Современные требования к профессии секретаря

Современные требования к профессии секретаря С.А. Бирюкова, выпускница РГГУ, Л.М. Вялова, доц. РГГУ В последние годы в нашей стране резко вырос спрос на квалифицированных секретарей. Это в первую очередь связано с возникновением большого количества коммерческих структур. Следует подчеркнуть, что на Западе профессия "секретарь" очень высоко ценится, потому что в ней видят не служащего, выполняющего технические операции, а высокопрофессионального помощника руководителя, который в нужный момент поддержит и поможет. В современной России тоже возникла потребность именно в таких специалистах. Брать на должность секретаря безработных родственников, старых школьных подруг, не имеющих представления об основах делопроизводства, значит, обеспечить своей фирме полный финансовый крах, поражение в борьбе с конкурентами, несостоятельность как организации-лидера. Сегодня требуется секретарь, способный стать опорой и доверенным лицом руководителя, секретарь, который, помимо отличного знания правил работы с документами, основ делопроизводства, смог бы разбираться в основных направлениях деятельности фирмы, был способен обеспечить всестороннее обслуживание руководителя и освободить его рабочее время от выполнения различных технических операций и подготовительных стадий важных мероприятий. Многие руководители требуют, чтобы секретарь имел как минимум высшее образование. Но для полноценной работы секретарю необходимо не просто высшее, а высшее профессиональное образование. К основным знаниям и навыкам секретаря следует отнести знание делопроизводства, умение организовать работу с документами, умение вести бездокументное обслуживание руководителя, которое состоит из организации приема посетителей, проведении телефонных переговоров, подготовки командировок, сбора и реферировании информации, организации презентаций, подготовки и проведения совещаний, а также из планирования рабочего дня руководителя. Все это современный секретарь должен безукоризненно знать и безошибочно применять на практике. Кроме того, большинство руководителей хотят иметь компьютерно грамотного секретаря, специалиста, умеющего работать с самыми современными компьютерными программами. Секретарь должен уметь пользоваться в работе факсом, копировальной техникой, телексом, средствами организационной техники. К основным навыкам, обязательно присутствующим у секретаря, следует отнести умение печатать. Если стенографию обычно знают только профессиональные секретаристенографистки, умение печатать на компьютере необходимо в работе каждого секретаря. Еще одним важным требованием к профессиональному секретарю, которое диктует нам современное экономическое общество, является знание иностранного языка. Сегодня самым распространенным языком делового общения считается английский, без знания которого во многих фирмах, организациях, корпорациях работа немыслима. Желательно знание второго иностранного языка, но к обязательным требованиям оно, как правило, не относится. Престиж профессии секретаря резко возрос, что объясняется увеличением спроса на таких специалистов. Одновременно с этим во много раз выросли требования, предъявляемые к секретарю. Если в советское время умения печатать на пишущей машинке и готовить кофе было достаточно для ведения всей секретарской работы в учреждении, то сегодня к секретарю предъявляются самые высокие требования. Просто прийти с улицы и устроиться на работу невозможно. Необходимо получить специальное образование, которое дается на курсах или в вузах. В зависимости от типа секретаря к нему предъявляются различные требования. Прежде всего это требования к образованию. Секретарь маленького структурного подразделения, секретарь-машинистка или секретарь-стенографистка могут иметь начальное профессиональное или среднее общее образование, но с обязательным прохождением специальной подготовки, которую обычно дают на курсах секретарей-референтов. Такие курсы длятся 2-3 месяца, и в течение этого времени учащихся обучают основам секретарской работы: правилам оформления документов, порядку движения документов в организации, основам работы на компьютере, знанию оргтехники, служебному этикету и др. Но весь материал преподается в очень сжатом объеме, т.к. все знания за такой короткий срок дать невозможно.

