Организация и технология документационного обеспечения управления. Рабочая программа дисциплины

РПД ИнОУП 55 –2005 ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ФАКУЛЬТЕТ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ КАФЕДРА «ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ И ПРОИЗВОДСТВА»

ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ РАБОЧАЯ ПРОГРАММА УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

ПО ПОДГОТОВКЕ ДИПЛОМИРОВАННОГО СПЕЦИАЛИСТА ПО НАПРАВЛЕНИЮ: 032000 – ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ СПЕЦИАЛЬНОСТИ: 032001 – ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Экземпляр № ПЕНЗА 2005 г.

РПД ИнОУП 55 –2005

РАЗРАБОТАНА Программа является оригинальной. Автор –к.т.н., профессор РЕЦЕНЗЕНТ: к.т.н., доцент каф. «ИнОУП» ПГУ 4 ВНЕСЕНА (ПОДГОТОВЛЕНА к утверждению) Методической группой кафедры Руководитель д.т.н., профессор

Л.Р.Фионова

Ю.А. Тимофеев

В.Б.Лебедев

УТВЕРЖДЕНА На заседании кафедры «Информационное обеспечение управления и производства», протокол № ___от_________2005 г. Заведующий кафедрой к.т.н., профессор

Л.Р.Фионова

Настоящая программа не может быть использована другими подразделениями университета и другими вузами без разрешения кафедры-разработчика программы

РПД ИнОУП 55 –2005 ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Рабочая программа дисциплины. 1. Область применения Настоящая рабочая программа (далее программа) устанавливает минимальные требования к знаниям и умениям студента и определяет содержание и виды учебных занятий и отчетности. Предназначена для преподавателей, ведущих данную дисциплину, и студентов специальности «032001 – Документоведение и документация обеспечение управления» 2. Нормативные ссылки -Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования, утвержденный 27.03.2000г., рег.№ 221 тех/ДС. -Учебный план ПГУ: направление подготовки дипломированного специалиста -«032000 – Документоведение», специальность 350800 (032001) –«Документоведение и документация обеспечение управления», утвержденный 1.09.2002 г. - Семестровый учебный план на текущий учебный год. - И 151.30.03-2000. Рабочие программы учебных дисциплин. - Порядок разработки и требование к содержанию. - Примерная программа дисциплины «Организация и технология ДОУ», разработанная УМО при РГГУ, М., 2001 г. 3. Нормативная трудоемкость изучения дисциплины Трудоемкость дисциплины в часах, исходя из 17-недельного семестра - 306 часов (за два семестра): Общая за 6 семестр 136\8 Обязательная аудиторная 85\5 Лекции 34\2 Лабораторные работы 34\2 Практические занятия 17\1 Самостоятельная работа студента 51\3 Контроль: зачет Общая за 7 семестр 170\10 Обязательная аудиторная 102\6 Лекции 34\2 Лабораторные работы 34\2 Практические занятия 34\2 Самостоятельная работа студента 68\4 Контроль: курсовой проект, зачет, экзамен 4. Цель и задачи дисциплины Целью дисциплины является дать студентам представление об особенностях формирования и развития систем национального

РПД ИнОУП 55 –2005 делопроизводства в различные исторические периоды и ознакомить с теорией и практикой организации современного документационного обеспечения управления (ДОУ) на основе научно обоснованных принципов и методов его совершенствования. Задачи курса: • проследить становление и развитие понятий "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления"; • осветить место делопроизводства в процессах управления; • ознакомить с историей развития системы государственного делопроизводства; • сформировать у студентов рациональные подходы к решению задач организации работы с документами в учреждении; • ознакомить студентов с современными типовыми структурами служб ДОУ; • изучить современные технологии документационного обеспечения управления. В результате изучения дисциплины студент должен: • тенденции развития делопроизводства в государственном аппарате управления в различные исторические периоды; • особенности формирования структуры, функций, штатного состава делопроизводственных подразделений и обязанности служащих в различные исторические периоды; • зависимость организации работы с документами от развития аппарата управления; • методы и технологию обработки документов на основе использования средств организационной и вычислительной техники; • современные направления развития и пути совершенствования документационного обеспечения управлении; • основные научные и практические проблемы организации документационного обеспечения управления; • нормативно-методические документы, регламентирующие документационное обеспечение управления; • закономерности изменения объема документооборота; • рациональную технологию приема, прохождения, подготовки и отправки документов в традиционных и автоматизированных системах документационного обеспечения управления; • требования к ручным и автоматизированным информационнопоисковым системам (ИПС) по документам организаций; • методику контроля за сроками исполнения документов; • методику составления классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы различных видов, перечень документов со сроками хранения) и направления их использования; • организацию оперативного хранения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив (включая экспертизу ценности документов, оформление дел, составление описей). 5. Место дисциплины в учебном процессе Курс "Организация и технология документационного обеспечения управления" является общеобразовательной дисциплиной федерального блока

РПД ИнОУП 55 –2005 государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования. Он связан с курсами "Документоведение", "Информационное обеспечение управления", "Технические средства управления" и является базовым для курса "Организационное проектирование". 6.Сводные данные об основных разделах дисциплины Название раздела

