Документирование управленческой деятельности: Методические указания по изучению курса

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ по изучению курса « Документирование управленческой деятельности» для студентов специальности 060800 «Экономика и управление на предприятии природопользования» дневной и заочной форм обучения

Тюмень 2003 г. 3

Утверждено редакционно – издательским советом Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования

«Тюменский государственный нефтегазовый университет»

Составитель: ст. преподаватель Быненкова И.Н. Редактор : к.э.н., профессор

Руднева Л. Н.

© Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования

Тюменский государственный нефтегазовый университет, 2003 г

1. ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ ДИСЦИПЛИНЫ Изучение курса «Документирование управленческой деятельности» дает знания, необходимые для правильного составления и оформления документов, возникающих в процессе принятия и реализации управленческих решений, а также предполагает оказать помощь в освоении общепринятых в мире предпринимательства лексики и стиля деловой и коммерческой корреспонденции для свободного и равноправного общения с партнером. Овладение необходимым набором этих знаний поможет в последующей практической управленческой деятельности. Основными задачами дисциплины являются : * изучение основных принципов документирования и основ организации работы с документами в деятельности предприятия ; * усвоение правил составления и оформления основной управленческой документации ; * формирование навыков организации делопроизводственной службы, обработки документов, организации рабочих мест. В методических указаниях по изучению курса приведены программа курса, состоящая из 8 тем, перечень контрольных вопросов по каждой теме, позволяющих студенту лучше усвоить материал и проверить свои знания, а также задания на контрольные работы и рекомендуемая литература. 2. ПРОГРАММА КУРСА Тема 1. Документирование. государственные стандарты.

Системы

документации

и

Документирование: основные понятия и термины. Документы как материальные носители информации. Классификация документов. Состав нормативно-методической базы документационного обеспечения. Государственные стандарты на документацию. Унифицированные системы документации и общероссийские классификаторы информации. Вопросы для контроля 1. Раскройте понятие «документ». Чем отличается служебный документ от личного ? 2. Что такое делопроизводство? 3

3. Как подразделяются документы в зависимости информации? 4. Что такое подлинник документа? 5. Чем отличается копия документа от дубликата? 6. Что такое юридический статус документа?

от

носителя

Тема 2. Общие принципы организации документооборота на предприятии. Понятие организации работы с документами. Документооборот: движение документа в организации с момента создания до отправки – исходящий документопоток; движение документа с момента получения до завершения исполнения – входящий документопоток. Внутренний документопоток. Учет объема документооборота. Средства копирования и размножения документов. Организация работы с конфиденциальными документами. Система контроля исполнения документа. Классификация средств оргтехники для современных офисных технологий. Компьютерные технологии обеспечения управленческой деятельности: пакеты программ Microcoft Office c приложениями: Word, Excel, Power Point и др. Вопросы для контроля 1. 2. 3. 4.

Что такое документооборот предприятия ? Чем отличаются входящие и исходящие документы от внутренних? Как осуществляется контроль исполнения документов ? Какие средства оргтехники используются на автоматизированном рабочем месте (АРМ) специалиста и руководителя ? Тема 3. Систематизация документов на предприятии.

Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Составление заголовков дел и установление сроков хранения дел. Номенклатура дел. Технология защиты документной информации на предприятии. Архивное хранение документов и дел. Вопросы для контроля 1. Что такое номенклатура дел ? 2. Каков порядок регистрации дел? 3. Что такое документооборот ? 4

4. Каковы основные этапы делопроизводства? Охарактеризуйте их. 5. Что такое «формирование дел» , «дело» ? 6. По какому признаку происходит отбор документов на архивное хранение или уничтожение ? Тема 4. Документирование управленческой деятельности предприятия. Основные правила составления и оформления организационнораспорядительной документации (ОРД). Основные реквизиты управленческих документов. Требования к бланкам и форматам документов. Формуляр - образец документов. Правила машинописного оформления документов. Вопросы для контроля 1. Раскройте понятие «организационно-распорядительная документация» (ОРД) предприятия. Приведите примеры документов, входящих в это понятие. 2. В чем основное назначение ОРД? 3. Раскройте понятие реквизит документа. Приведите примеры реквизитов документа. 4. Что такое «формуляр-образец» документа? Назовите признак различия формуляров-образцов для различных видов документа. 5. Что такое « общий бланк » ? Чем он отличается от «бланка для писем»? 6. Приведите примеры реквизитов для общих бланков ОРД? 7. Укажите реквизиты, обязательные при составлении делового письма. 8. Являются ли синонимами понятия «адресат», «адресант», «корреспондент»? 9. Назовите признак нейтральности текста? Тема 5. Основные правила оформления реквизитов документов Элементы текста и основные требования к нему. Подготовка текстов с использованием компьютерного пакета программ Microsoft Office. Дата, место составления. Согласование документов. Подписание и утверждение документов. Отметки на документах. Вопросы для контроля 1. Какой порядок адресования документа и каковы составные части адресата (получателя) ? 5

