Adobe FrameMaker 7.0: Strukturiertes Arbeiten mit FrameMaker

Klaus Krüger

Adobe FrameMaker 8 Dokumente formatieren, PDF-Dateien generieren, XML und DITA verarbeiten

123

Klaus Krüger [email protected]

ISBN 978-3-540-77904-9

e-ISBN 978-3-540-77905-6

DOI 10.1007/978-3-540-77905-6 ISSN 1439-3107 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. c 2008 Springer-Verlag Berlin Heidelberg  Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder der Vervielfältigung auf anderen Wegen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Vervielfältigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland vom 9. September 1965 in der jeweils geltenden Fassung zulässig. Sie ist grundsätzlich vergütungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtsgesetzes. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Einbandgestaltung: KünkelLopka, Heidelberg Gedruckt auf säurefreiem Papier 987654321 springer.de

Vorwort Freuen Sie sich … ruhig ein wenig auf die Arbeit mit FrameMaker. FrameMaker ist ein faires Programm. Es greift nicht eigenmächtig in Ihre Textformatierung ein und läuft sehr stabil. Die Funktionen arbeiten zuverlässig und unabhängig von der Seitenanzahl und Komplexität der Dokumente. Wenn Sie von der FrameMaker-Original-Dokumentation enttäuscht sind: Vielleicht liegt es daran, dass die Dokumentation nicht zwischen häufig und weniger häufig gebrauchten Funktionen unterscheidet, dass sie steril und modular geschrieben ist und niemals Kritik am Programm übt. Ich setze in diesem Buch Akzente und stelle den Stoff anwenderorientiert und objektiv dar. Einsteiger – Fortschreiter? Ich wende mich vornehmlich an den FrameMaker-Einsteiger. Die Themenbreite und -tiefe sind aber so gewählt, dass auch fortgeschrittene Anwender über den umfangreichen Index Antworten auf viele Fragen finden werden. Auf ein Kapitel „Neues in FrameMaker 8“ habe ich verzichtet. Wer FrameMaker schon kennt und wissen möchte, was es Neues in der Version 8 gibt, bekommt bei Adobe entsprechende Übersichten. Folgen Sie beim Anlegen Ihrer ersten Dokumente der Reihenfolge der Kapitel. Lesen Sie wenigstens bis zum Kapitel 21. Die anderen Kapitel sollten Sie überfliegen, um über die weiteren Möglichkeiten von FrameMaker informiert zu sein. Durcharbeiten können Sie diese Kapitel dann bei Bedarf. XML verarbeiten, DITA und andere Strukturvorgaben einsetzen Wenn Sie XML verarbeiten und mit DITA oder anderen Strukturvorgaben arbeiten wollen, erhalten Sie mit diesem Buch die dafür nötigen programmtechnischen Kenntnisse. Die Frage, ob Sie überhaupt mit XML- oder Strukturvorgaben arbeiten sollen, kann ich nur in Bezug auf den Umfang einer FrameMaker-Anwendung beantworten. Zu viele

Vorwort

V

Faktoren, die nicht aus den Funktionen des Programms, sondern aus der Beschaffenheit Ihrer Dokumente und Veröffentlichungsziele resultieren, beeinflussen die Entscheidung für oder gegen XML und Strukturvorgaben. Windows und UNIX Die Benutzeroberflächen von FrameMaker unter Windows und Unix sind fast identisch. Ich konnte mich deshalb auf die Befehle und Abbildungen der Windows-Version beschränken. Auf wichtige Unterschiede weise ich an den entsprechenden Stellen hin. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg mit FrameMaker.

Rimsting, März 2008

VI

Vorwort

Klaus Krüger

Inhalt 1

Ihr Schlüssel zum Erfolg: Formate ............................................................................... 1 1.1 Regeln für Formatnamen..................................................................................... 2

2

Die Benutzeroberfläche, die Hausordnung und erste Unfallverhütungsvorschriften ........................................................................................ 3 2.1 Voraussetzungen für ein angenehmes Zusammenleben: Voreinstellungen auf Programmebene............................................................... 3 2.2 Schalter, Knöpfe und Armaturen........................................................................ 5 2.2.1 Menüleiste .............................................................................................. 5 2.2.2 QuickAccess-Leiste ............................................................................... 5 2.2.3 Formatierungsleiste............................................................................... 6 2.2.4 Registerkarten........................................................................................ 7 2.2.5 Lineale – nützlich? ................................................................................ 7 2.2.6 Statusleiste – Infos ablesen und auch mal reinklicken ..................... 7 2.2.7 Kataloge und Paletten........................................................................... 8 2.3 Voraussetzungen für ein angenehmes Zusammenleben: Voreinstellungen auf Dokumentebene............................................................... 9 2.4 Was ist ein Textfluss? ............................................................................................ 9 2.5 Arbeitsseiten, Vorgabeseiten, Referenzseiten.................................................. 10 2.5.1 Arbeitsseiten ........................................................................................ 10 2.5.2 Vorgabeseiten....................................................................................... 10 2.5.3 Referenzseiten...................................................................................... 11 2.6 Steuerzeichen erkennen und eingeben ............................................................ 11 2.7 Objekte auswählen.............................................................................................. 12 2.8 Die FrameMaker-Hilfe nutzen .......................................................................... 12 2.8.1 Hilfe von anderen Anwendern .......................................................... 13 2.9 Die Monitordarstellung verbessern (Windows) ............................................. 13 2.10 Wichtige Kurzbefehle ......................................................................................... 13

3

Das Seitenlayout festlegen............................................................................................. 15 3.1 Das erste Dokument ........................................................................................... 15

Inhalt

VII

3.2

3.3

3.4 3.5

3.6 3.7

3.8

3.9 3.10

Seitenlayout einstellen und ändern................................................................... 3.2.1 Seitenformat einstellen ....................................................................... 3.2.2 Seitenumbruch einstellen ................................................................... 3.2.3 Seitenränder, Spaltenanzahl und „Platz für seitliche Überschrift“ einstellen....................................... 3.2.4 Asymmetrisches Seitenlayout ............................................................ Vorgabeseiten bearbeiten ................................................................................... 3.3.1 Hintergrundtextrahmen ändern ....................................................... 3.3.2 Inhalt für Hintergrundtextrahmen ................................................... 3.3.3 „Schablone für Textrahmen auf Arbeitsseite“ ändern .................... Neue Textrahmen anlegen ................................................................................. 3.4.1 Textrahmenverkettung........................................................................ Konflikt und Querverbindung .......................................................................... 3.5.1 Konflikt beim Spaltenlayout .............................................................. 3.5.2 Querverbindung zwischen Textflussrahmen und Rahmen für Hintergrundtext................................................................................... Neue Vorgabeseiten anlegen.............................................................................. Vorgabeseiten zuweisen...................................................................................... 3.7.1 Vorgabeseiten manuell zuweisen....................................................... 3.7.2 Vorgabeseiten automatisiert zuweisen.............................................. Weitere Layout-Funktionen............................................................................... 3.8.1 Seiten drehen........................................................................................ 3.8.2 Seiten löschen....................................................................................... 3.8.3 Layout auf den Arbeitsseiten ändern ................................................ Fertige Schablonen verwenden ......................................................................... Wichtige Kurzbefehle..........................................................................................

16 17 17 18 18 18 19 20 20 21 22 22 22 23 23 24 24 25 27 27 27 27 27 28

4

Textverarbeitung: Wörterbücher und andere Hilfsmittel und Probleme ............ 29 4.1 Umgang mit Dialogfenstern .............................................................................. 29 4.2 Steuerzeichen und Sonderzeichen eingeben ................................................... 29 4.3 Im Text bewegen; Text markieren, kopieren, löschen, einfügen................... 31 4.4 Suchen/Ändern ................................................................................................... 33 4.4.1 Sehr praktisch: Suchen, finden und den Inhalt der Zwischenablage einfügen.................................................................... 34 4.4.2 Suchen nach Positionen...................................................................... 34 4.4.3 Suchen mit aktivierter Option „Jokerzeichen“ ................................ 35 4.5 Typografische Anführungszeichen und andere Feinheiten .......................... 36 4.6 Rechtschreibhilfe................................................................................................. 36 4.7 Thesaurus ............................................................................................................. 37 4.8 Unter UNIX Makros aufzeichnen..................................................................... 37 4.9 Wichtige Kurzbefehle.......................................................................................... 38

5

Die Absatz-, Zeichen- und Tabellengestaltung richtig bedienen .......................... 39 5.1 „Irreguläre“ Formate vermeiden ....................................................................... 39 5.2 Ein Format löschen ............................................................................................. 41

VIII

Inhalt

5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8

Alle irregulären Formate finden ....................................................................... Alle irregulären Formate entfernen.................................................................. Die Einstellung „Beibehalten“ ........................................................................... Mehrere Formate gleichzeitig aktualisieren: „Globale Aktualisierung“ ...... Ein Format durch ein anderes ersetzen ........................................................... Formate umbenennen ........................................................................................

41 42 42 43 44 44

6

Absatzformate.................................................................................................................. 45 6.1 Einstellungen im Absatzformat......................................................................... 46 6.1.1 Ein neues Absatzformat anlegen ....................................................... 46 6.1.2 Standardschrift .................................................................................... 46 6.1.3 Basis ...................................................................................................... 47 6.1.4 Automatische Nummerierung........................................................... 48 6.1.5 Seitenumbruch .................................................................................... 48 6.1.6 Extra...................................................................................................... 50 6.1.7 Zelle....................................................................................................... 52 6.2 Wichtige Kurzbefehle ......................................................................................... 53

7

Kapitelnummerierung ................................................................................................... 55 7.1 Durchzählen oder kapitelweise zählen ............................................................ 55 7.2 Nummerierungs-Bausteine kennenlernen ...................................................... 55 7.3 Beispiel 1: Durchzählen ..................................................................................... 58 7.3.1 Startnummern festlegen ..................................................................... 59 7.4 Beispiel 2: Kapitelweise zählen.......................................................................... 60 7.4.1 Startnummern festlegen ..................................................................... 60 7.4.2 Kapitel- und Bandnummerierung .................................................... 61 7.5 Umsteigen von älteren FrameMaker-Versionen (vor Version 6) ................. 62

8

Listen und Auszeichnungen.......................................................................................... 63 8.1 Listen für Legenden............................................................................................ 65

9

Zeichenformate ............................................................................................................... 67 9.1 Ein Zeichenformat anlegen ............................................................................... 67 9.2 Zeichenformate zuweisen und entfernen ........................................................ 68 9.2.1 Ein Zeichenformat manuell zuweisen und entfernen .................... 68 9.2.2 Ein Zeichenformat automatisch zuweisen....................................... 68 9.3 Ein Zeichenformat ändern, oder: Die engen Grenzen einer „ausgezeichneten“ Funktion .............................................................................. 69 9.3.1 Ein Zeichenformat kopieren: Vorsicht Falle!................................... 70 9.3.2 Nach einem Zeichenformat suchen.................................................. 70 9.4 Wichtige Kurzbefehle ......................................................................................... 70

10 Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch ................................................. 71 10.1 Automatisierung ................................................................................................. 71 10.1.1 Dokumentbeginn links oder rechts? ................................................ 71

Inhalt

IX

10.2

10.1.2 Seitenbeginn mit einer Überschrift................................................... 10.1.3 Absätze zusammenhalten................................................................... 10.1.4 Zeilen zusammenhalten ..................................................................... 10.1.5 Tabellenreihen zusammenhalten....................................................... 10.1.6 Absatzabstände kontrollieren ............................................................ 10.1.7 Trennungen hinter Schrägstrichen verhindern............................... Manuelle Nacharbeit........................................................................................... 10.2.1 Zeilenumbrüche kontrollieren........................................................... 10.2.2 Seiten- und Spaltenumbrüche kontrollieren.................................... 10.2.3 Seiten- und Spaltenumbrüche in einer Tabelle kontrollieren........

73 73 73 74 74 74 75 75 75 76

11 Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch im mehrspaltigen Layout .. 77 11.1 Spaltenausgleich .................................................................................................. 77 11.2 Zeilenlayout ......................................................................................................... 78 11.3 Breite Objekte in den Spalten verankern ......................................................... 79 12 Rahmen- und Tabellenverankerung............................................................................ 83 12.1 Rahmenverankerung .......................................................................................... 83 12.1.1 Verankerungspositionen: Welche für welchen Zweck? .................. 84 12.1.2 Rahmen an die Größe des Inhaltes anpassen: Shrinkwrapping.... 87 12.1.3 Beschnittene Rahmen ......................................................................... 88 12.1.4 Nicht verankerte Rahmen und Abbildungen .................................. 89 12.2 Tabellenverankerung .......................................................................................... 89 12.2.1 Ein eigener Absatz für den Tabellenanker löst Probleme .............. 89 12.2.2 Tabellen ohne zusätzlichen Absatz verankern................................. 90 12.2.3 Seitliche Ausrichtung, Einzüge, Einstellungen für den Beginn..... 90 12.3 Rahmen und Tabellen „gleiten“ lassen ............................................................. 90 12.4 Rahmen und Tabellen an der Bindekante ausrichten .................................... 91 12.5 Tabellen in Rahmen – Rahmen in Tabellen .................................................... 91 13 Tabellenformate/Tabellensatz....................................................................................... 93 13.1 Eine Tabelle einfügen und ein Tabellenformat anlegen ................................. 93 13.2 Drei Einstellungsarten für jede Tabelle ............................................................ 94 13.3 Sichtbare Einstellungen ...................................................................................... 95 13.3.1 Basis....................................................................................................... 95 13.3.2 Lineatur................................................................................................. 96 13.3.3 Schattierung ......................................................................................... 97 13.4 Versteckte Einstellungen .................................................................................... 97 13.4.1 Absatzformate in den Zellen.............................................................. 97 13.4.2 Anzahl der Spalten und Reihen......................................................... 98 13.4.3 Spaltenbreite......................................................................................... 98 13.5 Optionale Einstellungen..................................................................................... 98 13.5.1 Individuelle Zellenlineatur und -schattierung................................. 98 13.5.2 Beispiel 1: Zelle oben links aussparen............................................... 98 13.5.3 Beispiel 2: Reihe hervorheben ........................................................... 99 13.5.4 Verbundene Zellen ............................................................................ 100

X

Inhalt

13.5.5 Gedrehte Zellen ................................................................................. 13.5.6 Seiten- und Spaltenumbruch innerhalb einer Tabelle.................. 13.5.7 Eine minimale und maximale Reihenhöhe zuweisen .................. 13.6 Tabellentitel und die Systemvariablen „Tabellenfortsetzung“ und „Tabellenabschnitt“........................................................................................... 13.6.1 Beispiel 1............................................................................................. 13.6.2 Beispiel 2............................................................................................. 13.7 Tabellengestaltung: Lücken in der Bedienung .............................................. 13.7.1 Tabellenformat-Katalog.................................................................... 13.7.2 Umgang mit irregulären Tabellenformaten................................... 13.8 Text in eine Tabelle konvertieren und umgekehrt........................................ 13.9 Weitere Tabellenattraktionen .......................................................................... 13.9.1 Kopfreihen, Fußreihen, Standardreihen und Spalten einfügen .. 13.9.2 Spaltenbreite ändern ......................................................................... 13.9.3 Neue Linienstile definieren.............................................................. 13.9.4 Tabelleninhalte sortieren.................................................................. 13.9.5 Gedrehte Tabellen ............................................................................. 13.10 Beispiele.............................................................................................................. 13.10.1 Tabelle mit vollständiger Lineatur, Kopfreihe und verbundenen Zellen .......................................................................... 13.10.2 Offene Tabelle mit linksbündigem Text in der ersten Spalte ...... 13.10.3 Fahrplan-Tabelle: Schattierte Standardreihen, dunkle Kopfreihe und eine Spaltentrennlinie ............................................ 13.10.4 Tabelle für Hinweise und Warnungen............................................ 13.10.5 Tabelle für Auflistungen ................................................................... 13.11 Wichtige Kurzbefehle .......................................................................................

100 101 101 101 102 102 102 102 103 104 105 105 105 105 106 106 107 107 108 109 110 112 113

14 Variablen......................................................................................................................... 115 14.1 Systemvariablen................................................................................................. 115 14.2 Systemvariablen bearbeiten und einfügen..................................................... 118 14.3 Variablen mit Bausteinen definieren.............................................................. 119 14.3.1 Variable „Aktuelle Seitennr.“ ........................................................... 119 14.3.2 Variable „Seitenanzahl“: Gesamtseitenzahl ................................... 119 14.3.3 Variablen „Laufende K/F1 bis 12“................................................... 119 14.3.4 Variablen „Aktuelles Datum“, „Änderungsdatum“, „Erstellungsdatum“ ........................................................................... 120 14.3.5 Variablen „Dateiname (Lang)“, „Dateiname (Kurz)“ ................... 121 14.3.6 Variablen „Tabellenfortsetzung“, „Tabellenabschnitt“ .................. 121 14.3.7 Variablen „Kapitelnummer“, „Bandnummer“ .............................. 121 14.4 Benutzervariablen............................................................................................. 121 14.5 Benutzervariablen definieren und einfügen.................................................. 123 14.6 Wichtige Kurzbefehle ....................................................................................... 123 15 Querverweise ................................................................................................................. 125 15.1 Querverweise auf Absätze................................................................................ 125 15.1.1 Die wichtigsten Bausteine für Querverweise ................................ 127

Inhalt

XI

15.2 15.3 15.4

15.1.2 Gängige Querverweisdefinitionen .................................................. Querverweise auf Marken................................................................................ Querverweise aktualisieren.............................................................................. Weitere Querverweis-Eigenschaften ..............................................................

127 128 128 129

16 Dateien importieren/Referenzen aktualisieren....................................................... 131 16.1 Abbildungen importieren ............................................................................... 131 16.1.1 Importieren durch Referenz – Vorteile .......................................... 131 16.1.2 Importieren durch Referenz – Nachteile........................................ 132 16.1.3 Datei in Dokument kopieren – Vorteile ......................................... 132 16.1.4 Datei in Dokument kopieren – Nachteile ...................................... 132 16.1.5 Referenzliste erstellen ....................................................................... 133 16.1.6 Pixeldateien importieren – Auflösung wählen.............................. 134 16.1.7 Dateiname, Auflösung und alternativer Text................................. 134 16.1.8 3D-Objekte importieren (nur Windows) ....................................... 134 16.1.9 Geänderte Abbildungsgrößen und Abbildungsauflösungen berücksichtigen.................................................................................. 135 16.2 Texte importieren.............................................................................................. 136 16.2.1 Unformatierten Text importieren (ASCII, ANSI)......................... 136 16.2.2 Formatierten Text importieren (FrameMaker, Word, RTF, …) .. 136 16.2.3 OLE2 (Windows)............................................................................... 137 16.3 Texte durch Referenz importieren: „Texteinschübe“ .................................... 138 16.4 Referenzen aktualisieren .................................................................................. 138 16.4.1 Ungelöste Querverweise lösen......................................................... 139 17 Grafikwerkzeuge und Farbe........................................................................................ 141 17.1 In FrameMaker zeichnen?................................................................................ 141 17.2 Grafikwerkzeuge ............................................................................................... 141 17.2.1 Konturlauf .......................................................................................... 143 17.3 Farben im Dokument zur Verfügung stellen................................................. 143 17.4 Wichtige Kurzbefehle........................................................................................ 144 18 Die wichtigsten Funktionen der Buchdatei ............................................................. 145 18.1 Die Buchdatei verwaltet ................................................................................... 145 18.1.1 Handwerkliches ................................................................................. 145 18.2 Funktionen......................................................................................................... 146 18.2.1 Nummerierungen steuern................................................................ 146 18.2.2 Durchzählen (vgl. Seite 55) .............................................................. 147 18.2.3 Kapitelweise zählen (vgl. Seite 55)................................................... 147 18.2.4 Kapitel-Reihenfolge ändern ............................................................. 147 18.2.5 Buch aktualisieren ............................................................................. 147 18.2.6 Fehlermeldungen – Fehlerprotokoll ............................................... 148 18.2.7 Seitenumbruch und andere Formate einstellen............................. 149 18.2.8 Darstellung festlegen......................................................................... 149 18.2.9 Dateien umbenennen........................................................................ 149 18.2.10 Dateien drucken ................................................................................ 150

XII

Inhalt

18.3

18.2.11 Formate importieren......................................................................... 150 18.2.12 Dateiübergreifende Textbearbeitung .............................................. 150 Wichtige Kurzbefehle ....................................................................................... 150

19 Ein Inhaltsverzeichnis und andere Listen generieren ........................................... 151 19.1 Ein Inhaltsverzeichnis generieren .................................................................. 151 19.1.1 Auf welchen Einstellungen basiert die Gestaltung?...................... 152 19.1.2 Absatzformate bearbeiten ................................................................ 152 19.1.3 Einträge auf einer Referenzseite überarbeiten............................... 153 19.1.4 Änderungen an den Vorgabeseiten................................................. 154 19.2 Formate importieren ........................................................................................ 155 19.3 Neue Überschriften berücksichtigen.............................................................. 155 19.4 Gestaltungsextras.............................................................................................. 156 19.4.1 Überschrift für das Inhaltsverzeichnis ........................................... 156 19.4.2 Namensbeschränkung für neue Absatzformate ............................ 156 19.4.3 Zeilenumbrüche und Textgestaltung.............................................. 156 19.4.4 Hypertext-Verbindungen ................................................................. 157 19.5 Andere Listen .................................................................................................... 157 19.5.1 Absatzlisten ........................................................................................ 157 19.5.2 Markenlisten ...................................................................................... 158 19.5.3 Referenzlisten .................................................................................... 159 20 Ein Stichwortverzeichnis und andere Indizes erstellen ........................................ 161 20.1 Ein Stichwortverzeichnis generieren.............................................................. 161 20.1.1 Auf welchen Einstellungen basiert die Gestaltung?...................... 163 20.1.2 Absatzformate bearbeiten ................................................................ 164 20.1.3 Referenzseiten bearbeiten ................................................................ 164 20.2 Gestaltungsextras und Indexvollständigkeit ................................................. 166 20.3 Hypertext-Verbindungen und Zeichenformate............................................ 167 20.4 Andere Indizes .................................................................................................. 167 21 Drucken und PDF-Dateien erstellen......................................................................... 169 21.1 Details für den Druckauftrag einstellen......................................................... 169 21.1.1 Drucker wählen ................................................................................. 170 21.1.2 Druck für eine farbige PDF-Datei; Composite-Druck................. 170 21.1.3 Farbseparation in FrameMaker....................................................... 171 21.2 Details für PDF-Dateien einstellen................................................................. 171 21.2.1 Einstellungen für die Konvertierung .............................................. 172 21.2.2 Lesezeichen und Artikel................................................................... 174 21.2.3 Typen/Tagged PDF – barrierefreie PDF-Datei.............................. 175 21.2.4 Verknüpfungen/Benannte Ziele ...................................................... 175 21.2.5 Datei-Informationen......................................................................... 175 21.2.6 PDF-Dateien generieren................................................................... 176 21.2.7 PDF-Größe optimieren .................................................................... 176 21.3 Wichtige Kurzbefehle ....................................................................................... 176

Inhalt

XIII

22 Fußnoten......................................................................................................................... 177 22.1 Einstellungen für Fußnoten ............................................................................. 177 22.1.1 Das Absatzformat „Fußnote“ ........................................................... 177 22.1.2 Nummerierung .................................................................................. 178 22.1.3 Fußnotenspezifische Darstellungseinstellungen ........................... 178 22.1.4 Fußnotenlinie und Abstand zum Text............................................ 179 22.1.5 Fußnoten löschen .............................................................................. 179 22.1.6 Mehrere Fußnotenreferenzen auf eine Fußnote............................ 179 22.1.7 Fußnoten am Dokumentende.......................................................... 180 22.1.8 Mehrere Fußnoten an einer Textstelle ............................................ 180 22.2 Fußnoten im mehrspaltigen Layout ............................................................... 180 22.3 Tabellenfußnoten .............................................................................................. 181 22.4 Fußnotenreferenz und Fußnoten halten nicht immer zusammen ............. 181 23 Die Rechtschreibhilfe individuell einrichten .......................................................... 183 23.1 „-hilfe“, nicht „-prüfung“! ................................................................................ 183 23.2 Richtig? Falsch? ................................................................................................. 183 23.2.1 Hauptwörterbücher........................................................................... 184 23.2.2 Standard-Gruppenwörterbuch ........................................................ 184 23.2.3 Persönliches Wörterbuch ................................................................. 184 23.2.4 Dokumentwörterbuch ...................................................................... 185 23.2.5 Weitere Wörterbuchfunktionen ...................................................... 186 23.2.6 Automatische Korrektur................................................................... 186 23.2.7 Optionen… ........................................................................................ 187 23.2.8 Buchdatei und Wörterbücher .......................................................... 187 23.3 Silbentrennungen bearbeiten........................................................................... 187 23.3.1 Manuelle Trennunterdrückung und Trennvorgaben.................... 188 24 Mehrere Dokumentversionen in einer Datei mit „bedingtem Text“.................. 189 24.1 Was ist bedingter Text?..................................................................................... 189 24.2 Bedingungs-Tags anlegen................................................................................. 190 24.3 Bedingungs-Tags zuweisen .............................................................................. 190 24.4 Bedingte Textergänzungen ein-/ausblenden ................................................. 191 24.5 Dokumentvarianten mit „Ausdrücken“ veröffentlichen/„Boolsche“ Verknüpfungen.................................................................................................. 192 24.5.1 Grenzen der Funktion....................................................................... 193 24.5.2 Ausdrücke anlegen ............................................................................ 195 24.6 Tipps für den Umgang mit bedingtem Text................................................... 195 24.6.1 Ordnung halten ................................................................................. 195 24.6.2 Bedingter Text oder mehrere Buchdateien?................................... 195 24.6.3 Bedingte Textstellen entfernen ........................................................ 195 24.6.4 Umbenennen von Bedingungs-Tags............................................... 196 24.6.5 Importierte Abbildungen verwalten ............................................... 196 24.6.6 Bedingter Text und Variablen .......................................................... 196 24.6.7 Ausdrücke mit Hilfe der mif-Datei überarbeiten.......................... 196 24.6.8 Bedingte Texte und Übersetzungen ................................................ 197

XIV

Inhalt

24.7

24.6.9 Bedingte Texte mit Referenz-Listen überblicken.......................... 24.6.10 Option „Anzeigen, ob alle Bedingungen angewendet wurden“ . 24.6.11 Rechtschreibhilfe und Suchen/Ändern .......................................... 24.6.12 Querverweise auf bedingten Text ................................................... Wichtige Kurzbefehle .......................................................................................

197 197 197 198 198

25 Gleichungen ................................................................................................................... 199 25.1 Gleichungen im Textfluss verankern.............................................................. 199 25.2 Gleichungen erstellen ....................................................................................... 200 25.3 Klammern .......................................................................................................... 202 25.4 Typografie .......................................................................................................... 202 25.5 Positionieren, Ausrichten und Größe ändern............................................... 203 25.5.1 Positionieren ...................................................................................... 203 25.5.2 Zeilenumbruch festlegen.................................................................. 203 25.5.3 Gleichungen ausrichten.................................................................... 204 25.5.4 Gleichungsgrößen nachträglich ändern......................................... 204 25.5.5 „FrameMath-Elemente“ definieren/Gleichungen berechnen ..... 204 25.6 Wichtige Kurzbefehle ....................................................................................... 204 26 Gedrehte Tabellen und Seiten .................................................................................... 205 26.1 Gedrehte Tabellen ............................................................................................. 205 26.1.1 Eine kurze Tabelle drehen................................................................ 205 26.1.2 Eine lange Tabelle auf gedrehten Vorgabeseiten unterbringen ... 206 26.2 Abbildungen drehen......................................................................................... 208 27 Textbearbeitungen nachverfolgen/Änderungsverwaltung................................... 209 27.1 Dokumente vergleichen ................................................................................... 209 27.2 Änderungsbalken.............................................................................................. 210 27.3 Textbearbeitungen nachverfolgen................................................................... 210 28 Hypertext-Dokumente und HTML-Export............................................................. 211 28.1 Was sind Hypertext-Befehle? .......................................................................... 211 28.1.1 FrameViewer-Dokumente................................................................ 211 28.1.2 Hypertext-Befehle außerhalb von FrameMaker ........................... 212 28.2 Hypertext-Befehle einfügen ............................................................................ 212 28.2.1 Textbereich „aktivieren“ ................................................................... 212 28.2.2 Absatz „aktivieren“............................................................................ 212 28.2.3 Textrahmen „aktivieren“ .................................................................. 213 28.2.4 Grafik „aktivieren“ ............................................................................ 213 28.2.5 Hypertext-Befehle auf Vorgabeseiten............................................. 213 28.2.6 Hypertextbefehl: Syntax ................................................................... 213 28.3 HTML-Export ................................................................................................... 213 28.3.1 Formate konvertieren ....................................................................... 214 28.3.2 Zusätzliche HTML-Funktionen ...................................................... 216 28.3.3 Abbildungskonvertierung ................................................................ 217 28.3.4 Character Macros.............................................................................. 218

Inhalt

XV

28.4

28.5

28.3.5 Cascading Style Sheet........................................................................ Bücher in HTML-Dateien konvertieren ........................................................ 28.4.1 Ein Inhaltsverzeichnis und einen Index konvertieren.................. 28.4.2 Headings Table................................................................................... Wichtige Kurzbefehle........................................................................................

218 218 219 219 219

29 Schablonen planen und Formate importieren ........................................................ 221 29.1 Checkliste für Schablonen................................................................................ 221 29.2 Dokumente durch den Import einer Schablone umformatieren................ 222 29.2.1 Welche Einstellung wird mit welchem Format importiert?......... 223 29.2.2 Probleme mit PDF-Einstellungen ................................................... 224 30 Grundlagen für die Arbeit mit der „Strukturierten Produktoberfläche“ ......... 225 30.1 Kurze Einführung in XML............................................................................... 226 30.1.1 XML bietet Vorteile........................................................................... 227 30.1.2 Unterschiedlich arbeiten mit XML und SGML? ........................... 227 30.1.3 Der XML-Quelltext ........................................................................... 228 30.1.4 Dokument Type Definition (DTD) und XML-SchemaDefinition (XSD) sorgen für Verbindlichkeit................................. 229 30.1.5 Attribute, Entitäten und Notationen............................................... 231 30.1.6 „Wohlgeformt“ und „gültig“ („wellformed“ und „valide“)........... 231 30.1.7 XML hat Nachteile ............................................................................ 232 31 XML-Import/-Export mit FrameMaker ................................................................... 233 31.1 XML-importieren.............................................................................................. 233 31.2 Die Strukturierte Anwendung......................................................................... 236 31.2.1 Mit dem Element Definitions Document formatieren................. 237 31.2.2 Schreib-/Leseregeln übersetzen zwischen XML- und FrameMaker-Struktur....................................................................... 240 31.2.3 XSL in FrameMaker .......................................................................... 241 31.3 XML exportieren............................................................................................... 241 32 FrameMaker-DTDs und standardisierte DTDs ...................................................... 243 32.1 FrameMaker-Schablonen ................................................................................. 243 32.2 Standardisierte DTDs ....................................................................................... 243 32.3 DocBook und DITA.......................................................................................... 244 32.3.1 DocBook............................................................................................. 244 32.3.2 DITA.................................................................................................... 244 32.3.3 DITA-Topic-Arten............................................................................. 245 32.3.4 DITA Maps ......................................................................................... 246 33 DITA in FrameMaker ................................................................................................... 247 33.1 DITA-EDDs und -Templates überarbeiten.................................................... 248 33.2 Einzelne Topics anlegen ................................................................................... 248 33.3 Topics mit der DITA-Map zusammenfassen................................................. 249

XVI

Inhalt

33.4

33.5

33.3.1 Überschriften und Meta-Informationen in der DITA Map ........ 33.3.2 Mit Topics arbeiten ........................................................................... 33.3.3 Attribute zu „topicref “-Elementen ................................................. 33.3.4 Bücher und Einzeldokumente aus einer DITA-Map erstellen .... Querverweise und erweiterte Querverweise auf Elemente: Xrefs, Conrefs ................................................................................. 33.4.1 Xrefs .................................................................................................... 33.4.2 Conrefs ............................................................................................... DITA-Optionen einstellen ...............................................................................

249 250 250 251 251 251 253 254

34 Struktur-Modus: Die Benutzeroberfläche ............................................................... 257 34.1 Änderungen im Programmfenster ................................................................. 257 34.1.1 Die Statusleiste zeigt andere Informationen.................................. 258 34.1.2 Elementgrenzen einblenden ............................................................ 258 34.2 Strukturansicht.................................................................................................. 259 34.2.1 Symbole in der Strukturansicht....................................................... 259 34.2.2 Die Einfügemarke platzieren ........................................................... 260 34.3 Elemente und Text auswählen......................................................................... 260 34.3.1 Elemente und Text im Dokumentfenster auswählen ................... 260 34.3.2 Elemente und Text in der Strukturansicht auswählen ................. 261 34.4 Der Elementkatalog .......................................................................................... 261 34.4.1 Symbole im Elementkatalog ............................................................ 263 34.4.2 Elemente einfügen............................................................................. 263 34.4.3 Inhalte eingliedern ............................................................................ 263 34.4.4 Elemente zusammenfügen............................................................... 264 34.4.5 Ein Element teilen............................................................................. 264 34.4.6 Einen Elementinhalt ausgliedern.................................................... 264 34.4.7 Elemente verschieben, Elemente kopieren .................................... 264 34.4.8 Elemente löschen .............................................................................. 265 34.4.9 Struktur entfernen............................................................................. 265 34.5 Attribute ............................................................................................................. 265 34.5.1 Attributwerte eingeben..................................................................... 266 34.5.2 Attributwerte kopieren, Attributwerte löschen............................. 267 34.6 Strukturierte Dokumente überprüfen............................................................ 267 34.6.1 Fehlerkennzeichnung in der Strukturansicht................................ 267 34.6.2 Dokumentprüfung/Elementprüfung.............................................. 268 34.7 Wichtige Kurzbefehle ....................................................................................... 269 35 „Unstrukturierte“ Dokumente „strukturieren“...................................................... 271 35.1 Automatisch „strukturieren“ ........................................................................... 271 35.1.1 Die Konvertierungs-Tabelle anlegen .............................................. 272 35.1.2 Die Konvertierungstabelle anwenden ............................................ 274 35.2 Manuell „strukturieren“ ................................................................................... 274 35.2.1 Elementdefinitionen importieren ................................................... 274

Inhalt XVII

36 „Strukturierte“ Besonderheiten einzelner FrameMaker-Funktionen................ 277 36.1 Texte importieren.............................................................................................. 277 36.2 Text eingeben ..................................................................................................... 278 36.3 Suchen/Ändern ................................................................................................. 278 36.4 Absatz- und Zeichenformate ........................................................................... 278 36.5 Tabellen............................................................................................................... 278 36.5.1 Tabellen einfügen und Formate zuweisen...................................... 278 36.5.2 Optionale Einstellungen (vgl. Seite 98) .......................................... 279 36.5.3 Tabellenzellen verschieben............................................................... 279 36.5.4 Rahmen und Variablen..................................................................... 279 36.5.5 Gedrehte Tabellen.............................................................................. 279 36.6 Variablen............................................................................................................. 279 36.7 Querverweise ..................................................................................................... 280 36.7.1 Querverweisformate ......................................................................... 281 36.8 Fußnoten ............................................................................................................ 282 36.9 Gleichungen ....................................................................................................... 282 36.10 Grafiken.............................................................................................................. 282 36.11 Buchdatei............................................................................................................ 283 36.11.1 Elementdefinitionen importieren ................................................... 283 36.11.2 Buchdatei strukturieren.................................................................... 284 36.11.3 Buchdatei aktualisieren..................................................................... 284 36.11.4 Elementprüfung mit Hilfe der Buchdatei....................................... 284 36.11.5 Eine Dokumentdatei eines Buches wieder als separates Dokument verwenden ...................................................................... 285 36.12 Inhaltsverzeichnis (Liste) und Stichwortverzeichnis (Index)...................... 285 36.12.1 Inhaltsverzeichnis und andere Listen ............................................. 285 36.12.2 Stichwortverzeichnis und andere Indizes....................................... 287 36.13 Bedingter Text/Filter nach Attribut ................................................................ 287 36.14 PDF-Export........................................................................................................ 288 Index ............................................................................................................................... 289

XVIII Inhalt

1

Ihr Schlüssel zum Erfolg: Formate

1

Für alles, was die Textverarbeitung, den Schriftsatz und das Layout angeht, bietet FrameMaker Formate. Kaum etwas bleibt Ihrem spontanen Gestaltungsdrang überlassen. Sie sollten die Formate als sinnvolle Hilfe und nicht als Einschränkung betrachten. Sie ermöglichen: – Konsistentes Gestalten einzelner Dokumente – Konsistentes Gestalten einer Dokumentengruppe – Schnelles Formatieren durch einfaches Auswählen der Formate in Katalogen – Schnelles Umgestalten durch Formatänderungen oder Formateimport Wenn Sie Formate importieren, werden die alten Formatdefinitionen von den neuen überschrieben. Sie haben die Wahl: Wollen Sie nur bestimmte Einstellungen des Dokumentes beeinflussen, importieren Sie nur die zugehörigen Formate. Wollen Sie das Dokument vollständig umformatieren, importieren Sie alle Formate, siehe Abbildung 1.

Abb. 1: Dokumente umformatieren durch Formateimport („Datei > Importieren > Formate…“)

Die vielen Formate verlangen aber auch Disziplin von Ihnen. Zuerst einmal müssen Sie die Formate anlegen und einsetzen. Das hört sich profan an, ist es aber nicht. Da Formateanlegen mit Arbeit verbunden ist, arbeiten manche Anwender mit Kurzfristlösungen ohne Formate.

1 Ihr Schlüssel zum Erfolg: Formate

1

Sie sollten auch daran denken, dass ein Format ganz selten nur an einer Stelle im Dokument verwendet wird. Ändern Sie ein Format, wirkt sich diese Änderung auf das ganze Dokument aus. Ändern Sie Formate nur, wenn Sie die Folgen überblicken können. Das führt zur nächsten disziplinarischen Maßnahme: In Ihrem Arbeitsumfeld darf es nur einen Mitarbeiter geben, der Formate anlegt oder ändert, also die FrameMakerSchablonen pflegt. Wenn man von einer „Schablone“ spricht, ist damit keine spezielle Datei gemeint, die nur die Formate bereitstellt. Eine Schablone ist ein ganz normales FrameMaker-Dokument, das als Ausgangsbasis für andere Dokumente verwendet wird. Mehr Informationen über Schablonen und zum Thema „Formate importieren“ finden Sie im Kapitel 29: „Schablonen planen und Formate importieren“.

1.1

Regeln für Formatnamen

FrameMaker unterscheidet bei den Formatnamen zwischen großen und kleinen Buchstaben. Umlaute, das „ß“, Ziffern und Leerzeichen sind zulässig. Versuchen Sie einen guten Kompromiss zwischen aussagekräftigen Formatnamen und kurzen Formatnamen zu finden. Vergeben Sie immer Namen, die die Funktion des Formates widerspiegeln. Gestalterische Merkmale der Formate sollten Sie völlig vernachlässigen, denn die Gestaltung kann sich sehr schnell ändern. Einige Formate können Sie nicht nur in der Statusleiste1 ablesen, sondern auch über die Statusleiste zuweisen. Die Arbeit mit der Statusleiste wird von Anwendern bevorzugt, die viel mit der Tastatur und weniger mit der Maus formatieren. Dabei hilft es sehr, wenn die Formatnamen sich schon mit dem ersten oder den ersten beiden Zeichen unterscheiden. Diese Unterscheidung können Sie leicht erreichen, indem Sie die Formatnamen mit Ziffern beginnen. Damit lösen Sie sich gleichzeitig von der alphabetischen Auflistung und können z.B. den Absatzformate-Katalog sehr übersichtlich gestalten, siehe Abb. 2. Wie Sie Formate über die Statusleiste zuweisen, steht in den jeweiligen Kapiteln. Abb. 2: Beispiele für Formatnamen

1. Die Statusleiste findet sich unten im Dokumentfenster, siehe Seite 7.

2

1 Ihr Schlüssel zum Erfolg: Formate

2

Die Benutzeroberfläche, die Hausordnung und erste Unfallverhütungsvorschriften

2

2.1

Voraussetzungen für ein angenehmes Zusammenleben: Voreinstellungen auf Programmebene

Wählen Sie „Datei > Voreinstellungen > Allgemein…“. Die Voreinstellungen betreffen u.a. die Sicherheit Ihrer Daten.

» Automatische Sicherungskopie anlegen Wenn aktiviert, erstellt FrameMaker bei jedem Sichern eine Kopie der letzten Sicherung. Die Datei wird im selben Verzeichnis abgelegt, in dem auch die Originaldatei liegt und hat die Erweiterung „.backup“. » Automatisch speichern - Alle x Minuten Wenn aktiviert, sichert FrameMaker eine Kopie, die beim ordnungsgemäßen Beenden des Programms gelöscht wird. Stürzt der Rechner ab, bleibt die Kopie erhalten und kann dann statt Ihrer letzten eigenen Sicherung geöffnet werden. Der Umweg mit dieser separaten Datei bietet den Vorteil, dass Sie auf Wunsch während der Arbeit zur letzten eigenen Sicherung zurückkehren können, weil FrameMaker ja immer nur eine Kopie sichert. Den Befehl dafür lautet „Datei > Zurück zur gesicherten Version“. Die Kopie hat die Erweiterung „.auto“ und wird im selben Verzeichnis abgelegt, in dem auch die Originaldatei liegt. Im Falle eines Programmabsturzes versucht FrameMaker auch die letzten Änderungen in einer Wiederherstellungsdatei mit der Erweiterung „.recover“ zu sichern. Diese Datei finden Sie ebenfalls in dem Verzeichnis der Originaldatei. Sobald Sie im Anschluss an einen Absturz die betroffene Datei öffnen wollen, bietet Ihnen FrameMaker die Wiederherstellungsdatei oder die automatische Sicherungskopie

2 Die Benutzeroberfläche, die Hausordnung und erste Unfallverhütungsvorschriften

3

zum Öffnen an. Bestätigen Sie, prüfen Sie die Datei und speichern Sie sie unter dem Originalnamen ab.

» Konvertierungsfehler anzeigen (nur Windows) Sie können einstellen, dass Konvertierungsfehler beim Öffnen von Dateien angezeigt werden. » Text wird stilisiert, wenn kleiner als: x pt Die eingetragene Schriftgröße gilt für den Zoomfaktor 100. Text, der bei diesem Zoomfaktor weniger Monitorpunkte einnimmt, wird als grauer Balken dargestellt. Ein größerer Zoomfaktor macht Text wieder sichtbar. Sie können ruhig eine „1“ eintragen – schadet nicht. » Bildschirmgröße Wenn Sie hier Ihre Bildschirmgröße einstellen, wird das Dokument beim Zoomfaktor 100 in Originalabmessungen angezeigt. » Adobe Flash-Dateien nicht in PDF einbetten » 3D-Modell-Datei nicht in PDF einbetten Zwei Optionen, die zwar selbsterklärend sind, aber hier eigentlich nicht hingehören. Unter „Format > Dokument > PDF-Einstellungen…“ finden Sie die anderen PDF-Einstellungen.

» Begrüßungsbildschirm nicht anzeigen Selbsterklärende Option » Beim Löschen des Verlaufs Warnungen anzeigen Es gibt in FrameMaker Aktionen, die über „Bearbeiten > Rückgängig“ nicht rückgängig gemacht werden können. Wenn Sie eine solche Aktion ausführen, können auch die vorherigen Arbeitsschritte nicht rückgängig gemacht werden, der „Verlauf wird gelöscht“. Da es sehr viele Aktionen gibt, die FrameMaker nicht rückgängig machen kann, werden Sie häufig gewarnt, wenn Sie die Option aktivieren.

» Systemübergreifendes Benennen von Dateien (nur Windows) Wenn Sie Dateien zwischen Windows und Unix austauschen, wählen Sie hier Unix aus, weil Unix die größeren Beschränkungen bezüglich der Dateinamen hat. FrameMaker warnt dann, wenn Sie einen inkompatiblen Namen vergeben wollen. » FrameImage mit import. Grafiken speichern (nur Windows) Diese Funktion soll durch ein FrameMaker eigenes Grafikformat den Austausch von Dokumenten zwischen Betriebssystemen ermöglichen, obwohl die ursprünglich verwendeten Grafikformate nicht betriebssystemkompatibel sind. Lassen Sie das und aktivieren Sie diese Funktion nicht! » Netzwerk-Dateikontrolle (nur Windows) Wenn aktiviert, warnt Sie FrameMaker vor dem Öffnen einer Datei, die bereits von einem anderen Anwender bearbeitet wird.

4

2 Die Benutzeroberfläche, die Hausordnung und erste Unfallverhütungsvorschriften

» Namen fehlender Schriften speichern Diese Funktion hilft Ihnen, Dokumente zwischen Rechnern auszutauschen. Ohne diese Funktion ersetzt FrameMaker fehlende Schriften durch andere und dieser Ersatz wird mit dem Dokument gespeichert. Mit aktivierter Funktion merkt sich FrameMaker die Originalschriften und greift wieder darauf zurück, wenn Sie auf dem Rechner vorhanden sind. » Funktionen für asiatische Sprachen (nur Windows) Wenn Sie „Informationen“ wählen, aktivieren Sie damit nicht die asiatischen Sprachfunktionen. Es wird Ihnen nur angezeigt, ob Ihr System darauf vorbereitet ist, mit FrameMaker asiatische Dokumente zu bearbeiten. » Produktoberfläche FrameMaker wird nicht strukturierter, wenn Sie „Strukturierter FrameMaker“ auswählen. Diese Produktoberfläche stellen Sie ein, wenn Sie mit einem EDD arbeiten. Das Programm muss danach neu gestartet werden. 2.2

Schalter, Knöpfe und Armaturen

Lernen Sie das Programm- und das Dokumentfenster kennen. Öffnen Sie über „Datei > Öffnen…“ ein FrameMaker-Dokument oder legen Sie über „Datei > Neu…“ ein neues Dokument an. 2.2.1

Menüleiste

Im Programmfenster ganz oben ist die „Menüleiste“ angeordnet. Wenn Sie irgendwann einmal den Verdacht haben, Ihnen sind einige Menüeinträge abhanden gekommen, kontrollieren Sie unter „Darstellung > Menüs“, ob Sie sich die „Vollmenüs“ anzeigen lassen. 2.2.2

QuickAccess-Leiste

Unter der Menüleiste findet sich die QuickAccess-Leiste. Sie kann unter „Darstellung“ eingeschaltet werden. Die rechte Hälfte der QuickAccess-Leiste kann verschiedene Button-Reihen anzeigen. Eine Legende der Buttons in der rechten Hälfte finden Sie im jeweiligen Kapitel. Zum Ausschalten der QuickAccess-Leiste wählen Sie unter Windows erneut „Darstellung“, unter UNIX klicken Sie mit der Maus auf die Leiste und tippen bei gedrückter StrgTaste ein „c“ ein.

2 Die Benutzeroberfläche, die Hausordnung und erste Unfallverhütungsvorschriften

5

Abb. 3: QuickAccess-Leiste: Allgemeiner Teil

2.2.3

Formatierungsleiste

Die dritte Leiste nennt sich „Formatierungsleiste“. Die Formatierungsleiste kann auf Windows-Rechnern unter „Darstellung“ ein- und ausgeschaltet werden. Die Buttons mit den Pfeilen, mit denen man Tabulatoren setzen kann, werden erst aktiv, wenn Sie auch die Lineale einblenden.

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Unter UNIX müssen Sie erst über „Darstellung > Lineale“ die Lineale einblenden, um mit einem kleinen Pfeil links bei den Linealen die Formatierungsleiste ein- oder ausblenden zu können.

Abb. 4: Formatierungsleiste

Die Buttons der Formatierungsleiste beziehen sich auf die Textformatierung. Mit dem Auswahlfenster können Sie Absätzen Formate zuweisen. Das Arbeiten mit der QuickAccess-Leiste, der Formatierungsleiste und den Linealen hat einige Tücken, Stichwort „Irreguläre Formatierung“. Bitte lesen unbedingt auch Kapitel 5: „Die Absatz-, Zeichen- und Tabellengestaltung richtig bedienen“.

6

2 Die Benutzeroberfläche, die Hausordnung und erste Unfallverhütungsvorschriften

Mit dem Button „Viewer Dokument“ können Sie das Dokument in einen Nur-AnsichtsModus versetzen, vgl. Kapitel 28: „Hypertext-Dokumente und HTML-Export“ ab Seite 211. 2.2.4

Registerkarten

Wenn Sie „Darstellung > Leiste mit Registerkarten“ wählen, wird eine Leiste einer Registerkarte für jedes geöffnete Dokument angezeigt. Mit Mausklick auf eine der Karten wechseln Sie zum jeweiligen Dokument – eine praktische Leiste, die zwar Platz wegnimmt, aber das Wechseln zwischen Dokumenten vereinfacht. 2.2.5

Lineale – nützlich?

Die Lineale können Sie unter „Darstellung“ ein- und ausblenden. Die Lineale haben die Teilung, die Sie unter „Darstellung > Optionen“ einstellen. Die Funktionalität der Lineale ist beschränkt. Sie können nicht auf dem Monitor bewegt werden. Auch der Nullpunkt sitzt immer an der linken oberen Ecke der Seite. Die Lineale zeigen Tabulatoren und Einzüge in Bezug auf den Seitenrand an. In den Formaten werden die Positionen in Bezug auf den Spaltenrand und nicht auf den Seitenrand definiert. Sie dürfen die Maße also hier nicht ablesen. Sie können auch Einzüge und Tabulatoren in den Linealen verändern. Die Einstellungen gelten dann aber immer nur für den gerade markierten Absatz. Wer viel mit den Linealen arbeitet, macht früher oder später Fehler, weil er vergisst, Formate zu aktualisieren. Lassen Sie die Lineale besser immer ausgeblendet. Falls Sie jetzt danach suchen: In FrameMaker gibt es keine Hilfslinien. Sie können nur unter „Darstellung“ ein Raster einblenden, das sich über den ganzen Monitor legt. Die Rasterweite kann unter „Darstellung > Optionen“ eingestellt werden. 2.2.6

Statusleiste – Infos ablesen und auch mal reinklicken

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Die Statusleiste schließt das Dokumentfenster nach unten hin ab. Die Informationen links in der Statusleiste werden nur angezeigt, wenn die Einfügemarke im Text platziert ist. Ein Zeichenformat wird nur angezeigt, wenn an der Textstelle eins vorliegt.

Abb. 5: Informationen und Buttons in der Statusleiste

FrameMaker zeigt in der Statusleiste die Seitenzahl an, die auch als Seitenzahl im Dokument verwendet wird – in Klammern daneben die reale Seitenzahl. Mit Mausklick auf die Seitenzahl öffnet sich das Fenster „Wechseln zu Seite“.

2 Die Benutzeroberfläche, die Hausordnung und erste Unfallverhütungsvorschriften

7

Ein Sternchen neben der Gesamtseitenzahl in der Statusleiste gibt an, dass die letzten Änderungen noch nicht gesichert wurden. Mit Mausklick auf den Zoomfaktor öffnet sich das Fenster „Zoom“. Mit „Seite an Fenster anpassen“ werden bei einem Programmfenster im Querformat immer zwei Seiten nebeneinander angezeigt. Falls nicht, stellen Sie unter „Darstellung > Optionen/Blättern:“ „Variabel“ ein. Hinter „Zuweisen“ verbirgt sich ein Fenster, in dem Sie die Zoomfaktoren von 25 % bis 1600 % selbst festlegen können. Eine Lupe um Ausschnitte zu markieren und zu vergrößern gibt es nicht.

Abb. 6: Wählen Sie einen Zoom-Faktor

2.2.7

Kataloge und Paletten

Am rechten Rand des Dokumentfensters finden Sie Buttons, mit denen Sie die häufig genutzten Kataloge für Absatz- und Zeichenformate und die Paletten für Werkzeuge und Gleichungen öffnen können. Absatzformate-Katalog Zeichenformate-Katalog Werkzeugpalette Gleichungspalette Verlaufspalette Abb. 7: Buttons für Kataloge und Paletten

» Absatzformate-Katalog Sie weisen einem Absatz ein Format zu, indem Sie auf das Format im Katalog klicken. Sie können auch mehrere zusammenhängende Absätze markieren und ihnen gemeinsam ein Format zuweisen.

» Zeichenformate-Katalog Markieren Sie Zeichen und klicken Sie auf ein Format im Katalog. Um die Formatierung aufzuheben, wählen Sie „Absatzstandardschrift“.

» Werkzeugpalette Die Palette enthält überwiegend Grafikwerkzeuge. Zusätzlich finden Sie hier das Werkzeug, mit dem man neue Textrahmen aufziehen kann. » Gleichungspalette Mit der Gleichungspalette können Sie auch komplizierte Gleichungen detailgenau setzen. » Verlaufspalette Die Verlaufspalette zeigt Ihre letzten Arbeitsschritte an. Mit der Auswahl eines Eintrags gehen Sie zu diesem Schritt zurück. Mehr Details zu Absatz- und Zeichenformaten, Grafikwerkzeugen und Gleichungen finden Sie in den jeweiligen Kapiteln.

8

2 Die Benutzeroberfläche, die Hausordnung und erste Unfallverhütungsvorschriften

2.3

Voraussetzungen für ein angenehmes Zusammenleben: Voreinstellungen auf Dokumentebene

Neben den Voreinstellungen, die für die Arbeit mit allen Dokumenten gelten, gibt es Voreinstellungen, die mit dem einzelnen Dokument abgespeichert werden. Sie finden diese Einstellungen unter „Darstellung > Optionen“. Die meisten der Einstellungen sind selbsterklärend, aber folgende Hinweise werden Sie brauchen:

» Blättern Wählen Sie „Variabel“. Mit der Einstellung werden die Seiten untereinander angezeigt. Bei kleineren Zoomfaktoren werden die Seiten aber auch nebeneinander angezeigt. » Einheiten Jede Eingabe von Ihnen wird als Wert in der gewählten Einheit gedeutet und angezeigt. Wenn Sie ausdrücklich eine andere Einheit eingeben, akzeptiert FrameMaker das auch und rechnet den Wert um. Sie können also auch Schriftgrößen in Zentimeter eingeben, wenn Sie hinter den Wert „cm“ schreiben. Ein Hinweis zu den Schriftgrößen: FrameMaker versteht unter „Punkt“ den Pica Point (1 pt = 0,353 mm, 12 pt = 1 pica). Abb. 8: Dokumentbezogene Darstellungsoptionen

» Graphiken Enthalten Ihre Dokumente viele Pixeldateien, können Sie zur Beschleunigung der Bildschirmanzeige alle Grafiken ausblenden. Denken Sie daran, die Grafiken vor dem Drucken wieder einzublenden. » Steuerzeichen Eine Tabelle aller Steuerzeichen finden Sie auf Seite 12. Die Begrenzungslinien, Steuerzeichen, Lineale und Rasterlinien können Sie auch unter „Darstellung“ ein- oder ausblenden. Das Magnetraster können Sie auch unter „Grafik“ ein- oder ausschalten. Geöffnet wird das Dokument aber immer mit den Einstellungen aus den Darstellungsoptionen.

2.4

Was ist ein Textfluss?

Öffnen Sie ein Dokument, wählen Sie „Bearbeiten > Textfluss auswählen“. Alles, was jetzt markiert ist, gehört zum Textfluss. Beim Bearbeiten eines Dokumentes sollten Sie Sorge tragen, dass alle Abbildungen und Tabellen im Text verankert sind und deshalb zum

2 Die Benutzeroberfläche, die Hausordnung und erste Unfallverhütungsvorschriften

9

Textfluss gehören. Nur so bleibt der Bezug zwischen Abbildungen bzw. Tabellen und dem zugehörigen Text sicher erhalten, wenn der Text überarbeitet wird. Und nur so können Sie einen Text vollständig exportieren. Im Allgemeinen läuft ein Textfluss von Seite zu Seite. Wenn Text dazukommt, legt FrameMaker automatisch neue Seiten an. So ist jedenfalls die Grundeinstellung, wenn Sie ein neues Dokument anlegen. Sie können aber auch durch individuelle Textrahmenverkettung den Fluss des Textes von Hand steuern. Dadurch ist auch ein „Zeitungslayout“ mit FrameMaker möglich, allerdings eine seltene Anwendung. Mehrere Textflüsse in einem Dokument können Sie sinnvoll einsetzen, um eine mehrsprachige Publikation herauszubringen. Für jede Sprache legen Sie dann einen Textfluss an. Die Textflüsse werden auf den Seiten nebeneinander angeordnet. Sie teilen sich zwar sämtliche Formatkataloge, laufen aber ansonsten unabhängig voneinander durch das Dokument. Mehr über Layout-Einstellungen und Textrahmen finden Sie im Kapitel 3: „Das Seitenlayout festlegen“.

2.5

Arbeitsseiten, Vorgabeseiten, Referenzseiten

Unter „Darstellung“ können Sie zwischen den Seitenarten wechseln. 2.5.1

Arbeitsseiten

Wenn Sie ein Dokument öffnen, werden immer die Arbeitsseiten angezeigt. Ihren Text bearbeiten Sie auf diesen Seiten. Hinter jeder Arbeitsseite liegt eine Vorgabeseite. Alles, was die Vorgabeseite enthält, wird auch mit der Arbeitsseite angezeigt, kann auf den Arbeitsseiten aber nicht bearbeitet werden. 2.5.2

Vorgabeseiten

Für das Spaltenlayout und für Hintergrundtext sind die Vorgabeseiten zuständig. Jedes Dokument hat wenigstens eine Vorgabeseite. Sie können neue Vorgabeseiten einfügen, individuell gestalten und den Arbeitsseiten zuweisen. Jede Vorgabeseite hat einen Namen, der in der Statusleiste angezeigt wird.

10

2 Die Benutzeroberfläche, die Hausordnung und erste Unfallverhütungsvorschriften

Auf den Vorgabeseiten wird zwischen „Schablonen für Textrahmen auf Arbeitsseite“ und „Hintergrundtextrahmen“ unterschieden. Wenn Sie einen neuen Rahmen einfügen, müssen Sie den Rahmentyp festlegen.

Abb. 9: Den Typ eines neuen Textrahmens festlegen

In die „Schablonen für Textrahmen auf Arbeitsseite“ geben Sie keinen Text ein. Die Textrahmen richten Sie zwar auf den Vorgabeseiten ein, gefüllt werden sie aber auf den Arbeitsseiten, eben mit Ihrem Text.

„Hintergrundtextrahmen“ erhalten ihren Inhalt auf den Vorgabeseiten; Seitenzahlen, Kopf- und Fußzeilen stehen in solchen Rahmen. Die Vorgabeseiten enthalten auch häufig Grafiken, die auf jeder Arbeitsseite angezeigt werden sollen. Mehr über die Gestaltung der Vorgabeseiten finden Sie im Kapitel 3: „Das Seitenlayout festlegen“. 2.5.3

Referenzseiten

Referenzseiten übernehmen verschiedene Aufgaben: – Sie können Regeln für die Zuordnung von Vorgabeseiten enthalten. – Sie können Gestaltungsanweisungen für generierte Listen und Indizes bereitstellen. – Sie können den Export des Dokumentes steuern. – Die Seiten können auch als Bibliothek verwendet werden: Häufig benutzte Grafiken oder auch ganze Tabellen können Sie dort ablegen und bei Bedarf auf die Arbeitsseiten kopieren. – Auch eine automatische Verknüpfung zwischen Elementen auf den Referenzseiten und Absätzen auf den Arbeitsseiten ist möglich. FrameMaker legt eine solche Verknüpfung z.B. automatisch an, um die Fußnotentrennlinie von den Referenzseiten auf die Arbeitsseiten zu holen und dort über die Fußnoten zu setzen. Jede Referenzseite hat einen Namen, der in der Statusleiste angezeigt wird.

2.6

Steuerzeichen erkennen und eingeben

Um die Steuerzeichen zu sehen, müssen Sie sie unter „Darstellung“ einblenden. Die Steuerzeichen werden nicht gedruckt. Das Ein-/Ausblenden der Steuerzeichen beeinflusst auch den Zeilenumbruch nicht.

2 Die Benutzeroberfläche, die Hausordnung und erste Unfallverhütungsvorschriften

11

Tabelle 1: Steuerzeichen: Monitordarstellung und Eingabe Steuerzeichen

Absatzende

Monitordarstellung

¶

Erzwungener Zeilenumbruch Ende von: Textfluss, Tabellenzelle, Fußnote

Eingabe1 Windows

UNIX Return (

)

+ Return

§

Tabulatorstopp

Wird von FrameMaker eingefügt Tabulator (

)

Anker für Rahmen oder Tabelle

Wird automatisch mit dem Rahmen oder der Tabelle eingefügt.

Markenzeichen

Wird automatisch mit der Marke eingefügt.

Umbruchgeschütztes Leerzeichen

Strg + Leertaste

Wahlweiser Trennstrich2

Strg + -

Trennunterdrückung

Esc k t

1. Beispiele für die Eingabe: „ + Return“ bedeutet, Sie drücken zuerst „ “ und dann zusätzlich „Return“. „Esc k t“ bedeutet, Sie drücken nacheinander „Esc“ „k“ „t“. 2. Ein wahlweiser Trennstrich ist auch als „Diskreter Trennstrich“ bekannt. Mit dem wahlweisen Trennstrich geben Sie an, wo ein Wort getrennt werden soll. Ein wahlweiser Trennstrich am Wortanfang wirkt wie eine Trennunterdrückung.

2.7

Objekte auswählen

Bewegen Sie den Mauszeiger über Text, hat er die Form der „Einfügemarke“. Um einen Textrahmen auszuwählen, müssen Sie ihn bei gedrückter Strg-Taste anklicken. Über Grafiken und Grafikrahmen wird der Mauszeiger automatisch zu einem Pfeil, mit dem Sie die Grafik bzw. den Rahmen auswählen können. Grafiken, Grafikrahmen und Textrahmen können Sie auch auswählen, indem Sie mit gedrückter Maustaste ein großes Fenster über den Rahmen aufziehen. Um alle Objekte einer Seite auszuwählen, klicken Sie außerhalb eines Rahmens auf die Seite und wählen „Bearbeiten > Seite auswählen“.

2.8

Die FrameMaker-Hilfe nutzen

Neben einigen Internet-Funktionen, die natürlich nur funktionieren, wenn Sie eine Verbindung zu Adobe aufbauen, gibt es die fest auf dem Rechner installierte Hilfe. Sie rufen die Hilfe über „Hilfe > Hilfethemen“ auf. Die Hilfe ersetzt eine gedruckte Dokumentation. Sie können die Hilfethemen nach einzelnen Begriffen oder auch nach Begriffskombinationen durchsuchen. Im Ordner „Documents“ des FrameMaker-Programmverzeichnisses finden Sie eine PDF-Datei der Hilfe und eine Reihe von weiteren Dokumenten mit weiterführenden

12

2 Die Benutzeroberfläche, die Hausordnung und erste Unfallverhütungsvorschriften

Themen. Bevor Sie mit diesen Dokumenten arbeiten, prüfen Sie unbedingt, ob es unter http://www.adobe.com/support/documentation/de/framemaker neue Ausgaben gibt. 2.8.1

Hilfe von anderen Anwendern

Unter den folgenden drei Adressen im Internet können Sie Hilfe von anderen Anwendern bekommen. – www.frame-user.de Eine interessante Seite mit vielen Informationen und Tipps rund um FrameMaker. Die Seite bietet auch eine Mailliste. Wenn Sie eine Frage stellen wollen, melden Sie sich ohne viel Aufwand in der Liste an und senden Ihre Frage an den Server. Alle Teilnehmer bekommen die Frage als E-Mail zugeschickt. Die Antworten bekommen Sie ebenfalls als E-Mail. – www.adobe.com/support/forums/main.html Die von Adobe eingerichteten, englischsprachigen Foren. Die Beiträge der Teilnehmer werden ins Forum gestellt und können dort gelesen und beantwortet werden. – www.frameusers.com Ein englischsprachiges Forum, in dem Sie Neuigkeiten, Tipps und Anwendungsbeispiele finden. Sie können Ihre Fragen ebenfalls über eine Mailliste stellen.

2.9

Die Monitordarstellung verbessern (Windows)

Beim linksbündigen Flattersatz sehen die Zeilen am Monitor unausgefüllt aus, während sie im Ausdruck bis ganz an das Ende der Textspalte heranreichen. Die Umbrüche stimmen zwar immer, aber die „Laufweite“ stimmt einfach nicht. Sie können mit einer Änderung in der „maker.ini“ eine bessere Übereinstimmung erreichen: 1. Beenden Sie FrameMaker. 2. Suchen Sie im FrameMaker-Verzeichnis die Datei „maker.ini“, machen Sie eine Sicherungskopie und öffnen Sie „maker.ini“ mit einem Texteditor. 3. Suchen Sie die Zeile „DisplayUsingPrinterMetrics=Off “ und ersetzen Sie „Off “ durch „On“. 4. Speichern Sie die Datei.

2.10 Wichtige Kurzbefehle Tabelle 2: Wichtige Kurzbefehle – Benutzeroberfläche Befehl

Windows

UNIX

Sichern

Strg + s

Esc d s

Alle geöffneten Dateien sichern Alle geöffneten Dateien schließen Fenster auffrischen (Ansicht aktualisieren)

und „Datei > … sichern“ und „Datei > … schließen“ Strg + l

2 Die Benutzeroberfläche, die Hausordnung und erste Unfallverhütungsvorschriften

13

Befehl

Windows

UNIX

Kontextmenüs aufrufen

Rechte Maustaste

F4 oder rechte Maustaste

Rückgängig

Strg + z

Alt + Backspace

Drucken

Strg + p

Esc d d

14

2 Die Benutzeroberfläche, die Hausordnung und erste Unfallverhütungsvorschriften

3

Das Seitenlayout festlegen

3

In diesem Kapitel lernen Sie zwischen dem Seiten- und Spaltenlayout zu unterscheiden. Sie lernen die umfangreichen Menübefehle für die Layouts kennen und erfahren, warum Sie die Befehle nur eingeschränkt benutzen sollten.

3.1

Das erste Dokument

Wählen Sie „Datei > Neu > Dokument…“.

Abb. 10: Im Fenster „Neu“ können Sie „leeres Papier“ oder eine andere Schablone wählen

3 Das Seitenlayout festlegen

15

» Standardschablonen durchsuchen Dieser Button führt zu einer Auswahl von fertig gestalteten FrameMaker-Schablonen. Nett gemeint, aber selten brauchbar. » Strukturierte Vorlagen durchsuchen Diesem Pfad sollten Sie nur folgen, wenn Sie im Strukturierten FrameMaker arbeiten. » Hochformat, Querformat Hinter diesem „leeren Papier“ verbergen sich einfache FrameMaker-Schablonen im DIN A4-Format. » Spezial Da Sie von Ihrem Dokument wahrscheinlich schon mehr als das bloße Seitenformat wissen, wählen Sie „Spezial“. Es öffnet sich das Fenster „Spezialformat für Dokument“. Hier legen Sie das grundlegende Seiten- und Spaltenlayout fest. Weitere Layout-Einstellungen folgen, siehe unten. Wenn Sie das Dokument angelegt haben, sehen Sie eine leere Arbeitsseite. Die Einfügemarke blinkt im Textrahmen und Sie könnten mit der Textbearbeitung beginnen.

Abb. 11: Treffen Sie Einstellungen für das grundlegende Seiten- und Spaltenlayout

Wenn Sie die Kataloge für Absatz- und Zeichenformate öffnen, sehen Sie, dass FrameMaker Ihnen eine Grundausstattung an Formaten zur Verfügung stellt. Auch bei den anderen Formatarten gibt es einige Formate zur Auswahl.

Die grundlegenden Unterschiede zwischen Arbeits-, Vorgabe- und Referenzseiten kennen Sie schon aus dem Kapitel 2: „Die Benutzeroberfläche, die Hausordnung und erste Unfallverhütungsvorschriften“. Wechseln Sie jetzt auf die Vorgabeseiten. Im einseitigen Layout werden Sie eine Vorgabeseite „Rechts“ finden, im doppelseitigen Layout gibt es die Seiten „Links“ und „Rechts“. Sie sehen auf jeder Seite eine „Schablone für Textrahmen auf Arbeitsseite“ und zwei „Hintergrundtextrahmen“. Sie werden die Vorgabeseiten bearbeiten müssen, was ab Seite 18 besprochen wird. Zuerst wechseln Sie aber zurück auf die Arbeitsseiten und lernen weitere Menübefehle kennen, die das Layout beeinflussen.

3.2

Seitenlayout einstellen und ändern

Bei einem schon angelegten Dokument, verteilen sich die Einstellungen des Fensters „Spezialformat für Dokument“ auf verschiedene andere Fenster. In diesen Fenstern finden Sie dann zusätzliche Einstellungen, mit denen Sie das Layout verfeinern.

16

3 Das Seitenlayout festlegen

3.2.1

Seitenformat einstellen Wählen Sie „Format > Seitenlayout > Format…“. Die Maße gelten immer für das ganze Dokument!

Abb. 12: Einstellungen für das Seitenformat

3.2.2

Die Textrahmen werden nicht (!) automatisch an das neue Seitenformat angepasst. Das Seitenformat nachträglich zu ändern ist eine heikle Angelegenheit. Wenn es einmal nötig wird: Legen Sie lieber ein neues, leeres Dokument mit dem gewünschten Seitenformat an und übertragen Inhalte und Formate.

Seitenumbruch einstellen Wählen Sie „Format > Seitenlayout > Seitenumbruch…“. Hier können Sie einstellen, ob es sich um ein einseitiges oder doppelseitiges Dokument handelt. Für doppelseitige Dokumente können Sie festlegen, mit welcher Seite begonnen werden soll.

Abb. 13: Voreinstellungen für den Seitenumbruch

Hier können Sie auch die Seitenanzahl beeinflussen, was besonders für doppelseitige Dokumente interessant ist. Dazu muss man wissen, dass FrameMaker zwar automatisch neue Seiten anlegt, wenn der Text länger wird. Wird der Text wieder kürzer, verhält sich FrameMaker so, wie Sie es hier einstellen. „Vor Sichern & Drucken“:

» Leere Seiten löschen Wählen Sie diese Option, damit FrameMaker automatisch leere Seiten am Dokumentende löscht. » Gerade Seitenanzahl Wählen Sie diese Option, damit FrameMaker automatisch leere Seiten am Dokumentende löscht, bis eine gerade Seitenanzahl erreicht ist. Gibt es keine Seiten zu löschen, legt FrameMaker auch eine neue leere Seite an, um die gerade Seitenanzahl zu erreichen. » Ungerade Seitenanzahl Wie oben, nur mit ungerader Seitenanzahl. » Seitenanzahl beibehalten Wählen Sie diese Option, damit FrameMaker die Seitenanzahl nicht ändert. Es gibt auch innerhalb der Absatz- und Tabellengestaltung Einstellungen, die den Seitenumbruch beeinflussen. Alle Einstellungen sind in zwei Kapiteln zusammengefasst: „10 Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch“ ab Seite 71 und „11 Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch im mehrspaltigen Layout“ ab Seite 77.

3 Das Seitenlayout festlegen

17

3.2.3

Seitenränder, Spaltenanzahl und „Platz für seitliche Überschrift“ einstellen

Wählen Sie „Format > Seitenlayout > Spaltenlayout…“

Abb. 14: Im Fenster „Spaltenlayout“ stellen Sie u.a. den „Platz für seitliche Überschrift“ ein

Neben den Seitenrändern und der Spaltenanzahl können Sie hier den „Platz für seitliche Überschrift“ einstellen (Marginalienspalte). Dass ein Absatz eine „seitliche Überschrift“ (Marginalie) ist, legen Sie im Absatzformat fest.

!

Ein Layout mit „Platz für seitliche Überschrift“ gehört in FrameMaker nicht zum mehrspaltigen Layout.

!

Die getroffenen Einstellungen gelten immer für den gesamten Textfluss! 3.2.4

Asymmetrisches Seitenlayout

Die Einstellungen bezüglich der Seitenränder und Spalten beziehen sich immer auf die Vorgabeseiten – „Rechts“ beim einseitigen Layout, und – „Rechts“ und „Links“ beim doppelseitigen, symmetrischen Layout. Wenn Sie ein asymmetrisches, doppelseitiges Layout anlegen wollen, kommen Sie mit dem Fenster „Spaltenlayout“ nicht weit. Sie können hier für die linken und rechten Seiten ja keine unterschiedlichen Ränder einstellen. Sie müssen stattdessen die Textrahmen der Vorgabeseiten „Rechts“ und Links“ einzeln bearbeiten. Mehr Details entnehmen Sie bitte dem folgenden Abschnitt.

3.3

Vorgabeseiten bearbeiten

Wechseln Sie über „Darstellung > Vorgabeseiten“ auf die Vorgabeseiten. Beachten Sie bei der Arbeit mit Textrahmen:

18

3 Das Seitenlayout festlegen

1. Einen Textrahmen wählen Sie aus, indem Sie ihn bei gedrückter Strg-Taste anklicken. Sie können auch mit gedrückter Maustaste ein großes Fenster über dem Rahmen aufziehen. 2. Sie können Textrahmen wie andere Objekte ausschneiden, kopieren und einfügen. Sie können Textrahmen auch auf einer Seite kopieren und auf einer anderen Vorgabeseite einfügen. 3. Text steht in Textrahmen immer oben. Sie können Text nicht mittig oder unten in einem Textrahmen platzieren. Allerdings ist das innerhalb von Tabellenzellen möglich. Bei Bedarf können Sie eine Tabelle in einen Textrahmen einfügen und den Text wie gewünscht platzieren. Im einfachen Layout entspricht die „Schablone für Textrahmen auf Arbeitsseite“ den Einstellungen, die Sie in den oben gezeigten Fenstern vorgenommen haben. Sie brauchen nur noch die „Hintergrundtextrahmen“ Ihren Anforderungen anzupassen. Dabei geht es um die Position und um die Größe, aber auch um den Inhalt. 3.3.1

Hintergrundtextrahmen ändern

Am genausten arbeiten Sie mit numerischen Eingaben. Markieren Sie den Textrahmen und wählen Sie – „Format > Spezielles Layout > Spezieller Textrahmen“ oder – „Grafik > Objekteinstellungen“. Hier können Sie alle Werte eintragen. Mit einem Eintrag unter „Neigung“ können Sie den Rahmen samt Inhalt drehen.