1. Введение. Возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России XVI XVII вв. Делопроизводство учреждениях России XVIII начала XX в. Делопроизводство учреждениях России XIX начала XX в. 2. Становление советского делопроизводства (19171920 гг.). Развитие советского государственного делопроизводства (19301950 гг.). Государственное делопроизводство в 19602000-е гг.. 3. Документационное обеспечение -основа технологии управления.. 4. Организация службы ДОУ. 5. Организация документооборота. 6. Регистрация документов и организация справочноинформационного обслуживания. 7. Контроль за сроками исполнения документов. 8. Организация делопроизводства по обращениям граждан . 9. Формирование и хранение

Количество часов занятий Аудиторных лекционных 4

практичес. 2

Лаборат. 8

4

2

4

Уровни Самостоятель- изучения ных 10

А

2

4

А

6

6

12

А, Б

16

25

16

41

Б, В

6

2

4

6

Б, В

4

4

6

10

В

4

2

2

4

В

6

2

4

6

А

8

2

4

6

В

в в -

РПД ИнОУП 55 –2005 дел в делопроизводстве. 10. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве. 11. Подготовка и передача дел в архив организации 12. Направления совершенствования ДОУ ИТОГО:

4

2

4

6

Б

4

-

4

4

Б

4

2

6

8

А

68

119

68

51

7. Лекции 7.1 Разделы и их содержание 1. Введение. Понятия "делопроизводство", "документационное обеспечение управления" (ДОУ). Делопроизводство как функция управления, его место среди других управленческих функций. Делопроизводство как система работы с документами. Управленческая деятельность и делопроизводство. Значение документов для реализации управленческих решений. Возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России XVI XVII вв. Регламентация законодательными актами XVI-XVII вв. отдельных сторон создания и оформления документов, обязанностей "служилых" людей. Организация делопроизводства в центральных учреждениях Русского государства (приказах) и местных учреждениях (приказных избах), его особенности. Основные этапы работы с документами, делопроизводственные операции. Столбцовая форма делопроизводства. Делопроизводство в учреждениях России XVIII - начала XX в. Характеристика "Генерального регламента" 1720 г. как основного законодательного акта XVIII в. по организации делопроизводства. Регламентация должностных обязанностей служащих в законодательстве XVIII в. Табель о рангах 1722 г. Роль секретаря в коллежском делопроизводстве. Особенности технологии делопроизводства. Организация архивного хранения документов. "Общее учреждение губернское" 1775 г. о порядке делопроизводства и установлении иерархии во взаимоотношениях центральных и местных учреждений. Отличия технологии делопроизводства XVIII в. от технологии предшествующего периода. Делопроизводство в учреждениях России XIX - начала XX в. "Общее учреждение министерств" 1811 г. как основной законодательный акт по единообразному порядку делопроизводства в учреждениях XIX в. Создание системы делопроизводства, соответствующей единоначальному порядку принятия решений в центральных учреждениях России XIX в. Регламентация движения документов. Тенденции роста документооборота и меры по его сокращению в законодательстве XIX в. Влияние новых средств документирования, связи, копировальной техники на систему работы с документами. Разработка рациональных систем делопроизводства в отдельных ведомствах и значение этого опыта для последующего развития делопроизводства. Современная оценка

РПД ИнОУП 55 –2005 системы делопроизводства дореволюционной России, влияние делопроизводства на дальнейшее развитие способов и методов работы с документами. 2.

Становление советского делопроизводства (1917-1920 гг.). Первые декреты советской власти о демократизации деятельности советских учреждений, регламентации отдельных сторон документирования. Поиски рациональных форм организации делопроизводства в 1919 -1920 гг. Научная организация управленческого труда как форма общественного движения за рационализацию всех сторон деятельности госаппарата. Создание научно-исследовательских институтов, ведомственных и вневедомственных органов рационализации, их исследовательская деятельность и практические разработки по внедрению научной организации управленческого труда (НОУТ). Опыт работы Отдела административной техники (АТО) НК РКИ СССР, акционерного общества "Оргстрой", Государственного института техники управления по рационализации делопроизводства в центральных и местных учреждениях. Характеристика и значение "Общих правил документации и документооборота" как попытки обобщения методов рационализации делопроизводства и внедрения в практику работы единых правил организации и технологии делопроизводства. Значение опыта 1920х гг. для последующего теоретического и практического совершенствования делопроизводства. Развитие советского государственного делопроизводства (19301950 гг.). Процесс свертывания рационализаторской деятельности в начале 1930-х гг., его причины и последствия. Передача государственных архивов и функций по охране документов в ведомствах органам НКВД в 1930-х гг. Ограничение доступа к документам. Деятельность Главного архивного управления (ГАУ) СССР по методическому руководству делопроизводством в годы Великой Отечественной войны. Разработка проблем классификации документов Главархивом и отдельными ведомствами. Государственное делопроизводство в 1960-2000-е гг.. Попытка совершенствования стиля работы государственного аппарата управления и делопроизводства административными методами: партийные и правительственные постановления 1960-1980-х гг., направленные на регламентацию отдельных сторон работы с документами. Методические разработки ГАУ СССР 1960-х гг. по организации и технологии делопроизводства. Создание и внедрение Основных положений Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Структура Основных положений ЕГСД, значение системы для организации делопроизводства в учреждениях и организациях. Опыт применения в учреждениях различных уровней управления. Активизация совершенствования делопроизводства в 1970-1980-е гг. Развитие теоретических и прикладных исследований в области совершенствования документационного обеспечения управления. Формирование концепции ДОУ и разработка проекта Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Цель, назначение, состав Основных положений ГСДОУ, характеристика основных положений и тематических разделов.

