Документационное обеспечение делового общения. Учебно-методическое пособие

2

М И Н И СТ Е РСТ В О О Б РА ЗО В А Н И Я РО ССИ Й СК О Й Ф Е Д Е РА Ц И И В О РО Н Е Ж СК И Й ГО СУ Д А РСТ В Е Н Н ЫЙ У Н И В Е РСИ Т Е Т

К О РО Б Е Й Н И К О В А Л.С.

Д О К У МЕ Н ТА Ц И О Н Н О Е О БЕ С П Е Ч Е Н И Е Д Е Л О В О Г О О БЩ Е Н И Я

У чебно-методичес кое пос обие по с пециальнос ти 060500 «Бухг алтерс кий учет и аудит» (ш иф рпо учебному плану О П Д .Ф .17)

В О РО Н Е Ж 2003

3 У чебно-методичес кое пос обие утверж дено назас едании каф едры экономичес ког о анализаи аудита13.03.2003 г . и рекомендовано кизданию реш ением Н аучно-методичес ког о с оветаот 27.03.2003 г . экономичес ког о ф акультетаВ оронеж с ког ог ос ударс твенног о универс итета

Рецензенты : канд.экон.наук, доцент Н .Г .С апож никова канд.экон.наук, доцент Т.А .П ож идаева канд.экон.наук, доцент Н .Ф .Щ ербакова К оробей никова Л.С. Д окументационное обес печение деловог о общ ения . – В оронеж : В оронеж с кий г ос ударс твенны й универс итет, 2003.- 36 с .

Д ля бакалавров и маг ис тров направления 521600 «Э кономика» с пециализации «Бухг алтерс кий учет и экономичес кий анализ» , с тудентов, обучаю щ ихс я по с пециальнос ти 060500 «Бухг алтерс кий учет и аудит» , для проведения практичес ких заня тий по курс у «Д еловое общ ение» дневног ои вечернег о отделений.

 К оробейниковаЛ .С ., 2003  О ф ормление. Бизнес -ш колаВ Г У , 2003

4 СО Д Е РЖ А Н И Е

1

П онятиео документахи ихклассиф икац ия

4

2

П одготовка и оф ормлениераспорядитель ны хдокументов

14

3

Д елопроизводство по пись менны м и устны м обращ ениям граж дан

19

4

В иды писем и особенности ихоф ормления

26

5

О рганизац иядокументооборота хозяй ствую щ его субъ екта

29

5 1. П О Н Я Т И Е О Д О К У М Е Н Т А Х И И Х К ЛА ССИ Ф И К А Ц И Я Д окументы иг раю т ог ромную рольв ж изни общ ес тва. И х с ледует различать по значимос ти и характеру. Д окументы с луж ат подтверж дением ф акта, с обы тия , я вления . О ни мог ут иметь политичес кое, ю ридичес кое, экономичес кое значение. Д окументом г ос ударс твенной важ нос ти я вля етс я К онс титуция г ос ударс тва, которая закрепля ет ос новы общ ес твенног о с троя и политики г ос ударс тва, г арантирует права, ус танавливает с вободы и обя заннос ти. Д окументы вы раж аю т реш ения правительс тва и Д умы , обя зательны е для ис полнения , эти реш ения находя т конкретное вы раж ение в документации орг анизаций и учреж дений. Д окументы мог ут бы ть ис торичес ким ис точником, ос нованием для напис ания ис тории, они мог ут бы ть с редс твом доказательс тваили с видетельс тва. Ж изньчеловекатож е с вя зана с документами. С рож дением ег о вы пис ы ваетс я первы й документ – с видетельс тво о рож дении. П ри пос туплении в ш колу нуж ны документы , подтверж даю щ ие возрас т, мес то ж ительс тва, с ос тоя ние здоровья . П ри дос тиж ении 14-летнег о возрас та вы даетс я пас порт, которы й вы даетс я на ос новании с видетельс твао рож дении, окончание ш колы подтверж дает аттес тат о с реднем образовании, по окончании вузавы даетс я диплом о прис воении квалиф икации, г лавны м подтверж дением трудовой дея тельнос ти я вля етс я трудовая книж ка. Д ля обмена инф ормацией меж ду орг анизация ми с луж ат документы : пис ьма, телег раммы , телеф оног раммы , ф акс имильны е с ообщ ения . П ос редс твом орг анизационно-рас поря дительны х документов: полож ений, ус тавов, пос тановлений, приказов ос ущ ес твля етс я руководя щ ая дея тельнос ть. В управленчес кой дея тельнос ти документ вы с тупает как предмет и результат труда. К ак только человек научилс я пис ать, он начал с оздавать документы . Д окументом назы ваетс я вс е то, что с луж ит для рег ис трации, передачи и с охранения вос поминания о каком-либо предмете. Такую ф ормулировку

6 дает П оль О тле в изданной в 1924 г . в книг е «Руководс тво к админис трированию » . Д окументы , накоторы хф икс ировалас ьинф ормация , вы полня ли в древние времена г лавны м образом ф ункцию с видетельс тва. П оэтому латинс кое с лово documentum (от doceo – учу, извещ аю ) означало “доказательс тво”, “с видетельс тво”. В рус с ком я зы ке термин “документ” поя вилс я в Х VIII в. П етр I перевел ег о как «пис ьменное с видетельс тво» . С поя влением документов началас ь рег ламентация работы с ними, которая с ег одня назы ваетс я делопроизводс твом. П омимо работы с отдельны м документом ис клю чительно важ ны м вопрос ом я вля етс я орг анизация с ис темы делопроизводс тва. П онимая это, П етр I издал с пециальны й указ о подпис ании протоколов. В 1720 г . бы л издан «Г енеральны й рег ламент» , определя ю щ ий поря докработы с документами. В 1857 г . в С анкт-П етербург е поя вилас ь книг а Н . В оронцова «Д елопроизводс тво или теоретичес кое и практичес кое руководс тво кг раж данс кому и уг оловному и одноличному пис ьмоводс тву» . Д ея тельнос ть лю бой орг анизации невозмож набез документирования , которое г ос ударс твенны й с тандарт определя ет как «запис ьинф ормации на различны х нос ителя х по ус тановленны м правилам» (Г О С Т Р 25541-98 Д елопроизводс тво и архивное дело. Термины и определения ). Д окументирование предс тавля ет с обой процес с с оздания , оф ормления , хранения документов и обес печение с анкционированног о дос тупа к ним и их ф раг ментам. Д ос таточно час то документирование я вля етс я обя зательны м процес с ом, ус танавливаемы м законами или ины ми нормативны ми правовы ми актами. Ф едеральны й закон «О б инф ормации, инф орматизации и защ ите инф ормации» от 20.04.95 № 24-Ф З определя ет поня тие д о куме н т а как «заф икс ированная наматериальном нос ителе инф ормация с реквизитами, позволя ю щ ими ее идентиф ицировать» . О с новной целью документирования деловог о общ ения хозя йс твую щ ег о с убъекта я вля етс я орг анизация , руководс тво, контроль и реализация

7 работ по документационному обес печению управления . Д анная цель мож ет бы тьс труктурированас ледую щ ими задачами: § с оверш енс твование ф орм и методов работы с документами; § обес печение единог о поря дка документирования , орг анизации работы с документами, инф ормационно-поис ковы х с ис тем, контроля ис полнения и подг отовки документов к передаче в ведомс твенны й архив в с оответс твии с Е Г С Д О У , Г О С Тами и друг ими дейс твую щ ими нормативами; § с окращ ение документооборота, с окращ ение количес тва применя емы х документов и униф икация их ф орм; § разработкаи внедрение нормативны х и методичес ких документов по с оверш енс твованию документационног о обес печения в орг анизации и подведомс твенной с ис теме (для орг анизаций, имею щ их подведомс твенную с ис тему), прог рес с ивны хтехнолог ий документационног о обес печения управления на базе применения вы чис лительной техники, направленны х нареализацию дея тельнос ти орг анизации. С ущ ес твую щ ие документы