Abb. 15: Bearbeiten Sie Hintergrundtextrahmen mit dem Fenster „Spezieller Textrahmen“

3 Das Seitenlayout festlegen

19

Alternativ können Sie die Rahmen: – mit der Maus in der Größe ändern und verschieben, – mit der Tastatur verschieben und – aneinander ausrichten, siehe Abschnitt 3.10: „Wichtige Kurzbefehle“ auf Seite 28. 3.3.2

Inhalt für Hintergrundtextrahmen

Die Hintergrundtextrahmen enthalten die Absatzformate „*Kopfzeile“ bzw. „*Fußzeile“. An den Namen der Formate können Sie ablesen, dass die Rahmen Kopf- bzw. Fußzeilen aufnehmen sollen. Sie können die von FrameMaker angebotenen Absatzformate vorerst unverändert verwenden. Sie sollten aber zu den Rahmen und den Formaten zurückkehren, sobald Sie im Umgang mit Absatzformaten geübt sind. Höchstwahrscheinlich werden Sie Ihre Dokumente mit Seitenzahlen ausstatten wollen. Dafür nutzen Sie den Fußzeilenrahmen: 1. Setzen Sie die Einfügemarke in den Rahmen. Falls der Rahmen markiert ist, klicken Sie erst neben den Rahmen, um die Markierung aufzuheben. 2. Wählen Sie „Spezial > Variable…“. 3. Markieren Sie die Variable „Aktuelle Seitennr.“ und wählen Sie „Einfügen“. Eingefügt wird eine Raute, die auf den Arbeitsseiten die Seitenzahl zeigt. Soll die Seitenzahl rechtsbündig stehen, tippen Sie vor der Seitenzahl zwei Tabulatoren ein. Das Absatzformat ist so definiert, dass der zweite Tabulator die Seitenzahl an den rechten Rand des Rahmens schiebt. Wenn Sie die Breite des Rahmens ändern, müssen Sie auch das Absatzformat anpassen. Außer der Seitenzahl können Sie weiteren Text in den Rahmen einfügen. Mehr über Variablen erfahren Sie im gleichnamigen Kapitel ab Seite 115. Dort erfahren Sie auch mehr über die Variablen, mit denen man laufende Kopf- und Fußzeilen einrichten kann (Lebende Kolumnentitel). Diese Variablen fügen Sie auf den Vorgabeseiten ein; auf den Arbeitsseiten wiederholen Sie automatisch die jeweils letzten Überschriften. Um die Variablen für laufende Kopf- und Fußzeilen einrichten zu können, benötigen Sie nicht nur mehr Wissen über Variablen. Sie müssen Absatzformate für Überschriften definiert haben und ohne Text mit Überschriften tut sich auch nicht viel. Kehren Sie also zu einem späteren Zeitpunkt zu den Rahmen auf den Vorgabeseiten zurück. 3.3.3

„Schablone für Textrahmen auf Arbeitsseite“ ändern

Kurzer Hinweis zu den Fachbegriffen: Im Folgenden nenne ich die „Schablone für Textrahmen auf Arbeitsseite“ nur noch kurz „Textflussrahmen“. Im einseitigen Layout und im doppelseitigen symmetrischen Layout können Sie den Textflussrahmen mit dem auf Seite 18 vorgestellten Befehl „Format > Seitenlayout > Spaltenlayout…“ genau einrichten. Wenn sich im doppelseitigen Layout die Seiten aber nicht aufeinander spiegeln lassen, also asymmetrisch sind, müssen Sie die Textflussrah-

20

3 Das Seitenlayout festlegen

men auf den Vorgabeseiten einzeln bearbeiten. Handwerklich funktioniert das genauso, wie auf Seite 19 unter „3.3.1 Hintergrundtextrahmen ändern“ beschrieben.

Abb. 16: Das Fenster „Spezieller Textrahmen“, diesmal für einen Textflussrahmen.

Das Fenster „Spezieller Textrahmen“ eines Textflussrahmens zeigt einen Textflussnamen („Typ: A“) und ein Häkchen bei „Automatische Verkettung“. Was ein Textfluss ist wissen Sie schon oder können Sie auf Seite 9 nachlesen. Wenn die Automatische Verkettung aktiviert ist, legt FrameMaker von selbst neue Arbeitsseiten an, wenn der Text das Ende einer Seite erreicht. Lassen Sie diese beiden Einstellungen unverändert, sie sind die wesentlichen Merkmale eines Textflussrahmens.

3.4

Neue Textrahmen anlegen

Um einen neuen Textrahmen anzulegen, wählen Sie das Textrahmen-Werkzeug aus der Werkzeugpalette. Ziehen Sie damit auf den Vorgabeseiten den neuen Rahmen auf. Sie werden gefragt, ob es ein „Rahmen für Hintergrundtext“ oder eine „Schablone für Textrahmen auf Arbeitsseite“ (Textflussrahmen) werden soll.

3 Das Seitenlayout festlegen

21

Abb. 17: Neuen Textrahmen anlegen: Achten Sie darauf, die richtige Rahmenart auszuwählen

Falls der Rahmen eine „Schablone für Textrahmen auf Arbeitsseite“ werden soll, können Sie für den „Textflusstyp“ einen neuen Namen eingeben und erzeugen damit ein Dokument mit mehreren, unabhängigen Textflüssen. Falls Sie beim Namen des ersten Textflusses bleiben wollen, berühren Sie das Thema „Textrahmen-Verkettung“, siehe unten. 3.4.1

Textrahmenverkettung

Wenn Sie einen neuen Textrahmen mit einem schon existierenden Textfluss anlegen, wird der Rahmen mit dem bisherigen Ende des Textflusses verkettet. Der Text fließt nun auf den Arbeitsseiten automatisch vom ersten in den neuen Textrahmen. Falls Sie die Reihenfolge ändern wollen, in der Textrahmen verkettet sind, markieren Sie mit gedrückter -Taste die Rahmen und wählen unter „Format > Spezielles Layout > …“ einen der zutreffenden Befehle.

3.5

Konflikt und Querverbindung

3.5.1

Konflikt beim Spaltenlayout

Wenn Sie ein asymmetrisches Layout angelegt haben, entsteht dadurch zwangsläufig ein Konflikt mit den Einstellungen im Fenster „Spaltenlayout“. FrameMaker meldet: „Die Vorgabeseiten ’Rechts’ bzw. ’Links’ des Dokuments besitzen ein vom Standard abweichendes Spaltenlayout. Der Befehl „Spaltenlayout“ entfernt dieses Layout. Fortfahren?“ Sie fahren nicht fort und arbeiten nicht mehr mit dem Fenster „Spaltenlayout“. Bearbeiten Sie Ihr Layout, indem Sie die Textrahmen auf den Vorgabeseiten einzeln auswählen und bearbeiten.

22

3 Das Seitenlayout festlegen

3.5.2

Querverbindung zwischen Textflussrahmen und Rahmen für Hintergrundtext

Die ersten Rahmen für Hintergrundtext, also Rahmen für Kopf- und Fußzeilen, werden in der Lage und Größe immer den ersten Textflussrahmen angepasst.

Abb. 18: Änderungen an der Spaltenanzahl können zu Änderungen an den Textrahmen-Abmessungen führen

Im Beispiel aus Abbildung 18 führt das Umschalten vom zweispaltigen zum einspaltigen Layout über „Format > Seitenlayout > Spaltenlayout…“ zu in der Breite angepassten Kopf- und Fußzeilenrahmen. Sie können die Querverbindung nicht ausschalten, aber umgehen: Bearbeiten Sie Ihr Layout, indem Sie die Textrahmen auf den Vorgabeseiten einzeln auswählen und bearbeiten.

3.6

Neue Vorgabeseiten anlegen

Um weitere Layout-Anforderungen zu erfüllen, können Sie neue Vorgabeseiten anlegen. Die Vorgabeseiten weisen Sie dann manuell oder automatisiert einzelnen Arbeitsseiten zu. So können Sie z.B. für den Kapitelanfang eine eigene Vorgabeseite vorsehen. Wechseln Sie auf die Vorgabeseiten und wählen Sie „Spezial > Vorgabeseite einfügen…“. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für die neue Seite und wählen Sie ein „Anfangslayout“, also eine Seite, die als Vorlage dienen soll. Die neue Vorgabeseite wird unter den Vorgabeseiten immer als letzte eingeordnet.

Abb. 19: Angaben für eine neue Vorgabeseite

Nach Mausklick auf den Namen der Seite in der Statusleiste können Sie die Seite umbenennen.

3 Das Seitenlayout festlegen

23

Damit neue linke und neue rechte Seiten auf dem Monitor seitenrichtig angezeigt werden, sollten Sie auf die Reihenfolge beim Einfügen achten. Sie können die Reihenfolge der Vorgabeseiten aber auch nachträglich ändern. Dafür steht Ihnen der Befehl „Format > Seitenlayout > Spezielle Vorgabeseiten neu ordnen…“ zur Verfügung.

!

Auch für neue Vorgabeseiten gelten die Einstellungen des Fensters „Format > Seitenlayout > Spaltenlayout“ nicht! Zum Bearbeiten markieren Sie den Textrahmen auf der betreffenden Vorgabeseite und wählen dann

!

– „Format > Spezielles Layout > Spezieller Textrahmen“ oder –„Grafik > Objekteinstellungen“.

3.7

Vorgabeseiten zuweisen

Der einfachste Fall: Ein einseitiges Layout mit nur einer Vorgabeseite „Rechts“. Sie brauchen sich um nichts zu kümmern, alle Arbeitsseiten haben diese Vorgabeseite. Fast genauso einfach: Ein doppelseitiges Layout mit den Vorgabeseiten „Rechts“ und „Links“. FrameMaker weist den Arbeitsseiten abwechselnd die Vorgabeseiten zu. Wenn Sie weitere Vorgabeseiten angelegt haben, müssen Sie sie den Arbeitsseiten zuweisen. Das können Sie manuell tun oder automatisieren. Je mehr spezielle Vorgabeseiten Sie haben, desto wichtiger ist das Automatisieren. 3.7.1

Vorgabeseiten manuell zuweisen

Die Arbeitsseite, die die Vorgabeseite bekommen soll, markieren Sie: Klicken Sie außerhalb (!) eines Textrahmens auf die Seite. Wählen Sie dann „Format > Seitenlayout > Vorgabeseite zuweisen…“. Unter „Spezial“ stehen Ihnen alle Vorgabeseiten zur Auswahl zur Verfügung. Mit den Optionen unter „Zuweisen auf “ können Sie festlegen, welchen Arbeitsseiten Sie die oben ausgewählte Vorgabeseite zuweisen wollen. Wenn eine Arbeitsseite wieder die „normalen“ Vorgabeseiten bekommen soll, wählen Sie die Einstellung „Links/Rechts“.

Abb. 20: Wählen Sie die neue Vorgabeseite und bei Bedarf besondere Optionen für das Zuweisen

24

3 Das Seitenlayout festlegen

Bedenken Sie: Die Vorgabeseiten sind nicht mit einer bestimmten Textstelle verknüpft. Ändern sich Ihr Text und Ihre Seitenumbrüche, stimmt die Zuordnung der Vorgabeseiten vielleicht nicht mehr.

3.7.2

Vorgabeseiten automatisiert zuweisen

Über die Automatisierung können Sie sehr differenziert Vorgabeseiten zuweisen. Die Automatisierung hat allerdings eine Lücke: Da sie auf Absätzen und deren Formaten beruht, können leeren Arbeitsseiten nicht automatisch Vorgabeseiten zugewiesen werden. Für die Automatisierung müssen Sie die Zuordnungstabelle auf der Referenzseite „Vorgabeseitenzuordnung“ bearbeiten. Die Tabelle hat die Überschrift „UnstrukturierteVorgabeseitenzuordnung“. „Unstrukturiert“ deshalb, weil Sie im FrameMaker-StandardModus arbeiten. Falls die Referenzseite in Ihrem Dokument fehlt: Führen Sie einmal den Befehl „Format > Seitenlayout > Vorgabeseiten zuweisen…“ aus. Beachten Sie: Der Befehl heißt „Vorgabeseiten zuweisen…“ und sollte nicht mit dem Befehl „Vorgabeseite zuweisen…“ verwechselt werden. Falls die Tabelle bei Ihnen zwar vorhanden ist, aber nicht auf die Seite passt: FrameMaker zeigt sich hier schlampig, Sie müssen selbst die Tabelle verschmälern (Tabellen bearbeiten: siehe Kapitel 13: „Tabellenformate/Tabellensatz“ ab Seite 93). Ignorieren Sie die Texte in der ersten Reihe der Tabelle, die sind unverständlich. In die zweite Reihe der Tabelle tragen Sie ein:

» 1. Spalte Welches Absatzformat löst das Zuweisen einer Vorgabeseite aus. » 2. Spalte Welche Vorgabeseite wird zugewiesen, wenn das Absatzformat auf einer rechten Arbeitsseite zu finden ist. » 3. Spalte Welche Vorgabeseite wird zugewiesen, wenn das Absatzformat auf einer linken Arbeitsseite zu finden ist. Achtung: Im doppelseitigen Layout müssen Sie hier eine Vorgabeseite eintragen, wenn nicht auch linken Arbeitsseiten die spezielle Vorgabeseite für rechte Arbeitsseiten zugewiesen werden soll. Tragen Sie „Links“ ein, wenn linke Arbeitsseiten keine spezielle Vorgabeseite zugewiesen bekommen sollen. » 4. Spalte Hier legen Sie fest, ob die Vorgabeseite nur einer oder mehreren Arbeitsseiten zugewiesen werden soll: – „Einseitig“ oder kein Eintrag: Nur die Arbeitsseite bekommt die Vorgabeseite, auf der der Absatz beginnt. – „Doppelseiten“: Wenn ein Absatz über mehrere Arbeitsseiten reicht, bekommen auch die folgenden Arbeitsseiten eine spezielle Vorgabeseite zugewiesen. FrameMaker wechselt sogar zwischen den für linke und rechte Arbeitsseiten vorgesehenen Vorgabeseiten.

3 Das Seitenlayout festlegen

25

– „Gültig bis Änderung“: Die Vorgabeseite wird allen Arbeitsseiten zugewiesen, bis ein Absatzformat auftritt, für das eine andere Zuweisung in der Tabelle steht.

» 5. Spalte Kommentare Eine fertig ausgefüllte Tabelle für ein doppelseitiges Layout könnte so aussehen: Buchaktualisierung (Ja oder Nein): Ja Name des Absatztyps

Rechte Vorgabeseite (oder einseitige Vorgabeseite)

Linke Vorgabeseite

Bereichsindikatoren (Einseitig, Doppelseiten, Gültig bis Änderung)

Kommentare

Kapitel_Ueber

Rechts Kapitelanfang

Links Kapitelanfang

Einseitig

Ohne Kopfzeilen

Code

Rechts zweispaltig

Links zweispaltig

Doppelseiten

Zweispaltiger Textrahmen für Codeausdruck

Tab_Anker_breit

Rechts gedreht

Links gedreht

Doppelseiten

Gedrehte Seiten für breite Tabellen

Abb. 21: Beispiel für eine Tabelle um Vorgabeseiten zuzuweisen

Sowohl bei den Absatzformaten als auch bei den Vorgabeseiten müssen Sie auf die exakte Schreibweise achten. Wenn Sie mit den Einträgen fertig sind, wählen Sie „Format > Seitenlayout > Vorgabeseiten zuweisen…“ und FrameMaker weist die Vorgabeseiten zu. Je nach Länge des Dokumentes und der Anzahl der Anweisungen kann dieser Vorgang einige Zeit dauern. Wenn mehrere Absatzformate, für die Aktionen eingetragen wurden, auf einer Seite stehen, richtet sich FrameMaker nach dem ersten auf der Seite gefundenen Absatzformat. Wenn es um spezielle Vorgabeseiten für mehrseitige Tabellen geht, müssen Sie folgendes beachten: FrameMaker kann feststellen, dass eine Tabelle über mehrere Seiten läuft und die gewünschten speziellen Vorgabeseiten zuweisen. Dafür müssen Sie in der Zuordnungstabelle das Absatzformat eintragen, in dem die Tabelle verankert ist, vgl. Kapitel 12: „Rahmen- und Tabellenverankerung“ ab Seite 83. Der Eintrag hinter „Buchaktualisierung (Ja oder Nein)“ ist dann interessant, wenn Ihr Dokument in eine Buchdatei aufgenommen wird. Wenn Sie „Ja“ wählen, können die Vorgabeseiten auch über einen entsprechenden Befehl in der Buchdatei zugewiesen werden. Im Allgemeinen werden Sie hier „Ja“ wählen. Wenn Sie meinen, dass diese „Tabellenzurechtfummelmethode“ etwas benutzerunfreundlich ist, haben Sie vollkommen recht. Schon die zwei fast identischen Befehle „Vorgabeseite zuweisen…“ und „Vorgabeseiten zuweisen…“ zeigen, dass die Benutzeroberfläche von FrameMaker noch Optimierungspotenzial besitzt.

26

3 Das Seitenlayout festlegen

3.8

Weitere Layout-Funktionen

3.8.1

Seiten drehen

Sie können auch gedrehte Vorgabeseiten anlegen. Das ist nicht ganz so einfach, wie es die Menübefehle unter „Format > Spezielles Layout > …“ vermuten lassen. Wie Sie vorgehen müssen, ist im Kapitel 26: „Gedrehte Tabellen und Seiten“ beschrieben. 3.8.2

Seiten löschen

Unter „Spezial“ finden Sie den Befehl, mit dem Sie einzelne Seiten löschen können, siehe auch Kapitel 10: „Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch“ ab Seite 71. 3.8.3

Layout auf den Arbeitsseiten ändern

Sie können auch die Arbeitsseiten zur Gestaltung der Vorgabeseiten nutzen. Sie ändern dafür die Abmessungen oder die Position des Textrahmens auf einer Arbeitsseite und aktualisieren dann die entsprechende Vorgabeseite. Oder Sie legen mit dem geänderten Layout eine neue Vorgabeseite an. Die Befehle dafür lauten: – „Format > Seitenlayout > Spaltenlayout aktualisieren…“ – „Format > Seitenlayout > Neue Vorgabeseite…“

!

Ändern Sie in allen anderen Fällen nicht das Layout auf den Arbeitsseiten. Sie erstellen damit „Irreguläre Layouts“, die eine Fehlerquelle im automatisierten FrameMaker-Umfeld sind.

!

Wenn Sie die „Layoutwarnung“ lesen, müssen Sie immer „Irreguläre Layouts überschreiben“ wählen können.

Abb. 22: „Layoutwarnung“ bei irregulären Layouts

3.9

Fertige Schablonen verwenden

Wenn Sie Ihre Schablonen im Ordner „schabl“ im FrameMaker-Programm-Verzeichnis ablegen, können Sie über „Datei > Neu > Dokument…“ darauf zugreifen. Die Schablone wird als „OhneTitel.fm“ geöffnet. Beim Speichern fragt FrameMaker nach einem neuen Namen.

3 Das Seitenlayout festlegen

27

Abb. 23: Auswahlfenster für Schablonen

3.10 Wichtige Kurzbefehle Tabelle 3: Wichtige Kurzbefehle – Seitenlayout Befehl

Windows

UNIX

Rahmen mit der Tastatur feinpositionieren 1 Punkt: 6 Punkte:

Alt + Pfeiltasten Alt + + Pfeiltasten

Strg + Pfeiltasten Strg + + Pfeiltasten

Rahmen nur waagerecht oder senkrecht verschieben Rahmen aneinander ausrichten Mehrere Rahmen markieren Vorgabeseitenzuordnung starten

28

3 Das Seitenlayout festlegen

und mit der Maus verschieben Rahmen markieren (Referenz zuletzt); „Grafik > Ausrichten…“ und Rahmen auswählen Esc M P

4

Textverarbeitung: Wörterbücher und andere Hilfsmittel und Probleme 4

FrameMaker verfügt zwar über eine Reihe von Textverarbeitungsfunktionen, bietet aber nicht den Komfort der Programme aus dem Office-Bereich. Serienbriefe sind nicht mit Bordmitteln möglich, eine genaue Rechtschreib- oder eine Grammatikprüfung sucht man vergeblich. FrameMaker 8 verarbeitet den Unicode-Zeichensatz, weshalb Einschränkungen für den Fremdsprachensatz, die für ältere FrameMaker-Versionen gelten, nicht mehr bestehen.

4.1

Umgang mit Dialogfenstern

Die Fenster einzelner Funktionen, in die Sie Text eingeben, heißen in FrameMaker „Dialogfenster“. Das Fenster der Suchen/Ändern-Funktion ist ein typisches Beispiel. In diese Dialogfenster können Sie insbesondere unter Windows Steuer- und Sonderzeichen nicht wie im Text, sondern nur über spezielle Kürzel eingeben. Die Kürzel sind im folgenden Abschnitt aufgeführt.

4.2

Steuerzeichen und Sonderzeichen eingeben

In FrameMaker können Sie die verschiedensten Zeichen und Befehle mit einer Tastenkombination eingeben, die mit „Esc“ beginnt. Diese Tastenkombination funktioniert auch unter Windows und Unix gleich, z.B. „Esc b a“ für das Ausschneiden. Ich habe in den folgenden Übersichten aber immer den Tastenkombinationen den Vorzug gegeben, die Sie auch in anderen Programmen unter dem jeweiligen Betriebssystem einsetzen können.

4 Textverarbeitung: Wörterbücher und andere Hilfsmittel und Probleme

29

Die folgende Tabelle zeigt, wie die Steuerzeichen (vgl. Abschnitt 2.6 auf Seite 11) und die wichtigsten Sonderzeichen in den Text und in Dialogfenster eingefügt werden. Die Grafik bedeutet, dass Sie ein Zeichen über den Button „Symbole“ in der Formatierungsleiste in Text einfügen können. Tabelle 4: Steuerzeichen und Sonderzeichen eingeben (Auswahl) Steuerzeichen oder Sonderzeichen

Absatzende

Windows

UNIX

Text

Dialogfenster

Return

Erzwungener Zeilenumbruch

\p

+ Return

1

Text

Dialogfenster

Return

\p

+ Return1

\r

\r

Tabulatorstopp

Tabulator

\t

Trennunterdrückung

Esc k t

\_

Backslash ( \ )

\

\\

Umbruchgeschütztes Leerzeichen

Strg + Leertaste

\Leertaste

Numerisches Leerzeichen

Esc Leertaste 1

\s#

t-Leerzeichen

Esc s t

\st

Esc s t

n-Leerzeichen

Esc s n

\sn

Esc s n

m-Leerzeichen

Esc s m,

\sm

Esc s m

Wahlweiser Trennstrich

Strg + -

\-

Strg + -

Umbruchgeschützter Trennstrich

Esc - w

\+

Esc - w

Gedankenstrich, En-Dash (–) 3 unten („)

Alt + 01502

Tabulator

\t Esc k t

\

\\

Strg + Leertaste

\Leertaste

Esc Leertaste 1

Strg + q P,

Strg + q P

Alt + 0132

Strg + q c

Anführung oben (“)

Alt + 0147

Strg + q R4

Anführung rechts (GB, ”)

Alt + 0148

Strg + q S

Anführung links («)

Alt + 0171

Strg + q G

Anführung rechts (»)

Alt + 0187

Strg + q H

Anführung

Copyright (©)

Alt + 0169

Strg + q )

Warenzeichen, Register (®)

Alt + 0174

Strg + q (

Trademark (™)

Alt + 0153

Strg + q *

Auslassung, Ellipse (…)

Alt + 0133

Strg + q I

Micro (μ)

30

Alt + 0181

Composetaste / u

4 Textverarbeitung: Wörterbücher und andere Hilfsmittel und Probleme

Steuerzeichen oder Sonderzeichen

Windows

UNIX

Text

Dialogfenster

Cent (¢)

Alt + 0162

Pfund (£)

Alt + 0163

Yen (¥)

Alt + 0165

Ligaturen

Text

Dialogfenster

æ Æ

Alt + 0230 Alt + 0198

Strg + q > Strg + q .

œ Œ

Alt + 0156 Alt + 0140

Strg + q + O Strg + q + N

1. Beispiele für die Eingabe: „ + Return“ bedeutet: Sie drücken zuerst „ “ und dann zusätzlich „Return“. „Esc k t“ bedeutet: Sie drücken nacheinander „Esc“ „k“ „t“. 2. Die Ziffern müssen auf dem Ziffernblock eingegeben werden, auch bekannt als Nummernblock. 3. Siehe auch „4.5 Typografische Anführungszeichen und andere Feinheiten“ auf Seite 36. 4. Achten Sie auf die Groß-/Kleinschreibung.

4.3

Im Text bewegen; Text markieren, kopieren, löschen, einfügen

Sie können Ihre Produktivität deutlich steigern, wenn Sie Tastaturbefehle lernen. Dies ist eine Auswahl der wichtigsten Befehle. Alle Befehle und Tastenkombinationen finden Sie in der Online-Hilfe („Tastaturbefehle“). Tabelle 5: Im Text bewegen Einfügemarke bewegen zum

Tastenkombination Windows

UNIX

Wortanfang

Strg +

Meta + b

Wortende

Strg +

Meta + f

Zeilenbeginn

Pos 1

Pos 1 oder Strg + a

Zeilenende

Ende

Ende oder Strg + e

Absatzanfang

Strg +

Meta + [

Absatzende

Strg +

Meta + ]

Spaltenbeginn

Strg + Bild

Meta + z

Spaltenende

Strg + Bild

Meta + Z

Textbeginn

Alt +

+ Bild

Meta + {

Textende

Alt +

+ Bild

Meta + }

4 Textverarbeitung: Wörterbücher und andere Hilfsmittel und Probleme

31

Tabelle 6: Text mit der Tastatur markieren Markieren

Tastenkombination Windows

Mehrere Zeichen

UNIX + mehrmals + mehrmals

Wort

Strg + Strg +

+ +

Esc h w

Mehrere Wörter

Strg + Strg +

+ mehrmals + mehrmals

mehrmals Esc h w

Absatz

Strg +

+

Esc h a

Mehrere Absätze

Strg + Strg +

+ mehrmals + mehrmals

mehrmals Esc h a

Zum Textanfang

Strg +

+ Bild

Esc h B

Zum Textende

Strg +

+ Bild

Esc h E

Ganzer Textfluss

Strg + a

Satz

Esc h s

Esc b g

Tabelle 7: Text mit der Maus markieren Markieren

Tastenkombination Windows

UNIX

Mehrere Zeichen

Bei gedrückter Maustaste über die Zeichen ziehen. Oder: Einfügemarke vor das erste zu markierende Zeichen setzen, gedrückt halten und die Einfügemarke hinter das letzte zu markierende Zeichen setzen.

Wort

Zweimal in das Wort klicken.

Mehrere Wörter

Zweimal in das erste Wort klicken und die Einfügemarke bei gedrückter Maustaste über alle betreffenden Wörter ziehen.

Absatz

Dreimal in den Absatz klicken.

Mehrere Absätze

Dreimal in den ersten Absatz klicken und die Einfügemarke bei gedrückter Maustaste über alle betreffenden Absätze ziehen.

Tabelle 8: Text bzw. Objekte löschen, kopieren, einfügen Text löschen

Tastenkombination Windows

UNIX

Rückwärts

Backspace (

Vorwärts

Entfernen

Strg + d

Vorwärts bis zum Ende eines Wortes

Strg + Entfernen

Esc l e

Vorwärts bis zum Ende der Zeile

Strg +

Strg + k

Auswahl ausschneiden

Strg + x

Auswahl kopieren

Strg + c

Meta + w, Esc b k

Aus Zwischenablage einfügen

Strg + v

Meta + y, Esc b e

32

)

+ Entfernen

Strg + h,

, Entfernen

+ Entfernen, Esc b a

4 Textverarbeitung: Wörterbücher und andere Hilfsmittel und Probleme

Mit folgenden Schritten können Sie Text schnell kopieren: Windows: Einfügemarke setzen, bei gedrückter Alt-Taste mit der Maus über den zu kopierenden Text ziehen. UNIX: Zu kopierenden Text markieren und mit mittlerer Maustaste an der Einfügestelle klicken.

4.4

Suchen/Ändern

Sie können nicht nur nach Text, sondern nach allen anderen Elementen suchen, die in Seiten enthalten sind. Sie können sogar den Inhalt von Marken durchsuchen. Mit der Suche nach „Automat. Trennstrich“ können Sie die Worttrennungen kontrollieren.

Abb. 24: Große Auswahl beim Suchen

Wenn Sie nach Formaten suchen, müssen Sie die Begriffsverwirrungen beachten: Mit „Absatztyp“, „Zeichentyp“ und „Tabellentyp“ können Sie nach Absatz-, Zeichen- und Tabellenformaten suchen. Mit „Zeichenformat…“ können Sie nach einem Text mit bestimmter Gestaltung suchen, unabhängig von Formaten. Wenn Sie nach einem bestimmten Text mit einer bestimmten Gestaltung suchen, können Sie ihn kopieren und mit „Text & Zeichenformat aus Zwischenablage“ nach genau diesem Text mit genau dieser Gestaltung suchen. Sie haben auch die Möglichkeit, nach Text mit genau einem Gestaltungskriterium zu suchen. Wählen Sie unter „Suchen“ den Eintrag „Zeichenformat…“. Mit + F8 stellen Sie alle Einstellungen auf „Beibehalten“. Nun können Sie das Gestaltungskriterium einstellen und die Suche starten. Wenn es dann um das Ändern des gefundenen Elementes geht, können Sie natürlich „In Text“ wählen. Zusätzlich stehen Ihnen noch die Möglichkeiten „In Zeichenformat…“ und „Durch Einfügen“ zur Verfügung. „In Zeichenformat…“ ist keine gute Wahl,

4 Textverarbeitung: Wörterbücher und andere Hilfsmittel und Probleme

33

weil Sie damit eine Gestaltung zuweisen, die nicht auf einem Format basiert. „Durch Einfügen“ ist aber sehr interessant, siehe nächster Abschnitt. 4.4.1

Sehr praktisch: Suchen, finden und den Inhalt der Zwischenablage einfügen

Mit der Einstellung „Suchen/Ändern > Durch Einfügen“ wird das gefundene Element durch den Inhalt der Zwischenablage ersetzt. Das ist sehr praktisch, schließlich kann sich in der Zwischenablage nicht nur Text, sondern auch eine Grafik oder eine ganze Tabelle befinden.

Abb. 25: Sie können an der Fundstelle den Inhalt der Zwischenablage einfügen

Es ergeben sich z.B. folgende Möglichkeiten: Tabelle 9: Beispiele für Suchen/Ändern-Durchläufe Suchen nach

Ändern in

Text [Abbildungsname]

Abbildung aus Zwischenablage

Text

Text bekommt Absatzformat aus Zwischenablage

Text

Text bekommt Bedingungsformat aus Zwischenablage

Absatzformat

Absatzformat aus Zwischenablage

Um ein Absatz- oder Bedingungsformat in den Zwischenspeicher zu nehmen, setzen Sie die Einfügemarke in einen Text mit entsprechender Formatierung und wählen „Bearbeiten > Kopieren Spezial > Absatzformat“ bzw. „… Bedingter Text“.

!

Sie sollten mit der „Suchen/Ändern“-Funktion kein Zeichenformat zuweisen. Mit „Bearbeiten > Kopieren Spezial > Zeichenformat“ nehmen Sie nicht nur das Zeichenformat in den Zwischenspeicher, sondern auch die Zeichengestaltung des markierten Textes. Alle „Beibehalten“-Einstellungen des Zeichenformates werden überschrieben, siehe Kapitel 9: „Zeichenformate“ auf Seite 67.

4.4.2

!

Suchen nach Positionen

Mit den in der folgenden Tabelle wiedergegebenen Kürzeln können Sie nach Positionen suchen.

34

4 Textverarbeitung: Wörterbücher und andere Hilfsmittel und Probleme

Tabelle 10: Positionen eingeben Position

Windows

Absatzanfang

1

UNIX \P

Absatzende

\p

Erzwungener Zeilenumbruch 2

\r

Zeilenanfang

^ und „Jokerzeichen“ aktivieren

Zeilenende

$ und „Jokerzeichen“ aktivieren

Wortanfang

\<

Wortende

\>

1. Mit „\P\p“ können Sie nach leeren Absätzen suchen. 2. Das Zirkumflex gibt man ein mit: ^ Leertaste

4.4.3

Suchen mit aktivierter Option „Jokerzeichen“

Wenn Sie mit Jokerzeichen arbeiten, stehen Ihnen weitere Möglichkeiten bei der Suche zur Verfügung. Tabelle 11: Suche mit Jokerzeichen Zeichen

steht für

steht nicht für

Beispiel

*

keins, eins oder mehrere beliebige Zeichen

Leerzeichen, Interpunktionszeichen

Suche nach „*Monster“ findet „Krümelmonster“ und auch „Monster“. Suche nach „kle*e“ findet „klebe“ aber auch „Klee“.

?

ein einzelnes, beliebiges Zeichen

Leerzeichen, Interpunktionszeichen

Suche nach „kle?e“ findet „klebe“ aber nicht „Klee“. Suche nach „0?/15“ findet „08/15“ aber nicht „0/15“. Es können auch mehrere Fragezeichen hintereinander eingesetzt werden.

|

ein oder mehr Leer- oder Interpunktionszeichen.

Buchstaben, Zahlen

Bietet sich an, um nach Worten zu suchen, die an einem Satzende stehen. Suche nach „Schluss|“ findet „Schluss.“ und „Schluss?“

[xyz]

jedes, der zwischen den eckigen Klammern stehenden Zeichen

–

Suche nach „[LM]otto“ findet „Lotto“ und „Motto“.

[^xyz]1

alle zwischen den eckigen Klammern nicht stehende Zeichen.

–

Suche nach „[^12345]000“ findet „6000“, „7000“, „8000“, „9000“ (und z.B. auch „.000“) aber nicht „1000“, „2000“, „3000“, „4000“, „5000“.

1. Das Zirkumflex gibt man ein mit: ^ Leertaste

!

Die „Suchen/Ändern“-Funktion meldet, wenn sie etwas nicht findet. Aber: Wenn sie etwas findet, meldet sie nicht, wenn das ganze Dokument einmal durchsucht wurde. Stattdessen springt sie immer wieder zu denselben Fundstellen. Sie müssen selber die Suche beenden.

4 Textverarbeitung: Wörterbücher und andere Hilfsmittel und Probleme

! 35

4.5

Typografische Anführungszeichen und andere Feinheiten

Unter „Format > Dokument > Textoptionen…“ können Sie einstellen:

Abb. 26: Legen Sie hier für das (ganze) Dokument „Textoptionen“ fest

» Anführungszeichen Wählen Sie diese Option und FrameMaker setzt automatisch „typografische“ Anführungszeichen. Es erscheint also vor dem Wort ein anderes Zeichen als hinter dem Wort, obwohl Sie immer dieselbe Taste drücken ("). Ob diese Zeichen in deutschem, englischem, französischem, schwedischem/ finnischem oder italienischem Stil erscheinen, können Sie durch Änderungen in der Datei maker.ini festlegen. Die genaue Vorgehensweise entnehmen Sie bitte der PDFDatei „Customizing_Frame_Products“.

» Leerzeichenkontrolle Wenn aktiviert, können Sie mit der Leertaste nicht mehrere Leerzeichen hintereinander eingeben. Auch beim Ausschneiden von Text verhindert FrameMaker jetzt, dass mehrere Leerzeichen hintereinander stehen. Umbruchgeschützte Leerzeichen und Leerzeichen mit spezieller Breite können Sie weiterhin in beliebiger Zahl eingeben. » Zeilenumbruch erlaubt nach: Nach den hier eingetragenen Zeichen darf FrameMaker eine Zeile umbrechen. Voreinstellung ist: Schrägstrich, Trennstrich, Gedankenstrich, Geviert-Strich. Die Einträge sind für die meisten Dokumente passend gewählt. Falls Sie Wortzusammensetzungen verwenden, die einen Schrägstrich enthalten, kann es gewollt sein, eine Trennung innerhalb der Zusammensetzung zu vermeiden. Nehmen Sie dann hier den Schrägstrich raus. Alles Wissenswerte zum Thema „Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch“ ist in Kapitel 10 zusammengefasst. Weiterhin können Sie in diesem Fenster Feineinstellungen für hoch- und tiefgestellte Zeichen und für Kapitälchen vornehmen.

4.6

Rechtschreibhilfe

FrameMaker verfügt über eine Rechtschreibhilfe, die aus gutem Grund nur „Hilfe“ und nicht „Prüfung“ heißt. Details und wie Sie die Rechtschreibhilfe trotz ihrer Schwächen sinnvoll einsetzen können, erfahren Sie im Kapitel 23: „Die Rechtschreibhilfe individuell einrichten“. Die Hilfe rufen Sie mit „Bearbeiten > Rechtschreibhilfe…“ auf.

36

4 Textverarbeitung: Wörterbücher und andere Hilfsmittel und Probleme

Abb. 27: Rechtschreibhilfe

» Prüfung beginnen Wählen Sie „Prüfung beginnen“ und die Hilfe beginnt zu prüfen oder die Prüfung beginnt zu helfen oder wie auch immer. » Korrigieren Mit „Korrigieren“ akzeptieren Sie den Korrekturvorschlag der Rechtschreibhilfe. » Aufnehmen Gängige Worte, die FrameMaker nicht kennt, können Sie mit „Aufnehmen“ in Ihr persönliches Wörterbuch aufnehmen. » Zulassen Worte, die FrameMaker im Moment nicht bemängeln soll, die aber in anderen Dokumenten ein Fehler sein können, sollten Sie mit „Zulassen“ in das Dokumentwörterbuch aufnehmen. Wenn Sie weder den Korrekturvorschlag akzeptieren noch das Wort in ein Wörterbuch aufnehmen wollen, wählen Sie erneut „Prüfung beginnen“.

4.7

Thesaurus

Wenn Sie nach einem anderen Begriff für ein bestimmtes Wort suchen, kann Ihnen der Thesaurus weiterhelfen. Markieren Sie das Wort und wählen Sie „Bearbeiten > Thesaurus…“. Der Thesaurus bietet für viele Worte zahlreiche und gut gewählte Alternativen. Der Thesaurus funktioniert mit allen Sprachen, deren Wörterbücher Sie installiert haben.

4.8

Unter UNIX Makros aufzeichnen

Mit Makros können Sie größere Textbearbeitungs- und Formatierungs-Aufgaben automatisieren. Einzige Bedingung ist, dass die Aufgabe durchgängig mit Tastatureingaben ausgeführt werden muss. Sie zeichnen dann die Tastenfolge in einem Makro auf und können sie an anderer Stelle abspielen. Ein Makro kann bis zu 600 Anschläge aufzeichnen. Details über diese Funktion entnehmen Sie bitte der FrameMaker-Hilfe „Verwenden von UNIX-Makros“.

4 Textverarbeitung: Wörterbücher und andere Hilfsmittel und Probleme

37

4.9

Wichtige Kurzbefehle

Tabelle 12: Wichtige Kurzbefehle – Textverarbeitung Befehl

Windows

UNIX

Wechseln zu Seite

Strg + g

Strg + g

Rückgängig

Strg + z

Esc b r

Suchen/Ändern aufrufen

Strg + f

Esc b s

Weitersuchen

Strg + F

Esc S V

Für die Arbeit mit Text steht Ihnen eine Button-Reihe in der QuickAccess-Leiste zur Verfügung.

ng Gr uc oß hs t Gr e A abe oß nfa n Su buc ngs ch hs bu e ta c Re n/Ä be hsta ch nd n be t e n Ve sch rn a ra rei u n f b Fu ker hil rufe ßn te fe n a n Ta ote Ra ufru h e be f lle infü men en ei ge e nf in fü üg n ge en n nb

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ru

!

Verwenden Sie nicht die fünf durchgestrichenen Buttons. Sie würden damit irreguläre Formatierungen anlegen. Definieren Sie für Textauszeichnungen Zeichenformate, siehe Kapitel 9: „Zeichenformate“ auf Seite 67.

Abb. 28: Buttons für die Textverarbeitung

38

4 Textverarbeitung: Wörterbücher und andere Hilfsmittel und Probleme

!

5

Die Absatz-, Zeichen- und Tabellengestaltung richtig bedienen

5

Wenn Sie Absatz-, Zeichen- und Tabellenformate anlegen, arbeiten Sie in „Gestaltungsfenstern“. Den Umgang mit den Gestaltungsfenstern müssen Sie beherrschen. Dabei geht es nicht nur um inhaltliche, sondern auch um handwerkliche Kenntnisse. Dieses Kapitel vermittelt Ihnen die handwerklichen Kenntnisse. Inhaltliche Dinge folgen in den Kapiteln über Absatz-, Zeichen- und Tabellenformate. Sie öffnen die Gestaltungsfenster über folgende Menübefehle: – Absatzgestaltung:

„Format > Absätze > Gestaltung…“

– Zeichengestaltung:

„Format > Zeichen > Gestaltung…“

– Tabellengestaltung:

„Tabelle > Tabellengestaltung…“

5.1

„Irreguläre“ Formate vermeiden

Wenn Sie die Gestaltungsfenster für Absätze, Zeichen und Tabellen öffnen, stechen die großen Buttons „Zuweisen“ und „Alle aktualisieren“ ins Auge. „Zuweisen“ bewirkt: Nur den ausgewählten Zeichen, Absätzen oder Tabellen werden die vorgenommenen Einstellungen zugewiesen. Es entstehen Abweichungen vom Originalformat. „Alle aktualisieren“ bewirkt: Das Format wird geändert: Alle Absätze, Zeichen oder Tabellen, die das betreffende Format haben, bekommen die neuen Einstellungen. Abb. 29: Wichtiger Unterschied: Zuweisen oder Alle aktualisieren?

5 Die Absatz-, Zeichen- und Tabellengestaltung richtig bedienen

39

Um „Zuweisen“ sollten Sie einen großen Bogen machen. Wenn Sie einer Auswahl Einstellungen zuweisen, die vom Originalformat abweichen, wird Ihnen die Gestaltung Ihrer Dokumente eher früher als später aus den Händen gleiten. – Nur, wenn Sie eindeutig definierte Formate verwenden, bleibt die Gestaltung für Sie und insbesondere für Ihre Mitarbeiter durchschaubar. – Nur eindeutig definierte Formate können ohne Formatierungs-Wirr-Warr überarbeitet, in andere Dokumente exportiert oder aus anderen Dokumenten importiert werden. – Nur eindeutig definierte Formate bieten eine Basis für den Export des Dokumentes in andere Dateiformate. Wenn Sie Einstellungen eines Absatzes, Zeichens oder einer Tabelle ändern wollen und die Änderung nicht für alle „Formatträger“ gelten soll, legen Sie für diese Einstellungen immer ein neues Format an. Es macht überhaupt nichts, wenn Sie dieses Format nur ein einziges Mal verwenden. FrameMaker nennt Formate, die durch die Wahl von „Zuweisen“ entstanden sind, „Irreguläre“ Formate. Wenn Sie Formate aktualisieren und die nebenstehende Meldung erscheint, müssen Sie immer „Entfernen“ wählen können. Abb. 30: Warnung in Bezug auf irreguläre Formate

Sie dürfen auch nicht einfach alle Buttons unüberlegt benutzen, die Ihnen FrameMaker anbietet.

Tabellengestaltung: Absatz in einer Zelle oben/ mittig/unten anordnen

Mit den links gezeigten Buttons sowie den Positionszeigern in den Linealen legen Sie immer nur irreguläre Formate an. Meiden Sie diese Buttons und Zeiger. Auch die Befehle „Format > Schrift/Grad/Stil“ sollten Sie meiden. Benutzen Sie stattdessen Zeichenformate.

Formatierungsleiste: Absatzausrichtung, Absatzabstand, Tabulatoren

Irreguläre Absatz- und Zeichenformate erkennen Sie am Stern vor dem Formatnamen in der Statusleiste. Irreguläre Tabellenformate werden von FrameMaker leider nicht gekennzeichnet. Wie Sie ein irreguläres Tabellenformat erkennen, steht in Kapitel 13: „Tabellenformate/Tabellensatz“.

Quick Access-Leiste: Zeichenformatierung Abb. 31: Verwenden Sie die gezeigten Buttons nicht

40

5 Die Absatz-, Zeichen- und Tabellengestaltung richtig bedienen

5.2

Ein Format löschen 1. Wählen Sie im jeweiligen Gestaltungsfenster „Befehle: > Format löschen…“.

Abb. 32: Zugang zu den Befehlen

2. Markieren Sie das zu löschende Format und wählen Sie danach „Löschen“. 3. Wählen Sie „Zurück“, um das Fenster zu schließen.

Wenn Sie sich verwählt haben, schließen Sie das Fenster mit „Abbrechen“. Es wird dann nichts gelöscht. Welche Folgen hat es, wenn Sie ein Format löschen, das im Text verwendet wird? Der Text behält die Formatierung. Das Format wird weiter als solches erkannt, hat aber jetzt die Nachteile eines irregulären Formates. Sie können das Format wieder zum Leben erwecken, wenn Sie an der betreffenden Textstelle im Gestaltungsfenster „Befehl >„Neues Format…“ auswählen.

5.3

Alle irregulären Formate finden

Mit Hilfe der Funktionen „Formate anlegen & zuweisen“ und „Suchen/Ändern…“ können Sie alle irregulären Absatz- und Zeichenformate aufspüren. Wählen Sie „Datei > Dienstprogramme > Formate anlegen & zuweisen“. FrameMaker schreibt jetzt als erstes alle im Dokument enthaltenen Formate in die Kataloge. Dabei durchsucht FrameMaker auch die Vorgabe- und Referenzseiten. Dann prüft FrameMaker, ob es Abweichungen von diesen Formaten gibt. Findet FrameMaker ein irreguläres Format, wird es als neues Format in den Katalog aufgenommen und mit einer Nummer gekennzeichnet. Findet sich z.B. ein geänderter „Haupttext“-Absatz, wird daraus das Format „Haupttext1“.

Abb. 33: Suchen Sie nach dem neu angelegten Absatzformat

Mit „Suchen/Ändern…“ können Sie jetzt dieses Format finden. Entscheiden Sie sich an der Fundstelle, ob Sie das neue Format behalten wollen, oder ob der Absatz bzw. die Zeichen das Originalformat bekommen sollen.

5 Die Absatz-, Zeichen- und Tabellengestaltung richtig bedienen

41

5.4

Alle irregulären Formate entfernen

Die Funktion „Formate importieren“ werden Sie einsetzen, um Formate aus einer Datei in eine andere zu übertragen, siehe Kapitel 1 und Kapitel 29. Beim Importieren der neuen Formate können Sie festlegen, dass alle irregulären Formate entfernt werden. Entfernen bedeutet: Statt der veränderten Formate werden wieder die Originalformate zugewiesen. Sie können die in einer Datei enthaltenen Formate in die selbe Datei importieren und dabei die irregulären Formate entfernen.

Abb. 34: Irreguläre Formate durch den Import der OriginalFormate entfernen

Lassen Sie sich nicht verwirren: „Irreguläre Formate“ heißen hier „Manuelle Formatänderungen“. „Manuelle Layoutänderungen“ sind Änderungen am Layout, die Sie sträflicher Weise auf den Arbeitsseiten vorgenommen haben. Der Anwender wird u.a. dadurch bestraft, dass diese Änderungen zusammen mit den „Formatänderungen“ entfernt werden. „Manuelle Seitenumbrüche“ sind Seitenumbrüche, die Sie über die Funktion „Spezial > Seitenumbruch…“ eingefügt haben. Dabei handelt es sich ebenfalls um irreguläre Formate. Empfehlungen für den Seitenumbruch finden Sie im Kapitel 10: „Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch“.

5.5

Die Einstellung „Beibehalten“

In der Absatzgestaltung, Zeichengestaltung und Tabellengestaltung gibt es die Einstellung „Beibehalten“. Aufklappmenüs zeigen das Wort „Beibehalten“, Textfelder sind leer und Markierungsfelder haben ein Mittelding zwischen „Gesetzt“ und „Nicht gesetzt“. „Beibehalten“ kommt immer dann ins Spiel, wenn – mehrere Formate gleichzeitig aktualisiert werden, – ein universell einsetzbares Zeichenformat angelegt wird.

42

5 Die Absatz-, Zeichen- und Tabellengestaltung richtig bedienen

Abb. 35: Aufklappmenüs, Textfelder und Markierungsfelder in der Einstellung „Beibehalten“

Mehrere Formate gleichzeitig aktualisieren: „Beibehalten“ ermöglicht Ihnen, mehrere oder sogar alle Formate gleichzeitig zu aktualisieren, ohne dass danach alle Formate gleich aussehen. Die Einstellungen, die nicht geändert werden sollen, stehen beim Aktualisieren alle auf „Beibehalten“. Nur die zu aktualisierenden Einstellungen werden gesetzt. Eine detaillierte Anleitung finden Sie weiter unten in diesem Kapitel. Ein universell einsetzbares Zeichenformat anlegen: Wenn Sie ein Zeichenformat anlegen, das eine Textstelle z.B. durch rote Schrift hervorheben soll, dann muss dieses Zeichenformat an allen Textstellen einsetzbar sein. Es darf die anderen Schrifteinstellungen nicht ändern, nur die Farbe soll geändert werden. Sie würden also im Zeichenformat alle Einstellungen auf „Beibehalten“ stellen und nur die Farbe festlegen. Wie Sie im Detail vorgehen müssen, steht in Kapitel 9: „Zeichenformate“.

5.6

Mehrere Formate gleichzeitig aktualisieren: „Globale Aktualisierung“

Warum sollten Sie das wollen? Gleichzeitiges Aktualisieren spart Arbeit! Auf diese Art können Sie z.B. bequem die Sprache in allen Absatzformaten ändern. 1. Markieren Sie Absätze, Zeichen oder Tabellen, die die betreffenden Formate haben. 2. Wählen Sie im Gestaltungsfenster „Befehle > Alle Einstellungen auf »Beibehalten«“. 3. Tragen Sie die neuen Einstellungen im Gestaltungsfenster ein, lassen Sie die anderen Einstellungen auf „Beibehalten“. 4. Wählen Sie „Befehle > Optionen für globale Aktualisierung…“ Abb. 36: Globales Aktualisieren spart Arbeit

5. Markieren Sie „Alle entsprechenden Typen in Auswahl“. 6. Wählen Sie „Aktualisieren“.

So weisen Sie allen Formaten eine oder mehrere neue Einstellungen zu: 1. Setzen Sie die Einfügemarke in irgendeinen Absatz oder in irgendeine Tabelle. 2. Wählen Sie im Gestaltungsfenster „Befehle > Alle Einstellungen auf »Beibehalten«“. 3. Tragen Sie die neuen Einstellungen ein, lassen Sie die anderen Einstellungen auf „Beibehalten“.

5 Die Absatz-, Zeichen- und Tabellengestaltung richtig bedienen

43

4. Wählen Sie „Befehle > Optionen für globale Aktualisierung…“. 5. Markieren Sie „Alle Absätze und Katalogeinträge“ bzw. „Alle Zeichen und Katalogeinträge“ oder „Alle Tabellen und Katalogeinträge“. 6. Wählen Sie „Aktualisieren“.

5.7

Ein Format durch ein anderes ersetzen

Mit den „Optionen für globale Aktualisierung…“ können Sie auch ein Format durch ein anderes ersetzen. 1. Setzen Sie die Einfügemarke in eine Textstelle bzw. in eine Tabelle, die das neue Format hat. 2. Wählen Sie im Gestaltungsfenster „Befehle > Optionen für globale Aktualisierung…“. 3. Markieren Sie „Alle des Typs:“ und wählen Sie das Format aus, das bisher verwendet wurde. 4. Bestätigen Sie die Abfrage mit „OK“.

Abb. 37: Abfrage vor dem Ersetzen

Wenn Sie Formate dokumentübergreifend austauschen müssen, können Sie dafür die Suchen/Ändern-Funktion verwenden, siehe Abschnitt 4.4.1: „Sehr praktisch: Suchen, finden und den Inhalt der Zwischenablage einfügen“ auf Seite 34. Voraussetzung: Die Dokumente sind in einer Buchdatei zusammengefasst.

5.8

Formate umbenennen 1. Öffnen Sie das Gestaltungsfenster für Absätze, Zeichen oder Tabellen. 2. Ersetzen Sie im Feld „Absatztyp“ den alten Namen durch den neuen. 3. Wählen Sie „Alle aktualisieren“.

Abb. 38: Abfrage beim Umbenennen eines Absatzformates

4. Bestätigen Sie die Abfrage mit „OK“.

Übrigens: Beim Umbenennen eines Formates werden alle irregulären Formate entfernt. Ein weiterer Grund, irreguläre Formate zu vermeiden.

44

5 Die Absatz-, Zeichen- und Tabellengestaltung richtig bedienen

6

Absatzformate

6

Absatzformate bieten eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten. Je mehr Sie davon durchdacht definieren, desto schneller werden Sie Ihre Dokumente formatieren können. Viele der Automatismen, die FrameMaker bietet, basieren auf den Absatzformaten. Daneben stellen Sie im Absatzformat das Erscheinungsbild eines Absatzes ein: Typografie, Abstände, Tabulatoren usw. Auch die Lage eines Absatzes im Spaltenlayout oder in einer Tabellenzelle legen Sie im Absatzformat fest. Viele FrameMaker-Funktionen können Sie überhaupt nur einsetzen, wenn Sie Ihren Text sinnvoll mit Absatzformaten formatieren. Die folgende Tabelle zeigt, für welche Funktionen Absatzformate die Basis darstellen. Tabelle 13: Absatzformate, Funktionsbasis für … Laufende Kopf-/Fußzeilen

Laufende Kopf-/Fußzeilen kann FrameMaker automatisch generieren. Sie können Absatzformate auswählen, deren Inhalte immer in die Kopf- oder Fußzeile geschrieben werden.

Querverweise

Querverweise können bequem angelegt werden und von FrameMaker zuverlässig aktualisiert werden, wenn Sie Ihre Dokumente mit Absatzformaten gliedern.

Tabellengestaltung

Tabellenformate können den Tabellenzellen Absatzformate automatisch zuweisen.

PDF-Export

Aus den Texten der Absatzformate können Sie automatisch Lesezeichen für die Navigation in PDF-Dateien generieren.

HTML-, XML- und SGML-Export

Absatzformate können in HTML-, XML- oder SGML-Tags umgewandelt werden.

Verzeichnisse und Listen

Ein Inhaltsverzeichnis generieren Sie aus den Überschriften – was eine Überschrift ist, legen Sie mit Absatzformaten fest.

6 Absatzformate

45

6.1

Einstellungen im Absatzformat

Das Fenster der Absatzgestaltung öffnen Sie mit „Format > Absätze > Gestaltung…“. Wichtige Hinweise für den richtigen Umgang mit dem Gestaltungsfenster entnehmen Sie bitte dem Kapitel 5: „Die Absatz-, Zeichen- und Tabellengestaltung richtig bedienen“. 6.1.1

Ein neues Absatzformat anlegen

1. Setzen Sie die Einfügemarke in den Absatz, der das neue Format bekommen soll. 2. Wählen Sie im Fenster „Absatzgestaltung“ „Befehle > Neues Format…“. 3. Vergeben Sie einen funktionalen Namen. Lassen Sie die Option „In Katalog einfügen“ immer aktiviert. Nur alle im Katalog enthaltenen Formate können uneingeschränkt zwischen Dokumenten übertragen werden.

Abb. 39: Geben Sie den Namen für das neue Absatzformat ein

„Der Auswahl zuweisen“ lassen Sie auch aktiviert, da Sie ja die Einfügemarke in den Absatz gesetzt haben, der als erstes das neue Format bekommen soll.

4. Wählen Sie „Anlegen“. Tragen Sie jetzt die Einstellungen für das neue Format ein und wählen Sie „Alle aktualisieren“. Aktualisieren Sie immer spätestens, bevor Sie zu einer anderen Einstellungsseite wechseln. 6.1.2

Standardschrift

Diese Einstellungen haben als Schwerpunkt die Typografie, auf die ich in diesem Buch nicht näher eingehe. Nur folgende vier Funktionen brauchen besondere Hinweise:

Abb. 40: Absatzformat, Standardschrift-Einstellungen

46

6 Absatzformate

» Schriftgröße Es gibt eine Verbindung zwischen der Schriftgröße und den Abständen „Oben“, „Unten“ und „Zeilenabstand“ bei den Basis-Einstellungen. Ändern Sie die Schriftgröße, werden die Abstände proportional angepasst. Das ist ein Service von FrameMaker, den man leider nicht abstellen kann.

!»

Stellen Sie immer zuerst die Schriftgröße ein und danach die Abstände.

!

Farbe Neben den Grundfarben können Sie der Schrift jede Farbe zuweisen, die Sie innerhalb von FrameMaker definiert haben.

» Sprache Hier stehen Ihnen die Sprachen zur Verfügung, die bei der FrameMaker-Installation installiert wurden. Die Sprachauswahl wirkt sich auf die Rechtschreibhilfe und auf die Silbentrennung aus. Sie können problemlos Absätze mit unterschiedlichen Spracheinstellungen in einem Dokument verwenden. Mehr darüber erfahren Sie im Kapitel 23: „Die Rechtschreibhilfe individuell einrichten“. » Änderungsbalken Diese Funktion markiert die Absätze durch einen senkrechten Strich und zwar sofort – nicht erst, wenn Sie Änderungen vornehmen. Mehr über die Möglichkeit, Textänderungen zu verfolgen finden Sie im Kapitel 27: „Textbearbeitungen nachverfolgen/Änderungsverwaltung“ ab Seite 209. 6.1.3

Basis

Diese Einstellungen haben Maße als Schwerpunkt. Maße für Einzüge, Abstände, Tabulatoren usw. Folgende Tipps werden Sie brauchen:

» Tabulatoren Tabulatoren mit der Tabulator-Taste einzutippen macht nur Sinn, wenn Sie vorher Tabulator-Positionen definiert haben. » Abstand Oben/Unten Obere Abstände werden am Beginn einer Seite nicht berücksichtigt; untere Abstände am Ende einer Seite nicht – und das ist auch gut so. Wenn Absätze mit Abständen aufeinander folgen, werden die Abstände nicht addiert, sondern es gilt der größere Abstand. Auch das ist gut so. » Zeilenabstand: Fest Ein fester Zeilenabstand verhindert das Auseinanderrücken der Zeilen durch hoch- oder tiefgestellte Zeichen. Auch andere in der Zeile verankerte Objekte haben jetzt keinen Einfluss auf den Zeilenabstand.

6 Absatzformate

47

» Typ nächster Mit „Typ“ ist ein Absatzformat gemeint. Wenn Sie die Return-Taste drücken, wird der neue Absatz das hier eingestellte Format haben. Die Funktion bezieht sich nur auf den Moment der Texteingabe. Es wird keine dauernde Verknüpfung zwischen zwei Absatzformaten festgelegt. In FrameMaker 8.0 bis Release p273 funktioniert diese Funktion leider nur, wenn ein Absatz Text enthält.

Abb. 41: Absatzformat, Basis-Einstellungen

6.1.4

Automatische Nummerierung

Die automatische Nummerierung wird ausführlich im Kapitel 7: „Kapitelnummerierung“ und im Kapitel 8: „Listen und Auszeichnungen“ beschrieben. 6.1.5

Seitenumbruch

Die Einstellungen „Beginn“, „Umbruch mit:“ und „Absatzkontrolle“ werden im Kapitel 10 im Zusammenhang mit den anderen Funktionen erklärt, die den Seitenumbruch in FrameMaker steuern.

Abb. 42: Absatzformat, Seitenumbruch-Einstellungen

48

6 Absatzformate

Unter „Format“ wird die Ausrichtung in den Textspalten festgelegt.

» In Spalte Standard-Einstellung: Text fließt nicht über die Spaltenränder hinaus. » Über alle Spalten Der Absatz beansprucht alle Spalten für sich – auch wenn er gar keinen Text enthält. Im mehrspaltigen Layout wird der Text über dem Absatz gleichmäßig auf die Spalten verteilt, die Spalten werden „ausgleichen“. » Über alle Spalten und seitlichen Überschriften Wie „Über alle Spalten“, nur dass der Absatz jetzt auch noch den „Platz für seitliche Überschriften“ für sich beansprucht.

Abb. 43: Absatz-Ausrichtung in den Textspalten

» Zwischenüberschrift Zwischenüberschriften folgt der nächste Absatz in derselben Zeile, in der die Zwischenüberschrift endet. Den Abstand und/oder die Trennzeichen zwischen den beiden Absätzen tragen Sie bei „Interpunktion“ ein. Achtung: Eingabe in ein Dialogfenster, siehe Seite 29.

6 Absatzformate

49

Praktisch: Wenn Sie tatsächlich eine Interpunktion eintragen, also einen Punkt oder einen Doppelpunkt, wird diese Interpunktion unterdrückt, wenn der Text der Zwischenüberschrift schon mit einer Interpunktion endet. Wenn Sie vor der Aufgabe stehen, am Anfang eines Absatzes Worte hervorzuheben, legen Sie dafür eine solche Zwischenüberschrift an. Sie können diese Überschriften dann auch in ein Inhaltsverzeichnis aufnehmen. Das wäre nicht möglich, wenn Sie die Worte einfach nur mit den Mitteln der Zeichenformatierung hervorheben würden.

» Seitl. Überschrift Der Absatz liegt im „Platz für seitliche Überschrift“. Diesen Platz richten Sie im Seitenlayout ein. Die folgende Abbildung erklärt die drei möglichen Ausrichtungen.

Abb. 44: Ausrichtungen für seitliche Überschriften

6.1.6

Extra

Die Einstellungen unter „Extra“ stammen aus verschiedenen Themengebieten.

» Automatische Silbentrennung Hier können Sie die Silbentrennung ein-/ausschalten und genauer konfigurieren. Die Silbentrennung funktioniert also auf Absatzbasis und braucht deshalb nicht für das ganze Dokument einheitlich eingestellt zu sein.

50

6 Absatzformate

Abb. 45: Absatzformat, Extra-Einstellungen

» Wortabstand Hier können Sie Grenzen einstellen, innerhalb derer FrameMaker den Wortabstand ändern darf. Was Sie vielleicht nicht erwarten: Die Eingaben wirken sich auch auf linksbündigen, rechtsbündigen und zentrierten Text aus. Mit Hilfe des variablen Wortabstandes versucht FrameMaker Zeilen aufzufüllen, also den Flattersatz weniger flattern zu lassen. Absolut gleichmäßige Wortzwischenräume erhalten Sie nur, wenn Sie für „Minimum“ und „Maximum“ denselben Wert eintragen. Im Blocksatz spielt zunächst nur die untere Grenze eine Rolle. Nach oben kennt FrameMaker im Blocksatz keine Grenze; der Wortabstand wird vergrößert, bis die Zeile aufgefüllt ist. Wenn Sie aber zusätzlich „Automatisch Sperren“ auswählen, gibt die obere Grenze an, ab wann nicht mehr der Wortabstand vergrößert wird, sondern die Zeichen gesperrt werden. Vorsicht: Gesperrte Zeichen verschönern Ihr Dokument wahrscheinlich nicht. Empfehlungen für die Grenzwerte sind schwierig zu geben, deshalb nur folgende Hinweise: Mit mehr als 25 % Abweichung vom „Optimum“ nähert sich der linksbündige Satz deutlich dem Blocksatz an.

» Rahmen über/unter Mit dieser Einstellung verknüpfen Sie einen Rahmen, der auf den Referenzseiten liegt, mit einem Absatz. Der Inhalt des Rahmens wird über oder unter dem Absatz angezeigt. Der Referenzrahmen kann Text, Grafiken und importierte Abbildungen enthalten. Um auf den Referenzseiten einen neuen Referenzrahmen einzufügen, benutzen Sie das Werkzeug „Grafikrahmen“ aus der Werkzeugpalette:

6 Absatzformate

51

1. Zeichnen Sie den Rahmen auf der Referenzseite mit dem Namen „Referenz“. Der Name wird in der Statusleiste angezeigt. 2. Sie werden nach einem Namen für den Rahmen gefragt, vergeben Sie einen aussagekräftigen. Der neue Name wird in der Statusleiste angezeigt. Nach Mausklick auf den Namen können Sie ihn ändern. 3. Platzieren Sie das gewünschte Objekt im Rahmen. 4. Wechseln Sie auf die Arbeitsseiten. 5. Wählen Sie in der Absatzgestaltung unter den Extra-Einstellungen Ihren neuen Rahmen aus. Jeder Freiraum zwischen Objekt und Rahmenrand wird auch auf den Arbeitsseiten dargestellt, genaues Arbeiten ist also nötig. Durch auf den Referenzseiten absichtlich eingefügte Freiräume, können Sie das Objekt auf den Arbeitsseiten wie gewünscht platzieren.

Abb. 46: Das Werkzeug „Grafikrahmen“

Noch zwei Informationen zur genauen Platzierung des Rahmeninhalts: Der Rahmen steht auf den Arbeitsseiten immer links in der Textspalte, ein linker Einzug im Absatzformat bewirkt nichts. In einer Tabellenzelle ist das genauso, aber hier gelten zusätzlich die Zelle-Einstellungen des Absatzes sowie die Standardrand-Einstellungen des Tabellenformates. Diese wirken sich auf die Position des Rahmens aus. Ein Beispiel für einen Referenzrahmen und seine Platzierung finden Sie im Abschnitt 13.10.4: „Tabelle für Hinweise und Warnungen“ auf Seite 110. 6.1.7

Zelle

Abb. 47: Absatzformat, Zelle-Einstellungen

Diese Einstellungen sind relevant, wenn der Absatz in einer Tabellenzelle liegt.

52

6 Absatzformate

» Vertikale Zellenausrichtung Sie können einstellen, ob ein Absatz oben, mittig oder unten in einer Zelle sitzt. » Zellenrand Im Rahmen der Tabellengestaltung legen Sie Abstände zwischen den Zellenrändern und den Inhalten fest. Diese Abstände können Sie hier für das Absatzformat überschreiben. Auch negative Eingaben sind erlaubt. Beispieltabellen finden Sie im Kapitel 13: „Tabellenformate/Tabellensatz“.

6.2

Wichtige Kurzbefehle

Tabelle 14: Wichtige Kurzbefehle – Absatzformate Befehl Fenster für die Absatzgestaltung öffnen 1

Absatzformat-Katalog in Statusleiste öffnen

Windows

UNIX

Strg + m

Esc f a F9

1. Geben Sie dann den Anfangsbuchstaben des Formates ein oder bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten im Katalog. Mit der Return-Taste weisen Sie das Format zu.

6 Absatzformate

53

7

Kapitelnummerierung

7

7.1

Durchzählen oder kapitelweise zählen

Mit FrameMaker können Sie die Nummerierungen individuell festlegen. Sie arbeiten mit Nummerierungs-Bausteinen, den Variablen „“ und „“ und der Systemvariablen für die Seitenzahlen. Bei kurzen Dokumenten werden häufig alle Seitenzahlen, Abbildungsnummern, Tabellennummern und andere Nummerierungen von der ersten bis zur letzten Seite durchgezählt. Die Kapitelnummer tritt nur in den Kapitel-Überschriften und den untergeordneten Überschriften auf. Sie können in diesem Fall das ganze Dokument in eine einzelne Datei schreiben. Die gesamte Nummerierung wird mit den Nummerierungs-Bausteinen und der Systemvariablen für die Seitenzahl eingerichtet. Bei langen Dokumenten oder, um Dokumente mit weniger Ausdrucken überarbeiten zu können, werden die Nummerierungen und die Seitenzahlen in jedem Kapitel neu gestartet. Vor den Nummerierungen und den Seitenzahlen wird die jeweilige Kapitelnummer genannt. Damit das gelingt, benötigen Sie in FrameMaker für die Kapitelnummer die Variable „“. Da diese Variable pro Datei immer nur einen Wert haben kann, müssen Sie nun pro Kapitel eine eigene FrameMaker-Datei verwenden. Das hat für die meisten Anwender keinerlei Nachteile.

7.2

Nummerierungs-Bausteine kennenlernen

Sie tragen die Nummerierungs-Bausteine in die Zeile der automatischen Nummerierung der Absatzformate ein („Format > Absätze > Gestaltung/Nummerierung“). Die einfachste Nummerierung sieht einfach nur Nummern vor den Kapitel-Überschriften vor.

7 Kapitelnummerierung

55

Absatzformat

Eintrag in der automatischen Nummerierung

Kapitel-Überschrift



Der Baustein „“ zählt bei jeder „Kapitel-Überschrift“ um eins nach oben. Nächste Schwierigkeitsstufe: Jetzt sollen auch die untergeordneten Überschriften nummeriert werden. Absatzformat

Einträge in der automatischen Nummerierung

Kapitel-Überschrift

< =0>

Überschrift 1

.

Immer, wenn ein neues Kapitel anfängt, müssen die untergeordneten Überschriften wieder mit „1“ beginnen. Deshalb wird der Eintrag der Kapitel-Überschrift mit dem Baustein „< =0>“ ergänzt. Der Baustein setzt die Nummer der untergeordneten Überschrift zurück. Das Absatzformat der „Überschrift 1“ hat ebenfalls zwei Bausteine. „“ wiederholt die Kapitelnummer und „“ zählt bei jeder „Überschrift 1“ um eins nach oben. Nächste Schwierigkeitsstufe: Auch die Überschriften der zweiten Ebene sollen nummeriert werden. Absatzformat

Einträge in der automatischen Nummerierung

Kapitel-Überschrift

< =0>< =0>

Überschrift 1

.< =0>

Überschrift 2

..

Die Nummerierung der zweiten Ebene muss immer neu gestartet werden, wenn eine Überschrift der ersten Ebene auftritt und wenn ein neues Kapitel beginnt. Deshalb bekommen die beiden zugehörigen Absatzformate an die dritte Stelle den Baustein „< =0>“. Überschrift 2 hat jetzt zwei Bausteine „“, da zwei Nummerierungen wiederholt werden müssen. „“ steht an der dritten Stelle und zählt bei jeder „Überschrift 2“ um eins nach oben. Nächste Schwierigkeitsstufe: Alle Überschriftsebenen sollen nummeriert werden. Sie fahren so fort, wie eben gelernt. Die übergeordneten Überschriften müssen die anderen auf „0“ setzen. Die untergeordneten Überschriften wiederholen die Nummern der übergeordneten. Das „“ wandert immer weiter nach hinten. Nächste Schwierigkeitsstufe: Auch die Abbildungen und Tabellen sollen nummeriert werden.

56

7 Kapitelnummerierung

Absatzformat

Einträge in der automatischen Nummerierung

Kapitel-Überschrift

< =0>< =0>

Überschrift 1

.< =0>

Überschrift 2

..

Bildunterschrift

B:

Tabellenüberschrift

T:

Sie können nicht einfach erneut „“ verwenden, ohne die schon vorhandenen Nummern durcheinander zu bringen. Sie benötigen eine „Serienbezeichnung“, die die Nummerierungen auseinander hält. Die Serienbezeichnung ist immer ein Buchstabe mit Doppelpunkt. Den Buchstaben können Sie sich aussuchen; allerdings sollten Sie Umlaute und das „ß“ meiden. Nächste Schwierigkeitsstufe: Das Dokument wird länger und länger und Sie entscheiden sich, die Nummerierungen kapitelweise zu unterteilen. Vor jeder Abbildungs-, Tabellenoder anderen Nummerierung und auch vor den Seitenzahlen muss die jeweilige Kapitelnummer genannt werden. Sie sind jetzt gezwungen, für jedes Kapitel eine eigene Datei zu verwenden. Die Kapitelnummer wird mit der Variablen „“ eingefügt. Absatzformat

Einträge in der automatischen Nummerierung

Kapitel-Überschrift



Überschrift 1

.< =0>

Überschrift 2

..

Bildunterschrift

B:-

Tabellenüberschrift

T:-

Seitenzahl

-#

Später werden Sie alle Kapitel mit Hilfe der Buchdatei zusammenfassen. In der Buchdatei legen Sie dann fest: – Die Variable „“ wird von Kapitel zu Kapitel um „1“ erhöht. – Die Absatznummerierung, also alle Nummerierungen mit „“, werden mit jedem Kapitel neu gestartet. – Die Seitenzahlen werden mit jedem Kapitel neu gestartet. Die Überschriften der untergeordneten Ebenen werden weiterhin von den anderen auch innerhalb eines Kapitels zurückgesetzt. Tabelle 15 zeigt die Bausteine für die automatische Nummerierung. Die folgenden Seiten zeigen zwei ausführliche Beispiele.

7 Kapitelnummerierung

57

Tabelle 15: Bausteine für die automatische Nummerierung Baustein

Bedeutung



Die aktuelle Zahl wird unverändert übernommen.



Die aktuelle Zahl wird um 1 erhöht.



Die Zahl wird auf 1 gesetzt. Die 1 können Sie auch durch eine andere Zahl ersetzen.



Die aktuelle Zahl wird unverändert übernommen und nicht dargestellt.

< =x>

Die Zahl wird auf x gesetzt und nicht dargestellt (meistens „0“).

Statt arabischer Zahlen („n“), können Sie auch Buchstaben und römische Zahlen verwenden. a

Kleine Buchstaben

r

Kleine römische Zahlen

A

Große Buchstaben

R

Große römische Zahlen



Variable für die Kapitelnummer



Variable für die Bandnummer, siehe auch „7.4.2 Kapitel- und Bandnummerierung“ auf Seite 61.

7.3

Beispiel 1: Durchzählen

Die Seitenzahlen, Tabellen und andere Nummerierungen werden im Dokument durchgezählt. Die automatische Nummerierung der Absatzformate sieht aus wie folgt: Teil\ < =0>< =0>:\t Kapitel-Überschrift Überschrift 1 .< =0>\t Überschrift 2 ..\t Tabellenüberschrift T:Tabelle\ :\t Bildunterschrift B:Abb.\ :\t Keine Kapitelnummer vor den Seitenzahlen.

Serienbezeichnung: Die Nummerierungen der Überschriften, Tabellenüberschriften und Bildunterschriften werden durch die Serienbezeichnungen voneinander getrennt. Umbruchgeschütztes Leerzeichen: Das umbruchgeschützte Leerzeichen „\ “ hinter „Teil“, „Tabelle“ und „Abb.“ hat folgenden Grund: In Querverweisen oder in Listen könnten Ihre Überschriften auch in einen Zeilenumbruch verwickelt sein. Verwenden Sie deshalb schon hier umbruchgeschützte Leerzeichen, um zusammenzuhalten, was zusammen gehört. Tabulator „\t“ am Nummerierungsende: Nicht immer ist ein Tabulator die beste Wahl, um die automatische Nummerierung zu beenden. Wenn Ihre Nummerierungen mehrstellig werden, könnte der Abstand zum folgenden Text zu klein werden. Alternativ können Sie Leerzeichen verwenden. Den Tabulator wird in der Liste der Bausteine zur Auswahl gestellt. Das umbruchgeschützte Leerzeichen müssen Sie eintippen (Eingabe in ein Dialogfenster, siehe Seite 29).

58

7 Kapitelnummerierung

Teil 1: Landeshaushalt 1.1

Entlastung für die Landeshaushaltsrechnung 1996

1.1.1

Haushalt des Landtages und des Verfassungsgerichtes

Die Rechnungen des Präsidenten des Landtages sowie des Präsidenten des Verfassungsgerichtes erhielten am 27. Januar 1999 gemäß § 114 Abs. 2 Satz 1 der LHO eine gesonderte Entlastung.

1.1.2

Haushalt der Landesregierung

Zur Entlastung der Landesregierung für das Rechnungsjahr 1996 beriet der Ausschuss für Haushaltskontrolle in der Zeit vom 1. Juli 1998 bis 19. Januar 1999 in fünf Sitzungen. Grundlage waren die Haushaltsrechnung des Landes Brandenburg für das Rechnungsjahr 1996 (DS 2/4904) und der Jahresbericht 1998 des LRH (DS 2/5351).

1.1.3

Haushalt des Landesrechnungshofes

Der Landtag sprach dem LRH für dessen Rechnung 1996 nach der Prüfung gemäß § 101 der LHO durch den vom Ausschuss für Haushaltskontrolle hierfür eingesetzten Unterausschuss ebenfalls am 27. Januar 1999 die Entlastung aus.

1.2

Haushaltsplan 1997

Die Ministerin der Finanzen stellte auf der Grundlage des Gesetzes über die Feststellung des Haushaltsplanes des Landes Brandenburg für das Haushaltsjahr 1997 (Haushaltsgesetz 1997 - HG 1997) vom 18. Dezember 1996 (GVBl. I S. 370) die Haushaltsrechnung des Landes Brandenburg .