РПД ИнОУП 55 –2005 Развитие работ по стандартизации и унификации управленческих документов в 1970-2000 гг. и их влияние на документирование и организацию работы с документами. Развитие нормативно-методической базы, регламентирующей работу с документами в 1990-е гг. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ (1993 г.), распоряжения и постановления правительства о сохранности документов, сроках ведомственного хранения документов. Утверждение Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительской власти 2001 г. Регламентация сроков хранения документов в Типовом перечне 2000 г. 3. Документационное обеспечение - основа технологии управления. Оценка современного состояния документационного обеспечения управления (ДОУ). Факторы, влияющие на его организацию и технологию в учреждениях различных уровней управления. Организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства. Автоматизированные технологии обработки документов и их влияние на систему делопроизводства конкретной организации. Влияние характера управления, принципов принятия управленческих решений на организацию и технологию делопроизводства. Взаимосвязь делопроизводства с организацией ведомственного и государственного хранения документов. 4. Организация службы ДОУ. Организационные формы документационного обеспечения (делопроизводства). Факторы, определяющие их выбор в конкретной организации. Основная задача и функции делопроизводственной службы (службы ДОУ). Типовые структуры делопроизводственной службы в организациях различных уровней управления. Регламентация функций подразделений по документационному обслуживанию. Типовые и индивидуальные положения о службе ДОУ. Типовой формуляр положения, состав информации, порядок разработки и утверждения. Должностной и численный состав работников службы ДОУ. Функции работников делопроизводственной службы (секретарь структурного подразделения, секретарь руководителя, инспектор по контролю и т. д.). Должностная инструкция как основной нормативный документ, определяющий организационно-правовое положение работника. Типовой формуляр должностной инструкции, состав информации, порядок разработки и утверждения. Положение о службе ДОУ и должностная инструкция как нормативная основа распределения труда между подразделениями и исполнителями. Разработка Положения о службе ДОУ. Порядок составления, оформления, согласования, утверждения. Инструкция по документационному обеспечению управления основной нормативный акт по регламентации организации и технологии ДОУ. Типовые и индивидуальные инструкции. Порядок разработки, состав информации, правила утверждения и внедрения. Табель унифицированных форм документов организации. Порядок разработки.

РПД ИнОУП 55 –2005 Альбом унифицированных форм документов организации. Порядок разработки. Нормирование труда работников службы ДОУ, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы. Размещение структурных подразделений службы ДОУ. Условия труда, организация и оборудование рабочих мест. Порядок хранения печатей, бланков и правила пользования ими. Этика деловых отношений, психологические аспекты работы с документами. Подготовка кадров специалистов служб ДОУ, формы повышения их квалификации. 5. Организация документооборота. Определение понятия "документооборот". Общие принципы и методические основы организации документооборота, их реализация в действующих государственных нормативных документах. Структура и общая характеристика документопотоков. Объем документооборота учреждения. Учет количества документов. Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов. Экспедиционная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов. Рассмотрение документов руководством учреждения и направление их на исполнение. Доставка документов исполнителям, порядок их приема и передачи. Работа исполнителя с документами. Этапы исполнения. Порядок обработки отправляемых документов. Правила организации движения внутренних документов. Направления совершенствования документооборота и пути его сокращения. Тенденции роста документооборота в современных учреждениях. Влияние автоматизации обработки информации на количественные и качественные характеристики документооборота. "Безбумажное" делопроизводство. Автоматизированные системы документооборота. 6. Регистрация документов и организация справочноинформационного обслуживания. Регистрация как составная часть технологии ДОУ. Принципы регистрации документов. Характеристика современных регистрационных форм, состав информации и порядок их заполнения. Развитие способов регистрации в государственном делопроизводстве. Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочноинформационной работы, организацией контроля исполнения и последующей обработкой документов. Индексирование документов в условиях традиционной обработки документов. Принципы построения информационно-поисковых систем (ИПС) ручного типа, их виды. Информационно-справочное обслуживание аппарата управления в условиях применения ВТ. Поиск и использование информации в автоматизированных ИПС. 7. Контроль за сроками исполнения документов. Значение контроля за исполнением документов в аппарате управления.