деля тс я на г руппы : орг анизационно-

рас поря дительная документация (О РД ); по вопрос ам руководс тва; по ф ункция м управления ; по наименования м; по мес ту с ос тавления ; по с лож нос ти с одерж ания ; по с одерж анию операции; по ф орме; по с тадия м с оздания ; по с рокам ис полнения ; по проис хож дению ; по с редс твам ф икс ации; по направления м документооборота. Д анная клас с иф икация предс тавлена нарис .1. Д ея тельнос ть лю бог о хозя йс твую щ ег о с убъекта с опровож даетс я с ос тавлением разног о рода с луж ебны х документов. П ри вс ем разнообразии вне завис имос ти от с пециф ики орг анизаций мож но вы делить ос новны е г руппы орг анизационно-рас поря дительной документации, ис пользуемой для оф ормления рас поря дительной и ис полнительной дея тельнос ти аппаратауправления :

8

9 § о р га н иза цио н н ы е д о куме н т ы предприя тия (ус тав, учредительны й дог овор, с труктура и ш татная чис леннос ть аппарата управления , ш татное рас пис ание, правила внутреннег о трудовог о рас поря дка или полож ение о перс онале, полож ение о с труктурном подразделении предприя тия , долж нос тная инс трукция работника); § р а спо р я д ит е л ьн ы е д о куме н т ы предприя тия (приказ по ос новной дея тельнос ти, рас поря ж ения , указания , реш ение); § ин ф о р ма цио н н о -спр а во чн ы е д о куме н т ы предприя тия (протокол, акт, пис ьмо, докладная и объя с нительная запис ки, с правка, телег рамма, телеф оног рамма, ф акс имильное с ообщ ение); § д о куме н т ы по л ичн о му со ст а ву предприя тия (приказы по личному с ос таву, трудовы е дог оворы , личны е дела, личны е карточки ф .Т-2, трудовы е книж ки, лицевы е с четапо заработной плате); § о бр а щ е н ия гр а ж д а н (предлож ения , зая вления , ж алобы ); § ф ин а н со во -бухга л т е р ские д о куме н т ы предприя тия (г лавная книг а, кас с овая книг а, бухг алтерс кий баланс , отчет о прибы ли и убы тках, отчет об изменения х капитала, отчет о движ ении денеж ны хс редс тв, прилож ение к бухг алтерс кому баланс у ф .№ 5, планы , отчеты , с меты , бю дж еты , с чета, ведомос ти) § н о р ма т ивн ы е д о куме н т ы го суд а р ст ве н н ы х о р га н о в (от г ос ударс твенны х и муниципальны х предприя тий в орг анизации мог ут пос тупать документы , рег улирую щ ие различны е вопрос ы ег о дея тельнос ти - налог ооблож ение, охранаокруж аю щ ей с реды и т.д.) § ко мме р че ские ко н т р а кт ы (д о го во р ы ) рег улирую щ ие ос новны е вопрос ы предпринимательс кой дея тельнос ти. И з вс ех перечис ленны х документов дос таточно ус ловно мож но отнес ти корг анизационно-рас поря дительной документации г руппу ф инанс овобухг алтерс ких документов, имею щ ую с пециф ичес кие ос обеннос ти с ос тавления и обработки, рег улируемы е с пециальны ми инс трукция ми и П БУ .

10 П о вопрос ам руководс тва документы с ледует разделить на две г руппы : д о куме н т ы по о бщ им и а д мин ист р а т ивн ы м во пр о са м, т.е. вопрос ам общ ег о руководс твапредприя тием (орг анизацией) и ег о производс твенной дея тельнос тью . Э ти документы мог ут с ос тавля ть работники вс ех подразделений предприя тия . Д окументы по ф ункция м управления с ос тавля ю т работники ф инанс овы х орг анов, бухг алтерии, отделов планирования , с набж ения , с бы та, друг их ф ункциональны х подразделений. Д окументы клас с иф ицирую тс я по наименования м: с луж ебны е пис ьма, приказы , протоколы , акты , дог оворы и т.д. О ф ормление этих документов униф ицировано, но по с одерж анию они разны е. П о мес ту с ос тавления документы деля т на вн ут р е н н ие и вн е ш н ие . В нутренние с оздает с амо учреж дение в процес с е документирования с воей дея тельнос ти. В неш ня я документация приходит извне, от друг их учреж дений и отдельны х г раж дан. П о с лож нос ти с одерж ания вы деля ю т пр о ст ы е документы , отраж аю щ ие один вопрос , тему, и сл о ж н ы е документы , с одерж ание которы х пос вя щ ено рас с мотрению нес кольких вопрос ов, тем. П о с одерж анию операций документы деля тс я на пе р вичн ы е и сво д н ы е . П ервичны е документы - это документы , в которы е вводя тс я ис ходны е данны е, с водны е – документы , в которы е вводя тс я данны е из первичны х документов. П о ф орме документы с ледует разбить на три г руппы : ин д ивид уа л ьн ы е , т ипо вы е и т р а ф а р е т н ы е . И ндивидуальны е с ос тавлены по произвольному признаку, типовы е с ос тавля ю тс я по текс ту-образцу, траф аретны е – час ть документа отпечатана заранее (пос тоя нная инф ормация ), а час тьвпис ы ваетс я при заполнении (переменная инф ормация ). В с е типовы е и траф аретны е документы изг отовля ю т типог раф с ким с пос обом или на множ ительной технике.

11 П о с тадия м с оздания вы деля ю т о р игин а л ы и ко пии. О риг иналдокумент, с озданны й в первы й раз индивидуальны м или коллективны м автором. К опия - повторное, абс олю тно точное вос произведение ориг инала, зас видетельс твованног о в ус тановленном поря дке. О с новны е виды копии: вы пис ка, отпус к, дубликат. В ы пис ка-это копия час ти документа, которая вы даетс я на руки. О тпус к-это полная копия отос ланног о документа, подш иваемог о в дело орг анизации-отправителя . П равильнос ть отпус ка удос товеря етс я пометкой «В ерно» и подпис ью лица, ответс твенног о за делопроизводс тво. Д убликат-это ос обы й вид копии, имею щ ий одинаковую с илу с подлинником. В ы даетс я в с лучае утери владельцем подлинног о документа: аттес тата, удос товерения , с видетельс твао браке. П о с рокам ис полнения вы деля ю т ср о чн ы е документы , требую щ ие ис полнения в определенны й с рок, и н е ср о чн ы е документы , для которы хс рок ис полнения не ус тановлен. П о проис хож дению документы мог ут бы ть сл уж е бн ы е , л ичн ы е или сл уж е бн о -л ичн ы е . С луж ебны е ис ходя т от имени учреж дений, орг анизаций, предприя тий или предс тавля ю щ их их долж нос тны х лиц. Л ичны е с озданы отдельны ми г раж данами: автобиог раф ия , зая вление, довереннос ть, рас пис ка, пис ьма, предлож ения . С луж ебно-личны е с озданы отдельны ми учреж дения ми и орг анизация ми и вы даны ими на руки г раж данам: пас порт, удос товерение, документ об образовании. П о с редс твам ф икс ации вы деля ю т письме н н ы е , гр а ф иче ские , ф о т о -, звуко -, кин о д о куме н т ы . Д окумент с оздаетс я пос редс твом пис ьма (рукопис но и маш инопис но), рис унка, ф отог раф ии, кино- и звукозапис и. О н мож ет бы ть изг отовлен на бумаг е, ф отопленке, маг нитной ленте, копировальной технике и т.д. Г азеты , ж урналы , брош ю ры , бланки с траф аретны м текс том относ я тс я к документам. Маг нитны й нос итель подразумевает изг отовление документа с ис пользованием с овременны х с редс тв вы чис лительной техники.

