p ^ je a o ^ а с и щ щ Ц е Д Ж Т Г Д p a c t o e c a c p o 14b а се о р с
_]
pa e c a o a p o c e p x o c a c o o e o c j, M r a cp o x o e c a c p o л и б с е с о р а
eco?>: e a ^ a cp o a p o c e c r p ? x a e e e a opce p cp a o e o c afcx s a p a c p o x o e c c e o p e c o a x e a p ac ^
opaceopecoax е а ^ х о с л
. л-
a u acpox < e c s е р о ..э р р о е а д 1 Я
Ш
Microsoft
Office Word
2003
М. М и л л х о л л о н ,
К. Мюррей Официальное руководство
Microsoft Press С&пптер
М. Миллхоллон К. Мюррей
Ю
П И ТЕ Р *
Москва - Санкт-Петербург * Нижний Новгород - Воронеж Новосибирск - Ростов-на-Дону - Екатеринбург * Самара Киев ^Харьков ■Минск 2005
'
*"
ББК 32.973.2я7 УДК 681.3(075) М60
М60 Эффективная работа: Microsoft Office W ard 2003 / M. Миллхоллон, К. Мюррей — СПб.: Питер, 2005, — 971 с.: ил. ISBN 5*469-00049-6 Книга представляет со'Зой «официальное руководство по эффективной работе с новой версией популярного текстового ptiakropa Microsoft Office Word 2003. Издание предназначено для _ широкого круга читателей н может (дожить настольной книгой для всех пользователей Microsoft Office Word 2003. В этой книге вы наРдетз абсолютно все, что необходимо для продуктивного использования Word на работе и дома, познакомитесь с новыми командами и функциями, научите :ь создавать веб-страницы и использовать Ингсрнет для совместной работы с файлами. Также вы найдете сведения об X M L . Удобная opi анизация книги делает ее уникальным справочником: читатель может найти нужный раздел по краткому или полному содержанию, отыскать интересующий термин в алфавитном указателе, воспользоваться л< рекрестными ссылками в тексте.
ББК 32.973.2я7 УД К 681.3(075)
Права на издание получены по соглашению с Microsoft Press. Вое права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена а какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав. Информация, содержащаяся в данной книге, получена из источников, рассматриваемых издательством как надежные. Тем не менее, имея а виду возможные человеческие или технические ошибки, издательство не может гарантировать абсолютную точность и полноту приводимых сведений и не несет ответственности за возможные ошибки, связанные с использованием книги.
О ISBN 0-7356-1515-2 (англ.) ISBN 5-469-00048-6
Copyright 2004 by Mary Millhollon and Katherine Murray С Пег ьвод на русский язык ЗАО Издательский дом «Питер», 2005
О Издание на русском языке, оформление, ЗАО Издательский дом «Питер», 2005
Краткое содержание НАСТЬ I. Глава 1. Глава 2. Глава 3. Глава 4. Глава 5. Глава 6. Глава 7. Глава 8. Глава 9. Глава 10.
Профессиональным документам — профессиональные инструменты Знакомство с Word 2003 ...................................................................................... 30 Основы формирования документов................ ^ ................................ ...................52 Печать документов ......................................... Г ................................................. 116 Оттачиваем мастерство перемещения по докум енту..................................... 138 Персональная настройка Word ........................................................................163 Эле^фоннье справочники................................................................................. 177 Инструменты текста работают за в а с .................................................................. 214 Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков................................246 Используем с ти л и ..................................................................................................287 Структура документа: ясность и четко сть............................................................ 312
ЧАСТЬ II. Подкрепление информации таблицами, граф иками, диаграммами и рисунками ' ч Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты ......................................................336 Глава 12. Оживление текста с помощы э изображений и автофигур................................... 371 Глава 13. Организация данных в виде таб л и ц ..................................................................... 423 Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и граф иков...................................448 ЧАСТЬ III. Проектирование страницы с максимальным визуальным ю здействием Глава 15. Параметры страницы и нум ерация.................................................... . » . . 478 Глава 16. Форматирование документа с помощью иаблонов, мастеров, надстроек и XML-схем ........................................................................................499 Глава 17. Надписи, рамки, фон и т е м ы ........................................................................... 525 Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя ......................................551) ЧАСТЬ IV. Большие документы Глава 19. Форматирование: колонки и разделы......................................Л ............... \ . 572 Глава 20. Главы чй документ: созданиё и использование.................................. ... 587 Глава 21. О главление........................................................ .............................................. 605 Глава 22. Указатели ...........................................................................................................618 Глава 23. Сноски и перекрестные с сы л ки ........................................................................629 ЧАСТЬ V . Глава 24. Глава 25. Глава 26. Глава 27. Глава 28.
Работаем в локальной сети и Интернете Word и работа online...........................................................................................640 Совместная работа с докум ентам и........................................................... . 691 Создание профессиональных веб-узлов...............................................................709 Правка документов с помощью инструментов рецензирования . ...................... 754 Защита информации.............................................................................................. 795
ЧАСТЬ V I. Дополнительные возможности Word Глава 29. Работа с X M L ..................................................... ..................................................822 Глава 30. Выполнение слияния ...........................................................................................838 Глава 31. Коды полей и бланки ...........................................................................................863 Глава 32. Макросы Visual Basic: создание и использование............................................... 895 Приложение А. Установка и восстановление Word 2003 .................................................. 916 Приложение Б. Различные я з ы к и ..................................................................................... 922 Алфавитный указатель ........................................................................................................... 929
Содержание .* Б л а го д а р н о с ти ................................................................... ......................... . 28 От издательства.............................................................................................................28 Ч А С Т Ь I. П р о ф е сс и о н ал ь н ы м д о ку м е н та м — п р о ф есси о н ал ь н ы е и н стр ум ен ты Глава 1 . Знакомство с W ord 2003 ................................................................ 30 Ключ к усовершенствованиям...................................................................................... 31 Что нового в Word?......................................................................................................... 31 Усовершенствованный дизайн................................................................................... 31 Новые возможности поиска и ввода информации........................................... . 32 Улучшение совместной работы над докуме нтам и...................................................33 Изучение инструментов интерфейса W ord...................................................................34 Работа с м ен ю ............................................................................................................ 34 Использование полос прокрутки . . ...................................................................... 37 Клавиатурные комбинации......................................................................................... 38 Гросмотр документов в разных режимах ................................................................40 Создание удобных панелей инструментов .............................................................48 \ Интерпретация данных строки состояния............................................................... 50 Глава 2 . Основы формирования д о кум е н то в .............................................52 Создание нового документа и основные принципы работы в W o r d ......................... 53 1 Работаем с областью задач Приступая к работе......................................................54 Работаем с областью задач Создание документа . 4..............................................57 Использование шаблонов и мастеров...................................................................... 59 Основные принципы работы с документом ............................................................ 62 Внесение информации в документ............................................................................ 62 Перемещение внутри документа с помощью клавиатурных комбинаций и функциональных клавиш............................................. ...................................63 Переход по объектам документа............................................................................... 66 Основы редактирования............................................................................................ 67 Расположение содержимого документа...................................................................77 Эффективное форматирование текста......................................................................79 Вставка символов и специальных знаков ............................................................... 94 Вставка текущих времени и даты ............................................................................ 99 Сохранение документа................... ...................................................................... 100 Сохранение изменений в существующем документе................... .........................100 Одновременное сохранение всех открытых документов...................................... 100 Сохранение файлов через диалоговое окно Сохранение документа....................101
Содержание ♦
7
Сохранение документа как TIFF-файла . ...................................................... 107 Сохранение файлов при работе в с е т и ....................... ....................................108 Автоматическое создание резервных кс п ^ й ............. .................... Ч . . . 408 Обращение к документам . . * ....................................................................* . . . 108 Отображение существующего документа................................................ ... 108 Открытие XML-документа.............................................................................. . . 112 Открытие документа, хранящегося в рабочей области для документов . . . 112 Преимущества автоматического восстановления и фонового сохранения , . . 113 Гл ав а 3 . Печать документов ................... ...................................................116 Предварительный просмотр ................................................................................... 117 Настройка режима предварительного просмотра................ ............................... 117 Управление отображением документов в .режиме предварительного просмотра . . . Д. . . . .-У................ .... . . 1 1 9 ' Редактирование в режиме предварительного просмотра .......................... . 122 Печатаем быстро и эффективно............................................................................ 124 Отмена печатного задания................... ......................... ........................................ 125 Управление печатными заданиями .......................................... ............................... 125 Печать нескольких копий одного докум ента.......................v ............................ 126 Диапазон п е ч а ти ................................................... v....................................’ . . 127 Печать четных или нечетных страниц документа................................................127 Печать отдельных элементов документа . ................ ..........................128 Печать черновика................................................................................... ... 131 Печать нескольких страниц на одном листе .......................J ......................'. 131 Масштабирование печати документов...................................... .........................132 Печать XML-тего в ................................................................................ .................. 132 Печать фоновых цветов и изображений................................................................ 133 Использование поля INCLUDETEXT для печати нескольких документов . . . 133 Печать данных для ф о р м ................................... : . # ............................... ... . 134 Создание файла печати ....................................................... ч ..........................134 Настройка печати...................................................................................................... 135 Глава 4 . Оттачиваем мастерство перем ещ ения по докум енту * .............................................................................. 13 8 Управление основным и расширенным поиском................... ............................... 139 Обычный поиск файлов......................................................................................... 142 Управление расширенным поиском................................................................ . 1 4 6 Увеличение скорости поиска с помощью службы индексирования................... 148 Схема документа...................................................................................................... 150 Поиск текста и других элементов в активном документе . . . . .* .......................151 'Поиск и выделение элементов документа ................................................... . 1 5 2 Настройка параметров вкладки Найти ................................................................ 153 Поиск атрибутов форматирования.......................... . ............................. 155 Поиск специальных символов с помощью код ов................................................156
8 ♦ Содержание Замена текста..........................................................................................................158 Клавиатурные команды для поиска или замены специальных символов . . . 160 Средства Перейти и Выбор объекта перехода................................................... 160 Создание закладок для перемещения по документу .......................................... 162 Глава 5 . Персональная настройка W o r d ............................................. 163 Экономим время: автоматический запуск Word................................................... 164 Настройка автозагрузки путем добавления кл ю ча..........................................164 Место расположения документов по умолчанию................................................ 165 Настройка панелей инструментов..........................................................................166 Отображение всплывающих подсказок и клавиатурных комбинаций на панелях инструментов................................................................................ 166 Отображение крупных кнопок панелей инструментов................ ......................167 Изменение существующих панелей инструментов............. ..................... 1 6 7 Создание новых панелей инструментов............................................................. 169 Добавление разделителей к панелям инструментов.......................................172 Настройка меню.......................................................................................................172 Создание нового меню . . ............................................................................. 172 Добавление команд в новое меню ....................................................................173 Перемещение команд м е н ю '............................................................................. 173 Удаление команд из м е н ю ................................................................................ 173 Создание клавиатурных комбинаций................................................................... 173 Создание клавиаутрных комбинаций для существующих кнопок и ко м ан д ............................................................. 174 Использование клавиатурных комбинаций для символов ................................................................... 174 и специальных знаков............. Повышение доступности.......................................................................................175 Изменение цвета текста ................................................................................... 176 Настройка звука............. ......................................................................, - . ; . 176 Глава 6 . Электронны е с п р а в о ч н и ки .......................................................177 Получение информации с помощью области задач ..........................................178 Справочные материалы................................... Использование справочных материалов ............................................. ... 180 Поиск значений с л о в ............................................................ ............................ 181 Управление справочными средствами............. ..........................................181 Использование функции Родительский контроль для блокирования информации.......................................................................184 Средства проверки правописания.......................................................................185 Автоматическая проверка орфографии и грамматики................................... 186 Отключение автоматической проверки правописания................................... 190 Проверка орфографии вручную...................................... ...................................192 Управление вспомогательными словарями.......................................................196 Исправление грамматики . .................................................................................201
Поиск синонимов с помощью тезауруса......................................................... ... 2Q4 Замена текста синонимом или антонимом...................................................... 205 Пролистывание страниц online-тезауруса......................................................... 205 Перевод текста на другие я зы ки ............. ... ........................................................ 207 Статистика документа............................................................................................ 209 Автореферат...................................................................................................... 209 Оценка уровня удобочитаемости документа...................................................212 Отображение статистики количества слов в тексте ......................................... 212 Глава 7 . Инструменты текста работаю т за в а с ............................... 214 Быстрое изменение формата................................ ...............................................215 Копирование формата без создания сти л ей .................................................. 216 Выбор показываемых форматов................................ ..................................... 216 Применение Формата по образцу ...................................................................217 Автоформатирование............................................................................................ 218 Применение автоформатирования......................................................... ... 218 Параметры автоформатирования................................................... ...................219 Отмена неиспользуемых параметров автоматического форматирования . . 221 Автоформатирование по мере ввода т е к с т а ................................................... 221 Область задач Показать форматирование..........................................................222 Изменение форматирования с помощью области за д а ч ............................. ... 223 Отображение знаков форматирования...................................................... ... . 224 Изменение знаков форматирования................................ * * 224 Сравнение форматирования................ ; ......................................... 226 Внесение изменений в сравниваемый т е к с т ................... 227 Автоматическое исправление опечаток................ * . . . .. ............................... 228 Управление автозаменой при вводе текста............................................. 228 Параметры автозамены................................................!.................................... 229 Добавление элементов в список автозамены . ...................................... , . 231 Замена и удаление элементов списка автозамены..........................................232 Исключения . ............................................................. ......................................... 233 Автотекст................................................................................................................234 Добавление элементов автотекста с помощью меню.......................................234 Вставка автотекста в колонтитулы................................................................... 235 Вставка элементов автотекста..........................................................................235 Добавление элементов в список автотекста................................................... 237 Управление элементами списка автотекста...................................................... 237 Панель инструментов Автотекст ...................................................................... 239 Смарт-тег — это у д о б н о ..........................................................................■ 240 Смарт-теги в Word 2003 ...................................................................................... 240 Работаем со смарт-тегом............................................................................. . 241 Отключение смарт-тегов............. ......................................................................243 Распознаватели ................................................................................................... 243 Проверка документа ..........................................................................................243
10
♦
Содержание
^Дополнительные см арт-теги............................................................................. 243 л Удаление смарт-тегов..........................................................................................243 Новый буфер обм ена............................................................................................. 244 Вставка элементов буфера обмена................................................................... 245 Параметры буфера обмена................................................................................ 245
Глава 8 . Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков ...................................................................................... 246 Абзацы в документах W o rd ................................................................................... 247 Выравнивание текста и выбор отступов абзацев................................................ 249 Выравнивание абзацев с помощью кнопок панели инструментов и клавиатурных команд . ................................................................................ 250 Выравнивание абзацев с помощью линейки................................................... 251 Выравнивание абзацев с помощью диалогового окна А бзац..........................253 Расстановка интервалов . . . I ..........................................................................255 . Определение междустрочного интервала..........................................................255 ... Настройка интервала до и после аб за ц а ..........................................................257 Управление выравниванием с помощью табуляций............................................. 257 Настройка табуляций с помощью линейки...................................................... 259 Создание табуляций с помощью диалогового окна..........................................260 Удаление табуляций .......................... ............................................................... 261 Изменение атрибутов абзаца с помощью области задач Показать форматирование................................................................................ 262 Управление разрывом строк и страниц . ............................................................. 264 Расстановка переносов................................................... ...................................... 265 Автоматическая расстановка переносов во всем документе................... ' . . 266 Автоматическая расстановка переносов в части докум ента..........................267 Расстановка переносов вручную.......................................................................267 Создание букв и ц ................................................................................................... 268 Эффективное создание спи сков ..........................................................................269 Маркированные списки................................... ....................... ................ 270 Нумерованные списки ................................ ............................................... ... . 271 Подготовка к созданию списков ..........................................................................271 БыстрЪе создание списка . . . . . . . . ............................. ...................................272 Создание списков при вводе т е к с т а ................................................................ 273 Окончание списка................................................................................................ 273 Улучшаем маркированные списки .......................................................................274 Замена маркера................................................................................................... 274 Выбор нового м аркера.......................................................................................275 Изменение шрифта м аркера............................................................................. 276 Изменение знака маркера ................................................................................ 276 Выбор рисунка в качестве маркера................................................................... 277 Добавление маркеров..........................................................................................280
Содержание ♦
11
Изменение отступа м ар ке р а ............................................................................... -281 Изменение расположения текста............................................................ 281 Совершенствуем нумерованные списки ................................................................282 Выбор стиля нумерации ................................................................................... 282 Изменение стиля нумерации............................................................................ 283 Продолжение нумерации...................................................................................... 284 Обновление нумерации..........................................................................................285 Вставка пункта в с п и с о к ..................................................................................285 Превращение маркированного списка в нумерованный, и наоборот............ 286 Возможные проблемы и их реш ения................ ...................................... 286 Глава 9 . Используем с т и л и .......................................... ...................... 287 Понятие стиля................................................................................ ......................... 288 Работа с встроенными стилями W ord................................................................ 289 Область задач Стили и форматирование..........................................................290 Ширина полосы стилей...................................................................................... 293 Стили работают на в а с ..........................................................................................295 Применение к тексту встроенных стилей..........................................................295 Выделение и изменение всех образцов с ти л я ................................................ 295 Удаление формата выделенного текста ............................................. ... 297 Создание новых стилей................................................................................... 299 Создание новых стилей, основанных на отформатированном тексте . . . . . 299 Использование команды Автоформат для создания сти л я ............. ... . . . $00 Создание новых стилей с помощью диалогового окна Создание стиля . . . 301 Изменение существующих с ти л е й ...................................................................... 305 Назначение стилям клавиатурных комбинаций......................................... ... . 306 Переименование сти ля.................................................................................. ./ 307 Настройка свойств сти л я ..................................................................................307 Обновление существующих стилей в соответствии с выделенным текстом ............................................................ ..................... 308 Удаление с ти л е й ......................................................................... .................. , . 308 Восстановление стилей в шаблоне Normal.dot................................................... 309 Копирование стилей из одного документа в другой ..........................................310 Г л ав а 1 0 . Структура документа: ясность и че тко с ть ................ . 312 Десять причин для структуризации длинного документа................................... 313 Схема документа или структура?..........................................................................315 Просмотр документа в режиме Структура .......................................................... 316 Панель инструментов Структура...................................... , ..............................317 Создание новой структуры ...................................................................................... 319 Выбор вида отображения структуры......................................................................320 Отображение различных уровней те кс та ................... • : ............................... ... 320 Отображение первой строки текста......................................................................322 Скрытие и отображение форматирования.........................................................322
1 2 ♦ Содержание
------------- -
-
..................................................................
-
.
.
Работа с заголовками в режиме Структура..........................................................324 Добавление заголовка...................................................................................... 324 Выбор уровня заголовка................................................................................... 324 Повышение и понижение уровня заголовка................... ......................• * • • 325 Изменение структуры.............................................................................................326 Разворачивание и сворачивание структуры.......................................................326 Перемещение тем структуры..........................................* .................................. 327 Нумерация структуры................................................................................ ... 328 Создание схемы нумерации ............................................................................. 330 Печать структуры................................................................................................... 333
ЧАСТЬ II. Подкрепление информации таблицами, графиками, диаграммами и рисунками Глава 1 1 . Визуальное воздействие: граф ика и о б ъ е к т ы ............. 336 Одно изображение стоит тысячи с л о в ................................................................ 337 Подходящее изображение................................................................................... 338 Различие между растровыми и векторными изображениями..........................338 Иллюстрации из коллекции картинок................................................................... 339 Вставка изображения из области задач .......................................................339 Поиск картинок в области з а д а ч ...................................................................... 340 Использование коллекции картинок ................................................................... 341 Работа с изображением в коллекции картинок................................................ 343 Создание новой коллекции . ............................................................................. 346 Добавление и редактирование ключевых с л о в ................................................ 347 Удаление ненужных изображений...................................................................... 348 Вставка изображений............................................................................................ 348 Импортирование изображений в W o rd ...................... г ................................... 349 Использование сканированных и цифровых изображений в W o rd ................ 349 Работа с изображениями.......................................................................................350 Панель инструментов Настройка изображения................................................ 351 Добавление р и сун ка...................................... ......................................... ... . . 352 От цветного к черно-белому и обратно . . ................................................... 352 Изменение контраста и яркости рисунков................................................ . 353 Обрезка рисунков.......................................................................................... •. 354 Изменение размеров рисунка.............................................................................354 Вращение изображений.......................................................................................355 Настройка стиля л иний.......................................................................................356 Сжатие рисунков................................................................................................ 357 Управление обтеканием текста..........................................................................358 Форматирование изображений..........................................................................360 Вставка объектов мультимедиа...................................................... ......................362 Создаем один раз, используем постоянно............................................. ... 362 Связывание объектов................ ...................................... .......................363
Содержание ♦
13
Вставка связанного о б ъ екта............................................................................ 364 Внедрение объ ектов......................................................................................... 368 ч
Гл ав а 1 2 . Оживление текста с помощью изображений ......................... 371 и а в т о ф и гу р ................................................ Знакомство со средствами рисования W o rd ...................................................... 372 Панель инструментов Рисование и раскрывающееся меню Автофигуры . . . 373 Значение полотна рисунка................................ . ............................................375 Линии и основные ф игуры ................ ..................................................................377 Прямые и стрелки ................................................................................................ 377 Создание овалов и прямоугольников................................................................379 Инструмент Автофигуры ................................................ ... . . . . . . . . . . . 379 Рисование нестандартных линий и свободных форм ....................................... 380 Добавление основных фигур и фигурных с тр ел о к.......................................... 380 Создание блок-схем ..........................................................................................383 Создание и настройка звезд и лент................................................... ... . . 384 Рисование выносок................................................................ . . ч . . .‘ Ч 385 Доступ к дополнительным автофигурам с помощью области задач . . , . . 385 Настройка линий и ф ор м ................................................................. .... ^ 387 Цвета линий и заливки......................................................................................387 Добавление эффектов заливки и узоров „ ...................................................... 390 Тени и трехмерные эффекты................................................................................395 Вставка теней и управление и м и ................................................................« 395 Применение трехмерных эффектов и их настройка................... ... 397 Добавление текста к рисункам.............................................................* . » . . 399 Управление объектами при рисовании .......................... ......................... ... . . ; 400 Изменение объектов......................................................................... , . . . . 400 Одновременное выделение нескольких элементов р и сун ка................ 403 Точное перемещение рисованных объектов . . . . . . ................................ 403 Группировка и разгруппировка объектов..........................* ............................ 406 Управление распределением объектов по слоям . .......................................... 406 Вставка полотна рисунка в текст докум ента................ ................................ 407 Объекты W ordA rt................................ , . . .. ......................................................409 ' Используем коллекцию WordArt......................................... ......................... .. . 410 Изменение параметров объекта WordArt..........................................................411 Глава 1 3 . О рганизация данных в виде т а б л и ц ................................ 423 Эффективное создание таблиц.............................................................................424 Создание простой таблицы.......................................................................... 424 Рисование таблицы вручную.......................................... .............................425 Строки и столбцы................... ............................................................................428 Заполнение таблицы ............................................................................. ... 428 Редактирование таблиц...................................................... ...................................429 Отображение знаков форматирования таблицы ................................... ... 429
^
14
♦
Содержание
Выделение я ч е е к ................................................................ ..........................429 Копирование данны х..........................................................................................430 Вставка столбцов................................................................................................ 431 Вставка строк............. .........................................................................................431 Вставка ячеек................ * ....................................................................................432 Удаление строк и столбцов................................................................................ 432 Перемещение строк и столбцов ...................................................................... 432 Объединение ячеек............................................................................................. 432 Разбиение я ч е е к ...................................................................................... ... 433 Изменение размеров таблицы ................................... .........................................433 Автоподбор . . . . * ..........................................................................................433 ^Изменение размеров всей таблицы................................................................... 434 Изменение ширины столбца ............................................................................. 434 Изменение высоты с тр о к и ................................................................................ 434 Равномерное распределение данных в строках и столбцах ..........................435 Изменение направления текста..........................................................................435 Форматирование таблицы ................................................................ ...................436 Автоформат..........................................................................................................436 Изменение существующего стиля ................................................................ ... 437 Добавление границ и заливки................................................................................ 439 Выбор границы . . . . .......................................................................................439 Заливка................................................................................................................ 440 Изменение параметров таблицы..........................................................................441 Размер таблицы............................. ................... ............................................. 441 Выравнивание таблицы и текста » ...................................................................442 Выравнивание я ч е е к ..........................................................................................442 Обтекание текстом ............................................................................................. 442 Разрыв таблицы................................................................................................... 443 Сортировка данных . , ..........................................................................................444 Встроенные функции................................................................... ......................... 445 Автосумма .......................................................................................................... 445 Другие функции.......................... ................................................................... 446 Преобразование таблицы в текст..........................................................................447 Преобразование текста в таблицу . . . .............................................................. 447
Глава
14. Дем онстрация данных
с помощью диаграм м и г р а ф и к о в ....................................448 Применение диаграм м ............. ............................................................................449 Модуль Microsoft G raph..........................................................................................450 Создание простых диаграмм................................................................................ 451 Начало работы с диаграммами в W o rd ............................................................. 451 Окно Microsoft G ra p h ............................................................. ............................ 452 Импортирование данных из других программ ................................................ 452 ■
Содержание ♦
15
Выбор подходящего вида диаграммы .............................................................* 453 Настройка типа диаграммы................................................................................454 Выбор стандартного типа диаграммы ............................................................ 454 Выбор нестандартного типа диаграммы............. ............................................455 Установка типа диаграммы, используемого по умолчанию............................ 455 Создание собственных типов д иаграм м ................................................... ... . 456 Работа с таблицей д анны х................................................ ..................................457 Изменение порядка отображения данных. . . . . ......................................... 458 Редактирование информации в диаграмме......................................................... 459 Форматирование диаграмм................................ .................................................. 462 Работа с вкладкой В и д ......................................................................................463 Изменение ш риф тов......................................................................................... 464 Изменение высоты и угла поворота в объемных диаграммах......................... 465 Добавление погрешностей и линий тренда......................................................... 466 Вставка планок погрешностей................................................................... . 466 Создание линий тренда......................................................................................467 Организационные диаграммы................................................................................ 468 Элементы диаграммы...................................... : ............................................... 469 Ввод текста............................................................. * . . ...................* . . 469 Вставка фигур................................................................... ................* . - - • » 470 Изменение структуры................................................................... . . «% .Шщ£47(У Выделение ветвей .................................................................................... vV v v 470 Перемещение фигур и ветвей .............................................................. . . » 471 Использование автоформата...................................................................... . . 472 Управление обтеканием текста вокруг диаграммы или схем ы ...................... 472 Построение с х е м ................... ...................1 ......................... ............................ * 473 Выбор подходящей с х е м ы ................................................................................473 Создание схемы .........................................................................................* . . 473 Расширение схем ы ................................................................................475 Перемещение элементов схем ы ................................................................................ .475 Изменение размера схемы ............................................................................... * 475 Использование автоформата...................................................... .................. ... 475 Изменение типа схем ы .............................................* . .................. ... 476
НАСТЬ III. Проектирование страницы V с максимальным визуальным воздействием Глава 1 5 . Параметры страницы и н ум е р ац и я ..................... ‘ . . .
478
Подготовка документа ............................................................................................ 479 Установка параметров документа в ц ел о м ......................................................... 481 Работа с разделами............................................................................................... 482 Сохранение в активном шаблоне используемых по умолчанию параметров страницы ................................................ ........................................ 482 V
16
♦
Содержание
Изменение полей и ориентации ..........................................................................483 Настройка полей .................................................................................................484 Выбор ориентации............................................................................................. 484 Работа с несколькими страницами................................................ ...................485 Выбор размера и источника бумаги ................................................................... 486 Размер б у м а ги ................................................................................................... 486 Источник б у м а ги ................................................................................................ 487 Настройка макета................................................................................................... 487 Форматирование разделов................................................................................ 488 Настройка параметров страницы для колонтитулов ,.......................................488 Выравнивание разделов по вертикали............................................................. 489 Нумерация строк . ь ................................................................................... 489 Создание границы страницы или раздела ....................................................... 490 Управление разрывом страниц . . . ....................................................................491 Добавление разрыва страниц вручную............................................................. 491 Вставка разрывов текста и колонок................................................................... 492 Оформление колонтитулов................................................................................... 492 Создание колонтитулов.......................................................................................492 Редактирование колонтитулов и их расположения на стр ан и ц е................ * 495 Удаление колонтитулов................ ......................................................................496 Нумерация страниц............................................................................................. 496 Сетка документа ................................................................................................... 497 Параметры на вкладке Сетка документа..........................................................497 Отображение сетки документа...................................................... ...................498 Глава 1 6 . Ф орм атирование докум ента с помощью шаблонов, мастеров, надстроек и XM L-схем ............. 499 Как работает шаблон? .......................................................................................... 500 Шаблон Norm al.dot................................................................................................ 501, Создание документа на основе существующего ш аблона................................ 504 Создание новых документов через диалоговое окно Шаблоны.......................504 Получение шаблонов с веб-узла Microsoft Office . . ............................. . 506 Шаблоны с других веб-узлов и из локальной с е т и ................ .........................507 Создание шаблона4 ................................................................................................ 509 Создание шаблона на основе существующего докум ента............................. 510 Создание нового шаблона на основе существующего................................... 511 Создание нового ш аблона................................................... ............................ 512 Применение к документу стилей из библиотеки с ти л е й ................................... 512 Присоединение шаблона к документу ................................................................ 513 Общие шаблоны ................................................................................................... 515 Загрузка общих ш аблонов................................................................................ 516 Выгрузка общих шаблонов................................................................................ 517 Редактирование существующих шаблонов..........................................................517 Редактирование шаблона существующего докум ента................................... 517
Содержание ♦
17
Редактирование шаблона в процессе работы над документом..........................518 Удаление, переименование и копирование стилей через Организатор . . . 518 Защита шаблонов...................... ......................................................................... . 519 Построение документов с помощью мастеров...................... ............................... 520 Надстройки W o rd .......................................................................................................521 Просмотр COM-надстроек W o r d .................................................................... 521 Загрузка COM-надстроек W o rd ............................................................................. 522 Присоединение XML-схем ....................................Л .......................................... 523 Глава 17. Надписи, рамки, фон и темы ................................................ 525 Размещение и форматирование текста в надписях и автофигурах.......................526 Создание надписи ......................................................................................... ... 527 Вставка т е к с т а ................................................................... , ..............................528 ; Примечания, сноски, таблицы и поля в плавающих рамках............................. 629 Форматирование надписей и автофигур .......................................................... 530 Связь надписей для последовательного перехода т е к с т а ................* . . 532 Переход по связанным надписям................................................ . ... . . . . 534 Копирование или перемещение связанных надписей. . . . . . . . . . . . 534 Разрыв связи надписей....................................................... ................................. 535 Удаление связанных надписей без потери текста ...................................... ... 535 Добавление рамок при разработке веб-документов............. ................... ... 536 Добавление рамок в докум ент..................................................................... . 537 Управление свойствами р а м о к............................................................ ... . . 5 3 9 Удаление рамок......................................................................................................542 Фон и подложка................................................................ .................................. ... $42 Создание фона или подложки ................................ ............................................... 543 Изменение и удаление фона и подложки................... ............................... Л . 545 Стилизация документов с помощью т е м .........?. ..................... 546 Предварительный просмотр и применение тем . . . .........................., . . v . 546 Установка дополнительных т е м .................................................................. ... . 548 Изменение и удаление т е м ...................................................................................548 Гл ав а
18. Границы и заливка:
привлекаем внимание ч и та те л я ........................................ *. 550 Простая гр а н и ц а ................................ ................................................................ 551 Создание сложной границы...................................................................................... 553 Выбор стиля ................................................................ .........................................555 Выбор цвета .......................................................................... .......................... 555 Выбор ширины линии................... ........................................................................ 558 Создание частичной границы...................................................................................558 Граница страницы............................. ............................................... ....................559 Создание границы страницы ............................. ................ .................. ... 559 Декоративная граница . ............................. ... . ............................... 560
18
♦
Содержание
Границы разделов и абзацев................................................................................ 561 Граница р азд ел а................................................................................................ 562 Границы для текста, изображений, таблиц и их фрагментов..........................562 Параметры границы................................................................................................ 563 Разделительные л и н и и ..........................................................................................564 Добавление горизонтальной линии ....................................................................564 Форматирование горизонтальной л и ни и ..........................................................565 Импорт линии.......................................................................................................567 Заливка разделов................................................................................................... 568 Заливка таблиц у абзацев . , . . ;................................................................... 568 Выбор заливки ....................................................................................................569
ЧАСТЬ IV. Большие документы Глава 1 9 * Ф орматирование: колонки и р а з д е л ы ............................. 572 Планирование документа................ ......................................................................573 Шаблоны с колонками ..........................................................................................574 Документы с несколькими колонками................................................ ... 576 Использование кнопки Колонки..........................................................................576 Настройка свойств колонок................................................................................ 577 Создание колонок в части документа................................................................ 577 Создание колонок разной ширины................................................................... 578 Изменение ширины колонки с помощью линейки............................................. 579 Текст при разметке документа с колонками ................................................... 580 Выравнивание текста .......................................................................................... 581 Начинаем новую разметку колонок................................................................... 582 Вставка разрывов колонок................................................................................583 Удаление разрывов колонок . . . .* ................................................................ 583 Балансировка ко л он ок................ ................................................................ 584 Разделы................... ............................................................................................... 584 Создание разделов............................................................................................. 584 Выделение нескольких разделов.......................................................................585 Удаление разрывов разделов................... t ...................................................... 585 Глава 2 0 . Главный документ: создание и использование . . . . 587 Применение главных документов..........................................................................588 Подготовка главных и вложенных документов............................. ................ 591 • Размещение файлов главного и вложенных документов................................ 591 Создание главного документа ............................................................................. 592 Начинаем с существующего документа............................................................. 592 Начинаем с нуля ............................................................................. ... 593 Создание вложенных документов..........................................................................593 Вставка данных для вложенных документов .......................................... 595
Содержание ♦
19
Переход от главного документа к вложенным и обратно................................596 Работа с главным документом..........................,................................................. 596 Переход к вложенному документу по ссылке......................................................597 Развертывание и свертывание вложенных документов......................................597 Редактирование главного и вложенных документов ............................................ 599 Изменения главного документа............................................................................ 599 Изменения вложенных документов......................................................... . . 599 Блокирование вложенных документов............. ............................ ..................... 600 Порядок вложенных документов....................... ..........................................601 Объединение вложенных документов......................................................................602 Разделение вложенных документов......................................................................... 602 Преобразование вложенных документов............................................................... 602 Печать главного документа...................................................................... ... 603 Управление главными документами ...................................................................... 603 Сохранение файлов вложенных документов......................................................604 Переименование вложенных документов .............................................................604 Выделение вложенных документов......................................................................604 *■
Глава 2 1 . О гл а в л е н и е ................................................ .................................. 605 Правила составления оглавления...................................................... ..................... 606 Создание оглавления............................................................................................... 607 Добавление записей оглавления вручную ......................................................... 608 Выбор формата......................................................................................................609 Редактирование и обновление оглавления................................................... . 610 Подготовка оглавления для веб-документа............................. ... . . ... . . , 610 Создание оглавления в рамке ............................................................................ 611 Настройка оглавления ...................................................... .....................................612 Другие таблицы ссылок............................................................................................613 Список иллюстраций............................................................................................ 613 Таблица ссылок......................................................................................... . . 616
Глава 2 2 . Указатели
............................................................................... t 618 Как создать хороший указатель?............................................................................619 Указатель в W o rd ......................................................................................... ... 620 Создание элементов указателя............................................................................... 621 Определение элементов указателя............. ........................................................ 621 Создание второстепенных элементов указателя............................................... 622 Выделение повторяющихся элементов................................... ........................... 623 Форматирование элементов указателя............................................................... 623 Добавление перекрестных ссы лок............................................................... ... 624 Определение диапазона страниц...................... ............................ ... 624 Создание указателя „ ................................................................................... 624 Выбор формата указателя .................................................................................. 625 Выбор выравнивания......................................................... ..................................626
2 0 ♦ Содержание Изменение форматирования второстепенных элементов указателя............. 626 Колонки указателя .............................................................................................627 Обновление указателя ..........................................................................................627 Автоматическое создание элементов указателя с помощью специального файла ................................................................... 628 I ■ i Главд 23. Сноски и перекрестны е с с ы л ки ..........................................629 Добавление сносок............................................. ' .................................................630 Вставка сно сок................................................................ ...................................631 Просмотр сносок................................................... ............................................ 632 Редактирование сносок.......................................................................................633 Добавление символов в сноски.............................- .........................................634 Создание нового разделителя.............................................................................635 Пользуемся перекрестными ссылками................................................................ 635 Создание перекрестной ссылку..........................................................................635 Перемещение, редактирование и обновление перекрестных ссылок............. 637 к,
ЧАСТЬ V- Работаем в локальной сети и Интернете Глава 24. W ord и работа o n lin e ................................................................640 Использование мгновенных сообщений при работе в W o r d ............................. 641 Доступ в Интернет через панель инструментов Веб-узел................................... 643 Используем область задач для работы online...................................................... 644 Документ с точки зрения использования в И нтернете............. ................ 645 Работа с личными веб-узлами................................................ ,............................647 Создание подключения удаленного д оступа................................ ...................647 Ссылки на FTP-серверы...................................................................................... 647 Доступ к ресурсам, хранящимся на веб-узлах................................................ 64f Сохранение документов на веб-узлах................................................................ 648 Совместная работа с файлами и п ап кам и ..........................................................649 Совместная работа с данными Word в режиме реального в рем ен и ............. 649 Совместное использование ресурсов внутренней сети . 650 в Windows 2000 и Windows Х Р ................................................................... Совместное использование документов для различных версий Word . . . . 651 Преобразование нескольких файлов в другой формат................................... 654 Групповые шаблоны................................................................................................ 656 Word в качестве редактора электронных писем................................................... 657 Отправка электронного сообщения................................................................... 659 Добавление введения к электронному сообщению..........................................661 Определение координат отправителя и получателя .......................................661 Установка приоритета электронных сообщений ............................................. 664 Отметка сообщения................................................................... ... .................... 664 Отправка присоединенного файла..................................................................... 665
Содержание ♦
21
Добавление подписи к с о о б щ е н и ю ....................................... .............................. ... 665 Рассылка документов по м а р ш р у ту...................................................................... * 667 Ф орматирование сообщ ений с помощью бланков и тем ................................... 669 Настройка параметров электронного сообщ ения ................................................. 671 Настройка HTML-параметров электронного с о о б щ е н и я ................................... 672 Отправка факсов с помощью W o r d ............................................................................. 674 Отправка факса при помощ и ф акс-м о д е м а ........................................................ г 674 Отправка факсов при помощ и службы ф аксов И н т е р н е т а ............................ ч 677 Преобразование и отправка в виде факса файлов различных т и п о в ..............681 Отправка файлов в формате PDF ..............................................................................682 Пересылка online ф акса при помощи M icrosoft O ffice Docum ent Im aging (M O D I). ........................................................ 682 Удаление личной информации из online-факса при помощ и MODI . . . . . . . 683 Общение по сети с помощью N e tM e e tin g ................................ .................................. 683 Установка NetM eeting и знакомство с п р о гр а м м о й ............................................. 684 Веб-обсуждения ................................ ... ................................................................... ... 686 Соединение с сервером о б с у ж д е н и я ...................................................................... 687 Участие в о б с у ж д е н и я х ..................... ......................................................................... 688 Глава
25.
С о в м е стн а я р а б о та с д о кум е н та м и
................................... 691
Представляем M icrosoft SharePoint Team S e rv ic e s ................................... ... 692 Зачем нужно совместное использование д о ку м е н то в ? .......................................... 692 Как объявить документ совместно и с п о л ь зу е м ы м ..................................... 693 Создание рабочей области для д о к у м е н т о в ..................>.................................. ... . 694 Отправка вложений для совместного использования по электронной п о ч т е ............................ . ................. * ............................* . . . . . 695 Об области задач Общая рабочая область . 696 Работа с Рабочей областью для д о ку м е н т о в ..................... ... ........................ ... 698 Перемещение по в е б -у з л у ................................... . ..................... ........................ 699 Размещение новой информации на веб-узле .........................................................700 Работа в области задач Общая рабочая о б л а с т ь ..................................................... 702 Добавление новых членов ко м а н д ы .......................................................................... 703 Добавление новых з а д а ч ...........................................................................................705 Работа с документами . •............................................................................................706 Глава
26.
С о з д а н и е п р о ф е с с и о н а л ь н ы х в е б - у з л о в ......................... 709
Основы создания в е б -с т р а н и ц ..................................................................................... 710 Настройка параметров, связанных с И нтернетом ..................................................... 713 Определение параметров браузера .......................................................................713 Просмотр параметров ф а й л о в ................................................................................. 714 Определение параметров м о н и т о р а .......................................................................716 Выбор параметров кодировки ................................................................................. 716 Выбор шрифтов, используемых по у м о л ч а н и ю ..................................................... 717 Построение веб-страниц и в е б -узл о в ..................... * .................................................718
2 2 ♦ Содержание Сохранение веб-страниц...................................................................................... 720 Добавление текста заголовка............................................................................. 720 Простая веб-страница и веб-страница с фильтром..........................................722 Создание веб-страницы в одном файле (M H T M L )..........................................723 Настройка параметров просмотра .......................................................* . . . 723 Текст и таблицы на веб-страницах...................................................................... 725 Добавление текста и заголовков...................................................................... 725 Выравнивание элементов веб-страницы с помощью таблиц . . . . . . . . . 726 Гиперссылки . . . , * ................ .........................................................................726 Автоматическое форматирование гиперссылок. . . ....................................... 726 Создание текстовой гиперссылки...................................................................... 727 . Присоединение графики . . .......................... ...................................................731 Вставка гиперссылки на адрес электронной почты . ...................................... 732 Редактирование гиперссылок............................................................................. 733 Удаление гиперссылок . . . ..........................................................................735 Веб-граф ика..........................................................................................................735 Добавление замещающего т е к с т а ................................................................... 737 Добавление разделителя в виде горизонтальной чер ты ................................ 738 Добавление графических маркеров................................................................... 740 Добавление клипов.............................................................................................741 Вставка других компонентов веб-страницы..........................................................741 Вставка фильмов................................................................................................ 742 Добавление фоновых зв уков ...................................................................... ... . 744 Добавление бегущей с тр о ки .............................................................................745 Создание интерактивных ф орм...................................................... \ .................. 746 Работа с каскадными таблицами сти л ей .............................................................748 Работа со вставленными каскадными таблицами стилей................................ 749 Присоединение каскадных таблиц стилей . . . V ........................................... 750 Отсоединение каскадных таблиц стилей..........................................................751 Редактирование исходного кода с помощью редактора Microsoft Script E d ito r...................................................................................... 751 Публикация веб-страниц................................................................................... ... 752 Глава
27. Правка документов с помощью инструментов
рецензирования ............................. ....................................... 754 Знакомство с инструментами рецензирования................................................... 755 Выделение ц в ето м ................................................................................................ 757 Выделение информации............................................................................. 758 Удаление выделения цветом .............................................................................758 Поиск фрагментов, выделенных ц в е то м ..........................................................759 Изменение цвета фрагментов ..........................................................................759 Добавление и изменение примечаний................................................................ 760 Задание имени рецензента...................................................... х. .................... 761 Задание цвета, связанного с рецензентом ....................................................... 761
Содержание ♦
23
Защита документа .............................................................................................764 Добавление примечаний............. ............................ .........................................766 Добавление звуковых примечаний................................................................... 767 Вставка рукописных примечаний и замечаний................................... ... 768 Изменение параметров выносок и окна просмотра..........................................772 Просмотр примечаний...................................................................................... 776 Удаление примечаний...................................................................................... ... 777 Печать примечаний.............................................^ .......................................778 Сохранение документа с примечаниями в виде веб-страницы...................... 779 Исправления..........................................................................................................780 Отслеживание исправлений в процессе работы с документом...................... 781 Настройка параметров отображения исправлений..........................................783 Принятие и отклонение изменений............................................................. . 785 Сравнение и объединение документов................................ ......................... . 788 ' • Объединение документов...................................................... ............................ 788 Отображение отличий между документами в черных строках ...................... 790 Сравнение документов рядом ...................... .............................................791 Работа с несколькими версиями одного документа ..........................................792 Сохранение версии документа вручную.............................................................793 Автоматическое сохранение версии документа................................................ 794 Работа со старыми версиями документа......................................................... 794 Удаление в ер си й ................................................................................................ 794 ,
Глава 2 8 . Защ ита информации .............................................................795 Улучшение защиты документа с помощью управления правами на доступ к данны м ................................................................... ......................796 Установка уровней доступа IR M ..........................................................................797 Дополнительные разрешения и настройки . . J ............................................ 798 Применение защиты IRM к документам.............................................................799 Защита документа с помощью пароля . ..........................................................801 Документы, предназначенные только для чтения................................................ 803 Ограничения на форматирование..........................................................................804 Запрет на отслеживание исправлений и добавление информации в поля форм и примечания................................... .........................................806 Защита отдельных разделов документа................................................................ 807 Удаление персональной информации и скрытых данных................................... 809 Удаление личной информации..........................................................................810 Удаление в ер си й................................................................... ............................ 810 Удаление информации, связанной с быстрым сохранением..........................811 Использование цифровых меток для подписи файлов и макросов................... 811 Получение цифрового сертификата................................................................... 811 Прикрепление цифрового сертификата к ф ай л у.............................................813 Просмотр цифровых сертификатов, прикрепленных к файлу..........................816
'
2 4 ♦ Содержание Защита от макровирусов................................................... ...................................817 Предотвращение появления вирусов в документах W ord................................ 817 Уровни безопасности W o rd ................................ ............................................... 817 Просмотр и удаление элементов списка центров сертификации............ . . . 818 Кодировка электронных п и с е м .............................................................................819
ЧАСТЬ VI- Дополнительные возможности Word Гл ав а 29. Работа с X M L ...................................................................... . 822 Введение в X M L.............................................................*........................................ 823 Словарь X M L ...................................................................................................... 823 Определение XM L......................................................................... ......................824 Как выглядит X M L ? ............................................................................................. 824 XML: открытый международный стандарт..........................................................825 Преимущества данных, доступных для повторного использования................ 825 Создавайте собственные правил а................................................................... 826 XML в Word 2003 ............................. ...................................................................... 826 Создание документа с использованием X M L ...................................................... 829 Присоединение с хе м ы ............. ................................................................... 830 Обзор библиотеки схем...................................................................................... 831 Работа с тегами................................................................................................... 832 Настройка параметров XM L...................................................... ......................... 834 Сохранение XML-ф айлов...................................................................................... 837 Глава 3 0 . Выполнение слияния .............................................................838 Общее представление о средствах слияния...................................................... 839 Мастер слияния...................................................................................................... 840 Выбор типа докум ента..........................................................................................841 Основной документ . ............................................................................................. 841 Использование активного документа ................................................................ 841 Использование ш аблона................................................................................... 842 Использование существующей документа...................................................... 843 Выбор получателей................................................................................................... 844 Использование существующего источника данных..........................................844 Использование списка контактов Outlook . ..........................................................846 Создание нового источника данных...................................................................... 847 Добавление полей слияния................................................................................ ... 849 Предварительный просмотр слияния...................................................................... 856 Поиск заданного элемента ................................................................................... 856 Исключение получателя......................................................................................... 856 Поискошибок......................................................................................................... 857 Слияние документов................................................................................................857 Выбор параметров слияния при печати................................................................858
Содержание ♦
25
Слияние в новый документ............................................................................ ■.'* 858 Слияние для отправки ............................................................................ .' . я 858 Слияние при отправке по факсу ................................... ............................... у 659 Проверка результатов слияния......................................................................... ... 859 Создание катал ога............................. ..................................................................860 Печать конвертов и наклеек...................................................................................860 Создание наклеек............. ........................................................................ ... 862 Г л ав а 3 1 . Коды полей и б л а н к и ...................................... ................863 Почему коды полей и бланки используются в документах Word? . . . -.............864 Понятие полей ......................................................................................................865 Строение поля ................................................................................................... 865 Функции поля...................................................................................................... 866 Вставка полей................................................................................................... . 866 Установка параметров поля............................................................................ ... . 868 Прямой ввод кода поля......................................................................................... 869 Использование аргументов в кодах п о л е й ...................................................... 870 Ввод аргументов в диалоговом окне П о л е .......................................................... 870 Использование ключей в кодах полей............. .......................................................871 Добавление ключей.................................................................................................871 Просмотр кодов и п о л е й ...................................................................................* 872 Редактирование п о л е й ................................... ............................................... I .. 873 Добавление затенения полей . ...................................................................... - . 873 Вложение полей......................................................................... 874 Обновление полей .......................................... .....................................875 Блокировка полей......................................................... , . , ............... ... 875 Печать кодов полей ......................................................................................... ... . 875 Создание формы ................................................ t ............................................... 875 Формы Word или InfoPath — что подходит в а м ? .............................................876 Планирование формы........................................................................................ 876 Создание формы из существующего документа................................... ... 877 Создание собственной формы............................................................ ... 877 Выбор шаблона формы из Интернета................................................................878 Панель инструментов Формы...................................... .................................-. , 879 Защита ф орм ............................................................................................................. 880 Пароль для защиты формы............................................................... ....................881 Снятие защиты с формы с паролем....................................................................... 881 Ввод полей ф орм ...................................................................................................... 882 Просмотр полей...................... ............................................................................... 882 Вставка текстового п о л я ...................... ................................................................883 Установка параметров поля форм ...................................................................... 884 Добавление флажков.............................................................................................886 Создание поля с раскрывающимся списком ................ . . ч ................... 887 Добавление справки по ф ормам.............................................................................888
2 6 ♦ Содержание Макросы ф о р м .......................................................................................................889 Добавление элементов управления.......................................................................890 Изменение свойств элемента управления.......................................................891 Программирование элементов управления...................................................... 892 Использование ф орм ............................................................................................. 893 Сохранение данных формы................................................................................... 893 Глава 3 2 . Макросы Visual Basic: создание и использование . . . ................................... ......................895 Встроенные команды W o rd ................................................................................... 896 Просмотр встроенных команд Word................................................................... 897 Быстрый доступ к командам Word ...................................................... ... 899 Создание макросов с помощью средства записи м акросов............................. 900 Планирование м акросов................................................................................... 900 ВыЗов средства записи макросов...................................................................... 901 Создание макросов в редакторе Visual B asic................................................... 902 Название макроса................ ............................................................................... 902 Сохранение макросов..........................................................................................903 Присоединение описания к м акросу................................................................904 Назначение макросов кнопкам, пунктам меню и сочетаниям клавиш............. 904 Запись макросов................................................................................................ 907 Сохранение макросов..........................................................................................908 Просмотр и редактирование VBA-кода макросов................................................ 908 Запуск м акросов................................................................................................... 910 Копирование макросов в другие шаблоны и документы................................... 910 Переименование макропроектов..........................................................................911 Снабжение макросов цифровой подписью..........................................................912 Удаление макросов и макропроектов................................................................... 914 Удаление отдельного м акр о са..........................................................................914 Удаление макропроекта...................................................................................... 914 П р и л о ж е н и е А . Установка и восстановление W ord 2 00 3 ............. 916 П р и л о ж е н и е Б . Различные я з ы к и ..........................................................922 Алфавитный у ка за те л ь ................................................................... ...
929
То, что ждет нас впереди, и то, что остались позади, —ничто по сравнению с тем, что происходит сейчас. Ральф Эмерсон
Благодарности Мы хотим выразить огромную благодарность всем, кто принимал участие в под готовке этой книги. Это была настоящая работа настоящей команды! Особое спа сибо нашим агентам Клодетте Mvp (Clodette Moore) и Дебби МакКенна (Debbie McKenna) из Moore Literary Agency; Алексу Блантону (Alex Blanton), менедже ру из Microsoft Press; Лауре Сэкерман (Laura Sackermah) и Сьюзэн Мэ^Кланг (Susan McClung); редактору Бобу Хогану (Bob Hogan), а также всем, кто созда вал дизайн эгой книги, верстал ее и принимал участие в производственном про цессе. Наконец, огромное спасибо нашим ребятам: Камерону, Кристоферу, Ро берту и Мэтью. Их улыбки и меткие замечания, их жизнерадостность — это именно то, что нам необходимо ежедневно.
От издательства Ваши замечания, предложения, вопросы отправляйте по адресу электронной почты
[email protected] (издательство «Питер», компьютерная редакция). Мы будем рады узнать ваше мнение! На веб-сайте издательства http://www.piter.com вы найдете подробную инфорыа цию о наших книгах.
Часть I Профессиональным документам — профессиональные инструменты Глава
1. Знакомство с Word 2003
Глава
2. Основы формирования документов
Глава
3. Печать документов
Глава 4. Оттачиваем мастерство перемещения по документу , Глава
5. Персональная настройка Word
Глава
6. Электронные справочники *
Глава 7. Инструменты текста работают за вас Глава
8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Глава
9. Используем стили
Глава 10. Структура документа: ясность и четкость
\
i
Ключ к усовершенствованиям Что нового в Word? Изучение инструментов интерфейса Word
/
Что нового в Word? ♦
31
Word 2003 — именно та программа, которая вам нужна. Новые средства позво ляют создавать документы и многократно использовать их впоследствии; улуч шенная концепция сотрудничества упрощает совместную работу над документами в больших компаниях; возможность гибкой настройки системы защиты позволя ет определять круг пользователей и их возможности для каждого документа. Хо рошо знакомый (и усовершенствованный) интерфейс Microsoft Office позволяет легко и быстро получить доступ к перечисленным возможностям, а также мно гим другим средствам. В этой главе представлен краткий обзор возможностей Word 2003. Также вы най дете здесь описание нововведений и получите общее представление об использо вании средств Word 2003 для выполнения конкретных задач любой степени сложности.
Ключ к усовершенствованиям У разработчиков программы очень много помощников и консультантов: более 450 миллионов зарегистрированных пользователей, а также более 600 тысяч пользователей, тестирующих бета-версии. Обратная связь получается широкой и весьма разносторонней. Разработчики получают информацию о пожеланиях на будущее, о том, что работает плохо или раздражает, и, таким образом, могут ус корить появление именно тех средств и инструментов, которые оптимизируют и упростят работу пользователей. С момента выхода первых версий Office мировое сообщество стало более мобиль ным. Можно работать в Word на домашнем компьютере, ноутбуке или карманном компьютере. Над пакетом документов работают люди, разбросанные по земному шару. Они пишут, редактируют, отправляют документы по факсу Или электрон ной почте и выкладывают их в Интернет. Текст, созданный в Word, применяется в сотнях различных документов —в презентациях, отчетах, письмах, базах дан ных. Что требуется, пользователям? Гибкость для настройки под конкретную задачу, совместимость для использования данных в различных приложениях и безопасность. В Word 2003 усовершенствованы средства, предназначенные для совместной работы над документом, расширен список доступных форматов и улучшены средства защиты документов от несанкционированного доступа.
Что нового в Word? Основные новшества можно условно разделить на три группы: новый дизайн, новые средства поиска и ввода информации и новые возможности совместной работы над документами. В этом разделе приводится краткое описание нововве дений, более подробно они описаны в соответствующих главах.
Усовершенствованный дизайн С появлением каждой новой версии Word дизайн программы обновляется. Те перь окна программы выглядят современно, изящно и закругленно. Квадратные углы полос меню и диалоговых окон стали более утонченными, а панели инстру
3 2 ♦ Глава 1. Знакомство с Word 2003
ментов получили тень и стали практически трехмерными —вид всех элементов интерфейса приведен в соответствие с видом окон операционной системы Win dows ХР. Также изменились следующие фрагменты. ► Обновлена область задач. Область задач впервые появилась в предыдущей версии программы и сразу же завоевала симпатии пользователей. Это неуди вительно: в разделах области задач собраны вместе команды, относящиеся к выполнению отдельных операций. В Word 2003 появились новые разделы области задач, в том числе: Приступая к работе (Getting Started), Справочные материалы (Research), Общая рабочая область (Shared Workspace), Обновле ния документов (Document Updates) и Структура XML (XML Structure) (доступ
ные как в полном пакете Office, так и в отдельной издании Word 2003). ► Существенно изменилась в лучшую сторону система справки. Теперь, если ваш компьютер подключен к Интернету, Word автоматически обратится к базе данных Microsoft, чтобы найти наиболее полный и новый ответ на заданный вопрос. В конце каждого -«сеанса справки» пользователю задается вопрос: по лучил ли он именно ту информацию, которую искал. Эта разновидность об ратной связи помогает разработчикам справки определить, что именно чаще всего интересует пользователей и что мешает им получить четкий ответ. ► Появился новый режим просмотра —Режим чтения (Reading Layout). Он предназначен для тех, кто предпочитает видеть на экране страницу целиком, Цри необходимости увеличивая отдельные фрагменты. Этот режим, как сле дует из его названия, предназначен именно для чтения. При выборе соответ ствующей команды Word выводит на экран всю страницу, размещая значки остальных страниц на панели слева (если значки не появились автоматиче ски, щелкните на кнопке Эскизы (Thumbnails) соответствующей панели инст рументов). Для перехода к другой странице просто щелкните на соответст вующем значке. ► Появился новый режим просмотра — Сравнить рядом с... (Compare Sideby-Side). Доступ к нему можно получить через меню Окно (Window). Он по зволяет одновременно просматривать и сравнивать два сходных документа, не объединяя их. Оба документа прокручиваются одновременно.
Новые возможности поиска и ввода информации Одной из наиболее неприятных проблем для каждого автора — необходимость ждать, когда мало времени. Мы очень торопимся, собирая воедино разрозненные части информации, а потом тратим время на поиск одной утерянной детали. По мере создания документа —проекта, веб-страницы, годового отчета —нам необ ходимо искать информацию и добавлять ее в документ. Новые средства Word позволяют делать это не выходя из документа (а иногда даже не сворачивая его). ► Область задач Справочные материалы (Research). Новая область задач по зволяет искать информацию, касающуюся конкретного скова в документе, нажатием клавиши Alt с одновременным щелчком на слове. Если компьютер соединен с Интернетом, Word будет искать информацию на указанных вами серверах. Дополнительно можно воспользоваться переводчиком и словарем
Что нового вWord? ♦
33
синонимов, доступ к которым также осуществляется через область задач Справочные материалы (Research).
► Word на планшетном компьютере. Теперь, используя средства для работы с планшетом, в документы можно добавлять личную подпись, писать от руки замечания, обводить и выделять важную информацию. ► Улучшенная справочная система. Теперь при поиске справочного материала вы не ограничены своим компьютером. При наличии подключения к Интер нету Word обратится к сайту Microsoft Office за последней информацией по заданной теме. ► Существенные изменения на сайте Microsoft Office. Теперь сайт Microsoft Office предоставляет еще больше справочной информации. Здесь можно най ти подходящие шаблоны, описания средств, клипы и даже обучающие про граммы. Также на сайте появилась возможность доступа к различным услу гам партнеров Microsoft.
Улучшение совместной работы над документами В современном мире человек, работающий на домашнем компьютере, становится частью огромной мировой ^ети наравне с крупными корпорациями. Усовершен ствованные компоненты программы Word сделают создание и редактирование корпоративных документов еще более удобным. ► Многопользовательские документы. Нет ничего нового в самой идее совме стной работы над документами, но теперь появилось специальное простран ство для их хранения. В набор возможностей, предоставляемых Word 2003, входит набор веб-сайтов, ориентированных на хранение многопользователь ских документов. Размещение документов на сайте может происходить через электронную почту —разумеется, если вам нравится эта идея. ► Поддержка XML. У пользователей как полного пакета Office, так и отдель ного издания Word 2003 появилась возможность работать с документами в формате XML. Это средство расширяет возможности использования данных, а также позволяет обновить устаревшие данные. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------XML расшифровывается как Extensible Markup Language — расширяемая спецификация языка, предназначенного для создания веб-страниц. На самом деле это больше, чем язык — это стандарт данных, позволяющий создавать собственные методы маркировки данных и разделять данные и формат записи. При сохранении данных в этом формате вы создаете «экстракт» данных, который можно затем включить в другие виды докумен тов. Эта возможность позволяет использовать данные многократно, сохранив их один раз. Дополнительную информацию вы найдете в главе 29.
► Обмен мгновенными сообщениями. В наше время все пытается стать мгно венным, поэтому нет ничего удивительного в появление этой функции в Word. Р|мена возможных собеседников выделяются в документе цветом, и до статочно навести на имя курсор мыши, чтобы проверить, доступен ли нуж ный человек.
3 4 ♦ Глава 1. Знакомство с Word 2003
► Средство SharePoint Team Services. В Word 2003 это средство переработано и сделано более наглядным. Оно по-прежнему позволяет создавать на опреде ленных веб-сайтах пространство, предназначенное для совместной работы: размещения ресурсов, создания библиотек и т- п. ► Безопасность. Соответствующие средства в Word 2003 позволяют контроли ровать возможность правки и форматирования, как по отдельности, так и вместе. Можно ограничить возможность изменений отдельными стилями или разрешить только чтение с добавлением комментариев. Функция Разрешения (Information Rights Management) позволяет устанавли вать различные уровни допуска для различных читателей документа. Можно установить ограничения на редактирование, распечатку и отсылку документа по электронной почте. Это позволит не только ограничить круг людей, редак тирующих документ, но и предотвратить нежелательную утечку информации. ► Встроенная поддержка факса. Теперь при необходимости можно отправить созданный документ по факсу, не выходя из программы. Меню Файл (File) со держит пункт Послать (Send to), позволяющий воспользоваться факс-моде мом или соответствующим сервисом в Интернете.
Изучение инструментов интерфейса Word Запустите Word, выбрав Пуск ►Программы ►Microsoft Word (Start ►Programs ► Microsoft Word). Откроется окно Word, в котором будет автоматически создан новый документ (рис. 1.1). Необходимые для создания и редактирования доку ментов инструменты расположены по периметру рабочей области экрана. СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Если вам требуется помощь при установке новой мли обновлении старой версии Word, обратитесь к приложению А.
Работа с меню Существует несколько различных способов работы с Word. Программа предо ставляет множество универсальных параметров для настройки меню и инстру ментов под конкретного пользователя. Более того, Word пытается изучить ваш метод работы, расставляя меню и панели инструментов в порядке частоты ис пользования элементов и отключая другие пункты до тех пор, пока они не будут однажды выбраны.
Подстраивающиеся меню В программе Word намеренно сделан упор на то, чтобы сохранить экран свобод ным. Поэтому персонализированные меню появляются в «сжатой форме», со стоящей из наиболее часто используемых элементов, до тех пор пока не понадо бится команда, которой не видно в сокращенном меню. Кнопка Расширить (Expand), расположенная в нижней части каждого меню, позволяет отобразить остальные пункты — совместите с ней указатель мыши или щелкните на ней (рис. 1.2).
Изучение инструментов интерфейса Word ♦
Полоса меню Докуме| n l
Стандартная панель инструментов
Вертикальная полоса прокрутки
35
Панель инструментов форматирования
Nluro so ft Woг
вид *lmes New Roman
Office s Интернете % * назн. ченив собран** по ыти « Создам* кагмщаря * Создам» содцюкимрго с офиичаи ьи рдараш»*ян на достуг
Область задач Приступая п я К п те
Дололжтшъмо... иовт\,Гфитр: *н пвчзтжтъ списокН)*м<ихто ш рою щ м *
Кнопки переключения режима просмотра
Горизонтальная полоса прокрутки
Строка состояния
Рис. 1.1. Теперь при запуске программы на экране появляется новая область задач Приступая к работе
Рис. 1.2. Подстраивающееся меню сначала появляется в короткой форме
3 6 ♦ глава 1. Знакомство с Word 2003
Контекстные меню Другой тип меню, который поможет рационализировать работу с Word, — это контекстное меню. Оно появится на экране, если щелкнуть правой кнопкой мыши в окне редактируемого документа. Содержимое контекстного меню изме няется в зависимости от того, какая операция выполняется в данный момент и где находится указатель мыши во время щелчка. Например, если щелкнуть пра вой кнопкой мыши в процессе редактирования абзаца, может открыться меню, продемонстрированное на рис. 1.3.
Рис. 1.3. Контекстное меню показывает команды, относящиеся к выполняемой задаче и типу данных, с которыми ведется работа
Если же вставить графический объект и щелкнуть на нем правой кнопкой мыши, появится контекстное меню, изображенное на рис. 1.4. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы не любите пользоваться горизонтальной полосой прокрутки, можно свернуть текст документа так, чтобы он содержался внутри окна — тогда этот элемент экрана во обще никогда не понадобится. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и щелкните на вкладке Вид (View). В открывшемся диалоговом окне установите флажок Перенос по границе окна (Wrap То Window) и щелкните на кнопке ОК.
Изучение инструментов интерфейса Word ♦
37
Рис. 1.4. Контекстное меню для графического объекта содержит другой набор команд
Использование полос прокрутки Полосы прокрутки существуют уже давно — это один из основных элементов приложений Windows. В Word они^предоставлякрг быстрый способ передвиже ния по документу. Чтобы переместиться по документу» просто перетащите пол зунок вниз на вертикальной полосе прокрутки или вправо на горизонтальной полосе. В процессе передвижения появится всплывающая подсказка, показы вающая ближайший к позиции ползунка заголовок. : Стр. 9 I Просмотр»документо... ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если всплывающие подсказки не появляются на экране, включите их. Выберите коман ду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), перейдите к вкладке Вид (View) и установите флажок Всплывающие подсказки (Screen Tips) в разделе Показывать (Show).
Другой способ быстрого перемещения по документу подразумевает использо вание инструмента, находящегося внизу вертикальной полосы прокрутки и на зывающегося Выбор объекта перехода (Select Browse Object). Этот эффектив
3 8 ♦ Глава 1. Знакомство с Word 2003
ный маленький инструмент позволяет различными способами передвигаться по тексту. Например, можно просматривать файл по рисункам, заголовкам, разде лам или страницам. Чтобы воспользоваться им, проделайте перечисленные ниже действия. 1. Щелкните на кнопке Выбор объекта перехода (Select Browse Object). Появит ся меню инструмента, изображенное ниже. Сноски Примечания
Страницы Таблицы
Исправления Заголовки
2. Щелкните на нужном элементе меню. Word переместит курсор на следующую позицию* которую занимает в тексте выбранный элемент. 3. Чтобы продолжить просмотр в направлении от начала к концу документа, щелкните на двойной стрелке, расположенной под значком Выбор объекта пе рехода (Select Browse Object). 4. Чтобы просматривать текст в обратном направлении, щелкните на двойной стрелке, расположенной над значком Выбор объекта перехода (Select Browse Object). СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы забыли, какой пункт был выделен в меню инструмента Выбор объекта перехода (Select Browse Object), разместите указатель мыши над любой из двойных стрелок. Если, например, был выбран просмотр по примечаниям, то, как только указатель мыши .окажется над нижней двойной стрелкой, появится подсказка Следующее примечание (Next Comment).'
Клавиатурные комбинации Если пользователь предпочитает вводить любой текст с клавиатуры, ему гораздо удобнее перемещаться по документу и выбирать команды с помощью клавиш. В средства Word включена библиотека клавиатурных комбинаций («горячих клавиш»), которые, несомненно, ускорят процесс работы.
Отображение функций клавиш Вы не совсем точно знаете, за что отвечает каждая из функциональных клавиш? Word позволяет вызвать на экран панель инструментов, отображающую соответ ствующие функции. Выберите команду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize), щелкните на вкладке Панели инструментов (Toolbars) и поставьте флажок Вывод функциональных клавиш (Function Key Display). Внизу экрана появится панель Функциональные клавиши (Function Key) (рис. 1,5).
Изучение инструментов интерфейса Word ♦
39
J i-OKTosott Wora Вид встдяа Фсоаат Сдэвис хаблща Окно
.правка
f - Введите eoqx*c
Times New Roman
Ь Ьта *• B j m q m рмобв. B*jJ}p мсь ации (£J 8яцп) в- пгапсг ■сашяепоп р а к я просмотри к> ох в а ш г ш > я я ж у т я ж атяшн сго
мсужядииа^-обасташ»-—■П(жмшин^^в-»-амР'оашмр1Шгв-«гр<од|'
(рм-'Ш Чи~‘ ,—р а
—и
с — l -V ~
“ - -кз - 1■=
(viw >Ы 8скмк) Коп» вотрлуисж-мряупсх к прш оуь**? рмшау
Перейти
Рис. 1.5. Если уменьшение площади экрана не мешает работе, можно отобразить список функциональных клавиш
Кроме того, с помощью клавиатуры можно выбрать наиболее часто исполь зуемые команды меню, как показано в табл. 1.1. Таблица 1.1. Команды меню, выбираемые с помощью сочетаний клавиш Кнопка
Меню и команда
Комбинация клавиш
а
Файл ►Создать (File ►New)
Ctrl+N
ш
Файл ►Открыть (File ►Open)
Ctrl+O
Файл ►Сохранить (File ►Save)
Ctrl+S
Файл ►Печать (File ►Print)
Ctrl+P
Правка ►Отменить (Edit ►Undo)
Ctri+Z
Правка ►Вернуть (Edit ►Redo)
Ctrl+Y
Правка ►Вырезать (Edit ►Cut)
Ctrl+X
ш
ж т ц
Продолжение 1?
4 0 ♦ Глава 1. Знакомство с Word 2003 Таблица 1.1. Продолжение Меню и команда
Комбинация клавиш
т
Правка ►Копировать (Edit ►Сору)
Ctrl+C
jgb
Правка ►Вставить (Edit ►Paste)
Ctrl+V
Нет
Правка ►Выделить все (Edit ►Select All)
Ctrl+A
-'f■*-t-А—
Правка ►Найти (Edit ►Find)
Ctrl+F
Нет
Правка ►Заменить (Edit ►Replace)
Ctrl+H
Нет
Правка ►Перейти (Edit ►Go То)
Ctrl+G
Нет
Вид > Область задач (View ►Task Pane)
Ctrl+F1
■
Вставка ►Гиперссылка (Insert ►Hyperlink)
Ctrl+K
Формат ►Показать форматирование (Format ►Reveal Formatting)
Shift+F1
Кнопка
я л ■Я
■
Сервис ►Правописание (Tools ►Spelling And Grammar) F7
ML
Сервис ►Справочные материалы (Toots ►Research)
Alt+click
Сервис ►Исправления (Tools ►Track Changes)
Ctrl+Shift+E
Сервис ►Макрос ►Макросы (Tools ►Macro ►Macros)
Alt+F8
Сервис ►Макрос ►Редактор Visual Basic (Tools ►Macro ►Visual Basic Editor)
A lt+FII
Л
Сервис ►Макрос ►Редактор Сценариев (Tools ►Macro ►Microsoft Script Editor)
Alt+Shift+F11
ц
Справка ►Справка: Microsoft Word (Help ►Microsoft Word Help)
F1
щ
Справка ► Что это такое? (Help ►What’s This?)
Shift+F1
1 ■ ШШШ
Просмотр документов в разных режимах Word предоставляет много различных способов просмотра осуществляемых дей ствий —от структурной формы до полноэкранного отображения —и позволяет выбрать режим просмотра, подходящий для каждого конкретного документа.
Режимы просмотра документов Когда вы начнете работать с Word, одним из первых вариантов просмотра тек ста, с которым вы познакомитесь, окажется Разметка страницы (Print Layout).
Изучение инструментов интерфейса Word ♦
41
Этот режим показывает, как будет выглядеть документ при печати. В нем ото* бражаются все элементы страницы: форматы текста, рисунки, разделители, гра ницы и тени. Разные режимы просмотра предоставляют различные возможности редактиро вания и отображения документа. В табл. 1.2 перечислены варианты просмотра и даны советы по их использованию. Таблица 1.2. Режимы просмотра Word Вид
Описание
Обычный (Normal)
Демонстрирует отдельную Для быстрого ввода тек страницу с простым отфор ста и выполнения про матированным текстом. Ри стого редактирования сунки, примечания или ко лонки скрыты
Выберите меню Вид ► Обычный (View ►Normal) или щелкните на кнопке Обычный режим (Norm# View), расположенной слева на горизонталь ной полосе прокрутки
Веб-доку мент (Web Layout)
Отображает ширину стра ницы, расположение текста и формат, то есть показы вает, в каком виде появится документ в качестве веб страницы. Видны вставлен ные рисунки и графические объекты, колонки
Для тестирования стра ницы, которая будет опубликована в Интернете
Выберите Вид ►Веб документ (View ►Web Layout) или щелкните на кнопке Режим веб-доку мента (Web Layout View)
Разметка страницы (Print Layout)
Показывает документ так, как он появится при печати: с форматированием текста, рисунками, колонтитулами и сносками, колонками и всеми остальными специ альными элементами
Для проверки дизайна, компоновки и обработки текста и графики перед печатью
Выберите меню Вид ►Разметка страницы (View ►Print Layout) или щелкните на кнопке Режим разметки (Print Layout View)
Структура (Outline)
Выделяет заголовки и под заголовки документа, пока зывая организационную структуру
Для структуризации со держания документа или построения разде лов
Выберите меню Вцд ► Структура (View ► Outline) или щелкните на кнопке Режим струк туры (Outline View)
Режим чтения (Reading Layout)
Располагает на экране одну Для чтения и просмотра страницу целиком, позводокумента ляя перемещаться по доку менту щелчками на значках страниц
Выберите меню Вид > Режим чтения (View ► Reading Layout) или щелкните на кнопке Ре жим чтения (Reading Layout)
Схема доку мента (Document Map)
Отображает документ Для быстрого переме в двух различных окнах. щения по документу, Слева расположены заго проверки заголовков ловки, что позволяет пере и соответствия разде мещаться по тексту справа лов
Выберите меню Вид ► Схема документа (View ►Document Мар) или щелкните на кнопке Схема документа (Document Мар) на па нели инструментов Стандартная (Standard)
Использование
Доступ
\
4 2 ♦ Глава 1. Знакомство с Word 2003 Таблица 1.2. Продолжение
Вид
Описание
Использование
Доступ
Во весь экран (Full Screen)
Отображает окно редакти рования вашего документа во весь экран, без линеек, панелей инструментов и строки меню
Для просмотра макси мальной рабочей пло щади, доступной на эк ране
Выберите меню Вид ► Во весь экран (View ►Full Screen); чтобы вернуть ся к режиму просмотра, щелкните на кнопке Вернуть обычный режим (Close Full Screen) пане ли инструментов Во весь экран (Full Screen)
Отображение документа в обычном виде. Вид Обычный (Normal) считается самым удобным режимом для быстрого редактирования текста. Если нужно всего лишь «ввести текст», без просмотра специальных средств компоновки до кумента и дополнительных элементов (колонки, верхний и нижний колонтиту лы и т. д,), вид Обычный (Normal) позволит эффективно выполнить задачу. При обычном режиме просмотра вы не увидите следующие элементы: ► колонки; ► рисунки; ► колонтитулы; ► обычные и концевые сноски. Кроме того, при обычном режиме просмотра разделение между страницами или разделами текста отображается в виде пунктирной линии, что немного затрудня ет представление о том, как в действительности будет выглядеть текст на напе чатанной странице. Понять, как размещение текста соответствует странице, по может режим Разметка страницы (Print Layout). Режим Веб-документа. Веб-документ (Web Layout) показывает документ так, как £ он появится в веб-браузере —в виде одной страницы без разрывов. Текст свора- * чивается до ширины экрана, и при этом демонстрируются все элементы: колонтиту лы, форматирование, цвет фона и рисунки. В этом режиме полезно работать при со здании веб-страницы средствами Word, а также когда редактируется печатное издание, но требуется, чтобы его легко можно было перенести на веб-страницу. Режим Разметка страницы. Разметка страницы (Print Layout) является наи- г а более полным из всех доступных вариантов просмотра. Работая в этом ре- “ жиме, вы увидите, как будет выглядеть документ при печати, включая рисунки, специальные форматы, разрывы страниц и дополнительные элементы (колонти тулы, сноски и т. д.). И, конечно, на экране будет отображено оформление доку мента, например размещение его в несколько колонок. Режим Структура. Вариант просмотра Структура (Outline) позволяет уви- ^ деть организационную схему документа. Можно не только просматривать уровни, но и реорганизовывать структуру, изменять субординацию заголовков, добавлять или удалять разделы. СМОТРИ ТАКЖЕ За более подробной информацией о работе над документами в режиме Структура (Outline) обращайтесь к главе 10.
Изучение Инструментов интерфейса Word ♦
43
Режим чтения. Этот режим предназначен для чтения, просмотра и проверки ^ компоновки документа. На экран выводятся полностью одна или несколько ' страниц (рис. 1.6). Слева расположены значки страниц документа — щелкните на одном из них для перехода. f robolt Wore
файл £раека
-
СН*
Формат Сервис Таблица йя* Эскизу) Л Найти.. Экрэн 2 из 41
пониженной размерностью квантовых ям, дисков и то ч ек . Предполагалось рассм отреть различные аспекты этой зад ачи , включая формирование структуры начального интерфейса в процессе роста квантовых ям и самоорганизации массивов квантовых дисков и точек методом молекулярно пучковой эпитаксии (М^ТЭ), определение св язи между структурой несовершенных интерфейсов квантовых объектов и экситонным спектром образцов, а также исследование роли идеальных интерфейсов в формировании электронного
Рис. 1.6. Новый режим просмотра позволяет обойтись без использования полосы прокрутки
Отображение схемы документа. В программе Word средство Схема доку- и» мента (Document Мар) позволяет просматривать одновременно и структуру, ■£■ и содержимое документа. Отобразите содержание документа, выбрав коман ду Вид ►Схема Документа (View ►Document Мар) или щелкнув на кнопке Схема документа (Document Мар) стандартной панели инструментов. Окно, появивше еся слева от рабочей области экрана, дает возможность передвижения по доку менту с помощью щелчков на заголовках разделов (рис. 1.7). ВНИМАНИЕ Окно схемы документа может не закрыться после переключения в другой режим про смотра. В этом случае щелкните euie раз на кнопке Схема документа (Document Мар).
Работа в полноэкранном режиме. Вид Во весь экран (Full Screen) не считается полноценным режимом просмотра, но он влияет на вид документа и методы его редактирования. При выборе этого режима на экране остается только сам доку мент и маленькая панель инструментов, что позволяет писать или вычеркивать текст в отсутствии меню, области задач или Помощника, то и дело отвлекающего
4 4 ♦ Глава 1. Знакомство с Word 2003
от работы (рис. 1.8). Чтобы перейти в полноэкранный режим, выберите команду Вид ►Во весь экран (View ►Full Screen). Когда потребуется вернуться к предыду щему режиму просмотра, щелкните на кнопке Вернуть обычный режим (Close Full Screen).
€Э$айя -Г**8 ЗИД Ставка Заголовок 1
i'Arid
И И— - ВН ЯВ.
ЙГлаеа 1. ЗнакомствКлюч«усоверше ЭЧто нового В Wbr| Усовершенство Новые воэможУлучшение сов
винчение и ш
I
• -2 - I- 3 - »-4 - I -5 - • -6 - • -7 - ' -8 - •
• 10- • 11- i ■12• •
Часть-1.Профессиональнымдокументам0— профессиональные инструментыП о*Пам*1.-Зяшшгпо<Л№вкП003| Р»П—**З.Содва»ижу»« ю » | 0 *Пнм*3 Пэчю с-змшло&точяосвю • Р ^ГртМ .О пк— мяш си рспо л»р»ш1дипсжпода»уяиоу|
D.nut'3 Т1«рашпыв1шстро#а,УесЯ о«ГкнР(.йищо— «)ж— О .П гм *7 Иалрушкт тага рвотдаг за-мс^ о»Пвм*8 Зыр я н а м »»тпаст».-форmnipowar «Вмяп-я-сшпо»!
o.fa-»'? ИапмукгшЦ □-.ГдтЧО Струиураиэжум т к а т а » 1Ш )с п |
9 ®
Г
-1 ^H AKO M crR O -cW nrd°9na4f - ./^
1
Рис. 1.7. Схема документа позволяет одновременно просматривать структуру и содержимое документа
Другие способы управления видом документа на экране Существует еще несколько методов, позволяющих во время работы изменять вид документа. Можно увеличить или уменьшить коэффициент масштабирова ния текста на экране с помощью инструмента Масштаб (Zoom), разбить экран на части или настроить параметры просмотра, по умолчанию используемые для де монстрации документа. Изменение масштаба документа. Список Масштаб (Zoom) позволяет во время работы «придвигать» или «отодвигать» документ. Задаваемый ' ..... ” коэффициент масштабирования управляет размером отображения текста (рис. 1.9). Чтобы показать список вариантов для выбора, щелкните на расположенной ря дом с полем Масштаб (Zoom) стрелке, направленной вниз. Затем выберите лю бой пункт. При значении 100 % показывается фактический размер документа. Величина меньше 100 % уменьшает вид документа, а больше 100 % — приближа ет текст и графические объекты, что используется для пространственных задач или рисования.
Изучение инструментов интерфейса Word ♦
45
Часть-1 .Профессиональномдокументам0— профессионал 1ьныеинструментыЦ 0*Пам*1 .-Змямлм-с^опПООЗ] р»Пю>*2.Сюи— др»^ и мав|
о»П»м*З.П«чи>-с-а«аиаш>-тотарспю | р»П ш м ^4.0ям и«мимя»ря»о-»|1«шв>мви»-аядпшпу|
о»Пеме5.-П*рев*пнв*-*ирвее1-Д5я8| р»Пм<*Т.И»с»руш«яимвщр|В(ншт«^| P»n—r t . -BiqiiMnwM4 MH^ фпрмпрпм шш«Ямга■-м-сшсив»! о»Пам*9.’Иствыуи1спш1
рЛ^аЧО.Садпан»—уЧакжиниии>вс»| Глава-1 .-Знакомство-с-\Л/огсГ200311 D*T вииопн Wora^ □*№у«ш1Ж1руш«*-жярф(1мШ(ж1| создтеп похутжш- ж•мшпмф«хю- к ш м о м и к * т юсшагти ш: удучажтпц
яшшвяж-сотдавтестздющмгавшстцгвДОояу-ждямдгшжмщФаяш ПЖГШИЦВС;-ВОЯЮЖЮСП П0ЮЙ*ЯПроЪв-СКТПМ' Ц В Ш -ШЯОМПСТрЦ ЦДС!'
1фугш нмочди»йи « жяи)жмкхя'т и я щ я о т жрш кл.-Хврояв 1ШГО—■! <■ усощншистюмиn dfl- ютрф*Йс- Miczoeoft Office- инисимт- auv* ж- СтароШ ПЗПВ Ш Д М Л уД К-Дрр* W Ц ЬЫ И М -Ю У Ш М МХ'Ц Щ | И Ш
-И В П Ш 1 Щ ; Ш .
ия _
B-y^im»riip‘nm»iB**pemdl<)63opi03eo**)c-tiWoKr2QD3.Твжювыям» 3 9 * 1 СНИНИИ - НО Ю !» » — ! - В- В Л у Ч К И ОСЩ М ' Я р Щ Л Ц Д М Ю - О б ' ИСИМЖЭОМШЯ1 ср<яя1-УЬ»Д,ЩЗ|щ»-ишгиши1в>шу>1м^№1«Ло*<1»шш|д»стрст| Рис. 1.8* Режим Во весь экран предоставляет максимум пространства на экране для ввода и редактирования текста
Рис. 1.9. Список Масштаб предназначен для изменения масштаба документа на экране ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Список Масштаи (Zoom) в режиме разметки страницы предлагает вариант По ширине страницы (Page Width), отооражающий стран! iuy, _мес-э с полями помещающуюся на экране по ширине. При необходимости разместить на экране страницу целиком (или несколько страниц) переключитесь в режим чтения.
Одновременное отображение двух областей. Работа над некоторыми докумен тами может потребовать одновременного просмотра двух разделов; для этого нужно разбить экран на две части. Напри: тер, в начальной части документа есть ссылка
4 6 ♦ Глава 1. Знакомство с Word 2003
на более поздний раздел, и необходимо удостовериться в отсутствии ошибок. Экран Word можно разделить на две части, как из<«бражено на рис. 1.10, и после этого независимо перемещаться по тексту любой из них. Выполните указанную последовательность действий. 1. Расположите указатель мыши над движком разделения, находящимся вверху вертикальной полосы прокрутки. Указатель примет вид двойной линии со стрелками, направленными вверх и вниз. 2. Чтобы открыть верхнюю панель разделенного окна, передвиньте ползунок вниз (для этого держите нажатой левую кнопку мыши и передвигайте мышь). Когда размер панели ^достигнет желаемого, отпустите кнопку мыши. ■н-’ 3LH Мкгмои Word
• Times New Roman
у 10
Часть-1.-Профессиональнымдокументам0— профессиональные инструменты!] 0*Пам*1 .-Зм ам гоосWo«rX03|
В»ПииГ2.Си— 0*Пнм*З.П*чн»««нмвйл1>чюспв-1
[ьГт сопммм-меярпм-аррпшюш-ш'ам^миву! о»Гмм*3.-П«реоиимм-же1ро1п-]|^)|4|
Глава-1.-Знакомствос\Л/огс102003Т1
русекж(РО
Щг
Второе окно позволяет пролистать в нем документ, чтоОь: найти необходимый текст, не меняя при этом вид документа в первом окне
Р и с . 1 .1 0 .
СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------В разделенном окне документа можно совершать и другие действия: выполнять поиск, форматировать и пролистывать текст, увеличивать или уменьшать масштаб подобно тому, как вы бы делали это в единственном окне.
Сравнить рядом с... (Compare Side-by-Side). В новой версии программы по явилась возможность расположить в разделенном окне два разных документа и сравнивать, прокручивая одновременно (рис. 1.11). Раньше для сравнения двух схожих документов требовалось выполнить процедуру слияния, что, разу
Изучение инструментов интерфейса Word ♦
47
меется, менее удобно. Откройте оба документа и выберите команду Окно ►Сравнить рядом с... (Window ►Compare Side-by-Side). Если открыто бо лее двух документов, вам будет предложено выбрать два для просмотра. Не большое меню позволяет контролировать одновременную или независимую прокрутку содержимого окон.
документ^
усовершенствованный)* интерфейс1 Microsoft- Of& ) получнтъ-доступ-к-перечнсленньш-воэможюстяк-а-т^р В-зтой-главе-предстшпгн-крггкнй-обзор-воз ижнос здесь- описание- вововведеяй* № получжте* общеесредств^огй°2(ЮЗ-для-8ьтолнения-комфетнмх^зд г
□-*Ключ-к-усс»ершенствованияМ^ Q-*Что-нового-в-Word?^ Изучеши-инструментов-интерфейса-Wordj
Ключ-кусовершенст У* разработчь jp программы' п~тгш |Г~"Г »#■ «| Ш Я .ОД.уш миллионов» зарегистрированныхпользователе^* тестирующих- бета-*) -J. , Закрыть ■ весьма- разносторонней- РазработчЯИРТЖ1^3ЮТ4.....
будущее Р'ТОЦ'Тго-работаегш^-ювгрвщажае'.
возможность' ускорять- появление' именно- тех* ср ускоржги-упрост)тт-работу-пользсвателеЛ^
Глава-1.-Знакомство*!
I
С* момента- выхода- первых- версий- Office* мировое- у более* мобильным-Можно-работатъ-в* Word-ва- дом ; карманном' компьютере.* Над* пакетом* документ' * Раз6росанные'По*эемномг-шару*Мы-пншеч*редчпИ , а о < ш jJ
' >а-упрощает- совместную-ра Ытыу . ы ч * и * уме*; ь [. т б к ой. настрой» счсте» I'pyr- пользов ггелейн- их- возможности- для- каждого усовершенствованный)- интерфейс* Microsoft- Offi. получить*доступ’к*перечхсяеаьш*возможвостяч‘а*т В-ггой-главе-представлен-краткий-обаор-возможнос » | здесь* ошсание* Нововведения* и* получите- общее* „ средсп^огДОДО-для-вьшолиеншгкопфетшх-зада J
русский <ро
Рис. 1.11. В Word 2003 появилась новая возможность сравнения разных версий документа
Настройка параметров просмотра. Изменив настройки просмотра, можно уста новить некоторые основные параметры экрана Word. Выберите команду Сервис ► Параметры (Tools ►Options) и щелкните на вкладке Вид (View) (рис. 1.12). Здесь находятся несколько параметров, относящихся к различным аспектам отображе ния документа. ► Настройки раздела Показывать (Show) управляют присутствием дополнитель ных элементов в окне Word. ► Раздел Знаки форматирования (Formatting Marks) определяет отображение та ких символов, как знаки табуляции (Tab characters), пробелы (Spaces), скры тый текст (Hidden text) и знаки абзацев (Paragraph marks). ► Параметры режима разметки и веб-документа (Print And Web Layout Options) управляют отображением элементов рисунки (Drawings), привязка объектов (Object anchors), границы текста/(Text boundaries), поля между страницами (White space between pages) и вертикальные линейки (Vertical ruler).
4 8 ♦ Глава 1. Знакомство с Word 2003 ► Параметры обычного режима и режима структуры (Outline And Normal Options) позволяют выбирать режим перенос текста по границе окна (Wrap to window), использование шрифтов, выбираемых в поле черновик (Draft font); если опре делена область стилей, то ее ширина задается в поле ширина полосы стилей (Style area width).
Рис. 1.12. Установка параметров на вкладке Вид позволяет управлять элементами, появляющимися на экране по умолчанию
Создание удобных панелей инструментов В нескольких последних своих версиях Word предоставляет возможность на стройки панелей инструментов. Из-за графического интерфейса программы ока зывается проще перевести указатель мыши и щелкнуть, чем открывать меню и искать там нужную команду. Меню содержат изображения кнопок, напоминая о соответствующих панелях инструментов. Чтобы показать панель инструмен тов, выберите команду Вид ►Панели инструментов (View ►Toolbars) и щелкните на названии той панели, которую требуется отобразить на экране. Чтобы скрыть панель инструментов, повторите те же действия.
Главные панели инструментов: Стандартная и Форматирование Двумя наиболее часто используемыми панелями инструментов и единственны ми, появляющимися на экране по умолчанию, являются Стандартная (Standard)
Изучение инструментов интерфейса Word ♦ т
49
и Форматирование (Formatting). Стандартная панель инструментов содержит средства, используемые для управления файлами, создания и редактирования документов и добавления специальных, но часто используемых элементов, таких как таблицы, рисунки или диаграммы (рис. 1.13).
Рис. 1.13. Инструменты панели Стандартная предназначены для управления файлами, создания и редактирования документов
ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Порядок и набор инструментов, появляющихся на ваших панелях инструментов Стан дартная (Standard) и Форматирование (Formatting), может немного отличаться от про демонстрированных здесь. Это происходит потому, что программа позволяет добав лять в панели, отображаемые на экране, любые инструменты — тогда они оказываются под рукой в процессе работы.
Панель инструментов Форматирование (Formatting) включает инструменты, ко торые используются для управления шрифтом, его размером, стилем, выравни ванием, форматом и цветом текста (рис. 1.14). Здесь также находятся инстру менты для контроля отступов и междустрочных интервалов.
Формат I ов.»ни<*
- чааа—
....... ш ш с т ......
......
*
Рис. 1.14. Инструменты форматирования позволяют изменять вид, выравнивание и цвет текста
Перемещаемые панели инструментов
«
Если вы любите работать с несколькими панелями инструментов, но не хотите, чтобы экран был загружен в верхней части, можно переместить панели в любой из четырех углов окна. Кроме того, можно сделать панель плавающей, перетащив ее в рабочую область экрана. Чтобы переместить панель инструментов, выполните следующие действия. 1. Выведите на экран потребовавшуюся панель. 2. Расположите указатель мыши на маркере передвижения (вертикальная полос ка на левом конце панели). Указатель примет вид креста со стрелками. 3. Перетащите панель инструментов в новое место. Панели инструментов «липкие», то есть если одну из них перетащить к любой границе рабочей области, панель «прилипнет» к краю экрана. Например, панель Форматирование (Formatting), показанная на рис. 1.15, расположена вдоль левой границы рабочего окна.
5 0 ♦ Глава 1. Знакомство с Word 2003 f'■'mi5u3 .doc Mi rosoft Wor 1]
Оравка Вид Вставка
рассогл_сованием-рев !тки-по- отноженх»- к-пояпояке■(4д/г)-иного-больииичем-у-остальнмх-• слое» ■|ЗДДОВ£ШКХЯШ- *Сильние■л о к а ш я е ■поля• и щ ч и я Л , члдушфочгнмнг • стрессорон, • о буславлааат- с р о р и м м в а - ифостракствешое-упорядочивание- ансамбля-квамтоввс- точек- основногоНатерк&ла- (SiASs), •характерг'зумсгос* н~лой-ш спережей-n o жеран-ибольщой-плотжость*. ■Сияуодцих • роста-пегого*-Ионте-Карло-проведена- для структур • td 5 j/B * I* , • гдв ■д щ > ' -fc 'g s S r ( ( ^ « - - Ц Ц д е е р Н ж ' связи- мгравт • роль • е с тест в ен ах • стрессоров. - Предлохенний- метод* кспольэоааася-хал • роста- каавтоавос • точек- W Js/ЙЙЦ- при- кспользогании- вкачестве- стрессора-$вЗ£*и-квантових- точек- £4g£/ftcX<»*iV><-использовании- вкачестве- стрессора- ££С(. 1 Прог едена - оптические • и- структурою •исследования • интерфейсной- схяветрик- в ■ £43t/e&Xft- нногослойнжх • структурах • с w iciw o y w ew c* • кааитовиог точками. • Времена- затух аясх-х-тежпературпал-заде сииость-обнаруженноймировой:-поло см-фото ли н и вне— »• свидетельствуют - о- переходах - типа- 11-еучастием- глубоко-яакаяизоааияес • злектронякх • состояний. • Измеренаслоев, • что-падозуиевает-С .^ 2т) • (ияи-более-низку») мест • электрояюй- локализат м. Я Цроведеня-ксследоааикя-латеральной-оптической-анизотропии-вШ » К 1 1 а Ш № - WJSWBWKire**сдадержаврсс- обиих• атонов: • SWWWtSU*®h i антових-янах-$д& £с-2& Т £'И итерф ейсаяи-обнаруж ена-лж ейн аяполяризация■фотолииинесцемдаи- (по- отнониноо-к- крастм ж ческим- осях- [1-10 м- [1 1 0 ], • лехаиии- в-паоскости-слоев), -что-объяснено-споит амам ф о р м ф о а а п п м - Ш ^ - м д м к е т - с ы м Л -н а -и т р ф е ^ с е -Показано,
> Ч t l'- s На V im
С т?
л и кол 32
- ^ - Д - e - E J , русский (Ро
Ш
Рис. 1.15. Можно передвинуть панель инструментов в другое место на экране, просто перетащив ее на новую позицию
Быстрое добавление и удаление кнопок Как мы упоминали ранее в этой главе, Word старается изучить способ работы пользователя с программой, добавляя в панели и меню инструменты по мере их использования. Это частично решает проблему «загромождения» экрана. Есть и другой способ вставить инструменты в панель: можно щелкнуть на кнопке Па раметры панели инструментов (Toolbar Options) (стрелка вниз, расположенная на правом конце каждой панели) и указать Добавить или удалить кнопки (Add Or Remove Buttons).
Когда на экране отобразится список инструментов, щелкните на требуемом, чтобы выделить его (появится флажок). И, наоборот, для удаления инструмента щелк ните на имеющемся флажке — флажок будет снят, а кнопка исчезнет с панели. СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Создание нестандартных панелей инструментов рассматривается в главе 5.
Интерпретация данных строки состояния Строка состояния, расположенная вдоль нижнего края окна Word, помогает отслеживать значения некоторых параметров во время работы над документом. Она содержит важную информацию о том, в какой части документа находится
Изучение инструментов интерфейса Word ♦
51
курсор, какие настройки включены в данный момент и какой используется режим. Левая часть строки состояния показывает расположение курсора в документе. Номера страницы, раздела и текущей страницы, общее количество страниц, но мер строки и место колонки (количество знаков от начала строки) —все эти ве личины определяют позицию курсора в тексте. В правой части строки состояния находится информация об активных режимах и программных средствах. В строке состояния могут высветиться четыре индикатора: ► ЗАП (REC) включается, когда идет запись макроса; ► ИСПР (TRK) включается, когда доступен режим записи исправлений; ► ВДЛ (EXT) включается при выделении текста; ► ЗАМ (OVR) включен, когда активен режим Замена (Overtype) ( противополож ный режиму Вставка (Insert)).
