Документаційне забезпечення менеджменту. Навчальний посібник

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ

Н.І. Гончарова

Документаційне забезпечення менеджменту Рекомендовано Міністерством освіти і науки України як навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів

Киів – 2006

УДК 005.3/651(075.8) ББК 65.050.2я 73+65.290.2я73 Г 65 Гриф надано Міністерством освіти і науки України (лист №14/18.2"1651 від 12.07.2005 р.)

Рецензенти: В.І.Куценко – завідувач відділу дослідження проблем розвитку і розміщення галузей і соціальної сфери РВПС України НАН України, доктор економічних наук, професор; О.В. Ареф’єва – завідувач кафедри економіки Європейського уніH верситету, доктор економічних наук, професор. Гончарова Н.І. Г 65 Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний поH сібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. –260 с. ISBN 966H364H180H0 Ділові стосунки сучасних управлінських структур передбачають багатоасH пектні відношення, пов’язані з одержанням, переробкою, обміном і зберіганням документів. Посібник містить теоретично обгрунтовані визначення, правила і вимоги щодо документаційного забезпечення менеджменту. Використаний істоH рикоHджерелознавчий матеріал дозволяє послідовно поглиблювати знання стуH дентів з метою сприйняття сучасних процесів у їх взаємозв’язку. Розглянуті питання уніфікації управлінських документів включають меH тодику застосування державного стандарту на організаційноHрозпорядчу докуH ментацію. Сучасна освіта вищої школи базується на самостійній роботі студентів різних форм навчання, з цією метою автором розроблена система тестів і самооцінки рівня знань. Посібник може бути корисним не тільки для студентів фахових менедH жерських спеціальностей, а й для професійної діяльності підприємців, бізнесH менів, менеджерів, фахівців органів державного управління і громадських обH ’єднань, а також викладачів, аспірантів економічних вузів.

ISBN 966H364H180H0

© В.І. Гончарова, 2006. © Центр навчальної літератури, 2006.

Передмова “В нещадній боротьбі держав і суспільств перемагають і виграють ті, на чиїй стороні стоять наука і знання”. В.І.Вернадський

Документ з’являється у відповідь на суспільні потреби люH дини і поширюється на її діяльність у соціальній, політичній, технічній та інших сферах. У ході історичного розвитку склаH дались і вдосконалювались певні правила і норми, що регулюH вали інформаційне наповнення і зовнішній вигляд самого доH кумента і його носіїв. Поступово з рідкісного явища і дорогої речі документ перетворився на звичний засіб письмового спілкування людей. Аналіз його функціонування в різні істоH ричні періоди дозволяє виявити витоки багатьох сучасних проH блем у сфері управління соціальноHекономічними процесами. Становлення документознавства як самостійної галузі знанH ня починається наприкінці XIX – на початку XX ст. Для поH чаткового етапу його розвитку характерна проблематика, пов’яH зана з визначенням місця і ролі документа в житті суспільства. Початково “документ”, “документація” перекладалися з лаH тині як “вчу”, “сповіщаю”. Пізніше їх зміст доповнився значенH нями “доказ”, “свідоцтво”, що відповідало визначенню докуменH та аж до XIX ст. Наступний період позначився в історії людства цілим рядом інноваційних технологічних змін, що обумовили суттєві суспільні перетворення. Цим пояснюється і збільшення кількості письмових документів. Саме цей період започатковує розуміння документа як джерела інформації, необхідної для регулювання соціальних і управлінських процесів. У широкому розумінні робота з документами в межах будьH яких структурних груп ще з давніх часів отримала назву “ділоH водство”. Діловодство розвивалось разом із становленням і зміцненням державності і відбивало її трансформації на шляху до більш складних форм управління. Вироблені правила і норH ми базувались на попередньому досвіді роботи, традиціях або чинному законодавстві. 3

Передмова

З’ясуванню сутності поняття “документ” у XX ст. були приH свячені дослідження наукової школи документознавців під кеH рівництвом К.Г. Мітяєва1 . Ця група науковців надавала понятH тю “документ” таких значень: ™ матеріальний результат окремого акта письмового (текH стового), образотворчого, звукового, комплексного (доH кументальне кіно), машинного (інформаційноHлогічні технічні засоби) первинного документування явищ об’єктивної дійсності та свідомої роботи людини; ™ засіб і спосіб збереження пам’яті про відображені в докуH ментах факти, явища, події; ™ засіб і спосіб підтвердження, свідоцтва, встановлення, ідентифікації зафіксованої в документі інформації; ™ засіб і спосіб правового доказу зафіксованих у документі фактів, тобто встановлення певної юридичної сили докуH мента; ™ засіб передачі відбитої в документі інформації в часі і просторі; ™ засіб і спосіб управлінської діяльності, зокрема її докуменH таційного забезпечення; ™ джерело історичних відомостей. Ці змістові складові всебічно відбивають сутність поняття “документ”, виходячи з різних критеріїв, і нібито накладаються один на одного. У працях відомих дослідників Д.І. Сольского, О.С. МалітоH 2 ва , Я.З. Лівшица3 , М.П. Ілюшенка, Т.В. Кузнєцової 4 визначені основні підходи до вивчення документа як невід’ємної складоH вої суспільноHекономічних процесів. 1

Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Советские арH хивы». – 1964. – № 2. – С.28–29; Його ж: История и организация делопроизводства в СССР: Уч. пос. – М., 1959. – 359с. 2 Руководство по делопроизводству (пособие для служащих) / Под ред. А.С. МаH литива и Д.И.Сольского. – М: Экономика, 1972. 3 Лившиц Я.З. Документоведение как научная дисциплина.// Советские архивы. – 1973. – № 6. Його ж: Документационное обеспечение управления. – М.: Знание, 1975. – 64с. 4 Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации: Уч. пос./ МГИАИ. – М., 1977. – С.17.

4

Передмова

Визначенню місця і ролі документа в сучасному управлінні присвячені роботи відомих документознавців А.М.Сокової1 , М.В. Ларіна6 , В.С. Мингальова7 , В.І. Кокорєва8 , А.Б. Фельзера9 , Н.І. Гончарової1 0. У 70H80 –і рр. ХХ ст. було здійснено ряд досH ліджень, присвячених функціональному призначенню управлH інських документів у системі управління. Одним із висновків, зроблених на основі цих досліджень, стало те, що документ, поліфункціональний за своєю інформаційною природою, через деякий час перестає бути інструментом і перетворюється на джерело як для управління, так і для науки. Комплексні ознаки управлінського документа як джерела і засобу інформації стали враховуватись і використовуватись в організації документаційного забезпечення управління установ, підприємств і фірм лише від початку 80Hх рр. У цей час в УкH раїні розвивається власна наукова школа документознавства прикладної спрямованості1 1. Накопичений досвід роботи в поєднанні зі світовими тенденціями в документаційному забезH печенні управління стали основою створення і функціонуванH ня Республіканського організаційноHметодичного кабінету з діловодства при Головному архівному управлінні УРСР. Його завдання полягали в аналізі можливостей впровадження в різних установах уніфікованих систем документації, повного або поступового автоматизованого контролю за виконанням документів; узагальнення досвіду окремих установ і навіть цілих документації; наданні пропозицій щодо вдосконалення докуH ментаційних галузей з цих питань; розробці типових методичH

5 Сокова А.Н. К вопросу о документной систематике//Советские архивы. – 1976. – №4. – С.31 –32; Ії ж: Деловая документация в сфере управления. – М.1985. – С.28; Її ж: Стандартизация управленческих документов в ЕГСД: Унифицированная система организационнораспорядительной документации. – М., 1973. 6 Ларин М.В., Мингалев В.С. Современные системы документационного обеспечеH ния управления: Уч.пос. – М., 1982. – 99с. 7 Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в соH циальноHэкономических системах управления: Уч.пос. – М., 1983. 8 Кокорев В.И. Унификация документов управления. – М.: Экономика, 1979. 9 Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справ.пос. – К.: Вища школа, 1987. – 320с.

5

Передмова

них документів для систематизації забезпечення управління в органах виконавчої влади всіх рівнів управління в Україні1 2. На цьому етапі документознавчі дослідження різних наукоH вих шкіл спрямовуються на вдосконалення самого документа як інструмента управління, джерела інформації, підставного доказу тих чи інших дій. Сучасне документознавство базується не лише на власних теоретичних напрацюваннях, а й послуговується науковими здобутками інших галузей знання. Так, очевидним є зв’язок документознавства з інформатикою, що виявляється у викориH станні властивих їй методів збирання, переробки, зберігання, пошуку і поширення інформації. Інформатика, в свою чергу, користується управлінськими даними як джерелом інформації. Комплексні дослідження документознавчої проблематики відомими науковцями Ларіним М.В.1 3, Маклеодом Дж., Харом К.1 4, Соковою А.М.1 5 є основою для моделювання структури і вивчення призначення сучасного управлінського документа на міждисциплінарному рівні. Нові інформаційні технології змінюють розуміння самої сутності сучасного документа і сфери його практичного викоH ристання, а також місця і ролі документознавства в системі глобальних інформаційних процесів. В Україні з заснуванням у 90Hх р. науковоHдослідного інстиH туту документознавства та архівної справи (УДНДІАСД) змінилась сама концепція документознавства, що ґрунтується 10 Гончарова Н.И. Методические указания по организации и проведению учебноH деловой игры «Приказ» (работа руководителя НИИ с организационноHраспорядиH тельной документацией) //НормативноHметодические материалы системы повышеH ния квалификации руководящих работников и специалистов АН УССР. Соавт. Г.М. Добров, В.М. Пелых, Стогний В.С. и др. – К.: Наукова думка, 1985. – С.34– 64; Її ж: Пути совершенствования системы документной информации в управлении научноHисследовательскими учреждениями// Науковедение и информатика. – К. – Наукова думка, 1987. – Вып.28. – С.34–37. 11 Гончарова Н.И., Прокопчук В.В. Завдання керівника архівних установ щодо впроH вадження уніфікованої системи організаційноHрозпорядчої документації//Архіви України. – 1981. – №4; Денисенко О.В. Узагальнення досвіду організації діловодH ства у виконкомах місцевих Рад народних депутатів//Архіви України, – 1981. – №4. – С.48.

6

Передмова

на більш широкому трактуванні поняття “документ” порівняH но з традиційним (тобто включає не тільки управлінські докуH менти, а й публікації). Таке розуміння засноване на більш заH гальних підходах до його аналізу. Дослідження в цій сфері спрямовані на опрацювання питань теорії документа, вивченH ня закономірностей генезису та еволюції документа…”16. Світові тенденції розвитку документознавства сьогодні більше спрямовані на прикладні дослідження з залученням наукових напрацювань з інших галузей знання – інформатиH ки, економіки, менеджменту, бібліотекознавства, архівознавH ства, юриспруденції та ін. Основним напрямом таких дослідH жень залишаються уніфікація і стандартизація як процес відбору певних компонентів на основі їх однаковості і взаємозH в’язку, що забезпечить сприйняття сучасного документа в будьH яких комунікаційних системах. При цьому спостерігається поH єднання інтересів користувачів (організацій, фірм, підприємств) і розробників подібних систем документації. Уніфікація передH бачає не тільки жорстке встановлення певних форм документів і методів роботи з ними, а й поповнення уніфікованих систем документації новими видами і різновидами документів, внесенH ня змін і доповнень у наявні форми або їх виключення з обігу в разі, якщо вони невідповідають сучасним завданням економH ічного і суспільного розвитку. В Україні функціонує близько 20 уніфікованих систем документації, закріплених відповідними державними стандартами і зведених до єдиного Державного класифікатора управлінської документації. Уніфіковані докуH ментні форми підпорядковуються вимогам міжнародних станH дартів та інтересам євроінтеграції. 12

Прокопчук В.В. ОрганизационноHметодический кабинет по делопроизводству при Главархиве УССР//Советские архивы. – 1985. – №6. 13 Ларин М.В. Управление документацией в организациях. – М., 2002. – 287с. 14 Хар К. Маклеод Дж. Управление документацией в информационный век: Пер.с англ. – СИФ ОЦНТИ, ВНИИДАДH№1241 «п», 1998. 15 Сокова А.Н. Документационное обеспечение управления – парадигма XXI века. Тезисы Х Международной научноHпрактической конференции «Документация в информационном обществе парадигмы ХХІ века”. – М.2004. – С.40–42. 16 Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: Навч. пос. – К., 2003.

7

Передмова

Поєднання теоретикоHприкладних досліджень документозH навства з завданнями менеджменту дає можливість стверджуH вати про наявність і функціонування самостійної управлінсьH кої категорії – документаційне забезпечення менеджменту. Створення механізму його ефективного використання в сучасH них умовах потребує: ™ організації адекватного документування управління, яке базується на традиціях, правилах і нормах, що склались; ™ нормативноHправової регламентної процесів реалізації основних функцій управління; ™ уніфікації і стандартизації нових систем документації; ™ розробки програмних засобів щодо оптимізації докуменH топотоків відповідно до рівнів і завдань документаційноH го менеджменту; ™ багаторівневих документаційних баз даних та інформаH ційноHпошукових систем; ™ комерціалізації процесів документаційного забезпечення менеджменту; ™ створення системи підготовки фахівців у сфері докуменH таційного забезпечення менеджменту. Сучасний економічний розвиток ставить суспільство перед необхідністю розв’язання комплексу проблем, пов’язаних перш за все з ефективним використанням достовірної, своєчасної і достатньої управлінської інформації. Комунікативний зв’язок між різними рівнями державного управління, суб’єктами та об’єктами підприємницької діяльності, міжнародними партнеH рами будується на основі певних вимог і правил, що встановH люються відповідними нормативними документами. Попри значне поширення в сучасному світі електронних документів традиційний паперовий носій інформації залиH шається найбільш вживаним в управлінській практиці. До виH конання здебільшого приймаються рішення з наявністю всіх візуальних атрибутів, що асоціюються з поняттям “документ”. Питома вага паперових документів у сучасному менеджH менті не тільки не зменшилась із впровадженням комп’ютерної 8

Передмова

техніки, а й впевнено зростає. При цьому збільшується і їх заH гальна маса, що пов’язана з несвоєчасністю прийняття або викоH нання управлінських рішень. Вихід із цієї ситуації бачиться в підвищенні культури роботи з документами через формування документаційного менеджменту як спеціальної, а не допоміжної управлінської категорії. З цією метою необхідним є введення на всіх менеджерських спеціалізаціях вищих навчальних закладів курсу “Документаційне забезпечення менеджменту”. ДокументаH ційне забезпечення менеджменту охоплює кілька систем докуH ментації, які, розв’язуючи його загальні питання, в той самий час відбивають специфіку тієї чи іншої сфери діяльності. Їх взаємоH дія здійснюється в організаційноHекономічному, технікоHтехнолоH гічному та інформаційноHправовому аспектах. Розкриттю багатьох завдань, пов’язаних з становленням і функціонуванням документаційного забезпечення в сучасному менеджменті, присвячений цей навчальний посібник.

Н.І. Гончарова

9

РОЗДІЛ 1 Документ у сфері управління 1.1.Еволюція документа Людське суспільство вподовж своєї багатовікової історії відчувало потребу в фіксуванні своїх думок і дій на будьHяких носіях з метою їх передачі у просторі і часі. В той самий час, розвиваючи навички писемності, людство відшукувало і вдосH коналювало матеріали, придатні для використання в ролі таких носіїв – від глиняних, бронзових і воскових табличок, папіруH су, пергаменту, бересту до паперу та найсучасніших електронH них носіїв. Кожний новий етап цього пошуку супроводжувавH ся докорінними змінами у способах фіксування інформації і технології її опрацювання. Незважаючи на революційні зміни в науковоHтехнічній і технологічній сферах, що відбуваються на наших очах, найбільш адаптованим і ефективним носієм досі залишається папір. Ось чому у всіх країнах світу найбільш поH ширеною формою документування людської діяльності є докуH мент на паперовій основі. Нові технології значно змінюють наші уявлення про інформаційний простір, хоча вони не скасовують паперовий документ як найбільш традиційний і такий, що відповідає юридичному статусу документа в будьHякому куточH ку світу і в будьHяких комунікаційних системах. Документ у його сучасному вигляді є результатом історичH ного розвитку людства. Ми не маємо чіткого уявлення про хаH рактер письмен Давньої Русі дохристиянського періоду, хоча окремі свідчення про них зустрічаються в арабських джерелах. Вони містять згадки про Херсонес і знайдені там богослужебні книги на основі руської писемності. Окремі дослідники схиляH ються до думки, що вони були написані глаголицею. Інші вваH жають, що мова йде про скандинавське рунічне письмо. Так чи 10

Розділ 1. Документ у сфері управління

інакше, але ще до прийняття християнства східні слов’яни виH користовували специфічні письмові символи для вираження певних понять і навіть написання цілих висловів. Це могли бути і елементи фігурного письма. Можна також припустити, що наші предки користувалися грецьким алфавітом, доповнюH ючи його особливими знаками для відтворення на письмі тих звуків, яких не існувало в грецькій мові – шиплячих і свистяH чих. Таке припущення базується на дослідженні текстів догоH ворів руських князів з Візантією, що дійшли до наших днів. Їх складали у двох примірниках, на одному з яких зазначались імена слов’янських послів, на другому – грецьких. Останній примірник передавався київським князем. Завершальною часH тиною такого договору був текст присяги, за яким сторони зоH бов’язувались виконувати вимоги, кожна за своїм обрядом. Точкою відліку в розвитку власне слов’янської писемності стало прийняття християнства, що супроводжувалось інтенсивH ним надходженням у Київську Русь грецької літератури. Цей потік рухався з Болгарії, яка в Х ст. переживала золотий вік своєї писемності. Цим самим шляхом потрапив у Київську Русь слов’янський алфавіт – кирилиця [56]. В цей період у письH мовій формі фіксувались різнохарактерні відомості, що були джерелом інформації, розрахованим на суспільного і приватного споживача. В історії документознавства цей період здобув наH зву письмоводства. Для початкового періоду документування людської діяльH ності характерні такі форми документів: духовні грамоти заповіти, в тому числі культові і політичні; жалувані грамоти, що підтверджували володіння землями; докончальні грамоти остаточні договори між князями, дипломатичні угоди, контракти на постачання або продаж товарів, рабів тощо; приватноправові майнові документи: купчі, позики, кабали тощо; 11

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

облікові документи дозорні, амбарні книги; листування ділове і приватне. Документування в аналізований період розвивалось у відповідності з потребами нових державних утворень, що виH никли в результаті роздроблення давньоруської держави, і відбивало відносини руських князівств між собою, а також з іншими державами. Документи цього періоду вимагали значних трудових і матеріальних витрат. Функціональне урізноманітненH ня документів і розширення сфери їх використання потребуваH ло прискорення і спрощення їх оформлення. В XIII–XIV ст. відбувається поступовий перехід у написанні документів від уставу і напівуставу до скоропису. Південні слов’яни і русичі не знали папірусу. З давніх часів вони писали на спеціально обробленій шкірі – пергаменті, що ввозився з заморських країн. Їм так і не вдалось налагодити своє виробництво якісного пергаменту, а ввезення його у великій кількості з інших країн було економічно невигідним. У зв’язку з цим постало питання про заміну цього дорогого матеріалу іншим, більш дешевим і зручним у користуванні, яким і став папір. Порівняно з пергаментом він був дешевшим, легшим, більш гнучким, краще піддавався згортанню і полегшував наH писання тексту. Документ на паперовій основі стійко увійшов у повсякденне життя, став його невід’ємним атрибутом. ВиникH ла велика кількість нових видів документів, число яких постH ійно і неухильно зростало. Розширення сфери використання документів стало передуH мовою їх подальшої спеціалізації. Так, зокрема, започатковуєтьH ся документування з метою обліку фінансових і господарьких операцій. Поступове вдосконалення документаційного обігу сприяє розробці більш сталих формулярів того чи іншого зразH ка документа. Відпрацьовується порядок засвідчення докуH ментів. Виникає потреба у спеціально навчених людях, які здійснюють виробництво документів на професійній основі, і, як наслідок, з’являється необхідність у створенні спеціальних установ з налагодженою системою управління виробництвом ділових паперів. З середини XVI до кінця XVII ст. такими дерH 12

Розділ 1. Документ у сфері управління

жавними установами були прикази. Їх структура і організація роботи була орієнтована на виконання різноманітних докуменH тованих рішень. Приказ очолював дяк або суд’як, в особі якого виконавча влада поєднувалася з судовою. Йому підпорядковуH валась решта піддячих і писарів, які і здійснювали власне докуH ментування. Воно полягало у складанні указів, запитів, чолоH битних, внаслідок чого з’являлись нові документи – вироки, позики тощо. В історичних джерелах така система документуH вання виконавчих дій здобула назву приказного діловодства. Поступово в діловодстві складалась чітка класифікація і усталена термінологія. Значна кількість документів, що створюH вались або піддавались відповідній переробці, зосереджувалась у приказах і вимагала певної систематизації. На той час докуH менти писались на смужках паперу шириною 15–17см – стоH впцях. Кожний такий стовпець у хронологічному порядку підклеювався до попереднього документа, утворюючи довгу смугу, що скручувалась у сувій. Стандартний сувій мав довжиH ну близько 54 метрів. Незручність обробки і подальшого викоH ристання таких документів вимагала суттєвих змін у системі їх обліку, контролю і подальшого зберігання. Від тих часів до нас дійшли канцелярські вирази, що мають сьогодні сатиричноHіроH нічне забарвлення. Так, наприклад, довгі сувої називались “воH локитою”; адже при їх розгортанні вони тяглися по підлозі. Зрозуміло, що видобути з такого сувою необхідну інформацію було непросто, а головне – довго. Тому, слово „волокита” в сучасному вжитку означає довге очікування рішення в докуH ментаційному обслуговуванні. На відміну від попереднього періоду, коли діловодство кеH рувалося звичаєм і канцелярською традицією, у XVIII ст. осH новні підходи і методи документування в державних устаноH вах, а також форма документів визначаються чинним законодавством кожної країни. У різних країнах у різні історичні періоди державне регуH лювання всіх процесів у роботі з документами здійснювалося шляхом закріплення певних правил і норм спеціальними заH конодавчими і нормативноHправовими актами. Такі правила 13

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

не тільки відображали національні особливості, а й викорисH товували досвід інших країн, переважно більш розвинутих в економічному відношенні. Так, діловодні устої Лівобережної України (Гетьманщини) XVIII ст. складалися під впливом і на основі традицій Київської Русі, досвіду Запорозької Січі, польського і литовського правління, а також колезького ділоH водства Російської імперії. Колезьке діловодство не можна вважати винаходом петH ровської епохи. Адже самі об’єктивні зміни в політичному та економічному статусі російської держави вимагали здійснення радикальних перетворень в управлінні країною. Крім того, масH штабність державного мислення обумовила звернення російсьH кої влади до відповідного досвіду більш розвинутих країн ЄвроH пи, зокрема Данії і Швеції. Реформа системи державного управління в Росії в першій чверті XVIII ст. привела до створення ряду нових установ: Сенату, Синоду, колегій і місцевих канцелярій. Це вимагало відповідного регулювання діловодства. Численні законодавчі акти цього періоду містять вимоги і правила підготовки та офорH млення окремих видів документів. І тільки Генеральний реглаH мент від 28 лютого 1720 р. остаточно впорядкував систему доH кументування економічної і соціальноHполітичної сфери. Колезьке діловодство, як воно тепер стало називатись, відрізнялось від приказного дорадчим порядком обговорення і врегулювання справ, чіткою організацією діяльності відповідних служб, уніфH ікацією найбільш поширених видів документів. Так, у докуменH таційний обіг поступово входять спеціальні службові аркуші – бланки; впроваджується спеціальна форма обліку і контролю за виконанням документованих рішень – журнал; використовуH ються спеціальні атрибути для засвідчення документів – печатH ки, штампи тощо. Від колезького діловодства бере початок значна кількість видів документів, що існують і сьогодні. До Генерального регламенту додавався спеціальний список іншомовних слів із їх тлумаченням та визначень основних поH нять. Документ у ньому трактувався як “писаний доказ”, а такі види документів, як грамоти, накази мали назву указів, реглаH 14

Розділ 1. Документ у сфері управління

ментів, інструкцій. Хід обговорення різних питань фіксувався в таких документах, як протокол та резолюція. Основними терміH нами у сфері листування були „лист” і „кореспонденція”. ДоH повідні записки і реляції називались “відписками”, повідомленH ня про виконання указів – “екзекуціями”. Жалувані грамоти були перейменовані на дипломи, а чолобитні – на прохання [41]. Розвиток колезького діловодства характеризується його бюрократизацією і посиленням ролі документа як носія певної інформації. Упродовж XVIII ст. було здійснено ряд заходів, що обмеH жували автономію України. Це, зокрема, наступ на права коH зацької старшини паралельно з пошуком у її особі союзника шляхом відновлення її привілеїв і виборності гетьманів. З поH чатку 1722 р. функція контролю за діяльністю гетьмана була покладена на Малоросійську колегію, що діяла у Глухові. НаH гляд за козачою старшиною в містах здійснювали коменданти. Після скасування в 1727 р. Малоросійської колегії Україна упH равлялась колегіальним органом, що складався з державних службовців і представників козацької старшини – Правлінням гетьманського уряду. Ділова документація Гетьманщини зосеH реджувалася в адміністративноHтериторіальних органах влади. Ще в ході визвольної війни українського народу 1648–1654 рр. склалась українська державність, визначився місцевий адміH ністративноHтериторіальний устрій, в основу якого був покладеH ний поділ козацького війська за територіальною ознакою на полH ки і сотні. Вищим військовоHадміністративним козацьким органом, через який гетьманом реалізувались його військові і цивільні владні повноваження, була Генеральна військова канH целярія. Нею готувалась документація з різних питань державH ного і суспільного життя. Кожний вид документа мав свою наH зву і чітко визначену форму. Найбільш вживаними були універсали, накази, привілеї, листи, договори, статті, інструкції тощо. З 1721 р. Генеральна військова канцелярія набула статусу особливого адміністративного колегіального органу з правом розгляду і розв’язання важливих питань поточного державного управління, видання указів і розпоряджень нарівні з гетьманом. 15

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Найбільш поширеними органами виконавчої влади на місцях були полкові канцелярії. Очолював канцелярію полкоH вий писар, а до її штату входили старші канцеляристи і канцеH ляристи. Полковими канцеляріями складались кампути – списH ки козаків, супроводжувані відомостями про їх майнове становище, проходження ними військової служби. Цими устаH новами видавались також універсали, накази, листи полковH ників тощо. Полкова канцелярія вела діловодство спільно з полковими судами. Практично діяльність цих органів полкової влади майH же не розмежовувалась. Очолювались вони полковником. Для внутрішнього діловодства існувало кілька книг. “Книга декретова” включала вхідні та вихідні папери, різні ухвали. У “Книзі протестів” фіксувались позови та протести. До “Книги справ поточних” вносились відомості про розслідування і рішення щодо завершення цих справ. Матеріали про карні злоH чини фіксувались у “Карній книзі”. Царським указом від 1715 р. в Україні запроваджені сотенні канцелярії. Сотенна старшина (осавул, писар і хорунжий) реH комендувала трьох претендентів на посаду сотника, а гетьман і царські урядовці затверджували одного з них на цій посаді. Сотенну канцелярію очолював писар. У веденні діловодства йому допомагали підписки. Сотенні канцелярії нерідко здійснюH вали ратушне діловодство, іноді фіксуючи справи в міських актових книгах. У 1781 р. на Україні скасовано адміністративноHтериторіальH ний поділ на полки і сотні. Царським указом “Про відновленH ня в Малоросії правління і судовиробництва у відповідності з тамтешніми правилами і давніми обрядами” від 1796 р. було засновано Генеральний суд, а в повітах – земські (з цивільних справ) і підкормські (з межових справ) суди. У цей самий час діловодство в Західній Україні переживаH ло період свого становлення. Західноукраїнські землі, що в 1772 р. в результаті поділу Речі Посполитої відійшли до Австрії, здобули назву Королівства Галичини і Лодомерії (Konigrech Galizien und Jodomerien). 16

Розділ 1. Документ у сфері управління

Австрійські власті розпочали на цій території реорганізацію органів державної влади і управління з запровадженням систеH ми діловодства, прийнятої у відповідних установах метрополії. Хоча ще деякий час цілий ряд установ (передусім суди, а таH кож міські та сільські управління) здійснював діловодство за польськими правилами. Порядок і спосіб ведення діловодства в адміністративних установах Галичини був однаковим для всіх. Найбільш тиH повою адміністративною установою було Галицьке губернаH торство, в якому велось звичайне (просте) і таємне діловодH ство. Згідно з інструкцією 1773 р. діловодство в губернаторстві вела канцелярія, що поділялась на 4 секції: бюро реєстрації (інакше – подавчий протокол); бюро рефеH рентів, експедиція, реєстратура (інакше – архів). Із введенH ням нової маніпуляції (1 січня 1784 р.) впроваджено журнаH ли реєстрації вхідної документації (ексгібітів). Для реєстрації документів секретного змісту використовувалися спеціальні журнали. Зареєстрована вхідна документація надходила в бюро референтів, а потім передавалась на розгляд відповідH ним референтам чи департаментам. Документ, що вимагає відповіді, надсилався в експедицію, а призначений для зберH ігання – в реєстратуру (архів). Тут документи складалися в так звані стоси строго за вхідними реєстраційними номераH ми і датою надходження. Документи, одержані протягом одH ного року, зв’язувались у в’язки – фасцикули. Особливістю австрійського діловодства було його ведення на аркушах веH ликого формату, що називались конволютами. Це по суті доH кументальні додатки, які через свій формат не могли бути приєднані до документів, зібраних у фасцикулах [32]. З 1772 по 1787 рр. діловодство у всіх адміністративних усH тановах Галичини велось латинською і німецькою мовами. Введення німецької мови в усіх державних установах ГалиH чини офіційно оформлено в 1787 р. Поряд з німецькою з 1869 р. дозволялось також ведення документації польською і україH нською мовами. Але на практиці вживання української мови було дуже обмеженим. У Львові українською мовою деякий 17

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

час видавався “Вісник законів”. Така система діловодства проH існувала на території Галичини аж до розпаду в 1918 р. АвстH роHУгорської імперії і переходу влади до української буржуазії, супроводжуваного створенням ЗУНР. Восени 1919 р. ЗУНР була розгромлена поляками при підтримці держав Антанти, і Західна Україна знову увійшла до складу Польщі. Місцеві адміністративні установи черговий раз перейшли на польську систему діловодства, доки в 1921 р. польське намісництво не припинило свого існування. Ділове письмо XVIII ст. відзначається стилістичною єдністю, що виявляється в однотипному розташуванні текстів різних заH конодавчих актів, єдиній композиційній побудові тексту близьких за жанром актів (заголовок, титул, окремі формулярні рубрики і т. ін.), мотивованому вживанні термінів і канцеляризмів [27]. З огляду на зміст документів цього періоду їх можна подH ілити на такі групи: адміністративноHрозпорядчі; фінансові; документи збирання контрибуцій; торговельні документи; воєнні і судові документи; документи приватного характеру. Ці документальні джерела відображають особливості ділової мови того часу. Для неї характерні специфічні слова і звороти, а таH кож канцеляризми, що формувались при створенні офіційних документів. У процесі розвитку діловодства виникли такі види документів, як універсали, укази, постанови, рішення, директиH ви, циркуляри, донесення, звернення, рескрипти, ноти, диплоH ми, патенти, протоколи, протести, присяги, купчі, закладні, векH селі, мемуари тощо. З початку XIX ст. на Лівобережній Україні встановлюється режим абсолютного монархічного правління, що відобразилось і на документації того часу. Губернською реформою 1775 р. визначено структуру губерH нського устрою, що базувалось на розмежуванні адміністративH них, судових і фінансових функцій. У Правобережній Україні після приєднання її до Росії (1793р.) також були відкриті загальнодержавні установи єдиноH го зразка. Створене в 1815 р. у складі Росії Королівство Польське мало свою автономію, але фактично адміністративні 18

Розділ 1. Документ у сфері управління

функції виконували царські намісники. Королівство поділялось на вісім воєводств, а ті, в свою чергу, на повіти. До складу коH ролівства входили також західноукраїнські землі. Указом 1811 р. “Заснування міністерств” петровські колегії було скасовано і замість них створено міністерства, які мали таку структуру: департаменти, рада міністрів, загальні присутні департаментів, канцелярія міністра. Департаменти і канцеляH рія міністра поділялись відповідно на відділення і столи. ПеH риферійні райони управлялись намісництвом, якому підпоH рядковувались генералHгубернаторства, а цим останнім – області, далі – округи і т. ін. Указом був уніфікований реглаH мент документування для центрального апарату управління і для місцевих органів [31]. Особлива увага у виконавчому діловодстві приділялась лиH стуванню і відносинам між центральними та місцевими устаH новами. З цією метою в XIX ст. широко використовувалися бланки, що виготовлялися друкарським способом (набирались або гравірувались). На бланку зазначались назва установиH відправника, її структурного підрозділу (департамент, відділенH ня, стіл). Після тексту вказувались дата складання листа і його реєстраційний номер. Листування велось переважно між такиH ми інстанціями: вищими присутственими органами і властями; присутственими місцями однакового ієрархічного рівня управH ління; низовими і вищими ланками управління. Вищими присутственими органами влади надсилались у нижчі укази, накази, записки, подання. Царю належала прероH гатива видання маніфестів, рескриптів, повелінь, іменних указів. Укази видавались також Сенатом, губернськими управліннями, судовими установами. Різні за своїм ієрархічним рівнем упH равлінські інстанції підтримували між собою документаційні відносини за допомогою листів, повідомлень, відношень. Відповіді низових ланок виконавчої влади вищим органам оформлялись у вигляді рапортів і донесень. До письмових актів присутствених місць належали судові журнали, протоколи, настільні реєстри, доповідні книги, вхідні і вихідні документи, судові визначення, межові книги тощо [41]. 19

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Зростання продуктивних сил у другій половині XIX ст. усH кладнило документаційне забезпечення державних установ. Бюрократизм службового листування, роздута звітність, чиноH шанування, формалізм визначають характер системи докуменH тування і організації діловодства цього періоду, що здобула назву виконавчої. Відомий вислів “покласти під сукно” породH жений саме виконавчим діловодством у Російській імперії. У середині XIX ст. було визначено і законодавчо закріплеH но порядок документування діяльності товариств з торгівлі, страхування, перевезень і деяких інших сфер підприємництва. Ці товариства були представлені трьома основними типами: повне товариство, товариство на довірі або за вкладенням, тоH вариство за дільницями або компанія. Розроблялися статути, що визначали права, обов’язки і порядок їх діяльності. Після висновку відповідного міністерства статут затверджувався КоH мітетом міністрів. Статути товариств з особливими привілеями затверджувалися Державною радою. Документування угод і контрактів називалось “обрядом чинення актів”. Більшість з них укладалась за обов’язковою формою. Наглядачі і писці повинні були “з точністю дотримуH ватися правил” укладання актів. Не припускалися “скобління”, поправки, приписки. Навіть незначні виправлення в тексті мали супроводжуватися спеціальним застереженням. Канцелярські традиції і канони, що увійшли у практику організації діяльності державних установ, перетворились на гальH мівний фактор у функціонуванні приватних підприємств – банків, заводів, фабрик, торговельних фірм тощо. Розвиток промисловості, вдосконалення їх технічного оснаH щення супроводжувались докорінними змінами в галузі проекH тної і технічної документації. Ці процеси активізувались також під впливом винайдення у другій половині ХІХ ст. нових споH собів документування (фотографування, звукозапису, стеногH рафії), засобів передачі інформації (телеграфу, телефону), а також створення, копіювання і розмноження документів (друкарських машинок, гектографа, шапірографа, ротатора і т. ін.). 20

Розділ 1. Документ у сфері управління

У другій половині XIX – на початку XX ст. відбувалася швидка зміна і вдосконалення засобів створення і обробки доH кументів, розширювалася сфера їх використання. Офіційний документ виконував конкретні функції і в державному упH равлінні, і у приватному бізнесі. В цей період документ переH творюється із звичайного носія інформації на матеріальний об’єкт, який обумовлює різноманітні дії і регулює процеси в середовищі суб’єктів цих дій. Таке призначення документа дикH тувало потребу у спеціально навчених фахівцях і наявності мережі освітніх закладів для їх підготовки. В середині XIX ст. на промислових підприємствах Петербурга вводиться посада секретаря і відкриваються курси та факультети з вивчення секH ретарської справи. В 1868 р. у Харкові почали діяти перші в Росії секретарські курси (для порівняння: в США подібні навчальні заклади з’явились тільки в 1879 р., в Англії і Франції – у 1900– 1907 рр.). Починаючи з 1884 р. в Росії виходило вісім спеціалізоH ваних журналів з питань конторської і секретарської праці – “Вестник контор и канцелярий”, “Бюллетень конторщика”, “Машинопись”, “Стенография” та ін. [23]. Тенденції оптимізації процесів документування протягом XX ст. залишались незмінними і були спрямовані на спрощенH ня технології підготовки та оформлення документів, розмежуH вання існуючих документних форм за змістовою ознакою, тобH то їх систематизацію на основі функціонального призначення. Ще одним напрямом був пошук шляхів удосконалених технічH них засобів і пристроїв для створення, передачі, обробки і збеH рігання документів. Таким чином, у широкому розумінні поняття „документ” можна визначити як матеріальний об’єкт з відбиттям на ньо" му одним із відомих людству способів інформації, що існує в пев" ному просторі і часі. Виходячи з цього визначення, документи можна класифіH кувати за такими основними ознаками: ™ за матеріальними носіями (унікальні, паперові, кінофоH тофоноH, електронні); 21

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

™ за способом запису інформації (рукописні, зображуH вальні, друковані, кодовані); ™ за сприйняттям інформації (візуально зрозумілі, ті, що вимагають технічних пристроїв, дешифрування); ™ за походженням (особисті – приватні, приватноHофіційні; офіційні – законодавчі, нормативні, науковоHтехнічні, управлінські); ™ за достовірністю (оригінали, копії, дублікати). Феномен документа починає вивчатись лише у XX ст. РізноH аспектний науковий аналіз його складових – інформації та маH теріального носія – є прерогативою ряду наукових дисциплін, що визначили об’єктом свого дослідження документ [38]. У сфері ж менеджменту документ, відбиваючи зміст процесу управлінH ня, виконує ще й роль міжгалузевого засобу зв’язку, за допомоH гою якого кожна із сторін намагається досягти своєї мети.

Запитання для самоперевірки 1. Які Ви знаєте матеріальні носії інформації? 2. До якого історичного періоду відносяться перші докуменH товані пам’ятки, що засвідчують розвиток ділових стоH сунків у східнослов’янських народів? 3. Яку назву має перший в історії період документування суспільних процесів? 4. Які особливості розвитку діловодства у XVII столітті? 5. Яким документом визначався порядок провадження коH лезького діловодства? 6. Які характерні ознаки ділової документації ГетьманH щини? 7. Які особливості діловодства XVII ст. в Галичині? 8. Які характерні ознаки діловодства Лівобережної України XIX ст.? 9. Який вплив на документаційне забезпечення управлінсьH кої діяльності мав промисловий розвиток суспільства в XIX – на початку XX ст.? 10. Що таке документ? 11. Які класифікаційні ознаки документа? 22

Розділ 1. Документ у сфері управління

1.2. Документаційне забезпечення менеджменту Усвідомлення ролі інформації в управлінській діяльності невіддільне від з’ясування ролі документа в розвитку економіH ки та суспільства в цілому. В історії людства виділяють два принципово відмінні між собою етапи розвитку інформаційних технологій: доіндустріальH ний та індустріальний. Якщо перша інформаційна революція пов’язана з винайденням друкарського верстата, то друга – з появою в середині XX ст. ЕОМ як підсилювача інтелектуальH них можливостей людини. Одним із знакових елементів новоH го інформаційного суспільства став комп’ютер і створене за його участю віртуальне середовище. Входження людства у ХХІ ст. характеризується переходом від традиційного інформаційного простору, де носієм соціальної інформації виступав матеріальH ний об’єкт (глина, папірус, пергамент, папір, плівка тощо), в нове технологічне середовище – віртуальний простір. Всі ці зміни привели до революційних перетворень як у технології документування інформації, так і в підході до самоH го документа. Основні параметри, за якими визначається докуH мент як соціокультурний феномен, є інформація, матеріальний носій і технології фіксування інформації з її наступною ідентиH фікацією на рівні користувачів. Усі ці складові, і перш за все інформаційна, дають підстави розглядати документ як джерело знань, відповідним чином зафіксованих і оброблених у прийH нятну для споживачів форму, тобто – як інформаційний ресурс. Інформаційний ресурс суттєво відрізняється від усіх інших ресурсів, оскільки не підпадає під категорію рідкісних або обH межених. Навпаки: інформація має властивості безмежні, що опосередковано характеризує її на споживчому рівні. Так, відоH мий американський дослідник у галузі теорії і практики менедH жменту П. Друкер зазначає: “Якщо я продаю певний предмет, наприклад, книгу, то після продажу у мене його більше немає. Якщо я продаю інформацію, вона, як і раніше, залишається у мене. Більше того, інформація стає тим ціннішою, чим більше людей володіє нею. Інформація “не прив’язана” до жодного 23

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

виду виробництва або підприємницької діяльності. Інформація не має чітко означеної форми кінцевого використання, так само як жоден вид кінцевого використання не потребує специфічH ного виду інформації і не залежить від будьHякого конкретного інформаційного джерела. Значення цього факту для економістів потребує кардинального перегляду економічної теорії, мало того, це означає, що ключові положення менеджменту теж потребуH ють негайного перегляду” [29]. Інформація виконує в менеджменті досить важливу роль. Хоч і вважається, що менеджер приймає рішення стосовно якоH гось конкретного випадку, в дійсності він приймає рішення на основі інформації про цей випадок. Управлінська інформація має своєю метою забезпечення інтегрованої системи взаємодії, яка дає кожному рівню управління “потрібну” інформацію в “потрібний” час. При цьому рішення повинні базуватись на кращій з наявної інформації в тих межах, в яких забезпечення такою інформацією виправдане економічно. Управлінська діяльність може бути представлена як цілісна система менеджменту. Система менеджменту – це комплекс наукових підходів і методів, що сприяють прийняттю і реаліH зації конкурентоспроможних рішень [54]. Основними складовими системи менеджменту є керуюча і ке" рована підсистеми. Керуюча підсистема – це підсистема, в якій відбувається регламентація вимог щодо якості управлінських рішень і організовується процес управління персоналом для досягнення цілей і завдань системи. Компонентами керуючої підсистеми є: ™ управління персоналом; ™ розробка управлінського рішення; ™ оперативне управління реалізацією рішення. Керована підсистема – це підсистема, здатна сприймати і якісно виконувати управлінські рішення керуючої підсистеми. Інформація як сукупність відомостей і даних, необхідних для успішного здійснення аналізу, контролю, прийняття та органіH зації виконання управлінських рішень, виступає невід’ємним елементом ефективного управління організаційноHекономічниH ми процесами взагалі і підприємницькою діяльністю зокрема. 24

Розділ 1. Документ у сфері управління

З одного боку, вона відображає умови, властивості, законоH мірності, особливості функціонування як об’єкта, так і системи управління ним; з іншого – опосередковує трудову діяльність людей, визначає форми стосунків між ними, а також постійно використовується в межах конкретної системи менеджменту і в регулюванні її відносин із зовнішнім середовищем. Ці процеH си можна відобразити за допомогою схеми 1. Умовні позначення: Зовнішнє середовище I1

Керуюча підсистема

Наукові підходи, функції, методи менеджменту

Вхід I3

Вихід I2

Керована підсистема

I4

Зворотний зв’язок

Схема 1

‚‚‚ I1 – інформація, що надходить до системи з зовнішньH ого середовища і стає спонукальним мотивом в органіH зації процесу менеджменту; I2, I3 – напрями руху інформації в межах системи менеджH менту; I4 – інформація, одержана в процесі функціонування підсиH стем менеджменту, що може розглядатись як нова мотиH 25

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

вація для підвищення ефективності функціонування системи менеджменту. Інформація може нести в собі як позитивні, так і негативні моменти, оскільки існує небезпека, що рішення можуть базуваH тись на недостовірній інформації. Крім того, на практиці часто ототожнюються поняття “інформація” і “дані”. Різниця між даH ними та інформацією полягає в тому, що дані – це, як правило, “сирі” факти, які тоді перетворюються на інформацію, коли вони оброблені, піддаються контролю і придатні для прийняття рішень. Інформації, на відміну від даних, властиве індивідуальH не забарвлення, вона багато в чому визначається сприйняттям. Однак і дані, і документована інформація мають спільну власH тивість відображати (хоч і в різній формі) реальні процеси, явиH ща і зв’язки на мікроH та макрорівні, інформувати про успіхи чи проблеми, що несе в собі нове, поглиблене знання стосовно процесів управління в межах керуючої і керованої підсистем. При з’ясуванні кількісного і якісного складу інформації, здатH ної впливати на результати менеджменту, слід дотримуватись таких принципів: ™ цільової орієнтації, згідно з яким формування та організаH ція інформаційних потоків повинні забезпечувати адекH ватність їх змістового наповнення завданнями, що вимаH гають розв’язку; ™ ієрархічності, який передбачає орієнтацію інформаційних потоків на конкретного споживача відповідного рівня управління, виходячи з умов доцільності, необхідності і достатності; ™ функціональності, що покликаний визначати тематикоH функціональну спрямованість інформаційних потоків (баз даних) для забезпечення реалізації різноманітних завдань конкретними користувачами; ™ взаємодії, що передбачає необхідність універсалізації інформаційних потоків з метою їх об’єднання в єдину інформаційну мережу як на мікрорівні (галузевому), так і на макрорівні (державному, міжнародному); 26

Розділ 1. Документ у сфері управління

™ обмеження (не ототожнювати з обмеженням доступу до інформації), який полягає в раціональній організації інформаційних потоків, що не припускає дублювання, надмірності, недостовірності, ентропії і т.ін.; ™ замкненості, що передбачає необхідність забезпечення циклічного руху інформаційних потоків за рахунок органH ізації ефективних зворотних зв’язків між джерелами інформації та її користувачами за умови безперервного поповнення і часткової зміни (взаємопоповнення) інфорH маційної бази. З точки зору процедури управлінська діяльність – це відбір, аналіз, обробка і видача нової інформації, що сприяє регулюванH ню організаційноHвиробничих процесів і приведенню їх у відповідність із поставленими цілями. Рекомендації щодо ефекH тивного управління містяться в різноманітних інформаційних джерелах. Для розв’язання конкретних завдань і прийняття оптимальH них рішень менеджер повинен відібрати і оцінити певний обH сяг інформації. Механізм вироблення і реалізації управлінських рішень завжди відігравав велику суспільну роль. Управлінське рішення – це результат аналізу, прогнозуван" ня, економічного обґрунтування і вибору альтернативного варі" анту з"поміж певного числа інших, здатного забезпечити опти" мальний шлях досягнення конкретної мети. В теорії менеджменту рішення характеризується за чотирH ма основними параметрами: наявність вибору (тобто варіантів можливої поведінки), його усвідомленість, орієнтованість на конкретні цілі, завершення вибору дією. Управлінське рішення, на відміну від будьHяких інших рішень, має директивний характер і відзначається обов’язковіH стю. Управлінське рішення передбачає вплив на об’єкти управH ління і не може сприйматись альтернативно, тобто на основі оцінки його обов’язковості чи необов’язковості виконання кеH рованою підсистемою [34]. Процес підготовки і прийняття управлінського рішення подH іляється на кілька етапів, поданих у схемі 2. 27

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Принципова схема підготовки управлінського рішення Зовнішня мотивація Аналіз проблемної ситуації та визначення мети управлінського рішення Визначення і аналіз інформаційного забезпечення управлінського рішення

Законодавча база Директивні акти Нормативи і регламенти Науково-технічна Національний архівний Тенденції економічного розвитку і конкурентоспроможність Відомості про соціальноекономічні, наукововиробничі та екологічні Ресурсне забезпечення