2. Какие требования предъявляются к тексту и заголовку документа? 3. Какие документы можно составлять без заголовка? 4. Как разрешить ситуацию, если письмо необходимо разослать более чем четырем адресатам? 5. Какой порядок оформления приложений к документу? 6. Составные элементы и порядок оформления реквизитов: дата, индекс, ссылка на дату и индекс входящего документа. Приведите примеры. 7. Охарактеризуйте понятие «подпись документа» . 8. Как располагаются подписи , если документ подписывают несколько лиц одной должности; разных должностей? 9. Как ставится оттиск печати на документе ? 10. Каким реквизитом оформляется внутреннее согласование документа? Из чего оно состоит, где располагается, на каком экземпляре проставляется ? Дайте определение этому реквизиту и приведите пример. 11. Как оформляется внешнее согласование документа. Приведите примеры. 12. Как оформляется «гриф утверждение», если документ утверждается каким-либо распорядительным актом (например, приказом)? Приведите пример. 13. Объясните назначение реквизита «резолюция». Его составные элементы, где он располагается. 14. Какие отметки и где проставляются на документах во время работы с ним? Тема 6. Составление и оформление организационнораспорядительной документации. Правила составления и оформления основных организационных документов: устава, положения, инструкции. Правила составления и оформления основных распорядительных документов: приказа и распоряжения. Правила составления и оформления основных информационносправочных документов: докладной и объяснительной записки, справки, акта, протокола. Вопросы для контроля 1. 2.

Какие документы относятся к организационным? Каково их назначение? Какой документ закрепляет должностной и численный состав предприятия? 6

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Что включает в себя «гриф утверждения» в документе «Штатное расписание»? Назовите составные элементы формуляра обычного договора. Какие основные разделы содержит текст положения о структурном подразделении или должностной инструкции ? К какому виду ОРД относятся приказы? Основные требования к оформлению приказов и их тексту? Что включает в себя распорядительная часть, констатирующая? Чем отличаются по назначению приказы, распоряжения, указания? К какому виду ОРД относится акт, служебная и докладная записки? Каковы сущность и признаки документа протокол? Из каких частей состоит текст? Что указывается во вводной части текста? По какой схеме строится основная часть текста протокола? Как нумеруются протоколы? Что такое выписка из протокола. Как проставляются дата и индекс выписки ? Основные реквизиты документа «акт». Из каких частей состоит текст. Что указывается во вводной и в констатирующей частях акта? Кто подписывает документ «акт» ? Основные реквизиты документа «справка». Тема 7. Деловая корреспонденция.

Место делового письма как вида документа в системе ОРД. Составление писем, основные реквизиты делового письма. Классификация деловых писем. Требования к языку и стилю деловых писем. Требования к тексту. Информативность и убедительность текста делового письма. Сокращения и аббревиатура. Служебный речевой этикет делового письма. Резолюции и визы. Конкуренты письма – телефонный разговор, телеграмма, деловая беседа. Отдельные виды писем: информационнорекламные, гарантийные, письма-запросы, письма-оферты, рекламации. Вопросы для контроля 1. 2. 3. 4.

К какому виду ОРД относится деловое письмо ? Охарактеризуйте бланк для письма. Каковы особенности официально-делового стиля письма? Объясните назначение реквизита «резолюция» и «виза» на деловых письмах. Какое должностное лицо имеет право их ставить? 5. Составные элементы реквизитов «адресант», «адресат».

