Корпоративные стандарты : От концепции до инструкции : Практика разработки

УД К 331.1(470) ББК 65.050.9(2Р)2 Н 377

Николаева С.А., Шебек С.В. Корпоративные стандарты: от концепции до инструкции, практика разработки.- М: Книжный мир, 2003.- 333 с. ISBN 5-8041-0100-5

Стандартизация - это естественная попытка организации преодолеть вечный хаос в себе и, таким образом, обеспечить выживание и оптимальное развитие за счет: - рационализации деятельности, - создания условий для успешного проведения автоматизации, - более эффективной реализации управленческих функций (в первую очередь - планирования и контроля), а также снижения затрат на управление предприятием. Данная книга посвящена практике разработки корпоративных стандартов от процесса их формулирования до закрепления в нормативных документах. Проанализированы составляющие успешного функционирования стандартов и "подводные камни", этому препятствующие. Описана специфика формулирования и оформления стандартов в таких областях деятельности предприятия как производство, снабжение, сбыт, обеспечение кадрами, ведение учета и др. Изложение материала изобилует примерами. Книга адресована собственникам и руководителям предприятий и организаций, желающих сделать свой бизнес обозримым, сотрудникам служб автоматизации и других подразделений, сталкивающихся с проблемой стандартизации деятельности. Подписано в печать 25.10.2002. Формат 60х88 1/16. Печать офсетная. Бумага офсетная № 1. Печ. л. 21,0. Доп. тираж 2000 экз. Заказ № 3550. ЗАО «Книжный мир» 109180, г. Москва ул. Большая Якиманка, д. 25-27/2 103287, Москва, ул. 2-я Хуторская, д. 31а; (095) 211-26-79. Отпечатано с готовых диапозитивов в ФГУП «Производственно-издательский комбинат ВИНИТИ», 140010, г. Люберцы Московской обл., Октябрьский пр-т, 403. Тел. 554-21-86 ISBN 5-8041-0100-5 © Николаева С.А., 2003 © Шебек С.В., 2003 © «Книжный мир», 2003

1. Чему и кому посвящена эта книга (О предмете изложения и целевой аудитории) Нужно для счастья порою немного: Шоферу - прямая дорога, Летчику чистое небо, Пекарю - запах душистого хлеба. (В. Коркин) Данная книга посвящена практике разработки корпоративных стандартов, т.е. проведению на предприятии стандартизации. Понятие "стандартизация" можно трактовать двояко. С одной стороны, стандартизация представляет собой процесс формирования единых принципов (правил), регулирующих те или иные стороны человеческой деятельности. С другой стороны, под стандартизацией можно понимать разработку нормативных документов, закрепляющих эти единые принципы (правила) регулирования деятельности. Безусловно, обе представленные трактовки неразрывно связаны между собой. Действительно, как только формулируются какие-то принципы и правила деятельности, возможным (и даже желательным) становится их закрепление в соответствующих нормативных документах. Близкий к понятию "стандартизация" (и по звучанию, и по смыслу) термин "стандарт" тоже можно рассматривать двояко. С одной стороны, стандарты - это и есть сформулированные принципы и правила, регулирующие деятельность. С другой стороны, стандартами можно называть нормативные документы, закрепляющие эти принципы и правила. Таким образом, между понятиями "стандарт" и "стандартизация" можно установить следующее смысловое соответствие. Стандартизация - это процесс формирования стандартов. Идея стандартизации, пожалуй, существует столько, сколько само человеческое общество. Достаточно вспомнить Десять Заповедей - один из первых в человеческой истории стандартов поведения. А Ветхий Завет, таким образом, явился одним из первых нормативных документов международного уровня. Если рассматривать данный вопрос с философских позиций, то стандартизация - это естественная попытка человека преодолеть вечный хаос в самом себе и, таким образом, обеспечить выживание.

В контексте данной книги нас, конечно же, в наибольшей степени интересуют вопросы стандартизации деятельности хозяйствующих субъектов - предприятий. Как известно, миссией - главной целью создания и функционирования любого предприятия - является удовлетворение определенных потребностей внешних клиентов Применительно к субъектам хозяйствования стандартизация как раз и позволяет им реализовать свою миссию. Наилучшим образом этот тезис подтверждается идеологией стандартов качества серии ISO-9000: 1. Качество (как способность удовлетворять требования и ожидания клиентов) определяется не качеством самого продукта, и не качеством технологических процессов производства данного продукта, а системой управления предприятием в целом; 2. Для того, чтобы обеспечить качество системы управления в своей деятельности предприятие должно руководствоваться рядом принципов и закрепить эти принципы во внутренних нормативных документах. Таким образом, для реализации своей миссии предприятие должно обладать эффективной системой управления. Эффективность системы управления обеспечивается использованием ряда принципов и закреплением этих принципов в соответствующих внутренних нормативных документах. Стандарты серии ISO-9000 формулирует общие принципы, которыми должно руководствоваться в своей деятельности предприятие. Но кроме общих принципов существуют и более детализированные принципы, регламентирующие отдельные аспекты деятельности предприятия. Можно упомянуть, в связи с этим, принципы управления производством и материальными потоками, сформулированные в концепциях MRP, MRP II, ERP Американского общества управления производством и запасами (APICS). Или принципы формирования информации о финансовом состоянии и финансовых результатах деятельности хозяйствующих субъектов, заложенные в Международных стандартах финансовой отчетности (МСФО) и отечественных стандартах по бухгалтерскому учету (ПБУ). К настоящему времени наработан достаточно обширный перечень стандартов, регламентирующих практически все аспекты деятельности предприятий. Однако нетрудно заметить, что все упомянутые стандарты - и ISO-9000, и концепции APICS, и МСФО, и ПБУ - носят "внешний" по отношению к предприятию характер, т.е. были разработаны "вне" предприятия. Наличие "внешних" стандартов является необходимым, но далеко не достаточным условием обеспечения качества системы управления предприятием. Кроме "внешних" должны быть и "внутренние" стандарты, поскольку "внешние" стандарты: - При всем своем многообразии могут содержать пробелы и не охватывать все области управления предприятием; - Могут формулировать принципы деятельности в слишком общем виде и их необходимо конкретизировать применительно к данному предприятию; - Могут содержать определенную вариантность принципов и предприятию необходимо выбрать те варианты, которые будут использоваться; - Могут просто не подходить для данного предприятия.

На практике "внутренние" стандарты принято называть корпоративными стандартами. По аналогии с термином стандарты, под корпоративными стандартами можно понимать: - совокупность принципов, сформулированных на некотором предприятии и регулирующих деятельность данного предприятия; - совокупность внутренних нормативных документов, создаваемых на предприятии и закрепляющих эти принципы. Таким образом, разработку корпоративных стандартов можно рассматривать с двух точек зрения. С одной стороны, разработка корпоративных стандартов предполагает формирование корпоративных принципов регулирования деятельности, с другой - формирование внутренних нормативных документов, закрепляющих эти принципы. В рамках данной книги, в большей степени, рассматривается второй аспект, т.е. процесс создания внутренних нормативных документов. Связано это с несколькими причинами. Во-первых, формирование самих принципов процесс настолько сложный и объемный, что представить его в одной книге просто не представляется возможным. Во-вторых, как ни странно, вопросы выработки принципов освещены в литературе гораздо более полно, нежели вопросы закрепления этих принципов во Внутренних нормативных документах. В-третьих, что опять же кажется удивительным на первый взгляд, но подтверждается практикой, разработка нормативных документов очень часто помогает формулировать и сами принципы. Соответственно, далее под корпоративными стандартами мы будем понимать совокупность внутренних нормативных документов, формализующих принципы регулирования деятельности предприятия. Теперь рассмотрим, каким образом, за счет каких "составляющих" наличие корпоративных стандартов обеспечивает эффективное функционирование системы управления предприятием и, таким образом, достижение предприятием поставленных целей. Идея разработки внутренних документов (корпоративных стандартов), которые бы описывали и регламентировали деятельность предприятия, не является чем то абсолютно новым для отечественной хозяйственной практики. Однако разрабатываются и используются данные документы, главным образом, для сферы производства. Технологические карты, сборочные чертежи, спецификации - любое предприятие реального сектора имеет данные виды Документов. И это естественно. Если токарю поручают выточить, например, втулку, то, как минимум, нужен эскиз этой детали. Иначе конструктивные и технологические требования к данной детали придется объяснять на пальцах. В этом случае нет гарантии, что объяснение исполнителем будет понято правильно и не забыто. Таким образом, главное назначение эскиза, применительно к данному примеру, и корпоративных стандартов вообще, состоит в том, чтобы создать технологическую основ/для выполнения работ, обеспечить получение исполнителем ответов на вопросы "что делать" и "как делать".

Кроме того, наличие внутренних нормативных документов создает предпосылки для реализации двух важнейших управленческих функций: - планирования, поскольку корпоративные стандарты отвечают не только на вопросы "что делать" и "как делать", но и на вопрос "что для этого нужно", т.е. обеспечивают планирование потребностей в необходимых ресурсах (материальных, информационных, ресурсах мощностей, рабочего времени исполнителя); - контроля, поскольку корпоративные стандарты определяют требования к результатам деятельности, т.е. формируют "базу" для сравнения фактических и плановых показателей. Почему же тогда требование наличия нормативной документации не является обязательным для других функциональных областей деятельности предприятия - снабжения, сбыта, обеспечения кадрами, НИОКР, ведения учета и планирования, формирования организационной структуры и т.д.? Может быть они менее важны, чем производство? Здесь уместно сказать о некотором "перегибе", последствия которого полностью не устранены до сих пор. Исторически стандартизация управления предприятием началась со стандартизации производства. Данное обстоятельство можно признать естественным, поскольку главным предметом отношений между производителем (предприятием) и покупателем является производимый и продаваемый/покупаемый продукт, (О деньгах мы не говорим, поскольку деньги, как эквивалент стоимости, по своей природе сами являются почти абсолютным стандартом.) Чтобы создать предпосылки для упорядочения этих отношений, необходимо было упорядочить сам продукт - как конструктивно, так и технологически. (Не случайно до сих пор среди инженерных дисциплин не последнее место занимает такая как "Взаимозаменяемость, стандартизация и технические измерения".) Конечно, производственная сфера как раз и обеспечивает выдачу Продукта - того, что удовлетворяет потребности внешних клиентов и ради чего существует Предприятие. Но ведь для того, чтобы производить, сначала необходимо создать соответствующие условия - обеспечить производство средствами и предметами труда, человеческими ресурсами. Поэтому и другие функциональные области предприятия не менее важны. Кроме того, если уж говорить о процессе производства, то техническая документация охватывает только конструкторско-технологические аспекты процесса производства. Но ведь производством необходимо управлять. Обеспечивать рациональную загрузку мощностей и маршрутиризацию обрабатываемых деталей, оптимальные размеры межоперационных запасов, вести контроль за уровнем производственных затрат и выпуском продукции. Оппоненты стандартизации обосновывают свою позицию, как правило, с помощью двух аргументов. Аргумент первый. "Хозяйственная практика столь разнообразна, что стандартизация невозможна в принципе". Увы, но в большинстве своем мы склонны преувеличивать исключительность нашей деятельности и видеть в себе, скорее, некую творческую личность, чем рутинного исполнителя. Между

тем тщательный анализ показывает, что 80 % выполняемых нами работ и операций являются периодическими, т.е. повторяющимися (ежедневно, ежемесячно, ежегодно). Тогда почему эти повторяющиеся работы и операции мы называем "сугубо творческими и исключительными"? Почему хотя бы часть из этих 80 % не может быть соответствующим образом описана в корпоративных стандартах? Аргумент второй. "Стандартизация превращает работников в тупых исполнителей, и напрочь лишает их творческого начала". При этом пикантность ситуации, очень часто, состоит в том, что оппонент незадолго до этого высказывания сетовал на низкую квалификацию своих работников и отсутствие на рынке труда высокопрофессиональных специалистов. Так вот стандартизация в значительной степени, если не полностью, снимает остроту кадровой проблемы. За счет создания технологической основы для труда исполнителя снижаются требования к его квалификации (и, соответственно, снижаются затраты на оплату труда). Вернемся к примеру с токарем. Чтобы его труд был успешным, необходимо: - с помощью чего производить - т.е. станок и режущий инструмент, - из чего производить - материалы, - описание того, как производить - чертежи и технологические карты. Почему же в этом смысле, например, работник бухгалтерии, как типичный представитель "непроизводственной" сферы, оказывается в менее выгодном положении? Рабочее место и компьютерную программу для ведения учета ему предоставили, а где же "описание того, как производить"? Где инструкции по ведению учета для того участка, который курирует бухгалтер? Почему имеет место такая профессиональная дискриминация? Конечно, квалифицированный бухгалтер должен быть способен работать без подобных вспомогательных средств. Но даже бухгалтер со стажем, приходя на новое место работы, даже на знакомый ему участок учета, все равно какое-то время затратит на адаптацию, на "погружение" в особенности хозяйственной и учетной практики данного предприятия. Наличие корпоративных стандартов, в данном случае, позволяет сократить срок "ввода в эксплуатацию" нового работника до минимума, т.е. обеспечивает более быстрое получение отдачи от работника. И даже после того, как специалист выйдет на "номинальный режим" работы, внутренние нормативные документы облегчат его работу Зачем всю методологию ведения повторяющихся учетных операций держать в голове, всякий раз, с большим или меньшим трудом, извлекая ее оттуда? Человек имеет свойство уставать, забывать и, вследствие этого, ошибаться. Вероятность допущения ошибок многократно снижается, когда исполнитель по каждому поводу обращается не в кладовые своей памяти, а к грамотной, Достаточно простой и наглядной инструкции. Экипаж воздушного судна имеет наиподробнейшие инструкции, регламентирующие его деятельность от этапа подготовки к взлету до этапа посадки. Что воспринимается совершенно естественно - любая ошибка в пилотировании ведет к летному происшествию или катастрофе. В этом смысле, конечно же, ошибка бухгалтера не создает непосредственную угрозу здоровью

и жизням людей, но на безопасности бизнеса предприятия может сказаться самым непосредственным образом. Инструкция - это своего рода "техника безопасности" для бухгалтера. А если сказать более обобщенно, наличие внутренних нормативных документов создает базу для обеспечения безопасности бизнеса компании. И опять вернемся к примеру с токарем. Эскиз детали, как уже упоминалось, - это, в том числе, инструмент контроля за работой токаря. Но ведь труд бухгалтера тоже необходимо контролировать. Но каким образом это можно делать, если его непосредственный руководитель (главный бухгалтер) не имеет базы для сравнения, эталона, набора критериев для оценки? С чем сравнивать фактический результат? На рубеже тысячелетий стали говорить о так называемой "новой экономике" - новой концепции развития человеческого общества. Данная концепция в качестве основного (если не исключительного) по своему значению капитала признает "человеческий капитал". Человек - основной генератор идей, а поскольку идея - самое главное в бизнесе, надо создать такие условия, чтобы человек работал творчески. При этом выполнение рутинных операций признается "растратой человеческого капитала". Стандартизация, конечно же, не позволяет избавиться от рутинных операций как таковых, но обеспечивает сокращение времени на их выполнение, рационализирует работу Здесь, пожалуй, уместным будет применение принципов (чисел) Парето. На упомянутые выше 80 % повторяющихся (периодических) стандартных работ мы должны тратить 20 % нашего времени. А все остальное время использовать для оценки и принятия решений в нестандартных ситуациях, для генерирования идей. Таким образом, стандартизация позволяет обеспечить как качество труда (т.е. итог деятельности работника), так и культуру труда (т.е. условия его работы). Можно высказать и еще один аргумент в пользу стандартизации. Мировая практика свидетельствует, что доля затрат на управление в общих затратах предприятия постоянно растет. Связано это, конечно же, со все более возрастающей сложностью управления бизнесом в современных условиях. И данная тенденция роста сохранится. Проще говоря, "центр затрат" смещается из цехов в заводоуправление. Содержание аппарата управления становится для предприятий все более тяжелым бременем. Стандартизация позволяет если и не нивелировать, то хотя бы компенсировать данное обстоятельство. Во-первых, как уже упоминалась выше, снижаются квалификационные требования к работнику, а значит, такой работник будет обходиться дешевле Во-вторых, стандартизация позволяет повысить производительность труда, т.е. снижает количественную потребность в персонале. В-третьих, сокращаются упущенная выгода и прямые убытки вследствие ошибок в управлении. Таким образом, экономия идет сразу по трем составляющим. К рассмотрению стандартов качества серии ISO-9000 мы еще вернемся в Главе 1. Сейчас же, забегая вперед, необходимо отметить следующее. Подготовка к сертификации на соответствие требованиям стандартов ISO-9000

предполагает создание на предприятии системы документирования качества— формально обязательного перечня внутренних нормативных документов, регламентирующих большинство областей деятельности предприятия (от проектирования до послепродажного обслуживания продуктов). Т.е. предполагается создание определенного формально обязательного набора корпоративных стандартов. И если даже в настоящий момент предприятие не планирует прохождение процедуры сертификации, создаваемые внутренние нормативные документы создают предпосылки для прохождения успешной сертификации в будущем Необходимо, хотя бы в общих чертах, обозначить читательскую аудиторию данной книги. Очевидно, что отвечать на вопрос "кому адресована книга", удобнее, обозначив значение корпоративных стандартов для различных категорий их пользователей. Собственники. По мнению авторов, главное, что может дать наличие корпоративных стандартов собственнику - это возможность сделать бизнес обозримым. В первую очередь - для самих себя. Идентифицировать свой бизнес, дать ему адекватную оценку разобраться - что собственно этот бизнес из себя представляет. Разработка стандартов, таким образом, является удобным моментом для проведения инвентаризации бизнеса, дает повод задуматься. Сотрудники предприятия. Ситуация здесь достаточно неоднородная. Сотрудников предприятия можно классифицировать, по крайней мере, по двум признакам - по месту в структурной (должностной) иерархии и по профессиональной области деятельности. Если рассматривать всех сотрудников в соответствии с занимаемым рангом, то картина наблюдается достаточно полярная: стандарты оказываются наиболее востребованы топ-менеджерами предприятия и рядовыми исполнителями. Данное обстоятельство кажется удивительным только на первый взгляд. Главное преимущество, которое получает топ-менеджмент от наличия корпоративных стандартов - это возможность "разгрузиться", переложить ежедневную "текучку" на подчиненных и сосредоточиться на вопросах стратегического развития. Если говорить о рядовых исполнителях, то для них корпоративные стандарты создают ощущение внутреннего психологического комфорта, ; поскольку устанавливают четкие и однозначные "правила игры": с одной стороны, определяют что и как делать, с другой стороны, определяют требования к результатам работы и ответственность. Средний менеджмент, занимающий промежуточное положение, в | большинстве своем является если уж не "тихим саботажником", то явно не гоРЯЧИМ сторонником практики создания и использования корпоративных ; стандартов. Среди прочих причин этого явления главная, пожалуй, - это боязнь ^ потерять "монополию" на свое место на предприятии, на свою исключительность, поскольку стандарты нивелируют роль "человеческого | фактора", обеспечивают быструю и безболезненную для предприятия

взаимозаменяемость сотрудников. Что по этому поводу можно сказать менеджерам среднего звена в качестве "утешения"? Если топ-менеджмент предприятия примет решение проводить стандартизацию и проявит достаточно воли, данное обстоятельство среднему менеджменту все равно придется признать как факт. Поэтому не лучше ли руководителям среднего звена постараться не вставать в "оппозицию", а использовать все рассмотренные выше преимущества от наличия корпоративных стандартов для собственного профессионального и карьерного роста. Если говорить об отношении к стандартизации сотрудников предприятия в зависимости от профессиональной принадлежности, то самыми горячими их поклонниками являются, без сомнения, "технари" - конструкторы, технологи, собственно "производственники". Поскольку, как было отмечено выше, так сложилось исторически и без стандартов они работать просто не могут. Особо следует сказать о сотрудниках служб автоматизации. Отдельно роль корпоративных стандартов в осуществлении проектов автоматизации будет рассмотрена в Главе 6. Сейчас же ограничимся констатацией признанного факта: наличие корпоративных стандартов существенно увеличивает шансы предприятие на успешное внедрение и последующее использование программных продуктов любого уровня.

Подведем итог сказанному: 1. Под корпоративными стандартами можно понимать: - Совокупность принципов, сформулированных на некотором предприятии и регулирующих деятельность данного предприятия. - Совокупность внутренних нормативных документов, создаваемых на предприятии и закрепляющих эти принципы. 2. Формирование корпоративных стандартов призвано повысить эффективность деятельности предприятия, поскольку корпоративные стандарты: - Являются технологическим обеспечением деятельности работников. - Создают условия для реализации управленческих функций (в первую очередь - планирования и контроля). - Обеспечивают безопасность ведения бизнеса. - Рационализируют деятельность (снижают трудоемкость). - Снижают требования к квалификации исполнителей. - Создают предпосылки для гуманизации (повышения культуры) труда. - Снижают затраты на управление предприятием. - Создают предпосылки для успешной сертификации на соответствие требования стандартов ISO-9000.

10

Позволяют собственнику адекватно идентифицировать свой бизнес. Разгружают топ-менеджмент и дают возможность заняться вопросами стратегического развития. Создают предпосылки для успешной реализации проектов автоматизации.

2. Как построена эта книга (О принципах и структуре изложения) Название книги - "Практика разработки корпоративных стандартов: от концепции до инструкции" - можно условно разбить на две смысловые части: собственно корпоративные стандарты и практика их разработки. Предметное содержание и роль корпоративных стандартов в повышении эффективности управления мы уже рассмотрели. Теперь сформулируем ряд принципов, в соответствии с которыми будет излагаться практика разработки корпоративных стандартов. Одним из возможных вариантов изложения материала мог бы стать "сквозной" пример, когда было бы выбрано некое умозрительное предприятие, обозначены с той или иной степенью подробностью его характеристики, и на основе данного объекта рассматривались различные аспекты стандартизации. Однако было принято решение отказаться от использования данного подхода по следующей причине. Авторы имеют достаточно богатую практику проведения бизнес-семинаров, в связи с чем хотели бы поделиться следующим наблюдением. Очень часто слушатели семинаров высказывают пожелание (и даже требуют), чтобы было больше практических примеров. Когда же ведущий семинара откликается на это пожелание, то эффект получается обратный -моментально выясняется, что данный пример совершенно не подходит для слушателей. (У нас массовое производство, а в примере - единичное, у нас пищевая промышленность, а там - машиностроение, и вообще, у нас Краснодарский край, а там - Красноярский.) Действительно, нелегко найти пример, который бы по большинству параметров удовлетворял слушателей. И дело здесь совсем не в качестве примеров. Просто каждый слушатель настроен на получение вполне конкретного ответа на свой вполне конкретный вопрос и психологически оказывается неготовым спроецировать представленный пример на собственное предприятие. Приблизительно те же опасения авторы высказали и в отношении книги: любой достаточно конкретный пример, независимо от его качества, будет оценен адекватно только частью читательской аудитории. Есть и еще одна причина, по которой было решено отказаться от сквозного" примера. По твердому убеждению авторов, излишняя детализация только мешала бы читателям, поскольку уводила бы в сторону не позволяла бы видеть главное, обобщать и систематизировать. Именно поэтому

11

представленные в книге примеры внутренних нормативных документов построены таким образом, чтобы читатель смог понять общие принципы и не заблудился в деталях. Следует особо подчеркнуть следующую категорическую рекомендацию авторов. Представленные в книге примеры корпоративных стандартов ни в коем случае нельзя рассматривать в качестве образцов для подражания или готовых шаблонов для создания документов. Во-первых, авторы, конечно же, не претендуют на представленные к стандартизации подходы как единственно правильные и единственно возможные. Во-вторых, главная задача, которую ставили перед собой авторы, состоит не в том, чтобы дать готовые решения, а показать основные проблемы стандартизации, представить возможные подходы к решению этих проблем, научить читателей обобщать и систематизировать данные подходы и использовать их применительно к своим предприятиям. Относительно содержательного аспекта книги хотелось бы высказать следующее замечание. В книге будут рассмотрены вопросы стандартизации ряда предметных областей - бухгалтерского и управленческого учета, управления персоналом, документооборота и т.д. Поскольку ? контексте книги в большей степени важны аспекты стандартизации данных предметных областей, а не сами предметные области, их описание будет приведено, главным образом, только в том объеме, насколько это необходимо для понимания принципов стандартизации каждой предметной области. Кроме того, авторы считают читательскую аудиторию уже достаточно подготовленной и поэтому излишним видится изложение, например, принципов ведения бухгалтерского учета и сущности нормативного метода учета затрат. Повторим, что подобное предметное изложение не является задачей этой книги. Структура книги предполагает изложение материала в следующей последовательности: В Главе 1 сформулированы наиболее характерные для российской практики, по мнению авторов, недостатки существующих на предприятиях внутренних нормативных документов (корпоративных стандартов) и предложен подход к устранению данных недостатков путем построения на предприятии Системы внутреннего нормативного регулирования. Представлено общее описание Системы внутреннего нормативного регулирования, изложены основные принципы построения данной системы, обозначены категории документов (стандарты, классификаторы, справочники, инструкции), из которых состоит данная система. Рассмотрено назначение и смысловое содержание документов каждой категории. Глава 2 конкретизирует, раскрывает общие моменты, описанные в Главе 1. Формулирует основные требования к структуре, форме и содержанию различных категорий документов. Описывает методологические проблемы, возникающие при разработке документов, и способы их решения. Главу 3 можно считать "сердцевиной" книги. По мнению авторов, эта глава носит системообразующий характер и за счет сформулированных к ней общих

12

принципов стандартизации становится возможным стандартизировать любую область управления предприятием. Любая система управления представляет собой совокупность объектов управления и управленческих функций, которые реализуются в отношении этих объектов. В данной главе представлен один из возможных вариантов набора управленческих функций и применительно к каждой управленческой функции представлены общие принципы ее стандартизации и обозначен потенциальный перечень документов, регламентирующих реализацию этой управленческой функции. Главы 4 и 5 описывают подходы к стандартизации, соответственно, бухгалтерского учета и управленческого учета. Выбор в пользу именно этих предметных областей неслучаен. С одной стороны, исходя из практики, именно с этих областей многие, если не большинство, предприятий начинают реорганизацию своих систем управления (в том числе, и путем внедрения информационных систем). Вовторых, как будет показано ниже, бухгалтерский и управленческий учет действительно заслуживают внимательного к себе отношения. Бухгалтерский учет, кроме того, интересен и тем, что в значительной степени регулируется внешним законодательством. С этой точки зрения именно на примере бухгалтерского учета удобно посмотреть на подходы к тому, как состыковать внешние по отношению к предприятию нормы с его внутренними нормами. В Главе 6 описана роль корпоративных стандартов при подготовке и последующей реализации на Предприятии Проекта автоматизации. Представлен подход к подготовке задания на проектирование информационной системы через разработку "Концепции реорганизации бизнес-процессов". В Главе 7 рассматриваются организационные и технические вопросы, возникающие при разработке корпоративных стандартов и способы их решения.

Подведем итог сказанному: Главную свою задачу авторы видели в том, чтобы показать общие принципы формирования корпоративных стандартов. Именно поэтому: - Было решено отказаться от излишней детализации представленных примеров; - Представленные примеры внутренних нормативных документов не являются готовыми шаблонами для разработки стандартов на предприятии; - Описание ряда предметных областей приведено с точки зрения проведения их стандартизации

13

ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО НОРМАТИВНОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

Итак, во Введении была обоснована необходимость и возможность стандартизации деятельности предприятия. Также было отмечено, что стандартизация подразумевает разработку некоторого набора, совокупности нормативных документов. Теперь следует перейти к рассмотрению вопросов практического осуществления стандартизации. Самый главный вопрос, в связи с этим, можно сформулировать следующим образом: "Как следует вести стандартизацию?" А поскольку стандартизация, как отмечено выше, подразумевает создание документальных описаний, данный вопрос можно переформулировать следующим образом: "Как должны разрабатываться внутренние нормативные документы?" Да, в наличии на предприятиях внутренних нормативных документов наблюдаются существенные 'пробелы", но говорить об их полном отсутствии тоже нельзя. Все-таки какие-то документы на предприятиях имеют место. Разработаны они, к сожалению, очень часто "под копирку" (взяты по случаю у коллег) и реальной пользы от их существования немного, поскольку эти документы носят формальный характер. Или разработан документ предприятием самостоятельно и, казалось бы, должен быть "рабочим", "живым", однако подготовлен он был два десятка лет назад, неактуален и к нынешним изменившимся условиям совершенно неприменим. Или другой достаточно распространенный недостаток. Мы уже привыкли, когда внешние нормативные документы, посвященные одной и той же теме, могут трактовать эту тему, мягко говоря, по-разному. Противоречивое российское законодательство уже никого не удивляет (и даже не возмущает). Такая же ситуация имеет место и на уровне предприятий, когда внутренние нормативные документы являются противоречивыми, поскольку содержат разные нормы в отношении одного объекта описания. Например, в бухгалтерии предприятия для калькулирования себестоимости выпускаемой продукции используется одно "Положение о калькулировании", а в планово-экономическом отделе - свое. Расчетная формула в обоих методиках калькулирования может быть заложена одна, но подходы, например, к оценке запасов и способам распределения косвенных расходов- разные. Соответственно, и результаты получаются разные. При этом бухгалтерия пользуется своим "Положением" для ведения бухгалтерского учета, а планово-экономический отдел своим "Положением" для "расчета

14

экономической эффективности выпускаемой продукции". И удивительного в параллельном существовании двух "положений" ничего нет, поскольку каждое из подразделений (и бухгалтерия, и планово-экономический отдел) обслуживают собственные потребности. А теперь представим, что данные о себестоимости продукции понадобились отделу сбыта для формирования цен. Каким из двух "положений" будет пользоваться отдел сбыта? Или другой достаточно распространенный пример, относящийся к базам данных (справочникам) объектов управления на предприятии. Например -справочник материалов. Совсем не исключительной при этом может быть ситуация, когда в отделе Главного технолога используется свой справочник, в отделе снабжения - другой, в производственных подразделениях - третий. Подобная нормативная "анархия", в той или иной степени, имеет место на большинстве предприятий. Общей причиной всех отмеченных недостатков является то, что внутреннее нормативное регулирование, в большинстве случаев, представляет собой совокупность разрозненных, не объединенных в целостную систему документов. Для того, чтобы устранить перечисленные недостатки и в полной мере реализовать преимущества стандартизации, нужна система. С необходимостью и актуальностью ее наличия на предприятиях специалисты нашей фирмы столкнулись еще несколько лет назад. Естественно, необходимо было определиться - как подобная система должна строиться. Специалисты фирмы "ЦБА" ответили на этот вопрос Созданная в результате система, возможно, не является идеальной. Однако ее жизнеспособность была проверена практикой, и поэтому мы считаем уместным представить ее читателям. Эта система, получившая название "Система внутреннего нормативного регулирования" (далее - "СВНР"), представляет собой формализованный набор (совокупность) правил, которые регламентируют различные аспекты управления предприятием. Это регламентирование осуществляется как на уровне общеэкономических принципов, так и на уровне применения этих принципов для конкретных функций управления и конкретных объектов управления. СВНР призвана обеспечить единство методологических, организационных, технических подходов при реализации управленческих Функций на предприятии в целом и в его отдельных структурных подразделениях, обеспечить процедурную поддержку процессов управления предприятием. Для достижения этих целей СВНР решает следующие основные задачи: 1. Классифицирует и дает определения основным объектам управления и управленческим функциям на предприятии. 2. Описывает организационное (структурное) построение и взаимодействие объектов управления друг с другом и с внешней средой. 3. Описывает совокупность приемов и методов воздействия на объекты управления. Эти приемы и методы охватывают все функции (процессы) управления предприятием.

15

Требования, предъявляемые к построению СВНР, были сформулированы следующим образом: 1. Целостность и единообразие (как СВНР в целом, так и отдельных входящих в нее документов). По существу, это главное требование, выполнение которого позволяет квалифицировать СВНР именно как систему; 2. Практическая направленность. Поскольку изначально предполагалось, что СВНР создается для решения реальных проблем управления предприятиями; 3. Стабильность. Создаваемая на предприятиях СВНР должна строиться на достаточно продолжительный период времени; 4. Компактность и удобство применения. Данное требование неразрывно связано с требованием практической направленности и предполагает, что СВНР не должна быть слишком громоздкой - настолько, чтобы ее реальное применение было затруднено; 5. Согласованность с нормами внешнего законодательства. Хотя СВНР предназначена, в первую очередь, для решения внутренних проблем предприятия, тем не менее, игнорировать правила устанавливаемые "внешней средой" она не может. 6. Адекватность сложившейся на Предприятии практике управления и особенностям его хозяйственной деятельности. Система внутреннего нормативного регулирования строится по трехуровневой иерархической схеме, т.е. включает в себя совокупность документов трех уровней. Уровень 1. Документ этого уровня (далее "Документ") получил название "Положение о системе управления предприятием" и представляет собой, по сути, "Управленческую Конституцию" Предприятия. Основная цель разработки Документа состоит в формировании основных методологических подходов к управлению предприятием. Для достижения данной цели Документ: 1. Формулирует общие категории теории управления. 2. Определяет основных субъектов внешней среды и формулирует принципы взаимодействия Предприятия с данными субъектами. 3. Классифицирует основные объекты управления на предприятии и дает им характеристику 4. Вводит единый для всех уровней СВНР (и для всех уровней управления Предприятием) понятийный аппарат. 5. Формулирует принципы построения документов нижестоящих уровней.

16

Структурное построение (содержание) Документа: 1 Определение общих категорий управления: - что собственно есть процесс управления - основные фазы цикла управления (управленческие функции): планирование, организация, анализ, принятие решения, учет, контроль и т.д. - определение основных управленческих терминов - объект управления, система, связи и т.д. 2. Определение принципов взаимодействия Предприятия с окружающей (внешней) средой: - Определение основных субъектов внешней среды - клиентов, кредиторов, акционеров, поставщиков и т.д. - Определение характера связей Предприятия с субъектами внешней среды. 3. Описание Предприятия, как системы объектов управления: 3.1. Приводится классификация объектов управления на Предприятии. Выделены следующие классификационные группы: - структурные единицы Предприятия - предприятие в целом, цеха, отделы, бригады, участки, отдельные рабочие и служащие и т.д. - ресурсы предприятия - основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, денежные средства, задолженность, капитал и т.д. процессы (работы, операции) хозяйственной деятельности, вызывающие изменение состояния ресурсов предприятия -передача материалов в производство, производственная деятельность, проведение капитальных ремонтов, приобретение основных средств и тд. - количественные и качественные показатели - нормы расхода ресурсов, затраты, себестоимость, прибыль, рентабельность, и т.д. Примечание: Ресурсы предприятия и процессы хозяйственной деятельности необходимо рассматривать несколько шире традиционного бухгалтерского понимания. Выбранные в качестве объектов управления ресурсы могут и не отражаться в бухгалтерском балансе. Так же и ряд процессов может оказаться за рамками бухгалтерского учета. 3.2. Дается характеристика основным объектам управления (основные средства, финансовые вложения, капитал, доходы, расходы, себестоимость, реализация, прибыль и т.д.) - определение, роль и место данных объектов управления на Предприятии, взаимосвязь с другими объектами управления. Поскольку предполагается, что документ данного уровня должен быть максимально стабильным, ориентиро-

17

ванным на перспективу и учитывающим тенденции развития рыночных отношений, характеристики объектам управления должны быть даны на основе общеэкономических принципов без жесткой привязки к действующим внешним нормативным актам. Ссылка на внешние нормативные акты в отношении конкретных объектов управления будет содержаться в документах более низких уровней, Характеристика объектам управления дается, в первую очередь, через терминологические определения И здесь уместно будет сказать об актуальности задачи введения единого для всех уровней СВНР понятийного аппарата. Данная задача является гораздо более важной, чем это кажется на первый взгляд. Во-первых, очень часто специалисты одного предприятия просто не понимают друг друга из-за различной терминологии. Во-вторых, изначально некорректно примененные (принятые) термины могут привести к неверному решению управленческой задачи. Простой пример. На предприятии существует документ, описывающий процесс составления смет. При этом в тексте вперемешку фигурируют "расходы", "затраты", "издержки", "статьи финансирования". В результате трудно понять, что же все таки имеется в виду - расходы, затраты или отток денежных средств Но самое главное, вследствие этого изначального "терминосмешения", стала непонятной цель планирования: какой все-таки бюджет создается - бюджет затрат, бюджет доходов и расходов или бюджет движения денежных средств? Предполагается, что определение большинству терминов будет приведено в самом тексте Документа Вместе с тем имеет смысл все упомянутые в Документе термины дополнительно собрать в одном месте Глоссарии, в котором уместно будет давать перекрестную ссылку 4. Определение принципов построения нижестоящих уровней СВНР: - какие категории документов выделяются на каждом уровне - назначение данных документов Документ, таким образом, формирует методологическую базу для разработки документов второго и третьего уровня. Уровень 2. На этом уровне СВНР выделяются две категории документов: - К первой категории относятся 'Стандарты". - Ко второй - 'Классификаторы" и "Справочники".

Стандарты - это то, что мы привыкли называть "Положениями". Каждый стандарт разрабатывается для определенного объекта управления (совокупности объектов управления) и для определенной управленческой функции (совокупности управленческих функций) Главное назначение стандарта состоит в том, чтобы описать, как в отношении выбранного объекта управления (совокупности объектов) реализуется определенная управленческая функция (совокупность функций).

Стандарт

Объект управления

Функция управления

Например: Стандарт "Положение о порядке проведения инвентаризации незавершенного производства". Объектом управления является незавершенное производство. Управленческой функцией функция контроля. Кроме того, стандарт определяет правовой режим (действие норм внешнего законодательства) в отношении объекта управления путем приведения ссылок на внешние нормативные документы. При этом особый акцент делается на нормы, описание которых во внешнем законодательстве отсутствует, неоднозначно, многовариантно или трактуется Предприятием иначе. Стандарт, таким образом, содержит сравнительный анализ внутренних и внешних норм в отношении выбранного объекта управления. В документе первого уровня ("Положение о системе управления Предприятием") даются определения укрупненным (основным) объектам управления. В стандартах эти укрупненные объекты могут детализироваться и конкретизироваться в соответствии с различными классификационными признаками. Также детализируется и конкретизируется связь выбранного объекта управления с другими объектами управления. Пример. Стандарт "Положение о калькулировании себестоимости продукции". Основной объект управления - себестоимость продукции. В документе первого уровня, скорее всего, уже было дано определение данному объекту управления Например, в следующей трактовке: "Себестоимость - стоимостная оценка ресурсов, потребленных в процессах производства и сбыта выбранной единицы продукции Предприятия". Несомненно, определение достаточно общее, укрупненное. Для разработки и последующего использования стандарта "Положение о калькулировании себестоимости продукции" необходимо дать определение более частным, более

19

конкретным видам "себестоимости". То есть общий термин себестоимость в контексте назначения данного стандарта может быть конкретизирован в соответствии с различными признаками классификации. Например, может быть выделена; - себестоимость продукции основного и вспомогательного производства - полная себестоимость и ограниченная себестоимость - плановая (нормативная) себестоимость и фактическая себестоимость Таким образом, к общему определению себестоимости, приведенному в "Положении о системе управления Предприятием", в стандартах могут быть добавлены определения более частного порядка. Далее В документе первого уровня может быть в общих чертах обозначена взаимосвязь себестоимости с другими объектами управления. Например, следующим образом: "Себестоимость является показателем для оценки рентабельности выпускаемой продукции и эффективности деятельности Предприятия". В стандартах место, роль и связь с другими объектами управления могут быть дополнены и конкретизированы: - Ограниченная себестоимость является показателем для формирования цен реализации; - Плановая себестоимость является показателем для формирования бюджетов и контроля за их исполнением. Если в документе первого уровня описание объектов управления может быть дано без учета норм внешнего законодательства, то в стандартах рекомендуется привести ссылки на эти нормы. Например, в стандарте "Положение о калькулировании себестоимости" могут содержаться ссылки на ПБУ 10/99 "Расходы организации", "Инструкцию Министерства .... по калькулированию себестоимости" и т.д. Как уже было сказано, особо выделяются те нормы внешнего законодательства, которые трактуются Предприятием иначе. Вторая категория документов на данном уровне СВНР - это "Классификаторы" и "Справочники". Эти документы необходимы для группировки объектов управления и призваны обеспечить систематизацию всех объектов управления на Предприятии. Классификаторы определяют принципы (признаки) группировки различных объектов управления и способы присвоения им десятичных идентификационных кодов. Справочники представляют собой структурированные, в соответствии с определенными в классификаторах признаками группировки, перечни конкретных объектов управления на Предприятии с указанием их (объектов управления) персональных идентификационных десятичных кодов. Классификаторы и справочники являются необходимым вспомогательным средством для работы со стандартами и рабочими инструкциями.

20

Уровень 3. Данный уровень СВНР представляют собой совокупность рабочих инструкций. Рабочие инструкции содержат описание пошагового алгоритма действий, которые необходимо выполнить конкретному исполнителю (группе исполнителей) в процессе реализации определенных управленческих функций в отношении определенных объектов управления. Главное назначение рабочих инструкций - обеспечить "технологическую" поддержку исполнителя, создать предпосылки для управления его деятельностью, обеспечить более высокое качество работы. Таким образом, структура Системы внутреннего нормативного регулирования отчетливо демонстрирует главный принцип проведения стандартизации: от Концепции ("Положения о системе управления Предприятием") - do инструкции. ' Следует отметить, что предложенный порядок построения СВНР и концептуально, и формально соответствует идеологии международных стандартов качества серии ISO-9000. Концептуальное сходство состоит в том, что необходимым условием соответствия деятельности предприятия стандартам ИСО-9000 является наличие на предприятии "Системы документирования менеджмента качества". В частности, в стандарте 9001-94 "Модель для обеспечения качества при проектировании, разработке, производстве, монтаже и обслуживании" говорится следующее: "Производитель должен разработать и поддерживать в рабочем состоянии документированные процедуры анализа контрактов, проектирования продукции, закупок материалов, производства продуктов, технического обслуживания продуктов, испытаний продуктов, хранения и упаковки продуктов..". Т.е. большинство процессов на предприятии должно быть задокументировано (описано). Формальное сходство выражается в том, что "Система документирования менеджмента качества", как и СВНР, строится по трехуровневой иерархической схеме, (рис. 1.1.) На первом уровне находится документ, описывающий цели и политику предприятия в области менеджмента качества. На втором уровне располагаются методологические инструкции, содержащие описание методик реализации различных действий. (Т.е. методологические инструкции - это стандарты в CBHR) И на третьем уровне располагаются рабочие и контрольные инструкции, представляющие собой дальнейшую детализацию методологических инструкций для отдельных рабочих мест (отдельных исполнителей).

21

Рис. 1.1. Структурное соответствие систем

«Система документирования менеджмента качества» «Система внутреннего нормативного регулирования Предприятия » Коль скоро в нашем рассмотрении мы коснулись стандартов ISO-9000, будет уместным сказать несколько слов непосредственно о данных стандартах, основных проблемах их использования и соотношении между СВНР и документацией системы качества. В 2000-м году появились новые версии стандартов серии ISO-9000, в частности: - ISO-9001:2000 "Системы менеджмента качества -требования"; - ISO-9004:2000 "Системы менеджмента качества - руководящие указания по улучшению деятельности". Это два взаимосвязанных стандарта, которые разрабатывались для совместного использования, но их можно также применять независимо друг от друга. Стандарт ISO-9001:2000 определяет минимальные требования к формируемой на предприятии системе менеджмента качества. В частности: - П.4. "Требования к системе менеджмента качества" определяет основные принципы формирования и использования системы менеджмента качества и общие требования к документации системы менеджмента качества; - П.5. "Ответственность руководства" определяет, что руководство предприятия несет непосредственную ответственность за: - понимание на предприятии потребностей и ожиданий клиентов,

22

- установление целей и политики в области качества, - управление системой менеджмента качества, - П.6. "Управление ресурсами" определяет, что для внедрения и улучшения процессов системы менеджмента качества и удовлетворения заказчиков предприятие должно обеспечить выделение необходимых ресурсов, в первую очередь - персонала и средств труда; - П.7. "Выпуск продукции" определяет, что предприятие должно управлять проектированием продуктов, закупками необходимых ресурсов, собственно производством, проведением контрольных испытаний - П.8. "Измерения и мониторинг" определяет, что предприятие должно постоянно отслеживать: - степень удовлетворенности заказчиков - эффективность действующей на предприятии системы менеджмента качества, и на основе данной информации постоянно улучшать систему менеджмента качества Стандарт ISO-9004:2000 содержит руководящие указания по совершенствованию на предприятии системы менеджмента качества в частности и улучшению деятельности предприятия в целом. В том числе, данный стандарт формулирует следующие восемь принципов менеджмента качества: - Внимание - на заказчика организации зависят от своих заказчиков и поэтому они должны понимать текущие и будущие потребности заказчика, выполнять требования заказчика и стремиться превзойти его ожидания; - Ведущая роль руководства: руководители устанавливают единство цели, направления и внутренней среды организации. Они создают обстановку, в которой люди могут стать полностью вовлеченными в достижение целей, поставленных организацией; - Вовлечение людей: люди на всех уровнях составляют сущность организации. Их полное вовлечение дает возможность использовать их способности на благо организации; - Процессный подход: желаемый результат достигается более эффективный способом, если соответствующими ресурсами и деятельностью управляют как процессами; - Системный подход к управлению: выявление, понимание и управление системой взаимосвязанных процессов, от которых зависят установленные цели, ведет к результативности и эффективности организации; - Постоянное улучшение: неизменной целью организации является постоянное улучшение; - Подход к принятию решений, основанный на фактах эффективные решения основываются на логическом или интуитивном анализе данных и информации; - Взаимовыгодные отношения с поставщиками: возможности организации и ее поставщиков создавать ценности возрастают при взаимовыгодном сотрудничестве".

23

Перечисленные принципы подчеркивают главный идеологический тезис, заложенный в стандартах серии ISO-9000: "Качество (как способность удовлетворять требования и ожидания заказчиков) обеспечивается через качество системы управления предприятием" К сожалению, понимание данного обстоятельства, того, что внедрение системы менеджмента качества, в первую очередь, коренным образом меняет систему управления предприятием, пока еще не пришло к большинству руководителей. Причем, это беда не только российских менеджеров Не намного лучшим образом ситуация выглядит и в "просвещенной" Европе. В частности, проведенные в Германии исследования показали следующее. Среди причин (в порядке убывания приоритетности), побудивших прибегнуть к сертификации на соответствие стандартам серии ISO-9000, руководители предприятий' упомянули: - Повышение степени удовлетворенности клиентов; - Использование сертификации, как инструмента маркетинга; - Получение преимуществ перед конкурентами; - Ожидаемое давление со стороны потребителей; - Глобализация (интернационализация) рынков; - Повышение продуктивности; - Повышение мотивации работников; - Снижение рекламаций; - Соблюдение сроков поставки; - Требование материнской компании. Очевидно, что большинство из упомянутых "причин сертификации" связаны с субъектами внешней среды - клиентами, конкурентами, материнской компании. И только две (из десяти!!) причины непосредственно обращены "внутрь Предприятия", т.е. непосредственно направлены на улучшение его управляемости. Да и то, этим двум причинам - "повышение продуктивности" и "повышение мотивации работников" отвели не самые почетные по степени приоритетности места под номерами "шесть" и "семь". Но не все так мрачно. Ряд компаний, осознавших важность стандартов ISO-9000 как инструмента, позволяющего, в первую очередь, повысить качество управления предприятием, пошли еще дальше. В частности, на основе стандарта ISO-9001 компаниями General Motors, Ford, Chrysler был создан "свой", отраслевой стандарт QS-9000. О том, насколько данный стандарт превзошел "материнский" стандарт ISO-9001 говорит тот факт, что количество требований к системе менеджмента качества, заложенных в стандарте ISO-9001 - 135, в стандарте QS-9000 расширено до 280 требований. В том числе, эти дополнительные требования охватывают такие области управления предприятием, как планирование деятельности, финансовый учет, учет затрат и калькулирование. Следует заметить, что автомобильные гиганты не одиноки в своих управленческих новациях. Собственные стандарты качества созданы и в

24

других отраслях. В том числе, TL-9000 -для предприятий телекоммуникаций, QA-9000 -для аэрокосмической промышленности. Таким образом, наиболее передовые компании посчитали, что требования, предъявляемые стандартом ISO-9001 к системе документирования менеджмента качества являются: - далеко не полными (и их надо расширить) - слишком общими (и их надо конкретизировать применительно к определенной отрасли). Данный пример иллюстрирует сформулированный во "Введении" тезис: "внешние" стандарты являются необходимыми, но недостаточными для адекватного регулирования деятельности предприятия. Применительно к системе документирования менеджмента качества это означает следующее. Стандарты ISO-9000 формулируют минимальные требования, которым должна удовлетворять эта система. В идеале же данная система должна полностью и с достаточной степенью детализации регламентировать всю деятельность предприятия. Исходя из этого, можно сделать следующий вывод: "В широком смысле, система документирования менеджмента качества и идеологически, и содержательно должна соответствовать системе внутреннего нормативного регулирования". Исходя из сказанного можно сделать следующий вывод: "Система документирования менеджмента качества" является составной частью (причем достаточно значительной) системы внутреннего нормативного регулирования Предприятия. Таким образом, формируя СВНР, Предприятие одновременно создает и "Систему документирования менеджмента качества. В связи с этим необходимо сформулировать еще один аргумент в пользу стандартизации деятельности Предприятия: Формируя систему внутреннего нормативного регулирования Предприятие создает предпосылки для прохождения успешной сертификации на соответствие требованиям стандартов ИСО-9000.

Итак, подведем итог сказанному: 1. Внутреннее нормативное регулирование на большинстве предприятий: - Имеет существенные "белые пятна" (т.е. документов явно недостаточно); - Носит формальный характер (документы не отражают реальных особенностей деятельности предприятия); - Не поддерживается в актуальном состоянии (т.е. документы не пересматриваются в соответствии с происходящими изменениями); - Противоречиво. 25

2. Система внутреннего нормативного регулирования строится по трехуровневой иерархической схеме, т.е. включает в себя совокупность документов трех уровней. 3. Структура Системы внутреннего нормативного регулирования отчетливо демонстрирует главный принцип проведения стандартизации: от Концепции ("Положения о системе управления Предприятием") - до инструкции. 4. Предложенный порядок построения СВНР и концептуально, и формально соответствует идеологии международных стандартов качества серии ИСО 9000.

Глава2. Общие требования к документам СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО НОРМАТИВНОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ В предыдущей главе были приведено описание общих принципов построения Системы внешнего нормативного регулирования предприятия. В данной главе будут рассмотрены практические аспекты создания на предприятии этой системы. При этом будут представлены как концептуальные подходы к разработке каждой из категорий документов СВНР, так и частные вопросы, относящиеся к соблюдению формальных требований к построению данных документов.

Раздел 1. Общие подходы к формированию Системы внутреннего нормативного регулирования О чем следует сказать в первую очередь. О необходимости крайне Осторожного отношения к "импорту" СВНР из других предприятий, поскольку СВНР- вещь слишком индивидуальная и тиражирования не прощает. И дело даже не в особенностях хозяйственной деятельности каждого предприятия. Неоднократно приходилось видеть такую картину Предприятие заимствовало стандарты у "предприятия-близнеца". Но эти безукоризненно грамотные документы не прижились, не стали "работать", поскольку сама идеология, концепция ведения и управления бизнесом у данных предприятий были разными. Поэтому, по нашему мнению, любое заимствование СВНР ведет к немедленной реакции отторжения. "Строительство" СВНР - это путь, который каждое предприятие должно проделать самостоятельно, через кровь и боль практики. Только в этом случае может быть построена действительно система, помогающая управлять предприятием, а не набор формальных документов. Но если сама СВНР - категория сугубо индивидуальная, то подходы к ее формированию, внедрению могут носить более общий и универсальный характер. В связи с этим представляется уместным высказать ряд рекомендаций. В предыдущей главе упоминался один из наиболее существенных недостатков в подходах к формированию на предприятиях внутренних

27

нормативных документов. Напомним, что речь шла об отсутствии целостности, идеологической разобщенности документов. Т.е. документы представляют некую мозаику из разрозненных элементов и эта разрозненность мешает образовать гармоничный узор Как лоскутное одеяло, расположение лоскутков в котором не подчинено каким-либо зависимостям или даже элементарному порядку Поэтому СВНР призвана, в первую очередь, обеспечить упорядоченность отдельных элементов системы управления предприятием. Итак, представим себе, что решение о необходимости создания на предприятии СВНР принято. Одними из первых, в связи с этим, возникнут следующие вопросы - "Как определить место в СВНР уже существующим на предприятии внутренним нормативным документам?" - "Как сформировать потенциальный перечень документов, которые необходимо разработать?" - "Как определить очередность разработки документов?" Для ответа на эти вопросы изобразим систему предприятием в виде следующей матрицы (рис 2.1.1.).

Рис. 2.1.1. Управленческая матрица

Структурные единицы Ресурсы

Процессы

Показатели

28

Коммуникации

Принятие решений

Контроль

Организация

Объекты управления

Планирование

Управленческие функции

управления

Корневой столбец матрицы отображает существующие на предприятии объекты управления, а корневая строка - различные управленческие функции. Соответственно, пересечение строк и столбцов образует элементы матрицы, отражающие реализацию определенной управленческой функции в отношении определенного объекта управления. По существу, представленная матрица -это "управленческая таблица Менделеева". И сходство здесь не только внешнее, но и внутреннее, содержательное. Как известно, таблица Менделеева в момент ее создания позволила не только систематизировать (определить точное место в системе) уже открытые химические элементы, но и предсказать, обозначить место еще неоткрытых элементов. СВНР "работает", по сути, по тому же принципу Для всех уже существующих документов можно четко обозначить место в Управленческой матрице. Одновременно Управленческая матрица своими "белыми пятнами" (незаполненными элементами) сигнализирует о потенциальной необходимости их заполнения, т.е. о необходимости разработки соответствующих документов. Теперь о практическом заполнении матрицы. С корневой строкой достаточно просто. Менеджерам предприятия ("строителям" СВНР) следует выделить (сформулировать) управленческие функции (подфункции). Однозначного, общепринятого перечня управленческих функций нет. Специалистами принято выделять от двух (планирование и контроль) до двух десятков функций и подфункций. Какой перечень задаст для себя каждое предприятие - дело отчасти вкуса, отчасти уже сложившейся на предприятии управленческой практики. В любом случае, перечень этот объемным не будет. Сложнее с корневым столбцом. Очевидно, что элементов в нем будет гораздо больше. Более того, перечень их будет открытым, "безграничным, как Вселенная", т.е. никогда не будет исчерпывающим. Очевидно, что заполнить Управленческую матрицу (т.е. разработать все необходимые документы) единовременно, за достаточно ограниченный промежуток времени трудно и, конечно же, нецелесообразно, поскольку важность для предприятия различных элементов матрицы может быть неодинакова. Здесь следует, скорее, исходить из принципа существенности, из того, что является наиболее актуальным для Предприятия в данный момент. Таким образом, последовательность разработки внутренних нормативных документов должна определяться каждым предприятием самостоятельно, исходя из своих стратегических целей и текущей ситуации. Как данную последовательность формировать практически - опять же вопрос индивидуальный. Что в связи с этим можно порекомендовать? Вариант первый - использовать принятую у спортивных журналистов методику составления рейтингов. Как, например, по итогам года определяют лучшего футболиста Европы? Представители ведущих европейских спортивных изданий излагают свою версию лучшей тройки игроков года. Далее, в зависимости от частоты упоминания, выстраивается рейтинг. Нечто подобное можно применить и на Предприятии. Каждый из

29

менеджеров Предприятия, участвующий в формировании "Программы строительства СВНР" готовит свой "топ-лист", свой перечень важнейших объектов управления. При формировании перечня в качестве постоянной подсказки нелишним будет иметь перед глазами классификацию объектов управления, которая была приведена в предыдущей главе. Напомним, что нами были выделены четыре группы (категории) объектов управления: - структурные единицы, - ресурсы, - процессы (хозяйственные операции), - показатели. И, составляя собственный перечень важнейших объектов управления, менеджер должен постоянно сверяться с выделяемыми на предприятии группами, категориями объектов управления. Теперь о том, а как же собственно каждому менеджеру выделить именно важнейшие объекты управления и, с другой стороны, важнейшие не пропустить. Чтобы "не вытаскивать" мучительно их из памяти, следует обратиться к "источникам вдохновения". Таковыми, в первую очередь, будут документы, постоянно вращающиеся вокруг. Во-первых, уже существующие на предприятии нормативные документы. Причем самого разного уровня. Начиная от "Стратегического плана развития Предприятия" и до "Должностной инструкции". Пускай, как мы говорили, они несовершенны и разрозненны. Но, очень часто, одно преимущество они все же имеют - в них, как правило, упомянуты действительно важные и существенные объекты управления Во-вторых, это документы связанные с текущей деятельностью. Первичные документы бухгалтерского учета, плановые и отчетные формы и т.д. В них, по частоте упоминания, по величине стоимостных оценок и другим критериям можно выделить важнейшие объекты управления. Вариант второй - использовать упомянутый выше (когда речь шла о стандартах серии ISO-9000) принцип "процессного подхода". Всеобщий менеджмент качества как важнейшую из всех категорий объектов управления выделяет категорию "процессы" В связи с этим, во-первых, целесообразно начать как раз со стандартизации процессов. Во-вторых, использовать при формировании последовательности разработки внутренних нормативных документов те же подходы, которые применяются для определения приоритетности процессов при проведении их описания и последующего реинжиниринга. Ряд данных подходов будет представлен ниже, при рассмотрении вопросов организации процессов и реализации на предприятии проекта автоматизации. Вопрос следующий, не менее важный: "Каким образом, на основании чего давать определения объектам управления?" Исходя из существующих определений во внешних нормативных актах? Черпать определения из "умных книг"? Формулировать определения самостоятельно?

30

Обратимся, например, к такому понятию как 'Запасы". Попытка заимствовать определение данному термину из внешних нормативных документов приведет нас, в том числе, к отечественному стандарту в области ведения бухгалтерского учета ПБУ 5/98 "Учет материально-производственных запасов". Вот какое определение дает ПБУ 5/98 (п.З): "Материальнопроизводственные запасы - часть имущества: - используемая при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг, предназначенных для продажи, - предназначенная для продажи, - используемая для управленческих нужд организации..." При этом п.2 данного "Положения" уточняет, что "Настоящее Положение не применяется в отношении основных средств и незавершенного производства". Таким образом, незавершенное производство "Положение" к запасам не относят. Теперь определение из Международного стандарта финансовой отчетности (МСФО 2) "Запасы": "Запасы - это активы: а) предназначенные для продажи в ходе нормальной деятельности; б) в процессе производства для такой продажи; или с) в форме сырья или материалов, предназначенных для использования в производственном процессе или при предоставлении услуг". Далее в п.5 данного стандарта определение раскрывается: "Запасы включают товары, закупленные и хранящиеся для перепродажи...Запасы также включают готовую или незавершенную продукцию, выпущенную компанией и включающую сырье и материалы, предназначенные для дальнейшего использования в производственном процессе. В случае с компанией, сферы услуг запасы включают стоимость услуг, для которой компания еще не признала соответствующую величину дохода". Таким образом, взяв за основу МСФО 2, предприятие относит незавершенное производство к категории запасов. Если "из патриотических побуждений" Предприятие соглашается с трактовкой запасов отечественным стандартом ПБУ 5/98, оно вынуждено незавершенное производство исключить из категории запасов. Теперь обратимся к уже упоминавшемуся нами термину "Себестоимость". Всем известное "Положение о составе затрат.." (Постановление Правительства № 552 от 05.08.1992 г.) трактует данное понятие следующим образом: "Себестоимость продукции (работ, услуг) представляет собой стоимостную оценку используемых в процессе производства продукции (работ, услуг) природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных фондов, трудовых ресурсов, а также других затрат на ее производство и реализацию". Таким образом, согласно "Положению о составе затрат..", восстав текущих затрат (себестоимости продукции (работ, услуг)) могут быть отнесены затраты, имеющие производственный характер.

31

В то же время, необходимо отметить, что деление затрат на производственные и непроизводственные имело место и смысл в условиях централизованной экономики, в современных условиях рыночных отношений, когда основной целью деятельности коммерческой организации становится извлечение прибыли, теряет смысл подразделение деятельности (а значит, имущества, затрат) на производственную и непроизводственную. Соответственно, любые сознательно произведенные организацией затраты так или иначе преследуют цель извлечения дохода (экономической выгоды) либо в текущем, либо в будущих отчетных периодах. Более того, представляется, что такие традиционно относимые к непроизводственным, как затраты на содержание так называемой социальной сферы, социальную реабилитацию рабочей силы, в условиях рынка также относятся к "производственным", поскольку относятся к вложениям в человеческий капитал. Рыночная концепция производства не делает принципиальных различий, с точки зрения формирования затратного механизма, между такими производственными факторами, как средства труда, предметы труда и собственно труд. Тем более, что роль фактора "живой труд" в процессе извлечения прибыли становится все более доминирующей. Действительно, какая разница для собственника между приобретением для офиса нового ксерокса или организацией "корпоративного вечера отдыха", если и в том и в другом случае он "вкладывается" в развитие производственных факторов? С точки зрения экономической сущности, в обоих случаях затраты направлены на извлечение дохода. Если же менеджеры предприятия "соглашаются" на ту трактовку "себестоимости", которую предлагает "Положение о составе затрат..", вольно или невольно они становятся заложниками классификации затрат на производственные и непроизводственные. Итак, трудность выбора адекватных определений для объектов управления очевидна. Теперь попытаемся сформулировать основные способы решения этой проблемы. Как можно было убедиться, некорректное определение может "потянуть" за собой целый шлейф методологических проблем. Поэтому первое правило можно сформулировать следующим образом. Подбирая определение тому или иному понятию, следует помнить о тех методологических последствиях, которые данное определение вызывает, т.е. при рассмотрении различных вариантов определений следует анализировать последствия каждого из них. Правило второе. Определение, которое дается тому или иному термину должно быть понятно сотрудникам предприятия, не носить формальный характер. Дело в том, что очень часто определения, по своей сути правильные, понимаются, тем не менее, с трудом, поскольку написаны слишком сухим, академическим языком. Бросаться в другую крайность и снисходить до уровня "народного творчества" тоже, наверное, неправильно. Все-таки должно быть в определении что-то строгое и дисциплинирующее. Уместным будет проиллюстрировать эту дилемму отрывком из книги

32

В.Суворова "Выбор". Время действия -1937-ой год. Место действия Институт мировой революции. В центре внимания -"испанская" группа. "...Что такое агентурный выход? - Наш разведчик находился в Москве, а теперь находится там, где ему приказали работать. Это и есть агентурный выход Ничего у новенькой не получается. Всей группой ей втолковывают, что агентурный выход - это комплекс мероприятий разведки по тайной переброске разведчика или агента в район выполнения боевого задания. Все она понимает, только любые понятия переводит на свой язык и упрощает их до совершенно непозволительной простоты, теряя всю сложность, прелесть и академизм формулировок. - А что такое легализация? - Надо сделать так, чтобы никто не спрашивал, кто я такая и откуда явилась А если спросят, надо иметь такой ответ и такие документы, чтобы поверили и других вопросов на засыпку и на завал не задавали - А вербовочная база что такое? - Это мои новые зарубежные друзья: чем больше, тем лучше. Один из сотни обязательно интересен мне и разведке. А может и десять из ста. Нет, вы только послушайте! Так нельзя. Она ничего не понимает! Легализация - это тоже комплекс мероприятий... А вербовочная база -совокупность учреждений и лиц Как заставить эту дурочку пользоваться общепринятыми научными определениями?!..." Необходимо, пожалуй, для того, чтобы сделать определение понятным и удобным для будущего пользователя, приводить к ним некоторый комментарий, который как раз более "человеческим" языком раскрывал бы трудные для понимания моменты. Собственно, нечто подобное уже было приведено выше, когда рассматривалась трактовка запасов в стандарте МСФО 2. Таким образом, не является принципиально важным, как подбирается то или иное определение: взято оно из внешних нормативных актов (национальных или международных), из специальной литературы или сформулировано сотрудниками предприятия самостоятельно. Главное, чтобы максимально были учтены сформулированные правила. Ответ на вопрос "как давать определения" мы сформулировали Теперь следующий вопрос - "каким объектам управления давать определения". Очевидно, что наиболее актуален данный вопрос в отношении документа первого уровня ("Положение о системе управления Предприятием"), поскольку именно этот документ призван дать характеристику основным объектам управления. Насколько объемным должен быть данный документ, насколько полно описывать объекты управления? Здесь уместно вернуться к рассмотренной выше Управленческой матрице. Если посмотреть на эту матрицу внимательно, то одно из основных назначений

33

документа первого уровня можно сформулировать как "создание основы матрицы". Иными словами, "Положение о системе управления Предприятием" должно задать корневой столбец и корневую строку матрицы, т.е. дать характеристику управленческим функциям и объектам управления. Как уже было отмечено, перечень объектов управления может быть очень объемным и никогда не будет закрытым. Поэтому охватить в момент создания "Положения о системе управления Предприятием" все необходимые объекты вряд ли удастся Но даже если что-то и "выпадет" из формируемого перечня объектов управления, страшного в этом ничего нет. СВНР является системой саморегулируемой. Дело в том, что документ первого уровня является методологической базой для создания других категорий документов СВНР. В первую очередь - стандартов. Т.е. в момент разработки определенного стандарта, может возникнуть необходимость дать характеристику некоторому объекту управления. В этом случае, данный объект управления актуализируется и "вставляется" в документ первого уровня. Таким образом, и СВНР в целом, и "Положение о системе управления Предприятием" в частности, будут постоянно дописываться, дорабатываться в зависимости от текущих потребностей предприятия.