Підготовка та обґрунтування альтернативних варіантів

Визначення критеріїв оцінки управлінського рішення

Аналіз альтернативних варіантів і визначення оптимального варіанту управлінського рішення Проведення експертизи і узгодження управлінського рішення Прийняття рішення

Оформлення управлінського рішення

Схема 2

28

Розділ 1. Документ у сфері управління

Поштовхом до виникнення проблемної ситуації, що вимаH гає прийняття і реалізації управлінського рішення, є мотив, сформований у межах будьHякої системи менеджменту, або мотив, сприйнятий системою з зовнішнього середовища. Процес підготовки рішення починається з визначення упH равлінської мети, що може бути здійснено під впливом зовнішніх факторів і внутрішніх потенційних можливостей організації. Керівництво організації приступає до комплексноH го аналізу факторів, що безпосередньо впливають на досягненH ня визначеної мети. Наступний етап у підготовці і прийнятті рішення полягає в залученні різноманітної інформації, що забезпечує дотримання чинного законодавства, директивних і нормативних докуH ментів, а також врахування відомостей про сучасні науковоH технічні дослідження. Якщо мова йде про розв’язання інноваH ційних завдань організації, то слід використати не лише дані про завершені дослідження, а й наукові прогнози, гіпотези в межах даного кола питань. Фактор “онауковлення” виробництва сутH тєво впливає на підготовку і прийняття управлінських рішень інноваційного характеру. Необхідно також враховувати прогреH сивний досвід інших підприємств і організацій, щоб правильH но зорієнтуватись у конкурентному середовищі. Доцільність прийнятого рішення визначається всебічним анаH лізом і врахуванням наявних можливостей для його виконання (матеріальні і трудові ресурси для розвитку виробництва, внутH рішня інформація про виробничоHгосподарську діяльність органH ізації). У ході синтезу одержаних даних, у тому числі вартісноH цінових, виробляється загальний формат процесу досягнення мети. І нарешті, слід залучити консультантів і експертів – як прихильників, так і противників даного рішення, – що професH ійно володіють будьHякою інформацією з цього питання. Етап всебічної підготовки інформації дає можливість наH копичити позитивні і негативні відомості, які можуть бути використані в процесі прийняття і реалізації управлінськоH го рішення. Обсяг залученої інформації залежить від харакH теру рішення. 29

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Далі здійснюється розробка власне рішення. На цьому етапі виконується ряд операцій. Розробляється кілька проектів рішення, варіантів оцінки їх результатів. Вони можуть виходиH ти з різних умов виконання рішення. Остаточний проект рішенH ня обирається після його узгодження з різними установами і посадовими особами. Обрана документована форма управлінсьH кого рішення оформляється у відповідності з нормами, реглаH ментами, правилами документування управлінської діяльності в даній системі менеджменту. Завершальним етапом у підготовці управлінського рішення є підписання або затвердження обраної документної форми. Розглянутий технологічний процес підготовки управлінсьH кого рішення може бути скорочений, але в цілому він обов’язH ковий для кожної системи менеджменту. При систематизації управлінських рішень слід враховувати найголовнішу класифікаційну ознаку – змістову, на основі якої виділяються такі їх групи: ™ програмні рішення; ™ рішення, прийняті на підставі розпорядчих актів установ вищого рівня управління; ™ ініціативні рішення; ™ ситуаційні рішення. Класифікація управлінських рішень за процедурою прийH няття обумовлює їх поділ на індивідуальні, групові, колективні і змішані. Індивідуальні рішення приймаються уповноважениH ми посадовими особами в межах їх компетенції, тобто одноосH ібно. Групові рішення виробляються спільними зусиллями певH ного числа фахівців, що дозволяє здійснити поглиблений аналіз проблем і порівняти різні точки зору. Колективні рішення виH робляються дорадчими органами і приймаються колегіально. У практиці менеджменту різні форми рішень перетинаються. Так, індивідуальні рішення можуть прийматись на підставі колекH тивних або групових рішень. Колективні та групові рішення, в свою чергу, можуть ухвалюватись, виходячи з індивідуальних рішень. Класифікація рішень за змістовою ознакою і процедурою прийняття доповнюється їх поділом за формою подання на 30

Розділ 1. Документ у сфері управління

усні і письмові. Найбільш поширеною формою управлінських рішень є письмові, які фіксуються в певних формах документів. Це забезпечує впорядкування і фіксування інформації, необхіH дної для планування, організації та реалізації менеджменту. Документ, використовуваний в управлінському обігу (в тому числі і як засіб комунікації), має властивості не лише інформаційного ресурсу, але й інформаційного потенціалу, що передбачає наявність таких складових: змістової, організаційної, матеріально"технологічної, кадрово"персоніфікаційної. Змістова складова характеризується інформаційною ємністю при відсутності ентропії управлінського документа як джерела інформації. Вона вимагає достовірності і повноти інформації. Ця складова обумовлює накопичення інформації з метою форH мування документаційних баз даних для їх подальшої реалізації, в тому числі як товару чи послуги. Організаційна складова передбачає певні вимоги до структурH ної побудови та організації документаційного забезпечення різних систем менеджменту на всіх рівнях управління. ОрганH ізаційна складова сьогодні має бути орієнтована на створення конкретної міжвідомчої організаційноHекономічної структури інноваційного характеру з визначеним колом повноважень і можливостями для надання послуг установам, підприємствам, організаціям різних форм власності у сфері документаційного забезпечення їх функціонування. Матеріально"технологічна складова полягає в перетворенні інформації на матеріальні об’єкти, що базуються на використанні новітніх технологій і програмних технічних засобів з метою їх подальшого використання товару чи послуги. Дана складова може розглядатись як крок у напрямі формування нового виду товару. Просування інформації в певному середовищі з подальH шим доведенням її до користувача вимагає здійснення компH лексних маркетингових досліджень на предмет встановлення відповідності якісноHвартісних параметрів пропонованого товаH ру динаміці сучасного менеджменту. Сутність кадрово"персоніфікаційної складової полягає в тому, що кожна людина може виступати як об’єктом, так і суб’єктом 31

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

діяльності зі створення і використання інформації. Тому дана складова спрямована на реалізацію здатності певного соціуму до створення конкретного продукту і доведення його до кориH стувача. З іншого боку, вона обумовлена можливостями сприйH няття і ефективної переробки документованої інформації певH ним соціумом з метою підготовки, прийняття і виконання управлінських рішень. Сьогодні змінюється соціальноHекономіH чне середовище документоутворення. Значно знижується соH бівартість документування інформації при одночасному приH скоренні і спрощенні відповідної процедури. Внаслідок цього до процесу документування менеджменту залучаються мільйоH ни людей. Ось чому суспільство свідомо переходить від ситуаH ційного управління документаційними потоками до наукових підходів в управлінні документацією. Сучасний управлінський документ потребує вироблення відповідної стратегії в організації і управлінні ним як інформаH ційним ресурсом. При цьому неминучим є перехід від ситуацH ійного підходу до методів і підходів, розроблених у теорії упH равління, зокрема в межах інформаційного менеджменту. До самого початку ХХ ст. документ належав виключно до сфери діловодства, яке виконувало практичні завдання документацH ійного забезпечення управління. З розвитком управлінської науки на рубежі ХІХ – ХХ ст. діловодство стало сприйматись як суто технічна (допоміжна) діяльність у процесі управління. Започатковані в цей період тенденції в діловодстві визначили напрями його подальшого розвитку і вдосконалення. Під поняттям “діловодство” розуміють організовану певним чином роботу з документами у традиційних управлінських структурах. Інакше кажучи, діловодство – це певний процес організації роботи з документами, основною метою якого є регу" лювання їх руху з точки зору доцільності і раціональності, а також супровід і контроль за їх виконанням у конкретній уп" равлінській системі. Першочерговими заходами для забезпечення інформаційH них потреб менеджменту є добір і аналіз різних джерел інфорH мації, їх систематизація, приведення до загальноприйнятих 32

Розділ 1. Документ у сфері управління

форм, доведення до користувача, обслуговування, подальше зберігання і утилізація. В масштабі країни ці процеси регулюH ються нормативноHрозпорядчими актами, зокрема, Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997р. № 1153 “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерH ствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виH конавчої влади” [13]. Жорстка регламентація діловодних процесів перешкоджає задоволенню різноманітних інформаційних потреб сучасного менеджменту. Виходячи з інформаційного навантаження на сучасний управлінський документ, слід зазначити, що якість і ефективність вироблення, прийняття та виконання управлінсьH ких рішень не залежить від більш або менш налагодженої сисH теми діловодства в установі. Без спеціальної організації процеH су розробки змістовоHконцептуальної моделі управлінського документа сучасний менеджмент неможливий. На основі врахування традицій і накопиченого досвіду роH боти з документами історично вироблена сукупність певних принципів і правил, що визначають вимоги до підготовки доH кументів та організації роботи з ними. Ця діяльність поєднує в собі елементи діловодства і документаційного забезпечення менеджменту. Разом з тим останнє виконує функцію інформаH ційного постачання на всі ділянки управління такої докуменH тації, обсяги і якість якої відповідали б вимогам і потребам прийняття і виконання будьHякого управлінського рішення. Отже, документаційне забезпечення менеджменту – це орган" ізаційно"методична діяльність, спрямована на створення управ" лінських документів і моніторингу їх використання в процесі прийняття рішень та реалізації основних функцій управління. Таким чином, розвиток і вдосконалення документаційного забезпечення менеджменту підпорядковані завданню отриманH ня нових або додаткових відомостей про систему управління в цілому та окремі її складові для аналізу, організації, контролю за виконанням рішень з метою одержання прибутку. 33

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Запитання для самоперевірки 1. Яка роль документованої інформації в менеджменті? 2. Які види управлінських рішень виділяються за змістовою ознакою? 3. Які основні принципи функціонування інформації в меH неджменті? 4. Що включає документ як складова ресурсного потенціалу? 5. Що таке діловодство? 6. У чому сутність документаційного забезпечення менедH жменту? 7. Яка відмінність між поняттями “діловодство” і “докуменH таційне забезпечення менеджменту”?

1.3. Управлінський документ у сучасному менеджменті Документована інформація є основою управління. ЕфекH тивність останнього значною мірою базується на виробництві і споживанні інформації, сконцентрованої в документах, де їй надано відповідної форми і забезпечено переміщення у часі і просторі. Саме документи і документна інформація є основою для прийняття управлінських рішень та їх юридично підкресH леної реалізації, що визначає їх безумовне виконання [39]. Невід’ємною складовою управлінської діяльності і процесу менеджменту є створення інформаційного носія з організацією його послідовного пересування в межах певної системи управлH іння. Найбільш поширеним у сучасному менеджменті матеріальH ним носієм із зафіксованою на ньому з дотриманням певної юридичної процедури інформацією є управлінський документ. Управлінський документ – це матеріальний об’єкт із закрі" пленою будь"яким способом на спеціальному носії інформацією, що утворилась і (або) використовується в процесі управління. 34

Розділ 1. Документ у сфері управління

Управлінська документація як сукупність відомостей і даH них, необхідних для здійснення аналізу, контролю, прийняття та організації виконання управлінських рішень, виступає неH від’ємною складовою ефективного управління організаційноH економічними процесами взагалі і підприємницькою діяльністю зокрема. З одного боку, управлінська документація відображає умови, властивості, закономірності, особливості функціонуванH ня як об’єкта, так і суб’єкта управління. З іншого боку, вона опосередковує трудову діяльність людей, визначає форми відносин між ними і керуючою системою і постійно викорисH товується в управлінні та організації виробництва, в розподілі, реалізації та обігу виробленого продукту чи послуги. Як специфічний продукт управлінська документація має такі особливості: ™ виступаючи на певному етапі менеджменту продуктом праці, на наступному етапі вона є її предметом; ™ має тривале і багаторазове використання, не втрачаючи при цьому своїх споживчих властивостей; ™ має здатність до накопичення; ™ є змінюваною в ціні без будьHякої якісної або кількісної зміни початкового зразка; ™ забезпечує можливість тиражування (копіювання) і одноH часного використання в багатьох місцях. Функціональна різноманітність управлінських документів обумовлює велику кількість класифікаційних ознак, покладених в основу їх групування. Головне завдання вивчення управлінсьH ких документів як об’єктів класифікації полягає в тому, щоб видH ілити їх характерні особливості і дати їм правильне тлумачення і оцінку. Так, відомий український документознавець С.Г. Кулєшов доводить, що “є, так би мовити, прості класифікації, що не мають більше одного рівня поділу, тобто в яких відсутні класифікаційні ряди. Процес диференціації тут можна назвати групуванням, а його результатом – виокремлення груп документів” [38]. Так, зокрема, управлінські документи, що перебувають в обігу в межах установи, можуть бути згруповані за такими озH наками: 35

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

™ послідовність створення: оригінал, дублікат, копія, витяг із документа (оригінал – примірник службового докуменH та, що першим набуває юридичної сили; дублікат – поH вторно оформлений службовий документ замість втрачеH ного чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу; копія – документ, що містить точне знаH кове відтворення змісту чи документної інформації іншоH го документа і – в окремих випадках – деяких його зовнішніх ознак; витяг з документа – засвідчена копія частини тексту службового документа); ™ рівень доступу: загальнодоступні в межах установи, для службового користування (документи, що містять конфіH денційну інформацію), секретні (документи, що містять таємну інформацію); ™ юридична сила: ті, що мають юридичну силу, і ті, що її не мають (ще не набули, не можуть мати, втратили юридичH ну силу). Наведені прості класифікації є однорівневими, тобто видіH лені групи документів не мають подальшого поділу на якісь види. При групуванні управлінських документів установи моH жуть бути розроблені дворівневі класифікації, де групи (класи) документів поділяються на підгрупи (підкласи) і види. Видами документів у даному випадку виступають номінали (акт, проH токол, наказ) або – ще частіше – їх різновиди (наприклад, акт прийманняHздачі робіт, протокол засідання колегії міністерства, наказ про заохочення). В межах класифікації управлінських документів за способом організації процесу їх обігу на вхідні, вихідні і внутрішні можна виділити ще дві групи – ті, що підлягають реєстрації, і ті, що їй не підлягають. Дворівневу структуру має і класифікація номіH налів управлінських документів, які поділяються на види, а осH танні – на документи, що підлягають і не підлягають затвердженH ню, засвідчуються і не засвідчуються гербовою печаткою, а групуються за терміном виконання (безстрокові, термінові, дуже термінові) і зберігання (постійного, тимчасового) [38]. 36

Розділ 1. Документ у сфері управління

Різноманітність документів, використовуваних суспільством у процесі його життєдіяльності, в тому числі й у сфері управлH іння, не дозволяє при їх класифікації виходити з якоїсь однієї ознаки. В основу класифікації управлінських документів моH жуть бути покладені ознаки, властиві документу, як такому, а також особливості створення і використання різних документH них форм. До таких ознак належать: ™ форма представлення (матеріальний носій); ™ цільове призначення (сфера застосування); ™ інформативність (змістовність); ™ зміст і характер правовідносин, якими регулюється виH користання документа. У практиці менеджменту матеріальний носій виступає осH новою документа, що поєднує його змістове наповнення і рекH візити в цілісний матеріальний об’єкт. Такий об’єкт включаєтьH ся у своєрідний технологічний ланцюг створення і руху інформації в часі і просторі, що забезпечує певну міру його збереження і захисту. Реалізація функціонального призначення документа висуває певні вимоги до його матеріальної основи: вона має бути досить міцною, легкою, зручною в користуванні, доступною і відносно дешевою у виробництві. Найбільш поширеним матеріалом для виготовлення управлінських документів є папір. Важливою клаH сифікаційною ознакою документа є також способи і засоби фіксування інформації і реквізитів. За формою подання інфорH мації всі існуючі сьогодні документи поділяються на аналогові і цифрові, за способами фіксування інформації – на рукописні і машинописні (до останніх належать механічні, електромеханічні, фотохімічні та електронні). Цільове призначення управлінського документа визначаєтьH ся перш за все сферою його використання у відповідності з осH новними функціями управління. Наведена нижче таблиця (1.1)може дати певне уявлення про використання управлінської документації в процесі менеджменту.

37

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Таблиця 1.1 Використання управлінської документації в реалізації управління Функції управління Прогнозування Планування Організація і координація Контроль Облік і аналіз

Основні тематичні комплекси управлінських документів, що утворюються внаслідок реалізації цих функцій Первинно-облікова, цінова, торговельна, зовнішньоторговельна, організаційно-розпорядча, науковотехнічна документація Планова, ресурсна, організаційно-розпорядча документація Організаційно-розпорядча документація Реєстраційно-облікова, аналітична, організаційнорозпорядча документація Бухгалтерсько-облікова, звітно-статистична, банківська, фінансова, цінова, документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення

Документ як такий має інформаційний характер. ІнформативH на функція є основною для всіх управлінських документів. ІнфорH мативність документа забезпечує прийняття управлінських рішень, дає правове обґрунтування будьHяких дій у межах викоH нання управлінського рішення; виступає джерелом знань і відоH мостей для певних узагальнень, пошуку аналогій і прийняття ноH вих рішень. Інформативна функція управлінського документа тісно пов’язана з його комунікативною функцією, реалізація якої відбувається через передачу документом інформації в часі і проH сторі. Крім того, документ виступає засобом зв’язку між окремиH ми елементами керуючої і керованої підсистем управління [39]. Зміст управлінського документа вводить його в певне коло правовідносин у сфері менеджменту, тобто надає йому юридичH ної сили. Юридичну силу управлінського документа можна трак" тувати як надану йому чинним законодавством властивість бути підставою для вирішення правових питань, здійснення пра" вового регулювання в межах реалізації основних функцій управл" іння. Законами і підзаконними актами встановлюється перелік ознак, які надають документу юридичної сили. Це, зокрема, наявність реквізитів – підпису, грифу затвердження, відбитка печатки, елементів бланка [38]. 38

Розділ 1. Документ у сфері управління

Юридичні вимоги до різних видів документів, у залежності від їх призначення, можуть бути різними, але кожний управлH інський документ повинен мати не менше п’яти реквізитів, які дозволяли б йому називатись документом і надавали певний юридичний статус. До таких реквізитів належать: автор докуH мента, назва документа, підпис, дата і реєстраційний індекс. Суворе дотримання регламентованого порядку юридичноH го засвідчення організаційноHрозпорядчих документів є обов’язH ковою вимогою до документування управлінської діяльності. Авторами документа виступають, як правило, установи, організації підприємства, їх структурні підрозділи. Іноді автоH ром документа може бути окрема посадова особа, що здебільH шого виконує відповідні функції на громадських засадах. У таких документах реквізит „автор” співпадає з реквізитом „підпис”, що засвідчує походження і підтверджує достовірність (оригінальність) документа. Назва виду документа повинна співпадати з назвами докуH ментів, що функціонують в управлінському середовищі країни, визначеними чинним законодавством. Якщо виникає необхідність у створенні документів, назви яких не зареєстровані і не внесені до Державного класифікатора управлінської документації [19], то слід утриматись від надсилання їх за межі установи. Визначений перелік назв управлінських документів не є чиH мось раз і назавжди встановленим. Суттєві зміни в управлінні соціальноHекономічними процесами створюють ситуації, у яких старі форми документів можуть не задовольняти управлінських потреб, а іноді й перешкоджати розв’язанню важливих завдань. Тому в разі необхідності установа, якою розроблена нова форH ма управлінського документа, може подати обґрунтовані проH позиції до установи вищого рівня та Держстандарту України щодо включення цієї форми до Державного класифікатора упH равлінської документації і, таким чином, надати їй відповідноH го юридичного статусу для загального використання в процесі управлінського документування. У сучасному менеджменті питання про право підпису тих чи інших документів, особливо правових актів, є актуальним і 39

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

потребує чіткого визначення. Право підпису документів має бути зафіксоване у відповідних статутах, положеннях, посадоH вих інструкціях. Документи підписують посадові особи відпоH відно до розподілу обов’язків: документи, складені від імені установи, підписуються керівником або його заступниками; документи, складені від імені структурних підрозділів – керівH никами цих підрозділів; решта документів (доповіді, доповідні записки, довідки, заяви тощо) інформаційного, довідкового або аналітичного характеру може підписуватись виконавцями, якщо дане коло питань не виходить за межі їх повноважень. Особливим способом засвідчення документа після його підписання, що санкціонує поширення дії документа на певне коло організацій, підприємств і громадян, є його затвердження. Документ, який потребує затвердження, набуває юридичної сили тільки з цього моменту. Затверджуються, як правило, такі види документів: положення, статут, структура і штатний розH клад, плани, програми проведення робіт, плани заходів, плани і програми відряджень, графіки відпусток, звіти про виробниH чу діяльність, кошториси витрат, акти перевірок, акти ревізій, акти списання, акти експертизи, акти приймання завершених будівельних об’єктів та деякі інші види документів. Факт затвердження документа у практиці менеджменту оформляється двома способами. Перший вимагає видання розH порядчого документа (постанови, рішення, наказу), в якому констатується факт затвердження відповідного документа. ДруH гий полягає в накладенні відповідного грифу безпосередньо на документі, який потребує затвердження. Обидві форми затверH дження мають однакову юридичну силу. Засобом додаткового засвідчення особливо важливих докуH ментів є проставляння печатки з зображенням Державного Герба України або простої печатки, що не має такого зображенH ня. При цьому слід враховувати, що використання гербових печаток для засвідчення тих чи інших документів регламенH тується правовим шляхом і закріплюється інструкцією або регламентом установи. Примірний перелік документів, на яких проставляється гербова печатка, включає [13]: 40

Розділ 1. Документ у сфері управління

™ акти (приймання завершених будівельних об’єктів, обладH нання, виконання робіт, експертизи та ін.); ™ аркуші погодження проектів нормативноHправових актів (статутів, положень, правил, інструкцій); ™ статути державних підприємств (об’єднань); ™ штатні розклади; ™ протоколи (погодження планів поставок); ™ подання і клопотання (про нагородження); ™ посвідчення про відрядження; ™ заявки (на обладнання, винаходи, і т. п.); ™ заяви (на акредитив тощо); ™ листи гарантійні (на виконання робіт, послуг і т. ін.). Датування документа – обов’язковий реквізит, що є переH дусім юридичною вимогою. Дата пов’язує документ із певним часовим відрізком, вона визначає початок дії зазначених у ньоH му правил і вимог, вказує час прийняття рішення тощо. Дата проставляється особами, що підписують або затвердH жують документ, одночасно з його затвердженням або підпиH санням. Таким чином, датою документа є дата його підписання або затвердження. Наприклад, дата листа, наказу співпадає з датою підписання; дата інструкції, плану – з датою затвердженH ня. Однак у практиці управління є такі документи (акт і протоH кол), у яких дата не відповідає часу їх підписання. Вони датуH ються числом події, зафіксованої у їх змістовій частині, а не датою їх фактичного підписання або затвердження. Управлінські документи набувають остаточної юридичної сили тільки після їх реєстрації спеціальними службами. Факт реєстрації документа включає його в систему дії і виконання й встановлює відповідальність за нього. Так, наприклад, реєстраH ція наказу – це фіксування факту його видання і початку виH конання; реєстрація документа, що надійшов до установи, засH відчує факт одержання запиту, доручення тощо. Формально реєстрація є записом в облікових формах відомо" стей про документ із присвоєнням йому реєстраційного індексу як факту документування та надання документу юридичної сили. Але реєструються лише ті з них, які не включені у визнаH 41

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

чений Інструкцією з діловодства перелік документів, що не підлягають реєстрації. До цих останніх належать [13]: ™ Листи, що надійшли в копії до відома (1). ™ Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки (2). ™ Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний (3). ™ Графіки, наряди, заявки. Рознарядки (4). ™ Зведення та інформація, надіслані до відома (5). ™ Навчальні плани, програми (копії) (6). ™ Рекламні повідомлення, плакати. програми нарад, конфеH ренцій тощо (7). ™ Прейскуранти (копії) (8). ™ Норми витрат матеріалів (9). ™ Вітальні листи і запрошення (10). ™ Друковані видання (книги, журнали, бюлетені) (11). ™ Наукові звіти за темами (12). ™ Місячні, квартальні, піврічні звіти (13). ™ Форми статистичної звітності (14). У практиці документаційного забезпечення менеджменту управлінські документи реєструються різними способами і не завжди централізовано. Так, наприклад, основні розпорядчі документи (накази з основної діяльності, плани, звіти, дирекH тивні документи) реєструються в канцелярії або загальному відділі; документи з кадрового забезпечення – у відділі кадрів; розрахункові бухгалтерські документи – у фінансовому відділі; документи, зазначені в наведеному вище переліку під номераH ми 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають спеціальному обліку у відповH ідних структурних підрозділах установ – бухгалтерії, відділі цінової політики, статистичному відділі, науковоHорганізаційноH му та маркетинговому відділах. Різноманітність видів управлінських документів потребує обґрунтованого обмеження відповідно до кола питань, які розH в’язуються в конкретній установі, шляхом розробки певних документних форм. Державний класифікатор управлінської документації (ДК 010H96) [19] містить згруповані за функціональною ознакою сиH стеми і форми документів, використовувані в процесі управліH 42

Розділ 1. Документ у сфері управління

нської діяльності. Сьогодні ДКУД України включає 15 уніфікоH ваних (загальноприйнятих) систем управлінської документації: ™ організаційно"розпорядчої; ™ первинно"облікової; ™ банківської; ™ фінансової; ™ звітно"статистичної; ™ планової; ™ ресурсної; ™ торговельної; ™ зовнішньоторговельної; ™ цінової; ™ з питань побутового обслуговування населення; ™ бухгалтерсько"облікової. Найбільш поширеною системою документів, що викорисH товується у практиці менеджменту і є основою його докуменH таційного забезпечення, являється організаційно"розпорядча документація (ОРД). Іноді в управлінській практиці організаційноHрозпорядчі документи називають нормативноHправовими актами. Однак нормативноHправові акти приймаються органами виконавчої влади, які встановлюють норми і правила загального характеH ру, розраховані на багаторазове використання (наприклад, праH вила пожежної безпеки, митні правила, правила внутрішнього трудового розпорядку, правила роботи відомчих архівів, інструкція з діловодства, статут підприємства, тощо). Система організаційноHрозпорядчої документації охоплює більш широке коло документів і за номенклатурою, і за функцH іональною належністю. У зв’язку з суттєвими змінами в екоH номіці і в системі державного управління та розвитком недерH жавних організаційноHекономічних утворень окреслилась тенденція в підході до документаційного забезпечення менедH жменту (зокрема, його організаційної складової), заснованому на суб’єктивному сприйняті керівника. Проблема ускладнюєтьH ся тим, що в деяких системах управління частково зруйновані традиційні методи не лише створення документів, а й викорисH тання певних документних форм у відповідності з їх функціоH 43

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

нальною належністю. З’являються нові назви документів, не завH жди виправдані завданнями управління. З точки зору окремих управлінських ситуацій такий відхід від встановлених правил та обмежень може викликати порушення в системі документаційH ного забезпечення менеджменту. Наприклад, замість наказів кеH рівники видають розпорядження або доручення; посадові інструкції фахівців поглинаються іншими документами – такиH ми, як положення або статути, що мають загальний характер і не визначають юридичного статусу конкретного співробітника. Основоположне правило роботи з організаційноHрозпорядH чими документами полягає у визначенні чіткого переліку органH ізаційноHрозпорядчих документів для кола питань шляхом унH іфікації і стандартизації. Майбутнє документаційного забезпечення менеджменту в розрахунку на перспективу орієнтоване на співіснування папеH рових документів з іншими носіями інформації. Ось чому сьоH годні на перший план виступає проблема уніфікації управлінсьH ких документів у будьHяких режимах опрацювання. Особлива увага приділяється приведенню документів у відповідність з міжнародними стандартами, насамперед з ISO 15489:2001 “Information and documentation. Records management” (ІнформаH ція та документація. Управління документацією).

Запитання для самоперевірки 1. 2. 3. 4. 5.

Що таке управлінський документ? Які ознаки має сучасний управлінський документ? На які групи поділяються управлінські документи? Чим визначається юридична сила управлінського документа? На яких управлінських документах не ставиться гербова печатка? 6. Яким внутрішнім документом установи визначається неH обхідність реєстрації управлінських документів? 7. Які існують основні системи управлінських документів? 8. Які основні правові та нормативноHрозпорядчі акти визнаH чають склад управлінських документів в установах країни? 44

РОЗДІЛ 2 Уніфікація управлінських документів 2.1. Напрями уніфікації управлінських документів Необхідність уніфікації документів виникла 40 – 50 років тому і була обумовлена значним збільшенням кількості папеH рових документів, що створювались і функціонували в системі управління. Сучасний менеджмент являє собою безперервний процес соціальноHекономічних та організаційноHтехнічних перетворень, які здійснюються на основі різних підходів із використанням численних методів і засобів. Однак результативність цих переH творень великою мірою визначається наявністю ефективних зв’язків між керуючим і керованим середовищем, що забезпеH чує своєчасну і достовірну інформацію про поведінку чи стан об’єктів управління. Сферою сучасного менеджменту є вся сукупність факторів, що так чи інакше впливають на ефективність виробництва і реH зультативність діяльності підприємства чи установи. Таке роH зуміння сутності менеджменту вимагає з’ясування питання про необхідну і достатню кількість документів, що функціонують в управлінському середовищі. Правильно обрана і побудована система менеджменту реалізовує свої основні функції через певні види документів. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують галузеву належність документів чи їх функціональне призначення. Диференціація систем докуменH тації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціоH нування в загальному інформаційному просторі. За цим принH ципом виділяються такі системи документації: ™ галузеві; ™ функціональні. 45

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Галузеві системи документації призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки, культури, освіти, торгівлі тощо. Кількість таких систем обумовлена кількістю галузей суспільної діяльності, і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів докуH ментів, на основі яких формується нова система документації. В функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, органH ізація, контроль, облік, аналіз та ін. Особливість функціональH них систем полягає в тому, що вони можуть поширюватись на всі установи, організації і підприємства, незважаючи на їх галуH зеву належність. Документаційні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного, взаємодіH ючи між собою в взаємно збагачуючись. Це вимагає виробленH ня спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень. Тому одним із головних напрямів удосконалення документування і докуменH таційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уніH фікація управлінських документів як процес пошуку об’єднуH вального начала і приведення різноманітних показників до співставності або однаковості за певними принципами. Таким чином, метою уніфікації управлінських документів є: ™ зменшення кількості документів, використовуваних в управлінській діяльності; ™ типізація їх форм; зниження трудомісткості їх обробки; ™ інформаційне групування різних систем документації на основі спільності або суміжності функцій управління; ™ використання технічних засобів для підготовки, обробки і використання документів. Уніфікація як метод удосконалення документування для заH безпечення управлінських процесів у найбільш загальному вигляді передбачає локальну і комплексну уніфікацію документів. До локальної уніфікації документів можна віднести розробH ку, апробацію і використання окремих уніфікованих форм конH 46

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

кретних документів у межах однієї установи або її структурноH го підрозділу. Кінцевим продуктом такої уніфікації може бути збірник уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів для реалізації конкретH ного завдання чи напряму діяльності установи (наприклад, уніфікована форма архівної довідки про стаж роботи; уніфікоH вані форми документів про прийняття на роботу: заява, харакH теристика, особовий листок обліку кадрів тощо). До комплексної уніфікації відносяться: ™ державна уніфікація, при якій уніфіковані форми докуH ментів набувають статусу загальнодержавних, доповнюH ючись Державним класифікатором управлінської докуH ментації [ДК 010H98]. Кінцевим продуктом такої уніфікації є видання державного стандарту, що функціH онує в масштабі країни; ™ галузева уніфікація, що передбачає закріплення специфіH чних особливостей документування в конкретній галузі. Кінцевим продуктом такої уніфікації є затвердження міністерством або відомством збірника уніфікованих форм документів для їх обов’язкового використання установаH ми, підприємствами та організаціями в межах даної галузі; ™ міжнародна уніфікація. Міжнародні стандарти є закріпH ленням міжнародного досвіду у сфері уніфікації докуH ментів на основі його узагальнення. Кінцевим продукH том такої уніфікації є міжнародний стандарт (наприклад, ISO 15489H2001 “Інформація та документація. УправліH ння документацією”). Для розв’язання більшості управлінських завдань недостатH ньо використання окремих форм документів: при цьому необH хідно спиратись на системи управлінських документів, що пеH ребувають у взаємному зв’язку. Незважаючи на відмінності між ними, обумовлені галузевою специфікою, результативність цієї роботи визначається знаходженням точок дотику, що забезпеH чить ефективне використання різних документів у межах певH ної установи, галузі чи економіки країни в цілому. За таким принципом здійснюється робота, спрямована на формування 47

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

уніфікованих систем документації, тобто комплексів взаємопоH в’язаних уніфікованих форм документів, призначених для доH кументування конкретних функцій управління. На сьоH годнішній день в Україні розроблено і функціонує більше двадцяти уніфікованих систем документації. Зокрема, такі з них, як “Уніфікована система документації з праці, соціальних питань і соціального захисту населення” чи “Уніфікована сисH тема документації Пенсійного фонду”, відносяться до галузевих систем документації. Найбільш поширеною з існуючих функціональних систем документації є організаційноHрозпорядча документація (ОРД), що використовується всіма установами, організаціями, підприєH мствами різних галузей господарства на різних рівнях управлH іння, оскільки в ній відображається організаційна діяльність, спрямована на реалізацію основних функцій управління. З її допомогою здійснюється також доведення до виконавців докуH ментованих розпорядчих вказівок уряду, установ вищого рівня і керівництва певного органу управління. За сутністю основних питань менеджменту та виконавчоHрозпорядчої діяльності різноманітних органів управління система організаційноHрозпоH рядчої документації є водночас комплексною і унікальною сисH темою документування управлінської діяльності широкого кола установ, підприємств і організацій. Отже, галузеві і функціональні системи документації не можна розглядати як локальні або ізольовані одна від одної: для них характерні взаємна обумовленість і взаємодоповнюH ваність. Кожний документ своїм видом (формою) і змістом вказує на зовнішній і внутрішній зв’язок з іншими управліH нськими документами. Управлінську документацію можна класифікувати за різниH ми ознаками (див. п.1.2). Система документації певної галузі чи окремої функції управління, в свою чергу, поділяється на підсиH стеми на основі призначення документної форми в залежності від її змісту, визначення документної форми відповідно до рівня управління, за формою її представлення тощо. 48

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

Таким чином, документ у сфері управління являє собою складну інформаційну сукупність, яка відзначається великою кількістю параметрів і показників, що обумовлює роль уніфіH кації як одного з дієвих напрямів удосконалення документацH ійного забезпечення менеджменту. Відчутний економічний ефект забезпечується своєчасною уніфікацією, що пов’язано із зниженням витрат часу на виготовлення бланків, складання текстів документів, їх відповідне оформлення і засвідчення. При здійсненні уніфікації документів у межах певної системи або функції управління основними підходами є: ™ формальний, що ґрунтується на встановлені єдиної форH ми конкретного виду документа при її відповідності і взаємопов’язаності з іншими документами і системами; ™ змістовий, що полягає в наданні необхідного обсягу інфорH мації, сприйняття якого обумовлене певним просторовоH часовим контекстом.

Запитання для самоперевірки 1. На які системи поділяють управлінську документацію? 2. З якою метою провадять уніфікацію управлінських докуH ментів? 3. На які категорії поділяють уніфікацію документів? 4. Які рівні комплексної уніфікації документів Ви знаєте? 5. Які підходи використовують у межах обраної категорії уніфікації документів?

2.2. Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою Уніфікація управлінських документів за формальною ознаH кою полягає перш за все у розробці та проектуванні раціональH ної структури систем документації, що передбачає визначення: ™ переліку документів системи; 49

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

™ типу носіїв із приведенням їх до однаковості на основі усталеної типізації за формою представлення уніфіковаH них форм документів; ™ встановлення формальноHлогічних правил подання і розH міщення інформації на носіях. Формальна уніфікація повинна відповідати фізичному рівню представлення документної інформації (формат докуменH та, візуальне сприйняття інформації та зон особливої уваги, можливість відтворення документа на будьHяких технічних пристроях). Поглиблення формалізації є одним із важливих напрямів уніфікації і стандартизації документів у сучасних умовах, що передбачає їх використання у глобальних комп’юH терних мережах. На початкових стадіях уніфікації документів формалізації підлягали тільки документи, що призначались для обробки заH собами електронноHобчислювальної техніки. Формальна уніфіH кація забезпечувала зручність перенесення даних на машинний носій, і такі документи отримали назву машинно орієнтованих. Пізніше, коли стало можливим автоматизоване введення даних на машині носії, такі формалізовані форми документів стали називатись машинограмами. Сучасна формалізація вимагає більш універсальних підходів, що могли б задовольнити корисH тувачів у процесі використання ними документної інформації в будьHяких системах і мережах – від традиційних (ручних) до найсучасніших комп’ютерних технологій. Попередній етап уніфікації заклав основи для сучасного, більш поглибленого і вимогливого, з точки зору практики суH часного менеджменту, формального підходу до уніфікації упH равлінських документів. Зокрема, були визначені основні виH моги до формальноHлогічної побудови уніфікованих систем документації (ГОСТ 6.10.1H80 Уніфіковані системи докуменH тації. Основні положення.), встановлені основні формати докуH ментів на паперових носіях – А4 і А5 (ГОСТ 9327H60). Однак формальна уніфікація управлінських документів не закріплює раз і назавжди встановлених зразків. Ефективність менеджменту забезпечується його гнучкістю, що вимагає негайH 50

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

ного реагування всіх складових управління, включаючи адапH тацію носіїв до нових інноваційних технологій. Методи уніфіH кації документів за формальною ознакою дозволяють перенесH ти їх зміст на ті чи інші носії інформації різними способами: у вигляді традиційного тексту, знаків або інших символів. Виходячи з цього, з точки зору формальної уніфікації струкH тура управлінських документів може бути зведена до чотирьох основних типів: лінійної, матричної, деревовидної і текстової. Лінійною структурою називають таку, що може бути подаH на у вигляді послідовного переліку обов’язкових елементів – реквізитів. Кожний реквізит документа має свій порядковий номер. Наприклад, реквізити організаційноHрозпорядчої системи докуH ментації представлені таким чином: 01 – Державний Герб України, герб Автономної Республіки Крим; 02 – емблема організації або товарний знак (знак обслугоH вування); 03 – зображення нагород; 04 – код організації; 05 – код форми документа; 06 – . . . . . і т.д. Під матричною структурою слід розуміти таке розміщення інформації в документі, при якому кожний інформаційний елеH мент визначено найменуванням рядка і найменуванням стоH впця. Така структура більш відома як таблична. В таблицях рядок називають підметом, а стовпець – присудком. Підмет означає об’єкт, що характеризується в таблиці, присудок – його ознаки. У графах таблиці вказують значення ознак, що є фунH кціями двох аргументів: підмета і присудка. Часто матриця (табH лиця) використовується для зведення технікоHекономічних показників, розрахунків тощо. В лінійній структурі реквізити співвідносяться з докуменH том в цілому, і зв’язок між реквізитами відсутній. У матричній структурі кожна графа належить певним рядкам і стовпцям, а поєднання цих структур веде до збільшення кількості реквіH 51

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

зитів, які, в свою чергу, поділяються на більш конкретизовані, і т. д. Між реквізитами встановлюються складні зв’язки, що моH жуть бути поданні у вигляді деревовидної структури (інакше – складної таблиці):

Д

1-й рівень реквізитів

2.1

2.2

2.3

4.1

4.2

2-й рівень реквізитів

Схема 3

У графічному зображенні деревовидної структури докуменH та (схема 3) перший рівень включає реквізити, що належать безH посередньо документа, другий рівень – реквізити, пов’язанні з розкриттям інших реквізитів. Кількість рівнів може збільшуваH тись, а реквізити – ще більше диференціюватись. До перелічених типів структур можуть бути зведені форми документів, що обробляються за допомогою електронноHобчисH лювальної техніки (звітноH статистичні, демографічні тощо). Вони, як правило, подаються у вигляді таблиць або анкет. АнH кета і таблиця внаслідок певної формалізації позбавляють текст звичайних граматичних зв’язків. Зміст тексту в таких формах передається за допомогою спрощених конструкцій, цифр або інших позначень [53]. Анкета – це форма представлення уніфікованого тексту, що містить характеристику одного об’єкта за конкретними ознаками. 52

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

До постійної інформації в анкеті належить найменування ознак, до змінної – їх конкретні характеристики. Перелік ознак і порожні рядки для заповнення розташовуються горизонтальH но, наприклад:

Прізвище ________________ Ім’я ____________________ По батькові ______________ Рік народження______________ Місце народження ___________ В окремих випадках найменування ознак подаються видноH коло, наприклад:

Прізвище ______________ Ім’я __________________ В анкетах при поданні постійної інформації, вираженої слоH восполученнями, головне слово ставиться в називному відмінку, наприклад:

Структурний підрозділ ____________ Мотив заохочення ________________ __________________ Вид заохочення Таблиця являє собою форму представлення уніфікованого тексту, що містить інформацію щодо різноманітних показників (об’єктів) за одним і тим самим переліком ознак. Заголовок і підзаголовки стовпчиків у таблиці являють собою узагальнені найменування ознак, а заголовки і підзаголовки рядків – найH менування об’єктів, наприклад: Заголовки стовпців Підзаголовки стовпців

Підзаголовки рядків

Заголовки рядків

53

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Заголовки і підзаголовки стовпців і рядків формулюються в максимально лаконічній формі в називному відмінку, наприклад: Найменування структурних підрозділів і посад

Кількість штатних одиниць

Посадові оклади

Надбавки Інші

Примітки

Персональні

У випадках, коли перелік об’єктів ( показників ) є постійним, їх найменування (підзаголовки рядків) вносять у таблицю як постійну інформацію, наприклад: Організація, користувач

Всього

Кількість у літрах I кв. II кв. III кв.

IV кв.

Транспортне підприємство “Промінь” Військова частина 01303 Завод металовиробів “Оберіг”

Клітинки, утворені на перетині рядків і стовпців, заповнюH ються змінною інформацією, що характеризує конкретний об’єкт за певною ознакою. Якщо найменування ознак у таблиці не вичерпує характеристику об’єкта, до неї включають графу “Примітки”. Для створення конкретної уніфікованої форми документа неH обхідно чітко визначити структуру, найбільш для цього придатH ну. Доцільно використовувати максимально спрощені структури. При створенні уніфікованих форм документів традиційниH ми методами розглянуті вище типи структур мають бути доповH нені текстовою структурою, використання якої передбачає подання інформації в документі у вигляді звичайного тексту. Основним призначенням тексту в управлінському документі є своєчасне забезпечення користувачів необхідною достовірною 54

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

і повною інформацією. Така інформація може бути подана у вільному викладі, але з використанням стилістично нейтральH ної лексики і з максимальним прагненням до лаконізму. МодеH лювання уніфікованого документа на основі текстової структуH ри передбачає введення певних обмежень, що полягають в уніфікації структури тексту, шляхом дотримання чіткої поH слідовності, розташування його змістових компонентів, а також в уніфікації мовних засобів. Послідовність розміщення змістових компонентів тексту є сталою для будьHякого управлінського документа, який склаH дається з двох частин: вступної, що містить обґрунтування проH блеми, встановлює причинноHнаслідкові зв’язки і включає поH силання на нормативні акти; основної з викладом змістової сутності документа у властивій для нього формі. При складанні текстів документів використовуються фор" малізований або творчий підходи. Формалізований підхід є наH слідком уніфікації, спрямованої на вироблення єдиної форми для конкретних видів документів. У результаті були закріплені такі уніфіковані форми з певною структурою тексту або уніфіH ковані форми з типовим текстом. Типові тексти можуть існуH вати окремо від документа або в надрукованому на формуляH рах (бланках документів) вигляді. Сьогодні мають місце два типи уніфікації текстів: типізація і трафаретизація. В першому випадку готуються збірники типових текстів для їх використанH ня в конкретних видах документів. Трафаретизація текстів виH ходить із поділу інформації на постійну і змінну. Постійна інформація вноситься у бланк документа при його виготовH ленні, а змінна – у процесі складання конкретного документа. Часто ці два види уніфікації поєднуються, що значно підвищує оперативність підготовки документа і його якість, виключає можливість різного тлумачення окремих виразів. Творчий підхід до складання текстів управлінських докуH ментів реалізовується через виклад тексту в описовій формі. Здебільшого це зв’язаний текст, неподільний у змістовому відношенні на постійну і змінну частини. Такий текст передбаH 55

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

чає використання певних мовних зворотів і стандартних фраз, властивих для ділового стилю. Практика документування управлінських дій засвідчує доцільність використання при оформленні однотипних управH лінських рішень текстів документів, що містять спільні формуH лювання і мають однакову структуру. Використання типових мовних зворотів дозволяє уникнути зайвих повторень і професH ійних ідіом, які не мають змістового навантаження і тим самим, „забруднюють” інформаційні мережі, перешкоджаючи оперативH ному прийняттю управлінських рішень. Таким чином, результатом формальної уніфікації документів є встановлення: ™ типової структури реквізитів; ™ типових зон для однорідних реквізитів; ™ вимог до оформлення документів на машинних носіях для їх передачі через комп’ютерні мережі; ™ порядку надання документам, що містяться в комп’ютер" них системах і мережах, юридичної сили.

Запитання для самоперевірки 1. Що розуміють під уніфікацією документів за формальною ознакою? 2. Що таке анкета? 3. Що таке таблиця? 4. Що таке лінійна структура побудови уніфікованої форми документа? 5. Що таке деревовидна структура побудови уніфікованої форми документа? 6. Що таке матрична структура побудови уніфікованої форH ми документа?

56

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

2.3. Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою виходить з аналізу змісту конкретних документів. Вона здійснюється в руслі вдосконалення системи управління, супH роводжуваного комп’ютеризацією окремих її складових. ЗмістоH ва уніфікація документації проводиться на основі її класифікації за різними ознаками: використання стандартизованої терміноH логії; визначення основних положень уніфікованої системи документації; встановлення вимог до складу і змісту уніфікоH ваних форм документів та порядку їх заповнення [45]. Уніфікація управлінських документів спрямована перш за все на підвищення ефективності управлінської діяльності, що забезпечується використанням єдиних форм документації, які входять до пов’язаних між собою систем, призначених для обH слуговування управлінської сфери. Змістова уніфікація здійснюється шляхом: ™ введення обмежувальних переліків форм документів; ™ створення взаємопов’язаних комплексів (систем) або окре" мих типових уніфікованих форм для різних видів (груп) документів, однакових або близьких за призначенням (підсистем); ™ уніфікації і стандартизації інформаційних складових доку" ментації; ™ стандартизації термінів. Проектування взаємопов’язаних комплексів документів починається з визначення переліку певних видів управлінсьH ких документів. Вид документа – це така сукупність окремих документів, один із якої – основний документ – є універсальною основою для ство" рення або оформлення документів, аналогічних або близьких за змістом, походженням чи візуальним сприйняттям [21]. Інакше кажучи, це класифікаційний ряд документів, об’єднаних за якоH юсь спільною ознакою. 57

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Визначення необхідного переліку управлінських документів здійснюється у процесі організаційної розробки методів, прийомів і технологій документування, а також документаційH ного забезпечення функціонування управлінської системи. Основним об’єктом організаційного проектування є оперативH на управлінська інформація щодо характеру робіт, виконуваних даним апаратом управління, групою установ одного рівня упH равління або галуззю в цілому. Основне завдання такої роботи полягає в уникненні дублювання форм документів та окремих показників; пошуку можливості функціонального поєднання різних документів в одній формі; розробці уніфікованих форм таких видів документів, яких бракує для повноцінного докуH ментування управлінської діяльності. Визначення необхідних комплексів документації на основі конкретних виробничих завдань менеджменту дозволяє встановити: ™ відповідність документаційних комплексів завданням даного апарату управління; ™ відповідність кожного документа своєму цільовому приH значенню; ™ роль певного виду документа в розв’язанні конкретного управлінського завдання на певній ділянці (рівні) управH лінської системи. В цілому ж організаційне проектування спрямоване на визH начення загальних правил розробки моделей документів, необH хідних для оформлення однотипних управлінських операцій. На основі обмежувальних переліків, що визначають кількість форм документів, необхідних для документування управлінських дій, розроблено „Державний класифікатор упH равлінської документації” (ДК 010–98) [19]. Він є практичним посібником для роботи з документами. БудьHякі зміни в докуH ментуванні процесів управління, що є закономірними або маH ють часту повторюваність, після відповідного узагальнення знаH ходять своє відображення у класифікаторі внаслідок його доповнення або відповідного редагування.

