях докуме нтов дела, номенклатуре и журнале учета д окументов выд еленного хранения гриф конфиденциальности зачеркивается без ссылки на протокол заседания ПДЭК); - изъятие из д ел (по решению ПДЭК) документов, с которых снят гриф конфиденциальности, и передача их по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в описях документов дел и помещ ением в дела справок-замес тителей; - перед ача полнос тью рассекреченных дел и документов выделенного хранения по акту в службу открытого делопроизводс тва с отметкой в графе 9 номенклатуры д ел или в графах 8-10 журнала учета документов выделенного хранения; - корректировка заголовков, сроков х ранения и номеров с татей по перечню на обложках дел и в номенклатуре (на обложках дел дополнительно - крайних дат документов); - прос тавление сроков хранения и номеров статей перечня на обложках документов выд еленного хранения. Если срок х ранения дел и документов выделенного хранения установлен не перечнем, а ПДЭК, то вместо статей перечня пр оставляется отметка ПДЭК. После изъятия из дел документов лис ты дела не перенумеровываются. На обложках дел и в номенклатуре рядом с количеством проставленных лис тов в скобках указывается количес тво лис тов, оставшихся в д еле. В заверительной надписи дела под прежней надписью пишет ся: (прописью) лис тов изъято согласно записям в описи дела" с прос тавлением подписи, инициалов, фамилии лица, произведшего запись, и даты. Надела и документы выделенного хранения, отобранные на архивное хранение, составляются раздельные по видам тайны описи. Описи дел и доку ментов пос тоянного срока хранения имеют следующ ую форму. Наименование предприятия ФОНД № ОПИСЬ № 00.00. 0000 № _________ _____________________. (место состав ления)

конфиденциальных дел и документов выделенного хранения за _____год

УТВЕР ЖДАЮ Наименование долж ности руководителя предприятия _____________________ ___

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

п/п

№

Индекс (номер) дела или номер документа и гриф конфиденциальности 1 2

Заголов ок дела или документа

Крайние даты документов дела

5

4

Количество листов 5

Примечание

6

В данную опись внесено __________ дел и документов с № _____по (цифрами и прописью)

№ _____, в том чис ле: литерные номера: пропущ енные номера: Наименование должности __________________________ составившего опись

милия, дата)

сотрудника, (подпись, инициалы, фа-

Одобрено Протокол ПДЭК от _____№ ________ Включенные в нас тоящ ую опись дела и документы принял: Наименование долж нос ти сотрудника архива предприятия ___________________________ (подпись, инициалы, фамилия, дата)

На дела и документы временного хранения (свыше 10 лет) составляются аналогичные описи с добавлением перед "Примечан ием" графы "Срок хранения и номера с татей по перечню". На научно-техническую, проектную, конс трукторскую и иную специаль ную документацию сос тавляются отдельные описи документов. Грифы конфиденциальнос ти описей дел долж ны соответс тв овать совокупной степени конфид енциальнос ти сведений, соде ржащ ихся в заголовках дел и документов выделенного хранения. Если э ти свед ения не являются конфиденциальными, то грифы конфиденциальности описям не присваиваются. При наличии гр ифов описи регис трируются в журнале учета изданных документов. При сос тавлении описей необходимо иметь в виду следующ ее: - если дела и д окументы подлежат передаче в государс тве н-

ный архив, то номер фонда устанавливает государс твенный архив, если не под лежат, то фонду присваивается номер 1; - опись во всех с лучаях имеет номер 1, с добавлением пр описных букв: п (пос тоянного), в (временного) сроков хранения, т (техническая документация), кроме того, к номеру и бу кве д обавляется аббревиатурой гриф конфиденциальнос ти; - при составлении первой описи, когда в нее включаются д окументы с начала д еятельнос ти предприятия, в нее могу т" вн оситься дела и документы за несколько лет с разделением по г одам, но с валовой порядковой нумерацией, начиная с № 1. В пос ледующ ем составляются годовые разделы описи, продолжающ ие порядковую нумерацию дел и д окументов, внесенных в предыд ущ ую опись, например, первая опись д ел и документов за 1992 -2000 гг. имеет порядковые номера 1 -118, опись за 2001 г. - 119-128, за 2002 г. - 129-141 и т.д.; порядковая нумерация дел является уче тным архивным номером (единицей хранения) дела (доку мента); - в опись за с оответствующ ий год вносятся сначала дела, п отом документы выделенного хранения; дела располагаю тся в последовательности, предусмотренной номенклату рой дел, докуме нты выделенного х ранения - в пос ледовательнос ти учетных ном еров; - в графе 2 описи гриф конфид енциальнос ти проставляется аббревиатурой; - если д ело сос тоит из нескольких томов, то кажд ый том вносится в опись под самос тоятельным порядковым номером. При этом заголовок первого тома пишется полнос тью, по ос тальным томам в э той графе пишется: 'То же, т. " с прос тавлением номера тома; на кажд ом новом лис те описи, ес ли он начинается с записи второго или последующ их томов, заголовок воспроизводитс я полнос тью; - перех одящ ие дела включаются в раздел опис и по году их заведения, в последующ ие разделы описи вносятся индексы и заголовки этих дел, но без присвоения порядкового номера, а в гр афе "Примечание" делается отметка: "см. ед. хр. № " с проставл ением порядкового номера, присвоенного делу при его включении в опись; - в графе 4 указывается фактическое количество листов дела, оставшееся в нем после изъятия документов (если такие изъятия осущ ествлялись). На д ела и документы выд еленного хранения, подлежащ ие п ередаче в государс твенный архив, опись составляется в четырех экземплярах. Эта опись дополнительно у твержд ается протоколом экспертно-проверочной комиссии госархива. На дела и документы, не подлежащ ие передаче в госарх ив, опись сос тавляется в двух

экземплярах, если дела и документы перед аются в архив предпр иятия, или в од ном экземпляре, ес ли не пере даются. При передаче дел и документов в госархив или архив предпри ятия в подразделении конфид енциального д елопроизводства ос тается од ин экземпляр опис и с подписью сотрудника архива за получение вклю ченных в опись дел и документов, ос тальные экземпляры перед аются в архив. На обложке дел и документов выделенного хранения прос тавляются номера фонд а, описи и един ицы хранения. В номенклатуре дел в графе 9 прос тавляется архивный шифр вклю ченных в опись дел (номер фонда, опис и, единицы хранения (порядкового номера по описи), в журнале учета документов выд еленного хранения в графе 14 - номер экземпляра, а в графе 15 архивный шифр д окумента.

8.3. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ После утверждения описи дел и документов пос тоянного срока хранения сос тавляется акт о выделении дел и д окументов за соо тветствую щ ий период к уничтож ению. В акт включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и док ументы выделенного хранения. Гриф конфид енциальнос ти акта должен соответс твовать совокупной с тепени конфид енциальнос ти сведений, содержащ ихся в заголовках дел и документов. Если э ти сведения не являются конфиден циальными, то гриф акту не пр исваивается. При наличии грифа акт реги стрируется в журнале учета изданных документов. Акт может иметь с ледующ ую форму. Наименование предприятия

УТВЕР ЖДАЮ Наименование долж ности руководителя предприятия _____________________ ___

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

АКТ 00.00. 0000 № _______ ___________________ (место состав ления)

о выделении к уничтожению конфиденциальных дел и документов п/п

№ Индекс ЗаГод (номер) дела голов ок дела или или номер дела или докумендокумента и документа гриф конфита денциальности 1

2

3

НомеКолира экземпчество ляров долистов в кумента деле или в экземпляре документа

4

5

6

Срок П хранения римеи номера чание статей по перечню 7

Примеры заполнения 1

03ИСК

2 35K (Из дела 11-04К) 3

140К

Переписка о поставке сырья Письмо о заключении догов ора Инструкция о порядке хранения готовой продукции

1

3 г., ст. 48

2

3 г., ст. 19

1 1 1 996 - 12 6

До замены нов ой, ЭК

1 996

-

1 996

3

42

Всего подлежит уничтожению ____________ дел и документов (прописью)

___________________________ (подпись, инициалы, фамилия лица, состав ив шего акт)

Одобрено Протокол ПДЭК от _____№ ________ Председ атель ПДЭК _________________________

(подпись, инициалы» фамилия, дата)

Включенные в акт дела и документы сверены с записями в пр отоколе ПДЭК, акте и учетных формах _______________________________. _______________________________.