34

Раздел 2. Требования к структуре и оформлению внутренних ______нормативных документов Следующая рекомендация относится к структурному построению и оформлению документов и сформулировать ее можно следующим образом.

Документы каждой категории СВНР должны быть построены по единым правилам, отвечать единым требованиям к структуре и оформлению.

Для этого, прежде чем стандартизировать деятельность предприятия, стандартизации необходимо подвергнуть саму СВНР С этой целью следует разработать группу документов, которые регламентировали бы основные требования к структуре и форме всех категорий документов. Например, "Положение о структуре и оформлении стандартов (классификаторов, рабочих инструкций) СВНР". Т.е. необходимо разработать стандарт о стандартах. Ниже приведен пример подобного стандарта, но предварительно хотелось бы высказать некоторые замечания. В книге будет рассмотрен еще целый ряд примеров внутренних нормативных документов В связи с этим необходимо подчеркнуть, что их ни в коем случае нельзя считать образцами для подражания. Во-первых, не следует рассматривать предлагаемые варианты, как единственно верные и безукоризненные. Во-вторых, слепое, без учета собственной специфики копирование может иметь обратный эффект - предприятие вместо желаемого порядка получит еще больший хаос. Поэтому предлагаемые читателям варианты документов следует рассматривать, скорее, как иллюстрации, отражающие существо общих подходов к их формированию. Представленный ниже стандарт будет единственным, приведенным полностью. Т.е. во всех последующих примерах с целью экономии времени читателей будут опущены некоторые фрагменты, формально обязательные, но не очень значительные для понимания существа документов. В данном примере и далее для удобства восприятия материала непосредственно в тексте приводимых документов будут вставлены разъяснения и комментарии (выделенные курсивом) к отдельным пунктам этих Документов.

35

СТАНДАРТ "Положение о структуре и оформлении стандартов Системы внутреннего нормативного регулирования ЗАО "..." 1. Назначение стандарта. Настоящий положение определяет основные требования к структуре и оформлению стандартов в ЗАО "..." (далее "Фирма"). 2. Область применения. Требования настоящего положения распространяются на всех руководителей и сотрудников Фирмы, принимающих участие в разработке, проверке содержания, утверждении, актуализации стандартов и (или) использующих стандарты в своей деятельности. 3. Срок действия. Настоящее положение является действующим до момента внесения изменений или отмены. 4. Термины и сокращения. Стандарт документ Системы внутреннего нормативного регулирования Фирмы, регламентирующий порядок реализации определенной управленческой функции (набора функций) в отношении определенного объекта управления (группы объектов управления). Методика - установленный способ осуществления действий. 5. Ответственность. Ответственность за разработку настоящего положения несет: Департамент методологии. Ответственность за проверку содержания настоящего положения несет: Заместитель Генерального директора/Департамент методологии. Ответственность за утверждение настоящего положения несет: Генеральный директор. Ответственность за предоставление настоящего положения пользователям несет: Департамент методологии. Ответственность за соблюдение порядка хранения настоящего положения несет: Пользователи стандарта. Ответственность за внесение изменений в настоящее положение несет: Департамент методологии. Ответственность за соблюдение пользователями требований настоящего положения несет: Департамент методологии.

36

6. Описание методики. 6.1. Структура стандартов. 6.1.1. При разработке новых и внесении изменений в действующие стандарты, структура стандартов формируется с использованием следующих разделов: 1. Назначение. 2. Область применения. 3. Срок действия. 4. Термины и сокращения. 5. Ответственность. 6. Описание методики. 7. Указания и примечания. 8. Предоставление пользователям. 9 Внесение изменений. 10. Приложения 6.1.2. Содержание разделов включает в себя: - Раздел "Назначение". Определяет, какие цели должны быть достигнуты и какие задачи решены с помощью данного стандарта. - Раздел "Область применения". Определяет круг лиц, которые должны руководствоваться данным стандартом - Раздел "Срок действия". Определяет срок действия данного стандарта. - Раздел "Термины и сокращения". Приводит необходимые для понимания стандарта определения, раскрывает используемые в тексте стандарта условные сокращения, символы, обозначения и т.д. Как уже упоминалось, в стандартах могут быть конкретизированы определения достаточно укрупненных объектов управления, данные в документе первого уровня СВНР. Однако является целесообразным приводить (повторять) в стандартах те определения, которые были даны в документе первого уровня. Т.е если в стандарте "Положение о калькулировании себестоимости" даются определения Понятиям "фактическая себестоимость" и "нормативная себестоимость", то здесь же необходимо привести и определение "себестоимости" ("вытащить" его из документа первого у ровня). Это необходимо для удобства пользования стандартом, чтобы у потенциального пользователя не было необходимости для понимания положений стандарта обращаться к документу первого уровня (тем более, его просто может и не быть у пользователя "под рукой"). - Раздел "Ответственность". Определяет перечень лиц и структурных звеньев, ответственных

37

за разработку, проверку содержания, утверждение, предоставление пользователям, соблюдение порядка хранения данного стандарта, внесение в него изменений, соблюдение требований стандарта пользователями. Раздел "Описание методики". Определяет порядок реализации определенной управленческой функции (набора функций) в отношении определенного объекта управления (группы объектов управления): - перечень процессов, этапов процесса (элементов работ, операций), последовательность и сроки их выполнения, перечень исполнителей (структурных звеньев и отдельных сотрудников) - требования к ресурсам (материальным, финансовым, трудовым и т.д.), необходимым для выполнения каждого из этапов (элементов) работ, порядок получения и использования ресурсов - перечень форм документов, используемых на каждом из этапов (элементов работ), требования к содержанию документов и организация их движения - перечень (набор) контрольных показателей, отражающих результаты выполнения работ на каждом из этапов, способы определения и анализа названных показателей - прочие существенные условия. Раздел "Указания и примечания". Содержит перечень действующих внутренних и внешних нормативных документов, на которые делается ссылка в данном стандарте и/ или которые были использованы при разработке стандарта. Данный раздел можно назвать "библиографией" всех внешних и внутренних нормативных документов, имеющих непосредственное отношение к данному стандарту. Раздел "Предоставление пользователям". Определяет: - перечень пользователей стандарта Следует заметить, что пользователи стандарта - это не совсем те лица и подразделения, которые упомянуты в разделе "Область применения" и должны руководствоваться требованиями стандарта. Пользователи - это более узкая категория, это те лица и подразделения которым стандарт должен быть "физически" предоставлен для использования. Т.е. пользователь имеет стандарт на своем рабочем месте. Категории "пользователей" и "лиц и подразделений, которые руководствуются требованиями стандарта" могут совпадать. Когда, например, на Предприятии существует единая компьютерная база документов и доступ к помещенному ней стандарту имеют все лица и подразделения упомянутые в разделе "Область применения".

- порядок рассылки (предоставления) стандарта пользователям Данный пункт описывает кто и Каким образом предоставляет стандарт пользователям. - порядок хранения стандарта. - Раздел "Внесение изменений". Определяет порядок внесения изменений в содержание стандарта. Описание порядка внесения изменений предполагает изложение следующих основных пунктов: - Кто может инициировать внесение изменений; - Кто и каким образом рассматривает предложения по внесению изменений; '•• • - Кто утверждает внесение изменений; - Кто вносит изменения. - Раздел "Приложения" Содержит необходимые для выполнения положений стандарта справочную информацию и вспомогательные средства: формы документов, таблицы, схемы, диаграммы и пр. 6.2. Оформление стандартов. Оформление листов стандартов производится с использованием установленного перечня реквизитов. Титульный лист стандарта содержит следующий обязательный набор реквизитов: 1) Полное название Фирмы - (ЗАО "..."). 2) Наименование категории документа - (Стандарт). 3) Название стандарта. 4) Номер стандарта по существующей классификации документов СВНР Фирмы. 5) Сведения о сотрудниках, руководителях и структурных звеньях, разработавших, проверивших и утвердивших стандарт с указанием даты совершения действий. Рабочие листы стандарта содержат следующий обязательный набор реквизитов, оформляемых в виде верхнего колонтитула: 1) Краткое наименование Фирмы - ( "..."). 2) Наименование категории документа - (стандарт) 3) Название стандарта. 4) Номер стандарта по существующей классификации документов СВНР Фирмы. 5) Общее количество рабочих листов в стандарте. 6) Номер текущего листа стандарта. 7. Указания и примечания. Настоящее положение составлено с учетом рекомендаций по структуре и содержанию внутренних нормативных документов, содержащихся в международных стандартах качества серии ISO 9000. 39

8. Предоставление пользователям. 8.1. Пользователи положения., Определяются отдельным распорядительным документом. 8.2. Порядок рассылки положения. Рассылка осуществляется экспедиционным отделом Фирмы путем передачи необходимого количества экземпляров стандарта пользователем с получением подписи о вручении. Рассылка осуществляется в течение двух рабочих дней после утверждения стандарта. Рассылка осуществляется согласно "Перечню пользователей", который готовится Отделом методологии в соответствии с п. 8.1. и передается для исполнения в экспедиционный отдел. 8.3. Порядок хранения положения. Пользователи должны обеспечить порядок хранения стандартов, исключающий утери, порчу и несанкционированный доступ к стандартам посторонних лиц. 9. Внесение изменений. Предложения по внесению изменений в содержание настоящего, положения может внести любой сотрудник Фирмы, участвующий в разработке, проверке и утверждении стандартов и/или использующий стандарты при выполнении своих должностных обязанностей. Вносимые предложения оформляются в письменном виде, визируются руководителем структурного звена и передаются в Департамент методологии. Предложения по внесению изменений рассматриваются Департаментом методологии и в случае признания целесообразными передаются на утверждение Генеральному директору В случае, если предложение по внесению изменений было признано Департаментом методологии нецелесообразным, и с этим решением несогласно внесшее предложение лицо, последнее может представить свое предложение напрямую Генеральному директору (Заместителю Генерального директора). 10. Приложения. Приложение 1: Форма титульного листа стандарта. Приложение 2. Форма рабочих листов стандарта.

40

Приложение 1. Форма титульною лист» стандарт» УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО« ... »

«____»________200 г.

Стандарт «Наименование стандарта»

Номер стандарта ххххххххх Составил

Должность

Ф.И.О.

Подпись

Дата

Проверил

Должность

Ф.И.О.

Подпись

Дата

41

Приложение 2. Форма рабочего листа стандарта ЗАО« ... »

Стандарт № Название стандарта

Стр.___ из____

Кроме единой структуры документов, целесообразно использовать их единое оформление. Тем читателям, которым приходилось работать на производстве, наверняка знакомы ГОСТы, регламентирующие требования к оформлению конструкторско-технологической документации Так, например, на первом листе сборочных чертежей в правом нижнем углу помещается "табличка", в которой содержится ряд необходимых реквизитов: название сборочной единицы, номер по заводскому классификатору, общее количество листов в чертеже, сведения о лицах разработавших, проверивших и утвердивших чертеж и т.д. По нашему мнению, данный подход следует распространить и на все документы СВНР. Это, несомненно, повысит информативность документов, сделает их более удобными для работы. Кроме того, в этом есть еще и некий психологический, можно даже сказать воспитательный момент. Четкое и единообразное оформление документов придает им необходимую строгость, дисциплинирует пользователей. Конкретный перечень реквизитов и их место на титульных и рабочих листах документов определяется предприятием самостоятельно, в том числе с учетом уже сложившейся практики. Главное, чтобы применяемый порядок был единым. Варианты оформления листов нормативных документов представлены в рассмотренном выше стандарте, Необходимо отметить, что представленная структура стандарта в равной степени может быть применена и для других категорий документов -классификаторов, справочников, рабочих инструкций Следующая рекомендация касается формы (способов) подачи информации в документах. Смысл данной рекомендации состоит в том, что текстовое изложение материала следует дополнять (насколько это возможно) представлением информации в виде таблиц, схем, диаграмм, графиков. Такой способ подачи информации призван облегчить восприятие документа пользователем. Здесь опять уместно обратиться к примеру конструкторско-технологической документации. Те же технологические карты именно потому легко читаются и удобны в работе, что чисто текстовых фрагментов они содержат совсем немного. При этом должен работать следующий принцип. Чем ниже категория документа в иерархии СВНР ( и, соответственно, чем ниже уровень его пользователя), тем в большей степени текст должен быть дополнен (или даже заменен) на графические способы подачи информации.

42

И еще одна рекомендация. Относится к "бумажной" (или "переплетной") стороне вопроса оформления документов. Одним из обязательных условий для обеспечения "рабочеспособности" документа является поддержание его в постоянно актуализированном состоянии. Т.е. в каждый документ должны оперативно вноситься изменения в соответствии с изменяющимися условиями внутренней и внешней среды. Поэтому можно предположить, что практически каждый документ с той или иной степенью периодичности будет обновляться, в него будут вноситься изменения. Чтобы операция по внесению изменений была менее трудоемкой и менее "бумагоемкой" (чтобы не приходилось каждый раз перепечатывать документ заново), рекомендуется документы формировать в виде "папок-скоросшивателей". В этом случае достаточно быстро можно извлечь из папки и заменить новым только тот лист (листы), которого коснулось изменение Конечно, данная рекомендация менее актуальна для предприятий, которые для "размещения" СВНР будут использовать компьютерную автоматизированную систему Но даже и в этом случае часть документов неизбежно будет находиться у пользователей на рабочих местах в бумажном виде (в первую очередь, это касается рабочих инструкций), поскольку трудно предположить, что в обозримом будущем абсолютно все работники предприятий будут иметь на своих рабочих местах персональные компьютеры.

43

Раздел 3. Особенности разработки стандартов Необходимо сказать о следующем принципе, применение которого, призвано упростить создание стандартов.

Разработку стандартов, как правило, целесообразно вести по древовидной иерархической схеме.

Необходимость применения данного подхода объясняется наличием: R - методологических проблем, связанных со сложностью и многообразие ем хозяйственной практики предприятия, большим количеством объектов управления - организационно-технических проблем, являющихся прямым следствие проблем методологических. Во-первых, как уже неоднократно подчеркивалось, единовременно регламентировать в стандартах большое количество объектов управления затруднительно, поэтому в любом случае стандарты будут готовиться в некоторой последовательности (очередности). Во-вторых, рассмотреть в одном стандарте даже одну группу объектов управления бывает затруднительно Иерархический принцип "работает" следующим образом Создается основной ("базовый") стандарт, описывающий общие принципы, общие подходы. Далее общие принципы конкретизируются в стандартах-приложениях для различных объектов управления по различным классификационным признакам. Вернемся к уже упоминавшемуся нами "Положению о калькулировании себестоимости продукции". В "базовом" стандарте могут быть определены: - статьи затрат (статьи калькулирования). К каждой статье приводится необходимый комментарий - какого рода затраты включаются в статью, из каких подстатей и элементов затрат состоит статья; - элементы учетно-калькуляционной модели - принципы оценки приобретаемых материальных ресурсов, оценки незавершенного производства и готовой продукции, оценки отходов, брака и т.д.; - методы калькулирования, используемые на предприятии Дано их краткое описание, позволяющее понять существенные особенности каждого метода; - принципы калькулирования нормативной себестоимости (если предпри

44

ятие использует нормативный метод учета затрат и калькулирования) -назначение нормативной себестоимости, основные подходы к использованию норм расхода ресурсов и учетных цен и т.д.; - принципы калькулирования ограниченной себестоимости - цели формирования ограниченной себестоимости, вариантный перечень статей не включаемых в себестоимость и т.д. Далее к "базовому" стандарту готовится ряд стандартов (которые будут играть роль приложений) для конкретизации объектов управления. Например, на предприятии существуют основное и вспомогательное производство. Соответственно, "базовый" стандарт может быть дополнен двумя стандартами (или группами стандартов) - "Положением о калькулировании себестоимости продукции основного производства" и "Положением о калькулировании себестоимости продукции вспомогательного производства" Данные положения призваны конкретизировать заложенные в "базовом" стандарте основные принципы применительно к продукции основного и вспомогательного производств. В свою очередь основное производство, например, включает два существенных технологических этапа: - заготовительный, в котором для калькулирования используется попередельный метод, - сборочный, в котором для калькулирования используется позаказный метод. Соответственно, стандарт "Положение о калькулировании себестоимости продукции основного производства" будет дополнен "Положением о калькулировании себестоимости продукции заготовительного производства" и "Положением о калькулировании себестоимости продукции сборочного производства". Заготовительное производство, в свою очередь, включает две группы цехов обработки металлов резанием и литейные. Существенные отличия в используемых технологиях могут отражаться и на особенностях калькулирования продукции данных цехов. То есть и на этом уровне возможно создание на основе "Положения о калькулировании себестоимости продукции заготовительного производства" еще двух документов - "Положения о калькулировании себестоимости продукции в цехах обработки металлов резанием" и "Положения о калькулировании себестоимости продукции в литейных цехах". Детализация может быть продолжена. В литейных цехах, например, могут использоваться технологии имеющие существенные отличия - литье в кокиль, литье по выплавляемым моделям. Соответственно, могут возникнуть различия в методиках калькулирования, которые необходимо отразить в отдельных Документах Рассмотренный пример может быть представлен в виде следующей схемы (РИС. 2.3.1.).

45

Рис. 2.3.1. Разработка "Положения о калькулировании себестоимости" с использованием "иерархического" подхода «Базовый» стандарт «Положение о калькулировании себестоимости продукции (работ, услуг) в ОАО «...»

«Положение о калькулировании себестоимости продукции основного производства»

«Положение о калькулировании себестоимости продукции вспомогательного производства»

«Положение о калькулировании себестоимости продукции заготовительного производства»

«Положение о калькулировании себестоимости продукции сборочного производства»

«Положение о калькулировании себестоимости продукции в цехах мехобработки»

«Положение о калькулировании себестоимости продукции в литейных цехах»

В рассмотренном примере в основу создаваемой иерархии стандартов был положен, главным образом, технологический признак - т.е. существенные технологические особенности каждого производства. Но кроме технологического может быть использован и ряд других принципов. Например-"целевой". В этом случае "базовый" стандарт конкретизируется в зависимости от целей, назначения описываемых в стандартах методик. На примере все того же "Положения о калькулировании себестоимости" это может выглядеть следующим образом. На Предприятии используется калькулирование ограниченной себестоимости. Общие принципы данного метода описаны в "базовом" стандарте. Однако на Предприятии может реализовываться принцип "существования разных себестоимостей для разных целей". Например, в бухгалтерском учете при калькулировании из себестоимости производимых

46

продуктов исключаются общехозяйственные затраты. При калькулировании себестоимости для нужд планирования ассортимента и ценообразования из себестоимости исключаются кроме общехозяйственных еще и общецеховые затраты (полностью или частично). Т.е. и в том и в другом случае калькулируется ограниченная себестоимость, но перечень калькуляционных статей исключаемых из себестоимости будет разным. Данные варианты формирования ограниченной себестоимости могут быть описаны в "Положении о принципах калькулирования себестоимости продукции в бухгалтерском учете" и "Положении о принципах калькулирования себестоимости продукции для принятия управленческих решений". Ряд примеров можно продолжить. В нормативном методе калькулирования используется такой параметр, как "учетная цена". Т.е. при калькулировании нормативной себестоимости во всех случаях используются учетные цены, но методика их формирования может быть разной для разных видов ресурсов, При калькулировании себестоимости продукции вспомогательного (производства учетные цены на приобретаемые сырье, материалы, энергию могут определяться, как "средневзвешенные фактические цены за последние эй месяца" В основном производстве в качестве учетных цен материальных ресурсов используются плановые цены, формируемые "сектором цен планово-экономического отдела на основе конъюнктурных прогнозов". Два представленных подхода к формированию учетных цен должны быть соответствующим образом отражены в разрабатываемых документах. | Подобное иерархическое строение можно конкретизировать до любой Степени глубины (детализации) по любому количеству признаков 1ассификации. Представленный "иерархический" подход к разработке стандартов имеет спедующие преимущества: - За счет использования принципа "от общего к частному" достигается целостность и единообразие стандартов, исключается излишнее дублирование и противоречия; - Снижается трудоемкость разработки стандартов, поскольку каждый новый стандарт опирается на общие принципы, заложенные в ранее созданных стандартах; - Повышается удобство работы со стандартами, поскольку пользователям необходимо изучить ограниченный перечень достаточно компактных стандартов Вопрос практического плана Каким образом компоновать стандарты-приложения к "базовому" стандарту? Оформлять в виде отдельных документов, как это было представлено в рассмотренных примерах? Или делать это в рамках одного стандарта? (Например, в "Положении о Калькулировании себестоимости продукции в литейных цехах" будут описаны особенности калькулирования и для технологии литья в кокиль, и для технологии литья по выплавляемым моделям.) Здесь, видимо, необходимо принимать во внимание два фактора.

47

Во-первых, - существенность отражаемых особенностей. Если, как в рассмотренном выше примере, мы признаем существенными отличия в калькулировании себестоимости продукции в "цехах мехобработки" и "литейных цехах", то разработка двух отдельных документов будет оправдана. Если же отличия оцениваются нами, как не очень существенные, можно ограничиться одним документом. Во-вторых, - удобство использования создаваемых документов. Собственно, этот фактор является следствием фактора "существенности". Очевидно, что чем существеннее отличия, тем больше места в документе займет их описание и тем уместнее будет "разнести" эти отличия по разным стандартам. Ниже нам еще придется вернуться к рассмотрению "иерархического" подхода.

48

Раздел 4. Общие требования к созданию ______классификаторов и справочников Как уже упоминалось, классификаторы необходимы для организации группировки и кодирования объектов управления на предприятии. На основе классификаторов разрабатываются справочники. Справочники содержат перечень выделяемых на предприятии объектов управления, структурированных В соответствии с признаками классификации, заложенными в классификаторы, с указанием их (объектов) идентификационных кодов. Как и в отношении стандартов, для классификаторов должен быть разработан документ (относящийся к категории стандартов), описывающий как формальное построение классификаторов (перечень разделов и их содержание), так и методологические подходы к проведению группировки объектов управления. Перечень основных разделов классификаторов и содержание каждого раздела, в принципе, аналогичны используемым в стандартах. Поэтому особо хотелось бы отметить подходы к классификации объектов управления. Можно выделить два принципиальных подхода к проведению классификации. Подход первый. Использование иерархических уровней детализации классифицируемых объектов В соответствии с данным подходом классификация осуществляется с использованием схемы "класс объектов - группа объектов - вид объектов -подвид объектов - объект". Подход второй. Использование для классификации объектов собственно классификационных признаков. Под признаком классификации понимается признаваемая существенной категория свойств (характеристик) и позволяющая осуществить группировку (систематизацию) объекта классификации. Количество возможных признаков классификации для любого объекта может быть достаточно большим. Поэтому при формировании классификаторов необходимо выбрать именно те признаки, которые являются существенными с точки зрения управления данным объектом. Например, можно выделить, по крайней мере, два десятка признаков классификации такого объекта управления, как "Затраты". Но, как будет видно из приведенного ниже "Классификатора затрат", с точки зрения практического применения существенными были признаны только пять. Таким образом, каждый классификатор: - Определяет принципы структурирования классифицируемых объектов по иерархической схеме; - Определяет существенные признаки классификации рассматриваемого объекта. 49

В соответствии с используемыми для каждого объекта принципам структурирования и классификации разрабатывается структура десятичного идентификационного кода. Представленные подходы к классификации объектов должны быть реализованы таким образом, чтобы, с одной стороны, используемые признаки позволили выделить все необходимые объекты учета с необходимым-количеством аналитических признаков (характеристик), и, с другой стороны, разработанная классификация была достаточно удобной, а присваиваемые коды не были слишком громоздки. Следует сказать, что в ряде случаев при разработке на предприятии собственных классификаторов является целесообразным использование общероссийских классификаторов. Полностью или частично. При этом возможна разработка классификаторов с использованием комбинированного варианта: берется за основу соответствующий общероссийский классификатор и дополняется необходимыми классификационными признаками. К оформлению справочников можно подойти двумя способами. Первый вариант: справочник имеет статус приложения к классификатору. В этом случае все необходимые реквизиты в оформлении справочника могут быть опущены и справочник будет представлять собой просто перечень всех выделенных на Предприятии объектов с указанием их идентификационных кодов. Другой вариант: справочник оформляется в виде самостоятельного документа. В этом случае он, как и документы всех других категорий, должен быть соответствующим образом структурирован и снабжен всеми необходимыми реквизитами, т.е. содержать разделы "Назначение", "Область применения", "Термины и сокращения", "Ответственность" и т.д.

50

Раздел 5. Принципы формирования рабочих инструкций____________ Главное назначение рабочих инструкций - регламентировать деятельность конкретного исполнителя (группы исполнителей) на конкретном рабочем месте при выполнении конкретных операций (набора операций). Рабочая инструкция как бы "приземляет" описанную в стандартах методику на исполнительский уровень. Как, наверное, читатель уже убедился, главным в стандартах является раздел 6 ("Описание методики"), регламентирующий действия в рамках того или иного процесса или этапа процесса. Действие стандарта, как правило, распространяется на целый ряд сотрудников предприятия, участвующих в том или ином процессе. При этом очевидно, что подробнейшим образом регламентировать действия каждого участника процесса в рамках стандарта затруднительно. Задача стандарта описать наиболее существенные методологические аспекты реализации управленческой функции в отношении объекта управления. А все частные организационно-технические моменты представляются в инструкциях. Таким образом, между стандартами и рабочими инструкциями существует теснейшая взаимосвязь. Можно сказать, что рабочая инструкция - это часть стандарта, но только более "приземленная", конкретизированная для данного рабочего места. Выше уже упоминался принцип "от общего к частному". Здесь будет уместно вспомнить его еще раз. Дело в том, что более логичным представляется путь, когда на основе созданных стандартов готовятся рабочие инструкции. (Хотя не исключается и обратный подход инструкции уже существуют, и с учетом заложенных в них принципов создается стандарт). При этом используется принцип "разбиения" ("дробления"), т.е. стандарт "дробится" на ряд инструкций. Возможны следующие подходы к "разбиению" стандартов. Подход первый. Внутри описываемого в стандарте процесса (этапа процесса) выделяются отдельные работы, группы операций, операции. И инструкции создаются в разрезе выделенных работ, групп операций и операций. Очевидно, что при таком подходе в каждой инструкции будут задействованы несколько рабочих мест (исполнителей). Подход второй. Выделяются рабочие места (исполнители), принимающие Участие в процессе. Инструкции готовятся в разрезе рабочих мест (исполнителей). При таком подходе инструкция описывает все операции, выполняемые определенным исполнителем. Оба подхода проиллюстрированы на рис. 2.5.1.

51

Рабочие места исполнителей А 1

Х

В

D

Е

…

Х

2

Х

3

4

С

Формир ование инструк ций по этапам процесс а

Этапы процесса (работы, операции)

Рис. 2Л1: Подходы к формированию рабочих инструкций

X

х

х

Х

X

х х

5

Х

Комбинированный вариант Формирование инструкции по рабочим местам

Участие исполнителей в процессе представлено в виде матрицы. Корневой столбец - это этапы процесса, корневая строка - участники процесса, т.е. исполнители. Очевидно, что при втором подходе каждый столбец матрицы - это отдельная инструкция. Соответственно при использовании первого подхода инструкции создаются по строкам матрицы. Возможен, конечно же, и комбинированный вариант. Очевидно, что самым мелким признаком деления будет инструкция для выполнения отдельной операции на определенном рабочем месте. Т.е. потенциальное количество создаваемых в рамках определенного процесса инструкций определяется количеством элементов (полей) создаваемой

52

матрицы, т.е. произведением выделенного количеств? операций на количество выделенных рабочих мест (исполнителей). Как и в отношении других рассмотренных выше категорий документов (стандарты и классификаторы), рабочие инструкции также должны создаваться с использованием единой структуры. Принципиально перечень основных разделов и содержание разделов рабочей инструкции аналогичен рассмотренным выше структуре и содержанию стандартов. Существенные вопросы, которые возникают при формировании рабочих инструкций, можно сформулировать следующим образом Как получается инструкция? Простым делением стандарта? Или все-таки инструкция это нечто отличное от просто фрагмента стандарта? Где вообще грань между стандартом и инструкцией? Можно ли в ряде случаев обойтись без инструкций и использовать один стандарт? Или наоборот - стандарт не разрабатывать, а сразу создать инструкции? Чтобы ответить на эти вопросы необходимо еще раз вспомнить назначение данных категорий документов. Стандарты регламентируют реализацию управленческой функции в отношении объекта управления. Инструкции регламентируют деятельность конкретных исполнителей по реализации управленческой функции в отношении объекта управления. Стандарт, таким образом, охватывает процесс реализации управленческой функции в целом. Инструкция, в зависимости от использованного подхода, описывает или отдельные операции данного процесса, или деятельность отдельных исполнителей. И если стандарт, в большей степени, описывает методологические аспекты, то инструкция отражает используемые организационно-технические подходы. Рабочие инструкции, таким образом, имеют более практический, более частный характер по сравнению со стандартами. Поэтому рекомендации, которые помогли бы наиболее точно ответить на представленные выше вопросы, можно сформулировать следующим образом. Решение о разработке стандартов и инструкций принимаются на основании текущей актуальности задач, которые решают данные документы. Если одного стандарта (без рабочих инструкций) достаточно для практической работы исполнителей, можно обойтись без инструкций. Критериями достаточности (или факторами, определяющими достаточность) могут быть: - Подробность документа, т.е. насколько полно стандарт отвечает на все вопросы исполнителя; - "Физический объем" документа и связанное с ним удобство его применения; - Квалификация исполнителей - чем выше квалификация, тем в большей степени отпадает необходимость в инструкциях. Если, с другой стороны, в инструкциях достаточно полно освещены [методологические вопросы, то можно обойтись и без стандарта. 53

Хотя, как уже было неоднократно подчеркнуто, каждая категория документов призвана решать определенные задачи. Поэтому "универсализация" документов (т.е. когда стандарт подменяет рабочие инструкции, или наоборот) должна быть, скорее, исключением. Особенно в первое время, когда на предприятии еще не наработан необходимый опыт создания и применения внутренних нормативных документов. Несмотря на то, при формировании рабочих инструкций, как было рассмотрено выше, процесс разбивается на отдельные операции и рабочие места, инструкция тоже может получиться достаточно объемной. Поэтому к инструкциям рекомендуется создавать приложения, называемые операционными картами. Операционные карты представляют собой "выжимку" из рабочих инструкций на 1-2 (иногда больше) листа, где содержится только самая необходимая информация для выполнения операций. С помощью операционных карт упрощается работа исполнителя, которому удобнее иметь перед глазами одно-двухстраничную карту, а не куда более объемную рабочую инструкцию. Конечно, операционные карты нужны в меньшей степени, когда работник исполняет только ограниченный набор операций. В этом случае вся "технология" работ содержится у исполнителя в голове. А если выполняемых операций или видов работ достаточно много? В этом случае при переходе от одной операции к другой необходимо "реанимировать" все существенные способы ее выполнения. Что делать работнику? Открывать и перечитывать инструкцию? Чтобы открыть инструкцию и даже не прочитать, а просто пробежать по ней глазами необходимо затратить время. Не каждый работник и не всегда пойдет на это - времени жалко, на память понадеется или просто будет лень. В итоге, не исключены ошибки. Чтобы "не провоцировать" исполнителя, не подталкивать его к ошибкам необходимы операционные карты, которые бы позволили исполнителю буквально бросить на них один взгляд, с минимальными затратами времени восстановить в памяти "технологию" выполнения операций и выполнить требуемую работу с необходимым качеством. Выше уже упоминался принцип предпочтительного использования в нормативных документах графического способа подачи информации по сравнению с текстовым. Для рабочих инструкций этот принцип актуален в наибольшей степени - в полной мере проявляется принцип "чем "ниже" документ в иерархии СВНР, тем более уместным будет графический способ подачи материала". Рассмотрим следующий пример. В обязанности менеджера отдела сбыта входит, в том числе, рассмотрение поступающих от покупателей заявок. Процедура рассмотрения заявки описана в соответствующей инструкции, фрагмент которой выглядит следующим образом: 54

" ... Операция 1. Прием и регистрация поступившей заявки: Заявка от Заказчика на приобретение продукции Предприятия может поступить Менеджеру по оформлению заказов (далее "Менеджеру"): - Почтовым сообщением - факсимильной связью - Электронной почтой - По телефону В 1-3 случаях Менеджер переносит данные из поступивших документов в "Типовой бланк заказа" (далее "Бланк"). В случае 4. Менеджер заполняет Бланк непосредственно со слов Заказчика. Заполненный Бланк регистрируется в журнале "Учета поступивших заявок". Операция 2. Рассмотрение заявки: На основании "Номенклатурного перечня выпускаемой продукции" Менеджер оценивает стандартность (является ли типовым при текущей номенклатуре выпуска) представленного в Бланке продукта Если продукт не является типовым, Бланк передается в Технический отдел. Если продукт относится к типовым, Менеджер делает запрос на Склад готовой продукции. Если продукта в достаточном количестве на Складе нет, Менеджер передает Бланк в Производственно-диспетчерский отдел. Если продукт имеется на Складе в достаточном количестве, Менеджер рассматривает предложенную покупателем цену Если цена оказывается ниже представленной в "Номенклатурном перечне выпускаемой продукции", Менеджер передает Бланк в Планово-экономический отдел. Если предложенная цена не ниже представленной в "Номенклатурном перечне выпускаемой продукции", Менеджер на основании "Справочника типовых условий хозяйственных договоров" рассматривает стандартность предложенных покупателем условий договора на реализацию продукта. Если условия договора не относятся к типовым, Менеджер передает Бланк в Юридический отдел. Если условия договора относятся к типовым, Менеджер передает Бланк менеджеру по реализации..." Теперь рассмотрим, как представленную последовательность действий можно отобразить в операционной карте с помощью алгоритмической схемы (рис. 2.5.2.).

55

У операционных карт есть, как минимум, и еще одно преимущество. Как :и было сказано, в одной рабочей инструкции могут регламентироваться "действия нескольких исполнителей. К инструкции прилагаются операционные карты, разработанные для каждой операции. Теперь представим, что среди исполнителей произошло перераспределение работ. В этом случае нет необходимости переписывать инструкцию, достаточно соответствующую операционную карту от одного исполнителя передать другому ("из папки - в папку"). Итак, подведем итог сказанному: 1. По отношению к каждому предприятию, СВНР - категория индивидуальная, но подходы к ее формированию могут носить общий, универсальный характер; 2. Ориентиром, помогающим сформировать потенциальный перечень документов СВНР и определить место в СВНР уже существующих документов, является Управленческая матрица; 3. Давая определения тем или иным терминам, следует помнить о методологических последствиях и стремиться к тому чтобы сформулированные определения были понятны сотрудникам предприятия; 4. В отношении каждой категории внутренних нормативных документов должна быть применена единая структура и оформление; '• 5. Графический способ подачи информации во внутренних нормативных документах является предпочтительным; 6. Разработку стандартов целесообразно вести с использованием иерархической "древовидной" схемы; 7. Классификаторы должны выделять все существенные (с точки зрения управления) категории свойств объекта классификации; в. Рабочие инструкции создаются путем "дробления" стандартов. Операционные карты призваны обеспечить качество труда работников.

57

Глава 3. Управленческие функции и описание их реализации в документах Системы внутреннего нормативного регулирования Основная задача данной главы - сформулировать потенциальный перечень документов, который необходимо создать на предприятии в рамках Системы внутреннего нормативного регулирования. Вернемся к представленной выше Управленческой матрице и более подробно рассмотрим ее "корневую строку", т.е. управленческие функции. Как уже было сказано, до сих пор не существует единого общепризнанного перечня управленческих функций. Поэтому для дальнейшего рассмотрения мы будем использовать собственный вариант перечня (совокупности) управленческих функций (рис. 3.1.). Сформулированный перечень включает в себя основные и связующие управленческие функции. Основные управленческие функции образуют управленческий цикл предприятия: - планирование, - организация, - контроль. Планирование - постановка целей деятельности в виде количественных и качественных показателей, которые необходимо достигнуть предприятию за тот или иной период. Различают, как известно, стратегическое (долгосрочное), тактическое (среднесрочное) и оперативное (краткосрочное) планирование. Организация - создание необходимых условий для реализации планов с помощью: - Организации бизнес-процессов. Разработка технологии реализации процессов предприятия; - Организации структуры. Формирование структурных единиц предприятия и закрепление за ними определенного участия в процессах предприятия; - Организации труда. Создание необходимых условий руководителям и исполнителям для

58

Рис. 3.1. Управленческие функции Основные управленческие функции Планирование

Организация

• стратегическое • тактическое

• организация бизнеспроцессов • организация структуры • организация труда

• оперативное

Контроль • наличие нормативных величин • измерение фактических величин • анализ отклонений

Связующие управленческие функции: Принятие управленческих решений

Коммуникации

успешной реализации предписанного им участия в процессах предприятия. Контроль - мониторинг процессов реализации планов и выявление возникших отклонений. 59

Связующие управленческие функции носят вспомогательный характер и призваны обеспечить реализацию основных управленческих функций, т.е. присутствуют на всех этапах управленческого циста - планирования, организации, контроля. Функция принятия решений, в соответствии с названием, необходима для принятия обоснованных и оперативных управленческих решений. Функция коммуникаций призвана обеспечить информационную связь между всеми субъектами управленческой деятельности предприятия Предвосхищая вопросы читателей, которые посчитают данный перечень далеко не исчерпывающим ("А где учет?", "А где анализ?"), следует сказать следующее. Те управленческие функции, которые прямо не упомянуты в приведенном перечне, тем не менее, представлены в нем. Учет, например, можно считать подфункцией функции контроля. Поскольку для обеспечения контроля мы должны отобразить (т.е. учесть) фактические результаты деятельности. Анализ, в свою очередь, можно рассматривать как подфункцию функции принятия решений. Поскольку сначала мы подвергаем данные некоторому анализу и на основе анализа принимаем решения. Теперь остановимся на представленных управленческих функциях более подробно, сформулируем требования, соблюдение которых необходимо для их успешной реализации и обозначим перечень документов, регламентирующих их реализацию.

60

раздел 1. Функция планирования Деление планов на стратегические, тактические и оперативные не только /или даже не столько) связано с их формальным различием в продолжительности планируемого периода. Более существенным является различие в объектах планирования и, как следствие, в используемой технологии планирования (т.е. последовательности действий по составлению планов) и субъектах планирования (т.е. участниках). Соответственно, если и технологии и субъекты планирования для трех названных категорий планов являются различными, то и разработать некий единый стандарт, применимый ко всем трем категориям планов, невозможно. Или, по крайней мере, затруднительно. Таким образом, своя группа нормативных документов нужна для описания процесса стратегического планирования, своя - для тактического планирования, и своя - для оперативного планирования. Теперь уместно вернуться к началу разговора и вспомнить о принципе существенности и рациональности. Как уже было неоднократно отмечено, стандартизироваться должны, в первую очередь, те процессы (в том числе, процессы управления), которые имеют некую периодичность, т.е. не носят разовый характер. Если, к примеру, на предприятии составлен стратегический план, который будет благополучно реализовываться ближайшие пять лет, то в следующий раз данный процесс может повториться через пять лет. Стоит ли готовить набор соответствующих регламентирующих документов, если они в ближайшие годы не понадобятся? Дать достаточно определенные рекомендации здесь весьма трудно. Скорее предприятие должно решать такие вопросы самостоятельно. Хотя, с другой стороны, утверждение о низкой повторяемости процесса стратегического планирования не является достаточно корректным. Дело в том, что новый план в течение указанных пяти лет может и не создаваться. Но реализуемый план периодически (раз в год, раз в полгода) должен анализироваться на предмет успешности его реализации и соответствия развитию событий. При этом он может пересматриваться, корректироваться. Конечно же, вносить изменения в план гораздо удобнее, когда в наличии будет соответствующий стандарт, описывающий порядок стратегического планирования. Или другая ситуация. Представим себе холдинг, в рамках которого периодически создаются новые организационные единицы для развития новых направлений бизнеса. Соответственно, в отношении каждой новой бизнес-единицы необходимо реализовать процедуру стратегического планирования. Поэтому создать единый для холдинга стандарт "Положение о стратегическом планировании", наверное, смысл имеет. Вместе с тем, следует признать, что такие слова, как "стратегия", "миссия", пока еще не носят характер повсеместно используемых в практике российских

61

менеджеров. Более актуальной, в настоящий момент, им видится задачей обеспечить текущее (оперативное ) планирование. Тактическое (среднесрочное) планирование, занимающее промежуточное положение между планированием стратегическим и текущим, как таковое встречается тоже достаточно редко. Тактические планы как бы "поглощены" стратегическими и оперативными планами. Методика оперативного планирования за последнее время рассмотрена достаточно подробно в публикациях, материалах семинаров, поэтому мы скажем о ней достаточно кратко, насколько это необходимо для понимания материала данного раздела, и рассмотрим не саму постановку планирования на предприятии, а ее итог - подготовленные нормативные документы. Практика реализации консалтинговых проектов на различных предприятиях позволяет нам высказать следующие замечания. С одной стороны, система планирования финансово-хозяйственной деятельности в той или иной степени ее совершенства, присутствует на каждом предприятии. С другой стороны, ни на одном из предприятий не приходилось встречать систему планирования, полностью адекватную особенностям деятельности данного предприятия и полностью выполняющую возложенные на нее задачи. Представляется, что типичные недостатки существующих систем планирования можно классифицировать по следующим группам: 1. Методологические. Относятся к нерациональной технологии планирования, т.е. перечню используемых планов (бюджетов) и последовательности их составления, отсутствию методик прогнозирования, анализа, принятия решений; 2. Организационные. Выражаются в слабом взаимодействии между собой и отсутствии четко обозначенных задач каждого участника процесса планирования. Как правило, эти недостатки являются следствием отсутствия внутренних нормативных документов, регламентирующих ведение планирования; 3. Технические. Проявляются в недостаточной обеспеченности участников процесса планирования техническими средствами и программными продуктами для накопления и обмена информацией, моделирования хозяйственных ситуаций, анализа, прогнозирования и собственно составления планов. Как следствие, указанные недостатки не позволяют в полной мере существующим системам планирования выполнять следующие предписанные им задачи: - Обеспечение финансовой устойчивости и улучшение финансового состояния предприятия;

62

- Повышение эффективности использования ресурсов предприятия; - Обеспечение координации деятельности и обеспечение взаимосвязи между интересами отдельных подразделений и предприятия в целом; - Прогнозирование, анализ, оценка различных вариантов хозяйственной деятельности предприятия и повышение обоснованности принимаемых управленческих решений. Необходимо заметить, что для обозначения процесса оперативного планирования в российской управленческой практике используется целый ряд понятий "бюджетирование", "финансовое планирование", "планирование финансово-хозяйственной деятельности". Данное терминологическое разнообразие скорее мешает специалистам, чем помогает. Поскольку не добавляет определенности в понимании, а вносит дополнительную сумятицу в головы российских менеджеров. Последние, очень часто, затрудняются дать ответы на вполне конкретные вопросы. Чем планирование отличается от бюджетирования? В чем, собственно, разница между бюджетированием и финансовым планированием? Вопросы далеко не праздные. Как уже было отмечено выше, некорректные определения ведут к неверной методологии. Бюджет - это план, содержащий стоимостные показатели. Но стоимостные показатели можно "встроить" практически в любой план. Если, например, "План производства" отражает планируемую к производству продукцию в натуральном выражении - это план. Но если добавить в "План производства" еще одну колонку - "Стоимость произведенной продукции по учетной цене реализации" - план превратится в бюджет. Получается, что деление планов на собственно планы и бюджеты достаточно условно, и практически любой план одновременно можно квалифицировать как бюджет. Таким образом, можно сказать, что планирование и бюджетирование синонимы. Финансовые планы ("Бюджет доходов и расходов", "Бюджет движения денежных средств", "Прогнозный баланс" и т.д.) создаются на основе планов текущей деятельности (называемых также операционными бюджетами "План реализации", "План производства", "План потребности в материалах" и т.д.), т.е. финансовые планы без планов текущей деятельности просто не могут быть созданы. И как, при этом, можно отделить "финансовое планирование" от "остального планирования"? Скорее, финансовое планирование представляет собой завершающую стадию процесса планирования деятельности предприятия. Выделять же "финансовую" и "хозяйственную" деятельность Предприятия представляется вообще неуместным. Что такое "финансовая деятельность"? Если вспомнить определение, "финансы - это отношения, возникающие в процессах формирования и использования денежных фондов". А что такое "процессы формирования и использования денежных фондов"? Это и есть ' хозяйственная деятельность предприятия. И выделение какой-то особой "финансовой деятельности" видится ненужным и некорректным. 63

Поэтому, в целях обеспечения большей определенности и ликвидации смысловой анархии, мы рекомендуем и "бюджетирование", и "финансовое планирование", и "планирование финансово-хозяйственной деятельности" считать синонимами "планирования деятельности предприятия". Здесь необходимо отметить, что "история с бюджетированием" - это еще один пример попадания российских менеджеров в заложники пришедших относительно недавно западных управленческих теорий. Дело в том, что "их" бюджетирование принципиально ничем не отличается от "нашего" "Техпромфинплана" (позднее "Плана экономического и социального развития предприятия") - те же виды формируемых планов, та же последовательность их формирования. Кроме, пожалуй, "стартовой точки" планирования - "Плана реализации". Если раньше, в советское время, плановые данные о номенклатуре и стоимости продукции утверждались "наверху" и "доводились" до предприятия, то теперь "План реализации" готовится предприятием самостоятельно. Для иллюстрации данного утверждения ниже (рис. 3.1.1.) приведена структура (основные разделы) "Техпромфинплана".

Рис. 3.1.1, Разделы «Техпромфинплана» 1. Производство и реализация

2. Техническое развитие 3. Капитальные вложения 4. Нормы и нормативы

5. Материально-техническое обеспечение 6. Труд и кадры

7. Себестоимость, прибыль, рентабельность

8. Фонды экономического стимулирования

9. Финансовый план

64

Технология оперативного планирования, т.е. перечень используемых планов (бюджетов) и последовательность их составления, в большинстве случаев отличается у различных авторов. На рис. 3.1.2. представлен один из возможных вариантов. Конечно, технология его достаточно приблизительна и не отражает всех взаимосвязей между составляемыми планами.

Рис. 3.1.2. Последовательность составления планов План реализации

План производства

• План потребности в материалах • План потребности в персонале • План потребности в мощностях План производственной себестоимости

План коммерческих расходов

План общехозяйственных расходов

План прибылей и убытков

План капиталовложений План денежных потоков

Прогнозный баланс

65

Стандарт, регламентирующий процесс оперативного планирования, (назовем его "Положение о планировании деятельности предприятия") содержит две основные части: - методологическую, описывающую технологию процесса планирования - организационную, регламентирующую участие в процессе планирования различных субъектов (структурных единиц предприятия). Однако на практике данное деление носит несколько условный характер, поскольку обозначить между двумя названными частями четкую грань бывает достаточно трудно. Методологическая часть должна содержать следующую основную информацию: 1. Цель планирования, т.е. какой из планов (бюджетов) должен получиться "на выходе". Момент вовсе не формальный, поскольку цель определяет перечень используемых бюджетов. А цели планирования не являются едиными для всех предприятий. Кому-то, например, достаточно "Бюджета доходов и расходов". Большую часть интересует "Бюджет движения денежных средств". А самые "просвещенные" стремятся получить "Прогнозный баланс". 2. Перечень используемых в планировании основных и вспомогательных планов (бюджетов) с их краткой характеристикой. Например, в следующем виде: "Бюджет реализации (план продаж) показывает объем продаж по видам продуктов в натуральных и стоимостных показателях на протяжении бюджетного периода. План производства представляет производственный план предприятия на предстоящий бюджетный период с указанием видов и количества выпускаемых продуктов. Бюджет прямых материальных затрат содержит информацию о затратах в предстоящем бюджетном периоде сырья, материалов, комплектующих в натуральном и стоимостном выражении по видам продуктов и в целом по предприятию. Бюджет затрат на оплату труда отражает затраты предприятия в предстоящем отчетном периоде на оплату труда основного производственного персонала. Бюджет цеховой (производственной) себестоимости содержит информацию о затратах на производство в предстоящем бюджетном периоде по видам продукции, центрам ответственности и по предприятию в целом. Бюджет доходов и расходов (план прибылей и убытков) соответствует форме № 2 бухгалтерской отчетности и показывает структуру и величину доходов и расходов предприятия в целом, отдельных центров ответственности или направлений деятельности предприятия на предстоящий бюджетный период. 66

Бюджет инвестиций (план капитальных затрат) отражает инвестиции, необходимые предприятию на предстоящий бюджетный период с указанием их размера и направления использования. Бюджет движения денежных средств (план денежных потоков) содержит прогнозируемое поступление и выбытие денежных средств и других платежных инструментов в результате хозяйственной деятельности предприятия в предстоящем бюджетном периоде. Прогнозный баланс (расчетный баланс) представляет собой планируемый баланс предприятия на конец предстоящего бюджетного периода..." 3. Последовательность процедуры планирования, т.е. последовательность составления бюджетов. Требования к информации, которая берется из одного бюджета и используется для составления другого. Организационная часть должна отражать следующие основные моменты: 1. Описание организационно-финансовой структуры предприятия. Структура предприятия при этом рассматривается как совокупность так называемых центров финансовой отчетности. Под центрами финансовой отчетности понимаются структурные единицы: - Для которых формируются планы; - Которые отчитываются за результаты выполнения планов. Как правило, центры финансовой отчетности - это те же центры ответственности, но только достаточно крупные (цеха, производства, или даже отдельные предприятия). "Перечень центров финансовой отчетности", выделяемых на предприятии, целесообразно вынести в приложение к "Положению о планировании деятельности". 2. Описание закрепления основных и вспомогательных планов (бюджетов) за центрами финансовой отчетности - какие центры финансовой отчетности какие бюджеты составляют. Выше уже было сказано о 'том, что центры финансовой отчетности соответствуют укрупненным центрам ответственности. И закрепление за каждым центром отчетности определенного набора бюджетов определяется, в первую очередь, статусом соответствующих центров ответственности. Более подробно подходы к группировке и классификации центров ответственности будут рассмотрены ниже. Сейчас вкратце скажем лишь о таком признаke группировки центров ответственности, как их статус. Под статусом, в данном случае, понимается совокупность показателей, отражающих характер ответственности структурной единицы. Как известно, использование данного квалификационного признака предполагает наличие: - центров расходов (ответственность за понесенные расходы); - центров доходов (ответственность за полученные доходы); 67

- центров прибыли (ответственность как за понесенные расходы, так и за полученные доходы); - центров инвестиций (ответственность за отдачу от инвестиций). Если, например, центр финансовой отчетности имеет статус "центр расходов", потенциально возможными для него будут: - План производства; - Планы потребностей в производственных ресурсах; - План производственной себестоимости. Для центра финансовой отчетности со статусом "центр прибыли" к перечисленным видам планов может добавиться: - План реализации. - Бюджет доходов и расходов. Схему закрепления планов за центрами финансовой отчетности иллюстрирует рис. 3.1.3.

Рис. 3.1.3. Закрепление планов (бюджетов) за структурными единицами

Структурные единицы

Виды планов

Предприятие ЦФО в целом 1

ЦФО … 2

ЦФО n

План реализации

х

План производства

х

х

х

х

•План потребностей в материалах

х

х

х

х

План производственной себестоимости

х

х

х

х

Бюджет доходов и расходов

х

Бюджет движения денежных средств

х

…

Описание форматов бюджетов, т.е. какую информацию они должны отображать, набор показателей для каждого бюджета, степень их детализации. В качестве приложения к "Положению о планировании деятельности" целесообразно подготовить "Альбом форм", используемых для составления планов. Определение бюджетного периода, т.е. временного горизонта планирования. . Определение участников процесса планирования, задач, полномочий, ответственности участников процесса планирования; Понятие участников является более широким по сравнению центрами финансовой отчетности. Как уже было сказано выше, центр финансовой отчетности - это структурная единица предприятия, для которой готовится бюджет (группа бюджетов). Но подготовкой данных бюджетов занимаются вполне определенные исполнители, т.е. участники. Очевидно, что участники могут входить в структурную единицу (центр финансовой отчетности) или не входить. На практике часть планов (или часть показателей планов) для центра финансовой отчетности может готовится работниками данной структурной единицы (т.е. специалистами и службами данного подразделения), часть - внешними участниками (например - службами заводоуправления). . Описание регламента разработки, предоставления, согласования и утверждения планов (бюджетов) участниками процесса планирования. ' Описание регламента должно отражать: - последовательность операций (действий) по составлению бюджетов; - исполнителей каждой операции; - требования к необходимым для выполнения операций ресурсам; - результаты операций; - потоки информации, движение документов и ряд других необходимых реквизитов. На рис. 3.1.4. представлен фрагмент алгоритмического описания процесса планирования в рамках отдельного центра финансовой отчетности (цеха). 7. Описание регламента оценки исполнения планов, анализа причин отклонений фактических и плановых величин. Строго говоря, этот пункт в большей степени относится уже к управленческой функции контроля. Как и предыдущий пункт, его лучше представить в виде алгоритмической схемы.

69

Рис. 3.1.4. Фрагмент алгоритмической схемы планирования Источник информации Действия

Исполнитель/срок

деятельности ЦФО (цеха) «План выпуска продукции»

Производственнодиспетчерское бюро» 25/_

«Ведомость остатков НЗП»

Корректировка «Плана выпуска» с учетом остатков НЗП

«План-график плановопредупредительных ремонтов»

Формирование «Плана потребностей: в мощностях»

Производственнодиспетчерское бюро» 26/_

Формирование: «Плана потребностей B материалах»

Экономист по учету материалов 29/

Формирование «Плана потребности B персонале и затрат на оплату труда»

Мастера участков 27/_ Экономист по труду 29/

«Справочник норм» Ведомость остатков материалов в цеховой кладовой

«График отпусков»

…..

Итак, нами рассмотрен перечень важнейших вопросов, которые необходимо отразить в "Положении о планировании деятельности". Теперь попробуем обозначить возможные подходы к формированию данного документа. 70

Во-первых, необходимо заметить, что "Положение о планировании деятельности" (а точнее - группу документов, входящих в данное положение) целесообразно формировать ,в соответствии с уже упоминавшимся "иерархическим принципом". Характерной особенностью российского реального сектора в течение последних лет стала ярко выраженная тенденция к глобализации структуры собственности. Практически это выражается в интенсивном формировании и развитии холдинговдиверсифицированных или вертикально-интегрированных. Представим себе подобное образование - некий Холдинг, внутри которого существуют центры финансовой отчетности первого порядка (т.е. отдельные предприятия). Внутри центров финансовой отчетности первого порядка, в свою очередь, выделены центры финансовой отчетности второго порядка (цеха и отделы внутри предприятия) Для управления холдингом существует управляющая компания ("Хед-офис"). Перед "Отделом методологии" управляющей компании поставлены следующие задачи: - "Наладить бюджетирование" на каждом из входящих в Холдинг предприятий; - Обеспечить ведение сводного ("консолидированного") планирования деятельности Холдинга в целом. Очевидно, что для решения второй задачи необходимо, чтобы результаты планирования (набор плановых показателей) для различных предприятий Холдинга были сопоставимы Для этого, в идеале, на всех предприятиях Холдинга должна использоваться единая, стандартная "технология планирования". Соответственно, опять же в идеале, должно существовать и "стандартное" "Положение о планировании деятельности". Насколько это возможно? Очевидно, что создание "Положения", универсального для всех предприятий Холдинга, невозможно (или, по крайней мере затруднено). По причине, как это ни банально, "особенностей хозяйственной практики" каждого предприятия. Каждое предприятие имеет свою производственную, организационную, финансовую структуру "Предприятия-близнецы", встречаются не так уж часто Простой пример. На одном предприятии, в силу достаточно простой технологии, номенклатура основных сырья и материалов составляет 30 наименований. Соответственно, и особых проблем с формированием "Бюджета потребностей в материалах" нет. На другом предприятии, в силу конструктивной и технологической сложности производимых продуктов, номенклатура необходимых материалов насчитывает несколько сотен (или тысяч). В этом случае, не исключено, что при составлении "Плана потребностей в материалах" целесообразно формирование ряда промежуточных планов: - "Плана потребности в черных металлах"; - "Плана потребностей в химических реактивах" и т.д.

71

Причем подобные различия могут быть не только на уровне отдельных предприятий (ЦФО первого порядка), но и внутри каждого предприятия на уровне отдельных подразделений (ЦФО второго порядка). Или пример другого рода, связанный с организационными аспектами процесса планирования. На одном предприятии ведение процесса планирования целесообразно сосредоточить "в одних руках", т.е. централизовать (допустим, в планово-экономическом и финансовом отделах). На другом - распределить процесс планирования по различным подразделениям (цехам, службам). Очевидно, таким образом, что универсальное "Положение", если даже его удастся подготовить, будет носить скорее формальный характер и для практического использования будет малоприменимым. Поэтому более целесообразным видится следующий подход. "Положение о планировании деятельности" будет представлять собой группу (совокупность) документов, включающую: - "Положение о планировании деятельности Холдинга" Данный документ: - Определяет технологию планирования деятельности Холдинга (как структурной единицы) - технологию консолидации или разукрупнения плановых показателей (в зависимости от того, какой принцип планирования используется - "снизу вверх" или "сверху вниз"), - Определяет общие для всех входящих в Холдинг предприятий принципы планирования деятельностиперечень используемых бюджетов, последовательность их формирования, требования к организации процесса планирования и т.д.; - Содержит перечень типовых (насколько это возможно) форм планов. - Группу положений "О планировании деятельности" для входящих в Холдинг предприятий. В данных документах конкретизируются, с учетом особенностей хозяйственной деятельности, сформулированные в "Положении о планировании деятельности Холдинга" общие принципы планирования. В свою очередь, "Положение о планировании.." для каждого предприятия (ЦФО первого порядка) также может быть выстроено с использованием древовидной структуры. Дальнейшее деление может быть произведено: - По ЦФО второго порядка. В этом случае отдельные положения готовятся для направлений деятельности, производств, цехов, служб предприятия; - По видам бюджетов. В этом случае могут быть подготовлены отдельные положения, например, по "Плану потребностей в материалах", "Плану налоговых выплат", "Плану инвестиционной деятельности" и т.д. Необходимость подобного разукрупнения связана, как минимум, с двумя моментами. 72

Во-первых, и методологически, и организационно процесс планирования в большинстве случаев достаточно сложен, и представить его (процесс) в разрезе отдельных ЦФО или отдельных планов целесообразнее как с точки зрения трудоемкости самого описания, так и с точки зрения последующего применения данного описания в практической работе. Иными словами, проще подготовить и в дальнейшем использовать набор документов, регламентирующих ведение планирования в отдельных ЦФО или составления отдельных планов, нежели все это "втискивать" в одно общее "Положение". Во-вторых, очень часто функция планирования пересекается с другими управленческими функциями. Т.е. определенный "кусочек" процесса планирования может использоваться и для других управленческих процессов (и наоборот). Достаточно характерный пример - "Положение о нормативном методе учета затрат и калькулирования" - стандарт, который охватывает функцию контроля. Но поскольку на основе данного "Положения" формируется "Бюджет производственной себестоимости", соответственно оно ("Положение") регламентирует и реализацию функции планирования. Или, например, вопросы формирования учетных цен. Очевидно, что учетные цены необходимы не только при использовании нормативного метода учета затрат и калькулирования себестоимости, но и для составления "Бюджета потребностей в материалах". Таким образом "Положение о формировании учетных цен" будет носить универсальный характер - использоваться как для планирования деятельности, так и для последующего контроля. Кроме иллюстрации подходов непосредственно к организации планирования, представленные примеры демонстрируют и главное, концептуальное преимущество СВНР в целом - системность, проявляющуюся, в том числе, в универсальности, многократности использования отдельных документов для различных аспектов управления предприятием. В частности, общими (т.е. используемыми в обеих системах) для Системы планирования и Системы производственного учета могут быть следующие документы: - "Положение о нормативном методе учета затрат"; - "Положение о калькулировании себестоимости продукции"; - "Положение о порядке формирования учетных цен"; Классификатор "Места возникновения затрат и центры ответственности"; - Классификатор "Статьи затрат"; - Классификатор "Нормы и нормативы" и т.д. Описанный "иерархический принцип" построения "Положения о планировании Деятельности Холдинга" представлен на рис. 3.1.5. Представляется, что данный подход позволит: - Учесть сложившуюся на предприятиях Холдинга положительную практику планирования; - С минимальными затратами повысить эффективность существующей системы планирования; 73

- Обеспечить связь системы планирования с другими системами (подсистемами) управления Холдингом, • - Обеспечить поэтапное внедрение планирования на предприятии любого масштаба; - Обеспечить удобство использования внутренних нормативных документов.

Рис. 3.1.5. Группа документов, регламентирующих планирование на предприятиях холдинга Положение о планировании деятельности Холдинга Положение о Планировании деятельности Предприятия 1 (ЦФО1)

Положение о Планировании деятельности Предприятия 2

Положения по отдельным структурным единицам Предприятия: ЦФОп

Положения по составлению отдельных видов планов (бюджетов)

ЦФ012

ЦФО

74

(ЦФ02)

Положение о Планировании деятельности Предприятия n (ЦФОn) «Группа документов многоцелевого назначения» • «Положение о нормативном методе учета затрат • «Положение о калькулировании себестоимости» • «Положение о порядке формирования учетных цен» • «Классификатор МВЗ и ЦО» • «Классификатор статей затрат» • «Классификатор норм и нормативов»

раздел 2. Организация процессов "...Любая деятельность может рассматриваться как технологический процесс и потому может быть улучшена." (Концепция всеобщего менеджмента качества) Традиционно поклонники различных управленческих теорий имеют и свой собственный взгляд на то, какие управленческие функции являются важнейшими. Так в кибернетике основу системы управления составляют схемы обратной связи и реализуемая в них функция регулирования. Концепция контроллинга в качестве важнейших выделяет функции планирования и контроля, В соответствии с уже упоминавшимися "принципами новой экономики" решающим для успешности любого бизнеса является "человеческий капитал" и, соответственно, в качестве главной управленческой функции выделяется функция организации труда. Авторы далеки от того, чтобы представлять читателям свою версию "самой главной" управленческой функции. Но, вместе с тем, берут на себя смелость заявить, что место функции организации процессов в общем перечне, как минимум, далеко не последнее. Если высказаться еще определеннее, то роль данной функции в системе управления предприятием трудно переоценить. Формальным доводом в пользу такой позиции является уже рассмотренный в Главе 1. принцип "процессного подхода". П.п. 4.3. международного стандарта ISO/DIS 9004:2000-01 "Системы менеджмента качества - Руководящие указания по улучшению деятельности" формулирует смысл и назначение "процессного подхода" следующим образом: "Желаемый результат достигается более эффективным способом, если соответствующими ресурсами и деятельностью управляют как процессами". Таким образом, представление деятельности любого предприятия как совокупности процессов является сердцевиной концепции всеобщего менеджмента качества. Однако кроме этого формального аргумента не менее важным является связь функции организации процессов с другими управленческими функциями. Здесь доминирующее значение функции организации процессов проявляется еще более отчетливо. Функция организации структуры, которая будет рассмотрена ниже, наиболее эффективно реализуется на основе уже организованных процессов. Функция планирования, реализуемая на предприятии, может быть: - или представлена в виде отдельного (самостоятельного) процесса (процесса "Планирования хозяйственной деятельности предприятия"), - или реализовываться на отдельных этапах (операциях) других процессов. Подобным же образом можно представить и функцию контроля. Функции коммуникации и принятия решений также являются "процессноориентированными".