58

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

Назви і кодові позначення затверджених уніфікованих форм документів згруповані у ДКУД за їх належністю до певH них систем документації. Класифікатор пропонує три ступені розподілу. Кожна уніфікована форма документа ідентифікуєтьH ся за допомогою цифрових позначень, які є семизначними чисH лами. У певних інформаційноHпошукових системах у відповідH ності з їх завданнями і рівнем математичного забезпечення комп’ютерних програм додатково може бути введене кодове позначення, що на порядок збільшує нумерацію (восьмизначH не число). Таким чином, кодове позначення уніфікованої форH ми документа згідно із ДКУД має вигляд:

XX

XX

XXX

KЧ Контрольне число

Порядкове число форми Підклас форми Клас форми

Кодові ознаки класифікації будьHякої уніфікованої форми розшифровуються в такій послідовності: ™ перший і другий знаки – клас форм – належність до відпо" відної уніфікованої системи документації (система доку0 ментації); ™ третій і четвертий знаки – підклас форм – спільність ряду форм документів і за їх змістом і цільовим призначенням (підсистема уніфікованої системи документації (УСД); ™ п’ятий, шостий і сьомий знаки – найменування і реєстра" ційний номер уніфікованої форми документа в межах підкласу (вид документа); ™ восьмий знак – контрольне число. Уніфіковані форми документів, що забезпечують певні функції управління, об’єднуються в групи документів, однаH 59

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

кових або близьких за призначенням, тобто класи. Нижче (табл. 2.1) наводяться уніфіковані системи документації та кодові позначення їх класів у відповідності з класифікатором, затвердженим Держкомстандартом України. Таблиця 2.1 Уніфіковані системи документації з кодовим позначенням її класів № з\п 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Назва уніфікованої системи документації Організайно-розпорядча документація Первинно-облікова документація Банківська документація Фінансова документація Звітно-статистична документація Планова документація Ресурсна документація Торговельна документація Зовнішньоторговельна документація Цінова документація Документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення Документація з побутового обслуговування і соціального захисту населення Бухгалтерсько-облікова документація Документація з пенсійного фонду Словниково-довідкова документація

Кодове позначення класу 02 03 04 05 06 07 08 09 10 13 15 17 18 20 21

Зміни і доповнення вносяться у ДКУД у випадку реорганіH зації державного управління в Україні, зміни назв класів або скасування окремих форм, що входять до тієї чи іншої системи. Створення взаємопов’язаних комплексів документів, уніфH ікованих форм і систем є основою для уніфікації управлінських документів і результатом цілеспрямованої діяльності, загальні принципи якої визначаються в Україні такими державними стандартами: ™ ДСТУ 3843 – 99“Державна уніфікована система докуH ментації. Основні положення”; 60

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

™ ДСТУ 3844 – 99 “Державна уніфікована система докуменH тації. ФормулярHзразок. Вимоги до побудови”. Цими стандартами встановлено, що визначений уніфіковаH ний перелік видів документів має створюватися шляхом заповH нення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми траH диційних паперових управлінських документів розробляються відповідно до загальної моделі побудови документа, якою визH начаються формат, корисні площі для розміщення обов’язкових елементів та обмежування для берегів. Така модель називаєтьH ся формуляром&зразком документа і являє собою креслення з розміченими горизонтальними і вертикальними лініями, що утворюють конструкційну сітку (Креслення 1,2). Такий вигляд мають формуляриHзразки більшості управлінських документів, що функціонують у сучасному менеджменті. Класифікація уніфікованих форм організаційноHрозпорядH чих документів здійснюється на основі загальних критеріїв, хоча має певні особливості, пов’язані з необхідністю докуменH тування кількох функцій управління. Якщо всі системи докуH ментації мають три рівні поділу, то уніфікована система органH ізаційноHрозпорядчої документації має чотири рівні поділу. Наприклад, розкладемо кодове позначення уніфікованої форH ми організаційноHрозпорядчого документа – 0273110 – наказ по особовому складу: I. Підсистема (підклас форм ) → 02 – організаційноHрозпоH рядча документація. II. Найменування ОРД → 73 – документація по забезпечен" ню кадрами (рух кадрів ). III. Уніфікована форма (назва виду документа і реєстраційH ний номер форми) → 110 – наказ про звільнення. IV. Контрольне число. Уніфікована система організаційноHрозпорядчої докуменH тації (УСОРД), включена до ДКУД як самостійна система, являє собою сукупність стандартів, інструкцій і методичних рекомендацій щодо їх використання, спрямовану на встановH лення обмежень і визначення вимог до побудови та оформленH ня певного виду документів. УСОРД включає такі уніфіковані 61

Креслення 1. Формуляр"зрвзок організаційно"розпорядчого документа повздовжнього розміщення реквізитів

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

62

Креслення 2. Формуляр"зразок організаційно"розпорядчого документа кутового розташування реквізитів

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

63

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

форми документів: акт, графік відпусток, доповідна записка, інструкція, положення, постанова, правила, наказ, протокол, розпорядження, рішення, штатний розклад, статут установи та деякі інші – всього 73 уніфіковані форми документів. Ця сисH тема придатна для використання на всіх рівнях управління з метою забезпечення організаційноHрозпорядчої функції менедH жменту [53]. Для забезпечення ефективності пошуку і використання уніфікованих форм документів, що входять до комплексу УСОРД, вони поділені на функціональні підсистеми. Ці підсиH стеми побудовані на функціональному поділі документних форм відповідно до конкретних завдань управління. УСОРД складається з таких підсистем: ™ підсистема, призначена для розв’язання завдань створенH ня, реорганізації та ліквідації організацій, установ і підприємств ; ™ підсистема для забезпечення кадрами організацій, установ і підприємств. До першої підсистеми включені уніфіковані форми докуH ментів із відповідними кодовими позначеннями: Найменування форм документів З організації системи управління Наказ про створення промислового об’єднання Наказ про створення виробничого об’єднання Наказ про створення підприємства Наказ про реорганізацію головного управління (управління, комбінату ) Наказ про реорганізацію промислового об’єднання Наказ про реорганізацію виробничого об’єднання (комбінату ) Наказ про реорганізацію підприємства Акт про ліквідацію міністерства Акт про ліквідацію промислового об’єднання Акт про ліквідацію виробничого об’єднання Акт про ліквідацію підприємства З організації процесів управління Посадова інструкція (для посадових осіб вищого рівня управління) Посадова інструкція (для працівників промислових об’єднань)

64

Код 0211110 0211111 0211112 0212110 0212111 0212112 0212113 0213010 0213011 0213012 0213013 0221050 0221051

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

Найменування форм документів Посадова інструкція (для посадовців апарату управління підприємством) Положення про міністерство Положення про промислове об’єднання Наказ про розподіл обов’язків між керівництвом міністерства Наказ про розподіл обов’язків між керівництвом промислового об’єднання Наказ про розподіл обов’язків між керівництвом підприємства Статут виробничого об’єднання Статут підприємства Структура і штатна чисельність міністерства Структура і штатна чисельність апарату управління промислового об’єднання Структура і штатна чисельність апарату управління підприємством Штатний розклад міністерства Штатний розклад промислового об’єднання (апарату управління) Штатний розклад апарату управління підприємства Галузеві правила внутрішнього трудового розпорядку міністерства Правила внутрішнього трудового розпорядку міністерства Правила внутрішнього трудового розпорядку апарату управління промислового об’єднання Правила внутрішнього трудового розпорядку апарату управління підприємства Реєстраційно–контрольна картка

Код 0221052 0221080 0221081 0221110 0221111 0221113 0221130 0221131 0222120 0222121 0222122 0222150 0222151 0222152 0227100 0227101 0227102 0227103 0229140

До другої підсистеми увійшли уніфіковані форми докуH ментів із відповідними кодовими позначеннями: Найменування форм документів З організації руху кадрів Анкета Наказ про прийняття на роботу Наказ про переведення на іншу роботу Заява про звільнення Наказ про звільнення Графік відпусток Заява про надання відпустки Наказ про надання відпусток ( зведений ) З оцінки трудової діяльності Подання про заохочення Наказ про заохочення Доповідна записка

Код 0271020 0271110 0272110 0273060 0273110 0276030 0276060 0276110 0283090 0283110 0284040

65

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Найменування форм документів Пояснювальна записка Наказ про стягнення Протокол Розпорядження Вказівка

Код 0284070 0284110 0200220 0200230 0200250

Обсяг УСОРД обмежений колом її завдань, хоча розширенH ня системи забезпечується наявністю резервних кодів за рахуH нок як нових форм у межах існуючих функціональних підсисH тем, так і формування нових підсистем. Організація системи управління і управлінських процесів нерозривно пов’язана з процесом обробки інформації як траH диційним способом, так і за допомогою комп’ютерних мереж. Уніфікація інформаційних складових документів, пов’язана з їх змістовою уніфікацією, передбачає розробку спільних лексиH коHграматичних засобів, що зробить їх загальнозрозумілими і придатними для обробки в електронному режимі. В сучасному менеджменті функціонують документи, які в залежності від сфери їх використання включають кілька десятків інформаційH них блоків на певних носіях, що містять загальну або конкретH ну характеристику стану об’єкта управління. Для процесу управ" ління відомості про сам документ є другорядними, тоді як достовірна інформація про стан системи управління та окремих її складових, що міститься в цих документах, має першочергове значення. Окремі дані, що складають таку інформацію, мають назву показників або реквізитів. На практиці ці поняття часто ототожнюються, хоча вони не ідентичні: відмінність між ними визначається їх цільовою спрямованістю. Так, показниками оперують при обробці інформації за допомогою електронноH обчислювальної техніки. При цьому провідна інформаційна роль належить показникам, коли необхідність документа обуH мовлена його значенням як аргументу на користь цих показH ників чи підтвердження їх достовірності. Реквізит же виступає обов’язковим елементом управлінського документа, надаючи останньому інформаційної повноти і юридичної сили. 66

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

Розмежування термінів „показник” і „реквізит” має важлиH ве значення для подальшої змістової уніфікації управлінських документів, у ході якої до кожного з них можуть бути висунуті різні вимоги, особливо при одиничних перетвореннях у проH цесі технологічної обробки та використання інформації для потреб сучасної економіки. Єдність методичного підходу до змістової уніфікації документів за галузевою чи функціональH ною ознакою і створення на цій основі уніфікованих систем документації можуть бути забезпечені шляхом розробки і виH користання як нормативних термінологічних словників галузеH вого (спеціального) призначення і загальнодержавного вжитку. Обов’язковою умовою змістової уніфікації інформаційних складових управлінських документів на будьHякому рівні, від локального до міжнародного, є однакове тлумачення понять і термінів [17, 21]. Ті з них, що використовуються в процесі уніфH ікації документів, можна умовно поділити на дві групи: перша служить для визначення основних понять у сфері уніфікації документів (уніфікація і стандартизація документів, документ, уніфікований документ, уніфікована форма документа, вид доку" мента, уніфікована система документації, формуляр"зразок тощо), друга ж призначена для використання в самих уніфікоH ваних системах документації (бланк документа, реквізит, текст, анкета, трафарет, таблиця, табулятор та ін.). Перша група має теоретикоHметодичне значення, а для управлінської практики провідну роль відіграє друга група термінів (Додаток 4).

Запитання для самоперевірки 1. Що розуміють під уніфікацією документів за змістовою ознакою? 2. Поясніть структуру кодової позначки уніфікованої форH ми документа. 3. Що таке уніфікована система документації? 4. Назвіть основні підсистеми Уніфікованої системи органH ізаційноHрозпорядчої документації. 67

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

5. Що таке реквізит документа. 6. Що таке формулярHзразок

2.4. Основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів Уніфікація управлінських документів нерозривно пов’язаH на з їх подальшою стандартизацією, тобто перетворенням уніH фікованих форм чи уніфікованих систем документації на докуH менти загального користування в межах держави. Такі роботи, від проведення досліджень до розробки власне стандартів та їх методичного супроводу, мають здійснюватись на основі відпоH відної державної програми. Узагальнення багаторічного досвіH ду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів [22, 35, 45]: ™ досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів; ™ зменшення кількості видів документів; ™ підвищення інформативності документів; ™ системність; ™ комплексність; ™ стабільність вимог; ™ економічна доцільність. Досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів. Цей принцип є одним із найважливіших, принаймні для уніфікації організаційноHрозпоH рядчих і деяких інших управлінських систем документації. В сучасних організаційних структурах використовуються упH равлінські документи з різною формою подання інформації, серед яких – традиційна, графічна, електронна. Тому цей принH цип може бути реалізований за рахунок використання єдиної вихідної схеми (моделі) побудови документів, які входять у систему. Сучасні комп’ютерні програми дозволяють суміщати традиційні моделі документів і опрацьовувати їх за допомогою будьHяких технічних засобів, тому за таку вихідну схему сьоH 68

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

годні можна прийняти формулярHзразок організаційноHрозпоH рядчого документа, включений до Уніфікованої системи органH ізаційноHрозпорядчих документів. Ще одним шляхом досягнення однаковості документів і співставлення їх складових є визначення правил оформлення документа в цілому та окремих його реквізитів. Ці правила таH кож повинні мати мінімальну варіативність. Оскільки організаH ційноHрозпорядчі документи є переважно текстовими, в них слід ширше використовувати типові тексти або окремі типізоH вані складові, виробити єдину схему їх побудови, звести до мінімуму словниковий запас і максимально спростити грамаH тичні засоби, використовувані при підготовці текстів. Характерною особливістю організаційноHрозпорядчих докуH ментів є їх багатофункціональність, що виявляється як при доH кументуванні основних функцій управління, так і в межах певH ного рівня управління. Тому для забезпечення їх більшої однаковості необхідно встановити єдині вимоги до оформленH ня документів, незалежно від ієрархічного управління і відомH чої специфіки. Основні правила і вимоги до створення, обробH ки і використання організаційноHрозпорядчих документів встановлені Державним стандартом України 4163 – 2003 „ДерH жавна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційноHрозпорядчої документації. Вимоги до оформлюH вання документів” [18]. Зменшення кількості видів документів. ОрганізаційноHрозH порядча документація складається з багатьох видів і різновидів документів, що функціонують у традиційному діловодстві всіх установ, підприємств і організацій і є об’єктом постійного вдосH коналення й раціоналізації. Стрімке зростання обсягу управліH нських документів обумовлене, з одного боку, ієрархічною суH бординацією, а з іншого – необхідністю документування нових напрямків діяльності нормативних і методичних документів по документаційному забезпеченню менеджменту. В комп’ютериH зованому менеджменті документ сам по собі все ж не є інструH ментом управління: набагато більшого значення набуває інфорH мація, яку містить сам носій, її достовірність і правове 69

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

забезпечення. Використання в управлінських цілях будьHяких інформаційних джерел не дає підстав для юридичного посиланH ня на ці джерела, якщо вони не мають законодавчого підтвердH ження. Підвищення інформативності документа. Функції сучасноH го управління постійно розширюються. Передбачається, що вже найближчим часом обсяг інформаційних джерел, використовуH ваних суспільством, може подвоїтись. Опрацювання таких обH сягів інформації вимагатиме збільшення в такій самій пропорції чисельності фахівців, що є економічно недоцільним. Хоча є інший, більш прийнятний шлях розв’язання даної проблеми, який полягає в усуненні інформаційного перевантаження доH кументів. Вміщена в них інформація повинна забезпечувати вирішення максимального числа завдань при мінімальному її обсязі, що може бути досягнуто уникненням дублювання інфорH мації як у межах одного документа, так і у споріднених групах документів одного призначення. Системність уніфікації. Уніфікація документів, що складаH ють певну систему документації, вимагає попереднього визнаH чення чітких меж даної системи як складової загальної систеH ми управлінських документів. Системний підхід до розробки уніфікованої системи органH ізаційноHрозпорядчої документації передбачає виявлення на початковому етапі роботи основних закономірностей формуH вання окремих документів і структури системи. Для цього неH обхідно виявити основні класифікаційні ознаки організаційноH розпорядчих документів із їх наступним обґрунтуванням. Загальна класифікаційна схема групування управлінських доH кументів у відповідні системи закріплена Державним класифіH катором управлінської документації (ДК 010–98). Таким чином, ДКУД є одним із нормативних документів, що складають державну систему класифікації і кодування техH нікоHекономічної та соціальної інформації в Україні. Комплексність уніфікації. При здійсненні уніфікації докуH ментів у межах конкретної системи всі обмеження і вимоги необхідно приводити у відповідність із вимогами і практикою 70

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

оформлення документів в інших документаційних системах. Жодна з систем документів не може функціонувати ізольоваH но: вони тісно пов’язані між собою, і в практиці менеджменту доводиться мати справу з великими обсягами документів, що належать до різних систем документації. Ефективність управлH інської діяльності відчутно знижується через відсутність єдиних форм і правил оформлення документів. Стабільність вимог. Уніфікація окремих систем документації спрямована на зменшення витрат на допоміжні роботи, пов’яH зані з пошуком необхідної інформації на документних носіях на паперовій основі при підготовці, прийнятті і виконанні упH равлінських рішень. Реалізація такого цільового завдання вимаH гає державної підтримки, що полягає, зокрема, у визначенні загальних методів уніфікації систем документації та їх закріпH ленні у вигляді основоположного стандарту. Практикою станH дартизації встановлено порядок внесення змін у стандарти, що забезпечує оперативність фіксування змін безпосередньо в уніфікованих формах документів. Економічна доцільність. Економічна доцільність уніфікації документів визначається двома показниками: ™ вартість витрат на розробку самої уніфікованої форми документа або системи; ™ вартість витрат на використання цих уніфікованих форм або систем документації в управлінській діяльності. Даний принцип уніфікації форм документів у відповідності з вимогами сучасного менеджменту реалізовується шляхом доповнення і обробки більшості реквізитів за допомогою технH ічних пристроїв. Це зменшує витрати непродуктивної ручної праці і часу на підготовку та оформлення документованих упH равлінських рішень. Таким чином, попередній період уніфікації управлінських документів обмежився уніфікацією форм документів по визнаH чених типових функціях управлінської діяльності типових органів державного управління. На сьогодні перед фахівцями стають питання удосконалення результатів уніфікації в напрямH ку створення таких форм документів, які б сприймали уніфіH 71

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

ковані змістові блоки для відтворення документа в будьHяких системах і рівнях управління. Тобто змістова сутність уніфікації і вимоги правової повноцінності залишаються пріоритетними напрямками удосконалення управлінських документів сучасноH го менеджменту.

Запитання для самоперевірки 1. Назвіть основні принципи уніфікації і стандартизації упH равлінських документів. 2. Який документ містить відомості про уніфіковані систеH ми управлінської документації? 3. Які показники включає економічна доцільність уніфікації управлінських документів?

72

РОЗДІЛ 3 Організаційно-розпорядча документація 3.1. Основні види організаційно&розпорядчої документації Документаційне забезпечення менеджменту базується на сукупності певних принципів і правил, якими встановлюютьH ся однакові вимоги до підготовки документів та організації роботи з ними незалежно від рівня управління, специфіки діяльності, обсягів документообігу і технічного забезпечення цього процесу. Одним із головних завдань менеджменту є визначення неH обхідного і достатнього переліку організаційноHрозпорядчих документів у кожній конкретній установі. В різних установах визначається конкретний перелік видів документів, необхідний і достатній для документування їх діяльності. Всі документи, що належать до організаційноHрозпорядчої системи документації, можна поділити на такі групи: ™ розпорядчі: постанови, розпорядження, доручення, вказі" вки, накази, рішення; ™ організаційні: статути, положення, правила, інструкції; ™ довідково0інформаційні: акти, протоколи, доповідні за" писки, службове листування, телеграми, телефонограми, телефакси. Нижче наводиться таблиця видання організаційноHрозпоH рядчих документів різними установами, організаціями і підприємствами України (табл. 3.1). Перелік видів і різновидів організаційноHрозпорядчих докуH ментів (ОРД) впорядковано Державним класифікатором управH лінської документації. Право створення певного виду ОРД в установі визначається законодавством та Примірною інструкH 73

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

цією з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, що затверджені ПостаноH вою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 [13]. У свою чергу, порядок видання конкретних розпорядчих документів в установі регулюється Положенням (Статутом) про установу і закріплюється в інструкції з діловодства або іншому документі установи, що регламентує документотворчу діяльність у межах здійснення основних функцій управління.

Таблиця 3.1 Види, ОРД, що видаються установами, організаціями і підприємствами Установи і організації Кабінет Міністрів України, Рада міністрів Автономної Республіки Крим

Міністерства і відомства (в тому числі державні комітети)

Установи та підприємства

Місцеві органи виконавчої влади

74

Види ОРД постанови розпорядження, доручення положення, статути правила, інструкції протоколи, акти доповідні записки листи (телеграми, телефакси) накази, вказівки, доручення рішення статути, правила положення, інструкції протоколи, акти доповідні записки листи (телеграми, телефакси) накази, вказівки положення, інструкції протоколи доповідні записки листи (телеграми, телефакси) рішення розпорядження, накази протоколи, акти доповідні записки листи (телеграми, телефакси)

Принцип видання колегіально одноосібно одноосібно одноосібно одноосібно одноосібно одноосібно одноосібно колегіально одноосібно одноосібно колегіально одноосібно одноосібно одноосібно одноосібно колегіально одноосібно одноосібно колегіально одноосібно колегіально одноосібно одноосібно

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

Продовження таблиці 3.1 Установи і організації Асоціації, корпорації, консорціуми, концерни

Види ОРД постанови (спільні) накази, вказівки, розпорядження рішення, устави (загальні) положення, статути, інструкції (загальні) протоколи, акти доповідні записки, листи (телеграми, телефакси)

Принцип видання колегіально одноосібно колегіально колегіально колегіально одноосібно

ОрганізаційноHрозпорядчі документи установи повинні відповідати уніфікованим формам документів, встановленим державними стандартами на документацію та іншими нормаH тивноHправовими актами, що містять вимоги до побудови форм і правила створення документів. Розв’язання цього завдання вимагає досконалого знання призначення та особливостей оформлення певних документів. Наведемо характеристики деяких видів документів, що забезH печують управлінську діяльність [13,44,55]. ПОСТАНОВА – організаційноHрозпорядчий документ, який видається вищим органом виконавчої влади для регулюH вання стратегічних питань управління економікою. У формі постанов видаються документовані управлінські рішення, що приймаються Кабінетом Міністрів України та Радою міністрів Автономної Республіки Крим, колегіальні рішення міністерств і відомств (у тому числі спільні постанови), а також рішення державних комітетів, згідно з положенням, затвердженим уряH дом України. Постановою затверджується коло найважливіших організаційноHекономічних питань державного значення, офорH млених у вигляді таких нормативних документів, як інструкції, правила, регламенти, прейскуранти тощо. Постановою вваH жається також заключна частина протоколу засідання колегіальH ного органу (правління, президії, зборів і т.ін.), яку включає протокол або додається до нього, а при необхідності може бути оформлена у вигляді витягу з протоколу. 75

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Текст постанови складається як правило, з двох частин: конH статуючої і розпорядчої. Констатуюча частина містить виклад мотивів, посилання на інші документи, що є підставою для виH дання постанови. Розпорядча частина починається зі слова ПОСТАНОВЛЯЄ. Подальший текст викладається у вигляді пунктів, що починаються з дієслів наказового способу. В кожноH му пункті вказуються розпорядчі дії, виконавці і термін виконанH ня. Датою постанови є дата засідання колегіального органу, яким вона прийнята. Підписують постанову керівник колегіального органу і керуючий справами або секретар (Приклад 1). Спільні розпорядчі документи приймаються у формі спільної постанови, що має юридичну силу документа для кожH ної з організацій, які є авторами документа. Доведення такого спільного рішення до виконавців здійснюється у формі, встаH новленій директивним або координуючим органом. РОЗПОРЯДЖЕННЯ – організаційноHрозпорядчий докуH мент, який видається одноосібно і призначений для регулюванH ня і координування тактичних питань менеджменту. РозпорядH ження видається керівником установи, яка функціонує на принципах колегіальності, з метою оперативного розв’язання конкретних організаційних або виробничих питань. РозпорядH ження як документ має обмежений строк дії і поширюється на певне коло організацій, посадових осіб або громадян (наприклад, інформування підпорядкованих організацій про постанови. Кабінету Міністрів України або доведення рішень установ вищого рівня до безпосередніх виконавців (Приклад 2). ВКАЗІВКА – організаційноHрозпорядчий документ, який видається одноосібно і містить адресні вказівки щодо розв’язанH ня окремих завдань. Вказівка видається керівником єдинонаH чального органу або структурного підрозділу (начальником цеху, деканом факультету) і присвячена здебільшого питанням інформаційноHметодичного характеру або спрямована на органH ізацію виконання наказів керівництва, інструкцій, правил тощо. Безпосередньо за допомогою вказівок до відома підпорядковаH них організацій доводяться положення законодавчих і нормаH тивноHправових актів, роз’яснюється порядок їх використання. 76

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

Приклад 1

Україна

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ ПОСТАНОВА №

______________________ м. Київ

_______________

⎡Про затвердження Примірної інструкції з діловодства ⎤ у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, міс⎣цевих органах виконавчої влади ⎦ В зв’язку з необхідністю впровадження єдиних підходів щодо удосконалення діловодних процесів в державних установах Кабінет Міністрів України ПОСТАНОВЛЯЄ: 1. …………… 2. …………… 3. …………… 4. ……………

Прем’єр-міністр

підпис

Міністр Кабміну України

підпис

____________________ ініціали, прізвище ____________________ ініціали, прізвище

77

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад 2

Назва установи

РОЗПОРЯДЖЕННЯ ______________________ м. Київ

№ _______________

⎡Про впровадження уніфікованих ⎤ форм документів статистичного ⎣обліку ……………………………… ⎦ Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України “Про внесення змін у …………………...” від …… № ….. ПРОПОНУЮ: 1. Керівникам відділів внести зміни до статистичних форм …… до ……… 2. Начальнику відділу статистики Кочубею Ю.П. надати пропозиції про скорочення кількості показників до ……….. 3. Директору навчального центру Петрову М.М. організувати підвищення кваліфікації спеціалістів з питань ……………………………..та надати план до ………….. 4. Контроль за виконанням розпорядження покласти на начальника відділу статис- тики Кочубея Ю.П.

Голова адміністрації

78

підпис

______________________ ініціали, прізвище

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

При наявності значної кількості видів і різновидів управлінсьH ких документів вказівка не втрачає свого значення в упH равлінській сфері, особливо в діяльності державних установ, організацій і підприємств (Приклад 3). РІШЕННЯ є розпорядчим документом в органах колегіальH ного управління і видається місцевими органами виконавчої влади в межах повноважень, наданих їм чинним законодавH ством. Рішення приймаються й іншими колегіальними органаH ми, зокрема колегіями міністерств і відомств, науковоHтехнічниH ми радами, спеціалізованими комісіями й комітетами. Однак у цих випадках рішення не є самостійною формою розпорядчоH го документа: воно приймається в межах протоколу засідання того чи іншого колегіального органу. Доведення таких рішень до виконавців здійснюється у вигляді витягів із протоколів. Специфічною особливістю оформлення рішення як самоH стійного документа є використання управлінського слова ВИРH ІШИЛИ у множині. Підписується документ двома особами – головою і секретарем. Датою прийняття рішення вважається, як правило, день його прийняття на засіданні або раді (Приклад 4). ДОРУЧЕННЯ – новий документ у системі управління. З точки зору цільової спрямованості він виступає оперативним розпорядчим документом разового виконання. За своїм признаH ченням і особливостями оформлення доручення має багато спільного із вказівкою. В 1972 р. Державним стандартом СРСР 6.38H72 «Уніфіковані системи документації. Система організаH ційноHрозпорядчої документації. Вимоги до оформлення докуH ментів” вказівка була визначена як один із розпорядчих докуH ментів, що має особливу форму і структуру тексту, але в документаційній практиці управління вона не здобула належH ного поширення. Зміни в системі державного управління, а саме створення інституту президента, обумовили відновлення цього виду документа, але в дещо іншій документній формі – у формі доручення. Таким чином, можна стверджувати, що доруH чення за своєю формою і змістом є сучасним аналогом такого виду документа, як вказівка (Приклад 5). 79

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад 3 Назва установи

ВКАЗІВКА ___________ № ___________

Нач .відділу документаційного забезпечення і контролю С.М. Юшко

м. Київ

⎡Про організацію погодження ⎤ ⎣Положення про Центральний архів ⎦

З метою усунення організаційних невідповідностей щодо Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” ПРОПОНУЮ:

1. Скласти

лист-погодження

до

Положення

про

Центральний

архів

міністерства….. 2. До ……… організувати погодження положення відповідно до листапогодження 3. До ……… представити документи на розгляд і затвердження

Заступник Міністра

80

підпис

____________________ ініціали, прізвище

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

Приклад 4 Назва установи (колегіального органу)

РІШЕННЯ ______________________

м. Київ

№ _______________

⎡Про підсумки виконання заходів щодо⎤ ……………………………………………. ⎣………………………………………… .⎦ Заслухавши і проаналізувавши заходи, що були прийняті протягом III кварталу 2004 р. щодо ……………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………. виконком ВИРІШИВ: 1. 2. 3. Голова С

підпис

__________________________ ініціали, прізвище

і

81

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад 5

Україна

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ ДОРУЧЕННЯ ______________________

№ _______________ м. Київ

⎡Про подання ……………….⎤ ……………………………… ⎣ що ………………………………...⎦

1. Міністерству фінансів України провести ……………………………. до ……………………………………….. 2. Міністру внутрішніх справ України ___________________ надати прізвище, ініціали

пропозиції щодо …………………………………. …….до ……………… 3. Міністру МЗЕЗторг України ___________________ з’ясувати з прізвище, ініціали

міжнародними ………………….. питання щодо ……………….. і надати пропозиції до …………………………….

82

Прем’єр-міністр

підпис

Міністр Кабміну України

підпис

__________________________ ініціали, прізвище __________________________ ініціали, прізвище

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

НАКАЗ – найбільш поширений організаційноHрозпорядчий документ установи, що видається на підставі єдиноначальності. Ним регулюються стратегічні питання менеджменту. Право на видання такого розпорядчого документа надається керівникові відповідно до статуту або положення про установу. В усіх усH тановах видаються переважно три види наказів: з основних пи" тань, з особового складу та з оперативних питань. Такий поділ одного виду документа на три різновиди, поHперше, обумовлеH ний організаційними потребами управління; поHдруге, пов’язаH ний із різним порядком оформлення цих наказів; поHтретє, виходить із терміну зберігання кожного з цих документів. Так, накази з основної діяльності зберігаються постійно установою або передаються на зберігання державним архівним установам; накази з особового складу зберігаються в установі 75 років, а до державних архівних установ передаються при докорінній реорганізації або ліквідації установиHфондоутворювача; накази з оперативних питань зберігаються установою від 3 до 5 років. (Перелік типових документів, що створюються в процесі фунH кціонування органів державної влади і місцевого самоврядуванH ня, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів – Офіційний вісник України від 08.10.1998 р. № 36, ст.16). Розглянемо особливості оформлення кожного із визначених різновидів наказів. Накази з основної діяльності видаються при створенні, реорH ганізації і ліквідації установи та її структурних підрозділів, а таH кож при затвердженні положень, посадових інструкцій, перспекH тивних і фінансових планів та змін до них, капітального будівництва, здачі споруджених об’єктів, матеріальноHтехнічноH го постачання, списанні застарілих пристроїв та обладнання тощо. Текст наказу, як правило, складається з двох частин: кон" статуючої та розпорядчої. В першій частині викладаються факти і конкретний привід до видання наказу; в розпорядчій – переH лічуються конкретні управлінські дії, їх виконавці і терміни виH конання. Якщо приводом до видання наказу став закон або доH кумент директивного органу, то в констатуючий частині необхідно дати посилання на цей документ із зазначенням його 83

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

повної назви, дати видання і номера. Розпорядча частина накаH зу починається словом НАКАЗУЮ. Воно друкується великими буквами з окремого рядка, без пробілів між літерами. Форма викладу – наказова. Наказ є одним із найважливіших документів установи і тому вимагає належного контролю. Текст наказів поH винен містити поширені і конкретизовані формулювання необH хідних дій, точні терміни і відповідальних за їх виконання. Такі формулювання, як “надати сприяння”, “вплинути”, “прискорити”, не є конкретними і тому не можуть бути об’єктом контролю, а отже, абсолютно неприйнятні для такого роду документа. У процесі підготовки наказу з основної діяльності його змістоH ва частина потребує відповідного узгодження з установами, струкH турними підрозділами або посадовими особами. Візи і грифи, що його засвідчують, проставляються в першому примірнику проекH ту наказу, що подається на розгляд керівника з метою підписання документа. В кінцевий варіант наказу виправлення можуть вноH ситися лише керівником, який підписує наказ із зазначенням дати. Накази з основної діяльності є найважливішими документами установ, і з метою зміцнення виконавчої дисципліни наказам дерH жавних виконавчих органів присвоюється індекс державного реєH стру відповідно до Указу Президента України від 03.10.1992 № 493 “Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної влади” (Приклад 6). Накази з особового складу стосуються переважно питань прийому (призначення) на посаду, звільнення, різного роду переміщень (з однієї посади на іншу, у зв’язку з направленням на цільове навчання, оформленням декретної відпустки, зміни прізвища), а також службових заохочень. Проект наказу з осоH бового складу готується фахівцями служб кадрового забезпеH чення певного органу управління. Особливістю оформлення такого наказу є відсутність так званої констатуючої частини та основного розпорядчого слова “наказую”. Подібні накази будуH ються за такою схемою: прийом, звільнення, переміщення, заоH хочення. Кожна управлінська дія зазначається окремим пункH том, а розпорядчими словами виступають: ПРИЙНЯТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАГОРОДИТИ тощо. Наказ з 84

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

особового складу обов’язково візується зацікавленими струкH турними підрозділами і посадовими особами та підписується керівником установи. Накази з особового складу стосуються переважно питань прийому (призначення) на посаду, звільнення, різного роду пеH реміщень (з однієї посади на іншу, у зв’язку з направленням на цільове навчання, оформленням декретної відпустки, зміною прізвища), а також службових заохочень. Проект наказу з осоH бового складу готується фахівцями служб кадрового забезпеH чення певного органу управління. Особливістю оформлення такого наказу є відсутність так званої констатуючої частини та основного розпорядчого слова “наказую”. Подібні накази будуH ються за такою схемою: прийом, звільнення, переміщення, заоH хочення. Кожна управлінська дія зазначається окремим пункH том, а розпорядчими словами виступають: ПРИЙНЯТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАГОРОДИТИ тощо. Наказ з особового складу обов’язково візується зацікавленими струкH турними підрозділами і посадовими особами та підписується керівником установи. Накази з основної діяльності і з особового складу відрізняH ються не тільки формою, а й процедурою підготовки та виданH ня. Питання управління кадрами регулюються Кодексом заH конів про працю України, яким, зокрема, передбачено оформлення прийому на роботу наказом (розпорядженням) адміністрації підприємства, установи, організації. Таким чином, у практиці управлінської діяльності питання прийому, звільненH ня, переміщення, заохочення можуть оформлятись у вигляді наказів або розпоряджень. Накази (розпорядження) з особового складу реєструються і зберігаються окремо від наказів з основH ної діяльності, при цьому номер наказу (розпорядження) доH повнюється літерами ОС – особовий склад (Приклад 7). Накази з оперативних питань стосуються адміністративноH господарської діяльності установ і пов’язані з оформленням відряджень, наданням відпусток і дисциплінарними стягненняH ми. Текст такого наказу може складатися з двох частин – вступної і констатуючої – або тільки з однієї – констатуючої. 85

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад 6

УКРАЇНА

МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ (МІНПРАЦІ УКРАЇНИ)

НАКАЗ № _______________

______________________ м. Київ

⎡Про затвердження посадових⎤ окладів………………………. ⎣……………………………… ⎦

ЗАРЕЄСТРОВАНО в Міністерстві юстиції України ___________ 200 __р. № __ Керівник реєструвального органу ___________________

Відповідно до Закону України “Про …………………………» та виходячи з …………………………….. НАКАЗУЮ: 1. Встановити …………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………….. 2. Затвердити …………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………….. 3. Відповідальність за додержання ………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………..

Міністр

86

підпис

__________________________ ініціали, прізвище

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

Приклад 7

ТУРИСТИЧНА АГЕНЦІЯ

“О Р І О Н”

НАКАЗ 30.09.2004

м. Київ

№ 78-ос

⎡Про прийняття на роботу та ⎤ ⎣ переведення на іншу посаду ⎦

1. Яковенко Олену Миколаївну ПРИЙНЯТИ на посаду бухгалтера з 01.10.2004 року за контрактом Підстава: заява Яковенко О.М. від 25.09.2004 р.

2. Мілевич Богдана Семеновича ПЕРЕВЕСТИ з посади менеджера з рекламної діяльності на посаду старшого менеджера-екскурсовода з 01.10.2004 р. із щомісячним окладом вісімсот п’ятдесят гривень. Підстава: доповідна записка гол. менеджера Ситник О.П. від 29.09.2004р. і заява Мілевича Б.С. від 29.09.2004 р.

3. Василенко Юлію Петрівну НАПРАВИТИ на навчання до міжнародного центру “ТУРСЕРВІС” до м. Глазго (Великобританія) на 6 тижнів з 02.10.2004 р. Підстава: лист-запрошення міжнародного центру “Турсервіс” від 22.09.2004 № 319/8-54 і заява Василенко Ю.П. від 23.09.2004р.

Директор

підпис

____________________ ініціали, прізвище

87

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Розпорядчими словами в таких наказах мають виступати: НАH КАЗУЮ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ (догану) тощо. Відповідно до визначеного і затвердженого переліку доH кументів у конкретній установі замість наказів з оперативних питань можуть видаватись розпорядження. Порядок оформленH ня таких розпоряджень аналогічний оформленню наказів з оперативних питань. Приклад тексту: Згідно з листом-запрошенням Міністерства культури і мистецтв України від 01.10.2003 “Про проведення Днів культури України у Вірменії” НАКАЗУЮ: 1. Відрядити завідувача відділу міжнародних зв’язків Колодія Миколу Семеновича до Єревана з 10.10.2003 р. до 17.10.2003 р. 2. ……….

Обов’язковою умовою складання наказу без вступної часH тини є наявність посилання на підставу прийняття відповідноH го управлінського рішення. Приклад тексту: ОГОЛОСИТИ

догану

науковому

співробітнику

відділу економічної

статистики ВОВКУ Миколі Петровичу за систематичне запізнення на роботу. Підстава: доповідна записка нач. відділу економічної статистики Портнова Г.В. від 15.06.2003 р.

Накази з оперативних питань підписує керівник установи або його заступник. Реєструються накази окремо від інших наказів, а до реєстраційного номера додається відповідна літеH ра – наприклад ОП – оперативні (Приклад 8). ДОПОВІДНА ЗАПИСКА – організаційний документ інформаційного змісту – може виступати, як самостійний доH кумент (ініціативна доповідна записка), а також як додаток (підстава) для прийняття відповідних розпорядчих документів. Доповідні записки адресуються керівникові установи або устаH 88

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

нові вищого рівня управління і за цією ознакою поділяються на внутрішні і зовнішні. За змістом можна виокремити ініціативні, звітні, пояснювальні, інформаційні доповідні записки. Текст доH повідної записки містить детальний виклад певного питання і супроводжується висновками й пропозиціями автора. Приклад 8 Київське науково-виробниче підприємство «ПРОМІНЬ»

НАКАЗ 01.03.2005

№ 17 – оп

⎡Про відрядження на ⎤ ⎣наукову конференцію ⎦ ВІДРЯДИТИ до м. Львова з 02.03.2005 до 09.03.2005 на науково-практичну конференцію „Основні тенденції сучасного документаційного менеджменту” -

Портнова Георгія Володимировича, заступника директора з наукової роботи; Сидорова Петра Сергійовича, завідувача відділу маркетингу; Попову Ірину Михайлівну, наукового співробітника відділу наукового прогнозування. Підстава: лист-запрошення Львівського науково-дослідного інституту від 20.02.2004 № 18/54-01 Директор

С.Ю. Крилов

На відміну від заяви, пояснювальної записки та інших довH ідкових документів доповідна записка оформляється на загальH ному бланку установи або відповідного структурного підроздH ілу. При відсутності бланка на чистому аркуші паперу відтворюють необхідні реквізити бланкової частини з обов’язH ковим зазначенням дати і реєстраційного індексу доповідної записки. Якщо складання внутрішньої доповідної записки виH магає оперативності, за браком часу її оформляють у рукописH 89

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

ному вигляді на чистому аркуші паперу. Але в усіх випадках доповідна записка обов’язково підписується автором із зазнаH ченням дати її складання (індекс може не проставлятись, тобто документ не передбачає обов’язкової реєстрації). На відмінну від довідки, в якій констатуються події або факH ти, висловлюється думка організації чи посадової особи з певноH го кола питань, доповідна записка містить констатацію резульH татів певних дій і конкретні пропозиції. Як правило, доповідна записка має своєю метою подальше прийняття управлінського рішення і відіграє роль джерела інформації, виступаючи підстаH вою для видання розпорядчого документа (Приклад 9). ПОЛОЖЕННЯ І СТАТУТ є важливими нормативноHпраH вовими актами, які закріплюють функції, обов’язки і права різних управлінських структур (міністерств, відомств, органіH зацій, фірм, спільних установ тощо) на тривалий період. ОбидH ва документи мають однакове призначення, але відрізняються сферою використання: статутом, як правило, керуються в своїй роботі підприємства, а положенням – установи, організації та їх структурні підрозділи. Положення про установу затверджується одноосібно або визначається розпорядчим документом організації вищого рівня управління. Положення про структурні підрозділи розробH ляється керівником відповідного підрозділу з його наступним затвердженням керівником установи. Датою введення в дію положення вважається дата його затвердження. Текст положення і статуту повинен включати розділи, які визначали б специфіку діяльності установи в межах відповідH ної сфери діяльності. Основними з них є: ™ “Загальні положення” з зазначенням підстави створення установи, підприємства або підрозділу; а також його місця і ролі в загальній системі управління чи в межах певного напряму діяльності, підпорядкованості та основної мети; ™ “Основні завдання і функції”. Для реалізації управлінських завдань доцільно визначити конкретні функції та функціH ональні зв’язки, що забезпечує результативність відповідH них управлінських рішень щодо основної мети діяльності; 90

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

Приклад 9 Назва установи Назва структурного підрозділу установи

Директору Центру ……………………... ……………………..

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА _______ дата

№ _______ м. Одеса

⎡Про …………………. ⎤ ………………………… ⎣ ⎦

У зв’язку із зміною Правил ………………………………….., затверджених постановою Кабінету Міністрів України від ……………… № …………., склались обставини щодо ………………………………….…… Аналіз ………………………. показав, що ......................................................... ……………………………………….. Необхідно скористатись ………………………………., залучити ................... ………………………… Просимо розглянути наші пропозиції і внести зміни до відомчих правил ………… з урахуванням конкретної ситуації …………………………………..

Керівник Програми

підпис

В.В.Цвігун

™ “Права і обов’язки”, якими закріплюється крім функціоH нальних прав і обов’язків також право керівництва устаH нови видавати організаційноHрозпорядчі та інші докуменH ти з основних напрямів її діяльності; 91

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

™ “Керівництво”, де чітко визначається коло питань, види розпорядчих документів і компетенція керівника та його заступників у розв’язанні цих питань і їх документаційH ному оформленні; ™ “Організація роботи”. В розділі визначається загальний порядок функціонування установи: наявність майна, коштів бланків, штампів, печаток, періодичність перевірок, звітності та перезатвердження основних організаційних документів (Приклад 10). ІНСТРУКЦІЇ. Найбільш поширеним видом інструкцій в організаційній діяльності установ є посадова інструкція – доH кумент, згідно з яким визначаються правила діяльності посаH дової особи, її права та обов’язки. Основою для такого визнаH чення є Трудовий кодекс України, кваліфікаційні довідники, типові інструкції та норми з окремих видів робіт. Посадова інструкція розробляється не для певної посади (за номенклаH турою), а для кожного конкретного працівника з урахуванням цільових потреб установи та індивідуальних даних фахівця. Текст інструкції складається з таких розділів: ™ “Загальні положення”, де визначаються місце і роль певH ної посадової особи в розв’язанні основних завдань меH неджменту даної установи; ™ “Основні функції”. Основні функції фахівця визначаютьH ся на основі завдань відповідного структурного підроздіH лу та індивідуальних даних працівника. Виклад має бути стислим, конкретним і зрозумілим; ™ “Права та відповідальність”. Надання прав виходить із забезпечення повного та ефективного виконання основH них функцій, покладених на посадовця. Відповідно до своїх повноважень фахівець має нести відповідальність за несвоєчасне, неякісне і некваліфіковане виконання своїх виробничих функцій; ™ “Зв’язки за посадою, або Взаємовідносини”. Здійснення своїх повноважень, спрямованих на досягнення основної мети діяльності організації, вимагає від посадовця викоH 92

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

Приклад 10 Назва установи вищого рівня управління ЗАТВЕРДЖУЮ Назва посади керівника установи вищого рівня управління _____________________ підпис, ініціали, прізвище _________ дата

ПОЛОЖЕННЯ _______

№ _______ м. Київ

⎡Про …………………. ⎤ ……………………………… ⎣ ⎦

Структура тексту 1. Загальні положення 2. Основні завдання 3. Функції 4. Права і обов’язки 5. Керівництво 6. Взаємодії 7. Майно і кошти 8. Контроль, перевірка і ревізія діяльності 9. Реорганізація і ліквідація Керівник

підпис

ініціали, прізвище

93

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

ристання відповідної інформації і передбачає його право на інформування певного кола фахівців, структурних підрозділів тощо. Обов’язково має бути зазначено, де і за якої умови посадовцю надається повноваження представH ляти свій підрозділ або напрям діяльності організації при проведенні нарад, конференцій, симпозіумів і т.ін.; ™ “Контроль за діяльністю”. У цьому розділі зазначається виробниче підпорядкування фахівця; кваліфікаційні виH моги до його освітнього рівня; стаж роботи; форми та періодичність підвищення кваліфікації; порядок і періоH дичність атестації фахівця (Приклад 11).

Приклад 11 Назва установи

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ………………

_______ № _______ м. Київ

…………………………….