12 Технолог ия работы с документами предус матривает обес печение оптимальны х ус ловий для вс ех видов работ с документами, возникаю щ их в процес с е документооборота (движ ение документов с момента их получения или с оздания до заверш ения ис полнения , отправки или с дачи в дело). С этой целью приня то различатьтри ос новны х потокадокументации: § вхо д я щ ие – документы , пос тупаю щ ие из друг их орг анизаций; § исхо д я щ ие – документы , отправля емы е в друг ие орг анизации; § вн ут р е н н ие – документы , с оздаваемы данны м хозя йс твую щ им с убъектом и ис пользуемы е работниками орг анизации в управленчес ком процес с е. С ущ ес твую т едины е требования и правилаоф ормления документов управления независ имо от: § орг анизационно-правовой ф ормы орг анизации; § видадея тельнос ти хозя йс твую щ ег о с убъекта; § типаведения делопроизводс тва(традиционны м с пос обом или наос нове с овременны х инф ормационны х технолог ий). В ы полнение едины х правил оф ормления документов обес печивает: § ю ридичес кую с илу документов; § качес твенное и с воевременное с ос тавление и ис полнение документов; § орг анизацию оперативног о поис кадокументов. Ун иф ика ция документов заклю чаетс я в ус тановлении единообразия с ос таваи ф орм управленчес ких документов, ф икс ирую щ их ос ущ ес твление однотипны х управленчес ких ф ункций. Ст а н д а р т иза ция – это ф орма ю ридичес ког о закрепления проведенной униф икации и уровня ее обя зательнос ти. У ниф икация документов проводитс я в целя х: § с окращ ения количес тва применя емы х документов, типизации их ф орм; § повы ш ения качес твавы полнения документов;

13 § с ниж ения трудоемкос ти их обработки; § дос тиж ения инф ормационной с овмес тимос ти различны х с ис тем документации по одноименны м и с меж ны м ф ункция м управления ; § более эф ф ективног о ис пользования вы чис лительной техники Заданиядляконтроля знаний по теме« П онятиео документахи их классиф икац ия» 1.К а ко й пе р е во д н а р усский я зы к по л учил т е р мин «д о куме н т »?

q протокол; q пис ьменное с видетельс тво; q обучение. 2. К а кие д о куме н т ы сл е д уе т о т н е ст и к по н я т ию л ичн ы е ?

q документы ,

с озданны е отдельны ми г раж данами (довереннос ть, авто-

биог раф ия );

q документы ,

ис ходя щ ие от имени учреж дений, орг анизаций, предпри-

я тий или предс тавля ю щ их долж нос тны х лици ис пользуемы е для практичес кой дея тельнос ти отдельны х г раж дан (приказ по личному с ос таву);

q документы , с озданны е гос ударс твенны ми учреж дения ми и вы даваемы е наруки г раж данам (пас порт). 3.К а кие д о куме н т ы мо ж н о счит а т ь ин д ивид уа л ьн ы ми?

q документы , ис ходя щ ие от конкретного граж данина; q документы , с ос тавленны е по произвольному признаку; q документы , с одерж ание которы х отраж ает один вопрос (тему). 4.Дл я ка ких це л е й пр име н я е т ся о р га н иза цио н н о - р а спо р я д ит е л ьн а я д о куме н т а ция ?

q для

оф ормления рас поря дительной и ис полнительной дея тельнос ти

аппаратахозя йс твую щ ег о с убъекта;

q для q для

орг анизации архивног о хранения ; ос ущ ес твления ф ормирования первичной документации.

14 5.Чт о т а ко е д убл ика т ?

q это ос обы й вид копии, имею щ ий одинаковую с илу с подлинником; q это подлинны й документ; q это документ, вы даваемы й в с лучае утери аттес тата. 6.К а к о ф о р мл я ют ся т р а ф а р е т н ы е д о куме н т ы ?

q час ть документа изготовлена заранее (пос тоя нная

инф ормация ), а дру-

г ая час тьвнос итс я при заполнении (переменная инф ормация );

q для с ос тавления ис пользуетс я текс т- образец; q это копия с оригинального документа. 7. П о че му пр и о р га н иза ции д о куме н т о о бо р о т а о р га н иза ции це л е со о бр а зн е е р а зр а ба т ы ва т ь т ипо вы е ф о р мы (ш а бл о н ы ) д о куме н т о в?

q это регламентируетс я законодательс твом РФ ; q для экономии времени, затрачиваемого наихс оздание; q для обес печения с охраннос ти документов. 8. К а кие д о куме н т ы сл е д уе т о т н е ст и к пе р вичн ы м?

q документы ,

с озданны е в первы й раз индивидуальны м или коллектив-

ны м автором;

q документы , в которы е вводя тс я ис ходны е данны е; q входя щ ие документы , пос тупаю щ ие от других хозя йс твую щ

их с убъек-

тов впервы е. 9. Ун иф ика ция д о куме н т о в за кл юча е т ся :

q в ус тановлении единообразия

с ос таваи ф орм управленчес ких докумен-

тов, ф икс ирую щ их ос ущ ес твление однотипны х управленчес ких ф ункций;

qв

с окращ ении количес тва применя емы х ф орм документов, необходи-

мы х и дос таточны х для реализации ф ункций и задач орг анизации;

qв

закреплении с овокупнос ти реквизитов документа, отраж аю щ их ег о

ф орму. 10. Чт о т а ко е вы писка ?

q это документ, с ос тавленны й от руки по произвольному признаку;

15

q это копия час ти документа, вы даваемая q это прилож ение

наруки;

2. П О Д ГО Т О В К А И О Ф О РМ ЛЕ Н И Е РА СП О РЯ Д И Т Е ЛЬ Н ЫХ Д О КУМ Е НТ О В

приказ, указание, распоряж ение, решение

приказ

распоряж ение

решение

указание

документы , пос редс твом которы х реш аю тс я важ нейш ие вопрос ы управления нормативны й документ, издаваемы й единоличны м ис полнительны м орг аном (руководителем) орг анизации для реш ения определенны х задач (производс твенны х или с вя занны х с перс оналом орг анизации)

издаю тс я руководителем орг анизации или ег о замес тителя ми по оперативны м вопрос ам хозя йс твенной дея тельнос ти орг анизации. Ш ироко ис пользуетс я как с амос тоя тельны й документ в дея тельнос ти орг анов г ос ударс твенног о управления (президента, правительс тва, г лав муниципальны х образований) документ коллег иальног о орг ана(С оветадиректоров, С оветаакционеров) акты , издаваемы е орг анами г ос ударс твенног о управления по вопрос ам инф ормационно-методичес ког о характераили с вя занны м с орг анизацией ис полнения приказов, инс трукций данног о или вы ш ес тоя щ ег о орг анаг ос ударс твенног о управления

Рис .2. С хемавидов рас поря дительной документации

16 нормативны й документ, издаваемы й руководителем орг анизации для реш ения каких-либо задач (производс твенны х или с вя занны х с перс оналом)

П РИ К А З

виды

§ приказ по ос новной дея тельнос ти; § приказ по личному с ос таву приказы по основной деятель ности нумерую тся и ведутсяотдель но от приказовпо личному составу