75

Что необходимо для того, чтобы успешно реализовать функцию организации процессов? В уже упомянутом стандарте ISO/DIS 9004:2000-01 сказано: "...Для эффективного функционирования предприятий необходимо, чтобы они определили и управляли целым рядом взаимосвязанных процессов". Глагол "определили", в данном случае означает, что - существующие на Предприятии процессы необходимо выделить, - выделенные процессы необходимо описать. Описание процессов призвано решить две основные задачи. Во-первых, как принято говорить, обеспечить "воспроизводимость" процессов, т.е. возможность их многократного повторения с необходимой эффективностью и уровнем качества. Описания процессов, таким образом, являются "технологической основой", служат своего рода "технологическими картами" для исполнителей, принимающих участие в реализации процессов. Те описания процессов отвечают на вопрос "что и как следует делать". Во-вторых, наличие описаний процессов создает условия для их (процессов) улучшения. Здесь уместно сказать о "принципе формализованной наглядности". Дело в том, что описания процессов позволяют отчетливо увидеть недостатки процессов в их существующем виде и, соответственно, сформулировать подходы к дальнейшему их улучшению. В мировой управленческой практике принято выделять собственно улучшение процесса, которое носит "достаточно узкий и частный характер", и "радикальную перестройку" процессов, называемую реинжинирингом. Проблема внесения изменений в существующие процессы заслуживает освещения в отдельной книге. Кроме того, данная область теории управления является достаточно дискуссионной, и, пожалуй, краткое знакомство с ней лишь запутает читателей, а не окажет им реальную помощь в работе. Поэтому под организацией процессов в рамках данной книги будем понимать "констатацию того, что есть" и рассмотрим процедуру описания процессов в их существующем виде. Для описания процессов нужна соответствующая методика, которую желательно оформить в виде самостоятельного стандарта. Рассмотрим возможный вариант данного документа, в текст которого включены комментарии к отдельным моментам представленной методики. СТАНДАРТ "Положение о порядке описания процессов" 1. Назначение стандарта. Настоящее положение определяет основные требования к порядку описания процессов в ОАО "..." (далее "Предприятие"). 2. Область применения. Требования настоящего положения распространяются на всех сотрудников Предприятия, участвующих в описании и реализации процессов. 76

3. Срок действия. 4. Термины и сокращения. в первую очередь, конечно же, необходимо дать определение "Процессу". Ниже приводится целый ряд определений, (взятых, в том числе, из международных и национальных стандартов системы качества), чтобы читатели смогли составить собственное, наиболее адекватное представление о данном понятии и выбрать наиболее, по их мнению, приемлемое определение. Процесс - любая деятельность, которая получает что-то "на входе" и превращает это в нечто "на выходе". (ISO 9004:2000-01) Процесс - добавляющее стоимость преобразование, включающее людские и другие ресурсы. (ISO 9000-1) Процесс - совокупность взаимосвязанных ресурсов и деятельности, которая преобразует входящие элементы в выходящие. ( ISO 8402) Процессы объединяют набор взаимосвязанных ресурсов и работ, которые преобразуют входы в выходы. (ISO 10014) Процесс - любая деятельность, благодаря которой входные потоки преобразуются в выходные потоки путем использования ресурсов и введения управляющих воздействий. (BS 6143:1992) К сожалению, ни одно из них не представляется исчерпывающе точным и четким. Возможно, это связано с языковым барьером. В частности, совершенно непонятно, что такое "входящие и выходящие элементы", 'входные и выходные потоки". Наиболее приемлемым представляется последнее определение, которое авторы позволили себе переформулировать следующим образом. Процесс - любая деятельность, использующая ресурсы Предприятия и управляющие воздействия и ведущая к изменению состояния объектов управления. Справедливости ради следует заметить, что приемлемое определение есть в книге Уллаха и Робсона "Основы реинжиниринга бизнес-процессов". Процесс - это поток работ, идущий внутри Предприятия от одного исполнителя к другому Целью реализации процессов является получение продуктов. Продукт - результат процессов (работ, операций), удовлетворяющий определенную потребность (потребности) клиентов. (ISO 9000:2000). Клиентов принято делить на внутренних (т.е. внутри самого Предприятия) и внешних (соответственно, за пределами Предприятия). Таким образом, продукт это не только продукция предприятия в привычном для нас значении. К продуктам можно отнести услугу одного подразделения предприятия другому подразделению. Опять же и понятие "Услуга" следует трактовать шире, чем мы привыкли это делать. Услуга - это не только когда, например, работники административнохозяйственного отдела придут в бухгалтерию и помоют там окна. Услуга может состоять и в 77

передаче информации, и в предоставлении документов. Та же бухгалтерия, например, оказывает услугу по предоставлению финансовой отчетности руководству предприятия (внутренний клиент). Одновременно бухгалтерия оказывает услугу (что, конечно же, звучит несколько вызывающе) по предоставлению финансовой отчетности фискальным органам (внешнему клиенту). Процессы, протекающие на предприятии, не являются равнозначными По роли, которую они играют, принято выделять основные, вспомогательные процессы и процессы управления. Основной процесс - процесс, непосредственно связанный с производством и реализацией продуктов Предприятия и удовлетворением потребностей внешних клиентов. К основным процессам можно отнести, в первую очередь: - Процессы маркетинга, - Процессы производства. Вспомогательный процесс - процесс, который носит обслуживающий характер, создающий условия для протекания основных процессов. Как правило, к вспомогательным относят процессы обеспечения предприятия различными необходимыми ресурсами - материальными, производственных мощностей, трудовыми, финансовыми. Процесс управления - процесс, в ходе которого реализуется некоторая управленческая функция. Среди процессов управления следует упомянуть, в первую очередь: - Процессы планирования деятельности; - Процессы учета и формирования отчетности. Основные, вспомогательные процессы и процессы управления часто объединяют в группу процессов текущей деятельности. Кроме процессов текущей деятельности принято выделять также процессы развития. Под процессами развития понимаются процессы, призванные обеспечить увеличение экономических выгод предприятия в будущем. Например: - Процессы разработки новых продуктов и способов их продажи; - Процессы создания внеоборотных активов; - Процессы инвестиционного финансирования. Конечно, представленная классификация носит в известной степени условный характер. На практике не всегда можно однозначно отнести тот или иной процесс к соответствующей классификационной группе. Например, процесс "Ведение бухгалтерского учета и формирование отчетности" следует формально отнести к управленческим процессам -реализация функции учета. Вместе с тем, результатом данного процесса является производство продуктов (бухгалтерской отчетности) для внешних клиентов (акционеров, кредиторов, заказчиков и т.д.). Т.е. данный процесс удовлетворяет определенные потребности определенной группы внешних клиентов и поэтому его можно рассматривать как основной процесс. 78

Кроме того, многое определяется схемами ведения бизнеса на каждом предприятии. Например, если процесс "Обеспечение предприятия сырьем и материалами" рассматривать в качестве самостоятельного процесса, очевидно, что его следует квалифицировать как вспомогательный процесс - обеспечение материальными ресурсами процессов производства. Такой вариант возможен в условиях массового (крупносерийного) производства, когда предприятие работает "на склад". Если же схема работы предприятия несколько иная - единичное производство под конкретные заказы конкретного покупателя, то "Обеспечение предприятия сырьем и материалами" будет частью укрупненного процесса "Выполнение Заказа", относящегося к категории основных. Представленный пример проиллюстрирован на рис. 3.2.1. Далее, конечно же, следует дать определение тому, чему посвящен данный стандарт. Описание процесса - представление в установленной форме (в формализованном виде) параметров процесса. К основным параметрам процесса принято относить: - Входы, выходы, границы процесса; - Клиентов и поставщиков процесса; - Участников процесса; - Этапы процесса. Вход процесса - возмущающее воздействие, поступление ресурсов (в первую очередь - информационных), Можно сказать, что входы являются результатами (выходами) других процессов, в том числе, протекающих за пределами предприятия. Различают первичные и вторичные входы. Первичный вход процесса - это то, что инициирует начало процесса. Например, поступление на предприятие от заказчика "Коммерческого предложения" является первичным входом процесса "Прием и выполнение Заказа" Вторичный вход процесса - возникает после начала (в ходе) процесса. Выход - результат процесса.: Можно сказать, что выход - это продукт процесса. Следует напомнить, что продукт - понятие более широкое по сравнению с привычным. Например, в ходе процесса могут образовываться выходы (продукты) в виде первичных бухгалтерских документов. Как и в отношении входов, различают первичные и вторичные выходы. Первичный выход процесса - основной результат, главная цель процесса. Вторичный выход процесса - побочный результат процесса, не являющийся его главной целью. Совокупность входов и выходов образует границы процесса. 79

Границы процесса - точки, где процесс начинается, заканчивается и соприкасается с другими процессами. Принято выделять верхние и нижние границы. Верхняя граница процесса - точки, в которых выходы других процессов стыкуются с данным процессом. Нижняя граница процесса - точки, в которых выходы процесса служит входами в другие процессы

Рис. 3.2.1. Вариантные схемы реализации Процесса «Выполнение заявки» при «Производстве на Склад» и «Производстве на Заказ»

.80

Следующей группой параметров процесса являются клиенты и поставщики. Клиент процесса - потребитель результата (результатов), т.е. продукта (продуктов) процесса. Как и в отношении рассмотренных выше параметров выделяют первичных и вторичных клиентов. Первичный клиент процесса - потребитель первичного выхода (основного результата) процесса. Вторичный клиент процесса - потребитель вторичного выхода (побочного результата) процесса. S рассмотренном выше процессе "Выполнение Заказа" первичным клиентом будет сам заказчик, как получатель основного продукта - Заказа. Вторичным клиентом в данном случае может быть, например, бухгалтерия предприятия получатель вторичного продукта в виде бухгалтерских документов. Принято также выделять внутренних и внешних клиентов. Внутренний клиент - клиент внутри Предприятия (т.е. его структурная единица). Та же бухгалтерия в рассмотренном примере является внутренним клиентом. Внешний клиент - клиент за пределами Предприятия. Поставщик - тот, кто поставляет входы процесса. Как и в отношении клиентов, различают первичных и вторичных, внутренних и внешних поставщиков. Первичный поставщик - тот, кто поставляет первичный вход процесса. Вторичный поставщик - тот, кто поставляет вторичный вход процесса. Внутренний поставщик - поставщик внутри Предприятия. Внешний поставщик - поставщик за пределами Предприятия. Следующая категория параметров - это участники процесса. Участник процесса - структурная единица Предприятия, в той или иной степени участвующая в реализации процесса. Иными словами, участник - это исполнитель работ и операций в рамках реализации процесса. Участником может быть как подразделение, так и отдельный сотрудник предприятия Среди участников выделяют собственника процесса. Собственник процесса - структурная единица Предприятия, играющая наибольшую роль в реализации процесса. Здесь, конечно же, следует сказать о неоднозначности выбора собственника. Поскольку не всегда, не во всех процессах, кто-либо из участнике имеет доминирующее значение. Обратимся к уже упоминавшемуся процессу "Прием и выполнение Заказа". Кому в данном процессе принадлежит доминирующая роль? Отделу

81

маркетинга (сбыта), который обеспечивает прием заказа? Или производственному подразделению, которое данный заказ непосредственно выполняет? Традиционная "советская" оценка ситуации говорит в пользу производственного подразделения (производство важнее всего). Если ориентироваться на современную рыночную философию ведения бизнеса, где первичным является клиент и его потребности, то доминирующую роль следует отвести отделу маркетинга. Следующий важный параметр процесса - этап. Этап процесса (субпроцесс) составная часть процесса, характеризующаяся наличием некоторого промежуточного результата и представляющая собой совокупность работ и операций. Как следует из определения, любой процесс состоит из ряда этапов (последовательных или параллельных). В свою очередь, каждый этап может быть подвергнут дальнейшему делению, и внутри этапа можно выделить отдельные работы, операции, переходы. 5. Ответственность. 6. Описание методики. 6.1. Общая часть.

6 данном разделе: - Определяются цели создания описаний процессов; - Формулируются требования к описанию процессов. 6.1.1. Цели создания описаний процессов Предприятия: Описание процесса направлено на: - Обеспечение качества (т.е. удовлетворение потребностей и ожиданий клиентов) продуктов процесса; - Обеспечение продуктивности процесса, т.е. рационального соотношения между достигнутыми результатами и использованными ресурсами; - Обеспечение условий для постоянного улучшения процесса. 6.1.2. Требования к описанию процессов: - Описание должно точно отображать реально существующий процесс', - Описание должно быть полным, т.е. охватывать все существенные параметры процесса; - Описание должно быть простым для понимания и удобным для последующего использования. Определение порядка описания процессов предполагает рассмотрение двух аспектов: - методологического - организационного.

82

6.2. Методология описания. Методологический аспект описания предполагает: - Определение категории документа, в котором содержится описание Процесса и определение структуры данного документа: - Определение перечня параметров процесса, которые необходимо отразить при описании: - Определение способов (форм) представления информации. 6.2.1. Описание процесса оформляется в виде стандарта с использованием принятой на Предприятии структуры документов данной категории. 6.2.2. Названия стандартов, содержащих описание процессов являются единообразными и формируются следующим образом: "Положение о порядке реализации процесса " (Название процесса}". 6.2.3. Раздел 6 стандартов содержит описание процесса и состоит из двух частей: 6.1. "Основные параметры процесса" и 6.2. "Описание этапов процесса". В п. п. 6.1. отражаются основные параметры процесса: 1. Полное наименование процесса. 8 случае, если на предприятии используется система кодирования, приводится персональный десятичный код данного процесса. 2. Категория процесса согласно принятой на Предприятии классификации (основной, вспомогательный и т.д.). Собственник процесса. Первичный вход процесса. Первичный выход процесса. Первичный клиент процесса. Первичный поставщик процесса. Требования к основному результату процесса и кто несет ответственность за достижение данного результата. Перечень вторичных входов, выходов, клиентов и поставщиков, как правило, удобнее приводить в описании этапов процесса. В п.п. 6.2. приводится описание этапов процесса: 9. Перечень этапов. 10. Перечень участников процесса. 11. Собственно описание каждого этапа: - перечень работ (операций), выполняемых в рамках данного этапа, - исполнители данных работ (операций), - требования к ресурсам (что необходимо для реализации этапа), в том числе - к управленческим ресурсам (распоряжениям, нормативным документам и т.д.), ^3

- вторичные входы, выходы, клиенты, поставщики (если есть на данном этапе), - требования к результату (результатам) этапа и кто несет за них ответственность. 6.2.4. Описание процесса производится в текстовой форме. При необходимости текстовое описание может дополняться описанием в виде таблицы и алгоритмической схемы. Следует сказать о выборе способов представления описаний процессов. Что лучше - использовать какие-либо общепризнанные способы, или разрабатывать свои? Существует, например, серия стандартов IDEF, которые носят рекомендательный характер, но используются настолько широко, что стали именно стандартами. Используются они. главным образом, при проектировании информационных систем. Насколько можно рекомендовать их для создания "универсальных" описаний (т.е. не только для последующей автоматизации)? Мнение авторов (не претендующее, конечно же, на абсолютную истину) таково. Во-первых, упомянутые стандарты, мягко говоря, далеко не просты для понимания. Например стандарт IDEFO предназначен "для моделирования функций". При этом даже профессиональные "компьютерщики" не могут договориться друг с другом - как соотносятся понятия "функция" и "процесс". Это одно и то же? И, соответственно, если стандарт IDEFO предназначен для описания функций, можно ли его использовать для описания процессов? Однозначного итога данной дискуссии нет. И если единодушия нет среди специалистов по автоматизации (для которых стандарты IDEF - как "Азбука" для первоклассника), то как можно требовать понимания существа данных стандартов, например, от работников финансово-экономических служб? Во-вторых, даже разобравшись со стандартами, их достаточно трудно применять. Сами "автоматизаторы" признают, что для полного отражения всех существенных параметров процесса необходимо использовать сразу три стандарта: - IDEFO - Моделирование функций; - IDEF IX - Моделирование данных, - IDEF3 - Описание процесса. Соответственно, для полноценного описания процесса необходимо, как минимум, три картинки (или три группы картинок), каждая из которых выполнена в определенном стандарте. Удобно это? Вряд ли. Поэтому на сформулированный выше вопрос - "Использовать какиелибо общепризнанные способы, или разрабатывать свои?" - ответить следует следующим образом. Принцип тот же самый, что и рассмотренный выше в отношении терминов - 'Откуда черпать определения: из нормативных документов, "умных" книг или формулировать самостоятельно?" Если специалистов

84

предприятия устраивают "чужие" (заимствованные) стандарты, т.е. они: - понятны, - удобны в использовании, - и, самое главное, позволяют адекватно описать процесс, использовать эти стандарты В противном случае создавать собственные способы описания (или точнее - способы представления описания) Как компромиссный вариант, возможно одновременное существование двух способов. Специаписты-"неавтоматизаторы" используют для описания внутренний стандарт предприятия, а специалисты-"автоматизаторы" затем "переформатируют" эти описания в стандарты IDEF. Конечно, получается "двойная" работа, излишние трудозатраты. Однако это может оказаться меньшим злом, по сравнению с вариантом использования всеми работниками предприятия исключительно стандартов IDEF: Во-первых, трудоемкость обучения сотрудников практике работы с данными стандартами достаточно велика. Во-вторых, сложность понимания данных стандартов увеличивает вероятность ошибок при их практическом использовании. Возникают дополнительные трудозатраты на исправление ошибок. Ниже представлен один из возможных способов представления описания процессов с использованием комбинации табличной и алгоритмической форм. Применение табличной формы делает описание процесса более удобным для последующего использования. В этом случае структура описания является более четкой и легкой для восприятия. Каждый параметр процесса (этапа процесса) отражается в отведенном столбце таблицы, а не "размывается" в тексте. Использование алгоритмических схем целесообразно в случаях, когда последовательность выполнения этапов процесса (и внутри этапов -отдельных работ, операций) является сложной (например, последовательное выполнение может сочетаться с параллельным), или допускается несколько вариантов последовательности выполнения этапов (например, - этапы с условием: если условие выполняется то используется одна последовательность этапов, если нет - другая). Таким образом, алгоритмические схемы призваны, в первую очередь, обозначить временную (или логическую) взаимозависимость этапов, работ, операций. Использовать исключительно одну форму - или табличную, или алгоритмическую - вряд ли целесообразно. В таблице трудно обозначить временную взаимосвязь работ и поэтому сложно обойтись без алгоритмической схемы. С другой стороны, если попытаться применять только алгоритмическую схему, на ней необходимо будет отразить все существенные параметры процесса - исполнителей, входы, выходы, поставщиков, клиентов и т.д. В результате, схема получится настолько громоздкой и "трудночитаемой", что вряд ли ее можно будет практически использовать.

85

6.2.4.1. Табличная форма представления этапов процесса отражает следующие параметры: - Перечень работ и операций в рамках этапа; - Исполнители работ и операций; - Входы; - Выходы; - Поставщики; - Клиенты; - Требования к ресурсам, необходимым для выполнения работ и операций; - Требования к результатам работ и операций и наименование лиц, ответственных за обеспечение результатов. Таблица имеет следующий вид:

Таблица 1. №

Наимено

п/п

вание работ/ операции

1

2

Исполнитель

3

Вход/

Выход /

Требования

Требования к

поставщик

клиент

к ресурсам

результатам / ответственность

4

5

6

7

Порядок заполнения Таблицы следующий: - В столбец 1 ("№ п/п") заносятся порядковые номера выделенных на данном этапе процесса работ (операций). - В столбец 2 ("Наименование работ/операций") заносится содержание работ (операций), выделенных на данном этапе процесса. - В столбец! 3 ("Исполнитель") заносятся названия структурных единиц Предприятия, выполняющие выделенные работы (операции). - В столбец 4 ("Вход/поставщик") заносятся данные о содержании входов и их поставщиках. - В столбец 5 ("Выход/клиент") заносятся данные о выходах и их клиентах (потребителях). - В столбец 6 ("Требования к ресурсам") заносятся данные о ресурсах, необходимых для выполнения работ (операций). - В столбец 7 ("Требования к результатам/ответственность") заносятся данные о результатах, которые необходимо достичь после выполнения работ (операций), и лицах, ответственных за достижение этих результатов.

6.2.4.2. Для составления алгоритмических следующие графические элементы. № работы (операции)

схем

используются

Элемент "Прямоугольник": обозначает работу (операцию), выделенную в рамках этапа процесса. Внутри элемента указывается порядковый номер работы/операции (соответствует номеру данной работы/операции в Таблице). Наряду с указанием номера работы/операции возможно приводить ее наименование и исполнителя.

Элемент "Стрелка 1° обозначает последовательность перехода от одной работы/операции к другой.

Элемент "Прямоугольник с ромбом" обозначает работу/операцию, предполагающую наличие некоторого условия. В зависимости от степени выполнения данного условия возможны несколько вариантов последовательности выполнения дальнейших работ. S большинстве случаев наличие условия предполагает два варианта развития событий: - "Да" (соответствие условию) один вариант последовательности дальнейших операций - "Нет" (несоответствие условию") другой вариант последовательности дальнейших действий. Но возможны случаи, когда условие предполагает три и более варианта последовательности реализации этапа процесса. Элемент "Стрелка 2" обозначает входы и выходы в работы/операции. Рядом со стрелкой может быть указано содержание входа/выхода. 87

Данные о входах и выходах уже содержатся в Таблице. Тем не менее в ряде случаев их уместно повторить и в алгоритмической схеме. Связано это с тем, что процессы внутри предприятия взаимосвязаны друг с другом и очень часто выходы одного процесса являются входом в другой. Поэтому для того, чтобы можно было более четко представлять взаимосвязи процессов (их верхние и нижние границы), целесообразно в алгоритмических схемах приводить данные о входах и выходах. Представленные табличная и алгоритмическая форма могут быть использованы как для описания работ (операций) внутри отдельных этапов процесса, так и для описания процесса в целом, т.е. отражения этапов процесса. 6.3. Организационная часть. •Данный раздел стандарта призван представить основные подходы к организации описания процессов. Выше уже неоднократно высказывалось требование установления приоритетов в выборе разрабатываемых внутренних нормативных документов В равной степени это относится и к описанию процессов, т.е. необходимо сформулировать рациональную последовательность разработки описаний. Для этого, в первую очередь, следует составить (по возможности исчерпывающий) перечень всех процессов, протекающих на предприятии. Как уже было отмечено выше, при кажущейся простоте данная задача является достаточно сложной. Во-первых, трудно выделить сами процессы. Как правило, типичной ошибкой при этом является то, что процессы рассматриваются слишком узко, т.е. в качестве самостоятельного процесса выделяется этап (несколько этапов) в рамках данного процесса, а начальные и конечные этапы необоснованно "отсекаются". Или ошибка другого рода - когда в качестве процессов выделяют то, что обычно называют функциями (функции производства, сбыта, учета и т.д.). Ошибкой является также стремление "привязать" процесс к определенному подразделению, в то время как в большинстве случаев процесс "пронизывает" все предприятие. Во-вторых, не всегда удается однозначно классифицировать тот или иной процесс - как основной, вспомогательный или процесс управления - о чем тоже было сказано выше. . Дать в связи с этим какую-то универсальную и действенную рекомендацию достаточно трудно. Это, скорее , дело практического опыта. В ряде случаев помогает следующий прием - идти не от выделения процессов к их классификации, а наоборот. Т.е. сначала формируются четыре указанные классификационные группы процессов (основные, вспомогательные, процессы управления и процессы развития), а затем в эти группы вписываются выделенные процессы. В этом случае названия групп служат своего рода подсказкой для выделения процессов. Результатом выделения и классификации процессов является карта 88

процессов, отражающая все существующие на предприятии процессы. Далее необходимо сформировать последовательность проведения описания процессов. Как выбрать процессы, которые должны быть подвергнуты описанию в первую очередь? В публикациях, посвященных реинжинирингу бизнес-процессов, приводится целый ряд рекомендаций по определению приоритетности процессов для описания и последующего реинжиниринга (или, точнее факторов, влияющих на приоритетность процессов): - Степень влияния процесса на достижение целей предприятия, т.е. насколько процесс способствует достижению целей, - Степень важности процесса для клиента, т.е. насколько процесс способствует удовлетворению потребностей клиентов; - Качество существующих процессов, т.е. степень "проблемности" процесса в его существующем виде: - Затраты на описание и улучшение процесса, т.е. какое количество времени и ресурсов будет потрачено на описание процессов и как быстро будет получена отдача. С учетом указанных факторов производится оценка приоритетности процессов и формируется последовательность их описания. С точки зрения организации работ по описанию необходимо отметить одно существенное, даже категорическое, условие: Для описания процессов должна быть организована коллективная работа. Подобная категоричность связана с тем, что сложные, в большинстве своем, бизнес-процессы никакой (даже самый опытный) исполнитель "в одиночку" не способен описать адекватно. Исполнитель может участвовать в каком-либо процессе каждый день на протяжении нескольких лет. И вот ему поручают описать даже не процесс в целом, а лишь те действия в рамках процесса, которые данный исполнитель осуществляет. Удастся это исполнителю? Да, но только с третей или пятой попытки, после мучительных размышлений и исправления ошибок. Повторимся, что речь шла только о части (частях) процесса, которые касаются исполнителя непосредственно. А если поручить ему описывать процесс в целом? Поэтому для описания процессов должна быть организована коллективная работа группы исполнителей. Следующее категорическое условие относится к составу группы (рабочей группы), которая будет описывать процесс. •:. .. В состав рабочей группы по описанию процесса должны максимально полно входить участники процесса. Данное условие объясняется двумя обстоятельствами: - Во-первых, кто как не участники процесса наиболее адекватно способны его описать; - Во-вторых, как показывает практика, исполнители тем охотнее и правильнее пользуются внутренними нормативными документами, чем больше была степень их участия в создании данных докумен89

тов. В этом смысле стандарты, содержащие описания процессов, не являются исключениями. Чем больше участники процесса привлекались к его описанию, тем больше шансов, что данная работа не будет носить формальный характер, а исполнители будут реально использовать описания в своей практической деятельности. Продолжим рассмотрение 'Положения о порядке описания процессов". 6.3.1. Порядок выбора процессов для описания. Последовательность описания процессов Предприятия формируется Отделом методологии с учетом следующих факторов: - Важность процесса с точки зрения его влияния на достижение целей Предприятия; - Важность процесса для клиентов Предприятия; . - Качество процесса в его существующем виде; - Возможность быстрого улучшения процесса без значительных затрат. Сформированную последовательность описания процессов Отдел методологии отражает в "Плане-графике описания процессов". Подготовленный "План-график описания процессов" представляется на рассмотрение и утверждение Директору по стратегическому планированию и развитию. Любой руководитель и сотрудник Предприятия может высказать предложение о приоритетности описания процессов. Предложение оформляется служебной запиской, визируется непосредственным руководителем лица, внесшего предложение, и передается на рассмотрение в Отдел методологии. Отдел методологии рассматривает внесенное предложение и в случае признания его целесообразным вносит изменения в "План-график описания процессов". 6.3.2. Формирование рабочей группы. Для проведения описания процесса формируется рабочая группа в следующем составе: - руководитель (сотрудник) Отдела методологии - руководитель (сотрудник) Отдела автоматизации - участники процесса - как правило представляются руководителями или ведущими сотрудниками соответствующих подразделений Предприятия. Для каждого конкретного процесса предложение по составу и руководителю рабочей группы формируется руководителем Отдела методологии и предоставляется на утверждение Директору по стратегическому планированию и развитию. Утверждение состава и руководителя рабочей группы оформляется приказом по Предприятию.

90

Любой руководитель или сотрудник Предприятия могут высказать свое предложение по составу и руководителю рабочей группы. Предложение оформляется служебной запиской, визируется непосредственным руководителем лица, внесшего предложение, и передается на рассмотрение в Отдел методологии. Отдел методологии рассматривает внесенное предложение и в случае признания его целесообразным вносит необходимые изменения. 6.3.3. Ревизия нормативных документов. Рабочая группа перед началом описания процесса проводит ревизию существующих на Предприятии внутренних нормативных документов, содержащих описание данного процесса (или отдельных его этапов, работ, операций) с целью изучения возможности использования данных документов. Здесь необходимо высказать следующее замечание. То, что уже существующие и так или иначе связанные с описываемым процессом внутренние нормативные документы должны быть рассмотрены - сомнений нет. Хотя бы для того, чтобы не было противоречий между документами. Чтобы описание процесса во всех документах было единым. Другое дело, насколько уместно это делать до описания процесса? В этом случае будет велик соблазн воспользоваться тем, что есть. В результате участники рабочей группы могут стать заложниками прошлых ошибок. Поэтому правильнее, пожалуй, применить другую последовательность. Сначала описать процесс, а затем просмотреть существовавшие ранее документы и подправить их в соответствии с произведенным описанием. 6.3.4. Обучение. В случае необходимости (отсутствие опыта проведения описаний или особой сложности рассматриваемого процесса) руководитель рабочей группы обязан обеспечить обучение участников рабочей группы. Для обучения могут быть привлечены руководитель/сотрудники Отдела методологии или внешние консультанты. 6.3.5. Разработка, согласование и утверждение описания процесса. Участники рабочей группы производят описание процесса в соответствии с методологией, представленной в п.п. 6.2. данного положения. В случае необходимости рабочая группа подготавливает перечень рабочих инструкций, которые должны быть созданы на основе произведенного описания процесса. Разработанное описание процесса и перечень рабочих инструкций согласовываются с руководителями подразделений, являющихся участниками Процесса, при необходимости с руководителями других подразделений (например, получающий выходы данного процесса) и представляются на Утверждение Директору по стратегическому планированию и развитию. 6.3.6. На основе произведенного описания процесса Отделом методологии Разрабатываются необходимые рабочие инструкции.

91

Рассмотрим, как может выглядеть разработанное на основе данного стандарта описание реального процесса. Некоторое предприятие ведет активную инвестиционную деятельность -строительство сети торговых павильонов (комплексов) Собственных производственных мощностей у предприятия нет, поэтому для ведения строительства привлекаются подрядные организации. Предприятие, таким образом, выступает как "Застройщик-инвестор" и "Застройщик-заказчик" Готовые объекты в дальнейшем могут эксплуатироваться самим предприятием или сдаваться в аренду. СТАНДАРТ "Положение о порядке реализации процесса "Реализация строительного проекта" • (Описание процесса "Реализация строительного проекта") 1. Назначение стандарта. Целью создания данного стандарта является содержательное описание процесса "Реализация строительного проекта" (далее "Процесс"). 2. Область применения. Данный стандарт распространяется на всех руководителей и сотрудников ОАО "..." (далее ''Предприятие"), принимающих участие в Процессе. 3. Срок действия. 4. Термины и сокращения. Поскольку производство строительных работ носит ярко выраженный проектный характер (что нашло свое отражение и в названии процесса), в первую очередь уместно будет дать определение термину "Проект". Проект - уникальный процесс, состоящий из набора взаимоувязанных и контролируемых работ с датами начала и окончания и предпринятый, чтобы достичь цели соответствия конкретным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам. (ISO/TR 10006:1997 (Е) Менеджмент качества. Руководство качеством при управлении проектами.) Проект - процесс по достижению определенной цели в пределах особого специального набора условий. (ISO 9000:2000 "Системы менеджмента качества - основы и словарь"). Продукт проекта - то, что определено в проектном задании на продукт и поставляется заказчику. (ISO/TR 10006:1997 (Е) Менеджмент качества. Руководство качеством при управлении проектами.) План проекта - документ, устанавливающий то, что требуется для выполнения цели (ей) проекта. (ISOH'R 10006:1997 (Е) Менеджмент качества. Руководство качеством при управлении проектами.) Продуктивность - показатель, отражающий соотношение полученного результата и затраченных ресурсов. 92

5. Ответственность. Ответственность за разработку данного стандарта несет: Руководитель Рабочей группы по описанию Процесса. Ответственность за проверку содержания данного стандарта несет: Участники Процесса. Ответственность за выдачу разрешения на применения данного стандарта несет: Генеральный директор. Ответственность за предоставление настоящего стандарта пользователям несет: Отдел методологии. Ответственность за внесение изменений несет: Отдел методологии. Ответственность за соблюдение пользователями требований данного стандарта несет: Собственник Процесса. Ответственность за соблюдение порядка хранения стандарта несет: Отдел методологии. 6. Описание методики. 6.1. Основные параметры Процесса. 6.1.1. Полное наименование Процесса. ' "Реализация проекта строительства быстровозводимого модульного здания торгового назначения". 6.1.2. Процесс относится к категории процессов развития. Участниками Процесса являются: 1. Отдел капитального строительства, в том числе: - начальник отдела капитального строительства, - бюро производства работ, - бюро перспективного развития, - бюро оборудования, - бюро смет и ценообразования, 2. Финансовое управление; 3. Юридическое управление; 4. Служба главного бухгалтера; 5. Управление розничной торговли. 6.1.3. Собственником Процесса является Отдел капитального строительства (далее "ОКС"), ,, 6.1.4. Входы процесса. Первичным входом Процесса является: "Годовой инвестиционный план Предприятия". 93

Первичный вход является результатом (выходом) процесса "Разработка годовой инвестиционной программы Предприятия". Перечень вторичных входов будет приведен в п.п. "Описание этапов Процесса". 6.1 5. Выходы процесса. Первичным выходом Процесса является законченный строительством и оформленный в собственность объект (торговый комплекс). Перечень вторичных выходов будет приведен в п.п. "Описание этапов Процесса". 6.1.6. Поставщики Процесса. Первичным поставщиком Процесса является: " Совет директоров Предприятия. Перечень вторичных поставщиков будет приведен в п.п. "Описание этапов Процесса". 6.1.7. Клиенты Процесса. Первичным клиентом Процесса является Отдел розничной торговли Предприятия Перечень вторичных клиентов будет приведен в п.п. "Описание этапов Процесса". 6.2. Описание этапов Процесса. 6.2.1. Процесс состоит из следующих этапов: - Учреждение Проекта: - Оформление землеотвода и проведение геоподосновы; - Поиск и выбор поставщиков, проектной организации и субподрядчиков; - Составление задания на проектирование; - Заключение договоров с субподрядчиками; - Приобретение оборудования; - Контроль за ходом строительства; - Организация работы приемных комиссий; - Оформление объекта в собственность. Рассмотрим, как может быть описан один из этапов данного процесса. 6.2.2. Этап 1. "Учреждение Проекта". 1. Получателем первичного входа является Отдел капитального строительства (Начальник отдела). Допустим, что "Годовой инвестиционный план Предприятия" содержит данные о количестве запланированных к строительству 94

2.

3.

4.

5. 6.

объектов без указания их конкретного местоположения и других важных параметров (полезной площади, варианта исполнения и т.д.). Соответственно, в первую очередь План необходимо наполнить реальным содержанием - определить, где строить и что строить. Начальник Отдела капитального строительства отдает распоряжение Бюро перспективного развития осуществить поиск возможных вариантов для выбора участков под застройку Бюро перспективного развития осуществляет поиск возможных вариантов размещения объекта строительства, оформляет их в виде "Плана отвода участков под застройку" (далее "План") и представляет План на рассмотрение в Управление розничной торговли. При необходимости запрашивается информация у Городского земельного комитета. Сотрудник (сотрудники) Управления розничной торговли рассматривает предложенные варианты, выбирает с использованием "Методики расчета экономической эффективности объектов розничной торговли" оптимальные варианты и определяет основные характеристики будущих объектов (полезная площадь, вариант исполнения и т.д.). Выбранные варианты вместе с необходимыми обоснованиями закрепляются в Плане. В случае необходимости получения дополнительной информации (покупательская активность населения в различных районах города, прогноз изменения реальных доходов населения и т.д.) Управление розничной торговли может запросить дополнительную информацию в информационноаналитическом управлении. Далее План передается в Бюро смет и ценообразования. Упомянутая "Методика расчета экономической эффективности объектов розничной торговли" может быть создана предприятием самостоятельно или с помощью внешних консультантов. Она может быть приложением к данному стандарту (если используется исключительно в рамках данного Процесса) или самостоятельным документом (отдельным стандартом, инструкцией), если носит универсальный характер и используется при реализации нескольких процессов. Сотрудник (сотрудники) Бюро смет и ценообразования определяют для отобранных вариантов ориентировочную стоимость строительномонтажных работ. Рассчитанные результаты отражаются в Плане. План передается на рассмотрение Финансовому директору Финансовый директор изучает представленные варианты на предмет возможности их финансирования и дает свою оценку в Плане. План передается на рассмотрение Совету директоров Предприятия. В случае признания Советом директоров Предприятия реализации представленного Плана целесообразным, принимается решение об учреждении Проекта и формировании Рабочей группы Проекта. В случае отклонения Советом директоров представленного Плана, последний возвращается в Бюро перспективного развития для дальнейшей проработки. 95

2 Выдача распоряжения о подготовке плана

Наименование работ/ операций Вход/ поставщик

Информация о свободных земельных участках / Городской земельный комитет

3 4 Руководитель «Годовой инвестиционный план ОКС Предприятия / Совет директоров

Исполнитель

2 Поиск вариантов Бюро застройки и перспективного оформление развития «Плана отвода участков»

1 1

№ п/п

Запрос на получение информации / Городской земельный комитет

5

Выход/ клиент

6

План должен охватывать все перспективные участки / Руководитель бюро перспективного развития

7 Распоряжение должно быть выдано в соответствии с закрепленным в «Годовом инвестиционном плане» графиком реализации проектов / Руководитель ОКС

Требования к Требования к ответственность ресурсам результатам/

Алгоритмическая схема данного этапа представлена на рис. 3.2.2. рис. 3.2.2. Алгоритмическая схема этапа «Учреждение проекта» Годовой инвестиционный план

1. Распоряжение о подготовке «Плана отвода участков»

Информационный запрос 2. Выбор участков и подготовка «Плана» Информационный запрос Информация

3. Оценка доходности участков

4. Оценка затрат на СМР

5. Оценка возможностей финансирования

6. Утверждение плана

НЕТ

ДА Учреждение Проекта

К функции организации процессов мы еще вернемся в Главе 6. "Стандартизация и автоматизация".

97

Подведем итог сказанному: 1. Процессы являются важнейшей категорией объектов управления; 2. Описания процессов являются "технологическим обеспечением" реализации процессов и инструментом реорганизации процессов; 3. При выборе языка описания процессов предприятие может заимствовать "чужие" стандарты или разрабатывать свои; 4. Описание процессов является процедурой непростой и достаточно трудоемкой, поэтому: - необходимо определить степень приоритетности процессов и сформировать последовательность их описания - использовать при проведении описаний коллективную форму работы - рабочие группы.

Раздел 3. Организация структуры "...Любая деятельность допускает разделение труда по участникам." (Концепция всеобщего менеджмента качества)

Организация структуры призвана обеспечить выполнение происходящих на Предприятии процессов путем закрепления участия в каждом процессе за определенными исполнителями. Организация структуры предполагает разделение всех процессов (работ, операций) существующих на предприятии: - по горизонтали, т.е. между подразделениями предприятия и отдельными исполнителями; - по вертикали, т.е. между руководителями и исполнителями. Результаты данного разделения находят отражение в следующих основных группах документов: - "Положение об организационной структуре предприятия"; - положения о подразделениях; - должностные инструкции. Очевидно, что все три названные группы документов решают следующие основные задачи: - описание принципов разделения процессов (работ, операций) между структурными единицами предприятия - закрепление степени участия структурных единице процессах предприятия - определение полномочий и ответственности структурных единиц в рамках их участия в процессах предприятия. Общность задач, решаемых названными группами документов, определяет и общность подходов к их разработке, в значительной степени близкие структуру и содержание. Следует заметить, что названные документы являются едва ли не самыми массовыми и присутствуют практически на каждом предприятии. Даже на предприятиях, которые вроде бы вообще далеки от мысли стандартизировать свою деятельность, тем не менее, хотя бы часть из трех названных групп Документов имеется. К сожалению, эта "массовость" имеет и обратную сторону -формальность. Формальность как в отношении их создания, так и в отношении Дальнейшего использования. Каждый руководитель где-то на подсознательном Уровне чувствует, что "для порядка" нужны положения о подразделениях и Должностные инструкции. Но осознается данная необходимость именно как ощущение, близкое скорее к интуиции, чем к действительному пониманию. Отчасти это усугубляется и "встречной помощью" менеджерам в виде 99

документов (как общероссийского, так и ведомственного уровня), содержащих "типовые" положения об отделах и должностные инструкции. Однако статус "типовые" в этом случае правильнее трактовать не как "рекомендуемые", а как "возможные". Поэтому подобные "универсальные" документы следует скорее принять к сведению, чем заниматься их копированием. В том же "Общероссийском справочнике профессий" приведено замечание, что представленные описания должны быть дополнены с учетом особенностей конкретного рабочего места на конкретном предприятии. Следует еще раз высказать замечание, сделанное в самом начале книги, что любой "импорт" внутренних нормативных документов без проведения необходимой "таможенной очистки" порождает скорее хаос в управлении, чем содействует обеспечению порядка. Представленные ниже подходы к формированию структуры и содержания организационных документов тоже предлагается рассматривать именно как "возможные", а не как "рекомендуемые". В том числе и потому, что ряд содержащихся в них реквизитов является достаточно нетипичным (или даже новым) для данной категории документов. Положение об организационной структуре предприятия. К сожалению, очень часто под этим положением понимается штатное расписание. Хотя штатное расписание, скорее, может являться приложением к "Положению об организационной структуре". Рассмотрим возможную структуру и содержание данного положения на следующем примере. СТАНДАРТ "Положение об организационной структуре ОАО "..." 1. Назначение стандарта. Целью создания данного стандарта является содержательное описание организационной структуры ОАО "..." (далее "Фирма"). Данный стандарт сотрудников Фирмы.

2. Область применения. распространяется на всех

руководителей

и

3. Срок действия. Стандарт действует до внесения изменений в данную редакцию или отмены. 4. Термины и сокращения. Для начала дадим определение основному объекту управления в рамках данного положения. Структурная единица - подразделение (структурное звено) или отдельный руководитель/сотрудник Фирмы.

100

Далее необходимо разобраться с такими близкими по смыслу понятиями, как "задачи", "функции", "обязанности". При рассмотрении вопросов формирования организационной структуры авторами сделана попытка уйти от традиционного "функционального" подхода к более адекватному -' 'процессному". Поэтому понятие "функция" было вообще исключено из числа категорий, характеризующих структурные единицы. Задачи - система цепей (подцелей), реализацию которых структурная единица должна обеспечить в рамках достижения общей цели (системы целей) Фирмы. Обязанности - совокупность действий, реализуемых структурной единицей для выполнения предписанных задач. Или, иными словами: Обязанности - совокупность действий, отражающих участие структурной единицы в процессах Фирмы. Поскольку, как уже было сказано, при формировании организационной структуры используется "процессный" подход, следует привести определение процесса. Процесс - любая деятельность, использующая ресурсы Фирмы и управляющие воздействия и ведущая к изменению состояния объектов управления. В качестве одной из категорий, призванных охарактеризовать место и роль каждой структурной единицы на предприятии, введено понятие "продукт структурной единицы". Продукт - результат процессов (работ, операций), удовлетворяющий определенную потребность (потребности) клиента. Продукт структурной единицы - продукт, производимый структурной единицей и поставляемый как внутренним, так и внешним клиентам. И теперь определение того, чему собственно посвящено данное положение. Организационная структура - распределение в определенном порядке обязанностей, ответственности, полномочий и взаимоотношений между структурными единицами Фирмы. (ISO 9000:2000 "Системы менеджмента качества - основы и словарь") Далее идет группа понятий, отражающих характер взаимоотношений между руководителями и подчиненными. Распоряжение - волеизъявление руководителя по отношению к подчиненному, побуждающее последнего к безусловному выполнению определенных действий (или бездействию). Указание - волеизъявление одного лица (или структурной единицы) по отношению к другому, побуждающее последнего к выполнению определенных Действий (или бездействию) с оговоренными условиями. Непосредственный руководитель - лицо, обладающее правом отдавать Распоряжения. Определение понятию "полномочия" дано несколько нетрадиционное. Как правило под полномочиями понимают права (возможности) кого-либо

101

принимать решения в определенной области. Приведенный ниже вариант определения данного термина представляется более четким, позволяющим охарактеризовать руководителя или сотрудника более отчетливо. Хотя если сравнить оба варианта определений, то в смысловом значении они практически идентичны. Ведь при всем возможном разнообразии принимаемых решений все они, так или иначе, касаются использования ресурсов предприятия. Полномочия - право руководителя структурного звена, отдельного сотрудника пользоваться ресурсами Фирмы для выполнения своих обязанностей. Ответственность - ущемление интересов, наложение ограничений различного характера. 5. Ответственность. 6. Описание методики. 6.1. Общие положения. 6.1.1. Данный стандарт определяет основные принципы формирования организационной структуры Фирмы. Указанные принципы служат основой (руководством) для разработки положений о подразделениях и должностных инструкций. 6.1.2. Задачами настоящего стандарта являются: - Закрепление основных, вспомогательных процессов, процессов управления и развития за структурными единицами Фирмы; - Определение взаимосвязей структурных единиц, включая отношения подчинения; - Определение полномочий и ответственности структурных единиц; - Осуществление идентификации и кодификации структурных единиц. 6.2. Процессы Фирмы. 6.2.1. Процессы, протекающие на Фирме классифицируются на следующие группы: - Основные процессы; - Вспомогательные процессы; - Процессы управления; - Процессы развития. Перечень реализуемых на Фирме процессов представлен в Приложении 2. Далее необходимо обозначить возможные варианты (категории) отношений структурной единицы и процессов. Данные категории призваны обозначить степень участия каждой структурной единицы в процессах Предприятия.

102

6.2.2. Каждая структурная единица может находиться в следующих категориях отношений с процессами Фирмы: - Быть участником процесса (в том числе - его собственником); - Быть поставщиком входа процесса - поставщиком процесса; - Быть потребителем выхода процесса - клиентом процесса; - Не иметь никакого отношения к процессу 6.3 Подразделения Фирмы. В данном разделе необходимо: - Обозначить принципы формирования (выделения) подразделений: - Определить виды существующих на Предприятии подразделений: - Определить категории подразделений в соответствии с их ролью на Предприятии. 6.3.1. Подразделения формируются с учетом: - однородности действий (работ, операций), реализуемых ими в процессах Фирмы По сути, данный подход соответствует традиционному "функциональному" принципу, когда каждая структурная единица выполняет определенную функцию (набор функций) - снабжения, производства, сбыта, НИОКР, учета и т.д. Тем не менее, Д1 использование этого подхода никоим образом не означает отказ; за от принципа "ориентации на процесс". Просто предполагается закрепление за каждой структурной единицей специализации в виде общего характера ее действий в разных процессах. Например, бухгалтерский учет может быть представлен в процессах Предприятия следующим образом: - в виде отдельных учетных операций в процессах (Например, процессы "Заготовление материалов", "Приобретение, монтаж и передача в эксплуатацию основных средств") - в виде отдельного процесса (Например, процесс "Формирование периодической отчетности") И в том и в другом случае бухгалтерский учет осуществляет специализированная структурная единица - "Служба Главного бухгалтера". При всей очевидной близости данного подхода "функциональному" принципу, тем не менее, возможны (порой существенные) отклонения благодаря использованию принципа 'ориентации на процесс". Например, ряд "традиционно бухгалтерских" обязанностей может быть закреплен за другими структурными единицами. (Подготовкой и выставлением счетов-фактур занимается коммерческий отдел). - однородности производимых продуктов В данном случае каждому подразделению ставится в соответствие производство определенного продукта (набора продуктов). Очевидно, что этот подход предполагает "продуктовую"

103

специализацию подразделений. Например, выделение на Предприятии цехов, которые занимаются производством оборонной и гражданской продукции. - однородности используемых технологий На примере промышленного предприятия это может быть представлено следующим образом: литейное производство, кузнечнопрессовое производство, сварочное производство и т.д. - наличия некоторой требующей решения задачи (группы задач) Например, может быть поставлена задача "Повышение качества управления Предприятием". В рамках данной задачи выделена подзадача "Создание корпоративных стандартов". Для решения данной подзадачи может быть создана специализированная (специализирующаяся на решении данной подзадачи) структурная единица - рабочая группа. Частным случаем данного подхода можно назвать проектный подход. В этом случае решение задачи предполагается осуществить в виде проекта. 6.3.2. На Фирме выделяются следующие виды подразделений: - Департаменты; - Отделы; - Рабочие группы. Департаменты и отделы являются постоянно действующими (устойчивыми, бессрочными) подразделениями. Рабочие группы могут носить временный (срочный) характер и создаваться для решения определенных задач 6.3.3. Выделяются следующие категории подразделений: - Основные - являются собственниками основных процессов. Потребителями продуктов основных структурных звеньев являются преимущественно внешние клиенты; - Вспомогательные - являются собственниками вспомогательных процессов и процессов развития. Потребителями продуктов вспомогательных звеньев являются преимущественно внутренние клиенты; - Управленческие - являются собственниками процессов управления. Очевидно, что приведенная классификация структурных единиц связана с классификацией процессов. Но поскольку, как уже было отмечено, классификация процессов далеко не однозначна, то и использованная классификация структурных единиц носит несколько условный характер. Например, цех, выпускающий реализуемую на сторону продукцию, следует отнести к категории основных структурных единиц, поскольку производится выход для внешних клиентов. С другой стороны, цех ведет планирование собственной деятельности - является собственником процесса "Составление плана-графика производства". Т.е, с другой стороны, является управленческим подразделением.

104

6.3.4. Перечень структурных единиц Фирмы представлен в Приложении 1. Приложением 1 в данном случае как раз и будет штатное расписание, содержащее перечень существующих на предприятии подразделений и отдельных должностей - штатных единиц. Видимо, "классическое" штатное расписание имеет смысл дополнить перечнем рабочих групп, которые обычно в штатном расписании выделять не принято. Участие в процессах Фирмы структурных единиц (выполняемые ими при реализации процессов действия, работы, операции) отражено в Приложении 2. Прим. Детально обязанности структурных звеньев представлены в положениях о подразделениях и должностных инструкциях. Приложение 2, отражающее перечень реализуемых на Предприятии процессов и участие в этих процессах структурных единиц целесообразно оформить в виде матрицы (рис. 3.3.1.).

Рис. 3.3.1. Матрица участия структурных единиц в процессах предприятия Структурные единицы

Процессы предприятия

А

в

с

D

х

х х

х х х

Е

Основные процессы 1 2 n

Х х Х

х

Вспомогательные процесс 12n

х х х

х х

х

х х

х

х х

Процессы управления 1 2 n

х х х

х

х

х

Процессы развития 12n

х х х

х х

х X.

х х

105

В этом случав корневой столбец матрицы будет содержать перечень процессов Предприятия, а корневая строка - перечень структурных единиц. Соответственно, пересечение каждой строки и столбца отражает участие (или не участие) данной структурной единицы в данном процессе Для повышения информативности данной матрицы уместно в поля матрицы вписывать не просто "крестики" или "галочки", которые свидетельствуют об участии структурной единицы в процессе, а отразить и другие категории отношений, представленные в п.п. 6.2.2. данного положения. Например, использовать следующие обозначения: У - участник процесса С - собственник процесса К - клиент процесса П - поставщик процесса. 6.4. Отношения подчинения. 6.4.1. Отношения подчинения на Фирме определяются: - Структурой подчинения, т.е. кто кому подчиняется; - Категорией (степенью) подчинения. 6.4.2. Структура подчинения на Фирме строится с использованием следующих схем: - Линейной (иерархической) Реализуется в следующем виде: "Руководство Фирмы - руководитель департамента - руководитель отдела - сотрудник отдела": Прим. В ряде случаев представленная последовательность структурных единиц может быть короче. - Функциональной Предполагает подчинение руководителя или сотрудника одного подразделения по отдельным аспектам деятельности руководителю или сотруднику другого подразделения; Например, руководители и сотрудники основных подразделений подчиняются руководителю Департамента качества (в части соблюдения технологии и обеспечения качества реализации продукта) и Главному бухгалтеру (в части соблюдения финансовой дисциплины и правил предоставления первичных бухгалтерских документов). - Матричной Реализуется при формировании рабочих групп. Все участники рабочей группы (независимо от наличия линейных и функциональных схем подчинения) подчиняются руководителю рабочей группы. 6.4.3. На Фирме выделяются следующие категории подчинения: - Распоряжение; - Указание.

106

Прим. Как следует из определений (Раздел 4.), указание носит менее категоричный, по сравнению с распоряжением, характер. Указание выполняется при условии, если оно не противоречит распоряжению. Необходимость одновременного наличия двух названных категорий подчинения объясняется стремлением снизить вероятность возникновения управленческих конфликтов. Как следует из п.п. 6.4.2., на предприятии возможны достаточно сложные отношения подчинения, т.е. каждая структурная единица может подчиняться одновременно нескольким структурным единицам. При этом весьма вероятны ситуации, когда руководящие структурные единицы реализуют в отношении подчиненных структурных единиц противоречивые управляющие воздействия. Для определения степени приоритетности и введены две категории управленческих воздействий -распоряжение (предполагающее безусловное выполнение) и указание (предполагающее выполнение в случав, если указание не противоречит распоряжению). Таким образом, в каждый момент времени каждая структурная единица должна иметь одного непосредственного руководителя, обладающего правом отдавать распоряжения. На практике принято выделять еще такую категорию подчинения, как консультирование. Консультирование может проявляться, например, когда один отдел высказывает некоторые рекомендации другому. Однако подчинением, как таковым, консультирование едва ли является. Консультирование - это, все-таки, в большей степени предоставление информации, нежели волеизъявление. 6.4.4. Отношения подчинения реализуются на Фирме с неукоснительным соблюдением следующего правила: Структура подчинения может меняться, но в каждый момент времени каждая структурная единица Фирмы должна иметь только одну линию подчинения, по которой она получает распоряжения, т.е. одного непосредственного руководителя. Как правило, статусом непосредственного руководителя наделена структурная единица стоящая выше в соответствии с линейной схемой. Классический пример: начальник отдела - сотрудник отдела. 6.4.5. Отношения подчинения для каждой конкретной структурной единицы определены в положениях о подразделениях и должностных инструкциях. 6.5. Полномочия и ответственность. 6.5.1. Характер полномочий определяется; . , - Видом полномочий, т.е. видами ресурсов Фирмы, которыми могут пользоваться руководители и сотрудники; - Степенью полномочий, т.е. объемами потребляемых ресурсов. Например, мастер участка распоряжается: - трудовыми ресурсами (персоналом, работающим на данном участке)

107

- ресурсами мощностей (оборудованием, установленным на участке) - материальными ресурсами (основными и вспомогательными материалами, необходимыми для производства продукции). Степень полномочий мастера в отношении материальных ресурсов может быть определена следующим образом. Мастер может получать со склада и передавать в производство материалы в пределах лимита, устанавливаемого с учетом действующих норм расхода материалов и установленного плана выпуска продукции. Получение материалов сверх лимита находится за пределами полномочий мастера. Решение о сверхлимитном отпуске материалов принимает начальник цеха. Характер полномочий для каждого конкретного сотрудника определен в должностных инструкциях.

руководителя

6.5.2. На Фирме существуют следующие согласованные законодательством РФ виды и степени ответственности: - уголовная - административная - дисциплинарная - полная материальная - неполная материальная.

и с

Вид, степень и порядок наложения ответственности для каждого конкретного руководителя или сотрудника определены в должностных инструкциях. 6.6. Идентификация и кодификация структурных единиц. 6.6.1. Каждая структурная единица имеет: - полное название - сокращенное название - персональный десятичный идентификационный код. 6.6.2. Идентификационный код имеет следующую структуру: Х.ООО - наименование Департамента Прим. Дирекция Фирмы относится к виду подразделений "Департаменты" 0Х00 - наименование отдела 00Х0 - наименование должности ОООХ индивидуальный номер штатной единицы Предполагается, что на одной должность внутри отдела (например -"специалист 2-ой категории") может находиться несколько штатных единиц. Наименование и идентификационные приведены в Приложении 1.

коды

структурных

единиц

7. Указания и примечания. 7.1. Определение Организационной структуры и Продукта взято из

108

проекта стандарта ИСО 9000:2000 "Системы менеджмента качества-основы и словарь". ' 8. Пользователи стандарта. 9. Внесение изменений. 10. Приложения. Приложение 1. Перечень структурных единиц Фирмы (Штатное расписание). Приложение?. Перечень процессов и участие в процессах структурных единиц Фирмы. Следующей категорией в иерархии документов, регламентирующих организационную структуру предприятия, являются положения о подразделениях. Очевидно, что задача данных документов гораздо уже, нежели у стандарта, описывающего организационную структуру предприятия в целом. Положение о подразделении призвано обозначить место и роль данного подразделения в организационной структуре предприятия. Если "Положение об организационной структуре..." является единичным документом, то положения о подразделениях и должностные инструкции носят массовый характер. Поэтому целесообразно подготовить стандарт, который бы определял: - требования к структуре и содержанию данных документов - порядок их разработки, согласования и утверждения.

СТАНДАРТ "Положение о порядке разработки внутренних нормативных документов, регламентирующих деятельность подразделений ОАО "..." 1. Назначение стандарта. Целью создания данного стандарта является определение порядка разработки внутренних нормативных документов (далее "Положения"), регламентирующих деятельность подразделений ОАО "..." (далее 'Фирма"}. 2. Область применения. Данный стандарт распространяется на всех руководителей и сотрудников Фирмы, принимающих участие в разработке, проверке содержания, Утверждении и актуализации Положений, а также использующих Положения в своей деятельности. 3. Срок действия. Стандарт действует до внесения изменений в данную редакцию или °отмены.

109

4. Термины и сокращения. Структурное звено (подразделение) - организационная единица, закрепленная в "Положении об организационной структуре Фирмы" (департамент, отдел, рабочая группа). Задачи - система целей (подцелей), реализацию которых структурная единица должна обеспечить в рамках достижения общей цели (системы целей) Фирмы. Обязанности - совокупность действий, реализуемых структурной единицей для выполнения предписанных задач. Продукт - результат процессов (работ, операций). Организационная структура - распределение в определенном порядке ответственности, полномочий и взаимоотношений между структурными единицами Фирмы. Полномочия - право руководителя структурного звена, отдельного сотрудника пользоваться ресурсами Фирмы для выполнения своих обязанностей. Ответственность - ущемление интересов, наложение ограничений различного характера. 5. Ответственность. 6. Описание методики. 6.1. Общие положения. 6.1.1. Положения относятся к категории документов "Стандарты". 6.1.2. Названия Положений являются единообразными и формируются следующим образом: "Положение о ... (наименование соответствующего подразделения)" Пример: "Положение о Службе Главного бухгалтера" 6.2. Структура и содержание Положений. 6.2.1. Структура Положений соответствует принятой на Фирме структуре стандартов. 6.2.2. Раздел 6 ("Описание методики") Положений имеет следующую внутреннюю структуру (содержание): П.п. 6.1. Обозначение подразделения. Приводится полное наименования подразделения, его сокращенное наименование и/или принятый десятичный персональный идентификационный код. Пример: Полное наименование

Сокращенное наименование

Код

Отдел правового обеспечения

ОПО

0800

110

П.п. 6.2. Задачи подразделения. Приводится перечень задач структурного звена. Прим. Как следует из определения, задачи - это система целей, реализацию которых должно обеспечить данное структурное звено. Например, Коммерческому отделу могут быть предписаны следующие задачи: - Обеспечение получения дохода от реализации продукции; - Удовлетворение потребностей внешних клиентов в определенных видах продукции: - Формирование номенклатурного перечня производимой и реализуемой продукции: - Сохранение существующих и привлечение новых клиентов и т.д. П.п. 6.3. Обязанности подразделения. Приводится перечень выполняемых обязанностей. Если задачи - это цели, то обязанности - это конкретные действия по их реализации. Например, руководством и сотрудниками Коммерческого отдела для выполнения задачи "Формирование номенклатурного перечня производимой и реализуемой продукции" могут выполняться следующие действия: - Изучение отзывов покупателей о качестве производимых Предприятием продуктов; - Проведение опросов потенциальных покупателей с целью изучения их пожеланий: - Изучение рынков и продукции конкурентов и т.д. При описании обязанностей подразделения удобно пользоваться Приложением 2 ("Участие структурных единиц в процессах Предприятия") к 'Положению об организационной структуре". В этом случае соответствующий столбец матрицы будет отражать участие данного подразделения в процессах предприятия. П.п. 6.4. Продукты подразделения. Приводится перечень производимых подразделением продуктов. Прим. Продукт это то, что удовлетворяет потребности клиентов, как внутренних, так и внешних. Продукт может быть материальным и нематериальным (услугой). Например, информационно-аналитический отдел Предприятия может реализовывать свои продукты как внешним клиентам (рассылка обзоров новостей и тематических обзоров по подписке), так и внутренним - подразделениям и сотрудникам Предприятия. П.п. 6.5. Структура и руководство подразделения. Приводится перечень входящих в подразделение более мелких "^разделений ( в случае их наличия) и сотрудников. Указывается руководитель подразделения и руководители входящих в него более мелких подразделений.

111

П.п. 6.6. Подчиненность подразделения. Приводится перечень руководителей и подразделений, которым подчиняется данное подразделение. Предполагается, что структурные звенья помимо прямой подчиненности непосредственному руководителю по отдельным аспектам деятельности могут иметь и другие линии подчиненности. В том числе, должны быть предусмотрены и временные отношения подчиненности. Например, на время реализации отдельных проектов. П.п. 6.7. Ответственность. Определяет лицо (лиц), ответственных за выполнение подразделением возложенных на него обязанностей. 6.3. Регламент разработки Положений. 6.3.1. Положение о соответствующем подразделении разрабатывается в случае его (Положения} отсутствия или образования нового подразделения. 6.3.2. Разработка Положения может быть инициирована любым сотрудником или руководством Фирмы. Решение о целесообразности разработки Положения о соответствующем подразделении утверждается руководством Фирмы. 6.3.3. Разработка Положения осуществляется в следующем порядке: 1) Руководитель соответствующего подразделения готовит предварительный вариант Положения и передает его на рассмотрение в Департамент методологии. 2) Предварительный вариант Положения рассматривается Департаментом методологии и возвращается руководителю структурного звена с указанием выявленных замечаний для устранения. 3) После проведения согласований окончательный вариант Положения визируется руководителем данного структурного звена и руководителем Департамента методологии и передается на утверждение Генеральному директору 4) При наличии замечаний Положение возвращается Генеральным директором в Департамент методологии на доработку Утвержденное Генеральным директором Положение передается в Департамент методологии для регистрации и рассылки пользователям. 7. Указания и примечания. 7.1. Согласно п.п. 6.2.1. структура Положений формируется в соответствии со стандартом "Положение о структуре и оформлении стандартов Системы внутреннего нормативного регулирования Фирмы. 7.2. Определение Организационной структуры и Продукта взято из проекта стандарта ИСО 9000:2000 "Системы менеджмента качества основы и словарь".

112

8. Пользователи стандарта 8.1. Пользователями стандарта являются руководители и сотрудники фирмы, участвующие в разработке, проверке, утверждении и внесении изменений в Положения. 8.2. Стандарт предоставляется пользователям путем помещения на сетевом сервере в папке "...". . 8.3. Пользователи должны обеспечить порядок хранения стандарта, исключающий утерю, порчу и несанкционированный доступ к стандарту посторонних лиц. И наконец, последняя категория документов, регламентирующих функцию организации структуры - должностные инструкции. Как и для положений о подразделениях, в отношении должностных инструкций желательно подготовить стандарт, отражающий общие требования к их созданию. СТАНДАРТ "Положение о порядке разработки внутренних нормативных документов, регламентирующих деятельность руководителей и сотрудников ОАО "..." 1. Назначение стандарта. Целью создания данного стандарта является определение порядка разработки внутренних нормативных документов (далее "Должностных инструкций"), регламентирующих деятельность руководителей и сотрудников ОАО "..." (далее "Фирма"). 2. Область применения. Данный стандарт распространяется на всех руководителей и сотрудников Фирмы, принимающих участие в разработке, проверке содержания, утверждении и актуализации Должностных инструкций. 3. Срок действия. 4. Термины и сокращения. Структурное звено (подразделение) - организационная единица, закрепленная в "Положении об организационной структуре Фирмы" (департамент, отдел, рабочая группа). Задачи - система целей (подцелей), реализацию которых структурное звено или отдельный сотрудник должны обеспечить в рамках достижения общей Цели (системы целей) Фирмы. Обязанности - совокупность действий, реализуемых структурным звеном или отдельным сотрудником для выполнения предписанных задач. Продукт - результат процессов (работ, операций).