(подписи, инициалы, фамилии, дата)

Дела и документы полнос тью уничтож ены путем

8

________________ _______________________________. _______________________________. (подписи, инициалы, фамилии, дата)

Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журнале учета документов выд еленного хранения и в описях док ументов дел произведены. _________________________ ______. (подписи, инициалы, фамилии, дата)

Часть документов выделенного хранения (лишние экземпляры, справочно-информационные, присланные д ля свед ения, отмене нные), журналы (картотеки) учета конфид енциальных носителей, изданных документов, по ступивш их пакетов и документов могу т включаться в д анный акт или унич тожаться без рассмотрения ПДЭК по мере ис течения сроков хранения по акту аналогичной формы (с исключением данных, относящ ихся к делам) без ссылки на протокол ПДЭК и без подписи ее председателя. Каждое дело, каждый документ и учетный журнал (картотека) вносятся в акт отд ельной позицией и должны соответс твовать да нным о них, зафиксированным в протоколе ПДЭК и учетных формах. Если дело состоит из нескольких томов, то кажд ый из них включ ается в акт отдельной позицией, а в графе 3 вмес то второго и последующ их томов пишется: "То ж е, т.____", с добавлением номера тома. При внесении в акт дел, из которых перед уничтожением были изъяты отдельные док ументы, в графе 6 указывается оставшееся в д еле количество листов. Перед уничтожением включенных в акт д ел, документов и учетных журналов (картотек) проверяется соответс твие данных акта записям в протоколе ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных лис тах дел и документов выд еленного хранения, в описях документов дела (по документам, изъятым из дела). Лис ты и учетные ка рточки просчитываются, слож енные документы разворачиваю тся. Соответс твие данных заверяется в акте подписями проверявших. Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться пу тем сжигания или с помощ ью бумагорез ательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия дос тавка их к месту уничтож ения производ ится на служебном транспорте и принимаются меры, исключающ ие доступ к документам пос торонних лиц.

После уничтожения производятся отметки об уничтожении дел и учетных журналов (картотек) в графе 9 номенклатуры дел, документов выделенного хранения в графах 12-13 журнала учета документов выделенного хранения. Отметки об уничтожении отд ельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вм есто у ничтож енных документов в дела помещ аются справкизамес тители. Сос тавление акта о выделении к уничтожению дел и докуме нтов и прос тавление в учетных формах отметок об их уничтожении осущ ествляются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. В проверке правильнос ти включения в акт дел и документов и в их физическом уничтожении, кроме э того сотрудника, должен учас твовать второй сотрудник (см. главу 2).

9. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОБРАЩЕНИЯ С НИМИ 9.1. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Для обеспечения физической сохраннос ти конфид енциальных документов, дел и носителей, а также д ля предотвращ ения утечки содержащ ейся в них информации должен быть установлен спец иальный режим их хранения. Помещ ения подразделения конфиденциального делопроизводства, предназначенные для круглосуточного хранения конфиденциальных документов, в целях обеспечения дополнительных г арантий от пос тороннего проникновения в них должны, как правило, находиться не на первом и пос леднем э таж ах. Кроме того, они должны соответс твовать нормам, установленным для хранения документов: удалены от помещений с пищ евыми продуктами и химическими в ещ ествами, не иметь с ними вентиля ционных каналов, отвечать требованиям пож арной безопасности, сани тарным нормам, а также быть гарантированы от затопления. Вход в такие помещ ения необходимо строго регламентировать. Кроме руководителя предприятия и сотрудников, имеющ их прямое отношение к обработке и хранению конфиденциальных документов, в помещ ения могу т допускаться лица, обеспечивающ ие их обслуживание. Уборка помещ ений, ремонт находящ ихся в них оборудования и технических средств, выполнение других рабо т, связанных с привлечением лиц, не имеющ их доступа к хранящ имся в помещ ениях документам, должны про изводиться только в прису тс твии сотрудников подразделения конфиден циального делопроизводства. Окна помещ ений должны иметь надежные средства защ иты, исключающ ие возможность проникновения в помещ ения пос торо нних лиц. Кроме того, на них должны быть защ итная сетка или ж алюзи, предотвращ аю щ ие возможнос ть выпадения документов, а также визуального просмотра документов и экранов видеомониторов с у лицы. Ес ли помещ ения расположены на первом или п оследнем этаже или рядом с ними нахо дятся пожарные лестницы, балконы, водос точные трубы, другие какие-либо прис тройки, с п омощ ью которых можно проникну ть в помещ ения, то для пред о твращ ения проникновения окна д ополнительно защ ищ аются распашной металлической решеткой с замком. Входные двери помещ ений должны быть обиты металлом и

оборудованы замками, гарантирующ ими их надеж ное закрытие. По окончании рабочего дня двери необходимо не только запирать, но и опечатывать печатью подразделения (или сотрудника подразд еления) конфиденциального делопроизводс тва. Печать прос тавл яется на тонкий слой плас тилина или специальной мас тики таким образом, чтобы оттиск невоз можно было снять и восстановить. П еред отпиранием двери проверяет ся сохраннос ть оттиска печати и целос тнос ть запоров. При обнаружении попыток проникновения в помещ ения нужно немед ленно пос тавить в известнос ть службу охраны и доложить руководителю предприятия. До принятия реш ения руководителем предприятия помещ ения не открываются и обеспечиваются физической ох раной. Для пред отвращ ения несанкционированного входа в помещ ения в течение рабочего дня на дверях могу т ус танавливаться электромеханические или электронные замки. Конфиденциальные д окументы в помещ ениях должны хр аниться в сейфах, металлических шкафах или металлических стеллажах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются сотрудниками, ответс твенными за учет и хранение документов. Хранение открытых документов вмес те с конфиденциальными допускается только в с лучаях, ког да они являются приложениями к конфиденциальным документам. Входные двери, окна помещ ений, а также сейфы, шкафы и стеллаж и следует оснастить ох ранной сигнализацией, связанной со службой охраны предприятия или с лужбой вневедомс твенной охраны. Помещ ения, в которых д ля фиксации, обработки, хранения, воспроизвед ения и передачи конфид енциальной документной и нформации используются электронно-вычис лительные машины, электронные множительные аппараты, средс тва аудио -, видеозаписывающ ей и воспроизводящ ей техники и другие технические средства, создающ ие электромагнитные излучения, необход имо оборудовать дополнительными средс твами защ иты, пред отвр ащ ающ ими перехват соперником электромагнитных сигналов, несущ их конфиденциальную информацию. В этих же целях целесообразно приобретать сертифицированные техничес кие средства обработки информации, отвечающ ие требованиям по защ ите конфиденциальной информации от ее у течки, а средства ино странного производс тва предварительно подвергать спецпрове ркам на предмет выявления возможных специальных электронных и програм мных закладок. Замки дверей помещ ений, распашных металлических решеток на ок нах, сейфов, шкафов или с теллаж ей д олж ны иметь рабочие и запасные экземпляры ключей.