стадии подготовки приказа

основания издания приказа

проекты приказов согласовы ваю тся

оф ормление приказов

подписание приказа

§ изучение с ущ ес твавопрос а; § с бор необходимы х с ведений; § подг отовкапроектаприказа; § с ог лас ование проекта; § подпис ание руководителем § нормативны е документы г ос ударс твенны х, муниципальны х орг анов (правительс тва, МН С и др.); § реш ения с оветадиректоров, общ их с обраний акционеров; § производс твенная необходимос ть путем оф ормления реквизитавизас ог лас ования г лавны м бухг алтером, ю рис конс ультом, друг ими долж нос тны ми лицами орг анизации наобщ ем бланке орг анизации или набланке приказа. нумерация производитс я валовы м поря дком с я нваря по декабрькалендарног о г ода. И меет название видадокумента, дату, номер, заг оловокктекс ту, текс т, прилож ение, подпис ь, визы с ог лас ования руководительили ег о замес тители, которы м предос тавлено данное право. В с тупает в с илу с моментаподпис ания , ес ли в текс те не указан друг ой с роквведения ег о в дейс твие

Рис .3. С хемаподг отовки и с оздания приказа

17 О Б РА ЗЕ Ц П РИ К А ЗА П О О СН О В Н О Й Д Е Я Т Е ЛЬ Н О СТ И ТО О «Мая к» П РИ К А З 08.01.2003 № 2 г .В оронеж О введении И нструкц ии по делопроизводству В целя х с оверш енс твования работы с документами на предприя тии и обес печеннос ти их с охраннос ти П РИ К А ЗЫВ А Ю : 1. У твердить И нс трукцию по ведению делопроизводс тва в аппарате ТО О . 2. В вес ти в дейс твие И нс трукцию по делопроизводс тву с 01.02.2003. 3. В с ем с труктурны м подразделения м

и с отрудникам ТО О

с

01.02.2003 руководс твоватьс я правилами работы с документами, закрепленны ми в И нс трукции по делопроизводс тву. 4. С екретарю - реф еренту И вановой А .И . с овмес тно с заведую щ им копировально- множ ительной с луж бой П етровы м Г .О . обес печитьтираж ирование И нс трукции по делопроизводс тву и ее передачу в с труктурны е предприя тия до 01.02.2003. 5. К онтрользавы полнением нас тоя щ ег о приказавозлож итьназамес тителя директорапредприя тия по кадрам Е г ороваП .А . Д иректор предприя тия В изы В дело 01-08 П одпис ь10.01.2003 И ванова

48 55 34

Л ичная подпис ь

С .Т.Борис ов

18 О Б РА ЗЕ Ц В ЫПИ СК И И З ПРИ К А ЗА ПО О СН О В Н О Й Д Е Я Т Е ЛЬ Н О СТ И ТО О «Мая к» В ЫП И СК А И З П РИ К А ЗА 08.01.2003 № 2 г . В оронеж О введении И нструкц ии по делопроизводству В целя х с оверш енс твования работы с документами на предприя тии и обес печения их с охраннос ти П РИ К А ЗЫВ А Ю : 3. В с ем с труктурны м подразделения м и с отрудникам ТО О

с

01.02.2003 руководс твоватьс я правилами работы с документами, закрепленны ми в И нс трукции по делопроизводс тву. Д иректор предприя тия

С .Т.Борис ов

В ерно. С екретарь- реф ерент

15.01.2003

Л ичная подпис ь

А .И .И ванова

19

О Б РА ЗЕ Ц П РИ К А ЗА П О ЛИ Ч Н О М У СО СТ А В У Ф ирма«РА С С В Е Т» П РИ К А З 15.01.2003 № 3-к г . В оронеж П о личному составу 1.П РИ Н Я Т Ь : 1.1.Е г ороваА лекс андраП етровичанадолж нос тьс тарш ег о бухг алтера с 17.01.2003 с окладом ___ руб. в мес я ц, с ог лас но заклю ченному контракту. О с нование: контракт № ___от________________ С приказом ознакомлен: Л ичная подпис ь Д ата 1.2.З иновьеву Н ину В я чес лавовну надолж нос тьс пециалис татехничес ког о отдела с 18.01.2003 с двухмес я чны м ис пы тательны м с роком с окладом с ог лас но ш татному рас пис анию . О с нование: зая вление З иновьевой Н .В . С приказом ознакомлена: Л ичная подпис ь Д ата 1.3.Я ковлеву А нтонину Матвеевну уборщ ицей с клада, временно, с 17.01.2003 по 25.02.2003 , с окладом с ог лас тно ш татному рас пис анию . О с нование: зая вление Я ковлевой А .М. С приказом ознакомлена: Л ичная подпис ь Д ата 2.П Е РЕ В Е СТ И : П етроваГ .А ., с тарш ег о с пециалис таэкономичес ког о отдела, с ег о с ог лас ия , надолж нос тьведущ ег о с пециалис татог о ж е отделас 16.01.2003 с окладом____ рублей в мес я ц. О с нование: зая вление П етроваГ .А ., докладная запис казаведую щ ег о экономичес ким отделом Е ф имоваВ .С . С приказом ознакомлен: Л ичная подпис ь Д ата 3.У В О ЛИ Т Ь : А нтипову О .А ., с екретаря - реф ерентаканцеля рии, 19.01.2003 в с вя зи с ис течением с рока трудовог о дог овора, п.2 с т.58 ТК Рос с ийс кой Ф едерации. О с нование: контракт № _________от_____________________ С приказом ознакомлена: Л ичная подпис ь Д ата

Д иректор ф ирмы В изы с ог лас ования заинтерес ованны х долж нос тны х лиц В дело 00-00 П одпис ь Д ата

Л ичная подпис ь

А .Б.И ванов

20 3.Д Е ЛО П РО И ЗВ О Д СТ В О П О П И СЬ М Е Н Н ЫМ И У СТ Н ЫМ О Б РА Щ Е Н И Я М ГРА Ж Д А Н В с оответс твии с К онс титуцией РФ вс е г раж дане Рос с ийс кой Ф едерации имею т право направля ть личны е и коллективны е обращ ения в г ос ударс твенны е орг аны и долж нос тны м лицам, которы е в пределах с воей компетенции обя заны рас с мотреть эти обращ ения , приня ть по ним реш ения и дать мотивированны й ответ в ус тановленны й с рок. С ущ ес твую т три ос новны х видаобращ ения : предлож ение, зая вление, ж алоба. П р е д л о ж е н ие – вид обращ ения , целькоторог о обратитьвнимание на необходимос тьс оверш енс твования работы тех или ины х г ос ударс твенны х орг анов, орг анизаций, предприя тий, учреж дений и рекомендовать конкретны е пути и с пос обы реш ения пос тавленны х задач. За я вл е н ие – вид обращ ения , направленны й нареализацию предос тавленны х законом с убъективны х прав и интерес ов г раж дан, мож ет с иг нализировать и об определенны х недос татках в дея тельнос ти г ос ударс твенны х орг анов, орг анизаций, предприя тий, учреж дений. В отличие от предлож ения в нем не рас кры ваю тс я пути и не предлаг аю тс я с пос обы реш ения пос тавленны х задач. Ж а л о ба – вид обращ ения , в котором идет речь о наруш ении с убъективны х прав и охраня емы х законом интерес ов г раж дан. В ж алобе с одерж итс я не только инф ормация о наруш ении с убъективны х прав и прос ьба об их вос с тановлении, но и критикав адрес г ос ударс твенны х орг анов, орг анизаций, предприя тий, учреж дений, долж нос тны х лици отдельны х г раж дан, в результате необос нованны х дейс твий которы х либо необос нованног о отказав с оверш ении предус мотренны х законом дейс твий произош ло, по мнению зая вителя , наруш ение ег о с убъективны х прав. В о мног их с лучая х предлож ения , зая вления , ж алобы вы с тупаю т в чис том виде, т.е. в с амом их с одерж ании имею тс я признаки обращ ения только одног о определенног о вида(зая вление о назначении пенс ии, ж ало-

