Μυστικά για Εντυπωσιακές Παρουσιάσεις

Απαγορεύεται η καθ’ οιονδήποτε τρόπο αναπαραγωγή, μεταπώληση, διανομή και εν γένει εκμετάλλευση του εντύπου, άνευ της αδείας της εκδότριας εταιρείας.

Σας μπερδεύει η ορολογία; Μην ανησυχείτε, περιγράφουμε τα πάντα πολύ απλά.

Εύκολο στην κατανόηση Σαφείς οδηγίες, βήμα προς βήμα, σας διευκολύνουν να μάθετε.

Πότε ήταν η τελευταία φορά που παρακολουθήσατε μια ομιλία και είπατε «Ήταν φανταστική! Πραγματικά ευχαριστήθηκα να ακούω τον ομιλητή και έμαθα κάτι καινούργιο»; Δεν συμβαίνει αρκετά συχνά γιατί οι περισσότερες ομιλίες είναι στην καλύτερη περίπτωση μέτριες. Η παρουσίαση πληροφοριών αποτελεί θεμελιώδες μέρος της επιχειρηματικής και ακαδημαϊκής ζωής. Η παρουσίαση σε κοινό όμως είναι μια τρομακτική προοπτική. Οι τεχνικές παρουσίασης δεν είναι έμφυτες, αλλά μπορείτε εύκολα να τις διδαχτείτε. Το βιβλίο «Μυστικά για εντυπωσιακές παρουσιάσεις» σας δείχνει πώς θα αποδώσετε τα βασικά μηνύματά σας με αυτοπεποίθηση και σαφήνεια. Ακολουθήστε τις συμβουλές μας και κάντε την επόμενη παρουσίασή σας πραγματικά αξιομνημόνευτη.

Εικονογραφημένο

Μια ματιά στο εσωτερικό

Δεν σας λέμε πώς θα το κάνετε, σας δείχνουμε πώς θα το κάνετε.

Έγχρωμο Το βιβλίο είναι έγχρωμο για να διευκολύνει τον αναγνώστη και το μάτι.

Τα εικονίδια αυτά σας διευκολύνουν περισσότερο Όπου συναντάτε ένα από αυτά τα εικονίδια γνωρίζετε ότι πρόκειται για μία χρήσιμη συμβουλή για να αυξήσετε τις γνώσεις σας, για να θυμηθείτε κάτι ή να προφυλαχτείτε από πιθανούς κινδύνους.

“

ΜΥΣΤΙΚΑ ΓΙΑ ΕΝΤΥΠΩΣΙΑΚΕΣ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΕΙΣ

Γραμμένο σε απλά ελληνικά

Αναφορά σε αυτή τη σειρά

p r o v a n

Μυστικά για εντυπωσιακές

ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΕΙΣ COMPUTER steps

ΑΠΛΑ ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΕΥΚΟΛΟ ΣΤΗΝ ΚΑΤΑΝΟΗΣΗ ΕΙΚΟΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΟ

Οι απλές εξηγήσεις και οι πρακτικές χρήσεις αξίζουν χειροκρότημα.

Computer Active

d r e w

”

13

ΑΓΓΛΙΚΗ ΕΚΔΟΣΗ GIVING GREAT PRESENTATIONS by Drew Provan Copyright © 2010 by In Easy Steps Limited Reprinted under an exclusive licence agreement from the Publisher: In Easy Steps, 5c Southfield Road, Southam, Warwickshire, CV47 0FB United Kingdom

Notice of Liability Every effort has been made to ensure that this book contains accurate and current information. However, In Easy Steps Limited and the author shall not be liable for any loss or damage suffered by readers as a result of any information contained herein. Trademarks Microsoft® and Windows® are registered trademarks of Microsoft Corporation. All other trademarks are acknowledged as belonging to their respective companies. ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΕΚΔΟΣΗ Συντονισμός: Λάμπρος Γαλάνης Μετάφραση: Wordshop (Μαρίζα Συρέλλη) Επιμέλεια: Ιορδάνης Δρογγίτης Καλλιτεχνική επιμέλεια / προσαρμογή: Βαρβάρα Βεντούρη, Αγγελική Τσάγκαρη Screenshots: Avatar.gr Διόρθωση κειμένων: Παναγιώτης Παπασλιώτης © Copyright 2010, ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΕΘΝΟΣ Α.Ε.

Σημείωμα Ευθύνης Έχει καταβληθεί κάθε προσπάθεια για να διασφαλιστεί ότι αυτό το βιβλίο περιέχει ακριβείς και επίκαιρες πληροφορίες. Ωστόσο, η In Easy Steps Limited και ο συγγραφέας δεν φέρουν ευθύνη για οποιαδήποτε απώλεια ή ζημία υποστούν οι αναγνώστες ως αποτέλεσμα οιονδήποτε πληροφοριών που περιέχονται στο βιβλίο. Εμπορικά Σήματα Τα σήματα Microsoft® και Windows® είναι εμπορικά σήματα καταχωρηθέντα της Microsoft Corporation. Όλα τα άλλα εμπορικά σήματα ανήκουν στους νόμιμους δικαιούχους. Aπαγορεύεται κατά τον N. 2121/1993 και κατά τη Διεθνή Σύμβαση της Bέρνης (που έχει κυρωθεί με τον N. 100/1975) η αναδημοσίευση και γενικά η αναπαραγωγή -ολική, μερική, περιληπτική- η κατά παράφραση ή διασκευή απόδοση του περιεχομένου του βιβλίου με οποιοδήποτε μέσο και τρόπο, μηχανικό ηλεκτρονικό, φωτοτυπικό, ηχογράφησης ή άλλο, άνευ προηγούμενης έγγραφης άδειας του εκδότη.

Περιεχόμενα

Περιεχόμενα

1

Πετυχημένη Παρουσίαση Η τέχνη της παρουσίασης Τα κλειδιά της επιτυχίας Τι σας ζήτησαν; Τι περιμένουν από εσάς; Επίσημες παρουσιάσεις Ανεπίσημες παρουσιάσεις Το κοινό Βασικά μηνύματα Αξιολόγηση της απόδοσής σας Οι παγίδες των παρουσιάσεων Περίληψη

2

Γερά θεμέλια

3

Η προετοιμασία είναι το κλειδί

Ποια είναι τα χαρακτηριστικά ενός εξαιρετικού παρουσιαστή; Τι πρέπει να αποφεύγετε Απαντήστε στην ερώτηση! Να γνωρίζετε το υλικό σας Προγραμματίστε την ιστορία σας Τραβήξτε την προσοχή τους νωρίς! Κατακτήστε το κοινό Αναζητήστε ευκαιρίες για να κάνετε παρουσιάσεις Περίληψη

Προετοιμαστείτε Οργανωθείτε Νοητική απεικόνιση Χρήση outliner (πρόγραμμα περιγράμματος κειμένου) Προσαρμογή της παρουσίασής σας Συγκέντρωση υλικού Χρησιμοποιήστε οπτικά βοηθήματα Όσο λιγότερα τόσο καλύτερα Η εξάσκηση τελειοποιεί Περίληψη

7 8 10 12 13 14 15 16 18 20 21 22

23 24 26 28 30 32 34 36 38 40

41 42 44 46 48 50 52 54 56 57 58

4

Υψώνοντας τον πήχη

5

Διαφορετικοί ακροατές

Υπογράφοντας την καταδίκη σας με PowerPoint Μιλήστε με πάθος Τα μυστικά του επαγγέλματος Απαλλαγείτε από τις κακές συνήθειες Ζητήστε αναπληροφόρηση Η σχεδίαση παίζει ρόλο Ανεύρεση εικόνων Τελευταίες σκέψεις Περίληψη

Παρουσίαση ένας προς έναν Παρουσίαση επιχειρηματικού σχεδίου Συζήτηση μικρής ομάδας Προεδρεύοντας σε μια σύσκεψη Ακαδημαϊκά συνέδρια Διεθνείς συσκέψεις Προεδρεύοντας σε ένα συνέδριο Παρουσίαση στο ευρύτερο κοινό Αυτοσχέδιες ομιλίες Περίληψη

6

Σχεδίαση διαφανειών Σχεδίαση διαφανειών: Γενικές Αρχές Κλείστε τον υπολογιστή PowerPoint Apple Keynote Προσθήκη εικόνων Προγράμματα βελτίωσης διαφανειών Γιατί αποτυγχάνει το PowerPoint Δημιουργία διαφανειών υψηλής επίδρασης Επιλογή γραμματοσειράς Προβολή πινάκων Προβολή γραφημάτων Τεχνικές βλάβες Σημειώσεις για το ακροατήριο Προετοιμασία φορητής έκδοσης Περίληψη

59 60 62 64 66 68 70 72 74 76

77 78 80 82 84 86 88 90 91 92 94

95 96 98 100 102 104 106 108 110 112 114 115 116 118 120 122

7

Ντυθείτε ανάλογα με τον ρόλο Ντυθείτε για την περίσταση Άγχος! Η μεγάλη μέρα πλησιάζει Ρωτήστε τους διοργανωτές Η μεγάλη μέρα!

8

Απόδοση Αρχική λίστα ελέγχου Μη χαμηλώνετε τα φώτα! Ξεκινήστε δυναμικά Μιλήστε στο ακροατήριο Ανέκδοτα και χιούμορ Όσο λιγότερα τόσο καλύτερα Δείκτες λέιζερ Μικρόφωνα Κακές συνήθειες Τηρήστε τα χρονικά όρια Μη διαβάζετε τις διαφάνειες Βοηθήματα μνήμης Έλεγχος της φωνής Όλα τα καλά πράγματα έχουν ένα τέλος Περίληψη

9

Χρήση διαφορετικών μέσων Εισαγωγή βίντεο σε προβολή παρουσίασης Διαιρεμένη προβολή Χρήση υπερσυνδέσεων Τηλεφωνικές παρουσιάσεις (Τηλεδιασκέψεις) Πίνακες με χαρτί Λευκοί και μαύροι πίνακες Επιδιασκόπια Εικονοδιασκέψεις Εκπομπές στο Διαδίκτυο (Βιντεοδιαλέξεις) Διαχείριση των μέσων μαζικής ενημέρωσης Περίληψη

123 124 126 128 129 130

131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146

147 148 150 151 152 154 156 157 158 160 162 164

10

Έχετε ερωτήσεις; Ερωτήσεις από το κοινό Μάθετε να προβλέπετε τις ερωτήσεις Επιθετικοί ακροατές Ερωτήσεις εκτός θέματος Δύσκολες ερωτήσεις Ποια ήταν η ερώτηση; Βάπτισμα του πυρός Περίληψη

11

Πηγές Εξαιρετικά βιβλία για παρουσιάσεις Πηγές του PowerPoint Πηγές του Keynote της Apple Εναλλακτικά δωρεάν προγράμματα Τοποθεσίες Ιστού για δημόσιες ομιλίες Γραμματοσειρές και σχεδίαση τυπογραφικών στοιχείων Ανεύρεση εξαιρετικών εικόνων

Ευρετήριο

165 166 168 169 170 171 172 173 174

175 176 178 180 182 184 185 186

187

1

Πετυχημένη Παρουσίαση

Η παρουσίαση πληροφοριών σε άλλους είναι μια βασική δεξιότητα την οποία απαιτούν τα περισσότερα σύγχρονα επαγγέλματα. Οι ακρογωνιαίοι λίθοι μιας πετυχημένης παρουσίας είναι το μήνυμα, η προετοιμασία και η εξάσκηση.

8

Η τέχνη της παρουσίασης

10

Τα κλειδιά της επιτυχίας

12

Τι σας ζήτησαν;

13

Τι περιμένουν από εσάς;

14

Επίσημες παρουσιάσεις

15

Ανεπίσημες παρουσιάσεις

16

Το κοινό

18

Βασικά μηνύματα

20

Αξιολόγηση της απόδοσής σας

21

Οι παγίδες των παρουσιάσεων

22

Περίληψη

Πετυχημένη Παρουσίαση

8

Η τέχνη της παρουσίασης «Υπάρχουν δύο κατηγορίες ομιλητών: εκείνοι που έχουν άγχος και εκείνοι που λένε ψέματα.» Μαρκ Τουέιν (1835-1910). Εάν σας καλέσουν να δώσετε μια ομιλία ή να παρουσιάσετε κάποιο θέμα σε συναδέλφους θα κολακευτείτε και θα χαρείτε. Η αρχική όμως ευφορία σύντομα εξαφανίζεται και η πρακτική πλευρά της παρουσίασης γεμίζει τους περισσότερους ανθρώπους με τρόμο. Η δημόσια ομιλία αποτελεί μία από τις καταστάσεις που φοβάται η πλειονότητα του κόσμου. Θα ήταν πολύ ασυνήθιστο να βρεθεί κάποιος ο οποίος δεν νιώθει τουλάχιστον λίγο αγχωμένος πριν σηκωθεί να μιλήσει μπροστά σε κοινό. Η παρουσίαση είναι δημόσια και όλα τα μάτια είναι στραμμένα πάνω σας. Αυτή είναι η δική σας ευκαιρία να λάμψετε, να δείξετε τι ξέρετε και να το παρουσιάσετε καλά. Μπορεί επίσης να καθορίσει το αποτέλεσμα μιας συνάντησης ή μιας διαπραγμάτευσης. Μια σωστή παρουσίαση θα πρέπει να πείθει. Πολύ συχνά η απόδοσή μας είναι κατώτερη των προσδοκιών μας επειδή έχουμε άγχος και δεν έχουμε προετοιμαστεί αρκετά. Πολλοί παρουσιαστές δίνουν ελάχιστη ή καμία βαρύτητα στην όψη των διαφανειών τους ή τον τρόπο με τον οποίο θα περάσουν το μήνυμά τους. Παρά τα τεράστια χρηματικά ποσά που ξοδεύουν οι εταιρείες στη διαφήμιση και τη δημοσιότητα, ελάχιστα δαπανώνται για την εκπαίδευση του προσωπικού στη χρήση του PowerPoint ή τις καλές παρουσιάσεις. Εκτός αυτών, υπάρχουν τεχνικές πτυχές οι οποίες συχνά αποπροσανατολίζουν τον αρχάριο ομιλητή και περιλαμβάνουν φορητούς υπολογιστές, μικρόφωνα και φωτισμό. Όταν σκεφτόμαστε τις παρουσιάσεις φανταζόμαστε πολλές φορές καλλιεργημένους καθηγητές να στέκονται πάνω σε μία σκηνή, πίσω από μια έδρα και να δίνουν μια πολύ επίσημη ομιλία, καθημερινά όμως εκτιθέμεθα σε μοντέρνες παρουσιάσεις, για παράδειγμα σε παρουσιαστές ειδήσεων και τηλεοπτικά σόου. Είναι ένα κομμάτι της ζωής μας καθώς στα περισσότερα σύγχρονα επαγγέλματα είμαστε υποχρεωμένοι να "παρουσιάζουμε", π.χ.

●

Ενημέρωση του διευθυντή σας για την πρόοδο ενός έργου

●

Διαπραγμάτευση του ρόλου σας στην εταιρεία, επιδιώκοντας πιθανώς μια αύξηση

●

Παρουσίαση των τελευταίων στοιχείων πωλήσεων ή στόχων απόδοσης στην ομάδα σας

...συνέχεια ●

Διάλεξη πάνω σε ένα εξειδικευμένο θέμα σε ομότιμους ή στο ευρύτερο κοινό

●

Ερευνητικό σεμινάριο σε συναδέλφους

●

Πρόσκληση για ομιλία σε ειδικούς συλλόγους, σε εθνικό ή διεθνές επίπεδο

●

Παρουσίαση πειστηρίων σε δικαστήριο

●

Ομιλία κουμπάρου σε γάμο

Τα μυστικά μιας εξαιρετικής παρουσίασης

Συνεπώς δεν υπάρχουν πραγματικά "μυστικά" ή γρήγορες λύσεις, να είστε όμως βέβαιοι ότι με την εξάσκηση και τον προγραμματισμό όλοι μπορούμε να κάνουμε ασυναγώνιστες παρουσιάσεις! Πρέπει όμως να θέλετε να βελτιωθείτε.

Είναι όμως τέχνη; Βεβαίως! Είναι μια πραγματική παράσταση. Ακόμα κι αν είσαστε ο πιο σοφός καθηγητής που υπήρξε ποτέ, αν δεν μπορείτε να περάσετε σωστά το μήνυμά σας χάνετε ευκαιρίες. Η αποτελεσματική παρουσίαση χρειάζεται πολύ εξάσκηση. Με την εμπειρία θα βελτιωθείτε. Πιστέψτε με, ακόμα κι αν οι παρουσιάσεις σας είναι αδέξιες τώρα, θα βελτιωθείτε. Πολλές από τις τεχνικές τις οποίες χρησιμοποιούν οι παρουσιαστές είναι παρόμοιες με εκείνες που εφαρμόζουν οι ηθοποιοί από πλευράς απόδοσης, φωνής, τεχνικής αναπνοών, χρονισμού, δραματικότητας, στάσης σώματος, δηλαδή στοιχεία τα οποία δίνουν στην παρουσίασή σας την καλύτερη εντύπωση. Επομένως είναι μια τέχνη που αξίζει να βελτιώσετε καθώς υπάρχουν ελάχιστα επαγγέλματα τα οποία δεν ωφελούνται από καλά ακονισμένες δεξιότητες παρουσίασης. Θα καλύψουμε όλες τις πλευρές της τεχνικής των παρουσιάσεων στο βιβλίο που ελπίζουμε ότι θα σας καθοδηγήσει, θα βοηθήσει να δώσετε σχήμα στις ομιλίες σας, θα συμβάλλει στην απόδοση των θεμάτων σας και θα αυξήσει την αυτοπεποίθησή σας.

9

Όλοι έχουμε ακούσει ομιλητές οι οποίοι τραβούν την προσοχή και φαίνεται να ελέγχουν απόλυτα το οπτικοακουστικό υλικό που χρησιμοποιούν και το στόμα τους! Αυτά τα άτομα είναι γεννημένα παρουσιαστές, σωστά; Το επιχείρημα μπορεί να ισχύει σε ένα βαθμό, οι περισσότεροι όμως παρουσιαστές είναι καλοί στον τομέα τους, επειδή εργάστηκαν πολύ σκληρά για να φτάσουν εκεί.. Προγραμματίζουν σχολαστικά, σχεδιάζουν προσεκτικά την "ιστορία" τους και επενδύουν πολύ χρόνο κάνοντας πρόβες έτσι ώστε η παρουσίασή τους να περνάει ένα σαφές μήνυμα. Είναι επίσης επιδέξιοι στη δημιουργία προβολών παρουσιάσεων που συμπληρώνουν το μήνυμά τους και δεν αποσπούν την προσοχή του κοινού. Το συμπέρασμα: οι κορυφαίοι παρουσιαστές μας ενημερώνουν, αλλά πάνω απ' όλα μας εμπνέουν!

Για να κάνετε μια εξαιρετική παρουσίαση απαιτείται σωστός προγραμματισμός και πολλές πρόβες. Αφιερώστε χρόνο σε αυτούς τους τομείς για να βεβαιωθείτε ότι η παρουσίασή σας είναι καλή.

Πετυχημένη Παρουσίαση

Τα κλειδιά της επιτυχίας Η καλή προετοιμασία είναι απολύτως απαραίτητη. Χωρίς αυτή, η παρουσίασή σας δεν θα έχει σαφήνεια και προσανατολισμό και το μήνυμά σας θα χαθεί. Εάν αφιερώσετε αρκετό χρόνο για την προετοιμασία της παρουσίασής σας θα διασφαλίσετε την ομαλή ροή της και θα αποκτήσετε την απαιτούμενη αυτοπεποίθηση η οποία είναι εξαιρετικά σημαντική εφόσον θέλετε να κάνετε μια πειστική ομιλία. Ποια είναι λοιπόν τα συστατικά μιας πετυχημένης παρουσίασης;

Καλή προετοιμασία Αρκετά πριν από την παρουσίαση θα πρέπει να ξέρετε ποια ακριβώς θα είναι τα βασικά μηνύματά σας. Μπορεί να είστε ειδήμονας σε ένα πεδίο, αλλά αξίζει να αφιερώσετε χρόνο στην ανασκόπηση όλων όσα γνωρίζετε για το θέμα. Συμπεριλάβετε τα τελευταία ευρήματα ερευνών, ειδικά όταν πρόκειται για έναν τομέα στον οποίο οι εξελίξεις είναι ραγδαίες. Αυτό βοηθάει να κάνετε την ομιλία σας να φαίνεται πρωτότυπη. Επιπλέον, έτσι δεν θα βρεθείτε σε δύσκολη θέση και δεν θα παραλείψετε στοιχεία που ενδεχομένως είναι γνωστά στο κοινό αλλά όχι και σε εσάς!

Επικοινωνία με το κοινό

10

Πρόκειται για ένα σύνθετο θέμα και περιλαμβάνει την ταύτιση, την κατανόηση και άλλα χαρακτηριστικά. Το κοινό θέλει να σας συμπαθήσει και να πάει καλά η ομιλία σας. Θα πρέπει να κάνετε επαφή με τα μάτια και να χρησιμοποιείτε τη γλώσσα του σώματος για να περάσετε το μήνυμά σας, ώστε κάποιες πληροφορίες (ειδικά τα βασικά μηνύματα) να γίνουν αντιληπτές. Εάν κουράσετε το κοινό, ίσως λόγω έλλειψης πειστικότητας ή επειδή έχετε γυρισμένη την πλάτη σας όταν διαβάζετε τις διαφάνειές σας, το μήνυμα θα χαθεί μαζί με την ευκαιρία.

Σαφήνεια μηνύματος

Βεβαιωθείτε ότι προσδιορίζετε τα βασικά μηνύματά σας πριν ξεκινήσετε να σχεδιάζετε την παρουσίασή σας.

Είσαστε απόλυτα σαφής για το μήνυμα που θέλετε να περάσετε; Είναι το περιεχόμενο καινούργιο; Εάν δεν είστε απόλυτα σαφής τότε δεν μπορείτε να περιμένετε ότι το κοινό θα παρακολουθήσει τα επιχειρήματά σας και θα φύγει με μερικά ολοκληρωμένα βασικά μηνύματα. Γράψτε τα βασικά σημεία τα οποία θέλετε να μεταδώσετε με την ομιλία σας, μετά δομείστε την παρουσίασή σας γύρω από αυτά. Η παρουσίασή σας χρειάζεται μια ιστορία, εάν είναι ξεκάθαρη θα ακολουθήσουν και όλα τα υπόλοιπα.

Χρησιμοποιήστε τα κατάλληλα οπτικά βοηθήματα Κάποια βοηθήματα όπως οι διαφάνειες μέσω υπολογιστή μπορούν να εμπλουτίσουν την παρουσίασή σας τονίζοντας τα βασικά σημεία. Η χρήση γραφικών μεταδίδει ένα μεγάλο μέρος πληροφοριών. Ωστόσο, τα βοηθήματα αυτά μπορούν να λειτουργήσουν εις βάρος της παρουσίασης και να χαθούν μηνύματα (αναλύουμε το θέμα στο Κεφάλαιο 6).

…συνέχεια Αυτοπεποίθηση Η αυτοπεποίθηση είναι ίσως το πιο ισχυρό σας εργαλείο. Ένα μέτριο περιεχόμενο που παρουσιάζεται από έναν σίγουρο ομιλητή μπορεί να πετύχει, ενώ ακόμα και το καλύτερο περιεχόμενο από έναν παρουσιαστή χωρίς αυτοπεποίθηση θα αποτύχει.

Πειστικότητα Εάν δεν πιστεύετε στο θέμα ή το προϊόν πώς περιμένετε να πιστέψει το κοινό; Αυτό το χαρακτηριστικό συνδυάζεται με την αυτοπεποίθηση. Μαζί είναι απίστευτα ισχυρά, ειδικά όταν στοχεύετε να επηρεάσετε τη συμπεριφορά του κοινού.

Ενθουσιασμός του ομιλητή Και αυτό το στοιχείο συμφωνεί με την αυτοπεποίθηση και την πειστικότητα. Να είστε ενθουσιώδης! Είναι μεταδοτικό. Εάν είστε ενθουσιώδης το κοινό θα είναι πολύ πιο επιδεκτικό σε αυτά που έχετε να πείτε.

Βεβαιωθείτε ότι το θέμα σας είναι σχετικό με το κοινό

Προγραμματισμός Προσδιορίστε τα βασικά μηνύματά σας και σχεδιάστε την παρουσίασή σας γύρω από αυτά. Βρείτε, χονδρικά, τι υλικό θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε το οποίο θα σας βοηθήσει να υποστηρίξετε τα βασικά μηνύματά σας. Ξεκινήστε νωρίς ώστε να μη χρειαστεί να επισπεύσετε τη διαδικασία παραλείποντας σημαντικές πληροφορίες.

Γλώσσα του σώματος Να εκπέμπετε σιγουριά αλλά χωρίς να είστε αλαζόνες ή εξυπνάκηδες. Ο τρόπος με τον οποίο στέκεστε, μετακινήστε και μιλάτε γίνεται πολύ γρήγορα αντιληπτός από το κοινό. Εάν το πετύχετε θα φαίνεστε πολύ επιδέξιος και ότι έχετε τον έλεγχο.

Καλός χειρισμός ερωτήσεων και απαντήσεων. Ένα κομμάτι της παρουσίασης που φοβούνται πολλοί. Μπορεί πολύ εύκολα να πάρετε λάθος δρόμο. Είναι ένα σημαντικό θέμα το οποίο παρουσιάζουμε λεπτομερώς παρακάτω.

Σημειώσεις για το ακροατήριο Σε όλους αρέσουν τα ενθύμια. Τους ακροατές δεν τους πειράζει να διαβάζουν σημειώσεις αλλά γενικά δεν διαθέτουν ταλέντο στενογράφου και προτιμούν να ακούν εσάς και όχι να ξοδεύουν τον χρόνο τους κρατώντας σημειώσεις. Μοιράστε τους καλές σημειώσεις που ενισχύουν το μήνυμά σας.

11

Είναι αυτονόητο ή μήπως δεν είναι; Είσαστε σίγουρος ότι το θέμα που θα παρουσιάσετε είναι κάτι το οποίο πραγματικά θέλουν να ακούσουν;

Ακόμα κι αν οι διαφάνειές σας δεν είναι ό,τι καλύτερο, θα κάνετε πολύ καλή εντύπωση αν παρουσιάσετε το θέμα με πάθος.

Πετυχημένη Παρουσίαση

Τι σας ζήτησαν; Είναι μάλλον απίθανο να αναθέσατε στον εαυτό σας αυτή την ομιλία και επομένως κάποιος άλλος επέλεξε εσάς για να παρουσιάσετε το θέμα. Γιατί έγινε αυτό;

12

Σας επέλεξαν να κάνετε αυτή την παρουσίαση επειδή γνωρίζετε περισσότερα από το κοινό.

●

Οι γνώσεις σας για το ζήτημα είναι ανώτερες του μέσου όρου. Αξίζει να το θυμάστε αυτό όταν νιώθετε άγχος ή ότι η παρουσίασή σας μπορεί να μην είναι αρκετά καλή. Είναι σχεδόν εγγυημένο ότι γνωρίζετε παραπάνω από το κοινό για το θέμα σας

●

Εργάζεστε στον τομέα αυτό και έχετε εμπειρία από πρώτο χέρι

●

Μπορεί να είστε ο ηγέτης της ομάδας ή βασικό μέλος της ομάδας με κυρίαρχο ρόλο στο έργο

●

Ο κόσμος σας έχει ακούσει να κάνετε καλή παρουσίαση παλιότερα και ξέρει ότι παρουσιάζετε καλά

●

Οι εταιρείες διαθέτουν συχνά "γραφείο ομιλητών", δηλαδή μια ομάδα έμπειρων καθοδηγητών γνώμης οι οποίοι γνωρίζουν καλά τον τομέα, χαίρουν σεβασμού στο πεδίο τους και είναι γνωστοί στο κοινό. Πολλές φορές, οι εταιρείες προωθούν τους ομιλητές αυτού του είδους επειδή μεταβιβάζουν την κύρια "πολιτική γραμμή"

Τι συμβαίνει όταν αισθάνεστε ότι δεν διαθέτετε τα απαιτούμενα προσόντα; Εάν πραγματικά πιστεύετε ότι δεν μπορείτε να παρουσιάσετε το επιλεγμένο θέμα, τότε θα πρέπει να το πείτε. Μολονότι νιώθετε κολακευμένοι που σας το ζήτησαν, δεν θέλετε να σταθείτε μπροστά από ένα κοινό και να μιλήσετε για θέματα τα οποία είναι άγνωστα για εσάς. Θα προδοθείτε όταν φτάσετε στο κομμάτι των ερωτήσεων και απαντήσεων και θα χάσετε την αξιοπιστία σας. Σε αυτές τις περιπτώσεις είναι καλύτερο να αρνηθείτε ευγενικά και να προτείνετε ένα ή δύο ονόματα έμπειρων ομιλητών εάν έχετε συναδέλφους με περισσότερα προσόντα για να κάνουν την παρουσίαση, ή να εισηγηθείτε ένα θέμα για το οποίο μπορείτε να μιλήσετε με σιγουριά.

Τι περιμένουν από εσάς; Αυτή είναι η πιο ουσιαστική ερώτηση που θα θέσετε στον εαυτό σας όταν σας καλούν να κάνετε μια παρουσίαση: “Τι θέλουν να μάθουν;”

Ποιος είναι ο τίτλος της παρουσίασής σας; Τον καταλαβαίνετε; Μερικές φορές οι τίτλοι είναι δυσνόητοι, γι' αυτό όταν δεν είστε σίγουροι τι σημαίνει ο τίτλος, ρωτήστε!

Η ατζέντα

Μιλήστε στους διοργανωτές και διευκρινίστε τους στόχους της παρουσίασής σας.

Κάθε συνάντηση, συνέδριο ή τηλεφωνική σύσκεψη έχει μια ατζέντα. Είσαστε σίγουροι ότι γνωρίζετε ποια είναι; Εάν παρουσιάζετε στοιχεία πωλήσεων στην τοπική ομάδα της εταιρείας σας, για παράδειγμα, τότε το θέμα της ομιλίας σας θα είναι προφανές.

Αποτελεί μέρος ενός συνεδριακού προγράμματος;

13

Εάν παρουσιάζετε σε μια συνεδρία με άλλους ομιλητές, γνωρίζετε καλά το θέμα το οποίο θα αναλύσουν; Με αυτό τον τρόπο αποφεύγετε να βρεθείτε στη δυσάρεστη θέση να έχετε παρόμοιες διαφάνειες με των συνομιλητών σας. Θα φανείτε απροετοίμαστοι και το κοινό θα θεωρήσει πως είσαστε ένας ομιλητής ο οποίος δεν έκανε το κόπο να βεβαιωθεί ότι το υλικό του δεν ταιριάζει με το υλικό των συνομιλητών του. Συζητήστε με τους συνομιλητές σας από πριν. Κανονίστε μια τηλεφωνική σύσκεψη για να μελετήσετε τους τομείς που θέλει να καλύψει ο καθένας.

Απόδοση Η απόδοση του θέματος σε συναδέλφους γύρω από ένα τραπέζι είναι πολύ διαφορετική από την παρουσίαση σε μερικούς εκατοντάδες εκπροσώπους ενός συνεδρίου. Πώς θα αποδώσετε την παρουσίασή σας;

Αναμένουν αλληλεπίδραση; Λειτουργεί με μικρές ομάδες, ίσως μέχρι 50 άτομα, όταν το κοινό αυξηθεί στα 60 ή και παραπάνω άτομα η αλληλεπίδραση γίνεται πολύ δύσκολη. Έχω δει ομιλητές να προσπαθούν να απαντήσουν σε ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της ομιλίας τους για να διαπιστώσουν ότι δεν ακούν καλά την ερώτηση, η συνολική εμπειρία γίνεται αρκετά αμήχανη.

Έκταση παρουσίασης Πόσα λεπτά είναι ο χρόνος ομιλίας σας και πόση ώρα διαθέτετε για ερωτήσεις; Θα πρέπει να λάβετε υπόψη τον χρόνο όταν προγραμματίζετε την παρουσίασή σας. Το κοινό δεν συγχωρεί ομιλητές οι οποίοι υπερβαίνουν το χρονικό όριο που τους αντιστοιχεί, ειδικά όταν αφήνουν λίγο χρόνο για ερωτήσεις. Είναι πολύ καλύτερο να τελειώσετε νωρίτερα, το κοινό δεν παραπονιέται ποτέ για αυτό!

Βρείτε πόση ώρα μιλάτε και πόσα λεπτά απομένουν για ερωτήσεις και απαντήσεις.

Πετυχημένη Παρουσίαση

Επίσημες παρουσιάσεις Οι επίσημες παρουσιάσεις αφορούν συχνά σημαντικές εκδηλώσεις ή συνέδρια. Δίνουν τη δυνατότητα σε ανθρώπους να προβάλλουν τις γνώσεις τους και αποτελούν μια συναρπαστική ευκαιρία. Οι άνθρωποι όμως φοβούνται τις επίσημες ομιλίες, κυρίως επειδή οι χρόνοι είναι αυστηροί, το κοινό είναι άγνωστο και ο φόβος της αποτυχίας ή να πάει κάτι στραβά ανεβάζει την αδρεναλίνη! Οι προσκλήσεις αποστέλλονται συχνά πολλούς μήνες νωρίτερα μετά από πιθανώς πολύ χρόνο προετοιμασίας. Ωστόσο, εξαιτίας της ανθρώπινης φύσης μας, συχνά καταστρώνουμε τις ομιλίες μας πολύ κοντά στην ημερομηνία της εκδήλωσης! Αυτό οδηγεί σε πανικό, κακή σχεδίαση διαφανειών και μια γενική κατάσταση άγχους. Το αποτέλεσμα όλων αυτών οδηγεί σε μια μέτρια απόδοση η οποία μας κάνει επιφυλακτικούς την επόμενη φορά που μας προσκαλούν να παρουσιάσουμε. Ο φαύλος κύκλος σπάει όταν μαθαίνουμε να κάνουμε καλές παρουσιάσεις, έτσι ενισχύουμε την αυτοπεποίθησή μας και έχουμε περισσότερες πιθανότητες να παρουσιάσουμε ξανά και να γίνουμε ακόμα καλύτεροι!

14

Ωστόσο, δεν χρειάζεται να συμβεί αυτό. Σε όλες τις παρουσιάσεις, μικρές και μεγάλες, φροντίστε να ξεκαθαρίσετε τα ακόλουθα:

●

Ποια είναι η δομή της περιόδου παρουσίασης;

●

Ποιοι είναι οι ομιλητές;

●

Ποια θέματα καλύπτουν στις ομιλίες τους;

●

Ποιος είναι ο τίτλος της παρουσίασής σας και τι ακριβώς επιζητούν από αυτή;

●

Διερεύνηση του κοινού, της εμπειρίας και των προσδοκιών του

●

Πόσο διαρκεί η παρουσίασή σας και πόσα λεπτά έχετε υπολογίσει για ερωτήσεις;

●

Θέλουν τις διαφάνειές σας πριν από τη συνάντηση; Πολύ συχνά θα σας ζητήσουν ολοκληρωμένες διαφάνειες δύο ή και περισσότερες εβδομάδες πριν από το συνέδριο ώστε να υπάρχει χρόνος για εκτύπωση

●

Θα πρέπει να έχετε την παρουσίασή σας σε CD ROM, μνήμη φλας ή σε κάποια άλλη μορφή;

●

Παρέχουν όλη την οπτικοακουστική υποστήριξη; Σε μερικούς ομιλητές αρέσει να χρησιμοποιούν τους δικούς τους φορητούς υπολογιστές για παρουσιάσεις, αυτό όμως μπορεί να δημιουργήσει περαιτέρω απρόοπτα προβλήματα

●

Εκτυπώνουν τις σημειώσεις του ακροατηρίου ή πρέπει εσείς να τις δώσετε;

Ανεπίσημες παρουσιάσεις Οι άνθρωποι έχουν λιγότερο άγχος όταν τους ζητείται να κάνουν ανεπίσημες παρουσιάσεις. Παρ' όλα αυτά θα πρέπει να προσέχετε όπως ακριβώς στις επίσημες παρουσιάσεις. Στην πραγματικότητα, στις ανεπίσημες εκδηλώσεις ενδέχεται να είστε πιο επιρρεπείς σε λάθη απ' ό,τι στις επίσημες, επειδή:

●

Είστε πιο χαλαροί όταν προγραμματίζετε

●

Είστε επίσης πιο χαλαροί όταν παρουσιάζετε

●

Μπορεί να αφήσετε τη συγγραφή και τη σχεδίαση των διαφανειών για την τελευταία στιγμή και τελικά να επισπεύσετε τη διαδικασία

●

Οι διαφάνειες και άλλα οπτικοακουστικά βοηθήματα μπορεί να έχουν προβλήματα, αλλά πιστεύετε ότι θα τα καταφέρετε

●

Το κοινό σας είναι πολύ πιο πιθανό να αμφισβητήσει τις δηλώσεις σας (και να σας διακόψει άκομψα) απ' ό,τι σε μια επίσημη παρουσίαση όπου οι ενδοιασμοί είναι μεγαλύτεροι

●

Είστε πολύ πιο κοντά με το κοινό και συχνά αυτό προκαλεί μεγαλύτερο στρες από μια απρόσωπη μάζα ανθρώπων

Συνήθως δεν χρειάζεται να στείλετε τις διαφάνειές σας εκ των προτέρων και τις μεταφέρετε στη συνάντηση σε μνήμη φλας. Ενδεχομένως μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τον φορητό σας υπολογιστή στην παρουσίαση.

Ντύσιμο Τι θα φορέσετε εάν το κοινό σας φοράει μακό μπλουζάκια και τζιν παντελόνια; Θα πρέπει να ντυθείτε και εσείς έτσι; Σε αυτές τις εκδηλώσεις το κομψό καθημερινό ντύσιμο είναι ίσως λογικό, εναλλακτικά είναι προτιμότερο να φορέσετε τα ρούχα τα οποία φοράτε και στη δουλειά. Αυτό θα σας δώσει περισσότερη αυτοπεποίθηση και στυλ και θα σας διαχωρίσει από το κοινό (εκτός εάν είστε μέλος του κοινού που συμμετέχει σε μια συνεδρία όπου αρκετά μέλη του κοινού πρόκειται να παρουσιάσουν και τότε είναι καλύτερα να συμμορφωθείτε με το δικό τους ντύσιμο). Εάν ντυθείτε κομψά το κοινό είναι πιο πιθανό να πάρει τόσο εσάς όσο και τα μηνύματά σας πιο σοβαρά. Θα εμπνέετε μεγαλύτερη αξιοπρέπεια εάν φαίνεστε ντυμένοι κομψά και ότι έχετε τον έλεγχο.

15

Όπως και στην περίπτωση μιας επίσημης εκδήλωσης, βεβαιωθείτε ότι είστε απόλυτα σαφής για την ύλη που θέλετε να καλύψετε, τον χρόνο, εάν θα υπάρχει αλληλεπίδραση, εάν θα μοιράσετε σημειώσεις ακροατηρίου ή εάν θα σας τις τυπώσουν οι διοργανωτές, εάν χρειάζονται τις διαφάνειές σας από πριν ή εάν περιμένουν ότι θα χρησιμοποιήσετε πίνακα με χαρτί ή πίνακα με μαρκαδόρο που σβήνει.

Να αποφεύγετε να είστε πολύ χαλαροί γιατί μπορεί να αιφνιδιαστείτε. Ακόμα και οι ανεπίσημες παρουσιάσεις χρειάζονται προγραμματισμό.

Πετυχημένη Παρουσίαση

Το κοινό Το κοινό είναι βασικό. Η εκδήλωση αφορά αυτό και γίνεται για αυτό. Η παρουσίασή σας πρέπει να σχεδιάζεται με γνώμονα το κοινό. Αυτό μπορεί να ενισχύσει ή να μειώσει την αυτοπεποίθησή σας ποικιλοτρόπως. Εάν το πετύχετε τότε η εκδήλωση θα σας προσφέρει ικανοποίηση και θα θέλετε να παρουσιάσετε ξανά, εάν όμως το κοινό είναι χλιαρό, ή ακόμα χειρότερα, εχθρικό, θα αποθαρρυνθείτε και δεν θα θέλετε να ανέβετε ποτέ ξανά στη σκηνή!

Αναλογιστείτε τα εξής: ●

Σε ποιους απευθύνεστε;

●

Ποιο είναι το γνωστικό τους επίπεδο;

●

Τι γνωρίζουν για το θέμα το οποίο αναλύετε;

●

Πόσοι είναι;

●

Εάν παρουσιάζετε τεχνικές ή άλλες εξειδικευμένες πληροφορίες σε ένα ευρύ (μη-εξειδικευμένο) κοινό, προσπαθήστε να αποφεύγετε την υπερβολική χρήση ορολογίας διαφορετικά θα το χάσετε

●

Εάν παρουσιάζετε σε ομότιμους τότε η χρήση ορολογίας είναι αναμενόμενη και δεν θα πρέπει να "σαμποτάρετε" την ομιλία σας

16

Μελετάτε το κοινό, σας βοηθάει να βεβαιώνεστε ότι η παρουσίασή σας είναι στο σωστό δρόμο.

Κάντε μια έρευνα για το κοινό, ανακαλύψτε όσο πιο πολλά μπορείτε για αυτό. Με αυτό τον τρόπο θα προσαρμόσετε καλύτερα την παρουσίασή σας.

…συνέχεια Ποια είναι η μητρική τους γλώσσα; Εάν δεν είναι τα ελληνικά θα πρέπει να απλοποιήσετε τις διαφάνειες και την ομιλία σας. Θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιείτε λιγότερες διαφάνειες γιατί θα χρειάζεστε περισσότερο χρόνο για την παρουσίαση της κάθε μίας

●

Τι περιμένει ότι θα κερδίσει το κοινό από την παρουσίασή σας; Περιμένει να ακούσει τις τελευταίες εξελίξεις στον τομέα; Προσμένει από εσάς να του παρέχετε οδηγίες που θα το βοηθήσει να κάνει τη δουλειά του; Αναμένει ότι θα εκθέσετε τις απόψεις σας ή ότι δεν θα ασκήσετε κριτική;

●

Το κοινό έχει σθεναρές απόψεις ούτως ή άλλως; Αυτό είναι χρήσιμο να το γνωρίζετε εκ των προτέρων καθώς σας βοηθάει να αναπτύξετε την παρουσίασή σας

●

Υπάρχει περίπτωση να συναντήσετε αντίσταση από το κοινό; Ενδέχεται να μη θέλει να ακολουθήσει τα βασικά μηνύματά σας

●

Ποιο στυλ παρουσίασης θα ταίριαζε σε αυτό το κοινό; Θέλετε να είστε σε θέση να προσεγγίσετε το κοινό αλλά η μορφή της παρουσίασης να σας εμποδίζει. Μήπως μια χαλαρή ομιλία με τη συμμετοχή όλων είναι προτιμότερη από το να στέκεστε πίσω από μια έδρα για μία ώρα και να παραδίδετε μια διδακτική διάλεξη;

●

Εάν έχετε συνομιλητές βεβαιωθείτε ότι γνωρίζουν ποια θέματα θα καλύψουν διαφορετικά ενδέχεται τελικά να επαναλαμβάνετε πληροφορίες και το κοινό να απογοητευτεί

17

●

Εάν ανήκετε σε μια ομάδα ομιλητών, συντονίστε τους συνομιλητές σας ώστε να διασφαλίσετε ότι η ομιλία σας δεν επικαλύπτει δικά τους θέματα.

Πετυχημένη Παρουσίαση

Βασικά μηνύματα Τα μηνύματα καθορίζουν την παρουσίασή σας. Εάν δεν υπάρχει βασικό μήνυμα τότε δεν αξίζει να σηκωθείτε να μιλήσετε. Πιστεύω όμως ότι έχετε βασικά μηνύματα και ο στόχος σας θα πρέπει να είναι να τα αποδώσετε όσο πιο ξεκάθαρα και απερίφραστα γίνεται. Τα βασικά μηνύματα θα πρέπει να αποτελούν το σημείο εστίασης της παρουσίασής σας.

Γράψτε τα συμπεράσματα πριν καταστρώσετε την υπόλοιπη ομιλία. Το περιεχόμενο θα πρέπει να ταιριάζει με τα συμπεράσματα.

Αποφασίστε πώς θα κλείσετε την παρουσίαση πριν ξεκινήσετε να γράφετε Αυτή είναι η κατακλείδα. Μόλις αποφασίσετε ποια θα είναι, μπορείτε να δημιουργήσετε την παρουσίασή σας μιας και πλέον γνωρίζετε πού θέλετε να καταλήξετε με την παρουσίασή σας.

Δηλώστε τα βασικά σημεία από την αρχή Αυτό θα βοηθήσει τους ακροατές να εστιάσουν σε αυτά που θα πείτε αργότερα και να κατανοήσουν γιατί τους δείχνετε συγκεκριμένα διαγράμματα, γραφήματα ή άλλες πληροφορίες.

18

Επαναλάβετε τα βασικά σημεία στο τέλος Η επανάληψη βοηθάει να ενισχύσετε το μήνυμα και εάν είστε τυχεροί αυτά τα σημεία θα τα θυμούνται για πολύ καιρό μετά το τέλος της παρουσίασης.

Σκοπός σας είναι να επηρεάσετε συμπεριφορές ή απόψεις Εάν η παρουσίαση είναι επιστημονική, τα βασικά μηνύματα σχετίζονται γενικά με τον τρόπο που λειτουργεί ή συμβαίνει κάτι και τα στοιχεία τα οποία στηρίζουν το επιχείρημά σας αποτελούν μεγάλο μέρος της ομιλίας.

…συνέχεια Εάν η παρουσίασή σας σχετίζεται με την απόδοση της εταιρείας ή της ομάδας τότε τα βασικά μηνύματά σας θα αφορούν σε συγκεκριμένα ακλόνητα δεδομένα που ενισχύουν τις δηλώσεις σας.

Τα μηνύματα πρέπει να είναι απλά αλλά όχι απλοϊκά Το πλούσιο λεξιλόγιο και τα περίτεχνα γραφικά θα αποτύχουν εάν το μήνυμά σας δεν είναι σαφές. Δεν χρειάζεστε πολλά βασικά μηνύματα Είναι ίσως καλύτερο να έχετε 3 ή 4 βασικά σημεία τα οποία θέλετε το κοινό σας να συγκρατήσει μετά το τέλος της παρουσίασης. Η επιδέξια σχεδίαση της ομιλίας και των διαφανειών σας θα σας βοηθήσει να το πραγματοποιήσετε.

Διατηρήστε τη συνάφεια Δώστε τους να καταλάβουν σε ποιους απευθύνεται το βασικό μήνυμα (σε αυτούς), τι θα κάνουν μόλις ακούσουν τα βασικά μηνύματα (θα εργαστούν καλύτερα, πιο σκληρά και θα είναι πιο δεμένοι με την εταιρεία) και γιατί το μήνυμα θα τροποποιήσει συμπεριφορές.

Μην υπερβάλλετε με τα γραφικά

19

Μπορεί να φαίνονται όμορφα στον υπολογιστή σας αλλά όταν τα προβάλλετε στο κοινό ίσως μοιάζουν επιτηδευμένα και ότι υπάρχουν μόνο για δημιουργία εντυπώσεων (στυλ και όχι ουσία). Δυσκολεύουν επίσης το κοινό να κατανοήσει τις βασικές έννοιες της ομιλίας σας.

Τα πολλά γραφικά ή τα πολύ σύνθετα γραφικά μπορεί να χαλάσουν μια καλή παρουσίαση.

Πετυχημένη Παρουσίαση

20

Αξιολόγηση της απόδοσής σας Πώς μπορείτε να καταλάβετε ότι η παρουσίασή σας γίνεται αποδεκτή; Είναι βέβαιο πως θα χειροκροτήσουν στο τέλος, όμως ποιες άλλες ενδείξεις υπάρχουν; Ίσως θα μπορούσατε να μετρήσετε τον αριθμό των ατόμων στην πρώτη σειρά που κοιμούνται ή χασμουριούνται κατά τη διάρκεια της ομιλίας σας (αυτό συμβαίνει και είναι αποκαρδιωτικό αλλά μην το παίρνετε πολύ προσωπικά). Τα συνέδρια και άλλες συναφείς εκδηλώσεις χρησιμοποιούν συχνά φόρμες αναπληροφόρησης στις οποίες το κοινό βαθμολογεί κάθε ομιλητή, το περιεχόμενο της παρουσίασής του, την απόδοση και άλλους παράγοντες. Αυτές οι πληροφορίες είναι πολύ χρήσιμες, ιδιαίτερα για τους διοργανωτές, καθώς είναι απίθανο να ξανακαλέσουν έναν κακό ομιλητή. Συνεπώς, εάν λαμβάνετε τακτικά προσκλήσεις για ομιλίες θεωρείστε τις ως μέτρηση της σκηνικής σας "γοητείας". Μια καλύτερη μέθοδος αξιολόγησης της επίδρασής σας είναι ίσως να ανακαλύψετε εάν οι άνθρωποι θυμούνται τα βασικά μηνύματά σας και εάν αυτά που είπατε επηρέασαν τη συμπεριφορά τους. Εάν παρουσιάσατε πληροφορίες στην ομάδα σας θα είναι αρκετά προφανές κατά πόσο η παρουσίασή σας είχε αντίκτυπο στον τρόπο με τον οποίο εργάζονται ή σκέπτονται για συγκεκριμένους τομείς της εργασίας τους. Σε μεγαλύτερες συναντήσεις, ίσως είναι δυσκολότερο να καταλάβετε εάν το μήνυμά σας έγινε κατανοητό, αλλά μπορεί να υπάρχουν τρόποι να το διαπιστώσετε. Ίσως πιστεύετε ότι μια συγκεκριμένη πρακτική είναι απαρχαιωμένη και θα πρέπει να αλλάξει. Θα τους δείξετε γιατί έχετε αυτή την πεποίθηση και θα τους δώσετε ένα βασικό μήνυμα που θα αναλύει πώς πιστεύετε ότι μπορεί να γίνει καλύτερα. Από δημοσιεύματα και μιλώντας με ανθρώπους ίσως παρατηρήσετε ότι η πρακτική έχει όντως αλλάξει και έχει μετακινηθεί προς την άποψή σας. Εάν η ομιλία σας ήταν παρακινητική, η ομάδα σας φαίνεται τώρα πιο παρακινημένη; Εργάζεται καλύτερα ή παραπονιέται λιγότερο; Εάν ο στόχος της ομιλίας σας ήταν να φέρετε όλα τα μέλη της ομάδας στο ίδιο επίπεδο ώστε να συνεργάζονται καλύτερα, πιστεύετε πως το καταφέρατε;

Οι παγίδες των παρουσιάσεων Όπως εγώ, φαντάζομαι πως έχετε παρακολουθήσει μερικές πολύ ανιαρές παρουσιάσεις με ομιλητές που μουρμούριζαν ενώ εσείς κοιμόσασταν ή στέλνατε μηνύματα με το κινητό σας. Ένας κακός ομιλητής μπορεί να σταματήσει τον χρόνο! Το κοινό κρίνει συνήθως τον ομιλητή μέσα στα πρώτα λεπτά της αρχής της παρουσίασης και εάν η αρχική κριτική είναι αρνητική, είναι δύσκολο να ανακάμψετε.

Τι δεν αρέσει στο κοινό; Τα αδέξια και άχαρα ξεκινήματα

●

Οι απολογητικοί ομιλητές που δικαιολογούνται ότι δεν έχουν αρκετό χρόνο να καλύψουν σωστά το θέμα

●

Οι ομιλητές οι οποίοι δεν ξεκινούν στην ώρα τους ή τελειώνουν αργά

●

Οι παρουσιάσεις που δεν έχουν σαφή σκοπό ή δεν είναι αρκετά επικοινωνιακές

●

Οι ομιλητές οι οποίοι διαβάζουν τις διαφάνειες στο κοινό

●

Οι ομιλητές που χρησιμοποιούν πάρα πολλές διαφάνειες

●

Οι παρουσιαστές οι οποίοι μιλούν πολύ γρήγορα

●

Οι διαφάνειες που περιέχουν πολλές πληροφορίες ή δυσανάγνωστο κείμενο

●

Τα γραφικά χαμηλής ποιότητας

●

Τα κακόγουστα κινούμενα γραφικά ή φόντο και άλλα άσκοπα εφέ

●

Οι ομιλητές που γυρνούν την πλάτη τους στο κοινό ή δεν κινούν το ενδιαφέρον του

●

Οι ομιλητές οι οποίοι δεν μπορούν να ελέγξουν τον οπτικοακουστικό εξοπλισμό τους, πατώντας το πλήκτρο επιστροφή αντί για το πλήκτρο διαδοχή στις διαφάνειες

●

Τα κακά, ρατσιστικά ή σεξιστικά ανέκδοτα

●

Τον ανεπαρκή έλεγχο του δείκτη λέιζερ

●

Την παράλειψη περιττών διαφανειών (γιατί υπάρχουν αυτές οι διαφάνειες;)

●

Τα καρτούν ή τα γραφικά που δεν έχουν καμία σχέση με το κείμενο της διαφάνειας

21

●

Υπάρχουν πολλές ευδιάκριτες παγίδες όταν παρουσιάζετε. Να έχετε τον νου σας και να τις αποφεύγετε.

Πετυχημένη Παρουσίαση

22

Περίληψη ●

Στα περισσότερα επαγγέλματα, σας καλούν να κάνετε παρουσιάσεις κατά καιρούς

●

Σε άλλες περιπτώσεις, όπως γάμοι, αποχαιρετιστήρια πάρτι και άλλες εκδηλώσεις, μπορεί να σας ζητηθεί να δώσετε μια ομιλία

●

Η εκμάθηση μιας καλής τεχνικής παρουσιάσεων είναι συνεπώς χρήσιμη τόσο για την επαγγελματική όσο και για την προσωπική σας ζωή

●

Η καλή παρουσίαση δεν είναι έμφυτο ταλέντο, αλλά χρειάζεται επιδεξιότητα, εξάσκηση και αποφασιστικότητα

●

Η νευρικότητα και το άγχος είναι κοινά συμπτώματα και αναμενόμενα. Όσες περισσότερες παρουσιάσεις κάνετε, τόσο καλύτεροι θα γίνετε και έτσι θα αυξήσετε την αυτοπεποίθησή σας

●

Είναι απαραίτητο να αφιερώσετε χρόνο για να ερευνήσετε το θέμα σας

●

Αποφασίστε ποια θα είναι τα βασικά σας μηνύματα από νωρίς και σχεδιάστε την παρουσίασή σας γύρω από αυτά

●

Αυτό που λέτε θα πρέπει να έχει συνάφεια για το κοινό. Αντισταθείτε στον πειρασμό να χρησιμοποιείτε ξανά διαφάνειες ή προηγούμενες ομιλίες. Δεν υπάρχει "ένα μέγεθος για όλους"

●

Προβάρετε την παρουσίασή σας αρκετές φορές πριν από τη μεγάλη μέρα και αφαιρέστε τυχόν άχρηστες πληροφορίες από τις διαφάνειές σας. Η απλότητα είναι προτιμότερη από τα περίπλοκα γραφικά

●

Ζητήστε αναπληροφόρηση για την απόδοσή σας και μάθετε από τα λάθη σας

●

Με την εξάσκηση θα φοβάστε λιγότερο τις παρουσιάσεις, θα αρχίσετε να διοχετεύετε αλλού τη νευρικότητά σας και θα ξεκινήσετε να απολαμβάνετε την πρόκληση

●

Εάν μάθετε να κάνετε καλές παρουσιάσεις θα βελτιώσετε την καριέρα σας, με τις κακές παρουσιάσεις θα χάσετε μια πώληση και θα επιβραδύνετε την πρόοδο σας!

2

Γερά θεμέλια Οι πετυχημένες

παρουσιάσεις απαιτούν καλό περιεχόμενο το οποίο πρέπει να ερευνηθεί, να προγραμματιστεί και να αποδοθεί σε λογική σειρά. Οι παρουσιάσεις θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένες

24

Ποια είναι τα χαρακτηριστικά ενός εξαιρετικού παρουσιαστή;

26

Τι πρέπει να αποφεύγετε

28

Απαντήστε στην ερώτηση!

30

Να γνωρίζετε το υλικό σας

32

Προγραμματίστε την ιστορία σας

34

Τραβήξτε την προσοχή τους νωρίς!

36

Κατακτήστε το κοινό

38

Αναζητήστε ευκαιρίες για να κάνετε παρουσιάσεις

40

Περίληψη

στο εκάστοτε κοινό και να αποδίδουν το αναμενόμενο περιεχόμενο.

Γερά θεμέλια

Ποια είναι τα χαρακτηριστικά ενός εξαιρετικού παρουσιαστή; Όλοι έχουμε παρακολουθήσει εκατοντάδες παρουσιάσεις αλλά πιθανώς δεν θυμόμαστε τις περισσότερες. Ωστόσο θυμόμαστε τις πραγματικά καλές – γιατί; Τι διέθεταν αυτές οι παρουσιάσεις και εντυπώθηκαν στο μυαλό μας; Το θέμα; Εν μέρει ναι, αλλά συνήθως οφείλεται στον παρουσιαστή. Υπάρχουν πολλά εργαλεία τα οποία χρησιμοποιεί ένας καλός παρουσιαστής για να κάνει την ομιλία του πραγματικά αξέχαστη. Συχνά οι τεχνικές που χρησιμοποιούνται δεν φαίνονται στημένες, αλλά παρ' όλα αυτά είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικές.

Ενθουσιασμός Αυτό το στοιχείο πάει μαζί με το πάθος. Εάν ο παρουσιαστής δεν έχει πραγματικό ενθουσιασμό για το θέμα, τότε γιατί να έχει το κοινό; Οι εξαιρετικοί παρουσιαστές είναι γενικά πολύ ενθουσιώδεις και μεταδίδουν το πάθος τους στο κοινό. Είναι μεταδοτικό! Είναι πιθανότερο να παραμείνουμε προσεκτικοί όταν παρακολουθούμε κάποιον ο οποίος ενδιαφέρεται βαθιά για τη δουλειά, το προϊόν, το λογισμικό ή τη θεραπεία που παρουσιάζει παρά κάποιον που απλώς διεκπεραιώνει.

24

Χαίρεται να παρουσιάζει μπροστά σε κοινό

Ένας καλός παρουσιαστής χαίρεται συνήθως να κάνει παρουσιάσεις και να ψυχαγωγεί το κοινό.

Η λέξη «χαρά» μπορεί να φαίνεται περίεργη για κάτι που ίσως θεωρείτε τρομακτικό! Οι παρουσιαστές οι οποίοι εμφανίζονται μπροστά σε κοινό έχουν την ικανότητα να δείχνουν ότι απολαμβάνουν τη διαδικασία, όταν στην πραγματικότητα συμβαίνει το αντίθετο. Ξεχνάμε εύκολα ότι όλοι αγχωνόμαστε, ακόμα και οι έμπειροι τηλεπαρουσιαστές ή ηθοποιοί. Μόλις όμως αρχίσει η παρουσίαση, το άγχος συνήθως υποχωρεί και μπορείτε πραγματικά να απολαύσετε την ομιλία μπροστά σε κοινό, ειδικά εάν έχετε κάνει ένα δυνατό ξεκίνημα.