Запасные экземпляры ключей могу т хр аниться в опечатанных их владельцами пеналах или конвертах либо у руководителя предприятия, либо в службе охраны, либо (ключи от сейфов, шкафов, стеллаж ей, металлических решеток) в сейфе (шкафу ) сотрудника подразд еления конфиденциального делопроизводства, ответс твенного за хранение документов. Рабочие экземпляры ключей от сейфов, шкафов, стеллажей, решеток в нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале (конверте) либо в службе охраны, либо в сейфе (шкафу) сотрудн ика подразделения конфид енциального д елопроизводства, ответс твенного за хранение доку ментов. В пос леднем случае по окончании рабочего дня ключ от э того сейфа вмес те с рабочим экземпляром ключа от входной двери помещ е ния передается в пенале, опеч атанном печатью сотрудника подразд еле ния конфиденциального делопроизводства, в служ бу охраны с внесени ем соответс твующ их данных в графы 1-6 журнала перед ачи-приема под охрану пом ещ ений и пеналов с ключами. Журнал может иметь с ледую щ ую форму: Наименов аНомер печаДата и ние или номер ти, которой опе- в ремя перепомещения, пе- чатаны помещедачи под редав аемого под ние и пенал с охрану охрану ключами 1 2 3 Отметка о включении сигнализации

5

Подпись и фамилия лица, передав шего помещение и пенал под охрану 4

Подпись и Дата и Подфамилия лица, в ремя по- пись и фаприняв шего получения милия лимещение и пенал пенала ца, полупод охрану чив шего пенал 6 7 8

Отметка о выключении сигнализации 9

При получении пенала из охраны заполняются графы 7 -9. Получение пенала с ключами из службы охраны и вскрытие помещ ений должно осущ ествляться только с отрудниками подразделения конфиденциального делопроизводс тва, ответс твенными за хранение конфи денциальных документов. При их отсу тс твии для вскрытия помещ ений назначается комиссия в сос таве не менее двух человек, которая сос тавляет акт о вскрытии с указанием в нем должностей и фамилий лиц, вскрыв ших помещ ения, времени и причины вскрытия, номеров печатей, которыми были опечатаны помещ ения. Комиссионно с составлением акта вскры ваются и сей-

фы, шкафы или стеллажи при отсутс тви и сотрудника, ответственного за хранение находящ ихся в них документов. В случае утраты рабочих или запасных экземпляров ключей об этом немедленно с тавится в извес тнос ть руковод итель предпр иятия. При утрате ключа от сейфа, шкафа или с теллажа до замены замка или смены секрета замка хранить документы в этом сейфе (шкафу, стеллаже) не следует. Для обеспечения выдачи конфид енциальных документов исполнителям (пользователям) помещ ения должны быть оборудов аны специаль ными окошками, не выходящ ими в общ ий коридор, или внутри отгораж иваться барьером. Исполнители могут работать с конфиденциальными докуме нтами или в специально выделенных помещ ениях подразделения конфиденциального д елопроизводства, или в своих с лужебных комнатах, если э ти комнаты отвечают требованиям обеспечения сохраннос ти и конфиденциальности документов. При работе с д окументами в служебных комнатах каждый исполнитель долж ен иметь пос тоянное рабочее мес то, сейф (металлический шкаф) или отдельную ячейку сейфа для хранения конфид енциальных док ументов и номерную металлическую печать. Ключи от сейфа и номерная печать выдаются исполнителю под подпись в лицевом счете. Рабочий экземпляр ключа и номерная печать хранятся пос тоянно у исполнителя. Запасные экземпляры ключей д олж ны храниться в подразделении конфиденциального делопроизводства или с лужбе охраны в опечатанном номерной печатью исполнителя конверте либо пенале. Все сейфы, шкафы и с теллажи, ус тановленные в помещ ениях подразделения конфиденциального делопроизводс тва и в служе бных комнатах исполнителей, в которых круглосу точно или в раб очее время хранятся конфиденциальные документы, а также ключи от них должны учитываться подразделением конфиденциального делопроизводства по журналу учета хранилищ и ключей от них, имеющ ем следующ ую форму: п/п

№ Наименов ание хранилища (сейф, металлический шкаф, металлический стеллаж) 1

2

Зав одской инвентарный номер хранилища

3

Местонахождение хранилища (подразделение, номер комнаты) 4

ИнициаКоличеПодпись лы и фами- ств о экземп- ответственного лия ответст- ляров ключей за хранилище, в енного за и их номера за получение хранилище ключей, дата 5

6

7

Подпись сотрудника подразделения конфиденциального делопроизв одств а за в озв рат ключей, дата 8

При внесении в журнал данных о ключах от распашных мета ллических решеток графы 2-3 не заполняются. Ежегодно должна проводиться проверка фактического наличия ключей от хранилищ и номерных печатей исполнителей, Для эвакуации конфиденциальных документов при возникновении с тихийных бедс твий, пожара, аварии, грозящ их затоплен ием, загоранием или другой формой уничтожения документов, в помещ ениях, предназначенных для их хранения, долж но находиться необходимое количес тво тары (мешков, чемоданов, контейнеров и т.д.), в которой мож но транспортиро вать документы. При возникновении чрезвычайной ситу ации сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводс тва должны немедленно вызвать пожарную команду или соответс твующ ую ав арийную службу, уведомить руководителя предприятия, принять меры к ликвидации чрезвычайной ситуации, а при невозможности ликвидации обеспечить охрану докумен тов собс твенными с илами, а также силами служ бы охраны предприятия и начать эвакуацию док ументов в заранее определенное мес то. При возникновении чрезвычайной ситуации в нерабочее время проведение аналогичных дейс твий до лжен организовать дежурный по предприятию, пос тавив в извес тность дополнительно руковод ителя подразделения конфид енциального делопроизводс тва. О проведенном вскрытии (при необходимос ти) помещ ений, а также о вскрытии по соглас ованию с руковод ителем предприятия или подразделения конфид енциаль ного д елопроизводства сейфов, шкафов или с теллаж ей с оставляется акт, в котором указываются должности и фамилии лиц, производ ивших вскры тие, какие хранилищ а вскрыты, куда помещ ены документы, номера печа тей на таре.

9.2. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ На каждом предприятии д олж ен быть установлен с трогий п орядок обращ ения с конфиденциальными документами, который является составной частью вну триобъектового реж има и направ-

лен на обеспечение сохранности конфид енциальных документов и предотвращ ение утечки содерж ащ ейся в них информации. Выдача (передача) конфид енциальных документов может пр оизводить ся только исполнителям (пользователям), имеющ им санкционированный дос туп к этим документам, и только под подпись в учетных формах или взамен разовой расписки. Выдача документов исполнителям и их возврат осущ ествляю тся в течение од ного рабочего дня, но если исполнители работают с конфиденциальными документами в своих с лужебных комнатах, то документы (кроме дел) д опускается выдавать им как на один раб очий день, так и на все время, необходимое для работы с ними. В последнем случае, помимо сейфа и номерной печати, исполнителю выдаются под подпись в ли цевом счете специальный портфель (кейс), имеющ ий устройс тво для опечатывания, и форма "Описи документов, находящ ихся у исполнителя", в которую исполнитель должен вносить каждый документ в момент полу чения и вычерк ивать после передачи в подразделение конфиденциаль ного делопроизводс тва. Опись может иметь следующ ие графы: п/п

№

Номер и гриф конфиденциальности

изданного документа 1

2

поступив шего документа

3

докуно мента вы- сителя деленного хранения 4

5

Количество листов

6

Опись предназначена д ля осущ ествления самоконтроля за н аличием документов. С э той целью пе ред сдачей спецпортфеля с документами в подразделение конфиденциального делопроизводства исполнитель должен проверить наличие находящ ихся у него документов и их соответствие описи. При отсутс твии каких-либо документов или час ти их не мед ленно с тавится в извес тнос ть подразделение конфиденциального де лопроизводства и организуется их поиск. После проверки документы вмес те с описью помещ аются в спецпортфель, который опечатывается личной печатью исполн ителя и передается в подразделение конфиден циального делопроизводс тва. Не допускается хранить в спецпортфеле открытые д окументы, ес ли они не являются прилож ением к конфиденци альным документам. Спецпортфели могу т храниться у исполнителей только в теч ение рабочего дня. Их получение и возврат производятся в обмен на