1

Секретарь руководителя должен иметь высшее образование. В течение 5 лет он обучается в вузе, где, помимо общего гуманитарного образования, получает специальные знания и умения во всех областях документационного обеспечения управления и сферах деятельности, причастных к ним. Лидером среди вузов, в которых можно получить специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления", безусловно, является Историко-архивный институт РГГУ. Одним из первых открыв в нашей стране в 1964 г. факультет государственного делопроизводства, в 1999 г. переименованный в факультет документоведения, он остается ведущим в области преподавания и обучения секретарей и на сегодняшний день. Помимо обязательного высшего образования, к секретарю предъявляется и ряд других требований, соответствовать которым можно научиться только в вузе. Знание делопроизводства, умение вести документное и бездокументное обслуживание руководителя, умение работать на компьютере, обращаться с оргтехникой и многое другое — все это в полном объеме изучается в институтах, имеющих соответствующие факультеты. Все вышесказанное характеризует профессию секретаря в целом. Однако следует знать, что существует несколько типов секретарей, которые различаются должностными обязанностями, уровнем подготовки и профессионального образования, требованиями руководителей, предъявляемых к ним. К самым простым служащим относят машинисток и стенографисток, которые занимаются печатанием текстов и стенографированием документов. На ступеньке выше находятся секретарь-машинистка и секретарь-стенографистка. Их функции, во многом сходные, заключаются в техническом обслуживании руководителя. На одной ступени с ними, но несколько обособленно стоит секретарь незрячего специалиста. Самый высокопрофессиональный тип секретаря — это секретарь руководителя, который занимается организационно-техническим и информационнодокументационным обслуживанием руководителя. Весь секретарский состав вместе с должностными обязанностями, профессиональными знаниями и квалификационными требованиями закреплен в Квалификационном справочнике должностей служащих , который является одним из основных документов, регламентирующих трудовую деятельность работников. В этом документе приведен перечень должностных обязанностей секретаря-машинистки, секретаря-стенографистки, секретаря незрячего специалиста и секретаря руководителя. Рассмотрим первую ступеньку профессии секретаря. На ней находится профессия секретаря-машинистки, на которую возложены самые простые обязанности и к которой предъявляются самые низкие квалификационные требования. Секретарь-машинистка может иметь начальное профессиональное образование без стажа работы по специальности- либо среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, также без опыта работы. Она выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию руководителя предприятия или его подразделения: получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников; организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание, осуществляет работу по подготовке и проведению совещаний и заседаний, проводимых руководителем, оформляет протоколы совещаний; обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам: телекс, факс, телефакс и т.п.; печатает по указанию руководителя различные материалы, ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа; следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль, принимает документы на подпись руководителю, организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность, в установленные сроки сдает в архив; подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, копирует документы на персональном ксероксе. Функции, выполняемые секретарем-машинисткой и секретарем-стенографисткой, во многом схожи. Основное отличие заключается в способе закрепления текста на бумаге: секретарь2