_____________________ підпис, ініціали, прізвище дата______

⎡Про встановлення прав⎤ і обов’язків спеціаліста ⎣… категорії ⎦

Структура тексту 1. Загальні положення 2. Функції 3. Посадові обов’язки 4. Права 5. Відповідальність 6. Взаємовідношення 7. Контроль за діяльністю Керівник структурного підрозділу

94

підпис

ініціали, прізвище

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

ПРОТОКОЛ. Хід обговорення питань на зборах і нарадах, результати роботи колегіальних органів (як постійних, так і тимчасових) фіксуються за допомогою протоколів. За обсягом вміщеної в них інформації вони поділяються на повні, короткі та стенографічні. Повні протоколи є найбільш поширеним видом цього докуH мента: в ньому докладно фіксується весь хід обговорення тих чи інших питань, включаючи доповідь (інформацію), виступи опонентів, пропозиції зацікавлених осіб і прийняті рішення. Доповіді, виступи і пропозиції не додаються до протоколу, а включаються безпосередньо в його текст. Додатками до такого протоколу можуть бути тільки доповіді, листи або телеграми, надіслані з метою їх оприлюднення на засіданні, довідки, що підтверджують або підсилюють факти, які обговорювались в ході засідання чи наради, відгуки офіційних опонентів, висновH ки офіційних експертів і деякі інші документи. Короткі протоколи призначені тільки для фіксування факH ту самого засідання і констатації рішень. Документи і матеріаH ли, на підставі яких обговорювались певні питання, оформляH ються у вигляді додатків. Особлива увага при створенні таких протоколів приділяєтьH ся оформленню постановчої частини основного тексту протокоH лу. У випадку принципової незгоди з будьHяких питань особисH та думка кожного з присутніх обов’язково документується і в такому вигляді додається до протоколу. Короткий протокол може фіксувати рішення про затвердження того чи іншого документа, і в цьому разі останній повинен додаватись до протоколу. Приклад: ЗАТВЕРДЖЕНО Протокол спеціалізованої ради від 04.06.2004 № 62

95

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Стенографічний протокол дослівно фіксує хід обговорення питань і містить інформацію про найменші подробиці ходу заH сідання (репліки з залу, оплески, обурення тощо). Первинний запис інформації про такі наради здійснюється стенографісткою або виконується за допомогою технічних засобів. Усі протоколи, незалежно від обсягу тексту, оформлюютьH ся відповідно до діючих правил та інструкцій. Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. В першій часH тині вказуються прізвища та ініціали голови і секретаря засіданH ня, а також – в алфавітному порядку – всіх присутніх членів колегіального органу та запрошених із зазначенням їх посад і установ. Якщо число присутніх на засіданні перевищує 8 осіб, то у вступній частині протоколу вказується лише загальна кількість присутніх. Докладний список складається на окремоH му аркуші і додається до протоколу. Вступна частина протокоH лу включає порядок денний із переліком питань, розглянутих на засіданні, і прізвища осіб, які виголосили доповіді або інфорH мували присутніх із цих питань. Наприклад: ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1. Про затвердження бізнес-плану студії “МАЕСТРО” Доповідь головного менеджера студії засл. діяча мистецтв України О.П. Перевірко 2. Про підготовку до видання чергового каталога “МУЗИЧНЕ КОЛО” Інформація відповідального секретаря редакції Л.М. Васько

Основний текст протоколу поділяється на розділи відповіH дно до порядку денного. Кожний розділ будується за традицH ійною схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) (Приклад 12). Ці слова обов’язково видіH ляються великими літерами і друкуються з окремого рядка. В розділі ВИРІШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) дається повне форH мулювання прийнятих рішень. З метою посилення розпорядH чої ролі протоколу в окремих випадках він може затверджуваH тися. (Приклад 12А). 96

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

Приклад 12 АКЦІОНЕРНИЙ БАНК „ВСЕСВІТ”

ПРОТОКОЛ 13.02.2004

№_15_ м. Київ

⎡ Засідання правління банку ⎤ С.І. Сидорчук

Голова Секретар -

Т.М. Клименко

Присутні -

12 чоловік (список додається)

ПОРЯДОК ДЕННИЙ 1. Про зміни у статутних документах філій банку. Доповідь заст. голови правління банку М.М. Грошового 2. Про організацію оздоровлення дітей співробітників у літній період. Інформація менеджера з питань роботи з громадськістю О.С. Верещак 3. Організаційні питання 1. СЛУХАЛИ: М.М. Грошовий, заст. голови правління банку (запис виступу). ВИСТУПИЛИ: Ретельникова А.Г. – На нашу думку, необхідно уточнити.........…………………………………………………………………………….. ВИРІШИЛИ: 1.1. Затвердити статут..................................................................... 1.2. ................................................................................................... 2. СЛУХАЛИ: О.С. Верещак – менеджер з питань роботи з громадськістю. Згідно з планом роботи банку на 200... нам необхідно оздоровити дітей……………………………….. ВИСТУПИЛИ: 1. Осокін В.Ю., голова профспілкового комітету банку. ....………………… 2. Хорошківський П.С., менеджер відділу............................………………….. ВИРІШИЛИ: 2.1. ................................................. 2.2. ................................................ Голова

С.І. Сидорчук

Секретар Т.М. Клименко В справу 01-9 Секретар __________________ підпис, прізвище __________ дата

97

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад 12A

Назва установи

ПРОТОКОЛ _______ № _______

ЗАТВЕРДЖУЮ Голова Правління банку _________ М.В.Ларін _________ дата

⎡Засідання Акціонерного ⎤ ⎣товариства банку ⎦

Протокольні рішення доводяться до виконавців у вигляді витягів із протоколу або інших розпорядчих документів – наH казів, вказівок, розпоряджень. АКТ являє собою документ колегіального характеру, в якоH му, на відміну від протоколу, групою осіб підтверджується або спростовується певний факт або дія. У більшості випадків акт складається кількома посадовими особами з метою об’єктивноH го фіксування фактів чи певної ситуації. Акти складаються таH кож за підсумками перевірок, ревізій, при прийманні та переH дачі справ, проведенні виробничих випробувань нових виробів і зразків, прийомі завершених об’єктів тощо. Деякі види актів, у залежності від їх змісту, підлягають затвердженню керівником установи або установою вищого рівня управління (наприклад, акт про ліквідацію установи). Текст акту складається з двох частин: вступної і констатуюH чої. В першій частині вказуються підстави для складання акта і перелічуються його укладачі та присутні. Після слова “підстаH ва” робиться посилання на розпорядчий документ або усне доручення керівника. У констатуючій частині формулюються мета і завдання акH тування подій, зміст проведених робіт, сутність встановлених фактів, а також висновки фахівців. 98

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

Інформація, що повторюється, може подаватись у тексті акта у вигляді таблиці. В заключній частині тексту акта (перед підпиH сами) вказується кількість примірників акта і місце їх подання. Така кількість примірників визначається колом зацікавлених сторін або встановлюється чинним законодавством. Наприклад: Складено у 3Hх примірниках: 1Hй прим. – Держстандарт України; 2Hй прим. – Мінюст України; 3Hй прим. – у справу. Акт підписується всіма особами, що брали участь у його склаH данні. При засвідченні підпису посада не вказується. При наявності у членів комісії особливої думки вона викладається під підписом у першому примірнику документа або на окремому аркуші, в самому ж акті зазначається факт його наявності (Приклад 13).

Запитання для самоперевірки 1. Назвіть основні види розпорядчих документів. 2. Які види організаційних документів видають в установі і з якою метою? 3. Що таке довідковоHінформаційні документи, назвіть їх? 4. За допомогою якого документа установи закріплюється перелік ОРД, що складаються в ній? 5. Чим відрізняється вказівка від розпорядження? 6. Яким документом доводяться до виконавців протокольні рішення? 7. Які різновиди наказів видаються в установах? 8. Назвіть основні відокремлення наказів з основної діяльH ності від наказів по особовому складу. 9. Назвіть види доповідних записок. 10. Перелічіть назви основних розділів Положення (СтатуH ту) про установу. 11. Чим відрізняється положення від статуту? 12. Що є основоположним принципом розробки, затвердH ження та використання посадових інструкцій? 13. Назвіть варіанти підстав для документного оформлення акта прийняття виконаних робіт. 99

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад 13 Назва установи

АКТ 13.04.2005

№ 47 м. Київ

⎡ Про прийняття будівельного ⎤ ⎣ об’єкта № 44/1 ⎦ Підстава: протокол комісії про здачу будівельного об’єкта від 01.04.2005 Голова Члени комісії

Герасимчук П.С., головний архітектор Подільського р-ну м. Києва Солодуб І.П., інспектор з пожежної безпеки Загребельний М.Г., гол. сан.- епідем. лікар Попова І.В., заст. директора парку відпочинку

В період від 10.04.2005 р. по 12.04.2005 р. комісія перевірила готовність будівельного об’єкта до експлуатації як спортивно-оздоровчого комплексу......................................................................................................................... ............................................................................................................................... Комісія встановила, що об’єкт до експлуатації підготовлений в цілому, але слід констатувати, що.............................................................................................. ................................................................................................................................... Виходячи з викладеного вище, та з метою......................комісія рекомендує: 1. ................................. 2. ................................ 3. ............................... Акт складено в 4-х примірниках: 1-й надсилається до Головного управління архітектури і будівництва м.Києва; 2-й – до .................................... 3-й – до ................................... 4-й – в справу

100

Голова

П.С. Герасимчук

Члени комісії

І.П. Солодуб М.Г. Загребельний І.В. Попова

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

3.2. Проектування і виготовлення бланків організаційно&розпорядчих документів Одним із основних шляхів уніфікації управлінської докуH ментації є визначення оптимального переліку реквізитів, що забезпечує компактне і економічне розташування інформації на корисних площах документів та її оперативне використання при обробці як традиційним способом, так і за допомогою різноманітних технічних засобів і пристроїв. Реквізит докумен" та – це обов’язковий інформаційний елемент, властивий певно" му виду офіційного документа [21]. Державним стандартом України 4163 – 2003 „Державна система документації. Уніфікована система організаційноHрозH порядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” визначена максимальна кількість реквізитів, здатних задовольH нити укладачів організаційноHрозпорядчих документів з будьH яких управлінських питань. На сьогодні ця кількість складає 32 реквізити [18]: 01. Державний герб України, герб Автономної Республіки Крим, герби міст України; 02. Емблема організації, або товарний знак (знак обслуговуH вання); 03. Зображення нагород; 04. Коди організацій; 05. Код форми документа; 06. Найменування організації вищого рівня; 07. Найменування організації; 08. Найменування структурного підрозділу організації; 09. Довідкові дані про організацію; 10. Назва виду документа; 11. Дата документа; 12. Реєстраційний індекс документа; 13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа; 14. Місце складання або видання документа; 15. Гриф обмеження доступу до документа; 101

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

16. Адресат; 17. Гриф затвердження документа; 18. Резолюція; 19. Заголовок до тексту; 20. Відмітка про контроль; 21. Текст документа; 22. Відмітка про наявність додатків; 23. Підпис; 24. Гриф погодження документа; 25. Візи погодження документа; 26. Печатка; відбиток печатки 27. Відмітка про засвідчення копій; 28. Прізвище виконавця, номер його телефону; 29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи; 30. Відмітка про створення документа в електронній формі; 31. Відмітка про надходження документа до організації; 32. Запис про державну реєстрацію. Такий перелік реквізитів є результатом узагальнення багаH торічного досвіду управлінської діяльності і обумовлений необH хідністю інтеграції у світову систему обміну управлінською інформацією. В управлінській діяльності не існує такого виду організаційноHрозпорядчого документа, в якому всі реквізити використовувалися б одночасно. Цей перелік є максимальним і воднораз універсальним, оскільки для кожного виду документа (наказ, протокол, вказівка і т.д.) добираються реквізити, які відрізняють один вид документа від іншого залежно від констаH тації або директивного прийняття ним тих чи інших управліH нських рішень. Виходячи з цього, реквізити можна поділити на постійні та змінні. Постійні реквізити складають заготовочну частину докуH мента і, як правило, довгий час можуть бути незмінними (наH приклад, назва установи, емблема, довідкові дані тощо), викоH ристовуючись при виготовленні бланків, штампів, печаток. Змінні ж реквізити (підпис, текст, дата тощо) оформлюють у кожному конкретному випадку відповідно до конкретних завH 102

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

дань управління і в залежності від обраної форми чи виду доH кумента (акт, наказ, рішення і т.ін.). Для оформлення основних організаційноHрозпорядчих доH кументів встановлено два формати паперу: А4 (297 х 210) і А5 (148 х 210). Такі формати документів найбільш поширені, що відповідає міжнародним правилам, а також можливостям технічних приладів та пристроїв, традиційно використовуваних у сфері управління. Корисна площа стандартного аркуша передH бачає умовний поділ на активну зону і береги. Активна зона заповнюється інформацією, яка потребує швидкого і безперешH кодного сприйняття візуально або технічним пристроєм. Берег документа – це вільна площа документа від зовнішнь" ого краю аркуша до реквізиту. Для управлінських документів встановлено такі береги: лівий – 30мм; правий – 10мм; верхній та нижній – 20мм. Відступ шириною 30 мм від краю аркуша називають нульоH вим положенням табулятора. Черговість реквізитів документа визначається положенням табулятора при відтворенні докуH ментів друкованим способом: 0 – від межі лівого берега для друкування таких реквізитів: ™ заголовок до тексту; ™ текст (без абзацу); ™ відмітка про наявність додатків; ™ назва посади у реквізиті “підпис”; ™ гриф погодження; ™ прізвище виконавця і номер його телефону. 1 – п’ять друкованих знаків від межі лівого берега для поH чатку абзаців у тексті; 2 – шістнадцять друкованих знаків від межі лівого берега для складання таблиць і трафаретних текстів; 3 – двадцять чотири друкованих знаки від межі лівого беH рега для таблиць і трафаретних текстів; 4 – тридцять два друкованих знаки від межі лівого берега при оформленні реквізиту “адресат”; 103

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

5 – сорок друкованих знаків від межі лівого берега для рекH візиту “гриф затвердження”; 6 – сорок вісім друкованих знаків від межі лівого берега для розшифрування підпису в реквізиті “підпис”; 7 – п’ятдесят шість друкованих знаків від межі лівого береH га для складних таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) та Державним класифіH катором управлінської документації (ДКУД). Для кожного формату використовують два варіанти розмH іщення реквізитів: наріжне і поздовжнє. Наріжне розташування реквізитів вважається більш еконоH мічним з точки зору корисного використання робочої поверхні аркуша. Вся постійна інформація на такому бланку зосередH жується ліворуч від нульового положення, тобто від краю лівоH го берега. При поздовжньому розташуванні межі реквізитів заH головної частини продовжуються до меж правого берега. Реквізити розміщують у встановлених межах з припущенням + 3 мм. Постійні реквізити і обмежувальні риски бланкової частиH ни документа доцільно розміщувати одним із способів: цент" рованим (початок і кінець кожного рядка реквізитів однаково віддалені від краю аркуша) або прапоровим (кожний рядок рекH візиту починається від лівого берега документа). Такі технічні обмеження дозволяють розробити єдині підхоH ди до загального вигляду офіційних бланків, основними з яких є: ™ загальний бланк; ™ бланк конкретного виду документа; ™ бланк листа. Таким чином, бланк документа – це стандартний аркуш з попередньо відтвореною на ньому постійною інформацією рекв" ізитів і місцем, відведеним для внесення змінної інформації [21]. Як правило, загальний бланк розробляється і тиражується в кожній установі в кількості, достатній для оформлення більшості управлінських документів. На основі загального бланH 104

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

ку установи та організації можуть бути розроблені бланки структурних підрозділів, бланки конкретних видів документів, бланки окремих посадових осіб. Бланки посадових осіб за своїм загальним виглядом і розміщенням реквізитів повинні відповH ідати вимогам державного стандарту, а рішення про виготовленH ня і використання їх окремими посадовцями приймаються кеH рівництвом міністерства, державних комітетів, відомств, яким підпорядковані ті чи інші організації та посадовці. Бланк листа розробляється установою незалежно від наявH ності загального бланку. Він має чітку функціональну спрямоH ваність і не може бути замінений іншим бланком. При замовленні друкування бланків у спеціалізованій устаH нові слід мати на увазі, що у відповідності з чинним законодавH ством друкарня чи інший заклад, який виконує такого роду роботи, відповідальності за правильність інформації і дотриманH ня вимог щодо розташування реквізитів не несуть. Тому розH робка ескізу бланка покладається на менеджера з питань докуH ментаційного забезпечення і на керівництво установи. Загальний бланк установи повинен містити такі реквізити: 01 – зображення Державного Герба України, герба АвтоH номної Республіки Крим; 02 – зображення емблеми організації або товарного знака (обслуговування знака); 03 – зображення нагород; 04 – код організації; 06 – назва організації вищого рівня; 07 – назва організації; 08 – назва структурного підрозділу (для бланків структурH них підрозділів); 14 – місце складання або видання документа. Крім зазначених реквізитів бланк має містити обмежувальні позначення для подальшого внесення змінних реквізитів: 11 – дата документа, 12 – реєстраційний індекс, 19 – заголовок до тексту документа, 20 – відмітка про контроль, 31 – відмітка про надходження документа (Приклад 14). 105

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Бланк листа розробляється для оформлення службового листування і містить такі постійні реквізити (Приклад 15): 01 – зображення Державного Герба України, герба АвтономH ної Республіки Крим; 02 – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); 03 – зображення нагород; 04 – код організації; 06 – назва організації вищого рівня; 07 – назва організації; 08 – назва структурного підрозділу ( для бланків структурH них підрозділів); 09 – довідкові дані про організацію, а також обмежувальні риски для реквізитів: 11 – дата документа; 12 – реєстраційний індекс; 13 – посилання на реєстраційний індекс і дату документа; 16 – адресат; 19 – заголовок до тексту документа; 20 – відмітка про контроль; 28 – прізвище виконавця і номер його телефону; 31 – відмітка про надходження документа Бланк конкретного виду документа розробляється на осH нові загального бланку документа. Потреба установи в такому бланку встановлюється на основі вивчення обсягів внутрішньої документації, якщо протягом одного календарного року викоH ристовується понад 200 примірників одного й того самого виду документа (наприклад наказу), то доцільною є розробка спецH іального бланка наказу. Таким чином, наклад загальних бланків можна зменшити за рахунок розробки бланків конкретних видів документів. Техніка їх створення проста і не потребує розробки нових моделей бланків. Якщо в установі існує чітка модель загального бланку, то доповнивши її реквізитом 10 – назва виду документа (великими літерами), легко одержати бланк конкретного виду документа (Приклад 16). Відповідно до чинного ДСТУ 4161H2003 “Уніфікована сисH тема організаційноHрозпорядчої документації. Вимоги до офорH 106

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

Приклад 14

Україна

Міністерство культури і туризму України

Київський Національний університет культури і мистецтв

__________

№ _________________ м.Київ

⎡

⎤

⎣

⎦

107

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад 15

Україна

Державний комітет архівів України ЦЕНТРАЛЬНИЙ ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ-МУЗЕЙ ЛІТЕРАТУРИ І МИСТЕЦТВА УКРАЇНИ

вл. Володимирська, 22а, , м.Київ, 01025, Україна тел.8(044) 278-03-81, факс 8(044)278-44-81 _____________ № _________________ На № ____________________________

108

⎡

⎤

⎣

⎦

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

Приклад 16

Україна

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ (Мінекономіки України)

НАКАЗ _____________

м. Київ

⎡

⎤

⎣

⎦

№ ________

млювання документів” внесені зміни стосовно оформлення бланку національного закладу або установи. Згідно з постаноH вою Кабінету Міністрів України від 22.05.2004р. № 655 бланк національного закладу має друкуватись на аркуші формату А4 (210х297 мм), посередині аркуша вгорі розміщується зображенH ня малого Державного Герба України (тризуба) завширшки 12 мм і заввишки 17 мм, під яким центровим способом розміH щується напис «Україна», нижче – повне найменування центH рального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить національний заклад (установа), а далі – найменуванH ня національного закладу (установи). Напис «Україна» виконується шрифтом академічної гарніH тури, кеглем 12 прописним, напівжирним. Найменування ценH трального органу виконавчої влади та національного закладу (установи) друкуються шрифтом академічної гарнітури, кеглем 109

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

14 прописним, напівжирним. Під текстом зазначається індекс підприємства зв’язку, поштова адреса та номер телефону націоH нального закладу (установи) шрифтом літературної гарнітури, кегль 10 рядковий, світлий. Написи обмежуються зліва і спраH ва двома рисками – спочатку жирною, а нижче – тонкою. Під рисками у лівому верхньому ріжку чистого поля аркуша розмH іщуються два рядки для дати та індексу вихідного документа, а також для посилання на індекс i дату вхідного документа. Відстань від верхнього обрізу аркуша до двох рисок повинна перевищувати 70 мм (Приклад 17). Приклад 17

Україна НАЙМЕНУВАННЯ ЦЕНТРАЛЬНОГО ОРГАНУ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ НАЙМЕНУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ (УСТАНОВИ)

Індекс підприємства зв’язку, поштова адреса та номер телефону ________ № ________на № ______________

Розширення ділових партнерських зв’язків з іншими дерH жавами обумовлює необхідність виготовлення бланків, надруH кованих двома мовами: державною та відповідно іноземною. Вміщена на бланку інформація викладається спочатку державH ною мовою і після цього дублюється – іноземною з повторенH ням кожного реквізиту. Для таких бланків передбачено ріжкоH ве розташування реквізитів: ліворуч розміщуються реквізити українською мовою, а прізвище – іноземною (Приклад 18). 110

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

Приклад 18

Закрите акціонерне товариство

Закрытое акционерное общество

“Зовніштурбізнес”

“Зовніштурбізнес” пер. Правды, 45/7, г.Киев, 04101, Украина тел. (044) 2126578, fax (044) 2124587

__________ № _____________________ На № _____________________________ ⎡

⎤

⎣

⎦

Виготовлені наклади бланків установ обліковуються, а їх використання підлягає суворому контролю. З метою такого контролю на нижньому березі із зворотної сторони аркуша бланку проставляється порядковий номер документа друковаH ним способом або за допомогою механічного нумератора. Всі постійні реквізити, а також обмежувальні риски для внесення змінних реквізитів відображаються на бланках докуH ментів друкарським способом фарбами насичених кольорів. Текстова частина, як правило, друкується чорним кольором, а зображення герба, нагород, емблем може виконуватись різноH колірними фарбами, відтінки яких мають відповідати оригінаH лу, що додається до макету бланка. При друкуванні інформацH ійних блоків бланка використовуються друкарські шрифти літературної, звичайної або газетної гарнітури. Розміри шрифтів для бланків добираються в залежності від кількості друкованих знаків. Одиницею вимірювання друкарського шрифту є кегль. Назва установи виконується шрифтами висотою від 16 до 26 кегля, інша інформація друкується на бланку документа шрифH тами висотою від 6 до 16 кегля. 111

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Запитання для самоперевірки 1. 2. 3. 4.

Що таке бланк документа? Які види бланків розробляють в установі? Які реквізити складають бланкову частину документа? Назвіть розміри обов’язкових відступів від лівого і верхH нього країв аркушу? 5. Які способи розміщення постійних реквізитів на бланку Ви знаєте? 6. Які відокремлення мають: ™ загальний бланк і бланк листа; ™ загальний бланк і бланк конкретного виду документа? 7. Назвіть основні вимоги щодо виготовлення бланків друH карським способом.

3.3.Правила оформлення постійних реквізитів організаційно&розпорядчих документів Існують певні правила, що визначають інформаційну насиH ченість, регламентують стилістику і граматику постійних реквH ізитів, організаційноHрозпорядчих документів. Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим (реквізит 01) виконується на бланках докуH ментів відповідно до Положення про Державний Герб УкраїH ни та герб Автономної Республіки Крим [9], на верхньому березі документа. Зображення державного герба в центрі аркуH ша передбачене для бланків із поздовжнім розташуванням рекH візитів і двомовних бланків. Ліворуч державний герб розміH щується на бланках ріжкового зразка. Діаметр зображення не повинен перевищувати 17 мм. Зображення емблеми організації або товарного знака (знаH ка обслуговування) (реквізит 02). Емблемою організації може бути знак обслуговування, призначений для розрізнення фірм, товаровиробників, послуг підприємств, юридичних осіб і т.ін. Емблема повинна бути зареєстрована у відповідному повноH важному органі і має відповідати вимогам Закону України „Про 112

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

охорону прав на знаки для товарів і послуг”, прийнятого ВерH ховною Радою України 15 грудня 1993 р. [5]. Товарний знак слід відрізняти від фірмового найменування організації (симвоH лу), виробничої чи торговельної марки або клейма (див. Р.4 п.4.1). Товарний знак (емблема) реєструється на ім’я організації чи юридичної особи, що здійснює підприємницьку діяльність, і підтверджується посвідченням або свідоцтвом, яке містить зобH раження знака з текстовим супроводом, що пояснює символічH ний зміст його складових або цілого зображення. Фірмове ж найменування (символіка, клеймо) організації не підлягає спецH іальній реєстрації, і право на нього юридична особа здобуває з моменту, коли фактично стала ним користуватися. Спільним між найменуванням фірми і товарним знаком (емблемою) є те, що обидва виконують інформаційноHпредставницьку (рекламну) функцію. Зображення емблеми організації або товарного знака розміщується на лівому березі бланка на рівні назви організації. На бланках установ недержавної форми власності, які не містять зображення державного герба, емблему доцільно розміщувати на верхньому березі документа. Розміри емблеми або товарного знака, в залежності від місця їх розташування, можуть коливаH тись від 17 до 22 мм у діаметрі, а колірна гама має відповідати натуральним кольорам засвідченого зразка емблеми. Зображення нагород – (реквізит 03). На бланках управліH нських документів у минулі часи зображувались різноманітні державні ознаки: почесні звання, ордени, медалі, інколи диплоH ми, тощо. Зміни в соціальноHполітичному устрої держави стаH ли причиною переорієнтування системи цінностей, що пошиH рилось також на нагороди. В незалежній Україні встановлено свої вищі державні відзнаки, що формують імідж сучасних усH танов, організацій і підприємств. Зображення нагород на бланH ках документів регулюється чинним законодавством країни. Вони розміщуються на лівому березі бланка, на рівні реквізитів 07 – назва організації і 08 – назва структурного підрозділу. Відомості про наявність нагород вміщуються на бланку один раз: у вигляді зображення або в письмовій формі. 113

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад. ОРДЕНА ЯРОСЛАВА МУДРОГО

Центр досліджень науково-технічного розвитку або Зображення нагороди

Центр досліджень науково-технічного розвитку

Код організації (реквізит 04) проставляється у верхньому правому ріжку документа відповідно до Єдиного державного реєстра підприємств і організацій України (ЄДРПОУ). Кожній організації, що функціонує в Україні, присвоюється код, який складається з семизначного числа і в певних ситуаціях може виступати його довідковим кодом замість адреси. Найбільш широко використовуються кодові позначення установ у сфері статистичного обліку. Назва організації вищого рівня (реквізит 06). Якщо устаноH ва має галузеву чи функціональну підпорядкованість із чітко визначеною структурою, то її бланк обов’язково повинен містиH ти назву установи вищого рівня. В тому випадку, якщо ця наH зва складається з великої кількості друкованих знаків, вона може бути подана у скороченому вигляді (але не в формі абреH віатури), наприклад: МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

(МІНПРОМПОЛІТИКИ УКРАЇНИ)

В разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення зазH начається її повна назва, наприклад:

ІНСТИТУТ СОЦІАЛЬНО-КУЛЬТУРНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ не можна замінити на: ІНСТИТУТ СКД

114

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

У бланках організацій, підпорядкованих одночасно двом органам державного управління або органу державного управH ління і громадській організації, вказуються обидва ці органи як організації вищого рівня, наприклад: КИЇВСЬКА ДЕРЖАВНА МІСЬКА АДМІНІСТРАЦІЯ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ На бланках приватних установ назва установи вищого рівня не вказується, а зазначається лише назва установиHавтора, наH приклад: ПРИВАТНИЙ НОТАРІУС або ПРИВАТНА НОТАРІАЛЬНА УСТАНОВА але не: Міністерство юстиції України ПРИВАТНИЙ НОТАРІУС Назва організації (реквізит 07). Назва організації, яка висH тупає автором документа, повинна відповідати назві, зазначеній у її статутних документах. Вона відтворюється повністю жирH ним шрифтом літературною або художньою гарнітурою. СкороH чена назва організації вказується тоді, коли вона офіційно зафH іксована у статуті або положенні про організацію, і подається в дужках нижче повної назви окремим рядком, наприклад:

Державна компанія з експорту та імпорту продукції і послуг військового та спеціального призначення (ДК “Укрспецекспорт”) Заміна назви організації її емблемою не припускається. 115

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Наприклад: не можна Туристична фірма СИНДБАД можна Туристична фірма “СИНДБАД” Назва структурного підрозділу організації (реквізит 08). Установи підприємства і організації, що складаються з багаH тьох структурних підрозділів і виконують широке коло завдань, згідно із статутними документами мають право вступати в саH мостійні ділові стосунки з іншими установами або партнерами. Для прискорення процесу укладання відповідних угод за рішенH ням організації або керівництва вищого рівня можуть бути виH готовлені окремі бланки її структурних підрозділів, територіальH них відділень, філій або окремих посадових осіб. Наприклад: Національна Академія наук України ПРЕЗИДІЯ АКАДЕМІК0ЕКСПЕРТ або: „АВАЛЬ” Акціонерний банк ФІЛІЯ Оболонського району м. Києва Довідкові дані про організацію (реквізит 09) містять поштоH ву адресу та інші відомості, зокрема номери телефонів, факсів, телексів, адреси електронної пошти. Їх розміщують нижче наH зви організації або структурного підрозділу. Довідкові дані про установу набираються шрифтом висотою від 6 до 12 кеглів. Цей реквізит зазначається лише на бланках листів і займає ту вільну площу документа, яка в загальному бланку призначена для реквізиту 10 – назва виду документа. У бланках для листів, що використовуються для розрахунковоHгрошових операцій, приH 116

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

пускається зазначення номерів рахунків у банку та інші фінанH сові реквізити, наприклад: пр. Перемоги, 30, м. Київ, 01201, Україна, т. 221H15H17, т.факс 221H15H15, рах. у Київському банку „Сяйво” № 583101418 МФО 3801861 Назва виду документа (реквізит 10). Цей реквізит може вважатись постійним за умови друкарського виготовлення спеціальних бланків, тобто бланків окремих видів документів, наприклад: НАКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ тощо. Рішення про необхідність виготовлення спеціальних бланків приймається фахівцями служб документаційного забезпечення управління установ. Для їх друкування використовується літературна гарH нітура насиченого кольору з висотою шрифту 24 кегля. Місце розташування назви виду документа відведено ДСТУ 4163H 2003 нижче реквізитів 07 і 08 на площі, призначеній для реквH ізиту 09. Тобто ці реквізити можна вважати взаємовиключниH ми: якщо бланк містить реквізит 09 – довідкові дані про установу, то це бланк листа, а якщо на ньому вказана назва виду документа, то це спеціальний бланк, оскільки при оформлені службового листа на бланку ніколи не зазначається назва доH кумента – ЛИСТ. Місце складання або видання документа (реквізит 14) зазH начається на всіх документах. На бланках листів ця інформаH ція міститься у 09 реквізиті – довідкові дані про організацію. На загальних бланках реквізит розміщують у зоні 13 реквізиH ту – посилання на реєстраційний індекс і дату документа, який є приналежністю службових листів, тобто нижче обмежувальH них рисок до реквізитів 11 – дата документа і 12 – реєстраційH ний індекс документа. Реквізит повинен включати точну назву місця знаходження організації – автора документа, наприклад: м. Донецьк або: сел. Соснівка, Галицький район, Львівська область. 117

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Запитання для самоперевірки 1. Де буде розташовано реквізит “зображення Державного Герба України” на двомовному бланку листа? 2. Як відрізняють емблему (товарний знак) установи і виH робничу (торговельну) марку цієї ж установи? 3. Яке позначення назви установи повне чи скорочене вкаH зують на бланку першим? 4. У якому випадку на бланку установи зазначають назву структурного підрозділу? 5. Чому на бланку листа не завжди зазначають фінансові реквізити установи?

3.4. Правила оформлення змінних реквізитів організаційно&розпорядчих документів Оформлення змінних реквізитів вимагає оперативного здійснення заходів для забезпечення чіткого документування прийнятого управлінського рішення. Така оперативність досяH гається шляхом спрощення процесу підготовки документів, прискорення їх проходження і виконання, а також створення умов для їх подальшого використання і зберігання. Виконання цього завдання вимагає дотримання ряду обов’язкових вимог: ™ використання бланків із фіксованою постійною інформацією про установу; ™ грамотного викладу тексту документа; ™ формулювання стислого змісту – “заголовка до тексту”, який дає уявлення про його призначення, важливість, тер" міновість і навіть цінність; ™ точне адресування, що забезпечує можливість виконання документа. Ця вимога поширюється і на резолюцію, в якій виконавець повинен бути конкретно визначений; ™ наявність спеціальних позначень – індексу, відмітки про над" ходження, відмітки про наявність додатків, зазначення прізвища виконавця і номера його телефону, грифів затверд" ження, погодження, обмеження доступу до документа тощо. 118

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

З метою вдосконалення процесу створення і оформлення організаційноHрозпорядчої документації розроблено комплекс правил і вимог, викладених у ДСТУ 4163 “Державна уніфікоH вана система документації. Уніфікована система організаційноH розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання докуH ментів» [18] та «Методичних рекомендаціях щодо застосування ДСТУ 4163H2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційноHрозпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (ДержкоH мархів України, 2004) [40]. Зупинимось на основних правилах оформлення змінних реквізитів організаційноHрозпорядчих документів. Дата документа (реквізит 10) є обов’язковим елементом засвідчення або фіксування фактів і подій у процесі їх докуменH тування. Дата пов’язує документ із певним відрізком часу, визH начаючи початок або завершення дії, вказуючи на час прийнятH тя або виконання рішення. Реквізит “дата” проставляється нижче назви документа, поряд із реєстраційним індексом, у спеціально відведеному місці (обмежувальної риски для дати). Дата вказується арабсьH кими цифрами і розміщується в один рядок у такій послідовH ності: число, місяць, рік (наприклад: 24.01.2004 або: 24.01.04). Припускається зазначення дати у зворотному порядку: 2004.02.04. У нормативноHправових актах і фінансових докуH ментах використовується словесноHцифровий спосіб оформH лення дати (наприклад: 15 травня 2004 р.). Дата проставляється особами, що підписують або затвердH жують документ, одночасно з його підписанням або затвердженH ням. Так, наприклад, лист, наказ датуються днем їх підписанH ня, а інструкція, план – днем їх затвердження. Однак деякі документи (зокрема, акти, протоколи) датуються не днем їх підписання, а часом проведення заходів, зафіксованих цими доH кументами. Якщо такий захід триває кілька днів, то на документі вказуються дати його початку і закінчення через дефіс (наприкH лад: 03.07.2004 – 06.07.2004). 119

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Датою документа також може бути день його прийняття або реєстрації. Так, спільні постанови, рішення директивних органів, листи датуються днем їх остаточної реєстрації. Якщо документ оформлений не на бланку, його дата проH ставляється під текстом поряд із підписом (наприклад, заяви, пояснювальні і доповідні записки). Дата затвердження або поH годження документа вказується у відповідних грифах. Таким чином, дата документа є його обов’язковим реквізиH том, обумовленим юридичною вимогою, і виступає основною пошуковою ознакою, використовуючись при посиланні на доH кумент разом із його назвою і реєстраційним індексом. Реєстраційний індекс документа (реквізит 12) являє собою умовне позначення, використовуване з метою обліку, пошуку і систематизації документів. Індекс у стислій формі містить повні довідкові дані про документ: назву виду документа, автора, приH значення, місце знаходження оригіналу (копії), термін зберіганH ня тощо. Реєстрація документа забезпечує його включення в систему управлінських дій і сприяє його виконанню, встановH лює відповідальність за його подальше функціонування. Формально реєстрація полягає в занесенні в облікову форH му відомостей про документ і присвоєння йому реєстраційноH го індексу як факту документування і надання документу юриH дичної сили. Для реєстрації всіх документів використовується єдина реєстраційноHконтрольна картка (РКК), придатна для обробки як у традиційних системах (картотеках), так і в електH ронних мережах. Різноманітні форми обліку і реєстрації докуH ментів складають так звану інформаційноHпошукову систему з документів установи (ІПС). При реєстрації документа він отримує умовне позначенH ня – реєстраційний індекс. Індексація здійснюється згідно з класифікаційною схемою документів установи, яка, в свою чергу, розробляється на основі класифікатора ділянок або питань діяльності, штатного розпису, наказу чи розпорядH ження про розподіл функцій.

120

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

При розробці системи індексів необхідно дотримуватися принципу однаковості індексації різних груп документів у всіх без винятку структурних підрозділах, а також стабільності прийнятих умовних позначень. Принцип однаковості індексації полягає у зведенні індексів до однакової системи позначень і їх систематизації в залежності від порядку розташування складових. Класичний реєстраційH ний індекс документа виглядає так: 01H15H148, де: 01 – індекс структурного підрозділу або напряму діяльності; 15 – номер справи, в якій знаходиться документ; 148 – порядковий номер надходження (відправлення) доH кумента. Розглянемо приклади реєстраційної індексації вхідних і виH хідних документів. ™ Лист"замовлення на постачання обладнання для відділу виставок і реклами (вихідний документ) матиме такий вигляд: 09H7H128, де: 09 – класифікаційний індекс відділу виставок і реклами за штатним розписом; 7 – номер справи, в якій знаходиться копія листаHзамовH лення; 128 – порядковий номер документа, надісланого устаноH вою, в межах одного календарного року. ™ Протокол колегії цієї самої установи (внутрішній докуH мент) матиме індекс: 01H3H15, де: 01 – класифікаційний індекс загального відділу установи за штатним розписом; 3 – номер справи, в якій знаходиться протокол; 15 – порядковий номер протоколу в межах одного каленH дарного року. ™ Вхідний документ (крім листаHзапиту) матиме індекс типу 345H04, де: 345 – порядковий номер надходження документа до усH танови; 121

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

04 – класифікаційний індекс відповідного відділуHвикоH навця; … – після опрацювання (виконання) завдання в докуH менті зазначається номер справи, в якій зберігається виH конаний документ. Принцип стабільності індексації документів передбачає довH гострокове використання системи індексації та умовних познаH чень. Зміни в системі індексації документів уповільнюють проH цес визначення змісту документа і його належності, відсуваючи в часі його виконання. Система класифікації та індексації доH кументів може переглядатись тільки у зв’язку із значними змінами у структурі установи і складі її документів, а також у зв’язку із здійсненням радикальних заходів для вдосконаленH ня документаційного забезпечення управління. Індексація окремих груп документів має певні особливості. Так, зокрема, накази, розпорядження, вказівки, протоколи, акти, інструкції обліковуються за індивідуальною схемою: замість індексу їм присвоюється лише порядковий номер у межах одного календарного року. Нумерація зазначених доH кументів здійснюється окремо в кожній групі чи підгрупі. Так, наприклад, накази нумеруються окремо від протоколів; накаH зи з особового складу – окремо від наказів з основної діяльH ності; протоколи колегії – окремо від протоколів науковоHтехH нічної ради, і т.ін. Нумерація ведеться, як правило, в порядку зростання протягом календарного року. Цей порядок пошиH рюється і на документи виборних органів, для яких встановH лено термін повноважень. Порядкові номери розпорядчих, протокольних документів і т.ін. проставляються безпосередньо під час їх реєстрації, яка має здійснюватися в день їх підписання. Якщо ці документи призначені для відправлення за межі установи, до них додаєтьH ся супровідний лист, у якому проставляється вихідний індекс. При реєстрації інших груп внутрішніх документів (доповідні записки, заяви тощо) порядкова нумерація не використовуєтьH ся: їх реєстраційний індекс складається з класифікаційного поH значення підрозділу, яким розроблено документ, і справи, в 122

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

якій він зберігатиметься (наприклад, доповідна записка керівH ника підрозділу складається з класифікаційного номера підрозH ділу і номера справи, в якій зберігатиметься оригінал доповідH ної записки). Індекс спільного нормативноHправового акта складається з індексів установ, якими він виданий, і записується через дріб (наприклад: постанова 415/41). Індексами телеграм, телефаксів мають бути позначення підрозділів, якими вони складені або якими будуть виконуваH тись. До цього індексу в реєстраційній формі додається відмітка про номер справи, в якій зберігатиметься телеграма, телефакс. В установах із значним документообігом номер справи до індексу документа доцільно додавати в структурних підроздіH лах, якими створено або виконується даний документ, для поH легшення його пошуку. Посилання на реєстраційний індекс документа (реквізит 13) містить реєстраційний індекс і дату документа, на який даєтьH ся відповідь. Цей реквізит розташовується у бланковій частині документа нижче реєстраційного індексу, на спеціально відвеH деному місці. Заповнення цього реквізиту є суто механічною операцією, хоча вимагає уважності. Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15) проH ставляється безпосередньо на документах у верхній частині праворуч без лапок друкованим способом або за допомогою відповідного штампу і складається із слів: Для службового користування або ДСК Переліки документів, що містять конфіденційну інформаH цію, яка є власністю держави і якій надається гриф обмеженH ня доступу „Для службового користування”, розробляються і вводяться в обіг міністерствами, іншими центральними оргаH нами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної РеспубH ліки Крим, а також обласними, Київською та СевастопольсьH 123

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

кою міськими державними адміністраціями, в яких утворюH ються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають ці відомості. Необхідність надання документу грифу обмеження достуH пу визначається на підставі переліків та „Інструкції про поряH док обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденH ційну інформацію, що є власністю держави”, затвердженої ПоH становою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 [14]. Прийом і облік (реєстрація) документів із грифом “Для службового користування” здійснюються канцелярією органіH зації, яка веде облік несекретної документації. На документацію з грифом “ДСК”, як правило, поширюється вимога одноразової реєстрації. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом “ДСК”. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників. Кореспонденція з грифом “Для службового користування”, що надходить до організації (в тому числі документи, створені на персональних комп’ютерах), приймається і розкривається ценH тралізовано в канцелярії співробітниками, яким доручена робоH та з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок і примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі. В разі відсутності в конвертах документів або додатків до них складається акт у двох примірниках, один із яких надсилається відправникові. Документи з грифом “Для службового користування” після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурою справ несекретного ділоH водства. Номенклатура справ обов’язково включає всі довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом “ДСК”. В залежності від виробничих та інформаційних потреб установи такі документи формуються у справи окремо або раH зом з іншими несекретними документами, присвяченими одноH му й тому самому питанню. Якщо діяльність певної організації 124

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

вимагає створення і обробки великої кількості однакового виду документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом “Для службового користування”, доцільне їх формування в окремі справи. При цьому у графі номенклатури справ “Індекс спраH ви” до номера справи з таких документів додається позначка “ДСК”. Сформовані справи документів із грифом “Для службоH вого користування” мають аналогічне позначення на обкладинці і титульній сторінці, а також внутрішній опис документів. СпраH ви з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом “ДСК”, повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф, а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення. Згідно з чинним законодавством категорично забороняється вилученH ня із справ або переміщення документів із грифом “Для служH бового користування” з однієї справи до іншої без дозволу канH целярії. Про всі вилучення або переміщення документів робиться відмітка в облікових формах, включаючи внутрішні описи. Забороняється також виносити ці документи за межі службових приміщень установи. До роботи із справами і документами, що містять інформаH цію обмеженого користування, допускаються посадові особи, які мають певний досвід роботи і безпосереднє відношення до питань, зазначених у цих документах. Якщо в установі не визH начений список категорій працівників, які допускаються до роботи з документами і виданнями з грифом “ДСК” в основH них установчих документах (постанові чи наказі про створенH ня установи, положенні, статуті тощо), то для роботи з кожним конкретним документом такої спрямованості керівник устаноH ви дає письмове розпорядження – найчастіше у формі резоH люції або вказівки. Персональна загальна відповідальність за будьHякі дії відносно документів і видань із грифом “ДСК”, що суперечать нормам чинного законодавства, покладається на керівників установ, якими створено або одержано такий докуH мент. Хоча не слід ототожнювати документи з грифом “Для службового користування” і документи з грифом “Таємно”. 125

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Адже, поHперше, обмеження доступу до інформації і таємна інформація є різними категоріями інформації. ПоHдруге, вихоH дячи з такого визначення категорії інформації, документи з грифом “ДСК” обробляються і зберігаються в загальному ділоH водстві певної управлінської структури, а документи з грифом “Таємно” мають власні організаційні структури і відповідні норH мативні документи щодо порядку обліку, виконання і зберігання таких документів. До того ж дозвіл на роботу з такими докуH ментами надається не керівником установи, а регіональними міжвідомчими органами служб безпеки держави. Дуже часто, особливо в установах соціокультурної діяльH ності, відбуваються публічні заходи. Тому слід пам’ятати, що забороняється користуватись відомостями, які містяться в доH кументах із грифом “Для службового користування”, у відкриH тих виступах або з метою їх публікації в засобах масової інфорH мації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадсьH ких місцях. Під час відкритого радіозв’язку не слід передавати відомості обмеженого користування: вони можуть передаватиH ся тільки за допомогою дротового зв’язку при наявності на документах телеграмах штампу “Серія П”. Під час користуванH ня дротовим зв’язком зазначаються лише телеграфні адреси та прізвища відправників і одержувачів. Посади адресатів і відправників вказувати забороняється. Представники інших організацій допускаються до ознайомH лення і роботи з документами з грифом “ДСК” з дозволу керH івника організації, у віданні якого перебувають ці документи, при наявності письмового запиту організацій, у яких вони праH цюють, із зазначенням характеру виконуваного завдання. Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом “ДСК” і передача їм таких матеріалів припускається в кожному окремому випадку за письмовим дозволом керівників організацій, якими надано цим докуменH там даний гриф. Такі документи попередньо розглядаються відповідними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передачі або можливість зняття грифу обмеженH 126

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

ня доступу до документа, якщо на момент ознайомлення або передачі відомостей, які містяться в документах, вони втратиH ли своє первісне значення. Але якщо в документах із грифом “Для службового корисH тування” містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передача їх за кордон або в засоби масової інформації може бути здійснена лише за письмовою згодою цих організацій. Забороняється надсилати за кордон видання з гриH фом „Для службового користування” в порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо. Етика сучасного менеджменту вимагає коректності у поводH женні з інформацією з огляду на її джерела, обмеження в поH ширенні, достовірність і т. ін. Слід пам’ятати, що ознайомлення іноземних громадян та осіб без громадянства з документами, що мають гриф “Для службового користування”, а також переH давання їм конфіденційної інформації здійснюються згідно з Інструкцією про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю дерH жави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними, затвердженою ПостаноH вою Кабінету Міністрів України від 22 травня 1996р. № 558. Адресат (реквізит 16). На багатьох видах службових докуH ментів (листах, доповідних записках, довідках, вказівках) проH ставляється назва адресата, тобто установи або особи, якій вони направляються, тому даний реквізит повинен містити суH купність точних і повних даних, на основі яких документ може бути доставлений за призначенням. Реквізит “адресат” може містити таку максимальну кількість елементів: ™ назва організації – адресата (у називному відмінку); ™ назва структурного підрозділу (у називному відмінку); ™ назва посади одержувача (у давальному відмінку); ™ прізвище (у давальному відмінку) та ініціали; ™ поштова адреса. Кожна із зазначених складових друкується з нового рядка на відстані 2 міжрядкових інтервалів, тоді як кожний елемент, 127

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

якщо він має кілька рядків, друкується через 1H1,5 міжрядкових інтервали. Максимальна довжина рядка не повинна перевищуH вати 80мм і заходити на праву межу текстового берега. РоздіH лові знаки (крапки і коми) між складовими частинами адресаH та не ставляться. Якщо прізвища керівників установи або структурного підрозділу невідомі, то доцільно адресувати документ установі або структурному підрозділу без зазначення посадової особи, оскільки це не впливає на зміст даного документа. В такому разі назва установи чи структурного підрозділу вказується в називH ному відмінку, наприклад: Державне казначейство України ФінансовоHекономічне управління У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику назва установи входить до складу назви посади адресата, наприклад: Президенту Української спілки промисловців і підприємців Даниленку М.К. Разом з тим при направленні документа, призначеного для виконання конкретною посадовою особою або структурним підрозділом, не слід адресувати його керівникові з метою приH скорення проходження документа. Якщо він надсилається посаH довій особі, то назва установи зазначається в називному відмінку, а посада і прізвище адресата – в давальному, наприклад: Міністерство охорони здоров’я України Начальнику Головного лікувального управління Павлову П.П. 128

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаH ціям, адресат може зазначатись узагальнено, наприклад: Директорам обласних державних архівів, міст Києва і Севастополя На листах, повідомленнях та інших документах, що направH ляються в різні установи для розв’язання тих чи інших питань не часто або одноразово, слід вказувати поштову адресу. Вона вміщується нижче назви адресата і його прізвища відповідно до Поштових Правил України (Правила надання послуг поштоH вого зв’язку, затверджені Постановою Кабінету Міністрів УкH раїни від 4 жовтня 2000р. № 1515). Адресування листів, що надсилаються за кордон, здійснюється у відповідно до МіжнаH родних правил поштового зв’язку. В обох випадках складові поштової адреси включають назву вулиці, площі, проспекту і т.ін., в називному відмінку номер будівлі та інші пошукові дані, прийняті традицією даної країни; назву населеного пункту (міста, селища тощо); назву району, області; назву країни (для міжнародних поштових відправлень); поштовий індекс. АдреH са не повинна містити номерів телефонів, номерів факсів, а також електронної адреси. Наведемо приклад правильного адH ресування: Українська Академія аграрних наук вул. Суворова, 9, м. Київ , 10, 01010, Україна або: Заступнику Міністра освіти і науки України Горенко А.М. просп. Перемоги, 10, м. Київ, 135, 01135, Україна 129

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Якщо документ надсилається фізичній особі, то зазначаєтьH ся її ім’я, по батькові і прізвище, в називному відмінку, після чого вказується поштова адреса. В разі потреби до прізвища адресата можуть додаватись почесні звання, вчені ступені тощо, наприклад: Народному артисту України Соломійку Івану Дем’яновичу вул. Костьольна, 9, кв. 51, Київ, 1, 01001, Україна Корисна площа документа та її розподіл для оформлення обов’язкових реквізитів передбачають зазначення на одному доH кументі не більше чотирьох адресатів. Слово „копія” перед зазH наченням другого, третього і четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більшому числу адресатів склаH дається список розсилання, і на місці адресування в кожному документі друкується конкретний адресат. В управлінській практиці ділового листування, що має поH стійний або циклічний характер, поштові адреси можуть офорH млятися заздалегідь безпосередньо на конвертах друкарським способом. У міжнародний практиці листування найчастіше виH користовуються конверти з “віконцем”. У цьому випадку поH штова адреса повинна оформлятися безпосередньо на докуH менті, у спеціально відведеній зоні. Сучасні державні стандарти України на управлінську документацію враховують вимоги і рекомендації міжнародної системи стандартизації до оформленH ня офіційних документів. Дотримання цих вимог забезпечує безперешкодне пересування документації засобами поштового зв’язку не тільки всередині країни, а й за її межами. Гриф затвердження документа (реквізит 17). ЗатвердженH ня документа є одним із способів його юридичного посилення або засвідчення. Засвідчення оригіналів управлінських докуH ментів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження і проставляння печатки. Документи затверджуються після їх 130

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

підписання. Затвердженню підлягають не всі документи, що створюються в межах установи. Факт затвердження має своєю метою санкціонувати зміст документа або поширити (спрямуH вати) його дію на певне коло установ, організацій тощо. Перелік документів, які мають обов’язково затверджуватися, встановH люється в кожній установі у відповідності з її повноваженняH ми і конкретними управлінськими завданнями. Такий перелік складається згідно з Примірним переліком (Постанова КабінеH ту Міністрів України від 17.10.1997 № 1153. Додаток 12 до п. 4.6.10) з урахуванням традицій документування управлінської діяльності в певній установі. Затвердженню, як правило, підляH гають: ™ положення про установи та їх структурні підрозділи; ™ статути підприємств; ™ штатні розклади; ™ акти (перевірок, ревізій, експертизи, передачі справ, ліквідації установ, прийому"закінчення будівництва, спи" сання матеріальних цінностей); ™ технічні завдання ( на проектування об’єктів капітально" го будівництва, проведення науково"дослідних, конструк" торських, технологічних робіт тощо); ™ кошториси витрат; ™ плани; ™ програми; ™ форми уніфікованих документів. Затвердження цих документів може оформлятися двома способами: ™ проставленням на документі грифу затвердження; ™ виданням спеціального розпорядчого документа. Обидва способи мають однакову юридичну силу. Доцільність видання затверджуючого розпорядчого документа (постанови, наказу) визначається наявністю в ньому додаткоH вих доручень або відомостей про термін дії, хід виконання осH новного документа тощо. В такому разі основний документ, зміст якого затверджується окремим нормативним актом, висH тупає додатком до цього нормативного акта і оформляється як 131

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

додаток. В інших випадках затвердження оформляється у вигH ляді грифу, який розміщується на першому аркуші документа, праворуч. Гриф затвердження складається з таких основних елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назва посади, особистий підпис посадової особи, що затверджує документ, її ініціали і прізвище, дата затвердження. ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр фінансів України ________ _______________ підпис ініціали, прізвище _________ дата У разі затвердження документа кількома посадовими осоH бами їх грифи розташовуються на одному рівні на першому аркуші, тобто на спільному бланку документа вздовж його верH хнього берега: ЗАТВЕРДЖУЮ

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр промислової політики України ________ _________________ підпис ініціали, прізвище __________ дата

Міністр транспорту України ________ _______________ підпис ініціали, прізвище _________ дата

Якщо документ затверджується окремим нормативним акH том (постановою, наказом, рішенням тощо), то гриф затвердH ження має такі елементи: слово ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назва нормативного документа, дата і номер документа в називH ному відмінку. Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Ректора університету від 04.06.2005 № 258 132

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

При необхідності додаткового засвідчення оригіналу доH кумента або при засвідченні спільних документів на гриф затвердження може ставитись відбиток печатки відповідної організації. Резолюція (реквізит 18) – це напис на документі, зроблеH ний керівником власноручно світлостійким чорнилом. РезолюH ція містить вказівки щодо виконання документа, засвідчені його особистим підписом і датою. При складанні тексту резоH люції необхідно дотримуватись такої схеми: Кому?