РПД ИнОУП 55 –2005 Формирование требований к организации контроля за сроками исполнения документов в делопроизводственной службе. Функции службы ДОУ по контролю за сроками исполнения документов. Категории документов, подлежащих контролю. Сроки исполнения документов. Технология контрольных операций. Обобщение, анализ и использование данных об исполнении документов в условиях традиционной и автоматизированной технологии обработки документов. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов, опыт их применения. 8. Организация делопроизводства по обращениям граждан. Общественно-политическое и социальное значение обращений граждан. Законодательная регламентация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан. Формирование нормативной базы, регламентирующей организацию работы с обращениями граждан в государственном аппарате. Основные задачи службы ДОУ по организации работы с обращениями граждан, ее особенности. Операции по приему, регистрации, контролю исполнения, принятию решений по обращениям граждан. Сроки исполнения. Требования к содержанию ответных документов. Формирование и хранение дел с обращениями граждан. Обобщение, анализ и использование данных о работе с обращениями граждан в аппарате управления. Организация приема граждан в государственных учреждениях. Формы и методы совершенствования работы с обращениями граждан в органах государственной власти и управления, в общественных организациях 9. Формирование и хранение дел в делопроизводстве. Понятие "формирование дел", основные требования к проведению этой работы. Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел в делопроизводстве. Формирование дел в организациях различных уровней управления. Задачи службы ДОУ и ведомственного архива по обеспечению качественного формирования дел в учреждении (организации). Правила формирования различных категорий документов в дела. Принципы систематизации документов внутри дел. Номенклатура дел. Понятие номенклатуры дел. Требования к составлению номенклатуры дел, их регламентация в нормативно-методических материалах. Виды номенклатуры дел, их особенности и назначение. Методика составления номенклатуры дел: изучение состава документов, разработка классификационной схемы; требования к составлению заголовков дел и правила их систематизации. Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел. Сроки хранения документов. Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве. Организация ведомственного хранения документов и обеспечение их сохранности. Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов. Организация справочной работы и порядок выдачи документов для временного пользования при хранении их в структурных подразделениях. Хранение машиночитаемых документов и документов на магнитных носителях. 10. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве.

РПД ИнОУП 55 –2005 Понятие "экспертиза ценности". Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы. Требования к проведению экспертизы ценности документов. Организация экспертизы ценности документов, центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) учреждения. Положения об ЭК. Права и функции комиссии, организация работы и документирование деятельности. Порядок работы ЭК. Этапы проведения экспертизы ценности документов. Оформление результатов экспертизы ценности документов. Перечни документов со сроками хранения. Понятие "перечень документов". Назначение и использование перечней в качестве основных источников по изучению состава и содержания документов, установления сроков хранения и обеспечению единства оперативного хранения и архива. Типовые и ведомственные перечни. Использование перечней для составления классификаторов и номенклатур дел. Методика разработки ведомственных перечней документов. Выбор классификационной схемы. Анализ и систематизация данных в зависимости от уровней управления. Формулировка статей перечня, установление сроков хранения. Формирование справочного аппарата, его использование. Порядок оформления, согласования и утверждения ведомственных перечней. 11. Подготовка и передача дел в архив организации. Унификация требований к делам, сдаваемым в архив. Нормативнометодические материалы Федеральной архивной службы об оформлении дел. Основные требования к оформлению дел. Полное и частичное оформление дел. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись. Оформление обложки дел постоянного и временного хранения. Определение описи дел. Правила составления описи дел структурного подразделения. Виды описей. Оформление описи дел структурного подразделения. Передача дел в ведомственный архив. Взаимодействие службы ДОУ и ведомственного архива при формировании основы для последующего хранения и использования документов. Единство организации документов в ДОУ и в ведомственном архиве. 12. Направления совершенствования ДОУ Внедрение новых проектных решений, направленных на совершенствование управленческой деятельности. Создание новых информационных технологий. Комплексность автоматизации работы с документами. Проблемы совершенствования современного документационного обеспечения в государственном аппарате и частных организациях Изменение функций и структуры служб ДОУ, ее организационно-правового положения. Упорядочение организационных форм и методов работы с документами.

8. Практические занятия – 51 час. 1. Современная нормативная законодательная база делопроизводства. 2. Сравнение структур служб ДОУ в различных организациях учреждениях. 3. Функции подразделений службы ДОУ. 4. Разработка распорядительных документов по заданным ситуациям.

и

РПД ИнОУП 55 –2005 5. Разработка писем по заданным ситуациям. 6. Анализ ошибок в оформлении управленческих документов. 7. Документирование деятельности коллегиальных органов. 8. Разработка Положения о службе ДОУ. 9. Разработка должностных инструкций для сотрудников службы ДОУ. 10. Составление перечня нерегистрируемых документов для конкретной организации. 11. Анализ Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием их срока хранения. 12. Обработка входящей корреспонденции. 13. Обработка исходящей корреспонденции. 14. Разработка полной системы хранения документации на предприятии. 15. Разработка Инструкции по делопроизводству. 16. Разработка унифицированной формы документа. 17. Разработка Табеля унифицированных форм документов. 18. Разработка Альбома унифицированных форм документов

9. Лабораторные работы – 68 час. 1. Сравнение исторических периодов в развитии российского делопроизводства. 2. Анализ советского периода в развитии делопроизводства. 3. Разработка бланков документов для конкретной организации. 4. Расчет численности службы ДОУ. 5. Разработка унифицированных форм документов в среде Microsoft Word. 6. Разработка шаблонов для оформления организационной документации конкретной организации в среде Microsoft Word. 7. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. 8. Работа с заявлениями граждан. 9. Разработка номенклатуры дел. 10. Организация ДОУ с помощью автоматизированной системы «Дело» 11. Разработка Положения об экспертной комиссии 12. Проведение экспертизы ценности документов 13. Оформление обложек дел с разными сроками хранения 14. Подготовка документов к уничтожению