Ψυχαγωγία Σε όλους μας αρέσει η ψυχαγωγία. Ζωντανεύει την παρουσίαση και γενικά συμβάλλει στην ενίσχυση των βασικότερων μηνυμάτων του ομιλητή. Όταν ψυχαγωγείτε το ακροατήριο, το διευκολύνετε να θυμάται τόσο εσάς, όσο και την ιστορία σας μαζί με τα μηνύματά της.

Ιστορία Είναι στενά συνδεδεμένη με την ψυχαγωγία. Μια καλή ομιλία πρέπει να διαθέτει αρχή, μέση και τέλος, πράγμα που ισχύει για κάθε καλή ιστορία. Μόλις ξεκαθαρίσουν αυτά τα μέρη της παρουσίασης, παρακολουθεί κανείς καλύτερα τη ροή της ιστορίας. Στην αρχή και στο τέλος μεταδίδονται και ενισχύονται τα βασικά μηνύματα. Αφηγηθείτε ιστορίες ή παραδείγματα από τη δουλειά σας για να κάνετε πιο ζωντανή την παρουσίαση. Αυτά τα στοιχεία κάνουν μια αφηρημένη παρουσίαση πιο ζωντανή και αληθινή.

…συνέχεια Ο παράγοντας της φωνής Η φωνή σας πρέπει να ακούγεται σε όλα τα μέλη του ακροατηρίου, ενώ ο λόγος οφείλει να είναι σαφής και πιο αργός από τον συνηθισμένο ρυθμό μιας συζήτησης. Έτσι διασφαλίζετε ότι το κοινό παρακολουθεί αυτά που λέτε και αποφεύγετε να αναφέρετε βιαστικά πολύπλοκα δεδομένα. Ένας καλός ομιλητής δεν μιλά μονότονα και διαφοροποιεί τον τόνο καθ'όλη την διάρκεια της ομιλίας ώστε να διατηρεί το ενδιαφέρον.

Γλώσσα και στάση του σώματος

Το μονότονο ύφος θα κάνει ακόμα και το πιο ενδιαφέρον θέμα να φαίνεται ανιαρό. Μάθετε να χρησιμοποιείτε τη φωνή σας.

Οι εξαιρετικοί παρουσιαστές αισθάνονται άνετα να κινούνται στη σκηνή, κάποιες φορές στέκονται πίσω από την έδρα. Με αυτόν τον τρόπο φαίνονται χαλαροί, πράγμα που ηρεμεί το ακροατήριο. Δεν θα δείτε ποτέ έναν καλό ομιλητή να γαντζώνεται στην έδρα με τα δύο του χέρια όσο μιλάει. Κάτι τέτοιο θα πρόδιδε το άγχος του! Θα αναφερθούμε αργότερα στη γλώσσα του σώματος.

Χρονισμός Ακόμα και αν έχει πολλές πληροφορίες να μεταδώσει, ένας καλός παρουσιαστής διατηρεί τον σωστό ρυθμό στην ομιλία του, κάνοντας παύσεις ανάμεσα στις ενότητες. Ο έμπειρος ομιλητής διαφοροποιεί τον ρυθμό για να αυξήσει το ενδιαφέρον και να δώσει μια ευχάριστη νότα στην παρουσίαση.

Δεν τίθεται θέμα «εμείς και εκείνοι» - ο καλός ομιλητής θέλει να κάνει το κοινό να αισθανθεί ότι συμμετέχει.

Ταπεινοφροσύνη Ακόμα και αν ο ομιλητής είναι υψηλόβαθμο στέλεχος ή θεωρείται αυθεντία στον χώρο του, συχνά εμφανίζεται σεμνός ή και ταπεινός. Αυτή η συμπεριφορά τον κάνει αγαπητό στο ακροατήριο, με αποτέλεσμα να είναι πιο δεκτικό.

Βοηθήματα Τα μεγάλα μυαλά χρησιμοποιούν συνετά το PowerPoint ή άλλα βοηθήματα για να μεταδώσουν το μήνυμα. Δεν κάνουν υπερβολική χρήση των βοηθημάτων, καθώς όσο λιγότερα τόσο καλύτερα.

Φινάλε Ένας εξαιρετικός παρουσιαστής διαθέτει την ικανότητα να συνδέει όλα τα νήματα της ιστορίας σε έναν επίλογο ο οποίος μένει αλησμόνητος πολύ καιρό μετά την παρουσίαση. Πρόκειται για το κομμάτι που θέλετε πραγματικά να θυμούνται, ακόμα και αν ξεχάσουν την υπόλοιπη παρουσίαση.

25

Συμμετοχή

Γερά θεμέλια

Τι πρέπει να αποφεύγετε Κάποιες παρουσιάσεις είναι απλώς εκνευριστικές και τότε εύχεστε να ήσασταν κάπου αλλού κάνοντας κάτι χρήσιμο παρά να ακούγατε έναν κακό παρουσιαστή. Μολονότι το κοινό επιθυμεί μια πετυχημένη παρουσίαση, αποφασίζει μέσα στα πρώτα 30 δευτερόλεπτα εάν αξίζει να σας ακούσει ή να αποχωρήσει!

Ξεκινήστε στην ώρα σας, σεβαστείτε το χρονοδιάγραμμα και ολοκληρώστε έγκαιρα. Στις παρουσιάσεις, το χρονοδιάγραμμα είναι το παν.

26

Προς αποφυγήν: ●

Μην ξεκινάτε ή τελειώνετε καθυστερημένα. Δείχνει έλλειψη σεβασμού προς το ακροατήριο

●

Μην παραλείπετε να συστηθείτε ή να κάνετε τη δική σας εισαγωγή. Βεβαιωθείτε ότι το κοινό γνωρίζει ποιος είστε και ποιον ή τι εκπροσωπείτε

●

Παρουσιάσεις χωρίς προφανές σημείο εστίασης

●

Μη δείχνετε βαριεστημένοι Γιατί να σας προσέξουν εάν εσείς επιδεικνύετε έλλειψη πάθους και ενθουσιασμού;

●

Μη μιλάτε σιγά και μη στέκεστε μακριά από το μικρόφωνο

●

Μην αυτοσχεδιάζετε υπερβολικά (κάποιες φορές είναι απαραίτητο αλλά προσπαθήστε να μη συντάσσετε τον λόγο σας μπροστά στο ακροατήριο)

●

Μη στέκεστε εντελώς ακίνητος – χρειάζεται να κινείστε και λίγο

●

Διατηρήστε οπτική επαφή με το κοινό

●

Αυτοκριτική ή απολογία

●

Μην ασκείτε κριτική ούτε στους άλλους! Θα δημιουργήσει κακή εντύπωση για εσάς, όχι για τους άλλους

●

Μην κρατάτε τον δείκτη λέιζερ στην οθόνη πολλή ώρα, θα φανεί εάν τρέμει το χέρι σας

●

Υπερβολική χρήση άγνωστης ορολογίας ή συντομογραφιών – ένας σίγουρος τρόπος να χάσετε το ακροατήριο!

…συνέχεια Μη φορτώνετε το κοινό με πληροφορίες – είναι πάντα δελεαστικό να συμπεριλάβετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες αλλά είναι πολύ καλύτερο να παραμένετε επικεντρωμένοι σε κάποιο θέμα (όσο λιγότερα τόσο καλύτερα)

●

Διαφάνειες γεμάτες κείμενα – το ακροατήριο θα προσπαθεί να τις διαβάσει και δεν θα ακούει αυτά που λέτε

●

Υπερβολικά πολλές διαφάνειες – αυτό παρατηρείται κυρίως με άπειρους ή ανασφαλείς ομιλητές οι οποίοι θέλουν όλες οι πληροφορίες τους να είναι στη διάθεση του κοινού

●

Μικρό μέγεθος γραμματοσειράς – το κείμενο δεν θα διαβάζεται και το ακροατήριο θα εκνευριστεί

●

Οι πολύχρωμες διαφάνειες φαίνονται κακόγουστες και είναι δυσανάγνωστες

●

Εφέ κίνησης. Αυτά ήταν δημοφιλή πριν μερικά χρόνια, όταν εμφανιζόταν μια νέα διαφάνεια τα εφέ στα πρότυπα προσέδιδαν κίνηση. Κάποιοι χρησιμοποιούν ακόμα και κινούμενα γραφικά στις διαφάνειες, όμως να τα αποφεύγετε εκτός και αν είναι σημαντικά για το περιεχόμενο (όπως ένα βίντεο κελιών που διαιρούνται ή ένα μηχανισμό σε λειτουργία)

●

Άσχετες πληροφορίες, ιστορίες ή αστεία

●

Μη διαβάζετε τις σημειώσεις ή (ακόμα χειρότερα) το χειρόγραφό σας. Η αυτολεξεί ανάγνωση απαγορεύεται. Μοιάζει σαν να διαβάζετε παραμύθι πριν τον ύπνο!

●

Η μονότονη ομιλία

●

Μην βάζετε τα χέρια σας στις τσέπες ή πιάνετε τα μαλλιά σας

Μην το παρακάνετε με την ορολογία και αποφύγετε διαφάνειες υπερβολικά φορτωμένες με κείμενο.

27

●

Γερά θεμέλια

Απαντήστε στην ερώτηση!

28

Το ακροατήριο θα απογοητευτεί εάν διαπιστώσει ότι η ομιλία δεν περιείχε τα αναμενόμενα.

Κάποιοι άνθρωποι αποτυγχάνουν σε εξετάσεις επειδή δεν γνωρίζουν το αντικείμενο. Άλλοι αποτυγχάνουν, όχι γιατί δεν είναι έξυπνοι, αλλά επειδή δεν έχουν απαντήσει στην ερώτηση του εξεταστή. Μερικές φορές το κάνουν αυτό από έλλειψη αυτοπεποίθησης και αντί να το δείξουν, συμπεριλαμβάνουν ό,τι γνωρίζουν για ένα θέμα ακόμα και αν είναι τελείως άσχετο με τη ζητούμενη ερώτηση. Έτσι εκνευρίζουν τον εξεταστή, ο οποίος βάζει χαμηλότερο βαθμό απ' ό,τι στον υποψήφιο που απάντησε στην ερώτηση. Το ίδιο ισχύει και με τις παρουσιάσεις. Παραβρέθηκα σε μία πρόσφατα, όπου ένας παλαιότερος συνάδελφος απευθυνόταν σε μεγάλο ακροατήριο για ένα πολύ συγκεκριμένο θέμα. Παρόλο που ήταν ένα θέμα στο οποίο είναι αυθεντία, στην πραγματικότητα ενδιαφέρθηκε περισσότερο για έναν διαφορετικό τομέα έρευνας με αποτέλεσμα να αφιερώσει πιο πολύ χρόνο σε αυτόν. Το κοινό εκνευρίστηκε αφού πολλοί είχαν έρθει για την προγραμματισμένη παρουσίαση. Επειδή δεν ασχολήθηκε με το καθορισμένο θέμα, σχεδόν το μισό ακροατήριο αποχώρησε. Δυστυχώς δεν το πρόσεξε εφόσον είχε γυρισμένη την πλάτη του στο κοινό καθ'όλη τη διάρκεια (εντελώς λανθασμένη τεχνική). Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποσαφηνίσει τις απαιτήσεις της ομιλίας με τους διοργανωτές πολύ πριν την ημέρα της παρουσίασης. Μην το αφήσετε τελευταία στιγμή.

Ποιος είναι ο τίτλος της ομιλίας σας; Τον καταλαβαίνετε; Είναι ένα θέμα για το οποίο μπορείτε να μιλήσετε; Εάν όχι, αρνηθείτε ή προτείνετε ένα διαφορετικό αντικείμενο. Κάποιοι τίτλοι είναι διφορούμενοι – σε αυτή την περίπτωση, αλλάξτε τον.

Ποιος αποφασίζει τον τίτλο; Τον έχει ορίσει ο διοργανωτής για εσάς και δεν μπορεί να αλλάξει ή έχετε τη δυνατότητα να δώσετε τον δικό σας τίτλο; Τότε, σιγουρευτείτε ότι είναι όσο πιο ευρύς και ενδιαφέρων γίνεται. Βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνει τη θεματική ενότητα για την οποία θέλετε να μιλήσετε.

Η κρυφή ατζέντα Εάν πρόκειται να κάνετε μια ενδοεταιρική παρουσίαση σε συναδέλφους, δεν πρέπει να έχετε κρυφή ατζέντα. Κάποιες φορές όταν σύμβουλοι ή εξωτερικοί συνεργάτες δίνουν κάποια ομιλία, η εταιρεία τους ζητάει να καλύψουν συγκεκριμένα θέματα. Για παράδειγμα, ίσως θέλουν να τονίσετε αποτυχίες ανταγωνιστικών εταιρειών ενώ δίνετε έμφαση στα θετικά σημεία της εταιρείας που εκπροσωπείτε. Πιθανώς να μην επιθυμούν να κοινοποιήσετε κάποιες πληροφορίες. Συνεννοηθείτε με τους διοργανωτές εάν είστε ελεύθερος να χρησιμοποιήσετε όποια πληροφορία θέλετε ή εάν η παρουσίασή σας αναθεωρηθεί από την εν λόγω εταιρεία (πολύ συνηθισμένη πρακτική).

…συνέχεια Πώς να τα καταφέρετε Ποιος είναι ο τίτλος της παρουσίασής σας; Είστε ικανοποιημένος με αυτόν; Εάν όχι, συζητήστε με τον υπεύθυνο και αλλάξτε τον!

●

Έχετε κατανοήσει τις ενότητες που πρέπει να καλύψετε; Αν όχι, ρωτήστε άμεσα πριν αρχίσετε να δουλεύετε. Εννοείται ότι οφείλετε να βεβαιωθείτε ότι δεν περιλαμβάνετε υλικό με το οποίο θα ασχοληθούν οι υπόλοιποι παρουσιαστές. Αν δεν είστε σίγουρος για το περιεχόμενο της παρουσίασής τους – ρωτήστε

●

Έχετε συγκεντρώσει τα βασικά μηνύματα; Ορίστε τα ξεκάθαρα. Κάντε αυτή τη δουλειά νωρίς

●

Φτιάξτε τον σκελετό της παρουσίασης εστιάζοντας στα βασικά μηνύματα

●

Ενσωματώστε σχετικά στοιχεία, στατιστικές και γραφήματα

●

Απλοποιήστε την όσο το δυνατόν περισσότερο. Ίσως είναι δελεαστικό να προσπαθήσετε να εντυπωσιάσετε το ακροατήριο με φανταχτερά γραφήματα ή πολλά στοιχεία και κείμενα, όμως το μήνυμά σας θα χαθεί. Οι καλύτερες ομιλίες έχουν πολύ απλά γραφήματα και ελάχιστο κείμενο. Το προφορικό μήνυμά σας είναι το στοιχείο που θα κατακτήσει το κοινό, διασαφηνίζοντας τα βασικά μηνύματα

●

Ταιριάζουν τα βασικά μηνύματα με τον τίτλο; Συμβαδίζει η ομιλία σας με τις προσδοκίες του ακροατηρίου; Εάν αμφιβάλλετε, επανασχεδιάστε τα βασικά μηνύματά σας

●

Διαθέτετε τις απαιτούμενες πληροφορίες για την ιστορία που θα οδηγήσουν στα συμπεράσματα και τον επίλογο; Εάν όχι, αναζητήστε τες συζητώντας με συναδέλφους

●

Ψάξτε σχετικό υλικό στο Διαδίκτυο ώστε να δείτε εάν κάποιο στοιχείο της παρουσίασης είναι αντιφατικό ή λανθασμένο

●

Έπειτα, σταθείτε και σκεφτείτε: με βάση τον τίτλο της παρουσίασης, είμαι απολύτως σίγουρος ότι απαντώ στην ερώτηση και καλύπτω τις απαιτήσεις του ακροατηρίου μου; Αν η απάντηση είναι αρνητική, ξαναδουλέψτε την ομιλία ή τις διαφάνειες μέχρι να αφαιρέσετε οτιδήποτε εκτός θέματος

29

●

Αναζητήστε στο Διαδίκτυο υλικό σχετικό με το θέμα της ομιλίας σας.

Γερά θεμέλια

Να γνωρίζετε το υλικό σας Αφού αποφασίσατε τον τίτλο της παρουσίασης και συγκεντρώσατε τα βασικά μηνύματα τα οποία θέλετε να συγκρατήσει το ακροατήριο, πρέπει να αρχίσετε να συλλέγετε πληροφορίες. Ίσως είστε ειδήμων στη θεματική ενότητα ή μπορεί να γνωρίζετε ελάχιστα για αυτήν. Σε κάθε περίπτωση, οφείλετε να συγκεντρώσετε πληροφορίες από διάφορες πηγές και να σχεδιάσετε μια ενδιαφέρουσα, ενημερωτική και ίσως εμπνευσμένη παρουσίαση! Θα πίστευε κανείς ότι η μεγάλη εξειδίκευση αποτελεί σημαντικό πλεονέκτημα όσον αφορά στις παρουσιάσεις, ωστόσο μερικές φορές μπορεί να λειτουργήσει εναντίον σας. Ένας ειδήμων μπορεί κάποιες φορές να προσπεράσει θέματα που δεν είναι ιδιαιτέρως γνωστά στο κοινό, αφού υποθέτει ότι παρακολουθούν όλα τα επιχειρήματά του. Εάν προετοιμάζετε μια παρουσίαση για ένα θέμα που γνωρίζετε λίγο, αναγκάζεστε να ερευνήσετε το αντικείμενο εκτενώς αφού σας είναι άγνωστο.

Πόσες πληροφορίες χρειάζεστε; Γενικά πρέπει να συγκεντρώσετε περισσότερες πληροφορίες από όσες χρειάζεστε ή παρουσιάζετε τελικά. Θα αφαιρέσετε τις άσχετες ή περιττές πληροφορίες αργότερα.

30

Πότε να ξεκινήσετε την προετοιμασία Από τη στιγμή που αποδεχτήκατε την πρόσκληση, μια καλή ιδέα είναι να μελετήσετε επιστημονικά περιοδικά και βιβλία για υλικό που μπορεί να συμπεριλάβετε στην παρουσίασή σας. Είναι πολύ καλύτερο να προγραμματίσετε νωρίς και να τα ετοιμάσετε όλα πολύ πριν την ημερομηνία παρουσίασης, ειδικά εάν οι διοργανωτές του συνεδρίου πρόκειται να σας ζητήσουν τις διαφάνειες δύο εβδομάδες νωρίτερα. Εξαιτίας της ανθρώπινης φύσης και την έλλειψη χρόνου, πολλοί αφήνουν τη δουλειά για την τελευταία στιγμή και ξαναχρησιμοποιούν δικές τους παλιές διαφάνειες ή δανείζονται διαφάνειες άλλων.

Ανακύκλωση προηγούμενων παρουσιάσεων Αυτό πραγματικά θα εξοικονομούσε χρόνο, αλλά εγκυμονεί τους εξής κινδύνους:

Η επαναχρησιμοποίηση παλαιότερων παρουσιάσεων εξοικονομεί χρόνο αλλά δεν προτείνεται. Το τελικό αποτέλεσμα θα είναι γενικά κακό.

●

Το υλικό δεν θα έχει ανανεωθεί

●

Κάποια στοιχεία ίσως είναι απαρχαιωμένα

●

Τα δημογραφικά χαρακτηριστικά του κοινού μπορεί να είναι διαφορετικά από εκείνα του προηγούμενου

●

Πιθανώς η παρουσίαση να μην πήγε καλά την τελευταία φορά

●

Ίσως να μην έχετε διορθώσει τα λάθη σας

…συνέχεια Εντοπισμός πληροφοριών για την παρουσίαση Για ενδοεταιρικές συσκέψεις, συναντήσεις ομάδας έργου, ενημερώσεις για στοιχεία πωλήσεων και άλλα, πιθανώς διαθέτετε ήδη τις απαιτούμενες πληροφορίες ή μπορείτε να απευθυνθείτε σε κάποιο συνάδελφο για πρόσθετα δεδομένα και γραφήματα για την παρουσίασή σας. Για συνέδρια ή εξωτερικές συσκέψεις, μπορείτε να βρείτε πληροφορίες από βιβλία διδασκαλίας (ωστόσο αυτά όταν βγαίνουν από το τυπογραφείο, είναι ήδη ξεπερασμένα), επιστημονικά περιοδικά ή βιβλία με αξιόλογα αποφθέγματα.

Ανεύρεση παρουσιάσεων στο Διαδίκτυο Μολονότι δεν προτείνω να χρησιμοποιήσετε την παρουσίαση κάποιου άλλου μπορείτε να μάθετε από αυτή, εάν λοιπόν ξεμείνετε από ιδέες σας συνιστώ να κάνετε αναζήτηση στο Google πληκτρολογώντας “:ppt” στο κείμενο αναζήτησης. Για παράδειγμα, για να βρείτε αρχεία PowerPoint σχετικά με την «εξοικονόμηση ενέργειας», πληκτρολογήστε «energy saving:ppt» στο πλαίσιο αναζήτησης του Google.

Το Διαδίκτυο είναι ένας εξαιρετικός τρόπος να βρείτε εικόνες για παρουσιάσεις. Μάθετε πώς θα βελτιώσετε την αναζήτησή σας ώστε να ελαχιστοποιήσετε τις άχρηστες πληροφορίες.

31

Γερά θεμέλια

Προγραμματίστε την ιστορία σας Οι καλές παρουσιάσεις πρέπει να έχουν μια ιστορία. Εάν το πετύχετε, έχετε διανύσει παραπάνω από τη μισή διαδρομή. Χωρίς ιστορία η παρουσίασή σας θα είναι άστοχη και αδύναμη, ενώ δεν θα καταφέρει να έχει επίδραση. Όπως ισχύει σε όλες τις ιστορίες πρέπει να υπάρχει:

Σχεδιάστε προσεκτικά την παρουσίασή σας – έτσι διατηρείτε τη συνοχή και το κοινό παρακολουθεί ευκολότερα.

●

Αρχή

●

Μέση

●

Τέλος

Αρχή

32

Πρόκειται για την Εισαγωγή σας η οποία στοχεύει να τραβήξει από νωρίς την προσοχή. Εάν η αρχή είναι δυνατή, θα διατηρήσετε την προσοχή τους (ισχύει και το αντίστροφο, ενώ με μια αδύναμη και αδέξια εισαγωγή θα χάσετε το ακροατήριο). Σε αυτό το σημείο μπορείτε να ξεκινήσετε εντυπωσιακά αναφέροντας μια δυνατή στατιστική: «Γνωρίζατε ότι πάνω από το 50% των μικρών επιχειρήσεων αποτυγχάνει κατά τον πρώτο χρόνο, ενώ το 95% μέσα στα πρώτα πέντε χρόνια;» Εναλλακτικά, μπορείτε να διηγηθείτε μια ιστορία ή εάν νιώθετε πολύ σίγουροι, να κάνετε κάποιο αστείο (μολονότι σε γενικές γραμμές καλύτερα να τα αποφεύγετε). Σε αυτήν την ενότητα ενημερώνετε το κοινό για ποιό πράγμα θα μιλήσετε. Πρέπει να τους ανοίξετε την όρεξη – θέλετε να βεβαιωθείτε ότι θα ακούσουν ολόκληρη την παρουσίαση.

Μέση Το κύριο σώμα της ομιλίας αποτελεί την μεγαλύτερη ενότητα. Εδώ θα μεταδώσετε τη βασική ιστορία η οποία περιέχει δεδομένα και αριθμούς, απαραίτητα για να καταλήξετε στον επίλογό σας. Αφού είναι η μεγαλύτερη ενότητα, χρειάζεται να τη χωρίσετε σε μικρότερα μέρη. Αυτή η πρακτική διευκολύνει την παρακολούθηση της ιστορίας. Οι υποενότητες πρέπει να βρίσκονται σε λογική σειρά. Δουλέψτε τα επιχειρήματά σας ώστε να σιγουρευτείτε ότι είναι συνεπή και στηρίζουν τις θέσεις και τα συμπεράσματά σας. Χρησιμοποιήστε πίνακες δεδομένων, διαγράμματα ή άλλα γραφικά για να συμπληρώσετε αυτά που λέτε. Εάν κάτι μοιάζει περιττό, αφαιρέστε το.

…συνέχεια Προσπαθείτε να χρησιμοποιείτε απτά παραδείγματα καθώς έτσι τα λεγόμενά σας βρίσκουν αντίκρισμα στον πραγματικό κόσμο και το κοινό κατανοεί πιο γρήγορα τις έννοιες. Επιχειρείτε να διατηρείτε την ομιλία σας όσο πιο φρέσκια γίνεται, χρησιμοποιώντας όσο το δυνατόν πιο σύγχρονες πληροφορίες.

Τέλος Τελικά φτάνετε στον Επίλογο ο οποίος συνδέει όλα τα νήματα της ιστορίας που έχουν αναπτυχθεί στο κύριο σώμα της ομιλίας. Εάν η παρουσίαση γίνεται στο PowerPoint, τοποθετείστε τα συμπεράσματά σας σε μία διαφάνεια και σιγουρευτείτε ότι είναι όσο το δυνατόν πιο σύντομα και περιεκτικά. Είναι απωθητικό να υπάρχει «Επίλογος 1, Επίλογος 2, κτλ.» και υποδηλώνει ότι δεν μπορείτε να εστιάσετε σε συγκεκριμένες ιδέες.

Μια εξαιρετική διαφάνεια στο τέλος θα τονίσει τα βασικά μηνύματά σας και θα τα συνδέσει μεταξύ τους.

Τα πλεονεκτήματα μιας δομημένης παρουσίασης Είναι χρήσιμο να έχετε τρεις βασικές ενότητες επειδή: Προσθέτουν ενδιαφέρον

●

Κρατούν την προσοχή του ακροατηρίου

●

Βοηθούν στην κατανόηση

●

Κάνουν τα μηνύματά σας αξιομνημόνευτα

33

●

Γερά θεμέλια

Τραβήξτε την προσοχή τους νωρίς! Αξιοποιήστε τα πρώτα λεπτά της παρουσίασης – δίνει τον ρυθμό σε όλη την ομιλία σας.

Τα πρώτα λεπτά κάθε παρουσίασης είναι καθοριστικά για την επιτυχία όλου του εγχειρήματος. Δημιουργούν το κλίμα και δίνουν τον ρυθμό της παρουσίασής σας. Εάν τα λόγια σας τα πρώτα λεπτά δεν τους συναρπάσουν, το πιθανότερο είναι να μειωθεί η προσοχή τους στη συνέχεια. Η όλη διαδικασία ξεκινά με τα λόγια του εισηγητή «Και τώρα θα ήθελα να καλωσορίσω τον κύριο Χ ο οποίος θα μας μιλήσει για την τελευταία του έρευνα πάνω στο οτιδήποτε».

34

Σε αυτό το σημείο ίσως κάθεστε στην πρώτη σειρά και εύχεστε να βρισκόσασταν κάπου αλλού, οπουδήποτε, αλλά όχι εκεί! Πρέπει να φανεί ότι αισθάνεστε χαλαροί και σίγουροι, ενώ κινείστε με αέρα προς τη σκηνή ή την έδρα. Ρίξτε μια ματιά σε κάποια πρόσωπα στο κοινό και χαμογελάστε. Έτσι θα ενισχύσετε την αυτοπεποίθησή σας και θα συμβάλετε να αναπτυχθεί κλίμα προσμονής. Εδώ βρίσκεται κάποιος που φαίνεται άνετος με το περιβάλλον και ετοιμάζεται να κάνει μια καλή παρουσίαση.

Πώς να ξεκινήσετε; Αποφύγετε τις μακροσκελείς εισαγωγές, αλλά ευχαριστήστε τους διοργανωτές ή οποιονδήποτε σας προσκάλεσε. Δείξτε στο κοινό τον ενθουσιασμό σας για την ευκαιρία να μοιραστείτε τις σκέψεις σας πάνω στο θέμα, να παρουσιάσετε τα τελευταία δεδομένα της έρευνάς σας, κτλ.

…συνέχεια Αυτό δεν θα διαρκέσει πάνω από ένα ή δύο λεπτά και θα σας οδηγήσει στην κύρια εισαγωγή. Πρόκειται για το κομμάτι της παρουσίασης όπου ανοίγετε τα χαρτιά σας και ενημερώνετε επακριβώς το ακροατήριο για το τι να περιμένει να ακούσει στο κύριο μέρος της ομιλίας. Ενημερώνει το κοινό ότι αυτές οι πληροφορίες προορίζονται για αυτό, σχεδιάστηκαν με το συγκεκριμένο ακροατήριο κατά νου. Επίσης, το πληροφορείτε για τα βασικά μηνύματα που επιθυμείτε να μοιραστείτε. Χρησιμοποιήστε εκφράσεις όπως «Θα μοιραστώ μαζί σας κάποια από τα τελευταία αποτελέσματα της έρευνάς μας, ώστε να δείτε γιατί είναι απαραίτητη μια αλλαγή στην προσέγγιση...»,«θα σας δείξω πώς αλλάξαμε τη στρατηγική των πωλήσεών μας πριν έξι μήνες και πώς αυτή η κίνηση αποφέρει οφέλη καθώς οι πωλήσεις αυξήθηκαν κατά σαράντα τοις εκατό», ή κάτι παρόμοιο. Εάν θέλετε να τους πληροφορήσετε σχετικά με τη στρατηγική σας στη μείωση των ενδονοσοκομειακών λοιμώξεων, μπορείτε να πείτε κάτι σαν «Το επίκεντρο της έρευνάς μου είναι η ενδονοσοκομειακή λοίμωξη και σε αυτήν την 30λεπτη παρουσίαση θα μοιραστώ μαζί σας τα τελευταία ευρήματά μας και θα προτείνω τρόπους μείωσης τέτοιων λοιμώξεων κατά ενενήντα τοις εκατό.»

Θεατρικοί τρόποι εισαγωγής Ίσως προτιμάτε μια πιο θεατρική εισαγωγική φράση ή ένα ξεκίνημα με ερωτήσεις «Γνωρίζατε ότι...;» «Μέχρι πρόσφατα πιστεύαμε ότι... Σε αυτή τη σύντομη παρουσίαση θα σας δείξω γιατί αυτές οι υποθέσεις είναι λανθασμένες και...» «Έχετε αναρωτηθεί ποτέ γιατί/ εάν...;» «Σε γενικές γραμμές η ασθένεια Χ θεωρείται καλοήθης διαταραχή. Θα σας πω την ιστορία της Μαρίας, μιας 24χρονης γραμματέως που κινδύνευσε η ζωή της από τη συγκεκριμένη ασθένεια. Θα σας δείξω γιατί σε κάποιους ανθρώπους η ασθένεια Χ δεν είναι καλοήθης.» Εάν όλα πάνε καλά, αφού πέρασαν τα πρώτα λεπτά και κερδίσατε την προσοχή τους, η υπόλοιπη ομιλία θα κυλήσει ομαλά.

Κάντε την παρουσίασή σας προσωπική. Χρησιμοποιήστε ιστορίες και θεατρικές εισαγωγές.

35

“Είμαι ένας από τους αντιπροέδρους της εταιρείας Χ. Έχουμε ένα μακροχρόνιο και επιτυχημένο ιστορικό στην κατασκευή του τάδε μηχανισμού. Σήμερα θα μοιραστώ μαζί σας τη στρατηγική Ε & Α η οποία περιλαμβάνει κάποιες πολύ καινοτόμες τεχνολογίες.”

Γερά θεμέλια

Κατακτήστε το κοινό

Προσπαθήστε να κατακτήσετε το κοινό– κερδίστε την προσοχή του ώστε να ακούσει όλη την ιστορία.

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η παρουσίαση μπροστά σε κόσμο είναι τρομακτική και αγχώδης. Πιθανώς να βλέπετε το ακροατήριο ως «εχθρό» αλλά στην πραγματικότητα είναι με το μέρος σας. Έχουν διαθέσει το χρόνο τους για να παρακολουθήσουν μια παρουσίαση με την προσδοκία να μάθουν πράγματα. Το κοινό σας θεωρεί ειδικό στο θέμα της παρουσίασής σας και σας βλέπει ως άνθρωπο με όλες τις απαντήσεις. Στην ουσία, έχει προσωπικό συμφέρον στην επιτυχία σας – δεν επιθυμεί να αποτύχετε. Ωστόσο πρέπει να θυμάστε ότι αφορά αυτό (το ακροατήριο) και όχι εσάς, ανεξαρτήτως του πώς νιώθετε κατά βάθος. Εσείς κάνατε την προεργασία σας, ερευνήσατε το θέμα, οργανώσατε τις διαφάνειες, όλα αυτά για το κοινό. Οφείλετε να επικεντρωθείτε στις ανάγκες του και να το κάνετε να νιώσει ότι το εκτιμάτε.

Προσαρμογή

36

Ίσως ανακυκλώσατε μια προηγούμενη ομιλία ή δημιουργήσατε μία από την αρχή, όμως πρέπει να αποφύγετε τις πολλές γενικεύσεις. Βρείτε παραδείγματα από την εργασία τους, την αντίστοιχη πόλη ή προϊόν όταν είναι δυνατόν. Αυτή η κίνηση θα αποδείξει στους ακροατές πώς τα λόγια σας σχετίζονται με αυτούς.

Προσοχή! Δύο σημεία αξίζει να αναφερθούν εδώ:

1

❙

2

❙

Οφείλετε να δίνετε το 100% στο κοινό. Όσα τηλεφωνήματα κι αν έχετε να κάνετε ή όποια προβλήματα κι αν σας κατατρέχουν, πρέπει να τα βάλετε στο περιθώριο όσο παρουσιάζετε. Εάν φανείτε αφηρημένος ή ότι έχετε το μυαλό σας αλλού, το κοινό θα το διαισθανθεί γρήγορα και θα χάσει το ενδιαφέρον του Το διάστημα που το κοινό διατηρεί την προσοχή του δεν είναι απεριόριστο. Οι ενήλικες παραμένουν προσεκτικοί για 15 με 20 λεπτά, μετά αρχίζουν να χάνουν τη συγκέντρωσή τους. Σε κάποιους ανθρώπους αυτό μπορεί να γίνει ακόμα πιο νωρίς

Να είστε σύντομοι Οι περισσότεροι άνθρωποι, όταν παρουσιάζουν, χρησιμοποιούν όλο το χρόνο που τους αναλογεί και πολλοί τον ξεπερνούν. Το γεγονός αυτό υποδηλώνει έναν παρουσιαστή ο οποίος έχει αφιερώσει λίγο κόπο και χρόνο στο εγχείρημα, άρα και στο κοινό. Αποτελεί έλλειψη σεβασμού προς τους συναδέλφους παρουσιαστές και το κοινό να ξεπεράσετε τον καθορισμένο χρόνο σας. Σημαίνει ότι θα μειωθεί ο χρόνος των ερωτήσεων και ο επόμενος ομιλητής, εάν υπάρχει, θα αργήσει να ξεκινήσει την δική του ομιλία. Οπότε μην ξεπερνάτε το χρόνο σας!

…συνέχεια Χρησιμοποιήστε λιγότερο από τον χρόνο που σας αναλογεί Κάντε την ομιλία σας απλή και σύντομη, αντί να ξοδέψετε όλο τον χρόνο σας. Εάν σας δόθηκαν 30 λεπτά, αξιοποιήστε 20 ή και 25, μετά σταματήστε. Το ακροατήριο δεν θα παραπονεθεί ποτέ ότι η παρουσίαση τελείωσε νωρίτερα!

Η έδρα δεν είναι σωσίβιο Στις ομιλίες υπάρχει συνήθως μια έδρα, ένα βάθρο πάνω στη σκηνή με φως, μικρόφωνο και υπολογιστή ή πληκτρολόγιο για να εναλλάσσονται οι διαφάνειες. Χρησιμοποιούνται στις περισσότερες επίσημες διοργανώσεις, όπως τα συνέδρια. Χρησιμεύουν ως στήριγμα και αποτελούν το δίχτυ ασφαλείας σας. Η έδρα σας προσφέρει μια πολύτιμη ασπίδα, αλλά ταυτόχρονα αποτελεί ένα εμπόδιο ανάμεσα σε εσάς και στο κοινό. Τοποθετούνται δεξιά ή αριστερά της σκηνής, πράγμα που χειροτερεύει την κατάσταση. Μόλις χαμηλώσουν τα φώτα το μόνο που θα βλέπει το κοινό είναι οι διαφάνειες και εσείς θα ακούγεστε σαν αόρατος αφηγητής. Σαν να δίνατε την ομιλία από διαφορετική πόλη! Πρέπει να φανεί ότι είστε μέρος της διαδικασίας και να κινείστε πάνω στη σκηνή.

Μην μείνετε κολλημένοι στην έδρα ή τη σκηνή– αποτελεί εμπόδιο ανάμεσα σε εσάς και το ακροατήριο.

37

Οι πιο πετυχημένοι παρουσιαστές δίνουν ομιλίες οι οποίες προκαλούν δέος και έμπνευση και ποτέ δεν στέκονται πίσω από την έδρα. Αντιθέτως, κινούνται κατά μήκος της σκηνής, κατακτώντας το κοινό, σχεδόν σαν να συζητάνε μαζί του παρά να μιλάνε σε αυτό πίσω από ένα τοίχο. Ίσως δεν νιώθετε άνεση ή σιγουριά να το κάνετε και εσείς αυτό, τουλάχιστον όμως προσπαθείτε να απομακρύνεστε για λίγο από την έδρα κάθε φορά που μιλάτε. Επιχειρήστε να κινηθείτε προς το κέντρο της σκηνής για λίγο, μετά επιστρέψτε στην έδρα. Στο τέλος θα μπορέσετε να κάνετε όλη την ομιλία χωρίς να κρύβεστε πίσω από το εμπόδιο.

Γερά θεμέλια

Αναζητήστε ευκαιρίες για να κάνετε παρουσιάσεις Η τεχνική μιας εξαιρετικής παρουσίασης δεν είναι έμφυτη. Πρόκειται για μια δεξιότητα που έρχεται πιο φυσικά σε κάποιους ανθρώπους, ωστόσο ακόμα και οι πιο άνετοι παρουσιαστές οι οποίοι εμπνέουν το κοινό δουλεύουν σκληρά για να διατηρούν υψηλά επίπεδα θεατρικότητας. Πιθανώς να φαίνεται τρομακτικό στην αρχή, ειδικά εάν αντιμετωπίζετε μεγάλο ακροατήριο, αλλά υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να βελτιώσετε πολύ την τεχνική σας.

38

Εξασκηθείτε όσο πιο συχνά μπορείτε. Χρησιμοποιήστε διαφορετικούς χώρους – το αυτοκίνητο, το μπάνιο, το ασανσέρ. Εξασκηθείτε δυνατά.

Όπως όταν παίζετε πιάνο, βιολί ή ασχολείστε με κάποιο άλλο είδος παράστασης, όσο περισσότερο παίζετε τόσο βελτιωνόσαστε. Η παρουσίαση είναι και αυτή μια τέχνη και βασίζεται στην εξάσκηση.

Εξασκηθείτε μόνοι σας Γράφετε μόνοι σας την παρουσίαση (συνήθως) και κάνετε πρόβα το κείμενο στο μυαλό σας, όμως χρειάζεται να το αφηγηθείτε δυνατά σε άλλους ανθρώπους ώστε να δείτε εάν αυτά που πρόκειται να πείτε βγάζουν νόημα. Συχνά, το κείμενο στη διαφάνεια φαίνεται λογικό, αλλά κατά τη διάρκεια της παρουσίασης μπορεί να μην θυμάστε τι εννοείτε ή ίσως αντιφάσκετε με κάτι που είπατε σε προηγούμενη διαφάνεια. Η εξάσκηση και η πρόβα αποτελούν μέρος της όλης διαδικασίας και χωρίς αυτά, το πιθανότερο είναι ότι ο χρονισμός σας θα είναι λάθος και το μήνυμά σας θα χαθεί.

Εξασκηθείτε με μικρές ομάδες ατόμων Η παρουσίαση δεδομένων στη δουλειά είναι μια ιδανική ευκαιρία να βάλετε τον εαυτό σας στη θέση του καπετάνιου. Σε πολλά επαγγέλματα γίνονται συχνά συσκέψεις με σκοπό την ενημέρωση για τη ροή ενός σχεδίου, τα παραδοτέα, τις πωλήσεις, τα σχέδια έρευνας και άλλα θέματα. Προσφερθείτε να παρουσιάσετε τα τελευταία δεδομένα ή να ενημερώσετε την ομάδα σας. Αυτό απαιτεί να σχεδιάσετε και να γράψετε την παρουσίασή σας και πολύ συχνά, να προσθέσετε κάποια οπτικά εφέ, όπως διαφάνειες PowerPoint ή Keynote.

…συνέχεια Μεγαλύτερες ομάδες ατόμων Πλέον φτάσαμε σε ακροατήριο 50 ή περισσότερων ατόμων. Αυτό ίσως να είναι κάποια εθνική διοργάνωση, μια συνάντηση ειδικών ή ένα συνέδριο για τα άτομα ενός κλάδου από όλη τη χώρα ή και από όλο τον κόσμο. Αυτές οι διοργανώσεις σχεδιάζονται συνήθως για να φέρουν κόσμο σε επαφή και να τους ενημερώσουν για παγκόσμια εγχειρήματα και προβλέψεις. Μια ομιλία σε τέτοιες διοργανώσεις αποτελεί χρυσή ευκαιρία να μεταδώσετε τις ιδέες σας σε μεγάλη ομάδα ανθρώπων. Είναι αρκετά τρομακτικό εάν δεν το έχετε ξανακάνει, αλλά εάν πάει καλά θα νιώσετε μεγάλη ικανοποίηση.

39

Πολυάριθμο κοινό Οι ομάδες 1.000 ή περισσότερων ατόμων δεν είναι σπάνιο φαινόμενο σε μεγάλα, διεθνή συνέδρια. Αυτές οι παρουσιάσεις είναι καλύτερα να γίνονται από πεπειραμένους ανθρώπους μιας και ένα γεγονός τέτοιας κλίμακας μπορεί να προκαλέσει πολύ άγχος! Συχνά τα χρονοδιαγράμματα είναι αυστηρά και τα χρονικά πλαίσια μικρά, για παράδειγμα 15 λεπτά για την παρουσίαση με περιθώριο 5 λεπτών για μια ενότητα Ερωτήσεων και Απαντήσεων. Η ικανότητα να προβάλλουμε τον εαυτό σας και να μεταδίδουμε τις ιδέες μας σε ένα μεγάλο κοινό είναι κάτι που όλοι επιθυμούμε. Απαιτείται προσεκτική προετοιμασία και σχολαστική προσήλωση στους χρόνους. Εάν το πετύχετε αυτό, τότε μπορείτε να πετύχετε τα πάντα! Εάν παρουσιάζετε σε μικρά ακροατήρια σε τακτική βάση και αυξήσετε την αυτοπεποίθησή σας, θα καταφέρετε αργότερα να διαχειριστείτε ένα μεγαλύτερο κοινό. Η ομιλία σε ένα μεγάλο κοινό θα καλυφθεί παρακάτω στο βιβλίο.

Η παρουσίαση μπροστά σε πολύ κόσμο χρειάζεται εξάσκηση και εμπειρία. Αρχίστε με μικρές ομάδες ατόμων

Γερά θεμέλια

40

Περίληψη ●

Το στοιχείο που διακρίνει τους εξαιρετικούς παρουσιαστές είναι το γεγονός ότι επενδύουν χρόνο και ενέργεια στις παρουσιάσεις τους, καθώς βεβαιώνονται ότι το περιεχόμενο είναι ακριβές, ευκολονόητο και κατάλληλο για το ακροατήριο. Συμπαρασύρουν το κοινό τους σε ένα ταξίδι διαλόγου που οδηγεί σε ένα φινάλε υψηλής επίδρασης. Οι παρουσιάσεις τους εντυπώνονται στη μνήμη και εμπνέουν

●

Οι καλές παρουσιάσεις απαιτούν ενθουσιασμό και πάθος. Εάν δεν έχετε ενθουσιαστεί εσείς με το θέμα σας, τότε γιατί να ενθουσιαστεί το κοινό;

●

Η συμμετοχή του κοινού από την αρχή είναι απαραίτητη, πρέπει να το κάνετε να νιώσει ότι το υπολογίζετε. Μιλήστε μαζί του και όχι σε αυτό

●

Το ακροατήριο θα σας κρίνει μέσα στα πρώτα λεπτά της παρουσίασής σας, οπότε κάντε την Εισαγωγή σας δυνατή

●

Κερδίστε νωρίς την προσοχή τους με μια ξεκάθαρη δήλωση ή με μια ερώτηση. Να είστε όσο το δυνατόν πιο θεατρικοί. Κάποιοι άνθρωποι είναι φιγουρατζήδες από φυσικού τους, ενώ άλλοι είναι αρκετά κλειστοί. Συμπεριφερθείτε ακριβώς όπως αισθάνεστε

●

Το μήνυμά σας πρέπει να είναι σύντομο και εντός θέματος

●

Η παρουσίασή σας πρέπει να έχει αρχή, μέση και τέλος

●

Αποφασίστε τον επίλογο (ο οποίος θα περιέχει όλα τα βασικά μηνύματα) και οργανώστε την ιστορία γύρω από αυτόν

●

Το περιεχόμενο πρέπει να είναι φρέσκο και τακτοποιημένο

●

Μην το παρακάνετε με πολλές γραμματοσειρές και χρώματα και χρησιμοποιήστε ευανάγνωστα γραφικά αντί για κείμενο, όπου αυτό είναι δυνατόν

●

Μάθετε να ψυχαγωγείτε και αποφύγετε το μονότονο ύφος

●

Μην ξεφεύγετε από το θέμα, αλλιώς το κοινό θα απογοητευτεί

●

Η επαρκής έρευνα και ο σχεδιασμός είναι πολύ σημαντικά

●

Βεβαιωθείτε ότι αρχίζετε και τελειώνετε εντός χρόνου. Ίσως είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε μόνο το 80%–90% του χρόνου που σας αναλογεί

●

Εξασκηθείτε στην παρουσίαση όσο γίνεται περισσότερο μπροστά σε συναδέλφους και ομότιμους. Έπειτα, δοκιμάστε σε μεγαλύτερα ακροατήρια και εν τέλει θα μπορείτε να παρουσιάζετε μπροστά σε χιλιάδες κόσμο

3

Η προετοιμασία είναι το κλειδί

Η προετοιμασία είναι κρίσιμης σημασίας εάν θέλετε να κάνετε καλή εντύπωση. Εργαλεία λογισμικού όπως τα συστήματα περιγράμματος κειμένου ή το πρόγραμμα νοητικής απεικόνισης σας βοηθούν να οργανώσετε τις σκέψεις σας.

42

Προετοιμαστείτε

44

Οργανωθείτε

46

Νοητική απεικόνιση

48

Χρήση outliner (πρόγραμμα περιγράμματος κειμένου)

50

Προσαρμογή της παρουσίασής σας

52

Συγκέντρωση υλικού

54

Χρησιμοποιήστε οπτικά βοηθήματα

56

Όσο λιγότερα τόσο καλύτερα

57

Η εξάσκηση τελειοποιεί

58

Περίληψη

Η προετοιμασία είναι το κλειδί

Προετοιμαστείτε Η προετοιμασία μιας παρουσίασης είναι ίσως το πιο σημαντικό μέρος της διαδικασίας. Εάν δεν καταφέρετε να την κάνετε σωστά, η παρουσίασή σας θα έχει πρόβλημα. Η προετοιμασία περιλαμβάνει τόσο τις νοητικές όσο και τις οργανωτικές πλευρές της παρουσίασης.

Νοητική λίστα ελέγχου

42

Φτιάξτε μια λίστα ελέγχου: χρόνος, θέμα, αναμενόμενο περιεχόμενο, βασικά μηνύματα. Να συμβουλεύεστε τη λίστα αυτή συχνά.

●

Γιατί εσείς; Έχετε τα απαραίτητα προσόντα για να κάνετε αυτή την παρουσίαση; Είναι ένα θέμα το οποίο γνωρίζετε καλά;

●

Διαθέτετε τον απαιτούμενο χρόνο, όχι μόνο για την ημέρα της παρουσίασης αλλά και για την έρευνα και τον προγραμματισμό - ή μήπως έχετε πολλές υποχρεώσεις; Ακόμα και για μια σύντομη παρουσίαση απαιτούνται πολλές ώρες εργασίας

●

Τίτλος και θέμα προς παρουσίαση

●

Καταμερισμός χρόνου

●

Κοινό και γνωστικό υπόβαθρο

●

Προσδοκίες από εσάς

●

Τα βασικά σας μηνύματα

●

Πώς θα πείτε καλύτερα την ιστορία

Οργανώστε τις σκέψεις σας: εστιάστε Πολλοί άνθρωποι όταν προετοιμάζουν μια παρουσίαση τρέχουν κατευθείαν στον υπολογιστή και ψάχνουν τοποθεσίες Ιστού αναζητώντας πληροφορίες που σχετίζονται με την επερχόμενη παρουσίαση. Μολονότι αυτή δεν είναι κακή ιδέα, δεν βοηθάει στην αρχή. Το μειονέκτημα της έρευνας σε υπολογιστή είναι ότι οι πληροφορίες είναι διασκορπισμένες και εάν θέλετε να περάσετε τα βασικά μηνύματά σας θα πρέπει να εστιάσετε. Κλείστε τον υπολογιστή σας ή βρείτε έναν ήσυχο χώρο με όσο το δυνατό λιγότερους περισπασμούς. Πάρτε ένα σημειωματάριο και ένα στυλό και γράψτε τις ιδέες σας για την ομιλία. Σημειώσετε ό,τι έρχεται στο μυαλό σας. Μπορείτε να πετάξετε τις περισσότερες ιδέες αργότερα, αλλά έτσι βάζετε σε λειτουργία τη διαδικασία της σκέψης!

Αναρωτηθείτε ●

Με δυο λόγια, ποια ακριβώς θέματα καλύπτω με αυτή την παρουσίαση; Ποια είναι τα δύο ή τρία μηνύματα που θέλω να θυμάται το κοινό;

●

Γράψτε τα βασικά μηνύματα σε ένα χαρτί και κρατήστε το δίπλα σας

…συνέχεια Μετά αρχίστε να σημειώνετε ιδέες οι οποίες σχετίζονται με τα βασικά μηνύματα και συνδέστε τις, χτίζοντας την ιστορία σας όπως προχωράτε

●

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σχεδιάγραμμα ή να χρησιμοποιήσετε κάρτες ευρετηρίου για να εισαγάγετε σημειώσεις σχετικές με το θέμα της κάθε διαφάνειας εάν κάνετε παρουσίαση με το PowerPoint

●

Εάν η παρουσίασή σας διαρκεί 30 λεπτά, ένας γενικός κανόνας που εφαρμόζεται συχνά είναι 1 διαφάνεια το λεπτό, ίσως όμως προτιμάτε να χρησιμοποιήσετε περισσότερες ή λιγότερες ανάλογα με το περιεχόμενο των διαφανειών και το χρόνο που αφιερώνετε σε κάθε μία κατά τη διάρκεια της παρουσίασής σας. Οι κανόνες υπάρχουν για να τους παραβαίνουμε, έτσι μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε μόνο δέκα διαφάνειες ή πολλές παραπάνω

Τοποθετήστε τις κάρτες στη σειρά Αφού έχετε δημιουργήσει το σκελετό της παρουσίασής σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει μια δυνατή ιστορία και ότι τα βασικά μηνύματα διασαφηνίζονται, μετά μπορείτε να μπείτε στο Διαδίκτυο και να αρχίσετε την αναζήτηση πληροφοριών, αριθμών και γραφικών που υποστηρίζουν τις διαφάνειές σας. Ίσως έχετε κάποιες παλιές διαφάνειες από τις οποίες μπορείτε να αντιγράψετε διαγράμματα, γραφήματα και άλλα γραφικά αντί να ψάξετε για καινούργια. Είναι καλύτερο να μην τροποποιήσετε απλώς μια παλιά σειρά διαφανειών καθώς η ιστορία που είπατε την προηγούμενη φορά θα σας αναγκάσει να ακολουθήσετε τον ίδιο δρόμο, ακόμα και υποσυνείδητα.

Καταγράψτε τις σκέψεις σας σε σημειωματάριο ή σε κάρτες ευρετηρίου. Χρησιμοποιήστε τις αργότερα για να γράψετε την ομιλία σας.

43

●

Η προετοιμασία είναι το κλειδί

Οργανωθείτε Το χάος θα οδηγήσει σε μια χαοτική παρουσίαση, οργανώστε τις σημειώσεις και τις εικόνες σας.

Η οργάνωση των σκέψεών σας είναι σημαντική για μια συμπαγή παρουσίαση. Μέχρι τώρα συγκεντρώσατε πλήθος σημειώσεων, αποκομμάτων από το Διαδίκτυο, φωτογραφιών και άλλων γραφικών. Τα περισσότερα από αυτά θα τα πετάξετε, αλλιώς κινδυνεύετε να παραφορτώσετε την παρουσίασή σας.

Να έχετε πάντα στο μυαλό σας τα παρακάτω: ●

Το διάστημα που σας προσέχει το κοινό (είναι σύντομο, ίσως 15 λεπτά)

●

Έλεγχος υπερφόρτωσης πληροφοριών

●

Λιγότερα είναι σίγουρα καλύτερα

Από πού θα αρχίσετε; Χρειάζεστε ένα πρόγραμμα για την παρουσίασή σας. Το πρόγραμμα θα πρέπει να έχει τα τρία στοιχεία που προαναφέραμε: Αρχή (η οποία παρουσιάζει το θέμα και ενημερώνει το κοινό για το αντικείμενο της ομιλίας σας)

●

Μέση (το κύριο σώμα της παρουσίασης). Εδώ μπορείτε να δώσετε τις πληροφορίες που χρειάζεται το κοινό για να κατανοήσει τα βασικά μηνύματά σας

●

Τέλος. Πρόκειται για μια σύντομη ενότητα η οποία καταλήγει στα βασικά ουσιώδη στοιχεία που θέλετε να θυμάται και να χρησιμοποιήσει το κοινό

44

●

Διαθέσιμα εργαλεία Υπάρχουν πολλοί τρόποι να οργανώσετε τις σκέψεις και την παρουσίασή σας. Αυτοί που χρησιμοποιούνται πιο συχνά είναι:

1

❙

Συστήματα βασιζόμενα στο χαρτί, όπως φύλλα χαρτιού, κάρτες ευρετηρίου ή αυτοκόλλητες σημειώσεις. Πρόκειται για ένα αναλογικό σύστημα το οποίο όμως χρησιμοποιείται εδώ και πολλά χρόνια. Δεν απαιτεί ηλεκτρισμό ή εξοπλισμό υψηλής τεχνολογίας. Για να χρησιμοποιήσετε αυτή τη μέθοδο είναι καλύτερο να γράψετε την αρχή και το τέλος της παρουσίασης σε ξεχωριστά φύλλα και μετά να τα τοποθετήσετε δίπλα σας. Για μια 30λεπτη παρουσίαση θα χρειαστείτε 20 περίπου λευκές κόλλες χαρτιού ή κάρτες ευρετηρίου. Κάθε φύλλο ή κάρτα αντιπροσωπεύει μια διαφάνεια PowerPoint. Μπορείτε στη συνέχεια να χωρίσετε τη μεσαία ενότητα σε 3 υποενότητες, δηλαδή σε 8 ή 9 διαφάνειες. Δεν μπορείτε να θεωρείτε δεδομένο ότι το κοινό γνωρίζει όσα κι εσείς γι' αυτό θα πρέπει να δώσετε κάποιες συμπληρωματικές πληροφορίες. Αυτή θα είναι η πρώτη υποενότητα. Το επόμενο μέρος της μεσαίας ενότητας είναι η

…συνέχεια παρουσίαση των δεδομένων και των αριθμών και τέλος, το τελευταίο μέρος του σώματος της ομιλίας αφιερώνεται στον συνδυασμό αυτών σε ένα είδος ανάλυσης. Στο τέλος οδηγείτε τους ακροατές στα συμπεράσματα τα οποία θα χαράξουν στη μνήμη τους τα βασικά σημεία

❙

3

❙

4

❙

Λύσεις λογισμικού. Ίσως προτιμάτε να εργάζεστε με υπολογιστή. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα πακέτο επεξεργασίας κειμένου όπως το Microsoft Word ή κάτι αντίστοιχο. Εναλλακτικά υπάρχουν μερικοί απλοί επεξεργαστές κειμένου οι οποίοι κάνουν την ίδια δουλειά. Ξεκινήστε δημιουργώντας 20 ή 30 νέες σελίδες (εισαγάγετε 30 αλλαγές σελίδας). Εργαστείτε χρησιμοποιώντας την προεπισκόπηση εκτύπωσης και θεωρείστε την κάθε νέα σελίδα ως μία διαφάνεια της παρουσίασής σας. Αρχίστε προσθέτοντας τις επικεφαλίδες των διαφανειών σας στις σελίδες του επεξεργαστή κειμένου και κατόπιν συμπληρώστε την υπόλοιπη διαφάνεια γύρω από αυτές. Κάντε αντιγραφή και επικόλληση των "διαφανειών" μέχρι να είστε ικανοποιημένοι από τη σειρά. Το μειονέκτημα αυτής της προσέγγισης είναι ότι συχνά δημιουργούνται πρόχειρες διαφάνειες και ίσως έτσι δεν γλιτώνετε πολύ χρόνο. Οι υπολογιστές δεν βοηθούν ιδιαίτερα όταν προσπαθείτε να είστε δημιουργικοί μολονότι πολλοί άνθρωποι πληκτρολογούν τα μυθιστορήματα, τις παρουσιάσεις, τα απομνημονεύματα ή τα ημερολόγια Ιστού σε προγράμματα υπολογιστή. Εάν λοιπόν το προτιμάτε, κάντε το έτσι

Αρχίστε να κρατάτε ένα φάκελο με έγγραφα, αποκόμματα, ανατυπώσεις και άλλες πληροφορίες που μπορεί να είναι χρήσιμες στην ομιλία σας. Ένα μεγάλο μέρος από αυτά ίσως είναι άχρηστα αλλά μπορείτε να τα αφαιρέσετε αργότερα. Είναι καλύτερο να έχετε παραπάνω υλικό παρά ανεπαρκές

Ξεκινήστε να συγκεντρώνετε γραφήματα, φωτογραφίες, γραμμικά σχέδια και άλλες πιθανές εικόνες για να προσθέσετε στις διαφάνειές σας. Αποθηκεύστε τα σε ένα φάκελο με το όνομα της παρουσίασής σας. Εναλλακτικά, υπάρχουν προγράμματα λογισμικού τα οποία σας δίνουν τη δυνατότητα να συγκεντρώνετε υλικό για αργότερα. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν το Extensis Portfolio, το Microsoft Expression Media ή τη δωρεάν υπηρεσία Evernote. Τονίζουμε ξανά ότι είναι καλύτερο να έχετε ένα μεγάλο κατάλογο εικόνων από τις οποίες επιλέγετε την πιο κατάλληλη και ποιοτική για την παρουσίασή σας

45

2

Δημιουργήστε ένα αρχείο αποθήκευσης (ή φάκελο σε υπολογιστή) για κείμενα, εικόνες και αποκόμματα από το Διαδίκτυο.

Η νοητική απεικόνιση είναι χρήσιμη για τη δημιουργία εγγράφων, ομιλιών και τη συγγραφή βιβλίων.