113

Организационная структура - распределение в определенном порядке ответственности, полномочий и взаимоотношений между структурными звеньями и отдельными сотрудниками Фирмы. (ISO 9000:2000 "Системы менеджмента качества - основы и словарь") Полномочия - право руководителя структурного звена, отдельного сотрудника пользоваться ресурсами Фирмы для выполнения обязанностей. Ответственность - ущемление интересов, наложение ограничений различного характера. Распоряжение - волеизъявление руководителя по отношению к подчиненному, побуждающее последнего к безусловному выполнению определенных действий (или бездействию). Указание - волеизъявление одного лица (или структурной единицы) по отношению к другому, побуждающее последнего к выполнению определенных действий (или бездействию) с оговоренными условиями. 5. Ответственность. 6. Описание методики. 6.1. Общие положения. 6.1.1. Должностные инструкции относятся к категории документов "Инструкции". 6.1.2. Названия Должностных инструкций являются единообразными и формируются следующим образом: "Должностная инструкция... (наименование должности соответствующего руководителя или сотрудника)" Пример: "Должностная инструкция эксперта 1-ой категории". 6.2. Структура и содержание/должностных инструкций. 6.2.1. Структура Должностных инструкций соответствует принятой на фирме структуре инструкций. 6.2.2. Раздел 6 ("Описание методики") имеет следующую внутреннюю структуру (содержание): П.п. 6.1. Общие положения. Данный пункт определяет: 1) Полное наименования соответствующей должности, ее сокращенное наименование (если есть) и/или принятый десятичный персональный идентификационный код. Пример: Полное наименование

Сокращенное наименование

Код

Эксперт аналитического отдела

ЭАО

0804

114

2) К какой категории работников относится данная должностная единица (руководителя, специалиста, технического исполнителя). 3) Кто назначает на должность и освобождает от нее. 4) Кто замещает данную должностную единицу на время отсутствия. Кого может замещать данная должностная единица на время отсутствия. П.п. 6.2. Квалификационные требования. Данный подпункт определяет требования к данной должностной единице в части образования, опыта работы и профессиональной квалификации, профессиональных и общих знаний. П.п. 6.3. Принадлежность и подчинение. Данный подпункт определяет: 1) К какому структурному звену относится данная должностная единица. 2) Кто находится в подчинении 3) Кому подчиняется данная должностная единица Прим. Предполагается, что должностные единицы помимо прямой подчиненности непосредственному руководителю по отдельным аспектам деятельности могут иметь и другие пинии подчиненности. Например, все работники обязаны выполнять указания Главного бухгалтера в части соблюдения правил предоставления финансово-бухгалтерских документов и указания Руководителя службы безопасности в части соблюдения правил работы с конфиденциальной информацией. П.п. 6.4. Задачи должностной единицы. Приводится перечень задач. Прим. Как следует из определения, задачи - это система целей, реализацию которых должна обеспечить данная должностная единица. Например, Секретарю могут быть предписаны следующие задачи: - Обеспечение условий для эффективного использования руководством фирмы своего рабочего времени, - Обеспечение формирования позитивного имиджа фирмы и т.д. П.п. 6.5. Обязанности должностной единицы. Приводится перечень выполняемых обязанностей. Прим. Если задачи - это цели, то обязанности - это конкретные действия по их реализации. Например, Секретарь для реализации задачи "Обеспечение условий для эффективного использования руководством фирмы своего рабочего времени" может выполняться следующие действия: - Осуществление сбора необходимой информации и предоставление ее руководству, - Регистрация и первичное изучение входящей корреспонденции: - Заказ билетов, денежных средств, гостиниц при осуществлении руководством служебных командировок и т.д. При описании обязанностей должностной единицы уместным будет подготовить матрицу, аналогичную представленной в Приложении 2 к 'Положению об организационной структуре". Только в данном случае в корневой

115

строке матрицы вместо перечня подразделений будет содержаться перечень сотрудников подразделения, к которому относится данная должностная единица. Таким образом, участие сотрудника в процессах Предприятия и будет соответствовать обязанностям данной должностной единицы. П.п. 6.6. Продукты должностной единицы. Приводится перечень производимых продуктов. Например, Секретарь может реализовывать свои продукты как внешним клиентам (обеспечение информацией о Фирме, прием факсимильных сообщений, телефонное соединение с нужным абонентом внутри Фирмы и т.д.), так и внутренним - сотрудникам Фирмы (заказ билетов, отправка корреспонденции и т.д.). П.п. 6.7. Полномочия. Данный подпункт определяет, какими видами ресурсов Фирмы и в каком объеме может пользоваться данная должностная единица для выполнения своих обязанностей. П.п. 6.8. Ответственность. Данный подпункт: 1) Определяет лицо (лиц), ответственных за выполнение данной должностной единицей возложенных на него обязанностей; 2) Определяет виды и степень личной ответственности должностной единицы. П.п. 6.9. Оценка деятельности. Данный подпункт определяет, кто и по каким показателям оценивает деятельность данной должностной единицы. П.п. 6.10. Регулирование деятельности. Данный подпункт определяет перечень внешних и внутренних нормативных документов, которыми должностная единица руководствуется в своей деятельности и/или которые применяет для выполнения своих обязанностей. 6.3. Регламент разработки Должностных инструкций. 6.3.1. Должностная инструкция для соответствующей должностной единицы разрабатывается в случае ее (Должностной инструкции} отсутствия или образования новой должностной единицы. 6.3.2. Разработка Должностной инструкции может быть инициирована любым сотрудником или руководителем Фирмы. Решение о целесообразности разработки Должностной инструкции для соответствующей должностной единицы принимается (утверждается) руководством Фирмы. 6.3 3 Разработка Должностной инструкции осуществляется в следующем порядке: 1) Руководитель структурного звена (к которому относится данная должностная единица) или сотрудник (руководитель), занимающий данную должностную единицу, готовит предварительный вариант Должностной 116

инструкции и передает ее на рассмотрение в Департамент методологии; 2) Предварительный вариант/должностной инструкции рассматривается Департаментом методологии и возвращается с указанием выявленных замечаний для устранения; 3) После проведения согласований окончательный вариант Должностной инструкции визируется руководителем структурного звена (к которому относится данная должностная единица), руководителем ' Департамента методологии и передается на утверждение Генеральному директору; 4) При наличии замечаний Должностная инструкция возвращается Генеральным директором в Департамент методологии на доработку. Утвержденная Генеральным директором Должностная инструкция передается в Департамент методологии для регистрации и предоставления пользователям. 7. Указания и примечания. 7.1. Согласно п.п. 6.2.1. структура Положений формируется в соответствии со стандартом "Положение о структуре и оформлении инструкций Системы внутреннего нормативного регулирования Фирмы. 7.2. Определение Организационной структуры и Продукта взято из проекта стандарта ИСО 9000:2000 "Системы менеджмента качества основы и словарь". 7.3. При подготовке раздела 6 данного стандарта использованы положения "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утв. Постановлением Минтруда РФ 21.08.98 г. № 37). Подведем итог сказанному: 1. Применение "процессного подхода" позволяет не только более адекватно формировать организационную структуру, но и облегчает описание организационной структуры во внутренних нормативных документах; 2. Совокупность внутренних нормативных документов, описывающих организационную структуру предприятия, включает: - "Положение об организационной структуре", отражающее общие принципы построения организационной структуры предприятия - группу положений о подразделениях, определяющих место каждого подразделения в организационной структуре предприятия - группу должностных инструкций, отражающих место каждой должностной единицы в рамках определенного подразделения и предприятия в целом; 3. Порядок формирования положений о подразделениях и должностных инструкций желательно регламентировать отдельными стандартами.

•117

Раздел 4. Организация труда "...Качество труда работника определяется не работником, а системой управления его трудом' (Концепция всеобщего менеджмента качества)

В начале книги уже упоминалось, что производственный фактор человеческий труд становится важнейшим производственным фактором. Эффективность (или неэффективность) использования человеческого труда определяет, в конечном счете, успех (или неуспех) деятельности каждого предприятия. С точки зрения классического учения об экономике предприятия, производственный фактор человеческий труд - это применение физических и психических способностей человека для реализации производственных целей. Производительность труда человека определяется, с одной стороны, потенциалом рабочей силы (т.е. физическими данными, способностями, возрастом, наличием общих и профессиональных знаний, накопленным практическим опытом и т.д.) и, с другой стороны, желанием этот потенциал полностью применить. Главная задача функции организации труда -обеспечить максимальную отдачу (максимальную производительность) от производственного фактора человеческий труд. К сожалению, роль на предприятии производственного фактора человеческий труд и значение функции организации труда недооценивается менеджерами большинства российских предприятий. Нельзя сказать, конечно, что вопросы управления человеческими ресурсами в хозяйственной практике совсем не рассматриваются. Рассматриваются, но с очевидными перегибами. Сегодняшний подход российских менеджеров к организации труда развивает взгляды, заложенные в ленинской работе "О роли личности в истории". Ставка делается, главным образом, на относительно малочисленную группу ("команду") высококлассных профессионалов, которые (за хорошее вознаграждение) способны обеспечить успех и процветание любой компании. Нет, авторы не ставят под сомнение "роль личности в истории". Но, вместе с тем, следует заметить следующее. "Команда личностей" может определить, сформулировать "что и как нужно делать". Но реализовывать на практике блестящие идеи управленческих гениев будут вполне обычные исполнители, Без них, без их "скромного каждодневного труда", работа "личностей" может быть оценена нобелевскими премиями и "оскарами", но очень ограниченно будет способствовать успеху конкретного предприятия. Поэтому функция организации труда должна реализовываться: - тотально, т.е. охватывать всех работников предприятия (все рабочие места); .

118

- системно, т.е. охватывать все аспекты и не сводиться к решению отдельных вопросов (как, например - вопросов вознаграждения за труд). Как уже было сказано, назначение функции организации труда состоит в создании работникам предприятия необходимых условий для продуктивной деятельности путем идентификации целей предприятия с личными целями сотрудников. Функция организации труда предполагает решение вопросов (разработку политики и реализацию конкретных действий) в следующих областях (рис. 3.4.1.): - Привлечение и освобождение работников, т.е. рассмотрение всех аспектов связанных с приемом на работу и увольнением; - Обеспечение условий труда. Предполагает создание для работника всех необходимых условий деятельности. Условия труда, в самом широком смысле, - это совокупность очень многих технических, психологических, социальных факторов, влияющих на отношение работника к своему рабочему месту и к своей работе. Поэтому под условиями труда следует понимать не только наличие средств труда и предметов труда (оборудования, инструментов, материалов), количественный и качественный уровень санитарно-гигиенических факторов (освещенность, уровень шума, влажность и т.д.). Условия труда также определяются, например, наличием у работника необходимой квалификации, отношениями с руководителями и коллегами и .т.д.; - Формирование системы вознаграждения за труд; - Формирование системы мотивации труда

Рис. 3.4.1. Функции организации труда Привлечение и освобождение персонала

Обеспечение условий труда

Формирование системы вознаграждения за труд Формирование системы мотивации труда

119

В контексте данной книги мы рассмотрим не столько подходы к реализации функции организации труда, сколько подходы к созданию внутренних нормативных документов, позволяющих данную функцию реализовать. При этом рассматриваемые нами документы будут не всегда четко соответствовать сформулированным выше четырем областям функции организации труда. Например, "Положение о повышении квалификации персонала": - Решает вопросы обеспечения условий труда квалификация работника "подтягивается" до уровня, необходимого для выполнения им своих обязанностей на данном рабочем месте; - Затрагивает вопросы мотивации труда, поскольку затраты предприятия на свое обучение работник воспринимает как свидетельство внимания со стороны администрации, как свидетельство собственной значимости и как фактор, определяющий "уверенность в завтрашнем дне". Необходимо также заметить, что функция организации труда в достаточно сильной степени регламентируется внешним законодательством. И данное обстоятельство проявляется двояко. С одной стороны, возникает иллюзия достаточности внешних норм и необходимость наличия внутренних нормативных документов в области организации труда далеко не очевидна. С другой стороны, при формировании внутренних норм категорически необходимо учесть и нормы внешние. Или, если сформулировать сказанное иначе, внешние нормы: - не являются исчерпывающим инструментом управления производственным фактором человеческий труд и поэтому для адекватного управления необходимы внутренние нормативные документы; - накладывают законодательные ограничения и поэтому их необходимо учитывать при разработке внутренних документов. Кроме того, рассматриваемые нами документы в очередной раз подтверждают логическую взаимосвязь всех внутренних нормативных документов, что, как уже было отмечено, как раз и позволяет квалифицировать их не как простую совокупность, а как систему Подтверждающим примером является "Положение о планировании потребности в персонале". Данный документ: - можно формировать в виде отдельного документа и рассматривать его как часть системы планирования деятельности предприятия (часть "Положения о системе планирования деятельности предприятия"); - формировать как часть (раздел) "Положения о найме работников", поскольку прием персонала должен вестись на основе показателей, отражающих потребности в нем. Независимо, от того, какой подход будет использован, "Положение о планировании потребности в персонале" должно отражать: 1. Методологию планирования: - Перечень факторов, которые должны приниматься во внимание при планировании потребности в персонале; Возможный перечень факторов представлен на

120

рис. 3.4.2. При этом могут быть выделены факторы общие для всего предприятия (т.е. распространяющихся на все категории работников) и факторы, оказывающие влияние на отдельные категории работников. Например, фактор "Уровень развития средств производства" в большей степени будет влиять на потребности в основном производственном персонале, а фактор "Средний возраст персонала" применим ко всем работникам Предприятия. Перечень и описание способов определения необходимой численности персонала; При этом могут быть описаны способы определения потребности в персонале в цепом по Предприятию и по отдельным категориям работников. Например, планируется увеличение объема реализации продукции Предприятия в течение ближайших двух лет на 20%. При этом предполагается, что рост объема реализации на 1% вызывает необходимость увеличения численности персонала на 0,5 % (т.е. с коэффициентом 0,5). Поэтому 20%ое увеличение объема выручки приведет к увеличению общей численности персонала Предприятия на 10%. Или другой пример. Предполагается, что за счет освоения новых рынков сбыта число покупателей продукции Предприятия увеличится на 50%. Предполагается, что объем работы сектора "Учета расчетов с покупателям и заказчиками" службы главного бухгалтера увеличится пропорционально, т.е. тоже на 50%. Поэтому увеличение численности сектора также должно произойти пропорционально. Однако считается возможным за счет "оргтехмероприятий" (в том числе, с помощью стандартизации учета) повысить производительность труда бухгалтеров и поэтому для определения потребности в численности используют понижающий коэффициент 0,75. Таким образом необходимое увеличение численности составит 37,5% (50%*0,75) от существующей численности. Перечень и описание способов определения затрат на персонап; При этом необходимо учитывать, что данные затраты могут складываться из нескольких составляющих: Затраты связанные с наймом (например оплата услуг кадрового агентства) Затраты связанные с созданием условий труда (в первую очередь - оборудование рабочего места, обучение работника)

121

Затраты связанные с вознаграждением труда (не

только в виде заработной платы, но и виде всех предоставляемых Предприятием работнику благ) - Временной горизонт планирования, описание используемых форм документов. 2. Регламент планирования, определяющий: - Участников процедуры планирования; - Последовательность составления согласования и утверждения планов.

Рис. 3.4.2. Перечень факторов, принимаемых во внимание при планировании потребности в персонале ФАКТОРЫ

Внешние

Внутренние

Состояние и динамика рынков

Состояние и динамика сбыта, рыночной доли предприятия

Состояние и тенденции развития средств производства и технологий

Состояние и динамика уровня технического развития Предприятия

рынка труда (уровень занятости, средняя зарплата, уровень образования, квалификации и т.д.)

122

Состояние и динамика рабочих мест на Предприятии Состояние и динамика количества и качества персонала на Предприятии

рассматривая вопросы, связанные с привлечением персонала, уместно вернуться к рассмотренным выше должностным инструкциям. Традиционно, должностные инструкции рассматриваются: - как документ, на основании которого принятого сотрудника знакомят с его новой работой - как средство предотвращения потенциальных конфликтов - своего рода "джентельментское соглашение" между работником и администрацией. При этом из внимания исключается рассмотрение еще одного важного назначения должностных инструкций. Должностная инструкция формулирует обязанности, полномочия, ответственность работника, т.е. содержит описание рабочего места. Одновременно должностная инструкция формулирует требования к качеству работника, занимающего данное рабочее место. Таким образом, должностная инструкция является документом, помогающим, в том числе, адекватно вести поиск и оценивать претендентов (соискателей) на данное рабочее место. "Положение о найме работников" должно определять: - В каких случаях осуществляется набор (увеличение штатов, увольнение работника, занимавшего данное место, и т.д.); - Кто инициирует, согласовывает, утверждает решение о найме; - Направления и способы поиска кандидатов на рабочее место (внутри предприятия, в учебных заведениях, на рынке труда, самостоятельно, через кадровое агентство и т.д.); - Перечень документов, которые должны представить кандидаты; - Порядок определения соответствия качеств кандидатов предъявляемым требованиям - кто и как (предварительное рассмотрение документов кандидата, собеседование, тестирование, рассмотрение рекомендаций и .т.д.) оценивает кандидатов; - Порядок согласования и утверждения решения о приеме. При этом целесообразно в тексте самого "Положения" описать общие принципы, а порядок их реализации в отношении отдельных рабочих мест (категорий работников) вынести в Приложение, как это сделано в приведенном примере (таблица 3.); - Порядок назначения и прохождения кандидатом испытательного срока; - Порядок увольнения работников.

Таблица 3. Должностная единица/ Подразделение

Инициирует прием

Перечень предоставляемых кандидатом документов

Методы оценки кандидата

Проводит Согла- Утверждаоценку совывает ет ререшение шение о о приеме приеме

123

Но после того как кандидат отобран, принят (т.е. уже стал работником предприятия), он не всегда готов сразу же приступить к выполнению своих обязанностей. Здесь можно провести аналогию с другим производственным фактором - средствами труда. После того, как оборудование приобретено, доставлено на Предприятие и даже смонтировано, оно еще не готово участвовать в процессе производства. Запуску оборудования в эксплуатацию предшествует этап пуско-наладочных работ. Точно также, прежде чем передать нового работника в "эксплуатацию", его необходимо подвергнуть предварительной "наладке". Необходима так называемая адаптация работника, цель которой - обеспечить наиболее быстрое и успешное введение работника "в эксплуатацию" Конечно, степень актуальности адаптации для разных категорий работников может быть различна. Если токарь 6-го разряда на предыдущем месте работы стоял за станком 1К-62, и на новом месте у него будет станок такого же типа, то какая-то особая адаптация ему не нужна. Показать - где цеховая кладовая, где его шкафчик в душевой, где столовая, где "курилка", где прочие удобства. Сообщить о времени обеда, начала и конца смены, Познакомить с непосредственным начальником - мастером. Дать расписаться в "Журнале технике безопасности". На всю адаптацию - сорок минут. С бухгалтером процедура адаптации будет более хлопотной. С одной стороны, существуют "особенности хозяйственной деятельности" нового предприятия. С другой стороны - особенности организации ведения бухгалтерского учета на новом предприятии. К тому же, пока бухгалтер переходил со старого места на новое, произошли изменения в законодательстве. Конечно, для опытного и квалифицированного бухгалтера процесс адаптации будет минимален. Однако заранее можно предположить, что в сорок минут уложиться будет трудно. Готовить "Положение о порядке адаптации работников" в виде самостоятельного документа или в виде раздела, входящего в "Положение о найме работников"? Вряд ли это принципиально. В любом случае описание системы адаптации работников на предприятии должно определять: - Перечень, содержательную характеристику и назначение возможных мероприятий, проводимых на предприятии для адаптации работников: - проведение вводного инструктажа; - дообучение работника (непосредственно на рабочем месте, в отделе профессионального обучения и т.д.); - закрепление наставника; - знакомство с коллегами и т.д.; - Порядок назначения ответственных за проведение данных мероприятий; - В Приложении к данному Положению представить для каждой категории работников перечень используемых мероприятий с указанием лиц, ответственных за их реализацию; - Порядок оценки результатов проведенных мероприятий.

124

Рассмотрим пример "комбинированного" регламентирующего порядок найма и адаптации работников.

документа,

СТАНДАРТ Положение о найме и адаптации сотрудников. 1. Назначение стандарта. Настоящее положение определяет порядок сотрудников в ОАО "..." (далее "Фирма").

найма

и

2. Область применения. Требования настоящего положения распространяются сотрудников фирмы.

адаптации

на

всех

4. Термины и сокращения. Адаптация - система мероприятий по созданию для нового работника благоприятных условий труда. , 6. Описание методики. 6.1. Процесс найма и адаптации сотрудника. Процесс найма и адаптации сотрудника состоит из следующих этапов: - Составление непосредственным руководителем нового сотрудника соответствующей заявки на имя Генерального директора Фирмы; - Принятие руководством Фирмы принципиального решения (наложение визы на заявку): - Поиск кандидатов; - Оценка кандидатов; - Выбор сотрудника; - Оформление трудовых отношений; - Оборудование рабочего места; - Адаптация сотрудника; - Оценка работы сотрудника в течение испытательного срока и принятие решения о продолжении им работы; - Продление трудовых отношений. 6.2. Составление заявки непосредственным руководителем будущего сотрудника. „„ При возникновении необходимости в приеме на работу нового сотрудника его непосредственный руководитель (далее - "Заказчик") готовит ^ответствующую заявку Форма заявки приведена в Приложении!. Заявка должна включать в себя: - Полное наименование должности, на которую предполагается принять сотрудника;

125

- Обоснование необходимости приема нового сотрудника (увольнение сотрудника, занимавшего данную должность, увеличение объема работ, открытие новых направлений работ и т.д.); - Желательную дату приема нового сотрудника; - Предполагаемый график работы нового сотрудника; - Перечень ресурсов, необходимых для организации рабочего места нового сотрудника (в случае, если рабочее место в настоящее время не оборудовано или оборудовано не полностью); - Место сотрудника в организационной структуре Фирмы; - Основные задачи и обязанности; - Основные квалификационные требования; - Прочая необходимая информация. 6.3. Принятие руководством Фирмы принципиального решения. Заказчик последовательно согласовывает (с наложением визы) содержание заявки: - Со своим непосредственным руководителем (если такой есть помимо Генерального директора); . .•••< - С начальником отдела труда и заработной платы - фиксирует наличие/ отсутствие соответствующей вакансии в штатном расписании и оклад/ тарифную ставку, предусмотренную для данной штатной единицы; - С начальником административно-хозяйственного отдела - утверждает обоснованность перечня ресурсов, необходимых для оборудования/ дооборудования рабочего места, и приводит ориентировочную стоимость данных ресурсов; - С Финансовым директором - рассчитывает стоимость нового сотрудника для Фирмы в течение года (стоимость организации рабочего места, размер заработной платы в течение испытательного и последующего срока, прочие выплаты), сопоставляет рассчитанные затраты с соответствующими статьями бюджета Фирмы и структурного звена, прилагает расчеты к заявке с указанием своего мнения о целесообразности удовлетворения заявки и передает материалы на рассмотрение Генеральному директору. Генеральный директор в 10-дневный срок рассматривает заявку и сообщает Заказчику принципиальное решение о возможности приема нового сотрудника, либо указывает на необходимости доработки заявки, или отклоняет ее (с объяснением причины). В случае принятия Генеральным директором решения об удовлетворении заявки, последняя передается в Отдел по работе с персоналом для исполнения. 6.4. Поиск кандидатов. Отдел по работе с персоналом: - Осуществляет поиск кандидатов; - Осуществляет предварительное рассмотрение поступивших резюме на соответствие требованиям заявки.

126

6.5. Оценка кандидатов. Предварительно отобранные резюме передаются Отделом по работе с персоналом Заказчику; Заказчик рассматривает представленные резюме. В случае наличия заинтересованности Заказчика, Отдел по работе с персоналом организует проведение собеседований с кандидатами; Перед проведением собеседований Заказчик составляет перечень вопросов к кандидатам, готовит мероприятия для оценки квалификационных качеств кандидата (контрольные задания, тесты и т.д.); В случае необходимости Отдел по работе с персоналом (по согласованию с Заказчиком) привлекает для проведения собеседования других сотрудников Фирмы; После проведения собеседования и выполнения необходимых контрольных заданий Заказчик готовит в письменном виде отзыв, отражающий мнение о кандидатах. 6.6. Выбор сотрудника. Выбор сотрудника осуществляется в два этапа. На первом этапе Заказчик: - Осуществляет отбор наиболее приемлемых кандидатов, и готовит свои предложения (обоснования) в пользу того или иного кандидата; - Предоставляет собранные материалы (собственную заявку, резюме кандидатов, отзывы и предложения) на рассмотрение своему непосредственному руководителю (если такой есть помимо Генерального директора) и Генеральному директору На втором этапе Генеральный директор рассматривает представленные материалы, обсуждает проект решения с Заказчиком и выносит окончательное решение о приеме сотрудника либо о продолжении поиска специалиста. В случае необходимости проводится дополнительное собеседование с нужным кандидатом. 6.7. Оформление трудовых отношений. - В случае принятия решения о приеме сотрудника Отдел по работе с персоналом сообщает кандидату данное решение и согласовывает с ним все существенные условия трудовых отношений; - Отдел по работе с персоналом обязан в 10-дневный срок с момента выхода нового сотрудника на работу обеспечить заключение с последним срочного контракта на период испытательного срока, который устанавливается продолжительностью три месяца (с возможным сокращением до двух месяцев). Проект контракта перед подписанием сторонами должен быть заверен юристом фирмы; - Содержание основных положений контракта формируется на основе данных, изложенных ранее Заказчиком в заявке, и устных договоренностей, достигнутых с кандидатом; - В день выхода нового сотрудника на работу Генеральный директор

127

выпускает соответствующий приказ. Одновременно секретарь заводит личное дело сотрудника. 6.8. Создание условий для работы. До момента выхода нового сотрудника на работу Заказчик должен организовать его рабочее место (в соответствии с условиями, изложенными им в заявке). В понятие "рабочее место" входят: рабочий стол, стул, место для хранения служебных документов (полки, тумбочка), средства связи (внутренний и внешний телефон), компьютер с программным обеспечением, локальное освещение (по необходимости), место для хранения верхней одежды, канцелярские принадлежности. 6.9. Адаптация сотрудника. После выхода нового сотрудника на работу Заказчик: - Представляет нового сотрудника коллегам; - Обеспечивает ознакомление нового сотрудника с необходимыми внутренними нормативными документами (перечень которых приводится в должностной инструкции); - Закрепляет за новым сотрудником персонального куратора. Основной задачей куратора является оказание помощи новому работнику в исполнении последним своих обязанностей; - Обеспечивает подписание новым сотрудником необходимых обязательств (согласно должностной инструкции - о материальной ответственности за переданные ему в пользование товарноматериальные ценности, о сохранении коммерческой тайны и т.д.); - В случае необходимости обеспечивает обучение нового сотрудника. 6.10. Оценка работы нового сотрудника в течение испытательного срока и принятие решения о продолжении им работы. Во время прохождения новым сотрудником испытательного срока Заказчик ежемесячно с учетом замечаний куратора формирует отчет с оценкой работы нового сотрудника. Форма отчета приведена в Приложении?. За неделю до окончания испытательного срока Заказчик готовит итоговый отчет, который передает на рассмотрение Генеральному директору Данный отчет должен включать в себя: - Оценку Заказчиком качества выполненных новым сотрудником работ; - Оценку профессиональных и личностных качеств нового сотрудника; - Мнение о целесообразности продления трудовых отношений с новым сотрудником; - Предложения об уровне оплаты труда, графике работы и прочих существенных характеристиках договорных отношений. После предоставления Заказчиком отчета о результатах прохождения

новым сотрудником испытательного срока Генеральный директор до момента окончания испытательного срока принимает решение о продлении трудовых отношений. Данное решение оформляется в виде наложения соответствующей визы на отчет Заказчика ("Продлить контракт на 1 ;3 года", "Трудовые отношения прекратить" и т.д.). 6.11. Продление трудовых отношений. В случае принятия положительного решения о продлении с новым сотрудником трудовых отношений: - Заказчик не позднее дня окончания испытательного срока ставит в известность нового сотрудника о принятом решении; - Отдел по работе с персоналом согласовывает с новым сотрудником все существенные условия трудовых отношений и оформляет контракт. Проект контракта перед подписанием сторонами должен быть заверен руководителем юридического Отдела. 10. Приложения. Приложение 1. Форма заявки на прием сотрудника. Приложение 2. Форма отчета о прохождении испытательного срока. "Положение об оплате труда". В данной книге мы не будем рассматривать возможные формы оплаты труда, их содержание, пытаться дать оценку их преимуществам и недостаткам. Т.е. рекомендации собственно по внедрению на предприятии подходов к оплате труда высказываться не будут. Попытаемся сформулировать общие требования к документу, описывающему принятую на предприятии систему оплаты труда. Принципиально необходимо при формировании системы оплаты труда и последующем ее описании в "Положении об оплате труда" учитывать два обстоятельства: 1. Относительная справедливость оплаты труда сотрудника определяется исключительно результатами его труда. При этом результаты труда складываются под влиянием двух факторов: - сложностью труда, т.е. качественным показателем самой сущности труда; - количественным результатом труда, который, в свою очередь, содержит количественную составляющую (например, сколько деталей произведено) и качественную составляющую (соответствие произведенных деталей Техническим Условиям). Таким образом, оценка труда работников предполагает оценку качества и количества его труда. С количественными результатами существует относительная ясность: "отнормировать можно все, даже труд Генерального директора". С большей или меньшей степенью определенности для работника любой категории можно определить некий "нор-

129

мальный результат" (норму выработки) и сравнивая фактические показатели работы с этим нормальным показателем делать вывод о количественных итогах работы. Сложнее с качественными показателями. Каким образом, например, сравнить сложность работы старшего бухгалтера и слесаря-ремонтника 5-го разряда? Для бухгалтера, скорее всего, необходимо высшее образование. Слесарь-ремонтник может ограничиться средним специальным. Работа слесаря, вроде бы, в большей степени физическая, работа бухгалтера - умственная. С другой стороны, требования к опыту работы (что непосредственным образом характеризует сложность работы) для названных работников могут быть одинаковы - не менее 5-ти лет. Как с учетом данных обстоятельств подойти к оценке качественных показателей труда бухгалтера и слесаря? Возможны , как минимум три варианта: 1. Предприятие может использовать ряд критериев для оценки качества труда работников и с учетом важности (веса) каждого критерия определять для каждой категории работника некий суммарный (средневзвешенный) показатель оценки труда. В качестве подобных критериев могут применяться: необходимый для данной работы уровень образования, стаж работы, требования к физическому здоровью, уровень психологической напряженности работы и т.д.; 2. Ориентироваться на уровень оплаты труда, сложившийся на рынке труда. Очевидно, что требуемая объективность в данном случае достижима не всегда. (Сегодня ажиотажный спрос на бухгалтеров, а завтра - на слесарей); 3. Использовать уже сложившееся на предприятии соотношение между окладами и тарифными ставками различных категорий работников. 2. Труд работника может вознаграждаться не только собственно заработной платой (прямой выплатой денежных средств). Кроме прямых выплат могут существовать различные льготы социального характера (то, что принято называть "социальным пакетом" - медицинская страховка, оплата обучения, дополнительное питание, возможность пользоваться культурно-спортивной инфраструктурой предприятия). С учетом высказанных замечаний "Положение о системе оплаты труда" определяет. - Используемые на предприятии подходы к качественной и количественной оценке труда (т.е. способы оценки);

130

- Структуру вознаграждения труда, существующую на Предприятии - соотношение зарплаты и социальных льгот, виды льгот, порядок их применения; - Формы оплаты труда используемые на предприятии - характеристика, методика расчета; - Представленные выше характеристики системы вознаграждения труда на предприятии (способы оценки труда, виды социальных льгот и возможность ими пользоваться, формы оплаты труда) применительно к каждой категории работников. Данный пункт уместно вынести в Приложение. "Положение о системе повышения квалификации работников" ("Положение о профессиональном обучении"). Необходимость постоянной актуализации профессиональных качеств работника связана, в первую очередь, с постоянными изменениями, происходящими как во внешней среде, так и внутри предприятия. Поскольку производственный фактор человеческий труд был признан нами в качестве важнейшего, необходимо заботиться о постоянном повышении его качественного уровня. Конечно же, говорить о повышении качественного уровня персонала можно только в том случае, если осуществляются не разовые мероприятия в отношении отдельных работников, а реализуется перманентная и тотальная "Программа повышения квалификации". Данную Программу уместно рассматривать как один из частных планов, создаваемых в рамках планирования деятельности предприятия. Как и другие виды планов данная Программа может охватывать различные горизонты планирования: - Долгосрочные - до 3-х лет; - Среднесрочные - до 1 года; - Краткосрочные - 3-6 месяцев. Кроме того, по аналогии с другими видами планов, уместно ввести в "Программу повышения квалификации" стоимостные показатели, отражающие затраты, связанные с ее реализацией. Таким образом, Программу можно назвать "Бюджетом затрат на повышение квалификации работников". Итак, на предприятии должен быть создан механизм формирования Программы (механизм планирования) и контроля за ее осуществлением (механизм контроля). Однако одного контроля за собственно реализацией Программы недостаточно. Действительно, можно убедиться в том, что все предусмотренные Программой мероприятия выполнены, причем выполнены с соблюдением сроков и уровня запланированных затрат. Но, кроме этого, необходимо еще и убедиться в целесообразности произведенных затрат. Убедиться в том, что в отношении конкретных работников были реализованы адекватные мероприятия и квалификация работников действительно Увеличилась и, самое главное, повышение квалификации сказалось на Результатах труда работника. Иными словами, кроме системы повышения

131

квалификации необходим механизм оценки эффективности повышения квалификации. Конечно, прямая связь между новым уровнем квалификации и новыми результатами работы не всегда очевидна. Если после прохождения 2-х месячного обучения разряд фрезеровщика повышается с 4-го до 5-го, можно предположить, что работник: - сможет обрабатывать более сложные детали, - сможет работать на разных типах фрезерных станков, - сможет снизить средний уровень производственного брака. Таким образом, эффект для предприятия от обучения фрезеровщика достаточно нагляден. Теперь другая ситуация. Заместитель главного бухгалтера в течение квартала посетил два двухдневных семинара, посвященным различным вопросам ведения бухгалтерского учета. Как в данном случае определить отдачу (эффект) от произведенных на обучение затрат? Выросла производительность работы заместителя главного бухгалтера? Снизилось количество допускаемых им ошибок? Видимо да. Но как эту эффективность измерить количественно? Очевидно, что вывести какой-то определенный показатель или набор показателей, характеризующих качественно новый уровень работы бухгалтера, сложно. Приведенный пример подчеркивает трудность и неоднозначность оценки эффекта от повышения квалификации, хотя это вовсе не означает, что подобные попытки следует оставить. Во времена СССР, особенно это было заметно в середине 80-х годов, существовала практика аттестации работников. К сожалению, это достаточно полезное мероприятие из-за "перегибов на местах" носило, по большей части, формальный характер. Тем не менее представляется, что сейчас имело бы смысл вернуться к этой практике. Да, эффект от посещения бухгалтером двух семинаров оценить трудно. Но если периодически (раз в полгода, раз в год) проводить аттестацию, то определенные выводы уже можно сделать. В отношении того же бухгалтера аттестация, например, может предполагать: - Представление квалификационной характеристики, которая готовится непосредственным руководителем аттестуемого работника. В этой характеристике руководитель как раз и пытается выразить свои впечатления о произошедших (или не произошедших) изменениях в качестве труда работника; - Проведение квалификационного экзамена (заполнение тестов, выполнение контрольной работы и т.д.) по предмету деятельности работника. Итогом аттестации будет подтверждение (или отсутствие такового) аттестационной комиссии соответствия работника предъявляемым требованиям и, конечно же, представление (рекомендация) на повышение должности и/или заработной платы. Очевидно, что рассмотренные мероприятия не способны обеспечить

132

полную и адекватную оценку. Квалификационная характеристика носит откровенно субъективный характер и определяется, очень часто, личными отношениями, сложившимися между аттестующим и аттестуемым. Квалификационный экзамен, очевидно, более объективен, но полностью адекватную оценку тоже не обеспечивает. (Можно блестяще ответить на тесты Института профессиональных бухгалтеров, но запутаться в конкретной хозяйственной ситуации на своем предприятии.) Видимо, многое здесь будет определяться степенью подготовленности вопросов квалификационного экзамена - насколько они отражают особенности деятельности данного предприятия. Тем не менее, даже с учетом высказанных опасений, аттестации приносят положительный эффект уже одним фактом своего существования, поскольку дисциплинируют работников, не позволяют им "расслабляться". С учетом сказанного, "Положение о системе повышения квалификации работников" должно определять: - Формы обучения работников, используемые на предприятии (при возможности, с указанием используемых форм для каждой категории работников); - Методику и регламент составления "Программы повышения квалификации" и контроля за ее осуществлением; - Используемые на предприятии методы оценки персонала (оценки эффективности мероприятий по повышению квалификации) и порядок их реализации. Особое место среди внутренних нормативных документов, реализующих функцию организации труда, занимают документы, связанные с научной организацией труда, охраной труда , соблюдением норм техники безопасности и промышленной санитарии. Традиционно документы данной категории в достаточно сильной степени регламентируются внешним законодательством, поэтому мы исключим их из нашего рассмотрения. К заслуживающим внимания следует отнести еще и "Положение о мотивации персонала". Отечественная управленческая практика в настоящее время уделяет крайне мало взимания как собственно теории мотивации (как предметной области), так и вопросам ее практического использования. Несколько грубовато, но достаточно точно отношение российских менеджеров к проблеме мотивации труда можно описать следующим тезисом: "Зарплату платим, платим в срок. Какая еще нужна мотивация?" Если вспомнить теорию вопроса, то Маслоу сформулировал пять групп потребностей человека - физиологические, безопасность, социальные, Уважение со стороны общества, самоутверждение. Герцберг, в свою очередь, выделил две группы факторов, удовлетворяющих данные потребности -мотиваторы и гигиенические факторы (рис. 3.4.3.).

133

Рис. 3.4.3. Взаимосвязь потребностей с мотиваторами и гигиеническими факторами Мотиваторы Ощущение успеха Признание Сама работа Делегирование полномочий и «расширение» ответственности Продвижение

Гигиенические факторы » Оплата труда ' Безопасность на рабочем месте • Отношения с коллегами ' Контакте с Руководством • «Мудрое» руководство

Заработную плату, в соответствии с данной схемой (при всем нашем уважении к оплате труда, как экономической категории), следует отнести к гигиеническим факторам, призванным удовлетворить потребности человека, поставленные Маслоу в самый низ его "пирамиды". Но дело даже не в том, что оплата труда удовлетворяет "самые низкие потребности индивидуумов" Важнее другое - на практике реализация данного фактора (т.е. выплата заработной платы) непосредственно вызывает затраты (расходы) предприятия. В то время как использование мотиваторов, очень часто, предприятию почти ничего не стоит. Как, например, задействовать мотиватор "признание"? Вспомнить добрые советские традиции и реанимировать на предприятии "Доску Почета". Или ввести на предприятии практику постоянного определения "лучшего токаря (плавильщика, заточника, бухгалтера) месяца".

134

А каким образом можно задействовать мотиватор "ответственность"? Повесить у Главного пульта управления прокатного стана (вентиляционной шахты, гальванической линии, обрабатывающего центра) табличку "Этот прокатный стан обслуживается бригадой слесарей-ремонтников мастера фалапеева С.А.". Очевидно, что затраты на данные мероприятия копеечные, по сравнению с традиционным "рублевым" (в некоторых организациях "долларовым") стимулятором. А эффект достигается поразительный. Если, опять же, вернуться к теории вопроса, то эффект от 'делегирования полномочий" проявляется следующим образом (рис. 3.4.4.).

Рис. 3.4.4. Эффект от делегирования полномочий

РУКОВОДИТЕЛЬ Эффект -

-

Повышение качества труда работника «Разгрузка руководител

Удовлетворенность - Удовлетворенность работника трудом

Готовность делегировать новые полномочия

«Лавинообразный эффект»

Мотиватор -

Делегирован ие полномочий

Готовность принимать новые полномочия

РАБОТНИК

Во-первых, носит двойной характер. Удовлетворенность работников обеспечивает более высокое качество их труда, а готовность работника брать ответственность (и, соответственно, часть проблем по управлению) на себя Разгружает" руководителя, дает последнему возможность больше внимания Уделять вопросам стратегического развития.

135

Во-вторых, носит лавинообразный характер. Высокое качества труда работника позволяет руководителю "разгружать" себя все в большей степени, передавать работнику "еще большую свободу". Теперь о вопросе практического отражения системы мотивации во внутренних нормативных документах. С одной стороны, мотиваторы - категория достаточно индивидуальная и деликатная для того, чтобы использовать их на высокотехнологичной основе Требуется частный подход к каждой категории работников и даже к каждому отдельному работнику Поэтому возможность использования мотивации как некоторого стандартного инструмента управления видится весьма ограниченной. С другой стороны, можно попытаться не замечать особых психологических нюансов каждого индивидуума и рассматривать всех работников предприятия исключительно как "производственный фактор человеческий труд" и управлять этим фактором без излишней лирики и психоаналитики, с использованием набора достаточно стабильных управленческих технологий. Выбранный подход к системе мотивации соответствующим образом найдет отражение во внутренних документах. Если на предприятии внедряется "высокотехнологичная мотивация", необходимо подготовить "Положение о мотивации труда", которое достаточно определенно регламентировало бы порядок проведения мотивации. Если мотивация рассматривается как частная и индивидуальная категория, реализация которой носит эксклюзивный характер, вместо "Положения о мотивации.." более уместной была бы "Концепция мотивация труда", которая отражала бы общую политику, общие подходы предприятия в данной области. Не исключен, конечно же, и комбинированный подход, когда отдается должное индивидуальности каждого работника, и, вместе с тем, допускает применение стандартных управленческих технологий. Как будет создавать и использовать систему мотивации руководство каждого предприятия -дело вкуса и уже сложившегося уровня управленческой корпоративной культуры. Подведем итог сказанному: 1. Главная задача функции организации труда - обеспечить максимальную отдачу от производственного фактора человеческий труд; 2. Реализация функции организации труда предполагает решение вопросов в следующих областях: - привлечение и освобождение персонала - обеспечение условий труда - формирование системы вознаграждения за труд - формирование системы мотивации труда; 3. Адаптация призвана обеспечить скорейший ввод принятого работника "в эксплуатацию";

4. Справедливость вознаграждения за труд должна определяться результатами труда; 5. Эффективная система мотивации труда позволяет предприятию достигать поставленные цели при минимальных денежных выплатах; 6. Даже при высокой степени индивидуализации работников порядок реализации функции организации труда может и должен быть регламентирован внутренними нормативными документами.

Раздел 5. Функции контроля Как уже было отмечено, цель функции контроля - обеспечение реализации планов. Реализация функции контроля (цикла контроля) предполагает выполнение следующих этапов: - Формирование набора контрольных показателей (индикаторов), используемых для оценки выполнения планов; - Формирование нормальных (плановых) величин для контрольных показателей; - Определение фактических величин контрольных показателей; - Расчет величин и анализ отклонений фактических величин от нормальных (включающий, в том числе, анализ причин возникновения отклонений и прогнозирование последствий отклонений); - Планирование корректирующих мер. К основным характеристикам (реквизитам) системы контроля следует отнести (рис. 3.5.1.): - Объекты контроля (перечень объектов, в отношении которых реализуется функция контроля); - Субъекты контроля (структурные единицы внутри предприятия и субъекты внешней среды, участвующие в реализации функции контроля); - Точки контроля (моменты времени, в которых функция контроля реализуется); - Размер контроля (набор контрольных показателей, являющихся "измерительной базой" функции контроля); - Способы контроля (способы осуществления каждого этапа контроля -способы формирования нормальных величин, способы определения фактических величин и т.д.); - Информационная инфраструктура (набор используемых документов, каналы передачи информации и т.д.). Перед тем, как перейти к рассмотрению вопросов, связанных с отражением функции контроля во внутренних нормативных документах, рассмотрим, как функция контроля реализуется в отношении различных объектов управления: - Структурных единиц; - Ресурсов; - Процессов; - Показателей. Показатели. Очевидно, что показатели являются измерительной базой контроля. С помощью показателей осуществляется контроль других категорий объектов управления. 138

Рис. 3.5.1. системы

Объекты контроля

Реквизиты контроля

Субъекты контроля Точки контроля

Размер контроля Способы контроля

Информационная инфраструктура

Рис. 3.5.2. Реализация функции контроля в отношении процессов

140

Процессы. Функция контроля реализуется в отношении процессов в следующем виде (рис. 3.5.2.): - Внутреннего (точнее, "внутрипроцессного") контроля. Причем в двух вариантах. Первый вариант - в процессе существуют отдельные специальные этапы/операции реализующие функцию контроля. Например, в процессе "Производство продукции" выделен этап "Контроль соответствия готовой продукции техническим условиям". Или в рамках процесса "Приобретение и заготовление материалов" выделен этап "Прием поступивших материалов на центральном складе", а внутри данного этапа - операция "Контроль правильности оформления первичных документов". Второй вариант - контроль результатов операций, этапов процесса, процесса в целом. (В Разделе 2 Главы 3 был приведен пример стандарта "Положение о порядке описания процессов". В п.п. 6.2.4.1. была представлена табличная форма описания этапов процессов. Последний столбец данной таблицы - "Требования к результатам" - как раз и предполагает отражение в нем выбранных для каждого этапа процесса контрольных показателей и их нормальных величин); - Внешнего (по отношению к процессу) контроля. В этом случае функция контроля реализуется в виде отдельных контрольных процессов, т.е. процессов контроля за процессами. Звучит несколько сложно. Попробуем разобраться на примере. Есть некий производственный процесс (группа процессов). Необходимо проконтролировать степень соблюдения работниками, занятыми в данных процессах правил технической безопасности. Для этого организуется отдельный контрольный процесс "Проверка соблюдения правил технической безопасности в процессах производства" Очевидно, что главное различие между "внутрипроцессным" и внешним контролем состоит в субъектах (исполнителях), реализующих функцию контроля. При "внутрипроцессном" контроле субъектами контроля являются сами участники процесса. При внешнем контроле лица, не являющиеся участниками контролируемого процесса. Структурные единицы, ресурсы. Контроль данных объектов управления может осуществляться опосредованно через "внутрипроцессный" контроль (поскольку данные объекты так или иначе участвуют в процессах), а также в виде отдельных процессов контроля. Например, функция контроля в отношении материальных ресурсов может быть реализована:

140

- Внутри процессов - через контроль за результатами использования материалов в процессах производства; - С помощью отдельных процессов - через реализацию процесса "Инвентаризация товарно-материальных ценностей". В отношении категории объектов управления структурные единицы дополнительно следует заметить, что они могут быть как объектами контроля, так и субъектами контроля. Особенности реализации функции контроля в отношении различных категорий объектов управления представлены на рис, 3.5.3. Очевидно, что реализация функции контроля в отношении всех объектов управления является "процессно-ориентированной" (т.е. так или иначе связанной с процессами) и проявляется в виде "внутрипроцессного" контроля и отдельных "внешних" процессов контроля. Теперь рассмотрим, как сделанные нами выводы скажутся на подходах к формированию внутренних нормативных документов, регламентирующих реализацию функции контроля. Нас, главным образом, интересуют следующие вопросы: - Как формировать перечень и последовательность разработки документов? - Каким требованиям должно отвечать содержание данных документов?

Рис. 3.5.3. Объекты управления и функция контроля Показатели

Являются «измерительной базой» контроля

Процессы

Контроль «изнутри» (в ходе процессов) и с помощью процессов контроля

Ресурсы Структур. единицы

Контроль с помощью контроля процессов «изнутри» и процессов контроля

Что касается последовательности разработки внутренних нормативных Документов, регламентирующих реализацию функции контроля, то здесь необходимо отметить следующее. В отношении "внутрипроцессного" контроля все достаточно очевидно -степень актуальности создания того или иного документа (описания процесса) будет определяться актуальностью того или иного процесса. В отношении описаний отдельных, "внешних" процессов контроля необходимо принимать во внимание следующие обстоятельства: - Важность того или иного объекта управления - насколько объект "участвует" в достижении предприятием поставленных целей (как стратегических, так и оперативных);

141

- Существующее качество контроля за Данным объектом управления. Поэтому, например, если средний уровень запасов (материалов, незавершенного производства, готовой продукции) на предприятии велик, а качество контроля за состоянием запасов признано невысоким, готовится "Положение о порядке инвентаризации товарно-материальных ценностей". Или например, если технический уровень производственного процесса характеризуется, как "наличие потенциально высокой опасности травматизма", а текущая статистика указывает "на участившиеся случаи производственного травматизма", необходимо готовить "Положение о порядке контроля соблюдения правил техники безопасности в процессах производства". Теперь, что касается непосредственно требований к содержанию документов, регламентирующих функцию контроля. Очевидно, что данные документы должны отражать основные реквизиты функции контроля: - Определение (перечень) объектов контроля; - Определение (перечень) субъектов контроля; - Определение точек контроля; - Определение размеров контроля (перечень контрольных показателей, используемых в отношении данных объектов контроля); - Описание способов контроля, используемых на каждом из этапов контроля. При этом желательно описать как принцип того или иного способа, так и регламент его практического выполнения; - Описание необходимой информационной инфраструктуры (формы документов, используемых для передачи информации, маршруты их движения и т.д.). В полной мере представленные реквизиты будут содержаться только в ряде отдельных документов - описаниях "внешних" процессов контроля. В остальных случаях реквизиты контроля могут быть "размазанными" между группами различных документов. Например, порядок реализации функции контроля в отношении производственных подразделений предприятия может быть представлен в документах, приведенных в таблице 4: Подведем итог сказанному: 1. Система контроля характеризуется наличием определенной совокупности реквизитов - объектов и субъектов контроля, точек контроля, размера контроля, способов контроля и информационной инфраструктуры. Перечисленные реквизиты должны быть представлены во внутренних нормативных документах, регламентирующих порядок реализации функции контроля. 2. Функция контроля является "процессно-ориентированной" и для ее описания может быть применим "процессный подход". Данные тезисы будут проиллюстрированы ниже на примере стандартизации управленческого и бухгалтерского учета.

142

Таблица 4. Документ

Реквизиты контроля

«Положение о порядке контроля за деятельностью центров ответственности»

1. Субъекты контроля (перечень лиц, ответственных за контроль деятельности производственных подразделений); 2. Точки контроля; 3. Параметры контроля (среди них может быть группа параметров, отражающих степень соблюдения норм использования производственных ресурсов); 4. Информационная инфраструктура (используемые формы плановых и отчетных документов, порядок движения документов).

«Положение о порядке формирования норм использования производственных ресурсов»

1. Способы формирования нормальных величин контрольных показателей; 2. Информационная инфраструктура.

«Справочники норм использования производственных ресурсов»

Текущие значения нормальных величин контрольных показателей.

«Положение о производственном (оперативном)учете»

1. Способы определения фактических величин контрольных показателей; 2. Способы анализа и регулирования • отклонений; 3. Описание информационной инфраструктуры.

Раздел 6. Функция коммуникаций Значение функции коммуникаций подчеркивает следующая статистика: порядка 80% рабочего времени руководителя (причем, практически независимо от уровня в управленческой иерархии) уходит на подготовку и проведение коммуникаций. Как уже упоминалось, коммуникации относятся к связующим управленческим функциям, т.е. используются при реализации всех основных управленческих функций - планирования, организации, контроля. Функция коммуникаций решает две задачи: - Обеспечивает 'технологическую поддержку" для основных управленческих функций. Например, при планировании потребности в материалах и составлении на заводе сводного "Плана закупки материалов" необходимо учесть потребности всех цехов. Для этого каждый .цех направляет в планово-экономический отдел (или отдел снабжения) завода "Заявку", содержащую информацию о своих потребностях. Или, например, в рамках контроля за уровнем производственных затрат мастер участка направляет "Отчет" начальнику цеха с информацией о выпуске продукции и использованных материалах; - Ликвидирует неуверенность работников. Очевидно, что решение данной задачи лежит в плоскости психологии. Считается, что предоставление работнику в достаточном количестве информации (информирование работника) укрепляет самоотождествление работника с предприятием, создает атмосферу доверия, позволяет работнику самоутвердиться, что, в итоге, благоприятно сказывается на результатах его труда. Поэтому коммуникация есть нечто большее, чем просто обмен содержательной информацией. Еще во времена греческой риторики было дано следующее определение: Коммуникации - это кто, что и как говорит, и какие это имеет последствия. Структуру системы коммуникаций можно представить следующим образом (рис. 3.6.1.): - Объекты коммуникаций - передаваемая информация; - Субъекты коммуникаций - структурные единицы предприятия, являющиеся поставщиками и получателями информации; - Точки коммуникаций - моменты времени, в которые информация отправляется и получается;

144

Инфраструктуру, включающую: - линии (каналы) движения информации, - носители информации (в первую очередь - документы), - места хранения информации.

Рис. 3.6.1. Структура системы коммуникаций Объекты коммуникаций Субъекты коммуникаций

Точки коммуникаций

Инфраструктура коммуникаций

Требования, которые традиционно предъявляются к качеству информации - достоверность, - оперативность (уместность) и - полнота (исчерпываемость, достаточность), - необходимо дополнить еще одним - ясность (простота, доступность для понимания). Данное требование, рассматриваемое достаточно редко, является крайне важным. Информация может быть исчерпывающей, достоверной и уместной, но если получатель информации испытывает затруднения в ее понимании, то соблюдение всех других требований просто нивелируется. Степень соответствия информации требованиям ясности (понятности) определяется тремя качествами: - Простота - и здесь как раз уместно вернуться к вопросу формирования на предприятии единого понятийного аппарата, поскольку "единообразное" использование терминов гарантирует простоту изложения и восприятия информации; - Структурированность (упорядоченность), включающая в себя: - внутреннюю структурированность, т.е. наличие внутренней логической взаимосвязи в информационном сообщении, - внешнюю структурированность, т.е. рациональную форму представления сообщения (в документах - абзацы, заголовки, выделение "рамочкой" важных мест, в устных сообщениях - паузы, звуковые интонации и т.д.);

145

- Краткость (точность) - поскольку обширное пространное описание скорее мешает восприятию. Перед тем, как перейти к рассмотрению вопросов отражения коммуникаций во внутренних нормативных документах, необходимо понять, как собственно реализуется функция коммуникаций. Очевидно, что передача информации -это действие. Уже данное обстоятельство наводит на мысль о связи коммуникаций с процессами. Для проверки данного предположения вернемся к рассмотренному выше (Раздел 2. "Организация процессов") описанию процесса "Реализация строительного проекта". Реализация процесса (т.е. реализация строительного проекта) начинается с поступления первичного входа - документа "Годовой инвестиционный план Предприятия", содержащего информацию о направлениях и размерах инвестиций На этапе 1 ("Учреждение Проекта") в Отдел капитального строительства поступает вторичный вход - информация от Городского земельного комитета о наличии свободных земельных участков. Таким образом, коммуникации могут быть входами процесса. На этапе 4 ("Составление задания на проектирование") Отдел капитального строительства производит вторичный выход -документ "Задание на проектирование", содержащий информацию об основных технических параметрах будущего объекта и условиях строительства. Таким образом, коммуникации могут быть выходами процесса. На этапе 1 Бюро перспективного развития готовит "План отвода участков" -документ, содержащий информацию об отобранных под застройку земельных участках. Далее этотдокумент последовательно передается (т.е. осуществляются коммуникации) и рассматривается Управлением розничной торговли, Бюро смет и ценообразования, Финансовым директором, Советом директоров. В данном случае, коммуникации проявляются как операции внутри этапа процесса. Кроме того, коммуникации могут проявляться в виде отдельных (самостоятельных) процессов. Правда, таких процессов внутри Предприятия можно выделить немного, но они есть. Самый характерный пример - процесс "Обработка входящих документов" (который мы рассмотрим ниже). Таким образом, коммуникации могут быть входами, выходами, этапами (работами, операциями) процесса, а также отдельными процессами (рис. 3.6.2.).

Рис. 3.6.2. «Процессное ориентирование» коммуникаций Коммуникации

146



Внутри процессов (этапы, операции)



Входы процесса

• •

Выходы процесса Отдельные процессы

Выше мы уже упоминали две основные формы осуществления коммуникаций - устную и с помощью документов. И хотя две указанные формы являются доминирующими, на этом перечень возможных форм осуществления коммуникаций, конечно же, не исчерпывается. Когда агент, находящийся на нелегальном положении в чужой стране, выставляет на подоконник цветок герани, сообщая своему резиденту, что квартира под наблюдением и явка провалена, - это тоже коммуникация, А цветок герани - форма осуществления коммуникаций. Или другой пример. Прокатный стан на металлургическом заводе. Когда в работе оборудования проявляются неполадки, старший оператор стана нажимает кнопку свистка. Один длинный свисток - вызов дежурного электрика. Два коротких - вызов дежурного слесаря. Форма осуществления коммуникаций в данном случае - сигнал свистка. Ниже на примерах мы рассмотрим осуществление коммуникаций в форме документов. Во-первых, данную форму коммуникаций легче регламентировать (описать, формализовать). Во-вторых, как раз организация документооборота является, в той или иной степени, реальной управленческой проблемой для большинства российских предприятий. Перед тем, как перейти к рассмотрению приведенных ниже примеров, необходимо высказать несколько замечаний о принципиальных подходах к нормативному регулированию документооборота. 1. Целесообразно описать отдельные (самостоятельные) процессы документооборота. В примерах, которые мы рассмотрим, как раз сделана попытка регламентировать процессы "Обработка входящих документов" и "Отправка выходящих документов" (хотя явно в тексте "Положения о документообороте" данные процессы не выделены). 2. Относительно других вариантов проявления коммуникаций в процессах - в виде входов, выходов, отдельных операций - следует заметить следующее. Поскольку коммуникации в данных случаях проявляются "внутри" процессов, то регламентировать коммуникации следует в рамках описания каждого процесса. При этом, несмотря на отличия в самих процессах, осуществляемые в них коммуникации могут иметь определенные общие черты, общие признаки проявления и могут подчиняться общим правилам. Вот как раз описание этого "общего" целесообразно воспроизвести в отдельном документе (как это сделано в нижеприведенном примере). 3. Опять же уместно вспомнить о иерархическом подходе к формированию внутренних нормативных документов. Что, собственно, и представлено ниже. "Положение о документообороте" устанавливает общие, т.е. применимые ко всем категориям документов, принципы организации документооборота. Далее данное положение дополняется стандартами для категорий документов, имеющих существенные особенности в своем движении и исполнении - это финансово-бухгалтерские документы и хозяйственные договора.

147

Итак, первым мы рассмотрим пример стандарта, регламентирующего общие правила организации документооборота. СТАНДАРТ "Положение о документообороте ОАО "..." 1. Назначение стандарта. Целью создания данного Положения является определение принципов организации документооборота в ОАО "..." (далее "Предприятие"). 2. Область применения. Требованиями данного Положения руководствуются все сотрудники Предприятия. 4. Термины и сокращения. Документ - носитель информации в бумажной или электронной форме. Документооборот - система исполнения документов. Исполнение документа - осуществление с документом необходимых действий (разработка, согласование, визирование, ознакомление, передача, рассылка и т.д.). Номенклатура дел - систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве Предприятия. 6. Основной раздел. 6.1. Общие положения. 6.1 1. Данное Положение распространяется на все виды документов, используемых в хозяйственной деятельности Предприятия. В отношении ряда документов, имеющих существенные особенности в организации их исполнения, могут быть подготовлены отдельные положения, которые могут ссылаться на настоящее Положение. Далее произведена классификация документов в соответствии с укрупненными схемами их движения. Все документы разделены на входящие, выходящие и внутренние. В дальнейшем описание принципов организации документооборота будет вестись в соответствии с данной классификацией. 6.1.2. По характеру движения различают следующие группы документов: - входящие документы - создаваемые за пределами Предприятия (или созданные на Предприятии, отправленные и вернувшиеся) и поступающие на Предприятие; - исходящие документы - создаваемые на Предприятии (или поступившие на Предприятие извне и снова отправляемые) и выходящие за его пределы; - внутренние документы -создаваемые на Предприятии .

148

Далее определяются ответственные за ведение документооборота да предприятии. Предполагается, что будут назначено лицо, ответственное за документооборот в целом по предприятию, и лица, ответственные за документооборот в каждом подразделении. 6.1.3. В целях организации и контроля за ведением документооборота в рамках Предприятия назначается Ответственный за документооборот (ОД). 6.1.4. В целях организации и контроля за ведением документооборота в рамках отдельного подразделения назначается Ответственный за документооборот подразделения (ОДП). ОДП обязан: - незамедлительно передавать документы, полученные от ОД, адресатам, либо исполнителям, назначенному Генеральным директором или руководителями подразделений; - контролировать своевременное исполнение документа исполнителем; - своевременно докладывать ОД о необходимости изменения ранее предусмотренного срока исполнения документа; - знакомить вновь принятых работников с порядком работы с документами, установленным настоящим Положением. В целях содействия ОДП в организации документооборота, руководитель подразделения обязан: - рассматривать документы, полученные ОДП, и назначать исполнителей по документам в день их получения; - контролировать качественное исполнение документа исполнителем; - принимать меры к сокращению служебной переписки, особенно внутренней, не допускать переписку по вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону 6.1.5. ОД и ОДП назначаются приказом Генерального Директора (ОДП -по представлению/ рекомендации руководителя соответствующего подразделения). 6.2. Организация движения входящих документов. Общая схема организации движения входящих документов приведена в Приложении 1. 6.2.1. При получении входящей корреспонденции секретарь-референт проверяет правильность ее доставки, количество листов документа и наличие приложений. При отсутствии необходимого количества приложений или листов Документа он ставит в известность отправителя корреспонденции и делает отметку на самом документе. Конверты сохраняются в тех случаях, если только по ним необходимо Установить адрес отправителя или время отправки и получения документа. Положением определяется, что поступление документов на Предпри-

149

ятие, выход за Предприятие и перемещение внутри Предприятия должны регистрироваться в специальных журналах. 6.2.2. Входящие документы подлежат обязательной регистрации в "Журнале регистрации входящих документов" (Приложение 2). Перечень документов, не подлежащих обязательной регистрации, оговаривается отдельно (Приложение 3}. Ведение "Журнала регистрации входящих документов" осуществляет ОД. Корреспонденция, поступившая непосредственно в подразделения Предприятия, должна быть передана на регистрацию ОД Входящие документы должны быть зарегистрированы в день их поступления. На полученных документах с лицевой стороны проставляется штамп с указанием даты поступления документа (при необходимости - часов и минут) и его порядкового входящего номера (с начала года). Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка: 'приложение на ... п. л.". Документы, не подлежащие регистрации, передаются ОДП, который в свою очередь передает их адресату или руководителю подразделения. 6.2.3. Корреспонденцию, требующую рассмотрения Генеральным директором (Приложение 4), ОД передает Генеральному директору. При необходимости детального рассмотрения вопроса ОД проводит подготовку дополнительных справочных материалов (предыдущей переписки, договоров, нормативных документов и т.д.), если получено письмо-ответ, находит инициативное письмо и прикрепляет к нему Генеральный директор по возможности (если он не находится в командировке или отсутствует по иным причинам) должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать ОД. В результате рассмотрения Генеральным директором на документе проставляется резолюция, содержание которой (исполнитель и срок исполнения) заносится в "Журнал регистрации входящих документов". Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией Генерального директора. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным Исполнителем. 6.2.4. По документам, не рассматриваемым Генеральным директором, ОД определяет условный срок исполнения согласно "Регламенту прохождения документов" (Приложение 5), либо индивидуальный срок исполнения исходя из особых условий, следующих из содержания документа. Сроки, установленные ОД могут быть впоследствии изменены ОД по указанию руководителя структурного подразделения и наличии на то достаточных оснований. 6.2.5. Зарегистрированную корреспонденцию ОД распределяет по адресатам (подразделениям) и передает ОДП лично в руки в течение сроков, оговоренных "Регламентом прохождения документов". При этом делается

соответствующая запись о передаче в "Журнале регистрации входящих документов" и в "Журнале учета документов подразделения" (Приложение 6). При назначении нескольких Исполнителей, занятых в разных подразделениях, ОД делает копии входящего документа для передачи каждому Исполнителю. 6.2.6. В случае отсутствия указания на прямого адресата, корреспонденция передается ОДП соответствующего подразделения по предмету ведения (Приложение 7 "О предметах ведения отдельных подразделений"). 6.2.7. ОДП передает документ Исполнителю, назначенному Генеральным директором, либо Исполнитель назначается по согласованию с руководителем подразделения, при этом Исполнитель информируется о предельных сроках работы с документом. В некоторых случаях ОДП передает корреспонденцию непосредственно исполнителю согласно "Перечню видов документов, содержащихся вопросов и должностного лица или структурного подразделения, которым их следует направлять" (Приложение 8). В момент передачи делается соответствующая запись в "Журнале учета документов подразделения" с росписью Исполнителя в получении документа При назначении нескольких Исполнителей руководителем подразделения, ОДП делает копии входящего документа для передачи каждому Исполнителю. 6.2.8. В случае передачи документа для дальнейшего исполнения другому сотруднику данного же подразделения (в т.ч. по указанию руководителя структурного подразделения в случае отсутствия исполнителя), делается соответствующая запись в "Журнале учета документов подразделения". 6.2 9. При передаче документа другому подразделению ОДП передающего подразделения информирует ОД. При этом делается соответствующая запись в "Журналах учета документов подразделения" передающего и получающего подразделений и отметка в "Журнале регистрации входящих документов". 6.2.10. Не позднее установленного срока исполнения документа Исполнитель обязан предоставить ОДП информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения и номера дела, где он хранится. В случае составления ответного документа, сообщается дата, номер документа и номер Дела, в которое он подшит (для указания в графе "Примечания"). ОДП информирует ОД об исполнении документа и номере дела, где Документ хранится, а также о наличии ответных документов. 6.2.11. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу Исполнитель делает отметку "В дело", о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело. 6.2.12. Исполненные документы и копии писем-ответов должны Подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или °отправки ответа. 151

6.2.13. В случае превышения предписанных сроков Исполнитель обязан проинформировать об этом руководителя своего подразделения, а после этого ОДП с указанием причины задержки исполнения. Причины задержки указываются ОДП в графе "Примечания". ОДП сообщает ОД о причинах задержки. Изменение срока исполнения документа согласовывается с ОД ОД вносит новый срок в "Журнал регистрации входящих документов" и сообщает об изменении срока ОДП для внесения в "Журнал учета документов подразделения", 6.2.14. Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающем их утрату. В случае потери документа Исполнитель обязан незамедлительно проинформировать об этом руководителя подразделения и ОДП, ОДП в свою очередь информирует ОД. Последовательность движения документов отдельных видов, перечень исполнителей, сроки исполнения документов, порядок копирования и порядок хранения могут быть сформулированы в "Регламентах прохождения документов" или определяться отдельно для каждого случая. 6.3. Контроль за исполнением документов. 6.3.1. Функции контроля за сроками исполнения документов возложены на ОД и ОДП. Контроль за качеством исполнения документов осуществляется Генеральным директором или руководителем подразделения путем проведения выборочной проверки по существу исполнения указаний. 6.3.2. При особой важности документа Генеральный директор дает указание ОД о постановке его на контроль. После этого ОД проставляет красным цветом букву "К" на левом поле документа напротив реквизита "Заголовок" и делает отметку в "Журнале регистрации входящих документов" о контроле в графе "Примечания" (о чем сообщает ОДП при передаче документа). Руководитель структурного подразделения также может дать указание ОДП о постановке документа на контроль. 6.3.3. По документам, поставленным на контроль, устанавливаются промежуточные сроки проверки исполнения. 6.3.4. ОД проводит анализ исполнения документов, взятых на контроль, составляет и представляет руководству сводки о таких документах, перечень неисполненных документов и документов с истекшими сроками исполнения, и в случае существенного отставания, задержки исполнения, делает доклад Генеральному директору для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). Если документы поставлены на контроль руководителем структурного подразделения, то контроль и анализ хода исполнения документа осуществляет ОДП.

