Информационные системы в экономике: СУБД Access: Учебно-методическое пособие (укороченный вариант)

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Елецкий государственный университет им. И.А.Бунина

С.В. Воробьев, Е.Г. Есина, Н.С. Трубицына

Информационные системы в экономике: СУБД Access УКОРОЧЕННЫЙ ВАРИАНТ Полную версию можно взять в библиотеке

Учебно-методическое пособие

Елец 2006

УДК ББК П

Печатается по решению редакционно-издательского совета Елецкого государственного университета им. И.А. Бунина от , протокол №

Рецензенты:

Воробьев С.В., Есина Е.Г., Трубицына Н.С. Информационные системы в экономике: СУБД Access. – Елец: ЕГУ им. И.А. Бунина, 2006. Данное учебно-методическое пособие посвящено проблемам, связанным с автоматизацией обработки больших объемов информации, а именно, её организации в системе управления базой данных Microsoft Access. Указанное приложение содержит широкий диапазон средств для эффективного управления информацией, в том числе, и экономической. Изучение СУБД Access входит в содержание дисциплины «Информационные системы в экономике» и, прежде всего, предназначена для студентов экономического факультета. Цель работы – дать студентам знания и практические умения в области прикладной информатики, показать методы автоматизированного решения различных экономических задач. Пособие содержит пять, достаточно объемных, лабораторных работ, в которых имеется необходимый минимум теоретического материала, рассмотрены примеры решения задач с их подробным описанием, предлагаются задания для самостоятельного выполнения. Издание будет полезно не только студентам и аспирантам экономического профиля, но и бухгалтерам, аудиторам, аналитикам и иным категориям специалистов, занимающихся экономическими расчетами.

УДК ББК

© ЕГУ им. И.А. Бунина, 2006 © С.В. Воробьёв © Е.Г. Есина © Н.С. Трубицына

2

Содержание Лабораторная работа № 1. Система управления базой данных Microsoft Access: первое знакомство............................................................................... 4 Лабораторная работа № 2. Создание структуры базы данных. Ввод и редактирование данных .......................................................................................... 9 Лабораторная работа № 3. Создание и выполнение запросов в СУБД Microsoft Access ....................................................................................................... 18 Лабораторная работа № 4. Знакомство с формами и элементами управления в СУБД Microsoft Access.................................................................... 29 Лабораторная работа № 5. Создание и настройка отчетов в СУБД Microsoft Access............................................................................................................ 46

3

Лабораторная работа №1 Система управления базой данных Microsoft Access: первое знакомство Сбором и накоплением данных, их корректировкой и сортировкой, отбором необходимых данных и прочими операциями занимается в той или иной мере любой специалист независимо от сферы деятельности. Особенно это актуально для тех, кто работает в информационной сфере производства, где основным сырьем и продуктом является информация. Среди программных продуктов, обеспечивающих переработку данных, весьма популярна система управления базой данных ACCESS, входящая в пакет прикладных программ Microsoft Office. База данных в ACCESS представляет собой единый большой объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и позволяет хранить их в едином дисковом файле с расширением *.mdb. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Каждая таблица содержит записи определенного вида, например о товарах, продаваемых конкретной фирмой. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. То есть, запись о товарах может содержать код товара, наименование товара, цена за единицу, количество в наличии и другие. Такие отдельные элементы записи называют полями. Рассмотрим в качестве примера учебную базу данных торговой компании «Борей». Но предварительно произведем следующие подготовительные операции: 1) создайте на диске D в каталоге Students и затем в каталоге Econom папку, названную Вашей фамилией; 2) в созданную папку скопируйте файл Борей.mdb, находящийся по следующему пути: D:/Program Files/Samples/Борей.mdb. Далее запустите программу ACCESS через меню Пуск – Программы – Microsoft Access. В появившемся окне оставим переключатель в исходном положении, т.е. выберем Открыть базу данных. Ниже указанного переключателя в окне выбираем из списка Другие файлы… . Нажимаем OK.