документов Создание нового документа и основные принципы работы в Word Сохранение документа Обращение к документам Преимущества автоматического восстановления и фонового сохранения
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
53
Если вы работали с последними версиями программы Microsoft Word, то, несо мненно, заметили, что возможности Word постепенно вышли за рамки обычно го текстового редактора. Если же вы давно не пользовались этой программой, то будете приятно удивлены, обнаружив, что Word позволяет не только обрабаты вать текст, но совместно с другими пользователями работать над одними и теми же документами по сети, создавать письма, электронные сообщения и XML-файлы, подготавливать публикации с помощью издательских средств, формировать веб-страницы и многое другое. Но, несмотря на расширение возможностей про граммы, в основе Word по-прежнему остается идея создания документов. Функциональность программы, к счастью, повышалась без ущерба для инстру ментов. Более того, в Word 2003 Набор средств редактирования стал более полным и действенным, чем когда-либо. При этом практически все инструменты, необхо димые для работы с текстом, можно найти на привычный местах. В частности, команда Выход (Exit) все так же находится в самом Низу меню Файл (File), а кноп ки Минимизировать (Minimize), Восстановить (Restore) и Закрыть (Close) —в пра вом верхнем углу окна программы. Для сохранения документа по-прежнему до статочно нажать сочетание клавиш Ctrl+S. Кроме того, в Word 2003 появились дополнительные инструменты для обработки текста и изменился подход к неко торым знакомым средствам, что расширяет спектр возможностей программы и упрощает ее использование. Краткий обзор новых возможностей был сделан в главе 1. Поскольку основной задачей Word остается создание документов, дан ная глава посвящена этому процессу. Попутно вы узнаете о новых инструментах и возможностях, а также об изменениях, внесенных в уже знакомые средства, и изучите основы форматирования. Эта глава будет полезна как новичку, так и опытному пользователю программы, поскольку в ней рассматриваются основы решения очень важных задач по формированию документов и управлению про граммой. А, как вы, вероятно, догадываетесь, изучение позволяет успешно рабо тать с новыми средствами Word 2003. I
Создание нового документа и основные принципы работы в Word Чаще всего первое, что требуется сделать, —создать в Word новый документ. Ни чего сложного в этом нет, н.о давайте для начала рассмотрим все способы форми рования нового документа. Сначала нужно запустить Word. При этом по умолчанию открывается бланк но вого документа и область задач Приступая к работе (Getting Started). Если же тре буется создать новый документ из Word, можно использовать любой из обыч ных способов: ► щелкните на кнопке Создать файл (по умолчанию) (New Blank Document) на па нели инструментов Стандартная (Standart);
► нажмите сочетание клавиш Ctrl+N; ► выберите команду Файл ►Создать (File ►New), откроется область задач Соз дание документа (New Document), в ней щелкните на ссылке Новый документ (Blank Document);
5 4 ♦ Глава 2. Основы формирования документов ► щелкните на ссылке Создать документ (Create A New Document) области задач Приступая к работе (Getting Started). СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы Word открывался автоматически при запуске компьютера, нужно поместить яр лык Word 2003 из папки Microsoft Office в разделе Все программы (All Programs) в папку Автозагрузка (Startup) меню Пуск (Start).
Итак, вы запустили программу, и в правой части экрана открылась область задач Приступая к работе (Getting Started). Сейчас как раз подходящий момент для ее краткого изучения. Это новая панель, она появилась в Word 2003, с нее начинается работа в программе, кроме того, на ней расположено несколько полезных ссылок.
Работаем с областью задач Приступая к работе Как мы уже говорили, при открытии Word 2003 справа от рабочей р м области окна программы появляется область задач Приступая к рабо- Е Л те (Getting Started) —этот момент изображен на рис. 2.1. Ее можно вывести на экран и в процессе дальнейшей работы.
©
Область задач Приступая к работе
-Ссылки на ресурсы сайта Поле для поиска
Последние из открывавшихся ранее документов Рис. 2.1. В области задач Приступая к работе расположены гиперссылки на ресурсы сайта Microsoft Office Online, поле для поиска, ссылки на открывавшиеся ранее документы и команда для создания нового документа
Создание нового документа и основные принципы работы вWord ♦
55
Если открыта какая-либо из областей задач, достаточно щелкнуть в ней на рас положенной прямо под заголовком кнопке Домашняя страница (Ноте) или вы брать команду Приступая к работе (Getting Started) из меню Другие области задач (Other task Panes), которое раскрывается щелчком на заголовке области задач. Чтобы закрыть область задач, достаточно щелкнуть на кнопке с крестом в ее верхнем правом углу. Кроме того, область задач можно перемещать по экрану (в этом случае она становится ««плавающим» окном). Для этого нужно щелкнуть на составленной йз четырех точек линии в верхнем левом углу области задач и, не отпуская кнопку мыши, передвинуть указатель в новое место. Область задач Приступая к работе (Getting Started) содержит три раздела. ► Office в Интернете (Office Online). Ссылки этого раздела позволяют периодйчески соединяться с различными веб-страницами сайта Microsoft.com и обнов лять список доступных ссылок. Для загрузки гиперссылок щелкните на ссыл ке Автоматически обновлять этот список из Веба (Automatically Update This List From The Web). Тогда при новом запуске Word в этот раздел загрузятся новые полезные ссылки. Чтобы просмотреть дополнительный набор ссылок, щелк ните на кнопке Дополнительно (More) —откроется содержащая их область задач Важные ссылки (Office Online Spotlight/Featured Links), показанная на рис. 2.2. Здесь для возврата к области задач Приступая к работе (Getting Started) доста точно щелкнуть на кнопке Домашняя страница (Ноте). Office е Интернете Подк/ючнтьсяквеб-уэлу MitrosoFtOffteeOnline Погяед«иесведенияоб использованииWord Автоматическиобновлять этот„слисисизВеба Искать: о Пример; “Печатьиеас^льких 1 ITO
Рис. 2.2. В разделе Важные ссылки области задач отображается изменяющийся набор дополнительных гиперссылок на ресурсы сайта Office Online и поле для поиска
► Искать (Search). Это поле предназначено для поиска информации в Интер нете Поиск выполняется по введенным ключевым словам, а его результаты отображаются в разделе Результаты (Results) области задач Поиск (Search), которую Мы подробнее рассмотрим в главе 4. ► Открыть (Open). В этом разделе расположен список ссылок на последние из открывавшихся документов, ссылка Дополнительно (More), вызывающая диа логовое окно Открытие документа (Open Document) и ссылка Создать документ (Create A New Document) на область задач Создание документа (New Document). Обратите внимание, что в предыдущей версии Word —Word 2002 —список последних из открывавшихся документов находился в области задач Созда ние документа (New Document), то есть его местоположение поменялось.
5 6 ♦ Глава 2. Основы формирования документов С О В Е Т ----------------------------------- :--------------------------------------------------------------------------------Word позволяет при желании отключить отображение дополнительных ссылок на ресур сы сайта Office Online. Для этого перейдите в область задач Справка Word (Help), там в разделе См. также (See Also) щелкните на ссылке Параметры содержимого в сети (Online Content Settings) и снимите флажок Показывать ссылки на материалы веб-узла Microsoft Office Online (Show Microsoft Office Online Featured Links).
Видом области задач Приступая к работе (Getting Started) можно управлять: от ключать и включать демонстрацию ссылок на ресурсы сайта Microsoft Office Online, скрывать и отображать поле Искать (Search) и изменять количество запо минаемых ссылок на последние из открывавшихся документов. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы быстро отобразить или скрыть область задач, нажмите сочетание клавиш Ctrl+F1.
Настройка вида области задач Приступая к работе i Для определения того, будет ли область задач Приступая к работе (Getting Started) содержать ссылки на ресурсы сайта Microsoft Office Online и поле Искать (Search), выполните следующее. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools > Options), перейдите на вклад ку Общие (General) и щелкните на кнопке Параметры служб (Service Options). Параметры дтужб.,. |
2. В открывшемся диалоговом окне в разделе Категории (Category) щелкните на пункте Содержимое в сети (Online Content), как показано на рис. 2.3. Затем вы полните соответствующее вашей цели действие. > Чтобы отменить вывод ссылок на ресурсы сайта Microsoft Office Online, снимите флажок Показывать ссылки на материалы веб-узла Microsoft Office Online (Show Microsoft Office Online Featured Links) и дважды щелкните на кнопке ОК. > Чтобы в области задач Приступая к работе (Getting Started) отображался только раздел Открыть (Open), снимите флажок Показать содержимое и ссылки с веб-узла Microsoft Office Online (Show Content And Links Form Microsoft Office Online). Учтите, что это действие также приводит к удале нию ссылки на шаблоны из Интернета, расположенной в области задач Создание документа (New Document), и ссылок, предоставляющих автома тическую справку по шаблонам. Дважды щелкните на кнопке ОК и переза пустите Word. > Чтобы восстановить вид области задач, установите нужные флажки, дваж ды щелкните на кнопке ОК и перезапустите Word. Если вы сначала убрали из области задач Приступая к работе (Getting Started) ссылки на ресурсы сайта Microsoft Office Online, затем закрыли Word, а открыв программу, вернули ссылки на место, то для того, чтобы Word загрузил их с сай та, нужно щелкнуть на ссылке Автоматически обновлять этот список из Веба (Auto matically Update This List From The Web).
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
Псpatterptnспужб .. фдтегория!
Параметры;
•'•г
у
'
57
г
П ^ ч етры содерж мо т ■ о т _________________ _ Рг
е*6-умл McrtMoft Office Onlnr содержит тмс*« шаблоиса,
» раздало* слрмки и кюто*иуяьтии*дн*,моторы**миок*т* иЬюмамтъ при(«бот* н и саами фомстмм. Р Пок«мтъ смарщино* н ссылт с м б -yvta Mfcroaoft 0№с* Orin* К! А*тоа*ти 1*с1о<йпонос »с*т**оисод*риЫиои при ii»»m*i
Г OrrCWTWCKHотображатьспраисупоталону(при— Р Покашьатьссь-кииаиатяриаам*г6-умаМсго*аКО№г*
От**
Рис. 2.3. Диалоговое окно Параметры служб позволяет управлять взаимодействием Word с Интернетом
Настройка списка последних открывавшихся файлов Есть еще один способ настройки области задач Приступая к работе (Getting Started) заключается в определении количества файлов в списке раздела Открыть (Open). По умолчанию в нем отображаются ссылки на четыре последних открывавших ся в программе документа. Итак, выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ► Options), перейдите на вкладку Общие (General) и введите любое число из диапа зона от 0 до 9 в поле Помнить список и з... файлов (Recently Used File List). Если же желательно вообще отключить отображение ссылок на последние открывавшие ся файлы, введите цифру 0 или просто снимите флажок. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------- ------------------------------- 1------- --------------------------------------------Возможно, вы считаете, что очистка списка последних открывавшихся документов в ме ню Пуск (Start) в Windows (Пуск ►Настройка ►Панель задач и меню Пуск (Start ► Settings ►Taskbar & Start Menu), вкладка Дополнительно (Advanced), кнопка Очистить (Clear)) приводит к автоматическому стиранию аналогичного списка в области задач Приступая к работе (Getting Started) в Word. Но это не так. Чтобы очистить последний, нужно открыть в Word диалоговое окно Параметры (Options) на вкладке Общие (General) и снять флажок Помнить список и з ... файлов (Recently Used File L ist).
Работаем с областью задач Создание документа Область задач Создание документа (New document) позволяет быстро и без про блем создать документы самых различных типов. Открывается она одним из сле дующих действий: ► выберите команду Файл ►Создать (File ►New); ► щелкните на ссылке Создать документ (Create A New Document) в области за дач Приступая к работе (Getting Started);
5 8 ♦ Глава 2. Основы формирования документов
► Если область задач скрыта, выведите ее на экран, выбрав команду Вид ►Об ласть задач (View ►Task Рапе) или команду Вид ►Панели инструментов ►Об ласть задач (View ►Toolbars ►Task Рапе) (или нажав сочетание клавиш Ctrl+F1). Затем щелкните на строке заголовка и в раскрывшемся меню выберите ко манду Создание документа (New document). Область задач Создание документа (New document), представленная на рис. 2.4, предоставляет широкий спектр возможностей по созданию документов. ► Новый документ (Blank Document). Открывает новый документ, основанный на шаблоне Normal.dot. СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------Настройка шаблона Normal.dot рассматривается в главе 16.
► XML-документ (XML-document). Открывает новый документ как XML-
файл, то есть если документ был создан щелчком на этой ссылке, при его сохранении Word автоматически предлагает записать его как XML-файл. XML-документы можно сохранять с использованием XML-схемы Word или присоединять к ним любые другие XML-схемы. Данные, записанные в XMLдокументе, может прочесть и обработать любое приложение, поддерживаю щее формат XML. То есть, сохраняя документ как XML-файл, вы делаете его доступным для любых программ, работающих с форматом XML, в число ко торых не входят приложения Microsoft Office. Тем не менее XML-документы можно просматривать в Word, не изменяя их содержимого. СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Подробно XML-документы рассматриваются в главе 29.
► Веб-страница (Web Page). Открывает чистую веб-страницу и веб-компонен ты Word. По умолчанию страница, созданная этим способом, сохраняется как Веб-страница в одном файле (Single File Web Page), но с помощью диалогового окна Сохранение документа (Save As) ее можно записать как веб-страницу или
веб-страницу с фильтром. СМОТРИ ТАКЖ Е ----------- ----------------------------------------------------------------------------------------Более подробно разработка веб-страниц с помощью Word рассматривается в главе 26.
► Сообщение электронной почты (E-mail message). Вызывает окно нового сооб щения, которое используется для написания письма и его отправки. Если в
системе не установлена программа Outlook, при первом щелчке на этой ссыл ке запустится мастер установки Outlook. СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Отправка электронных сообщений с помощью Word рассматривается в главе 24.
► Из имеющегося документа (From Existing Document). После щелчка на ссылке открывается диалоговое окно Создание из имеющегося документа (New From Existing Document), выглядящее так же, как окно Открыть (Open), Документ,
созданный таким способом, будет содержать копию выбранного файла. При
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
59
первом сохранении документа, сформированного из уже существующего, Word автоматически выведет на экран диалоговое окно Сохранение докумен та (Save As), чтобы избежать записи нового файла поверх старого.
Рис. 2.4. Область задач Создание документа позволяет различными способами создавать новые файлы
Кроме того, область задач Создание документа (New document) предоставляет средства для создания документов на основе шаблонов, хранящихся на компью тере и в Интернете.
Использование шаблонов и Мастеров Новый документ можно создать на основе шаблона. Шаблоном называется до кумент с заданным форматированием и, в большинстве случаев, общим текстом, обычно используемый в качестве основы для нового документа заданного типа. Например, чтобы создать служебную записку, можно воспользоваться шаблоном Стандартная записка (Professional Memo), как показано на рис. 2.5 (он относится к стандартным шаблонам Word и расположен на вкладке Записки (Memo) диало гового окна Шаблоны (Templates)). По умолчанию файл шаблона имеет расширение .dot. Документ, формируемый при открытии программы, всегда создается на основе стандартного шаблона Normal.dot, в котором содержатся заданные стили, но текста нет. Доступ к дру гим стандартным шаблонам Word предоставляют ссылки раздела Шаблоны (Templates) области задач Создание документа (New document). ► Поиск в сети (Search Online For). Для поиска шаблонов в Сети нужно ввести в это поле ключевые слова и щелкнуть на кнопке Найти (Go). По умолчанию, если происходит загрузка шаблона из сети с целью его дальнейшего исполь
6 0 ♦ Глава 2. Основы формирования документов
зования, на экране появляется область задач Справка по шаблону (Template Help), предоставляющая сведения по шаблону, а также удобную возможность оце нить шаблон. Автоматическое отображение этой области задач можно отклю чить: откройте диалоговое окно Параметры служб (Service Options), щелкните на категории Содержимое в сети (Online Content) и снимите флажок Автома тически отображать справку по шаблону (при ее наличии) (Show Template Help Automatically When Opening A Template) (см. рис. 2.3). Щ|Дикумент2 lelwCKa Mifrotnft Wurd
• ' •«■ •1Ч-ЦЧ41-1-a - 1-t3-1 -J4
Организация
Служебная записка
WHOМЛш. >и»1Ч «Ияф<Гя* tr iii
w h o юм
д ш
>— тми— т
Л и т < К > н ccn y m t
» m m nw pi р», или
"I1!* "" mnwwo*»» » МЧМ* чИМж. аймч МНИТ iGlWWk».?ЯЖ 1/4
Коп!
■
Ш
^ ^ -
. , . ■ - л—— --- - -----------------------------. На 1,7см Ст I
-
----- . I- ■■»»
^
Рис. 2.5. Шаблоны могут содержать-стандартный текст, стили шрифтов, а также текстовые и графические заполнители
► Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online). Щелчок на этой ссыл ке откроет в браузере веб-страницу Microsoft Office Online Templates, пред ставленную на рис. 2.6. Здесь расположена библиотека различных шаблонов, начиная от корреспонденции и заканчивая документами о кадровых переста новках. ► На моем компьютере (On My Computer). При щелчке на этой ссылке появляет ся диалоговое окно Шаблоны (Templates), показанное на рис. 2.7. Здесь нахо дятся шаблоны и мастера, разделенные по следующим категориям: Общие (General) (новый документ, XML-документ, веб-страница и электронное письмо), Web-страницы (Web Pages), Письма и факсы (Letters & Faxes), Слия ние (Mail Merge), Записки (Memos), Другие документы (Other Documents) (в том числе резюме), Публикации (Publications) и Отчеты (Reports).
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
61
[JШаблоныMicro' Ы(Ollice Micio*ofl InlemMExplwei Ссылки S«eicK
Reat-cofi
•a*'»*- •
H^//office.nicRMA«)nH«4ii^M«4«^7M biik^FW«H1t0iiBi№EC01022ni104SI£TTa6 jftnawi. A.A
m iMmiiiiii* ifi'
—* 3
стрммцз
Ркпиемм'О&ггиА Умдомм»* опросрочьтиг*ж*й
ОЬушщшлолрдая*» ш mt >«»**пс - .<• i i , ' АияяШшм Ш.чйп ЯМ««ПГ*кМаП1
Щ цЫ--------
Рис. 2.6. Страница Microsoft Office Online Templates позволяет получить бесплатные шаблоны, которые можно открыть в приложениях Office и использовать в своих целях
Рис. 2 .7. Диалоговое окно Шаблоны предоставляет быстрый доступ к стандартным шаблонам и мастерам, установленным в Office
► На моих веб-узлах (On My Web Sites). Если у вас есть веб-страница в локаль
ной сети или Интернете и на ней хранятся шаблоны, тогда щелчок на этой ссылке ускорит переход к ним.
6 2 ♦ Глава 2. Основы формирования документов ► Последние использовавшиеся шаблоны (Recently Used Templates). В атом раз
деле автоматически отображаются ссылки на часто используемые шаблоны. Их использование может существенно ускорить процесс создания несколь ких документов на основе определенного шаблона, потому что вам не придет ся каждый раз открывать диалоговое окно Шаблоны (Templates) и вызывать один и тот же шаблон. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------По какой-либо причине вам может потребоваться хранить шаблоны в Интернете. Если у вас нет своего веб-узла, можно бесплатно воспользоваться пространством на groups. msn.com (так называемое MSN File Cabinets), разместив в нем шаблоны (и не только шаблоны) и тем самым упростив доступ к ним через Интернет. Также можно добавить ссылку на шаблоны, расположенные на MSN File Cabinets, в окно, открываемое по ссыл ке Шаблоны на моих веб-узлах (Templates On My Web Sites). К хранению шаблонов на веб-узле и использованию MSN File Cabinets мы вернемся в главе 24. СМОТРИ ТАКЖ Е ------------------------------------------------------------------------более подробная информация о шаблонах содержится в главе 16.
Основные принципы работы с документом Когда открыт новый документ —пустой, на основе уже существующего документа или на основе шаблона, —следующей задачей является внесение в него необхо димой информации и ее форматирование. Этот момент стоит обсудить. Собст венно работе с содержимым документа посвящена вся книга, и сейчас мы кос немся только некоторых основных моментов. Сначала рассмотрим вставку данных в документ, затем — способы перемещения по документу и, наконец, стандарт ные задачи форматирования. Может показаться, что это слишком общие и всем известные вопросы, но, скорее всего, в процессе изучения данного раздела вы уз наете какие-то новые детали, а в таблицах, приведенных на следующих страни цах, вы обязательно обнаружите пару новых приемов, позволяющих повысить уровень вашего мастерства и ускорить работу в Word.
Внесение информации в документ Существует несколько способов вставки данных в документ. ► Ввод текста. Щелкните на документе и введите текст. Набираемый текст бу дет распространяться влево от исходной позиции курсора. Можно переме щать курсор, щелкая мышью в различных местах рабочего окна. СОВЕТ -------------------------------------------------- ----------------------------------------------------По умолчанию текст, который вводится в уже существующую строку (например, ее се редину), вставляется между исходными фрагментами текста. Чтобы переключиться в режим замены, выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и установите флажок Режим замены (Overtype Mode) на вкладке Правка (Edit). Тот же результат (но быстрее) будет достигнут, если дважды щелкнуть на индикаторе ЗАМ (OVR) в строке со стояния или нажать клавишу Insert.
► Копирование и вставка данных. Буфер обмена позволяет копировать инфор мацию из активного документа, другого документа Word, другой программы,
Создание нового документа и основные принципы работы вWord ♦
63
браузера — практически из любого приложения, предоставляющего возмож ность копирования данных. Использование буфера обмена описано в разделе «Буфер обмена Office» этой главы. Скопировав данные, вы можете вставить их прямо в документ Word. ► Вставка содержимого другого файла Word или текстового файла. Можно добавить в активный документ содержимое другого документа, минуя проце дуру копирования и вставки. Для этого выберите команду Вставка > Файл (In se rt ►File), найдите нужный файл и дважды щелкните на его названии. При этом файл+источник данных останется неизменным. ► Возможность распознавания речи1. Настроив инструменты распознавания речи и используя качественный микрофон, вы сможете продиктовать любую часть документа, а также вызвать некоторые команды Word. ► Рукописный ввод данных мышью или пером2. Word способен распознавать рукописный текст, созданный при помощи мыши или пера (инструмент, ими тирующий ручку, предназначен для письма на специальном планшете). При этом можно запомнить образец своего почерка, а затем настроить Word на распознавание этого почерка и вывод текста на экран в печатном виде.
Перемещение внутри документа с помощью клавиатурных комбинаций и функциональных клавиш После успешного внесения информации в документ часто требуется просмот реть его с целью добавления, изменения и форматирования текста. Разумеется, вы знаете, что по документу можно перемещаться, используя полосы прокрутки, расположенные по правому и нижнему краям окна, и изменять место вставки данных (положение текстового курсора) щелчком в окне документа. Существен но ускорить переход к разным частям текста поможет запоминание клавиатур ных комбинаций, представленных в табл. 2.1. Чтобы распечатать список Клавиа турных комбинаций Word, выполните следующее. 1. Выберите команду Сервис ►Макрос ►Макросы (Tools ►Macro ►Macros) и в спи ске Макросы из (Macros In) выделите вариант Команд Word (Word Commands). 2. В списке Имя (Macro Name) выделите название ListCommands и щелкните на кнопке Выполнить (R ur\). 3. В диалоговом окне Список команд (List Commands) установите переключатель в положение Текущие настройки меню и клавиш (Current Menu And Keyboard Settings) и щелкните на кнопке ОК. 4. Наконец, чтобы распечатать полученный список, выберите команду Файл ► Печать (F ile ►P rint).
1Распознавание речи доступно в версиях Microsoft Office на английском (С Ш А ), китай ском (упрощенное письмо) и японском языках. —П рим еч. перев. 2Средства распознавания ручного письма Microsoft в настоящее время доступны в верси ях для английского (США), китайского (упрощенное и традиционное письмо), японско го и корейского языков. —Примеч. перев.
6 4 ♦ Глава 2. Основы формирования документов СОВЕТ ------------------------------------------------------- -----------------------------------------------Нажав Shift в комбинации с клавишами, представленными ниже, можно выделить весь текст, находящийся между текущим положением курсора и местом, в которое он пере мещается при нажатом сочетаний клавиш. Например, если нажать End, курсор пере двинется в конец строки, а при нажатии Shift+End весь текст между текущим положени ем курсора и концом строки окажется выделенным.
Таблица 2.1 . Клавиатурные комбинации для перемещения по документу Клавиатурная комбинация Действие Alt+1
Переход к следующему объекту
Alt+EntT
Переход в конец строки таблицы
Alt+F1 (или-F11)
Переход к следующему полю
Alt+F4
Закрытие активного документа
Alt+F7
Переход к следующему слову с орфографическими ошибками, если установлен флажок Автоматически проверять орфогра фию (Check Spelling As You Type) (no умолчанию установлен)
-
\
t
Alt+Home
Переход в начало строки таблицы
Alt+<-
Возврат на предыдущую страницу в режиме веб-документа
Alt+Page Down
Перемещение в конец текущего столбца таблицы
Att+Page Up
Перемещение в начало текущего столбца таблицы
Aft+-*
Переход к следующей странице в режиме веб-документа
Alt+Shift+F1 (или F11)
Переход к предыдущему полю
Alt+Shift+F6
Вывод на экран предыдущего окна документа
Alt+t
Переход к предыдущему объекту Перемещение текстового курсора вправо, влево, вверх и вниз
Ctrl+Alt+Home
Вывод меню Выбор объекта перехода (Select Browse Object)
Ctrl+Alt+Page Down
Перемещение текстового курсора в нижнюю часть окна
Ctrl+AJt+Page Up
Перемещение текстового курсора в верхнюю часть окна
Ctrl+Alt+S
Создание и удаление разделителя окна
Ctrl+Alt+Y (или Shift+F4)
Переход к следующему элементу текста, являющемуся ре зультатом поиска
Ctrl+Alt+Z (или Shift+F5)
Перемещение текстового курсора в предыдущее положение (даже если оно было в другом документе Word)
Ctrl+4
Переход к следующему абзацу или следующей ячейке таблицы
Ctri+End
Перемещение в конец документа
Ctrl+F
Вывод диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace) с вкладкой Найти (Find)
Ctrl+F5
Восстановление окна документа из полностью развернутого положения в предыдущее
Ctrl+F6 (или Alt+F6)
Вывод следующего окна
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
65
Клавиатурная комбинация Действие Ctrl+F7
Включение режима, в котором окно можно перемещать с по мощью клавиш со стрелками
Ctrl+F8
Включение режима, в котором размер окна можно изменять с помощью клавиш со стрелками
Ctrl+F10
Разворачивание окна на весь экран
Ctrl+G (или F5)
Вывод диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace) с вкладкой Перейти к (Go То)
Ctrl+Home
Переход в начало документа
Ctrl+->
Перемещение на одно слово влево
Ctrl+O (или Ctrl+Alt+F2, или Ctrl+F12)
Вывод диалогового окна Открыть (Open)
Ctrl+Page Down
Отображение следующего элемента (выбранного в меню Выбор объекта перехода (Select Browse Object))
Ctrl+Page Up
Отображение следующего элемента (выбранного в меню Выбор объекта перехода (Select Browse Object))
Ctrl+4-
Перемещение на одно слово вправо
Ctrl+S (или Alt+Shift+F2, или Shift+F12)
Сохранение текущего документа
Ctrl+Shift+F6
Вывод предыдущего окна
Ctrl+T
Переход к предыдущему абзацу
Ctrl+W (или Ctrl+F4)
Закрытие активного документа
End
Перемещение в конец текущей строки
Esc
Сворачивание открытого меню или отмена текущего действия
F6
Переход к следующей области или фрейму
Home
Перемещение в начало текущей строки
PageDown
Переход к предыдущему экрану
PageUp
Переход к следующему экрану
Shift+F6
Переход к предыдущей области или фрейму
Shift+Tab
Переход к предыдущей ячейке таблицы
Tab
Переход к следующей ячейке таблицы
В табл. 2.1 представлены как стандартные клавиатурные комбинации, предназна ченные для перемещения по документу, так и сочетания, включающие функцио нальные клавиши. Про последние также не стоит забывать, поскольку они быва ют полезны. Чтобы увидеть список команд, связанных с функциональными кла вишами, нужно отобразить панель Вывод функциональных клавиш (Function Key Display), выбрав команду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize) и установив со ответствующий флажок на вкладке Панели инструментов (Toolbars). По умолчанию на панели Вывод функциональных клавиш (Function Key Display) отображены только основные функциональные клавиши. Нажмите Shift, Ctrl, Alt
66
♦
Глава 2. Основы формирования документов
или любую их комбинацию для вывода всех доступных значений. На рис. 2.8 по казан нормальный вид панели, а также при нажатых клавишах Shift, Ctrl, Alt. 3 ПеррЗти...
^друяц Л*.. -J—ОСНОВНЫв К0М8НДЫ
функциональных клавиш Команды функциональных клавиш в сочетании с Shift л « с т ь >* д * _ 2 / Г |> » а м р м т
[
J jJ to w K » .
■■
_■*
<'Т>
?ь в,,.
♦ДЭдбпжир»- Лд|(
Команды функциональных клавиш в сочетании с Ctrl Команды функциональных клавиш в сочетании с Alt
Рис. 2.8. Панель Вывод функциональных клавиш в исходном состоянии и при нажатых клавишах Shift, Ctrl, Alt соответственно
ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------5---------------------------------------------------------------------Можно перемещаться по документу с помощью вкладки Перейти к (Go То) диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace). Чтобы открыть ее, нажмите клавишу F5, или сочетание Ctrl+G, или выберите команду Правка ►Перейти к (Edit ►Go То). Дополни тельная информация по этому вопросу находится в главе 4.
Переход по объектам документа Еще один способ перемещения по документу состоит в использовании меню Объект перехода (Browse Object) (рис. 2.9) и связанных с ним трех кнопок: Пре дыдущий (Previous), Выбор объекта перехода (Select Browse Object) и Следующий (Next) (расположенных в правом нижнем углу окна документа под вертикальной полосой прокрутки). *— Предыдущий В — Выбор объекта перехода у— Следующий
Отмена М {а} а
j
v= Q
(Ш а
■В Й 1
V Рис. 2.9. Этот инструмент позволяет определить, какие элементы документа нужно просмотреть
Выполните следующие действия. 1. Вызовите меню Выбор объекта перехода (Select Browse Object), нажав сочета ние клавиш Ctrl+Alt+Home или щелкнув на кнопке Выбор объекта (Select Browse Object) на вертикальной полосе прокрутки. 2. Выделите интересующий элемент (например, заголовки). Доступные вариан ты перечислены в табл. 2.2. 3. Щелкайте на кнопках Предыдущий (Previous) и Следующий (Next), чтобы пе ремещаться между выбранными элементами (или нажимайте сочетания кла виш Ctrl+PageDown и Ctrl+PageUp соответственно).
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
67 <
Таблица 2.2 . Кнопки меню Выбор объекта перехода Кнопка
Описание
[7
Перемещение с использованием диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace) с вкладкой Перейти к (Go То)
ш J
Перемещение с использованием диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace) с вкладкой Найти (Find) Перемещение между исправлениями (если исправления отслеживались)
*= 5—
Перемещение между заголовками
У
Перемещение между картинками
{gjj
Перемещение между таблицами
{а}
Перемещение между полями
ЙР
Перемещение между концевым» сносками
в
Перемещение между сносками на странице
а
Перемещение между комментариями
43
Перемещение между разделами
□
Перемещение между страницами
Основы редактирования Как вы знаете, информация, просто введенная в документ Wbrd, редко является конечным продуктом. Помимо внесения данных обычно проводятся редактиро вание и форматирование текста. Мы уже изучили основы ввода данных и пере мещения по документу, теперь пора приступать к редактированию., В этом разде ле вы найдете сведения о выделении, копировании, вырезании и вставке Текста через буфер обмена, а также об отмене и повторе действий —другими словами, здесь собраны все операции, которые приходится постоянно повторять, работая в Word.
Выделение текста Вообще говоря, большинство задач редактирования существенно упрощаются, если предварительно выделить подлежащий изменению фрагмент документа. Овладев методами точного выделения текста, вы ускорите внесение любых по
6 8 ♦ Глава 2. Основы формирования документов
правок. Существует множество способов выделения текста; обычно для этого ис пользуется мышь или клавиатурные команды. Кроме того, выделить блоки тек ста с одинаковым форматированием можно, обратившись к области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) (но работа со Стилями представляет со бой чуть более сложную задачу, поэтому мы не будем рассматривать эту тему сейчас, а подробно вернемся к ней в главе 9). Независимо от способа выделения текста, это действие можно отменить щелчком вне выделенной области или на жатием любой из клавиш со стрелками. ПРИМЕЧАНИЕ ■Наиболее важные настройки выделения текста находятся на вкладке Правка (Edit) (меню Сервис ►Параметры (Tools ►Options)). Здесь мбжно установить и сбросить флаж ки, определяющие автоматическое выделение символа конца абзаца при выделении абзацев (Выделение абзацев (Use Smart Paragraph Selection)) и автоматическое выде ление слов целиком (Автоматически выделять слова (When Selecting, Automatically Select Entire Word)). По умолчанию оба флажка установлены.
Выделение с помощью мыши. Этот способ выделения текста и других элемен тов (таблиц, изображений, объектов и т. д.) является стандартным. Методы рабо ты с мышью перечислены в табл. 2.3. Таблица 2.3. Способы выделения текста с помощью мыши Объект выделения
Способ
Слово или один элемент
Дважды щелкните на выделяемом объекте
Предложение
Нажмите клавишу Ctrl и щелкните внутри предложения
Абзац
Трижды щелкните внутри абзаца или дважды на левом поле страницы сразу после абзаца
Строка
Щелкните на левом поле страницы
Несколько строк
Щелкните на левом поле страницы и, не отпуская кнопку мыши, перетащите курсор, выделяя строки
Непрерывный текст или элементы
Установите текстовый курсор на начало выделяемого фрагмент та текста, щелкните и, не отпуская кнопку мыши, перетащите курсор, выделяя текст
Несколько раздельных тек Выделите первый элемент (как описано выше), нажмите клави стовых блоков или элементов шу Ctrl и выделите остальные элементы Раздел
Перейдите в режим просмотра Структура (Outline) и трижды щелкните на заголовке
Большой блок текста
Щелкните в начале блока, прокрутите документ до конца блока и щелкните в конце, одновременно нажав клавишу Shift
/
Блоки текста в режиме Вы Щелкните в начале выделяемого текста, дважды щелкните на делить (Extend) индикаторе ВДЛ (EXT) в строке состояния, затем щелкните в конце выделяемого текста. Для выхода из режима Выделить (Extend) нажмите клавишу мыши или дважды щелкните на ин дикаторе ВДЛ (EXT) в строке состояния, чтобы он снова стал серым Вертикальный блок текста
Нажмите клавишу Ait и выделите текст мышью
Создание нового Документа и основные принципы работы в Word ♦
69
Объект выделения
Способ
Ячейка таблицы
Щелкните на левом краю ячейки
Строка таблицы
Щелкните на левом поле рядом со строкой
Столбец таблицы
Щелкните на верхней границе столбца
Вся таблица
Щелкните внутри таблицы и нажмите сочетание клавиш Alt+Num+5 при включенном режиме клавиатуры NumLock. Вто рой вариант: щелкните на маркере выделения таблицы, кото рый появляется около ее верхнего левого угла, когда указатель мыши расположен над таблицей (маркер появляется не во всех режимах)
Надпись или рамка
Расположите указатель мыши над границей объекта — он при мет вид четырехнаправленной стрелки, после этого щелкните
Изображение
Щелкните на изображении
Колонтитулы
В режиме разметки документа дважды щелкните на соответст вующей области колонтитула и щелкните на левом поле
Сноски и концевые сноски
В режиме разметки документа щелкните на левом поле
Весь документ
Трижды щелкните на левом поле страницы или нажмите Ctrl+A
ПРИМЕЧАНИЕ -------------------- ------------------------------------------------------------------------Если необходимо выделить большой фрагмент непрерывного текста, на наш взгляд, удобнее перейти в режим Выделить (Extend), в котором выделение осуществляется без нажатия кнопки мыши.
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Вы можете выделить все примеры заданного слова, символа или фразы. Для этого нуж но открыть диалоговое окно Найти и заменить (Find And Replace), например, нажав Ctrl+F, выбрать вкладку Найти (Find), ввести в поле Найти (Find What) текст, который нужно выделить, установить флажок Выделить все эпементыг найденные в (Highlight All Items Found In), при необходимости выбрать в раскрывающемся меню пункт Основной документ (Main Document) и после этого щелкнуть на кнопке Найти все'(Find All).
Выделение текста с помощью клавиатурных команд. По мере роста профессио нализма пользователи Word обычно хотят чаще использовать клавиатурные ко манды. Это повышает продуктивность работы, избавляя от необходимости часто переходить от клавиатуры к мыши и обратно. Практически любой фрагмент тек ста можно выделить, нажав клавишу Shift в сочетании с клавиатурной командой, перемещающей текстовый курсор в требуемую позицию. Таким образом, доста точно запомнить сочетания клавиш, приведенные в табл. 2.1, и применять их вместе с клавишей Shift. Например, одновременное нажатие клавиш Ctrl+ пере местит текстовый курсор на следующее слово, a Shift+Ctrl+ —выделит текст меж ду текстовым курсором и началом следующего слова. В табл. 2.4 собраны полез ные клавиатурные команды выделения текста. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Выделение с помощью клавиатуры позволяет добиться высокой точности при выполне нии этой операции.
7 0 ♦ Глава 2. Основы формирования документов Таблица 2,4. Клавиатурные комбинации для выделения текста Клавиатурные комбинации
Объект выделения
Alt+Shift+PageDown
От курсора до конца столбца
Ait+Shift+Pagellp
От курсора до начала столбца
Ctrl+A
Весь документ
Ctrl+Alt+Shlft+Page Dov.n
От курсора до конца текущего экрана
Ctrl+Alt+Shift+ PageUp
От курсора до начала текущего экрана
Ctrl+Shift+
От курсора до конца текущего абваца
Ctri+Shift+End
Ог курсора до конца текущего документа
Ctrl+Shift+Fe+стрелки или мышь
Вертикальные ил i горизонтальные блоки текста, начинающиеся от текстового курсора (для выхода из режима выделения нажми те Esc)
Ctrl+Shift+Home
От ьурс( ра до начала текущего документа
Ctrl+Shift+4-
От курсора до начала слова (чтобы выделить предыдущие слова, удерживайте клавиши Ctrl+Shift и нажимайте <-)
Ctrl+Shift+->
От курсора до конца слова (чтобы выделять следующие слова, удерживайте клавиши Ctrl+Shift и нажимайте -*)
arl+S hift+t
От курсора до начала текущего абзаца (чтобы выделять следую щие слова, удерживайте клавиши Ctrl+Shift и нажимайте Т)
Esc (или двойной щелчок Выключает режим Выделить (Extend) на индикаторе ВДЛ (EXT) в строке состояния) F8
Включает режим Выделить (Extend) и увеличивает размер облас ти выделения (нажмите F8 дважды для выделения слова, трижды для выделения предложения и т. д.)
F8+F8
Слово
F8+F8+F8
Предложение
Fe+стрелка
От курсора до конкретного места в документе (для выхода из режима выделения нажмите Esc)
F8+ или
Ближайший символ радом с курсором
Shift* или
Строка, начинающаяся с текстового курсора
Shift+End
От курсора до конца строки
Shift+F8
Уменьшает размер области выделения .
Shift+Home
От курсора до начала строки
Shift+
Один символ слева от курсора
Shlft+Page Down
От курсора один экран вниз
Shlft+Page Up
От курсора один экран вверх
Shift+
Один символ справа от курсора
Shift+Tab
Содержимое предыдущей ячейки в таблице
Tab
Содержимое следующей ячейки в таблице
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦ 7 1 1---------------------------------------------------------- ;---------------------------------------------- ------
СОВЕТ ----------------------------------------- ------------------------------------ ------------------- — Для выделения текущего слова, предложения, абзаца и т. д. можно воспользоваться клавишей F8, нажатие которой включает режим Выделить (Extend). Например, для вы деления текущего слова нажмите F8 дважды, предложения — трижды, абзаца — четыре раза или нажмите клавишу и удерживайте ее некоторое время. Отключается режим Вы* делить (Extend) нажатием клавиши Esc или двойным щелчком на индикаторе ВДЛ (EXT), расположенном в строке состояния Word. Чтобы вывести эту строку на экран (или скрыть ее), откройте вкладку Вид (View) диалогового окна Параметры (Options) и по ставьте (или снимите) флажок Строку состояния (Status Ваг).
Копирование, вырезание и вставка Именно эти процедуры наиболее всего способствуют сохранению лесных ресур сов нашей планеты. Сотни и тысячи листов бумаги экономятся за счет того, что ' пользователи копируют, вырезают и вставляют слова, фрагменты текста и целые файлы вместо того, чтобы заново тщательно набирать и печатать документы ка ждый раз, когда в них необходимо изменить хотя бы фразу. В Word вы можете скопировать, вырезать и вставить выделенный текст, не тратя время на повтор ный ввод данных и не потеряв ни одного лишнего листа бумаги. В табл. 2.5 представлены методы копирования, вырезания и вставки текста в Word. Чтобы скопировать или вырезать текст, выделите его и затем воспользуйтесь одним из перечисленных способов. Чтобы вставить скопированные или выре занные данные, поместите текстовый курсор в заданное место и выберите одну из соответствующих команд. Помимо этого, можно щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенном тексте и выбрать в контекстном меню команду Вырезать (Cut), Копировать (Сору) или Вставить (Paste). И еще: выделенный текст, как, впрочем, и любой другой элемент документа, можно не только вырезать и встав лять, но и перемещать с помощью мыши: щелкните на выделенном элементе и, не отпуская кнопку мыши, передвиньте указатель в новое место. Такая операция называется «перетаскиванием». Таблица 2.5. Копирование, вырезание и вставка Действие
Меню
Клавиатурные комбинации
Копирование
Правка ^Копировать (Edit ►Сору)
Ctri+C или Ctrl+lnsert
Копирование форма та
Нет команды
Ctrl+Shift+C
Вырезание
Вставка
Вставка формата
Кнопка на панели инструментов
!В У
\
ш
Правка ►Вырезать (Edit ►Cut)
Ctrl+X или Shift+Dei
щ
Правка ►Вставить (Edit ►Paste)
Ctrl+V или Shift-Hnsert
Нет команды
Ctri+Shift+V
ш Нет
7 2 ♦ Глава 2. Основы формирования документов СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно назначить клавише Insert выполнение операции вставки. Для этого откройте вкладку Правка (Edit) диалогового окна Параметры (Options) и установите флажок Ис пользовать клавишу INS для вставки (Use The INS Key For Paste).
При вставке данных на экран выводится смарт-тег Параметры вставки (Paste Options), содержащий специальные настройки форматирования (рис. 2.10). Что бы ими воспользоваться, расположите указатель мыши над смарт-тегом, щелк ните на стрелке ▼и выберите нужную команду в раскрывшемся меню. Если эти настрЬйки не нужны, просто продолжайте работу с текстом или нажмите клави шу Esc: смарт-тег исчезнет и появится в следующий раз, когда будет выполнена очередная вставка данных в документ.
Сохранить ^сходное форматирование Использовать форматирование конечного фрагмента Сохранить долько текст Применить стиль или форматирование...
Рис. 2.10. По умолчанию смарт-тег Параметры вставки появляется на экране при каждой вставке элементов в документ Word
Если желательно, чтобы этот смарт-тег совсем не появлялся на экране, выберите команду Сервис ►Параметры (Service ►Options), откройте вкладку Правка (Edit) и снимите флажок Показать кнопки возможностей вставки (Show Paste Options Buttons). СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Настройка отображения смарт-тегов подробно рассматривается в главе 7.
Буфер обмена Office Благодаря буферу обмена можно вырезать, копировать и вставлять элементы в рамках одного или нескольких документов и даже перемещать блоки информа ции между различными приложениями. Буфер обмена Office позволяет сохра нить до 24 элементов, включая текст и графику. Это означает, что вы можете скопировать или вырезать 24 элемента из различных приложений без потери данных. Правда, всегда нужно помнить, что при вставке в буфер 25 элемента из него удаляется первый скопированный объект. Содержимое буфера обмена лег ко просмотреть —оно отображается в одноименной области задач, как видно на рис. 2.11. В приведенном примере в буфере сохранено четыре элемента, поэтому в строке заголовка в скобках написано 4 из 24. Это данные из Excel, изображение и два текстовых фрагмента, скопированные в Word.. Каждому элементу буфера обмена соответствует свой значок.
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
}<*J#cra«HTbfaJyi g. ‘ '■
‘ Tl,
73
L
Очистить осе
Сыберитерсмвляеиьй oSvwrn
43 Гп*м? Основы документов □ Сохмм l
(И ИТОГО281245156,25 7,03
,_j . ;■ui. Пвранвтры
Рис. 2.11. В буфере обмена хранится до 24 элементов, через область задач можно выбрать конкретный элемент для вставки
Вызов буфера обмена. Чтобы вручную открыть на экране буфер обмена, выпол ните одно из действий: ► выберите команду Правка ►Буфер обмена Office (Edit ►Office Clipboard); ► выберите команду Буфер обмена (Clipboard) в меню области задач; ► нажмите сочетание клавиш Ctrl+C+C; ► выделите фрагмент документа и дважды щелкните на кнопке Копировать (Сору) стандартной панели инструментов. Также содержимое буфера обмена можно отобр&зить щелчком на его индикато ре, изображенном на рис. 2.12. Индикатор автоматически появляется на панели задач Windows, если буфер обмена выведен на экран в одной из программ Office. Щелкните на нем дважды, чтобы показать содержимое буфера обмена в рабочем окне. Например, если буфер обмена открыт в Word, можно перейти в Excel и вы звать там буфер обмена, дважды щелкнув на индикаторе.
Индикатор буфера обмена
Рис. 2.12. Если буфер обмена открыт в какой-либо из программ Office, 4 его индикатор появится в области состояния панели задач Windows
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы избавиться от индикатора буфера обмена, щелкните на кнопке Параметры (Options) в области задач Буфер обмена (Clipboard) и снимите флажок Показать значок буфера обмена Office на панели задач (Show Office Clipboard Icon On Taskbar).
7 4 ♦ Глава 2. Основы формирования документов
Вставка информации из буфера обмена. Если в буфере обмена хранится хотя бы один элемент, его можно вставить в текст, переместив текстовый курсор в требуемое место документа, отобразив содержимое буфера обмена и щелкнув на нужном элементе. Если понадобится вставить в документ все, что хранится в бу фере обмена, щелкните на кнопке Вставить все (Paste All) в области задач. Очистка буфера обмена. Чтобы удалить элемент из буфера обмена, щелкните на стрелке ▼, появляющейся при совмещении указателя мыши с названием эле мента» или щелкните на самом элементе правой кнопкой мыши, чтобы вызвать раскрывающееся меню, показанное на рис. 2.13, и затем выберите команду Уда лить (Delete). Если необходимо очистить весь буфер обмена, щелкните на кнопке Очистить все (Clear All) в области задач.
Выберите вставляемый объект:
Рис. 2.13. Элементы буфера обмена можно удалять по одному или все вместе, щелкнув на кнопке Очистить все
Взаимодействие системного буфера обмена и буфера обмена Office Возможно, вы уже задавались^ вопросом о том, как соотносятся буферы обмена Office и системы. Ниже кратко сформулированы самые важные моменты. ► Последний из элементов, скопированных в буфер обмена Office, хранится4 в системном буфере. ► Очищение буфера обмена Office приводит к очищению буфера системы. ► При щелчке на кнопке Вставить (Paste), выборе команды Правка ►Вставить (Edit ►Paste) или нажатии клавиш Ctrl+V в документ вставляется содержимое системного буфера обмена (то есть по умолчанию последний элемент, скопи рованный в буфер обмена Office).
Создание нового документа и основные принципы работы вWord ♦
75
Отмена, восстановление и повтор действия Очень удобно, что Ьсе изменения документа обратимы. При необходимости вы сможете не только отменить только что сделанные исправления, но и восстано вить отмененные действия и повторить любую операцию. Обычно команда От менить (Undo) используется чаще, чем Вернуть (Redo) и Повторить (Repeat), по этому рассмотрим ее первой. Отменить (U ndo). Эта команда предоставляет пользователю возможность отме ны одного или нескольких изменений в документе, сделанных за последний се анс работы. Сохраняется около 100 операций, и можно потратить много време ни, удаляя результаты своих действий. Учтите, что некоторые операции могут оказаться слишком большими для запоминания, например переформатирование больших таблиц. Если Word сочтет действие необратимым, на экране появится предупреждение о невозможности его отмены. Помимо этого, все предыдущие действия также станут необратимыми. Если вас устраивает такой результат, про сто продолжайте работу, и Word начнет новый список операций. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы получили предупреждение о невозможности сохранения (и последующей отме ны) планируемого действия и вас смущает необратимость дальнейшей работы, можно застраховать себя от проблем. Например, попробуйте отложить подобную операцию до тех пор, пока она не окажется последней в процессе редактирования документа. Тогда вы будете абсолютно уверены в правильности всех предыдущих шагов и ничего не по теряете. Также можно скопировать элемент документа, над которым требуется произ вести необратимые изменения, в новый документ, применить к нему запланированное действие и скопировать преобразованный элемент обратно. В этом случае вы всегда сможете отменить последние действия.
Чтобы отменить одно или несколько действий, сделайте следующее: ► для отмены последней операции выберите команду Правка ►Отменить (Edit ► Undo);
► щелкните на кнопке Отменить (Undo) на стандартной панели инструментов один раз (для отмены последнего действия) или несколько раз (для отмены нескольких последних действий); ► щелкните на стрелке ▼рядом с кнопкой Отменить (Undo) на стандартной па нели инструментов и выберите действие, которое хотите отменить (если вы не видите его, прокрутите список); при этом также отменяются все операции, которые расположены в списке .выше выбранной; ► для отмены последнего действия нажмите сочетание клавиш Ctrl+Z или Alt+ Backspace. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы отменить все изменения изображения, выделите его и щелкните на кнопке Сброс параметров рисунка (Reset Picture) на панели инструментов Настройка изображения (Picture).
► Вернуть (Redo). Отменив действие, вы автоматически активизировали коман ду Вернуть (Redo). Она предоставляет пользователю возможность восстанов
7 6 ♦ Глава 2. Основы формирования документов
ления отмененного действия прежде, чем будут проделаны дальнейшие изме нения. Итак, для восстановления отмененной операции выполните одно из указанных ниже действий. ► Выберите команду Правка ►Вернуть (Edit ►Redo) сразу после отмены дейст вия (до внесения каких-либо еще изменений). ► Щелкните на кнопке Вернуть (Redo) на стандартной панели инструментов один раз (для восстановления последнего отмененного действия) или несколько раз (для восстановления нескольких операций). ► Щелкните на стрелке ▼ рядом с кнопкой Вернуть (Redo) на стандартной па нели инструментов и выберите действие, которое хотите восстановить (если вы не видите его, прокрутите список). При этом вы также возвращаете все операции, расположенные в списке выше выбранной. ► Для восстановления последнего отмененного действия: > нажмите Ctrl+Y; i > нажмите Alt+Shift+Backspace; > нажмите клавишу F4; > нажмите Alt+Enter. ВНИМАНИЕ ---------------------- -------------------------------------------------------------------------------------Если внести в документ изменения сразу после отмены операции, ее нельзя будет вос становить.
Повторить (Repeat). Эта команда тесно связана с двумя предыдущими. Если функция Вернуть (Redo) не активизирована (а она активизируется только в ре зультате отмены любого действия), в меню Правка (Edit) присутствует команда Повторить (Repeat). Функция этой команды полностью соответствует названию: повтор последней операции. Например, если вы заполняете анкету и ввели в нее свое имя, можно одним действием вставить имя и в другое место анкеты. Для этого нужно установить текстовый курсор в требуемую позицию и применить команду Повторить (Repeat). Существует несколько способов повтора только что совершенного действия: ► выберите команду Правка ►Повторить (Edit ►Repeat); если непосредственно перед обращением к меню бцла выполнена отмена действия, то в меню вме сто команды Повторить (Repeat) будет находиться команда Вернуть (Redo); ► нажмите сочетание клавиш Ctrl+Y; ► нажмите клавишу F4; ► нажмите Alt+Enter. ► Повторение предыдущего действия удобно использовать для операций выре зания и вставки. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------- s---------------------------------------------------------------------------------Если последнее действие невозможно повторить, отвечающая за повтор команда меню Правка (Edit) заменится сообщением Нельзя повторить (Can’t Repeat).
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
77
Расположение содержимого документа Независимо от типа создаваемого документа (отчет, брошюра, веб-страница и т. п.), вам непременно понадобится изменять взаимное расположение текстовых бло ков, рисунков и других элементов. Пользуясь кнопками панели форматирования, а также перетаскиванием и свободным вводом, легко можно выровнять и пере местить требуемые элементы. СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------- — Более подробно выравнивание содержимого документов Word будет рассмотрено в главе 8.
Выравнивание текста с помощью панели инструментов В Word есть четыре способа, позволяющие легко и быстро выровнять абзацы и элементы, ► Кнопка По левому краю (Left) выравнивает текст и другие элементы, такие как изображения и таблицы, по левому краю страницы, оставляя неровным пра вый край. В большинстве версий программы этот вариант установлен по умолчанию. ► Кнопка По центру (Center) совмещает середину выбранного элемента с сере диной страницы. ► Кнопка По правому краю (Right) выравнивает содержимое документа по пра вому краю страницы, оставляя неровным левый край. ► Кнопка По ширине (Justified) выравнивает левые и правые края, увеличивая там, где это необходимо, пробелы между словами. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------В русской версии Office также присутствует вариант выравнивания Распределенный. Отличается он от выравнивания по ширине тем, чтр при нем по доступной ширине стра ницы (колонки, ячейки таблицы) выравниваются левый и правый края всех строк, то есть содержимое последней строки в абзаце также растягивается на всю строку. При выравнивании по ширине последняя строка абзаца выравнивается только по левому краю.
Применить выравнивание Можно как к отдельным элементам, так и к несколь ким фрагментам документа. Соответственно, щелкните на определенном объек те или абзаце или выделите нужные части документа и воспользуйтесь одной из кнопок, представленных в табл. 2.6, или соответствующем ей сочетанием кла виш. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы избежать появления слишком больших пробелов между словами в тексте, вы ровненном по ширине, можно включить автоматический перенос слов. Выберите ко манду Сервис ►Язык ►Расстановка переносов (Tools ►Language ►Hyphenation), чтобы вызвать диалоговое окно Расстановка переносов (Hyphenation). Установите флажок Автоматическая расстановка переносов (Automatically Hyphenate Document) и щелкни те на кнопке ОК. Более подробную информацию о расстановке переносов можно най ти в главе 8.
7 8 ♦ Глава 2. Основы формирования документов Таблица 2.6 . Кнопки и клавиатурные комбинации выравнивания текста Выравнивание По левому краю По центру
Кнопка
ш= ашзЁ
По правому краю По ширине
s=
щ
Клавиатурные комбинации Ctrl+L Ctrl+E Ctrl+R Ctrl+J
Свободный ввод
* В Word 2003 сохранилась возможность свободного ввода, впервые появившаяся в Word 2000. Она заключается в следующем: достаточно дважды щелкнуть в лю бом свободном месте документа, чтобы перенести туда курсор, и вставить текст, таблицы, картинки и другие элементы в пустую область документа. В более ран них версиях программы приходилось перемещать текстовый курсор в требуемую позицию, добавляя пробелы, возвраты каретки и знаки табуляции. Теперь эти символы вставляются автоматически. В Word 2003 возможность свободного ввода включена по умолчанию. Проверить это можно, выбрав команду Сервис ►Параметры ►Правка (Tools ►Options ►Edit) и посмотрев на флажок Разрешить свободный ввод (Enable Click And Туре). Чтобы отключить свободный ввод, снимите флажок. Пользоваться свободным вводом можно только в режимах Разметка страницы (Print Layout) и Веб-документ (Web Layout) (Вид ►Разметка страницы (View ►Print Layout) или Вид ►Веб-документ (View ►Web Layout)). При перемещении курсора
в пустую область страницы рядом с ним появляется значок, показывающий вы равнивание текста. Остается только дважды щелкнуть в желаемом месте и на чать ввод информации. Имейте в виду, что вам не удастся воспользоваться свободным вводом в следую щих ситуациях: ► в тексте с несколькими колонками; ► в тексте, отформатированном как маркированный или нумерованный список; ► при наличии «плавающих» объектов (расположить за ними текст невозмож но); ► слева или справа от картинок с обтеканием текстом сверху и снизу; ► слева или справа от абзацного отступа; ► для вставки таблицы поверх или позади существующей таблицы; ► в процессе записи макросов.
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
79
Перетаскивание Большинство пользователей охотно применяют перетаскивание, поскольку этот способ работы с текстом кажется достаточно естественным. Он похож на наши действия в быту — мы берем какой-то элемент и перекладываем его на другое место, не обращаясь к серии команд копирования и вставки. Выделите текст (или любой другой элемент, например таблицу или картинку), расположив указатель, щелкните на кнопке мыши и, не отпуская ее, перетащите элемент в другое место (или другой документ). Как только вы отпустите кнопку мыши, элемент будет перемещен на новое место и на экране отобразится смарттег Параметры вставки (Paste Options) (поскольку данная операция на самом деле является вырезанием и вставкой). Если осуществлять перетаскивание при нажа той правой (а не левой) кнопке мыши, то при ее отпускании на экране отобра зится контекстное меню с командами Переместить (Move Неге), Копировать (Сору Неге), Создать ссылку (Link Неге) и Отменить (Cancel). Возможность перетаскивания включена по умолчанию, но ее можно отключить, сняв флажок Использовать перетаскивание текста (Drag-And-Drop Text Editing) на вкладке Правка (Edit) диалогового окна Параметры (Options), а потом, при жела нии активизировать заново, установив этот флажок. '
Эффективное форматирование текста Форматирование, как и большинство задач в Word, выполняется с помощью ко манд меню, клавиатурных комбинаций и кнопок на панелях инструментов. За дать формат можно как до ввода текста, так и в уже существующем документе. Чаще всего для этого используются кнопки панели инструментов Форматирова ние (Formatting), изображенной на рис. 2.14. Уменьшить отступ Увеличить отступ Маркированный Подчеркнутый список по умбпчанию Нумерованный ' Курсив список Стили Границы и форматирование Полужирный
Стили Шрифт
Размер шрифта
По левому краю
Выделение Цвет шрифта цветом
По центру По правому краю
Межстрочный абзац
По ширине Распределенный абзац Рис. 2.14. Панель форматирования выводится на экран по умолчанию
Можно добавить и удалить кнопки с панели форматирования, щелкнув на стрел ке ▼на левом краю панели, выбрав команду Добавить или удалить кнопки ►Фор матирование (Add Or Remove Buttons ►Formatting) и указав кнопки, которые необ
8 0 ♦ Глава 2. Основы формирования документов
ходимо спрятать или вывести на экран. По умолчанию на панели отсутствуют следующие кнопки форматирования: Увеличить размер (Grow Font), Уменьшить размер (Shrink Font), Надстрочный знак (Superscript), Подстрочный знак (Subscript) и Язык (Language). СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией о настройке панелей инструментов обращайтесь к главё 5.
Обычно применение кнопок дает хороший результат, но если запомнить соот ветствующие клавиатурные комбинации, у вас в распоряжении будет еще один способ быстрого и эффективного форматирования. Форматирование с помощью команд меню является самым медленным методом, но вызываемые в этом случае диалоговые окна предоставляют наибольшую степень управления параметрами, гибкость при их настройке, а ■ркже позволяют одновременно применять не сколько различных форматов. Независимо от метода —кнопки, клавиатурные комбинации или меню —выпол няется одна и та же процедура: следует выделить текст, подлежащий форматиро ванию (или, перед началом набора текста установить курсор в то место, откуда должно начаться действие команд), и затем щелкнуть на соответствующей кноп ке панели инструментов, нажать клавиатурную комбинацию или выбрать коман ду меню. В этом разделе рассматриваются все три способа. СОВЕТ -------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------Большинство кнопок и клавиатурных комбинаций являются переключателями, то есть их надо нажать как для входа в соответствующий режим, так и для выхода из него. На пример, можно выделить неформатированный текст и нажать Ctrl+B (или щелкнуть на кнопке Полужирный (Bold)), чтобы шрифт выделенного фрагмента стал полужирным, и затем снова нажать Ctrl+B (или щелкнуть на кнопке Полужирный (Bold)), чтобы отме нить предыдущее форматирование.
Определение типа и размера шрифта Как вы знаете, существует множество различных шрифтов. Поэтому для вас не должно быть сюрпризом известие о том, что Word поддерживает тысячи шрифтов, совместимых с Windows, в том числе шрифты Adobe PostScript (если установ лен Adobe Type Manager) и TrueType (тип масштабируемых шрифтов, символы которых хранятся как контуры и могут быть распечатаны на любом принтере). Быстрее всего задать шрифт можно, выделив текст и выбрав нужный тип шриф та в раскрывающемся списке Шрифт (Font) на панели форматирования, показан ном на рис. 2.15. В этом списке присутствуют все доступные шрифты. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------------Все шрифты, установленные по умолчанию в Microsoft Office, являются шрифтами TrueType. При их использовании напечатанный текст выглядит так же, как текст, появ ляющийся на экране монитора.
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
81
'• Дькуненг! Mtcrosoll Word
шг
введите вопрос
Обь»**
% C o u r i e r New Ф T im es N e w R om an ¥ Anal Narrow t Comic Sans MS
« D erby
*M S H incho % Palatino Linotype
%ПЬмпЬ
чьaraeRlcaD-anctal.-Df A A G artm onT ”"'
ч Ш * Щ «J . ctp J
, _ ___ _ _______ •».
- 44
_____- ________ W
iЩ
HtfЫ or1\r,tv'i
____________
Рис. 2.15. По умолчанию в раскрывающемся списке Шрифт названия отображаются соответствующими шрифтами
С помощью указанных ниже действий можно настроить отображение названий шрифтов в списке: обычным текстом или соответствующими шрифтами. 1. Выберите команду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize) и щелкните на вклад ке Параметры (Options). 2. Снимите или установите флажок Отображать названия шрифтов тем же шриф том (List Font Names In Their Font). ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Шрифты бывают двух типов: с засечками или без засечек (Serif или Sans Serif). Они от личаются друг от друга по внешнему виду. Шрифты с засечками имеют «крючки» на бук вах (например, шрифты Times и Times New Roman). Шрифты без засечек состоят из гладких, четко очерченных букв (например, Anal и Helvetica). Обычно в документах, предназначенных для печати, используют шрифты с засечками для основного текста и без засечек — для заголовков (как и в этой книге), поскольку на бумаге удобнее читать именно такой текст. Если же документ планируется просматривать на экране компьютера, часто пренебрегают удобством чтения его печатной копии и меняют шрифты местами.
После установки типа шрифта нужно задать размер символов. Самый простой способ состоит в выборе подходящего размера в раскрывающемся списке Размер (Size), находящемся справа от списка шрифтов на панели форматирования (см. рис. 2.14). Шрифты измеряются в точках (или пунктах), и в одном дюйме (примерно 2,5 см) содержится 72 точки. По умолчанию в списке размеров пред
андийский
8 2 ♦ Глава 2. Основы формирования документов
ставлены наиболее часто используемые значения. Чтобы задать размер шрифта с помощью списка Размер (Size), выделите нужный фрагмент текста или распо ложите курсор в том месте, откуда будет применяться новая настройка к вводи мому тексту, щелкните на стрелке ▼ рядом со списком и выберите требуемый размер. Если подходящего размера в списке не оказалось, щелкните в поле с раз мером шрифта (или нажмите Ctrl+Shift+P) и введите нужную йеличину. Можно задавать значения с точностью до половины точки, (например, 10,5), от 1 до 1638 точек (примерно 60 см). СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется значительно увеличить размер шрифта, не используйте в качестве но вого значения дробные величины — это только усложнит работу программы и тем са мым замедлит вашу.
Как знаток Word, вы, скорее всего, не удивитесь, узнав, что изменять размер шрифта можно и клавиатурными комбинациями, перечисленными в табл. 2.7. Таблица 2 .7 . Клавиатурные комбинации для изменения размера шрифта Клавиатурные комбинации
Действие
Ctrl+Shift+P, затем ввести размер шрифта либо выбрать его в списке размеров клави шами Т и 4
Прямое задание размера шрифта
Ctrl-*-]
Увеличение размера шрифта на 1 точку
Ctrt+[
Уменьшение размера шрифта на 1 точку
Ctr1+Shift+>
Увеличение размера шрифта до следующего, присутствующего в списке размеров
Ctrl+Shift+<
Уменьшение размера шрифта до предыдуще го, присутствующего в списке размеров
Определение шрифтов, используемых по умолчанию, в различных типах документов Скорость форматирования документов можно увеличить за счет определения шрифтов, используемых по умолчанию в шаблонах, на веб-страницах и в сооб щениях электронной почты. Такое изменение шрифтов будет особенно полезным, если вам часто приходится применять форматирование, отличное от заключен ного в стандартных стилях Word. В принципе, в процедуре изменения шрифтов, используемых по умолчанию, нет ничего нового —они устанавливаются в тех же самых диалоговых окнах Word. Определение шрифтов, используемых по умолчанию в шаблонах. Чтобы за дать шрифт в шаблоне, откройте документ, выберите команду Сервис ►Шаблоны и надстройки (Tools ►Templates And Add-Ins) и присоедините шаблон, подлежа щий редактированию. Если шрифт, используемый по умолчанию, изменить, не присоединив к документу нужный шаблон, все новые настройки запомнятся в общем шаблоне Normal.dot и отразятся на всех создаваемых в Word докумен тах. Шрифт настраивается следующим образом. \
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
83
1. Выберите команду Формат ►Шрифт (Format ►Font). 2. На вкладке Шрифт (Font) установите параметры для шаблона, затем щелкни те на кнопке По умолчанию (Default). 3. Появится окно с сообщением, подобное представленному на рис. 2.16. Чтобы изменить шрифт в шаблоне, щелкните на кнопке Да (Yes).
И*ивн rro e iH t? "в (Цоиточнв» мц-|У Ms Mincho, (по у*юяч»иг»о Timas N * *
Эти ганвмния б уд у- отражены «о сев* ‘•овых докуивнтв: иотоль>у»ощй<
лблон’ГВ'Ш -ЧЁЗКЗ л. Wk ■
..
. - --
I
Рис. 2.16. При изменен! in шрифта, используемого по умолчанию, Word сообщает, б каком шаблоне сохранятся новые настройки
Теперь заданный шрифт будет применяться по умолчанию во всех документах, основанных на указанном шаблоне. СМОТРИ ТАКЖ Е -------------------------- :------------------------------------------------------------------------Создание, редактирование и присоединение шаблонов к документам подробно рас сматривается в главе 16.
Определение шрифтов, используемых по умолчанию на веб-страницах. Выпол ните следующее. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и откройте вкладку Общие (General). 2. Щелкните на кнопке Параметры веб-документа (Web Options) и перейдите на вкладку Шрифты (Fonts). J 3. Задайте пропорциональный и моноширинный шрифты, затем дважды щелк ните на кнопке ОК. СМОТРИ Т А К Ж Е -------------------------------------------------------------------------------------------------—
Создание и форматирование веб-страниц подробно рассматривается в главе 26.
Определение шрифтов, используема по умолчанию в сообщениях электрон ной почты. В данном случае мы имеем в виду электронные сообщения, создавае мые с помощью Word. Выполните следующее. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и откройте вкладку Общие (General). 2. Щелкните на кнопке Параметры электронной почты (E-mail Options) и перей дите на вкладку Личный бланк (Personal Stat.onary), показанную на рис. 2.17. Здесь можно настроить параметры для новых сообщений, ответов и пересы лаемых сообщений, а также для простых текстовых сообщений.
8 4 ♦ Глава 2. Основы формирования документов
Рис. 2.17. Заданные на этой вкладке параметры служат для создания сообщений электронной почты
3. Щелкните на кнопке Тема (Theme) (для вызова диалогового окна Тема или бланк (Theme Or Stationary)) или любой из кнопок Шрифт (Font) (для вызова диало гового окна Шрифт (Font), изображенного на рис. 2.18), чтобы определить ис пользуемые по умолчанию настройки для каждого из видов сообщений.
Рис. 2.18. В этом диалоговом окне можно установить дополнительные эффекты и также сразу задать несколько атрибутов шрифта
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
85
СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------ ---Создам 1ие сообщений электронной почты с использованием Word подробно рассматри вается в главе 24.
Одновременное изменение нескольких атрибутов шрифта Кнопки на панели инструментов и клавиатурные комбинации исключительно удобны для простого форматирования. Но иногда требуется применить несколь ко различных видов форматирования одновременно или эффект, к которому нет доступа с помощью кнопок и сочетаний клавиш. В этом случае лучше обратить ся к диалоговому окну Шрифт (Font), представленному на рис. 2.18. Чтобы от форматировать с его помощью текст, выполните следующие действия. 1. Выделите фрагмент текста, щелкните на слове или перед набором текста ус тановите текстовый курсор в том месте, от которого должно начинаться фор матирование. 2. Выберите команду Формат ►Шрифт (Format ►Font) или щелкните на тексте правой кнопкой мыши и выберите соответствующий пункт в контекстном ме ню (или нажмите сочетание клавиш Ctrl+D). В диалоговом окне Шрифт (Font) можно задать сам шрифт, его размер и стиль (полужирный, курсив и полужирный курсив), подчеркивание, интервал между символами, текстовые эффекты и т. д. Здесь есть окно предварительного про смотра, которое позволяет заранее оценить результат воздействия устанавливае мых параметров.
Стили шрифта и подчеркивание Помимо выбора шрифта и размера текста можно задавать и другие атрибуты форматирования. На панели форматирования расположены кнопки трех наибо лее часто используемых стилей: Полужирный (Bold), Курсив (Italic) и Подчеркну тый (Underline). Чтобы сделать шрифт полужирным, курсивным или подчеркнуть текст, щелкните на соответствующей кнопке или воспользуйтесь клавиатурны ми комбинациями, перечисленными в табл. 2.8. Таблица 2.8. Кнопки и клавиатурные комбинации для задания атрибутов форматирования Атрибут форматирования Полужирный (Bold) Курсив (Italic) Подчеркнутый (Underline)'
Кнопка
Клавиатурные комбинации Ctrl+B
т * ш
Ctrl+I Ctrl+U
Подчеркнуть только слова (Underline Words Only) Нет
Ctrl+Shift+W
Двойной подчеркнутый (Double Underline)
Ctrl+Shift+D
Нет
86
♦
Глава 2. Основы формирования документов
Кнопка Подчеркнутый (Underline) и клавиатурные комбинации позволяют быстро применить стандартное подчеркивание, но, обратившись к диалоговому окну Шрифт (Font) (см. рис. 2.18), вы получите доступ к большому количеству раз нообразных стилей подчеркивания. Чтобы выбрать стиль подчеркивания, на вкладке Шрифт (Font) щелкните на стрелке ▼, расположенной рядом с полем Подчеркивание (Underline Style), и выберите в раскрывшемся списке желаемый вариант. На рис. 2.19 представлены некоторые из стилей подчеркивания. COBEt ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Ерли требуется быстро избавиться от произвольного подчеркивания или изменить его на стандартное, выделите подчеркнутый текст (или щелкните на слове, которое не должно быть подчеркнуто) и нажмите Ctrl+U или щелкните на кнопке подчеркивания. Первый щелчок заменит произвольное подчеркивание на стандартное, а второй удалит подчеркивание.
Т ж у м !НТ1 £ачп
Прв*, -
M ic r o io tt W o rd fy i
Ьс^аекч
Ф ор в!»
<ярек
1 *б "и ц *
. jg o w
С и ****
:Введите вопрос
Я?*'
Подчеркивание текста Пунктирной линией
Только слова
Ш трихпунктирной л ш е й \
Двойной линией ТОЛСТОЙЛИНИЕЙ
Стр. 1
с«м 1
‘•11.
^
ШДавйшдиЕДйДйиай
HeI,»' 'О I Kwi,i
Рис. 2.19. В Word встроено несколько стилей подчеркивания
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Быстро подчеркнуть пустую строчку позволяет средство свободного ввода. Перейдите в режим разметки страницы или веб-документа, двойным щелчком расположите курсор в той строке, в которой должна располагаться линия, щелкните на кнопке подчеркива ния, дважды щелкните там, где линия должна закончиться, и еще раз щелкните на кноп ке подчеркивания, чтобы отменить этот атрибут. Если требуется болев точно задать по ложение и длину линии, лучше вместо щелчков мыши использовать клавишу Tab.
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
87
Цвет текста Изменять оформление текста можно, задавая цвет шрифта, фона и подчеркива ния. По умолчанию в Word отображается и печатается черный текст на белом фоне. Если выбрать синий фон и белый шрифт, установив флажок Белый текст на синем фоне (Blue Background, White Text) на вкладке Общие (General) диалого вого окна Параметры { Options), открывающегося через меню Сервис (Tools), но изменится вдд текста лишь на экране, а не на бумаге. Но в некоторых ситуациях вам захочется «раскрасить» документ, чтобы он выглядел интереснее. Это может понадобиться, например, в брошюре, веб-странице, электронном письме и т. д. Проще всего задать цвет текста следующим образом. 1. Выделите блок текста. 2. Щелкните на стрелке ▼, расположенной рядом с кнопкой Цвет шрифта (Font Color) на панели форматирования. 3. На палитре, представленной на рис. 2.20, выберите цвет. А
Ш.'
•“ »
^.0 ' ■■■■■■■■
тктлшиии ■■□•■■■и Другие цмта...
Рис. 2.20. Цвет текста выбирается на этой палитре I
На кнопке Цвет шрифта (Font Color) отображается последний из выбранных цве тов —им подчеркивается буква «А» на кнопке. Теперь, чтобы задать тот же цвет текста, достаточно выделить фрагмент и просто щелкнуть на кнопке Цвет шриф та (Font Color), не обращаясь к палитре. При каждом запуске программы на кнопке отображается цвет Авто (Automatic), который используется по умолчанию и кото рым чаще всего является черный. с Если вам приходится достаточно часто раскрашивать текст, удобно будет раз местить палитру в рабочем окне, превратив ее в плавающую, как показано на рис. 2.21. Чтобы закрыть плавающую палитру, щелкните на кнопке Закрыть (Close) в ее правом верхнем углу, и она снова станет доступна через панель фор матирования. Помимо этого, задавать цвет текста позволяет диалоговое окно Шрифт (Font), представленное на рис. 2.18. Имейте в виду, что здесь можно выбрать цвет как ■ шрифта, так и подчеркивания. Щелчок на стрелке ▼в любом из двух полей цве та раскрывает цветовую палитру. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию о создании цветов можно найти в главе 12.
88
♦
Глава 2. Основы формирования документов
Документ] файл
ПГГ
M»fW4oft Word
оравка
.■*
Встг**
.Введитг вопрос
Фсрааг
г м ш и ! ~~ ‘ищ и |Обмнный + 14г
TimesNew Roman
% 14
*|Ж (
I • I • I • 2 ■ J • Э ■ I • 4 • I • S ' • ■$ • I • 7
) . I . 10 . I . ц .
|:**|ТЙЯетвЯвИЙ1
Красны й
>•■■■■■■ «■■«шаав
С и н е -з е л е н ы й
Ш
Коричневый (Сиреневый
» Стр. »
|_______ Рвад
2
J/1
Не 5,оси
-т 8
Кол 1
Рис. 2.21. Потянув палитру за верхнюю полосу, можно переместить ее и превратить вплавающую
Копирование стилей с помощью инструмента Копировать формат После удачного оформления текущего документа часто возникает желание применить этот же формат к другому тексту. Рассмотрим пример: предпо ложим, заголовок книги оформлен следующим образом: полужирный кур сив, размер шрифта 12 точек, шрифта Arial, красный. При написании очередной книги вы можете либо вручную применить это же форматирование к ее заголов ку, либо воспользоваться инструментом Копировать формат (Format Painter). Он позволяет скопировать и применить большинство часто используемых атрибу тов форматирования. Пользоваться инструментом Копировать формат (Format Painter) несложно. По умолчанию соответствующая ему кнопка находится на стандартной панели ин струментов. 1. Выделите текст, формат которого нужно применить, или просто щелкните в нем. 2. Щелкните на кнопке Копировать формат (Format Painter). 3. Выделите текст, к которому требуется применить форматирование, или щелк ните на нем.
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
89
Если необходимо одинаково отформатировать подряд несколько фрагментов текста, выделите оригинал и дважды щелкните на кнопке Копировать формат (Format Painter). Теперь этот режим останется активным до тех пор, пока не бу дет отменен, и к каждому выделяемому фрагменту будет применяться формат исходного текста. Для отмены режима форматирования щелкните на кнопке еще раз или нажмите клавишу Esc. У этого средства также есть соответствующие клавиатурные комбинации. 1. Выделите текст-оригинал или щелкните на нем и нажмите Ctrl+Shift+C. 2. Выделите текст, который необходимо отформатировать, и нажмите Ctrl+Shift+V. ) Преимущество клавиатурных комбинаций в данном случае состоит в том, что выделять фрагменты текста и нажимать сочетание Ctrl+Shift+V можно неограни ченное число раз. Запомненный один раз формат будет использоваться до тех пор, пока не будут нажаты клавиши Ctrl+Shift+C и не скопирован новый формат. Иногда применение сложного многоступенчатого форматирования нажатием трех клавиш существенно экономит время.
Другие текстовые эффекты и анимация Помимо основных функций форматирования Word предоставляет набор допол нительных текстовых эффектов, доступных в диалоговом окне Шрифт (Font) (см. рис. 2.18, раздел Видоизменение (Effects)). Рисунок 2.22 иллюстрирует воз можные варианты, список которых представлен ниже.
Зачеркнутый Двейнее »ая»1>1иамш« '
У г о пл ^и ф й
Обычный
Надеч>очшЛ
М алы е проп исн ы е
ОбьПНЫЙ
Подстрочный
ВСЕ ПРОПИСНЫЕ
С тенью Колгур
Рис. 2.22. К тексту можно применить дополнительные эффекты
9 0 ♦ Глава 2. Основы формирования документов ► Зачеркнутый (Strikethrough). ► Двойное зачеркивание (Double Strikethrough). ► Надстрочный (Superscript) (Ctrl+Shift+=). ► Подстрочный (Subscript) (Ctrl+=). ► С тенью (Shadow). ► Контур (Outline). ► Приподнятый (Emboss). ► Утопленный (Engrave). ► Малые прописные (Small Caps) (Ctrl+Shift+K). ► Все прописные (All Caps) (Ctrl+Shift+A). ► Скрытый (Hidden) (Ctrl+Shift+H).
Рассмотрим применение эффектов к тексту. 1. Щелкните на слове, выделите текст или установите текстовый курсор в том месте, с которого должно начинаться использование конкретного эффекта. 2. Выберите команду Формат ►Шрифт (Format ►Font), установите нужный фла жок на вкладке Шрифт (Font) и щелкните на кнопке ОК. К тексту также можно добавить эффекты анимации, расположенные на вкладке Анимация (Text Effects) диалогового окна Шрифт (Font). Ниже перечислены воз можные варианты. ► Нет (None) —анимация отсутствует; выбрано по умолчанию. ► Мигающий фон (Blinking Background) —создает эффект мерцания путем чере дования обычного текста на белом фоне с инвертированным цветом текста на черном фоне. ► Неоновая реклама (Las Vegas Lights) —окружает текст рамкой чередующихся разноцветных огней. ► Черные муравьи (Marching Black Ants) — окружает текст черной пунктирной рамкой, перемещающейся по часовой стрелке. ► Красные муравьи (Marching Red Ants) — окружает текст красной пунктирной рамкой, перемещающейся по часовой стрелке. ► Мерцание (Shimmer) —делает текст мерцающим. ► Фейерверк (Sparkle Text) — помещает поверх текста разноцветные переме щающиеся искры. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Анимацию текста следует использовать очень аккуратно. В отдельных случаях это мо жет быть вполне уместным, но в целом текст с анимацией отвлекает и рассеивает вни мание, а в больших количествах может раздражать. Кроме того, следует учитывать на личие ограничений, накладываемых программном обеспечением. Например, в более ранних версиях Word, таких как Word 95 и Word 6, анимация не поддерживается, и, разу меется, текст с анимацией не печатается (что может оказаться существенным).
Чтобы изучить вид каждого эффтап а, нажатием клавиш Ctrl+D откройте диалого вое окно Шрифт (Font), выберите вкладку Анимация (Text Effects) и затем пооче-
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
91
редно щелкайте на каждом пункте списка. Внизу окна, расположена 1>бдасть предварительного просмотра, в которой отображается результат применения анимацци. ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ------------------------------------------------------ ------------------Казалось бы, текст с анимацией замечательно подходит для размещения в Интернете, но этот эффект не работает в документах Word, сохраненных в виде веб-страницы. При сохранении документа с анимацией Word выводит на экран окно с предупреждением, что текст с анимацией будет представлен курсивом. Если вам действительно необхо дим такой эффект, вставьте в веб-страницу ссылку на документ Word с анимацией или поместите на веб-странице файл с анимацией в формате GIF (Graphics Interchange Format). Создание веб-страниц средствами Word рассматривается в главе 26.
Скрытый текст Вы не видите этого, но на рис. 2.22 ниже слов «Все прописные» Присутст- -щм вует слово «Скрытый». Оно было выделено, и затем установлен флажок ■2 Скрытый (Hidden) на вкладке Шрифт (Font) одноименного диалогового окна. Аналогичный результат можно получить, нажав сочетание клавиш Ctrl+Shift+H. Скрытый текст удобно использовать, когда требуется оставить незаметное для других пояснение к тексту. Word автоматически применяет формат скрытого текста к некоторым компонентам, в том числе к полям указателя, закладкам и полям оглавления. Чтобы вывести на экран скрытый текст, щелкните на кнопке Непечатаемые знаки (Show/Hide) стандартной панели инструментов или нажмите Ctrl+Shift+8. Скры тый текст выделяется точечным подчеркиванием, как показано на рисунке ниже.
Зачеркнутый
1 Д В ФЙП»»ОПП»р |Ц Щ И в И
ПиЩЩ.UKfiiJLf'll Угяплггягяый'З
I
Обычный—*н**:ч»0,и*л
1 Обычный''"Подстрочный
МАЛЫЕ-ПРОПИСНЫЕ^
ВСЕ-ПРОПИСНЫЕЦ
1
С-тенью
1 Коитус 1
Скрыт*Й1
9 2 ♦ Глава 2. Основы формирования документов
Следует помнить, что видимый на экране текст печатается по умолчанию. И на оборот, если скрыть часть текста, его по умолчанию не будет в напечатанном документе. Но при желании можно изменить настройки так, что скрытый текст напечатается, даже не будучи отображен на экране. Для этого при невидимом скрытом тексте выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), вкладку Печать (Print) и установите флажок Скрытый текст (Hidden Text), затем щелкните на кнопке ОК и распечатайте документ.
Регистр Когда-нибудь вам обязательно понадобится заменить в тексте строчные буквы на прописные или наоборот или смешанный текст на текст со всеми строчными или прописными буквами. Это утомительная работа, но в Word ее можно выпол нить, не вызывая диалоговое окно Шрифт (Font) и не вводя текст заново. Все, что требуется — это выделить текст и нажать клавиши Ctrl+Shift+A для переключе ния между всеми прописными и всеми строчными буквами или нажать сочета ние Shift+F3 для циклического переключения между всеми прописными, всеми строчными и режимом, в котором первая буква каждого слова прописная, а ос тальные строчные. Помимо этого, настроить регистр можно с помощью диалогового окна Регистр (Change Case) (рис. 2.23), которое открывается командой Формат ►Регистр (Format ►Change Case). Чтобы отформатировать выделенный текст, установите переключатель в одно из положений: Как в предложениях (Sentence Case), Все строчные (Lowercase), Все прописные (Uppercase), Начинать с прописных (Title Case) и Изменить регистр (Toggle Case).
Г 6СЕ ПРОПИСНЫЕ \
Начинать С Прописных
Рис. 2.23. Диалоговое окно Регистр позволяет быстро переключать регистр
Интервал между знаками Еще одним существенным моментом форматирования является выбор интерва ла между знаками. Теперь в Word есть настройки интервалов, которые раньше были доступны только в профессиональных программах верстки. Эти параметры следует использовать для улучшения внешнего вида и удобочитаемости доку ментов. Все первичные настройки этого типа расположены на вкладке Интервал (Character Spacing) диалогового окна Шрифт (Font), изображенной на рис. 2.24. Здесь можно изменить следующие параметры. ► Масштаб (Scale) позволяет растягивать или сжимать выделенные символы тек ста по горизонтали. Единицей изменения служит процент от текущего разме ра текста. Масштаб можно выбрать в раскрывающемся списке или задать вручную (от 1 до 600 %). Стандартному тексту соответствует значение 100 %.
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
У. _ I
^врнииг для энаадв
w w
93
f ----------- а с ]~ луигсговибопев
T iiatf Hew Roman
У
•*>»o~«,jy»TOtjUH n m v
imm
тмя*п|>икт<*
<Ж" | Отмена Рис. 2.24. Вкладка Интервал диалогового окна Шрифт
позволяет уменьшать или увеличивать расстояние между символами на величину, задаваемую в поле На (B y). Если выбранный вариант не понравился, здесь же можно установить вариант Обычный (N orm al) и вер нуться к стандартному интервалу.
► Интервал (S pacing)
ПРИМЕЧАНИЕ Не забывайте, что параметр, задаваемый в поле Масштаб (Scale), изменяет ширину символов текста, а в поле Интервал (Spacing) — расстояние между символами.
позволяет смещать выделенный текст вверх или вниз от линии строки на величину, выбираемую в поле На (B y ). Чтобы вернуть текст на основную линию строки, выберите вариант Нет (N orm al). ► Кернинг для знаков размером (K erning For Fonts) позволяет задавать парамет ры автоматической настройки расстояния между символами, чтобы слова и буквы выглядели расположенными одинаково. В поле пунктов и более (P oints And Above) можно задать минимальный размер шрифта, для которого автома тически будет уменьшаться межбуквенный интервал. Обычно кернинг исполь зуется для заголовков и шрифтов больших размеров (более 12 точек). В Word кернинг работает только в случае шрифтов TrueType или Adobe Type Mana ger. Имейте в виду, что включение кернинга может замедлить обработку до кумента. Если вам хочется задать его вручную, выделите символы и восполь зуйтесь полем Интервал (S pacing). На вкладке Интервал (C haracter Spacing) также есть кн о п ка По умолчанию (D e fa ult). Она позволяет сохранить текущие настройки всех трех вкладок Ш рифт (F o n t), Интервал (C haracter S pacing) и Анимация (Text E ffects) как настройки, используемые по умолчанию для текущего и всех дальнейших документов, кото-
► Смещение (P o sitio n)
9 4 ♦ Глава 2. Основы формирования документов
рые будут создаваться на базе этого же шаблона. Если текущий документ осно ван на шаблоне Normal, нажатие кнопки По умолчанию (Default) приведет к изме нению настроек для всех новых документов, поэтому будьте осторожны.
Удаление атрибутов форматирования До этого момента мы рассматривали способы добавления атрибутов форматиро вания, но может случиться так, что вам понадобится очистить все форматирова ние абзаца. В Word есть быстрый способ одновременного удаления всех атрибу тов форматирования выделенного текста или слова. 1. Выделите текст или слово. 2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+Space. СОВЕТ Чтобы быстро удалить атрибуты форматирования всего документа, нажмите сочетание Ctrl+A для вьщеления всего текста и затем нажмите клавиши Ctrl+Space.
Кроме того, удалять форматирование позволяет область задач Стили и фор- й*. матирование (Styles And Formatting). 1. Выделите текст или слово. 2. Щелкните на кнопке Панель форматирования (Styles And Formatting) панели фор матирования (или, если область задач уже на экране, выберите в ее меню ко манду Стили и форматирование (Styles And Formatting)). 3. В области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) щелкните на кнопке Выделить все (Select All), которая расположена в разделе Форматиро-. вание выделенного текста (Formatting Of Selected Text). ПРИМЕЧАНИЕ Этим вы подготовитесь к удалению форматирования во всех вхождениях данного стиля в документ. Если же требуется снять форматирование только в выделенном тексте, пропустите этот шаг.
4. В списке Выберите форматирование для применения (Pick Formatting То Apply) выберите пункт Очистить формат (Clear Formatting) или в разделе Форматиро вание выделенного текста (Formatting Of Selected Text) расположите указатель мыши над полем с названием стиля, щелкните на появившейся стрелке и вы берите команду Очистить формат (Clear Formatting).
Вставка символов и специальных знаков Иногда в текст требуется вставить символы и специальные знаки, которых нет на клавиатуре. В частности, в документе может понадобиться знак авторского права, знак ударения в слове на иностранном языке, смешной значок-смайлик ©, неразрывный пробел и т. д. В Word достаточно много символов и специальных знаков, которые можно добавлять в текст документа. Когда нужный символ най ден, программа облегчает его вставку и повторное использование.
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
95
Символы Для символов и специальных знаков в программе отведено отдельное диалого вое окно Символ (Symbol). Чтобы вызвать его, выберите команду Вставка ►Сим вол (Insert ►Symbol). На рис. 2.25 представлена его вкладка Символы (Symbol).
t/.iu o n b .
%
I С И Ш И и '! • зд ЖИ I
а b С d е
f 8 h р q г s t и V w X •• © 1 i t £ в ¥ i |± 2 3 t И и f>t»№испечь**»еши«йсинволы; II - о • д i l;
i
к 1 Z { 1 а « -1 о » % 1Л
ш п 0 } ~ о ® % 1 А -1
,
C ty e ien ю ;лавиш
*
*
о • + д !:
{ Сочетание клавиш Alt+0169
В'чjgwb I Закрыв Рис. 2.25. Вкладка Символ содержит символы, которые можно вставлять в документ
* Существует три способа всгавки символов: , ► щелкните на символе в таблице и затем —на кнопке Вставить (Insert); ► дважды щелкните на символе в таблице; ► нажмите соответствующую символу клавиатурную комбинацию. СОВЕТ -------------- --------------------------------------------------- i------------------------------------- -----------Вставка символа путем нажатия соответствующего ему сочетания клавиш происходит без отображения диалогового окна Символ (Symbol). Если вы не знаете клавиатурной комбинации для конкретного символа, найдите его в диалоговом окне Символ (Symbol), щелкните на нем, и в нижний части окна отобразится связанное с ним сочетание кла виш. ВОЗМОЖ НЫ Е ПРОБЛЕМЫ --------- — --------------------------- --------------------- ----------------Иногда получается открыть диалоговое окно Символ (Symbol) не через меню, а просто двойным щелчком на уже вставленном символе. К сожалению, это удается далеки не всегда. Например, двойной щелчок на «смайлике» или стрелке приведет к желаемому результату, а на значке авторского права и торговой марки — нет. Если предполагается, что понадобится вставлять в документ несколько символов и не удобно добавлять их все сразу, можно продолжить вводить текст при открытом диало говом окне Символ (Symbol). Основной недостаток такого подхода заключается в том, что окно занимает место на экране, и поэтому периодически придется передвигать его с места на место. Кроме того, хотя это окно можно увеличить в размере, уменьшить его можно только до исходного состояния. Недалек тот день, когда появится возможность уменьшения размеров и диалогового окна Символ (Symbol) — изменяемые диалоговые окна все чаще встречаю гея в приложениях Office.
9 6 ♦ Глава 2. Основы формирования документов
Помните, что при открытом диалоговом окне Символ (Symbol) можно вставить подряд несколько символов. Иногда бывает полезно сразу добавить в документ все символы, которые понадобятся впоследствии —в конце концов, вырезать и вставлять или перетаскивать их быстрее, чем каждый раз вызывать диалоговое окно. Закончив процедуру вставки, закройте диалоговое окно щелчком на кноп ке Закрыть (Close), расположенной в верхнем правом углу.
Специальные знаки Вставка специальных знаков происходит так же, как вставка символов. Как не трудно догадаться, они находятся на вкладке Специальные знаки (Special Charac ters) диалогового окна Символ (Symbol), показанной на рис. 2.26.
0* 1Волы
Сцециаяы*» мак*.
I!
Змл-
Ссчети< к. кмм*..
- Короткоетире ОгШ пQrt+_ ч.Неразрывныйдефис CW+ягкийпареное “| М Длим»йпробел Короткийпробел 1/4пробам • Н СЫ+ЭЛ+Г^обел ерефымйпробел Авторскоелреео Ak+QrkC о О храняемыйзнак Ak+Ctrt+R ф гм То Ak+Qrt+T мрньйэиак арегреф § П 1 Дб*ец 1 At-ЮгЧ-. ногото^ю 7 М Одинарно*открывающаякаеыч.■ОИ+У СЫ+7 • ОдинарнаяМфммищаямяычкеО гй- ,* _ _ ................ id ЙВЦиаИ№-
I
U i y T c W клавиш... |
- __________________ __________ _
Зары ть _ .
Рис. 2.26. Специальные знаки расположены на одноименной вкладке диалогового окна Символ
Специальные знаки добавляются в текст следующими способами: ► двойной щелчок на значке в таблице; ► щелчок на значке в таблице и затем —на кнопке Вставить (Insert); ► нажатие соответствующих клавиатурных комбинаций при закрытой таблице.
Сочетания клавиш для символов и специальных знаков Если требуется часто вставлять символы и специальные знаки, вы существенно упростите себе жизнь, запомнив уже существующие клавиатурные комбина ции или создав свои клавиатурные комбинации. На рис. 2.25 и 2.26 видно, что на обеих вкладках присутствует кнопка Сочетание клавиш (Shortcut Key). Кроме того, на обеих вкладках отображаются уже заданные сочетания клавиш: на вкладке Символы (Symbol) — в поле Сочетание клавиш (Shortcut Key), располо женном рядом с одноименной кнопкой, а на вкладке Специальные знаки (Special Characters) —в соответствующей колонке.
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
97
Если приходится часто вставлять символ, которому не назначены клавиатурные комбинации (или по какой-то причине требуется задать собственную клавиа турную комбинацию помимо существующей), можно определить их вручную. Начните с вызова диалогового окна Символ (Symbol) командой Вставка ►Символ (Insert ►Symbol). 1. Выберите на соответствующей вкладке символ или специальный знак. 2. Щелкните на кнопке Сочетание клавиш (Shortcut Key). Появится диалоговое окно Настройка клавиатуры (Customize Keyboard). 3. По умолчанию текстовый курсор располагается в поле Новое сочетание кла виш (Press New Shortcut Key), поэтому вам остается только нажать желаемые клавиши. Если эта комбинация уже занята другой командой, в диалоговом окне появится соответствующее сообщение. Если же нажатое сочетание кла виш пока не связано ни с каким действием, это также отразится в диалоговом окне, как показано на рис. 2.27. 4. Щелкните на кнопке Назначить (Assign) и затем на кнопках Закрыть (Close) каждого из диалоговых окон. 5. Проверьте новое сочетание клавиш. *1 Укьттг)команду t»-
Команду
1Сг“ волы
д Д и -.й ^ тг-.-д -д -- rTis-s-vsд
Хотите«тетания; твкушс н а з )^
Новое сочетание клэеиц
jJ .г(дк+— М л....
.к
Свхрвнк-ьи»'* знияв;
•-
_■;
1
•« —
__ | N orm al.dot
OrVCeMHv ••-?•••...
В“г«квги1вола Н«дначи~р
|
Рис. 2.27. В диалоговом окне Настройка клавиатуры можно назначить символу или специальному знаку клавиатурные комбинации
Автоматическая вставка символов Помимо клавиатурных комбинаций существует еще один способ вставлять сим волы и специальные знаки, не открывая диалоговое окно Символ (Symbol). При этом символы создаются автоматически в процессе ввода текста. Реализуется это «чудо» с помощью средства Автозамена (AutoCorrect). Когда оно включено, вводимые комбинации автоматически заменяются символами, входящими в спи сок средства автозамены. Список представлен в табл. 2.9.
9 8 ♦ •Глава 2.- -Основы документов -- ^ формирования -- ------------------ ■■■ ... Таблица 2.9. Символы, вставляемые методом автозамены Символ
Сочетание клавиш
© ® тм
(с) (г) (tm)
© © ©
:) или:-) :| или :-| :(или:-( --> <-==> <== <=>
<* «• О
*
Когда символы вставляются методом автозамены, на экран выводится смарттег. Если его не видно, переместите указатель мыши на символ и ждите его появления. На рис. 2.28 представлен смарт-тег, связанный с символом «стрелка вправо».
вменить обратно в Отключить дггомтическм исправление Оаранетры автогамны...
Рис. 2.2Q. Смарт-тег Автозамена позволяет контролировать , замену букв на символ
Если буквы автоматически заменились на символ, но это нежелательно, нажми те клавишу Backspace один раз. Например, если нужно сочетание (с), а не сим вол ©, нажмите левую скобку, Завиш у с, правую скобку (в этот момент текст заменится символом авторского права) и клавишу Backspace (которая удалит символ авторского права и вернет обратно текст). Если описанные выше действия приходится повторять слишком часто, не огррчайтесь. Переместите указатель мыши на смарт-тег, сопровождающий очередной символ, щелкните на стрелке ▼и выберите в контекстном меню пункт Отменить автоматическую замену (Stop Automatically Correcting). Теперь Word не будет за менять эту комбинацию знаков на символ до конца документа, Если нужно отменить замену отдельного сочетания символов так, чтобы это рас пространялось на все документы Word, выберите в меню смарт-тега команду Параметры Автозамены (AutoCorrect) и удалите соответствующее действие на
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
99
вкладке Автозамена (AutoCorrect), выделив в таблице строку с нужной последо вательностью символов и щелкнув на кнопке Удалить (Delete), СМОТРИ ТАКЖЕ -------------- 1---- ---------------------------------------------------------Дополнительную информацию об автозамене можно найти в главе 7. -
Вставка текущих времени и даты Иногда появляется необходимость вставить в документ текущие время и дату. Вообще-то, элементы даты и времени являются полями (которые мы будем рас сматривать только в .главе 31), но Word предоставляет способ быстрой вставки времени и даты, избавляющий от изучения концепции полей. Выполняется это следующим образом. 1. Выберите команду Вставка ►Дата и время (Insert ►Date And Time). Появится диалоговое окно Дата и время (Date And Time), представленное на рис. 2.29.