10. Другие виды аудиторных занятий не предусмотрены. 11. Курсовой проект выполняется в 7 семестре. Курсовой проект выполняется по материалам производственной практики. Варианты тем курсового проектирования: • Анализ состояния ДОУ в конкретной организации, • Анализ состояния ДОУ в конкретном подразделении, • Документирование деятельности организации, • Документирование деятельности подразделения, • Постановка делопроизводства в организации, • Постановка делопроизводства в подразделении, • Организация документооборота предприятия, • Организация документооборота в подразделении,

РПД ИнОУП 55 –2005 •

Исследование нормативной законодательной базы конкретной сферы деятельности. Результатом курсового проектирования является разработка локальных нормативных документов по делопроизводству организации: • Положение о службе ДОУ, • Должностные инструкции специалистов службы ДОУ, • Инструкция по делопроизводству, • Табель форм документов организации, • Альбом форм документов организации, • Номенклатура дел организации или подразделения

12. Другие виды самостоятельной работы не предусмотрены. 13. Рекомендуемые источники и литература. Источники: 1. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" // СЗ РФ 1995, №8. 2. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. Федерального закона от 23.07.1998 № 123-ФЗ с изм. и доп. Федерального закона от 28.03.2002 № 32-ФЗ) // Российская газета, 12 апреля 2002г., №66. 3. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1 - ФЗ "Об электронной цифровой подписи" // СЗ РФ , 2002, №2. 4. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» // Российская газета от 31.12.2002 // Парламентская газета от 05.01.2003 // СЗ РФ №52 5. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ № 79. 6. Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". 7. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР, 1982, № 2. 8. Положение об Архивном фонде Российской Федерации. Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552. (в ред. Указов Президента РФ от 01.04.1996 № 460, от 01.12.1998 №1447) // Российская газета, 24 марта 1994 г. // Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации № 12. 9. Положение о Федеральной архивной службе России. Утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998г. № 1562 // СЗ РФ № 1 // Российская газета, 11 февраля 1999 г. 10. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации, утверждено Приказом Росархива от 19.01.1995 г. №2. 11. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации, утверждено Приказом Росархива от 17.03.1998 № 19. 12. ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия из бумаги. М., Госстандарт, 1960. 13. ГОСТ 17914-72 Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования. М., Госстандарт, 1972.

РПД ИнОУП 55 –2005 14. ГОСТ 6.10-84 УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1985. 15. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998. 16. ГОСТ Р 51511 – 2001. Печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. М.: Госстандарт России, 2001. 17. ГОСТ Р 1.5-2002 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению стандартов. М.: ИПК Издательство стандартов, 2002. 18. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003. 19. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991. 20. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000. 21. Основные правила работы архивов организаций, - М.: Росархив, ВНИИДАД,2002. 22. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации // Росархив, ВНИИДАД. - М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2002. 23. Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2000. 24. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, - М., 2001. 25. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих/Минтруд России - М.: Экономические новости, 1998. 26. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11-64) - М., 1988. 27. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. - М., 1991. 28. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72). - ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. – М., 1995. 29. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152). - ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1993. 30. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26 марта 2002 г. № 23). 31. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93.

РПД ИнОУП 55 –2005 32. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42). - ЦБНТ Госкомтруда - М., Экономика, 1988. 33. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. - М., ВНИИДАД, 1996 Основная литература: 1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. Под ред. Т.В.Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002,339с. – 75 экз. 2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационного обеспечения управления), 4-е издание испр. И дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003, 408с. – 15 экз. 3. Делопроизводство: Учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.Н.Вялова и др., под общей ред. Т.В.Кузнецовой – М.: МцФЭР, 2001, 544 С. -15 экз. 4. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Уч. пособие, - М.: Мастерство, 2002, 234 с. – 15 экз. 5. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие – М.: Приор, 2000, 143 с. – 13 экз. 6. Стенюков М.В. Секретарское дело: Практические рекомендации, - М.: Приор, 2000, 113 с. – 10 экз. 7. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: Практическое пособие – М.: Приор, 2002, 153 с. – 15 экз. 8. Организация работы с документами: Учебник / под ред. А.В. Кудряева – М.: ИНФРА-М 1999-45, 2002, 423 с. – 15 экз. 9. Делопроизводство в бухгалтерии / Нор-Аревьян Г. и др. – Ростов н/Д: Феникс, 2002, 231 с. – 3 экз. 10. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство – Учебное пособие – М.: ИНФРА-М, 2002, 342 с. – 5 экз. 11. Рогожин М.В. Организация делопроизводства на предприятии: Учебное пособие – М.: РДЛ, 2003, 123 с. – 5 экз. 12. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие – М.: ИнтелСинтез, 2003, 234 с. – 24 экз. Дополнительная и методическая литература: 1. Фионова Л.Р. Основы документационного обеспечения управления: Конспект лекций. – Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2003.– 96 с. – 30 экз. 2. Фионова Л.Р. Законодательная и нормативно-методическая регламентация кадровой деятельности: методические указ.: Изд-во ПГУ, 2003. – 47 с., 10 экз. 3. Стенюков М.В. Справочник секретаря – М.: Приор, 2002.- 59 с. – 10 экз. 4. Электронный комплекс обучающих программ по дисциплине «Организация и технология ДОУ», государственный регистр. № 50200300634, М., 04.08.2003. – в дисплейном классе каф. ИнОУП.