Що робити

В який термін

Таким чином, першим елементом резолюції на документі є визначення виконавця, другим – конкретна вказівка щодо виH конання завдання, третім – термін виконання, а також особисH тий підпис і дата. Зміст конкретних вказівок, доручень не поH винен суперечити чинному законодавству та іншим нормативним документам. Він має в чіткій, зрозумілій формі доводити основне завдання до конкретних виконавців. НаH приклад: Навродському В.А.

Правильно:

Прошу підготувати проект програми комп’ютерного забезпечення документообігу до 20.04.2005 ________________ ______________

Навродському В.А. На виконання Неправильно:

_____________ підпис

___________ дата

133

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Якщо управлінське завдання, сформульоване у змістовій частині документа, потребує виконання кількома фахівцями, то доручення у вигляді резолюції дається всім посадовим особам. Головний виконавець вказується першим або поряд із його прізвищем робиться відповідний акцент (підкреслення, наголос тощо). Для виконання доручення головному виконавцю надаH не право скликати інших виконавців на наради, координувати їх роботу. Остаточний варіант рішення щодо виконання завданH ня приймає головний виконавець, він документує його і подає на розгляд керівника. Терміни виконання доручень, вказаних у резолюції, визнаH чаються лише в тих випадках, коли на них відсутнє посилання в тексті документа. Більше того, керівник може не вказувати терміни виконання, маючи на увазі типові строки виконання документів та доручень. Поточний контроль і надання консульH тацій з цього приводу здійснюється службами документаційноH го забезпечення менеджменту. Як уже зазначалось, резолюція проставляється безпосередH ньо на документі, нижче реквізиту „адресат”, паралельно до основного тексту. Якщо на бланку документа немає вільного місця для резолюції або якщо він потребує багатоступеневого чи довгострокового виконання, припустимим є оформлення вказівок про виконання таких документів на окремих аркушах або спеціальних бланках – так званих “фішках”. Такі резолюції з відмітками про виконання доручень дають змогу простежити дії, спрямовані на досягнення кінцевої мети. При цьому “фішки” повинні зберігатись разом із документом і передаватись на поH дальше зберігання разом з основним документом. Останнім часом для написання резолюційHдоручень усе більше використовуються спеціальні бланки з позначкою “ДоH ручення”. Найбільшого поширення вони набули в документаH ційному менеджменті установ вищого рівня управління. ВикоH ристання спеціальних бланків обумовило їх самостійне просування як окремого виду документа – доручення. Заголовок до тексту (реквізит 19). З метою максимального скорочення часу проходження документа та інших непродукH 134

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

тивних витрат у процесі документаційного менеджменту доцH ільним є формулювання заголовку до тексту кожного докуменH та. Такий заголовок граматично узгоджується з назвою докуH мента, а змістовно – з текстом документа і відповідає на питання: „про що?”. Заголовок до тексту документа оформH люється ліворуч, нижче реквізиту „місце складання” або обмеH жувальних позначок до реквізитів „реєстраційний індекс” і „поH силання на реєстраційний індекс і дату”, без лапок і будьHяких розділових знаків у кінці фрази. Він розміщується на площі, яка дорівнює чотирьом друкованим рядкам із кількістю знаків у кожному не більше 33, довжиною 73мм. Наприклад: ⎡ ⎣

⎤ Про відкриття салонуHперукарні

⎦

або ⎡ ⎣

⎤ Про постачання нового обладнання

⎦

Неправильним є включення до реквізиту “заголовок” посиH лання на директивний чи будьHякий інший документ, наприкH лад: „На виконання постанови Кабінету Міністрів...” Якщо заH головок до тексту не можна сформулювати стисло, він формулюється в довільній формі, але як відповідь на запитанH ня „про що?” У такому разі як виняток він може бути розміщеH ний на більшій площі, ніж це передбачено державним стандарH том на організаційноHрозпорядчу документацію, центровано. Наприклад: ⎡Про посилення контролю за впровадженням⎤ державного стандарту “Уніфікована система організаційноHрозпорядчої документації. ⎣ Вимоги до оформлення документів” ⎦ 135

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Виходячи із специфічних особливостей тексту протоколу, що, як правило, спрямований на розв’язання широкого кола питань, розглянутих на конкретному засіданні, неможливо сформулювати до нього узагальнюючий заголовок. Тому загоH ловком до тексту протоколу виступає назва колегіального оргаH ну, який протоколює своє засідання. Наприклад: ⎡ ⎣

⎤ Засідання науковоHтехнічної ради

⎦

або: ⎡ ⎣

⎤ Засідання правління банку

⎦

Заголовок не формулюється до текстів телеграм, повідомH лень, запрошень, довідок та до інших документів, текст яких не перевищує семи друкованих рядків. Відмітка про контроль (реквізит 20). Головним завданням контролю за виконанням є забезпечення реалізації прийнятих управлінських рішень у встановлені строки. Оскільки більшість управлінських рішень оформляється у вигляді документів, конH троль за їх виконанням об’єктивно існує як контроль за викоH нанням певних документів. Контроль базується на таких полоH женнях: ™ всебічність; ™ оперативність; ™ економічність; ™ обов’язковість; ™ превентивність. Послідовність виконання контрольної функції в документацH ійному менеджменті можна зобразити у вигляді схеми (схема 4). Об’єктами контролю можуть виступати не лише документи директивних органів і ті, що включені в перелік документів із зазH 136

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

Отримання документа

Вхід

Затвердження документа

Заповнення реєстраційноконтрольної картки (РКК)

Підписання документа Резолюція

Вихід Перенесення доручень у РКК Зняття з контролю (внесення даних в РКК)

Підписання документа Виконання Затвердження документа

Схема 4

наченням строків виконання, а й окремі завдання, доручення, прохання, зафіксовані в організаційноHрозпорядчому документі. Контрольну функцію можна вважати однією з основних у циклі документаційного забезпечення менеджменту будьHякої системи управління. Попередження виконавцю про невиконані документи, а також нагадування про строки їх виконання є обов’язковою складовою контролю (див. Перелік документів із зазначенням терміну виконання). У зв’язку з порушенням термінів виконання менеджери контрольних підрозділів у разі необхідності доводять до керівництва установи відповідну проH міжну і кінцеву інформацію про стан виконання документів і доручень як засіб впливу на кінцевий результат виконання управлінського рішення. Оперативність контролю значно підвищується, якщо праH вильність і якість підготовки документів відповідає чинному заH конодавству і Державним стандартам України, щодо вимог до оформлювання документів. 137

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Перелік документів із зазначенням терміну виконання Назва документа Депутатський запит Звернення народного депутата місцевої Ради народних депутатів Листи-запити установ вищого рівня Листи-доручення установ вищого рівня Звіт бухгалтерський Баланс річний Телеграми Звернення (листи, заяви, скарги) громадян Документи з позначкою „терміново” Документи без зазначення строку виконання

Термін виконання 15 календарних днів 10 календарних днів 30 днів 30 днів 15 календарних днів 15 календарних днів 2 дні 15 календарних днів, але не більше 30 днів 7 робочих днів 30 днів

Обов’язковою вимогою до резолюцій, доручень, завдань, вказівок є конкретність їх формулювання оскільки штампи на зразок „прискорити темпи”, „підвищити відповідальність” не визначають конкретних управлінських дій і вони не піддаH ються ні якісному, ні кількісному контролю. При зазначенні строків виконання документів помітки „постійно”, „протягом року” вимагають більшої конкретизації – рік, місяць, кварH тал тощо. Резолюція керівника, оформлена відповідно до вимог Держстандарту, забезпечує якісне і своєчасне виконанH ня документа. Обов’язковою є також наявність на документ заголовка до тексту (реквізит 19): він автоматично переноH ситься до контрольної форми, що полегшує пошук докуменH та і економить час на його читання. Початком і закінченням терміну виконання документа є дати реєстрації його надходження або підписання (затвердженH ня) і дата завершення виконання, що фіксуються в єдиній уніH фікованій формі H реєстраційноHконтрольній картці (РКК). ВиH користання РКК дозволяє уникнути повторення операцій щодо переписування або перенесення даних з однієї форми в іншу (наприклад, з реєстраційного журналу в контрольну карH тку). Таким чином до процесу підключаються всі служби з доH кументаційного забезпечення менеджменту. Крім того, з’явH 138

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

ляється можливість переходу до контролю за виконанням доH кументів в електронному режимі як у межах установи, так і в системі споріднених установ. На самому ж документі відмітка про контроль (реквізит 20) проставляється на лівому березі документа, на рівні заголовка до тексту, шляхом написання літеH ри „К”, слова або штампу „Контроль”. Після виконання документа відповідна відмітка вноситьH ся в РКК. Іноді встановлений термін виконання документа змінюється з об’єктивних причин. Така поправка вноситься через канцелярію виключно тією посадовою особою, що встаH новила початковий термін виконання документа. ПродовH ження терміну обґрунтовується виконавцем (усно або письH мово), але не менше як за дваHтри дні до його закінчення. При недотриманні цієї вимоги документ вважається не виконаним своєчасно. Рішення щодо подовження терміну виконання доH кумента також обов’язково фіксується в реєстраційноHконтH рольній картці. Незалежно від рангу установи і форми контролю нормативH ною є вимога про складання довідок, узагальнень і аналітичних даних щодо виконання документів. З метою посилення відпоH відальності за виконання рішень, завдань і доручень президенH та, уряду і відповідальних посадових осіб Указом Президента України від 3 жовтня 1992 р. № 493 „Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виH конавчої влади” введено обов’язковий запис про державну реєH страцію (реквізит 32), який проставляється безпосередньо на документі у правому верхньому ріжку, на вільній площі. Цей реквізит покликаний підвищити рівень виконавчої дисципліH ни і посилити контроль з боку служб документаційного забезH печення менеджменту. Текст документа (реквізит 21). Найбільш трудомісткою частиною оформлення службової частини документа є викH лад його тексту. Текст документа може мати значний обсяг або бути зовсім коротким, але в будьHякому випадку його виклад має бути чітким, аргументованим, достовірним, переконливим і літераH 139

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

турно грамотним. Зміст документа полягає в фіксуванні певної управлінської дії або рішення. При підготовці тексту документа слід дотримуватись таких основних принципів: ™ об’єктивність змісту; ™ нейтральність висловлювань; ™ повнота інформації; ™ однаковість розуміння; ™ стислість викладу; ™ типізація мовних засобів і термінів. Текстова частина документа оформляється у вигляді суцільH ного тексту, анкети, таблиці або їх поєднання. Якщо текст має великий обсяг або включає кілька рішень, висновків тощо, його слід розбити на розділи, підрозділи, пункти, що нумеруються арабськими цифрами, наприклад: 1. Назва розділу. 1.1. Назва підрозділу. 1.1.1. Текст пункту. 1.1.1.1. Текст підпункту. В процесі підготовки тексту значну увагу слід приділити добору мовних засобів. Лексика і синтаксична будова тексту повинні забезпечувати чітке і однозначне сприйняття інфорH мації, відповідати цільовому призначенню документа. Вплив організаційноHрозпорядчих документів посилюється наказовою формою викладу змісту розпоряджень, постанов, рішень, наH казів. Наприклад в наказах. НАКАЗУЮ: 1. Вжити заходів щодо ….. Крім того, документи, що містять прохання, запити чи преH тензії, а також подання про заохочення і стягнення повинні містити відповідні мовні звороти. Приклад: Просимо надати інформацію про … 140

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

або: Просимо розглянути питання про … У розпорядчих документах організацій, що функціонують на засадах єдиноначальності, текст викладається від першої особи однини: НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ПРОШУ і т.ін. У розпорядчих документах організацій з колегіальною формою управління текст викладається від третьої особи однини або множини, наприклад: ПОСТАНОВЛЯЄ, ВИРІШИВ, ПРО& ПОНУЄМО, СЛУХАЛИ, УХВАЛИЛИ тощо. Тексти докуH ментів, якими встановлюються права і обов’язки (положення, правила, інструкції), а також актів, звітів, довідок формулюютьH ся від третьої особи однини або множини, наприклад: комерц" ійний директор має право; комісія встановила, інститут розро" бив; до складу консорціуму входять і т.ін. У листуванні доцільно викладати текст від першої особи множини: вважаємо за необ" хідне; надсилаємо на розгляд; запрошуємо на презентацію, тощо. Для оформлення службових документів склався особливий стиль викладу – так званий організаційноHділовий. Він має свої специфічні особливості порівняно з розмовним та іншими мовH ними стилями. В залежності від конкретного змісту і виду документа схеH му викладу тексту можна подати в такому вигляді: Вступна частина (вступ)

Основна частина (доказ)

Заключна частина (висновок)

Наприклад у тексті акта: В період з 15.06.2004 по 18.06.2004 комісія здійснила перевірку фінансового стану модельної агенції “Мішель” [вступ]. За час функціонування цієї організації до неї надійшли матеріальні цінності вартістю 30000 (тридцять тисяч) гривень, які не прий" няті на баланс [доказ]. Вважаємо за необхідне протягом трьох 141

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

діб оформити матеріальні цінності відповідно до інструкцій Мінфіну України [висновок]. При складанні текстів листів використовують більш спроH щену схему викладення тексту: вступ і основна частина. Навіть, якщо текст документа складається з однієї фрази, слід додерH жуватись визначеної схеми. Приклад: У зв’язку з рішенням трудового колективу від 04.04.2004 № 35 просимо призупинити будівництво філіалу торговельного центру „Мрія”. За межами встановленої структури службових листів осH таннім часом у документуванні менеджменту використовують звернення з повагою до конкретних посадових осіб або колекH тивів. Виходячи з традицій вітчизняного ділового спілкування, при зверненні до конкретної особи слід зазначити не прізвиH ще, а ім’я та побатькові. Приклад: Шановний Михайле Михайловичу! або (при зверненні до колективу) Шановні колеги! Шановні панове! Слід також пам’ятати, що звернення до особи або колектиH ву завжди потребує оформлення кінцевої фрази тексту листа формулою ввічливості. Приклад: З повагою Президент Компанії

С.Г. Стріха

У текстах управлінських документів широко використовуH ють слова спеціального призначення – терміни. Як правило, 142

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

терміни повинні використовуватись без пояснень щодо їх одH нозначного тлумачення в певній галузі. І тому мають бути зроH зумілими у відповідній системі термінів, нормативно закріплені в стандартах, класифікаторах, словниках. Наприклад, термін „оптимізація” в галузі точних наук і в управлінських формулюH ваннях має неоднозначне тлумачення і тому його використанH ня в текстах управлінських документів слід уникати. В управлінській документації також не припускається виH користовувати слова, що належать до діалектизмів, вульгаризмів і жаргонних слів. Діалектизм – це слово або вираз, притаманH ний будьHякому діалекту (народу, місцевості), що відрізняється від літературної мови. Вульгаризм (звичай) – просте, грубе слоH во, яке не можна використовувати в літературній мові. Жаргонні слова – це слова, що належать певній соціальній групі та є прийH нятними і зрозумілими тільки в ній. Деколи професійну лексику приймають за норму писемної мови, в той час як вона не завжди може відповідати принципу однаковості розуміння, наприклад: штурмівщина, документоH потік, обіг тощо. Часто такі слова називають канцеляризмами. В тому ж ряду знаходяться слова застарілі – анахронізми і ар" хаїзми, які в силу значних змін в економіці і взагалі в сучасноH му суспільстві не слід використовувати, наприклад: при цьому супроводжуємо; на предмет; по приналежності тощо. Інформація, що міститься в документі, може бути виведена з ключових слів і характерних зворотів. Ключові слова, що, як правило, виділяються розміром шрифту, дозволяють визначиH ти вид документа (наказ, постанова, рішення, порядок денний і т.ін.). Крім того, ключові слова можуть зустрічатися в тексті без їх шрифтового виділення (“гарантуємо”, “повідомляємо”, “запрошуємо”, “надсилаємо”, “відправляємо” тощо). Опора при ознайомленні з документом на ключові слова сприяє більш оперативному його опрацюванню на стадіях реєстрації, викоH нання та подальшої систематизації документних комплексів у системі управління. При підготовці тексту документів слід відмовитись від вжиH вання слів, що не несуть змістового навантаження. Зокрема, в 143

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

заголовках документів такими зайвими словами часто вистуH пають: „з питань”, „щодо питання”. Наводимо короткий перелік архаїзмів, канцеляризмів і слів, що не несуть змістового навантаження і тому не можуть бути використані в тексті службових документів: Не можна писати Вважаємо за доцільне клопотати З приводу Вашого клопотання Висловлене, викладене Вищевказане Вищезазначене Відношення Здійснити вплив Згідно наказу Відповідно з постановою Вельмишановний Цього року Негайний Наперед Прийняти заходів Прийняти участь

Слід писати Просимо На Ваше прохання Вказане, зазначене Вказане Зазначене Лист Вплинути Згідно з наказом Відповідно до постанови Шановний 2003 року, 2004, 2005 … Невідкладний Надалі, далі Ужити заходів Брати (взяти) участь

Міроприємства

Заходи

Такі члени комісії Не може бути визначеним задовільним

Члени комісії Не можна визначити задовільним Призначення Направляємо

Приналежність Направляємо Вам для керівництва і виконання Направляємо на підпис та затвердження Залучити до справи На предмет Препроводжувальний лист З оригіналом вірно У наслідок чого пропонуємо Докладно Сповіщаємо Клопотання Погодити, затвердити, підписати, дати відповідь, тощо Належить

144

Направляємо на розгляд Додати до справи Підшити до справи Для, щодо Супровідний лист Вірно Пропонуємо Досконально Повідомляємо Заява, прохання Розглянути Слід

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

Документ покликаний донести до адресата необхідну інфорH мацію в найбільш прийнятній і стислій формі. Ця вимога до текH сту документа обумовлює звернення при його складанні до форми таблиці і анкети. Текст документа, поданий у вигляді таблиці, має більшу інформаційну місткість, дозволяє використовувати інформацію з різноманітних класифікаційних джерел і кодувати її для опH рацювання в електронних мережах. Такі тексти припускають багаторазове використання з деякими змінами в оперативних показниках без зміни формулювань і висновків, наприклад:

Найменування виробу

Код

Одиниця Вид вимірю- Кількість вантажу вання

Анкета дає змогу формалізувати текст і зосередитись тільки на необхідній інформації. Анкетна форма вважається прийнятH ною для характеристики певного об’єкта за цілим рядом параH метрів, де постійною інформацією є узагальнені найменування ознак, а змінною – їх конкретні характеристики, наприклад:

Постійна інформація

Змінна інформація

Прізвище_______________________ Ім’я___________________________ По&батькові_____________________ Рік народження__________________ Освіта_________________________ Вчений ступінь___________________ Вчене звання____________________ Посада_________________________ 145

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Такі формалізовані тексти часто вимагають використання абревіатур, які повинні оформлятися згідно з правилами орфогH рафії і пунктуації, а також з основними вимогами ДСТУ 3582H 97 “Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному описі. Загальні вимоги та правила”. Не припускається скорочення слів через косу риску (наприклад: в/ о – виконуючий обов’язки; з/в – заочне відділення; о/с – осоH бовий склад тощо). Абревіатури поділяються на літерні, звукові і літерноHзвукові. Наприклад: ™ літерні: ОРД (оHерHд) – організаційноHрозпорядча докуH ментація; ™ звукові: Держкомстат – Державний комітет статистики; ™ змішані: АТ “Укравто” – Акціонерне товариство „УкраїH нська автомобільна корпорація”. Всі лексичні скорочення пишуться разом, без розділових знаків. Ініціативні абревіатури типу АСУ, ДСТУ тощо, а також абревіатури назв установ пишуться великими літерами. Рід абH ревіатури визначається за ключовим словом, наприклад: автоH матизована система управління – жіночий рід. Деякі скороченH ня перейшли в стан загальновживаних слів. Так чи інакше, але всі скорочення, використовувані при написанні тексту діловоH го документа, повинні бути зрозумілими адресату. Установи, організації і підприємства документують свою діяльність виключно українською мовою, але в місцевостях, де більшість населення складають представники національних меншин, припускається складання тексту документів для внутH рішнього обігу відповідною мовою. Документи, що надсилаютьH ся зарубіжним партнерам, можуть бути оформлені українською мовою, мовою країниHадресата або англійською – мовою міжнаH родного спілкування. Відмітка про наявність додатків (реквізит 22) дає стислу інформацію про документи, що супроводжують або пояснюють певний документний комплекс. Вони в більшості випадків важH ливіші, ніж сам документ, до якого вони додаються. Тому необH хідно звернути увагу на правильне оформлення цього посиланH ня, виходячи з різних управлінських ситуацій. 146

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

Додатки можуть пояснювати окремі питання або аргуменH тувати появу нового документа. Наявність додатків зазначаєтьH ся в тексті документа або після нього перед підписом. Назва додатка в тексті основного документа повинна відповідати назві самого документа, що до нього додається. При цьому в тексті робиться відмітка, що має такий вигляд: Додаток: на 5 арк. у 2 прим. Якщо текст документа не містить або не може містити поH вної назви документів, що додаються, то всю інформацію про них необхідно подати у відмітці: Додатки:1. Графік проведення конкурсу „Крок до зірок” на І півріччя 2006 р. на 3 арк. в 1 прим. 2. Бланки контрактів на 2 арк. у 50 прим. Іноді в управлінській діяльності супровідний або пояснюH вальний документ не тільки має великий обсяг, а й містить різноманітні доповнення: схеми, графіки, креслення тощо. Тобто сам документ, що виступає в ролі додатка, теж доповнюється одним або кількома додатками. В цьому випадку відмітка про наявність додатків оформляється так: Додатки: акт санітарноHепідеміологічної комісії від 25.04.04 № 483 і додаток до нього, всього на 27 арк. у 1 прим. Слід також зазначити, що друковані видання, бюлетені або інші друковані матеріали, зброшуровані у друкарні, при переH силанні супроводжуються відміткою лише про кількість їх приH мірників без зазначення обсягу. Додаток: збірник „Інформатика” у кількості 12 прим.

147

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Окремий опис прийнято складати на велику кількість додатків, при цьому на самому документі після тексту зазначається: Додатки: згідно з описом на 31 арк. Слід розрізняти реквізит «відмітка про наявність додатків» від додатку як документа, що доповнює зміст основного докуH мента. У контексті певної управлінської потреби той чи інший документ може бути використаний у ролі додатка. Така відмітка проставляється на верхньому березі документа, праворуч, і містить посилання з зазначенням дати і номера документа. Приклад: Додаток до наказу Міністра освіти і науки від 20.04.05 № 129 При наявності кількох додатків на них зазначаються поH рядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 і т. д. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться. Така позначH ка пов’язує додатковий документ з основним нормативним актом, що надає йому чинності, у складі всього документного комплексу з певного управлінського питання. Додатки, як і всі управлінські документи, повинні бути оформлені і завірені згідно з чинним законодавством. Засвідчення документа озH начає завершення його підготовки, воно надає документу юридичної сили, встановлює відповідальність певної посадоH вої особи за його зміст. Як уже зазначалось, основними споH собами засвідчення документа є затвердження, підписання і проставлення печатки. Підпис (реквізит 23) – обов’язковий елемент будьHякого документа. Підписання організаційноHрозпорядчих документів полягає у проставленні керівником або іншою посадовою осоH бою, у компетенцію якої входить дане коло питань, свого підпиH су. Право підписування певних видів документів конкретними посадовцями закріплюється відповідним нормативним актом 148

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

(положенням, інструкцією), що поширюється на діяльність певH ної управлінської структури. В організаціях, які функціонують на засадах єдиноначальH ності, на документах вимагається наявність одного підпису. Два підписи проставляються на документах колегіальних органів. Так, постанови, рішення, протоколи підписують голова і секреH тар колегіального органу. Кількома підписами (голови і членів комісії) засвідчується акт. Документи, що видаються кількома особами одного рівня управління, називаються спільними. Вони повинні мати відпоH відну кількість підписів. Реквізит “Підпис” складається, поHперше, з найменування посади особи, яка підписує документ. Якщо документ підготовH лено на бланку, посада вказується у скороченому вигляді, а якщо він надрукований на звичайному аркуші паперу, то рекH візит „Підпис” включає повну назву посади. Крім того, до рекH візиту входять особистий підпис та його розшифрування (ініціали та прізвище). Реквізит оформляється після тексту доH кумента або відмітки про наявність додатків біля краю лівого берега з дотриманням правил орфографії. Наприклад: I спосіб – підписання документа керівником установи, офор" мленого не на бланку Президент Академії медичних наук України, академік

О.Ф. Вазіанов

II спосіб – підписання документа, оформленого на бланку керівником установи Міністр

О.В.Каблов

ІІІ спосіб – підписання документа двома посадовими особами Директор інституту, док. екон.наук Головний бухгалтер

В.І. Філіпенко О.С. Пронько 149

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

або, Голова Секретар

В.О. Денисенко Т.М. Ніколаєва

IV спосіб – підписання колективного документа"акта Голова комісії Члени комісії

С.В. Кізіма І.В. Попова Н.І Іванова С.К. Сидорчук

V спосіб – підписання документа керівниками двох установ однакового рівня управління Заступник Міністра внутрішніх справ України В.А. Зубчук

Заступник Міністра юстиції України В.Є. Мармазов

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначеH ний у проекті документа, він підписується особою, що на даний момент виконує відповідні обов’язки, або її заступниH ком. При цьому обов’язково зазначаються посада і прізвище особи, якою в дійсності підписано документ. При відсутності необхідних технічних засобів виправлення можна вносити чорнилом, додавши до надрукованої назви посади „заступH ник” або „виконуючий обов’язки”. Прізвище також підлягає виправленню. Неприпустимим є проставляння прийменниH ка „за” або похилої риски перед назвою посади при заміні особи, що підписує документ. Сучасне документування управлінських рішень вимагає уважності і дотримання основних правил оформлення органіH заційноHрозпорядчих документів. З метою забезпечення операH тивності і результативності виконання управлінських рішень, зафіксованих у певному документі, не слід нехтувати фактором особистого впливу, що здійснюється шляхом використання 150

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

відомого імені, високого звання чи нагород, які вказуються поряд із назвою посади при оформленні реквізиту “Підпис”. Приклад: Голова товариства народний артист України , лауреат Національної премії ім. Т.Г.Шевченка

С.П. Петренко

Гриф погодження документа (реквізит 24). Попереднє поH годження проекту документа є однією з відповідальних управH лінських дій. Воно полягає у з’ясуванні правильності фіксуванH ня в документі прийнятих рішень, їх доцільності та ефективності, правомірності і достатності з урахуванням інтеH ресів інших причетних до даного питання установ. Факт погодH ження документа засвідчується спеціальним грифом. НайчастH іше цей гриф використовується для фіксування погодження документа з зацікавленими установами, громадськими органіH заціями та органами контролю (санітарного, протипожежного, екологічного), а також з установами вищого рівня управління. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту „Підпис”. Він включає слово ПОГОДЖЕНО (без лапок), назву посади особи, яка здійснює погодження документа (в тому числі наH зву організації), особистий підпис, ініціали і прізвище, дату поH годження. Приклад: ПОГОДЖЕНО Заступник Міністра закордонних справ України __________ Л.С. Горенко __________

151

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється колеH гіальним органом, або відбувається на засіданні, то гриф погодH ження оформлюється таким чином: ПОГОДЖЕНО Протокол Художньої ради Академії мистецтв України від 04.07.2004 № 54 У тому випадку, якщо зміст документа стосується більше як трьох установ, доцільно оформляти грифи погодження на окH ремому аркуші (так званому аркуші погоджень). Він обов’язкоH во додається до основного документа і навіть після підписання або затвердження останнього підкладається до нього при переH дачі на зберігання. Аркуш погодження оформляється за таким зразком: АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ проекту плану заходів з організації кінофестивалю “Зоряна країна” Заст. Міністра фінансів України

Заст. Міністра культури і туризму України

_____ _____________

_____ _________________

підпис

ініціали, прізвище

___________

підпис

дата

Директор Київської кіностудії ім. О. Довженка _____ _____________ підпис

ініціали, прізвище

___________ дата

152

ініціали, прізвище

___________ дата

Голова правління Українського фонду культури _____ _____________ підпис

ініціали, прізвище

___________ дата

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

Внутрішнє погодження документа оформляється візою (рекH візит 25). В управлінській практиці візування документа здійснюється на етапі підготовки проекту документа фахівцяH ми або керівниками структурних підрозділів, що безпосередньо впливають на хід розв’язання питань, задокументованих у певH ному інформаційному носії. Візи проставляються безпосередH ньо на документі під реквізитом „Підпис” як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа. Якщо осоH ба, що накладає візу, повністю згодна з текстом документа, то її віза матиме такий вигляд: Приклад Зав. кафедри економіки __________ О.О.Корінний підпис ______________ дата Посадова особа не завжди може висловити згоду з тими чи іншими управлінськими діями, викладеними в тексті докуменH та, тому при візуванні вона має право наголосити на своїй незH годі і зробити відповідні зауваження в письмовій формі. Якщо такі зауваження сформульовані лаконічно (однаHдві фрази), то вони можуть бути викладені на бланку самого документа. Приклад Необхідно уточнити п. 3.1. відповідно до листа Мінфіну України від 01.10.2003 № 414/60 Гол. бухгалтер ______________ дата

О.Р.Глушко

В тому ж випадку, якщо зауваження викладені більш детальH но, доцільно оформити візу таким чином: 153

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Зауваження додаються Нач. юридичного відділу __________ П.С.Оліференко ______________ дата Кожний документ розробляється з конкретною метою, визH начає певне коло посадових осіб, які можуть вплинути на хід виконання зазначених управлінських рішень, і тому потребує адресного візування і погодження. Візування і погодження документів здійснюється з метою уточнення, поглиблення і підтримки інформації, що міститься в тексті документа. Іноді менеджери ігнорують процес візування або підходять до нього формально, роблячи після реквізиту „Підпис” на різних за призначенням документах заготовку пеH реліку посадових осіб, що, як правило, автоматично візують доH кумент, не маючи ніякого відношення до розв’язуваних проблем. Усі документи, крім службових листів, візуються на першоH му примірнику (оригіналі). Службові листи візуються на копіях, що долучаються до справ установи, якою був видатний документ. Відбиток печатки (реквізит 26). У деяких випадках і в разі необхідності особливого засвідчення оригіналу документа на ньому проставляється печатка з відбитком Державного Герба України. Така печатка використовується для підтвердження прав певних осіб, фіксування грошових або матеріальних цінноH стей, засвідчення конкретних правових актів. Практикою документаційного менеджменту визначено коло типових документів, які потребують обов’язкового засвідчення гербовою печаткою. Ними, зокрема, є: ™ статут або положення про установу; ™ договори і контракти; ™ доручення; ™ відгуки на науково"технічну документацію; ™ трудові книжки; ™ бухгалтерські документи. 154

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

Більш детальний список розробляється в кожній конкретній установі з урахуванням специфічного напряму її діяльності і закH ріплюється як обов’язковий для використання шляхом його затH вердження розпорядчим документом керівника даної установи. Так, зокрема, в кожній установі використовуються два види печаток: печатка з зображенням Державного Герба України і без нього (печатка структурного підрозділу, печатка канцелярії). Печаткою без зображення герба засвідчуються довідки про підтвердження трудової діяльності, місце роботи і посаду, а таH кож копії організаційноHрозпорядчих документів. Печатка проставляється таким чином, щоб її відбиток пеH рекривав кілька літер підпису керівника (для фінансових доH кументів – також підпису головного бухгалтера) і найменуH вань їх посад. Приклад Директор Кузьменко В.В. Кузьменко Головний бухгалтер Проскунова Л.О. Проскунова Відмітка про засвідчення копії (реквізит 27) складається із слова „Згідно”, назви посади, підпису особи, що засвідчує коH пію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення. Якщо документ підлягає тиражуванню, то його копії можуть бути засвідченні відбитком печатки без зображення Державного Герба України. Особливим різновидом копій є треті, четверті і т.д. приH мірники документа, виготовлені за допомогою друкарських пристроїв. Такі копії здебільшого використовуються як робочі матеріали і після цього знищуються. Винятком є другий приH мірник документа, що відсилається за межі установиHавтора. Цей примірник має залишатись у діловодстві установиHавтора, і в разі його оформлення не на бланку повинен мати відповідH ну відмітку про засвідчення копії. Крім того, у верхній частині документа проставляються дата і реєстраційний індекс, що відповідають даті та індексу відправленого оригіналу. Не слід ототожнювати засвідчення копій організаційноHрозH порядчих документів із засвідченням копій особистих докуH 155

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

ментів працівників установи (диплом про освіту, різноманітні посвідчення і свідоцтва тощо). Копії таких документів можуть виготовлятись рукописним чи машинописним способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії. В копії, виготовленій машинописним або рукописним способом, текст документа відтворюється повністю (включаючи елементи бланка, відбитH ки печаток). Посадова особа, в обов’язки якої входить засвідH чення таких копій, повинна ретельно звіряти їх текст з оригіH налом, після чого у верхньому правому ріжку лицьової сторони відтвореного документа зазначити: „Копія”. Відмітка про її засH відчення робиться нижче реквізиту „Підпис” і складається з позначки „Згідно”, найменування посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії з проставленням печатки без зображення Державного Герба України. Приклад Згідно Менеджер відділу кадрів ______ _______________ підпис

ініціали, прізвище

________ дата

Прізвище виконавця і номер його телефону (реквізит 28). Кожний підготовлений в установі документ повинен містиH ти відомості про його безпосереднього укладача. Роль такої інформації в практиці управлінської діяльності не можна неH дооцінювати. Розглянемо таку управлінську ситуацію: до вашої установи надійшла цікава комерційна пропозиція від однієї з провідних комерційних компаній. Ви вирішили попередньо зателефонуH вати до компанії з метою уточнення деяких пунктів пропозиції. Переглянувши документ як звичайну управлінську форму службового листа і не виявивши прізвища безпосереднього виконавця і номера його телефону, ви зателефонували: варіант А – за довідковим телефоном, вказаним у бланковій частині листа; 156

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

варіант Б – звернулись за допомогою до міської телефонної довідки або міського телефонного довідника. Чи можна вважати ці дії продуктивними? Звичайно, ні, осH кільки у варіантах „А” і „Б” досягнення мети не буде остаточH ним. Абонент довідкового телефону переадресує вас до певноH го структурного підрозділу, в компетенцію якого входить розв’язання даного кола питань. Зателефонувавши за названим номером, ви змушені будете повторно пояснити мету свого дзвінка. Не виключено, що на цей раз ви нарешті вийдете на того самого фахівця, яким розроблений проект даної комерцH ійної пропозиції. Але всіх цих зайвих дій можна було б уникH нути за умови, що комерційний лист або інший документ, надH ісланий за межі установи, містив би довідкові дані про виконавця цього документа, здатні забезпечити більш операH тивне і продуктивне розв’язання того чи іншого питання. З цією метою Державним стандартом України для управлінських документів (переважно службових листів) передбачено реквіH зит 28, що включає прізвище виконавця і номер його телефоH ну. Цей реквізит оформляється на лицьовому боці документа, в лівому нижньому ріжку останнього аркуша. Приклад Мельниченко 241H41H14 У разі потреби чи у відповідності з внутрішніми правилаH ми та інструкціями установи поряд із прізвищем і номером телефону виконавця можуть зазначатись у вигляді абревіатуH ри перші літери прізвища та імені друкарки, кількість надрукоH ваних примірників і дата друкування. На документах із грифом про обмеження доступу вказується, куди надісланий кожний із примірників. Приклад Радченко 414H77H87 ГЛ 5 02.04.2004 157

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

або Решетняк 269H90H80 ЛТ2 11.12.2004H08H03 1Hй прим. – за адресою 2Hй прим. – у відділ кадрів. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 29) свідчить про те, що робота над докуменH том завершена. Цей реквізит складається із стислої довідки про виконання (при відсутності відповідного документа, який має додаватись); слів „До справи” з зазначенням індексу справи, до якої він буде підкладений; дати виконання і підпису виконавH ця, що працював над документом, або керівника структурного підрозділу. Якщо організація невелика, то найменування посаH ди і розшифровку підпису можна не вказувати. Цю відмітку проставляють від руки ліворуч на нижньому березі першого аркуша документа. Вона може мати кілька варіантів запису: I варіант – для документів, що вимагають складання подаль" ших документів: Відповідь направлена 13.04.2004 № 04"414 До справи 06"24 Голов. бух_________ підпис ____________ дата II варіант – для наказів, постанов, протоколів, актів тощо, До справи 01"15 Секретарь ______ підпис ______________ дата 158

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

III варіант – для документів, виконання яких не вимагає створення інших документів, До справи № 14"31 Проведені консультації по телефону. Питання з’ясовані. Нач. департаменту _________ В.П.Жук _______________ дата Відмітка про наявність документа в електронній формі (рекH візит 30) містить ім’я файла, код оператора, а також інші пошуH кові дані, передбачені для внутрішнього використання в органH ізації. Реквізит проставляється в центрі першого аркуша документа з його лицьового боку на нижньому березі. Приклад: або //server \ doc s\ public \ dep 08 \ file 01.doc c \ viddil \ zon doc \2004\ lyst 7.doc Використання уніфікованих форм організаційноHрозпорядH чих документів розширює можливості виконання управлінсьH ких рішень безпосередньо в електронному режимі. Сучасні комH п’ютерні програми охоплюють різні системи управлінської документації. Найбільш ефективним є використання докуH ментів в електронній формі у сфері бухгалтерського обліку, в банківській справі та деяких інших напрямках діяльності. ОдH нак при переході на електронні форми документів не слід заH бувати про те, що більшість установ працює з традиційними паперовими документами і що саме такий документ є і ще довH гий час залишатиметься найпоширенішим засобом фіксування управлінських рішень, передачі інформації з однієї системи управління до іншої. Тому розглянутий реквізит стосується сфери електронної обробки управлінської документації. У зв’язку з цим доречним буде розглянути питання про необхідність захисту інформації, яка потрапляє в електронний простір. З цією метою керівництво установи має визначити, які 159

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

види документів можуть бути подані в електронній формі, з юридичним засвідченням відповідного рішення (зокрема, підписом і печаткою). В умовах недосконалості законодавчих актів, якими встановлюється юридична сила електронних доH кументів, питання про поступове скорочення обігу паперових документів є щонайменше несвоєчасним. Крім того, можна наH вести ряд аргументів на користь збереження традиційних паH перових носіїв інформації. ПоHперше, папір протягом багатьох століть залишається кращим хранителем людської пам’яті, і тому ми повинні продовжувати формування Національного архівноH го фонду. ПоHдруге, наявність і збереження письмового докуH мента на паперовій основі є необхідністю, що викликана довH гостроковим виконанням або використанням документних носіїв у роботі в різних умовах. Такі паперові документи моH жуть розглядатись як тимчасові, створені на період їх опрацюH вання, а постійна інформація про них може бути збережена в електронній мережі. Хоча не виключені обставини, в яких завH дяки створенню такого тимчасового документа буде збережеH на не тільки цінна інформація, а ще й людська пам’ять про зафH іксовані в ньому події, факти тощо. ПоHтретє, вилучення паперового документа з управлінського обігу в нашій країні сьогодні є передчасним, оскільки більшість установ, підприємств і організацій неспроможні забезпечити себе досH татньою кількістю технічних засобів і відповідними фахівцями для роботи з ними. Відмітка про надходження документа до установи (реквізит 31). У звичайному розумінні цей реквізит є лише відміткою про факт реєстрації документа. Він фіксується у правому нижньоH му ріжку на лицьовому боці першого аркуша документа. Якщо документ надійшов у неробочий час, датою реєстрації вважаєтьH ся наступний робочий день. У разі надходження в неробочий час документів із грифом “Для службового користування” вони приймаються черговим працівником, який, не розпаковуючи цієї кореспонденції, передає її під розписку до канцелярії наH ступного ранку. В канцелярії відмітку проставляють у вигляді штампу розміром 41 х 19 мм, який включає таку трафаретну 160

Розділ 3. Організаційно0розпорядча документація

інформацію: скорочена назва організації, обмежувальні риски для зазначення дати (в разі потреби – години і хвилини) надH ходження документа, реєстраційний індекс. Приклад

ЦДАВО України Індекс _________ Дата _________ Секретар _______

Запис про державну реєстрацію (реквізит 32) проставляєтьH ся в Міністерстві юстиції України на нормативних актах, які відповідно до Указу Президента України “Про державну реєH страцію нормативних актів міністерств та інших органів державH ної виконавчої влади “ від 3 жовтня 1992 р. № 493 вносяться до державного реєстру. Організація, якою виданий нормативH ний акт, повинна передбачити в оформленні документа вільне місце розміром 6х10см у верхньому правому ріжку після реєH страційного номера або грифу затвердження документа для проставлення запису про державну реєстрацію. Приклад:

ЗАРЕЄСТРОВАНО В Міністерстві юстиції України 19 листопада 2004 р.за № 2008/608 Керівник реєструвального органу _______________ підпис

161

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Запитання для самоперевірки 1. В яких документах використовують словесноHцифровий спосіб оформлення дати? 2. Що входить до складу ІПС установи? 3. Де і в якому місці проставляють позначку про обмеженH ня доступу до документа? 4. Хто несе відповідальність за несанкціоноване розповсюдH ження інформації, яку містить документ з позначкою “ДСК”? 5. Які способи затвердження документів Ви знаєте? 6. Назвіть основні складові реквізиту “резолюція”. 7. Чому заголовок до тексту протоколу вважають виняткоH вим? 8. Що таке імперативний стиль? 9. З яких частин складається реквізит “підпис”? 10. З якою метою на документі оформлюють гриф погодження? 11. В якому випадку доцільно оформлювати “аркуш погодH ження”? 12. Назвіть основні види управлінських документів, на які проставляють гербову печатку. 13. Хто засвідчує другий примірник управлінського докуH мента? 14. З якою метою на службових листах проставляють відмітку про виконавця – автора документа? 15. З якими попередніми і наступними управлінськими діяH ми пов’язана “відмітка про виконання документа і наH правлення його до справи”?