152

6.3.5. Контроль исполнения остальных документов производится путем периодического (ежедневного) составления ОД выписки из "Журнала регистрации входящих документов", содержащей перечень документов, по которым нарушен срок исполнения с указанием причин задержки, и предоставления ее на рассмотрение Генеральному директору 6.3.6. В контрольных целях ОДП отслеживает наступление сроков исполнения документов, предупреждает Исполнителя о необходимости предоставления информации об исполнении, либо согласования с руководителем подразделения и сообщения ОДП о причинах задержки. При отсутствии подобной информации ОДП обязан незамедлительно сообщить о нарушении срока исполнения руководителю подразделения. Руководитель подразделения выясняет у сотрудника причины задержки исполнения, и согласовывает с ОД новый срок исполнения документа. 6.4. Организация движения внутренних документов Предприятия. Под внутренними понимаются документы, создаваемые на Предприятии. Внутренние документы могут выходить за пределы Предприятия или оставаться внутри Предприятия. 6.4.1. Порядок инициирования и подготовки договоров и финансовобухгалтерских документов определяется отдельным положением. 6.4.2. Составление и регистрацию приказов (в том числе приказов о командировании) и распоряжений осуществляет Юридический Отдел в "Журнале регистрации приказов и распоряжений" (Приложение 9). На оборотной стороне листа приказа или распоряжения дается список лиц для ознакомления, которые ставят подпись и дату напротив своей фамилии, Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела, вторые - вывешиваются на доске объявлений для ознакомления сотрудников Предприятия. 6.4.3. Для контроля за исполнением поручений по подготовке проектов документов руководитель подразделения дает указание ОДП зарегистрировать поручение в журнале (с указанием исполнителя и срока исполнения) при выдаче поручения исполнителю. Далее ОДП контролирует наступление установленного срока и выполнение поручения исполнителем. 6.4.4. Подготовленный проект документа перед передачей его на согласование в другие подразделения регистрируется в "Журнале регистрации внутренних документов" (Приложение 10) как проект. 6.4.5. Если создаваемый документ имеет отношение к нескольким подразделениям, то необходимо его согласование (визирование) в соответствующих подразделениях, при этом передача осуществляется через ОДП с записями в журналах и с использованием присвоенного документу номера по "Журналу регистрации внутренних документов".

153

6.4.6. Передача документа на подписание руководству Предприятия осуществляется через ОД. При этом документ должен содержать визы Исполнителя и руководителя подразделения, а при необходимости - визы лиц, с которыми проект был согласован, которые располагаются в окончании документа и содержат подпись и дату визирования. В случае наличия нескольких Исполнителей, каждый из них ставит визу на документе. ОД перед передачей на подписание Генеральному директору обязан проверить правильность оформления документа и наличие необходимых виз. При необходимости к документу прикрепляется листок с указанием назначения документа и комментариями. 6.4.7. После подписания Генеральным директором ОД регистрирует документ в "Журнале регистрации внутренних документов". 6.4.8. Завершающий этап работы с внутренними документами, аналогичен порядку операций с входящими документами: - передача документа/копий документа Исполнителю/ Исполнителям - контроль исполнения документа - проставление отметки об исполнении. 6.5. Организация движения исходящих документов Предприятия. Исходящие документы могут быть созданы на Предприятии или предварительно поступить на Предприятие извне. 6.5.1. Поручения на подготовку исходящих документов, если только они не готовятся в процессе исполнения какого-либо другого документа, регистрируются в порядке, аналогичном п.6.4.3 данного Положения. 6.5.2. Проект исходящего документа, подготовленного подразделением и требующего согласования других подразделений, регистрируется и передается в порядке, аналогичном п.п. 6.4.4. и 6.4.5. данного Положения. 6.5.3. Передача документа на подписание руководству Предприятия осуществляется через ОД. При этом к документу прикладывается визовой лист, представляющий из себя ксерокопию конечного варианта документа со всеми необходимыми визами. ОД проверяет правильность оформления документа и наличие необходимых виз. 6.5.4. Завершающий этап работы с документами, созданными на Предприятии и выходящими за его пределы, состоит из следующих операций: - регистрация документа в "Журнале регистрации исходящих документов" (Приложение 11) - отправка документа адресату - подшивка копии документа в дело (ОД).

154

6.5.5. После подписания руководителем исходящий документ передается ОД Для регистрации в "Журнале регистрации исходящих документов". регистрировать исходящие документы имеет право ОД. Документы должны передаваться на отправку полностью оформленными и иметь пометку о категории почтового отправления (кроме простых отправлений) и адрес получателя. 6.5.6. После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать номер и дату регистрации на документе. 6.5.7. Исходящие документы с грифом "Срочно" должны быть отправлены адресату в тот же день. Копии исходящих документов (или визовые экземпляры) в день отправки ОД подшивает в дела с исходящей перепиской. В случае необходимости Исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле. Если отправленный документ является ответом, на входящем документе должна быть проставлена отметка об исполнении следующего вида: "В дело № ___. Отправлено письмо от ______ № ___. Подпись Исполнителя, дата." Данная отметка проставляется Исполнителем. 6.5.8. Регистрация доверенностей (за исключением доверенностей на получение товарно-материальных ценностей, регистрация которых ведется в бухгалтерии) осуществляется в "Журнале регистрации исходящих документов" (Приложение 11}, при этом обязательно заполняется графа "Примечание", где указывается срок действия доверенности.

Приложение Приложение Приложение 3.

1. 2.

Приложение 4. Приложение Приложение Приложение Приложение 8. Приложение 9. Приложение 10. Приложение 11.

5. 6. 7.

10. Приложения. Схема организации движения входящих документов. Журнал регистрации входящих документов. Примерный перечень документов, не подлежащих обязательной регистрации. Примерный перечень документов, подлежащих обязательному рассмотрению Генеральным директором. Регламент прохождения документов. Журнал учета документов подразделения. О предметах ведения отдельных подразделений. Перечень видов документов, передаваемых непосредственно исполнителю Журнал регистрации приказов и распоряжений. Журнал регистрации внутренних документов. Журнал регистрации исходящих документов.

155

Приложение 1. Схема движения входящих документов

Прием корреспонденции, проверка правильности доставки и наличия приложений (секретарьреферент)

Извещение отправителя и получение недостающих страниц и приложений

Сортировка корреспонденции

Нерегистрирукмая корреспонденция (см.Перечень документов, не подлежащих регистрации в Приложении3)

Регистрируемая корреспонденция

Постановка отметки о поступлении (входящего номера и даты) на документе Сортировка нерегистрируемой корреспонденции по Подразделениям

Регистрация в «Журнале регистрации документов» (Приложение 2)

Передача ОДП

Передача адресату или руководителю подразделения

Документы, подлежащие рассмотрению Генеральным директором (Приложение 4)

Установление срока согласно «Регламенту прохождения документов»

Передача исполнителю Передача (доклад) документов руководителю

Передача ОДП по адресации либо по предмету ведения с отметкой в «Журнале регистрации»

Рассмотрение документов руководителем (резолюция)

Передача Исполнителю

Внесение сведений их резолюции (исполнитель и срок исполнения) в «Журнал регистрации»

Назначение руководителем подразделения Исполнителя

Передача исполнителю

Передача ОДП с отметкой в «Журнале регистрации»

Передача исполнителю

Исполнение

Передача на хранение

Контроль

АЗО «УПТ»

МТС

АЗС «Чибис»

В-577

В-578

Организация

В-566

Вход №

20.12.00

12.06.00

18.06.00

Дата исх.

Намерение о сотрудничестве

448/00

Претензия

И-45/9 предложениеКоммерческое

1-2/82

№ Исх.

Краткое содержание (заголовок)

Кому адресовано

Дубровский

Нет

Нет

Исполнитель, назначенный Генеральным директором (резолюция Ген.директора)

23.06.00

21.06.00

21.06.00

Примечания (в т.ч. о передаче документа между отделами)

29.06.00

10.07.00 24.06.00Передан ОКС

23.06.00

Подпись Дата получе Срок получателя ния исполнения документа

ОКС-2-2

КО-1-3

Дата Номер дела, в фактического которое исполнения подшит документа документ

22.06.2000

21.06.2000

21.06.2000

Дата

Приложение З. Примерный перечень документов, не подлежащих обязательной регистрации Сводки и информация, присланные для сведения; Сведения об образовательных программах; Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.д.; Прейскуранты, прайс-листы; Техническая документация; Поздравительные письма и телеграммы; Пригласительные билеты; Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).

Приложение 4. Примерный перечень документов, подлежащих обязательному рассмотрению Генеральным Директором Указы, постановления, распоряжения и другие документы высших органов власти и управления; Документы местных органов власти; Документы из редакций газет и журналов; Документы из других учреждений, требующие решения на уровне руководителя Предприятия; Телеграммы, прочие документы по экстремальным вопросам, требующим решения руководителя Предприятия.

1S9

Прочие С пометкой «Срочно»

Внутренние документы (Приказы, распоряжения)

Претензия Заявка

1 Переписка (корреспонденция)

Документов Виды

2

3

4

5

,

6

7

8

9

10

11

Операции

Приложение 6. Журнал учета документов подразделения Дата

№ Организация Наименодокувание домента кумента

№и Краткое дата содердоку- жание мента

Исполнитель

Срок исполнения

1

2 3 В-566 ЗАО »УПТ»

5

7 Семенов

8 25.06.00

4

6 Намерение о сотрудничестве

Вн-57 АЭС «Чибис» Претензия 8

Дубровский 29.06.00

Продолжение таблицы Получено от

Передано кому

Фамилия

Подпись, Фамидата лия

9

10

11

Дата фактичесПодпись, кого исполнения дата документа

Примечания (в т.ч. о принятых мерах)

Номер дела, в которое подшит документ

12

14

15 КО-1-3

13

Приложение 7. О предметах ведения отдельных подразделений Наименование подразделения

Предметы ведения

Финансовое управление

обеспечение принятия финансовых решений, ведение учета

Коммерческое управление

осуществление деятельности, связанной с реализацией продукции

Управление по строительству

деятельность, связанная со строительством

Юридический отдел

вопросы, связанные с обеспечением правовой поддержки деятельности Предприятия, а также кадровые вопросы

Информационно-технический отдел

обеспечение бесперебойной работы информационных систем Предприятия, подготовка и внедрение новых решений в области информационных технологий

Административно-хозяйственный отдел

обеспечивающая деятельность, связанная с организацией питания, ; транспортного обслуживания, уборкой офиса, текущим ремонтом • офиса :

162

Как уже было отмечено, "Положение о документообороте", регламентирует, главным образом, отдельные процессы, связанные с движением документов' В этом смысле "Положение о порядке подготовки хозяйственных договоров" будет носить несколько иной характер. Очевидно, что подготовка договоров происходит в виде отдельных этапов в целом ряде процессов. Например - в процессах "Приобретение материалов", "Капитальное строительство", "Производство и реализация продукции". Поэтому "Положение о порядке подготовки хозяйственных договоров" будет регламентировать выполнение достаточно типичного этапа (связанного с подготовкой договоров) в целом ряде процессов предприятия. Содержание настоящего Положения в значительной степени опирается на "Положение о документообороте", поэтому полностью мы его приводить не будем, и ограничимся рассмотрением отдельных моментов: 1. Как и в предыдущем Положении, для договоров применена классификация, в соответствии с которой определяется порядок их подготовки. Договора делятся на: - создаваемые на предприятии - получаемые от контрагента. Регламент движения для указанных категорий договоров будет разным и приведен в Приложении 1 и Приложении 2. Примечание. "Заштрихованный" кружочек обозначает визирование документа, "незаштрихованный" - все прочие действия. 2. Непосредственно согласованием условий договора с контрагентом занимается не юридический отдел, а исполнитель из подразделения, инициировавшего подготовку договора. Например, исполнителем по договору, связанному с приобретением средств автоматизации будет сотрудник отдела автоматизации. 3. В случае, если договор готовится на предприятии, исполнитель, согласовав с контрагентом условия договора, фиксирует данные условия в "Листе реквизитов" (форма приведена ниже). "Лист реквизитов" передается в Юридический отдел, где с использованием информации, содержащейся в "Листе", готовится текст договора. 4. При согласовании договора руководителями и подразделениями предприятия используется "Лист согласования" (форма приведена ниже).

№ п/п

Операции

1

Назначение исполнителя

2

Согласование условий договора с контрагентом, заполнение «Листа реквизитов» Подготовка проекта договора и передача ОДП

3

Генеральный директор

Помощник/ секр.-реф. ГД

Руководитель подразделения

ОДП подразделения исполнителя

Исполнитель

Юридический отдел

Бу те

4

подразделения Передача исполнителю

5

Проверка и визирование проекта договора Исполнителем

6

Визирование проекта договора у руководителя подразделения

7

Передача проекта договора ОДП подразделения Исполнителя

8

Передача в бухгалтерию

9

Визирование Главным бухгалтером

10

Передача помощнику финансового директора

11

Визирование у финансового директора

12 13

Передача помощнику Ген.директора, ОДП Коммерч.упр-я (коммерч.договора), ОДП Департамента по строительству (строит.договора) Подписание договора

14

Проставление печати в финансовом управлении

15

Передача в юридический отдел

16

Регистрация в «Реестре договоров»

17

Выдача исполнителю для отправки контрагенту

18

Отправка контрагенту на подписание (самост. Или через помощника ГД)

Приложение 1. Регламент движения проекта договора, разрабатываемого на предприятии

№ п/п

Операции

1

Назначение исполнителя

2

Передача договора Исполнителю через ОДП

3

Согласование условий договора с контрагентом

4

Передача в юридический отдел

5

Правовая экспертиза в Юридическом отделе

6

Передача в бухгалтерию

7

Визирование Главным бухгалтером

8

10

Передача проекта договора ОДП подразделения Исполнителя Визирование проекта договора у руководителя подразделения Передача помощнику финансового директора

11

Визирование у финансового директора

12 13

Передача помощнику Ген.директора, ОДП Коммерч.упр-я (коммерч.договора), ОДП Департамента по строительству (строит.договора) Подписание договора

14

Проставление печати в финансовом управлении

9

Генеральный директор

Помощник/ секр.-реф. ГД

Руководитель подразделения

ОДП подразделения исполнителя

Исполнитель

Юридический отдел

Бу те

15

Передача оригинала договора в дела Предприятия, оригинала договора помощнику ГД для отправки контрагенту, копий договора пользователяи (Исполнителю, Бухгалтерии, Юр. Отдел)

Приложение 2. Регламент движения проекта договора, полученного от контрагента

………………..(обязат.)

Сумма по договору

Данная часть «Листа реквизитов» может отправляться для заполнения контрагенту

Ответственность

…

…………………..(желат.)

Не учтено

Контрагент

Форма расчетов

учтено

Отметки ЮО вариантыЖелательные или обязательные

Предмет

Условия договора Дата заполнения

Исполнитель __________

№ задания ___________

Вид договора

Форма «Листа реквизитов»

Фин.директор

Бухгалтерия

отделаНачальник

Исполнитель

ЮО

Отдел/ лицо

Фамилия Получил (дата)

Замечания Передал (дата)

Подпись часы)Сроки (дни,

Визирующее или передающее лицо

Причины задержки

Форма «Листа согласования»

167

К "Положению о документообороте" и "Положению о порядке подготовки хозяйственных договоров" могут быть созданы приложения "памятки, отражающие наиболее существенные моменты данных положений. Если сами положения можно хранить "в столе" или "на полке", то "памятки" создаются для постоянного присутствия у сотрудников "перед глазами", на рабочем столе. Ниже приведен пример "Памятки по созданию хозяйственных договоров".

ОАО "..."

Памятка по созданию хозяйственных договоров 1. Для создания и заключения договора Генеральный директор или руководитель структурного подразделения назначает Исполнителя, который будет заниматься разработкой договора и согласованием его с контрагентом. 2. На начальном этапе работы по заключению договора с контрагентом Исполнитель или руководитель структурного подразделения обязаны рекомендовать контрагенту типовую форму договора, используемую в практике ОАО "...". 3. Для предотвращения случаев утери договоров при их визировании и любой иной передаче между подразделениями каждая передача между подразделениями осуществляется через ответственных за документооборот с распиской в получении в "Журналах учета документов подразделений". Ответственным за сохранность договора лицом будет считаться сотрудник, за которым документ числится по последней записи в "Журналах учета документов подразделений". 4. Проект договора проходит все стадии согласования с приложенным к нему "Листом согласования". Проект договора без "Листа согласования" на рассмотрение не принимается. По "Листам согласования" проводится последующий контроль выполнения предельных сроков работы с договором. 5. При наличии замечаний в проект договора вносятся необходимые изменения по согласованию с руководителем подразделения и контрагентом. После устранения замечаний проект договора проходит повторное согласование. 6. Запрещается направлять на подпись Генеральному Директору документы, не прошедшие всех этапов согласования, не содержащие необходимых виз или имеющие неустраненные замечания. Ответственные за документооборот имеют право не принимать на подпись проекты договоров, не имеющие необходимых виз или содержащие неустраненные замечания.

168

Подходы к организации исполнения финансово-бухгалтерских документов будут рассмотрены в Главе 4., посвященной стандартизации бухгалтерского учета. В заключении хотелось бы сформулировать основные принципы рационализации документооборота и перечень мероприятий по реализации данных принципов (Таблица 5).

Таблица 5. Принцип рационализации

Обеспечение принципа непрерывности(непрерывность в данном случае означает, что движение документов идет без остановок, или с минимальными задержками)

Обеспечение принципа параллельности(данный принцип предполагает, что документы могут исполняться параллельно, а не последовательно, что сокращает общее время их исполнения) «Разгрузка» руководителей

Рационализация форм документов

Обеспечение контроля за документооборотом

Мероприятия

Устранить лишние операции и сократить время выполнения необходимых операций. Для этого подготовить: «Перечень документов, не подлежащих обязательной регистрации»; «Перечень предметов ведения»; «Перечень документов, не подаваемых на рассмотрение руководству». Предусмотреть в «Регламенте движения документов» возможность одновременной работы с одним документом нескольких сотрудников.

Делегирование полномочий по визированию документа; Разработка «Перечня документов, не подаваемых на рассмотрение руководству». Составление «Альбома форм документов», содержащего все используемые на Предприятии документы. Анализ «Альбома» и исключение документов, дублирующих друг друга.

Использование механизма постоянного и выборочного контроля за движением и исполнением документов.

169

Итак„подведем итог сказанному: 1. Функция коммуникаций может реализовываться в виде входов, выходов, этапов (операций) процессов и в виде отдельных процессов; 2. Приоритетным в обеспечении на предприятии эффективной реализации функции коммуникаций является организация документооборота; 3. При всем многообразии используемых на предприятии видов документов, порядок их исполнения может быть организован в соответствии с общими правилами.

Раздел 7. Функция принятия решений Как и функция коммуникаций, функция принятия решений задействована во всех основных управленческих функциях. Но, в отличие от функции коммуникаций, функция принятия решений практически не существует в виде отдельных (самостоятельных) процессов и присутствует в процессах в виде этапов, работ, операций. Данные этапы, работы, операции выполняются при возникновении ситуации принятия решений. Основными реквизитами ситуации принятия решений являются: - параметры решений, - альтернативы решений (поле решений), - целевая установка, - факторы цели. Параметры решений представляют собой рамочные условия, в которых принимается решение. Принято выделять: - Внешние параметры решения - внешние по отношению к предприятию, т.е. параметры внешней среды (правовые нормы, доходы и потребности населения, цены на материалы, цены и качество продукции конкурентов и т.д.); - Внутренние параметры решения - параметры, связанные с самим предприятием (продуктовый портфель, численность персонала, нормы расхода материалов и т.д.). С другой стороны, существуют: Детерминированные параметры решения параметры, имеющие достаточно высокую степень определенности, по крайней мере на какой -то момент времени (ставки налогов, производственные мощности предприятия, цены реализации продукции по уже заключенным договорам и т.д.); - Стохастические параметры решения - параметры, которым можно дать только оценку той или иной степени точности (уровень производственных затрат, процент брака, объем реализованной продукции и т.д.). Таким образом, параметры решений - это некие ограничивающие УСЛОВИЯ внешней и внутренней среды, которые необходимо принять во внимание при рассмотрении альтернатив принятия решений. Альтернативы принятия решений (поле альтернатив) означают возможности, варианты решений. Так, например, в ситуации "появление новых конкурентов" альтернативами Действий у предприятия могут быть:

171

снижение цен реализации, увеличение затрат на рекламу, выход на новые региональные рынки, расширение номенклатурного перечня продукции.

Рис. 3.7.1. Схема принятия решения в ситуации «Появление конкурентов» СИТУАЦИЯ: появление конкурентов

Поле альтернатив: ; • Снижение цен • Расширение номенклатуры • Увеличение затрат на рекламу • Выход на новые региональные рынки

Сужают поле альтернатив

Выбор целевой установки Оставшиеся альтернативы: • Увеличение затрат на рекламу • Выход на новые региональные рынки

Параметры решений: •Ограничение производственных мощностей • Отсутствие новых разработок

Варианты целевой установки: : • Сохранение доли рынка • Расширение рынка

Выбор альтернативы с учётом целевой установки

Выбранная целевая установка: • Расширение рынка

Формирование Выбранная альтернатива: Выход на новые региональные рынки

Поле альтернатив 2-го уровня: • Регион 1 • Регион 2 • Регион n

Отобранные регионы

Выбор альтернативы с учетом факторов цели

Факторы цели: - • Наличие партнеров • Уровень доходов населения ; • Удаленность региона

Альтернативы решения ограничиваются параметрами решения. Для приведенного примера могут существовать следующие параметры решения, ограничивающие альтернативы принятия решений: - Отсутствие свободных производственных мощностей - не позволяет увеличить объем производства и реализации продукции и компенсировать, таким образом, падение маржинальной прибыли вследствие снижения цен реализации. Т.е. данный внутренний параметр решения отменяет альтернативу "снижение цен реализации"; - Отсутствие конструктивно и технологически проработанных продуктов - не позволяет воспользоваться альтернативой "расширение номенклатурного перечня продукции". Таким образом, наличие параметров решений "сужает" поле альтернатив (рис. 3.7.1.). После того, как альтернативы принятия решений проверены на предмет соответствия существующим параметрам решения, может остаться для рассмотрения еще две или более альтернативы. Для выбора наилучшей альтернативы проверяется, какая из них в наибольшей степени соответствует целевой установке. Целевая установка представляет собой цель (группу целей), которую необходимо достичь в данной ситуации принятия решений. В рассмотренном примере после согласования с параметрами решений были исключены альтернативы "снижение цен реализации" и "расширение номенклатурного перечня продукции". Для дальнейшего рассмотрения остались альтернативы "увеличение затрат на реклам/ и "выход на новые региональные рынки". Чтобы определиться, какая из альтернатив наиболее приемлема, необходимо сформулировать наиболее актуальную целевую установку В рассматриваемой ситуации - "появление новых конкурентов" -предприятие может стремиться к достижению: - "Мягкой" цели (целевой установки) - сохранить, удержать долю на уже освоенных рынках. При этом данную цель необходимо достигнуть с относительно невысокими затратами ресурсов и достаточно быстро; - "Жесткой" цели - расширение рынка за счет новых регионов, где конкуренты еще не появились ("застолбить место"). По сравнению с "мягкой целью" затраты ресурсов и времени на достижение данной цели могут быть больше. Достижению "мягкой" цели наибольшим образом будет способствовать альтернатива '"увеличение затрат на рекламу", поскольку с незначительными затратами и достаточно быстро позволит "удержать" необходимую долю рынка. Соответственно, для достижения "жесткой" цели наибольшим образом подойдет альтернатива "выход на новые региональные рынки". Следует отметить, что в ряде случаев целевые установки могут быть сложными. Т.е. одна целевая установка может включать в себя две и более Цели. При этом цели могут: - дополнять друг друга, - быть независимыми, - конкурировать друг с другом.

Если в рассмотренном примере наряду с целью "выйти на новые рынки" будет поставлена цель "обеспечить высокий уровень дивидендных выплат", данные цели будут конкурировать друг с другом (освоение новых рынков потребует дополнительных затрат, поэтому обеспечить значительные выплаты собственникам вряд ли удастся). В то же время, если будут одновременно поставлены цели "сохранить долю на уже освоенных рынках" и "выйти на новые рынки" - эти цели будут (с известной долей допущения) независимыми друг от друга. Рассмотрение примера можно продолжить. Допустим, к реализации принята "жесткая" целевая установка - "выход на новые рынки" и соответствующая альтернатива решения - "выход на новые региональные рынки". При этом как бы появляются альтернативы второго порядкаконкретные регионы, куда можно направить развитие предприятия. Чтобы сделать обоснованным выбор, формулируются факторы цели. Факторы цели - это то, что может повлиять на достижение целей. Иными словами, факторы цели - это факторы успеха (или неуспеха). В данном случае факторы цели характеризуют "привлекательность" каждого региона (насколько предприятию будет легко проникнуть в регион и закрепиться там). В качестве факторов цели можно, например, выделить: - наличие партнеров в регионе, - степень лояльности региональной исполнительной власти, - уровень доходов населения в регионе, - ставки местных налогов и сборов, - удаленность региона. Привлекательность каждого региона, таким образом, будет определяться его соответствием сформулированным факторам цели. В общем виде функция принятия решений реализуется следующим образом (рис. 3.7.2.): 1. Возникает ситуация принятия решений; 2. Формируется набор всех возможных в данной ситуации альтернатив решений; 3. Формируется набор параметров решения, которые необходимо учесть в данной ситуации; 4. Альтернативы решения проверяются на соответствие сформулированным параметрам решения. Если при этом удалось выделить: - две и более альтернативы, отвечающие заданным параметрам, переходят к следующему шагу, - одну альтернативу, решение считается выбранным. Если таких альтернатив не оказалось, возвращаются к шагу 2 (т.е. ищутся новые альтернативы) и/или шагу 3 (т.е. пересматриваются параметры решения); 5. Формируются целевые установки и выбирается наиболее соответствующая данной ситуации целевая установка; 6. Для выбранной целевой установки определяются факторы цели; 7. Выбирается альтернатива, которая с учетом сформулированных факторов в наибольшей степени соответствующая заданной цели.

174

Рис. 3.7.2. Алгоритм принятия решения 1. Возникновение ситуации принятия решения

2. Формирование набора альтернатив

3. Формирование набора параметров решения

4. Проверка альтернатив на соответствие параметрам

НЕТ Остались альтернативы?

Поиск новых альтернатив И /или пересмотр параметров решения

ДА Одна

Две и более 5. Формирование целевой установки

6. Формирование набора факторов цели

7. Выбор альтернативы, наиболее соответствующей факторам цели

Выбранная альтернатива

Теперь непосредственно о подходах к отражению рассматриваемой нами функции управления во внутренних нормативных документах. К сожалению, функция принятия решений является наиболее трудно формализуемой из всех управленческих функций. Приведенный в начале книги аргумент противников стандартизации - "жизнь настолько разнообразна, что не поддается никакому описанию" - как раз в наибольшей степени относится к стандартизации ситуаций принятия решений. Действительно, предусмотреть и описать все возможные варианты решений в рамках даже ограниченного перечня хозяйственных ситуаций достаточно сложно. Но, тем не менее, сформулировать некий компромиссный подход, который действительно помог бы принимать решения и одновременно не был бы очень сложным для формализации, возможно. Что же для этого нужно? Первое. Поскольку при всем обилии возникающих на предприятии хозяйственных ситуаций всегда можно выделить из них достаточно типичные и повторяющиеся, необходимо это сделать. При этом, в большинстве случаев, удобнее идти "от процессов". Т.е. если отобранные для описания процессы характеризуются высокой степенью повторяемости, возникающие в данных процессах ситуации принятия решений так же будут повторяться. Второе. Для существующих внутри выделенных процессов ситуаций принятия решений сформулировать их основные реквизиты: - альтернативы решений, - параметры решений, - целевые установки, - факторы целей. Вернемся к рассмотренному выше (Раздел 2. "Организация процессов") процессу "Реализация строительного проекта". На этапе 1 ("Учреждение проекта") формируется "План отвода участков под застройку". Формирование Плана и его дальнейшее рассмотрение представляет собой ситуацию принятия решений - из большего количества участков необходимо выбрать наиболее приемлемые. Описать подробный алгоритм отбора "на все случаи жизни" -достаточно трудно. Но можно привести перечень основных реквизитов данной ситуации, который должен быть учтен, принят во внимание при оценке данной ситуации: 1. Альтернативы решений. В данном случае это будет конкретный перечень рассматриваемых земельных участков; 2. Параметры решения. Необходимо сформулировать условия внешней и внутренней среды, которые будут накладывать ограничения на выбор участков. К таковым, например, могут относиться: - Запрет местной законодательной власти на возведение торговых объектов вблизи детских учреждений; - Запрет "Городской электрической сети" на строительство любых объектов под линиями алектропередач; - "Годовой инвестиционный план Предприятия", который ограничивает максимальное количество объектов и общие затраты на их строительство. 176

Сформулированные параметры решений должны быть учтены при первичном "отсеве" вариантов; . Целевые установки. В качестве таковых могут быть, например, сформулированы: - Обеспечение низких затрат на строительство; - Обеспечение высокого уровня будущих доходов. Очевидно, что данные цели независимы друг от друга и могут быть реализованы одновременно; . Факторы целей. Формулируются свойства (характеристики) земельных участков, которые могут повлиять на достижение целей. Например, достижение цели "обеспечение низких затрат на строительство" может определяться факторами: - удаленность участка от коммуникаций, - природно-геологические свойства участка, - удобство подъезда. Достижение цели "обеспечение высокого уровня будущих доходов" может определяться факторами: - степенью "проходимости" (плотностью потока потенциальных покупателей), - наличие в непосредственной близости конкурентов, - "социальный статус" района ("рабочая окраина" или "район для среднего класса"). Таким образом, объективно сложно предусмотреть все нюансы при принятии решений в рассматриваемой ситуации. Однако можно сформулировать и закрепить в нормативном документе основные реквизиты данной ситуации, которые в дальнейшем должны быть приняты во внимание в реальной хозяйственной практике (рис. 3.7.3.). В этом же процессе на этапе 3 возникает следующая ситуация принятия решения: необходимо осуществить выбор субподрядчика. Для осуществления выбора могут быть сформулированы, например, следующие реквизиты ситуации: - Параметры решения: - негласный запрет областной администрации на привлечение строительных организаций из других регионов - поскольку у предприятия нет собственного отдела материальнотехнического снабжения, категорически для рассмотрения отбираются те субподрядчики, которые возьмут обеспечение строительства необходимыми материалами на себя; - Целевые установки: - обеспечить строительство в приемлемые сроки - обеспечить строительство с необходимым уровнем качества; - Факторы целей. Достижению цели "обеспечение строительства в приемлемые сроки" будут способствовать:

177

- степень обеспеченности субподрядчика строительными механизмами и техникой; - среднесписочная численность основных производственных рабочих субподрядчика; - степень универсальности субподрядчика (возможность осуществлять разные виды строительно-монтажных работ); - наличие у субподрядчика опыта строительства подобных объектов; - опыт и квалификация руководителей субподрядчика. Достижению цели "обеспечение строительства с необходимым уровнем качества" будут способствовать: - степень универсальности субподрядчика (возможность осуществлять разные виды строительно-монтажных работ): чем больше субподрядчик берет на себя работ, тем выше степень его ответственности за качество объекта в целом; - наличие у субподрядчика опыта строительства подобных объектов; - наличие у субподрядчика передовых строительных технологий; - опыт и квалификация руководителей и сотрудников субподрядчика. Как видно из данного примера, ряд факторов может одновременно "работать" на несколько целей. Схема построения системы принятия решений, таким образом, предусматривает: 1. Составление перечня типичных повторяющихся хозяйственных ситуаций; 2. Определение набора реквизитов, характеризующих каждую хозяйственную ситуацию; 3. Формирование вариантности принятия решений: в зависимости от величин показателей для каждой ситуации определяется, кто из ответственных лиц располагает необходимыми полномочиями по принятию решений; 4. Для каждой хозяйственной ситуации описываются методы и подходы к принятию решений - математические модели, алгоритмы расчетов, способы экспертной оценки и т.д.; 5. Для случаев, когда непосредственный исполнитель бизнес-процесса не располагает достаточными полномочиями для принятия решений, определяется механизм оперативного согласования с вышестоящими инстанциями. Определяется кто, каким образом, в какие сроки должен быть проинформирован. Алгоритмы принятия решений могут быть включены в "Справочник алгоритмов принятия управленческих решений" или содержаться непосредственно в описании бизнес-процессов.

178

Рис. 3.7.3. Основные реквизиты ситуации принятия решения «Выбор земельных участков под строительство» Альтернативы решений

Перечень рассматриваемых участков

Параметры решения

• «Внешние» ограничения на строительство в определенных местах • «Внутренние» ограничения на величину инвестиций

Целевая установка 1

Обеспечение низких затрат на строительство

факторы цели 1

• Удаленность коммуникаций • Геологические свойства

Целевая установка 2

Обеспечение высоких доходов

Факторы цели 2

• «Проходимость» • Наличие конкурентов • «Социальный статус»

Подведем итог сказанному: Функция принятия решений объективно сложна для формализации в силу многообразия возникающих ситуаций и большого количества возможных вариантов. Вместе с тем, каждая ситуация принятия решений характеризуются некоторым набором реквизитов (признаков). Через стандартизацию этих реквизитов можно подойти к стандартизации принимаемых решений.

179

Глава 4. Стандартизация бухгалтерского учета Изложение данной главы необходимо предварить небольшим комментарием, который бы позволил читателям адекватно воспринять представленный ниже материал. Бухгалтерский учет, без сомнения, относится к той области деятельности предприятия, которая достаточно жестко регламентируется внешним законодательством. Именно поэтому во-первых, как ни одна другая глава этой книги. Глава 4 будет насыщена ссылками на внешние нормативные документы; во-вторых, применяемый в других главах книги для определения хозяйствующих субъектов термин "предприятие" будет заменен на термин "организация". Поскольку именно последний термин используется в российском законодательстве по бухгалтерскому учету, для сохранения "преемственности" между внешним и внутренним законодательством была произведена данная терминологическая "рокировка"; в-третьих, необходимо сразу предупредить читателей, что за время подготовки книги к публикации часть материалов, вследствие очень подвижного российского законодательства, могла "физически" устареть. Но это устаревание можно отнести исключительно к примерам (или фрагментам этих примеров) приведенных ниже внутренних нормативных документов по бухгалтерскому учету, но никоим образом не ставит под сомнение уместность самого подхода к формированию Системы ведения бухгалтерского учета. Разговор о стандартизации бухгалтерского учета уместнее всего начать с выделения особенностей стандартизации бухгалтерского учета, вытекающих, в свою очередь, из особенностей собственно бухгалтерского учета. Начнем с определения. Согласно п. 1 ст. 1 Закона РФ "О бухгалтерском учете", "Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций". Таким образом, данное определение: - формулирует саму сущность бухгалтерского учета - как "..упорядоченной системы сбора, регистрации и обобщения информации.."; - формулирует требования к информации - ".. в денежном выражении об имуществе, обязательствах и их движении.."; - формулирует способы получения информации - "..путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций"

180

Далее (в п.З ст.1 данного Закона) выделены две категории пользователей информации, формируемой в бухгалтерском учете внутренних и внешних. Очевидно, что как раз наличием категории внешних пользователей: - вызвана обязательность ведения бухгалтерского учета, т.е. обязательность формирования потенциально необходимой для внешних пользователей информации; - вызвано внешнее законодательное регулирование способов ведения бухгалтерского учета, поскольку внешние пользователи нуждаются в информации, качественными характеристикам которой, в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности (далее "МСФО"), являются "понятность, уместность, надежность и сопоставимость. Статья 3 Закона РФ "О бухгалтерском учете" определяет цели законодательного регулирования бухгалтерского учета: "..обеспечение единообразного ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых организациями; составление и представление сопоставимой и достоверной информации об имущественном положении организаций и их доходах и расходах, необходимой пользователям бухгалтерской отчетности". Таким образом, существует объективная необходимость в наличии внешнего нормативного регулирования бухгалтерского учета. Очевидно, что внешнее нормативное регулирование бухгалтерского учета ведется уже не один десяток лет. И данное обстоятельство, как и большинство явлений в жизни вообще, имеет как положительные, так и отрицательные моменты. К положительным моментам можно отнести то, что внешнее нормативное регулирование: - Вносит известную определенность в способы ведения в организации бухгалтерского учета; - Формулирует перечень (который будет рассмотрен ниже) минимально необходимых внутренних нормативных документов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в организации, и формулирует общие требования к содержанию данных документов Таким образом, наличие внешнего нормативного регулирования помогает (или должно теоретически помогать) разобраться собственно с сущностью бухгалтерского учета, и с необходимыми для организации бухгалтерского учета внутренними нормативными документами. Теперь отрицательные моменты: - Совершенно очевидно, что внешнее регулирование ограничивает свободу организации в вариантах оценки объектов учета (как в части самого признания объектов учета, так и в части их стоимостной оценки); - Представляется, что главным образом именно это обстоятельство, а не какие-то "врожденные" недостатки бухгалтерского учета (как, например, его "посмертность") вынуждает использовать в организации кроме бухгалтерского еще и управленческий учет, который как раз и позволя-

181

ет более адекватно (с точки зрения менеджеров организации) подходить к оценке объектов учета; - Противоречивость норм внешнего законодательства, что, естественно, не добавляет ясности в порядок ведения в организации бухгалтерского учета, а скорее вносит хаос, требует дополнительных затрат времени, сил и нервов. Недостаточность норм внешнего законодательства, когда в отношении отдельных объектов учета нормы или совсем отсутствуют, или носят слишком общий характер; - Специфический для российской практики "налоговый" фактор. Хотя произошло идеологическое и юридическое разделение бухгалтерского учета и учета для целей налогообложения (или, если говорить корректнее, процессов формирования налоговой отчетности), тем не менее, до сих пор фактически имеет место "налоговое регулирование" бухгалтерского учета. Таким образом, интенсивное внешнее нормативное регулирование бухгалтерского учета (со всеми своими положительными и отрицательными моментами) объективно существует, и данное обстоятельство должно быть в максимальной степени принято во внимание при формировании внутренних нормативных документов. При этом следует отметить, что необходимость создания в организации внутренних нормативных документов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета, вызвана двумя обстоятельствами: - Формальной необходимостью, поскольку внешние нормативные акты предписывают наличие в организации оговоренного перечня внутренних нормативных документов; - Неформальной необходимостью, вытекающей, в первую очередь, из сформулированных выше отрицательных моментов внешнего нормативного регулирования бухгалтерского учета. Т.е. организация должна самостоятельно: а) закрывать те "белые пятна", которые имеют место во внешнем законодательстве, б) "выкручиваться" (с помощью формирования своей принципиальной позиции) из противоречий и ограничений, заложенных во внешних нормативных актах. Кроме того, очевидно, что даже если внешнее законодательство было бы близко к идеалу, оно по определению может формулировать только весьма общие принципы ведения бухгалтерского учета. Поэтому в любом случае понадобятся внутренние нормативные документы, которые конкретизировали бы и развивали общие положения внешних нормативных актов применительно к данной организации, были бы "рабочим инструментом" исполнителя. Но, перед тем, как перейти непосредственно к представлению внутренних нормативных документов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета, хотелось бы посмотреть на предмет бухгалтерского учета несколько нетрадиционно для привычной трактовки. Для чего, в частности, сформулировать место бухгалтерского учета в процессах организации.

182

раздел 1. Место бухгалтерского учета _____в процессах организации Вернемся к сформулированному выше определению бухгалтерского учета (п. 1 ст. 1 Закона РФ "О бухгалтерском учете"): "Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации..". Теперь зададим себе следующий вопрос. Имеет место некоторая хозяйственная операция. Так вот когда, в какой момент собственно начинается ведение бухгалтерского учета? Когда подходим к отражению данной хозяйственной операции в регистрах бухгалтерского учета? Представляется, что гораздо раньше - в момент, как только возникает первая информация "об имуществе, обязательствах организаций и их движении..", связанная с данной хозяйственной операцией. А когда можно с высокой степенью определенности говорить о появлении данной информации? Когда появляются соответствующие первичные документы. (В соответствии со ст.9. Закона РФ "О бухгалтерском учете", "Все хозяйственные операции, проводимые организацией должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет..".) Таким образом, можно сказать, что как только в рамках некоторой хозяйственной операции появляется первичный учетный документ, начинается отражение данной хозяйственной операции в бухгалтерском учете. В реальной хозяйственной практике "прочувствовать" это, конечно же, не всегда легко. Особенно когда первичный документ создается за пределами организации. Поскольку большинство хозяйственных операций "оставляют след" в виде первичных документов, можно предположить, что бухгалтерский учет присутствует в большинстве процессов организации. Другое дело, насколько велика степень этого "присутствия". Ограничится ли бухгалтерский учет только лишь созданием первичных учетных документов, или дойдет до отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета (те. до аналитического / синтетического учета), или даже до формирования отчетности? Чтобы ответить на данный вопрос, рассмотрим следующие примеры. Пример 1 - процесс "Приобретение и заготовление материалов". Очевидно, что поскольку в ходе данного процесса создается целый набор первичных учетных документов (счет на оплату, платежное поручение, накладная на отпуск материалов и пр.), бухгалтерский учет в рамках процесса присутствует. Другое Дело, а ограничится ли это присутствие только созданием первичных Документов, или "пойдет" и дальше. Видимо, все будет зависеть от наших подходов к идентификации процесса. В данном случае - от того, какой этап мы примем за окончание процесса. Вариант первый - процесс оканчивается этапом "Прием материалов на Центральный склад". В рамках данного этапа поступившие материалы 183

"физически" складируются и кладовщик производит соответствующую запись в складскую карточку. Учет приобретения и заготовления материалов в регистрах бухгалтерского учета в данном случае будет иметь место где-то за пределами данного процесса, т.е. в рамках какого-то отдельного процесса бухгалтерского учета. Входами данного процесса (и выходами процесса "Приобретение и заготовление материалов") будут соответствующие первичные учетные документы. Вариант второй - этап "Прием материалов на центральный склад" не является завершающим в данном процессе. За этим этапом может следовать этап "Отражение приобретения и заготовления материалов в регистрах бухгалтерского учета. Оба варианта представлены на рис. 4.1.1.

Рис. 4.1.1. Варианты выделения процесса «Приобретение и заготовление материалов» Вариант 1. Процесс «Приобретение и заготовление материалов»

...

Прием материалов на склад

Выход «Первичные учетные документы»

Аналитический / синтетический учет приобретения материалов

Вход

Вариант 2. Процесс «Приобретение и заготовление материалов»

…

184

Прием материалов на склад

Аналитический / синтетический учет приобретения материалов

Пример 2-процесс "Реализация проекта строительства". Представляется, что по сравнению с предыдущим примером, "степень участия" бухгалтерского учета в данном процессе является более определенной. Очевидно, что проект строительства объекта можно считать завершившимся тогда, когда объект строительства будет признан готовым для дальнейшей эксплуатации. А для этого должна быть обеспечена не только техническая готовность объекта, но и подготовлена соответствующая формально необходимая документация, содержащая, в том числе, данные о первоначальной стоимости объекта. Но поскольку первоначальная стоимость формируется в рамках аналитического/ синтетического бухгалтерского учета, соответственно аналитический / синтетический бухгалтерский учет будет присутствовать непосредственно в рамках процесса "Реализация проекта строительства". Вывод, в результате рассмотрения примеров 1 и 2, можно сделать следующий. Степень "присутствия" бухгалтерского учета в процессах организации может быть разной и зависит от схемы процессов. Но кроме "небухгалтерских" процессов, можно выделить и отдельные специализированные "бухгалтерские" процессы. Классификация (достаточно, конечно, условная) по отношению к "бухгалтерским" процессам может быть применена следующая: - процессы аналитического/ синтетического учета, т.е. отражение хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета с проведением необходимых проводок по счетам; - процессы формирования отчетности При этом можно допустить, что помимо предписанных законодательством и обязательных отчетных форм (Форма 1, Форма 2, пояснительная записка и пр.) будут создаваться и какие либо дополнительные "внутренние" формы (например, "Справка о произведенных в отчетном периоде расчетах с поставщиками и подрядчиками"), - процессы контроля Внутри которых можно выделить, в свою очередь: а) процессы контроля за состоянием и использованием имущества и обязательств (например, процесс "Инвентаризация дебиторской задолженности"), б) процессы контроля самого бухгалтерского учета, т.е. процессы внутреннего аудита; - обслуживающие процессы Предполагается, что данные процессы носят вспомогательный характер и создают предпосылки для организации и ведения бухгалтерского учета. К данной группе, в том числе, следует отнести процессы создания внутренних нормативных документов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета. Перечень рассмотренных групп процессов представлен на рис. 4.1.2. Итак, нами выделены "небухгалтерские" процессы и "бухгалтерские" процессы. В "небухгалтерских" процессах бухгалтерский учет представлен в виде отдельных 185

операций (этапов) и выходы этих процессов (в виде первичных документов, данных аналитического и синтетического учета) могут быть входами в "бухгалтерские" процессы. У читателей может возникнуть следующий вопрос. Где место в представленной на рис. 4.1.2. схеме процессов "налогового учета"? Здесь необходимо сделать небольшое отступление. Среди отечественных специалистов сложилось два полярных мнения относительно подходов к организации учета для целей налогообложения - либо внедрение фискальных налоговых принципов в саму методологию учета, либо ведение налогового учета как системы, параллельной существующему бухгалтерскому учету, Что касается первого подхода, то представляется, что бухгалтерская информация должна формироваться исходя их экономической сущности хозяйственных операций. При этом налоговые показатели могут совпадать, а могут не совпадать с бухгалтерскими показателями. Фискальная политика государства - это инструмент макроэкономического регулирования, который по определению должен быть гибким. Но обязывать следовать и бухгалтерский учет за фискальной политикой вряд ли уместно.

Организовывать в буквальном смысле "налоговый учет" тоже представляется нерациональным, поскольку это потребует дополнительных затрат, Поэтому уместнее всего говорить о составлении специальной налоговой отчетности по данным того же бухгалтерского учета. На рис. 4.1.2. представлена группа "процессов формирования налоговой отчетности", которая отделена от бухгалтерского учета, но вместе с тем, тесно с ними связана: выходы "небухгалтерских" и "бухгалтерских" процессов являются входами в "процессы формирования налоговой отчетности", Место бухгалтерского учета в процессах организации нами было рассмотрено: - во-первых, для того, чтобы определить (сформировать) потенциальный перечень внутренних нормативных документов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета, - во-вторых, для того, чтобы несколько иначе взглянуть на организацию бухгалтерского учета. К первому аспекту мы вернемся чуть позже, а сейчас попытаемся сформулировать выводы относительно организации бухгалтерского учета, которые можно сделать из схемы, представленной на рис. 4.1.2. Что касается группы "бухгалтерских" процессов, то здесь все достаточно очевидно и традиционно: собственниками, т.е. основными исполнителями, данных процессов являются работники бухгалтерской службы. Гораздо интереснее рассмотреть "небухгалтерские" процессы. Как уже было отмечено выше, бухгалтерские операции в данных процессах могут состоять в работе по исполнению (созданию, движению, рассмотрению и т.д.) первичных учетных документов, ведению аналитического/синтетического учета. Что касается аналитического/синтетического учета, то вести его, скорее всего, будут опять же сотрудники бухгалтерии. С исполнением первичных учетных документов ситуация несколько иная.

Рис.4.1.2. Место бухгалтерского учета в процессах организации «Небухгалтерские» процессы

«Бухгалтерские» операции Процессы аналитического / синтетического учета

Отдельные бухгалтерские операции

Выходы

Процессы формирования бухгалтерской отчетности Процессы контроля Обслуживающие процессы

Выходы Процессы формирования налоговой отчетности

Вернемся к рассмотренному выше процессу "Приобретение и заготовление материалов". Как уже было сказано, в рамках данного процесса фигурируют как минимум, следующие первичные учетные документы: счет на оплату, платежное поручение, доверенность на получение материальных ценностей накладная на отпуск материалов, карточка учета материалов. В "жизни" исполнение этих документов может выглядеть следующим образом (Таблица 6.). Напомним, что под исполнением документа мы понимаем все действия, совершаемые с ним.

Таблица 6. Участник

Действия

Менеджер Отдела снабжения

Просит Поставщика выставить счет на оплату приобретаемых материалов и передает его в Финансовое управление

Менеджер Финансового управления

Готовит платежное поручение и после исполнения банком передает его в Бухгалтерию

Экспедитор Отдела снабжения

1. Получает в бухгалтерии доверенность на получение товарно-материальных ценностей 2. Получает у Поставщика материалы, накладную на отпуск материалов 3. Сдает доставленные материалы на Центральный склад, передает сопроводительные документы Оформляет карточку учета материалов и передает накладную на отпуск материалов в Бухгалтерию

Кладовщик Центрального склада

Таким образом, в исполнении первичных учетных документов принимают участие, кроме собственно работников бухгалтерии, еще ряд сотрудников нескольких подразделений организации. А поскольку, как мы уже выяснили выше, исполнение первичных документов уже собственно и есть бухгалтерский учет, получается, что бухгалтерским учетом занимается не только бухгалтерия, но и другие подразделения! Это как раз еще одно подтверждение правильности "процессного подхода", позволившего нам поновому взглянуть на место бухгалтерского учета в деятельности организации. А как выглядит ситуация "по жизни" на большинстве предприятий? Бухгалтерским учетом должна заниматься бухгалтерия. Но, как мы только что убедились, перечень участников процессов и операций бухгалтерского учета

не ограничивается только лишь работниками бухгалтерии. Представляется, что как раз из-за непонимания данного обстоятельства в большинстве организаций и наблюдается следующая удручающая картина: - бухгалтера превратились в самую "проклятую" категорию сотрудников -раньше 21 часа (местного времени) домой не уходят, да еще и по субботам норовят выйти на работу; - даже при этих титанических и самоотверженных усилиях "чернорабочих учета" качество бухгалтерского учета остается низким (что напрямую сказывается на безопасности бизнеса организации в целом), поскольку первичные документы (как информационное и доказательное обоснование для аналитического/синтетического учета) или вовсе не попадают в бухгалтерию, или предоставляются с опозданием и неверно оформленные.

Раздел 2. Объекты учета П.2. ст.1. Федерального закона "О бухгалтерском учете" определяет: "Объектами бухгалтерского учета являются: имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности." При всей кажущейся простоте и однозначности данной формулировки, ситуацию портит отсутствие в бухгалтерском законодательстве определений понятий "имущество", "обязательства", "хозяйственная операция". В соответствии с общепринятой правовой логикой, если то или иное законодательство, применяющее некоторое понятие, не дает ему определения, то это понятие действует в том значении, какое ему придается в том виде законодательства, которое его определяет. В данном случае, для определения понятий "имущество" и "обязательства" следует обратиться к Гражданскому кодексу. Однако, исчерпывающее определение "имущества" гражданское законодательство не дает. В бухгалтерском значении определение "имущества" шире, чем в гражданско-правовом, и обозначает совокупность оборотных и внеоборотных активов, представленных в активе бухгалтерского баланса. Понятие "обязательства", наоборот, трактуются гражданским законодательствам шире и включает в себя краткосрочную и долгосрочную дебиторскую и кредиторскую задолженности. Очевидно, что дебиторская задолженность не включается в бухгалтерское понятие "обязательства", а является частью активов. Поэтому сформированный в Федеральном законе перечень объектов учета вряд ли можно признать в достаточной степени корректным. Более приемлемым является определение, сформулированное Николаевой С.А., исходя из требований Международных стандартов финансовой отчетности и отечественной практики ведения бухгалтерского учета: "Объектами учета являются активы, капитал, обязательства организации, ее доходы и расходы, а также хозяйственные операции, осуществляемые ею в процессе деятельности". Что касается понятия "хозяйственные операции", то его определение отсутствует вообще в каком-либо законодательстве. Поэтому, исходя из экономической сущности данного понятия, авторы предлагают следующее собственное определение: "Хозяйственная операция - процесс (часть процесса) организации, вызывающий изменение состояние активов, обязательств, капитала и (или) приводящий к возникновению доходов или расходов". С позиций традиционного "бухгалтерского подхода" данный перечень представляется исчерпывающим. Теперь посмотрим на данный перечень с

190

точки зрения управления вообще. Объекты учета - это объекты управления, в отношении которых реализована учетная функция. Выше нами была рассмотрена следующая классификация объектов управления: - структурные единицы, - ресурсы (активы и их источники), - процессы, - показатели. Как соотносится с данной классификацией сформулированный нами перечень объектов учета - активы, обязательства, капитал, доходы, расходы, хозяйственные операции? Очевидно, что объект учета "хозяйственные операции" попадает в категорию объектов управления "процессы". Объекты учета "активы", "обязательства", "капитал" - в категорию "ресурсы". Однако здесь следует заметить, что непосредственный бухгалтерский учет этих "активов и источников" ведется путем отображения стоимостной информации об их состоянии или изменении состояния, попадающих под категорию "показатели". Объекты учета "доходы" и "расходы" являются показателями, отражающими результаты определенных хозяйственных операций, и поэтому попадают под категорию объектов управления "показатели". Но и категорию объектов управления "структурные единицы" тоже можно отнести к объектам учета. Действительно, если мы совершаем хозяйственную операцию "начисление заработной платы", то учитываем ее по отношению к определенному работнику, т.е. структурной единице организации. Или возникающие в процессах производства косвенные затраты. Они ведь тоже учитываются по отношению к определенным местам возникновения затрат (центрам ответственности),т.е. структурным единицам. Но никакого противоречия между рассмотренными "расширительной" трактовкой объектов учета и "традиционной бухгалтерской" нет. Поскольку все четыре категории объектов управления связаны между собой. Поэтому, ведя учет активов, обязательств, капитала, доходов и расходов, одновременно (хотим или не хотим) мы будем вести учет и хозяйственных операций, и структурных единиц.

Раздел 3. Перечень внутренних нормативных документов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в ______организации При формировании потенциального перечня внутренних нормативных документов, регламентирующих ведение в организации бухгалтерского учета необходимо принять во внимание: 1. Нормы внешнего законодательства. В частности, Федеральный закон "О бухгалтерском учете" (п.З. ст. 6) формулирует следующий обязательный перечень внутренних нормативных документов: "Принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета. При этом утверждаются: - рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности; - формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности; - порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств; - правила документооборота и технология обработки учетной информации; - порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.". 2. Сложившуюся как вообще в Российской Федерации, так и в конкретной организации практику ведения бухгалтерского учета. 3. Рассмотренное выше место бухгалтерского учета в процессах организации. Принимая во внимание три перечисленных фактора, авторы предлагаю! следующую структуру "Системы ведения бухгалтерского учета" (СВБУ1 -совокупности внутренних нормативных документов, регламентирующих

192

ведение в организации бухгалтерского учета. СВБУ, являясь частью Системы внутреннего нормативного регулирования (СВНР) организации, также предполагает иерархическое построение. 1-ый уровень СВБУ. Включает в себя: - Стандарт "Положение о Системе ведения бухгалтерского учета". Основное назначение данного стандарта: - выделить основные объекты учета и дать им определения, - описать структуру самой Системы ведения бухгалтерского учета и сформулировать назначение и требования к содержанию входящих в нее документов; - Группу стандартов, регламентирующих порядок ведения учета отдельных выделенных объектов (например, "Учет основных средств", "Учет J нематериальных активов" и т.д.); К - Группу стандартов, регламентирующих порядок составления бухгалтерской отчетности (как внешней, так и внутренней); - Стандарт "Учетная политика" (с приложениями, содержащими обоснование выбранных способов учета и порядок раскрытия), отражающий принятые в организации специфические способы ведения бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской отчетности. Следует сказать, что способы ведения бухгалтерского учета имеют методическую и организационно-техническую составляющие. Методические аспекты ведения бухгалтерского учета определяют принципы формирования информации о финансовом положении и финансовых результатах деятельности организации. Организационно-технические аспекты ведения бухгалтерского учета, в большей степени, определяют "технологию" работы бухгалтерской службы (и других "причастных" к ведению бухгалтерского учета подразделений) организации. Перечисленные выше документы можно, по-видимому, отнести к регламентирующим методические аспекты ведения бухгалтерского учета. Документы, перечень которых будет приведен ниже, будут относиться, скорее, к регламентирующим организационно-технические аспекты. Хотя, на практике не всегда видна четкая грань между "чистой методологией" и "чистой технологией"; - Группу стандартов по организации ведения бухгалтерского учета ("организационно-технические" стандарты). Более предметно их потенциальный перечень будет рассмотрен ниже. - Здесь же - на 1-ом уровне СВБУ, находятся классификаторы и справочники. Классификаторы, что традиционно и для СВНР в целом, определяют принципы классификации (и присвоения идентификационных номеров) объектов бухгалтерского учета.

193

Справочники содержат конкретный перечень выделенных объектов учета (и объектов управления вообще) с указанием их идентификационных кодов. 2-й уровень СВБУ. Документы данного уровня (что опять же соответствует концепции СВНР в целом) представляют собой набор инструкций, регламентирующих деятельность конкретных работников по осуществлению конкретных действий по ведению бухгалтерского учета, и носят, скорее, организационно-технический характер. Сформулированный в общем, агрегированном виде перечень документов СВБУ представлен на рис. 4.3.1.

Рис. 4.3.1. Документы по ведению бухгалтерского учета

1-ый уровень СВБУ Структура СВБУ Положение по СВБУ

Определение основных объектов учета

Группа стандартов по отдельным ; объектам учета

Группа стандартов о порядке формирования отчетности Организационно-технические стандарты Классификаторы и справочники

2-ой уровень СВБУ Инструкции и операционные карты

194

Учетная политика

Данный перечень проанализируем с помощью представленной на рис. 4.1.2. схемы. С целью, во-первых, определения соответствия между процессами бухгалтерского учета и документами СВБУ - какой документ что регламентирует. И, во-вторых, проверки достаточности сформулированного нами перечня документов СВБУ - насколько полно процессы и операции бухгалтерского учета "охвачены" документами СВБУ. Вспомним, что рассматривая место бухгалтерского учета в процессах организации, мы выделили "небухгалтерские" и "бухгалтерские" процессы. В рамках "бухгалтерских" процессов, в свою очередь были выделены: - Процессы синтетического/аналитического учета; - Процессы формирования отчетности; - Процессы контроля; - Обслуживающие процессы. Очевидно, что между рассмотренными процессами и сформулированным перечнем документов СВБУ можно выделить следующее соответствие: - Процессы контроля и обслуживающие процессы регламентируются стандартами по организации ведения учета ("организационно-техническими" стандартами) и соответствующими инструкциями; - Процессы формирования отчетности регламентируются стандартами по составлению отчетности и соответствующими инструкциями; - Процессы аналитического и синтетического учета регламентируются стандартами по отдельным объектам учета и соответствующими инструкциями. В отношении "небухгалтерских процессов" ситуация более разнородная. "Бухгалтерские" этапы и операции в данных процессах регламентируются стандартами по отдельным объектам учета, "организационно-техническими" стандартами (например, "Положением о документообороте") и соответствующими инструкциями. Данные нормативные документы (как и все рассмотренные выше) носят "бухгалтерский" характер, т.е. создаются Бухгалтерией в большей степени "для собственного употребления". Но, как уже было ранее отмечено, "бухгалтерские" операции (главным образом связанные с исполнением первичных учетных документов) в "небухгалтерских процессах" кроме работников Бухгалтерии выполняют и работники других подразделений. И их деятельность может быть регламентирована не только "бухгалтерскими" внутренними нормативными документами. Например, для "технологического обеспечения" рассмотренного выше"Процесса приобретения и заготовления материалов" могут быть подготовлены: - Стандарт "Положение о порядке реализации процесса приобретения и заготовления материалов"; - "Инструкция менеджера Финансового отдела о порядке подготовки и согласования платежных поручений на оплату приобретаемых товарноматериальных ценностей"; - "Инструкция экспедитора отдела материально-технического снабжения В' о порядке приемки, доставки и сдачи приобретаемых товарноматериальных ценностей и исполнении первичных учетных документов".

195

Данное обстоятельство (то, что бухгалтерский учет может регламентироваться не только "бухгалтерскими" внутренними нормативными документами) еще раз подчеркивает, что: - структурные единицы организации должны координировать разработку внутренних нормативных документов между собой, чтобы не создавать заново то, что уже есть; - создаваемые документы должны быть согласованы друг с другом для избежания противоречий и разночтений. Сформировав потенциальный перечень документов СВБУ в общем виде, можно перейти к более детальному их рассмотрению.

196

Раздел 4. Стандарт "Положение о Системе ведения бухгалтерского учета' Как уже было отмечено, данный документ должен: - выделить основные объекты учета, обозначить их взаимосвязь и дать им определения - описать структуру Системы ведения бухгалтерского учета и сформулировать назначение и требования к содержанию входящих в нее документов. В самом общем виде структура и содержание данного документа могут выглядеть следующим образом. СТАНДАРТ "Положение о Системе ведения бухгалтерского учета" 1. Назначение. Настоящий стандарт определяет основные объекты бухгалтерского учета и структурное построение Системы ведения бухгалтерского учета в ОАО "..." (далее "Организация"). 2. Область применения. Требования настоящего стандарта распространяются на руководителей и сотрудников, обеспечивающих ведение бухгалтерского учета в Организации. 4. Термины и сокращения. Система ведения бухгалтерского учета (СВБУ) - совокупность внутренних нормативных документов Организации, регламентирующих ведение бухгалтерского учета. Способы ведения бухгалтерского учета - способы первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки, регистрации и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности организации (ПБУ 1/98). Объект учета - объект управления, в отношении которого реализована Управленческая функция учета. Применительно к СВБУ - это объект бухгалтерского учета. Актив - ресурс, контролируемый организацией, полученный в результате хозяйственной деятельности организации, и обусловливающий получение °Организацией экономических выгод в будущем. (МСФОПринципы) Экономическая выгода в будущем - потенциальная возможность активов прямо или косвенно способствовать притоку в организацию денежных средств или их

197

эквивалентов. Эта возможность активов обусловлена тем, что активы могут быть: а) использованы в процессе производства продукции, работ, услуг, предназначенных для продажи, б) проданы или обменены на другие активы, в) использованы для погашения обязательств. Обязательство - текущая задолженность организации, возникшая в результате его хозяйственной деятельности, урегулирование которой ведет к уменьшению активов предприятия. (МСФО-Принципы) Урегулирование текущей задолженности может осуществляться: а) выплатой денежных средств, б) передачей других активов, в) оказанием услуг, г) заменой кредиторской задолженности одного вида другим, д) преобразованием кредиторской задолженности в капитал, е) снятием требований со стороны кредитора. Капитал - оставшаяся доля собственных активов организации после вычета обязательств. (МСФО-Принципы) Доходы- увеличение экономических выгод в течение отчетного периода, происходящее в форме притока или увеличения активов или уменьшения обязательств, приводящее к увеличению капитала (не за счет вкладов собственников). (МСФО-Принципы) Доходы - увеличение экономических выгод организации в результате поступления активов (денежных средств, иного имущества) и (или) погашение обязательств, приводящее к увеличению капитала организации, за исключением вклада участников (собственников имущества). (ПБУ 9/99) Здесь и далее в отношении ряда терминов приведены альтернативные определения. В данном случае - из международных и российских стандартов бухгалтерского учета. Насколько целесообразно рассмотрение нескольких вариантов определений одного термина, каждая Организация, видимо, должна решать самостоятельно. Расходы - уменьшение экономических выгод в течение отчетного периода, происходящее в форме оттока или истощения активов или увеличения обязательств, приводящее к уменьшению капитала, не связанного с его распределением между собственниками. (МСФОПринципы) Расходы - уменьшение экономических выгод организации в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества). (ПБУ 10/99) Хозяйственная операция - процесс (часть процесса) Организации, вызывающий изменение состояние активов, обязательств, капитала и (или) приводящий к возникновению доходов или расходов. МСФО - международные стандарты финансовой отчетности.