1.2.1

Gliederung der Einnahmen und Ausgaben 1997

1.2.2

Einnahmen

Tabelle 1: Überblick über die Einnahmen des Landes Brandenburg Einnahmeart Einnahmen aus Steuern und steuerähnlichen Abgaben (Hgr 0)

Ansatz

Ist

8.830.636,0

8.344.821,7

Verwaltungseinnahmen, Einnahmen aus Schuldendienst und dgl. (Hgr 1)

693.450,9

883.346,1

Einnahmen aus Zuweisungen und Zuschüssen (Hgr 2)

5.431.904,5

5.281.497,4

19.612.780,3

18.982.956,7

Summe

1.2.3

Abb. 1: Ein Euro

Ausgaben

Tabelle 2: Überblick über die Ausgaben des Landes Brandenburg Ausgabeart

Ansatz

Ist

Personalausgaben (Hgr 4)

4.732.124,1

4.868.743,3

Sächliche Verwaltungsausgaben, Ausgaben für Schuldendienst (Hgr 5)

2.096.800,0

2.002.546,1

Besondere Finanzierungsausgaben (Hgr 9) Summe

5.207,0

95.186,7

19.612.780,3

18.982.956,7

Abb. 2: Zwei Euro

Seite 1

Abb. 48: Beispiel für eine durchlaufende Nummerierung

7.3.1

Startnummern festlegen

Im Fenster „Format > Dokument > Nummerierung“ können Sie für dieses Beispiel nach Ihren Wünschen einstellen: – Startnummer für die Seitenzahl – Format der Seitenzahl – Absatznummerierung neu beginnen/weiterführen

7 Kapitelnummerierung

59

– Nummerierung der Fußnoten – Nummerierung der Tabellenfußnoten Ein Teil der Optionen wird erst interessant, wenn die Datei mit anderen in der Buchdatei zusammengefasst wird. Mehr darüber finden Sie im Kapitel 18: „Die wichtigsten Funktionen der Buchdatei“ ab Seite 145.

7.4

Beispiel 2: Kapitelweise zählen

Jedes Kapitel steht in einer eigenen Datei und der Baustein „“ für die Kapitelnummer wird verwendet. Jetzt können Seitenzahlen, Abbildungen und andere Nummerierungen kapitelweise gezählt werden. Die automatische Nummerierung der Absatzformate sieht aus wie folgt: Teil\ :\t Kapitel-Überschrift Überschrift 1 .< =0>\t Überschrift 2 ..\t Tabellenüberschrift T:Tabelle\ \+:\t Bildunterschrift B:Abb.\ \+:\t Der Baustein „“ wurde auf den Vorgabeseiten vor die Variable „Aktuelle Seitennr.“ gesetzt.

Neben dem umbruchgeschützten Leerzeichen „\ “ wird hier der umbruchgeschützte Trennstrich „\+“ verwendet. 7.4.1

Startnummern festlegen

Im Fenster „Format > Dokument > Nummerierung“ können Sie für dieses Beispiel folgendes einstellen: – Kapitelnummer – Format der Kapitelnummer – Startnummer für die Seitenzahl – Format der Seitenzahl – Absatznummerierung neu beginnen/weiterführen – Nummerierung der Fußnoten – Nummerierung der Tabellenfußnoten Die einzelnen Kapitel fassen Sie mit einer Buchdatei zusammen. Nehmen Sie die Einstellungen dann besser über die Buchdatei vor. Mehr darüber finden Sie im Kapitel 18: „Die wichtigsten Funktionen der Buchdatei“ auf Seite 145.

60

7 Kapitelnummerierung

Teil 1:

Landeshaushalt

1.1

Entlastung für die Landeshaushaltsrechnung 1996

1.1.1

Haushalt des Landtages und des Verfassungsgerichtes

Die Rechnungen des Präsidenten des Landtages sowie des Präsidenten des Verfassungsgerichtes erhielten am 27. Januar 1999 gemäß § 114 Abs. 2 Satz 1 der LHO eine gesonderte Entlastung.

1.1.2

Haushalt der Landesregierung

Zur Entlastung der Landesregierung für das Rechnungsjahr 1996 beriet der Ausschuss für Haushaltskontrolle in der Zeit vom 1. Juli 1998 bis 19. Januar 1999 in fünf Sitzungen. Grundlage waren die Haushaltsrechnung des Landes Brandenburg für das Rechnungsjahr 1996 (DS 2/4904) und der Jahresbericht 1998 des LRH (DS 2/5351).

1.1.3

Haushalt des Landesrechnungshofes

Der Landtag sprach dem LRH für dessen Rechnung 1996 nach der Prüfung gemäß § 101 der LHO durch den vom Ausschuss für Haushaltskontrolle hierfür eingesetzten Unterausschuss ebenfalls am 27. Januar 1999 die Entlastung aus.

1.2

Haushaltsplan 1997

Die Ministerin der Finanzen stellte auf der Grundlage des Gesetzes über die Feststellung des Haushaltsplanes des Landes Brandenburg für das Haushaltsjahr 1997 (Haushaltsgesetz 1997 - HG 1997) vom 18. Dezember 1996 (GVBl. I S. 370) die Haushaltsrechnung des Landes Brandenburg .

1.2.1

Gliederung der Einnahmen und Ausgaben 1997

1.2.2

Einnahmen

Tabelle 1-1: Überblick über die Einnahmen des Landes Brandenburg Einnahmeart Einnahmen aus Steuern und steuerähnlichen Abgaben (Hgr 0)

Ansatz

Ist

8.830.636,0

8.344.821,7

Verwaltungseinnahmen, Einnahmen aus Schuldendienst und dgl. (Hgr 1)

693.450,9

883.346,1

Einnahmen aus Zuweisungen und Zuschüssen (Hgr 2)

5.431.904,5

5.281.497,4

19.612.780,3

18.982.956,7

Summe

1.2.3

Abb. 1-1: Ein Euro

Ausgaben

Tabelle 1-2: Überblick über die Ausgaben des Landes Brandenburg Ausgabeart

Ansatz

Ist

Personalausgaben (Hgr 4)

4.732.124,1

4.868.743,3

Sächliche Verwaltungsausgaben, Ausgaben für Schuldendienst (Hgr 5)

2.096.800,0

2.002.546,1

Besondere Finanzierungsausgaben (Hgr 9) Summe

5.207,0

95.186,7

19.612.780,3

18.982.956,7

Abb. 1-2: Zwei Euro

Seite 1-1

Abb. 49: Beispiel für eine kapitelweise Nummerierung

7.4.2

Kapitel- und Bandnummerierung

Die Variable „“ wird für die Kapitelnummerierung eingesetzt, die Variable „“ soll für die Bandnummerierung eingesetzt werden. „“ wird so gehandhabt, wie „“. Wenn Sie „“ einsetzen, müssen Sie von Hand über die Buchdatei festlegen, mit welcher Datei ein neuer Band startet. Für diese Datei wählen Sie dann im Fenster „Format > Dokument > Nummerierung/ Band“ die Option „Nummerierung von voriger Datei im Buch weiterführen“. Für die

7 Kapitelnummerierung

61

anderen Kapitel muss „Gleiche Nummer wie vorige Datei“ eingestellt werden. Achtung: Die Datei, mit der ein neuer Band startet, darf jetzt nicht mehr ohne weiteres in der Buchdatei verschoben werden. Wenn irgendwie möglich, verzichten Sie am besten ganz auf die Variable „“.

7.5

Umsteigen von älteren FrameMaker-Versionen (vor Version 6)

Anwender, die bisher alle Nummerierungen von der ersten bis zur letzten Seite durchgezählt haben, werden die Dokumente problemlos weiterbearbeiten können. Anwender, die kapitelweise gezählt haben, müssen die Nummerierung überarbeiten. Für die Kapitelnummer müssen Sie die Variable „“ einsetzen. Die Funktion „Präfix/Suffix“ für generierte Listen und Indizes gibt es nicht mehr. Sie arbeiten stattdessen mit dem Baustein „“ auf den Referenzseiten, siehe Kapitel 19: „Ein Inhaltsverzeichnis und andere Listen generieren“ und Kapitel 20: „Ein Stichwortverzeichnis und andere Indizes erstellen“. Denken Sie auch daran, Querverweisformate und Seitenzahlen zu überarbeiten.

62

7 Kapitelnummerierung

8

Listen und Auszeichnungen

8

Listen und Auszeichnungen legen Sie mit Hilfe der automatischen Nummerierung der Absatzformate an. Je nach gewünschter Auszeichnung kombinieren Sie auch ein Zeichenformat mit einem Absatzformat. Im folgenden Beispiel sind die einzelnen Schritte mit den Absatzformaten ausgezeichnet. Die Namen der Formate verdeutlichen die jeweilige Funktion.

Absatzformat Schritt 1 Schritt ff Schritt ff Alpha Einzug 1 Alpha Einzug ff Alpha Einzug ff Schritt ff Schritt 1 Schritt ff Schritt ff Punkt Einzug Punkt Einzug Punkt Einzug Markiert Markiert Markiert

Blindtext Blindtext Blindtext 1. Erster Schritt der Aufzählung. 2. Zweiter Schritt der Aufzählung. 3. Dritter Schritt der Aufzählung. a) Erster alphabetischer Einschub. b) Zweiter alphabetischer Einschub. c) Dritter alphabetischer Einschub. 4. Vierter Schritt der Aufzählung. Blindtext Blindtext Blindtext 1. Erster Schritt der zweiten Aufzählung. 2. Zweiter Schritt der zweiten Aufzählung. 3. Dritter Schritt der zweiten Aufzählung. • Erster Punkt einer „ungeordneten“ eingeschobenen Liste. • Zweiter Punkt einer „ungeordneten“ eingeschobenen Liste. • Dritter Punkt einer „ungeordneten“ eingeschobenen Liste. Blindtext Blindtext Blindtext ⌧ Erster Punkt einer weiteren „ungeordneten“ Liste. ⌧ Zweiter Punkt einer weiteren „ungeordneten“ Liste. ⌧ Dritter Punkt einer weiteren „ungeordneten“ Liste.

8 Listen und Auszeichnungen

63

Im Gegensatz zu Überschriften, die aufeinander aufbauen, können die nummerierten Listen irgendwo im Text beginnen. Insbesondere kann eine Liste auch mit einer anderen verschachtelt sein. Sie brauchen also immer ein Absatzformat, das den Start der Liste festlegt, z.B. „Schritt 1“. Mit dem anderen Absatzformat wird dann hochgezählt: „Schritt ff “. Sie brauchen für jede Listenart eine eigene Serienbezeichnung1 – also nicht für jede Liste, sondern nur für jede Art. Für einfache Auszeichnungen brauchen Sie keine Serienbezeichnung: Wo nichts gezählt wird, kann auch nichts durcheinander kommen. Das Kreuz beim Absatzformat „Markiert“ wird durch ein Zeichenformat erzeugt, das nur auf die Nummerierung wirkt. Sie müssen das Zeichenformat vorher anlegen und sich im Absatzformat darauf beziehen. Im Beispiel wird der Nummerierung das Zeichenformat „ZapfDingbats“ zugewiesen und die „8“ entspricht in dieser Schrift einem Kreuz. Damit die Listen sauber ausgerichtet sind, müssen Sie die Basis-Einstellungen der Absatzformate genau einstellen. Die wesentlichen Einstellungen der Beispiel-Absatzformate sind: Schritt 1

Schritt ff

Automatische Nummerierung

S:.\t

S:.\t

Basis/Einzüge

0,00 cm 0,35 cm

0,00 cm 0,35 cm

Basis/1. Tabulator

0,35 cm L

0,35 cm L

Basis/Typ nächster:

Schritt ff

–

Alpha Einzug 1

Alpha Einzug ff

Automatische Nummerierung

A:)\t

A:)\t

Basis/Einzüge

0,35 cm 0,70 cm

0,35 cm 0,70 cm

Basis/1. Tabulator

0,70 cm L

0,70 cm L

Basis/Typ nächster:

Alpha Einzug ff

–

1. Zeile Links

1. Zeile Links

Punkt Einzug Automatische Nummerierung

\b\t oder \t

Basis/Einzüge

0,35 cm 0,70 cm

1. Zeile Links

Basis/1. Tabulator

0,70 cm L

1. Siehe Seite 57.

64

8 Listen und Auszeichnungen

Markiert Automatische Nummerierung

x\t

Basis/Einzüge

0,00 cm 0,35 cm

1. Zeile Links

Basis/1. Tabulator

8.1

Zeichenformat Wingdings

0,35 cm L

Listen für Legenden

Für die Auszeichnung werden sehr gerne umkreiste Zahlen verwendet. Sowohl in der Zeichnung als auch in der Legende können Sie dafür eine Schrift verwenden. Das „a“ wird als umkreiste „1“ dargestellt, das „b“ als umkreiste „2“, usw. Für die Legende legen Sie eine Liste an, in der alphabetisch gezählt wird. Mit einem Zeichenformat stellen Sie die Nummerierung auf die umkreisten Zahlen ein. Beispiel:

Abb. 50: Beispiel für eine Abbildung mit Legende Legende 1

Legende ff

Automatische Nummerierung

L:.\t

L:.\t

Basis/Einzüge

0,00 cm 0,35 cm

0,00 cm 0,35 cm

Basis/1. Tabulator

0,35 cm L

0,35 cm L

Basis/Typ nächster:

Legende ff

–

1. Zeile Links

8 Listen und Auszeichnungen

65

Zusätzlich zu diesen beiden Absatzformaten benötigen Sie ein Zeichenformat, das die automatische Nummerierung auf eine spezielle Schrift umstellt. Wichtig ist, dass in der Schrift die umkreisten Zahlen auch in der richtigen alphabetischen Reihenfolge angeordnet sind. Linotype European PI™ 1 z.B. wäre eine geeignete Schrift. Alternativ können Sie auch Abbildungen ohne Auszeichnungen verwenden und diese erst in FrameMaker einfügen. Sie legen dafür um die Abbildung herum kleine Textrahmen an, in die Sie Querverweise auf die Legendennummer platzieren. Sie hätten damit eine stets aktuelle Verbindung zwischen der Nummer bei der Abbildung und der Nummer in der Legende geschaffen. Das geht allerdings zu Lasten der Verbindung zwischen der Abbildung und den Auszeichnungen – ändert sich die Zeichnung, müssen Sie die Auszeichnungen in FrameMaker korrigieren Meistens treten Legenden-Nummern auch im zur Abbildung gehörenden Text auf. Anstatt jetzt immer den passenden Buchstaben zu suchen und ihm das Zeichenformat zuzuweisen, können Sie für jede Legenden-Nummer eine Variable anlegen. Wie Sie solche Variablen anlegen, lesen Sie in Kapitel 14: „Variablen“. Tabelle 16: Bausteine für die automatische Nummerierung in Listen und Aufzählungen Baustein

Bedeutung



Die aktuelle Zahl wird unverändert übernommen.



Die aktuelle Zahl wird um 1 erhöht.



Die Zahl wird auf 1 gesetzt. Die 1 können Sie auch durch eine andere Zahl ersetzen.



Die aktuelle Zahl wird unverändert übernommen und nicht dargestellt.

\t

Tabulator Auszeichnungspunkt (bullet)

\=

Gedanken-/Spiegelstrich

Statt arabischer Zahlen („n“), können Sie auch Buchstaben und römische Zahlen verwenden. a

Kleine Buchstaben

A

Große Buchstaben

r

Kleine römische Zahlen

R

Große römische Zahlen

66

8 Listen und Auszeichnungen

9

Zeichenformate

9

Mit Zeichenformaten formatieren Sie einzelne Zeichen, einzelne Worte oder mehrere zusammenhängende Worte. Mit einem Zeichenformat überschreiben Sie die Einstellungen des Absatzformates, allerdings nur die aus der Einstellungsseite „Standardschrift“. Sie können wählen, wie viele dieser Einstellungen Sie überschreiben wollen. Sie können z.B. ein Zeichenformat anlegen, das die Schriftfamilie ändert, alle anderen Schrifteinstellungen aber unberührt lässt. Beispiele: – Produktnamen werden hervorgehoben, z.B. durch Kapitälchen: KRÜGERTHALER-BIER – Zeichen werden hoch- oder tiefgestellt: cw-Wert – Zeichen aus einer Symbolschrift werden in den Text eingefügt:

9.1

Ein Zeichenformat anlegen

Bitte lesen Sie zuerst das Kapitel 5: „Die Absatz-, Zeichen- und Tabellengestaltung richtig bedienen“ ab Seite 39. Das Fenster der Zeichengestaltung öffnen Sie über „Format > Zeichen > Gestaltung…“. Das Fenster zeigt immer die Einstellungen des Textes an, in dem die Einfügemarke platziert ist. 1. Setzen Sie die Einfügemarke nicht in Text; klicken Sie außerhalb eines Textrahmens. 2. Nehmen Sie im Fenster „Zeichengestaltung“ die Einstellung(-en) vor, die das Zeichenformat bewirken soll. Alle Einstellungen, die Sie nicht ändern wollen, belassen Sie auf „Beibehalten“.

9 Zeichenformate

67

Abb. 51: Zeichenformat anlegen: Lassen Sie auf „Beibehalten“, was Sie nicht ändern wollen

3. Wählen Sie „Befehle > Neues Format…“. 4. Vergeben Sie einen funktionalen Namen, z.B. „Produkt“. Die Option „In Katalog einfügen“ lassen Sie immer aktiviert. Nur alle im Katalog enthaltenen Formate können uneingeschränkt zwischen Dokumenten übertragen werden. Die Option „Der Auswahl zuweisen“ spielt keine Rolle, weil Sie nichts ausgewählt haben. Abb. 52: Geben Sie einen Namen für das neue Zeichenformat ein

5. Wählen Sie „Anlegen“. Wenn Sie die Einstellungen eines Zeichenformates kontrollieren wollen, dürfen Sie ebenfalls die Einfügemarke nicht im Text platziert haben. Klicken Sie außerhalb eines Textrahmens und wählen dann im Fenster „Zeichengestaltung“ unter „Zeichentyp“ das zu kontrollierende Format aus.

9.2

Zeichenformate zuweisen und entfernen

9.2.1

Ein Zeichenformat manuell zuweisen und entfernen

So weisen Sie ein Zeichenformat zu: Markieren Sie die Zeichen, denen das Zeichenformat zugewiesen werden soll und wählen Sie im Zeichenformat-Katalog das gewünschte Format aus. So entfernen Sie ein Zeichenformat: Markieren Sie die formatierten Zeichen und wählen Sie im Zeichenformat-Katalog „Absatzstandardschrift“.

!

Sie werden Probleme haben, ein Zeichenformat zu entfernen, wenn das Zeichenformat einem ganzen Absatz zugewiesen wurde. Zuweisen von „Absatzstandardschrift“ bewirkt erst einmal nichts; Sie müssen zusätzlich das Absatzformat erneut zuweisen.

9.2.2

!

Ein Zeichenformat automatisch zuweisen

Sie können vorbereiten, dass bestimmte Textstellen immer ein Zeichenformat bekommen. Die folgende Tabelle zeigt, mit welchen Funktionen das möglich ist.

68

9 Zeichenformate

Tabelle 17: Zeichenformate einsetzen in … Variablen

Mit einem Baustein innerhalb der Variablendefinition können Sie dem Variablentext ein Zeichenformat zuweisen.

Querverweise

Mit einem Baustein innerhalb der Querverweisdefinition können Sie dem Text des Querverweises ein Zeichenformat zuweisen.

Gleichungen

Für die Bestandteile einer Gleichung können Sie Zeichenformate festlegen.

Generierte Absatzlisten und -indizes

Indem Sie Platzhaltern auf den Referenzseiten der generierten Dateien Zeichenformate zuweisen, können Sie eine automatische Zeichenformatierung vorbereiten.

Generierte Markenlisten und -indizes

Mit einem Baustein innerhalb der Markendefinition können Sie vorbereiten, dass beim Auslesen des Markentextes der Text dieses Zeichenformat bekommt.

Absatzformate

Sie können festlegen, dass die Inhalte der automatischen Nummerierung ein Zeichenformat bekommen.

Das detaillierte Vorgehen ist in den entsprechenden Kapiteln beschrieben.

9.3

Ein Zeichenformat ändern, oder: Die engen Grenzen einer „ausgezeichneten“ Funktion

Beim Ändern eines Zeichenformates müssen Sie zunächst einmal darauf achten, dass Ihre gesetzten Einstellungen nicht mit den „Beibehalten“-Einstellungen durcheinander kommen. Geben Sie nicht der Versuchung nach, die Einfügemarke in eine Textstelle zu setzen, die dieses Zeichenformat hat. Stattdessen: 1. Klicken Sie außerhalb eines Textrahmens. 2. Wählen Sie im Fenster „Zeichengestaltung“ unter „Typ“ das zu ändernde Format aus. 3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. 4. Wählen Sie „Alle aktualisieren“. Wenn Sie eine „Beibehalten“-Einstellung rausnehmen und dafür eine feste Einstellung eingeben, wird Sie das Ergebnis beeindrucken. Alle Textstellen, die das Zeichenformat haben, werden sofort mit der neuen Einstellung formatiert. Wenn Sie allerdings einen festen Wert durch eine „Beibehalten“-Einstellung ersetzt haben, werden Sie enttäuscht sein. Dort, wo das Zeichenformat automatisch zugewiesen wird, wird die Änderung zwar wie geplant ausgeführt.1 Aber dort, wo Sie manuell das Zeichenformat zugewiesen haben, wird die neue feste Einstellung hinzugenommen, die alte aber nicht rausgenommen. Klar, es heißt ja auch „Beibehalten“ und nicht „Zurück zur Absatzformatierung“. 1. Wenn die Änderungen nicht sofort übernommen werden: Schließen und öffnen Sie das Dokument; aktualisieren Sie zusätzlich alle Querverweise über „Bearbeiten > Referenzen aktualisieren…“; aktualisieren Sie generierte Dateien.

9 Zeichenformate

69

Was jetzt? Suchen Sie mit der „Suchen/Ändern“-Funktion nach dem Zeichenformat (wählen Sie „Zeichentyp“ und tragen Sie das Format ein). Neutralisieren Sie die Fundstelle mit Wahl von „Absatzstandardschrift“ und weisen Sie sofort das überarbeitete Zeichenformat zu. Zeichenformate sind eine schöne Sache, aber nicht überarbeitungsfest – jedenfalls was das manuelle Zuweisen betrifft. Bevorzugen Sie immer die automatische Methode. 9.3.1

Ein Zeichenformat kopieren: Vorsicht Falle!

Der Befehl „Bearbeiten > Kopieren Spezial > Zeichenformat“ gaukelt die Möglichkeit vor, ein Zeichenformat in den Zwischenspeicher nehmen zu können. Um den Befehl ausführen zu können, müssen Sie aber die Einfügemarke im Text platziert haben. Sie kopieren dann nicht nur das Zeichenformat, sondern die Zeichenformatierung von dieser Textstelle. Sie können kein „echtes“ Zeichenformat in den Zwischenspeicher nehmen. 9.3.2

Nach einem Zeichenformat suchen

Sie haben die Möglichkeit, mit „Befehle > Suchen/Ändern“ nach einem Zeichenformat zu suchen. Dazu wählen Sie unter „Suchen“ den Eintrag „Zeichentyp“ und geben rechts daneben den Formatnamen ein. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, nach einer Zeichenformatierung zu suchen. Dazu wählen Sie unter „Suchen“ den Eintrag „Zeichenformat…“ und geben in dem sich öffnenden Fenster die Einstellungen der Zeichenformatierung ein. „Zeichenformat…“ müsste in diesem Zusammenhang „Zeichenformatierung…“ heißen. Diese Begriffsverwirrungen beruhen auf Übersetzungs-Ungenauigkeiten der OriginalBenutzeroberfläche.

9.4

Wichtige Kurzbefehle

Tabelle 18: Wichtige Kurzbefehle – Zeichenformate Befehl

Windows

Fenster für die Zeichengestaltung öffnen

Strg + d

UNIX Esc f z

Zeichenformat-Katalog in Statusleiste öffnen1

F8

Alle Einstellungen auf „Beibehalten“ setzen

+ F8

1. Geben Sie dann den Anfangsbuchstaben des Formates ein oder bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten im Katalog. Mit der Return-Taste weisen Sie das Format zu.

70

9 Zeichenformate

10

Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch 10

Überlegt gewählte Umbrüche – unterstützen Ihre inhaltliche Gliederung und – bieten dem Leser einen optimalen Lesefluss. Trotz aller Automatisierungsmöglichkeiten werden Sie an manchen Stellen manuell eingreifen müssen. Entsprechend ist dieses Kapitel in die Abschnitte „Automatisierung“ und „Manuelle Nacharbeit“ gegliedert.

10.1 Automatisierung 10.1.1 Dokumentbeginn links oder rechts? Wählen Sie „Format > Seitenlayout > Seitenumbruch…“. Hier stellen Sie in den meisten Fällen „1. Seite: Rechts“ ein. Wenn Sie verschiedene Kapitel in der Buchdatei zusammengefasst haben, können Sie diese Einstellung auch über die Buchdatei vornehmen. Markieren Sie in der Buchdatei alle Kapitel und wählen auch hier „Format > Seitenlayout > Seitenumbruch…“.

Abb. 53: Einstellungen für den Seitenumbruch

10 Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch

71

Damit die Kapitel eines Buches problemlos aneinander anschließen können, muss jedes Kapitel eine gerade Seitenanzahl haben. Sie stellen dies im selben Fenster unter „Vor Sichern & Drucken“ ein.

» Leere Seiten löschen Wählen Sie diese Option, damit FrameMaker automatisch leere Seiten am Dokumentende löscht. » Gerade Seitenanzahl Wählen Sie diese Option, damit FrameMaker automatisch leere Seiten am Dokumentende löscht, bis eine gerade Seitenanzahl erreicht ist. Gibt es keine Seiten zu löschen, legt FrameMaker eine neue leere Seite an, um die gerade Seitenanzahl zu erreichen. » Ungerade Seitenanzahl Wie oben, nur mit ungerader Seitenanzahl. » Seitenanzahl beibehalten Wählen Sie diese Option, damit FrameMaker die Seitenanzahl nicht ändert. FrameMaker löscht leere Seiten automatisch? Ja, aber nur unter zwei Voraussetzungen: 1. FrameMaker löscht nur Seiten, die die Vorgabeseiten „Rechts“ oder „Links“ haben. 2. FrameMaker löscht nur leere Seiten. „leer“ bedeutet dabei, dass sich kein Text, keine „leeren“ Absätze und keine Grafikobjekte auf der Seite befinden. Ob sich noch ein unerwünschtes, vergessenes und schlecht zu erkennendes Objekt auf einer Seite befindet, können Sie prüfen: Klicken Sie außerhalb eines Textrahmens auf die Seite und wählen Sie „Bearbeiten > Seite auswählen“. Alle Objekte auf der Seite werden jetzt markiert. Unter „Spezial“ finden Sie den Befehl „Seiten löschen…“, mit dem Sie manuell Seiten löschen können. Wenn der Anschluss mehrerer Kapitel jetzt immer noch nicht funktioniert, also die Kapitel nicht wie gewünscht mit einer rechten Seite beginnen, müssen Sie die Absatzformate in den Kapiteln kontrollieren. Es geht um das Absatzformat, mit dem Ihre Kapitel beginnen. Im Allgemeinen wird das eine Kapitelüberschrift sein. Welche Einstellung haben Sie in der Absatzgestaltung unter „Seitenumbruch“ für den Beginn gewählt? „Beginn rechte Seite“ wäre richtig. Weil mit jedem Kapitel auch eine neue Datei anfängt, würden auch „Seitenbeginn“, „Spaltenbeginn“ und „Beliebig“ funktionieren. „Beginn linke Seite“ darf nicht eingestellt sein. Abb. 54: Hier weisen Sie dem Absatz einen bestimmten Beginn zu

72

10 Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch

10.1.2 Seitenbeginn mit einer Überschrift Mit einem bestimmten Absatz, z. B. einer Überschrift der zweiten Ebene, soll immer eine neue Seite beginnen. Sie können dies in der Absatzgestaltung einstellen. Wählen Sie für das Absatzformat beim Seitenumbruch „Beginn: Seitenbeginn“. Mehrspaltiges Layout: An der gleichen Stelle können Sie für ein Absatzformat festlegen, dass ein Absatz mit diesem Format immer am Beginn einer neuen Spalte steht: „Beginn: Spaltenbeginn“. Mehr über das mehrspaltige Layout erfahren Sie im Kapitel 11. 10.1.3 Absätze zusammenhalten Es soll z. B. zwischen Überschriften und dem folgenden Text keinen Seitenumbruch geben. Sie können dies innerhalb der Absatzformate für die betreffenden Absätze einrichten. Wählen Sie in den Seitenumbruch-Einstellungen „Umbruch mit“.

Abb. 55: Verwenden Sie „Umbruch mit:“, um Absätze zusammenzuhalten

Mit der Option „Umbruch mit: Vorherigem“ können Sie Bildunterschriften mit den darüberstehenden Abbildungen zusammenhalten. Das setzt allerdings eine adäquate Rahmenverankerung für die Abbildungen voraus, vgl. Kapitel 12: „Rahmen- und Tabellenverankerung“.

10.1.4 Zeilen zusammenhalten Sie können vermeiden, dass eine Zeile eines Absatzes alleine am Seiten-/Spaltenende oder am Seiten-/Spaltenbeginn steht. Wählen Sie in der Absatzgestaltung bei den Seitenumbruch-Einstellungen „Absatzkontrolle: 2“.

Abb. 56: In diesem Beispiel wird die vereinsamte Zeile am Ende der ersten Spalte zu den anderen Zeilen in der zweiten Spalte gesetzt.

In Absatzformaten für Absätze, deren Inhalte keinesfalls auf zwei Seiten/Spalten verteilt werden sollen, kann man die Absatzkontrolle auf einen hohen Wert wie „99“ setzen. Alle Zeilen des Absatzes werden jetzt zusammengehalten. Überschriften z.B. sollten einen hohen Wert bekommen.

10 Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch

73

10.1.5 Tabellenreihen zusammenhalten Sie können vermeiden, dass eine Reihe alleine am Seiten-/Spaltenende oder am Seiten-/ Spaltenbeginn steht. Wählen Sie in den Basis-Einstellungen der Tabellengestaltung „Reihenkontrolle: 2“.

Abb. 57: Mit der „Reihenkontrolle“ können Sie Tabellenreihen zusammenhalten

Diese Funktion arbeitet also wie die „Absatzkontrolle“, mit der Sie Textzeilen zusammenhalten können. Wie für Absatzformate können Sie auch für Tabellenformate einen „Beginn“ auswählen, z.B. „Beginn rechte Seite“. Da zu jeder Tabelle aber ein Tabellenanker gehört, ist der tatsächliche Beginn auch von der Position dieses Ankers abhängig. Mehr zur Platzierung von Tabellen finden Sie im Kapitel 12: „Rahmen- und Tabellenverankerung“. 10.1.6 Absatzabstände kontrollieren Sie möchten einem Absatzformat z.B. einen 12-pt-Abstand oben geben. Am Seiten- oder Spaltenbeginn sollen die Absätze aber ganz oben stehen. Sie brauchen sich darum nicht zu kümmern. Am Seiten- oder Spaltenbeginn wird der obere Abstand von FrameMaker ignoriert. Das gleiche gilt für einen unteren Abstand in Bezug auf das Seiten- oder Spaltenende. FrameMaker denkt auch mit, wenn obere und untere Abstände zweier aufeinander folgender Absätze kombiniert werden müssen. Die Abstände werden nicht einfach addiert, sondern es gilt der größere Abstand. 10.1.7 Trennungen hinter Schrägstrichen verhindern Wählen Sie „Format > Dokument > Textoptionen…“.

74

10 Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch

Löschen Sie bei „Zeilenumbruch erlaubt nach“ den ersten Schrägstrich und das folgende Leerzeichen. Achtung: Diese Änderung wirkt sich auf das ganze Dokument aus. Einen umbruchgeschützten Schrägstrich, den man nur bei Bedarf einfügen kann, gibt es leider nicht.

Abb. 58: Legen Sie fest, nach welchen Zeichen ein Zeilenumbruch erlaubt ist

10.2 Manuelle Nacharbeit 10.2.1 Zeilenumbrüche kontrollieren Begriffe, die aus mehreren Worten bestehen, sollen am Zeilenende nicht getrennt werden? Schreiben Sie zwischen die Worte keine einfachen, sondern „umbruchgeschützte“ Leerzeichen: Strg + Leertaste. Begriffe, die aus mehreren Worten bestehen und mit einem Strich verbunden sind, sollen am Zeilenende nicht getrennt werden? Schreiben Sie zwischen die Worte keine einfachen, sondern „umbruchgeschützte“ Trennstriche: Esc - w. Eine Zeile soll an einer bestimmten Stelle beendet werden? Geben Sie an der Stelle einen „erzwungenen Zeilenumbruch“ ein: + Return Informationen zum Thema „Silbentrennung“ finden Sie im Kapitel 23: „Die Rechtschreibhilfe individuell einrichten“ auf Seite 187. 10.2.2 Seiten- und Spaltenumbrüche kontrollieren An einer bestimmten Stelle soll ein Seiten- oder Spaltenumbruch eingefügt werden? Dafür stellt FrameMaker Ihnen die Funktion „Spezial > Seitenumbruch…“ zur Verfügung.

Abb. 59: Benutzen Sie nicht die Funktion „Seitenumbruch“

Dieses Fenster ist allerdings nur ein Auszug aus der Absatzgestaltung. Wenn Sie damit arbeiten, machen Sie eigentlich folgendes: In den Seitenumbruch-Einstellungen der Absatzgestaltung stellen Sie für einen Absatz einen bestimmten Beginn ein und wählen dann „Zuweisen“. Sie erzeugen also jedesmal ein irreguläres Absatzformat.

10 Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch

75

Die irregulären Formate können Sie vermeiden, wenn Sie für Seiten- und Spaltenumbrüche ein eigenes Absatzformat einrichten. Das Absatzformat bekommt die wesentliche Einstellung bei den Basis-Einstellungen: Tragen Sie für „Abstand: Unten“ die Höhe Ihrer Textspalte ein. Sie können den Wert in jeder Einheit eingeben, also z.B. „16 cm“. Dieser Absatz schiebt nun alles, was unter ihm steht, 16 cm nach unten und damit in die nächste Spalte oder auf die nächste Seite. Sie können in den Standardschrift-Einstellungen des Absatzformates auch eine auffällige Farbe auswählen. Jetzt erkennen Sie sofort, dass dieser leere Absatz eine Funktion hat. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie sich die Steuerzeichen anzeigen lassen. 10.2.3 Seiten- und Spaltenumbrüche in einer Tabelle kontrollieren An einer bestimmten Stelle in einer Tabelle soll ein Seiten- oder Spaltenumbruch eingefügt werden? Setzen Sie die Einfügemarke in die Reihe, die verschoben werden soll und wählen Sie „Tabelle > Reihenformat…“. Prüfen Sie, ob Sie mit den Optionen unter „Umbruch mit:“ den gewünschten Umbruch erreichen können. Die Tabelle bleibt dadurch insgesamt flexibler, als wenn Sie der Reihe einen festen Beginn zuweisen. Sie erzeugen hier übrigens kein irreguläres Tabellenformat. Falls FrameMaker meldet, die maximale Höhe wäre zu Abb. 60: Sie können Reihen zusam- klein oder zu groß, tragen Sie unter „Maximum“ einen menhalten Wert kleiner als 35,56 cm ein.

76

10 Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch

11

Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch im mehrspaltigen Layout 11

Alles, was für das einspaltige Layout gilt, gilt auch für das mehrspaltige Layout. Sie sollten deshalb zuerst das Kapitel 10 studieren. Hinzu kommen die folgenden Funktionen:

11.1 Spaltenausgleich Der Spaltenausgleich versucht, den Text gleich hoch auf die Spalten zu verteilen. Im einseitigen und im doppelseitigen symmetrischen Layout stellen Sie den Spaltenausgleich im Fenster „Format > Seitenlayout > Spaltenlayout“ ein. Zur Problematik des Fensters „Spaltenlayout“ finden Sie mehr im Kapitel 3 auf Seite 22. Für alle anderen Layouts gilt: Wählen Sie die Textrahmen auf den Vorgabeseiten einzeln aus und aktivieren oder deaktivieren Sie den Spaltenausgleich im Fenster „Spezieller Textrahmen“: – „Format > Spezielles Layout > Spezieller Textrahmen“ oder – „Grafik > Objekteinstellungen“

Abb. 61: Den Spaltenausgleich aktivieren/deaktivieren

Sie können auch an beliebigen Stellen auf der Seite einen Spaltenausgleich durchführen. Dafür definieren Sie ein eigenes Absatzformat. Das Absatzformat bekommt die Seitenumbruch-Einstellung „Über alle Spalten“. Wenn Sie Überschriften die Einstellung „Über alle Spalten“ zuweisen, wird natürlich auch über den Überschriften ein Spaltenausgleich durchgeführt, siehe auch Abbildung 62.

11 Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch im mehrspaltigen Layout

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Abb. 62: Spaltenausgleich durch Überschriften mit dem Format „Über alle Spalten“

11.2 Zeilenlayout Unter „Zeilenlayout“ bietet FrameMaker zwei Möglichkeiten: „Grundlinien-Synchronisierung“ und „Höhenausgleich“. Beide Einstellungen treffen Sie immer für einen ganzen Textfluss. Sie finden die Einstellungen unter „Format > Seitenlayout > Zeilenlayout…“. Die Grundlinien-Synchronisierung legt ein unsichtbares Raster hinter die Textrahmen. Den Rasterlinienabstand tragen Sie unter „Absätze synchronisieren“ ein. Gleichzeitig werden (nur!) die Absätze am Raster ausgerichtet, die einen identischen Zeilenabstand haben.

Abb. 63: Einstellungen im Rahmen des Zeilenlayouts

Eine Ausnahme gibt es für die erste Zeile. Da Überschriften häufig in der ersten Zeile stehen und i.Allg. einen größeren Zeilenabstand haben, können Sie eine Grenze festlegen, bis zu der Text über den oberen Spaltenrand hinausreichen darf.

Da FrameMaker die Abstände über und unter den Absätzen, die Sie in den Formaten definiert haben, nicht hilfreich mit dem Grundlinien-Raster verrechnet, werden Sie mit der Grundlinien-Synchronisierung selten befriedigende Ergebnisse erzielen. Der Höhenausgleich versucht, alle Spalten bis zum Spaltenende aufzufüllen. Um die Spalten aufzufüllen, gestatten Sie FrameMaker, den Zeilenabstand und die oberen und unteren Absatzabstände zu vergrößern. Auch kleine „Ausgleiche“ führen hier schon zum gewünschten Ergebnis. Der Höhenausgleich ist der Grundlinien-Synchronisierung übergeordnet.

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11 Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch im mehrspaltigen Layout

11.3 Breite Objekte in den Spalten verankern Beim mehrspaltigen Layout werden Sie auf folgende Probleme stoßen, wenn Objekte breiter als die Spalte sind: – Eingeschränkter Konturlauf – Ungewollter Spaltenumbruch und Spaltenausgleich

Abb. 64: Problematischer Spaltenumbruch bei breiten Tabellen und Rahmen

Eine Tabelle, die breiter als die Textspalte ist, beansprucht die ganze Textrahmenbreite für sich. Es gibt also keinen Konturlauf um die Tabelle. Über der Tabelle werden die Spalten umbrochen und ausgeglichen. Was für Tabellen gilt, gilt in differenzierter Form auch für verankerte Rahmen. Für Rahmen gibt es verschiedene Verankerungspositionen, vgl. Kapitel 12: „Rahmen- und Tabellenverankerung“ ab Seite 83. Spaltenumbruch und Konturlauf hängen von der gewählten Verankerungsposition ab. Rahmen mit einer der Verankerungspositionen – „Unter der aktuellen Zeile“, – „Am Anfang der Spalte“ und – „Am Ende der Spalte“ verhalten sich genauso wie Tabellen, wenn sie breiter als die Textspalte werden. Bei den anderen Verankerungspositionen sieht es so aus:

11 Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch im mehrspaltigen Layout

79

Abb. 65: Rahmenverankerung im mehrspaltigen Layout: „An der Einfügemarke“

Abb. 66: Rahmenverankerung im mehrspaltigen Layout: „Außerhalb der Spalte“, „Außerhalb des Textrahmens“

Bei der Verankerungsposition „An der Einfügemarke“ führt FrameMaker keinen Spaltenausgleich durch, wenn der Rahmen breiter als die Textspalte ist. Der Rahmen verdrängt den Text aber auch nur in der Textspalte, in der der Rahmenanker sitzt. Ein Konturlauf wird schmerzlich vermisst. Bei den Verankerungspositionen – „Außerhalb der Spalte“ und – „Außerhalb des Textrahmens“

Abb. 67: Rahmenverankerung im mehrspaltigen Layout: „Im Absatz“

führt FrameMaker ebenfalls keinen Spaltenausgleich durch. Aber auch, wenn Sie den Rahmen von außerhalb der Textspalte/ des Textrahmens über den Text ziehen, wird kein Text verdrängt. Auch hier kann kein Konturlauf eingestellt werden.

Bei der Verankerungsposition „Im Absatz“ führt FrameMaker keinen Spaltenausgleich durch. Text wird um die Kontur des Rahmens verdrängt, aber nur in der Spalte, in der der Rahmenanker sitzt. Dies reicht allerdings, um Absätze mit einer kleinen Grafik einzuleiten. Sie sehen: Sobald im Text verankerte Objekte breiter als die Textspalte sind, kommen Sie in Schwierigkeiten.

80

11 Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch im mehrspaltigen Layout

Es gibt drei Lösungsansätze: – Erstellen Sie mit FrameMaker kein mehrspaltiges Layout (beste Lösung). – Geben Sie den Textfluss auf. Alles, was breiter als die Textspalten ist, wird nicht im Textfluss verankert. Abbildungen importieren Sie direkt auf die Seite; Tabellen platzieren Sie in zusätzlichen Textrahmen, für die Sie dann einen Konturlauf einstellen können. Sie erhalten damit allerdings ein Dokument, das nur für den einmaligen Gebrauch geeignet ist. Änderungen am Text oder an den frei platzierten Elementen verschieben das ganze Seitenlayout. Abgesehen vom PDF-Dateiformat wird Ihnen auch der Export in andere Dateiformate nicht vollständig gelingen. Es wird Ihnen noch nicht einmal gelingen, den Text in einem Schritt vollständig in ein anderes FrameMaker-Dokument zu kopieren. – Legen Sie neue Vorgabeseiten mit separaten Textspalten an. Statt eines Textrahmens, den Sie als dreispaltig definieren, können Sie z.B. einen breiten und einen schmalen Textrahmen anlegen. Den breiten definieren Sie als zweispaltig, der schmale bleibt einspaltig. Das Ende des breiten Textrahmens verketten Sie mit dem Anfang des schmalen Textrahmens, siehe Abbildung 68. Alles, was sich jetzt im breiten Textrahmen tut, beeinflusst nicht mehr den Textfluss im schmalen Textrahmen. Eine Überschrift, die eigentlich über alle Spalten laufen soll, läuft dadurch aber auch nur noch über die ersten beiden Spalten. Auch wenn Sie eine Reihe neuer Vorgabeseiten mit den verschiedenen Spaltenkombinationen anlegen, bleibt das Layout problematisch. Der Spaltenumbruch über der Tabelle wird immer noch durchgeführt, siehe Abbildung 68. Sie sind allerdings etwas flexibel, was Änderungen im Text angeht. Auch bleibt der Textfluss bei dieser Methode erhalten und kann exportiert werden.

11 Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch im mehrspaltigen Layout

81

1

2

3

1+2

Abb. 68: Links: Ein dreispaltiger Textrahmen; rechts: Ein zweispaltiger und ein einspaltiger Textrahmen

82

11 Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch im mehrspaltigen Layout

3

12

Rahmen- und Tabellenverankerung

12

Wenn Sie Rahmen oder Tabellen Ihren Vorstellungen entsprechend im Text verankern wollen, müssen Sie nicht nur für die Rahmen und die Tabellen Positionierungs-Einstellungen vornehmen. Es geht auch um die Frage: Welches Format hat der Absatz, in dem der Anker platziert wird? Erzielen Sie bessere Ergebnisse, wenn dieser Absatz ein spezielles Absatzformat hat?

12.1 Rahmenverankerung Rahmen können importierte Abbildungen, in FrameMaker gezeichnete Grafiken oder auch wiederum Textrahmen enthalten. Wenn Sie eine Abbildung importieren oder aus der Zwischenablage einfügen und die Einfügemarke steht im Text, wird immer die Abbildung inklusive Rahmen eingefügt. Für einen neuen, leeren verankerten Rahmen wählen Sie „Spezial > Verankerter Rahmen…“. Um einen schon vorhandenen Rahmen zu bearbeiten, markieren Sie den Rahmen und wählen ebenfalls „Spezial > Verankerter Rahmen…“.

12 Rahmen- und Tabellenverankerung

83

Sie haben die Wahl zwischen sieben Verankerungspositionen. Je nach Verankerungsposition stehen Ihnen zusätzlich unterschiedliche Ausrichtungs-Möglichkeiten zur Verfügung. Vor den vielen möglichen Kombinationen sollten Sie nicht erschrecken. Sie werden für Ihre Arbeit wahrscheinlich nur ein oder zwei Kombinationen brauchen. Das gilt besonders dann, wenn Sie mit passend definierten Absatzformaten für die Rahmenverankerung arbeiten. Abb. 69: Eine der vielen Verankerungspositionen

12.1.1 Verankerungspositionen: Welche für welchen Zweck?

» Unter der aktuellen Zeile Als „aktuelle Zeile“ wird die Zeile bezeichnet, in der die Einfügemarke beim Rahmeneinfügen sitzt. Der Rahmen wird mit der „aktuellen Zeile“ zusammengehalten. Ist in der Spalte oder auf der Seite nicht mehr genügend Platz für den Rahmen, rutscht er in die nächste Spalte/Seite und zieht die „aktuelle Zeile“ mit, siehe Abbildung 70. Wenn Sie für Ihre Absatzformate die Absatzkontrolle auf einen höheren Wert als „1“ gestellt haben, werden entsprechend mehr Zeilen mitgenommen. Diese Verankerungsposition arbeitet nur zusammen mit der Funktion „Gleitend“ zufriedenstellend, siehe Seite 90.

Abb. 70: Unbefriedigender Zeilenumbruch mit der Verankerungsposition „Unter der aktuellen Zeile“

84

12 Rahmen- und Tabellenverankerung

» An der Einfügemarke Der Rahmen kann mit dieser Verankerungsposition mitten in einer Textzeile sitzen. Der Text wird allerdings nur in der Textzeile vom Rahmen verdrängt. Der Abstand des Rahmens zur Grundlinie des Textes kann eingestellt werden. Der Rahmenanker liegt unter dem Rahmen, ist also nicht zu sehen.

Abb. 71: Grafiken können in einer Textzeile verankert werden

Diese Verankerungsposition arbeitet mit der Einstellung „Zeilenabstand“ in der Absatzgestaltung zusammen. Wenn der Zeilenabstand nicht auf „Fest“ steht, wird der Zeilenabstand der Rahmenhöhe angepasst.

Wie Sie dies auch für große Rahmen sinnvoll einsetzen können, lesen Sie auf Seite 87. „An der Einfügemarke“ sollte Ihre bevorzugte Verankerungsposition werden.

» Am Anfang der Spalte/Am Ende der Spalte Egal, wo der Rahmenanker sitzt, der Rahmen soll immer am Anfang/Ende der Spalte sitzen. Im einspaltigen Layout kann diese Einstellung zum gewünschten Ergebnis führen. Im mehrspaltigen Layout sitzt der Rahmen nur mit Glück richtig. Einfluss nehmen hier – Objekte, die Spalten verbinden und – die Größe des Rahmens: Passt er in eine Spalte oder verbindet er selber Spalten? Auf der rechts gezeigten Seite in Abbildung 72 steht der Rahmen nicht am Anfang der Spalte, in der der Anker sitzt, weil der Rahmen etwas breiter als die Spalte ist. Lesen Sie hierzu bitte auch das Kapitel 11: „Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch im mehrspaltigen Layout“.

Abb. 72: Verankerungspositionen „Am Anfang der Spalte“ und „Am Ende der Spalte“: Nicht immer sitzt der Rahmen richtig

12 Rahmen- und Tabellenverankerung

85

» Im Absatz Mit dieser Verankerungsposition sitzt der Rahmen zwar nicht mitten in einem Absatz aber immerhin in der linken oder rechten oberen Ecke eines Absatzes. Er wird also von zwei Seiten von Text umflossen. Den Abstand zwischen Rahmen und Text können Sie einstellen. Diese Verankerungsposition bietet sich an, um einen Absatz mit einer Grafik einzuleiten.

Abb. 73: Grafiken können auch am Absatzbeginn stehen

» Außerhalb der Spalte Der Name dieser Position ist als Empfehlung zu verstehen. Ein Rahmen mit dieser Verankerungsposition muss nicht außerhalb der Spalte liegen. Er kann überall auf der Seite liegen. Positionieren können Sie ihn mit Maßangaben, der Maus oder der Tastatur. Der Rahmen verdrängt aber leider keinen Text. Deshalb werden Sie ihn meistens nur da platzieren, wo kein Text ist, nämlich außerhalb der Spalte. Diese Verankerungsposition ist sehr gut geeignet, um Rahmen neben einer Textstelle herzuführen.

Abb. 74: „Außerhalb der Spalte“ verankerte Rahmen

» Außerhalb des Textrahmens Diese Verankerungsposition funktioniert so, wie „Außerhalb der Spalte“, nur dass Sie hier einen Abstand zum Textrahmen definieren. Das hat im mehrspaltigen Layout den angenehmen Effekt, dass sich der Rahmen seitlich nicht verschiebt, auch wenn der Anker während der Textbearbeitung zwischen den Spalten wechselt.

86

12 Rahmen- und Tabellenverankerung

Abb. 75: Ein „Außerhalb des Textrahmens“ verankerter Rahmen behält seinen Abstand zum Textrahmen bei

12.1.2 Rahmen an die Größe des Inhaltes anpassen: Shrinkwrapping Bei der Entscheidung für eine bestimmte Verankerungsposition sollten Sie berücksichtigen, dass Sie mit der Tastenkombination „Esc m p“ Rahmen an die Größe des Inhaltes anpassen können. Gleichzeitig wird die Verankerungsposition „An der Einfügemarke“ eingestellt. In der englischen FrameMaker-Version wird diese Funktion als „Shrinkwrapping“ bezeichnet; eine deutsche Entsprechung für diesen Begriff gibt es nicht. Shrinkwrapping ist sehr gut, weil Sie es sich damit ersparen, die Rahmen von Hand an den Inhalt anzupassen. Die Verankerungsposition ist auch eine sehr gute, vorausgesetzt, Sie reservieren für die Verankerung ein eigenes Absatzformat. Legen Sie also ein neues Absatzformat an, Namensvorschlag: „Bildanker“. Die wesentliche Einstellung dieses Absatzformates findet sich bei den Basis-Einstellungen: Der Zeilenabstand darf nicht auf „Fest“ stehen. Jetzt ist das eingestellte Maß nur noch eine Untergrenze. Die obere Grenze wird von der Höhe des im Absatz verankerten Rahmens bestimmt. Beim Abbildungsimport gehen Sie wie folgt vor: 1. Dort, wo die Abbildung platziert werden soll, geben Sie einen leeren Absatz ein. 2. Dem Absatz weisen Sie das Format „Bildanker“ zu. 3. Sie importieren die Abbildung: „Datei > Importieren > Datei…“ 4. Sie tippen „Esc m p“ (natürlich ohne die Anführungszeichen und nicht gleichzeitig). Fertig!

12 Rahmen- und Tabellenverankerung

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Der Rahmen wurde gleich mit der Abbildung eingefügt. Nach Shrinkwrapping sitzt er auf der Grundlinie des „Bildanker“-Absatzes. Das Absatzendezeichen und der Rahmenanker sind evtl. nicht mehr zu sehen, das macht aber nichts. Sie haben weitere Möglichkeiten, das Absatzformat „Bildanker“ zu modifizieren: – Sie können verhindern, dass Abbildungstitel und Abbildung auf verschiedenen Seiten stehen. Verbinden Sie dazu den Abbildungstitel mit Hilfe der Seitenumbruch-Einstellungen mit dem „Bildanker“-Absatz („Absatzgestaltung > Seitenumbruch > Umbruch mit …“). – Die Abstände über und unter den Abbildungen können Sie für alle Abbildungen in einem Schritt verändern. Sie brauchen nur im Absatzformat „Bildanker“ neue Abstände für „Oben“ und „Unten“ einzutragen. – Auch die weiteren Seitenumbruch- und Basis-Einstellungen wirken jetzt ebenfalls auf den verankerten Rahmen. Sie können weitere Bildanker für verschiedene Ausrichtungen der Abbildungen anlegen. Zum Beispiel können Sie jetzt Abbildungen mit einem genau definierten Abstand zum linken Spaltenrand platzieren. Legen Sie einfach ein Absatzformat „Bildanker Einzug“ mit einem linken Einzug an. Im Layout mit seitlichen Überschriften werden Sie einen zusätzlichen Bildanker für breite Abbildungen benötigen. Der „breite“ Bildanker ermöglicht es, dass die Abbildungen auch in den Platz für seitliche Überschriften reichen. Das Absatzformat „Bildanker breit“ hat die Einstellungen „Rechtsbündig“ und „Über alle Spalten und seitlichen Überschriften“.

Abb. 76: Bildanker im Layout mit seitlichen Überschriften

12.1.3 Beschnittene Rahmen Bei mehreren Verankerungspositionen können Sie „Beschnitten“ auswählen. „Beschnitten“ bedeutet, der Rahmen wird auf die Spaltenbreite zurechtgeschnitten, natürlich samt Inhalt.

88

12 Rahmen- und Tabellenverankerung

12.1.4 Nicht verankerte Rahmen und Abbildungen Rahmen können Sie auch ohne Anker einfügen. Das geht mit dem Grafikrahmen-Werkzeug aus der Werkzeugpalette. Diese Rahmen sind dann nicht mit einer Textstelle verbunden und können auch nicht nachträglich verbunden werden. Wenn Sie eine Abbildung importieren oder aus der Zwischenablage einfügen, und die Einfügemarke steht nicht im Text, wird immer die Abbildung mitten auf die Seite platziert. Es kommt kein Rahmen mit und die Abbildung ist nicht im Text verankert. Für diese Abbildungen können Sie allerdings einen Konturlauf einstellen: „Grafik > Konturlaufeinstellungen…“. Mehr über den Konturlauf finden Sie im Kapitel 17: „Grafikwerkzeuge und Farbe“ auf Seite 143.

12.2 Tabellenverankerung Tabellen können Sie grundsätzlich nur mit Anker einfügen. Sie brauchen also einen Textrahmen, der wenigstens die Textflussendemarke enthält. Um eine neue Tabelle einzufügen, setzen Sie die Einfügemarke in den Text und wählen „Spezial > Tabelle einfügen…“. Sie müssen sich für ein Tabellenformat entscheiden. Mehr über Tabellenformate erfahren Sie im Kapitel 13. Die Verankerungsposition von Tabellen ist immer gleich. Sie entspricht der Einstellung „Unter aktueller Zeile“ bei der Rahmenverankerung. Wenn Sie im Tabellenformat dies nicht durch die Auswahl eines speziellen „Beginns“ überschreiben, werden die Textzeile mit dem Tabellenanker und die Tabelle immer zusammengehalten. Also haben Sie auch bei Tabellen das Problem, dass die Tabelle Textzeilen mit auf die nächste Seite ziehen könnte. Auch die seitliche Ausrichtung hängt mit den Seitenumbruch-Einstellungen des Absatzes zusammen, in dem der Tabellenanker sitzt. Die unveränderliche Verankerungsposition „Unter der aktuellen Zeile“ ist auch problematisch, wenn Sie ein Dokument mit einer Tabelle beginnen wollen. Vor der Tabelle muss ja ein Absatz für den Anker zu finden sein und die Tabelle steht dann eben nicht mehr ganz oben auf der Seite. 12.2.1 Ein eigener Absatz für den Tabellenanker löst Probleme Es ist deshalb empfehlenswert, auch für die Tabellenverankerung ein eigenes Absatzformat zu definieren. Tabellen werden dann immer in einem leeren Absatz mit diesem Format verankert. Das Absatzformat für den Tabellenanker zeichnet sich durch einen negativen unteren Abstand aus. Die Tabellen bekommen einen negativen oberen Abstand. Das negative Maß muss ungefähr dem Zeilenabstand des Absatzes entsprechen. Die Tabelle rutscht nun über den Absatz mit dem Tabellenanker und kann so problemlos am Dokumentoder Seitenbeginn stehen. Sie können verhindern, dass Tabellentitel und Tabelle auf verschiedenen Seiten stehen. Verbinden Sie dazu den Tabellentitel mit Hilfe der Seitenumbruch-Einstellungen mit

12 Rahmen- und Tabellenverankerung

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dem „Tabellenanker“-Absatz („Absatzgestaltung > Seitenumbruch > Umbruch mit …“). Alternativ können Sie die Funktion „Titel“ aus der Tabellengestaltung verwenden. 12.2.2 Tabellen ohne zusätzlichen Absatz verankern Sie können auf den Absatz für die Verankerung verzichten, wenn Sie für alle Tabellen eigenständige Überschriften verwenden. Am Ende der Überschrift verankern Sie die Tabelle. Nehmen Sie in diesem Fall also nicht die Funktion „Titel“ aus der Tabellengestaltung. Stellen Sie für die Überschrift die Absatzkontrolle auf einen hohen Wert. Die Verbindung zwischen Anker und Tabelle macht sich nun positiv bemerkbar. Sie sorgt zusammen mit der Absatzkontrolle dafür, dass die ganze Überschrift immer über der Tabelle steht. Lange Tabellen: Da Sie jetzt nicht die Funktion „Titel“ aus der Tabellengestaltung verwenden, wird der Titel bzw. die Überschrift nicht am Beginn jeder neuen Spalte/Seite wiederholt. Viele Anwender werden das begrüßen. Mit dieser Methode können Sie die Variablen „Tabellenfortsetzung“ und „Tabellenabschnitt“ nicht mehr in der Überschrift, aber immer noch in der Kopfreihe der Tabelle verwenden. Mehr über diese Variablen und insbesondere deren Tücken erfahren Sie im Kapitel 13: „Tabellenformate/Tabellensatz“ auf Seite 101. 12.2.3 Seitliche Ausrichtung, Einzüge, Einstellungen für den Beginn Die seitliche Ausrichtung, die Einzüge und den „Beginn“ einer Tabelle legen Sie im Tabellenformat fest. Mit „Beginn“ ist hier aber immer der Beginn der nächsten Seite oder Spalte gemeint. Es gelingt nicht, mit diesen Einstellungen die Tabelle an den Beginn der Spalte zu setzen, in der der Tabellenanker sitzt. Wenn Sie mit einem eigenen Absatz für die Tabellenverankerung arbeiten, wie oben geschildert, wird Sie das nicht berühren. Die Seitenumbruch-Einstellungen des Absatzes, in dem die Tabelle verankert ist, bestimmen die Lage der Tabelle in Bezug auf die Spalten. Wenn der Absatz z.B. als seitliche Überschrift definiert ist, liegt auch die Tabelle im Platz für seitliche Überschriften. Ist die Tabelle aber breiter als die Textspalte, sperrt sie die ganze Textrahmenbreite frei, vgl. Abbildung 64 auf Seite 79.

12.3 Rahmen und Tabellen „gleiten“ lassen Bei mehreren Verankerungspositionen für Rahmen und bei der Einstellung „Beginn“ für Tabellen können Sie „Gleitend“ auswählen. Gleitend bedeutet, das verankerte Objekt liegt unter dem Anker aber u. U. nicht unmittelbar. Passt das Objekt nicht mehr in die Spalte oder auf die Seite, gleitet es auf die nächste. Textzeilen, die eigentlich erst hinter dem Objekt folgen sollten, rutschen vor das Objekt. Sie füllen die vorhergehende Spalte/ Seite auf.

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12 Rahmen- und Tabellenverankerung

Denken Sie daran, dass Sie die Reihenkontrolle für die Tabelle auf einen hohen Wert einstellen müssen, damit die Tabelle auch komplett in die nächste Spalte gleitet („Tabellengestaltung > Basis-Einstellungen“). Eigentlich ist „Gleitend“ eine tolle Funktion. Sie müssen aber bedenken, dass aus inhaltlichen Gründen Rahmen und Tabellen meistens nicht gleiten dürfen.

12.4 Rahmen und Tabellen an der Bindekante ausrichten Sowohl Rahmen als auch Tabellen können Sie Einstellungen zuweisen, in denen von der Bindekante die Rede ist. Diese Einstellungen beziehen sich immer auf das doppelseitige Layout. – „Seite, näher zu Bindekante“ bedeutet „Innen“. – „Seite, weiter weg von Bindekante“ bedeutet „Außen“. Beispiel: Ein Rahmen mit der Einstellung „Seite, näher zu Bindekante“ steht auf rechten Seiten links in der Textspalte und auf linken Seiten rechts in der Textspalte.

12.5 Tabellen in Rahmen – Rahmen in Tabellen Wenn es Ihnen nicht gelingt, Rahmen oder Tabellen mit den eigentlich dafür vorgesehenen Einstellungen an die gewünschte Position zu bringen, können Sie Rahmen und Tabellen kombinieren. Um eine Tabelle in einen verankerten Rahmen zu setzen, fügen Sie zuerst einen Textrahmen in den verankerten Rahmen ein. In diesen Textrahmen können Sie nun die Tabelle einfügen. Mit diesem Umweg gelingt es Ihnen beispielsweise auch, eine Tabelle außerhalb des Textrahmens zu platzieren. Tabellen wiederum eignen sich sehr gut, um Text neben eine Abbildung zu setzen. Beispiel:

12 Rahmen- und Tabellenverankerung

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Die Tabelle in Abbildung 77 hat eine Kopfreihe und drei Standardreihen. Sie ist zweispaltig. In der ersten Spalte steht der Text, in der zweiten Spalte stehen die Abbildungen. Die Abbildungen werden genauso importiert, wie außerhalb einer Tabelle. Die Absätze in der rechten Spalte haben also das Absatzformat „Bildanker“. Die Verankerungsposition der Rahmen ist: „An der Einfügemarke“. Um die Breite der Spalte an die Abbildungsbreite anzupassen, können Sie die Funktion „Tabelle >Spaltenbreite ändern… > Breite der aktuellen Zelleninhalte“ verwenden.

Abb. 77: Text mit Hilfe einer Tabelle neben einer Abbildung platzieren

Die Texte in der ersten Spalte haben ein Absatzformat, bei dem in der Absatzgestaltung unter „Zelle“ die „Vertikale Zellenausrichtung: Mitte“ gewählt wurde.

Mehr über die Tabellengestaltung erfahren Sie im nächsten Kapitel.

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12 Rahmen- und Tabellenverankerung

13

Tabellenformate/Tabellensatz

13

Kaum ein anderes Programm bietet so einen ausgefeilten Tabellensatz wie FrameMaker. Neben den umfangreichen Gestaltungsmöglichkeiten können Sie mit Hilfe der Tabellenformate Tabellen vorformatieren. In diesem Kapitel erfahren Sie zuerst, wie Sie eine Tabelle einfügen und ein neues Tabellenformat anlegen. Danach lernen Sie die Einstellungsmöglichkeiten im Detail kennen. Am Ende des Kapitels finden Sie mehrere kommentierte Beispieltabellen. Für das richtige Verständnis müssen Sie Kapitel 5: „Die Absatz-, Zeichen- und Tabellengestaltung richtig bedienen“ und Kapitel 12: „Rahmen- und Tabellenverankerung“ gelesen haben.

13.1 Eine Tabelle einfügen und ein Tabellenformat anlegen Um eine neue Tabelle einzufügen: 1. Setzen Sie die Einfügemarke dort hin, wo die Tabelle verankert werden soll. 2. Wählen Sie „Tabelle > Tabelle einfügen…“. 3. Entscheiden Sie sich für ein Format und legen Sie die Anzahl der Spalten, Standard-, Kopf- und Fußreihen fest. Kopf- und Fußreihen werden automatisch wiederholt, wenn die Tabelle über mehrere Spalten oder Seiten läuft. 4. Wählen Sie „Einfügen“. Wenn die Tabelle breiter als die Textspalte sein sollte, lassen Sie sie markiert und bringen Sie sie mit dem Befehl „Tabelle > Spaltenbreite ändern… > Skalieren auf Gesamtbreite von:“ auf die gewünschte Breite.

13 Tabellenformate/Tabellensatz

93

Um ein neues Tabellenformat anzulegen: 1. Setzen Sie die Einfügemarke in die Tabelle, die das neue Format bekommen soll. 2. Öffnen Sie das Fenster „Tabelle > Tabellengestaltung“. 3. Wählen Sie „Befehle > Neues Format…“ und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen. Lassen Sie die Option „In Katalog einfügen“ immer aktiviert. Nur alle im Katalog enthaltenen Formate können uneingeschränkt zwischen Dokumenten übertragen werden.

Abb. 78: Geben Sie einen Namen für das neue Tabellenformat ein

„Der Auswahl zuweisen“ lassen Sie auch aktiviert, da Sie ja die Einfügemarke in die Tabelle gesetzt haben, die als erstes das neue Format bekommen soll.

4. Wählen Sie „Anlegen“. Formatieren Sie jetzt die Tabelle und wählen Sie anschließend im Fenster „Tabellengestaltung“ „Alle aktualisieren“.

13.2 Drei Einstellungsarten für jede Tabelle Es kann vorkommen, dass Sie in Ihrem Dokument immer dasselbe Tabellenformat verwenden und Sie auch keine irregulären Änderungen vorgenommen haben, alle Tabellen aber doch unterschiedlich aussehen. Das ist möglich, weil es drei unterschiedliche Einstellungsarten gibt. Ich nenne diese Einstellungen „sichtbar“, „versteckt“ und „optional“. Die sichtbaren Einstellungen sind die, die Sie im Fenster „Tabellengestaltung“ festlegen. Sie sind verbindlich für jede Tabelle dieses Formates. Hier geht es insbesondere um: – Abstände, Ränder, Ausrichtungen – Lineatur – Schattierung Aktualisieren Sie diese Einstellungen, wirkt sich das auf jede Tabelle mit demselben Format aus. Neben den sichtbaren Einstellungen werden im Tabellenformat noch weitere Einstellungen versteckt abgespeichert. Diese Einstellungen helfen Ihnen, die Tabelle genauer auf ihre Inhalte vorzubereiten. Sie können die Einstellungen an den einzelnen Tabellen ändern, ohne das Format zu berühren. Sie legen mit den Änderungen kein irreguläres Format an. Zu den „versteckten“ Einstellungen gehören: – Formate für die Absätze in den Zellen – Anzahl der Spalten, Anzahl der Reihen – Breite der Spalten

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13 Tabellenformate/Tabellensatz

Die FrameMaker-Dokumentation nennt diese Einstellungen „Standardeinstellungen“; ich bleibe bei dem Begriff „versteckt“. Neben den sichtbaren und den versteckten Einstellungen, gibt es weitere Einstellungen für Tabellen, die aber gar nicht im Tabellenformat gespeichert werden und für jede Tabelle bei Bedarf neu festgelegt werden können: – Individuelle Zellenlineatur und -schattierung – Verbundene Zellen – Gedrehte Zellen – Seiten- und Spaltenumbruch innerhalb der Tabelle – Minimale und maximale Höhe der Reihen Ich nenne diese Einstellungen „optionale“ Einstellungen. Die FrameMaker-Dokumentation nennt diese Einstellungen „spezielle Formateinstellungen“, eine Bezeichnung, die dem Charakter dieser Einstellungen nicht gerecht wird.

13.3 Sichtbare Einstellungen 13.3.1 Basis

Abb. 79: Tabellenformat, Basis-Einstellungen

» Einzüge, Abstand Die Maße legen die Abstände zum Spaltenrand und zu den umgebenden Absätzen fest. » Standardrand der Zellen Die Maße beziehen sich auf die Abstände zwischen Zelleninhalt und Zellenlineatur. » Ausrichtung, Beginn Die Einstellungen beziehen sich auf die Tabelle als Ganzes. Bitte lesen Sie auch das Kapitel 12: „Rahmen- und Tabellenverankerung“ ab Seite 83.

13 Tabellenformate/Tabellensatz

95

» Nummerierung Falls die Zelleninhalte nummeriert sind, stellen Sie hier die Zählreihenfolge ein. » Position des Titels, Abstand Hier stellen Sie ein, ob über oder unter der Tabelle ein Rahmen für den Titel eingefügt wird und wenn ja, in welchem Abstand. Mehr dazu finden Sie im Abschnitt 13.6: „Tabellentitel und die Systemvariablen „Tabellenfortsetzung“ und „Tabellenabschnitt““ auf Seite 101. » Reihenkontrolle Hier können Sie vorbereiten, dass von der Tabelle nie eine Reihe alleine am Seiten-/Spaltenende oder am Seiten-/Spaltenbeginn steht. Der Wert gibt an, wie viele Reihen zusammengehalten werden. 13.3.2 Lineatur

Abb. 80: Tabellenformat, Lineatur-Einstellungen

Sie können für Spalten und für Reihen unterschiedliche Linien einstellen. Auch die Umrandung kann separat eingestellt werden. Zusätzlich haben Sie folgende Möglichkeiten:

» Spaltenlineatur Eine der ersten 12 Spaltentrennlinien kann eine besondere Linie bekommen. » Lineatur der Standardreihen Mehrere Reihentrennlinien können eine besondere Linie bekommen. Sie stellen ein, in welchem Rhythmus die besondere Linie verwendet wird. » Lineatur von Kopf- und Fußteil Die Trennlinie zwischen dem Kopf- bzw. dem Fußteil kann gesondert eingestellt werden. Auch die Reihentrennlinien im Kopf- bzw. Fußteil können andere sein, als die zwischen den Standardreihen.

96

13 Tabellenformate/Tabellensatz

13.3.3 Schattierung

Abb. 81: Tabellenformat, Schattierungs-Einstellungen

Mit Schattierungen legen Sie Farben hinter Zellen. Sie könnten bei dieser Funktion einen Prozentwert einer Farbe einstellen. Es ist aber sehr vorteilhaft, wenn Sie die gewünschte Schattierung als eigene Farbe definieren und dann immer 100 % dieser Farbe einstellen. Mehr zum Umgang mit Farben finden Sie im Kapitel 17: „Grafikwerkzeuge und Farbe“.

» Schattierung von Kopf- und Fußteil: Diese Einstellung gibt Ihnen die Möglichkeit, Kopf- und Fußreihen von den Standardreihen abzuheben. » Schattierung des Standardteils: Für den „Standardteil“ haben Sie die Wahl: Sie können entweder die Spalten oder die Reihen schattieren. Die eingestellten Werte erzeugen ein regelmäßiges Muster. 13.4 Versteckte Einstellungen 13.4.1 Absatzformate in den Zellen 1. Format

4. Format

7. Format

usw.

2. Format

5. Format

8. Format

usw.

Ein Tabellenformat merkt sich bis zu drei Absatzformate pro Spalte: – Eins für die Zelle in der Kopfzeile – Eins für die Zellen in den Standardreihen – Eins für die Zelle in der Fußzeile

3. Format

6. Format

9. Format

usw.

Abb. 82: Tabellenformate merken sich Absatzformate

13 Tabellenformate/Tabellensatz

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Diese Merkfähigkeit vereinfacht die Arbeit mit Tabellen ganz beträchtlich. Dazu kommt, dass Sie – Absatzformate mit Grafiken verknüpfen und – über die automatische Nummerierung mit Text ausstatten können. Tabellen werden dadurch ein ganz wertvolles gestalterisches Hilfsmittel, siehe Beispieltabellen ab Seite 107. 13.4.2 Anzahl der Spalten und Reihen Wenn Sie ein Tabellenformat anlegen oder aktualisieren, wird die Anzahl der Spalten und der Standard-, Kopf- und Fußreihen mitgespeichert. Beim Einfügen einer neuen Tabelle, können Sie die Spalten- und Reihenanzahl überschreiben. 13.4.3 Spaltenbreite Die Breite der Spalten wird ebenfalls im Tabellenformat gespeichert. Wenn Sie eine neue Tabelle einfügen und die Anzahl der Spalten überschreiben, kann es durchaus vorkommen, dass die Tabelle nicht mehr auf die Seite passt. Die zusätzlichen Spalten sind nämlich so breit, wie die letzte aus dem Tabellenformat. Markieren Sie in so einem Fall die ganze Tabelle und bringen Sie sie mit Hilfe des Befehls „Tabelle > Spaltenbreite ändern… > Skalieren auf Gesamtbreite von:“ auf die gewünschte Breite.

13.5 Optionale Einstellungen 13.5.1 Individuelle Zellenlineatur und -schattierung Mit den Einstellungen aus der Tabellengestaltung können Sie nur regelmäßige Muster anlegen. Die Funktion „Tabelle > Lineatur/Schattierung…“ ermöglicht es Ihnen, eine oder mehrere Zellen ganz individuell zu gestalten und damit das regelmäßige Muster zu überschreiben. Gehen Sie dafür wie folgt vor: 1. Setzen Sie die Einfügemarke in die betreffende Zelle oder markieren Sie mehrere Zellen, wenn Sie mehrere Zellen gleichzeitig bearbeiten wollen. 2. Markieren Sie im Fenster „Lineatur/Schattierung…“ die Funktion „Spezielle Zellenlineatur:“ und wählen Sie den Lineaturstil. 3. Setzen Sie da das Häkchen, wo die Lineatur zugewiesen werden soll, siehe Beispiele. 4. Wenn Sie auch die Schattierung ändern wollen, markieren Sie „Spezielle Zellenschattierung:“, und wählen Sie die Füllung und die Farbe. 5. Wählen Sie „Zuweisen“. 13.5.2 Beispiel 1: Zelle oben links aussparen Die 1. Zelle bekommt oben und links keine Lineatur und keine Schattierung zugewiesen.

98

13 Tabellenformate/Tabellensatz

Abb. 83: Tabellenzelle mit spezieller Lineatur/Schattierung

13.5.3 Beispiel 2: Reihe hervorheben Der Hubraum soll hervorgehoben werden. Dafür markieren Sie die ganze Reihe und weisen eine Umrandung zu.

Abb. 84: Tabellenzellen mit spezieller Lineatur

13 Tabellenformate/Tabellensatz

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Wie können Sie individuell zugewiesene Einstellungen wieder entfernen? Wählen Sie im Fenster „Lineatur/Schattierung“ nicht die Lineatur oder Schattierung aus, die im Tabellenformat steht. Diese Einstellungen wären ebenfalls individuell und würden nicht mehr passen, wenn Sie das Tabellenformat ändern. Wählen Sie stattdessen „Von Tabelle“. Jetzt unterliegen Lineatur und Schattierung wieder den Einstellungen aus dem Tabellenformat. Abb. 85: Die wichtige Einstellung „Von Tabelle“

Mit Hilfe der Funktion „Aktuelle Einstellungen…“ können Sie die Einstellungen für eine oder auch für mehrere Zellen prüfen. Der Button, um diese Informationsquelle zu öffnen, befindet sich rechts unten im Fenster „Lineatur/Schattierung“.

Abb. 86: Die aktuellen Einstellungen einer Tabellenzelle

Beachten Sie: Wenn man einer Zelle unten eine spezielle Lineatur zuweist und der Zelle darunter oben eine Linie, sind beide Linien vorhanden, aber nur die dickere sichtbar! Das Fenster „Aktuelle Einstellungen“ weist auf solche Zustände hin.

13.5.4 Verbundene Zellen Wenn Sie aus mehreren Zellen eine machen wollen, markieren Sie die Zellen und wählen Sie „Tabelle > Verbinden“. Um die Zellen wieder zu trennen, setzen Sie die Einfügemarke in die Zelle und wählen Sie „Tabelle > Trennen“. 13.5.5 Gedrehte Zellen Markieren Sie die Zellen, die gedreht werden sollen und wählen Sie „Grafik > Drehen“. Schön: Das Fenster ist sehr anschaulich. Weniger schön: Schräglagen sind nicht möglich.

100 13 Tabellenformate/Tabellensatz

13.5.6 Seiten- und Spaltenumbruch innerhalb einer Tabelle Setzen Sie die Einfügemarke in die Reihe, die verschoben werden soll, und wählen Sie „Tabelle > Reihenformat…“. Prüfen Sie, ob Sie mit den Optionen unter „Umbruch mit:“ den gewünschten Umbruch erreichen können. Die Tabelle bleibt dadurch insgesamt flexibler, als wenn Sie einer Reihe einen festen Beginn zuweisen.