21 ба на г рубос ть работника отдела пис ем админис трации облас ти). О днако час то вс тречаю тс я обращ ения , нос я щ ие с меш анны й характер (в одном обращ ении мог ут бы тьзая вление об ос вобож дении от налог аи ж алобананеправомерны е дейс твия работникаф инанс овог о орг ана). Работа с обращ ения ми г раж дан ведетс я на ос новании Т ипового полож ения о ведении делопроизводства по предлож ениям, заявлениям и ж алобам граж дан в г ос ударс твенны х орг анах, напредприя тия х, в орг анизация х и законов краев, облас тей. Н орматив ус танавливает поря док, в с оответс твии с которы м обращ ения г раж дан попадаю тс я в орг аны , компетентны е в разреш ении данног о вопрос а. Ж алобы подаю тс я в те орг аны и тем долж нос тны м лицам, которы м подчинены орг аны и лица, чьи дейс твия обж алую тс я . Г ос ударс твенны е орг аны и лица, к ведению которы х не относ я тс я вопрос ы , пос тавленны е в обращ ения х, долж ны не позж е чем в пя тидневны й с рокнаправитьих по принадлеж нос ти, извес тив об этом зая вителя . З апрещ аетс я направля ть ж алобы г раж дан для разреш ения тем лицам или в те орг аны , на которы е поданаж алоба. Д олж нос тны е лица г ос ударс твенны х и общ ес твенны х орг анов обя заны проводитьличны й прием г раж дан в ус тановленны е дни и час ы , в т.ч. и в вечернее время , какпо мес ту работы , таки по мес ту ж ительс тваг раж дан. Руководители учреж дений долж ны с ообщ ать г раж данам в пис ьменной или ус тной ф орме о реш ения х, приня ты х по их обращ ения м. П о закону, ес ли г раж данин не с ог лас ен с реш ения ми по ег о вопрос у, он имеет право обж аловатьэто реш ение тому орг ану или тому долж нос тному лицу, которому подчинены г ос ударс твенны й или общ ес твенны й орг ан либо долж нос тное лицо, приня вш ие обж алуемое реш ение. О бращ ения разреш аю тс я в с рок до одног о мес я ца с о дня рег ис трации, а не требую щ ие законодательног о изучения – безотлаг ательно, но не позднее чем через 15 дней. С роки

22 рас с мотрения ж алоб мог ут продлеватьс я для с пециальног о изучения и дополнительны х проверок. Д елопроизводс тво по обращ ения м г раж дан в г ос ударс твенны х орг анах, на предприя тия х, в орг анизация х, учреж дения х ведетс я отдельно от обработки друг их видов документов. П оря док делопроизводс тва по обращ ения м г раж дан ус танавливаетс я с ог лас но Т иповому полож ению . В с е обращ ения рег ис трирую тс я в деньпос тупления и учиты ваю тс я на рег ис трационной карточке, заполня етс я аннотационны й лис т. А ннотац ионны й лист ____________________________________200__г . Д атапос тупления пис ьма Ф .И .О ._____________________________________________________ Мес то работы _______________________________________________ район______________________________________________________ А дрес прож ивания __________________________________________ С одерж ание обращ ения _______________________________________ К удаобращ алс я ранее________________________________________ № по клас с иф икатору_________________________________________ Д олож ено___________________________________________________ Н аправлено наис полнение____________________________________ Х арактер задания _____________________________________________ _________________200__г . Д ата П одпис ь И ндекс прос тавля етс я на определенном мес те, с ос тоит из начальной буквы авторапис ьмаи поря дковог о номерапос тупивш ег о документа 187 от12.06.98

К-

23 П овторны м зая вления м при их пос туплении прис ваиваетс я очередной рег ис трационны й номер (индекс ), в с оответс твую щ ей г раф е рег ис трационной контрольной карточки (РК К ) указы ваетс я рег ис трационны й индекс первог о предлож ения , зая вления , ж алобы . В правом верхнем уг лу повторны х зая влений и наРК К делаетс я отметка« П овторно». П о вт о р н ы ми с читаю т предлож ения , зая вления и ж алобы г раж дан, пос тупивш ие от одног о и тог о ж е лицапо одному и тому ж е вопрос у, ес ли с о времени подачи первог о зая вления ис тек с рок, ус тановленны й для рас с мотрения , или зая вительне удовлетворен данны м ему ответом. П редлож ения , зая вления и ж алобы г раж дан, пос тупивш ие от одног ои тог о ж е лица и по одному и тому ж е вопрос у, направленны е различны м адрес атам и пос тупивш ие для реш ения в один г ос ударс твенны й орг ан, учиты ваю тс я под рег ис трационны м индекс ом первог о документа с добавлением поря дковог о номерачерез дробь. К -187/1, К -187/2, К -187/3 К артотеки из РК К мог ут ф ормироватьс я по алф авитному, г еог раф ичес кому и предметно- вопрос ному (тематичес кому) признакам. К онтроль за разреш ение обращ ений г раж дан в г ос ударс твенны х орг анах возлаг аетс я на долж нос тны х лиц, которы е обя заны обес печить с воевременное и полное их рас с мотрение и ис полнение приня ты х реш ений. Е с ли тот или иной адрес ат направля ет пос тупивш ие к нему пис ьма г раж дан в г ос ударс твенны е орг аны и требует с ообщ итьрезультаты их рас с мотрения , такие пис ьма берутс я на ос обы й контроль с прос тавлением в ус тановленном мес те надокументе знака« К ». О бращ ения г раж дан, накоторы е даю тс я промеж уточны е ответы , с контроля не с нимаю тс я . К онтроль заверш аетс я только пос ле приня тия ис черпы ваю щ их мер по разреш ению вопрос а. Реш ение о с ня тии с контроля принимаю т руководители г ос ударс твенны х орг анов, ответс твенны е зас воевременное и правильное рас с мотрение пис ем г раж дан.

24 О тветы на обращ ения г раж дан даю т руководители и с пециально уполномоченны е на то лица из г ос ударс твенны х орг анов. О твет мож ет бы ть дан как в пис ьменной, так и в ус тной ф орме при личном приеме. В этом с лучае делаетс я с оответс твую щ ая запис ь в РК К . И ндекс ответа с ос тоит из рег ис трационног о индекс а и номера дела по номенклатуре дел. П редлож ения , зая вления и ж алобы г раж дан с читаю тс я разреш енны ми, ес ли рас с мотрены вс е пос тавленны е в них вопрос ы и даны ис черпы ваю щ ие ответы в с оответс твии с дейс твую щ им законодательс твом. Руководители г ос ударс твенны х орг анов долж ны с ис тематичес ки анализировать и обобщ ать обращ ения г раж дан, с одерж ащ иес я в них замечания с целью с воевременног о ус транения порож даю щ их их причин. Материалы для анализа и обобщ ения г отовя тс я долж нос тны ми лицами, ведущ ими делопроизводс тво по предлож ения м, замечания м и ж алобам г раж дан. О ни обобщ аю т их в виде аналитичес ких с правок и предс тавля ю т с воим руководителя м. В ид ы а н а л ит иче ских спр а во к: с правкао работе с пис ьмами г раж дан; с правкапо приему г раж дан; с правкао пос туплении пис ем г раж дан; с правка о результатах рас с мотрения предлож ений, зая влений и ж алоб г раж дан; с правка о тематике обращ ений г раж дан. П одпис ы ваю тс я долж нос тны м лицом. П редлож ения , замечания и ж алобы г раж дан возвращ аю тс я пос ле их разреш ения долж нос тны м лицам, ведущ им их делопроизводс тво в орг анизация х, с о вс еми с опутс твую щ ими материалами и РК К для централизованног о ф ормирования дел. Х ранение дел у ис полнителей запрещ аетс я . Д окументы в делахрас полаг аю тс я в хронолог ичес ком или алф авитном поря дке, при этом каж дое зая вление и предлож ение с о вс еми относ я щ имис я к ним материалами с ос тавля ю т единую г руппу, куда подш иваю тс я такж е повторны е зая вления и вновь пос тупаю щ ие материалы . О тветс твеннос ть за с охраннос ть документов этог о вида в учреж дении нес ут руководитель уч-