Рис. 1. Окно-заставка учебной базы данных «Борей»

4

Лабораторная работа №2 Создание структуры базы данных. Ввод и редактирование данных Одним из основополагающих элементов СУБД Microsoft Access, как и вообще любой СУБД, является таблица. Именно в таблицах базы данных хранят всю свою информацию. Когда оператор заполняет форму, он тем самым заполняет данными одну или несколько таблиц. Когда же пользователь задает базе какой-нибудь вопрос, то запускается процедура обращения к некоторому сообществу таблиц. Общеизвестно, что таблица состоит из столбцов и строк, являющихся в целом разграфленной прямоугольной областью, в которой пояснительные надписи являются наименованиями столбцов, а непосредственно сама информация располагается в строках. Однако в Microsoft Access таблица представляется в двух вариантах: непосредственно табличное представление и представление в режиме конструктора, в котором происходит настройка таблицы. Рассмотрим процесс создания таблицы в режиме конструктора на конкретном примере. Для фирмы, торгующей компьютерной техникой, сформируем базу данных, состоящую из двух таблиц, одна из которых содержит сведения о компьютерах, другая – о заказчиках. Далее переходим к заполнению следующей строки столбца Имя поля – Модель. Тип данных - Текстовый. Размер поля – 20. Обязательное поле – Да. Пустые строки – Нет. Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения). Не указанные свойства оставим без изменения. Аналогичным образом введите следующие поля: Оперативная память Тип данных - Текстовый Размер поля – 8 Значение по умолчанию – “128 Mb” Видеопамять Тип данных - Текстовый Размер поля – 8 Значение по умолчанию – “64 Mb” HDD Тип данных - Текстовый Размер поля – 8 Подпись – Емкость жесткого диска. CD Тип данных - Текстовый Размер поля – 3 Подпись – Лазерный диск Значение по умолчанию – “Да” Условие на значение – “Нет” Or “Да” Сообщение об ошибке – В поле можно ввести только “Нет” или “Да” Монитор Тип данных - Текстовый Размер поля – 40 Цена Тип данных - Числовой

5

Размер поля – Одинарное с плавающей точкой Формат поля – Денежный Число десятичных знаков – Авто Осуществим ввод данных в таблицу. Выделите имя таблицы Модели компьютеров в окне базы данных и нажмите кнопку Открыть на собственной панели инструментов. Введите записи данных, находящиеся в таблице 1. Табл. 1. Код 112341 112342 112343 112344 112345 112346 модели Модель ATHDUCELPINCELPENLON RON ERON TIUM ERON TIUM 1400 950 1100 1000 1700 2200 Опера128Mb 128 Mb 128 Mb 256 Mb 256 Mb тивная 128 Mb память Видео16 Mb 32 Mb 32 Mb 64 Mb 64 Mb 128 Mb память HDD 10 Gb 20 Gb 20 Gb 40 Gb 40 Gb 60 Gb CD Нет Да Да Да Да Да МониSamsung LG CTX 1795 Nec Sony Samsung тор 551S 774FT FE750+ G220P 191S Цена 12550 14500 17000 19700 24500 32850 (руб.) Задание. Самостоятельно создайте вторую таблицу, которая будет содержать сведения о заказчиках. Используйте режим конструктора и приведенные ниже данные. Имя поля Номер заказа

Тип данных Текстовый

Описание

Свойства поля Общие Размер поля Обязательное поле Пустые строки Индексированное поле

4 Да Нет Да (Совпадения не допускаются)

Код модели Текстовый Размер поля: 6 Обязательное поле: Да Пустые строки: Нет Индексированное поле: Да(Допускаются совпадения) Заказчик Текстовый Размер поля: 20 Индексированное поле: Да(Допускаются совпадения)

6

Обращение Текстовый Размер поля: 8 Значение по умолчанию: “Господин” Условие на значение: "Господин" Or "Госпожа" Сообщение об ошибке: Допускается только два обращения “Господин” или “Госпожа” ФИО Текстовый Размер поля: 30 Подпись: Фамилия, Имя, Отчество Индексированное поле: Да (Допускаются совпадения) Индекс Размер поля: 6 Маска ввода: 000000

Текстовый

Город Размер поля: 15

Текстовый

Адрес Размер поля: 50

Текстовый

Телефон Размер поля: 10 Маска ввода: !000\-0000

Текстовый

Дата заказа Дата/время Формат поля: Краткий формат даты Маска ввода: 99/99/00;0;_ Количество Числовой Размер поля: Целое Число десятичных знаков: 0 Скидка Числовой Размер поля: Одинарное с плавающей точкой Формат поля: Процентный Число десятичных знаков: 0 В качестве ключевого поля выберете Номер заказа. Сохраните таблицу Клиенты и заполните ее следующими данными: Табл. 2.