машинистка печатает его, а секретарь-стенографистка, кроме того, стенографирует. Но, помимо этого, от секретаря-стенографистки требуется еще знание вычислительной техники, так как в ее должностные обязанности входит сбор, отборка и представление информации. Одной из категорий секретарей является секретарь незрячего специалиста. Это достаточно редкая профессия. В специальной литературе о ней почти не говорится, и тем не менее в квалификационном справочнике должностей служащих такая профессия представлена. Рассмотрим подробнее требования к квалификации и должностные обязанности секретаря незрячего специалиста. Специфика данной профессии, секретаря незрячего специалиста, определяет требования, предъявляемые к ней. Прежде всего, это среднее профессиональное образование и обязательно специальная подготовка. В этом случае можно без опыта работы. Или начальное профессиональное образование, но при этом необходим 3-летний стаж работы по специальности. Профессиональные обязанности секретаря незрячего специалиста включают: чтение вслух незрячему специалисту или запись информации на магнитофон, печать информации рельефноточеным шрифтом Брайля, переписывание от руки или печатание диктуемого незрячим работником текста. Под его руководством секретарь чертит схемы, таблицы, изготовляет макеты, пособия элементарной сложности; переносит информацию на машинные носители и обратно, систематизирует литературу, нормативно-справочную картотеку в личной библиотеке, делает обзор периодических изданий, просматривает служебную почту, адресованную незрячему специалисту, и знакомит его с ее содержанием; заполняет по его указанию служебную и иную документацию. В процессе занятий, проводимых незрячим специалистом, чертит на доске или демонстрирует иным способом по его указанию схемы, таблицы, использует технические средства обучения, информирует о проводимых на предприятии мероприятиях, в которых участие незрячего специалиста необходимо или желательно, знакомит незрячего специалиста с приказами, распоряжениями, объяснениями; сопровождает в служебных командировках, выполняет иные технические функции по обеспечению и обслуживанию работы незрячего специалиста. Профессия секретаря незрячего специалиста является самой сложной и специфичной. Без специальной подготовки работать таким секретарем невозможно, требуется множество знаний и умений для квалифицированного выполнения должностных обязанностей секретаря незрячего специалиста. На высшей ступени иерархии секретарей находится секретарь руководителя. К этой должности предъявляются самые высокие квалификационные требования, а именно: работник, занимающий эту должность, должен получить высшее профессиональное образование либо среднее профессиональное образование, но проработать по специальности не менее 2 лет. Секретарь руководителя осуществляет все виды работ по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя - от приема поступающей на имя руководителя корреспонденции до сдачи документов в архив; подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, обеспечивает качественное их редактирование; по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы на письма, выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний (сбор материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестка дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний, осуществляет контроль за исполнением распорядительных документов и выполнением устных поручений руководителя, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя, свободно владеет компьютером, организует и ведет базы данных. Изучение квалификационных характеристик секретарей, представленных в Квалификационном справочнике должностей служащих, изданного в 1999 г., позволяет высказать предположение о несоответствии размещения должности секретаря руководителя в разделе технических исполнителей, т.к. требования к квалификации секретаря руководителя, установленные в этом документе, соответствуют второй категории — категории специалистов. В Справочнике служащие подразделяются на 3 категории в зависимости от характера выполняемых работ. Деятельность руководителей носит организационно-административный характер, специалистов — аналитикаконструктивный, а технических исполнителей — информационно-технический. Учитывая высокие требования, предъявляемые к профессии секретаря руководителя, многообразие знаний и уме3

ний, необходимых в работе, а также то, что секретарь руководителя осуществляет сбор и обработку информации в процессе подготовки решения, редактирует проекты документов, сам составляет документы, данную должность необходимо отнести ко второму разделу специалистов, т.к. такая функция обладает аналитическим свойством. Следует также, на наш взгляд, на должность секретаря руководителя принимать лиц только с высшим образованием. Кроме этого, Квалификационный справочник имеет серьезную недоработку, т.к. в перечень должностей не включена профессия секретаря-референта. На должность секретаря-референта принимаются высококвалифицированные специалисты, одной из основных функций которых является сбор и реферирование информации, составления отчетов, подготовка докладов. В настоящее время во многих организациях существует такая должность в штатном расписании, но почему-то в официальный список должностей служащих такая профессия не включена. Учитывая, что основным условием, предъявляемым на практике секретарю-референту, является знание иностранных языков, в квалификационные требования к этому типу секретарей следует включить: • знание иностранного языка (одного или более); • ведение деловой переписки на иностранном языке; • аннотированный перевод зарубежной прессы и специальной литературы по вопросам, связанным с задачами фирмы; • ведение деловой беседы на иностранном языке и ее перевод. Литература 1. Квалификационный справочник должностей служащих. - М., 1999. 2. Вялова Л.М. Как стать секретарем-профессионалом // Секретарское дело. 1998. № 1. С. 94-97. 3. Кузнецова Т.В. Место и значение секретаря в структуре управления // Секретарское дело. 1998. № 2. С. 4-8. 4. Кузнецова Т.В. Новые квалификационные характеристики секретарей // Секретарское дело. 1999. № 3. С. 3 - 6. 5. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М.: ЗАО ""Бизнес-школа "'Интел-Синтез"'. Изд. 3-е, испр., 1999. 288 с. 6. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // Секретарское дело. 1998. № 2. С. 30-33. 7. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта: рекомендации по составлению // Секретарское дело. 1997. № 4. С. 19-24. 8. Санкина Л.В. Специальность - секретарь // Секретарское дело. 1998. № 2. С. 102-106.

ежеквартальный журнал

СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО Учредитель: ЗАО "Бизнес-Школа "Интел-Синтез" Главный редактор Кузнецова Татьяна Вячеславовна

4