Рис. 2.20. Это диалоговое окно позволяет вставить в документ автоматически обновляемые при его открытии текущим >дату и время
2. Выберите из списка подходящий формат и, если требуется, укажите язык в раскрывающемся списке Язык (Language). 3. Если нужно, чтобы время и дата обновлялись автоматически, установите флажок Обновлять автоматически (Update Automatically), в противном случае снимите его. 4. Щелкните на кнопке ОК. Теперь в документе присутствуют дата и время, со провождаемые смарт-тегом, позволяющим запланировать встречу или вывес ти календарь. Элементы даты и времени форматируются вместе с остальным текстом. Кроме того, сочетание клавиш Alt+Shift+T вставляет в документ текущее время, a Alt+Shift+D —дату, которые обновляются вместе с обновлением полей документа. По умолчанию поля обновляются каждый раз при открытии документа. Отве чающий за это параметр находится на вкладке Общие (General) диалогового окна Параметры (Options). Дополнительно можно обновлять время при печати доку мента, установив флажок Обновлять поля (Update Fields) на вкладке Печать (Print)
1 0 0 ♦ Глава 2. Основы формирования документов
диалогового окна Параметры (Options), или в процессе работы, выделив поле или весь документ и нажав клавиши Alt+Shift+U или F9.
Сохранение документа Созданный или отредактированный документ нужно сохранить —утверждение достаточно очевидное, но стоит обратить на него особое внимание. Следует как можно чаще сохранять документ, а не только по окончании работы и выходе из Word. В этом разделе мы рассмотрим различные способы сохранения документа.
Сохранение изменений в существующем документе Сохранение документа в том же месте и под тем же именем —работа несложная. Выполните одно из предложенных ниже действий: ► выберите команду Файл ►Сохранить (File ►Save); ► щелкните на кнопке Сохранить (Save) на стандартной панели инструментов; ► нажмите сочетание клавиш Ctrl+S; ► нажмите сочетание клавиш Shift+F12; ► нажмите сочетание клавиш Alt+Shift+F2. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Сохранить документ очень просто, поэтому делайте это как можно чаще. Если вы соби раетесь ненадолго прервать работу, нажмите Ctrl+S прежде, чем отодвинуть стул от стола, а когда зазвонил телефон, щелкните на значке Сохранить (Save) прежде, чем взять трубку. Периодическое сохранение документа может избавить от основной про блемы — потери данных тогда, когда вы меньше всего ждете этого. Все сбои (в том чис ле и отказ системы) происходят в наименее подходящий для этого момент. ВОЗМОЖНЫ Е ПРОБЛЕМЫ ----------------------------------------------------------------------------------Если Word сообщает, что документ слишком велик для сохранения, можно попробовать разбить его на две или три части, а затем сохранить каждую из них по отдельности. Что бы затем напечатать их как единый документ, нужно будет применить поле INCLUDETEXT, с помощью которого можно объединять файлы (см. главу 3). Второй способ заключает ся в разбиении документа на главный и подчиненные, он подробно описывается в гла ве 20.
Одновременное сохранение всех открытых документов Если требуется срочно завершить работу в Word, но в нем открыто множество документов, ускорит процедуру закрытия программы их одновременное сохра нение. Для этого нажмите клавишу Shift и выберите команду Файл ►Сохранить все (File ►Save All). Если среди записываемых документов попадется еще ни разу не сохраненный, откроется диалоговое окно'Сохранение документа (Save As) — в нем нужно задать имя нового файла.
Сохранение документа ♦
101
СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно также закрыть все документы без сохранения: нажмите клавишу Shift и выберите команду Файл ►Закрыть все (File ►Close All).
Сохранение файлов через диалоговое окно Сохранение документа Диалоговое окно Сохранение документа (Save As) отображается каждый раз при вызове команды Файл ►Сохранить как (File ►Save As) или нажатии клавиши F12 для сохранения как нового, так и уже существующего документа под другим именем или в другом месте. На рис. 2.30 представлена последняя версия диало гового окна Сохранение документа (Save As) —оно очень похоже на аналогичное окно в Word 2002, только минимальным образом изменился набор кнопок на па нели с левой стороны окна.
Рис. 2.30. Диалоговое окно Сохранение документа позволяет указать, как и где сохранять новые и уже существующие документы ПРИМЕЧАНИЕ ------------------ ----------------------------------------------------------------------------- -------Не забывайте о том, что при сохранении документа командой Сохранить (Save) сущест вующий файл заменяется его обновленной версией, а при записи командой Сохранить как (Save As) создается новый файл, предыдущая же версия остается нетронутой.
Чтобы сохранить документ, выполните следующие действия. 1. Выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As) или нажмите кла вишу F12. Для сохранения нового документа достаточно щелкнуть на кнопке Сохранить (Save) на стандартной панели инструментов. 2. Найдите нужную папку (местоположение сохраняемого файла отображается в поле Папка (Save in)), укажите название файла в поле Имя файла (File Name) и выберите тип файла в списке Тип файла (Save As Туре). Чаще всего доку менты Word записывают в формате Документ Word (Word Document), этот
102
♦
Глава 2. Основы формирования документов
вариант установлен по умолчанию, и при нем создаются файлы с расшире нием .doc. Но вы можете сохранить документ в других форматах, например, в случае, если пользователь, для которого предназначен данный файл, работа ет в другом приложении. Доступные форматы перечислены в табл. 2.10. 3. Щелкните на кнопке Сохранить (Save). СОВЕТ Иногда требуется поместить новый файл в отдельную nanicy. Создать папку можно пря мо при сохранении, щелкнув на кнопке Создан» папку (Create New Folder) на панели ин-. струментов диалогового окна Сохранение документа (Save As).
Форматы файлов, доступные в диалоговом окне Сохранение документа Таблица 2.10. Форматы, доступные в списке Тип файла (Save As Type) Формат
Описание
Документ Word (Word Document) (.doc)
Сохранение файла в формате Word 2003
XML-документ (XML Document) (.xml)
Сохранение файла в стандартном XML-формате с использо ванием или XML-схемы Word, или любой другой XML-схемы.) Более того, к XML-документу можно применить файлы расши ряемого язь'ка стиле’' для преобразований (extensible Stylesheet Language for Transformation — XSLT), чтобы привес ти XML-данные к желаемому формату
Веб-страница в одном файле (Single File Web Page) (.mht, .mhtlm)
Сохранение всех элементов веб-сайта, включая текст и графи ку, в одном файле. В Word 2002 этот вариант назывался Веб архив (Web Archive).
Веб-страница (Web Page) (.htm, .html)
Сохранение файла в виде веб-страницы с возможностью редак тирования в Word
Веб-страница с фильтром (Web Page, Filtered) (.htm, .html)
Сохранение файла в виде веб-страницы без лишнего кода, дающего возможность редактиэования в Word. По сравнению с форматом Веб-страница (Web Page),'уменьшает размер файла
Шаблон документа (Document Template) (.dot)
Сохранение файла в виде шаблона, которым можно пользовать ся для создания других документов
Текст в формате RTF (Rich Text Format) (.rtf)
Сохранение файла в стандартном текстовом формате, распо знаваемом практически всеми текстовыми редакторами
Обычный текст (Plain Text) (tx t)
Сохранение файла без форматирования, разбивки на строки, разделы, страницы и абзацы. Используется набор символов ANSI (American National Standards Institute —■Национальный институт стандартизации США). Этот формат удобен для пере дачи информации между различными платформами, если фор матирование не имеет большого значения
Word 97-2002, 6/0/95 — RTF (.doc)
Сохранение файла в формате RTF с расширением .doc, кото рый распознает Word 6.0, Word 95, Word 97, Word 2000 и Word 2002
Сохранение документа ♦
103
СОВЕТ Вполне возможна следующая ситуация: есть документ, который не конвертируется в Word, и на диске с Office нет подходящего конвертера. В этом случае конвертер следует установить. Иногда его можно найти на веб-узле Microsoft Office или в наборе Microsoft Office Resource. Если у вас есть доступ в Интернет, на веб-узел Microsoft Office можно попасть, выбрав команду Справка ►Office в Интернете (Help ►Office On Microsoft.com). Если нужный конвертер там отсутствует, придется искать его в продукции других ком паний. Одной из широко известных программ-конвертеров является пакет Dataviz’s Conversions Plus. Также можно обнаружить подобные программы на сайтах с бесплатным и условно-бесплатным программным обеспечением, (например, http://www.tucows.com).
Установка формата, используемого по умолчанию при сохранении файла По умолчанию файл сохраняется в формате Документ Word (Word Document) с расширением .doc, а диалоговое окно Сохранить как (Save as) позволяет при не обходимости выбрать другой формат. Но если вам часто приходится сохранять файлы в формате, отличном от стандартного для Word, можно изменить формат, используемый по умолчанию. Для этого нужно обратиться к вкладке Сохранение (Save) диалогового окна Параметры (Options). Итак, чтобы задать формат, ис пользуемый по умолчанию, проделайте следующие операции. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (View ►Options) и щелкните на вклад ке Сохранение (Save), показанной на рис. 2.31. Эта же вкладка открывается командой Сервис ►Параметры сохранения (Tools ►Save Options), выбранной в диалоговом окне Сохранение документа (Save As). 2. В разделе Формат по умолчанию (Default Format) в списке Сохранять файлы Word как (Save Word Files As) укажите новый формат и щелкните на кнопке ОК.
ОК
}
О ти та
Рис. 2.31. Вкладка Сохранение позволяет изменять параметры сохранения файлов, используемые по умолчанию
1 0 4 ♦ Глава 2. Основы формирования документов
Сохранение файлов в виде ХМL-документов Расширенная поддержка XML является наиболее значительным из изме нений, проведенных в системе Microsoft Office. Эти изменения коснулись и Word 2003. В предыдущей версии программы поддержка XML заключалась в том, как записывался исходный код веб-страниц, и в появлении смарт-тегов. Теперь же вы можете создавать XML-документы и настраивать их под свои нуж ды прямо в Word. Это упрощает процесс добавления информации, передачу дан ных между платформами и позволяет преодолевать другие барьеры, возникаю щие при обмене данными. Другими словами, возможность сохранения документа Word как XML-документа помогает отделить содержимое документа от его гра ниц. Содержимое становится доступным для процессов автоматического сбора и анализа данных с последующей корректировкой. Упрощается поиск содержимо го и его изменение с помощью программ, отличных от Microsoft Word, например с помощью серверной обработки данных. XML —это стандартный язык ц формат, используемый для описания и передачи данных. Например, разработчики могут применять настраиваемые XML-теги для организации и представления различной информации. Хотя XML часто с в я ' зывают с HTML и употребляют его примерно так же, как HTML, между ними есть весьма существенное различие: основной областью применения HTML яв ляется отображение информации, в то время как XML ориентирован на описа ние и передачу данных.
0
ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы облегчить ориентирование в XML-терминологии, мы приводим краткие разъяс нения некоторых терминов. Под XML-данными понимаются необработанные данные, хранящиеся независимо от той формы, в которой они представлены. XML-схема — это написанный на языке XML документ, определяющий структуру XML-документа, включая названия элементов и типы форматируемых данных, перечень элементов, которые мо гут отображаться в сочетаниях, а также перечни атрибутов, доступных для каждого эле мента. XSLT-файлы преобразовывают XML-документы в документы других типов. Пред назначены для создания различных представлений XML-документов. Комбинирование XML-данных, схем и XSLT-файлов заметно увеличивает количество способов создания, записи и передачи данных.
В Word 2003 можно создавать XML-документы с использованием как стандарт ной XML-схемы Word, так и других XML-схем (схемой называется набор правил, определяющих появляющиеся в документе языковые элементы). По умолчанию при записи файла как XML-документа, как и следовало ожидать, применяется стандартная XML-схема Word —WordML. Если же вы присоеди няете другую XML-схему, файл сохраняется вместе с двумя схемами: WordML и пользовательской. , Одним из наиболее заметных преимуществ улучшения поддержки XML в Word стало появление возможности обработки XML-документов средствами программы. Теперь в Word разрешается открывать, создавать и сохранять XML-документы и при этом можно даже не знать о том, что работа ведется над XML-документом (хотя, при желании, допускается и работа прямо с макетом XML-документа). Любой файл можно записать как XML-документ. Более того, в процессе записи можно определить, требуется ли сохранить только данные или же необходимо
Сохранение документа ♦
105
применить расширяемый язык стилей для преобразований (extensible Stylesheet Language for Transformation — XSLT), который позволяет отображать записан ный XML-документ в неком заданном виде. Чтобы сохранить файл как XML-документ, выполните следующее. 1. Выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As) или нажмите клави шу F12. (Если файл сохраняется в первый раз, можно щелкнуть на кнопке Со хранить (Save) стандартной панели инструментов.) 2. Перейдите к папке, в которую нужно поместитьдекущий документ (поле Папка (Save In)), в поле Имя файла (File Name) введите название файла и в списке Тип файла (Save As Туре) укажите вариант XML-документ (XML-document). Диалоговое окно изменится —в нем появятся флажки Применить преобразо вание (Apply Transform) и Сохранить только данные (Save Data Only). Если уста новить первый из них, становится доступной кнопка Преобразование (Trans form), как показано на рис. 2.32. Ux;
’С о х р а н е н и е д о к у м е н т а
Папка:
J , WEJNT (С :) jA o o b « t3 IJAD O KAPP I DocuiwnU and Settings !№CMS P rty u r Н и
I^psfonts p TEMP Щ^WINNT ■
Поеобрл* м н и е
ИреСфтввов
И«|0Ф«Й1И
вкру*« ни *
Тип файла:
ixx2.xmi
J3TS-
[хм -докуиент (*.xmQ
»
.■
.Р
Рр«и5рв3«к*»1*
■ Г Co®w*m> тсткв длнмЛ —
|
U B tp W T I
""I
J
I
Рис. 2.32. К документу, сохраняемому в формате XML, можно применить XSLT-файл или записать в него только данные
3. Чтобы применить к формату документа XSLT, щелкните на кнопке Преобра зование (Transform), выберите XSLT-файл и щелкните на кнопке Открыть (Open). Название XSLT-файла появится в диалоговом окне Сохранение доку мента (Save As) справа от метки Преобразование (Transform). ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если к файлу применить* XSLT, Word отбросит все данные, которые не поддерживают ся XSLT.
4. Щелкните на кнопке Сохранить (Save). Появится окно с вопросом о том, хо тите ли вы сохранить схему WordML. Здесь можно выбрать один из вариан тов: Продолжить (Continue), Сохранить WordML (Keep WordML) (в этом случае запишетря весь документ, сохранятся даже(те данные, которые исключил бы XSLT) или Отмена (Cancel).
1 0 6 ♦ Глава 2. Основы формирования документов СОВЕТ ------------------ — —-------------■---------------- -----------------------------------------------------------Чтобы при каждом сохранении документа применялся один и тот же XSLT-файл, доста точно присоединить этот файл к документу точно так же, как шаблон или надстройку. Присоединение шаблонов описывается в главе 16. СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией о создании XML-документов в Word и работе с ними обращайтесь к главе 29.
Сохранение файлов в виде веб-страницы Любой'документ Word можно сохранить в виде веб-страницы, пользуясь спи ском Тип файла (Save As Туре) диалогового окна Сохранение документа (Save As). В Word 2003 доступны три типа форматов, связанных с веб-документами: ► Веб-страница в одном файле (Single File Web Page) (.mht, .mhtml); ► Веб-страница (Web Page, Filtered) (.htm, .html); ► Веб-страница с фильтром (Web Pane, Filtered) (.htm, .html). Создав веб-страницу в Word, вам, вероятно, сначала захочется сохранить файл в формате Веб-страница (Web Page). В этом случае получится документ в форма те HTML, но сохранятся все возможности его редактирования в Word. Позже, когда документ уже закончен и пора загружать его в Сеть, имеет смысл восполь зоваться форматом Веб-страница с фильтром (Web Page, Filtered) для упрощения HTML-кода и уменьшения размера файла. (Формат Веб-страница с фильтром (Web Page, Filtered) удаляет часть HTML-кода, который присутствует в веб-стра ницах, созданных в Word. Наличие этого кода определяет возможность дальней шего редактирования файла в данной программе.) И наконец, если требуется пе реслать содержимое целого веб-узла в одном файле или заархивировать веб узел, можно воспользоваться форматом Веб-страница в одном файле (Single File Web Archive), в котором все элементы веб-узла, текст и графика сохраняются в виде одного файла с расширением .mhtml. При сохранении веб-страницы вид диалогового окна Сохранение файла (Save Аз) немного меняется: в нем появляется заголовок страницы и кнопка Изменить (Change Title). Щелчок на этой кнопке открывает диалоговое окно Задание заго ловка страницы (Set Page Title), назначение которого понятно из его названия. Введенный в него текст будет отображаться в строке заголовка, когда страница будет открыта в браузере. СМОТРИ Т А К Ж Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------За более подробной информацией о создании веб-страниц с помощью Word обращай тесь к главе 26.
Сохранение файла на FTP-сайте Если вы имеете доступ к сайту, использующему FTP-протокол (File Transfer Protocol), можно сохранить документ Word прямо в одну из папок на этом сайте. Делается это так. 1. Выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As). 2. В списке Папка (Save In) выберите вариант Адреса FTP (FTP Locations).
Сохранение документа ♦
107
3. Дважды щелкните на одном из FTP-сайтов или создайте соединение с FTPсайтом, выбрав пункт Добавить/Изменить адреса FTP (Add/Modify FTP Location), и затем дважды щелкните на созданной ссылке. 4. Введите название в поле Имя файла (File Name) и щелкните на кнопке Сохра нить (Save).
Сохранение файла в виде кодированного текста Как правило, при работе с текстовыми файлами не нужно задумываться о том, как сохранять текст. Но, бывает, что требуется передать текстовые файлы поль зователям, использующим другой язык или другую компьютерную систему. В таких случаях необходимо записывать документы Word в соответствующих кодировках. Это поможет другим программам распознать данные и представить их в читабельном виде. Чтобы сохранить текст в определенной кодировке, вы полните следующее. 1. Выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As). 2. Задайте название и местоположение файла. 3. В списке Тип файла (Save As Туре) выберите пункт Обычный текст (Plain Text). 4. Щелкните на кнопке Сохранить (Save). Откроется диалоговое окно Преобра зование файла (File Conversion). 5. В разделе Кодировка текста (Text Encoding) установите переключатель в поло жение: Windows (По умолчанию) (Windows (Default)), MS-DOS или Другая (Other Encoding). В последнем случае выберите в списке тип кодировки. 6. Если требуется, установите остальные параметры и щелкните на кнопке ОК.
Сохранение документа как TIFF-файла В состав пакета Office входит приложение Microsoft Office Document Ima © ging (MODI), предназначенное для сканирования документов и их дальней шей обработки. Вместе с ним устанавливается драйвер принтера Microsoft Office Document Image Writer, который позволяет сохранить любой документ Office в формате TIFF (Tagget Image File Format). Выполняется такое сохранение следующим образом. 1. Откройте документ и выберите команду Файл ►Печать (File ►Print) или нажми те сочетание клавиш Ctrl+P. 2. В списке Имя (Name) выберите пункт Microsoft Office Document Image Writer и щелкните на кнопке Свойства (Properties). 3. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Дополнительно (Ad vanced). 4. Установите переключатель в положение TIFF —черно-белый факс (TIFF —Mono chrome Fax) и щелкните на кнопке ОК. 5. Еще раз щелкните на кнопке ОК, теперь уже в диалоговом окне Печать (Print). 6. Откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save As). Убедитесь в том, что установлен, флажок Просмотреть изображение документа (View Document
1 0 8 ♦ Глава 2. Основы формирования документов
Image), выполните все остальные необходимые настройки и щелкните на кнопке ОК. 7. Теперь, сохранив документ как TIFF-файл. вы сможете обрабатывать его в про грамме Microsoft Office Document Imaging.
Сохранение файлов при работе в сети Сохранение файлов при работе в сети аналогично сохранению файлов на локальном компьютере. Единственное отличие состоит в том, что оисеть«№ в диалоговом окне Сохранение документа (Save As) придется искать в М о* руженив сети нужную папку. В Word 2003 работа в сети стала проще, посколь ку на Панель адресов (My Places) была добавлена кнопка Мое сетевое окружение (My Network Places). /
Автоматическое создание резервных копий По умолчанию Word автоматически сохраняет редактируемый файл через за данные промежутки времени. Помимо атого, вы можете инициировать создание резервной копии при каждом сохранении файла. Для этого нужно выбрать ко манду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и установить флажок Всегда созда вать резервную копию (Always Create Backup чСору) на вкладке Сохранение (Save). Тогда в рабочей папке всегда будет находиться два экземпляра файла: один с на званием вашего файла и другой с названием копия имя файла^Ьк. Резервная ко пия открывается двойным щелчком, как и любой другой файл. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Невозможно одновременно пользоваться средством быстрого сохранения и резервны ми копиями. Резервная копия создается каждый раз при сохранении файла. Если на вкладке Сохранение (Save) установлен флажок Разрешить быстрое сохранение (Allow Fast Saves), Word записывает не весь документ, а только внесенное изменения. По мере накопления изменений Word объединяет их и сохраняет файл целиком. По умол чанию оба флажка сняты.
Обращение к документам Поэт Уильям Водсворт утверждал, что его лучшие произведения были написаны на одном дыхании. Тем не менее простые смертные редко работают в таком ре жиме, скорее, наоборот —мы все время возвращаемся к одному и тому же доку менту, а также довольно часто изменяем и просматриваем документы, созданные другими пользователями. Поэтому Word предоставляет несколько возможностей для отображения существующих документов. Мы рассмотрим их в этом разделе, и вы сможете выбрать наиболее подходящие для себя способы.
Отображение существующего документа Windows предоставляет несколько различных способов обращения к докумен ту (как и к любому другому файлу). Например, можно отобразить содержимое списка Документы (Documents) меню Пуск (Start) или щелкнуть на значке Мой
Обращение к документам ♦
109
компьютер (My Computer) и найти документ в открывшемся окне. В Word проще всего обратиться к документу через диалоговое окно Открыть (Open) или область задач Приступая к работе (Getting Started).
Диалоговое окно Открытие документа (Open) Диалоговое окно Открытие документа (Open), представленное на рис. 2.33, —ваш ключ к поиску и вызову документов Word. Чтобы открыть диалоговое окно От крытие документа (Open), выполните одно из указанных ниже действий: ► выберите команду Файл ►Открыть (File ►Open); ► щелкните на кнопке Открыть (Open) стандартнойпанели инструментов; ► щелкните на ссылке на документ, расположенной вобласти задач Приступая к работе (Getting Started); \ ► нажмите Ctrl+O; ► нажмите Ctrl+F12; ► нажмите Ctrl+Alt+F2. 11*1
О ткры тие д о кум е н те
Полк*:
2? Мое сетевоеофужете * Вся cm . Мои веб-умы MSN | Мои м б -ум ы e rm MSN аСоседние компьютеры
Имя файле: Тип ф айл»;
I*
[асе документы Word C-doc: *.d o t; *.htn>; . . . . . .
...
.......... .................... ...—
*.u ri; •;
. Ш
------------------------------------------------------------ --
Рис. 2.33. Диалоговое окно Открытие документа предоставляет доступ к файлам вашей системы] сети и Интернета
Панель адресов (My Places). Панель адресов (My Places) позволяет быстро пе ремещаться между различными частями системы и сетью при вызове файла. Кнопки, расположенные на ней по умолчанию, представлены в табл. 2.11. Их по рядок можно изменить, щелкнув на любой из кнопок правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню команду Вверх (Move Up) или Вниз (Move Down). Ко манды этого же меню позволяют установить размер кнопок: крупные значки или мелкие. И наконец, на панель можно добавлять собственные кнопки или удалять их с нее следующим образом. 1. Выберите команду Файл ►Открыть (File ►Open). 1 2. В диалоговом окне Открытие документ^ (Open) перейдите к той папке, кото рую требуется добавить на панель, и выделите ее.
110
♦
Глава 2. Основы формирования документов
3. Щелкните на пункте меню Сервис (Tools) и выберите команду Добавить на панель адресов (Add То «Му Places»). 4. Чтобы удалить такую кнопку с панели адресов, щелкните на ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Удалить (Remove). Таблица 2.11. Кнопки, по умолчанию расположенные на панели адресов Кнопка
~Лом последи док менту
Название
Назначение
Мои последние доку менты (My Recent Documents)
Отображает ярлыки Windows для всех файлов, кото рые вы открывали, отсортированные по дате и вре мени, начиная с наиболее часто используемых доку ментов. Если вы обращались к документу несколько раз, щелчок на ярлыке вызовет последнюю версию
Рабочий стол (Desktop) Отображает содержимое Рабочего стола. Следует из бегать хранения документов на Рабочем столе, чтобы не замусоривать его. Но если файл будет храниться на компьютере лишь некоторое время, можно запи сать его на Рабочий стол, чтобы потом легко удалить Мои документы (Му Documents)
Открывает папку с названием Мои документы (Му Documents)
Мой компьютер (Му Computer)
Отображает содержимое папки Мой компьютер (Му Computer), в которую обычно входят диски, обозна чающие разделы жесткого диска компьютера, устрой' ство для чтения компакт-дисков, разделы сети, доку менты с совместным доступом и т. д.
Мое сетевое окружение Отображает папки, расположенные в сети (см. рис. 2.33) (My Network Places) Мое сетевое
бг&ужт*
Выбор режима просмотра в диалоговом окне Открытие документа (O p e n ). Как и большинство других приложений Windows, Word позволяет в этом окне выбрать режим просмотра документов и папок. Для этого нужно щелкнуть на стрелке ▼, расположенной слева от кнопки Представления (Views), и выбрать в развернувшемся списке требуемый режим просмотра. В диалоговых окнах Со хранение документа (Save As) и Открытие документа (Open) доступны следующие режимы: ► Крупные значки (Tiles); ► Мелкие значки (Icons); ► Список (List); ► Таблица (Details); ► Свойства (Properties); ► Просмотр (Preview); ► Эскизы (Thumbnails); ► Веб-представление (WebView).
Обращение к документам ♦
111
Помимо этого, можно задать способ сортировки документов и папок, щелкнув на названин колонки (Имя (Name), Размер (Size), Тип (Туре) и Изменен (Modified)).
Вызов существующих документов После знакомства с диалоговым окном Открытие документа (Open) процесс от крытия документов стал достаточно очевидным. В нем нужно всего лишь вы брать название файла и щелкнуть на кнопке Открыть (Open) или же дважды щелкнуть на названии файла. Возможно, вы уже заметили, что у кнопки Открыть (Open) соответствующего диалогового окна есть раскрывающееся меню с дополнительными командами, как показано на рис. 2.34. Можно открыть файл только для чтения, создать ко пию файла, отобразить файл в браузере (в случае HTML-файла), открыть XMLдокумент с преобразованием или открыть и восстановить поврежденный файл. СОВЕТ -------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы открыть несколько файлов, выделите их названия с нажатой клавишей Ctrl и щелкните на кнопке Открыть (Open).
О ткрыть Открыть для утам м
докуечнты
О ткр ы ты е* КОПИ£
ОТКРЫТЬ « &ТГр».-П; С
ком itrfcrec
Открыть и ю кта н о м л ь
Йл*
ИийФаила Мое сетевое 'жружя^чг
Тип файлов
цткрыт Word (•.< **, *.d o tj «.htm ; • ЧаЫ;
• -
огнен*
■
Рис. 2.34. Раскрывающееся меню кнопки Открыть позволяет выбирать режим работы с документом ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------- =-----------Не забывайте, что при работе с файлом, открытым в режиме «для чтения», для сохране ния любых изменений придется воспользоваться командой меню Сохранить как (Save As). При этом исходный файл останется нетронутым и появится новый.
Открыть файлы, не обращаясь к диалоговому окну Открыть (Open), можно од ним из следующих способов: ► дважды щелкните на значке документа Word прямо в папке; ► перетащите значок документа Word из папки в программу; ► щелкните на ссылке на документ, расположенной в разделе области задач Приступая к работе (Getting Started).
112
♦
Глава 2. Основы формирования документов
СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Обратите внимание на команду Открыть и восстановить (Open And Repair). С ее помо щью можно попытаться восстановить поврежденный файл.
Открытие ХМ L-доку мента В Word XML-документы открываются точно так же, как и другие файлы. Но для уже открытого XML-документа можно определить способ отобра жения XML-тегов. По умолчанию при открытии XML-документа на экране по является область задач XML-документ (XML Document). Щелкните на ее заголовке и в раскрывшемся меню выберите команду Структура XML (XML Structure). Ото бражение XML-тегов регулируется флажком Показывать XML-теги в документе (Show XML Tags In The Document). На рис. 2.35 представлены два вида одного XML-документа: с отображаемыми тегами и со скрытыми.
0
Рис. 2.35. Во время работы над XML-документами в Word можно как показать, так и скрыть XML-теги
Открытие документа, хранящегося в рабочей области для документов При открытии документа, предназначенного для совместной работы и на © ходящегося в рабочей области для документов, такой как веб-узел SharePoint Team Services, как правило, приходится обращаться к файлу, хранящемуся в сети. То есть, необходим доступ с сетевому окружению. Процедура вызова та кого документа заключается в следующем: выберите команду Файл ►Открыть (File ►Open), щелкните на кнопке Мое сетевое окружение (My Network Places), дважды щелкните на нужном месте в сети и откройте документ. При этом по умолчанию на экране появится область задач Общая рабочая область (Shared Workspace), как показано на рис. 2.36. СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------Подробно совместная работа над документами Word рассматривается в главе 25.
Преимущества автоматического восстановления и фонового сохранения ♦
*21
chN otci
113
Microsoft O ffice Word 2003
Vnr
Тт*»фм*дагс.I»»
н»
MrteaGourli
11 ~|
;I
i* 4 i.s : 71 |-1 |* i
|- | ! 11 !J i‘|
l-s :* | \'. f■
• ■ ■ ■
Brief description o f FSWPC - cover photo (linked to about book) Brief desorption o f Tutorials About the eg site Buy the Books Л'иЬэтаЬ Random or Monthly Tip
■ B anner Ads ■ Com m unity M essage ftoayd j ???
■ Design ideas о о о о о о о о о о
Lose logo or create a better one Lose ’companion Web s i t e * text under title Download Cuter Make button links text? Keep see-tfru/layered backpound on buttons Get rid o f flag Make expandable Remove best viewed in IE Keep Ыие. lose bright green maybe Titlebar??? Subpage» on approximate order (with comments on changes):
A b o n tth e Book Make 2 columns. 1 for e ach book with *small“ cover photo o f each (no
Ч>;Д a t мухе» jP W '.
Рис. 2.36. Область задач Общая рабочая область упрощает работу над документами в режиме совместного доступа и помогает членам команды получать обновления информации
Преимущества автоматического восстановления и фонового сохранения Каждый пользователь персонального компьютера знает, что всегда существует вероятность потери данных в тот момент, когда это ожидается меньше всего. При установке Word автоматически включаются средства фонового сохранения и восстановления рабочих файлов. Обе возможности направлены на сохранение информации с минимальными потерями данных и времени. Приведем их крат кую характеристику. ► Средство автоматического восстановления сохраняет информацию, касаю щуюся активного документа, которая может оказаться полезной в случае от каза системы или перебоев питания. По умолчанию сохранение информации происходит каждые 10 минут. ► Средство фонового сохранения позволяет не прерывать работу в Word в мо мент сохранения файла. В строке состояния при фоновом сохранении появ ляется мигающий значок гибкого диска. Чтобы проверить активизацию обеих возможностей, выберите команду Сервис ► Параметры (Tools ►Options), щелкните на вкладке Сохранение (Save) и удостоверь тесь, что установлены флажки Автосохранение каждые (Save AutoRecovery Info Every) и Разрешить фоновое сохранение (Allow Background Saves).
1 1 4 ♦ Глава 2. Основы формирования документов СОВЕТ ------------------------т—.---------- --------------------------------------------------------------- ------ г — Если попытаться сохранить длинный документ в тот ь оллент, когда выполняется авто матическое фоновое сохранение, может возникнуть ошибка «одинакового названия», поскольку в обоих случаях Word записывает файл под одним и тем же именем. В такой ситуации достаточно просто подождать завершения фонового сохранения, а затем за пустить обычное. О выполнении сохранения сигнализирует мигающий значок диска в строке состояния.
Имейте в виду, что включенное автовосстановление не отменяет необходимости регулярно сохранять файл. Это средство всего лишь поможет восстановить утра ченную информацию после отказа системы. Если система нестабильна, настрой те автовосстановление на более частое сохранение информации (измените вре менной интервал в поле Автосохранение каждые (Save AutoRecovery Info Every) на вкладке Сохранение (Save)). ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------- :-----------------------------------------------------------------------------По умолчанию файлы, создаваемые функцией автовосстановления, находятся в папке ...Application Data\Microsoft\Word. Можно выбрать другую папку на вкладке Расположе ние (File Locations) диалогового окна Параметры (Options). Более подробную информа цию можно найти в главе 5.
Если во время работы в Word произошел отказ системы, после повторного запуска Word выводит на экран слева от рабочего окна область задач Восстанов ление документов (Document Recovery). В ней можно выбрать из списка те фай лы, которые требуется восстановить. Восстановленные файлы имеют расши рение .asd. Чтобы открыть восстановленный документ, щелкните дважды на соответствую щем значке в области задач или выберите в раскрывающемся меню каждого документа пункт Открыть (Open). Вы сможете гохранить или удалить восста новленный файл, а также просмотреть детали восстановления, щелкнув на стрелке ▼, расположенной у каждого документа, и выбрав соответствующую ко манду. СОВЕТ ------------------------ -------------------------------------------------------------------------------------------Возможно, что в списке Доступные файлы (Available Files) области задач Восстановле ние документов (Document Recovery) обнаружится несколько версий одного и того же файла. Имейте в виду, что файл, в названии которого присутствует слово Восстановленый (Recovered), обычно содержит сохраненные изменения, в отличие от файла, в на звании которого есть слово Исходный (Original). Обязательно проверьте время сохранения файла, чтобы восстановить самую последнюю версию.______________
После восстановления всех необходимых документов щелкните на кнопке За крыть (Close) в правом нижнем углу области задач, чтобы закрыть ее. Если в спи ске остались файлы, с которыми вы ничего не сделали (удалили, сохранили или открыли и закрыли без сохранения), на экране появится окно с вопросом, уда лить файлы из списка Или оставить, чтобы вы вернулись к ним позже. Выберите желаемый вариант и щелкните на кнопке ОК.
Преимущества автоматического восстановления и фонового сохранения ♦
115
ВНИМАНИЕ ----------------- ------------------------------ — --------------------------------------------------------Если закрыть восстановленный файл, не сохранив его, файл будет удален. Восстано вить удаленный файл невозможно.
Иногда случается так, что после отказа системы восстановленные файлы не отображаются в Word. Огорчаться рано, еще не все потеряно. Можно попробовать найти файлы и открыть их вручную. Проделайте следующие операции. 1. Щелкните на кнопке Открыть (Open) стандартной панели инструментов и пе рейдите в папку ...\Application Data\Microsoft\Word 2. В списке Тип файлов (Files Of Туре) выберите Все файлы (All Files). Вам нужны файлы с расширением .asd, но в списке нет такого формата, поэтому прихо дится ■■оказьша, ь все файлы. (В качестве развлечения попробуйте поискать восстановленные файлы через диалоговое окно Windows Результаты поиска (Search Results). Чтобы вызвать его, выберите Пуск ►Найти ►Файлы и папки (Start ►Search ►For Files Or Folders). В качестве параметра поиска можно ука зать Автокопия*.* (AutoRecovery*.*).) 3. Найдите восстановленный файл, называющийся «Автокопия название файna.asd», и откройте его. 4. Щелкните на кнопке Сохранить (Save) стандартной панели инструментов, задайте новое или выберите существующее название документа. При появле нии окна с вопросом о замене существующего файла щелкните на кнопке Да (Yes). ВНИМАНИЕ -----------------------------------------------------------------------------------------------------------В некоторых ситуациях автовосстановление не работает. Наиболее вероятно, что авто матически не будут восстановлены главные документы, хотя все вложенные документы подлежат восстановлению. Кроме того, средство автовосстановления не записывает изменения, выполненные в редакторе Visual Basic при открытом документе Word. Со храняются только изменения макросов, сделанные из самого документа Word.
) \
I
Предварительный просмотр Печатаем быстро и эффективно Отмена печатного задания Управление печатными заданиями Настройка печати
Предварительный просмотр ♦
117
В связи с наплывом персональной вычислительной техники, в 80-е годы XX века появилось понятие «безбумажного» общества, но реализовать эту идею за про шедшие 20 лет так и не удалось (что может подтвердить масса переполненных рабочих столов и разбухших от бумаг папок). В большинстве своем люди про должают полагаться на печатный материал, и при работе с Microsoft Word вам непременно потребуется напечатать какой-либо документ. Чаще всего для печа ти файла достаточно просто щелкнуть на кнопке Печать (Print), находящейся на стандартной панели инструментов, — задача довольно простая. Но если пона добится нечто большее, чем простая печать одиночных экземпляров полного до кумента, вам придется научиться более сложному управлению печатными зада ниями. Случается, что нужно напечатать выделенные разделы текста, несколько копий документа, разместить несколько страниц документа на одной печатной странице или же отпечатать сводку по стилям форматирования, используемым в документе. К счастью, Word предоставляет средства настройки параметров печа ти, необходимые для выполнения вышеперечисленных задач, — и об этом рас сказано в текущей главе.
Предварительный просмотр Еще до подробного знакомства
Настройка режима предварительного просмотра Режим Предварительный просмотр (P rint Preview) дает возможность увидеть документ так, как он будет напечатан. Чтобы перейти в режим пред варительного просмотра, откройте документ в программе Word, а затем выпол ните одно из указанных ниже действий: ► выберите команду Файл ►Предварительный просмотр (File ►Print Preview); ► щелкните на кнопке Предварительный просмотр (P rin t Preview) стандартной панели инструментов; ► нажмите сочетание клавиш Ctrl+Alt+I. На рис. 3.1 показан документ в режиме предварительного просмотра. Панель ин струментов Предварительный просмотр (P rin t Preview) описана в табл. 3.1.
1 1 8 ♦ Глава 3. Печать документов
Рис. 3.1. Просмотр документов помогает оценить разметку страницы Таблица 3 .1 . Кнопки панели инструментов Предварительный просмотр Название
Кнопка Описание
Печать (Print) Увеличение (Magnifier) Одна страница (One Page)
Отправляет на печать одну копию просматриваемого доку мента, не открывая диалоговое окно Печать (Print)
т
j
Если кнопка нажата, щелчок на странице увеличивает или уменьшает область обзора, если нет — щелчок переносит курсор на страницу, позволяя ее редактировать Показывает на экране одну страницу
Несколько страниц т (Multiple Pages)
Позволяет отображать на экране, систематизировать и посы лать на печать одновременно несколько страниц
Раскрывающийся список Масштаб (Zoom)
Позволяет уменьшить или увеличить текущий размер доку мента на экране
Линейка (View Ruler)
Показывает или скрывает линейки. Линейки позволяют изме нять поля и отступы абзацев и устанавливать размер табуля ции, не выходя из режима предварительного просмотра
Подгонка страниц (Shrink То Fit)
Если на последнюю страницу попадают всего несколько слов, эта команда уменьшает количество страниц в текущем доку менте на одну
Предварительный просмотр ♦
Название Во весь экран (Full \ Screen)
119
Кнопка Описание Максимально увеличивает область просмотра, скрывая стан дартные элементы окна Word: титульную строку, строку меню, строку состояния, панели инструментов и полосы прокрутки
Закрыть (Close Print закрыть Закрывает режим предварительного просмотра и возвращает документ к тому же виду, в котором он находился до перехода Preview) в режим просмотра
Выход из этого режима также можно осуществить несколькими способами: ► Нажмите клавишу Esc. ► Нажмите сочетание клавиш Ctrl+F2. ► Выберите команду Вид ►Обычный (View ►Normal). ► Щелкните на кнопке Закрыть (Close) панели Предварительный просмотр (Print Preview). ► Щелкните на любой из кнопок режимов просмотра, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки. После возврата в основное окно Word курсор располагается на том же месте, ко торое он занимал до перехода в режим предварительного просмотра.
Управление отображением документов в режиме предварительного просмотра Режим предварительного просмотра предоставляет инструменты масштабирова ния, позволяющие увеличить детали документа. Кроме того, можно максималь-' но расширить область просмотра, щелкнув на кнопке Во весь экран (Full Screen), отобразить на экране несколько страниц документа или выбрать отдельную страницу. Рассмотрим каждый из вариантов просмотра. ► Информация крупным планом. Можно увеличить размер документа с помо щью кнопки Увеличение (Magnifier), служащей переключателем между ото бражением фактического размера документа и страницей, целиком помещаю щейся на экране. Поле Масштаб (Zoom) также позволяет указать новый масштаб (его нужно выбрать в раскрывающемся списке или ввести с клавиа туры). Чтобы увеличить выделенную область, щелкните на кнопке Увеличе ние (Magnifier) и затем на той части документа, которую требуется увеличить. Чтобы вернуть документ к его первоначальному размеру, убедитесь, что кнопка Увеличение (Magnifier) в данный момент нажата (она остается в этом состоянии до тех пор, пока вы не нажмете другую кнопку панели инструмен тов), и щелкните на документе. Другими словами, первый щелчок увеличивает масштаб страницы до 100 %, второй — уменьшает до исходного состояния. В дальнейшем вы узнаете, как использовать кнопку Увеличение (Magnifier) для включения средств редактирования в режиме предварительного просмотра. ► Работа в полноэкранном режиме. Чтобы максимально увеличить область просмотра, щелкните на кнопке Во весь экран (Full Screen). На рис. 3.2 пока зан документ в полноэкранном режиме. Заметьте, что в этом случае скрыты
120
♦
Глава 3. Печать документов
все стандартные элементы окна, кроме панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview) и маленькой плавающей панели, содержащей кнопку Вернуть обычный режим (Close Full Screen). Если переместить указатель мыши на самый верх экрана, появится строка меню. Для возврата в стандартное окно предварительного просмотра щелкните на кнопке Вернуть обычный режим (Close Full Screen) панели инструментов Во весь экран (Full Screen), щелкните на кнопке Во весь экран (Full Screen) или просто нажмите клавишу Esc.
tollbMbv toMbMk to)
MUW m t o t to U rft-
1мН tb C U b r ta *
A tM fM
»ии>ли<| Juiiifr I i l k e i f A f МшМф.
*¥fj« ■
- t 'B r t
tot £>• Utojlto*Ш
tol batf ЧЫОЫЪЧЫ* t i i f lb
to Q U .
‘ -------ШE к к М в и к Ы . ШяыфшЪ
JH Л**ЙиТ»««rji
IJt o l
(.1д яЦиук Vm9 ||«11»к1М м 1М bin mtujk II.bjtoiiv** ьъ&шь# |МГ)Ъ ЛЙ№-lTk м у ь»
» Ш *Щ .Ъ к а ш
h iticu «4e«w *iw k to )fc M 4 J * ftC М Ц г
to41r»tofc«w »tto4 b iH P ilw tn i i DaMii Ш ' t o t 9Х —
"
-1Л Ы * , *
SmtI lb I k iO b f c M t b a rf A b t C U t t n Iwrr)XbHvtCUfrM
-J j— - А Ц |Ъ м % к
XmtI ЬфОмЬЪШЬши U tf I b l i t n ] цАп a
to) hkbw^i-смьмгш
> H * ll^H >■ 1М *«М «Я
b a rtb fto b W >n
b x t< О И Й и 1И » » Ы М
YJ***-\Uto
turl kmOctoM M w
1мм» t o » k « l b M h k h r
В*тидща1>иы» ll y i
*****
veal
ЬиИЬ 1Ь<иУ\Ц(а*Ьшм tb Hfcitorffc I b ^ M ri » <Л H i y » l i » i i * lud H(tow> m iii
Ъа* Гтf—t—r tu t } I t a lN M l t f
btfSAitoMM*bkUhra хли ! !uH ] 40tMVMM> MIS Su rl I k t o i t i f c l t o t X utff to>h li i mw( Ik lsfib lM ) lu»)l мэдтtu t) Ц (к и -
b flfi I b l f b a l i M
n>iiiii>n>iii» fepMtfjwr^Wm
I
Рис. 3.2. Полноэкранный режим максимально увеличивает область предварительного просмотра
► Отображение нескольких ст, >аниц. Одним из главных преимуществ режима предварительного просмотра является возможность одновременного вывода на экран нескольких страниц, что позволяет еще до начала процесса печати увидеть, как текст и другие! элементы документа будут переходить с одной страницы на другую. Можно показать на экране до 24 страниц (3 ряда, 8 стра ниц в каждом). Чтобы отобразить несколько страниц, щелкните на кнопке Несколько страниц (Multiple Pages) и выделите мышью нужное количество ря дов и столбцов. На рис. 3.3 продемонстрировано 14 страниц в режиме предва рительного просмотра. ► Просмотр выделенной страницы. Для отображения одной страницы доста точно щелкнуть на кнопке Одна страница (One Page) панели инструментов
Предварительный просмотр ♦
121
Предварительный просмотр (Print Preview). Если на экране показано несколько страниц, можно выбрать одну из них для просмотра. Для этого щелкните на желаемой странице, а затем —на кнопке Одна страница (One Page).
Рис. 3 .3. Используя команду Несколько страниц, можно вывести на экран до 24 страниц одновременно ПРИМЕЧАНИЕ -- ----------------------------------------------------------------------------------------------------Помните, что режимы Разметка страницы (Print Layout) и Предварительный просмотр (Print Preview) — это не одно и то же. (Режим Разметка страницы (Print Layout) подробно обсуждается в главе 1.) Разница заключается в следующем. Режим Разметка страницы (Print Layout) показывает документ так, как он будет напеча тан, но внутри стандартного интерфейса Word. Он позволяет работать с обычными средствами редактирования и при этом видеть, как будет выглядеть напечатанная стра ница. Чтобы переключиться в режим Разметка страницы (Print Layout), выберите коман ду Вид ►Разметка страницы (View ►Print Layout). Режим Предварительный просмотр (Print Preview) отображает документ в специальном интерфейсе, содержащем панель инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Здесь можно увидеть несколько страниц одновременно, а также отредактиро вать текст и изменить его форматирование до печати. Режим Разметка страницы (Print Layout) должен использоваться в качестве рабочей среды, а режим предварительного просмотра следует употреблять для проверки раз метки документа, когда он уже почти готов к печати, чтобы оставалось выполнить в нем минимальное количество изменений.
122
♦
Глава 3. Печать документов
ВНИМАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------------------Вид документа в режиме Режим чтения (Reading Layout) не совпадает с видом на печатанного документа. Наоборот, при переключении в этот режим происходит оптимизация вида страниц для чтения с монитора. Чтобы, находясь в режиме чте ния, представить себе, как будет выглядеть напечатанный документ, щелкните на кноп ке Режим чтения: разметка страницы (Actual Page) панели инструментов Режим чтения (Reading Layout). Более подробно об этом режиме просмотра рассказано в главе 1.
Редактирование в режиме предварительного просмотра При увеличении или уменьшении масштаба документа в режиме предварительного просмотра могут стать заметны погрешности, которые требуется исправить. Если для корректировки ошибки выйти из режима предварительного просмотра, вы вер нетесь к тому месту, где располагался текстовый курсор до смены режимов, а это означает, что придется заново искать уже найденную ошибку. К счастью, для вы полнения минимальных изменений не обязательно покидать режим предваритель ного просмотра. Если требуется отредактировать какой-либо текст, сжать документ или выровнять его содержимое, воспользуйтесь одним из описанных ниже методов. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------При выходе из режима предварительного просмотра курсор возвращается в то место до кумента, которое он занимал до изменения режима. В некоторых случаях предпочтитель но перейти прямо к той странице, с которой велась работа в режиме предварительного просмотра. К сожалению, Word не поддерживает возможности отображения текущей просматриваемой страницы при возврате в другие режимы. Самый быстрый способ обойти эту проблему — запомнить номер нужной страницы в режиме предварительного просмотра (щелкните на странице, и ее номер отобразится в строке состояния), перейти в обычный режим просмотра и воспользоваться командой Перейти (Go То) (нажав клави ши Ctrl+G или обратившись к меню Выбор объекта перехода (Select Browse Object)).
► Редактирование текста в режиме предварительного просмотра. В режиме предварительного просмотра можно изменить документ путем удаления, до бавления, вырезания, копирования, вставки, перемещения и форматирования текста и других компонентов документа —практически так же, как и в других режимах. Режим редактирования включается щелчком на кнопке Увеличение (Magnifier), которая изменяет обычный указатель мыши на значок лупы и об ратно. Чтобы исправить текст в документе с размером 100 %, расположите увеличивающую лупу на странице в области, которую будете редактировать, щелкните мышью —это действие изменит масштаб документа на 100 %, затем еще раз щелкните на кнопке Увеличение (Magnifier), и значок лупы примет вид обычного указателя. Помните, что не обязательно редактировать доку мент в масштабе 100 %, можно использовать любой размер. Увеличение до фактического размера позволяет увидеть текст в деталях, при меньшем мас штабе документа и нескольких страницах на экране удобно перемещать эле менты в пределах страницы и с одной страницы на другую. ► Уплотнение текста с целью уменьшения документа на одну страницу. Ко манда Подгонка страниц (Shrink То Fit) позволяет сЯсать документ, когда он за нимает слишком много места, —просто щелкните на кнопке Подгонка страниц (Shrink То Fit) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print
Предварительный просмотр ♦
123
Preview). При необходимости можно щелкать на этой кнопке несколько раз, уменьшая документ при каждом щелчке как минимум на одну страницу. Из менения, сделанные Word, могут оказаться неудачными (например, шрифт может уменьшиться в размере до 4 пунктов). Иногда Word просто отказыва ется от операции и выдает сообщение, утверждающее, что невозможно сжать документ так, чтобы уменьшить его на страницу. Например, можно уменьшить 82-страничный документ до 33 страниц. Для отмены действия команды Под гонка страниц (Shrink То Fit) воспользуйтесь средством Отменить (Undo). ВНИМАНИЕ -------------------------------------------------------:---------------------------------------------------Если требуется напечатать уплотненный текст, не сохраняя его, щелкните на кнопке Подгонка страниц (Shrink То Fit) для сжатия документа, щелкните на кнопке Печать (Print) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview) и затем пе ред сохранением документа отмените последнее действие (уплотнение). Сохранив до кумент, вы не сможете отменить его сжатие.
► Настройка полей, отступов абзацев и табуляций. Можно щелкнуть на кнопке Линейка (Rulers) панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview), чтобы показать или скрыть линейки в режиме просмотра. Линейки позволя ют легко настраивать размеры полей, отступов абзацев и табуляции, перетас кивая соответствующие значки. Если показано несколько страниц, линейки оказываются сверху и слева от выделенной в данный момент страницы. На рис. 3.3 линейки согласованы с первой страницей первого ряда (в строке со стояния видно, что номер этой страницы в документе —25). СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией об изменения размеров полей, отступов абзацев и табуляций с помощью линеек обращайтесь к главе 8. СОВЕТ ----------------------:-------------------------------------------------------- ;-----------------------------------Если линейки присутствуют на экране, можно быстро открыть диалоговое окно Пара метры страницы (Page Setup), позволяющее изменить поля документа, ориентацию страницы и другие настройки. Для этого дважды щелкните где-либо внутри полосы ли нейки, но за пределами белого участка верхней линейки. Щелчок на этом участке уста навливает табуляцию. ВНИМАНИЕ ---------------------- ;------------------------------------------------------------------------------------В VJord нельзя напечатать брошюру с книжной ориентацией страниц. Если вы выберете пункт Брошюра (Bookfold) в списке Несколько страниц (Multiple pages) раздела Страни цы (Pages) на вкладке Поля (Margins) диалогового окна Параметры страницы (Раде Setup), Word автоматически изменит книжную ориентацию страницы на альбомную. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Обратите внимание: на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview) нет кнопки Отменить (Undo). К счастью, это не означает невозможности отмены изменений, вне сенных в режиме предварительного просмотра. Для удаления результатов своих действий выберите команду Правка ►Отменить (Edit ►Undo) или нажмите Ctrl+Z. Если вам регулярно приходится отменять изменения в режиме предварительного просмотр'*, выведите в этом режиме на экран панель Форматирование (Formatting) (выб зрите команду Вид ►Панели инструментов ►Форматирование (View ►Toolbars ►Formatting)) или добавьте кнопку Отме нить (Undo) на панель Предварительный просмотр (Print Preview), как описано в главе 5.
124
♦
Глава 3. Печать документов
Печатаем быстро и эффективно После просмотра документа в режиме предварительного просмотра можно приступать к его печати. Наиболее простым и стандартным печатным зада J нием является полный документ. Скорее всего, вы не раз проделывали эту опе рацию, но давайте вновь перечислим все способы печати единственной копии те кущего документа: ► выберите команду Файл ►Печать (Fail ►Print) и затем щелкните на кнопке ОК; ► щелкните на кнопке Печать (Print) стандартной панели инструментов; ► нажмите клавиши Ctrl+P или Ctrl+Shift+F12 и затем щелкните на кнопке ОК. Кроме того, можно напечатать документ Word, даже не открывая его, —щелкни те правой кнопкой мыши на значке файла и выберите Печать (Print) в контекст ном меню. Чтобы распечатать несколько документов, сохраните их в одной пап ке и выполните указанные ниже действия. 1. Выберите команду Файл ►Открыть (File ►Open). 2. В диалоговом окне Открытие документа (Open) откройте папку, содержащую файлы для печати, и выделите их. Затем щелкните на стрелке меню Сервис (Tools) и в раскрывающемся меню выберите пункт Печать (Print). ВНИМАНИЕ ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------Если напечатанный документ содержит лишнюю пустую страницу в конце, это означает, что в конце документа присутствуют один или два пустых абзаца. Чтобы удалить их, вы ведите на экран непечатаемые знаки (щелчком на одноименной кнопке стандартной па нели инструментов) и удалите значки абзацев. Убедиться в том, что пустая страница ис чезла, можно в режиме предварительного просмотра документа.
Иногда выбранный шрифт не отображается в документе. Недоступный шрифт Word заменяет другим. Проконтролировать замену шрифта можно следующим образом. 1. Выберите пункт Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и перейдите к вклад ке Совместимость (Compatibility). 2. Щелкните на кнопке Подстановка шрифтов (Font Substitution). 3. В открывшемся диалоговом окне щелкните на названии пропущенного шриф та в списке Пропущенные шрифты в документе (Missing Document Font), и затем щелкните на названии шрифта-замены в списке Шрифт-замена (Substituted Font) ПРИМЕЧАНИЕ К компьютеру должен быть присоединен принтер и установлен драйвер принтера. Если вы сами настраиваете принтер и столкнулись с проблемой совместимости с Word'2003, попробуйте найти обновленные драйверы на веб-странице производителя принтера. Дополнительную информацию по этому вопросу можно найти в Базе знаний Microsoft на http://support.microsoft.com.
Некоторые шрифты могут нормально отображаться на экране, но выглядеть подругому в напечатанном документе. Такие ситуации возникают в двух случаях:
Управление печатными заданиями ♦
125
либо отпечатана черновая копия (проверьте, не установлен ли флажок Черновой (Draft Output) на вкладке Печать (Print) диалогового окна Параметры (Options)), либо в принтере отсутствует выбранный шрифт. Во втором случае придется за менить шрифт другим (TrueType или любым, присутствующим в принтере). СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------Печать конвертов и наклеек описывается в главе 30.
Отмена печатного задания Иногда в последний момент может понадобиться отменить задание, отправлен ное на печать. Способы выполнения этой операции зависят от того, включена ли фоновая печать. По умолчанию фоновая печать включена, то есть можно про должать работу во время печати документа. Чтобы изменить эту установку, вы берите команду Сервис ►Параметрь- (Tools ►Options), щелкните на вкладке Печать (Print) и снимите флажок Фоновая печать (Background Printing). Чтобы остано вить печать из Word, пока компьютер передает документ на принтер, выполните любую из указанных ниже процедур: ► если отключена фоновая печать, щелкните на кнопке Отмена (Cancel) или на жмите клавишу Esc; ► если фоновая печать включена, во время передачи задания на принтер дваж ды щелкните на появившемся значке принтера в строке состояния (при печа ти короткого докумен га можно не успеть отменить печать, поскольку значок принтера иногда слишком быстро исчезает с экрана). Когда документ уже отправлен на принтер, управлять печатью заданий также позволяет окно очереди печати. Чтобы открыть его, после передачи файла на пе чать дважды щелкните на значке принтера на панели зада* Windows. Здесь мож но выполнить следующие операции. ► Удалить одно печатное задание. Выделите тот файл, печать которого требу ется отменить, и выберите команду Документ ►Отменить (Document ►Cancel ,
Printing).
► Изменить приоритет цечатных. заданий. Чтобы изменить последователь ность печати документов, перетащите вниз или вверх соответствующий зна чок в очереди печатных заданий. ► Отменить все печатные задания. Чтобы удалить все документы из очереди печати, выбёрите команду Принтер ►Очистить очередь печати (Printer ►Purge Print Documents).
Управление печатными заданиями Вам, как опытному пользователю Word, возможно, понадобится выполнить более сложную процедуру, чем просто напечатать документ. Для этого вместо щелчка
126
♦
Глава 3. Печать документов
на кнопке Печать (Print) стандартной панели инструментов нужно нажать Ctrl+P или выбрать команду Файл ►Печать (File ►Print). Тогда можно будет воспользо ваться всеми преимуществами установки параметров в диалоговом окне Печать (Print), показанном на рис. 3.4. В этом разделе главы вы найдете информацию о настройке большинства параметров печати в Word.
Принтер лмя
1 ш
Y F S V f 3 LaserJet 2200 f S )
т э с то р н < « :
сеобэдеи
тип:
HP _asar>* 2 2 Ш Series P C I 6
порт
room 615
* а ггя».
двуетйрОйи; й Копи«
траницы • 8РЗ‘ г
-"жущая
‘
домера:
ЧИСV и з п й , r
4t.
kj
'*:•
|
6е гдитв г :мера и ли диапая ны с т р а х и ваэде< енныа запятыми 1 .3 .5 -1 2
Включить: н?а ечэта ть:
jвсе страница дмланона [документ
чицзо стра* ■_ , а писте, j \ страниц
по paawoy сфанИЦй
j Т кущий , ■ . ......
Пёрг-эдтры...
Щ I
...ЭЦф
Отьена
,
Рис. 3.4. Диалоговое окно Печать содержит параметры управления печатными заданиями
Печать нескольких копий одного документа Чтобы напечатать несколько экземпляров документа, откройте диалоговое окно Печать (Print), введите требуемую цифру в поле Число копий (Number Of Copies) или установите нужную величину, щелкая на направленных вверх и вниз стрел ках, расположенных справа от поля. По умолчанию Word объединяет копии пе чатного задания (то есть в разделе Копии (Сор ies) диалогового окна Печать (Print) установлен флажок Разобрать по копиям (Collate)). При этом Word посылает один экземпляр задания на принтер, ждет некоторое время, затем передает сле дующий. В результате получается, что сначала целиком печатается выделенная область или весь документ, затем печатается вторая его копия, потом третья и т. д. В конечном счете, этот метод проще для пользователя, но он занимает на много больше времени для обработки заданий и может вызвать проблемы в оче реди печати, если документ содержит большие рисунки или усложненное фор матирование. При снятом флажке Разобрать по копиям (Collate) Word передает на принтер сначала первую страницу для всех экземпляров, затем вторую и т. д., а собирать копии документа приходится вручную. При работе с некоторыми ви дами лазерных принтеров печать без объединения экземпляров может ускорить процесс и позволит избежать проблем в очереди печати.
Управление печатными заданиями ♦
127
Диапазон печати Во многих случаях требуется напечатать только выделенный фрагмент докумен та. Например, можно выделить и напечатать несколько абзацев текста вместо всей веб-страницы, два-три несвязанных раздела длинного отчета или сопрово дительное письмо, присоединенное к резюме. Чтобы распечатать определенные страницы или разделы дЪкумента, воспользуйтесь параметрами раздела Страни цы (Page Range) диалогового окна Печать (Print). ► Все (АН) задает печать всего документа; этот параметр установлен по умолча нию. Чтобы напечатать весь текст, откройте диалоговое окно Печать (Print) и щелкните на кнопке ОК. ► Текущая (Current Page) выводит на печать ту страницу, на которой в данный момент расположен текстовый курсор. Чтобы воспользоваться этой коман дой, щелкните на нужной странице, откройте диалоговое окно Печать (Print), щелкните на пункте Текущая (Current Page) и затем на кнопке ОК. ► Выделенный фрагмент (Selection) передаст на печать выделенный текст. Вы делите область документа, которую требуется распечатать, откройте диалого вое окно Печать (Print), щелкните на пункте Выделенный фрагмент (Selection) и затем на кнопке ОК. СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------- -----------------------------------------------■Методы выделения текста рассматриваются в главе 2.
► Номер'а (Pages) задает печать только указанных страниц, диапазона страниц или разделов. Страницы, разделы и диапазоны определяются с помощью но меров, запятых, дефисов и букв s (для разделов *- section) и р (для страниц — page). Например, наберите 1-5,9,15-18, чтобы напечатать страницы от первой до пятой, девятую и от пятнадцатой до восемнадцатой; введите s2,s4 для пе чати второго, третьего и четвертого разделов; или введите p3s4-p6s5, чтобы распечатать фрагмент от третьей страницы четвертого раздела до шестой страницы пятого раздела. СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию об определении и использовании разделов можно найти в главах 15 и 19. 1
Печать четных или нечетных страниц документа Если требуется напечатать текст, используя обе стороны бумаги, но при этом нет двустороннего принтера (принтера, который автоматически печатает на обеих сторонах бумажного листа), можно воспользоваться функциями Word Нечетные страницы (Odd Pages) и Четные страницы (Even Pages). Сначала печатают все не четные страницы, затем отпечатанные листы бумаги переворачивают, заново вставляют в принтер и печатают четные страницы. Следует немного поэкспери ментировать с принтером, чтобы понять, как нужно вставлять в него бумагу. (Обычно страницы кладутся чистой стороной вверх и заголовком в принтер.) Имейте в виду, что при такой печати принтер через какое-то время работы начи
1 2 8 ♦ Глава 3. Печать документов
нает комкать бумагу вследствие накапливания чернил, остающихся после прохо дящих через него отпечатанных страниц. Поэтому, если вам приходится печа тать много двусторонних документов, стоит приобрести принтер, настроенный на обработку подобных задач. Чтобы напечатать только нечетные или четные страницы документа, откройте диалоговое окно Печать (Print) и в раскрывающемся списке Включить (Print) вы берите пункт Нечетные страницы (Odd Pages) или Четные страницы (Even Pages). По умолчанию установлен вариант Все страницы диапазона (All Pages In Range). Можно использовать функции Нечетные страницы (Odd Pages) и Четные стра ницы (Even Pages) в комбинации с определением диапазона страниц. Например, чтобы напечатать только нечетные страницы в интервале от 110 -й страницы до 213-й, введите 110-213 в поле Номера (Pages) и выберите в списке Включить (Print) вариант Нечетные страницы (Odd Pages).
Печать отдельных элементов документа Вам уже известно, что документы имеют намного больше составляющих, чем про стое содержимое страницы. Документы могут включать в себя установки свойств, отметки редактирования, примечания, назначения клавиатурных комбинаций, стили форматирования и т. д. В некоторых ситуациях требуется распечатать только информационные элементы документа, и диалоговое окно Печать (Print) позволяет выполнить эту задачу —нужно только указать соответствующие эле менты в раскрыьающемся списке Напечатать (Print What). С его помощью можно распечатать несколько составляющих. ► Документ (Document) выводит на печать документ целиком; этот пункт уста новлен по умолчанию. ► Сведения (Document Properties) передает на печать основную информацию о файле: название файла, имя автора, дату создания, дату последнего сохра нения, количество слов и т. д. Эти сведения содержатся в диалоговом окне Свойства (Properties). Можно просмотреть свойства файла, не печатая их, от крыв документ и выбрав команду Файл ►Свойства (File ►Properties). ► Документ с исправлениями (Document Showing Markup) задает печать докумен там всех изменений, сделанных в тексте в режиме записи исправлений. Каж дое примечание в документе печатается на поле соответствующей страницы в округлой рамке и с пунктирной линией, отмечающей место вставки этого примечания. Как будет выглядеть напечатанный документ с исправлениями, можно увидеть в режиме предварительного просмотра (рис. 3.5). Помните: если перед печатью документа включить отображение на экране внесенных исправлений, в раскрывающемся списке Напечатать (Print What) по умолчанию будет выбран пункт Документ с исправлениями (Document Showing Markup). СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Использование средств рецензирования описывается в главе 27.
► Список исправлений (List Of Markup) выводит на печать каждое изменение,
внесенное в документ в режиме записи исправлений, отдельной строкой ниже
Управление печатными заданиями ♦
129
цветного заголовка. Используемый цвет зависит от автора данного исправ ления, в каждом заголовке указывается номер страницы, действие (удаление, вставка или примечание), имя пользователя, выполнившего изменение, дата и время. Этот вариант печати позволяет получить подробный список изме нений. Если документ содержит довольно много исправлений и примечаний, такое задание может потребовать нескольких минут для постановки в очередь и еще больше для самой печати. Помните, что эта функция может создать ог ромные файлы, поэтому используйте ее как можно реже. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Помимо компонентов, перечисленных в раскрывающемся списке Напечатать (Print What), можно распечатать другие элементы документа. Например, чтобы был виден скрытый текст и коды полей, отобразите их в тексте перед печатью (как описано в сле дующем разделе этой главы); чтобы вывести структуру документа, перед печатью пе рейдите в режим Структура (Outline); а чтобы напечатать исходный HTML-код веб-страницы, перед печатью выберите команду Вид ►Источник HTML (View ►HTML Source).
paper4.dot (просмотр) Micros ft W ^ d | В е * д т е вопрос
Ист давления в измененном документе
жа и| * <*:
Ст 1
КОЛ 1
ИОТ
^гГЛ'ЙСКИИ
Рис. 3.5. Документ с выведенными на экран отмеченными исправлениями и примечаниями в режиме предварительного просмотра
► Стили (Styles) создает упорядоченный по алфавиту список стилей, используе мых в документе, и передает его на печать. Каждый пункт списка включает параметры стиля, описывающие данный стиль форматирования. Например, выдержка из напечатанного таким образом документа может выглядеть так:
1 3 0 ♦ Глава 3. Печать документов Обычный Шрифт: (Восточная Азия) Times New Roman, (Default) Times New Roman, русский (Россия), по ширине, Междустр. интервал: одинарный, интервал После: 6 пт, Запрет висячих строк Заголовок 1 Стиль следующего абзаца: Обычный Обычный + шрифт: Arial, 20 пт, полужирный, кернинг от 14 пт, по центру, интервал Перед: 12 пт, Не отрывать от следующего, Уровень 2 Знак примечания Основной шрифт абзаца + Шрифт 8 пт СМОТРИ ТАКЖ Е -- ------i------------------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией о создании и использовании стилей обращайтесь к главе 9.
► Элементы автотекста (AutoText Entries) выводит на печать полный, упорядочен
ный по алфавиту список элементов автотекста, связанных с шаблоном, при соединенным к текущему документу. По умолчанию, если не был определен какой-нибудь другой шаблон, используется Обычный (Normal.dot). СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Автотекст рассматривается в главе 7.
К сожалению, невозможно напечатать список исправлений для фрагмента доку мента —Word позволяет вывести только полный список всех изменений. Но при желании можно обойти это ограничение. Самый простой способ —забыть о спи ске и вместо него напечатать диапазон страниц, используя функцию Документ с исправлениями (Document Showing Markup). Тогда вы сможете увидеть все от слеживаемые исправления и примечания, только они будут напечатаны не в фор ме списка (в большинстве случаев просмотр изменений имеет смысл, когда они сопоставлены с документом, а не перечислены одно за другим). Конечно, иногда необходим именно список исправлений для некоторого интервала страниц. В этом случае потребуется выполнить несколько простых действий. 1. Убедитесь в том, что исправленный документ открыт в Word в режиме ото бражения изменений. 2. Выделите диапазон, на основе которого будет формироваться список исправ лений, и скопируйте его в'буфер (нажатием клавиш Ctrl+C или щелчком на кнопке Копировать (Сору) стандартной панели инструментов). 3. Щелкните на кнопке Создать (New Blank Document). 4. Вставьте скопированную область в новый документ. 5. Откройте диалоговое окно Печать (Print) (нажав клавиши Ctrl+P или выбрав команду Файл ►Печать (File ►Print)), выберите Список исправлений (List Of Markup) в раскрывающемся списке Напечатать (Print What) и щелкните на кнопке ОК. 6 . После печати списка закройте новый документ без сохранения.
Управление печатными заданиями ♦
131
Печать черновика В отдельных случаях требуется быстро напечатать текст документа без «изли шеств», таких как форматирование или графика. Если принтер поддерживает функцию печати в черновом режиме, можно напечатать черновик. Выполните любое из следующих действий: ► выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), щелкните на вкладке Печать (Print) (рис. 3.6) и установите флажок Черновой (Draft Output);
Рис. 3.6. Дополнительные параметры печати
► откройте диалоговое окно Печать (Print), щелкните на кнопке Параметры (Op tions), установите флажок Черновой (Draft Output) и щелкните на кнопке ОК. При печати документа в черновом режиме текст на бумаге содержит минимум форматирования, в нем отсутствует графика.
Печать нескольких страниц на одном листе Начиная с Word 2000, появилась возможность печатать несколько страниц доку мента на одном листе бумаги. В этом случае лучше видна разметка документа, а информацию можно представить в сжатой форме. Печать нескольких страниц на листе похожа на просмотр нескольких страниц в режиме предварительного просмотра. Отличие состоит в том, что на отпечатанных страницах обычно мож но разглядеть их содержание. При печати нескольких страниц на одном листе
1 3 2 ♦ Глава 3. Печать документов
бумаги Word сжимает их до размера, подходящего для целей печати. Чтобы на печатать документ таким образом, проделайте следующее: 1. Выберите команду Файл ►Печать (File ►Print). 2. В разделе Масштаб (Zoom) диалогового окна Печать (Print) в раскрывающемся списке Число страниц на листе (Pages Per Sheet) выберите нужное количество страниц. На одном листе можно напечатать до 16 страниц. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------------Команда Число страниц на листе (Pages Per Sheet) действует с некоторыми ограниче ниями. Во-первых, следует использовать величины из раскрывающегося списка — в' этом поле невозможно задать свое значение. Во-вторых, данная функция доступна только тогда, когда в списке Напечатать (Print What) выбран пункт Документ (Document) или Документ с исправлениями (Document Showing Markup).
Масштабирование печати документов Word позволяет изменять масщтаб документов при печати с помощью команды По размеру страницы (Scale То Paper Size). Эту операцию можно выполнять вручную, например, чтобы распечатать текст на бумаге Нестандартного размера или обеспечить размещение всей информации на листе бумаги с текущими зна чениями полей страницы. Масштаб документа изменяется с помощью раскрывающегося списка По разме ру страницы (Scale То Paper Size), который расположен в секции Масштаб (Zoom) диалогового окна Печать (Print). Этот список содержит различные размеры бума ги, включая Letter, Legal, А4, размеры конвертов и т. д. Чтобы вывести на экран список По размеру страницы (Scale То Paper Size), щелкните на стрелке ▼. По умолчанию выбран вариант Текущий (No Scaling). ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------Размеры документа, установленные в диалоговом окне Печать (Print), действуют только на время текущего сеанса печати; при этом содержимое документа не масштабируется и не модифицируется в отличие от результатов воздействия команды Подгонка страниц (ShrinkТо Fit) в режиме предварительного просмотра, которая изменяет формат текста.
Печать XML-тегов При работе с документом, содержащим XML-теги, можно распечатывать их вместе с остальным текстом документа, независимо от того, показаны ли они на экране. Для вывода XML-тегов на печать нужно установить соответст вующий флажок одним из следующих способов: ► выберите Сервис ►Параметры (Tools ►Options), щелкните на вкладке Печать (Print) (см. рис. 3.6) и установите флажок XML-теги (XMLTags), затем щелкни те на кнопке ОК; ► откройте диалоговое окно Печать (Print), щелкните на кнопке Параметры (Options), установите флажок XML-теги (XML Tags) и щелкните на кнопке ОК. После установки этого флажка XML-теги будут распечатаны вместе с осталь ным текстом. Чтобы вывести на печать только текст документа, снимите флажок XML-теги (XML Tags).
0
Управление печатными заданиями ♦
133
Печать фоновых цветов и изображений Е с л и в в а ш е м д о к у м е н т е п р и с у т с т в у ю т ф о н о в ы е ц в е та и л и и зо б р а ж е н и я (т а к и е , к а к п о д л о ж к а ), м о ж н о у п р а в л я т ь и х п е ч а т ь ю вм е сте с д о к у м е н то м . Д л я э т о го н у ж н о в ы п о л н и т ь о д н о и з с л е д у ю щ и х д е й с т в и й : ► в ы б е р и т е С е р в и с ►П арам етры (Tools ►O ptions), щ е л к н и т е н а в к л а д к е Печать (P rin t) (с м . р и с. 3 .6 ) и у с та н о в и те ф л а ж о к Фоновые цвета и рисунки (Background Colors and Im ages), за те м щ е л к н и т е н а к н о п к е ОК; ► о т к р о й т е д и а л о го в о е о к н о Печать (P rin t), щ е л к н и т е н а к н о п к е Параметры (O ptions), у с т а н о в и т е ф л а ж о к Фоновые цвета и рисунки (Background Colors and Im ages), и щ е л к н и т е н а к н о п к е ОК. Ч т о б ы в ы в е с т и н а п е ч а ть т о л ь к о т е к с т д о к у м е н т а , с н и м и т е ф л а ж о к Фоновые цвета и рисунки (Background Colors and Im ages).
Использование поля IncludeText для печати нескольких документов С п о м о щ ь ю п о л я IncludeText м о ж н о в с т а в л я т ь в т е к у щ и й д о к у м е н т т е к с т и и з о б р а ж е н и я и з д р у г и х ф а йл ов, а затем р а с п е ч а ты в а ть и х вм есте с д о к у м е н т о м . Д л я э т о го н у ж н о в с е го л и ш ь р а з м е с т и т ь п о л е IncludeText в т р е б у е м о м м есте д о к у м е н та (н а п р и м е р , в к о н ц е ) и о т п р а в и т ь ф а й л н а пе ч а ть . Д е л а е тс я э то с л е д у ю щ и м о б разом . 1. Р а с п о л о ж и т е т е к с т о в ы й к у р с о р в т о м м есте, к у д а д о л ж н о б ы т ь в с та в л е н о с о д ерж им ое д р у ги х д окум ентов. Поле
| DocVariable EditTime Filename
Files ize
Fill m
GoToButton GreetngLine Hyperlink If IncludePicture Index Info Keywords
Рис. 3.7. Для печати больших документов можно использовать поле IncludeText
л 1 3 4 ♦ Глава 3. Печать документов
2. Выберите команду Вставка ►Поле (Insert ►Field). 3. В диалоговом окне Поле (Field) (рис. 3.7) в списке Поля (Fields) выберите IncludeText и укажите путь к документу в поле Имя файла (File Name or URL). 4. Щелкните на кнопке ОК. Отображение кодов полей в документе контролируется путем установки флажка Коды полей (Field Codes) и выбора подходящего пункта списка Затенение полей (Field Shading) на вкладке Вид (View) диалогового окна Параметры (Options). По сле вставки в текст поля IncludeText содержимое прикрепленных документов бу дет печататься вместе с основным документом. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------- :-------------------------------- т----Дополнительную информацию об использовании полей можно найти в главе 31.
Печать данных для форм В Word можно распечатать только данные, внесенные в формы, установив сле дующие настройки. 1. Откройте документ, содержащий необходимые данные. 2. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и щелкните на вклад ке Печать (Print). 3. В разделе Для текущего документа (Options for Current Document Only) уста новите флажок Печатать только данные для форм (Print Data only for Forms) и щелкните на кнопке ОК. 4. Щелкните на кнопке Печать (Print) стандартной панели инструментов.
Создание файла печати Иногда вместо передачи документа на локальный принтер требуется создать файл печати. Обычно это делается, когда нужно напечатать файл на другом принтере (как правило, лучшего качества). Например, если вы создали документ на своем домашнем компьютере, можно сформировать файл печати, чтобы рас печатать документ на работе на цветном принтере более высокого качества. Или, возможно, вы разработали информационный бюллетень или рекламный листок на рабочем компьютере, но должны представить в типографию файл печати, что бы там смогли создать окончательную вереию документа. При формировании файла печати документ сохраняется в формате, который мо жет распознать другой принтер. При этом Word записывает в файл информацию о разметке документа, такую как интервалы шрифта, разрывы строк и разрывы страниц. Перечислим действия, необходимые для создания файла печати. 1. Определите, какой принтер будет использоваться (например, принтер Post Script), и, если необходимо, установите его драйвер. (Если вам нужен этот драйвер, попросите подходящий в том месте, где документ будет распечаты ваться, или же загрузите его из Интернета.)
Настройка печати ♦
135
2. Откройте диалоговое окно Печать (Print) (выбрав команду Файл ►Печать (File ►Print) или нажав Ctrl+P). 3. В раскрывающемся списке Имя (Name) укажите принтер, на котором будет печататься файл. 4. Установите флажок Печать в файл (Print То File) и щелкните на кнопке ОК, чтобы открыть диалоговое окно Печать в файл (Print То File), которое выгля дит практически так же, как окно Сохранить как (Save As). 5. Перейдите туда, где будет храниться файл печати, введите его название в поле Имя файла (File Name) и затем щелкните на кнопке ОК. Файл будет сохранен с расширением .ргп.
Настройка печати В дополнение к параметрам, доступным в диалоговом окне Печать (Print), Word предлагает некоторое количество других настроек печати. Они находятся на вкладке Печать (Print) диалогового окна Параметры (Optiops), которое открыва ется командой Сервис ►Параметры (Tools ►Options). К этим параметрам можно также получить доступ, щелкнув на кнопке Параметры (Options) в диалоговом окне Печать (Print). В табл. 3.2 приведены настройки, находящиеся в разделе Ре жим (Printing Options) вкладки Печать (Print) одноименного диалогового окна. Таблица 3.2. Параметры печати Параметр
Описание
Черновой (Draft Output) Документ печатается без форматирования и графики (как было опи сано в разделе «Печать черновика») Обновлять поля (Update Fields)
Перед печатью обновляются поля. (Например, поля даты и времени)
Обновлять связи (Update Links)
Обновляет связи с другими документами до печати. Например, если связи документа изменялись, присоединенное содержимое будет обновлено перед печатью
Преобразование A4/Letter (Allow A4/Letter Paper Resizing)
Позволяет автоматически переключаться между стандартным для США листом 21,59 на 27,94 см (8 на 11 дюймов) и немного более узким* и длинным листом формата А4, используемом в большинстве стран, в том числе и в России. Этот флажок установлен по умолчанию
Фоновая печать (Background Printing)
Позволяет продолжать работу во время обработки печатного зада ния (хотя, возможно, программа станет немного медленней откли каться на осуществляемые действия). Этот флажок также установ лен по умолчанию
Печатать PostScript поверх текста (Print PostScript Over Text)
Печатает вставленный в Word код PostScript над текстом, а не под ним (например, подложу или перекрывающий текст)
В обратном порядке (Reverse Print Order)
Печатает документ в обратном порядке, начиная с последней стра ницы
>
1 3 6 ♦ Глава 3. Печать документов
Кроме параметров, перечисленных в табл. 3.2, вкладка Печать (Print) содержит пункты, позволяющие выполнять перечисленные ниже задачи. ► Печатать различные.элементы документа вместе с печатным заданием, такие как суммарные сведения о документе, коды полей (вместо содержания по лей), XML-теги, скрытый текст, графические объекты, фоновые цвета и изо бражения. ► Печатать лишь данные, вставленные в форму. Эта функция работает только для текущего документа, то есть ее нельзя установить по умолчанию. ► Определить подачу бумаги, используемую по умолчанию. ► Задать параметры двусторонней печати для тех принтеров, которые могут пе чатать на обеих сторонах листа бумаги. СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------------------—Дополнительную информацию о выборе источника бумаги можно найти в главе 15.
После передачи документа на Печать может возникнуть следующая проблема: появляется сообщение об ошибке печати. Первое и самое главное правило: если ваш принтер обычно работает без помех, но в данный момент не отзывается, проверьте оборудование. Выполните следую щие простые действия: ► убедитесь, что в картридже есть чернила или порошок и что он правильно вставлен в принтер; ► проверьте наличие бумаги; ► выньте всю бумагу, застрявшую в принтере, и, если необходимо, перезагрузи те принтер; ► проверьте, что все соединения принтера (провода, вилки и контакты) в по рядке и находятся на своем месте; ► если принтер старой модели, убедитесь, что светится индикатор режима online; ► попробуйте напечатать тестовую страницу вручную (информацию о том, как это сделать, ищите в справочнике по принтеру). Если оказалось, что компоненты оборудования в порядке, следует рассмотреть проблемы со стороны программного обеспечения. Основные задачи, которые придется выполнить, если Word не может найти принтер при передаче докумен та на печать, перечислены ниже. ► Установка или удаление драйвера принтера, используемого по умолчанию. Возможно, нужно заново установить драйвер принтера с установочного компакт-диска для принтера или компакт-диска с Windows, или же загрузить драйвер с веб-страницы производителя принтера. ► Исправление поврежденной записи системного реестра Windows. Можно по пытаться исправить поврежденную запись в системном реестре Windows для используемого по умолчанию принтера: установить другой принтер в роли используемого по умолчанию, а затем переключить эту функцию назад на ис ходный принтер, чтобы переписать испорченную запись реестра Windows.
Настройка печати ♦
137
► Коррекция устройства, конфликтующего с портом принтера. Если документ не печатается на локальном принтере, возможно, возник конфликт, связан ный с портом принтера. Чтобы исправить это, попытайтесь воспользоваться Диспетчером устройств (Device Manager) Windows для удаления и переуста новки порта принтера. СМОТРИ ТАКЖЕ --------------- ^ --------------------- ------------------------------------Более подробную информацию, связанную с описанными выше процедурами, можно найти в Базе знаний Microsoft на http:/support.microsoft.com.
перемещения по документу Управление основным и расширенным поиском Схема документа Поиск текста и других элементов в активном документе Замена текста Средства Перейти и Выбор объекта перехода Создание закладок для перемещения по документу
Управление основным и расширенным поиском ♦
139
Работая в Word* вы, несомненно, привыкли к определенному набору стандарт ных методов поиска файлов и передвижения по документу. Большинство поль зователей находят и открывают документы с помощью таких общих инстру ментов навигации, как Проводник (Windows Explorer) и диалоговое окно Открытие файла (Open). А для перемещения по открытому документу Word чаще всего используются полосы прокрутки, клавиатурные команды и отдельные клавиши (Page Up, Page Down и т. д.). Но Word предоставляет еще несколько средств, слу жащих для поиска файлов и элементов документа и передвижения по докумен ту: области задач Обычный поиск файлов (Basic File Search) и Расширенный поиск файлов (Advanced File Search), инструмент Схема документа (Document Мар), ко манды Найти (Find), Заменить (Replace), Перейти (Go То) и диалоговое окно По иск файлов (File Search). Эта глава посвящена всем инструментам поиска и пере мещения Word —как предназначенным для обычного поиска информации, так и выходящим за рамки этой задачи. Word предоставляет множество инструментов перемещения по документу, часть которых, на первый взгляд, вообще не имеет отношения к этому действию. Ос новная часть нестандартных средств будет рассмотрена в данной главе, но суще ствуют дополнительные способы перемещения, о которых рассказывается в дру гих частях книги. ► Можно перейти к месту, отмеченному в документе закладкой. (Закладки кратко описываются в последнем разделе этой главы, а более подробная ин формация находится в главе 23.) ► Средство Выбор объекта перехода (Select Browse Object) позволяет пролисты вать текст от элемента к элементу. (О нем впервые рассказывалось в главе 2, а детальное описание находится в разделе «Средства Перейти и Выбор объек та перехода» этой главы.) ► Уровни структуры предоставляют возможность быстрого перемещения от' раздела к разделу (см. главу 10 ). ► Использование главных документов облегчает работу с документами, состоя щими из нескольких файлов (см. главу 20 ). Одна из основных задач Word состоит в упрощении работы с различными инст рументами перемещения, чтобы можно было эффективно и почти автоматиче ски получить доступ к необходимой информации.
Управление основным и расширенным поиском Прежде всего, следует научиться искать нужный документ среди ему подобных. Как упоминалось выше, в данной версии Word найти документы можно с по мощью областей задач Обычный поиск файлов (Basic File Search) и Расширенный поиск файлов (Advanced File Search), а также диалогового окна Поиск (Search). Эти инструменты управляют обычным и расширенным поиском. Область задач Обычный поиск файлов (Basic File Search) позволяет найти файлы, элементы Microsoft Outlook или веб-страницы, содержащие различный текст, а область
140 ♦
Глава 4. Оттачиваем мастерство перемещения по документу
Расширенный поиск файлов (Advanced File Search) используется при необходимо сти найти файлы по заданным атрибутам, таким как имя автора, название файла, дата последнего изменения и т. д. Чтобы перейти к области задач Обычный поиск файлов (Basic File Search), выберите команду Файл ►Поиск файлов (File ►Search) (или нажмите клавиши Alt+F+H). Чтобы перейти к области задач Расширенный поиск файлов (Advanced File Search), щелкните на одноименной ссылке, располо женной в области задач Обычный поиск файлов (Basic File Search). По умолчанию область задач поиска файлов открывается в том виде, в котором она использовалась в последний раз. Чтобы перейти от расширенного поиска к обычному, щелкните на ссылке Обычный поиск файлов (Basic File Search) в разде ле См. также (Search Also) области задач. Аналогично, для перехода от обычного поиска к расширенному нужно щелкнуть на ссылке Расширенный поиск файлов (Advanced File Search) в разделе См. также (Search Also) области задач. На рис. 4.1 и 4.2 показаны разделы области задач Обычный поиск файлов (Basic File Search) и Расширенный поиск (Advanced Search).
Р и с. 4 .1 . Раздел Обычный поиск файлов
Р и с. 4 .2 . Раздел Расширенный поиск
позволяет искать документы, ориентируясь по строке текста, расположению или типу файла
файлов позволяет искать документы на основе заданных свойств и условий, помимо критериев типа и расположения файла
Диалоговое окно Поиск файлов (File Search) предлагает аналогичные возможно сти поиска и вызывается через диалоговое окно Открытие документа (Open). Та кой подход к поиску документов удобен, когда окно Открытие документа (Open) уже на экране, а где сохранен конкретный файл, непонятно. Чтобы отобразить диалоговое окно Поиск файлов (File Search), выполните следующие действия.
Управление основным и расширенным поиском ♦
найп* »Г«ЛЬ.
__
Р ис. 4 .3 . Обычный поиск в диалоговом окне Поиск файлов
Р ис. 4 .4 . Расширенный поиск в диалоговом окне Поиск файлов
141
1 4 2 ♦ Глава 4. Оттачиваем мастерство перемещения по документу
1. Выберите команду Файл ►Открыть (File ►Open) или щелкните на кнопке От крыть (Open) стандартной панели инструментов. 2. В диалоговом окне Открытие документа (Open) выберите команду Сервис ► Найти (Tools ►Search).
Диалоговое окно Поиск файлов (File Search) содержит вкладки Обычный (Basic) и Расширенный (Advanced), показанные на рис. 4.3 и 4.4, которые предоставляют параметры, аналогичные настройкам одноименных разделов области задач Поиск файлов (File Search) (сравните с рис. 4.1 и 4.2). В этой главе мы будем в основном рассматривать работу с областью задач, но те же методы позволяют найти нужный файл с помощью диалогового окна Поиск файлов (File Search).
Обычный поиск файлов Одним из наиболее общих способов поиска документов является поиск конкрет ных символов, слов и фраз в названии документа или его содержимом. Word предоставляет возможность находить документы среди всех файлов на компью тере и в его сетевом окружении по строке текста, введенной в области задач Обычный поиск файлов (Basic File Search). Средство Обычный поиск файлов (Basic File Search) действует аналогично систе мам поиска в Интернете. Word (и другие приложения Microsoft Office) позволяет искать документ по одному или нескольким словам, а ввод целой фразы в поле Текст (Text) раздела Искать (Search) сужает поиск и обычно снижает количество возвращаемых документов. Кроме того, при поиске необходимо учитывать сле дующие факторы. ► По умолчанию обычный поиск находит файлы, содержащие различные фор мы слова. Например, по слову работа ищутся документы, в которые входят слова работа, работать или работающий. ► Символ звездочка (*) заменяет любую группу знаков. Например, если ввести п*к, будут найдены документы, содержащие слова писк, поиск, песок и т. д. ► Знак вопроса (?) заменяет любой символ. Например, если ввести м?р?, могут быть найдены документы, содержащие слова мирт, марь, мера, март и т. д. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы получить дополнителен) справочную информацию, щелкните на ссылке Под сказки (Search Tips) в разделе области задач Обычный поиск (Basic Search).
После определения текста можно выбрать для поиска любую из следующих об ластей, перечисленных в раскрывающемся списке Область поиска (Search In). ► Везде (Everywhere). Поиск происходит во всех основных и вложенных папках, находящихся на компьютере, в сетевом окружении и в Outlook. ► Мой компьютер (My Computer) состоит из всех дисков и папок компьютера. Раскрыв этот пункт и установив нужные флажки, можно определить, какие именно диски и папки следует включить в область поиска.
Управление основным и расширенным поиском ♦
14 3
► Мое сетевое окружение (My Network Places) состоит из всех папок, сохра ненных на сетевых файловых серверах, веб-серверах или серверах Microsoft Exchange, сконфигурированных как Сетевое окружение (Network Places). По мните, что некоторые области сети не поддерживают функцию поиска. ► Outlook. Поиск ведется во всех сообщениях, заметках, контактах, задачах и дру гих документах, хранящихся в папках Outlook. СОВЕТ ------------------ -------------------------------------------------------------------------------------------------~'-ч Если точно известно расположение папки, в которой требуется произвести поиск, мож но ввести путь этой папки прямо в поле Область поиска (Search In).
Рассмотрим, как выполняется обычный поиск. 1. Выберите команду Файл ►Поиск файлов (File ►File Search). 2. В разделе Искать (Search For) области задач введите в поле Текст (Search Text) текст для поиска. ! 3. В разделе Другие параметры поиска (Other Search Options) щелкните на стрел ке списка Область поиска (Search In). Щелкните на значке плюс, чтобы рас крыть нужную папку, и установите флажки на дисках, папках и остальных пунктах, в которых следует искать документ, как показано на рис. 4.5. Обычный поиск файлов
▼X
ffTТ'Г'УШНВ
Рис. 4.5. «Стопка» флажков означает, что в данный поиск будут включены все вложенные папки
Затем щелкните вне списка, чтобы закрыть его. Если флажки устанавливают ся на папках, отличных от Везде (Everywhere), Мой компьютер (My Computer),
1 4 4 ♦ Глава 4. Оттачиваем мастерство перемещения по документу т
Мое сетевое окружение (My Network Places) и Outlook, можно использовать мышь следующим образом: > один щелчок выделяет папку; > два щелчка выделяют папку и все папки внутри нее; > три щелчка выделяют только вложенные папки, исключая папку верхнего уровня; t> четыре щелчка снимают выделение всех папок. 4. Щелкните на стрелке списка Типы файлов результатов (Results Should Be), выделйте типы файлов, которые следует включить в поиск, и щелкните вне спи ска, чтобы закрыть его. Например, если требуется искать только файлы Word, убедитесь, что в папке Файлы Office (Office Files) установлен только флажок Файлы Word (Word Files), как показано на рис. 4.6.
Рис. 4.6. Выберите типы файлов, которые нужно включить в область текущего поиска
Пункты списка Типы файлов результатов (Results Should Be) перечислены ниже. > Все (Anything) определяет самый широкий набор файлов, включая типы, обычно не связанные с Microsoft Office. t> Файлы Office (Office Files) задает документы Microsoft Office. Можно уточ нить, среди каких документов Office нужно выполнять поиск, установив флажки для конкретных приложений Office. > Объекты Outlook (Outlook Items) включает в область поиска электронные письма, элементы календаря, контакты, задачи, заметки и записи журнала. > Веб-страницы (Web Pages) отмечает веб-страницы (файлы с расширением .htm или .html), веб-архивы (файлы с расширением .mht или .mhtml) и дру гие, связанные с WWW форматы (например, файлы с расширением .asp).
Управление основным и расширенным поиском ♦
145
Задав параметры поиска, щелкните на кнопке Найти (Go). После щелчка на кнопке Найти (Go) в области задач появляется раздел Результа ты поиска (Search Results). Результаты поиска делятся на категории Мой компью тер (My Computer), Мое сетевое окружение (My Network Places) и Outlook, в зави симости от сделанного вами выбора (например, если вы не задавали поиск файлов в Outlook, соответствующий раздел не будет представлен). Пока идет процесс по иска, отображается надпись (Идет поиск) (Searching) рядом с заголовком разде ла. Если в отдельной категории не найдено файлов с требуемым текстом, рядом с ее заголовком появляется надпись (Результатов нет) (No Results Found). Если поиск занимает слишком много времени, можно завершить процедуру, щелкнув на кнопке Завершить (Stop). После окончания поиска кнопка Завершить (Stop) заменяется кнопкой Изменить (Modify). На рис. 4.7 демонстрируются результаты выполнения поиска. Обратите внимание, что каждый найденный элемент сопро вождается значком, соответствующим типу файла.
Рис. 4.7. С каждым найденным элементом связано раскрывающееся меню
Раздел области задач Результаты поиска (Search Results) позволяет после завер шения поиска выполнить с найденными элементами действия, перечисленные ниже. ► Просмотреть свойства документа. Расположите указатель мыши над эле ментом списка результатов — сведения появятся в виде всплывающей под сказки. Кроме того, можно щелкнуть на появившейся стрелке и в раскрыв шемся меню выбрать пункт Свойства (Properties) — откроется одноименное диалоговое окно.
1 4 6 ♦ Глава 4. Оттачиваем мастерство перемещения по документу
► Открыть документ в соответствующем ему приложении. Щелкните на вы бранном элементе списка результатов. ► Отредактировать элемент в приложении Office. Щелкните на стрелке ▼, расположенной возле данного элемента (как продемонстрировано на рис. 4.7), и выберите вариант изменения документа. ► Создать новый документ на основе существующего. В раскрывающемся ме ню данного пункта списка выберите Создать из этого файла (New From This File). ► Сохранить гиперссылку в буфере обмена Office. Щелкните на стрелке ▼ и выберите вариант Копировать ссылку в буфер‘обмена (Copy Link То Clip board). ► Просмотреть дополнительные результаты поиска. Щелкните на ссылке Сле дующие х результатов (Next х Results), расположенной внизу списка результа тов поиска. | ► Запустить новый поиск или изменить текст поиска. Щелкните на кнопке Из менить (Modify) и отредактируйте параметры поиска. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------К сожалению, когда документ из списка результатов поиска открывается в Word, фраза или слово для поиска не выделяются в тексте. Кроме того, даже когда это не требуется, в список результатов попадают файлы, содержащие словоформы (такие как «работать», «работающий» для слова «работа»). И первое, и второе затрудняет выбор нужного доку мента из найденных. Чтобы уменьшить количество возвращаемых документов, попро буйте использовать для поиска фразы, состоящие хотя бы из двух слов, и приводите всякий раз, когда это возможно, точные фразы в кавычках. Кавычки означают, что текст для поиска должен объединяться в единую строку.
Управление расширенным поиском Как упоминалось выше, программа также предоставляет возможность расширен ного поиска. Этот вариант позволяет определять более детальные критерии по иска: свойства документа, условия поиска и параметры для условий или свойств. 1. Выберите команду Файл ►Поиск файлов (File ►File Search) и, если необхо димо, щелкните на ссылке Расширенный поиск файлов (Advanced File Search) в разделе См. также (See Also) области задач. 2. В области задач Расширенный поиск файлов (Advanced File Search) щелкните на стрелке списка Свойство (Property) и выделите свойство документа, кото рое будет использоваться в качестве критерия поиска. 3. Аналогично выберите условие в списке Условие (Condition). Для каждого свойства доступен определенный набор условий. 4. В поле Значение (Value) введите величину, связанную с отдельным свойством или условием. 5. Щелкните на кнопке Добавить (Add). Параметры поиска (состоящие из свой ства, условия и заданной величины) появятся в списке, расположенном под кнопкой Добавить (Add).
Управление основным и расширенным поиском ♦
147
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------- ---------Если ввести величину, которая является неверной для свойства или условия, кнопка До бавить (Add) останется недоступной.
6.
Можно сузить область поиска, увеличив количество параметров. Для этого выделите еще одно свойство или условие, введите величину и щелкните на слове И (And) или Или (Or). Если щелкнуть на И (And), документ, который по падет в результаты поиска, должен будет содержать оба параметра. Если вы брать вариант Или (Or), каждый документ, включающий в себя любой из этих параметров, станет результатом поиска. 7. Щелкните на кнопке Добавить (Add).
СОВЕТ -----------------------------------------------------------------------------1------------------------------------------Если к расширенному поиску был добавлен параметр, а позже он оказывается ненуж ным, выделите данный пункт и щелкните на кнопке Удалить (Remove). Если требуется стереть все параметры поиска, щелкните на кнопке Удалить все (Remove All).
8.