162

Розділ 4 Ділове листування 4.1. Правила оформлення службових листів Листування – важлива складова сучасного ділового спілкування. Прийняття більшості управлінських рішень потребує наявності достатньої кількості інформації, яка надH ходить до установ у вигляді пропозицій, довідок, повідомH лень, запитів та відповідей на них. У Примірній інструкції з діловодства (затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 п.2.9.) зазначається: “Установа під час здійснення оперативних зв’язків з органH ізаціями, що належать до сфери її управління, іншими устаH новами та організаціями, окремими громадянами, може надH силати листи. Як правило, листи складають у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо”. За даними управлінської статистики, понад 50% усіх управH лінських документів – це службові листи. Практично кожне третє управлінське рішення або комерційна угода на стадії їх підготовки, а потім і виконання супроводжуються листуванням. Лист засвідчує ставлення його автора до тієї чи іншої проблеH ми. Особистісний фактор загалом припустимий у прийнятті управлінських рішень, але при письмовому їх оформленні, особH ливо при інформуванні зовнішніх організацій чи партнерів, слід дотримуватись певних етичних норм, ділового стилю, культуH ри письмового спілкування тощо. У практиці менеджменту відпрацьовані певні правила складання ділових листів. ПоHперH ше, загальноприйнятою нормою припускається написання від руки тільки приватних листів. Кожна установа або фірма поH винна мати відповідну організаційну техніку. ПоHдруге, в упH равлінській практиці існує багато атрибутів, що безпосередньо 163

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

чи опосередковано впливають на успіх у бізнесі: наявність офH ісу, персоналу, зовнішніх ознак установи (фірмовий знак, ембH лема), вивіски, штампа, печатки та бланків документів. НеобхH ідно мати фірмовий бланк листа. Вже за його зовнішнім виглядом у адресата може скластись певне враження про адреH санта. Адже ділове листування сьогодні – це не тільки траH диційні паперові документи або їх сучасні електронні аналоги: це ще й діловий імідж установи, який працює на неї не лише при особистому спілкуванні за столом переговорів, а й предH ставляє її (на відстані без обов’язкової безпосередньої участі. ПоHтретє, проблеми, пов’язані із складанням текстів ділових листів, обумовлені не тільки встановленими правилами і вимоH гами до такого роду документів, а й особистісними якостями, професіоналізмом, загальним культурноHосвітнім рівнем. Американський довідник для працівників федеральних служб “Прості листи (мова і стиль службових документів)” дає просту і водночас дуже суттєву пораду: при складанні листів дотримуватися “правила чотирьох слів” – стислість, простота, ефектність, переконливість. Певна річ, у кожній країні мають місце свої особливості оформлення документів. Однак основні правила і вимоги до форми і стилю ділових листів мають багато спільного, і сучасH ний керівник має ними вільно володіти. Американські теоретики в галузі менеджменту С. Дип і Л. Сасмен у своїй праці “2000 порад бізнесмену” (N.Y, 1997, с. 54– 61) сформулювали такі основні рекомендації: ™ Пишіть виразно, але не намагайтеся справити враження. Використовуйте короткі та зрозумілі слова. Пишіть реченH ня кількістю 16–18 слів. Речення, що містять більше 20 слів, є показником того, що менеджер не володіє вмінням писати ділові листи. ™ Зберігайте позитивну інтонацію: пишіть про переваги, а не про особливості, специфіку, недоліки тощо. ™ Більше конкретики, менше абстрактності. Не захоплюйH тесь багатослів’ям, уникайте загальних канцеляризмів, заH старілих зворотів і пишномовних фраз. 164

Розділ 4. Ділове листування

™ Частіше використовуйте загальновживані мовні звороти. Але при цьому лист повинен виглядати професійно. ™ Початок листа повинен бути енергійним. Виділяйте гоH ловне іншим шрифтом або курсивом, але уникайте викоH ристання верхнього регістру (великих літер) або зайвих підкреслювань. ™ Треба знати партнера по бізнесу. Використовуйте мову (терміни) вашого партнера по бізнесу, до якого ви зверH таєтесь. ™ Листи повинні бути особистими. Використовуйте осоH бисті займенники “вас”, “ви”, “ми”, “нас”. ™ Якщо в листі міститься прохання, то про нього треба наH писати в останньому реченні або фразі. Існують численні види службових листів. Листування поділяється на офіційне і приватне. Приватне листування відноситься до епістолярного жанру, тобто письмоH вого відображення особистого життя громадян. Предметом розH гляду в межах досліджуваної проблематики є офіційні листи. В свою чергу офіційні листи можна поділити на відкриті служH бові листи і службові листи з помітками “особисто” або “конфH іденційно”. Такі помітки на конвертах чи безпосередньо на листах можуть мати два значення: або лист є суто особистим, або ж він містить інформацію обмеженого доступу. Таким чином, сфера, в межах якої здійснюється ділове лисH тування, визначає його особливості і основні вимоги до нього. Виходячи з них, офіційне листування повинно: ™ вестись відповідно до чинного законодавства; ™ надходити від повноважних органів, установ, фірм і підпи" суватись компетентними особами; ™ мати зовнішні ознаки і структуру відповідного жанру діло" вого спілкування; ™ складатися грамотно, ретельно, без виправлень; ™ мати офіційно"діловий стиль викладу, включати перекон" ливу аргументацію, точні і зрозумілі характеристики і висновки; 165

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

™ містити об’єктивні відомості про висвітлювані події і фак" ти; супроводжуватись необхідними доказами, пояснення" ми, допоміжними матеріалами; ™ відповідати вимогам і правилам виготовлення документів на певних друкарських пристроях. Офіційний характер такого листування і етика ділового спілкування вимагають відповідної технічної якості документів, що забезпечується використанням відповідних друкарських пристроїв. У складанні листів, що передаються через мережі електрозв’язку, а також електронною або звичайною поштою, є певні відмінності, що визначає структуру тексту, його компоH зиційні особливості, мову, стиль і подання інформації. За способом передачі інформації листи поділяються на: ™ звичайні листи, що пересилаються в конвертах поштою або за допомогою кур’єрського зв’язку; ™ листи"телеграми – повідомлення, що передаються через телеграфну мережу; ™ листи"факси, що надсилаються каналами факсимільного зв’язку у вигляді паперових копій основного листа; ™ листи"телефонограми – повідомлення, що передаються усно каналами телефонного зв’язку і записуються (друH кується) одержувачем; ™ електронні листи, що передаються “електронною поштою” через систему зв’язку між ЕОМ у вигляді відеограми на екрані монітора або паперової копії, надрукованої на принтері. Текст ділового листа, як правило, висвітлює тільки одне питання, але така вимога не виключає багатоаспектності його змісту. Виходячи з цього, службові листи можна поділити на прості і складні. Прості листи мають бути викладені у вигляді зв’язного літературного тексту в логічній причинноHнаслідковій послідовності. Вони нескладні для сприйняття, не викликають труднощів при реєстрації, визначенні виконавців і подальшій систематизації. Складні листи можуть відображати багато підходів до розв’язання поставленого завдання, тому при їх 166

Розділ 4. Ділове листування

оформленні можуть бути використані різноманітні форми викH ладу тексту. Це зв’язний літературний текст, таблиця, анкета, математичні викладки, розрахунки тощо. Композиційні особлиH вості ділового листування вимагають професійних навичок при їх опрацюванні в діловодстві установи. Якщо автору листа (адH ресанту) необхідно звернутись до одного й самого адресата з приводу кількох питань, доцільно скласти окремі листиHзапити з кожного конкретного питання. Це не тільки спрощує технічне опрацювання листів в установіHадресаті, а й значною мірою гаH рантує якісний рівень і найкоротший термін розв’язання всіх питань, оскільки дозволяє більш чітко визначити виконавців і прискорити відповіді на письмові запити або завдання. За формальноHділоводною ознакою ділові листи можна подH ілити на ініціативні листи (Приклад 19) і листи"відповіді (ПриH клад 20). До ініціативних листів відносяться директивні листи, листиHзапити (в т.ч. комерційні оферти), листиHпропозиції, лиH стиHрекламації, листиHнагадування, листиHпопередження, листиH запрошення, листиHповідомлення, супровідні листи, листиHзаяH ви, листиHскарги та деякі інші. На більшість ініціативних листів установи – отримувачі дають відповідь у вигляді листівHпідтверH джень, листівHвідгуків, листівHзвітів, листівHдовідок (у т.ч. аналH ітичних), листівHвідмов, листівHпогоджень і т.ін. Оформлення всіх видів і різновидів службових листів має багато спільного. Лист складається з окремих реквізитів, обоH в’язкових для всіх управлінських документів, і, крім того, вклюH чає деякі реквізити, властиві лише цій групі офіційних докуH ментів. Відповідно до ДСТУ 4163–2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційноHрозH порядчої документації. Вимоги до оформлення документів” при оформленні і опрацюванні службових листів використовуютьH ся такі реквізити:

167

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

постійні

01 – зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим; 02 – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); 03 – зображення нагород; 04 – код організації; 06 – назва організації вищого рівня; 07 – назва організації; 08 – назва структурного підрозділу організації; 09 – довідкові дані про організацію; 11– дата документа; 12– реєстраційний індекс; 13– посилання на реєстраційний

змінні

168

індекс і дата документа, на який надсилається відповідь; 16– адресат; 19– заголовок до тексту документа; 20– відмітка про контроль; 21– текст документа; 22– відмітка про наявність додатків; 23– підпис; 26– відбиток печатки; 28– прізвище виконавця і номер його телефону; 29– відмітка про виконання документа і направлення його до справи; 30– відмітка про наявність документа в електронній формі; 31– відмітка про надходження документа до організації

Розділ 4. Ділове листування

До першої групи, яку складають постійні реквізити, відноH ситься бланк листа (див. 3.2. Приклад 15). Інша його назва – фірмовий бланк. З точки зору термінології це некоректно, але по суті в більшості випадків правильно. Бланк листа як носій тексту при службовому листуванні виконує ще й роль візитH ної картки установи або фірми. Дуже важливу роль відіграє візуальне сприйняття фірмового бланка установиHадресата як можливого ділового партнера. Якщо мова йде про державну установу, то офіційний характер листа засвідчується зобраH женням державного герба як основного символу повноваH жень і гарантій. Фірмові ж бланки установ недержавної форH ми власності часто містять зображення логотипів, товарних знаків, знаків обслуговування. Поширення таких візуальних ознак на офіційні бланки установ потребує більш глибокого вивчення питань, пов’язаних із їх походженням, використанH ням і захистом. Становлення сфери законодавчого регулювання викорисH тання товарних знаків та їх охорони відбувалося в період проH мислової революції і веде свій початок від середини ХІХ ст. (у Франції – з 1857 р., Італії – 1868 р., США – 1881 р., Росії – 1896 р.). З метою законодавчої уніфікації документування коH мерційної діяльності в 1883 р. підписано міжнародну ПаризьH ку конвенцію “Про охорону промислової власності”, а в 1891 р. укладено Мадридську угоду “Про міжнародну реєстрацію знаків”. Хоча у світі до сьогодні не існує єдиного визначення так званого товарного знака, у США він має назву марки, в Монголії – виробничого знака, в Європі – розпізнавального знака і т.ін. На відміну від товарного знака торговельна марка (марка виробника) містить такі відомості: повне або скорочене найH менування організації (виробника або продавця), її адресу, гаH лузеве підпорядкування, сорт товару і номер стандарту або технічних умов. Марка є одним із видів обов’язкового маркіH рування продукції, товарів і вантажів, вона може також вклюH чати товарний знак. 169

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад 19 СПІЛКА АРХІВІСТІВ УКРАЇНИ

А Р Х І В І Н Ф О Р М КОНСАЛТИНГОВИЙ ЦЕНТР Вул.Володимирська, 22а, м.Київ, 01601 Україна, т.228-38-60 ______________№ _________________ На № ____________________________

Українська академія аграрних наук вул.Суворова, 9 м.Київ, 01010

⎡ Про підвищення ⎣ кваліфікації

⎤ ⎦

Шановні колеги! З метою впровадження в практику управління сучасних методів документаційного забезпечення менеджменту та підвищення кваліфікації фахівців в галузі діловодства і архівної справи, Консалтинговий центр “Архівінформ” розпочинає серію тематичних навчальних семінарів з питань організації діловодства і відомчого зберігання документів. Базова Програма підготовлена провідними фахівцями, розрахована на 36 академічних годин і передбачає як денну, так і вечірню форми навчання у групах 12 – 15 осіб. За бажанням установ Консалтинговим центром пропонується організація окремих тематичних семінарів у Вашій установі в найбільш прийнятний для Вас час. Загальна вартість повного курсу навчання на одного слухача складатиме 100 – 120 у.о. Оплата в національній валюті по курсу НБУ на день оплати. З повагою Керівник центру

Малярчук 228 03 21

170

підпис

ініціали, прізвище

Розділ 4. Ділове листування

Приклад 20 Українська Академія аграрних наук (УААН)

Архівінформ

вул. Суворова, 9, м.Київ, 01010 т. 254-27-24, fax 290-74-12

вул. Володимирська, 22а м.Київ, 01601

__________ № ____________ На № ____________________

⎤

⎡Про підвищення ⎣кваліфікації

⎦

Шановні колеги! Ми зацікавлені в співпраці з Програмою підвищення кваліфікації і просимо Вас провести курс навчання по оформленню управлінських документів з фахівцями

спеціалізованих підрозділів апарату президії

Академії. Дату проведення і форму занять просимо узгодити з керівником відділу по контролю виконання та діловодству Горенко О.М. З повагою Віце-президент

підпис

ініціали, прізвище

Горенко 226-32-84

171

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Торговельна марка і товарний знак не є взаємозамінними. Формою закріплення інформації про товар може бути ярлик, штамп, клеймо, а про фірмуHтоваровиробника – фірмовий бланк для документів, у тому числі комерційних. Таким чином, комерH ційний знак виконує дві функції – гарантійну і рекламну. Якщо товар під відомим товарним знаком не буде затребуваний споH живачем, то ділові стосунки між цією фірмою та її партнерами можуть бути порушені або й зовсім втрачені. Отже, в ринкових умовах будьHякий товар чи послуга, навіть дуже якісні, потреH бують ефективної реклами. Рекламоспроможність товарного знака визначається закладеною в ньому ідеєю, асоціативністю, естетичністю оформлення (в тому числі благозвучністю), приH стосованістю до сучасних потреб суспільства. Всі ці вимоги треба враховувати при його створенні. Відомий на ринку товарів і послуг знак підприємства має велику комерційну цінність. При продажу окремих підприємств у США вартість знака складає до 20% їх повної вартості. ВідоH мо, що ціна товару з брендовим товарним знаком значно вища за ціну товару без такого знака або з невідомим знаком. Товарний знак реєструється на ім’я організації або особи (громадянина), що здійснюють підприємницьку діяльність, засH відчену відповідним положенням або свідоцтвом, які й містять зображення товарного знака. Розрізняють такі товарні знаки: ™ мовні; ™ зображувальні; ™ об’ємні; ™ комбіновані. Мовні товарні знаки – це слова або поєднання літер, наH приклад:

172

Розділ 4. Ділове листування

Зображувальні товарні знаки – це конкретні або абстрактні зображення, символи, цифри в художній трансформації, орнаH менти тощо. Наприклад:

Об’ємні товарні знаки – це абстрактні або художні зобраH ження, подані у трьох вимірах (оригінальні форми самого виH робу), наприклад:

Комбіновані товарні знаки – це поєднання елементів інших форм у певні композиції, наприклад:

Законом передбачено виключне право власника на володіH ння товарним знаком (“Закон України про охорону права для товарів і послуг” від 15.12.1993р.). його захист здійснюється судовими установами в порядку, встановленому чинним закоH нодавством України. Дотримання всіх правил проектування і оформлення фірмоH вих бланків документів значною мірою підвищує ефективність ділових листів у розв’язанні будьHяких управлінських завдань. 173

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Здавалось би, чого простіше – написати листа, але існують певні канони у написанні ділових листів, недотримання яких може не тільки негативно позначитись на Вашому особистому престижі чи престижі Вашої фірми, а й стати перешкодою на шляху укладання вигідних контрактів і тим самим завдати істотних матеріальних збитків Вам і Вашій фірмі. Об’єктом особH ливої уваги при цьому є складання тексту листа. Текст листа – головний елемент документа. Його складанH ня потребує наявності об’єктивних відомостей про стан справ, події, факти, пропозиції тощо, які є предметом докуH ментування, оскільки головними вимогами до тексту докуH мента є достовірність і об’єктивність його змісту, повнота інформації, а також нейтральність тону і максимальна стислість. Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відбивають реальний стан речей. Автор має чітко усвідомлювати, що і з якою метою він хоче повідомиH ти в листі, і що є відправною точкою цієї його дії. Точність документа досягається недопущенням подвійного тлумаченH ня вміщених у ньому висловів та окремих слів. З цією меH тою слід уникати використання специфічних зворотів, жарH гонних висловів, зайвих скорочень і навіть не пояснених заздалегідь завуальованих слів і кодів. Повним може вважаH тись такий текст ділового листа, зміст якого вичерпує всі обставини справи. Для цього автор має чітко визначити мету свого звертання до адресата, що може полягати в очікуванні: ™ певної прогнозованої реакції на висловлені пропозиції, висновки тощо; ™ запланованої відповіді або початку конкретних дій, споH нукальним мотивом до яких стало дане повідомлення. Стислий текст – це такий, у якому відсутні смислові повтоH ри, зловживання епітетами, порівняннями, неологізмами, а таH кож надмірно довгі розмірковування, далекі від суті справи. Тільки у складних листах, які вимагають значного обсягу інфорH мації для аналізу управлінської ситуації чи обґрунтування певH ної точки зору, припускається більш поширений і описовий виклад тексту. Хоча для таких управлінських ситуацій передH 174

Розділ 4. Ділове листування

бачені інші види документів – протоколи (де особисті думки працівників фіксуються в тексті виступів і доповідей, що додаH ються), доповідні записки ( аналітичного та інформаційного характеру), звіти. Переконливим є такий текст, який поєднує в собі досH товірність, точність, повноту і стиль (тон, мотив) викладу, що переконують адресата сприйняти інформацію як поштовх до дії. Текст ділового листа складається з таких частин: вступу, основного змісту, висновків. У вступі, як правило, вказуються привід, мотивація, причина написання листа або дається обґрунтування проблем, завдань тощо. Все частіше у практиці ділового листування у вступній часH тині тексту використовуються форми ввічливого звертання до офіційних осіб або колективів. Слід зазначити, що цей обов’язH ковий елемент вступу при оформленні ділових листів раніше виH користовували лише в комерційному листуванні або в листахH запрошеннях. Зміни в суспільстві, і насамперед у економіці країни, все більше посилюють особистісний фактор в управлінні і, таким чином, стає більш аргументованим використання шанобH ливого звертання як обов’язкової складової першої композиційH ної частини листа. При зверненні до адресата враховують його посадовий ранг, сферу діяльності і деякі інші моменти. Найбільш узагальненою формою звертання можна вважати таку: Шановний……. (ім’я та по батькові)! або: Шановні панове! При звертанні до посадових осіб вищого рівня влади та управління допускається зазначення лише посади, наприклад: Шановний пане Президент! або: Шановний пане Міністр!

175

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

У межах однієї сфери професійної діяльності звертання може мати такий вигляд: Шановні колеги! Після знаходження формули звертання до адресата і її офорH млення у вступній частині ділового листа формулюється (аргуH ментується) мета даного листа, тобто визначається тема ділоH вого спілкування. Найбільш поширеними є два варіанти: ™ посилання на ініціативний (директивний) нормативний акт або організаційноHрозпорядчий документ, що став основою або приводом для листування; ™ констатація факту, події тощо. Приклад Відповідно до Закону України “Про…………………………” та у зв’яз" ку з ……………підготовлено проект постанови щодо………… . або: Інститут провів соціологічні дослідження відносно кількісних і якісних показників кондитерських виробів, що пропонуються закладами громадського харчування м. Києва………. Основний зміст листа з викладом, описом, поясненням подій і ситуацій та їх аналізом, обґрунтуванням тощо. У більшості конкретних ситуацій ділового спілкування основний зміст може бути вичерпаний двомаHтрьома реченнями. Хоча іноді розкриття основного змісту потребує докладного розгляH ду питань за окремими пунктами, що може супроводжуватись цифровими розрахунками, таблицями, схемами тощо. Такий детальний розгляд необхідно звести в єдине логічне ціле. Висновки – це підсумок основного тексту, що, як правило, формулюється у вигляді пропозицій, вимог, прохань, відмов, нагадувань тощо. Ця частина починається одним із ключових слів: “просимо”, “повідомляємо”, “направляємо”, “рекомендуєH мо”, “пропонуємо”, “запрошуємо”, “заперечуємо”, “не заперечуєH 176

Розділ 4. Ділове листування

мо” і т. ін. Саме на основі цих опорних слів можна визначити вид ділового листа: “просимо” – листHпрохання або запит; “поH відомляємо” – листHповідомлення; “направляємо” – супровідH ний лист; “рекомендуємо” – листHроз’яснення тощо. Негативний висновок формулюється як заперечення проH позиції або прохання: “вважаємо недоцільним”, “не можемо забезпечити”, “не маємо” і т.ін. Заключна частина листа може завершуватись формулою ввічливості, якщо у вступі була використана формула звертанH ня. Ця формула друкується на 2H3 рядки нижче тексту, з абзаH ца, і відокремлюється від назви посади комою, наприклад: З повагою, Президент компанії

О.П. Слюсар підпис

Іноді, виходячи з характеру управлінських проблем, викоH ристовують зворотний порядок викладу основних елементів тексту листа, а саме: спочатку викладають висновки, а потім обґрунтування. Така структура тексту, незалежно від будьHяких обставин, вважається некоректною відносно адресата, і її слід уникати в практиці документування менеджменту. При підготовці і оформленні тексту службового листа слід дотримуватись таких основних правил: ™ правильно і в певній послідовності розміщувати необхідні реквізити; ™ текст листа викладати від третьої особи, наприклад: Комісія розглянула………………………… Університет пропонує…………………. Інститут оголошує……………………….. ™ вживати стійкі словосполучення типу: Відповідно до………………………………. У зв’язку з…………………………………… 177

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

З метою…………………………………….. У встановленому порядку . ™ вживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до відома, що……………………. Наголошуємо, що……………………………. Відповідно до попередньої домовленості В порядку обміну досвідом………………… У зв’язку з рішенням… ™ вживати дієприслівникові звороти на початку речення: Враховуючи……………….... Вважаючи………………….... Беручи до уваги………….. Розглянувши………………... ™ використовувати прямий порядок слів у реченні: підмет – присудок; означення – перед означуваними словами; доH датки – після керуючого слова; вставні слова – на початH ку речення. ™ заміна активної форми дієслова пасивною: неправильно – Ви не затвердили… правильно – Вами не розглянуті ™ вживати інфінітивні конструкції: Створити комісію……………………… Розглянути питання………………… ™ використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і є зрозумілими для широкого кола людей; ™ не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій. Службові листи можуть виготовлятись на друкарських приH строях або за допомогою засобів обчислювальної техніки. Текст листа друкується чітким, контрастним шрифтом без виправлень: на бланках формату А4 – через 1,5 інтервалу, на бланках формату А5 – через 1 інтервал. Реквізити документа відділяються один від одного 2H3 інтервалами. Так, наприклад, заголовок до тексту відділяється від самого тексту листа двома міжрядковими інтервалами, а реквізит “Підпис” – трьома. 178

Розділ 4. Ділове листування

При друкуванні листів друковані знаки розміщуються на такій відстані від межі лівого берега: – 0 – для друкування реквізитів “Заголовок до тексту”, “Текст” (без абзацу), “Відмітка про наявність додатків”, “Назва посади” в реквізиті “Підпис”, “Прізвище виконавH ця та номер його телефону”; – 5 друкованих знаків – для початку абзацу в тексті; – 16, 24, 56 друкованих знаків – для оформлення таблиць і трафаретних текстів; – 32 друкованих знаки – для реквізиту “Адресат”; – 40 друкованих знаків – для реквізиту “Гриф обмеження доступу до документа”; – 48 друкованих знаків – для розшифровки підпису в рекH візиті “Підпис”. Службові листи як управлінські документи, що несуть інформацію, стилістика і зміст якої відбиває особисті якості автора та його професійний рівень, не можуть бути обмежені певним обсягом. Нумерація сторінок у листах починається з другої сторінки. Номери сторінок проставляють арабськими цифрами без будьHяких додаткових позначень (скорочення слова “сторінка” – стор., рисочки, крапки тощо) на верхньому березі аркуша посередині або ліворуч.

Запитання для самоперевірки 1. В яких управлінських ситуаціях оформлюють службові листи? 2. Розкрийте сутність “правила чотирьох слів”. 3. Якими бувають службові листи за способами передачі інформації? 4. Якими бувають службові листи за змістом? 5. Якими бувають службові листи за формальноHділоводною ознакою? 6. Якими бувають форми відображення емблеми (логотипу) на бланку листа? 7. Назвіть основні складові тексту службового листа. 8. Сформулюйте основні правила оформлення службових листів. 179

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

4.2. Міжнародне листування Міжнародне листування – уніфікований засіб ділового спілкування, поширений в усіх країнах світу. Основною мовою міжнародного ділового листування є англійська, але економічні стосунки на пострадянському просторі сформували унікальний регіон у міжнародних відносинах, де засобом міжнародного спілкування майже для 20 країн виступає російська мова. З метою підтримання ділового партнерства з країнами далекого і близького зарубіжжя використовуються бланки листів, що містять постійну інформацію українською та іноземною моваH ми. Якщо партнерське коло установи або фірми не виходить за межі пострадянських країн, то вміщена на бланку інформація дублюється державною і російською мовами. Якщо ж листуванH ня передбачає спілкування з іншими країнами світу, то бланк оформляється державною і англійською мовами, відповідно до вимог міжнародних правил і стандартів. У результаті сумісних зусиль міжнародних організацій більшість елементів ділових листів стандартизовані або уніфіковані. Однак залишаються деякі розбіжності щодо оформлення службових листів у нашій країні і в інших країнах світу (Приклад 21). Перш за все до них можна віднести правила оформлення бланка листа; визначенH ня обов’язкового переліку, місця розташування реквізитів і правил їх оформлення. Відповідно до світової практики службові листи обов’язково оформляються на бланках. Вимоги до проектування і розробки бланків документів, що використовуються в менеджменті, встаH новлені єдиними міжнародними стандартами ISO 8439H90 “РозH робка бланків”. Основні положення і ISO 3535H21977 “ФрмулярH зразок і конструкційна сітка”. Формат паперів для виготовлення бланків обирається відповідно до стандартів ISO 216H1975 “Папір письмовий і деякі види друкарської продукції. Споживчі форми рядів А і В” та ISO 353H1975 “Ділова документація і деякі види бланків. Спосіб відображення розмірів”. Бланки торговельної (комерційної) документації виготовляH ються відповідно до ISO 6422H1985 “Типові бланки для торгоH 180

Розділ 4. Ділове листування

вої документації”. Вимоги до оформлення комерційного лисH тування викладені в частині 2 “Конвенції ООН про договори міжнаH родної купівліHпродажу товарів”, прийнятій 11 квітня 1980 р. на VI спеціалізованій сесії Генеральної Асамблеї ООН. Відповідно до ISO 216H1975 система форматів паперу буH дується так, щоб кожний наступний формат зменшувався удвічі порівняно з попереднім. Літери А і В вказують ряд форH матів, а цифри – кількість виконаних поділів, починаючи з “О” формату. Так, наприклад, формат А4 відповідає формату А0, поділеному на чотири частини. Формати ряду В встановлюють специфічні формати паH перу, які використовуються для не поширених у загальноH му менеджменті видів документів – статистичних, розраH хункових тощо. Встановлені формати паперу визначають загальну площу документа. Однак у практиці створення управлінських докуH ментів ця загальна площа документа поділяється на текстову і технічну частини (береги). Текстова частина (image area) – це певна площа документа, що містить інформацію, яка може використовуватися, зберігаH тись або передаватись іншими словами, на ній розміщуються майже всі реквізити документа. Береги (margin) – технічна чаH стина загальної площі документа, що являють собою простір між крайкою паперу і текстовою частиною. Міжнародним стандартом встановлено такі розміри берегів і текстової частини ділових листів: ™ лівий берег – 20 ± 1,0мм; ™ верхній берег – 10 ± 1 мм; ™ текстова частина для формату А4 – 183х280мм; ™ текстова частина для формату А5 – 183х131. Виходячи з цих заданих параметрів, правий і нижній береH ги документа формату А4 і А5 мають дорівнювати ± 7мм. ВкаH зані параметри можуть використовуватись і для інших форматів ряду А. Ділове листування між партнерами передбачає перш за все обмін інформацією, що повинна розміщуватись, незалежно від 181

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

обраного формату паперу, в текстовій частині бланка. Тексти всіх службових листів, як правило, оформляються за допомоH гою друкарських пристроїв. Це, в свою чергу, потребує встановH лення стандартної табуляції всієї корисної площі документа. Для зручності використання і дотримання стандартної табуH ляції ширина текстової частини, що дорівнює 183мм (або 72 друкованим знакам), може бути поділена на 8 граф, по 9 умовH них знаків кожна. Найбільш поширеними зонами для внесенH ня реквізитів ділового листа є: ™ зона довідок про автора документа (Issuer field); ™ зона посилань (Reference field); ™ зона адресувань (Address field). Довідкові дані про автора (відправника) документа (Issuer field) включають: зображення емблеми (логотипу) установи, назву організації, назву структурного підрозділу або посадової особи. До довідкових даних про відправника додаються також відомості про поштову адресу, номери телефонів, факсу, електH ронної пошти тощо. Ця додаткова інформація може розміщуH ватись, на відміну від вітчизняної практики документування управлінської діяльності, в нижній частині бланка після основH ного тексту документа. Зона посилань (Reference field) на бланку листа містить, як правило, код документа, в разі потреби – заголовок до тексту листа (стислий зміст), дату, посилання на дату і номер вхідноH го документа, а також інші відомості. Зона адресувань ((Address field) призначена для оформленH ня одного або двох адресатів. Адресу на службовому листі розмH іщують відповідно до ISO 11180H1993 “Адресування поштове” у визначеній частині на площі довжиною 72 умовних друкованих знаки (76,2 мм) і висотою 9 міжрядкових інтервалів (25,4 мм). Нижче показано розміщення основних зон службового лиH ста відповідно до ISO 8439 “Розробка бланків. Основні полоH ження” і зразок бланка листа.

182

Розділ 4. Ділове листування

Формуляр-зразок бланка листа

25,4

10±1

Зона довідок про автора документа (Issuer field)

Зона посилань (Reference field)

Зона адресувань (Address field)

Зона адресувань (Address field)

76,2

25,4

Лівий берег

15±1

Верхній берег

76,2 7±1

20±1 183

Зразок бланка листа

O'ZMAXSUSIMPEKS Davlat Korxonasi O'zbekistan Respublicasi 700000, Tashkent,. Akademik Xabib Abdullaev shob ko’cbah, 100. Tel (998-71) 139 17 86, Faks (998-71) 162 78 36

State Enterprise 100, Academician Xabib AbdulJaev Akademik 700000 Tashkent, Republic of Uzbekistan,, Phone (998-71) 139 17 86, Fax:(998 -71) 162 78 36

Практика міжнародного листування, що спирається на встаH новлені правила і стандарти, більш гнучка порівняно з вітчизH няним досвідом документування управлінської діяльності. Це пов’язано насамперед із відсутністю жорсткої централізованої системи управління економікою в більшості країн світу. В той самий час це не завжди означає спрощення процесів викорисH тання та опрацювання управлінських документів, а іноді навіть 183

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

стає перешкодою для оперативного отримання достовірної інформації. Про це свідчить наявність різних підходів до розмH іщення реквізитів на бланку листа. Зокрема, для службових листів можуть оформлятись такі змінні реквізити: ™ адресування; ™ посилання на дату, номер і адресу відправника (Reference line); ™ дата (Date); ™ звернення до адресата – “До відома” (Attention Line); ™ звернення до адресата – формула ввічливості (Solution); ™ заголовок (Subject Line); ™ основний текст листа (Body of the Letter); ™ заключна формула ввічливості (Complimentary Close); ™ підпис (Signature); ™ відмітка про наявність додатків (Enclosure); ™ відмітка про наявність і розсилання копій даного листа (Connotation). Дотримання встановлених правил в оформленні управлінсьH ких документів має суб’єктивний характер. Якщо фірма вважає за доцільне суворо дотримуватись основних вимог міжнародних стандартів, то зовнішній вигляд її ділової документації може відповідати визначеним нормам. Але якщо менеджмент фірми не приділяє серйозної уваги питанням оформлення ділових паH перів, то надіслані фірмою документи можуть не мати чіткості, а іноді й бути недостатніми за інформаційним вмістом [48]. Найбільш поширеним при складанні ділових листів є блоH ковий стиль (block style). Він дозволяє визначити основні блоH ки службового листа і їх розміщення: ™ адресування розміщується ліворуч; ™ дата документа і посилання на реєстраційноHдовідкові дані проставляється праворуч; ™ службовий лист обов’язково має графу “До відома” і зверH тання до адресата, яке розташовується ліворуч; ™ текст друкується від лівого берега без абзаців. Для відокH ремлення частин тексту використовуються міжрядкові інтервали; 184

Розділ 4. Ділове листування

™ особистий підпис, прізвище, найменування посади відправника, а також відмітку про наявність додатків і копій листа розміщують після основного тексту ліворуч. Якщо листування ведеться з постійним адресатом, то блок його адресних даних вноситься в електронний файл відповідH но до вимог ISO 4882 і використовується кожного разу при доH кументаційному спілкуванні з цією фірмою або особою. Якщо службовий лист надсилається в конверті з прозорим віконцем, то адреса оформляється лише один раз на самому документі, але з чітким дотриманням місця і площі розташування окремих її складових. Якщо ж для пересилання документа використоH вується звичайний конверт, то поштова адреса оформляється відповідно до рекомендацій Всесвітнього поштового Союзу (ВПС) (ст.22 – вимоги до стандартизованих відправлень), а також Докладної інструкції ВПС (ст.113 – поштове відправленH ня у вигляді листа; ст.12 – відправлення в конвертах з прозоH рими вставками). Кількість друкованих знаків у рядку при оформленні поH штової адреси не повинна перевищувати 30. Рядки адреси друH кують від одного положення табулятора. Відповідно до рекоH мендацій ВПС кількість рядків у поштовій адресі не повинна перевищувати 6. Стандарт ISO 11180H1993 “Адресування поH штове” містить лише рекомендації щодо написання адреси. Сьогодні не може бути встановлена єдина послідовність розмH іщення окремих складових адреси, оскільки законодавство і звичаї кожної країни містять відмінності в питаннях послідовH ності викладу адреси, скорочення географічних назв. ВикорисH товуються також різні технічні пристрої для друкування адреH си, що визначає розміри шрифту і крок друку. Розглянемо деякі варіанти оформлення адресування. Так, для оформлення поштової адреси приватної особи використоH вуються такі елементи: 1) назва адресата (громадянський стан або титул): містер (Mr), міс (Miss), монсиньйор, Її Величність і т.ін.; 2) ім’я (з зазначенням різноманітних доповнень): Майкл КлейнHмолодший, Джон СмітHстарший і т.ін.; 3) рід діяльності адресата (за спеціальністю: інженер, дантист і т.ін.) або виконуH 185

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

вана ним у суспільстві функція: прем’єрHміністр, сенатор і т.ін.; 4) пункт доставки документа: вулиця, бульвар, площа; 5) назва вулиці, бульвару, площі та ін.; 6) номер будинку з зазначенням додаткових адресних компонентів: корпус, секція тощо; 7) наH зва селища, містечка, кварталу, регіону: сел. Ламбе, 6 лінія, і т.ін.; 8) поштовий код (індекс) або номер поштового маршруту; 9) назва території – країни, регіону, району, кантона і т.ін.: ГрандH Форкс, Північна Дакота, США.

приватна особа Якщо лист адресований фірмі, то спочатку вказується назва організації, а після цього – її поштова адреса.

організація Адресування листа посадовій особі здійснюється в такій поH слідовності: прізвище, ім’я, посада, назва фірми, поштова адреса.

посадова особа За правилами міжнародного листування дату листа проH ставляють у правій верхній частині бланка. Міжнародна органH ізація ISO рекомендує оформляти датування цифровим спосоH бом у такій послідовності: рік, місяць, день. Наприклад: 2005 05 07 (7 травня 2005 р.) або: травень 7, 2005 Однак не всі країни світу використовують такий порядок написання дат. Так, у Великобританії або Росії вказують день, місяць, рік, а в США послідовність написання дати інша: споH чатку вказують місяць, а потім – день і рік. З метою усунення 186

Розділ 4. Ділове листування

подібних розбіжностей і досягнення однозначного тлумачення дат доцільно використовувати мовноHцифровий спосіб. НаH приклад: 7 May 2005 4 Feb. 2006 Посилання на ініціативний документ, що став приводом для написання ділового листа, і реєстраційні дані листаH відповіді оформляються праворуч, вище дати. Ці позначення включають, як правило, цифрові і літерні знаки, що позначають: друкарку або оператора, який здійснював набір тексту; відділ фірми, яким підготовлений текст листа; номер справи та ін. Наприклад: 188/15H08 PQ, де 188 – порядковий номер документа, що надсилається за межі установи; 15 – номер відділу фірми; 08 – номер справи, де зберігається копія документа; PQ – перші літери прізвища та імені оператора. Посилання можуть мати й інші варіанти оформлення, але при всій стилістичній різноманітності їх оформлення вони маH ють містити вказану вище інформацію. Для посилення адресності, тобто акцентування на прізвищі або посаді особи, яка обов’язково повинна ознайомитись із змістом службового листа, у практиці міжнародного листуванH ня використовується графа “До відома”. Вона оформляється окремим рядком під адресою і, як правило, підкреслюється. Наприклад: Attention: Mr.P.Brown або: Attention of: P.Brown або: For the Attention of Mr.P.Brown

187

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Подібна адресованість конкретній посадовій особі не викH лючає наявності формули ввічливого звертання до керівництH ва фірми або колективу в цілому. Така форма написання ділоH вих листів відпрацьована десятиліттями і включає певні мовні звороти, а саме: звертання до організації в цілому: Шановні панове! – Dear Sirs! до чоловіка, якщо невідоме його ім’я: Шановний пане! – Dear Sir! до жінки, якщо невідоме її ім’я: Шановна пані! – Dear Madam! до чоловіка, якщо відоме його ім’я: Шановний пане Віктюк! – Dear Mr Viktuk! до заміжньої жінки: Dear Mis Smith до незаміжньої жінки: Dear Miss Smith до жінки, сімейний статус якої невідомий: Dear Ms Smith якщо ви звертаєтесь до людини, яку добре знаєте, або до приятеля, то вказується не прізвище, а ім’я адресата: Dear John Текст службового листа складається з двох частин: вступH ної і основної. У вступній частині тексту повідомляють про обставини, плани, виконану роботу і різні подробиці ділового спілкування. У другій частині тексту листа викладають пропоH зиції, прохання, подяки, вміщують розрахунки, підсумки тощо. Завершують основну частину листа формулою ввічливості: З повагою – Faithfully yours Найкращі побажання – Best wishes Щиро Ваш – Truly yours. У ділових листах іноземних кореспондентів підпис оформH ляється безпосередньо під заключною формулою ввічливості. 188

Розділ 4. Ділове листування

Прізвище особи, що підписала документ, проставляється під її особистим підписом, після чого вказується посада. Наприклад: Truly yours особистий підпис

__________________ Mr I.Brown Manager

Якщо службовий лист підписується посадовою особою, яка тимчасово виконує обов’язки відповідального працівника або керівника фірми, то перед підписом можуть ставитись літери Р.Р. (“за” або “від імені”), що походять від латинського виразу “per procure” (“за дорученням”). Відмітку про наявність додатків до службового листа проH ставляють у нижньому лівому ріжку, під підписом. Вона склаH дається зі слова Enclosure – (додаток) або Enclosures (додатки). Якщо про документи, які додаються до листа, в основному його тексті мова не йшла, то поруч зі словом Enclosures можуть перелічуватись назви документівHдодатків, надісланих разом з листом. Якщо ж інформація про ці документи міститься в тексті листа, то поруч зі словом Enclosures цифрами проставляють загальну кількість цих додатків, наприклад: 3 Enclosures. У практиці зарубіжного листування використовують ще одну відмітку спеціального призначення. Це відмітка про копії листа, яку проставляють на нижньому березі бланку. Вона складається зі скорочення С.С. (що може бути перекладене як “копійована копія”) і назви фірми, до якої надіслана копія. Наприклад: С.С. Zepter International Ukraine Якщо автор листа хоче наголосити, що копій даного докуH мента більше не існує, він може поставити відмітку “без копій”, наприклад: W.C.C/ або without c.c. 189

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Розглянуті правила оформлення службового листа так зваH ним блоковим стилем не є раз і назавжди прийнятими. СлужH бові листи від зарубіжних фірм і посадових осіб можуть мати різні доповнення, особливі відмітки, друкуватись на специфH ічної форми фірмових бланках і т. ін. В документаційному меH неджменті багатьох країн світу припускається внесення в ділові листи змін і доповнень після їх підписання. Це коменH тується як небажання складати додатковий або новий лист для повідомлення про події, що сталися після підписання основH ного листа. Така приписка робиться безпосередньо на бланку основного листа після підпису з позначкою P.S. (від латинсьH кого “Post scriptum” – після написаного). Після додаткового повідомлення службовий лист підписується ще раз і відправH ляється адресату.

Запитання для самоперевірки 1. Назвіть основні нормативноHметодичні документи, які регламентують міжнародне листування. 2. Які формати паперу використовують для оформлення міжнародних листів? 3. Які розміри берегів встановлені для текстової частини ділових міжнародних листів? 4. На які зони поділяють корисну площу міжнародного лиH ста? 5. Назвіть принципові відмінності оформлення ділових листів внутрішнього і міжнародного призначення.

190

Розділ 4. Ділове листування

Приклад 21 7246 MARLOW PLACE UNIVERSITY PARK, FL 34201 USA Tel. 1(941)358-0868 Fax 1(941)3580869 Email: sylzugffcomcast.net www.ntln.n-lnr.nAt

AITCO ATLAS INTERNATIONAL, INC.

June 24, 2005 Mr. O.O. Onyschenko Export Manager PROMEXPORT Antonovycha Str. 47 Kiev, Ukraine

Your Ref. 15/49/Ex dtd 22.06.2005 Our Ref. I.C-APX-22.06.05

cc: Mr.E A. Petrov, Expert Dear Mr. Onyschenko,

This is in response to your letter # 15/49/Ex dated June 22, 2005 requesting a letter of certification from the U.S. Department of Industry that Atlas International is one and the same as AITCO-Atlas International, Inc., 114 Madison Ave., Madison, Alabama 35758, U.S.A. The subject Import Certificate necessary for Attachment No. 7 to our Contract MC-CWB/02 of 7.05.2002 issued on May 5, 2005 for Atlas International was in fact issued to AITCO-Atlas International, Inc., 1 14 Madison, Alabama 35758, USA as it results from the attached letter of certification. This is to inform you that it is a general practice to use in the United States, in business activities, a shorter name of a company. In our case the name of Atlas International is very commonly used with the U.S. Government instead of its juridical name AITCO- Atlas International, Inc. due to the fact that no other company has similar name. Also, we are convinced that no other company with the name of Atlas International is your business partner from the United States. I hope the above certification will satisfy your needs. Sincerely,

Dr. Sylvester Zugrav President, AITCO-Atlas International, Inc. Attachment: Certification as per contents (2 pages) The illegal iixe of this letterhead is punished by law

191

Розділ 5 Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку 5.1. Оформлення електронних документів Електронні технології обробки і поширення інформації постуH пово змінюють традиційні форми її носіїв. Сьогодні значні обсяH ги повідомлень, довідок та інших документів інформаційного характеру зберігаються в пам’яті комп’ютерів і передаються коH ристувачам на великі відстані і в найкоротший час. ДокументуH вання управлінської діяльності орієнтоване на нові інформаційні технології, що передбачають заміну паперового документа маH шинним носієм – так званим електронним документом. Законом України “Про електронні документи та електронний документоH обіг” (№851HIV 22.05.2003; ВВР.–2003.–№36.–Ст.275) визначені організаційноHправові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Державне регулювання в даній сфері спрямоване на: ™ реалізацію єдиної державної політики щодо електронноH го документообігу; ™ забезпечення законних прав та інтересів суб’єктів електH ронного документообігу; ™ нормативноHправове забезпечення процесів обробки, створення, передавання, одержання, зберігання, викорисH тання та знищення електронних документів. Під електронним документом слід розуміти документ, у яко" му інформація зафіксована у вигляді електронних даних, вклю" чаючи обов’язкові реквізити документа. Склад і порядок розміH щення обов’язкових реквізитів електронних документів визначаються законодавством. Зокрема, для організаційноHрозH порядчих документів, створених в електронному режимі, цей порядок визначається положеннями ДСТУ 4163H2003 “ДержавH 192

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

на уніфікована система документації. Уніфікована система організаційноHрозпорядчої документації. Вимоги до оформлюH вання документів”. Складання і оформлення документа з використанням комH п’ютера розпочинається з виклику тієї форми, на базі якої він має бути виготовлений. Це може бути уніфікована і затверджеH на на будьHякому рівні уніфікації (міжнародному, державному, галузевому, локальному) форма документа чи бланк установи або навіть чистий аркуш. У нашій країні для оформлення управлінських документів прийнято використовувати формати паперу А4 і А5. У комп’H ютерні ж програми навіть локалізовані, закладені як базові такі формати і розміри берегів, що не відповідають вітчизняним стандартам. Розпочинаючи роботу в MS Word, необхідно встаH новити розміри аркуша – А4 210х297мм і А5 148х210мм. Після цього на встановлених форматах слід визначити береги: ™ лівий – 30мм; ™ правий – не менше 10мм; ™ верхній і нижній – по 20мм. Для документів формату А5 нижнє поле може бути зменH шене до 15мм. Встановлені параметри аркуша закріплюються за всіма доH кументами, що надалі оформлятимуться в даній організації. Таким чином, будьHякий новий документ, створюваний у текстовому редакторі типу MS Word, базується на певній осH нові – шаблоні. Носії інформації, або шаблони, повинні бути не тільки зручними для фіксації інформації, але й добре пристоH сованими для забезпечення: ™ комунікативної функції, а саме для передавання інфорH мації в часі й просторі; ™ технологічності і зручності в роботі, тобто відповідати рівню організації і розподілу праці в суспільстві; ™ збереженості інформації протягом тривалого часу, для виконання функції історичного джерела.