Ορισμένες φορές είναι δύσκολο να διαλέξετε ποιες πληροφορίες θα χρησιμοποιήσετε σε μια παρουσίαση. Ίσως έχετε πολλές ιδέες στο μυαλό σας αλλά δεν μπορείτε να τις οργανώσετε. Η νοητική απεικόνιση είναι μια τεχνική η οποία συμβάλλει στην ανάπτυξη ιδεών, συμπεριλαμβανομένων των παρουσιάσεων. Η νοητική απεικόνιση μπορεί να γίνει σε χαρτί αλλά διατίθενται αρκετά προγράμματα τα οποία θα σας βοηθήσουν να "χαρτογραφήσετε" τις ιδέες σας. Ο κίνδυνος όταν χρησιμοποιείτε λογισμικά αυτού του είδους, είναι ότι θα βυθιστείτε τόσο πολύ σε λεπτομέρειες που ίσως δυσκολευτείτε να ανασύρετε το νήμα της ιστορίας σας.

46

Η προετοιμασία είναι το κλειδί

Νοητική απεικόνιση

Η νοητική απεικόνιση ξεκινάει με τη δημιουργία ενός κεντρικού σημείου το οποίο είναι η "παρουσίαση" και από εκεί σχεδιάζονται διακλαδώσεις που αντιπροσωπεύουν τα διάφορα επίπεδα της παρουσίασης. Μπορείτε να σχεδιάσετε μια διακλάδωση για την "εισαγωγή", μια δεύτερη για το "κύριο σώμα της παρουσίασης" και μια τρίτη για τα "συμπεράσματα". Το λογισμικό λειτουργεί παρόμοια με τις σημειώσεις σε μια κόλλα χαρτιού. Τα πλεονεκτήματα είναι ότι τα αντικείμενα μπορούν να μετακινηθούν από ενότητα σε ενότητα. Με αυτό τον τρόπο, όλες οι πληροφορίες σας καταλήγουν εκεί όπου θα έπρεπε να είναι και αποκτάτε μια καλή εικόνα του υλικού που χρειάζεστε για την παρουσίασή σας. Όταν έρθει η στιγμή να καταστρώσετε την παρουσίαση μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε νοητούς χάρτες για να δομήσετε την ομιλία σας. Όταν κάνετε νοητική απεικόνιση, η μετακίνηση αντικειμένων σας βοηθάει να χτίσετε σχέσεις μεταξύ των ενοτήτων της παρουσίασής σας. Έτσι θα μπορείτε να δείτε σχετικά και άσχετα κομμάτια της επιχειρηματολογίας σας. Η διαδικασία ενδέχεται επίσης να προτείνει την εισαγωγή νέων ιδεών οι οποίες θα ενισχύσουν την ιστορία σας και τη ροή της. Προσέξτε όμως να μην "τυφλωθείτε" από το λογισμικό και κολλήσετε στις λεπτομέρειες.

…συνέχεια

Είναι εύκολο να κολλήσετε στο λογισμικό, το πρόγραμμα είναι μέσο και όχι αυτοσκοπός.

Αυτό το παράδειγμα απεικονίζει το απλοποιημένο σχέδιο μιας παρουσίασης. Οι διάφορες ενότητες αποδίδονται με διαφορετικά χρώματα για να είναι πιο ευδιάκριτες.

Διατίθενται πολλά προγράμματα νοητικής απεικόνισης για όλα τα συστήματα. Το NovaMind (www.novamind.com), διατίθεται και για Windows και για Mac, χρησιμοποιήθηκε για τη σχεδίαση αυτών των νοητικών απεικονίσεων.

47

Το παρακάτω παράδειγμα απεικονίζει την απλοποιημένη έκδοση μιας παρουσίασης και αναπαριστά τα κύρια μέρη της (Εισαγωγή, Κυρίως σώμα και Επίλογος).

Η προετοιμασία είναι το κλειδί

Χρήση outliner (πρόγραμμα περιγράμματος κειμένου)

Τα Outliner κυκλοφορούν εδώ και αρκετό καιρό και χρησιμεύουν πολύ στην οργάνωση πληροφοριών.

Τα outliner (πρόγραμμα περιγράμματος κειμένου) υπάρχουν εδώ και αρκετά χρόνια και παραμένουν δημοφιλή εργαλεία για τη συγκέντρωση ιδεών και την τακτοποίηση του τεράστιου πλήθους μεμονωμένων πληροφοριών που συγκεντρώνουμε όταν ξεκινάμε τον προγραμματισμό μιας παρουσίασης. Αυτά τα προγράμματα σας δίνουν τη δυνατότητα να ξεκινήσετε με τους βασικούς τίτλους οι οποίοι σας βοηθούν να σχεδιάσετε τη γενική δομή της παρουσίασης πριν δημιουργήσετε δευτερεύοντα επίπεδα (Επίπεδο 2, Επίπεδο 3 κ.ο.κ.). Ανά πάσα στιγμή, τα επίπεδα μπορούν να συμπτυχθούν προκειμένου να βλέπετε μόνο τα κομμάτια που θέλετε. Εάν για παράδειγμα θέλετε να δείτε μόνο τις επικεφαλίδες των διαφανειών σας, θα δώσετε εντολή στο πρόγραμμα να κάνει απόκρυψη όλων των δευτερευόντων επιπέδων. Όταν θέλετε να τα ξαναδείτε, απλά αναπτύξτε το outliner ώστε να εμφανίζει όλα τα επίπεδα του εγγράφου σας.

48

Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε η παρουσίασή μας να έχει 3 κύριες ενότητες:

●

Εισαγωγή

●

Κύρια παρουσίαση

●

Επίλογος

Αυτές οι ενότητες θα είναι οι επικεφαλίδες στο Επίπεδο 1. Μέσα στο Επίπεδο 1 θα εισαγάγουμε μια υποκεφαλίδα που θα περιλαμβάνει τα κύρια δευτερεύοντα θέματα της βασικής παρουσίασης. Η επικεφαλίδα στο δεύτερο Επίπεδο 1 θα είναι "Κύρια παρουσίαση" και θα περιέχει αρκετές υποκεφαλίδες (Επίπεδο 2) και κάθε μία από αυτές θα έχει πιθανώς υπό-υποκεφαλίδες (Επίπεδο 3).Εάν χρειαστεί να αλλάξετε τη σειρά μίας υποκεφαλίδας μπορείτε να τη μετακινήσετε πάνω και κάτω μέχρι να βρείτε πού ταιριάζει καλύτερα. Το πλεονέκτημα του λογισμικού είναι ότι οι υπό-υποκεφαλίδες που επισυνάπτονται στις επικεφαλίδες ακολουθούν τις υποκεφαλίδες κι έτσι όλα παραμένουν στη σωστή θέση.Υπάρχουν διάφορες εταιρείες οι οποίες πωλούν outliner, ίσως όμως να θέλετε να δοκιμάσετε το πρόγραμμα περιγράμματος κειμένου του Microsoft Word καθώς μπορεί να σας δώσει ό,τι χρειάζεστε.

Λογισμικά outliner Κυκλοφορούν πολλά προγράμματα στην αγορά, ανάμεσά τους τα OmniOutliner και OmniGraffle. Όλα αυτά τα προγράμματα έχουν παρόμοιες λειτουργίες και δεν θα δυσκολευτείτε να διαλέξετε.

…συνέχεια

Το ίδιο έγγραφο με σύμπτυξη του περιγράμματος εμφανίζει μόνο το Επίπεδο 1.

49

Περίγραμμα κειμένου παρουσίασης στο Microsoft Word που απεικονίζει 3 επίπεδα.

Η προετοιμασία είναι το κλειδί

Προσαρμογή της παρουσίασής σας

Σχεδιάστε την παρουσίασή σας για το κοινό στο οποίο απευθύνεστε. Ποτέ μην κάνετε μια "γενική" παρουσίαση.

Το έχω ξαναπεί και θα το επαναλαμβάνω σε όλο το βιβλίο: Κανόνας νούμερο ένα: το κοινό έρχεται πρώτο. Είναι όπως στα καταστήματα, ο πελάτης έχει πάντα δίκιο, σας κάλεσαν να κάνετε μια παρουσίαση όχι να τονώσετε το εγώ σας. Είσαστε εκεί για να ενημερώστε, να ψυχαγωγήσετε ή να πουλήσετε στο κοινό. Γι' αυτό το λόγο οφείλετε να χρησιμοποιείτε σωστό υλικό, καλοσχεδιασμένα οπτικοακουστικά βοηθήματα και κείμενα με συνοχή. Η παρουσίαση γίνεται για τους ακροατές, όχι για εσάς. Αποφύγετε τη χρήση "γενικών παρουσιάσεων" όπου προβάλλετε τις ίδιες διαφάνειες ή κάνετε την ίδια παρουσίαση ανεξάρτητα από τα άτομα στα οποία μιλάτε. Δεν δουλεύει! Αποφύγετε την προσέγγιση "ένα μέγεθος για όλους". Δείχνει οκνηρία και είναι άδικη για το κοινό. Η πρακτική αυτή είναι αρκετά κοινή σήμερα, κυρίως επειδή είμαστε πολύ απασχολημένοι και επειδή η ανακύκλωση μιας παλιάς ομιλίας είναι ταχύτερη από τη συγγραφή μιας καινούργιας.

50

Θα πρέπει να στοχεύετε στην εξατομίκευση της παρουσίασής σας για το εκάστοτε κοινό.

Πριν ξεκινήσετε ξεκαθαρίστε τα παρακάτω στο μυαλό σας ●

Ποιος είναι ο ακριβής σκοπός αυτής της παρουσίασης;

●

Ποιο θα είναι το σκηνικό; Ένας προς έναν; Μικρή επαγγελματική συνάντηση; Ανεπίσημη ενημέρωση μεγαλύτερου κοινού; Επίσημη παρουσίαση σε μεγάλο κοινό;

…συνέχεια ●

Τι σας ζήτησαν να κάνετε; Να ενημερώσετε; Να πουλήσετε; Να επιδιώξετε τη χρηματοδότηση ενός έργου;

●

Ποιοι είναι οι ακροατές;

Εάν αμφιβάλλετε για το πρόγραμμα ή το ρόλο σας, ρωτήστε τους διοργανωτές.

Το γενικό κοινό; Χαμηλόβαθμα στελέχη; Υψηλόβαθμα στελέχη;

●

Τι πιστεύετε ότι θέλουν να αποκομίσουν από την παρουσίασή σας;

●

Πώς θέλετε να αντιδράσουν; Να βελτιώσουν την κατανόησή τους; Να μάθουν;

Να αλλάξουν συμπεριφορά; Να αγοράσουν ένα προϊόν; Να επενδύσουν στην εταιρεία σας;

●

Πώς θα πρέπει να παρουσιάσετε την ομιλία σας; Με ζωντάνια; Επίσημα; Με αλληλεπίδραση;

Μόλις έχετε αποκτήσει μια σαφή ιδέα των θεμάτων που σας ζήτησαν να καλύψετε, το λόγο και το κοινό, μπορείτε να αρχίσετε να καταστρώνετε την ομιλία σας.

Αλλά Εάν έχετε τυχόν αμφιβολίες όσον αφορά στο θέμα και τις προσδοκίες των άλλων, ρωτήστε τους διοργανωτές και αποφύγετε να βρεθείτε στη δυσάρεστη θέση να παρουσιάσετε κάτι που δεν θέλουν ή δεν χρειάζονται.

51

Να διασκεδάσουν;

Η προετοιμασία είναι το κλειδί

Συγκέντρωση υλικού

Χρησιμοποιήστε το Διαδίκτυο, βιβλία και επιστημονικά περιοδικά για εικόνες, παραθέσεις και δεδομένα.

Τώρα λοιπόν που γνωρίζετε τι πρέπει να παρουσιάσετε και ποιο είναι το κοινό, θα πρέπει να ξεκινήσετε τη δόμηση της παρουσίασής σας. Τα στοιχεία τα οποία θα χρειαστείτε εξαρτώνται από τον τύπο της παρουσίασης. Για παράδειγμα, μια 5λεπτη παρουσίαση για να ενημερώσετε την ομάδα σας σχετικά με την πρόοδο ενός έργου απαιτεί κυρίως κείμενο και ελάχιστες εικόνες. Από την άλλη πλευρά, μια επίσημη ομιλία σε ένα ιατρικό κοινό σχετικά με μια συγκεκριμένη ασθένεια και τη θεραπεία της, χρειάζεται καλά γραφικά γιατί διαφορετικά η ομιλία δεν θα κρατήσει το ενδιαφέρον του κοινού.

Πληροφορίες Οι πληροφορίες είναι βασικές. Θέλετε να μοιραστείτε τις πληροφορίες σας και επιθυμείτε το κοινό να συγκρατήσει κάποιες από αυτές (τα "Βασικά μηνύματα").

52

Πώς θα ξεκινήσετε τη συλλογή ιδεών Είσαστε ειδικός στο πεδίο σας και γι' αυτό σας κάλεσαν να μιλήσετε. Οι καλύτερες βασικές γνώσεις υπάρχουν στο μυαλό σας. Θα σας προτείναμε να ξεκινήσετε με ένα κενό σημειωματάριο και να καταγράψετε τυχαίες σκέψεις που αφορούν στην ομιλία σας. Σκεφτείτε τα στοιχεία που θέλετε να συζητήσετε. Δείτε τη μεγάλη εικόνα, τι κρύβεται πίσω από αυτή; Ποια στοιχεία θα σας βοηθήσουν να ενισχύσετε το μήνυμά σας; Εάν κάποια έχουν μικρότερη συνάφεια, αφήστε τα στην άκρη προς το παρόν. Καθώς γράφετε τις ιδέες σας αρχίζετε πιθανώς να αναπτύσσετε το θέμα της παρουσίασής σας. Ίσως γνωρίζετε το θέμα τόσο καλά που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο τις δικές σας ιδέες και σκέψεις και έτσι τώρα ξεκινάτε να συνδέετε τα διάφορα στοιχεία της ομιλίας σας. Συχνά όμως χρειαζόμαστε πρόσθετες πληροφορίες από άλλες πηγές.

Συνάδελφοι Μιλήστε με συναδέλφους σας στο ίδιο επάγγελμα για να δείτε εάν διαθέτουν τυχόν πληροφορίες σχετικά με την παρουσίασή σας. Μπορεί να έχουν αναθεωρήσει άρθρα ή πιθανώς παρουσιάσεις πάνω στο ίδιο θέμα (προσέξτε όμως: μην χρησιμοποιήσετε απλώς την παλιά τους παρουσίαση στο PowerPoint!).

Βιβλία διδασκαλίας Τα βιβλία διδασκαλίας μπορούν να φανούν χρήσιμα. Εάν για παράδειγμα κάνετε μια πανεπιστημιακή διάλεξη σε φοιτητές, τα βιβλία διδασκαλίας αποτελούν ίσως έναν πολύτιμο πόρο. Ενδέχεται ακόμα και να αντλήσετε από αυτά εικόνες για την ομιλία σας. Προμηθευτείτε έναν καλό επίπεδο σαρωτή και ξεκινήστε να συγκεντρώνετε εικόνες για τις παρουσιάσεις σας (απαγορεύεται να τις δημοσιεύσετε γιατί αυτό συνιστά παραβίαση πνευματικών δικαιωμάτων και όταν προβάλλετε μια σαρωμένη εικόνα θα πρέπει πάντα να αναφέρετε την πηγή).

…συνέχεια Επιστημονικά περιοδικά Στις ακαδημαϊκές ομιλίες τα επιστημονικά περιοδικά είναι πολύτιμα, παρέχουν άρθρα και πρωτότυπες ερευνητικές εργασίες.

Το Διαδίκτυο Ο Ιστός διαθέτει μια τεράστια ποσότητα πληροφοριών. Χρησιμοποιήστε μια μηχανή αναζήτησης και θα ανακαλύψετε πλήθος πληροφοριών. Να είστε επιλεκτικοί σε αυτά που διαβάζετε, εκτυπώνετε ή χρησιμοποιείτε καθώς η ποιότητα των πληροφοριών διαφέρει.

Αγοράστε έναν επίπεδο σαρωτή - είναι χρήσιμος στην αποτύπωση εικόνων από βιβλία και άρθρα επιστημονικών περιοδικών.

Αποτύπωση διαδικτυακού περιεχομένου

53

Εάν υποθέσουμε ότι επισκέπτεστε 20 τοποθεσίες Ιστού και διαβάζετε 5 σελίδες σε κάθε μία, έχετε δει συνολικά 100 σελίδες. Τι θα κάνετε με όλες αυτές τις πληροφορίες; Θα τις εκτυπώσετε; Θα ήταν σπατάλη. Υπάρχει δυνατότητα να τις αποτυπώσετε. Μπορείτε είτε να μεταβείτε στην "εργασία χωρίς σύνδεση" του προγράμματος περιήγησης ή να χρησιμοποιήσετε ειδικό λογισμικό για την αποθήκευση του περιεχομένου. Για παράδειγμα το Evernote (www.evernote. com) σας δίνει τη δυνατότητα να αποτυπώνετε ολόκληρες σελίδες, PDF και άλλο περιεχόμενο για προβολή ή εκτύπωση. Μπορείτε να δημιουργείτε σημειωματάρια και υποσημειωματάρια για να ανασύρετε εύκολα τις πληροφορίες.

Χρησιμοποιήστε οπτικά βοηθήματα για να έχετε καλύτερη απήχηση, αλλά φροντίστε να είναι απλά.

Τα καλογραμμένα κείμενα είναι πολύ σημαντικά σε όλες τις παρουσιάσεις, χωρίς όμως εικόνες ακόμα και η καλύτερη ομιλία γίνεται ανιαρή. Χρειάζεστε κάτι για να ζωντανέψετε την παρουσίασή σας. Εάν δείτε τις διαφάνειες σπουδαίων παρουσιαστών όπως ο Guy Kawasaki (www.truemors.com) ο Steve Jobs (www.apple.com) και άλλοι, θα διαπιστώσετε ότι συχνά έχουν μόνο μία εικόνα σε κάθε διαφάνεια με δυο-τρεις λέξεις. Αυτό που θα προσέξετε ότι λείπει από τις διαφάνειές τους, είναι οι κουκκίδες! Εδώ βλέπετε μια απλή διαφάνεια την οποία χρησιμοποίησα για να διαφημίσω ένα podcast που είχα ανεβάσει στα iTunes. Η διαφάνεια είναι σχετικά αραιογραμμένη αλλά περιέχει αρκετές πληροφορίες προκειμένου να μιλήσω για το podcast, πώς και γιατί το δημιουργήσαμε.

54

Η προετοιμασία είναι το κλειδί

Χρησιμοποιήστε οπτικά βοηθήματα

Αποτύπωση εικόνων Μπορείτε να κατεβάσετε εικόνες χωρίς δικαιώματα από το Διαδίκτυο, αυτές όμως είναι ακριβές και δεν χρειάζεστε 300 κουκκίδες ανά ίντσα (dpi) για το PowerPoint, μια εικόνα με χαμηλότερη ανάλυση προβάλλεται το ίδιο καλά.

Φωτογραφική μηχανή Οι περισσότεροι άνθρωποι διαθέτουν σήμερα ψηφιακές φωτογραφικές μηχανές, γιατί λοιπόν να μην τραβήξετε μερικές φωτογραφίες του γραφείου, του εργοστασίου, του προσωπικού, των μηχανημάτων σας και να τις εισαγάγετε στο PowerPoint; Θα κάνουν την ομιλία σας να φαίνεται πιο προσωπική.

Διαδίκτυο Ίσως χρειαστείτε εικόνες μορίων ή αντικειμένων τα οποία δεν μπορείτε να φωτογραφήσετε εύκολα. Μια χρήσιμη πηγή εικόνων είναι η μηχανή αναζήτησης Google (Google Images). Θα βρείτε ένα ενεργό εικονίδιο για Google Images εάν επισκεφτείτε την τοποθεσία www.google.com. Εισαγάγετε μια λέξη ή φράση που περιγράφει αυτό που θέλετε. Εάν για παράδειγμα έψαχνα φωτογραφίες για μόρια DNA, θα πληκτρολογούσα "DNA" και θα εμφανιζόταν μια παρόμοια σελίδα:

…συνέχεια

Παρακολουθείτε τα αρχεία εικόνων σας χρησιμοποιώντας λογισμικό καταλογογράφησης στον υπολογιστή σας.

Σαρωτές Γιατί να μη σαρώσετε εικόνες από βιβλία ή τα διαφημιστικά φυλλάδια της εταιρείας σας χρησιμοποιώντας έναν επίπεδο σαρωτή; Θα τις αποθηκεύσετε στα 75dpi μόλις, εκτός εάν πρόκειται να εκτυπώσετε την εικόνα οπότε θα χρειαστείτε ανάλυση 300dpi.

Γραφικά από άρθρα επιστημονικών περιοδικών Οι επιστήμονες συχνά προβάλλουν γραφικά που αποτύπωσαν από διατριβές δημοσιευμένες σε περιοδικά. Συχνά έχουν κακή ποιότητα και χαμηλή ανάλυση. Ένας τρόπος για να αποκτήσετε γραφικά υψηλής ποιότητας από ένα άρθρο περιοδικού είναι να πάρετε τη διατριβή σε αρχείο PDF. Ανοίξτε τη με το Adobe Acrobat Reader ή κάποιο άλλο πρόγραμμα ανάγνωσης PDF. Εντοπίστε το γραφικό το οποίο θέλετε να αποτυπώσετε και μεγεθύνετέ το στην οθόνη ώστε να την καλύπτει ολόκληρη. Σε αυτό το σημείο κάντε καταγραφή εικόνας οθόνης (PrtScrn ή εργαλείο Snippet (τμήμα) στα Windows ή cmd + shift + 4 σε Mac). Η εικόνα που αποτυπώσατε μπορεί να τοποθετηθεί στο PowerPoint και να δείχνει τέλεια.

55

Για να αποτυπώσετε την εικόνα (βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει παραβίαση πνευματικών δικαιωμάτων) κάντε κλικ στη μικρογραφία στο παράθυρο της Google ώστε να ανοίξετε τη μεγαλύτερη εικόνα. Απλώς κάντε δεξί κλικ στη μεγαλύτερη εικόνα και "Αποθήκευση εικόνας ως...".

Η προετοιμασία είναι το κλειδί

Όσο λιγότερα τόσο καλύτερα Η φράση αυτή ισχύει απόλυτα σε όλες τις παρουσιάσεις. Οι πιο πολλοί δεν ακολουθούμε αυτόν τον κανόνα και επειδή θέλουμε να μοιραστούμε τις γνώσεις με το κοινό εισάγουμε τα πάντα μέσα στις διαφάνειες κι έτσι είναι ουσιαστικά αδύνατο να διακρίνουμε την ουσία. Επικεντρωθείτε ξανά στα βασικά σημεία. Γράψτε τα σε ένα χαρτί και κρατήστε το μπροστά σας. Όσο επιμελείστε του περιεχομένου της παρουσίασής σας αναρωτηθείτε το εξής: “ Αυτό ταιριάζει με τα βασικά μου μηνύματα;” Εάν όχι, αφαιρέστε το.

56

Οι διαφάνειες συμπληρώνουν, δεν αναπληρώνουν την ομιλία σας.

Οι διαφάνειές σας θα πρέπει να συμπληρώνουν την ομιλία σας αλλά δεν θα πρέπει να την αναπληρώνουν. Οι λέξεις και οι εικόνες ενισχύουν στην πραγματικότητα το μήνυμα καθώς κάνετε την παρουσίασή σας. Μολονότι είναι δύσκολο, ειδικά για τους αρχάριους, θα πρέπει να αντισταθείτε στον πειρασμό να βάλετε όλα τα κείμενα, τα δεδομένα και τις εικόνες στην ομιλία. Γιατί όχι; Το κοινό θα διαβάσει τις διαφάνειες. Πάντα το κάνει και δεν μπορείτε να το σταματήσετε. Όσο πιο πολλές λέξεις γράφετε, τόσο περισσότερο πρέπει να διαβάζουν. Όσο περισσότερο διαβάζουν, τόσο λιγότερο σας ακούν.

Μείωση του αριθμού των διαφανειών Σε μια 30λεπτη ομιλία θα χρειαστείτε περίπου 30 διαφάνειες. Όταν γράφουμε μια παρουσίαση καταλήγουμε συνήθως με το διπλάσιο αριθμό. Ίσως πιστεύετε πως όλες οι πληροφορίες είναι απαραίτητες, πρέπει όμως με κάποιο τρόπο να μειώσετε τον αριθμό των διαφανειών. Μπορείτε πιθανώς να συνδυάσετε κάποια γραφήματα και δεδομένα σε μία διαφάνεια.

Η εξάσκηση τελειοποιεί Οι καλύτεροι παρουσιαστές κάνουν την όλη διαδικασία να φαίνεται τόσο φυσική. Είναι δύσκολο να τους φανταστούμε να κάνουν πρόβα της παρουσίασής τους. Οι παρουσιάσεις τους όμως είναι τόσο στρωτές και οι διαφάνειες διαδέχονται η μία την άλλη απρόσκοπτα, επειδή έχουν ξοδέψει πάρα πολύ χρόνο προετοιμάζοντας την ιστορία τους, δοκιμάζοντας τη ροή ολόκληρης της ομιλίας. Εάν θέλετε η παρουσίασή σας να είναι εντυπωσιακή θα πρέπει να αφιερώσετε χρόνο προβάροντας την ομιλία σας αρκετές φορές πριν κάνετε την παρουσίαση. Βάλτε ένα εκτυπωμένο αντίγραφο των διαφανειών στην τσάντα σας και διαβάστε το την ώρα του μεσημεριανού, στο τρένο και στο δρόμο για την εκδήλωση την ίδια ημέρα. Εναλλακτικά, αποθηκεύστε ένα αντίγραφο στο κινητό ή το PDA σας και μελετήστε από εκεί τις διαφάνειες σας.

Οι πρόβες είναι απαραίτητες και ποτέ δεν είναι αρκετές.

Τα οφέλη της πρόβας Σας βοηθάει να υπολογίσετε το χρόνο. Ακόμα κι αν έχετε το σωστό αριθμό διαφανειών στο πακέτο, όταν προβάρετε την ομιλία σας μπορεί να διαπιστώσετε ότι είναι πάρα πολλές και ότι η παρουσίασή σας θα γίνει εσπευσμένα

●

Σας βοηθάει να μάθετε το υλικό σας. Θα αποκτήσετε βαθιά γνώση του περιεχομένου όταν το μελετήσετε αρκετές φορές

●

Θα βασίζεστε λιγότερο στις σημειώσεις, θα ξέρετε το υλικό τόσο καλά που δεν θα χρειάζεστε τις σημειώσεις

Μέθοδοι πρόβας ●

Εκτυπώστε τις σημειώσεις ακροατηρίου διαβάστε όλες τις διαφάνειες δυνατά, χρησιμοποιώντας τα λόγια της παρουσίασης (αλλά μην απομνημονεύετε την ομιλία!)

●

Εναλλακτικά, ανοίξτε την παρουσίαση με το φορητό σας υπολογιστή και φανταστείτε ότι μιλάτε στο κοινό

●

Προσπαθήστε να μετριάσετε την ταχύτητά σας. Όταν εξασκούμαστε συνήθως κάνουμε την παρουσίαση με μεγαλύτερη ταχύτητα. Εκείνη όμως την ημέρα, μπορεί να διαπιστώσετε ότι δεν σας μένει χρόνος επειδή πηγαίνετε πιο αργά καθώς πρέπει να εξηγείτε τα γραφήματα ή τα διαγράμματα

●

Δοκιμάστε να μαγνητοφωνήσετε ή να βιντεοσκοπήσετε τον εαυτό σας

●

Εξασκηθείτε 6 ή 12 φορές έτσι ώστε να μην υπάρχουν διαφάνειες, εικόνες ή λέξεις που να σας αιφνιδιάζουν

●

Υπάρχει κάποια ενότητα στην οποία κομπιάζετε; Εάν ναι, μελετήστε τη ξανά μέχρι να νιώσετε άνετα και ότι ξέρετε τι θα πείτε

57

●

Η προετοιμασία είναι το κλειδί

58

Περίληψη ●

Η σωστή παρουσίαση είναι απαραίτητη όταν θέλετε να έχετε απήχηση

●

Σημειώστε τα βασικά μηνύματά σας. Κρατήστε τα κοντά σας προκειμένου να παραμένετε συγκεντρωμένοι όσο γράφετε την ομιλία και σχεδιάζετε τις διαφάνειές σας

●

Αποφύγετε τη χρήση υπολογιστή στην αρχή – είναι καλύτερο να ξεκινάτε με χαρτί και μολύβι

●

Γράψτε όλες σας τις ιδέες σε χαρτί και μετά δοκιμάστε ένα πρόγραμμα περιγράμματος κειμένου ή νοητικής απεικόνισης για να τις οργανώσετε

●

Μην ανησυχείτε για τη συνάφεια όλων όσων γράφετε, τα περισσότερα θα τα αφαιρέσετε αργότερα

●

Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα outliner ή νοητικής απεικόνισης για να σχεδιάστε ευκολότερα τις διαφάνειές σας

●

Θα πρέπει να προσαρμόζετε κάθε παρουσίαση στο κοινό στο οποίο απευθύνεστε. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ποιοι είναι οι ακροατές, τι γνωρίζουν και τι θέλουν να μάθουν

●

Αποφύγετε τη χρήση παλιών διαφανειών αλλά ανακυκλώστε τα γραφικά εάν έχουν καλή ποιότητα

●

Το περιεχόμενο της παρουσίασης θα πρέπει να το δημιουργήσετε κυρίως εσείς, καθώς εσείς γνωρίζετε καλύτερα τον τομέα που παρουσιάζετε. Μπορείτε αργότερα να συμπληρώσετε το σχεδιάγραμμά σας με πληροφορίες από τα μέσα ενημέρωσης, επιστημονικά περιοδικά, βιβλία διδασκαλίας, το Διαδίκτυο και συναδέλφους

●

Τα γραφικά κάνουν πιο ενδιαφέρουσες τις διαφάνειες και σας βοηθούν να περιορίζετε το κείμενο

●

Χρησιμοποιήστε εικόνες καλής ποιότητας (φωτογραφίες εάν είναι δυνατό) και αποφύγετε τις κινούμενες εικόνες ή τα clip art επειδή έχουν χαμηλή ποιότητα και αμφίβολη αξία στην παρουσίασή σας

●

Κάντε όσες πιο πολλές πρόβες μπορείτε. Όσο πιο πολύ μελετάτε τις διαφάνειές σας, τόσο μεγαλύτερο έλεγχο έχετε. Οι πληροφορίες και οι διαφάνειες θα πρέπει να σας γίνουν δεύτερη φύση και να τις χωνέψετε πλήρως. Αποφύγετε την αποστήθιση της ομιλίας αλλά βρείτε από νωρίς τι θα λέτε (περίπου) όταν προβάλλετε την κάθε διαφάνεια

4

Υψώνοντας τον πήχη Οι περισσότερες

παρουσιάσεις είναι ανιαρές επειδή ο πήχυς είναι πολύ χαμηλά και δεν δίνεται η δέουσα προσοχή στη σχεδίαση των διαφανειών. Σε αυτή την ενότητα εξετάζουμε τους τρόπους βελτίωσης των διαφανειών και την αντιμετώπιση των κακών συνηθειών.

60

Υπογράφοντας την καταδίκη σας με PowerPoint

62

Μιλήστε με πάθος

64

Τα μυστικά του επαγγέλματος

66

Απαλλαγείτε από τις κακές συνήθειες

68

Ζητήστε αναπληροφόρηση

70

Η σχεδίαση παίζει ρόλο

72

Ανεύρεση εικόνων

74

Τελευταίες σκέψεις

76

Περίληψη

Υψώνοντας τον πήχη

Υπογράφοντας την καταδίκη σας με PowerPoint

60

Το PowerPoint και άλλα συναφή προγράμματα αποτελούν εξαιρετικά εργαλεία για παρουσιάσεις, αλλά μπορεί να είναι πληκτικά.

Καθημερινά διεξάγονται εκατομμύρια παρουσιάσεις αλλά οι περισσότερες από αυτές είναι δεύτερης ή τρίτης κατηγορίας στην καλύτερη περίπτωση. Είναι ανιαρές, κακοσχεδιασμένες και γίνονται από παρουσιαστές οι οποίοι φαίνεται πως αδιαφορούν για το υλικό που παρουσιάζουν. Δεν διαθέτουν το πάθος και τον δυναμισμό που συνδέουμε με τους πραγματικά καλούς παρουσιαστές. Είναι κρίμα, γιατί ο κόσμος πρέπει να κάθεται και να ακούει αυτούς τους κουραστικούς μονολόγους. Όπως προαναφέραμε, οι αποτελεσματικές παρουσιάσεις θα πρέπει να έχουν ένα σημείο εστίασης, σημασία, να είναι σχετικά "απλές" από πλευράς σχεδίασης και να μεταδίδουν βασικά μηνύματα τα οποία συγκρατεί το κοινό. Και μην ξεχνάτε, εάν είστε καλός παρουσιαστής θα δείτε την καριέρα σας να εκτοξεύεται. Τα πρότυπα που θεωρούμε ότι κάνουν καλές παρουσιάσεις (οι τηλεοπτικοί παρουσιαστές, ο συγγραφέας και επιχειρηματίας Seth Godin, ο επιχειρηματίας Guy Kawasaki, ο συνιδρυτής της Apple, Steve Jobs, o καθηγητής πανεπιστημίου Garr Reynolds και άλλοι) εμπνέουν το κοινό. Τα μηνύματά τους είναι σαφή, τα γραφικά και το κείμενό τους ταιριάζουν απόλυτα στην ομιλία και μπορούμε να θυμηθούμε πολλά από αυτά που ακούμε. Στην πραγματικότητα όμως, όταν παρουσιάζουμε στη δουλειά, μιμούμαστε τους συναδέλφους μας χρησιμοποιώντας τα ίδια πρότυπα του PowerPoint, γραφικά χαμηλής ποιότητας και τόνους κουκκίδων. Ίσως υπερβάλλω αλλά αυτό δεν απέχει πολύ από την πραγματικότητα!

Αποτέλεσμα Οι περισσότερες παρουσιάσεις είναι πολύ ανιαρές.

Οι κανόνες υπάρχουν για να τους παραβαίνουμε Δεν υπάρχει λόγος να ακολουθήσετε πιστά τους "κανόνες" και υπάρχουν πολλοί τρόποι να καλλωπίσετε τις παρουσιάσεις σας και να τους δώσετε μια εντυπωσιακή όψη. Θα αναφερθούμε σε αυτούς παρακάτω αλλά σκεφτείτε τρόπους με τους οποίους θα βελτιώνατε την απόδοσή σας. Τι θα βελτίωνε τις παρουσιάσεις σας και θα τις έκανε αξέχαστες;

1 2

3

❙ ❙ ❙

Εστίαση: Το περιεχόμενο θα πρέπει να είναι απόλυτα σαφές Περιεχόμενο: Θα πρέπει να είναι καλογραμμένες και χωρίς διφορούμενες έννοιες. Τα κείμενα θα πρέπει να είναι μικρά, ο σκοπός είναι να δώσετε ένα σημείο αναφοράς στο κοινό για να ξέρει πού βρίσκεται. Τα κείμενα δεν αποδίδουν ολόκληρη την ομιλία Χρησιμοποιήστε τον σωστό αριθμό διαφανειών: Δεν υπάρχει σωστός αριθμός. Μερικοί πολύ έμπειροι παρουσιαστές μπορούν να αιχμαλω-

…συνέχεια

4

5

❙ ❙

τίσουν το κοινό για μία ώρα χρησιμοποιώντας ελάχιστες διαφάνειες. Άλλοι μπορεί να χρησιμοποιούν 80 ή και παραπάνω και το κοινό να μη νιώθει εξάντληση, επειδή οι διαφάνειες περιέχουν κυρίως εικόνες και όχι λίστες με κουκκίδες. Ο εμπειρικός κανόνας λέει ότι είναι ασφαλέστερο να χρησιμοποιείτε μία διαφάνεια το λεπτό του χρόνου που σας αναλογεί Αποφύγετε τα πρότυπα: Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε το PowerPoint (έχει καθιερωθεί στο σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο) ή προγράμματα διαφανειών Keynote, αποφύγετε τα περισσότερα πρότυπα. Είναι επιτηδευμένα και αποσπούν την προσοχή, γεμάτα διακοσμητικά στοιχεία τα οποία δεν βοηθούν την παρουσίασή σας. Είναι ασφαλέστερο να προτιμήσετε ένα απλό φόντο. Θα αναλύσουμε παρακάτω τη σχεδίαση διαφανειών

Τα πρότυπα εξοικονομούν χρόνο, αλλά συχνά το φόντο και τα περιττά εφέ αποσπούν την προσοχή.

Γραφικά: Αφιερώστε χρόνο στην ανεύρεση γραφικών καλής ποιότητας για τις ομιλίες σας και αφαιρέστε τα φτηνά clip art από τις διαφάνειές σας

Εδώ βλέπετε μία από τις διαφάνειές μου πριν και μετά την τακτοποίηση και μείωση του κειμένου.

61

Υψώνοντας τον πήχη

Μιλήστε με πάθος

62

Το πάθος και ο ενθουσιασμός θα κάνουν την παρουσίασή σας αλησμόνητη.

Είναι αυτονόητο πως το πάθος, ο ενθουσιασμός και ο δυναμισμός μπορούν μόνο να βελτιώσουν τις παρουσιάσεις σας. Αυτά θα ζωντανέψουν την ομιλία σας. Φυσικά όλοι θα συνεχίσουμε να χρησιμοποιούμε το PowerPoint, αλλά χωρίς μεταδοτικό ενθουσιασμό, ακόμα και οι πιο εντυπωσιακές προβολές διαφανειών είναι ανιαρές όταν ο παρουσιαστής δεν έχει πάθος.

Μπορούμε να το διδαχτούμε; Για να γίνετε καλός παρουσιαστής θα πρέπει να έχετε αυτοπεποίθηση. Αυτή έρχεται με την εξάσκηση, όσες περισσότερες ομιλίες κάνετε, τόσο καλύτερα θα νιώθετε και η διαδικασία σταδιακά βελτιώνεται. Βοηθάει επίσης να γνωρίζετε καλά το θέμα σας. Όταν παρουσιάζετε μια ομιλία η οποία αφορά ένα άγνωστο θέμα, είναι πολύ δύσκολο να είστε πειστικός αφού δεν είστε αυθεντία στον τομέα αυτό. Μερικά από τα πράγματα που λέτε μπορεί να είναι λάθος και η περίοδος των Ερωτήσεων και Απαντήσεων στο τέλος ίσως αποδειχτεί ιδιαίτερα δύσκολη! Έχω δει ανθρώπους να κάνουν ομιλίες για λογαριασμό άλλων. Στα διεθνή ιατρικά συνέδρια για παράδειγμα, προκύπτουν μερικές φορές προβλήματα στα χρονοδιαγράμματα και ένας ομιλητής είναι προγραμματισμένο να μιλήσει σε δύο μέρη ταυτόχρονα. Αντί λοιπόν να αρνηθεί την πρόσκληση να παρουσιάσει τα δεδομένα, ζητάει από ένα συνάδελφο να κάνει την ομιλία του. Δεν χρειάστηκε ποτέ να αναθέσω σε κάποιον μια παρουσίαση αλλά φαντάζομαι πως δεν θα ήταν και πολύ δυναμική ή πειστική.

…συνέχεια Κατοχή Για να παρουσιάσετε καλά θα πρέπει να "κατέχετε" το υλικό. Θα πρέπει να περιέχει τις ιδέες, τις σκέψεις, τα κείμενα, τις εικόνες και τη σύνθεσή σας. Τα βασικά μηνύματα είναι αυτά που θέλετε να θυμάται το κοινό. Δεν μας ενδιαφέρει εάν θα θυμάται το κυρίως κείμενο της ομιλίας σας, αρκεί να θυμάται τα ουσιώδη βασικά μηνύματα!

Δείξτε περισσότερο ενδιαφέρον Θα πρέπει να σας ενδιαφέρει αυτό που κάνετε. Οφείλετε πάντα να βάζετε τις ανάγκες του κοινού πριν από τις δικιές σας. Όπως προαναφέραμε, η παρουσίαση αφορά τους ακροατές, όχι εσάς. Θα πρέπει να αντλείτε ευχαρίστηση από τη δουλειά σας και τις προσπάθειες δημιουργίας της παρουσίασης. Χρειάζεται να φαίνεται ότι απολαμβάνετε την ευκαιρία να παρουσιάσετε (είναι πολύ πιο δύσκολο απ' ό,τι ακούγεται και θα συζητήσουμε τρόπους να φαίνεστε άνετος ακόμα κι όταν είστε τρομοκρατημένος, παρακάτω).

Αποδεχτείτε την κριτική

Κάντε πολλές, πολλές πρόβες! Έχετε αφιερώσει χρόνο, έχετε ερευνήσει καλά το πεδίο και γράψατε την παρουσίαση. Βρίσκεστε όμως στη μέση της διαδρομής καθώς η πρόβα είναι το θεμέλιο μιας καλής ομιλίας. Ο στόχος σας είναι να μελετήσετε την ομιλία σας πολλές φορές, αλλάζοντας τα κείμενα στις διαφάνειες και βρίσκοντας τί θα πείτε και σε ποια σειρά θα το πείτε. Θα πρέπει να κάνετε πρόβες χρησιμοποιώντας φορητό ή επιτραπέζιο υπολογιστή και τα εργαλεία δοκιμής του PowerPoint ή οποιουδήποτε άλλου λογισμικού σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε. Αυτό θα σας δώσει μια γενική ιδέα του χρόνου που χρειάζεστε για να παρουσιάσετε τις διαφάνειές σας. Να θυμάστε ότι συνήθως περνάμε τις διαφάνειές μας ταχύτερα όταν κάνουμε πρόβα.

Δεχτείτε την κριτική, θα σας βοηθήσει στο τέλος να κάνετε καλύτερες παρουσιάσεις.

63

Κανείς δεν θα γράψει και δεν θα κάνει την τέλεια παρουσίαση την πρώτη φορά που το επιχειρεί. Ο κόσμος υποτιμά τον χρόνο που χρειάζεται για να γραφτεί μια καλή παρουσίαση. Η εκπόνηση μιας εντυπωσιακής ομιλίας χρειάζεται πολύ χρόνο και κόπο. Ακόμα και όταν πρόκειται να μιλήσετε για 15 λεπτά θα πρέπει να επενδύσετε πολλές ώρες για να τη συνθέσετε εάν θέλετε να είναι μια πραγματικά αλησμόνητη εμπειρία για το κοινό.

Υψώνοντας τον πήχη

Τα μυστικά του επαγγέλματος Τα πρώτα δυο λεπτά Τα πρώτα λεπτά είναι πολύ σημαντικά, δίνουν τον ρυθμό ολόκληρης της παρουσίασης.

Αυτή είναι η χρυσή περίοδος κατά την οποία σχηματίζετε το καλούπι της παρουσίασής σας. Εάν κάνετε μια δυνατή αρχή, ευχαριστώντας τους διοργανωτές και παρουσιάζοντας τον εαυτό σας στο κοινό τότε η υπόλοιπη ομιλία θα έχει πιθανότατα καλή ροή. Εάν όμως κάνετε μια αδέξια αρχή, με μια φλύαρη εισαγωγή τότε είναι δύσκολο να ανακάμψετε. Δυστυχώς τα πρώτα λεπτά όταν έχετε και το μεγαλύτερο άγχος, πρέπει να συγκεντρωθείτε πιο πολύ στην εισαγωγή σας προκειμένου να ξεκινήσετε με πλεονέκτημα. Ποτέ, μα ποτέ μην ξεκινάτε λέγοντας “Μπορείτε όλοι να με ακούσετε καλά” - ακούγεται πολύ ερασιτεχνικό και θα πρέπει να το αποφεύγετε πάση θυσία.

Άγχος και τρακ

64

Οι ομιλίες μπροστά σε κοινό είναι αγχωτικές ακόμα κι όταν έχουν μια καλή παρουσίαση, μερικοί άνθρωποι τα χάνουν και καταρρέουν, εκφράζονται αδέξια, παίζουν με τα κέρματα στην τσέπη τους ή με τα μαλλιά τους. Το κόλπο είναι να φαίνεστε χαλαροί, ήρεμοι και ότι έχετε τον έλεγχο. Το κεφάλαιο 7 περιγράφει τεχνικές που θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε την ισορροπία σας καθ' όλη τη διάρκεια της παρουσίασής σας

Καλό υλικό Μια καλή ιστορία με τα κατάλληλα γραφικά θα σας βοηθήσει να ανεβάσετε την αυτοπεποίθηση σας, βεβαιωθείτε ότι τα βασικά μηνύματα είναι φρέσκα και αξιομνημόνευτα!

Θέση Όταν βρισκόσαστε πίσω από το βήμα νιώθετε ασφαλείς. Μπορείτε να γαντζωθείτε από τις άκρες και είσαστε σχεδόν απυρόβλητοι. Αυτό όμως είναι σαν να παρουσιάζετε πίσω από μια οθόνη και το βήμα ή η έδρα γίνεται τελικά το εμπόδιο ανάμεσα σε εσάς και το κοινό. Επειδή στοχεύετε κυρίως στη συμμετοχή του κοινού είναι ανόητο να τοποθετείτε εμπόδια με αυτό τον τρόπο. Δυστυχώς, πολλά συνέδρια είναι αρκετά παλιομοδίτικα και όλοι οι ομιλητές πρέπει να στέκονται στο ίδιο σημείο γιατί δεν υπάρχουν μικρόφωνα πέτου και δεν μπορούν να απομακρυνθούν από το βήμα.

Εκφράσεις του προσώπου Μπορεί να μη νιώθετε τόσο χαρούμενοι αλλά προσπαθήστε να χαμογελάτε την ώρα που πλησιάζετε το βήμα ή τη σκηνή και αρχίζετε να απευθύνεστε στους ακροατές. Τους δίνετε την εντύπωση ότι είστε χαλαρός ακόμα και όταν δεν νιώθετε έτσι. Αυτό σας δίνει σιγουριά για να αποδώσετε τα μέγιστα.

…συνέχεια Κοιτάξτε τους στα μάτια! Είναι εκνευριστικό να ακούς έναν παρουσιαστή ο οποίος δεν λαμβάνει υπόψη του το κοινό. Δεν έχει σημασία πόσο καλά αρθρώνετε τις λέξεις ή πόσο όμορφες είναι οι διαφάνειές σας, εάν δεν καταφέρετε να κάνετε επαφή με τα μάτια των ακροατών θα δημιουργήσετε άσχημη εντύπωση. Δεν είναι εύκολο να τους κοιτάζετε όλους, αφήστε όμως το βλέμμα σας να περιπλανηθεί σε όλη την αίθουσα ώστε όλοι να νιώθουν ότι απευθύνεστε σε αυτούς.

Κοιτάξτε τους ακροατές στα μάτια και κάντε τους να συμμετέχουν.

65

Μην καμπουριάζετε Ισιώστε το κορμί σας, δείξτε ψυχραιμία και μην κρυβόσαστε πίσω από τον φορητό σας υπολογιστή.

Μιλάτε αργά Εξαιτίας της ανθρώπινης φύσης μας, συνήθως όταν έχουμε άγχος μιλάμε πιο γρήγορα. Προσπαθήστε συνειδητά να επιβραδύνετε τον ρυθμό ομιλίας σας. Φανταστείτε ότι μιλάτε σε κάποιον που δεν καταλαβαίνει καλά τα ελληνικά.

Χέρια Πού πρέπει να τα βάλετε; Στις τσέπες; Ποτέ. Να τα ενώσετε μπροστά σας; Ξανά, μάλλον όχι. Μετακινείτε τα χέρια σας για να μεταδίδετε καλύτερα τα μηνύματά σας και να συνδεθείτε περισσότερο με το ακροατήριο. Παρακολουθήστε τους πολιτικούς - χρησιμοποιούν τα χέρια τους με εκφραστικό αλλά όχι ενοχλητικό τρόπο. Την επόμενη φορά που θα βρεθείτε σε μια καλή παρουσίαση, παρατηρήστε τις κινήσεις του παρουσιαστή και ειδικά τη γλώσσα του σώματος και τα χέρια του.

Υψώνοντας τον πήχη

Απαλλαγείτε από τις κακές συνήθειες Είναι απωθητικό να παίζετε με τα μαλλιά ή τα κέρματα στην τσέπη σας και επομένως θα πρέπει να προσέξετε τυχόν επαναλαμβανόμενες κακές συνήθειες που ίσως έχετε. Αξίζει να βιντεοσκοπήσετε τον εαυτό σας την ώρα που κάνετε μια παρουσίαση για να δείτε πώς φαίνεστε. Έτσι θα εντοπίσετε πολύ πιο εύκολα τις κακές σας συνήθειες! Προσπαθήστε να μη λέτε “εε” και “εμ” όσο μιλάτε. Είναι πολύ εκνευριστικό για τον ακροατή. Εάν διαπιστώσετε ότι το κάνετε, προσπαθήστε συνειδητά να σταματήσετε. Μπορείτε να διορθωθείτε αρκετά εύκολα.

Δείκτης λέιζερ Ο κακός χειρισμός του λέιζερ εκνευρίζει τους ακροατές.

Πρόκειται για ένα χρήσιμο βοήθημα με το οποίο καταδεικνύετε συγκεκριμένα στοιχεία σε μια διαφάνεια, αλλά μην τον παρακάνετε. Ορισμένοι παρουσιαστές επισημαίνουν σχεδόν όλες τις λέξεις με τον δείκτη λέιζερ και μοιάζει με διαγωνισμό τραγουδιού καραόκε όπου παρακολουθείτε το κινούμενο μπαλάκι να σημαδεύει όλες τις λέξεις της διαφάνειας.

Μικρόφωνο

66

Εάν έχετε μικρόφωνο, τότε όλη η αίθουσα μπορεί να σας ακούσει. Τα ασύρματα μικρόφωνα πέτου είναι χρήσιμα επειδή σας επιτρέπουν να μετακινήστε στο χώρο. Τα σταθερά μικρόφωνα πάνω στην έδρα προϋποθέτουν ότι είσαστε μπροστά από το μικρόφωνο και μιλάτε σε απόσταση μερικών εκατοστών. Όταν οι παρουσιαστές κοιτούν τις διαφάνειες γυρίζοντας το κεφάλι τους, η ένταση της φωνή τους αυξομειώνεται συνεχώς και αυτό εκνευρίζει το κοινό.

Μη διαβάζετε τις διαφάνειές σας

Βρείτε ποιες είναι οι κακές συνήθειές σας και προσπαθήστε να τις αποβάλετε.

Ο λόγος που χρησιμοποιείτε διαφάνειες σε μια παρουσίαση είναι για να την ενισχύσετε με κάποιο τρόπο για το ακροατήριο. Η διαφάνεια πρέπει να συμπληρώνει αυτό που λέτε και να μην είναι μια αυτολεξεί περιγραφή όσων σκοπεύετε να πείτε. Κρατήστε τις διαφάνειες απλές και συμπληρωματικές.

Ελέγξτε την ταχύτητά σας Το άγχος και η έκρηξη αδρεναλίνης οδηγεί σε ένα ρυθμό ομιλίας ο οποίος είναι πολύ πιο γρήγορος απ' ό,τι κανονικά. Το αποτέλεσμα είναι συνήθως μια παρουσίαση που δύσκολα παρακολουθούν οι ακροατές, καθώς περνάτε με μεγάλη ταχύτητα τις διαφάνειές σας. Προσπαθείτε να μάθετε να μετριάζετε την ταχύτητά σας και να μιλάτε πιο αργά απ' ό,τι συνήθως.

Σύνθετα γραφικά Πολλές παρουσιάσεις έχουν τρομακτικά περίπλοκες εικόνες και ο παρουσιαστής χρειάζεται αιώνες για να τις εξηγήσει. Αυτό μπορεί να συμβαίνει επειδή οι παρουσιαστές πιστεύουν ότι εάν οι διαφάνειες είναι περίπλοκες είναι και πιο εντυπωσιακές, αλλά ισχύει το αντίθετο.

…συνέχεια

Πώς να κλείσετε την παρουσίασή σας Ενώ τα πρώτα λεπτά είναι σημαντικά για την ενίσχυση του ηθικού σας, πολλοί θεωρούν τον επίλογο δύσκολο. Όταν φτάνετε στο τέλος της παρουσίασής σας θα θέλετε να κατεβείτε από τη σκηνή και να βγείτε από το φως του προβολέα.

Μην πείτε “Αυτά λοιπόν...”. Σε άλλες περιπτώσεις ορισμένοι ομιλητές απλά σταματούν να μιλούν και κοιτάζουν τους ακροατές που δεν ξέρουν τί να κάνουν. Τελείωσε ο ομιλητής; Κάνει μια παύση; Μπορούμε να χειροκροτήσουμε τώρα;

Τι να κάνετε Πείτε κάτι σαν αυτό “Η σημερινή ομιλία ήταν πραγματικά ευχάριστη και εκτιμώ την προσοχή που μου δώσατε.”, ή ακόμα και “Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας”. Αυτή η τελευταία φράση χρησιμοποιείται ευρέως από την επιστημονική και ιατρική κοινότητα. Όποια κι αν χρησιμοποιήσετε, δηλώστε με σαφήνεια ότι ολοκληρώσατε και το κοινό θα χειροκροτήσει! Χρειάζεστε μια φράση για να πείτε “Εντάξει, τώρα τελείωσα και μπορείτε να κάνετε ερωτήσεις”.

Χειρισμός ερωτήσεων και απαντήσεων Αυτή η ενότητα μπορεί να είναι πιο δύσκολη από την καθαυτού παρουσίαση. Σε αυτό το στάδιο ίσως νιώθετε ευάλωτοι επειδή δεν γνωρίζετε τί ερωτήσεις θα σας θέσουν. Να θυμάστε - γνωρίζετε περισσότερα από τους ακροατές για το θέμα. Να έχετε επίσης κατά νου ότι δεν προσπαθούν να σας εξαπατήσουν αλλά πραγματικά θέλουν να ρωτήσουν και να μάθουν από εσάς. Θα καλύψουμε αυτό το θέμα στο Κεφάλαιο 10.

Μάθετε πώς να κλείνετε την παρουσίασή σας με χάρη.

67

Τί να μην κάνετε

Υψώνοντας τον πήχη

Ζητήστε αναπληροφόρηση Γιατί να ασχοληθείτε με την αναπληροφόρηση Μπορεί να πιστεύετε ότι είστε φανταστικός (και ίσως είστε) αλλά όπως ξέρετε δεν έχει να κάνει με εσάς! Το κοινό ενδέχεται να έχει άλλη άποψη. Και μη ρωτήσετε απλώς κάποιο συνάδελφο από το ακροατήριο “Ήταν εντάξει;” - τί άλλο μπορεί να πει εκτός από “Ναι, μια χαρά!”

Αναζητήστε ενεργά αναπληροφόρηση. Σας βοηθάει να βελτιώσετε την ομιλία σας.

Η αναπληροφόρηση αποτελεί ένα πολύ δυνατό εκπαιδευτικό εργαλείο. Ταυτόχρονα, μπορεί να είναι καταστροφική καθώς πολλοί άνθρωποι είναι ευάλωτοι και δυσκολεύονται να δεχτούν την κριτική. Να προσέχετε πώς αξιολογείτε έναν ομιλητή. Τα σχόλιά σας πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα, μη λέτε απλώς “Ήταν τέλεια” ή “Δεν τα πήγες καλά σήμερα”. Αντ' αυτού πείτε του ποια τμήματα ήταν καλά και ποια όχι.

68

Προσπαθήστε να κάνετε πρώτα τα θετικά και μετά τα αρνητικά σχόλια, έτσι γλυκαίνετε τον πόνο και το αποτέλεσμα είναι λιγότερο καταστροφικό.

Εάν ψάχνετε αναπληροφόρηση μετά την παρουσίασή σας, ρωτήστε τους ακροατές: ●

Τί τους άρεσε

●

Τί δεν τους άρεσε και γιατί

Ρωτήστε τους για ●

Το περιεχόμενο

●

Την απόδοση

●

Τη χρήση γραφικών και άλλων βοηθημάτων

…συνέχεια Φόρμες αναπληροφόρησης Συχνά, ειδικά σε συναντήσεις με εκπαιδευτικό περιεχόμενο υπάρχουν φόρμες αναπληροφόρησης οι οποίες αξιολογούν τους ομιλητές εάν η παρουσίαση ήταν αυτό που περίμενε το κοινό, το στυλ του ομιλητή και άλλους παράγοντες. Όταν τις διαβάζουμε, νιώθουμε σαν να πήραμε το σχολικό μας έλεγχο. Πολλές φορές μας εκνευρίζουν αλλά σε γενικές γραμμές το κοινό έχει δίκιο, γι' αυτό μην περιφρονείτε τα σχόλιά του.

Μελετήστε τις φόρμες αναπληροφόρησης ακόμα κι αν είναι επικριτικές. Ποιούς τομείς πρέπει να βελτιώσετε;

Το ακροατήριο αντιλαμβάνεται στοιχεία όπως οι ασάφειες, οι υπερβολικά πολλές διαφάνειες ή τους ομιλητές οι οποίοι περνούν βιαστικά την ύλη τους (πολύ συχνά προσπαθούν να συμπιέσουν όσα περισσότερα μπορούν στην παρουσίασή τους). Προσέξτε τί λένε και τροποποιήστε την επόμενη παρουσίασή σας έχοντας στο νου σας την αναπληροφόρηση.

69

Πανεπιστήμια και κολέγια Τα ιδρύματα αυτά χρησιμοποιούν την παρακολούθηση της διδασκαλίας από ομότιμο, όπου ένας καθηγητής παρακολουθεί τη διδασκαλία ενός συναδέλφου του. Στη συνέχεια ο καθηγητής συμπληρώνει μια φόρμα αξιολόγησης και την καταθέτει στο πανεπιστήμιο.

Ο επιχειρηματικός κόσμος Οι δεξιότητές σας ως ομιλητή ενδέχεται να αποτελούν μέρος της αξιολόγησής σας και μπορεί ο διευθυντής σας να επισημάνει τυχόν ελλείψεις στην επόμενη συνάντησή σας. Εάν υπάρχει κάποιος τομέας στον οποίο έχετε αδυναμίες αξίζει να το συζητήσετε. Ίσως διοργανώνονται ενδοεταιρικά σεμινάρια που διδάσκουν αυτή τη δεξιότητα.

Υψώνοντας τον πήχη

Η σχεδίαση παίζει ρόλο Μήπως ξεμείνατε από έμπνευση και ψάχνετε τρόπους για να βελτιώσετε το στυλ της παρουσίασής σας; Μπορείτε να δοκιμάσετε τις τεχνικές του βιβλίου οι οποίες θα σας βοηθήσουν, αλλά και μερικές από τις πιο αφηρημένες έννοιες που αναφέρονται εδώ.

Καταργήστε το μπλε φόντο

70

Οι διαφάνειες δεν είναι απλώς μια δωρεάν ταπετσαρία, η καλή σχεδίαση και το περιεχόμενο έχουν σημασία.

Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν το PowerPoint και το μπλε φόντο με λευκό κείμενο εδώ και πολλά χρόνια. Ένας από τους λόγους είναι ότι οι διαφάνειες φαίνονται καλύτερα στη σκοτεινή αίθουσα ενός συνεδρίου. Η αίτια που εξακολουθεί να χρησιμοποιείται εθιμοτυπικά είναι επειδή πριν πολλά χρόνια, όταν οι άνθρωποι δεν έφτιαχναν τις διαφάνειές τους στο PowerPoint, έπρεπε να πληκτρολογούν το κείμενο σε κόλλες χαρτιού με γραφομηχανή. Αυτές οι κόλλες φωτογραφίζονταν στη συνέχεια σε φιλμ 35mm από το τμήμα εικονογράφησης το οποίο προσέθετε ένα μπλε φόντο αφήνοντας το κείμενο λευκό. Όταν έκαναν την εμφάνισή τους οι υπολογιστές προσπαθήσαμε να το μιμηθούμε και έτσι το μπλε φόντο καθιερώθηκε στις παρουσιάσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλα χρώματα ή ακόμα και το λευκό, μολονότι τα ανοιχτόχρωμα χρώματα είναι καλύτερα για συναντήσεις μικρών ομάδων που διεξάγονται σε φωτισμένες αίθουσες. Γιατί να μη δοκιμάσετε ένα μαύρο ή γκρι σκούρο φόντο; Απλώς προσέξτε όταν χρησιμοποιείτε πρότυπα, συνήθως είναι παραφορτωμένα.

Τί δεν πάει καλά σε αυτή τη διαφάνεια;

…συνέχεια Εάν εξαιρέσουμε ότι το φόντο είναι μπλε και η γραμματοσειρά λευκή, υπάρχουν αρκετά σφάλματα σε αυτή τη διαφάνεια (η οποία τυγχάνει να είναι ενός συναδέλφου μου!). Η γραμματοσειρά για παράδειγμα είναι Times New Roman, η οποία είναι καλή για την εφημερίδα The Times αλλά δεν ενδείκνυται για παρουσιάσεις. Η διαφάνεια έχει σχεδιαστεί ως έγγραφο και όχι ως οπτικό βοήθημα. Υπάρχει πολύ κείμενο. Έχει πιο πολλές κουκκίδες από ένα πουά φόρεμα, υπογράμμιση (ποιός υπογραμμίζει στις μέρες μας;) και ένα παράξενο σημείο στίξης “:-” το οποίο χρησιμοποιούσαν μάλλον οι γραμματείς τη δεκαετία του '20!

Πετάξτε τις κουκκίδες Γιατί να μην προσπαθήσετε να δημιουργήσετε τις διαφάνειές σας χωρίς κουκκίδες. Είναι πιο δύσκολο απ' ό,τι ακούγεται επειδή η χρήση των κουκκίδων είναι τόσο διαδεδομένη που μας έχει γίνει δευτέρα φύση. Αφού αφαιρέσετε μερικές κουκκίδες, ξεκινήστε να διαγράφετε λέξεις ή ακόμα και ολόκληρες γραμμές κειμένου. Περιορίστε το περιεχόμενο στο ελάχιστο δυνατό.

Απλοποιήστε τις διαφάνειές σας και αποφύγετε αν μπορείτε τις κουκκίδες.

Ανακαλύψτε παραδείγματα καλής σχεδίασης

71

Παρατηρήστε τις πινακίδες, τα περιοδικά, τις τηλεοπτικές διαφημίσεις και ψάξτε για ιδέες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στις διαφάνειές σας. Οι διαφημιστικές εταιρείες χρεώνουν υπέρογκα ποσά επειδή έχουν εξειδικευτεί στις πωλήσεις με τη χρήση εντυπωσιακών γραφικών και έξυπνων γραμματοσειρών. Μη σπαταλάτε το χρόνο σας αναζητώντας γραμματοσειρές όμως, μπορεί να διαπιστώσετε ότι η γραμματοσειρά σας δεν είναι εγκατεστημένη στον υπολογιστή που χρησιμοποιείτε στην εκδήλωση και ότι εφαρμόζεται μια προεπιλεγμένη γραμματοσειρά όπως η Arial και το αποτέλεσμα είναι κακό

Υψώνοντας τον πήχη

Ανεύρεση εικόνων Οι περισσότεροι παρουσιαστές, ακόμα και μερικά ανώτερα στελέχη, ασχολούνται ελάχιστα με τις εικόνες στις παρουσιάσεις τους. Πολλοί δεν τις χρησιμοποιούν καθόλου, προτιμώντας διαφάνειες με κείμενο μόνο. Για έναν θεατή αυτό είναι πολύ ανιαρό. Είναι πολύ χρήσιμο να έχετε εικόνες, γραφήματα, διαγράμματα, μικρογραφίες εικόνων ή ακόμα και αφηρημένα σχέδια για να μην υπάρχει μονοτονία στις παρουσιάσεις σας. Έχετε διάφορες επιλογές στη διάθεσή σας και θα ξεκινήσουμε με τα βασικά γραφικά που τα περισσότερα άτομα εισάγουν στις διαφάνειές τους: clip art.

Clip Art Πρόκειται για γραμμικά σχέδια, ή άλλα γραφικά, τα οποία παρέχουν συνήθως οι κατασκευαστές λογισμικού. Θα τα βρείτε σε κάποιο φάκελο του υπολογιστή σας και μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε μέσω του προγράμματος που εκτελείτε, όπως Microsoft Word, ή PowerPoint.

72

Τα γραφικά αυτά θεωρούνται αρκετά κλισέ πλέον και θα διαπιστώσετε ότι πολλοί χρησιμοποιούν τις ίδιες εικόνες. Εάν τα συναντούσα στην παρουσίαση ενός 7χρονου θα έλεγα πως είναι χαριτωμένα, σε μια σοβαρή παρουσίαση όμως στα πλαίσια ενός συνεδρίου πιστεύω πως η χρήση τους είναι ασυγχώρητη. Λύση; Αποφεύγετέ τα πάση θυσία. Μη χρησιμοποιείτε δωρεάν clip art.

Βιβλιοθήκες φωτογραφιών στον δίσκο ή από τον Ιστό Χρησιμοποιείτε εικόνες για να διαχωρίζετε το κείμενο. Τραβήξτε φωτογραφίες με ψηφιακή φωτογραφική μηχανή ή προμηθευτείτε τις από τον Ιστό.

Υπάρχουν αρκετοί οίκοι λογισμικού οι οποίοι προσφέρουν φωτογραφίες καλής ποιότητας χωρίς δικαιώματα. Μπορείτε ακόμα και να τις δημοσιεύσετε σε βιβλία (ελέγξτε όμως πρώτα τα μικρά γράμματα στο εξώφυλλο του CD). Επισκεφτείτε το κατάστημα ηλεκτρονικών της γειτονιάς σας και θα βρείτε ίσως κάποιες λύσεις στο τμήμα "Γραφικά για υπολογιστές". Έχετε επίσης τη δυνατότητα να αγοράσετε εικόνες από τοποθεσίες όπως οι iStockphoto, Shutterstock και άλλες, αυτή όμως είναι μια σχετικά ακριβή επιλογή. Σας παραθέτουμε δύο παραδείγματα από ένα CD χαμηλού κόστους (το CD περιέχει 150.000 φωτογραφίες).

…συνέχεια Χρησιμοποιήστε το slideshare Εγγραφείτε στη slideshare (www.slideshare.net) και κατεβάστε (ή ανεβάστε) διαφάνειες. Μελετήστε τις προσφερόμενες διαφάνειες προσεκτικά. Τί σας αρέσει; Τί δεν σας αρέσει και γιατί; Αυτό σας βοηθάει με τις διαφάνειές σας;

Γίνετε φωτογράφος Ξεκινήστε να τραβάτε φωτογραφίες. Χρησιμοποιήστε μια καλή φωτογραφική μηχανή και αλλάξτε τις ρυθμίσεις σε “ultra-fine” (ή ό,τι άλλο χρησιμοποιεί η μηχανή σας για εικόνες υψηλής ανάλυσης εάν σκοπεύετε να τις δημοσιεύσετε). Τραβήξτε φωτογραφίες κτηρίων, αντικειμένων του γραφείου σας, μηχανημάτων ή ό,τι άλλο σας αρέσει (αρκεί βέβαια να μην υπάρχουν περιορισμοί φωτογράφησης). Μερικές από αυτές ίσως είναι καλό υλικό για τις διαφάνειές σας.

Δημιουργία βιβλιοθήκης φωτογραφιών

73

Δημιουργήστε έναν κατάλογο φωτογραφιών στον υπολογιστή σας. Χρησιμοποιήστε προγράμματα όπως τα Adobe Lightroom, Microsoft Expression Media, Extensis Portfolio, ή iPhoto για την αποθήκευση των εικόνων σας. Ρωτήστε τους συναδέλφους σας εάν θέλουν να συμμετέχουν στο έργο.

Ποιά μορφή εικόνων; Γενικά χρησιμοποιούμε κάποιες ρυθμίσεις, όπως “ultra-fine”, στις φωτογραφικές μας μηχανές για φωτογραφίες της οικογένειας, των φίλων ή τοπίων. Αυτές οι εικόνες υψηλής ανάλυσης είναι ιδανικές για εκτύπωση καθώς δεν διακρίνονται τα πίξελ της εικόνας. Εάν όμως τις χρησιμοποιείτε σε προβολή παρουσίασης

●

Το αρχείο θα γίνει υπερβολικά μεγάλο

●

Όταν τις προβάλλετε σε οθόνη όμως με προβολέα AV κανένας δεν μπορεί να καταλάβει τις λεπτομέρειες επειδή αυτά τα μηχανήματα προβολής χρησιμοποιούν χαμηλότερη ανάλυση. Συνεπώς, εξοικονομήστε χώρο στο αρχείο PowerPoint χρησιμοποιώντας εικόνες 75dpi

Μάθετε να χρησιμοποιείτε σχεδιαστικά προγράμματα Τα γραμμικά σχέδια, τα διαγράμματα ροής και τα συναφή είναι χρήσιμα, αλλά μάθετε να χρησιμοποιείτε το λογισμικό και αποφεύγετε να χρησιμοποιείτε σχέδια με πολλά χρώματα και κακή ποιότητα. Το Adobe Illustrator είναι το βιομηχανικό πρότυπο αλλά είναι ακριβό. Αναζητήστε φθηνότερα λογισμικά κοινής χρήσης για διανυσματικά ή γραμμικά σχέδια.

Δεν χρειάζεται να αποθηκεύετε τις εικόνες σας ως αρχεία υψηλής ανάλυσης, τα 75dpi είναι αρκετά για προβολή.

Υψώνοντας τον πήχη

Τελευταίες σκέψεις Μη στοχεύετε στη μετριότητα Έχετε συναντήσει μετριότητες αρκετές φορές. Κάνετε ό,τι μπορείτε για να μην ανήκετε σε αυτή την ομάδα.

Μη στοχεύετε στη μετριότητα - με λίγη προσπάθεια μπορείτε να γίνετε εξαιρετικός.

Να είστε φιλικός Συνεργαστείτε με τους ακροατές, ξεκινήστε μια συζήτηση (και συνδεθείτε) μαζί τους αντί να κάνετε μια διάλεξη σε αυτούς. Απευθυνθείτε σε όλη την αίθουσα και όχι σε μερικά πρόσωπα. Δημιουργήστε οικειότητα. Προκαλέστε το διάλογο κατά τη διάρκεια της παρουσίασής σας, έτσι δεν γίνεται μονόλογος.

Επενδύστε χρόνο στη δημιουργία της παρουσίασής σας Μια μεγάλη παρουσίαση χρειάζεται αρκετό χρόνο προετοιμασίας. Μια σύντομη παρουσίαση χρειάζεται ακόμα περισσότερο. Δεσμευτείτε αφιερώνοντας χρόνο και τελειοποιώντας την παρουσίαση.

Μπορείτε να συμπυκνώσετε την ομιλία σας;

74

Έχετε τη δυνατότητα να συνοψίσετε την παρουσίασή σας σε ένα μόνο σημείο; Μπορείτε τουλάχιστον να τη συμπυκνώσετε σε μια κεντρική πρόταση με την οποία μεταδίδετε ολόκληρο το μήνυμά σας μέσα σε δύο λεπτά; Δοκιμάστε το! Μελετήστε τις διαφάνειες και μειώστε το περιεχόμενο όσο μπορείτε περισσότερο, διατηρώντας παράλληλα το νόημα τους. Αφαιρέστε τυχόν δευτερεύουσες κουκκίδες, δεν θα έπρεπε να είναι εκεί. Μετά αφαιρέστε εντελώς τις κουκκίδες (οι περισσότεροι δυσκολεύονται πολύ σε αυτό).

Κάντε πρόβες Προβάρετε την παρουσίασή σας μέχρι να την ξέρετε από μνήμης. Θα πρέπει να γνωρίζετε τί θα πείτε σε κάθε διαφάνεια της παρουσίασής σας. Παρ' όλα αυτά, μην απομνημονεύετε τον λόγο σας, θα ακούγεται ξύλινος και άκαμπτος.

Εστίαση Επικεντρωθείτε σε αυτά που θέλετε να πείτε. Μην επιτρέπετε στον εαυτό σας να αποσπαστεί από τις διαφάνειες. Δεν είναι χειροπέδες, ο σκοπός είναι να σας βοηθούν όχι να σας περιορίζουν. Ρίξτε μια ματιά στην οθόνη όταν αλλάζετε διαφάνεια αλλά μην εστιάζετε στις λέξεις και μην τις διαβάζετε.

Κενές διαφάνειες Δοκιμάστε την εισαγωγή κενών διαφανειών σε σημεία που θέλετε να συζητήσετε κάτι ή να κάνετε το κοινό να σκεφτεί τα θέματα τα οποία καλύψατε προηγουμένως. Ίσως νιώθετε εκτεθειμένος και ευάλωτος αφού το κείμενό σας έχει εξαφανιστεί, εάν όμως τις χρησιμοποιήσετε σωστά το αποτέλεσμα θα είναι πολύ θεατρικό.

…συνέχεια Σταματήστε να μιλάτε Όταν επισημαίνετε ένα σημαντικό σημείο, αντί να μεταβείτε απλώς στην επόμενη διαφάνεια κάντε μια παύση για 10 ή 20 δευτερόλεπτα. Όπως και με την κενή διαφάνεια, αυτό μπορεί να σας φανεί περίεργο και να ανησυχήσετε ότι το κοινό πιστεύει πως ξεχάσατε τα λόγια σας! Αποτελεί όμως μια δυνατή τεχνική που χρησιμοποιούν οι καλοί παρουσιαστές.

Τί θα γράψετε πρώτα, τις διαφάνειες ή τον λόγο; Είναι μάλλον καλύτερο να σχεδιάσετε τις διαφάνειες και μετά να αποφασίσετε την ομιλία που τους ταιριάζει καλύτερα.

Τεχνολογία Μια τεχνικά άρτια παρουσίαση μπορεί να αποτύχει. Μη μαγεύεστε από τις κινούμενες εικόνες ή το κινούμενο φόντο. Είναι περιττά και δεν προσθέτουν τίποτα στην ομιλία σας. Οι καλύτερες ομιλίες έχουν πολύ λιτή σχεδίαση με εξαιρετικά δυνατά μηνύματα.

Όρθιος ή καθιστός;

Όχι ανέκδοτα! Είναι επικίνδυνο να λέτε ανέκδοτα αλλά μπορείτε να έχετε χιούμορ.

75

Μερικές φορές στις μικρότερες επαγγελματικές συναντήσεις οι άνθρωποι κάθονται ενώ παρουσιάζουν. Γενικά είναι καλύτερο να στέκεστε όρθιος όταν παρουσιάζετε σε παραπάνω από 3 ή 4 άτομα.

Υψώνοντας τον πήχη

76

Περίληψη ●

Το PowerPoint και άλλα προγράμματα διαφανειών μπορούν να κάνουν τις κάτω του μετρίου παρουσιάσεις αποδεκτές. Μην παρασύρεστε όμως από την απατηλή λάμψη των προτύπων και των κινήσεων. Κρατήστε τις διαφάνειές σας απλές

●

Διατηρείτε την εστίασή σας πάντα, τόσο στο περιεχόμενο όσο και στο κοινό. Η "παράσταση" δεν αφορά εσάς

●

Αποδώστε τις παρουσιάσεις σας με πάθος. Μάθετε να αποπνέετε αυτοπεποίθηση και οι παρουσιάσεις σας θα βρουν το στόχο τους

●

Στοχεύετε να συναρπάσετε τους ακροατές

●

Αποδεχτείτε και μάθετε να αποδέχεστε εποικοδομητική κριτική. Αυτό θα σας βοηθήσει να εξαλείφετε προβλήματα και θα σας κάνει καλύτερο παρουσιαστή

●

Κάνετε συνεχώς πρόβες, μάθετε το θέμα σας πολύ καλά. Μην απομνημονεύετε τις διαφάνειες αλλά φροντίστε να γνωρίζετε τί περιέχει η κάθε μία και ξεκαθαρίστε στο μυαλό σας τί θα λέτε όταν εμφανίζεται η κάθε διαφάνεια

●

Οι διαφάνειες συμπληρώνουν την ομιλία σας, αλλά δεν είναι από μόνες τους το περιεχόμενο της ομιλίας σας

●

Τα πρώτα δύο λεπτά είναι κρίσιμα για μια αποτελεσματική παρουσίαση. Αφιερώστε χρόνο στη συμπύκνωση της εναρκτήριας πρότασής σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να αυξήσετε την αυτοπεποίθησή σας όταν πάει καλά

●

Μιλάτε πιο αργά απ' ό,τι θα μιλούσατε κανονικά και χρησιμοποιείτε τα χέρια σας για έμφαση. Μην έχετε τα χέρια σας στις τσέπες και μην παίζετε με αντικείμενα στην έδρα

●

Παρατηρήστε όλους τους ακροατές, κάνετέ τους να συμμετέχουν και απευθυνθείτε σε όλους

●

Βρείτε ποιές είναι οι κακές συνήθειές σας και ελέγξτε τις

●

Εάν χρειαστεί βιντεοσκοπήστε τον εαυτό σας κατά τη διάρκεια μιας ομιλίας και παρακολουθήστε το βίντεο για να διαπιστώσετε εάν έχετε κάποιο τικ ή κάνετε ανεπιθύμητες κινήσεις

●

Η σχεδίαση παίζει ρόλο, αφιερώστε χρόνο στη σχεδίαση διαφανειών και αποκτήστε γραφικά υψηλής ποιότητας

●

Αποφύγετε τα ανέκδοτα κατά τη διάρκεια της παρουσίασή σας, σπάνια βοηθούν και εγκυμονούν κινδύνους. Το χιούμορ ωστόσο, είναι χρήσιμο για να σπάσετε τον πάγο και να χαλαρώσετε τόσο εσείς όσο και το κοινό

5

Διαφορετικοί ακροατές

Μπορεί να είστε αυθεντίες όταν παρουσιάζετε σε ένα μεγάλο κοινό αλλά να μην καταφέρνετε να περάσετε το μήνυμά σας σε ένα άτομο ή μια μικρή ομάδα. Θα πρέπει να είστε ευέλικτοι και να προσαρμόζετε την προσέγγισή σας ώστε να ταιριάζει στην εκάστοτε περίσταση.

78

Παρουσίαση ένας προς έναν

80

Παρουσίαση επιχειρηματικού σχεδίου

82

Συζήτηση μικρής ομάδας

84

Προεδρεύοντας σε μια σύσκεψη

86

Ακαδημαϊκά συνέδρια

88

Διεθνείς συσκέψεις

90

Προεδρεύοντας ένα συνέδριο

91

Παρουσίαση στο ευρύτερο κοινό

92

Αυτοσχέδιες ομιλίες

94

Περίληψη

Διαφορετικοί ακροατές

Παρουσίαση ένας προς έναν Αυτή είναι η πιο στενή μορφή παρουσίασης κατά την οποία παρουσιάζετε σε ένα άτομο. Μπορεί να προσπαθείτε να πουλήσετε, να πείσετε, ή να ενημερώσετε.

Ντύσιμο Είναι προτιμότερο να ντύνεστε κομψά, με ένα κουστούμι οι άνδρες ή μια επαγγελματική περιβολή οι γυναίκες. Τα φαρδιά χακί παντελόνια και τα πουκάμισα με ανοιχτό γιακά θα φανούν παράξενα εάν ο άνθρωπος στον οποίο παρουσιάζετε είναι ντυμένος κομψά και θα χάσετε το κύρος που θα είχατε σε διαφορετική περίπτωση, εκτός εάν είστε φοιτητής και συναντάτε τον επόπτη σας. H γλώσσα και οι κινήσεις του σώματος αποκτούν μεγαλύτερη σημασία σε παρουσιάσεις μικρών ομάδων. Μην ξεχνάτε να χαμογελάτε!

78

Χρονισμός

Ο χρόνος είναι σημαντικός. Όταν φτάνετε αργά ή υπερβαίνετε τον χρόνο σας παίρνετε κακή βαθμολογία.

Παρουσιαστείτε νωρίς. Ο κακός χρονισμός μπορεί να χαλάσει ολόκληρη την ομιλία. Όταν εισέρχεστε στην αίθουσα, ο στόχος σας είναι να φαίνεστε σίγουρος για τον εαυτό σας. Περπατήστε προς το άτομο στο οποίο θα απευθυνθείτε και ανταλλάξτε χειραψία. Καθίστε όταν σας το προτείνει. Πιθανώς θα υπάρχει ένα γραφείο όπου μπορείτε να τοποθετήσετε τον φορητό υπολογιστή ή τα χαρτιά σας (θυμηθείτε να ρωτήσετε πρώτα). Αποφύγετε να κάτσετε πολύ κοντά, η εισβολή στον προσωπικό χώρο του άλλου θα καταστρέψει την παρουσίασή σας.

Αυτό το είδος σύσκεψης ενδείκνυται για: ●

Πωλήσεις

●

Αναζήτηση οικονομικής υποστήριξης

●

Καθοδήγηση ή αξιολόγηση συναδέλφου

●

Ενημέρωση ανωτέρου για ένα ερευνητικό έργο ή δραστηριότητα

Προετοιμασία Προετοιμαστείτε και μάθετε για την εταιρεία, με τί ασχολείται, τί χρειάζεται και πώς λειτουργεί. Κατεβάστε αυτές τις πληροφορίες από το Διαδίκτυο ή διαβάστε εταιρικά φυλλάδια.

Συστάσεις Πείτε τους ακριβώς ποιός είστε, γιατί είστε εκεί και με ποια ιδιότητα. Μπορείτε να τους αναφέρετε τα βασικά μηνύματα σε εκείνο το σημείο, καθώς αυτό θα σας βοηθήσει να κάνετε μια δυνατή αρχή και να κινήσετε το ενδιαφέρον τους.

Άνοιγμα Όπως ακριβώς και σε μια τυπική παρουσίαση η εισαγωγή είναι καθοριστική. Θα πρέπει να κάνετε καλή εντύπωση. Εάν δεν το καταφέρετε, θα είναι δύσκολο

…συνέχεια να ανακάμψετε. Υπολογίζεται ότι το 80% περίπου των πωλήσεων εξαρτάται από τη δύναμη της εναρκτήριας πρότασης. Προσπαθήστε να καταλάβετε τί χρειάζεται η εταιρεία τους. Πείτε τους κάτι που δεν γνωρίζουν (και όχι αυτά τα οποία ήδη γνωρίζουν). Το άτομο στο οποίο παρουσιάζετε θα αποφασίσει πολύ γρήγορα εάν σας συμπαθεί ή όχι. Θα έχετε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για να κάνετε την παρουσίασή σας γι' αυτό χρησιμοποιήστε το καλά και σεβαστείτε τα χρονικά όρια.

Κύριο σώμα παρουσίασης Μετά την εισαγωγή, προχωρήστε με την παρουσίασή σας για 15 λεπτά ή όσο χρόνο έχετε. Ολοκληρώστε και αφήστε αρκετό χρόνο για να σας θέσουν ερωτήματα. Ενδέχεται επίσης να θέλετε να τους ρωτήσετε για συγκεκριμένα θέματα σχετικά με την εταιρεία. Εάν εξακολουθούν να ενδιαφέρονται θα έχουν διάθεση να σας απαντήσουν.

Τί προβλήματα μπορεί να αντιμετωπίσετε; Το άγχος επηρεάζει αρνητικά ακόμα και μια παρουσίαση ένας προς έναν και τα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν είναι τα εξής: Υπέρβαση χρόνου. Η υπέρβαση των χρονικών ορίων αποτελεί σοβαρό παράπτωμα και θα έχει αρνητικό αντίκτυπο στη συνολική σας απόδοση. Λάβετε υπόψη σας τον χρόνο για να αποφύγετε παρεμβολές που μπορούν να σας βγάλουν εκτός

●

Πολυλογία. Αφήστε τους να μιλήσουν! Το θέμα δεν είστε εσείς!

●

Υπερβολική υποτίμηση των ανταγωνιστών

●

Έλλειψη ευελιξίας. Δεν μπορείτε να αποκλίνετε από την παρουσίασή σας και είστε αποφασισμένος να πείτε όλα όσα σχεδιάσατε σε συγκεκριμένη σειρά. Μάθετε να είστε πιο ευέλικτος

●

Να ξεχάσετε στην πραγματικότητα να παρουσιάσετε. Δεν είστε εκεί για κουβέντα, ο ρόλος σας είναι να κάνετε μια παρουσίαση για λογαριασμό της εταιρείας σας

●

Παρατεταμένη επαφή με τα μάτια. Μην καρφώνετε. Σε κάποιες περιοχές (π.χ. στην Ασία) το επίμονο κοίταγμα θεωρείται αγενές, γι' αυτό αποφύγετέ το. Ακόμα και στις ΗΠΑ και την Ευρώπη δεν είναι καλό να κοιτάτε επίμονα

Παραμείνετε ψύχραιμοι, καθίστε ίσια και μην αναπαύεστε στην καρέκλα ακόμα κι αν νιώθετε άνετα. Απαντήστε στις ερωτήσεις επαγγελματικά, ευχαριστήστε τους για τον χρόνο που διέθεσαν και φύγετε με σιγουριά, κάντε την έξοδό σας με χάρη.

79

●

Μη μιλάτε υπερβολικά πολύ και να θυμάστε να μεταδίδετε τα βασικά μηνύματά σας.

Διαφορετικοί ακροατές

Παρουσίαση επιχειρηματικού σχεδίου Ίσως προσπαθείτε να εξασφαλίσετε χρηματοδότηση για ένα έργο ή επιχειρηματικό εγχείρημα. Αυτή είναι μια μορφή παρουσίασης πώλησης και συνεπώς ισχύουν οι ίδιοι κανόνες.

Η εύρεση επενδυτών δεν είναι εύκολη. Μελετήστε και προετοιμαστείτε.

Η εύρεση επενδυτών δεν είναι εύκολη, γι' αυτό θα πρέπει να είστε παθιασμένος με την πρόταση και ενθουσιώδης στην παρουσίασή σας. Να είστε όσο πιο ευχάριστος μπορείτε, χωρίς όμως να γίνεστε φορτικός.

80

Εάν υπάρχουν αρκετά άτομα στην αίθουσα, βεβαιωθείτε ότι απευθύνεστε και ότι κάνετε επαφή με τα μάτια με όλους τακτικά. Προσπαθήστε να αποφύγετε να μιλάτε μόνο στο άτομο που φαίνεται πιο φιλικό, αυτό θα αποξενώσει τους άλλους και τους χρειάζεστε όλους με το μέρος σας.

Προετοιμασία Προετοιμαστείτε καλά. Μελετήστε, μάθετε για τους επενδυτές και βεβαιωθείτε ότι έχετε όλα τα δεδομένα και τους αριθμούς στο μυαλό σας. Ντυθείτε κομψά.

Πόση ώρα έχετε στη διάθεσή σας; Εδώ ισχύει ο χρυσός κανόνας: μην υπερβαίνετε τον χρόνο σας. Αυτοί οι άνθρωποι δεν έχουν χρόνο και μπορεί να σας αφιερώσουν μόνο 20 λεπτά ή λιγότερο. Εκμεταλλευτείτε τα όσο μπορείτε.

Σώμα παρουσίασης Όπως πάντα, θα χρειαστείτε μια καλή δομή:

●

Επισκόπηση της πρότασης

●

Προσωπικό - γνωστοποιήστε τους ποιος εργάζεται πάνω στο θέμα ή ποιόν θα προσλαμβάνατε εάν είχατε τη χρηματοδότηση και ποιοι θα ήταν οι ρόλοι του

●

Σκοπός του προϊόντος - υπάρχει κάποια ακάλυπτη ανάγκη;

●

Λεπτομερή οικονομικά στοιχεία Έσοδα Κύκλος εργασιών προηγούμενου έτους Κέρδος

…συνέχεια Προβλεπόμενο κέρδος για το επόμενο και παρεπόμενο έτος Έξοδα

●

Τρέχοντες επενδυτές Ποιοι είναι; Πόσα χρήματα έχουν επενδύσει; Ίσως χρειαστεί να καταθέσετε επιστολές ή στοιχεία της επένδυσης

●

Η αγορά Έχετε κάνει έρευνα αγοράς; Εάν όχι, γιατί; Γιατί τώρα; Γιατί πιστεύετε ότι η πρότασή σας θα πετύχει; Ανταγωνισμός

●

Δικαιώματα ευρεσιτεχνίας

●

Ποια είναι η γενική σας στρατηγική;

●

Πιθανοί συνεργάτες

●

Χρηματοδότηση Πόσα χρειάζεστε; Εάν λάβετε τη χρηματοδότηση τί θα κάνετε;

●

Τί θα κερδίσουν εκείνοι; Κάντε το να φαίνεται όσο το δυνατόν πιο ελκυστικό

Μετά την παρουσίαση θα δεχτείτε πλήθος ερωτήσεων. Να είστε προετοιμασμένοι. Εάν κοιτάτε στο κενό, ειδικά όταν σας θέτουν ένα βασικό ερώτημα, δεν θα παραμείνετε στην αίθουσα για πολύ ακόμα. Να είστε ευγενικός. Παραμείνετε ήρεμος και ψύχραιμος. Μπορείτε να συμβουλευτείτε τις σημειώσεις σας, αρκεί να μην κάνετε πάνω από 2 λεπτά για να βρείτε τα σχετικά στοιχεία. Ωστόσο, εάν δεν γνωρίζετε μια απάντηση πείτε το, μην επινοείτε μια δική σας. Η ειλικρίνεια θεωρείται θετικό στοιχείο.

81

●

Διαφορετικοί ακροατές

Συζήτηση μικρής ομάδας Θα μπορούσε να είναι μια ομάδα εκπαιδευτικού προγράμματος, μια ενημέρωση ομάδας, μια παρουσίαση πωλήσεων στα άτομα μιας εταιρείας, ή οποιαδήποτε μικρή σύσκεψη 6 έως 12 ατόμων.

Το σκηνικό Το κυκλικό τραπέζι είναι το καλύτερο εάν καταφέρετε να το βρείτε. Εάν όχι, χρησιμοποιήστε παραλληλόγραμμο τραπέζι. Εάν επιθυμείτε να ηγηθείτε της σύσκεψης καθίστε στην κορυφή ενός παραλληλόγραμμου τραπεζιού, εάν όμως θέλετε να υπάρχει ισοδυναμία με τους άλλους το καλύτερο είναι το κυκλικό τραπέζι.

82

Εάν θέλετε να ηγείστε είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε παραλληλόγραμμο τραπέζι. Για ισοδυναμία, χρησιμοποιείτε κυκλικό τραπέζι.

Δομή παρουσίασης ●

Γιατί βρισκόμαστε εδώ;

●

Καθοδηγήστε τους ακολουθώντας το βασικό περιεχόμενο της παρουσίασής σας

●

Ολοκληρώστε

Πόσα θα πρέπει να πείτε; Αυτό εξαρτάται από το λόγο για τον οποίο βρισκόσαστε εκεί:

●

Πώληση

●

Παρουσίαση δεδομένων ή οικονομικών στοιχείων

●

Διδασκαλία

●

Διερεύνηση

●

Ερευνητική σύσκεψη

…συνέχεια Έχετε κάποια ατζέντα που σκοπεύετε να ακολουθήσετε; Προετοιμάστε την από πριν και έχετε μαζί σας αρκετά αντίγραφα για να μοιράσετε στους συμμετέχοντες. Είναι καλύτερο να τα στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκ των προτέρων εάν γίνεται. Καθοδηγήστε τους ακολουθώντας την ατζέντα. Εισάγετε όσο το δυνατόν περισσότερη αλληλεπίδραση και κάντε την ομάδα να συμμετέχει.

Προσοχή στα εξής: Δυναμική - οι πολιτικές και οι προσωπικότητες είναι πολύ πιο εμφανείς σε μια σύσκεψη μικρής ομάδας απ' ό,τι σε μια τυπική διάλεξη. Ορισμένοι συμμετέχοντες μπορεί να αντιπαθούν κάποια μέλη της ομάδας. Μερικές φορές οι άνθρωποι πειθαναγκάζονται από άλλους. Ορισμένοι θα μιλήσουν και άλλοι θα παραμείνουν σιωπηλοί. Θα πρέπει να μεσολαβήσετε και διευκολύνετε την κατάσταση ώστε να ακουστούν οι απόψεις όλων.

●

Αυταρχικοί συμμετέχοντες - ίσως δυσκολευτείτε να τους ελέγξετε αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κάποιες τακτικές και να πείτε κάτι σαν “Αυτό είναι πολύ καλό, αλλά αναρωτιέμαι αν θα μπορούσαμε να ακούσουμε την άποψη του ...” ή “Υπάρχουν ένα ή δύο άτομα τα οποία δεν έχουν μιλήσει ακόμα...”.

Αποτελέσματα Αυτά εξαρτώνται από το σκοπό της σύσκεψης. Εάν είστε ο "ηγέτης" προσπαθήστε να συνοψίσετε το θέμα και να ανακεφαλαιώσετε εν συντομία όσα συζητήθηκαν. Εάν προκύπτουν κάποιες δράσεις από τη σύσκεψη, ίσως θέλετε να υπενθυμίσετε στους συμμετέχοντες τί περιμένετε από αυτούς πριν την επόμενη σύσκεψη. Στείλτε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα ευχαριστώντας τους συμμετέχοντες.

Τα αυταρχικά άτομα μπορεί να πάρουν τον έλεγχο της σύσκεψης, μάθετε πώς να τα περιορίζετε.

83

●

Διαφορετικοί ακροατές

Προεδρεύοντας σε μια σύσκεψη

84

Ο πρόεδρος μιας σύσκεψης υποτιμάται συχνά ως άτομο. Οι πετυχημένες συσκέψεις βασίζονται σε επιδέξιους προέδρους.

Πρόκειται για μια βασική δεξιότητα που συχνά υποτιμάται. Όλοι έχουμε παραστεί σε συσκέψεις όπου υπάρχει ένας πρόεδρος. Ορισμένες φορές κατακρίνουμε τον πρόεδρο, λέγοντας ότι δεν είχε τον πλήρη έλεγχο της σύσκεψης, ότι δεν εμπόδισε κάποια άτομα να πάρουν τα ηνία της ατζέντας και ούτω καθεξής. Ωστόσο, μέχρι να προεδρεύσετε σε μια συνάντηση, δεν συνειδητοποιείτε πόσο περίπλοκη και αγχωτική διαδικασία είναι! Μια καλή προεδρία διασφαλίζει την ομαλή ροή μιας σύσκεψης με χρονική συνέπεια που καταλήγει σε πλήρη ομοφωνία. Μια κακή προεδρία έχει το αντίθετο αποτέλεσμα.

Ο ρόλος του προέδρου ●

Να είναι ένας αμερόληπτος διαμεσολαβητής

●

Να βεβαιώνεται ότι η σύσκεψη πετυχαίνει τους σκοπούς της

●

Να ακολουθεί την ατζέντα

●

Να διασφαλίζει τη συμμετοχή όλων

●

Να τηρεί τα χρονικά πλαίσια

Ένας καλός πρόεδρος θα πρέπει: ●

Να οργανώνει εκ των προτέρων

●

Να γνωρίζει πολύ καλά τα θέματα της ατζέντας

●

Να έχει συντάξει μια σαφή ατζέντα την οποία θα έχει στείλει από πριν, μαζί με τυχόν σχετικά έγγραφα

●

Να γνωρίζει τα μέλη της επιτροπής

●

Να είναι δυναμικός αλλά όχι αυταρχικός. Θα πρέπει να μπορεί να υποστηρίζει τις απόψεις του

●

Να εμποδίζει την εκτροπή των θεμάτων

●

Να συνοψίζει τα σημεία της σύσκεψης, να χρησιμοποιεί αυτή την πρακτική για να φτάνει σε συμπεράσματα (να αποφεύγει τις εκτενείς συζητήσεις όταν υπάρχει ομοφωνία)

●

Να κάνει μια επισκόπηση όλων όσων συζητήθηκαν και των συμφωνημένων δράσεων

●

Να είναι διακριτικός

…συνέχεια ●

Να συνεργάζεται στενά με τη γραμματέα της σύσκεψης ώστε να συμφωνεί την ατζέντα και να αναθεωρεί τα πρακτικά της σύσκεψης

●

Να ολοκληρώνει εγκαίρως

Διεύθυνση της σύσκεψης ●

Ο πρόεδρος θα πρέπει να παρουσιάζει τον εαυτό του

●

Καλωσορίζει τα νέα μέλη

●

Ο πρόεδρος προτείνει στα μέλη να συστηθούν εάν υπάρχουν καινούρια μέλη στο τραπέζι

●

Ο πρόεδρος μπορεί να προβάλλει διαφάνειες μέσω υπολογιστή ή προβολέα, ή να χρησιμοποιεί πίνακα με μαρκαδόρο εάν χρειάζεται

●

Έχει τη δυνατότητα να προσκαλέσει εξωτερικούς ομιλητές για να παρουσιάσουν συγκεκριμένα θέματα

85

Ο πρόεδρος θα πρέπει να αποφεύγει ●

Να κυριαρχεί στη σύσκεψη, να μιλάει υπερβολικά

●

Να προσπαθεί να καλύψει πολλές λεπτομέρειες

●

Να υπερβαίνει τα χρονικά όρια

●

Να μεροληπτεί υπέρ κάποιων ατόμων σε διαμάχες

●

Να επιβάλλει τις ιδέες του στην ομάδα

Ως πρόεδρος, αποφύγετε να επιβάλλετε τις απόψεις σας στην ομάδα. Παραμείνετε ουδέτερος.

Διαφορετικοί ακροατές

86

Ακαδημαϊκά συνέδρια Στις εκδηλώσεις αυτές συμμετέχουν συχνά πολλοί εκπρόσωποι. Οι παρουσιάσεις σε συνέδρια υποδιαιρούνται γενικά σε διάφορους τύπους ομιλιών:

Συμμορφωθείτε με τους κανόνες που έθεσαν οι διοργανωτές, έτσι δεν θα βρεθείτε σε δύσκολη θέση αργότερα.

●

Σύνοδοι ολομέλειας

●

Διαλέξεις προσκεκλημένων

●

Ταυτόχρονες ελεύθερες ανακοινώσεις

●

Πρωινή σύσκεψη ειδικών

Αυτές οι εκδηλώσεις είναι συνήθως αρκετά αυστηρές. Οι οδηγίες αποστέλλονται γενικά αρκετές μέρες πριν από το συνέδριο. Οι ομιλίες έχουν συγκεκριμένα χρονικά όρια (συχνά 10 λεπτά με 5 λεπτά για ερωτήσεις). Σας παρέχουν συνήθως όλο τον οπτικοακουστικό εξοπλισμό και εσείς δίνετε την παρουσίασή σας σε μνήμη φλας ή CD-ROM. Οι διοργανωτές ενδέχεται να σας ζητήσουν να στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την παρουσίασή σας μερικές ημέρες πριν το συνέδριο. Συνήθως δέχονται μόνο διαφάνειες του PowerPoint και όχι Keynote και άλλες μορφές. Για εφοδιαστικούς λόγους δεν επιτρέπουν στους παρουσιαστές να χρησιμοποιούν τους δικούς τους φορητούς υπολογιστές.

Ντύσιμο Το ντύσιμο διαφέρει. Πολλοί παρουσιάζουν φορώντας κάτι κομψό και καθημερινό. Άλλοι προτιμούν τα επαγγελματικά κουστούμια. Να φοράτε αυτό που πιστεύετε ότι αρμόζει περισσότερο. Συμβουλευτείτε τις οδηγίες τις οποίες λάβατε για να δείτε εάν παρέχουν στοιχεία σχετικά με το ντύσιμο. Εάν πραγματικά δεν έχετε καμία ιδέα, τότε ντυθείτε κομψά αφού είναι προτιμότερο να είστε ντυμένοι λίγο επίσημα απ' ό,τι πρόχειρα.

Δομή παρουσίασης Η παρουσίαση θα ακολουθήσει τη συνηθισμένη δομή: Εισαγωγή, Σώμα και Επίλογος. Επειδή ο χρόνος είναι περιορισμένος, σε μια τυπική παρουσίαση 15 λεπτών θα πρέπει να χρησιμοποιείτε 12 με 15 διαφάνειες περίπου. Η εισαγωγή σας πρέπει να είναι πολύ σύντομη και ο περισσότερος χρόνος να αφιερώνεται στο σώμα της ομιλίας το οποίο περιέχει τα δεδομένα και την ερμηνεία σας. Η διαφάνεια του επιλόγου πρέπει να είναι δυνατή και θα συνοψίζει συνή-

…συνέχεια θως τα βασικά σημεία του σώματος της παρουσίασης με τα κύρια επιστημονικά σας συμπεράσματα.

Αλληλεπίδραση Αυτές οι εκδηλώσεις δεν είναι τις περισσότερες φορές αλληλεπιδραστικές. Δεν θα υπάρχουν ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της παρουσίασής σας. Αντιθέτως οι ερωτήσεις τίθενται στο 5λεπτο διάστημα στο τέλος. Εάν ξεπεράσετε τα χρονικά όρια θα αναλώσετε το μικρό χρονικό διάστημα των ερωτήσεων και το κοινό θα το εκλάβει αρνητικά. Στις ολομέλειες συνήθως δεν γίνονται ερωτήσεις. Αποτελούν διδακτικές διαλέξεις, συχνά διαρκούν 45 λεπτά ή παραπάνω. Στο τέλος οι ακροατές χειροκροτούν και ο ομιλητής κατεβαίνει από το βήμα.

Υπέρβαση χρονικών ορίων Μην υπερβαίνετε τον χρόνο σας. Θα χάσετε πολύτιμο χρόνο για ερωτήσεις ή, ακόμα χειρότερα, θα παραβιάσετε τον χρόνο του επόμενου ομιλητή, γεγονός το οποίο θεωρείται κακή πρακτική. Υποδεικνύει κακό προγραμματισμό.

Πρόβες

87

Καθώς τα χρονικά όρια είναι πολύ στενά και επειδή παρουσιάζετε σε μεγάλη ομάδα (συνήθως πολύ ενημερωμένων) ατόμων, οφείλετε να κάνετε πολλές πρόβες για αυτόν τον τύπο εκδήλωσης. Περισσότερο από κάθε άλλη περίπτωση, θα πρέπει να γνωρίζετε ακριβώς τί θα πείτε σε κάθε διαφάνεια που παρουσιάζετε. Εάν έχετε περίπλοκα γραφικά ή διαγράμματα, υπολογίστε τον χρόνο τον οποίο χρειάζεστε για να τα επεξηγήσετε.

Διαφορετικοί ακροατές

Διεθνείς συσκέψεις Το πιο κοινό σκηνικό είναι πιθανώς ένα διεθνές συνέδριο ειδικών. Πολλοί οργανισμοί στον επιστημονικό και ιατρικό τομέα φιλοξενούν συσκέψεις στο εξωτερικό. Ίσως σας καλέσουν να κάνετε μια διάλεξη με τις πιο πρόσφατες πληροφορίες ή σε μια συνεδρίαση ελεύθερων ανακοινώσεων. Σε κάθε περίπτωση, οι συμβουλές είναι οι ίδιες. Τα αγγλικά είναι συνήθως η προτιμώμενη γλώσσα. Οι περισσότερες διατριβές και επικοινωνίες είναι γραμμένες στα αγγλικά.

Προετοιμασία

88

Θα πρέπει να προετοιμάσετε την παρουσίασή σας όπως θα κάνατε για κάθε παρουσίαση, εισάγοντας μια σαφή δομή και αξιομνημόνευτα βασικά σημεία. Ανακαλύψτε πόση ώρα θα διαρκέσει η ομιλία και πόσα λεπτά θα έχετε για ερωτήσεις. Ο ρυθμός της ομιλίας σας θα πρέπει να είναι σημαντικά πιο αργός απ' ό,τι θα ήταν αν βρισκόσασταν ενώπιον ενός αγγλόφωνου κοινού. Χρησιμοποιήστε λιγότερες διαφάνειες, αλλιώς διατρέχετε τον κίνδυνο να υπερβείτε τον χρόνο σας.

Απόδοση Μην κάνετε υπερβολική χρήση ορολογίας, ιδιωματισμών και μην μιλάτε πολύ γρήγορα γιατί κινδυνεύετε να χάσετε ένα διεθνές ακροατήριο.

Μιλάτε αργά και προσπαθήστε να κάνετε συχνές παύσεις ώστε να βεβαιώνεστε ότι οι ακροατές έχουν κατανοήσει αυτά που μόλις είπατε. Μην τρέχετε από διαφάνεια σε διαφάνεια γιατί θα τους χάσετε γρήγορα και ενδέχεται να μην σας προλάβουν ποτέ.

ΝΑΙ ●

Να μιλάτε αργά και σκόπιμα

●

Να γνωρίζετε την τοπική κουλτούρα, π.χ. ενδυματολογικές απαιτήσεις για γυναίκες (μουσουλμανικές και κάποιες ασιατικές χώρες)

●

Εάν συναντάτε επιχειρηματίες βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πώς θα τους χαιρετίσετε και κάντε χειραψία

●

Στην Ιαπωνία και σε κάποιες άλλες χώρες ίσως χρειαστεί να υποκλιθείτε - ρωτήστε τον διοργανωτή της σύσκεψης για να μάθετε πώς γίνεται αυτό

●

Στις επιχειρηματικές δραστηριότητες, η ανταλλαγή επαγγελματικών καρτών είναι αναμενόμενη. Στις δυτικές χώρες, τις δίνουμε συνήθως σε ανθρώπους οι οποίοι συχνά τις τοποθετούν στην τσέπη του σακακιού

…συνέχεια τους χωρίς να τις κοιτάζουν καν. Σε πολλές χώρες σας δίνουν την κάρτα από την ορθή πλευρά, χρησιμοποιώντας και τα δύο χέρια. Θα πρέπει να διαβάζετε την κάρτα προσεκτικά πριν την τοποθετήσετε στη θήκη με τις επαγγελματικές σας κάρτες

●

Είναι πάντα καλύτερο να ερευνάτε τον Ιστό για συμβουλές σχετικά με την τοπική κουλτούρα και έθιμα - για παράδειγμα www.cyborlink.com

●

Να προσέχετε τα χρώματα και τη χρήση τους στις παρουσιάσεις. Το λευκό είναι ιδανικό για τις ΗΠΑ ή την Ευρώπη καθώς σχετίζεται με την απλότητα ή την αγνότητα, στον ασιατικό πολιτισμό όμως σχετίζεται με τον θάνατο. Το κόκκινο στην Κίνα σημαίνει ευτυχία, στη Δύση όμως χρησιμοποιείται συχνά για τον θυμό!

●

Εάν σας προσκάλεσαν σε γεύμα με συναδέλφους σε εκείνη τη χώρα, θα πρέπει να καταβάλετε προσπάθεια για να φάτε, αλλιώς θα το εκλάβουν ως ένδειξη απόρριψης

●

Προσέχετε τη γλώσσα του σώματός σας - ειδικά επειδή κάποιες χειρονομίες και στάσεις μπορεί να θεωρηθούν ως απειλητικές ή αγενείς

Ερευνήστε την κουλτούρα της χώρας την οποία επισκέπτεστε. Το Διαδίκτυο είναι μια χρήσιμη πηγή για να ξεκινήσετε.

ΟΧΙ Μη χρησιμοποιείτε ιδιωματισμούς και συντομεύσεις - δεν θα έχουν κανένα νόημα σε εκείνη την κουλτούρα

●

Μην κάνετε χρήση αρκτικόλεξων, χρησιμοποιείτε πάντα την πλήρη ονομασία

●

Μην κάνετε χιούμορ, συχνά αποτυγχάνει με ομόγλωσσους ακροατές και συνεπώς δεν πρόκειται να γίνει κατανοητό όταν δεν χρησιμοποιείτε τη μητρική γλώσσα

●

Μην κάνετε παρατεταμένη επαφή με το βλέμμα, ειδικά σε κοντινή απόσταση - σε πολλές ασιατικές και μουσουλμανικές χώρες θεωρείται αγένεια

●

Μη χρησιμοποιείτε γραφικά που ενδέχεται να θεωρηθούν προσβλητικά. Για παράδειγμα, η φωτογραφία ενός υψωμένου αντίχειρα σχετίζεται με τις έννοιες "μπράβο!" ή "καλή δουλειά!" στις ΗΠΑ ή την Ευρώπη αλλά δεν σημαίνει το ίδιο σε όλες τις κουλτούρες

●

Μην ντύνεστε ακατάλληλα - οι άνδρες είναι καλύτερο να φορούν κουστούμι και γραβάτα. Για τις γυναίκες μπορεί να συνιστάται να φορούν μαντίλι στο κεφάλι και να καλύπτουν τα χέρια

89

●

Διαφορετικοί ακροατές

Προεδρεύοντας σε ένα συνέδριο Η θέση του προέδρου σε ένα συνέδριο προκαλεί μεγαλύτερο άγχος απ' ό,τι μια παρουσίαση. Θα πρέπει να βοηθήσετε στη σχεδίαση του προγράμματος, να παρουσιάσετε τους ομιλητές, να κεντρίσετε το ενδιαφέρον του κοινού για το περιεχόμενο, να διασφαλίσετε ότι οι ομιλητές ακολουθούν το χρονοδιάγραμμα και να συμβάλλετε στην ενότητα των ερωτήσεων και απαντήσεων.

Σχεδίαση προγράμματος Επικοινωνήστε με τους ομιλητές σας πριν τη σύσκεψη, συζητήστε τους τίτλους των παρουσιάσεών τους και βοηθήστε τους να προγραμματίσουν το περιεχόμενο των ομιλιών τους.

Κάντε έρευνα για τους ομιλητές Θα πρέπει να τους παρουσιάσετε στο ακροατήριο, γι' αυτό βρείτε στοιχεία για κάθε ομιλητή. Ζητήστε τους να σας δώσουν βιογραφικά και επισκεφθείτε την τοποθεσία Ιστού της εταιρείας ή του πανεπιστημίου τους για πληροφορίες. Εάν έχουν εκδώσει πολλές εργασίες, ανακαλύψτε τις κυριότερες. Παρουσιάστε τους με κολακευτικά λόγια, αλλά αποφύγετε τις υπερβολές.

90

Ζεστάνετε το πλήθος Ως κεντρικός παρουσιαστής θα πρέπει να ανοίξετε το συνέδριο και να ευχαριστήσετε όλους τους ακροατές για τη συμμετοχή τους. Κάντε μια γενική επισκόπηση του συνεδρίου. Κεντρίστε το ενδιαφέρον του κοινού για τις ομιλίες που θα ακολουθήσουν. Περιγράψτε το θέμα της συνεδρίας ώστε να θέσετε τις παρουσιάσεις των ομιλητών στο ανάλογο πλαίσιο.

Συστάσεις Παρουσιάστε όλους τους ομιλητές χρησιμοποιώντας τις σημειώσεις σας. Γράψτε τα βασικά σημεία σε κάρτες ευρετηρίου, μία ανά ομιλητή. Αναφέρετε το θέμα το οποίο θα παρουσιάσει ο ομιλητής. Αποφύγετε να διαβάζετε τις σημειώσεις σας και βεβαιωθείτε ότι το στυλ είναι όσο το δυνατόν πιο διαλογικό. Προσκαλέστε τον ομιλητή στη σκηνή και ξεκινήστε το χειροκρότημα (το κοινό θα ακολουθήσει το παράδειγμά σας).

Βεβαιωθείτε ότι οι ομιλητές τηρούν το χρονοδιάγραμμα Όταν ένας ομιλητής έχει χρησιμοποιήσει τον χρόνο που του αναλογεί μπορείτε να μετακινηθείτε προς το βήμα και να καθίσετε στο γραφείο πάνω στη σκηνή. Αυτό προειδοποιεί τον ομιλητή ότι ο χρόνος του έχει τελειώσει.

Ενότητα ερωτήσεων Ο ρόλος σας είναι να καλέσετε τους ακροατές να κάνουν ερωτήσεις, ζητώντας τους να χρησιμοποιήσουν τα διαθέσιμα μικρόφωνα, να αναφέρουν το όνομα και την ιδιότητά τους. Μπορείτε να ζητήσετε εάν θέλετε από το κοινό να επαναλάβει κάποιες ερωτήσεις ώστε να τις κατανοήσει πλήρως ο ομιλητής.

Κλείσιμο Ευχαριστήστε όλους τους ομιλητές και τους ακροατές για την παρουσία τους.

Παρουσίαση στο ευρύτερο κοινό Όσο πιο εξειδικευμένοι είμαστε τόσο δυσκολότερο είναι να εξηγήσουμε τί κάνουμε, ή τί εννοούμε σε μέλη του ευρύτερου κοινού. Αναπτύσσουμε μια γλώσσα ειδικά για το συγκεκριμένο πεδίο εξειδίκευσης και έρευνας. Ορισμένοι άνθρωποι είναι καλοί σε ομιλίες στο ευρύτερο κοινό, αλλά είναι πολύ εύκολο να χρησιμοποιήσουμε παρά τη θέλησή μας άγνωστη ορολογία και δυσπρόφερτες λέξεις. Αυτό ισχύει κυρίως στις επιστήμες, την ιατρική και την οδοντιατρική. Είναι σημαντικό να μπορούμε να επικοινωνούμε με μη-εξειδικευμένους ακροατές, καθώς σε πολλές επιτροπές, όπως ομάδες συνεντεύξεων, επιτροπές δεοντολογίας, συμβούλια εσωτερικής αναθεώρησης και οργανισμοί χρηματοδότησης, συμμετέχουν συχνά μέλη του ευρύτερου κοινού. Εάν δεν μπορούν να κατανοήσουν την πρότασή σας τότε είναι λιγότερο πιθανό να πετύχει. Αξίζει να τους διευκολύνετε να σας κατανοούν πιο εύκολα. Συντάξτε την ομιλία σας κανονικά ακολουθώντας την τυπική δομή με έναν απλό τίτλο και μια εισαγωγή η οποία επεξηγεί το θέμα που θα συζητήσετε. Το σώμα της παρουσίασης θα είναι το πιο δύσκολο καθώς αποτελεί τη μεγαλύτερη ενότητα κατά την οποία υπάρχει πιθανότητα να χάσετε το ακροατήριο. Συνοψίστε, διασαφηνίζοντας όλα όσα αναφέρατε και γιατί είναι σημαντικά.

Αυτό είναι κάτι που σε γενικές γραμμές λειτουργεί. Όταν εξηγείτε πώς λειτουργεί ένα μόριο για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε “είναι όπως η κλειδαριά και το κλειδί, ταιριάζει στην κλειδαρότρυπα αυτού του μορίου και ανοίγει η κλειδαριά...”. Προσπαθήστε να καταλάβετε εάν σας παρακολουθούν ή όχι παρατηρώντας τη γλώσσα του σώματός τους, τις εκφράσεις του προσώπου και άλλες ενδείξεις. Εάν σας παρακολουθούν θα είναι προσηλωμένοι. Εάν τους χάσατε, δεν θα σας παρατηρούν τόσο στενά και μερικοί μπορεί ακόμα και να αποκοιμηθούν! Σε τακτά διαστήματα μπορείτε να πείτε “Καταλαβαίνετε τί εννοώ;” ή “Θα ήθελα να με διακόψετε εάν κάτι από αυτά που λέω δεν είναι σαφές”. Αυτή η τακτική είναι αποτελεσματική όταν το ακροατήριο δεν ξεπερνάει τα 50 ή 60 άτομα, σε μεγαλύτερες όμως αίθουσες θα είναι πιο δύσκολο.

Εξασκηθείτε με τον σύντροφο ή το παιδί σας Αφού γράψετε την ομιλία σας μπορείτε ίσως να την παρουσιάσετε σε κάποιο μέλος της οικογένειάς σας για να διαπιστώστε εάν καταλαβαίνει αυτά που λέτε. Εάν μπερδευτεί σε κάποια σημεία, μπορείτε να τα διασαφηνίσετε ακόμα περισσότερο πριν ανέβετε στο βήμα. Σύντομα θα καταλάβετε εάν χρησιμοποιείτε λέξεις οι οποίες είναι ακατανόητες για το ευρύτερο κοινό!

91

Χρησιμοποιήστε παρομοιώσεις

Οι παρουσιάσεις στο ευρύ κοινό είναι συνηθισμένες. Μάθετε πώς να παρουσιάζετε χωρίς να χρησιμοποιείτε ορολογία.

Διαφορετικοί ακροατές

Αυτοσχέδιες ομιλίες “Συνήθως χρειάζεται παραπάνω από τρεις εβδομάδες για να προετοιμαστεί μια καλή αυτοσχέδια ομιλία” Μαρκ Τουέιν (1835–1910). “Ίσως θα θέλατε να μας πείτε μερικά λόγια για...” Όταν ξαφνικά σας βάζουν στο κέντρο της σκηνής και περιμένουν να αυτοσχεδιάσετε μια ομιλία με συνοχή από το πουθενά, είναι μια τρομακτική εμπειρία!

Προετοιμασία

92

Στην πραγματικότητα μπορείτε να προετοιμαστείτε σε κάποιο βαθμό για αυτοσχέδιες ομιλίες.

Μπορείτε να προετοιμαστείτε για αυτή την περίπτωση; Η αλήθεια είναι πως ναι. Εάν συμμετέχετε σε μία επαγγελματική σύσκεψη υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να σας ρωτήσει κάποιο άτομο για εσάς, την εταιρεία σας ή ένα προϊόν. Εάν γνωρίζετε το θέμα σας (και έτσι πρέπει!) τότε δεν θα δυσκολευτείτε να μιλήσετε για μερικά λεπτά σχετικά με τον τομέα με τον οποίο ασχολείστε ή τις προβλέψεις σας για το μέλλον. Δεν χρειάζεται να είναι τόσο τελειοποιημένη όσο μια τυπική παρουσίαση. Εάν πιστεύετε ότι υπάρχει πιθανότητα να σας ζητήσουν να πείτε κάτι επιπλέον, γράψτε μερικές επικεφαλίδες σε κάρτες ευρετηρίου ή σε μια κόλλα χαρτί πριν τη σύσκεψη. Έπειτα προσθέστε μερικές υποκεφαλίδες χωρίς πολύ κείμενο. Απλώς εξασκηθείτε στα κεντρικά σημεία μερικές φορές και αυτό θα είναι αρκετό. Όταν προκύψει η περίσταση, θα πρέπει να είστε σε θέση να θυμάστε τις επικεφαλίδες με τα μεγάλα γράμματα και τις υποκεφαλίδες και να τις εμπλουτίζετε αρκετά εύκολα.

Απόδοση Ξανά και αυτή διαφέρει από μια τυπική ομιλία, καθώς είναι πιο πιθανό να μπείτε κατευθείαν στο θέμα. Προκειμένου να ξεκαθαρίσετε τις σκέψεις σας (και να θυμηθείτε τις κύριες επικεφαλίδες που σημειώσατε) κάντε μια παύση για μερικά δευτερόλεπτα και αρχίστε να μιλάτε μόνο όταν έχετε θυμηθεί τις πρώτες επικεφαλίδες. Με την παύση φαίνεστε μετρημένος και σκεπτικός και γενικά σας κάνει να φαίνεστε ότι έχετε αυτοκυριαρχία.