7

Номер заказа Код модели Заказчик Обращение ФИО Индекс Город Адрес Телефон Дата заказа Количество Скидка

1001 112342 НТО "Крокус" Господин Глебов Р.Г. 123765 Москва ул. Б.Мнемники, 45 196-5674 28.06.02 10 3%

1002 112343 АОО "Веста" Госпожа Маева С.С. 329045 С-Петербург ул. М.Фонтанка, 33 124-8799 03.07.02 100 7%

Задание. Самостоятельно добавьте в данную таблицу еще семь записей (любых). Учтите, что Код модели в таблице Клиенты может повторяться, но вносить Вы должны те и только те значения, которые содержаться в таблице Модели компьютеров. После того, как таблицы созданы, нужно установить связи между ними. Благодаря связям значительно уменьшается объем любой базы данных, особенно в тех случаях, когда информация повторяется. Удобнее всего устанавливать связи на схеме данных (Рисунок 8).

Рис. 8. Окно Схема данных базы данных Продажа компьютеров Задание. Создайте в своем каталоге базу данных Университет. Самостоятельно сформируйте в этой базе структуру таблицы Студенты для хранения справочных сведений о студентах, обучающихся в вузе. Имена, типы и некоторые свойства полей приведены в таблице 3. Задание. Заполните таблицу Студенты десятью произвольными записями с учетом свойств полей.

8

Задание. 1) Самостоятельно создайте таблицу Преподаватели, которая имеет следующие поля: Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Дата рождения, Ученая степень (Кандидат наук, Доктор наук, нет), Ученое звание (Доцент, Профессор, нет), Факультет (Экономический, Математический, Физический, Юридический). 2) Заполните её десятью записями. Используйте таблицы-справочники для подстановки. 3) Установите связи между таблицами Студенты и Преподаватели. Задание. Самостоятельно добавьте в таблицы базы данных Продажа компьютеров подстановки (там, где это необходимо).

Лабораторная работа №3 Создание и выполнение запросов в СУБД ACCESS Одной из основополагающих частей любой системы управления базами данных является запрос. Запрос можно считать фильтром, который специально сохраняется отдельно от таблицы для дальнейшего использования в других таблицах. Важным отличием любого запроса от фильтра является возможность строить на его основе отчеты и формы, а также выполнять достаточно сложные вычисления. Задание. 1) Создайте запрос (при сохранении название этого и последующих запросов придумываете самостоятельно): вывести всех клиентов из города Ельца, причем их фамилии должны быть расположены в порядке следования букв в алфавите. 2) Создайте запрос, который выводит модели компьютеров с ценой более 15000 руб., причем цены расположите в порядке убывания. 3) Создайте запрос: вывести все модели компьютеров, которые имеют лазерный диск, причем выводить только поля Модель и Цена. 4) Создайте запрос, выводящий на экран заказчиков, которые приобрели модель компьютера со следующими параметрами: объем жесткого диска больше 30 Gb, а цена меньше 25000 руб. 5) Создайте запрос: вывести всех заказчиков, их ФИО и Телефон, количество приобретенных компьютеров которых превышает 10 штук. Теперь поупражняемся с базой данных Университет, открыв ее из своего каталога. Все запросы сохраняйте с именем, соответствующим действию запроса. Задание. 1) Создайте запрос, выводящий номера и фамилии студентов, родившихся после 1 сентября 1983 года. 2) Создайте запрос: вывести фамилии и имена всех мальчиков экономического факультета в алфавитном порядке. 3) Создайте запрос, выводящий фамилию, имя, отчество, ученую степень и ученое звание всех преподавателей с ученой степенью доктор наук и ученым званием профессор. 4) Создайте запрос, в котором покажете список студентов физического факультета – их фамилии и имена, факультет, группу и преподавателя, который ведет на данном факультете. 5) Создайте запрос: вывести фамилию, имя, отчество всех преподавателей юридического факультета, у которых фамилия начинается на букву И (используйте ввод по маске (* - любое количество любых символов)). Задание. В базе данных Продажа компьютеров создайте запрос, который подсчитывает сумму покупки клиента с учетом количества проданного товара, скидки и цены за единицу. Задание. Самостоятельно в базе данных Продажа компьютеров создайте запрос, который бы отображал Сумму покупки только тех клиентов, количество заказанных штук которых превышает 10 (Отобразить поля: Ф.И.О. заказчика, Дата заказа, Количество, Сумма заказа). Задание. Самостоятельно создайте запрос с параметром в базе данных Продажа компьютеров, который выводит ФИО клиента, Количество заказа и Дату заказа за