193

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Шаблоном може бути чистий аркуш, що містить певний набір параметрів для оформлення документів (розміри берегів, шрифти тощо). Вони можуть містити також уніфіковані або трафаретні тексти, графіку – все, що є необхідним при оформH ленні документів або відображає специфічні аспекти діяльності певної установи чи організації. Використання в документуванні управлінської діяльності шаблонів, що фіксують повторювані дані, значно скорочує час на підготовку документів і покращує їх оформлення і сприйняття. Перший етап створення відомчих шаблонів полягає в розH робці бланків основних видів документів, що являють собою стандартні аркуші паперу з відбиттям на них постійної інформації. До такої інформації належить, перш за все, назва установи, що є автором документа. Розробка макета бланка для малих фірм недержавної форми власності також здійснюється відповідно до вимог ДСТУ 4163H2003 “ДержавH на уніфікована система документації. Уніфікована система організаційноHрозпорядчої документації. Вимоги до оформH лювання документів”. Однак бланки з зображенням ДержавH ного герба України і Державного Герба Автономної РеспубH ліки Крим не можуть бути внесені в шаблон комп’ютера, оскільки, згідно з державним стандартом і Постановою КабH інету Міністрів України від 22 травня 2004р. №655 “Про затH вердження зразків та описів печатки, бланка і вивіски націоH нального закладу (установи)”, вони мають виготовлятися друкарським способом фіксованим накладом. На бланках установ недержавної форми власності часто вміщується зображення емблеми або товарного знака. Якщо програмне забезпечення включає еталонне зображення емблеH ми організації у вигляді графічного файла, воно використоH вується при оформленні бланку. В разі ж його відсутності така емблема сканується, після чого для зручності вноситься в кадр фіксованого розміру, за допомогою якого розміщується в межах стандартного аркуша. Після цього в обраний кадр легко імпорH 194

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

тувати графічне зображення емблеми. В режимі розмітки аркуH ша в меню “Вставка” обирають команду “Кадр”. Курсором відмічають фрагмент, що приблизно відповідає місцю і розміру емблеми. В меню “Формат” за допомогою команди “Кадр” викH ликають вікно властивостей кадру і встановлюють точні його розміри для наступного внесення в нього емблеми. Якщо місце для емблеми відведене у верхньому лівому куті, то в параметH рах кадру її розташування може бути вказане таким чином „Угорі” відносно “Берега”. Якщо емблема буде розміщена на верхньому березі документа в його центрі, то вона фіксується в колонтитулі першого аркуша (не слід забувати встановити опцію „Розрізняти колонтитули першого аркуша”, щоб емблеH ма не з’явилась на інших сторінках документа). Треба знати, що стандартний документ, роздрукований на принтері разом із зображенням атрибутів бланка, не захищений від підробок. Навіть наявність відбитка печатки не може гаранH тувати достовірності документа, оскільки він легко може імітуH ватися стандартними офісними засобами – сканером і кольоH ровим принтером. Таким чином, для найбільш важливих документів слід виH користовувати бланки, виготовлені друкарським способом, осH кільки вони, як правило, нумеруються і обліковуються. Однак при виготовленні макета (ескіза) бланка, призначеного для тиH ражування у друкарні, використовується комп’ютерна техніка. Після внесення в бланк емблеми під нею розміщують назву організації вищого рівня управління або організаціїHавтора. Вона повинна відповідати назві, зафіксованій в основному установчоH му документі (статуті, положенні, установчому договорі тощо). Документ може бути виданий також від імені посадової особи, наприклад, президента корпорації, народного депутата. В цьому випадку найменування посади розміщують нижче назви організації.

195

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад: Відкрите акціонерне товариство “ПРОМІНЬ” ГОЛОВА ПРАВЛІННЯ або:

НАРОДНИЙ ДЕПУТАТ УКРАЇНИ

Для потреб установи доцільно використовувати два види бланків: загальний і бланк листа. Особливо зручною є електронH на форма бланка, що містить постійну і змінну інформацію. Мова йде про часто змінювані банківські реквізити, поштові адреси відділень або філіалів та інші довідкові дані. Такі реквіH зити слід зазначати і на бланках службових листів. Довідкові дані про організацію включають поштову адресу, індекс підприємства зв’язку, номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адреси електронної пошти і wwwHсторінки фірми, а також деякі інші відомості. Що стосується приватної установи, то до цих даних можуть додаватися номер державH ної реєстрації, номер ліцензії на провадження певного виду діяльності. До складу бланкової частини входять також обмеH жувальні відмітки для внесення дати і реєстраційного номера документа. В MS Word для проставлення дати використовують команH ду “Вставка” Ю Дата і час”. Якщо в шаблоні документа при його роздруковуванні передбачене місце для дати, його датування може здійснюватись автоматично. Для цього в меню “Вставка” обирається команда “Берег”, і у вікні, що при цьому відкрилось, можна обрати категорію берега – “Дата і час”. Слід пам’ятати, що в іноземних програмах дата і час проставляються у форматі, 196

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

відмінному від вітчизняних норм, тому необхідно перевіряти дати за допомогою встановлення повного берега. Реєстраційний номер проставляється після обов’язкової реєстрації документа в інформаційноHпошуковій системі устаH нови. У системах електронного документообігу типу Lotus Notes або DOCS Open можливе розміщення у відповідних місцях шаблона документа берега “реєстраційний номер”, який заповнюється автоматично (за допомогою макрокоманд (макH рос), що забезпечують автоматичне виконання дій у заданій послідовності і напрямі для розв’язання будьHякого завдання) при первинному збереженні документа. Наріжні рамки під бланковою частиною документа свідчать про необхідність оформлення заголовка до тексту документа на визначеному місці у певних межах. Вони можуть бути введені у бланк документа заздалегідь шляхом вибору відповідних симH волів й”и”щ у вікні “Символ” меню “Вставка”. Оскільки наріжні рамки для обмеження місця, відведеного під заголовок до текH сту, розраховані на традиційне машинописне заповнення бланH ка, а в електронних документах такі обмеження не передбачені, то вони включаються у обмежувальний бланк оформленням відповідного абзацу шаблону документа або створенням стилю “Заголовок” із такими параметрами: абзац (перший рядок) відсутній; праворуч відступ 7,3см; один міжрядковий інтервал; вирівнювання за лівим краєм. Заголовок до тексту документа у стислій формі передає зміст основного питання або відбиває характер дій, викладених в основному тексті документа. Заголовок до тексту документа може бути частиною імені файла або включатись у зведення документа (меню “Файл” – вкладка “Властивості” – берег “НаH зва документа”). Заголовок до тексту повинен складатися не більше як із чотирьох рядків через один міжрядковий інтервал. Крапка в кінці реквізиту «Заголовок до тексту” не ставиться. Для відправлення документа за межі установи (найчастіше відправленню підлягають службові листи) в ньому зазначаєтьH ся адресат. Цей реквізит розміщують у правому верхньому ріжку бланку документа. 197

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Решта автоматизованих систем, призначених для обробки документів у діловодстві певної установи, включають базу даH них про постійних і тимчасових кореспондентів організації (фірми). В них оформлення реквізиту “Адреса” здійснюється автоматизовано. Використання наявної бази даних (БД) значH но полегшує роботу при розсиланні великої кількості докуH ментів – директивних листів, листівHповідомлень, листівHпреH зентацій, листівHзапрошень тощо. Для виключення можливості появи в базі даних кількох назв (варіантів написання) органіH зації слід періодично перевіряти БД і обмежити коло осіб, що мають до неї доступ і право внесення доповнень і змін у перелік кореспондентів. При роздруковуванні документів або їх автоH матичному розсиланні факсом чи електронною поштою в рекH візиті “Адресат” автоматично проставляються найменування кореспондента, його поштова адреса, а в разі необхідності – ввічливе звертання (типу: Шановний Микола Іванович!). МаH сове розсилання документів за вказаними адресами здійснюєтьH ся за допомогою команди “Злиття” в меню „Сервіс” MS Word. Для з’ясування доцільності і своєчасності прийняття докуH ментованого управлінського рішення деякі документи потребуH ють погодження. Однією з переваг сучасних офісів є оснащенH ня локальною мережею, що дозволяє значно прискорити і спростити внутрішнє погодження документів – візування. ПоH слідовність процесу візування повторює рух документа в проH цесі його підготовки і оформлення в межах установи. Для цьоH го в програмах MS Office командою “Додати маршрут” (меню “Файл”) встановлюється послідовна або одночасна доставка документа. В результаті повідомлення про документ з’являєтьH ся в комп’ютерах усіх зацікавлених підрозділів або посадовців. Якщо встановлене послідовне розсилання, то кожний наступH ний візуючий (рецензент) може бачити виправлення і зауваH ження попереднього. Документ автоматично передається від одного до іншого співробітника, включеного в перелік осіб, що здійснюють візування. Внесення в документ будьHяких виправH лень, доповнень або скорочень не передбачає знищення його початкового тексту. Правки різних співробітників виділяються 198

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

різними кольорами. Після розгляду документа всіма зацікавлеH ними особами і службами він автоматично повертається автоH ру (виконавцю) проекту, який на основі аналізу всіх виправH лень і зауважень відпрацьовує кінцевий варіант тексту. Після цього документ знову може бути переданий на погодження. Завершальним етапом у підготовці документа є друкування його остаточного тексту для підписання керівництвом або розH силання факсом чи електронною поштою зазначеному в ньоH му адресату. В автоматизованих системах документаційного забезпеченH ня менеджменту так званий модуль маршрутизації здійснює цю процедуру автоматично відповідно до визначеного переліку візуючих за кожним окремим видом документів. Так, наприкH лад, контракт автоматично надсилається до бухгалтерії, юрисH тові і – в залежності від типу контракту – іншим зацікавленим підрозділам. Перелік візуючих у залежності від виду документа затвердH жується керівником установи. Автоматизовані системи здійснюють контроль за проходженням документа, нагадують виконавцям про затримання процедури візування. Якщо візуH вання документа вимагає його попереднього юридичного засвH ідчення, то використовується електронний підпис або оформH ляється окремий аркуш погодження на паперовому носії [50]. Реквізит “Підпис” складається з найменування посади (поH вного або скороченого), особистого підпису та його розшифруH вання. Найменування посади оформляється без абзацного відступу від межі лівого берега документа. Довжина кожного елемента реквізиту “Підпис” не повинна перевищувати 8 см. Розшифровка підпису вміщується на рівні останнього рядка найH менування посади. Між ініціалами і прізвищем відступи не пеH редбачені. Таке оформлення досягається розташуванням реквіH зиту “Підпис” у таблиці, що складається з двох осередків, з яких лівий має фіксовану ширину – 8 см – і форматується ліворуч, а правий вирівнюється по правому краю. Сама ж таблиця повинH на бути непомітною, тобто таблична форма як така має бути відсутня. Якщо документ підписується двома посадовими осоH 199

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

бами одного рівня управління, то зміна зон кожного елемента конкретного підпису здійснюється оператором ручним способом. Якщо документ призначений для роздруковування або відправки факсом, він може містити факсиміле – зображення підпису посадової особи. Однак для документів, що вимагають підтвердження оригіналу, необхідно використовувати спецH іальну програму “електронний підпис”, засновану на криптогH рафічній методиці відкритих ключів (використанні спеціальH них шифрів). Електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронH ного документа і використовується для ідентифікації його авH тора або підписувача. Використання електронних цифрових підписів регламентується в законодавчому порядку. Передача документів з електронним підписом за межі усH танови потребує наявності відповідної двосторонньої угоди, що передбачає також обмін ключами для гарантування чинH ності підпису. Закон України “Про електронний цифровий підпис” (№852HIV, 22.05.2003, ВВР, 2003 №36, ст..276) прирівнює елекH тронний цифровий підпис за його правовим статусом до власH норучного підпису (печатки) в разі, якщо: ™ електронний цифровий підпис виконано за допомогою посиленого сертифікату ключів з використанням надH ійних засобів цифрового підпису; ™ перевіркою встановлено використання посиленого сертиH фікату ключа, чинного на момент виконання електронноH го цифрового підпису; ™ особистий ключ підписувача відповідає відкритому клюH чу, зазначеному в сертифікаті. Процес розробки і використання електронного цифрового підпису залежить від: ™ тексту документа, що потребує засвідчення; ™ закритого ключу доступного тільки тому, хто має засвідH чувати;

200

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

™ відкритого, доступного широкому колу користувачів, ключу. Створення ж самого цифрового підпису можна умовно подH ілити на два етапи І етап – створення цифрового підпису ™ обирається будьHякий управлінський документ у вигляді файла; ™ обраний файл обробляється спеціальним алгоритмом хеH ширування, в результаті чого одержують новий невелиH кий файл, що містить деякий набір символів. Важливим результатом цієї процедури має бути одержання стійкого набору символів. Щоб виключити підробку цифрового підпису, функція хеH ширування повинна бути односторонньою, тобто з обраного файла одержати набір символів можна, а навпаки – ні. ІІ етап – перевірка цифрового підпису: ™ за допомогою відкритого ключа відправника розшифроH вується цифровий підпис, в результаті відтворюється хешH сума або набір символів; ™ файл з обраним текстом документа обробляється спецH іальним алгоритмом хеширування, в результаті якого одерH жують певну хешHсуму або набір символів; ™ порівнюються обидві хешHсуми, і якщо вони повністю співпадають, то можна зробити висновок, що саме такий текст документа був підписаний відправником.* Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише на тій підставі, що він має електронну форму або не підкріплений посиленим сертифікатом ключа. Використання електронного цифрового підпису не змінює встановленого заH коном порядку підписання договорів та інших документів на паперових носіях. До обов’язкових реквізитів, що містять інформацію про укH ладача (автора) документа, відноситься реквізит “Прізвище і * Лебедев А. Современные методы цифровой подписи//. – Компьютерро. – 2000. – №3. – С.20–25.

201

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

номери телефонів виконавця”. Наявність такого реквізиту дозH воляє оперативно зв’язатись із співробітником, який має повну інформацію, пов’язану з викладеним у документі питанням. Цей реквізит вводиться в шаблон і розташовується наприкінці корисної площі документа. Для цього, як правило, використоH вується берег “User Name” в “User Address” (команда “Берег” у меню “Вставка”). Для того, щоб комп’ютер правильно заповнив даний реквізит, виконавець повинен коректно ввести своє прізвище і номер службового телефону у вкладку “Користувач” (команда “Параметри” меню “Сервіс”). При роздруковуванні чернеток і варіантів документа на нижньому березі (колонтитулі) наводяться також довідкові дані щодо виготовлення документа в електронному режимі. Це дозH воляє швидко відшукати їх у комп’ютері. Якщо при роздрукоH вуванні берег ім’я файлу (File Name) задане з ключем /р, то на документі має бути вказане не тільки ім’я файлу, а й його місцезнаходження. Приклад 1: С:\ Ціноутворення \ Контракт \ Узгодження і візування Приклад 2: С: // server \ docs \ public \ dep 08 \ file 02 doc Якщо документ вимагає тривалого опрацювання і послідовноH го роздруковування кількох його варіантів (редакцій), то берег “Print Date” повинен містити дату кожного роздруковування, що дозволить впорядкувати процес підготовки кінцевого варіанту документа. Однак ця позначка є суттєвою тільки для чернеток документа. При друкуванні кінцевого варіанту офіційного докуH мента береги File Name і Print Date необхідно видалити. Багатосторінкові документи, як правило, потребують нумеH рації. Нумерація сторінок здійснюється, починаючи з другого аркуша на перетині верхнього і правого берегів арабськими цифрами, не супроводжуючись словом “стор.” і розділовими знаками. Нумерація сторінок встановлюється командою “НомеH ри сторінок” меню “Вставка” у вихідному шаблоні (Normal dot). 202

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

Комп’ютер дає необмежені можливості для прискорення і спрощення підготовки текстів управлінських документів. ВиH ходячи з функцій тієї чи іншої установи (фірми), що визначені її статутом (положенням) і мають сталий характер, більшість виH робничих ситуацій потребує прийняття типових документоваH них рішень. Такими, зокрема, є надання письмової інформації у вигляді довідок, листів, звітів тощо. Структура текстів таких документів може бути частково або повністю уніфікованою. Деякі інші документи (бухгалтерські, первинноHоблікові, статиH стичні і т. ін.) є загальними для всіх установ. Їх форма розробH ляється і затверджується відповідними відомствами. Якщо затH верджена уніфікована форма певного виду документа відсутня, а потреба в його оформленні існує постійно, рекомендується розробити трафаретний текст такого документа. Програмами типу MS Word передбачено створення докуH ментів, що базуються на типових формах – шаблонах, які містять трафаретні тексти і уніфіковані елементи оформлення. При створенні шаблонів необхідно дотримуватись загальних правил і вимог до оформлення управлінських документів. ТраH фаретні тексти друкуються як на чистому аркуші паперу (для внутрішніх документів), так і на офіційному бланку організації. Відповідне настроювання програм і створення швидкого набору клавіш для кожного шаблону дозволить спростити і прискорити роботу з оформлення будьHякого управлінського документа. Приклад Шановний …! Нагадуємо Вам, що з ……….. набуває чинності контракт від …….. № ….. “Про ……….......................................................” У зв’язку з цим просимо своєчасно перерахувати кошти на наш рахунок і надати копію платіжного доручення до …… З повагою Комерційний директор

О.С.Горячев 203

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

При складанні тексту документа необхідно використовуваH ти стандартні слова і мовні звороти, наприклад: шановні колеги; шановні панове; шановний …; дякуємо Вам за повідомлення; у відповідь на Ваш запит; просимо вибачити за затримку; з пова" гою; сподіваємось на співпрацю і т.ін. Важливим етапом у побудові шаблонів є розробка набору професійних зворотів, які постійно використовуються у певній сфері діяльності (назви товарів, видів послуг тощо), і введення їх за допомогою команди меню або панелі інструментів „АвтоH текст”. Такий типовий набір фраз можна легко і швидко вклюH чити в текст конкретного документа шляхом набору умовних скорочень (початкових літер слова, абревіатури і т. п.), після чого слід натиснути кнопку F3. Автотекст може включати не лише буквені позначення, але й малюнки, формули, таблиці та ін. Розробка і створення складних шаблонів здійснюється спільно особою, що відповідає за певний напрям діяльності фірми (забезпечення кадрами, бухгалтерський облік, протокольH ний відділ, відділ логістики і т.ін.), і спеціалістом з програмного забезпечення. Шаблони можуть містити текстові береги, що дають укH ладачеві документа додаткову інформацію (про те), в якому порядку і в якій послідовності слід вводити конкретні дані про документ. Такі береги утворюються прихованим текстом, який не виводиться при друкуванні, але існує на моніторі в режимі перегляду прихованих символів. Особливо зручниH ми такі береги є при створенні максимально формалізованих форм документів. Наприклад, у великих установах, де відбуH вається постійний рух кадрів, доцільно використовувати шаблони наказу з особового складу. Такі шаблони виготовH ляються на основі бланка наказу, що потребує не тільки озH найомлення і візування, а й зберігання в особовій справі працівника. Одним шаблоном наказу з особового складу можна передбачити кілька варіантів типових текстів для найбільш повторюваних управлінських дій. Наприклад, виH ходячи із встановлених строків зберігання різних груп наH казів, можна розробити окремі шаблони наказів про прийH 204

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

няття, переведення і звільнення з роботи, що відрізняються від наказів про відпустки, відрядження і дисциплінарні стягнення. Приклад ПРИЙНЯТИ __________________________на посаду (прізвище, ім’я, по батькові повністю)

_________________________________ з ______ (назва посади, назва структурного підрозділу)

(дата)

з посадовим окладом згідно зі штатним розкладом. (ДодатH кові умови) … Підстава: заява (прізвище, ініціали) від (дата). Директор

О.Г.Микитенко

У цьому прикладі до друку буде виведене слово ПРИЙНЯH ТИ; в цілому ж при складанні даної групи наказів використоH вується перелік можливих дій – ПРИЙНЯТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ПЕРЕВЕСТИ. При виборі цього елемента внизу на моніторі даються пояснення щодо використання такого переліку: кожH ному з них відповідає конкретний текст. Приклад:

ЗВІЛЬНИТИ ________________________________ (прізвище, ім’я, по батькові повністю)

З __________________________________________ (назва посади, назва структурного підрозділу)

З ________ за власним бажанням __________________ (дата)

(або з інших обставин)

Підстава: заява ______________ від ________________ (прізвище, ініціали)

Директор

(дата)

Г.О.Данилець

205

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Найбільшу ефективність процесу створення шаблонів для документування діяльності сучасної установи забезпечує така його послідовність. Спочатку розробляється шаблон на основі загальних параH метрів (формат паперу, береги, нумерація сторінок і т.ін.). ВиH ходячи з нього, проектуються бланки установи – загальний, для листування, і для окремих видів документів. І вже за цими бланH ками будуються шаблони конкретних документів або їх різноH видів. Таким чином, усі елементи, що містять постійну інфорH мацію про установу, а також окремі фрагменти змісту документів будуть відтворені в обраній формі документа, приH значеного для розв’язання конкретних управлінських завдань. Якщо процес документування управлінських дій на конкH ретному робочому місці пов’язаний із створенням однотипних документів на базі обмеженої кількості шаблонів (наприклад, надання довідок або оформлення однотипних контрактів), то кнопки швидкого запуску цих шаблонів виносяться на панель інструментів MS Word або безпосередньо на робочий стіл Windows (як правило, шаблони документів розташовуються в директорії MS Office \ Шаблони). Сучасний менеджмент потребує частого врегулювання неH стандартних управлінських ситуацій, що вимагає складання відповідного документа, який не суперечив би чинному закоH нодавству, відповідав напряму діяльності установи і одночасH но містив текст із нестандартними висновками, рішеннями, пропозиціями тощо. Комп’ютер як засіб із необмеженими можH ливостями допоможе при складанні такого документа. Перший етап підготовки документа – вивчення виконавчої бази, попередніх нормативноHправових актів і методичних доH кументів, що безпосередньо впливають на розв’язання такого рівня проблем або завдань. Цим етапом підготовки документів інколи нехтують, оскільки він вимагає часу і складного пошуH ку. Але з кожним роком можливість доступу до джерел нормаH тивної інформації розширюється завдяки Internet та іншим спеціальним банкам даних, що містять тематичну підборку доH кументів або посилання на діючі закони. 206

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

Другий етап підготовки документа полягає у вивченні та аналізі попередніх документів з аналогічних питань. Повнота добору таких документів дозволяє правильно оцінити їх переH ваги і недоліки для врахування при підготовці нового докуменH та. На цьому етапі істотну роль відіграє наявність єдиної компH ’ютерної системи реєстрації документів установи. А повнотекстова система зберігання документів дозволяє вивесH ти на монітор усю інформацію, необхідну в даний момент на певному робочому місці. Третій етап підготовки документа – збирання даних, пов’яH заних із конкретною ситуацією. На цьому етапі можуть бути використані бази даних загального типу (реєстри, довідники, каталоги торговельних фірм, прейскуранти на той чи інший вид продукції, Inkoterms тощо), а також бази даних, створені самиH ми організаціями або фірмами. Це, зокрема, технічні характериH стики виробів на сайтах виробників, ціни на однойменні товаH ри і послуги різних постачальників, довідкова інформація (адреси, телефони і т.ін.). Тільки такі підготовчі операції можуть забезпечити якісне складання документа. Документ може бути представлений у вигляді традиційноH го тексту, таблиці, анкети або супроводжуватись графіками чи діаграмами. Електронний документ, не призначений для роздH руковування на паперовому носії, може мати аудіоH, відеоH та інші компоненти (наприклад, звукозапис коментарю з того чи іншого питання керівника фірми). Включення в документ будьH якого з подібних компонентів (об’єктів) здійснюється за допоH могою команди “Об’єкт” у меню “Вставка”. Таблиці з текстовою інформацією складаються безпосередH ньо в текстовому редакторі MS Word. Якщо таблиця містить змінні цифрові дані, що вимагають підрахунку, використовуH ються електронні таблиці програми MS Excel або база даних MS Access. Дані з цих додатків імпортуються в MS Word із збереженням зв’язку з відповідною вихідною програмою. Це дає змогу постійно поновлювати і редагувати дані, вміщені в документах. 207

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Значно покращує сприйняття інформації її графічне офорH млення у вигляді діаграм. Діаграми використовуються для поH дання інформації в текстах звітів, доповідей, матеріалах до наH рад, колегій, зборів. Діаграма, побудована на основі розрахункових даних таблиці, створюється в MS Excel. Вона може бути вставлена в текст як окреме графічне зображення або як доповнення до таблиці. Якщо при включенні в документ діаграми була введена опція “Зв’язати”, то при змінах у таблиці Excel автоматично можуть бути внесені відповідні зміни в діагH раму. Якщо на комп’ютері не використовується MS Excel , то діаграму можна побудувати за допомогою спеціального модуH ля MS Word – Microsoft Graph 5.0 (16 – бітовий додаток для побудови діаграм). Оформлення документів може доповнюватись різноманітH ними графічними елементами – пояснювальними схемами, написами, малюнками, кресленнями і т.ін. Всі вони автоматичH но нумеруються (команда “Назва” меню “Вставка”). Це дозвоH ляє автоматично здійснювати зміну нумерації при додаванні нового елемента і змінювати в тексті документа посилання на відповідні таблиці, діаграми тощо з автоматичним оновленням номерів сторінок, на яких розміщені такі елементи. Текстові редактори дають набагато ширші можливості для оформлення документів, ніж інші друкарські засоби. Програми MS Word здійснюють перевірку орфографії в фоновому режимі, в процесі створення документа, підкреслюючи червоною хвиH лястою лінією незнайомі слова, зеленою – слова з граматичниH ми помилками. При цьому в контекстному меню пропонуютьH ся варіанти правильного написання слів. Така перевірка виявляє також неправильно поставлені розділові знаки, неузH годженість граматичних категорій та інші помилки. Додаткову допомогу при створенні документів на комп’ютері надають словники (синонімів, антонімів, тлумачні, іншомовних слів). Оригінал електронного документа повинен забезпечувати встановлення його цінності і справжність. Відправлення і пеH редавання електронних документів здійснюється, як правило, установоюHавтором або посередником (спеціалізованою устаноH 208

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

вою) в електронній формі за допомогою інформаційних, телеH комунікаційних, інформаційноHтелекомунікаційних систем або шляхом надсилання електронних носіїв, на яких вони записані.

Запитання для самоперевірки 1. Що таке електронний документ? 2. Назвіть основні етапи створення електронного документа. 3. Що містить шаблон текстового редактора електронного документа? 4. Назвіть основні вимоги щодо електронного підпису.

5.2. Телекомунікаційні технології створення і передавання документів Сучасні інформаційні технології спрямовані на значне підвищення ефективності роботи менеджера в процесі накопиH чення і переробки інформації як в індивідуальному режимі, так і в колективній роботі. До сучасних електронних інформаційH них технологій створення і передачі інформації, в тому числі документованої, можна віднести: ™ інтегровані персональні комп’ютери (електронна пошта); ™ засоби телекомунікаційного зв’язку (телеграфний, теле" тайпний, телексний зв’язок): ™ факсимільний зв’язок. Електронні повідомлення (листи) – це документи, що пеH редаються в електронній формі за допомогою електронної поH шти. Електронна пошта дозволяє здійснювати обмін даними між користувачами персональних комп’ютерів (ПК), а також аналізувати, обробляти і зберігати одержану або створену і відправлену інформацію. Електронну пошту використовують як для пересилання повідомлень користувачами комп’ютерної мережі в межах певної організації, так і для її передачі іншим 209

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

організаціям, що мають необхідні засоби електронного зв’язH ку. Відповідно до Закону України “Про електронні докуменH ти та електронний документообіг” датою і часом відправленH ня електронного документа вважається дата і час його передавання відправником (певною особою або спеціальною службою). Електронний документ вважається одержаним адH ресатом з моменту надходження авторові відповідного електH ронного повідомлення. Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено поряH док підтвердження факту одержання електронного докуменH та, воно може бути здійснено в будьHякому порядку автомаH тизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі паперового документа. Таке підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного докуменH та і про відправника цього підтвердження. В разі неотриманH ня автором підтвердження вважається, що електронний докуH мент не одержаний адресатом. Адресат одержує зображення документа (електронне поH відомлення) на екрані персонального комп’ютера або у вигH ляді копії на першому носії, яка роздруковується за допомоH гою друкарського пристрою – принтера. Встановлення цілісності електронного документа полягає в перевірці елекH тронного цифрового підпису при наявності у адресата проH грамного забезпечення для його ідентифікації. Право засвідH чення ідентичності електронного підпису встановлюється чинним законодавством. Таким чином, електронна пошта надає можливість листуванH ня з іншими абонентами мережі або з абонентами міжнародних мереж (Internet, Wnet, BINET, Compu Serse та інш.), а також: ™ забезпечує взаємодію через електронні поштові скриньH ки і дошки оголошень. Кожному абоненту надається індивідуальна “поштова скринька” на одному з серверів електронної пошти з унікальним ідентифікатором – адH ресою електронної пошти. Обмін електронними поH відомленнями здійснюється через систему серверів електронної пошти; 210

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

™ уможливлює оперативний доступ до нормативної та іншої інформації, що зберігається в базах даних певної системи; ™ дає змогу обмінюватись повідомленнями з абонентами інших мереж. Електронне повідомлення складається з прізвища та ініціалів, адреси чи кількох адрес одержувачів, заголовка або зазначення головної теми повідомлення, тексту повідомлення. Адреса в системі електронної пошти складається з ідентиH фікатора абонента, що має співпадати з реєстраційним ім’ям коH ристувача і доменним ім’ям комп’ютера (сервера електронної пошти), в якому зареєстрований користувач. Ідентифікатор та доменне ім’я розділяється знаком а. Доменне ім’я складається з кількох піддоменів, розділених крапками. В мережі Internet використовують домени верхньоH го рівня, що позначаються кодами організації: Com – комерційні організації; Edu – навчальні та наукові заклади; Qov – урядові установи; Mil – військові організації; Net – сітьові вузли Internet; Org – інші організації. Заголовок електронного повідомлення визначається його автором або автоматично додається системою. Якщо необхідH но переслати файл, що включає, крім текстової, нетекстову інформацію, то його слід перекодувати в текстову форму. В інформаційних телекомунікаційних системах, які забезH печують обмін електронними документами з конфіденційною інформацією, що є власністю держави, або інформацією з обмеH женим доступом, необхідно забезпечити захист цієї інформації відповідно до законодавства України. Надсилати електронне повідомлення, що містить інформацію законодавчого змісту, дозволяється лише в тому випадку, якщо одержувач має змогу її декодувати. Електронні документи, створені установою і одержані від суб’єктів документообігу, повинні зберігатись на електронних носіях інформації в формі, що дає змогу встановити їх цілісність. 211

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

При зберіганні електронних документів слід дотримуватись таких вимог: ™ доступність інформації, що міститься в електронних доH кументах, для її подальшого використання; ™ забезпечення можливості відновлення електронного доH кумента в тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний; ™ збереження інформації про дату і час надходження, приH значення електронного документа та відомостей про його відправника. Термін зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен співпадати з терміном зберігання аналогічних видів документів на паперових носіях. Порядок подальшого зберігання або знищення електронних документів погоджується з відповідними органами на підставі чинного заH конодавства України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”. Повідомлення, що передаються засобами телеграфного (теH летайпного), телексного зв’язку. Телеграф забезпечує доставку інформації через телеграфну мережу загального користування у відділеннях зв’язку. Для абонентського телеграфування необхідно скласти угоH ду між підприємством зв’язку і користувачем. Усі організації зв’язку повинні забезпечувати таємницю лиH стування, телефонних переговорів, поштових відправлень, теH леграфних та інших повідомлень. Інформація про поштові відправлення і передачу повідомH лень через мережі електрозв’язку, а також носії цієї інформації можуть видаватись тільки відправникові і адресату на їх вимоH гу. Органи зв’язку несуть майнову відповідальність за втрату, пошкодження, недоставку або затримку повідомлень, недотриH мання таємниці зв’язку. Користувачі послуг зв’язку мають право пред’являти підприємствам зв’язку претензії, в тому числі вимоги про відшкодування збитків. Претензії подаються письмово з обоH в’язковою реєстрацією листаHрекламації у встановленому поH 212

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

рядку. Якщо претензії відхилені або відповідь на них не одерH жана, заявник має право звернутись до судових установ для розгляду претензій у відповідності з положеннями госпоH дарського права. Претензії у зв’язку з незадовільною, несвоєчасною доставH кою або спотворенням телеграфного повідомлення приймаютьH ся протягом місяця. Подібного роду претензії, пов’язані з поH шкодженням мережі електрозв’язку або втратою поштових відправлень, оформляються не пізніше як через шість місяців з моменту порушення. Розгляд претензій, пов’язаних із пошкодженням мережі електрозв’язку (за винятком претензій з приводу телеграфних повідомлень), і надання письмових відповідей передбачено протягом двох місяців. Заяви про недоліки в організації телеH графного зв’язку розглядаються протягом одного місяця. Передавання і прийняття інформації здійснюється за допоH могою спеціального апарату – телетайпу. Крім того, організаH ціяHкористувач повинна мати на своїй території пункт телеH графного зв’язку з індивідуальним маршрутним номером (кодом), індивідуальним абонентським номером. Найбільш поH ширеною формою документа, що передається за допомогою телеграфного зв’язку, є телеграма. Телеграма використовується у випадках, коли відправленH ня документів поштою не забезпечує своєчасного розв’язання завдань. Передавання телеграм здійснюється відповідно до Правил користування телеграфним зв’язком, затверджених Постановою Кабінету Міністрів України від 4 березня 1997 р. № 208 (із змінами, внесеними на основі постанов Кабінету Міністрів України від 22.04.97 № 380, від 06.05.2001 № 450, від 13.09.2001 № 1171). В залежності від пріоритетності, порядку обробки, терміноH вості доставки телеграми поділяються на категорії і види. Абсолютним пріоритетом користуються телеграми з поH відомленнями, що мають відношення до безпеки життя людей, а також повідомлення про здійснення захисних, правоохоронH них, військових заходів; про серйозні аварії, катастрофи, епідемії. 213

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Категорії телеграм

Урядова

Термінова

Позачергова

Звичайна

(Приклад

(Приклад 23)

(Приклад 24)

(Приклад 25)

Президент України, вищий рівень виконавчої влади (до категорії “урядова” прирівнюються телег-рами з відміткою “преса урядових інформаційних агентств”

З відміткою “авіа” або з зазначенням терміну

З відмітками “мобілізація” , “аварія”, “шторм” тощо

Інформація, оформлена за встановленими правилами, призначення для передавання телеграфом

Види телеграм: ™ “З повідомленням про вручення” ™ “З доставкою” ™ “З доставкою” (в термін, указаний відправником) ™ “З доставкою” (на художньому бланку) ™ “ЛистHтелеграма” ™ “Завірена” ™ “З оплаченою відповіддю” ™ “Схематично телеграма” (від юридичних осіб) ™ “Криптограма” і „Криптограма на перфострічці” (від юриH дичних осіб) Види телеграм з позначкою “З доставкою поштою”, “ЗаказH на” приймаються підприємствами зв’язку для відправлення в села, хутори, що не мають телеграфу і поштових відділень. ТеH леграми “З доставкою в термін, указаний відправником”, мають бути відправлені не менше як за добу до встановленого строку доставки. Телеграми виду “З доставкою на художньому бланH ку” приймаються підприємством зв’язку для відправлення у великі міста, а також у пункти зв’язку, в яких гарантовано моH жуть бути художні бланки. 214

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

Приклад 22 УРЯДОВА _______________________ Народному депутату України

(адреса) _______________________ (прізвище та ініціали)

(текст телеграми) ____________ (посада)

______________ (підпис)

___________________________ (прізвище та ініціали особи, яка підписує телеграму)

Апарат Верховної Ради України Київ-8, вул. Грушевського, 5 _____________________ (число, місяць, рік) Авансовий рахунок № 214-П

Приклад 23 АВІА Соснівка Галицького району Львівської області вул. Сковороди, буд.13 Меушу Дмитру Вам необхідно прибути Київ Нагородження відбудеться 30 жовтня 10 годин ранку Голова О.П. Грабар ________________________________________________________________________ Спілка художників України Київ-9, Львівська пл., 3 _________________ дата

215

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад 24 ШТОРМ Київ 30, вул. Гончара 55 МНС П о в і д о м л я є м о штормове попередження на східному узбережжі Кримського півострова Швидкість вітру ….. Директор Фороське відділення Держгідрометеоцентру сел. Форос Ялтинського р-ну Автономної Республіки Крим

Градський

Приклад 25 вул. Володимирська, 9 Київ Інкомарктур Вітаємо ювілеєм фірми Бажаємо успіхів …… Голова Качур _______________________________________________________________ Райдержадміністрація Печерського району м.Києва Київ вул. Суворова, 28

Телеграми можуть оформлятись відкритим (загальноприйH нятим) і умовним (кодовим) письмом. Перші пишуться державH ною або іншою мовою суспільного спілкування і включають літературний опис торговельних знаків і марок, цифрові статиH стичні дані або розрахунки. Умовна (кодова) мова телеграми складається з умовних позначень або загальнолітературних слів, вжитих в умовному значенні. Так, наприклад, закодований текст телеграми. “Відкрито розважальний центр Чекаємо приїзд Вашої делегації 30 січня” слід читати: “Розпочато виробництво продукції Чекаємо нову партію сировини 30 січня”. 216

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

Телеграма пишеться або друкується відправником на друH карській машинці чи комп’ютері слов’янським або латинським алфавітом. Друкований або рукописний текст повинен бути чітким, без закреслень і виправлень. На телеграфному бланку оформляються такі реквізити: ™ зазначення категорії телеграми (урядова, термінова, звиH чайна тощо); ™ відмітка про вид телеграми; ™ телеграфна адреса одержувача (з зазначенням номера відділення зв’язку і повної адреси); ™ текст телеграми; ™ реєстраційний індекс і дата реєстрації; ™ підпис відправника; ™ адреса і найменування відправника (вміщується в нижній частині телеграфного бланка); ™ завірювальні написи і позначки (штампи, печатки). Категорія і вид телеграми проставляються укладачем перед найменуванням адресата, наприклад, “термінова з повідомлен" ням про вручення”. Адреса телеграми друкується окремим рядком і повинна містити всі необхідні дані, що забезпечують її доставку адресаH ту (повну поштову адресу, умовну або повну телеграфну адреH су, посаду або назву установи, ініціали (або повністю ім’я та по батькові) і прізвище. Якщо організація має умовну телеграфну адресу (“ПРОМІНЬ”, “ЛЕЛЕКА”, “ДОНБАС” і т.ін.), то її вказують замість повної адреси після назви міста або іншого населеного пункту, наприклад, Донецьк 20 Гірник. При направленні телеграми за чотирма і більше адресами додається список розсилки, що складається і підписується укH ладачем телеграми. На телеграф вона подається в такій кількості примірників, яка відповідає кількості адрес у списку розсилки. Якщо телеграма з одним і тим самим текстом відправляєтьH ся в одне місто кільком адресатам, один із яких є основним, а 217

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

інші – другорядними (для відома), то адресування оформляєтьH ся так: Київ Київська міська державна адміністрація Копія: Київська обласна державна адміністрація. Номер будинку і квартири пишуться літерами або цифраH ми і супроводжуються словами “будинок” (або “буд”), “корпус” (або “кор”), “квартира” (або “кв”). Назви номерних вулиць або підприємств вказуються не цифрами, а порядковими числівниH ками, наприклад: Друга вул. Будівельників або: П’ятий кабельний завод. Слова “проїзд”, “проспект”, “квартал” мають писатись поH вністю. У телеграмах, що надсилаються організаціям, замість докH ладної адреси і повного найменування адресата можна викориH стовувати їх скорочені позначення (абревіатури), прийняті підприємствами зв’язку. Приклад Київ 8 ОХМАТДИТ Текст телеграми друкується без абзаців і має бути стислим і однозначним для розуміння. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (запеH речна частка “не” з тексту не вилучається). Текст телеграми може починатися зверненням до певної особи чи колективу. В текстіHвідповіді на його початку зазнаH чається номер документа, на який дається відповідь, без слів “номер”, “Вам” або “на Ваш”. Текст телеграми повинен містити конкретну інформацію, хоча іноді припускається стислий виклад доказів або аргументів. 218

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

При цьому має використовуватись нейтральна і суто ділова лекH сика, що не має подвійних тлумачень. Текст друкується без пеH ренесення слів і без виправлень, він не повинен перевищувати двох машинописних аркушів через 1,5 міжрядкових інтервали. Знаки, в тому числі й розділові, в телеграмах можуть писаH тись за допомогою спеціальних позначень, а також слів як у повному, так і у скороченому вигляді: . крапка – крп : двокрапка або знак ділення – двкрп ‘ апостроф ( ліва дужка – джк ) права дужка – джк & тире або знак віднімання + плюс ? знак питання = знак рівності / дріб або знак ділення. У групах цифр крапка, кома, двокрапка, тире, плюс подаютьH ся відповідними позначками. Наведені нижче знаки в телеграH мах пишуться словами: № – номер або нр ! – знак оклику % – відсоток. Після тексту телеграми ставиться крапка – крп. Текст телеH грами не повинен закінчуватись цифрою. Підпис у телеграмах оформляється окремим рядком з абзаH цу. Він включає прізвище автора телеграми, а найменування посади і назву організації вказувати не обов’язково. Якщо теH леграми з ідентичним текстом розсилаються кільком адресатам, то оригінальний підпис може бути оформлений тільки на одH ному примірнику. Решта ж примірників завіряється в ділоH водстві організації проставленням штампу або печатки канцеH лярії. В телеграмах, що підписуються керівниками кількох установ, кожний підпис завіряється печаткою відповідної організації. 219

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Автентичність і юридична сила отриманих телеграм забезH печується програмноHтехнічними засобами Держкомзв’язку України. Адреса і найменування відправника зазначаються в нижній частині телеграфного бланка під рискою. В разі необхідності до повної поштової адреси додається номер телефону виконавця або організаціїHвідправника. Перший примірник телеграми, складеної, завізованої, підпиH саної і датованої відповідно до загальних вимог щодо оформH лення управлінських документів, подається у відділення зв’язH ку або на телеграф. Якщо телеграми відправляються згідно з угодою, укладеною між організацією і відділенням зв’язку, за рахунок внесеного авансу, то вони здаються на телеграф за окремим описом, що складається у двох примірниках. Після цього на кожній телеH грамі ставиться відбиток спеціальної авансової печатки або робиться відмітка з номером авансового рахунку. Особливістю оформлення міжнародних телеграм є написанH ня їх тексту латинськими літерами (транслітерація) або мовою адресата. Найбільш поширеними є такі види міжнародних телеграм: Вид телеграми Урядова телеграма з пріоритетом Урядова телеграма без пріоритету Термінова телеграма Метеорологічна телеграма Телеграма з оплаченою відповіддю Телеграма, що підлягає передачі по телексу Телеграма з повідомленням про вручення по телефону Телеграма, що надсилається двом і більше адресатам Телеграма “Преса” Телеграма до запитання на телеграфі Телеграма-лист європейського зразка (режиму) Телеграма-лист неєвропейського режиму Телеграма, що підлягає передачі по телефону Повідомити всіх адресатів (для телеграм з кількома адресатами)

220

Особлива позначка ETAT PRIORITET ETAT URGENT OBS RP TLX PC TM PRESSE TR ELT LTF TF CTA

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

Вид телеграми Діслати слідом Вручити особисто Вручити вдень Вручити вночі Із зворотною перевіркою Телеграма на художньому бланку Телеграма на художньому бланку з траурних подій Телеграма з визначеним часом вручення

Особлива позначка FS MP JOUR NUIT TC LX LXDEUIL REMETTRE

Адреса міжнародної телеграми заповнюється в такому поH рядку: службова відмітка про категорію і вид телеграми, назва установи (або найменування посади і прізвище посадовця) назва відділу зв’язку і країни призначення. Міжнародні телеграми можуть мати такі службові відмітки: ™ Безкоштовні службові відмітки, що проставляються перед заголовком: SVH – телеграма, що стосується безпеки життя людей; S – урядова телеграма, що підлягає першочерговому відправленню і доставці; А – звичайна службова телеграма; A URGENT – термінова службова телеграма; CK – повідомлення про вручення; ST – цінна службова телеграма; RST – відповідь на поштову службову телеграму; ADS – службова телеграма про пошкодження зв’язку. ™ Безкоштовні службові відмітки, що проставляються після заголовку: GOVT – відмітка для телеграми уряду; VIA – напрямок руху; FIL – передати по дроту; ANTEN – передати по радіо; CTF – виправлення слідом; PAR AMPLATION – повторно; COLLECT – телеграма оплачена адресатом; T\A – телеграма оплачена відправником; SENDERS RISK – на ризик відправлення; 221

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

MARCONI – назва коду в шифрованих телеграмах; PERCEVOIR – платня, що підлягає стягненню з адресаH та за досилання телеграми; TAXE PERGUE – платня за досилання одержана. Текст міжнародної телеграми має бути максимально стисH лим. Необхідно дотримуватись основних правил і вимог до написання телеграм. Текст повинен бути зрозумілим і не приH пускати подвійних тлумачень. У телеграмах, що містять понад 50 слів, після кожного п’ятдесятого слова між розділовими знаH ками (H) роблять позначки Р2 – Р3 – Р4 (page2, page3). Формули ввічливості у вступі та у висновках до тексту теH леграми обмежуються використанням ВІВІ (byeHbye) u rgds (regards – з повагою). Важливі дати, ціни та інші кількісні характеристики в тексті телеграми необхідно писати літерами (словами), а не цифрами. Речення відділяють одне від одного словом STOP (що рівнозначH но – крп), для посилення заперечення або наголошення на важH ливості питання використовується слово “RIPIT“ (повторення). Наприклад: Не рухайтесь далі RIPIT – треба читати: ™ Ні в якому випадку не рухайтесь далі. ™ Запуск турбіни затримано на три години RIPIT – треба читати: ™ Запуск турбіни затримано на три години “підкреслюємо – на три години”. Складні форми дієслів у телеграмах не використовуються, а довгі слова і словосполучення замінюються коротшими, наH приклад: аccomplich аcguire сonsiderable рurchase тerminate сome to a decision іn the course of іn the meantime

222

(закінчити) (придбати) (багато) (купувати) (закінчувати) (вирішувати) (протягом) (протягом часу, під час проведення)

на на на на на на на на

DO GET MUCH BUY END DECIDE DURING MEANWHILE

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

оn behalf of оn the question аt this moment

(від імені, для) (про) (на даний момент)

на на на

FOR ABOUT IN TIME

Таким чином, текст телеграми може бути скорочений і вигH лядати так: CARGO DISPATCHED STOP PLEASE INFORM OF ANY ASSISTANCE REQUIRED – Вантажівка відправлена крп Будь ласка повідомте чи потрібна допомога. Використовуються також стійкі скорочення та абревіатури: Information From Maximum Message Number Regarding Velocity B/L L/C MNS MOM NC OCC OK PPP R SVP TPR WRV XXXXX

(інформація) (від) (максимум) (повідомлення) (номер) (відносно) (швидкість) - коносамент - акредитив - хвилини - чекайте - немає зв’язку - абонент зайнятий - згодні - документ - одержано - будь-ласка - телепринтер - Хто тут? - помилка

INFO FM MAX MSG NO RE VEL

Виправлення вносяться в текст телеграми за допомогою знаків “Х” або “Е”. Для виділення абзаців і при переліку фактів використовуються позначення ААА (поHперше), ВВВ (поHдруге), ССС (поHтретє) і т.д. З метою однозначного тлумаH чення слова “І” – (я) і цифри “1” використовуються: для поH значення займенника першої особи “я” – “EYE”; для познаH чення “1” – “1”[48]. До недавнього часу телексний зв’язок був одним із швидкH існих засобів передачі інформації. Але він потребує наявності відповідного обладнання, спеціально підготовлених операторів 223

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

як з боку адресанта (відправника), так і з боку адресата (одерH жувача). Сучасні технології в галузі телекомунікаційного зв’язH ку поступово витісняють застарілу техніку, і тому, на противаH гу телексу і телеграфу, в сучасному менеджменті все частіше використовуються електронна пошта або факсимільний зв’язок. Факсимільний зв’язок забезпечує передачу інформації з паперового носія та її прийом у вигляді копіїHфаксиміле, яку наH зивають факсом або телефаксом. Передачі підлягають упH равлінські документи, складені і оформлені відповідно до виH мог діючих стандартів на документацію та нормативних актів виконавчих органів вищого рівня управління. Документи (факH си), надіслані з дотриманням відповідних ділових процедур, мають юридичну силу оригіналу. Таким чином, факсHкопія має очевидні переваги перед ксерокопією, яка потребує додатковоH го завірення для надання їй статусу оригіналу. За допомогою факсимільного зв’язку можна передавати тексти: ™ зв’язний літературний; ™ уніфікований (анкети, таблиці); ™ трафаретний (довідки, зведення); ™ графіки; ™ малюнки; ™ креслення; ™ фотографії. Всі тексти повинні бути надруковані чітким контрастним шрифтом (як виняток припускається їх написання кульковою ручкою або тушшю темного кольору). Факс використовується переважно як засіб оперативного листування між діловими партнерами, організаціями, установаH ми. Службові листи та інші управлінські документи, одержані через факсимільний зв’язок, які містять важливу інформацію і призначені для тривалого використання, підлягають копіюванH ню засобами оперативної поліграфії або переведенню на інші носії. Це пов’язано з необхідністю мати документну інформаH цію на якісному паперовому носії, бо, як відомо, для факсів використовують дуже тонкий і тому недостатньо міцний папір. Крім того, документ може бути сканований і введений у локальH 224

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

Приклад 26

ARAB BRITISH ENGINE COMPANY "ABECO

TELEFAX DATE

Attention Company Fax No. No. of pages Message No.