Εάν είστε απεγνωσμένος Εάν ξεμείνετε από ιδέες και δεν μπορείτε να σκεφτείτε πώς να συνεχίσετε από ένα σημείο και έπειτα, δοκιμάστε να πετάξετε το μπαλάκι σε κάποιον

…συνέχεια άλλο λέγοντας “Στην πραγματικότητα, εάν συζητάμε το Χ θα ήθελα να μιλήσει ο Βασίλης ο οποίος γνωρίζει περισσότερα σχετικά με αυτό το θέμα από εμένα”. Μετά δώστε το μικρόφωνο μεταφορικά στον Βασίλη ο οποίος θα πρέπει να πάρει τα ηνία. Η χειρότερή μου ομιλία που μπορώ να θυμηθώ ήταν σε μια σύσκεψη της Λέσχης Τροχόσπιτων η οποία διεξαγόταν σε ένα χωράφι. Τα μέλη έκαναν έρανο για να αγοράσουν εξοπλισμό για το τοπικό νοσοκομείο όπου εργαζόμουνα. Είχαν πάγκους με παιχνίδια και διάφορα είδη προς πώληση. Κατάφεραν να συγκεντρώσουν κάποια χρήματα και στο τέλος μαζεύτηκαν γύρω από το χωράφι και κάποια από τα ανώτερα στελέχη της λέσχης μου ζήτησαν να πω μερικά λόγια στα μέλη! Είχαν ένα μικρόφωνο το οποίο δεν λειτουργούσε σωστά και ήταν δύσκολο να με ακούσουν. Η ομιλία μου δεν είχε κανέναν ειρμό καθώς η καρδιά μου χτυπούσε δυνατά και προσπαθούσα ταυτόχρονα να κρατήσω στα χέρια μου το ανήσυχο μωρό μας. Θα έπρεπε να το είχα προβλέψει και να είχα ετοιμάσει μια ομιλία στο κεφάλι μου, αλλά δεν ήμουν προετοιμασμένος και φαινόταν. Έκτοτε δεν ξαναέκανα ποτέ αυτό το λάθος!

Η ειλικρίνεια είναι η καλύτερη τακτική

93

Εάν πραγματικά δεν ξέρετε πώς να μιλήσετε για ένα θέμα επειδή έχετε ξεχάσει τις λεπτομέρειες ή απλώς δεν έχετε ιδέα, μπορείτε να πείτε “Συγνώμη, δεν μπορώ να σας απαντήσω αυτή τη στιγμή αλλά θα επικοινωνήσω ξανά μαζί σας μετά τη σύσκεψη αφού το έχω μελετήσει λίγο”

Διαφορετικοί ακροατές

94

Περίληψη ●

Η παρουσίαση ένας προς έναν είναι μια ιδανική ευκαιρία για να πείσετε τον άλλο. Κάντε την παρουσίασή σας με αυτοπεποίθηση και αφήστε αρκετό χρόνο για ερωτήσεις. Να είστε ευέλικτος και να αναμένετε ότι θα σας διακόπτουν

●

Στις εταιρικές παρουσιάσεις να περιμένετε ερωτήματα σχετικά με τα οικονομικά στοιχεία και την κερδοφορία. Μπορεί να αποτύχετε εάν σκοντάψετε στα οικονομικά στοιχεία

●

Οι συζητήσεις μικρών ομάδων είναι ιδανικές για διδασκαλία και μερισμό πληροφοριών. Ελέγξτε την ομάδα και μην αφήσετε τα αυταρχικά μέλη να πάρουν τον έλεγχο. Προσπαθήστε να κάνετε όλη την ομάδα να συμμετέχει. Μερικές συζητήσεις μικρών ομάδων μπορεί να αποτύχουν λόγω των προσωπικοτήτων και των πολιτικών των συμμετεχόντων

●

Η προεδρία συσκέψεων απαιτεί επιδεξιότητα. Ο ρόλος σας ως προέδρου είναι να μεσολαβείτε, να διασφαλίζετε ότι ακολουθείται το πρόγραμμα και η σύσκεψη καταλήγει σε ομοφωνία. Συνεργαστείτε στενά με τη γραμματέα της σύσκεψης και στείλετε την ατζέντα, τα πρακτικά της προηγούμενης σύσκεψης και άλλα συναφή έγγραφα αρκετές μέρες πριν την επόμενη σύσκεψη

●

Μια πρόσκληση σε ομιλία στα πλαίσια ενός ακαδημαϊκού συνεδρίου είναι κολακευτική, ταυτόχρονα όμως συνιστά μια τρομακτική εμπειρία για τον αρχάριο. Η τήρηση των χρονικών ορίων είναι απαραίτητη. Υπάρχουν πάντα συγκεκριμένες απατήσεις όπως η μορφή της παρουσίασης, οι χρόνοι, το ντύσιμο, αλλά αυτές οι πληροφορίες αποστέλλονται συνήθως στους ομιλητές πριν το συνέδριο. Δεν θα πρέπει να υπάρχουν κρυφές εκπλήξεις

●

Σε κάποια συνέδρια ίσως χρειαστεί να στείλετε την παρουσίασή σας αρκετές εβδομάδες πριν την ημερομηνία διεξαγωγής του συνεδρίου, γι' αυτό αξίζει να οργανωθείτε και να ετοιμάσετε από νωρίς τις διαφάνειές σας

●

Οι διεθνείς συσκέψεις αποτελούν μεγάλο μέρος του επιχειρηματικού τομέα. Μπορεί να είναι παρόμοιες με τις συσκέψεις σε εθνικό επίπεδο, αλλά θα πρέπει να προσέχετε θέματα κουλτούρας που ίσως προσβάλλουν κάποια άτομα

●

Οι παρουσιάσεις στο ευρύτερο κοινό είναι όλο και πιο συνηθισμένες, καθώς πολλά μέλη του ευρύτερου κοινού παρίστανται σε πολλές ακαδημαϊκές και άλλες επιτροπές. Προσαρμόστε την παρουσίασή σας έτσι ώστε να την κατανοούν όλοι

●

Μην σας πιάσουν εξαπίνης όταν πρόκειται για αυτοσχέδιες ομιλίες. Όταν τα πάτε καλά, θα κάνετε εξαιρετική εντύπωση. Μπορείτε να προετοιμαστείτε και θα πρέπει πάντα να αναμένετε το μη-αναμενόμενο!

6

Σχεδίαση διαφανειών

Οι διαφάνειες είναι απαραίτητες στις σύγχρονες παρουσιάσεις. Τα προγράμματα διαφανειών σας διευκολύνουν να δημιουργήσετε οπτικά βοηθήματα. Θα πρέπει να αφιερώσετε χρόνο στη σχεδίαση διαφανειών ώστε να έχουν μια καθαρή όψη με τη μέγιστη επίδραση. Αποφεύγετε το φανταχτερό φόντο, τα κινούμενα πρότυπα και άλλα σχέδια που αποσπούν την προσοχή.

96

Σχεδίαση διαφανειών: γενικές αρχές

98

Κλείστε τον υπολογιστή

100

PowerPoint

102

Apple Keynote

104

Προσθήκη εικόνων

106

Προγράμματα βελτίωσης διαφανειών

108

Γιατί αποτυγχάνει το PowerPoint

110

Δημιουργία διαφανειών υψηλής επίδρασης

112

Επιλογή γραμματοσειράς

114

Προβολή πινάκων

115

Προβολή γραφημάτων

116

Τεχνικές βλάβες

118

Σημειώσεις για το ακροατήριο

120

Προετοιμασία φορητής έκδοσης

122

Περίληψη

Σχεδίαση διαφανειών

Σχεδίαση διαφανειών: γενικές αρχές “Η διαφάνεια που τα λέει όλα, δεν λέει τίποτα.” Οι διαφάνειες χρησιμοποιούνται ουσιαστικά σε κάθε σύγχρονη επιχειρηματική ή εκπαιδευτική παρουσίαση. Είναι πολύ δύσκολο για τους περισσότερους ανθρώπους να σκεφτούν να κάνουν μια ομιλία χωρίς τη χρήση κάποιου είδους οπτικού βοηθήματος. Διατίθενται διάφορα προγράμματα για τη δημιουργία διαφανειών και προβολών παρουσίασης. Το PowerPoint (Microsoft) αποτελεί πλέον το βιομηχανικό πρότυπο ενώ υπάρχουν εκδόσεις και για Windows και για Mac. Το λογισμικό παρουσιάσεων της Apple, το Keynote, είναι μια εναλλακτική, η οποία λειτουργεί όμως μόνο σε Mac. Τα προγράμματα διαφανειών διευκολύνουν τη δημιουργία τους. Κάνουν επίσης πολύ εύκολη τη δημιουργία κακών διαφανειών!

96

Τα πλεονεκτήματα των λογισμικών για διαφάνειες ●

Συμπληρώνουν το προφορικό περιεχόμενο

●

Είναι εύχρηστα

●

Δεν υπάρχει πλέον ανάγκη για διαφάνειες 35mm

●

Το περιεχόμενο μπορεί εύκολα να τροποποιηθεί

●

Μπορείτε να ενσωματώσετε φωτογραφίες, εικόνες, βίντεο, ήχο και υπερσυνδέσεις

●

Φορητότητα

●

Δυνατότητα εκτύπωσης σημειώσεων ακροατηρίου

●

Υψηλή επίδραση εάν χρησιμοποιηθούν σωστά

Τα μειονεκτήματα των λογισμικών για διαφάνειες ●

Ενδέχεται να αποτελέσουν περισπασμό και όχι οπτικό βοήθημα - το ακροατήριο διαβάζει τις λέξεις στις διαφάνειες

●

Οι άνθρωποι παρασύρονται και δημιουργούν διαφάνειες που περιέχουν πολύ κείμενο και χαμηλής ποιότητας γραφικά

●

Μπορεί να είναι λίγο ανιαρές στην όψη εάν υπάρχουν πολλές διαφάνειες με κουκκίδες

Γιατί γεμίζουμε τόσο πολύ τις διαφάνειές μας; Όταν έχουμε άγχος είναι δυσκολότερο να θυμόμαστε πράγματα και έτσι χρησιμοποιούμε τις διαφάνειες ως πηγή για όλες τις πληροφορίες που ίσως χρειαστούμε κατά τη διάρκεια της παρουσίασής μας. Ορισμένες φορές πιστεύουμε ότι οι πληροφορίες είναι πολύ σημαντικές και θέλουμε το κοινό να τις δει αντί να τις ακούσει απλώς. Άλλες φορές πιστεύουμε ότι οι πολύ σύνθετες και γεμάτες διαφάνειες θα εντυπωσιάσουν περισσότερο το ακροατήριο.

…συνέχεια Κρατήστε τις διαφάνειές σας απλές Χρησιμοποιήστε ένα απλό φόντο. Το λευκό λειτουργεί καλά εάν προβάλλετε σε μια μικρή αίθουσα και το σκούρο είναι καλύτερο όταν η αίθουσα είναι μεγάλη

●

Οι πολλές σύντομες διαφάνειες με λίγες λέξεις σας δίνουν μεγαλύτερη ευελιξία

●

Να χρησιμοποιείτε μόνο 1 ή 2 γραμματοσειρές σε μια παρουσίαση

●

Να αποφεύγετε τις εξωτικές γραμματοσειρές - υπάρχουν κάποιες γραμματοσειρές που φαίνονται πολύ ωραίες, όταν όμως κάνετε την παρουσίαση σε ένα συνέδριο η γραμματοσειρά σας ενδέχεται να αντικατασταθεί από την Arial καθώς ο φορητός υπολογιστής του συνεδριακού κέντρου δεν υποστηρίζει τη γραμματοσειρά σας

●

Προσοχή στα χρώματα - μην το παρακάνετε γιατί οι διαφάνειες θα είναι κακόγουστες

●

Εισάγετε εικόνες - φωτογραφίες υψηλής ποιότητας, διανυσματικά διαγράμματα, γραφήματα. Προσπαθήστε να αποφύγετε τα clip art - πάντα φαίνονται φτηνά

●

Αποφεύγετε τις κουκκίδες σε κάθε διαφάνεια

●

Τοποθετήστε μια κενή διαφάνεια (π.χ. μαύρο φόντο) στο τέλος της παρουσίασής σας

●

Αποφεύγετε τη χρήση διαφανειών “Σας ευχαριστώ!” ή “Μήπως έχετε καμία ερώτηση;”. Αυτές είναι μια χαρά για το σχολείο αλλά όχι για σοβαρές παρουσιάσεις

Αποφύγετε αυτόν τον τύπο διαφάνειας πάση θυσία! *That Presentation Sensation, Conradi & Hall, Prentice Hall, 2001

Απλοποιείτε τις διαφάνειές σας, αποφεύγετε τις εξωτικές γραμματοσειρές και χρησιμοποιείτε εικόνες καλής ποιότητας.

97

●

Σχεδίαση διαφανειών

Κλείστε τον υπολογιστή Μερικές φορές είναι πιο δύσκολο να γράψετε κατευθείαν στο PowerPoint, γι' αυτό ξεκινήστε με χαρτί και μολύβι.

Όταν γράφετε την ομιλία και σχεδιάζετε τις διαφάνειές σας, η χρήση του υπολογιστή είναι συχνά επιζήμια. Υπάρχουν πολλοί περισπασμοί όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή τοποθεσίες Ιστού που ξαφνικά θυμόσαστε να επισκεφτείτε. Πριν το καταλάβετε, έχετε χάσει πολύ χρόνο, έχετε εισαγάγει μερικά κακόγουστα γραφικά και το κείμενο είναι μακροσκελές και χωρίς κατεύθυνση. Υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε ενώ ακούτε μουσική ή κάθεστε μπροστά από την τηλεόραση. Να τακτοποιήσετε για παράδειγμα ένα έγγραφο στο Word, να αλλάξετε τη μορφοποίηση, να αναζητήσετε γραφικά για τις ομιλίες σας ή να δημιουργήσετε γραφήματα από τα δεδομένα σας. Είναι όμως πολύ πιο δύσκολο να γράψετε με συνοχή όταν υπάρχουν περισπασμοί στον χώρο. Ο συγγραφέας παιδικών μυθιστορημάτων Roald Dahl έγγραφε σε μια αποθήκη στον κήπο γιατί προφανώς εκεί δεν υπήρχε τηλέφωνο, τηλεόραση ή άλλα πράγματα που ίσως τον εμπόδιζαν να γράψει. Δοκιμάστε το - δείτε εάν γράφετε καλύτερα σε ένα ήσυχο δωμάτιο με ένα καθαρό γραφείο. Ίσως εκπλαγείτε με τα αποτελέσματα.

98

Ηρεμία Δοκιμάστε, λοιπόν, να σβήσετε τον υπολογιστή σας και να τακτοποιήσετε το γραφείο σας. Πάρτε μερικές κόλλες χαρτί και ένα μολύβι και αρχίστε να σημειώνετε ιδέες για την ομιλία σας. Να θυμάστε τα βασικά μηνύματα και προσπαθήστε να εισάγετε πληροφορίες, γραφήματα, μελέτες και εικόνες που συμπληρώνουν το επιχείρημά σας ή τη συζήτηση. Χρησιμοποιείτε διαφορετικές κόλλες χαρτί για τις διάφορες ενότητες της ομιλίας σας. Μόλις σημειώσετε όσες περισσότερες ιδέες μπορείτε, τις οποίες θεωρείτε απαραίτητες για την παρουσίασή σας, προσπαθήστε να τις ταξινομήσετε ώστε να ρέουν σε μια λογική σειρά. Πριν ξεκινήσετε τη συγγραφή των διαφανειών, ίσως είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε κάρτες ευρετηρίου. Κάθε κάρτα αντιπροσωπεύει μια διαφάνεια στο PowerPoint. Εάν η ομιλία σας διαρκεί 30 λεπτά, τότε τοποθετήστε 30 κάρτες ευρετηρίου σε μια στοίβα και αρχίστε να μεταφέρετε τις πληροφορίες από τις σημειώσεις σας στις κάρτες.

…συνέχεια Σε κάθε κάρτα σημειώστε ποιο γραφικό πιστεύετε ότι θα συμπληρώσει τη διαφάνεια οπτικά.

Έλεγχος της ροής Διαβάστε τις κάρτες σας από την αρχή μέχρι το τέλος. Η ροή είναι καλή; Μεταδίδει τα κύρια σημεία σας; Τα βασικά μηνύματά σας είναι ξεκάθαρα στο τέλος; Εάν είστε ευχαριστημένος με το τελικό αποτέλεσμα μπορείτε να ανοίξετε το πρόγραμμα διαφανειών και να μεταφέρετε το υλικό.

Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα με ελάχιστους περισπασμούς

99

Υπάρχουν προγράμματα τα οποία αφαιρούν όλα τα περιττά στοιχεία από την οθόνη σας. Το WriteRoom (http://hogbaysoftware.com/products/ writeroom) κάνει ολόκληρη την οθόνη του Mac να φαίνεται μαύρη και το κείμενο εμφανίζεται με πράσινους χαρακτήρες (όπως και στους υπολογιστές πριν από 20 χρόνια). Επειδή δεν μπορείτε να δείτε όλα τα μενού, συνήθως δεν ανησυχείτε για τη μορφοποίηση. Είστε λοιπόν ελεύθεροι να εισάγετε απλώς το κείμενό σας. Αυτή η απλή λύση βοηθάει τους δημιουργικούς ανθρώπους να παραμένουν πιστοί στο στόχο τους. Το DarkRoom είναι έκδοση του WriteRoom για υπολογιστές με λογισμικό Windows και αξίζει να δοκιμάσετε την έκδοση επίδειξης (http://they.misled.us/dark-room). Το Notepad των Windows είναι παρόμοιο, αλλά εξακολουθείτε να βλέπετε την επιφάνεια εργασίας και τα μενού όταν το χρησιμοποιείτε.

Εάν προτιμάτε να πληκτρολογείτε τις σκέψεις σας στον υπολογιστή, χρησιμοποιήστε ένα απλό λογισμικό.

Σχεδίαση διαφανειών

PowerPoint Το PowerPoint σχεδιάστηκε αρχικά για Mac, το εξαγόρασε όμως η Microsoft το 1987. Σήμερα κυκλοφορούν εκδόσεις του PowerPoint τόσο για Windows όσο και για Mac.

Το PowerPoint είναι το βιομηχανικό πρότυπο αλλά οι χρήστες των Mac μπορούν να χρησιμοποιούν και το Keynote.

Σύνθεση των διαφανειών σας Απλοποιήστε τις διαφάνειες σας και συμπεριλάβετε μόνο κείμενα και μερικές εικόνες. Τα βίντεο, οι κινήσεις, ο ήχος και οι ζωντανές υπερσυνδέσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν αλλά αυξάνουν την πολυπλοκότητα. Χρησιμοποιήστε τις κάρτες ευρετηρίου ή τις σημειώσεις σας ως περιεχόμενο για τις διαφάνειές σας. Είναι καλύτερα να μην πληκτρολογείτε τις ιδέες σας κατευθείαν στο PowerPoint, γιατί διαφορετικά οι διαφάνειες σας θα είναι φορτωμένες και χωρίς κεντρικό σημείο.

Εκκίνηση του PowerPoint στα Windows ή το Mac Το πρόγραμμα ξεκινάει με μια παρουσίαση χωρίς τίτλο, που χρησιμοποιεί συνήθως την επιλεγμένη γραμματοσειρά Arial και ένα λευκό φόντο. Εάν σκοπεύετε να αλλάξετε τις γραμματοσειρές, το φόντο και άλλα στοιχεία, θα πρέπει να μεταβείτε στο Υπόδειγμα διαφανειών της καρτέλας Προβολή.

100

Αυτή είναι η εικόνα που βλέπετε όταν ανοίγετε το PowerPoint. Μεταβείτε στη λειτουργία Υπόδειγμα διαφανειών για να αλλάξετε το φόντο και τις γραμματοσειρές.

Τα αρχεία του Keynote δεν ανοίγουν στα Windows (μολονότι μπορείτε να κάνετε εξαγωγή σε PowerPoint εάν χρειαστεί).

Ας αλλάξουμε το φόντο σε μπλε και τη γραμματοσειρά σε Tahoma. Θα πρέπει να αλλάξετε τις ρυθμίσεις για τη Διαφάνεια τίτλου και μετά να εφαρμόσετε τις ίδιες ρυθμίσεις για τους υπόλοιπους τύπους διαφανειών που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

…συνέχεια Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα θέματα του PowerPoint ή να επιλέξετε το δικό σας φόντο. Εδώ αλλάξαμε το φόντο σε μπλε και η γραμματοσειρά είναι Tahoma.

Στην εικόνα βλέπετε μία Διαφάνεια τίτλου η οποία έχει το ίδιο στυλ με τις υπόλοιπες διαφάνειες. Η χρήση του ιδίου θέματος σε όλη την παρουσίαση είναι σημαντική - αποφύγετε να έχετε διαφάνειες με διαφορετικό φόντο ή γραμματοσειρές.

101

Τώρα ξεκινήστε να εισάγετε το κείμενό σας με τη νέα σχεδίαση. Σε αυτό το πρότυπο υπάρχουν κουκκίδες σε όλες τις γραμμές. Εάν αφαιρέσετε τις κουκκίδες από το Υπόδειγμα διαφανειών, οι νέες διαφάνειες δεν θα έχουν κουκκίδες.

Τα θέματα τροποποιούνται εύκολα εάν προτιμάτε συγκεκριμένες γραμματοσειρές.

Σχεδίαση διαφανειών

Apple Keynote Αυτό το πρόγραμμα είναι παρόμοιο με το PowerPoint. Χρησιμοποιεί ένα σύστημα Υποδειγμάτων διαφανειών όπου ορίζετε τη σχεδίαση της παρουσίασής σας. Όταν είστε ευχαριστημένοι με τη γενική σχεδίαση, μπορείτε να ξεκινήσετε την εισαγωγή κειμένου και γραφικών. Όπως και το PowerPoint, το πρόγραμμα διαθέτει αρκετά προσχεδιασμένα πρότυπα κατάλληλα για διάφορους τύπους παρουσιάσεων. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να αγοράσετε πρόσθετα πρότυπα στο Διαδίκτυο από διάφορες πηγές (το ίδιο ισχύει και για το PowerPoint). Τα προγράμματα είναι παρόμοια αλλά όχι πανομοιότυπα. Το PowerPoint χρησιμοποιείται πιο ευρέως στον επιχειρηματικό και ακαδημαϊκό κόσμο. Εάν πάρετε μια παρουσίαση Keynote σε ένα συνέδριο, κατά πάσα πιθανότητα δεν θα μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε καθώς τα περισσότερα τμήματα οπτικοακουστικού υλικού χρησιμοποιούν υπολογιστές με λειτουργικό Windows και δεν υπάρχει έκδοση του Keynote για τα Windows. Ο καλύτερος τρόπος να χρησιμοποιήσετε το Keynote, εάν είστε αποφασισμένοι, είναι να πάρετε μαζί σας το φορητό σας Mac όπου έχετε εγκατεστημένο το Keynote. Έτσι θα μπορείτε να το συνδέσετε στον προβολέα και να προβάλετε την παρουσίασή σας.

Παράκαμψη προβλήματος

102

Το Keynote σας παρέχει τη δυνατότητα εξαγωγής της παρουσίασής σας σε διάφορες μορφές. Εάν χρησιμοποιείτε την επιλογή PowerPoint, θα πρέπει να ανοίξετε την παρουσίαση στο PowerPoint καθώς μέρος της μορφοποίησης ενδέχεται να αλλάξει. Επιπλέον, εάν εφαρμόσατε εξεζητημένες μεταβάσεις στο αρχείο Keynote, αυτές δεν θα λειτουργήσουν στα Windows και γι' αυτό χρησιμοποιήστε απλές μεταβάσεις διαφανειών και όχι περιστροφή κύβου ή περίπλοκες συνθέσεις. Τέλος, το Mac διαθέτει γραμματοσειρές στα πρότυπα του Keynote που δεν υπάρχουν στους περισσότερους υπολογιστές με Windows. Το PowerPoint θα αντικαταστήσει τις γραμματοσειρές αυτές, μετακινώντας ενδεχομένως κείμενα και πίνακες. Εάν γνωρίζετε ότι θα κάνετε εξαγωγή σε Powerpoint προσπαθήστε να χρησιμοποιείτε τη γραμματοσειρά Arial ή κάποια άλλη η οποία υπάρχει τόσο στους υπολογιστές με τα Windows όσο και στα Mac.

Το Keynote είναι εύχρηστο και επιτρέπει την εξαγωγή της παρουσίασης σε διάφορους τύπους μορφών.

…συνέχεια Σύνθεση μιας παρουσίασης στο Keynote Επιλέξτε ένα σχετικά απλό πρότυπο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα θέματα του Keynote ή να επιλέξετε το δικό σας φόντο. Το θέμα είναι το Letterpress και η γραμματοσειρά είναι η Hoefler Text.

Στην εικόνα βλέπετε μία Διαφάνεια τίτλου η οποία έχει το ίδιο στυλ με τις υπόλοιπες διαφάνειες. Να θυμάστε να ελέγχετε τα ενσωματωμένα Υποδείγματα διαφανειών - πρόκειται για υποδείγματα κειμένου, κειμένου με εικόνες και άλλα σχέδια.

103

Τώρα ξεκινήστε να εισάγετε το κείμενό σας με τη νέα σχεδίαση. Το πρότυπο κεντράρει τις γραμμές του κειμένου, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε ώστε η τοποθέτηση του κειμένου να γίνεται στην κορυφή του πλαισίου (συνηθίζεται περισσότερο).

Οι μεταβάσεις και τα εφέ του Keynote μπορεί να μην μεταφερθούν σωστά στα Windows όταν εξάγετε το έγγραφό σας σε μορφή Powerpoint.

Σχεδίαση διαφανειών

Προσθήκη εικόνων Οι εικόνες είναι υπέροχες σε παρουσιάσεις αλλά χρησιμοποιείτε μόνο μία ανά διαφάνεια.

Όταν έχετε φωτογραφίες, γραμμικά σχέδια και άλλες εικόνες στις διαφάνειές σας, εμπλουτίζετε τη γενική τους εμφάνιση. Οι υπερβολικά πολλές εικόνες όμως, θα καταστρέψουν την όψη γι' αυτό προσπαθείτε να χρησιμοποιείτε μία εικόνα ανά διαφάνεια εάν είναι δυνατό. Αφού εισαγάγετε την εικόνα σας, μπορείτε να της αλλάξετε θέση ή μέγεθος και να προσθέσετε βάθος χρησιμοποιώντας τις αναπτυσσόμενες σκιές και άλλα εφέ.

Προσθήκη εικόνων στο PowerPoint Κρατήστε τα αρχεία εικόνων στην επιφάνεια εργασίας ή σε έναν καθορισμένο φάκελο ώστε να μπορείτε να τα εντοπίσετε εύκολα.

104

Η παρακάτω διαφάνεια φαίνεται αρκετά γυμνή και θέλουμε να προσθέσουμε την εικόνα ενός φυτού. Πρώτα, εντοπίστε το κουμπί Εισαγωγή στο PowerPoint. Επιλέξτε Εισαγωγή εικόνας εφόσον προσθέτετε ένα αρχείο JPEG.

Βρείτε το αρχείο εικόνας και εισάγετέ το.

…συνέχεια Το μέγεθος της εικόνας έχει αλλάξει. Κάντε κλικ και σύρετε την εικόνα σε οποιοδήποτε σημείο της διαφάνειας. Επιλέξτε το σημείο όπου ταιριάζει καλύτερα.

Το PowerPoint διαθέτει πολλά άλλα εφέ αλλά μην κάνετε υπερβολική χρήση - μπορεί να μειώσουν την απλότητα της διαφάνειας.

105

Έχει προστεθεί μια αναπτυσσόμενη σκιά η οποία δίνει την αίσθηση βάθους.

Σχεδίαση διαφανειών

Προγράμματα βελτίωσης διαφανειών Υπάρχουν αρκετά πρόσθετα για το PowerPoint αλλά σε γενικές γραμμές δεν βελτιώνουν την εμφάνιση των διαφανειών σας.

Κυκλοφορούν προγράμματα τα οποία συνεργάζονται με το PowerPoint, σας διευκολύνουν στην οργάνωση των διαφανειών σας και σας επιτρέπουν να ορίζετε χρονισμούς παρουσιάσεων με κινούμενο φόντο.

Η μαγεία του Ovation Το Ovation προσφέρει προκαθορισμένα θέματα όπως σύννεφα ή περιστρεφόμενες υδρογείους. Το Ovation εισάγει το αρχείο του PowerPoint και σας δίνει μετά την επιλογή να διατηρήσετε το αρχικό σας θέμα και γραμματοσειρά ή να χρησιμοποιήσετε τις δικές του γραμματοσειρές. Όταν ολοκληρωθεί η εισαγωγή των διαφανειών μπορείτε να ορίσετε τις διαφάνειες “Walk In” (για την αρχή της προβολής) και τις διαφάνειες “Exit” για τη λήξη της προβολής. Η επεξεργασία των διαφανειών γίνεται πάντα στο PowerPoint, οπότε χρησιμοποιείτε εναλλάξ και το Ovation και το PowerPoint. Σημείωση, το Ovation λειτουργεί μόνο με τα Windows 2000 ή XP και με Powerpoit XP ή 2003.

106

Αυτές οι εικόνες δείχνουν το κύριο παράθυρο του Ovation και την προβολή Present (κάτω).

…συνέχεια Slide Executive Desktop Το πρόγραμμα αυτό σας βοηθάει να οργανώσετε τις διαφάνειες του PowerPoint. Ας υποθέσουμε ότι έχετε 3 αρχεία PowerPoint τα οποία περιέχουν διαφάνειες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε μια νέα παρουσίαση. Το λογισμικό ανοίγει και τα 3 δίνοντάς σας τη δυνατότητα να μεταφέρετε και να αποθέσετε διαφάνειες και από τα 3 παλιά αρχεία PowerPoint στο νέο αρχείο. Εδώ ανοίξαμε μία παρουσίαση (δεξιός πίνακας).

Το Slide Executive Desktop σας βοηθάει να οργανώσετε τις διαφάνειές σας ή να συνδυάσετε διαφάνειες από διάφορες παρουσιάσεις. Εάν δυσκολεύεστε στην ανάμειξη και συνταίριασμα διαφανειών από διάφορες παρουσιάσεις, το λογισμικό αυτό θα βοηθήσει.

107

Τώρα έχουμε ανοίξει μια δεύτερη παρουσίαση και εισάγουμε τις διαφάνειες και των δύο αρχείων σε μια τρίτη παρουσίαση (μέση της εικόνας).

Μπορείτε να κατεβάσετε το λογισμικό από την ιστοσελίδα www. slideexecutive.com.

Σχεδίαση διαφανειών

Γιατί αποτυγχάνει το PowerPoint

108

Επειδή το PowerPoint είναι εύκολο στη χρήση μπορεί να παρασυρθείτε και να δημιουργήσετε φορτωμένες διαφάνειες. Έτσι θα χάσετε το μήνυμά σας.

Αυτός ο τίτλος είναι ανακριβής καθώς δεν αποτυγχάνει το PowerPoint - αποτυγχάνουμε εμείς που δεν έχουμε την ικανότητα να δημιουργήσουμε καλές διαφάνειες. Τα λογισμικά τύπου PowerPoint αποτελούν βοηθήματα και θα πρέπει να συμπληρώνουν όσα λέμε και να ενισχύουν μηνύματα με τη χρήση απλού κειμένου και καλών γραφικών. Αρκετοί όμως άνθρωποι εισάγουν πάρα πολλές πληροφορίες στις διαφάνειες. Έτσι είναι πολύ πιο δύσκολο να διακρίνει κανείς τα βασικά σημεία. Η παρακάτω διαφάνεια αποτελεί εξαιρετικό παράδειγμα πάρα πολλών πληροφοριών!

Κακή σχεδίαση διαφανειών Η ποιότητα των διαφανειών που χρησιμοποιούνται στις παρουσιάσεις διαφέρει σε μεγάλο βαθμό. Ορισμένα άτομα σχεδιάζουν λιτές διαφάνειες, με λευκό φόντο και ελάχιστο κείμενο, ενώ άλλα χρησιμοποιούν κινούμενο φόντο γεμάτο κουκκίδες, υπό-κουκκίδες μέχρι και υπό-υπό-κουκκίδες! Εάν ολόκληρη η ομιλία σας είναι στις διαφάνειες τότε δεν υπάρχει λόγος να είστε εκεί.

Κείμενο διαφανειών Απλοποιήστε το περιεχόμενο των διαφανειών και αναπτύξτε το θέμα λεπτομερώς στον προφορικό σας λόγο. Έτσι οι διαφάνειές σας γίνονται πιο ευανάγνωστες και οι ακροατές δεν χρειάζεται να αναλώσουν όλο το χρόνο τους διαβάζοντας (ακόμα κι αν πείτε “Μην διαβάζετε όλες τις λεπτομέρειες σε αυτή τη διαφάνεια” αυτοί θα το κάνουν!).

…συνέχεια Φόντο Το μονόχρωμο είναι καλύτερο, πιθανώς με κάποια χρωματική διαβάθμιση. Οι σκούρες διαφάνειες με ανοιχτόχρωμο κείμενο είναι ιδανικές για μεγάλες αίθουσες.

Μειώστε τις κουκκίδες Μη γεμίζετε όλη τη σειρά διαφανειών με κουκκίδες. Προσπαθήστε να τις ξεφορτωθείτε. Χρησιμοποιήστε άλλο μέσο για να παραθέσετε μια λίστα δεδομένων. Ακολουθεί μία από τις διαφάνειές μου η οποία είχε ένα ενοχλητικό φόντο και πολύ κείμενο. Προσπάθησα να τη βελτιώσω μειώνοντας λίγο το κείμενο και μετριάζοντας την ένταση του φόντου.

109

Άλλαξα το φόντο και αφαίρεσα τις κουκκίδες.

Σχεδίαση διαφανειών

Δημιουργία διαφανειών υψηλής επίδρασης Χρησιμοποιήστε κοινές γραμματοσειρές και αποφύγετε τα Word Art.

Στους ακροατές αρέσουν οι διαφάνειες. Τους δίνουν ένα σημείο εστίασης και σας βοηθάνε να περάσετε το μήνυμά σας. Οι επιδέξιοι ομιλητές επεξεργάζονται τόσο πολύ τις διαφάνειές τους και τις κάνουν τόσο μινιμαλιστικές, που οι ακροατές δεν θα μπορούσαν να καταλάβουν το θέμα της ομιλίας εάν δεν συνοδεύονταν από την προφορική παρουσίαση. Άλλοι ομιλητές εισάγουν τόσες πολλές πληροφορίες στις διαφάνειές τους που η παρουσία τους περιττεύει. Θα πρέπει να στοχεύετε στη μέση, εισάγοντας αρκετές πληροφορίες οι οποίες σας βοηθούν όταν κάνετε την παρουσίασή σας, ακόμα κι όταν είστε πολύ αγχωμένος, ενώ οι διαφάνειές σας παραμένουν ευανάγνωστες.

Ιδανικό φόντο: Λιτό. Απλώς σκουρόχρωμο ή ανοιχτόχρωμο με σχεδόν τίποτε άλλο. Αποφύγετε οποιοδήποτε φόντο του PowerPoint διαθέτει κίνηση.

110

Κείμενο Όσο λιγότερο μπορείτε. Προσπαθείτε να αποφεύγετε τις κουκκίδες, μολονότι αυτό είναι πιο δύσκολο στην πράξη. Οι κουκκίδες αποτελούν κομμάτι της ζωής μας και τις χρησιμοποιούμε τόσο σε έγγραφα όσο και σε διαφάνειες. Δοκιμάστε να τις περιορίσετε στο ελάχιστο. Χρησιμοποιείτε έως δύο γραμματοσειρές το μέγιστο. Η γραμματοσειρά θα πρέπει να έχει ένα λογικό μέγεθος (22 στιγμές ή παραπάνω για το σώμα κειμένου) αλλιώς τα άτομα στο πίσω μέρος της αίθουσας δεν θα μπορούν να διαβάσουν το κείμενο.

Τα αλλόκοτα τρισδιάστατα κείμενα φαίνονται απαίσια. Μην τα χρησιμοποιείτε ποτέ.

Ορθογραφικός έλεγχος Τα τυπογραφικά λάθη στις διαφάνειές σας θα χαλάσουν μια καλή παρουσίαση. Είτε ενεργοποιήστε τον ορθογραφικό έλεγχο καθώς πληκτρολογείτε, ή ελέγξτε όλη την παρουσίαση στο τέλος.

Εικόνες Οι φωτογραφίες και (μερικά) γραμμικά σχέδια βοηθούν πολύ. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λιγότερα λόγια όταν έχετε εικόνες. Μην αναμειγνύετε γραμ-

…συνέχεια μικά σχέδια όπως clip art με φωτογραφίες. Προσπαθήστε να αποφεύγετε τα clip art εάν μπορείτε. Η παρακάτω διαφάνεια περιλαμβάνει ένα διανυσματικό γραφικό. Αυτός ο τύπος εικόνας αλλάζει μέγεθος χωρίς απώλειες ποιότητας (σε αντίθεση με μορφές όπως οι TIFF, JPEG, PNG και άλλες).

Μαύρη διαφάνεια στο τέλος

111

Εάν η διαφάνεια του Επίλογου είναι η τελευταία, όταν πατήσετε επόμενη, το PowerPoint θα σας βγάλει από την Προβολή παρουσίασης και θα σας μεταφέρει στη λειτουργία Επεξεργασία διαφάνειας. Εάν όμως έχετε μια κενή μαύρη διαφάνεια στο τέλος, η οθόνη απλώς θα μαυρίσει μετά την ολοκλήρωση της παρουσίασής σας και έτσι το κλείσιμο θα είναι πιο καλαίσθητο.

Συμπεριλάβετε μια μαύρη διαφάνεια στο τέλος της παρουσίασης για να κλείσετε με χάρη.

Σχεδίαση διαφανειών

Επιλογή γραμματοσειράς Οι υπολογιστές διαθέτουν πολλές γραμματοσειρές, υπερβολικά πολλές για την ακρίβεια. Μερικές είναι κοινές σε όλα τα συστήματα, ενώ άλλες υπάρχουν μόνο σε υπολογιστές Windows ή μόνο σε Mac. Εάν σκοπεύετε να προβάλετε τις διαφάνειές σας και σε Windows και σε Mac, ή να κάνετε τη σχεδίαση σε Mac και να την παρουσιάσετε σε υπολογιστή με Windows ή το αντίστροφο, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια γραμματοσειρά που υπάρχει και στα δύο συστήματα.

Serif ή sans serif Τα serif είναι τα όμορφα διακοσμητικά στοιχεία που συναντάμε σε πολλές γραμματοσειρές. Η Times New Roman είναι ένα καλό δείγμα γραμματοσειράς serif. Ταιριάζει πολύ σε βιβλία, επαγγελματικά έγγραφα και εφημερίδες αλλά δεν φαίνεται ωραία στην οθόνη κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης.

112

Η Arial και άλλες γραμματοσειρές sans serif είναι ευανάγνωστες και ιδανικές για διαφάνειες.

Για μεγαλύτερη σαφήνεια είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε μια γραμματοσειρά sans serif (χωρίς serif δηλαδή). Παραδείγματα αυτών των γραμματοσειρών είναι οι Arial, Helvetica, Tahoma, Verdana και πολλές άλλες.

Οι γραμματοσειρές Serif είναι λιγότερο ευανάγνωστες στην οθόνη, αλλά είναι ιδανικές για εκτυπωμένα έγγραφα, ειδικά με μικρό μέγεθος γραμματοσειράς.

…συνέχεια Γραμματοσειρές για διαφάνειες Θα πρέπει να επιλέξετε τη γραμματοσειρά του Τίτλου καθώς και τη γραμματοσειρά του Σώματος κειμένου. Η Arial μπορεί να χρησιμοποιηθεί και στις δύο περιπτώσεις. Το αποτέλεσμα θα είναι ένα ευκρινές κείμενο το οποίο θα είναι ευανάγνωστο από το τέλος της αίθουσας. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Tahoma ή τη Verdana (γραμματοσειρές της Microsoft). Το PowerPoint και το Keynote διαθέτουν πρότυπα παρουσιάσεων με προεγκατεστημένες γραμματοσειρές, προσέχετε όμως το πρόβλημα αντικατάστασης γραμματοσειρών από Mac σε υπολογιστή με Windows!

Η ιδανική γραμματοσειρά για διαφάνειες παρουσιάσεων Αυτό είναι θέμα γούστου αλλά ισχύουν οι παρακάτω γενικοί κανόνες: Ευανάγνωστη, π.χ. τουλάχιστον 36 στιγμές για τίτλους και 24 στιγμές για το σώμα του κειμένου

●

Αντίθεση χρωμάτων, π.χ. μαύρη γραμματοσειρά σε ανοιχτόχρωμο φόντο και ανοιχτόχρωμη γραμματοσειρά σε σκούρο φόντο

●

Περιορισμός του κειμένου στο ελάχιστο

●

Χρήση του ίδιου σχεδίου σε όλη σας την παρουσίαση - ποτέ μην το αλλάζετε ενδιάμεσα

●

Αποφεύγετε την ComicSans - υπάρχουν ελάχιστες γραμματοσειρές τόσο αντιπαθητικές όσο αυτή, ενώ υπάρχει ακόμα και εκστρατεία εναντίον της!

113

●

Αποφεύγετε τη χρήση γραμματοσειρών των Mac γιατί αλλιώς οι διαφάνειές σας θα έχουν άσχημη όψη όταν τις παρουσιάζετε σε υπολογιστή με windows.

Σχεδίαση διαφανειών

Προβολή πινάκων Το PowerPoint και το Keynote χειρίζονται τους πίνακες αρκετά καλά και μολονότι μπορείτε να εισάγετε το μήνυμά σας σε πίνακες, η όψη τους ενδέχεται να είναι πολύ κακή.

Οι πίνακες αποτελούν έναν ιδανικό τρόπο παρουσίασης δεδομένων, αρκεί να τους έχετε τακτοποιημένους και απλούς.

Πίνακες Οι πίνακες χρησιμοποιούνται ευρέως σε έγγραφα επεξεργασίας κειμένου, αλλά μπορεί να μην ταιριάζουν οπτικά σε μια παρουσίαση. Θα πρέπει να στοχεύετε στη δημιουργία ενός απλού πίνακα που εμφανίζει μόνο τις βασικές πληροφορίες.

114

Ξεκινήστε κάπως έτσι...

Απλοποιήστε τον πίνακα ως εξής...

Προβολή γραφημάτων Τώρα η διαφάνεια δεν είναι φορτωμένη και έχετε τη δυνατότητα να δείξετε ακριβώς αυτά που θέλετε. Αντί να χρησιμοποιείτε πίνακες για να παρουσιάσετε τα δεδομένα σας, μερικές φορές ένα γράφημα ή ένα διάγραμμα μεταδίδει τις πληροφορίες πολύ πιο εντυπωσιακά. Το PowerPoint και το Excel συνεργάζονται στενά και μπορείτε να εκτελέσετε μερικούς πολύπλοκους χειρισμούς δεδομένων. Το Keynote διαθέτει απλούστερες λειτουργίες δημιουργίας γραφημάτων, αλλά δεν παράγει γραφήματα υψηλής ποιότητας.

2 ή 3 διαστάσεων

Μπορείτε να παρουσιάσετε γραφήματα 2Δ ή 3Δ. Γενικά, τα γραφήματα 2Δ λειτουργούν μια χαρά, γι' αυτό χρησιμοποιήστε αυτά.

Με την εξέλιξη των λογισμικών μπορούμε πλέον να δούμε τα γραφήματά μας σε 3Δ, από οποιαδήποτε γωνία! Το μέλλον θα δείξει εάν αυτό βελτιώνει το περιεχόμενο ή την επίδρασή τους. Πολλοί πιστεύουν ότι τα απλά γραφήματα 2Δ είναι πιο ευανάγνωστα και μεταφέρουν καλύτερα τα μηνύματα.

Γραφήματα 2Δ

Γραφήματα 3Δ

115

Σε τελευταία ανάλυση θα πρέπει να αποφασίσετε εσείς ποιo είναι καλύτερο καθώς είναι περισσότερο θέμα γούστου. Συχνά, κάτι το οποίο φαίνεται καλαίσθητο σε ένα άτομο, θεωρείται κακόγουστο και άσχημο από κάποιο άλλο! Εάν θέλετε να δείξετε το κάθε τμήμα ενός γραφήματος πίτας, ή τις στήλες ενός γραφήματος γραμμών ξεχωριστά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες του PowerPoint ή του Keynote και να προβάλετε τα δεδομένα σας βήμα προς βήμα. Αυτό οδηγεί στη σταδιακή σύνθεση των πληροφοριών και χρησιμοποιείται ως ένας αποτελεσματικός τρόπος για να δημιουργήσετε αγωνία ενώ παρουσιάζετε τα δεδομένα σας.

Σχεδίαση διαφανειών

Τεχνικές βλάβες Παραμονεύουν πάντα τους ανυποψίαστους! Η παρουσίασή σας μπορεί να φαίνεται τέλεια στον υπολογιστή του σπιτιού σας, όταν όμως τη μεταφέρετε στο συνέδριο όλα πάνε στραβά. Γιατί;

Τα αρχεία ενδέχεται να αλλοιωθούν, γι' αυτό βεβαιωθείτε ότι έχετε μαζί σας παραπάνω από ένα αντίγραφο της παρουσίασής σας.

Αλλοιωμένα αρχεία Η αλλοίωση μπορεί να προκληθεί από ηλεκτρομαγνητική ακτινοβολία, σφάλματα στο δίσκο κατά την αντιγραφή και άλλους παράγοντες. Συχνά το αρχείο υπάρχει στο δίσκο όταν όμως κάνετε διπλό κλικ για να το ανοίξετε από το πρόγραμμα, εμφανίζεται μήνυμα ότι δεν είναι έγκυρο αρχείο του PowerPoint. Δεν μπορείτε να κάνετε πολλά σε αυτήν την περίπτωση εκτός από το να προσευχηθείτε ότι έχετε αντίγραφο μαζί σας.

Το CD ή η μνήμη φλας δεν διαβάζεται

116

Οι χρήστες των Mac μεταφέρουν συχνά παρουσιάσεις σε συσκέψεις όπου χρησιμοποιούνται υπολογιστές με λειτουργικό Windows. Κανονικά δεν υπάρχει πρόβλημα αρκεί το CD ή η μνήμη φλας να έχουν διαμορφωθεί σε FAT32 ή κάποια άλλη διαμόρφωση την οποία διαβάζουν οι υπολογιστές. Εάν άθελά σας χρησιμοποιήσατε διαμόρφωση Mac στο δίσκο δεν μπορείτε να κάνετε τίποτα (εκτός εάν κάποιος από το ακροατήριο έχει φορητό Mac και μπορεί να κάνει τη διαμόρφωση για εσάς). Στους αφαιρούμενους δίσκους είναι πάντα καλύτερο να χρησιμοποιείτε μια διαμόρφωση που διαβάζεται από όλα τα συστήματα και η FAT32 είναι η καλύτερη.

Μπερδεμένες γραμματοσειρές και διάταξη

Η αντικατάσταση γραμματοσειρών θα καταστρέψει την τέλεια διάταξή σας.

Οι γραμματοσειρές είναι πολύ καλές για να εκφράζεστε και να δημιουργείτε μοναδικές παρουσιάσεις. Δυστυχώς, οι γραμματοσειρές που χρησιμοποιεί το PowerPoint είναι εκείνες οι οποίες υπάρχουν στο μηχάνημά σας. Εάν πάρετε την παρουσίασή σας σε μια εκδήλωση και έχετε χρησιμοποιήσει συγκεκριμένη ομάδα χαρακτήρων, θα ανοίξει σωστά μόνο όταν ο υπολογιστής του συνεδρίου διαθέτει την ίδια ομάδα χαρακτήρων. Οι πίνακες που ήταν τακτοποιημένοι στο γραφείο σας τώρα θα φαίνονται ανοργάνωτοι. Ο εμπειρικός κανόνας υπαγορεύει τη χρήση κοινών γραμματοσειρών (όπως ή Arial και άλλες κοινές γραμματοσειρές των Windows). Ο καλύτερος τρόπος να χρησιμοποιήσετε ασυνήθιστες ομάδες χαρακτήρων είναι να προβάλλετε την παρουσίαση από το φορητό σας υπολογιστή. Δυστυχώς, στα περισσότερα συνέδρια αυτό δεν επιτρέπεται.

…συνέχεια Κόκκινα χι στα γραφικά σας Πρόκειται για ένα ακόμα πρόβλημα "συνεννόησης" μεταξύ Mac και Windows. Οι διαφάνειές σας έχουν δημιουργηθεί σε Mac, στον υπολογιστή με λειτουργικό Windows όμως κάποιες από τις εικόνες που προβάλλονταν καλά στο Mac μετατρέπονται σε λευκά τετράγωνα με ένα κόκκινο χι στη μέση. Ένας άλλος εφιάλτης είναι η εμφάνιση της φράσης “Απαιτείται το QuickTime και ένας αποσυμπιεστής TIFF (ή JPEG) για να δείτε αυτή την εικόνα”. Αυτό συμβαίνει όταν οι εικόνες είναι αποθηκευμένες σε λάθος μορφή (ως αντί για RGB για παράδειγμα). Το συγκεκριμένο σφάλμα όμως εμφανίζεται μερικές φορές για άγνωστο λόγο. Εάν θέλετε να είστε απόλυτα βέβαιοι ότι η παρουσίασή σας φαίνεται στα Windows τόσο καλά όσο και στο Mac, θα πρέπει να τη δοκιμάσετε πριν φύγετε για το αεροδρόμιο.

Χρησιμοποιήσατε λάθος έκδοση του PowerPoint

Οι μαλακές σκιές μετατρέπονται σε σκληρές σκιές Και αυτό συνιστά πρόβλημα συμβατότητας. Το PowerPoint 2007 δημιουργεί μερικές αρκετά όμορφες, απαλές σκιές (και πολλά άλλα οπτικά εφέ) που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε εικόνες ή κείμενο. Ωστόσο, όταν προβάλλετε τις διαφάνειές σας με μια παλαιότερη έκδοση του PowerPoint οι απαλές σκιές θα μετατραπούν σε σκληρές γραμμές και θα φαίνονται πολύ άσχημες. Για να το αποφύγετε, προσπαθήστε να μη χρησιμοποιείτε καθόλου σκιές, έτσι δεν θα έχει καμία σημασία σε ποιά έκδοση του λογισμικού προβάλλετε την παρουσίαση. Αξίζει να ρωτήσετε τους διοργανωτές ποιά έκδοση του λογισμικού διαθέτουν.

Μερικά οπτικά εφέ δεν λειτουργούν σε παλαιότερες εκδόσεις του PowerPoint. Αποθηκεύστε το αρχείο σε παλαιότερη έκδοση εάν δεν είστε σίγουρος.

117

Πολλές νέες εκδόσεις προγραμμάτων αποθηκεύουν αρχεία σε διαφορετική μορφή από εκείνη των προηγούμενων εκδόσεων. Στο PowerPoint 2007, για παράδειγμα, η προεπιλεγμένη μορφή είναι .pptx. Αυτός ο τύπος αρχείου ανοίγει μόνο στο PowerPoint 2007 (δεν υπάρχει συμβατότητα με παλαιότερες εκδόσεις). Είναι μάλλον απίθανο οι διοργανωτές του συνεδρίου να διαθέτουν την τελευταία έκδοση του Microsoft Office, γι' αυτό είναι καλύτερο να το αποθηκεύσετε σε προηγούμενη έκδοση όπως PowerPoint (2003).

Σχεδίαση διαφανειών

Σημειώσεις για το ακροατήριο Το μοίρασμα σημειώσεων στο ακροατήριο είναι κοινή πρακτική σε διαλέξεις, εκπαιδευτικές εκδηλώσεις, συνέδρια και άλλες συναντήσεις. Όταν το κοινό έχει ένα τυπωμένο αντίγραφο της παρουσίασης έχει τη δυνατότητα να ακούει και όχι να γράφει καθ' όλη τη διάρκεια της ομιλίας σας. Όλα τα προγράμματα παρουσιάσεων δίνουν την επιλογή στους χρήστες να εκτυπώνουν τις διαφάνειές τους σε διάφορες μορφές και έγχρωμες, σε κλίμακα του γκρι ή ασπρόμαυρες.

Οι βραχύλογοι των σημειώσεων Αυτοί οι άνθρωποι πιστεύουν ότι οι σημειώσεις για το ακροατήριο δεν θα πρέπει να περιέχουν ολόκληρη την παρουσίαση. Η σειρά διαφανειών που χρησιμοποιείτε στην ομιλία σας δεν θα πρέπει να περιέχει όλα όσα πρόκειται να πείτε, διαφορετικά η παρουσία σας είναι περιττή. Επίσης εάν υπάρχει πολύ κείμενο τις διαφάνειες, το κοινό θα αναλώσει όλο το χρόνο στην ανάγνωση των διαφανειών σας. Οι σημειώσεις για το ακροατήριο θα πρέπει συνεπώς να είναι μια σύντομη εκδοχή της ομιλίας σας, περιλαμβάνοντας τα βασικά στοιχεία αλλά όχι όλο το κείμενο και τα διαγράμματα.

118

Οι πραγματιστές των σημειώσεων Στις μέρες μας είμαστε όλοι πολυάσχολοι και είναι πολύ δύσκολο να βρούμε χρόνο για να δημιουργήσουμε μια ξεχωριστή σειρά σημειώσεων για τους ακροατές. Εάν κάνετε μία ή δύο ομιλίες το χρόνο τότε δεν υπάρχει πρόβλημα, εάν όμως κάνετε συχνά παρουσιάσεις τότε υποθέτω πως προτιμάτε να μην σχεδιάζετε σημειώσεις ειδικά για το κοινό. Επομένως η απλούστερη λύση είναι να παραδώσετε τη σειρά διαφανειών σε ένα αρχείο PDF, το οποίο μπορεί να εκτυπώσει ο διοργανωτής του συνεδρίου ή της σύσκεψης και να το τοποθετήσει στο πακέτο που λαμβάνει ο κάθε εκπρόσωπος που παρακολουθεί την ομιλία σας. Εναλλακτικά, παραδίδετε το αρχείο PowerPoint και αφήνετε το διοργανωτή να αποφασίσει εάν θα χρησιμοποιήσει χρώματα, εάν θα τυπώσει 3 ή 6 διαφάνειες ανά σελίδα ή ό,τι άλλο θέλει να κάνει με το υλικό σας.

Μπορείτε και εσείς να χρησιμοποιήσετε τις σημειώσεις Όποτε κάνετε μια ομιλία, έχετε ένα αντίγραφο των σημειώσεων για το ακροατήριο στην τσάντα με την οποία ταξιδεύετε. Μελετήστε ολόκληρη την ομιλία σας και δουλέψτε τους τομείς που σας προβληματίζουν. Ίσως δεν μπορείτε να θυμηθείτε τα οικονομικά στοιχεία ενός μέρους του έργου - σημειώστε τα δίπλα από τη διαφάνεια. Κάντε το ίδιο για άλλα περίπλοκα σημεία της ομιλίας σας. Αμέσως πριν ανέβετε στο βήμα μπορείτε να ξαναδιαβάσετε τα δύσκολα σημεία για να φρεσκάρετε τη μνήμη σας. Θα είστε σε θέση να τα παρουσιάσετε με ευκολία. Μπορείτε επίσης να έχετε τις σημειώσεις ακροατηρίου στο βήμα και να τις συμβουλεύεστε όταν κολλάτε.

…συνέχεια Παραθέτουμε δύο παραδείγματα σημειώσεων ακροατηρίου. Στην έκδοση των 3 διαφανειών ανά σελίδα υπάρχουν γραμμές έτσι ώστε οι ακροατές να κρατούν τις δικές τους σημειώσεις όταν μιλάτε. Η έκδοση των 6 ανά σελίδα είναι πιο συμπυκνωμένη και δεν υπάρχουν πολλά κενά για γράψιμο. Οι έγχρωμες σημειώσεις δυσκολεύουν τον ακροατή να διαβάσει το κείμενο, μολονότι μεγαλύτερα κείμενα (30 στιγμές και άνω) φαίνονται αρκετά

Για διδασκαλία, μοιράστε σημειώσεις με 3 διαφάνειες ανά σελίδα ώστε οι ακροατές να μπορούν να γράφουν.

καλά.

Υπάρχει μια επιλογή στο PowerPoint για σημειώσεις ομιλητή (Προβολή Σελίδες Σημειώσεων). Εδώ μπορείτε να εισαγάγετε τα στοιχεία που φοβάστε ότι θα ξεχάσετε. Πριν την παρουσίασή σας, αντί να εκτυπώσετε τις σημειώσεις ακροατηρίου, εκτυπώστε τις σημειώσεις ομιλητή (μία διαφάνεια ανά σελίδα) και θα έχετε βοήθεια για τις δύσκολες λεπτομέρειες που ενδέχεται να ξεχάσετε.

119

Σημειώσεις ομιλητή

Σχεδίαση διαφανειών

Προετοιμασία φορητής έκδοσης Οι συσκευές χειρός γίνονται ολοένα και πιο δημοφιλείς, αρχικά με τους υπολογιστές παλάμης (palm), μετά με το iPaq και πιο πρόσφατα με κινητά τηλέφωνα όπως το iPhone, τα οποία προβάλλουν αρκετά αποτελεσματικά αρχεία PowerPoint και Keynote. Οι περισσότερες από αυτές τις συσκευές σας δίνουν τη δυνατότητα να δείτε την παρουσίασή σας, αλλά λίγες σας επιτρέπουν την επεξεργασία του περιεχομένου. Σε μια μικρή οθόνη αυτό δεν αποτελεί έκπληξη, ενώ το γεγονός ότι μπορείτε να εμφανίσετε τις διαφάνειες είναι ένα μπόνους. Πριν ανεβείτε στο βήμα έχετε τη δυνατότητα να επισκοπήσετε το περιεχόμενο των διαφανειών σας διακριτικά, αντί να ψάχνετε μέσα στη χαρτούρα των σημειώσεων.

120

Μπορείτε να δημιουργήσετε εκδόσεις των διαφανειών σας για το PDA και να τις επισκοπείτε εν κινήσει.

Τα αρχεία PowerPoint μπορούν πλέον να μετατραπούν σε διάφορες μορφές (AVI, MP4, WMV, MOV) και για διάφορες συσκευές, ανάμεσά τους οι PDA, iPhone, iPod, Apple TV, BlackBerry, Zune, Pocket PC και PSP.

Μετατροπή για PDA Εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή, τότε ο καλύτερος τρόπος μεταφοράς του αρχείου .ppt στη συσκευή χειρός (π.χ. iPaq) είναι να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία ActiveSync και λογισμικό όπως το Pocket Slideshow (www.cnetx. com/slideshow/) ή το Microsoft PowerPoint Mobile (www.microsoft.com). Το λογισμικό συνεργάζεται με την ActiveSync μειώνοντας το μέγεθος του αρχείου για να χωράει στο PDA. Όταν το αρχείο μεταφερθεί στο PDA, απλά ανοίξτε το πρόγραμμα και φορτώστε το. Σε PDA που εκτελούν άλλα λειτουργικά συστήματα, όπως το BlackBerry, υπάρχει ιδιόκτητο λογισμικό το οποίο διευκολύνει τη μεταφορά στη συσκευή χειρός. Οι περισσότερες συσκευές που εκτελούν τα Windows CE (χαμηλότερη έκδοση των Microsoft Windows) χρησιμοποιούν μια παρόμοια μέθοδο μεταφοράς, η οποία συνήθως περιλαμβάνει την ActiveSync.

iPod, iPod Touch και iPhone Μία μέθοδος μεταφοράς των αρχείων σας σε αυτές τις συσκευές, είναι η χρήση λογισμικού που μετατρέπει το αρχείο PowerPoint σε αρχείο ταινίας (.mov). Αυτό θα εισαχθεί στα iTunes και στον επόμενο συγχρονισμό του iPod το αρχείο θα τοποθετηθεί στο φάκελο Ταινίες. Φορτώστε την ταινία και ρίξτε μια ματιά στις διαφάνειές σας.