Abb. 87: Sie können Reihen zusammenhalten

Falls FrameMaker meldet, die maximale Höhe wäre zu klein oder zu groß, tragen Sie unter „Maximum“ einen Wert kleiner als 35,56 cm ein.

13.5.7 Eine minimale und maximale Reihenhöhe zuweisen

Abb. 88: Reihenhöhe festlegen

Mit Hilfe des Befehls „Tabelle > Reihenformat…“ können Sie einzelne oder mehrere Reihen auf eine bestimmte Höhe bringen. Die maximale Höhe hängt ja meistens von den Inhalten ab, weshalb Sie hier selten etwas eintragen werden. Einträge unter „Minimum“ kommen dann in Frage, wenn Sie die Tabelle auf eine bestimmte Länge bringen wollen, oder wenn alle Reihen trotz unterschiedlichen Inhaltes die gleiche Höhe bekommen sollen.

13.6 Tabellentitel und die Systemvariablen „Tabellenfortsetzung“ und „Tabellenabschnitt“ Wenn Sie im Fenster „Tabellengestaltung“ unter „Position des Titels“ eine der Einstellungen „Über Tabelle“ und „Unter Tabelle“ wählen, wird ein Rahmen eingefügt, der den Titel aufnehmen kann. Läuft die Tabelle über mehrere Spalten/Seiten, wird der Rahmen auf jeder Spalte/Seite wiederholt. Wenn der Titel auf jeder Seite einer mehrseitigen Tabelle wiederholt wird, wie erkennt der Leser dann aber, wo die Tabelle anfängt? Und wäre es bei einer sehr langen Tabelle nicht auch schön zu erfahren, über wie viele Spalten/Seiten die Tabelle insgesamt läuft? Sie können sich diese Informationen im Titel und in den Kopf- und Fußreihen anzeigen lassen. Wie das aussehen könnte, zeigen die folgenden zwei Beispiele.

13 Tabellenformate/Tabellensatz 101

13.6.1 Beispiel 1

Abb. 89: Tabelle mit der Variablen „Tabellenfortsetzung“

In diesem Beispiel wurde die Variable „Tabellenfortsetzung“ hinter „Bauteil“ in die Kopfreihe gesetzt. Die Variable hat die Definition „(Forts.)“. Die Variable wird erst in der zweiten und dritten Textspalte sichtbar. Bitte kontrollieren Sie aber, ob die Variable tatsächlich dargestellt wird. Falls die Textzeile nämlich schon aufgefüllt ist, müsste FrameMaker einen Zeilenumbruch einfügen, um die Variable darzustellen. Das gelingt FrameMaker nicht immer. 13.6.2 Beispiel 2

Abb. 90: Tabelle mit der Variablen „Tabellenabschnitt“

Im zweiten Beispiel wurde die Variable „Tabellenabschnitt“ an das Ende des Titels gesetzt. Die Variable hat die Definition „(Teil von )“. Bei dieser Variablen gibt es keine Probleme mit dem Zeilenumbruch. Der Text ist direkt beim Einfügen der Variablen sichtbar und kann von Ihnen kontrolliert werden.

13.7 Tabellengestaltung: Lücken in der Bedienung 13.7.1 Tabellenformat-Katalog Der Tabellenformat-Katalog ist nur über das Fenster „Tabellengestaltung“ zu erreichen. Wenn Sie einer Tabelle ein anderes Format zuweisen wollen, geht das nur mit diesem Fenster. Markieren Sie unter „Typ“ das neue Format und wählen Sie „Zuweisen“.

102 13 Tabellenformate/Tabellensatz

13.7.2 Umgang mit irregulären Tabellenformaten Durch den Import von Tabellen oder durch unsachgemäße Änderungen können Tabellen von den im Format hinterlegten Einstellungen abweichen. Eine Tabelle mit einer irregulären Formatierung wird allerdings nicht gekennzeichnet! So prüfen Sie, ob die Tabellen den Einstellungen aus den Formaten entsprechen, oder ob ein irreguläres Tabellenformat im Dokument vorliegt (geht immer nur für ein Format): 1. Setzen Sie die Einfügemarke in eine Tabelle des zu prüfenden Formates. 2. Wählen Sie im Fenster „Tabellengestaltung“ die Funktion „Alle aktualisieren“. Wenn Sie die Meldung „Einige Tabellen weisen irreguläre Formate auf “ sehen, sollten Sie die Tabelle(n) finden. Dann können Sie sich entscheiden: Weisen Sie wieder das Originalformat zu oder machen Sie aus dem irregulären Format ein eigenes Tabellenformat? Abb. 91: Warnmeldung in Bezug auf irreguläre Formate

„Finden“ ist einfacher gesagt als getan. Um ein irreguläres Tabellenformat zu erkennen, müssen Sie die Einfügemarke in eine Tabelle setzen und dann vergleichen: Welche Einstellungen werden im Fenster „Tabellengestaltung“ jetzt angezeigt und welche Einstellungen werden angezeigt, wenn Sie das Originalformat unter „Typ“ auswählen? Und das müssen Sie mit allen drei Einstellungsseiten machen. Grausam! Je nach Tabellenanzahl ist man besser beraten, in einem Schritt alle irregulären Formatierungen aller Tabellenformate zu entfernen und danach die Formatierung des Dokumentes zu prüfen. Um die irregulären Formate zu entfernen, importieren Sie die Tabellenformate aus dem eigenen Dokument und entfernen dabei die irregulären Formate (die hier „manuelle Änderungen“ heißen).

Abb. 92: Der Import von Formaten aus dem eigenen („aktuellen“) Dokument entfernt irreguläre Formate

13 Tabellenformate/Tabellensatz 103

Wie für Absatz- und Zeichenformate würde ich Ihnen gerne raten, den Button „Zuweisen“ im Fenster der Tabellengestaltung nie zu benutzen. Dann schleicht sich auch nicht so schnell ein irreguläres Format ein. Wegen des fehlenden separaten TabellenformatKataloges, kann ich das hier aber nicht.

13.8 Text in eine Tabelle konvertieren und umgekehrt Markieren Sie den Text, der in eine Tabelle konvertiert werden soll und wählen Sie „Tabelle > Zu Tabelle konvertieren…“. Entscheiden Sie sich für ein Tabellenformat und markieren Sie die gewünschten Einstellungen bezüglich der Kopfreihe. Die Konvertierungsmethode hängt davon ab, wie Ihr Text gegliedert ist.

Abb. 93: Wählen Sie die Einstellung, die Ihrer Textgliederung entspricht

» Jeden Absatz umwandeln in: Eine Reihe … Diese Option markieren Sie, wenn alle Zelleneinträge, die in eine Reihe sollen, innerhalb eines Absatzes stehen. Meistens sind es Tabulatoren, die im Absatz die Zelleneinträge trennen. Markieren Sie dann „Tabulatoren“. Ansonsten geben Sie das Zeichen ein, das die Einträge trennt. » Jeden Absatz umwandeln in: Eine Zelle … Diese Option wählen Sie, wenn alle Zelleneinträge als einzelne Absätze vorliegen. Sie geben ein, wie viele der Absätze nebeneinander in eine Reihe gesetzt werden. Das ergibt dann die Anzahl der Spalten. Sie können auch eine Tabelle in Absätze konvertieren. Markieren Sie die Tabelle und wählen Sie „Tabelle > Zu Absätzen konvertieren…“. Sie haben die Wahl, ob die Zellen „Reihenweise“ oder „Spaltenweise“ konvertiert werden.

104 13 Tabellenformate/Tabellensatz

13.9 Weitere Tabellenattraktionen 13.9.1 Kopfreihen, Fußreihen, Standardreihen und Spalten einfügen Nehmen wir an, Ihre Lieblingstabelle, die gestern nur drei Reihen und keine Kopfreihe hatte, wächst und wächst und hat heute 300 Reihen. Sie läuft nun über vier Seiten (ist nicht mehr Ihre Lieblingstabelle) und bräuchte dringend eine Kopfreihe, die automatisch wiederholt wird. Wie fügen Sie jetzt eine Kopfreihe ein?

Abb. 94: Eine oder mehrere Kopfreihen einfügen

Setzen Sie die Einfügemarke in die Tabelle und wählen Sie „Tabelle > Spalten oder Reihen einfügen…“. Bei „Reihe(n)“ wählen Sie „In Kopfteil“. Den Kopfteil gibt es zwar noch gar nicht, der Befehl fügt aber jetzt eine Kopfreihe und damit den Kopfteil ein.

Mit Fußreihen funktioniert das genauso. Sie können mit dem Fenster auch Standardreihen und Spalten einfügen und dabei genau angeben, wo die neuen Reihen/Spalten platziert werden sollen. 13.9.2 Spaltenbreite ändern Neben der Möglichkeit, die Spaltenbreite mit der Maus zu ändern, können Sie eine oder mehrere Spalten markieren und das Fenster „Tabelle > Spaltenbreite ändern…“ bemühen. Die Arbeitsweise der einzelnen Funktionen ist selbsterklärend, nur drei Punkte brauchen besondere Hinweise: – Bei „Breite der Spalte“ können Sie eine Spalte eintragen, deren Breite Sie auf die vorher markierte(n) übertragen wollen.

Abb. 95: Hier können Sie u.a. die Spaltenbreite numerisch eingeben

– Die Funktion „Breite der aktuellen Zelleninhalte“ passt die Spalte an die Inhalte an. Das funktioniert sowohl mit Text als auch mit in der Tabelle verankerten Rahmen. Sie können die Funktion auch auf eine einzelne Zelle anwenden – diese Zelle gibt dann die Breite für die ganze Spalte vor. Falls sehr viel Text in einer Zelle steht, würde die Funktion die Spalte sehr stark verbreitern. Sie können deshalb eine „Maximale Breite“ vorgeben.

13.9.3 Neue Linienstile definieren Sie können die von FrameMaker angebotenen Linienstile ändern oder neue Linienstile definieren.

13 Tabellenformate/Tabellensatz 105

1. Öffnen Sie das Fenster „Tabelle > Lineatur/Schattierung…“. 2. Wählen Sie unter „Lineaturstil“ einen Stil aus und wählen Sie „Stil ändern“. 3. Nehmen Sie die neuen Einstellungen vor und wählen Sie „Zuweisen“.

Abb. 96: Einstellungen für einen Lineaturstil

Denken Sie daran: In den Tabellenformaten wird auch die Lineatur festgelegt. Wenn Sie einen Stil ändern, wirkt sich das auf alle Tabellen aus, die diesen Stil verwenden. Einen Button „Neuer Stil“ gibt es nicht. Das ist schlechter Stil, aber stoppt Sie nicht: Sie geben einfach einen neuen Namen ein, treffen dann die Einstellungen und wählen „Zuweisen“. 13.9.4 Tabelleninhalte sortieren Das Fenster „Tabelle > Sortieren…“ ist nicht schwer zu durchschauen, folgende Hinweise sind aber nötig: – Sichern Sie, bevor Sie sortieren. – Sie können entweder die ganze Tabelle oder vorher markierte Reihen oder Spalten sortieren. – Markieren Sie die Kopfreihen nur, wenn sie tatsächlich mitsortiert werden sollen. – Ziffern werden vor Buchstaben einsortiert; negative Ziffern vor den positiven. – Sonderzeichen und verbundene Zellen können die Reihenfolge durcheinander bringen. Mehr Informationen darüber finden Sie in der FrameMaker-Dokumentation. Abb. 97: Legen Sie fest, wie sortiert werden soll

13.9.5 Gedrehte Tabellen Wie Sie ganze Tabellen drehen, erfahren Sie im Kapitel 26: „Gedrehte Tabellen und Seiten“.

106 13 Tabellenformate/Tabellensatz

13.10 Beispiele Die in den Beispielen verwendeten Tabellen- und Absatzformate finden Sie nach einer FrameMaker-Installation nicht auf Ihrem Rechner. Sie müssen die Formate anlegen; die Namen sind nur Namensvorschläge. 13.10.1 Tabelle mit vollständiger Lineatur, Kopfreihe und verbundenen Zellen Modell

Aussenfarbe

Innenfarbe

Como Grün

Iena

Luzifer Rot

Foch Grau

Vulkan Rot

Saratoga Grau

Schwarz

Anthrazit

Sherwood Grün

Iena

Tanger Braun

Beige

Die Absätze in den Standard-Zellen haben das Format „Tab Stz“. Außer, dass die Schrift nur 8 pt groß ist, hat das Format keine tabellenspezifischen Einstellungen.

Komfort

Die Absätze in der Kopfreihe haben das Format „Tab Kopfz“. Einzige Besonderheit: Fette Schrift.

Sport Burg Grau

Saratoga Grau

Cirrus Blau

Anthrazit

Abb. 98: Beispieltabelle mit vollständiger Lineatur, Kopfreihe und verbundenen Zellen

In der ersten Spalte wurden zweimal jeweils vier Zellen verbunden. Damit die Einträge in der Mitte stehen, brauchen Sie ein neues Absatzformat: „Tab Stz M“. In diesem Format wurde bei den „Zelle“-Einstellungen die „Vertikale Zellenausrichtung“ auf „Mitte“ gestellt. Das Tabellenformat habe ich entsprechend der Lineatur „Linien normal“ genannt. Tabelle 19 zeigt die Einstellungen. Tabelle 19: Tabellenformat mit vollständiger Lineatur

Basis Einzüge: Abstand: Ausrichtung: Links: Oben: Linksbündig 0,0 cm –11 pt Beginn: Rechts: Unten: Beliebig 0,0 cm 12,0 pt Nummerierung: Standardrand der Zellen: Reihenweise Oben: Links: Position des Titels: 4,0 pt 4,0 pt Kein Titel Unten: Rechts: Abstand: 2,5 pt 4,0 pt Reihenkontrolle:

3 pt 2

Lineatur Spaltenlineatur: Erste: Normal Andere: Lineatur des Standardteils: Jede 2.: Normal Andere: Lineatur von Kopf- und Fußteil: Trennlinien: Normal Reihen: Umrandung: Oben: Normal Unten: Links: Normal Rechts: Abschlusslineatur nur auf letzter Seite

Normal Normal Normal Normal Normal nein

13 Tabellenformate/Tabellensatz 107

Schattierung Schattierung von Kopf- und Fußteil: Füllung: Keine Farbe: Schattierung des Standardteils: Schattieren: Spalte(n) Nach 1 mit: Füllung: Keine Farbe: Folgende 3 mit: Füllung:

Keine

Farbe:

Schwarz

Schwarz Schwarz

13.10.2 Offene Tabelle mit linksbündigem Text in der ersten Spalte Zylinder

4

Arbeitsweise

Viertakt

Bohrung und Hub

75 mm/100 mm

Zylinderinhalt

1755 ccm

Bremsleistung

42 PS

Kurbelgehäuse-Oberteil

Grauguß

Zylinderblock

Grauguß

Die Absätze in den Standard-Zellen in Spalte 2 haben wieder das Format „Tab Stz“.

Abb. 99: Beispieltabelle, offen und mit linksbündigem Text in der ersten Spalte

Die Absätze in der ersten Spalte stehen ganz links in der Spalte. Sie haben das Format „Tab Stz 1.Sp“. In diesem Format wurde bei den „Zelle“-Einstellungen der „Zellenrand“ auf „Links > Spezial: 0,0 pt“ gestellt. Damit wird der im Tabellenformat eingestellte Zellenrand von 4,0 pt überschrieben.

Das Tabellenformat heißt „offen“. Tabelle 20 zeigt die Einstellungen. Tabelle 20: Tabellenformat für eine offene Tabelle

Basis Einzüge: Abstand: Links: Oben: 0,0 cm –11 pt Rechts: Unten: 0,0 cm 12,0 pt Standardrand der Zellen: Oben: Links: 4,0 pt 4,0 pt Unten: Rechts: 2,5 pt 4,0 pt

Ausrichtung: Linksbündig Beginn: Beliebig Nummerierung: Reihenweise Position des Titels: Kein Titel Abstand: Reihenkontrolle:

108 13 Tabellenformate/Tabellensatz

3 pt 2

Lineatur Spaltenlineatur: Erste: Normal Andere: Lineatur des Standardteils: Jede 2.: Normal Andere: Lineatur von Kopf- und Fußteil: Trennlinien: Normal Reihen: Umrandung: Oben: Normal Unten: Links: Keine Rechts: Abschlusslineatur nur auf letzter Seite

Normal Normal Normal Normal Keine nein

Schattierung Schattierung von Kopf- und Fußteil: Füllung: Keine Farbe: Schattierung des Standardteils: Schattieren: Spalte(n) Nach 1 mit: Füllung: Keine Farbe: Folgende 3 mit: Füllung:

Keine

Farbe:

Schwarz

Schwarz Schwarz

13.10.3 Fahrplan-Tabelle: Schattierte Standardreihen, dunkle Kopfreihe und eine Spaltentrennlinie Haltestellen

2

Montags bis Freitags

Oberholtdorf

5:17

9:57

14:17

Löwenburgstraße Niederholtdorf Kirche

18:17

23:17

5:19

9:59

14:19

18:19

23:19

5:20

10:00

14:20

18:20

23:20

Bleibtreustraße

5:21

10:01

14:21

18:21

23:21

Am Waldrand

5:22

10:02

14:22

18:22

23:22

Oberkasseler Straße

5:23

10:03

14:23

18:23

23:23

Ramersdorf

5:24

10:04

14:24

18:24

23:24

Karl-Duwe-Straße

5:24

10:04

14:24

18:24

23:24

Rhenusallee

5:27

10:07

14:27

18:27

23:27

Abb. 100: Beispieltabelle mit schattierten Standardreihen, einer dunklen Kopfreihe und einer Spaltentrennlinie

Die Absätze in den Standard-Zellen ab Spalte 2 sind rechtsbündig ausgerichtet. Sie haben das Format „Tab Stz R“ mit rechtsbündiger Ausrichtung. Die Absätze in der Kopfreihe müssen auf dem dunklen Hintergrund lesbar sein. Sie bekommen deshalb weiße Schrift über das Format „Tab Kopfz Weiß“. Die Absätze in der ersten Spalte haben das schon bekannte Format „Tab Stz“. Das Tabellenformat habe ich „Schattierte Reihe“ genannt. Beachten Sie neben den Schattierungs-Einstellungen auch die Lineatur-Einstellung für die erste Spaltentrennlinie, siehe Tabelle 21. Der „Standardrand der Zellen“ kann kleiner sein, als bei den bisherigen Beispielen. Es gibt keine Reihentrennlinien, die Platz für sich beanspruchen.

13 Tabellenformate/Tabellensatz 109

Tabelle 21: Tabellenformat mit schattierten Reihen

Basis Einzüge: Abstand: Links: Oben: 0,0 cm –11 pt Rechts: Unten: 0,0 cm 12,0 pt Standardrand der Zellen:

Ausrichtung: Linksbündig Beginn: Beliebig Nummerierung: Reihenweise

Lineatur Spaltenlineatur: Erste: Normal Andere: Lineatur des Standardteils: Jede 2.: Keine Andere: Lineatur von Kopf- und Fußteil: Trennlinien: Keine Reihen:

Keine

Oben: 3,5 pt Unten: 2,2 pt

Position des Titels: Kein Titel Abstand: Reihenkontrolle:

Umrandung: Oben: Keine Unten: Links: Keine Rechts: Abschlusslineatur nur auf letzter Seite

Keine Keine nein

Links: 4,0 pt Rechts: 4,0 pt

3 pt 2

Keine Keine

Schattierung Schattierung von Kopf- und Fußteil: Füllung: 100% Farbe: Schattierung des Standardteils: Schattieren: Standardreihe(n) Nach 1 mit: Füllung: Keine Farbe: Folgende Füllung:

1 100%

mit: Farbe:

Schwarz

Schwarz Schwarz20

13.10.4 Tabelle für Hinweise und Warnungen Dies ist eine einspaltige Tabelle mit einer Kopfreihe und einer Standardreihe.

! VORSICHT WARNUNG

Art und Quelle der Gefahr Mögliche Folgen bei Nichtbeachtung • Vermeidung: Maßnahmen/Verbote Abb. 101: Beispieltabelle für einen Hinweis

Das Tabellenformat bietet folgenden Komfort: – Mit der Tabelle werden in der Kopfreihe das Warnbreieck und die Überschrift „Vorsicht“ eingefügt. – Ist der Standardreihe liegt ein Absatzformat mit fetter Schrift vor. – Die Umrandung verlängert sich entsprechend der Textmenge. – Die Tabellenzelle hält den Text des Hinweises zusammen, auch wenn er aus mehreren Absätzen besteht.

110 13 Tabellenformate/Tabellensatz

Das Absatzformat „Vorsicht“ in der Tabellenkopfreihe hat mehrere Besonderheiten: – Eine kleine Schrift von nur 2 pt. – Mit der Funktion „Rahmen über:“ wird das Warndreieck, der Hinweistext und eine einfarbige Hintergrundgrafik automatisch in die Reihe gesetzt. Mehr zu dieser Funktion finden Sie im Abschnitt 6.1.6: „Extra“ auf Seite 50. – Einen Zellenrand „Unten > Spezial: –2 pt“ und „Oben/Links/Rechts > Spezial: 0 pt“. Mit dem negativen Abstand unten wird die Schriftgröße ausgeglichen, und die anderen auf „0“ gesetzten Abstände lassen die Reihe bündig mit der Grafik abschließen. Tabelle 22 zeigt die Einstellungen des Tabellenformates „Vorsicht“. Die Standardränder in den Zellen werden in der Kopfzeile von den Einstellungen des Absatzformates überschrieben. Tabelle 22: Tabellenformat für einen Hinweis

Basis Einzüge: Abstand: Ausrichtung: Links: Oben: Linksbündig 0,0 cm –11 pt Beginn: Rechts: Unten: Beliebig 0,0 cm 12,0 pt Nummerierung: Standardrand der Zellen: Reihenweise Oben: Links: Position des Titels: 5 pt Unten: 4 pt

6,0 pt Rechts: 6 pt

Kein Titel Abstand: Reihenkontrolle:

Lineatur Spaltenlineatur: Erste: Normal Andere: Lineatur des Standardteils: Jede 2.: Normal Andere: Lineatur von Kopf- und Fußteil: Trennlinien: Normal Reihen: Umrandung: 3 pt 2

Oben: Normal Unten: Links: Normal Rechts: Abschlusslineatur nur auf letzter Seite

Normal Normal Normal Normal Normal nein

Schattierung Schattierung von Kopf- und Fußteil: Füllung: Keine Farbe: Schattierung des Standardteils: Schattieren: Standardreihe(n) Nach 1 mit: Füllung: Keine Farbe: Folgende 1 mit: Füllung: Keine Farbe:

Schwarz

Schwarz Schwarz

13 Tabellenformate/Tabellensatz 111

13.10.5 Tabelle für Auflistungen Standard Antiblockiersystem Beleuchtetes Handschuhfach Nebelscheinwerfer Servolenkung

• • • •

Luxus

Klimaanlage Lederlenkrad

• • • • • •

Leseleuchten im Font Vergoldete Radschrauben

–

–

Klimatisierter Kofferraum

–

–

Gesichtsbräuner im Font

–

–

Dekadent

• • • • • • • • • •

Abb. 102: Beispieltabelle mit Auflistungen

Wenn Sie keine Lust haben, in jede Zelle entweder Punkte, Kreise oder Striche zu setzen, legen Sie eine Tabelle an, die zuerst überall Punkte einsetzt. Das funktioniert über ein Absatzformat mit entsprechender automatischer Nummerierung. Mehr über Listen und Aufzählungen finden Sie im Kapitel 8. Die Kreise oder Striche geben Sie ein, indem Sie einfach die entsprechenden Zellen markieren und andere, vorbereitete Absatzformate zuweisen. Tabelle 23 können Sie diesmal die Einstellungen für unterschiedlich schattierte Spalten entnehmen. Tabelle 23: Tabellenformat mit schattierten Spalten

Basis Einzüge: Links: 0,0 cm

Abstand: Oben: –11 pt

Rechts: Unten: 0,0 cm 12,0 pt Standardrand der Zellen: Oben: Links: 3,5 pt 4,0 pt Unten: Rechts: 2,3 pt 4,0 pt

Ausrichtung: Linksbündig Beginn:

Lineatur Spaltenlineatur: Erste: Keine Lineatur des Standardteils:

Andere:

Keine

Beliebig Nummerierung: Reihenweise Position des Titels: Kein Titel Abstand: Reihenkontrolle:

Jede 2.: Keine Andere: Lineatur von Kopf- und Fußteil: Trennlinien: Normal Reihen: Umrandung: Oben: Normal Unten: Links: Keine Rechts: Abschlusslineatur nur auf letzter Seite

Keine

112 13 Tabellenformate/Tabellensatz

3 pt 2

Keine Keine Keine nein

Schattierung Schattierung von Kopf- und Fußteil: Füllung: Keine Farbe: Schattierung des Standardteils: Schattieren: Spalte(n) Nach 1 mit: Füllung: Keine Farbe: Folgende 1 mit: Füllung:

100%

Farbe:

Schwarz

Schwarz Schwarz20

13.11 Wichtige Kurzbefehle Tabelle 24: Wichtige Kurzbefehle – Tabellenformate/Tabellensatz Befehl

Windows

UNIX

Fenster für die Tabellengestaltung öffnen

Strg + t

Esc t f

Tabelle einfügen

Esc t e

Esc t e

Markieren Zelle markieren

Strg + Einfachklick

Spalte markieren

Strg + Doppelklick

Reihe markieren

Strg + Doppelklick auf Tabellenrand

Tabelle markieren Sprung von Zelleneintrag zu Zelleneintrag

Strg + Dreifachklick Vorwärts: Tabulator; Rückwärts: + Tabulator

Eingeben und Verändern Tabulator in Tabelle einfügen Neue Reihe einfügen Spaltenbreite mit der Maus ändern

Esc Tabulator Strg + Return Wenigstens eine Zelle markieren und an den Anfasserpunkten ziehen. Die Trennlinien rasten ein, wenn das Magnetraster eingestellt ist („Grafik > Magnetraster“).

Spaltenbreite der Breite des Inhalts anpassen

Esc t x

Spaltenbreite ändern, auf Kosten der Nachbarzellen (Tabelle bleibt insgesamt gleich breit)

Alt + an den Anfasserpunkten ziehen

+ an den Anfasserpunkten ziehen

Spaltenbreite kopieren

„Bearbeiten > Kopieren Spezial > Spaltenbreite“; Zuweisen der kopierten Breite: Einfügemarke in eine Spalte setzen oder mehrere Spalten markieren und „Bearbeiten > Einfügen“ wählen.

13 Tabellenformate/Tabellensatz 113

ih e Sp m a al r k t i Sp e m ere al a r n te ki Ta o er b e hn e n e l Ei l e m K o nf a üg rk pfre Re em iere ihe ar n m ih k ar Sp e ei e in ki er al nfü d en t Re e ei gen ie 1 . ih nfü Z el e g le Ab ode en se tz sa r S en Ab tz: O palt e sa b au Ab tz: M en ss ch sa it ne tz te : id Ve U en rb nte i Sp nde n al n/ t Fe enb Tre ns re nn te ite en r„ Lin an ea Inh tu al r/S te ch an at pa tie ss ru en ng “ö ffn en

Re

Für die Arbeit mit Tabellen steht Ihnen auch eine Button-Reihe in der QuickAccessLeiste zur Verfügung.

Diese drei nicht verwenden! Es entstehen irreguläre Absatzformate.

Abb. 103: Die Buttons für die Tabellenbearbeitung

114 13 Tabellenformate/Tabellensatz

14

Variablen

14

In FrameMaker arbeiten Sie mit „Systemvariablen“ und „Benutzervariablen“. Mit Systemvariablen fügen Sie Seitenzahlen, laufende Kopf- und Fußzeilen und Dateiinformationen in das Dokument ein. FrameMaker kümmert sich um den Inhalt der Variablen, Sie legen nur den Bezug und die Gestaltung fest. Benutzervariablen haben den Charakter von Textbausteinen. Sie erleichtern Ihnen die Texteingabe und das Aktualisieren von Informationen. Benutzervariablen erstellen Sie selber und Sie definieren auch den Inhalt.

14.1 Systemvariablen Die folgende Tabelle zeigt, welche Systemvariablen es gibt und wofür Sie sie einsetzen. Die Anzahl der Systemvariablen steht fest; Sie können keine neuen Systemvariablen erstellen. Einige Systemvariablen können Sie nur in Hintergrundtextrahmen auf den Vorgabeseiten einfügen. Tabelle 25: Systemvariablen und ihre Aufgaben Systemvariable

Aufgabe

Platzierung auf Seitenart Vorgabe

Arbeit

Nennt die Seitenzahl

Ja

Nein

Seitenanzahl

Nennt die Gesamtseitenzahl einer Datei

Ja

Ja

Laufende K/F 1 bis Laufende K/F 12

Generiert laufende Kopf- und Fußzeilen (auch bekannt als „lebende Kolumnentitel“)

Ja

Nein

Aktuelles Datum

Nennt das aktuelle Datum

Ja

Ja

Änderungsdatum

Nennt das Datum der letzten Sicherung

Ja

Ja

Erstellungsdatum

Nennt das Datum der ersten Sicherung

Ja

Ja

Aktuelle Seitennr.

14 Variablen 115

Systemvariable

Aufgabe

Platzierung auf Seitenart Vorgabe

Arbeit

Dateiname

Nennt den Dateinamen

Ja

Ja

Tabellenfortsetzung und Tabellenabschnitt

Kennzeichnet durch Spalten- oder Seitenumbrüche getrennte Tabellenabschnitte

Ja

Ja

Im Anschluss an das Beispiel finden Sie weitere Details zu den Variablen. Hier sehen Sie zwei Seiten des historischen Dokuments „Reisen in die DDR“. Die dahinterliegenden Vorgabeseiten sehen Sie auf der nächsten Seite.

Abb. 104: Arbeitsseiten eines Dokumentes mit Variablen

Die Variablen „Laufende K/F 1“ und „Laufende K/F 2“ wiederholen die Überschrift „Reisen in die DDR“ und die Überschrift „Mitnahme von Geld“. Das funktioniert, indem in den Variablen-Definitionen Bezüge zu den Absatzformaten der Überschriften hergestellt werden. Die Bausteine, die dafür gebraucht werden, finden Sie auf Seite 120. Die Variable „Laufende K/F 3“ bezieht sich auf eine Marke, die in die Überschrift „Mitnahme von Geld“ gesetzt wurde. Marken kommen immer dann zum Einsatz, wenn der gewünschte Text nicht aus einem Absatz übernommen werden kann. In diesem Beispiel war „Mitnahme von Geld“ zu lang für das Daumenregister. Die Überschrift wurde auf „Geld“ reduziert und in die Marke geschrieben.

116 14 Variablen

Abb. 105: Vorgabeseiten eines Dokumentes mit Variablen

FrameMaker wiederholt jetzt auf den Arbeitsseiten die Überschriften, bis die nächsten Überschriften folgen. Dann werden die neuen Überschriften wiederholt. Im Daumenregister wird der Inhalt der Marke wiederholt, bis eine neue Marke im Text steht. Die Rauten links und rechts unten stehen für die Variable „Aktuelle Seitennr.“. Auf den Arbeitsseiten werden hier die Seitenzahlen angezeigt. Die Variable „Änderungsdatum (Kurz)“ nennt den Stand des Dokumentes. Wie das Datum genau aussehen soll, legen Sie mit Hilfe von Bausteinen und über die Spracheinstellung im Absatzformat fest, siehe Seite 120.

14 Variablen 117

14.2 Systemvariablen bearbeiten und einfügen Wählen Sie „Spezial > Variable…“. Hier können Sie die gesuchte Variable auswählen. Mit „Definition bearbeiten“ kommen Sie in das Fenster, in dem Systemvariablen verändert werden können.

Abb. 106: Wählen Sie eine Variable aus

Neben den Bausteinen können Sie auch Text eingeben. Achtung: Eingabe in ein Dialogfenster, siehe Seite 29. Unter den Bausteinen als letztes sind Ihre Zeichenformate aufgelistet. Sie können Sie in die Definition einbauen und damit einen Teil des Textes besonders auszeichnen.

Abb. 107: Geben Sie Bausteine und Text ein, um Systemvariablen zu bearbeiten

Die im Beispiel verwendeten Systemvariablen haben folgende Definitionen: – Laufende K/F 1



– Laufende K/F 2



– Laufende K/F 3



– Aktuelle Seitennr.



– Änderungsdatum (Kurz)

118 14 Variablen

14.3 Variablen mit Bausteinen definieren Von den Bausteinen dürfen Sie nur die verwenden, die für die einzelnen Variablen von FrameMaker bereitgestellt werden. Ich empfehle Ihnen, nur die Bausteine in den Variablen für laufende Kopf-/Fußzeilen und in den Datumsvariablen zu ändern. Alle anderen Änderungen stiften Verwirrung. Sie können den Systemvariablen allerdings immer Text hinzufügen. Beispiel: Die Systemvariable „Aktuelle Seitennr.“ könnte den zusätzlichen Text „Seite“ bekommen. 14.3.1 Variable „Aktuelle Seitennr.“ Diese Variable arbeitet mit dem Baustein „“. 14.3.2 Variable „Seitenanzahl“: Gesamtseitenzahl Diese Variable arbeitet mit dem Baustein „“. Da Systemvariablen immer dateigebunden sind, können die variablen sich nicht auf Absatzformate oder Marken aus einer anderen Datei beziehen. Mit der Variablen „Seitenanzahl“ können Sie sich also nicht die Gesamtseitenzahl anzeigen lassen, wenn Sie das Dokument auf mehrere Dateien verteilt haben. Querverweise bieten eine Lösung: 1. Öffnen Sie die letzte Datei Ihres Dokumentes und wechseln Sie auf die Vorgabeseiten. 2. Legen Sie auf einer der Vorgabeseiten einen neuen Hintergrundtextrahmen an. Definieren ein Absatzformat, das Sie nur in diesem Rahmen verwenden und dessen einziger Inhalt die Variable „Seitenanzahl“ ist. Mit den Einstellungen der Absatzgestaltung können Sie den Absatz so gestalten, dass er nicht sichtbar ist. 3. Fügen Sie auf den Vorgabeseiten aller Dateien an den Stellen, an denen die Gesamtseitenzahl angezeigt werden soll, Querverweise mit einem Bezug auf diesen Absatz ein. Verwenden Sie den Baustein „“ im Querverweisformat. Mehr über Querverweise lesen Sie im Kapitel 15: „Querverweise“ ab Seite 125. 14.3.3 Variablen „Laufende K/F1 bis 12“ Diese Variable arbeitet mit einer Reihe von Bausteinen. Sie beziehen sich mit den Bausteinen auf Absätze bzw. deren Formate. Sie tragen das Absatzformat statt „AbsTyp“ zwischen die eckigen Klammern der Bausteine ein. Die Betonung liegt hier auf „Sie“. Sie, und nicht FrameMaker, wissen, welche Formate berücksichtigt werden sollen und wie die Formate genau (!) geschrieben werden. Wenn Sie mit Marken arbeiten, stellen Sie einen Bezug zur Marke her. Sie können die Bausteine oder verwenden. Sie beziehen sich damit auf den Inhalt der Marken vom Typ „Kopf-/Fußzeile $1“ bzw. „Kopf-/Fußzeile $2“. Berücksichtigt wird der erste Absatz/die erste Marke, der/die auf der aktuellen Arbeitsseite oder den Seiten davor gefunden wird. Die Bedeutung folgender Bausteine müssen Sie verstehen:

14 Variablen 119

Tabelle 26: Bausteine für Laufende Kopf- und Fußzeilen

Angezeigt wird der Text des Absatzes, ohne automatische Nummerierung.



Angezeigt wird die Automatische Nummerierung des Absatzes. Einfache Leerzeichen und Tabulatoren am Nummerierungsende entfallen, geschützte Leerzeichen entfallen nicht.



Angezeigt wird die Automatische Nummerierung des Absatzes, beschränkt auf alles, was zwischen der ersten und der letzten spitzen Klammer steht, sowie evtl. vorhandene geschützte Leerzeichen hinter der letzten spitzen Klammer.



Angezeigt wird der Name des Absatzformates.

… [+, AbsTyp]>

Steht vor dem Format ein Pluszeichen, wird der letzte auf der Seite stehende Absatz des angegebenen Formates berücksichtigt.

… [AbsTyp, AbsTyp]>

Mehrere Formate in den eckigen Klammern: Der erste auf der Arbeitsseite gefundene Bezug wird angezeigt.



Angezeigt wird der Inhalt der Marken vom Typ „Kopf-/Fußzeile $1“.1



Angezeigt wird der Inhalt der Marken vom Typ „Kopf-/Fußzeile $2“.1



Angezeigt werden Bedingungstypen, falls sie auf der Arbeitsseite verwendet werden. Falls nicht, wird „NichtGefunden“ angezeigt. Mehr über Bedingungstypen finden Sie im Kapitel 24.

1. So fügen Sie eine Kopf-/Fußzeilen-Marke ein: Setzen Sie die Einfügemarke auf den Arbeitsseiten an die Stelle, ab der auf die Marke verwiesen werden soll. Wählen Sie „Spezial > Marke…“ und den Markentyp „Kopf-/Fußzeile 1/2“. Geben Sie den Text ein und wählen Sie „Neue Marke“. Im selben Fenster können Sie auch später bei Bedarf den Markentext ändern.

!

Die Variablen „“ und „“ können Sie nicht in die Definitionen einfügen. Sie würden sonst eine Variable in eine andere Variable einfügen.

!

Beziehen Sie sich stattdessen mit den Bausteinen „“ und „AbsNumExkl[ … ]>“ auf die schon im Text befindlichen Variablen dieses Typs.

14.3.4 Variablen „Aktuelles Datum“, „Änderungsdatum“, „Erstellungsdatum“ Die Darstellung der Daten können Sie mit den Bausteinen gestalten. Welche Sprache die Texte haben, die von den Bausteinen generiert werden, wird durch die Sprachauswahl im Absatzformat festgelegt. Tabelle 27: Bausteine für Datumsvariablen ,

Sekunde, Sekunde immer zweistellig

,

Minuten, Minute immer zweistellig

, ,

Stunde, Stunde bis 11 immer zweistellig, Stunde bis 23 immer zweistellig

,

am – pm, AM – PM

120 14 Variablen

,

Nummer des Tages, Nummer des Tages immer zweistellig

,

Name des Wochentags, Name des Wochentags abgekürzt

,

Nummer des Monats, Nummer des Monats immer zweistellig

,

Name des Monats, Name des Monats abgekürzt

,

Jahreszahl, letzte zwei Stellen der Jahreszahl

14.3.5 Variablen „Dateiname (Lang)“, „Dateiname (Kurz)“ Diese beiden Variablen geben mit den Bausteinen „“ bzw. „“ den Dateinamen mit bzw. ohne Pfad zum Laufwerk an. 14.3.6 Variablen „Tabellenfortsetzung“, „Tabellenabschnitt“ Den Text für die Variable „Tabellenfortsetzung“ können Sie verändern. „Tabellenabschnitt“ benutzt die Bausteine „“ und „“ und zusätzlichen Text, den Sie ebenfalls ändern können. Mehr über den Einsatz dieser Variablen finden Sie in Kapitel 13: „Tabellenformate/Tabellensatz“ auf Seite 101. 14.3.7 Variablen „Kapitelnummer“, „Bandnummer“ Diese Variablen geben mit den Bausteinen „“ bzw. „“ die Kapitel- bzw. Bandnummer an. Die Nummern stellen Sie über „Format > Dokument > Nummerierung“ in der Datei ein. Mehr darüber finden Sie im Kapitel 7: „Kapitelnummerierung“.

14.4 Benutzervariablen In dem Beispiel „Reisen in die DDR“ stehen zwei Benutzervariablen: – Die Variable „BRD“ mit der Definition „Bundesrepublik Deutschland“. Sie wurde z.B. auf der rechten Seite in den Text eingefügt. – Die Variable „Herausgeber“ mit der Definition „Bundesministerium für innerdeutsche Beziehungen“. Sie wurde auf der linken Vorgabeseite in einen „Rahmen für Hintergrundtext“ eingefügt. Und das sind die Vorteile: Selbst der Name eines Ministeriums kann sich ändern oder es kann sogar aufgelöst werden. Das alleine ist schon ein Grund, den Namen als Variable einzufügen – er kann dann schnell aktualisiert werden. Sie sparen sich dadurch aber auch Tipparbeit bei der Texteingabe. Das gleiche gilt für Ländernamen. Alles, was in einer Variablen steht, kann mit einem Schritt durch ein Zeichenformat ausgezeichnet werden. Dazu brauchen Sie nur das Zeichenformat in spitzen Klammern in die Variable einzutragen.

14 Variablen 121

Als Drittes spricht für Benutzervariablen die Möglichkeit, Variablen zwischen Dokumenten auszutauschen. Sie brauchen die Variablen nur in einem Dokument anzulegen oder zu aktualisieren und können sie durch Import in allen anderen Dokumenten zur Verfügung stellen oder aktualisieren. Die folgenden vier Beispiele sollen die Vorteile der Benutzervariablen verdeutlichen. Die Variablen sind jeweils unterstrichen: – Starten Sie das Triebwerk mit dem Triebwerksschalter ? . – Das Hauptkabel muss einen Durchmesser von 1,5 … 2,5 mm2 haben. – Es darf kein CO2H3 austreten. – Unsere neue Modemarke BERNI BIRNENKOPF wird Sie begeistern. So sind die Variablen definiert: Tabelle 28: Erklärung der Beispielvariablen Darstellung

Variablenname

Definition

?

L3 Legende

c Das Zeichenformat „LegendeNr.“ stellt auf eine Schrift mit umkreisten Zahlen um. Das „c“ als dritter Buchstabe ergibt die umkreiste „3“.

1,5 … 2,5 mm2

K1 Hauptkabel

1,5\ …\ 2,5\ mm2 Drei geschützte Leerzeichen halten den Begriff zusammen; das Zeichenformat „hochgestellt“ stellt die „2“ hoch.

CO2H3

CO2H3

CO2H3 Das Zeichenformat „tiefgestellt“ stellt die „2“ und die „3“ tief, der Baustein „Absatzstandardschrift“ hebt die Tiefstellung auf.

BERNI BIRNENKOPF

Marke1

Berni Birnenkopf Das Zeichenformat „ModeM“ setzt den Markennamen in Kapitälchen.

122 14 Variablen

14.5 Benutzervariablen definieren und einfügen Wählen Sie „Spezial > Variable…“ und danach „Variable erstellen“.

Abb. 108: Dialogfenster zum Definieren und Bearbeiten von Benutzervariablen

Vergeben Sie einen funktionalen Namen und geben Sie die Definition ein. Denken Sie daran, dass es sich hier um ein Dialogfenster handelt, siehe Seite 29. Ihre Zeichenformate werden zur Auswahl aufgelistet. Wenn Sie innerhalb einer Definition eine Auszeichnung wieder aufheben wollen, setzen Sie den Baustein ein, so wie oben im Beispiel „CO2H3“. Mit „Einfügen“ wird die Benutzervariable in den Katalog der Benutzervariablen aufgenommen. Das Einfügen in den Text folgt erst dann, wenn Sie mit der Wahl von „Zurück“ wieder in das Fenster „Variable“ wechseln und dort „Einfügen“ wählen. Wenn Sie eine schon fertige Variable einfügen wollen, reicht es, „Spezial > Variable…“ zu wählen. Die Benutzervariablen sind im Fenster im Anschluss an die Systemvariablen eingeordnet. Benutzervariablen können Sie auf den Arbeits- und Vorgabeseiten einfügen.

14.6 Wichtige Kurzbefehle Tabelle 29: Wichtige Kurzbefehle – Variablen Befehl Variablen-Katalog in Statusleiste öffnen Variable bearbeiten

1

Windows

UNIX

Strg + 0

Strg + 0

Doppelklick auf die Variable im Text

1. Geben Sie dann den Anfangsbuchstaben des Variablennamens ein oder bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten im Katalog. Mit der Return-Taste fügen Sie die Variable ein.

14 Variablen 123

15

Querverweise

15

Die Quellen für Ihre Querverweise können in derselben FrameMaker-Datei oder in anderen FrameMaker-Dateien liegen. Als Quellen stehen Ihnen Absätze und Marken zur Verfügung. Querverweise auf Absätze sind die deutlich bequemere Möglichkeit, da die Absätze ja schon vorhanden sind. Meistens werden Sie damit auch auskommen. Marken kommen dann zum Einsatz, wenn die Quelle des Querverweises durch einen Absatz nicht genau genug getroffen werden kann. Beispiel: Sie wollen auf eine bestimmte Stelle in einem sehr langen Textabsatz verweisen. Sie müssen die Marke, die als Quelle dienen soll, dann selber einfügen.

15.1 Querverweise auf Absätze Voraussetzung: Sie müssen wissen, welches Absatzformat die Textstelle hat, auf die Sie verweisen wollen. Das Querverweis-Fenster öffnen Sie dann über „Spezial > Querverweis…“. Sie können Querverweise auf jedes geöffnete FrameMaker-Dokument anlegen, wählen Sie das gewünschte unter „Dokument“ aus. Wählen Sie dann aus, ob Sie auf Absätze oder auf Marken verweisen möchten („Quelltyp“). Wenn Sie „Absätze“ wählen, wird der Absatzformat-Katalog des Quelldokumentes angezeigt. Sobald Sie ein Absatzformat auswählen, wird rechts die erste Textzeile aller Absätze mit diesem Format angezeigt. Wählen Sie Ihre Quelle aus.

15 Querverweise 125

Abb. 109: Fenster „Querverweis“

Wie soll der Querverweis aussehen? Finden Sie unter „Verweis“ kein passendes Querverweis-Format, müssen Sie eine Definition ändern oder ein neues Format anlegen. Einen Menüpunkt „Neu“ gibt es nicht, Sie wählen immer „Format bearbeiten…“.

Abb. 110: Das Fenster, in dem Querverweisformate definiert und bearbeitet werden

Um ein neues Format anzulegen, geben Sie einen neuen Namen ein, bearbeiten die Definition und wählen „Einfügen“. Um eine Definition zu ändern, nehmen Sie die Änderungen unter „Definition“ vor und wählen Sie „Ändern“. Die Bausteine, die zur Verfügung stehen, sind aufgelistet. Sie können natürlich auch zusätzlichen Text eingeben.

126 15 Querverweise

15.1.1 Die wichtigsten Bausteine für Querverweise Die folgende Tabelle zeigt links die Bausteine und rechts welche Informationen der Quelle berücksichtigt werden. Tabelle 30: Die wichtigsten Bausteine für Querverweise Baustein

Was von der Quelle angezeigt wird



Seitenzahl



Text (ohne automatische Nummerierung)



Automatische Nummerierung (einfache Leerzeichen und Tabulatoren am Nummerierungsende entfallen, geschützte Leerzeichen entfallen nicht)



Automatische Nummerierung, beschränkt auf alles, was zwischen der ersten und der letzten spitzen Klammer steht, sowie evtl. vorhandene geschützte Leerzeichen hinter der letzten spitzen Klammer.



Kapitelnummerierung



Bandnummerierung



Wendet eins der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeichenformate an.



Stellt die Standardschrift des Absatzes wieder her.

15.1.2 Gängige Querverweisdefinitionen Format: Definition:

siehe Seite siehe Seite\

Das Format zeigt von der Quelle die Seitenzahl an, die Worte „siehe“ und „Seite“ stehen mit in der Definition. Um innerhalb einer Verweis-Formulierung auf zwei Textstellen zu verweisen, ist es sinnvoll, auch ein Format ohne „siehe“ verfügbar zu haben: „… siehe Seite 18 und Seite 53.“ Zwischen „Seite“ und dem Baustein steht ein umbruchgeschütztes Leerzeichen – Eingabe in ein Dialogfenster, siehe Seite 29. Format: Definition:

Nr. und Text komplett

Das Format zeigt von der Quelle die automatische Nummerierung und den Text an. Beispiel: „Genauere Daten finden Sie im Kapitel 5: Der Landeshaushalt 2002.“ Das Wort „Kapitel“ und der Doppelpunkt stehen in der Automatischen Nummerierung der Überschrift, auf die sich der Querverweis bezieht. Format: Definition:

Abbildung Nr. auf Seite siehe Abbildung\ auf Seite\

Das Format dient für Verweise auf Abbildungen. In diesem Beispiel ist im Absatzformat der Bildtitel festgelegt, dass das Wort Abbildung abgekürzt wird: „Abb. 14: Getriebe“. Im Querverweis soll aber „Abbildung“ ausgeschrieben sein. Mit dem Baustein wird deshalb nur die Nummer für den Querverweis herangezogen. Die

15 Querverweise 127

restlichen Einträge in der Definition sind Texteingaben und der Baustein für die Seitenzahl. Format: Definition:

Tabelle Nr. auf Seite, kursiv

siehe auf Seite\ \+

Das Format dient für Verweise auf Tabellen in einem Dokument, in dem die Seitenzahlen kapitelweise gezählt werden. Sie müssen den Baustein vor den Baustein für die Seitenzahl setzen und idealerweise mit einem umbruchgeschützten Trennstrich verbinden. Der Querverweis soll sich durch kursive Schrift vom restlichen Text abheben, deshalb steht das Zeichenformat „kursiv“ am Beginn der Definition.

15.2 Querverweise auf Marken Zuerst müssen Sie die Quelle mit einer Marke kennzeichnen. 1. Wählen Sie „Spezial > Marke…“. 2. Wählen Sie als Markentyp „Querverweis“. 3. Damit Sie die Marke wiederfinden, geben Sie einen Text ein, der die Quelle genau beschreibt. 4. Wählen Sie „Neue Marke“. Um einen Querverweis auf eine Marke einzufügen, müssen Sie im Fenster „Querverweis“ als Quelltyp „Querverweis-Marken“ auswählen. Daraufhin werden rechts nicht mehr die Absätze, sondern die Texte aus den Querverweis-Marken angezeigt. Wählen Sie den zutreffenden Markentext aus. Gehen Sie ansonsten so vor, wie bei Querverweisen auf Absätze. Der Text aus der Marke kann im Querverweis selber nicht automatisch angezeigt werden.

15.3 Querverweise aktualisieren Beim Öffnen und vor dem Drucken eines Dokumentes aktualisiert FrameMaker immer alle Querverweise. Auch die, deren Quelle in anderen Dokumenten liegen. Dafür werden die Dokumente im Hintergrund geöffnet und wieder geschlossen. Ist die Datei schon geöffnet und Sie wollen die Querverweise aktualisieren, wählen Sie „Bearbeiten > Referenzen aktualisieren… > Alle Querverweise“.

!

FrameMaker aktualisiert externe Querverweise nicht, wenn Sie über „Datei > Als PDF speichern…“ eine PDF-Datei generieren. Geben Sie vor dem Speichern als PDF-Datei selber den Aktualisierungsbefehl.

!

Wenn FrameMaker die Quelle eines Querverweises nicht finden kann, wird eine entsprechende Warnmeldung angezeigt.

128 15 Querverweise

Als Ursachen für „ungelöste Querverweise“ kommen in Frage: – FrameMaker kann die Quelle innerhalb einer FrameMaker-Datei nicht finden. – FrameMaker kann eine andere FrameMaker-Datei nicht finden oder nicht ohne Fehlermeldung öffnen. Sie müssen die Ursache beheben. Wie das geht, finden Sie im Abschnitt 16.4.1: „Ungelöste Querverweise lösen“ auf Seite 139.

15.4 Weitere Querverweis-Eigenschaften Wenn sich Querverweise vom restlichen Text abheben sollen, können Sie ihnen automatisch ein Zeichenformat zuweisen. Dazu schreiben Sie das Zeichenformat in spitzen Klammern in die Querverweisdefinition. In der Liste der Bausteine stehen alle Zeichenformate zur Auswahl. Auch wenn Sie nur mit Absatz-Querverweisen arbeiten, wird Ihr Dokument Querverweis-Marken enthalten. FrameMaker setzt von sich aus eine Marke an die Quelle des Querverweises. Wundern Sie sich also nicht, wenn Ihr Text Marken enthält, die Sie selber nicht eingefügt haben.

!

Wenn Sie von einem Dokument auf eine Stelle in einem anderen Dokument verwiesen haben, müssen Sie auch das Quelldokument sichern. Ansonsten wird die von FrameMaker eingefügte Marke beim Schließen des Quelldokumentes wieder gelöscht.

!

Querverweise sind aktiv und bleiben es auch in der PDF-, XML- und HTML-Datei. So springen Sie zur Quelle: Windows: UNIX:

Strg + Alt und Mausklick auf den Querverweis Strg + Klick mit rechter Maustaste auf den Querverweis

Falls sich FrameMaker beim Springen in ein anderes Dokument verspringt, erhöhen Sie im Quelldokument den Zoomfaktor auf ca. 150 % und versuchen Sie es erneut. Zurückspringen: Innerhalb desselben Dokumentes können Sie mit „Esc v v“ wieder zurückspringen.

15 Querverweise 129

16

Dateien importieren/Referenzen aktualisieren

16

16.1 Abbildungen importieren Um Abbildungen zu importieren wählen Sie „Datei > Importieren > Datei…“, siehe auch Kapitel 12: „Rahmen- und Tabellenverankerung“ ab Seite 83. Im Fenster „Importieren“ können Sie zwischen den Möglichkeiten „Importieren durch Referenz“ und „Datei in Dokument kopieren“ wählen.

» Importieren durch Referenz Es wird nur ein Pfad zur Abbildung in das Dokument geschrieben. Die Abbildung wird zwar angezeigt und natürlich auch gedruckt, liegt aber außerhalb des Dokumentes. » Datei in Dokument kopieren Die Abbildung wird in das Dokument geschrieben und wird fester Bestandteil davon. Beide Methoden haben Vor- und Nachteile. 16.1.1 Importieren durch Referenz – Vorteile – FrameMaker berücksichtigt automatisch die aktuelle Version der Abbildung. – Abbildungen werden an einem zentralen Ort gespeichert. Sie können mit Sicherheit in der gleichen Ausführung in einem einzelnen Dokument und in mehreren Dokumenten verwendet werden. – Die FrameMaker-Datei bleibt klein und kann schnell gesichert werden, insbesondere auch automatisch im Hintergrund. – Das Dokument kann auch ohne die Abbildungen weitergegeben und geöffnet werden. Durch die geringe Dateigröße ist die Weitergabe technisch unproblematisch. – Der Dateiname einer Abbildung und der Pfad zu ihr kann von FrameMaker angezeigt werden.

16 Dateien importieren/Referenzen aktualisieren 131

– FrameMaker kann eine Liste erstellen, die alle im Dokument verwendeten Abbildungen nennt („Referenzliste“). 16.1.2 Importieren durch Referenz – Nachteile Falls es keine Zugriffsbeschränkungen auf den Abbildungsordner gibt, können Abbildungen verlorengehen oder unautorisiert verändert werden. 16.1.3 Datei in Dokument kopieren – Vorteile Die Abbildung ist fest mit dem Dokument verbunden – Abbildungen können nicht verlorengehen oder von Unbefugten verändert werden. 16.1.4 Datei in Dokument kopieren – Nachteile – Die FrameMaker-Dateien und deren Sicherungen beanspruchen mehr Speicherplatz und mehr Zeit beim Sichern. – Die Abbildungen werden in FrameMaker nicht automatisch aktualisiert. – Die Dateinamen können von FrameMaker nicht mehr angezeigt werden. Dies kann unangenehme Folgen haben, wenn mit Abbildungen gearbeitet wird, die sich sehr ähnlich sind. Bedenken Sie, dass EPS-Dateien ohne Vorschau auf dem Monitor nicht angezeigt und auseinandergehalten werden können. – FrameMaker kann keine Referenzliste der Abbildungen erstellen. Wenn Sie sicherstellen können, dass niemand Ihre Abbildungen unautorisiert verändert, verschiebt oder entfernt, sollte „Importieren durch Referenz“ Ihre bevorzugte Methode werden.

Abb. 111: FrameMaker vermisst eine Datei

132 16 Dateien importieren/Referenzen aktualisieren

FrameMaker sucht beim Öffnen eines Dokumentes nach den referenzierten Abbildungen. Wenn eine Datei nicht auffindbar ist, wird dies gemeldet. Sie können dann einen neuen Pfad zur Abbildung eingeben oder die Abbildung übergehen. Wenn das ganze Verzeichnis mit den Abbildungen verschoben wurde, reicht es, den neuen Pfad einmal einzugeben. Sie können natürlich FrameMaker-Dateien und Abbildungen im selben Verzeichnis ablegen. Im Sinne einer besseren Übersicht werden Sie aber Dokument-Dateien und Abbildungs-Dateien trennen. FrameMaker zeichnet relative Pfade zu den Abbildungen auf. Das heißt, der Laufwerksbuchstabe taucht nicht im Pfad auf, solange die Verzeichnisse mit den DokumentDateien und das mit den Abbildungs-Dateien auf demselben Laufwerk liegen. Sie können also Dokument-Dateien und Abbildungs-Dateien problemlos verschieben, solange die Ordner relativ zueinander nicht verschoben werden. Soll eine FrameMaker-Datei von einem Ort an einen anderen verschoben werden, die Abbildungen aber am alten Ort bleiben, dann wählen Sie „Datei > Sichern unter…“. Sichern Sie die Datei am neuen Ort – die Pfade zu den Abbildungen werden dabei aktualisiert. 16.1.5 Referenzliste erstellen Sie können eine Liste aller in das Dokument durch Referenz importierten Abbildungen generieren. So eine Liste hilft bei der Abbildungsverwaltung enorm.

Abb. 112: Einstellungen für eine Liste der durch Referenz importierten Grafiken

1. Wählen Sie „Spezial > Liste von > Referenzen…“. 2. Verschieben Sie „Importierte Grafiken“ mittels Klick auf den passenden Pfeil von der rechten auf die linke Seite. 3. Ändern Sie die „Erweiterung“ nicht und lassen Sie die Option „Hypertext-Verbindungen anlegen“ aktiviert.1 1. Siehe auch Tabelle 34 auf Seite 158.

16 Dateien importieren/Referenzen aktualisieren 133

4. Wählen Sie „Zuweisen“. Das neue Dokument zeigt: – Abbildungs-Dateinamen inkl. Laufwerkspfade – Die Seitenzahlen, auf denen sich die Abbildungen befinden. – Bei Pixeldateien: Die beim Import gewählte Auflösung. Eine neu generierte Liste wirkt etwas unübersichtlich. Nachdem Sie zum ersten Mal ein Inhaltsverzeichnis formatiert haben, haben Sie das Wissen, um auch aus der Referenzliste ein übersichtliches Dokument zu machen. Die Einträge in der Liste sind aktiv, da Sie „Hypertext-Verbindungen“ beim Generieren aktiviert hatten. So springen Sie vom einzelnen Eintrag zu der Abbildung: Windows: UNIX:

Strg + Alt und Mausklick auf den Eintrag Strg + Klick mit rechter Maustaste auf den Eintrag

Falls sich FrameMaker verspringt, erhöhen Sie im Quelldokument den Zoomfaktor auf ca. 150 % und versuchen Sie es erneut. 16.1.6 Pixeldateien importieren – Auflösung wählen Beim Importieren von Pixeldateien werden Sie gefragt, mit welcher Auflösung die Datei importiert werden soll. Voreingestellt ist die Auflösung der Abbildung. Wenn Sie jetzt z.B. 300 dpi statt 150 dpi eintragen, wird die Abbildung verkleinert importiert. FrameMaker rechnet die Auflösung nicht um. 16.1.7 Dateiname, Auflösung und alternativer Text Unter „Grafik > Objekteinstellungen…“ finden Sie alle Details einer Abbildung. Hinter „dpi zuweisen…“ verbirgt sich wieder das Dialogfenster, mit dem Sie eine Auflösung für Pixeldateien einstellen können. Wenn Sie dagegen den Rahmen markieren und die Objekteinstellungen aufrufen, können Sie unter „Objektattribute“ einen alternativen Text zum Bild eingeben, der z.B. bei der Ausgabe als Tagged PDF genutzt wird. 16.1.8 3D-Objekte importieren (nur Windows) Unter den vielen Grafikformaten, die FrameMaker importieren kann, stellen U3D-Grafiken eine Besonderheit dar, weil Sie nach dem Import noch Einstellungen in der Grafik ändern können. Diese Einstellungen sind die Hintergrundfarbe, das Beleuchtungsschema, Auswahl einer vordefinierten Ansicht und der Renderingmodus. Um eine der Einstellungen zu wählen, markieren Sie die Grafik und wählen „Grafik > 3D-Menü“. Beim Speichern eines FrameMaker-Dokumentes als PDF- oder XML-Datei werden alle 3D-Informationen weitergegeben. Für das Speichern als PDF-Datei können Sie diese Weitergabe unterdrücken. Eine entsprechende Option finden Sie unter „Datei > Voreinstellungen > Allgemein…“.

134 16 Dateien importieren/Referenzen aktualisieren

16.1.9 Geänderte Abbildungsgrößen und Abbildungsauflösungen berücksichtigen Wenn Sie Abbildungen durch Referenz importieren, greift FrameMaker beim Öffnen eines Dokumentes immer auf die Abbildungen zu und zeigt deshalb auch immer die aktuelle Version. Hat sich allerdings die Größe der Abbildung geändert, wird der Rahmen um die Abbildung nicht automatisch angepasst. Das gilt auch für die Auflösung von Pixeldateien. Wenn Sie eine Abbildung mit 150 dpi importiert haben, jetzt die Abbildung aber mit 300 dpi neu erstellen, sprengt sie den Rahmen in FrameMaker, da sie weiterhin mit 150 dpi importiert wird. Es ist Ihre Aufgabe, die Größen und Auflösungen unter Kontrolle zu halten. Wenn Sie mit geänderten Abbildungsgrößen oder -auflösungen zu kämpfen haben, helfen Ihnen diese zwei Funktionen: – Wenn Sie im Fenster „Grafik > Objekteinstellungen…“ als Skalierungsfaktor „100 %“ eintragen, bekommt die Abbildung ihre originale Größe und Auflösung zugewiesen (auch, wenn neben „dpi zuweisen“ „unbekannt“ steht). – Mit der Tastenkombination „Esc m p“ können Sie den Rahmen an die Größe der Abbildung anpassen, siehe auch „12.1.2 Rahmen an die Größe des Inhaltes anpassen: Shrinkwrapping“ auf Seite 87.

Abb. 113: Wählen Sie im Fenster „Objekteinstellungen“ 100 % für die Originalgröße

16 Dateien importieren/Referenzen aktualisieren 135

16.2 Texte importieren Wählen Sie „Datei > Importieren > Datei…“. Zuerst sollten Sie auswählen, ob Sie den Text (die Datei) in das Dokument kopieren wollen, oder ob Sie den Text durch Referenz importieren wollen: – Wenn Sie den Text bearbeiten wollen, wählen Sie „Datei in Dokument kopieren“. – Wenn Sie den Text als fertigen Bestandteil importieren wollen, wählen Sie „Importieren durch Referenz“. Der Text wird dann als Texteinschub behandelt, siehe Seite 138. FrameMaker unterscheidet beim Importieren zwischen unformatiertem und formatiertem Text. 16.2.1 Unformatierten Text importieren (ASCII, ANSI) ,

Abb. 114: Einstellungen für den Import unformatierten Textes

FrameMaker erkennt die Datei als „Text“ und Sie müssen bezüglich der Zeilenenden die für Ihre Zwecke geeignete Methode wählen. 16.2.2 Formatierten Text importieren (FrameMaker, Word, RTF, …) Wenn Sie ein FrameMaker-Dokument importieren: Da das Dokument mehrere Textflüsse enthalten kann, müssen Sie angeben, welcher importiert werden soll. Für alle Dokumenttypen müssen Sie wählen, wie enthaltene Formate behandelt werden sollen: „Importierten Textfluss formatieren:“.

136 16 Dateien importieren/Referenzen aktualisieren

» Mit Katalog des akt. Dokuments neu formatieren Wählen Sie diese Methode, um dem importierten Text bei übereinstimmenden Formatnamen die Formate des aktuellen Dokuments zuzuweisen. Stimmen die Formatnamen nicht überein, bleibt die Formatierung des importierten Textes erhalten. Im importierten Text können Sie auch gleich manuelle Seitenumbrüche (entstanden durch den Befehl „Spezial > Seitenumbruch“) und andere irreguläre Formate entfernen. Abb. 115: Einstellungen für den Import formatierten Textes

» Als Standardtext neu formatieren Wählen Sie diese Methode, wenn der importierte Text die an der Einfügemarke vorliegenden Zeichen- und Absatzformate bekommen soll. Text in Tabellen oder verankerten Rahmen behält allerdings die ursprüngliche Formatierung des Quelldokuments bei. » Quellformatierung beibehalten Wenn Sie diese Methode wählen, behält der importierte Text seine ursprüngliche Formatierung bei, auch wenn Formatnamen übereinstimmen. Sie erhalten dadurch jede Menge irreguläre Formate. 16.2.3 OLE2 (Windows) Unter Windows können Sie Text und Objekte auch als OLE2-Objekt einfügen („Datei > Importieren > Objekt…“). Bei dieser Methode stehen Ihnen die oben beschriebenen Formatierungsmöglichkeiten nicht zur Verfügung. Wenn Sie ein Objekt einfügen, z.B. ein Textverarbeitungs-Dokument, wird das Textverarbeitungsprogramm innerhalb des FrameMaker-Programm-Fensters geöffnet. Sie können das Dokument erstellen und mit der Esc-Taste wieder zum FrameMaker-Dokument zurückkehren. Das neue Dokument sitzt jetzt in einem verankerten Rahmen im FrameMaker-Dokument. Wollen Sie es erneut bearbeiten, genügt ein Doppelklick auf das Dokument. Alternativ können Sie auch versuchen, nur einen Teil einer externen Datei als OLEObjekt einzufügen. Dafür nehmen Sie den Teil der externen Datei in den Zwischenspeicher und wählen in FrameMaker „Bearbeiten > Einfügen Spezial… > Verknüpftes Objekt“. Mir sind allerdings nur wenige Fälle bekannt, in denen diese Vorgehensweise bis zur endgültigen Veröffentlichung des Dokumentes fehlerfrei funktioniert hat.

16 Dateien importieren/Referenzen aktualisieren 137

16.3 Texte durch Referenz importieren: „Texteinschübe“ Sie können auch Texte wie eine Abbildung durch Referenz importieren. Das nennt sich dann „Texteinschub“. Texteinschübe können Sie z.B. für folgende Aufgaben einsetzen: – Ein Text, der häufig überarbeitet wird, soll in mehreren Dokumenten eingesetzt werden. – Ein Inhaltsverzeichnis soll innerhalb des Dokumentes stehen, aus dem es generiert wird. Es könnte im zweispaltigen Layout in der linken Spalte stehen, während in der rechten Spalte schon der Text beginnt. FrameMaker kann den Texteinschub umformatieren. Ihnen stehen dieselben Möglichkeiten zur Verfügung, wie beim Importieren als Kopie, siehe oben. Über diese Formatierung hinaus können Sie den Text nicht bearbeiten. Für das Aktualisieren gilt, dass Sie beim Importieren festlegen, ob ein Texteinschub automatisch oder manuell aktualisiert werden soll. Mit Doppelklick auf den Texteinschub öffnet sich ein Fenster, das die Details des Einschubs zeigt.

Abb. 116: Informationen über einen Texteinschub

Wenn Sie hier „Einstellungen“ wählen, haben Sie die Möglichkeit, die beim Import gewählte Formatierungs-Methode zu ändern. Sie können mit „In Text konvertieren…“ den Einschub zu bearbeitbarem Text konvertieren. Er hat dann aber keinen Bezug mehr zur Quelle.

16.4 Referenzen aktualisieren Wenn Sie ein Dokument öffnen, fragt FrameMaker alle Referenzen ab: – Durch Referenz importierte Abbildungen werden aktualisiert. – Texteinschübe werden aktualisiert, wenn sie mit „automatisch aktualisieren“ ausgezeichnet sind. – Interne und externe Querverweise werden aktualisiert. Wenn Sie während der Arbeit alle Referenzen aktualisieren möchten, können Sie „Bearbeiten > Referenzen aktualisieren…“ wählen.

138 16 Dateien importieren/Referenzen aktualisieren

So weit, so gut. FrameMaker könnte aber auch beim Öffnen eines Dokumentes fehlende Abbildungs-Dateien oder ungelöste Texteinschübe oder ungelöste Querverweise melden. Was sind die Ursachen und wie lösen Sie die Probleme? Über fehlende AbbildungsDateien lesen Sie bitte in diesem Kapitel ab Seite 132 nach. Bei ungelösten Texteinschüben gehen Sie prinzipiell so vor, wie bei ungelösten Querverweisen, siehe unten. 16.4.1 Ungelöste Querverweise lösen Ungelöste Querverweise können folgende Ursachen haben: – FrameMaker findet eine Querverweis-Marke nicht; sie wurde irrtümlich gelöscht oder steht in bedingtem Text, der ausgeblendet ist (siehe Kapitel 24: „Mehrere Dokumentversionen in einer Datei mit „bedingtem Text““). – Der Inhalt einer Querverweis-Marke wurde (irrtümlich) geändert. – FrameMaker findet eine Datei nicht; sie wurde umbenannt, verschoben oder gelöscht. – FrameMaker findet zwar die Datei, kann Sie aber nicht ohne Fehlermeldung öffnen. Gerade der letzte Punkt wird als Ursache gerne übersehen. Eine fehlende Schrift reicht schon, um eine Datei nicht ohne Fehlermeldung öffnen zu können. Sie müssen herausfinden, welcher oder welche Querverweise ungelöst sind. Suchen Sie mit der Suchen/Ändern-Funktion nach ungelösten Querverweisen. Die Suchen/ Ändern-Funktion markiert den Querverweis und zeigt die Quelle an. Mit diesen beiden Informationen können Sie den Querverweis reparieren. Bei ungelösten Querverweisen auf Quellen im selben Dokument, also internen Querverweisen, ist die Ursache immer eine fehlende Querverweis-Marke. Bei Querverweisen auf Absätze können Sie mit Doppelklick auf den Querverweis das Querverweis-Fenster öffnen und die Quelle neu auswählen. Bei Querverweisen auf Marken, die Sie selber eingefügt haben, müssen Sie zuerst eine neue Marke einfügen und können dann den Querverweis neu anlegen. Bei ungelösten Querverweisen auf andere Dateien, also externen Querverweisen, prüfen Sie: – Kann die Datei ohne Fehlermeldungen geöffnet werden? – Existiert die Datei noch? – Findet FrameMaker die Datei nicht, weil sie umbenannt oder verschoben wurde? Bei Fehlermeldungen müssen Sie die Fehler beseitigen. Bei einer nicht mehr existenten Datei hilft nichts außer der Sicherungskopie. Bei der dritten Möglichkeit kann Ihnen FrameMaker helfen: Wählen Sie „Bearbeiten > Referenzen aktualisieren > Befehle > Ungelöste Querverweise aktualisieren“. In diesem Fenster können Sie den Pfad aktualisieren oder die umbenannte Datei auswählen. Sie müssen dann „Öffnen“ wählen und danach das Fenster mit „Abbrechen“ verlassen.

16 Dateien importieren/Referenzen aktualisieren 139

Abb. 117: Wählen Sie hier die Quelle der Querverweise

Sie können auch Dateien umbenennen, ohne ungelöste Querverweise zu hinterlassen. Das geht mit Hilfe der Buchdatei, siehe Kapitel 18.

140 16 Dateien importieren/Referenzen aktualisieren

17

Grafikwerkzeuge und Farbe

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17.1 In FrameMaker zeichnen? Die Grafikwerkzeuge in FrameMaker sind zahlreich und funktionell. Sie können auch die schönsten Farben in den unterschiedlichsten Farbsystemen definieren. Trotzdem sollten Sie so wenig wie möglich in FrameMaker zeichnen. Das hat drei Gründe: – Eine effektive Verwaltung der Grafiken ist nicht möglich, da die Grafiken Bestandteil von FrameMaker-Dateien sind. – Selbst FrameMaker könnte eines Tages ausgedient haben. Was machen Sie dann mit den Grafiken, die Sie in FrameMaker gezeichnet haben? Ein Export ist nur mühsam und über Umwege möglich. – FrameMaker kann nicht automatisch überfüllen. Nur mit erhöhtem Aufwand können Sie Ihre in FrameMaker angelegten, farbigen Grafiken sauber im Offset-Druck drucken. Wenn Sie die Grafikwerkzeuge intensiv nutzen wollen, lesen Sie bitte in der FrameMaker-Dokumentation die Details nach. Ich beschränke mich auf die folgenden wichtigen Hinweise.

17.2 Grafikwerkzeuge Mit „Grafik > Werkzeuge“ oder der Schaltfläche die Werkzeugpalette.

am rechten Fensterrand öffnen Sie

Mit der oberen Hälfte der Buttons fügen Sie neue Objekte ein. Die Objekte haben zunächst den Stil, der in der unteren Hälfte rechts angezeigt wird. Sie können mit den linken Buttons einen neuen Stil auswählen. Es öffnet sich dann ein Fenster, in dem entweder alle Möglichkeiten zur Auswahl stehen oder in dem ein Stil definiert werden kann.

17 Grafikwerkzeuge und Farbe 141

IntelligentesAuswahlwerkzeug Linie Polygon Rechteck Oval Textrahmen

ObjektAuswahlwerkzeug Bogen Freihandkurve Abgerundetes Rechteck Polygonzug Textzeile

Grafikrahmen Füllungsmuster Linienmuster Linienstärke Linienende Linienstil

Aktuelle Einstellung

Farbe Aufhellung Überdrucken/ Aussparen Abb. 118: Die Werkzeugpalette

Unter UNIX können Sie sich die Fenster zur Stildefinition zusammen mit der Werkzeugpalette anzeigen lassen. Zusätzlich werden dann auch gleich noch die anderen Befehle für die Grafikbearbeitung angezeigt. Die Befehle finden Sie ansonsten unter dem Menüpunkt „Grafik“. Alternativ können Sie sich in der QuickAccess-Leiste die Button-Reihen für die Grafikbearbeitung anzeigen lassen.

» Intelligentes Auswahlwerkzeug/Objekt-Auswahlwerkzeug Mit dem „Intelligenten Auswahlwerkzeug“ ist der Mauszeiger gemeint. Er kommt zu diesem Titel, weil er über Text zur Einfügemarke wird und über Objekten zu einem Auswahlpfeil. Mit dem „Objekt-Auswahlwerkzeug“ können Sie keinen Text, aber Textrahmen auswählen. » Textzeile Mit diesem Werkzeug fügen Sie eine frei platzierbare Textzeile ein. Sie können dieser Textzeile zwar Zeichenformate aber kein Absatzformat zuweisen. Wenn Sie die Textzeile als Objekt markieren, können Sie den Text mit der Maus frei skalieren, also auch strecken und stauchen. » Linienmuster Wenn Sie einem Objekt über „Grafik > Objekteinstellungen…“ eine Umrandungslinie zuweisen wollen, bleibt der Versuch erfolglos, bis Sie hier ein Linienmuster auswählen.

142 17 Grafikwerkzeuge und Farbe

» Aufhellung Die bessere Alternative zur Wahl einer Aufhellung ist die Definition einer eigenen Farbe. Die Farbe wird dann als Aufhellung einer Grundfarbe definiert. Diese Aufhellungen werden am Monitor besser dargestellt und können schnell dokumentübergreifend geändert werden. Die Aufhellung einer Sonderfarbe wird auf demselben Film/derselben Platte ausgegeben wie die Grundfarbe. 17.2.1 Konturlauf Sie können Grafiken auch einen Konturlauf zuweisen: „Grafik > Konturlaufeinstellungen“. Damit die hier getroffene Einstellung wirksam wird, müssen drei Bedingungen erfüllt sein: 1. Es muss sich um eine freigestellte Pixeldatei handeln. 2. Die Grafik muss in FrameMaker von Text umflossen werden, darf also nicht in einem verankerten Rahmen sitzen. Damit beim Import der Grafik nicht gleich ein Rahmen erzeugt wird, klicken Sie mit der Maus vorher außerhalb eines Textrahmens. 3. Sie müssen die Grafik über „Grafik > Nach hinten“ in den Hintergrund verschieben.