РПД ИнОУП 55 –2005 5. Электронный учебник «Компьютерные технологии в подготовке документов», государственный регистр. № 50200400114, М., 20.02.2004. – в дисплейном классе каф. ИнОУП. 6. Журнал "Делопроизводство" (ежеквартальный) 7. Журнал "Секретарское дело" (ежемесячный) 14. Сведения о переутверждении программы на очередной учебный год и регистрации изменений. Учебный год

группа

Решение кафедры

Решение выпускающей кафедры

Лектор (разработчик программы)

Номер изменения

Вопросы к экзамену 1. Делопроизводство как отрасль деятельности. 2. Государственное делопроизводство в советскую эпоху. 3. Особенности современного периода делопроизводства в России. 4. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления (ДОУ) в настоящее время. 5. Оформление управленческих документов (ГОСТ Р 6.30-2003). 6. Бланки документов. 7. Организационно-распорядительные документы, используемые в деятельности обычного предприятия. 8. Требования к текстам служебных документов. 9. Общие требования к организации службы ДОУ. 10. Организационные формы работы с документами. 11. Типовая организационная структура службы ДОУ на различных предприятиях. 12. Задачи и функции службы ДОУ. 13. Функции структурных подразделений службы ДОУ. 14. Взаимодействие службы ДОУ со структурными подразделениями организации. 15. Категории работников службы ДОУ. 16. Положение о службе ДОУ. Содержание основных разделов. 17. Положение о службе ДОУ. Требования к оформлению.

РПД ИнОУП 55 –2005 18. Нормативная регламентация службы ДОУ. 19. Инструкция по делопроизводству – важнейший нормативный документ по ДОУ. 20. Инструкция по делопроизводству. Содержание основных разделов. 21. Инструкция по делопроизводству. Правила оформления, порядок согласования и удостоверения. 22. Табель форм документов организации. Назначение, общие требования к оформлению. 23. Этапы разработки Табеля форм документов организации. 24. Унификация форм документов. Унифицированная система документации. 25. Виды унифицированных текстов. 26. Альбом форм документов организации. Назначение, общие требования к оформлению. 27. Альбом форм документов организации. Этапы разработки. 28. Понятие «документооборот», его развитие и нормативнометодическая регламентация. 29. Основные правила организации документооборота в учреждении. 30. Понятие «документопоток». Классификация документопотоков организации. 31. Понятие «объем документооборота». 32. Прием, обработка и распределение поступающих документов. 33. Правила обработки исходящих документов. 34. Правила обработки внутренних документов. 35. Значение и задачи регистрации документов. 36. Общие правила регистрации документов. 37. Формы регистрации документов. 38. Информационно-справочная работа по документам. Методы «слежения» за документами. 39. Контроль за исполнением документов. Значение и виды контроля. 40. Контроль за исполнением документов. Формы контроля. Сроковая картотека. 41. Технология работы с обращениями граждан. 42. Понятие номенклатуры дел. Виды номенклатур. 43. Порядок разработки номенклатуры дел. 44. Составление заголовков дел. 45. Определение сроков хранения дел. 46. Формирование дел. 47. Принципы систематизации документов в дела.