25 реж дения и лицо, ответс твенное за ведение делопроизводс тва по предлож ения м, зая вления м и ж алобам г раж дан. У с тановлен пя тилетний с рок хранения предлож ений, зая влений и ж алоб и вс ех документов по их разреш ению . П о мере необходимос ти экс пертная комис с ия мож ет продлить этот с рок или ус тановить пос тоя нны й с рок хранения . Такое реш ение экс пертной комис с ии долж но бы ть утверж дено руководителем учреж дения . П ри автоматизированной обработке обращ ений г раж дан мог ут бы ть ис пользованы прис пос обленны е кмаш инной обработке ф ормы , в том чис ле РК К , с с охранением вс ех ус тановленны х нормативами реквизитов в маш иноориентированном варианте. Заданиядля контроля знаний по теме « Д елопроизводство по пись менны м и устны м обращ ениям граж дан» В А РИ А Н Т 1 1.К акой видобращ ения г раж дан мож но ис пользоватьдля с ообщ ения о наруш ения х с убъективны х прав и охраня емы х законом интерес ов г раж дан?____________________________________________________________ 2.В какие с роки рас с матриваю тс я не требую щ ие законодательног о изучения обращ ения г раж дан?______________________________________ 3.У каж ите ус тановленны й с рок хранения обращ ений г раж дан и вс ех документов по их разреш ению ?_____________________________________ 4.У каж ите, какая рег ис трационная ф орма ис пользуетс я для рег ис трации обращ ений г раж дан? __________________________________________ В А РИ А Н Т 2 1.У каж ите вид обращ ения г раж дан, целькоторог о обратитьвнимание на необходимос ть с оверш енс твования работы учреж дения и рекомендоватьконкретны е пути реш ения пос тавленной проблемы ?_______________

26 2.Н азовите, кто мож ет продлить с рок хранения обращ ений г раж дан или ус тановитьег о пос тоя нны м?____________________________________ 3.У каж ите, нуж но ли продлевать с роки рас с мотрения обращ ения г раж дан, ес ли необходимы дополнительны е проверки и с пециальное изучение вопрос а?________________________________________________________ 4.Н азовите, к какой г руппе документов с ледует относ ить обращ ения г раж дан? ________________________________________________________

В А РИ А Н Т 3 1.К акой вид обращ ения г раж дан, в текс те которог о не рас кры ваю тс я пути и не предлаг аю тс я с пос обы реш ения пос тавленны х задач?__________ 2.У каж ите, кем долж но бы ть утверж дено реш ение экс пертной комис с ии о продлении с рокахранения обращ ений г раж дан?__________________ 3.У каж ите с рок рас с мотрения предлож ения г раж данина, требую щ ег о законодательног о изучения ? _______________________________________ 4.У каж ите, как рег ис трирую тс я обращ ения г раж дан: в день пос тупления , пос ле разреш ения вопрос ов, пос тавленны х в них или пос ле дополнительны х проверокпо затронуты м вопрос ам?_________________________

27 4. В И Д Ы П И СЕ М И О СО Б Е Н Н О СТ И И Х О Ф О РМ ЛЕ Н И Я Таблица2 О с обеннос ти оф ормления отдельны х видов пис ем В иды пис ем 1 1. П ис ьмо-прос ьба

О с обеннос ти оф ормления 2 И с пользуетс я в с итуации, даю щ ей повод для излож ения прос ьб от имени предприя тий, орг анизаций, учреж дений. И злаг ая прос ьбу, необходимо подчеркнуть заинтерес ованнос ть орг анизации в ее ис полнении. П рос тейш ий и наиболее рас прос траненны й вариант пис ьма-прос ьбы с овпадает с ф ормой личног о или коллективног о зая вления . П ис ьмо-прос ьба мож ет излаг атьс я от первог о лица единс твенног о чис ла («П рош у… » ), от первог о лица множ ес твенног о чис ла («П рос им… » ), от третьег о лицаединс твенног о чис ла(в этом с лучае употребля ю тс я с ущ ес твительны е с с обирательны м значением: «Д ирекция прос ит… » , «А дминис трация прос ит… » , «С овет трудовог о коллектива прос ит… » и т.п.), от третьег о лица множ ес твенног о чис ла, ес ли употребля етс я нес колько с ущ ес твительны х с с обирательны м значением 1. П ис ьмо - ответ Л ог ичес кая с хемапис ьма-ответа(отказа) с ледую щ ая : (отказ) 1) повторение прос ьбы , накоторую с ос тавлен ответ; 2) обос нование причины -отказа(ес ли пис ьмо-отказ); 3) конс татация отказа. 3. С опроводитель- С ос тавля етс я при отправке адрес ату каких-либо документов ное пис ьмо или материальны х ценнос тей. О но оправды вает с ебя лиш ьв тех с лучая х, ког да с одерж ит какие-либо дополнительны е разъя с нения к прилож енны м к нему документам или ес ли предлаг аемы е документы вклю чаю т нес колько лис тов. В о вс ех друг их с лучая х данное пис ьмо с тановитс я излиш ним, а адрес , дату и индекс ы пис ьмамож но указатьпря мо в с амом документе. П ос кольку уменьш ение количес тва таких пис ем упрощ ает делопроизводс тво, нуж но добиватьс я , чтобы предприя тия обращ алис ь к с опроводительны м пис ьмам лиш ь тог да, ког да э то дейс твительно необходимо. П одтверж дая ф акт отправки каких-либо документов в определенны й с рок, пис ьмо я вля етс я надеж ны м с редс твом контроля за с облю дением дис циплины и за с охраннос тью отправля емы х документов. О бы чно оф ормля етс я набланке ф орматаА 5. 1. Д ог оворное Я вля етс я разновиднос тью с опроводительног о пис ьма и ис польпис ьмо зуетс я для подтверж дения ф актаотправки дог овора 2. Ц иркуля рное С луж ебное пис ьмо из вы ш ес тоя щ ей орг анизации по нес кольпис ьмо ким адрес ам 6. И нс трукционное И с ходит из г ос ударс твенны х, муниципальны х орг анов влас ти и пис ьмо управления . С одерж ит рекомендации, указания , разъя с нения по вопрос ам отчетнос ти, налог ов, эколог ии и т.д. 7. Рекламационное С ос тавля етс я по вопрос ам документирования возмещ ения (претензионное) убы тков, нанес енны х из-за невы полнения или наруш ения ус лопис ьмо вий контракта друг ой с тороной (контраг ентом). Д олж но иметь копии документов, подтверж даю щ их ф акты в виде прилож ений.