198

6. Описание методики. 6.1. Объекты учета. Совокупность выделенных в Организации объектов учета имеет иерархическое строение. 6.1.1. Объекты учета 1-го уровня. К объектам учета 1-го уровня относятся: - объекты, характеризующие финансовое положение Организации - активы, обязательства, капитал - объекты, характеризующие финансовые результаты деятельности Организации - доходы и расходы. 6.1.2. Объекты учета 2-го уровня. Объектами учета 2-го уровня являются виды (подвиды) объектов учета 1-го уровня. Объекты учета 2-го уровня выделяются в соответствии с содержанием форм бухгалтерской отчетности - бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках (ПБУ 4/99). В отношении ряда объектов учета 2-го уровня может быть применена дополнительная детализация с выделением подвидов данных объектов: - Активы: - Нематериальные активы: - Основные средства; - Доходные вложения в материальные ценности; - Финансовые вложения; -•Запасы: - сырье, материалы и другие аналогичные ценности, - затраты в незавершенном производстве, - готовая продукция. Выделенный объект учета 2-го уровня "Запасы" как раз подвергнут дальнейшей детализации с выделением подвидов запасов. - Капитал: - Уставный капитал; - Добавочный капитал; - Резервный капитал. - Расходы: - Расходы по обычным видам деятельности: - себестоимость проданной продукции, работ, услуг, - коммерческие расходы, - управленческие расходы; - Операционные расходы; - Внереализационные расходы.

199

6.1.3. Объекты учета 3-го уровня. Объектами учета 3-го уровня являются виды (подвиды) хозяйственных операций, в которых участвуют объекты учета 2-го уровня. - Запасы: - Сырье, материалы и другие аналогичные ценности: - приобретение материалов, - заготовление материалов, - передача материалов в производство, - хранение материалов, - реализация материалов. Сформулированная схема выделения объектов учета представлена на рис. 4.4.1. К рассмотренной части 6.1. данного стандарта необходимо сделать следующие замечания. Внутри каждого представленного уровня иерархии объектов учета возможна еще и своя внутренняя, дополнительная иерархия. Например, на 2-ом уровне виды активов могут объединяться в две подгруппы - оборотные и внеоборотные. На 3-м уровне хозяйственные операции могут объединяться в группы - операции, связанные с поступлением на баланс, нахождением на балансе и выбытием с баланса. Конкретный перечень выделенных объектов учета можно вынести в Приложение, а в самом стандарте сформулировать только принципы выделения объектов. Можно использовать и другой подход. Принципы выделения объектов учета представить в "Классификаторе объектов учета" и привести их исчерпывающий перечень в "Справочнике объектов учета", а в рамках данного стандарта ограничиться описанием объектов учета 1-го уровня. 6.2. Структурное построение Системы ведения бухгалтерского учета. 6.2.1. Общие положения. Система ведения бухгалтерского учета (СВБУ) входит в Систему внутреннего нормативного регулирования (СВНР) Организации. При разработке документов СВБУ должны быть приняты во внимание: - требования российских и международных нормативных актов; - особенности хозяйственной деятельности Организации и сложившейся практики ведения бухгалтерского учета; - требования других внутренних нормативных документов СВНР Организации. 6.2.2. Структура СВБУ. Структура Системы ведения бухгалтерского учета соответствует структуре СВНР в целом и включает два уровня документов. 1-ый уровень СВБУ соответствует 2-му уровню СВНР и представляет совокупность стандартов, классификаторов и справочников. Набор Стандартов включает: Данный стандарт - "Положение о Системе ведения бухгалтерского учета"; 200

Рис. 4.4.1. Структура объектов учета Первый уровень Активы

Обязательства

Капитал

Доходы

Расходы

------------------------------------------------------------------------------------------------------

Запасы

…

Второй уровень (виды/подвиды объектов учета первого уровня)

Материалы

… -------------------------------------------------------------------------------------------------------Приобретение материалов

Третий уровень (хозяйственные операции) …

- Группу стандартов, регламентирующих порядок ведения учета отдельных выделенных объектов (Перечень данных стандартов приведен в Приложении 1)', - Группу стандартов, регламентирующих порядок составления бухгалтерской отчетности; - Стандарт "Учетная политика" (с приложениями, содержащими обоснование выбранных способов учета и порядок раскрытия), отражающий принятые в Организации специфические способы ведения бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской отчетности; - Группу стандартов, регламентирующих организационно-технические аспекты ведения бухгалтерского учета в Организации. Классификаторы СВБУ определяют принципы классификации (и присвоения идентификационных номеров) объектов бухгалтерского учета. Справочники содержат конкретный перечень выделенных объектов учета с указанием их идентификационных кодов. 2-й уровень СВБУ представляет набор инструкций, регламентирующих деятельность конкретных работников по осуществлению конкретных действий при ведении бухгалтерского учета. 10. Приложения. Перечень стандартов, регламентирующих ведение учета отдельных выделенных объектов.

Приложение 1.

Приложение 1. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

"Учет нематериальных активов" "Учет основных средств" "Учет незавершенного строительства" "Учет доходных вложений в материальные ценности" "Учет финансовых вложений" "Учет материалов" "Учет затрата незавершенном производстве (издержках обращения)" 8. "Учет готовой продукции" 9. "Учет товаров" 10. "Учет расходов будущих периодов" 11. "Учет дебиторской задолженности" 12. "Учет денежных средств" 13. "Учет прочих активов" 14. "Учет займов и кредитов" 15. "Учет кредиторской задолженности" 16. "Учет доходов будущих периодов" 17. "Учет резервов предстоящих расходов" 18. "Учет капитала" 19. "Учет доходов" 20. "Учет расходов"

202

Раздел 5. Группы стандартов по отдельным выделенным объектам учета и формированию отчетности___ Основное назначение данных стандартов состоит в том, чтобы конкретизировать общие принципы (закрепленные во внешнем законодательстве по бухгалтерскому учету) ведения учета некоторого вида объектов применительно к особенностям деятельности Организации. Ориентировочный перечень стандартов данной группы был представлен в Приложении 1 к "Положению о Системе ведения бухгалтерского учета". Структуру стандартов этой группы можно представить следующим образом: - нормативное регулирование (определяется, какими внешними и внутренними нормативными документами регламентируется учет данного объекта); - основные понятия и определения (в первую очередь - определение самого объекта учета); - признание (определяется, каким критериям должен соответствовать объект учета, чтобы его можно было соответствующим образом квалифицировать); - оценка объекта (формирование первоначальной стоимости, изменение оценки объекта и т.д.). Для объектов, характеризующих финансовое положение, также описывается порядок учета принятия объекта на баланс, нахождения на балансе и выбытия с баланса. В данных стандартах могут быть приведены (по тексту или в качестве приложений) проводки и примеры, иллюстрирующие операции с описываемыми объектами бухгалтерского учета. В отношении стандартов данной группы может быть применена уже неоднократно рассмотренная выше древовидная иерархическая схема. Например, стандарт "Учет основных средств" описывает общие способы формирования информации в отношении определенного объекта учета -основных средств. Общие способы, установленные в данном стандарте, могут быть конкретизированы в стандартах-приложениях: - для отдельных категорий объектов основных средств (например, в стандартах-приложениях "Учет зданий и сооружений", "Учет технологического оборудования" и т.д.); - для отдельных операционных сегментов (например, в стандартах-приложениях "Учет основных средств на горнорудных предприятиях", "Учет основных средств на металлургических предприятиях" и т.д.); - для отдельных географических сегментов. 203

Таким образом, стандарты-приложения, разрабатываемые к "базовым" стандартам, могут конкретизировать общие принципы применительно к видам объектов учета, операционным и географическим сегментам. Представленная схема наиболее актуальна для холдинговых структура ведущих высокодиверсифицированную деятельность и имеющих территориально распределенную структуру [Прим Стандарт "Учет основных средств", как и все приведенные ниже примеры внутренних нормативных документов, разработан на основании нормативных актов, действующих по состоянию на 01.01. 2001 г.) СТАНДАРТ (ПОЛОЖЕНИЕ) "Учет основных средств" 1. Назначение. Настоящее Положение определяет порядок бухгалтерского учета основных средств в ОАО "..." (далее "Организация"). 2. Область применения. Требования настоящего Положения распространяются на всех сотрудников бухгалтерии и других служб Организации, осуществляющих бухгалтерский учет основных средств. 4. Термины и сокращения. Основные средства - часть имущества, используемая в качестве средств труда при производстве продукции, выполнении работ или оказания услуг, либо для управления организации в течение периода, превышающего 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев (Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств", утвержденное приказом Минфина РФ от 3 сентября 1997 г. №65н), и стоимостью на дату приобретения более стократного установленного законом размера минимальной месячной оплаты труда за единицу (п. 50 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. №34н). Средства труда, которые предусмотрены классификатором основных средств, но стоимость которых не превышает 100-кратного установленного законом размера минимальной месячной оплаты труда за единицу в составе основных средств не учитываются. К основным средствам относятся капитальные вложения в арендованные объекты основных средств независимо от их стоимости, если иное не предусмотрено договором аренды, а также капитальные вложения в земельные участки, лесные и водные угодья, недра, предоставленные Организации в пользование. Сами земельные участки, лесные и водные угодья, месторождения ископаемых, предоставленные Организации в пользование, учитываются за балансом в натуральном измерении по их площади.

204

Земельные участки, лесные и водные угодья, месторождения ископаемых, переданные в соответствии с действующим законодательством Организации в собственность, учитываются на счете 01 "Основные средства" обособленно. Библиотечный фонд в ОАО"..." создается как структурное подразделение предприятия и действует на основании требований Федерального Закона (s|2 78-ФЗ "О библиотечном деле" от 29.12.98г., который предусматривает наличие уставных документов, штата библиотеки, утвержденного положения о библиотеке, где определены цели, задачи, направления деятельности и т.д., оборудованного помещения. Инвентарный объект основных средств - объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно -сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно-сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющие общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно. Срок полезного использования - период, в течение которого использование объекта основных средств призвано приносить доход Организации или служить для выполнения целей деятельности Организации, определяемый для принятых к бухгалтерскому учету основных средств в соответствии с установленным законодательством порядком. К недвижимым вещам (недвижимое имущество, недвижимость) относятся объекты, прочно связанные с землей, перемещение которых без несоразмерного ущерба их назначению невозможно (земельные участки, участки недр, обособленные водные объекты, леса, многолетние насаждения, здания, сооружения). Реконструкция - полное или частичное переустройство и переоборудование (как правило, без расширения) существующих зданий, сооружений. Реконструкция приводит к изменениям технических и (или) экономических показателей объекта. Достройка - возведение новых частей зданий, сооружений и других строительных объектов. Вновь возведенные части должны составлять единое Целое с объектом основных средств, то есть их отделение друг от друга без Ущерба невозможно. Дооборудование дополнение основных средств новыми (Дополнительными, а не взамен существующих) частями, деталями и другими Механизмами, которые будут составлять единое целое с этим оборудованием, придадут ему дополнительные функции или изменят показатели работы, и Раздельное их применение будет невозможно. 205

6. Описание методики. 6.1. Общие положения. Настоящее Положение разработано с учетом требований действующих внешних нормативных актов по бухгалтерскому учету и входит в состав Системы ведения бухгалтерского учета Организации. 6.2. Нормативное регулирование. Бухгалтерский учет основных средств в Организации осуществляется в соответствии с требованиями следующих основных нормативных документов: 1. федеральный Закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г, № 129-ФЗ. 2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина РФ .,от 29.07.98 г. № 34н. 3. Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/97), утвержденное Приказом Минфина РФ от 03.09.97 г. № б5н. 4. Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации" (ПБУ 9/99), утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.05.99 г. № 32н. 5. Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.05.99 г. № ЗЗн. 6. Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные Приказом Минфина РФ т 20 июля 1998 г. N ЗЗн. 7. Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013 - 94, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 359. 8. Положение по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций, утвержденное Письмом Минфина РФ от 30 декабря 1993 г. N 160. 9. Положение о порядке начисления амортизационных отчислений по основным фондам в народном хозяйстве, утвержденное Госпланом СССР, Минфином СССР, Госбанком СССР, Госкомцен СССР, Госкомстатом СССР и Госстроем СССР 29 декабря 1990 г. N ВГ-21-Д/144/17-24/4-73 (N ВГ-9-Д). 10. Единые нормы амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР, утвержденные Постановлением Совета Министров СССР от 22 октября 1990 г. N 1072. 6.3. Классификация основных средств. В данном разделе Положения приведена обязательная классификация основных средств в соответствии с требованиями внешних нормативных актов. Дополнительные признаки классификации основных средств, применяемые в Организации, представлены в Классификаторе "Основные средства". 6.3.1. В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94 (ОКОФ) основные средства в бухгалтерском учете Организации разделяются на: 206

здания (кроме жилых); сооружения; машины и оборудование, в том числе: - машины и оборудование силовые, - машины и оборудование рабочие, - вычислительная техника и оргтехника; машины и оборудование прочие; средства транспортные; инвентарь производственный и хозяйственный; прочие основные средства. 6.3.2. В зависимости от объема имеющихся прав на объекты основные средства классифицируются на (п. 18 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина РФ от 20 июля 1998 г №33н): - объекты основных средств, принадлежащие организации на праве собственности; - объекты основных средств, находящиеся у организации в оперативном управлении или хозяйственном ведении; - объекты основных средств, полученных организацией в аренду. 6.3.3. В зависимости от режима использования основные средства подразделяются на (п. 17 Методических указаний): - основные средства, находящиеся в эксплуатации; - основные средства, находящиеся в запасе (резерве); - основные средства, находящиеся в стадии достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации; - основные средства, находящиеся на консервации. 6.4. Оценка основных средств. 6.4.1. Основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости. Первоначальной стоимостью основных средств, Приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат Организации на приобретение, сооружение и изготовление за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации). Затраты Организации, связанные с поступлением на баланс основных средств, независимо от способа поступления (безвозмездно, по договору мены и т.д.) учитываются как затраты капитального характера и относятся на Увеличение первоначальной стоимости объекта. 6.4.2. Первоначальной стоимостью основных средств, полученных по Договору дарения и иных случаях безвозмездного получения, признается их Рыночная стоимость. Рыночная стоимость полученных безвозмездно активов °определяется на основе действующих на дату их принятия к бухгалтерскому 207

учету цен на данный или аналогичный вид активов. Данные о ценах, действующих на дату принятия к бухгалтерскому учету, должны быть подтверждены документально или путем проведения экспертизы. 6.4.3. Первоначальная стоимость основных средств, приобретенных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, определяется на основании цены, указанной в договоре. 6.4.4. Первоначальной стоимостью приобретенных за плату основных средств, бывших в эксплуатации, признается сумма фактических затрат на их приобретение. 6.4.5. Организация производит переоценку объектов основных средств до восстановительной стоимости в соответствии с положениями нормативных документов. Решение о конкретных объектах основных средств, подлежащих очередной переоценке с целью установления их реальной стоимости, принимается Генеральным директором Организации в виде распоряжения. 6.5. Постановка на учет основных средств. Принятие объектов основных средств к бухгалтерскому учету осуществляется на основании утвержденного Генеральным директором Организации акта (накладной) приемки-передачи основных средств, который составляется на каждый отдельный инвентарный объект, и иных документов, в частности, подтверждающих их государственную регистрацию в установленных законодательством случаях. Ввод в эксплуатацию объектов основных средств осуществляется в соответствии с инструкцией Организации "Приобретение объектов основных средств". 6.6. Амортизация основных средств. 6.6.1. Стоимость основных средств погашается путем начисления амортизационных отчислений линейным способом в соответствии с Едиными нормами амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР, утвержденными Постановлением Совета Министров от 22.10.90 № 1072 по всем группам основных средств независимо от способа поступления на баланс. 6.6.2. Годовая сумма амортизационных отчислений рассчитывается, исходя из первоначальной стоимости объекта основных средств и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования объекта. 6.6.3. Срок полезного использования объекта основных средств определяется при принятии объекта к бухгалтерскому учету на основании норм, установленных в централизованном порядке, при их отсутствии исходя из технических условий.

208

6.6.4. Определение срока полезного использования объекта основных средств при его отсутствии в технических условиях или неустановлении в централизованном порядке, а также объекта основных средств, ранее используемого другой организацией, производится комиссией по приему основных средств в эксплуатацию исходя из: - ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью применения; - ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации (количества смен), естественных условий и влияния агрессивной среды, системы планово-предупредительных ремонтов; - нормативно-правовых и других ограничений использования этого объекта (например, срок аренды). 6.6.5. Начисление амортизации не производится во время проведения реконструкции и модернизации основных фондов с полной их остановкой, а также в случае их перевода в установленном порядке на консервацию на срок более трех месяцев. На время реконструкции и модернизации продлевается срок полезного использования основных средств. Начисление амортизационных отчислений приостанавливается на период восстановления объектов основных средств, продолжительность которого превышает 12 месяцев. | , 6.6.6. Амортизационные отчисления корректируются после модернизации и реконструкции, если в результате улучшились (повысились) ранее принятые нормативные показатели функционирования (мощность, выработка, срок полезного использования) объектов основных средств. Корректировка амортизационных отчислений производится на основании остаточной стоимости объектов основных средств на дату начала процесса восстановления, увеличенной на суммы затрат на восстановление, и оставшегося срока полезного использования объектов. 6.7. Восстановление основных средств. 6.7.1. Восстановление объектов основных средств может осуществляться посредством ремонта и реконструкции. 6.7.2. Ремонтный фонд на восстановление объектов основных средств в Организации не образуется. 6.7.3. Затраты на модернизацию и реконструкцию объектов основных средств после их окончания увеличивают первоначальную стоимость таких объектов. Увеличение первоначальной стоимости основных средств производится по фактическим затратам. Учет затрат, связанных с модернизацией и реконструкцией (включая затраты по модернизации или реконструкции объекта, осуществляемых во время капитального ремонта) объектов основных средств, ведется в порядке, Установленном для учета капитальных вложений. 209

6.8. Выбытие основных средств. 6.8.1. Списание суммы добавочного капитала, относящейся к выбывшему основному средству, в случаях выбытия основного средства не производится. Оставшаяся сумма дооценки переносится на специальный субсчет "Остаток сумм переоценки по выбывшим основным средствам" счета "Добавочный капитал". 6.8.2. Материальные ценности, остающиеся от списания непригодных к восстановлению и дальнейшему использованию основных средств, приходуются по рыночной стоимости на дату списания основных средств Если списанные основные средства передаются специализированной организации для утилизации и финансовый результат от этой операции в момент списания не может быть определен, учет списанных и переданных основных средств производится за балансом в количественном выражении.

В отношении группы стандартов, регламентирующих порядок составления бухгалтерской отчетности, необходимо сказать следующее. Состав бухгалтерской отчетности и требования к ней определены внешними нормативными актами - "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99) и "О формах бухгалтерской отчетности организаций" (приказ Минфина РФ от 13.01.2000 г. № 4н). Если сформулированный в данных документах порядок формирования отчетности по отношению к конкретной Организации носит исчерпывающий характер (т.е. как с методологической, так и с технической точки зрения этих документов достаточно для подготовки отчетности), можно обойтись без дополнительной разработки соответствующих внутренних стандартов. Однако, как показывает практика, в большинстве случаев (на средних, крупных предприятиях и особенно в холдинговых, структурах) возникает необходимость: - конкретизировать отдельные моменты, достаточно укрупненно представленные во внешних нормативных документах; - выделить и обосновать особенности формирования отчетности в данной Организации. Кроме того, следует помнить о том, что помимо обязательной и отчасти формальной внешней отчетности в Организации может по собственной инициативе, для управленческих нужд формироваться и внутренняя отчетность. Поэтому следует признать целесообразной подготовку стандарта (группы стандартов), определяющего: - применяемые формы бухгалтерской отчетности; - технологию составления отчетности; - требования по раскрытию информации в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности.

210

раздел 6. Стандарт "Учетная политика" Об учетной политике можно говорить как в широком, так и в узком смысле слова. ПБУ 1/98 определяет учетную политику организации как принятую ей совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. Идентичность данного определения понятию "бухгалтерский учет", которое приведено в п. 1 ст. 1 Закона "О бухгалтерском учете", позволяет говорить о документе "Учетная политика" в широком смысле слова как о совокупности внутренних нормативных документов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в организации. В этом смысле документ "Учетная политика" есть не что иное, как рассматриваемая нами Система ведения бухгалтерского учета. С другой стороны, учетная политика может рассматриваться и в узком смысле, как совокупность специфических для данной организации способов ведения бухгалтерского учета. В этом случае под документом "Учетная политика" будет пониматься документ, отражающий специфические и вариантные способы бухгалтерского учета, применяемые конкретной организацией: - вариантность которых предусмотрена внешними нормативными актами по бухгалтерскому учету; - описание которых отсутствует во внешних нормативных актах по бухгалтерскому учету; - общие принципы применения которых устанавливаются внешними нормативными актами по бухгалтерскому учету, а организации конкретизирует их применения исходя из особенностей хозяйствования; - иные, чем установленные внешними нормативными актами по бухгалтерскому учету, но которые позволяют организации более достоверно отразить имущественное состояние и финансовые результаты; вариантность которых обусловлена противоречиями и несовершенством действующих внешних нормативных актов по бухгалтерскому учету. Речь идет именно о специфических для данной организации способах, поэтому незачем в "Учетной политике" фиксировать, например, что "ведение учета осуществляется методом двойной записи", если этот способ заложен в самой "природе" бухгалтерского учета и присутствует у всех. Документ "Учетная политика" есть один из примеров реализации принципа "управления по отклонениям". Поэтому все то, что справедливо и действует для всех организаций, нет необходимости включать в приказ по учетной политике. Таким образом, первое назначение учетной политики - выделить специфические для данного предприятия способы учета и таким образом обеспечить 'технологическую основу" для ведения бухгалтерского учета.

211

Очень часто, к сожалению, стандарт "Учетная политика" воспринимается как некий обязательный формальный атрибут, практическая польза от существования которого настолько неощутима и эфемерна, что о ней даже не хочется задумываться. Здесь следует заметить, что роль данного стандарта не ограничивается лишь "технологическим обеспечением" ведения в организации бухгалтерского учета. Среди научных и практических работников уже не один год ведется дискуссия о месте в организации и соотношении бухгалтерского и управленческого учета, о том, что необходимо, чтобы бухгалтерский учет стал более "управленческим". Общепризнанно, что сохранившаяся подчиненность российского бухгалтерского учета целям налогообложения искажает реальную картину финансово-хозяйственной деятельности организации и накладывает ограничения на использование информации, формируемой в системе бухгалтерского учета, для управления организацией. И как раз инструмент учетной политики позволяет использовать рассмотренную выше вариантность способов учета и выбирать такие способы, которые позволяют наиболее адекватно отражать в бухгалтерском учете имущественное состояние и финансовые результаты деятельности. Таким образом, становится возможным значительную часть задач, связанных с обеспечением менеджеров организации необходимой информацией, возложить на бухгалтерский учет. Кроме того, многие предприятия практикуют формирование своей финансовой отчетности в соответствии с международными стандартами. При этом выполняется так называемая трансформация, когда сформированная по российским бухгалтерским стандартам отчетность корректируется в местах расхождения российских и международных норм. Практически избежать эту процедуру в настоящий момент невозможно. Тем не менее, последние отечественные стандарты бухгалтерского учета (ПБУ) уже в значительной степени согласованы со стандартами международными. Поэтому правильное использование заложенных в ПБУ подходов к оценке фактов хозяйственной деятельности изначально позволяет применять те же принципы (способы) бухгалтерского учета, которые согласуются с международными стандартами. Поэтому если мы не можем совсем отказаться от трансформации, в наших силах сделать эту процедуру менее трудоемкой и затратной. И последнее. Учетная политика позволяет вести эффективное налоговое регулирование. Хотя сделана попытка "развести" отечественные бухгалтерские и налоговые нормы, тем не менее, до сих пор в ряде случаев налоговые последствия хозяйственных операций непосредственным образом связаны со способами отражения данных операций в бухгалтерском учете. Т.е., выбирая и обосновывая определенный способ бухгалтерского учета, становится возможным влиять на налоговые последствия. Таким образом, следует пересмотреть отношение к "Учетной политике" и рассматривать ее не как формальный и пассивный документ, а активный управленческий инструмент, являющегося связующим звеном, своего рода мостом между внешним законодательством и внутренними нормами организации.

212

Российская экономическая практика характеризуется интенсивным формированием холдинговых структур. В связи с этим, имеет смысл рассмотреть возможные подходы к формированию учетной политики в холдинге. Требования к учетной политике в холдинге можно сформулировать следующим образом: Требование 1. Проявляется в рамках каждой входящей в холдинг организации -учетная политика должна обеспечивать решение всех сформулированных выше задач: - "технологически" обеспечивать ведение бухгалтерского учета; - формировать адекватные данные о сущности и последствиях хозяйственных операций; - формировать отчетность, которая нуждалась бы в минимальной трансформации для приведения ее в соответствие с МСФО; - быть инструментом налогового регулирования. Требование 2. Проявляется "наверху" - в рамках холдинга в целом. Необходимо, чтобы учетная политика позволяла с минимальными затратами сводить данные по отдельным организациям и формировать консолидированную информацию. Очевидно, что для выполнения требования 2, в идеале, необходима единая (типовая, стандартная) учетная политика. Однако насколько при этом может быть соблюдено требование 1? Среди факторов, влияющих на формирование учетной политики, в первую очередь, следует упомянуть: - Организационно-правовую форму организации; - Отраслевую принадлежность организации; - Вид (виды) деятельности организации. Очевидно, что существует не так уж много холдингов, которые состояли бы из "организаций-близнецов" (одна организационно-правовая форма, один вид деятельности, одна отраслевая принадлежность) и в отношении которых упомянутые факторы проявлялись бы одинаково. В большинстве своем холдинги - это диверсифицированные образования. Можно ли в отношении достаточно разнородных организаций применить типовую учетную политику? Наверное, можно. Но насколько адекватной будет тогда информация об имущественном состоянии и финансовых результатах деятельности предприятия? Насколько эффективным будет налоговое регулирование? Очевидно, что не в полной мере. Получается, что использование единой учетной политики в значительной степени ограничивает потенциальные возможности инструмента учетной политики. Отказаться от единой учетной политики? Во-первых, отказаться невозможно в силу обязательности применения единой учетной политики при составлении консолидированной отчетности материнской и дочерних компаний, (п.3.3. Методических рекомендаций Минфина РФ от 30.12.1996 г. № 112: "..при составлении сводной бухгалтерской "отчетности используется единая учетная политика в отношении аналогичных

213

статей имущества и обязательств, доходов и расходов бухгалтерской отчетности головной организации и дочерних обществ.") Во-вторых, даже если входящие в холдинг организации не являются юридически связанными, и формальной обязанности по составлению сводной отчетности у них нет, такая потребность может возникнуть по собственной инициативе. Получается, что единая учетная политика нужна. Как быть? Какой может быть выход из данного противоречия? Искать компромисс, т.е. использовать схему "в единой учетной политике общие принципы, в учетной политике каждой входящей в холдинг организации-конкретизации (детализация) общих принципов". Как эта схема может применяться - рассмотрим на примерах. Элемент учетной политики "Порядок отражения в бухгалтерском учете процесса приобретения и заготовления материалов". В единой учетной политике фиксируем вариант "с использованием счетов 10, 15, 16" и этот вариант учета мы можем применять в каждой отдельной организации холдинга, т.е. и в учетной политике каждой отдельной организации будет содержаться эта норма. Данный вариант учета предполагает существование учетных цен. И как раз при определении принципов формирования учетных цен является возможным учесть особенности деятельности каждого конкретного предприятия: - Одно предприятие приобретает материалы на внутреннем, относительно стабильном рынке - в качестве учетной принимается средневзвешенная фактическая цена за последние три месяца; - Другое предприятие приобретает материалы на внешнем рынке и цены покупки напрямую связаны с биржевыми - в качестве учетной принимается плановая (прогнозная) цена; - Третье предприятие приобретает материалы эпизодически ("от случая к случаю") - в качестве учетной принимается фактическая цена приобретения (или если сказать более корректно, учетная и фактическая цена будут совпадать). Еще пример. Элемент учетной политики "Оценка незавершенного производства". В единой учетной политике определяем вариант "оценка по прямым статьям затрат". Данный вариант предполагает, что незавершенное производство мы оцениваем не по полной, а по ограниченной себестоимости. И этот вариант будет применим и для единой учетной политики и для учетной политики каждой отдельной организации. Но степень "ограниченности" (т.е. перечень статей затрат, которые мы включаем в себестоимость) для каждой организации может быть разной: - В одной организации в качестве прямых будут выделены затраты на сырье (материалы) и технологическую энергию. А затраты на оплату труда основного производственного персонала и затраты на эксплуатацию оборудования невозможно учесть по отдельным носителям затрат и поэтому они относятся к косвенным;

214

- В другой организации, в силу особенностей производства и ведения учета затрат, в качестве прямых будут выделены и затраты на материалы, и затраты на оплату труда основного производственного персонала, и затраты на эксплуатацию оборудования. Конечно же, не исключено, что в отношении ряда элементов учетной политики данную схему реализовать не удастся. Например, элемент "Порядок начисления износа по основным средствам". В единой учетной политике фиксируется вариант "линейный способ". И данный вариант окажется применимым и для каждой из организаций в отдельности. Для всех, кроме одной, в которой (в силу, например, сезонности производства) будет использован вариант "способ списания стоимости пропорционально объему продукции". Тогда при составлении консолидированной отчетности начисленные по данному предприятию суммы износа необходимо пересчитать в соответствии с вариантом (способом), зафиксированным в единой учетной политике. Для подобных случаев можно сформулировать следующую рекомендацию. В ситуациях, когда возникает отклонение от единой учетной политики, необходимо рассматривать целесообразность данного отклонения. Оценивать ситуацию путем сопоставления выгод, получаемых от отклонения, и дополнительных работ при составлении консолидированной отчетности, появившихся вследствие данного отклонения. Если же по какому-либо элементу учетной политики накапливается слишком много отклонений от единой учетной политики (т.е. в большинстве организаций холдинга этот элемент не согласуется с трактовкой единой учетной политики), целесообразнее, видимо, внести изменение в единую учетную политику. Таким образом, при формировании набора учетных политик идет, своего рода, "встречное планирование": формируется единая учетная политика, общие принципы которой привязываются к конкретной организации, и одновременно, при наличии существенных отклонений, элементы "низовых" учетных политик могут повлечь изменения в единой учетной политике. Конечно же, представленный "компромиссный" подход не позволит всегда и в полной мере формировать безукоризненно корректную отчетность. Однако следует учитывать следующее обстоятельство. Для анализа информации, содержащейся в финансовой отчетности, важным является не только абсолютные значения показателей в каждом отчетном периоде, но и их Динамика от периода к периоду И здесь уже возможная некорректность учетной Политики становится не столь отчетливой и актуальной. Гораздо более важным является требование сохранения "преемственности" учетных политик от Периода к периоду Подытоживая сказанное, необходимо отметить, что в консультационной практике "Аудиторской фирмы "ЦБА" существует достаточно много примеров, когда организации (в том числе и холдинговые структуры) при внимательном

215

отношении и грамотном использовании инструмента учетной политики решали целый ряд своих учетных, налоговых и управленческих проблем. . Кроме собственно стандарта "Учетная политика", в соответствии с требованиями законодательства, к нему необходимо подготовить приложения, содержащие: - обоснование выбранных способов учета, - порядок раскрытия учетной политики. Для детального ознакомления с методикой формирования, обоснования и раскрытия учетной политики рекомендуем обратиться к книге С.А. Николаевой "Учетная политика организации" ("Аналитика-Пресс", г. Москва, 2001 г.).

216

Раздел 7. Группа стандартов по организации ______ведения бухгалтерского учета Данная группа стандартов, как уже было отмечено выше, призвана регламентировать организационно-технические аспекты ведения бухгалтерского учета. Условно данную группу стандартов можно разбить на следующие подгруппы: "организационные" стандарты, регламентирующие структуру бухгалтерской службы и порядок ее взаимодействия с другими подразделениями организации; - "технологические" стандарты, определяющие формы ведения бухгалтерского учета, правила документирования хозяйственных операций, порядок исполнения первичных документов и регистров учета; - "контрольные" стандарты, призванные, в первую очередь, обеспечить контроль правильности использования имущества организации. В отношении организационных стандартов необходимо отметить следующее. Как подходы к их формированию, так и собственно структура этих документов принципиально практически не отличаются от рассмотренных в Разделе 3. Главы 3. Единственное, необходимо помнить о том, что отдельные аспекты деятельности бухгалтерской службы и ее руководителя регламентируются внешними нормативными актами. Сказанное верно и по отношению к "технологическим" и "контрольным" стандартам. Например, относящийся к "технологическим" стандарт "Положение о порядке исполнения первичных учетных документов" отражает как общие, применимые ко всем категориям документов, принципы исполнения документов, так и формулирует особенности исполнения первичных учетных документов с учетом требований внешних нормативных актов. Структура и содержание "контрольных" стандартов соответствуют общим подходам к формированию документов, регламентирующих порядок реализации функции контроля. В качестве иллюстрации рассмотрим фрагменты стандартов "Положение О ПОРЯДКЕ исполнения первичных учетных документов" и "Положение о порядке Проведения инвентаризации".

217

СТАНДАРТ "Положение о порядке исполнения первичных учетных документов" 1. Назначение. Данный стандарт определяет основные принципы исполнения первичных учетных документов в ОАО "..." (далее "Организация"). 2. Область применения. Требованиями данного стандарта руководствуются все сотрудники Организации. 4. Термины и сокращения. Документ - носитель информации в бумажной или электронной форме. Исполнение документа - осуществление необходимых действий с документом (разработка, согласование, визирование, ознакомление, передача, рассылка и т.д.). Первичный учетный документ - документ, непосредственно отражающий факт совершения хозяйственной операции и используемый для ведения бухгалтерского учета в соответствии с действующим законодательством РФ. Реквизит - обязательный элемент оформления документа. ОДП ответственный за документооборот в подразделении. 6. Описание методики. 6.1. Общие положения. 6.1.1. Требования данного стандарта распространяются на все виды первичных учетных документов, используемых в Организации для ведения бухгалтерского учета. Основные виды первичных учетных документов приведены в Приложении 1. 6.1.2. Все сотрудники Организации должны выполнять требования Главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в Бухгалтерию соответствующих документов и сведений. 6.2. Классификация первичных учетных документов. 6.2.1. По количеству отраженных в них операций первичные учетные документы подразделяются на: - разовые (составляются отдельно по каждой операции), - накопительные (отражают несколько операций). 6.2.2. По месту составления первичные учетные документы подразделяются на: - внутренние (составленные внутри Организации), - внешние (составленные вне Организации).

6.2.3. По степени унификации первичные учетные документы подразделяются на: - унифицированные (приведены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации), - неунифицированные (отсутствуют в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации). 6.3. Требования к первичным учетным документам и общие правила их составления. 6.3.1. Формы документов и их реквизиты. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не содержится в этих альбомах и разрабатывается Организацией самостоятельно должны иметь следующие обязательные реквизиты (п.2. ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете", п.13 "Положения по ведению бухгалтерского учета"): - наименование документа (формы), - код формы, - дату составления, - содержание хозяйственной операции, • - измерители хозяйственной операции, - наименование организации, от имени которой составлен документ, - наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяй-' ственной операции и правильность ее оформления, - расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ. Формы неунифицированных документов разрабатываются в Организации и утверждаются Генеральным директором. 6.3.2. Требования к оформлению записей. Записи должны производиться чернилами синего или черного цвета, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, компьютерных средств и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для хранения Документов. Запрещается использовать для записей простой карандаш. 6.3.3. Сокращения в первичных учетных документах. При составлении документов допускается использование сокращений только в случае, если указание полного наименования невозможно из-за ограниченности места в отведенной для этого строке или графе документа, или сокращение содержится в перечне допустимых сокращений, утвержденных в соответствующем порядке. В первом случае сокращения должны быть либо °общепринятыми, либо понятными, не допускающими двоякого толкования. Перечень допустимых к использованию сокращений представлен в Приложении 7.

219

6.3.4. Право подписи первичных учетных документов. Перечень лиц, имеющих право подписи документов, утверждает Генеральный директор по согласованию с Главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются Генеральным директором и Главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи Главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Перечень лиц, имеющих право подписи в отношении каждого документа, представлен в Приложении 5. 6.3.5. Кодирование. В целях рационализации обработки учетной информации в первичных учетных документах наименование отражаемой хозяйственной операции может быть заменено ее кодом, закрепленным в Классификаторе "Объектов учета". 6.3.6. Внесение исправлений. Внесение исправлений в первичные учетные документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. При этом исправление производится следующим образом: - зачеркиваются внесенные в документ неверные требования; - рядом с зачеркнутой делается верная запись; - рядом или на полях документа делается запись "Исправлено на .... (полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи)"; - лицо, внесшее исправления, подписывается под записью "Исправлено на ..." и ставит дату исправления; - документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают все лица, подписавшие его до внесения исправления; - лица, подписывающие документ уже после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений. 6.4. Порядок исполнения первичных учетных документов. 6.4.1. Общие положения. Порядок исполнения первичных учетных документов включает: - порядок составления документа: - количество экземпляров, - наименование исполнителя, - сроки оформления; 220

порядок движения документа: - маршрут, - сроки, - порядок передачи; порядок проверки документа: - исполнитель, - сроки; порядок обработки документа: - исполнитель, - сроки; порядок хранения документа: - место хранения, - сроки хранения. Порядок исполнения первичных учетных документов приведен в Табл. исполнения документов {Приложение 5). Первичные учетные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным -непосредственно после окончания операции. 6.4.2. Порядок исполнения входящих первичных учетных документов. Общая схема организации движения входящих документов приведена в Приложении 2. 6 4.2.1. Входящие документы подлежат обязательной регистрации в "Журнале регистрации первичных учетных документов" (далее "Журнал") (Приложение 3) секретарем Финансового директора. Журнал ведется в электронной форме. Документы, поступающие группой от одного контрагента, должны иметь сопроводительное письмо, содержащее список передаваемых документов. В этом случае секретарь Финансового директора регистрирует каждый документ в отдельности со ссылкой на письмо, а сопроводительное письмо направляет на хранение в отдельную папку (дело). 6.4.2.2. Зарегистрированные финансовые и бухгалтерские документы секретарь Финансового директора передает ОДА соответствующего подразделения. При этом делается соответствующая пометка о передаче в Журнале. 6.4.2.3. Документы, поступающие непосредственно в подразделение Организации, должны быть зарегистрированы ОДА подразделения в Журнале, Доступном по электронной сети. 6.4.2.4. ОДА передает документ Исполнителю, занятому исполнением Данного договора или ответственному за данный вид документов. В момент передачи делается соответствующая пометка в Журнале. 6.4.2.5. Исполнитель обязан проверить правильность оформления Документа согласно Альбому форм первичных учетных документов (Приложение № 6) и пояснениям к нему а также обоснованность указанной информации (при необходимости Исполнитель должен обратиться к договору, Антракту, иным основаниям, на которые ссылается документ). 221

В случае обнаружения ошибок или неточностей, Исполнитель организует работу по получению исправленного или доработанного варианта документа от контрагента. 6.4.2.6. Для движения первичных учетных документов в Организации устанавливаются следующие сроки предоставления в бухгалтерию: документы должны быть предоставлены до 15 числа месяца, следующего за отчетным, а накладные, авансовые отчеты должны быть переданы в бухгалтерию в течение 3-х дней со дня их поступления. Кроме этого, по конкретному документу может быть установлен индивидуальный срок исходя из его особенностей, условий договора и т.п. 6.4.2.7. Передаваемый в бухгалтерию документ должен быть соответствующим образом завизирован согласно Табелю исполнения документов (Приложение 5). Документы, неправильно оформленные или не завизированные в соответствующем порядке, к исполнению бухгалтерией не принимаются. 6.4.2.8. Хранение прошедших этап обработки документов осуществляется согласно Табелю исполнения документов (Приложение 5). 6.4.3. Порядок исполнения первичных учетных документов, создаваемых в Организации. 7. Указания и примечания. Данный стандарт подготовлен с использованием следующих нормативных документов: - Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ; - Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. №34н; - Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. №105; - Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком РФ и Минфином РФ. 10. Приложения. Приложение 1. Перечень основных видов первичных учетных документов, используемых в Организации. Приложение 2. Схема исполнения входящих документов. Приложение 3. Журнал регистрации документов. Приложение 4. Схема исполнения первичных учетных документов, создаваемых в Организации. Приложение 5. Табель исполнения документов. Приложение 6. Альбом форм первичных учетных документов. Приложение 7. Перечень допустимых сокращений.

222

Приложение 1. Перечень основных видов первичных учетных документов, используемых в Организации Авансовый отчет (Форма №807). Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (Форма №ОС-1). Акт о приемке выполненных работ (Форма №КС-2). Акт о приемке оборудования (Форма №ОС-14). Акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма №ОС-15). Акт приемки законченного строительством объекта (КС-11). Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией (КС-14). Акт о приемке материалов (Форма №М-7) - для случаев расхождения с данными сопроводительных документов поставщика. Акт выполненных работ, оказанных услуг. Акт приема-передачи векселей. Акт взаимозачета. Акт на вознаграждение. Акт на представительские расходы. Акт сверки. Документы об инвентаризации (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости). Квитанция. Расчеты по расходу электроэнергии. Справка о платежах. Справка о поступлениях. Справка о пробеге автотранспорта. Справка о стоимости выполненных работ и затрат (Форма №КС-3). Счет. Табель учета использования рабочего времени и расчета зарплаты (Форма №1-12 или Т-13). Товарная накладная. Чек, товарный чек.

223

Приложение 5. Табель исполнения документов Полное наименование

Подразделение сос

Кто требует

формы

тавитель

предос тавле ние кон траген том

1 Авансовый отчет (Форма N2807)

2 Все сотруд ники, осуществляю щие закупку ТМЦ

3

Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (Форма № ОС-1)

'УМС

Акт о приемке выполненных работ(Форма №КС-2)

Подрядные организации

Менеджер по соответствующему объекту

Исполнитель

Кол-во экз.

Согласование/ визирование

4 Сотруд ник

5 1

6 2. Руководитель подразделения (отметка о под тверждении целесообраз ности расхо дов)

Исполнитель по договору поставки

1

3. Исполнитель по договору 4. Директор по строительству

3, или не менее 2х (необходимое количество) экземпляров

2.Проверка специалистом по ценообразованию и сметам (визирование) 3. Менеджер по соответствующему объекту

Подписание/

Пе

Куда

Срок

Контроль

Место /

утверждение

чать

предс тавляет ся

предостав ления документа

за отп равкой и возвратом

срок хра нения доку мента

7 1. Сотрудник (подписывает) 3. Главный бухгалтер (проверяет и подписывает)

8 -

9 10 В бухгал- Зр.д. по терию истечении срока, на который выданы деньги •

и -

12 Бухгалтерия / 5 лет

1. Члены комиссии по вводу в эксплуатацию основного средства (подписывают) 2. Материально ответственные лица (подписывают) 5. Генеральный директор (утверждает) 6. Главный бухгалтер или бухгалтер (подписывает)

Да

В бухгал- Не позднее 5 терию р.д. после факта передачи

Директор по строительству

Бухгалтерия

1 Уполномоченный представитель подрядчика (подпись) ^- Директор по строительству (визирование)

Да (с В бухгал- Подрядчиком двух терию не позднее 10сторон) го числа месяца, следующего за отчетным, строительны м отделом в бухгалтерию - не позднее

Передача подрядчикам 1 экземпляра - контролирует ОДП стро

Строительный отдел Бухгалтерия

4. Финансовый директор (утверждает)

1

ительного управле ния

1

2

Акт приемкипередачи оборудования в монтаж (форма №ОС-15)

3

4

5

Бухгалтерия

Бухгалтер по учету ОС

2 экз.

Акт о приемке материалов (Форма №М-7) -для случаев расхождения с данными сопроводительных документов поставщика

Сотрудники, осуществляющие закупку тмц

Сотрудник

2

Акт выполненных работ, оказанных услуг

Все подразделения исходя из условий договора

Исполнитель по договору

2

ОДП или иное назначенное ответственное лицо

1

^^

• ••

••• Табель учета Любое использования рабочего времени и расчета зарплаты (Форма №Т-12 илиТ-13) ••• 226

1. Исполнитель по договору 2. Руководитель подразделения

г-'"" 7

8

' с "'• '

"ч1'1

1 Представитель строительного отдела

Да (с двух

2. Представитель подрядной организации и МОЛ

сторон)

1. Члены комиссии (обязательно МОЛ и представитель пос

-

11

12

Не позднее 5 дней со дня

Передача подрядчи

Бухгал терия

передачи оборудования

кам 1 экземпляра контроли рует бух галтерия

В бух галтерию 1 экз.

Не позднее Зх р.д. после составления

-

тавщика или представитель незаинтересованной

В Юр. отдел

акта

организации) (подписание)

1 ЭКЗ. для направления

2. МОЛ, принявшее материальные ценности 3. Генеральный директор (утверждает)

9

10 15-го числа месяца, сле дующего за отчетным, строительны м отделом подрядчику не позднее 17-го числа месяца, следующего за отчетным

В бухгал терию

претенэионного письма постав щику В бухгал терию Контр

Бухгал терия Юр. отдел

ОДП исполни теля

агенту

1-Составитель(подпись) 2. Руководитель подразделения (подпись)

Нет

В бухгал

Не позднее

Бухгал

терию

1 р.д. по окончании

терия

месяца

-^.^

227

СТАНДАРТ "Положение о порядке проведения инвентаризации в ОАО "..." 1. Назначение. Данный стандарт определяет порядок организации и проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств в ОАО "..." (далее "Организация"), а также отражения ее результатов в бухгалтерском учете. 2. Область применения. Требования данного стандарта распространяются на всех сотрудников Организации. 4. Термины и сокращения. Имущество - как собственные, так и арендованные или находящиеся на ответственном хранении или в доверительном управлении: основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы. Финансовые обязательства - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Полная инвентаризация - инвентаризация всех объектов (имущества и обязательств), проводимая перед составлением годовой бухгалтерской отчетности для подтверждения данных баланса (дополнительно может быть проведена по решению Генерального директора) Частичная (выборочная) инвентаризация инвентаризация отдельных объектов или инвентаризация конкретного объекта в размере не 100%, а выборочно. Ответственное лицо (ОЛ) - сотрудник Организации, на которого в соответствии с должностной инструкцией, решением руководства или иным внутренним документом Общества возложена ответственность за определенные объекты/показатели (сохранность, состояние, надлежащий уход, своевременное обслуживание и т.п.), 6. Описание методики. 6.1. Общие положения. 6.1.1. Основными целями проведения инвентаризации являются: - выявление фактического наличия имущества Организации; - сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, - выявление некондиционных товарно-материальных ресурсов; - проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей; - определение виновных лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи товарно-материальных ресурсов;

228

• проверка полноты отражения обязательств в учете, принятия мер по погашению кредиторской задолженности, списанию в установленном порядке обязательств по истечении сроков исковой давности. 6.1.2. Объектами инвентаризации являются: • имущество Организации; • финансовые обязательства; • имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете (на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки и т.д.); • имущество, не учтенное по каким-либо причинам. 6.2. Инвентаризационная комиссия. 6.2.1. Постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Для организации и проведения инвентаризации в Обществе ежегодно создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (далее "ПДИК") Персональный состав ПДИК утверждается приказом Генерального директора (Приложение 1) в срок до 10 января Этим же приказом назначаются Председатель и Секретарь ПДИК. В состав ПДИК должно входить не менее Зх человек. Примерный состав ПДИК: • Заместитель Генерального директора; • Главный бухгалтер; • Сотрудник бухгалтерии. Возможно включение в состав комиссии представителей сторонних | организаций (аудиторов, оценщиков, экспертов) для формирования [экономически обоснованных и достоверных результатов инвентаризации. ПДИК обеспечивает: • Составление Плана проведения инвентаризаций; • Подготовку проектов приказов о проведении инвентаризации и составе рабочих инвентаризационных комиссий, представление их на утверждение Генеральному директору; • Подготовку документов для проведения инвентаризации (описи и т.п.); • Проведение проверок, которые по трудоемкости не требуют создания рабочих инвентаризационных комиссий; • Создание рабочих инвентаризационных комиссий; • Инструктаж рабочих инвентаризационных комиссий. Решение данных вопросов осуществляется как в ходе проведения инвентаризаций, так и на Совещаниях ПДИК. Совещания ПДИК проводятся не позднее чем за 7 дней до проведения запланированных инвентаризаций, при необходимости в ходе инвентаризаций, а также по окончании инвентаризации для подведения итогов, но не реже 1 Раза в месяц. Совещания проводит Председатель ПДИК. 1W

На совещаниях Председателем ПДИК.

ведется

протокол.

Протокол

утверждается

6.2.2. Рабочая инвентаризационная комиссия. При наличии большого объема работ по инвентаризации определенного участка к проведению инвентаризации привлекаются сотрудники Организации путем создания рабочих инвентаризационных комиссий (далее "РИК"). Предложения по составу РИК подготавливаются на Совещании ПДИК и утверждаются Генеральным директором в составе приказа по проведению инвентаризации (Приложение 4). РИК выполняет: - Проведение подсчетов, взвешивания, обмеров, осмотров в ходе инвентаризации; - Заполнение документов фактическими данными инвентаризации. 6.3. Виды инвентаризации и сроки проведения инвентаризации. 6.3.1. Проведение инвентаризации обязательно: - при передаче имущества Организации в аренду, выкупе, продаже; - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет; - при смене материально ответственных лиц (на день приемки передачи дел); - при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; - в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; - в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации. 6.3.2. В течение отчетного периода проводятся также промежуточные инвентаризации: - кассы - ежемесячно; - товарно-материальных ценностей - ежеквартально. 6.3.3. В межинвентаризационный период по распоряжению Генерального директора или по предложению ПДИК, утвержденному руководством, могут производиться выборочные проверки. 6.3.4. План проведения инвентаризаций на год разрабатывается ПДИК и утверждается Генеральным директором до 20 января. Форма Плана представлена в Приложении 5.

230

6.4. Общий порядок проведения инвентаризации. Этап

Функции участников инвентаризации

Документы

Подготовительный

ПДИК: Совещание с целью подготовки Приказа о проведении инвентаризации и составе РИК ГД: Утверждение Приказа Секретарь ПДИК: подготовка описей

Приказ о проведении инвентаризации Незаполненные описи

Натуральной и документальной проверки

Секретарь ПДИК и организатор из ПДИК: Инструктаж РИК, заполнение экземпляра описи; РИК: подсчет ценностей, подписание описей; ОЛ: передача документов, расписка в описи,участие в инвентаризации, заполнение экземпляра описи; подписание описи

Заполненные и подписанные описи

Таксировочный

Секретарь ПДИК: Проверка правильности заполнения описей, наличия необходимых подписей; Секретарь ПДИК/ Бухгалтер/ сотрудник

Тоже

отдела: Определение остатков и оценки имущества и обязательств по учетным данным/данным базы данных Сравнительно- Секретарь ПДИК: пои наличии аналитический расхождений составляет сличительные ведомости Председатель ПДИК: решение о ТОРГОВОГО

перепроверке при значительных расхождениях Совещание ПЛИК: выяснение причин

Сличительные ведомости Проект Акта по результатам инвентаризации

отклонений учетных оценок от текущих, подготовка проекта Акта по результатам инвентаризации, предложений по отражению в учете результатов инвентаризации Заключительный

Генеральный директор: решения о контрольных проверках утверждение результатов инвентаризации Бухгалтерия/торговый отдел: внесение данных в учетные регистры/ базу данных Секретарь ПДИК организация хранения документов по инвентаризации

Утвержденный Акт по результатам инвентаризации Папка документов по инвентаризации

23]

Формы первичных учетных документов, используемых для проведения инвентаризации приведены в Приложении 6, а комментарии по особенностям их заполнения - в Приложении 7. 6.5. Правила заполнения документарных форм при инвентаризации. 651 До начала проверки фактического наличия имущества лицу из состава ПДИК, организующему работу РИК, надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. 6.5.2. Председатель ПДИК или лицо из состава ПДИК (при работе РИК) визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на"_______" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества по учету к началу инвентаризации. 6.5.3. ОЛ дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. 6.5.4. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Инвентаризационные описи заполняются от руки. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно. 6.5 5. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. 6.5.6 Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии ОЛ. 6.5.7. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. 6 5.8. В описях не допускаются помарки и подчистки. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и ОЛ. 6.5.9. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. 6.5.10. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. 232

6.5.11. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и ОЛ. В конце описи ОЛ дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. 6.6. Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств. 66.1. Инвентаризация основных средств и нематериальных активов. 6 6.2. Инвентаризация запасов. 6.7. Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете и принятие решений по результатам инвентаризации. 6.7.1. Излишки ценностей. 6.7.2. Недостачи и порча ценностей. 6.7.3. Взаимосвязь результатов инвентаризации и налогообложения. 7. Указания и примечания. Данный стандарт подготовлен с учетом следующих нормативных актов: '"" ФЗ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"; Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 34н); Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г № 49); Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"; Постановление Госкомстата России от 27 марта 2000 г № 26 об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией". ЕЮ. Приложения. Приложение 1. Форма приказа Генерального утверждении ПДИК на ___ год. директора об Приложение 2. Журнал регистрации работы, выполненной ПДИК и РИК. Приложение 3. Реестр документов по инвентаризации. Приложение 4. Приказ Генерального директора о проведении инвентаризации. Приложение 5. План проведения инвентаризаций на ___ год. Приложение 6. Формы первичных учетных документов, используемых для проведения инвентаризации. Приложение 7. Особенности документального оформления результатов инвентаризации. 233

Приложение 1.

ПРИКАЗ №_ о назначении состава постоянно действующей инвентаризационной комиссии на____год от'

20

Для проведения инвентаризации и организации работы РИК в ОАО ",.." в соответствии с порядком, изложенным в стандарте № _____ "Порядок проведения инвентаризации в ОАО "..." назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе: 1. Председатель (должность, фамилия, имя, отчество) 2. Члены комиссии (должность, фамилия, имя, отчество)

3. Секретарь комиссии (должность, фамилия, имя, отчество) Генеральный директор.

234

(подпись)

(расшифровка подписи)

Приложение 2. Дата

Журнал регистрации работы, выполненной ПДИКиРИК

Вид работ

Участники

Вопросы

Решения

Приложение 3. Реестр документов по инвентаризации № п/п

Дата документа

№ доку- Краткое мента содержание (заголовок)

Срок исполнения

Исполнители / Отметк Примечание Ответственный а об ис- (в т.ч. о исполнитель полне- принятых нии мерах)

235

Приложение 4.

ПРИКАЗ №_ о проведении от «__»

20

г.

инвентаризации Для проведения инвентаризации и организации работы РИК в ОАО "..." в соответствии с порядком, изложенным в стандарте № _____ "Порядок проведения инвентаризации в ОАО "..." назначается рабочая инвентаризационная комиссия в составе: 1. Председатель от ПДИК (должность, фамилия, имя, отчество)

2. Члены комиссии (должность, фамилия, имя, отчество)

Инвентаризации подлежит (наименование имущества, обязательств)

К инвентаризации приступить «__». и окончить «_*. Причина инвентаризации (плановая проверка, контрольная проверка смена 20 20

ОЛ и т.д.) _________———————————:———————————— Материалы по инвентаризации сдать Секретарю ПДИК не позднее « » 20__г. Генеральный директор. (расшифровка подписи)

(подпись)

Приложении 5. ___год

План проведения инвентаризаций на

Срок проведения

Объект

Участники

Периодически, после отгрузки

остатки продукции на складах упаковки

ПДИК, РИК

Ежемесячно, на конец месяца

касса

ПДИК

Ежеквартально, в конце квартала

остатки книжной продукции запасы материалов

ПДИК, РИК

Ежегодно, с 1 октября до конца года, в т.ч.:

все объекты, в т.ч.:

ПДИК, РИК

основные средства и нематериальные активы см квартальную проверку

остатки продукции

см. квартальную проверку

запасы материалов МБП РБП

см. ежемесячную проверку

денежные средства дебиторская и кредиторская задолженность расчеты с бюджетом, внебюджетными фондами

Раздел 8. Инструкции Инструкции, как уже было отмечено выше, регламентируют проведение конкретных операций конкретными исполнителями при ведении бухгалтерского учета Инструкции можно разделить на следующие категории: - Рабочие инструкции, содержащие пошаговый алгоритм действий для каждого исполнителя при осуществлении собственно учетной работы; (Например, "Инструкция по отражению в учете поступления и выбытия основных средств", "Инструкция по расчету амортизационных отчислений", "Инструкция о порядке проведения инвентаризации незавершенного производства" и т.д.); - Организационные (должностные) инструкции, описывающие общие требования к отдельным должностным единицам (рабочим местам). В качестве приложений к инструкциям по ведению учетной работы (как и в отношении любых других инструкций в организации) могут создаваться операционные карты, которые призваны облегчить восприятие и применение пользователями положений инструкций. Возможная структура операционной карты представлена на рис.4.8.1. В качестве примера рассмотрим фрагмент "Инструкции о порядке отражения в учете приобретения отдельных объектов основных средств" и соответствующую "Операционную карту". ИНСТРУКЦИЯ "Порядок бухгалтерского учета приобретения за плату отдельных объектов основных средств" 6. Описание методики. 6.1. Приобретение отдельных объектов основных средств (ОС) за плату у отечественного поставщика. 6.1.1. При отражении хозяйственных операций по приобретению отдельных объектов основных средств за плату необходимо принимать во внимание следующие положения: - Сумма налога на добавленную стоимость (НДС), уплаченная поставщику при приобретении объекта ОС, учитывается на счете 19. - Предъявление к возмещению из бюджета НДС, уплаченного поставщику, производится, если одновременно были соблюдены следующие условия: - оборудование не предназначено для использования в качестве составляющей части объекта капитального строительства;

238

Структура операционной карты:

Вари ант:

Ситу ация

I 0

- приобретенный объект ОС предназначен для использования при изготовлении продукции (выполнении работ, оказании услуг), стоимость которой при реализации подлежит обложению НДС, - приобретенный объект ОС не является легковым автомобилем или микроавтобусом; - объект ОС приобретен за счет собственных или заемных средств, но не за счет бюджетных ассигнований; - сумма НДС выделена отдельной строкой в первичном учетном документе (в накладной, счете и т.д.), в расчетном документе (платежном поручении) и в счете-фактуре. - Если сумма НДС не была выделена отдельной строкой в первичном учетном документе или в расчетном документе, то счет 19 не используется, предполагаемая сумма НДС должна быть включена в стоимость -приобретенного объекта ОС проводкой по дебету счета 08 в корреспонденции с кредитом счета 60. Во всех прочих случаях сумма НДС должна учитываться по дебету счета 19 отдельно от стоимости приобретенного объекта ОС. - Если объект ОС был приобретен для изготовления продукции (работ, услуг), не облагаемой НДС при реализации, или в качестве объекта ОС был приобретен легковой автомобиль или микроавтобус, или объект был приобретен за счет бюджетных ассигнований, то сумма НДС, учтенная на счете 19, должна быть включена в стоимость объекта ОС проводкой по дебету счета 08 в корреспонденции с кредитом счета 19. В прочих случаях сумма НДС, учтенная на счете 19, может быть списана в дебет счета 68 после принятия к учету объекта ОС на счете 01 и по мере уплаты суммы НДС поставщику - Суммы НДС, уплаченные по работам (услугам) и прочим затратам, связанным с приобретением основных средств и доведением их до состояния, в котором они пригодны к использованию, принимаются к возмещению из бюджета как суммы НДС, уплаченные при приобретении основных средств (ст. 7 Закона РФ "О НДС"). 6.1.2. Принятие ОС к бухгалтерскому учету и соответственно отражение их на счете 01 производится на основании утвержденного акта (накладной) приема-передачи ОС при наличии документов, подтверждающих их государственную регистрацию в установленных законодательством случаях. 6.1.3. В целях принятия объектов ОС к учету приказом Генерального директора назначается постоянный Председатель комиссии по вводу в эксплуатацию ОС. 6.1.4. Для ввода в эксплуатацию конкретного объекта ОС Председатель комиссии по согласованию с Заместителем Генерального директора по финансам назначает комиссию в составе не менее 3-х человек (вместе с 240

Председателем), с обязательным включением в комиссию ответственного лица за данную группу ОС и бухгалтера по участку "Основные средства". 6.1.5. Приемочная комиссия: а) производит непосредственный осмотр объекта, используя при этом необходимую техническую документацию (паспорт и другие документы), при необходимости осуществляет индивидуальное испытание и комплексное опробование объекта ОС; б) составляет и подписывает "Акт (накладную) приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1)" (1 экземпляр). Памятка по заполнению формы приведена в Приложении 2. 6.1.6. "Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма Ms ОС-1)" с приложенной технической документацией направляется в бухгалтерию, где подписывается Главным бухгалтером. 6.1.7. Акт утверждается Генеральным директором или лицом, на это уполномоченным. 6.1.8. На основании утвержденного акта бухгалтер по участку "Основные средства" составляет инвентарную карточку учета ОС (форма № ОС-6) (о чем делает соответствующую отметку в акте), принимает меры по нанесению инвентарного номера на объект ОС и осуществляет соответствующие бухгалтерские проводки по оприходованию объекта ОС. 6.1.9. Техническая документация, переданная в бухгалтерию, может передаваться ответственному лицу по данному объекту ОС с соответствующей отметкой в инвентарной карточке и распиской в получении документации в специальном бухгалтерском регистре и оставаться у него, либо передаваться под роспись ответственному лицу подразделения или конкретному сотруднику. 6.1.10. Общий порядок отражения в бухгалтерском учете операций по приобретению отдельных объектов ОС за плату представлен в Таблице: Содержание операции

Документ

Проводка Дебет

Кредит

^1

2

3

4

Отражено поступление объекта в сумме, не включающей НДС

счет, счетфактура, накладная

08

60

Отражена сумма НДС, указанная в первичном учетном и расчетном документах

счет-фактура

19

60

241

1

2

3

4~^~|

Отражены услуги сторонних организаций, связанные с приобретением объекта, в сумме, не включающей НДС

счет, счетфактура

08

60,76

Отражена сумма НДС, указанная в первичном учетном и расчетном документах

счет-фактура

19

60,76

Отражены собственные затраты организации, связанные с приобретением объекта и доведением его до пригодного к использованию состояния

бухгалтерская справка

08

10,23, 69, 70 ...