После определения параметров поиска установите флажки в раскрываю-, щихся списках Область поиска (Search In) и Типы файлов результатов (Results Should Be), как было описано в предыдущем разделе. Затем щелкните на кнопке Найти (Go). На рис. 4.8 показан пример расширенного поиска с двумя установленными пара метрами. р а с ш и р е н н ы к . 1ю и с к ф г > л й »
х
^ЫйфШсовпадает (точно) с
На ти:;.
втсстансьиг
Другие параметры поигжа:
[Выбра н ю типы файлов См.танже
--Vi-;:
ш *j6M 4he>' гцийсфайп^е Рис. 4.8. Можно включить службу индексирования из Word
1 4 8 ♦ Глава 4. Оттачиваем мастерство перемещения по документу
С файлами, появившимися в списке результатов расширенного поиска, можно выполнить те же самые действия, что и для обычного поиска. Они рассматрива лись в предыдущем разделе. Например, можно расположить указатель мыши над элементом списка результатов поиска, чтобы просмотреть свойства докумен та, или щелкнуть на элементе, чтобы открыть его в соответствующем ему прило жении.
Увеличение скорости поиска с помощью службы индексирования Можно увеличить скорость выполнения операции поиска, включив средство Бы стрый поиск (Fast Searching) или сохраняя обновляемый индекс. Быстрый поиск (Fast Searching) пользуется данными, предоставляемыми Службой индексирова ния (Indexing Service), которая самостоятельно извлекает информацию из набора документов и упорядочивает ее. Эти сведения состоят из текста (содержимого) и характеристик (свойств) документа. Быстрый поиск (Fast Searching) по умолчанию доступен в системах Microsoft Windows 98, Windows Me и Windows NT4. Чтобы включить эту утилиту в Win dows 2000 или ХР или проверить состояние быстрого поиска в других версиях Windows, проделайте перечисленные ниже действия. 1. Выберите меню Файл ►Поиск файлов (File ►File Search), чтобы отобразить раздел области задач Обычный поиск файлов (Basic File Search). Над ссылкой Параметры поиска (Search Options), расположенной в разделе Другие парамет ры поиска (Other Search Options), находится индикатор доступности функции Быстрый поиск (Fast Searching). 2. Щелкните на ссылке Параметры поиска (Search Options). 3. В диалоговом окне Настройка службы индексирования (Indexing Service Settings) щелкните на пункте Да, включить и запускать в режиме простоя компьютера (Yes, Enable Indexing Service and Run When my Computer is Idle), как показано на рис. 4.9, и затем Щелкните на кнопке ОК. Теперь индикатор покажет, что функция Быстрый поиск (Fast Searching) доступна. Н а с т р о й к а с л у ж б ы и н д е к с и р о в а н 'Я
Служба индексирования позволяет индексировать ф 41 <ттью 1ира для ускорения «опека; кро *э того., она предистаепяет *£ элнитеяьные во^'Юлчяости л аск а сосгояк- е:
Быстрый поискоткг очен
ВКГТОЦ4ТЬ -f i/ж бу
м НД№£И
званий
! mim т 1 ___I _____Л )тм ь н а
■ г-п
зЗтраьга
! ‘ Дгвключить и запускать в режиме простоя компьютера. Н§т, не включат, службу индекгьгования
Рис. 4.9. Можно включить службу индексирования из Word
}
Управление основным и расширенным поиском ♦
149
Принять решение по поводу того, стоит ли включать службу индексирования, поможет табл. 4.1. Таблица 4 .1 . Конфигурация компьютера, рекомендуемая для индексирования Количество индексируем ы х докум ентов
Минимальный р а зм ер памяти, Мбайт
Реком ендуем ы й р азм ер памяти, Мбайт
Менее 100 000
64
64
От 100 000 до 250 000
64
От 64 до 128
От 250 000 до 500 000
64
От 128 до 256
Более 500 000
128
256 и более
ВНИМАНИЕ -----------------------------------------------------------------------------------------------Иногда возникает следующая проблема: после включения службы индексирования по иска для данного текста не находится ни одного файла. Это происходит потому, что служба индексирования при проверке документов игнорирует слова, буквы и числа, на ходящиеся в списке Noise-Word. Если попытаться найти элементы этого списка, резуль тат поиска окажется нулевым. Файлы списков Noise-Word называются Noise.xxx, где трехбуквенное расширение ука зывает на язык списка. Например, файл Noise.enu является английским списком NoiseWord. Можно просмотреть слова, игнорируемые при индексации, выбрав команду Пуск ►Найти ►Файлы и папки (Start ►Search ►For Files Or Folders) и запустив поиск для файлов, называющихся Noise.*. Редактировать документы Noise.* можно в любом тек стовом редакторе (например, WordPad). Если слово, которое должно быть проиндекси ровано, находится в списке, удалите его из списка Noise-Word и сохраните файл.
После запуска службы индексирования не забывайте о следующих правилах за проса поиска документов. ► Запросы не учитывают регистр. ► Нельзя искать слова, входящие в список Noise-Word. ► Если в запросе используются специальные символы (такие как &, |, Л, #, @ или $), их следует заключить в кавычки, чтобы определить эту информацию как конкретную строку для поиска. ► Значения даты и времени должны указываться в форме гггг/м м /д д чч:мм:сс или птг-м м -д д чч:мм:сс. Первые два знака года и время можно опустить. В этом случае предполагается, что год находится между 1930 и 2029. Помимо секунд в поиске можно учитывать миллисекунды (до третьего знака), например 2002/11/20 13:42:03:123. ► Допускается указывать дату и время относительно текущих даты и времени, тогда перед с целым числом и индексом времени ставится знак (минус). В качестве индекса времени можно использовать следующие обозначения: у (год), q (квартал, три месяца), m (месяц), w (неделя), d (день), h (час), п (ми нута), s (секунда). ► Цифровые величины могут быть десятичными или нет. Не десятичным зна чениям должны предшествовать символы Ох. ► Можно использовать следующие логические (Булевы) операторы и символы: И (AND (&)), ИЛИ (OR (I)), НЕ (NOT (&!)). Также можно применить в за просе оператор эквивалентности NEAR (-) (но не в запросе свойств).
150
♦
Глава 4. Оттачиваем мастерство перемещения по документу
Схема документа По открытым документам можно перемещаться несколькими способами. Один из них заключается в использовании средства Схема документа (Docu ment Мар). В режиме Схема документа (Document Мар) на экране появляется от дельная панель, расположенная слева вдоль рабочего окна и содержащая список заголовков документа. Схема документа позволяет быстро переходить к различ ным разделам и, кроме того, служит для определения текущей позиции курсора в открытом документе. На рис. 4.10 показан документ, находящийся в режиме Схема'документа (Document Мар). ‘ril EVIasovaBibleStoriesO КОД 8.doc - Microsoft Word
ХДОИ4&
qsho i'Qpaefci
Text! ^ * -I 11 П€ JflBRMdN ON TWt MOUNT ; U N lf 13 ” i Text i ■" ■; 5 H PTHE RETURN OF TH= PRODIGALf£ ANDY: What about his frier* ' Text3 : ' f jg v Я R©43RANDT*S MASTERPIECE THE RETURN OP THE. PROD
UNIT14 ; Text! JESUS rURfcS W A m INTO WlNE\ UNIT.16Textl A ■ FSUS CALMS THE STORM UNIT 17 5 * M Text! . ^ . IFSUS FEEDS
THE FIVE IHOI ISAM
The figure of Alexander Ivanov (1806 = Aro #d (Ms tiime,the late 183Gs/Ale) j | I _ In his interpretation of Jhe episode tt j 5 As was said above; this work tobk AI , ffi ,«
rnMMRsrrc . j y Я
Рис. 4.10. Чтобы перейти к разделу, щелкните на его заголовке
Для эффективной работы со схемой документа текст должен быть отформатиро ван с использованием встроенных стилей заголовков или стилей абзацев, имею щих структурный уровень. Если же в документе не применялся ни один из этих встроенных форматов, Word пытается идентифицировать абзацы, которые, как ему кажется, являются заголовками, и отображает их в схеме документа. Такой подход редко дает хорошие результаты. Чтобы переместиться по тексту с помо щью схемы документа, выполните следующие действия. 1. Щелкните на кнопке Схема документа (Document Мар), расположенной на стан дартной панели инструментов, или выберите команду Вид ►Схема документа (View ►Document Мар). По умолчанию отображаются все уровни заголовков.
Поиск текста и других элементов в активном документе ♦
151
Чтобы изменить параметры, используемые по умолчанию, щелкните правой кнопкой мыши на схеме документа (левом окне экрана) и выберите уровень заголовка в контекстном меню. Также можно щелкнуть на значках «+» или «-», находящихся слева of заголовков, чтобы раскрыть или свернуть список под заголовков раздела. 2. Щелкните на заголовке, чтобы перейти к соответствующему разделу в окне документа. В схеме Документа заголовок текущего раздела выделен цветом, что позволяет легко определить позицию курсора в документе. ■-»» 3. Закройте схему документа, щелкнув на кнопке Схема документа (Document Мар), дважды щелкнув на линии изменения размера схемы документа (эта линия примыкает к вертикальной полосе прокрутки окна схемы документа) или выбрав команду Вид ►Схема документа (View ►Document Map). Если текст заголовков не помещается в открытой панели схемы документа, мож но отформатировать его прямо здесь. Например, изменение шрифта и размера может облегчить чтение заголовков и упростить их поиск. (При переформатиро• вании текста схемы документа стоили настоящих заголовков не изменяются.) Для изменения текста схемы документа выполните следующие действия. 1. Щелкните на кнопке Схема документа (Document Мар) стандартной панели инструментов или выберите команду Вид ►Схема документа (View ►Document Map). 2. Щелкните на кнопке Стили и форматирование (Styles And Formatting), находя щейся на панели инструментов Форматирование (Formatting), или выберите команду Формат ►Стили и форматирование (Format ►Styles And Formatting). 3. В области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) щелкните на стрелке списка Показать (Show) и выберите пункт Специальное (Custom). 4. В диалоговом окне Настройки формата (Format Settings) выберите категорию Все (АН), затем установите флажок Схема документа (Document Мар) в разде ле Отображаемые стили (Style То Be Visible) И нажмите кнопку ОК, чтобы вер нуться к области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting). 5. Щелкните правой кнопкой мыши на стиле Схема документа (Document Мар), выберите пункт Изменить (Modify), задайте шрифт и его размер и нажмите кнопку ОК. Изменить размер схемы документа можно, перетаскивая мышью правый край панели. Но эти изменения затронут только текущий документ —по умодчанию схема документа занимает четверть экрана.
Поиск текста и других элементов в активном документе Еще одной возможностью, предоставляемой Word, является поиск текста, ри сунков й других элементов в текущем документе с помощью команд Найти (Find), Заменить (Replace) и Перейти (Go То). Эти инстру? генты чрезвычайно по пулярны у опытных пользователей Word, потому что они точны и просты в ис пользовании.
15 2 ♦ Глава 4. Оттачиваем мастерство перемещения по документу
Чтобы получить доступ к вкладке Найти (Find) диалогового окна Найти и заме нить (Find And Replace), показанного на рис. 4.11, выберите команду Правка ► Найти (Edit ►Find) или нажмите Ctrl+F. Также можно-щелкнуть на кнопке Найти (Find) в меню Выбор объекта перехода (Select Browse Object). (Чтобы отобразить это меню, щелкните на одноименной кнопке, расположенной под вертикальной полосой прокрутки, или нажмите Ctrl+Alt+Home.)
Рис. 4.11. Вкладку Найти можно использовать для поиска слов, фраз, специальных знаков, стилей и многого другого
Многие параметры, о которых вы узнаете в этом разделе, повторятся на вкладке Заменить (Replace). СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------Полезно добавить кнопку Найти (Find) на стандартную панель инструментов. Для этого щелкните на стрелке вниз, расположенной в правом конце панели, выберите пункт До бавить или удалить кнопки (Add Or Remove Buttons), перейдите к элементу Стандартная (Standard) и щелкните на кнопке Найти (Find).
Поиск и выделение элементов документа Скорее всего, вы уже знаете, что можно искать символы, слова, фразы и фраг менты текста, вводя искомую строку на вкладке Найти (Find) и затем щелкая на кнопке Найти далее (Find Next) для перемещения от одного образца строки к дру гому. Помимо этого, вы можете выделить одним щелчком мыши все экземпляры символа, слова, фразы или фрагмента текста, находящиеся в документе. 1. На вкладке Найти (Find) диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace) введите текст для поиска в поле Найти (Find What). 2. Установите флажок Выделить все элементы, найденные в (Highlight All Items Found In). Удостоверьтесь, что в раскрывающемся списке выбран вариант Ос новной документ (Main Document), и затем щелкните на кнопке Найти все (Find All). (Кнопка Найти далее (Find Next) изменяет свой вид на кнопку Найти все (Find All) после установки флажка.) 3. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно. Если выделены все образцы искомой строки, можно форматировать весь выде ленный текст щелчками на кнопках панели инструментов или через меню Фор мат (Format). Кроме того, можно удалить весь выделенный текст нажатием на клавиши Delete или Backspace. Чтобы снять выделение, просто щелкните вне выделенной области в документе.
Поиск текста и других элементов в активном документе ♦
15 3
Настройка параметров вкладки Найти Во многих случаях выполнение простого поиска текста с помощью вкладки Най ти (F in d ) позволяет решить поставленные задачи. Но, скорее всего, вы обязатель но столкнетесь с ситуацией, когда потребуется усовершенствовать процедуру по иска. Чтобы определить точные условия поиска или искать элементы документа, отличные от текста, необходимо воспользоваться дополнительными настрой ками диалогового окна Найти и заменить (Find And R eplace). Для вывода их на экран щелкните на кнопке Больше (M o re ). Заметьте, что кнопка Больше (M ore) изменяется на кнопку Меньше (Less) и щелчком на ней можно свернуть диало говое окно до его первоначального вида. Раскрытая вкладка Найти (F in d) проде монстрирована на рис. 4.12.
Рис. 4.12. Расширенная версия диалогового окна Найти и заменить предоставляет доступ к параметрам поиска и кнопкам Формат, Специальный , и Снять форматирование
I Параметры вкладки Найти (Find) в Word 2003 ничем принципиально не отлича ются от их аналогов в Word 2002, поэтому работа с новыми элементами команды Найти (Find) в этой версии Word окажется очень знакомой для пользователей Word 2002. Рассмотрим расширенные параметры вкладки Найти (Find). (Помни те, что почти те же самые настройки доступны на вкладке Заменить (R eplace).) На расширенной вкладке Найти (Find) доступны следующие параметры. ► Направление (Search) позволяет определять направление поиска: Вперед (Down), Назад (U p ) или Везде (АН). При выборе варианта Везде (A ll) Word выполня ет поиск во всем документе: стартует с позиции курсора, ищет до конца до кумента, перемещается в начало документа и ищет до точки расположения
1 5 4 ♦ Глава 4. Оттачиваем мастерство перемещения по документу
►
►
►
► ►
курсора. При выборе вариантов Вперед (D ow n) или Назад (U p ) Word начина* ет поиск от позиции курсора и ищет только в указанном направлении, про пуская верхний и нижний колонтитулы, сноски и примечания. Учитывать регистр (Match Case) определяет поиск, учитывающий прописные (заглавные) и строчные буквы текста, введенного в поле Найти (Find What). Этот параметр недоступен, если установлены флажки Подстановочные знаки (Use Wildcards), Произносится как (Sounds like) и Все словоформы (Find all word forms). Только слово целиком (Find Whole Words Only.) ищет только целые слова, то есть не включает в результаты поиска части длинных слов. Например, если в поле Найти (Find What) ввести предлог при и установить флажок Только слово цели ком (Find Whole Word Only), Word будет игнорировать слова, содержащие при, такие как приехать, привести, привереда и т. д. Этот параметр недоступен, если установлены флажки Подстановочные знаки (Use Wildcards), Произносится как (Sounds like) и Все словоформы (Find all word forms). Подстановочные знаки (Use Wildcards) позволяют использовать подстановоч ные знаки вместо текста. Если в поле Найти (Find What) ввести подстановоч ный знак, не установив флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards), Word будет обрабатывать его как обычный текст. В табл. 4.2 перечислены те знаки, которые можно использовать в диалоговом окне Найти и заменить (Find And Replace) в качестве подстановочных. Если же флажок установлен и требуется искать символ, который также является подстановочным знаком, перед этим символом нужно ввести знак обратной косой черты (\). Например, чтобы ис кать символ звездочки, следует набрать \*. Произносится как (Sounds Like) ищет слова и фразы, которые произносятся как слово или слова, введенные в поле Найти (Find W hat). Все словоформы (Find All Word Forms) ищет все формы слова, введенного в поле Найти (Find What). Например, если ввести слово формат, Word найдет фор мат, форматы, отформатировать, форматирование и т. д.
Таблица 4 .2 . Использование подстановочных символов в диалоговом окне Найти и заменить Знак Описание
Пример
? *
Любой одиночный символ
ф?рма найдет форма, ферма, фирма и т. д.
Любая последовательность-символов
о*о найдет окно, оно, обязательно и т. д.
<
Текст, начпнающийся с данного слова
<(ок) найдет окно, но не глазок
>
Текст, кончающийся данным словом
(но)> найдет окно, но не нора
[]
Находит любой из символов в скобках
ф[еи]рма найдет и ферма, и фирма
[-]
Находит любую букву из заданного диапа г[а-о]д найдет гад, гид и год зона
[!x-z] Находит любой символ, не входящий в диапазон в квадратных скобках
ст[!а-м]л найдет стол и стул, но не стал
Поиск текста и других элементов в активном документе ♦
155
Пример
Знак Описание {п}
Ищет точно п расположенных подряд букв ап{2}арат найдет слово аппарат или выражений. Образец предшествует фигурным скобкам
{П,}
Ищет, по крайней мере, п расположенных в{1,}едение найдет ведение и введение подряд букв или выражений
{п.т} Ищет от п до m расположенных подряд букв или выражений @
Ищет одну или больше расположенных подряд букв или выражений
10(1,3} найдет 10, 100 и 1000 в@едение найдет ведение и введение
Поиск атрибутов форматирования Помимо строки текста можно искать (и заменять) различные настройки форма тирования. Чтобы посмотреть на доступные параметры форматирования в рас ширенной вкладке Найти (F ind), щелкните на кнопке Ф ормат (Form at), как пока зано на рис. 4.13.
Рис. 4.13. Выберите элемент форматирования для поиска в раскрывающемся меню Формат
Выбор вариантов
Ш риф т (F o n t), Абзац (P aragraph), Табуляция (T abs), Язык (Language), Рамка (Fram e) и Стиль (S tyle ) в раскрывающемся меню Ф орм ат (F o rm a t) открывает соответствующие диалоговые окна. Например, если вы брать Ш риф т (F o n t), откроется диалоговое окно с названием Найти шрифт (Find F ont), которое очень похоже на диалоговое окно Ш рифт (F o n t). Выбор варианта
1 5 6 ♦ Глава 4. Оттачиваем мастерство перемещения по документу Выделение цветом (H ig h lig h t) позволяет указать выделенный или не выделенный текст в поле Найти (Find W hat). Например, выберите один раз пункт Выделение цветом (H ig hligh t), чтобы искать выделенный цветом текст, выберите этот вари
ант еще раз, чтобы указать, что вы ищете только не выделенный цветом текст, и выберите данный пункт в третий раз, если хотите найти все образцы иско мого текста независимо от его раскраски. Если форматирование применяется к тексту в поле Найти (Find W hat), информация об этом появляется строкой ниже (см. рис. 4.13). СОВЕТ -------------------------------------------------------------------- ----------------------------------Можно управлять основным символьным форматированием с помощью клавиатурных комбинаций. Для этого щелкните на поле Найти (Find What) и нажмите одну из следую щих клавиатурных комбинаций: Ctrl+B (полужирный), Ctrl+l (курсив) и Ctrl+U (подчер кивание), чтобы переключиться между поиском текста, к которому данный формат при менен, не применен или ни то ни другое (что эквивалентно настройке без учета формата).
Можно искать примеры форматирования, не вводя текст в поле Найти (Find What). Например, на рис. 4.13 в активном документе будет происходить поиск только выделенного цветом текста, в котором не используется курсив. Конечно, про грамма позволяет задать текст в комбинации с установками форматирования, если это соответствует требованиям к поиску. Чтобы снять все атрибуты форматирования в поле Найти (Find What), щелкните на кнопке Снять ф орматирование (No Formatting). Эта возможность пригодится по завершении одной операции поиска и перед началом следующей.
Поиск специальных символов с помощью кодов Для поиска таких элементов документа, как отметки абзацев, символы табуля ции, знаки ссылок и т. д., Word предоставляет специальные коды. Чтобы увидеть доступные специальные символы, щелкните на кнопке Специальный (Special) в диалоговом окне Найти и заменить (Find And Replace), как показано на рис. 4.14. Обратите внимание: по сравнению с предыдущими версиями программы список специальных символов увеличился. При выборе элемента в раскрывающемся меню Специальный (Special) его код вставляется в поле Найти (Find What). Если вы предпочитаете другой способ, можно ввести код прямо В поле Найти (Find What). В табл. 4.3 перечислены коды некоторых из наиболее часто используемых специальных символов. (Заметим, что часть кодов может использоваться только в одном из полей Найти (Find What) или Заменить на (Replace With), и в каждом конкретном случае должен быть установлен или, наоборот, снят флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards).) ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------В Word нельзя найти плавающие объекты, элементы WordArt, текстовые эффекты (на пример, анимацию «красные муравьи»), подложки и рисунки. Но если превратить пла вающий объект во внутренний, Word найдет его.
Поиск текста и других элементов в активном документе ♦
157
Знакабзаца ЗнакгабуляцкМ Дабой знак Лобая цифра
л заменить
1 1ju t h
Любая буква
bam.-* ( ззмеь п» | 0©р« ип
Знаккрышки § Конец раздела
F
на й та :
Кона; абзаца Раэрьв колонки Дл^ноетире
Выдел in» ©се элементы нчЦде" *>» е у 1.............. ....................... ................. .................. --..... :::i -
короткое тире Знакконцдой сноски Папе
Парамг“ры ;Налраепвнив:|вездв
v«H
г" ^читывать регистр
Г
ииеьцййикрм Псдстамовоччь г знаки
'
Г Пр^вносигякак :Г да giQBojxipHW Найти
Формат▼
Знаксноски’ Срафический объект Еазрыв строки Раэрьв страницы Неразрывный дефис Неразрывный гробел
магкийперенос Радрыв раздела Постое пространство
Рис. 4.14. Word позволяет находить специальные символы и элементы документа Т аблица 4 .3 . Использование кодов специальных символов в диалоговом окне Найти и заменить Окно Найти и заменить
Специальный символ
Код
ANSI- или ASCIIсимволы
"Onnn (где nnn — Найти (Find Whi t); Заменить на (Replace With) это код символа)
Любой знак (Any Character)
А?
Найти (Find What) (флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards) снят)
Любая цифра (Any Digit)
“#
Найти (Find What) (флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards) снят)
Любая буква (Any Letter)
л$
Найти (Find What) (флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards) снят)
Знак крышки (Caret Character)
„
Найти (Find What); Заменить на (Replace With)
Содержимое буфера Лс обмена (Clipboard Contens)
Заменить на (Replace With)
Разрыв колонки (Column Break)
"п
Найти (Find What); Заменить на (Replace With)
Длинное тире (Em Dash)
А+
Найти (Find What); Заменить на (Replace With)
П родолж ен и е &
1 5 8 ♦ Глава 4. Оттачиваем мастерство перемещения по документу Таблица 4 .3 . Продолжение Специальный символ
Код
Окно Найти и заменить Найти (Find What); Заменить на (Replace With)
Короткое тире (Еп Dash) Знак концевой сно ски (Endnoot Mark)
яе
Найти (Find What) (флажо.; Подстановочные знаки (Use Wildcards) снят)
Поле (Field)
Ad
Найти (Find What) (флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards) снят)
Содержимое поля Найти (Find What)
я&
Заменить на (Replace With)
Знак сноски (Footnote Mark)
Ч
Найти (Find What) (флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards) снят)
Графический объект Лд (Graphic) Разрыв строки (Manual Line Break)
Найти (Find What) (флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards) установлен)
1
<
Найти (Find What); Заменить на (Replace With)
Ат Разрыв страницы (Manual Page Break)
Заменить на (Replace With)
Неразрывный дефис (Nonbreacking Hyphen)
Найти (Find What); Заменить на (Replace With)
Неразрывный про бел (Nonbreacking Space)
яб
Найти (Find What); Заменить на (Replace With)
Мягкий перенос (Optional Hyphen)
А
Найти (Find What); Заменить на (Replace With)
"V Конец абзаца (Parahraph Character)
Найти (Find What); Заменить на (Replace With)
Знак абзаца (Paragraph Mark)
ЛР
Найти (Find What) (флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards) снят)
Разрыв раздела (Section Bieak)
ЯЬ
Конец раздела (Section Character)
я%
Найти (Find What); Заменить на (Replace With)
Знак табуляции (Tabs)
At
Найти (Find What); Заменить йа (Replace With)
Найти (Find What) (флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards) снят)
^
Пустое пространство V (White Space) (пробел)
--
Найти (Find What) (флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards) снят)
Замена текста Часто требуется найти текст, чтобы затем заменить его. В Word для этого ис пользуется вкладка Заменить (Replace) диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace). Она содержит параметры, доступные на'вкладке Найти (Find), и кроме того, поле Заменить на (Replace With) (рис. 4.15), в которое можно ввести текст,
Замена текста ♦
159
подстановочные знаки, атрибуты форматирования и специальные коды точно так же, как в поле Найти (Find W hat).
Рис. 4.15. Вкладка Заменить содержит параметры, доступные на вкладке Найти
Чтобы получить доступ к вкладке Заменить (R eplace) диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace), выберите команду Правка ►Заменить (Edit ►Replace) или нажмите Ctrl+H. Введите текст для поиска в поле Найти (Find W hat) и инфор мацию для замены в поле Заменить на (Replace W ith). Затем щелкните на одной из следующих кнопок. ► Заменить (R eplace) производит замену выделенной в данный момент в доку менте копии содержимого поля Найти (Find W hat) на содержимое поля Заме нить на (R eplace W ith) и выделяет следующий пример. ► Заменить все (Replace A ll) выполняет замену всех образцов поля Найти (Find W hat) в документе на информацию поля Заменить на (Replace W ith). (Будьте внимательны при использовании функции Заменить все (Replace A ll) —если не выполняется поиск «акого-то особенного элемента, безопаснее заменять текст и другие компоненты по одному друг за другом.) ► Найти далее (Find N ext) игнорирует текущую выделенную копию содержимо го поля Найти (Find W hat) и, не заменяя ее, переходит к следующей. СОВЕТ -----------------------------------------------------------------------------------------На вкладке Заменить (Replace) можно использовать подстановочные символы, как и на вкладке Найти (Find). Кроме того, небольшая хитрость позволяет взаимно заменять слова с помощью круглых скобок и обратной косой черты. Это особенно полезно, когда нужно поменять местами имя и фамилию. Например, введите (Вася), (Петров) в поле Найти (Find What) и введите \2 \1 в поле Заменить на (Replace With). Установите флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards) и щелкните на кнопке Заменить (Replace). Word найдет слова Вася Петров и поменяет их на Петров Вася. Запятая между скобками оз начает, что при вставке замещающего текста скобки не учитываются.
160
♦
Глава 4. Оттачиваем мастерство перемещения по документу
К сожалению, диалоговое окно Найти и заменить (Find And Replace) не поддер живает прямую процедуру замены текста рисунком или объектом, но эту опера цию можно выполнить с помощью буфера обмена и кода "с. Точно так же можно вставлять в документ значки полей или повторяющиеся комбинации полей. Чтобы выполнить эту процедуру, проделайте следующее. 1. В места, куда требуется вставить графические объекты или другие элементы, если этого еще не сделано, введите замещающий текст (например, @@@). 2. Скопируйте в буфер обмена рисунок и та другой компонент для вставки в текст. 3. Нажмите Ctrl+H, чтобы открыть вкладку Заменить (Replace) диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace). 4. В поле Найти (Find What) введите замещающий текст. 5. В поле Заменить на (Replace With) введите, Ас, что обозначает последний эле мент, скопированный в буфер обмена. 6. Щелкните на кнопке Заменить (Replace) или Заменить все (Replace All). i
Клавиатурные команды для поиска или замены специальных символов Иногда возникает необходимость найти или заменить специальные символы, коды которых не представлены в списке Специальный (Special) диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace). Если попробовать решить эту проблему с помощью операций копирования и вставки, вы столкнетесь с тем, что при работе в диалоговом окне Найти и заменить (Find And Replace) команды копи рования и вставки, доступные через меню Правка (Edit) и стандартную панель инструментов, недоступны. Тем не менее можно воспользоваться соответствую щими сочетаниями клавиш (Ctrl+C и Ctrl+V). Рассмогрим следующий пример: требуется заменить все символы ™ (которые получаются автозаменой из (tm)) на символы ® (которые получаются автозаме ной из (г)). Для этого придется выполнить следующие действия. 1. Нажмите клавиши Ctrl+H, чтобы открыть вкладку Заменить (Replace) диало гового окна Найти и заменить (Find And Replace). 2. Выделите в документе символ ™, нажмите клавиши Ctrl+C, чтобы скопировать его, щелкните в поле Найти (Find What) и нажмите клавиши Ctrl+V. 3. Выделите в документе символ ® (если его нет, придется сначала создать его), нажмите клавиши Ctrl+C, чтобы скопировать его, щелкните в поле Заменить на (Replace With) и нажмите клавиши Ctrl+V. 4. Наконец, щелкните на кнопке Заменить все (Replace All).
Средства Перейти и Выбор объекта перехода В диалоговом окне Найти и заменить (Find And Replace) есть третья вкладка Пе рейти (Go То), показанная на рис. 4.16, которая позволяет быстро передвигаться
Средства Перейти и Выбор объекта перехода ♦
161
по документу. С ее помощью можно перейти к нужной странице, разделу, строке, закладке, примечанию, сноске, полю, таблице, рисунку, формуле или заголовку. Н аити, имени ть ■Шайти
0
зам ени ть
б1эктпериода
:ф р е й т и , |
будитеномерстранны: Для п е р и о д а вг*фед и, ти ю з а д «носителы ю
текущегоголожен-,а>спол^гуйте $нзки|и Поимеь. +4 соответствует па «ходу епэред на четыре мтемейга (нагример страницы)
Рис. 4.16 . С помощь о команды Перейти можно перв^эстспъся от одной оСласги документа к другой
Чтобы открыть вкладку Перейти (Go То) диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace), выполните любое из следующих действий: ► выберите команду Правка ►Перейти (Edit ►Go То); ► нажмите F5 или Ctrl+G; ► щелкните на кнопке Перейти (Go То) в меню Выбор объекта перехода (Select Browse Object). (Это меню открывается кнопкой Выбор объекта перехода (Select Browse Object), расположенной внизу вертикальной полосы прокрутки.) Чтобы воспользоваться вкладкой Перейти (Go То), выделите элемент в списке Объект перехода (Go То What), если необходимо, введите подходящую величину или параметр в поле справа и щелкните на кнопке Перейти (Go То). Ниже приве дены два способа применения функции Перейти: ► чтобы отобразить конкретную страницу документа, выделите вариант Стра ница (Раде) в списке Объект перехода (Go To?What), введите номер страницы в поле Введите номер страницы (Enter Page Number) и щелкните на кнопке Перейти (Go То). ► чтобы переместиться к следующему заголовку в документе, выделите в спи ске Объект перехода (Go То What) вариант Заголовок (Heading) и затем щелк ните на кнопке Далее (Next) (ничего не вводя в текстовое поле). Для псрех' щещш от одного элемента документа к другому также можно исполь зовать меню Выбор объекта перехода (Select Browse Object). Чтобы открыть его, щелкните на одноименной кнопке, расположенной внизу вертикальной полосы прокрутки. Это меню (рис. 4.17) содержит кнопки, которые позволяют выпол нить следующие задачи: ► отображать вкладку Перейти (Go То) диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace); ► отображать вкладку Найти (Find) диалогового окна Найт11и заменить (Find And Replace); ► просматривать текст по исправлениям (инструменты рецензирования описы ваются в главе 27);
162
♦
Глава 4. Оттачиваем мастерство перемещения по документу
► просматривать текст по заголовкам; ► просматривать текст по рисункам; ► просматривать текст по таблицам (таблицы подробно рассматриваются в гла* ве 13); ► просматривать текст по полям (см. главу 31). ► просматривать текст по сноскам и концевым сноскам (см. главу 23); ► просматривать текст по примечаниям (см. глапу 27); ► просматривать текст по разделам (см. главу 19); ► просматривать текст по страницам. У»; Отмена 'р4?
V= Q EZ3 и ini С 1 ча D ш Рис. 4.17. Меню Выбор объекта перехода позволяет перемещаться от одного элемента документа к другому
После выбора элемента в меню Выбор объекта перехода (Select Browse Object) можно перемещаться к следующему или предыдущему образцу выбранного объ екта с помощью щелчков на кнопках Предыдущий (Previous) и Следующий (Next) (кнопки со стрелками, расположенные выше и ниже кнопки ВыОор объекта пе рехода (Select Browse Object) на вер гпкальной полосе прокрутки). СМОТРИ ТАКЖЕ ------- ----------------------------------------------------------- ---------Более подробно средство Выбор объекта перехода (Select Browse Object) описано в главе 2.
Создание закладок для перемещения по документу Помимо средства Вь'бор объекта перехода (Select Browse Object) и вкладки Пе рейти (Go То) диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace), существует еще один способ перемещения по документу: с помощью закладок. Если вам час то требуется доступ к определенной области документа, вставьте туда закладку, чтобы возвращаться к ней щелчком мыши. Рассмотрим создание закладки. 1. Расположите курсор там, куда нужно вставить закладку, и выберите команду Вставка ►Закладка (Insert ►Bookmark). 2. В диалоговом окне Закладка (Bookmark) введите название закладки и щелк ните на кнопке Добавить (Add). После создания закладки можно использовать вкладку Перейти (Go То) для по иска отмеченной закладкой области или выбрать команду Вставка ►Закладка (Insert ►Bookmark), чтобы открыть диалоговое окно Закладка (Bookmark), выде лить название закладки и щелкнуть на кнопке Перейти (Go То).
Экономим время: автоматический запуск Word Место расположения документов по умолчанию j
Настройка панелей инструментов Настройка меню Создание клавиатурных комбинаций Повышение доступности
\
1 6 4 ♦ Глава 5. Персональная настройка Word
По мере роста профессионализма в работе с Word вы начинаете стремиться сокра тить время, необходимое для выполнения обычных задач и упрощения сложны с процедур. Постепенно определяются моменты, которые вас устраивают у или не устраивают —в функционировании программы, и появляются привычные конфигурации меню, панелей инструментов и клавиатурных комбинаций. Эта глава посвящена настройке Wprd 2003 в соответствии с привычками и зада чами пользователей. Мы рассмотрим частройку панелей инструментов, меню, создание клавиатурных комбинаций. Доп< мнительно будут продемонстрирова ны возможности повышения доступности документов для других пользователей.
Экономим время: автоматический запуск Word Время нужно экономить, Есчи Word запускается каждый раз при входе в систе му, почему бы не делать это автоматически? Добавьте Word в список автомати чески запускаемых программ. 1. В Windows щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите в раскрывшемся меню пункт Все программы (All Programs). 2. Зайдите в папку Microsoft Office и «возьмитесь* мышью за ярлык Word 2003. 3. Переместите указатель мыши на ярлык папки Автозагрузка (Startup) и не отпускайте кнопку мыши, пока папка не раскроется. Разместите ярлык Word 2003 в папке в соответствии с предполагаемым порядком запуска про грамм (см. ниже). \
Assistant
*£ MfcroSCAvVord О К х -у £этгт. , .. de
После помещения ярлыка Word в папку Автозагрузка (Startup) программа будет запускаться автоматически при старте системы. ПРИМЕЧАНИЕ -------- —------------------------------- -------------------------------------------------Если вы перетащили ярлык Word в папку Автозагрузка (Startup) и ничего не произошло, проверьте, включена ли функция перетаскивания. Щелкните на кнопке Пуск (Start), вы берите пункт раскрывающегося меню Свойства (Properties), перейдите к вкладке Меню «Пуск» (Start Menu) и щелкните на кнопке Настроить (Customize). В появившемся диало говом окне Настройка меню «Пуск» (Customize Start Menu) выберите вкладку Дополни тельно (Advanced) и удостоверьтесь в том, что флажок Разрешить перетаскивание объ ектов (Enable Dragging and Dropping) установлен. Щелкните нй кнопке ОК дважды, чтобы вернуться в Word1.
Настройка автозагрузки путем добавления ключа Если вы постоянно работаете в Word и неизменно используете один и тот же шаблон, то процесс запуска программы с нужным шаблоном можно автоматизи 1 Процедура описана для Windows ХР.
—Примеч. перев.
Место расположения документов по умолчанию ♦
165
ровать, добавив в строку запуска ключ. После этого Word будет автоматически создавать новый документ на основе заданного шаблона. Щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите пункт Выполнить (Run). В одноимен ном диалоговом окне введите путь для запуска Word (например, C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Winword.exe) или щелкните на кнопке Обзор (Browse), чтобы найти файл winword.exe. Затем в той же строке поставьте пробел и введите букву t, затем название шаблона. Например, если шаблон называется Mspressnew.dot, строка будет выглядеть следующим образом: C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Winword.exe t Mspressnew.dot Щелкните н^ кнопке ОК, чтобы ввести команду и запустить Word. Если результат вам понравился, можно создать на Рабочем столе ярлык, позво ляющий обойти обращение к окну Выполнить (Run). Щелкните правой кнопкой мыши на свободном пространстве Рабочего стола Windows, выберите в контек стном меню пункт Создать (New) и затем пункт Ярлык (Shortcut). Введите в поле Укажите размещение объекта (Type The Location Of The Item) обсуждавшуюся выше строку и щелкните на кнопке Далее (Next). Введите название ярлыка и щелкните на кнопке Готово (Finish). Теперь запустить Word с новым документом на основе выбранного шаблона можно, щелкнув на созданном ярлыке.
Место расположения документов по умолчанию Если документы обычно хранятся в одной и той же папке, можно ускорить про цесс открытия и сохранения документов. Используя диалоговое окно Параметры (Options), укажите эту папку в качестве места, где документы находятся по умол чанию. Для этого нужно выполнить перечисленные ниже действия. ✓ 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Toolfe ►Options), и на экране появит ся диалоговое окно Параметры (Options). 2. Выберите вкладку Расположение (File Locations), показанную на рис. 5.1. Здесь представлены места расположения различных файлов. 3. Чтобы задать местонахождение создаваемых документов, выберите пункт До кументы (Documents) и щелкните на кнопке Изменить (Modify). 4. Перейдите к нужной папке, щелкните на ней и затем —на кнопке ОК. Щелк ните на кнопке ОК еще раз, чтобы вернуться к документу. Теперь Word будет обращаться к указанной папке при открытии и сохранении документов. СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------Также можно задать папку, в которую Word будет сохранять восстановленные файлы, которые создаются в случае каких-либо сбоев программы. Word автоматически сохра няет все открытые файлы (что само по себе весьма удобно), но хотелось бы знать, где он их хранит. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools > Options) и перейдите к вкладке Расположение (File Locations). В списке Типы файлов (File Types) выделите пункт Автосохраненные (AutoRecover Files) и щелкните ка кнопке Изменить (Modify). В открывшемся диалоговом окне выберите нужную папку и щелкните на кнопке ОК.
166
♦
Глава 5. Персональная нас гройка Word
Параметры ВЦ
| Общ:*
Правя j ffe
исггашмия | Рвстюлояйкиеqлилов Типыфайлов: “К 1Л ГИ С 7 " шаблоныполые—щш общие шаблоны аатосохранамыа сломри «тоыгружммыа
й<
Польэоватг*
гефранани^Ч], Бекпагйосг. | rpascr. ки>*:л I
ркположвиив'
Располож-тни^-
C:\».olya\Applicatton ГаЬУЛкл оК Шаблон. C:\-\plya\Appllcatlan DataVWrotoffyNord C:V>rogram Flla»V*fcro«oftOfflcaVOflFICEll CSV. > era atSWord£TARTUP
V
j
Рис. 5 .1. Можно изменить лапку, к которой по умолчанию обращается Word при открытии и сохранении документов
Настройка панелей инструментов В Word имеется множество панелей инструментов — какие-то из их не менялись с момента создания программы некоторые появились только в последней вер сии. Панели сами подстраиваются под вас: на стандартной панели и панели инстру ментов форматирования располагаются те кнопки, которыми вы пользуетесь чаще всего. К тому же можно самостоятельно настроить панели инструментов, добавляя и удаляя кнопки по своему желанию, а также создавая новые кнопки и панели.
Отображение всплывающих подсказок и клавиатурных комбинаций на панелях инструментов По умолчанию при наведении указателя мыши на кнопку панели инструментов на экране отображается всплывающая подсказка. При желании подсказки мож но отключить или добавить к-ним клавиатурные комбинации. 1. Выберите команду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize). На экране появит ся диалоговое окно Настройка (Customize). 2. Выберите вкладку Параметры (Options), представленную на рис. 5.2. Здесь можно выполнить следующие настройки: > отключить всплывающие подсказки, сняв флажок Отображать подсказки для кнопок (Show ScreenTips On Toolbars); > добавить к подсказкам клавиатурные комбинации, установив флажки Ото бражать подсказки для кнопок (Show ScreenTips On Toolbars) и Включать в подсказки сочетания клавиш (Show Shortcut Keys On ScreenTips).
Настройка панелей инструментов ♦
i
167
3. Щелкните на кнопке Закрыть (Close). Если оба флажка установлены, при на» ведении курсора мыши на кнопку панели инструментов на экране будут по являться всплывающая подсказка и клавиатурные комбинации.
ГЦнвли инструментов ] команды [ Параметры] j Настраиваемые меню и панегм инструментов
,1
. V»а л п
«гдапоказывать полны©цежз р Показывать срлныв мв-ютюспв короткой вэдвржки сброс
j
Другие Крупны^ Значки .V Отображать навванля шрифтов тем же шрифтом F Отображать подсказа дпя кнопок Т Вктоулть: в подсказки сочетания клаеи. Эффект при выводе меню: |-ро умолчанмо)
^
Клавиатура...
■Закрыть ~]
Рис. 5.2. Можно управлять отображением на экране всплывающих подсказок
Отображение крупных кнопок панелей инструментов Если вам удобнее работать с крупными кнопками на панелях инструментов, их размер можно увеличить. 1. Выберите команду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize). На экране появит ся диалоговое окно Настройка (Customize). ) 2. Выберите вкладку Параметры (Options). 3. Установите флажок Крупные значки (Large Icons). Имейте в виду, что кнопки станут не просто большими, они будут огромными! Если вам не понравится результат, всегда можно снять флажок. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вер нуться к документу. ' ’)
Изменение существующих панелей инструментов
Можно вносить изменения в существующие панели инструментов, отображая и скрывая кнопки панели, добавляя новые кнопки, перемещая их между различ ными меню и изменяя их порядок.
Добавление кнопок в существующую панель инструментов У каждой панели инструментов в Word есть кнопка Параметры панелей инстру ментов (Toolbar Options). Расположите указатель мыши над стрелкой ▼, находя-
1 6 8 ♦ Глава 5. Персональная настройка Word
щеися на правом краю панели, и на экране появится всплывающая подсказка с названием, как показано ниже. Щелкните на стрелке, чтобы развернуть меню. В зависимости от конфигурации конкретной панели, в меню могут присутство вать инструменты, которых на данный момент нет на экране. Формат Сервис
7абл-иа
Чтобы добавить кнопку к панели инструментов, выполните следующие дейст вия. 1. Щелкните на стрелке Параметры панелей инструментов (Toolbar Options), что бы развернуть меню. 2. Выберите пункт Добавить или удалить кнопки (Add Or Remove Buttons) и за тем — название панели инструментов. (Например, для стандартной панели инструментов нужно выбрать Добавить или удалить кнопки ►Стандартная (Add Or Remove Buttons ►Standard).) На экране появится подменю с полным списком доступных для этой панели кнопок (рис. 5.3). Рядом с кнопками, уже присутствующими на панели инструментов, установлены флажки. Создать
Ctrl+N
йткрыть...
Ctri+O
** 1«Ifll Сохранить
Ctrl+S
W IL)
у] Q
Разрешение (Неограниченный доступ)
R J *У{
Предварительный просмотр
Оечатъ
^
Ctri+P
Пэхогмсание..
F7
0 а
С'РаВо,+ые материалы...
а *
Взрезать
кногки на одной строке 1
Alt+щелчок
1
Ctrl+X
I
Е З *j копировать вставить И д
стандфт^и* ►j Добавить или ■далип> кнопки*
Ctrl+C
ctrl+v
0 /
Формат по образцу
И R
Нельзя отменить
^
\
Ctrl+Shift+C
(V Не%зя вернуть
W ] ±
Гиперссылка./
ш
Панель для ]>блид и границ ^
C&t+K 1
F 1 13 Добавить таблицу... Добавить таблицу Excel р1‘ ..-■■'.у,': 1V I Колонки... ■— J [vj Еисоеание ____
Стр.
Разд
▼ Ш
j 1
На 1.9см Ст
Рис. 5.3. Подменю демонстрирует список доступных для этой панели кнопок. Рядом с кнопками, присутствующими на панели инструментов, установлены флажки
Настройка панелей инструментов ♦
169
3. Щелкните на кнопке, которую нужно добавить на панель. 4. Щелкните вне списка, чтобы закрыть его. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы изменили панели инструментов и хотели бы восстановить их исходный вид, вы берите команду Сервис ►Настройка (Tools > Customize). Перейдите к вкладке Панели инструментов (Toolbars). Щелкните на названии панели инструментов, которую требу* ется восстановить, и затем на кнопке Сброс (Reset). На экране появится диалоговое окно Сброс панели (Reset Toolbar) с просьбой указать имя шаблона, в котором находит ся выбранная панель. Выберите шаблон из списка й щелкните на кнопке ОК.
Создание новых панелей инструментов Если определенный набор инструментов используется постоянно, можно со брать их на новой панели инструментов. Рассмотрим создание новой панели. 1. Выберите команду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize). На экране появит ся диалоговое окно Настройка (Customize). 2. Перейдите к вкладке Панели инструментов (Toolbars) и щелкните на кнопке Создать (New). На экране появится диалоговое окно Создание панели инстру ментов (New Toolbar).
3. Введите название новой панели в соответствующем поле. 4. Щелкните на стрелке ▼возле поля Сделать панель доступной для (Make Tool bar Available То) и выберите шаблон, в котором будет присутствовать новая панель. Щелкните на кнопке ОК, затем на кнопке Закрыть (Close).
Добавление кнопки к новой панели инструментов Панель инструментов создана, теперь нужно добавить к ней кнопки. 1. Выберите команду Сервис ►Настройка (Tools> Customize). На экране появит ся диалоговое окно Настройка (Customize). Перейдите к вкладке Команды (Commands) (рис. 5.4). 2. Выберите в списке Категории (Categories) название меню, в котором располо жена интересующая вас команда. 3. В списке Команды (Commands) найдите кнопку нужной команды и перетащи те ее на новую панель. 4. Повторяйте копирование кнопок, выбирая поочередно меню и команду. 5. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы получить доступ к новой панели инструментов. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Создание новой панели инструментов предполагает копирование кнопок с одной пане ли на другую. Это выполняется обычным перетаскиванием. Таким способом можно как создавать новую панель, так и копировать кнопки на уже существующую. Выберите ко манду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize). На экране появится диалоговое окно На стройка (Customize). Перейдите к вкладке Команды (Commands), выберите кнопку в од ноименном списке и перетащите ее на нужную панель.
1 7 0 ♦ Глава 5. Персональная настройка Word
Панели инструменте®
[команды ]| Параметры |
Чтобы добаапъ команду на панель инструментов, выбейте категорию и перетащите гоменду из этого окна на панель. Коцанды; Создать.
Создать
Сода* Новмиб-стрмица jjl
|>
Н о ю т сообщ ай с э лск гр о н н У
Сошдат. J
Сохранить е : fNorrrm ldot
jr]
»j
^рядочитькоманды,., j
Коаоиатура.
Закрыть |
Рис. 5.4. На новую панель инструментов можно скопировать существующие кнопки
Изменение вида кнопок панелей инструментов Вполне возможно, что потребуется изменить вид каких-либо кнопок на панелях инструментов. 1. Выберите команду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize). На экране появит ся диалоговое окно Настройка (Customize). 2. Перейдите к вкладке Команды (Commands), выберите кнопку, которую требу ется изменить, и щелкните на кнопке Изменить выделенный объект (Modify Selection). 3. Выберите пункт Выбрать значок для кнопки (Change Button Image). На экране появится палитра с доступными изображениями кнопок (рис. 5.5). 4. Щелкните на подходящем изображении и затем на кнопке Закрыть (Close).
Редактирование изображений кнопок панелей инструментов Возможно, вас не устроит палитра встроенных изображений кнопок. Чтобы от редактировать изображение кнопки, выполните следующие действия. 1. Выберите команду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize). На экране появит ся диалоговое окно Настройка (Customize). 2. Выберите кнопку, которую требуется изменить. 3. Щелкните на кнопке Изменить выделенный объект (Modify Selection) на вклад ке Команды (Commands). 4. Выберите пункт Изменить значок на кнопке (Edit Button Image). На экране по явится диалоговое окно Редактор кнопок (Button Editor), представленное на рис. 5.6. |
Настройка панелей инструментов ♦
[Окно дгравка
Сброс
171
Вевдиге вопрос
Удалить копировать аначокна кнопке Встарить значокдля кнопки Восстановить значокна кнопке вменить значокна кнопке... Основной стиль тодо) текст (всегда) Тодэгсо текст (вмено) Значок и хекст Начать сруппу Назначать гиперссылку »юрядо иг1
Сохранить
Клавиатура,
Рис. 5.6. Вид кнопок панелей инструментов можно менять
Редактор кнопок Рисунок В ВгХ Н£В ЕИМ Я.?»Я Я?Р!И"
гв*ь вьяка ккваия в>л ■"'«*«г-» «в»** и . ".У л -S'- Ж ВВЙ КШ BMKBB
Я
яш ы яя
вввяяв *ЧГ'.
ННГ4 -& и
tail Г
SB
й^иститьI
*‘ЧГввЖ и*ъа»Я
«в а д о в
Е ГГЯ «гьн г а
Отмена
*Я№У»Я U H H
RU УЯПи
/ вв вен/
Л
'-В И Й В - r-rii!
кйив r n r ' . w i аг. / в'^ *иаи**п-> »■
Стереть Г Палитра uee гое
\
ПереместитьПросмотр
——
Рис. 5.6. В диалоговом окне Редактор кнопок можно редактировать ‘ изображение кнопок панелей инструментов
Чтобы изменить цвет рисунка на кнопке или отключить его, щелкните на подходящем цвете и затем —на пикселах изображения. Перемещение по изо-
1 7 2 ♦ Глава 5. Персональная настройка Word
бражению осуществляется с помощью кнопок, расположенных в правом ниж нем углу диалогового окна. По окончании редактирования щелкните на кноп ке ОК.
Добавление разделителей к панелям инструментов Разделители помогают визуально сгруппировать кнопки со схожими функция ми. При наличии на панели инструментов большого числа кнопок разделители помогут систематизировать их расположение. Чтобы добавить к панели раздели тель, выполните следующие действия. 1. Отобразите на экране нужную панель инструментов. 2. Выберите команду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize). На экране появит ся диалоговое окно Настройка (Customize). 3. Выберите вкладку Команды (Commands). I 4. Выберите кнопку панели, слева от которой будет располагаться разделитель. 5. Щелкните на кнопке Изменить выделенный объект (Modify Selection) и выбе рите пункт Начать группу (Begin A Group). 6 . Щелкните на кнопке Закрыть (Close). СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно изменить имя созданной панели инструментов, выбрав команду Сервис ►На стройка (Tools ►Customize) и перейдя к вкладке Панели инструментов (Toolbars). Щелк ните на панели инструментов, которую требуется переименовать, и затем — на кнопке Переименовать (Rename). В появившемся диалоговом окне введите новое название и щелкните на кнопке ОК.
Настройка меню В Word можно настраивать как панели инструментов, так и меню. Доступно не только редактирование уже существующих меню, но и добавление к ним новых подменю, а также создание новых меню.
Создание нового меню Создать новое меню несложно. Соберите список наиболее часто используемых команд и разместите их в новом меню указанным ниже образом. 1. Выберите команду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize). На экране появит ся диалоговое окно Настройка (Customize). 2. Перейдите к вкладке Команды (Commands), выберите в списке Категории (Categories) пункт Новое меню (New Menu) и щелкните на нем. 3. В списке Команды (Commands) щелкните на пункте Новое меню (New Menu) и перетащите его в полосу меню Word. На полосе появится указатель, похожий на текстовый курсор, показывающий возможное место расположения нового меню; отпустите кнопку мыши в момент нахождения курсора на нужном месте.
Создание клавиатурных комбинаций ♦
173
4. Активизируйте новое меню на полосе и щелкните на кнопке Изменить выде ленный объект (Modify Selection). Введите название меню в соответствующее поле появившегося диалогового окна. 5. Щелкните на кнопке Закрыть (Close). СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если понадобилось удалить меню, нажмите клавишу Alt и, удерживая ее, перетащите объект в рабочую область Word.
Добавление команд в новое меню Созданное меню необходимо заполнить. Для этого нужно отобразить на экране вкладку Команды (Commands) диалогового окна Настройка (Customize) и пере тащить команды в новое меню. В меню появится указатель, похожий на тексто вый курсор, показывающий возможное место расположения команды; отпустите кнопку мыши в момент нахождения указателя на нужном месте.
Перемещение команд меню Изменение взаимного расположения команд меню производится обычным пере таскиванием. 1. Выберите команду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize). На экране появит ся диалоговое окно Настройка (Customize). 2. Щелкните на нужном названии в полосе меню Word. Выбранное меню рас кроется. 3. Щелкните на команде и перетащите ее в новое место. 4. Перемещайте остальные команды аналогичным способом. 5. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы вернуться к документу.
Удаление команд из меню
I При необходимости удалить какую-либо команду из меню откройте диалоговое окно Настройка (Customize). Щелкните на требуемом названии в полосе меню Word. Выбранное меню раскроется. Щелкните на нужной команде и перетащите ее за пределы области меню. Отпустите кнопку мыши. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если произведенные изменения оказались неудачными, можно восстановить предыду щую конфигурацию меню. Для этого следует выбрать команду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize), перейти к вкладке Команды (Commands), щелкнуть на нужном меню, щелкнуть на кнопке Изменить выделенный объект (Modify Selection) и выбрать пункт Сброс (Reset).
Создание клавиатурных комбинаций Если вы предпочитаете мыши клавиатуру и не любите работать с меню, вас за интересует возможность расширения списка клавиатурных комбинаций. Кла виатурные комбинации можно создавать для существующих кнопок панелей ин струментов, а также для ввода символов и специальных знаков.
174
♦
Глава 5. Персональная настройка Word
ПРИМЕЧАНИЕ ---------- — ------------------------------------------------------------Все клавиатурные сочетания начинаются с клавиш ALT, CTRL или F1-12.
Создание клавиатурных комбинаций для существующих кнопок и команд В диалоговом окне Настройка (Customize) присутствует кнопка Клавиатура (Key board), предназначенная для добавления клавиатурных сочетаний к часто исполь зуемым командам. При щелчке на этой кнопке на экране появляется диалоговое окно Настройка клавиатуры (Customize Keyboard), показанное на рис. 5.7. Выберите меню и команду, к которой нужно добавить клавиатурные комбина ции. Установите курсор в поле Укажите сочетание клавиш (Press New Shortcut Key) и нажмите выбранное сочетание клавиш. Щелкните на кнопке Назначить (Assign), чтобы применить изменения, и затем щелкните на кнопке Закрыть (Close). Hat тройка клав^а гуры ■,' :■ v
Укажите гоманду
< .
Категории:
Команды.:
J ktoCbMAR Zi FtHCIowOrClowAH Хекущие сочетания:
.
Новое сочетание кпавищ:
..... А
ITS
•
Текущее назначение:
[bet]
Сохранить изменения в .
jNormat.dot
Управление внешними СЗЗ-ссылк»*!
Назначить
закрыть
Рис. 5.7. В диалоговом окне Настройка клавиатуры можно задать клавиатурные комбинации для наиболее часто используемых команд
ПРИМЕЧАНИЕ-----~ -----------------------------------------------------------------------------------Созданные клавиатурные комбинации будут существовать только в текущем документе. Для использования в других Документах не забудьте сохранить их в шаблоне.
Использование клавиатурных комбинаций для символов и специальных знаков Если в документах часто используются какие-то символы и специальные знаки, можно создать для них клавиатурные комбинации. Например, если вам постоян но приходится вводить значок копирайта, назначьте для него определенное соче тание клавиш.
Повышение доступности ♦
175
1. Выберите команду Вставка ►Символ (Insert ►Symbol). При необходимости пе' рейдите к вкладке Специальные знаки (Special Characters) в диалоговом окне Символ (Symbol). Щелкните на символе или специальном знаке, для которого нужны клавиатурные комбинации. 2. Щелкните на кнопке Клавиатура (Shortcut Key). На экране появится диалого вое окно Настройка клавиатуры (Customize Keyboard), показанное на рис. 5.8. 3. Установите курсор в поле Укажите сочетание клавиш (Press New Shortcut Key) и нажмите выбранное сочетание клавиш. 4. Щелкните на кнопке Назначить (Assign), чтобы применить изменения. 5. Дважды щелкните на кнопке Закрыть (Close). х
Укажите команду • »r*r 'fVU,
Команды:
I и■.
*3 *■ -■ КЗ
..
Укажите сочетание хпавиы Хекущив сочетания.
K
jb o b
сочетание клавиш.;
IT Сохранить изменения в: Описание Вставка символа А
|
.
| |
Закрыть
(
Рис. 5.8. Можно создать клавиатурные комбинации для символов и специальных знаков СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------При желании можно вернуться к исходному состоянию, удалив все созданные клавиа турные сочетания. Для этого нужно выбрать команду Сервис►Настройка (Tools» Customize), щелкнуть на кнопке Клавиатура (Keyboard) и в диалоговом окне Настройка клавиатуры (Customize Keyboard) щелкнуть на кнопке Сброс (Reset All). Word выведет на экран сообщение о том, что выбранное действие приведет к удалению всех макросов, добавленных к используемому шаблону. Чтобы удалить клавиатурные комбинации, щелкните на кнопке Да (Yes) и затем — дважды на кнопке Закрыть (Close).
Повышение доступности По мере развития Word программа становится доступной для все более широко го круга пользователей, включая людей с ослабленным зрением, ограниченной подвижностью и другими физическими ограничениями, усложняющими работу
1 7 6 ♦ Глава 5. Персональная настройка Word
с текстовыми редакторами. Некоторые из свойств программы, описанных в этой главе, такие как возможность увеличения кнопок панелей инструментов и добав ления клавиатурных комбинаций, повышают доступность программы.
Изменение цвета текста С точки зрения удобочитаемости документа очень большое значение имеют цве та текста и фона. Измените цвет текста указанным ниже образом. 1. Выделите текст и щелкните на стрелке вниз возле кнопки Цвет шрифта (Font Color) панели форматирования. 2. Выберите другой цвет в раскрывшейся палитре. 3. При необходимости повторите эти действия для другого фрагмента текста. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Специалисты считают, что удобочитаемость текста зависит от контраста между фоном и текстом не меньше, чем от цветовой гаммы. При создании нового документа удосто верьтесь в том, что выбранные цвета достаточно контрастны. При выборе двух близких оттенков документ станет нечитаемым.
Настройка звука Некоторые люди не слышат звуки, легко различимые для остальных; другие — например, ваши коллеги по работе —слишком чувствительно относятся к неко торым звукам и предпочитают, чтобы окружающие их не использовали. На стройте звуковые эффекты системы любым из следующих несложных способов. ► Чтобы отключить звук, выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вкладке Общие (General). Снимите флажок Звуковое сопровож дение событий (Provide Feedback With Sound). Имейте в виду, что этот пара метр относится ко всем приложениям Microsoft Office и теперь звук будет от ключен везде. ► Изменить текущую звуковую схему можно, дважды щелкнув на значке Звуки и аудиоустройства (Sounds And Audio Devices) в окне Панель управления (Control Panel). На вкладке Звуки (Sounds) открывшегося диалогового окна выберите событие в разделе Программные события (Program Events), которое должно со провождаться звуком. Щелкните на стрелке списка Звуки (Sounds) и выбери те звук. Щелкните на кнопке Применить (Apply) и затем на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Количество звуковых сигналов при работе с документом ограничено — вы слышите гу док при щелчке на неверной команде или звонок при получении нового электронного письма, — но это можно исправить. Word позволяет добавлять к документу аудиоклипы . и комментарии, а также реализовывать «голос за кадром». Это означает, что программа позволяет добавлять заметки, примечания, предложения и инструкции к документам, формам и руководствам, а также с помощью средства распознавания речи открывать меню, выбирать команды и вводить текст.
Получение информации с помощью области задач Справочные материалы Средства проверки правописания Поиск синонимов с помощью тезауруса Перевод текста на другие языки Статистика документа
(
17 8 ♦ Глава 6. Электронные справочники
Microsoft Word можно рассматривать как дополнение к вашей библиотеке, не за нимающее места на книжной полке. По умолчанию при установке Word устанав ливается несколько стандартных справочников и связанных с ними инструмен тов: орфографический и грамматический словари, теза} рус (словарь синонимов;, переводчик и средство подсчета статистических данных в документе. По сравнению с традиционными книжными справочниками, величайшим досто инством справочных инструментов Word является возможность их применения и настройки во время работы —вам не нужно останавливаться на середине пред ложения, отыскивать словарь или справочник по грамматике, просматривать его и затем редактировать предложение. Фактически вам даже не придется сворачи вать окно с документом. Кроме того, справочные инструменты Word позволяют исправлять любые орфографические или грамматические ошибки автоматиче ски, еще больше увеличивая скорость обработки текстов. Освоив использование справочных инструментов Word, вы обнаружите, что они могут быть чрезвычай но удобны. В этой главе мы постараемся рассказать о том, как извлечь максимум пользы из электронных справочных инструментов.
Получение информации с помощью области задач Справочные материалы В последней версии Microsoft Office появилась новая область задач — Справочные материалы (Research). Она предоставляет доступ к справоч ным руководствам (как бесплатным, так и существующим на коммерческой д ад основе), включая справочники, исследовательские, финансовые и коммер- И ческие сайты в Интернете и другие источники информации. В области за дач расположены ссылки на следующие ресурсы: ► Тезаурус —предоставляет набор синонимов для заданного слова и языка;
®
► Электронная библиотека — содержит информацию, почерпнутую из газет, новостных линий, журналов, справочников в различных интерпретациях (размещена в Интернете); ► Толковый словарь Encarta —состоит из набора словарей и позволяет опреде лить значение слов и словосочетаний; ► Поиск новостей —реализует доступ к свежей информации, касающейся раз личных компаний и отраслей производства; ► Gale Company Profiles —собирает информацию о различных компаниях для оценки перспектив карьерного роста или капиталовложений; ► Орфографический словарь Encarta —содержит информацию о значении и ор фографии слов; ► Энциклопедия Encarta —предоставляет ссылки на статьи интернет-энциклопедии; ► Поиск в MSN —возможность использования стандартной поисковой онлай новой системы;
Получение информации с помощью области задач Справочные материалы ♦
179
► Котировки акций на MSN Money —предоставляет доступ к информации сайта MSN Money; ► Перевод —переводит слова и фразы с одного заданного языка на другой; так же содержит ссылки на интернет-переводчики, с помощью которых можно перевести документ целиком. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------В русскоязычном варианте программы присутствуют ссылки на тезаурус, перевод, по иск в MSN и котировки акций на MSN Money.
На рис. 6.1 представлена область задач Справочные материалы (Research). Чтобы вывести ее на экран, выполните одно из следующих действий: ► щелкните на соответствующей кнопке стандартной панели инструментов; ► нажмите Ctrl+Shift+O; ► нажмите Alt и щелкните на слове, требующем справочной информации; ► выберите меню Сервис ►Справочные материалы (Tools ►Research); ► выведите на экран область задач (выбрав меню Эйд ►Область задач (View ► Task рапе) или нажав Ctrl+Fl) и перейдите к Справочные материалы (Research) через список разделов. Справочные материалы
искать
В
Вмщипттстлпяпомол ш crjpjrw ** службах. Чтобын»чкгь поиск можно ттокш
шжялкпашуМТмщшщгть искомое слакх
- т ... -Ч! : ■■■; t
"
7 Г:
■ф Получить службы на странице р е ш е т* партнеров Office J C t Лаоаметры..
Рис. 6 .1 . Область задач Справочные материалы позволяет получать справочную информацию не выходя из Word
Скорее всего, вы будете часто обращаться к области задач Справочные материа лы (Research) во время работы. Вид и функции области задач можно настроить, удаляя и добавляя отдельные элементы и управляя фильтрами при помощи функции Родительский контроль (Parental control). Ниже мы рассмотрим все воз можности области задач Справочные материалы (Research).
180
♦
Глава 6. Электронные справочники
Использование справочных материалов Справочные средства Microsoft Office позволяют получать информацию, раз мещенную в Интернете или на вашем компьютере, не покидая программы. Для этого необходимо задать ключевые слова и выбрать вид требуемой информации. Чтобы задать ключевые слова, можно воспользоваться одним из следующих спо собов. ► Нажмите Alt и щелкните на слове или выделенном тексте. На экране появится область задач Справочные материалы (Research) с выделенным текстом в поле Искать (Search for) и результатом поиска. ► Щелкните правой кнопкой мыши на слове или выделенном тексте и выбе рите в контекстном меню'пункт Поиск (Look up). На экране появится область задач Справочные материалы (Research) с выделенным текстом в поле Искать (Search for) и результатом поиска. ► Выведите на экран рбласть задач Справочные материалы (Research) одним из указанных выше способов и введите слово или текст в поле Искать (Search for). Теперь необходимо выбрать источник справочной информации. Для этого раз верните соответствующий список (рис. 6.2 ) и выберите группу источников информации (например, Все справочники (All Reference Books), Все справочные узлы (All Research Sites) или Все деловые и финансовые узлы (All Business and Financial Sites)) или конкретный источник для ускорения поиска. По умолчанию поиск ведется по категории Все справочники (All Reference Books). После выбора источников нужно щелкнуть на зеленой стрелке Начать поиск (Start Searching), расположенной возле поля ввода ключевых слов.
I
Пцзавод
1 Тезаурус: английский (Великобритания) Т<"урус русский (Россия) вс* сгр^оччь-узга crpi_3«rtt^yarn Поискв MSN: США английский
i‘
Все долмые и финансовые уэгы Й Котусоеки акций на MSN Мопау: США искомое слово.
чщршяящ
runywm. слуясбы ш странице р u envтартнерзе Offxe
Рис. 6 .2. Можно выбрать для поиска подходящий источни) справочной ин<Ьор /а ци и
Получение информации с помощью области задач Справочные материалы ♦
181
На рис. 6.3 представлены результаты различных поисков —в зависимости от 99данных параметров ваши результаты могут оказаться похожими. После вывода на экран результатов поиска щелкните на любом элементе, чтобы развернуть его описание, или на ссылке, чтобы получить дополнительную информацию. иериалы
>нмад. - К о т ф о в ^ и акций н а MS* M oney: С Ш А (H e r р е з у л ь та т о в ]
Поиск в MSN: а и л - английский
(деюшагеа)
Поиск на дал резутътатов
Tewypyt , pytu**) (Россия)
Н е у д ^ - гея найти?
Рис. 6.3. Различные примеры результатов поиска
Если нужная информация не найдена, разверните раздел Не удается найти? (Can’t Find It?), находящийся внизу списка результатов поиска, и щелкните на ссылке на другой источник информации.
Поиск значений слов Теперь вы можете быстро отыскать информацию о значении и написании слов при работе в Word. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на слове и выбе рите в контекстном меню пункт Поиск (Look up). На экране появится область за дач Справочные материалы (Research), содержащая соответствующую информа цию. Поиск можно продолжить, выбрав в списке другой источник информации. Чтобы найти правильное написание слова, введите в поле Искать (Search for) предполагаемое написание (как если бы вы искали слово в обычном словаре) и щелкните на стрелке Начать поиск (Start Searching). Если предполагаемое напи сание оказалось правильным, в области задач появятся значения слова и другая сопутствующая информация. Если же написание было неправильным, вам будет предложен список возможных вариантов со ссылками на значения предлагаемых слов. У
Управление справочными средствами Некоторые из предлагаемых источников информации являются бесплатными, но остальные предоставляют информацию на коммерческой основе. Это означа ет, что нужно выбрать, какие источники использовать, и соответствующим обра
182
♦
Глава t Электронные справочники
зом Настроить область задач, удаляя, добавляя, активизируя и деактивизируя, а также обновляя отдельные пункты списка источников. Удаление и добавление источников позволяет управлять списком, пункты кото рого можно активизировать и деактивизировать, то есть выбирать для поиска. Рассмотрим операции активации и деактивации источников.
Активизация и деактивизация справочных средств Управление списком источников осуществляется через диалоговое окно Пара метры справочных материалов (Research Options). Чтобы вывести его на экран, щелкните на одноименной ссылке в области задач. Активизированные источни ки помечены в списке флажками (рис. 6.4). Для активизации и деактиьизации установите или снимите флажки напротив нужных пунктов списка. Пчрг* 1егры справочных материалов чтаб-j «сточчяьспужб*, у^андаир»с*гзетствующи£ ейф/лжок. Слу&бы: Гп р л р ач н и ки
И Пчявод О Тезаурус: антъйский (Австралия) Ш Тюаурус ^нглийоий фаликобритания) О Tmypyt.: a m t i o t t i (США) О Тезаурус. 1*ат. некий (Испания, новая сортировка)
П Тюаурус: ианациЛ (Аестрия) П Тюаурус: намацтй (Гариин) Г) Тюаурус: ианациД <Шс:ицзрия) к Тю lypycr русский (Россия)
■
□ Тезаурус: уфаиномй
Г
Тюаурус: фращуэсмй O ^ J j) Г; Тюаурус: фрак^ухмм (Франция)
Справо*мыеумы Л‘ R Поиска MSN* QU v Li rtnrif w"
Рис. 6.4. Диалоговое окно Параметры справочных материалов позволяет управлять списком источников
Добавление справочных средств При наличии дополнительных источников информации их можно добавить в спи сок справочных средств. 1. Выведите на экран область задач Справочные материалы (Research) и щелк ните на ссылке Параметры (Research Options). 2. В диалоговом окне Параметры (Research Options) щелкните на кнопке Доба вить службы (Add Services). На экране появится одноименное диалоговое окно, п( казанное на рис. 6.5. 3. Выберите источник в списке Предполагаемые служоь: (Advertised Services) либо введите его адрес в соответствующем поле и щелкните на кнопке ОК.
Получение информации с помощью области задач Справочные материалы ♦
Добавление служЬ
183
jsH
•те и ли введите Интернет-адрес лостаещика, службы которого требуете* добавить в список д о с ту гн ь » служб.
Предлагаемые службы;
Рис. 6 .5. Можно расширить список возможных источников информации , для поиска путем добавления еще одного
Добавленное средство автоматически активизируется. При следующем обраще нии к области задач Справочные материалы (Research) оно появится в соответст вующем списке. Вы можете деактивизировать или активизировать это средство так же, как и остальные.
Обновление и удаление справочных средств При работе со справочными средствами может оказаться необходимым перио дическое обновление или удаление пунктов списка. Для выполнения обоих дей ствий используется диалоговое окно Обновление или удаление служб (Update or Remove Services), показанное на рис. 6.6. |<и>мовление или удаление служб Хекущие устзйодонные службы, Сфупт^гканныаш поставщику Перевод (установленные гловар ) английский (С Ш А ) - н.мецкмй (Г ермания) нрмецкж (Германия) - ан лииски? (СШ А) !
Пр .
т
Твмурус (установленные словари) Твмурус: английский (Австралия) Твмурус; антмйский фвлиюбритания) Тюаурус. английсюм (США) Тюаурус: испаноый (Испания; новая сорпфоака) Твмурус: немецкий (Австрия) Тюаурус: ш нциЛ <Гарнай1я) Тезаурус ммацмй (Швейцария) Тюаурус: русский (Россия) Твмурус: украинский Твмурус: француасхий (Канада) Твмурус: фракцухкий (франки) Mkxoooft Corporation На удавтся найти? Интврактианьм службы Mkroeoft Office Английомй (США) - испанский Английсюй (США) - итальянский Антойофй (США) - мхтайофй (-.«в *»****-* письмо)
1
<
Рис. 6 .6 . Выберите в списке справочное средство и щелкните на кнопке Удалить или Обновить
1 8 4 ♦ Глава 6. Электронные справочники
Для обновления справочного средства выведите на экран id [асть задач Справоч ные материалы (Research) и выполните одно из следующих'действий. ► Если обновления источников информации доступны, внизу области задач появляется Ссылка Доступны обновления (Service Updates are Available). Щелкните на ней, выделите нужный источник и щелкните на кнопке Обно вить (Update). ► Вызовите окно Параметры (Research Options), щелкните на кнопке Обновить или Удалить (Update or Remove), выберите нужный источник информации и щелкните на кнрпке Обновить (Update). Для удаления справочного средства выполните следующие действия. 1. Выведите на экран область задач Справочные материалы (Research) и щелк ните на ссылке Параметры (Research Options). 2. Щелкните на кнопке Обновить или Удалить (Update or Remove), выберите нуж ный источник информации и щелкните на кнопке Удалить (Remove). Если вы предполагаете, что можете вернуться к использованию справочного средства в будущем, имеет смысл не удалять его, а деактивизировать.
Использование функции Родительский контроль для блокирования информации ч Можно контролировать информацию, возвращаемую в качестве результатов по иска, путем использования фильтров. Зта функция в Word во многом аналогич на сходным функциям некоторых веб-браузеров. Для исключения информации нужно включить средство и вве< ти napi ль. 1. Выведите на экран область задач Справочные материалы (Research) и щелк ните на ссылке Параметры (Research Options). 2. Щелкните на кнопке Родительский контроль (Parental Control), установите флажок Включить отбор содержимого, чтобь1служоы блокировали нежелатель ные результаты (Turn on Content Filtering to Make Services Block Offensive Results) и при необходимости установите флажок Разрешить пользователям искать только в службах, поддерживающих блокировку нежелательных результа тов (Allow Users to Search Only the Services that can Block Offensive Results). Вве
дите пароль (рис. 6.7) и щелкните на кнопке ОК. 3. Повторите пароль в появившемся на экране диалоговом окне и щелкните на кнопке ОК. 4. Теперь в диалоговом окне Параметры справочных материалов (Research Options) отмечено (рис. 6 .8 ), что функция Родительский контроль (Parental Control) включена и, соответственно, некоторые справочные средства могут оказаться недоступными или выдавать ограниченное количество результатов. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
Средства проверки правописания ♦
185
Г ^ и т & 'ъ с к ц л контроль » с средство, позволяющее « х т р о г и г т в з , этольз ш * т р а в о й ых материал * пояьз6еа*еш ми Пароль реддтеращ а* «с а V4"1в а нов и мен эние этих параметров пользователями, П ольчпва 1Ь (>1 могут включить ф и л ь тр а те ? д ля служ б п >ддерэю ванЗших 6 пок.|~вку неж елательна-' содержимого,
Koprup* via , фт «е может 1арантироеат J ч.о на оудет вс авращено нежелательное содержимое г-~кояьку роэможналп ф и льтру гслужб ;*ре цаляются их поставщиком, )■ «отерь. службы не обес.чечивак» йаипьтрацию межела^льиуо гедержимот F Включить отбор содержимого ч*обы г.тужбы б гакирова»* нежег«.г льныв ре«улотат1 1 р раэраъ.^польэова'ш янмскзп голы®е служб м. поддвржив; с дих блокировку неяелатеяьных резу, ь втов Парод для Параметров родительского контрол
••••••} ОК
1
< гмвкэ
Рис. 6.7. Результаты поиска можно фильтровать Параметры справочных j 1атер/штов Чтобыswitch 1ть службу ycra™j~ire соиветс •вулций ей ф-чажок. В данный ма митвклю-мн ролительсюй контроль. Это может влиять на отсок доступных служб и ; I способ их использования. '• ,,
Сту&бы. Справочники Ш Перевод О Ткиурус: ангпАмй (Аестрапи) R! Тезаурус: ангпймЛ (Великобритания) □ Тезаурус: анггмйстй (США) □ Тезаурус: испансюй (Иогикия; новая сортцэоека) О Тезаурус: намацюй (Австрия) О Тезаурус: юмвдмй Германия) П Тезаурус: i ишццй ршеДщрня) R!1 Тезаурус: русстй (Россия) □ Тезаурус: УфаинсмА □ Тезаурус: французский (Канада) ГЗ Тезаурус: фраг^ухкуи (Франция)
йббавить службы..,
■
Сбноеить или удалить.
1
Л 1
Родительский контро» в .
j
ОК Рис. 6.8. Индикатор включения функции Родительский контроль
Средства проверки правописания Наиболее часто употребляемыми справочными инструментами в Word являют ся средства проверки правописания. Их популярность очевидна —известно, что ничто не снижает доверие к документу так, как наличие в нем орфографических и грамматических ошибок. Средства проверки орфографии и грамматики, встро енные в Word, помогут избежать таких ошибок.
1 8 6 ♦ Глава 6. Электронные справочники ВНИМАНИЕ ------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------Использование средств проверки правописания i документе не заменяет правки, вычи тывания текста и его коррекции. Данные средства полезны, но они не могут полностью откорректировать текст. Не надейтесь, что инструменты проверки орфографии и грам матики полностью исправят вашу работу, как учитель в школе. Включите Помощника, который всякий раз при обнаружении ошибки будет предлаг ль совет по ее исправле нию, но в конце обязательно перечитайте документ.
Автоматическая проверка орфографии и грамматики По умолчанию Word автоматически проверке! правописание всякий раз при от крытии документа или вводе текста. Программа сигнализирует о потенциальной орфографической ошибке, подчеркивая слово -фасной волнистой линией, и о по тенциальной грамматической ошибке, подчеркивая ее зеленой волнистой линией, как показано на рис. 6.9 (к сожалению, на этом рисунке вы не сможете различить зеленые и красные линии). < Возможная орфографическая ош *ика (красная волнистая линия)
Возможная грамматическая ошибка (зеленая волнистая линия)
т файл ^
.
....... и
oрыт ' Г
вид.;
... j c t ста
т■
«■
№
I
го*р%1
■
гкшцтрга-сетружшчесж-удровйет-см п и п щ
- ю м о п о с п - габ к о в- iw n p d h a r
tfjr- пжммгакВ-» яг иш ош оп» усочщпеистчш— * )- жпрфейс* Microson
Наше*средгагпотюжяот~ь* иг «последгт»т.- улучшешм'•иад-дскуммгит»-{0*1ш г емы- марш- поэволяет- опредеяпъ^доцгыет.* Хорошо*мпкошВ* Oi* поашиет- летио*.- быстро*
пояучта-допуп'кперечмсждп^шчммомюстянч'таи-мипш-другш-средстамс^
В*1Т0Й-пмтечфздстмигцраш * обмр*»а»моиюсте>,Шоп>*2003.*Тиа^яы*«йдете* здесь* оикщи- вдммедеш*- и* тцгане* общее* цмдспменк- об* исшишсдии средсяЛУопГОООЗдлг»«вышеИ цю иф етд|1цг»*яо6о»степеш-слояаюст-‘Т
Кпючк-усовершенствованиям^ У*рмработаког программы* очпь* того- понощпш» к*хжултштш.' бояее*430* мин очи* мрепктрдрпнпн nr пмиомпде4* •• пире* более* <00* жсячпо»ммпж%‘ rwnyyioiwp беп-аерсж- Обрит* си я- подучается- пцнаи!* * весим* рааяосторошеХ.' Рафабетчяьг подучюот* ш ф рш эо1 о* по*елммг ш< 6хрушев,;о'^1^‘что;£1ботает'п-охо-■ш-рсифиатг.’^-тшаигобрво^-гш'аол^чйог _____ ___
I *г.ОфИ^5ЬГ? ■ Ч Q Q: „ ч О crp 1 Л В И Г г / Д О и ! ^
e rr
f «и
.tL**i ’ S
*
. -хкийf
Индикатор Состояние проверки правописания Рис. 6.9. По умйлчанию Word автоматически проверяет документ на наличие грамматических и орфографических ошибок ПРИМЕЧАНИЕ Красные и зеленые волнистые линии, используемые для обозначения орфографических или грамматических ошибок, не в* 'водятся на печать— они появляются только на экране.
Средства проверки правописания ♦
187
Word также отображает в строке состояния индикатор Состояние проверки пра вописания (Spelling And Grammar Status). Он сигнализирует о наличии в доку менте потенциальных ошибок. Если обнаружена ошибка, индикатор содержит Л отметку х; если же ошибок нет, на индикаторе будет нарисована «галочка*. (На рис. 6.9 индикатор Состояние проверки правописания (Spelling And Grammar Status) содёржит x, говорящий о том, что в документе есть потенциальные ошибки.) СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно настроить программу так, чтобы она не только обозначала потенциальные Орфо графические и грамматические ошибки красными и зелеными волнистыми линиями, но и указывала на несовместимости форматов, подчеркивая их синей волнистой линией. Word делает такую отметку, когда фрагменты текста появляются в похожем, но все-таки отличающемся от всего остального документа формате. Например, Word может опо знать ошибку, когда список отформатирован немного по-другому, нежели остальные списки Документа, или когда обычный текст введен полужирным шрифтом в тексте аб заца. Чтобы воспользоваться проверкой форматирования, выберите команду Сервис ► Параметры (Tools ►Options), щелкните на вкладке Правка (Edit) и установите флажок Помечать несоответствия формата (Mark Formatting Inconsistencies^, При этом на вклад ке Правка (Edit) должен быть установлен флажок Вести Учет форматирования (Keep Track Of Formatting), обычно установленный по умолчанию.
Различаем подчеркнутые ошибки По умолчанию в Word используются линии различного цвета и вида для при влечения внимания пользователя к возможным ошибкам. Понимание «кодов ошибок» позволит вам более быстро и эффективно проверить документ. Основ ные «коды» расшифровываются следующим образом: ► красная волнистая линия: возможная орфографическая ошибка; ► зеленая волнистая линия: возможная грамматическая ошибка; ► синяя волнистая линия: возможное несоответствие форматов; ► фиолетовая волнистая линия: XML-структура не соответствует прикреплен ной XML-схеме; ► синяя прямая линия: подчеркнутый текст является гиперссылкой; синий цвет выбирается по умолчанию и может быть заменен; ► фиолетовая прямая линия; подчеркнутый текст является просмотренной гиперссылкой; фиолетовый цвет выбирается по умолчанию и может быть заменен; ► красная прямая (или двойная) линия: подчеркнутый текст вставлен после включения средства, отслеживающего исправления в документе; различные цвета соответствуют разным авторам вставленного текста; ► фиолетовая точечная линия: подчеркнутый текст соответствует смарт-тегу.
Как быстро исправить помеченный текст После того как Word отметил подозрительные места в тексте, можно рассмот реть каждую из ошибок. Чтобы получить доступ к функции, используемой для исправления потенциальных ошибок правописания, щелкните правой кнопкой мыши на подчеркнутом тексте или дважды щелкните на индикаторе Состояние
188
♦
Глава 6. Электронные справочники
проверки правописания (Spelling And Grammar Status), чтобы выделить следующее подозрительное слово. В обоих случаях открывается контекстное меню, содер жащее команды исправления ошибки. Количество и набор доступных команд за висит от того, орфографическая это ошибка или грамматическая. Контекстное меню для орфографической ошибки показано на рис. 6.10. Оно пре доставляет различные средства коррекции. ► Список возможных заменяющих слов предлагает один или несколько пра вильных, по мнению программы, вариантов слова, содержащего ошибку. Что бы заменить слово в документе, щелкните на подходящем варианте в контек стном меню. ► Пропустить все (Ignore All) указывает Word проигнорировать все примеры этой орфографической ошибки в текущем документе. При этом для данного слова во всем документе удаляется красная подчеркивающая линия. Гh u p i.d o *
'M ltrw H T WATd
файл 0^®“^
ьст^^а Фор,^ат Сдэвис Times New Roman
0-t4TO-»»aro-rWord?1 Р-»Изучение•инструментовчоггерфейсгУоп^ создавать* документы* и* многократно' использовав кощепцня- сотрудничества- упрощает- совместиую-р Ц компаниях;* возможность' гибкой- настраВпг cnrrei круг пользователей'и- их- возможности- для- шжфо усовершенствованны^- интерфейс- Microsofi- Off павучкть-доступчс-перечнсленным-возможноспщ-аВ- этой- главе- представлен-краткий-обзор-возможнос | здесг • опнсанве- нововведений- и- получите* общее- Ц средств^опГОООЗ'Для-выполнення-конхретаьк-задв 1
Ключ-кусовершен<п У* разработчиков- программы- очень* много; помощ J миллионов- зарегистрированных- пользователей* р пользователе** тестирующее- бета-версии.* Обрал * весьма- разносторонней.- Р врлботчв or подуч нот ___ будущее.* о*тоц*что*работает- плохо-ювграздражад | v ■'■»' * г*пгтт->ттж»*т»*г
я , а а э с? ч! 1
*
• Новые- средства-позволяют* каж дое наятту»
каж дою каж дого
ип». тро*
каж дой
м|
каж дом
;ете*
Пропусв4тьвсе Добавить в словарь Автозам&на
Зэьк Орфография... □оиск...
"Л i
Аего^исуры .7
На 18^см Ст-2.
вставить
Рис. в. 10. Word предоставляет набор команд исправления потенциальной ошибки при щелчке на ней правой кнопкой мыши
► Добавить в словарь (Add То Dictionary) добавляет слово (так, как оно записано в документе) во вспомогательный словарь, и это гарантирует, что в буду щем при проверке орфографии данное слово не будет выделяться програм мой, (Вспомогательные словари подробно обсуждаются в разделе «Управле ние вспомогательными словарями» этой главы.)
Средства проверки правописания ♦
189
► Автозамена (AutoCorrect) позволяет создавать автозамену для слова с ошиб кой. Выбор верного варианта в подменю Автозамена (AutoCorrect), как показа но на рис. 6.11, позволяет впоследствии автоматически заменять неправиль ное слово его корректной версией. Второй способ: можно вручную настроить запись автозамены в диалоговом окне Автозамена (AutoCorrect), щелкнув на команде Параметры автозамены (AutoCorrect Options) в подменю Автозамена (AutoCorrect).
Рис. 6.11. Вы можете выбрать правильный вариант написания слова в подменю Автозамена, это позволяет впоследствии автоматически заменять неправильное слово его корректной версией
► Язык (Language) дает возможность указать, что отдельное слово или фраза написаны на языке, отличном от языка остальной части документа. Если для этого языка установлены инструменты коррекции, тогда для проверки текста Word воспользуется подходящим иностранным словарем. Если соответст вующий словарь не установлен, программа пропустит данные слова, не выде ляя их. ► Орфография (Spelling) открывает диалоговое окно Орфография (Spelling), пре доставляющее дополнительные функции проверки орфографии. Это диалого вое окно очень похоже на диалоговое окно Правописание (Spelling And Gram mar), вызвать которое можно, выбрав команду Сервис ►Правописание (Tools ► Spelling And Grammar) или нажав клавишу F7. ► Поиск (Look up) выводит на экран область задач Справочные материалы (Re search), содержащую информацию по данному слову в форме словарной ста тьи, в том числе значения и варианты написания. Если ваш компьютер под ключен к Интернету, можно получить дополнительную информацию по данному слову, воспользовавшись справочными средствами. ► Вырезать (Cut) удаляет выделенный текст и помещает его в буфер обмена ► Копировать (Сору) копирует выделенный текст в буфер обмена Windows.
1 9 0 ♦ Глава 6. Электронные справочники
► Вставить (Paste) вставляет в документ последний элемент, скопированные в буфер обмена. Чтобы заменить неверное слово с помощью этой команды,' проверьте, выделено ли все ст.ово целиком. * Получить доступ к средству проверки грамматики можно так же, как к средству проверки орфографии. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мыши на тексте, подчеркнутом зеленой волнистой линией, или Дважды щелкнуть на ин дикаторе Состояние проверки правописания (Spelling And Grammar Status). В ре зультате появится контекстное меню, содержащее следующие команды. ► Короткое объяснение или замещающий текст предост вляют краткое описа ние ошибки и способа ее исправления или правильный вариант подозритель ного фрагмента. Объяснение ошибки выда< пся на том языке, на котором на писан текст, и в соответствии с правилами этого языка. Например, если пропущена запятая в тексте на русском языке, Word выдаст сообщение: Не хватает запятой после слова... > ► Пропустить предложение (Ignore Once) игнорирует текущую грамматическую ошибку, но не пропускает остальной текст, не удовлетворяющий тому же самому правилу. Например, можно разрешить некоторую грамматическую вольность в подписи к рисунку, но при этом необходимо, чтобы Word нахо дил аналогичные ошибки в остальной части документа. ► Грамматика (Grammar) открывает диалоговое окно Грамматика (Grammar), ко торое предоставляет дополт тельные функции проверки грамматики. Оно очень похоже на окно Правописание (Spelling And Grammar), которое вызыва ется выбором команды Сервис ►Правописание (Tools ►Spelling And Grammar) или нажатием F7. ► Об этсм предложении (About This Sentence) дает дополнительную информацию о подозрительном месте, обозначенном Word. ► Команды Поиск (Look up), Вырезать (Cut), Копировать (Сору) и Вставить (Paste) ничем не отличаются от одноименных команд контекстного меню, по являющегося при орфографической ошибке и описанного выше. Разумеется, можно редактировать текст без вызова контекстного меню. После исправления ошибки Word удаляет подчеркивание. С0ВЕТ — --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы перейти к следующей ошибке, не открывая диалогоиое .окно Правописание (Spelling And Grammar), дважды щелкните на индикаторе Состояние проверки правопи сания (Spelling And GrammarJStatus) или нажмите Alt+F7.
Отключение автоматической проверки правописания Word по умолчанию проверяет правописание текста автоматически, но позволяетв любой момент времени отключить одно или оба средства проверки. Напри мер, многие пользователи ценят проверку орфографии, но считают, что проверка грамматики не удовлетворяет их требованиям. Чтобы настроить автоматическую проверку правописания, выполните одно из следующих действий:.
Средства проверки правописания ♦
191
► щелкните прадой кнопкой мыщи на индикаторе Состояние проверки правопи-* сания (Spelling And Grammar Status) и в контекстном меню выберите Скрыть орфографические ошибки (Hide Spelling Errors) или Скрыть грамматические ошибки (Hide Grammatical Errors); ► выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), щелкните \на вкладке Правописание (Spelling & Grammar) (или щелкните правой кнопкой мыши на индикаторе Состояние проверки правописания (Spelling And Grammar Status) и выберите пункт Параметры (Options)); на вкладке Правописание. (Spelling & Grammar), показанной на рис. 6.12, снимите флажок Автоматически проверять орфографию (Check Spelling As You Type) для отключения проверки орфогра фии или флажок Автоматически проверять грамматику (Check Grammar As You Type) для отключения проверки грамматики. JJ-SJ ^прдаявжв Вид j :Обиде
Попьэовапиъ ;| С Фт имость | Расположение Правописание Правка 1 Печиъ \ Сохранений; I Безопасность
оматичео» проверять орфографию! не выделять слова с ошибками ,j V , ,г в г д а предлагать замену
иэ основного слтаря прдйускать словаивпрогиш ы х букв
^ гропускэть слова с цифрами адреса Интернета и имена файлов Саоеари Грамматик*
тематическитроверт.бмммвтику
Набор правил
•* выделять слова с ошифсамй 'т<*а£9 проверят» орфографию статистика удобочитаемости Средства проверь ь новые правидадплнеиефсгояэьга
доеторная проверка 1
ОК
Отмена
Рио. 6.12. Вкладка Правописание позволяет контролировать выполнение проверки орфографии и грамматики
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы предпочитаете использовать средства проверки орфографии или грамматики без подчеркивания ошибок красными и зелеными волнистыми линиями, их тоже можно отключить. Для этого зайдите на вкладку Правописание (Spelling & Grammar) диалого вого окна Параметры (Options) и установите флажок Не выделять слова с ошибками (Hide Spelling JErrors In This Document) в разделе Орфография (Spelling), чтобы скрыть красные линии, или такой же флажок в разделе Грамматика (Grammar), чтобы спрятать зеленые линии. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на индикаторе Состояние проверки правописания (Spelling And Grammar Status) и выбрать в контекстном меню любой из пунктов Скрыть орфографические ошибки (Hide Spelling Errors) или Скрыть грамматические ошибки (Hide Grammatical Errors).
1 9 2 ♦ Глава 6. Электронные справочники
Проверка орфографии вручную Иногда предпочтительнее проверить правописание сразу во всем докумен- ra n те, а не щелкать правой кнопкой мыши на каждом выделенном программой слове и предложении. В таком случае лучше всего обработать документ с помо щью диалогового окна Правописание (Spelling And Grammar), предлагающего не сколько вариантов обработки ошибки и предоставляющего параметры, также доступные в контекстном меню. Это диалоговое окно выливается следующим образом: ► выберите команду Сервис ►Правописание (Tools ►Spelling And Grammar); ► щелкните на кнопке Правописание (Spelling And Grammar) стандартной пане ли инструментов; ► нажмите клавишу F7. Появившееся диалоговое окно Правописание (Spelling And Grammar) покажет пер вое подозрительное место, встреченное после текстового курсора в текущем до кументе. В диалоговом окне слово или фраза с потенциальной ошибкой выделя ются цветом: красным для орфографической ошибки, зеленым для грамматиче ской ошибки. Первый вариант продемонстрирован на рис. 6.13, а второй — на рис. 6.14. Сравните кнопки и поля этих двух версйй окна Правописание (Spelling And Grammar) —они немного отличаются. В этом разделе рассматривается рабо та с потенциальными орфографическими ошибками. Грамматические функции обсуждаются в разделе «Исправление грамматики» этой главы. ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------ -------Можно контролировать включение средства проверки грамматики, устанавливая или снимая флажок Грамматика (Check Grammar) в диалоговом окне Правописание (Spel ling And Grammar),, но открыть это окно можно только выбрав команду Сервис > Право писание (Tools ►Spelling And Grammar) или нажав F7. Если открыть диалоговое окно Ор фография (Spelling) или Грамматика (Grammar), щелкнув правой кнопкой мыши на подчеркнутом слове или фразе, данный флажок будет недоступен.
Правопи< иис: русский (Россия) Нет е словаре,
совместную- работу над* документ*» в* больших- Отпустить комтаниях,- возможность* гибкой- настройки* оистемьг^^ ш защиты-позволяегоцределятъчфугпользователей-ит-„J пропустив gca; [ возмояаюсто'дии-кшздоо'докуменга.* рицвИ Ш Ш Р™ "”
v|
Варианты: ^
£вьксгсе<аиЯ
__
.
, j->,
___________ .•
йобзеить
........... ж*—»»»*»»»
.
русский (Россия)
•F [ра»«аплэ П$заме.ры.
j
отмена
Р ис. 6 .1 3 . Диалоговое окно Правописание для слов с потенциальной орфографической ошибкой
Средства проверки правописания ♦
193
fragment____________________ WordP2003°—>именно- т» программа,-которая-вю* нужна/
Пропустить Оропушть ©:е
I
Следующее
Ьа{»„ить
\
Обую*ггъ ,
ЯЗЫКсловуА! Р Грамматика
ан-пЛовЛ(США> (США) Параметры...
|
3 ?:л;. . .
[
Отмена
Рис. в. 14. Проверка грамматики предоставляет параметры проверки, аналогичные параметрам, доступным при орфографической проверке
Обработка орфографических ошибок Когда в диалоговом,окне Правописание (Spelling And Grammar) отображается по тенциальная орфографическая ошибка, можно обработать ее, используя любой из указанных ниже способов. ► Пропустить данную Ошибку. Можно пропустить подозрительное слово, щелк нув на кнопке Пропустить (Ignore Once). Если данная ошибка появится еще где-либо в активном документе, средство проверки снова выделит ее. ► Пропустить все образцы слова. Можно проигнорировать все экземпляры по дозрительного слова в активном документе, щелкнув на кнопке Пропустить все (Ignore All). Программа перестанет выделять данное слово в оставшейся части документа. ► Добавить слово в словарь. Можн<} вставить текущее подозрительное слово во вспомогательный словарь, щелкнув на кнопке Добавить (Add То Dictionary). Эта операция выполняется без дополнительных действий со стороны пользо вателя. Вспомогательным словарям посвящен раздел «Управление вспомога тельными словарями» этой главы. * ► Измени 1ь данное слово. Можно заменить выделенный текст любым из предл агаемых слов, дважды щ якнув на правильном слове в списке Варианты (Sug gestions) или выделив слово в списке Вариашь1(Suggestions) и затем щелкнув на кнопке Заменить (Change). ► Изменить все экземпляры данного слова. Можно заменить выделенный текст и все остальные образцы того же самого текста правильной версией, щелкнув на слове в списке Варианты (Suggestions) и затем щелкнув на кнопке Заме нить все (Change All). ► Добавить слова в список автозамены. Можно добавить слово с ошибкой и его правильный вариант в список Автозамена (AutoCorrect), выделив слово в списке Варианты (Suggestions) и щелкнув на кнопке Автозамена (AutoCorrect).