9

определенный период времени, т.е. при запуске запроса требуется ввести Начало периода и Конец периода. В качестве Условия отбора в столбце Дата заказа введите выражение Between [Начало периода:] And [Конец периода:]. При вводе значений параметров типа Дата желательно контролировать значения дат, для чего нужно указать тип данных для этого параметра. Задание. Самостоятельно сформируйте запрос с параметром в базе данных Университет, который выводит в одном столбце ФИО студента, в другом – факультет, причем второе условие будет параметром. Задание. Самостоятельно сформируйте запрос с параметром в базе данных Университет, который выводит Фамилию преподавателя, его Ученую степень и факультет, с учетом того, что при запуске запроса предлагается ввести дату рождения преподавателя начиная с некоторого определенного значения. Например, вывести данные о преподавателях, родившихся после 01.01.70. Задание. Самостоятельно создайте таблицу из запроса базы данных Университет, в которую поместите следующие поля: ФИО студента, Дата рождения. Задание. 1) Для наглядного представления рассматриваемого вида запроса самостоятельно в базу данных Университет в таблицу Студенты введите запись с новым (последующим) Номером студента, а остальные реквизиты – Фамилия, Имя, Отчество – возьмите из уже имеющихся, т.е. имитируйте повторяющуюся запись. 2) Создайте запрос, который отыскивает повторяющиеся записи по фамилии, имени и отчеству. Задание. Аналогично создайте запрос в базе данных Университет на поиск повторяющихся записей в таблице Преподаватели по фамилии и имени. Задание. Самостоятельно замените в базе данных Университет в таблице Преподаватели все значения Математический на Физико-математический. Задание. Самостоятельно удалите с помощью запроса на удаление в базе данных Университет из таблицы Преподаватели все записи с фамилией Петров. Задание. В базе данных Продажа компьютеров создать запрос, который подсчитывает общую сумму покупки для каждого заказчика (заказчики в таблице Клиенты должны повторяться для более наглядного воспроизведения результатов запроса). Следует отметить, что запрос, как и таблица, может быть источником данных для другого запроса. Задание. Самостоятельно в базе данных Университет создайте запрос, который подсчитывает количество студентов по каждому факультету. Контрольное задание. Создайте и заполните произвольно пятью записями базу данных «Книжный магазин», которая включает в себя следующие таблицы: Авторы (Код автора, Фамилия, Имя, Отчество) Издательства (Код издательства, Издательство) Тематические разделы (Код раздела, Раздел) Издания (Код издания, Код раздела, Код автора, Название книги, Год издания, Код издательства, Число страниц, Цена) – 15 записей! Покупатели (Код покупателя, Покупатель, Скидка) Заказы (Код заказа, Дата заказа, Код издания, Код покупателя, Количество) Установите связи между таблицами. Используйте подстановки!!! Создайте и сохраните следующие запросы: - вывести данные о всех издательствах (Код издательства, Издательство);

10

- вывести данные об изданиях, цена которых менее 100 руб. (Код издания, Раздел, Фамилия автора, Название книги, Цена); - вывести данные о всех имеющихся в магазине изданиях (Код издания, Раздел, Ф.И.О. автора, Название книги, Издательство, Год издания, Число страниц, Цена); - вывести данные о покупателях, которые не имеют скидки (Код покупателя, Покупатель); - вывести данные о всех заказах, которые были оформлены с 01.10.2002 по 01.11.2002 (Код заказа, Дата заказа, Название книги, Автор, Количество, Покупатель); - вывести данные о сумме покупок клиентов (Код заказа, Покупатель, Название книги, Фамилия автора, Цена, Количество, Скидка, Сумма покупки); - вывести данные о заказах за определенную дату, которая вводится при запуске запроса (запрос с параметром) (Код заказа, Дата заказа, Фамилия автора, Название книги, Покупатель, Количество); - вывести данные о количестве книг по разделам (Раздел, Количество книг).