…συνέχεια

121

Μια εναλλακτική μέθοδος για το iPhone είναι να στείλετε το αρχείο .ppt μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εαυτό σας και να το ανοίξετε με το πρόγραμμα ταχυδρομείου του iPhone. Εάν χρειαστεί να τροποποιήσετε την ταινία για να χωράει στην οθόνη του iPhone, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το δωρεάν πρόγραμμα Handbrake (handbrake.fr/) το οποίο κάνει μετατροπές για διάφορες συσκευές. Μια άλλη επιλογή είναι τα προγράμματα FileMagnet (www. magnetismstudios.com/FileMagnet/) Files (www.olivetoast.com/Files), ή Air Sharing (www.avatron.com).

Σχεδίαση διαφανειών

122

Περίληψη ●

Οι παρουσιάσεις με τη χρήση λογισμικών όπως το PowerPoint ή το Keynote έχουν γίνει μέρος της καθημερινότητάς μας, τα χρησιμοποιούν όλοι από τα παιδιά μέχρι τους γενικούς διευθυντές. Τα προγράμματα αυτά προσφέρουν πολλά πλεονεκτήματα σε σχέση με τα παλαιότερα επιδιασκόπια - είναι εύχρηστα, διευκολύνουν το χρήστη να κάνει τροποποιήσεις και είναι φορητά

●

Οι περισσότεροι δημιουργούμε διαφάνειες ανιαρές, φορτωμένες με κείμενα και γραφικά που μας οδηγούν σε αδιάφορες παρουσιάσεις PowerPoint

●

Οι λιτές, καλαίσθητες διαφάνειες έχουν μεγαλύτερη επίδραση από εκείνες οι οποίες είναι γεμάτες πληροφορίες

●

Χρησιμοποιείτε ένα απλό φόντο και αποφεύγετε τα πρότυπα

●

Περιορίστε τις κουκκίδες όπου μπορείτε

●

Χρησιμοποιείτε φωτογραφίες και εικόνες καλής ποιότητας και αποφεύγετε τα clip art

●

Οι πίνακες και τα γραφήματα μεταδίδουν πολλές πληροφορίες, αλλά φροντίστε να είναι απλά

●

Γράψτε το κείμενό σας σε χαρτί ή σε ένα απλό πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου και όχι κατευθείαν στο PowerPoint ή το Keynote

●

Βεβαιωθείτε ότι η παρουσίασή σας είναι αποθηκευμένη σε μορφή που μπορεί να ανοίξει ο υπολογιστής του συνεδριακού κέντρου. Εάν αμφιβάλλετε, να αποθηκεύετε το αρχείο σας σε παλαιότερη έκδοση του λογισμικού

●

Οι χρήστες των Mac θα πρέπει να χρησιμοποιούν το FAT32 για τις μνήμες φλας και όχι την τυπική διαμόρφωση για Mac, ώστε να είναι βέβαιοι ότι η μονάδα δίσκου θα λειτουργεί στον υπολογιστή της εκδήλωσης

●

Οι σημειώσεις ακροατηρίου έχουν μεγάλη απήχηση στους εκπροσώπους ενός συνεδρίου, ενώ είναι χρήσιμες και σε εσάς για να εισάγετε πρόσθετες σημειώσεις και να τις φυλλομετράτε πριν την ομιλία σας

●

Οι συσκευές χειρός, ανάμεσά τους τα κινητά τηλέφωνα και οι συσκευές αναπαραγωγής MP3, αποθηκεύουν και εμφανίζουν παρουσιάσεις PowerPoint και Keynote. Αυτός είναι ένας ακόμα τρόπος να μελετήσετε την παρουσίασή σας ενώ περιμένετε τη σειρά σας για να ανέβετε στο βήμα

7

Ντυθείτε ανάλογα με τον ρόλο

Προσπαθήστε να έχετε την καλύτερη εμφάνιση για την παρουσίαση. Η νευρικότητα είναι κάτι συνηθισμένο και μπορείτε να την ξεπεράσετε.

124

Ντυθείτε για την περίσταση

126

Άγχος!

128

Η μεγάλη μέρα πλησιάζει

129

Ρωτήστε τους διοργανωτές

130

Η μεγάλη μέρα!

Ντυθείτε ανάλογα με τον ρόλο

Ντυθείτε για την περίσταση Είναι γεγονός ότι το κοινό θα σας κρίνει από την εμφάνισή σας, οπότε είναι σημαντικό να ντυθείτε κομψά και ανάλογα με τον ρόλο σας. Η παρουσίαση έχει να κάνει με παράσταση και ερμηνεία, γι'αυτό πρέπει να ντυθείτε για να εντυπωσιάσετε. Όλα τα μάτια θα είναι πάνω σας! Το κομψό ντύσιμο θα σας δώσει αυτοπεποίθηση ενώ παρουσιάζετε και το μήνυμά σας θα αποκτήσει μεγαλύτερη βαρύτητα. Είναι πιο πιθανό να πείσετε το ακροατήριο εάν ντυθείτε κομψά παρά εάν εμφανιστείτε με τζιν και μια μπλούζα (εκτός και αν είστε ο Steve Jobs, ο συνιδρυτής της Apple).

124

Σε γενικές γραμμές, είναι προτιμότερο να είστε λίγο πιο επίσημα ντυμένος σε σχέση με το κοινό σας. Σε επαγγελματικές συσκέψεις και πανεπιστημιακές συναντήσεις, οι άντρες συνηθίζουν να φορούν κουστούμι και γραβάτα. Οι φοιτητές διδακτορικού σε ένα συνέδριο παρουσίασης επιστημονικών δεδομένων έχουν ίσως τη δυνατότητα να ντυθούν πιο απλά, αλλά ακόμα και αυτοί θα εντυπωσιάσουν με ένα κομψό ντύσιμο.

Ανεπίσημες εκδηλώσεις Εάν μιλάτε σε μια ενδοεταιρική συνάντηση ή συμμετέχετε σε μια συμβουλευτική ομάδα ή επιτροπή όπου το κλίμα είναι πιο χαλαρό, μπορείτε να βγάλετε το σακάκι σας κατά την παρουσίαση και να σηκώσετε τα μανίκια σας. Έτσι θα φανείτε πιο άνετοι, κάτι που αποτελεί πλεονέκτημα εφόσον δεν κάνετε επίσημη διδακτική διάλεξη σε αυτό το περιβάλλον.

Καινούργια ρούχα; Πολλοί δεν συνιστούν να φοράτε καινούργια ρούχα σε παρουσιάσεις γιατί μπορεί να είναι άβολα. Είναι ασφαλέστερο να φοράτε κάτι παλιό και δοκιμασμένο το οποίο και δείχνει και σας κάνει να αισθάνεστε ωραία. Ωστόσο, τα καινούργια ρούχα ή παπούτσια αναπτερώνουν το ηθικό και εάν σας κάνουν να νιώσετε καλύτερα και πιο ήρεμα με την παρουσίαση, τότε φορέστε ένα καινούργιο σύνολο. Γενικά, καλό είναι να έχετε στην άκρη ένα με δύο κουστούμια για παρουσιάσεις, έτσι μπορείτε να συγκεντρωθείτε στην ομιλία και όχι στο ντύσιμο εκείνης της ημέρας

…συνέχεια Χρώμα Τα σκουρόχρωμα κουστούμια είναι μια ασφαλής επιλογή για άντρες και γυναίκες. Μπορείτε να βάλετε ένα ανοιχτόχρωμο πουκάμισο ή μια χρωματιστή, καλόγουστη γραβάτα για να κάνετε εντύπωση.

Παπούτσια Τα παπούτσια πρέπει να είναι καθαρά και όχι φθαρμένα. Σε γενικές γραμμές, να προτιμάτε μαύρα, επίσημα παπούτσια. Εάν χρειαστεί, γυαλίστε τα. Οι γυναίκες να αποφεύγουν τα ψηλά τακούνια. Τα ίσια παπούτσια, όπως οι μπαλαρίνες, είναι ασφαλέστερα.

Ντυθείτε ουδέτερα και αποφύγετε τα υπερβολικά πολλά κοσμήματα.

125

Τσέπες Συνήθως έχουμε αντικείμενα στις τσέπες μας, όπως χαρτομάντιλα, χρήματα, πορτοφόλι, κινητό τηλέφωνο. Πιάνουν χώρο και φουσκώνουν τις τσέπες μας. Αφήστε τα στην τσάντα σας για να μην χάσετε το κομψό και επαγγελματικό λουκ σας. Οι τσέπες πρέπει να είναι άδειες– έτσι δεν θα κουδουνίζουν τα χρήματα στην τσέπη σας ενώ κάνετε την παρουσίαση.

Κοσμήματα Μπορείτε να φοράτε κοσμήματα, αλλά προσπαθήστε να αποφύγετε τις μεγάλες πέτρες ή τα ογκώδη κοσμήματα, όπως κολιέ, ενδεχομένως να αποσπάσουν το κοινό.

Ντυθείτε ανάλογα με τον ρόλο

Άγχος! Η παρουσίαση είναι αγχωτική – δεν γίνεται αλλιώς. Όλοι αγχωνόμαστε σε μια τέτοια περίσταση. Το άγχος και το στρες πριν από μια δημόσια ομιλία οφείλεται σε μια αρχέγονη αντίδραση που ονομάζεται "επίθεση ή φυγή". Η αντίδραση αυτή έχει τις ρίζες της στην εξέλιξη. Μπροστά σε μια επικίνδυνη κατάσταση, η αδρεναλίνη ρέει στο αίμα από τα επινεφρίδια και προετοιμάζει το σώμα να αντεπεξέλθει σε δύσκολες συνθήκες.

Όλοι αγχωνόμαστε – το μυστικό είναι να διοχετεύσετε το άγχος σε ενέργεια για την παρουσίασή σας.

Επιπτώσεις της αδρεναλίνης ●

Οι καρδιακοί παλμοί αυξάνονται

●

Η πέψη επιβραδύνεται

●

Το αίμα εκτρέπεται από λιγότερο σημαντικά όργανα, όπως το στομάχι και άλλα εσωτερικά όργανα, στους μύες οι οποίοι χρειάζονται οξυγόνο και πολύ αίμα για να ανταποκριθούν στη φυγή

126

Εξωτερικά (ανεπιθύμητα) σημάδια αυξημένης αδρεναλίνης ●

Ταχυπαλμίες

●

Στεγνό στόμα

●

Τρεμούλιασμα (ρίγος), ειδικά των χεριών, ακόμα και τικ στους μύες του προσώπου

●

Αστάθεια στα πόδια

●

Ιδρώτας, ναυτία και τάση προς εμετό

●

Αδυναμία συγκέντρωσης ή απομνημόνευσης

Όλα αυτά τα συμπτώματα μπορεί να ξεκινήσουν πολύ πριν την παρουσίαση, αλλά σίγουρα χειροτερεύουν αμέσως πριν ανεβείτε τη σκηνή.

Αντιμετώπιση του άγχους Το άγχος σε λογικά πλαίσια λειτουργεί θετικά. Σας βοηθάει να αποδώσετε καλύτερα. Όπως οι αθλητές – πριν την κούρσα έχουν άγχος, ωστόσο καταφέρνουν να το ελέγξουν και να το μετατρέψουν σε κάτι θετικό. Προσπαθήστε να φαίνεστε ήρεμος - μπορεί να μην το νιώθετε, αλλά προσπαθήστε το. Οι ακροατές θέλουν να επιτύχετε, εάν είστε φαινομενικά χαλαρός, θα νιώσουν και αυτοί το ίδιο. Προετοιμασία– εάν γνωρίζετε καλά την ομιλία σας και τις διαφάνειες, η αυτοπεποίθησή σας θα τονωθεί σημαντικά και θα αρχίσετε να ηρεμείτε.

…συνέχεια Κάντε ένα δυνατό ξεκίνημα – εάν τα πάτε καλά με τις πρώτες δύο διαφάνειες και εναρκτήριες προτάσεις, η αγωνία σας θα μειωθεί αισθητά.

Ανακούφιση από το άγχος Δοκιμάστε βαθιές αναπνοές ή τεντωθείτε. Ένας σύντομος περίπατος βοηθά κάποιους να διώξουν την ένταση. Ο καθαρός αέρας και η άσκηση κάνουν καλό και συμβάλλουν στη μείωση του άγχους.

Αλκοόλ Ένα ή δύο ποτά χαλαρώνουν τα νεύρα, όμως τί γίνεται εάν η ομιλία είναι στις 9 το πρωί; Θα κάνετε κακή εντύπωση εάν μυρίζετε αλκοόλ. Παρόλο που η κατανάλωση αλκοόλ μπορεί να βοηθήσει, δεν συνιστάται.

Φάρμακα

Αποφύγετε την κατανάλωση αλκοόλ για να ηρεμήσετε. Σπάνια βελτιώνει την απόδοση.

Αγχολυτικά φάρμακα όπως η βενζοδιαζεπίνη χρησιμοποιούνται πολλά χρόνια για την αντιμετώπιση του άγχους, ωστόσο προκαλούν καταστολή και υπνηλία. Ίσως αισθανθείτε πιο χαλαροί, αλλά υπάρχει κίνδυνος να αποκοιμηθείτε!

Β - αναστολείς

Ψυχολογικές μέθοδοι Να θυμάστε ότι η αγωνία σας είναι σύνηθες φαινόμενο και ότι δεν είστε ο μόνος που έχει άγχος πριν από μια παρουσίαση. Προσπαθήστε να παραμένετε γαλήνιοι και να αποπνέετε έναν αέρα σιγουριάς και ηρεμίας. Όσες πιο πολλές παρουσιάσεις κάνετε τόσο καλύτεροι γίνεστε, έτσι περιορίζεται και το άγχος σας πριν την ομιλία. Μην ξεχνάτε ότι το ακροατήριο είναι με το μέρος σας και πραγματικά επιθυμεί μια πετυχημένη παρουσίαση. Δεν ήρθαν για να δουν μια ομιλία καταδικασμένη να αποτύχει. Προετοιμαστείτε σωστά και θα αποκτήσετε αυτοπεποίθηση ότι το υλικό σας είναι καλό και ότι έχετε εξασκηθεί αρκετά. Μια σωστή στάση σώματος δείχνει ότι έχετε ηρεμία και ελέγχετε την κατάσταση.

127

Αυτό το είδος φαρμάκου χρησιμοποιείται από μουσικούς, ηθοποιούς και παρουσιαστές. Δεν προσφέρει τίποτα στους αθλητές, εφόσον επιβραδύνει τους χτύπους της καρδιάς. Τα συγκεκριμένα φάρμακα αποτρέπουν τη δέσμευση αδρεναλίνης στους υποδοχείς, περιορίζοντας τα εξωτερικά σημάδια του άγχους. Η προπρανολόλη είναι το πιο ευρέως διαδεδομένο φάρμακο. Οι β-αναστολείς ελαττώνουν τις σωματικές επιπτώσεις της υπερβολικής αδρεναλίνης – το τρεμούλιασμα εξαφανίζεται εντελώς και οι καρδιακοί παλμοί πέφτουν στους 60 το λεπτό. Αυτά τα φάρμακα δεν φέρνουν υπνηλία, αλλά έχουν σοβαρές παρενέργειες (καρδιακή ανεπάρκεια, βρογχοσπασμοί, ειδικά εάν τα πάρουν άτομα με άσθμα και διάφορες άλλες παρενέργειες). Τέτοια φάρμακα πρέπει να λαμβάνονται μόνο με συνταγή γιατρού.

Ντυθείτε ανάλογα με τον ρόλο

Η μεγάλη μέρα πλησιάζει Ελέγξατε τη λίστα σας ώστε να βεβαιωθείτε ότι έχετε όλα τα απαραίτητα για την ομιλία;

Ελέγξτε ξανά την ημερομηνία και ώρα της εκδήλωσης. Ξέρετε ακριβώς πού να πάτε; Εάν η τοποθεσία της εκδήλωσης σάς είναι άγνωστη, εντοπίστε την με τη βοήθεια του Google ή κάποιου άλλου προγράμματος με χάρτες, εκτυπώστε τις διευκρινήσεις και κρατήστε τες μαζί με τα άλλα χαρτιά σας.

Σημειώσεις για το ακροατήριο Τις στείλατε στους διοργανωτές της εκδήλωσης; Ίσως δημιουργήσουν σημειώσεις για το ακροατήριο από το αρχείο σας PowerPoint – τις στείλατε έγκαιρα; Διαθέτετε αντίγραφο των σημειώσεων του ακροατηρίου για να τις έχετε μαζί με ένα αντίγραφο των σημειώσεων του ομιλητή; Εάν όχι, εκτυπώστε τες τώρα. Υπομνηματίστε τις σημειώσεις ομιλητή, εάν δυσκολεύεστε να συγκρατήσετε στοιχεία όπως οικονομικές λεπτομέρειες, σχεδιαστικές μελέτες, έκβαση δίκης σε υποθέσεις ναρκωτικών, κτλ.

Μνήμη φλας ή CD-ROM

128

Έχετε κρατήσει αντίγραφο της ομιλίας στα πολυμέσα που θα πάρετε μαζί σας; Εάν όχι, αντιγράψτε την παρουσίαση σε μία (ή καλύτερα δύο) μνήμες φλας και σε CD, για παν ενδεχόμενο.

Εκδόσεις Ελέγξτε την έκδοση στην οποία αποθηκεύσατε. Παρόλο που μπορεί να έχετε αγοράσει την τελευταία έκδοση λογισμικού, οι μεγάλες εταιρείες συχνά καθυστερούν. Εάν έχετε αποθηκεύσει την παρουσίασή σας σε λανθασμένη μορφή, ίσως δεν μπορέσετε να την ανοίξετε στον υπολογιστή, την ημέρα της εκδήλωσης. Αποθηκεύστε σε δύο τουλάχιστον μορφές (στην πιο πρόσφατη και την αμέσως προηγούμενη).

Ερωτήσεις Έχετε σκεφτεί τις πιο πιθανές ερωτήσεις που θα προκύψουν; Έχετε απαντήσεις για αυτές; Μη βρεθείτε στη θέση να μην μπορείτε να απαντήσετε σε σχετικά απλή ερώτηση κάποιου ακροατή. Εάν ακούγατε αυτή την ομιλία, ποιές ερωτήσεις θα θέλατε εσείς να κάνετε;

Ρωτήστε τους διοργανωτές Τίτλος της παρουσίασης Ποιος είναι ο ακριβής τίτλος; Τον καταλαβαίνετε; Σας καλύπτει ή χρειάζεται κάποια αλλαγή;

Μορφή Επιθυμούν η ενότητα των ερωτήσεων να ξεκινήσει αμέσως μετά την παρουσίαση; Ή θα κάνουν όλοι οι ομιλητές τις παρουσιάσεις τους και θα απαντήσουν στις ερωτήσεις στο τέλος ως επιτροπή; Η επιτροπή θα κάθεται στο "κεντρικό τραπέζι" της σκηνής καθ'όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης; Ή οι ομιλητές έχουν τη δυνατότητα να καθίσουν στην πρώτη σειρά μαζί με τους ακροατές;

Χρόνος Τί ώρα είναι προγραμματισμένη η ομιλία σας; Πόση ώρα διαρκεί; Πόσος χρόνος αντιστοιχεί στις ερωτήσεις;

Περιεχόμενο

Τύπος εκδήλωσης Ρωτήστε ποιο είναι το είδος της εκδήλωσης. Ποιό είναι το θέμα της; Οι ομιλητές είναι περισσότεροι από ένας; Αν ναι, ποιοί είναι οι άλλοι; Σε τι θα αναφερθούν στις δικές τους παρουσιάσεις;

Ακροατήριο Έχουμε ασχοληθεί ήδη με αυτό το θέμα, ωστόσο είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιοί είναι οι ακροατές σας. Τί γνωρίζουν; Για ποιο θέμα θέλουν να ακούσουν; Πόσοι είναι οι ακροατές;

Σημειώσεις για το ακροατήριο Ποιός είναι ο υπεύθυνος για τις σημειώσεις; Εσείς ή οι διοργανωτές; Θέλουν 3 διαφάνειες ανά σελίδα; Ή 6;

Περιμένουν κάτι άλλο από εσάς; Ορισμένες φορές οι διοργανωτές επιθυμούν βιογραφικό, φωτογραφίες, περίληψη της παρουσίασής σας, σημειώσεις για το ακροατήριο σε μορφή PDF ή PowerPoint. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εφοδιαστεί με όλα αυτά.

129

Ποια ζητήματα πρέπει να καλύψετε στην παρουσίασή σας; Υπάρχει κάτι συγκεκριμένο στο οποίο πρέπει ή δεν πρέπει να αναφερθείτε; Εάν το πρόγραμμα έχει καθορισμένο θέμα, ίσως θέλουν να καλύψετε συγκεκριμένες ενότητες στην ομιλία σας. Για να μην απογοητεύσετε τους διοργανωτές, φροντίστε να μάθετε τις απαιτήσεις τους πριν οριστικοποιήσετε τις διαφάνειες.

Ντυθείτε ανάλογα με τον ρόλο

Η μεγάλη μέρα! Φροντίστε τον εαυτό σας Εάν γίνεται, κοιμηθείτε καλά το προηγούμενο βράδυ. Είναι λογικό να έχετε άγχος, αλλά προσπαθήστε να ξεκουραστείτε πριν την παρουσίαση. Εάν καταναλώσετε αλκοόλ το προηγούμενο βράδυ, μην το παρακάνετε. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε αυτή την κρίσιμη ημέρα είναι να έχετε πονοκέφαλο! Να φάτε πρωινό πριν ξεκινήσετε ακόμα κι αν δεν πεινάτε. Προσπαθήστε να μην φύγετε με άδειο στομάχι, ακόμα κι αν το τελευταίο πράγμα που σκέφτεστε είναι το φαγητό!

Εξοπλισμός επιβίωσης για τη μεγάλη μέρα

130

Συγκεντρώστε ό,τι χρειάζεστε για την εκδήλωση:

●

Φορητό υπολογιστή που θα περιέχει αντίγραφο της παρουσίασης, καθώς και τυχόν άλλα έγγραφα στα οποία χρειάζεται να ρίξετε μια ματιά πριν την ομιλία. Μην ξεχάσετε τον φορτιστή του υπολογιστή

●

Φορέστε ένα ρολόι χειρός με καθαρή επιφάνεια ώστε να παρακολουθείτε τους χρόνους σας κατά την παρουσίαση

●

Μνήμη φλας και/ ή CD-ROM

●

Έχετε την ομιλία σε διάφορες μορφές

●

Δείκτης λέιζερ σε περίπτωση που ο δείκτης της εκδήλωσης δεν λειτουργεί ή χαλάσει πριν ολοκληρώσετε την ομιλία

●

Αντίγραφο της ομιλίας σας σε χαρτί, καθώς και σημειώσεις ομιλητή με βασικές πληροφορίες σε υπομνήματα σε περίπτωση κενού μνήμης

●

Πιθανές ερωτήσεις με υποδείγματα απαντήσεων

●

Αντίγραφα εγγράφων που αναφέρονται στην εκδήλωση, την τοποθεσία και το πρόγραμμα

●

Έκδοση PDF της ομιλίας σας εάν θέλετε να τη μελετήσετε ακριβώς πριν ανεβείτε στη σκηνή

Μην αργήσετε Να φτάσετε νωρίς στο σημείο της εκδήλωσης και να περιηγηθείτε στον χώρο. Βρείτε τους τεχνικούς για τα οπτικοακουστικά μέσα για να μάθετε πώς λειτουργεί ο εξοπλισμός, να αλλάζετε διαφάνειες, να χαμηλώνετε τα φώτα, να χρησιμοποιείτε το μικρόφωνο και άλλα εξαρτήματα.

Ηρεμία Έχετε πάρει τον β-αναστολέα σε περίπτωση που τον χρησιμοποιείτε; Είναι καλύτερα τέτοια φάρμακα να λαμβάνονται περίπου μία ώρα πριν την ομιλία. Ρίξτε μια τελευταία ματιά στην ομιλία.

8

Απόδοση

Η εκφώνηση της ομιλίας είναι ένα από τα συστατικά της απόδοσής σας. Θα χρειαστεί επίσης να βελτιώσετε τον τρόπο που χρησιμοποιείτε το μικρόφωνο, τον δείκτη λέιζερ και τον υπόλοιπο εξοπλισμό. Θα πρέπει να μάθετε τεχνικές οι οποίες θα σας βοηθήσουν να αποδώσετε την ομιλία χωρίς να καταφεύγετε στις σημειώσεις σας ή να τη διαβάζετε. Τέλος, θα πρέπει να καταστρώσετε στρατηγικές για να κλείνετε καλά την παρουσίασή σας.

132

Αρχική λίστα ελέγχου

133

Μην χαμηλώνετε τα φώτα!

134

Ξεκινήστε δυναμικά

135

Μιλήστε στο ακροατήριο

136

Ανέκδοτα και χιούμορ

137

Όσο λιγότερα τόσο καλύτερα

138

Δείκτες λέιζερ

139

Μικρόφωνα

140

Κακές συνήθειες

141

Τηρήστε τα χρονικά όρια

142

Μη διαβάζετε τις διαφάνειες

143

Βοηθήματα μνήμης

144

Έλεγχος της φωνής

145

Όλα τα καλά πράγματα έχουν ένα τέλος

146

Περίληψη

Απόδοση

Αρχική λίστα ελέγχου Θα πρέπει να ελέγχετε προσεκτικά το χρονοδιάγραμμα του προγράμματος. Πότε είναι προγραμματισμένη η ομιλία σας; Είσαστε ο πρώτος ή ο τελευταίος ομιλητής; Συστηθείτε στον πρόεδρο ή το άτομο που θα σας παρουσιάσει. Έχουν λάβει τις σωστές πληροφορίες για εσάς, ποιός είστε, ποιά εταιρεία ή οργανισμό εκπροσωπείτε και τί θα συζητήσετε στην παρουσίασή σας; Διορθώστε τυχόν ανακρίβειες και δώστε επιπλέον πληροφορίες εάν χρειαστεί.

Συσκευές αλλαγής διαφανειών

132

Κυκλοφορούν διάφορα εργαλεία στην αγορά τα οποία συνδέονται στον φορητό υπολογιστή σας και σας επιτρέπουν να αλλάξετε τις διαφάνειες του PowerPoint ασύρματα. Με αυτόν τον τρόπο δεν χρειάζεται να στέκεστε δίπλα στον υπολογιστή και να πατάτε πλήκτρα κάθε φορά που θέλετε να εμφανίσετε την επόμενη διαφάνεια. Αυτές οι συσκευές είναι φθηνές και χρησιμοποιούν ένα δέκτη USB ο οποίος συνδέεται με τη θύρα USB του υπολογιστή σας. Συχνά το τηλεχειριστήριο αλλάζει τις διαφάνειες ενώ λειτουργεί και ως δείκτης λέιζερ - θα πρέπει όμως να θυμάστε να μην πατάτε το κουμπί αλλαγής διαφάνειας κάθε φορά που χρησιμοποιείτε τον δείκτη λέιζερ.

Νερό Πάρτε ένα μπουκάλι ή ένα ποτήρι νερό και έχετέ το δίπλα σας, σε περίπτωση που ξεραθεί το στόμα σας.

Βάλτε ένα ποτήρι νερό πριν ξεκινήσουν οι διαδικασίες και μόλις έρθει η σειρά σας να ανέβετε στο βήμα, πάρτε το μαζί σας. Πολλοί πάσχουν από ξηροστομία ειδικά στην αρχή μιας παρουσίασης, όταν η αδρεναλίνη στεγνώνει το στόμα τους. Εάν πιείτε μια γουλιά νερό πριν ξεκινήσετε την ομιλία σας, θα ανακουφιστείτε.

Έλεγχος της τελευταίας στιγμής Μπορεί να νιώθετε την ανάγκη να επισκεφτείτε την τουαλέτα - αυτό είναι ένα σύμπτωμα του άγχους. Όταν είστε εκεί, ελέγξτε τη γραβάτα, τις τσέπες, τα μαλλιά σας και επιβεβαιώστε στον εαυτό σας ότι είστε κομψός και έτοιμος για δράση. Με την ευκαιρία, πάρτε και μερικές βαθιές ανάσες.

Μη χαμηλώνετε τα φώτα! Συμβαίνει συχνά. Λίγο πριν ξεκινήσετε την ομιλία σας, τα κύρια φώτα χαμηλώνουν. Είσαστε στη θέση σας, πίσω από το βήμα και ξεκινάτε την παρουσίαση. Το πρόβλημα είναι ότι το κοινό δεν έχει άλλη επιλογή εκτός από το να κοιτάει τις διαφάνειες καθώς δεν μπορεί να δει εσάς. Εάν βρισκόσασταν σε άλλη αίθουσα και κάνατε την ομιλία δεν θα πρόσεχε τη διαφορά!

Στα μεγάλα συνέδρια, θέματα όπως ο φωτισμός είναι κάτι που σχεδόν δεν ελέγχουμε καθόλου. Οι διοργανωτές αποφασίζουν τί θέλουν και πρέπει να συμμορφωθούμε με αυτό. Σε μικρότερες συναντήσεις όμως, μπορείτε να ζητήσετε να μη χαμηλώσουν τα φώτα ώστε οι ακροατές να σας παρακολουθούν και να βλέπουν τις διαφάνειες ενώ παρουσιάζετε. Αυτό σας επιτρέπει να διατηρείτε καλή επαφή με τα μάτια των ακροατών. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε τα χέριά σας για έμφαση και να δώσετε μια πολύ πιο αλληλεπιδραστική ομιλία. Επίσης έτσι έχετε τη δυνατότητα να απομακρυνθείτε από το βήμα και να τους κάνετε πραγματικά να συμμετέχουν. Όλα αυτά όμως μπορούν να γίνουν μόνο όταν ο φωτισμός δεν θυμίζει σκοτεινό θάλαμο!

Όταν τα φώτα πρέπει να χαμηλώσουν Μερικές παρουσιάσεις περιλαμβάνουν φωτογραφικό υλικό όπως μικρογραφίες κυττάρων, ακτινογραφίες και αξονικές ή μαγνητικές τομογραφίες και είναι πιο αποτελεσματικές όταν η αίθουσα είναι σκοτεινή. Σε μια πολύ φωτεινή αίθουσα το κοινό δεν μπορεί να δει τις λεπτομέρειες των εικόνων.

133

Προσπαθήστε να έχετε έντονο φωτισμό για να σας βλέπουν. Αυτό σας βοηθάει στην αλληλεπίδραση με τους ακροατές.

Απόδοση

Ξεκινήστε δυναμικά Ο τρόπος με τον οποίο ξεκινάτε, εξαρτάται από το είδος της σύσκεψης που συμμετέχετε. Η παρουσίαση είναι μια παράσταση και εσείς είστε ο ηθοποιός. Δίνετε μια παράσταση για το κοινό, αλλά πρέπει να παραμείνετε ο εαυτός σας. Συχνά το κοινό στο οποίο απευθύνεστε σας γνωρίζει, γι' αυτό θα ήταν παράξενο εάν ξαφνικά αρχίζατε να μιλάτε σαν σαιξπηρικός ηθοποιός στον Άμλετ! Προσπαθήστε να μιλάτε σαν να συζητούσατε. Φανταστείτε ότι έχετε πιάσει κουβέντα με το κοινό, αλλά μιλάτε πιο αργά και πιο μελετημένα απ' ό,τι συνήθως.

Είμαι χαρούμενος που βρίσκομαι εδώ Αυτή τη συγκεκριμένη στιγμή μπορεί να μην είστε χαρούμενος, προσπαθήστε όμως να αναδίδετε ζεστασιά και αναγνώριση για την ευκαιρία που σας δόθηκε να μιλήσετε στο ακροατήριο για αυτό το θέμα, καθώς είναι πολύ σημαντικό για εσάς και θέλετε να το μοιραστείτε μαζί του.

Επίσημη σύσκεψη

134

Εάν παρουσιάζετε σε ένα μεγάλο συνέδριο, μια τυπική εισαγωγή είναι κάπως έτσι: “Κύριε πρόεδρε, κύριες και κύριοι: Θα ήθελα να ευχαριστήσω τους διοργανωτές για την ευγενική τους πρόταση να μιλήσω σε αυτή τη σύσκεψη. Είναι χαρά μου να βρίσκομαι εδώ και να μοιράζομαι μερικά από τα τελευταία στοιχεία αναφορικά με...” “Είμαι πολύ χαρούμενος που έχω τη δυνατότητα να μοιραστώ μαζί σας...” “Σας ευχαριστώ για την ευγενική σας πρόσκληση να μιλήσω σε αυτό το συνέδριο. Κατά τη διάρκεια της παρουσίασης θα ήθελα να σας δείξω... ” “Σε αυτήν την 30λεπτη παρουσίαση θα ήθελα να μιλήσω για...” Στη συνέχεια θα πρέπει να προβάλλετε την πρώτη σας διαφάνεια η οποία είναι συνήθως μια σύντομη περιγραφή της παρουσίασής σας: “Πιστεύω πως η καλύτερη προσέγγιση είναι να αναφερθούμε εν συντομία στο X, πριν περάσουμε στις βασικές πληροφορίες σχετικά με το Ψ ...” “Σε αυτήν τη σύντομη παρουσίαση, θα σας μιλήσω για το Χ, το Φ και το Ψ. Ας ξεκινήσουμε λοιπόν με το X. Στην πρώτη διαφάνεια βλέπουμε...” Σε αυτό το σημείο ξεπεράσατε ήδη το αρχικό άγχος σας, ακούσατε τη φωνή σας, αξιολογήσατε τους ακροατές και τους κινήσατε το ενδιαφέρον. Η παρουσίασή σας θα κυλήσει ομαλά από αυτό το σημείο και μετά.

Μιλήστε στο ακροατήριο Δεν είναι μια παρουσίαση ένας προς ένα, αλλά προσπαθήστε να μιλάτε σαν να ήταν. Αποφεύγετε τις λέξεις "εκείνοι" και "εμείς" όταν είστε πίσω από τη γραμμή του πυρός και τους βομβαρδίζετε με πληροφορίες. Θέλουν να συνδεθούν μαζί σας και να συμμετάσχουν στην παρουσίασή σας. Στην πράξη αυτό είναι δύσκολο, αλλά προσπαθήστε να είστε όσο πιο διαλογικός γίνεται. Φανταστείτε ότι μιλάτε σε ένα συνάδελφο και όχι σε μια αίθουσα γεμάτη ακροατές. Ρίξτε το βλέμμα σας σε όλη την αίθουσα - κάντε τους να νιώσουν ότι μιλάτε στον καθένα ξεχωριστά. Αποφεύγετε να μιλάτε σε δυο ή τρία άτομα της μπροστινής σειράς. Είναι αδύνατο να κοιτάζετε όλα τα άτομα στην αίθουσα, εάν όμως τη χωρίσετε σε ενότητες - δεξιά, κέντρο και αριστερή πλευρά, μπορείτε να κατευθύνετε την προσοχή σας καθ' όλη την ομιλία παντού. Αυτό κάνει τους ακροατές να νιώθουν ότι δεν τους ξεχάσατε και είναι πολύ πιο πιθανό να σας προσέχουν.

Ενώ μιλάτε ρίξτε μια ματιά σε όλη την αίθουσα. Κάντε όλους τους ακροατές να νιώσουν ότι συμμετέχουν.

135

Σε δύσκολα μέρη της παρουσίασής σας, προσπαθήστε να χρησιμοποιείτε περισσότερα λόγια: “Αυτό είναι ένα δυσνόητο διάγραμμα ας αφιερώσουμε λοιπόν μερικά λεπτά στην ανάλυση των διαφόρων στοιχείων της διαφάνειας.” Κατά διαστήματα μπορείτε να λέτε “Καταλαβαίνετε τί σημαίνει αυτό;” και μετά να πηγαίνετε στο επόμενο σημείο. Εάν καθυστερήσετε πολύ, κάποιος μπορεί να σηκώσει το χέρι του και να πει “Όχι, δεν καταλαβαίνω τίποτα”!

Απόδοση

Ανέκδοτα και χιούμορ Ανέκδοτα Δεν σας προσέλαβαν για κωμικό και γι' αυτό δεν χρειάζεται να νιώθετε πως πρέπει να είστε κωμικός! Τα ανέκδοτα είναι δύσκολα στο χειρισμό κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης. Είναι βαθιά ριζωμένα στον πολιτισμό μιας χώρας και υπάρχει περίπτωση το ανέκδοτό σας να μη γίνει αντιληπτό από το κοινό. Ποτέ μην ξεκινάτε μια ομιλία με ένα ανέκδοτο, εάν αποτύχει δεν θα ανακάμψετε ποτέ. Τα ανέκδοτα δεν ενδείκνυνται στις περισσότερες παρουσιάσεις, συνεπώς αποφεύγετέ τα πάση θυσία!

136

Τα ανέκδοτα εμπεριέχουν κινδύνους, το χιούμορ όμως είναι θεμιτό.

Είναι ασφαλές να κάνετε χιούμορ; Το χιούμορ από την άλλη πλευρά είναι αποδεκτό. Μπορείτε για παράδειγμα να κάνετε μια χιουμοριστική παρατήρηση όπως “Ένας θεός ξέρει πώς το κατάφεραν αυτό, αλλά έκαναν το Χ πείραμα και τελικά δούλεψε και τους οδήγησε στο Ψ!” Είναι διασκεδαστικό αλλά δεν είναι ανέκδοτο. Ο αυτοσαρκασμός επιτρέπεται αρκεί να μην το παρακάνετε. Αρέσει συνήθως στους ακροατές καθώς δείχνει ότι έχετε ανθρώπινα ελαττώματα και σας συμμερίζονται. Οι χιουμοριστικές ιστορίες συχνά πετυχαίνουν και αρέσουν στο κοινό: “Πρέπει να σας πω για έναν ασθενή ο οποίος...”.

Αστεία αποφθέγματα Τα αστεία αποφθέγματα είναι χρήσιμα και μπορείτε να βρείτε μερικά στις ακόλουθες τοποθεσίες:

●

www.amusingquotes.com

●

www.short-funny-quotes.com

Σε γενικές γραμμές, εάν είστε ομιλητής με αυτοπεποίθηση θα πρέπει να προσθέτετε λίγο χιούμορ στις παρουσιάσεις σας. Εάν η προσπάθεια αποτύχει, η αυτοπεποίθησή σας δεν θα μειωθεί καθόλου. Σε περίπτωση που είστε λιγότερο έμπειρος είναι πιο ασφαλές να αποφεύγετε το χιούμορ.

Όσο λιγότερα τόσο καλύτερα Αυτό είναι ένα παλιό αλλά πολύ αληθινό ρητό. Υποσυνείδητα προσπαθούμε να γεμίσουμε τις παρουσιάσεις μας με:

●

Πολλές διαφάνειες

●

Διαφάνειες με πολύ κείμενο και πολλές εικόνες

●

Πολλές λέξεις για να συνοδέψουμε το πλήθος διαφανειών

Το πρόβλημα είναι ότι οι ακροατές θα διαβάζουν συνέχεια και εσείς θα μιλάτε ακατάπαυστα. Δεν θα σας ακούν καθόλου και εάν προσπαθήσετε να δώσετε έμφαση σε κάποια σημεία, δεν θα το αντιληφθούν.

Κάντε ένα βήμα πίσω Όταν συνθέτετε τις διαφάνειές σας, αποφασίστε πόσες θα χρησιμοποιήσετε κατά τη διάρκεια της ομιλίας σας. Εάν η παρουσίασή σας διαρκεί 20 λεπτά, δεν θα πρέπει μάλλον να χρησιμοποιήσετε πάνω από 20 διαφάνειες, εκτός εάν περιέχουν ελάχιστες λέξεις. Μία διαφάνεια είναι ο Τίτλος, μια δεύτερη είναι ο Επίλογος και στο τέλος υπάρχει μια κενή μαύρη διαφάνεια. Επομένως έχετε 18 περίπου διαφάνειες στη διάθεσή σας.

Πόσες εικόνες έχετε σε κάθε διαφάνεια; Εάν έχετε παραπάνω από μία, επιχειρήστε να τις ενώσετε σε μία ενιαία εικόνα.

137

Πόσο κείμενο έχετε βάλει στις διαφάνειες; Μπορείτε να αφαιρέσετε μέρος του κειμένου; Τουλάχιστον πετάξτε τις δευτερεύουσες κουκκίδες. Προσπαθήστε να απλοποιήσετε τις διαφάνειες, αλλά αφήστε αρκετό κείμενο για να έχετε μια βοήθεια. Η παρακάτω διαφάνεια χρειάζεται πολλές περικοπές!

Απόδοση

Δείκτες λέιζερ

Μάθετε να χρησιμοποιείτε σωστά τον δείκτη λέιζερ. Αγοράστε έναν και εξασκηθείτε στο σπίτι, αλλά μην βασανίσετε τη γάτα σας.

Πριν πολλά χρόνια, όταν τοποθετούσαμε τις διαφάνειες 35mm σε προβολείς, είχαμε ξύλινες ράβδους για να επισημαίνουμε στοιχεία στην οθόνη. Με την έλευση της ενίσχυσης φωτός με διεγερμένη εκπομπή ακτινοβολίας (ήτοι, το λέιζερ!) καταφέραμε να επισημαίνουμε σημεία για τους ακροατές διατηρώντας απόσταση από την οθόνη. Όταν πρωτοκυκλοφόρησαν στην αγορά, ήταν μεγάλες και βαριές κυλινδρικές ενσύρματες συσκευές, αλλά όπως και τα κινητά, έχουν γίνει μικροσκοπικές και λειτουργούν με κοινές μπαταρίες. Οι περισσότεροι δείκτες λέιζερ εκπέμπουν κόκκινο φως ενώ υπάρχουν και με πράσινο. Όταν λοιπόν θέλετε να επισημάνετε κάτι στη διαφάνειά σας, πατάτε το κουμπί και εκπέμπετε μια κόκκινη κουκκίδα πάνω στην οθόνη ώστε το κοινό να γνωρίζει πού να εστιάσει το βλέμμα του. Συχνά όμως οι παρουσιαστές κάνουν κακή χρήση του δείκτη λέιζερ και εκνευρίζουν τους ακροατές.

138

Σε γενικές γραμμές, λοιπόν, ΝΑΙ ●

Κρατήστε τον δείκτη κλειστό ακριβώς κάτω από την άκρη της διαφάνειας και μετά ανοίξτε τον. Θα πρέπει να τραβήξετε την ακτίνα από κάτω προς τα πάνω, να φτάσετε στο σημείο το οποίο θέλετε να επισημάνετε και μετά να σβήσετε τον δείκτη

●

Να χρησιμοποιείτε τον δείκτη λέιζερ με φειδώ

●

Βεβαιωθείτε ότι το χέρι σας είναι σταθερό - αυτοί οι δείκτες τονίζουν το τρέμουλο που ίσως έχετε. Εάν χρειαστεί, ακουμπήστε το χέρι με το οποίο κρατάτε το λέιζερ στο άλλο χέρι. Έτσι μειώνεται το τρέμουλο

●

Μην απομακρύνεστε από το επιτραπέζιο μικρόφωνο γιατί δεν θα σας ακούν

ΟΧΙ ●

Μην επισημαίνετε κάθε λέξη

●

Μην επισημαίνετε όλες τις γραμμές κειμένου στις διαφάνειες

●

Μη μετακινείτε το λέιζερ σε όλη τη διαφάνεια και μη σχηματίζετε κύκλους γύρω από τις λέξεις

●

Μη σημαδεύετε αφηρημένα τη διαφάνεια

●

Μη σημαδεύετε την ακτίνα στο κοινό - αυτά τα λέιζερ προκαλούν βλάβες στον αμφιβληστροειδή του ματιού

Μικρόφωνα Είναι πολύ χρήσιμα σε μεγάλες αίθουσες γιατί έτσι δεν χρειάζεται να φωνάζετε κατά τη διάρκεια της παρουσίασής σας. Το πρόβλημα είναι ότι ελάχιστοι από εμάς έχουμε εκπαιδευτεί στη χρήση τους και συνεπώς είναι αναμενόμενο να παρατηρούνται πολλά προβλήματα με μικρόφωνα σε συνόδους, συνέδρια και άλλες μεγάλες συναντήσεις.

Πόσο κοντά πρέπει να στέκεστε Εάν είστε πολύ κοντά στο μικρόφωνο, το ακροατήριο θα ακούει πολλά μπανγκ και ποπ και τελικά θα ακούγεστε σαν τραγουδιστής ραπ. Εάν είστε μακριά, το μικρόφωνο δεν θα πιάνει τη φωνή σας.

Επιτραπέζια μικρόφωνα Είναι μικρόφωνα τα οποία στηρίζονται σε βάσεις που στερεώνονται στο βήμα. Το πεδίο κίνησης είναι περιορισμένο. Εάν είστε απέναντι από το μικρόφωνο τότε αυτό λαμβάνει τη φωνή σας, εάν όμως γυρίσετε το κεφάλι σας η ένταση του ήχου πέφτει.

Όταν χρησιμοποιείτε σταθερό μικρόφωνο προσπαθήστε να μη γυρίζετε το κεφάλι σας όταν μιλάτε, αλλιώς η ένταση του ήχου θα έχει διακυμάνσεις.

139

Όταν χρησιμοποιείτε επιτραπέζιο μικρόφωνο, σταθείτε μερικά εκατοστά πιο μακριά και φροντίστε να το αντικρίζετε συνέχεια. Αποφεύγετε να μιλάτε όταν το πρόσωπό σας είναι γυρισμένο.

Μικρόφωνα πέτου Αυτά είναι μικροσκοπικά μικρόφωνα που στερεώνονται στο πέτο ή τη γραβάτα σας. Μπορεί να είναι ενσύρματα, αλλά τα τελευταία μοντέλα είναι συνήθως ασύρματα. Σας επιτρέπουν να κινείστε ελεύθερα και η ένταση του ήχου παραμένει σταθερή. Να θυμάστε να τα κλείνετε όταν επισκέπτεστε την τουαλέτα.

Μικρόφωνα χειρός Μπορείτε να τα κρατάτε ενώ μιλάτε. Είναι κατάλληλα για ομιλίες που παρακινούν το κοινό. Σε γενικές γραμμές προορίζονται για ακροατές σε αίθουσες διαλέξεων ή συνέδρια, όπου οι τεχνικοί περιφέρονται και δίνουν το μικρόφωνο χειρός σε ένα μέλος του ακροατηρίου που θέλει να μιλήσει.

Απόδοση

Κακές συνήθειες Όλοι έχουμε κακές συνήθειες. Κάποιες είναι ασήμαντες και δεν δημιουργούν προβλήματα στις παρουσιάσεις. Άλλες είναι πιο ενοχλητικές και εκνευρίζουν τους ακροατές. Ο καλύτερος τρόπος να εντοπίσετε τις κακές συνήθειές σας είναι να ρωτήσετε έναν συνάδελφο (ο οποίος μπορεί να μη σας πει την αλήθεια) ή να βιντεοσκοπήσετε τον εαυτό σας κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης.

Συνήθειες προς αποφυγήν Μην παίζετε με τα μαλλιά σας

●

Μην αποφεύγετε την επαφή με τα μάτια, μη γυρνάτε την πλάτη σας στο κοινό

●

Εε, χμ - αυτά τα επιφωνήματα είναι πολύ εκνευριστικά ειδικά όταν γίνονται σε όλη την ομιλία σας. Προσπαθήστε να τα σταματήσετε

●

Μη μιλάτε σαν να διαβάζετε κάποιο σενάριο. Δικαιολογημένα είστε αγχωμένος και ίσως πιστεύετε ότι εάν έχετε ένα "σενάριο" θα περάσετε καλύτερα το μήνυμά σας. Το κοινό ωστόσο, θα θεωρήσει την ομιλία σας ανιαρή και μηχανική. Δεν θα έχετε πειθώ όταν απλώς διαβάζετε μια ιστορία, παρά μόνο εάν είστε εκπαιδευμένος παρουσιαστής ειδήσεων που έχει συνηθίσει να διαβάζει τον αυτόματο υποβολέα

●

Μην αφήνετε τη φωνή σας να γίνει μονότονη

●

Χέρια που κρέμονται - προσπαθείτε να ελέγχετε τα χέριά σας και να τα χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά για να τονίσετε την παρουσίαση και να περάσετε το μήνυμά σας. Μην τα κουνάτε άσκοπα

●

Μην ξεχνάτε να κάνετε παύσεις - οι παύσεις βοηθούν πολύ, το μήνυμά σας γίνεται πιο αντιληπτό

●

Συνεχές βάδισμα επί σκηνής - απωθητικό, αποφύγετέ το

●

Μην παίζετε με κοσμήματα

●

Μη διορθώνετε συνεχώς τα γυαλιά σας

●

Μην κουδουνίζετε τα κέρματα στις τσέπες σας

140

●

Τηρήστε τα χρονικά όρια Η διαχείριση του χρόνου είναι κρίσιμη εάν θέλετε να είστε αποτελεσματικός ως ομιλητής. Εάν προσπαθείτε να δείξετε 60 διαφάνειες μέσα σε μια 30λεπτή παρουσίαση δεν θα τα καταφέρετε, θα ξεπεράσετε τα χρονικά όρια και θα αποξενώσετε το ακροατήριο. Ο στόχος σας είναι να τελειώσετε στην ώρα σας ή νωρίτερα, το κοινό δεν αντιτίθεται πότε στους ομιλητές οι οποίοι ολοκληρώνουν την παρουσίασή τους νωρίτερα. Η εξάσκηση και οι πρόβες είναι σημαντικές εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι ο χρονισμός σας είναι σωστός. Όταν εξασκούμαστε μόνοι μας επισπεύδουμε την παρουσίαση και αναλώνουμε λιγότερο χρόνο απ' ό,τι την ημέρα της εκδήλωσης. Μερικές από τις διαφάνειές σας περιέχουν σύνθετα διαγράμματα ή γραφικά και χρειάζεστε χρόνο για να τα εξηγήσετε στο κοινό. Υπολογίστε το χρόνο που θα χρειαστείτε για να αναλύσετε ένα διάγραμμα. Εάν σας βοηθάει, χρησιμοποιήστε ένα χρονόμετρο.

Τηρήστε τα χρονικά όρια κάνοντας πρόβες για να υπολογίσετε πόσο θα διαρκέσει η παρουσίασή σας.

30λεπτη παρουσίαση: Εισαγωγή ~ 5 λεπτά

●

Κύριο σώμα ομιλίας ~ 20 λεπτά

●

Επίλογος ~ 5 λεπτά

Χρονομετρήστε τον εαυτό σας κατά τη διάρκεια της πραγματικής παρουσίασης Όταν ανέβετε στο βήμα, βγάλτε το ρολόι σας και τοποθετήστε το στην έδρα. Σημειώστε την ώρα που πρέπει να σταματήσετε. Ορισμένες φορές, στις συσκέψεις δεν τηρείται το χρονοδιάγραμμα, εάν λοιπόν ξεκινήσατε καθυστερημένα, σημειώστε τη νέα ώρα που θα τελειώσετε. Για παράδειγμα, εάν μιλάτε για 30 λεπτά και η ομιλία σας ήταν προγραμματισμένη για τις 2μ.μ., αλλά αρχίσατε στις 2.10μ.μ., γράψτε "2:40" και κυκλώστε το για να το βλέπετε καλά.Στη μέση της διαδρομής Μάθετε να αναγνωρίζετε τη μέση της ομιλίας σας. Ποια διαφάνεια είναι στη μέση; Μάθετε ποια είναι, οπότε όταν εμφανίζεται κατά την παρουσίασή σας να λέτε στον εαυτό σας “έχω καλύψει το μισό χρόνο που μου αναλογεί”. Αυτό είναι αρκετά δύσκολο, ειδικά εάν είστε αγχωμένος και ενδέχεται να μην αναγνωρίσετε ότι βρίσκεστε στη μέση, με την εξάσκηση όμως θα γίνετε πολύ πιο επιδέξιος στον συγκεκριμένο τομέα.

141

●

Απόδοση

Μη διαβάζετε τις διαφάνειες Κανόνας νούμερο ένα Μην διαβάζετε τις διαφάνειες! Εάν το κάνετε θα φαίνεστε ψεύτικος, ανιαρός και μονότονος. Βέβαια, σε περίπτωση που διαβάζετε τον αυτόματο υποβολέα και είστε εκπαιδευμένος παρουσιαστής, αυτό επιτρέπεται! Είναι πολύ ενοχλητικό να ακούει κάποιος έναν αγχωμένο παρουσιαστή που διαβάζει δυνατά τις διαφάνειες.

Η εξάσκηση σας βοηθάει να απαλλαγείτε από την ανάγκη για σημειώσεις ή σενάρια.

Με την εξάσκηση και τις πρόβες δεν θα χρειάζεστε σενάριο. Όταν ξέρετε καλά το υλικό σας και έχετε κάνει αρκετές πρόβες της ομιλίας σας, θα έχετε την αυτοπεποίθηση να ανέβετε στο βήμα και να μιλήσετε χωρίς σενάριο.

Γνωρίστε καλά το αντικείμενό σας Εάν παρουσιάζετε κάτι που γνωρίζετε καλά είναι λιγότερο πιθανό να διαβάζετε το περιεχόμενο των διαφανειών. Ο τίτλος της κάθε διαφάνειας επαρκεί για να μιλήσετε αυθόρμητα για το θέμα. Ως ομιλητής, θα πρέπει να ξέρετε περισσότερα από το κοινό, εξάλλου σας κάλεσαν να μιλήσετε στο κοινό και εάν γνώριζε τα πάντα για το θέμα δεν θα υπήρχε λόγος για παρουσίαση.

Πιστέψτε στον εαυτό σας

142

Η αυτοπεποίθηση είναι πολύ σημαντική. Έχετε τη γνώση, γράψατε την παρουσίαση και τις διαφάνειες του PowerPoint και συνεπώς δεν υπάρχει λόγος να χάσετε τα λόγια σας ή να καταφύγετε στην αυτολεξεί ανάγνωση των διαφανειών.

Ποτέ μη διαβάζετε ένα σενάριο στο κοινό - η ομιλία θα είναι πολύ ανιαρή και θα λείπει ο αυθορμητισμός.

Το PowerPoint είναι ένα οπτικό βοήθημα. Δεν είναι αυτόματος υποβολέας. Τα κείμενα στις διαφάνειες υπάρχουν για να τονίσουν τα λεγόμενά σας και να ενισχύσουν το μήνυμα. Οι διαφάνειες δεν είναι ένα οπτικό μέσο το οποίο δείχνει όλα όσα έχετε να πείτε στην παρουσίασή σας.

Πρόβες Αυτό είναι κάτι που ήδη έχω αναφέρει αρκετές φορές στο βιβλίο και δεν απολογούμαι επειδή το επαναλαμβάνω: όταν κάνετε πρόβες της ομιλίας σας πολλές φορές, δημιουργείτε καλύτερες προτάσεις, αποκτάτε μεγαλύτερη σιγουριά και ενισχύετε το περιεχόμενο της παρουσίασής σας. Καθώς εμφανίζεται κάθε διαφάνεια, γνωρίζετε ενστικτωδώς τί να πείτε. Το κοινό μπορεί να διαβάσει τις σημειώσεις ακροατηρίου αργότερα και έτσι δεν χρειάζεται αυτά που λέτε να αντιστοιχούν ακριβώς στο κείμενο της διαφάνειας.

Διαφάνεια επιλόγου Πολλοί παρουσιαστές πιστεύουν μάλλον ότι είναι καλό να διαβάζουν αυτολεξεί τη διαφάνεια του επιλόγου. Δεν είμαι σίγουρος γιατί συμβαίνει αυτό αλλά θα πρότεινα την παράφραση του κειμένου του επιλόγου. Αλλά μη διαβάζετε τη διαφάνεια.

Βοηθήματα μνήμης Μπορεί να θέλετε να πάρετε τις σημειώσεις σας στο βήμα για να ενισχύσετε τη μνήμη σας εάν μπλοκάρετε κατά τη διάρκεια της παρουσίασης. Τί είδος σημειώσεων θα χρησιμοποιήσετε; Χειρόγραφες; Τις σημειώσεις ομιλητή του PowerPoint ή του Keynote; Εάν χρησιμοποιήσετε τις τελευταίες θα πρέπει να γυρνάτε σελίδα κάθε φορά που αλλάζετε διαφάνεια. Σε γενικές γραμμές όμως αυτό το οποίο συμβαίνει είναι ότι βρίσκετε το ρυθμό σας, προχωράτε την ομιλία και ξεχνάτε να γυρίσετε σελίδα. Όταν κολλήσετε κοιτάτε κάτω και ανακαλύπτετε ότι η σελίδα δεν αντιστοιχεί στη διαφάνεια. Έτσι σας πιάνει πανικός! Είναι πολύ χρήσιμο να διαβάζετε τις σημειώσεις ομιλητή πριν την παρουσίασή σας. Εντυπώνουν τις λέξεις στη μνήμη σας και κάνουν την ομιλία σας να φαίνεται πιο στρωτή. Δεν είναι καλές σημειώσεις για το βήμα. Αντ' αυτού, είναι καλύτερο να σημειώνετε πράγματα που πρέπει να θυμηθείτε σε μια κόλλα ή ένα κομματάκι χαρτί. Τοποθετήστε αυτό το χαρτί στο βήμα όταν ανεβείτε, δίπλα από το ρολόι σας και ρίχνετέ του μια ματιά ανά διαστήματα. Μετά, όταν φτάσετε στο τέλος της ομιλία σας μπορείτε να πείτε “Και πριν το ξεχάσω, η τοποθεσία Ιστού της εταιρείας μας είναι www....”.

Γράψτε τις βασικές σημειώσεις σε κάρτες ευρετηρίου και ρίχνετέ τους μια ματιά ανά διαστήματα.

143

Κάρτες ευρετηρίου Τις χρησιμοποιήσαμε για να σχεδιάσουμε την παρουσίαση, αλλά είναι ιδιαίτερα βοηθητικές για το μνημονικό σας και κατά τη διάρκεια της παρουσίασης. Χρησιμοποιείτε μία κάρτα ευρετηρίου ανά διαφάνεια. Γράψτε (με μεγάλα γράμματα) μερικά βασικά σημεία για κάθε διαφάνεια. Εάν τις συρράψετε, μπορείτε να γυρίζετε την πάνω κάρτα κάθε φορά που αλλάζετε διαφάνεια. Μια γρήγορη ματιά στην κάρτα θα σας βοηθήσει να κοινοποιήσετε στους ακροατές συγκεκριμένα στοιχεία. Εάν προτιμάτε να μην συρράψετε τις κάρτες, αριθμήστε τις έτσι ώστε να τις έχετε στην ίδια σειρά με τις διαφάνειες. Εάν οι διαφάνειες του PowerPoint είναι αριθμημένες μπορείτε να συγχρονίσετε τις κάρτες με τις διαφάνειες.