194
♦
Глава 6. Электронные справочники
Эта операция выполняется без дополнительных действий со стороны пользо вателя. t
ВНИМАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------
Если выбрать вариант Заменить все (Change All) и закрыть диалоговое окно до того, как весь документ будет проверен, оставшаяся часть документа будет по-прежнему содер жать неправильный вариант слова. Прежде чем закрыть диалоговое окно, удостоверь тесь в том, что весь документ проверен.
СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------Инструмент Автозамена (AutoCorrect list) рассматривается щ главе 7.
После разрешения текущей проблемы Word автоматически переходит к следую щей возможной орфографической ошибке. Если ваше мнение о предыдущем подозрительном слове изменилось, можно отменить последнее действие, щелк нув на кнопке Вернуть (Undo) в диалоговом окне Правописание (Spelling And Grammar) или на кнопке Отменить (Undo) стандартной панели инструментов (после-закрытия диалогового окна или щелчка внутри документа). Также можно на жать Ctrl+Z. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы отредактировать текст в процессе проверки правописания, щелкните в докумен те и выполните изменения, не закрывая диалоговое окно Правописание (Spelling And Grammar). После окончания редактирования можно продолжить работу с проверкой правописания, щелкнув на кнопке Возобновить (Resume) в диалоговом окне Правопи сание (Spelling And Grammar).
После рассмотрения всех вопросов, связанных с орфографией, Word отображает окно, информирующее об окончании проверки орфографии. Если требуется пре кратить проверку до достижения конца документа, щелкните на кнопке Отмена (Close) в диалоговом окне Правописание (Spelling And Grammar).
Выделение текста для проверки По умолчанию средство проверки правописания, работающее в диалоговом окне Правописание (Spelling And Grammar), проверяет весь документ, начиная с теку щей позиции курсора. Но при необходимости можно проверить Только выделен ный текст. Для этого выделите текст, затем щелкните на кнопке Правописание (Spelling And Grammar) стандартной панели управления. Функция проверки ор фографии обработает выделенный текст. Достигнув конца документа, Word вы ведет на экран окно, в котором сообщается о том, что проверка выделенного текста завершена, и задается вопрос о том, нужно ли продолжить проверку в оставшей ся части документа. СОВЕТ ---------------------------------------------------- «-------------------------------------------------Можно выделить фрагмент текста не только для проверки правописания, но и для того, чтобы его никогда не проверяли на наличие ошибок. (Учтите, что для выделенного тек ста нельзя отключить только одно из средств проверки.) Чтобы отключить проверку правописания для заданного текстового фрагмента, выделите текст, выберите команду Сервис > Язык (Tools* Language), выберите язык и установите флажок Не проверять правописание (Do Not Check SpeHing Or Grammar).
Средства проверки правописания ♦
195
Установка параметров проверки орфографии Как упоминалось выше, можно управлять параметрами проверки орфографии с помощью вкладки Правописание (Spelling & Grammar) диалогового окна Пара метры (Options), открывающегося из меню Сервис (Tools). Первые два параметра раздела Орфография (Spelling) на вкладке Правописание (Spelling & Grammar) — Автоматически проверять орфографию (Check Spelling As You Type) и He выделять слова с ошибками (Hide Spelling Errors In this Document) —обсуждались в разделе «Отключение автоматической проверки правописания» этой главы. Остальные настройки описаны ниже. ► Всегда предлагать замену (Always Suggest Corrections). По умолчанию Word предоставляет список правильных вариантов для каждого подозрительного слова. Если вы считаете, что в большинстве случаев Word не дает подходящих ответов (например, при работе над документом, содержащем специфиче скую лексику, например медицинский текст), можно снять этот флажок. '► Предлагать только из основного словаря (Suggest From Main Dictionary Only). В процессе проверки орфографии Word проверяет все открытые словари, включая основной и вспомогательные. Если вы предпочитаете пользоваться только основным словарем, установите этот флажок. ► Пропускать слова из прописных букв (Ignore Words In UPPERCASE). Этот фла жок исключает из проверяемой области текста слова, написанные заглавными буквами. Программе сложно распознать все акронимы, поэтому данный фла жок установлен по умолчанию. Если в документе встречается большое ко личество акронимов и их нужно проверять, можно добавить их во вспомога тельный словарь и снять флажок Пропускать слова из прописных букв (Ignore Words In UPPERCASE). ► Пропускать слова с цифрами (Ignore Words With Numbers). По умолчанию любое слово, содержащее цифры, пропускается при проверке орфографии. Вы оценйте эту функцию при работе с такими документами, как каталоги или прайслисты, в которых код каждого продукта состоит из комбинации букв и цифр. ► Пропускать адреса Интернета и имена файлов (Ignore Internet And File Addresses). По умолчанию при проверке орфографии игнорируются адреса веб-страниц, названия файлов вместе с путем и адреса электронной почты. Например, такой текст, как C:\clients\microsoft и www.microsoff.com будет автоматически пропу щен. Если требуется проверять этот тип элементов, снимите данный флажок. Установка параметров позволяет максимально рационализировать задачу про верки орфографии для отдельного документа.
Повторная проверка документа Если документ уже был проверен один раз, Word не начнет самостоятельно изу чать его во второй раз и отмечать исправленные или пропущенные слова и фра зы. Если требуется перепроверить документ, следует заново отследить выявлен ные и обработанные ранее ошибки. 1. Щелкните на кнопке Параметры (Options) в диалоговом окне Правописание (Spelling And Grammar) или выберите вкладку Правописание (Grammar &Spel ling) диалогового окна Параметры (Options) (меню Сервис (Tools)).
1 9 6 ♦ Глава 6. Электронные справочники
2. Щелкните на кнопке Повторная проверка (Recheck Document). Появится окно с сообщением, что перед запуском данной операции будет очищен текущий список пропущенных слов; 3. Щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы закрыть это окно, и затем щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры (Options). 4. После того как Word закончит повторную проверку документа, откройте диа логовое окно Правописание (Spelling And Grammar) нажатием клавиши F7 и обра ботайте найденные ошибки. Документ можно перепроверять любое число раз. Это средство особенно удобно, если отдельные ошибки были пропущены, а позже потребовалось их исправить.
Управление вспомогательными словарями При установке Word также устанавливается основной словарь, использующийся средством проверки орфографии. Кроме того, можно вставлять слова во вспомо гательный словарь илИ добавить уже существующие словари к списку словарей, служащих для проверки документов. При щелчке на кнопке Добавить (Add То Dictionary) в диалоговом окне Право писание (Spelling And Grammar) Word вставляет выделенное слово во вспомога тельный словарь. После этого при проверке орфографии программа работает с обоими словарями: основным и вспомогательным (по умолчанию называемым CUSTOM.DIC). Можно редактировать и удалять слова из вспомогательного слова ря и создавать дополнительные словари, которые будут использоваться по мере необходимости. \
Редактирование вспомогательных словарей Как уже упоминалось, можно добавлять слова во вспомогательный словарь, ис пользуемый по умолчанию, щелчком мьпш i на кнопке Добавить (Add To Dictionary) в диалоговом окне Правописание (Spelling And Grammar). Также можно щелкнуть правой кнопкой мыши на слове, подчеркнутом красной линией, и выбрать в кон текстном меню пункт Добавить в словарь (Add То Dictionary). Поскольку добав лять слова во вспомогательный словарь несложно, многие пользователи ошибоч но вставляют в него лишние элементы, гапример слова или аббревиатуры, которые должны быть пропущены в одном документе, но могут оказаться некор ректными в другом. Если вы регулярно добавляете слова в свой вспомогательный словарь или по дозреваете, что вставили ненужное слово, следует просмотреть словарь и откор ректировать его. 1. Откройте вкладку Правописание (Spelling &Grammar.) диалогового окна Пара метры ч (Options). 2. В ней щелкните на кнопке Словари (Custom Dictionaries). Появится диалого вое окно, продемонстрированное на рис. 6.15. Заметим, что по умолчанию вы делен словарь CUSTOM.DIC.
Средства проверки правописания ♦
Вспомогательные см Список сгр ва • й
F
rUSTOM .DIC
197
'
(по умолчанию)
Создать..■ Добавить...
валить Путь:
CA«.,ViVdVwl'Cetlon OstayHicrOsoftVrool\CUSTOM.DlC OK
Отмена
Рис. 6.15. Диалоговое окно Вспомогательные словари предоставляет параметры для создания и изменения вспомогательных словарей
Рис. 6.16. Это диалоговое окно предоставляет простые средства для создания и изменения вспомогательных словарей
3. Выделите словарь в списке словарей и щелкните на кнопке Изменить (Modify), открывающей диалоговое окно для редактирования словаря, изображенное на рис. 6.16. В этом диалоговом окне можно выполнить следующие действия: О вручную добавить слово. Введите слово в поле Слово (Word) и щелкните на кнопке Добавить (Add). Словарь располагает слова в алфавитном по рядке; > удалить слово, находящееся в словаре. Выберите слово в списке Слоьарь (Dictionary) и щелкните на кнопке Удалить (Delete);
1 9 8 ♦ Глава 6. Электронные справочники
> определить язык для данного словаря. Щелкните на стрелке раскрываю щегося списка Язык (Language) и выберите нужный язык. По умолчанию в CUSTOM.DIC установлен вариант Все языки (All Languages). 4. После окончания изменения вспомогательного словаря щелкните на кноп ке ОК. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Слово, добавляемое во вспомогательный словарь, не должно содержать пробелов и быть длиной более 64 символов. Вспомогательный словарь должен содержать не более 5000 слов (или занимать объем более 64 Кбайт).
Постоянно проверяя и обновляя вспомогательный словарь, включающий часто используемые слова, можно добиться максимальной эффективности средства проверки орфографии. Правильное управление словарем позволяет избежать постоянного выделения регулярно встречающихся в документе слов, которые следует пропускать при проверке орфографии.
Создание нрвых вспомогательных словарей Временами приходится работать над документами, содержащими специальную терминологию. Например, при редактировании текста по теории алгоритмов, в котором встречаются такие слова, как экстраалгоритм, биективность и х+у или ху, можно создать вспомогательный математический словарь. Он будет ак тивизироваться при проверке математической терминологии. Чтобы сформиро вать словарь, который будет использоваться в дополнение к CUSTOM.DIC, выпол ните следующее. 1. Откройте вкладку Правописание (Spelling &Grammar) диалогового окна Пара метры (Options) любым из описанных выше способов и щелкните на кнопке Словари (Custom Dictionaries). 2. В диалоговом окне Вспомогательные словари (Custom Dictionaries) щелкните на кнопке Создать (New). Откроется диалоговое окно Создание вспомогатель ного словаря (Create Custom Dictionary). В папке Proof показан список вспомо гательных словарей, доступных в данный момент в Word (рис. 6.17). 3. Введите название для нового вспомогательного словаря в поле Имя файла (File Name) и щелкните на кнопке Сохранить (Save). При создании нового словаря файл сохраняется с расширением .die в папке Proof, вместе с файлом Custom.die и другими вспомогательными словарями. Созданный словарь добавляется в список диалогового окна Вспомогательные словари (Custom Dictionaries), и рядом с его названием устанавливается флажок. Во время работы средство проверки орфографии обращается к основному слова рю и всем вспомогательным словарям, выделенным в списке. СОВЕТ --------------------------------------------- ---------------------------------------------------------При работе со вспомогательными словарями убедитесь в том, что снят флажок Предла гать только из основного словаря (Suggest From Main Dictionary Only) на вкладке Право писание (Spelling & Grammar) диалогового окна Параметры (Options) (по умолчанию он снят). Если он установлен, Word при проверке текста не будет использовать вспомога тельные словари.
Средртва проверки правописания ♦
199
Рис. 6.17. Можно создавать различные вспомогательные словари и использовать их по мере необходимости
Чтобы добавить слова в новый словарь, можно щелкнуть на кнопке Изменить (Modify) в диалоговом окне Вспомогательные словари (Custom Dictionaries) и за тем вручную ввести слова. Кроме того, можно добавить слова в словарь во время ввода и обработки текста, как описывается в разделе «Выбор словаря, исполь зуемого по умолчанию» этой главы. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Полезно создать словарь имен, содержащий имена людей, с которыми идет постоянная работа. Это не только упростит процесс проверки орфографии, поскольку перестанут подчеркиваться правильно записанные имена, но вспомогательный словарь также по зволит избежать ошибок в именах, отслеживая их написание.
Добавление вспомогательных словарей Обычно пользователи или. работают со словарем CUSTOM.DIC, или создают соб ственные вспомогательные словари. Но в список словарей, используемых при про верке орфографии, также можно добавить уже существующий словарь. Эта про цедура аналогична созданию нового словаря. 1. На вкладке Правописание (Spelling & Grammar) диалогового окна Параметры (Options) щелкните на кнопке Словари (Custom Dictionaries). 2. В открывшемся диалоговом окне щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы вызвать диалоговое окно Добавление вспомогательных словарей (Add Custom Dictionary), которое выглядит практически так же, как окно Создание вспомо гательных словарей (Create Custom Dictionaries). 3. Перейдите к файлу словаря и дважды щелкните на его названии. Словарь по явится в списке вспомогательных словарей, и его флажок будет установлен.
2 0 0 ♦ Глава 6. Электронные справочники
По умолчанию вспомогательные словари хранятся в папке ...\Application Data\ Microsoft\Proof. Собственный файл вспомогательного словаря (с расширением .die) можно сохранить в папке Proof, и тогда он будет легко доступен из диалогового окна Вспомогательные словари (Custom Dictionaries). Можно создать вспомогательный словарь на основе уже существующего списка часто используемых терминов, не вводя все слова в диалоговое окно редактиро вания словаря. Чтобы перевести список слов во вспомогательный словарь, вы полните следующие действия. 1. Удостоверьтесь в том, что каждое словс отображается в отдельной строке и между ними нет пустых строк. Затем сохраните документ как обычный тек стовый файл (.txt) и закройте его. 2. Щелкните правой кнопкой мыши на названии файла в окне Проводник (Win dows Explorer) и поменяйте расширение файла на .die. (Возможно, придется снять'флажок Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов (Hide File Extensions For Known File Types) на вкладке Вид (View) диалогового окна Свойства папки (Folder Options) меню Сервис (Tools) в окне Проводник (Windows Explorer), чтобы увидеть расширения файлов.) 3. После переименования файла сохраните его в папке ...\Application Data\Microsoft\Proof. Когда диалоговое окно Добавление вспомогательного словаря (Add Custom Dictio nary) откроется в следующий раз, только что созданный словарь будет присутст вовать в списке доступных вспомогательных словарей. Щелкните на нем дважды и тем самым добавьте его в список словарей диалогового окна Вспомогательные словари (Custom Dictionaries).
Выбор словаря, используемого по умолчанию По умолчанию все слова, добавляемые в словарь в процессе проверки орфогра фии, вставляются в словарь CUSTOM.DIC. Можно вставлять слова в другой сло варь, назначив его используемым по умолчанию. Таким образом, можно быстро создать специализированные вспомогательные словари, не вводя при этом ниче го вручную. Вспомним пример с математическим словарем: во время работы над документом по теории алгоритмов можно определить математический словарь ис пользуемым по умолчанию. Тогда всякий раз, когда происходит щелчок на кноп ке Добавить (Add То Dictionary), слово вставляется в математический словарь, а не в CUSTOM.DIC. Подобная настройка Word может преследовать две цели: это помогает избежать добавления нежелательных слов в словарь CUSTOM.DIC и из бавляет от ввода слов вручную в математический словарь. Чтобы определить, какой из вспомогательных словарей будет использоваться по умолчанию, выполните следующие простые действия. 1. Откройте диалоговое окно Вспомогательные словари (Custom Dictionaries). 2. В списке выделите словарь, который будет использоваться по умолчанию. 3. Щелкните на кнопке По умолчанию (Change Default). * Используемый по умолчанию словарь появится в верхней строке списка с под писью в скобках по умолчанию (default) после его названия (рис. 6.18). Теперь при
Средства проверки правописания ♦
201
щелчке на кнопке Добавить (Add То Dictionary) в диалоговом окне Правописание (Spelling And Grammar) или щелчке правой кнопкой мыши на слове, подчеркну том красной волнистой линией, и выборе команды Добавить в словарь (Add То Dictionary) слово вставляется в новый словарь, используемый по умолчанию. /
в Список сооеарёй
Р ohvs.dc (по умолчанию!
I? CUSTOM.DIC С
■тИЕЬ создать,., ^ j ебаеит*.. I « Д -----------* Запить
Путь:
С
I
.'V%aV'PP*«:at,°n DataV^fcrosoftiProofyamss.dic
— • ---’........................ OK
Отмена
Рис. 6.18. Словарь, используемый по умолчанию, располагается вверху списка
Отключение и удаление словарей Большую часть времени вовсе не требуется, чтобы Word проверял все вспомога тельные словари. Следовательно, можно отключать часть словарей до тех пор, пока они не понадобятся вновь. Также может потреббваться удалить вспомога тельный словарь из списка, поскольку Word позволяет сделать это, не удаляя сам файл словаря. В некоторых случаях появляется необходимость целиком удалить файл словаря, поскольку он больше не используется. Эти задачи легко выполня ются с помощью диалогового окна Вспомогательные словари (Custom Dictionaries). ► Отключение словаря. В списке словарей найдите нужный словарь и снимите флажок у его имени. Если флажок снят, Word не пользуется этим словарем во время процедуры проверки орфографии* ► Удаление словаря из списка. Выделите название словаря в списке словарей и щелкните на кнопке Удалить (Remove). Это действие не удаляет файл словаря. ► Удаление словаря. Щелкните на кнопке Создать (New) или Добавить (Add), выделите название файла словаря в открывшемся Диалоговом окне и нажми те клавишу Delete (или щелкните правой кнопкой мыши на названии файла словаря и выберите пункт Удалить (Delete) в контекстном меню)* Щелкните на кнопке Да (Yes) в окне Подтверждение удаления файла (Confirm File Delete), а потом на кнопке Отмена (Cancel), чтобы закрыть диалоговое окно. Эта опе рация переносит файл словаря в Корзину (Recycle Bin).
Исправление грамматики , Как мы уже видели, Word может проверять не только орфографию документа, но и грамматику. Если описать эту процедуру в двух словах, программа просмат ривает текст, выделяет стандартные спорные моменты и подчеркивает любую
2 0 2 ♦ Глава 6. Электронные справочники
потенциальную грамматическую ошибку зеленой волнистой линией. Средство проверки грамматики устроено так, что оно обращает внимание на наиболее типичные и часто встречающиеся проблемы, поэтому в документе отмечается большинство грамматических ошибок, но не все. Проверка грамматики средствами программы оказывается полезнее для одних документов и менее полезной —для других. В некоторых текстах Word правиль но выявит все типы ошибок, но в каком-либо документе может оказаться под черкнутым множество фраз, которые на самом деле грамматически корректны. Поэтому велика вероятность того, что вам понадобится включать и отключать средство проверки грамматики в зависимости от активного документа. СОВЕТ -------------- ■ ------------------------------------------- --------------------------------------------Можно включать и отключать проверку грамматики снимая или устанавливая флажок Грамматика (CheckGrammar) в диалоговом окне Правописание (Spelling And Grammar). Кроме того, можно скрыть зеленые подчеркивающие линии, не отключая при этом про верку грамматики, щелчког правой кнопкой мыши на индикаторе Состояние проверки правописания (Spelling And grammar Status) и выбором в раскрывающемся меню ко манды Скрыть грамматические ошибки (Hide Grammatical Errors).
Средство проверки грамматики работает аналогично средству проверки орфо графии, но при этом имеет несколько собственных параметров.
Проверка грамматики Для запуска проверки грамматики щелкните правой кнопкой мыши на потен циальной грамматической ошибке и выберите команду Грамматика (Grammar) в контекстном меню или ж? выберите команду Сервис ►Правописание (Tools ► Spelling And Grammar), как описывалось в разделе -«Автоматическая проверка ор фографии и грамматики» этой главы. Чтобы исправить грамматическую ошибку в диалоговом окне Правописание (Spelling And Grammar) (или в диалоговом окне Грамматика (Grammar)), можно вручную изменить выделенный текст в верхнем поле или щелкнуть на любой из указанных ниже кнопок. ► Пропустить (Ignore Once) оставляет выделенный текст без изменений. Word удаляет зеленую волнистую линию, подчеркивающую подозрительное место, и переходит к следующей грамматической ошибке. Если щелкнуть в документе при открытом диалоговом окне, кнопка Пропустить (Ignore Once) изменится на кнопку Возобновить (Resume), на которой можно щелкнуть, чтобы в лю бой момент продолжить процесс проверки правописания. ► Пропустить все (Ignore Rule} пропускает выделенный текст и все другие по дозрительные места в тексте, не удовлетворяющие тому же самому правилу. Word удаляет подчеркивание зеленым всех примеров данной ошибки и пере ходит к следующей грамматической ошибке. ► Следующее (Next Sentence) оставляет выделенный в данный момент текст без измерений и переходит к следующей грамматической ошибке. ► Изменить (Change) заменяет текст с потенциальной ошибкой текстом, выде ленным в списке Варианты (Suggestions). ► Объяснить (Explain) вызывает Помощника (Office Assistant), который кратко описывает выделенную в данный момент грамматическую ошибку.
Средства проверки правописания ♦
203
В дополнение к перечисленным действиям можно определить язык словаря (вы делив нужный язык в раскрывающемся списке Язык словаря (Dictionary Lan guage)), отменить последнюю коррекцию (щелчком на кнопке Вернуть (Undo)) и вывести на экран параметры проверки грамматики (щелчком на кнопке Пара метры (Options)), как описывается ниже.
Настройка параметров проверки грамматики
I Как и функция проверки орфографии, проверкачрамматики имеет параметры, которые можно настроить на вкладке Правописание (Spelling & Grammar) диало гового окна Параметры (Options). Как мы уже видели, первые два флажка в раз деле Грамматика (Grammar) — Автоматически проверять грамматику (Check Gram mar As You Type) и He выделять слова с ошибками (Hide Grammatical Errors In This Document) —управляют включением и отключением функции проверки грамма тики и отображением зеленых волнистых линий в документе. Третий параметр Также проверять орфографию (Check Grammar With Spelling) вы полняет, в сущности, ту же самую функцию, что и флажок Грамматика (Check Grammar) в диалоговом окне Правописание (Spelling And Grammar): он позволяет отключать проверку грамматики при работе с проверкой орфографии. Сняв этот флажок, можно проверить орфографию, не рассматривая грамматику. (Зеленые волнистые подчеркивающие линии, используемые для обозначения потенциаль ной грамматической ошибки, останутся на экране, если установлен флажок Ав томатически проверять грамматику (Check Grammar As You Type).) Использование этого параметра обычно позволяет увеличить скорость проверки документа, по скольку Word не обращает внимания на грамматику и выделяет только потенци альные орфографические ошибки. Оставшиеся параметры вкладки Правописание (Spelling & Grammar) Набор пра вил (Writing Style) и Настройка (Settings) позволяют определять грамматические правила, которым должен следовать Word при проверке документа. Они рас сматриваются ниже. " ? СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------- ----------------------За дополнительной информацией о флажке Статистика удобочитаемости (Show Readability Statistics) в разделе Грамматика (Grammar) на вкладке Правописание (Spelling & Grammar) обращайтесь к разделу «Оценка уровня удобочитаемости документа» этой главы.
Определение грамматических правил Проверка грамматики в Word может использовать до 35 типов фундаменталь ных грамматических правил, начиная от несогласованности существительных с относящимися к ним предлогами и заканчивая отслеживанием расстановки знаков препинаний в сложных предложениях. Чтобы задать набор грамматиче ских правил, выполните следующие действия. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры ►Правописание (Tools ►Options ►Spel ling & Grammar) и в раскрывающемся списке Набор правил (Writing Style) опре
2 0 4 ♦ Глава 6. Электронные справочники
делите тип проверки документа. Варианты, предоставляемые списком, зави сят от активного в данный момент языка. 2. Щелкните на кнопке Настройка (Settings). Откроется диалоговое окно На стройка грамматической проверки (Grammar Settings) (рис. 6.19). Настройка rpaMt итимескои, igx> у эб о р правил.
Дины,1*'Ж Я=ПШ ПравилаRequire Comma required before last lot Item: AnrtJittan reaulred with quotes: Space* required between sentences; Grammar: F Caottalbation P R aq merits and Run-ons F Misused words ’ P Negation t? Noin phrases W Possesslyes and plurals I? Punctuation
Рис. 6.19. Здесь перечислены правила, которые Word будет использовать при поиске грамматических ошибок
3. Установите и снимите нужные флажки, чтобы определить, какие из правил Word будет использовать во время поиска грамматических ошибок. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы показать краткие описания параметров и правил, использование которых можно задать в диалоговом окне Настройка грамматической проверки (Grammar Settings), введите «параметры грамматики» в поле Введите вопрос (Ask A Question) в строке меню и нажмите Enter. Затем выберите подходящий пункт в списке результатов и щелкните на нем. Чтобы увидеть полную справочную статью, щелкните на ссылке Показать все (Show All) окна Справка Microsoft Word (Microsoft Word Help).
Поиск синонимов с помощью тезауруса В процессе написания документа возможны следующие проблемы: иногда слож но придумать правильное слово, или одно и то же слово повторяется несколько раз. В этом случае следует воспользоваться толковым словарем. Теперь для по иска синонима не нужно каждый раз вытаскивать тяжеленную книгу —у вас под рукой есть гораздо более легкий инструмент, тезаурус Word. Как средства про верки орфографии и грамматики предлагают для потенциальных ошибок заме няющий их правильный текст, так тезаурус предоставляет набор синонимов и антонимов для выделенного слова, которые можно использовать в документе.
Поиск синонимов с помощью тезауруса ♦
205
Замена текста синонимом или антонимом С помощью тезауруса Word можно искать синонимы и антонимы выделеннотослова. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на слове, которое требуется заменить, и в контекстном меню выберите пункт Синонимы (Synonyms) —в под меню появится список синонимов (и иногда антонимов), как показано на рис. 6.20. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Щелчком правой кнопкой мыши нельзя открыть тезаурус для слова, выделенного сред ством проверки правописания (слова, подчеркнутого красной или зеленой волнистой линией). Когда понадобится заменить отмеченное слово синонимом, сначала нужно разрешить вопрос об ошибке, а затем уже можно щелкнуть правой кнопкой мыши и от крыть тезаурус.
Чтобы заменить слово предлагаемым синонимом, щелкните на подходящем для замены слове, и исходный текст автоматически изменится. t hap 1.do<
licrosoi t Word
Times New Roman
ЩЭифт... Абзац... Список... Гипфссы/ка. Поиск... Си- нимы Перевод Г Ш Выделить текст, имеющий такой же формат
Рис. 6.20. Список синонимов, предлагаемых Word
Пролистывание страниц опНпе-тезауруса Если в списке синонимов отсутствует вариант, подходящий для замены слова, откройте; раздел Тезаурус (Thesaurus) области задач Справочные материалы (Re search), продемонстрированный на рис. 6.21.
206
♦
Глава 6. Электронные справочники
Times New Roman
□-«Изучение-инструментов-иктерфеиса Wordfj Новые- cpi создавать- документы- и- многократно использовать* их- впоследстт концепция* сотрудничества-упрощает- совместную-работу-над-; компаниях;- возможность* гибкой- настройки- системы- защиты- позв круг пользователей- и- их- возможности- для- каждого-ДД*Т^Д. усовершенствованный)* интерфейс- Microsoft- Office- позволяетполучитъ*доступ-к-перечисленным*возможностям,*атакже*многям-
документа Тезаурус; русский
(Россия)
В*этой-главе представ иен-краткий-обзор возможностей-Word°2003 -Те здесь- описание- нововведений- и- получите- общее- представление средств'У^оп!02003-для-выполненияпа)Пфетных-эадач*любой-степени-с||
Ключ к-усовершенствованиям^ У* разработчиков* программы- очень- много- помощников- и- консулы миллионов* зарегистрированных- пользователе^* а- такжепользователе^* тестирующих- бета-версии.* Обратная- связь- получ; весьма- разносторонней - Разработчики- получают- информацию будущее,-о-ток-что-работаегппохо-ипи-раздражает.-ц-таким-образе: возможность* ускорить* появление- именно- тех* средств* и- инстру] ускоряг-и-таростягтаботу-пользователейД
0
УДОСТО
Вставить
удостое(
Попировать
бумаги
Искать
ч т.
стр.
1/17
На
Рис. 6.21. Раздел Тезаурус позволяет переходить от слова к слову так же, как при работе со справочником в виде книги
Чтобы открыть раздел Тезаурус (Thesaurus), расположите текстовый курсор на слове, которое нужно заменить, и затем выполните любое из перечисленных ниже действий: ► выберите команду Сервис ►Язык ►Тезаурус (Tools ►Language ►Thesaurus); ► нажмите клавиши Shlft+R; ► щелкните правой кнопкой мыши на заменяемом слове и в контекстном меню выберите команду Синонимы ►Тезаурус (Synonyms ►Thesaurus); ► выведите на экран область задач Справочные материалы (Research), введите в поле поиска нужное слОВо и выберите в списке источников информации пункт Тезаурус (Thesaurus). Результаты поиска появляются в соответствующем списке области задач Спра вочные материалы (Research) (см. рис. 6.21). Затем можно выделить наиболее подходящее значение, расположить над ним курсор мыши, щелкнуть на появив шейся стрелке и выбрать пункт Искать (Look Up), чтобы найти дополнительные синонимы. Список результатов поиска изменится. Также можно ввести слово в поле поиска и нажать клавишу Enter. Если одно из найденных слов подошло, расположите над ним курсор мыши, щелкните на появившейся стрелке и выбе рите в раскрывающемся меню пункт Вставить (Insert).
Перевод текста на другие языки ♦
207
ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вас не устраивают результаты поиска, появившиеся на экране после выбора пунк та Искать (Look Up), можно вернуться к предыдущим результатам, щелкнув на стрелке Назад (Back), расположенной вверху области задач.
Перевод текста на другие языки 1 Word позволяет выполнять основные задачи перевода, такие как перевод слов или фраз и вставка переведенного текста в документ. Для перевода слов и корот ких фраз используются двуязычные словари, как установленные на компьютере, так и расположенные в Интернете. Для перевода сложных предложений, абза цев и документов удобнее пользоваться автоматическими опНпе-переводчиками. Основным интерфейсом, который используется при работе со средствами перевода Word, является справочное средство Перевод (Translate) области задач Справочные материалы (Research), показанное на рис. 6.22. lasers^ r t d c hapter.doc
Microsoft Wor<
Обычный + Междус ih Times New Roman i
j f t V i . tu < m ■ Е Ц И иК Ш
> Ш > 'I I i|i> r f l
' i -Г1 -2-1-3 -1-4- 15 - 1-6-1-7-1-8' I '9 1110 ■11-112 *13 4 4 4 5 ' 16 ■
Справочные материалы
А .Ш т Б 1 у п | Sfc«ntettr tect- fcv thi > - 5*1пП'Пф trr cf knatftac fcuxtticr far tcQlofy; t e t d я Л тВМжу М иП Ы ; w wttt w fcr «gptktl n im iiln t o i.' Itay fcryytt
Room
йво^Мс nolrolH, Mdr«' HC1; CO,, CBi, СО, К)0,'ЬпгЙнк'шо» fetatftortooptfen
ttiK-wtU»flil«'VnMl«<0knBCi.'Xcaliib<'
Ьфгхи.пДгАЬя'фбс traumJcrion. | B poto- far n o * cf Sir ipphctiotw H-
(CW )Ьияшк*UnMrmr
яфМп-фахкиг^гЬкгшИ-ОЫтсНпЛиог Moutttr кг мЦщ »
Ш -Vnni*i»lQ^tarttHlrмм-ртЪли'пШю-
(ljftkvutk- ebmcjaut ot t u f r гкявЫ м Ч т ((н ы ф Ш М в curie, p“bor«««d lift* Л п ф к к l y *»«• csriKl,' (3]hmtk' оиЛр cf titan* ^ bob inn-taction.
for b tt'to r> w « tr «Ыинтин- telhlf fl«M wet « n b u tw A r (bCkX/JSb»l(HXSbA(>Ki(icMiacto«' «romr ttr OtfefdMMu -Ihr «ткосп ww>l»
/.'фре/АДа jb
-, Чвг*»«-ил**-1_ииI
Skw 1М0г<ЫтаЬгпмпЬгаоМф'ЬМ'Ышбсдп*»
lvOti-^ Я V*-*
v tovbnnediucBSM' К и п ш Ы и OtSb.nhkbmtcttV caxidodksr ЬгД»*чи>»««»1Ьг1ц> (yT rtgw ubctto ThrftapubrcptnM MMtflb/OUb'rtiih'baunMaam'ImrdMrwlblt» 1j9*|o*
Перевести слово или предложение. Исходный язык:___________ '
|а£лийский (США) Язык перевода:
________
Iнемецкий (Германия) Отправить документ на перевод по №тернету в виде незашифрооа1ного
-------
I
i.....-........ ..
ь i* wr>oltinOT'' ы английский
Рис. 6.22. Средство Перевод области задач Справочные материалы поможет перевести слова и фразы
Чтобы обратиться к средству Перевод (Translate), воспользуйтесь одним из сле дующих методов: ► выберите команду Сервис ►Язык ►Перевод (Tools ►Language ►Translate); ► нажмите Alt+Shift+F7;
208
♦
Глава 6. Электронные справочники
► выведите на экран область задач Справочные материалы (Research) и выбери те в списке справочных средств информации пункт Перевод (Translate); ► щелкните правой кнопкой мыши в документе на слове, которое требуется пе ревести, и в контекстном меню выберите команду Перевод (Translate). ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------------При первом обращении к средству перевода придется установить соответствующие программы. При повторном обращении нужные словари будут доступны автоматически при подключении к Интернету. Проверить наличие нужного словаря можно, щелкнув на ссылке Параметры перевода (Translation Options), расположенной в области задач, й обратившись к одноименному диалоговому окну. Если нужный словарь не найден, загрузите подходящее дополнение с www.microsoft.com.
Чтобы воспользоваться средством Перевод (Translate), выполните следующие действия. ; 1. Определите текст для перевода, щелкнув на слове или выделенном тексте до обращения к области задач Справочные материалы (Research). Если требуется перевести документ целиком, его можно не выделять. Если на экране уже присутствует область задач Справочные материалы (Research), введите слова для перевода в поле Найти (Search for). 2. Выберите пункт Перевод (Translate) в списке справочных средств. 3. Выберите словари в раскрывающихся списках Исходный язык (From) и Язык перевода (То). Например, для перевода с английского языка на французский выберите словари английский (США) (English (U S.)) и французский (Франция) (French (France)). X 4. Щелкните на стрелке Найти (Start Searching) рядом с полем поиска. Результа ты перевода появятся ниже. Чтобы перевести документ целиком, щелкните на ссылке Перевести весь документ (Translate Whole Document). В окне веб браузера появится результат перевода и ссылка на ресурс, предоставляющий услуги обычных переводчиков (людей). СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------При переводе всего документа вы обращаетесь к средствам, которые используют ком пьютеры для автоматического перевода текста. Эти средства могут помочь определить основную мысль документа, но их нельзя использовать для важных или точных докумен тов, потому что компьютеры не могут сохранить при переводе все оттенки значений слов и стиль текста. Чтобы перевести действительно важные документы, следует вос пользоваться услугами профессионального переводчика.
Если вам сложно найти подходящий перевод слова, попытайтесь использовать существительные в именительном падеже и единственном числе и глаголы в не определенной форме (например, искать, а не ищет). Поиск перевода однокорен ных слов часто дает лучшие результаты. Кроме того, помните, что инструменты перевода Word работают практически так же, как и электронные переводчики — это не программа, предоставляющая полный набор функций перевода, а средст во для интерпретации нескольких слов или фраз.
Статистика документа ♦
209
Статистика документа В дополнение к стандартным справочным средствам Word предоставляет несколько^других электронных справочных инструментов, которые можно использовать для анализа документа. В частности» средствами программы можно быстро соз дать конспект содержимого документа с помощью средства Автореферат (AutoSummarize) или проанализировать уровень удобочитаемости документа и отобра зить на экране данные о количестве слов в тексте, ^чтобы, например, отслеживать длину текста во время работы.
Автореферат Word может автоматически суммировать ключевые моменты документа, позво ляя создавать краткий конспект текста. Автореферат (AutoSummarize) лучше работает в структурированных документах, таких как отчеты, технические доку менты, статьи и т. д., и дает худшие результаты в художественных текстах, пере писке и других, слабо Структурированных документах. Инструмент Автореферат (AutoSummarize) определяет главные идеи документа, анализируя и оценивая предложения. Предложения получают более высокий балл, если содержат слова, Часто используемые в тексте. Можно выбрать любой из следующих четырех вариантов отображения закон спектированной информации. ► Выделить реферат в окне исходного документа (Highlight Key Points) выделяет цветом наиболее важную информацию в исходном документе (по умолчанию желтым). Оставшаяся часть текста приобретает серый цвет. По умолчанию отображается панель инструментов Автореферат (AutoSummarize), в которую входит кнопка Выделить/отобразить только реферат (Highlight/Show Only Sum mary), движок Процент от оригинала (Percenf Of Original), позволяющий на страивать долю документа, входящую в конспект, и кнопка Закрыть (Close), которая возвращает вас к исходному документу! На рис. 6.23 продемонстри рован пример документа с выделенными ключевыми фрагментами. Обратите внимание на панель инструментов Автореферат (AutoSummarize) в верхнем правом углу рисунка. • ► Создать новый документ и поместить в него реферат (Create A New Document And Put The Summary There) отображает краткий конспект в новом документе. Эта функция создает отдельный документ, не связанный с исходным текстом. В таком случае есть всего лишь один способ изменить процентное* соотноше ние реферата и документа —это создать реферат заново. Данная функция по лезна, когда нужно создать конспект документа. ► Поместить реферат в начало документа (Insert An Executive Summary Or Abstract" At The Top Of The Document) вставляет конспект в начало документа под заго ловком Автореферат <[Summdry). В итоге работы этой функции реферат ста. новится частью документа. Добавление реферата можно отменить, как и лю бое другое действие, или просто удалить текст вручную. , .
2 1 0 ♦ Глава 6. Электронные справочники chapl dof Microsoft Wurd
ЬоИ
г Times New Roman
Автореферат Q - t W o r t н а п нш- T H f к о м п ь ю т е р е • “ e n e p v используя- cpejs-'-j к даяш етом ,- ь* д о к у м е ш ь г можно* д< б'аьляаъ- л и ч н у к - подпись,- писать* от* руки-
эамепадш^-оС*одтъ-и-вь^еш1ъ-15ажную-информац!Во.-1|
□ -« У л у ч ш е н н а я ' с п р а в о ч н а я - си стем а.-Т еп 4 р ь-« р и -1 Г ;и гае-и тр ^о ч и о го -и атер н ал ^ -ь ы ' нж- ограничены- сзоим - ком пью тером .* При- иаяичяи- п оякпю псная- к- И т е р и е т у ,W ord- обрати тся- к- сайту- M tcrosofi* O ffice- за- п осл едн ей ' информацией- п о-^ад аш ой -
теме^|
С у щ е с т в е н н ы е - ю м е ш ш о г на- с а й т е - ^ i a r o s g j t ' O ffic e -Теперь* сайт- M icrosoftO f f ic e гф ед о стй гл яег- мче* больш е- справочкой* пи ф о р м а м и . • Зд е с ь- можно- найтиподходящ ие- ш аблоны * списания- сред сть,- гагаты- и- далж - оСучзооищь- програм м ы . ■ Т акж е- на- сай те- появилась- в о зм о ж н о с ть-д о ету та -х - р аз личны м- услугам - партнеров* M icrosoft.^
Улучшение-совмесшой-работынад-документамиЦ В- современном- мире- человек,- работаю щ ий- на- д ом аш н ем - к ом п ью тере,- становитсяч%илгк>о гр о м н о й мировойсетинаравнес- крупными- кьршдешдаянв.* У соверш ен ствован н ы е- ком поненты- п рограм м ы - Woxd- сдел аю т- создание- в-
реда!ст!1ровзйтв'ко}1ПОрати!»а>с:-докуме1гаов'«Ц8'более-7до6н-»1м| □-•Мнигопвльэввательскпе- документы.
H e r ничего- нового
а: д а
«шее
«f-r/м й с к и й
Щ*
Рис. 6.23. Можно временно выделить цветом основные фразы документа с помощью инструмента Автореферат
► Скрыть все, кроме реферата, в окне исходного документа (Hide Everything But The Summary Without Leaving The Original Document) скрывает текст всего доку мента за исключением предложений, включенных в реферат. Эта функция не меняет текст, временно скрывая его часть. При печати документа напечатает ся только реферат. Чтобы вернуться к полному виду документа, щелкните на кнопке Закрыть (Close) панели инструментов Автореферат (AutoSummarize). СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Автореферат (AutoSummarize) не может конспектировать текст во врезках, дополни тельных окнах, заключенных в рамки, и таблицах. Врезки и рамки рассматриваются в главе 17, а сведения о таблицах можно найти в главе 13.
Чтобы законспектировать документ с помощью инструмента Автореферат (Auto Summarize), выполните следующие действия. 1. Откройте нужный документ и выберите команду Сервис ►Автореферат (Tools ► AutoSummarize). Откроется диалоговое окно Автореферат (AutoSummarize), показанное на рис. 6.24. СОВЕТ ------------------ ------------- ;— Г----------------------------------------------------Обработка текста инструментом Автореферат (AutoSummarize) может занять некоторое время. Если инструмент работает длишком медленно, остановите процесс, нажав на Esc.
Статистика документа ♦
211
Рис. 6.24. Диалоговое окно Автореферат предоставляет различные параметры для отображения конспекта активного документа
2. В диалоговом окне Автореферат (AutoSummarize) выберите один из четырех перечисленных выше типов вариантов отображения автореферата. 3. В поле Процент от оригинала (Percent Of Original) укажите уровень детализа ции конспекта. Можно выбрать любую величину от 10 предложений до 75 % вашего документа (чем выше процент, тем подробнее получается реферат). 4. Определите, нужно ли, чтобы Автореферат (AutoSummarize) заменил сущест вующие сведения о документе на вкладке СГатистика (Statistics) диалогового окна Свойства (Properties) (команда Файл ►Свойства (File ►Properties)). Если это не требуется, снимите флажок Обновить сведения о документе (Update Document Statistics). 5. Щелкните на кнопке ОК для создания реферата. После создания конспекта с/ помощью инструмента Автореферат (AutoSum marize) следует внимательно прочитать его и отредактировать, чтобы сгладить все погрешности вырванных из текста предложений, особенно если был сформи рован новый документ или реферат был вставлен в начало исходного документа. Иногда оказывается полезнее сначала включить в реферат больше текста, а за тем, при необходимости, сократить информацию —обычно вырезать текст про ще, чем вставлять. ПРИМЕЧАНИЕ--------------------------------------------------------------------------------------------Средство Автореферат (AutoSummarize) основывается на языке локализации Microsoft Office. При создании автореферата для документа на другом языке язык автореферата будет совпадать с языком документа. Если в документе используется несколько языков, автореферат будет написан на языке, наиболее часто встречающемся в документе.
2 1 2 ♦ Глава 6. Электронные справочники
Оценка уровня удобочитаемости документа После проверки правописания текста Word может показать уровень удобочитае мости документа. Программа определяет этот уровень, пользуясь коэффици ентами Flesch Reading Ease и Flesch-Kincaid Grade Level. Эти'коэффициенты подсчитываются на основе среднего количества слогов в слове и среднего коли чества слов в предложении. Макс нмальное значение коэффициента Flesch Reading Ease может достигать 100. Чем больше этот коэффициент, тем проще документ с точки зрения читателя. Приемлемым считается значение около 60-70. Коэф фициент Flesch-Kincaid Grade Level оценивает текст с точки зрения школьных стандартов, принятых в США. Значение 8.0 означаем, что текЬт будет доступен восьмикласснику. Приемлемым считается значение около 7.0-8.0. Чтобы отобразить статистику удобочитаемости, следует включить функцию Ста тистика удобочитаемости (Show Readability Statistics) и выполнить проверку пра вописания в документе. 1. Выберите команду Сервис ►/параметры ►Правописание (Tools ►Options ►Spel ling &Grammar). Если необходимо, установите флажок Также проверять орфо графию (Check Grammar With Spelling) и установите флажок Статистика удобо читаемости (Show Readability Statistics). 2. Запустите проверку грамматики и орфографии в документе любым из извест ных способов. По завершении процесса проверки Word автоматически выве дет на экр&н информацию об уровне удобочитаемости документа, как показа но на рис. 6.25. [ ' ra ti irii/iK J у д с ю ч и т и е г ю с т р '
■
Й
Counts
:320
W ords Character» P a ra g ra p h
24
semsncrt
»
Averages Set iterces per РагэдГс^эЬ
1Л
IVarcte per Sentence
m
Characters pee w c rd
5,6
Readaouiy P a s s f « S e r ,jx e s
0%
-i&sch Reading Ease
21,0
-b sch-K l xatd-Grade le v e l
12jC г
ж
: ; l
Рис. 6.25. Диалоговое окно Статистика удобочитаемости демонстрирует показатели легкости чтения вместе с другими количественными параметрами
Отображение статистики количества слов в тексте Иногда требуется знать количество слов в документе, при этом информация об удобочитаемости не нужна. Например, количество слов в документе может быть
Статистика документа ♦
213
ограничено —журналы обычно устанавливают подобные ограничения для статей. Word позволяет легко подсчитать эту величину. Выберите команду Сервис ► Статистика (Tools ►Word Count). Откроется диалоговое окно Статистика (Word Count), отображающее информацию о количествё слов, как продемонстрировано на рис. 6.26. \ Статистика; 30 6843 59692 682Э5 334 109?
Страниц Слов Знаков (без пробелов) Знайте (с пробелами) Абзацев Строк
W ^читывать все сноски Нацель _ .
.
|
| Г Отмена.
—>—■------ ---------
Рис. 6.26. Диалоговое окно Статистика показывает статистику количества слов в документе
v Также можно нажать Ctrl+Shift+G для вывода на экран диалогового окна Стати стика (Word Count) и Ctrl+Shift+R для обновления статистики. Диалоговое окно Статистика (Word Count) содержит флажок Учитывать все сноски (Footnotes and Endnotes), позволяющий включать сноски в статистику, и кнопку Панель (Show Toolbar). Щелкните на ней, чтобы вывести на экран панель инстру ментов Статистика (Word Count), изображенную на рис. 6.27, и закройте диалого вое окно. Панель инструментов Статистика (Word Count) остается на экране во время работы. В любой момент можно щелкнуть на кнопке Пересчет (Recount), чтобы быстро проверить количество слов в документе. Помимо количества слов в документе, панель инструментов Статистика (Word Count) может показать ко личество знаков (с пробелами и без), строк, страниц или абзацев документа. Щелкните на стрелке ^ и выберите в раскрывающемся списке тип данных, ко торые нужно подсчитать. Имейте в виду, что при включенном средстве отслежи вания исправлений внесенные поправки также будут учитываться.
Рис. 6.27. Можно вывести на экран другие количественные параметры текста, указав тип в раскрывающемся спйске панели инструментов Статистика
Также можно подсчитать статистику в нескольких выделенных фрагментах тек ста, несвязанных между собой (щелкнув на кнопке Пересчет (Recount), или вы брав команду Сервис ►Статистика (Tools ►Word Count)). \
за вас Быстрое изменение формата Автоформатирование Область задач Показать форматирование Автоматическое исправление опечаток Автотекст Смарт-тег — это удобно Новый буфер обмена
Быстрое изменение формата ♦
215
При работе с такой сложной программой, как Word, одной из основных проблем является быстрое обращение к требуемым инструментам. Некоторые задачи ре шаются просто: вводится текст, запускается проверка орфографических ошибок и распечатывается документ. Формирование более сложных документов потре бует затрат дополнительного времени и усилий. Например, простое оформление заголовка приведет к размышлению о дизайне всего документа (или поискам стандартов, которых необходимо придерживаться). Затем придется подбирать шрифт, размер, стиль и интервалы, чтобы документ с первого взгляда создавал правильное' впечатление. Тем не менее в цёлях экономии времени можно опус тить' описанные процедуры. В Word есть автоматическое средство, называемое Автоформат (AutoFormat), которое позволяет быстро отформатировать документ или изменить его оформление. Помимо этого, если вам понадобится применить формат другого документа или другого раздела текущего документа, можно вос пользоваться областью задач Показать форматирование (Reveal Formatting), опи сывающей параметры форматирования выделенного текста. На просматривание уже существующего текста и исправление вкравшихся ошибок также тратится время. Word предоставляет несколько инструментов корректи ровки текста: Автотекст (AutoText) позволяет вставлять в документ часто исполь зуемые слова или фразы (его можно настроить на применение нужных терминов), а средство Автозамена (AutoCorrect) автоматически исправляет опечатки при вводе текста. В этой главе мы рассмотрим перечисленные выше инструменты, а также новую усовершенствованную версию буфера обмена (в нем теперь содержится до 24 элементов и простое средство для повторения операций вырезания и вставки).
Быстрое изменение формата В Word 2003 существует набор автоматических средств, помогающих управлять форматированием документа. Инструмент АвтоФормат (AutoFormat), предназна ченный для применения заданного формата к абзацам, заголовкам и таблицам, мы рассмотрим в следующем разделе, а сейчас обратимся к средству Формат по образцу (Format Painter), которое позволяет копировать форматы. Также мы рас смотрим способ, дающий возможность скопировать формат, не создавая при этом новых стилей. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------:---------------------------------------------------------------Если бы кто-нибудь пообещал выполнить три желания опытного пользователя Word, первое место в списке непременно заняла бы просьба об улучшении управления авто матическими средствами. Не осознав до конца, как на самом деле работают и настраи ваются различные инструменты (проверка орфографии, выбор шрифта или между строчного интервала и многое другое), вы будете пребывать в полной растерянности, когда Word начнет делать абзацный отступ, маркировать списки, заменять символы или выполнять любое другое, абсолютно не нужное вам действие. Эта проблема всегда яв ляется оборотной стороной автоматизации. Поэтому пользователям будет особенно приятно узнать, что в Word 2003 усилен кон троль за автоматическими средствами. Теперь можно включить и выключить конкрет ный инструмент, а также четко задать список Элементов, заменяемых автоматически. В этой главе рассматриваются все автоматические средства и их настройка.
216
♦
Глава 7. Инструменты текста работают за вас
Копирование формата без создания стилей Одним из самых простых способов форматирования является копирование фор мата, который уже использовался в других частях вашего документа. Чтобы ско пировать формат через область задач, выполните следующие действия. 1. Откройте нужный документ. 2. Создайте или выделите текст, формат которого требуется скопировать. 3. Выберите команду Формат ►Стили и форматирование (Format ►Styles And For matting). На экране появится область задач Стили и форматирование (Styles And Formatting), показанная на рис. 7.1. 4. Выделите текст, к которому нужно применить выбранный формат. 5. Щелкните на требуемом формате в области задач. Текст отформатирован.
Рис. 7.1. Область задач Стили и форматирование ПРИМЕЧАНИЕ Стили не всегда являются удобным средством, поскольку их достаточно трудно созда • вать и использовать впоследствии. Тем не менее формирование стиля может сберечь время и силы, особенно при-работе со специфическими форматами. Стиль объединяет такие характеристики, как шрифт, размер и тип шрифта, цвет, интервалы и выравнива ние текста. Если требуется стандарт для заголовков, основного текста, подрисуночных подписей и списков, проще воспользоваться стилями, чем несколько раз выполнять одно и то же форматирование.
Выбор показываемых форматов Можно задавать список форматов, отображаемых в области задач Стили и фор матирование (Styles And Formatting); щелкнув на стрелке ▼раскрывающегося меню Показать (Show) и выбрав один из перечисленных ниже вариантов:
Быстрое изменение формата ♦
217
► Доступное (Available Formatting) — выводит на экран все доступные форматы
открытого документа; ► Используемое (Formatting In Use) —показывает стили, используемые в откры
том документе; ► Доступные стили (Available Styles) — показывает только созданные и назван
ные стили, доступные в открытом документе; это означает, что созданные, но еще не названные стили не будут отражены в списке; ► Все (All Styles) — отображает на экране все стили, доступные в Word и в от крытом документе; ► Специальное (Custom) — выводит на экран диалоговое окно, позволяющее вручную указать стили (рис. 7.2). Настроики формата Стили Отображаемые стипи. Показать иге
Р?Заголовок2 Р Заголовок3 Ш Пнвт списка
Оячйть все
Г Обычная таблица С Обычный
Г;Основной шрифт абзаца
Катеьория: (доступны е стили
.л
у всегда показывать заголовки 1 - 3 Прочее форматирование Р ве-г форматирования Г* црП'ты
Г абзацы: СПИСКИ Г
с •,»: ,>*>ть настройки в ша£поне
Отмена *
Рис. 7.2. Источник стилей указывается в списке Категория
СМОТРИ ТАКЖЕ ------------ :----------------------------------------- •--------------------------------За дополнительной информацией о создании, использовании и организации стилей, обращайтесь к главе 9.
Применение Формата по образцу Инструмент Формат по образцу (Format Painter) также позволяет копиро- Ц Д вать и применять выбранный формат одним щелчком на кнопке. По умолчанию соответствующая кнопка расположена в центре стандартной панели инст рументов. Выделите текст, формат которого требуется скопировать, щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter), щелкните на тексте или фразе, кото рую нужно отформатировать. Форматирование выполнено.
218
♦
Глава 7. Инструменты текста работают за вас
При форматировании учитывайте следующие правила: ► если скопированный формат требуется применить к нескольким фрагментам документа, дважды щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter) для активизации инструмента, отформатируйте текст, затем щелкните еще раз на кнопке или нажмите Esc, чтобы отключить инструмент; ► если требуется отформатировать одно слово, щелкните на нем один раз; ► щелкните слева от абзаца, чтобы отформатировать его; ► чтобы применить формат к фразе, выделите ее; ► чтобы отменить действие инструмента Формат по образцу (Format Painter), на жмите Esc; ► чтобы ускорить копирование и применение формата, нажмите Ctrl+Shift+C для копирования и Ctrl+Shift+V для форматирования.
Автоформатирование Хорошее оформление ценится на вес золота. Иногда именно профессионально выполненный формат, облегчающий чтение текста, определяет, прочтут ли доку мент повторно или сразу отправят в мусорную корзину. Благодаря правильно подобранному формату ваша заявка на получение гранта может удостоиться тщательного изучения, книга —привлечь внимание редактора, а отчет —попасть на стол главного администратора. Word упрощает процесс оформления документа: теперь программа угадывает ваши пожелания и автоматически форматирует текст с помощью инструмента Автоформат (AutoFormat). Этим средством можно пользоваться по мере набора текста или применить его к уже существующему документу. По умолчанию Ав тоформат (Autoformat) активен и приступает к работе сразу же после открытия документа в Word 2003. Автоформат (AutoFormat) позволяет быстро отформатировать некоторые часто используемые элементы. Его можно применить для: ► форматирования нумерованных списков; ► выбора стиля конкретного маркированного списка; ► контроля, например, за своевременным открытием и закрытием кавычек; ► форматирования дробей; ► изменения стиля шрифта.
Применение автоформатирования Открыв в Word уже существующий документ, можно позволить средству Авто просмотреть его и исправить ошибки и несоответствия формата. Вы можете указать форму документа (Обычный документ (General Document), Письмо (Letter) или Почтовое сообщ ение (Email)) и способ предупре ждения о предлагаемых изменениях. Выберите команду Формат ►Автоформат (Format ►AutoFormat). На экране появит ся диалоговое окно Автоформат (AutoFormat), изображенное на рис. 7.3. формат (AutoFormat)
Автоформатирование ♦
219
Фотоформа г
/tasoY^fcteStuiesU^i&cM, Аудет i гцххиа.^юеанагтг'Ши.яЗС»' }
■
. >.
;ч
Г краауа»-ьдокумент
i V £ просмотр *««ая'ДО’о us*»»** •*» Для Ъоеышбния «вчества форматирования укажите ^Обычный д о к у м е н т "
Рис. 7.3. В диалоговом окне Автофор;..ат задается тип документа и параметры форматирования
Первое, с чем. предстоит определиться —будете ли вы проверять каждое реше ние о переформатировании, предложенное средством Автоформат (AutoFormat). Если требуется быстро применить автоматическое форматирование, выберите пункт Сразу весь документ (AutoFormat Now). Word просмотрит весь документ и внесет в него поправки в соответствии с установленными параметрами. Если вы предпочитаете просматривать предлагаемые изменения, выберите пункт С просмотром каждого изменения (AutoFormat And Review Each Change). После щелчка на кнопке OK Word начнет форматировать документ и выведет диало говое окно, в котором можно принять или отклонить предлагаемые изменения (рис. 7.4).
Рис. 7 .4. Если оставить за собой право выбора, придется принимать решение по каждому действию автоформатирования
СОВЕТ ---------------------------- 1-------------------------------------------------------------------------Если требуется применить автоматическое форматирование к части документа, выде лите ее прежде, чем вызывать диалоговое окно Автоформат (AutoFormat).
Параметры автоформатирования Можно задавать элементы, подлежащие автоматическому форматированию. Щелк ните на кнопке Параметры (Options) диалогового окна Автоформат (AutoFormat). На вкладке Автоформат (AutoFormat) находятся все параметры автоформатиро вания, установленные по умолчанию (рис. 7.5). В табл. 7.1 представлен обзор различных параметров автоформатирования, а также приведены примеры их ис пользования.
2 2 0 ♦ Глава 7. Инструменты текста работают за вас
Рис. 7.5. Вкладка Автоформат диалогового окна Автозамена Таблица 7 .1 . Параметры автоформатирования, используемые по умолчанию Флажок
Описание
Использование
Встроенные стили заголовков Форматирует заголовки (Built-in Heading Styles)
Применение набора стилей за головков к длинному документу
Стили списков (List Styles)
Описание многоступенчатого процесса
Автоматически форматирует списки стилем, заданным по умолчанию
Стандартизация маркирован Стили маркированных списков Реагирует на первую строку (Automatic Bulleted Lists) маркированного списка, фор ных списков по всему доку матируя последующие анало менту гичным образом Другие стили абзаца (Other Paragraph Styles)
«Угадывает» стиль абзаца, за давая интервалы и отступы в соответствии с выбранным стилем абзаца в документе, письме или электронном письме
Применение постоянного ин тервала и отступа согласно стилям, используемым в доку менте
«Прямые» кавычки «парными» Заменяет прямые кавычки на Отслеживание корректной пунктуации («Straight Quotes» With «Smart парные Quotes») Английские порядковые (1st) Изменяет написание порядко Упрощение чтения порядковых номеров и придание документу вого номера (1st на 1st) надстрочными знаками более профессионального вида (Ordinals (1st) With Superscript)
Автоформатирование ♦
Флажок
Описание
221
Использование
Дроби (1/2) соответствующи Изменяет написание дробей ми знаками (Fractions (1/2) (1/2 на ?) With Fraction Character (?))
Упрощение чтения дробей и придание документу более профессионального вида
Дефисы на тире (Hyphens (--) Заменяет два дефиса (--) With Dash (—)) на тире (—)
Придание документу более профессионального вида
aauto@tabl_body = ‘ Полужир ный* и _курсив_ (‘ Bold* And _ltalic_ With Real Formatting)
Применяет стили Полужирный Быстрый ввод текста, не тре (Bold) и Курсив (Italic) по мере бующий выбора стилей ввода текста
Адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками (Internet And Network Paths With Hyperlinks)
Заменяет текст, распознанный Создание гиперссылок на докак URL или сетевой путь. кументы. доступные в Интер на гиперссылку нете или в локальной сети
He применять к стилям (Preserve Styles)
Сохраняет стили, созданные в текущем документе, и не заменяет их именованными стилями
Сохранение оригинальных стилей и защита от автомати ческого применения другого форматирования
Всегда форматировать авто матически неформатирован ные документы WordMail (Always AutoFormat Rain Text WordMail Documents)
Позволяет задействовать ав томатическое форматирова ние в электронных письмах
Применение Word в качестве редактора для создания элек тронных писем с форматиро ванием
/
ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если в тексте встречаются тире и Автоформат (AutoFormat) не устанавливает их авто матически, удостоверьтесь в том, что до и после дефиса отсутствуют пробелы. Word автоматически заменяет дефис на тире только тогда, когда до и после него стоят тек стовые символы.
Отмена неиспользуемых параметров автоматического форматирования Это несложно — просто снимите флажок справа от ненужного параметра. Весь вопрос в том, какие именно параметры являются лишними. ► Стили списков (List Styles). Если вы сами задавали стили списков или по мере ввода текста необходимо добавлять специальные коды, снимите этот флажок. ► Стили маркированных списков (Automatic Bulleted Lists). Если требуется приме нить особый стиль или вставить в текст обычно используемые для маркиров ки списка дефисы или звездочки, снимите этот флажок. ► Не применять к стилям (Preserve Styles). Если нужно, чтобы Word автоматиче ски корректировал стили, используемые в документе, в соответствии с при нятым списком, снимите этот флажок.
Автоформатирование по мере ввода текста Word предоставляет возможность автоматического форматирования в процессе ввода текста. Инструмент Автоформат (AutoFormat) по умолчанию включен, по этому вводимый текст обрабатывается сразу же. Можно изменить параметры
2 2 2 ♦ Глава 7. Инструменты текста работают за вас
автоматического форматирования: выберите команду Формат ►Автоформат (For mat ►AutoFormat), щелкните на кнопке Параметры (Options) и откройте вкладку Автоформат при вводе (AutoFormat As You Туре). Настройки, расположенные на этой вкладке, схожи с теми, которые находятся на только что рассмотренной вкладке Автоформат (AutoFormat), за исключением нескольких отличий (рис. 7.6). Автозамрна Аатозаменг.
Автоформат при
рводв
АвтртегсТ
j
Автоформат
С м грт-те ги
j 1
Заменять при ас ида F
Р Р Р
"пвямые кавычки «парны м и»
,
английские порядковые (1st") надстрочными знаками дроби
(1/2) соответствующими знаками (—) на тисе (—)
♦
I
дефисы
Г
*полужирный* и
Р
адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками
курсив
Применять при вводе
Р Р Р
сти ли маофюованных спискоё с ти ли нумерованных списков линии границ
F таблицы
Г! встроенные стили заголовков
^
Автоматически при вводе
Р
п овторять форматирование начала элемента списка
Р устанавливать отступы клавишами
ГГ. опр е де лять сти ли
QK Рис. 7.6. Настройте вкладку Автоформат при ввода, и все проблемы форматирования будут решаться при вводе текста
По умолчанию отключены две возможности: применение к словам, заключенным в звездочки (*) и символы подчеркивания (_), стилей Полужирный (Bold) и Кур сив (Italic) и форматирование заголовков. Средство Устанавливать отступы кла вишами (Set Left- And First-Indent With Tabs And Backspaces), доступное в разделе Автоматически при вводе (Automatically As You Туре), отслеживает отступы, зада ваемые по мере ввода текста, и дублирует их в последующих абзацах.
Область задач Показать форматирование Чтобы узнать, как отформатирован текст, в котором находится текстовый кур сор, выведите на экран область задач Показать форматирование (Reveal Formatting), выбрав команду Формат ►Показать форматирование (Format ►Reveal Formatting). Справа в рабочем окне откроется область задач Показать форматирование (Reveal Formatting) (рис. 7.7).
Область задач Показать форматирование ♦
223
Покааать«J.ори т
Рис. 7 .7. В области задач Показать форматирование представлен список параметров форматирования текста, в котором расположен курсор
В появившейся области задач представлены параметры форматирования выде ленного текста. Они разделены на три группы: ► Шрифт (Font) — в этом разделе находятся характеристики, связанные с сим волами (тип шрифта и размер), а также языком документа; ► Абзац (Paragraph) —в этом разделе расположены параметры абзаца, характер ные для выделенного текста: стиль, выравнивание, отступ и интервал (до, по сле й между строками); ► Раздел (Section) —здесь размещаются параметры, задающие форматирование больших частей документа, в том числе поля,'макет и выбор бумаги.
Изменение форматирования с помощью области задач Раздел области задач Показать форматирование (Reveal Formatting) также позво ляет изменять параметры форматирования выделенного текста. Можно вызвать нужное диалоговое окно, щелкнув на параметре форматирования, представлен ном в виде ссылки (синий шрифт и подчеркивание). Чтобы изменить формати рование, выполните указанные ниже действия. 1. Выделите фрагмент текста. 2. Выберите команду Формат ►Показать форматирование (Format ►Reveal For matting). Появится раздел Показать форматирование (Reveal Formatting) облас ти задач. 3. Щелкните на параметре, который требуется изменить, например на ссылке Отступ (Indentation). Откроется диалоговое окно Абзац (Paragraph) и вкладка Отступы и ин+ервалы (Indents And Spacing), как показано на рис. 7.8.
224
♦
Глава 7. Инструменты текста работают за вас
4. П р о и з в е д и т е н е о б х о д и м ы е и з м е н е н и я и з а к р о й т е д и а л о го в о е о к н о д л я в о з вра та к т е к у щ е м у д о к у м е н т у .
Рис. 7.8. Диалоговое окно Абзац экономит время и усилия, позволяя сразу видеть результаты изменения форматирования
Отображение знаков форматирования В л ю б о й м о м е н т, к о гд а тр е б у е тс я н а й т и п о с л е д н и й эл е м е н т абзаца, п е р е м е с ти ть те кс т о в ы е ф р а гм е н ты и з о д н о го раздела в д р у го й и л и у б е д и т ь с я в то м , ч т о м е ж д у с л о в а м и в с та в л е н т о л ь к о о д и н п р о б е л , п р о щ е в с е го о т о б р а з и т ь н а э к р а н е з н а к и ф о р м а т и р о в а н и я и р а б о та ть с н и м и . Т е п е р ь э т о м о ж н о сделать, у с т а н о в и в ф л а ж о к Все знаки форматирования (Show All F o rm a ttin g M a rk s ) в н и ж н е й ч а с т и о б л а с ти задач Показать ф орматирование (R eveal F o rm a ttin g ) (р и с . 7 .9 ).
Изменение знаков форматирования П о у м о л ч а н и ю п р и у с т а н о в к е ф л а ж к а Все знаки форматирования (Show All F o rm a ttin g M a rk s ) н а э к р а н в ы в о д я тс я все з н а к и ф о р м а т и р о в а н и я : з н а к и т а б у л я ц и и , п р о б е л ы , з н а к и к о н ц а абзацев, с к р ы т ы й т е к с т и п е р е н о с ы . М о ж н о о пр е д е л и ть , к а к и е и з н и х сл е д у е т п о ка зы в а ть . 1. В ы б е р и те к о м а н д у Сервис ►Параметры (T o o ls ►O p tio n s ). Н а э к р а н е п о я в и т с я д и а л о го в о е о к н о Параметры (O p tio n s ), п р е д с та в л е н н о е н а р и с. 7.10. 2. Щ е л к н и т е н а в к л а д к е Вид (V ie w ) и у с т а н о в и т е тр е б уе м ы е ф л а ж к и в разделе Знаки форматирования (F o rm a ttin g M a rk s ).
Область задач Показать форматирование ♦
225
Е V ld s o v o u tb le sto rie s0 -4 0 :? 1 8 d o t - N S crosofi W o rd
Название + Справа: ^ Times New Roman
Ь>|двланный теист
Предисловие^
_ Щ
Образец текста
•• -Задачей-учебного-пособия--“Bible-Stories-and-Worid- Art”-j 4 | ОС)мвиитьсдр/гиифрвп«нтт.. (антлийский-язык--уровень-Intermediate-Advanced-)HauaT ПтП|)ПТ|< .. • J Евангельских-сюжетов-нашсдших-отраженис-в-русском-и-э теиста ^ £ £2 *и -- Пособие- основано-на- оригинальномматериалеIS I ............................................Структура-пособияЦ IIHMThT(по умолчанию) Times New ••-Пособие-состоит-из-25-разделов-(-Units-) КриЕдый-раздс; Roman (Text- 1)уизлож««ыйв-живой диалогической форме- :-мол<Гj | f 12 пт разговаривают-спрофессором—-T e o n o r o u -- (; K e n n e t h - S . u n d lt | | | Язык: простойи-доходчивой форме-повествуют-о-том-, какос отр» щ (Восточная Азия) китайский (КНР) нащслв-русскойимировойяаиогисиу скульптуре(другой) английский (США) —•Текстыпособи» ,-помимо-основных-сюжетов-Нового-Зав:^ структуреБибл»1->-с«нсационныхнаходкахв^у^Е.аусл9Я5' «ав^жий принятии-Христианства'на--Руси-и-таких-зна'*1МЫХ-явлени. Итальянского-Воэрождснияувсликис-художники-ихкулыг flpfcautotmWиао^нжи^йпай .п г ж — ы г-п л п о ~ н я д
1Ш
Ш < г т 1- т ж № л н - У 1У - 1^ « - Щ т л |
к ВС. I
фПЯШЦХЖанИЬ
Рис. 7.9. Можно отобразить знаки форматирования, установив флажок Все знаки форматирования
Рис. 7.10. На вкладке Вид можно управлять выводом на экран знаков форматирования
226
♦
Глава 7. Инструменты текста работают за вас
СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Одни пользователи могут работать над документом, не обращая внимания на знаки форматирования, других раздражают эти точки и символы, раскиданные по всему тексту. Знаки форматирования скрываются щелчком на кнопке Непечатаемые знаки (Show/Hide), расположенной на стандартной панели инструментов.
Сравнение форматирования Раздел области задач Показать форматирование (Reveal Formatting) также предо ставляет возможность сравнивать похожие, но не одинаковые стили. Вы никогда не тратили время на растерянное изучение двух разных заголовков, которым по лагалось быть абсолютно одинаковыми? Теперь можно щелкнуть на одном эле менте текста и сравнить его с другим, получив информацию о различиях в стиле и размере шрифта, интервала и т. п. Чтобы сравнить два фрагменту текста, выполните следующие действия. 1. Выделите первый фрагмент или просто щелкните на нужном тексте мышью. 2. Откройте область задач, выбрав команду Формат ►Показать форматирование (Format ►Reveal Formatting). 3. Установите флажок Сравнить с другим фрагментом (Compare То Another Selec tion), расположенный ниже поля Выделенный текст (Selected Text). В области задач появится еще одно поле с копией выделенного текста. 4. Теперь выделите второй блок текста. В области задач отобразятся различия в форматировании двух фрагментов, как показано на рис. 7.11. Показать форматиров
V- х
>й текст
Пособие состоит
Have somebody do Ы сравнить с другим фрагментом
v * . ж®_' ?яш
Различия в форматировании ...
не полужирный -> полужирный N Iкурсив -> курсив Язык: pycoov (Россия) -> английский (США)
Рис. 7.11. Различия в форматировании двух фрагментов текста указаны в области задач Показать форматирование
Область зада11Показать форматирование ♦
227
СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Область задач Показать форматирование (Reveal Formatting) незаменима, когда нужно сравнить форматирование двух фрагментов текста. Но при необходимости просмотра и сравнения содержимого двух документов (а не только формата) стоит выбрать команду Окно ►Упорядочить все (Window ►Compare Side by Side), чтобы видеть на экране оба окна.
Внесение изменений в сравниваемый текст Предположим, что сравнение двух различных типов заголовков привело к реше нию о необходимости переформатирования одного из них по всему документу. Word поможет быстро выполнить эту процедуру. Прямо здесь, в области задач Показать форматирование (Reveal Formatting), можно изменить заголовки с за данным типом форматирования в целом документе. 1. Щелкните на стрелке ▼, расположенной в области задач справа от сравни ваемого текста. Появится раскрывающееся меню (рис. 7-12). Выбор пункта Выделить все фрагменты текста с одинаковым форматированием (Select All Text With Similar Formatting) приведет к выделению одинаково отформа тированных фрагментов текста; при выборе варианта Применить форматиро вание исходного фрагмента (Apply Formatting Of Original Selection) формат первого из сравниваемых блоков будет применен ко второму; а если выбрать Очистить формат (Clear Formatting), то форматирование второго фрагмента будет удалено.
Пособие состоит
Have somebody do Й в д ел и ть f.v;e
aS?
с
од инв ксем м ф о р м ети р о еж и ем
ГЬдонить форматирование исходного фрагмента О у и с ти ть Ф орм ат
на полужирным -> полужирный на курсив -> курсив
Яп^к-
русстй (Россия)-> английский (США)
* Все внаи-' ахлнапсоеажя
Рис. 7.12. Здесь можно выбрать операцию, связанную с форматированием СОВЕТ ----Можно найти и выделить текст с таким же форматированием, как у текста, в котором на ходится курсор, даже не обращаясь к области задач. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Выделение текста, имеющего такой же формат (Select Text With Similar Formatting). Текст с одинаковым форматированием будет выде лен по всему документу.
228
♦
Глава 7. Инструменты текста работают за вас
« 2. Выберите требуемый вариант, и Word переформатирует текст. Если результат вас не устраивает, отмените последнее действие, выбрав команду Правка ► Отменить (Edit ►Undo). ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Иногда бывает непонятно, откуда в документе взялся конкретный стиль. Последняя из настроек области задач Показать форматирование (Reveal Formatting) поможет найти ответ на этот вопрос. Установите флажок Различать источники стилей (Distinguish Style Source) в ее нижней части. Теперь Word будет выводить на экран информацию о том, из какого стиля был создан текущий стиль. Например, если стиль заметок Note был сформирован на базе основно го стиля Body Text, эти сведения появятся в области.задач. Они окажутся полезными, если вы соберетесь отредактировать, скажем, основной стиль — можно будет быстро оценить, к каким последствиям приведут предполагаемые изменения.
Автоматическое исправление опечаток Автозамена (AutoCorrect) — один из самых замечательных инструментов Word. Он угадывает сделанные ошибки и исправляет их раньше, чем они будут замечены. Этот инструмент обращается к библиотеке, содержащей более тысячи разделов, и учится в процессе работы. Вы все время набираете моолко вместо молоко? Ав тозамена (AutoCorrect) автоматически переставив буквы, не дожидаясь указаний. Средство Автозамена (AutoCorrect) поможет устранить множество самых разно образных проблем, возникающих при работе с текстом. Расслабьтесь и думайте над содержанием, ведь Word самостоятельно решит многие вопросы. ► Проблемы с прописными буквами. Когда в середине слов, в начале предло жения, в заголовках таблиц или в именах появляются лишние прописные бу квы, Word исправляет подобные ошибки. ► Проблемы с перепутанными буива'ми. Если слово набрано неверно и перепу таны буквы, например кырша вместо крыша, Word переставит буквы на место. ► Проблемы с пробелами. Если введено мышьбелая вместо мышь белая, Word вставит пропущенный пробел. ► Специальные знаки. Вместо того чтобы обращаться к меню и диалоговым окнам, предоставьте программе самой заменить текст на специальный знак ((г) на ®). Средство Автозамена (AutoCorrect) принадлежит к изобретениям/ экономящим время и силы, потраченные на придание документу точного и профессионально го вида. Тем не менее оно станет помехой, если понадобится ввести слово, в ко тором все буквы прописные, или написать его нарочито неправильно, или потре буется, чтобы в таблице прописных букв не было вообще. Можно изменить настройки по одной, работая над конкретным документом, или все сразу, в диа логовом окне Автозамена (AutoCorrect).
Управление автозаменой при вводе текста Вероятно, вы впервые узнаете о существовании инструмента Автозамена (AutoCorrect), когда увидите, как он корректирует только что введенный текст. Например, вы ввели предложение, но забыли сделать первую букву про-
Автоматическое исправление опечаток ♦
229
писной. Автозамена (AutoCorrect) немедленно исправит ее. Теперь можно про должать работу и тем самым одобрить произведенную замену или же остановить ся и отменить исправление. Второе действие выполняется следующим образом. 1. Совместите указатель мыши с только что измененным словом. В начале слова появится подчеркивание синим цветом. 2. Задержите на секунду указатель мыши над линией, и она превратится в кноп ку Параметры автозамены (AutoCorrect Options). Справа от кнопки расположе на стрелка ▼. 3. Щелкните на стрелке, чтобы открыть меню. В нем отражены проделанные из менения и предоставлены команды для отмены исправления или задания па раметров автозамены (рис. 7.13). 4. Выберите из списка подходящую команду и продолжайте работу с текстом. Л tVlasovaBiMeStoriesO-loaiB.ckx
Обычный + 12 пт
Mkrosoft Word
г Times New Roman
устнойянглийской-рс*™-на-прсдлагасмом-матсриалеукаждыйраздсл(ипй)вклк>чает\1| 1. CcrttptrhtnriMrCheck-tmd'SprecJrPractitbr. В него входагупражнсния :-! -н г <чт} льт. о)-упражнени*,-пгиглашающие-учащегося псресказать а 'жег- .-высказать- свос-инениеу (Wht think-?-Do-you-agree-.. .?)>"су»*миров пъ-вышесказянное-(-8ипгир-1Г-а-1аШ.. .)-ит.д.^ 2.-Sps^efr behavior.-Сюдлвходитнввор-р&жоворньактжие-(еФт!тяи1<та1,/о»тм1аг'у,-кото1
замыслу-автора,-дадут-учащемусянекую-свободу-рсчевого-поведенияуках-выралгтъ-евь'юс* песогласмг,-сожаплкил'&&иелпт* -и-т.д.Прсдлатаемые-разговорные- формулысспровожда.
упражнениями-дль-тренировки .-Ц 3.-В-нескольких-разделах1для-тренировкипредлагаются-етруктурьгчас1..используемые-1 > (-Hanp.Unit-17-Grammar ■.•Havrxente1ntdjrder^<»mthinf)-vt^.^ ....Авторнадсется-,что-пользуясьданным-поео6ием-для-ражития-нвыков-устнойре«и,-уча1 сможет-также-расширить-свои-знания-об-истории-мировойкультуры:--структуре-Библииуис^ Христианства на Руси и-полотах- знаменитых*мастеров*,’написянных-на--библейские-сюяхн же- ,-что-пособис-будет стимулироватъ-жтерес*любого*,*кто*будет-им-пользоваться*,* искусству .-‘•“5 ’ А*иу -выражает- большую- благодарность-редакторам- :-Breed-HaD и‘(’Fal
Ш
Р ’rKchu«ctt«>-USA*)ynpoflcn вших-большую*ргботу>гвнссших-болы1юйличныйвклад,в*этх£]
Рис. 7.13. Можно контролировать действия средства Автозамена, не прерывая работы !нитьобратно в “АВтор" [_ над документом v: сотрудаикуГосударственного Эрлитч* ® ючтть аэтоматичеоуе исправлена "АВтор"
1{^..шоанал1г>|1>«вАвшейуаннУю-ввботу 1
L----------------------- 1 Параметры автозамены W:" , 1 ' W U J гг i w w чр тол г -Л . усский'ао
JLT
метрыаетоммены...
Ш
.
Полезно уметь настроить параметры средства Автозамена (AutoCorrect), чтобы все происходило именно так, как вам требуется. Word позволяет не только вы бирать элементы автозамены, но и добавлять в список свои слова, фразы и даже рисунки. Кроме того, инструмент Автозамена (AutoCorrect) может запоминать правильное написание слова в процессе проверки орфографии.
2 3 0 ♦ Глава 7. Инструменты текста работают за вас
Чтобы открыть диалоговое окно, показанное на рис. 7.14, выберите команду Сервис ►Параметры автозамены (Tools ►AutoCorrect Options). Появится диалого вое окно Автозамена (AutoCorrect), предназначенное для определения парамет ров инструмента —они перечислены в табл. 7.2.
Лишать в меэния
При - оде I
Рис. 7.14. В диалоговом окне Автозаменв можно изменять параметры инструмента
Таблица 7.2. Параметры автозамены Параметр
Описание
Показать кнопки возможно стей автозамены (Show AutoCorrect Options Buttons)
Отображает на экране кнопку Возможность отмены автоза Параметры автозамены мены (AutoCorrect Options), если было произведено автомати ческое изменение текста
Использование
Исправлять ДВе ПРописные Нахрдит и заменяет несоот В тексте нет акронимов или буквы в начале слова (Correct ветствия прописных букв, на нестандартного использоваTWo INitial CApitals) пример, две прописные буквы ния прописных букв в середине слова Делать первые буквы предло Заменяет первую букву пред Текст состоит из предложений жений прописными (Capitalize ложения на прописную First Letter Of Sentences) Делать первые буквы ячеек Заменяет первую букву сотаблиц прописными (Capitalize держимого таблицы на проFirst Letter Of Table Cells) писную
Требуется именно такой фор мат таблицы
Автоматическое исправление опечаток ♦
231
Параметр
Описание
Использование
Писать названия дней с про писной буквы (Capitalize Names Of Days)
Заменяет первую букву пол ного названия дней недели
Требуется именно такой фор мат названий дней недели
Устранять последствия слу чайного нажатия Caps Lock (Correct Accidental Usage Of Caps Lock Key)
Отслеживает случайное нажа тие клавиши Caps Lock, отме няет его и заменяет пропис ные буквы
Возможность автоматического исправления последствий слу чайного нажатия клавиши Caps Lock
Заменять при вводе (Replace Text As You Type)
Разрешает инструменту про изводить замену в процессе ввода текста
Возможность автоматической замены символов в процессе работы над документом
Заменить на (Replace: With:)
Позволяет добавлять собст- Возможность автоматически венные элементы в библиоте вставлять в текст слова, фра зы и графику ку автозамены '
Обращается к орфографиче Автоматически исправлять скому словарю для коррекции гоамматические ошибки (Automatically Use Suggestions опечаток From The Spelling Checker) Исключения (Exceptions)
Текстсодержит слова и фра зы, которые при проверке ор фографии могут быть распо знаны как часть библиотеки автозамены
Позволяет указать, какие эле- Текст содержит специфичные менты не подлежат автозамене слова, фразы, акронимы, ко торые не требуется заменять автоматически
Добавление элементов в список автозамены Помимо исправления сделанных ошибок, средство Автозамена (AutoCorrect) мо жет автоматически вставлять в текст слова, фразы и даже логотипы и графику. Предположим, что вы работаете в компании, гдр одним из требований к доку ментации является наличие логотипа компании везде, где встречается ее назва ние. Можно настроить средство Автозамена (AutoCorrect) так, что оно будет са мостоятельно вставлять логотип. 1. Создайте элемент, который нужно помещать в документы. Выполните все форматирование, задайте цвета, интервалы и т. д. 2. Выделите его. 3. Выберите команду Сервис ►Параметры автозамены (Tools ►AutoCorrect Options), чтобы вывести на экран окно Автозамена (AutoCorrect). 4. Выберите пункт Форматированный текст (Formatted Text) в разделе Заменять при вводе (Replace Text As You Type), если к элементу применено форматиро вание. 5. В поле Заменить (Replace) введите символы, которые должны заменяться на созданный элемент (рис. 7.15). 6. Щелкните на кнопке Добавить (Add). В список автоматической замены добав лен еще один пункт.
232
♦
Глава 7. Инструменты текста работают за вас
7. Протестируйте замену, набрав в тексте символы, которые должны замениться на нужный элемент.
Рис. 7.15. Программа позволяет добавить в список автозамены пункты, которые будут изменять заданные символы на слова, фразы, логотипы и графику и даже фрагменты текста СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------С помощью автозамены можно вставлять повторяющиеся блоки текста. Например, если требуется наличие девиза компании в любом распечатываемом документе, соз дайте в списке автозамены элемент, который вносил бы в документ девиз компании при вводе букв дк.
Замена и удаление элементов списка автозамены Word позволяет редактировать пункты списка автозамены: для этого нужно ис править элемент и вновь добавить его в список. Например, если логотип компа нии изменился, отредактируйте картинку, повторите все действия предыдущего алгоритма и введите те же самые символы, которые должны заменяться на соз данный элемент. Кнопка внизу списка диалогового окна Автозамена (Auto Correct) примет другой вид — теперь на ней написано Заменить (Replace), а не Добавить (Add). Щелкните на ней, чтобы заменить картинку. Word выведет на экран диалоговое окно с просьбой подтвердить выполняемое действие. Щелкни те на кнопке Да (Yes) — пункт отредактирован.
Автоматическое исправление опечаток ♦
233
Удаляется пункт из списка примерно так же. Вызовите диалоговое окно Автоза мена (AutoCorrect) и в поле Заменить (Replace) введите символы, которые долж
ны заменяться на созданный элемент. Требуемый элемент появится в области просмотра; выделите его щелчком и щелкните на кнопке Удалить (Delete)* ВНИМ АНИЕ ---------------------------------------------------------------- -------------------------------------------Word не попросит подтвердить удаление элемента списка автозамены, а сразу же вы полнит операцию. Если кнопка Удалить (Delete) была иажата случайно, у вас есть един* ственный шанс все исправить: пока не нажималасьжнопка ОК или не был выделен дру гой элемент списка, удаленный элемент отображается в полях Заменить (Replace) и На (With). Нужно щелкнуть на кнопке Добавить (Add) и вернуть элемент в список.
Исключения Несмотря на всю привлекательность автозамены, иногда вмешательство этого средства бывает излишним. Согласитесь, что при наборе текста, полного химиче ских символов, или создании списка кодов доступа к аппаратуре автоматическая замена прописных букв и изменение порядка символов абсолютно не требуются. Можно отключить инструмент или создать список исключений, содержащий элементы, которые изменять не надо. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------После установки флажка Автоматически добавлять слова в список (Automatically Add Words to List) в диалоговом окне Исключения при автозамене (AutoCorrect Exceptions) Word автоматически будет заносить в этот список слова, автозамена которых отменяет ся нажатием клавиши Backspace. Если это делается с помощью команды Отменить (Undo), список исключений не обновляется.
Чтобы добавить слово в список исключений, щелкните на кнопке Исключения (Exceptions) в диалоговом окне Автозамена (AutoCorrect). Появится диалоговое окно Исключения при автозамене (AutoCorrect Exceptions), представленное на рис. 7.16. исключения HJV автоэамеме
*
Рис. 7.16. Можно «научить» средство Автозамена не заменять отдельные элементы текста
2Я *
♦
Глава 7. Инструменты текста работают за вас
Здесь можно задать три разновидности исключений. ► Первая буква (First Letter). Данный раздел посвящен написанию аббревиатур и слов, идущих непосредственно за ними. Например, на этой вкладке следует ввАти фразу «при появлении на рынке Lake Ltd. вместо Smith Со.», где слово «вместо» должно писаться со строчной буквы. ► ДВе ПРописные (INitial CAps). В этом разделе указываются слова и фразы с не стандартной расстановкой прописных букв, в частное ги названия компаний, аббревиатуры и термины. ► Прочие (Other Corrections). Здесь задаются различные элементы, которые ис правлять не надо. Сюда можно внести имена, названия мест и различную спе цифическую терминологию. Исключение можно добавить в любой из разделов. 1. Выведите на экран диалоговое окно Исключения при автозамене (AutoCorrect Exceptions), щелкнув на кнопке Исключения (Exceptions) в диалоговом окне Автозамена (AutoCorrect). 1 2. Щелчком на вкладке выберите тип исключения. 3. Введите нужный элемент в поле ввода. 4 Нажмите кнопку Добавить (Add), чтобы вставить исключение в список. 5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться в доку мент. \
Автотекст Инструменты Автозамена (AutoCorrect) и Автотекст (AutoText) созданы с одной целью —сберечь время и силы пользователей. Но если Автозамена (AutoCorrect) отслеживает ошибки в орфографии и применении прописных букв и пробелов, то Автотекст (AutoText) просто помогает ускорить процесс ввода текста. Автотекст (AutoText) использует средство-Автозавершение (AutoComplete), чтобы угадать начатое слово и вставить его. Потратив время на обучение Word терминам, фра зам и описаниям, часто используемым в документе, вы сэкономите время на вво де текста и уменьшите вероятность появления ошибок.
Добавление элементов автотекста с помощью меню" Средство Автотекст (AutoText) содержит длинный список элементов: приветствия, названия компаний, грифы документации, почтовый адрес, параметры электрон ной почты (в том числе адреса из адресной книги Outlook) и списка персональ ных данных из адресной книги Outlook. Работа с инструментом Автотекст (AutoText) начинается с команды Вставка ► Автотекст (insert ►AutoText), Появляется меню Автотекст (AutoText), и в каждом , подменю находится список элементов, любой из которых можно вставить в до кумент (рис. 7.17).
Автотекст ♦
235
. <Документ 5 Microsoft Word
Saps* Гсод»т ;сврцу 1а6*уца Разрыв. Номера страниц Дата и время... Аехстекс •
Ав!отекст
Поле,,.
создать... адчрз
Символ...
Внимание
Примеуание
Колонтитул
Ссылка
Приветствие
Ё<5б“КОМПОНбНТ...
Еисунок Схематическая диаграмма...
Прощание Строка ссылки Тема
АВИАПОЧТОЙ ЗАКАЗНОЕ
КУРЬЕРОМ ЛИЧНОЕ ПО ФАКСУ СЛУЖЕБНОЕ СРОЧНОЙ АВИАПОЧТОЙ
ш аЦШгД
ЦЕННОЕ
с - .*
Яа .'см"
’Ст 1~- Дол
— i русс
(РО
Рис. 7.17. Часто используемые обороты являются элементами списка Автотекст
Вставка автотекста в колонтитулы Если требуется добавить элемент автотекста в верхний или нижний колонтитул страницы, начните с вывода на экран панели инструментов Колонтитулы (Header And Footer) (команда Вид ►Колонтитулы (View ►Header And Footer)). Затем щелк ните на нужном колонтитуле и выполните следующие действия. 1. Выберите команду Вставка ►Автотекст (Insert ►AutoText). На экране появится список элементов автотекста для колонтитулов. 2. Щелкните на нужном элементе. Ой вставляется в то место, где находился курсор. Элементы списка инструмента Автотекст (Autotext) называются, например, Автор, Стр.<№>, Дата, но после вставки в документ на их месте оказываются имя авто ра, номер текущей страницы и сегодняшняя дата. Так получается потому, что элементы списка автотекста для колонтитулов на самом деле являются кодовы ми полями —то есть они заменяются текущими данными. Поля обновляются ка ждый раз, когда открывается документ.
Вставка элементов автотекста
л Средство Автотекст (AutoText) используется по умолчанию. Как только вы начи наете вводить слово/ или фразу, распознаваемую инструментом, он отображает
2 3 6 ♦ Глава 7. Инструменты текста работают за вас
на экране оставшуюся часть фразы в окошке над вводимым словом, с указанием нажмите ВВОД для вставки (press ENTER to Insert), как показано на рис. 7.18. •) ДокументЪ Microsoft Word
£3| $вайя
i аека . -и Встаека а
•у»т С§реис хаьлщ* з<мо £пр**4
!f Iioo%
чтеьме
Times New Roman АВИАПОЧТОЙ (Нажмите ВВОД для вставки;
Рис.7.18. Средство Автозавершение предлагает закончить фразу СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если Автотекст (AutoText) не предлагает вам помощи, выберите команду Сервис ►Па раметры автозамены (Tools ►AutoCorrect Options), чтобы вывести на экран окно Автоза мена (AutoCorrect),' выберите вкладку Автотекст (Autotext) и удостоверьтесь, что флажок Использовать автозавершение (Show Autocomplete Suggestion) установлен.
Завершение фраз «на лету» —безусловно, самый быстрый способ работы с инст рументом Автотекст (AutoText), но, кроме того, можно воспользоваться вкладкой Автотекст (AutoText) диалогового окна Автозамена (AutoCorrect). Просмотрите спи сок элементов, найдите нужный, щелкните на нем и затем —на кнопке Вставить (Insert). Word вставит выбранное слово в место расположения текстового курсора. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------В чем заключается разница между средствами Автозавершение (AutoComplete) и Авто текст (AutoText)? На самом деле они являются двумя частями одного процесса. Элемен ты списка автотекста — это те слова и фразы, которые можно выбрать и вставить с помощью команды Вставка ►Автотекст (Insert ►AutoText). Функция Автозавершение (AutoComplete) заканчивает слова и фразы, введенное не полностью. И если требуется добавить новый элемент в список автозавершения, следует обратиться к вкладке Авто текст (AutoText) диалогового окна Автозамена (AutoCorrect).
Автотекст ♦
237
Добавление элементов в список автотекста Что еще можно вставлять автоматически? Названия месяцев, дней недели, име на. Совсем несложно научить Автотекст (AutoText) добавлять в документ часто используемые слова и фразы. Самый простой способ обучения — обычный ввод текста. Как только вы ввели слово или фразу, которая могла бы стать элементом списка автотекста, выделите ее и нажмите Alt+F3. На экране появится диалоговое окно Создание элемента ав тотекста (Create AutoText), в котором нужно только нажать на кнопку ОК (рис. 7.19). Фраза добавлена в список, и в следующий раз, как только вы начнете ее набирать, Автотекст (AutoText) предложит вставить ее в документ. Создание элем<*нта aeiowxtta
*
Элемент автотеста будет создан на схяоее выделенного фрагмент?. Имя элемента автотекста:
___
случайно автором вьбрань| Щ
ОС
Отмена
Рис. 7.19. Добавить элемент в список автотекста легко — всего лишь выделите фразу и нажмите Alt+F3 ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Также можно добавить элемент в список автотекста через вкладку Автотекст (AutoText) диалогового окна Автозамена (AutoCorrect). Введите элемент в поле Имя элемента (Enter AutoText Entries Неге) и щелкните на кнопке Добавить (Add). Этот способ лучше всего использовать, если нужно добавить несколько элементов. Когда закончите, щелк ните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу.
Управление элементами списка автотекста Мы уже рассматривали в подробностях диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect), в котором находится вкладка Автотекст (AutoText), представленная на рис. 7.20. Она также позволяет добавлять элементы в список автотекста и удалять их.
Отключение Автотекста Если требуется отключить средство Автотекст (AutoText), выведите на экран диа логовое окно Автозамена (AutoCorrect) (выберите команду Сервис ►Параметры автозамены (Tools ►AutoCorrect Options)), щелкните на вкладке Автотекст (Auto Text) и снимите флажок Использовать автозавершение (Show AutoComplete Sug gestions). Теперь окошко с завершением фразы перестанет появляться на экране. Если вновь понадобится воспользоваться средством Автотекст (AutoText), просто повторите все шаги и установите флажок обратно. СОВЕТ ------------------ ----------------------------------------------------------------------Иногда пользователи замечают, что появление на экране окошек с завершением напо ловину введенной фразы замедляют работу Word, особенно в случае больших докумен тов со сложной графикой. Если вы обнаружили похожие симптомы, попробуйте отклю чить Автотекст (AutoText) и проверьте, ускорилась ли обработка текста.
2 3 8 ♦ Глава 7. Инструменты текста работают за вас
Рис. 7.20. Управление элементами списка автотекста осуществляется с помощью вкладки Автотекст
Выбор шаблона для автотекста По умолчанию Автотекст (AutoText) ищет элементы списка по всем активным шаб лонам. Добавленные элементы сохраняются в шаблоне Normal.dot — основном шаблоне, который используется Word для создания новых документов (если не был указан другой шаблон). Чтобы выбрать другой шаблон, щелкните на стрел ке ▼рядом с полем Шаблоны (Look In) на вкладке Автотекст (AutoText) диалого вого окна Автозамена (AutoCorrect) и укажите шаблон.
Сохранение элементов списка автотекста в других шаблонах • Если вы добавили в Word другие шаблоны, можно сохранить в них элементы списка автотекста. 1. Выберите команду Сервис ►Шаблоны и надстройки (Tools ►Templates And AddIns), чтобы вывести на экран диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Tem plates And Add-Ins). 2. Щелкните на кнопке Организатор (Organizer) и выберите вкладку Автотекст (AutoText). В списке справа перечислены все элементы списка автотекста, су ществующие в шаблоне Normal.dot, в списке слева —все элементы списка теку щего документа. Если требуется изменить шаблон, из которого копируются элементы автотекста, щелкните на кнопке Закрыть файл (Close File) справа, затем щелкните на кнопке Открыть файл (Open File) и выберите подходящий файл.
Автотекст ♦
239
3. Выделите в правом списке элементы автотекста, которые нужно скопиро вать в файл слева (рис. 7.21). Щелкните на кнопке Копировать (Сору). Теперь элементы списка автотекста добавлены в шаблон в левой* части диалогового окна. 4. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы вернуться в документ. Xj
Opi ани штор Стили
йвтотем:т | Цанелк | Ы<*ра:ы J
■ ry 'v - -P S '
*1,4 В shablon.dofc
Из No mal.dot: - СТРАНИЦА j АВИАПОЧТОЙ 1 Автор, стр. -<№ >, дата
If^norurpГРЙЯ
-
эльшое спасибо, ) ответ на:
'
. „ . j - . .
......
-
f 1
A |
АВИАПОЧТОЙ Автор, стр. <№>, дата Берегите себя,
• покорный слуга, АВТОТЕСТИд:кумбаты.
"* ‘‘ ' **' ' *У*1г Uhormat.dot (общий шаблон)
Аетртекгт и /цементы; ehablon.dot (шаблон)
Закры ть файл
Закрыть файл
описание O "r
-
.