Лабораторная работа №4 Знакомство с формами и элементами управления в СУБД Microsoft Access Система управления базой данных Microsoft Access позволяет организовать удобный интерфейс пользователя для работы с данными с помощью форм. Формами называются настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа, также как таблицы и запросы. Формы во многих случаях предоставляют более удобный способ ввода, просмотра и правки данных, чем режим таблицы. Они содержат так называемые элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Элементами управления являются текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Создание форм, содержащих необходимые элементы управления, существенно упрощает процесс ввода данных и позволяет выполнить проверку корректности данных при вводе. Кроме того, формы позволяют выполнять вычисления и обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм. Источником данных для формы может быть либо таблица, либо запрос. Как правило, формы, предназначенные для ввода данных, строятся на базе таблицы, так как при заполнении нужно обеспечить ввод всех или большинства полей в таблице. Задание. Самостоятельно создайте в базе данных Продажа компьютеров ленточную и табличную автоформы для заполнения таблицы Модели компьютеров. Сохраните Автоформы с соответствующими названиями. Задание. Создать форму в базе данных Университет для заполнения таблицы Студенты с помощью Мастера форм. Для этого переместитесь на вкладку Формы базы данных Университет и нажмите на кнопку Создать. В появившемся диалоговом окне Новая форма в качестве источника данных выберете таблицу Студенты и укажите способ построения формы – Мастер форм. В следующем диалоговом окне Создание форм убедитесь в том, что указана действительно выбранная вами таблица Студенты (Рисунок 20). Задание. Самостоятельно создайте форму в базе данных Университет для ввода данных в таблицу Преподаватели используя Мастер форм. Задание. Самостоятельно изучите панель инструментов Конструктор форм.

11

Задание. Самостоятельно изучите панель инструментов Формат. Задание. Самостоятельно аналогичным образом оформите форму Преподаватели базы данных Университет. Задание. Добавьте в таблицу Модели компьютеров базы данных Продажа компьютеров поле Количество на складе (Числовое). Заполните произвольными данными. С учетом этого, Вам необходимо изменить созданную ранее форму Модели компьютеров (в столбец), отобразив в ней вновь созданное поле. Для этого в режиме конструктора откройте указанную форму и выведите окно Список полей (одноименная кнопка на панели инструментов Конструктор форм). Предварительно расширив Область данных, перетащите поле Количество на складе из списка полей в форму. При необходимости поменяйте положение нового элемента управления. В результате получили присоединенную надпись Количество на складе и поле Количество на складе. Задание. 1) В таблицу Модели компьютеров базы данных Продажа компьютеров добавьте поле Принтер, значениями которого будут только Да и Нет. Дозаполните таблицу. Отразите данное изменение в соответствующей форме. 2) Самостоятельно отредактируйте форму Модели компьютеров (в столбец): создайте заголовок, оптимально расположите надписи и поля в области данных, поменяйте при необходимости их размер, добавьте фоновый рисунок. 3) Установите следующую последовательность перехода между полями по клавише Tab: Код модели, Модель, Емкость жесткого диска, Оперативная память, Видеопамять, Монитор, Лазерный диск, Принтер, Количество на складе, Цена. Задание. Требуется создать в форме Модели компьютеров поле Общая стоимость, в котором автоматически при заполнении полей Цена и Количество на складе подсчитывается их произведение. Откройте данную форму в режиме конструктора и с помощью панели элементов поместите в область данных ниже полей Цена и Количество на складе новое поле. В свойстве полученного поля на вкладке Данные в поле Данные вызовите Построитель выражений и в нем перемножьте соответствующие поля формы. Надпись измените на Общая стоимость. Просмотрите результат Ваших действий (Рисунок 28) в режиме формы. Добавьте через форму одну новую запись. Задание. В таблице Модели компьютеров создайте текстовое поле Класс, в которое будут помещаться соответствующие числа 1, 2 или 3. Для заполнения данного поля в режиме формы будем использовать группу переключателей. Задание. Самостоятельно добавьте в группу переключателей Класс четвёртый элемент и отформатируйте его по образцу первых трех. Задание. Добавьте в таблицу Модели компьютеров поле Модем (Тип поля – логический, т.е. наличие или отсутствие модема будет определяться в таблице соответственно наличием или отсутствием флажка в поле Модем). Измените соответствующую форму – отобразите данное поле в виде флажка. Отредактируйте полученный элемент управления и определите его для каждой имеющейся записи. Заполненные данные проверьте в таблице. Задание. Таблицу Студенты базы данных Университет дополните полем Курс. Внесите изменения в форму Студенты, создав Поле со списком Курс. Для этого откройте данную форму в Режиме конструктора.