28 П родолж ение табл.2 1 8. П ис ьмонапоминание

9. И нф ормационное пис ьмо

10. П ис ьмоприг лаш ение

11. П ис ьмопредлож ение 12. П ис ьморазреш ение 13. П ис ьмоподтверж дение

14. Г арантийное пис ьмо

2 С ледует направля ть тог да, ког да не удаетс я с помощ ью телеф онны х перег оворов или личног о контакта получить необходимы й ответ. С ос тоит из двух лог ичес ких э лементов: напоминания о вы полнении дейс твий и мерах, которы е приня ты в с лучае их невы полнения . К лю чевы ми с ловами в пис ьменапоминании я вля ю тс я ф ормы г лаг ола«напоминать» . П ометка «вторично» , помещ аемая на поле пис ьма, уж е подчеркивает ф акт напоминания . Такая пометка с тавитс я в тех с лучая х, ког да отправитель допус кает возмож нос ть, что адрес ат ещ е не получил пис ьма, адрес ованног о ранее, по не завис я щ им от нег о причинам. В э тих с лучая х дос ловно повторя етс я текс т преды дущ ег о пис ьма. В одном и том ж е пис ьме час то вы раж аетс я не только напоминание, но и требование вы полнитьте или ины е обя зательс тва. Ц ель таког о пис ьма заклю чаетс я в с воевременном инф ормировании друг ог о предприя тия или заинтерес ованног о лица о с верш ивш емс я ф акте. Д ля данног о вида пис ем бы вает дос таточно подпис и реф ерента или с екретаря , однако в завис имос ти от значимос ти излаг аемы х с обы тий или ф актов пис ьмо мож ет бы ть подпис ано с оответс твую щ им долж нос тны м лицом. В целом приня то, что инф ормационны е пис ьма подпис ы вает руководительпредприя тия , орг анизации, учреж дения . О бъем инф ормационног о пис ьмамож ет варьироватьот размера обы чной с правки, с ос тоя щ ей из одног о предлож ения , до с ообщ ения , занимаю щ ег о нес колько с траниц. Н ередко к инф ормационны м пис ьмам прибег аю т с целью пропаг анды дея тельнос ти отдельны х орг анизаций. Мож ет адрес оватьс я конкретному лицу, нес кольким лицам или мас с овому адрес ату. П ри оф ициальном приг лаш ении больш ог о количес тва лю дей в нас тоя щ ее время ис пользую тс я как полнос тью г отовы е, напечатанны е типог раф с ким с пос обом текс ты приг лаш ения , таки траф ареты . Мож ет предс тавля ть с обой, например, зая вление предприя тия продавца о ж елании заклю чить с делку с указанием конкретны х ус ловий. Л ибо это мож ет бы ть ответ той или иной орг анизации наее запрос . Э то отдельны й вид пис ем, в которы х с одерж итс я разреш ение на вы полнение той или иной прос ьбы . С одерж ит с ообщ ение о получении каког о-либо отправления (пис ьма, телег раммы , перевода, бандероли, товаров, ценнос тей и т.п.) либо о том, что ранее с ос тавленны й документ (например, дог овор, инс трукция и т.п.) ос таетс я в с иле. П ис ьмо мож ет подтверж датькакой-либо ф акт, дейс твие, телеф онны й разг овор. У с танавливает или подтверж дает обя зательс тва партнеров по каким-либо с делкам, чащ е вс ег о оплату. В отличие от друг их видов пис ем в г арантийном пис ьме указы ваетс я название вида документа – «Г арантийное пис ьмо» . Э тот документ долж ен иметьтакж е подпис и руководителя и г л.бухг алтера; печать.

29 О кончание табл.2 1

2 П ись мо иностранному партнеру (меж дународноепись мо) 15. П ис ьмоД олж но с одерж ать макс имум необходимы х данны х об орг анипрезентация зации, вклю чая ег о номенклатуру, ис торию и т.п., атакж е четко (предс тавление) вы раж енную идею , что орг анизация хочет от адрес ата: ус танохозя йс твую щ ег о вить деловы е отнош ения по экс порту или импорту, обменя тьс я с убъекта делег ация ми, орг анизовать или учас твовать в вы с тавке и т.д. Ж елательно с опроводить такое пис ьмо прилож ением документации (буклет предприя тия , с пис ок предлаг аемы х товаров, их с пециф икации и т.д.) 16. П ис ьмо-оф ерта О но долж но с одерж ать необходимы е данны е (ус ловия предло(предлож ение товаж ения ), чтобы иметь правовое значение для ведения деловы х ра) перег оворов по заклю чению контрактакупли-продаж и. Э ти ус ловия я вля ю тс я потом обя зательны м ус ловием предс тоя щ ег о контракта. У с ловия эти с ледую щ ие: наименование предлаг аемог о товара, качес тво товара(мож ет бы тьизлож ено в с пециф икации или прилож ении к пис ьму), цены , базис ны е ус ловия мес та пос тавки, ус ловия платеж а, с роки пос тавки, характер тары и упаковки, с рок дейс твия оф ерты . О ф ерта мож ет бы ть двух видов: твердая и с вободная . Е с ли пис ьмо-оф ерта твердая , то она вы раж аетс я с ловами: «предлаг аем твердо» , ес ли с вободная , то «предлаг аем без обя зательс тв» 17. П ис ьмо-запрос С одерж ит практичес ки вс е те ж е данны е, что и пис ьмо-оф ерта. Д ополнительно целес ообразно упомя нуть, почему вы обращ аетес ь именно к э той ф ирме, т.е. откудавам извес тно, что онаработает с этим товаром. В пис ьме-запрос е цена не указы ваетс я . Мож но попрос ить указать ее в оф ерте с указанием мес та пос тавки В таком пис ьме помимо прос ьбы вы с лать какие-либо интере18. П ис ьмо-запрос с ую щ ие вас материалы долж ны бы ть излож ены какие-то миниинф ормации о ф ирмально необходимы е с ведения о ваш ей орг анизации и о том, в ме. с вя зи с чем вы запраш ивали материал, т.е. в какой с тепени ф ирмамож ет бы тьзаинтерес ованав вас 19. П ис ьмоТакое пис ьмо долж но бы ть отправлено адрес ату заблаг овреприг лаш ение напеменно. Ж елательно, чтобы в пис ьме ф иг урировали альтернарег оворы тивны е, наиболее удобны е для ваш ег о контраг ента с роки приезда. Д олж ны бы тьчетко излож ены предмет предс тоя щ их перег оворов, с роки, продолж ительнос тьвизита, вопрос виз и, в с лучае необходимос ти, вы воз транс порта из Мос квы до ваш ег о предприя тия , вопрос билетов в обаконца, вопрос размещ ения в г ос тинице, мес то и время вс тречи (в Мос кве, в В аш ем г ороде и т.п.)

30 5. О РГА Н И ЗА Ц И Я Д О К У М Е Н Т О О Б О РО Т А Х О ЗЯ Й СТ В У Ю Щ Е ГО СУ Б Ъ Е К Т А Составлениепроекта исходящ его документа

П роверка правиль ности оф ормленияпроекта документа

Согласованиепроекта документа

П одписаниеруководителем

Регистрац иядокумента

П ростановка номера на документе

П роверка правиль ности адресования

О тправка документа адресату

П одшивкавторого экземпляра (копии) вдело

Рис . 4. Блок-с хемаработы с ис ходя щ ими документами

31 П рием документа, проверка правиль ности адресованияи прилож ений

П редваритель ноерассмотрение (сортировка, разметка) П ростановка отметки о поступлении (вх одящ его номера и даты ) на документе

Регистрац ия

П ередача (доклад) документов руководителю Рассмотрениедокументовруководителем (резолю ц ия)

В несениесведений из резолю ц ии вж урнал регистрац ии

П ередача документовисполнителю

К онтроль исполнениядокументов

И сполнениедокументов

П одшивка документоввдела Рис .5. Блок-с хемаработы с входя щ ими документами

П ередача документов зам. директора, вструктурны еподразделенияили исполнителям

П рием входящ ихдокументов Составление проектов документов

Н аправление документов на исполнение

Согласование проектов документов

К онтроль исполнения документов

Регистрац ия документов

О тправка исходящ их документов

П одписание документовруководителем

И сполнение документов

Ф ормирование документовв дела

П ередача вархив Д аль ней шееисполь зование

У ничтож ениедокументов

О пределение сроков хранениядокументов

Рис .6. С хемаорг анизации работы с документами хозя йс твую щ ег о с убъекта

И споль зованиедокументовв справочно-инф ормац ионной работе

Задания дляконтролязнаний по теме« О рганизац ияработы с документами» 1. В ка ко м сл уча е ко н ве р т ы о т по ст упа ющ их д о куме н т о в о ст а вл я ют н а пр е д пр ия т ии?

q только ес ли наконверте ес тьпометка"лично"; q в лю бом с лучае, независ имо от видапос тупаю щ его документа; q когда только по конверту мож но определить адрес отправителя , время отправки и дату получения документов. 2. К а к по ст упа ют с д о куме н т а ми, пр исл а н н ы ми в о р га н иза цию, н о о ф о р мл е н н ы ми в н е по л н о м ко мпл е кт е ?

q возвращ

аю тс я автору с с оответс твую щ им с опроводительны м пис ь-

мом, г де указы ваю тс я причины возврата;

q автору вы с ы лаетс я

с опроводительное пис ьмо с прос ьбой вы с лать

недос таю щ ие документы ;

q принимаю тс я

напредварительное рас с мотрение.