Рис. 7 .?1. Можно скопировать элементы списка автотекста из одного шаблона в другой через Организатор
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------1
Если Автотекст (AutoText) может просматривать все доступные шаблоны в поиске эле ментов автотекста, зачем же копировать их из одного шаблона в другой? Например, ко гда вы создаете стандартный шаблон для отдела или группы или просто хотите иметь запасную копию, полезно иметь одни и те же элементы автозамены для гарантии согла сованности всех документов. Это действие также может сэкономить время вашим кол легам. 1
Панель инструментов Автотекст Панель инструментов Автотекст (AutoText) позволяет вставлять, создавать и из менять элементы автотекста, добавлять слова и фразы и выводить на экран пара метры автотекста. Вызвать панель можно двумя способами: ► выберите команду Вид ►Панели инструментов (View ►Toolbars) и щелкните на пункте Автотекст (AutoText); ► щелкните на кнопке Панель (Show Toolbar) на вкладке Автотекст (AutoText) диалогового окна Автозамена (AutoCorrect). Панель инструментов Автотекст (AutoText) показана на рис. 7.22.
Рис. 7.22. Панель инструментов Автотекст
2 4 0 ♦ Глава 7. Инструменты текста работают за вас СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Вам нужен полный список элементов автотекста? Распечатайте его с помощью диало гового окна Печать (Print). Нажмите Ctrl+P, чтобы вызвать это окно, задайте параметры печати и выберите пункт Элементы автотекста (AutoText Entries) в раскрывающемся списке Напечатать (Print What). Наконец, щелкните на кнопке ОК, и список элементов автотекста будет распечатан.
Смарт-тег — это удобно Одно из наиболее привлекательных средств Word 2003 —смарт-теги, существенно доработанные в этой версии Microsoft Office. Они, по сути, являются ссылками на различные сведения, касающиеся распознанного текста, имени или объекта. Смарт-теги экономят время и расширяют круг данных, предоставляя доступ к до полнительной информации. Смарт-теги существуют в Word, Excel, Outlook, Power Point и их отображение также поддерживается в Microsoft Internet Explorer. Это интуитивные ссылки, простой способ получения пользователем дополнительной информации о рас сматриваемом объекте. Например, представьте, что при написании отчета, сум мирующего все данные о новом исследовании, проведенном отделением, вы вво дите список участников исследования и обнаруживаете имя человека, которого точно знаете, но не помните, из какого он отдела. Теоретически было бы непло хо, если бы можно было навести указатель мыши на имя, и в специальном окош ке появилась бы вся информация —полное имя, адрес электронной почты и т. п. Тот факт, что эти данные могут быть расположены как в файлах Excel, так и веб документах, делает это средство еще более привлекательным. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------- --------------------------------------------------------------------------В предыдущих версиях программы эта технология распространялась только на адреса электронной почты и ссылки в Интернете. Теперь она расширена и появилась возмож ность выбора типа данных. Помимо этого стало возможным создание собственных смарт-тегов, содержащих заданный вид информации.
Смарт-теги в Word 2003 Возможности смарт-тегов в Word 2003 существенно расширились и стали более гибкими. Разработчики получили больший контроль над создаваемыми смарттегами. Поддержка языка XML (расширяемая спецификация языка, предназна ченного для создания веб-страниц) позволяет разработчикам расширить исполь зование средства Microsoft Office Smart Tag List Tool, распознавателей смарт-те гов и обработчиков действий без возвращения к коду. Что дает использование смарт-тегов для организаций? Смарт-теги можно ис пользовать для доступа служащих к важным данным внутри компании, для соз дания документов типа отчета о расходах или счета-фактуры. Предположим, пользователь вводит некий номер заказа. Смарт-тег распознает его и предостав ляет пользователю возможность немедленно просмотреть детали заказа. Также с помощью смарт-тега можно автоматически добавить в документ детали счета-фактуры, экономя тем самым усилия и время пользователя и позволяя из бежать опечаток.
Смарт-тег — это удобно ♦
241
Смарт-теги для разработчиков Ниже сжато представлена информация о последних изменениях смарт-тегов в Mic rosoft Office. ► Смарт-теги распознают устойчивые словосочетания и грамматические прави ла.вне контекста. ► Разработчики получили возможность создавать смарт-теги «на заказ», в соот ветствии с поставленными задачами. ► Действия, связанные со смарт-тегами, могут запускаться в тот момент, когда выражение распознано как объект смарт-тега. ► Каскадные меню предоставляют разработчикам возможность реализации до полнительных альтернатив для пользователей. ► Разработчики получили возможность управлять видом и свойствами смарттегов в документах пользователей. ► Появилась возможность создания временных смарт-тегов с ограниченной функциональностью. ► Для создания и изменения смарт-тегов можно пользоваться XML. ► Разработчики получили дополнительный контроль над отображением, скры тием и изменением вида смарт-тегов. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вас заинтересовала возможность самостоятельной разработки смарт-тегов, зай дите на www.microsoft.com и наберите в строке поиска «Smart Tags».
Работаем со смарт-тегом Сначала появится небольшой круглый значок с буквой i и точечное подчеркива ние фиолетовым цветом. Щелкните на значке, и откроется меню, представлен ное на рис. 7.23. Все команды, доступ к которым предоставляет смарт-тег, описа ны в табл. 7.3. ! Таблица 7 .3 . Команды меню см арт-тега Команда
Описание
Отправить (Send Mail)
Открывает бланк электронного письма в Word
Запланировать собрание (Schedule A Meeting)
Запускает Outlook, чтобы вы могли назначить встречу и разослать приглашения
Открыть контакт (Open Contact)
Открывает список контактов в Outlook, где можно про смотреть или изменить информацию
Добавить в контакты (Add То Contacts)
Добавляет выделенные имена в список контактов Outlook
Вставить адрес (Insert Address)
Вставляет адрес из списка контактов Outlook в место расположения текстового курсора
' Удалить смарт-тег (Remove This Smart Tag)
Удаляет появившийся смарт-тег
Параметры смарт-тегов (Smart Tag Options)
Выводит на экран вкладку Смарт-теги (Smart Tags), по зволяя изменять их свойства
2 4 2 ♦ Глава 7. Инструменты текста работают за вас
l E VIdsovaD iW eS tones04021B xlC K . Файл
рраека
§ид
Вставка
M ic ro s o ft W o rd Ф орвэт
С д чм с
Хевгица
О кно
Справка
Обычный-к l2rrr,r£m m esN ew Rom an
•LIST—OF-CHARACTERS^ ■[‘^«Tek]"«nd-Jake-[d-fiJ<:]-',-'-High*chool itudentiat-Falm outh-Academ y,-Muiachujetti/th
Над: iynftuTcJe С п р а в и ть
icr,-retired- theologyprofe«ioi^|
Удалить см арт-тег Це распознавать "John R unde" ►
t-Peteribura.H
Параметры см арт-тегов. ».
русский (po
Ш:
Рис. 7.23. Смарт-теги расширяют возможности использования данных из различных приложений, позволяя создавать письма, назначать встречи, устанавливать связи и вставлять адреса в процессе работы над документом
*1 ^вгсоаиенз | Аетоформаг при вводе j Автотест } Агтоформат
Смарт-теги
Д ля каждого типа данных распознаваемого SVorcl можно слрвделить дьисгвия автоматически в ы п о ли ? »»* над этячи данными,
‘Р добаЕМт». смзрмеси к тексту
»астхймаватвли Адрас (английски*) гВремя (списки смарт-твгаа) ! Дата (п е т смарт-тагем) ' №я (ан’лийстй)
I >fv< (контакт Outlook) i'm* (получатели сообщений Outlook)
\ Macro (амтгймчй)
^
1Пэеобри свч » вд—^ ижи р вияОТраобрм ои и иадиацю м рап и ) 1Телефон (омоен оирт-raroa)
Рис. 7.24. Вкладка Смарт-теги позволяет выбрать нужные параметры и отключить или включить средство использования смарт-тегов
Смарт-тег — это удобно ♦
243
Отключение смарт-тегов Если вы не хотите пользоваться смарт-тегами, выведите на экран вкладку Смарттеги (Smart Tags) диалогового окна АвТозамена (AutoCorrect) (рис. 7.24) и сними те флажок Добавить смарт-теги к тексту (Label Text With Smart Tags), затем щелк ните на кнопке ОК. В текущем документе смарт-теги появляться не будут.
Распознаватели \
Распознаватель (Recognizer) —элемент, распознаваемый смарт-тегом: имя, место,
время, дата или объект. По умолчанию включены все типы распознавателей. Чтобы выключить один из них, снимите флажок слева от него на вкладке Смарттеги (Smart Tags).
Проверка документа Можно проверить документ после настройки параметров смарт-тегов. Для этого следует щелкнуть на кнопке Повторная проверка (Recheck Document) на вкладке Смарт-теги (Smart Tags) диалогового окна Автозамена (AutoCorrect). На экране появится предупреждение о том, что изменения, внесенные при проверке орфо графии, могут быть отменены в процессе проверки смарт-тегов. Если это не пу гает вас, щелкните на кнопке Да (Yes), в противном случае щелкните на Нет (No).
Дополнительные смарт-теги Можно скачать дополнительные смарт-теги с веб-сайта компании Microsoft. Уста новите соединение с Интернетом и выведите на экран вкладку Смарт-теги (Smart Tags) диалогового окна Автозамена (AutoCorrect). Щелкните на кнопке Дополни тельно (More Smart Tags), и Word запустит Internet Explorer, загрузив нужную веб-страницу. Следуйте указаниям на этой странице, чтобы загрузить нужные смарт-теги.
Удаление смарт-тегов Возможно, вам понадобится удалить некоторые смарт-теги в документе —это за висит of их количества и настоты использования. Мс:кно удалить только выде ленные смарт-теги или все сразу. ( i
Удаление одного смарт-тега Чтобы удалить конкретный смарт-тег, проделайте указанные ниже операции. 1. Щелкните на смарт-теге, чтобы вывести на экран контекстное меню. 2. Выберите в меню команду Удалить смарт-тег (Remove This Smart Tag). Подчер кивание и значок смарт-тега исчезнут. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если при снятом флажке Добавить смарт-теги к тексту (Label Text With Smart Tags) в до кумент был скопирован текст, содержащий смарт-тег, он Останется в вашем документе, несмотря на отмену использования смарт-тегов.
2 4 4 ♦ Глава 7. Инструменты текста работают за вас
Удаление всех смарт-тегов Если требуется избавиться от всех смарт-тегов в документе, выведите на экран вкладку Смарт-теги (Smart Tags) диалогового окна Автозамена (AutoCorrect) и щелк ните на кнопке Удалить смарт-теги (Remove Smart Tags). Word предупредит, что это действие приведет к удалению всех смарт-тегов как в данном документе, так и во всех его копиях, открытых в сети. Если вы уверены, что хотите удалить смарт-теги, щелкните на кнопке Да (Yes), если все-таки решили сохранить их — щелкните на Нет (No).
Новый буфер обмена Пользоваться буфером обмена несложно — мы все работали с буфером обмена Windows в предыдущих версиях Word. Буфер обмена Office в Word 2003 позво ляет хранить до 24 элементов (текст, графику, звуковые объекты и т. п.). Чтобы отобразить содержимое буфера обмена в одноименном разделе области задач, выберите команду Правка ►Буфер обмена Office (Edit ►Office Clipboard) (рис. 7.25). ’
сервис Q^cho ...7T,...S ДОлица ...* Ф фтивкаe Юбычньй ♦ 12 пт y n m e s New Roman.
I
ЫШИЫМШ!*#* 1• i • 2 • • • 3 • i • 4 • i ■5 • i • 6 • i • 7'• • • 6 • i • 9 ■' *10 • i
•UNTT-2H
............Text-1--Jesus-of-Galilee^ .............Text-2--What-Galile«-Was-LikcH .............TexG-Thc-Sensational-Discoveryof-the-Dcad-Sea-S. .............Tcxt4-WhaMnformation-dic-Dcad-ScarScrolIs-Cc Conversational■formulas:m l.Sqying'jH*rar*'notsKre.“^
UNIT 3 Text 1 An Angel Appears to Mary. The 'Is; Annunciation Text 2 Christianity Ш Comes to Russia
'f :
m m
Text 1 Ail A iigel Appears to Mary ГЬе-Annunciation* | Text 2 CluW ianiK C om es to Russia
№
Text-4-HowRussia-was-Baptizcdfl .......... Text-5*Thc*Icon**j4^e/-with Golden Hair ■Ц .......... Text-б—B,-Mwillo—Lifc-and-Work.^ Conversationalformulas .-1. Tdkbtg nqrirp tlM .^ ..................................... 2.'G M n g,m tasxm srfordeveloping‘y
л
m> 5
ш ш вш ш яш ш яш т ш т ш ш ш ш т
ft;
■
•MUST-to-
' м т -з
.........
I:
и дач выберите в меню Т£авка‘ 'г ъуфер обмена 01Йее*:ит лважъ.
\
Й :Буфер обмена (3 из 24) wбъект добавлен в буфер
Рис. 7.25. Буфер обмена доступен через область задач ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------- — -----------------Помимо обычных операций копирования и вставки — Ctrl+C, Ctrl+V — можно вставлять содержимое буфера обмена в текст щелчком на кнопке в области задач.
Новый буфер обмена ♦
245
Вставка элементов буфера обмена Последний скопированный элемент, находящийся в буфере обмена, проще всего вставить в документ, нажав Ctrl+V. При необходимости вставки какого-то из пре дыдущих скопированных объектов придется обратиться к области задач. Выбе рите команду Правка ►Буфер обмена Office (Edit ►Office Clipboard) и совместите курсор мыши с выбранным элементом в области задач. Появится стрелка 'г — щелкните на ней, чтобы раскрыть небольшое меню с командами Вставить (Paste) и Удалить (Delete). Эта возможность особенно удобна, если требуется удалить часть элементов буфера обмена, чтобы освободить память компьютера.
Параметры буфера обмена Параметры буфера обмена доступны через область задач. Щелкните на кнопке Параметры (Options) в левом нижнем углу области задач, и в раскрывающемся меню появится список параметров, представленных в табл. 7.4. Таблица 7.4. Параметры буфера обмена Параметр
Описание
\ Использование
Автоматическое отображение Автоматически выводит на буфера обмена Office (Show экран область задач при обOffice Clipboard Automatically) ращении к буферу обмена
Для просмотра содержимого Оуфера обмена
Выводит на экран область Открывать буфер обмена задач при двойном нажатии Office при двойном нажатии Ctrl + С (Show Office Clipboard Ctrl+C When Ctrl + С Pressed Twice)
Для быстрого доступа к бу феру обмена
Собирать данные без отобра жения буфера обмена Office (Collect Without Showing Office Clipboard)
Не выводит на экран содер Для работы с Экраном макси жимое буфера обмена, но ко мального размера пирует в него до 24 элемен тов
Показать значок буфера об мена Office на панели задач (Show Office Clipboard On Taskbar)
Помещает небольшой зйачок буфера обмена в правок: нижнем углу панели задач Windows
Для отслеживания сохране ния элементов в буфере об мена, не выводя на экран специальное окно
Показывать состояние около панели задач при копирова нии (Show Status Near Taskbar When Copying)
Отображает специальное окошко, показывающее коли чество элементов в С-уфоре обмена
Для отслеживания используе мых ресурсо j даже при пере ключении между приложения ми Office
ГЛАВА 8
>|равнива1 форматирование абзацев и списков Абзацы в документах Word Выравнивание текста и выбор отступов абзацев Расстановка интервалов Управление выравниванием с помощью табуляций Изменение атрибутов абзаца с помощью области задач Показать форматирование i
Управление разрывом строк и страниц Расстановка переносов Создание буквиц^ Эффективное создание списков Улучшаем маркированные списки Совершенствуем нумерованные списки Возможные проблемы и их решения
Абзацы в документах Word ♦
247
Профессиональный вид документов основан на точном выравнивании их содер- \ жимого и общем стиле — независимо от того, насколько авангардной выглядит разметка текста. Наборщики и мастера-оформители давно признали, что эф фектное выравнивание элементов страницы играет огромную роль в повышении удобочитаемости документа и в «задержке глаза читателя на странице». Даже люди, незнакомые с теорией дизайна, сразу понимают, что «здесь что-то не так», когда видят страницу, состряпанную на скорую руку без применения средств форматирования и выравнивания. Эффективное (и даже автоматическое) ис пользование инструментов форматирования и выравнивания поможет решить задачу оформления документа во время его создания. В этой главе мы рассмотрим команды форматирования и выравнивания, свя занные с одним типом элементов документа: абзацами. Проблемы оформления абзацев не являются такой узкой темой, как может показаться вначале. Вы, веро ятно, уже знаете (или догадываетесь), что Word разделяет вопросы форматиро вания и разметки документа на три уровня: Символов, абзацев и разделов (или страниц). Форматирование символов включает в себя применение стилей и атрибутов шрифтов (это рассматривается в главах 2 и 9). Другой крайностью являются параметры форматирования разделов, управляющие размером полей, верхнего и нижнего колонтитулов, промежутков между колонками текста и дру гими настройками страницы (об этом рассказывает глава 15). Форматирование абзацев представляет собой средний слой. Очевидно, что вопросы, связанные с абзацами, не так конкретны, как задачи форматирования символов, и не столь сильно влияют на общий вид документа, как команды установки параметров разделов. Но не позволяйте этой классификации ввести вас в заблуждение — форматирование абзацев является одним из самых фундаментальных и ценных навыков, которыми непременно следует овладеть для эффективного использова ния Word.
Абзацы в документах Word Удивительно, но даже опытные пользователи Word не знают, насколько сильно форматирование документов зависит от абзацев. Столь высокая зна чимость частично объясняется тем, что в Word термин абзац имеет более широ кое значение, чем группа предложений, относящихся к одной теме. Абзац в Word состоит из содержимого и Следующего da ним значка абзаца (Т[). Каждый раз при нажатии клавиши Enter в конце письма, заголовка, рисунка, таблццы, символа или любого другого элемента в документ вставляется значок «К» и создается то, что программа считает абзацем. На рис. 8.1 продемонстрированы абзацы с раз личными компонентами: Заметьте, что значки абзацев стоят после каждого пунк та маркированного списка, текстового абзаца, заголовка и рисунка. Можно вы вести на экран значки абзацев (вместе с остальным скрытым текстом), щелкнув на кнопке Непечатаемые знаки (S how /H ide) стандартной панели инструментов или установив флажок Все знаки форматирования (Show All Form atting M arks) в области задач Показать форматирование (Reveal Form atting).
2 4 8 ♦ Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
EVIasovaBibteStoi ies040^1 B.doc Microsoft Word
iОбычный + 12 пт,
Museum- collection-oficons. vocabulary!
Itis- considcred-to-bc—считается^ medieval-[<тс<Ц,|;уа|]-срсднсвсковыМ abundant(-‘band"nt]—орильньй^] curiy-выощиеся^] tilted-наклонённый^! touchcs--MasKH-f crimson--[*l<jimzn]--^rcMHo-KpacHbrf^j volume--*объсмЦ whateverits-origin'—каково-бы-нг было*ее-происхоэвдсние.
Образец текста другу*
Tert-бЦ
Различатьисто*****стилей
Рис. 8.1. В Word любая информация, находящаяся перед отметкой абзаца, считается абзацем
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Кнопка Непечатаемые знаки (Show/Hide), находящаяся на стандартной панели инстру ментов, предоставляет быстрый способ вывода на экран отметок абзацев вместе с дру гими, обычно скрытыми, символами (такими, как пробелы и знаки табуляции). Бывает, что отображение скрытых символов во всем документе отвлекает внимание. К счастью, фраза «все или ничего» не относится к отображению скрытых знаков. Можно легко пе рехитрить кнопку Непечатаемые знаки (Show/Hide) и настроить вид документа так, что бы отображались только некоторые скрытые символы.
1. Выберите команду Сервис ►Параметры ►Вид (Tools ►Options ►View). 2. В разделе Знаки форматирования (Formatting Marks) снимите флажок Все (АН) (если он установлен) и установите флажки для тех знаков, которые нужно видеть на экране. Например, установите флажок Знаки абзацев (Paragraphs), чтобы показывать только отметки абзацев. 3. После закрытия диалогового окна знаки форматирования, для которых были выбраны флажки, будут видны в документе независимо от щелчка на кнопке Непечатаемые знаки (Show/Hide). (Заметим, что данная кнопка в нажатом со стоянии вызывает на экран все скрытые знаки, не взирая на установки на вкладке Вид (View).) Чтобы скрыть знаки форматирования, выбранные на вкладке Вид (View), необходимо вернуться на нее и переустановить флажки.
Выравнивш iuP текста и выбор отступов абзацев ♦
249
Word связывает с абзацами Особую информацию о форматировании, которая за поминается в отметке абзаца. Программа использует эти сведения для примене ния свойств абзаца к тексту, вставленному внутрь отформатированного абзаца. Они также позволяют Word применять форматирование текущего абзаца после нажатия клавиши Enter к следующему абзацу. Отметим, что при щелчке в конце абзаца курсор по умолчанию располагается перед отметкой абзаца. (Увидеть это легко: выведите на экран отметки абзацев и щелкните в конце дюбог9 абзаца — курсор переместится в положение слева, но не справа от отметки.) Нажатие кла виши в конце абзаца моделирует вставку текста в абзац, что автоматически пред полагает применение текущего форматирования к новому тексту. Word предоставляет следующие параметры форматирования абзацев: ► выравнивание абзаца; ► отступ; .► интервал между строками; ► интервал до и после абзацев: ► табуляции; ► разрывы строк и страниц: ► расстановка переносов. В следующих разделах мы расскажем, как управлять этими настройками. Послед ний раздел, посвященный абзацам, Описывает создание буквиц, поскольку вре занные в текст буквицы чаще всего используются при форматировании абзацев. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------С формальной точки зрения, некоторые задачи, выполняемые в режиме просмотра Структура (Outline), имеют отношение к форматированию абзацев, но эта тема не обсу ждается в данной главе. Word предлагает обширную коллекцию инструментов и функ ций, предназначенных для структуризации документа, и этот вопрос рассматривается в главе 10.
---------------------------------------------------- 1---------------------------------------
Выравнивание текста и выбор отступов абзацев Одной из наиболее общих задач форматирования абзацев является их выравни вание внутри документа. Как вы уже знаете, можно определить выравнивание страниц и документа в целом, задав размеры полей. Word позволяет также кон тролировать это свойство на уровне абзаца, определяя параметры выравнивания текста и размеры отступов. Настроить необходимые значения можно, используя уже знакомые элементы программы: ► кнопки панели инструментов Форматирование (Formatting) или клавиатурные комбинации noMoiyr быстро отформатировать абзацы; ► горизонтальная линейка позволит выровнять абзацы при визуальном про смотре; ► настройки диалогового окна Абзац (Paragraph) дают возможность установить сразу несколько параметров.
2 5 0 ♦ Глава б. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
В этом разделе мы опишем тонкости использования каждого из перечисленных элементов. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией о настройке полей страницы и конфигурации пара метров, относящихся к странице в целом, обращайтесь к главе 15.
Выравнивание абзацев с помощью кнопок панели инструментов и клавиатурных команд Самый быстрый способ применить формат к абзацу — щелкнуть где-нибудь внутри него или выделить несколько абзацев и затем щелкнуть на кнопке пане ли инструментов Форматирование (Formatting) или же нажать сочетание клавиш. Конечно, возможности этих элементов программы ограничены, но во многих случаях простейший путь оказывается наилучшим. Кнопки форматирования и клавиатурные комбинации, которые могут помочь, при форматировании абзацев, перечислены в табл. 8.1. Таблица 8.1 . Кнопки панели форматирования и клавиатурные команды для выравнивания и форматирования абзацев Формат По левому краю (Align Left)
Кнопка панели Клавиатурные инструментов комбинации
По правому краю (Align Right)
По ширине (Justify) Междустрочный интервал (Line Spacing)
Ctrl+L
Выравнивает информацию вдоль ле вого края страницы или определенной области * правая сторона текста оста ется неровной
Ctrl+E
Располагает центр каждой строки по середине страницы или области
Ctrl+R
Выравнивает информацию вдоль пра вого поля страницы или определенной области, левая сторона текста остает ся неровной
Ctrl+J
Выравнивает текст по обоим краям страницы или определенной области
1Р:
По центру (Align Center)
Щ
Описание
Ctrl+1 (одинарный интервал), Ctrl+2 (двойной интер вал) или Ctrl+5 "(полуторный ин тервал)
Управляет вертикальным пробелом между строками текста. Кнопка Меж дустрочный интервал (Line Spacing) содержит раскрывающийся список па раметров
Уменьшить отступ (Decrease Indent)
Ctrl+Shift+M
Уменьшает отступ абзаца на одну табуляцию. По умолчанию табуляции расставлены через каждые 1,27 см (0,5 дюйма)
Увеличить отступ (Increase Indent)
Ctrl+M
Увеличивает отступ абзаца на одну табуляцию. По умолчанию табуляции расставлены через каждые 1,27 см (0,5 дюйма)
Выравнивание текста и выбор отступов абзацев ♦
Формат
Кнопка панели Клавиатурные инструментов комбинации
Внешние границы (Border)
ЕВ
Нет
251
Описание Применяет границу к выделенному тексту. Щелчок на стрелке, находя щейся справа от кнопки Внешние гра ницы (Borders), открывает меню об щих настроек выделения границ
Выравнивание абзацев с помощью линейки Кнопки панели инструментов и клавиатурные команды предоставляют быстрый доступ к функциям форматирования абзацев, но людям с хорошими зрительны ми навыками линейка Word дает наглядный и более точный метод управления выравниванием абзацев. Эффективность использования линейки объясняется удобством работы с ее маркерами. Взгляните на рис. 8.2, на котором изображена .последняя версия линейки Word (она выглядит практически так же, как и в бо лее ранних версиях программы). В следующих разделах рассматривается приме нение маркеров линейки для форматирования абзацев. Отступ первой строки Отступ слева Левое поле
Маркер табуляции
Правое поле
Рис. 8.2. Можно использовать линейку Word для быстрого и аккуратного выравнивания содержимого документа
I
Отображение линейки и единицы измерения По умолчанию Word показывает горизонтальную линейку во всех режимах про смотра, кроме вида Структура (Outline) и Режим чтения (Reading Layout). Если ли нейки нет на экране, выведите ее, выбрав команду Вид >Линейка (View ►Ruler). ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------- ----- т-------------------------------------1
Настройки вкладки Вид (View) диалогового окна Параметры (Options) позволяют ото бражать и скрывать вертикальную линейку в режиме просмотра Разметка страницы (Print Layout). Для этого нужно установить (или снять) флажок Вертикальная линейка (режим разметки) (Vertical Ruler (Print View Only)) в разделе Параметры режима размет ки и веб-документа (PrinJ And Web Layout Options). Вертикальная линейка недоступна ПРИ выборе других режимов просмотра.
Как показано на рис. 8.2, ноль на линейке сопоставлен с левым полем страницы. По умолчанию левое и правое поля равны 1,25 дюйма или 3,17 см для бумаги размером 8,5 на 11 дюймов (стандартный американский формат — Letter) и формата А4 (стандартный формат для русского Word). Таким образом, параметры, установлен ные по умолчанию, оставляют для содержимого документа область между полями, ширина которой равна 6 дюймам в формате Letter и 14,66 см в формате А4. Вероятно, вы уже заметили, что в русской версии Word единицей измерения на линейке является сантиметр, а в английской —дюйм. Если требуется использо вать другие единицы измерения, можно изменить настройки, установленные по умолчанию.
2 5 2 ♦ Глава д. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и щелкните на вкладке Общие (General). 2. Щелкните на стрелке ▼ списка Единицы измерения (Measurement Units), в рас крывающемся списке выделите нужную единицу и щелкните на кнопке ОК. Доступны Дюймы (Inches), Сантиметры (Centimeters), Миллиметры (Millimeters), Пункты (Points) и Пики (Picas).
Регулировка левого и правого отступов Чтобы задать левый и правый отступы с помощью линейки, щелкните внутри абзаца или выделите нужный абзац, или же выделите документ целиком (нажав Ctrl+A). Затем перетащите на линейке маркеры ОтстуЬ слева (Left Indent) или От ступ справа (Right Indent). СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы передвинуть маркер Отступ первой строки (First Line Indent) вместе с маркером Выступ (Hanging Indent), перетащите маленький прямоугольник Левый отступ (Left Indent), находящийся на линейке под маркером Выступ (Hanging Indent), — это сохранит настройки первой строки относительно левого поля.
При работе с таблицами на линейках появляются дополнительные маркеры вы равнивания, как показано на рис. 8.3. С помощью маркеров столбцов можно изме нять ширину полей страницы и самих столбцов; маркеры высоты строк таблицы (появляющиеся на вертикальной линейке в режиме просмотра Разметка страни цы (Print Layout)) позволяют определить высоту строк; а маркеры полей двигаются в соответствии с выделенными в данный момент строкой и столбцом. . 1 таолица! jdcjc Mkroson jword
файл рравка ВИД Вставка Формат С«*ис 1^ '»оа
■аи a j а
1 j
Справка
*
ОД.*”
Рис. 8.3. При работе с таблицей можно устанавливать высоту строки и ширину столбца с помощью вертикальной и горизонтальной линейки
Выравнивание текста и выбор отступов абзацев ♦
253
СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------Изменение размеров и выравнивание таблиц и их содержимого рассматривается в главе 13.
Создание Ьтступа первой строки и выступа Можно воспользоваться линейкой для создания выступа или отступа первой строки, как продемонстрировано на рис. 8.4. Для этого щелкните на том абзаце, который требуется отформатировать, или выделите несколько абзацев и затем перетащите маркер Отступ первой строки (First Line Indent) влево или вправо*. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------- 1----------------------Нажатие клавиш Ctrl+T создает выступ, выравнивающий текст по маркеру первой табу ляции. (По умолчанию табуляции установлены через каждые 1,27 см (0,5 дюйма).) Также можно нажать Ctrl+Shift+T для удаления выступа, независимо от способа его создания.
. I Microsoft Word
. Введите вогрос
704
&
NewRoman
.) SemK.ond.drr
. Мод>лиромии>чпитигеиапьиог»уст»-о«ит>1 Ы>'точ>геар«/—М
*
1.-йиДежи| 'oi ерша ib «шие-тмиот- гии-иштаксиальног о-роста-^ м-ь "ю ж н п ть-получатьтсе-бо' • ж ясные- полупроводниковые- структуры- с-
i полезными- сво cmaiAi
[тнми-ация- f остовых* параметров- требует* создания- физических- моделей,- которое1
I
пи ывали ы-ц. оцессы-роста н давали-быт о:м( хность-пред: >
гь-результаты'
Последнее- « p a ir болщ ог о т ш п н у удещстсг исходит щ и п — м и г Имвтовых* f —*м етода получены? самооргамоукдахсд* тссяов- : .*Недго10^ы я^едтож «-яо8ы*'метод*вцр*щн*1ии-*»«нто*ыг тояек-в1
нспользшаниаг
:CTJX1.
тон ко го
с л о г ПГЗЬОШННО! •
t
налр
еяносяг
трас
шт
Рис- 8.4. Перетащив маркер Отступ первой строки, можно создать выступ или отступ первой строки
Выравнивание абзацев с помощью диалогового окна Абзац Кнопки панели инструментов, клавиатурные комбинации и маркеры линейки позволяют быстро выровнять абзац, но выполнение этого действия с помощью диалогового окна Абзац (Paragraph) имеет свои преимущества. Задавая парамет ры в окне Абзац (Paragraph), можно не только точно выровнять абзацы, но и за один раз определить несколько настроек формата. '
254
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Д и а л о го в о е о к н о А б за ц (Paragraph), и зо б р а ж е н н о е н а р и с. 8.5, о т к р ы в а е т с я к о м а н д о й Ф о р м а т ►А б з а ц (Form at ►P a ra g ra p h ), т а к ж е м о ж н о щ е л к н у т ь п р а в о й к н о п к о й м ы ш и н а аб заце ( и л и в ы д е л е н н ы х а б за ц а х ) и в к о н т е к с т н о м м е н ю в ы б р а ть п у н к т А б за ц (Paragraph).
С0ВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Существует еще один способ вывести на экран диалоговое окно Абзац (Paragraph): щелкните на ссылке Выравнивание (Alignment) или Отступы (Indentation) в области за дач Показать форматирование (Reveal Formatting), как описано в разделе «Изменение атрибутов абзаца с помощью области задач Показать форматирование» этой главы.
Сгктупы*ир* IIШ■ Основной текст
Выступ
А
" Ьбждртрр'»«»<й. |Двойной '
1
ЭС-А<Ц'<М иОДНОГОГ iV>
Рис. 8.5. Диалоговое окно Абзац предоставляет все возможности форматирования абзаца
В к л а д к а Отступы и интервалы ^(Indents And Spacing) с о д е р ж и т с л е д у ю щ и е п а р а м е тр ы в ы р а в н и в а н и я . ► Выравнивание (A lignm ent) задает п о з и ц и ю с о д е р ж и м о го аб зац а о т н о с и т е л ь н о по л е й . Д о с т у п н ы с л е д у ю щ и е н а с т р о й к и : По левому краю (L e ft), По центру (C entered), По правому краю (R ig ht), По ширине (Ju stifie d ). П а р а м е т р ы в э т о м с п и с к е с о о т в е т с т в у ю т к н о п к а м в ы р а в н и в а н и я п а н е л и и н с т р у м е н т о в Ф орм а тирование (Form atting). ► Отступ слева (L e ft Indentation) у с та н а в л и в а е т о т с т у п абзаца н а з а д а н н у ю в е л и ч и н у о т н о с и т е л ь н о л е в о го п о л я . Ч т о б ы о т о б р а з и ть т е к с т и л и г р а ф и к у на л е в о м п о л е с т р а н и ц ы , в в е д и те в п о л е Слева (L e ft) о т р и ц а т е л ь н о е зн а ч е н и е .
Расстановка интервалов ♦
255
► Отступ справа (Right Indentation) устанавливает отступ абзаца на заданную ве личину относительно правого поля. Чтобы отобразить текст или рисунок на правом поле страницы, введите в поле Справа (Right) значение. ► Первая строка (Special) и На (By) управляют отступом первой строки абзаца. Раскрывающийся список Первая строка (Special) имеет три пункта: (Нет) (None), Отступ (First Line) и Выступ (Hanging). По умолчанию выбран вариант (Нет) (None). Чтобы задать величину отступа, введите требуемое значение в поле На (By) (при этом в списке Первая строка (Special) автоматически установит ся пункт Отступ (First Line). Кроме того, как вы увидите в дальнейшем, в диалоговом окне Абзац (Paragraph) можно устанавливать и другие параметры, включая настройки интервалов в аб зацах. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Если указать в Microsoft Office возможность работать с другими (кроме английского и русского) языками (Пуск ►Программы > Microsoft Office ►Microsoft Office Tools ►Micro soft Office 2003 Language Settings (Start ►All Programs ►Microsoft Office ►Microsoft Office Tools ►Microsoft Office 2003 Language Settings)), диалоговое окно Абзац (Paragraph) бу дет содержать еще одну вкладку, относящуюся к выбранному языку.
Расстановка интервалов Word позволяет настраивать размер интервала между строками внутри абзаца, а также регулировать свободное пространство перед абзацем и после него. Эти интервалы являются элементами дизайна и могут улучшить удобочитаемость текста.
Определение междустрочного интервала Давно прошли те дни, когда требовалось дважды нажимать клавишу Возврат (Return) в конце каждой строки текста, чтобы удвоить пробел между строками. Теперь создание междустрочного интервала представляет собой не сложную задачу установки параметров перед вводом текста, во время или после. В Word можно задать пробел между строками несколькими способами: с помо щью панели инструментов Форматирование (Formatting), клавиатурных команд и диалогового окна Абзац (Paragraph). СОВЕТ ------------------------------------------------------------------- :--------------------После выбора пробела между строками в раскрывающемся меню Междустрочный ин тервал (Line Spacing) можно щелчком на этой кнопке применять заданное значение к выделенным позже абзацам. Чтобы узнать текущее значение междустрочного интер вала, наведите указатель мыши на кнопку Междустрочный интервал (Line Spacing). Всплывающая подсказка покажет заданную величину в круглых скобках — например, Междустрочный интервал (3),
Чтобы определить междустрочный интервал самым быстрым способом, нужно щелкнуть на требуемом абзаце или выделить несколько абзацев и затем щелк нуть на кнопке Междустрочный пробел (Line Spacing) панели форматирования. Раскрывающееся меню этой кнопки предлагает следующие варианты: 1.0,1.5, 2.0,
2 5 6 ♦ Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
2.5, 3.0 или Больше (More). Если выбрано точное значение, оно немедленно при меняется к выделенному абзацу. Пункт Больше (More) открывает диалоговое окно Абзац (Paragraph). С помощью диалогового окна Абзац (Paragraph) можно определять размер ин тервала между строками абзаца с точностью 0,1 точки. Для этого используется поле Междустрочный (Line Spacing) в соч танпи с полем Значение (At) на вкладке Отступы и интервалы (Indents And Spacing) (см. рис. 8.5). По умолчанию Word форматирует абзацы, используя одинарный междустрочный интервал, который определяется автоматически на основе размера шрифта абзаца. Раскрывающий ся список Междустрочный (Line Spacing) предоставляет следующие варианты, ► Одинарный (Single) размещает в строке самый большой из использованных шрифтов и добавляет немного дополнительного пространства для создания видимости абзаца с одинарным интервалом. Этот пункт установлен по умол чанию. ► Полуторный (1.5 Lines) вставляет между строкам!1 выделенного абзаца один и еще половину того пробела, который был бы вставлен в случае одинарного интервала. ► Двойной (Double) вставляет между строками удвоенное пространство, опреде ленное в качестве одинарного пробела в выделенном абзаце.. ► Минимум (At Least) устанавливает минимальный интервал для каждой стро ки, который определяется в поле Значение (At). Когда Word сталкивается с символом или рисунком большего размера, выходящим за рамки минималь ного пробела, программа увеличивает междустрочный интервал, чтобы раз местить требуемый текст или графику. ► Точно (Exactly) принуждает Word применять точный междустрочный интер вал, определенный в поле Значение (At), независимо от размера текста или картинок. (По умолчанию Word автоматически-размещает в строке символы или рисунки самого большого размера.) Если символ или рисунок окажется слишком большим, он будет обрезан. ► Множитель (Multiple) позволяет использовать поле Значение (At) для опреде ления междустрочного интервала в диапазоне от 0,06 до 132 одинарных про белов с приращением 0,01 пробела. Эта функция предоставляет «сверхточный» контроль над величиной интервала между строками. Чтобы применить перечисленные настройки междустрочного интервала, щелк ните на требуемом абзаце или выделите несколько абзацев и выполните одно из следующих действий: ► выберите команду Формат ►Абзац (Format ►Paragraph); ► щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Аб зац (Paragraph)) и перейдите к вкладке Отступы и интервалы (Indents And Spacing). Задайте параметры и щелкните на кнопке ОК. И наконец, последний, достаточно удобный способ: можно быстро отрегулиро вать пробел между строками абзаца, щелкнув на абзаце или выделив несколько абзацев и нажав любое из следующих сочетаний клавиш:
Управление выравниванием с помощью табуляций ♦
257
► Ctrl+1 —применяется одинарный междустрочный интервал; ► Ctrl+2 —применяется двойной междустрочный интервал; ► Ctrl+5 —применяется полуторный междустрочный интервал.
Настройка интервала до и после абзаца Кроме настройки интервалов между строками внутри абзацев можно отрегули ровать размер свободного пространства перед абзацем и после него. Наборщики текстов издавна оставляли пустыми небольшие области вокруг абзацев, чтобы при дать документу особый внешний вид и повысить его удобочитаемость. В Word этого результата можно достичь, добавив пробелы перед абзацем и после него, причем программа предоставляет для этого достаточно гибкий набор параметров. Например, нет ограничения на размер интервала между абзацами — можно ис пользовать дробные величины: 0,5 дюйма, 3 пункта и т. д. Помимо этого, если после последовательного применения установленного интервала оказывается, что документ (или раздел в нем) занимает немного больше места, чем требуется, или, наоборот, чуточку короток, можно выделить его и с помощью диалогового окна Абзац (Paragraph) отрегулировать величины интервалов, тем самым растя нув или сжав текст. Чтобы добавить интервал перед абзацем и после него, выполните указанные ниже действия. 1. Щелкните на абзаце или выделите несколько абзацев. 2. Выберите команду Формат ►Абзац (Format ►Paragraph) и щелкните на вклад ке Отступы и интервалы (Indents And Spacing). 3. Введите значения в поля Перед (Before) и После (After) в разделе Интервал (Spacing) и щелкните на кнопке ОК. Указываемые величины измеряются в пунк тах, 72 пункта равны примерно одному дюйму или 2,5 см. При создании стилей в документе следует учитывать настройки полей Перед (Before) и После (After). Добавление этих интервалов в стили помогает гаранти ровать их автоматическое применение на протяжении всего документа. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Создание стилей описывается в главе 9.
СОВЕТ --------------------------- ----------------------------------------------------------------------------Можно мгновенно добавить целый интервал перед абзацем, выделив желаемый абзац и нажав Ctrl+О (ноль). Если выделить несколько абзацев, нажатие клавиш Ctrl+О добав ляет по одному интервалу перед каждым выделенным абзацем.
Управление выравниванием с помощью табуляций Раньше, во времена пишущих машинок, появление табуляций для форматирова ния таблиц, диаграмм и колонок было пределом возможностей. Сейчас Word предлагает вашему вниманию множество инструментов выравнивания, включая
258
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
специальные функции, которые можно использовать для создания колонок, таб лиц или диаграмм. Но даже при наличии современных средств форматирования Word табуляции продолжают играть решающую роль в выравнивании текста и выполнении других, имеющих отношение к табуляции, действий. Например, табуляции используются при создании простых списков, оглавлений (включая пунктирные линии между заголовками и номерами страниц), текста, выровнен ного по центру, или цифр, выровненных по точке в десятичных дробях и т. д. На рис. 8.6 представлено множество примеров табуляции.
Рис. 8.6. Word позволяет выбирать разные виды табуляции
Новые документы, по умолчанию основанные на шаблоне Normal.dot, содержат выравнивающие по левому краю точки табуляции, расставленные через каждые 1,27 см (0,5 дюйма), которые не показаны на линейке. Можно изменить установ ки по умолчанию, добавить собственные табуляции, удалить все табуляции и создать табуляции с пунктирной линией. Для настройки табуляций служит ли нейка или диалоговое окно Табуляция (Tabs). СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы увидеть табуляции, вставленные в документ, отобразите скрытые знаки — щелк ните на кнопке Непечатаемые знаки (Show/Hide) стандартной панели инструментов или же выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), щелкните на вкладке Вид (View), установите флажок Знаки табуляции (Tab Characters) и щелкните на кнопке ОК. Табуляции появятся в виде стрелок, как продемонстрировано на рис. 8.6.
Управление выравниванием с пбмощью табуляций ♦
259
Настройка табуляций с помощью линейки В Word для установки табуляций используется горизонтальная линейка. Этот способ имеет несколько преимуществ: вы видите результаты своих действий, кро ме того, можно перетаскивать значки табуляций по линейке влево или вправо до тех пор, пока они не займут нужные позиции. (Их можно перетащить даже за пределы линейки, чтобы удалить.) Как только на линейке устанавливается табу ляция, выделенный текст смещается. Чтобы создать табуляцию с помощью ли нейки, необходимо выполнить три действия. 1. Щелкните на абзаце или выделите несколько абзацев, на которые будет вли ять табуляция, или же расположите текстовый курсор в том месте, откуда планируется начать новый абзац, содержащий табуляцию. 2. Щелчком на кнопке в левом конце горизонтальной линейки установите же лаемый стиль табуляции. Чтобы просмотреть все доступные стили, перечис ленные в табл. 8.2, щелкните на этой кнопке еще несколько раз. 3. Затем щелкните на линейке —это действие вставит табуляцию. Если она ока залась в неудачном месте, можно перетащить табуляцию за пределы линейки, чтобы удалить ее, или изменить ее позицию, перемещая значок вправо или влево. Таблица 8 .2 . Маркеры линейки Кнопка Название
Описание
Табуляция По левому краю (Left)
Текст начинается в точке табуляции и продолжается вправо от нее. Это наиболее часто используемый стиль табуляции
Табуляция По центру (Center)
Текст центрируется по точке табуляции во время набора
Табуляция По правому Текст начинается в точке табуляции и сдвигается влево при вводе новых символов краю (Right) Табуляция По раздели Ряды чисел выравнивается по разделителю целой и дроб ной частей, независимо от количества десятичных разря телю (Decimal) дов в каждом числе Табуляция С чертой (Ваг)
Создает вертикальную линию. Эта установка позволяет ри совать вертикальные линии, охватывающие любое количе ство строк текста
Отступ первой строки ’ Включает функцию Отступ первой строки (First Line Indent). Щелкните на линейке, чтобы установить этот отступ. (Этим (First Line Indent) способом можно создавать отступ первой строки одним щелчком, а не перетаскиванием маркера по линейке) Выступ (Hanging Indent)
Включает функцию Выступ (Hanging Indent), Чтобы размес тить выступ, щелкните на линейке
Заданные табуляции автоматически будут использоваться в следующих абзацах, если в конце каждого абзаца нажимать клавишу Enter и продолжать набирать текст. С другой стороны, если изменить табуляции в уже законченном абзаце, внесен ные исправления не будут автоматически распространяться на последующие абзацы.
260
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Если требуется использовать установленные табуляции для уже существующих абзацев, необходимо выделить их до начала установки табуляций или же можно отформатировать один абзац и затем воспользоваться инструментом Формат по образцу (Format Painter) для копирования атрибутов абзаца. Внимательно приме няйте Формат по образцу (Format Painter) —он копирует все атрибуты формати рования абзаца, а не только настройки табуляций. (За дополнительной инфор мацией об этом инструменте обращайтесь к главе 2.) И наконец, если нужно создать табуляции для всего документа, нажмите Ctrl+A, чтобы выделить его, затем разместите табуляции на линейке. Учтите, что расста новка табуляций в целом документе может повлиять на уже существующие та буляции, поэтому Для проверки просмотрите документ после выполнения столь серьезных изменений. Кроме того, можно удалить уже существующие табуляции перед вставкой новых. Процесс удаления табуляций описан в соответствующем разделе данной главы.
Создание табуляций с помощью диалогового окна Второй способ расстановки табуляций подразумевает использование диалогово го окна Табуляция (Tabs). С его помощью можно установить табуляции, задавая точные расстояния на линейке, и определить заполнители. Заполнители — это точечные или пунктирные линии, вставляемые в пространство между точками табуляции (см. рис. 8.6). Ни одну из этих двух операций невозможно выполнить с помощью линейки. Основной недостаток диалогового окна Табуляция (Tab) за ключается в отсутствии окна предварительного просмотра. Чтобы открыть диа логовое окно Табуляция (Tabs), выполните любое из следующих действий: ► выберите команду Формат ►Табуляция (Format ►Tab); ► щелкните на кнопке Табуляция (Tab) в диалоговом окне Абзац (Paragraph); ► дважды щелкните на существующем маркере табуляции на горизонтальной шлейке. На рис. 8.7 продемонстрировано диалоговое окно Табуляция (Tabs). Если выде ленный абзац содержит Точки табуляции в момент открытия диалогового окна, они будут перечислены в списке Позиции табуляции (Tab Stop Position). Заметьте, что поле По умолчанию (Default Tab Stops) по умолчанию содержит величину 1,27 см (0,5 дюйма). Табуляция устанавливается следующим образом. 1. Щелкните на абзаце или выделите несколько абзацев, в которых требуется установить табуляции, или же расположите курсор в том месте, откуда нач нется новый абзац, содержащий табуляции. 2. Откройте диалоговое окно Табуляция (Tab) любым из описанных выше спосо бов. 3. Введите число, определяющее позицию табуляции, например 1.75, в поле По зиции табуляции (Tab Stop Position). 4. В разделе Выравнивание (Alignment) определите подходящий вариант: по ле вому краю, по центру, по правому краю, по разделителю или «с чертой».
Управление выравниванием с помощью табуляций ♦
261
5. Выберите стиль заполнителя и затем щелкните на кнопке Установить (Set). Та буляция будет вставлена в список Позиции табуляции (Tab Stop Position). 6. Если нужно, добавьте еще несколько табуляций, повторяя для этого шаги 3 и 4, затем, по окончании работы щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диа логовое окно Табуляция (Tab). Табуляция
*1 Поумолданию:
Позиции табуляции:
1,2 см ixi -г-1 -.1тк Будутудалены•
■
Все
бьраеншйнив <• по оевому краю Г по роэделихе/ю
S по центру ЧГ с тертой
правому краю
Заполнитель ^ 1 (нет)
r Z-
Рис. 8.7. Диалоговое окно Табуляция позволяет изменять установленные по умолчанию позиции табуляции, вставлять табуляции в точно определенные места, создавать заполнители и удалять существующие табуляции СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы изменить устанавливаемые по умолчанию табуляции и отступы, можно ввести новую величину в поле По умолчанию (Default Tab Stops) в диалоговом окне Табуляция (Tab). Например, можно изменить определенные по умолчанию 1,27 см (0,5 дюйма) на 1,9 см (0,75 дюйма). Настройки по умолчанию используются, когда при отсутствии до полнительных табуляций происходит нажатие на клавишу Tab или щелчок на кнопках Увеличить отступ (Increase Indent) или Уменьшить отступ (Decrease Indent) панели инст рументов Форматирование (Formatting).
Удаление табуляций Линейка и диалоговое окно Табуляция (T ab) позволяют как создавать собствен ные табуляции, так и удалять их. Можно даже стереть все табуляции за один раз. Чтобы удалить табуляции, выделите абзац и затем выполните одну из перечис ленных ниже процедур. ► Перетащите маркеры табуляции за пределы линейки. (Щелкните на маркере табуляции и переместите его вниз в область документа.) ► Откройте диалоговое окно Табуляция (Tab) (выбрав команду Ф орм ат ►Табу Tabs) или дважды щелкнув на маркере существующей табу ляция (Format ► ляции), выделите в списке табуляцию, которую требуется удалить, и щелкни те на кнопке Удалить (Clear).
262
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
► Откройте диалоговое окно Табуляция (Tab) и щелкните на кнопке Удалить все (Clear All). ► Щелкните на ссылке Табуляция (Tab) в области задач Показать форматирова ние (Reveal Formatting), описанной в следующем разделе. ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------Функции линейки становятся недоступны, когда выделены несколько абзацев.
Иногда требуется изменить абзацы, имеющие различные установки табуляций так, чтобы их табуляции были согласованы друг с другом. Это действие выпол няется с помощью как горизонтальной линейки, так и диалогового окна Табуля ция (Tab). Самый простой способ описан ниже. 1. Выделите абзац(ы), которые нужно отформатировать. Если маркеры табуля ций на горизонтальной линейке стали серыми (то есть стали недоступны), значит, установки табуляций в данный момент не применяются ко всей выде ленной области. i 2. Чтобы открыть диалоговое окно Табуляция (Tab), дважды щелкните на марке ре табуляции серого цвета (пли выберите команду Формат ►Табуляция (Format ►Tab)). 3. Щелкните на кнопке Удалить все (Clear All), щелкните на кнопке ОК, и затем с помощью горизонтальной линейки установите табуляции, которые теперь бу дут применяться ко всей выделенной области.
Изменение атрибутов абзаца с помощью области задач Показать форматирование После применения настроек выравнивания абзаца (так же, как установок шриф та и форматирования) установки можно просмотреть в области задач Показать форматирование (Reveal Formatting) (рис. 8.8). Чтобы открыть ее, выберите крманду Формат ►Показать форматирование (Format ►Reveal Formatting) или выде лите пункт Показать форматирование (Reveal Formatting) в раскрывающемся меню области задач. Раздел области задач Показать форматирование (Reveal Formatting) является пол ным источником информации о формате, а также предоставляет ссылки, связан ные с соответствующими диалоговыми окнами на случай, если вам понадобится изменить параметры форматирования. Заметьте, что область задач разделена на разделы Шрифт (Font), Абзац (Paragraph) и Раздел (Section) (представляющие три уровня форматирования, Используемых в документах Word). Внутри каждого раз дела находятся ссылки на атрибуты форматирования, установленные в текущей выделенной области. Можно щелкнуть на любой ссылке, чтобы открыть диало говое окно, связанное с выбранным параметром. Например, щелчок на ссылке Табуляция (Tab) откроет диалоговое окно Табуляция (Tab), предоставляя возмож ность отрегулировать настройку табуляций в текущем абзаце. В табл. 8.3 пере числено несколько диалоговых окон, открывающихся при щелчках на соответст вующих ссылках данной области задач.
Изменение атрибутов абзаца с помощью области задач ♦
263
^jg Документа Microsoft Word
Обыч-ый + п т
a Times New Roman
Вот-так-выгладигвьфавниваниетабуляции-по-дентру^ -»
■Вот'тж'выгл^цит-вьфавниваыие'табуляци
Вот-так'выглчщгг-вьфавниваниетабзгаяшш-по-левону рак1 J>от гак-выглжнп
фагмешям ;Форматирование fctiSсваынтьс другим . х.,. . \ выл- пе»иогп
wwujw-c -эаполнителt :
— Или-всггтак^ |* |
«inpw: Ьсм~ “
Справа: Осм Табуляция; |
Пса. табуляции- 1,59см, no j левому краю.Заполнитель:
't-ij V 'ttW' ф р.
г
1/1
На 5Дсм
ст В
КОЯ
Рис. 8.8. Область задач Показать форматирование предоставляет быстрый доступ к настройкам шрифтов, параметрам форматирования абзацев и разделов
Таблица 8.3. Ссылки области задач Показать форматирование Ссылка
Соответствующее диалоговое окно и вкладка
Шрифт (Font)
Диалоговое окно Шрифт (Font), вкладка Шрифт (Font)
Язык (Language)
Диалоговое окно Язык (Language)
Выравнивание (Alignment) Диалоговое окно Абзац (Paragraph), вкладка Отступы и интервалы (Indents And Spacing) Отступ (Indentation)
Диалоговое окно Абзац (Paragraph), вкладка Отступы и интервалы (Indents And Spacing)
Табуляция (Tabs)
Диалоговое окно Табуляция (Tabs)
Поля (Margins)
Диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), вкладка Поля (Margins)
Макет (Layout)
Диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), вкладка Ма кет (Layout)
Бумага (Paper)
Диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), вкладка Бу мага (Paper)
После вызова диалогового окна и корректировки параметров щелкните на кноп ке ОК, чтобы вернуться к области задач и документу.
264
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Информацию о разделе области задач Показать форматирование (Reveal Formatting) можно найти в главе 7.
Управление разрывом строк и страниц Помимо выравнивания абзацев, установки междустрочных интервалов и встав ки табуляций, можно точно отрегулировать переход абзацев с одной страницы на другую, управляя разрывами строк и страниц. Необходимые параметры зада ются на вкладке Положение на странице (Line And Page Breaks) диалогового окна Абзац (Paragraph), показанной на рис. 8.9.
Рис. 8.9. Word позволяет управлять разрывами строк и страниц, устанавливая флажки на вкладке Положение на странице
Чтобы применить настройки разрывов страниц и строк, выделите текст, который нужно отформатировать, затем выведите на экран вкладку Положение на страни це (Line And Page Breaks) и установите (или снимите) соответствующие флажки. Здесь доступны следующие параметры. ► Запрет висячих строк (Widow/Orphan Control) гарантирует, что последняя строка абзаца не появится отдельно от абзаца в первой строке новой страницы (оди нокая строка, вдова —widow) или же первая строка абзаца не остается внизу страницы (изолированная строка, сирота —orphan). Наборщики текстов в те чение многих лет старались избегать подобных отделившихся строк. Флажок Запрет висячих строк (Widow/Orphan Control) установлен по умолчанию.
Расстановка переносов ♦
265
► Не разрывать абзац (Keep Lines Together) предотвращает разрыв страниц внутри выделенного абзаца. Когда требуется разделить страницы, Word целиком пе ремещает абзац на следующую страницу. ► Не отрывать от следующего (Keep With Next) препятствует разрыву страниц между выделенным и следующим за ним абзацем. Эта функция может приго диться, если в документе используются абзацы, неотделимые друг от друга и создающие единый элемент, такие как таблица и заголовок к ней. ► С новой страницы (Page Break Before) вставляет.разрыв страницы перед выде ленным абзацем. Эта функция может потребоваться, если есть вероятность, что выделенная область вызовет проблемы с нумерацией страниц или, напри мер, при необходимости появления заголовка раздела вверху новой стра ницы. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы применить ко всему документу настройки нумерации страниц, находящиеся на вкладке Положение на странице (Line And Page Breaks) диалогового окна Абзац (Para graph), перед установкой соответствующих флажков нажмите Ctrl+A — это действие вы делит весь документ.
Вкладка Положение на странице (Line And Page Breaks) также содержит флажок Запретить нумерацию строк (Suppress Line Numbers), который препятствует появ лению номеров строк при использовании функции нумерации строк. Нумерация элементов документа рассматривается в главе 15. На этой же вкладке располо жен флажок Запретить автоматический перенос слов (Don't Hypenate).
Расстановка переносов При работе с абзацами нужно решить, следует ли переносить слова в конце строк, чтобы создать более ровные края абзацев. Встроенная в Word функция расста новки переносов по умолчанию отключена. Это означает, что если слово слиш ком длинное и не помещается на данной строке, оно целиком перемещается в на чало следующей, либо оставляя пустое пространство, либо вызывая добавление пробелов между словами (в случае выравнивания по ширине). Если предпочти тельнее уменьшить пробелы в тексте или сделать по возможности ровные края, включите средство Расстановка переносов (Hyphenation). При этом следует вы брать один из двух вариантов работы. ► Автоматическая расстановка переносов. Word автоматически расставляет переносы во всем документе. Если затем изменить содержимое документа, то Word расставит переносы заново. ► Принудительная расстановка переносов. Word ищет слова, которые необхо димо перенести, и затем вы вручную подтверждаете каждое предложение про граммы о добавлении переноса. Если впоследствии изменить документ, Word отображает и печатает только те переносы, которые попали на концы £трок. Чтобы расставить в документе переносы заново, придется повторить процесс принудительной расстановки переносов.
266
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
В любом случае процесс добавления переносов в текст начинается с диалогово го окна Расстановка переносов (Hyphenation), показанного на рис. 8.10. Чтобы открыть его, выберите команду Сервис ►Язык ►Расстановка переносов (Tools ► Language ►Hyphenation). В следующих разделах кратко описывается управление расстановкой переносов.
Рис. 8.10. Диалоговое окно Расстановка переносов позволяет расставлять переносы в словах документа автоматически или вручную СОВЕТ Можно вставлять неразрывные дефисы, чтобы избежать разрыва написанного через дефис слова, цифры или фразы, когда данный элемент попадает в конец строки. На пример, не нужно разрывать оказавшийся в конце строки телефонный номер. Нераз рывный дефис добавляется нажатием клавиш Ctrl+Shift+-.
Автоматическая расстановка переносов во всем документе Можно автоматически расставить переносы в целом документе. 1. Выберите команду Сервис ►Язык ►Расстановка переносов (Tools ►Language ► Hyphenation), чтобы открыть диалоговое окно Расстановка переносов (Hyphe nation). 2. Установите флажок Автоматическая расстановка переносов (Automatically Hyphe nate Document). 3. В поле Ширина зоны переноса слов (Hyphenation Zone) введите величину, оз начающую размер свободного пространства, которое может оставаться между концом последнего слова в строке и правым полем. Если нужно уменьшить количество переносов, увеличьте это значение, в противном случае уменьши те его, это выровняет край страницы. 4. В поле Макс. число последовательных переносов (Limit Consecutive Hyphens То) введите максимальное количество следующих друг за другом строк, которые могут заканчиваться переносом. Щелкните на кнопке ОК. СОВЕТ Если требуется отключить автоматическую расстановку переносов и, к тому же, удалить все вставленные автоматически знаки переносов, откройте диалоговое окно Расста новка переносов (Hyphenation), снимите флажок Автоматическая расстановка перено сов (Automatically Hyphenate Document) и щелкните на кнопке ОК.
Расстановка переносов ♦
267
Автоматическая расстановка переносов в части документа Чтобы автоматически расставить переносы во всем документе, за исключением фрагмента, выполните следующие шаги. 1. Выделите блок текста, в котором не нужно расставлять переносы. 2. Выберите команду Формат ►Абзац ►Положение на странице (Format ►Paragraph ► Line And Page Breaks). Установите флажок Запретить автоматический перенос слов (Don’t Hyphenate) и щелкните на кнопке ОК. 3. Выберите команду Сервис ►Язык ►Расстановка переносов (Tools ►Language ► Hyphenation), чтобы открыть диалоговое окно Расстановка переносов (Hyphe nation). 4. Установите флажок Автоматическая расстановка переносов (Automatically Hyphe nate Document). 5. Определите, как описано выше, величины ширины зоны переноса слов и мак симального числа последовательных переносов и затем щелкните на кноп ке ОК. В результате такой процедуры переносы будут расставлены во всем документе за исключением выделенной области.
Расстановка переносов вручную Можно принудительно расставить переносы во всем тексте или в выбранной об ласти. Во втором случае перед открытием диалогового окна Расстановка перено сов (Hyphenation) выделите фрагмент документа. 1. Чтобы открыть диалоговое окно Расстановка переносов (Hyphenation), выбе рите команду Сервис ►Язык ►Расстановка переносов (Tools ►Language ►Hyp henation). , 2. Щелкните на кнопке Принудительно (Manual), и программа начнет проверять документ. Когда Word находит слово, требующее переноса, открывается диа логовое окно Расстановка переносов (Manual Hyphenation), продемонстрирован ное на рис. 8.11. Здесь (Следует определить дальнейшие действия программы. Чтобы добавить предлагаемый перенос слова, щелкните на кнопке Да (Yes) или с помощью клавиш со стрелками измените позицию переноса и затем щелкните на кнопке Да (Yes). Чтобы проигнорировать предложение програм мы и перейти к следующему слову, щелкните на кнопке Нет (No), а для завер шения процесса расстановки переносов щелкните на кнопке Отмена (Cancel).
Рис. 8.11. Диалоговое окно Расстановка переносов отображает слово, в которое нужно вставить перенос
2 6 8 ♦ Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Создание буквиц Популярная задача форматирования, часто связанная с абзацами, —создание бу квиц. Буквицами называются большие стилизованные буквы, вставляемые в текст в самом начале главы или раздела, как показано на рис. 8.12. . J ЕУ1аьоуаВ|Ь(е£*ог1^%040210 doc Microsoft Word
шй]
ф Дл
пр* •-■ вид Вставка Формат Сфеис чтение
Обычный -I- 72 ПТ,
Times New Roman
I‘ Ж ^ЛПТвтор-особстоприэнательна-старшсму-научномусотрудаикуТосударственж 1 Н Эрмитяжа-3*служенному-р«ботникукуяьтурьгЛ.К-Воро№аиной,s / \ \ / % | J проанализировавшей-дэнную-работуна-высокомуронс-. -Автор-тяк-жс-благое л т | (И.г.шакироеой-эв-сс-цснныс-рскомсндаиии’и'своим-амсри с [нским-коллсгап друзышм-поыощь-всборе-ыатериалов^Епка-Hall-,-Kristcn-g£jsJgc,'P»bi<;?-6uxtoR-,-TuckcrС1 многим-другим-.-Особаа-бдагодарность-сотрудаикуФизико-Тсхничсского-Институгаим.-А.-г Евгснию-Котслы«ковуэа-тсхннчсскую-помощь-в-оформле»{и-руко11иси,-квссм-моим-уч<ни сотрудникам-за-моральную-поддсржкуи-ингерсскдтой-работе.-
/сскии (Рс
Рис. 8.12. Буквицы часто используются для обозначения начала основного раздела документа, например главы
При создании буквицы с помощью одноименного диалогового окна Word, по су ществу, переводит первую букву абзаца в рисунок, автоматически формирует картинку и располагает ее на странице. Буквицу можно изменять, как и любой графический элемент. Чтобы создать буквицу, выполните следующие действия. 1. Щелкните на абзаце, который требуется начать с буквицы. Если требуется превратить в буквицу несколько букв, выделите соответствующее количество символов. 2. Выберите команду Формат ►Буквица (Format ►Drop Сар). Откроется диалого вое окно Буквица (Drop Сар), Представленное на рис. 8.13. 3. Выберите вариант в поле Положение (Position): Нет (No), В тексте (Dropped) или На поле (In Margin); определите все необходимые параметры: Шрифт (Font), Высота в строках (Lines То Drop) и Расстояние от текста (Distance From Text) —и щелкните на кнопке ОК.
Эффективное создание списков ♦
269
Буквица
Параметр щЬифт:
у ,_________
| ф"1т08 New toman высота в строках, расстояние от текста:
ОК
f € . 5J '
I
Отмене
|
Рис. 8.13. Диалоговое окно Буквица позволяет устанавливать параметры для создания картинки первой буквы и вставки ее в документ
Если впоследствии выясняется, что буквица в данном абзаце не нужна, можно просто удалить форматирование. Для этого щелкните на абзаце, содержащем бу квицу, откройте диалоговое окно Буквица (Drop Сар), выберите вариант Нет (None) и затем щелкните на кнопке ОК. Для адекватного отображения буквиц в тексте выберите один из следующих ре жимов просмотра: Веб-документ (Web Page), Разметка страницы (Print Layout) или Режим чтения (Reading Layout). Другим способом оживления вида абзаца является добавление границ вокруг него и заливки. 1. Выделите нужный абзац. 2. Выберите команду Формат ►Границы и заливка (Format ►Borders And Shading). I 3. Определите параметры границ и заливки, которые желательно применить к выделенному абзацу, и щелкните на кнопке ОК. СМОТРИ ТАКЖ Е За дополнительной информацией о создании границ и заливки обращайтесь к гла ве 18.
Эффективное создание списков Еще одним способом выравнивания текста является создание списков. Нумеро ванные и маркированные списки повышают удобочитаемость документа; они по могают более четко и сжато выразить идею, разграничивая отдельные мысли, ранее перемешанные в одном длинном абзаце. Далее мы рассмотрим способы создания нумерованных и маркированных списков в документах Word. Также вы познакомитесь со всеми тонкостями и сложностями, связанными со списка ми, и узнаете, как списки могут облегчить работу при создании небольших ста тей, длинных диссертаций и любых других документов.
270
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Как и предыдущие версии программы, Word 2003 оснащен автоматическими средствами, упрощающими создание списков. Пользователям остается только задать параметры и изучить несколько тонкостей. Мы будем называть оба вида списков —нумерованные и маркированные —про сто списками, поскольку в рамках нашего знакомства разницы между ними нет. Разумеется, в маркированном списке каждый элемент начинается с символа, значка или картинки, а при создании нумерованных списков нужно определить шрифт, размер и цвет символов нумерации. В нумерованных списках можно так же использовать римские цифры, буквы и другие нетрадиционные способы ну мерации (но к этому вопросу мы вернемся позже).
Маркированные списки Word позволяет создавать разнообразные маркированные списки. Можно вы брать символ маркировки, цвет и размер отступа и при желании расположить списки в нескольких колонках. При формировании маркированных списков полезно обращать внимание на сле дующие моменты. ► Краткость. Чем меньше используется слов, тем сильнее воздействие на чита теля. Если нет жесткой необходимости размещать в каждом пункте списка абзацы текста, постарайтесь ограничиться одной-двумя фразами. ► Не отклоняйтесь от темы. Старайтесь выражать только одну мысль в рамках одного пункта списка. ► Простота. Чем проще излагается мысль, тем лучше —витиеватый стиль здесь неуместен. ► Выбирайте осмысленные маркеры. Если ваш доклад посвящен новой моде ли лодки для рыбалки, стоит ли выбирать знак маркировки списка в виде детской бутылочки? ► Не увлекайтесь. Работать со списками гораздо легче и интереснее, чем с боль шими фрагментами текста. Тем не менее документ не должен состоять из одних только списков. Пользуйтесь списками лишь тогда, когда необходима особая четкость и структурированность. ► И еще раз —не увлекайтесь. По статистике, посетитель веб-страницы прово дит на ней около семи секунд. Скорее всего, обычный читатель не захочет разбираться в содержимом длинных списков и переключится на что-нибудь более интересное. Не заставляйте читателя скучать: изложите основные идеи в пяти-семи пунктах и переходите к обычным абзацам. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Маркированный список идеально подходит для изложения нескольких небольших ут верждений, касающихся одного предмета. Тот факт, что список маркированный, а не нумерованный, означает для читателя, что представленные утверждения не упорядоче ны и их можно читать и исполнять в любом порядке.
Подготовка к созданию списков ♦
271
Нумерованные списки Необходимость использования нумерованных списков определяется типом соз даваемого документа. Например, в руководстве по ловле рыбы на муху, скорее всего, будет лишь несколько нумерованных списков, описывающих наиболее важные моменты (подготовка снаряжения, выбор места и первое забрасывание удочки). Напротив, при создании маркетингового плана с указанием времени выполнения каждого действия документ может превратиться в большой нумеро ванный список. Независимо от поставленной задачи, документ будет выглядеть лучше, если в нем учтены перечисленные ниже моменты. ► Нумерация должна соответствовать общему стилю документа. В «вольных» публикациях можно использовать специальный шрифт для нумерации пунк тов списка (либо обычный шрифт, но увеличенный размер). В более серьезных документах придется придерживаться профессиональных стандартов. ► Пункты не должны быть слишком объемными. Чаще всего с помощью ну мерованных списков описываются последовательные стадии какого-либо про цесса. Смысл использования списков состоит в упрощении процедуры путем разбиения ее на простые шаги Поэтому не пытайтесь перегрузить пункты списка информацией — опишите одно-два простых действия и переходите к следующему пункту. ► Не забывайте об интервалах. С каким бы списком вы ни работали —марки рованным или нумерованным, — помните, что незаполненные области на странице играют такую же важную роль, как и текст. Глаза читателя отдыха ют на пустых местах, так что не размещайте текст слишком плотно. ► Обращайте внимание на выравнивание. Выравнивание текста во всех видах списков не менее важно, чем интервалы. Убедитесь в том, что отступ второй строки текста в элементе списка согласован с отступом первой строки. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Пункты нумерованного списка чаще всего согласованы между собой. Например, снача ла происходит производственное совещание, затем выполнение намеченного плана и уже потом — отчет. Соответствующий список должен быть нумерованным, поскольку он отражает последовательный процесс.
Подготовка к созданию списков Если требуется создавать списки по мере ввода текста, убедитесь в том, что функция Автоформат (AutoFormat) настроена на это действие. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры автозамены (Tools ►AutoCorrect Options). На экране появится диалоговое окно Автоформат (AutoFormat). СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------Автоматические средства обработки текста Автоформат (AutoFormat), Автозамена (AutoCorrect) и Автотекст (AutoText) рассматриваются в главе 7.
2. Откройте вкладку Автоформат при вводе (AutoFormat As You Туре). В разделе Автоматически при вводе (Automatically As You Туре) должен стоять флажок
2 7 2 ♦ Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Повторять форматирование начала элемента списка (Format Beginning Of List Item Like The One Before It). Этот флажок установлен по умолчанию. 3. Выберите вкладку Автоформат (AutoFormat). В разделе Применять (Apply) должны быть установлены флажки Стили списков (List Styles) и Стили марки рованных списков (Automatic Bulleted Lists). 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу.
Быстрое создание списка Word позволяет создавать оба типа списков как по мере ввода текста, так и. на основе уже имеющегося документа. Чтобы превратить текст в список, следует выделить его и щелкнуть на одной из двух кнопок панели форма £3 тирования: Нумерованный список (Numbering) или Маркированный список шш. (Bullets). Каждый из выделенных абзацев превратится в отдельный список. | "Э EVtav •vaBfok*i>to. i‘is04021n.d<x Microsoft Word Файл Ораека Вид Ветерка Формат Сфвис
1аблиLU
>авка;
&НО
ям
>'
ГА *1 я
£ 12
|Обычный + 12 п т, г ^ Times New Roman
• - 1 • I • 2 - ■ ’ 3 • ■ *4 - ■ - 5 ■ * - 6 - I • 7 • I >8 • I - 9 - > -10 - • -11- • 12' ■ ’ 1 3 ' * -14 - ' 15- * -16* I
LIST- OF-CHARACTERSf • -» Pcrck-[*dcrckl-andJakc[d-cik]----"Hiyfa-8chool- students-at-Falmouth-Academy,-Masis USAfl
11
• -» John-Rundle-f-*d-on-<-rtndll---thcirfathcr.^ • -* Kermeth'Rundte"[‘J$et)e—-]—tbcir Grandfather,-retired-thcologyprofciporll
11
*•* Volkov—Ruitian-exchinge-student-from- -St-Petersburg.^
r
’
e g Э Q <j
Стр. 4
Разд 1
4/163
На 2,5см
Ст 1
,,i
«гйдйУлл Кол 19
_
К,/Мы*, л . w l
■
,
Г
,
.
•. * английский
Рис. 8.14. При быстром создании списка используется стиль, заданный по умолчанию
Для создания списка по мере ввода текста с помощью кнопок панели формати рования выполните следующие действия. 1. Установите текстовый курсор на предполагаемое место расположения списка. 2. Если требуется нумерованный список, щелкните на кнопке Нумерованный список (Numbering), расположенной на панели форматирования.
Быстрое создание списка ♦
273
Если требуется маркированный список, щелкните на кнопке Маркированный расположенной на панели форматирования. 3. Введите первый элемент списка и нажмите Enter. На следующей строке по явился значок или номер следующего элемента списка (рис. 8.14). 4. Продолжайте создание списка. список (B u lle ts),
ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Изменить порядок следования пунктов списка можно путем выделения и перетаскива ния отдельных пунктов.
Создание списков при вводе текста Вы можете создавать как маркированные, так и нумерованные списки при вводе текста с помощью средства Автозамена (AutoCorrect), включенного по умолчанию. Чтобы создать маркированный список, не обращаясь к панели форматирования, введите *, нажмите клавишу Tab, введите текст и нажмите клавишу Enter. Word заменит звездочку маркером списка и выведет на экран смарт-тег, позволяющий корректировать работу этого средства. Если вас все устраивает, продолжайте ра боту над списком, и смарт-тег исчезнет. Аналогично, для создания нумерованного списка введите цифру (любую, но обычно списки начинают с 1), нажмите клавишу Tab, введите текст и нажмите клавишу Enter. Word создаст список и выведет на экран смарт-тег, позволяющий контролировать параметры списка. Продолжайте работу над списком, и смарттег исчезнет. В списке, созданном одним из описанных выше способов, будет использован стиль нумерованного или маркированного списка, заданный по умолчанию, —ведь вы не определяли никаких параметров (шрифт, цвет, интервал). Но Word позволяет легко внести нужные изменения —эту процедуру мы рассмотрим позже. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если потребовалось разбить текст внутри пункта списка на абзацы, не начиная нового пункта, нажмите Shift+Enter вместо Enter. Когда по окончании абзаца вы нажмете Enter, Word создаст новый пункт списка.
Окончание списка Достаточно распространенная проблема состоит в том, что список никак не желает заканчиваться. Вы нажимаете клавишу Enter после заключительного эле мента списка, и на новой строке возникает маркер следующего элемента. Удали те его одним из следующих способов: ► щелкните на кнопке используемого списка на панели форматирования; ► нажмите клавишу Backspace, чтобы удалить маркер; ► нажмите Enter дважды. ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если количество интервалов имеет существенное значение, не пользуйтесь последним способом, поскольку в результате в документ добавляется пустая строка.
274
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Улучшаем маркированные списки Параметры списков, заданные по умолчанию, уместны только в случае быстрого создания несложного документа, который будет развешен по офису и затем вы брошен в мусорную корзину. Но, разумеется, этого недостаточно для формиро вания серьезных отчетов и инструкций, которые должны выглядеть более про фессионально. Существует несколько способов изменения стиля маркированного списка. Мож но выбрать значок маркировки из встроенной библиотеки, вставить в качестве значка картинку, а также изменить значения отступов и интервалов.
Замена маркера Word предоставляет семь видов маркеров, а также практически неограниченные возможности по созданию собственных значков путем копирования картинок из библиотек символов и рисунков. Чтобы выбрать новый маркер из встроенного набора, проделайте следующее. 1. Выделите список, маркеры которого требуется заменить, или установите кур сор в месте, с которого должен начаться список. 2. Выберите команду Формат ►Список (Format ►Bullets And Numbering), и на эк ране появится диалоговое окно Список (Bullets And Numbering) (рис. 8.15). 3. Выберите подходящий маркер, щелкнув на соответствующем окошке предва рительного просмотра. 4. Щелкните на кнопке ОК. Маркеры списка изменились.
Рис. 8.15. Заменить значки маркированного списка совсем несложно
Улучшаем маркированные списки ♦
275
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы быстро открыть диалоговое окно Список (Bullets And Numbering), выделите спи сок и щелкните правой кнопкой мыши, затем выберите в контекстном меню пункт Спи сок (Bullets And Numbering).
Выбор нового маркера Если среди встроенных значков маркировки не нашлось подходящего, щелкните на кнопке Изменить (Customize) в диалоговом окне Список (Bullets And Numbering), чтобы создать собственный значок. В верхней части появившегося диалогового окна Изменение маркированного списка (Customize Bulleted List) расположены возможные маркеры. Ниже находятся кнопки, позволяющие выбрать тип значка: Шрифт (Font), Знак (Character) и Рисунок (Picture) (рис. S.16).
,
у ^ й ф т ..
J
fya*.
Прпотсен:*е маркера —
__ |
£исунск
— дтстул | 636ч
^
«
Пофзкени?retcra
Т£*|»л«уцдпост:____ [1,27 СМ
~
Щ
Oictyn ji ?7cH
<
Рис. 8.1 в. В этом диалоговом окне можно изменить шрифт и значок маркера, а также интервал и расположение текста
Ьосстановление встроенного набора маркеров При создании нового маркера он занимает место того, который был выбран при нажатии кнопки Изменить (Customize). Таким образом вы изменяете встроенный набор маркеров на вкладке Маркированный (Bulleted). Чтобы восстановить исход ный набор, выполните следующие действия. 1. Выберите команду Формат ►Список (Format ►Bullets And Numbering) и перей дите к вкладке Маркированный (Bulleted). 2. Выберите поле маркеров, вид которого требуется восстановить.
276
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
3. Щелкните на кнопке Сброс (Reset). Word выведет на экран просьбу о под тверждении действия. 4. Щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы восстановить исходные маркеры.
Изменение шрифта маркера При щелчке на кнопке Ш рифт (Font) в диалоговом окне Изменение маркирован (Customize Bulleted List) на экран выводится диалоговое окно Ш рифт (Font) (рис. 8.17). Здесь можно задать другой шрифт, изменить цвет и другие па раметры выбранного значка. В Word есть несколько шрифтов, в которых присутствуют символы, часто исполь зуемые в качестве маркеров: MS Outlook, Symbol, Webdings и Wingdings. Разу меется, маркером может быть любой символ, в том числе буквы и цифры. Но в большинстве случаев графические значки лучше воспринимаются, чем буквы. ного списка
ш гИ ф Т
Ш•'.it
I V Ч хп а
1 АН ‘ЧЬцги,
(.
1
:
[Symbol
обычный
Гагата
курою
3> 1тм New Roman
полужирный полужц_чьм курсив
ГгашспвсКв
г_аД'ж» wwdhrifr
В» т е к о т
Авто
■ЯНННИЯ
тенуо
Й ур ынеть*, ■■■■■■■■ ■■□■■■■В ■ ■ о п м а
р.* т т F асе" sol I сные офьп1в«<
Другие цвета...
Рис. 8.17. Диалоговое окно Шрифт
Изменение знака маркера При щелчке на кнопке Знак
(C haracter) в диалоговом окне Изменение маркиро ванного списка (Custom ize Bulleted List) на экран выводится окно Символ (S ym bol)
с набором символов, доступных для текущего шрифта (рис. 8.18). Здесь также можно задать другой шрифт, щелкнув на стрелке раскрывающегося списка Шрифт (F o n t) и выбрав требуемый вариант. Выделите символ для маркера спи ска и щелкните на кнопке ОК.
Улучшаем маркированные списки ♦
277
СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------Подробно окно Символ (Symbol) рассматривается в главе 2.
В этом диалоговом окне присутствует информация о десятичном коде выбран ного символа. Она помогает удостовериться в том, что в документе (или не скольких документах) использовался один и тот же символ.
РИС- 8.18.
Если необходимо поддерживать в документах одинаковый стиль, запомните десятичный код символа
СОВЕТ — Работать с окном Символ (Symbol) станет удобнее, если увеличить его, потянув за угол.
Если все встроенные маркеры почему-то заменены изображением часов, скорее всего в системе поврежден шрифт Symbol (в Word обычно символы именно это го шрифта используются в качестве встроенных маркеров). Если шрифт Symbol испорчен или недоступен, Word возьмет в качестве маркеров соответствующие (по ASCII-коду) символы шрифта Wingdings —часы. Чтобы решить эту пробле му, удалите файл шрифта Symbol.fon из папки \%Windir%\Font и загрузите шрифт заново с загрузочного диска Microsoft Office или другого компьютера, на кото ром установлена та же версия Windows. Существует и более простой способ: вы берите в качестве маркеров другие символы шрифта Wingdings.
Выбор рисунка в качестве маркера Мы живем в эпоху повсеместного использования графики: Интернет значитель но изменил границы и понятия эстетики в оформлении информации. Теперь во все не обязательно использовать в качестве маркеров списков только черные кружки и квадраты — выберите подходящие рисунки и привлеките внимание читателя умело подобранными цветовыми пятнами.
2 7 8 ♦ Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Что мы понимаем под ♦рисунком в качестве маркера»? Это графическое изобра жение, по размерам подходящее для подобного использования. Word предостав ляет достаточное количество стилей и форм маркеров, включая анимированные — их можно использовать для веб-страниц. Щелкните на кнопке Рисунок (Picture) в диалоговом окне Изменение маркированного списка (Customize Bulleted List), и на экране появится диалоговое окно Рисованный маркер (Picture Bullet) (рис. 8.19).
Рис. 8.19. В диалоговой окне Рисова «ный маркер предел i лен набор рисунков
Щелкните на приглянувшемся рисунке, щелкните на кнопке ОК, и Word добавит его в список маркеров, доступных в’диалоговом окне Изменение маркированного списка (Customize Bulleted List). Впоследствии его можно будет выбрать в диало говом окне Список (Bullets And Numbering). Если в диалоговом окне Рисованный маркер (Picture Bullet) не нашлось ничего подходящего, введите в поле Искать текст (Search Text) текст и нажмите на кноп ку Искать (Go). Word будет искать клипы и графические файлы из Интернета. Последние будут помечены изображением земного шара в нижнем левом углу окна предварительного просмотра. Аналогично, маркеры с анимацией (под ани мацией понимается возможность изменения размеров или цветов и движения) будут помечены звездочкой в нижнем левом углу окна предварительного про смотра.
Создание многоуровневых списков с рисованными маркерами Иногда требуется создать разветвленный маркированный список с различными подуровнями. Чаще всего подобные списки бывают нумерованными (цифрами или буквами), но иногда может понадобиться именно маркированный список
Улучшаем маркированные списки ♦
279
с различными рисунками для подуровней. Встроенные темы Word обычно со держат наборы подобных маркеров. Если вам все же придется создавать подоб ные списки ламсстоятельно, выполните следующие действия. 1. Выделите пункты списка, требующие замены маркеров либо расположите курсор там, откуда начнется список. 2. Выббрите команду Формат ►Список (Format t Bullets And Numbering) и перей дите к вкладке Многоуровневый (Outline Numbered) (рис. 8.20). Oil jj
гссавамн >i
йумер лан *ыи
Многоуровневый
-итей •
.......... *
1 .............. 11
нет
Aitidal.Sarcnoi
V
0----------
1.1.1.WMMM*
1ЗаголовокI*.
I.Затоломи-1—
Section1.013» | 1.1Заголовок2» (а)3аголо«о*j 1.1.1Заголовок
■
1
А. Заголовок ! 1.1.
1.3аголо< |
1
Щ.начать за сеь
... . Изменить..
ОК
Отмена
Рис. 8.20. На вкладке Многоуровневый представлены встроенные варианты маркировки и нумерации
3. Выберите подходящий вариант и щелкните на кнопке Изменить (Customize). На экране появится диалоговое окно Изменение многоуровневого списка (Out line Numbered List), показанное на рис. 8.21. 4. Щелкните на позиции 1 в поле Уровень (Level) или на верхней строке поля Образец (Preview). 5. Выберите Новый рисунок (New Picture) в поле Нумерация (Number Style). На экране появится диалоговое окно Рисованный маркер (Picture Bullet) (см. рис. 8.19). 6. Выберите маркер, щелкните на кнопке ОК и повторите шаги 4 и 5 для выбора маркеров подуровней. 7. Щелкните на кнопке ОК. Теперь можно менять уровни списка в процессе ввода текста. Чтобы вставить символ подуровня, нажмите Enter и нажимайте Tab для каждого уровня. Также можно форматировать создаваемый или уже существующий список с помощью кнопок Увеличить отступ (Increase Indent) и Уменьшить отступ (Decrease Indent) панели форматирования.
2 8 0 ♦ Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Рис. 8.21. В диалоговом окне Изменение многоуровневого списка можно выбрать маркеры многоуровневого списка
СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы восстановить исходный набор маркеров многоуровневого списка, выберите ко манду Формат ►Список (Format ►Bullets And Numbering), перейдите к вкладке Марки рованный (Bulleted), выберите поле маркеров, вид которого требуется восстановить, и щелкните на кнопке Сброс (Reset).
СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию о структурировании документа можно найти в главе 10.
Добавление маркеров Если вы сами создали рисунок для маркера, его также можно добавить в диало говое окно Рисованный маркер (Picture Bullet). 1. Выберите команду Формат ►Список (Format ►Bullets And Numbering) и перей дите к вкладке Маркированный (Bulleted). 2. Выберите подходящий вариант и щелкните на кнопке Изменить (Customize). 3. Выберите знак маркера, который требуется заменить, и щелкните на кнопке Рисунок (Picture).
4. В диалоговом окне Рисованный маркер (Picture Bullet) щелкните на кнопке Импорт (Import), расположенной в левом нижнем углу окна. Откроется диало говое окно Добавление клипов в коллекцию (Add Clips То Organizer), показан ное на рис. 8.22. 5. Переместитесь в требуемую папку, найдите нужный файл и щелкните на кнопке Добавить (Add). 6. Теперь рисунок добавлен в диалоговое окно Рисованный маркер (Picture Bullet) и его можно выбрать в качестве маркера. СОВЕТ -----------------------------------------------------------------------------------------------------В качестве маркеров можно использовать изображения в формате GIF, BMP или JPEG.
Улучшаем маркированные списки ♦
281
Добавление клипов в коллекцию
Р9
^3fulabako.jpg kuchLjpg medama.jpg nametalpg saif.jpg stjrdshrtjpg standshkt2.jpg wmgtown.jpg
Мое сатее клипа: Тип файлов: |ьсв титы файле* юлпхцш »]»]
Отмена
Рис. 8.22. Чтобы добавить собственный рисунок, найдите нужный файл и щелкните на кнопке Добавить
Изменение отступа маркера При создании маркера обычным способом Word сам задает значение отступа, равное 0,25 дюйма или 0,63 см, оставляя расстояние между всем текстом и краем страницы равным 0,5 дюйма или 1,27 см. Перечисленные величины определя ются по умолчанию, но иногда их требуется изменить, чтобы улучшить вид спи ска. Выберите нужный вариант на вкладке Маркированный (Bulleted) диалогового окна Список (Bullets And Numbering), щелкните на кнопке Изменить (Customize) и вносите изменения в диалоговом окне Изменение маркированного списка (Customize Bulleted List) следующими способами. ► Увеличить отступ. Чтобы увеличить расстояние между левым краем страни цы и маркером списка, щелкайте на стрелке вверх рядом с полем Отступ (Indent At) раздела Положение маркера (Bullet Position). Кроме того, можно ввести требуемое число прямо в поле Отступ (Indent At). ► Уменьшить отступ. Для уменьшения отступа щелкайте на стрелке вниз рядом с полем Отступ (Indent At) или введите требуемое значение прямо в это поле. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Изменить величину отступа можно с помощью линейки. Для быстрого вывода линейки на экран выберите команду Вид ►Линейка (View ►Ruler).
Изменение расположения текста После выбора отступа для маркера, возможно, потребуется изменить расстояние между маркером и текстом. По умолчанию отступ текста (расстояние между
282
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
маркером и началом текста) равен 0,25 дюйма или 0,63 см. Расстояние между ле вым краем страницы и всем текстом равно 0,5 дюйма или 1,27 см. Для изменения этих значений служит раздел Положение текста (Text Position). 1. Выделите список или установите текстовый курсор на начало нового списка. 2. Выберите команду Формат ►Список (Format ►Bullets And Numbering). 3. В диалоговом окне Список (Bullets And Numbering) щелкните на кнопке Изме нить (Customize). На экране появится диалоговое окно Изменение маркиро ванного списка (Customize Bulleted List). 4. В разделе Положение текста (Text Position) щелкайте на стрелках вверх или вниз рядом с полем Табуляция после (Tab Space After). Этот параметр задает расстояние между маркером и первой строкой текста. 5. Щелкайте на стрелках вверх или вниз, расположенных рядом с полем Отступ (Indent At), чтобы задать отступ для всего текста. Разумеется, в обоих полях можно вводить числа напрямую. 6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в документ. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Внесенные изменения можно отменить обычным способом, нажав Ctrl+Z. Также распо ложение текста можно изменить с помощью линейки.
Совершенствуем нумерованные списки Вид и параметры числовых маркеров нумерованных списков редактируются точно так же. В частности, программа позволяет выбрать другой шрифт, стиль и распо ложение текста и маркера. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Поскольку процедура изменения шрифта, расположения текста и расположения марке ра в случае нумерованного списка полностью аналогична таким же процедурам для маркированного списка, описанным выше, мы не будем повторяться. При необходимо сти перечитайте разделы «Изменение отступа маркера», «Изменение расположения текста» и «Изменение шрифта маркера».
Выбор стиля нумерации Для нумерации списка можно использовать традиционные символы или, напри мер, цветные, увеличенные в размерах, —это зависит от стиля документа. Выде лите список и выполните следующие действия. 1. Выберите команду Формат ►Список (Format ►Bullets And Numbering). Появит ся диалоговое окно Список (Bullets And Numbering) с вкладкой Нумерованный (Numbered), как показано на рис. 8.23. 2. Выберите один из стилей нумерации, представленных в диалоговом окне. 3. Щелкните на кнопке ОК.
Совершенствуем нумерованные списки ♦
3.
283
| 3.---------3........... .. — | 3. NuinUV— *
Рис. 8.23. Диалоговое окно Список позволяет задать подходящий стиль нумерации
Изменение стиля нумерации Если среди стилей, представленных в диалоговом окне, нет подходящего, можно создать собственный стиль нумерации списка примерно так же, как в случае мар кированного списка. Выведите на экран диалоговое окно Список (B ullets And Num bering) с выбранной вкладкой Нумерованный (N um bered), выберите нужный ва риант и щелкните на кнопке Изменить (Custom ize). Появится диалоговое окно Из менение нумерованного списка (Customize Numbered List), изображенное на рис. 8.24.
Рис. 8.24. В диалЬговом окне Изменение нумерованного списка можно изменить стиль нумерации списка, а также отступы маркера и текста
2 8 4 ♦ Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Задайте шрифт, нажав на кнопку Шрифт (Font) и вызвав одноименное диалого вое окно. Укажите стиль нумерации, выбрав его в раскрывающемся списке Ну мерация (Number style). В поле Начать с (Start At) определите номер, с которого будет начинаться список, щелчками на стрелках вверх или вниз либо вводом числа в поле. Здесь же можно изменить расположение текста относительно мар кера, также как описывалось выше для маркированных списков. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Создание многоуровневых списков было также описано выше для случая маркирован ного списка. Также информацию о структурировании документа можно найти в гла ве 10.
Продолжение нумерации Может случиться, что список будет прерван врезкой, рисунком или диаграммой. По умолчанию Word возобнорляет список с номера 1, но при этом позволяет продолжить нумерацию следующими способами. ► Щелкните правой кнопкой мыши на нужном номере и выберите в контекст ном меню пункт Продолжить нумерацию (Continue Numbering). ► Щелкните на нужном номере, выберите команду Формат ►Список (Format ► Bullets And Numbering). Остановите переключатель в нижней части диалого вого окна в положение Продолжить (Continue Previous List). Схема нумера ции изменится (рис. 8.25). Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к доку менту. ► Щелкните на номере из предыдущей части списка, затем на кнопке Формат по образцу (Format Painter) стандартной панели инструментов и затем — на номере, требующем замены.
1. NumUstw» 2. NumUtUMK 3. NumШи*» проделать
игио-мть ,,,... Отмена .
I
Рис. 8.25. Переключатель изменяет схему нумерации
Совершенствуем нумерованные списки ♦
285
► Введите требуемый порядковый номер, нажмите Tab и вводите текст. Авто формат (AutoFormat) продолжит список автоматически. ► Щелкните на смарт-теге, появившемся в тот момент, когда вы вернулись к спи ску. Выберите в контекстном меню смарт-тега пункт Продолжить нумерацию (Continue Numbering). ► Щелкните на номере из предыдущей части списка, затем на кнопке Формат по образцу (Format Painter) стандартной панели инструментов и затем —в аб заце, с которого начнется следующая часть списка., ВНИМ АНИЕ -----------------------------------------------------------------------------------------------------------Следите за длиной списка Иногда информация окажется более понятной, если вы ра зобьете один длинный список на несколько коротких.
Обновление нумерации Начать нумерацию с 1 можно примерно теми же способами, что и продолжить нумерацию. Разница состоит лишь в том, что нужно будет в соответствующих меню выбирать пункт Начать заново (Restart Numbering) вместо Продолжить ну мерацию (Continue Numbering). ► Щелкните правой кнопкой мыши на нужном номере и выберите в контекст ном меню пункт Начать заново (Restart Numbering). ► Если список еще не создан, введите 1, нажмите Tab и вводите текст. Автофор мат (AutoFormat) продолжит список автоматически. ► Щелкните на нужном номере, выберите команду Формат ►Список (Format ► Bullets And Numbering). Установите переключатель в нижней части диалогово го окна в положение Начать заново (Restart Numbering). Схема нумерации из менится. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу. СОВЕТ ----------------------------------------------- ------------------------------- ------------------------------------При необходимости начать список с номера, отличного от 1 (но при этом не продолжать предыдущий список), выберите команду Формат ►Список (Format ►Bullets And Numbe ring), установите переключатель в нижней части диалогового окна в положение Начать заново (Restart Numbering), щелкните на кнопке Изменить (Customize), введите нужное число в поле Начать с (Start at) и щелкните на кнопке ОК.
Вставка пункта в список Если, просматривая список, вы обнаружили, что пропустили один пункт, его можно вставить. Установите текстовый курсор в конец пункта, предшествующего про пущенному, и нажмите Enter. Word вставит новый пункт и автоматически пере нумерует остальные. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно создавать новые списки из уже существующих путем копирования и вставки. Упорядочивание пунктов списка производится выделением и перетаскиванием частей списка.
286
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Превращение маркированного списка в нумерованный, и наоборот Маркированный список легко можно сделать нумерованным (и наоборот), выде лив его и щелкнув на кнопке Нумерованный список (Numbering) (или Маркиро ванный список (Bullets)) панели форматирования. Затем можно задать параметры списка, вызвав тем или иным из перечисленных способов на экран диалоговое окно Список (Bullets And Numbering).
Возможные проблемы и их решения Работа с маркированными и нумерованными списками несложна, но все же не которые проблемы возникают постоянно. Иногда автоматическое форматиро вание не соответствует дизайнерским замыслам и, даже более того, полностью противоречит им. В этом случае отключите функцию Автоформат (AutoFormat) до начала работы со списками. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры автозамены (Tools ►AutoCorrect Options) и вкладку Автоформат (AutoFormat). ' 2. Снимите флажки Стили списков (List Styles) и Стили маркированных списков (Automatic Bulleted Lists). 3. На вкладке Автоформат при вводе (AutoFormat As You Туре) снимите флажки Стили маркированных списков (Automatic Bulleted Lists) и Стили нумерованных списков (Automatic Numbered Lists). СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Одним из надежных способов сохранения привычного формата списка является созда ние нового стиля. Но не следует основывать его на уже существующем стиле Word. Сформируйте новый стиль и работайте с ним отдельно. Если воспользоваться встроен ным стилем списка, все внесенные в него изменения исчезнут при выходе из програм мы. Дополнительную информацию о формировании стилей можно найти в главе 9.
Понятие стиля Стили работают для вас Создание новых стилей Изменение существующих стилей Восстановление стилей в шаблоне Normal.dot Копирование стилей из одного документа в другой !
288
♦
Глава 9. Используем стили
Понятие форматирования приобретает новый смысл при создании сложных или длинных документов, содержащих повторяющиеся элементы, например заголов ки, абзацы, подписи к рисункам, названия таблиц и т. д. Время, потраченное на форматирование одинаковых компонентов документа, измеряется в часах скуки, а выполнение рутинной операции значительно увеличивает вероятность возник новения ошибки. В Word существует удобное средство, позволяющее избежать повторения задач форматирования. Это стили. Стилем называется именованный набор атрибутов форматирования, который применяется к тексту, таблицам или спискам. Использование стилей ускоряет форматирование определенного фрагмента текста, позволяя выполнить одно временно несколько команд. Кроме того, можно легко изменять вид документа, редактируя стиль вместо ручного переформатирования всех элементов текста* Стили также используются при работе со следующими мощными средствами автоматизации процесса и структуризации документа, доступными в Word: ► автоформат (AutoFormat) (см. главу 7); ► автореферат (AutoSummarize) (см. главу 6); ► главные документы (см. главу 20); ► структура (см. главу 10); ► оглавление, таблицы рисунков и одинаковых элементов (см. главу 21); ► темы, шаблоны и дополнения (см. главу 16); ► мастера веб-страниц и шаблоны (см. главу 26). Основным преимуществом стилей является возможность избежать форматиро вания каждого абзаца документа с помощью кнопок на панелях инструментов, клавиатурных комбинаций, команд меню и диалоговых окон. Применение сти лей позволяет выгоднее распределить свое время и, ресурсы. К сожалению, у большинства пользователей Word мысль о том, что придется ра ботать со стилями, вызывает чувство некоторого неудобства, и некоторые даже опытные пользователи редко обращаются к ним. Однако, если вы плохо знакомы со стилями, но в целом довольны программой Word, не нужно беспокоиться — создание, применение и изменение стилей являются навыками, приобрести ко торые целиком в вашей власти. Большинство ситуаций, заставляющих нервни чать по поводу стилей, быстро разрешаются при получении некоторой информа ции и практического опыта. Если посвятить немного времени осмыслению идей, представленных в этой главе, и экспериментам, вы научитесь легко использовать стили в процессе создания и редактирования документа. И, что еще важнее, при менение стилей может существенно повысить производительность при работе в Word.