12

Задание. Удалите из формы Студенты элемент управления Пол и самостоятельно создайте его как Поле со списком с помощью Панели элементов, причем значения выбирайте из таблицы Справочник полов. Задание. Удалите из формы Студенты базы данных Университет элемент управления Факультет и самостоятельно создайте его как Список, используя Панель элементов и выбирая значения из Справочника факультетов. Задание. Самостоятельно измените форму Преподаватели так, чтобы была возможность производить поиск и выводить все сведения о преподавателях по его фамилии (используйте Поле со списком). Задание. В форме Модели компьютеров базы данных Продажа компьютеров создать кнопку, активизировав которую форма закрывается. Задание. В форме Модели компьютеров самостоятельно создайте кнопку для перехода к следующей записи. Используйте категорию Переходы по записям и действие Следующая запись. В качестве текста выберите Следующая запись. Имя кнопки – Следующая. Сохраните форму и проверьте правильность выполнения процедуры нажатия кнопки. Задание. Измените свойства кнопки Следующая запись в форме Модели компьютеров таким образом, чтобы она выполняла свою процедуру при нажатии на клавиатуре комбинации клавиш Alt+F. Задание. Самостоятельно создайте в форме Модели компьютеров кнопку, которая позволяет перейти к предыдущей записи. Зарезервируйте за ней комбинацию клавиш Alt+D. Измените вид всех кнопок, разместив на них вместо названия соответствующий действию значок-рисунок (Свойства – Рисунок). Оптимально разместите кнопки в форме. Задание. Измените самостоятельно форму Модели компьютеров таким образом, чтобы при нажатии клавиши Enter автоматически производился переход к следующей записи, а при нажатии клавиши Esc – закрытие формы. Задание. Вставьте в форму Модели компьютеров базы данных Продажа компьютеров любой рисунок с жесткого диска компьютера. Задание. Изменить форму Студенты базы данных Университет таким образом, чтобы она состояла из двух вкладок: 1) Индивидуальные сведения (Номер, Фамилия, Отчество, Пол, Дата рождения); 2) Данные о факультете (Факультет, Группа, Курс). Общее название формы будет Студенты университета. Например, подобно изображению на Рисунке 34.

Рис. 34. Пример формы с использованием Вкладок

13

Задание. Самостоятельно создайте несколько вкладок в форме Преподаватели и сохраните её как Пример вкладок Преподаватели. Задание. В форму Клиенты базы данных Продажа компьютеров вставьте подчиненную форму, которая будет отображать связанные записи из таблицы Модели компьютеров. Задание. Самостоятельно вставьте в форму Студенты базы данных Университет элементы управления Линия и Прямоугольник. Поупражняйтесь в изменении их размеров, положения и свойств (Высота, Ширина, Цвет, Оформление и др.). Сохраните полученную форму с именем Студенты Линия. Контрольное задание. Создайте в базе данных Книжный магазин формы для заполнения таблиц. Используйте при этом все возможности элементов управления: Надписи, Поля, Поля со списком, Вычисляемые поля, Переключатели, Кнопки, Рисунки, Вкладки, Подчиненные формы, Линии и Прямоугольники. Старайтесь оптимально определить Свойства элементов управления, их расположение.

Лабораторная работа № 5 Создание и настройка отчетов в СУБД Access В СУБД Microsoft Access имеется возможность создавать отчеты. Они имеют много общего с формами. Для создания отчетов применяются элементы управления, но с их помощью невозможно изменить данные в таблицах. Структура отчета, так же как и формы, имеет разделы: заголовок и примечание, верхний и нижний колонтитулы, область данных. Кроме того, в отчете используется дополнительный раздел, связанный с группировкой данных. Отчеты создаются как правило на основе запросов. Задание. Аналогичным образом создайте на базе запроса Мальчики экономического факультета базы данных Университет Ленточный автоотчет. Сравните полученный отчет с предыдущим и сохраните его. Задание. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов на основе запроса Сумма покупок клиента базы данных Продажа компьютеров. Задание. Самостоятельно создайте итоговый отчет по запросу Сумма покупок клиента базы данных Продажа компьютеров. В итоге у Вас должен получиться отчет, похожий на Рисунок 40.

14

Рис. 40. Пример отчета по Сумме покупок клиента Задание. Самостоятельно отсортируйте в последнем отчете данные поля Заказчик по убыванию, а Количество – по возрастанию. Задание. Самостоятельно добавьте в отчет Сумма покупок клиента столбец Дополнительно, в котором бы помещалось значение Подарок, если общая сумма покупки данного клиента больше 30000, и ничего не помещалось в противном случае. Контрольное задание. В базе данных Книжный магазин создайте отчеты по основным запросам и таблицам, используя все полученные знания и возможности конструктора отчетов.

15