Απόδοση

Έλεγχος της φωνής Όταν παρακολουθείτε τους τηλεπαρουσιαστές παρατηρήστε πόσο πολύ διαφοροποιούν την ένταση και την ταχύτητα με την οποία παρουσιάζουν. Παρατηρήστε επίσης πώς εισάγουν παύσεις. Οι καλοί παρουσιαστές χρησιμοποιούν αυτήν την τεχνική για μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα.

Παύσεις Όταν φτάσετε στο σημείο όπου θέλετε να γίνετε πλήρως κατανοητός από το κοινό μπορείτε να πείτε κάτι σαν αυτό:

Ο καλός έλεγχος της φωνής μπορεί να κάνει ακόμα και την πιο ανιαρή ομιλία, ενδιαφέρουσα. Αφιερώστε χρόνο σε αυτό το θέμα. Εάν χρειαστεί χρησιμοποιήστε έναν ειδικό ορθοφωνίας.

“... και αυτό είναι το ΜΟΝΑΔΙΚΟ μοντέλο που μπορεί να ανακυκλωθεί με ασφάλεια... ” - μετά κάντε ΠΑΥΣΗ για 5 δευτερόλεπτα - ρίξτε μια ματιά σε όλη την αίθουσα και περάστε στην επόμενη διαφάνεια Μερικοί παρουσιαστές κάνουν ακόμα μεγαλύτερες παύσεις, αλλά αυτό είναι πολύ δύσκολο στην πράξη. Αισθανόμαστε ανόητοι όταν δεν μιλάμε και ανησυχούμε ότι το κοινό μπορεί να πιστεύει ότι ξεχάσαμε αυτά που θέλαμε να πούμε. Οι μεγάλες παύσεις όμως δημιουργούν ένταση και μια αίσθηση θεατρικότητας. Δοκιμάστε επίσης να κάνετε παύση με μια κενή διαφάνεια στο φόντο για ακόμα μεγαλύτερη επίδραση!

144

Ρομπότ Προσπαθήστε να κάνετε τη φωνή σας διαλογική, όχι μονότονη ή μηχανική. Τονίστε κάποια μέρη των προτάσεών σας για παράδειγμα “... αυτό είναι το ΜΟΝΑΔΙΚΟ μοντέλο το οποίο μπορεί να... ”

Εξασκηθείτε μπροστά σε καθρέφτη Ίσως νιώσετε παράξενα όταν το κάνετε, αλλά έχει αποτέλεσμα. Επιλέξτε μια ώρα κατά την οποία το σπίτι ή το γραφείο είναι άδειο και κανένας δεν πρόκειται να σας διακόψει. Μιλήστε στο είδωλό σας. Κάντε όλη την παρουσίαση στο είδωλό σας και προσπαθήστε να πείσετε την εικόνα στον καθρέφτη πόσο σημαντικά είναι κάποια σημεία, φροντίστε να μιλάτε με πάθος και χρησιμοποιείτε χειρονομίες. Αξιολογήστε τη συνολική εικόνα σας. Ήσασταν πειστικός; Ενθουσιώδης; Οι χειρονομίες σας ταιριάζουν ή είναι υπερβολικές; Αλλάξτε την ένταση της φωνής σας και φανταστείτε ότι είστε ο καλύτερος πωλητής που υπήρξε ποτέ. Πείθετε τον εαυτό σας;

Βιντεοσκοπήστε τον εαυτό σας Παρουσιάστε την ομιλία σας σε βίντεο. Πάρτε τη βιντεοκάμερά σας, τοποθετήστε την σε ένα σημείο όπου φαίνεστε από τη μέση και πάνω. Εκφωνήστε την ομιλία σας χρησιμοποιώντας τον τονισμό, τις επισημάνσεις και τις αλλαγές της έντασης που θα χρησιμοποιούσατε εάν παρουσιάζετε στην πραγματικότητα. Παίξτε το βίντεο και δείτε πόσο πολύ (ή λίγο) ζωντανός είστε. Προσπαθήστε συνειδητά να βελτιώσετε την τεχνική σας και να βιντεοσκοπήσετε ξανά τον εαυτό σας. Καλυτερεύετε; Εάν χρειαστεί συμβουλευτείτε κάποιον ειδικό ορθοφωνίας, μολονότι αυτό είναι σπάνια απαραίτητο.

Όλα τα καλά πράγματα έχουν ένα τέλος Κάνατε μια δυναμική αρχή και το κύριο σώμα της ομιλίας πήγε πολύ καλά. Πώς όμως ολοκληρώνετε αφήνοντας μια δυνατή εντύπωση με βασικά μηνύματα τα οποία πραγματικά βρίσκουν τον στόχο τους; Συχνά οι άνθρωποι ακούν τα πρώτα λεπτά και το τελευταίο μέρος μιας παρουσίασης. Είναι δύο φορές πιο σημαντικό να αφήσετε μια καλή εντύπωση στο τέλος επειδή αρκετά συχνά μόλις το κοινό δει τη λέξη "Επίλογος" ξυπνάει (εάν είχε αποκοιμηθεί - κάτι που δεν είναι ασυνήθιστο), αρχίζει να ανακατεύει έγγραφα, τοποθετεί τα σημειωματάρια και τα στυλό στην τσάντα και ετοιμάζεται να φύγει. Στα μεγάλα συνέδρια κάποιοι από τους ακροατές σηκώνονται από τη θέση τους και κατευθύνονται προς την πόρτα!

Βασικά μηνύματα Η διαφάνεια του επιλόγου πρέπει να περιλαμβάνει την ουσία της παρουσίασής σας. Θα περιλαμβάνει επίσης τα βασικά μηνύματα τα οποία θέλετε να θυμάται το κοινό μετά το τέλος της παρουσίασης.

Διαφάνεια επιλόγου Κάντε την συνοπτική

●

Όχι παραπάνω από 6 γραμμές κειμένου, σύντομες προτάσεις

●

Μην εισάγετε νέο υλικό σε αυτό το στάδιο. Επαναλάβετε απλώς τα σημεία που παρουσιάσατε

●

Δώστε ιδιαίτερη έμφαση στα βασικά μηνύματα

Τί λέτε όταν εμφανίζεται η διαφάνεια του επιλόγου “Αυτά που είδαμε λοιπόν είναι ...” “Σε αυτήν την παρουσίαση σας έδειξα το A, το B και το Γ ...” “Κάναμε μια επισκόπηση της προόδου μας με αυτό το προϊόν. Εάν μπορέσουμε να κάνουμε το Φ, Χ και το Ψ θα αλλάξουμε τον τρόπο με τον οποίο... ”

Κλείσιμο “Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας. Θα χαρώ πολύ να απαντήσω σε τυχόν ερωτήσεις σας”.

Ποτέ Μην τελειώνετε απλώς την ομιλία και περιμένετε - το ακροατήριο δεν θα ξέρει τί να κάνει ή πότε να χειροκροτήσει. “Αυτά λοιπόν... Δεν έχω άλλες διαφάνειες”

145

●

Απόδοση

146

Περίληψη ●

Επανελέγξτε όλες τις λεπτομέρειες ώστε να ξέρετε ακριβώς πού πρέπει να πάτε και πότε είναι προγραμματισμένη η ομιλία σας

●

Συστηθείτε στον πρόεδρο για να είστε βέβαιος ότι ξέρει ποιος είστε και ότι μπορεί να σας παρουσιάσει σωστά

●

Πριν μιλήσετε, βεβαιωθείτε ότι είστε άνετα - ελέγξτε την εμφάνισή σας σε έναν καθρέφτη πριν ανεβείτε στη σκηνή

●

Έχετε ένα ποτήρι νερό δίπλα σας σε περίπτωση που στεγνώσει το στόμα σας

●

Προσπαθήστε να έχετε τα φώτα ανοιχτά όταν μιλάτε, αλλιώς το κοινό θα βλέπει μόνο τις διαφάνειές σας

●

Με ένα δυναμικό ξεκίνημα παίρνετε τον έλεγχο και ενισχύετε την αυτοπεποίθησή σας

●

Κάντε πρόβες της εναρκτήριας πρότασής σας και τελειοποιήστε την όσο το δυνατόν περισσότερο. Τα υπόλοιπα θα ακολουθήσουν

●

Κάντε τους ακροατές να συμμετέχουν και μιλήστε τους για να κρατήσετε το ενδιαφέρον τους

●

Τα ανέκδοτα δεν ενδείκνυνται σε μια παρουσίαση αλλά το χιούμορ γενικά είναι αποτελεσματικό

●

Οι δείκτες λέιζερ είναι χρήσιμοι στην επισήμανση βασικών σημείων σε διαφάνειες, είναι όμως καλύτερο να τους χρησιμοποιείτε σποραδικά

●

Η χρήση του μικροφώνου είναι πιο δύσκολη απ' ό,τι φαίνεται. Ρωτήστε τους τεχνικούς για τον τρόπο χρήσης του μικροφώνου που σας έδωσαν

●

Ανακαλύψτε τις κακές σας συνήθειες όταν παρουσιάζετε και προσπαθήστε να τις καταπολεμήσετε

●

Υπολογίστε πόσο χρόνο χρειάζεστε για την παρουσίασή σας και βεβαιωθείτε ότι τηρείτε τα χρονικά όρια - εάν τελειώσετε νωρίτερα, κανένας δεν θα παραπονεθεί

●

Αποφεύγετε να διαβάζετε την ομιλία σας στο κοινό - κάνετε κακή εντύπωση και είστε λιγότερο πειστικός

●

Οι σημειώσεις είναι χρήσιμες στην ενίσχυση της μνήμης σας, φροντίστε όμως να είναι σύντομες, εάν γίνεται να χωρούν σε μία κόλλα χαρτί

●

Οι τεχνικές ελέγχου της φωνής είναι ουσιαστικές όταν θέλετε να κάνετε ενδιαφέρουσα την ομιλία σας

9

Χρήση διαφορετικών μέσων 148

Εισαγωγή βίντεο σε προβολή παρουσίασης

150

Διαιρεμένη προβολή

151

Χρήση υπερσυνδέσεων

152

Τηλεφωνικές παρουσιάσεις (Tηλεδιασκέψεις)

τις τηλεδιασκέψεις, τις

154

Πίνακες με χαρτί

εικονοδιασκέψεις και τις

156

Λευκοί και μαύροι πίνακες

εκπομπές Ιστού.

157

Επιδιασκόπια

158

Εικονοδιασκέψεις

160

Εκπομπές στο Διαδίκτυο (Βιντεοδιαλέξεις)

162

Διαχείριση των μέσων μαζικής ενημέρωσης

164

Περίληψη

Υπάρχουν πολλοί τρόποι να κάνετε μια παρουσίαση εκτός από το να στέκεστε μπροστά από ένα ακροατήριο και να μιλάτε. Αυτοί περιλαμβάνουν

Χρήση διαφορετικών μέσων

Εισαγωγή βίντεο σε προβολή παρουσίασης Κάποιες παρουσιάσεις απαιτούν τη χρήση βίντεο καθώς και στατικών εικόνων και κειμένου. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι προβολής εικόνων βίντεο στο ακροατήριό σας. Μία επιλογή είναι να προβάλετε διαφάνειες από το PowerPoint ή το Keynote στη μία οθόνη και αποσπάσματα βίντεο στην άλλη.

Τα βίντεο είναι χρήσιμα σε κάποιες παρουσιάσεις και εισάγονται πολύ εύκολα στο PowerPoint ή το Keynote.

Εάν το απόσπασμα βίντεο είναι σχετικά σύντομο, είναι καλύτερο να το εισαγάγετε στο PowerPoint ή το Keynote και να το αναπαράγετε μέσα από τη διαφάνεια.

Τι μορφές βίντεο μπορεί να προβάλλει το PowerPoint; Το Windows PowerPoint διαβάζει διάφορες μορφές βίντεο (ASF, AVI, MPEG, WMV και Flash). Η έκδοση Mac μπορεί να προβάλλει τις μορφές Quicktime (.mov), WMV, AVI, MPEG.

148

Εισαγωγή βίντεο στο PowerPoint

Αποθηκεύστε το αρχείο βίντεο στον ίδιο φάκελο με το αρχείο PowerPoint γιατί αλλιώς δεν θα παίζει.

Σε αντίθεση με τις στατικές εικόνες όπως οι φωτογραφίες, τα βίντεο δεν ενσωματώνονται στο αρχείο PowerPoint αλλά συνδέονται με αυτό. Αυτό είναι σημαντικό γιατί όταν πάτε να προβάλετε τις διαφάνειές σας, αλλά δεν έχετε αντιγράψει το αρχείο βίντεο στον ίδιο φάκελο με το αρχείο PowerPoint, θα απογοητευτείτε όταν έρθει η ώρα να δείξετε το απόσπασμα - δεν θα το βρείτε εκεί!

1

❙

Δημιουργήστε μια διαφάνεια στην οποία θα προβάλλεται το βίντεο. Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο βίντεο είναι στον ίδιο φάκελο με το αρχείο PowerPoint, πατήστε Εισαγωγή – βίντεο – από αρχείο και επιλέξτε το αρχείο

…συνέχεια

❙

3

❙

Το πρόγραμμα θα σας ρωτήσει εάν θέλετε να γίνεται αυτόματη αναπαραγωγή του βίντεο ή όταν κάνετε κλικ με το ποντίκι. Επιλέξτε τη μέθοδο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε

149

2

Δείτε την προβολή παρουσίασης για να βεβαιωθείτε ότι το βίντεο αναπαράγεται κανονικά

Χρήση διαφορετικών μέσων

Διαιρεμένη προβολή Όπως υποδηλώνει και η ονομασία της, η διαιρεμένη προβολή αναφέρεται στη χρήση δύο προβολέων και δύο οθονών (κάποιοι προβολείς εμφανίζουν δύο διαφορετικές εικόνες ταυτόχρονα). Αυτή η μορφή προβολής δεν χρησιμοποιείται ευρέως, αλλά είναι χρήσιμη όταν ο ομιλητής θέλει να παρουσιάσει διαφάνειες που περιέχουν πληροφορίες στη μία οθόνη και μία εικόνα ή βίντεο στην άλλη. Σε μια τυπική παρουσίαση, οι εικόνες και το κείμενο περιλαμβάνονται στην ίδια διαφάνεια, εάν όμως θέλετε να γεμίσετε ολόκληρη την οθόνη, δεν θα αφήσετε χώρο για το κείμενο.

150

Παρουσιάσεις στις οποίες η διαιρεμένη προβολή είναι χρήσιμη ●

Βιολογία ή επιστήμες όπου θέλετε να δείξετε το βίντεο μιας διαδικασίας ενώ μιλάτε

●

Ιατρική, όταν θέλετε να συζητήσετε μια διαδικασία όπως μια χειρουργική επέμβαση. Αυτή η μορφή προβολής θα είναι χρήσιμη μόνο όταν η διαδικασία είναι μεγάλη και υπάρχει ανάγκη να προβάλλονται ταυτόχρονα διαφάνειες κειμένου. Το ίδιο αποτέλεσμα μπορεί να επιτευχθεί όταν απλώς παίζετε το βίντεο και μιλάτε.

Χρησιμοποιείτε αυτή τη μορφή προβολής όταν γνωρίζετε ακριβώς τί κάνετε και έχετε γίνει αυθεντία στον ταυτόχρονο συντονισμό δύο φορητών υπολογιστών και δύο προβολέων! Το τελευταίο πράγμα που θέλετε να συμβεί είναι να αποσυντονιστούν μεταξύ τους! Θα πρέπει να κοινοποιήσετε εγκαίρως στους διοργανωτές του συνεδρίου ή της σύσκεψης ότι θέλετε να κάνετε διαιρεμένη προβολή, καθώς θα πρέπει να προβούν στις απαραίτητες ρυθμίσεις. Υποπτεύομαι ότι χρησιμοποιείτε από κάποιους παρουσιαστές που θέλουν να κάνουν φιγούρα και η άποψή μου είναι να αποφεύγετε αυτή τη μέθοδο παρουσίασης.

Χρήση υπερσυνδέσεων Όλοι γνωρίζουμε τις υπερσυνδέσεις σε ιστοσελίδες. Όταν πατάτε μια σύνδεση σας οδηγεί σε άλλο μέρος της τοποθεσίας ή σε νέα τοποθεσία Ιστού. Το ίδιο μπορεί να γίνει με το PowerPoint ή το Keynote: όταν πατάτε ένα ορατό ή αόρατο κουμπί (υπερσύνδεση) μεταφέρεστε σε άλλη διαφάνεια. Γιατί σας χρειάζεται αυτή η λειτουργία; Μπορεί να διδάσκετε σε κάποιο σχολείο ή πανεπιστήμιο και να θέλετε να κάνετε ερωτήσεις στους ακροατές. Έχετε τη δυνατότητα να θέσετε τις ερωτήσεις στην κύρια διαφάνεια και να συμπεριλάβετε υπερσυνδέσεις στις αντίστοιχες διαφάνειες απαντήσεων.

Χρήση υπερσυνδέσεων Γράψτε τις ερωτήσεις στη διαφάνειά σας και δημιουργήστε ξεχωριστές διαφάνειες με τις σωστές και τις λάθος απαντήσεις.

Οι υπερσυνδέσεις είναι χρήσιμες σε εκπαιδευτικές διαφάνειες και εξοικονομούν χρόνο όταν προσπαθείτε να βρείτε τις σωστές διαφάνειες μη αυτόματα.

Η ακόλουθη διαφάνεια δείχνει την ερώτηση με 3 πιθανές απαντήσεις. Η μία είναι σωστή και περιέχει υπερσύνδεση σε μια διαφάνεια η οποία ενισχύει τη σωστή απάντηση. Οι δύο είναι λάθος και το πραγματικό ατομικό βάρος των στοιχείων αναφέρεται στις επεξηγηματικές διαφάνειες. Συμπεριλάβετε κουμπιά με τα οποία επιστρέφετε στη διαφάνεια με την ερώτηση.

151

Μεταβείτε στo Mενού και ρυθμίστε το κουμπί ενέργειας όπως βλέπετε στην εικόνα, μετά ορίστε την ενέργεια που θα εκτελεστεί όταν πατηθεί το κουμπί κατά την παρουσίαση (στο παράδειγμά μας θέλουμε να δείξουμε μια συγκεκριμένη διαφάνεια της σειράς).

Χρήση διαφορετικών μέσων

Τηλεφωνικές παρουσιάσεις (Τηλεδιασκέψεις)

Στις τηλεδιασκέψεις βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν τους βασικούς κανόνες από την αρχή.

Η ομιλία σε μια τηλεδιάσκεψη είναι μία ακόμα μορφή εικονικής παρουσίασης. Είναι δημοφιλής στον επιχειρηματικό κόσμο και χρησιμοποιείται λιγότερο στον ακαδημαϊκό και εκπαιδευτικό κλάδο. Επιτρέπει σε ένα σύνολο ανθρώπων από διάφορες περιοχές ή χώρες να "συναντηθούν" χωρίς να βρίσκονται στην πραγματικότητα στο ίδιο δωμάτιο. Εφόσον η σύσκεψη είναι προγραμματισμένη προσεκτικά και οι άνθρωποι έχουν προσαρμόσει το στυλ της παρουσίασής τους στη συγκεκριμένη μορφή, αποτελεί ένα πολύ παραγωγικό είδος παρουσίασης. Οι τηλεδιασκέψεις μειώνουν τα ταξιδιωτικά έξοδα και είναι αρκετά χρήσιμες όταν οι συμμετέχοντες τηρούν τους κανόνες. Πρέπει να είναι οργανωμένες αλλιώς θα επικρατήσει αναρχία και κανείς δεν θα έχει τον έλεγχο!

152

Εκτός από τον ήχο, οι τηλεδιασκέψεις μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν και την παρουσίαση δεδομένων, για παράδειγμα στο PowerPoint ή σε άλλα προγράμματα. Το Lotus SameTime χρησιμοποιείται από αρκετές εταιρείες, αλλά υπάρχουν πολλοί πάροχοι προγραμμάτων που επιτρέπουν την ταυτόχρονη προβολή οπτικού υλικού.

Είστε ο επικεφαλής; Ένα άτομο συνήθως διοργανώνει την τηλεδιάσκεψη και είναι ο επικεφαλής. Αυτό το άτομο έχει το ΡΙΝ του επικεφαλής - έναν προσωπικό αριθμό αναγνώρισης τον οποίο εισάγει αφού καλέσει τον αριθμό τηλεφώνου της εταιρείας που φιλοξενεί την τηλεδιάσκεψη. Τα άλλα άτομα καλούν ταυτόχρονα και εισάγουν τον προκαθορισμένο "Κωδικό συνεδρίας" ο οποίος τους δίνει πρόσβαση στην τηλεδιάσκεψη.

Οι βασικές αρχές μιας τηλεδιάσκεψης ●

Ο επικεφαλής θα πρέπει να συστηθεί και να ευχαριστήσει τα μέλη για τη συμμετοχή τους

●

Τα άλλα μέλη θα πρέπει επίσης να συστηθούν και να αναφέρουν την εταιρεία την οποία εκπροσωπούν

…συνέχεια ●

Πρέπει να έχει δημιουργηθεί μια ατζέντα η οποία αποστέλλεται εκ των προτέρων στους συμμετέχοντες της τηλεδιάσκεψης και αναφέρει τους χρόνους

●

Τα σχετικά έγγραφα θα πρέπει να σταλούν πριν την τηλεδιάσκεψη, ώστε οι συμμετέχοντες να έχουν χρόνο να τα διαβάσουν

●

Εάν θέλετε να δείξετε κάποιες διαφάνειες PowerPoint, αποστείλετε τις πριν την τηλεδιάσκεψη. Όταν ξεκινήσει, ζητήστε από τους συμμετέχοντες να ανοίξουν το έγγραφο PowerPoint Όταν εξηγείτε στους άλλους μια παρουσίαση PowerPoint χρησιμοποιείτε αριθμημένες διαφάνειες για να είστε σε θέση να λέτε “Τώρα περνάω στην επόμενη διαφάνεια η οποία είναι η Διαφάνεια 7”, ή όποια διαφάνεια βλέπετε στον υπολογιστή σας. (Εναλλακτικά μπορείτε να κάνετε την προβολή στο Διαδίκτυο)

●

Εάν κάνετε παρουσίαση, μιλάτε αργά και όταν μπορείτε κάντε παύση μετά από κάθε πρόταση

●

Αυτή η πρακτική δίνει τη δυνατότητα στους άλλους να κάνουν ερωτήσεις πριν μετακινηθείτε στην επόμενη διαφάνεια

●

Όλοι οι συμμετέχοντες μπορούν να μιλήσουν αλλά μόνο ένας θα μιλάει κάθε φορά - είναι πολύ δύσκολο να παρακολουθήσετε τη συζήτηση όταν μιλούν δύο άτομα ταυτόχρονα

●

Η ομιλία θα πρέπει να είναι πολύ σαφής και πιο αργή απ' ό,τι συνήθως γιατί οι συμμετέχοντες δεν βλέπουν ο ένας τον άλλο

●

Οι θόρυβοι αποσπούν την προσοχή, γι' αυτό γυρίστε το τηλέφωνό σας στη σίγαση όταν δεν μιλάτε (το #6 είναι συχνά ο κωδικός σίγασης της συσκευής σας). Δεν είναι ασυνήθιστο να ακούγονται σειρήνες, κομπρεσέρ και παιδιά να μιλούν στο παρασκήνιο!

●

Αγοράστε ακουστικά κεφαλής για το τηλέφωνό σας. Πολλά από αυτά διαθέτουν λειτουργία απόσβεσης εξωτερικών θορύβων

●

Στο τέλος της τηλεδιάσκεψης ο επικεφαλής θα πρέπει να συνοψίσει την παρουσίαση, να ρωτήσει εάν υπάρχουν κάποιες τελευταίες παρατηρήσεις και να ευχαριστήσει τους άλλους για τη συμμετοχή τους

●

Ο επικεφαλής οφείλει να καταστρώσει μια λίστα δράσεων εκτός τηλεδιάσκεψης, όπως την ηλεκτρονική ταχυδρόμηση εγγράφων στην ομάδα και να ορίσει τηλεφωνήματα που θα γίνουν αργότερα για να συζητήσει κατ' ιδίαν συγκεκριμένα θέματα

●

Ο επικεφαλής πρέπει επίσης να ορίσει την επόμενη τηλεδιάσκεψη με την ομάδα, εάν πρέπει να γίνει δεύτερη τηλεδιάσκεψη

153

●

Στείλτε όλα τα έγγραφα, τις παρουσιάσεις και άλλα σχετικά αρχεία πριν τη σύσκεψη.

Χρήση διαφορετικών μέσων

Πίνακες με χαρτί Οι πίνακες αυτοί είναι ουσιαστικά μεγάλα σημειωματάρια πάνω σε βάσεις. Είναι οικονομικοί και δεν εξαρτώνται από περίπλοκες ηλεκτρονικές συσκευές.

Πού χρησιμεύει ένας πίνακας Σε συσκέψεις 6–30 ατόμων

●

Σε ανεπίσημες εκδηλώσεις

●

Σε μικρές επαγγελματικές συναντήσεις

●

Στη διδασκαλία

●

Στην ομαδική ανταλλαγή ιδεών

●

Σε συναντήσεις πωλήσεων

●

Σε οποιαδήποτε σύσκεψη με υψηλή συμμετοχή του κοινού

154

Μην υποτιμάτε τη χρησιμότητα των πινάκων. Είναι οικονομικοί και προσφέρουν ευελιξία.

●

Βεβαιωθείτε ότι γράφετε καθαρά.

Απαιτήσεις ●

Μεγάλοι μαρκαδόροι

●

Θα πρέπει να γράφετε με μεγάλα γράμματα και πολύ καθαρά

●

Μην γράφετε πολλές λέξεις στη σελίδα

●

Μην χρησιμοποιείτε πάνω από 2 χρώματα

●

Χρησιμοποιείτε μόνο τα δύο τρίτα της σελίδας

…συνέχεια Πλεονεκτήματα Μπορείτε να εξηγείτε τις λεπτομέρειες σταδιακά, καθώς το κοινό δεν τα βλέπει όλα ταυτόχρονα

●

Έχετε τη δυνατότητα να σημειώνετε με μολύβι στην κορυφή της κάθε σελίδας - τις σημειώσεις θα τις βλέπετε μόνο εσείς και όχι οι ακροατές

●

Οι ακροατές αντιλαμβάνονται τα θέματα σε πραγματικό χρόνο και μπορείτε να τους ζητήσετε να συνεισφέρουν σε όσα γράφετε

●

Μπορείτε να σημειώνετε πληροφορίες σε ξεχωριστή κόλλα και να επιστρέφετε σε αυτά αργότερα

●

Έχετε τη δυνατότητα να κρατήσετε όλες τις σελίδες και να τις ενώσετε αργότερα σε ένα κείμενο

●

Μπορείτε να κολλήσετε όλες τις σελίδες στον τοίχο και να ανακεφαλαιώσετε όλα όσα παρουσιάσατε στους συμμετέχοντες

●

Είναι χρήσιμοι για ξαφνικές συζητήσεις - κάθε ομάδα μπορεί να πάρει ένα δικό της πίνακα. Στη συνέχεια, ο εκπρόσωπος της κάθε ομάδας μπορεί να χρησιμοποιήσει τον πίνακα για να κάνει παρουσίαση σε όλους τους συμμετέχοντες

Μειονεκτήματα ●

Συχνά θεωρούνται ένα φθηνό μέσο

●

Εάν τα γράμματα είναι μικρά δεν τα βλέπει όλη η ομάδα

●

Είναι ακατάλληλοι για συσκέψεις με πολλούς ακροατές

●

Δεν μπορείτε να δείξετε εύκολα φωτογραφίες ή γραφικά (εκτός εάν τα έχετε ήδη εκτυπώσει)

●

Συχνά το κείμενο είναι δυσανάγνωστο εκτός εάν ο παρουσιαστής είναι καλλιγράφος

Λίστα ελέγχου ●

Βεβαιωθείτε ότι το σημειωματάριο έχει αρκετές λευκές σελίδες

●

Γράφουν οι μαρκαδόροι, έχετε αρκετούς;

●

Βεβαιωθείτε ότι η βάση είναι καλά στερεωμένη και ότι το κοινό μπορεί να δει τον πίνακα

●

Μη μιλάτε την ώρα που γράφετε - η πλάτη σας θα είναι γυρισμένη στους ακροατές και δεν θα μπορούν να σας ακούσουν καθαρά

●

Μη στέκεστε μπροστά από τον πίνακα γιατί θα κρύβετε το περιεχόμενο της σελίδας

155

●

Υπάρχουν εδώ και πολλά χρόνια και ήταν πολύ δημοφιλείς στα σχολεία μέχρι πρόσφατα, όταν αντικαταστάθηκαν από ηλεκτρονικούς πίνακες. Δεν χρησιμοποιούνται ιδιαίτερα από τον επιχειρηματικό κλάδο, αλλά περισσότερο από τα πανεπιστήμια και τα κολέγια. Αποτελούν μια φθηνότερη εναλλακτική από τους πίνακες με χαρτί και χρησιμοποιούνται με παρόμοιο τρόπο. Ο παρουσιαστής δείχνει σταδιακά τις πληροφορίες και υπάρχει μεγάλη εξάρτηση από τη συμμετοχή του κοινού.

156

Χρήση διαφορετικών μέσων

Λευκοί και μαύροι πίνακες

Τί χρειάζεστε; ●

Η παρουσίασή σας θα πρέπει να είναι προσχεδιασμένη

●

Κρατήστε τις σημειώσεις ομιλητή δίπλα σας για να ακολουθήσετε την ατζέντα που θέσατε και να βεβαιωθείτε ότι δεν ξεχνάτε κάποιο βασικό μήνυμα

●

Αρκετές κιμωλίες ή μαρκαδόρους που σβήνουν και δουλεύουν

●

Καθαρή γραφή και την ικανότητα να γράφετε με μεγάλα γράμματα ώστε να παρακολουθούν όλοι οι ακροατές

Μειονεκτήματα ●

Δεν μπορείτε να πάρετε μαζί σας τις σελίδες για να γράψετε αργότερα κείμενο - θα πρέπει να κρατάτε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της ομιλίας

●

Ορισμένες φορές είναι δύσκολο να διαβάσετε τί γράψατε

●

Περιορισμένος χώρος και πρέπει να διαγράφετε προηγούμενα κείμενα

Επιδιασκόπια Το “επιδιασκόπιο” είναι μια παλιά τεχνολογία, αλλά την προτιμούν πολλοί ακαδημαϊκοί. Δεν είναι δημοφιλές στον επιχειρηματικό κόσμο, χρησιμοποιείται όμως στα σχολεία, τα κολέγια και τα πανεπιστήμια. Είναι ο προκάτοχος του PowerPoint που επέτρεπε στους καθηγητές να παρουσιάζουν γραπτό υλικό σε ένα μεγάλο ακροατήριο, σε μια αίθουσα διαλέξεων για παράδειγμα. Οι πληροφορίες ήταν γενικά χειρόγραφες από τον καθηγητή με μαρκαδόρο ειδικά σχεδιασμένο για να γράφει στα πλαστικά φύλλα (από οξικό εστέρα).

Μειονεκτήματα

Είναι κατάλληλα για όλα τα μεγέθη κοινού

Χαμηλή επίδραση εάν το κείμενο δεν είναι καθαρό

Είναι οικονομικά

Φαίνεται φτηνό

Απαιτούν ελάχιστες τεχνικές γνώσεις

Συχνά οι διαφάνειες τοποθετούνται στραβά

Μπορείτε να εμφανίσετε το κείμενο γραμμή προς γραμμή εάν το καλύψετε με ένα χαρτί

Οι διαφάνειες χάνονται ή μπερδεύονται - ποιές μείνανε για παρουσίαση;

Μπορείτε να τις γράφετε σε πραγματι- Δεν μπορείτε να δείξετε σύνθετα κό χρόνο, όπως σε πίνακα με χαρτί γραφικά ή βίντεο

Χρήση του επιδιασκοπίου ●

Τοποθετήστε το κοντά στην οθόνη προβολής για να γεμίσετε την οθόνη

●

Εστιάστε το φακό και καθαρίστε την οριζόντια πλάκα

●

Τοποθετήστε τις διαφάνειες ορθογώνια στην πλάκα του επιδιασκοπίου

●

Σταθείτε σε μία πλευρά όταν παρουσιάζετε - μην εμποδίζετε την οθόνη

●

Επισημάνετε τις λέξεις χρησιμοποιώντας ένα στυλό ή ένα μολύβι ακουμπώντας τη διαφάνεια (όχι την οθόνη)

157

Πλεονεκτήματα

Στον χρόνο που αναλώσατε για να δημιουργήσετε τις διαφάνειες, θα μπορούσατε να είχατε χρησιμοποιήσει το PowerPoint.

Χρήση διαφορετικών μέσων

Εικονοδιασκέψεις Πρόκειται για μία δαπανηρή μέθοδο παρουσιάσεων υψηλής τεχνολογίας η οποία απευθύνεται σε ακροατές που μπορεί να είναι διασκορπισμένοι σε όλο τον κόσμο. Η εικονοδιάσκεψη επιτρέπει τη συνομιλία σε πραγματικό χρόνο μέσω βίντεο. Το κείμενο και άλλα οπτικά βοηθήματα όπως ηλεκτρονικοί πίνακες και PowerPoint μπορούν να χρησιμοποιηθούν ταυτόχρονα. Η χρήση των εικονοδιασκέψεων μεγαλώνει καθώς μειώνεται το κόστος της τεχνολογίας και αυξάνονται οι ταχύτητες των διαδικτυακών συνδέσεων. Είναι πιο χρήσιμες από τις τηλεδιασκέψεις γιατί επιτρέπουν την οπτική αλληλεπίδραση των συμμετεχόντων. Οι γραπτές κάρτες υποδείξεων διατίθενται πλέον στο κοινό και έτσι οι εικονοδιασκέψεις είναι ιδιαίτερα χρήσιμες. Αυτή η τεχνολογία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παρουσίαση σε ένα άτομο ή σε εκατοντάδες άτομα ταυτόχρονα. Αποκτάει όλο και μεγαλύτερη απήχηση στους περισσότερους κλάδους, ανάμεσά τους η πολιτική, η εκπαίδευση, ο επιχειρηματικός κλάδος, η ιατρική και οι επιστήμες.

158

Η διεξαγωγή μιας εικονοδιάσκεψης μπορεί να είναι πολύ παραγωγική, αλλά σε αντίθεση με μια τυπική σύσκεψη, χρειάζεται πολύ προετοιμασία για να διασφαλιστεί ότι όλα λειτουργούν και ότι όλοι οι συμμετέχοντες γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτούς. Υπάρχει πληθώρα εταιρειών φιλοξενίας εικονοδιασκέψεων αλλά είναι πολύ ακριβές επειδή αναλαμβάνουν για εσάς όλο τον εφοδιασμό. Για να δημιουργήσετε τη δική σας εικονοδιάσκεψη μπορείτε να δοκιμάσετε το Skype, το iChat ή άλλα φθηνότερα λογισμικά.

…συνέχεια Βασικές αρχές Όταν δύο άνθρωποι που βρίσκονται σε διαφορετικές τοποθεσίες παίρνουν μέρος σε μία εικονοδιάσκεψη, κάθε ένας θα χρειαστεί έναν προβολέα LCD συνδεδεμένο με ένα φορητό υπολογιστή με πρόσβαση στο Διαδίκτυο και μία κάμερα Διαδικτύου ή μία ψηφιακή βιντεοκάμερα. Αυτή θα είναι μια σχετικά απλή διάταξη. Πολλές εταιρείες διαθέτουν πλέον ειδικές σουίτες εικονοδιασκέψεων. Αυτές περιλαμβάνουν υπερσύγχρονα ψηφιακά βίντεο, ακριβούς προβολείς και οθόνες. Οι αίθουσες είναι γενικά σχεδιασμένες με τέτοιο τρόπο ώστε η ακουστική να είναι εξαιρετικά καλή, χωρίς ηχώ. Ο φωτισμός επίσης βελτιστοποιείται ώστε οι συμμετέχοντες να διακρίνονται καθαρά χωρίς φωτεινά είδωλα.

Η αίθουσα εικονοδιάσκεψης θα πρέπει να είναι λιτή, χωρίς ενοχλητικές γυαλιστερές επιφάνειες.

Απαιτήσεις Οι διαμεσολαβητές είναι χρήσιμοι εάν έχετε κάποιον - πρόκειται για άτομα εκπαιδευμένα στη χρήση του εξοπλισμού τα οποία βοηθούν τους συμμετέχοντες να αποκομίσουν τα μέγιστα από τις εικονοδιασκέψεις

●

Σαφής ατζέντα η οποία έχει σταλεί εκ των προτέρων και περιέχει το χρονοδιάγραμμα

●

Βεβαιωθείτε ότι η ζώνη ώρας υποδεικνύεται με σαφήνεια ειδικά όταν συμμετέχουν χώρες σε διαφορετικές ζώνες ώρας

●

Κάμερα Διαδικτύου και αίθουσες για τους συμμετέχοντες

●

Προβολέας LCD, οθόνη ή μόνιτορ, φορητός υπολογιστής

●

Κάρτες ονομάτων (διπλωμένες κάρτες με τα ονόματα των συμμετεχόντων ευκρινώς γραμμένα με μεγάλα γράμματα)

●

Τακτοποιημένη αίθουσα - αφαιρέστε καθρέφτες, γυαλιστερές επιφάνειες

●

Παροτρύνετε τους συμμετέχοντες να φορούν ουδέτερα ρούχα (όχι με ρίγες) για να αποφευχθεί η ενοχλητική αντανάκλασή τους στην οθόνη

Συντονισμός της εικονοδιάσκεψης ●

Εξασκηθείτε από πριν για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα μηχανήματα λειτουργούν σωστά και ότι γνωρίζετε πώς να τα χειριστείτε

●

Οι συμμετέχοντες θα πρέπει να αντικρίζουν την κάμερα όταν μιλούν

●

Εάν χρησιμοποιείτε το PowerPoint, βεβαιωθείτε ότι οι διαφάνειες είναι αριθμημένες

●

Χρησιμοποιήστε μεγάλο μέγεθος γραμματοσειράς και διασφαλίστε ότι οι διαφάνειες είναι ευκρινείς

159

●

Χρήση διαφορετικών μέσων

160

Εκπομπές στο Διαδίκτυο (Βιντεοδιαλέξεις) Πριν ξεκινήσετε την εκπομπή στο Διαδίκτυο, μελετήστε πολλές φορές την ομιλία σας μέχρι να τελειοποιηθείτε.

Όπως υποδηλώνει και ο αγγλικός όρος "webcast" αυτές είναι εκπομπές μέσω Διαδικτύου οι οποίες είτε γίνονται σε πραγματικό χρόνο, ή βιντεοσκοπούνται εκ των προτέρων. Η παραγωγή τους είναι αρκετά οικονομική και είναι δημοφιλείς στον επιχειρηματικό κόσμο, την εκπαίδευση, τα ΜΜΕ και τη μουσική βιομηχανία (το Live8, για παράδειγμα έχει φιλοξενήσει εκπομπές συναυλιών σε πραγματικό χρόνο). Με την τεχνολογία αυτή, δημιουργείται μία οπτικοακουστική παρουσίαση η οποία δρομολογείται με συνεχή ροή στον υπολογιστή του θεατή. Δεν χρειάζεται να γίνει λήψη της και να προβληθεί αργότερα. Στην πραγματικότητα, η δρομολόγηση συνεχούς ροής του περιεχομένου σημαίνει ότι οι υπολογιστές του κοινού δεν κατεβάζουν τίποτα. Υπάρχουν εταιρείες παροχής υπηρεσιών webcast οι οποίες σας βοηθούν να συνθέσετε την εκπομπή σας. Χρησιμοποιούν λογισμικά ειδικά σχεδιασμένα για βιντεοδιάλεξη σε προσκεκλημένα άτομα. Στον επιχειρηματικό κόσμο μπορείτε να έχετε 20 προσκεκλημένους από όλο τον κόσμο. Πώς γνωρίζετε ότι έχουν συνδεθεί στη ζωντανή εκπομπή Ιστού σας; Η εταιρεία λογισμικού webcast τοποθετεί ένα πλαίσιο σε μία άκρη της οθόνης που εμφανίζει τα ονόματα των συμμετεχόντων καθώς συνδέονται στη ζωντανή εκπομπή. Έτσι γνωρίζετε ακριβώς ποιος είναι παρόν και ποιος δεν έχει συνδεθεί για να παρακολουθήσει την ομιλία σας. Οι βιντεοδιαλέξεις μπορούν να προβληθούν από συμμετέχοντες που χρησιμοποιούν το δικό τους υπολογιστή, ή αρκετούς ανθρώπους οι οποίοι έχουν συγκεντρωθεί σε μία αίθουσα.

Για τον ομιλητή Αυτή είναι μια αρκετά αγχωτική εμπειρία επειδή η εκπομπή Ιστού πρέπει να ξεκινήσει σε συγκεκριμένο χρόνο και ξέρει ότι μόλις αρχίσει δεν μπορεί να σταματήσει! Γι' αυτό προετοιμαστείτε καλά πριν ξεκινήσετε.

…συνέχεια Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα ποτήρι νερό δίπλα σας σε περίπτωση που ξεραθεί το στόμα σας

●

Θα είστε πιθανώς στο γραφείο σας μπροστά από έναν υπολογιστή και το λογισμικό της εκπομπής θα τρέχει. Θα βλέπετε τις διαφάνειές σας σε ένα πλαίσιο, ενώ θα υπάρχουν και άλλα πλαίσια τα οποία θα περιέχουν τα ονόματα των συμμετεχόντων και άλλες πληροφορίες

●

Είτε είναι ζωντανή ή βιντεοσκοπημένη, θα χρειαστείτε μια σειρά διαφανειών εάν κάνετε παρουσίαση με PowerPoint

●

Βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενο είναι σαφές και ότι δεν έχετε φορτώσει τις διαφάνειες, όπως θα κάνατε σε κάθε άλλη παρουσίαση με διαφάνειες

●

Κρατήστε τις σημειώσεις που έχετε κάνει για τον εαυτό σας, μπροστά σας

●

Χρησιμοποιήστε κάρτες ευρετηρίου αριθμημένες όπως οι διαφάνειες. Θα πρέπει να αποφεύγετε να τις διαβάζετε αλλά εφόσον το κοινό δεν σας βλέπει, επιτρέπεται να κοιτάτε το περιεχόμενο των καρτών ενώ παρουσιάζετε

●

Μιλάτε αργά! Ακόμα πιο αργά απ' ό,τι σε μια τυπική παρουσίαση

●

Εισαγάγετε μελετημένες παύσεις ανάμεσα στις διαφάνειες έτσι ώστε οι ακροατές να γνωρίζουν πότε τελειώσατε με μία διαφάνεια και είστε έτοιμος να περάσετε στην επόμενη

Ενότητα ερωτήσεων και απαντήσεων ●

Σε μια βιντεοσκοπημένη εκπομπή στο Διαδίκτυο δεν υπάρχουν ερωτήσεις. Σε μια ζωντανή εκπομπή όμως μπορεί να διατίθεται χρόνος στο τέλος για τις ερωτήσεις των ακροατών

●

Αυτές είναι συνήθως ακουστικές ερωτήσεις (και όχι γραπτές)

●

Απαντήστε τις όπως θα κάνατε και σε μία παρουσίαση ένας προς έναν αλλά μην ξεχνάτε να μιλάτε αργά όταν απαντάτε

●

Στο τέλος μιας ζωντανής βιντεοδιάλεξης, ευχαριστήστε τους ακροατές για τη συμμετοχή τους

●

Μπορείτε να δώσετε κάποια στοιχεία επικοινωνίας, όπως διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν οι συμμετέχοντες επιθυμούν να συζητήσουν μαζί σας εκτός Διαδικτύου

161

●

Χρήση διαφορετικών μέσων

Διαχείριση των μέσων μαζικής ενημέρωσης Η εταιρεία ή ο οργανισμός στον οποίο εργάζεστε μπορεί να σας ζητήσει να εμφανιστείτε στην τηλεόραση ή το ραδιόφωνο. Μολονότι αυτή είναι μια συναρπαστική προοπτική, που σας προσφέρει 15 λεπτά δημοσιότητας, είναι επίσης πολύ αγχωτική. Ακόμα και οι καλύτεροι παρουσιαστές φοβούνται αυτό το είδος παρουσίασης. Εν μέρει, αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι πιστεύουμε πως προσπαθούν να μας παγιδέψουν με τις ερωτήσεις τους. Μπορούμε να θυμηθούμε περιστατικά κατά τα οποία ένας ομιλητής βασανίστηκε από κάποιον δημοσιογράφο και μπερδεύτηκε μόνος του! Οι ειδήσεις είναι ένα προϊόν όπως όλα τα άλλα. Αγοράζονται και πωλούνται. Ο κόσμος των ειδήσεων είναι ένας κόσμος ηχητικών αποσπασμάτων όπου οι μακροσκελείς αγορεύσεις δεν έχουν μεγάλη απήχηση. Περιμένουν μεστές απαντήσεις στα ερωτήματά τους. Περισσότερο από κάθε άλλη περίπτωση, χρειάζεστε πολύ σαφή μηνύματα!

162

Εάν σας πρότειναν να μιλήσετε στα μέσα μαζικής ενημέρωσης, αναρωτηθείτε τα εξής: Ζητήστε από το άτομο που κάνει τη συνέντευξη να σας πει τι ερωτήσεις θα κάνει ώστε να μη σας ξαφνιάσει κάτι.

●

Γιατί με κάλεσαν;

●

Τί προσπαθώ να πετύχω;

●

Ποια είναι η επιδίωξή τους;

●

Ποιοι είναι οι ακροατές

●

Τί πιστεύουν τώρα;

●

Τί θα ήθελα να πιστεύουν;

●

Πώς μπορώ να το πετύχω;

Γράψτε σε μία κάρτα ευρετηρίου: ●

Βασικό μήνυμα 1

●

Βασικό μήνυμα 2

●

Βασικό μήνυμα 3

Τα βασικά μηνύματα θα χρησιμοποιηθούν για να μετρήσετε την επιτυχία σας. Περιορίστε τα σε 3 βασικά μηνύματα μόνο. Πριν την τηλεοπτική ή ραδιοφωνική συνέντευξη ο δημοσιογράφος πρέπει να αναφέρει τις ερωτήσεις που σκοπεύει να κάνει. Δεν θα ήταν δίκαιο να σας αιφνιδιάσει με αναπάντεχες ερωτήσεις.

…συνέχεια Βρείτε την ψυχραιμία σας Προσπαθήστε να χαλαρώσετε και να δείχνετε άνετος. Ισιώστε τον κορμό σας και τοποθετήστε τα χέρια σας στην αγκαλιά σας. Μην κοιτάτε την κάμερα στρέψτε το βλέμμα σας στο άτομο που κάνει τη συνέντευξη.

Αναπτύξτε και μετά συνοψίστε Βεβαιωθείτε ότι τα βασικά σας μηνύματα είναι γραμμένα και βρίσκονται δίπλα σας όταν ξεκινάτε τη συνέντευξη. Μόλις σας κάνουν μια ερώτηση, ξεκινήστε αναπτύσσοντας την απάντηση και μετά συνοψίστε παρέχοντας ένα ή δύο συγκεκριμένα στοιχεία. Μπορείτε να συλλαβίσετε κάποιες έννοιες καθώς το κοινό σας έχει πολύ διαφορετικό υπόβαθρο και η κατανόηση του θέματος για το οποίο μιλάτε διαφέρει. “Αυτό σημαίνει ότι ...” έτσι παραθέτετε το ευρύτερο πλαίσιο και απαντάτε ευκολότερα στην ερώτηση "Και λοιπόν;". Στη συνέχεια μπορείτε να δώσετε μερικά παραδείγματα: “Για να σας δώσω ένα παράδειγμα, θα αναφερθώ στο...”

Εάν σας παίρνουν ζωντανή συνέντευξη θα πρέπει να είστε συγκεντρωμένος γιατί δεν υπάρχει μοντάζ! Εάν η συνέντευξη βιντεοσκοπείται για να προβληθεί αργότερα, τότε σε περίπτωση που μπερδέψετε τα λόγια σας και πείτε κάτι που δεν πρέπει, μπορεί να κοπεί.

163

Κάντε το ίδιο για όλα τα βασικά σας μηνύματα. Περάστε το μήνυμα κάνοντας πρώτα μία ευρεία δήλωση και δίνοντας ύστερα ένα παράδειγμα για να κατανοήσουν καλύτερα την έννοια.

Χρήση διαφορετικών μέσων

164

Περίληψη ●

Οι παρουσιάσεις με PowerPoint και Keynote μπορούν να ζωντανέψουν με την προσθήκη βίντεο

●

Οι συνδέσεις εισάγονται μεταξύ της διαφάνειας PowerPoint και το αρχείο βίντεο - το βίντεο δεν ενσωματώνεται στο αρχείο PowerPoint. Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο βίντεο και το αρχείο PowerPoint βρίσκονται στον ίδιο φάκελο όταν παρουσιάζετε, διαφορετικά το βίντεο δεν θα παίξει

●

Οι τεχνικές διαιρεμένης προβολής είναι χρήσιμες στην προβολή κειμένου στη μία οθόνη και φωτογραφιών, εικόνων ή βίντεο στην άλλη. Η τεχνική απαιτεί εξάσκηση, γι' αυτό αποφύγετέ την αν είστε αρχάριος

●

Η ομιλία σε μια τηλεδιάσκεψη είναι μια μορφή εικονικής παρουσίασης. Για να πετύχουν αυτές οι παρουσιάσεις χρήζουν προγραμματισμού, μιας ατζέντας και μιας ομάδας ανθρώπων που κατανοεί τους κανόνες. Επειδή δεν υπάρχουν οπτικά βοηθήματα θα πρέπει να προσέχετε τί λέτε και πώς το λέτε

●

Οι πίνακες με χαρτί είναι χρήσιμοι σε μικρές ανεπίσημες συναντήσεις. Ενθαρρύνουν τη συμμετοχή του κοινού και ταιριάζουν σε συσκέψεις ανταλλαγής ιδεών, προγραμματισμού ή πωλήσεων

●

Οι λευκοί και μαύροι πίνακες χρησιμοποιούνται κυρίως στην εκπαίδευση, μολονότι οι λευκοί πίνακες είναι χρήσιμοι και στα γραφεία γιατί μπορείτε να σημειώσετε τις ιδέες σας και μια λίστα εκκρεμών ενεργειών

●

Το επιδιασκόπιο, παρά το γεγονός ότι είναι ένα αναλογικό μηχάνημα, παραμένει δημοφιλές σε σχολεία και κολέγια. Αυτό οφείλεται κυρίως στην οικονομική του τιμή, αλλά και στο ότι ενθαρρύνει μια αλληλεπιδραστική μέθοδο εκμάθησης

●

Οι εικονοδιασκέψεις έχουν απήχηση στις επιχειρήσεις και αποτελούν μια μεγάλη επιχειρηματική δραστηριότητα! Αυτός ο τρόπος διάσκεψης επιτρέπει στους συμμετέχοντες από όλο τον κόσμο να "συναντιούνται" και να συζητάνε θέματα σαν να βρίσκονταν στην ίδια αίθουσα. Οι εικονοδιασκέψεις γίνονται συνήθως στον ιδιωτικό τομέα λόγω του απαγορευτικού κόστους τους

●

Οι εκπομπές στο Διαδίκτυο (βιντεοδιαλέξεις) αποτελούν εξαιρετικά εργαλεία για το μερισμό πληροφοριών και την ηλεκτρονική εκπαίδευση. Εκπομπές ήχου και εικόνας συνεχούς ροής δρομολογούνται ζωντανά ή βιντεοσκοπημένα στους υπολογιστές των συμμετεχόντων

●

Η διαχείριση των μέσων μαζικής ενημέρωσης απαιτεί εκπαίδευση. Θα πρέπει να ξέρετε γιατί σας παίρνουν συνέντευξη και να έχετε εύκαιρα τα βασικά σας μηνύματα

10

Έχετε ερωτήσεις;

Η ενότητα των ερωτήσεων και των απαντήσεων είναι τρομακτική για τον άπειρο ομιλητή. Μάθετε πώς να χειρίζεστε καλά τις ερωτήσεις, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που προέρχονται από επιθετικούς συμμετέχοντες.

166

Ερωτήσεις από το κοινό

168

Μάθετε να προβλέπετε τις ερωτήσεις

169

Επιθετικοί ακροατές

170

Ερωτήσεις εκτός θέματος

171

Δύσκολες ερωτήσεις

172

Ποια ήταν η ερώτηση;

173

Βάπτισμα του πυρός

174

Περίληψη

Έχετε ερωτήσεις;

Ερωτήσεις από το κοινό Για πολλούς ανθρώπους, αυτή είναι μια αγχωτική ενότητα της παρουσίασης. Όχι μόνο πρέπει να κάνετε μια παρουσίαση υψηλής ποιότητας μπροστά σε κοινό, αλλά πρέπει να απαντήσετε και σε ερωτήσεις – δημόσια – έτσι πολλοί παρουσιαστές ανησυχούν πως δεν θα γνωρίζουν τις απαντήσεις και θα φανούν ανίδεοι.

166

Η ενότητα των ερωτήσεων είναι χρήσιμη αφού σας δίνει τη δυνατότητα να ενισχύσετε τα κύρια μηνύματά σας. Ορισμένες φορές, μπορείτε να συμπεριλάβετε υλικό που δεν καλύφθηκε στην ομιλία σας, για παράδειγμα"Εξαιρετική διαπίστωση. Το ερευνήσαμε αυτό, αλλά δεν χρησιμοποίησα τις συγκεκριμένες πληροφορίες στην παρουσίαση γιατί είχαμε μόνο 15 λεπτά. Ανακαλύψαμε ότι ...". Ο χρόνος των ερωτήσεων προσφέρει άλλη μία ευκαιρία να δείξετε πόσο ευφυής είστε – εάν γνωρίζετε καλά το υλικό σας, θα αντιμετωπίσετε με ευκολία την πλειονότητα των ερωτήσεων. Παράλληλα, οι ακροατές έχουν τη δυνατότητα να εκφράσουν τις απόψεις τους πάνω σε θέματα που τέθηκαν στην παρουσίαση.

Ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της παρουσίασης Σε μικρές συσκέψεις ταιριάζει να πείτε κάτι σαν "Απλώς διακόψτε με όσο κάνω την παρουσίαση – ενημερώστε με για ό,τι δεν βγάζει νόημα". Αναμφισβήτητα, αυτό θα σας καθυστερήσει και η τέλεια δομημένη 30λεπτη ομιλία σας θα παραταθεί στη μία ώρα. Συνήθως όμως αυτό δεν παίζει ιδιαίτερο ρόλο στις ανεπίσημες περιστάσεις. Με κριτήριο το στρες, η συγκεκριμένη μέθοδος ερωτήσεων δεν είναι πολύ αγχωτική και οι περισσότεροι από εμάς θα διαχειρίζονταν άνετα μια τέτοια κατάσταση.

Ερωτήσεις στο τέλος της παρουσίασης Η περίοδος Ερωτήσεων και Απαντήσεων αυτού του τύπου, συνηθίζεται περισσότερο σε μεγάλες εκδηλώσεις, όπως ένα συνέδριο. Σας δίδεται περίπου χρόνος 15 λεπτών για την παρουσίαση και τις ερωτήσεις. Αφού προβάλετε και την τελευταία διαφάνειά σας – κάντε μια παύση και πείτε κάτι σαν "Ευχαριστώ πολύ για την προσοχή σας. Θα απαντήσω με χαρά στις ερωτήσεις σας."

…συνέχεια Αυτό μπορεί να προκαλέσει περισσότερο άγχος, επειδή οι ακροατές σας φέρνουν σε δύσκολη θέση, εσείς προσπαθείτε να απαντήσετε και ξαφνικά νιώθετε ότι χάσατε τον έλεγχο. Ωστόσο, έχετε τη δυνατότητα να ελέγξετε μια τέτοια κατάσταση και αξίζει να μάθετε μερικές τακτικές.

Τακτικές ●

Εντοπίστε πιθανές ερωτήσεις πολύ πριν την παρουσίαση και σχεδιάστε υποδείγματα απαντήσεων (εάν χρειαστεί, καταγράψτε τις σε σημειωματάριο ή σε κάρτες ευρετηρίου) Παραμείνετε ήρεμοι – είστε σχεδόν στο τέλος, ολοκληρώσατε τη σκληρή δουλειά της παρουσίασης, οπότε προσπαθήστε να χαρείτε τα τελευταία λεπτά

●

Ακούστε με προσοχή την ερώτηση

●

Πείτε ευχαριστώ στον ακροατή για την ερώτηση και χρησιμοποιήστε το όνομά του αν τον γνωρίζετε

●

Καλό θα ήταν να επαναλάβετε την ερώτηση, έτσι ώστε και αυτοί που δεν άκουσαν να γνωρίζουν ποιο θέμα συζητείται

●

Εάν δεν έχετε καταλάβει την ερώτηση – ζητήστε να την επαναλάβουν

●

Πείτε κάτι σαν "Δεν είμαι σίγουρος ότι το κατάλαβα αυτό – με ρωτάτε εάν...;"

●

Κάντε μια μεγάλη παύση ώστε να συνθέσετε την απάντηση στο μυαλό σας – μην αρχίσετε απευθείας να μιλάτε – θα φανείτε πιο μετρημένος, εάν μείνετε για λίγο σιωπηλός

●

Η απάντησή σας να είναι σύντομη και ακριβής

●

Συνδέστε την απάντησή σας με την παρουσίαση

●

Ίσως βοηθήσει εάν ανατρέξετε στην ομιλία ή τις διαφάνειές σας

●

Μπορείτε να συγκρίνετε εμπειρίες "Ναι, κάναμε και εμείς αυτό το πείραμα και όπως εσείς, είδαμε ότι δεν λειτουργεί."

●

Απευθυνθείτε στο πρόσωπο που σας έκανε την ερώτηση, αλλά προσπαθήστε να κοιτάτε όλους τους ακροατές για να νιώσουν ότι συμμετέχουν

●

Εάν δεν έχετε κάποια απάντηση, μην ντραπείτε – δεν γίνεται να γνωρίζουμε τα πάντα

●

Μη λέτε ποτέ ψέματα

167

●

Ακούστε προσεκτικά την ερώτηση και εάν χρειαστεί ζητήστε να την επαναλάβουν.

Έχετε ερωτήσεις;

Μάθετε να προβλέπετε τις ερωτήσεις Μπορείτε και πρέπει να μάθετε να προβλέπετε ερωτήσεις, για να είστε πιο προετοιμασμένος.

Το πιθανότερο είναι ότι μπορείτε να προβλέψετε τις περισσότερες ερωτήσεις που θα προκύψουν μετά την παρουσίαση. Όπως και σε ένα διαγώνισμα, υπάρχουν ερωτήσεις για τις οποίες είστε σίγουρος ότι θα τεθούν. Ίσως έχετε ξανακάνει αυτήν την παρουσίαση και έχετε την εμπειρία των ερωτήσεων. Τις έχετε σημειώσει; Έχετε επεξεργαστεί τα δύσκολα σημεία ώστε να απαντήσετε καλύτερα αυτή τη φορά; Μελετήστε ολόκληρη την παρουσίασή σας και προσπαθήστε να βρείτε αυτά που πιθανώς θα ρωτήσουν οι ακροατές.