РПД ИнОУП 55 –2005 48. Хранение дел. Внутренняя опись. Лист-заместитель. Картазаместитель. 49. Организационные и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ТЕСТА 1. Выберите наиболее современное определение для понятия «документ», соответствующее ГОСТу: 1)ВСЯКАЯ ВАЖНАЯ ДЕЛОВАЯ БУМАГА 2)НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ 3)ДЕЛОВАЯ БУМАГА, ПОДТВЕРЖДАЮЩАЯ КАКОЙ-ЛИБО ФАКТ ИЛИ ПРАВО НА ЧТО-ЛИБО 4)зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать 2. Какое определение для «документа» дано в «Оксфордском словаре»? 1) СПОСОБ ДОКАЗАТЕЛЬСТВА 2) ТЕКСТ ИЛИ ИЗОБРАЖЕНИЕ, ИМЕЮЩЕЕ ИНФОРМАЦИОННОЕ ЗНАЧЕНИЕ 3) НЕОБХОДИМЫЙ АРГУМЕНТ В РЕШЕНИИ СПОРНЫХ ВОПРОСОВ 4) ОФИЦИАЛЬНАЯ БУМАГА, НЕ ДОПУСКАЮЩАЯ ЛЕГКОМЫСЛЕННОГО ОТНОШЕНИЯ 3. Что такое дело? 1) ГРУППА ДОКУМЕНТОВ 2) СОВОКУПНОСТЬ ДОКУМЕНТОВ, СФОРМИРОВАННЫХ ПО КАКОМУЛИБО ПРИЗНАКУ 3) СОВОКУПНОСТЬ ДОКУМЕНТОВ ИЛИ ДОКУМЕНТ, ОТНОСЯЩИХСЯ К ОДНОМУ ВОПРОСУ ИЛИ УЧАСТКУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ПОМЕЩЕННЫХ В ОТДЕЛЬНУЮ ОБЛОЖКУ 4. Какие виды деятельности входят в сферу делопроизводства? 1) СОСТАВЛЕНИЕ КАЛЬКУЛЯЦИЙ 2) ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 3) ОБРАБОТКА ТЕЛЕФОННЫХ ЗВОНКОВ 4) ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ НА РАССМОТРЕНИЕ И ПОДПИСАНИЕ АДМИНИСТРАЦИЕЙ 5) ПРОВЕДЕНИЕ СОБЕСЕДОВАНИЙ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ 6) РАЗРАБОТКА ПРЕЙСКУРАНТОВ 7) СДАЧА ДЕЛ В АРХИВ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИХ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ 8) ОФОРМЛЕНИЕ НАГЛЯДНОЙ АГИТАЦИИ 9) УЧЕТ СТАДИЙ ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ОБЕСПЕЧЕНИЕМ ИХ СОХРАННОСТИ 10) РАЗРАБОТКА РЕКЛАМНЫХ ПРОСПЕКТОВ 11) РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАССМОТРЕННЫХ АДМИНИСТРАЦИЕЙ ДОКУМЕНТОВ МЕЖДУ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ И СОТРУДНИКАМИ ДЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ 12) ОЗНАКОМЛЕНИЕ СОТРУДНИКОВ С ДИРЕКТИВНЫМИ АКТАМИ АДМИНИСТРАЦИИ

РПД ИнОУП 55 –2005 13) ЗАПИЬ ПОСЕТИТЕЛЕЙ НА ПРИЕМ 5. На сколько основных групп можно разделить бланки любой организации (по ГОСТу Р 6.30.2003)? 1) НА ДВЕ 2) НА ТРИ 3) НА ЧЕТЫРЕ 6. Сколько способов расположения реквизитов на внешнем бланке Вы знаете? 1) ОДИН 2) ДВА 3) ТРИ 4) ЧЕТЫРЕ 7. Какой ГОСТ регламентирует правила размещения и оформления реквизитов документов? 1) 6.37 – 98 2) Р 6.30 – 97 3) Д 6.36 – 98 4) 6.38 – 90 5) Р 6.30-2003 8. Выберите номера организационных документов из следующего списка: 1) ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ 2) СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО 3) УСТАВ 4) ПРИКАЗ 5) КОНТРАКТ 6) ПРОТОКОЛ 7) ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО РАПОРЯДКА 8) РЕШЕНИЕ 9) ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 10) СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ ПЕРСОНАЛА 11) РАСПОРЯЖЕНИЕ 12) АКТ 13) СПРАВКА 14) ТЕЛЕФОНОГРАММА 15) ДОВЕРЕННОСТЬ 16) ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕРСОНАЛЕ 17) ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 18) ФАКС 19) ТЕЛЕГРАММА 9. Выберите номера распорядительных документов из следующего списка: 1) ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ 2) СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО 3) УСТАВ 4) ПРИКАЗ 5) КОНТРАКТ 6) ПРОТОКОЛ 7) ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО РАПОРЯДКА 8) РЕШЕНИЕ

РПД ИнОУП 55 –2005 9) ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 10) СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ ПЕРСОНАЛА 11) РАСПОРЯЖЕНИЕ 12) АКТ 13) СПРАВКА 14) ТЕЛЕФОНОГРАММА 15) ДОВЕРЕННОСТЬ 16) ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕРСОНАЛЕ 17) ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 18) ФАКС 19) ТЕЛЕГРАММА 10. Выберите номера справочно-информационных документов из следующего списка: 1) ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ 2) СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО 3) УСТАВ 4) ПРИКАЗ 5) КОНТРАКТ 6) ПРОТОКОЛ 7) ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО РАПОРЯДКА 8) РЕШЕНИЕ 9) ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 10) СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ ПЕРСОНАЛА 11) РАСПОРЯЖЕНИЕ 12) АКТ 13) СПРАВКА 14) ТЕЛЕФОНОГРАММА 15) ДОВЕРЕННОСТЬ 16) ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕРСОНАЛЕ 17) ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 18) ФАКС 19) ТЕЛЕГРАММА 11. Может ли документ иметь несколько резолюций? («да» или «нет») 12. «Заголовок», - это обязательный реквизит для любого документа? («да» или «нет») 13. «Дата», - это обязательный реквизит для любого документа? («да» или «нет») 14. Сколько реквизитов описывает ГОСТ, введенный с 01.07.2003 года? 15. Выберите номера документов, для которых датой является дата их утверждения: 1) ПРИКАЗ 2) ПЛАН 3) ПРОТОКОЛ 4) ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО 5) ОТЧЕТ 6) АКТ 7) ПРАВИЛА 8) ФАКС 9) СПРАВКА 10) ДОВЕРЕННОСТЬ