специаль но заготовленную расписку (жетон), удостоверение или пропуск сотрудника. При наличии большого чис ла исполнителей, работающ их с конфиденциальными документами, на специальную расписку может наклеиваться фотокарточка исполнителя. При приеме-передаче спецпортфеля необход имо проверять соответс твие номера и четкос ть оттиска печати. Долж нос тные лица, которым разрешено в нерабочее время хранить конфиденциальные документы в личных сейфах при условии подключения сейфов к охранной сигнализации, по око нчании рабочего дня помещ ают документы в сейф, опечатывают его и сдают под охрану по специальному журналу, ведущ емуся службой охраны. По завершении работы с документами исполнители долж ны своевременно возвращ ать их в подразделение конфиденциальн ого делопроизводства. При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в команд ировку исполнители сдают в подразделение конфиденциального делопроизводства все хранящ иеся в их слецпортфелях конфиде нциальные документы. Рабочее место исполнителя должно быть организовано таким образом, чтобы исключалось обозрение (в том числе и через окна) находящ ихся из столе конфиденциальных документов лицами, не имеющ ими к ним отношения. На с толе должны быть только те конфид енциальные докуме нты, с которыми осущ ествляется работа. Все ос тальные долж ны находиться в сейфе, закрытом на ключ. Не разрешается хранение конфиденциальных документов в ящ иках столов и других не предназначенных для этого ме стах. При вых оде исполнителя в течение рабочего дня из служебной комнаты д окументы убираются в сейф, который опечатывается личной печатью. При выходе из комнаты всех исполнителей дверь комнаты должна быть закрыта на ключ. Крупноформатные конфид енциальные документы на чертежных дос ках (кульманах) на время отсутс твия исполнителя долж ны закрываться специальными защ итными чехлами, опечатываемыми его печатью. Подразделение конфид енциального делопроизводства обязано осущ ествлять период ический контроль за порядком хранения д окументов в служебных комнатах исполнителей и обращ ения с ними. Нарушения порядка обращ ения с конфиденциальными документами целесообразно учитывать с целью пос ледующ его анализа и принятия мер по их предотвращ ению. Учет может осущ ествляться в карточке (журнале), имеющ ей следующ ие графы:

Дата нарушения 1

Инициалы, фамилия лица, допустив шего нарушение 2

Краткое изложение характера нарушения 3

Причины нарушения 4

Принятые меры 5

О серьезных нарушениях, которые привели или могли привес ти к утрате документов или утечке содерж ащ ейся в них информации, подразделение конфиденциального делопроизводс тва д олж но доклад ывать ру ководителю предприятия и вносить предложения об отс транении от работы О конфид енциальными документами или привлечении к ответс твен нос ти виновных лиц. При смене или временном отсу тс твии руководителя и сотру дников Подразделения конфиденциального делопроизводства пер едача документов вмещ ающ им их лицам производ ится по актам или распискам с ' обязательной проверкой фактического наличия передаваемых документов (смотри раздел 10.6)

10. ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 10.1. НАЗНАЧЕНИЕ, ВИДЫ И ПРИНЦИПЫ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРОК НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Проверки наличия конфид енциальных д окументов являются важной составной час тью конфиденциального делопроизводс тва. Цель проверок сос тоит в обеспечении контроля за сохраннос тью документов. Это дос тигается пу тем ус тановления соответс твия фактического наличии документов учетным данным на них, выявления отсу тс твующ их документов и принятия мер по их розыску Однако в процессе регис трации документов могу т быть допущ ены ошибки, следствием которых с тановится искажение учетных данных о документах. Кроме того, час ть зарегис трированных док ументов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, возвращ ена пос ле отравления, переведена на д ругой вид учета. При прос тавлении в учетных формах Отметок о таком движении док ументов также могу т случаться ошибке которые при определенных обс тоятельс твах создают основу д ля у траты документов и (или) несвоевременного обнаружения у трат. Поэ тому про верки правильнос ти регис трации документов и прос тавления отметок о их движ ении должны быть сос тавными час тями проверок наличия доку ментов. Проверки направлены и на выявление неучтенных по к аким-либо причинам конфид енциальных документов, установление этих причин и взятие таких документов на учет. 'Положение о порядке обращ ения со с лужебной информацией ограниченного распространения" предусматривает проведение проверок наличия документов не реже одного раза в год, допуская тем самым воз можнос ть их проведений только од ин раз в год. Однако при такой периодичности резко сниж ается вероятнос ть сво евременного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем чащ е проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения с охранности документов. Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а такж е носители конфиденциальной информации. Проверки правильнос ти регис трации и фактического наличия документов час тично проводятся в процессе выдачи их исполнителям и с ледующ его возврата Однако такие проверки не охватывают все документы и вс е нео бходимые проверочные операции. Поэ тому следует осущ ествлять комплексные плановые проверки факт и-

ческого наличия документов, дел и носителей и правильнос ти отметок о их регис трации и движении. Наиболее оптимальными вид ами проверок и сроками их пр оведения яв ляются: - проверки правильнос ти проставления регистрационных данных нос ителей, документов, д ел и учетных журналов (картотек) - сразу после регистрации; - проверки правильнос ти прос тавления отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от врем ени их регис трации, - сразу после прос тавления отметок или при невозможнос ти проведения сразу после прос тавления отметок - по ис течении каждого квартала; - проверки фактического наличия вс ех носителей и всех не подшитых в дела и не переведенных на учет выдел енного хранения изданных и пос тупивших документов, независимо от времени их регис трации, - один раз в квартал по истечении квартала (ква ртальные проверки); - проверка фактического наличия всех дел, документов выд еленного хранения и учетных журналов (картотек ), зарегис трированных в ис тек шем и предыдущ их годах, - один раз в год по истечении года (годовая проверка). Эти вид ы проверок и сроки их проведения позволяют своевр еменно выявлять ошибки, допущ енные при регис трации документов и производстве отметок о их движении, осущ ествлять сис тематический контроль за наличием документов, при э том более тщ ательный в отношении д окументов, не сброшюрованных и не подшитых в дела, а с ледователь но, подвергающ ихся большей опасн ости у траты. В то же время такой состав проверок и такая периодичнос ть их провед ения дают возмож нос ть избеж ать повтора проверочных операций, за исключением прове рок фактического наличия части носителей и не подшитых в дела доку ментов. Кроме того, сущ ествуют так называемые нерегламентные пр оверки фак тического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необход имос ти в них. Проверочные операции может осущ ествлять сотрудник подразделения конфид енциального делопроизводс тва, регис трир овавший документы и производивш ий отметки о их движе нии. Но для некоторых операций э то не лучший вариант, поскольку у с отрудника притупляется внимание к записям, сделанным им самим. Этот вариант целесообразно использо вать при проверках правильнос ти прос тавления регис трационных дан ных носителей, д окументов, дел и учетных журналов (картотек), в том чис ле при проверках отметок о возврате ранее отправленных документов, т.к. регис трационные данные дополнительно проверяются в процессе

перед ачи-приема носителей, документов и дел между исполнителями и подразделением конфид енциального делопроизводства. Самым оптимальным вариантом д ля других видов проверок является проведение их одновременно двумя сотрудниками, од ним из которых должен быть с отрудник, осущ ествлявший регис трацию документов, дед и носителей и прос тавлявш ий отметки о их движении. При э том каждый из сотрудников не дублирует пров ерочные операции, а выполняет опред еленную их часть. Например, один сотрудник называет учетные данные на д окументе, другой проверяет их соответствие в учетных формах или один называет данные учетных форм, другой про веряет их соответс твие в других учетных формах, сопроводительных документах, делах и т.д. Это повышает качес тво проверок и ускоряет их проведение. В целях обеспечения контроля за проведением всех необх од имых проверочных операций и избежания их дублирования нео бходимо проставлять соответс твующ ие отметки о проверках. Отметки о проверках правильнос ти регис трации носителей, д окументов, дел и учетных журналов (картотек), а также правильности записей о возврате документов прос тавляются условным обозначением, например: и др. Отметки о проверках фактического наличия носителей, док ументов, дел и учетных журналов (картотек) целесообразно пр оставлять датами проверок, поскольку, как уже отмечалось, такие проверки частично повторяются и по дате можно отличить одну проверку от другой. Отметки допускается производить каранд ашом, чтобы при необходимос ти можно было их вытереть, напр имер, с целью освобождения места д ля прос тавления последующ их отметок. Проверки правильнос ти производс тва отметок о движении н осителей, документов и дел заверяются подписями с прос тавлен ием даты. При проведении проверок необходимо руководс твоваться сл едующ ими принципами: - охват проверочными операциями вс ех подлежащ их проверке документов, д ел и носителей, всех учетных форм, в которых з афиксированы проверяемые реквизиты, и всех необходимых с опроводительных (оправ дательных) материалов о движении документов; - проведение проверок наличия документов по схеме: снач ала документ, потом учетные данные на него (от документа к формам учета), что обеспечивает большую возможнос ть обнаружения н еучтенных конфиденциальных документов; - фиксация конечных результатов проверок. Технологии проведения названных видов проверок различ ают-

ся между собой, поэтому целесообразно рассмо треть их по каждому виду.