Невозмещаемый НДС списан на увеличение суммы фактических затрат на приобретение объекта

бухгалтерская справка

08

19

Принят объект ОС к учету

акт ОС-1

01

08

Предъявлен к возмещению из бюджета НДС

бухгалтерская справка

68

19

СИТУАЦИЯ

ПРИОБРЕТЕНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ ОПЕРАЦИОННАЯ КАРТА ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ Приобретение отдельных объектов ОС за плату у отечественного поставщика Приобретение отдельных объектов ОС за плату ВАРИАНТ

-

-

ий по приобретению ОС передается на подпись Генеральному передается надиректору рассмотрение и визирование поступает ответственному Финансовому директору за приобретение ОС лицу, проверяется им и визируется

-

3 Счет:

Порядок движения / Примечания

4 Отражено поступление объекта в сумме, не включающей НДС

Бухгалтерские операции

08

5

60

К

Проводки

НДС предъявлен к возмещению из бюджета

Принят объект ОС к учету

Невозмещаемый НДС списан на увеличение суммы фактических затрат на приобретение объекта

Отражены собственные затраты организации, связанные с приобретением объекта и доведением его до пригодного к использованию состояния

Отражена сумма НДС

68

01

08

08

19

08

19

Отражена сумма НДС Отражены услуги сторонних организаций, связанные с приобретением объекта, в сумме, не включающей НДС

К

5

4

19

08

19

10,23, 69, 70…

60,76

60,76

60

Проводки

Бухгалтерские операции

-

-

См.выше

подписание Ген.директору проверяется и подписывается Главным бухгалтером составляется и подписывается комиссией по вводу в эксплуатацию ОС

-

НДС не выделена отдельной строкой, производство продукции необлагаемой НДС, приобретение л/а или м/а; приобретение бюджетных ассигнований

нии данных регистров бухгалтерского учета по соответствующим счетам (10,23,..) и документов, подтверждающих назначение расходования ресурсов

См.выше

См.выше

Сумма НДС выделена отдельной строкой

Накладная: Счет-фактура: _ передается в бухгалтерию для отражения операций по приобретению ОС передается в бухгалтерию для отражения расчетов по НДС

3

Порядок движения / Примечания

Счет-фактура

Акт ОС-1

Счет-фактура

Бухгалтерская справка

Счет-фактура

Счет-фактура

Счет-фактура

1

См.выше

Подписан комиссией по вводу в эксплуатацию ОС, Главным бухгалтером и утвержден Ген.директором

См.выше

Отражает расходы, непосредственно связанные с приобретением данного объекта ОС

См.выше

См.выше

См.выше

2

Документы Требования к реквизитам

Раздел 9. Классификаторы и справочники Принципы формирования классификаторов и справочников, входящих в СВВУ, соответствуют общим принципам, применяемым при разработке классификаторов и справочников. Тем более, что ряд документов данной категории, формально входящих в СВБУ, могут использоваться не только для ведения бухгалтерского учета. Верно и обратное. Например, рассматриваемый в следующей главе классификатор затрат может применяться не только в рамках управленческого учета, но и для ведения бухгалтерского учета. Но если классификаторы основных средств и затрат носят "универсальный" характер (т.е. могут использоваться не только для ведения собственно бухгалтерского учета), то "Рабочий план счетов" относится к "откровенно бухгалтерским" внутренним нормативным документам. "Рабочий план счетов", как известно, определяет и систематизирует перечень синтетических и аналитических счетов организации. Построение "Рабочего плана счетов" должно обеспечивать: - единство критериев выделения счетов - признаки введения счетов и их кодирование должны быть одинаковыми на всех уровнях системы бухгалтерского учета; - однородность и разграниченность счетов - позиции Рабочего плана счетов должны отражать качественно однородные, определенные объекты учета, - равнообъемность счетов одного порядка - учетные позиции одного порядка (синтетические и аналитические) должны обеспечивать одинаковый уровень обобщения информации о фактах хозяйственной деятельности; - наличие резервных позиций - возможность дополнения новыми признаками группировки информации либо новыми позициями избранного признака группировки; - рациональность построения - разумное соотношение между количеством уровней субсчетов и полезностью разграничения формируемой на них информации. Следует сказать еще об одном специфическом виде документов СВБУ -"Альбоме хозяйственных ситуаций", сочетающем в себе признаки и рабочих инструкций, и операционных карт, и классификаторов. Принципиальная схема построения "Альбома хозяйственных ситуаций" приведена на рис. 4.9.1. По существу, "Альбом хозяйственных ситуаций" представляет собой справочник, который в разрезе основных объектов учета для каждой хозяйственной ситуации (с выделением вариантности хозяйственной ситуации), в которой данный объект учета принимает участие, определяет: - перечень соответствующих бухгалтерских операций; - перечень документов, необходимых для оформления данных бухгалтерских операций; - схемы бухгалтерских проводок.

Ситуация

1

Вариантность

2

Документы

3

Бухгалтерские проводки

4

5

Д

6

К

Проводка

2

Основные средства 3

4

договорам лизинга1.4. Приобретение объектов ОС по

ОС1.3. Безвозмездное получение объектов

объектов1.2. Капитальное строительство

за плату по импорту 1.1.2. приобретение отдельных объектов ОС

Принят объект ОС к учету Предъявлен к возмещению их бюджета НДС

Акт ОС-1 Бухгалтерская справка

68

01

08

фактических затрат Бухгалтерская на приобретение справкаобъектаНе возмещаемый НДС списан на увеличение сумм

19

08

19

10, 23, 69, 70 08…

19 60, 76

расчетном Счет-фактура документахОтражена сумма НДС, указанная в первичном учетном и пригодного к использованию Бухгалтерскаясостояния справка Отражены собственные затраты организации, связанные с приобретением объекта и доведением его до

08 60, 76

60

19

Отражены услуги сторонних организаций, связанные с приобретением объекта, в сумме, не включающей НДС

Счет, счет-фактура

60

6

08

5

(Фрагмент)

АЛЬБОМ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

1.1.1. приобретение накладнаяСчет, счет-фактура, НДСОтражено поступление объекта в сумме, не включающей 1.1. приобретение отдельных объектов отдельных объектов ОС ОС за за плату у отечественного расчетном Счет-фактура документахОтражена сумма НДС, указанная в первичном учетном и поставщика

1. Поступление объектов ОС

ОБЪЕКТ УЧЕТА 1

морального или физического износа4.2. Списание ОС вследствие

4.1. безвозмездная передача ОС

4. Выбытие ОС

предоплаты3.2. Реализация ОС при наличии

оплатой3.1. Реализация ОС с последующей

3. Продаж ОС

2.5. Сдача в аренду ОС

2.4.. Аренда ОС

2.3.2. капитальный ремонт 2.3.1. текущий ремонт 2.3. Ремонт ОС

2.2. перемещение ОС

2.1. начисление амортизации ОС

ОБЪЕКТ УЧЕТА 1 2. Текущий учет ОС

2

Основные средства 3

4

5

6

(Фрагмент)

АЛЬБОМ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

Заканчивая рассмотрение вопросов стандартизации бухгалтерского учета. торы хотели бы высказать собственный вывод, сделанный исходя из практических наблюдений. Очень часто формирование корпоративных стандартов организации начинают именно с области бухгалтерского учета. И это не удивительно, принимая во внимание уже упомянутую высокую степень регулирования бухгалтерского учета внешним законодательством. с одной стороны, внешнее законодательство обязывает организации создавать определенный набор внутренних нормативных документов; с другой стороны, наличие интенсивного внешнего регулирования создает иллюзию достаточно легкой формализации бухгалтерского учета и поэтому как бы вполне логичным представляется "набить руку" именно на стандартизации данной области деятельности организации. На практике же в полной мере реализовать благие намерения по стандартизации бухгалтерского учета удается далеко не всегда. В первую очередь потому, что, как уже было рассмотрено выше, бухгалтерский учет присутствует не только в "бухгалтерских", но и в "небухгалтерских" процессах. Поэтому стандартизировать бухгалтерский учет обособленно, сам по себе, не принимая во внимание все процессы организации можно только до некоторого предела. Полная стандартизация учета возможна только при условии стандартизации всех процессов организации. Подведем итог сказанному: 1. Интенсивное регулирование бухгалтерского учета со стороны внешнего законодательства имеет как положительные, так и отрицательные стороны. 2. Бухгалтерский учет присутствует в большинстве процессов организации, и ведением бухгалтерского учета занимаются не только сотрудники бухгалтерии. 3. Используемая в соответствии с требованиями Международных стандартов финансовой отчетности и отечественной практики бухгалтерского учета классификация объектов учета - активы, обязательства, капитал, доходы, расходы, хозяйственные операции - не противоречит предлагаемой в данной книге классификации объектов управления - структурные единицы, ресурсы, процессы, показатели. 4. Система ведения бухгалтерского учета (СВБУ), представляющая собой совокупность внутренних нормативных документов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета, является составной частью Системы внутреннего нормативного регулирования (СВНР) и построена по тем же принципам. 5. Часть документов СВБУ может носить универсальный характер и использоваться не только для ведения бухгалтерского учета. 6. Успешная стандартизация бухгалтерского учета возможна только при стандартизации всех процессов организации.

Глава 5. Стандартизация Управленческого учета Перед тем, как начать рассматривать собственно вопросы стандартизации необходимо уточнить предмет нашего изучения. Дело в том, что если в отношении бухгалтерского учета (существующего уже не одну сотню лет) среди экономистов существует достаточно высокая степень определенности, то в отношении управленческого учета (существующего всего несколько десятков лет) подобной строгой и однозначной определенности нет. Достаточное единодушие есть, пожалуй, только относительно пользователей (потребителей) данной системы учета. Практически все сходятся во мнении, что бухгалтерский учет "работает" на внешних пользователей, а управленческий учет - на внутренних, А вот относительно внутреннего содержания данной предметной области единого мнения уже нет. Одно из ставших классическим определение управленческого учета звучит следующим образом. Управленческий учет - есть система сбора, обработки и предоставления информации высшему менеджменту для принятия последним различных управленческих решений. Можно привести и еще одно определение, связанное с контроллингом -концепцией управления, охватывающей все области деятельности и весь временной горизонт деятельности предприятия. Управленческий учет - это информационный инструмент контроллинга. Если внимательно проанализировать приведенные определения, то можно сделать следующие выводы: - Управленческий учет охватывает всю деятельность предприятия (все области деятельности) - снабжение, производство, сбыт, НИОКР, инвестиции и т.д. Или, если сказать более корректно, все процессы предприятия. И, соответственно, все другие объекты управления, связанные с процессами - структурные единицы, ресурсы, показатели; - Управленческий учет не является учетом в узком смысле этого слова, а включает также и планирование, и контроль, и анализ, и принятие решений, и коммуникации. 252

Получается, таким образом, что управленческий учет охватывает все объекты управления на предприятии и все управленческие функции, т.е. всю "управленческую матрицу", рассмотренную нами в начале книги. Однако в контексте данной книги мы несколько "сузим" область управленческого учета. С позиций классического учения об экономике предприятия существует два подхода к обеспечению эффективности его деятельности: 1. При неизменном количестве ресурсов предприятия добиваться получения максимальной выручки (доходов); 2. При неизменной выручке стремиться к минимальному потреблению ресурсов. Сущность обоих подходов сводится, таким образом, к рациональному использованию ресурсов предприятия и управлению потреблением этих ресурсов (то есть управлению затратами). На основе данных подходов можно дать следующее определение управленческому учету. Управленческий учет - это система управления прибылью предприятия через управление затратами. И как раз данное определение мы используем для формирования предметной области управленческого учета, и в рамках данной книги к управленческому учету будем относить все, что так или иначе связано с управлением затратами. Если попытаться представить предметную область более определенно, то можно обратиться к переводным книгам зарубежных авторов, ставших для российской практики, можно сказать, классическими - Друри «Введение в управленческий и производственный учет», Хорнгрен и Фостер «Бухгалтерский учет: управленческий аспект». В трактовке Друри и Хорнгрена управленческий учет включает в себя область учета затрат, калькулирования себестоимости и бюджетирования. Вопросы стандартизации бюджетирования (планирования) уже были представлены в Главе 3, поэтому в данной Главе книги мы рассмотрим нормативное регулирование учета затрат и калькулирования себестоимости. Если, как уже было сказано, относительно границ управленческого учета окончательной ясности нет, то в отношении учета затрат существует Фактически полное единодушие - учет затрат однозначно является областью правленческого учета. Для того, чтобы учет затрат "заработал" на предприятии, необходимо внедрение системы учета затрат. Сама система учета затрат представляет собой: - Совокупность объектов. - Совокупность способов реализации в отношении этих объектов различных управленческих функций. Из приведенного определения достаточно логично вытекает и Формирование подходов к стандартизации управленческого учета. Все 253

внутренние нормативные документы, регламентирующие применение на, предприятии управленческого учета можно разделить на две группы: - Стандартизирующие объекты управления в рамках управленческого учета. - Стандартизирующие способы реализации в отношении этих объектов различных функций управления. | Соответственно, дальнейшее рассмотрение материала будет построено нами в разрезе двух упомянутых групп документов.

254

Раздел 1. Стандартизации объектов управления Итак, внутри системы учета затрат мы выделили две области - объекты учета и способы реализации в отношении этих объектов управленческих функций. О чем, в связи с этим, необходимо сказать в первую очередь. О том, что в отличие от второй области, относительно полно и методологически и организационно проработанной, первая область - сами объекты учета -оказалась вне зоны пристального внимания как теоретиков, так и практиков Но если мы не сможем сформировать необходимым образом совокупность объектов учета, то что тогда вообще учитывать? Какая польза будет от методологически безукоризненных и блестяще организованных способов учета, если их просто не к чему будет применить? Роль объектов в системе учета затрат оказалась явно заниженной. Чтобы убедиться в этом, достаточно проанализировать содержание книг (как отечественных, так и переводных) по управленческому учету (в советское время -учету затрат и калькулированию). Да, вроде бы во всех книгах упомянуто, что существует учет затрат по видам, местам возникновения, носителям. Но упомянуто как то очень бегло, вскользь и совершенно непонятно: - как выделить необходимые объекты учета, - как объекты учета связаны друг с другом, - какие признаки использовать для их классификации, - как осуществить их группировку, - как, в итоге, должны формироваться нормативно-справочные документы по объектам учета. Больших трудов стоило, в частности, отыскать приведенную ниже схему (рис. 5.1.1.) , отражающую перечень объектов, выделяемых в системе учета затрат, и их взаимосвязь. В соответствии с данной схемой, Учет по видам охватывает все затраты отчетного периода. Далее, - часть затрат, в соответствии с применяемой на предприятии моделью учета может быть непосредственно отнесена на формирование финансового результата, - часть затрат, причиной возникновения которых послужили определенные носители затрат и которые можно непосредственно отнести на носители, учитывается по носителям, - часть затрат, причиной возникновения которых послужили определенные места возникновения затрат и которые невозможно непосредственно отнести на носители (косвенные затраты), учитывается по местам возникновения. 255

Рис. 5.1.1. Модель учета затрат (вариант 1) Затраты периода

Учет по видам Учет по МВЗ Учет по носителям

Формирование финансового результата

Рис. 5.1.2. Модель учета затрат (вариант 2) Заплаты периода

Учет по МВЗ Учет по технологическим операциям Учет по видам Учет по носителям Учет по технологическим операциям

Учет по видам

Формирование финансового результата

256

Затраты, учтенные по местам возникновения, в соответствии с применяемой на предприятии моделью учета могут быть; "r8eTCTB^ с - распределены по носителям затрат, - в соответствии с применяемой на предприятии моделью учета непосредственно отнесены на формирование финансового результата Затраты, учтенные по носителям, используются для калькулирования себестоимости производимых продуктов, и в составе себестоимости относятся на формирование финансового результата. Однако данная схема представляется не совсем корректной и не совсем полной. Поэтому предлагается рассмотреть ее измененный вариант (рис 512) Некоторая некорректность первоначального варианта схемы видится в следующем. Учета затрат по видам, как такового, нет. То есть он есть но не в виде какого то обособленного учета, а в разрезе других объектов учета - мест возникновения затрат и носителей затрат. Поскольку уже в момент возникновения затрат мы связываем их с определенными носителями или местами возникновения. Даже тогда, когда мы, вроде бы, и не выделяем какие то определенные носители затрат (продуты) или места возникновения (цеха участки, отделы), т.е. ведем учет в целом по предприятию, получается что все равно мы ведем учет в разрезе места возникновения затрат (только очень крупного) - предприятия в целом. Поэтому из второго варианта схемы учет по видам как самостоятельная составляющая исключен. Учет по видам представлен в разрезе учета по местам возникновения и носителям затрат Кроме того, первоначальная схема дополнена учетом по операциям который присутствует и в учете по местам возникновения и по носителям ' Необходимость ведения учета затрат по местам возникновения в разрезе отдельных операций связана, в первую очередь, с появившимся относительно недавно новой методикой учета затрат и калькулирования Activity Based Costing учетом затрат по видам деятельности, называемым также процессным менеджментом. • Учет затрат по видам деятельности в настоящее время еще не нашел широкого распространения в отечественной хозяйственной практике кроме того и назначение и сама сущность данного метода являются достаточно дискуссионными. Поэтому от его рассмотрения мы откажемся и ограничимся короткими замечаниями. Появление АВС-метода связано с общемировой тенденцией увеличения доли общехозяйственных (общеуправленческих) затрат в совокупных затратах предприятий. Данный метод, по замыслу его создателей, призван обеспечить с одной стороны, более адекватное планирование и контроль общехозяйственных затрат, и, с другой стороны, более обоснованное отнесение этих затрат на объекты калькулирования. И сущность его состоит в том, чтобы деятельность каждого места возникновения затрат (департамента, отдела предприятия) Разбить на отдельные элементарные операции, с которыми увязываются все затраты данного места. Необходимость ведения учета затрат по носителям в разрезе 25 7

отдельных операций связана, очевидно, с проведением оценки незавершенного производства и с калькулированием себестоимости полуфабрикатов (т.е. той же "незавершенки", но реализуемой предприятием на сторону). С точки зрения назначения учета затрат по каждой категории объектов учета (видам, местам возникновения, носителям затрат) представленную на рис. 5.1.1. схему можно интерпретировать следующим образом (рис. 5.1.3.): Учет затрат по видам отвечает на вопрос: "Какие затраты возникли?" Учет затрат по местам возникновения отвечает на вопрос: "Где возникли затраты?" Учет затрат по носителям отвечает на вопрос: "Какими продуктами были вызваны затраты и какова величина затрат на единицу каждого продукта?"

Рис. 5.1.3. Структура учета затрат Этапы учета

I

II

III

Учет по

Учет по

Учет по

видам

местам возникновения

носителям за период

Базы учета

Расчет затрат за период

Расчет затрат на единицу

Какие затраты возникли?

Где возникли затраты?

Какими видами продукции были вызваны затраты периода? Учет по носителям на единицу Какова величина затрат на единицу продукции?

Перед тем, как перейти к рассмотрению отдельных групп объектов учета, необходимо сформулировать следующие общие для всех групп объектов принципы их выделения и группировки. 1-ый принцип, называемый еще "принципом причинности". Затраты должны быть отнесены на тот объект учета, который послужил причиной их появления. Отсюда следует, что необходимо избегать укрупнения объектов и обеспечить необходимую степень детализации. Вместе с тем этот принцип необходимо использовать принимая во внимание и 2-ой принцип - принцип "существенности и рациональности". Степень детализации должна быть такой, чтобы затраты на ведение учета были приемлемы и не превышали пользу от дополнительной детализации. 258

И 3-ий принцип: при выделении и группировке объектов учета необходимо учесть технические, организационные и управленческие вообще особенности предприятия.

Группировка затрат Группировка затрат призвана решить следующие задачи: - рационализировать процесс учета, поскольку вести учет по местам возникновения затрат и носителям затрат удобнее в разрезе затрат, сгруппированных по различным признакам; - реализовать в системе учета затрат кроме чисто учетной еще и другие управленческие функции (планирования, контроля, анализа и т.д.), поскольку удобнее управлять затратами в случае, если они подвергнуты определенной группировке; - сформировать адекватную себестоимость продуктов. Принято выделять около двадцати классификационных признаков группировки затрат, но для построения системы учета принципиально необходимыми, в первую очередь, будут следующие: 1. Экономические элементы (однородные виды затрат). Определяют "что потрачено", т.е. категорию использованных ресурсов. Принято в затратах на производство выделять следующие элементы: - покупные сырье и основные материалы (за вычетом отходов), в том числе покупные изделия, комплектующие, полуфабрикаты, услуги, - вспомогательные материалы, - топливо со стороны, - энергия со стороны, - амортизация основных средств, - основная и дополнительная заработная плата персонала, - отчисления во внебюджетные фонды, связанные с заработной платой, - прочие затраты. Представленный перечень является достаточно устоявшимся (еще с советских времен) и нет очевидных причин существенным образом менять его. 2. Статьи затрат. Если элементы определяют "что потрачено", то статьи -"куда потрачено". Т.е. каждая статья отражает целевое использование затрат. Совокупность используемых статей затрат принято называть номенклатурой статей. 259

Типовая (по крайней мере, до недавнего времени) номенклатура для предприятий сферы материального производства включает следующие статьи затрат: - сырье и материалы, - возвратные отходы (вычитаются), - покупные изделия, полуфабрикаты и услуги, - топливо и энергия на технологические цели, - основная заработная плата производственных рабочих - дополнительная заработная плата производственных рабочих, - отчисления во внебюджетные фонды, - расходы на подготовку и освоение производства, - расходы на содержание и эксплуатацию оборудования, - цеховые расходы, - общезаводские расходы, - потери от брака, - прочие производственные расходы, - внепроизводственные расходы. Предполагалось, что в данную типовую номенклатуру министерствами и ведомствами могли вноситься изменения, вызванные отраслевыми особенностями. Практическое применение номенклатуры статей в представленном виде не позволяет в полной мере решить задачи, связанные с организацией учета затрат. Дело в том, что большинство статей является комплексными, т.е. включает в себя несколько составляющих (подстатей и элементов затрат). Причем эти составляющие - во-первых, не являются равнозначными с точки зрения своего удельного веса в структуре затрат, - во-вторых, имеют разные характеристики, что затрудняет управление ими. Поэтому статьи необходимо разукрупнить, выделив - наиболее существенные по своему удельному весу затраты, - затраты, обладающие разными характеристиками. При проведении разукрупнения затрат на основе критерия существенности применяют инструмент АВС-анализа (Примечание: не путать с рассмотренным выше АВСметодом!). Рассмотрим его принцип на следующем примере. В таблице 7 приведены данные о структуре себестоимости некоторого продукта (можно рассматривать также и структуру себестоимости групп продуктов, и структуру затрат предприятия в целом, и структуру затрат отдельных подразделений предприятия) выпускаемого машиностроительным предприятием. Статьи затрат проставлены по убыванию их удельного веса в полной себестоимости продукта.

Таблица 7. Номер статьи

Статьи затрат

Удельный вес (в %)

1

Покупные полуфабрикаты и комплектующие

37

2

Расходы на содержание и эксплуатацию оборудования

19

3

Сырье и основные материалы

11

4

Общезаводские расходы

10

5

Цеховые расходы

6

6

Топливо и энергия на технологические цели

5

7

Заработная плата основная

4

8

Транспортно-заготовительные расходы - 2

2

9

Возмещение износа инструмента

2

10

Отчисления в социальные фонды

2

11

Транспортно-заготовительные расходы -1

1

12

Материалы на технологические цели

1

13

Дополнительная заработная плата

14

Потери от брака

Метод АВС-анализа основан на так называемых числах Парето (20 - 80; 30 - 15; 50 - 5), смысл которых состоит в следующем. Если множество некоторых показателей расположить в порядке убывания их величин, то для первых в списке 20 % показателей сумма их величин составит 80 % от суммы всех величин показателей данного множества. Эти 20 % показателей образуют группу А. Аналогично можно выделить группу В (30 % показателей, на которые придется 15 % суммы значений) и группу С (50 % показателей - 5 % суммы значений). Формально соблюдая данный подход, статьи себестоимости из вышеприведенной таблицы следует разбить следующим образом: Группа А - статьи 1-3; Группа В - статьи 4-7; Группа С - статьи 8-14. Однако следует обратить внимание, что статья 3 ("Сырье и основные материалы"), попавшая в группу "А", по своему удель-

261

ному весу (11 %) гораздо ближе к статье 4 (10 %), чем к статье 2 (19 %). Поэтому логичнее будет статью 3 отнести к группе "В". Таким образом окончательная группировка статей будет иметь вид, представленный таблицей 8:

Таблица 8. Группа

Статьи

Суммарный удельный вес

Группа А

Статьи 1-2

56%

Группа В

Статьи 3-7

36%

Группа С

Статьи 8-14

8%

В соответствии с данными анализа максимальному разукрупнению должны быть подвергнуты: 1. Статья "Покупные полуфабрикаты и комплектующие", с выделением, например, подстатей "Покупные полуфабрикаты", "Покупные комплектующие", "Покупные услуги" и т.д.; 2. Статья "Расходы на содержание и эксплуатацию оборудования", с выделением, например, подстатей "Затраты на текущий ремонт", "Затраты на эксплуатацию", внутри которых, в свою очередь можно также выделить подстатьи и виды затрат. Однако, как уже было сказано, кроме количественных критериев (веса), должны быть учтены и качественные характеристики затрат. Характеристики затрат определяют признаки классификации, которые рассматриваются ниже. Связь с другими объектами учета. Все возникающие затраты прямым или косвенным образом связаны с объектами учета. Причем по отношению к одним объектам учета затраты могут быть прямыми, по отношению к другим -косвенными. Например, затраты, связанные с обслуживанием и ремонтом оборудования, установленного на некотором производственном участке, будут прямыми по отношению к данному участку (месту возникновения затрат) и косвенными по отношению к продуктам (носителям затрат), производящимся на данном участке. В соответствии с уже упоминавшимся неоднократно принципом "причинности", группировка затрат должна максимально обеспечивать отнесение затрат на объекты учета по прямой признаку. — 262

Очевидно, что часть статей затрат можно однозначно связать с определенными категориями объектов учета, в отношении других такой твердой определенности может и не быть Например: - статьи "цеховые расходы" и "общезаводские расходы" однозначно будут относиться на места возникновения затрат отдельные подразделения (цеха) и предприятие в целом, - статью "потери от брака", в большинстве случаев, можно отнести на определенные носители затрат или группу носителей затрат, - статья "топливо и энергия на технологические цели" (в отличие от предыдущих статей) может и не быть столь однозначной. Например, "технологическая" электроэнергия может использоваться для производства определенных видов продукции (носителей затрат) и, таким образом, затраты на электроэнергию можно непосредственно отнести на носители затрат. В то же время газ (идущий, например, на обогрев сушильной печи, в которой проходят обработку несколько видов продукции) можно отнести прямым образом только на место возникновения затрат (сушильную печь). С учетом данного обстоятельства, статью "топливо и энергия на технологические цели" следует разбить на подстатьи, каждая из которых прямым образом связана с определенной группой объектов учета: "подстатья "электроэнергия" - с носителями затрат, подстатья "газ" - с местами возникновения затрат. Таким образом, необходимо внутри статей затрат выделить однородные подстатьи (виды) затрат, которые прямым образом связаны с определенными группами объектов учета. Данный признак классификации призван обеспечить обоснованное отнесение затрат на объекты учета в соответствии с "принципом причинности". 4. Степень зависимости величины затрат от уровня деловой активности. Группировка затрат по данному признаку принципиально важна для реализации в системе учета управленческих функций: - Сточки зрения планирования, необходимо прогнозировать величину будущих затрат в соответствии с предполагаемым объемом производства; - Для контроля и оценки деятельности необходимо сравнивать величины возникших затрат с выработкой, т.е. количеством произведенных продуктов. Различные виды затрат и статьи себестоимости имеют разную зависимость от уровня деловой активности (количества вы263

пускаемых продуктов). Данную зависимость называют еще

функцией поведения затрат и выделяют условно-переменные, условно-постоянные и смешанные затраты. Таким образом, внутри комплексных статей необходимо выделить подстатьи и виды затрат, которые имели бы разную функцию поведения (разную зависимость от объемов выпуска). Например, в подстатье "Затраты на эксплуатацию оборудования" целесообразно выделить (рис. 5.1.4.): - амортизационные отчисления (как группу затрат, практически не зависящих от изменений объема производства); - затраты на двигательную электроэнергию (поскольку данные затраты в большей степени связаны с изменением объемов производства и их можно отнести к условно-переменным); - затраты, связанные с оплатой труда обслуживающего персонала (имеющие смешанный характер, т.е. и переменную и постоянную составляющую). Группировка затрат в соответствии с классификационным признаком степень зависимости величины затрат от уровня деловой активности проводится таким образом, чтобы затраты внутри выделенных подстатей и видов имели общую функцию поведения.

Рис. 5.1.4. Разукрупнение статьи «Расходы на содержание и эксплуатацию оборудования» Амортизация

Затраты на эксплуатацию

РСЭО

Зарплата обслуживающего персонала

Двигательная электроэнергия

Затраты на текущий ремонт

Степень регулируем ости величин затрат. Группировка затрат по данному признаку в разрезе мест возникновения затрат (центров ответственности) должна однозначно выделять группу затрат, на величину которых данный центр ответственности может оказывать влияние, и группу затрат, влияние на величину которых невозможно или сильно ограничено. Так, производственная бригада может непосредственно влиять на затраты, связанные использованием в процессе производства сырья и материалов. Ограниченно может влиять на затраты, связанные с ремонтом производственного оборудования. И абсолютно данная бригада не может воздействовать на затраты, связанные с амортизационными отчислениями. Таким образом, использование данного классификационного признака призвано закрепить возникающие затраты за определенными центрами ответственности и обеспечить контроль центров ответственности за возникающими затратами и, в свою очередь, контроль за деятельностью самих центров ответственности. Представленные признаки классификации затрат нашли отражение в соответствующем классификаторе.

КЛАССИФИК АТОР Затраты 1. Назначение. Настоящий классификатор разработан для определения принципов классификации и кодирования затрат и входит в состав подсистемы классификации и кодирования объектов управления ОАО "..." (далее "Предприятие"). 2. Область применения. Требования настоящего классификатора распространяются на всех сотрудников Предприятия, участвующих в разработке, проверке, утверждении Данного классификатора, внесении изменений в данный классификатор, и (или) использующих данный классификатор в своей деятельности. 4. Термины и сокращения. Затраты - стоимостная оценка ресурсов, потребленных в процессах "Производства и реализации продукции Предприятия. Вид затрат - простейший, неделимый с экономической точки зрения элемент затрат. Статья затрат - совокупность затрат, отражающая их однородное целевое использование. 265

функция поведения затрат - степень зависимости затрат от объемов производства продукции. регулируемость затрат - возможность оказывать влияние на величину затрат. 6. Описание методики. 6.1. Классификация затрат призвана обеспечить. - Планирование потребности в производственных ресурсах и связанного с их потреблением уровня затрат; - Контроль за потреблением ресурсов и уровнем затрат; - Контроль за деятельностью центров ответственности; - Калькулирование себестоимости производимых продуктов. 6.2. Для группировки затрат используются следующие признаки классификации. - Вид затрат. Данный признак классификации призван отразить экономическую сущность затрат. Перечень выделяемых на Предприятии видов затрат приведен в Приложении 1. - Статьи затрат. Данный признак классификации призван отразить целевое использование затрат. Статьи затрат предусматривают следующее иерархическое деление: Статья затрат - подстатья затрат 1-го уровня - подстатья затрат 2-го уровня - вид затрат. Пример: статья "Расходы на содержание и эксплуатацию оборудования" - подстатья 1-го уровня "Затраты на текущий ремонт" - подстатья 2-го уровня "Запасные части собственного изготовления" - вид затрат "Основные материалы" В отношении отдельных статей представленное иерархическое деление может иметь сокращенный вид. Пример: статья "Расходы на содержание и эксплуатацию оборудования" - подстатья 1-го уровня "Затраты на эксплуатацию оборудования" - вид затрат "Амортизация основных средств". Иерархическое деление статей осуществляется с учетом удельного веса затрат и представленными ниже классификационными признаками. Перечень выделяемых на Предприятии статей затрат, подстатей 1-го и 2-го уровня представлен в Приложении 2. - Связь с другими объектами учета. В соответствии с данным признаком классификации затраты прямым образом могут быть отнесены на: - места возникновения затрат, - носители затрат. 266

- Степень зависимости величины затрат от уровня деловой активности В соответствии с данным классификационным признаком выделяются затраты: - условно-постоянные - в пределах определенного диапазона слабо зависящие от изменения объема производства - условно-переменные - напрямую зависящие от изменения объемов производства, - смешанные - сочетающие признаки условно-постоянных и условнопеременных затрат. - Степень регулируемости величин затрат. В соответствии с данным классификационным признаком по отношению к каждому центру ответственности выделяют затраты: - на величину которых данный центр ответственности может оказывать влияние, . - на величину которых данный центр ответственности не может оказывать влияние. Как уже было отмечено выше, исходя собственно из наименования статьи, подстатьи, вида затрат не всегда можно однозначно поставить им в соответствие характеристики согласно представленным признакам классификации. Например, в одном подразделении Предприятия "Расходы на содержание и эксплуатацию оборудования" можно будет непосредственно отнести на носители затрат, в другом подразделении - только по производственным участкам (местам возникновения затрат). Или, например, в одном подразделении "Заработная плата основных производственных рабочих" будет пропорционально меняться в зависимости от объемов производства, в другом подразделении - такой четкой зависимости не будет. Поэтому Приложение 2, содержащее перечень статей, субстатей и видов затрат по предприятию в целом, не всегда способно учесть данное обстоятельство. В связи с этим целесообразно в разрезе отдельных центров ответственности (например - цехов) создавать так называемые 'карты затрат" ("планы затрат"), которые давали бы исчерпывающую характеристику затратам применительно к данному центру ответственности. План затрат призван: - Рационализировать учетную работу и процесс последующего калькулирования за счет однозначной идентификации затрат и адекватного отнесения их к объектам учета и объектам калькулирования: - Упростить реализацию управленческих функций. В этом смысле принципиально важно указать в карте затрат функцию поведения и возможность регулирования видов и статей затрат. Как составляются 'карты затрат" определено в пп.6.4. 6.3. Присвоение возникающим затратам идентификационных десятичных кодов осуществляется в следующем порядке: ХХ.0.0.0.0.0.0.000 - Уровень 1-2. Наименование статьи затрат.

00.X.0.0.0.0.0.000 - Уровень З. Наименование подстатьи затрат 1-го уровня. 00.0.Х.0.0.0.0.000 -Уровень 4. Наименование подстатьи затрат 2-го уровня. ОО.О.О.Х.0.0.0.000 - Уровень 5. Наименование вида затрат. Десятичные коды статей, подстатей и видов затрат приведены в Приложении 2. 00.0.О.О.Х.0.0.000 - Уровень 6. Функция поведения затрат: - О - условно-постоянные, - 1 - условно-переменные, - 2 - смешанные 00.0 0.О.О.Х.0.000 - Уровень 7. Степень регулируемости затрат: - О - затраты, нерегулируемые данным центром ответственности, - 1 - затраты, регулируемые данным центром ответственности. 00.0.0.0.0.0.Х.000 - Уровень 8. Категория объекта учета, на который относятся затраты: - О - Предприятие в целом, - 1 - укрупненные места возникновения затрат (цеха, управления), - 2 - места возникновения затрат (участки, отделы), - 5 - виды продукции, - 6 - группы продукции, - 7 - заказы. ОО.О.О.О.О.О.О.ХХХ- Уровень 9. Наименование конкретного объекта учета. 6.4. На основе данного классификатора разрабатывается Справочник "Карты затрат". "Карты затрат" построены в разрезе выделенных на Предприятии центров ответственности. Каждая "Карта затрат" отражает: - Наименование статей, подстатей и видов затрат, возникающих и учитываемых в данном центре ответственности; - Наименование объектов учета, на которые данные затраты начисляются; - Зависимость возникающих затрат от уровня деловой активности; - Степень (возможность) регулируемости возникающих затрат данным центром ответственности; - Персональный десятичный идентификационный код возникающих затрат Пример построения карты затрат приведен в Приложении 3. 10. Приложения. Приложение!. Перечень выделенных видов затрат. Приложение2. Перечень выделенных статей, подстатей и видов затрат Приложение З. Образец построения "Карты затрат".

268

Затраты на текущий Заработная плата Заработная плата персонала ремонт слесарей-ремонт.

покупные Затраты на Запасные части Вспомогатель-ные РСЭО ремонт текущий материалы

РСЭО

Амортизация оборудования

Затраты на эксплуата-цию

РСЭО

Усл.пер.

Смеш.

Усл.пост.

Усл.-пер.

Энергия со стороны

Двигательная электроэнергия

Затраты на эксплуата-цию

РСЭО

Амортизация ОС

5

4

3

Рег.

Рег.

Нерег.

Рег.

6

МВЗ

МВЗ

МВЗ

Группы продукции

7

Степень Категория Функция поведения ругулируе-мости объекта учета

2

Вид затрат

1

Подстатья 2-го уровня

Подстатья 1-го уровня

Статья

ПРОИЗВОДСТВО

Оснвовное

06.3.8.2.1.1.2.ххх

06.2.5.6.0.0.2.ххх

06.2.5.6.0.0.2.ххх

06.2.4.4.1.1.6..ххх

8

Идентификационный код

ЦЕХ

9

Примечания

18

КАРТА ЗАТРАТ

Группировка мест возникновения затрат и центров ответственности Места возникновения затрат представляют собой структурные единицы предприятия, которые или сами являются причиной возникновения затрат, или этой причиной являются протекающие внутри них хозяйственные процессы. Выбор мест возникновения затрат в качестве объектов учета вызывается, главным образом: 1. Необходимостью оценки прошлой, контроля настоящей и планирования будущей деятельности структурных единиц предприятия; 2. Необходимостью калькулирования себестоимости производимых продуктов, поскольку только часть возникающих затрат можно отнести на продукты по прямому признаку. Остальные затраты необходимо сначала собрать по местам их возникновения. Принято различать следующие принципы выделения мест возникновения затрат: - организационный - в соответствии с внутренней организационной иерархией предприятия (цех, участок, бригада, управление, отдел и т.д.), - направление бизнеса - в соответствии с категорией производимых продуктов, - региональный - в соответствии с территориальной обособленностью, - функциональный - в соответствии с участием в бизнес-процессах предприятия (сферы снабжения, основного производства, вспомогательного производства, сбыта, НИОКР и т.д.), - технологический - в соответствии с технологическими особенностями производства. На практике перечисленные принципы выделения могут встречаться в "комбинированном виде". Центр ответственности представляет собой место возникновения затрат (часть места возникновения затрат, совокупность мест возникновения затрат), в отношении которого реализованы следующие организационноуправленческие принципы: 1. Центр ответственности наделен определенными полномочиями; 2. Центр ответственности несет непосредственную ответственность за последствия принимаемых управленческих решений. Ответственность может быть как персонифицирована (т.е. закреплена за определенным лицом), так и быть коллективной (закреплена за группой лиц). Центр ответственности может: 1 Соответствовать месту возникновения затрат (например, бригада является и местом возникновения затрат, и центром ответственности, в° главе которого стоит бригадир, принимающий решения и отвечающий за результаты деятельности бригады); Т10

2. Включать в себя несколько мест возникновения затрат (например центром ответственности является производственный участок, во главе которого стоит мастер, и внутри данного центра ответственности выделено несколько мест возникновения затрат производственных линий); 3. Входить наряду с другим центром (центрами) ответственности в место возникновения затрат (например, выделено одно место возникновения затрат -производственный участок, внутри которого в две смены работают два центра ответственности - две бригады). При выборе и группировке мест возникновения затрат и центров ответственности (кроме принципов, общих для всех объектов учета) следует руководствоваться следующими специфическими принципами: - предпочтительной является группировка, при которой каждому месту возникновения затрат соответствует центр ответственности, - четкие территориальные и функциональные рамки выделяемых мест возникновения затрат и центров ответственности (использование данного принципа призвано установить четкие пространственные и управленческие границы мест возникновения затрат и центров ответственности). Пример использования сформулированных выше принципов выделения мест возникновения затрат представлен на рис. 5.1.5. В приведенном примере на первом уровне выделены места возникновения по функциональному признаку - сферы снабжения и сбыта, производства, капитального строительства. На более низких уровнях используется организационный признак - места возникновения группируются в соответствии с организационной иерархией предприятия. И на самом низком уровне выделено место возникновения по технологическому признаку (сушильная печь). Каждому месту возникновения затрат поставлен в соответствие центр ответственности и приведен идентификационный код.

271

КЛАССИФИКАТОР Места возникновения затрат и центры ответственности 1. Назначение. Настоящий классификатор разработан для определения принципов классификации и кодирования мест возникновения затрат и центров ответственности и входит в состав подсистемы классификации и кодирования объектов управления Предприятия. 2. Область применения. Требования настоящего классификатора распространяются на всех сотрудников Предприятия, участвующих в разработке, проверке, утверждении данного классификатора, внесении изменений в данный классификатор, и (или) использующих данный классификатор в своей деятельности. 4. Термины и сокращения. Место возникновения затрат - структурная единица Предприятия характеризующаяся тем, что протекающие внутри нее процессы (работы' операции) являются причиной возникновения соответствующих затрат Центр ответственности - место возникновения затрат, в отношении которого реализованы следующие управленческие принципы: - Центр ответственности наделен полномочиями, т.е. правом использовать ресурсы Предприятия при реализации возложенных на него задач; - Центр ответственности несет прямую ответственность за последствия использования данных ресурсов. 6. Описание методики. 6.1. В примененной группировке могут быть следующие соотношения мест возникновения затрат и центров ответственности: - место возникновения затрат и центр ответственности соответствуют друг другу, - место возникновения затрат включает в себя несколько центров ответственности, - место возникновения затрат является частью центра ответственности и входит в него наряду с другими местами возникновения затрат. 6.2. Для группировки мест возникновения затрат и центров ответственности "о иерархическому принципу используется следующие структурирование: Уровень 1.

Уровень 2. Уровень 3. Уровень 4.

Рассмотрим, как могут быть реализованы представленные подходы на следующем примере классификатора. 272

Функциональная область деятельности Предприятия 273 (снабжение, производство, сбыт, НИОКР, управление и т.д.) Наименование цеха (управления) Предприятия внутри каждой области деятельности Наименование участка, отдела. Наименование рабочего места.

6 3. Для дополнительного описания мест возникновения затрат и центров ответственности на Уровне 5 используется квалификационный признак определяющий степень их полномочий и ответственности: - центр затрат, - центр реализации, - центр доходов, - центр инвестиций. 6.4. Для обозначения мест возникновения затрат и центров ответственности используются восьмизначные десятичные коды. Структура кодов выглядит следующим образом: X.00 00.00.0 - Уровень 1. Функциональная область деятельности Предприятия, О.ХХ.00.00.0 - Уровень 2-3. Наименование цеха (управления) Предприятия, 0.00.XX.00.0 - Уровень 4-5. Наименование участка, отдела, О.ОО.ОО.ХХ.О - Уровень 6-7. Наименование рабочего места, 0.00.00.00. X - Уровень 8. Признак степени полномочий и ответственности. 6.5. Полный восьмизначный код является уникальным идентификационным номером каждого места возникновения затрат и центра ответственности. 6.6. На основании описанных принципов классификации и кодирования составляется справочник "Места возникновения затрат и центры ответственности Предприятия". 10. Приложения. Приложвнив1. Справочник "Места возникновения затрат и центры ответственности".

Группировка носителей затрат Под носителем затрат понимают продукт (часть продукта, группу продуктов) разной степени готовности (полностью готовый или прошедший только часть технологических операций, переделов, фаз), который в процессе своего производства и сбыта является причиной возникновения затрат и на который данные затраты можно отнести по прямому признаку. Выбор носителей затрат в качестве объектов учета объясняется: 1. Необходимостью оперативного управления производством - величины затрат, вызываемых носителями, используются для планирования и контроля; 2. Необходимостью калькулирования себестоимости производимых продуктов.

274

К общим для всех объектов учета принципам группировки, в отношении носителей затрат следует выделить еще один специфический: Поскольку выделение носителей затрат в качестве объектов учета связано в том числе, с необходимостью калькулирования себестоимости, необходимо согласовать группировку носителей затрат с объектами калькулирования. Носители затрат могут соответствовать объектам калькулирования, быть уже (т.е. с несколькими другими носителями входить в состав объекта калькулирования) или шире (включать в себя несколько объектов калькулирования). Если носитель затрат включает в себя несколько объектов калькулирования, это неизбежно ведет к косвенному распределению затрат, результаты которого всегда спорны. Поэтому в группировке носителей затрат следует стремиться к тому, чтобы они соответствовали или входили в объекты калькулирования. Среди основных признаков классификации носителей затрат можно выделить: - Экономическая (материальная) сущность - продукция, работы, услуги; - Тип (категория) производства - основное, вспомогательное; - Иерархическую взаимосвязь продуктов - тип продуктов, вид продуктов, вариант исполнения, сорт, типоразмер; - По степени готовности - продукт после последовательного прохождения технологических операций; - По наличию связи с покупателем - номер заказа. Подходы к кодированию носителей затрат определяются особенностями хозяйственной деятельности предприятия и необходимостью использования сформулированных выше признаков классификации. Общая структура кодирования носителей может выглядеть следующим образом (рис. 5.1.6.):

Рис. 5.1.6. Схема кодирования носителей затрат Номер технологической операции

Группа продуктов

*

**

Тип производства (основное / вспомогательное)

*

**

Вид продукта

Номер заказа

**

**

Сорт, типоразмер, вариант комплектации

275

Справочник "Носители затрат" может повторять, в значительной степени, "Номенклатурный перечень" выпускаемой на Предприятии продукции". Но в случае, когда в качестве носителей затрат будут выделены продукты после прохождения определенных технологических операций, справочник носителей получится шире. И наоборот, когда в качестве носителей выбираются группы продуктов (без выделения видов, сортов, вариантов исполнения и т.д.)^ справочник получится уже. Итак, нами была рассмотрена первая группа документов - справочников и классификаторов -, отражающих принципы классификации и группировки объектов учета затрат. Требования (как общие для всех категорий объектов учета, так и применимые в отношении отдельных объектов) к выделению и группировке объектов учета подытожены на рис. 5.1.7.

Рис. 5.1,7. Требования к выделению и группировке объектов учета Общие для всех объектов: • Соблюдение принципа «причинности» • Соблюдение принципа «существенности и рациональности» • Соответствие особенностям деятельности Предприятия

В отношении объекта «затраты»: • Обеспечение возможности планирования и контроля за уровнем затрат

В отношении объекта «МВЗ»: • Места возникновения затрат и центры ответственности должны максимально соответствовать друг другу

В отношении объекта «носители»: • Носители затрат и объекты калькулирования должны максимально соответствовать друг ДРУГУ

276

Раздел 2. Документы, регламентирующие Реализацию функций управления в отношении объектов управления Совокупность данных документов - (назовем ее "Положение об управленческом (производственном) учете") -, независимо от способа структурирования документов (будет ли это одно большое "Положение" или действительно совокупность документов) должна отражать два существенных аспекта: - Методологическую модель управленческого учета; - Практическое применение данной модели для функций планирования, организации, контроля, коммуникаций и принятия решений.

Методологическая модель управленческого учета Методологическая модель управленческого учета включает в себя следующие основные элементы, в значительной степени повторяющие элементы учетной политики в бухгалтерском учете: - Порядок учета приобретения и заготовления материальных ресурсов: - предполагается ли использование учетной цены, - что принимается в качестве учетной цены, - порядок учета транспортно-заготовительных расходов, - и т.д.; - Вариант оценки материальных ресурсов, переданных в производство: - предполагается ли использование учетной цены, - порядок отнесения отклонений учетных цен от фактических, - по фактическому или нормативному количеству, - и т.д.; - Установление границы между основными средствами и средствами труда в обороте; - Вариант погашения стоимости малоценных и быстроизнашивающихся предметов; - Порядок формирования первоначальной стоимости и начисления износа (амортизации) по основным средствам; - Порядок оценки нематериальных активов: - порядок квалификации нематериальных активов (что признается нематериальными активами), - порядок начисления амортизации по нематериальным активам; 277

Формирование резервов предстоящих расходов и платежей: - формируются ли резервы, - перечень формируемых резервов; Порядок учета и финансирования ремонта производственных основных средств; Оценка незавершенного производства: - порядок квалификации незавершенного производства (что признается незавершенным производством), - порядок оценки незавершенного производства (полная или ограниченная себестоимость, нормативная или фактическая себестоимость); Оценка готовой продукции (полная или ограниченная себестоимость, нормативная или фактическая себестоимость); Оценка затрат на брак (по полной или ограниченной себестоимости, по нормативной или фактической себестоимости); Оценка отходов производства (на основе потребительской стоимости с учетом стоимости дальнейшей переработки, по нулевой стоимости и Т.Д.);

Учет затрат на производство: - материальные затраты (по фактическому или нормативному количеству), - затраты на оплату труда (по фактической или нормативной трудоемкости), - затраты на эксплуатацию оборудования (по фактическим или нормативным величинам); Порядок формирования финансового результата: - порядок списания отклонений (фактических цен от учетных, фактических норм потребления ресурсов от плановых), - какие затраты признаются запасоемкими (т.е. включаются в себестоимость незавершенного производства и готовой нереализованной продукции) и какие непосредственно считаются расходами периода, - порядок отнесения коммерческих расходов (считаются расходами периода или распределяются между реализованной и нереализованной продукцией), - принцип признания затрат расходами (например, переменные затраты признаются расходами, когда возникнет соответствующий доход, постоянные затраты признаются расходами в период возникновения); Момент признания дохода; Способ (база) распределения косвенных затрат между объектами калькулирования; Порядок отнесения затрат вспомогательных производств (распределяются полностью или частично на основные производства, признаются расходами в данном периоде и т.д.);

- Специфический (по сравнению с бухгалтерским учетом) элемент "Калькуляционные затраты": - виды калькуляционных затрат, выделяемые на Предприятии (калькуляционная амортизация, заработная плата собственника и т.д.), - принципы оценки калькуляционных затрат.

Документы, регламентирующие практическое применение методологической модели для функций планирования, организации, контроля, коммуникаций и принятия решений Всю совокупность документов можно условно разбить на следующие блоки: - Документы, регламентирующие собственно ведение учета; - Документы, регламентирующие калькулирование себестоимости; - Документы, регламентирующие порядок реализации функции контроля; - Документы, регламентирующие принятие решений; - Организационные документы, регламентирующие деятельность служб предприятия в рамках системы управленческого учета.

Документы, регламентирующие ведение учета Рассмотреть подходы к формированию документов данного блока удобнее всего на примере использования нормативного метода. Во-первых, описание получится более полным, и даже если предприятие будет использовать учет фактических затрат, отдельные фрагменты данного документа будут применимы. Во-вторых, нормативный метод является эффективным инструментом управления, позволяющим вести: - планирование Существование норм облегчает планирование потребности в производственных ресурсах (оборудование, материалы, персонал) и финансовых средств для приобретения этих ресурсов. Формирование (на основе норм потребления ресурсов и учетных цен) плановых калькуляций позволяет принимать решения по формированию отпускных цен, планированию объемов реализации, программы выпуска, и, в итоге, финансового результата; - оперативный контроль В ходе производства по различным причинам возникают отклонения от нормального течения технологического процесса, а вместе с ними и отклонения в потреблении производственных

279

ресурсов, что вызывает, как правило, дополнительные затраты на изготовление. Оперативно устраняя причины нарушения норм производственного потребления, можно восстановить нормальное течение технологического процесса; - анализ ) Используя аналитическое разложение выявленных отклонений по вызвавшим их причинам, виновникам, объектам учета, становится возможным еще до окончания отчетного периода| спрогнозировать результаты деятельности предприятия в целом и| отдельных мест возникновения затрат (центров ответственности). | Принято считать, что нормативный метод учета затрат применим лишь в| условиях массового и крупносерийного производства, когда в больших) количествах производится ограниченный ассортиментный перечень продуктов,) и невозможен в условиях мелкосерийного и единичного производства. Конечно, 1 при массовом и крупносерийном производстве благодаря использованию) стандартных технологий легче обеспечить нормирование потребляемых) ресурсов (и, соответственно, нормирование затрат). Но даже в условиях) единичного производства (изготовление штучного оборудования, или) строительство уникального объекта) можно выделить достаточно стандартные) составляющие данного единичного продукта, или стандартные технологические) операции. Поэтому нормативный метод применим во всех производствах, где) затраты на изготовление продуктов могут сопоставляться с результатами труда) (выработкой) через определенные промежутки времени. | Как уже было сказано выше, нормативный метод предполагает] существование: | - норм потребления различных производственных ресурсов в расчете на[ выбранную единицу продукции, - нормативной стоимости выбранной единицы каждого вида ресурсов, т.е. учетной цены Поэтому первое, что необходимо регламентировать в "Положении о1 нормативном методе учета затрат" - это порядок формирования "нормативного хозяйства". Нормативное хозяйство -термин пришедший еще из отечественной экономической практики советских времен и обозначающий систему (включающую методологическую базу и необходимую организационно-техническую инфраструктуру), обеспечивающую: - Разработку норм и учетных цен; - Ревизию (пересмотр) норм и учетных цен; - Внесение изменений в нормы и учетные цены. Описание регламента разработки норм и учетных цен предполагает: - Определение, в каких случаях возникает необходимость разработки 1 норм и учетных цен (например, запуска в производство нового продукта, отсутствия норм для уже существующих продуктов и учетных цен для уже используемых ресурсов); 280

- Определение (в разрезе по видам ресурсов): - методов, используемых при формировании норм (использование отраслевых справочников, расчетный, экспертный, опытностатистический и т.д.), - методов формирования учетных цен (прогнозный, средневзвешенные на базе фактических величин и т.д.); - Определение ответственных за инициирование, разработку, согласование и утверждение норм и учетных цен. - Определение форм документов, используемых при формировании норм и учетных цен и для хранения информации о текущих/плановых нормах и учетных ценах. Таким образом, формирование регламента разработки норм предполагает заполнение матрицы, представленной на рис. 5.2.1.

Рис. 5.2.1. Регламент разработки норм и учетных цен Данные

Виды ресурсов Материальные

Мощности

1

1

2

n

2

Трудовые n

1

2

n

В каких случаях разрабатываются. Методы формирования. Ответственные за: • разработку, • согласование, • утверждение. Документы, содержащие информацию о нормах и учетных ценах.

Необходимость проведения ревизии норм (к учетным ценам это относится в меньшей степени) объясняется следующими причинами: - требуется проверять, насколько правильно нормы были установлены изначально, - требуется проверять, насколько установленные нормы соответствуют текущему технологическому и организационному уровню производства на предприятии.

281

Описание регламента ревизии норм предполагает: - Определение случаев, при которых проводится ревизия норм (плановая ревизия, в ситуациях, когда наблюдаются значительные и достаточно стабильные отклонения фактических показателей от разработанных норм и т.д.); - Определение порядка формирования (в разрезе видов ресурсов или выпускаемых продуктов) графика (регламента) ревизии норм; - Определение (в разрезе по видам ресурсов) методов проведения ревизии норм (проверка расчетов, использование данных опытных наблюдений и т.д.); - Определение ответственных за инициирование необходимости проведения ревизии, проведение ревизии, согласование и утверждение результатов ревизии и т.д.; - Определение форм документов (мест хранения), содержащих данные о порядке проведения и результатах ревизии. Регламент проведения ревизии норм может быть составлен в разрезе отдельных производимых продуктов. Пример данного документа (рис. 5.2.2.) "Карта проведения ревизии норм" может содержать следующие данные: 1. Вид/код продукта; 2. Какие нормы (в отношении каких видов ресурсов) и как часто пересматриваются; 3. Периодичность проведения ревизии; 4. Состав ответственных лиц; 5. Метод проведения ревизии (может содержать ссылку на соответствующую инструкцию). Описание регламента изменения норм и учетных цен предполагает: - Определение, в каких случаях возникает необходимость изменения норм и учетных цен В отношении норм, например, принято различать: 1. Плановое изменение норм, вызванное: - проведением организационно-технических мероприятий (замена оборудования, переход на другой вид сырья, на новую технологию повышение квалификации персонала и т.д.); - выявленным в ходе ревизии несоответствием норм текущему организационному и технологическому уровню производства. Как правило, в процессе плановых изменений новые нормы устанавливаются на относительно длительный промежуток времени; 2. Внеплановое изменение норм. Может быть вызвано, например, отсутствием необходимого вида материалов и необходимостью замены другим, необходимостью временного перехода на другой вид 282

Основная заработная плата

овные материалы

Ежегодно

Ежеквартально

Ежегодно

Ежегодно

График проведения ревизии

Ежегодно

Основная заработная плата Ежегодно

овные материалы

Элемент / статья затрат

Карта проведения ревизии норм затрат

Код ответственного подразделения

ОГМОГТОГКОГТОТЗОГТ 230201240103240202240103900201240103

012

РИ 2122107 РИ 2122101

РИ 2122101

РИ 2122104

РИ 2122104

Документ, описывающий технологию проведения ревизии

ОГМОГТОГКОГТОТЗОГТ 230201240103240202240103900201240103 РИ 2122107

Наименование ответственного подразделения

КОД ДОКУМЕНТА

Рис. 5.2.2. Карта проведения ревизии норм

оборудования (когда оборудование, предусмотренное технологической картой, неработоспособно или не имеет свободных производственных мощностей), использованием работников другой профессии или квалификации. Внеплановое изменение норм производится на какой-то достаточно ограниченный промежуток времени - пока не будут устранены причины изменений (подготовлены и предоставлены предусмотренные технологией материалы, оборудование, персонал); - Определение ответственных за инициирование изменений, за согласование, утверждение и внесение изменений в действующие нормы и учетные цены; - Определение форм документов, используемых при проведении изменений; - Определение перечня подразделений и отдельных работников, которые должны быть проинформированы об внесенных изменениях. Формирование нормативного хозяйства описано, и теперь можно непосредственно перейти к описанию порядка ведения учета и анализа отклонений. Описание регламента ведения учета и анализа отклонений предполагает: - Определение (в разрезе видов ресурсов) методов выявления фактических величин потребления ресурсов (и, соответственно, отклонений от нормативных величин) и лиц, ответственных за реализацию данных методов Подходы к формированию методов выявления фактических величин зависят, в первую очередь, от вида производственных ресурсов и характера (типа) производства. Например, для учета материальных затрат используются следующие основные методы: - сигнальное документирование Используется, как правило, в случае внепланового изменения норм и превышения лимита потребления производственных ресурсов; - партионно-раскройный В этом случае каждую партию материалов обрабатывают (раскраивают) обособленно и по окончании обработки сразу устанавливают величину отклонений; - инвентарный Отклонения выявляются исходя из фактического расхода материалов, исчисленного по данным инвентаризации готовой продукции и материалов 284

на рабочих местах и в незавершенном производстве. Производится периодически. Для учета затрат на оплату труда (учет выработки) возможны следующие методы: - по конечной производственной операции При использовании этого метода работники, занятые на определенном этапе технологического процесса, объединяются в сквозные бригады, выработка которых определяется исходя из количества продукции, прошедшей конечную производственную операцию, выполняемую бригадой. Способ может применяться при поточной организации труда, когда выработка на конечной операции соответствует выработке на любой промежуточной стадии работы бригады, т.е. там, где отсутствуют или стабильны межоперационные остатки незавершенного производства. Как правило - это производства с регламентированным ритмом, где равенство или кратность промежуточных операций такту поточной линии позволяет определить выработку всех рабочих; - инвентарным методом В этом случае по данным о выработке на конечной производственной операции бригады и пооперационных остатках деталей в начальном и конечном НЗП определяется выработка по отдельным рабочим местам. Сфера применения - поточные линии со свободным ритмом, непостоянным заделом обрабатываемых деталей, изменяющимися запасами деталей в незавершенном производстве, неодинаковой выработкой на отдельных промежуточных операциях. Как правило, используется в условиях массового и крупносерийного производства; - приемки выработки на каждой производственной операции Данный метод характеризуется тем, что количество изготовленной продукции устанавливается путем фактической приемки ее по каждому рабочему месту, осуществляемой мастером или работниками технического контроля. Применяется в условиях серийного и массового производства, где на отдельных рабочих местах в течение отчетного периода производятся разные или редко повторяющиеся изделия;

285

- путем расчета Метод используется в случаях, когда выработка вытекает из других показателей и невозможно применить перечисленные выше способы. Определение форм документов, используемых для отражения информации о фактическом потреблении производственных ресурсов. Определение порядка формирования и предоставление первичных отчетов (кто, когда, кому предоставляет отчеты). Определение методики анализа зафиксированных отклонений. Предполагается, в том числе: - факторный анализ отклонений, т.е. определение причин и виновников отклонений Данный аспект нормативного метода был глубоко проработан еще в советское время. Предполагалось, в частности, для удобства проведения анализа предварительное составление классификаторов (номенклатурных перечней) причин и виновников возникновения отклонений. (Пример подобного классификатора приведен в рис. 5.2.3.) - анализ возможных последствий возникших отклонений. Определение порядка регулирования возникших отклонений, т.е. как следует реагировать на возникшие отклонения. Предполагается, в разрезе видов потребляемых ресурсов, и в зависимости от: - величин отклонений, - причин отклонений, - виновников отклонений формирование перечня мероприятий, направленных на восстановление нормального хода производственного процесса и/ или предотвращение подобных случаев в будущем. Например, в следующем виде - рис. 5.2.4. Определение порядка формирования вторичных отчетов. Предполагается, что вторичные отчеты формируются по итогам некоторого периода (рабочей недели, декады, месяца, квартала) и носят характер сводных отчетов. Могут формироваться в различных разрезах: - причинам отклонений, - виновникам отклонений, - видам (статьям) затрат, - видам продукции.

1.

жима электроснабжения5. Нарушение технологического процесса

4. Брак в производстве

3. Нерациональный раскрой материала

2. Несоответствие материала ТУ

113

112

151

140

130

120

111

2

1

Замена вследствие отсутствия материала;Замена материала:

1.1.