17.3 Farben im Dokument zur Verfügung stellen Sie können Farben aus einer großen Zahl an Farbbibliotheken auswählen oder selber Farben mischen. Ihnen stehen die Farbsysteme CMYK, RGB und HLS zur Verfügung. Eine neue Farbe kann als Schmuckfarbe, Prozessfarbe oder als Aufhellung, also Prozent oder Rasterwert einer anderen Farbe angelegt werden. Sie können wählen, ob Objekte mit dieser Farbe andere überdrucken sollen oder ob darunterliegende Objekte ausgespart werden sollen.

!

Wenn Sie eine Farbe als „Nicht drucken“ definieren, wird die Farbe bei der Farbseparation nicht berücksichtigt. Beim Drucken ohne Separation, z. B. an einen Arbeitsplatzdrucker, wird die Farbe aber ausgedruckt.

!

So stellen Sie eine neue Farbe zur Verfügung: 1. Wählen Sie „Darstellung > Farbe > Definitionen…“. 2. Wählen Sie die Farbe aus einer der Bibliotheken aus oder mischen Sie selber die Farbe in einem der Farbsysteme. 3. Vergeben Sie einen funktionalen Namen oder behalten Sie den Namen der Farbe bei, wenn Sie aus einer Bibliothek stammt. 4. Nehmen Sie die Einstellungen für „Drucken als:“ und „Überdrucken:“ vor. 5. Wählen Sie „Hinzufügen“. Die neue Farbe kann nicht nur Grafik-Objekten, sondern auch Text über die Absatz- und Zeichengestaltung zugewiesen werden.

17 Grafikwerkzeuge und Farbe 143

Abb. 119: Das Fenster „Farbdefinitionen“ zum Definieren und Bearbeiten von Farben

17.4 Wichtige Kurzbefehle Tabelle 31: Wichtige Kurzbefehle – Grafikwerkzeuge Befehl Objekt mit der Tastatur feinpositionieren

1 Punkt: 6 Punkte:

Objekt nur waage- oder senkrecht verschieben

Windows

UNIX

Alt + Pfeiltasten Alt + + Pfeiltasten

Strg + Pfeiltasten Strg + + Pfeiltasten

und mit der Maus verschieben

Werkzeug dauerhaft auswählen

und Werkzeug auswählen

Gerade Linie, runde Ellipse, Quadrat. Rechteck usw.

und Objekt erstellen

Mehrere Objekte auswählen

und Objekte auswählen und an einem Eck-Anfasserpunkt ziehen

Gr

up Gr pie up ren p Na ier ch un Na vor g au ch ne fh eb h en Ve int rte en i Um len fo Gl rm ät en t Gl en ät tu Ve ng rti au Ho kal fhe riz spi be Sk on ege n al tal ln ie s Ob ren pie ge je ln k M tein ag ne stel Flu tra lun ch ste ge n te r n

Objekt proportional in der Größe ändern

Verschieben

Ausrichten

Drehen Linienstil

Abb. 120: Die Buttons für die Grafikbearbeitung in der QuickAccess-Leiste

144 17 Grafikwerkzeuge und Farbe

18

Die wichtigsten Funktionen der Buchdatei

18

18.1 Die Buchdatei verwaltet Mit einer Buchdatei fassen Sie mehrere Dokumentdateien zusammen. Danach können Sie dateiübergreifend Einstellungen zuweisen und Änderungen in der Formatierung und im Text vornehmen. Die Buchdatei ist ein Verwaltungswerkzeug. Dokumentdateien, die in die Buchdatei aufgenommen werden, bleiben an Ihrem ursprünglichen Ort und werden nur in der Buchdatei aufgelistet. Eine Dokumentdatei kann in verschiedene Bücher aufgenommen werden. Es liegt dann aber bei Ihnen, den Dokumentdateien über die Buchdateien die jeweils zutreffenden Einstellungen für die anstehende Produktion zuzuweisen. Auch, wenn Ihr Dokument nur aus einer Datei besteht, ist es hilfreich, eine Buchdatei anzulegen. Inhalts- und Stichwortverzeichnisse lassen sich einfacher mit der Buchdatei erstellen und aktualisieren. 18.1.1 Handwerkliches Um eine neue Buchdatei anzulegen, wählen Sie „Datei > Neu > Buch“. Um Dateien in das Buch aufzunehmen, wählen Sie „Hinzufügen > Dateien“. Unter Windows können Sie gleich mehrere Dateien auswählen und dem Buch gleichzeitig hinzufügen. Um die Reihenfolge zu ändern, verschieben Sie die Dateien im Fenster der Buchdatei mit der Maus.

18 Die wichtigsten Funktionen der Buchdatei 145

Einstellungen in der Buchdatei überschreiben die Einstellungen, die in den einzelnen Dateien vorgenommen wurden. Ausnahme: Sie wählen für eine Datei „Aus Datei einlesen“, dann wird die betreffende Einstellung aus der ausgewählten Datei übernommen.

Abb. 121: Das Fenster einer Buchdatei

Die Aktionen in der Buchdatei beziehen sich bis auf wenige Ausnahmen immer auf die im Buchfenster markierten Dateien. Einige Einstellungen wirken sich erst dann aus, wenn Sie das Buch aktualisieren, siehe unten.

Geöffnete Dateien bekommen zwar neue Einstellungen über die Buchdatei zugewiesen, gesichert werden die Einstellungen aber erst, wenn Sie die Datei sichern. Geschlossene Dateien werden von FrameMaker geöffnet, überarbeitet, gesichert und wieder geschlossen.

18.2 Funktionen 18.2.1 Nummerierungen steuern Sie können für jede Datei unterschiedliche Nummerierungs-Einstellungen vornehmen. Meistens werden die Dokumentdateien die gleichen Einstellungen bekommen. Das Inhaltsverzeichnis und der Index werden anders behandelt. Markieren Sie im Buchfenster eine oder mehrere Dateien und wählen Sie „Format > Dokument > Nummerierung…“.

Abb. 122: Stellen Sie mit Hilfe der Buchdatei die Nummerierung der Kapitel ein

146 18 Die wichtigsten Funktionen der Buchdatei

18.2.2 Durchzählen (vgl. Seite 55) Wenn Sie auf den Baustein „“ verzichtet haben und die Absatz- und Seitenzahlen durchgezählt werden, wählen Sie unter „Seite“ und „Absatz“ die Option „Nummerierung von vorheriger Datei im Buch weiterführen“. Wenn vor der ersten Dokumentdatei ein Inhaltsverzeichnis mit separat gezählten Seitenzahlen steht, müssen Sie für die erste Dokumentdatei die Seitenzahl „1“ eingeben. Wenn Ihr Index separat gezählte Seitenzahlen hat, dann markieren Sie ihn in der Buchdatei und stellen auch für ihn die Startnummer „1“ ein. 18.2.3 Kapitelweise zählen (vgl. Seite 55) Wenn Sie kapitelweise zählen, dann wählen Sie: – Kapitel:

Nummerierung von vorheriger Datei im Buch weiterführen

– Seite:

Erste Seite Nr.: 1

– Absatz:

Absatznummerierung neu beginnen

Wenn Sie ein Kapitel auf zwei Dateien verteilt haben, bekommt der zweite Teil die Einstellungen: – Kapitel:

Gleiche Nummer wie vorherige Datei

– Seite:

Nummerierung von vorheriger Seite im Buch weiterführen

– Absatz:

Nummerierung von vorherigem Absatz im Buch weiterführen

18.2.4 Kapitel-Reihenfolge ändern Wenn Sie die Reihenfolge der Kapitel ändern wollen, markieren Sie ein Kapitel und verschieben es mit der Maus. Danach brauchen Sie nur noch das Buch zu aktualisieren, siehe unten. Das funktioniert natürlich nur so einfach, wenn jedes Kapitel in einer eigenen Datei steht. 18.2.5 Buch aktualisieren Wählen Sie „Bearbeiten > Buch aktualisieren…“. Sie können verschiedene selbsterklärende Optionen auswählen, siehe Abbildung 123. Daneben können Sie auswählen, welche der generierten Dateien aktualisiert werden sollen. Die Option „Alle Texteinschübe aktualisieren“ könnte Sie ins Grübeln bringen: Was ist mit den Texteinschüben, für die Sie eine manuelle Aktualisierung eingestellt haben? Nein, diese Texteinschübe werden nicht aktualisiert – und das ist gut so. Mit einer Buchaktualisierung werden immer die Seiten- und die Absatznummerierung aller Dateien im Buch aktualisiert. Je nach Seitenumbruch-Einstellungen werden auch Leerseiten eingefügt oder gelöscht.

18 Die wichtigsten Funktionen der Buchdatei 147

Abb. 123: Buchaktualisierungs-Optionen

18.2.6 Fehlermeldungen – Fehlerprotokoll Wenn Sie das Buch aktualisieren und es treten Probleme auf, generiert FrameMaker ein Fehlerprotokoll. Die Fehlermeldungen sind so formuliert, dass man den Fehler tatsächlich findet. Die Einträge im Fehlerprotokoll sind aktiv. Sie können sofort zur Datei oder sogar zur Problemstelle springen.

Abb. 124: Ein Fehlerprotokoll

Nicht jeder aufgeführte Fehler stoppt die Aktualisierung. Manche Meldungen sind nur als Hinweis zu verstehen. Natürlich sollte aber jeder Meldung nachgegangen werden.

148 18 Die wichtigsten Funktionen der Buchdatei

18.2.7 Seitenumbruch und andere Formate einstellen Unter „Format > Seitenlayout“ hat man mit den Funktionen „Spaltenlayout“, „Zeilenlayout“ und „Format“ die Möglichkeit, das Seitenlayout völlig neu zu gestalten. Das wird aber nicht ohne Nacharbeit in den einzelnen Dokumenten funktionieren.

Abb. 125: Der Seitenumbruch bestimmt den Seitenanschluss

Wichtig ist die Funktion „Seitenumbruch“. Spätestens jetzt, da in der Buchdatei mehrere Dokumente miteinander verbunden werden, muss man sich Gedanken darüber machen, wie der Anschluss zwischen den Dokumenten aussehen soll.

Im doppelseitigen Layout soll meistens die erste Seite eine rechte Seite sein. Dazu gehört, dass vor dem Sichern und Drucken eine „Gerade Seitenanzahl“ erzeugt wird. Wenn es dagegen egal ist, ob die erste Seite eine linke oder eine rechte ist, wählen Sie „1. Seite: Nächste verfügbare Seite“. Dazu gehört die Einstellung „Leere Seiten löschen“. Im einseitigen Layout werden Sie ebenfalls „Leere Seiten löschen“ auswählen. Es kann trotzdem vorkommen, dass FrameMaker Seiten nicht löscht. Die Gründe finden Sie im Kapitel 10: „Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch“ auf Seite 72. Unter „Format > Dokument > …“ können Sie außer der Nummerierung noch die Änderungsbalken, die Fußnoten (-darstellung), die Textoptionen und die PDF-Einstellungen vornehmen. 18.2.8 Darstellung festlegen Unter „Darstellung“ finden sich zuerst einmal alle Funktionen, die die Darstellung der Dateien am Monitor beeinflussen, also für eine Ausgabe irrelevant sind. Bevor Sie alle Dateien eines Buches durchblättern, könnten Sie hier z.B. den Zoomfaktor vereinheitlichen. Dazu kommen dann aber noch Funktionen, die sich auch auf die Ausgabe auswirken: – Ein-/ausblenden: Grafiken, Bedingten Text, Bedingungsformate – Farbe: Darstellung, Definitionen 18.2.9 Dateien umbenennen Wenn Sie eine Datei umbenennen wollen oder müssen, wählen Sie den Befehl „Bearbeiten > Datei umbenennen“. Wenn Sie die Datei mit Hilfe dieses Befehls umbenennen, bleiben Querverweise und andere Referenzen korrekt erhalten. Wenn Sie die Buchdatei umbenennen oder verschieben müssen, verwenden Sie den Befehl „Datei > Buch sichern unter…“. Dabei werden auch die Pfade zu den im Buch enthaltenen Dokumentdateien aktualisiert.

18 Die wichtigsten Funktionen der Buchdatei 149

Bei den generierten Dateien, z.B. einem Inhaltsverzeichnis, sieht es anders aus: Die Dateinamen der generierten Dateien werden an den neuen Buchnamen angepasst, aber nur in der Buchdatei, nicht auf der Festplatte. Nach dem Speichern der Buchdatei unter einem anderen Namen, stehen also generierte Dateien in der Buchdatei, die nicht vorhanden sind. FrameMaker erwartet, dass die generierten Dateien neu generiert werden und danach im selben Verzeichnis wie die Buchdatei gesichert werden. FrameMaker verhält sich anders, wenn Sie den generierten Dateien eigene Namen geben. Beispiel: Das Inhaltsverzeichnis des Buches „Modul1“ heißt standardmäßig „Modul1IVZ.fm“. Wenn Sie den Namen ändern in „InhaltModul1IVZ.fm“, kann die Buchdatei unter anderem Namen oder an einem anderen Ort gespeichert werden, ohne dass das Inhaltsverzeichnis umbenannt wird oder neu generiert werden muss. 18.2.10 Dateien drucken Wenn Sie nicht das ganze Buch, sondern nur ausgewählte Dokumente aus der Buchdatei drucken wollen, wählen Sie den Befehl „Datei > Ausgewählte Dateien drucken“. 18.2.11 Formate importieren Mit „Datei > Importieren > Formate“ können Sie Formate in vorher in der Buchdatei ausgewählte Dokumente importieren. 18.2.12 Dateiübergreifende Textbearbeitung Die Befehle „Suchen/Ändern“ und die „Rechtschreibhilfe“ beziehen sich immer auf alle Dateien im Buch. Sie können also das ganze Buch durchsuchen, bzw. die Rechtschreibhilfe auf alle Dokumentdateien anwenden.

18.3 Wichtige Kurzbefehle Tabelle 32: Wichtige Kurzbefehle – Buchdatei Befehl Durch alle Dateien blättern Einzelne Datei öffnen

Ti te Da lan te ze ia ig Bu nze e / ch ige Da akt te ua ie li Da n e sier te inf en ü Bu i a ch us gen lö dem sc he n

Alle Dateien eines Buches gleichzeitig öffnen, sichern oder schließen

Abb. 126: Buttons am unteren Rand des Buchfensters

150 18 Die wichtigsten Funktionen der Buchdatei

Windows

UNIX Bild und Bild

Doppelklick auf Dateinamen im Buchfenster + Datei öffnen/schließen/sichern

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Ein Inhaltsverzeichnis und andere Listen generieren

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19.1 Ein Inhaltsverzeichnis generieren 1. Wenn Sie es noch nicht getan haben, legen Sie jetzt eine Buchdatei an. Nehmen Sie alle Dateien in die Buchdatei auf, für die Sie das Inhaltsverzeichnis machen wollen. Handelt es sich nur um eine einzelne Datei, legen Sie trotzdem eine Buchdatei mit dieser einen Datei an. 2. Markieren Sie im Fenster der Buchdatei das Kapitel, vor das Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen wollen. 3. Wählen Sie „Hinzufügen > Inhaltsverzeichnis…“

Abb. 127: Einstellungen für ein Inhaltsverzeichnis

19 Ein Inhaltsverzeichnis und andere Listen generieren 151

Werfen Sie einen Blick auf den Eintrag bei „Erweiterung“ und ändern Sie den FrameMaker-Vorschlag nicht.1 Verlagern Sie die Absatzformate der Überschriften, die im Inhaltsverzeichnis stehen sollen, von rechts nach links. Lassen Sie die Funktion „Hypertext-Verbindungen anlegen“ aktiviert. Sie erhalten dadurch ein Inhaltsverzeichnis, in dem man durch Mausklick auf einen Eintrag zur Quelle des Eintrags springen kann. 4. Wählen Sie „Einfügen“. Es öffnet sich das Fenster „Buch aktualisieren“. Im Feld „Generieren“ sehen Sie jetzt einen Eintrag für das Inhaltsverzeichnis. 5. Wählen Sie „Aktualisieren“. FrameMaker öffnet alle Dateien des Buches, schreibt die Inhalte der ausgewählten Absatzformate in das Inhaltsverzeichnis und schließt die Dateien des Buches wieder. Das frisch generierte Inhaltsverzeichnis ist jetzt entweder sichtbar oder Sie müssen sein minimiertes Fenster öffnen. Die Gestaltung des ersten selbst generierten Inhaltsverzeichnisses wird Sie nicht begeistern. Das Inhaltsverzeichnis ist optisch völlig ungegliedert, die Seitenzahlen stehen direkt neben den Texten und die Schrifteinstellungen entsprechen wahrscheinlich nicht denen aus Ihren Dokumentdateien. 19.1.1 Auf welchen Einstellungen basiert die Gestaltung? Wenn Sie das Inhaltsverzeichnis gestalterisch genauer untersuchen, stellen Sie fest: Es basiert auf der ersten Dokumentdatei, die FrameMaker in Ihrem Buch findet. Alle Formate und Einstellungen werden aus dieser Datei übernommen und FrameMaker legt mehrere zusätzliche Absatzformate an. Wenn die erste Dokumentdatei z.B. eine Umschlagseite ist, dann hat das Inhaltsverzeichnis das Aussehen und alle Formate aus dieser Datei. Ihnen stehen folgende Aufgaben bevor: – Absatzformate bearbeiten – Einträge auf einer Referenzseite überarbeiten – Änderungen an den Vorgabeseiten 19.1.2 Absatzformate bearbeiten Die Einträge sehen auf den ersten Blick alle gleich aus. Sie haben aber unterschiedliche Absatzformate. Die Formate heißen so, wie die Überschriften aus den Dokumentdateien, haben aber alle die Erweiterung „IVZ“. Wenn Sie wollen, dass Ihr Inhaltsverzeichnis besser gegliedert ist, dann bearbeiten Sie diese Absatzformate. Denken Sie daran, dass Sie viele Einstellungen gleichzeitig für mehrere Absatzformate vornehmen können: Arbeiten Sie mit der Funktion „Globales Aktualisieren“, siehe Seite 43. 1. Siehe auch Tabelle 34 auf Seite 158.

152 19 Ein Inhaltsverzeichnis und andere Listen generieren

Wenn Sie die Seitenzahlen an den rechten Spaltenrand setzen wollen, müssen Sie einen rechtsbündigen Tabulator definieren. Seine Position entspricht der Spaltenbreite. Egal, wie Sie die Absatzgestaltung bemühen, es wird Ihnen nicht gelingen, die Tabulatoren vor die Seitenzahlen zu setzen. Schließlich wird hier nur die Position definiert. Tabulatoren eintippen? Vor jede Seitenzahl? Nein! Tabulatoren sind ein Fall für die Referenzseiten. 19.1.3 Einträge auf einer Referenzseite überarbeiten Im Inhaltsverzeichnis findet sich eine Referenzseite mit dem Namen „IVZ“. Auf dieser Seite steht für jede Ihrer Überschriften ein Absatz. Die Absätze enthalten Bausteine, mit denen Sie festlegen, welche Inhalte von der Quelle angezeigt werden.

Abb. 128: Referenz- und Arbeitsseite eines unbearbeiteten Inhaltsverzeichnisses

Die Bausteine, entsprechen denen, die auch für Querverweise eingesetzt werden. Damit es nicht zu einfach wird, sind die Bausteine diesmal in Englisch. Tabelle 33: Bausteine für die inhaltliche Gestaltung eines Inhaltsverzeichnisses oder einer Liste Baustein

Bezug zur Quelle



Seitenzahl



Text



Automatische Nummerierung (einfache Leerzeichen und Tabulatoren am Nummerierungsende entfallen, geschützte Leerzeichen entfallen nicht)



Automatische Nummerierung, beschränkt auf alles, was zwischen der ersten und der letzten spitzen Klammer steht sowie evtl. vorhandene geschützte Leerzeichen hinter der letzten spitzen Klammer.



Kapitelnummerierung



Bandnummerierung

Die einzelnen Absätze müssen mit den Bausteinen ergänzt werden, die für Ihre Zwecke gültig sind. Ein Auswahlfeld gibt es nicht, Sie müssen Tipparbeit leisten.

!

Sie dürfen nicht einen unfertigen Absatz durch die Kopie eines fertig bearbeiteten Absatzes überschreiben. Damit würden Sie das Absatzformat ebenfalls kopieren und damit die Zuordnung der Absätze zu einer Überschriftsebene durcheinander bringen.

!

19 Ein Inhaltsverzeichnis und andere Listen generieren 153

Weitere Hinweise zur Bearbeitung der Referenzseite: Wenn Sie in den Dokumentdateien die Überschriften mit Zusätzen wie „Kapitel“ oder „Teil“ versehen haben, und im Inhaltsverzeichnis auf diese Zusätze verzichten wollen, wählen Sie statt „“ den Baustein „“. Im Allgemeinen trennt man die Nummerierung von den Überschriftstexten durch einen Tabulator. Sie setzen ihn hinter den Baustein „“ bzw. „“. Seine Position richtet sich nach der zu erwartenden Breite der Nummerierungen (Einstellung im Absatzformat). Ebenfalls üblich ist es, die Seitenzahlen rechtbündig zu setzen. Also platzieren Sie auf den Referenzseiten vor den „“-Bausteinen jeweils einen rechtsbündigen Tabulator (Einstellung im Absatzformat). Noch besser ist es, an dieser Stelle noch einen zweiten Tabulator zu verwenden, siehe „19.4.3 Zeilenumbrüche und Textgestaltung“ auf Seite 156. Wenn Sie auf den Referenzseiten gearbeitet haben, müssen Sie das Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Wechseln Sie in die Buchdatei und wählen Sie „Bearbeiten > Buch aktualisieren… > Aktualisieren“.

Abb. 129: Referenz- und Arbeitsseite eines bearbeiteten Inhaltsverzeichnisses

19.1.4 Änderungen an den Vorgabeseiten Wie schon erwähnt, basiert das Inhaltsverzeichnis auf der ersten Dokumentdatei, die FrameMaker in der Buchdatei findet. Die erste Vorgabeseite im Inhaltsverzeichnis ist die rechte Vorgabeseite aus dieser Datei. Sie könnten jetzt die Vorgabeseiten im Inhaltsverzeichnis bearbeiten. Sie könnten aber auch passendere Vorgabeseiten aus einem anderen Dokument importieren, siehe unten. Bei der Übernahme der Einstellungen aus der ersten Dokumentdatei macht FrameMaker eine Ausnahme: Der „Platz für seitliche Überschriften“ wird nicht übernommen. Sie können den Platz neu einrichten oder ihn auch aus einer anderen Datei importieren.

154 19 Ein Inhaltsverzeichnis und andere Listen generieren

Die Vorgabeseiten im Inhaltsverzeichnis lassen sich auf dieselbe Art bearbeiten, wie die Vorgabeseiten in einer nicht generierten Datei. Die Änderungen ergeben sich aus Ihren Gestaltungswünschen. Häufig soll sich das Layout des Inhaltsverzeichnisses von dem der Dokumentdateien unterscheiden. Vermutlich müssen Sie auch die Kopfzeilen und die Fußzeilen bearbeiten. Wenn Sie laufende Kopf- und Fußzeilen mit den entsprechenden Systemvariablen generieren, dann funktioniert das im Inhaltsverzeichnis wahrscheinlich nicht. Die Überschrift, auf die Sie sich in der Variablen beziehen, werden Sie im Inhaltsverzeichnis wahrscheinlich gar nicht verwenden. Am einfachsten können Sie das korrigieren, indem Sie die Variablen aus den Kopf- und Fußzeilen löschen. Tippen Sie stattdessen „Inhalt“ oder „Inhaltsverzeichnis“ ein. Wenn Sie die Seitenzahlen in den Dokumentdateien kapitelweise durchzählen, wird vor den Seitenzahlen die Variable „Kapitelnummer“ stehen. Im Inhaltsverzeichnis möchten Sie vielleicht auf eine Kapitelnummer vor den Seitenzahlen verzichten. Entfernen Sie in diesem Fall die Variable in den Fußzeilen.

19.2 Formate importieren Sie brauchen natürlich nicht jedes neue Inhaltsverzeichnis neu zu formatieren. Sie können aus einem vorhandenen Inhaltsverzeichnis die Formate in jedes neue importieren. Dabei sollten Sie aber natürlich eine sinnvolle Auswahl treffen. Einige Formate sind buchspezifisch und sollten nicht von anderen überschrieben werden. 1. Öffnen Sie die Vorlage. 2. Wechseln Sie in das neue Inhaltsverzeichnis und wählen Sie „Datei > Importieren > Formate…“. 3. Wählen Sie im Fenster „Formate importieren“ die Vorlage aus. 4. Treffen Sie eine Auswahl unter den Formaten. Sie benötigen wenigstens: • Absatzformate • Seitenlayouts • Referenzseiten • Dokumenteinstellungen, wenn Sie den „Platz für seitliche Überschriften“ importieren wollen 5. Aktualisieren Sie mit Hilfe der Buchdatei das Inhaltsverzeichnis.

19.3 Neue Überschriften berücksichtigen Wenn Sie eine neue Überschriftsebene in das Inhaltsverzeichnis aufnehmen wollen oder sich vielleicht die Namen von Überschrifts-Absatzformaten geändert haben, müssen Sie die Einstellung des Inhaltsverzeichnisses ändern. Dazu markieren Sie in der Buchdatei das Inhaltsverzeichnis und wählen „Bearbeiten > Einstellungen für Inhaltsverzeichnis…“.

19 Ein Inhaltsverzeichnis und andere Listen generieren 155

Jetzt können Sie erneut auswählen, welche Absatzformate für das Inhaltsverzeichnis berücksichtigt werden sollen. Für jedes neue Absatzformat legt FrameMaker im Inhaltsverzeichnis ein neues Absatzformat mit der Erweiterung „IVZ“ und einen neuen Eintrag auf den Referenzseiten an.

19.4 Gestaltungsextras 19.4.1 Überschrift für das Inhaltsverzeichnis Sie können an den Anfang eines generierten Inhaltsverzeichnisses eine Überschrift schreiben. Text, den Sie an den Anfang oder das Ende einer generierten Datei schreiben, übersteht eine Aktualisierung der Datei. Wenn Sie Text an das Ende der Datei schreiben, achten Sie darauf, dass das Textflussendezeichen kein Format mit der Erweiterung „IVZ“ hat. Falls diese Möglichkeit nicht ausreicht: Sie haben weiterhin die Möglichkeit, den Textrahmen auf den Vorgabeseiten zu verkleinern. Im freigewordenen Platz können Sie dann – einen Textrahmen für Hintergrundtext anlegen und dort zusätzlichen Text eingeben, oder – eine „Schablone für Textrahmen auf Arbeitsseite“ mit einem zweiten Textfluss anlegen und dann auf den Arbeitsseiten den zusätzlichen Text eingeben. 19.4.2 Namensbeschränkung für neue Absatzformate Wenn Sie im Inhaltsverzeichnis neue Absatzformate anlegen, widerstehen Sie der Versuchung, diese Absatzformate mit der Erweiterung „IVZ“ zu versehen. Diese Erweiterung ist für die von FrameMaker verwalteten Formate reserviert. 19.4.3 Zeilenumbrüche und Textgestaltung Finden sich in den Überschriften erzwungene Zeilenumbrüche, übernimmt FrameMaker sie in das Inhaltsverzeichnis – wo sie dann an falschen Stellen stehen. Arbeiten Sie deshalb in den Dokumentdateien nicht mit erzwungenen Zeilenumbrüchen, sondern mit geschützten Leerzeichen, diskreten Trennungen und Trennunterdrückungen, siehe Kapitel 10: „Seitenumbruch, Spaltenumbruch, Zeilenumbruch“ auf Seite 71. Sehr lange Überschriften, die im Inhaltsverzeichnis nicht in eine Zeile passen, können ebenfalls zu unschönen Umbrüchen und zu Problemen mit der rechtsbündig ausgerichteten Seitenzahl führen. Folgende „Problemfälle“ können Sie korrigieren: – Nach einem Zeilenumbruch steht die Seitenzahl nicht rechtsbündig. Fügen Sie nach dem Baustein „“ einen weiteren Tabulator ein, definieren in der Absatzgestaltung aber keine Position für diesen Tabulator. – Es kommt zu einem Zeilenumbruch zwischen der Kapitelnummer und der Seitenzahl. Verwenden Sie auf den Referenzseiten den umbruchgeschützten Trennstrich zwischen „“ und „“ (Esc - w).

156 19 Ein Inhaltsverzeichnis und andere Listen generieren

– Worte werden ungünstig getrennt. Stellen Sie die Silbentrennung in den Absatzformaten aus. Erhöhen Sie auch die Absatzkontrolle, damit ein Eintrag nicht auf zwei Seiten verteilt wird. FrameMaker übernimmt aus den Überschriften ebenfalls die Zeichenformate. Dass ist i.Allg. ein Vorteil. Sie brauchen die Zeichenformate den Einträgen im Inhaltsverzeichnis nicht neu zuzuweisen. FrameMaker sammelt sogar alle Zeichenformate der Überschriften und nimmt Sie im Inhaltsverzeichnis in den Zeichenformat-Katalog auf. Sie können auch dafür sorgen, dass die Einträge im Inhaltsverzeichnis automatisch ein Zeichenformat zugewiesen bekommen. Dazu müssen Sie das Zeichenformat den Bausteinen auf den Referenzseiten zuweisen. Einen negativen Einfluss haben die Zeichenformate allerdings auf die Funktionalität der Hypertext-Verbindungen, siehe unten. 19.4.4 Hypertext-Verbindungen Da Sie ein Inhaltsverzeichnis mit der Funktion „Hypertext-Verbindungen anlegen“ generiert haben, ist Ihr Inhaltsverzeichnis aktiv. So springen Sie von einem Eintrag im Inhaltsverzeichnis zur Überschrift im Dokument: Windows: UNIX:

Strg + Alt und Mausklick auf den Eintrag Strg + Klick mit rechter Maustaste auf den Eintrag

Falls sich FrameMaker verspringt, erhöhen Sie im Quelldokument den Zoomfaktor auf ca. 150 % und versuchen Sie es erneut. Die Sprungbefehle verbergen sich in den Marken, die Sie bei eingeblendeten Steuerzeichen am Beginn der Einträge sehen. Die Details des Sprungbefehls werden durch den Absatz „AktivIVZ“ auf den Referenzseiten festgelegt. Sie können auch diese Details ändern, was aber selten nötig ist. Das Absatzformat „AktivIVZ“ brauchen Sie nicht in den Absatzformate-Katalog aufzunehmen. Die Hypertext-Verbindungen sind auch in einer Screen-Ausgabe aktiv, z.B. in einer PDFDatei. Zeichenformate haben negativen Einfluss auf die Funktionalität der Hypertext-Verbindungen. Das Zeichenformat beschneidet den Bereich, den Sie auswählen können, um den Sprungbefehl auszulösen. Für die Druckausgabe ist das natürlich unerheblich, für die Screen-Ausgabe sollten Sie diese verkürzten Bereiche wieder vergrößern, bei PDFDateien z.B. mit dem Verknüpfungswerkzeug im Acrobat-Vollprodukt.

19.5 Andere Listen 19.5.1 Absatzlisten In FrameMaker wird alles, was nach Seitenzahlen geordnet ist, „Liste“ genannt. Alles was alphabetisch geordnet ist, wird „Index“ genannt. Für das Inhaltsverzeichnis listen Sie die

19 Ein Inhaltsverzeichnis und andere Listen generieren 157

Absätze Ihrer Überschriften auf. Sie können stattdessen jedes beliebige Absatzformat auswählen und damit eine Liste generieren. FrameMaker schlägt mehrere Listen vor, genauer: FrameMaker schlägt eigentlich nur eine Erweiterung für den Dateinamen vor. Bei der Auswahl der Absatzformate sind Sie immer völlig frei. FrameMaker weiß ja auch nicht, welche Absatzformate Ihre Bildunterschriften oder Tabellentitel haben. Abb. 130: Listenvorschläge Tabelle 34: Von FrameMaker vorgeschlagene Dateinamen-Erweiterungen Liste

Index

IVZ

Inhaltsverzeichnis

SIX

Stichwortverzeichnis (Standardindex)

AVZ

Abbildungsverzeichnis

AIX

Autorenindex

TVZ

Tabellenverzeichnis

TIX

Themenindex

EAL

Elemente & Absätze

MIX

Markenindex

AEAL

Elemente & Absätze (alphabetisch)

RIX

Referenzenindex

ML

Marken

AML

Marken (alphabetisch)

RL

Referenzen

Die vorgeschlagenen Erweiterungen sollten Sie möglichst nicht ändern. Die Listen gestalten Sie nach demselben Prinzip wie ein Inhaltsverzeichnis. Listen für Kontrollzwecke: Wenn in Dokumentationen Ihre Texte für z.B. Hinweise oder Warnungen eigene Absatzformate haben, können Sie Listen mit diesen Texten generieren. Die Listen können dann dem Dokument vorangestellt werden oder Sie können Sie für eigene Kontrollzwecke nutzen. 19.5.2 Markenlisten Sie können und sollten Listen aller Markentexte erstellen.

!

Alle Marken werden über dasselbe Fenster eingegeben – in dem immer der Markentyp voreingestellt ist, der zuletzt verwendet wurde. So kann es schnell passieren, dass Sie eine Indexmarke eingeben wollen, tatsächlich aber eine völlig überflüssige Querverweismarke einfügen.

!

Sie sollten deshalb immer für jeden verwendeten Markentyp eine Kontrollliste anlegen und prüfen, ob sich in der Liste Einträge befinden, die zu einem anderen Markentyp gehören. Wenn ja, korrigieren Sie den Markentyp. Sie können die Hypertextverbindung nutzen, um schnell zu der Marke zu springen.

158 19 Ein Inhaltsverzeichnis und andere Listen generieren

19.5.3 Referenzlisten Wie Sie eine Liste aller ins Dokument „durch Referenz“ importierten Abbildungen generieren können, wissen Sie schon aus dem Kapitel 16: „Dateien importieren/Referenzen aktualisieren“. Auf die gleiche Art können Sie eine Liste folgender Referenzen erstellen: – Schriften

– Texteinschübe

– Bedingungstypen

– Ungelöste Texteinschübe

– Externe Querverweise

– Ungelöste Querverweise

Die Listen werden Sie selten veröffentlichen; sie dienen Kontrollzwecken. Sie können die Hypertextverbindung nutzen, um schnell zur Quelle eines Listeneintrags zu springen.

19 Ein Inhaltsverzeichnis und andere Listen generieren 159

20

Ein Stichwortverzeichnis und andere Indizes erstellen

20

20.1 Ein Stichwortverzeichnis generieren Ein Stichwortverzeichnis heißt in FrameMaker „Standardindex“. Ich verwende hier die Kurzform „Index“. Ein Index wird aus Markentexten gebildet: 1. Markieren Sie das Stichwort. 2. Wählen Sie „Spezial > Marke“. Das Stichwort steht als Vorschlag unter „Markentext“. 3. Prüfen Sie, ob als „Markentyp“ „Index“ ausgewählt ist. Abb. 131: Beispiel für einen Markentext mit zwei Ebenen

4. Überarbeiten Sie den Text nach Bedarf und wählen Sie „Neue Marke“.

FrameMaker fügt vor dem Stichwort die Indexmarke ein. Eine weitergehende Verbindung zwischen Stichwort und Markentext gibt es nicht. Wenn sich das Stichwort ändert, müssen Sie selber den Markentext anpassen. Die Markentexte können Informationen enthalten, mit denen Sie den Index vorformatieren. So können Sie die Unterordnung bestimmter Einträge unter einen anderen Eintrag schon in der Marke festlegen. Es ist auch sehr praktisch, dass Sie in die Marke ein Zeichenformat eintragen können, das den Eintrag im Index formatiert. Diese Formatierung überlebt dann auch jede Index-Aktualisierung.

20 Ein Stichwortverzeichnis und andere Indizes erstellen 161

Folgende Bausteine stehen Ihnen für die Vorformatierung zur Verfügung: Tabelle 35: Bausteine für Indexmarken Baustein

Bedeutung

: (Doppelpunkt)

Der Text hinter dem Doppelpunkt wird dem vor dem Doppelpunkt untergeordnet (2. Ebene).

; (Semikolon)

Trennt zwei Texte in einer Marke, es entstehen zwei unabhängige Einträge im Index.

[]

Der Inhalt der eckigen Klammern legt für den davorstehenden Text eine spezielle Position in der Sortierfolge fest. Damit können Sie z.B. den Text „2-Rad-Antrieb“ unter „Zwei“ einordnen.



Geben in Verbindung mit einem Stichwort den Beginn und das Ende eines Seitenbereichs an.



Wird auf den Referenzseiten im Index vor eingegeben. Erstellt automatisch einen Seitenbereich, wenn sich Indexeinträge auf mehreren, aufeinander folgenden Seiten wiederholen.



Unterdrückt die Seitenzahl hinter einem Eintrag.



Stellt in einer Marke, die mehrere Texte enthält, die Seitenzahl für einen Eintrag wieder her, der auf einen -Eintrag folgt.

1

Der Eintrag bekommt das in den Klammern stehende Zeichenformat. Das Format muss identisch im Index enthalten sein. Ein Zeichenformat am Ende des Markentextes wirkt sich nur auf die Seitenzahl aus. Damit kann eine Seitenzahl hervorgehoben werden.



Stellt die Standardschrift des Eintrags wieder her.

Wichtig für den Zeilenumbruch im Index

Diskrete Trennungen, umbruchgeschützte Leerzeichen, umbruchgeschützte Trennstriche Achtung: Eingabe in ein Dialogfenster, siehe Seite 29.

1. Sie schreiben das Zeichenformat in spitzen Klammern in die Marke. Wenn in der Marke noch Text folgt, müssen Sie das Zeichenformat mit dem Baustein wieder aufheben, wie im folgenden Beispiel. Der Markentext „cw-Wert“ führt zum Eintrag: cw-Wert.

Wenn Sie alle Marken eingegeben haben, können Sie den Index generieren: 1. Nehmen Sie alle Dateien in die Buchdatei auf, aus denen Sie den Index generieren wollen. Handelt es sich nur um eine einzelne Datei, legen Sie trotzdem eine Buchdatei mit dieser einen Datei an. 2. Markieren Sie im Fenster der Buchdatei das Kapitel, hinter dem Sie den Index einfügen wollen. 3. Wählen Sie „Hinzufügen > Standardindex…“. Werfen Sie einen Blick auf den Eintrag bei „Erweiterung“ und ändern Sie den FrameMaker-Vorschlag nicht.1 Der Markentyp „Index“ ist bereits ausgewählt. 1. Siehe auch Tabelle 34 auf Seite 158.

162 20 Ein Stichwortverzeichnis und andere Indizes erstellen

Lassen Sie die Funktion „Hypertext-Verbindungen anlegen“ aktiviert. Sie erhalten dadurch einen aktiven Index.

Abb. 132: Einstellungen für einen Standardindex

4. Wählen Sie „Einfügen“. Es öffnet sich das Fenster „Buch aktualisieren“. Im Feld „Generieren“ sehen Sie jetzt einen Eintrag für den Index. 5. Wählen Sie „Aktualisieren“. FrameMaker öffnet alle Dateien des Buches, sammelt die Texte aus den Marken und schließt die Dateien des Buches wieder. Der frisch generierte Index ist jetzt entweder sichtbar oder Sie müssen sein minimiertes Fenster öffnen. Die Einträge im Index sind natürlich alphabetisch geordnet, ansonsten wirkt er aber etwas unansehnlich. Die Seitenzahlen stehen direkt neben den Texten und die Schrifteinstellungen entsprechen wahrscheinlich nicht denen aus Ihren Dokumentdateien. 20.1.1 Auf welchen Einstellungen basiert die Gestaltung? Wenn Sie den Index gestalterisch genauer untersuchen, stellen Sie fest: Er basiert wie ein neu generiertes Inhaltsverzeichnis auf der ersten Dokumentdatei, die FrameMaker in Ihrem Buch findet. Alle Formate und Einstellungen werden aus dieser Datei übernommen und FrameMaker legt zusätzliche Absatzformate an. Wenn die erste Dokumentdatei z.B. eine Umschlagseite ist, dann hat der Index das Aussehen und alle Formate aus dieser Datei. Eine Ausnahme gibt es: Der „Platz für seitliche Überschriften“ wird nicht in den Index übernommen. Ihnen stehen folgende Aufgaben bevor: – Absatzformate gestalten – Einträge auf einer Referenzseite überarbeiten – Änderungen an den Vorgabeseiten

20 Ein Stichwortverzeichnis und andere Indizes erstellen 163

20.1.2 Absatzformate bearbeiten Die kleinen Überschriften, die einen neuen Buchstaben ankündigen, also „A“, „B“, „C“ …, heißen in FrameMaker „Gruppentitel“. Das zugehörige Absatzformat heißt „GruppentitelSIX“. Sie können es ohne Einschränkungen formatieren. Alle Einträge haben ein „Ebenen-Format“. Einfache Einträge haben das Format „Ebene1SIX“. Texte, die in der Marke hinter einem Doppelpunkt stehen, haben das Format „Ebene2SIX“ usw. Wie sich die Ebenen gestalterisch voneinander unterscheiden, legen Sie mit der Absatzgestaltung fest. Wahrscheinlich werden Sie unterschiedliche Einzüge definieren oder die unteren Ebenen mit Hilfe der Automatischen Nummerierung mit einem Spiegelstrich auszeichnen wollen. Wenn Sie die Seitenzahlen an den rechten Spaltenrand setzen wollen, müssen Sie einen rechtsbündigen Tabulator definieren. Die Position entspricht der Spaltenbreite. Beachten Sie: Den Tabulator definieren Sie in der Absatzgestaltung. Eingegeben wird er auf der Referenzseite, siehe unten. Nehmen Sie die Einstellungen der Absatzgestaltung idealerweise auch auf der Referenzseite „SIX“ vor. Dort finden Sie für jede Ebene einen Platzhalter und noch eine Reihe weiterer Absätze mit neuen Absatzformaten. Wenn Sie die Einstellungen ändern, arbeiten Sie mit „Globalem Aktualisieren“, siehe Seite 43. Markieren Sie also alle Absätze und nehmen Sie die Änderungen für die verschiedenen Absatzformate so weit wie möglich gleichzeitig vor. Achten Sie insbesondere auf Folgendes:

!

Die Absatzformate der Index-Ebenen und die Absatzformate „IndexSIX“ und „TrennzeichenSIX“ müssen die gleichen Schrifteinstellungen bekommen.

!

Begründet werden diese Vorgaben durch den Umgang des Programms mit unterschiedlichen Zeichenformatierungen im Rahmen von Hypertextverbindungen, siehe Seite 167. 20.1.3 Referenzseiten bearbeiten Im Index findet sich eine Referenzseite mit dem Namen „SIX“. Auf dieser Seite steht für jede Ihrer Ebenen ein Absatz. Zusätzlich finden Sie weitere Absätze, deren Bedeutung Sie verstehen müssen:

» TrennzeichenSIX Dieser Absatz legt mehreres fest: – Trennung zwischen Eintrag und Seitenzahl. Voreinstellung: Leerzeichen. Wenn Sie die Seitenzahlen rechtsbündig ausrichten wollen, müssen Sie das Leerzeichen durch einen Tabulator ersetzen. – Trennung zwischen Seitenzahlen untereinander, wenn es für einen Eintrag mehrere Seitenzahlen gibt. Voreinstellung: Komma und Leerzeichen. – Darstellung eines Seitenbereichs. Voreinstellung: Halbgeviertstrich

164 20 Ein Stichwortverzeichnis und andere Indizes erstellen

» GruppentitelSIX Die Gruppentitel sind aufgelistet, damit Sie sie ändern können. Bei den Buchstaben werden Sie das nur in Ausnahmefällen tun wollen (die genaue Anleitung entnehmen Sie bitte der FrameMaker-Dokumentation). Aber die Worteinträge für Symbole und Ziffern sind in Englisch und sollten durch deutsche Begriffe ersetzt werden. » SortierfolgeSIX Die drei Bausteine bestimmen mit Ihrer Reihenfolge die Positionen der Symbole, Ziffern und Buchstaben. Sie können die Reihenfolge ändern, dürfen die Bausteine aber nicht übersetzen. » IgnorierenSIX Diese Funktionalität wird selten benötigt. Beginnen Markentexte mit den hier aufgelisteten Zeichen, werden die Zeichen beim Sortieren nicht berücksichtigt. Sie werden aber im Eintrag so wiedergegeben, wie im Markentext. Sie können Zeichen löschen oder hinzufügen. » AktivSIX Legt die Funktionalität der Hypertextverbindung fest. Bestimmte Details können Sie ändern (die genaue Anleitung entnehmen Sie bitte der FrameMaker-Dokumentation). » IndexSIX Der Absatz bestimmt das Aussehen der Seitenzahlen. Beim Generieren des Indizes bekommen alle Seitenzahlen die Schrifteinstellungen dieses Absatzformates zugewiesen. Wenn Sie die Seitenzahlen in Ihren Dokumenten kapitelweise zählen, müssen Sie vor den Baustein den Baustein setzen. Verknüpfen Sie beide Bausteine mit einem umbruchgeschützten Trennstrich (Esc - w). Die folgenden Abbildungen zeigen einen unbearbeiteten und einen bearbeiteten Index.

Abb. 133: Unbearbeiteter Index: Referenz- und Arbeitsseite

20 Ein Stichwortverzeichnis und andere Indizes erstellen 165

Abb. 134: Bearbeiteter Index: Referenz- und Arbeitsseite

Damit Änderungen auf den Referenzseiten Wirkung zeigen, müssen Sie den Index aktualisieren. Wechseln Sie in die Buchdatei und wählen Sie „Bearbeiten > Buch aktualisieren… > Aktualisieren“.

20.2 Gestaltungsextras und Indexvollständigkeit Erhöhen Sie in den Absatzformaten für die Indexebenen die Absatzkontrolle, damit ein Eintrag nicht auf zwei Seiten oder Spalten verteilt wird. Um einen Zeilenumbruch zu vermeiden, der beim Halbgeviertstrich für Seitenbereiche auftreten kann, können Sie unter „Format > Dokument > Textoptionen…“ die erlaubte Trennung bei Halbgeviertstrichen unterbinden. Löschen Sie hier den Strich. Für die folgenden Themen lesen Sie bitte im Kapitel 19: „Ein Inhaltsverzeichnis und andere Listen generieren“ nach. Was dort steht, können Sie auf den Index übertragen: – „Änderungen an den Vorgabeseiten“, Seite 154 – „Formate importieren“, Seite 155 – „Überschrift für das Inhaltsverzeichnis“, Seite 156 – „Namensbeschränkung für neue Absatzformate“, Seite 156

166 20 Ein Stichwortverzeichnis und andere Indizes erstellen

Lesen Sie im selben Kapitel nach, wie man mit einer Liste die Vollständigkeit des Indizes prüfen sollte: „Markenlisten“, Seite 158.

20.3 Hypertext-Verbindungen und Zeichenformate Da Sie einen Index mit der Funktion „Hypertext-Verbindungen anlegen“ generiert haben, ist Ihr Index aktiv. Die Sprungbefehle verbergen sich in den Marken, die Sie bei eingeblendeten Steuerzeichen im Index sehen. Da sich in den Markentexten öfter mal ein Fehler einschleicht, sind die Hypertext-Verbindungen besonders nützlich. Sie können schnell zur Marke springen und den Fehler korrigieren. So springen Sie von einem Eintrag im Index zur Marke im Dokument: Windows: UNIX:

Strg + Alt und Mausklick auf den Eintrag Strg + Klick mit rechter Maustaste auf den Eintrag

Falls sich FrameMaker verspringt, erhöhen Sie im Dokument mit der Marke den Zoomfaktor auf ca. 150 % und versuchen Sie es erneut. Wenn Sie nur für den Druck planen, können Sie den Index völlig frei gestalten. Wenn Sie allerdings auch eine „Screen“-Ausgabe planen, dürfen sich die Schrifteinstellungen innerhalb eines Eintrags nicht ändern. Solche Änderungen beschneiden den Bereich, den Sie auswählen können, um den Sprungbefehl auszulösen. Beispiel: Wenn das Absatzformat „IndexSIX“ mit einer kursiven Schrift die Seitenzahlen kursiv setzt, sind nur noch die Seitenzahlen aktiv. Die Absatzformate „IndexSIX“ und „TrennzeichenSIX“ sollten deshalb die gleichen Schrifteinstellungen bekommen, wie die „Ebenen-Formate“. Auch Zeichenformate in den Markentexten bereiten dieses Problem. Da aber nicht jede Marke ein Zeichenformat haben wird, ist es machbar, den Sprungbefehl nachzuarbeiten, bei PDF-Dateien z.B. mit dem Verknüpfungswerkzeug im Acrobat-Vollprodukt.

20.4 Andere Indizes FrameMaker schlägt mehrere Indizes vor. Für diese Indizes gibt es bereits Markentypen. Sie arbeiten mit diesen Marken genauso, wie mit den Marken für den Standardindex. Wenn Sie z.B. einen Autorenindex erstellen, werden dafür nur die Markentexte vom Typ „Autor“ ausgelesen. Die vorgeschlagenen Erweiterungen für die Dateiund Absatznamen sollten Sie möglichst nicht ändern, siehe auch Tabelle 34 auf Seite 158.

Abb. 135: Vorschläge für Indizes

20 Ein Stichwortverzeichnis und andere Indizes erstellen 167

Darüber hinaus können Sie Indizes von allen Marken generieren, die im Dokument vorkommen. Dafür wählen Sie im oben gezeigten Menü den Eintrag „Marken“ und wählen dann den Markentyp aus. Wenn die vorgeschlagenen Markentypen nicht ausreichen, können Sie selber neue definieren. Dafür wählen Sie im Dokument (nicht in der Buchdatei): „Spezial > Marke/Markentyp > Bearbeiten…“.

Abb. 136: Einen neuen Markentyp definieren

Geben Sie einfach einen neuen Namen ein und wählen Sie „Hinzufügen“.

Abb. 137: Fenster um Markentypen hinzuzufügen oder zu ändern

Genauso, wie Sie eine Liste verschiedener Referenzen generieren können, können Sie die Referenzen mit Hilfe eines Indizes auch alphabetisch geordnet anzeigen lassen (vgl. Seite 159). Entscheiden Sie von Fall zu Fall, ob Ihnen eine Referenzliste oder ein Referenzindex besser hilft.

168 20 Ein Stichwortverzeichnis und andere Indizes erstellen

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Drucken und PDF-Dateien erstellen

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21.1 Details für den Druckauftrag einstellen Um einen Druckauftrag zu starten wählen Sie „Datei > Drucken…“. Das Fenster sieht je nach Betriebssystem unterschiedlich aus und wird durch betriebssystemspezifische Drucker-Einstellungen in anderen Menüs ergänzt. Die meisten der Einstellungen im Hauptfenster sind selbsterklärend, aber folgende Hinweise werden Sie brauchen:

» Exemplarweise Wenn Sie mehrere Kopien drucken, wird mit „Exemplarweise“ immer ein Exemplar des Dokumentes ganz gedruckt und dann erst die nächste Kopie gestartet.

» Leere Seiten überspringen Vollständig leere Seiten werden jetzt nicht mehr gedruckt. Die Einstellung verhindert auch leere Farbseparationsseiten. Unter UNIX finden Sie dafür bei den FarbauszugEinstellungen die Option „Leere Auszugsseiten auslassen“.

» Registermarken Abb. 138: Wählen Sie Ihre Druckoptionen

Registermarken sind auch bekannt als „Schnittmarken“ oder „Passerkreuze“. Sie werden für die Seitenmontage auf großen Druckbögen benötigt.

21 Drucken und PDF-Dateien erstellen 169

» Grafik mit niedriger Auflösung Eine niedrige Auflösung beschleunigt den Druck. Die Funktion arbeitet aber nur unter UNIX. » Farbauszüge drucken Siehe unten. » Acrobat-Dateien generieren Hier können Sie Funktionen aktivieren, die in der PDF-Datei zur Verfügung stehen sollen. Idealerweise haben Sie diese Einstellungen schon unter „Format > Dokument > PDF-Einstellungen…“ vorgenommen. 21.1.1 Drucker wählen Die folgenden Hinweise gelten nicht nur für das Drucken aus FrameMaker: – Sie brauchen einen PostScript-Drucker, wenn Sie mit importierten Grafiken im EPSFormat arbeiten. Drucker, die kein PostScript verstehen, können diese Grafiken nicht ausdrucken, sondern drucken bestenfalls eine niedrigaufgelöste Vorschau, wenn die EPS-Datei eine Vorschau enthält. – Wenn Sie die Daten direkt an den Drucker schicken, benutzen Sie den Druckertreiber des Gerätes. Ein entsprechender Treiber wird dann auf Ihrem Rechner wahrscheinlich schon installiert sein. – Wenn Ihre Dokumente auf verschiedenen Arbeitsplätzen ausgedruckt werden sollen, sollten Sie entweder immer mit demselben Drucker-Modell arbeiten oder PostScriptDrucker verwenden. Wenn Ihre Drucker PostScript „sprechen“, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihre Ausdrucke immer gleich aussehen.

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Zuverlässige Druckergebnisse erhalten Sie, wenn Sie als Standarddrucker den Adobe PDF-Drucker einstellen, immer zuerst PDF-Dateien erstellen und diese vom PDF-Reader an die Arbeitsplatzdrucker schicken.

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21.1.2 Druck für eine farbige PDF-Datei; Composite-Druck Wenn Sie unter Windows Farbdokumente drucken ohne Farben zu separieren, werden CMYK-Farben unerwünscht zu RGB-Farben konvertiert. Die einzige Ausnahme bilden Farben in importierten EPS-Dateien – was ihnen auch nicht viel hilft, weil Sie nicht jedes farbige FrameMaker-Element durch eine importierte Grafik ersetzen können. Sie könnten versuchen, mit entsprechenden Programmen die Farben in der PDF-Datei wieder in Übereinstimmung zu bringen. Am weiträumigsten und erfolgreichsten umfahren Sie das Problem, wenn Sie in Ihren Dokumenten und Grafiken das RGB-Farbsystem verwenden. Im Rahmen der Druckvorbereitung erstellen Sie dann RGB-PDF-Dateien, die von der Druckerei unter Berücksichtigung der endgültigen Ausgabeparameter in CMYK konvertiert werden.

170 21 Drucken und PDF-Dateien erstellen

21.1.3 Farbseparation in FrameMaker Da FrameMaker Farben separieren kann, können Sie selbst einige Schritte der Druckvorbereitung für auflagenstarken, farbigen Druck machen – was ihnen aber tendenziell mehr Ärger als Ruhm und Ehre einbringt. Voraussetzung für Farbseparationen ist, dass die in FrameMaker angelegten Farben und die Farben der importierten Grafiken im CMYK-Farbsystem angelegt wurden. Importierte Grafiken müssen in den Dateiformaten EPS, TIFF, oder DCS vorliegen. Zu den Farbauszug-Einstellungen gelangen Sie vom Drucken-Fenster aus. Hier können Sie Änderungen an den Farbdefinitionen vornehmen – „Prozessfarben“/„Schmuckfarben“/„Nicht drucken“ – und unter Windows zur Halbtonanzeige weiterverzweigen. Unter UNIX müssen Sie die Einträge am Beginn der Datei ps_prolog kontrollieren und bei Bedarf bearbeiten ($FMHOME/fminit). Was Sie für Werte für die Halbtonanzeige eintragen, hängt vom gewählten Ausgabegerät und von der gewünschten Druckqualität ab. Wenn Sie nicht wissen, was Sie einstellen sollen, informieren Sie sich in Ihrer Druckerei.

Abb. 139: Einstellungen für Farbauszüge

Wenn Sie von der Druckerei nicht aufgefordert werden, besser eine unseparierte PDFDatei abzugeben, erhalten Sie hier den Druckertreiber, mit dem Sie im Anschluss an die Einstellungen „in Datei“ drucken. Die Datei geben Sie dann in der Druckerei ab.

21.2 Details für PDF-Dateien einstellen Adobe FrameMaker arbeitet sehr gut mit Adobe Acrobat zusammen. Inhaltsverzeichnis, Index und Querverweise sind auch in der PDF-Datei aktiv. Zusätzlich zu den Sprungbefehlen können Sie der PDF-Datei folgende Funktionen mitgeben: – Lesezeichen, die aus den Überschriften generiert werden. – Artikel, die einem Textfluss folgen. – Dokument-Informationen wie Autor und Schlüsselwörter

21 Drucken und PDF-Dateien erstellen 171

– Notizen, die aus FrameMaker-Hypertext-Marken generiert werden. – Interne und externe Verknüpfungen, z.B. zu Web-Seiten, die aus FrameMaker-Hypertext-Marken generiert werden. – Tagged PDF-Informationen, die einem Textfluss folgen. 21.2.1 Einstellungen für die Konvertierung Nehmen Sie die Einstellungen in der Buchdatei vor. Hier können Sie alle Dateien markieren und ihnen gemeinsam die Einstellungen zuweisen. Wählen Sie „Format > Dokument > PDF-Einstellungen…“.

Abb. 140: Die PDF-Konvertierung vorbereiten

» PDF-Auftragsoptionen Wählen Sie eine Konvertierungseinstellung. Zur Wahl stehen die Standardeinstellungen aus dem Distiller, auch bekannt als „Joboptions“. Unabhängig von der aktuell im Distiller gewählten Einstellung, wird eine PDF-Datei auf der Basis der hier getroffenen Wahl erzeugt. Die wichtigsten Auftragsoptionen sind: – Standard • Geeignet für den Druck auf Desktop-Druckern. • Die Dateigröße wird durch Komprimierung und Neuberechnung so gering wie möglich gehalten • Alle Farben werden in sRGB konvertiert und es wird eine mittlere Bild-Auflösung verwendet. • Untergruppen aller in der Datei verwendeten Schriften werden (sofern zulässig) eingebettet. • Kompatibilität: Acrobat Reader ab Version 5.0

172 21 Drucken und PDF-Dateien erstellen

– Kleinste Dateigröße • Geeignet für die Anzeige im Web oder einem Intranet bzw. für die Verteilung über ein E-Mail-System. • Die Dateigröße wird durch Komprimierung und Neuberechnung so gering wie möglich gehalten • Alle Farben werden in sRGB konvertiert und es wird eine relativ niedrige Bildauflösung verwendet. • Schriftarten werden nicht eingebettet. • Die Dateien werden für Byteserving optimiert. • Kompatibilität: Acrobat Reader ab Version 5.0 – Qualitativ hochwertiger Druck • Geeignet für hochwertige Drucke auf Desktop-Druckern und Proof-Geräten. • Farben werden nicht verändert. Farb- und Graustufenbilder werden auf 300 ppi, einfarbige Bilder auf 1200 ppi heruntergerechnet. Die Transparenz wird beibehalten (bei Dateitypen, die transparenzfähig sind). • Schriftarten werden in Form von Untergruppen eingebettet. • Kompatibilität: Acrobat Reader ab Version 5.0 – Druckausgabequalität • Geeignet für die Druckausgabe in hoher Qualität (z. B. für den Digitaldruck oder Separationen, die für einen Bildbelichter oder Platesetter bestimmt sind). • Alle Farben werden in CMYK konvertiert. Farb- und Graustufenbilder werden auf 300 ppi, einfarbige Bilder auf 1200 ppi heruntergerechnet. Die Transparenz wird beibehalten (bei Dateitypen, die transparenzfähig sind). • Schriftarten werden in Form von Untergruppen eingebettet. • Kompatibilität: Acrobat Reader ab Version 5.0 – PDF/A-1b: 2005 (CMYK und RGB) • Einstellungen für die Datei-Archivierung. Es wird überprüft, ob die eingehenden PostScript-Dateien die vorgeschlagene ISO-Norm für die langfristige Archivierung von elektronischen Dokumenten erfüllen. Die Dateien dürfen z. B. keine Verschlüsselungen und Scripte enthalten. Alle Schriften müssen eingebettet sein. – PDF/X-1a, PDF/X-3 • PDF/X… ist eine ISO-Norm zum Austausch digitaler Druckvorlagen. Schriften werden alle eingebettet, Farben müssen Volltonfarben oder CMYK-Farben sein und die Datei muss PDF-Begrenzungsrahmen enthalten. Es muss ein Profil für das Ausgabemedium enthalten sein oder es wird eins eingebettet. Kompatibilität: Acrobat Reader ab Version 4.0 (Version 2001) bzw. 5.0 (Version 2003). • PDF/X-3: Wie oben, aber auch mit geräteunabhängigen Farben und Farbprofilen. Bevorzugt in Europa verwendet (Nordamerika: X-1a).

21 Drucken und PDF-Dateien erstellen 173

Wenn Sie eine Datei mit Einstellungen bekommen, z.B. von der Druckerei, müssen Sie den Distiller starten und über „Voreinstellungen > Adobe PDF-Einstellungen hinzufügen…“ die neue Einstellung hinzufügen. Die Einstellung steht dann auch zur Verfügung, wenn Sie die PDF-Konvertierung aus FrameMaker heraus starten. Ferner können Sie wählen, mit welcher Seite und mit welchem Zoomfaktor die PDFDatei geöffnet werden soll. Sie können auch Einstellungen vornehmen, die Sie aus dem Druckmenü kennen: Registermarken, Format, Seitenbereich. Wenn Sie nur einen Seitenbereich in eine PDF-Datei konvertieren, sind die Lesezeichen, Tag-Informationen und Verknüpfungen unvollständig. 21.2.2 Lesezeichen und Artikel Um aus Ihren Überschriften Lesezeichen zu machen, setzen Sie zuerst das Häkchen bei „PDF-Lesezeichen aktivieren“. Danach verschieben Sie die betreffenden Absatzformate in den „Übernahme“-Bereich. Mit + Mausklick auf einen der Pfeile können Sie alle Formate gleichzeitig verschieben.

Abb. 141: Lesezeichen-Einstellungen

Den Lesezeichen können entsprechend den Überschriftsebenen Lesezeichenebenen zugewiesen werden. Markieren Sie dazu das einzelne Absatzformat und bewegen es mit den Doppelpfeilen in die gewünschte Ebene.

!

Denken Sie daran, für die Orientierung im Index auch aus den Gruppentiteln Lesezeichen zu machen. Die Gruppentitel sollten eine Ebene unter der Überschrift für den Index eingeordnet werden.

!

Das Absatzformat „GruppentitelSIX“ steht Ihnen allerdings nur zur Auswahl, wenn Sie ausschließlich den Index im Buchfenster markieren. Alle von FrameMaker generierten

174 21 Drucken und PDF-Dateien erstellen

Absatzformate stehen Ihnen nur in den generierten Dateien für Lesezeichen zur Auswahl. Markieren Sie deshalb nach den ersten Einstellungen den Index im Buchfenster und nehmen Sie hier auch „GruppentitelSIX“ in die Lesezeichen auf. Mit einem Eintrag unter „Lesezeichen erweitert durch Ebene“ legen Sie fest, wie viele der Lesezeichenebenen zu sehen sind, wenn die PDF-Datei geöffnet wird. Die Option „Übernahme der Absatztypen in Lesezeichentext“ nimmt die Namen der Absatzformate in die Lesezeichen auf. Das bietet sich aber nur für Kontrollzwecke an. Sie können hier ebenfalls festlegen, dass die PDF-Datei „Artikel“ enthält. Jeder Textfluss bekommt einen Artikel zugewiesen und im Adobe Reader genügt ein Mausklick auf den Text und Acrobat springt dem Artikel folgend eine Ansicht weiter. Artikel sind insbesondere im mehrspaltigen Layout ein guter Service für den Leser. 21.2.3 Typen/Tagged PDF – barrierefreie PDF-Datei Mit den Tags wird die inhaltliche Gliederung des Dokumentes nachgebildet, wodurch u.a. die Möglichkeit entstehen soll, den Inhalt einer PDF-Datei vom ursprünglichen Layout zu lösen. Der Inhalt kann für Monitore unterschiedlicher Größe neu umbrochen werden. Auch eine Sprachausgabe der PDF-Datei soll mit Tags verbessert werden, dafür sind z.B. Alternativtexte für Grafiken vorgesehen. Wenn Sie die Funktion nicht brauchen, lassen Sie „Tagged PDF“ deaktiviert. 21.2.4 Verknüpfungen/Benannte Ziele „Benannte Ziele“ sind wichtig, wenn Sie Verknüpfungen zwischen PDF-Dateien anlegen. Verknüpfungen auf „Benannte Ziele“ funktionieren auch dann noch, wenn sich im Zieldokument die Seiten verschieben. Das ist bei den anderen Verknüpfungen, die einfach nur auf die Ansicht verweisen, nicht der Fall. Die von FrameMaker für Querverweise oder andere Verknüpfungen angelegten benannten Ziele werden immer in die PDF-Datei übernommen. Wenn Sie „Benannte Ziele für alle Absätze erstellen“ aktivieren, bekommt jeder Absatz ein benanntes Ziel, die Ihnen bei der weiteren Arbeit mit PDF-Dateien für Verknüpfungen zur Verfügung stehen. 21.2.5 Datei-Informationen Mit der Funktion „Dateiinformationen“ können Sie dem Dokument Informationen über den Inhalt und die Autoren mitgeben. Es gibt dafür auch die schöne Bezeichnung „XMPUnterstützung“ (Extensible Metadata Platform). Um die Dokument-Informationen einzutragen, wählen Sie im Buchfenster entweder alle Dateien oder die Zeile mit dem Buchnamen aus (einzelnen Dateien eines Buches unterschiedliche Informationen zu geben, führt dagegen schnell zum Chaos) und wählen Sie „Datei > Datei-Informationen“. Die meisten der Datei-Informationen werden in die PDF-Datei übernommen und jeder Leser der PDF-Datei kann sie sich anzeigen lassen. Mit Acrobat Catalog können Sie die

21 Drucken und PDF-Dateien erstellen 175

Informationen auch durchsuchen lassen. Für Katalogisierungen sind aussagekräftige Einträge deshalb wichtig. Wenn Sie unter „Markiert“ „Ja“ auswählen, klassifizieren Sie das Dokument als urheberrechtlich geschützt. Mit „Nein“ wird es als „öffentlich“ klassifiziert (nach XMP-Standard). 21.2.6 PDF-Dateien generieren Wählen Sie „Datei > Als PDF speichern…“. Es öffnet sich das Fenster „PDF-Einstellungen“, in dem Sie schon alle Einstellungen vorgenommen haben (sollten). Wenn Sie „Zuweisen“ wählen, wird der Distiller automatisch geöffnet, die PDF-Datei generiert, der Distiller wieder geschlossen und, wenn Sie die Option „PDF in Acrobat anzeigen“ aktiviert hatten, die PDF-Datei angezeigt. 21.2.7 PDF-Größe optimieren Die Funktion „Format > Dokument > PDF-Größe optimieren“ ist nur für FrameMakerDokumente früherer Versionen interessant. Details entnehmen Sie bitte der FrameMaker-Dokumentation.

21.3 Wichtige Kurzbefehle Tabelle 36: Wichtige Kurzbefehle – Drucken Befehl Drucken

Windows

UNIX Strg + p

176 21 Drucken und PDF-Dateien erstellen

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Fußnoten

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Wie alle FrameMaker-Funktionen, können Sie auch die Fußnoten-Funktion ganz individuell einrichten. Allerdings müssen Sie die Einstellungen an vier verschiedenen Orten vornehmen, was die Sache etwas unübersichtlich macht. Haben Sie das aber hinter sich gebracht, ist die weitere Arbeit mit Fußnoten unkompliziert. Manchmal müssen Sie allerdings manuell Spalten- oder Seitenumbrüche einfügen, um die Fußnotenreferenz wieder mit der Fußnote zusammenzubringen. Im einspaltigen Layout werden Fußnoten immer am Ende der Textspalte angeordnet. Die Anordnung der Fußnoten im mehrspaltigen Layout ist differenzierter und auf Seite 180 beschrieben. Tabellenfußnoten werden von FrameMaker separat gehandhabt und sind auf Seite 181 beschrieben. So weisen Sie einer Textstelle eine Fußnote zu: 1. Setzen Sie die Einfügemarke an die Textstelle, die eine Fußnote bekommen soll. 2. Wählen Sie „Spezial > Fußnote“. 3. Geben Sie in dem Absatz für die Fußnote den Text ein.

22.1 Einstellungen für Fußnoten 22.1.1 Das Absatzformat „Fußnote“ FrameMaker gibt den Fußnoten das Absatzformat „Fußnote“. Mit den Basis- und Standardschrift-Einstellungen können Sie die Fußnoten nach Ihren Wünschen formatieren. Die Nummerierung der Fußnoten erstellt FrameMaker automatisch. Es gibt für das Absatzformat keine Einträge bei den Einstellungen der Automatischen Nummerierung.

22 Fußnoten 177

22.1.2 Nummerierung Welche Nummerierung verwendet wird, stellen Sie unter „Format > Dokument > Nummerierung…“ ein.

Abb. 142: Wählen Sie hier die Einstellungen für die Fußnotennummerierung

Sie können alle Fußnoten in der Datei durchzählen lassen und eine Startnummer eingeben. Sie können aber auch seitenweise zählen lassen. Ist Ihr Dokument Bestandteil einer Buchdatei, können Sie die Nummerierung der vorhergehenden Datei fortführen. Das „Format“ lässt keine Wünsche offen. Unter „Spezial“ können Sie selber Zeichen für die Fußnotenreferenz eingeben. Als Vorgabe finden Sie dort schon drei Zeichen. Achtung: Eingabe in ein Dialogfenster, siehe Seite 29. Treten mehr Fußnoten auf, als „spezielle“ Zeichen definiert sind, wiederholt FrameMaker die Zeichen in mehrfacher Ausführung, z.B. Stern, Kreuz, Doppelkreuz, zwei Sterne, zwei Kreuze, usw. 22.1.3 Fußnotenspezifische Darstellungseinstellungen Es gibt weitere Einstellungen für Fußnoten, die nicht über die Absatzgestaltung vorgenommen werden können. Wählen Sie „Format > Dokument > Fußnoten…“. In diesem Fenster können Sie die maximale Höhe einstellen. Fußnoten, die nicht mehr hineinpassen, schiebt FrameMaker in die nächste Spalte/Seite. FrameMaker verteilt allerdings nie eine einzelne Fußnote auf zwei Spalten/Seiten. Falls Sie das Absatzformat „Fußnote“ umbenennen, müssen Sie auch hier den neuen Namen eintragen. Mit Einträgen bei „Präfix“ bzw. „Suffix“ können Sie immer etwas vor bzw. hinter die Fußnotenreferenz schreiben lassen. Die Vorgabe für das Suffix „In Fußnote“ ist passend für eine arabische Nummerierung gewählt: Ein Punkt und ein Tabulator. Die Position des Tabulators legen Sie mit dem Absatzformat „Fußnote“ fest.

178 22 Fußnoten

Abb. 143: Die Darstellungseinstellungen für Fußnoten

Für die Schriftgröße der Fußnotenreferenz und das Maß der Hochstellung sind die Einstellungen unter „Format > Dokument > Textoptionen…“ verantwortlich. Beachten Sie, dass sich Änderungen an den Einstellungen auch auf die mit einem Zeichenformat hochgestellten Zeichen auswirken. 22.1.4 Fußnotenlinie und Abstand zum Text Die Fußnotenlinie holt sich FrameMaker von den Referenzseiten. Dort gibt es einen Referenzrahmen mit dem Namen „Fußnote“, der die Linie enthält. Sie können den Rahmen in der Größe ändern und auch der Linie andere Einstellungen geben. Die Höhe des Rahmens bestimmt auf den Arbeitsseiten den Abstand des Textes zu den Fußnoten.

!

Falls Sie das Absatzformat „Fußnote“ umbenennen, müssen Sie dem Referenzrahmen ebenfalls den neuen Namen geben (Mausklick auf den Namen in der Statusleiste).

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22.1.5 Fußnoten löschen Markieren Sie die Fußnotenreferenz und entfernen Sie sie. Die Fußnote wird ebenfalls gelöscht und die Nummerierung der anderen Fußnoten aktualisiert. 22.1.6 Mehrere Fußnotenreferenzen auf eine Fußnote Möchten Sie mehreren Textstellen die gleiche Fußnote zuweisen, müssen Sie mit Querverweisen arbeiten. An der ersten Textstelle geben Sie die Fußnote normal ein. Ab der zweiten Stelle geben Sie einen Querverweis ein, der als Quelle die betreffende Fußnote hat. Das Querverweisformat enthält den Baustein „“. Wahrscheinlich werden Sie Ihre Fußnotenreferenzen hochstellen. Mit einem Zeichenformat können Sie

22 Fußnoten 179

auch den Querverweis hochstellen: „“. Ein entsprechendes Zeichenformat müssen Sie vorher anlegen. 22.1.7 Fußnoten am Dokumentende Wenn Sie Ihre Fußnoten am Dokumentende anordnen wollen, geht das ebenfalls über Querverweise. Sie tippen die Fußnoten am Dokumentende ein und lassen Sie mit der automatischen Nummerierung der Absatzgestaltung durchnummerieren. Nehmen Sie dafür nicht das Absatzformat „Fußnote“! An der Textstelle, an der Sie auf eine Fußnote verweisen wollen, geben Sie einen Querverweis ein, der als Quelle die entsprechende Fußnote hat. Das Format des Querverweises kann so aussehen, wie unter „22.1.6 Mehrere Fußnotenreferenzen auf eine Fußnote“ beschrieben. 22.1.8 Mehrere Fußnoten an einer Textstelle Sie müssen hinter der ersten Referenz ein Trennzeichen eingeben, z.B. ein Komma, bevor Sie die nächste Referenz eingeben können. Wenn die Referenzen hochgestellt sind, müssen Sie das Trennzeichen über ein Zeichenformat hochstellen.

22.2 Fußnoten im mehrspaltigen Layout Im mehrspaltigen Layout stehen Fußnoten entweder – am Ende der Seite oder – am Ende der Spalte, in der die Fußnotenreferenz steht oder – über einem spaltenverbindenden Element. Die genaue Position hängt von den Einstellungen im Absatzformat für die Fußnoten ab: Wenn Sie bei den Seitenumbruch-Einstellungen unter „Format“ die Einstellung „In Spalte“ gewählt haben, stehen die Fußnoten am Ende der Spalte. Gibt es auf der Seite ein spaltenverbindendes Element, stehen die Fußnoten darüber. Mit der Einstellung „Über alle Spalten“ erstrecken sich die Fußnoten über alle Spalten und zwar am Seitenende. Das gilt auch, wenn ein Element auf der Seite Spalten verbindet. Steht eine Fußnotenreferenz in einem Absatz, der Spalten verbindet, steht die Fußnote am Seitenende und verbindet ebenfalls die Spalten. Mit der Einstellung „In Spalte“ im Absatzformat für die Fußnote kann es also vorkommen, dass einige Fußnoten mitten auf der Seite über einem spaltenverbindenden Element stehen, während andere Fußnoten am Seitenende stehen. Wählen Sie deshalb besser die Einstellung „Über alle Spalten“.

180 22 Fußnoten

22.3 Tabellenfußnoten Tabellenfußnoten haben im Vergleich zu „herkömmlichen“ Fußnoten folgende Besonderheiten: – Tabellenfußnoten stehen immer direkt unter der Tabelle und können nie breiter sein als die Tabelle. – Wenn die Tabelle am Spalten-/Seitenende endet, stehen die Fußnoten am Beginn der nächsten Spalte bzw. Seite. Sie sollten dann einen Teil der Tabelle auf die nächste Seite verschieben (Befehl „Reihenformat“, siehe Seite 76). – Der Abstand der Fußnoten zur Tabelle wird durch die Höhe des Referenzrahmens „Tabellenfußnote“ festgelegt. – Den Tabellenfußnoten gibt FrameMaker das Absatzformat „Tabellenfußnote“. Die Einzüge im Absatzformat beziehen sich auf den linken und den rechten Rand der Tabelle. – Die Nummerierung beginnt unter jeder Tabelle neu. – Für die Nummerierung und die Darstellungsoptionen gibt es eigene Einstellungen. Wählen Sie: „Format > Dokument > Fußnoten > Tabellenfußnote“ und „Format > Dokument > Nummerierung >Tabellenfußnote“.