9/3/2005 S. KONONOV AIRIMPEX,UKRAINE 380(44) 490-56-22 2

FROM Title C.C FAX.

ARABY HASSAN MOHAMED СОММERCIAL DIRECTOR

MR. MOHAMED SHEHATA 202-5725100

SUBJECT: OUR INQUIRY NO. AB 4915 REFERENCE CONTRACT NO. CAIRO/ABECO/AIRIMPEX/2004/3 DATED 12/12/2004 YOU ARE KINDLY REQUESTED TO PROVIDE US WTTH AN OFFER FOR CQMPLETE SETS OF SERVICEABLE COMPRESSOR BLADES FROM STAGE 1 TO STAGE 10 COATED WITH WEAR RESISTANCE COATING SUFFICIENT FOR 30 ENGINES AS MENTIONED IN THE ATTACHED ANNEXES. THE OFFER INCLUDES THE FOLLOWING: UNIT PRICE AND TOTAL PRICE CIP CAIRO AIRPORT. THE EARLIEST DELIVERY TIME. WE HOPE RECEIVING YOUR REPLY URGENTLY. THANK YOU FOR YOUR CO-OPERATION REGARDS ARABY HASSAN MOHAMED P.O. Box.71 Helwan , Egypt Tel.: 5563329 - 785029 – 5563079 Fax: (202)5548351

225

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

ну електронну мережу, де виведення його на паперовий носій здійснюватиметься за допомогою друкарського пристрою – принтера. При отриманні документаHфакса адресат одержує додаткові відомості, що друкуються на араксі автоматично (код відправH ника, дата і час передачі документа, номер телефакса (апарату), з якого він переданий). Такі дані вміщуються на бланку відпоH відно до правила оформлення певного виду документа. Однак по телефону не можуть бути передані телеграми із складним текстом, зокрема у вигляді таблиць анкет, формул, розрахунків і т.ін. Для їх передачі використовується факсимільH ний зв’язок, електронна пошта. Вони підлягають також безпоH середньому пересиланню поштою. Телефонограма. Текст телефонограми передається усно каH налами телефонного зв’язку і записується адресатом (одержуH вачем). Сутність такої передачі документів полягає в необхідH ності швидкого доведення їх основної інформації (змісту) до користувача або виконавця. Ініціативний документ може бути задокументований установоюHавтором у встановленому порядH ку. Якщо передаванню підлягає усне управлінське рішення, то воно фіксується на будьHякому носії (папір, аудіоплівка) з поH дальшим його оформленням на стандартному аркуші паперу відповідного формату (А4, А5) або в журналі телефонограм із зазначенням таких реквізитів: ™ назва виду документа (якщо телеграма оформляється на звичайному аркуші паперу); ™ дата, реєстраційний номер телеграми; ™ час передачі; ™ текст телеграми; ™ посада (з зазначенням назви установи), прізвище та ініціали особи, від імені якої передана телеграма; ™ посада, прізвище та ініціали особи, що передала текст теH леграми (з зазначенням номера телефону); ™ посада, прізвище та ініціали особи, що прийняла телеграH му. 226

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

Приклад 27 ТЕЛЕФОНОГРАМА 15.09.2004 № 118-07

Начальнику відділу виставок і реклами Решетняк А.Д.

Виставка-реклама споживчих товарів „Осінь-2004” відбудеться 23 вересня 2004 року в головному Держвиставковому павільйоні за адресою … Відкриття виставки о 10 годині. Голова Спілки підприємців України Передав: секретар Спілки підприємців України О.Марчук Тел.269 68 98

Б.В.Іваненко Прийняв: референт заст. голови Держспожив-захисту України С.Віденська тел.417 11 53

Час передачі 12.10

Телефонограми обов’язково документуються одержувачем і фіксуються у відповідних реєстраційноHконтрольних формах обліку вхідних документів. Реєстрації підлягають такі дані: ™ реєстраційний індекс вихідного документа, наданий телеH грамі установоюHвідправником; ™ прізвище і посада особи, якою переданий текст теH леграми; ™ прізвище і посада особи, якою прийнятий текст теH леграми; ™ реєстраційний індекс вхідного документа, наданий телеH грамі установоюHодержувачем. Дотримання цих процедур визначає юридичну силу доH кументної інформації, одержаної установою у вигляді телеH фонограми. Телеграма може бути прийнята за допомогою засобів звуH козаписуючої техніки (магнітофон, диктофон, автовідповідач) або шляхом стенографування. 227

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Точність передачі змісту документа в телефонограмі велиH кою мірою залежить від особистісних якостей передавача і одержувача. Відомий український науковець у галузі теорії і практики менеджменту В. І. Терещенко відводив значну роль в організації менеджменту на підприємствах телефонному спілкуванню [51]. Тому при створенні підприємства слід поH чинати із складання організаційної схеми і налагоджування системи телефонного обслуговування, як це робиться, зокреH ма, в США. В Японії навчання управлінського персоналу передбачає спецкурс (кілька лекцій і тренінг) з правильного користування телефоном. Його слухачам пропонується, наприклад, передати текст розпорядження. Дослівний його переказ займає 15 хвиH лин. Ставиться завдання: передати розпорядження по телефоH ну за 5 хвилин. Це досягається чіткістю формулювань, розбірH ливістю мови, відповідними інтонаціями і вмінням вичленити основну змістову сутність тексту. Щоб оволодіти цією технікою, необхідно запам’ятати кілька найважливіших правил спілкуH вання по службовому телефону. Перше. Якщо ви телефонуєте незнайомій людині або в якусь установу, слід відрекомендуватися, назвавши своє прізвище, ім’я, по батькові, посаду (або сказати кого ви представляєте), після чого запитати ім’я, по батькові і прізвище свого співрозH мовника. Вимова має бути неспішною, розбірливою, щоб можH на було за вами записувати. Друге. Закінчує розмову завжди той, хто телефонує, а не той, до кого звертаються. Це пов’язано з тим, що у вас може бути кілька питань (інформацій), а іноді після того, як перше питанH ня вичерпане, на другому кінці зв’язку можуть покласти трубH ку. Це змусить Вас дзвонити повторно. Третє. Вимова повинна бути чіткою, формулювання – стисH лими. Диктуючи текст телефонограми, слід переконатись у праH вильності фіксування її змісту одержувачем. Для цього слід заздалегідь продумати цю розмову і в ході її мати перед собою оригінал документа, який передається, а також чіткий план (поH рядок) одержання необхідної інформації від абонента. 228

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

Запитання для самоперевірки 1. Які технічні засоби відносять до сучасних інформаційних технологій? 2. Що таке електронна пошта? 3. Назвіть основні категорії телеграм. 4. Які реквізити оформлюють на бланку теоеграм? 5. Назвіть особливості оформлення міжнародних телеграм. 6. Що таке факсимільний зв’язок? 7. Чим розрізняються телеграма і телефонограма?

229

Додаток 1 Тести для самоконтролю одержаних знань А1. Якого принципу не треба додержуватись при проектуH ванні документаційного забезпечення менеджменту а) варіантності; б) функціональності; в) оперативності? А2. Яка властивість управлінського документа є найважлиH вішою: а) зовнішній вигляд; б) інформативна ємність; в) зручність у сприйнятті? А3. Яка ознака управлінського документа є ресурсною: а) юридичне засвідчення; б) форма представлення; в) інформативність? А4. Документоване управлінське рішення – це: а) план дій, що потребує реалізації; б) визначення мети, що потребує досягнення; в) процес, що потребує оперативного управління. А5. Складовими інформаційноHпошукової системи по докуH ментах установи є: а) особові справи; б) картотеки; в) бланки документів.

230

Додаток 1

А6. Процес прийняття управлінського рішення не потребує: а) прогнозування і планування розвитку об’єкта управлінH ня; б) проведення ситуаційного аналізу; в) підбору і призначення кадрового персоналу. А7. Який з видів робіт не здійснюється в процесі контролю за виконанням документа: а) затвердження; б) реєстрація; в) підписання? А8. Сутність уніфікації управлінських документів полягає: а) у приведенні до однаковості за певними ознаками; б) у роздруку типових форм документів; в) в забороні окремих документних форм. А9. Чи потребують телефонограма і телефонограма переданH ня адресату оригінального підпису керівника: а) обов’язково потребують; б) не потребують; в) потребують у разі наявності конфіденційної інформації? А10. ЛистHпрезентація обов’язково містить: а) подяку за співпрацю; б) номер рахунку в банку; в) відомості про діяльність установи. В11. Який вплив на документаційне забезпечення управлH іння мав промисловий розвиток суспільства ХІХ століття: а) формувалась канцелярська еліта; б) з’являлась нова оргтехніка; в) скорочувалась кількість канцелярій? В12. Що таке інструкція з діловодства установи: а) розділ посадової інструкції фахівця; 231

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

б) схеми проходження документів; в) комплекс вимог і правил? В13. Актом юридичного засвідчення управлінського докуH мента є: а) друкарське оформлення; б) підписання; в) погодження. В14. Що таке стандартний аркуш паперу з нанесеними обH меженнями всіх реквізитів: а) бланк документа; б) форма документа; в) формулярHзразок? В15. Оперативні документи обмеженого користування після опрацювання підлягають: а) знищенню в установі; б) збереженню в держархіві; в) вивезенню до спеціальних сховищ. В16. Яка підстава вважається підґрунтям для актування управлінських дій: а) рішення суду; б) вимоги трудового колективу; в) наказ керівника? В17. Комерційний лист обов’язково містить: а) звернення з повагою; б) питання попиту і пропозиції; в) фінансові розрахунки. В18. Які бувають терміни виконання документів: а) науковообгрунтовані; б) типові; в) вирішує канцелярія? 232

Додаток 1

В19. Який документ потребує обов’язкового затвердження: а) протокол; б) статут; в) вказівка? В20. Кінцевим результатом уніфікації управлінських докуH ментів є: а) наказ про закінчення робіт; б) звіт про затвердження досліджень; в) стандарт. С21. Який документ установи визначає склад організаційH ноHрозпорядчих документів: а) штатний розклад; б) положення; в) інструкція? С22. Що таке канцеляризм: а) зрозуміле слово; б) зайве слово; в) слово, яке не можна використовувати? С23. Які види бланків для оформлення управлінських доH кументів бувають: а) формулярні; б) загальні; в) тарифні? С24. Службове листування забороняється: а) між фірмамиHконкурентами; б) між установами різних рівнів управління; в) між структурними підрозділами. С25. Що таке заголовок до тексту документа: а) короткий зміст документа; б) назва документа; 233

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

в) звернення до адресата? С26. Яка позначка проставляється на документі, що містить конфіденційну інформацію: а) таємно; б) конфіденційно; в) для службового користування. С27. Розповсюдження паперу як основного матеріалу для писання припадає на: а) ХХ століття; б) ХІІ століття; в) ХVІ століття. С28. Логотип може вважатись офіційною емблемою фірми, якщо: а) є бажання керівника; б) затверджений загальними зборами колективу; в) зареєстрований органами виконавчої влади. С29. Електронний документ – це: а) форма закріплення інформації; б) форма збереження інформації; в) засіб передачі інформації. С30. Який документ потребує обов’язкового проставлення печатки: а) посвідчення про відрядження; б) листHзапрошення; в) розпорядження?

Д31. Який документ регламентує документаційне забезпеH чення управління в сучасній установі: а) Положення про установу; б) Інструкція з діловодства; 234

Додаток 1

в) бізнесHплан? Д32. Яка система документації забезпечує організаційноH адміністративні дії керівництва: а) діловодна; б) комерційна; в) організаційноHрозпорядча? Д33. Який підрозділ сучасної установи відповідає за докуH ментаційне забезпечення: а) бухгалтерія; б) режимноHсекретний відділ; в) канцелярія? Д34. Який документ відносять до системи ОРД: а) авансовий звіт; б) посвідчення; в) постанова? Д35. Скільки визначено обов’язкових реквізитів на органіH заційноHрозпорядчому документі: а) 10; б) 32; в) 29? Д36. Факсимільний зв’язок у менеджменті використовуєтьH ся як засіб: а) прискорення одержання інформації; б) збереження конфіденційності; в) підтвердження оригінальності. Д37. Що таке дублікат: а) копія документа; б) повторно оформлений документ; в) примірник документа? 235

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Д38. Який період діловодства більш досконалий: а) колежський; б) полкових канцелярій; в) письмоводний. Д39. Яку особливість оформлення мають службові листи: а) обов’язково мають звернення з повагою; б) обов’язково оформлюють на окремому бланку; в) обов’язково розміщені на одній сторінці? Д40. Що таке реквізит організаційноHрозпорядчого докуменH та: а)показник; б) обов’язковий елемент; в) символ?

236

Додаток 2 Ключ до тестових завдань

А.1

Р1. п.1.2

Кількість балів за правильну відповідь 10

А.2

Р1. п.1.3.

10

А.3

Р1. п.1.2.

10

А.4

Р1. п.1.2.

10

А.5

Р1. п.1.3.; Р3. п.3.4.

10

А.6

Р1. п.1.2.

10

А.7

Р.3. п.3.4.

10

А.8

Р2. п.2.4.

10

А.9

Р.5. п.5.2.

10

А.10

Р.4. п.4.1.

10

В.11

Р.1. п.1.1.

5

В.12

Р.1. п.1.2.

5

В.13

Р.1. п.1.3.

5

В.14

Р.2. п.2.3.

5

В.15

Р.3. п.3.4.

5

В.16

Р.3. п.3.1., 3.4.

5

В.17

Р.4. п.4.1.

5

В.18

Р.3. п.3.4.

5

В.19

Р.3. п.3.1., 3.4.

5

В.20

Р.2. п.2.1., 2.4.

5

С.21

Р.1. п.1.3.; Р.3. п.3.1.

3

С.22

Р.3. п.3.4.

3

С.23

Р.3. п.3.2.

3

С.24

Р.4. п.4.1.

3

С.25

Р.3. п.3.4.

3

С.26

Р.3. п.3.4.

3

Індекс тесту

Посилання на місце знаходження відповіді у навчальному посібнику

237

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Індекс тесту

Посилання на місце знаходження відповіді у навчальному посібнику

С.27 С.28 С.29 С.30 Д.31 Д.32 Д.33 Д.34 Д.35 Д.36 Д.37 Д.38 Д.39 Д.40

Р1. п.1.1. Р.3. п.3.2.; Р.4. п.4.1. Р.5. п.5.1. Р.3. п.3.4. Р.1. п.1.2. Р.1. п.1.3. Р.1. п.1.1., 1.2. Р.1. п.1.3. Р.2. п.2.4.; Р.3. п.3.2. Р.5. п.5.2. Р.1. п.1.3. Р.1. п.1.1. Р.4. п.4.1. Р.2. п.2.1. Загальна кількість

Кількість балів за правильну відповідь 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 200

Додаток 3 Таблиця самооцінки рівня знань Кількість характеристик (сума балів) 200 199-190 189-170 169-160 159-150 149-130 129-120 119-110 109-100 99-60 менше 59

238

Якісна характеристика (оцінка) Вища Відмінно Добре Добре Добре Задовільно Задовільно Задовільно Задовільно Задовільно Незадовільно

Рівень знань 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

Додаток 4 Термінологічний словник найбільш вживаних слів визначень і понять А Авізо (італ. awiso) – комерційний документHповідомH лення про переказ грошових коштів контрагентів, зміни у взаєморозрахунках, залишки на рахунках, відкриття акредитиву тощо. Автентичний текст – справжній, оригінальний текст документа. Автор документа – установа або особа, якими ствоH рено текст документа. Авторське право – особисті немайнові і майнові праH ва авторів та їх правонаступників, пов’язані зі ствоH ренням та використанням результатів науковоHдосH лідної і конструкторської діяльності або творів літератури і мистецтва. Адресат документа – установа чи особа, яким адреH совано документ. Адресант документа – установа чи особа, яка надсиH лає документ. Акредитив – 1) один із видів цінних паперів; 2) доH кументна форма банківсьHкого рахунку, що викоH рисHтовується в розрахунках за комерційними опеH раціями. Акцепт – 1) комерційний документ, позитивна відповідь на пропозицію (оферту); в міжнародноH му праві – одностороння заява про прийняття умов договору;2) прийняття платником (трасатом) за векселем (тратті) обов’язку оплатити вексель у вказаний термін;3) згода банку гарантувати виплаH ту суми, вказаної в переказному векселі;4) форма безготівкових розрахунків між контрагентами. Акт – документ, складений кількома особами, що підтверджує (констатує) встановлені факти і дії. Акція – цінний папір, що засвідчує факт конкретного внеску (паю) його власника в підприємство (акціоH

239

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

нерне товариство) і надає йому право на одержанH ня частки прибутків у вигляді дивідендів. Анкета – документ (різновид уніфікованого тексту), який містить постійну інформацію у вигляді запиH тань (показників) і змінну – у вигляді відповідей (відомостей). Анонімний документ – документ, який не містить відомостей про автора. Архів – спеціалізована установа (структурний підрозділ), призначена для забезпечення потреб суспільства в ретроспективній інформації, що організовує зберігання архівних документів і кориH стування ними. Архівний документ – документ, що припинив викоH нування своєї основної соціальної функції, заради якої був створений, але через його історичну, науH кову, культурну цінність і важливість як джерела інформації зберігається в архіві або підлягає архівH ному зберіганню. Архівознавство – наукова дисципліна, що вивчає істоH рію, теорію і практику архівної справи, її правові та економічні засади. Архітектура – в інформаційному менеджменті – органH ізаційна структура системи, що включає інтерфейH си, апаратне і програмне забезпечення. Атрибуція документів – встановлення авторства, часу і місця створення документів. Аудіовізуальний документ – документ, який містить зображувальну і звукову інформацію.

Б Бізнес&план – документ, що складається автором інноH ваційного проекту і містить у стислій або розгорH нутій формі основні характеристики і переваги даного проекту. Бланк документа – стандартний аркуш із попередньо відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем, відведеним для внесення змінної інформації. Бренд – зареєстрована торговельна марка, що налеH жить певній організації і представляє її як юридичH ну особу на ринку товарів і послуг.

240

Додаток 4

В Вид документа – класифікаційний ряд документів, поH будований на основі будьHякої з їх спільних ознак. Відпуск документа – копія вихідного документа, що залишається у адресата. Віза – підпис посадової особи на проекті управлінсьH кого документа (іноді з зауваженнями); різновид погодження документа. Виконання документа – вид управлінської діяльності, зміст, характер і виконавці якої визначаються завH даннями, викладеними в тексті документа і підтверH дженими резолюцією керівника. Витяг із документа – копія частини текстового докуH мента. Водяний знак – видиме на просвіт зображення (літеH ри, фігури тощо) на різних сортах паперу, нанесеH не в процесі його виробництва. Вхідний документ – документ, що надійшов до установи.

Г Гербовий папір – папір із друкованим зображенням державного герба, призначений для оформлення певних видів документів. Графік – план робіт із точними показниками і терміH нами виконання. Графічний документ – зображувальний документ, що містить інформацію, зафіксовану лініями, штрихаH ми, світлотінню. Гриф – реквізит документа (вид оформлення), що виконує функцію затвердження, погодження або обмеження доступу до нього. Groupware – групове програмне забезпечення, що дає можливість групі користувачів мережі спільно розH робляти ті чи інші проекти. G. Включає електронH ну пошту, спільну розробку документів, плануванH ня, контроль за виконанням.

Д Дата документа – реквізит документа, що вказує на час (число, місяць, рік) його створення, погодженH ня, затвердження або підписання.

241

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Діловодство – діяльність, що охоплює процеси створенH ня, обробки та оперативного зберігання документів. DNS, Domain Name System – доменна система імен, стандарт запису адреси в Інтернет у вигляді багаH торівневої структури доменів. Довідка – письмовий документ інформаційного харакH теру, що містить певні дані про об’єкт або особу. Договір – документ, який фіксує домовленість сторін про встановлення будьHяких відносин з урахуванH ням взаємних зобов’язань. Документ – будьHякий письмовий акт, що володіє юридичною силою або має службовий характер; матеріальний об’єкт із відбиттям інформації, зафіксоH вано одним із відомих способів, яка існує в певноH му просторі і часі. Документація – сукупність документів, об’єднаних за певною ознакою (галуззю знання, функціями, маH теріальним носієм тощо). Документальні джерела – інформація, перенесена на будьHякі носії для створення іншого виду інформаH ційного продукту (кінофільму, звукового запису, сайту, книги і т. п.). Документна інформація (документальна інформація) – інформація, що міститься в документі. Документ обмеженого доступу– документ, який містить конфіденційну або таємну інформацію. Документознавство – наукова дисципліна, що налеH жить до спеціальних історичних дисциплін і вивH чає закономірності створення документів у різних галузях людської діяльності. Документообіг – рух документів в установі з моменH ту їх надходження або створення до завершення виконання або відправлення. Документування – процес створення документа. Доповідна записка – управлінський документ, що містить ґрунтовну інформацію з висновками та пропозиціями автора, адресований керівництву. Доповідь – документ, що містить виклад певних заH ходів, висновків, пропозицій, призначений для усH ного виголошення.

242

Додаток 4

Дублікат – копія документа, яка забезпечує іденH тичність відтворення оригіналу, що виконана на будьHякому носії і дозволяє робити з нього копії.

Е Експертиза цінності документів – визначення наукоH вої, історичної, культурної і практичної цінності документів на основі ділових принципів і критеріїв. Електронний документ – машинопрочитуваний доH кумент, ознайомлення із змістом якого можливе лише за допомогою комп’ютера. Електронна пошта, Electronic Mail, E&mail – канал передачі текстових повідомлень, документів та інших файлів між користувачами Інтернет. Електрографічна копія – копія документа, одержана за допомогою електрографічних методів відтворенH ня текстів і зображень на папері та інших носіях. Емблематика – спеціальна історична дисципліна, що вивчає умовні зображення понять, ідей у вигляді малюнків, креслень, тощо.

Ж Журнал реєстрації – облікова форма для фіксування факту створення, відправлення, використання доH кументів суспільного призначення.

З Заголовок до тексту – реквізит, обов’язковий елемент управлінського документа, що містить стислу інформацію про текст. Запис інформації – форма фіксування інформації на матеріальному носії. Засвідчення копії – проставлення необхідного реквіH зиту, що надає копії юридичної сили оригіналу документа. Заява – документ особистого або колективного походH ження з проханням про реалізацію закріплених конституцією і чинним законодавством прав та інтересів громадян або повідомленням про поруH шення чинного законодавства чи недоліки в діяльH ності підприємств, установ, організацій незалежно

243

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

від форми власності, а також народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб. Збереженість документів – стан незмінності в часі фізикоHхімічних характеристик матеріальної осноH ви документів та вміщеної в них інформації. Знищення документів – звільнення приміщень від документів, що не мають подальшої цінності, шляH хом їх перетворення та утилізації. Зовнішні ознаки документа – сукупність ознак, яка включає спосіб фіксування інформації, вид матерH іальної основи документа, фізикоHхімічний стан, форму і розмір документа, елементи його правовоH го, ділового, художнього оформлення та написанH ня письмових знаків.

І Ініціативний документ – документ, що став підстаH вою для розгляду якогось питання. Індекс документа – умовне позначення (реквізит упH равлінського документа), що дає відомості про нього в межах певної інформаційноHпошукової сиH стеми. Інструкція – організаційноHрозпорядчий документ, що встановлює послідовний перелік завдань, прав, обов’язків. Інтернет – складна електронна інформаційна струкH тура, що забезпечує зв’язок між комп’ютерами, розH ташованими на будьHякій відстані один від одного для здійснення обміну інформацією. Інформаційний менеджмент (Informaton management) – сукупність методів і засобів управH ління інформаційною діяльністю суспільства, спряH мованих на розв’язання проблем організації джерел інформації, засобів її передачі, створення баз даних, застосування технологій обробки даних, досягненH ня безпеки інформації. Види І.м.: управління підприємством, внутрішньою документацією і пубH лікаціями. Інформаційна система – організаційно впорядкована сукупність носіїв інформації (в т.ч. документів) та інформаційних технологій.

244

Додаток 4

Інформаційна технологія (Information technology) – сукупність методів збирання, обробки інформації та засобів її передачі користувачам. Інформація – опосередковане знання про навколишнє середовище, зафіксоване на будьHякому носії. І. є джерелом прийняття будьHяких рішень (управлінсьH ких, комерційних, науковоHтехнічних тощо). Інформаційно&пошукова систе&ма (ІПС) – система пошуку інформації, заснована на сукупності дій, пов’язаних із встановленими правилами кодуванH ня, систематизації, пошуку і зберігання інформації.

К Канцелярія – структурний підрозділ установи, який здійснює документаційне забезпечення управління. Картка – аркуш цупкого паперу з занесеними в нього відомостями про документ (див.: реєстраційноHконH трольна картка – РКК), архівну справу або друH коване видання. Конверт – пакет чи обгортка з клапаном із надрукоH ваними на них поштовими реквізитами або без них для відправлення листів та іншої кореспонH денції. Контракт – письмова угода, документ, який містить взаємні зобов’язання сторін, що домовляються. Копія документа – документ, що виник внаслідок відтворення письмового або усного тексту, музики, шумів, зображення іншого документа із зміною або заміною носія, який точно відтворює зміст і всі зовнішні ознаки документа або його частин. Критерії цінності документів – система науково обH ґрунтованих ознак, на основі яких визначається міра цінності документів.

Л Лакуна – 1) пропуск у тексті документа; 2) частина тексту документа, наявна у протографі, але опущеH на при копіюванні.

М Манускрипт – давній рукопис (переважно античного або середньовічного періоду).

245

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Маргіналістика – спеціальна історична дисципліна, що вивчає маргіналії (рукописні позначки або текH сти на полях чи незаповнених сторінках рукописів і друкованих видань). Матеріальна основа документа – сукупність матеріH алів, з яких складається носій інформації, а також матеріалів, використаних для запису тексту (зобH раження, звуку). Машинописний документ, машинопис – письмовий документ, у якому письмові знаки нанесені за доH помогою друкарської техніки. Машиночитаний документ – закодований документ (магнітний диск, магнітна стрічка, перфокарта, перфострічка, СD тощо), зміст якого доступний для читання лише машині. Менеджер – професійний управлінець, що має спецH іальну підготовку і освіту і здійснює управлінські функції в процесі виробництва чи організації будьH чого. Менеджер&документознавець – спеціаліст з органіH зації документаційного забезпечення будьHякої сисH теми управління. Мікрокопія – копія документа у зменшеному вигляді, одержана будьHяким способом, придатна для читанH ня з використанням збільшуючого приладу. Мовна інформація – інформація, передана в усній або письмовій формі. Мовна цінність документів – цінність документів, обумовлена наявною в них інформацією, що стаH новить науковий інтерес.

Н Науково&технічна документа&ція – документація, що фіксує процес і результати наукових досліджень, технічних розробок, а також шляхи і методи їх впровадження у виробництво. Національний архівний фонд (НАФ) – певна суH купність архівних документів тієї чи іншої країни державного і недержавного походження. Національний архівний фонд України – сукупність архівних документів незалежно від їх виду, місця створення і форми власності на них, що зберігаютьH

246

Додаток 4

ся на території України, відбивають історію духовноH го і матеріального життя її народу та інших народів, становлять наукову та історикоHкультурну цінність, визнані такими відповідною експертизою і зареєстроH вані в порядку, передбаченому законодавством. Номенклатура справ – систематизований перелік назв справ, що заводяться в діловодстві установи, з зазначенням строків їх зберігання, затверджений у встановленому порядку. Нормативний документ – документ, яким встановлюH ються певні правила, норми, обмеження. Носій інформації – матеріальний об’єкт, використаH ний для закріплення, зберігання і передачі мовної, звукової та зображувальної інформації.

О Обмеження доступу до документа – тимчасова заH борона на ознайомлення користувачів із докуменH тами, встановлена повноважною особою для забезH печення їх збереженості або охорони таємної чи конфіденційної інформації. Оперативна поліграфія – поліграфія, заснована на розробці та використанні засобів швидкого (операH тивного) відтворення текстів і графічних зображень. Оптичний диск, CD&rom – диск, запис на який і зчиH тування з якого здійснюється за допомогою лазерH ного променя. Організаційно&розпорядча документація (ОРД) – підсистема управлінської документації, що забезпеH чує реалізацію організаційних функцій на певному рівні управління. Організація документів у діловодстві – формування комплексу управлінських документів за певними правилами, що забезпечує рух, пошук і зберігання документів. Оригінал документа – перший або єдиний примірник документа. Особливо цінний документ (ОЦД) – документ, що не втрачає значення для державного управління, оборони, економіки, культури, міжнародних відноH син і не може бути поновлений як з огляду на його юридичне значення, так і на зовнішні ознаки.

247

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Особовий документ – офіційний документ, що засвH ідчує особу його власника, права, обов’язки, гроH мадянський стан, а також містить біографічні та інші відомості про нього. Оферта – комерційний запит, різновид службового листа, яким пропонуються товари, послуги тощо з метою здійснення торговельних операцій. Офіційний документ – документ, створений юридичH ною або офіційною (посадовою) особою, належним чином оформлений і засвідчений.

П Папір – матеріальна основа документа, виготовлена з тканинної або деревної маси. Паперовий документ – документ, відтворений на папері друкарським або рукописним способом. Папірус – 1) матеріал для письма, що виготовлявся з однойменної багаторічної тропічної трав’янистої рослини родини осокових у давній період історії і в ранньому Середньовіччі; 2) давній рукопис, виH конаний на папірусі. Папка, тека – обкладинка з картону, цупкого паперу, шкіри або інших матеріалів для тимчасового зберH ігання документів або постійного зберігання докуH ментів, які не підлягають підшиванню. Пергамент – спеціально оброблені шкури тварин, що використовувались у давнину і в середні віки як матеріал для письма, а також виконані на них рукописи. Перфокарта – носій інформації у вигляді паперової, картонної або пластикової картки, призначений для кодового її запису шляхом перфорування (проH бивання отворів у певному порядку). Печатка – різьблене зображення символів або написів на твердому матеріалі; відбиток цих зображень на певному матеріалі з метою засвідчення чогось. Письмовий документ – текстовий документ, у якому інформація зафіксована будьHяким типом письма. Підроблений (фальшивий) документ – документ, що не є оригіналом, але видається за такий; виготовH лений як підробка для засвідчення (підтвердження) чогось такого, чого в дійсності не існувало.

248

Додаток 4

Повнота інформації – характеристика, що визначає кількість інформації, необхідну для задоволення інформаційного запиту. Портинентність документної інформації – відповідність документної інформації, одержаної в результаті пошуку, інформаційній потребі (порівн.: релевантність документної інформації). Посилання – пошуковий запис, який пов’язує між соH бою різні документи або частини одного документа. Право власності на документи – юридичне вираженH ня економічних відносин власності на документи, що полягає у правомочності власника володіти, користуватися і розпоряджатися документами на власний розсуд. Принтер – пристрій для створення друкованої копії електронного документа. Пропозиція – документ особистого або колективного походження, що містить поради чи рекомендації стосовно діяльності будьHяких установ (посадових осіб, депутатів усіх рівнів), а також регулювання суспільних відносин, покращання умов життя гроH мадян, удосконалення правової основи державного і суспільного життя, соціальноHісторичної та інших сфер діяльності.

Р Реєстрація документів – короткий запис в облікових формах (журнал, картка тощо) відомостей про доH кумент із зазначенням на ньому діловодного індекH су і дати реєстрації. Реєстраційно&контрольна картка (РКК) – картка, призначена для реєстрації документа і контролю за його виконанням в установі. Резолюція на документі – реквізит документа, що являє собою датований і підписаний посадовою особою напис на ньому, яким визначаються викоH навці, порядок і термін виконання документа. Реквізит – обов’язковий інформаційний елемент, влаH стивий певному виду документа. Розпорядження – вид організаційноHрозпорядчих доH кументів, що видається одноосібно керівниками органів виконавчої влади, а також малих організаH

249

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

ційноHекономічних структур (цехів, лабораторій, департаментів тощо). Рішення – вид організаційноHрозпорядчих документів, що видається колегіально на підставі колективноH го обговорення проблем. Рукопис – 1) документ, текст якого написаний від руки або надрукований на друкарській машинці (машинопис); 2) документ, текст якого написаний, продиктований або виправлений автором перед його тиражуванням.

С Сайт (Site) – ресурс Інтернету, який не має окремо виділеної серверної програми. Сайт є інтегрованою частиною сервера і має особисте доменне ім’я. Система організаційно&розпорядчої документації (ОРД) – система управлінської документації, що заH безпечує реалізацію організаційної функції управління. Систематизація документів – групування документів у межах встановленої системи на основі відповідH них схем або класифікаторів. Скарга – документ особистого або колективного поH ходження з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених внаслідок дій (бездіяльності) або рішень державних органів, органів місцевого самоврядування, керівництва підприємств, установ, організацій, громадських обH ’єднань, посадових осіб. Справа – 1) група документів, що стосуються одного питання або певного аспекту діяльності установи чи особи і зберігаються в окремій папці (палітурці); 2) одиниця зберігання письмових документів. Строк зберігання документів – встановлений на осH нові експертизи цінності період обов’язкового зберH ігання завершених діловодством документів з віднеH сенням їх до категорій постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового зберігання.

Т Текст документа – основний інформаційний елемент (реквізит) документа, зафіксований будьHяким виH дом письма.

250

Додаток 4

Текстовий документ – документ, який містить повну інформацію, зафіксовану будьHяким типом письма. Тип документа – класифікаційний ряд документів, побудований за найсуттєвішою для даної галузі ознакою (цільовим призначенням, змістом, форH мою, способом фіксування та відтворенням інфорH мації тощо). Трафарет – форма подання уніфікованого тексту, що містить попередньо відтворену інформацію і пробіл для внесення змінної інформації.

У Уніфікація документів – процес приведення сукупH ності документів за обраним принципом поєднанH ня до їх однаковості за формою або змістом. Уніфікована система документації (УСД) – систеH ма документації, створена за єдиними правилами і вимогами, що містить інформацію, необхідну для забезпечення управління в певній сфері діяльності. Уніфікована система організаційно&розпорядчої до& кументації (УСОРД) – сукупність стандартів і методичних матеріалів, якими встановлюються правила і вимоги щодо змісту, побудови та офорH млення документів, створюваних для розв’язання певного виду управлінських завдань. Уніфікована форма документа (УФД) – конкретний формуляр, побудований на основі здійсненої уніфH ікації і затверджений як обов’язковий для викорисH тання на певному рівні управління. Управління документацією – ефективне забезпеченH ня документацією всіх рівнів державного управH ління. Управлінська документація – сукупність взаємоповH ’язаних документів, що використовуються для розH в’язання завдань управління.

Ф Факсимільна копія – копія документа, що найточніH ше відтворює зовнішні ознаки письмових і графічH них документів. Філігрань – 1) видиме на просвіт зображення (літери, фігури тощо) на різних сортах паперу, нанесене в

251

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

процесі його виробництва, водяний знак; 2) зображенH ня або літери з тонкого дроту, що напаювалися на дно відливної форми для одержання водяних знаків. Форма документа – сукупність зовнішніх ознак доH кумента. Формування справ – групування документів відповіH дно до номенклатури справ. Формуляр документа – сукупність розташованих у певній послідовності реквізитів документа. Формуляр&зразок – креслення або модель побудови документа, що включає план розміщення реквізитів з визначенням їх місця і площі.

Х Хронологія – спеціальна історична дисципліна, що вивчає системи літочислення різних народів і виH являє зв’язок між подіями і часом. Хеширування – (hash – суміш) – процес (алгоритм) створення короткого рядка символів з наявного тексту документа для шифрування реквізиту “підпис”.

Ц Цінний документ – документ, що має наукове, істоH рикоHкультурне чи інше суспільне значення, визнаH не відповідною експертизою. Цінність документа – інформаційні можливості докуH мента, що зумовлюють його політичне, наукове, економічне, екологічне, історикоHкультурне значенH ня і дають підстави для його включення до НАФ. Цінний папір – документ, іменний або на пред’явниH ка, що підтверджує право його власника на волоH діння часткою майна, одержання прибутків у вигH ляді дивідендів або відсотків.

Ч Чернетка – варіант авторського тексту документа, що передає його остаточному оформленню у вигляді чистового документа. Чистовий документ – рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний або передрукоH ваний з чернетки без виправлень.

252

Додаток 4

Ш Шифр – умовні позначення на документі, що проставH ляються з метою створення певної пошукової сисH теми. Шрифт – комплект літер, що відтворює будьHякий алфавіт, а також цифри і знаки. Відрізняється розміром, типом, кольором і призначений для наH бору і друкування документів. Штемпель – 1) спеціальний пристрій з опуклим (рідше – увігнутим) зворотним зображенням напиH су або малюнка, призначений для одержання відбитка; 2) відбиток, отриманий за допомогою такого приладу.

Ю Юридична сила документа – властивість, надана документу правовими нормами відповідно до його змісту, реквізитів і зовнішніх ознак, що характериH зує його з точки зору чинності як юридичного акта і місця в ієрархічній структурі законодавства. Юридичний акт – офіційний письмовий документ, що породжує певні правові наслідки, створює юридичH ний стан і спрямований на регулювання суспільH них відносин.

253

Бібліографія Законодавчі та нормативні акти 1. Конституція України. – К.,1997. 2. Закон України “Про інформацію“ //Відомості Верховної Ради України. – 1992. – №48. – Ст.650. 3. Закон України “Про внесення змін до Закону України “Про державну таєH мницю” //Відомості Верховної Ради України. –1999.– №49. – Ст.428. 4. Закон України “Про обов’язковий примірник документів” //Офіційний вісник України. – 1999. – №18. – Ст.776. 5. Закон України “Про внесення змін до Закону України “Про охорону прав на знаки для товарів і послуг” //Відомості Верховної Ради України. – 2002. – №6. – Ст.114. 6. Закон України “Про внесення змін до Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” // Відомості Верховної Ради України. – 2002. – №11. –Ст.81. 7. Указ Президента України “Про геральдичні знаки – емблеми і прапори ценH тральних органів виконавчої влади України” // Офіційний вісник УкраїH ни. – 2000. – №49. – Ст.2113. 8. Указ Президента України “Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади” // Зб.указів Президента України. – 1992. – Жовтень–грудень. – С.5–6. 9. Постанова Верховної Ради України “Про Державний Герб України” // ВідоH мості Верховної Ради України. – 1992. – №40. – Ст.592. 10. Постанова Кабінету Міністрів України “Про правила користування послуH гами поштового зв’язку” //Офіційний вісник України. – 1997. – №52. – Ст.57. 11. Постанова Кабінету Міністрів України від травня 2004 р., № 655 “Про затвердження зразків та описів печатки, бланки і вивіски національного закладу (установи)”. 12. Постанова Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 р. № 680 “Про затвердження порядку засвідчення наявності електронного документа (елекH тронних даних) на певний момент часу”. 13. Постанова Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153 “Про затH вердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших ценH тральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної РеспубліH ки Крим, місцевих органах виконавчої влади”. 14. Постанова Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 № 1893 “Про затH вердження і використання документів, справ, видань та інших матеріальH них носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власнH істю держави” // Офіційний вісник України. – 1998. – №48. – Ст.1764.

254

Бібліографія

Стандарти і класифікатори 15. ДСТУ 3843H99. Державна уніфікована система документації. Основні поH ложення: – К.: Держстандарт України, 2000. – 7с. 16. ДСТУ 3844H99 Державна уніфікована система документації. Формуляр– зразок. Вимоги до побудови. – К.: Держстандарт України, 2000. – 8с. 17. ДСТУ 2732H94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України, 1994. – 33с. 18. ДСТУ 4163H2003. Державна уніфікована система документації. УніфікоH вана система організаційноHрозпорядчої документації. Вимоги до оформленH ня документів. Видання офіційне. – К.: Держстандарт України, 2003. – 21с. 19. Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010H98. – К.: Держстандарт України, 1999.–50с. 20. ISO 15489H2001. “Information and documentation/ Records management”.

Література 21. Архівістика: Термінологічний словник / Авт.упорядн.: К.Е. Новохатский, К.Т. Селіверстова, Н.І. Гончарова та ін. – К., 1998. – 106 с. 22. Архипов В.А., Марков И.П., Сокова А.Н. ОрганизационноHраспорядиH тельная документація. – М: Изд. Стандартное, 1983. – 117 с. 23. Болдырева Т.Н. Секретарское дело.– М.: Высшая школа, 1989, – 382с. 24. Гончарова Н.И. Документационное обеспечение менеджмента // В сб. Курс инновационного менеджмента / Под ред. А.А.Коренного, В.И.Карпова. – К. НИИ Статистики, 1997. – с.279–302. 25. Гончарова Н.І. Документаційне забезпечення менеджменту: характерні ознаH ки і перспективи. //Студії з архівної справи та документознавства, т.12. – К., 2004. – С.130–132. 26. Гончарова Н.И. Организация управления научноHтехническими учреждеH ниями и комплексами (нормативноHинформационные аспекты) // ДиссерH тация на соиск.учен.степени. – К., 1987. – 147 с. 27. Ділова документація Гетьманщини XVIII ст./ Зб.праць. – К.: Знання, 2000.– 224 с. 28. Ділова українська мова: Навч.пос./За ред. О.Д. Горбула. – К.: Знання, 2000.– 224 с. 29. Друкер П.. Задачи менеджмента в XXI веке. – Изд.дом «Вильямс». М.– СПб. – Киев, 2001. – 270 с. 30. Единая государственная система документационного обеспечения управH ления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.:ВНИИДАД, 1988. – 96 с. 31. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. – М.: Высшая школа, 1983. – 350 с.

255

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

32. Захарчишина П. Особливояті діловодства в адміністративних установах Галичини (1772–1918) // НауковоHінформаційний бюллетень архівного управління УРСР. – Київ. – 1963. – №1 (57). – С.15–24. 33. История делопроизводства в СССР: Учебное пособие / Под ред. Я.З. Лившица, В.А. Цикулина. – М. 1974. – 167 с. 34. Козлова О.В., Кузнецов И.Н. Научные основы управления производH ством. – М.: Экономика, 1970. – 286 с. 35. Кокорев В.И. Унификация документов управления. – М.: Экономика. 1979. – 184 с. 36. Костомаров М.Н. “Многоликий янус – документ в системе информациH онного менеджмента”//Делопроизводство. – М., 1998. – №1. – С.22–31. 37. Кузнецов С.Л. Особенности составления и оформления документов на компьютере. //Діловодство. – М. – 1998. – №1. – С.69–81. 38. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: Навч. Посібник.–К: ДАККК і М, 2003. – 57 с. 39. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. – М., 2002. – 286 с. 40. Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163H2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційноHрозH порядчої документації. Вимоги до оформлення документів”. –К.:УНДH ШАСД, 2004. 41. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР (учебное пособие). – М.: ГАУ, 1959. – 359 с. 42. Поплавский М. Менеджер культури. – К.: МП “Леся”, 1996. – 415 с. 43. Развитие советского документоведения 1917–1981гг.) /Сб.научных труH дов. – М.: ВНИИДАД, 1983. –11 с. 44.Руководство по делопроизводству /Под ред. А.С.Малитикова и Д.И.СольH ского. – М.: Экономика, 1972. – 292 с. 45. Саков А.А. Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы.– М.: Экономика, 1982. –166 с. 46.Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. – М.: Знание, 1985. – 63 с. 47. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи/Сб. Документирование управленческой деятельности. – М., 1986. – С.5–27. 48. Справочник по деловой переписке. – М.: Межрегионсервис, 1996. – 350 с. 49. Стандартизация документов управления: Сб. статей. –М.: Изд. стандарH тов, 1974. – 48 с.

256

Бібліографія

50. Сысоева Л.А. “Проблемы организации электронного визирования докуH ментов в системах электронного документооборота //Делопроизводство. – М., 1998. – № 2. – С.47. 51. Терещенко В.І. Наука керувати. – К.: Знання, 1989. – 62 с. 52. Унификация текстов управленческих документов. – М.: ВНИИДАД, 1982.– 60 с. 53. Унифицированная система организационноHраспорядительной докуменH тации. Унифицированные формы, инструктивные и методические матеH риалы по их применению. – М.: ВНИИДАД, 1981. – 144с. 54. Фатхутдинов Р.А. Управленческие решения: Учебник. 5Hе изд. – М.: ИНФРА, 2003. – 314 с. 55. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. – К.: Вища школа, 1987. – 317 с. 56. Чаев Н.С., Черепнин Л.В. Русская палеография. – М., 1947. – 231 с.

257

Зміст ПЕРЕДМОВА ............................................................................. 3 РОЗДІЛ 1. ДОКУМЕНТ У СФЕРІ УПРАВЛІННЯ ..................... 10 1.1.Еволюція документа ................................................................................... 10 1.2. Документаційне забезпечення менеджменту .................................. 23 1.3. Управлінський документ у сучасному менеджменті .................. 34 РОЗДІЛ 2. УНІФІКАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ .... 45 2.1. Напрями уніфікації управлінських документів ............................ 45 2.2. Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою .......................................................................... 49 2.3. Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою .............................................................................. 57 2.4. Основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів ...................................................................... 68 РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗАЦІЙНО&РОЗПОРЯДЧА ДОКУМЕНТАЦІЯ .................................................. 73 3.1. Основні види організаційноHрозпорядчої документації .................................................................................................. 73 3.2. Проектування і виготовлення бланків організаційноHрозпорядчих документів .......................................... 101 3.3.Правила оформлення постійних реквізитів організаційноHрозпорядчих документів .................... 112 3.4. Правила оформлення змінних реквізитів організаційноHрозпорядчих документів .......................................... 118 РОЗДІЛ 4. ДІЛОВЕ ЛИСТУВАННЯ ........................................ 163 4.1. Правила оформлення службових листів ....................................... 163 4.2. Міжнародне листування ........................................................................ 180 РОЗДІЛ 5. ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ І ЗАСОБИ ТЕЛЕКОМУНІКАЦІЙНОГО ЗВ’ЯЗКУ ................... 192 5.1. Оформлення електронних документів ............................................ 192 5.2. Телекомунікаційні технології створення і передавання документів ...................................................................... 209 ДОДАТОК 1 Тести для самоконтролю одержаних знань .......................................... 230 ДОДАТОК 2 Ключ до тестових завдань ........................................................................... 237

258

Зміст

ДОДАТОК 3 Таблиця самооцінки рівня знань ............................................................... 238 ДОДАТОК 4 Термінологічний словник найбільш вживаних слів визначень і понять ....................................... 239 БІБЛІОГРАФІЯ ...................................................................... 252 Законодавчі та нормативні акти ................................................................ 252 Стандарти і класифікатори .......................................................................... 253 Література ............................................................................................................ 253

259

НАВЧАЛЬНЕ ВИДАННЯ

Наталія Іванівна Гончарова

ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ МЕНЕДЖМЕНТУ Навчальний посібник

Керівник видавничих проектів – Б.А.Сладкевич Редактор – Л.І. Єросова Комп’ютерний набір і верстка – І.В. Марченко Дизайн обкладинки – Б.В. Борисов

Підписано до друку 25.10.05. Формат 60x84 1/16. Друк офсетний. Гарнітура PetersburgC. Умовн. друк. арк. 17. Видавництво “Центр навчальної літератури” вул. Електриків, 23 м. Київ, 04176 тел./факс 425H01H34, тел. 451H65H95, 425H04H47, 425H20H63 8H800H501H68H00 (безкоштовно в межах України) eHmail: [email protected] сайт: WWW.CUL.COM.UA Свідоцтво ДК №1014 від 16.08.2002