Код причины

Причина отклонений

ОГЭ

Начальник участка

Начальник участка ОГТ

ЦЗЛ ОМТС

Начальник цеха ОГК ОГТ ОГК ОГТ Начальник цеха ОМТС

Код виновника

Виновник отклонений (наименование центра ответственности)

230101

211826 211821-

211826 211821- 240103

250101 600103

211801 240202 240103 240202 240103 211801 600103

4

Основные материалы / 3100101

Наименование / код Элемент (статья) затрат

3

10041

КОД ДОКУМЕНТА

ДОКУМЕНТзатратПеречень причин отклонений от норм

Рис. 5.2.3. Фрагмент "Перечня причин отклонений затрат от нормальных величин

Рис. 5.2.4. Фрагмент "Перечня мероприятий по устранению причин возникновения отклонений" Вид

Величина

Причи

(статья) затрат

отклоне ния

на отклоне ния

1 Основ ные мате риалы

2 Перерас ход 10 и более %

3 Брак в произ вод стве

Перечень мероприятий

Ответствен ный

4 1, Остановить технологи ческий процесс 2. Проверить соответствие режимов обработки тре бованиям «Технологи ческой карты» 3. Проверить исправность оборудования 4. Проверить исправность инструмента и техноло гической оснастки 5. Провести внеочередной

5 • Мастер (началь ник уча стка) • при перерас ходе 25 и более % на чальник цеха

инструктаж исполнителя 6. Возобновить технологи ческий процесс и осу ществить контроль за качеством выходящей продукции

288

Несоответствие мате

1. Остановить технологический процесс 2. Осуществить выборочную или сплошную проверку

риала ТУ

качества материала 3. Уведомить Отдел Главного технолога о необходимости замены материала

Мастер (начальник участка)

289

Документы, регламентирующие порядок калькулирования себестоимости Проведение калькуляционных расчетов необходимо для: - Планирования деятельности, поскольку нормативные (плановые) калькуляции используются для составления бюджетов производственной себестоимости и бюджетов доходов и расходов по предприятию в целом и по отдельным центрам ответственности; - Контроля деятельности, поскольку данные о себестоимости производимых продуктов используются в качестве контрольного показателя для оценки деятельности Предприятия в целом и отдельных центров ответственности; - Принятия управленческих решений. Классический пример - использование данных о себестоимости при формировании цен реализации. "Положение о калькулировании себестоимости" должно отражать следующие существенные моменты: - Определять перечень статей затрат, включаемых в себестоимость; - Определять порядок отнесения производственных затрат на готовую продукцию; - Определение порядка отнесения сумм затрат (по каждой статье) на носители затрат; - Определение порядка выделения объектов калькулирования и калькуляционных единиц; - Определение порядка исчисление себестоимости калькуляционной единицы продукции. Рассмотрим их подробнее: 1. Определение перечня статей затрат, включаемых в себестоимость. Собственно назначение данного подпункта достаточно очевидно. Следует лишь добавить, что возможно существование нескольких "перечней", т.е. формирование себестоимости с разной степенью "ограниченности". 2. Определение порядка отнесения производственных затрат на готовую (товарную) продукцию предполагает формирование подходов к: - разграничению затрат на производство между законченной и незаконченной продукцией и, соответственно, к оценке незавершенной продукции, - оценке затрат, приходящихся на забракованную продукцию, - оценке отходов производства и побочной продукции. Необходимость реализации данных пунктов связана с существованием следующего балансового уравнения: 290

+ 3 отч. = Стов. + Бр. + От. + НЗП кон. НЗПнач. - затраты в незавершенном производстве на нагде чало периода; НЗПнач. Зотч. - затраты отчетного периода;

Стов. - себестоимость товарной продукции; Бр. - затраты на забракованную продукцию; От. - стоимость отходов производства; НЗПкон. - затраты в незавершенном производстве на конец периода. К началу калькуляционных расчетов известны данные о затратах в начальном незавершенном производстве и затраты отчетного периода. Для разграничения затрат между законченной и незаконченной продукцией необходимо: - оценить затраты на брак продукции, - оценить отходы производства, - оценить конечное НЗП. Как уже было отмечено выше, методы оценки незавершенной продукции, бракованной продукции и отходов являются элементами методологической модели. Среди факторов, оказывающих влияние на порядок оценки НЗП, можно выделить следующие: - Тип производства (массовое, серийное, единичное); - Стабильность производства (в частности, стабильность НЗП); - Продолжительность производственного цикла; - Используемая технология производства. Главное условие адекватной оценки незавершенного производства состоит в выборе такого способа оценки, при котором себестоимость товарной продукции является результатом хозяйственной деятельности отчетного периода. Т.е. выбранный способ оценки должен исключить влияние одного периода на результаты другого отчетного периода. Оценка затрат на забракованную продукцию. В основу оценки затрат на забракованную продукцию заложен принцип, что уровень затрат на производство некачественной продукции соответствует затратам на годные изделия, т.к. они изготавливаются одновременно и по одной технологии. Это положение относится к окончательному браку В отношении исправимого брака к затратам на "производство" бракованной продукции необходимо еще добавить затраты на исправление брака. Для отражения действительных потерь от брака необходимо определить перечень статей себестоимости, которые должны включаться в затраты на забракованную продукцию. Критерием для отнесения затрат на брак продукции является уже извест-

291

ный принцип "причинности". В соответствии с данным принципом неуместно, например, включать в затраты на брак общезаводские расходы, поскольку они носят условно-постоянный характер и существенно не изменяются в зависимости от наличия или отсутствия брака. В индивидуальном производстве, при непериодическом калькулировании себестоимости, потери от брака остаются в незавершенном производстве. При этом известно, к какому изделию они относятся., а само изделие находится в производстве. В остальных производствах потери от брака относятся на себестоимость товарной продукции и в оценку НЗП не включаются. Под отходами производства понимаются остатки материалов (сырья, полуфабрикатов), которые в ходе технологического процесса полностью или частично утратили исходные потребительские свойства. Принято различать возвратные отходы (которые могут быть использованы на предприятии или реализованы на сторону) и безвозвратные отходы (которые не могут быть использованы на предприятии или реализованы на сторону). В основе оценки отходов производства, в большинстве случаев, используется их потребительская стоимость (с учетом расходов на последующую их доработку), т.е. стоимость возможного использования (замещения) или реализации, в той мере, в какой они уменьшают затраты на производство. Безвозвратные отходы оценке не подлежат. 3. Определение порядка отнесения сумм затрат (по каждой статье) на носители затрат предполагает: формирование собственно модели начисления (отнесения) затрат на носители затрат, т.е. того, что принято называть техникой калькулирования; - определение источников информации о затратах и порядка предоставления этой информации (с указанием используемых форм документов, регламента их движения, ответственных лиц и т.д.). 4. Определение порядка выделения объектов калькулирования и калькуляционных единиц. 5. Определение порядка исчисление себестоимости калькуляционной единицы продукции. Выше, когда рассматривались подходы к группировке носителей затрат было сформулировано правило, в соответствии с которым необходимо стремиться к тому чтобы носители затрат, по возможности, соответствовали объектам калькулирования. На практике не всегда данное требование можно выполнить. Объясняется это тем, что на выделение носителей затрат оказывает влияние, главным образом, организация производства (и связанная с ней организация учета затрат). В то время как выделение

объектов калькулирования в большей степени связано со сбытовой деятельностью предприятия. Условно говоря, объекты калькулирования - это позиции в "Прайс-листе" предприятия. А носители затрат - номенклатурные позиции в "Программе производства". Таким образом, носитель затрат может включать затраты, относящиеся к нескольким калькуляционным объектам, или являться лишь частью последнего. В первом случае для, исчисления себестоимости вида продукции необходимо затраты по объекту учета распределить между калькуляционными объектами, во втором - суммировать затраты по объектам учета, относящимся к определенному калькуляционному объекту. В соответствии с тем, в каком соотношении находятся носитель затрат и объект калькулирования, затраты, начисленные на носитель, могут быть: - Прямым образом начислены на объект калькулирования; - Распределены между несколькими объектами калькулирования; - Стать частью себестоимости объекта калькулирования. Но кроме понятия объект калькулирования, существует еще и понятие калькуляционная единица. Если объект калькулирования - это вид продукта (части продукта, группы продуктов) разной степени готовности, то калькуляционная единица является количественным измерителем продукта. Конечно же, на практике эти категории могут и совпадать, т.е. объект калькулирования может являться и калькуляционной единицей. Соотношение между носителями затрат, объектами калькулирования и калькуляционными единицами лучше пояснить на примере. Допустим, некоторая региональная авиакомпания (например "Челябинские авиалинии") выполняет рейсы в Москву (и, соответственно, обратно). По каждому выполненному рейсу собираются прямые затраты. По всем рейсам, совершенным на данном направлении за месяц, затраты суммируются. К ним могут быть добавлены затраты косвенные по отношению к конкретному рейсу, но прямо связанные с данным направлением (например, содержание коммерческих представителей и ремонтного персонала в Москве). Таким образом, по итогам месяца собраны все затраты, прямо связанные с существованием данного направления перевозок. Если теперь величину затрат разделить на количество перевезенных пассажиров, то получится себестоимость перевозки одного пассажира. Этот показатель может использоваться в качестве базы при формировании тарифа (стоимости авиабилетов). Можно рассчитать и другой пока293

затель. Если собранные затраты разделить на произведение все "пройденных" за месяц на данном направлении километров и| количество перевезенных пассажиров, получится себестоимость "одного пассажиро-километра". И данный показатель можно использовать для сравнения рентабельности полетов по разным направлениям. В данном примере: Носитель затрат - каждый выполненный в течение месяца на данном направлении рейс Объект калькулирования направление "МоскваЧелябинск" в течение месяца Калькуляционная единица - перевозка одного пассажира на данном направлении или один "пассажиро-километр". Соответственно, если объект калькулирования и калькуляционная единица не совпадают, себестоимость объекта калькулирования необходимо разделить на количество содержащихся в нем калькуляционных единиц.

Другие блоки документов, регламентирующие ведение управленческого учета Относительно других блоков документов, регламентирующих ведение управленческого учета можно сказать следующее. В блоке контроля можно выделить две группы документов. Первая группа документов призвана обеспечить сохранность и рациональное использование активов предприятия. В рамках данной группы могут быть подготовлены, например: - "Положение (Инструкция) о порядке проведения инвентаризации материалов (незавершенного производства, готовой продукции, бракованной продукции, отходов) на центральном складе Предприятия (кладовых цехов, на рабочих местах)"; - "Положение (Инструкция) о материальной ответственности лиц, связанных с заготовлением, хранением, внутренним перемещением и использованием товарно-материальных ценностей". Вторая группа документов призвана обеспечить контроль за деятельностью структурных единиц предприятия - центров ответственности. В соответствии общими (рассмотренными в Главе 3) подходами к нормативному описанию функции контроля, данная группа документов определяет: - Набор контрольных показателей, используемых для оценки деятельности каждого центра ответственности; - Порядок формирования нормальных величин контрольных показателей; - Порядок определения фактических величин контрольных показателей и анализа возникших отклонений; 294

- Порядок оценки деятельности центров ответственности на основе данных проведенного анализа. Блок организационных документов представляет собой совокупность документов регламентирующих общие аспекты деятельности подразделений и сотрудников, непосредственно участвующих в работе системы управленческого учета. Например,: - "Положение об управлении учета и контроля", - "Положение об отделе методологии", - "Должностная инструкция экономиста по управленческому учету". Документы данного блока разрабатываются в соответствии с общими для всех организационных документов подходами. Отдельно необходимо рассмотреть блок документов, связанных с обеспечением принятия решений. В разделе, посвященном функции принятия решений уже было сказано, что данная область достаточно сложна для формализации, но вместе с тем, описать некие рамочные условия той или иной ситуации можно. Рассмотрим, как данный подход может быть реализован в области управленческого учета. Ситуация: появление на рынке конкурента с аналогичными продуктами привело к снижению доли рынка предприятия. Как уже было рассмотрено выше, основными реквизитами каждой ситуации принятия решения являются: - альтернативы решений, - параметры решений, - целевая установка, - факторы цели. Но к рассмотрению реквизитов данной ситуации мы подойдем не последовательно (с первого к последнему), а наоборот. Общая целевая установка (цель которую необходимо достичь) можно сформулировать следующим образом: "Поправить" положение предприятия на рынке. Очевидно, что эта общая целевая установка может иметь по крайней мере два варианта: - Вариант первый: Целевая установка: "отвоевать" у конкурента хотя бы часть рынка. Что можно отнести к факторам, которые будут способствовать данной цели? Например, - условия, предлагаемые предприятием покупателю, должны быть не хуже условий, предлагаемых конкурентом, - эффективная реклама (что, конечно же, подразумевает некоторые затраты на ее проведение). - Вариант второй: Целевая установка: полностью "вытеснить" конкурента с рынка. 295

Факторы цели: - условия, предлагаемые предприятием покупателю, должны быть существенно лучше условий, предлагаемых конкурентом, - эффективная реклама (затраты на ее проведение будут, скорее всего, не выше, чем при первом варианте, поскольку более привлекательные для покупателя условия уже сами по себе являются рекламой). Предположим, что предприятие решается на реализацию второго варианта целевой установки. Очевидно, что главным фактором цепи будет обеспечение для покупателей более привлекательных (по сравнению с конкурентами) условий. Предположим, что такие условия как - порядок оплаты, - порядок поставки, - порядок послепродажного обслуживания у предприятия и его конкурента одинаковы. Тогда главным (или даже единственным) из условий становится цена реализации данной продукции. Т.е. главным фактором цели становится более привлекательная цена. Что может быть альтернативами решений в данной ситуации? Значения цены реализации. И (теоретически) поле альтернатив будет определяться интервалом "от 0 до бесконечности". Но с учетом сформулированного фактора цели, возможная цена реализации оказывается ограниченной сверху ценой, предлагаемой в настоящее время конкурентом. Таким образом, диапазон "от 0 до бесконечности" "сужается" до диапазона "ноль - цена конкурента". Но ограничения на альтернативы решений, как мы уже знаем, могут накладываться и параметрами решений. Какие параметры решений необходимо принять во внимание в данной ситуации? Во-первых, при всем своем "благородном стремлении" вытеснить конкурента, предприятию все-таки хотелось бы обеспечить безубыточное производство данного вида продукции. Очевидно, что для этого получаемая от данного вида продукции маржинальная прибыль (разница между ценой и прямыми переменными затратами) должна быть, как минимум, не отрицательной. Таким образом, рассматриваемое поле альтернатив "сужается" до диапазона "прямые переменные затраты на единицу - цена конкурента". Во-вторых, предприятию хотелось бы, чтобы производство в целом было безубыточным. Т.е. если мы решаем данный вид продукции производить с нулевой маржинальной прибылью (разницей между выручкой и прямыми переменными затратами), то все остальные виды продукции должны обеспечивать суммарную маржинальную прибыль, позволяющую покрыть постоянные затраты предприятия. В противном случае, рассматриваемый вид продукции необходимо "обязать" приносить некоторую сумму маржинальной 296

прибыли. Т.е. поле альтернатив "сузится" в еще большей степени и цена реализации будет ограничена снизу величиной "прямые переменные затраты на единицу + надбавка на покрытие постоянных затрат". Рассмотренные реквизиты данной ситуации представлены на рис. 5.2.5. Конечно же, полностью формализовать рассмотренную ситуацию невозможно, поскольку сценариев развития событий может быть достаточно много. Например "ценовая борьба" с конкурентом может перерасти в "ценовую войну". И тогда представленные параметры решения могут перестать быть ограничивающими факторами. Предприятие может принять решение производить и реализовывать продукцию "себе в убыток". И цены реализации могут меняться в зависимости от продолжительности "военных действий" и ответных действий "противника". Однако, следует повторить еще раз, что несмотря на все многообразие возможных сценариев, желательно прописать наиболее существенные реквизиты данной ситуации, которые должны быть приняты во внимание при принятии решения. Тем более, что потенциально существует еще ряд ситуаций с аналогичными реквизитами. Например, ситуации: - "Выход на рынок с новым продуктом"; - "Выход со "старым" продуктом, но на новый рынок"; - "Ведение переговоров с новым крупным покупателем"; - "Изменение конъюнктуры рынка вследствие появления продуктов-заменителей". Несмотря на очевидные различия, представленные ситуации имеют и общее. Очевидно, что среди факторов успеха (факторов цели) во всех ситуация будет такой, как "обеспечение привлекательной для покупателя цены реализации продукции предприятия". Соответственно, поле альтернатив будет представлять собой рассматриваемый диапазон цен реализуемой продукции. А среди параметров решения будет, в том числе, и себестоимость (полная или ограниченная) производимой продукции. Таким образом, во всех (внешне разнообразных) представленных ситуациях будет приниматься решение о цене реализации. И в качестве ориентира при принятии решения будет выступать себестоимость продукции. Следовательно, для "обеспечения методологической поддержки принятия решений" можно подготовить некое универсальное "пособие". Это "пособие" -назовем его "Положение / Инструкция о порядке ценообразования по системе затраты плюс" - позволит адекватно подходить к оценке целого ряда практических ситуаций. Как уже было отмечено в самом начале данной главы, в рамках /правленческого учета главной является информация о затратах и себестоимости. Названные показатели могут выступать в качестве реквизитов 'факторов цели, альтернатив решений, параметров решений) в самых разных хозяйственных ситуациях: - Формирование планов производства и реализации; - Оценка инвестиционных проектов; - Оценка поставщиков и подрядчиков и т.д. 297

Рис.5.2.5. Принятие решения в ситуации "появление конкурента"

Поле альтернатив: Цена реализации Прямые переменные Затраты на единицу

Целевая установка: "Вытеснить" конкурента с рынка

Цена конкурента

ПОРЯДОК

Рис. 5.2.6. Совокупность документов, регламентирующих ведение управленческого учета Документы, стандартизирующие объекты управления

Фактор цели: Более привлекательная цена

"Суженное" поле альтернатив

Ограничен ие поля альтернати в "снизу"

Совокупность рассмотренных нами документов, регламентирующих веления управленческого учета представлена на рис. 5.2.6.

Классификаторы и справочники: • Затрат • МВЗ/ЦО • Носителей затрат

Ограничение поля альтернатив "сверху"

299 Параметры решений: Безубыточность производства

Документы, стандартизирующие реализацию (ФУНКЦИЙ управления в отношении объектов управления • Описание методологической модели • Определение порядка ведения учета • Определение порядка калькулирования себестоимости Определение порядка реализации функции контроля • Описание системы принятия решений • Описание организационной инфраструктуры

Подведем итог сказанному: 1. Стандартизация управленческого учета предполагает стандартизацию объектов учета и стандартизацию способов реализации в отношении этих объектов управленческих функций. 2. Стандартизация объектов учета предполагает проведение классификации и группировки следующих категорий объектов: - затраты, - места возникновения затрат, - носители затрат, и закрепление результатов классификации и группировки в классификаторах и справочниках. 3. Стандартизация способов реализации управленческих функций предполагает формирование методологической модели учета и организационно-технической инфраструктуры данной модели и их (модели и инфраструктуры) описание в стандартах и инструкциях.

Глава 6. Стандартизация автоматизация

и

Не будет преувеличением сказать, что вопросы автоматизации актуальны практически для всех предприятий. Связано это, конечно же, со все возрастающей сложностью управления бизнесом. Другое дело, что степень актуальности проведения автоматизации может быть разной: кто-то уже автоматизацию "осуществил" и пребывает временно в состоянии покоя, кто-то "ударными темпами" ведет ее, а кто-то пока еще только задумывается и строит планы. К сожалению, отечественная практика демонстрирует крайне негативную статистику относительно успешности проведения проектов автоматизации. Особенно отчетливо это проявляется в отношении интегрированных корпоративных информационных систем (в первую очередь - класса ERP), призванных автоматизировать все области деятельности предприятия. В последнее время появилось достаточно много публикаций, анализирующих причины неудач реализованных проектов автоматизации и формулирующих требованиях к ее осуществлению ("как надо было делать"). Поэтому нет особой необходимости заниматься их пересказом. В контексте данной книги нам будет важнее рассмотреть место, возможности использования внутренних нормативных документов при подготовке к осуществлению автоматизации, непосредственно в ходе реализации проектов автоматизации и при последующей эксплуатации информационных систем. В качестве одной из главных причин неудач проектов автоматизации можно выделить следующую: Слабая проработка проектов в "подготовительный" период.

Предполагается, что в рамках "подготовительного" периода должны быть выполнены: - Системный проект, представляющий описание модели требований к будущей информационной системе. Фактически системный проект призван ответить на вопрос "что должна делать будущая система?"; - Техническое задание на проектирование. На основе системного проекта формулируются предложения по автоматизации: перечень автоматизированных рабочих мест и их взаимодействие между собой, требования к техническим и программным средствам; - Собственно техническое проектирование, определяющее все технические решения в отношении реализуемой информационной системы. Авторы ни в коем случае не ставят под сомнение уместность данного подхода, но вместе с тем хотят высказать следующее мнение. Представляется, что подготовка и последующая реализация проекта автоматизации должна вестись в рамках реформирования в целом системы управление-предприятием. Поскольку только в этом случае может быть адекватно определено место автоматизации в реформировании деятельности Предприятия. Поэтому, по мнению авторов, подготовке Системного проекта 301

должна предшествовать разработка Концепции организации (реорганизации) системы управления предприятием. Выше уже неоднократно была сформулирована мысль о целесообразности использования в практике управления предприятием "процессного подхода". Поэтому тезис о реорганизации системы управления можно переформулировать несколько иначе - реорганизация процессов Предприятия. Закрепить общие, концептуальные принципы реорганизации процессов уместно в специальном документе - "Концепции организации (реорганизации) процессов предприятия". Ниже мы рассмотрим возможный вариант структуры и содержания данного документа и особенно попытаемся выделить практические аспекты использования при его подготовке существующих на предприятии корпоративных стандартов.

Требования к структуре "Концепции организации бизнес-процессов Предприятия" 1. Необходимо сформулировать цель и задачи Концепции. Целью разработки Концепции является определение (формулирование) общих принципов организации на Предприятии бизнес-процессов. Для реализации указанной цели Концепция решает следующие задачи: - Определяет цель проведения организации бизнес-процессов; - Формулирует способы проведения организации бизнес-процессов; - Формулирует перечень и классифицирует бизнес-процессы Предприятия; - Формулирует особенности бизнес-процессов Предприятия и общие принципы их организации; - Определяет приоритетность организации бизнес-процессов Предприятия; - Определяет порядок формирования Программы организации бизнеспроцессов. 2. Далее необходимо сформулировать - что же собственно понимается под организацией процессов и какова цель проведения организации. Под организацией бизнес-процессов понимается их приведение в состояние, максимальным образом способствующее достижению целей Предприятия. Целью проведения организации бизнес-процессов, таким образом, является формирование соответствия бизнес-процессов целям Предприятия. 3. Необходимо сформулировать все потенциально возможные способы проведения организации бизнес-процессов. Организация бизнес-процессов может затрагивать как существующие, так и создаваемые бизнес-процессы.

302

В отношении существующих бизнес-процессов возможны следующие способы проведения организации: - Изменение самой сути (содержания) процессов. Может относиться к изменению последовательности и содержания действий в рамках реализации процесса, состава участников процесса, содержанию входов и выходов процесса и т.д. Частным случаем изменения может быть отмена (исключение) процесса; - Изменение технического оснащения (в первую очередь, за счет проведения автоматизации) процессов, позволяющее добиться более высоких качественных показателей процессов: снижение трудоемкости и вероятности ошибок исполнителей, увеличение скорости реализации процессов и т.д. При этом само содержание процессов может оставаться неизменным; - Одновременное проведение двух предыдущих вариантов; - Реализация процессов в их существующем виде. Данный вариант не предполагает проведение изменений. Может иметь место в случае, когда проведение изменений признано невозможным или нецелесообразным; - Унификация процессов. Под унификацией понимается переход от нескольких вариантов реализации одного процесса к единому (стандартному) варианту. Унификация может идти параллельно (одновременно) с любым из указанных выше способов. 4. Следует представить принятую на Предприятии классификацию бизнес-процессов и перечень выделяемых бизнес-процессов. Бизнеспроцессы Предприятия классифицируются на: - процессы текущей деятельности, - процессы развития. В свою очередь процессы текущей деятельности классифицируются на: - основные процессы, - вспомогательные процессы, - процессы управления. Возможно, для облегчения проведения последующего анализа, 1редставление не полного перечня бизнес-процессов Предприятия, а укрупненных групп процессов, т.е. каждая группа включает в себя совокупность 1роцессов, объединенных общностью достигаемой цели. Например, следующим образом. "...К вспомогательным процессам относятся: - Процессы обеспечения материальными ресурсами; - Процессы обеспечения трудовыми ресурсами (набор, оценка и повышение квалификации персонала); - Процессы обеспечения ресурсами производственных мощностей; - Процессы текущего финансирования (обеспечение текущей деятельности Предприятия финансовыми ресурсами). 303

Как раз при подготовке данного пункта уместным будет обратиться к существующим на Предприятии внутренним нормативным документам: - "Положению о порядке описания бизнес-процессов", в котором приведена принятая на Предприятии классификации процессов; - "Положению об организационной структуре", в котором содержится перечень всех выделенных на Предприятии процессов. 5. Необходимо сформулировать особенности бизнес-процессов Предприятия. Особенности бизнес-процесов любого предприятия являются следствием, главным образом: - отраслевых особенностей (т.е. присущих всем предприятиям данной отрасли); - особенности взаимосвязей Предприятия с субъектами внешней среды (положение на рынках снабжения и сбыта, характер отношений с собственниками, кредиторами, государственными институтами); - особенности организации деятельности Предприятия (т.е. "внутренние" особенности, присущие только данному Предприятию). Например, особенности организации деятельности Предприятия могут состоять в следующем: - Большое количество объектов и субъектов управления и их территориальная удаленность; - Сложная организационная иерархия; - Высокая степень централизации управления; - Высокая степень вариантности хозяйственных операций (одинаковые по своей экономической сущности хозяйственные операции реализуются в структурных единицах Предприятия по-разному). Далее необходимо сформулировать, как представленные особенности деятельности Предприятия отражаются (проявляются) в особенностях бизнес-процессов Предприятия. Например, особенности процессов обеспечения материальными ресурсами могут состоять в следующем: - Необходимость сертификации приобретаемых ресурсов; - Большая номенклатура приобретаемых ресурсов; - Трудности в обеспечении доставки ресурсов, вследствие территориальной удаленности структурных единиц; - Высокая степень вариантности процессов (в зависимости от административных, природных, технических и прочих особенностей каждой структурной единицы), j А особенности процессов учета деятельности Предприятия и формирования отчетности можно сформулировать следующим образом: - Большое количество объектов и субъектов учета; - Технические сложности, связанные с необходимостью формирования консолидированных отчетов; - Недостаточность внешних нормативных документов, отражающих специфику деятельности Предприятия;

304

- Разная трактовка официальных нормативных документов на разных административных территориях; - Высокая степень вариантности процессов и сложность их типизации Сформулировать особенности бизнес-процессов Предприятия необходимо, главным образом, по двум причинам: - Для понимания и последующей оценки процессов. Цель проведения оценки процессов состоит в том, чтобы выявить качество их реализации (степень совершенства или несовершенства процессов). Но для того, чтобы оценка была адекватной, необходимо четкое понимание - где процесс действительно несовершенен, а где его качество объективно связано с особенностями деятельности Предприятия; - Для формулирования принципов организации процессов, поскольку специфические особенности процессов предъявляют определенные требования к их организации. Например, на основе представленных особенностей процессов обеспечения материальными ресурсами могут быть сформулированы следующие основные принципы их организации: - Работа только с тщательно отобранными и сертифицированными поставщиками на долговременной партнерской основе; - Создание рациональных схем закупки и заготовления; - Классификация материальных ресурсов и формирование баз нормативно-справочной информации; - Сочетание централизованного планирования и контроля с децентрализованными закупками; - Использование единых (унифицированных) вариантов процессов. б. Следует определить приоритетность в проведении организации бизнес-процессов Предприятия. Поскольку проведение организации бизнес-процессов может потребовать значительных затрат ресурсов, принципиально важно выделить те процессы (группы процессов), которые в наибольшей степени важны для Предприятия, и в первую очередь проводить организацию именно этих процессов. Для определения приоритетности групп процессов может быть использован целый ряд критериев. Часть из них уже упоминалась в Разделе "Организация процессов": - Количество факторов успеха, на формирование которых оказывает влияние каждая группа процессов. Под факторами успеха понимаются предпосылки для достижения Предприятием поставленных целей. Например, в качестве факторов успеха могут быть выделены: - Высокий уровень удовлетворения клиентов; - Высокие доходы от реализации услуг; - Низкие затраты на осуществление деятельности Предприятия; 305

- Высокое качество управления Предприятием; - Партнерские отношения с субъектами внешней среды; - Инвестиционная привлекательность Предприятия. Представленный перечень факторов успеха может пересматриваться в соответствии с изменениями стратегических целей деятельности Предприятия. Далее устанавливается влияние выделенных групп бизнес-процессов на данные факторы успеха. Для каждой группы процессов определяется общее количество (сумма) факторов успеха Чем больше количество факторов успеха, на которые оказывает влияние каждая группа бизнес-процессов (чем важнее группа процессов для достижения целей Предприятия), тем выше приоритетность данной группы процессов. В качестве приоритетных выбраны группы процессов, оказывающие влияние на 4 и более факторов успеха. Пример подобного анализа представлен в Таблице 9. Качество процессов в их существующем виде. Качество процессов отражает степень совершенства процессов в их существующем виде. Чем несовершеннее процесс, тем в большей степени он нуждается в организации, т.е. тем выше его приоритетность. Качество процессов может оцениваться как собственно качественными показателями (например, высокая трудоемкость, длительный срок реализации), так и количественными показателями (затраты на проведение процесса -150 человекочасов, срок реализации процесса - 12 дней и т.д.). Например, в отношении процессов учета и формирования отчетности могут быть сформулированы следующие недостатки: - высокая трудоемкость и большое количество ручных операций, - дублирование операций и повторная обработка данных, - недостаточная аналитичность, - недостаточная оперативность, - высокая вероятность расхождения данных в оперативном и бухгалтерском учете, - низкая унификация и стандартизация учетных операций; в отношении процессов планирования деятельности и контроля за исполнением планов: - слабая взаимосвязь структурных единиц Предприятия при проведении планирования, - недостаточная аналитичность и оперативность, - высокая трудоемкость и большое количество ручных операций,

- отсутствие адекватного контроля за исполнением планов. - Периодичность процессов, т.е. насколько часто повторяются процессы. Чем выше периодичность процессов, тем в большей степени они нуждаются в организации. - Значимость процессов для клиентов. Данный критерий используется в соответствии со следующим принципом менеджмента качества: "...Внимание на заказчика: предприятия зависят от своих заказчиков и поэтому они должны понимать текущие и будущие потребности заказчика, выполнять требования заказчика и стремиться превзойти его ожидания.." Чем более значимой для клиентов является группа процессов, тем в большей степени она нуждается в организации. Показатели групп процессов по каждому из названных критериев и итоговая приоритетность проведения организации представлены в Таблице 10. На данном этапе необходимость наличия внутренних нормативных документов проявляется достаточно отчетливо, поскольку при определении приоритетности процессов должны быть использованы их описания. 7. Необходимо сформулировать принципы формирования Программы организации бизнес-процессов Предприятия. Задача рассматриваемой Концепции - сформулировать общие принципы организации процессов Предприятия. Практическая реализация данных принципов должна вестись на основе "Программы организации бизнес-процессов" - документа, определяющего вполне конкретный перечень мероприятий, реализуемых при проведении организации процессов Предприятия. Поэтому в данном пункте Концепции целесообразно сформулировать требования к содержанию данной Программы и принципы ее формирования. Например, может быть определен следующий регламент создания "Программы организации бизнес-процессов": 1. Формирование для каждого процесса набора показателей, с помощью которых будет даваться оценка процессов в их существующем виде и формулироваться требования к будущим процессам. В качестве показателей для проведения оценки могут быть выбраны, например, продолжительность и трудоемкость процесса, затраты на его реализацию. 2. Оценка процессов в их существующем виде в соответствии с набором сформулированных оценочных показателей. 3. Определение требований к будущей организации процессов. В качестве "ориентира" при проведении данного этапа необходимо использовать стратегический план развития Предприятия. Таким образом, определяется "отклонение" между существующим качеством процессов и качеством будущих процессов, 307

4 * Процессы учета и формирования

* оцессы планирования деятельности

роцессы текущего финансирования

* цессы обеспечения материальными ресурсами

*

*

*

*

*

*

*

*

4

1

2

9 4 8 * 7 * 6 5 4 * 3 * 2 Процессы сбыта

Всего факторов успеха Высокие Низкие затраты Партнер- Инвести-ционная Высокий уровень Высокое качество доходы от на осуществлевнешней ские отпривлекаПроцессы удовлет-ворения Предприятия управле-ния реа-лизации ние деясреды ношения с тельность клиентов Предприятием услуг тельности субъек-тами Предпри-ятия

Но упомянутыми описаниями процессов перечень документов, используемых при подготовке проекта автоматизации, конечно же, не ограничивается. Непременно будут использованы, например: - нормативные документы по организационной структуре предприятия -"Положение об организационной структуре", положения о подразделениях, должностные инструкции; - классификаторы и справочники по различным объектам управления; - "Альбом форм документов" и "Регламент документооборота". В целом, наличие на предприятии необходимого перечня внутренних нормативных документов при подготовке Проекта автоматизации позволяет: - качественно подготовить сам Проект; - существенно сократить время и затраты на подготовку Проекта. Следует также заметить, что внутренние нормативные документы понадобятся не только на этапе подготовки Проекта автоматизации, но и в дальнейшем - при реализации Проекта и эксплуатации внедренной системы. Во-первых, облегчается настройка внедряемой информационной системы, поскольку существует описание модели предприятия (как предмета автоматизации) во внутренних нормативных документах. Во-вторых, обеспечивается более быстрое и эффективное обучение сотрудников предприятия правилам работы с информационной системой, поскольку внутренние нормативные документы позволяют понять принципы управления предприятием и порядок реализации этих принципов в информационной системе. В-третьих, при последующей эксплуатации информационной системы появляется возможность обеспечить адекватный контроль как за работой самой системы, так и за работой эксплуатирующих систему сотрудников.

Таблица 9. Бизнес-процессы и их влияние на факторы успеха Предприятия

требования к которому вытекают из будущего развития бизнеса Предприятия в целом. 4. В отношении каждого процесса определяется способ его организации -автоматизация, типизация и т.д. Кроме того, необходимо сформулировать требования к организации других категорий объектов управления. В первую очередь, это относится к наличию нормативно-справочной информации по данным объектам. 5. Исходя из выбранного способа проведения организации определяется перечень необходимых для проведения организации ресурсов. 6. Формируется план-график проведения работ по организации процессов с указанием ответственных лиц. Достаточно очевидным, исходя из представленной последовательности формирования Программы, является необходимость наличия описаний процессов, поскольку и оценивать процессы, и выбирать для них наиболее приемлемые способы организации удобнее, имея в наличии достаточно адекватные описания. Очевидно также, что представленная Программа будет использована при формировании Системного проекта (или даже часть Программы может войти в Системный проект).

308

309

5

4

Процессы учета и формирования отчетности

Процессы планирования деятельности

Процессы текущего финансирования

4

4

1

2

2 ресурсамиПроцессы обеспечения материальными

3

3 4

2 Процессы сбыта

1 1

Количество факторов успеха

Процессы

№

Низкое

Низкое

Удовлетворительное

Низкое

4 Низкое

Качество процессов

Высокая

Высокая

Средняя

Высокая

5 Высокая

Периодичность процессов

Низкая

Высокая

Низкая

Средняя

6 Высокая

Высокая

Высокая

Низкая

Средняя

7 Высокая

Значимость для Приори-тетность клиента

Подведем итог сказанному:

1. Одной из главных причин неудач реализации проектов автоматизации является слабая проработка проектов в "подготовительный" период. 2. Подготовка и последующая реализация проекта автоматизации должна вестись в рамках реформирования в целом системы управления предприятием и подготовке Системного проекта должна предшествовать разработка "Концепции реорганизации системы управления предприятием" ("Концепции реорганизации процессов предприятия"). 3. Внутренние нормативные документы необходимы на всех этапах проекта автоматизации. Их наличие позволяет сократить сроки и стоимость реализации проекта, обеспечить последующую эффективную эксплуатацию программного продукта.

Глава 7. Организационно-технические аспекты стандартизации В данной части книги будут рассмотрены возможные организационные подходы к разработке на предприятии внутренних нормативных документов и возможности использования в данной деятельности программных продуктов, как средств технической поддержки.

Раздел 1. Организационные решения при проведении стандартизации Собственно основное назначение данного раздела – определить кто и как может участвовать в разработке внутренних нормативных документов. Прежде всего, необходимо повторить два тезиса, которые уже были сформулированы выше, и которые существенным образом будут определять подходы к стандартизации: 1.

Разработку внутренних нормативных документов следует рассматривать не как разовую, единовременную акцию, а как постоянную практику. Разработку внутренних нормативных документов следует рассматривать как часть общей деятельности предприятия по совершенствованию системы управления.

2.

Из тезисов 1 и 2 можно сделать следующий вывод: Организационные решения в области формирования внутренних нормативных документов:  

Должны обеспечивать перманентную практику разработки и актуализации внутренних нормативных документов; Должны быть согласованы с организационными решениями по совершенствованию системы управления в целом.

312

Рассмотрим, как может выглядеть "строительство" СВНР. Последовательность действий представлена в виде схемы на 7.1.1. Рис. 7.1.1. Формирование системы внутреннего нормативного регулирования Подготовка программы реформирования системы управления Предприятия

Подготовка Программы формирования СВНР

Реализация Программы формирования СВНР

Итак, представим, что на предприятии создается "Программа реформирования системы управления". Разработал программу Департамент стратегического развития предприятия, утвердил – совет Директоров. В данной Программе в качестве одного из направлений реформирования предусмотрено создание Системы внутреннего нормативного регулирования. Но "Программа реформирования" будет скорее всего, описывать создание СВНР лишь в самых общих чертах, концептуально. Поэтому для реального "Строительства" СВНР нужен более определенный, более практичный документ – "Программа формирования Системы внутреннего нормативного регулирования". Данный документ призван определить:  Организационные аспекты, т.е. кто и как будет "Строить" СВНР;  Технические аспекты, т.е. какие технические средства будут использоваться при строительстве;  Порядок формирования и реализации "Плана-графика разработки документов СВНР" Разработку "Программы формирования СВНР" может осуществить управление методологии, утвердить – "Рабочая группа по формированию СВНР". 313

После того, как "Программа" утверждена, можно приступать к её практической реализации. Реализация подразумевает:  Собственно реализацию, т.е. разработку документов СВНР. Разработкой документов могут заниматься: подразделения и отдельные сотрудники Предприятия (как специализированные, так и "обычные", как постоянные, так и временные); внешние консультанты;  Осуществление контроля: контроль разработки и последующего использования отдельных документов СВНР может осуществлять управление методологии; контроль реализации "Программы" в целом – "Рабочая группа по формированию СВНР";  Периодическую актуализацию "Программы", т.е. внесение изменений в "Программу" по мере ее реализации: готовит изменения – Управление методологии; утверждает изменения – "Рабочая группа по формированию СВНР" В описанной последовательности действий упомянуты практически все потенциально возможные участники формирования СВНР. Теперь следует рассмотреть участников более подробно, в первую очередь – с точки зрения решаемых ими задач: Рабочая группа по формированию СВНР. Состав: заместители генерального директора, руководители ключевых подразделений (служб) предприятия, в том числе – руководитель управления методологии. Основные задачи:  Утверждение программы формирования СВНР  Общий контроль за реализацией "Программы"  Утверждение изменений "Программы" Управление методологии. Состав: Руководитель управления, руководители отделов (по направлениям стандартизации), сотрудники управления. Конкретный состав управления определяется особенностями деятельности предприятия и "масштабом" реализуемой "Программы" Данная структурная единица является специализированной, т.е. ее деятельность связана непосредственно только с формированием и "эксплуатацией" СВНР. Основные задачи:  Разработка "Программы формирования СВНР"  Контроль за разработкой отдельных документов СВНР,  Подготовка изменений "Программы"  Обеспечение методологической поддержки (как, например, разработка единых требований к структуре и содержанию документов).

314

  

Обучение сотрудников предприятия практике разработке документов Разработки, проверка, согласование и утверждение отдельных документов Общий контроль выполнения пользователями требований, заложенных во внутренние документы, соблюдением правил актуализации и хранения документов.

Отделы, бюро (и даже отдельные сотрудники) методологии. Это тоже специализированные структурные единицы, но в отличие от управления методологии, которое осуществляет методологический мониторинг по предприятию в целом, "зоной внимания" данных структурных единиц являются отдельные подразделения и отдельные области деятельности предприятия. Например, В службе Главного бухгалтера может существовать Отдел методологии, который курирует создание внутренних нормативных документов в рамках данной службы В отделе Главного конструктора (технолога) может быть Бюро нормативной документации, которое ведает всеми вопросами, связанными с разработкой и применением конструкторской (технологической ) документации. Основные задачи:  Обеспечение методологической поддержки в отношении определенных подразделений и/или в отношении определенных документов  Обучение сотрудников правилам разработки и применения документов  Контроль разработки отдельных документов СВНР (проверка, согласование, утверждение)  Разработка отдельных документов СВНР  Контроль выполнения пользователями требований, заложенных во внутренние документы, соблюдения правил актуализации и хранения документов. Перечисленные задачи могут решаться в каждом случае по разному. На рассмотренном выше примере Отдела методологии Службы Главного бухгалтера и Бюро нормативной документации Отдела Главного конструктора это может быть следующим образом. Отдел методологии Службы Главного бухгалтера обеспечивает нормативными документами всю бухгалтерскую службу, т.е. "избавляет" всех остальных работников бухгалтерии от необходимости разрабатывать документы. Таким образом, участие остальных работников бухгалтерии в "нормотворческом" процессе сводится к адекватному использованию внутренних нормативных документов в своей практике. У бюро нормативной документации задачи несколько иные. Сотрудники данного бюро сами подготовкой конструкторской документации не занимаются. Их задача: 315

Помочь остальным сотрудникам (сформулировать единые требования к содержанию и форме конструкторской документации)  Контролировать деятельность этих сотрудников (на предмет соответствия разрабатываемой документации сформулированным единым требованиям)  Регистрировать разрабатываемую документацию  Контролировать порядок хранения и применения конструкторской документации пользователями. Т.е. в данном случае разработкой нормативных документов занимаются как раз "остальные" сотрудники, а Бюро "методологически курирует эту работу. "Остальные" сотрудники. Основные задачи:  Разработка документов  Контроль актуализации, соблюдения порядка хранения и применения документов. Под данную категорию попадают все сотрудники предприятия, принимающие участие в разработке документов (с той или иной степенью периодичности) и не вошедшие в перечисленные выше группы. В качестве примера можно привести Специалиста по эксплуатации оборудования Отдела главного механика (Главного энергетика). Среди обязанностей специалиста по эксплуатации может быть следующая. При вводе в эксплуатацию нового оборудования данный сотрудник (на основе технической документации завода-изготовителя оборудования) готовит "Инструкцию ("Памятку") по эксплуатации" для работников, непосредственно занятых эксплуатацией оборудования в процессе производства. В принципе, любой работник предприятия может приобщиться к разработке нормативных документов. Самый наглядный пример – каждому сотруднику поручают подготовить собственные должностные инструкции. Очевидно, что грань между "Отделами (сотрудниками) методологии" и "остальными сотрудниками" достаточно условная. Конструктор, занимающийся подготовкой конструкторской документации, которой в дальнейшем будут пользоваться работники на производстве, получается тоже является "методологом". Хотя, с другой стороны, в Отделе Главного конструктора уже есть "свой внутренний методолог" – Бюро нормативной документации. Или сотрудник Отдела Главного механика, готовящий "инструкции по эксплуатации". С одной стороны, если он занимается подготовкой внутренних нормативных документов, которые в своей деятельности используют другие сотрудники, значит – он "методолог". С другой стороны, поскольку кроме разработки документов у него еще масса обязанностей, - оно вроде и не "методолог" в чистом виде. 

316

Проектные рабочие группы. Представляют собой временные коллективы, основной задачей которых является реализация отдельных проектов. Например, группа собирается для описания определенного процесса. В состав проектных групп могут входить сотрудники из всех представленных выше участников. Внешние консультанты. Независимые сторонние организации, выполняющие следующие основные задачи:  Подготовка (участие в подготовке) "Программы формирования СВНР"  Обучение сотрудников предприятия практике разработки документов  Экспертиза созданных на предприятии внутренних нормативных документов.  Подготовка (участие в подготовке) отдельных документов СВНР Таким образом, внешние консультанты обеспечивают "внешнюю" методологическую поддержку деятельности предприятия по формированию СВНР. Перечень всех перечисленных категорий участников и их основные задачи представлены в таблице 11. Категория участника Рабочая группа по формированию СВНР Управление методологии Отделы (сотрудники) методологии "Остальные" сотрудники Проектные рабочие группы Внешние консультанты

Таблица 11 Основные задачи Утверждение и контроль реализации "Программы формирования СВНР" Методологическое обеспечение формирования СВНР по предприятию в целом Методологическое обеспечение деятельности отдельных подразделений или создания отдельных категорий документов Разработка отдельных категорий документов Реализация отдельных проектов в рамках формирования СВНР "Внешнее" методологическое обеспечение деятельности предприятия по формированию СВНР

317

Конечно же, возможные категории участников работ по формированию СВНР были рассмотрены нами "по максимуму". Т.е. мы рассматривали вариант некоторого достаточно крупного предприятия. На практике, особенно на мелких и средних предприятиях, данный перечень может быть гораздо уже. Попытаемся представить себе подобный вариант. Мелкое или среднее предприятие. Обязанности Управления методологии выполняет специалист по методологии. Обязанности и прочие реквизиты деятельности данного сотрудника удобнее рассмотреть с помощью его "Должностной инструкции". ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Эксперта по методологии 1.

Назначение инструкции

Настоящая инструкция определяет предъявляемые квалификационные требования, подчиненность, задачи, обязанности, продукты, ответственность и другие существенные аспекты деятельности Эксперта по методологии (далее "Эксперта") в ОАО "…" (далее "Предприятие"). 2.

Область применения

Положения настоящей инструкции безусловно выполняются Экспертом и должны быть приняты к сведению всеми заинтересованными руководителями и сотрудниками Предприятия. 6. Описание методики 6.1. Общие положения 6.1.1. Полное наименование должности: "Эксперт по методологии Отдела перспективного развития" 6.1.2. Эксперт относится к категории специалистов. 6.1.3. Назначение Эксперта на должность и освобождение от нее производится приказом Генерального директора по представлению Начальника отдела перспективного развития. 6.1.4. На период отсутствия Эксперта его обязанности исполняет сотрудник отдела перспективного развития, назначенный приказом Генерального Директора по представлению Начальника отдела перспективного развития. Эксперт может выполнять обязанности других сотрудников Отдела на период их отсутствия. 6.2. Квалификационные требования 6.2.1. На должность Эксперта назначается лицо, имеющее высшее (техническое/экономическое) образование.

6.2.2. Эксперт должен обладать профессиональными знаниями в следующих областях: Отраслевые особенности деятельности Предприятия (используемые технологии, продукция Предприятия, рынки снабжения и сбыта и т.д.); Общие принципы теории управления: назначение и способы реализации основных управленческих функций – планирования, контроля, анализа, принятия решений, организации и т.д. Принципы организации и ведения бухгалтерского учета: основные нормативные документы, регулирующие ведение бухгалтерского учета в РФ, основные объекты учета, план счетов, типовые проводки, вопросы формирования учетной политики; Налогообложение: основные налоги, принципы начисления, ставки; Принципы организации учета затрат: основные объекты учета, классификация и группировка объектов учета, основные методы учета затрат и калькулирования себестоимости; Принципы организации и осуществления производства с учетом отраслевых особенностей Предприятия; Принципы планирования деятельности Предприятия: виды бюджетов, технология и регламент планирования; Принципы формирования организационной структуры Предприятия; Принципы Всеобщего Менеджмента Качества; Порядок разработки и требования к содержанию и форме внутренних нормативных документов; Программные продукты: основные категории и назначение. 6.3. Принадлежность и подчинение 6.3.1. Эксперт является сотрудником Отдела перспективного развития. 6.3.2. Эксперт подчиняется непосредственно Начальнику Отдела перспективного развития. 6.4. Задачи и обязанности должностной единицы Основной задачей Эксперта является методологическое обеспечение управления Предприятием путем создания и поддержания в актуализированном состоянии Системы внутреннего нормативного регулирования Предприятия. Для выполнения указанной задачи Эксперт: Формирует единые требования к форме и содержанию внутренних нормативных документов (далее "Документов") Обучает руководителей и сотрудников Предприятия практике разработки Документов Формирует "План-график разработки Документов" Разрабатывает (участвует в разработке) проекты Документов Рассматривает проекты документов, разработанные другими сотрудниками Предприятия, и представляет их на утверждение руководству Предприятия.

319

Поддерживает разработанные документы в актуализированном состоянии путем проведения плановых и неплановых ревизий документов и внесения в них изменений Инструктирует и обучает сотрудников принципам и правилам пользования Документами Обеспечивает общий контроль выполнения сотрудниками Предприятия требований разработанных Документов Ведет учет всех разработанных на Предприятии Документов. Прим. По решению Генерального директора и по согласованию с Начальником Отдела перспективного развития Эксперт может привлекаться для выполнения представленных обязанностей не только в рамках Предприятия, но и в его зависимых обществах. -

6.5. Продукты должностной единицы Эксперт производит следующие продукты: Единые требования к структуре и содержанию Документов; Разработанные, утвержденные и поддерживаемые в актуализированном состоянии Документы; Обучающие мероприятия (инструктажи и семинары) по практике разработки и применения Документов сотрудниками Предприятия; "Реестр внутренних нормативных документов Предприятия". 6.6. Полномочия Для выполнения своих обязанностей Эксперт имеет право: привлекать по согласованию с Начальником Отдела перспективного развития руководителей и сотрудников Предприятия и внешних консультантов (для получения необходимой информации и консультаций, решения различных организационных и технических вопросов и т.д.); использовать необходимую оргтехнику (компьютер, программные продукты, копировальную технику, средства связи и т.д.) 6.7. Ответственность Эксперт несет ответственность: за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ; за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ; за причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

-

За ненадлежащее исполнение или неисполнение правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. 6.8. Оценка деятельности

Количественная и качественная оценка выполнения Экспертом возложенных на него обязанностей осуществляется Начальником Отдела перспективного развития. 6.9. Регулирование деятельности Эксперт в своей деятельности руководствуется: Действующим законодательством РФ Настоящей должностной инструкцией Другими внутренними нормативными документами Предприятия Перечень основных документов, которые Эксперт должен знать и которыми от должен руководствоваться в своей деятельности, приведен в Приложении 1. 7. Указания и примечания 7.1. Данная инструкция разработана с учетом требований стандарта "Положения о порядке разработки должностных инструкций ОАО ",,,". 7.2. При подготовке раздела 6 данной инструкции использованы положения "квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утв. Постановлением Минтруда РФ 21.08.98 г. №37). 10. Приложения Приложение 1. Перечень документов, регулирующих деятельности Экперта. 321

Раздел 2. Программные продукты и использование в рамках формирования СВНР

их

В рамках данной книги нами будут рассмотрены две категории программных продуктов, используемых при создании и "эксплуатации" СВНР: Продукты, используемые при разработке внутренних нормативных документов; Продукты, используемые при "эксплуатации" внутренних нормативных документов.

Продукты, используемые при внутренних нормативных документов

разработке

Среди продуктов, используемых при разработке внутренних нормативных документов, необходимо выделить, в первую очередь, программы для описания бизнес-процессов. Для описания бизнес-процессов можно применять специализированные программные средства (в том числе, рассматриваемый ниже Bpwin – продукт компании PLATINUM technology) и универсальные офисные пакеты (как например – Word и PowerPoint). Ниже будут рассмотрены сравнительные преимущества и недостатки использования при описании процессов специализированной программы Bpwin и универсальных Word и PowerPoint. Программа Bpwin. Основана на стандарте IDEF0 (подробности отображения процессов в соответствии с данным стандартом представлены ниже) Преимущества: Диаграммы базируются на простых элементах (блоках и стрелах) При использовании программы гарантирована стандартизация описаний, так как синтаксис (т.е. набор правил) описания процесса в целом и каждого его фрагмента будет одинаков во всей модели. Следует однако отметить, что и без использования именно этой программы можно достигнуть стандартизации правил описания процессов путем создания внутрифирменного стандарта по описанию бизнес-процессов.

-

-

В основу построения диаграмм положен иерархический принцип, который позволяет: 1) подвергать описание процесса дальнейшей детализации, до тех пор, пока модель не будет описана настолько детально, как это необходимо для решения поставленных задач (возможность проводить декомпозицию), сохраняя при этом целостность взаимосвязей между элементами процесса, т.е. проводить контроль входов и выходов при переходе по разным уровням декомпозиции процесса; 2) Осуществлять быстрый поиск и переход между отдельными деталями (работами) в пределах иерархической структуры диаграмм Использование программы гарантирует получение модели с "увязанным" содержанием, поскольку не позволяет вводить дополнительные детали, лежащие вне области диаграммы Программа позволяет добавлять в модель описательные характеристики, чтобы определить точные значения элементов диаграммы и распечатывать их в качестве отчета Программа не допускает использование повторяющихся имен, т.е. обеспечивается уникальность обозначений и названий. Осуществляется автоматическая нумерация диаграмм и элементов диаграмм Имеется мощный инструмент генерации отчетов: 1) отчет по модели процесса (имя, точка зрения, область, цель, автор и т.д.) 2) отчет по диаграмме (список объектов) 3) полный отчет по модели (список объектов) 4) отчет о результатах стоимостного анализа 5) отчет о стрелах и т.д.

В том числе, может быть подготовлен отчет со списком синтаксических ошибок модели (показывает наименованные работы, несвязанные стрелки, работы, не имеющие по крайней мере одной стрелки выхода и одной стрелки управления и т.п.). Отчет по стрелкам (словарь стрелок) содержит расширенное определение к каждому понятию, использованному для обозначения стрелок, поскольку в любой предметной области формируется профессиональный жаргон, который аналитику приходится применять при описании модели, но словарь стрелок позволяет избегать неоднозначных трактовок. 323

-

-

Возможность слияния и расщепления моделей обеспечивает коллективную работу на проектом. Руководитель проекта может создать декомпозицию верхнего уровня и дать задание аналитикам продолжить декомпозицию каждой ветви дерева в виде отдельных моделей. После окончания работ все модели могут быть слиты в единую модель. Отдельная ветвь модели может быть отщеплена для использования в качестве независимой модели, для доработки или архивирования. В программу заложен инструмент для оценки создаваемой модели – стоимостной анализ, основанный на работах (АВСметод). Возможность дополнить созданную модель диаграммами DFD и WorkFlow (IDEF3): если в процессе моделирования нужно осветить специфические стороны технологии предприятия, Bpwin позволяет переключиться на любой ветви модели на нотацию IDEF3 или DFD и создать смешанную модель: нотация DFD включает такие понятия, как внешняя ссылка и хранилище данных, что делает ее более удобной (по сравнению с IDEF0) для моделирования документооборота. Диаграммы DFD используются для описания документооборота и обработки информации, и могут использоваться как дополнение к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота; - методология IDEF3 включает элемент "перекресток", что позволяет описать логику взаимодействия элементов процесса. Методология IDEF3 позволяет декомпозировать работу неоднократно, т.е. в одной модели можно описать несколько альтернативных вариантов исполнения работ. В результате дополнения модели диаграммами DFD и IDEF3 создается смешанная модель, которая наилучшим образом описывает все стороны деятельности предприятия.

Недостатки: Достаточная строгость и точность правил описания диаграмм, не дающая возможности при необходимости их изменять или дополнять Ограничение по количеству деталей: допустимый интервал числа работ в диаграмме 2-8 (хотя данному правилу дается обоснование – считается, что если работ больше, то диаграммы получаются перенасыщенные и плохо читаются). Для обеспечения наглядности и лучшего понимания моделируемых процессов рекомендуется использовать от 3 до 6 блоков на одной диаграмме. Каждая диаграмма располагается на отдельном листе, в результате модель представляется в виде многостраничного отчета. Исходя из предыдущего пункта, каждая диаграмма должна умещаться на 1 листе, что ограничивает возможности представления работ, состоящих из множества этапов. Диаграммы в итоге получаются настолько краткие, что могут быть поняты, только если пользователь является внутренним специалистом или участвовал в разработке модели, и к тому же имеет представление о стандартах IDEF.

324

-

-

В обзоре по стандарту IDEF0 отмечается как недостаток вневременной аспект отражения работ, невозможность отобразить параллельное выполнение работ. Работы располагаются слева направо в пределах декомпозиции, однако это не обязательно означает последовательность работ. Для снятия данной проблемы в BPwin приходится использовать другой стандарт – IDEF3. Участники проекта должны владеть методологией IDEF0 IDEF3 для моделирования бизнес-процессов, методологией DFD для моделирования документооборота, способами работы с программой BPwin. Все это означает необходимость обучения сотрудников, что ведет к дополнительным затратам (времени и средств). Однако, обычно процесс описания бизнес-процессов организуется так, что только специально обученные аналитики или консультанты готовят описания процессов на основании собеседований со специалистами заказчика и обследования процессов предприятия, а затем обсуждают и корректируют модель.

Программы Word и PowerPoint Для описания бизнес-процессов автофигур и линий соединения.

можно

использовать

элементы

Преимущества: Гибкость механизма описания процессов (возможность выбора элементов описания процессов – например, фигура "ромб" – условие, узкий прямоугольник под блоком работы исполнитель и т.п. и задания правил описания процессов). Программы известны большому кругу пользователей Возможность отображения на диаграмме разнообразных текстовых пояснений Нет ограничений по числу работ, изображаемых на диаграмме Нет ограничений по площади, занимаемой диаграммой (может продолжаться на нескольких листах) Нет проблем с изображением последовательности осуществления работ (например, параллельное осуществление работ) или с вариантностью процесса при определенных условиях Недостатки Не гарантировано стандартное описание бизнес-процессов (даже при наличии правил каждый исполнитель может понять их по-своему). Усложняется внесение изменений в диаграммы (контроль сохранения целостности производится только вручную).

325

-

Нумерация работ и диаграмм осуществляется вручную Необходимые отчеты и справочники создаются вручную Слияние или расщепление моделей осуществляется вручную

Краткое изложение принципов методологии IDEF0 (Прим. стандарта)

Представляет

собой

практически

дословный

перевод

В IDEF0 система (Прим. В нашем случае – Предприятие) представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Система имеет границу, которая отделяет ее от остальной Вселенной. Взаимодействие системы с окружающим миром описывается как вход (нечто, что перерабатывается системой), выход (результат деятельности системы), управление (руководящие указания, нормативные документы, под управлением которых производится работа). Находясь под управлением, система преобразует входы в выходы, используя механизмы. Под моделью в IDEF0 понимают описание системы (текстовое и графическое), которое должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы. Основу методологии IDEF0 составляет графический язык описания. IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм – единичных описаний фрагментов системы. Как правило, сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпозиция – система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. После каждого сеанса декомпозиции проводится сеанс экспертизы: каждая диаграмма проверяется экспертами предметной области, представителями заказчика, людьми, непосредственно участвующими в бизнес-процессе. Найденные несоответствия исправляются, и только после прохождения экспертизы без замечаний можно приступать к следующему сеансу декомпозиции. Так достигается соответствие модели реальным бизнес-процессам. Диаграммы состоят из блоков и стрел: Контроль

Входы

Производственная функция

Выходы

Механизмы

326

В виде прямоугольника изображаются работы. Работа поименованный процесс, функция или задача, которая происходит в течении определенного времени и имеет распознаваемые результаты. Имя работы должно быть выражено отглагольным существительным, обозначающим действие. (Прим. Пожалуй данный момент – самое туманное место в данном стандарте: как под общим определением "работа" могут сочетаться и процессы, и функции, и задачи). Работы на диаграмме располагаются по диагонали от левого верхнего угла к правому нижнему (порядок доминирования), в левом верхнем углу располагается самая важная работа или работа, выполняемая по времени первой. Далее вправо вниз располагаются менее важные или выполняемые позже работы. Взаимодействие работ с внешним миром и между собой отображается в виде стрелок. Вход – ресурсы или информация, используемые работой для получения результат. Управление – правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа. Выход – материал или информация, которые производятся работой. Механизм – ресурсы, которые выполняют работу. 327

Продукты, используемые при внутренних нормативных документов

"эксплуатации"

В данной категории необходимо выделить продукты, обеспечивающие "хранение" документов и доступ к ним пользователей. Использование средств автоматизации в качестве информационных баз для хранения документов имеет следующие несомненные преимущества: Отпадает необходимость наличия внутренних нормативных документов на бумажных носителях (таким образом, экономится как сама бумага, так и ресурсы печатающей/копировальной техники) Удобство использования (легче открыть файл в компьютере чем дойти до шкафа и снять с полки необходимую папку) Удобство внесения изменений (оперативность, нет необходимости оббегать всех пользователей и заменять старые листы новыми, и опять же, экономия бумаги) Хотя компьютерный вариант хранения документов имеет некоторые ограничения и недостатки: Как уже было упомянуто в начале книги, пока еще нет реальной возможности оборудовать абсолютно все рабочие места персональными компьютерами (да и, пожалуй, не всегда это целесообразно) Не всегда в полной мере удается исключить доступ к документам посторонних лиц (но, с другой стороны, для "совсекретных" документов можно применить "бумажный" режим хранения). В свою очередь, внутри данной категории можно выделить: "универсальные" офисные программы. В первую очередь Word – для текстовых документов, т.е. для большинства документов, Excel – если документы представлены в табличной форме (что может быть удобным для справочников). Специальные поисковые информационные системы. И в том и в другом случае наиболее удачным техническим решением будет использование корпоративной сети и сетевого сервера. Данный вариант имеет, как минимум, следующие преимущества: "централизованное" хранение, т.е. все внутренние нормативные документы собраны в одном месте, не "размазаны" удобство внесения изменений в документы и "размещение" новых документов. На все манипуляции уходи несколько минут удобство для пользователей, поскольку они всегда имеют доступ именно к последней, актуализированной версии СВНР предприятия возможность ограничения доступа к определенным категориям документов для определенных пользователей Использование специальных информационно-правовых систем (ИПС) имеет существенные преимущества по сравнению с вариантом применения "универсальных" программных продуктов.

328

Во-первых, появляется возможность "совместить" документы внешнего законодательства и внутренние нормативные документы предприятия. В частности, ИПС позволяет в рамках одной системы собрать как внешние, так и внутренние нормативные документы в едином гипертекстовом пространстве. Эта возможность помогает еще на стадии разработки внутренних документов. Хотя мы говорили, что внутренние документы создаются для "внутреннего употребления" и отражают свою, "внутреннюю" точку зрения предприятия на те или иные вопросы, тем не менее, очень часто должна быть принята во внимание и трактовка этих вопросов нормами внешнего законодательства. В этом смысле информационно-правовые системы дают возможность просмотреть, что по тому или иному поводу "думает" внешнее законодательство. И в дальнейшем, когда какой-нибудь внутренний документ уже создан, может появиться необходимость периодически "сверять" его с нормами внешнего законодательства. Во-вторых, поскольку информационно-правовые системы содержат большой объем информации (в базе данных "Кодекса", например, содержится около 500тыс. документов, которые занимают объем более 2 ГГб), они обладают развитыми функциями поиска. Соответственно, появляется возможность применения поискового механизма и в отношении внутренних нормативных документов. С учетом того, что на крупном предприятии количество существующих внутренних нормативных документов может составить не одну тысячу (одних "должностных инструкций" будет несколько сотен), подобная возможность не будет лишней. Та же система "Кодекс" в стандартном исполнении позволяет вести следующие виды поиска: - атрибутный В этом случае поиск может осуществляться по следующим обязательным и специальным, постоянным и временным атрибутам документа: название вид разработчик номер даты принятия, внесения изменений даты начала и окончания действия тематика и т.д. - контекстный – поиск осуществляется по слову (сочетанию слов), содержащемуся в названии или тексте документа. - сочетание атрибутно-контекстного поиска - тематический – позволяет осуществлять выбор документов по некоторому вопросу. Для осуществления данного поиска внутри системы создается тематический классификатор и в момент разработки документа прописывает его место в данном классификаторе. - ситуационный – появляется возможность составить перечень документов, на которые ссылается конкретный документ, или, наоборот, которые содержат ссылку на данный документ - интеллектуальный – делает возможным подготовку иерархического перечня документов, где в первом ряду списка окажутся наиболее близкие по смыслу запроса документы.

329

Очевидно, что перечисленные поисковые возможности способны помочь еще на этапе создания того или иного документа. Перед тем, как начать его разработку, необходимо будет посмотреть, а что уже есть на Предприятии "по данному вопросу". Т.е. информационно-правовая система позволяет, с одной стороны, воспользоваться тем, что уже создано, а с другой стороны избежать противоречий во внутренних документах. И в дальнейшем, уже при "эксплуатации" появляется возможность, например, отслеживать необходимость проведения ревизии документов. Достаточно задать поиск документов, у которых истекает срок действия в данном месяце, как сразу же формируется перечень документов, которые должны быть актуализированы. Подведем итог сказанному: 1. организационные решения в области формирования внутренних нормативных документов: должны обеспечивать перманентную практику разработки и актуализации внутренних нормативных документов должны быть согласованы с организационными решениями по совершенствованию системы управления в целом 2. потенциально в "строительстве СВНР" могут участвовать: рабочая группа по формированию СВНР управление методологии отделы (сотрудники) методологии "остальные" сотрудники проектные рабочие группы внешние консультанты Организационные решения на каждом предприятии принимаются исходя из размеров собственно предприятия и масштабности (строительства СВНР" 3. с точки зрения технического обеспечения создания и "эксплуатации" СВНР наибольший интерес представляют программные продукты: используемые для описания процессов используемые для "хранения" и актуализации внутренних нормативных документов. При этом предпочтительным является применение специальных информационно-правовых систем, позволяющих "совместить" документы внешнего законодательства и внутренние нормативные документы предприятия. 330

СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ..................................................................................................3 1. Чему и кому посвящена эта книга (о предмете

изложения и целевой аудитории).....................................................3 2. Как построена эта книга (О принципах и структуре изложения) ........................................................................................11 ГЛАВА 1. Общие принципы построения Системы внутреннего нормативного регулирования предприятия...............................14 ГЛАВА 2. Общие требования к документам Системы внутреннего нормативного регулирования................................27 Раздел 1. Общие подходы к формированию Системы внутреннего нормативного регулирования...........................................................27 Раздел 2. Требования к структуре и оформлению внутренних нормативных документов..................................................................35 Раздел 3. Особенности разработки стандартов..........................44 Раздел 4. Общие требования к созданию классификаторов и справочников......................................................................................49 Раздел 5. Принципы формирования рабочих инструкций...........51 ГЛАВА 3. Управленческие функции и описание их реализации в документах Системы внутреннего нормативного регулирования.................................................................................58 Раздел 1. Функция планирования.................................................61 Раздел 2. Организация процессов................................................75 Раздел 3. Организация структуры.................................................99 Раздел 4. Организация труда.........................................................118 Раздел 5. Функции контроля..........................................................138 Раздел 6. Функция коммуникаций.................................................144 Раздел 7. Функция принятия решений..........................................171

331

ГЛАВА 4. Стандартизация бухгалтерского учета ................ 180 Раздел 1. Место бухгалтерского учета в процессах организации ..183 Раздел 2. Объекты учета ................................................................ 190 Раздел 3. Перечень внутренних нормативных документов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в организации ....................................................................192 Раздел 4. Стандарт "Положение о Системе ведения бухгалтерского учета"..................................................... 197 Раздел 5. Группы стандартов по отдельным выделенным объектам учета и формированию отчетности................ 203 Раздел 6. Стандарт "Учетная политика"......................................... 211 Раздел 7. Группа стандартов по организации ведения бухгалтерского учета ......................................................217 Раздел 8. Инструкции ......................................................................238 Раздел 9. Классификаторы и справочники .....................................246 ГЛАВА 5. Стандартизация управленческого учета ...................252 Раздел 1. Стандартизации объектов управления ..........................255 Группировка затрат ..............................................259 Группировка мест возникновения затрат и центров ответственности .....................................270 Группировка носителей затрат ............................274 Раздел 2. Документы, регламентирующие реализацию функций управления в отношении объектов управления ............277 Методологическая модель управленческого учета .....................................................................277 Документы, регламентирующие практическое применение методологической модели для функций планирования, организации, контроля, коммуникаций и принятия решений ....................279 ГЛАВА 6. Стандартизация и автоматизация ..............................301 Требования к структуре "Концепции организации бизнес-процессов Предприятия" ...........................302 332

ГЛАВА 7. Организационно-технические аспекты Раздел 1. стандартизации.............................................. 312 Организационные решения при проведении Раздел 2. стандартизации..............................................................312 Программные продукты и их использование в рамках формирования Системы внутреннего нормативного регулирования ............................................................ 322 Продукты, используемые при разработке внутренних нормативных документов .................322 Продукты, используемые при "эксплуатации" внутренних нормативных документов................. 328

333