7

6. Какие отметки проставляются на входящих письмах, на исходящих (отправляемых)? 7. На каком экземпляре проставляются визы ? 8. На каких письмах проставляется реквизит «ссылка на дату и номер входящего документа» ? Его назначение. 9. Основные элементы делового письма. Назовите отличительные признаки делового письма от личного. 10. Какие требования предъявляются к заголовкам, тексту деловых писем ? 11. Сформулируйте понятие «убедительность текста» делового письма. 12. Что такое «этикет» делового письма. Перечислите основные принципы этикета делового письма. 13. Охарактеризуйте назначение телеграмм, телефонограмм. Их отличие от делового письма. 14. Как называется деловое письмо, отправляемое вместе с каким–то грузом или документацией? 15. Чем отличается текст письма предупреждения от письма напоминания? 16. Можно ли рассматривать деловое письмо как вид рекламной деятельности? Назовите общие признаки делового письма и рекламы. Тема 8. Документы личного происхождения. Документ личного происхождения: обращение по найму на работу; написание резюме для поступления на работу по конкурсу. Приглашение на презентацию, на банкет, на юбилей и т. п. Поздравления. Выражение соболезнования. Заявления: о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска и т. п. Автобиография. Характеристика. Составление личной доверенности и расписки, имеющих доказательную юридическую силу. Вопросы для контроля 1. Какие виды документов относятся к документации личного происхождения? 2. Основные требования к оформлению приказов по личному составу. Его реквизиты. 3. Чем отличается приказ по основной деятельности и приказ по личному составу (назначение, оформление) ? 4. Какую функцию выполняет заявление ? 5. Когда приказ вступает в силу. Как доводится до сведения исполнителей? 6. Как нумеруются приказы? 7. Что такое выписка из приказа? 8

3. УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ СТУДЕНТАМ ЗАОЧНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ Основная форма работы студента-заочника – самостоятельное изучение учебного материала, на основе которого выполняется контрольная работа. Целью ее выполнения является закрепление студентами теоретических знаний и развитие практических навыков работы с управленческой документацией. Контрольная работа по курсу «Документирование управленческой деятельности» состоит из двух частей: теоретический вопрос и практическое задание. Теоретическая часть работы выполняется студентами в соответствии с вариантом, указанным преподавателем на установочной лекции. В случае, если студент не присутствовал на ней, то номер варианта определяется по первой букве фамилии студента. Так, 1-ый вариант выполняют студенты, фамилии которых начинаются с букв А, Б, В; и т. д. 1 вариант – А, Б, В 2 вариант – Г, Д, Ж 3 вариант – З, И, К 4 вариант – Л, М 5 вариант – Н, О 6 вариант – П, Р

7 вариант – С- Т 8 вариант – У- Ф 9 вариант – Х-Ц 10 вариант – Ч- Ш 11 вариант - Щ- Э 12 вариант – Ю- Я Темы контрольных работ

1. 2. 3. 4.

Организация делопроизводства на предприятии. Основные правила составления документов. Их классификация. Основные реквизиты документов. Формуляр документа. Бланки. Порядок адресования и составления текста документа. Отметки на документах. 5. Согласование документа. Удостоверение (подписание и утверждение). 6. Оформление организационной и информационно-справочной документации. 7. Оформление распорядительной документации (приказы, распоряжения, указания). 8. Служебная переписка. Общие правила составления деловых писем. 9. Каким должно быть деловое досье фирмы. 10.Основные виды писем. 11.Основные требования к оформлению документации по личному составу. 12. Конкуренты письма – телефонный разговор, деловая беседа. 9

Контрольная работа оформляется в соответствии с методическими указаниями по оформлению студенческих работ в ученической тетради или на листах формата А4 с соответствующим образом оформленным титульным листом (см. приложение 1). Объем контрольной работы должен составлять 15-20 страниц рукописного текста, изложенного аккуратно, без сокращений. В конце работы должен быть представлен список используемой литературы, отражающий фамилию, инициалы авторов, название источника, город и название издательства, а также год издания. Практические задания выполняются всеми студентами независимо от выбранного варианта. Задание 1. Раскройте понятие «реквизит» документа. Начертите формуляр бланка для письма и общего бланка с указанием всех реквизитов. Задание 2. Подготовьте проекты документов: - приказ по личному составу ( о приеме на работу; об увольнении или о переводе на другую работу); - приказ по основной деятельности; - выписку из приказа по личному составу ; - протокол заседания или совещания; - докладная записка (о переводе работы цеха на 2-ух сменный режим ) ; Проанализируйте признаки различия приказов по основной деятельности и по личному составу (оформление, назначение). Каков юридический статус документа «выписка» (подлинник или копия )? Задание 3. Подготовьте проекты писем по придуманным вами ситуациям: - письмо – запрос между юридическими лицами; - письмо – ответ (положительный или отрицательный); - письмо гарантийное или договорное; - письмо претензия (рекламация) например, к транспортной организации о возмещении суммы ущерба за частичную утрату груза. Объясните назначение реквизитов «резолюция», «виза».