22.4 Fußnotenreferenz und Fußnoten halten nicht immer zusammen Wenn die Fußnotenreferenz so weit unten in der Spalte platziert wird, dass für die Fußnote kein Platz mehr ist, wird die Fußnote, nicht aber die Referenz in die nächste Spalte/ auf die nächste Seite verschoben. Die Referenz bleibt also ohne Fußnote zurück. Man kann jetzt darauf hoffen, dass der Leser die Fußnote trotzdem findet. Wer sich darauf nicht verlassen will, muss die Referenz mit einem manuellen Spalten-/Seitenumbruch der Fußnote hinterherschicken.

22 Fußnoten 181

23

Die Rechtschreibhilfe individuell einrichten

23

23.1 „-hilfe“, nicht „-prüfung“! FrameMaker kombiniert Silben und Worte zu neuen Worten und vergleicht sie mit denen in Ihren Texten. Deshalb werden Begriffe wie „Funkion“, „Klangverbrauch“ und „Tagtopf “ nicht bemängelt. Gewissenhaftes Korrekturlesen bleibt unerlässlich. Würde sich die Rechtschreibhilfe auf die Hauptwörterbücher und diese Funktion, also auf die Silbenkombination, beschränken, könnte man sie wirklich nur als bescheidene Hilfe bezeichnen. Durch den gezielten Einsatz der weiteren Wörterbücher und der „Optionen für die Rechtschreibhilfe“ ist sie aber doch ein nützliches Hilfsmittel. Die Rechtschreibhilfe starten Sie über „Bearbeiten > Rechtschreibhilfe…“. Hoch- und tiefgestellte Texte und Texte, die manuell von der Grundlinie verschoben wurden, werden von FrameMaker nicht geprüft

23.2 Richtig? Falsch? Was FrameMaker als falsch meldet, hängt von folgenden Einstellungen bzw. Einträgen ab: – In den Absatzformaten eingestellte Sprachen – In den Zeichenformaten eingestellte Sprachen – Einträge in den Hauptwörterbüchern – Einträge im Standard-Gruppenwörterbuch – Einträge im persönlichen Wörterbuch – Einträge im Dokumentwörterbuch – Einträge in der „Liste für automatische Korrektur“ – Eingestellte Optionen im Dialogfenster „Rechtschreibhilfe > Optionen…“

23 Die Rechtschreibhilfe individuell einrichten 183

23.2.1 Hauptwörterbücher Die Hauptwörterbücher werden zusammen mit FrameMaker installiert. Die Einträge in den Hauptwörterbüchern können Sie nicht ändern. Wenn Sie in der Absatzgestaltung für ein Absatzformat eine bestimmte Sprache auswählen, beziehen Sie sich damit auf ein Hauptwörterbuch („Absatzgestaltung > Standardschrift > Sprache“). In den unterschiedlichen Absatzformaten eines Dokumentes können verschiedene Sprachen ausgewählt sein. Sie können auch innerhalb eines Zeichenformates die Sprache festlegen und z.B. ein Zeichenformat für fremdsprachliche Begriffe anlegen. FrameMaker wechselt während der Rechtschreibprüfung zwischen den entsprechenden Hauptwörterbüchern hin und her. Für Abschnitte, die keinen sprachlichen Text, sondern eher einen Code enthalten, sollten Sie ein Absatz- oder Zeichenformat ohne Sprache anlegen („Sprache: Keine“). Die Rechtschreibhilfe fragt dann nicht so oft nach. 23.2.2 Standard-Gruppenwörterbuch Das Standard-Gruppenwörterbuch ist eine Textdatei, die Sie mit einem Editor bearbeiten können. Dieses Wörterbuch wurde eingerichtet, damit ein Verantwortlicher bestimmte Einträge vornehmen kann, auf die dann jeder FrameMaker-Anwender der Gruppe zugreift. Windows: Als Gruppenwörterbuch wird ursprünglich die Datei „site.dct“ im FrameMaker-Verzeichnis „…\dict“ verwendet. Auf das Wörterbuch verweist in der FrameMaker-Initialisierungsdatei „maker.ini“ ein Pfad. Wenn Sie eine andere Datei verwenden wollen, müssen Sie den Pfad in der ini-Datei anpassen. UNIX: Als Gruppenwörterbuch wird ursprünglich die Datei „$FMHOME/fminit/ site.dict“ verwendet. Wenn Sie eine andere Datei verwenden wollen, bearbeiten Sie in den X-Resourcen den Eintrag Maker.siteDict. 23.2.3 Persönliches Wörterbuch In das persönliche Wörterbuch sollten Sie alle die Worte aufnehmen, die FrameMaker demnächst nicht mehr bemängeln soll. Es macht allerdings keinen Sinn, einen Eigennamen wie „Kluck“ in das persönliche Wörterbuch aufzunehmen. FrameMaker würde sich dann nicht mehr melden, wenn Sie in einem anderen Dokument eigentlich „Klack“ schreiben wollten, sich aber vertippt haben. Eigennamen sind ein Fall für das Dokumentwörterbuch. Das persönliche Wörterbuch unter Windows ist die Datei „user.dct“ im Verzeichnis „… \Dokumente und Einstellungen\…\Anwendungsdaten\Adobe\FrameMaker\8.0“. Unter UNIX ist es die Datei „fmdictionary“ im Home-Verzeichnis des Anwenders. Die Datei kann mit einem Texteditor bearbeitet werden. In den meisten Fällen geht man aber die Wege, die das Fenster der Rechtschreibhilfe bietet („Bearbeiten > Rechtschreibhilfe“).

184 23 Die Rechtschreibhilfe individuell einrichten

Abb. 144: Korrekturvorschläge für ein unbekanntes Wort

» Aufnehmen Wenn FrameMaker ein unbekanntes Wort meldet, können Sie es mit „Aufnehmen“ in das persönliche Wörterbuch aufnehmen. » Streichen Das Wort, das Sie streichen wollen, tippen Sie in das Feld „Korrektur“. Mit Klick auf „Streichen“ wird das Wort im persönlichen Wörterbuch und, falls es dort auch eingetragen ist, im Dokumentwörterbuch gelöscht. » Wörterbücher… Sie können Ihr persönliches Wörterbuch in eine Datei schreiben („In Datei schreiben…“) oder eine andere Textdatei zu Ihrem persönlichen Wörterbuch machen („Wörterbuch wechseln…“). Mit „Aus Datei einlesen…“ können Sie Ihr Wörterbuch mit den Einträgen aus einer anderen Datei ergänzen. Wenn auf Ihrem Rechner auch fremdsprachliche Dokumente bearbeitet werden, sollten Sie für jede Sprache ein eigenes Wörterbuch anlegen. Sie können auch gar kein persönliches Wörterbuch auswählen und arbeiten dann nur mit dem Standard-Gruppenwörterbuch. Darauf wird der Verantwortliche, der das Gruppenwörterbuch verwaltet, evtl. Wert legen. Unten im Fenster „Wörterbuchfunktionen“ wird angezeigt, welche Datei Sie gerade als persönliches Wörterbuch verwenden. 23.2.4 Dokumentwörterbuch In das Dokumentwörterbuch sollten Sie alle Worte aufnehmen, die FrameMaker im Moment nicht mehr bemängeln soll, die aber in anderen Dokumenten ein Fehler sein können. Dazu gehören insbesondere die Eigennamen von Personen. Eigennamen, die immer wieder auftreten, und auch von anderen Anwendern in Ihrer Arbeitsumgebung immer wieder verwendet werden, gehören dagegen in das Standard-Gruppenwörterbuch.

23 Die Rechtschreibhilfe individuell einrichten 185

Das Dokumentwörterbuch ist in die jeweilige FrameMaker-Datei integriert. Es kann auch mit einem Texteditor bearbeitet werden. Dazu muss es aber erst in eine Textdatei geschrieben werden und nach dem Bearbeiten wieder in die FrameMaker-Datei eingelesen werden. Sie müssen das Originalwörterbuch zwischen den beiden Schritten löschen. Es ist sonst immer noch in der FrameMaker-Datei enthalten und die alten Einträge würden nur mit den neuen ergänzt. Abb. 145: Dokumentwörterbuch bearbeiten

Sie können für die Bearbeitung auch die Wege gehen, die das Fenster der Rechtschreibhilfe bietet:

» Zulassen Wird ein unbekanntes Wort gemeldet, nehmen Sie es mit „Zulassen“ in das Dokumentwörterbuch auf. » Streichen Das Wort, das Sie streichen wollen, tippen Sie in das Feld „Korrektur“. Mit Klick auf „Streichen“ wird das Wort im Dokumentwörterbuch und, falls es dort auch eingetragen ist, im persönlichen Wörterbuch gelöscht. 23.2.5 Weitere Wörterbuchfunktionen

» Alle Absätze für erneute Prüfung markieren Haben sich die Wörterbücher oder die Optionen geändert, sollten Sie nach Wahl von „Alle Absätze für erneute Prüfung markieren“ die Rechtschreibprüfung erneut starten. FrameMaker merkt sich, welche Absätze seit der letzten Prüfung geändert wurden und würde sonst nur diese Absätze erneut prüfen. » Dokument neu trennen „Dokument neu trennen“ müssen Sie wählen, wenn Sie in einem Ihrer Wörterbücher die Trennungen der Einträge bearbeitet haben, siehe Seite 187. » Unbekannte Wörter in Datei aufzeichnen… Mit dieser Funktion können Sie schnell ein umfangreiches Wörterbuch anlegen. Sammeln Sie alle Ihre Fachbegriffe in einer zusätzlichen FrameMaker-Datei. Wählen Sie dann diese Funktion aus. Die Datei, die entsteht, überprüfen Sie auf richtige Trennungen und speichern Sie dann als Wörterbuch ab. 23.2.6 Automatische Korrektur Wenn Sie diese Funktion verwenden, werden alle weiteren Fundstellen des aktuell geprüften Wortes ohne weiteres Nachfragen korrigiert. Vielleicht muss das geprüfte und

186 23 Die Rechtschreibhilfe individuell einrichten

bemängelte Wort an verschiedenen Stellen aber unterschiedlich korrigiert werden? Diese „bequeme“ Funktion ist mit großen Risiken verbunden. Die Worte, die automatisch korrigiert werden sollen, werden von FrameMaker in einer Liste gesammelt. Die Liste kann im Fenster der Rechtschreibhilfe mit „Wörterbücher…/ Liste für automatische Korrektur löschen“ gelöscht werden. Beenden von FrameMaker löscht die Liste ebenfalls. 23.2.7 Optionen… Mit den Optionen beeinflussen Sie den Ablauf der Rechtschreibprüfung in Bezug auf alles, was nicht Wortprüfung ist. Welche Optionen Sie auswählen sollten, hängt von Ihren Dokumenten ab. Achtung: Eingabe in ein Dialogfenster, siehe Seite 29.

Abb. 146: Wählen Sie die Optionen passend zu Ihrem Dokument

23.2.8 Buchdatei und Wörterbücher Alle Wörterbuchfunktionen können Sie auch innerhalb einer Buchdatei ausführen und sie damit gleichzeitig auf mehrere Dateien anwenden.

23.3 Silbentrennungen bearbeiten Auf Basis seiner Silbenkenntnisse berechnet FrameMaker Trennungen. Wenn FrameMaker nicht richtig trennt, können Sie für einzelne Worte eine Trennungsregel festlegen. Die neue Regel wird in das persönliche Wörterbuch geschrieben. 1. In das Feld „Korrektur“ tragen Sie das anders zu trennende Wort ein. 2. Wählen Sie „Trennung anzeigen“. FrameMaker kennzeichnet die vorgesehenen Trennstellen durch Striche. 3. Je nach Wunsch: • Einzelne Trennstelle rausnehmen: Entfernen Sie den Strich an der Stelle, an der nicht getrennt werden soll.

23 Die Rechtschreibhilfe individuell einrichten 187

• Trennstelle hinzufügen: Setzen Sie an die Stelle einen Strich. • Trennung unterdrücken: Entfernen Sie alle vorhandenen Striche und setzen Sie vor das Wort einen Strich. 4. Wählen Sie „Aufnehmen“. 5. Öffnen Sie das Fenster „Wörterbücher…“ und wählen Sie „Dokument neu trennen“.

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Neue Trennungsregeln können Probleme bereiten, wenn Sie Dokumente weitergeben, nicht aber das persönliche Wörterbuch. Wenn der Empfänger während der Bearbeitung „Dokument neu trennen“ wählt, werden die Trennungsregeln aus seinem Wörterbuch benutzt. Geänderte Zeilen- und Seitenumbrüche können die Folge sein.

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23.3.1 Manuelle Trennunterdrückung und Trennvorgaben Soll ein Wort an einem bestimmten Zeilenende anders getrennt werden, geben Sie an der gewünschten Stelle einen wahlweisen Trennstrich ein (Strg + -). Sie können mehrere wahlweise Trennstriche in ein Wort tippen. Soll ein Wort gar nicht getrennt werden, tippen Sie nur einen wahlweisen Trennstrich vor das Wort. Alternativ können Sie mit „Esc k t“ eine Trennunterdrückung vor das Wort tippen. Sie können auch die Suchen/Ändern-Funktion einsetzen, um ein Wort, das oft im Text vorkommt, mit wahlweisen Trennstrichen oder einer Trennunterdrückung zu ergänzen. Beispiel: Der Name „Schindler“ soll nicht getrennt werden. Suchen Sie nach „Schindler“ und ändern Sie in „\-Schindler“. Für lange Ausdrücke, die häufig verwendet werden, sollten Sie eine Variable anlegen. In die Variable können Sie die richtige Trennung eintragen.

188 23 Die Rechtschreibhilfe individuell einrichten

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Mehrere Dokumentversionen in einer Datei mit „bedingtem Text“

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24.1 Was ist bedingter Text? Bedingter Text hilft Ihnen, wenn Sie Varianten eines Dokumentes herausbringen oder ein Dokument mit nur zeitweise sichtbaren Ergänzungen versehen wollen. Die FrameMaker-Datei enthält „nicht bedingten“ Text, der in allen Varianten des Dokumentes erscheinen wird. Daneben enthält die Datei „bedingten“ Text, der die jeweiligen Inhalte für die verschiedenen Dokumentvarianten enthält oder die bei Bedarf auszublendenden Ergänzungen beinhaltet. Wenn Ihre Dokumentvarianten nur einmal veröffentlicht werden, können Sie natürlich auch erst eine Variante fertigstellen, und dann die Datei unter anderen Namen abspeichern. Mit diesen Duplikaten könnten Sie dann Ihre weiteren Varianten erstellen. Wenn aber zu erwarten ist, dass Ihre Dokumentvarianten demnächst überarbeitet werden müssen und die Änderungen den Teil betreffen, der in allen Dokumenten gleich ist, dann arbeiten Sie besser mit bedingtem Text. Sie brauchen dann die Änderungen nur einmal einzuarbeiten und können sofort wieder alle Varianten veröffentlichen. Als bedingt definieren können Sie: – Zeichen (Buchstaben, Worte, Zahlen, Sonderzeichen) – Ganze Absätze – Tabellenreihen (keine Spalten!) – Ganze Tabellen – Verankerte Rahmen mit Inhalt, z.B. Grafiken – Marken – Fußnoten-Referenzen und damit auch die Fußnoten

24 Mehrere Dokumentversionen in einer Datei mit „bedingtem Text“ 189

Um Text als bedingt zu kennzeichnen, weisen Sie dem Text Bedingungs-Tags zu. Die Bedingungs-Tags legen Sie selber an. Für jede Dokumentvariante brauchen Sie ein Bedingungs-Tag. Ausgeblendeter bedingter Text steht in einer Marke, die Sie erkennen, wenn Sie sich die Steuerzeichen anzeigen lassen.

24.2 Bedingungs-Tags anlegen Wählen Sie „Spezial > Bedingter Text > Bedingung verwalten…“. In dem Fenster „Bedingungs-Tag verwalten“ können Sie schon vorhandene Tags markieren und nach der Wahl von „Bearbeiten“ bearbeiten. Wenn Sie „Hinzufügen“ auswählen, können Sie ein neues Tag anlegen.

Abb. 147: Bedingungs-Tags verwalten

Damit Sie die Bedingungs-Tags untereinander und von nicht bedingtem Text unterscheiden können, weisen Sie den Bedingungs-Tags farbliche oder stilistische Merkmale zu. Ein solches Unterscheidungsmerkmal nennt man „Bedingungsformat“. Enthält ein Dokument farbigen Text, sollten Sie als Bedingungsformat keine Farbe, sondern einen bestimmten Stil, z.B. „Überstrichen“ wählen. Sie können später wählen, ob die Bedingungsformate ein- oder ausgeblendet werden sollen.

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Bedingungsformate werden gedruckt. Denken Sie daran, die Bedingungsformate vor der Veröffentlichung des Dokumentes auszublenden.

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24.3 Bedingungs-Tags zuweisen Markieren Sie die Stelle, die ein Bedingungs-Tag bekommen soll. Wählen Sie „Spezial > Bedingter Text > Bedingten Text anwenden…“. Verschieben Sie im Fenster „Bedingter Text“ mit den Pfeilen oder mit Doppelklick das gewünschte Bedingung-Tag in die Spalte „Mit:“ und wählen Sie „Zuweisen“. In der Statusleiste wird vor dem Absatzformat jetzt auch das Bedingungs-Tag angezeigt.

190 24 Mehrere Dokumentversionen in einer Datei mit „bedingtem Text“

Mit „Bearbeiten > Kopieren Spezial > Bedingter Text“ können Sie ein Bedingungs-Tag in die Zwischenablage nehmen. Danach können Sie mit „Einfügen“ das Bedingungs-Tag schnell einer anderen Auswahl zuweisen. Denken Sie daran, dass Sie auch bei der „Suchen/Ändern“-Funktion die Möglichkeit haben, eine Fundstelle durch den Inhalt der Zwischenablage zu ersetzen. Wenn Sie im Zwischenspeicher ein Bedingungs-Tag haben, wird der Fundstelle mit Klick auf „Ändern“ das Bedingung-Tag zugewiesen. Ein Bedingungs-Tag steht im Fenster „Bedingter Text“ unter „Beibehalten“, wenn Textpassagen markiert sind, indem das Bedingungs-Tag nicht an allen Stellen zugewiesen ist. Das ist kein Fehler, sondern nur ein Hinweis darauf, dass FrameMaker das Tag bei der getroffenen Textauswahl weder als „Mit:“ noch als „Ohne:“ einordnen kann.

Abb. 148: Das Bedingungstag „Asien“ ist nicht an allen markierten Stellen zugewiesen

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Drücken Sie innerhalb eines bedingten Textes die Return-Taste, hat zwar auch der neue Absatz das Bedingungs-Tag, nicht aber das gerade erzeugte Absatzendezeichen.

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Dies ist ein Bug, denn das nicht bedingte Absatzendezeichen zerstört den Textfluss, wenn Sie den bedingten Text ausblenden. Sie müssen dem Absatzendezeichen das oder die Tags erneut zuweisen.

24.4 Bedingte Textergänzungen ein-/ausblenden Verwenden Sie bedingten Text, um ein Dokument mit Informationen zu ergänzen, ist das Vorgehen einfach. Wählen Sie „Spezial > Bedingter Text > Bedingten Text ein-/ausblenden…“. Sie können die zugehörigen Tags mit den Pfeilen oder durch Doppelklick unter „Einblenden:“ oder „Ausblenden:“ einordnen. Sobald Sie „Zuweisen“ wählen, werden die bedingten Textstellen ein- oder ausgeblendet.

24 Mehrere Dokumentversionen in einer Datei mit „bedingtem Text“ 191

Abb. 149: Bedingung mit nur einem Tag

24.5 Dokumentvarianten mit „Ausdrücken“ veröffentlichen/ „Boolsche“ Verknüpfungen Wenn Sie mit „Einblenden/Ausblenden“ arbeiten, blendet FrameMaker Textstellen ein, sobald eines der an der Textstelle zugewiesenen Tags eingeblendet wird. Dokumentvarianten können Sie deshalb nur dann durch einfaches Ein- oder Ausblenden von bedingten Textstellen umsetzen, wenn die bedingten Texte eine direkte Alternative zueinander darstellen. In vielen Anwendungsfällen müssen Sie aber berücksichtigen, dass viele Textstellen nur eingeblendet werden dürfen, wenn mehrere Bedingungen zutreffen. Folgendes Beispiel soll das Vorgehen verdeutlichen: Sie erstellen eine Beschreibung für ein Produkt, das es in den Ausführungen „Standard“ und „Luxus“ gibt. Das Produkt wird in Europa und den USA verkauft und hat davon abhängig unterschiedliche Merkmale. Es kann also vier verschiedene Varianten des Produktes geben, mit der Folge, dass Sie bis zu vier Dokumentvarianten veröffentlichen müssen. Sie benötigen vier Bedingungs-Tags: „Standard“, „Luxus“, „Europa“, „USA“. Nun gibt es zwei mögliche Prinzipien: Das „additive“ und das „subtraktive“ Prinzip. Wenn Sie das additive Prinzip wählen, müssen Sie mehr Tags zuweisen, können dann aber einfachere „Ausdrücke“ erstellen. Die Ausdrücke steuern, welche Texte ein- oder ausgeblendet werden. Wenn Sie den subtraktiven Weg gehen, weisen Sie weniger Tags zu, müssen die „Ausdrücke“ aber verneinen. Beim additiven Prinzip blendet FrameMaker alle Textstellen ein, die alle der im Ausdruck genannten Tags haben. Beim subtraktiven Prinzip blendet FrameMaker alle Textstellen aus, die eines der im Ausdruck genannten Tags haben. Das additive Prinzip: Sie weisen allen Textstellen, die zu einer bestimmten Variante gehören, die entsprechenden Tags zu. Dabei werden Sie vielen Textstellen auch zwei oder mehr Tags zuweisen. Zum Beispiel bekommen alle Textstellen, die die Europa-Variante

192 24 Mehrere Dokumentversionen in einer Datei mit „bedingtem Text“

beschreiben und für die Standard- und Luxus-Variante gültig sind, die Tags „Europa“, „Standard“ und „Luxus“. Sie benötigen vier „Ausdrücke“: – "Standard"AND"Europa"

Zeigt die Standard-Variante für Europa an.

– "Standard"AND"USA"

Zeigt die Standard-Variante für USA an.

– "Luxus"AND"Europa"

Zeigt die Luxus-Variante für Europa an.

– "Luxus"AND"USA"

Zeigt die Luxus-Variante für USA an.

Wenn Sie z.B. den Ausdruck "Standard"AND"Europa" auswählen, werden die Textstellen angezeigt, die die Tags „Standard“ und „Europa“ oder noch weitere Tags haben. Das subtraktive Prinzip: Sie weisen den Textstellen nur das Tag zu, das die Textstelle von den anderen unterscheidet. Sie weisen – in unserem Beispiel – einer Textstelle maximal zwei Tags zu. So bekommen alle Textstellen, die die Europa-Variante beschreiben und für die Standard- und Luxus-Variante gültig sind, nur das Tag „Europa“. In den Ausdrücken wird festgelegt, was nicht angezeigt werden soll: – NOT"USA"ANDNOT"Luxus"

Zeigt die Standard-Variante für Europa an.

– NOT"Europa"ANDNOT"Luxus"

Zeigt die Standard-Variante für USA an.

– NOT"USA"ANDNOT"Standard"

Zeigt die Luxus-Variante für Europa an.

– NOT"Europa"ANDNOT"Standard"

Zeigt die Luxus-Variante für USA an.

Abb. 150: Ein additiver Ausdruck

Ich würde das additive Prinzip bevorzugen. Weisen Sie konsequent den Textstellen, die in verschiedenen Varianten auftreten können, alle zugehörigen Tags zu. Eine Ausnahme bilden natürlich die Textstellen, die in allen Varianten auftreten: Diese bekommen gar kein Tag zugewiesen. 24.5.1 Grenzen der Funktion Erweitern wir das Beispiel um eine regionale Alternative: Das Produkt wird mit einigen Modifikationen auch nach Asien geliefert. Sie müssen das neue Bedingungs-Tag „Asien“

24 Mehrere Dokumentversionen in einer Datei mit „bedingtem Text“ 193

anlegen. Es wird drei neue Textstellen geben, denen Sie das Tag zuweisen: Textstellen, die für beide Asien-Varianten gelten, Textstellen nur für die Asien-Standard-Variante und Textstellen nur für die Asien-Luxus-Variante. Es gibt insgesamt 6 Dokument-Varianten. Nun kann es aber auch Textstellen geben, die nicht nur für eine, sondern für zwei Regionen gelten und denen Sie die passenden Tags zuweisen müssen. Gleichzeitig müssen Sie daran denken, den Texten, die unabhängig von der Region für alle Standard- oder LuxusVarianten gelten, das neue Asien-Tag zuzuweisen. Solche Erweiterungen sind handhabbar, wenn es um eindeutige Alternativen zu schon vorhandenen Varianten geht. Zurück zum ursprünglichen Beispiel mit den vier Dokumentvarianten, das wir jetzt in eine andere Richtung erweitern: Für Stammkunden soll es das Produkt mit kostenlosen Zusatzausstattungen geben, die „Bonus“-Variante. Die Bonus-Variante unterscheidet sich aber je nach Standard- oder Luxus-Produkt und Zielregion. Es sind nun acht Dokument-Varianten möglich. Problematisch ist, dass die Bonus-Variante keine Alternative zu einer der regionalen Varianten oder zu einer der Ausstattungs-Varianten ist, sondern diese Varianten ergänzt. Es gibt mehrere Wege, um nun alle Varianten darstellen zu können. Ich erkläre hier das additive Prinzip, das berücksichtigt, dass alle bedingten Textstellen alle charakteristischen Tags bekommen sollen. Sie benötigen zwei neue Tags: Ein „Bonus“-Tag und ein Tag, das den Texten zugewiesen wird, auf denen die Bonus-Texte aufbauen, also ein „Basis“-Tag. Die Ausdrücke für die Basis-Varianten müssen nun mit diesen Tags ergänzt werden. Zum Beispiel lautet der Ausdruck für die Luxus-Europa-Variante: "Europa"AND"Luxus"AND"Basis".

Die Ausdrücke für die Bonus-Varianten müssen berücksichtigen, dass die Texte mit Basis-Tag ebenfalls eingeblendet werden. Das gelingt mit Hilfe des OR-Operators. Zum Beispiel lautet der Ausdruck für die Bonus-Luxus-Europa-Variante: "Bonus"AND"Luxus"AND"Europa"OR"Europa"AND"Luxus"AND"Basis"

Ich denke, es wird klar, dass die Grenzen der Funktion nicht bei der Formulierung der Ausdrücke zu finden ist. Vielmehr ist es eine sehr anspruchsvolle Aufgabe, den Texten die charakteristischen Bedingungs-Tags zuzuweisen. Bei dem oben dargestellten Bonus-Beispiel würde es sich anbieten, die Aufgabe zu vereinfachen und zwei Dokumente anzulegen: Ein Dokument für die Bonus-Varianten und ein Dokument für die Varianten ohne Bonus-Ausstattung. Ich möchte auch noch einmal darauf hinweisen, dass sich der Einsatz von bedingtem Text erst dann richtig lohnt, wenn Textüberarbeitungen die nicht bedingten Textstellen betreffen. Wenn sich die Überarbeitungen überwiegend auf die bedingten Texte beziehen, pflegen Sie die Dokumentversionen besser in verschiedenen Dateien.

194 24 Mehrere Dokumentversionen in einer Datei mit „bedingtem Text“

24.5.2 Ausdrücke anlegen Um einen neuen Ausdruck anzulegen, wählen Sie im Fenster „Bedingten Text ein-/ausblenden“ „Ausdruck erstellen“. Sie können nur neue Ausdrücke anlegen, und mit Wahl von „Festlegen“ zu schon vorhandenen hinzufügen. Bearbeiten oder Löschen von Ausdrücken ist in FrameMaker 8 in der Benutzeroberfläche nicht vorgesehen! Sie können sich behelfen und Ausdrücke über den Export/Import als mif-Datei entfernen, siehe unten. Im Fenster „Ausdruck erstellen“ können Sie unter „Ausdruck“ Text eingeben oder mit dem Pfeil und den Schaltflächen „AND“, „OR“ und „NOT“ die Texte zusammensetzen. Mit der Schaltfläche „Löschen“ können Sie Ihre Eingabe löschen und neu beginnen. Im Fenster „Bedingten Text ein-/ausblenden“ können Sie unter „Laut Ausdruck anzeigen“ einen der Ausdrücke auswählen und mit der Wahl von „Zuweisen“ dem Dokument zuweisen. Während es möglich ist, die einfachen ein-/ausblenden-Einstellungen und die Bedingungsformate über die Buchdatei dateiübergreifend zu setzen, geht das mit den Ausdrücken nicht! Sie müssen in der Buchdatei die Dokumentdateien einzeln auswählen und über „Darstellung > Bedingten Text ein-/ausblenden…“ die passenden Ausdrücke für eine Veröffentlichung wählen.

24.6 Tipps für den Umgang mit bedingtem Text 24.6.1 Ordnung halten Halten Sie bei der Texteingabe in Bezug auf Bedingungs-Tags immer die gleiche Reihenfolge ein. Trennen Sie innerhalb einer Textzeile die bedingten Texte durch ein Leerzeichen, sonst wird der Text für Sie während der Bearbeitung unleserlich. Weisen Sie auch den Leerzeichen jeweils ein Bedingungs-Tag zu, konsequent immer dem Leerzeichen vor dem Text oder dem Leerzeichen hinter dem Text. Grenzen bedingte Texte an ein Satzzeichen, müssen Sie sich entscheiden, ob Sie das Satzzeichen „unbedingt“ verwenden wollen, oder ob Sie es durch Satzzeichen innerhalb der bedingten Texte ersetzen wollen. Bleiben Sie einer einmal getroffenen Entscheidung treu. 24.6.2 Bedingter Text oder mehrere Buchdateien? Prüfen Sie, ob es möglich ist, aus den bedingten Texten einzelne Kapitel zu machen. Sie können dann mehrere Buchdateien anlegen, die sich nur in der Variante dieses Kapitels unterscheiden. 24.6.3 Bedingte Textstellen entfernen Wenn Sie aus einem Dokument, aus dem Sie bisher mehrere Varianten veröffentlicht haben, mehrere Dokumente ohne bedingten Text machen wollen, werden Sie nach einem Weg suchen, bedingte Textstellen zu löschen.

24 Mehrere Dokumentversionen in einer Datei mit „bedingtem Text“ 195

Am schnellsten geht das, indem Sie nach und nach die Bedingungs-Tags löschen, auf deren Texte Sie verzichten können. Sobald Sie das letzte Tag an einer Textstelle löschen wollen, fragt FrameMaker, ob die bedingten Textstellen „unbedingt“ erhalten oder gelöscht werden sollen. 24.6.4 Umbenennen von Bedingungs-Tags Wählen Sie „Spezial > Bedingter Text > Bedingung verwalten…“. Wählen Sie ein Tag aus und danach „Bearbeiten“. Sie können den Namen und das Bedingungsformat ändern.

!

FrameMaker aktualisiert nicht die Namen der Tags in den Ausdrücken. Sie müssen die Ausdrücke selber überarbeiten – wodurch zusätzlicher Ärger auf Sie zukommt, weil Sie keinen Ausdruck überarbeiten, sondern nur Ausdrücke hinzufügen können.

!

Siehe auch „24.6.7 Ausdrücke mit Hilfe der mif-Datei überarbeiten“. 24.6.5 Importierte Abbildungen verwalten Falls feststeht, dass Sie einzelne Dokumentvarianten archivieren müssen, also alle nicht benötigten Texte und Abbildungen aus einem Dokument löschen müssen, ist es hilfreich, Abbildungen zu separieren. Legen Sie Abbildungen, die Sie per Referenz importieren und denen Sie Bedingungs-Tags zuweisen, in passend zu den Bedingungs-Tags benannten Ordnern ab. Sie können dann leichter nur die Abbildungen für eine bestimmte Dokument-Variante archivieren. 24.6.6 Bedingter Text und Variablen Kombinieren Sie bedingte Texte mit Variablen. Setzen Sie Variablen so ein, wie im Kapitel 14: „Variablen“ ab Seite 115 beschrieben. Sollen sich die Inhalte der Variablen je nach Dokument-Variante ändern, importieren Sie die Variablen aus Vorlagen, die Sie passend zu den Bedingungs-Tags anlegen. In diesen Vorlagen können Sie gleichzeitig eine Voreinstellung für die ein- und auszublendenden Tags festlegen und zusammen mit den Variablen importieren, vgl. aber auch die Einschränkung im folgenden Abschnitt. 24.6.7 Ausdrücke mit Hilfe der mif-Datei überarbeiten Da die Benutzeroberfläche keine Möglichkeit bietet, Ausdrücke zu überarbeiten, kann die Liste der Ausdrücke sehr lang und unübersichtlich werden. Sie können sich mit dem Export-/Import als mif-Datei behelfen: 1. Speichern Sie die Datei als MIF 8.0-Dokument. 2. Öffnen Sie das Dokument in einem leistungsfähigen Texteditor. 3. Suchen Sie den Eintrag „ Importieren > Formate…“ von einer Datei in eine andere übertragen werden. Das stellt eine massive Einschränkung der Arbeit mit Ausdrücken dar.

!

Der Umweg über die mif-Datei ist deshalb auch die einzige Möglichkeit, um Ausdrücke von einer Datei in eine andere zu übertragen. Importieren Sie zuerst über „Datei > Importieren > Formate…“ die Bedingungs-Tags und kopieren Sie danach die Ausdrücke von einer mif-Datei in die andere. 24.6.8 Bedingte Texte und Übersetzungen Bedingte Texte sind nicht dafür geeignet, mehrere Sprachversionen in einer Datei abzulegen. An mögliche Übersetzungen sollten Sie aber trotzdem denken, nämlich im Zusammenhang mit der Frage, wie lang die Textstellen sein sollen, denen Sie Bedingungs-Tags zuweisen. Ändert sich in einer Fremdsprache vielleicht der nötige Satzbau, wenn Sie die einen Tags ein- und die anderen ausblenden? Wählen Sie im Zweifelsfall wenigstens einen ganzen Satz als kleinste Einheit für einen bedingten Text. 24.6.9 Bedingte Texte mit Referenz-Listen überblicken Sie können eine Liste erstellen, die Ihnen aufzeigt, welche Bedingungs-Tags eingeblendet sind und auf welcher Seite sich die Texte befinden, vgl. Kapitel 16: „Dateien importieren/ Referenzen aktualisieren“ ab Seite 131. 24.6.10 Option „Anzeigen, ob alle Bedingungen angewendet wurden“ Wenn Sie im Fenster „Bedingten Text ein-/ausblenden“ die oben genannte Option auswählen, zeigt FrameMaker nur die bedingten Textstellen an, die die unter „Einblenden:“ einsortierten Bedingungs-Tags haben. Die Option kann für schnelle Kontrollen in Bezug auf eine bestimmte Tag-Kombination verwendet werden. 24.6.11 Rechtschreibhilfe und Suchen/Ändern Die Rechtschreibhilfe und die Suchen/Ändern-Funktion prüfen nur eingeblendeten bedingten Text. Neben einer Referenzliste kann Ihnen die Suchen/Ändern-Funktion helfen, eine Textstelle mit bestimmten Bedingungs-Tag zu finden. Wenn Sie unter „Suchen“ „Bedingten Text…“ auswählen, können Sie eine Kombination von Bedingungs-Tags einrichten, nach der FrameMaker suchen soll. Beachten Sie, dass FrameMaker tatsächlich nur die Text-

24 Mehrere Dokumentversionen in einer Datei mit „bedingtem Text“ 197

stellen findet, die genau dem Suchkriterium entsprechen. Liegt an einer Stelle z.B. ein zusätzliches Bedingungs-Tag vor, wird die Stelle nicht gefunden. 24.6.12 Querverweise auf bedingten Text Wenn Sie einen Querverweis auf eine bedingte Textstelle anlegen und die Textstelle wird später ausgeblendet, nicht aber der Querverweis selbst, entsteht ein ungelöster Querverweis. Je nach Ihrer Dokument-Struktur kann es sinnvoll sein, – auch den Querverweis mit dem Bedingungstag zu versehen, das an der Quelle des Querverweises verwendet wird und ihn u.U. mehrmals aufzubauen, oder – die Querverweis-Marke, die FrameMaker an der Quelle des Querverweises einfügt, als nicht bedingt zu formatieren.

24.7 Wichtige Kurzbefehle Tabelle 37: Wichtige Kurzbefehle – Bedingter Text Befehl

Windows

UNIX

Bedingungs-Tags über die Statusleiste zuweisen1

Strg + 4

Bedingungs-Tags über die Statusleiste entfernen

Strg + 5

Alle Bedingungs-Tags über die Statusleiste entfernen

Strg + 6

1. Geben Sie dann den Anfangsbuchstaben des Tags ein oder bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten im Katalog. Mit der Return-Taste weisen Sie das Tag zu.

198 24 Mehrere Dokumentversionen in einer Datei mit „bedingtem Text“

25

Gleichungen

25

25.1 Gleichungen im Textfluss verankern Betrachten Sie eine Gleichung als Grafik. Soll sie im Text mitschwimmen, muss sie in einem verankerten Rahmen sitzen. Soll sie nicht mitschwimmen, kann sie in einen unverankerten Grafikrahmen oder einfach auf die Seite gesetzt werden. Die Gleichung kann im Rahmen wie ein grafisches Objekt verschoben werden, also mit der Maus oder mit den Pfeiltasten. Wenn Sie mit Strg + Mausklick eine Gleichung markieren und „Grafik > Objekteinstellungen“ wählen, können Sie die grafischen Eigenschaften „Farbe“, Aufhellung“, „Überdrucken“ und die „Neigung“ einstellen. Dazu kommen Einstellungen, die es in dieser Form nur für Gleichungen gibt und die weiter unten erklärt werden. Größere Gleichungen sollten in einem eigenen Absatz verankert werden. Sie können das Absatzformat verwenden, das Sie zur Verankerung von Abbildungen angelegt haben. Sie können aber auch ein Absatzformat mit gleicher Funktionalität aber anderem Namen anlegen, siehe auch Kapitel 12: „Rahmen- und Tabellenverankerung“. Sitzt die Gleichung in einem verankerten Rahmen und soll die Größe des Rahmens an die Größe der Gleichung angepasst werden, wählen Sie die Gleichung oder den Rahmen aus und tippen „Esc m p“. Gleichzeitig mit dem Anpassen des Rahmens wird für den Rahmen die Verankerungsposition „An der Einfügemarke“ eingestellt; das kennen Sie schon von anderen verankerten Rahmen. „Esc m p“ ist der Kurzbefehl für „Gleichung > Gleichung einpassen“ aus der Gleichungspalette. Wenn Sie „Gleichung freilegen“ oder auch „Neue Gleichung…“ wählen, wird der Rahmen größer als die Gleichung und die Verankerungsposition ist „Unter aktueller Zeile“. Eine einzeilige Gleichung kann durchaus mitten in einer Textzeile stehen – vorausgesetzt, Sie haben die richtige Gleichungsgröße gewählt, siehe unten. Ist die Gleichung grö-

25 Gleichungen 199

ßer und soll trotzdem in einer Textzeile stehen, müssen Sie für den Absatz den Zeilenabstand auf nicht „fest“ stellen, damit er sich der Höhe der Gleichung anpassen kann.

25.2 Gleichungen erstellen Zuerst sollten Sie die drei möglichen Gleichungsgrößen „klein“, „normal“ und „groß“ an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wählen Sie „Spezial > Gleichungen…“ und in der Gleichungspalette „Gleichung > Gleichungsgrößen…“. Die Einstellung wirkt sich auch auf schon im Dokument vorhandene Gleichungen aus.

» Klein: Bei „Ebene 1“ können Sie die Schriftgröße aus Ihrem Haupttext-Absatzformat einstellen und die anderen Ebenen sinnvoll abstufen. Damit haben Sie eine Gleichungsgröße eingerichtet, die Sie in einer Textzeile a 2 + b 2 = c 2 verwenden können, so wie das inhaltlich unpassende Beispiel in diesem Absatz.

» Normal:

Abb. 151: Die Schriftgrade für die Gleichungsgrößen können genau eingestellt werden

Für Integrale oder indizierte Indizes sollten Sie für Ebene 1 eine Größe wählen, die ein Abstufen der anderen Ebenen zulässt, ohne dass der Leser eine Lupe zum Erkennen der hoch-/tiefgestellten Zeichen braucht.

» Groß: Wenn eine Gleichung sehr auffallen soll, können Sie hier eine entsprechende Größe einstellen. Im Gegensatz zu anderen Grafikobjekten können Gleichungen nicht skaliert werden. Richtig große Gleichungen können Sie nur über dieses Fenster einrichten. Über „Horizontale Verteilung“ und „Vertikale Verteilung“ können Sie den Zeichenabstand einstellen. Für Gleichungen, die in einer Textzeile stehen sollen, sollten Sie vertikal etwas knapper verteilen und einen negativen Wert einstellen.

Abb. 152: Sie können zwischen Gleichungsgrößen wählen

200 25 Gleichungen

Geben Sie nun eine erste Gleichung ein. Platzieren Sie die Einfügemarke in einem leeren Absatz und geben Sie ihm das für die Verankerung angelegte Format. Öffnen Sie mit „Spezial > Gleichungen…“ die Gleichungspalette und wählen Sie „Gleichung > Neue Gleichung (normal)“. Versuchen Sie folgende Gleichung aufzubauen: a

∫

2

2 2 a π a – x dx = -------4

0

Das Fragezeichen, das nach Wahl von „Gleichung > Neue Gleichung…“ in der Mitte des Rahmens steht, muss von Ihnen zuerst durch ein Integral ersetzt werden. Sie finden ein passendes Integral, wenn Sie in der Gleichungspalette den „Groß“-Button anklicken. Das Integral hat drei Fragezeichen. Das obere müssen Sie durch ein „a“ ersetzen, das untere durch eine „0“ und das mittlere durch eine Wurzel. Die Wurzel finden Sie bei den „Operatoren“. Unter der Wurzel steht ein Fragezeichen. Das Fragezeichen müssen Sie durch eine Subtraktion „? – ?“ ersetzen. Den entsprechenden Button finden Sie als zweiten unter den Operatoren. Die beiden Fragezeichen müssen Sie nun durch Fragezeichen mit Exponenten ersetzen. Den entsprechenden Button finden Sie auch bei den Operatoren „??“. Ersetzen Sie die Fragezeichen durch die entsprechenden Werte. Jetzt geht es nicht unter der Wurzel, sondern hinter der Wurzel weiter. Sie müssen die Einfügemarke mit der Maus hinter (!) die Wurzel setzen. Klicken Sie dazu an das obere Ende des Wurzelzeichens. Wählen Sie nun „d?“ unter „Analysis“. Das Fragezeichen ersetzen Sie durch ein „x“. Das fertige Integral auf der linken Seite wird nun mit dem Bruch gleichgesetzt. Damit das gelingt, muss das ganze Integral markiert sein: Drücken Sie so lange die Leertaste, bis alles markiert ist. Jetzt können Sie unter „Operatoren“ den „? = ?“-Button wählen. Das Fragezeichen müssen Sie durch einen Bruch ersetzen, usw. Mit viel Probieren werden Sie sich Ihre Gleichungen zusammensetzen können. Wer systematischer arbeiten will oder muss, sollte folgende Regeln lernen: – Beim Einfügen der Gleichungsterme müssen Sie mathematisch denken, FrameMaker tut es auch. Zum Beispiel geht Punktrechnung auch in FrameMaker vor Strichrechnung; wer das nicht beachtet, wird sich über Klammern wundern, die FrameMaker unaufgefordert setzt. – Bewegen in der Gleichung: Setzen Sie die Einfügemarke mit der Maus an die gewünschte Position oder benutzen Sie die Pfeiltasten. Wenn Sie mit den Pfeiltasten arbeiten wollen, benutzen Sie alle vier Pfeiltasten; mit Glück kommen Sie dahin, wo Sie hinwollen. – Zeichen mit der Maus markieren: Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste über das Zeichen. Weiterziehen bewirkt, dass die umschließenden mathematischen Terme in die Auswahl aufgenommen werden.

25 Gleichungen 201

– Zeichen mit der Tastatur markieren: Setzen Sie die Einfügemarke neben das Zeichen und drücken Sie die Leertaste. Drücken Sie weiter die Leertaste, werden die umschließenden mathematischen Terme mit in die Auswahl aufgenommen. Wenn schon etwas markiert ist, können Sie mit der -Taste die Auswahl erweitern und mit der -Taste die Auswahl wieder verkleinern. Wenn schon etwas markiert ist, können Sie mit der -Taste die Auswahl nach rechts verschieben und mit der -Taste die Auswahl nach links verschieben. – Bevor Sie einen schon eingegebenen Wert ersetzen können, müssen Sie ihn entfernen; es muss wieder das Fragezeichen zu sehen sein. – Enthält Ihre Gleichung noch Fragezeichen, können Sie mit der Tabulatortaste schnell zu den Fragezeichen springen. – Statt die Buttons auszuwählen, können Sie auch Tastaturkürzel verwenden. Leicht zu merken sind „+“ für „plus“, „-“ für „minus“ und „=“ für „gleich“. Eine Liste aller Kürzel finden Sie in Ihrer FrameMaker-Dokumentation („Hilfethemen > Tastaturbefehle > Gleichungen“). – Kopieren und Einfügen: Einzelne Formelteile lassen sich bequem kopieren und einfügen. – Die Rückgängig-Funktion macht mal dieses, mal jenes und mal gar nichts rückgängig.

25.3 Klammern Möchten Sie eine Klammer entfernen, müssen Sie den Klammerterm markieren und dann den Button „Klammern > Klammern entfernen“ auswählen. Sind im ausgewählten Klammerterm noch andere, untergeordnete Klammern enthalten, hat man Pech gehabt: Die werden ebenfalls entfernt und man muss sie neu eingeben. Um ein einzelnes Klammernpaar zu entfernen, setzen Sie die Einfügemarke rechts neben die schließende Klammer und drücken Sie die Entfernen-Taste.

25.4 Typografie FrameMaker benutzt für alle Gleichungselemente eine „Times“. Wenn Sie eine andere Schrift wollen, müssen Sie entsprechende Zeichenformate anlegen und zuweisen. In Gleichungen soll der Leser die Funktionen, Zahlen und Text von den Variablen unterscheiden können. Deshalb werden die Variablen häufig kursiv gesetzt. FrameMaker hat dafür schon ein Zeichenformat angelegt und den Variablen zugewiesen. Es ist das Zeichenformat „GlgVar“ und eingestellt wird es über das Menü „Gleichung > Gleichungsschriften…“. Abb. 153: Wählen Sie Zeichenformate für die Zeichen/Texte

202 25 Gleichungen

In FrameMaker können auch die Funktionen, Zahlen und Text („Zeichenfolgen“) eigene Zeichenformate bekommen. Wenn Sie das alles machen, wird es in der Gleichung aber sehr bunt. Man sollte sich damit begnügen, für Zeichenfolgen ein weiteres Zeichenformat anzulegen. Das kann dann z.B. eine serifenlose, nicht kursive Schrift haben. Möchten Sie Text („Zeichenfolgen“) in eine Gleichung eingeben, wählen Sie „Symbole > Textanfang“ bzw. „Symbole > Textende“. Wenn Sie nicht vorher „Textanfang“ wählen, betrachtet FrameMaker jeden Buchstaben, den Sie mit der Tastatur eingeben, als Variable und weist sofort das Zeichenformat „GlgVar“ zu. Leider betrachtet FrameMaker „d?“ nicht als Funktion und setzt es kursiv. Man muss das „d“ von Hand auf „Regulär“ stellen. Einfaches Zuweisen von „Absatzstandardschrift“ reicht nicht. Sie benötigen ein Zeichenformat, dass die Neigung der Schrift auf „Regulär“ stellt. Symbole und griechische Buchstaben werden von FrameMaker in der Schrift „Symbol“ gesetzt. Laut FrameMaker-Dokumentation soll man auch eine andere Schrift wählen können, der aufgezeigte Weg führt aber nicht zum Ziel. Steht eine einzelne mathematische Variable in einer Textzeile, wie z.B. in folgendem Absatz das „x“, sollten Sie sich nicht die Mühe machen, eine Gleichung einzufügen. Legen Sie stattdessen ein Zeichenformat „GlgVar im Text“ an. Stellen Sie das Zeichenformat auf „Times“ und „italic“ und weisen Sie es der Variablen zu. Beispiel: „Es muss für jedes x die Beziehung …“

25.5 Positionieren, Ausrichten und Größe ändern 25.5.1 Positionieren Um einen Term zu positionieren, wählen Sie ihn aus und klicken auf die Pfeile unter „Feinpositionierung“. Sie können auch den Abstand um einen ausgewählten Term verändern. Klicken Sie dafür auf die kleinen Plus- bzw. Minus-Zeichen.

Abb. 154: Feinpositionierung

Mit den beiden Buttons, die bei der Feinpositionierung und bei der Abstandseinstellung in der Mitte liegen, können Sie die Einstellungen wieder rückgängig machen.

25.5.2 Zeilenumbruch festlegen Sie können FrameMaker automatisch eine Gleichung umbrechen lassen oder einen Zeilenumbruch von Hand einfügen.

25 Gleichungen 203

Automatisch: Markieren Sie mit Strg + Mausklick die ganze Gleichung und wählen Sie „Grafik > Objekteinstellungen“. Hier können Sie eine Länge eingeben, nach der ein automatischer Zeilenumbruch erfolgen soll. Von Hand: Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle des geplanten Umbruchs und wählen Sie in der Gleichungspalette „Positionierung > Zeilenumbruch > Manuell einstellen“. 25.5.3 Gleichungen ausrichten Befinden sich mehrere Gleichungen in einem Rahmen, können sie wie grafische Objekte aneinander ausgerichtet werden. Sie können auch Ausrichtungspunkte in Gleichungen einfügen. Dadurch können z.B. alle Gleichungen, die ein Integral beinhalten, am Integral ausgerichtet werden. Das genaue Vorgehen entnehmen Sie bitte der FrameMaker-Dokumentation. 25.5.4 Gleichungsgrößen nachträglich ändern Markieren Sie mit Strg + Mausklick die ganze Gleichung und wählen Sie „Grafik > Objekteinstellungen“. Stellen Sie bei „Größe:“ die neue Größe ein. 25.5.5 „FrameMath-Elemente“ definieren/Gleichungen berechnen Im FrameMaker-Sprachgebrauch ist alles, was Sie über die Gleichungspalette eingeben, ein „FrameMath-Element“. Sie können selber Elemente definieren, die Sie dann über die Gleichungspalette eingeben. Auch die vordefinierten „FrameMath-Elemente“ können verändert werden. Mit den Befehlen für die Gleichungsberechnung können Sie die mathematische Darstellung ändern. Sie können z.B. Polynome ausmultiplizieren, Terme ausklammern, Ausdrücke vereinfachen und Brüche von FrameMaker zusammenfassen lassen. Sie können auch Werte für die Variablen einfügen und FrameMaker richtig rechnen lassen. Details entnehmen Sie bitte der FrameMaker-Dokumentation.

25.6 Wichtige Kurzbefehle Tabelle 38: Wichtige Kurzbefehle – Gleichungen Befehl

Windows

UNIX

Neue „kleine“ Gleichung einfügen

Esc m s

Neue „normale“ Gleichung einfügen

Esc m m

Neue „große“ Gleichung einfügen

Esc m l

Rahmen an die Gleichung anpassen und Verankerungsposition „An der Einfügemarke“ einstellen

Esc m p

Rahmen um die Gleichung vergrößern („Gleichung freistellen“)

Esc m e

204 25 Gleichungen

26

Gedrehte Tabellen und Seiten

26

26.1 Gedrehte Tabellen Um sehr breite Tabellen auf einer Seite im Hochformat unterzubringen, gibt es zwei Möglichkeiten. Sie verankern einen Rahmen im Text und platzieren darin eine gedrehte Tabelle oder Sie drehen eine Vorgabeseite und weisen sie der Textstelle mit der breiten Tabelle zu. Die erste Methode bietet sich für kurze Tabellen an, die zweite müssen Sie für lange Tabellen einsetzen. 26.1.1 Eine kurze Tabelle drehen Die Tabelle sitzt in einem gedrehten Textrahmen und dieser sitzt in einem verankerten Rahmen. Ändert sich der Seitenumbruch, wandert die Tabelle zusammen mit dem Text. So drehen Sie die Tabelle: 1. Stellen Sie fest, wie breit und wie hoch Ihr Textrahmen ist. 2. Schaffen Sie sich einen Ort, an dem Sie die Tabelle gut bearbeiten können. Dafür bieten sich die Referenzseiten an. • Legen Sie eine neue mit dem Namen „gedreht“ an: „Spezial > Referenzseite einfügen…“. • Drehen Sie die Referenzseite: „Format > Spezielles Layout > Seite im Uhrzeigersinn drehen“. 3. Fügen Sie auf der Referenzseite einen neuen Textrahmen ein. Der Rahmen sollte natürlich breiter als hoch sein und er muss etwas kleiner als Ihr Textrahmen von den Arbeitsseiten sein. 4. Schneiden Sie auf den Arbeitsseiten die unformatierte Tabelle inklusive Überschrift aus und fügen Sie sie in den neuen Textrahmen auf der Referenzseite ein. Formatieren Sie die Tabelle.

26 Gedrehte Tabellen und Seiten 205

5. Kopieren Sie den kompletten Textrahmen und wechseln Sie auf die Arbeitsseiten. An der Stelle im Text, an der die Tabelle stehen soll, machen Sie einen leeren Absatz zum „Bildanker“, siehe Kapitel 12: „Rahmen- und Tabellenverankerung“. 6. Verankern Sie einen Rahmen: • Verankerungsposition: „An der Einfügemarke“ • Größe: Genauso groß, wie Ihr Textrahmen, siehe Schritt 1 7. Fügen Sie den Textrahmen aus dem Zwischenspeicher in den verankerten Rahmen ein. Drehen Sie den Textrahmen: „Grafik > Drehen…“. Feinjustieren Sie den Textrahmen im verankerten Rahmen. Fertig! Passen Sie gut auf die Tabelle auf den Referenzseiten auf. Die gedrehte Tabelle lässt sich nämlich nicht auf den Arbeitsseiten bearbeiten. Änderungen müssen also auf den Referenzseiten gemacht werden. Sie brauchen dann nach den Änderungen nur die neue Tabelle auf die Arbeitsseiten zu kopieren, da der gedrehte Textrahmen dann ja schon vorhanden ist.

Abb. 155: Eine gedrehte Tabelle

26.1.2 Eine lange Tabelle auf gedrehten Vorgabeseiten unterbringen Es ist leider nicht möglich, Text von einem verankerten Rahmen in einen anderen fließen zu lassen. Wenn eine gedrehte Tabelle länger als eine Seite ist, kann man deshalb nicht mit gedrehten Textrahmen arbeiten. Sie müssen gedrehte Vorgabeseiten anlegen. Die Tabelle fließt dann von einer gedrehten Vorgabeseite auf die nächste gedrehte Vorgabeseite.

206 26 Gedrehte Tabellen und Seiten

1. Legen Sie eine neue Vorgabeseite an, Namensvorschlag: „Rechts gedreht“. Im doppelseitigen Layout benötigen Sie zwei neue Vorgabeseiten. 2. Löschen Sie von der neuen Vorgabeseite den Textflussrahmen. Drehen Sie die Vorgabeseite: „Format > Spezielles Layout > Seite im Uhrzeigersinn drehen“. 3. Ziehen Sie auf der Seite einen neuen Textrahmen auf („Schablone für Textrahmen auf Arbeitsseiten“). Der Rahmen muss so positioniert werden, wie auf den nicht gedrehten Vorgabeseiten, ist aber jetzt breiter als hoch. 4. Weisen Sie den Arbeitsseiten, auf denen die Tabelle steht, die neuen Vorgabeseiten zu. Formatieren Sie die Tabelle. Fertig! Die gedrehte Vorgabeseite wird auch als gedrehte Arbeitsseite angezeigt. Sie können die Tabelle problemlos auf den Arbeitsseiten bearbeiten.

Abb. 156: Eine Tabelle auf einer gedrehten Vorgabeseite

26 Gedrehte Tabellen und Seiten 207

Wenn sich jetzt der Seitenumbruch ändert, müssen Sie allerdings die Zuordnung der Vorgabeseiten kontrollieren. Sie können Vorgabeseiten automatisch zuweisen lassen, siehe Abschnitt 3.7: „Vorgabeseiten zuweisen“ auf Seite 24. Es empfiehlt sich, mit einem eigenen Absatzformat für die Verankerung gedrehter Tabellen zu arbeiten, siehe auch Kapitel 12: „Rahmen- und Tabellenverankerung“. FrameMaker kann feststellen, dass eine Tabelle über mehrere Seiten läuft und entsprechende gedrehte Vorgabeseiten zuweisen. Dafür müssen Sie auf den Referenzseiten in der Tabelle der Vorgabeseitenzuordnung das Absatzformat eintragen, in dem die gedrehte Tabelle verankert ist.

26.2 Abbildungen drehen Wenn eine Abbildung gedreht werden soll, ist dies völlig unkompliziert. Platzieren Sie die Abbildung wie bekannt in einem verankerten Rahmen. Markieren Sie dann die Abbildung und wählen Sie „Grafik > Drehen…“.

208 26 Gedrehte Tabellen und Seiten

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Textbearbeitungen nachverfolgen/ Änderungsverwaltung

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Um Änderungen am Dokument nachzuverfolgen, bietet FrameMaker drei Funktionen: – Dokumentvergleiche – Änderungsbalken – Textbearbeitungen nachverfolgen

!

Alle drei Funktionen arbeiten lückenhaft und berücksichtigen z.B. keine Änderungen an der Formatierung, an referenzierten Grafiken und – bei strukturierten Dokumenten – an der Struktur oder den Attributen.

!

27.1 Dokumente vergleichen Dokumentvergleiche wenden Sie an, wenn die Änderungen schon erfolgt sind und es zwei Versionen eines Dokumentes gibt. FrameMaker legt ein neues „Vergleichs-Dokument“ an und kennzeichnet darin gelöschte und neue Bestandteile mit Bedingungs-Tags, vgl. Kapitel 24. So führen Sie einen Dokumentvergleich durch: 1. Öffnen Sie das ältere Dokument. 2. Öffnen Sie das neuere Dokument. 3. Wählen Sie im neueren Dokument „Datei > Dienstprogramme > Dokumente vergleichen…“ und prüfen Sie, dass das ältere Dokument ausgewählt ist. 4. Wählen Sie „Vergleichen“. Abb. 157: Wählen Sie das ältere Dokument

27 Textbearbeitungen nachverfolgen/Änderungsverwaltung 209

Neben dem Vergleichs-Dokument kann FrameMaker eine „Auswertung“ anlegen, in der alle Änderungen aufgelistet sind – auch Änderungen, die Sie dem Vergleichsdokument nicht entnehmen können, wie z.B. neu angelegte Querverweis-Formate. Die meisten Einträge in der Auswertung sind aktiv, so dass Sie durch Mausklick auf einen Eintrag zu der betreffenden Stelle im Vergleichs-Dokument springen können. Wenn Sie mit bedingten Texten arbeiten: FrameMaker vergleicht nur die eingeblendeten bedingten Texte.

27.2 Änderungsbalken Wenn Sie die Änderungsbalken aktivieren, markiert FrameMaker ab diesem Zeitpunkt Änderungen am sichtbaren Text mit einem seitlichen Balken. Die Änderungsbalken können Sie unter „Format > Dokument > Änderungsbalken“ genauer definieren. Hier finden Sie auch die Option „Automatische Anzeige“, die Sie auswählen müssen. Um manuell einzelne Stellen mit einem Änderungsbalken auszuzeichnen, können Sie ein Zeichenformat anlegen, vgl. Kapitel 9. Abb. 158: Einstellungen für Änderungsbalken

In strukturierten Dokumenten können Sie ein entsprechendes Element anlegen.

Rückgängig gemachte Korrekturen stellen ein Problem dar. Die automatische Anzeige der Änderungsbalken erkennt die Rücknahme nicht. Mit der Option im Fenster „Änderungsbalken“ können aber nur alle Änderungsbalken gleichzeitig gelöscht werden. Das Problem lösen Sie, in dem Sie die betreffende Textstelle markieren und im Zeichenformat-Katalog „Absatzstandardschrift“ wählen.

27.3 Textbearbeitungen nachverfolgen Diese Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit, Änderungen der Reihe nach zu akzeptieren oder abzulehnen. Sie können sich eine Vorschau mit allen Änderungen oder eine Rückschau auf das Originaldokument anzeigen lassen. Die Funktion lässt sich mit den Befehlen unter „Spezial > Textbearbeitungen nachverfolgen > …“ bedienen oder Sie rufen eine Leiste mit Schaltflächen auf: „Darstellung > Leiste zur Nachverfolgung von Textbearbeitungen“. Die Funktion muss aktiviert werden, bevor das Dokument überarbeitet wird und deaktiviert werden, wenn die Überarbeitung abgeschlossen ist. Mit dem Speichern des Dokumentes wird die Funktion nicht ausgeschaltet. Informieren Sie sich in der FrameMakerHilfe über die Textänderungen, die nicht von der Funktion erfasst werden. Die betreffende Liste ist unangenehm lang.

210 27 Textbearbeitungen nachverfolgen/Änderungsverwaltung

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Hypertext-Dokumente und HTML-Export

28

28.1 Was sind Hypertext-Befehle? Hypertext-Befehle kann man als eine Erweiterung der Querverweis-Möglichkeiten beschreiben. Bei Querverweisen können Sie mit der Maus auf den „aktiven“ Bereich klicken und zur Quelle des Querverweises springen. Die Quelle kann im selben Dokument oder in einem anderen Dokument liegen. Wenn Sie Hypertext-Befehle einsetzen, haben Sie weitere Möglichkeiten. Sie können z.B. mit dem Klick auf einen aktiven Bereich: – Zu der ersten oder letzten Seite des Dokumentes springen. – Selbstgestaltete Meldungsfenster oder Menüs öffnen. – Eine andere Anwendung starten. – FrameMaker beenden. – Zu einer Adresse im Internet springen. – UNIX-Befehle ausführen. 28.1.1 FrameViewer-Dokumente Die gesamte Hypertext-Funktionalität bleibt nur erhalten, wenn Sie die Dokumente weiterhin als FrameMaker-Dateien bearbeiten. Das FrameMaker-Dokument wird vorher mit „Sichern unter… > Dateityp: Nur Ansicht 8.0“ zum Viewer-Dokument gemacht. Alternativ können Sie im Fenster „Hypertext“ „Schreibgeschützt“ auswählen. Den Schritt zurück zum bearbeitbaren FrameMaker-Dokument vollziehen Sie mit Auswahl von „Schreibschutz aufheben“ im Fenster „Hypertext“.

28 Hypertext-Dokumente und HTML-Export 211

28.1.2 Hypertext-Befehle außerhalb von FrameMaker Wenn es darum geht, FrameMaker-Dateien als PDF- oder HTML-Dateien weiterzugeben, sind nur noch die Befehle interessant, die auch im Adobe-Reader und in einem Web-Browser funktionieren. Von den 25 verschiedenen Befehlstypen funktionieren vier im Adobe-Reader und in Web-Browsern: – Zu einer bestimmten Stelle im selben Dokument springen („Zu benanntem Ziel springen“). – Ein Dokument öffnen („Dokument öffnen“). – Ein Dokument öffnen und zu einer bestimmten Stelle springen („Dokument auf bestimmter Seite öffnen“). – Zu einer Adresse im Internet/Intranet springen („Wechseln zu URL“).

28.2 Hypertext-Befehle einfügen Hypertext-Befehle geben Sie immer mit Hilfe einer Marke ein. Je nach dem, wo Sie die Marke platzieren, ist – ein kurzer Textbereich aktiv, – ein ganzer Absatz aktiv, – ein Textrahmen aktiv. Wählen Sie „Spezial > Hypertext…“. Abb. 159: Beispiel für einen Hypertext-Befehl

28.2.1 Textbereich „aktivieren“ Wo der Bereich beginnt und wo er endet, legen Sie durch ein Zeichenformat fest. An den Beginn des ausgezeichneten Bereiches setzen Sie die Hypertext-Marke. Folgende Einstellungen im Zeichenformat werden allerdings ignoriert: Unterschneiden, Zeichenabstand, Streckung, Änderungsbalken, Sprache, Groß-/Kleinschreibung. Im Zeichenformat alle Einstellungen auf „Beibehalten“ zu stellen, wird vom HypertextBefehl dagegen akzeptiert. 28.2.2 Absatz „aktivieren“ Wenn ein ganzer Absatz aktiv sein soll, darf er kein Zeichenformat enthalten. Die Hypertext-Marke können Sie irgendwo in den Absatz einfügen.

212 28 Hypertext-Dokumente und HTML-Export

28.2.3 Textrahmen „aktivieren“ Enthält ein Textrahmen nur einen Absatz und sitzt die Hypertext-Marke in diesem Absatz, ist der ganze Textrahmen aktiv. 28.2.4 Grafik „aktivieren“ Eine Grafik kann nicht aktiv sein. Eine Grafik kann nur aktiv scheinen, wenn sie über einem aktiven Bereich liegt. 28.2.5 Hypertext-Befehle auf Vorgabeseiten Sie können die Hypertext-Befehle auf den Vorgabeseiten platzieren und damit z.B. Navigations-Schaltflächen schaffen, die auf jeder Seite des Dokumentes angezeigt werden. 28.2.6 Hypertextbefehl: Syntax Die Syntax, also die Schreibweise des Befehls, wird im Dialogfenster eingeblendet, nachdem Sie sich für einen Befehl entschieden haben. Der feststehende Teil der Syntax steht auch schon in der Textzeile. Beabsichtigte Konvertierungen nach HTML oder PDF brauchen Sie in Bezug auf den Dateinamen nicht zu berücksichtigen. Beim Konvertieren aktualisiert FrameMaker auch die Dateiendungen. Sie müssen aber auf die richtigen Pfade in der Syntax achten. Stellen Sie sicher, dass nach der Konvertierung die Dateien an den angegeben Orten zu finden sind. Am einfachsten ist es, wenn nach der Konvertierung die Dateien an denselben Orten liegen, wie vor der Konvertierung. Auch nur so hat FrameMaker die Möglichkeit, den Befehl bei der Eingabe zu prüfen.

28.3 HTML-Export Wenn Sie zügigen Export nach HTML wollen, müssen Sie Ihre FrameMaker-Dokumente von Anfang an unter dieser Vorgabe planen. Sie sollten dann nur Formatierungen verwenden, für die es in HTML eine Entsprechung gibt. Um ein auch in den Details überzeugendes Ergebnis zu erzielen, sind weitergehende HTML-Kenntnisse nötig. Beim HTML-Export wird immer der erste im Dokument auftretende Textfluss exportiert. Alle Elemente, die konvertiert werden sollen, müssen im Textfluss verankert sein. Texte in verankerten Rahmen werden in Grafiken konvertiert, also auch Gleichungen. Der HTML-Export kann in FrameMaker mit Hilfe von Konvertierungs-Makros detailliert gesteuert werden.

28 Hypertext-Dokumente und HTML-Export 213

28.3.1 Formate konvertieren Für folgende Formate können Sie festlegen, wie Sie in einer HTML-Datei behandelt werden: – Absatzformate – Zeichenformate – Querverweisformate Absatz- und Zeichenformaten werden Sie möglichst passende HTML-Befehle zuordnen. Bei den Querverweisformaten geht es darum, die Bausteine für die Seitenzahlen zu entfernen; die sind in HTML hinfällig. Die Konvertierungseinstellungen tragen Sie auf den Referenzseiten1 in Tabellen ein: – HTML Mapping Table – Cross-Reference Macros – Character Macros Mit Hilfe der HTML Mapping Table legen Sie fest: – Welche HTML-Befehle den Absatzformaten zugeordnet werden. – Welche HTML-Befehle den Zeichenformaten zugeordnet werden. – Wie Querverweise dargestellt werden sollen. Dazu werden Querverweisformate Querverweismakros zugeordnet. Querverweismakros wiederum definieren Sie in der Tabelle „Cross-Reference Macros“. Tabelle 39: Beispiel für eine HTML Mapping Table FrameMaker Source Item

XML Item

Include Auto#

Element

New Web Page?

P:Alpha 1

P Parent = OL Depth = 1

N

Y

P:Alpha ff

P Parent = OL Depth = 1

N

Y

P:Bildanker

P

N

N

P:Bildunterschrift

H4

N

Y

P:Fußnote

P

N

N

P:Fußzeile

P

N

N

P:GruppentitelSIX

H4

N

N

Comments

1. Wenn diese Referenzseiten „HTML“ bei Ihnen fehlen, wählen Sie „Datei > Dienstprogramme > HTML-Einstellungen…“. Die Referenzseiten werden umgehend angelegt. Sie könnten auch im Menü „HTML-Einstellungen“ bleiben und hier Einstellungen vornehmen, die Tabellen auf den Referenzseiten bieten aber mehr Möglichkeiten.

214 28 Hypertext-Dokumente und HTML-Export

FrameMaker Source Item

XML Item

Include Auto#

Element

New Web Page?

P:Haupttext

P

N

N

P:Kapitel-Überschrift

H1

N

Y

P:Kopfzeile

P

N

N

P:Markiert

P Parent = UL Depth = 0

N

N

P:Punkt Einzug

LI Parent = UL Depth = 1

N

N

P:Schritt 1

P Parent = OL Depth = 0

N

Y

P:Schritt ff

P Parent = OL Depth = 0

N

Y

P:Tab Kopfz

H4

N

N

P:Tab Stz

P

N

N

P:Tabellenüberschrift

H4

N

Y

P:Überschrift 1

H2

N

Y

P:Überschrift 2

H3

N

Y

C:Hervorhebung

EM

N

N

C:Hochgestellt

SUP

N

N

C:kursiv

STRONG

N

N

C:Produkt

EM

N

N

C:ZapfDingbats

kein

N

N

X:Abbildungsnr. & Seite

Abbildungsnr.

N

N

X:Nr. komplett & Text

Nr. komplett & Text

X:Seite

Seite - hier

N

N

X:Tabellennr. & Seite

Tabellennr.

N

N

X:Überschriftnr. & Text & Seite

Überschriftnr. & Text

N

N

Comments

Die Absatzformate sind in der Tabelle durch ein „P“ mit Doppelpunkt gekennzeichnet. Den HTML-Befehl tragen Sie in der Spalte „Element“ ein. In der Spalte „New Web Page?“ können Sie festlegen, ob mit einem Absatzformat eine neue HTML-Datei begonnen wird. Ob die automatische Nummerierung übernommen wird, legen Sie in der Spalte „Include Auto#“ fest. Die Zeichenformate sind in der Tabelle durch ein „C“ mit Doppelpunkt gekennzeichnet. Sie werden nicht für jede in FrameMaker mögliche Formatierung einen passenden

28 Hypertext-Dokumente und HTML-Export 215

HTML-Befehl finden. Hier hilft, sich schon bei der Formatierung in FrameMaker auf die HTML-Möglichkeiten zu beschränken. Alternativ können Sie für bestimmte Auszeichnungen Grafiken verwenden, die dann auch in der HTML-Datei angezeigt werden. Querverweise sind auch in der HTML-Datei aktiv, können also für einen Sprung zur Quelle genutzt werden. Die Querverweisformate sind in der Tabelle durch ein „X“ mit Doppelpunkt gekennzeichnet. In die zweite Spalte tragen Sie ein passendes Querverweismakro ein. Diese Makros definieren Sie in der Tabelle „Cross-Reference Macros“. Dabei geht es insbesondere darum, die überflüssigen Seitenzahlen aus den Querverweisen rauszunehmen. Die Bausteine, die Sie für die neuen Definitionen der Querverweise verwenden können, sind englischsprachig. Sie entsprechen ansonsten den Bausteinen, die Sie für Querverweise kennen. Eine Übersicht über die englischsprachigen Bausteine finden Sie auf Seite 153. Tabelle 40: Beispiel für eine Tabelle mit Cross-Reference Macros Macro Name

Replace With

Comments

Abbildungsnr.

siehe Abbildung

Keine Seitenzahl

Tabellennr.

siehe Tabelle

Keine Seitenzahl

Seite - hier

siehe hier

Seitenzahl ersetzt durch „hier“

Überschriftnr. & Text

siehe :

Keine Seitenzahl

Nr. komplett & Text



Keine Änderung nötig

28.3.2 Zusätzliche HTML-Funktionen Sie können der FrameMaker-Datei beim Exportieren spezielle HTML-Funktionen mitgeben. Dazu tragen Sie auf den Referenzseiten Texte in die Tabellen „General Macros“ und „System-Macros“ ein. In der Tabelle „General Macros“ können Sie HTML-Code hinterlegen, auf den Sie mit Hilfe von Marken zugreifen. Überall, wo Sie in Ihrem FrameMaker-Dokument eine entsprechende Marke setzen, wird beim HTML-Export der hinterlegte HTML-Code eingefügt. Auf diese Art können Sie Linien einfügen oder ein Hintergrundbild festlegen. Die Einträge unter „Replace With“ werden in den Body-Bereich, die Einträge unter „Head“ in den Head-Bereich der HTML-Datei eingefügt. Tabelle 41: Beispiel für eine Tabelle mit General Macros Macro Name

Replace With

Linie

Head

Fügt eine horiz. Linie ein

Comments

Hintergrund



Bestimmt den Hintergrund

In der Tabelle „System Macros“ können Sie einen Text hinterlegen, den ein Browser als Titel Ihrer HTML-Datei erkennt. Sie können auch HTML-Code eintragen, der immer am Anfang oder am Ende der HTML-Datei eingefügt werden soll.

216 28 Hypertext-Dokumente und HTML-Export

Wenn Sie festlegen, dass Ihr Dokument auf mehrere HTML-Dokumente verteilt wird, können Sie auch unterschiedliche Texte für den Anfang und das Ende der einzelnen HTML-Dateien eintragen. Tabelle 42: Beispiel für eine Tabelle mit System Macros Macro Name StartOfDoc

Replace With

Head

Comments

Testdokument - Index

Titel des Dokumentes und Beschreibung in Stichworten

28.3.3 Abbildungskonvertierung Alle Abbildungen, die in die HTML-Datei übernommen werden sollen, müssen im Textfluss verankert sein. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Ihre Abbildungen in einem eigenen Absatz verankert sind (vgl. Kapitel 12: „Rahmen- und Tabellenverankerung“ ab Seite 83). Die seitliche Ausrichtung des Absatzes wird von FrameMaker im Cascading Style Sheet (CSS) berücksichtigt und die Abbildungen sind deshalb auch in der HTMLDatei passend ausgerichtet. Auch die Abstände über und unter den Abbildungen sind ansehnlich. Entsprechende Einträge nimmt FrameMaker in der CSS vor.

Abb. 160: Beispiel-Einträge in der CSS für das Absatzformat „Bildanker“

In der Tabelle „HTML Options Table“ können Sie die Abbildungskonvertierung in Bezug auf das Dateiformat genauer einstellen. Mit dem „Image Format“ legen Sie fest, ob die im Dokument enthaltenen Abbildungen allesamt in eines der Formate „GIF“, JPEG“ oder „PNG“ konvertiert werden. Die entsprechenden Einträge lauten „IMAGGIF“, „IMAGJPEG“ und „IMAGPNG“.