10.2. ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕНИЯ РЕГИСТРАЦИОННЫХ ДАННЫХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ, ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И УЧЕТНЫХ ЖУРНАЛОВ (КАРТОТЕК) Для проверки правильнос ти прос тавления регис трационных данных бумаж ных носителей должны пр ивлекаться журнал учета бумажных носителей и носители. В журнале и на носителе пров еряется соответс твие записей об учетном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регис трации, виде, наименовании или назначении носителя, количес тве лис тов. В носителе проверяется правильнос ть нумерации лис тов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя. Если бумажные носители в момент их завед ения регис трируются не в журнале учета бумажных носителей, а в журнале учета документов выделенного хранения (рабочие тетради, калька и др.), то для проверки правильности их регистрации привлекаются жу рнал учета документов выделенного хранения и носители. В журнале и на носителе проверяется соответс твие записей об учетном номере и грифе конфид енциаль нос ти носителя, дате регис трации, виде и наименовании нос ителя, наименова нии под разделения, номерах экземпляров, количес тве лис тов в экземп ляре. В носителе проверяется правильнос ть нумерации лис тов. Отметка о проверке прос тавляется в журнале рядом с номе ром носителя. Для проверки правильнос ти прос тавления регис трационных данных машинных носителей д олж ны использоваться журнал уч ета машинных носителей и носители. В журнале и носителе пров еряется соответс твие вида и типа носителя, его учетного номера и грифа конфиденциальности. Отметка о проверке проставляется в журнале ряд ом с номером но сителя. Для проверки правильнос ти прос тавления регис трационных данных изданных документов привлекаются журнал учета изда нных документов, документы и черновики. В журнале и на документе проверяется соответствие записей об учетном номере, грифе ко нфид енциальнос ти, дате, вид е и заголовке документа, фамилии исполнителя (на документе - в реквизите "Отметка об исполнителе"), количес тве экземпляров (в документе -по их фактическому наличию и в реквизите "Отметка об исполнителе"), количес тве лис тов в экземпляре. В документе проверяется правильность нумерации лис тов, проставление учетных номеров на каждом лис те д о-

кумента, проставление номера экземпляра на каждом экземпляре. В журнале и на черновике проверяется соответс твие номера нос ителя и номеров листов черновика. Отметка о проверке прос тавл яется в журнале рядом с номером документа. Наиболее сложной является проверка правильности прос тавления регис трационных данных пос тупивших документов, поскольку в их состав входят документы, зарегис трированные по журналу учета пос тупивших документов, журналу учета документов выд еленного хранения, а также возвращ енные документы, которые р анее были зарегис трированы по разным видам учета. Для проверки правильнос ти прос тавления регис трационных данных документов, зарегистрированных по журналу учета пос тупивших документов, привлекаются журнал учета пос тупивших п акетов, журнал учета поступивших документов и документы. В жу рнале учета пакетов проверя ется соответс твие количес тва пос тупивших пакетов (графа 3) количе ству зарегистрированных (графа 5). В журнале учета пакетов и жу рнале учета поступивших док ументов проверяется соответс твие данных о при своенном учетном номере, дате пос тупления документа, номере, за которым документ направлен, предприятии-отправителе. В журнале учета поступивших документов и на д окументе проверяется соответс твие присвоенного учетного номера, грифа конфид енциальнос ти, даты поступления, вида и заголовка д окумента, предприя тияотправителя, номера, за которым документ направлен, даты док умента, количес тва листов (с про счетом их в документе). В документе, имеющ ем прилож ения, дополни тельно проверяется соответс твие учетных номеров, грифов конфиденци альнос ти, номеров экземпляров, количес тва листов в экземпляре д ан ным, содержащ имся в реквизите "Отметка о наличии прилож ения". Отметки о проверке прос тавляются в журнале учета пакетов (в графе 7) и в жу рнале учета поступивших документов (ряд ом с номером док умента). Для проверки правильнос ти присвоения регистрационных да нных поступивших документов, взятых сразу на учет документов в ыделенного хранения без промежу точной регис трации их в жу рнале учета пос тупив ших документов, привлекаются журнал учета пос тупивших пакетов, журнал учета документов выделенного х ранения и документы. В журналах учета пакетов и документов пров еряется соответс твие данных о присво енном номере, дате поступления (регистрации), номере, за которым документ направлен (графа 6 журнала учета пакетов и графа 5 журнала учета документов выделенного хранения), предприятии-отправителе. В журнале учета документов выд еленного хранения и на документе проверяется соответствие присвоенного учетного номера, грифа конфид енциальности, даты регис трации, вида и заголовка д окумента, предприятия-

отправителя, номера, за которым документ направлен, номеров экземпляров, количества лис тов в экземпляре (с просчетом их в каждом экземпляре). Отметки о проверке прос тавляются в журнале учета пакетов (в графе 8) и в журнале учета док ументов выделенного хранения (рядом с номера ми документов). Для проверки правильнос ти прос тавления отметок о возврате ранее отправленных документов привлекаются журнал учета п оступивших пакетов, соответс твующ ие журналы учета документов и документы. В соответс твующ ем журнале учета проверяется наличие отметки о возврате документа и ее соответствие записи в гр афе 9 журнала учета пакетов. В журналах учета изданных документов, документов выделенного хранения и на документах провер яется, кроме того, соответс твие ном еров возвращ енных экземпляров. Отметки о проверке прос тавляются в журнале учета пакетов (в графе 9 рядом с номерами возвращ енных документов). Для проверки правильнос ти прос тавления отметок о возврате ранее отправленных машинных носителей используются журнал учета пос тупивших пакетов, журнал учета машинных носителей и носители. В графе 8 журнала учета машинных носителей провер яется наличие отметки о возврате нос ителя и ее соответс твие зап иси в графе 9 журнала учета пакетов. Отметки о проверке прос тавляются в графе 9 журнала учета пакетов рядом с номерами возвращ енных носителей. Для проверки правильнос ти прос тавления регис трационных данных дел и учетных журналов (картотек) привлекаются номенклатура дел, дела и учетные журналы (картотеки). В номенклатуре и на обложке д ела (журнала) или наклейке на картотеке проверяется соответс твие инд екса (номера) дела (журнала, картотеки), грифа конфиденциальности, заголовка (наименования), срока хранения и номеров с татей по перечню. По учетным журналам, кроме того, проверяется соответс твие количес тва листов. Отметка о проверке прос тавляется в номенклатуре рядом с индексом (номером) дела, журнала или картотеки.