3. С ка ко й це л ью пр о во д ит ся пр е д ва р ит е л ьн о е р а ссмо т р е н ие д о куме н т о в р а бо т н ико м сл уж бы ДОУ?

q с целью q с целью

передачи нарас с мотрение руководителю орг анизации; рас пределения по направления м рас с мотрения (руководи-

телю или конкретному ис полнителю );

qс

целью вы деления документов, с одерж ащ их инф ормацию по наи-

более важ ны м вопрос ам дея тельнос ти хозя йс твую щ ег о с убъекта. 4. К а к р е гист р ир уют ся вн ут р е н н ие д о куме н т ы ?

q отдельно от входя щ

их и ис ходя щ их документов, деля тс я наг руппы

по видам документов, каж дая из которы х рег ис трируетс я отдельно;

q не подлеж ат регис трации; q могут регис трироватьс я вмес те дам документов.

с входя щ ими документами по ви-

5.Буд ут л и сл уж бо й ДОУ р е гист р ир о ва т ься по ст упивш ие ф о р мы ст а т ист иче ско й о т че т н о ст и:

q да, каки прочая входя щ ая инф ормация ; q да, данная документация подлеж ит обя зательной регис трации как учетно- с татис тичес кая ;

q нет, данны й документ не подлеж ит регис трации в указанной с луж бе. 6. Чт о вкл юча е т в се бя р е гист р а цио н н ы й ин д е кс исхо д я щ их д о куме н т о в?

q поря дковы й номер в пределах регис трируемого мас с ива документов;

q с ос тоит из двухчас тей: номер дела, в которое будет подш

итакопия

ис ходя щ ег о документа; поря дковы й рег ис трационны й номер;

q с ос тоит из двух час тей: поря дковы й регис трационны й номер; код видадокумента. 7. В ка ко м сл уча е в ка че ст ве р е гист р а цио н н о й ф о р мы испо л ьзуют ся р е гист р а цио н н ы е ж ур н а л ы ?

q при с равнительно небольш

ом количес тве рег ис трируемы х доку-

ментов;

q при ос ущ ес твлении контроля заис полнением документов; q в с лучая х вторичной регис трации документов. 8.К а к о сущ е ст вл я е т ся р е гист р а ция д о куме н т о в- о т ве т о в?

q в регис трационно- контрольны х карточках, объединенны х по коррес пондентс кому признаку;

q нарегис трационны хф ормах инициативны х документов; q в регис трационном ж урнале, ис пользуемом для регис трации ис ходя щ ей документации. 9. К а к изме н я ют ся т ипо вы е ср о ки испо л н е н ия д о куме н т о в?

q только по указанию

руководителя с приня тием новог о акта;

q только по указанию руководителя , которы й их ус тановил; q по прос ьбе ис полнителя , мотивированной наличием уваж ительны х причин без резолю ций руководителя . 10. П р о ве р ка хо д а испо л н е н ия за д а н ия по сл е д ующ их ме ся це в т е кущ е го го д а о сущ е ст вл я е т ся н а все х эт а па х д о ист е че н ия ср о ка в сл е д ующ е м по р я д ке :

q в начале и конце периодаис полнения задания ; q не реж е одного разав мес я ц; q каж ды е дес я тьдней, и запя тьдней до ис течения

с рокаис полнения .

11. К а к р а спо л а га ют ся за го л о вки д е л вн ут р и р а зд е л о в и по д р а зд е л о в н о ме н кл а т ур ы д е л ?

q по алф авитному поря дку; q по временному поря дку; q по важ нос ти документов, входя щ

их в дело.

12. И т о го ва я за пись к н о ме н кл а т ур е д е л со д е р ж ит ин ф о р ма цию:

q о заголовкахзаведенны хдел в течение календарного периодас указанием с роков их хранения ;

q о количес тве заведенны х дел отдельно пос тоя нного и временного с роков хранения ;

q о количес тве законченны х дел в течение

календарног ог ода.

13. М о ж н о л и пр и ф о р мир о ва н ии д е л гр уппир о ва т ь вме ст е д о куме н т и вы писку из д о куме н т а ?

q нет, подлинники отделя ю т от копий; q мож но, ес ли вы пис ка с делана не с этого ж е документа, т.к. в дело мож но вклю чатьтолько по одному экземпля ру каж дог о документа;

q мож но, ес ли они относ я тс я

кодному с року хранения .

14. За пр е щ а е т ся по д ш ива т ь в д е л о :

q неис полненны е документы ; q проекты документов;

q документы

временног о с рокахранения .

15. К о гд а мо гут бы т ь ун ичт о ж е н ы д е л а , вы д е л е н н ы е в а кт о б ун ичт о ж е н ии?

q когдаакт будет с ос тавлен, подпис ан и зарегис трирован; q когдауказанны е делапройдут полную процедуру подготовки дел; q только пос ле того, как опис и на дела пос тоя нного хранения за с оответс твую щ ий период утверж дены и переданы в ведомс твенны й архив хозя йс твую щ ег о с убъекта. 16. Н уж н о л и в н е бо л ьш их по ст р укт ур е и ш т а т н о й числ е н н о ст и ф ир ма х име т ь спе циа л ьн о е по д р а зд е л е н ие - ве д о мст ве н н ы й а р хив:

q да, это подразделение долж но бы тьс оздано; q нет, указанное подразделение не я вля етс я обя зательны м

в с лучае

небольш ой чис леннос ти перс онала;

q нет, обя заннос ти архивариус ас овмещ

ает с екретарь- реф ерент.

17. М о ж н о л и вы д е л ит ь к ун ичт о ж е н ию бухга л т е р ские д о куме н т ы ?

q нет, они подлеж ат долговременному архивному хранению ; q да, ес ли с роких хранения ис тек; q нет, ес ли они не прош ли ревизию , даж е ес ли с рок их хранения

ис -

тек. 18. Ука ж ит е ма ксима л ьн ы й ср о к хр а н е н ия д о куме н т о в по л ичн о му со ст а ву?

q 15 лет пос ле ликвидации предприя тия ; q 75 лет; q 10 лет пос ле увольнения с отрудника. 19. К д о куме н т а м ка ко го ср о ка хр а н е н ия сл е д уе т о т н е ст и уст а в и учр е д ит е л ьн ы й д о го во р хо зя йст вующ е го субъе кт а , пе р е д а ва е мы е в а р хив?

q кдокументам временного с рокахранения более 10 лет; q кдокументам долговременного хранения ; q кдокументам, подлеж ащ им уничтож ению .

К оробейниковаЛ арис аС ерг еевна У чебно-методичес кое пос обие «Д окументационное обес печение деловог о общ ения » рекомендовано для с тудентов дневног о, вечернег о и заочног о отделений, обучаю щ ихс я по с пециальнос ти 060500 «Бухг алтерс кий учет и аудит» Редактор Б у нинаТ .Д . К омпью терная верс ткаКо р о бейнико во й Л .С . З аказ 233 от 14 мая 2003 г . Тираж 50 экз. О тпечатано намнож ительной технике Э кономичес кий ф акультет В Г У В оронеж ский государственны й университет 394068, В оронеж , Х ользунова, 40