Понятие стиля В Word термин стиль определяет набор объединенных под одним названием ко манд форматирования. Чтобы применить стиль, нужно выделить блок текста, который требуется отформатировать (или расположить курсор в новом абзаце,
Понятие стиля ♦
289
откуда требуется начать форматирование при вводе текста), и затем выбрать стиль в раскрывающемся списке Стиль (Style) панели инструментов. Форматирование (Formatting) —все выполняется практически единственным щелчком мыши. При применении стиля к тексту одновременно устанавливаются все настройки фор матирования, содержащиеся в стиле. В Word существует четыре типа стилей. ► Абзацный стиль определяет все свойства, связанные с видом абзацев: вырав нивание текста, установки табуляций, междустрочные интервалы, границы и заливку. Абзацные стили могут включать в себя символьное форматирование. ► Символьный стиль форматирует выделенный текст внутри абзаца и содер жит такие характеристики, как шрифт, его размер, полужирное или курсив ное выделение и подчеркивание. ► Табличный стиль задает параметры границ таблицы, цветов, заливки, вырав нивания и шрифтов. ► Стиль списка влияет на выравнивание, компоненты нумерации или марки ровки и шрифты, используемые внутри списков. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------В старых версиях программы существовали только два типа стилей: абзацный и сим вольный. Стили таблиц и списков появились только в Word 2002.
Получить доступ ко всем видам стилей можно в области задач Стили и форма тирование (Styles And Formatting), раскрывающемся списке Стиль (Style), находя щемся на панели инструментов Форматирование (Formatting), и в диалоговом окне Стиль (Style). Но прежде чем начинать оформлять документы с помощью собст венных стилей, следует ознакомиться с обширной коллекцией встроенных сти лей, поставляемой вместе с программой Word.
Работа со встроенными стилями Word Как вы возможно уже знаете, для создания новых документов Word использует шаблон Normal.dot1, и в нем установлен по умолчанию стиль Обычный (Normal), имеющий следующие параметры: шрифт Times New Roman, размер 12 точек, выравнивание по левому краю, одинарный междустрочный интервал. Шаблон Normal.dot содержит более 150 встроенных стилей, среди которых есть абзацные, символьные, табличные стили и стили списков. Пять наиболее часто используе мых стилей можно вызвать с помощью клавиатурных комбинаций. Две дополни тельные клавиатурные комбинации позволяют повысить или понизить на один уровень тип заголовка. В табл. 9.1 представлены сочетания клавиш, связанные со встроенными стилями. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Шаблоны представляют собой документы, содержащие настройки форматирования и другие элементы разметки, включая стили, стандартный текст, графику, компоненты страницы и т. д. Шаблоны подробно рассматриваются в главе 16.
1 В русской версии W o rd 2002 в некоторы х местах этот шаблон называется Н овы й д о ку м ент и л и О бы чны й, но в больш инстве случаев вы встретите его под стандартным назва нием N orm al.dot. — Примеч. перев.
290
♦
Глава 9. Используем стили
Таблица 9 .1 . Клавиатурные комбинации для встроенных стилей Стиль
Клавиатурная комбинация
Обычный (Normal)
Ctrl+Shift+N
Маркированный список (List Bullet)
Ctrl+Shift+L
Заголовок 1 (Heading 1)
Ctrl+At+G
Заголовок 2 (Heading 2)
Ctrt+Alt+H
1
Заголовок 3 (Heading 3)
Ctrt+Alt+J
Понижение уровня заголовка
Alt+Shift+->
Повышение уровня заголовка
AItvShift+<-
СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------- --------------------------------------------------За дополнительной информацией о создании клавиатурных комбинаций для любого стиля обращайтесь к разделу «Назначение стилям клавиатурных комбинаций» в этой главе. » .................... Л ................................
............................................................................ .... — .
.............
Word позволяет применять в документах установленные по умолчанию стили и изменять их. Можно использовать только встроенные стили (они действуют эффективно, хотя и немного консервативно); редактировать существующие сти ли; создавать собственные стили и сохранять их в документе или своем шаблоне; или же переделывать шаолон Normal.dot, когда требуется, чтобы изменения по являлись во всех новых документах. Мы рассмотрим каждый из этих вариантов в следующих разделах. ВНИМАНИЕ Вы можете редактировать стили в шаблоне Normal.dot, но не можете удалять их.
Область задач Стили и форматирование В Word доступные стили можно увидать в трех местах: в раскрывающемся списке Стиль (Style) на панели инструментов Форматирование (Formatting); в диалоговом окйе Стиль (Styie); и в области задач Стили и форматирование (Style And Formatting). Раскрывающийся список Стиль (Style) и диалоговое окно Стиль (Style) (которое открывается двойным щелчком на Полосе стилей (Style Area), рассматриваемой ниже, или щелчком на кнопке Стили (Styles) в диалоговом окне Настройки формата (Format Settings)) —это хорошо знакомые инструменты. Диа логовое окно Стиль (Style) показано на рис. 9.1, а рис. 9.2 представляет раскры вающийся список Стиль (Style). Область задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) является относи тельно новым средством, появившимся в Word 2002 и разработанным для того, чтобы упростить и сделать интуитивно понятным процесс использования, созда ния и изменения стилей. Чтобы открыть область задач Стили и форматирование (Styles And Formatting), щелкните на одноименной кнопке, расположенной на панели инструментов Форматирование (Formatting) (слева от раскрывающегося списка Стиль (Style)).
Понятие стиля ♦
291
Рис. 9 .1. Диалоговое окно Стиль
SemkoritUloc Microsoft Word
язвая строка: 0 а
Очистить формат Symbol (Б ццф оЛ )
Заголовок 1 Заголовок 1 + Первая строка: 0 см
Заголовок 1 + Первая
Заголовок 3 Выбнрич- фчр»ч чуццд . « * л »
• Маркированный список Обычный
применения
Очистить формах
Первая строка: Осм
Symbol (£t|/)JpoX)
Слева: 0 см, Выступ: 0,75 см
Заголовок 1
«
представляет- собой- EYfiFCTPCTftfr пояртфоводвикового* ми П ием ий^ Доступное
Рис. 9.2. Раскрывающийся список Стиль предоставляет быстрый доступ к возможным стилям. Область задач Стили и форматирование отображает названия стилей вместе со связанным с ними форматом
292
♦
Глава 9. Используем стили
Если область задач уже открыта, щелкните на стрелке ▼, находящейся справа от заголовка панели, и в раскрывшемся списке выберите пункт Стили и форматиро вание (Styles And Formatting). Область задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) содержит следующие элементы. ► Раскрывающийся список Форматирование выделенного текста (Formatting Of Selected Text) отображает стиль текущего абзаца или выделенного блока тек ста. Задержите курсор мыши над названием стиля, и на экране появится всплывающая подсказка с описанием стиля и стрелкой. Щелчок на стрелке раскроет меню, позволяющее выделить в тексте все примеры выбранного сти ля, удалить форматирование, отредактировать стиль, создать новый стиль, воспроизвести форматирование. ► Кнопка Выделить все (Select All) служит для выделения всех примеров теку щего стиля, указанного как в поле раскрывающегося списка Форматирование выделенного текста (Formatting Of Selected Text), так и в поле списка Стиль (Style) панели инструментов Форматирование (Formatting). ► Кнопка Создать стиль (New Style) открывает диалоговое окно Создание стиля (New Style), в котором можно создавать и изменять стили и шаблоны. (Дан ное диалоговое окно подробно рассматривается в разделе «Создание новых стилей» этой главы.) ► Список Выберите форматирование для применения (Pick Formatting То Apply) отображает набор стилей, определенный в раскрывающемся списке Показать (Show). Задержав курсор мыши над названием стиля, можно вывести на экран всплывающую подсказку с описанием стиля и стрелкой. Большинство названий стилей сопровождаются значком, который находится справа от на звания и определяет тип стиля: знаковый, абзацный, табличный или стиль списка. Если рядом с элементом списка нет значка, этот пункт представляет собой комбинацию форматов, используемую внутри документа, которая не имеет названия и не сохранена в качестве стиля. ► Раскрывающийся список Показать (Show) позволяет определять, какие стили будут отображаться в списке Выберите форматирование для применения (Pick Formatting То Apply) и в списке Стиль (Style) панели инструментов Форматиро вание (Formatting). Можно выбрать варианты: Доступное (Available Formatting), Используемое (Formatting In Use), Доступные стили (Available Styles), Все (All Styles) или Специальное (Custom). СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------При первом запуске Word 2003 и создании нового документа область задач Стили и фор матирование (Styles And Formatting) и раскрывающийся список Стиль (Style) показы вают только четыре установленных по умолчанию стиля: Заголовок 1 (Heading 1), Заго ловок 2 (Heading 2), Заголовок 3 (Heading 3) и Обычный (Normal). Чтобы отобразить в списках все встроенные стили, выберите пункт Все (All Styles) в раскрывающемся спи ске Показать (Show) области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting).
Можно на время переделать список стилей области задач Стили и форматирова ние (Styles And Formatting), если выбрать пункт Специальное (Custom) в раскры вающемся списке Показать (Show). На экране появится диалоговое окно На стройки формата (Format Settings), показанное на рис. 9.3.
Понятие стиля ♦
293
астропки формата Сгили Отображаемые стигм; Zi Заголпвок 1 рв Заоло«ж2 яРзяголовакз {Рэнакприначния ' г Мармфовчн-ый список тНнвт СПИСК» Г обычная таблица Р Обычный |П Основной щрифт абзаца ]Г Текст г >носки П Тчист гр ч ч щ и я
Показатьвсе
Я
1
Скрьпь вей
та .J
Поступив стили
f Р всегда показывать заголовки 1 - 3 ^11 Прочее форматирование
..
Р без форматирования
F щзифты Г абзацы
’f? дтиски сохранить настройки в ша£поне
G
Стили-
Отмена
Рис. 9 .3. Диалоговое окно Настройки формата позволяет контролировать набор стилей, отображаемых в области задач Стили и форматирование
В диалоговом окне Настройки формата (Format Settings) можно указать, какие стили
будут показаны на экране, выбрав категорию стилей и затем установив флажки в списке Отображаемые стили (Styles То Be Visible). Также можно настроить другие параметры в разделе Прочее форматирование (Other Formatting), включая функ цию Без форматирования (Show Clear Formatting), добавляющую в список Стиль (Style) пункт Очистить формат (Clear Formatting). Этот пункт описывается ниже в разделе «Удаление формата выделенного текста». Й наконец, можно настроить вид области задач Стили и форматирование (Style And Formatting) для всех документов, которые используют шаблон, присоединен ный к текущему файлу. Для этого нужно выделить те стили, которые требуется отображать в списке, установить флажок Сохранить настройки в шаблоне (Save Settings In Template) и щелкнуть на кнопке ОК. Теперь Word будет автоматически показывать выбранные стили в области задач Стили и форматирование (Style And Formatting) как для текущего документа, так и для всех будущих документов, созданных с помощью этого шаблона. Можно изменить набор отображаемых стилей в любое время, вызвав диалоговое окно Настройки формата (Format Set tings).
Ширина полосы стилей Возможность просмотра применяемых стилей во время работы часто оказывает ся важной, например, когда нужно удостовериться в правильном использовании определенного набора стилей или требуется различить два одинаково выглядя
294
♦
Глава 9. Используем стили
щих стиля. Word может показывать название стиля каждого абзаца в области эк рана, называемой Полосой стилей (Style Area), позволяя определять, какой стиль используется в текущем абзаце. Чтобы во время работы вывести стили на экран, сначала убедитесь, что документ находится в режиме просмотра Обычный (Normal) или Структура (Outline), затем установите параметр Ширина полосы стилей (Style Area Width). По умолчанию он равен 0, то есть полоса скрыта. Чтобы увеличить ширину полосы стилей, выпол ните следующее. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и щелкните на вклад ке Вид (View). 2. В поле Ширина полосы стилей (Styles Area Width), находящемся внизу вкладки Вид (View), введите подходящую величину. На рис. 9.4 показана полоса сти лей шириной 3 см.
■Моделирование- эпитаксиального- роста- квантовых- точекCdSe/BeTel 1-BeedeHuef (Совершенствованне-технологяй-зпигоссиального-роста-дает-воэможностьполучать- псе- более- сложные- полупроводниковые- структуры- српличными-
полезными- свойствами.- Оптимизация- ростовых*
параметров- требует- создай ил- физических- моделей,- которыеописывали- бы- процессы- роста- и- давали- бы- возможностьпред сказывать-реэудьтатыЛ Обммй
*аи4 сп 1, рта д
Последнее-
Ий 5см
Cl 3
время-
большое- внимание- уделяется-
методам-
Кол I
Рис. 9.4. Полоса стилей указывает стиль каждого абзаца
После вывода на экран полосы стилей можно изменять ее ширину, перетаскивая ее границу вправо или влево. Можно выделить абзац (или абзацы) документа, щелкнув на названии стиля в полосе стилей, и получить доступ к диалогово му окну Стиль (Style), дважды щелкнув на полосе стилей. Чтобы скрыть полосу стилей, перетащите ее границу максимально влево или измените на 0 величину в поле Ширина полосы стилей (Style Width Area) на вкладке Вид (View).
Стили работают на вас ♦
295
*
Стили работают на вас Прежде чем начать создавать собственные стили и переделывать существующие в соответствии с поставленными целями, следует научиться использовать и при менять встроенные стили. Word предоставляет богатую коллекцию стилей, с помо щью которых можно форматировать документы, бесконечно оттачивая свое мастер ство. Действительно, самый быстрый способ применения стилей к документу —это использование уже существующих. Не следует избегать работы со стилями,, по скольку Word позволяет легко изменить все результаты их воздействия: после при менения стикя можно выделить и отредактировать все абзацы, отформатированные с его помощью, или вообще очистить форматирование. Следующие разделы посвя щены применению, редактированию и удалению существующих стилей.
Применение к тексту встроенных стилей Прежде чем применять стиль, требуется определить элемент, который нужно отформатировать. Можно задать фрагмент текста, щелкнув внутри абзаца, выде лив текст внутри одного либо нескольких абзацев или расположив курсор в на чале пустого абзаца, в котором будет использоваться данный стиль. Затем вы полните любую из следующих процедур. ► Выберите стиль в раскрывающемся списке Стиль (Style) панелн инструмен тов Форматирование (Formatting). Чтобы отобразить список, щелкните на стрелке ▼, расположенной справа от поля Стиль (Style), или нажмите клави ши Ctrl+Shift+S. Для перемещения по списку можно использовать клавиши со стрелками Т и i или полосу прокрутки. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы не прокручивать список Стиль (Style) целиком, щелкните на стрелке вниз, рас крывающей его, и затем введите первую букву названия стиля. Стили в списке упорядо чены по алфавиту, поэтому вы сразу переместитесь к стилям, начинающимся с указан i ной буквы.
► Выделите стиль в списке Выберите форматирование для применения (Pick For matting То Apply) области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting). ► Дважды щелкните на названии стиля уже существующего абзаца в полосе стилей и выберите стиль в открывшемся диалоговом окне. ► Нажмите соответствующее стилю сочетание клавиш (см. табл. 9.1). Выделенный текст немедленно переформатируется в соответствии с выбранным стилем. Если выбранный стиль не подходит, можно заменить его, применив дру гой стиль или отменив форматирование щелчком на кнопке Отменить (Undo) стандартной панели инструментов, нажатием клавиш Ctrl+Z или выбором коман ды Правка ►Отменить (Edit ►Undo).
Выделение и изменение всех образцов стиля Программа позволяет выделить все фрагменты текста, отформатированного с по мощью определенного стиля, где бы они ни находились в документе. В ранних
296
♦
Глава 9. Используем стили
версиях Word, чтобы найти образцы стиля, приходилось пользоваться диало говым окном Найти и заменить (Find And Replace), и при этом находился один пример —другими словами, нельзя было одновременно выделить все фрагменты одинаково отформатированного текста. В Word 2002 и 2003 раздел области задач Стили и форматирование (Style And Formatting) предоставляет возможность быстрого выделения всех примеров определенного стиля. Это новое средство зна чительно повышает скорость выполнения некоторых глобальных задач, связан ных со стилями. Например, иногда требуется выделить все образцы стилизован ного текста, потому что необходимо заменить один стиль другим; удалить весь текст, набранный определенным стилем, или же скопировать в новый документ все элементы, отформатированные одним стилем. Независимо от причин, Побу ждающих к этому действию, выделяются все образцы стиля одним способом. 1. Щелкните на абзаце, в котором использовался нужный стиль. (Чтобы упро стить процесс выделения абзаца, выведите на экран полосу стилей.) 2. Если на экране отсутствует область задач, щелкните на кнопке Стили и фор матирование (Styles And Formatting) панели инструментов Форматирование (Formatting), чтобы отобразить ее. 3. Щелкните на кнопке Выделить все (Select All) или расположите указатель мыши над текстом в поле Форматирование выделенного текста (Formatting Of Selected Text), щелкните на появившейся стрелке и в раскрывающемся списке выберите пункт Выделить все вхождения: х (Select All х Instance(s)), как показа но на рис. 9.5. Стили и формаг-чрование
Ь= делтгь всевхождения: 5
/
Оуистить формат Создать стиль. Изменить...
Повысить уровень □ожзить уровень
Рис. 0.5. Раскрывающийся список Форматирование выделенного текста позволяет точно узнать, сколько раз данный стиль применялся в текущем документе
После выделения всех фрагментов текста, в которых использовался один стиль, можно переформатировать выделенный текст, выбрав другой стиль в раскрываю-
Стили работают на вас ♦
297
щемся списке Стиль (Style) панели инструментов Форматирование (Formatting) иди выбрав стиль в списке Выберите форматирование для применения (Pick For matting То Apply) области задач. Также можно удалить весь выделенный текст, если нажать на клавишу Backspace или Delete. СМОТРИ ТАКЖ Е -------------------------------------------------------------------------------- -------------------За дополнительной информацией по изменению параметров стилей обращайтесь к разделу «Изменение существующих стилей» этой главы.
Удаление формата выделенного текста Помимо упрощения процесса выделения всех фрагментов, отформатированных с помощью одного стиля, раздел области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) позволяет быстро удалять форматирование. В Word оба раскры вающихся списка — Выберите форматирование для применения (Pick Formatting То Apply) области задач и Стиль (Style) панели инструментов Форматирование (Formatting) —включают элемент Очистить формат (Clear Formatting). Он используется для удаления всех настроек форматирования в выделенном блоке текста, абзацах или целом документе. 1. Выделите текст или щелкните внутри абзаца, в котором требуется удалить форматирование. 2. Выведите на экран область задач Стили и форматирование (Styles And For matting) (выбрав команду Формат ►Стили и форматирование (Format ►Styles And Formatting)). 3. Выполните любое из следующих действий: > выберите команду Правка ►Очистить ►Форматы (Edit ►Clear ►Formats); > в списке Выберите форматирование для применения (Pick Formatting То Apply) области задач выделите пункт Очистить формат (Clear Formatting); > выделите пункт Очистить формат (Clear Formatting) в раскрывающемся списке Стиль (Style) панели инструментов Форматирование (Formatting); > наведите указатель мыши на текст в поле Форматирование выделенного текста (Formatting Of Rejected Text), щелкните на появившейся стрелке и в раскрывшемся списке выберите пункт Очистить формат (Clear Formatting). После удаления форматирования к тексту вернется стиль Обычный (Normal) (шрифт Times New Roman, 12 пт, выравнивание по левому краю, одинарный меж дустрочный интервал). Если потребуется вернуть предыдущий формат, щелкни те на кнопке Отменить (Undo) стандартной панели инструментов, нажмите Ctrl+Z или выберите команду Правка ►Отменить (Edit ►Undo). \
СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы очистить формат всего текста, отформатированного одним стилем, выделите все фрагменты (как было описано в разделе «Выделение и изменение всех образцов стиля» этой главы) и затем выберите пункт Очистить формат (Clear Formatting) в списке стилей области задач или панели инструментов Форматирование (Formatting).
298
♦
Глава 9. Используем стили
ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ -------------------------------------------------------------------------Возможна следующая ситуация: вы выделяете текст и затем обнаруживаете, что в спи ске области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) отсутствует пункт Очистить формат (Clear Formatting). Такое происходит, когда в раскрывающемся списке Показать (Show) выбран вариант Все (All Styles) — он по умолчанию не включает функ цию Очистить формат (Clear Formatting). Чтобы устранить это недоразумение, выберите в списке Показать (Show) любой из вариантов: Доступное (Available Formatting), Исполь зуемое (Formatting In Use) или Доступные стили (Available Styles); каждый из них по умолчанию отображает команду Очистить формат (Clear Formatting); строка с этой ко мандой появляется вверху списка стилей. зданиес гиля
Итого
С«мр Злвсд Юг
Итого
Рис. 9.6. Диалоговое окно Создание стиля
Создание новых стилей ♦
299
Создание новых стилей До сих пор мы рассматривали уже существующие стили. Скорее всего, вы смо жете отредактировать большинство документов с помощью встроенных стилей, находящихся в шаблоне Normal.dot. Такое форматирование уменьшает время, потраченное на оформление документов, при этом их можно продолжать обраба тывать другими инструментами Word, работающими с информацией, включен ной в стили. Кроме того, миллионы людей точно так же используют Word, и соз данный документ окажется для них довольно знакомым и привычным —иногда это важно. Но, хотя коллекция стилей, предоставляемая программой, велика и разнообразна, бывают ситуации, когда требуется стиль, отсутствующий в ней (например, примечание в рамке или заштрихованная врезка). Этот раздел посвя щен созданию собственных стилей. Основным инструментом при создании нового стиля является диалоговое окно Создание стиля (New Style). Оно предоставляет параметры, определяющие тип нового стиля (абзаца, знака, таблицы или списка), как показано на рис. 9.6. Что бы открыть диалоговое окно Создание стиля (New Style), щелкните на кнопке Создать стиль (New Style) в разделе области задач Показать форматирование (Styles And Formatting).
СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------Форматирование абзацев, символов, списков и таблиц в диалоговом окне Создание стиля (New Style) аналогично форматированию этих же элементов в основном окне Word. Если вы не уверены в средствах форматирования диалогового окна. Создание стиля (New Style), не описанных подробно в этой главе, найдите по оглавлению соответ ствующие разделы и прочтите их. Например, команды форматирования таблиц рас сматриваются в главе 13.
Создание новых стилей, основанных на отформатированном тексте Одним из простейших способов создания стиля является форматирование уже введенного текста и определение стиля на его основе. Чтобы успешно создать стиль таким образом, выделите и отформатируйте фрагмент текста в документе (не забудьте установить как характеристики шрифта, так и параметры абзаца), а потом выполните любое из указанных ниже действий. ► Щелкните в поле Стиль (Style) на панели инструментов Форматирование (For matting) или нажмите Ctrl+Shift+S и введите название нового стиля. Для созда ния абзацного стиля текстовый курсор Должен быть расположен в отфор матированном абзаце. Создание символьного стиля требует, чтобы текстовый курсор находился в отформатированном слове (либо слово должно быть предварительно выделено). ► Выведите на экран область задач Стили и форматирование (Styles And For matting) и щелкните на кнопке Создать стиль (New Style). В диалоговом окне Создание стиля (New Style) в поле Имя (Name) введите название нового стиля, установите другие параметры и щелкните на кнопке ОК. Обратите внимание на раскрывающийся список Стиль (Style Туре), в котором определяется, какой
300
♦
Глава 9. Используем стили
тип стиля требуется создать: абзаца (paragraph), знака (character), таблицы (table) или списка (list). ► Дважды щелкните на полосе стилей и в появившемся диалоговом окне Стиль (Style Area) щелкните на кнопке Создать (New), чтобы открыть диалоговое окно Создание стиля (New Style). В нем введите название стиля в поле Имя (Name), определите тип стиля, установите другие параметры форматирова ния и щелкните на кнопке ОК. При создании нового стиля с помощью диалогового окна Создание стиля (New Style) можно определить стиль только для активного документа (это действие установлено по умолчанию) или применить стиль к текущему шаблону. Чтобы добавить стиль к данному шаблону (которым по умолчанию является Normal.dot, если никакие другие шаблоны не были присоединены к документу), установите флажок Добавить в шаблон (Add То Template). Тогда информация о стиле сохра няется как часть текущего шаблона, и стиль становится доступным для других документов, использующих тот же самый шаблон. СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------- :----------------------------------------Более подробное описание диалогового окна Создание стиля (New Style) можно найти в разделе «Создание новых стилей с помощью диалогового окна Создание стиля» данной главы, а за дополнительной информацией о функции Добавить в шаблон (Add То Tem plate) обращайтесь к разделу «Добавление стилей в документ или шаблон».
Использование команды Автоформат для создания стиля Word позволяет во время работы автоматически создавать в текущем документе стили, основанные на командах форматирования, —для этого существует средст во Автоформат (AutoFormat). После его включения используемые форматы и сти ли автоматически добавляются в область задач Стили и форматирование (Styles And Formatting). Чтобы отслеживать действие этой команды во время работы, от кройте область задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) и выберите вариант Используемое (Formatting In Use) в списке Показать (Show). Далее пере числены действия, необходимые для автоматического создания стилей, 1. Выберите команду Сервис ►Параметры автозамены (Tools ►AutoCorrect Options). Откроется диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect). • 2. Щелкните на вкладке Автоформат при вводе (AutoFormat As You Type). 3. В разделе Применять при вводе (Apply As You Туре) установите флажок Встро енные стили заголовков (Built-In Heading Styles) (другие флажки должны быть уже установлены по умолчанию). 4. В разделе Автоматически при вводе (Automatically As You Туре) установите фла жок Определять стили (Define Styles Based On Your Formatting). 5. Щелкните на кнопке OK, чтобы закрыть диалоговое окно Автозамена (Auto Correct). После включения средства Автоформат при вводе (AutoFormat As You Type) Word будет автоматически применять стили заголовков и текста (такие, как Заголо вок 1 (Heading 1), Основной текст (Body Text), Список (List) и т. д.) к тексту во вре
Создание новых стилей ♦
301
мя его ввода. Если вы не согласны с обработкой текста командой Автоформат (AutoFormat), можете применить другой стиль. Если окажется, что Автоформат (AutoFormat) неправильно понимает требования к форматированию, отключите его. Для этого нужно просто снять поставленные флажки. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры автозамены (Tools ►AutoCorrect Op tions) и щелкните на вкладке Автоформат при вводе (AutoFormat As You Type). 2. Снимите флажок Встроенные стили заголовков (Built-In Heading Styles) и фла жок Определять стили (Define Styles Based On Your Formatting). СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Подробно команда АвтоформаТ (AutoFormat feature) рассматривается в главе 7.
Создание новых стилей с помощью диалогового окна Создание стиля Как вы уже знаете, можно создавать стили в процессе работы над текстом или на основе стилей, присутствующих в документе. Но чтобы получить наивысшую степень контроля над параметрами нового стиля, следует создавать его с помо щью диалогового окна Создание стиля (New Style) (продемонстрированного на рис. 9.6). Это окно позволяет объединять в стиле выравнивание, междустрочный пробел, отступы, интервалы абзацев, цвет шрифта и многое другое. Итак, выпол ните следующее. 1. Щелкните на кнопке Стили и форматирование (Styles And Formatting) панели инструментов Форматирование (Formatting), чтобы вывести на экран раздел области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting), и затем щелк ните на кнопке Создать стиль (New Style). Откроется диалоговое окно Созда ние стиля (New Style). 2. В поле Имя (Name) введите название нового стиля. Внимательно продумайте на звание, присваиваемое с шлю, —чем лучше оно будет описывать форматирова ние, тем проще потом будет определить, для какой цели служит данный стиль. 3. В раскрывающемся списке Стиль (Style Туре) определите тип: абзацный, сим вольный, табличный или стиль списка. Большинство стилей являются абзац ными стилями. 4. В разделе Форматирование (Formatting) задайте свойства создаваемого стиля, воспользовавшись для этого списками Шрифт (Font) и Размер (Size) и кноп ками выравнивания, междустрочного интервала, пробелов между абзацами и отступов. 5. Если необходимо, щелкните на кнопке Формат (Format), чтобы получить дос туп к дополнительным функциям форматирования, как показано на рис. 9.7. 6. После настройки параметров форматирования щелкните на кнопке ОК. Т о л ь к о ч т о созданный стиль появится как в области задач Стили и форматирова ние (Styles And Formatting), так и в раскрывающемся списке Стиль (Style). Новые стили можно использовать, редактировать и удалять так же, как и встроенные. Следующие несколько разделов рассматривают некоторые из дополнительных па раметров настройки, находящиеся в диалоговом окне Создание стиля (New Style).
302
♦
Глава 9. Используем стили
<:оздан* е ст* ля Cecuctea
k3rw
Jcmfc
иЗИПь
]Абзаца
|—шшшш
lOCh **и?
Чноьан на Стиле.
I VCMbl
Стиль следуют®- э абзац,.
,ft
? “
'
ванш
* * JkA ’Я -ts: а?Л
idMlMtai «МмяААйЦг. ‘a | :V
i*ф4>>:;♦*>. L&c.
« » .'»;:v»x кА
::
4
V *:«Лй< »::: ^ и»
1" ;; W .iitl
I
i
,
-
(США), Отступ: Слева: 0,63 см, ,2 /о < 1_ь£.внять « V ш ч и у ч 1 К ^ е н я т ы - - у 63см *
х,г?ьч
Обмьдлят sfc’ OMm^wecw
ок
Б
;1чема
Рис. 9.7. Кнопка Формат предоставляет доступ- к диалоговым окнам, содержащим более детализированные параметры форматирования
Создание новых стилей на основе уже существующих По умолчанию стили, создаваемые в диалоговом окне Создание стиля (New Style) (или путем ввода названия в поле Стиль (Style) панели инструментов Формати рование (Formatting)), основываются на стиле Обычный (Normal). Это означает, что новый стиль содержит все параметры обычного стиля плюс любые внесен ные изменения. Word также позволяет создавать новые стили на основе любых уже существую щих. Создавать стили подобным образом существенно проще, потому что неко торые из свойств уже заданы. Кроме того, всякий раз при изменении базового стиля все стили на его основе автоматически редактируются —это обеспечивает дополнительный уровень связи. (Но также может возникнуть путаница, если вы будете невнимательны.) Чтобы проиллюстрировать теорию «просачивания» базовых стилей, рассмотрим следующий пример. Предположим, требуется создать стиль, называющийся «За-головок 1 центрированный». В Word встроен стиль Заголовок 1, по умолчанию имеющий параметры: шрифт Arial, 16 пт1, выравнивание по левому краю. За ос нову стиля Заголовок 1 центрированный берется существующий стиль Заголовок 1 (Heading 1) и устанавливается параметр Выравнивание (Alignment) на значение По центру (Centered). .Затем, скажем, через несколько дней поступает информация, что заголовки в документе должны быть отформатированы шрифтом Verdana, а не Arial. Теперь можно изменить шрифт в стиле Заголовок 1 (Heading 1), и по скольку на нем был основан стиль Заголовок 1 центрированный, шрифт текста, 1 В английском W ord 2003 стиль Heading 1 имеет размер 18 pt. — П ри м еч . п е р е в.
Создание новых стилей ♦
303
отформатированного с использованием нового стиля, автоматически изменится на Verdana. По умолчанию множество встроенных стилей Word основаны на стиле Обычный (N orm al). Новые стили также будут базироваться на нем до тех пор, пока не бу дут переопределены по-другому. Стиль Обычный (N orm al) по умолчанию вклю чает в себя параметры, перечисленные в табл. 9.2. Таблица 9.2. Параметры стиля Обычный (Norm al), установленные по умолчанию Тип
Параметры
Шрифт Times New Roman, 12 pt, язык Русский (Россия) (English (U.S.)) Абзац
Выравнивание по левому краю, отступ слева 0 см, отступ справа 0 см, междустроч ный интервал одинарный, интервал между абзацами 0 см
СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Просмотреть настройки стиля можно, щелкнув на абзаце, отформатированном с помо щью этого стиля, и затем отобразив область задач Показать форматирование (Reveal, Formatting). Здесь представлены все детали, связанные со шрифтом стиля, свойствами абзаца и раздела.
Если новый стиль не будет основываться ни на одном из существующих, вос пользуйтесь раскрывающимся списком Основан на стиле (Style Based On) диало гового окна Создание стиля (New Style), показанным на рис. 9.8. Этот список со держит вариант (Нет) ((No Style)), который позволяег создавать новый стиль «на пустом M ecje».
Схиль:
Стиль следующего абзаца: .Форматирование
t Маркирований с~ сок 3
lUmeNe*RomTi
1 МфЯфОМННЬЙ список 4 1Марюфсианньмстсок5 1 Наманив * Hajuma объекта « Ноский колонтитул * Нумцхяанньй ам ок • x** r*»*) mimn|i «*]. * Нумерамтый амсок 2 ШпЛтш.*л BA ЧуйЯвИЙ**»» t Нумероеажьй список 3 чАк-зь» ■&«;{?'**;*•:{; .:й 1 Нумцкмнтй стсок 4 мДОЮ Ц1ЗД№ пм*Г«эртгда*#»»» VНуивроеамъй список5 1 обратньй адрес 2
—— ---- — — шМ j 10быч*ий
Map*wpoBdHHbM см сок + Щ 5ифг:;12 п т, « п (СШ А), Отступ: С лева; 0-63 см, Позлабуляции; 1.27 см, Вцроеняп» г » позиции ' т а й п я и м » ¥ » ' в О,S3 СМ, ллркироеашый + Уровень: 1 + Выровнять по' 0.63 см + Табуляцил посте: 1,27 см + Отступ: 1,27 см г
добавить в шаблон $ о щ а т»
|
• Обновлять .
^
" ОК
автоматически |
отмена
{
Рис. 9.8. При создании нового стиля можно выбрать любой существующий стиль в качестве базового
304
♦
Глава 9. Используем стили
Определение стилей для следующих абзацев Некоторые стили довольно прогнозируемы — в 99 процентах случаев можно предсказать, какие элементы будут предшествовать стилю или следовать за ним. Например, после большинства заголовков в документе расположен обычный текст, а за номером рисунка всегда следует подрисуночная подпись. Из такого свойства стилей можно извлечь пользу и избежать необходимости выполне ния излишних операций форматирования, задав настройки для последующих абзацев. Определяя стиль следующего абзаца, вы, в сущности, сообщаете программе, что хотите применить некоторый стиль после нажатия клавиши Enter в конце теку щего абзаца. Можно проинструктировать Word относительно особенностей сле дующего абзаца во время создания нового стиля. Для этого выберите подходя щий пункт в раскрывающемся списке Стиль следующего абзаца (Style For Following Paragraph) диалогового окна Создание стиля (New Style). ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------------Если стиль следующего абзаца не определен, Word продолжает использовать для него текущий стиль до тех пор, пока настройки не изменятся.
После установки параметра Стиль следующего абзаца (Style For Following Para graph) и щелчка на кнопке ОК об остальном позаботится Word. В следующий раз при нажатии клавиши Enter в конце абзаца, отформатированного в данном стиле, автоматически вступит в действие стиль следующего абзаца. Если во вре мя работы вывести на экран полосу стилей, можно будет легко проверить кор ректность стилей следующих абзацев. СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Можно также изменять установку стиля следующего абзаца в уже существующих сти лях; это описывается ниже в разделе «Настройка свойств стиля».
Добавление стилей в документ или шаблон По умолчанию Word добавляет новый стиль только в активный документ. Если изменить встроенный стиль, эти изменения также применяются только к теку щему документу. Но при создании стиля можно добавлять стили в шаблон, при соединенный к активному документу, если до щелчка на кнопке ОК устанбвить флажок Добавить в шаблон (Add То Template) в диалоговом окне Создание стиля (New Style).
Помните, что при добавлении стиля в шаблон меняется именно шаблон, присо единенный к текущему документу. Поскольку шаблон Normal.dot используется в Word по умолчанию, он связан с большинством документов, й поэтому в такой ситуации велика вероятность его изменения. Добавление стиля к шаблону пре доставляет пользователям доступ к этому стилю во всех документах, основан ных на том же самом шаблоне. Следовательно, не стоит редактировать сущест вующий стиль, потому что это может негативно отразиться на виде других документов, а следует рассмотреть создание собственного шаблона (об этом рас сказывается в главе 16).
Изменение существующих стилей ♦
305
СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------Чтобы определить, какой шаблон присоединен к активному документу, выберите ко манду Сервис ►Шаблоны и надстройки (Tools ►Templates And Add-Ins). В диалоговом окне Шаблоны и надстройки (Templates And Add-Ins) в поле Шаблон документа (Document Template) отображается название шаблона, связанного с активным докумен том. В большинстве случаев вы увидите здесь шаблон Normal.
СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией о взаимосвязи шаблонов и стилей также обращай тесь к главе 16.
Управление автоматическим обновлением стилей При создании абзацного стиля можно настроить Word на его обновление при применении ручного форматирования к тексту, отформатированному с помо щью данного стиля. В качестве примера рассмотрим стиль, который автоматиче ски применяет к тексту в числе других атрибутов полужирный шрифт. Во время работы над документом оказывается, что полужирный шрифт в данном стиле не нужен. Значит, требуется выделить абзац, использующий этот стиль (включая отметку абзаца), и нажать сочетание клавиш Ctrl+B, чтобы отключить атрибут Полужирный (Bold). Когда в текст, отформатированный с помощью автоматиче ски обновляющегося стиля, вносятся изменения, также исправляется формат всех остальных фрагментов в документе, в котором использовался данный стиль. Кроме того, название стиля редактируется в Соответствии с изменениями, выполненными вручную. Чтобы включить автоматическое обновление, установите флажо к Обновлять ав томатически (Automatically Update) в диалоговом окне Создание стиля (New Style) или Изменение стиля (Modify Style) (это диалоговое окно описывается ниже). Помните, что эта функция влияет на стиль только того документа, с которым вы работаете в данный момент, даже если стиль сохранен в присоединенном шаб лоне. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------- 1------------------------------------------ — Если абзацный стиль настроен на автоматическое обгювление, можнб форматеров™ о символы внутри абзаца, — это не будет ел* ять на стиль или другие -Гкзацы, отформати рованные тем я о стилем. Автоматическое обновление начинает работать при выделе нии целого абзаца (включая отметку абзаца) и применении к нет «у форматирования.
Изменение существующих стилей После изучения способов создания стилей изменение существующих стилей по кажется очень простым. Основная разница между созданием и редактированием стилей заключается в использовании диалогового окна Изменение стиля (Modify Style) вместо окна Создание стиля (New Style). Чтобы получить доступ к диалого вому окну Изменение стиля (Modify Style), выполните любое из следующих дей ствий. ► В полосе стилей дважды щелкните на названии того стиля, который нужно отредактировать, —откроется диалоговое окно Стиль (Style), в нем щелкните на кнопке Изменить (Modify).
306
♦
Глава 9, ИспоЛьэуем стили
► В области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) расположите указатель мыши над полем Форматирование выделенного текста (Formatting Of Selected Text) или над названием стиля в списке Выберите форматирование для применения (Pick Formatting То Apply), щелкните на появившейся стрелке вниз и выберите пункт Изменить (Modify).
► В области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) щелкните правой кнопкой мыши на поле Форматирование выделенного текста (For matting Of Selected Text) или на названии стиля в списке Выберите формати рование для применения (Pick Formatting То Apply) и выберите пункт Изменить (Modify). Диалоговое окно Изменение стиля (Modify Style) для абзацных, символьных, таб личных или стилей списков очень похоже на соответствующее окно Создание стиля (New Style). Здесь можно настроить большинство тех же параметров, кото рые доступны при создании нового стиля. i
Назначение стилям клавиатурных комбинаций Одной из полезных хитростей является назначение клавиатурных комбинаций для наиболее часто используемых стилей. Если во время работы над документом Постоянно применяются одни и те же стили, может показаться утомительным раз за разом щелкать на стиле в области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) или выбирать его в списке Стиль (Style). В этих случаях быстрее будет сформировать клавиатурные комбинации, которые можно нажать в любой момент, когда требуется применить отдельный стиль. Создавать клавиатурные комбинации несложно. 1. В области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) щелкните правой кнопкой мыши на стиле, которому нужно присвоить клавиатурную комбинацию, и выберите пункт Изменить (Modify). Откроется диалоговое окно Изменение стиля (Modify Style). 2. В нем щелкните на кнопке Формат (Format), затем щелкните на пункте Соче тание клавиш (Shortcut Key). Откроется диалоговое окно Настройка клавиату ры (Customize Keyboard), показанное на рис. 9.9. 3. Нажмите желаемое сочетание клавиш. Если данная комбинация уже исполь зуется, диалоговое окно укажет, какой команде Word присвоены эти клавиа турные комбинации; если комбинация доступна, метка Текущее назначение (Currently Assigned То) сообщит об этом. 4. В раскрывающемся списке Сохранить изменения в (Save Changes In) опреде лите, где сохранить клавиатурную комбинацию: в общем шаблоне Normal, в другом шаблоне или в активном документе. 5. Щелкните на кнопке Назначить (Assign). После определения клавиатурной комбинации можно ввести текст, щелкнуть внутри абзаца или выделить фрагмент, который требуется .отформатировать, и затем нажать сочетание клавиш.
Изменение существующих стилей ♦
307
Рис. 9.9. Диалоговое окно Настройка клавиатуры можно использовать для создания клавиатурных команд, присваиваемых стилям
Переименование стиля И н о гд а т р е б у е тс я п е р е и м е н о в а ть с ти л ь — м о ж е т б ы ть , со в р е м е н и е го созд а н и я и зм е н и л о с ь н а зн а ч е н и е с т и л я и л и н у ж н о сд ел ать более то ч н ы м и п о л н ы м н а зв а н и е . Н е за в и с и м о о т п р и ч и н , м о ж н о л е гк о и зм е н и ть н а зв а н и е с ти л я , в ы п о л н и в у ка з а н н ы е н и ж е д е й с тв и я . 1. Щ е л к н и т е п р а в о й к н о п к о й м ы ш и н а н а зв а н и и с ти л я в о б л а с ти зад ач Стили и ф орматирование (S ty le s A n d F o rm a ttin g ) и вы б е р и те п у н к т Изменить (M o d ify ). 2. В д и а л о го в о м о к н е Изменение стиля (M o d ify S ty le s ) щ е л кн и т е н а п о л е Имя (N a m e ), о т р е д а к т и р у й т е н а зв а н и е с т и л я и щ е л кн и т е н а к н о п к е О К. П о м н и т е , ч т о н о в о е н а зв а н и е д е й с тв у е т т о л ь ко в а к т и в н о м д о ку м е н те . Ч то б ы с о х р а н и т ь с т и л ь в ш а б л о н е т е ку щ е го д о ку м е н та , у с та н о в и те ф л а ж о к Добавить в шаблон (A d d То T e m p la te ) перед щ е л ч ко м н а к н о п к е О К.
СМОТРИ ТАКЖЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Также можно переименовывать стили, сохраненные в документах и шаблонах, с помо щью функции Организатор (Organizer), как описывается в разделе «Копирование стилей из одного документа в другой» этой главы.
Настройка свойств стиля М о ж н о в ы д е л и ть все ф р а гм е н ты те кс т а , в ко т о р о м п р и м е н я л с я д а н н ы й с ти л ь , и за те м о тф о р м а ги р о в а ть и х . Н о более п р о с т о й м е то д (о с о б е н н о , есл и д о к у м е н т все ещ е н а х о д и т с я н а с та д и и с о з д а н и я ) з а кл ю ч а е тс я в и зм е н е н и и с в о й с т в с ти л я . П р и и зм е н е н и и п а р а м е тр о в с т и л я весь т е кс т , о тф о р м а ти р о в а н н ы й с е го п о м о
308
♦
Глава 9. Используем стили
щ ь ю , о б н о в л я е тс я в с о о т в е т с тв и и с н о в ы м и у с т а н о в ка м и . Э т о п о з в о л я е т и зм е н я т ь в и д д о ку м е н т а б ы с тр о и эф ф е кти в н о , без о б р а щ е н и я к к а ж д о м у о б р а зц у с ти л я и р е д а кти р о в а н и я е го ф о р м а та в р у ч н у ю . Ч то б ы о тр е д а кти р о в а ть св о й с тв а с ти л я , о т кр о й т е д и а л о го в о е о к н о И зм е н е ни е с ти ля (M o d ify S ty le ) и и зм е н и те п а р а м е тр ы ф о р м а ти р о в а н и я . М о ж н о и с п о л ь зо в а ть к н о п к и и с п и с к и у п р а в л е н и я в раздел е Ф о р м а ти р о в а н и е (F o rm a ttin g ) и п у н к т ы м е н ю , вы зы ваем ы е к н о п к о й Ф о р м а т (F o rm a t). П о сл е в ы п о л н е н и я н а с т р о й к и щ е л кн и т е н а к н о п к е О К , д о к у м е н т б уд е т п е р е ф о р м а ти р о в а н в с о о т в е т с тв и и с и с п р а в л е н н ы м и п а р а м е тр а м и с ти л я .
СОВЕТ ----------------------------------------------------------------- --------------------------------------Поскольку большинство стилей основаны на стиле Обычный (Normal), можно легко из менить вид всего документа, изменив шрифт, по умолчанию используемый в обычном стиле, — например, задайте шрифт Bookman Old Style вместо Times New Roman для со здания более «открытого» вида текста. (Шрифт Bookman Old Style шире, чем Times New Roman, который считается довольно узким.) Изменения стиля будут применены только к активному документу, если в момент их применения был снят флажок Добавить в шаб лон (Add То Template).
ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------------Изменение встроенного стиля и сохранение его в шаблоне, особенно в Normal.dot, мо жет испортить документы, основанные на этом шаблоне.
Обновление существующих стилей в соответствии с выделенным текстом В д о п о л н е н и е к и зм е н е н и ю с в о й с т в с т и л я и и с п о л ь з о в а н и ю ср е д ств а А в то м а ти ч е с ко е о б н о в л е н и е (A u to m a tic a lly U p d a te ), W o rd 2 0 0 3 п р е д о с та в л я е т ещ е о д и н м е т о д р е д а кти р о в а н и я с ти л е й , и с п о л ь з у е м ы х в а к т и в н о м д о ку м е н те , — и с п р а в л е н и е с т и л я в с о о т в е т с тв и и с вы д е л е н н ы м т е кс т о м . 1. В д о ку м е н те W o rd о т ф о р м а ти р у й те и вы д е л и те т е к с т , к о т о р ы й н у ж н о и с п о л ь зо в а ть д л я и зм е н е н и я с ти л я . 2 . В о б л а с ти за д а ч С ти л и и ф о р м а ти р о ва н и е (S ty le s A n d F o rm a ttin g ) щ е л кн и т е п р а в о й к н о п к о й м ы ш и н а с ти л е , к о т о р ы й б уд е т р е д а кти р о в а ть с я , и в ы б е р и те п у н к т О б н о ви ть в с о о тв е тс тв и и с вы деленны м ф р а гм е н то м (U p d a te Т о M a tc h S e le c tio n ). П о сл е вы б о р а э т о й ко м а н д ы с ти л ь и зм е н и тс я в с о о т в е т с тв и и с ф о р м а то м вы д е л е н н о го т е кс т а , и весь т е кс т , в к о т о р о м и сп о л ь зо в а л ся д а н н ы й с ти л ь , п р и о б р е те т н о в ы е п а р а м е тр ы ф о р м а ти р о в а н и я . И з м е н е н и я , в ы п о л н я е м ы е с п о м о щ ь ю э т о й ко м а н д ы , д е й с т в у ю т т о л ь к о в а к т и в н о м д о ку м е н те .
Удаление стилей П о м и м о с о зд а н и я и и зм е н е н и я с ти л е й и н о гд а тр е б у е тс я у д а л и ть н е ко т о р ы е и з н и х . М о ж н о у д а л и ть с т и л и и з о б л а с ти за д а ч а к т и в н о го д о к у м е н т а и л и у н и ч т о ж и т ь с т и л ь в ш а б л о н е . Э т о т р а зд е л о п и сы в а е т, к а к у д а л и ть с т и л и и з а к т и в н о го д о ку м е н та .
Восстановление стилей в шаблоне Normal.dot ♦
309
СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------- -----------------------------Редактирование шаблонов (включая удаление стилей) рассматривается в главе 16.
Ф а к т и ч е с к и п р и у д а л е н и и с т и л я и з а к т и в н о го д о к у м е н т а и л и у д а л я е тся с ти л ь , с о з д а н н ы й д л я текущ < т о д о ку м е н та , и л и д а е тся ко м а н д а н е и с п о л ь зо в а ть в с т р о е н н ы й с ти л ь , н а х о д я щ и й с я в ш а б л о н е д о ку м е н та . К о гд а у д а л я е тся а б за ц н ы й с ти л ь , W o rd п р и м е н я е т г г и л ь Обычный (N o rm a l) к о в с е м у т е к с т у , о тф о р м а ти р о в а н н о м у с п о м о щ ь ю у д а л я е м о го с ти л я , и у б и р а е т н а зв а н и е с т и л я и з о б л а сти зад ач. С у щ е с тв у е т д ва о с н о в н ы х м е то д а у д а л е н и я с ти л е й : ► щ е л кн и т е п р а в о й к н о п к о й м ы ш и н а с ти л е в с п и с к е о б л а сти задач С тили и ф ор м а ти р о ва н и е (S ty le s A n d F o rm a ttin g ) и в ы б е р и те п у н к т У далить (D e le te ); f
► д в а ж д ы щ е л кн и т е н а н а зв а н и и с т и л я в п о л о се с ти л е й , вы д е л и те с ти л ь (е с л и н е о б х о д и м о ) в д и а л о го в о м о к н е С ти л ь (S ty le ) и щ е л кн и т е н а к н о п к е У д ал ить (D e le te ). О к н о О р га н и за то р (O rg a n iz e r) п о зв о л я е т у д а л и ть н е с ко л ь ко с ти л е й о д н о вр е м е н н о . 1. В ы б е р и те ко м а н д у С е р в и с > Ш аб л оны и н а д стр о й ки ►О р га н и за то р (T o o ls ► T e m p la te s A nd A d d -in s ►O rg a n iz e r). 2. Н а в к л а д к е С ти л и (S ty le s ) вы д е л и тё с т и л и , п о д л е ж а щ и е у д а л е н и ю (м о ж н о и с п о л ь зо в а ть к л а в и ш и C trl и л и S h ift). 3 . Щ е л ка й т е п о о ч е р е д н о н а к н о п к а х У далить (D e le te ), Д а (Y e s ) и З акры ть (C lo s e ).
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------. Невозможно удалить встроенные стили Word, когда в списке Показать (Show) области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) установлен вариант Все (АН Styles). Для выполнения этой операции выберите Другой пункт списка Показать (Show).
Восстановление стилей в шаблоне Normal.dot Е с л и вы с л у ч а й н о и з м е н и л и с т и л и в ш а б л о н е N o rm a l, э т о л е гк о и с п р а в и т ь . З а к р о й т е W o rd , н а й д и т е ф а й л N o rm a l.d o t (ч а щ е в с е го о н р а с п о л о ж е н в п а п ке \% U s e rP ro file % \A p p lic a tio n D a ta \M ic ro s o ft\T e m p la te s ) и п е р е и м е н у й те е го . Р е ко м е н д у е тс я в ы б и р а ть л е гк о узн а ва е м о е и м я , н а п р и м е р N o rm a l2 .d o t, и н е у д а л я ть ф а йл . К о гд а в ы з а п у с т и т е W o rd в с л е д у ю щ и й р а з, о н сам с о зд а ст н о в ы й ф айл N o rm a l.d o t, с т и л и к о т о р о го о п р е д е л я ю тся п р о гр а м м о й п о у м о л ч а н и ю .
СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы найти файл Normal.dot, можно обратиться к вкладке Расположение (File Loca tions) окна Параметры (Options). Выберите пункт Шаблоны пользователя (User Tem plates) и щелкните на кнопке Изменить (Modify). Найдите шаблон с помощью появивше гося диалогового окна Изменение расположения (Modify Location).
310
♦
Глава 9. Используем стили
Копирование стилей из одного документа в другой П о сл е с о зд а н и я д о ку м е н та , и с п о л ь з у ю щ е го п о д х о д я щ и е с т и л и , м о ж е т п о тр е б о в а ться п е р е н е с ти э т и с т и л и в д р у го й д о к у м е н т . W o rd п о зв о л я е т л е гк о с к о п и р о ва ть с т и л и и з о д н о го д о ку м е н та в д р у го й , не з а тр а ги в а я ш а б л о н а . Д л я э т о го п о тр е б у е тс я о т к р ы т ь о к н о О р га н и за то р (O rg a n iz e r) (в ы б р а в к о м а н д у С е р ви с ► Ш аблоны и н а д стр о й ки ►О р га н и за то р (T o o ls ►T e m p la te s A nd A d d -in s ►O rg a n iz e r)), о то б р а зи ть с п и с о к с ти л е й на в кл а д ке С тили (S ty le s ) д л я д в у х д о кум е н то в , вовл ечен н ы х в о п е р а ц и ю ко п и р о в а н и я , и с ко п и р о в а ть с ти л и и з -од н ого д о ку м е н та в д р у го й . 1. В ы б е р и те ко м а н д у С е р ви с ►Ш аблоны и н а д стр о й ки (T o o ls ►T e m p la te s A nd A d d in s ) и за те м щ е л кн и т е н а к н о п к е О р га н и за то р (O rg a n iz e r). О тк р о е т с я о к н о О р га н и за то р (O rg a n iz e r), п р о д е м о н с тр и р о в а н н о е на р и с . 9 .1 0 .
Р ис. 9 .1 0 . Организатор помогает копировать стили, шаблоны и другие элементы
из одного документа в другой
2. Н а в кл а д ке С тили (S ty le s ) н у ж н о п е р е й ти к д вум д о кум е н та м , с ко то р ы м и б уд е т вестись работа. П о это м у , п р и не о б хо д и м о сти , щ е л кн и те н а к н о п к е З акры ть ф айл (C lo s e F ile ), р а с п о л о ж е н н о й п о д л е в ы м с п и с к о м с ти л е й . С п и с о к с ти л е й о ч и с т и т с я , а к н о п к а и зм е н и тс я н а О ткры ть ф айл (O p e n F ile ). 3. Щ е л к н и т е н а к н о п к е О ткры ть ф айл (O p e n F ile ). П о я в и т с я д и а л о го в о е о к н о О т кр ы ти е д о кум е н та (O p e n ). 4. В это м о к н е щ е л кн и т е н а с тр е л ке с п и с к а Т и п ф айлов (F ile s O f Т у р е ), в ы б е р и те в а р и а н т В се ф айлы (A ll F ile s ) и затем д в а ж д ы щ е л кн и т е н а н а зв а н и и т о го ф а й ла, в к о т о р ы й н у ж н о с ко п и р о в а т ь с ти л и . 5. Т е п е р ь тр е б у е тс я о то б р а зи ть д о к у м е н т , с т и л и к о т о р о го н у ж н о с ко п и р о в а ть . Д л я э т о го щ е л кн и те н а к н о п к е З акры ть ф айл (C lo s e F ile ), н а хо д я щ е й ся п о д п р а -
Копирование стилей из одного документа в другой ♦
311
\
\ в ы м с п и с к о м с ти л е й . С п и с о к о ч и с т и т с я , а к н о п к а и зм е н и т е ^ н а Открыть ф айл (O p e n F ile ). 6 . Щ е л к н и т е н а к н о п к е О ткр ы ть ф айл (O p e n F ile ). П о я в и т с я д и а л о го в о е о к н о О тK pt п и е ф айла (O p e n ). 7 . В э т о м о к н е д в а ж д ы щ с л к к ц т е н а н а зв а н и и ф а йл а, с о д е р ж а щ е го с ти л и , к о т о р ы е т р е б у е тс я с ко п и р о в а т ь . 8 . Ч т о б ы в ы д е л и ть все с т и л и в с п и с к е с п р а ва , м о ж н о щ е л кн у т ь н а п е р в о м с та ie и , н а ж а в и у д е р ж и в а я кл а в и ш у S h ift, щ е л кн у т ь н а п осл ед н ем с ти л е . Т а к ж е м о ж н о у ка з а т ь , к а к и е с т и л и тр е б у е тс я с ко п и р о в а т ь , е сл и щ е л кн у т ь н а о д н о м с т и л е , за те м н а ж а т ь C trl и щ е л ка ть н а д о п о л н и т е л ь н ы х с т и л я х . 9 . П о сл е вы д е л е н и я в с е х н е о б х о д и м ы х с ти л е й щ е л кн и т е н а к н о п к е К о п и р о . «тгь (С о р у ) и за те м щ е л кн и т е н а к н о п к е Д а д л я в с е х (Y e s Т о A ll) (и л и н а ж и м а й те к н о п к у Д а (Y e s ) к а ж д ы й р а з, к о гд а W o rd с п р а ш и и а е т, тр е б у е тс я л и за м е н и ть с у щ е с т в у ю щ и й с т и л ь с те м ж е са м ы м н а зв а ] т е м ). 10. Щ е л к н и т е н а к н о п к е З а кр ы ть (C lo s e ) и н?ж м ит< • к н о п к у Д а (Y e s ), ч то б ы с о х р а н и т ь и зм е н е н н ы й д о к у м е н т . П о м и м о к о п и р о в а н и я с ти л е й и з о д н о го д о ку м е н та в д р у го й , с п о м о щ ь ю О р га н и за то р а (O rg a n iz e r) т а к ж е м о ж н о у д а л я ть и п е р е и м е н о в ы в а ть с т и л и , ко п и р о в а ть , у д а л я т ь и п е р е и м е н о в ы в а ть эл е м е н ты а в то те кс та , п а н е л е й и м а кр о с о в ; Э т и в о п р о с ы о п и с а н ы в гл а в а х, п о с в я щ е н н ы х д а н н ы м тем ам .
ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------- ------------- ------------------- ---------------------Может случиться так, что копирование стилей, макросов или элементов автотекста в окне Организатора (Огдап12ег)окажется невозможным. Для этого существует несколько при* чин: например, документ, в который копируется информация, может быть защищен от редактирования (доступны только комментарии или отслеживаемые изменения). Также документ I ожет быть защищен паролем, предназначен только для чтения или находить ся в сети (и требовать для редактирования прав доступа, отличных от ваших).
ГЛАВА 10
ясность и четкость Десять причин для структуризации длинного документа i
Схема документа или структура? Просмотр документа в режиме Структура Создание новой структуры Выбор вида отображения структуры Работа с заголовками в режиме Структура Изменение структуры Нумерация структуры Печать структуры"
Десять причин для структуризации длинного документа ♦
313
М ы р е гу л я р н о с та л ки в а е м с я с р а з л и ч н ы м и « м а сте р а м и » : м а сте р у с т а н о в к и , м ас те р у д а л е н и я м а сте р с о з д а н и я ... В ы н и к о гд а н е д у м а л и о б ещ е о д н о м «м астере», К о т о р ы й п и с а я б ы за ва с д о к у м е н ты ? Р а зр а б о т ч и ки W o rd 2 0 0 3 ещ е н е за ш л и т а к д а л е ко , н о у ж е д в и ж у т с я в э т у с то р о н у . В о зм о ж н о с ть с о зд а н и я с т р у к т у р ы д о к у м е н та с у щ е с т в е н н о у п р о щ а е т п л а н и р о в а н и е , с и с те м а ти за ц и ю и р а б о ту с ч е р н о в и к а м и д о к у м е н т а . М н о ж е с т в о п и с а те л е й -п р о ф е с с и о н а л о в п о л ь з у ю т с я с т р у к т у р о й ещ е н е с о зд а н н о й к н и г и п р и б л и зи те л ь н о т а к ж е , к а к к а р т о й у л и ц в го р о д е . С о зд а н и е с т р у к т у р ы д о к у м е н т а п о з в о л и т о б д у м а ть е го л о ги ч е с к у ю о с н о в у , ч т о б ы п р о ц е с с ф о р м и р о в а н и я т е кс т а б ы л у ж е б ол ее ц е л е н а п р а в л е н н ы м . В э т о й гл а в е р а с с м а тр и в а ю тс я все п о д р о б н о с т и р а б о ты с о с т р у к т у р о й д о ку м е н та в W o rd . В а м н р а в и тс я и с п о л ь зо в а ть с т р у к т у р у д о к у м е н т а и в ы х о т и т е и зв л е ч ь и з нее м а кс и м у м п о л ь зы и л и в ы т е р п е ть н е м о ж е те э т о го з а н я т и я и в с е го л и ш ь в ы п о л н я е те п р о с ь б у ш еф а? В л ю б о м сл у ч а е в ы о ч е н ь б ы с тр о о б н а р у ж и т е , ч т о и н с т р у м е н т ы р а б о ты с о с т р у к т у р о й п р о с т ы д л я п о н и м а н и я и и с п о л ь з о в а н и я . П о тр е н и р у й т е с ь , в ы у ч и т е п а р у п р и е м о в , и , в о з м о ж н о , в ы д а ж е п о л у ч и т е о т э т о го у д о в о л ь с тв и е .
Десять причин для структуризации длинного документа В с п о м н и т е ш ко л ь н ы е с о ч и н е н и я , в к о т о р ы х п р и х о д и л о с ь с н а ч а л а п и с а т ь п л а н , п о то м н а б р о с ки , п о то м ч е р н о в и к и у ж е п о то м — со б стве н н о со ч и н е н и е . С л ава б о гу, раб о та в W o rd н е и м е е т н и ч е го о б щ е го с о ш ко л ь н ы м со ч и н е н и е м . С т р у к т у р а д о к у м е н т а в W o rd сам а п о себе я в л я е тс я м а те р и а л о м д л я р а б о ты . Е е н е п р и д е тс я п е р е п е ч а ты в а ть с н о в а и с н о в а — о н а с та н е т о с н о в о й д л я с о зд а н и я д о ку м е н та , р е д а к т и р о в а н и я и с и с те м а ти за ц и и . К т о м у Аке п р и н а л и ч и и с т р у к т у р ы д о ку м е н та л е ^ к о м о ж н о п е р е м е щ а ть ся к о гл а в л е н и й и о б р а тн о , н е п р е р ы в а я р а б о ту . И т а к , е с л и в а м все ещ е н е н р а в и тс я эта и д е я (н е в о л н у й т е с ь , в ы н е о д и н о к и ), д а в а й те р а с с м о тр и м в о зм о ж н ы е п р и ч и н ы с т р у к т у р и з а ц и и д л и н н ы х д о ку м е н то в . 1. У п р о щ а е т с я р е ш е н и е п о с т а в л е н н ы х з а д а ч . Е с л и ва м п р и х о д и т с я п и с а ть з а я в к и н а гр а н т ы , го д о в ы е о тч е ты , д а в а т^ о ц е н к у р а зр а б о тка м и л и со зд а ва ть п у б л и к а ц и и д л я п е ч а ти , вы , к о н е ч н о , у ж е зна ете, ч т о д о к у м е н т д о л ж е н с о о т в е тс тв о в а ть п о с та в л е н н б й задаче. А д л я э т о го н е о б х о д и м о в л ю б о й м о м е н т п р е д с та в л я ть себе, в к а к о м н а п р а в п ен ии н у ж н о д в и га т ь с я , п о ч е м у э т о п р о и с х о д и т и к о го тр е б у е тс я п р и в л е ч ь н а с в о ю с то р о н у . Н а п и с а в в W o rd все з а го л о в к и , в ы те м са м ы м задаете э та п ы н а п у т и к ц е л и . З а го л о в ки о т р а ж а ю т о с н о вн ы е ка те го р и и и нф о рм а ц ии , ко то р ы е интересны д л я а уд и то р и и . С оздав с т р у к т у р у д о к у м е н т а , л е гк о м о ж н о у д о с то в е р и ть с я в то м , ч т о н е за б ы та н и о д н а и з н е о б х о д и м ы х те м . 2 . О б л е гча е тся со зд а н и е с и сте м а ти зи р о ва н н о го , п р о д у м а н н о го д о кум е н та . В с тр у к т у р е д о к у м е н т а п р и с у т с т в у ю т н е т о л ь к о н а зв а н и я к р у п н ы х р а зд е л о в, н о й 6 6 л ее м е л ко е р а зб и е н и е . W o rd п р е д л а га е т в о з м о ж н о с ть с о зд а н и я м н о го у р о в н е в о й с т р у к т у р ы (д о 9 у р о в н е й ), п о зв о л я ю щ е й п р о д у м а ть Д о ку м е н т в п л о ть д о д е та л е й .
3 1 4 ♦ Глава 10. Структура документа: ясность и четкость 3.
Заголовки разделов йе позволяют уклониться от темы. О д н а ж д ы созд ав п р и е м л е м ую с т р у к т у р у д о ку м е н та , вы м о ж е те п о л н о с ть ю о тд а ть с я п о л е т у ф а н та з и и . Е с л и вы п р и н а д л е ж и те к те м п и са те л я м , ко то р ы е п р е д п о ч и та ю т « п о т о к с о зн а н и я » , с п о к о й н о п л ы в и те в э то м п о т о ке — р а зум е е тся , в р а м ка х с о о т в е т с т в у ю щ и х ра зд е л о в. Е с л и ж е вы о т н о с и те се б я к р а зр я д у п и с а т е л е й -а н а л и ти к о в , п о к л о н н и к о в « се р ы х к л е т о ч е к » , н а п и ш и т е н е с к о л ь ко ф р аз д л я к а ж д о го раздела: за в я з ка , н е о б хо д и м ы е д е та л и и за кл ю ч е н и е .
4. У п р о щ а е т с я р е о р га н и з а ц и я ф р а гм е н то в д о к у м е н т а . W o rd п р е д о ста вл я е т в о з м о ж н о с ть п е р е м е щ е н и я ч а с те й д о ку м е н та , д а ж е о ч е н ь д л и н н ы х . Т е п е р ь м о ж н о з а п о л н и т ь т е кс т о м к а ж д ы й и з н а м е ч е н н ы х п у н к т о в , с в е р н у ть и х , а за те м п е р е д в и га ть . И , р а зум е е тся , е сл и п е р е с та н о в ка о ка за л а сь н е у д а ч н о й , ее в се гд а м о ж н о отм е н ить. 5. Р а зд е л ы м о ж н о р а з в о р а ч и в а т ь и с в о р а ч и в а ть . П о л н о с ть ю р а зв е р н у та я с т р у к т у р а д о к у м е н т а с о д е р ж и т все — т е к с т , п о д з а го л о в к и и з а м е т ки . П о сл е св о р а ч и в а н и я о с т а н у т с я т о л ь к о з а го л о в к и и п о д з а го л о в ки , ч т о п о м о ж е т у б е д и ть с я в л о ги ч н о с т и п о с тр о е н и я с ю ж е та , п о л н о те о х в а ч е н н ы х те м , а т а к ж е у п о р я д о ч е н н о с ти р азд ел ов. 6. Д л и н н ы й д о к у м е н т м о ж н о р а з д е л и т ь н а ч а с т и д л я у с к о р е н и я р а б о т ы . И с п о л ь зо в а н и е гл а в н ы х и в л о ж е н н ы х д о к у м е н т о в п о зв о л я е т р а зд е л и ть д л и н н ы е д о ку м е н ты н а ч а с ти и за те м о тд а ть и х д р у ги м л ю д я м н а д о р а б о т ку . К о гд а ч а с т и в е р н у тс я , и х м о ж н о б уд е т со б р а ть в е д и н ы й д о к у м е н т . Н а л и ч и е с т р у к т у р ы д о ку м е н та п о зв о л я е т в ы б р а ть на и б о л е е л о ги ч н ы е м еста д л я р а зд е л е н и я . 7. О б л е гч а е тс я п о и с к н е с о о тв е тс т в и й . С т р у к т у р а д о ку м е н та п о зв о л я е т у в и д е ть , ч т о в д о ку м е н те х о р о ш о , а ч т о п л о х о . Е с л и в с т р у к т у р у п о п а л а те м а , к о т о р у ю с то и т вы д ел и ть в о тд е л ьн ы й д о ку м е н т, и л и за го л о в о к «не с м о т р и тс я *, э то ср а зу б уд е т за м е тн о . Р а зу м е е тс я , в р е ж и м е п р о с м о тр а С тр уктур а (O u tlin e ) м о ж н о р е д а кти р о в а т ь , п е р е м е щ а ть и д о б а в л я ть т е кс т . 8 . У п р о щ а е т с я и зм е н е н и е у р о в н е й з а го л о в к о в . У и н с тр ум е н та С труктура (O u tlin e ) есть соб ствен ная панел ь, ко то р а я п о зв о л я е т л е гк о п о вы ш а ть и л и п о н и ж а ть у р о в н и за го л о в ко в и те кс та . Н а п р и м е р , есл и не о б хо д и м о за м е н и ть з а го л о в о к п е р в о го у р о в н я за го л о в ко м в т о р о го у р о в н я , это делается о д н и м щ е л ч ко м н а к н о п к е . Т а к ж е л е гко м о ж н о п р е в р а ти ть за го л о в о к в о б ы ч н ы й те кс т, и на оборот. 9 . О б л е гч а е тс я р а б о т а с о гл а в л е н и е м . Е с л и с р а зу ж е с о зд а ть о гл а в л е н и е д о к у м е н та , м о ж н о б у д е т и зм е н я т ь е го п о х о д у д ела и п е р е м е щ а ться в н е го н а п р я м ую , Э та в о з м о ж н о с ть п р а к т и ч е с к и и с кл ю ч а е т с и т у а ц и ю , к о гд а о гл а в л е н и е н е с о о т в е т с тв у е т д о ку м е н т };. 10. С т р у к т у р у д о к у м е н т а м о ж н о р а с п е ч а та ть д л я к о р р е к т и р о в к и , д е м о н с т р а ц и и и о б с у ж д е н и я . W o rd п о зв о л я е т р а сп е ч а та ть т о л ь к о с т р у к т у р у д о ку м е н та . Э т о м о ж е т о ка за ть с я у д о б н о п р и н е о б х о д и м о с ти п р о д е м о н с тр и р о в а ть о с н о в н ы е м о м е н ты п у б л и к а ц и и д л я о б с у ж д е н и я и л и п р е зе н та ц и и . Н е за в и с и м о о т т е к у щ е го с о с то я н и я д ел (е щ е н е т н и ч е го , кр о м е с т р у к т у р ы д о ку м е н та , и л и , н а о б о р о т, у ж е все з а ко н ч е н о ), м о ж н о о то б р а зи ть н а э кр а н е и о т п р а в и т ь н а п е ч а ть т о л ь ко с т р у к т у р у д о ку м е н та .
СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------- --------Работа с главными и вложенными документами описывается в главе 25.
Схема документа или структура? ♦
315
Схема документа или структура? В о зм о ж н о , вы у ж е з н а ко м ы со ср е д ств о м , п о зв о л я ю щ и м б ы с тр о у в и д е ть с т р у к т у р у д о ку м е н т а н а п а н е л и сл ева о т р а б о ч е го о к н а , на зы вае м ы м Схема И документа (D ocum ent М ар). В н е й о то б р а ж а е тс я п о л н ы й с п и с о к за го л о в ко в д о ку м е н та , ч т о д а е т в о з м о ж н о с ть б ы с тр о пе р е м е щ а ться м е ж д у н и м и (р и с . 1 0 .1 ). П о д з а го л о в к о м и м е е тс я в в и д у т е к с т , к к о т о р о м у п р и м е н и л и с ти л ь за го л о в ка . Д л я вы в о д а э т о й п а н е л и н а э к р а н щ е л кн и т е н а к н о п к е Схема документа (D ocu m ent М ар), р а с п о л о ж е н н о й н а с та н д а р тн о й п а н е л и и н с тр у м е н т о в , и л и вы б ерите ко м а н д у Вид ► Схема документа (View ►Docum ent M ap). Документ5 Microsoft Word
ллаз 3. Печать докуми
□-» Испраялени» побежденной з<диси системного- реестре Wtr.dow^ ХЕ “р и ЙЬйЙРЯГСЛMJK».-...ТОИПШ.*' f Можно попы таю т испраеип. поврежденн запись- > системном- реестр* W indow дог используемого п а умолчи Принтере: установит» flpyrufi принтер в- роли используемого по умопчшн» затем переключить эту фуиарао н««д мл исходный принтер, чтобы перепис испорченнуюэапись-реестр* Window» |
Рис. 3.4. Д Печать нескольких » Диапазон печати Печать четных или i « ©Печать отдельтх цз
О-» Коррекция устройств*, к >ьфликтующ< го с-портом- принтер*.- Если- документ печатается и* лог льном; принтере,• возможно, возник конфликт, связанны) портом- принтера Чтобы- мафевшь это, попытайтесь- воспоаьзоват Дслетчеров устройств (Device Msrager) Window» для удаления и переуставо портапрингер а |
CMOTPtfТАКЖЕТ Более- поцробау» иифоршщп-, связанную с- o n c a m u u яьвш можн. лабл -в Бах-зкаиийМетоеоЛ ТШУт# 1
* Рис. з а д 13Печать черновика ^ ■ й: Рис. 3j6. д * Печать нескольких < ©Масштабирование п ШПечать XML-тегов 21/21
На;Ш с м Ст 16 Ко 1
Р и с. 1 0 .1 . В схеме документа отображается список заголовков документа
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Средство Схема документа (Document Мар) обладает двумя удобными свойствами: вопервых, можно просматривать документ в двух режимах одновременно — его структуру и сам документ в режиме Разметка страницы (print Layout) или Веб-документ (Web Layout). А во-вторых, это средство предоставляет возможность мгновенного переме щения к нужному разделу щелчком на заголовке в левой части окна. П очем у о д н о в р е м е н н о с у щ е с т в у ю т ср е д ств а Схема документа (D ocum ent М а р ) и Структура (O utline)? Схема д о ку м е н та о ч е н ь уд о б н а , к о гд а н у ж н о п р о в е р и ть ф о р м у л и р о в к у з а го л о в к о в , у д о с то в е р и ть с я в то м , ч т о т е к с т и з а го л о в о к с о о тв е т с т в у ю т д р у г д р у гу , и б ы с тр о п р о в е р и ть , все л и н у ж н ы е те м ы з а тр о н у ты .
\ 316
♦
Глава 10. Структура документа: ясность и четкость
Н е о б х о д и м о с ть с р е д ств а С тр уктур а (O u tlin e ) о б ъ я с н я е тс я н а б о р о м д е й с т в и й , к о то р ы е н е л ь зя в ы п о л н и т ь с п о м о щ ь ю схе м ы д о ку м е н та : и зм е н и т ь у р о в е н ь з а го л о в ка , п о м е н я т ь м е ста м и о тд е л ь н ы е ч а с ти и в н е с ти и с п р а в л е н и я в о гл а в л е н и е . Т а к и м о б р а зо м , к о гд а т р е б у е тс я с е р ь е зн о о тр е д а кти р о в а ть д о к у м е н т , л у ч ш е р а б о та ть в р е ж и м е С тр уктур а (O u tlin e ), а в с л уч а е п р о с т ы х о п е р а ц и й д о с т а то ч н о о т к р ы т ь о к н о схе м ы д о ку м е н та .
Просмотр документа в режиме Структура С т р у к т у р а д о к у м е н т а п о л е зн а н е за в и с и м о о т т о го , н а ч и н а е тс я л и с не е р а б о та , и л и у ж е е сть го т о в ы й д о к у м е н т с т е кс т о м и з а го л о в ка м и . Ч т о б ы п е р е й т и в р е ж и м п р о с м о тр а С тр у кту р а (O u tlin e ), щ е л кн и т е н а к н о п к е Р еж им с тр уктур ы (O u tlin e V ie w ), р а с п о л о ж е н н о й сл ева о т го р и з о н т а л ь н о й п о л о с ы п р о к р у т к и .
СОВЕТ ---------------------------------- ;--------------------------------------------------------------------Также можно перейти в режим просмотра Структура (Outline), нажав Ctrl+Alt+O или вы брав команду Вид ►Структура (View ►Outline).
Е с л и в д о к у м е н т е п р и с у т с т в у ю т з а го л о в к и , о тф о р м а ти р о в а н н ы е о д н и м и з с т и л е й з а го л о в к о в (З а го л о в о к 1, З а го л о в о к 2 и З а го л о в о к 3 ), о н и б у д у т о тм е ч е н ы в р е ж и м е С тр уктур а (O u tlin e ) (р и с . 1 0 .2 ). Панель инст) гментов Структура
Заголовок 2
Основной текст
Заголовок 3
Рис. 10.2. В режиме просмотра структуры документа выделяются заголовки и обычный текст
Просмотр документа в режиме Структура ♦
317
С т и л и о с н о в н о го т е кс т а т а к ж е б у д у т о тр а ж е н ы в р е ж и м е с т р у к т у р ы , н о в с я и н ф о р м а ц и я , ка с а ю щ а я с я ф о р м а ти р о в а н и я аб зац ев (о т с т у п ы и и н т е р в а л ы ), н е о т о б р а ж а е тс я . П р и в о зв р а те в р е ж и м ы Разметка страницы (Print Layout) и л и Веб-до кумент (Web Page Layout) и н ф о р м а ц и я об а б за ц а х в н о в ь с та н е т д о с т у п н а .
ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ -------------------------------------------------------------------------Случилось так, что при переключении в режим просмотра структуры документа было обнаружено отсутствие некоторых заголовков. Word автоматически распознает и ото бражает в режиме структуры только те заголовки, которые были отформатированы с применением встроенных стилей заголовков (Заголовок 1, Заголовок 2 и Заголовок 3). Выделите поочередно все заголовки и выберите требуемый уровень заголовка в списке Уровень (Outline Level) на панели Структура (Outlining). Если нужно обработать все заго ловки одновременно, выделите их, выберите Уровень 1 (Outline Level 1), а затем понизь те уровень части заголовков кнопкой Вниз (Demote) на той же панели инструментов.
В р е ж и м е п р о с м о тр а с т р у к т у р ы д о ку м е н та и с п о л ь з у ю т с я р а зл и ч н ы е си м в о л ы , п р е д с та в л е н н ы е в та б л . 10.1. О н и с о о т в е т с тв у ю т в о з м о ж н ы м д е й с тв и я м в это м реж им е.
Таблица 10.1. Символы структуры документа Символ
Название
Описание
Кнопка Развернуть (Expand) При двойном щелчке либо разворачиваются, либо скрываются подзаголовки и основной текст текущего раздела Кнопка Свернуть (Collapse) Указывает на отсутствие в данном разделе подзаго ловков и основного текста
& .Ш &
Подчеркнутый заголовок
Указывает на наличие в разделе основного текста
Маркер темы
Обозначает заголовок нижнего уровня, отформати рованный как основной текст
Панель инструментов Структура П р и п е р е хо д е в р е ж и м п р о с м о тр а с т р у к т у р ы д о ку м е н т а н а э кр а н е а в т о м а ти ч е с ки п о я в л я е тс я с о о тв е тс тв у ю щ а я п а н е л ь и н с тр у м е н т о в . Е е ( к а к и все о ста л ь н ы е п а н е л и ) м о ж н о п е р е м е с ти ть в л ю б о е у д о б н о е м е сто э кр а н а . Н а р и с . 10.3 п а н е л ь я в л я е тс я п л а в а ю щ е й . К н о п к и п а н е л и С тр уктур а (O u tlin in g ) о п и с а н ы в та б л . 10.2.
СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------t
-
Если вызвать панель инструментов Структура (Outlining) командой Вид ►Панели ин струментов ►Структура (View ►Toolbars ►Outlining), на ней будут отображены только ин струменты, представленные в табл. 10.2. Если переключиться в режим структуры доку мента, на панели добавятся кнопки для работы с главным и вложенными документами.
В Word можно выбрать структурный уровень прямо на панели инструментов, щелкнув на стрелке раскрывшегося списка Уровень (Outline Level) на панели Структура (Outlining) и выбрав в нем требуемый уровень заголовка. Через панель инструментов можно также менять содержимое оглавления и переместиться из документа в оглавление и обратно.
318
♦
Глава 10. Структура документа: ясность и четкость
*1 Документа Microsoft Word ВИЙ всгаэка optj!r
СфЬ4с Таблица С*но Оправка
необходимые-для-выполнения-вышеперечисленных-задач0—-иоб-этомрассказано-в-текущей-главе Ц
о
П р е д в а р и т е л ь н ы й ■п р о с м о т р Ц о Еще-до-подробного-зкакомява-со-всеми-коансами-печати-следуетобзавестась-привычкой-использовать-реямм-Предварительный-
просмотр-(Рпп1-Ргеуе*)-Художник-иногда-ото>дигот-холста,-чтобьг издалека-взглянуть-на-свое-творение -Режимттредвартельногопросмотра-преяоставпяегнамтакую-же-воэмоамость:;он-поэволяег
погрешности,‘И'с-минимальньАШ'усюшями'ИСХфавшь'Некоторью-из* них.-Перейдя'В-этогрежил,-лепсо-заметть,-что,•нагфимер,-полотноизображения-перекрываеттексгСили-наоборо^.-одиночнал-линиЯ' переходиг-на-следующ^ю-страницу/а-размепса-текста-оказаласьнеудачной.
о Управление отображением документов в режимепредварительного просмотра^ ^
О Редактирование врежимепредварительногопросмотра^
о
П е ч а та е м - б ы сто о - и эсЬ Ф е кти в н о И д а | ;н» исм \ т м
Рис. 10.3. Панель инструментов Структура можно прикрепить к любому краю рабочего окна или оставить плавающей
Таблица 10.2. Инструменты структуры Инструмент
Уровень 3
Название
Описание
Повысить до заголовка 1 (Promote То Heading 1)
Повышение структурного уровня выделенного элемента до высшего уровня заголовка 1
Повысить уровень (Promote)
Повышение структурного уровня выделенного элемента на один уровень
Уровень (Outline Level)
Определение и изменение структурного уровня выделенного элемента
Понизить уровень (Demote) Понижение структурного уровня выделенного элемента на один уровень Понизить до обычного тек- Понижение структурного уровня выделенного ста (Demote То Body Text) элемента до низшего уровня обычного текста Вверх (Move U p))
Перемещает выделенный элемент на один уро вень вверх
Вниз (Move Down)
Перемещает выделенный элемент на один уро вень вниз
Развернуть(Expand)
Разворачивает свернутый раздел с подзаго ловками и текстом
Создание новой струкгури ♦ Инструмент
11
ЯШ
319
Название
Описание
Свернуть (Collapse)
Сворачивает выделенный раздел до заголовка высшего уровня, пряча подзаголовки и текст
Показать уровень (Show level)
Показывает список заголовков, Позволяет вы брать уровень требуемого отображения
Показать только первую строку (Show First Line Only)
Уменьшает текстовые входы до одной строки. Удобно для обзора тем абзацев
ш
Показать форматирование Либо прячет, либо выводит на экран символы (Show Formatting)) структуры
щ
ООновмть оглавление (Update TOC))
Автоматически обновляет оглавление текущего документа
Оглавление (Go To TOC)
Переход к оглавлению (обычно располагающее муся в конце документа)
А
Создание новой структуры С о зд а ть н о в у ю с т р у к т у р у н е с л о ж н о . Е с л и д о к у м е н т ещ е н е со зд а н , п е р е й д и те в р е ж и м с т р у к т у р ы щ е л ч ко м н а к н о п к е Р еж им с тр уктур ы (O u tlin e V ie w ) и в ы п о л н и т е с л е д у ю щ и е д е й с тв и я . 1. В в е д и те за гл а в и е . К н е м у а в т о м а ти ч е с ки п р и м е н я е тс я с ти л ь З а го л о в о к 1. 2. Н а ж м и т е E n te r. Т е к с т о в ы й к у р с о р п е р е м е с ти тс я н а в т о р у ю с т р о к у . 3 . Д л я п о н и ж е н и я у р о в н я з а го л о в ка щ е л кн и т е н а к н о п к е П о н и зи ть ур о ве н ь (D e m o te ) н а п а н е л и и н с т р у м е н т о в С тр уктур а (O u tlin in g ). W o rd с м е с т и т * к у р с о р и за м е н и т с и м в о л с т р у к т у р ы ( - ) н а (+ ). В в е д и те т е кс т . 4 . Н а ж м и т е E n te r. П о у м о л ч а н и ю W o rd создаст^ з а го л о в о к т о го ж е у р о в н я , ч то и п р е д ы д у щ и й . Е с л и н у ж н о п о н и з и т ь у р о в е н ь з а го л о в ка , щ е л кн и т е н а к н о п к е Понизить уровень (D e m o te ). 5 . Ч т о б ы п о в ы с и ть у р о в е н ь з а го л о в ка , щ е л кн и т е н а к н о п к е П овы сить у р о - ц у ве н ь (P ro m o te ). П р и н е о б х о д и м о с ти п о в ы с и ть у р о в е н ь з а го л о в ка д о м а кс и м а л ь н о го щ е л кн и т е н а к н о п к е П овы сить д о за го л о в ка 1 (P ro m o te Т о H e a d in g 1 ). 6 . П р о д о л ж а й те «д о д а в а ть з а го л о в к и р а з л и ч н ы х у р о в н е й . Н а р и с . 10.4 п р е д ста в л е н а м н о го у р о в н е в а я с т р у к т у р а д о ку м е н та .
СОВЕТ Необходимо, чтобы заголовки документа были отформатировав с использованием стилей Заголовок 1, Заголовок 2 и Заголовок 3, иначе при переключении в режим про смотра структуры Word просто не распознает их. Но эти стили можно отредактировать, придав им желаемый вид. Воспользуйтесь разделом области задач Показать формати рование (Reveal Formatting), чтобы изменить параметры форматирования для этих сти лей и сохранить изменения в текущем документе. Word автоматически применит новые стили ко всем заголовкам документа. Область задач Показать форматирование (Reveal Formatting) подробно рассматривается в главе 7. I
3 2 0 ♦ Глава 10. Структура документа: ясность и четкость mmт
Дику! teni5 М« rosoft Word
Формат Сфаис la f чца
C rw * *
И Т Д й Ц В ^ Д Д I( if i 100% нвобхсдимыв-для-выполнения-вышеперечисленных-задач0—-и-об-этомрассказано-в-текущей-главе
о
П р е п в гс и т е л ь н ы й г р о см о тр Т Г
О Управление отображением документов в рехммепредваришаышголросмотраЦ О Редактированиеврежимепредварительного* просмотра^}
Пе ч а та е м б ы с тр о и э ф ф е кти в н о ^ О т м е н а п е ч а т н о -о -з а д а н и я ^ У п р а в л е н и е -п е ч а т н ы м и -з а д а н и я м и Т ! О Пеиатьнескольтх-копийоднпгодокуыентаТ!
о Диадазон-дачатКЦ О Пеиатьд^тныу илинечетныу-страниц-документа^}
О Печать-отдельных элементов документа^
О Печать,черновика^
Рис. 10.4. Чтобы создать структуру документа, нужно обдумать основные моменты, сформулировать их и упорядочить ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы вставить в текст знак табуляции (не увеличить отступ заголовка, а именно вста вить табуляцию), нажмите не Tab, а сочетание клавиш Ctrl+Tab).
Выбор вида отображения структуры Р а б о та я в р е ж и м е п р о с м о тр а с т р у к т у р ы д о ку м е н та , м о ж н о и з м е н и т ь в и д о к н а т а к , ч то б ы н а э кр а н е п р и с у т с тв о в а л и з а го л о в к и т о л ь к о н у ж н ы х у р о в н е й . Н а п р и м ер, тр е б у е тс я в ы в е с ти н а э к р а н т о л ь ко з а го л о в к и п е р в о го у р о в н я , ч то б ы п р о в е р и т ь н а л и ч и е в с е х с а м ы х в а ж н ы х! те м , а за те м у в и д е ть все у р о в н и . М о ж н о л е гк о пе р е м е щ а ться м е ж д у э т и м и в и д а м и о то б р а ж е н и я с т р у к т у р ы д о к у м е н т а с п о м о щ ь ю к н о п о к н а п а н е л и и н с т р у м е н т о в Структура (Outlining).
Отображение различных уровней текста К о л и ч е с т в о о то б р а ж а е м ы х с т р у к т у р н ы х у р о в н е й л е гк о ко н т р о л и р у е т с я . Н а - * * п р и м е р , е сл и н у ж н ы т о л ь к о з а го л о в к и в т о р о го у р о в н я , щ е л кн и т е н а с тр е л ке с п и с к а П о ка за ть у р о в е н ь (S h o w h v e l), ч то б ы в ы в е с ти н а э к р а н с п и с о к у р о в н е й . В ы б е р и те п у н к т П о ка за ть ур о в е н ь 2 (S h o w Level 2 ), ч то б ы в ы в е с ти н а э к р а н все у р о в н и н е вы ш е в т о р о го (р и с . 1 0 .5 ).
Выбор вида отображения струю уры ♦
321
Док'/ментЪ Microsoft Word 3>ай>
5
ip & x a .
цид
Ьст^рка Формат
В 6 ВЕЗмВ 5
5
Сдэы-ю 1а6 чица
ц р 'а ка
йИВ5 ^^Н
|Д>|уроесн>2
Токашъурот
необходимые-для-выполнения-вышеперечисленных-задач*—яго&этсм* рассказано-втехущей-главе.Ц О П р е д в а р и те л ь н ы й п р о с м о тр Ц П е ч а т а е м ■б ы с т р о - и э й |Ф е к т и в н о ^ | О т м е н а -п е ч а т н о го -з а д а н и я Ц У п р а в л е н и е -п е ч а т н ы м и -з а д а н и я м и ^[ Н а с т р о й к а -п е ч а т и ^
* <* *
Рис. 10.5. Можно контролировать количество структурных уровней с помощью раскрывающегося списка Показать уровень
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Сворачивание структуры полезно, когда требуется быстро оценить общую организацию документа. Хотелось бы также иметь возможность копирования и вставки только заго ловков — но, увы. Если выделить всю структур1; в свернутом виде, в результате ее копи рования и вставки в другой документ вместе с эягаювками поренсс::тся и текст. Обой ти эту проблему можно, составив оглавление (см. главу 21) и затем i рсооразовав его в обычный текст нажатием сочетания клавиш Ctrl+Shift+F9. После этого список заголов ков можно скопировать и вставить в другой документ.
ПРИМЕЧАНИЕ ------- ------------- ^ ---------- -------------- ------------*----------------- -------------Существуют другие способы изменения отображаемых уровней заголовков. Можно «щелкнуть на кнопках Развернуть (Expand) или Свернуть (Collapse) на панели инструмен тов или дважды щелкнуть на п юпке Развернуть (Expand) справа от заголовка, чтобы отобразить на экране элементы низших уровней.
В W o rd 2 0 0 2 м о ж н о « н а го в о р и ть » с т р у к т у р у б у д у щ е го д о ку м е н та . Е с л и н а к о м п ь ю те р е п р и с у т с т в у е т ср е д ств о p aci ю зн авсш и я р е ч и , со зд а н п р о ф а й л и W o rd у ж е ум е е т у зн а в а т ь в а ш го л о с , м о ж н о н а д и кто в а ть с т р у к т у р у д о ку м е н та , к а к , в п р о че м , и весь д о к у м е н т .
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------- ;----------------------------------------------------------------------Распознавание речи доступно в версиях Microsoft Office на китайском (упрощенное письмо), английском (США) и японском языках.
322
♦
Глава 10. Структура документа: ясность и четкость
1. С о зд а й те н о в ы й д о к у м е н т и вы б е р и те р е ж и м п р о с м о тр а с т р у щ у р ы д о ку м е н та . 2. Р а с п о л о ж и те т е кс т о в ы й к у р с о р в тр е б уе м о м м есте. 3. В ы в е д и те н а э к р а н я з ы к о в у ю п а н е л ь , д в а ж д ы щ е л кн у в н а и н д и ка т о р е я з ы к а в п р а в о м у г л у п о л о с ы за д а ч W in d o w s . 4 . П о д с о е д и н и те м и кр о ф о н , в к м о ч и т е е го и щ е л кн и т е н а к н о п к е M ic ro p h o n e н а язы ко во й панели. ! 5 . Щ е л к н и т е н а к н о п к е D ic ta tio n . W o rd го т о в к за п и с и . . 6. М е д л е н н о и ч е т к о п р о и зн е с и т е п е р в ы й з а го л о в о к. П о сл е н е б о л ь ш о й п а у зы н а э кр а н е п о я в и т с я т е к с т . Е с л и в ы и с п о л ь з у е те э т у в о з м о ж н о с ть п е р в ы й раз (а т а к ж е в т о р о й , т р е т и й ), н е н а д е й те сь н а ч у д о . П р о гр а м м а д о в о л ь н о д о л го б уд е т у ч и т ь с я р а с п о зн а в а ть с л о в а и п р о и зн о ш е н и е . Р а зу м е е тс я , р а б о та с м а сте р о м т р е н и р о в к и и со зд а н и е п р о ф а й л а у л у ч ш а т с и т у а ц и ю , н о н е с л и ш ко м у с к о р я т э т о т за б а в н ы й и , в о з м о ж н о , и м е ю щ и й с м ы сл п р о ц е с с. И н а ко н е ц , ещ е о д н о п р е д у п р е ж д е н и е : е сл и во в р е м я н е в ы к л ю ч и т ь м и кр о ф о н и ч т о -н и б у д ь б о р м о та ть п о д н о с в о в р е м я р а б о ты , в ы р и с к у е т е о б н а р у ж и т ь л и ш н ю ю и о ч е н ь с т р а н н у ю и н ф о р м а ц и ю в созд ава ем ом д о ку м е н те .
Отображение первой строки текста Т е п е р ь , к о гд а р а б о та с о гл а в л е н и е м за ко н ч е н а и в ы го т о в ы п е р е й ти к аб за ц а м , м о экн э о то б р а зи ть н а э кр а н е т о л ь ко п е р в ы е с т р о к и к а ж д о го аб зац а, ч т о п о зв о л я е т п р е д с та в и ть с о д е р ж а н и е к а ж д о го аб зац а без в ы в е д е н и я е го ц е л и ко м н а э кр а н . Э т о м о ж е т о ка за ть с я п о л е зн ы м в с л е д у ю щ и х с л у ч а я х : ► тр е б у е тс я п р о в е р и т ь п о р я д о к о б с у ж д е н и я те м ; ► п р и н и м а е т с я р е ш е н и е о п е р е н о се ф р а гм е н та т е кс т а в д р у гу ю ч а с ть д о ку м е н та ; ► н у ж н о п р о в е р и ть ^ все л и те м ы за тр о н у ты . Ч то б ы вы в е сти н а э кр а н первы е с т р о ки абзацев (р и с . 1 0 .6 ), щ е л кн и те н а к н о п к е П о казать то л ько первую с тр о ку (S h o w F irst Line O n ly) н а па н е л и и н с тр ум е н то в С труктура (O u tlin in g ). Д л я возвр ата к о б ы ч н о м у в и д у д о кум е н та щ е л кн и те н а к н о п к е ещ е раз. *
Скрытие и отображение форматирования С у щ е с тв у е т ещ е о д н а в о з м о ж н о с ть б ы с тр о й см е н ы в н е ш н е го в и д а д о к у м е н - ■ ■ та н а э кр а н е , к о т о р а я м о ж е т о ка за т ь ся п о л е зн о й : с к р н т и е п а р а м е тр о в ф о р м а ти р о в а н и я . В ы у ж е зна е те , ч т о п р и п е р е хо д е В р е ж и м п р о с м о тр а с т р у к т у р ы за го л о в к и о то б р а ж а ю тс я с с о х р а н е н и е м а т р и б у то в ф о р м а ти р о в а н и я . Н а п р и м е р , д л я з а го л о в ка п е р в о го у р о в н я п а р а м е тр а м и ф о р м а ти р о в а н и я я в л я ю т с я ш р и ф т A r ia l и р а зм е р 16 т о ч е к 1. Э т и св е д е н и я м о гу т п о ка за т ь с я о т в л е ка ю щ и м и . Д л я у д а л е н и я и н ф о р м а ц и и о ф о р м а ти р о в а н и и з а го л о в ко в щ е л кн и т е н а к н о п к е П о ка за ть ф о р м а ти р о ва н и е (S h o w F o rm a ttin g ) н а п а н е л и и н с т р у м е н т о в С тр уктур а (O u tlin in g ). Э та к н о п к а я в л я е тс я п е р е кл ю ч а те л е м , т о е сть ч то б ы п о ка за т ь н а э к р а н е о тф о р м а ти р о в а н н ы е з а го л о в ки , п р и д е тс я щ е л кн у т ь н а н е й ещ е раз. Н а р и с . 10.7 п р е д ста вл е н а п р о с т а я с т р у к т у р а д о ку м е н та без п а р а м е тр о в ф о р м а ти р о в а н и я . 1 В английском варианте программы — 18 точек. — П ри м еч . п ер ев.