10.3. ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕНИЯ ОТМЕТОК О ДВИЖЕНИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И НОСИТЕЛЕЙ Для проверки правильности прос тавления отметок об отправлении д окументов привлекаются учетные журналы, в которых зар егистрированы отправленные документы, и сопроводительные м атериалы, по которым отправлены документы (реес тры, расписки, квитанции, сопроводительные письма). В журнале и сопровод и-

тельном документе проверяется соответс твие записей о номере, грифе конфиденциальнос ти, виде и наименовании документа, адресате, номерах отправленных экземпляров (по документам, зар егистрированным в журнале учета пос тупивших документов, вмес то номеров экземпляров проверяется количес тво отправ ленных листов), наименовании, номере и дате сопроводительного доку мента. Подпис и о проверке прос тавляются в графе 14 журнала учета изданных документов, графе 10 журнала учета документов выделенного х ранения или в графе 14 журнала учета поступивших док ументов. Для проверки правильности прос тавления отметок об отправлении (возврате) ош ибочно присланных документов привлекаются журнал учета пос тупивших пакетов и копии сопроводительных п исем, с которыми отправлены документы. В журнале и сопровод ительном письме проверяется соответс твие записей о номере и грифе конфиденциальности документа, адресате, номере и д ате сопроводительного письма. Подпи си о проверке проставляются в графе 10 журнала учета пакетов. Для проверки правильности прос тавления отметок об отправлении машинных носителей привлекаются журнал учета машинных носителей и сопроводительные документы, по которым отправл ены нос ители. В журнале и сопроводительном документе провер яется соответс твие записей о вид е, номере, грифе конфиденциальнос ти нос ителя, адресате, номере и дате сопроводительного док умента. Подписи о проверке прос тавляются в графе 7 журнала уч ета машинных нос ителей. Для проверки правильности прос тавления отметок об отправлении д ел привлекаются номенклатура дел и сопровод ительные документы, по которым отправлены д ела. В номенклатуре дел и сопроводитель ном документе проверяется соответс твие записей об инд ексе (номере) и грифе конфиденциальности дела, заголовке дела, номере тома, количес тве лис тов в томе, адресате, номере и дате сопроводительного документа. Подписи о проверке прос тавляются в графе 9 номенк латуры дел. Для проверки правильности прос тавления отметок об отправлении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых изъяты документы, и сопроводительные документы, по которым отправлены изъятые документы. В сопровод ительном документе, описи д окументов дела и справке-замес тителе проверяется соо тветствие записей о номере, гри фе конфиденциальности и количестве лис тов д окумента, адресате, но мере и дате сопровод ительн ого документа. Подписи о проверке про ставляются в графе 7 описи документов дела. Кроме того, в процессе проверок правильнос ти проставления

отметок об отправлении в с опроводительном документе (за исключением сопроводительных писем) проверяется наличие подписи лица за получение пакетов и оттиска печати (ш тампа). Для проверки правильнос ти прос тавления отметок об уничт ожении документов выд еленного хранения привлекаются журнал учета документов выделенного хранения и акты об уничтожении дел и документов. В журнале и акте проверяется соответс твие з аписей об учетном номере, грифе конфид енциальнос ти, виде и з аголовке документа, номерах экзем пляров, количестве лис тов в экземпляре, номере и дате акта об уничтожении. Подпис и о проверке прос тавляются в графе 13 журнала учета документов выд еленного хранения. Для проверки правильнос ти прос тавления отметок об уничт ожении дел и учетных журналов (картотек) привлекаются номенкл атура дел и акты об уничтож ении дел и документов. В номенклатуре и акте проверяется соответс твие записей об индексе (номере) и грифе конфид енциальнос ти д ела (журнала, картотеки), его заг оловке, номере тома, количе стве лис тов в томе (по картотеке - вместо номера тома и количества листов проверяется количес тво ка рточек), номере и дате акта об уничто жении. Подписи о проверке прос тавляются в графе 9 номенклатуры дел. Для проверки правильнос ти прос тавления отметок об уничт ожении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых изъяты доку менты, и акт об уничтожении дел и д окументов. В акте, описи д окументов дела и справке-замес тителе проверяется соо тветствие записей о номе ре, грифе конфиденциальности и дате д окумента, количестве лис тов, но мере и дате акта об уничтожении. Подпис и о проверке прос тавляются в графе 7 описи документов дела. Кроме того, в процессе проверок правильнос ти проставления отметок об уничтож ении д окументов и дел в акте об уничтожении проверяется наличие отметок о физическом уничтожении докуме нтов и д ел, заверенных подписями лиц, производивш их уничтож ение. Для проверки правильнос ти проставления отметок о переводе изданных и пос тупивш их документов на учет документов выделе нного хранения привлекаются журналы учета изд анных, поступивших документов и документов выделенного х ранения и переведе нные на учет выделенного хранения документы. В журнале и док ументе проверяется соответс твие учетного номера, присвоенного при издании или поступлении документа, учетному номеру, пр исвоенному по журналу учета документов выдел енного хранения, грифа конфид енциальнос ти, вида, заголовка и номеров экземпл яров документа, количес тва лис тов в экземпляре с просчетом лис-

тов. Подпис и о проверке прос тавляются в графе 17 журнала учета изданных документов или в графе 13 журнала учета пос ту пивших документов. В журнале учета документов выделенного хранения рядом с номером документа прос тавляется отметка о проверке правильнос ти регис трации. Для проверки правильнос ти прос тавления отметок о подшивке документов в дела привлекаются дела, в которых подшиты документы, и журналы учета, в которых зарегис трированы документы. В деле и журнале проверяется с оответствие учетного номера, грифа конфиденциальности, вида и наименования документа, индекса (номера) дела, количес тва лис тов в д окументе, номеров лис тов дела. Кроме того, в описи д окументов дела и документе пров еряется соответс твие даты, номера, грифа конфид енциальнос ти, вида и наименования документа, отправителя (по поступившим док ументам) или ад ресата (по отправленным документам), ном еров лис тов дела. Подписи о проверке прос тавляются в графе 16 жу рнала учета изданных документов или в графе 12 журнала учета поступивших документов. Для проверки правильнос ти прос тавления отметок о перешивке документов в другие дела привлекаются дела, из которых изъяты документы, и дела, в которые документы перешиты. В описи док ументов дела, в которое переш ит документ, и на документе пров еряется соответс твие данных, перечис ленных в пред ыдущ ем абз аце. В справке-замес тителе и описи документов д ела, из которого изъят д окумент, проверяется наличие данных о новом местонахождении документа и их соответс твие дан ным описи документов дела, в которое подшит документ. Подписи о про верке прос тавляются в графе 7 описи документов дела, из которого изъят док умент. Для проверки правильнос ти прос тавления отметок об изъятии из дела документов, с которых снят гриф конфид енциальнос ти, привлекаются дела и акт перед ачи документов в службу открытого делопроизводства. В описи документов дела, справке-замес тителе и акте проверяется соответствие данных о номере, дате и колич естве лис тов документа, дате и номере акта о перед аче. Подписи о проверке прос тавляются в графе 7 описи документов дела. При любом изъятии документов из дел в учетных формах, в к оторых документы были зарегис трированы, отметки о новом местонахождении или уничтож ении документов не производятся. Для проверки правильнос ти проставления отметок о передаче на архивное хранение дел и документов выделенного хранения привлекаются номенклату ра дел, журнал учета документов выд еленного хранения и описи дел и документов, перед анных на арх ивное хранение. В описи и номенклату ре проверяется соответс твие

индекса (номера), грифа кон фид енциальнос ти, заголовка дела, номера тома дела, количес тва лис тов в томе, архивного шифра (номеров фонда, описи, единицы хранения). Подписи о проверке прос тавляются в графе 9 номенклатуры дел. В жур нале учета д окументов выделенного хранения и опис и проверяется со ответс твие номера, грифа конфиденциальности, вида и заголовка доку мента, номера экземпляра, количес тва лис тов в экземпляре, архивного шифра. Подписи о проверке прос тавляются в графе 15 журнала учета документов выделенного хранения. Для проверки правильнос ти проставления отметок о передаче в службу открытого делопроизводс тва д ел и документов выделе нного хранения, с которых снят гриф конфиденциальнос ти, привл екаются номенк латура дел, журнал учета документов выд еленного хранения и акт передачи. В номенклатуре и акте проверяется соо тветствие индекса (номера), заголовка дела, номера тома, колич ества лис тов, номера и даты акта. Подписи о проверке прос тавл яются в графе 9 номенклату ры дел. В журнале учета документов выделенного хранения и акте проверяется соответс твие учетного номера, вида и заголовка документа, номеров экземпляров, кол ичества листов в экземпляре, номера и даты акта. Под писи о проверке прос тавляются в графе 10 журнала учета д окументов выд еленного хранения.