РПД ИнОУП 55 –2005 11) РАСПОРЯЖЕНИЕ 12) РЕШЕНИЕ 13) ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 16. Выберите номера документов, для которых датой является дата их подписания: 1) ПРИКАЗ 2) ПЛАН 3) ПРОТОКОЛ 4) ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО 5) ОТЧЕТ 6) АКТ 7) ПРАВИЛА 8) ФАКС 9) СПРАВКА 10) ДОВЕРЕННОСТЬ 11) РАСПОРЯЖЕНИЕ 12) РЕШЕНИЕ 13) ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 17. Выберите номера документов, для которых датой является дата события, которое в них зафиксировано: 1) ПРИКАЗ 2) ПЛАН 3) ПРОТОКОЛ 4) ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО 5) ОТЧЕТ 6) АКТ 7) ПРАВИЛА 8) ФАКС 9) СПРАВКА 10) ДОВЕРЕННОСТЬ 11) РАСПОРЯЖЕНИЕ 12) РЕШЕНИЕ 13) ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 18. К какому документу относится следующее определение? «представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения» 19. К какому документу относится следующее определение? «документ, составленный несколькими лицами подтверждающий факты, события» 20. Как называется ГОСТ Р 6.30 – 2003? 21. Как называется отдельный элемент оформления официального документа? 23.Где располагаются инициалы в реквизите «подпись» при адресовании документа частному лицу? 1) до фамилии, 2) после фамилии 24. Где располагаются инициалы в реквизите «адресат»? 1) до фамилии, 2) после фамилии

РПД ИнОУП 55 –2005 25. Где располагаются инициалы в реквизите «подпись» при адресовании документа должностному лицу? 1) до фамилии, 2) после фамилии. 26. К какому понятию относится следующее определение? «Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления» (ГОСТ Р 51141 – 98) 27. Найдите ошибки в оформлении рек визита:

Согласовано Письмом Администрации Ленинского района г. Пензы № 08-256 от 27.08.2002 28. Найдите ошибки в оформлении реквизита виза согласования:

Согласовано Главный бухгалтер Глухова Глухова А.Д. Предлагаемая система оплаты труда не отвечает интересам сотрудников нашей компании. 29. Системы регистрации документов в организации бывают (выберите из списка): 1) комплексные, 2) децентрализованные, 3) быстродействующие, 4) специализированные, 5) смешанные: 30. Из какого документа эти выдержки? «Павлов В.М., 1961 г.р. постоянно проживаю в Пензе, женат, имею дочь. В 1998 г. прошел профессиональную подготовку по курсу «Компьютерный дизайн» и получил сертификат в Международном Союзе ОРТ. В 1996 г. повышал свою квалификацию в фирме «ДЕЛЕКОМ» по курсу «Язык программирования СИ ++». В 1983 закончил факультет вычислительной техники Пензенского политехнического института по специальности инженерсистемотехник. С 1983 по 1994 работал ПНИИ ММ, где в качестве программиста занимался разработкой прикладных программ целевого назначения. С 1994 по 1998 гг. работал в фирме «Евротехника», где занимался изготовлением компьютерной и видеорекламы, поставками вычислительной техники. Я хотел бы предложить свои услуги в качестве ведущего специалиста по созданию компьютерной и видеорекламы, организовать работы по реализации новых идей в области компьютерной графики и монтажа. Я имею опыт в управлении разработками программ, хорошо срабатываюсь с людьми. Свободно владею английским языком. В 1997 г. в издательстве ПГТУ выпустил учебное пособие «Практикум по программированию на языке СИ++». В 1998 г. работал преподавателем

РПД ИнОУП 55 –2005 инфотехнологии в школе «Секретарей-референтов». По требованию могу представить необходимые рекомендации.» 31. Выберите из списка известные Вам регистрационные формы, используемые в системах регистрации документов: 1)алфавитные перечни, 2)журналы, 3)ведомости, 4)спецификации, 5)карточки. 34. Что это за перечень? 1)Адрес отправителя, 2)Ссылки, 3)Дата, 4)Адрес получателя, 5)Обращение, 6)Краткое содержание вопроса, 7)Текст, 8)Заключительная формула вежливости, 9)Подпись, 10)Инициалы и фамилия автора, 11)Должность, 12)Приложение, 13)Копии. Варианты ответа: а) разделы доклада, посылаемого в вышестоящую организацию б) реквизиты служебного письма в России в) компоненты докладной записки по международным правилам г) структурные элементы международного письма. 35. Перечислите размеры полей (в мм), которые устанавливает для управленческих документов ГОСТ: Левое = ? Верхнее = ? Правое = ? Нижнее = ? 36. Кем устанавливаются сроки хранения типовых документов? • Органами местной администрации. • Вышестоящей организацией. • Самим предприятием. • Федеральной архивной службой России. • Местным государственным или муниципальным архивом. 37. Выберите правильный (наиболее рекомендуемый) вариант оформления даты в письме: 1) 6 апреля 2003 года 2) 6.04.03 3) 6 апреля 2003 г. 4) 06.06.2003 5) 06.04.03 г. 6) 06.04.03.