10

4. ГЛОССАРИЙ

Адресат – получатель. Адресант – отправитель. Аннотация – краткое изложение первоисточника. Бланк – лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются постоянной информацией. Виза – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом. Внутренний документ – документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Выписка – копия части текстового документа. Гарантийное письмо – письмо, выражающее гарантию. Делопроизводство – совокупность работ по документированию деятельности учреждения и по организации документов в нем. Директивный документ – документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов. Документ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу. Дело – единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку. Документооборот – движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Досье – документы, относящиеся к какому-либо делу. Дубликат – экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий с ним одинаковую юридическую силу. Извещение – документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие. Индексы – условные обозначения, присваиваемые документам в процессе регистрации и исполнения. Индекс дела – порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемое на обложке дела. Исходящий документ – документ, отправляемый из учреждения. Корреспондент – учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка. Номенклатура дел – систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждений. 11

Номер входящего письма – регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

Номер исходящего письма – регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

Нормативные документы – документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы. Оригинал документа – первоначальный экземпляр документа. Подлинник документа – документ официального происхождения, удостоверенный соответствующим образом. Подпись на документе – подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа. Проект документа – предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения. Письмо претензионное – письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров или обязательств. Письмо-подтверждение – письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т. д. Письмо - напоминание – письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Письмо-информационное – письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии. Письмо-просьба – письмо, выражающее просьбу о выполнении какоголибо действия, получении документации или материальных ценностей. Регистрация документов – запись в учетных формах кратких сведений о документе и проставлении на документе индекса и даты регистрации. Резолюция на документе – письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа. Реквизиты – обязательные элементы служебного документа. Сопроводительное письмо – письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей. Трафаретный документ – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст и дополняющее его конкретное содержание. Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, содержание и т. п.). Циркулярное письмо – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов. 12

Литература 1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. –М., Издательство стандартов, 1997. 2. Изменение № 1 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов» с датой введения в действие с 1 апреля 2000 года. 3. Общероссийский классификатор управленческой документации. –М., Андреева В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы. М., 1995. 4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. –М., ВНИИДАД, 1991. 5. Андреева В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТ-ов РФ). 3-е изд., перераб. и доп. –М., 1996. 6. Андреева В. И. Инструкция по документационному обеспечению деятельности фирмы. М., 1994. 7. Артемов О. В., Ермакова И. Н., Овчинникова Н. В. Фирма: управление, кадры, документы. М., 1996. 8. Андреева В. И., Ермакова И. Н., Катрич С. В. Использование компьютера при работе с документацией о персонале. Сборник документов и рекомендаций в девяти выпусках. Вып. 4. -М. , 1997. 9. Веселов П. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. М.: ИВЦ «Маркетинг», 1993. 10. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент. Учебное пособие для вузов. /ВЗФЭИ. -М.: ЗАО «ФИНСТАТИНФОРМ», 1999. 11. Горобцова Л.П. Документирование управленческой деятельности современного предприятия: Учебн. пособие для специальности 060800 «Экономика и управление на предприятии (по отраслям). – СПб.: СПбГИЭА, 2000. 12. Деловое досье фирмы: краткое пособие по делопроизводству. М.: ИВЦ, «Маркетинг», 1993. 13. Деловая переписка с иностранными фирмами: практическое пособие. – М.: ИМИДЖ, 1996. 14. Кузнецова Т. В. Ильюшенко Н.П. Основы документирования: Учебное пособие. –М., Мэрия Москвы, «Межрегионсервис», 1996. 15. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. –М., ИНФРА-М, 1998. 16. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. –М.: ПРИОР, 1998. 13

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Институт нефти и газа (Заочное отделение) Кафедра ______________ ведущая предмет

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА по дисциплине_________________________________________________ название дисциплины

на тему_______________________________________________________ название темы

Выполнил: ст. гр. ЭПП - 1 ________________________ (фамилия, инициалы)

Проверил:_______________ (фамилия, инициалы, звание, должность)

____________________________ Город год 14

СОДЕРЖАНИЕ стр. 1. Цель и задачи дисциплины

3

2. Программа курса

3

3. Указания к выполнению контрольных работ студентами заочной формы обучения

9

4. Глоссарий

11

Литература

13

Приложение

14

15

Методические указания по изучению курса «Документирование управленческой деятельности» для студентов специальности 060800 «Экономика и управление на предприятии природопользования» дневной и заочной форм обучения

Составитель: ст. преподаватель Быненкова И.Н. Редактор: к. э. н., профессор Руднева Л.Н.

Бум. писч. № 1 Уч.-изд. л. Усл. печ. л. 1 Тираж экз. 50

Подписано к печати экз. Заказ № Формат 60х84 1/16 Отпечатано на RISO GR 3750

Издательство «Нефтегазовый университет» Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Тюменский государственный нефтегазовый университет» 625000, г. Тюмень, ул. Володарского,38 Отдел оперативной полиграфии издательства «Нефтегазовый университет» 625000, г. Тюмень, ул. Володарского, 38

16