10.4. КВАРТАЛЬНЫЕ ПРОВЕРКИ ФАКТИЧЕСКОГО НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ И ДОКУМЕНТОВ Для проверки наличия бумажных нос ителей, независ имо от времени их регис трации, привлекаются нос ители и журнал учета бумажных носителей. На нос ителе и в журнале проверяется соо тветствие учетного номера и количества лис тов (с просчетом лис тов в носителе). В с тенографических и рабочих тетрадях просчет листов можно не производить, соответс твие количес тва лис тов зап исям в журнале проверяется по заверительной надписи в те традях. Для проверки наличия машинных носителей, независимо от времени их регис трации, привлекаются нос ители и журнал учета машинных носителей. На носителе и в журнале проверяется соо тветствие учетного номера. Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных на выделенное хранение изданных документов, независимо от времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета изданных документов. На документе и в журнале проверяется с оответс твие учетного номера, количес тва экземпляров д окумента и

количес тва лис тов в каждом экземпляре с их просчетом. Одновр еменно проверяется наличие подпи си за уничтож ение черновика (если он был). Ес ли на момент проверки по каким -либо причинам черновик не уничтожен, то проверяется его на личие с просчетом лис тов и соответствие записям в графе 5 журнала. Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных на выделенное хранение пос тупивших документов, независимо от времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета поступивших документов. На д окументе и в журнале проверяется соответс твие учетного номера, количества лис тов основного док умента и прилож ений (при на личии прилож ений) с просчетом листов. Даты проверок фактического наличия нос ителей и документов проставляются при журнальном способе учета в соответс твующ ем журнале рядом с номером носителя или документа, при карточном способе - в графе 3 контрольного журнала. Поскольку проверка фактического наличия носителей и документов долж на провод иться по схеме от документа к учетному журналу (карточ ке) и они проверяются, как правило, не в послед овательности учетных номеров, а по мес тонахождению, то по з авершении проверки всех носи телей и документов выявляются н епроверенные носители и документы по отсу тс твию дат проверок. Если к началу квартальной проверки носитель, изд анный или посту пивший документ сняты с учета (уничтожены, отправлены, переведены на учет д окументов выделенного х ранения, подшиты в дела), то в форме учета проверяется наличие отметок и подписей о произвед енных операциях с установлением (кроме магнитных носителей) соответс твия коли чества зарегистрированных лис тов (а по изданным документам - и эк земпляров) количес тву снятых с учета. Учетный номер округляется как закрытый. При карточном способе учета карточка помещ ается в карто теку отработанных документов. Если в процессе или по итогам квартальной проверки выявится отсутствие отдельных зарегис трированных документов (носителей), то должны быть приняты меры по оперативному их поиску. При отсу тствии полож ительных результатов необходимо приказом по предприятию создавать специальную комиссию для установления причин отсу тс твия документов, разработки версий о их возможном мес тонахожд ении и прове дения поиска документов по к аждой из этих версий. При любом исходе поиска комиссия долж на составлять заключение о результатах своей работы. В случае н ахождения документов в заключении отражаются при чины отсу тс твия документов в установленных для них местах и предла гаются меры по устранению таких причин. Если документы не найдены, тс

в заключении отражаются направления поиска, излагаются возмож ные причины, обстоятельс тва и формы утраты документов, устанавливается с тепень вины в э том конкретных сотрудников. З аключение у тверж дается руководителем предприятия, который пр инимает решение о мерах наказания виновных. В соответс твующ их учетных формах производятся отметки о списании документов со ссылкой на номер и дату заключения комиссии. Комиссия создается и при обнаружении в ходе проверок неу чтенных конфиденциальных документов (нос ителей). В заключении комиссии отражается д ейс твительная с тепень конфиденциальн ости э тих документов, причины издания их неучтенными и форм улируются пред ложения, направленные на предотвращ ение неучтенного издания документов. Выявленные неучтенные документы р егистрируются в соответс твующ их формах учета. По результатам произведенных в течение квартала проверок правильнос ти прос тавления отметок о движении док ументов, д ел, носителей и фактического наличия носителей и документов с оставляется акт по следующ ей форме: Наименование предприятия

УТВЕР ЖДАЮ Наименование долж ности руководителя предприятия _____________________ ___

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

АКТ 00.00. 0000 № _______ ___________________ (место состав ления)

о проверке движ ения и наличия конфид енциальных носителей документов и дел за ______ квартал Сос тавлен: _______________________________________________ (инициалы, фамилии лиц, пров одив ших пров ерку)

В период с ________ по _________ 200_ г. проведена проверка: - правильнос ти произведенных в течение квартала отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регис трации;

фактического наличия всех носителей, изданных и пос туп ивших документов с просчетом листов, независимо от времени их регис трации. В результате проверки установлено: 1. Все отметки о движ ении документов, д ел и носителей соо тветствуют сопроводительным (оправд ательным) материалам, а также новому местонахождению подшитых и переведенных и учет выделенного хранения документов; 2. Все подлежавшие проверке д окументы и нос ители находя тся в наличия; 3. ______ документов (носителей, дел) не зарегис трированы по формам учета (указываются разд ельно носители, дела, док ументы по каждому виду учет-*.); 4. Имеются следующ ие ошибки и нарушения в учете и хранении документов, дел, носителей (перечис ляются ошибки, наруш ения и меры, принятые по их устранению). __________________. __________________. (подписи)

10.5. ГОДОВАЯ ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ ВЫДЕЛЕННОГО ХРАНЕНИЯ И УЧЕТНЫХ ЖУРНАЛОВ (КАРТОТЕК) Годовая проверка наличия дел долж на проводиться пос ле подшивки в д ела истекшего года всех поступивших и изданных за этот год д окументов и после закрытия дел (просчета лис тов, составления заверительной надписи дела, его прошивки и опечат ывания). Если отдельные д окументы требуют д лительного испо лнения и поэ тому не могу т быть подши ты в дела, то их следует п еререгис трировать в журнал учета документов следующ его года с целью закрытия соответс твующ его дела за ис текший год, однако по документам пос тоянного срока хранения такая пере регис трация может допускаться как исключение. Для проверки наличия всех дел, зарегис трированных в истекшем и предыдущ их годах, привлекаются дела и номенклатуры дел за соответствующ ие год ы. На обложке д ела и в номенклатуре пр оверяется соответс твие индекса (номера) дела, номера тома дела, количес тва лис тов в томе. Кроме того, в делах, зарегис трированных в истекшем году, прове ряется соответс твие данных о колич естве лис тов на обложке дела и в заверительной надписи. Для проверки наличия всех документов выделенного хранения,

зарегистрированных в истекшем и предыдущ их годах, привлекаю тся документы и журнал учета документов выделенного хранения. В документе и журнале проверяется соответствие уче тного номера, номеров экземпля ров, количес тва листов в экземпляре (в документе количество листов -по заверительной надпис и, если не прос тавлено на обложке, ес ли про ставлено, то по заверительной надписи только в документах, зарегис три рованных в ис текшем году). Годовая проверка наличия учетных журналов (картотек) должна проводиться пос ле выверки и закрытия журналов (картотек) уч ета носите-. лей (при погодном их учете), изданных и пос тупивших за ис текший год документов. В ходе выверки осущ ествляется пр оверка наличия округлений (закрытия) всех регис трационных ном еров (снятия носителей и до кументов с учета по данным регис трационным номерам) и проверка на личия карточек в картотеке отр аботанных документов. При э том если отдельные документы и н осители перерегис трированы в журналы учета следующ его года, то в журналах учета д окументов (носителей) текущ его и с ледующ его годов проверяется соответс твие учетных данны х, а на документе (носителе) - наличие нового учетного номера. Правильнос ть отметок о перерегистрации в журнале текущ его года завер яется подписями проверяющ их, а в журнале следующ его года рядом с номером д окумента (носителя) прос тавляется отметка о проверке пр авильнос ти регистрационных данных. В закрыва емых учетных формах после последнего регис трационного номера в журнале или на отдельной карточке, помещ аемой в конце картотеки, производится запись: "Все учетные номе ра журнала (картотеки) закрыты и пр оверены", заверяемая подписями проверявших с прос тавлением даты. При наличии незакрытых учетных номеров выявляются причины и принимаются меры по закрытию. Для проверки наличия всех учетных журналов (картотек), зав еденных в истекшем и пред ыдущ их годах, привлекаются журналы (картотеки) и номенклату ра дел. В журнале и номенклатуре пров еряется соответс твие учетного номера, номера тома (при наличии двух и более томов), количе ства лис тов (в журнале - по заверительной надписи). В картотеке и но менклатуре проверяется соо тветствие учетного номера, количес тва кар точек (в картотеке по п оследнему номеру карточки). Даты проверок прос тавляются в номенклатуре дел рядом с и ндексом (номером) дела (журнала, картотеки), в журнале учета д окументов выделенного хранения - ряд ом с номером документа. Выявление отсу тс твующ их дел, документов и журналов произв одится пу тем выверки дат про верок и подписей о снятии их с учета. При отсутс твии дел, документов и журналов их поиск осущ ествл яется по технологии, предусмотренной д ля квартальных проверок, в