28 Hypertext-Dokumente und HTML-Export 217

Abbildungen, die durch Referenz in das Dokument importiert wurden, werden beim Export nach HTML durchgeschleust, also nicht konvertiert. Voraussetzung ist aber, dass die Abbildungen in dem Format vorliegen, das als „Image Format“ gewählt wird. Andernfalls werden auch die durch Referenz importierten Abbildungen konvertiert. Abbildungen, die konvertiert werden, werden in dasselbe Verzeichnis geschrieben, in das die HTML-Datei geschrieben wird. Die Abbildungen behalten nicht ihren Namen bei, sondern werden in der Reihenfolge ihres Auftretens durchnummeriert. Wenn Sie mit dem Eintrag „Y“ statt „N“ bestimmen, dass durch Referenz importierte Dateien kopiert werden sollen („Copy Files Imported by Reference“), werden auch die durch Referenz importierten Abbildungen in das Verzeichnis der HTML-Datei geschrieben und ebenfalls durchnummeriert. Tabelle 43: Beispiel für eine Tabelle mit HTML Options Control

Value

Image Format

IMAGGIF

Copy Files Imported by Reference

N

Export Encoding

ISO-8859-1

CSS Export Encoding

ISO-8859-1

Comments

28.3.4 Character Macros Die Character Macros-Tabelle muss zwar vorhanden sein, Sie brauchen aber wegen der nun gegebenen Unicode-Fähigkeit von FrameMaker i.Allg. keine Einträge vorzunehmen. 28.3.5 Cascading Style Sheet Zusammen mit der HTML-Datei generiert FrameMaker immer eine Cascading Style Sheet-Datei (CSS). Die CSS wird in dasselbe Verzeichnis geschrieben, in das auch die HTML-Datei geschrieben wird. Die CSS kann nur nachträglich bearbeitet werden. 28.4

Bücher in HTML-Dateien konvertieren

Wenn Sie ein Buch in eine HTML-Datei konvertieren, werden der ersten Datei im Buch neue Referenzseiten hinzugefügt. Es sind die Seiten „BookHeadings“ und „BookHTML“. Diese Seiten enthalten die gleichen Tabellen, die auch den HTML-Export einer einzelnen Datei steuern – nur mit dem Unterschied, dass die Einträge jetzt für alle Dateien des Buches gelten. Wenn Sie schon Konvertierungstabellen („Macros“) für eine einzelne Datei bearbeitet haben, können Sie die unbearbeiteten Tabellen auf den Seiten „BookHeadings“ und „BookHTML“ löschen und die bearbeiteten Tabellen stattdessen dort einfügen.

218 28 Hypertext-Dokumente und HTML-Export

28.4.1 Ein Inhaltsverzeichnis und einen Index konvertieren Inhaltsverzeichnisse, Listen, Indizes und andere generierte Dateien werden ebenfalls in die HTML-Datei übernommen. Alle Einträge, die schon in der FrameMaker-Datei aktiv sind, sind es auch in der HTML-Datei. Sie können also für einen Sprung zur Quelle genutzt werden. Die generierten Dateien enthalten aber wahrscheinlich auch Seitenzahlen, die in der HTML-Datei bedeutungslos sind. Wenn Sie dies vermeiden wollen, importieren Sie vor dem HTML-Export Referenzseiten in die generierten Dateien, mit denen die Dateien ohne Seitenzahlen generiert werden können. Danach aktualisieren Sie die Verzeichnisse, Listen und Indizes. Sie nehmen die Änderung also nicht auf den Referenzseiten vor, die den HTML-Export steuern. Sie bearbeiten die Referenzseiten, mit denen die Verzeichnisse, Listen und Indizes generiert werden. Sie können auch ein Inhaltsverzeichnis während des Exportes nach HTML generieren lassen. Dies setzt aber voraus, dass Sie mehrere HTML-Dateien erzeugen. Das Inhaltsverzeichnis enthält dann die Überschriften der ersten Absätze in den verschiedenen Dateien. Details zu dieser Funktion entnehmen Sie bitte der FrameMaker-Dokumentation („Erstellen von Verknüpfungen, die ein Inhaltsverzeichnis simulieren“). 28.4.2 Headings Table Die Headings Table kann eingesetzt werden, wenn Sie eine Datei oder ein Buch beim HTML-Export auf verschiedene Dateien verteilen. In der HTML Mapping Table legen Sie fest, mit welchem Absatzformat eine neue HTML-Datei begonnen wird („New Web Page?“). Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, statt fester Zuordnungen zu Überschriftsebenen („H1“, „H2“ usw.), variable Zuordnungen vorzunehmen („H*“). In den HTML-Dateien werden jetzt die Überschriftsebenen neu zugewiesen. Das Absatzformat, mit dem die neue Datei beginnt, wird eine Überschrift der ersten Ebene. Die weiteren Ebenen richten sich nach der Hierarchie, die in der Headings Table festgelegt wird. Wenn Sie mit festen Zuordnungen arbeiten, brauchen Sie die Headings Table nicht zu bearbeiten.

28.5 Wichtige Kurzbefehle Tabelle 44: Wichtige Kurzbefehle – Hypertext Befehl

Windows

Umschalten zwischen bearbeitbarem und Viewer-Dokument

UNIX

Esc d Y

28 Hypertext-Dokumente und HTML-Export 219

29

Schablonen planen und Formate importieren

29

Schablonen können Sie nur vernünftig planen, wenn Ihnen die FrameMaker-Funktionen vertraut sind. Die Lektüre dieses Kapitels ohne die Lektüre der anderen Kapitel ist wenig hilfreich. Aber auch, wenn Sie alle Funktionen kennen, bleibt es schwierig. Es wird Ihnen kaum gelingen, eine Schablone zu entwerfen, die auf Anhieb alle Ihre Anforderungen erfüllt. Planen Sie eine Testphase ein, in der Sie Ihre Formate testen und auf Vollständigkeit überprüfen.

29.1 Checkliste für Schablonen ❏ Haben Sie an alle Absatzformate gedacht, die keinen Text enthalten werden: „Tabellenanker“, „Bildanker“ (in verschiedenen Ausrichtungen), „Seitenumbruch“, „Spaltenausgleich“? ❏ Haben Sie für bestimmte Absatzformate nicht nur eine linksbündige, sondern auch eine Version mit Einzug angelegt? Beispiel: „Strich“ und „Strich Einzug“ ❏ Haben Sie nicht nur neue Farben definiert, sondern auch an Aufhellungen dieser Farben gedacht? ❏ Sind alle Einstellungen gesetzt, mit denen Sie den Seiten-, Spalten- und Zeilenumbruch automatisieren können? ❏ Haben Sie für breite Tabellen oder Querformat-Abbildungen gedrehte Vorgabeseiten angelegt? ❏ Sind in Ihren Tabellenformaten in allen Zellen die dafür vorgesehenen Absatzformate abgespeichert? ❏ Sind Ihre Querverweisformate so definiert, dass Sie auch mitten in einem Satz stehen können?

29 Schablonen planen und Formate importieren 221

❏ Haben Sie daran gedacht, für unterschiedliche Dokumentvarianten „Bedingten Text“ einzusetzen? ❏ Haben Sie eine alternative Schablone mit einem Seitenformat angelegt, das für die Anzeige des Dokumentes am Monitor taugt? Können Sie also durch den Import von Formaten aus einer „Print-Version“ eine „Screen-Version“ machen? ❏ Wenn Sie zügigen Export nach HTML wollen, müssen Sie Ihre Schablonen unter dieser Vorgabe planen. Gibt es für alle Formatierungen der Print-Version in HTML eine Entsprechung? ❏ Wenn Ihre Schablonen unter Windows und Unix eingesetzt werden sollen: Gibt es die verwendeten Schriften für beide Systeme? Sind die Dateinamen auf beiden Systemen lesbar? Sind die importierten Grafiken systemkompatibel? ❏ Wenn Ihre Dokumente übersetzt werden sollen: Haben Sie eine Schablone angelegt, in der alle automatisch eingefügten Texte bereits übersetzt sind? • Texte in der automatischen Nummerierung der Absatzformate • Texte in Querverweisformaten • Texte auf Vorgabeseiten und Referenzseiten • Texte in Variablen In den Absatzformaten und den Zeichenformaten sollten Sie ebenfalls die neue Sprache einstellen. Wenn die Dokumente auf Ihrem Rechner übersetzt werden, sollten Sie für jede Sprache ein persönliches Wörterbuch einrichten.

29.2 Dokumente durch den Import einer Schablone umformatieren Den Befehl finden Sie unter „Datei > Importieren > Formate…“. Damit die Dokumente beim Import einer Schablone wunschgemäß umformatiert werden, müssen in der Schablone alle Formate vorhanden sein, die im Zieldokument verwendet werden. Alle Formate müssen natürlich auch gleich benannt sein. Sie können auch ein einzelnes Format oder eine Auswahl an Formaten aus einer Schablone in ein Dokument importieren. Welche Dokument-Einstellung mit welchem Format importiert wird, können Sie der Tabelle auf Seite 223 entnehmen. Wenn Sie eine Buchdatei angelegt haben, können Sie Formate auch über die Buchdatei importieren. Der Befehl und die Funktionalität sind die gleichen, Sie haben aber jetzt die Möglichkeit, allen in der Buchdatei enthaltenen Dokumenten gleichzeitig die neuen Formate zu geben. Sie können aber auch in der Buchdatei nur einzelne Dateien markieren und die Formate dann nur in diese Dateien importieren. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, ein Inhaltsverzeichnis beim Importieren von Formaten zunächst auszulassen. Ein Inhaltsverzeichnis ist meistens anders formatiert, als die Dokumentdateien.

222 29 Schablonen planen und Formate importieren

29.2.1 Welche Einstellung wird mit welchem Format importiert? Die folgende Tabelle müssen Sie nicht auswendig lernen. Wenn Sie aber eine bestimmte Einstellung von einem Dokument in ein anderes importieren wollen, schlagen Sie besser hier nach. Die mit Ausrufezeichen versehenen Einstellungen würden Sie wahrscheinlich anderen Formaten zuschreiben. Tabelle 45: Zuordnung der Einstellungen zu den Formaten Format

Einstellung

Seitenlayouts

Vorgabeseiten Spaltenlayout Seitengröße Seitenumbruch ! Änderungsbalken (Einstellungen) ! Darstellungsoptionen: Maßeinheit

Absatzformate

Absatzformate ! PDF: Lesezeichen (Übernahme der Absätze) ! PDF: Tagged PDF (Übernahme der Absätze)

Zeichenformate

Zeichenformate

Tabellenformate

Tabellenformate Lineaturstile

Referenzseiten Farbdefinitionen Variablendefinitionen

Referenzseiten ! Keine „FrameMath“-Seiten Farbdefinitionen Farbendarstellung Variablendefinitionen ! Textliche Veränderungen an „Kapitelnummer“ und „Bandnummer“, nicht die Nummerierung

Querverweisformate

Querverweis-Formate

Bedingter Text

Bedingungstypen Bedingungs-Anzeige-Einstellungen

FrameMath-Definitionen

Gleichungsgrößen und -schriften FrameMath-Referenzseiten

Dokumenteinstellungen

Nummerierung, auch „Kapitelnummer“ und „Bandnummer“ Textoptionen Kumihan-Regeln und Rubi-Text (nur bei japanischen Dokumenten) PDF: Lesezeichen ein-/ausschalten PDF: Logische Struktur ein-/ausschalten PDF: Benannte Ziele ein-/ausschalten Spezielle Markentypen Fußnoten-Einstellungen ! Platz für seitliche Überschriften (Marginalienspalte) ! Zeilenlayout

29 Schablonen planen und Formate importieren 223

29.2.2 Probleme mit PDF-Einstellungen Um PDF-Einstellungen zu importieren, müssen Sie „Absatzformate“ und „Dokumenteinstellungen“ auswählen. Unter den PDF-Einstellungen findet sich eine Seite, die ebenfalls „Einstellungen“ heißt, siehe Abbildung 161. Diese „Einstellungen“ werden nicht von einem Dokument in ein anderes importiert.

Abb. 161: Die Seite „Einstellungen“ unter den PDF-Einstellungen

Noch zwei Probleme: – Absatzformate, die für Lesezeichen und für Tagged PDF ausgewählt wurden, werden beim Import nur zu denen addiert, die im Zieldokument schon ausgewählt sind. – Absatzformate, die auf der Seite „Typen“ für „Tagged PDF“ ausgewählt wurden, werden nicht vollständig importiert. Kurz: Am besten verzichten Sie darauf, PDF-Einstellungen zu importieren. Stellen Sie sie stattdessen immer vollständig neu ein.

224 29 Schablonen planen und Formate importieren

30

Grundlagen für die Arbeit mit der „Strukturierten Produktoberfläche“ 30

Wenn Sie die Produktoberfläche über „Datei > Voreinstellungen > Allgemein… > Produktoberfläche: Strukturierter FrameMaker“ in den Struktur-Modus umstellen, wird das Programm zwar nicht strukturierter – Sie haben aber Zugriff auf eine Reihe zusätzlicher Menübefehle. Die Änderungen an der Produktoberfläche finden Sie im Kapitel 34 ab Seite 257 erklärt. Im Struktur-Modus zu arbeiten, bedeutet nicht, sich auch mit XML befassen zu müssen. FrameMaker-Anwender werden in den meisten Fällen nur mit Elementen und Attributen umgehen und Strukturregeln beachten müssen. Die Arbeit mit Absatz-, Zeichenund anderen Formaten wird durch die Arbeit mit Elementen ersetzt. Streng genommen bräuchten Sie noch nicht einmal die Strukturregeln – eine DTD1 oder ein EDD1 – womit Sie aber auf wesentliche Vorteile der Arbeit im Struktur-Modus verzichten würden, nämlich auf – eine vorgegebene und von FrameMaker überprüfbare Struktur für Ihre Dokumente, – Formatierungshilfen (Elemente können mit Formatierungen verknüpft sein) und – eine differenzierte Attributvergabe (Elemente bekommen zusätzliche, verborgene Informationen). Die wesentlichen Inhalte und den Einstieg in die Entwicklung einer DTD und dem FrameMaker-Pendant, dem EDD finden Sie im Abschnitt 30.1.4 ab Seite 229 und im Abschnitt 31.2.1 ab Seite 237. Da Sie XML-Grundkenntnisse haben müssen, um die Inhalte einer DTD oder eines EDD verstehen zu können, finden Sie vorher eine kurze Einführung in XML.

1. Dokument Type Definition (DTD) und Element Definition Document (EDD): siehe folgende Kapitel

30 Grundlagen für die Arbeit mit der „Strukturierten Produktoberfläche“ 225

DTDs, die FrameMaker besonders gut unterstützt, sind die DITA-Topic-DTDs. Wie das Programm die Arbeit mit DITA erleichtert, erfahren Sie im Kapitel 33 ab Seite 247. Eine Strukturierte Anwendung benötigen Sie, wenn Sie XML-Dateien im- und exportieren wollen. Woraus eine Strukturierte Anwendung besteht und einen Einstieg in die Entwicklung einer Strukturierten Anwendung finden Sie im Abschnitt 31.2 ab Seite 236. Eine solche Anwendung zu entwickeln setzt aber eine starke Affinität zu Programmiersprachen voraus und ist i.Allg. keine Aufgabe für einen FrameMaker-Anwender. Eine Aufgabe, die auf den FrameMaker-Anwender mit größerer Wahrscheinlichkeit zukommt, ist das Strukturieren schon bestehender, unstrukturierter Dokumente. Man kann dabei manuell vorgehen oder eine Konvertierungstabelle einsetzen – für den zweiten Weg kommt wieder ein Programmierer zum Einsatz, weil die Konvertierungstabelle erst einmal entwickelt werden muss, siehe Kapitel 35 ab Seite 271. Am Ende der Informationen über FrameMaker im Struktur-Modus finden Sie die Unterschiede einzelner Funktionen im Vergleich zur Arbeit im Standard-Modus: Kapitel 36 ab Seite 277. Weiterführende Literatur: – Entwicklerhandbuch für strukturierte Anwendungen (FrameMaker 8)/ Structure Application Developer Guide Dateiname: structapp_dev Guide.pdf 436 Seiten Zur neuesten Version werden Sie geleitet, wenn Sie über „Hilfe > Vollständige FrameMaker-Hilfe“ ins Internet gehen. – Referenzhandbuch zur Entwicklung strukturierter Anwendungen (FrameMaker 8)/ Structure Application Developer Reference Datei: structapp_dev_ref.pdf 264 Seiten Zur neuesten Version werden Sie geleitet, wenn Sie über „Hilfe > Vollständige FrameMaker-Hilfe“ ins Internet gehen. – Adobe FrameMaker 7.0. Strukturiertes Arbeiten mit FrameMaker. Andreas Rocker, Marcus Bollenbach Buch als PDF-Datei erhältlich, 400 Seiten, ISBN: 3-9803971-5-7 Verlag Thomas Rüppel

30.1 Kurze Einführung in XML XML steht für Extensible Markup Language.

» Markup Language Auszeichnungssprache: Ein Text wird in Elemente untergliedert. Kriterium für ein bestimmtes Element ist seine Bedeutung für den Gesamttext. Einführende und ausführende „Tags“, die den Elementnamen beinhalten, kennzeichnen Beginn und Ende eines Elementes.

226 30 Grundlagen für die Arbeit mit der „Strukturierten Produktoberfläche“

» Extensible Erweiterbar: Die Anzahl der Elemente, mit denen gearbeitet wird, kann vom Anwender durch selbstdefinierte Elemente vergrößert werden. Durch den Begriff „Extensible“ kann der Eindruck entstehen, es gäbe einen XML-Basissatz an Elementen. Den gibt es nicht. Jeder Anwender entscheidet selbst, welche Tags er definieren möchte. Er kann sich natürlich auch für einen bestimmten Satz an Elementen entscheiden, die schon ein anderer Anwender oder eine Institution definiert hat. 30.1.1 XML bietet Vorteile – XML-Dokumente sind ausschließlich mit Zeichen des ISO/IEC 10646-Zeichensatzes geschrieben. Dieser Zeichensatz entspricht im Wesentlichen Unicode 2.0. XMLDokumente können deshalb auf allen heute gängigen Betriebssystemen verarbeitet werden. – XML-Dokumente enthalten neben den Tags keine weiteren Auszeichnungen. Sie sind nicht mit Steuerbefehlen eines bestimmten Programms beladen. Die Dokumente können in jedem Texteditor bearbeitet werden. Dadurch ist es wahrscheinlich, die Dokumente auch in einigen Jahren noch lesen zu können. Gleichzeitig ermöglicht die Beschränkung auf Tags als einzige Auszeichnung, dass die inhaltlichen Informationen auf verschiedenen Wegen veröffentlicht werden können. – XML ist vom W3C-Konsortium standardisiert, was ebenfalls für eine lange Lebensdauer und universelle Einsetzbarkeit spricht. – Mit XSL1-Anwendungen kann man bestimmte Inhalte eines XML-Dokuments herausfiltern oder sortiert ausgeben. XML-Dokumente sind auch besser recherchierbar, weil der Suchbegriff mit Anforderungen an die Platzierung in der Struktur kombiniert werden kann. – Mit Hilfe einer Dokument Type Definition (DTD) kann dem Inhalt eines XML-Dokumentes eine bestimmte Struktur abverlangt werden. Es wird möglich, die Gültigkeit eines Elements in einem bestimmten Kontext zu prüfen, siehe Seite 229. 30.1.2 Unterschiedlich arbeiten mit XML und SGML? SGML steht für Standard Generalized Markup Language und ist die „Mutter“ von XML.

» Markup Language Wie bei XML, siehe oben » Standard Generalized Standardisiert und verallgemeinert: Dokumentinhalte werden mit einem festgelegten Satz beschreibender Elementen ausgezeichnet. Ein SGML-Dokument benötigt immer eine DTD. 1. XSL: Abkürzung für Extensible Stylesheet Language

30 Grundlagen für die Arbeit mit der „Strukturierten Produktoberfläche“ 227

SGML-Dokumente sind auf die Zeichen des 7-Bit-ASCII-Zeichensatzes beschränkt. Nicht nur das macht SGML-DTDs hochkomplex. Während in manchen Branchen SGML-Dokumente Standard sind, entscheiden sich Neueinsteiger überwiegend für XML. Für den FrameMaker-Anwender macht es dagegen keinen Unterschied, ob er an einem XML- oder SGML-Dokument arbeitet. 30.1.3 Der XML-Quelltext Die folgenden Zeilen zeigen, wie der Anfang des Kapitels 30.1 als XML-Dokument aussehen könnte: Kurze Einführung in XML XML steht für Extensible Markup Language. Markup Language Auszeichnungssprache: Ein Text wird in Elemente untergliedert. Kriterium für ein bestimmtes Element ist seine Bedeutung für den Gesamttext. Einführende und ausführende „Tags“, die den Elementnamen beinhalten, kennzeichnen Beginn und Ende eines Elementes. Extensible Erweiterbar: Die Anzahl der Auszeichnungen, mit denen gearbeitet wird, kann vom Anwender durch selbstdefinierte Auszeichnungen vergrößert werden. Durch den Begriff „Extensible“ kann der Eindruck entstehen, es gäbe einen XMLBasissatz an Elementen. Den gibt es nicht. Jeder Anwender entscheidet selbst, welche Tags er definieren möchte. Er kann sich natürlich auch für einen bestimmten Satz an Elementen entscheiden, die schon ein anderer Anwender oder eine Institution definiert hat. XML bietet Vorteile XML-Dokumente sind ausschließlich mit Zeichen des ISO/IEC 10646Zeichensatzes geschrieben. Dieser Zeichensatz entspricht im Wesentlichen Unicode 2.0. XMLDokumente können deshalb auf allen heute gängigen Betriebssystemen verarbeitet werden. XML-Dokumente enthalten neben den Tags keine weiteren Auszeichnungen. Sie sind nicht mit Steuerbefehlen eines bestimmten Programms beladen. Die Dokumente können in jedem Texteditor bearbeitet werden. … …

228 30 Grundlagen für die Arbeit mit der „Strukturierten Produktoberfläche“

Das Beispiel könnte auch anders aussehen, wenn der Anwender die Elemente anders benennt oder den Inhalt in anderen Sinneinheiten zusammenfasst. Die erste Zeile „“ reicht aus, um das Dokument als XML-Dokument zu deklarieren. Obwohl technisch machbar, schreibt kaum jemand XML-Dokumente in einem Texteditor. Im Einsatz sind Editoren, die zumindest schon einmal das Eintippen der Tags überflüssig machen. Man kann die Textpassagen über ein Auswahlmenü in die Elemente eingliedern. Die Dokumentstruktur wird in einer Strukturansicht visualisiert. Der Anwender, der mit einem XML-Editor schreibt, schreibt losgelöst von jeder Seitenstruktur, losgelöst von jedem Layout. Das kann sich mit etwas Gewöhnung zum Vorteil entwickeln. Schreiben mit der Konzentration auf das Wesentliche, auf einen strukturierten Inhalt. 30.1.4 Dokument Type Definition (DTD) und XML-SchemaDefinition (XSD) sorgen für Verbindlichkeit DTD und XSD beinhalten Elementdefinitionen und Dokumentmodelle. Einer XMLDatei muss nicht unbedingt eine DTD oder eine XSD mitgegeben werden. Die Elemente definieren sich schon selbst durch ihr Auftreten im Text. Aber nur mit DTD oder XSD können Sie einen Text durch FrameMaker oder einen anderen Editor strukturell prüfen lassen. Dazu definieren Sie die Elemente in der DTD oder im XSD und geben an, in welcher Anzahl, Reihenfolge oder Verschachtelung sie auftreten dürfen. Neben anderen Unterschieden können in einer XSD die Inhalte einzelner Elemente genauer definiert werden als in einer DTD. Zum Beispiel können Sie Elemente für die ausschließliche Eingabe von Ziffern oder die ausschließliche Eingabe von Buchstaben definieren. Für das hier geschilderte Beispiel reicht eine DTD aus. In der DTD werden die Bedingungen für Elemente durch Konnektoren und Häufigkeitsindikatoren bestimmt. Tabelle 46: Bedingungen durch Konnektoren und Häufigkeitsindikatoren bestimmen Eine Reihenfolge für Elemente vorschreiben.

Elemente auflisten und durch Komma trennen.

Eine Wahlmöglichkeit vorgeben: Genau eines der genannten Elemente muss auftreten.

Elemente auflisten und durch senkrechten Strich (Pipe) trennen.

Ein Element muss genau einmal auftreten.

Element ohne Zusatz

Das Element muss nicht auftreten, wenn es auftritt, dann an dieser Stelle nur einmal.

Element mit Fragezeichen

Das Element muss wenigstens einmal auftreten.

Element mit Pluszeichen

Das Element muss nicht auftreten, darf aber auch beliebig oft auftreten.

Element mit Sternchen

30 Grundlagen für die Arbeit mit der „Strukturierten Produktoberfläche“ 229

Eine DTD für das Beispiel auf Seite 228 könnte wie folgt aussehen: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

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Die Beispiel-DTD legt fest: 1:

Name der DTD; der Name muss identisch mit dem Namen des Wurzel-Elementes sein. Das Wurzel-Element fasst den ganzen Inhalt eines XML-Dokumentes ein.

2:

Das Wurzel-Element „Kapitel“ wird definiert. Das Kapitel muss mit genau einer „Ueberschrift“ beginnen. Danach darf genau eine „Einleitung“ folgen. Danach muss entweder ein neues „Unterkapitel“ beginnen, ein „Absatz“, eine „Definition“ oder eine „Auflistung“ folgen. „Unterkapitel“, „Absatz“, „Definition“ oder „Auflistung“ dürfen beliebig oft folgen.

3:

Die Definition „#PCDATA“ ist die Abkürzung für „Parsed Character Data“ und steht sinngemäß für „hier jetzt Text eingeben“.

4:

„Absätze“ dürfen Text, aber auch Elemente vom Typ „Hervorhebung“ enthalten.

5:

Die „Einleitung“ muss aus wenigstens einem „Absatz“ bestehen.

6:

Für die „Unterkapitel“ gelten dieselben Regeln wie für das „Kapitel“, mit der Ausnahme, dass das „Unterkapitel“ kein weiteres „Unterkapitel“ enthalten darf. Kapitel in diesem Beispiel dürfen deshalb nur eine flache Gliederung haben.

7:

Eine „Definition“ muss aus einem „Begriff “ und einer „Erklaerung“ bestehen.

8:

Der „Begriff “ darf nur Text enthalten.

9:

Die „Erklaerung“ darf nur Text enthalten.

10: Eine „Auflistung“ muss aus wenigstens zwei „Listeneinträgen“ bestehen. 11: Eine „Auflistung“ bekommt das Attribut „Strich“ oder „Punkt“, wodurch Listen unterschiedlich ausgezeichnet oder auch besser verschachtelt werden können. Der Eintrag „Strich“ in Anführungszeichen bedeutet, dass das Attribut „Strich“ automatisch zugewiesen wird, wenn nicht ausdrücklich das Attribut „Punkt“ verwendet wird. 12: „Listeneinträge“ dürfen Text, aber auch Elemente vom Typ „Hervorhebung“ enthalten.

230 30 Grundlagen für die Arbeit mit der „Strukturierten Produktoberfläche“

13: Die „Hervorhebung“ darf nur Text enthalten. 14: Klammern, die die DTD schließen. Die DTD kann, muss aber nicht in der XML-Datei enthalten sein, es kann auch auf sie verwiesen werden. 30.1.5 Attribute, Entitäten und Notationen Weitere mögliche Bestandteile einer XML-Datei sind (Auswahl):

» Attribute Mit einem Attribut kann einem Element eine zusätzliche Information mitgegeben werden. Attribute können z.B. – Einfluss auf die spätere Formatierung des Elementes nehmen (Attribute „Strich“ und „Punkt“ in unserem Beispiel), – Metadaten des Elementes enthalten, z.B. die Sprache, eine Zielgruppe oder den Autor angeben, – dem Element eine eindeutige Kennzeichnung mit Hilfe einer ID geben.

» Entitäten Mit Hilfe einer Entität referenziert man Texte oder Dateien. Referenzierte Dateien dürfen Texte und/oder Abbildungen enthalten. Entitäten können wie Variablen genutzt werden. Entitäten werden in der DTD definiert. In die XML-Datei braucht man nur den Namen der Entität einzutragen und mit „&“ und „;“ als Entität zu kennzeichnen, Beispiel: &name;.

» Namensräume Mit Namensräumen kann man Elemente kennzeichnen, die aus unterschiedlichen DTDs stammen und/oder die unterschiedlich verarbeitet werden sollen. » Notationen Mit Notationen können Hilfsanwendungen gestartet werden, um spezielle Inhalte von XML-Dateien wiederzugeben. 30.1.6 „Wohlgeformt“ und „gültig“ („wellformed“ und „valide“) Damit eine XML-Datei wohlgeformt ist und weiterverarbeitet werden kann, müssen im Wesentlichen die folgenden Anforderungen erfüllt sein: – Die XML-Definitionszeile muss vorhanden sein („XML-Deklaration“). – Zu jedem einleitenden Tag muss es ein schließendes Tag geben. – Der Inhalt muss von einem Wurzel-Element eingeschlossen sein. – Die Tags müssen richtig geschrieben sein, Groß- und Kleinschreibung wird unterschieden.

30 Grundlagen für die Arbeit mit der „Strukturierten Produktoberfläche“ 231

Damit eine XML-Datei gültig ist, müssen die Regeln für die inhaltliche Struktur aus der DTD oder aus der XSD eingehalten werden. Es besteht aber kein Zwang, einer XMLDatei eine DTD oder eine XSD mitzugeben. 30.1.7 XML hat Nachteile Wie unter den XML-Vorteilen beschrieben, besitzen XML-Dokumente keine Steuerbefehle bestimmter Programme. Das bedeutet aber auch: Alle die Annehmlichkeiten und Funktionen, die z.B. DTP-Programme bieten, entfallen. Sie können das XML-Dokument in einem Texteditor öffnen – und dann? Man braucht ein Programm, dass das Dokument für den Empfänger lesbar macht, den Inhalt sachgerecht abbildet. Da jetzt aber jeder XML-Anwender eigene Tags definieren kann, gibt es nicht das universelle XML-Anzeige-Programm. Soll eine XML-Datei dargestellt werden, benötigt man also immer noch eine zusätzliche Datei mit Formatierungs-Definitionen:

» Cascading Stylesheet (CSS) Eine CSS-Datei enthält die Definitionen für die Darstellung einer XML-Datei in einem Browser. » Extensible Stylesheet Language (XSL) Eine XSL-Datei enthält die Definitionen für die Darstellung einer XML-Datei für unterschiedliche Ausgabeformen (Monitor, Sprache, Druck). Eine XSL-Datei kann gleichzeitig den Inhalt einer XML-Datei filtern oder nach bestimmten Kriterien geordnet ausgeben.

» Lese-/Schreib-Regeln und Element Definition Document (EDD) in FrameMaker Lese-/Schreibregeln vermitteln zwischen der XML-Datei und FrameMaker. Ein EDD hat die Funktionalität einer DTD und formt zusätzlich den XML-Inhalt zu einem FrameMaker-Dokument. Die Darstellungsmöglichkeiten einer XML-Datei mit Hilfe einer CSS sind begrenzt. XSLDateien zu schreiben erfordert viel Zeit und hohe Affinität zu Programmiersprachen. Und: Für jede individuell geschriebene DTD muss eine eigene CSS-Datei oder XSL-Datei geschrieben werden. Wie sieht es aus mit Seitenzahlen, Kopf- und Fußzeilen, Hintergrundgrafiken, einem Inhaltsverzeichnis oder einem Stichwortverzeichnis? Dies sind Beispiele für Anforderungen, die der Autor nicht mehr mit vergleichsweise einfachen Programm-Kenntnissen wie bei der Arbeit mit FrameMaker erfüllen kann. Auch die Vorarbeiten, die Sie bewältigen müssen, wenn Sie mit FrameMaker und einer individuell erstellten DTD arbeiten wollen, sind beträchtlich. Mehr darüber erfahren Sie im folgenden Kapitel. Eine Alternative zur Entwicklung einer eigenen DTD ist der Rückgriff auf standardisierte DTDs, siehe Kapitel 32: „FrameMaker-DTDs und standardisierte DTDs“ ab Seite 243.

232 30 Grundlagen für die Arbeit mit der „Strukturierten Produktoberfläche“

31

XML-Import/-Export mit FrameMaker

31

Auch im Struktur-Modus ist FrameMaker kein reiner XML-Editor. Damit das Importieren und Exportieren von XML-Dateien funktioniert, müssen Schreib-/Leseregeln zwischen FrameMaker und XML vermitteln.

31.1 XML-importieren Über „Datei > Öffnen…“ wählen Sie eine XML-Datei aus. Wurde für den Typ der XMLDatei eine „Strukturierte Anwendung“1 erstellt, greift FrameMaker automatisch auf diese Anwendung zu und konvertiert die Datei in ein FrameMaker-Dokument. Erkennt FrameMaker an Hand der Informationen in der XML-Datei nicht, welche Strukturierte Anwendung er verwenden soll, werden Sie nach einer passenden Anwendung gefragt.

Abb. 162: Auswahl einer Strukturierten Anwendung

Existiert keine passende Anwendung, können Sie die XML-Datei mit der Einstellung „Keine Anwendung“ importieren. Inhalte wie Tabellen oder Grafiken gehen dabei in den meisten Fällen verloren. Enthält die XML-Datei keine DTD, macht Sie FrameMaker darauf aufmerksam, dass er die Struktur der Datei nicht prüfen kann. Der Text der Meldung ist allerdings verdreht.

1. Strukturierte Anwendung: Siehe Seite 236

31 XML-Import/-Export mit FrameMaker 233

Abb. 163: Keine XML-Datei im Schema?!

Enthält die Datei eine DTD, wird sie sofort von FrameMaker validiert, also in Bezug auf die richtige Struktur geprüft. Ist alles in Ordnung, wird die Datei geöffnet, ansonsten generiert FrameMaker ein „XML Read Report Log“.

!

Dem XML Read Report Log sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit schenken. Er weist Sie sehr detailliert auf Fehler hin, und zwar auf Fehler in der XML-Datei und auf Fehler in der DTD.

!

Teilweise können Sie mit Mausklick auf einen Eintrag zur Fehlerquelle springen.

Das Beispiel von Seite 228, für das noch keine Strukturierte Anwendung erstellt wurde und das mit der Auswahl „Keine Anwendung“ importiert wurde, wird von FrameMaker mit oder ohne DTD wie in den beiden folgenden Abbildungen dargestellt interpretiert. Die Struktur entspricht den Erwartungen, der Inhalt ist auch vollständig, aber die Formatierung ist unzureichend: – Der Text wird vollständig wiedergegeben (Text ohne Tabellen oder Abbildungen). – Jedes Element steht in einem eigenen Absatz, auch der Ausdruck „Extensible Markup Language“, der eigentlich nur hervorgehoben sein sollte. – Die Überschriften heben sich nicht vom folgenden Text ab. – Die Auflistung ist nicht als solche zu erkennen. – Das Attribut „Strich“ für die Auflistung zeigt keine Wirkung. Wenn Sie die Strukturansicht einblenden1, sehen Sie, dass die Struktur korrekt wiedergegeben wird. Der Elementkatalog2 zeigt alle im Dokument vorkommenden Elemente an. Sie können mit ihnen arbeiten, z.B. Elemente hinzufügen und mit Inhalt füllen.

1. Schaltfläche „Strukturansicht“ am rechten Rand des Dokumentfensters. 2. Schaltfläche „Elementkatalog“ am rechten Rand des Dokumentfensters.

234 31 XML-Import/-Export mit FrameMaker

Abb. 164: XML-Beispiel in der Dokumentansicht

Abb. 165: XML-Beispiel in der Strukturansicht

Eine XML-Datei kann mit dem Import weitgehend formatiert werden, dafür ist im Wesentlichen das Element Definitions Document (EDD) zuständig. Das EDD ist Teil der Strukturierten Anwendung, nach der FrameMaker gefragt hat.

31 XML-Import/-Export mit FrameMaker 235

31.2 Die Strukturierte Anwendung Wählen Sie beim Import oder Export einer XML-Datei eine Strukturierte Anwendung aus, berücksichtigt FrameMaker eine bestimmte Gruppe von Regeln und Definitionen. „Strukturierte Anwendung“ ist also ein Oberbegriff; alle Strukturierten Anwendungen sind in der FrameMaker-Datei „structapps.fm“ verzeichnet. Insgesamt 21 Anwendungen finden Sie im Dokument – dies ist gleichbedeutend mit 21 DTDs, mit denen FrameMaker sofort umgehen kann. FrameMaker könnte entsprechende SGML- und XML-Dokumente sofort formatieren. Wer eine individuelle DTD entwickelt, muss eine eigene Anwendung in das Dokument eintragen. Die in der Strukturierten Anwendung referenzierten Dateien liegen in Unterordnern gegliedert im FrameMaker-Programm-Ordner. Hier müssen für neue Dateien neue Ordner angelegt werden. Für das Beispiel von Seite 230 kann die Strukturierte Anwendung lauten: 1 2 3 4 5

Application name: DTD: Template: Read/write rules: DOCTYPE:

1:

FrameMaker-interne Benennung der Anwendung

2:

Beim Exportieren einer FrameMaker-Datei als XML-Datei prüft FrameMaker, ob die Struktur den Vorgaben aus dieser DTD entspricht. Gleichzeitig wird die DTD in die XML-Datei eingebunden.

3:

Der Inhalt einer zu öffnenden XML-Datei wird in einer Kopie dieses Templates geöffnet. Das Template enthält die Definitionen aus dem zum Projekt gehörenden EDD und die FrameMaker-Formate. Definitionen und Formate werden auf den Inhalt der XML-Datei angewendet.

4:

Beim Öffnen der XML-Datei werden die Schreib-/Leseregeln aus dieser Datei berücksichtigt.

5:

Angabe des Wurzel-Elementes. Da FrameMaker beim Öffnen einer XML-Datei das Wurzel-Element registriert, bewirkt die Angabe, dass FrameMaker automatisch die Anwendung „Kapitel“ verwendet.

! !

Kapitel $STRUCTDIR\xml\Kapitel\app_xml\Kapitel.DTD $STRUCTDIR\xml\Kapitel\app_xml\Kapitel.template.fm $STRUCTDIR\xml\Kapitel\app_xml\Kapitel.rw.fm Kapitel

Damit Änderungen an der structapps.fm wirksam werden, muss FrameMaker neu gestartet werden. Es ist vorgekommen, dass FrameMaker-Aktualisierungen (Patches) die structapps.fm überschreiben. Legen Sie (auch) deshalb eine Sicherungskopie an, wenn Sie eigene Einträge in der Datei vorgenommen haben.

236 31 XML-Import/-Export mit FrameMaker

! !

31.2.1 Mit dem Element Definitions Document formatieren Wie schon erwähnt ist das EDD das entscheidende Dokument, wenn es um die Formatierung einer XML-Datei geht. Gleichzeitig sind in einem EDD die Strukturinformationen aus der DTD enthalten. Der erste Schritt, um ein EDD auf Basis einer DTD zu generieren ist einfach. Sie wählen „StructureTools > DTD öffnen…“. Man wundert sich über den Menü-Befehl, denn es wird nicht die DTD geöffnet, sondern ein EDD, in dem die Definitionen aus der DTD schon umgesetzt sind. Falls Sie mit einer XSD arbeiten: Wählen Sie den Befehl „StructureTools > Schema öffnen…“. Sie können auch ohne DTD mit der Arbeit an einem EDD beginnen: Wählen Sie „StructureTools > neues EDD“. Das EDD ist ein strukturiertes Dokument. Es stehen ca. 400 Elemente zur Auswahl. Ein Großteil der Elemente steht für detaillierte Formatierungseinstellungen und Sie brauchen sie nicht, wenn Sie in den „Formatregeln“ auf Absatz- und Zeichenformate verweisen. Aber auch dann bleiben noch genügend Elemente übrig, deren Einsatz geübt sein muss. Das EDD ist nach den Elementen aus der DTD gegliedert und enthält pro Element zunächst die Strukturregeln, die schon in der DTD definiert wurden. FrameMaker verwendet für die Umsetzung der Strukturregeln den Begriff „Allgemeine Regel“. Dann folgen die „Formatregeln“ und einige zum Teil nötige und zum Teil optionale Regeln. Es gibt zwei Arten von Formatregeln: – Einem Element wird eine Absatz- oder Zeichengestaltung fest zugewiesen. – Einem Element wird eine Absatz- oder Zeichengestaltung kontextsensitiv zugewiesen (Kontextregel). Diese Art ist nötig, wenn in der DTD nur ein Element für eine Sinneinheit verwendet wurde, das Element durch seinen Kontext aber eine andere Wertigkeit bekommen kann. Beispiel: Das Element „Überschrift“ könnte für Kapitel- und für Tabellenüberschriften verwendet werden. Die „Gestaltung“ kann auf verschiedene Arten zugewiesen werden: – Verweise auf Absatz- und Zeichenformate. – Details der einzelnen Absatz- oder Zeichen-Formatierungs-Einstellungen werden definiert, ohne Zugriff auf Absatz- und Zeichenformate. – Kombinationen zwischen Format-Verweisen und detaillierten Formatierungs-Einstellungen.

!

Formatierungs-Einstellungen im Detail anzugeben, ist deutlich aufwändiger. Damit werden aber leichtfertige Umformatierungen der FrameMaker-Datei durch Anwender verhindert, weil im Dokument-Template ganz auf Absatzund Zeichenformate verzichtet werden kann.

!

31 XML-Import/-Export mit FrameMaker 237

Falls einem Element keine Formatregel zugewiesen wird, wird die Regel des übergeordneten Elementes angewendet. Weiterhin gibt es z.B. folgende Regeln:

» Textbereichformatierung Der Elementinhalt wird nicht in einen eigenen Absatz gesetzt. Stattdessen wird ihm ein Zeichenformat oder eine im Detail definierte Zeichenformatierung zugewiesen. » „LetzterAbsatzRegeln“ Der letzte Absatz in einem Element kann eine spezielle Formatierung bekommen. » „Präfixregeln“ Dem Elementinhalt wird ein Text vorangestellt. Sie können verschiedene Texte definieren, die in Abhängigkeit von der Position des Elementes in der Struktur eingesetzt werden. Die Präfixregeln bieten deshalb eine andere Funktionalität, als die „Automatische Nummerierung“. Das EDD für das Beispiel von Seite 230 kann folgende Einträge haben: 1 2

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6 7 8

9

EDD-Version 8.0 Structured-Anwendung:Kapitel Element (Container): Kapitel Gültig als Element auf höchster Ebene. Allgemeine Regel: Ueberschrift, Einleitung?, (Unterkapitel | Absatz | Definition | Auflistung)+ Element (Container): Ueberschrift Allgemeine Regel: Textformatregeln 1. Wenn Kontext gleich: Kapitel Absatzformat verwenden: U1 2. Wenn Kontext gleich: Unterkapitel Absatzformat verwenden: U2 Element (Container): Absatz Allgemeine Regel:( | Hervorhebung)* Textformatregeln Elementabsatzformat: Haupttext Element (Container): Einleitung Allgemeine Regel:Absatz+ Textformatregeln Elementabsatzformat: Haupttext Element (Container): Unterkapitel Allgemeine Regel:Ueberschrift, Einleitung?, (Absatz | Definition | Auflistung)+ Element (Container): Definition Allgemeine Regel:Begriff, Erklaerung Element (Container): Begriff Allgemeine Regel: Textformatregeln Elementabsatzformat: Begriff Element (Container): Erklaerung Allgemeine Regel: Textformatregeln Elementabsatzformat: Erklaerung

238 31 XML-Import/-Export mit FrameMaker

10

11

12

Element (Container): Auflistung Allgemeine Regel:Listeneintrag, Listeneintrag+ Attributliste 1. Name: typ Auswahl Optional Auswahl:Strich | Punkt Voreinstellung:Strich Element (Container): Listeneintrag Allgemeine Regel:( | Hervorhebung)* Textformatregeln 1. Wenn Kontext gleich: Auflistung [typ="Strich"] Absatzformat verwenden: Strich 2. Wenn Kontext gleich: Auflistung [typ="Punkt"] Absatzformat verwenden: Punkt Element (Container): Hervorhebung Allgemeine Regel: Textformatregeln 1. In allen Kontexten. Textbereich: Zeichenformat verwenden: Hervorhebung

In der „Allgemeinen Regel“ wird die Struktur des Inhalts mit Hilfe der aus der DTD bekannten Konnektoren und Häufigkeitsindikatoren definiert. Weitere Erläuterungen: 1:

Notwendige Angaben zur FrameMaker-Version und zur Strukturierten Anwendung.

2:

Angabe des Wurzel-Elementes und dessen Struktur.

3:

Für das Element „Ueberschrift“ gilt eine Kontextregel. Ist das nächste übergeordnete Element „Kapitel“, wird das Absatzformat „U1“ zugewiesen. Ist das nächste übergeordnete Element „Unterkapitel“, wird das Absatzformat „U2“ zugewiesen.

4:

Dem Element „Absatz“ wird das Absatzformat „Haupttext“ zugewiesen.

5:

Dem Element „Einleitung“ wird ebenfalls das Absatzformat „Haupttext“ zugewiesen.

6:

Die Struktur von „Unterkapitel“ wird definiert.

7:

Die Struktur von „Definition“ wird definiert.

8:

Dem Element „Begriff “ wird das Absatzformat „Begriff “ zugewiesen.

9:

Dem Element „Erklaerung“ wird das Absatzformat „Erklaerung“ zugewiesen.

10: Die Struktur und die Attribute von „Auflistung“ werden definiert. 11: Dem Element „Listeneintrag“ wird über eine Kontextregel, die sich auf das Attribut „typ“ unter Auflistung bezieht, das Absatzformat „Strich oder „Punkt“ zugewiesen. 12: Das Element „Hervorhebung“ wird über eine Kontextregel als „Textbereich“ definiert. Dem Textbereich wird das Zeichenformat „Hervorhebung“ zugewiesen.

31 XML-Import/-Export mit FrameMaker 239

!

Beim Öffnen einer XML-Datei greift FrameMaker nicht direkt auf das EDD zu, sondern öffnet die XML-Datei im Template, das in der strukturierten Anwendung genannt wird.

!

Damit Änderungen an den Definitionen in dem EDD sich auf das Öffnen von XML-Dateien auswirken, müssen die Definitionen immer wieder aus der EDD in das Template importiert werden. Der Befehl lautet „Datei > Importieren > Elementdefinitionen…“.

Lese-/Schreibregeln werden für das Beispiel nicht benötigt.

Abb. 166: Import mit Strukturierter Anwendung: Eine detaillierte Formatierung ist möglich

31.2.2 Schreib-/Leseregeln übersetzen zwischen XML- und FrameMaker-Struktur Die Lese-/Schreibregeln regeln im Wesentlichen – Benennungsdifferenzen zwischen Element- und Attributnamen in der XML-Datei und in FrameMaker, – welche Elemente FrameMaker-Funktionen zugewiesen bekommen, für die es in XML keine Entsprechung gibt, – welche FrameMaker-Objekte durch XML-Attribute generiert werden, – welche FrameMaker-Objekte in XML-Attribute umgesetzt werden.

240 31 XML-Import/-Export mit FrameMaker

Einträge werden spätestens nötig, wenn Tabellen, Fußnoten, Querverweise oder Marken im Dokument auftreten. Eine neues „Regelwerk“ erstellen Sie über „StructureTools > Neue Lese-/Schreibregeln“. Da in der Strukturierten Anwendung auf die Datei verwiesen wird, müssen Sie die Datei unter Berücksichtigung des dort angegebenen Pfades abspeichern. Eine neue Datei enthält schon zwei Einträge: Es wird die FrameMaker-Version bestimmt und die „ISO entity mapping rules“ werden referenziert. Um neue Einträge einfügen zu können, müssen Sie nicht nur deren Bedeutung kennen, sondern auch eine spezielle Syntax beachten. Details entnehmen Sie bitte der weiterführenden Literatur, siehe Seite 226. 31.2.3 XSL in FrameMaker XSL-Funktionen wie das Filtern oder Sortieren von Inhalten können von FrameMaker beim Im- und Export von XML-Dateien ausgeführt werden. Die XSL-Datei binden Sie durch den Eintrag in der Strukturierten Anwendung in den Import/Export ein. Damit ist FrameMaker ein hochfunktionaler XML-Editor: – Strukturbasierte Bearbeitung – Formatierung mit vielfältiger Ausgabe: PDF-Datei, Druck, Screenformate – XSL-Transformationen Über das Application Programming Interface (API) können Programmierer die Funktionalität von FrameMaker zusätzlich erweitern. Adobe unterstützt diese Anwendungen mit dem FrameMaker Developer Kit (FDK). Die Downloadadresse lautet: http:// www.adobe.com/devnet/framemaker/fdk/8.

31.3 XML exportieren Wählen Sie „Datei > Als XML speichern…“. Ist Ihr Dokument mit einer Strukturierten Anwendung verknüpft, greift FrameMaker auf diese zu. Andernfalls können Sie aus einem Auswahlmenü eine Anwendung oder „Keine Anwendung“ auswählen. Die Anwendung sorgt dafür, dass – die Lese-/Schreibregeln angewendet werden, – die Datei in Bezug auf eine bestimmte DTD validiert und in der XML-Datei auf diese DTD verwiesen wird1, – bei Bedarf eine XSL-Transformation ausgeführt wird und – bei Bedarf eine aus den Formatierungs-Informationen der EDD generierte CSS2-Datei geschrieben und in der XML-Datei auf sie verwiesen wird.

1. Haben Sie ein EDD nicht auf Basis einer DTD erstellt und deshalb keine DTD verfügbar, können Sie aus dem EDD eine DTD generieren: „StructureTools > Sichern als DTD…“.

31 XML-Import/-Export mit FrameMaker 241

Die entstehende XML-Datei enthält einige Kommentar-Zeilen, die FrameMaker ermöglichen, die Datei ohne Verlust an FrameMaker-Funktionen wieder zu öffnen und zu formatieren. Sie können übrigens auch unstrukturierte Dokumente nach XML exportieren. Dazu weisen Sie in einer Tabelle auf den Referenzseiten Absatzformaten passende Elemente zu, ähnlich dem HTML-Export, vgl. Kapitel 28: „Hypertext-Dokumente und HTMLExport“ ab Seite 211.

242 31 XML-Import/-Export mit FrameMaker

32

FrameMaker-DTDs und standardisierte DTDs

32

Da es viel Erfahrung bedarf, eine individuelle DTD zu schreiben (vgl. Kapitel 30: „Grundlagen für die Arbeit mit der „Strukturierten Produktoberfläche““), bietet sich der Rückgriff auf fertige bzw. standardisierte DTDs an. Mit FrameMaker werden eine Reihe von strukturierten Schablonen installiert, für die es DTDs, EDDs und Strukturierte Anwendungen gibt.

32.1 FrameMaker-Schablonen So legen Sie ein strukturiertes Dokument auf Basis einer Schablone an: Wählen Sie „Datei > Neu > Dokument… > Strukturierte Vorlagen durchsuchen“. Entscheiden Sie sich für eine der Vorlagen und wählen Sie „Anlegen“. Die DTDs sind auf ganz spezielle Zwecke zugeschnitten, deshalb nicht zu umfangreich und man kann sich schnell einarbeiten. Mit diesen DTDs angelegte XML-Dokumente können auch mit anderen XML-Editoren bearbeitet werden, allerdings sind Tags und Struktur Anwendern, die nicht mit FrameMaker arbeiten, nicht geläufig.

32.2 Standardisierte DTDs Im Sinne einer guten Zusammenarbeit mit anderen Anwendern bietet sich der Einsatz öffentlich zugänglicher und standardisierter DTDs an. Gebräuchlich in einzelnen Branchen sind zum Beispiel: – Text Encoding Initiative, Geisteswissenschaften – ATA iSpec 2200, Luftfahrtindustrie – SAE J2008, Luft- und Fahrzeugindustrie – DocBook und DITA, Hard- und Software

32 FrameMaker-DTDs und standardisierte DTDs 243

Sie können natürlich mit jeder dieser DTDs in FrameMaker arbeiten, ohne EDD und Strukturierter Anwendung, FrameMaker kann dann als reiner SGML- oder XML-Editor arbeiten, vgl. Kapitel 31: „XML-Import/-Export mit FrameMaker“. Für die DTDs DocBook und DITA bietet FrameMaker weitergehende Unterstützung in Form von EDDs und Strukturierten Anwendungen. Für DITA stellt FrameMaker eigene Menübefehle für häufig benötigte Funktionen zur Verfügung.

32.3 DocBook und DITA 32.3.1 DocBook DocBook ist eine DTD mit dem Schwerpunkt auf Computersoftware und -hardware. Es gibt eine SGML- und eine XML-Variante. DocBook wird von OASIS1 gepflegt und weiterentwickelt. OASIS bietet freie Hilfsmittel an, um DocBook-Dokumente mit verschiedenen Medien zu veröffentlichen. DocBook entstand vor über zehn Jahren und es gibt eine große Anwenderzahl. Die DocBook-DTD spiegelt den Aufbau eines Buches wider, man geht davon aus, dass der Empfänger die Publikation von vorne nach hinten durcharbeitet. Ein DocBook-Template ist nicht über den Befehl „Datei > Neu > Dokument… > Strukturierte Vorlagen durchsuchen“ erreichbar. Sie müssen das Template im FrameMakerOrdner „…\Structure\xml\xdocbook\app“ bzw. „\Structure\sgml\docbook\app“ als Basis verwenden. 32.3.2 DITA DITA ist die Abkürzung für Darwin Information Typing Architecture.

» Darwin Steht für die Weiterentwicklungs-Möglichkeit dieses Standards unter Vererbung bestehender Eigenschaften. » Information Typing Informationen werden nach ihrer Informationsart klassifiziert, z.B. als Beschreibung, Anleitung, Hintergrundinformation. » Architecture Architektur oder Aufbauprinzip, der Begriff soll verdeutlichen, dass DITA keine Sprache ist, sondern mit einer Sprache, nämlich XML, Strukturen aufbaut. Mit DITA verbindet man die Hoffnung, Sachverhalte und Funktionen so zu beschreiben, dass die Beschreibungen autark sind. Sie sollen an verschiedenen Stellen im Rahmen einer oder mehrerer Dokumentation eingesetzt werden können. Anders, als herkömmliche Buchkapitel, die i.Allg. nur an einer bestimmten Stelle in einem bestimmten Buch

1. OASIS: Abkürzung für Organization for the Advancement of Structured Information Standards

244 32 FrameMaker-DTDs und standardisierte DTDs

verständlich sind, sollen Beschreibungen nach DITA-Standard an verschiedenen Positionen in verschiedenen Publikationen angeordnet werden können. Gleichzeitig berücksichtigt DITA den Wunsch, eine Beschreibung auf verschiedenen Wegen zu veröffentlichen und OASIS1 bietet entsprechende Hilfsmittel an. 32.3.3 DITA-Topic-Arten Eine autarke Beschreibung wird im Rahmen von DITA als „Topic“ bezeichnet. Es gibt vier Topic-Arten:

» Topic Ein ganz allgemeines Topic. Abbildung 167 zeigt einen typischen Aufbau in der FrameMaker-Strukturansicht. » Concept Topic (Konzept-Topic) Enthält Übersichten und Hintergrundinformationen, vgl. Abbildung 168.

Abb. 167: Beispieltopic „topic“

Abb. 168: Beispieltopic „concept“

» Task Topic (Aufgaben-Topic) Enthält Handlungsanleitungen, i.Allg. als Schrittanleitungen, vgl. Abbildung 169.

32 FrameMaker-DTDs und standardisierte DTDs 245

» Reference Topic (Nachschlage-Topic) Enthält z.B. Begriffsdefinitionen und technische Daten, häufig in Form von Tabellen, vgl. Abbildung 170.

Abb. 169: Beispieltopic „task“

Abb. 170: Beispieltopic „reference“

32.3.4 DITA Maps In einer Map werden Topics zu einer Publikation zusammengefasst. Die Topics können auch verschachtelt sein. Die Map enthält nur Verweise auf die Topics, die Publikation entsteht erst, wenn man aus der Map heraus einen Generierungsprozess startet, z.B. ein FrameMaker-Buch daraus macht. Mit einer DITA-Map sollen verschiedene Ausgabe-Medien bedient werden können, weshalb man den Topics entsprechende Attribute zuweisen kann. Auch eine Reihe anderer Merkmale können mit Hilfe der Attribute zugewiesen werden, z.B. eine bestimmte Zielgruppe oder Dringlichkeitseinstufungen.

246 32 FrameMaker-DTDs und standardisierte DTDs

33

DITA in FrameMaker

33

Die DITA-Integration bietet: – Anlegen neuer Topics über Menübefehle – Anlegen einer neuen Map über einen Menübefehl – Generieren eines FrameMaker-Dokumentes aus einer Map – Generieren eines FrameMaker-Buches aus einer Map – Strukturierte Anwendungen1 für Topics und begleitend für Maps und FrameMakerBücher. Die Strukturierten Anwendungen beinhalten • ditabase.dtd und andere DTDs (Modulare Komponenten) • FrameMaker-Templates • EDDs • Entitäten • Lese-/Schreibregeln • XSL-Dateien für den Im- und Export – Zusammenspiel einiger Elemente mit der FrameMaker-Funktion „Bedingter Text“ – Einige weitere Menübefehle zur Datei-Aktualisierung und -Verwaltung Die Strukturierte Anwendung ist so gestaltet, dass Sie alle FrameMaker-Funktionen verwenden können – sollen Ihre Dateien außerhalb von FrameMaker als XML-Dateien weiterverarbeitet werden, ist ein reibungsloser Export gewährleistet. das gleiche gilt für den Import von XML-Dateien. Allerdings wundert man sich, dass in verschiedenen zur Strukturierten Anwendung gehörenden Dateien die FrameMaker-Versionsnummer noch auf 7.0 steht. Auch erfor1. Vgl. „31.2 Die Strukturierte Anwendung“ auf Seite 236

33 DITA in FrameMaker 247

dern die EDDs Nacharbeit, weil mit einigen Elementen englischsprachige Texte in die Dokumente eingefügt werden, siehe unten.

33.1 DITA-EDDs und -Templates überarbeiten In den DITA-EDDs für Bücher und Topics werden die Präfix- und Suffix-Regeln eingesetzt. Mit diesen Regeln erhält der textliche Inhalt eines Elements einen Zusatz, z.B. das Wort „Task“. Um diese Zusätze zu löschen oder zu übersetzen, müssen Sie die EDDs bearbeiten. Die EDDs finden Sie im FrameMaker-Installationsverzeichnis unter …\Structure\xml\DITA\app\DITA-Book-FM bzw. …\Structure\xml\DITA\app\DITA-Topic-FM Öffnen Sie die Dateien in FrameMaker. Suchen Sie mit der „Suchen/Ändern“-Funktion nach den Elementen „Präfix“ und „Suffix“ und übersetzen Sie die Texteinträge. Die Templates finden Sie im FrameMaker-Installationsverzeichnis unter …\Structure\xml\DITA\app. In den Templates gibt es englische Texteinträge in – Querverweisformaten, – Rahmen auf den Referenzseiten, – den Variablen „Tabellenfortsetzung“ und „Tabellenabschnitt“ und – der Automatischen Nummerierung folgender Absatzformate: • figure.title • step.info.begin / step.result.begin / step.tutorial.begin • substep.info.begin / substep.result.begin / substep.tutorial.begin • table.title Die Templates werden Sie sowieso an Ihre gestalterischen Vorgaben anpassen wollen. Achten Sie darauf, nur die Gestaltung, nicht die Funktionalität zu ändern. Beispielsweise können Sie die Kopf- und Fußzeilen der Vorgabeseiten bearbeiten oder Schriften und Einzüge ändern. Löschen Sie aber keine Absatz- oder Zeichenformate. Benennen Sie keine Formate um.

!

Wenn Sie nach der Überarbeitung die EDDs und Templates unter einem anderen Namen abspeichern wollen, denken Sie daran, auch in der Strukturierten Anwendung die Verweise auf die Dateien zu aktualisieren.

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Alternativ können Sie auch für jede Sprache, in der Sie veröffentlichen wollen, eine neue Strukturierte Anwendung anlegen.

33.2 Einzelne Topics anlegen Ein neues Topic legen Sie mit den Befehlen „DITA > Neue DITA-Datei > Neu…“ an. Sie werden sofort nach dem Namen gefragt, unter der die Datei abgespeichert werden soll.

248 33 DITA in FrameMaker

Vergeben Sie einen Namen, der keine Sonder- oder Leerzeichen enthält – sonst entstehen Probleme beim Aufnehmen eines Topics in eine FrameMaker-DITA-Map. Haben Sie den Namen eingegeben, öffnet sich die neue Datei und Sie können mit der Arbeit beginnen. Den Text „TOPIC TITLE“ können Sie durch Ihren Topic-Titel ersetzen. Alternativ können Sie den Titel in das Attribut „Titel“ des Wurzel-Elements „DITA“ eintragen.1 Der Attribut-Wert wird dann als oberste Überschrift angezeigt, allerdings nicht (!) ausgelesen, wenn Sie das Topic in eine FrameMaker-DITA-Map übernehmen.

33.3 Topics mit der DITA-Map zusammenfassen In einer DITA-Map werden Topics zu einer Publikation zusammengefasst. Eine DITAMap ist ein strukturiertes FrameMaker-Dokument, das fast ausschließlich Verweise auf die Topics enthält, vergleichbar mit einem FrameMaker-Buch. Jeder Verweis stellt ein Element in der Struktur dar. Die Topics können auch verschachtelt werden. Eine neue DITA-Map legen Sie über „DITA > Neue DITA-Datei > neu …“ an. FrameMaker fragt sofort nach dem Namen, unter dem die Datei gespeichert werden soll. Die Dateiendung „.ditamap“ wird automatisch hinzugefügt. Hier ein Ausschnitt aus dem Quelltext einer DITA-Map, die auf drei Topics verweist: FM DITABook aus DITA Map-Datei erstellen…“ tun Sie genau dies. Die Topics der obersten Ebene werden in Kapitel umgesetzt. Die untergeordneten Topics werden in die Kapitel integriert.

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Auch, wenn die DITA-Map geöffnet ist, werden Sie nach der Map gefragt, die Sie konvertieren wollen. Nicht gespeicherte Änderungen an der Map werden nicht berücksichtigt.

!

FrameMaker nimmt sich nach Angabe der Map etwas Bedenkzeit und fragt Sie anschließend nach einem Namen für das Buch. Wenn Sie mit dem Befehl „DITA > FM Dokument aus DITA Map erzeugen…“ ein Einzeldokument erstellen, werden alle Topics in einem Dokument zusammengefasst. FrameMaker fragt nicht nach der Map, sondern direkt nach dem Namen für das Dokument. Nicht gespeicherte Änderungen an der Map werden diesmal berücksichtigt! Wenn Sie eine Map unter einem anderen Namen abspeichern wollen, können Sie dafür zwar den Befehl „Datei > Speichern unter…“ verwenden, das Dateiformat „.ditamap“ wird Ihnen aber nicht angeboten. Speichern Sie die Kopie deshalb als XML-Datei, schließen Sie die Datei und benennen Sie sie außerhalb von FrameMaker um.

33.4 Querverweise und erweiterte Querverweise auf Elemente: Xrefs, Conrefs 33.4.1 Xrefs Mit einem Xref-Element fügen Sie einen internen oder externen Querverweis auf ein Element ein. Wiedergegeben wird standardmäßig der Text des referenzierten Elementes. Beachten Sie, dass Sie ein Xref-Element nicht über das DITA-Menü, sondern durch Auswahl des Elementes im Element-Katalog einfügen. Den Link des Querverweises schreibt FrameMaker in das Attribut „xref “.

33 DITA in FrameMaker 251

Abb. 172: Xrefs im Fenster „DITA-Verweisverwaltung“ festlegen

» „Quelldatei“, „Durchsuchen“, „Bearbeiten“ Wenn Sie einen externen Xref einfügen wollen, können Sie unter „Quelldatei“ die Datei auswählen oder mit Hilfe von „Durchsuchen“ und „Bearbeiten“ noch ein Dokument öffnen bzw. bearbeiten. An Hand der IDs und der kurzen Inhaltswiedergabe können Sie ein Element identifizieren und auswählen.

» Alternativer Querverweistext Alternativ zur Wiedergabe des Elementinhalts können Sie einen Querverweistext eingeben, der z.B. den Inhalt des Elements beschreibt. » Externer Querverweis „Extern“ steht hier für Verweise auf Quellen, die Sie nicht in FrameMaker öffnen können.

Abb. 173: Querverweis ins Internet

Den Verweis zur Querverweisquelle geben Sie hinter „Querverweisziel (href):“ ein, aus diesem Eintrag wird der Wert des href-Attributs des Xref-Elements. Den Text, der statt des Links angezeigt werden soll, geben Sie hinter „Verkn.pfungstext von Querverweis:“ ein. An der Stelle merken Sie wieder, dass die FrameMaker-Benutzeroberfläche noch Optimierungspotenzial besitzt.

252 33 DITA in FrameMaker

Während der Arbeit an einem Dokument können Sie über „DITA > Verweise aktualisieren…“ die Xrefs aktualisieren. Der Befehl „Bearbeiten > Referenzen aktualisieren…“ betrifft nicht die Xref-Elemente! Ob die Xrefs beim Öffnen eines Dokumentes immer aktualisiert werden, können Sie bei den DITA-Optionen einstellen, siehe Seite 254. An denselben Stellen, an denen Xrefs gültig sind, können Sie auch über „Spezial > Querverweis…“ einen „FrameMaker“-Querverweis einfügen. Dieser wird beim Speichern der Datei als XML-Datei in ein Xref-Element umgewandelt und beim erneuten Öffnen wieder in einen „FrameMaker“-Querverweis umgesetzt. 33.4.2 Conrefs Mit Hilfe von Conrefs können Sie einen Verweis auf ein Element aus dem selben oder einem externen Dokument anlegen. Wiedergegeben wird der gesamte Inhalt des referenzierten Elementes, also auch untergeordnete Elemente. Ein Conref ist damit ein Mittelding zwischen einem Querverweis, der maximal den Inhalt eines einzelnen Elementes wiedergeben kann, und einem Texteinschub, der den Inhalt einer ganzen Datei wiedergibt. Um Conrefs einfügen zu können, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein: – Das Element, auf das verwiesen wird, muss eine ID haben. – Das Element, auf das verwiesen wird, muss im Zieldokument an der Einfügeposition gültig sein. Diese Vorgabe prüft schon FrameMaker und bietet im Fenster „DITA-Verweisverwaltung“ nur gültige Elemente an. Um einen Conref einzufügen, platzieren Sie die Einfügemarke an der entsprechenden Position in der Struktur und wählen „DITA > Conref einfügen…“.

Abb. 174: Conrefs im Fenster „DITA-Verweisverwaltung“ festlegen

33 DITA in FrameMaker 253

Wenn Sie einen externen Conref einfügen wollen, können Sie unter „Quelldatei“ die Datei auswählen oder mit Hilfe von „Durchsuchen“ und „Bearbeiten“ noch ein Dokument öffnen bzw. bearbeiten. FrameMaker zeigt vom Quelldokument die im Zieldokument gültigen Elemente an. An Hand der IDs und der kurzen Inhaltswiedergabe können Sie ein Element identifizieren und auswählen. Ein Conref hat im Zieldokument das Bedingungstag „DITA-Conref “. Im Zieldokument wird der Conref nicht als eigenes Element angezeigt – es wird das referenzierte Element angezeigt, allerdings ist das Element mit einem Conref-Attribut ausgezeichnet. Während der Arbeit an einem Dokument können Sie über „DITA > Verweise aktualisieren…“ die Conrefs aktualisieren. Der Befehl „Bearbeiten > Referenzen aktualisieren…“ betrifft nicht die Conrefs! Ob die Conrefs beim Öffnen eines Dokumentes immer aktualisiert werden, können Sie bei den DITA-Optionen einstellen, siehe unten.

33.5 DITA-Optionen einstellen Unter „DITA > DITA-Optionen…“ können Sie Optionen einstellen.

Abb. 175: DITA-Optionen

» DITA-Anwendungen (Topic, Map, Book)1 Sollten Sie, z.B. für Veröffentlichungen in unterschiedlichen Sprachen, neue Strukturierte Anwendungen angelegt haben, können Sie sie hier auswählen.

» Standardtyp ‘Neu‘ Für neue DITA-Dateien vom Typ „topic“, „concept“, „task“ und „reference“ können Sie zwischen der Dateiendung „.xml“ und „.dita“ wählen. Bleiben Sie bei „.xml“. Neue DITA-Maps haben in FrameMaker immer die Dateiendung „.ditamap“. 1. Vgl. „31.2 Die Strukturierte Anwendung“ auf Seite 236

254 33 DITA in FrameMaker

» Standard-ID-Präfix FrameMaker vergibt für Elemente, die eine ID fordern, eine selbstgestaltete ID. An Hand dieser ID können Sie aber das Element keiner Publikation zuordnen. Sie können deshalb ein eigenes, aussagekräftiges Präfix vor die ID stellen. » Conrefs beim Öffnen von Datei automatisch laden » Querverweise beim Öffnen von Datei automatisch laden Mit „laden“ ist „aktualisieren“ gemeint. Im Allgemeinen aktiviert man diese Option, um den aktuellen Stand der Datei angezeigt zu bekommen. Kann FrameMaker die Quelldateien nicht öffnen, kann es sinnvoll sein, die Optionen zu deaktivieren, um häufige Fehlermeldungen zu vermeiden.

» Prolog beim Öffnen von Datei konditionalisieren » Kommentare beim Öffnen von Datei konditionalisieren „Konditionalismus“ ist laut Duden eine philosophische Lehre. Gemeint ist hier allerdings: Beim Import einer Datei, bekommen Prolog-Elemente und Kommentar-Elemente ein Bedingungstag zugewiesen. Prologe und Kommentare können dadurch mit der FrameMaker-Funktion „Bedingter Text“ ein- und ausgeblendet werden.

» IDs automatisch hinzufügen, falls Element dies erfordert Ist die Option aktiviert, nimmt FrameMaker Ihnen die Vergabe von IDs ab; für die von FrameMaker vergebenen IDs können Sie ein gemeinsames und möglichst markantes Präfix vergeben, siehe oben. » Neue Themen in DITA-Element einschließen Diese Option hat nur Auswirkungen, wenn Sie in einer DITA-Map arbeiten. Legen Sie über das DITA-Menü eine neue DITA-Datei an, wird diese bei aktivierter Option in die DITA-Map eingefügt. » Externen Querverweisen Hypertext-Marke hinzufügen Die Hypertext-Marke bewirkt, dass auch Querverweise-Quellen außerhalb von FrameMaker durch Strg + Alt und Mausklick (Windows) bzw. Strg + Klick mit rechter Maustaste (Unix) aufgerufen werden können. » Importoptionen » Exportoptionen Aktivieren Sie die Option „Spalten in Tabellen zählen“, damit der Tabellenimport reibungslos verläuft. Aktivieren Sie die Optionen bezüglich der Indexeinträge, damit aus XML-Index-Elementen FrameMaker-Index-Marken werden und umgekehrt.

33 DITA in FrameMaker 255

34

Struktur-Modus: Die Benutzeroberfläche

34

Um den Struktur-Modus zu starten, wählen Sie „Datei > Voreinstellungen > Allgemein > Produktoberfläche: Strukturierter FrameMaker“. Sie werden danach aufgefordert, das Programm neu zu starten. Wenn Ihnen noch kein strukturiertes Dokument zur Verfügung steht, können Sie über „Datei > Neu > Dokument > Strukturierte Vorlagen durchsuchen“ ein Dokument öffnen.

34.1 Änderungen im Programmfenster Im Programmfenster gibt es einige Änderungen, wenn Sie FrameMaker im StrukturModus starten. Die Menüleiste hat die neuen Einträge „Element“, „StructureTools“ und „DITA“. Zu den bekannten Schaltflächen am rechten Rand des Dokumentfensters gesellen sich drei neue. Die Schaltfläche mit den Klammern öffnet den Elementkatalog. Die Schaltfläche mit dem kleinen „a“ öffnet das Fenster, in dem Sie Attribute bearbeiten. Mit der dritten Schaltfläche können Sie die Strukturansicht öffnen. Abb. 176: Schaltflächen für strukturierte Dokumente

34 Struktur-Modus: Die Benutzeroberfläche 257

In vielen Fenstern der einzelnen Funktionen finden Sie ein zusätzliches Aufklappmenü, in dem Sie einen Elementtyp auswählen können, z.B. im Fenster „Verankerter Rahmen“.

Abb. 177: Fenster „Verankerter Rahmen“ mit Element-Auswahlmöglichkeit

34.1.1 Die Statusleiste zeigt andere Informationen In der Statusleiste wird jetzt statt des Absatzformates und statt eines evtl. vorliegenden Zeichenformates der Elementtyp angezeigt. Das Absatzformat können Sie nur noch in der Formatierungsleiste ablesen. Ob an einer Stelle ein Zeichenformat vorliegt, wird nur noch im Fenster der Zeichengestaltung angezeigt. Über Absatz- und Zeichenformate sollten Sie sich aber auch keine Gedanken machen, weil in einer Strukturierten Anwendung diese Formate mit den Elementen verknüpft sind (vgl. „31.2.1 Mit dem Element Definitions Document formatieren“, Seite 237). Beachten Sie: Sobald Sie ein Element komplett markiert haben, also inklusive seiner Elementgrenzen oder durch Markieren in der Strukturansicht, wird in der Statusleiste das übergeordnete Element angezeigt. Das aktuelle Element wird nur angezeigt, wenn Sie sich innerhalb der Elementgrenzen bewegen. 34.1.2 Elementgrenzen einblenden Über „Darstellung > Elementgrenzen“ können Sie im Dokumentfenster Elementgrenzen einblenden. Der Beginn eines Elementes wird mit einer öffnenden eckigen Klammer, das Ende eines Elementes mit einer schließenden eckigen Klammer gekennzeichnet.

Abb. 178: Darstellung mit Elementgrenzen

258 34 Struktur-Modus: Die Benutzeroberfläche

Abb. 179: Darstellung mit Elementgrenzen und eingeblendeten Element-Tags

Über „Darstellung > Elementgrenzen (mit Tags)“ werden die Element-Tags im Text eingeblendet. Bei der Darstellung mit Tags werden die Elemente, die einen Anker haben oder eine Marke darstellen, als Rechteck angezeigt. Das Rechteck ersetzt die Anker- bzw. Markenzeichen. Anders als die Steuerzeichen, beanspruchen die Elementgrenzen und (natürlich) die Tags Platz in der Zeile. Die Tags vergrößern sogar den Zeilenabstand. Um die Zeilen- und Seitenumbrüche beurteilen zu können, müssen Sie die Grenzen und die Tags ausblenden.

34.2 Strukturansicht Wie der Name schon sagt, zeigt die Strukturansicht die Struktur des Dokumentes. Es werden alle Elemente in ihrer Reihenfolge und Hierarchie dargestellt. Wenn Elemente Text enthalten, werden die ersten Textzeichen wiedergegeben. 34.2.1 Symbole in der Strukturansicht Objekt-Elemente, also Elemente wie eine Marke oder ein Querverweis, werden auch hier als Rechtecke dargestellt. Container-Elemente, also Elemente, die Text und/oder andere Elemente enthalten, werden als Rechtecke mit abgerundeten Ecken dargestellt. Besitzt ein Container-Element Unterelemente, hat das Rechteck ein Pluszeichen auf der linken Seite. Mit Mausklick auf das Pluszeichen können Sie sich die Unterelemente anzeigen lassen. Hat ein Element Attribute, hat das Rechteck ein Pluszeichen auf der rechten Seite. Mit dem ersten Mausklick auf das Pluszeichen werden die Attribute angezeigt, die einen Wert benötigen oder schon einen Wert haben. Wird immer noch ein Pluszeichen angezeigt, werden mit einem weiteren Mausklick alle Attribute angezeigt. Mehr über Attribute finden Sie auf Seite 265.