168

Εάν πουλάτε κάποιο προϊόν, θα θέλουν να μάθουν τη ζήτηση, το δίπλωμα ευρεσιτεχνίας και τη διάρκεια ζωής του προϊόντος. Εάν δίνετε μια ομιλία για ένα νέο φάρμακο σε εξέλιξη, οι ακροατές θα θέλουν να μάθουν τα αντικείμενα μελέτης, τις φυσικές ιδιότητες του μορίου, τις αλληλεπιδράσεις, τις παρενέργειες και την αποτελεσματικότητά του. Εάν κάνετε μια επιστημονική παρουσίαση, ίσως θέλουν να ακούσουν περισσότερα για τις μεθόδους, αν δοκιμάσατε το ίδιο πείραμα χρησιμοποιώντας διαφορετικές μεθόδους ή κυτταρικές σειρές.

Εφοδιαστείτε με ένα σημειωματάριο ●

Ορίστε μία σελίδα για κάθε ερώτηση

●

Καταγράψτε τις βασικές ιδέες που σχετίζονται με την ερώτηση

●

Έπειτα, σημειώστε δύο σύντομα σχόλια για να συνδεθούν όλα μαζί

●

Προσπαθήστε να θυμηθείτε ερωτήσεις που έχουν τεθεί παλαιότερα – απαντήσατε ικανοποιητικά; Θα μπορούσατε και καλύτερα; Βελτιώστε τώρα την απάντησή σας, πριν επαναληφθεί η ίδια ερώτηση

●

Μπορείτε να ξαναδιαβάσετε αυτές τις σημειώσεις καθ' οδόν για την παρουσίαση – έτσι θα διατηρήσετε φρέσκες τις απαντήσεις στο μυαλό σας και θα φανείτε πιο προετοιμασμένος

Επιθετικοί ακροατές Ευτυχώς, κάτι τέτοιο δεν συμβαίνει πολύ συχνά, αλλά είναι δυσάρεστη εμπειρία όταν συμβεί. Υπάρχουν άνθρωποι οι οποίοι είναι ιδιαίτερα ισχυρογνώμονες και στο τέλος της παρουσίασης σηκώνονται και επιτίθενται λεκτικά στον παρουσιαστή. Συνήθως, πρόκειται για ένα άτομο που συμπεριφέρεται έτσι και όχι ολόκληρο το κοινό - ευτυχώς! Σε κάποιους αρέσει να επιδεικνύονται και ίσως προσπαθούν να σας μειώσουν για να εντυπωσιάσουν τους συναδέλφους τους. Ή ίσως έχουν κάτι άλλο κατά νου – μπορεί να μην συμπαθούν την εταιρεία ή τον προϊστάμενό σας και αυτό αποτελεί έναν τρόπο να τους εκδικηθούν.

Μπορείτε να προβλέψετε τις επιθετικές ερωτήσεις; Μερικές φορές, ναι. Για παράδειγμα, εάν σχεδιάζετε να κατασκευάσετε ένα καινούργιο εργοστάσιο ακριβώς δίπλα από μια κατοικημένη περιοχή και παρουσιάζετε τα σχέδια στους κατοίκους, τότε θα δεχτείτε μερικές επιθετικές ερωτήσεις! Εάν παρουσιάζετε δεδομένα για ένα καινούργιο φάρμακο το οποίο είναι πολύ ακριβό, ίσως ερωτηθείτε γιατί οι γιατροί δεν χρησιμοποιούν απλώς τις υπάρχουσες οικονομικότερες θεραπείες.

Παραμείνετε ήρεμοι και απαντήστε όσο καλύτερα μπορείτε. Ποτέ μη δείξετε εκνευρισμό – θα κάνει κακή εντύπωση.

Τακτικές Μην το παίρνετε προσωπικά – κατά πάσα πιθανότητα, επιτίθενται στο θέμα που παρουσιάζετε και όχι σε εσάς προσωπικά

●

Παραμείνετε ήρεμοι και αποφύγετε να υιοθετήσετε μια επιθετική στάση – κάτι τέτοιο ρίχνει λάδι στη φωτιά και χειροτερεύει την κατάσταση

●

Ζητήστε ανοιχτά από όλους τους ακροατές να δηλώσουν ποιοι είναι και ποιόν αντιπροσωπεύουν. Αυτό θα περιορίσει τις εμπρηστικές ερωτήσεις αφού το πιο πιθανό είναι να μην θέλουν να αποκαλύψουν την ταυτότητά τους

●

Προσπαθήστε να βρείτε σημεία στα οποία συμφωνείτε – το κοινό έδαφος βοηθά να ηρεμήσουν τα πράγματα. Για παράδειγμα, δοκιμάστε τη φράση "Συμφωνώ μαζί σας. Πρόκειται για δύσκολη περίπτωση και πιστεύω ότι έχετε δίκιο στο X, αλλά δεν είμαι σίγουρος ότι συμφωνώ μαζί σας στο Ψ. Ευχαριστώ όμως που θέσατε το ζήτημα. Επόμενη ερώτηση." – υποδείξτε έναν άλλο άνθρωπο ώστε να φύγει η προσοχή από τον επιθετικό ακροατή

●

Εάν το συγκεκριμένο άτομο επισκιάζει τους άλλους ακροατές, μπορείτε να πείτε "Ευχαριστώ πολύ για τις πληροφορίες σας. Θα μπορούσαμε να ακούσουμε κάποιο από τα υπόλοιπα μέλη του ακροατηρίου το οποίο ίσως έχει άποψη πάνω στο θέμα που παρουσίασα;"

●

Εάν δεν διαφαίνεται λύση, δοκιμάστε το "Να ακούσουμε και κάποιους άλλους, ίσως εμείς θα μπορούσαμε να συνομιλήσουμε στο τέλος της σύσκεψης; Ευχαριστώ. Επόμενη ερώτηση;"

169

●

Έχετε ερωτήσεις;

Ερωτήσεις εκτός θέματος Μερικές ερωτήσεις είναι ασυνήθιστες και εμφανώς εκτός θέματος. Ίσως επειδή ο ακροατής απλώς δεν έχει κατανοήσει τα λεγόμενά σας και έτσι η συζήτηση παρεκκλίνει. Διαφορετικά, δεν σας πρόσεχε! Μην ξεχνάτε, σε κάποιους ανθρώπους αρέσει να κάνουν ερωτήσεις χωρίς λόγο, μπορεί να θέλουν να τραβήξουν την προσοχή πάνω τους, ή να αποδείξουν κάτι, ή ακόμα και να μειώσουν εσάς ή τον οργανισμό που εκπροσωπείτε. Είναι όμως καλύτερο να δέχεστε όλες τις ερωτήσεις όπως είναι, να αντιδράτε πολιτισμένα και να απαντάτε προσεκτικά. Όταν είστε ευγενικός και αξιοπρεπής ανεξάρτητα από το είδος των ερωτήσεων, βελτιώνετε το κύρος σας.

Τακτικές Προσπαθήστε να μη φαίνεστε ανυπόμονος ακόμα κι αν η ερώτηση είναι αφελής ή εκτός θέματος. Απαντήστε όσο καλύτερα μπορείτε και καθοδηγήστε διπλωματικά τη συζήτηση στο κύριο θέμα παρουσίασης

●

Δοκιμάστε να συνοψίσετε την άποψη του συμμετέχοντα και δείτε εάν μπορείτε να τη συνδέσετε με αυτό που συζητάτε – “Δεν είμαι βέβαιος ότι αυτό είναι εκείνο το οποίο ανέλυσα προηγουμένως, εάν όμως θυμάστε τί είπα για το Χ, θα διαπιστώσετε ίσως ότι... ”

●

Το θέμα μπορεί να είναι κάτι ενδιαφέρον ακόμα κι αν δεν σχετίζεται άμεσα με την τρέχουσα συζήτηση. Προτείνετε στο άτομο που έθεσε την ερώτηση να περιμένει να συζητήσετε περαιτέρω τα θέματα μετά το τέλος της σύσκεψης. Σε αυτό το σημείο μπορείτε να καθοδηγήσετε το άτομο στη σωστή κατεύθυνση και να λύσετε τυχόν απορίες του, χωρίς να το εκθέσετε δημοσίως

●

Εναλλακτικά μπορείτε να πείτε “Δεν είμαι βέβαιος ότι αυτή είναι η κατάλληλη στιγμή για να το συζητήσουμε, μολονότι ενδιαφερόμαστε για το”

●

Μπορείτε να είστε ειλικρινής και να πείτε στο κοινό ότι αυτό είναι ένα διαφορετικό θέμα το οποίο όμως είναι ιδιαίτερα ενδιαφέρον. Εάν συνδέεται με κάτι για το οποίο μιλήσατε ήδη, δοκιμάστε να γεφυρώσετε την εκτός θέματος ερώτηση με το βασικό σας θέμα. Αυτό ωστόσο χρειάζεται επιδεξιότητα και ίσως θέλετε να το αποφύγετε εάν δεν είστε απολύτως βέβαιος πώς θα το πετύχετε!

●

Αντισταθείτε στον πειρασμό του χλευασμού. Αντ' αυτού, ευχαριστήστε τον ακροατή και πείτε “Αυτή είναι μια ενδιαφέρουσα παρατήρηση. Ευχαριστώ”

170

●

Δύσκολες ερωτήσεις Τί κάνουμε εάν κάποιος μας θέσει μια ερώτηση για την οποία δεν έχουμε απάντηση; Κάτι τέτοιο μπορεί να συμβεί σε όλους μας. Είμαστε άνθρωποι και δεν ξέρουμε τα πάντα! Στις περισσότερες ενότητες Ε & Α συνήθως υπάρχει μία ερώτηση που μας δυσκολεύει και εφόσον είστε ειλικρινείς, δεν έχει ιδιαίτερη σημασία. Αυτό τρομάζει πιο πολύ τους άπειρους παρουσιαστές παρά τους βετεράνους, οι οποίοι θα προσπεράσουν το θέμα. Σας πιάνει πανικός – σας έχουν ρωτήσει κάτι σε μια δημόσια ομιλία για ένα θέμα που έπρεπε να γνωρίζετε και όμως δεν μπορείτε να απαντήσετε! Ενστικτωδώς, θέλουμε να καλύψουμε το κενό λέγοντας κάτι. Δεν θέλετε να πιστέψει το ακροατήριο ότι έχετε αδυναμίες, έτσι παλεύετε να βρείτε κάτι να πείτε.

Σίγουρα όχι! Ορισμένες φορές αυτή είναι μια δελεαστική επιλογή επειδή νομίζετε ότι δίνοντας μια οποιαδήποτε απάντηση, δεν χαλάτε την εικόνα σας. Δυστυχώς, το ψέμα σας πιθανότατα θα αποκαλυφθεί και θα χάσετε την αξιοπιστία σας.

Τακτικές "Αυτή είναι μια πραγματικά ενδιαφέρουσα σκέψη, αλλά δεν μπορώ να σας απαντήσω αυτή τη στιγμή. Εάν θέλετε, θα το ερευνήσω και θα σας ενημερώσω." "Ίσως έχετε δίκιο – δεν είμαι σίγουρος ότι γνωρίζω επακριβώς την απάντηση σε αυτό".

Τεχνικές αντιπερισπασμού Προσπαθήστε να παραπέμψετε τον ακροατή που θέτει την ερώτηση κάπου αλλού, ακόμα και στον εαυτό του: "Δεν είμαι σίγουρος – ποια είναι η δική σας άποψη;" "Δεν ξέρω σίγουρα – αλλά ο κύριος Γιάννης Παπαδόπουλος βρίσκεται στο κοινό και ίσως μπορεί να απαντήσει – κύριε Παπαδόπουλε;"

171

Να πείτε ψέματα;

Σε κάποιες ερωτήσεις είναι δύσκολο να βρείτε απάντηση. Δεν γίνεται να γνωρίζετε τα πάντα.

Έχετε ερωτήσεις;

Ποια ήταν η ερώτηση; Θα τεθούν κάποιες ερωτήσεις τις οποίες δεν θα καταλάβετε. Αυτό δεν συμβαίνει σπάνια και μπορεί να σας αποθαρρύνει. Κάποιος από το κοινό θα πάρει το μικρόφωνο, θα αρχίσει να μιλάει και καθώς κουνάτε το κεφάλι σας, θα συνειδητοποιήσετε πώς δεν έχετε ιδέα τί σας ρωτάει! Ίσως η προφορά του είναι βαριά ή η ακουστική της αίθουσας είναι κακή, αλλά όποιος κι αν είναι ο λόγος, σας έκαναν μία ερώτηση και δεν ξέρετε από πού να αρχίσετε.

Τακτικές

172

Επαναλάβετε τις σύνθετες ερωτήσεις και κρατήστε σημειώσεις όταν μιλάει ο ακροατής.

●

Πάρτε μια βαθιά ανάσα

●

Ζητήστε από το άτομο που κάνει την ερώτηση να χρησιμοποιήσει το μικρόφωνο εάν δεν το έχει ήδη κάνει

●

Ζητήστε να γίνει αναδιατύπωση της ερώτησης “Συγνώμη, δεν το κατάλαβα αυτό - θα μπορούσατε να διασαφηνίσετε την ερώτησή σας; Ευχαριστώ”

●

Εάν εξακολουθείτε να μην είστε σίγουρος, κοιτάξτε τον πρόεδρο για να δείτε αν μπορεί να σας βοηθήσει - ίσως κατάλαβε την ερώτηση ή μπορεί να πει “Δεν μπορούμε να καταλάβουμε τί ρωτάτε. Θα μπορούσατε να αναδιατυπώσετε την ερώτησή σας, ευχαριστώ.”

Ερωτήσεις μέσα σε ερωτήσεις! Μερικές φορές οι ακροατές θέτουν δύσκολες ερωτήσεις οι οποίες περιέχουν 2, 3 ή περισσότερες υποερωτήσεις. Η απάντηση αυτών των ερωτήσεων είναι δύσκολη γιατί συχνά, αφού απαντήσουμε σε όλες τις υποερωτήσεις, ξεχνάμε το τελικό μέρος και πρέπει να ζητήσουμε από τον ακροατή να επαναλάβει.

Τακτικές ●

Επαναλάβετε την ερώτηση με τις υποερωτήσεις της προς όφελος του κοινού. Το επιπλέον μπόνους για εσάς είναι ότι ενισχύετε την ερώτηση και θυμάστε καλύτερα τα μέρη της

●

Εάν έχετε εύκαιρη μια κόλλα χαρτί σημειώστε τις λέξεις οι οποίες θα σας θυμίσουν τις ερωτήσεις που τέθηκαν. Αργότερα, μπορείτε να τη συμβουλευτείτε για να βεβαιωθείτε ότι απαντήσατε σε όλα τα μέρη της ερώτησης.

●

Ξεκινήστε λέγοντας κάτι σαν αυτό “Με ρωτήσατε 3 πράγματα, το Φ, το Χ, και το Ψ. Θα αρχίσω από το Φ...”.

●

Εάν δεν έχετε χρόνο μπορείτε να επιλέξετε να απαντήσετε μόνο σε ένα μέρος της ερώτησης

Βάπτισμα του πυρός Έχετε κάνει άλλη μία πετυχημένη παρουσίαση και αυτή σας βοηθάει να ενισχύσετε την αυτοπεποίθησή σας. Πιθανώς δουλέψατε σκληρά για την παρουσίασή σας πριν ανεβείτε στη σκηνή και ίσως, εάν αυτή είναι μια ομιλία που έχετε ξανακάνει, επεξεργαστήκατε τα δύσκολα σημεία, βελτιώσατε τις διαφάνειές σας ώστε να είναι πιο σαφείς, ξεφορτωθήκατε τα άσχημα γραφικά και τα αντικαταστήσατε με μερικά καλά. Η περίοδος των Ερωτήσεων και Απαντήσεων είναι χρήσιμη καθώς σας βάζει σε υπεύθυνη θέση και ο κόσμος μπορεί να δει πώς λειτουργείτε σε συνθήκες πίεσης. Ίσως υπάρχουν συνάδελφοι στο κοινό οι οποίοι πιστεύουν ότι θα σας ταίριαζε μια θέση στην εταιρεία τους και μπορεί να σας προσφέρουν δουλειά! Αυτό συμβαίνει στις συναντήσεις, συχνά μετά από μια εντυπωσιακή παρουσίαση. Ενδέχεται να έχετε πληγωθεί μετά την ενότητα των Ε & Α αλλά θα έχετε αποκτήσει μεγαλύτερη επιδεξιότητα στη διαχείριση ερωτήσεων, εύκολων και δύσκολων. Είναι μια ιδιαίτερα χρήσιμη εμπειρία για την επόμενη φορά όταν δεν θα φοβάστε τόσο πολύ τις ερωτήσεις ή εκείνους που τις κάνουν.

Σημεία εκμάθησης Υπομνηματίστε τις σημειώσεις ομιλητή με όλες τις ερωτήσεις που τέθηκαν, μετά την παρουσίασή σας

●

Επισημάνετε εκείνες οι οποίες ήταν ιδιαίτερα δύσκολες

●

Εάν δεν τις απαντήσατε όσο καλά θέλατε, βρείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε και τροποποιήστε τις απαντήσεις σας

●

Ρωτήστε τον προϊστάμενο ή τους συναδέλφους σας οι οποίοι ήταν εκεί πώς πιστεύουν ότι χειριστήκατε τις ερωτήσεις - υπάρχει κάτι το οποίο θα εξηγούσαν διαφορετικά;

●

Ενημερώστε όλες τις ερωτήσεις και απαντήσεις στο σημειωματάριο που κρατάτε για ερωτήσεις και υποδείγματα απαντήσεων

●

Εάν είναι δυνατό, κρατήστε ένα αντίγραφο των σημειώσεων ακροατηρίου και εισάγετε υπομνήματα. Σημαδέψτε τις καλές διαφάνειες, τις διαφάνειες που μπέρδεψαν το κοινό ή εσάς, επισημάνετε τους τομείς οι οποίοι κινούν το ενδιαφέρον των ακροατών και αναπτύξτε αυτές τις ενότητες για την επόμενη φορά

●

Να θυμάστε ότι μολονότι δεν αισθάνεστε άμεσα το όφελος, με τον καιρό θα καλυτερέψετε και θα χειρίζεστε καλύτερα τα αναπάντεχα συμβάντα κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης

173

●

Έχετε ερωτήσεις;

174

Περίληψη ●

Η απάντηση σε ερωτήσεις μετά από μία παρουσίαση είναι μια αγχωτική διαδικασία ειδικά όταν δεν είστε έμπειρος ομιλητής

●

Εάν οι ακροατές είναι λίγοι μπορείτε να τους παροτρύνετε να κάνουν ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της παρουσίασής σας. Αυτό είναι χρήσιμο όταν παρουσιάζετε ένα πολύπλοκο θέμα καθώς οι ακροατές έχουν τη δυνατότητα να λύσουν τις απορίες τους εγκαίρως αντί να κρατούν όλες τις ερωτήσεις για το τέλος

●

Στις μεγάλες συσκέψεις, όπως τα συνέδρια, οι ερωτήσεις γίνονται συνήθως στο τέλος της ομιλίας

●

Όταν σας τίθεται μια ερώτηση, κρατήστε την ψυχραιμία σας, σκεφτείτε καλά αυτό που σας ρωτούν και επαναλάβετε την ερώτηση για να βεβαιωθείτε ότι την καταλάβατε σωστά. Έτσι, αν υπάρχουν μέλη του κοινού που δεν άκουσαν την ερώτηση, θα την καταλάβουν και εκείνα

●

Εάν δεν απαντήσατε στην ερώτηση, ζητήστε να επαναληφθεί και αν χρειαστεί, διατυπώστε την διαφορετικά για να κατανοήσετε πλήρως τί θέλει να μάθει ο ακροατής

●

Με την εξάσκηση θα μπορείτε να προβλέπετε τις περισσότερες ερωτήσεις που προκύπτουν

●

Γράψτε μερικά υποδείγματα απαντήσεων για όλες τις πιθανές ερωτήσεις ώστε να τα γνωρίζετε από μνήμης. Μελετήστε την παρουσίασή σας και σκεφτείτε τί θα ρωτούσατε εσείς εάν ήσασταν ένας από τους ακροατές

●

Ορισμένες φορές τόσο οι ερωτήσεις όσο και αυτοί που τις κάνουν χαρακτηρίζονται από μια επιθετικότητα. Η επιθετικότητα στρέφεται συνήθως ενάντια στο θέμα ή το αντικείμενο της παρουσίασης - και όχι σε εσάς προσωπικά

●

Προσπαθήστε να παραμείνετε ήρεμος υπό αυτές τις συνθήκες και αποκλιμακώστε την ένταση βρίσκοντας κοινό έδαφος ή προτείνοντας μια κατ' ίδιαν συνομιλία μετά τη σύσκεψη

●

Μερικές ερωτήσεις είναι δύσκολες και δεν περιμένουν από εσάς να έχετε απάντηση για κάθε ερώτηση. Εάν δεν γνωρίζετε την απάντηση - απλά ομολογήστε το

●

Κάποιες φορές δεν καταλαβαίνετε το άτομο που κάνει την ερώτηση επειδή η ακουστική του χώρου είναι κακή ή γιατί δεν μιλάει καλά τη γλώσσα. Ζητήστε να επαναληφθεί η ερώτηση και αν χρειαστεί ζητήστε τη βοήθεια του προέδρου

11

Πηγές

Υπάρχουν πολλές πηγές οι οποίες θα σας βοηθήσουν να γράψετε μια εξαιρετική ομιλία. Η καλύτερη πηγή βρίσκεται μέσα στο μυαλό σας, εάν όμως τις ξεφυλλίσετε ίσως σας βοηθήσουν να βρείτε την έμπνευσή σας!

176

Εξαιρετικά βιβλία για παρουσιάσεις

178

Πηγές του PowerPoint

180

Πηγές του Keynote της Apple

182

Εναλλακτικά δωρεάν προγράμματα

184

Τοποθεσίες Ιστού για δημόσιες ομιλίες

185

Γραμματοσειρές και σχεδίαση τυπογραφικών στοιχείων

186

Ανεύρεση εξαιρετικών εικόνων

Πηγές

Εξαιρετικά βιβλία για παρουσιάσεις

176

Λόγω της τεράστιας εξέλιξης στην ηλεκτρονική εκπαίδευση και το Διαδίκτυο, υπάρχουν πολλές διαδικτυακές πηγές με μοναδικό σκοπό να βοηθούν τους ανθρώπους να παρουσιάζουν καλύτερα και να βελτιώνουν τις δεξιότητές τους στο PowerPoint. Θα ήταν πολύ δύσκολο να παραθέσουμε κάθε βιβλίο παρουσίασης που κυκλοφορεί στην αγορά. Ωστόσο, μερικά από τα καλύτερα αναφέρονται παρακάτω. Η απόλυτη "βίβλος" για τις παρουσιάσεις είναι το Presentation Zen: Simple Ideas on Presentation Design and Delivery του Garr Reynolds (New Riders). Η βασική αρχή αυτού του βιβλίου είναι ότι η απλότητα είναι το παν. Εάν οι διαφάνειες και τα μηνύματά σας είναι απλά, θα έχουν μεγαλύτερη επίδραση απ' ό,τι αν τα φορτώσετε με λεπτομέρειες. Εάν αγοράσετε μόνο ένα βιβλίο πάνω στις δεξιότητες παρουσίασης (εκτός από αυτό που έχετε στα χέρια σας φυσικά!) θα σας συμβούλευα να πάρετε αυτό. Τα γραφικά και η διάταξη είναι εκπληκτικά. Ο Garr Reynolds έχει και μία πολύ καλή τοποθεσία Ιστού με πολλούς συνδέσμους. Εάν ποτέ ξεμείνετε από ιδέες στην παρουσίασή σας, περιηγηθείτε στη διεύθυνση http://www.presentationzen. com/ και δείτε πώς το κάνουν οι καλύτεροι παρουσιαστές. Ένα άλλο χρήσιμο βιβλίο είναι το That Presentation Sensation από τους Martin Conradi & Richard Hall (Financial Times/Prentice Hall). Αντί να παραθέτουν οδηγίες βήμα προς βήμα, οι συγγραφείς έχουν συλλέξει ιστορίες και συνεντεύξεις των ικανότερων παρουσιαστών. Θα διαπιστώσετε πώς σκέφτονται, τί τους αρέσει και δεν τους αρέσει σε μια παρουσίαση, τί λειτουργεί και τί όχι και θα κατανοήσετε ποιά στοιχεία κάνουν πραγματικά καλό έναν παρουσιαστή.

…συνέχεια In the Spotlight: Overcome Your Fear of Public Speaking and Performing της Janet Esposito (Capstone) ερευνά την προέλευση του φόβου και του άγχους, ενώ σας βοηθά να βρείτε τρόπους να το περιορίσετε. Στο ίδιο πνεύμα, το Never Be Nervous Again από την Dorothy Sarnoff (Ivy Books, NY) – γράφτηκε το 1987 και έχει εξαντληθεί. Ωστόσο, μπορείτε να βρείτε μεταχειρισμένα αντίγραφα στο Amazon. Σε αυτόν τον μικρό τόμο, η Dorothy Sarnoff συμβουλεύει πώς να καταπολεμήσετε το άγχος, να προετοιμάσετε ενδιαφέρουσες ομιλίες και πώς να κερδίσετε και να διατηρήσετε την προσοχή του κοινού.

Public Speaking in easy steps, στη συγγραφή του οποίου επίσης συμμετείχα, περιλαμβάνει τις σημαντικότερες πληροφορίες που απαιτούνται για τη

συγγραφή ενός εκπληκτικού λόγου. Το βιβλίο είναι σύντομο με συνοπτικές και ευανάγνωστες ενότητες. Θα σας βοηθήσει να συνθέσετε έναν καταπληκτικό λόγο για κάθε περίσταση. Το βιβλίο καλύπτει σχεδίαση και οργάνωση, τη χρήση χιούμορ και άλλων βοηθημάτων για να διασφαλίζετε μεγαλύτερη επίδραση, πώς να βελτιώνετε την απόδοσή σας και να απαντάτε με σιγουριά σε ερωτήσεις.

177

How to Speak Like a Pro από τον Leon Fletcher (Ballantine Books) προσφέρει συμβουλές για να αντιμετωπίσετε τον φόβο της σκηνής και σας βοηθά να αναπτύξετε τεχνικές εξάσκησης. Επίσης, περιέχει χρήσιμα κόλπα για την προετοιμασία και παρουσίαση ομιλιών διαφορετικών ειδών.

Πηγές

Πηγές του PowerPoint Αρχίστε με μια επίσκεψη στην τοποθεσία Ιστού της Microsoft, όπου θα βρείτε συμβουλές, πρότυπα και άλλες χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με το Office suite και το PowerPoint http://office.microsoft.com/en-us/powerpoint/ default.aspx. Το PowerPoint 2007 του Andrew Edney αποτελεί ένα καλό σημείο εκκίνησης. Ο συγγραφέας είναι ένας έμπειρος γκουρού της πληροφορικής με άπειρες παρουσιάσεις στο ενεργητικό του. Χρησιμοποιώντας σαφές και περιεκτικό κείμενο μαζί με καταπληκτικά γραφικά, σας βοηθά να συνθέσετε μια ιδιαίτερα πετυχημένη σειρά διαφανειών που εγγυάται ότι η παρουσίασή σας θα εντυπωσιάσει!

178

Παρομοίως το Solving the Powerpoint Predicament: Using Digital Media for Effective Communication του Tom Bunzel (QUE) είναι μια ωφέλιμη πηγή για παρουσιαστές οι οποίοι θέλουν να εξερευνήσουν όλες τις δυνατότητες των πολυμέσων του PowerPoint. Το βιβλίο συνοδεύεται από CD που περιέχει παρουσιάσεις για εξάσκηση, τις οποίες μπορείτε να επεξεργαστείτε και να τροποποιήσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Πρότυπα του PowerPoint Τα πρότυπα είναι χρήσιμα, αλλά προσπαθήστε να αποφύγετε τα υπερβολικά φορτωμένα. Κάποιες τοποθεσίες παρέχουν δωρεάν πρότυπα ώστε να ρίξετε μια ματιά στα υπόλοιπα πρότυπα, τα οποία μπορείτε να αγοράσετε. Επισκεφτείτε τη διεύθυνση http://www.presentationpro.com, καθώς και το PowerPoint Heaven http://pptheaven.mvps.org, μια ψυχαγωγική πύλη για κινήσεις, παιχνίδια, γραφικά, εκθέσεις, κινούμενα πρότυπα και εκπαιδευτικά βοηθήματα στο PowerPoint. Αυτές οι τοποθεσίες προσφέρουν λήψεις, βοηθήματα και συνδέσμους σε άλλες χρήσιμες σελίδες. Μια ωφέλιμη τοποθεσία για να αξιοποιήσετε πλήρως το PowerPoint είναι η http://www. presentationload.com.

…συνέχεια Presentation Load

Πρόκειται για άλλη μία από τις πολλές τοποθεσίες προτύπων για το PowerPoint.

179

Graphicsland

Πηγές

Πηγές του Keynote της Apple

180

Ξεκινήστε με την τοποθεσία Ιστού της Apple http://www.apple.com/iwork/ keynote/ η οποία περιλαμβάνει χρήσιμες πληροφορίες και συνδέσμους.

Υπάρχουν ορισμένα πολύ καλά βιβλία που θα σας βοηθήσουν να μάθετε περισσότερα για το λογισμικό παρουσίασης της Apple. Το Keynote for MAC OS X της σειράς Visual QuickStart Guides του Tom Negrino είναι εξαιρετικό και αξίζει να το μελετήσετε εάν δημιουργείτε τις διαφάνειές σας με το Keynote. Επίσης, από τον ίδιο συγγραφέα το Creating Keynote Presentations with iWork: Visual QuickProject Guide (VisualQuickProject).

Διαδικτυακές πηγές Keynote Pro (http://www.keynotepro.com) περιέχει εκπαιδευτικά βοηθήματα και συμβουλές για το Keynote. Η τοποθεσία προσφέρει ποικίλα θέματα υψηλής ποιότητας για αγορά. Όπως και με τα πρότυπα του PowerPoint, κάποια θέματα είναι κακόγουστα, άλλα όμως είναι εκπληκτικά και αξίζει να τα αποκτήσετε. Η ενότητα Tips & Tricks εξηγεί πώς δημιουργήθηκαν τα θέματα και πώς τροποποιούνται τα υποδείγματα. Η εταιρεία μέσω της τροφοδοσίας RSS σας δίνει τη δυνατότητα να ενημερώνεστε για τα νέα της Keynote Pro.

…συνέχεια

181

Keynote User Αυτή η τοποθεσία παρέχει παρόμοιες λειτουργίες με την Keynote Pro καθώς και άλλες αντίστοιχες τοποθεσίες. Υπάρχει και δωρεάν υλικό, όπως και θέματα τα οποία μπορείτε να αγοράσετε.

Πηγές

Εναλλακτικά δωρεάν προγράμματα OpenOffice, NeoOffice & ThinkFree Office Εάν δεν είστε σε θέση να αποκτήσετε το PowerPoint, υπάρχουν πολλές δωρεάν εναλλακτικές.

Πρόκειται για ολοκληρωμένα πακέτα που μοιάζουν με τη σουίτα του Microsoft Office. Ωστόσο, αυτά τα προγράμματα δεν χρεώνονται γιατί είναι προγράμματα ανοιχτού κώδικα. Τα OpenOffice και NeoOffice συνεργάζονται με διάφορα συστήματα (Windows, Mac, Linux και Sun Solaris). Περιέχουν λογισμικό επεξεργασίας κειμένου, πακέτο παρουσίασης, υπολογιστικά φύλλα και άλλες λειτουργίες. Τα προγράμματα ανοίγουν και αποθηκεύονται σε κοινές μορφές, όπως .doc και .ppt, έτσι μπορείτε να παρουσιάσετε τις διαφάνειές σας ακόμα και όταν στην εκδήλωση χρησιμοποιείται το PowerPoint.

182

Μπορείτε να κατεβάσετε το OpenOffice στη διεύθυνση http://why. openoffice.org/index.html, το NeoOffice στην τοποθεσία http://www. neooffice.org/neojava/en/index.php και το ThinkFree Office στην τοποθεσία http://www.thinkfree.com.

…συνέχεια

183

Πρόγραμμα προβολής PowerPoint (PowerPoint Viewer) Εάν θέλετε να δείτε μια παρουσίαση PowerPoint αλλά δεν έχετε το πρόγραμμα, μπορείτε να κατεβάσετε το δωρεάν πρόγραμμα προβολής από την www. microsoft.com.

Google Docs Το Google Docs είναι δωρεάν και περιλαμβάνει λογισμικό επεξεργασίας κειμένου, υπολογιστικών φύλλων και παρουσιάσεων. Τα αρχεία διατίθενται στο Διαδίκτυο και έχετε πρόσβαση σε αυτά από οπουδήποτε, χρησιμοποιώντας οποιοδήποτε σύστημα.

Πηγές

Τοποθεσίες Ιστού για δημόσιες ομιλίες Υπάρχουν πολλές ιστοσελίδες που προσφέρουν συμβουλές για δημόσιες ομιλίες. Κάποιες απλώς διαφημίζουν σχετικά σεμινάρια, ωστόσο κάποιες άλλες παρέχουν δωρεάν συμβουλές. Πολλές τοποθεσίες Ιστού διαθέτουν χρήσιμο περιεχόμενο το οποίο μπορείτε να διαβάσετε από το Διαδίκτυο ή να το εκτυπώσετε.

TED (http://www.ted.com)

184

Tα αρχικά TED σημαίνουν Τεχνολογία, Ψυχαγωγία, Σχεδίαση. Οργανώνεται ένα ετήσιο συνέδριο που παρακολουθούν περίπου χίλιοι συμμετέχοντες. Ανάμεσα σε άλλα θέματα, καλύπτονται οι επιστήμες, οι τέχνες και η σχεδίαση, έτσι υπάρχει κάτι ενδιαφέρον για όλους. Το συνέδριο παρουσιάζει ομιλίες και παρουσιάσεις από ομιλητές οι οποίοι εμπνέουν τα πλήθη, όπως ο συγγραφέας Seth Godin, ο Tony Robbins, συγγραφέας βιβλίων αυτοβοήθειας και ο Ken Robinson, γνωστός για την ενασχόλησή του με θέματα ανθρώπινου δυναμικού. Οι θέσεις στο συνέδριο κλείνουν πολύ νωρίς, ενώ το κόστος είναι απαγορευτικό. Παρ'όλα αυτά, μπορείτε να παρακολουθήσετε δωρεάν τις καλύτερες ομιλίες στο Διαδίκτυο. Εάν ψάχνετε τρόπους να ζωντανέψετε το στυλ παρουσίασής σας, θα μάθετε πολλά πράγματα βλέποντας αυτούς τους επαγγελματίες επί τω έργω! Ρίξτε μια ματιά στην τοποθεσία Ιστού και δείτε τα βίντεο ή κατεβάστε podcast βίντεο ή ήχου από το κατάστημα iTunes.

Toastmasters (http://www.toastmasters.org/) Αυτή η διεθνής μη κερδοσκοπική οργάνωση σχεδιάζει εκδηλώσεις σε 92 χώρες σε όλο τον κόσμο. Δεν υπάρχουν εκπαιδευτές και οι εκδηλώσεις διοργανώνονται από τα μέλη. Στόχος είναι η βελτίωση των δεξιοτήτων παρουσίασης και των τεχνικών επικοινωνίας. Διοργανώνονται εκδηλώσεις σε εβδομαδιαία βάση και χρησιμοποιούνται συχνά ανεπίσημοι χώροι, όπως μπαρ ή εστιατόρια.

Άλλες τοποθεσίες Ιστού ●

http://www.educause.edu/Resources/EffectiveTeachingwithPowerPo in/161198

●

http://www.impactfactory.com/p/public_speaking_training_course/ issues_1559-10104-41860.html

●

http://www.sethgodin.com/sg/speaking.asp

●

http://www.slideshare.net/Toastmasters

●

http://www.premier-presentation.co.uk/TIPS.htm

Γραμματοσειρές και σχεδίαση τυπογραφικών στοιχείων

Το βιβλίο του Erik Spiekermann (Adobe Press) με τον παράξενο τίτλο Stop Stealing Sheep and Find Out How Type Works είναι εκπληκτικό επειδή αναλύει την ιστορία της εκτύπωσης και των γραμματοσειρών. (Ο τίτλος βασίζεται σε ένα ρητό του Frederic Goudy ο οποίος είπε "Ο άνθρωπος που εισάγει διαστήματα ανάμεσα στα μικρά γράμματα είναι σαν να σφετερίζεται τις ιδέες κάποιου άλλου". Αυτό είναι απαγορευτικό στην τυπογραφία!) Το βιβλίο εξηγεί πώς λειτουργούν οι γραμματοσειρές, πού πρέπει να χρησιμοποιούνται και ποιές ταιριάζουν καλύτερα μεταξύ τους. Η τυπογραφία είναι ολόκληρη επιστήμη αλλά και τέχνη!

185

Δεν χρειάζεται να είστε τυπογράφος για να δημιουργήσετε λίγες διαφάνειες, εάν όμως γνωρίζετε ποιες γραμματοσειρές ταιριάζουν μεταξύ τους θα κάνετε τα έγγραφα και τις διαφάνειές σας πιο εντυπωσιακές. Υπάρχουν δύο διασκεδαστικά βιβλία που πραγματεύονται αυτό το θέμα.Η Robin Williams είναι μια έμπειρη σχεδιάστρια η οποία έχει γράψει αρκετά βιβλία πάνω στο λογισμικό των Mac. Το βιβλίο με τίτλο The Non-designer’s Design Book: Design and Typographic Principles for the Visual Novice (Peachpit Press) διαβάζεται πολύ ευχάριστα. Εξηγεί γιατί κάποιες γραμματοσειρές ταιριάζουν ιδιαίτερα μεταξύ τους και κάποιες άλλες όχι. Επίσης, σας δείχνει τρόπους να βελτιώσετε την εικόνα του κειμένου στη σελίδα (ή την οθόνη). Έτσι, το βιβλίο αποτελεί έναν οδηγό αποτελεσματικής σχεδίασης εγγράφων για αρχάριους.

Πηγές

Ανεύρεση εξαιρετικών εικόνων Αποθέματα εικόνων Μια οικονομική συλλογή CD, η Nova Art Explosion Photo Objects 150,000 (Mac) που εκδίδεται από την Avanquest Software περιέχει πληθώρα χρήσιμων εικόνων, όχι πάντα ιδιαίτερα εντυπωσιακών. Επειδή όμως το CD δεν κοστίζει, κανείς δεν μπορεί να παραπονεθεί όταν παίρνει 150.000 εικόνες μέσα σε ένα πακέτο!

186

Οι εικόνες στο Διαδίκτυο είναι πιο ακριβές και έχετε τη δυνατότητα να τις αποκτήσετε μέσω συνδρομής ή ανά εικόνα. Συχνά η συνολική τιμή για κάθε εικόνα εξαρτάται από τη χρήση αυτής. Οι τιμές των εμπορικών βιβλίων είναι υψηλότερες από αυτές των μη κερδοσκοπικών.

Shutterstock και iStockphoto Επισκεφτείτε τις τοποθεσίες Shutterstock (www.shutterstock.com) και iStockphoto (www.istockphoto.com).

Clip art Διατίθενται από πολλούς προμηθευτές και κάποιοι από αυτούς προσφέρουν τα clip art δωρεάν. Κάποιοι άλλοι τα χρεώνουν.

●

http://www.bestclipart.com/

●

http://www.best-of-clipart.com/

●

http://www.pointclips.com/

●

http://www.clipart.com/en/powerpoint

●

http://www.animationfactory.com/en/

Ευρετήριο A ActiveSync Apple TV

J 120 120

B BlackBerry

120

128, 130 72, 186 97 113

116 121

G Google Docs Images Maps

Microsoft Excel Microsoft Expression Media Microsoft Word MP3 MP4 MPEG MPG

183 54 128

115 45 48, 49, 72 148 120 148 148

N Notepad NovaMind

99 47

O OpenOffice 182 Outliner (πρόγραμμα περιγράμματος κειμένου) 48

I iChat iPaq iPhone iPod iStockphoto iTunes

54, 60 96, 102, 180 102 103 148 102 180 102 102 103

158 120 120, 121 120 186 54

P PDA Podcast PowerPoint Viewer

57, 120 54 183

187

45 45

F FAT32 FileMagnet

Kawasaki, Guy Keynote, Apple Γραφικά Διαμόρφωση Εισαγωγή βίντεο Εξαγωγή παρουσίασης Πηγές Προσχεδιασμένα πρότυπα Υποδείγματα διαφανειών Υποδείγματα διαφανειών

M

Ε Evernote Extensis Portfolio

54, 60 104, 111, 117

K

C CD-ROM Clip art στις διαφάνειες ComicSans

Jobs, Steve JPEG

Ευρετήριο

Δεξιότητες Πηγές Πρότυπα PowerPoint, Microsoft Βίντεο Διαφάνεια τίτλου Εικόνες Εισαγωγή βίντεο Κίνηση Κινητό Περιεχόμενο Πρότυπα Τηλεφωνικές παρουσιάσεις Υπερσυνδέσεις

176 178 178 96, 100, 115 100 100 100 148 100 120 100 61 152 100

Q Quicktime

148

R 188

Reynolds, Garr

60, 176

S Serious Magic Ovation Seth Godin Shutterstock Skype Slide Executive Desktop Slideshare

106 60 186 158 107 73

T TED ThinkFree Office Toastmasters

184 182 184

U USB μνήμη φλας

15, 128, 130

W Word Art

110

Y YouTube

120

Z Zune

120

A Άγχος 64, 126, 134, 177 Αντιμετώπιση 126 Διαχείριση ψυχολογίας 127 Φάρμακα 127 Αδέξια εισαγωγή 32 Αδρεναλίνη 126 Αδυναμία συγκέντρωσης 126 Ακαδημαϊκά συνέδρια 86 Ακροατήριο 16, 77 Δημογραφικά χαρακτηριστικά 30 Διάστημα διατήρησης προσοχής 36 Αλκοόλ 127 Αλληλεπίδραση με το κοινό 13 Αλλοιωμένα αρχεία 116 Ανάγνωση από σημειώσεις 27 Αυτολεξεί 27 Διαφάνειες 21,66 σεναρίου 140 Αναζήτηση οικονομικής υποστήριξης 78 Ανακούφιση από το άγχος 127 Ανακύκλωση παλιότερης ομιλίας 36 παρουσιάσεων 30 Αναπληροφόρηση 68 Φόρμες 69 ως εκπαιδευτικό εργαλείο 68 Αναπτυσσόμενες σκιές στις διαφάνειες 104 Ανέκδοτα 21, 27, 75, 136 Ανεπίσημες συσκέψεις 154 Ενδυμασία 124 Ανεύρεση εικόνων 72 Παρουσιάσεων στο Διαδίκτυο 31 Πληροφοριών 31 υλικού 52 Αντίδραση “επίθεση ή φυγή” 126 Αξιόλογα αποφθέγματα 31 Αξιολόγηση της απόδοσής σας 20 του ακροατηρίου 134 Απαιτήσεις, εικονοδιάσκεψη 159 Απαλές σκιές 117

Απλές Διαφάνειες Κείμενο Απλό φόντο διαφάνειας Απόδοση Αποθέματα εικόνων Απολογητικοί ομιλητές Άσθμα και β- αναστολείς Ασιατική κουλτούρα Αστάθεια στα πόδια Αστεία αποφθέγματα Ατζέντα Για τηλεδιάσκεψη Αυταρχικοί ακροατές Αυταρχικοί συμμετέχοντες Αυτοκριτική Αυτοπεποίθηση Αυτοσαρκασμός Αυτοσχεδιασμός Αυτοσχέδιες ομιλίες Προετοιμασία

97 108 97 88 186 21 127 88 126 136 13, 83 153 169 83 26 11, 62, 124, 142 136 26 92 92

Β 127 18, 19, 20, 29, 43, 52, 60, 63, 99, 145, 166 Βασικά σημεία 56 Βιβλιοθήκη φωτογραφιών 73 Βίντεο 57, 96 Βιντεοσκοπήστε τον εαυτό σας 66, 144 Εικονοδιάσκεψη 158 σε διαφάνειες 100 σε προβολή παρουσίασης 148 Bιντεοδιαλέξεις Βλέπε Εκπομπές στο Διαδίκτυο Βιντεοσκόπηση 57 Βιογραφικά 90 Βοηθήματα μνήμης 143 Βοηθήματα 25

Γ Γενικές παρουσιάσεις 50 Γλώσσα του σώματος 10, 11, 25, 65, 78, 89, 91 Γνωρίστε καλά το αντικείμενό σας 142 Γνώση του αντικειμένου σας 62 Γραμματοσειρές 27, 71, 112, 185 Sans serif 112 Serif 112 Αντικατάσταση γραμματοσειρών 116 στην παρουσίαση 97 στις διαφάνειες 113 Γραμμικά σχέδια 4573 Γραφήματα 29, 45, 72, 115 Προβολή σε διαφάνειες 115

115 115 10, 19, 61, 66 55 64 89

Δ Δείκτης λέιζερ 21, 26, 66, 130, 138 Διαγράμματα ροής 73 Διαγράμματα 72 Διαιρεμένη προβολή 150 Διακοπή ομιλίας 75 παρακολούθησης 141 Διαλέξεις προσκεκλημένων 86 Διαλογική Παρουσίαση 135 Φωνή 144 Διατηρήστε Βεβαιωθείτε ότι οι ομιλητές τηρούν το χρονοδιάγραμμα 90 Εμποδίστε την εκτροπή των θεμάτων 84 Να είστε σύντομοι 36 τη συνάφεια 19 Τηρήστε τα χρονικά όρια 141 Διαφάνεια επιλόγου 145 Διαφάνεια κακή 108 λογισμικό 96 σχεδίαση 96 φόντο 109 Διαφάνειες φορτωμένες με κείμενο 27 Διαφάνειες υπερβολικά πολλές 21 φορητή έκδοση 120 Διδασκαλία 82,154 Διεθνείς Διεθνή συνέδρια ειδικών 88 Συσκέψεις 88 Διήγηση ανεκδότου 32 Δόμηση της παρουσίασής σας 33 Δραματική τέχνη 38 Δυναμικό ξεκίνημα 134,146 Δυνατά μηνύματα 75 Δωρεάν προγράμματα 182

Ε Έδρα Εικόνες 75dpi στις διαφάνειες

25 73 97, 104, 110

189

Β-αναστολείς Βασικά μηνύματα

2Δ 3Δ Γραφικά Από επιστημονικά περιοδικά και εφημερίδες Κατάλληλα Προσβλητικά

Ευρετήριο

190

Ειλικρίνεια κατά την παρουσίαση 93 Εκπομπές στο Διαδίκτυο 160 Εκπομπή Ιστού 160, 161 Εκφοβισμός από μέλη της ομάδας 83 Εκφράσεις του προσώπου 64 Έλεγχος της τελευταίας στιγμής 132 Εναρκτήρια πρόταση 78, 79 Ενημερωμένη διάλεξη 88 Ενθουσιασμός κατά την παρουσίαση 24, 62 Ενθουσιασμός 11, 24 Ενίσχυση μηνυμάτων 108 Ενσωμάτωση φωτογραφιών σε διαφάνεια 96 Εξάσκηση 38, 57, 141, 142, 144 τελειοποιεί 57 τεχνικές 177 Εξατομίκευση της παρουσίασής σας 50 Εξωτερικές συσκέψεις 31 Επαφή με τα μάτια 10, 26, 79, 89 Επεξεργασία υποδείγματος διαφανειών 100 Επιδιασκόπιο 157 Μειονεκτήματα 157 Πλεονεκτήματα 157 Επιθετικοί Ακροατές 169 Αποκλιμάκωση 169 Επιθετικές ερωτήσεις 169 Επικεφαλής 83 PIN τηλεδιάσκεψης 152 Επίπεδος σαρωτής 52 Επιρροή Γνώμης 18 Συμπεριφοράς 18 Επίσημη Ενδυμασία 124 Ομιλία 52 Σύσκεψη 134 Επιτραπέζια μικρόφωνα 139 Επιχειρηματικές Επιχειρηματικός σχεδιασμός 80 Κάρτες 88 Συσκέψεις 154 Εργαλεία οργάνωσης 44 Ανατυπώσεις 45 Αποκόμματα 45 Έγγραφα 45 Έντυπα 44 Λογισμικό 45 Εργαλείο Snippet 55 Έρευνα για τους ομιλητές 90 σύσκεψης 82 Ερωτήσεις εκτός θέματος 170 Ερωτήσεις 166 Αδυναμία κατανόησης 167 Ακρόαση ερωτήσεων 167 Αναγνώριση 167 Απλή ερώτηση 167 Δύσκολες 171 Επανάληψη 167 Κατά τη διάρκεια της παρουσίασης 166 Παύση πριν την απάντηση 167

Στο τέλος της παρουσίασης Σύνθετες Τεχνικές αντιπερισπασμού Εστίαση Εσωτερικές συσκέψεις Εφίδρωση

166 172 171 42, 60, 74 31 126

Ζ Ζεστάνετε το πλήθος

90

Η Ηλεκτρονικοί πίνακες

156

Θ Θέματα σχεδίασης Θεατρικές εισαγωγές

60, 70, 96 35

Ι Ιαπωνία Ιδιωματισμοί Ιστορία

88 89 9, 24, 32

Κ Κάμερα Ιστού 159 Καινούργια ρούχα 124 Κακές συνήθειες 66, 140 Κάντε πρόβες 63, 74 Καρδιακοί παλμοί 126 Κάρτες ευρετηρίου 43, 98, 100, 143, 161, 162 Κατακτήστε το κοινό 36, 64 Κενή διαφάνεια 74, 97 Κεντρική πρόταση 74 Κίνα, και ερμηνεία χρωμάτων 89 Κινήσεις σε διαφάνειες 21, 27, 75 Κινήσεις του σώματος 78 Κίνηση πάνω στη σκηνή 37 Κινητό τηλέφωνο 57 Κινούμενα σχέδια σε διαφάνειες 21 Κινούμενο φόντο διαφάνειας 75 Κλείστε τον υπολογιστή σας 42, 98 Δημιουργία διαφανειών 98 Κοιμηθείτε πριν την παρουσίαση 130 Κόκκινα Χ στα γραφικά 117 Κοσμήματα 125, 140

Κουκκίδες Διαφάνειες Κριτική Κρυφή ατζέντα

54, 60, 71, 74, 109, 110 97 63 28

Λ Λευκοί πίνακες Λήξη μιας παρουσίασης Λίστα ελέγχου

156,158 67 132

Μ

Ν Ναυτία Νοητική απεικόνιση Νοητική λίστα ελέγχου Ντυθείτε για να εντυπωσιάσετε

126 46 42 124

Ξ Ξηροστομία

126

Ο Ομαδική ανταλλαγή ιδεών

154

12 119,143 10 54 75 110 16, 2791

Π Παγίδες 21 Παίξιμο με κοσμήματα 140 με τα μαλλιά 27, 140 Παραμείνετε ήρεμοι και σίγουροι για τον εαυτό σας 127 Παρακινητική ομιλία 20 Παρουσίαση των ομιλητών 90 Παρουσίαση Βιβλία 176 Δεδομένων 82 Έκταση 13 Ένας προς έναν 78 Πώς να ξεκινήσετε 34 Στο ευρύτερο κοινό 16, 91 Τέχνη της 8 Χωρίς εστίαση 26 Παρουσιαστές ειδήσεων 8 Παροχή αναπληροφόρησης 68 Παύσεις 144 Περίοδος ερωτήσεων και απαντήσεων 62, 166 Περισπασμοί ενώ γράφετε 98 Πετάξτε τις κουκκίδες 71 Πίνακες με χαρτί 154 Πίνακες Προβολή σε διαφάνειες 114 Πολυλογία 79 Πρόβες 87, 141, 142 μέθοδοι 57 Προβλέψτε ερωτήσεις 168 Προβλήματα μονάδας δίσκου φλας 116 Προβληθείτε 39 Προβολέας AV 73 Προβολή παρουσίασης σε υπολογιστή τσέπης 120 Προβολή Σελίδες Σημειώσεων 119 Προγραμματισμός 11, 42 Προγραμματίστε την ιστορία σας 32 Προεδρεύοντας μια σύσκεψη 84 ένα συνέδριο 90 Πρόεδρος 84, 90, 146 Προετοιμασία 10, 42 Αυτοσχέδιες ομιλίες 92 για καταπολέμηση του άγχους 126 Ενδιαφέρουσες ομιλίες 177 Χρόνος 10

191

Μακροσκελείς εισαγωγής 34 Μαύρη διαφάνεια στο τέλος της παρουσίασης 111 Μαύροι πίνακες 156 Μείωση του αριθμού των διαφανειών 56 Μέσα μαζικής ενημέρωσης, διαχείριση 162 Μετριάστε την ταχύτητά σας 57 Μην ξεχνάτε να κάνετε παύσεις 140 Μικρογραφίες φωτογραφιών 72 Μικρόφωνα πέτου 139 Μικρόφωνα χειρός 139 Μικρόφωνο 66, 139 Μιλάτε αργά 65 Μιλήστε στο κοινό 135 Μονόλογοι 60 Μονότονη φωνή 144 Μονοτονία 27 Μορφή εικόνων 73 Μουσουλμανική κουλτούρα 88 Μπλε φόντο 70 Μυστικά παρουσίασης 9 Μυστικά του επαγγέλματος 64

Ομιλητές Γραφείο Σημειώσεις ομιλητή Οπτικά βοηθήματα Οπτικά εφέ Όρθιος ή καθιστός όταν παρουσιάζετε Ορθογραφικός έλεγχος διαφανειών Ορολογία

Ευρετήριο

Προπρανολόλη για το άγχος Πωλήσεις Ενημερώσεις Συσκέψεις Πώληση

127 31 154 82

Ρ Ραδιοφωνική συνέντευξη

Υπέρβαση χρονικών ορίων Υπερσυνδέσεις στην παρουσίαση Υπερφόρτωση πληροφοριών Υποκουκκίδες Υπολογιστής τσέπης

79, 80, 87 96 151 21 74 120

162

Σ

192

Υ

Σάρωση της αίθουσας με το βλέμμα 135 Σαρωτές 55 Σημειώσεις για το ακροατήριο 11, 15, 57, 96, 118, 128, 129 Σκοτεινός θάλαμος 99 Συμπύκνωση της ομιλίας σας 74 Συζήτηση μικρής ομάδας 82 Συνέδρια 31, 86, 88, 90 Συνεντεύξεις Ζωντανές 163 Συνεχές βάδισμα επί σκηνής 140 Σύνθεση των διαφανειών σας 100 Συνομιλία σε πραγματικό χρόνο 158 Σύνοδοι ολομέλειας 86 Συσκευή αλλαγής διαφανειών 132 Συσκέψεις ομάδας έργου 31 Συστάσεις 32, 78, 90 Σχεδιάγραμμα 43 Σχεδίαση προγράμματος 90 Σχεδιαστικά προγράμματα 73

Τ Τα κλειδιά της επιτυχίας 10 Ταπεινοφροσύνη 25 Ταχυπαλμίες 126 Τεχνικές βλάβες 116 Τηλεδιάσκεψη 152 Τηλεφωνικές παρουσιάσεις 152 Lotus SameTime, χρήση 152 Τίτλος παρουσίασης 28 Τονισμός 144 Τοπική κουλτούρα και έθιμα 88, 89 Τοποθεσίες Ιστού για δημόσιες ομιλίες 184 Τοποθέτηση 25 Τραβήξτε την προσοχή του κοινού νωρίς 34 Τρακ 64 Τρέμουλο 126, 127, 138

Φ Φάκελος για αποκόμματα Φλύαρη εισαγωγή Φόβος Φόντο, υπόδειγμα διαφανειών Φορτωμένο περιεχόμενο Φωνή Έλεγχος Παράγοντας Φωτισμός Φωτογραφίες χωρίς δικαιώματα Φωτογραφίες

45 64 176 101 27 144, 146 25 133 54 45, 96, 110

Χ Χαμηλωμένα φώτα Χειραψία, πολιτιστικά στοιχεία Χέρια Πού να τα βάλετε Στις τσέπες Χιούμορ Χρονισμός 25, 78 Χρόνος Απαιτούμενος Διαχείριση 141 Χρονομετρήστε τον εαυτό σας Χρώματα Πολιτιστικά στοιχεία στις διαφάνειες Υπερβολικά πολλά Χρήση χρωμάτων

133 88 65 27 89, 136

42 141 89 97 27 89

ψ Ψηφιακές κάμερες Ψυχαγωγία από τον παρουσιαστή

54, 73 24, 50

Απαγορεύεται η καθ’ οιονδήποτε τρόπο αναπαραγωγή, μεταπώληση, διανομή και εν γένει εκμετάλλευση του εντύπου, άνευ της αδείας της εκδότριας εταιρείας.

Σας μπερδεύει η ορολογία; Μην ανησυχείτε, περιγράφουμε τα πάντα πολύ απλά.

Εύκολο στην κατανόηση Σαφείς οδηγίες, βήμα προς βήμα, σας διευκολύνουν να μάθετε.

Πότε ήταν η τελευταία φορά που παρακολουθήσατε μια ομιλία και είπατε «Ήταν φανταστική! Πραγματικά ευχαριστήθηκα να ακούω τον ομιλητή και έμαθα κάτι καινούργιο»; Δεν συμβαίνει αρκετά συχνά γιατί οι περισσότερες ομιλίες είναι στην καλύτερη περίπτωση μέτριες. Η παρουσίαση πληροφοριών αποτελεί θεμελιώδες μέρος της επιχειρηματικής και ακαδημαϊκής ζωής. Η παρουσίαση σε κοινό όμως είναι μια τρομακτική προοπτική. Οι τεχνικές παρουσίασης δεν είναι έμφυτες, αλλά μπορείτε εύκολα να τις διδαχτείτε. Το βιβλίο «Μυστικά για εντυπωσιακές παρουσιάσεις» σας δείχνει πώς θα αποδώσετε τα βασικά μηνύματά σας με αυτοπεποίθηση και σαφήνεια. Ακολουθήστε τις συμβουλές μας και κάντε την επόμενη παρουσίασή σας πραγματικά αξιομνημόνευτη.

Εικονογραφημένο

Μια ματιά στο εσωτερικό

Δεν σας λέμε πώς θα το κάνετε, σας δείχνουμε πώς θα το κάνετε.

Έγχρωμο Το βιβλίο είναι έγχρωμο για να διευκολύνει τον αναγνώστη και το μάτι.

Τα εικονίδια αυτά σας διευκολύνουν περισσότερο Όπου συναντάτε ένα από αυτά τα εικονίδια γνωρίζετε ότι πρόκειται για μία χρήσιμη συμβουλή για να αυξήσετε τις γνώσεις σας, για να θυμηθείτε κάτι ή να προφυλαχτείτε από πιθανούς κινδύνους.

“

ΜΥΣΤΙΚΑ ΓΙΑ ΕΝΤΥΠΩΣΙΑΚΕΣ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΕΙΣ

Γραμμένο σε απλά ελληνικά

Αναφορά σε αυτή τη σειρά

p r o v a n

Μυστικά για εντυπωσιακές

ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΕΙΣ COMPUTER steps

ΑΠΛΑ ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΕΥΚΟΛΟ ΣΤΗΝ ΚΑΤΑΝΟΗΣΗ ΕΙΚΟΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΟ

Οι απλές εξηγήσεις και οι πρακτικές χρήσεις αξίζουν χειροκρότημα.

Computer Active

d r e w

”

13