По результатам годовой проверки сос тавляется акт по следующ ей форме:

Наименование предприятия

УТВЕР ЖДАЮ Наименование долж ности руководителя предприятия _____________________ ___ (подпись, инициалы, фамилия, дата)

АКТ 00.00. 0000 № _______ ___________________ (место состав ления)

о проверке наличия конфид енциальных дел, документов и учетных журналов (картотек) за __________ год Сос тавлен: _______________________________________________ (инициалы, фамилии лиц, пров одив ших пров ерку)

В период с ________ по _________ 200_ г. проведена проверка: - фактического наличия всех дел и документов выделенного хранения, зарегистрированных в ис текшем и пред ыдущ их годах (без просчета лис тов); - фактического наличия учетных журналов (картотек), зарег ис трированных в ис текшем и предыдущ их годах (без просчета лис тов, карточек); - закрытия всех регис трационных номеров в журналах (картотеках) учета изданных, поступивших документов и носителей, зарегистрированных в ис тек шем году. В результате проверки установлено: 1. Все подлеж авшие проверке дела, доку менты выделенного хранения и учетные журналы (картотеки) находятся в наличии; 2. Все регис трационные номера в журналах (картотеках ) учета закрыты; 3. __________ дел (документов выделенного хранения) не з арегис трированы по формам учета. _____________________.

_____________________.

(подписи)

При наличии заключения комиссии по фактам у трат или выявления неучтенных дел, документов выделенного хранения и жу рналов учета оно прилагается к акту проверки с отражением в реквизите "Отметка о наличии прилож ения".

10.6. НЕРЕГЛАМЕНТНЫЕ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ, ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ Нерегламентные проверки наличия конфид енциальных нос ителей, д окументов и дел проводятся при смене руковод ителя и с отрудников подразделения конфид енциального делопроизводс тва, их временном отсу тствии (болезнь, командировка, отпуск), вр еменном отсутс твии ис полнителей, нарушении оттисков печатей на хр анилищ ах документов, лик видации предприятия. Во всех случаях они осущ ествляются пу тем про верки соответс твия фактического наличия носителей, документов и дел учетным данным на них. При смене руковод ителя подразделения конфиденциального делопроизводства проводится проверка наличия всех носителей, документов и дел, независимо от времени их регис трации. Прове рка проводится комиссией, назначаемой приказом руковод ителя предприятия. Резу льтаты проверки отражаются в общ ем акте приема-передачи дел. К акту прила гаются справки сотрудников подразд еления конфиденциального делоп роизводс тва, под тверждающ ие наличие носителей, документов и дел, находящ ихся у них на хранении. При смене сотрудника подразделения конфиденциального д елопроизводс тва проводится проверка наличия носителей, док ументов и дел, наход ящ ихся на ответс твенном хранении сотрудн ика. Проверка осущ ествляется сдающ им и принимающ им сотрудниками. Резу льтаты провер ки оформляются актом приема-передачи, подписываемым э тими сотрудниками и у тверждаемым руководителем подразделения конфиденциаль ного делопроизводс тва. В случае отсутс твия сменяемого сотрудника проверка проводится к омиссией. На период временного отсу тс твия руководителя или сотрудн ика подразд еления конфид енциального делопроизводства числ ящ иеся за ними документы, носители и дела, необходимые д ля текущ ей работы, перед аются замещ ающ им их лицам по разовой расписке или по акту с проверкой соответс твия их фактического наличия учетным данным. При отсу тствии передающ его лица проверка

проводится комиссией. Нос ители, документы и дела, которые не требуются для работы на период времен ного отсу тс твия лица, не перед аются. Они должны храниться в опечатанных металлических шкафах (сейфах). При этом составляется акт, в кото ром указываются номера хранилищ и номер печати, которой они опеча таны. Принимающ ее лицо не несет ответс твеннос ти за нах одящ иеся в этих хранилищ ах документы, если оттиск печати на них не будет нару шен. При нарушении оттиска печати, а также в случае проникновения в помещ ения, в которых хранятся носители, документы и дела, пос торонних лиц со вскрытием хранилищ или нарушением оттиска печатей на них приказом руководителя п редприятия назначается комиссия д ля провер ки находящ ихся в хранилищ ах документов. Результаты проверки оформ ляются актом. При увольнении, перевод е на другую работу, перед команд ировкой, отпуском исполнителя находящ иеся в его спецпортфеле документы и носители перед аются в подразделение конфиденц иального делопроиз водства со списанием их в учетных формах. Б случае внезапного отсу тствия исполнителя (болезнь и др.) необх одимые для работы документы; находящ иеся в его спецпортфеле, изымаются комиссионно с проверкой соответствия фактического наличия изымаемых документов учетным данным. При э том с оставляется акт изъятия документов, в котором отра жается, какие документы (с указанием учетного номера и количес тва лис тов каждого документа) изъяты. Спецпортфель с ос тавш имися документами опечатывается печатями двух членов комиссии (с отр ажением в акте номеров печатей), изъятые документы спис ываются с исполнителя в формах учета. При ликвидации предприятия проверка наличия носителей, д окументов и дел проводится комиссией, назначаемой руководителем организации. Резу льтанты проверки оформляются актом, к оторый приобщ ается к общ ему акту о ликвид ации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ Гражданский кодекс Российской Федерации. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защ ите информации. Федеральный закон "Об акционерных общ ествах". Закон "О предприятиях в СССР". Закон РСФСР "О предприятиях и предпринимательской деятельнос ти". Закон Р СФСР "О конкуренции и ограничении монополис тической деятельнос ти на товарных рынках» Закон РФ "О товарных знаках, знаках обслуж ивания и наименованиях мес т происхождения товаров". Основы законодательства Российской Федерации об А рхивном фонде Российс кой Федерации и архивах. Проект Федерального закона "О коммерческой тайне". Полож ение об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Презид ента РФ от 17 марта 1994 г. № 552. Пос тановление Правительс тва РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять комме рческую тайну". Полож ение о порядке обращ ения с о служебной информацией ограниченного распрос транения в фед еральных органах исполнительной влас ти, у твержденное постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1233. ГОСТ Р 5114198. Делопроизводс тво и архивное дело. Термины и определения. Государственная сис тема д окументационного обеспечения управлений. Основ ные положения. Общ ие требования к докуме нтам и службам документационного обес печения. М., 1991. Типовая инструкция по делопроизводс тву в фед еральных органах исполнитель ной влас ти. М., 2001. Общ ероссийский классификатор управленческой документации. М., 1994. Общ ероссийский классификатор профессий рабочих, долж нос тей с лужащ их и тарифных разрядов. М., 1994. Квалификационный справочник должнос тей руководителей, специалис тов и других служащ их. М>, 1998. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обс луживанию. М., 1988. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

Перечень типовых управленческих документов, образу ющ ихся в деятельнос ти орга низаций, с указанием сроков хранения. М., 2001. Перечень научно-технической документации, подлежащ ей приему в государствен ные архивы России. М., 1998. Управленческие документы пос тоянного срока хранения, образующ иеся в дея тельнос ти негосударс твенных коммерческих организаций (хозяйс твенных товарищ еств, производственных ко оперативов). Справочное пособие. М., 1996. Отбор на государс твенное хранение управленческих док ументов, образующ ихся в деятельнос ти негосударс твенных орган изаций (новых экономических хозяйс твенных с труктур). Методич еские рекомендации. М., 1998.