34 Struktur-Modus: Die Benutzeroberfläche 259

Ein Mausklick auf die Minuszeichen begrenzt die Anzeige wieder. Alle untergeordneten Elemente, die auf gleicher Ebene liegen, können Sie ein- oder ausblenden, wenn Sie beim Mausklick die -Taste gedrückt halten. Das gleiche gilt für das Ein- und Ausblenden der Attribute. Attribute können Sie auch über „Darstellung > AttributanzeigeOptionen“ ein- und ausblenden.

Abb. 180: Container- und andere Elemente

34.2.2 Die Einfügemarke platzieren Sie können mit Hilfe der Strukturansicht die Einfügemarke bequem zwischen Elementen oder im Text platzieren. – Um die Einfügemarke zwischen zwei Elementen zu platzieren, klicken Sie zwischen die Elemente. Ein Pfeil ( ) zeigt die Position. – Um die Einfügemarke an den Anfang eines Textabsatzes zu setzen, klicken Sie an den Anfang der Textwiedergabe. Ein Pfeil mit Strich ( ) zeigt die Position. – Um die Einfügemarke an das Ende eines Textabsatzes zu setzen, klicken Sie an das Ende der (verkürzten) Textwiedergabe. Ein Pfeil mit Strich ( ) zeigt die Position. In der Strukturansicht können Sie die Einfügemarke dagegen nicht im Text eines Absatzes platzieren, das geht nur in der Dokumentansicht. In der Strukturansicht wird dann ein offener Pfeil ( ) angezeigt.

34.3 Elemente und Text auswählen 34.3.1 Elemente und Text im Dokumentfenster auswählen Um ein Element zu markieren, reicht es, eine Elementgrenze, also eine der eckigen Klammern, zu markieren. Alle untergeordneten Elemente werden ebenfalls markiert. Wenn Sie Text auswählen wollen, benutzen Sie dafür die Maus oder die Tastaturbefehle, siehe Abschnitt 4.3: „Im Text bewegen; Text markieren, kopieren, löschen, einfügen“ auf Seite 31. Einige Mausaktionen und Tastaturbefehle haben in strukturierten Dokumenten aber eine andere Bedeutung. Wenn Sie einen Absatz markieren wollen, wird stattdessen

260 34 Struktur-Modus: Die Benutzeroberfläche

ein Element markiert. Gleichzeitig werden aber auch alle Elementgrenzen markiert, die das ausgewählte Element umschließen. Das bedeutet: Die Tastaturbefehle oder Mausaktionen, mit denen Sie bisher einen oder mehrere Absätze markiert haben, führen jetzt zu einem markierten Element, mehreren markierten Elementen oder dazu, dass alle Elemente markiert werden – abhängig von der Position des Elementes. Mit dem Markieren des ersten Absatzes wird der ganze Text markiert, weil mit dem Absatz gleichzeitig die Elementgrenze für das höchste Element markiert wird. Auch die Befehle, mit denen Sie bisher Text von der aktuellen Position bis zum Textanfang oder Textende ausgewählt haben, führen jetzt zu einem vollständig ausgewählten Textfluss. 34.3.2 Elemente und Text in der Strukturansicht auswählen Um ein Element auszuwählen, klicken Sie auf das Element. Mehrere zusammenhängende Elemente können Sie markieren, wenn Sie mit gedrückter -Taste auf ein weiteres Element klicken. Alternativ können Sie auch mit dem Mauszeiger über mehrere Elemente ziehen. Dabei müssen Sie den Mauszeiger aber links von den Elementen entlangführen, weil Sie sonst das zuerst markierte Element verschieben. Sie können in der Strukturansicht auch nur den Text eines Elementes markieren: Doppelklicken Sie darauf. Das funktioniert allerdings nur mit Text, der auch im Dokumentfenster direkt bearbeitet werden kann. Den Inhalt von Marken können Sie z.B. nicht in der Strukturansicht markieren. Allerdings können Sie das Markenelement markieren und dann über „Spezial > Marke…“ den Markentext bearbeiten. Wenn Sie in der Strukturansicht Text markieren, spielt es auch eine Rolle, ob Sie untergeordnete Elemente anzeigen lassen, oder nicht. Werden die untergeordneten Elemente angezeigt, endet die Textmarkierung am ersten untergeordneten Element. Ansonsten wird der ganze Text inklusive der untergeordneten Elemente markiert. Kurz: Text markieren und bearbeiten Sie besser im Dokumentfenster.

34.4 Der Elementkatalog Mit Hilfe des Elementkataloges fügen Sie ein Element ein und im Dokumentfenster geben Sie innerhalb der Elementgrenzen Text oder anderen Inhalt ein. Sie können aber auch schon vorhandenen Inhalt – Text, Tabellen, Grafiken – den Elementen zuweisen. Man spricht dann davon, Inhalte in Elemente „einzugliedern“. Der Elementkatalog kann so eingestellt werden, dass er nur die im jeweiligen Zusammenhang gültigen Elemente zur Auswahl anbietet. Er ist Ihnen so eine wertvolle Hilfe bei der vollständigen und richtig strukturierten Ausarbeitung eines Dokumentes. Es gibt aber auch noch vier andere Anzeigeeinstellungen. Um eine Einstellung zu wählen, öffnen Sie den Elementkatalog und wählen „Optionen…“.

34 Struktur-Modus: Die Benutzeroberfläche 261

Der Titel des sich öffnenden Fensters ist irreführend: Es geht nicht um das Zuweisen von Elementen, sondern um deren Anzeige.

Abb. 181: Legen Sie fest, welche Elemente im Katalog zur Auswahl stehen

» Gültige nachgeordnete Elemente (Standardreihenfolge) Es werden nur die Elemente angezeigt, die an der aktuellen Position gültig sind. Das Dokument, das entsteht, entspricht in Reihenfolge und Hierarchie den Vorgaben aus dem EDD. Sie sollten diese Einstellung wählen, wenn Sie ein neues Dokument erstellen. » Gültige nachgeordnete Elemente (beliebige Reihenfolge) Es werden die nachgeordneten Elemente angezeigt, die an der aktuellen Position gültig sind und die, die an einer späteren Position noch als gültiges Element eingefügt werden können. Lücken in Reihenfolge und Hierarchie sind möglich. » Alle zugelassenen nachgeordneten Elemente Alle nachgeordneten Elemente, die an irgendeiner Position im aktuellen Element eingefügt werden können, werden angezeigt. » Alle Elemente Alle Elemente werden angezeigt. Sie sollten diese Einstellung wählen, wenn Sie vorhandene Texte in Elemente eingliedern.

» Spezielle Liste Sie können sich eine Liste zusammenstellen und nur die darin enthaltenen Elemente anzeigen lassen. Wenn Sie die Option „Einschlüsse: Nach anderen gültigen Elementen auflisten“ auswählen, werden gültige Einschlüsse nicht alphabetisch zwischen den Elementen sondern im Anschluss an die Elemente aufgelistet. Dadurch können Sie bei einer großen Zahl an Einschlüssen die Elemente besser überblicken, weil sie zuerst angezeigt werden. Einschlüsse treten nur im Rahmen von SGML-Projekten auf.

262 34 Struktur-Modus: Die Benutzeroberfläche

34.4.1 Symbole im Elementkatalog Zusätzlich zu den Anzeigeeinstellungen sollen Ihnen im Katalog folgende Symbole bei der Auswahl des richtigen Elementes helfen. Tabelle 47: Symbole im Elementkatalog Das Element ist an der aktuellen Position gültig. Das Element ist ein Einschluss und überall im übergeordneten Element gültig. Das Element ist im aktuellen Element gültig, wird aber ein unvollständiges, übergeordnetes Element erzeugen. ?

Das Element ist gültig im aktuellen Element, nachfolgende Elemente werden durch das Einfügen aber ungültig. Kein Symbol: Das Element ist nicht gültig.

Wenn im Elementkatalog (mit Häkchen) angezeigt wird, können Sie in dieses Element Text eingeben. Der Elemente-Katalog zeigt an, wenn die Einfügemarke in einem Element sitzt, für das es im aktuellen Dokument keine Definition gibt und gleichzeitig der Elementkatalog nicht alle Elemente anzeigen soll. Ein „nicht definiertes“ Element könnte aus einem anderen Dokument zusammen mit Text in das aktuelle kopiert worden sein. Ein nicht definiertes Element lässt die untergeordneten Elemente ungültig werden. Wenn Sie die Einfügemarke in ein ungültiges Element setzen, Zeigt der Formatkatalog an. Damit dieser Hinweis erscheint, darf der Formatekatalog ebenfalls nicht alle Elemente anzeigen. 34.4.2 Elemente einfügen Das Einfügen ist nicht weiter schwer: Sie doppelklicken im Katalog auf ein Element. Oder: Sie markieren eins und wählen dann „Einfügen“. Je nach Elementdefinitionen und Voreinstellung im Fenster „Neue Elementoptionen“ werden Sie evtl. aufgefordert, Attributwerte einzugeben, siehe Seite 265. Die weitere Vorgehensweise richtet sich nach dem eingefügten Element. Sie werden jetzt Text eingeben oder eine Abbildung importieren usw. Die Texteingabe oder das Einfügen von Rahmen oder Tabellen unterscheiden sich im Wesentlichen nicht von den entsprechenden Arbeiten im FrameMaker-StandardModus. Über Besonderheiten können Sie ab Seite 277 nachlesen. 34.4.3 Inhalte eingliedern Wählen Sie die Inhalte im Dokumentfenster aus und doppelklicken Sie auf das gewünschte Element im Elementkatalog. Sie können im Elementkatalog auch einen Eintrag markieren und dann „Eingliedern“ wählen. Auf diese Art können Sie auch ein Element in ein anderes eingliedern.

34 Struktur-Modus: Die Benutzeroberfläche 263

Je nach Elementdefinitionen und Voreinstellung im Fenster „Neue Elementoptionen“ werden Sie evtl. aufgefordert, Attributwerte einzugeben, siehe Seite 265. 34.4.4 Elemente zusammenfügen Zwei Elemente, die hintereinander auf der gleichen Ebene liegen, können Sie zu einem Element zusammenfügen. Dazu markieren Sie die Elemente und wählen „Element > Zusammenfügen“. Die Struktur kann durch das Zusammenfügen aber ungültig werden – besonders dann, wenn die zusammengefügten Elemente Unterelemente enthalten. Die dem zweiten Element untergeordneten Elemente sind danach dem ersten Element untergeordnet. Attribute: Nur die Attribute des ersten Elementes und die der untergeordneten Elemente bleiben erhalten. 34.4.5 Ein Element teilen Sie können ein Element teilen und erhalten zwei Elemente die hintereinander auf derselben Ebene liegen. Das zweite Element hat bis auf die ID dieselben Attribute wie das erste Element. Sie setzen die Einfügemarke an die Stelle, an der Sie das Element teilen wollen und wählen „Element > Teilen“. 34.4.6 Einen Elementinhalt ausgliedern Um einen Elementinhalt auszugliedern, markieren Sie das betreffende Element und wählen „Element > Ausgliedern“. Der Elementinhalt bleibt erhalten, die Dokumentstruktur wird ab dem ausgegliederten Inhalt ungültig. Sie können den Inhalt jetzt neu eingliedern. Alternativ können Sie auch ein Element ändern. Markieren Sie dazu das Element, wählen Sie im Elementkatalog den Namen des neuen Elementes aus und wählen Sie „Ändern“. Elemente, die Teile von Tabellen sind, können Sie nicht ausgliedern. 34.4.7 Elemente verschieben, Elemente kopieren Wenn Sie ein Element oder mehrere Elemente verschieben wollen, können Sie sie im Dokumentfenster markieren, ausschneiden und an anderer Stelle einfügen. So können Sie auch in der Strukturansicht vorgehen. In der Strukturansicht können Sie zusätzlich Elemente mit der Maus verschieben.

264 34 Struktur-Modus: Die Benutzeroberfläche

Sobald Sie in der Strukturansicht das Element bewegen, wird der Mauszeiger zu einem Doppelpfeil und ein Pfeil läuft vom Element zur nächsten vertikalen Linie und zeigt damit an, wo das Element eingefügt wird. Im Elementrechteck werden Symbole angezeigt, anhand derer Sie erkennen können, ob das Element an der neuen Position gültig ist. Es sind dieselben Symbole, die Sie schon aus dem Elementkatalog kennen, siehe Seite 263. Wenn Sie ein Element verschieben, werden alle untergeordneten Elemente ebenfalls verschoben.

Abb. 182: Element verschieben: Darstellung in der Strukturansicht

Elemente kopieren: Sie können im Dokumentfenster und in der Strukturansicht mehrere benachbarte Elemente markieren, kopieren und an einer anderen Stelle einfügen.

In der Strukturansicht können Sie auch ein einzelnes Element durch Ziehen kopieren, wenn Sie beim Ziehen die Alt-Taste (Win), Strg-Taste (Unix) gedrückt halten. Sie müssen die Taste schon drücken, bevor Sie das Element markieren. 34.4.8 Elemente löschen Elemente zu löschen ist so einfach, wie Sie es erwarten. Wichtigstes und völlig ausreichendes Werkzeug ist die Entfernen-Taste. Sie müssen sich nur immer im Klaren sein: Will ich das Element oder seinen Inhalt löschen? Wenn Sie das Element löschen, ist der Inhalt auch verloren. Wenn Sie nur den Inhalt löschen wollen, markieren Sie ihn ohne die Elementgrenzen im Dokumentfenster oder durch Doppelklick in der Strukturansicht und entfernen ihn dann. 34.4.9 Struktur entfernen Mit dem Befehl „Spezial > Struktur aus Textfluss entfernen“ können sie alle Elemente und Attribute aus einem Textfluss entfernen.

34.5 Attribute Attribute werden in der Strukturansicht angezeigt. Sie können über „Darstellung > Attribut-Anzeigeoptionen…“ eine Auswahl voreinstellen. Die Option „Benötigte und angegebene Attribute“ ist ein guter Kompromiss zwischen Informationsbedürfnis und Platzbedarf. Über das Pluszeichen am rechten Rand eines Elementsymbols können Sie alle Attribute bei Bedarf einblenden und wieder ausblenden. Abb. 183: Attribut-Anzeigeoptionen

34 Struktur-Modus: Die Benutzeroberfläche 265

Sie sollten FrameMaker so einstellen, dass sich sofort das Attribute-Fenster öffnet, wenn Sie ein Element einfügen, für das eine Attributeingabe verlangt wird. Wählen Sie dafür „Element > Neue Elementoptionen…“. Wundern Sie sich nicht über den Titel des Fensters; mit „Neue Elementoptionen…“ sind Optionen für neue Elemente gemeint.

Abb. 184: Optionen für Elemente mit notwendigen Attributen

Markieren Sie „Benötigte Attributwerte anfordern“. Lassen Sie auch das Häkchen unter „Anfangsstruktur“ gesetzt. Nur mit dieser Voreinstellung werden mit einem neuen Element untergeordnete Elemente entsprechend den Definitionen aus dem EDD eingefügt. 34.5.1 Attributwerte eingeben Um einen Attributwert einzugeben, doppelklicken Sie auf das Attribut in der Strukturansicht. Wenn mehrere Elemente desselben Typs hintereinander liegen, können Sie auch mehrere Elemente auswählen und die Attributwerte gleichzeitig zuweisen.

Abb. 185: Attribut-Eingabe

In das Feld unter „Attribut-Wert“ tragen Sie den Wert ein. Abhängig vom EDD stehen auch Werte zur Auswahl und/oder ein Wert ist voreingestellt. Ist eine Auswahl vorhanden, verbirgt sie sich hinter dem kleinen Pfeil rechts über dem Textfeld. Es gibt auch schreibgeschützte Attribute, z.B. Querverweis-IDs oder Attribute, die eine Indexmarke identifizieren.

266 34 Struktur-Modus: Die Benutzeroberfläche

Mit Wahl von „Wert zuweisen“ wird die Eingabe bestätigt.

!

Wenn Sie Werte für mehrere Attribute hintereinander eingeben: Beachten Sie, dass Sie zwar das Fenster geöffnet lassen können, aber nach jeder Werteingabe „Wert zuweisen“ wählen müssen.

!

34.5.2 Attributwerte kopieren, Attributwerte löschen Sie können Attributwerte von einem Element auf ein anderes übertragen. Markieren Sie das Element mit den zu kopierenden Attributwerten und wählen Sie „Bearbeiten > Kopieren Spezial > Attributwerte“. Markieren Sie dann das andere Element/die anderen Elemente und wählen Sie „Bearbeiten > Einfügen“. Das Kopieren der Attribute inklusive ID ist allerdings eine fehlerträchtige Angelegenheit, weil eine ID ein Element eindeutig kennzeichnen soll. Um einen Wert zu löschen, markieren Sie den Wert im Fenster „Element > Attribute bearbeiten…“ und wählen Sie „Löschen“. Daraufhin können Sie auswählen, ob Sie das Attribut nur beim aktuellen Element oder allen Elementen dieses Typs löschen wollen.

34.6 Strukturierte Dokumente überprüfen Neben Kennzeichnungen in der Strukturansicht bietet FrameMaker eine Dokumentprüfung an. Die Dokumentprüfung prüft, ob das Dokument valide ist, also die Vorgaben aus dem EDD eingehalten werden. 34.6.1 Fehlerkennzeichnung in der Strukturansicht Die Strukturansicht zeigt mit verschiedenen Symbolen Fehler in der Struktur an. Auf ein fehlendes Element weist ein rotes Quadrat auf der vertikalen Linie hin.

Abb. 186: Fehlendes Element

Ab einem ungültigen Element ist die vertikale Linie rot und gestrichelt.

Abb. 187: „choice“ ist an dieser Position ungültig

34 Struktur-Modus: Die Benutzeroberfläche 267

Ein Element, das in den Elementdefinitionen nicht definiert ist, wird rot dargestellt und die vertikale Linie bis zum übergeordneten Element ist rot und gestrichelt.

Abb. 188: Nicht definiertes Element „Hervorhebung“

Ein Attribut, das nicht definiert ist oder einen ungültigen Wert hat, wird mit einem roten Kreuz gekennzeichnet und rot dargestellt. Einen ungültigen Wert ersetzen Sie im Fenster „Attribute“ einfach durch einen gültigen. Abb. 189: Ungültiges Attribut und fehlender Attributwert

Wenn ein benötigter Attributwert fehlt, wird die Stelle mit einem roten Quadrat gekennzeichnet und „“ rot dargestellt. Geben Sie den fehlenden Wert ein. Im Fenster „Attribute“ wird „Nicht definiert“ angezeigt, wenn das Attribut nicht definiert ist. 34.6.2 Dokumentprüfung/Elementprüfung Wenn Sie das ganze Dokument auf Validität prüfen wollen, wählen Sie „Element > Prüfen…“. Sie haben die Wahl, ob Sie das ganze Dokument, nur einen Textfluss oder nur ein Element prüfen lassen. Findet FrameMaker einen Fehler, wird die betreffende Stelle im Dokumentfenster und in der Strukturansicht markiert und eine Fehlermeldung angezeigt. Damit die Prüfung weiterläuft, wählen Sie erneut „Starten“. Sie können einen Fehler als „Spezialfall zulassen“ und damit erreichen, dass eine erneute Prüfung flüssiger abläuft. Wenn wieder alle Fehler gemeldet werden sollen, wählen Sie „Spezialfälle löschen“. Beachten Sie: Der Befehl „Spezialfälle löschen“ bezieht sich auf den vorher markierten Bereich: „Gesamtes Dokument“, „Aktueller Textfluss“ oder „Aktuelles Element“.

Abb. 190: Erfolgreiche Elementprüfung

268 34 Struktur-Modus: Die Benutzeroberfläche

Wenn fehlende Elemente und/oder Attribute nicht gemeldet werden sollen, markieren Sie die entsprechenden Optionen. Die Prüfung verliert dadurch allerdings einiges an Aussagekraft. Die Fehlermeldungen sind durchaus verständlich formuliert. Falls Sie zusätzliche Erläuterungen brauchen, schauen Sie bitte in der FrameMaker-Dokumentation nach („Elemente in strukturierten Dokumenten > Suchen und Korrigieren von Fehlern > Fehlermeldungen bei Prüfungen“). Siehe auch Abschnitt 36.11.4: „Elementprüfung mit Hilfe der Buchdatei“ ab Seite 284.

34.7 Wichtige Kurzbefehle Tabelle 48: Wichtige Kurzbefehle – Elemente und Attribute Befehl

Windows 1

Elemente über die Statusleiste einfügen 2

Attributwerte eingeben

UNIX Strg + 1 Strg + 7

1. Geben Sie dann den Anfangsbuchstaben des Elementes ein oder bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten im Katalog. Mit der Return-Taste fügen Sie das Element ein. 2. Treffen Sie danach eine Auswahl in der Statusleiste. Mit der Return-Taste öffnen Sie dann das „Attribute“-Fenster.

34 Struktur-Modus: Die Benutzeroberfläche 269

35

„Unstrukturierte“ Dokumente „strukturieren“

35

35.1 Automatisch „strukturieren“ Eine Konvertierungstabelle leistet wertvolle Hilfe, wenn Sie „unstrukturierte“ Dokumente „strukturieren“ wollen. In der Tabelle ordnen Sie den im Dokument verwendeten Formaten und Objekten die in dem EDD definierten Elemente und Attribute zu. Das Konvertieren kann so gut vorbereitet werden, dass kaum manuelle Nacharbeit nötig ist. Das Ergebnis hängt aber auch sehr davon ab, wie Formate in den unstrukturierten Dokumenten verwendet werden. In Dokumenten ohne Struktur wird nicht konsequent darauf geachtet, dass die Formate nach inhaltlichen Kriterien vergeben werden. Was gleich aussieht, bekommt auch häufig dasselbe Format. In dem folgenden Beispiel fehlt z.B. ein Absatzformat „Einleitung“, weil die Einleitung genauso gestaltet ist, wie ein einfacher Textabsatz. Enthalten die Dokumente sträflicher Weise irreguläre Formatierungen, werden diese in separate Elemente konvertiert und müssen danach manuell strukturiert werden. Bei einem selbstgeschriebenen und auf die eigene Dokumentstruktur abgestimmten EDD kann die Konvertierung nach einigen Versuchsläufen gelingen. Deutlich schwieriger ist es, die Formate und Struktur Ihrer Dokumente in fremde EDDs wie DocBook oder DITA zu konvertieren. Ist die bisherige inhaltliche Struktur überhaupt geeignet und einheitlich genug, um sie z.B. in die Struktur einer DocBook-DTD übertragen zu können? In der Regel lässt sich diese Aufgabe nur mit vorherigen redaktionellen Anpassungen der Dokumente lösen. Sehr viel Anpassungsarbeit erwartet Sie, wenn Sie als Bücher angelegte Dokumente nun in die Topic-basierte DITA-Struktur übertragen wollen.

35 „Unstrukturierte“ Dokumente „strukturieren“ 271

35.1.1 Die Konvertierungs-Tabelle anlegen Um die notwendigen Konvertierungseinstellungen schreiben zu können, müssen Sie die Struktur des EDD verstanden haben und die Elementdefinitionen nun rekursiv bis zum Wurzel-Element anwenden. Der Konvertierungserfolg setzt auch voraus, dass die FrameMaker-Formate konsequent und ohne irreguläre Formatierungen angewendet wurden. Eine Konvertierungstabelle ist ein FrameMaker-Dokument, dass Sie über „StructureTools > Konvertierungstabelle generieren…“ anlegen. Das neue Dokument enthält eine dreispaltige Tabelle. In der Spalte „Wrap this object or objects“ werden die im Dokument verwendeten Formate und Objekte aufgelistet und mit Kennungen versehen: Tabelle 49: Kennungen in der Konvertierungstabelle Kennzeichnung

Bedeutung

P:

Absatzformat

C:

Zeichenformat

SV:

Systemvariable

X:

Querverweisformat

M:

Marke

Q:

Gleichung

G:

Grafik

F:table

Tabellenfußnote

F:flow

Fußnote

T:

Tabellenformat

TT:

Tabellentitel

TH:

Gesamtheit aller Tabellen-Kopfreihen

TB:

Gesamtheit aller Tabellen-Standardreihen

TF:

Gesamtheit aller Tabellen-Fußreihen

TR:

Tabellen-Reihe

TC:

Tabellen-Zelle

TI:

Texteinschub

UV:

Benutzerdefinierte Variable1

RG:

Rubi-Gruppe (für japanische Dokumente)

R:

Rubi-Text (für japanische Dokumente)

E:

Element, dem vorher schon Inhalt eingefügt wurde

1. Benutzerdefinierte Variablen werden von FrameMaker häufig nicht erkannt, müssen von Ihnen eingefügt werden.

272 35 „Unstrukturierte“ Dokumente „strukturieren“

In die Spalte „In this element“ tragen Sie das passende Element ein. FrameMaker hat schon Vorschläge auf Basis der Formatnamen eingetragen. In der dritten Spalte können Sie die Konvertierung mit Hilfe von „Qualifiern“ präzisieren. Als Qualifier dienen von Ihnen frei definierbare Begriffe. Mit den Begriffen werden Elemente ausgezeichnet und Sie können damit anschließend diese Elemente in der ersten Spalte zielgenau ansprechen. Mit der folgenden Konvertierungstabelle kann der Beginn des Kapitels „Kurze Einführung in XML“ auf Seite 226 mit der EDD von Seite 230 strukturiert werden. Tabelle 50: Beispiel für eine Konvertierungstabelle Wrap this object or objects

In this element

With this qualifier

1

P:Haupttext

Absatz

2

P:Begriff

Begriff

3

C:Hervorhebung

Hervorhebung

4

E:Begriff, Absatz

Definition

5

P:U1

Ueberschrift

1

6

P:U2

Ueberschrift

2

7

P:Strich

Listeneintrag

Strich

8

E:Listeneintrag[Strich], Listeneintrag[Strich]+

Auflistung[typ="Strich"]

9

E:Ueberschrift[2], (Absatz?, (Unterkapitel | Absatz | Definition | Auflistung)+)

Unterkapitel

10

E:Ueberschrift[1], (Absatz?, (Unterkapitel | Absatz | Definition | Auflistung)+)

Kapitel

1:

Das Absatzformat „Haupttext“ wird zum Element „Absatz“ konvertiert.

2:

Das Absatzformat „Begriff “ wird zum Element „Begriff “ konvertiert.

3:

Das Zeichenformat „Hervorhebung“ wird zum Element „Hervorhebung“ konvertiert.

4:

Das Element „Begriff “ mit einem folgenden „Absatz“ wird zusammen mit dem „Absatz“ zum Element „Definition“ konvertiert.

5:

Das Absatzformat „U1“ wird zum Element „Ueberschrift“ konvertiert und mit „1“ ausgezeichnet.

6:

Das Absatzformat „U2“ wird zum Element „Ueberschrift“ konvertiert und mit „2“ ausgezeichnet.

7:

Das Absatzformat „Strich“ wird zum Element „Listeneintrag“ konvertiert und mit „Strich“ ausgezeichnet.

8:

„Listeneinträge“ mit der Auszeichnung „Strich“ werden zu einem Element „Auflistung“ mit dem Attribut „Strich“ konvertiert.

9:

„Ueberschriften“ mit der Auszeichnung „2“ und den anschließenden Elementen werden zu einem „Unterkapitel“ konvertiert.

10: „Ueberschriften“ mit der Auszeichnung „1“ und den anschließenden Elementen werden zu einem „Kapitel“ konvertiert.

35 „Unstrukturierte“ Dokumente „strukturieren“ 273

Die Reihenfolge ist nicht beliebig, man beginnt mit einfachen Beziehungen und endet mit der Konvertierung zum Wurzel-Element. 35.1.2 Die Konvertierungstabelle anwenden Mit einer Konvertierungstabelle können Sie einzelne, eine in einem Ordner zusammengefasste Gruppe von Dokumenten oder eine durch eine Buchdatei zusammengefasste Gruppe von Dokumenten strukturieren: 1. Öffnen Sie die Konvertierungstabelle. 2. Wechseln Sie zurück zum Dokument und wählen Sie „StructureTools > Dienstprogramme > Aktuelles Dokument strukturieren…“ oder, • wenn Sie eine Gruppe von Dokumenten strukturieren wollen: „StructureTools > Dienstprogramme > Dokumente strukturieren…“ oder, • bei einer Buchdatei: Wechseln Sie zur Buchdatei und wählen Sie „StructureTools > Dienstprogramme > Aktuelles Buch strukturieren…“. Beachten Sie: FrameMaker strukturiert nicht das Dokument, sondern macht vorher eine Kopie und strukturiert diese. Speichern Sie die Kopie unter dem gewünschten Namen am gewünschten Ort.

!

Mit dem Konvertieren werden noch keine Elementdefinitionen in das Dokument importiert. Die Elemente werden den Inhalten zwar zugewiesen, aber eine Prüfung des Dokumentes auf Gültigkeit ist erst möglich, wenn Sie in einem folgenden Schritt die Elementdefinitionen aus dem EDD importieren, „Datei > Importieren > Elementdefinitionen…“. Siehe auch folgendes Kapitel

!

35.2 Manuell „strukturieren“ 35.2.1 Elementdefinitionen importieren Damit Ihnen überhaupt Elemente zur Verfügung stehen, müssen Sie die Elementdefinitionen importieren. Die Elementdefinitionen stammen ursprünglich aus einem Element Definition Dokument (EDD), siehe Abschnitt 31.2.1 ab Seite 237. Sie können die Definitionen aus dem EDD oder aus jedem anderen Dokument importieren, in dem die Definitionen schon enthalten sind. 1. Öffnen Sie das EDD oder das alternative Quelldokument. 2. Öffnen Sie das Zieldokument oder eine Buchdatei und wählen Sie hier „Datei > Importieren > Elementdefinitionen…“. 3. Wählen Sie im Fenster „Elementdefinitionen importieren“ das Quelldokument aus. Beim Import können Sie festlegen, dass „Irreguläre Formatregeln“ und „Informationen aus Buch“ entfernt werden.

274 35 „Unstrukturierte“ Dokumente „strukturieren“

Abb. 191: Wählen Sie das Dokument mit den benötigten Definitionen

» Irreguläre Formatregeln Gemeint sind eigentlich Formatierungen, die nicht den Regeln aus dem EDD entsprechen. Diese können entstehen, wenn Sie von den Elementdefinitionen abweichende Formatierungen zuweisen. Je nach Definition im EDD kann schon das Zuweisen eines Absatzformates eine „irreguläre Formatregel“ erzeugen. » Informationen aus Buch Dabei handelt es sich um Elementinformationen, die im Dokument enthalten sind, weil das Dokument Bestandteil einer Buchdatei mit Elementdefinitionen war. Aktivieren Sie diese Option, wenn jetzt nur noch die neu zu importierenden Definitionen zur Verfügung stehen sollen. Jetzt können Sie beginnen, Inhalte in die Struktur einzugliedern. Lassen Sie sich im Elementkatalog alle Elemente anzeigen. Beginnen Sie mit den Inhalten, die anderen Elementen offensichtlich untergeordnet werden (Listeneinträge, Querverweise, Fußnoten). Arbeiten Sie sich nach und nach in der Struktur nach oben. Die höchste Ebene ist ein Element mit dem Namen „OhneTitel“. Markieren Sie es (und damit das ganze Dokument) und ändern Sie es in das Element der höchsten Ebene Ihrer Struktur. Denken Sie daran, tatsächlich „Ändern“ zu wählen und nicht „Einfügen“ oder „Eingliedern“. Da Sie nicht die ganze Struktur auf einmal einfügen können, zeigt die Strukturansicht zwangsläufig Fehler an. Die Fehler sollten alle behoben sein, wenn Sie sich durch das Dokument gearbeitet haben. Wenn Ihnen die Struktur noch nicht geläufig ist, werden einige Fehler übrigbleiben. Sie können jetzt eine Dokumentprüfung durchführen, die Ihnen durch die ausformulierten Fehlermeldungen wahrscheinlich weiterhilft, siehe Abschnitt 34.6: „Strukturierte Dokumente überprüfen“ auf Seite 267.

35 „Unstrukturierte“ Dokumente „strukturieren“ 275

36

„Strukturierte“ Besonderheiten einzelner FrameMaker-Funktionen

36

36.1 Texte importieren Wollen Sie einen strukturierten Text importieren, haben Sie dieselben Auswahlmöglichkeiten, wie beim Import eines unstrukturierten Textes. Die einzelnen Formatierungsmethoden haben aber eine andere Bedeutung, vgl. Seite 136.

» Mit Katalog des akt. Dokuments neu formatieren Wählen Sie diese Methode, um dem importierten Text bei übereinstimmenden Formatund Elementnamen die Formate und Elemente des aktuellen Dokuments zuzuweisen. Stimmen die Namen nicht überein, bleibt die Formatierung des importierten Textes erhalten.

» Als Standardtext neu formatieren

Abb. 192: Einstellungen für den Import eines strukturierten Textes

Wählen Sie diese Methode, wenn der importierte Text die an der Einfügemarke vorliegenden Zeichen- und Absatzformate und das dort vorliegende Element bekommen soll. Text in Tabellen oder verankerten Rahmen behält allerdings die ursprüngliche Formatierung des Quelldokuments bei.

36 „Strukturierte“ Besonderheiten einzelner FrameMaker-Funktionen 277

» Quellformatierung beibehalten Wenn Sie diese Methode wählen, behält der importierte Text seine ursprüngliche Formatierung bei, auch wenn Formatnamen übereinstimmen. Sie erhalten dadurch eine große Zahl irregulärer Formate. Die Strukturinformationen werden aus dem Text entfernt! 36.2 Text eingeben Geben Sie den Text im Dokumentfenster ein (nicht in der Strukturansicht). Wenn Sie die Return-Taste drücken, beenden Sie das Element und beginnen ein neues. Welchen Typ das neue Element hat, hängt von den Definitionen im EDD ab. Siehe auch Abschnitt 34.3: „Elemente und Text auswählen“ auf Seite 260.

36.3 Suchen/Ändern Mit der „Suchen/Ändern“-Funktion können Sie nach Elementen, Attributen und Attributwerten suchen. Wählen Sie immer „Element…“ und differenzieren Sie die Suche im sich öffnenden Fenster. Sie können unter „Ändern“ Eingaben für neue Elemente, Attribute oder Attributwerte eintragen.

36.4 Absatz- und Zeichenformate Im Allgemeinen wird das EDD so definiert, dass Elementen eine bestimmte Formatierung automatisch zugewiesen wird. Sie können sich über „StructureTools > Elementkontext einblenden…“ die entsprechenden Regeln aus dem EDD für ein Element anzeigen lassen.

36.5 Tabellen 36.5.1 Tabellen einfügen und Formate zuweisen Tabellen werden immer als Element eingefügt. Ein Tabellenelement untergliedert sich i.Allg. in Elemente für den Tabellentitel, Tabellen-Kopfreihen, Tabellen-Standardreihen und Tabellenzellen. Wenn Sie ein Tabellenelement einfügen, öffnet sich das Fenster „Tabelle einfügen“, in dem Sie ein Tabellenformat auswählen und die Anzahl der Spalten und Reihen eingeben können. Das voreingestellte Tabellenformat und die voreingestellten Anzahlen basieren auf Definitionen im EDD. Verändern Sie die Anzahlen, kann die Struktur ungültig werden. Verändern Sie das Tabellenformat, wird die Struktur nur ungültig, wenn durch die Einstellungen im Tabellenformat ein Tabellentitel hinzugefügt oder entfernt wird – und es im EDD anders definiert ist.

278 36 „Strukturierte“ Besonderheiten einzelner FrameMaker-Funktionen

Hat eine Tabelle einen über das Tabellenformat hinzugefügten Titel, ist er das erste untergeordnete Element der Tabelle – auch, wenn für die Position des Titels „Unter Tabelle“ gewählt wurde. 36.5.2 Optionale Einstellungen (vgl. Seite 98) Die Einstellungen unter – Reihenformat, – Lineatur/Schattierung und – Spaltenbreite ändern können Sie ändern, ohne die Struktur zu beeinflussen. Die Struktur bleibt ebenfalls gültig, wenn Sie Tabellenzellen verbinden. 36.5.3 Tabellenzellen verschieben Die Möglichkeit, in der Strukturansicht Elemente zu verschieben, bietet eine bequeme Art, Zelleninhalte zu verschieben. Sie können auch ganze Tabellenreihen verschieben – allerdings keine Spalten. 36.5.4 Rahmen und Variablen Ob Sie Rahmen und Variablen in Tabellenzellen einfügen dürfen, ist im EDD festgelegt. Je nach Festlegung bietet der Formatekatalog Rahmen- bzw. Variablenelemente an, wenn die Einfügemarke in einer Zelle platziert ist. 36.5.5 Gedrehte Tabellen Tabellen, die in einem Rahmen sitzen und durch die Drehung des Rahmens gedreht wurden, werden nicht nach SGML oder XML exportiert. Wenn Ihre strukturierten FrameMaker-Dokumente exportiert werden sollen, verwenden Sie immer gedrehte Vorgabeseiten, um Tabellen zu drehen, vgl. Kapitel 26: „Gedrehte Tabellen und Seiten“ ab Seite 205.

36.6 Variablen Systemvariablen auf den Arbeitsseiten werden als Elemente eingefügt. Systemvariablen auf den Vorgabeseiten werden nicht als Elemente eingefügt – auf den Vorgabeseiten gibt es keinen strukturierten Textfluss. Für die Definitionen der Kopf- und Fußzeilenvariablen stehen in strukturierten Dokumenten zusätzliche Bausteine zur Verfügung, die sich auf Elemente beziehen.

36 „Strukturierte“ Besonderheiten einzelner FrameMaker-Funktionen 279

Tabelle 51: Bausteine für Kopf- und Fußzeilenvariablen in Strukturierten Dokumenten Baustein1

Bedeutung



Text des ersten Absatzes, ohne automatische Nummerierung, mit Präfixen und Suffixen aus der Elementdefinition



Text des ersten Absatzes, ohne automatische Nummerierung, ohne Präfixen und Suffixen aus der Elementdefinition



Name des Elementes („Typ“)



Automatische Nummerierung des ersten Absatzes (einfache Leerzeichen und Tabulatoren am Nummerierungsende entfallen, geschützte Leerzeichen entfallen nicht)



Automatische Nummerierung des ersten Absatzes, beschränkt auf alles, was zwischen der ersten und der letzten spitzen Klammer steht, sowie evtl. vorhandene geschützte Leerzeichen hinter der letzten spitzen Klammer

1. „Tag“ müssen Sie durch den Namen des Elementes ersetzen, auf das Sie sich beziehen.

Benutzervariablen werden nicht als Elemente eingefügt. Sie geben sie wie bekannt über das Menü „Spezial > Variable…“ ein.

36.7 Querverweise Ein Querverweis wird in strukturierte Dokumente als Element eingefügt. Als Quelle für einen Querverweis wählen Sie andere Elemente aus. In unstrukturierten Dokumenten verwendet FrameMaker Querverweismarken, um die Verbindung zur Quelle eines Querverweises herzustellen, vgl. Kapitel 15: „Querverweise“ ab Seite 125. In strukturierten Dokumenten übernimmt das Attribut „ID“ die Rolle der Marken. Im Querverweis-Element wird die ID in das Attribut „idref “ geschrieben, wodurch die Verbindung festlegt ist. Mit dem Einfügen eines Querverweis-Elementes öffnet sich das Fenster „Querverweis“. Als Quelle wählen Sie „Elemente“, und zwar aufgelistet in der Reihenfolge ihres Auftretens oder geordnet nach ihren IDs. Die Anzeige in der Reihenfolge des Auftretens ist übersichtlicher. Wählen Sie das gesuchte Quellelement aus und fügen Sie den Querverweis ein.

280 36 „Strukturierte“ Besonderheiten einzelner FrameMaker-Funktionen

Abb. 193: Mögliche Quellen für Querverweise

Wenn die gleichen Elemente in unterschiedlichen Ebenen innerhalb der Struktur verwendet wurden, können Sie mit Hilfe von „Kontextbezeichnungen“ eine Auswahl entsprechend der Ebene wählen. Hat ein Element auf einer niedrigen Ebene keine Kontextbezeichnung, wird der Elementname durch „keine Bezeichnung“ erweitert. 36.7.1 Querverweisformate Für die Definitionen der Querverweisformate stehen in strukturierten Dokumenten zusätzliche Bausteine zur Verfügung, die sich auf Elemente beziehen. Tabelle 52: Querverweis-Bausteine für Elemente Baustein

Bezug zur Querverweisquelle



Seitenzahl



Text des ersten Absatzes, ohne automatische Nummerierung, mit Präfixen und Suffixen aus der Elementdefinition



Text des ersten Absatzes, ohne automatische Nummerierung, ohne Präfixen und Suffixen aus der Elementdefinition



Name des Elementes („Typ“)



Automatische Nummerierung des ersten Absatzes (einfache Leerzeichen und Tabulatoren am Nummerierungsende entfallen, geschützte Leerzeichen entfallen nicht)

36 „Strukturierte“ Besonderheiten einzelner FrameMaker-Funktionen 281

Baustein

Bezug zur Querverweisquelle



Automatische Nummerierung des ersten Absatzes, beschränkt auf alles, was zwischen der ersten und der letzten spitzen Klammer steht, sowie evtl. vorhandene geschützte Leerzeichen hinter der letzten spitzen Klammer



Attributwert, der Name des Attributes wird in eckigen Klammern eingetragen. Wurde für das Attribut kein Wert eingetragen, wird der Standardwert angezeigt.

Wenn im Querverweis-Element ein Querverweisformat voreingestellt ist, können Sie ein anderes Format auswählen, ohne dass das Dokument ungültig wird. Siehe auch Abschnitt 33.4: „Querverweise und erweiterte Querverweise auf Elemente: Xrefs, Conrefs“ auf Seite 251.

36.8 Fußnoten Fußnoten haben nur eine Besonderheit: Sie werden als Element gehandhabt. Sie können Fußnoten über den Elementkatalog oder über „Spezial > Fußnote“ einfügen.

36.9 Gleichungen Gleichungen fügen Sie als Element in das Dokument ein. Beachten Sie, dass der Begriff „FrameMath-Element“ sich auf bestimmte Bausteine einer Gleichung bezieht und nichts mit der Struktur des Dokumentes zu tun hat.

36.10 Grafiken Um Grafiken in ein strukturiertes Dokument einzufügen, verwenden Sie ein Grafikelement. Abhängig von den Definitionen im EDD kann es Grafikelemente geben, die zwischen Absätzen eingefügt werden und/oder Grafikelemente, die in Absätze eingefügt werden. Das Element fügt entweder, ebenfalls abhängig von den Definitionen im EDD – einen verankerten Rahmen ein, den Sie dann mit der Grafik füllen oder – fordert Sie auf, eine Grafik zu importieren. Mit der importierten Grafik wird ein Rahmen verankert, siehe Abschnitt 12.1: „Rahmenverankerung“ auf Seite 83. Evtl. werden Sie aufgefordert, Attribute für das neue Element festzulegen. In Frage kommen z.B. Angaben zum Dateiformat der Grafik oder zur Importmethode („Kopie“ oder „Durch Referenz“). Für FrameMaker ist der verankerte Rahmen wesentlich, nicht der Inhalt. Ein Element, dessen verankerter Rahmen leer ist, wird ebenfalls als „Grafik“ bezeichnet. Ein leerer verankerter Rahmen wird nicht als Fehler in der Strukturansicht gekennzeichnet. Vermeiden Sie es, mehr als eine Grafik in einen Rahmen zu importieren. Probleme beim XML-Export können die Folge sein.

282 36 „Strukturierte“ Besonderheiten einzelner FrameMaker-Funktionen

In der Strukturansicht wird der Rahmen da angezeigt, wo der Anker sitzt. Die tatsächliche Position des Rahmens auf der Seite wird nicht berücksichtigt.

36.11 Buchdatei Wenn Sie eine neue Buchdatei anlegen, hat diese eine einfache Struktur: Auf höchster Ebene befindet sich ein Element mit dem Namen „OhneTitel“. Wenn Sie ein geöffnetes Dokument beim Erstellen der Buchdatei mit in diese aufgenommen haben, wird dieses Dokument als „Buchkomponente“ in der Struktur angezeigt. Auch alle weiteren Dateien, die Sie in das Buch aufnehmen, werden zunächst als „Buchkomponente“ bezeichnet und stellen ein Element in der Buchstruktur dar.

Abb. 194: Ein neues Buch

In der Strukturansicht können Sie neben den Elementsymbolen die Dateinamen der Buchkomponenten ablesen. 36.11.1 Elementdefinitionen importieren In Bezug auf die Elementdefinitionen gibt es für ein neues Buch zwei Möglichkeiten: Das Buch hat keine Elementdefinitionen, wenn die Buchdatei neu und ohne Dokumentdatei angelegt wurde. Dagegen hat das Buch Elementdefinitionen, wenn Sie beim Anlegen der Buchdatei gleich eine Dokumentdatei in das Buch aufgenommen haben. Das Buch hat dann die Elementdefinitionen aus dieser Dokumentdatei. Ein EDD für ein Dokument, kann auch die Definitionen für ein Buch enthalten, Sie bräuchten dann keine weitern Definitionen zu importieren. Wenn Sie über eine spezielle EDD für das Buch verfügen oder, wenn Sie ein ganz leeres Buch angelegt haben, müssen Sie die Definitionen importieren: 1. Wählen Sie im Fenster der Buchdatei den Buchtitel aus. 2. Öffnen Sie die EDD oder eine andere Buchdatei, die die Definitionen enthält. 3. Wählen Sie „Datei > Importieren > Elementdefinitionen…“. Dateien, die Sie in die Buchdatei einfügen, können unterschiedliche Elementdefinitionen haben. Wollen Sie die Definitionen vereinheitlichen können Sie die Buchdatei dazu benutzen. Markieren Sie die betreffenden Dateien und wählen Sie „Datei > Importieren > Elementdefinitionen…“. Haben Sie Elementdefinitionen importiert, werden sie von FrameMaker unmittelbar angewendet und auch die damit verbundenen Formatregeln umgesetzt. Anschließend wird die Buchdatei geprüft, siehe Seite 284.

36 „Strukturierte“ Besonderheiten einzelner FrameMaker-Funktionen 283

36.11.2 Buchdatei strukturieren Sobald die Buchdatei die Elementdefinitionen enthält, müssen Sie den Eintrag „OhneTitel“ zum Element der höchsten Ebene der Buchstruktur ändern. Mit den Elementen können Sie im Wesentlichen so arbeiten, wie mit den Elementen in einer Dokumentdatei. Sie können allerdings keine Elemente, die Dateien darstellen, zusammenfügen oder teilen. Das EDD kann vorsehen, dass bestimmte Kapitel anderen Elementen untergeordnet werden. Auch die Position eines Inhaltsverzeichnisses oder eines Index kann vorgegeben sein. Bis Sie zum ersten Mal das Buch aktualisieren, werden die einzelnen Dateien als „Buchkomponente“ in der Strukturansicht angezeigt. Nach dem Aktualisieren wird stattdessen von jeder Datei das Element der höchsten Ebene angezeigt. 36.11.3 Buchdatei aktualisieren Jedesmal, wenn Sie das Buch aktualisieren, werden die Elemente überarbeitet und die Formatregeln der Elementdefinitionen aus der Buchdatei angewendet. In Bezug auf die Struktur, sollten Sie das Buch spätestens dann aktualisieren, wenn – sich das Element der höchsten Ebene geändert hat oder – neue Elementdefinitionen importiert wurden. 36.11.4 Elementprüfung mit Hilfe der Buchdatei So, wie Sie z.B. die Rechtschreibung dateiübergreifend prüfen können, können Sie auch die Struktur in allen in der Buchdatei enthaltenen Dateien prüfen. Wählen Sie „Element > Prüfen…“. Sie haben die Wahl, ob Sie das ganze Buch mit allen seinen Dateien, nur die Buchdatei oder nur eine vorher markierte Datei prüfen.

Abb. 195: Elementprüfung mit Hilfe der Buchdatei

Findet FrameMaker einen Fehler, wird das fehlerhafte Element in der Strukturansicht markiert und eine Fehlermeldung angezeigt. Damit die Prüfung weiterläuft, wählen Sie erneut „Starten“.

284 36 „Strukturierte“ Besonderheiten einzelner FrameMaker-Funktionen

Findet sich der Fehler nicht in der Buchdatei selbst, sondern in einer der enthaltenen Dateien, sollten Sie die Prüfung in dieser Datei wiederholen. Die Fehlermeldung, die FrameMaker dann generiert, ist aussagekräftiger. Sie können einen Fehler als „Spezialfall zulassen“ und damit erreichen, dass eine erneute Prüfung flüssiger abläuft. Wenn wieder alle Fehler gemeldet werden sollen, wählen Sie „Spezialfälle löschen“. Beachten Sie: Der Befehl „Spezialfälle löschen“ bezieht sich auf den vorher markierten Bereich: „Gesamtes Buch“, „Nur Buch-Elemente“ oder „Aktuelles Element“. Wenn fehlende Elemente und/oder Attribute nicht gemeldet werden sollen, markieren Sie die entsprechenden Optionen. Die Prüfung verliert dadurch allerdings einiges an Aussagekraft. 36.11.5 Eine Dokumentdatei eines Buches wieder als separates Dokument verwenden Eine Datei, die Bestandteil einer Buchdatei war, enthält Strukturinformationen aus der Buchdatei.

Abb. 196: Buchinformationen aus einer Einzeldatei entfernen

Sie müssen die Elementdefinitionen der Datei erneut anwenden, um diese Informationen, die aus der Buchdatei stammen, zu löschen. Dazu importieren Sie die Elementdefinitionen aus demselben Dokument und aktivieren die Option „Bei Aktualisierung entfernen: Informationen aus Buch“.

36.12 Inhaltsverzeichnis (Liste) und Stichwortverzeichnis (Index) 36.12.1 Inhaltsverzeichnis und andere Listen Auch im Struktur-Modus haben Sie die Möglichkeit, ein Inhaltsverzeichnis oder andere Listen zu generieren, die auf Absätzen basieren. Sie gehen dann so vor, wie bei der Arbeit mit nichtstrukturierten Dokumenten. Meistens basiert das Inhaltsverzeichnis in strukturierten Dokumenten aber nicht auf Absätzen, sondern auf Elementen. Die Inhalte der Elemente werden in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen – welche Informationen eines Elementes berücksichtigt werden, wird durch Bausteine auf den Referenzseiten des

36 „Strukturierte“ Besonderheiten einzelner FrameMaker-Funktionen 285

Inhaltsverzeichnisses festgelegt, siehe auch Kapitel 19: „Ein Inhaltsverzeichnis und andere Listen generieren“ ab Seite 151. Tabelle 53: Bausteine für Elemente zur Listengenerierung

Seitenzahl



Text des ersten Absatzes, ohne automatische Nummerierung, mit Präfixen und Suffixen aus der Elementdefinition



Text des ersten Absatzes, ohne automatische Nummerierung, ohne Präfixen und Suffixen aus der Elementdefinition



Name des Elementes („Typ“)



Automatische Nummerierung des ersten Absatzes (einfache Leerzeichen und Tabulatoren am Nummerierungsende entfallen, geschützte Leerzeichen entfallen nicht)



Automatische Nummerierung des ersten Absatzes, beschränkt auf alles, was zwischen der ersten und der letzten spitzen Klammer steht, sowie evtl. vorhandene geschützte Leerzeichen hinter der letzten spitzen Klammer

Um das Inhaltsverzeichnis zu generieren legen Sie eine Buchdatei an: Wenn Sie eine DITA-Map erstellt haben, wählen Sie „DITA > FM DITABook aus DITA Map-Datei erstellen“, siehe auch Abschnitt 33.3.4: „Bücher und Einzeldokumente aus einer DITA-Map erstellen“ auf Seite 251. Ohne DITA-Map legen Sie über „Datei > Neu“ eine Buchdatei an. Nehmen Sie alle Dateien in die Buchdatei auf, aus denen Sie das Inhaltsverzeichnis generieren wollen. Handelt es sich nur um eine einzelne Datei, legen Sie trotzdem eine Buchdatei mit dieser einen Datei an. Gehen Sie weiterhin so vor, wie bei unstrukturierten Dokumenten. Im Fenster „Einstellungen für Inhaltsverzeichnis“ wählen Sie jetzt aber keine Absatzformate, sondern Elemente aus.

Abb. 197: Einstellungen für ein Inhaltsverzeichnis auf Elementbasis

286 36 „Strukturierte“ Besonderheiten einzelner FrameMaker-Funktionen

Wenn die gleichen Elemente in unterschiedlichen Ebenen innerhalb der Struktur verwendet wurden, können Sie mit Hilfe von „Kontextbezeichnungen“ eine Auswahl entsprechend der Ebene wählen. Hat ein Element auf einer niedrigen Ebene keine Kontextbezeichnung, wird der Elementname durch „keine Bezeichnung“ erweitert. Wenn ein Element aus mehreren Absätzen besteht, wird nur der Inhalt des ersten Absatzes im Inhaltsverzeichnis wiedergegeben. Formatieren Sie das Inhaltsverzeichnis, wie bei der Arbeit mit unstrukturierten Dokumenten, siehe Kapitel 19: „Ein Inhaltsverzeichnis und andere Listen generieren“ ab Seite 151. Wenn Sie das Inhaltsverzeichnis bzw. eine Liste strukturieren wollen, tun Sie dies als letzten Schritt, weil die Struktur beim Aktualisieren der Liste verloren geht. 36.12.2 Stichwortverzeichnis und andere Indizes Einen Index eines strukturierten Dokumentes generieren Sie so, wie den Index eines unstrukturierten Dokumentes. Der einzige Unterschied findet sich schon beim Einfügen der Indexmarken: Die Marken fügen Sie als Element ein. Sie können den Befehl „Spezial > Marke“ wählen oder das entsprechende Element im Elementkatalog wählen. Wenn Sie die Marke mit Hilfe des Elementkataloges einfügen, dürfen Sie vorher keinen Text markiert haben. Die Marke würde sonst beim Einfügen den markierten Text ersetzen. Auch für das Stichwortverzeichnis oder einen anderen Index gilt: Aktualisieren Sie die Datei, wird eine hinzugefügte Struktur gelöscht.

36.13 Bedingter Text/Filter nach Attribut Um verschiedene Dokumentversionen zu erstellen, können Sie Elementen Bedingungstags zuweisen. Sie haben die Wahl, ob Sie das Element in der Strukturansicht oder im Dokumentfenster auswählen und dann das Bedingungstag zuweisen. Gliedern Sie Textstellen ein, die schon ein Bedingungstag haben, verändert das Eingliedern die Bedingungstags nicht. Wenn Sie die Gültigkeit eines Dokumentes prüfen, sollten Sie vorher nur die Bedingungstags für eine Version einblenden – wenn Sie alle Bedingungstags einblenden, wird das Dokument wahrscheinlich eine ungültige Struktur haben. Alternativ zum Einsatz der Bedingungs-Tags können Sie ein Dokument nach Attributen filtern. Sie weisen bei dieser Vorgehensweise Elementen Attribute mit einem bestimmten Wert zu, die beim „Filtern“ das Ein- oder Ausblenden auslösen. Die Filterkriterien können Sie wie bei der Arbeit mit Bedingungstags in „Ausdrücken“ definieren, vgl. Abschnitt 24.5: „Dokumentvarianten mit „Ausdrücken“ veröffentlichen/„Boolsche“ Verknüpfungen“ auf Seite 192. In das entsprechende Menü gelangen Sie über „Spezial > Nach Attribut filtern…“.

36 „Strukturierte“ Besonderheiten einzelner FrameMaker-Funktionen 287

36.14 PDF-Export Es gibt zwei Besonderheiten: – Die Lesezeichen basieren auf Elementen statt auf Absätzen. Eine entsprechende Auswahl können Sie im Fenster „PDF-Einstellungen“ unter „Lesezeichenquelle“ vornehmen. – Tagged PDF basiert auf Absatzformaten und nicht auf Elementen. Damit eine Tagged PDF-Datei exportiert werden kann, muss sich die Struktur Ihres Dokumentes auch in den zugewiesenen Absatzformaten widerspiegeln – das ist problematisch, weil u.U. ganz auf Absatzformate verzichtet wurde.

288 36 „Strukturierte“ Besonderheiten einzelner FrameMaker-Funktionen

Index Ziffern 3D-Objekte importieren 134 A Abbildungen – drehen 208 – importieren 131 – mit Abbildungstiteln zusammenhalten 88 – nicht verankerte 89 – nummerieren 56 Absatzabstände 74 Absätze mit einem Rahmen verknüpfen 51 Absätze zusammenhalten 73 Absatzformate 45 – aktualisieren 39 – ein neues anlegen 46 – Einstellungen 46 – in strukturierten Dokumenten 278 – in Tabellenzellen 97 – löschen 41 Absatzkontrolle 73 Absatzlisten 157 Absatzstandardschrift zuweisen 68 Abstände – über/unter Absatz 47, 74 – über/unter Rahmen 88 Adobe Acrobat 171 Aktiver Bereich 212 – Index 167

– Inhaltsverzeichnis 157 – Querverweis 129 AktivIVZ 157 AktivSIX 165 Aktuelle Einstellungen, Tabellenzelle 100 Aktuelle Seitennr. (Variable) 115, 119 Aktuelles Datum (Variable) 115, 120 „Alle aktualisieren“-Button im Gestaltungsfenster 39 Allgemeine Regel 237 Änderungsbalken 47, 210 Änderungsdatum (Variable) 115, 120 Änderungsverwaltung 209 Anführungszeichen 30, 36 Ansicht aktualisieren 13 Arbeitsseiten, allgemeine Beschreibung 10 Artikel (PDF-Datei) 174 Asymmetrisches Seitenlayout 18 Attribute 265 Attributwerte – eingeben 266 – kopieren 267 – löschen 267 Aufhellung 143 Auflösung importierter Abbildungen 134 Ausdrücke 192 – überarbeiten 196 Auszeichnungslisten 63

Index 289

Automatisch speichern 3 Automatisch überfüllen 141 Automatische Korrektur 186 Automatische Nummerierung 55, 66 Automatische Sicherungskopie 3 Automatische Silbentrennung 50 Automatische Verkettung 21 B Bandnummer (Variable) 121 Bandnummerierung 61 Basis-Einstellungen – Absatzformat 47 – Tabelle 95 Bausteine – für Indexmarken 162 – für Querverweise 127 – für Querverweise auf Elemente 281, 286 – für Referenzseiten, Index 165 – für Referenzseiten, Inhaltsverzeichnis 153 – für Systemvariablen 119 Bedingte Textstellen entfernen 195 Bedingter Text 189 – Ausdrücke 192 – ein-/ausblenden 191 – im Struktur-Modus 287 – Querverweise 198 – Referenz-Listen 197 – Übersetzungen 197 Bedingungsformat 190 Bedingungstags – anlegen 190 – umbenennen 196 – zuweisen 190 Begrenzungslinien ein-/ausblenden 9 Beibehalten 42 Beibehalten, Einstellung im Zeichenformat 67 Benannte Ziele 175 Benutzeroberfläche 3 Benutzervariablen 121 – definieren 123 – einfügen 123

290 Index

Beschnittene Rahmen 88 Blocksatz 51 Boolesche Operatoren 192 Buchdatei – Dateien aufnehmen 145 – Dateien drucken 150 – Datei-Reihenfolge ändern 147 – Elementprüfung 284 – Fehlerprotokoll 148 – Formate importieren 150 – Funktionen 146 – im Struktur-Modus 283 – strukturieren 284 – umbenennen 149 C Cascading Style Sheet 218 57 Character Macros 214, 218 Composite-Druck 170 Conrefs 251 Container-Elemente 259 Cross-Reference Macros 214, 216 D Dateien importieren 131 Dateien umbenennen 149 Dateiendungen – .auto 3 – .backup 3 – .recover 3 Datei-Informationen 175 Dateiname (Variable) 116, 121 Dateinamen einer importierten Datei 134 Dialogfenster, Eingabe in 29 DITA – Definition 244 – FrameMaker-Funktionen 247 – Map 246 – Optionen 254 – Topic-Arten 245 DITA-Map – Zu Buch konvertieren 251

– Zu Einzeldokument konvertieren 251 DocBook 244 Dokument Type Definition 229 Dokumentversionen mit bedingtem Text 189 Dokument-Wörterbuch 185 3D-Objekte importieren 134 Druck für eine farbige PDF-Datei 170 Drucken 169 Drucker wählen 170 DTD 229 E Ebene1SIX 164 EDD 237 Einfügemarke bewegen 31 – im Struktur-Modus 260 Einfügen aus Zwischenablage 32 Eingliedern 263 Einheiten 9 Einschlüsse 262 Element ändern 264 Element Definitions Document 237 Elementdefinitionen importieren 274 Elemente – auswählen 260 – einfügen 263 – kopieren 264 – löschen 265 – nicht definierte 263 – teilen 264 – verschieben 264 – zusammenfügen 264 Elementgrenzen einblenden 258 Elementinhalt ausgliedern 264 Elementkatalog 261 – öffnen 257 – Symbole 263 Elementkontext einblenden 278 Erstellungsdatum (Variable) 115, 120 Erzwungener Zeilenumbruch 75 Extensible Metadata Platform 175 Extra-Einstellungen (Absatz) 50

F Farbauszug-Einstellungen 171 Farbbibliotheken 143 Farben zur Verfügung stellen 143 Farbige Schrift 47 Farbseparation 171 Fehlerprotokoll 148 Fenster auffrischen 13 Filter nach Attribut 287 Formate – ersetzen 44 – importieren 1, 222 – irreguläre 39 – löschen 41 – mehrere gleichzeitig aktualisieren 43 – umbenennen 44 – Zuordnung der Einstellungen 223 Formate anlegen & zuweisen (Dienstprogramm) 41 Format-Einstellungen (AbsatzSeitenumbruch) 49 Formatierungsleiste 6 Formatnamen, Regeln für 2 Formatregeln 237 FrameImage 4 FrameMaker-Hilfe 12 FrameMath-Elemente 204 FrameViewer-Dokumente 211 Funktionen für asiatische Sprachen 5 Fußnoten 177 – Absatzformat 177 – am Dokumentende 180 – Einstellungen 177 – Höhe pro Seite 178 – im mehrspaltigen Layout 180 – im Struktur-Modus 282 – Linie 179 – mehrere an einer Textstelle 180 – mehrere Fußnotenreferenzen auf eine Fußnote 179 – Nummerierung 178 – Präfix/Suffix 178 Fußnoten-Elemente 282 Fußreihen einfügen 105 Fußzeilen 116

Index 291

G Gedrehte – Tabellen 205 – Vorgabeseiten 206 – Zellen 100 General Macros 216 Gerade Seitenanzahl 72 Gesamtseitenzahl 119 Gestaltungsfenster 39 Gleichungen 199 – ausrichten 204 – berechnen 204 – Elemente positionieren 203 – erstellen 200 – Größe ändern 204 – im Strukturmodus 282 – Rahmen anpassen 204 – Typografie 202 – verankern 199 – Zeilenumbruch 203 Gleitende Rahmen 90 Gleitende Tabellen 90 Grafik-Elemente 282 Grafiken – ein-/ausblenden 9 – im EPS-Format drucken 170 – importieren 131 – in Textzeile 85 Grafikwerkzeuge 141 Grundlinien-Synchronisierung 78 Gruppentitel 164 GruppentitelSIX 164, 165 Gruppenwörterbuch 184 Gültiges XML 231 H Häufigkeitsindikatoren 229 Hauptwörterbücher 184 Hilfslinien 7 Hintergrundtextrahmen 19 Hoch-/Tiefstellung 36 siehe auch „Zeichenformate“ Höhenausgleich 78 HTML – Abbildungskonvertierung 217

292 Index

– Buch-Konvertierung 218 – Export 213 HTML Mapping Table 214, 214 HTML Options Table 218 Hurenkinder (Absatzkontrolle) 73 Hypertext-Befehle 211 – einfügen 212 – Syntax 213 Hypertext-Verbindungen – Index 167 – Inhaltsverzeichnis 157 I IgnorierenSIX 165 Importieren – Abbildungen 131 – durch Referenz 131 – Formate 1, 222 – Objekt 137 – Pixeldateien 134 – Texte 136 In Spalte (Absatzformat) 49 Index – aktualisieren 166 – generieren 161 – Gestaltungsextras 166 – Hypertext-Verbindungen 167 – im Struktur-Modus 287 – Seitenzahlen der Einträge 165 – Überschrift 166 – Vollständigkeit kontrollieren 166 – Vorformatierung 162 – Zeilenumbrüche 166 Indexmarke 161 – Bausteine 162 IndexSIX 164, 165 Inhalte eingliedern 263 Inhaltsverzeichnis – Absatzformate bearbeiten 152 – aktualisieren 154 – generieren 151 – Gestaltungsextras 156 – Hypertext-Verbindungen 157 – im Struktur-Modus 285

– neue Überschriften berücksichtigen 155 – Referenzseite überarbeiten 153 – Seitenzahl der Einträge 153 – Überschrift 156 – Vorgabeseiten ändern 154 – Zeilenumbrüche 156 Intelligentes Auswahlwerkzeug 142 Interpunktion bei Zwischenüberschriften 49 Invertierter Text 109 Irreguläre – Absatzformate 39 – Tabellenformate 103 – Zeichenformate 39 Irreguläre Formate – entfernen 42 – finden 41 Irreguläre Formatregeln 275 J Jokerzeichen 35 K Kapitälchen 36 siehe auch „Zeichenformate“ Kapitelnummer (Variable) 121 Kapitelnummerierung 55 Katalog öffnen – Absatzformate 8 – Elemente 257 – Tabellenformate 102 – Zeichenformate 8 Klammern in Gleichungen 202 Konnektoren 229 Kontextmenüs 14 Kontextregel 237 Konturlauf 79, 143 Konvertierungstabelle 271 Kopf-/Fußzeilen-Marke 116 – einfügen 120 Kopfreihen einfügen 105 Kopfzeilen 116 Kopieren Spezial 34

Kopieren Spezial, Zeichenformatierung 70 Kopieren, Text/Objekte 32 L Laufende Fußzeilen 116 Laufende K/F ... 119 Laufende K/F … 115 Laufende Kopfzeilen 116 Leere Seiten löschen 72 Leerzeichen unterschiedlicher Breite 30 Leerzeichenkontrolle 36 Legenden 65 Lesezeichen 174 LetzterAbsatzRegel 238 Ligaturen 31 Lineale 7 Lineatur/Schattierung 98 Lineatur-Einstellungen (Tabelle) 96 Linien über/unter Absätzen 51 Linienmuster 142 Linienstile definieren (Tabelle) 105 Listen 63 Logische Dokumentstruktur 175 Löschen, Text/Objekte 32 M Magnetraster 9 Makros aufzeichnen (UNIX) 37 Map Title 249 Marken – Index 161 – Kopf-/Fußzeile 116 – neue Typen 168 – Querverweis 128 Markenindex 168 Markenliste 158 Mehrere Objekte markieren 144 Mehrspaltiges Layout 77 Menüleiste 5 N Namen fehlender Schriften speichern 5 Netzwerk-Dateikontrolle 4 Nummerierungs-Bausteine 55

Index 293

O Objektattribute 134 Objekte – auswählen 12 – auswählen, mehrere 144 – nur waagerecht oder senkrecht verschieben 144 – proportional in der Größe ändern 144 OLE2 137 P PDF-Dateien – Einstellungen 171 – generieren 176 – im Struktur-Modus 288 PDF-Einstellungen – Importieren 224 PDF-Größe optimieren 176 Persönliches Wörterbuch 184 Pfade aktualisieren 133 Pixeldateien importieren 134 Platz für seitliche Überschrift 18 PostScript-Drucker 170 Präfix/Suffix (ältere FrameMakerVersionen) 62 Punkt-Auflistung 63 Q Querverweis-Bausteine 127 – für Elemente 281, 286 Querverweise 125 – aktualisieren 128 – auf Absätze 125 – auf Marken 128 – suchen 139 – ungelöste 139 Querverweis-Elemente 280 Querverweis-Formate definieren 126 QuickAccess-Leiste 5 R Rahmen – an Inhalt anpassen 87 – in einer Spalte ausrichten 88

294 Index

– in Tabellen 91 – nichtverankerte 89 – über/unter Absatz 51 Rahmenverankerung 83 Raster einblenden 7 Rechtschreibhilfe 36, 183 Referenzen aktualisieren 131, 138 Referenzliste 159 Referenzliste importierter Abbildungen 133 Referenzrahmen 51 Referenzseiten – Aufgaben von 11 – bearbeiten (Index) 164 – bearbeiten (Inhaltsverzeichnis) 153 Registerkarten 7 Reihen – einfügen 105 – markieren 113 – schattieren 97 Reihenformat 75, 101 Reihenhöhe, minimale und maximale 101 Reihenkontrolle 96 Revisionskontrolle 209 Rückgängig 14 S Schablone für Textrahmen auf Arbeitsseite 20 Schablonen – Checkliste 221 – Formate importieren 222, 223 Schattierungs-Einstellungen (Tabelle) 97 Schmuckfarben 143 Schreib-/Leseregeln 240 Schritt-Aufzählung 63 Schusterjungen (Absatzkontrolle) 73 Seite, näher zu Bindekante 91 Seiten drehen 27 Seiten löschen 27 Seitenanzahl (Variable) 115, 119 Seitenanzahl beibehalten 72 Seitenbeginn mit einer Überschrift 73

Seitenformat 17 Seitenlayout – asymmetrisches 18 – festlegen 15 Seitenränder einstellen 18 Seitenumbruch 17 – automatisieren 71 – im mehrspaltigen Layout 77 – in Tabelle 75, 101 – manuell einstellen 75 Seitenzahl – durchzählen 58 – einfügen 20 – kapitelweise zählen 60 – wechseln zu einer Seite 7 Seitliche Überschrift 50 Separieren, Farben 171 Serienbezeichnung 57 Shrinkwrapping 87 Sichern 13 Sicherungskopie, automatische 3 Silbentrennung 50 Silbentrennungen bearbeiten 187 Sonderzeichen eingeben 29 SortierfolgeSIX 165 Spalten – einfügen 105 – markieren 113 – schattieren 97 Spaltenausgleich 77 Spaltenbreite ändern 105 Spaltenbreite kopieren 113 Spaltenumbruch 71 – im mehrspaltigen Layout 77 – in Tabelle 75, 101 – manuell einstellen 75 Speichern, automatisch 3 Spezielle Markentypen 168 Spezielle Zellenlineatur 98 Spezielle Zellenschattierung 98 Sprache – einstellen im Absatzformat 47 – einstellen im Zeichenformat 67 Standard-Gruppenwörterbuch 184 Standardreihen einfügen 105

Standardschablonen 16 Standardschrift 46 Startnummern festlegen 59, 60 Statusleiste 7 – im Struktur-Modus 258 Steuerzeichen 11 – ein-/ausblenden 9 – eingeben 29 Stichwortverzeichnis, siehe „Index“ Strich-Auflistung 63 Struktur entfernen 265 Struktur prüfen 267 Strukturansicht 259 – öffnen 257 Strukturieren – automatisch 271 – manuell 274 Strukturierte Anwendung 236 Struktur-Modus starten 257 Strukturregeln 237 Suchen/Ändern 33 – im Struktur-Modus 278 System Macros 216 Systemvariablen 115 – bearbeiten 118 – einfügen 118 T Tabelle – Seitenumbruch 76 – Spaltenumbruch 76 Tabelle mit Tabellentitel zusammenhalten 89 Tabellen – drehen 205 – einfügen 93 – in Rahmen 91 – in Text konvertieren 104 – markieren 113 – nummerieren 56 – „optionale“ Einstellungen 94 – schattieren 97 – „sichtbare“ Einstellungen 94 – verankern, am Dokumentbeginn 89 – verankern, am Seitenbeginn 89

Index 295

– „versteckte“ Einstellungen 94 – Vorgabeseiten zuweisen 26 Tabellenabschnitt 101, 121 Tabellenbreite ändern 105 Tabellenelemente 278 Tabellenformate 93 – aktualisieren 39 – anlegen 93 – Einstellungen 94 – für Auflistungen 112 – löschen 41 Tabellenformatkatalog 102 Tabellenfortsetzung 101, 121 Tabellenfußnoten 181 Tabellengestaltung 94 Tabelleninhalte sortieren 106 Tabellensatz 93 Tabellentitel 101 Tabellenverankerung 89 Tabellenzellen – drehen 100 – verbinden 100 Tabulator in Tabelle 113 Tagged PDF 175 Text in Tabelle konvertieren 104 Textbausteine 115 Textbearbeitungen nachverfolgen 210 Textbereichformatierung 238 Texte durch Referenz importieren 138 Texte importieren 136 – im Struktur-Modus 277 Texteinschübe 138 Textfluss 9 Textflussrahmen 20 Textoptionen 36 – Zeilenumbruch 74 Textrahmen anlegen 21 Textrahmen drehen 19, 206 Textrahmenverkettung 22 Textverarbeitung 29 Textzeile, frei platzierbare 142 Thesaurus 37 topicref-Attribute 250 Trennung (Silben) 50 TrennzeichenSIX 164

296 Index

Typ nächster Absatz 48 Typen/Tagged PDF 175 U U3D-Format 134 Über alle Spalten (Absatzformat) 49 Über alle Spalten und seitlichen Überschriften (Absatzformat) 49 Überfüllen 141 Überschriftsebenen 55 Umbruch mit … 73 Umbruchgeschützte – Leerzeichen 75 – Trennstriche 75 Umrandung (Tabelle) 96 Umrandungslinie 142 Ungelöste Querverweise 128, 139 Ungelöste Texteinschübe 139 Ungerade Seitenanzahl 72 V Valides XML 231 Variable „Tabellenabschnitt“ 101 Variable „Tabellenfortsetzung“ 101 Variablen 115 Variablen-Bausteine 119 Variablen-Elemente 279 Verankerte Rahmen 83 – an Inhalt anpassen 87 – in einer Spalte ausrichten 88 – in Tabellen 91 Verankerte Tabellen 89 Verankerungsposition 84 Verbinden, Zellen 100 Verknüpfungen zwischen PDFDateien 175 Vertikale Zellenausrichtung 53 Viewer-Dokumente 211 Vollmenüs 5 61 Voreinstellungen – Dokumentebene 9 – Programmebene 3 Vorgabeseiten 10 – anlegen 23

– – – –

automatisiert zuweisen 25 bearbeiten 18 drehen 206 manuell zuweisen 24

W Wellformed XML 231 Werkzeugpalette 8, 21, 141 Wiederherstellungsdatei 3 Wohlgeformtes XML 231 Wortabstand 51 Worte zusammenhalten 75 Wörterbücher 183 X XML 226 – exportieren 241 XML-importieren 233 XML-Schema-Definition 229 XMP-Unterstützung 175 Xrefs 251 XSD 229 XSL 241 Z Zeichenformate 67 – aktualisieren 39 – ändern 69 – anlegen 67 – entfernen 68

– in Benutzervariablen 122 – in Querverweisen 129 – in Systemvariablen 118 – kopieren 70 – löschen 41 – suchen 70 – zuweisen 68 Zeichenformat-Elemente 278 Zeilen beenden 75 Zeilen zusammenhalten 73 Zeilenabstand 47 Zeilenlayout 78 Zeilenumbrüche 71 – erlaubt nach … 36 – im mehrspaltigen Layout 77 – in Gleichungen 203 Zelle-Einstellungen (Absatz) 52 Zellen – drehen 100 – markieren 113 – schattieren 97 – verbinden 100 Zellenlineatur, individuelle 98 Zellenrand 53 Zellenschattierung, individuelle 98 Zoom 8 „Zuweisen“-Button im Gestaltungsfenster 39 Zwischenüberschrift 49

Index 297