Выбор вида отображения Ьтруктуры ♦
323
Документ.^ Mkro^oft Word
[paw- Вид Эстявю. «сриат Сьрвк 1абп,<ца Qt
7 U * « ♦
* ■ ]ВНИМАНИР. ■
Вця’докумеятггрмгаю*.
О Редактированиеврежиме-предварительногопросмотрен ■ ■ ■ •
При'увеличении'иютумодшсмш-масш'габа-дохуменп'г ПРИМЕЧАНИЕ! Пягаыжаде’дтвжимуярадщжгыьисгочуосмвтри урсор-О -* Риигтир0ввн>»те1сст»в'реж1м»... ‘
• а •* У№ютм»текст»с4*ли»умм»швни»... ■ ВНИМАНИЕ! в Ксдпре6уетсд-»«ввм1т«ть-упдот«еииыйтаеет.ти-ео»р«шичго.- ■.■
■ о •* Настройхкпший.-отступоя-вбэист'И'-*в СМОТРИ-ТАКЖЕ! в Згдопмш тмкмжчиф оржф ка'об^макпн-рш мрегполе!,'.в СОВЕТ! в EcarjnaeaMrnpiicyi CTiyioiw jKpiBe/iioMwCHCipc-etupbnb-... В СОВЕТ! в ВЛ^огй-явлотшотгть'броиворзг-с-юаоаоЯ-ораежгацмкв ПРИМЕЧАНИЕ! в О ^ж пто-м ш анм чтш пягпетрум екгсгП редм рктм ы м *
Первые строки абзацев
о Печатаем быстро и эффективноЦ в
9 »|Э|Ю <j
Кношищигр V
Й1 I'-i-н 1зд
стп I
гь
Рис. 10.6. Можно отобразить на экране только первые строки каждого абзаца
и Документ5
I*lirros «ft Word
ф а й л ^Правка
6ИД
Вставка
Лзриат
Сервис
А 4 A
Хаб/мда
ф яо
^п р ав к а
J *> у Г* х М, Л
О Упрааление'отобржжжнием'документов'в-реаа^м' првпяярит^мпгепрлгмдтр^
О Радюфашшсдфаидмеярвдв ригельногот_>осмэтр ff| Упряя готиг-ппигшьаагзаданнямЩ
О Печто^шазль101ххши2'одного-дохумент1^1 Цечахышвдршшшшшитракодяокумен^
ПечшйОДдешвф. Печкьфшвдадегов^-изображвшйЯ
Исполь90вание*полЯ'ШСЫЯ>ЕТЕХТ’ДЛЯ'печвпгнесколыс№ ппгум р.нтпп^]
Печиьшшьаыижфор|4 СоэдшифВдшытйЯ я 9 а » сз _«
S H H fa i Рис. 10.7. При необходимости сосредоточиться на плане документа можно отключить вывод на экран параметров форматирования заголовков
324
♦
Глава 10. Структура документа: ясность и четкость
Работа с заголовками в режиме Структура Н е за в и с и м о о т т о го , создаете л и в ы с т р у к т у р у д о ку м е н та и л и раб отае те с н е й , к а к с ч а с ть ю у ж е с у щ е с тв у ю щ е го д о ку м е н та , н а ста н е т м о м е н т, к о гд а п о н а д о б и тс я и з м е н и ть , у д а л и ть и л и в с та в и ть за го л о в о к. В р е ж и м е п р о с м о тр а с т р у к т у р ы р а б о та ть с з а го л о в ка м и л е гк о : щ е л ч ко м н а к н о п к е м о ж н о п е р е м е сти ть за го л о в о к, и зм е н и ть е го ур о в е н ь и д а ж е п р и н е о б х о д и м о с ти п о н и з и т ь е го у р о в е н ь д о о с н о в н о го те кс та .
Добавление заголовка Е с л и н у ж н о в с т а в и ть з а го л о в о к в с у щ е с т в у ю щ у ю с т р у к т у р у , п е р е й д и те в р е ж и м с т р у к т у р ы , у с т а н о в и те т е кс т о в ы й к у р с о р в к о н е ц за го л о в ка , за ко т о р ы м д о л ж е н сл е д ова ть н о в ы й , и н а ж м и т е E n te r. Е с л и у р о в е н ь н о в о го з а го л о в к а с о в п а д а е т с ур о в н е м п р е д ш е с тв у ю щ е го , п р о с т о в в е д и те т е к с т . П р и н е о б х о д и м о с ти п о н и з и т ь и л и п о в ы с и ть у р о в е н ь з а го л о в ка щ е л кн и т е н а с о о тв е тс тв у ю щ е й к н о п к е п а н е л и и н с тр у м е н т о в д о вв о д а т е кс т а .
Выбор уровня заголовка У р о в е н ь за го л о в ка задается в р аскры ваю щ е м ся с п и с ке Уровень (Outline Level) fte* н а п а н е л и и н с тр у м е н т о в . Щ е л к н и т е н а з а го л о в ке , за те м н а с тр е л ке с п и с к а Уровень (Outline Level) н а п а н е л и Структура (Outlining) и в ы б е р и те в н е м тр е б у е м ы й у р о в е н ь з а го л о в к а (р и с . 1 0 .8 ).
ТУроеееь 1 Урсвеиэ 2 Урсеа* Э Уровень 4 Уроеем>5
юсмотраЦ При-увеличении-или-уменьшении-масштаба-документа-в-■
ПРИМЕЧАНИЕ! Пргаыходе-ш-режвди'предварстельяого-гфосыотракурсорО -» Реддетировант-текст»в-режн*е-~. О -» У плотненю текста-сцелдоум ены ш ню ...
б 7
в
ВНИМАНИЕ) Есяпре6уетопмпеч«т>п']пшт1еш&лиекст.*не*с(1жрш«гего>*... □
-•
Настройк»пший,’отступы'а0зллев-и тсбушпфА*
о СМОТРИ-ТАКЖЕ) о
3 1'дополянтельно<ккнформацвейч>с-имежи)г>азмер(»'пояе&,'
О
СОВЕТ)
а
Есш’лш1ейкж-првсутс1жу1от’на*з>ср«ве,-можж>'6ыстро'<гпфьпъ*-.-
о СОВЕТ) в
B-Word-nejbu-nme4W«fc-6pouBOpyсюиодой-ориентацией- ...
о ПРИМЕЧАНИЕ) в
0 ър1ткге-ваиммпи -нинаьедгнгетруменгст-Пред »р гтелдиый-
о Печатаем-быстро-^эффективной Г л о т , ед-етр. 971 Ptmf—П*ч«п|
о 11 о
а -» выберите-команду
__________ 'JM е *. i
на 13Д О СТ 22
КОЛ 2S
QC*J# f О
Рис. 10.8. Выберите уровень нового заголовка в списке Уровень
Ш
Работа с заголовками в режиме Структура ♦
325
СОВЕТ -----------------------------------------------------------------------------------------------------— Можно одновременно наблюдать документ в режимах разметки страницы и просмотра структуры. Для этого потяните разделитель экрана (расположенный вверху вертикаль ной полосы прокрутки) вниз, чтобы на экране появилось еще одно окно с документом. Щелкните на нем мышью и выберите нужный режим просмотра.
Повышение и понижение уровня заголовка К о гд а с т р у к т у р а д о ку м е н т а у ж е со зд а н а , м о ж н о и зм е н и ть у р о в е н ь з а го л о в к а , н а п р и м е р с З а го л о в о к 1 н а З а го л о в о к 2 и л и с о б ы ч н о го т е кс т а н а З а го л о в о к 3 . К н о п к и п о в ы ш е н и я и п о н и ж е н и я у р о в н е й з а го л о в к о в и зм е н я ю т у р о в е н ь н а о д и н в в е р х и л и в н и з . Н а р и с . 10.9 п о ка за н ы р а зл и ч н ы е д о с т у п н ы е у р о в н и .
г - IV Г”
Документ0 Microsoft Word Оразка Вид Вставка
MJ
Li
'
'
Хаблиув
■ ■ ■ _________ _,
V
' J 80%
____ ______________ ЗЯ1
$ основной те*Ш Щ ЦК
Q-psera
I - 1 - 1 - 2- » 3 - 1 - 4 - «- 5- 1 - 6- 1 - 7 - 1 - В - • - 9- • •101 » IX- « >12- « -13* • -Х4- • -1S- •
'У р о ве н ь * 1^1 ■ -» У р о в е н ь -2 ^
ш --
Уров«нь'31
* -»
-•
■* Урове»*4^ Уроввиь-Щ
« ♦ ■ ♦ ■ ♦ ч ч
Уроинь-65 ч
Уроаевь*7|
З^оммь-ЗД Уров^нъ-ВЦ
-*
ОсвовноШ-текст)
Ч <1 \г |
РЮ*. 1
З/ i
На 10..Ы.М СГ 10 Кол 10
Рис. 10.0. Можно легко изменить уровень заголовка с помощью кнопок Повысить уровень и Понизить уровень
П р и щ е л ч ке н а к н о п к е Понизить уровень (Demote) у р о в е н ь з а го л о в к а п о н и - Щ ж а е тс я н а е д и н и ц у . В с т р у к т у р е д о ку м е н та с о о тв е тс тв у ю щ и й з а го л о в о к с д в и - И 1 га е тс я н а 0 ,6 3 с м (0 ,5 д ю й м а ) и и зм е н я е тс я е го ф о р м а ти р о в а н и е . С о о тв е тс тв е н н о , п р и щ е л ч ка х н а к н о п к е Повысить уровень (Promote) у р о в е н ь в ы д е л е н н о го т е кс т а п о в ы ш а е тс я в п л о ть д о в ы с ш е го у р о в н я — Заголовок 1. П р и н е о б х о д и м о с ти п о в ы с и ть у р о в е н ь т е кс т а д о м а кс и м а л ь н о го и л и , н а о б о - к р о т , п о н и з и т ь д о м и н и м а л ь н о го л у ч ш е и с п о л ь зо в а ть к н о п к и Повысить д о ^ за го л о в ка 1 (Promote То Heading 1 ) и Понизить д о обычного текста (Demote То Body Text) с о о тв е тс тв е н н о .
3 2 6 ♦ Глава 10. Структура документа: ясность и четкость П о ч е м у м о ж е т в о з н и к н у т ь н е о б х о д и м о с ть и зм е н и т ь у р о в е н ь те кс т а ? В о зм о ж н о , вы р а б о та л и н а д о тч е то м и о б н а р у ж и л и , ч т о те м а , вы д е л е н н а я к а к З а го л о в о к 2, н а са м о м д еле я в л я е тс я ч а с ть ю д р у го й те м ы . В н а ч а л е м о ж н о и зм е н и ть у р о в е н ь за го л о в ка , а за те м п е р е н е сти ч а с ть т е кс т а в более п о д ход я щ ее м есто.
Изменение структуры В с т р у к т у р е д о к у м е н т а у ж е п р и с у т с т в у ю т все з а го л о в к и , м о ж н о п е р е х о д и ть к и х у п о р я д о ч и в а н и ю . В о з м о ж н о с т ь п р о с м о тр а и с и с те м а ти за ц и и я в л я е тс я о д н и м и з гл а в н ы х п р е и м у щ е с т в р е ж и м а с т р у к т у р ы — ско р е е в с е го , н е ко то р ы е те м ы н е с о гл а с у ю тс я с о с та л ь н ы м и , а к а к и е -т о с т о и т п е р е м е сти ть в д р у гу ю ч а с ть д о ку м е н та .
Разворачивание и сворачивание структуры К а к в ы у ж е зна е те , в о к н е п р о с м о тр а с т р у к т у р ы р а с п о л о ж е н а и н ф о р м а ц и я о то м , есть л и у т е ку щ е го у р о в н я п о д у р о в н и . С о о тв е тствую щ и е з н а ч к и пер е чи сл е ны н и ж е : ► з н а к « м и н у с » о тм е ч а е т з а го л о в о к, у к о т о р о го н е т п о д з а го л о в ко в и л и т е кс т а ; ► з н а к « п л ю с » о тм е ч а е т з а го л о в о к , у к о т о р о го е с ть п о д з а го л о в ки ; ► п о д ч е р к н у т ы й з а го л о в о к о зн а ч а е т н а л и ч и е о с н о в н о го т е кс т а ; ► к в а д р а т и к п о ка зы в а е т, ч т о эл е м е н т с т р у к т у р ы я в л я е тс я о с н о в н ы м т е кс т о м , н и зш и м уровнем стр укту р и за ц и и . rosoft Word
Файл рраека бид
К Фоизг
eg »
> % А
уроенz
т
Ха&лща
Справка
- О- ■*■,!
> # i ♦. .* ♦ —
вяяяи в и пС М в
Рис.'ЗА'Дваяогоаое'охно'
Петю*0№т)'солержвг прампры-упрамепг пвчатапшчадвюммй!
Пем—ьлАмвд ы^'шиш^адшгодокументаЦ Пемать-четнь'у- или-нвчгиных-стра ниц-докуме нтаН Пбмать:отдельныу^адш1ькгоьдокумента^| - 1 О Рмс.4.&*д<><9>ют’свытедепыт-ка-акраг
отмггакыш* ■сцм атвш ш 'Г прш павш ш н'в'реж ш е' п р ед в ф т ш и го > 1фос1Ю1р « |
о Печать-уерновикаЦ О Рке.'ЗЛ-Доподнателькк' параметры-печатя)
Рис. 10.10. При щелчке на кнопке Развернуть Word разворачивает структуру до предыдущего уровня
ЩК
в
Изменение структуры ♦
327
С ущ е ств уе т д ва п р о с ты х способ а св о р а ч и в а н и я и р а зво р а ч и ва н и я тем в с т р у к - | ту р е . Е с л и т е м у н у ж н о р а зв е р н у ть , щ е л кн и т е н а з н а ке « п л ю с » сл ева о т з а го л о в ка л и б о в ы д е л и те з а го л о в о к и щ е л кн и т е н а к н о п к е п а н е л и и н с тр у м е н т о в С тр уктур а (O u tlin in g ). Н а р и с . 1 0 .1 0 п р е д ста вл е н а р а зв е р н у та я с т р у к т у р а . С в о р а ч и в а н и е с т р у к т у р ы п р о и с х о д и т т о ч н о т а к ж е : щ е л кн и т е н а н у ж н о м з а го л о в ке и д в а ж д ы щ е л кн и т е н а з н а к е « п л ю с » и л и н а к н о п к е С вер н уть **"“ (C o lla p s e ) н а п а н е л и и н с тр у м е н т о в . f
ч
Перемещение тем структуры Е щ е о д н и м п р е и м у щ е с тв о м р а б о ты в р е ж и м е с т р у к т у р ы я в л я е тс я в о зм о ж н о с ть п е р е м е щ е н и я о тд е л ь н ы х те м . Д л я э т о го и с п о л ь з у ю т с я к а к и н с тр у м е н т ы п а н е л и С тр уктур а (O u tlin in g ), т а к и о б ы ч н ы е с п о с о б ы : в ы р е за н и е и в с та в ка , а т а к ж е пе ре т а с ки в а н и е м ы ш ь ю .
Перемещение разделов вверх и вниз П р и н е о б х о д и м о с ти п е р е м е с ти ть ч а с ть т е кс т а б л и ж е к н а ч а л у и л и , н а о б о - ш р о т , к к о н ц у д о к у м е н т а м о ж н о в о с п о л ь зо в а ть с я о д н и м и з д в у х и н с т р у м е н т о в п а н е л и С тр у кту р а (O u tlin in g ) — В в е р х (M o v e U p ) и В н и з (M o v e D o w n ). В ы д е л и те ф р а гм е н т т е кс т а , т р е б у ю щ и й п е р е н о са , и щ е л кн и т е н а к н о п к е В в е р х (M o v e U p ) д л я п е р е м е щ е н и я н а о д и н з а го л о в о к вы ш е. П р и н е о б х о д и м о с ти щ е л кн и т е н а к н о п к е н е с к о л ь ко р а з. А н а л о ги ч н о п р и м е н я е тс я к н о п к а В н и з (M o v e D o w n ). В ы д е л и те ф р а гм е н т * т е кс т а и щ е л ка й те н а к н о п к е д о т е х п р р , п о к а о н н е о к а ж е т с я н а н у ж н о м м есте. Н е за б ы в а й те п е р и о д и ч е с ки н а ж и м а т ь кл а в и ш и C trl+ S , ч то б ы с о х р а н и ть ф а йл . СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется переместить только заголовок, прбсто щелкните на нем перед тем, как щелкать на кнопках на панели инструментов. Word переместит заголовок и оставит не тронутыми подзаголовки и основной текст.
Вырезание и вставка частей структуры j
,w
ч
В р е ж и м е п р о с м о тр а с т р у к т у р ы т а кж е м о ж н о вы р е за ть и в с та в л я ть ч а с ти ^ д о ку м е н та . Э у о о с о б е н н о у д о б н о , к о гд а тр е б у е тс я п е р е м е с ти ть ф р а гм е н т т ы т е кс т а , н о ещ е н е п о н я т н о , к у д а и м е н н о . В ы р е за н и е и в с т а в ка ч а с те й с т р у к I т у р ы п р о и зв о д я тс я у ка з а н н ы м н и ж е об р а зо м . 1. В ы д е л и те ф р а гм е н т те кс та . 2 . Щ е л к н и т е н а к н о п к е В ы ре зать (C u t) с та н д а р тн о й п а н е л и и н с тр у м е н т о в . В ы д е л е н н ы й ф р а гм е н т у д а л я е тся и з с т р у к т у р ы и с о х р а н я е тс я в б уф е ре об м ена. 3 . Н а й д и т е в с т р у к т у р е м е сто , п о д хо д я щ е е д л я в с т а в к и в ы р е за н н о го б л о ка , и у с та н о в и т е та м т е кс т о в ы й к у р с о р . 4. Щ е л к н и т е н а к н о п к е В ста ви ть (P a s te ) с та н д а р тн о й п а н е л и и н с тр у м е н т о в .
3 2 8 ♦ Глава 10. Структура документа: ясность и четкость СОВЕТ ----------------- •— m------------------------------------------------------------------------------------------•Если вы забыли, что именно хранится в буфере обмена, просмотрите его содержимое. Выберите команду Правка ►Буфер обмена Office (Edit ►Office Clipboard) для вывода на экран области задач Буфер обмена (Clipboard) справа от рабочего окна.
Перетаскивание с помощью мыши Е сл и н у ж н о п е р е м е с ти ть ч а с ть т е кс т а н а не б о л ь ш о е р а с с то я н и е , в ы д е л и те ,е го и п е р е та щ и те с п о м о щ ь ю м ы ш и . В п р о ц е с се п е р е та с ки в а н и я у ка за те л ь м ы ш и м е н я е т с!вой в и д , п р е в р а щ а я сь в с т р е л ку с кв а д р а т и ко м с н и з у . Т е к с т о в ы й к у р с о р пер ем ещ ается со с т р о к и н а с т р о к у всл е д за у ка за те л е м м ы ш и , о тм е ч а я м е сто , к у д а б уд е т в с та в л е н т е к с т п о с л е т о го , к а к к н о п к а м ы ш и б уд е т о т п у щ е н а . СОВЕТ Выполнить перетаскивание текста будет проще, если свернуть структуру до самых верхних уровней заголовков. При этом структура будет занимать на экране меньше места, и расстояние перетаскивания уменьшится. Хотя при этом текст и подзаголовки не отображаются на экране.-они перетаскиваются вместе с заголовком.
Нумерация структуры М о ж н о в ы б р а ть о д н у и з схе м н у м е р а ц и и , п р е д л а га е м ую W o rd , и л и с о зд а ть с в о ю . Ч т о б ы п р о н у м е р о в а ть у ж е с о з д а н н у ю с т р у к т у р у , п р о д е л а й те сл ед ую щ ее. 1. В ы в е д и те н а э к р а н с т р у к т у р у .
2. В ы б е р и те к о м а н д у Ф о р м а т ►Список (Format ►Bullets And Numbering). Н а э к р а н е п о я в и т с я д и а л о го в о е о к н о Список (Bullets And Numbering). 3. О ткр о й т е в к л а д к у Многоуровневый (Outline Numbered), п о ка за н н у ю н а р и с. 10.11. 4 . В ы б е р и те о д и н и з п р е д с та в л е н н ы х в а р и а н то в и щ е л кн и т е н а к н о п к е О К .
I
Ш аброван** I fc|p- spot анный
___• .
т-
Мир-о-р' внееый
—.
-i
-
■1...........
,
1
1
....-
j
ftmntiniiMinirmin
нет
Q- ок стилей
!
111
1.1 Заголовок Зл
А. 3*голо»ог
(•узаголооох:
1.1.1 Зяголом»*
ГЭвташй
Article Н.31ГОЛ0
2 автоловой 1—
11 4
|
а
о
,
|
-
Section 1,lD1 Эо
■ ■ ■ ■ И И
v
г
_........ I
...............
м и —
—
[
9.4.1.
II 3*голо#о* 1—
I 1 —
9.4.
j
—
И я—
iи
изменить
actum ^
............ . ...... м....
|
OK
[
f'TMBMA '
Рис. 10.11. Схемы нумерации, предлагаемые программой
j
Нумерация структуры ♦
329
В п р е д л а га е м ы х с х е м а х н у м е р а ц и и и с п о л ь з у ю т с я р а зл и ч н ы е с и м в о л ы (в о д н и х — ц и ф р ы , в д р у ги х б у к в ы , в т р е т ь и х — и те и д р у ги е ). С хе м ы н у м е р а ц и и т а к ж е р а з л и ч а ю т с я п о ц е л и , п р е сл е д уе м о й а в то р о м д о ку м е н та . П о д р о б н о схе м ы н у м е р а ц и и и и х в о з м о ж н о е п р и м е н е н и е р а с с м а тр и в а ю тс я в та б л . 10.3.
СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------—-----------Возможно, нумерация структуры понадобится только на начальной стадии создания до кумента. Она удобна, пока документ еще не закончен, и кто-то другой просматривает его, выдавая свои замечания в соответствии с нумерацией структуры. На заключитель ной стадии работы над документом нумерацию легко убрать, выделив весь документ, щелкнув в области значков структуры правой кнопкой мыши и зайдя через контекстное меню в диалоговое окно Список (Bullets And Numbering). На вкладке Многоуровневый (Outline Numbered) выберите вариант Нет (None) и щелкните на кнопке ОК.
Таблица 10.3. Встроенные схемы нумерации многоуровневых списков Схема D-
Используемые символы
Применение
Цифры, буквы и римские цифры
Обычный формат нумерации
Цифры
Нумерация многоуровневого документа с многочис ленными подзаголовками
Символы
Нумерация документа, в котором необязательно придерживаться традиционного формата и к кото рому нужно привлечь дополнительное внимание
•)D
>
Статья' эд»
PwMMlJOl^
Wkami» 113«!ОЛО«ОКЛ 1.1.1 Эагалокм
2 SiwiGBO»
А Зягоядож
1 ja'onoi
Слова «Статья (Article)» Нумерация документа, который состоит из нескольи «Заголовок (Section)», ких многоуровневых документов, или справочника а также буквы с отдельными законченными статьями
Цифры
Нумерация документа с многоуровневыми заголов ками. Самостоятельную нумерацию имеют только названия основных тем, все остальные заголовки — вложенную нумерацию
Римские цифры, буквы Традиционная литературная нумерация и арабские цифры
К. Э*голо*о>
Продолжение &
330
♦
Глава 10. Структура документа: ясность и меткость
Таблица 10.3. П р о д о л ж е н и е Схема Пина1кем Эятлмаг
Используемые * символы
Применение
Номера глав и цифры
Нумерация книги
Создание схемы нумерации \
Если проект настолько необычен, что ни одна из имеющихся схем нумерации не подходит, можно создать собственную схему* 1. Выведите на экран структуру. 2. Щелкните на ней в области значков структуры правой кнопкой мыши и зай дите через контекстное меню в диалоговое окно Список (Bullets And Numbering). 3. Выберите вкладку Многоуровневый (Outline Numbered). 4. Выберите схему нумерации, которая ближе всего к желаемой, и щелкните на кнопке Изменить (Customize). На экране появится диалоговое окно Измене ние многоуровневого списка (Customize Outline Numbered List), показанное на рис. 10.12. многоуровневого шнека Формат номера
уроки» форматномера. начать £;
Нумерация: (01, 02,
' М 11
-
□редыдущий уроебнг v
Шрифт..,
|
ftonoaaBHne номера
>лиомуграо
3-
н». (с о *
отступ:=■fim
j
Рис. 10.12. Можно создать собственную схему нумерации, основываясь на одной из встроенных схем СОВЕТ ----- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ -Если вы поочередно «примеряете» различные схемы нумерации, не забудьте каждый раз перед применением новой схемы удалять старую через диалоговое окно Список (Bullets And Numbering). Если попытаться применить одну схему поверх другой, можно получить неожиданный и ошибочный результат.
Нумерация структуры ♦
331
Р а с с м о тр и м с л е д у ю щ у ю с и т у а ц и ю : б ы л а в ы б р а н а п о д х о д я щ а я схе м а н у м е р а ц и и , н о п о с л е в о зв р а та к д о к у м е н т у и з д и а л о го в о го о к н а С п и с о к (B u lle ts A nd N u m b e rin g ) д а л е ко н е все з а го л о в к и о ка за л и с ь д о л ж н ы м о б р а зо м п р о н ум е р о в а н ы . В чем дел о? П р о б л е м а в то м , ч т о W o rd р а зл и ч а е т т о л ь к о те з а го л о в к и , ко то р ы е о тф о р м а ти р о в а н ы с п р и м е н е н и е м в с т р о е н н ы х с ти л е й з а го л о в ко в . С л е д о ва те л ьн о , е сл и в д о к у м е н те т о л ь к о ч а с ть з а го л о в к о в о тф о р м а ти р о в а н а т а к и м о б р а зо м , и м е н н о о н и и б у д у т п р о н у м е р о в а н ы . Е с л и тр е б у е тс я и с п о л ь зо в а ть со б с тв е н н ы е с т и л и д л я з а го л о в к о в , с н и м и м о ж н о р а б о та ть , п р е д в а р и те л ь н о св я за в с ка ж д ы м с ти л е м у р о в е н ь с т р у к т у р и з а ц и и . Д л я э т о го в ы зо в и те д и а л о го в о е о к н о И зм е н е н и е м н о го у р о в н е в о го с п и с ка (C u s to m iz e O u tlin e N u m b e re d L is t), к а к о п и с а н о вы ш е, вы б ерите н у ж н ы й у р о в е н ь , щ е л кн и т е н а к н о п к е Б ольш е (M o re ) и щ е л кн и т е н а с тр е л ке с п и с к а С вя за ть ур о в е н ь с о сти л е м (L in k Level Т о S ty le ). В ы б е р и те н а зв а н и е с ти л я з а го л о в ка и щ е л кн и т е н а к н о п к е О К .
Выбор уровня В W o rd м о ж н о и зм е н я т ь р а зл и ч н ы е с т р у к т у р н ы е у р о в н и п о о тд е л ь н о с ти . В ы б е р и т е н у ж н ы й у р о в е н ь в с п и с к е У р о ве н ь (L e v e l) в л е в о й ч а с ти д и а л о го в о го о к н а И зм е н е н и е м н о го у р о в н е в о го с п и с ка (C u s to m iz e O u tlin e N u m b e re d L is t). В о б л а сти п р е д в а р и те л ь н о го п р о с м о тр а п о я в и т с я и зо б р а ж е н и е в ы б р а н н о го у р о в н я .
СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------По умолчанию изменения, сделанные в диалоговом окне Изменение многоуровневого списка (Customize Outline Numbered List), влияют на весь документ. Если нужно приме нить их только к части документа, щелкните на кнопке Больше (More) в том же диалого вом окне и щелкните на стрелке списка Применить (Apply Changes То). Выберите пункт1 К текущему абзацу (Current Paragraph), чтобы применить изменения к абзацу, в котором находится текстовый курсор; До конца документа (This Point Forward), чтобы изменения повлияли только на оставшуюся часть документа, или К выделенному тексту (Selected Text).
Выбор стиля С ти л ь н у м е р а ц и и о п р е д е л я е т и с п о л ь зо в а н и е в схе м е ч и с е л , б у к в , с л о в и с и м в о л о в . М о ж н о в ы б р а ть л ю б о й и з 17 с ти л е й , в ко то р ы е в х о д я т н е с к о л ь ко м а р ки р о в а н н ы х и о д и н — с р и с у н к о м в ка ч е ств е м а р ке р а . Д л я э т о го р а с кр о й те с п и с о к Н ум ерац ия (N u m b e r S ty le ) в д и а л о го в о м о к н е И зм е н е н и е м н о го у р о в н е в о го с п и с ка (C u s to m iz e O u tlin e N u m b e re d L is t).
СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если в документе встречаются стандартные ссылки, полезно знать, что возможна реа лизация стандартной нумерации. Щелкните на кнопке Больше (More) в том же диалого вом окне Изменение многоуровневого списка (Customize Outline Numbered Ust) и уста новите флажок Нумеровать заново (Legal Style Numbering). Щелкните на кнопке ОК.
1 Н а самом деле в списке всегда при сутствую т п ун кты Д о конц а докум ента и К о всему с п и с ку (п о ум ол чанию ), а третий п у н кт меняется м еж ду выделенным текстом и абзацем в зависим ости о т наличия вы деленного текста. — Примеч. перев.
332
♦
Глава 10. Структура документа: ясность и четкость
Управление форматом нумерации Все изменения формата, выполненные в диалоговом окне Изменение многоуров невого списка (Customize Outline Numbered List), кроме абзацного отступа для каждого конкретного элемента, отображаются в поле Формат номера (Number Format) в верхней части диалогового окна. Это поле позволяет контролировать выбранный стиль нумерации. При необходимости использования дополнитель ных символов или слов введите их в это поле. Например, может понадобиться какой-нибудь из следующих вариантов: (1) 1 :1-Новая тема! **1** <1> ~1~. По мере внесения изменений они будут демонстрироваться в окне предвари тельного просмотра. Можно попробовать различные рарианты —они не отразят ся на внешнем виде документа, пока не будет нажата кнопка ОК.
Изменение начала нумерации Можно начать нумерацию с числа, отличного от 1. Щелкайте на стрелках вверх и вниз, расположенных рядом с полем Начать с (Start At), или введите нужный номер прямо в поле. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Будет обидно, если столько полезных настроек пропадет даром. Свяжите откорректи рованные стили уровней со стилями заголовков текущего документа. Вызовите диало говое окно Изменение многоуровневого списка (Customize Outline Numbered List), выбе рите нужный уровень, щелкните на кнопке Больше (More) и щелкните на стрелке списка Связать уровень со стилем (Link Level То Style). Выберите название стиля заголовка и щелкните на кнопке ОК.
Изменение шрифта Диапазон шрифтов, используемых в структуре документа, не ограничен шрифта ми, заданными по умолчанию или уже применяющимися в заголовках. Чтобы выбрать другой шрифт, щелкните на кнопке Шрифт (Font) в диалоговом окне Из менение многоуровневого списка (Customize Outline Numbered List), выберите под ходящий шрифт в диалоговом окне и щелкните на кнопке ОК. Изменение шриф та будет отражено в окне предварительного просмотра и в поле Формат номера (Number Format).
,
Какие шрифты лучше использовать для работы со структурой документа? По умолчанию в Word применяется Arial 16, полужирный для Заголовка 1, Arial 14, полужирный курсив —для Заголовка 2 и Arial 13, полужирный —для Заголов ка 3. Далеко не лучший выбор. Основная идея состоит в том, чтобы заголовки хорошо выделялись в режиме просмотра структуры документа. Шрифт Arial, хоть и не является идеальным, читается вполне прилично. Учитывая печать в типографии, лучше всего использовать шрифты с засечка-: ми, такие как Times Roman, New Century Schoolbook и Garamond. Наиболее под ходящими шрифтами для заголовков являются те, которые обеспечивают наи больший контраст с основным текстом. С этой точки зрения использовать Arial для заголовков и Times New Roman для основного текста вполне логично. Ино гда бывает полезно использовать забавные шрифты, такие как Comic Sans —они
Печать структуры ♦
333
п р и в л е к у т в н и м а н и е ч и та те л я к о тд е л ь н ы м м о м е н та м , н о н е с т о и т зл о у п о тр е б л ять и м и .
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------При выборе шрифтов для структуры документа стоит потратить некоторое время на эксперименты.
Изменение расположения номера и текста Е с л и т р е б у е тс я и з м е н и ть в ы р а в н и в а н и е и о т с т у п н у м е р а ц и и с т р у к т у р ы , о б р а ти те сь к р а зд е л у Положение но м е р а (N u m b e r P o s itio n ) д и а л о го в о го о к н а Изменение многоуровневого списка (C u s to m iz e O u tlin e N u m b e re d L is t). Щ е л к н и т е н а с тр е л ке с п и с к а , н а х о д я щ е го с я п о д н а зв а н и е м раздела, и вы б е р и те н у ж н о е в ы р а в н и в а н и е : По левому кр а ю (L e ft), По правому кр а ю (R ig h t) или По ц е н тр у (C e n te re d ). Д л я с д в и га в ы р а в н и в а н и я т е кс т а щ е л ка й те н а с тр е л ка х в в е р х и в н и з , р а с п о л о ж е н н ы х р я д о м с п о л е м Н а (A lig n e d A t). В W o rd м о ж н о в ы б и р а ть р а зм е р о т с т у п а те кс т а , с л е д у ю щ е го за н о м е р о м , задав п о з и ц и ю т а б у л я ц и и , ч т о , н е со м н е н н о , б уд е т п о л е зн ы м п р и п о п ы т к е в ы р о в н я ть т е к с т в с т р у к т у р е . З н а ч е н и е , у с та н о в л е н н о е п о у м о л ч а н и ю , с о с та в л я е т 1,25 см (0 ,5 д ю й м а ). Ч т о б ы и з м е н и ть е го , щ е л ка й те н а с тр е л ка х ^ и ▼, р а с п о л о ж е н н ы х р я д о м с п о л е м Табуляция после (T a b S p a ce A fte r), и л и в в е д и те тр е б у е м у ю в е л и ч и н у п р я м о в поле. И н а ко н е ц , те п е р ь м о ж н о у в е л и ч и т ь о т с т у п т е кс т а , с л е д у ю щ е го с р а зу за н о м е р о м . Н а п р и м е р , есл и в м е с то н о м е р а и л и б у к в ы и с п о л ь з у ю т с я сл ова , в о зм о ж н о , п о н а д о б и тс я б о л ьш е е п р о с т р а н с т в о п е р е д т е кс т о м . В в е д и те н о в о е зн а ч е н и е в п о л е О тступ (In d e n t A t) и л и и зм е н и те е го , щ е л ка я н а с т р е л ка х ^ и ▼. И з м е н е н и я б у д у т т а к ж е о тр а ж е н ы в о к н е п р е д в а р и те л ь н о го п р о с м о тр а .
Печать структуры V
Н а р а з л и ч н ы х с та д и я х р а б о ты с о с т р у к т у р о й д о ку м е н та — п р о с м о тр , р е д а кти р о в а н и е , п е р е гр у п п и р о в к а и л и ф о р м а ти р о в а н и е — м о ж е т п о тр е б о в а ть с я р а с п е ч а та ть с т р у к т у р у . П е ч а ть с т р у к т у р ы н и ч е м н е о т л и ч а е тс я о т п е ч а ти о б ы ч н о го д о ку м е н та .
, «-
1. П е р е кл ю ч и т е с ь в р е ж и м п р о с м о тр а с т р у к т у р ы д о ку м е н та . 2. И с п о л ь з у я к н о п к и Р а зв е р нуть (E x p a n d ) и С ве р н уть (C o lla p s e ), в ы в е д и те н а э кр а н то л ь ко необходим ы е ур о вн и . 3 . Щ е л к н и т е н а к н о п к е П ечать (P rin t), р а с п о л о ж е н н о й н а с та н д а р тн о й п а н е л и и н с т р у м е н т о в . С т р у к т у р а б уд е т р а сп е ч а та н а в то м ви д е , в ко т о р о м о н а п р е д с та в л е н а н а э кр а н е .
ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ -------------------------------------------------------------------------Представьте себе следующую ситуацию: только что закончен важный отчет и шеф ждет его. Вы просматриваете отчет несколько раз — вроде бы все заголовки на месте, раз делы идут по порядку и ничего не пропущено.
334
♦
Глава 10. Структура документа: ясность и четкость
Н о к о гд а д е л о д о х о д и т д о п е ч а т и , о б н а р у ж и в а ю т с я н е за п л а н и р о в а н н ы е п у с ты е м еста в се р е д и н е с тр а н и ц . Н а э кр а н е все в ы гл я д и т н о р м а л ь н о — в ч е м ж е п р и ч и на ? В е р о я тн е е в с е го , п у с ты е м е ста с в я за н ы с р а зр ы в а м и с тр а н и ц , в с та в л е н н ы м и в р у ч н у ю . В с п о м н и те , Где б ы л и в ста в л е н ы р а зр ы в ы с тр а н и ц , и у д а л и те и х . Д л я э т о го н у ж н о щ е л к н у т ь н а к н о п к е Непечатаемые знаки (Show Ail), ч то б ы в ы в е с ти н а э к р а н все з н а к и ф о р м а ти р о в а н и я , и п о о ч е р е д н о у д а л я ть р а зр ы в ы с т р а н и ц н а ж а ти е м к л а в и ш и Delete. С о х р а н и те д о к у м е н т и р а с п е ч а та й те сн о в а .
Часть II Подкрепление информации таблицами, графиками, диаграммами и рисунками Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты г
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур Глава 13. Организация данных в виде таблиц Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
графика и объекты t* Одно изображение стоит тысячи слов Подходящее изображение Иллюстрации из коллекции картинок Использование коллекции картинок Вставка изображений Работа с изображениями Вставка объектов мультимедиа
/
Одно изображение стоит тысячи слов ♦
337
В о зм о ж н о , в ы к о гд а -н и б у д ь с л ы ш а л и ф р а зу: « и зо б р а ж е н и е с т о и т т ы с я ч и сл о в » , и э т о н е р и т о р и к а . З а д у м а й те с ь о то м , с к о л ь к о в с е го м ы в и д и м в о к р у г себ я н а в е б -с тр а н и ц а х , в э л е кт р о н н ы х п о ч то в ы х я щ и ка х , в га зе та х, н а те л е ви д е н и и — о д н и сл о в а н е з а м е н я т э т о го . В сем н у ж е н ц в е т, р и с у н о к , с ти л ь . С а м и п о себе сл о ва не п р и в л е к а ю т н а ш е в н и м а н и е и н е за х в а ты в а ю т в о о б р а ж е н и е . Д а ж е эта к н и га , х о т я о н а в о с н о в н о м с о д е р ж и т и н ф о р м а ц и ю , н е о б х о д и м у ю д л я р а б о ты , н е б ы л а бы т а к э ф ф е кти в н а б ез тщ а те л ь н о в ы в е р е н н о го д и за й н а с т р а н и ц (у п р о щ а ю щ е го и х ч т е н и е ) и с н и м к о в э кр а н а , п р е д с та в л я ю щ и х к о н е ч н ы й р е зу л ь та т в ы п о л н е н и я р а с с м о тр е н н ы х в к н и ге п р о ц е д у р . Р и с у н о к м гн о в е н н о м о ж е т п о ка за т ь т о , д л я о п и с а н и я ч е го с л о в а м и п о тр е б у е тс я н е м а л о в р е м е н и . В о тч е те п о н а д о б и тс я ц е л ы й а б за ц (и л и д а ж е с т р а н и ц а ), ч то б ы о б ъ я с н и ть п р о х о ж д е н и е н о в о го п р о д у к т а ч е р е з с та д и и р а з в и ти я , н о д е м о н с тр а ц и я д и а гр а м м ы п р о ц е сса п о з в о л и т ч и та те л я м д о кум е н та м о м е н та л ь н о п о н я ть , ч т о п р е д с та в л я е т с о б о й весь п р о ц е с с. В э т о й гл а в е р а с с м а тр и в а ю тс я ср е д ств а W o rd , п о зв о л я ю щ и е в с та в л я ть в д о к у м е н т и зо б р а ж е н и я и д р у ги е интерес ны е элем енты .
Одно изображение стоит тысячи слов В а м н у ж е н п о в о д д л я т о го , ч то б ы в с т а в и ть и зо б р а ж е н и я в д о к у м е н т ? С у щ е с тв у е т м н о ж е с тв о р а з л и ч н ы х п р и ч и н , п о б у ж д а ю щ и х и с п о л ь зо в а ть и л л ю с т р а ц и и , р и с у н к и , ф о то гр а ф и и и с п е ц и а л ь н у ю гр а ф и к у в п у б л и к а ц и я х . З а д а ча д о ку м е н та о п р е д е л я е т ц е л е с о о б р а зн о сть и с п о л ь з о в а н и я в н е м гр а ф и к и . Н и ж е п р е д ста вл е н ы н е с к о л ь ко м е то д о в , с п о м о щ ь ю к о т о р ы х м о ж н о у в 'л ш ч и т ь ч и т а т е л ь с ку ю а у д и т о рию . ► З а х в а т и т е — и п о с та р а й те с ь у д е р ж а т ь — и н т е р е с ч и т а т е л я . В н а ш е вре м я п о л н о ц в е тн о й , с в е р ка ю щ е й р е кл а м ы и в е б -с т р а н и ц н у ж н о н е ч то , п р и в л е ка ю щ ее в н и м а н и е . Г л а з ч и та те л я м о ж е т о с та н о в и ть с я н а х о р о ш о с п л а н и р о в а н н о м и зо б р а ж е н и и , б у д ь э т о ф о то гр а ф и я , эм б л е м а и л и р и с у н о к , и д о к у м е н т б уд е т п р о чи та н . ! ► Д а й т е гл а з у ч и т а т е л я о т д о х н у т ь . И з в е с т н о , ч т о н и о д и н ч е л о в е к н е ста н е т н а п р я га т ь з р е н и е д л я д о л го го ч т е н и я т е кс т а с о д и н а р н ы м и н те р в а л о м . Ч и т а т е л и х о т я т в и д е ть н а с тр а н и ц е н о р м а л ь н ы е п о л я , к р о м е т о го , гл а з у д о л ж н о б ы ть и н т е р е с н о и е м у н у ж е н о т д ы х — к а к р а з т о , ч т о м о гу т д а ть и зо б р а ж е н и я . П р а в и л ь н о р а с п о л о ж е н н ы е р и с у н к и в б р о ш ю р е п о м о га ю т п р о в е с т и ч и та те л я п о в а ж н ы м м е ста м в т е кс т е . Д и а гр а м м а в д л и н н о м о тч е те п р е д о с та в л я е т т а к не об хо д и м ы й переры в в ч те н и и . ► П о д д е р ж и т е и д е ю в а ш е го р а с с к а з а и л и о т ч е т а . И з о б р а ж е н и е в д о ку м е н те и л и н а в е б -с тр а н и ц е м о ж е т у к р е п и т ь о п и с ы в а е м у ю с х е м у и л и ко н ц е п ц и ю . Е с л и вы , н а п р и м е р , о тве ча е те за п у б л и к а ц и и в ж е н с к о м ц е н тр е зд о р о в ь я и созд аете го д о в о й о т ч е т о р га н и з а ц и и об у с п е ш н о й р а б о те , ф о то гр а ф и и зд о р о в ы х , с ч а с тл и в ы х ж е н щ и н п о м о гу т в ы п о л н и т ь п о с та в л е н н у ю за д а ч у. А н а л о ги ч н о , ф о то гр а ф и и р е кл а м и р у е м ы х п р о д у кт d b в ы с тр а и в а ю т у ч и та те л я ч е т к у ю а с с о ц и а ц и ю м е ж д у н а зв а н и е м брс нд а и в н е ш н и м в и д о м то ва р а .
338
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
Подходящее изображение К а к о й в и д гр а ф и к и м о ж н о и с п о л ь зо в а ть в д о ку м е н та х ? Т о т , к о т о р ы й и м п о р т и р у е тся в W o rd — р и с у н к и и ф о то гр а ф и и , и зо б р а ж е н и я * с о зд а н н ы е в со в р е м е н н ы х гр а ф и ч е с ки х п р о гр а м м а х , и к л и п ы , за гр уж а е м ы е и з И н те р н е та . З д е сь н а й д е тся м е сто д л я в с е го , а е сл и тр е б у е тс я в с т а в и ть в д о к у м е н т гр а ф и ч е с ки й ф а й л , со зд а н н ы й в к а к о м -н и б у д ь ус та р е в ш е м ф о рм ате, в о з м о ж н о , н а й д е тс я ф и л ь тр , к о т о р ы й п о з в о л и т W o rd и м п о р т и р о в а т ь и е го .
ПРИМЕЧАНИЕ --------- :-------------------------- *---------------------------—----------7-------------Если вам потребовалось использовать графический файл, формат которого не распо знается Word, попробуйте открыть его в программе, предназначенной для работы с графикой (например, в Microsoft Digital Image Pro 9). Если файл удастся открыть, его лучше сохранить в более традиционном формате (BMP, TIF, JPG).
Различие между растровыми и векторными изображениями И з о б р а ж е н и я б ы в а ю т д в у х т и п о в : р а с т р о в о го и л и в е к т о р н о го . В ы м о гл и в и д е ть р а с тр о в у ю гр а ф и к у : это и зо б р а ж е н и я , п р е д с та в л я ю щ и е с о б о й м а тр и ц ы о тд е л ь н ы х т о ч е к (п и к с е л о в ) э кр а н а (н а п р и м е р , о т с ка н и р о в а н н ы е ф о то гр а ф и и ). Т а к и е т и п ы и зо б р а ж е н и й с о зд а ю тс я н а о с н о в е п а л и тр ы п и кс е л о в (и л и к а р т ы б и т о в ). П р и у в е л и ч е н и и р а с тр о в о й гр а ф и к и т о ч к и р а с т я ги в а ю т с я , в р е зу л ь та те те р я е тс я ч е т ко с т ь и зо б р а ж е н и й .
СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Эта глава посвящена особенностям расположения, импортирования графических фай лов и работы с целыми изображениями, как с клипами, так и с рисунками. Инструменты рисования Word, используемые для создания изображений в документах, рассматрива ются в главе 12.
Векторные изображения (т а к ж е н а зы вае м ы е о б ъ е кт н о -о р и е н т и р о в а н н о й гр а ф и к о й и л и р и с о в а н н о й гр а ф и к о й ) с о с то я т и з ф о рм , л и н и й и к р и в ы х . П о с к о л ь к у э т и эл е м е н ты о с н о в а л ы н а м а те м а ти ч е с ки х в ы ч и с л е н и я х , и зо б р а ж е н и я м о ж н о гр у п п и р о в а т ь в е д и н ы й о б ъ е кт, а за те м с н о в а д е л и ть н а о тд е л ь н ы е р и с у н к и . И х с в о й с тв а п о з в о л я ю т и зм е н я т ь р а зм е р б ез п о т е р и ка ч е ств а . В та б л . 11.1 п е р е ч и с л е н ы н е ко то р ы е и з н а и б о л е е п о п у л я р н ы х в и д о в и зо б р а я г н и й с о п р е д е л е н и е м и х ти п а , с п и с к о м о с н о в н ы х ф о р м а то в ф а й л о в и п р е д п о л о ж и те л ь н ы м и с т о ч н и к о м .
Таблица 11.1. Типы файлов изображений Форматы файлов Источник
Элемент
Тип изображения
Клип
Зависит or изображе BMP, DIB, GIF, JPG, Коллекция изображений Microsoft, ния: растровая или PCX, PNG. TIF, WMF приобретенные коллекции клипов, векторная графика источники клипов в Интернете
Автофигуры Векторная графика
WMF
Программы Windows
\
Растровая графика Сканиро ванные изо бражения
BMP, GIF, PNG, JPG Microsoft Paint, Adobe Photoshop, Paint Shop Pro и т. д.
Иллюстрации из коллекции картинок ♦
339
Элемент
Тип изображения
Форматы файлов Источник
Веб графика
Обычно растровая графика
GIF, PNG
Фон страницы
Растровая графика
ВМР, DIB, GIF, PCX, Изображения типа«>живопись», PNG, JPG, TIF, HTM файлы HTML
Рисунки маркеров
Растровая графика
GIF
Интернет и некоторые программы, создающие изображения для веб1
Изображения, создаваемые в про граммах рисования, таких как Paint
Иллюстрации из коллекции картинок W o rd п р е д о с та в л я е т к о л л е к ц и ю к л и п о в , ко то р ы е м о ж н о и с п о л ь зо в а ть в д о к у * м е н та х . В не е в х о д я т из* ю р а ж е н и я о б о и х т и п о в — р а с тр о в о го и в е к т о р н о го , — и в н е й п р е д с та в л е н ы в с е в о зм о ж н ы е те м ы , н а ч и н а я о т ж и в о т н ы х и тр а н с п о р та д о п о го д ы и п р а з д н и ко в . П р и в с т а в ке к л и п а и с п о л ь з у е тс я о б л а с ть зад ач Коллек
ция картинок (Clip Art). Коллекция картинок (Clip Organizer) — э т о с а м о сто я те л ь н а я п р о гр а м м а , п р е д н а з н а ч е н н а я д л я р а б о ты с б и б л и о т е ко й к л и п о в , к о т о р а я о тс л е ж и в а е т н е т о л ь ко и зо б р а ж е н и я , н о т а к ж е ф а йл ы з в у к о в и ф и л ь м о в . С ее п о м о щ ь ю м о ж н о д о б а в л я т ь в к о л л е к ц и ю м у л ь ти м е д и а ф а й л ы в с е х т и п о в , у п о р я д о ч и в а т ь , п р о с м а тр и в а ть и , и н о гд а , у д а л я ть и х . К р о м е т о го , Коллекция картинок (Clip Organizer) п р е д о с та в л я е т д о с т у п к д о п о л н и те л ь н ы м к л и п а м и с л у ж б а м в И н те р н е те , это с р е д с тв о в с тр о е н о п р я м о в ее и н те р ф е й с.
Вставка изображения из области задач Р а зм е с ти ть к л и п в т е кс т е п р о щ е и б ы стр е е в с е го че р е з с о о т в е т с тв у ю щ и й раздел о б л а с ти за д а ч. Р а с п о л о ж и те т е кс т о в ы й к у р с о р та м , к у д а тр е б у е тс я в с та в и ть р и с у н о к и л и к л и п и вы б ерите ко м а н д у В ставки ►Рисунок ►Картинки (Insert ►Picture ► Clip Art). П о я в и т с я о б л а с ть за д а ч Коллекций клипов (Clip Art), п о ка за н н а я н а р и с . 11.1.
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------При первом обращении к библиотеке клипов на экране появится диалоговое окно До бавление клипов в коллекцию (Add Clips То Gallery), позволяющее добавить собствен ные клипы в Коллекцию картинок (Clip Organizer) Чтобы Word автоматически проверил жесткий диск на наличие мультимедиа-клипов (это могут быть видеофрагменты, звук или изображения), щелкните на кнопке ОК. В противном случае щелкните на кнопке От мена (Cancel). \
В в е д и те в п о л е Поиск клипа (Search Text) с л о в о и л и ф р а зу, о п и с ы в а ю щ у ю т и п и с к о м о го и зо б р а ж е н и я . П р и это м н е н у ж н о з н а т ь н а зв а н и е о п р е д е л е н н о й ка те го р и и — п р о с т о в в е д и те сл о в о , и м е ю щ е е о тн о ш е н и е к ж е л а е м о й тем е, н а п р и м е р « р а м ка » . Щ е л к н и т е н а к н о п к е Начать (G o ). В о б л а сти зад ач п о я в и т с я с п и с о к к л и п о в , в о п и с а н и и к о т о р ы х в с тр е ти л о с ь вв е д е н н о е с л о в о (р и с . 1 1 .2 ). Щ е л к н и т е на п о д х о д я щ е м к л и п е . W o rd д о б а в и т и зо б р а ж е н и е в м е сто р а с п о л о ж е н и я ку р с о р а . 1 Н априм ер, Adobe P hotoshop. — Примеч. перев.
340
♦
Глава 11. визуальное воздействие: графика и объекты
Рис. 11.1. Область задач Коллекция клипов
Рис. 11.2. Выберию нужный клип из списка результатов поиска
Поиск картинок в области задач Word п о у м о л ч а н и ю п р о и з в о д и т п о и с к в о в се х д о с т у п н ы х к а т е го р и я х : Мои кол лекции (My Collections), Коллекции Microsoft Office (Office Collections) и Веб-кол лекции (Web Collections). П р о с м о тр е ть с п и с о к д о с т у п н ы х к о л л е к ц и й м о ж н о , ра с к р ы в с п и с о к Просматривать (Search In ) (р и с . 11.3).
Рис. 11.3. Устанавливая и снимая флажки, можно искать клип в заданных коллекциях
Использование коллекции картинок ♦
З д е сь п р е д ста в л е н ы т р и р а з н ы х к о л л е к ц и и .
34t
'
► Мои коллекции (My Collections) в кл ю ч а е т в се б я к а р т и н к и , д о б а вл е н н ы е в а м и в Коллекцию клипов (Clip Organizer). ► Коллекции Microsoft Office (Office Collections) с о с то и т и з 40 р а зл и ч н ы х о с н о в н ы х к а т е го р и й , в к о т о р ы х в ы н а в е р н я ка н а й д е те п о д х о д я щ и й к л и п .
► Веб-коллекции (Web Collections) в кл ю ч а е т в себя в с ю гр а ф и ку , с в я за н н у ю с И н те р н е то м , с о д е р ж а щ у ю с я в Коллекции картинок (Clip Organizer). П р и п е р в о м щ е л ч ке н а с с ы л ке Коллекция картинок в Интернете (Clips Online) п р о гр а м м а со зд а е т п а п к у д л я с о х р а н е н и я к л и п о в , з а гр у ж е н н ы х и з И н те р н е та .
В н и ж н е й ч а с т и о б л а с ти зад ач Коллекция клипов (Clip Art) н а х о д я тс я д о п о л н и те л ь н ы е с с ы л к и , ко то р ы е п е р е н е с ут вас в Коллекцию картинок (Clip Organizer) и л и в И н т е р н е т за н о в ы м и с о б р а н и я м и к л и п о в и д а д у т п о л е зн ы е со в е ты д л я п о и ска подходящ ей ка р ти н ки . В п о и с к а х к л и п о в м о ж н о о б р а ти ть с я к с а й т у M ic ro s o ft O ffic e O n lin e , н а ко то р о м р а с п о л о ж е н а б о га та я к о л л е к ц и я х у д о ж е с т в е н н ы х , м у з ы ка л ь н ы х и в и д е о кл и п о в . Щ е л к н и т е н а с с ы л ке Картинки на узле Office Online (Clip Art on Office Online) в н и ж н е й ч а с т и о б л а с ти за д а ч Коллекция клипов (Clip Art). Е с л и вы со е д и н е н ы с И н т е р н е то м , н а э кр а н е п о я в и т с я с а й т M ic ro s o ft O ffic e C lip A r t a n d M e d ia , гд е м о ж н о и с к а т ь и з а гр у ж а т ь п о д х о д я щ и е к л и п ы .
Использование коллекции картинок Коллекция картинок Microsoft (Microsoft Clip Organizer) — э т о и н с т р у м е н т , о р га н и з у ю щ и й к л и п ы , к о т о р ы й п о м о ж е т х р а н и т ь и зо б р а ж е н и я , а у д и о - и ви д е оф айл ы в о д н о м м е сте , у п о р я д о ч е н н ы м и п о те м а м . Ч т о б ы з а п у с т и т ь е го , щ е л кн и т е н а с с ы л ке Упорядочить картинки (Organize Clip) ь н я ж н е й ч а с ти о б л а с ти зад ач Кол лекция клипов (Clip Art). Н а р и с . 11.4 п о ка за н а Коллекция картинок Microsoft (Microsoft Clip Organizer). С т р у к т у р а к о л л е к ц и и к а р т и н о к н а п о м и н а е т п о с тр о е н и е Проводника (Windows Explorer): в п р а в о й п а н е л и о т о б р а ж а ю тс я д о с ту п гш е б и б л и о т е ки к л и п о в . М о ж н о в о с п о л ь зо в а ть с я с л е д у ю щ и м и эл е м е н та м и , п о м о га ю щ и м и н а й т и н е о б х о д и м ы й к л и п и р а б о та ть с н и м : ► п о л о с а м е н ю с о д е р ж и т ко м а н д ы , н е о б хо д и м ы е д л я с о зд а н и я н о в о й к а т е го р и и , п о зв о л я ю щ и е с и с те м а ти зи р о в а ть к л и п ы , к о п и р о в а т ь и в с та в л я ть и х и з о д н о й к о л л е к ц и и в д р у 1у ю , п р о с м а тр и в а ть о тд е л ь н ы е и зо б р а ж е н и я , и с к а т ь д о п о л н и т е л ь н у ю с п р а в к у в И н те р н е те и в Коллекции картинок (C lip O rg a n iz e r); ► п а н е л ь и н с т р у м е н т о в п р е д о с та в л я е т и н с тр у м е н т ы д л я п о и с к а , вы б о р а к о л л е к ц и й , к о п и р о в а н и я , в с т а в к и и у д а л е н и я и зо б р а ж е н и й , у п р а в л е н и я в и д о м о к н а Коллекции картинок Microsoft (Microsoft Clip Organizer) и д о с т у п а к И н т е р н е ту д л я п о и ска но вы х кл и п о в ; ► п а н е л ь С п и с о к к о л л е к ц и й (C o lle c tio n L is t) п о ка зы в а е т все д о с т у п н ы е п а п к и , в к о т о р ы х м о ж н о и с к а т ь и зо б р а ж е н и я ;
342
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
: 1 Избранное файл Оравка
Коллекц* \я картинок (Microsort) ВИД
Сервис
Орзека
Введите вопрос
C twcok коллекций..
гаи
В о
Мои коллекции
■Ф ш т т. ^Неклассифицированные! Коллекции Mterosoft Office ffi ij^ l Веб-коллекции
Рис. 11.4. Коллекция картинок Microsoft. Щелкните на той папке, которую требуется просмотреть
► окно просмотра демонстрирует выделенные клипы. Если расположить указа тель мыши над определенным клипом, на экране появится информация о файле. На рис. 11.5 описание файла показывает название файла, его ширину и высоту в пикселах, размер и формат. P
Animals
Коллекц! я картинок (Microsoft)
фэйп Ор**з
еда Сзреис Оправка
Введите вопрос
^Лдиск... ЗОт*сок{$оллекцийЗ| ф *tVr"ТЧ ■,,м. I** ■>«■ :!
Е р ф Коллекции Microsoft Offlcej£ Academic _ Agriculture it: е й Animals Arts
1 Ш 5 AutoStapes !-•& Backgrounds | - <2l BUklngs Ш -(й Business jCharacter Colecdons Communication
Рис. 11.5. В коллекции картинок все клипы отсортированы
Использование коллекции картинок ♦
343
Работа с изображением в коллекции картинок Чтобы выбрать изображение в коллекции картинок Microsoft, просто перейдите к нему и выделите его в окне просмотра. На правой стороне изображения по явится стрелка ▼. Щелкните на ней, чтобы отобразить раскрывающееся меню, как показано на рис. 11.6. Как будет использоваться коллекция рисунков Microsoft при работе с изображе ниями? Она предназначена для выполнения операций, связанных с систематиза цией и поиском клипов. Например, с помощью коллекции изображений можно сделать следующее: ► проверить жесткий диск на наличие изображений вида «клип», чтобы доба вить их в коллекцию; ► скопировать и вставить изображения в другие папки, файлы и приложения; ► заново упорядочить библиотеки картинок; ► объединить изображения лдного стиля; ► добавить и отредактировать ключевые слова, описывающие конкретные изо бражения; ► получить доступ к веб-инструментам для работы с изображениями коллек ции картинок; ► отобразить свойства отдельного изображения.
Копирэмль Всмг-ить Уазлоьиз ’ietete’*
1 .'
ХДолить из коллекциикартинок Копировать ьколлекцию... П£ремесгмгть в копде-цию... И 1 *в-чтъ ключ хые слова... Поиск по п о х о ж у стилю Просмотр и свойства
Рис. 11.6. Щелкните правой кнопкой на изображении и выберите нужную команду
Сохранение часто используемых изображений Через некоторое время вы, скорее всего, обнаружите, что образовалась группа изображений, которые часто используются в создаваемых документах. Эти кли пы можно сохранить в коллекции Избранное (Favorites), чтобы в дальнейшем они всегда были под рукой. 1. Вчвед:гг( на экран Коллекцию клипов (Clip Organizer) и раскройте раздел Мои коллекции (My Collections »так, чтобы была видна папка Избранное (Favorites).
344
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
2. П е р е й д и те к п а п ке , х р а н я щ е й ч а с то и с п о л ь зу е м ы й к л и п .
3. П ер е та щ и те м ы ш ь ю и зо б р а ж е н и е и з о к н а п р о см о тр а в п а п к у Избранное (Favo rites), к а к п о ка за н о н а р и с . 11.7. Коллекция картинок (Clip Organizer) с о зд а ст к о п и ю ф а йл а и о с т а в и т о р и ги н а л в и с х о д н о й п а п ке .
Рис. 11.7. Часто используемый клип можно поместить в папку Избранное СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно скопировать изображение из области задан Коллекция клипов (Clip Art) в папку Избранное (Favorites) коллекции картинок, если щелкнуть на стрелке ▼, появляющейся рядом с изображением, и выбрать пункт Копировать 8 коллекцию (Copy To Collection). Когда появится диалоговое окно Копирование в коллекцию (Copy To Collection), выбе рите папку Избранное (Favorites) (или другую подходящую папку) и щелкните на кноп ке ОК. Изображение будет скопировано в заданную коллекцию.
Автоматическое добавление собственных изображений Е с л и тр е б уе тся в о с п о л ь зо в а ть с я д р у го й б и б л и о т е ко й к л и п о в , н а х о д я щ е й с я н а ко м п ь ю те р е (н а п р и м е р , н у ж н о и зо б р а ж е н и е и з п р е д ы д у щ е й в е р с и и O ffic e ), м о ж н о в ы п о л н и т ь п о и с к и а в т о м а ти ч е с ки д о б а в и ть к л и п ы в б и б л и о т е ку . 1. В ы в е д и те н а э к р а н Коллекцию картинок (Clip Organizer), вы б р а в к о м а н д у В ста вка ►Рисунок ►Картинка (Insert ►Picture ►Clip Art) и за те м щ е л кн у в н а с с ы л ке Упорядочить картинки (Clip Organizer) в н и ж н е й ч а с т и о б л а с ти за д а ч. 2. В о к н е к о л л е к ц и и к а р т и н о к в ы б е р и те ко м а н д у Файл ►Д о б а в и ть клипы в кол лекцию ►Автоматически (File ►Add Clips То Gallery ►Automatically), ч то б ы п р о гр а м м а в ы п о л н и л а п о и с к и д об ави л а на й д е н н ы е к л и п ы без в а ш е го вм еш ател ь ства. П о я в и т с я д и а л о го в о е о к н о Добавление клипов в коллекцию (Add Clips То Organizer), п р е д уп р е ж д а ю щ е е о то м , ч то п о сл е щ е л ч ка н а к н о п к е ОК в к а т а л о г б у д у т в кл ю ч е н ы все м ул ь ти м е д и а -ф а й л ы (ф а й л ы р и с у н к о в , з в у к о в и ф и л ь м о в ).
Использование коллекции картинок ♦
345
3. Щелкните на кнопке Параметры (Options) в окне Добавление клипов в коллек цию (Adc? Clips То Organizer), чтобы указать, в каких папках следует искать клипы. Появится диалоговое окно Параметры автоматического импорта (Auto Import Settings), демонстрирующее все папки, найденные в системе (рис. 11.8).
Если нужно пропустить при поиске любую из выделенных папок, просто сни мите соответствующий флажок. п зраметры автоматического ч
ч та
L*J
■^тобь-лхствмдп wp'-ean- клипы ь „ уделенной лапкв устано т ocrrBeicreJwatw Ы фг . '-t-оды гртуст»тъ ка^ю-п -5а тчпл-у лимите соотввтста кадии ей фгш ок,
я
ADO
‘ П £м оы - Q 3 9 D jcumentsand Settings □ И «Users I oya
□ 3 i .Java P J JPLcache Б - П Jflte
]
'- 0 5 1 .0
m ~U pjar 'J , J Cookies Desktop □ ^ 1 My Documents □ * StartMenu & E J JMATUB6p5 □fil bin Idemos £
Катага-
Отмена
J
Рис. 11.8. Коллекция картинок будет искать клипыво всех доступных папках на компьютере,
эсли не была определена другая область поиска 4. Щелкните на кнопке Каталог (Catalcn) в диалоговом окне Параметры автома тического импорта (Auto Import Settirgs), чтобы начать поиск. Коллекция карти нок (Clip Organizer) выведет на экран диалоговое окно состояния, сообщающее
о процессе поиска клипов и добавлении к ним ключевых слов, связывающих клип с определенной коллекцией. В любой момент можно нажать на кнопку Остановить (Stop), еслл по требуется отменить поиск.
Добавление клипов вручную Коллекция картинок (Clip Organizer) также предоставляет возможность добавле
ния клипов вручную: пользователь сам выделяет желаемые клипы и определяет, куда их нужно вставить. Кроме того, можно указывать ключевые слова, которые позже будут использоваться для поиска этих изображений. Чтобы вручную до бавить клипы в библиотеку, выполните с. гедук щие действия. 1. Откройте Коллекцию картинок (Clip Organizer).
346
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
2. В ы б е р и те к о м а н д у Файл ►Добавить клипы в коллекцию ►Вручную (File ►Add Clips То Gallery ►On My Own). П о я в и т с я д и а л о го в о е о к н о Добавление клипов в коллекцию (Add Clips То Gallery) (р и с . 11.9). 3 . В ы д е л и те ф а й л , к о т о р ы й тр е б у е тс я д о б а в и ть в б и б л и о т е ку , и щ е л кн и т е н а к н о п к е Добавить в (Add Т о ). О тк р о е т с я д и а л о го в о е о к н о Импорт в коллекцию (Im p o rt Т о C o lle c tio n ); в н е м м о ж н о в ы б р а ть п а п к у к о л л е к ц и и , к у д а б уд е т и м пор ти р о ва н кл и п . 4 . Щ е л к н и т е н а п а п к е , за те м н а к н о п к е О К и н а к н о п к е Добавить (Add). В ы ве р н е те сь к Коллекции картинок (Clip Organizer), а к л и п о к а ж е т с я в с та в л е н н ы м в о п р е д е л е н н у ю в а м и к о л л е кц и ю . /Ч бранчое
Д о б да ле н и е к ж я гю в в к о тле кц ^о
2
_Р F Favo avorites
ЗаЯЗгзй I ZifotD § ZSFrom ICQ
3hklig 2unks
□read
asking Jweatner
-JСправочной -1Хлам .
Dc*m*can.toffe.rssi.ru
Рис. 11.9. Можно добавлять клипы в коллекцию вручную
Создание новой коллекции Н о в у ю к о л л е к ц и ю м о ж н о со зд а ть д в у м я с п о с о б а м и : щ е л ч ко м н а к н о п к е Создать (New) в д и а л о го в о м о к н е Импорт в коллекцию (Import То Collection) и л и в ы б о р о м ко м а н д ы Файл ►Создать коллекцию (File ►New Collection) в о к н е Коллекция кар тинок (Clip Organizer). П о я в и т с я д и а л о го в о е о к н о Создание коллекции (New Col lection), в к о т о р о м м о ж н о зад ать, е сл и тр е б у е тс я , п а п к у д л я р а зм е щ е н и я к о л л е к ц и и и в в е с ти н а зв а н и е к о л л е к ц и и (р и с . 1 1 .1 0 ).
СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Иногда нужно тщательно проверять, подходит ли изображение к дизайну и структуре раз рабатываемого проекта. В таких случаях полезно увидеть тип файла, размер, ориента цию и все связанные с ним ключевые слова. Чтобы просмотреть свойства изображения, выделите его и в раскрывающемся меню выберите пункт Просмотр и свойства (Preview/ Properties). Диалоговое окно Просмотр и свойства (Preview Properties) отобразит все па раметры'файла, полный путь к нему, а также подпись и все введенные ключевые слова.
Использование коллекции картинок ♦
347
B i l l КОЛГК3$ВЦЯНК! £ is J ........................ Л рзамещениекрппенци 0g£| Мои коллекции
i- Л и у
•/
'■■■Q Нв1Спгю>1фицированные клипы
■ - ..... }
J
kn "зна
---- —
Рис. 11.10. Коллекция картинок позволяет создать новую папку, чтобы сохранять в ней определенный тип клипов
Добавление и редактирование ключевых слов Ключевые слова важны при поиске необходимого изображения. С каждым из файлов в Коллекции картинок (Clip Organizer) связан определенный набор ключе вых слов — с их помощью коллекция картинок определяет, какие изображения показать при вводе конкретного слова в поле Искать (Search For). Например, если набрать слово кот, ключевые слова позволят найти изображения кошек, вклю ченные в коллекцию. Чтобы отобразить ключевые слова, связанные с определен ным изображением, выполните перечисленные ниже действия. 1. Выделите изображение в окне просмотра коллекции картинок или в области задач Коллекция клипов (Clip Art) и щелкните на стрелке ▼. 2. Выберите пункт Изменить ключевые слова (Edit Keywords). Появится диалого вое окно Ключевые слова (Keywords), продемонстрированное на рис. 11.11.
Рис. 11.11. В диалоговом окне Ключевые слова можно просматривать, добавлять, редактировать или удалять ключевые слова изображения
348
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
3 . По у м о л ч а н и ю н а зв а н и е и зо б р а ж е н и я о то б р а ж а е тс я в р а с кр ы в а ю щ е м ся с п и с к е Подпись (Caption). М о ж н о щ е л кн у т ь в п о л е р е д а кти р о в а н и я э т о го с п и с к а и в в е с ти н о в у ю п о д п и с ь (и л и н а зв а н и е ). 4. Щ е л к н и т е н а р а с кр ы в а ю щ е м ся с п и с к е К л ю чевое сл о в о (K e y w o rd ) и в ы б е р и те сл о в о и з с п и с к а и л и ж е в в е д и те с л о в о , ко то р о е б уд е т и с п о л ь зо в а ть с я д л я с с ы л к и н а это и зо б р а ж е н и е . Щ е л к н и т е н а к н о п к е Добавить (A d d ), ч то б ы д о б а в и т ь к л ю ч е в о е с л о в о 1.
С0ВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если нужно удалить любое из ключевых слов, присутствующих в списке для выделенно го клипа, просто щелкните на нем в списке и нажмите'кнопку Удалить (Delete).
Удаление ненужных изображений Е с л и в Коллекции картинок (Clip Organizer) п о я в л я ю т с я ф а й л ы , к о т о р ы е н е т р е б у е тс я в нее в к л ю ч а т ь , м о ж н о в ы д е л и ть и у д а л и т ь и х с п о м о щ ь ю р а с кр ы в а ю щ е го с я м е н ю и з о б р а ж е н и я . Е с л и в о к н е п р о с м о тр а щ е л к н у т ь н а ф а йл е, к о т о р ы й н у ж н о у д а л и т ь , в п о я в и в ш е м с я р а с кр ы в а ю щ е м с я м е н ю б у д у т п р и с у т с т в о в а т ь д ве ко м а н д ы у д а л е н и я , п о з в о л я ю щ и е у б р а ть к л и п и з в ы д е л е н н о й п а п к и и л и ж е п о л н о с ть ю у д а л и ть ф а й л и з к о л л е к ц и и к а р т и н о к . П р и в ы б о р е п е р в о й к о м а н д ы и зо б р а ж е н и е у д а л я е тс я б ез д о п о л н и т е л ь н ы х д е й с т в и й с о с то р о н ы п о л ь з о в а те л я . Е с л и ж е в ы б р а ть в т о р у ю ко м а н д у , к о л л е к ц и я к а р т и н о к с о о б щ и т, ч т о с л е д ую щ е е д е й с т в и е в ы зо в е т у д а л е н и е ф а й л а и з в с е х п а п о к к о л л е к ц и и . Д л я в ы п о л н е н и я щ е л кн и т е н а к н о п к е ОК, ч то б ы о т м е н и т ь у д а л е н и е , щ е л кн и т е н а к н о п к е Отмена (E s c ).
Вставка изображений Х о т я с п о с о б н о с ть к о л л е к ц и и к а р т и н о к п р о в е р я ть ко м п ь ю те р и с а м о сто я те л ь н о д о б а в л я ть ф а йл ы в б и б л и о т е ку за м е ча те л ьн а и э к о н о м и т вр е м я , н е м енее у д о б н ы м я в л я е тс я с р е д ств о , п о зв о л я ю щ е е и м п о р т и р о в а т ь в д о к у м е н т ф а й л ы , с о зд а н ны е в д р у го й п р о гр а м м е и л и п р и н е с е н н ы е , н а п р и м е р , н а к о м п а к т -д и с к е . W o rd д ает в о з м о ж н о с ть в с та в л я ть в д о к у м е н т и зо б р а ж е н и я и з д р у ги х п р о гр а м м — н а р и со в а н н ы е , со зд а н н ы е с п о м о щ ь ю с ка н е р а и л и ц и ф р о в о го ф о то а п п а р а та .
ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------ т------------------------ ------------------------------------------Подходящую картинку можно превратить в фон вашего документа. Выберите команду Формат ►Фон ►Способы заливки (Format ►Background ►Fill Effects) и перейдите к вклад ке Рисунок (Picture). Щелкните на кнопке Рисунок (Picture), чтобы вывести на экран диа логовое окно Выбор рисунка (Select Picture). Выберите нужное изображение, щелкните на кнопке Вставить (Insert) и затем на кнопке ОК. Изображение копируется и заполняет поверхность документа, как кафельная плитка.
1 К сож алению , нельзя изм енить клю чевы е слова и подписи к карти нка м в кол л екц ии M ic ro s o ft O ffice . — Примеч. перев.
Вставка изображений ♦ 3 4 9
Импортирование изображений в Word Один из способов вставки изображения в документ заключается в выборе ко манды Вставка ►Рисунок ►Из файла (Insert ►Picture ►From File). Word автомати чески переходит к папке Мои рисунки (My Pictures) и отображает все доступные файлы (рис. 11.12). Щелкните на нужном файль и на кнопке Вставить (Insert); Word вставит рисунок в документ в точку расположения курсора. Добавлена рисунка
Пажа
Маи после#'
бабочки стог
Г j,
(Udabako.jpg
|angel.jp9|
3I
* а
а medama.jpg
kuchLjpg
nameta.jpg
Меи документы
ч
* J
. --ч
!■>
«*зй «эмпцотер
■а
Э
01
в
wngtown.jpg
Рис. 11.12. Word показывает все распознаваемые типы файлов \
СОВЕТ Если желательно видеть в этом окне файлы конкретного типа, щелкните на стрелке рас крывающегося списка Тип файлов (Files Of Туре) и выберите нужный формат. Тогда в диалоговом окне Добавление рисунка (Insert Picture) появятся файлы только с задан ным расширением.
Использование сканированных и цифровых изображений в Word Многие из лучших изображений, используемых в документах, являются реаль ными фотографиями настоящих, живых людей и окружающего мира. Ежегодный отчет компании мог бы показать улыбающиеся лица реальных людей, которым была оказана помощь, а бизнес-план —содержать отсканированные фотографии участка, где расположено новое здание. Чтобы отсканировать изображение или воспользоваться цифровой фотографией в Word, выполните следующие действия. 1. Откройте документ, в который требуется вставить изображение.
350
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
% 2 . В ы б е р и те ко м а н д у В ста вка ►Р и сун о к ►С о ска н е р а или кам еры (In s e rt ►P ic tu re ► г F rom S c a n n e r O r C a m e ra ). П о я в и т с я д и а л о го в о е о к н о В ста в ка р и с у н ка с о с ка не ра или кам еры (In s e rt P ic tu re F rom S ca n n e r O r C a m e ra ) (р и с . 1 1 .1 3 ). Вставка ри-сумка со сканера или к ■ " >м
устройств
id
для передачи ло Интернету ' для цечатй рису**м е коллекцию картинок | -■
Вставить | Слациальнзя вставка J Отмдна ---- ----- ------------ ;------ ь-------- — ----------—
—
Рис. 11.13. Диалоговое окно Вставка рисунка со сканера или камеры дает возможность отсканировать фотографии или картинки из документа Word
t 3 . Е с л и в си сте м е у с та н о в л е н о б о л ьш е о д н о го с ка н е р а и л и ка м е р ы , щ е л кн и т е н а с тр е л ке с п и с к а У с тр о й с тв о (D e v ic e ) и в ы б е р и те п о д хо д я щ е е у с т р о й с т в о . 4 . В ы б е р и те н у ж н о е р а зр е ш е н и е и зо б р а ж е н и я . В а р и а н т Д л я п е р е д а чи п о И н те р н е ту (W e b Q u a lity ) и м е е т более н и з к о е ка ч е с тв о (и с п о л ь з у е т с я м е н ь ш е п и к с е л о в и ц в е то в )* ч е м в а р и а н т Д л я пе ча ти (P rin t Q u a lity ), н о в п е р в о м сл у ч а е ф а й л ы п о л у ч а ю тс я м еньш е. 5. Е с л и н у ж н о , ч то б ы п о у м о л ч а н и ю и зо б р а ж е н и е б ы л о д о б а в л е н о в К о л л е кц и ю ка р ти н о к (C lip O rg a n iz e r), о с та в ь те у с та н о в л е н н ы м ф л а ж о к Д о б а в и ть р и су н ки в ко л л е кц и ю ка р ти н о к (A d d P ic tu re s Т о C lip O rg a n iz e r). 6. И н а ко н е ц , е сл и тр е б у е тс я в с т а в и ть в д о к у м е н т р и с у н о к с о с ка н е р а , щ е л кн и т е н а к н о п к е В ста ви ть (In s e rt); е сл и ж е с ц и ф р о в о й ф о то ка м е р ы — щ е л кн и т е н а к н о п к е С пеци ал ьная в ста вка (C u s to m In s e rt).
СОВЕТ Если вь: потеряли отсканированное изображение или фотографию, сохраненные в кол лекции картинок, ищите их в папке Неклассифицированные клипы (Unclassified Clips). Потом их можно перенести в папку Избранное (Favorites) или любую другую папку по выбору.
Работа с изображениями Р и сущ си , о к о т о р ы х м ы го в о р и л и д о с и х п о р в э т о й гл а ве , я в л я ю т с я и зо б р а ж е н и я м и , в ы б р а н н ы м и через о б л а сть за д а ч К ол л екц и я кл и п о в (In s e rt C lip A rt), и м п о р т и р о в а н н ы м и и з д р у го й п р о гр а м м ы , о т с ка н и р о в а н н ы м и и л и и зв л е ч е н н ы м и и з ц и ф р о в о й ф о то ка м е р ы . Р а зл и ч н ы е сп о с о б ы п е р е н о са и з о б р а ж е н и й в W o rd со зд а ю т ф а йл ы р а з л и ч н ы х т и п о в : ► к а р т и н к а -к л и п м о ж е т б ы ть к а к в е кт о р н ы м , т а к и р а с тр о в ы м и зо б р а ж е н и е м ; ► и м п о р т и р о в а н н ы е ф а йл ы т а кж е м о гу т б ы ть л ю б о го и з д в у х т и п о в ; ► о тс ка н и р о в а н н ы е и зо б р а ж е н и я и ц и ф р о в ы е ф о то гр а ф и и в се гд а р а стр о в ы е .
Работа с изображениями ♦
354 ?
Х о т я р а с тр о в ы е и в е кт о р н ы е и зо б р а ж е н и я о б ы ч н о р е д а кти р у ю тс я с п о м о щ ь ю р а з н ы х м е то д о в , в W o rd д л я и х о б р а б о т ки б у д у т и с п о л ь зо в а ть с я п р а к т и ч е с ки о д и н а ко в ы е п р о ц е д у р ы . Г л а вн о е о т л и ч и е м е ж д у и зо б р а ж е н и я м и э т и х д в у х т и п о в з а кл ю ч а е т с я в т о м , ч т о п р о и с х о д и т с н и м и п р и и зм е н е н и и разм ера. Р а стровое и зо б р а ж е н и е п р и у в е л и ч е н и и с та н о в и т с я р а с т я н у ты м и р а зм ы ты м , в е кт о р н ы й ж е р и с у н о к м о ж н о и зм е н я т ь б ез п о т е р и ка ч е с тв а и ч е т ко с т и .
Панель инструментов Настройка изображения П р и щ е л ч ке н а о д н о м и з и зо б р а ж е н и й в д о ку м е н те п о у м о л ч а н и ю о ткр ы в а е тс я п а н е л ь и н с тр у м е н т о в Н а стр о й ка и зо б р а ж е н и я (P ic tu re ), ко то р а я с о д е р ж и т все эле м е н ты , н е о б х о д и м ы е д л я р е д а кти р о в а н и я п е р е н е с ё н н о го в W o rd и зо б р а ж е н и я . В та б л . 11.2 р а с с м а тр и в а ю тс я все к н о п к и п а н е л и Н а стр о й ка и зо б р а ж е н и я (P ic tu re ) и п р е д л а га ю тс я в а р и а н ты и с п о л ь з о в а н и я с о о т в е т с тв у ю щ и х и н с тр у м е н т о в .
Таблица 11.2. Инструменты для редактирования изображений Кнопка Назпаш№
Ш ш .
ш
Добавить рисунок (Insert Picture)
Открывает диалоговое окно Для вставки нового изображеДобавление рисунка (Insert ния в документ во время Picture), предназначенное для работы импортирования нового файла
Цвет (Color)
Предоставляет четыре функ ции, позволяющие изменить изображение от полноцветно го до черно-белого
—-
Ж
Для специальк >* обработки изображения — удаления цве та с целью переключения в черно-белый режим
Увеличить контраст- Делает темное темнее, а свет- Для улучшения качества неность (More Contrast) лое — светлее контрастных изображений Уменьшить контраст Уменьшает разницу между Для создания утонченного эфность (Less Contrast) темным и светлым, сглаживая фекта без резких контрастов изображение Увеличить яркость (More Brightness)
Осветляет все изображен-те
Уменьшить яркость (Less Brightness)
Снижает яркость светлых цве- Для затемнения слишком тов и отражений светлых изображений
Обрезка (Crop)
Служит для «обрезания» краев Для вьдолеши. <асга изобраi !зображения (в действитель- жения нести сохраняя изображение целиком) , .
Повернуть влево (Rotate Left)
При каждом щелчке >юворачи- Для шворота изображения, вает изображение на 90' влево изменения угла текста или на клона линии или границы
'
ли
Использование
Описание
Ч Сл'
Для осветления слишком темных изображений
•?
*
•*'
Тип линии (Line Style) Устанавливает ширину линий, Для создания рамки или окна используемых для рамки изо- изображения бражения 1 Сжатие рисунков (Compress Pictures)
Уменьшает пространство на Для уменьшения размера файдиске, требуемое для хранения ла и оптимизации документа файла рисунка (разрешение для Интернета для Интернета или для печати) Продолжение хР'
352
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
Таблица 1 1 .2 . П р о д о л ж е н и е
Кнопка Название
Ш
Описание
Использование
Обтекание текстом (Text Wrapping)
Контролирует взаимное распо- Для создания документов, коложение текста и выделенных торые содержат текст и изо объектов бражения
Формат рисунка (Format Picture). Кнопка меняет на звание в зависимо сти от объекта (фор мат рисунка, автофигуры и т. д.)
Открывает диалоговое окно Формат рисунка (Format Picture), в котором одновре менно можно настроить яр кость, сжатие, обтекание ри сунка и многое другое
Для одновременной установки нескольких параметров изо бражения
Установить прозрач Создает в области изображе Для создания изображения со специальным эффектом, на ния эффект прозрачности ный цвет (Set пример стилизованной фото Transparent Color) графии или рисунка Сброс параметров рисунка (Reset Picture)
Возвращает изображению па- Для отмены выполненных дейраметры: размер, форму, яр- ствий по настройке изображекость и контраст, которые оно ния имело до начала изменений
Добавление рисунка В ы у ж е з н а ко м ы с д е й с тв и е м и н с тр у м е н т а Добавление рисунка (Insert Pic/ ture). Щ е л к н и т е н а э т о й к н о п к е , е сл и ва м п о тр е б о в а л о с ь в с т а в и ть в д о к у - |Н 1 м е н т и зо б р а ж е н и е . Н а э кр а н е п о я в и т с я о д н о и м е н н о е д и а л о го в о е о к н о , п о зво л я ю щ е е п е р е й ти к н у ж н о й п а п ке . В ы б е р и те п о д х о д я щ и й ф а й л и щ е л кн и т е н а к н о п к е Вставить (Insert). СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------При помощи этого инструмента можно вставить не один, а сразу несколько рисунков. Выделите несколько файлов, щелкая на них мышью при нажатой клавише Ctrl. Word вставит в документ все выбранные рисунки.
От цветного к черно-белому и обратно С л е д ую щ а я к н о п к а н а п а н е л и и н с т р у м е н т о в Настройка изображения (Picture) п р е д л а га е т ф у н к ц и и , п е р е в о д я щ и е ц в е т н у ю ф о то гр а ф и ю и л и р и с у н о к i b в о т т е н к и с е р о го и л и в р е ж и м , гд е п р и с у т с т в у е т т о л ь ко д в а ц в е та : ч е р н ы й и бе л ы й . П о у м о л ч а н и ю ц в е т р и с у н к а о п р е д е л я е тся а в т о м а ти ч е с ки . Е с л и го т о в и т с я д о к у м е н т , к о т о р ы й б уд е т п е ч а та ть с я т о л ь к о в ч е р н о -б е л о м р е ж и м е , м о ж н о и зм е н и т ь ц в е т и л л ю с т р а ц и й н а о т т е н к и с е р о го (в с е ц в е та б у д у т тр а н с ф о р м и р о в а н ы в о т т е н к и с е р о го ) и л и в р е ж и м ч е р н о го и б е л о го — т о гд а б у д у т у н и ч т о ж е н ы п л а в н ы е п е р е хо д ы ц в е та и о с та н е тс я р е з ко о ч е р ч е н н о е ч е р н о -б е л о е и зо б р а ж е н и е . Н а р и с . 11.14 п о ка за н ы ч е ты р е р а з л и ч н ы х эф ф е кта , п о л у ч е н н ы х с п о м о щ ь ю э т о го и н с тр у м е н т а .
Работа с изображениями ♦
с'л
353
-• -
Рис. 11.14. Инструмент Цвет
Изменение контраста и яркости рисунков С ре д ств а у п р а в л е н и я ко н т р а с то м и я р ко с ть ю и зо б р а ж е н и й в W o rd о ка зы в а - p w j. ю т су щ е с тв е н н о е в л и я н и е н а все и зо б р а ж е н и е . К н о п к и н а с т р о й к и ко н т р а с та к о н т р о л и р у ю т р а з н и ц у м е ж д у с в е тл ы м и и ч е р н ы м и о б л а с тя м и и зо б р а ж е н и я . П р и у в е л и ч е н и и ко н т р а с та щ е л ч ко м н а к н о п к е Увеличить контрастность (M o re C o n tra s t) те м н о е с та н о в и тс я тем нее, а светл ое светлеет. Е с л и ж е у м е н ь ш и ть к о н т р а с т , щ е л ка я н а к н о п к е Уменьшить контрастность (L e s s C o n tra s t), те м н ы е о б л а с т и св е тл е ю т, а све тл ы е те м н е ю т. Я р к о с т ь о тв е ч а е т за с о о тн о ш е н и е в и зо б р а ж е н и я х с в е тл о го и т е м н о го . Щ е л к н и т е н а к н о п к е Увеличить яркость (M o re B rig h tn e s s ), и в е сь р и с у н о к п о све тл е е т, а п р и щ е л ч ке н а к н о п к е Уменьшить яркость (L e s s B rig h tn e s s ) и зо б р а ж е н и е те м н е е т. Э т и к н о п к и п о ш а го в о р е д а к т и р у ю т в и д и зо б р а ж е н и я , т о е с ть п р и ка ж д о м щ е л ч ке W o rd и зм е н я е т зн а ч е н и е я р к о с т и н а м а л у ю в е л и ч и н у .
СОВЕТ --------------------------- ---------------------------------------------------------------------------Для настройки яркости и контраста изображений не существует жестко определенного правила. Проверьте различные варианты и посмотрите, какой из них лучше выглядит. Если документ создается для печати, не забудьте отпечатать тестовую копию, потому что изображение будет выглядеть по-другому при печати.
354
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
Обрезка рисунков Обрезать изображение легко. Когда рисунок виден на экране, щелкните на кнопке Обрезка (Crop) панели инструментов Настройка изображения (Picture). ДО* Указатель мыши примет вид обрезающей рамки. Расположите ее на краю или в одном из углов изображения, откуда желательно начать процесс обрезки, и потяните сторону или угол внутрь рисунка. Продолжайте процесс до тех пор, пока не обрежете нужные части изображения. СОВЕТ Если результат обрезки рисунка вас не устраивает, можно отменить блерацию щелчком на кнопке Отменить (Undo) стандартной панели инструментов. Если требуется уничто жить результаты не только обрезки, но и всех остальных изменений, можно вернуть изображение к его первоначальному виду, щелкнув на кнопке Сброс параметров рисун ка (Restore Picture) на панели инструментов Настройка изображения (Picture).
Изменение размеров рисунка Другая операция, тесно связанная с обрезкой изображения, —изменение разме ров импортированного рисунка. Это действие приходится выполнять постоян но —изображения, вставляемые в документ, редко имеют требуемый размер.
Рис. 11.15. Изменить размер объекта в Word очень просто — щелкните и перетащите границу рисунка
Работа с изображениями '♦
355
Чтобы изменить размер рисунка, щелкните на нем. Вокруг изображения появит ся рамка с маркерами. Если требуется увеличить или уменьшить объект, щелк* ните на одном из угловых маркеров и потяните его наружу или внутрь рисунка. Пунктирная линия последует за указателем мыши, показывая новый размер изо бражения (рис. 11.15). Когда размер изображения достигнет желаемого, отпусти те кнопку мыши. * СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если нужно изменить размер рисунка в соответствие с точными параметрами, щелкни те на кнопке Формат рисунка (Format Picture). Появится диалоговое окно Формат рисун ка (Format Picture), в нем щелкните на вкладке Размер (Size) и введите точные размеры изображения.
При увеличении растрового изображения, например такого, как на рис. 11.15, бу дет заметна потеря четкости. Чтобы сохранить максимально возможное качество для сканированных или цифровых изображений, сделайте их настолько малень кими, насколько это позволяет дизайн. Несколько небольших четких иллюстра ций выглядят лучше, чем одна большая, но размытая. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Одним из критериев качества размера (и расположения) рисунка является удачное или неудачное обтекание рисунка текстом, рассмотренное ниже.
Вращение изображений Вращение — довольно забавная операция. Если требуется создать специальный эффект, при котором текст и рисунок эмблемы должны быть вид- ЯН ны под наклоном, вращающуюся звезду или какое-нибудь другое твор ческое дополнение к документу, воспользуйтесь инструментом Повернуть влево (Rotate Left).
1. Отобразите документ в режиме Разметка (Print Layout). 2. Выделите изображение, которое нужно повернуть. Появится панель инстру ментов Настройка изображения (Picture). 3. Щелкните на кнопке Повернуть влево (Rotate Left). При каждом щелчке Word будет поворачивать изображение на 90° влево. Появится маленький зеленый маркер на стороне, соответствующей верхнему краю исходного изображения, позволяющий свободно вращать рисунок, — 4. Расположите указатель мыши на маркере. Указатель примет форму вращаю щейся стрелки. 5. Перетащите маркер в любом направлении. Так можно управлять вращением в любую сторону (вправо или влево) (рис. 11.16). ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------- ------------------------------------------Вращением на фиксированный угол в данном случае является вращение на 90°. Сво бодное вращение подразумевает перетаскивание маркера вращения на произвольный угол.
356
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
V Документа '
osoft Word
* •t*]* ш ыШ ш ш ш ё ш я
it
Рис. 11.16. Обе функции вращения (на фиксированную величину и свободного) находятся прямо на панели инструментов Настройка изображения
Настройка стиля линий Не все изображения нуждаются в рамке —поэкспериментировав, вы сами __ поймете, как лучше использовать параметры стиля линий. Кнопка Тип линии (Line Style) позволяет выбрать линии различного стиля и ширины, а потом их можно изменять в диалоговом окне Формат рисунка (Format Picture), которое появляется при выборе команды Другие линии (More Lines) в раскрывающемся меню кнопки, показанном на рисунке ниже. Чтобы выбрать желаемый стиль ли ний, щелкните на рисунке, щелкните на кнопке Тип линии (Line Style) и укажите линию. т _________ 0.25 ПТ0,5 ГТГ 0.7S ПТ"
1 ГТГ • 1.5 ПТ ■ 2,25 ПТ*
Зпт
■
4.5 ПТ 1
б'пт Зпт 4.5 ПТ 4.5 ПТ..........
6 пт Другие линии..
I
Работа с изображениями ♦
357
Сжатие рисунков Рисунки могут занимать значительное пространство на диске и использо- jftif вать много ресурсов компьютера при печати. Это происходит потому, что данные, сохраняемые в файлах изображения, особенно цветного, могут быть ог ромными. Word предлагает инструмент Сжатие рисунков (Compress Pictures), служащий для уменьшения места на диске, занимаемого файлами изображений. Чтобы сжать рисунок в активном документе, выполните следующие действия. V 1. Выделите один из рисунков. Появится панель инструментов Настройка изо бражения (Picture). 2. Щелкните на кнопке Сжатие рисунков (Compress Pictures). Откроется одно именное диалоговое окно, показанное на рис. 11.17.
Изменить разрешение.
Г
для интернета и экрана
• для печати
разрешение:200точекнадюйм
Г ца изменять Параметры
& С&эть рисунки Р Удалить обрезанн и области рисунков Отмена
ОК
.........
Рис. 11.17. Можно уменьшить размер файла, содержащего много рисунков, сжав изображения
\ .
3. Если требуется сжать только выделенную картинку, оставьте установленный по умолчанию параметр Квыделенным рисункам (Selected Pictures). В против ном случае щелкните на варианте Ко всем рисункам документа (All Pictures In Document). Сжимая рисунки, Word может понизить разрешение для экрана (и для Ин тернета) или только для печати. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если был выбран вариант Для Интернета и экрана (Web/Screen), разрешение станет равным 96 точек на дюйм (dpi), а если вариант Для печати (Print), Word уменьшит разре шение до 200 dpi. Для достижения лучших результатов проверьте обе возможности. Если ни та, ни другая не подходят, выберите пункт Не изменять (No Change), и Word по пытается сжать файл настолько, насколько это возможно без влияния на разрешение.
4. Для оптимального сжатия оставьте установленными последние два флажка: Сжать рисунки (Compress Pictures) и Удалить обрезанные области рисунков (Delete Cropped Areas Of Pictures). Они обеспечивают максимально возможное сжатие.
358
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сжать изображение. Word сообщит, что дан ная операция може г уменьшить качество рисунка, и запросит подтверждение сжатия Если ответ положительный, щелкните на кнопке Применить (Apply). Если щелкнуть на кнопке Отмена (Cancel), сжатие будет остановлено. Если идет работа с документами высокого качества и размер файла имеет значе ние, но не первостепенное, вам могут пригодиться способы творческого решения проблемы, не использующие сжатие изображений. По нашему опыту сжатие не редко приводит к достаточно существенной потере качества, и если рисунки должны улучшать вид документа, включение в него размытых или нечетких изо бражений неприемлемо. Существуют способы, позволяющее управлять размером файла. ► Ограничьте количество фотографий в тексте. Фотографии — это растровая графика, поэтому файлы с ними метут быть очень большими. Используйте их только по мере необходимости. ► Обратите внимание на тип файлов. Некоторые файлы имеют больший раз мер, чем другие. Маленький файл в формате JPG или GIF-файл занимает в среднем меньше места, чем в форматах BMP или TIF.
Управление обтеканием текста Основная цель добавления рисунков в документ — проиллюстрировать текст, не так ли? Поэтому нужно, чтобы текст и графика естественно соче- ■ ■ тались друг с другом. Связь текста к изображения можно настроить с помощью ингт] (умента Обтекание текстом (Text Wrapping) панели инструментов Настройка изображения (Picture). СОВЕТ ------------------------------- т-------------------------------------------------------------------------------------------------Можно щелкнуть на самом верху списка Обтекание текстом (Text Wrapping) и перетащить его на экран, тогда список превратится в Плавающую панель инструментов. Это | удобно, если npi 1ходится постоянно работать с обтеканием текста и желательно сэкоj номить не< жольки щелчков мыши.
Чтобы установить обтекание объекта текстом, выполните следующие действия. 1. Выделите нужный рисунок. Появится панель Настройка изобра кения (Picture). 2. Щелкните на кнопке Обтекание текстом (Text Wrapping). Появится список ва риантов обтекания: > В тексте (In Line With Text) —этот стиль выбран по умолчанию; рисунок располагается там, куда был помещен исходно; > Вокруг рамки (Square) — располагает текст справа и слева от рамки ри сунка; > По контуру (Tight) —располагает текст по контуру самого рисунка, а не рамки (может привести к тому же результату, что и предыдущий вариант, это зависит от рисунка); > За текстом (Behind Text) —помещает текст поверх рисунка; О Перед текстом (In Front Of Text) —помещает рисунок поверх текста;
Работа с изображениями ♦
359
t> Сверху и снизу (Top And Bottom) —располагает текст выше и ниже изо бражения; справа и слева от изображения остаются пустые поля; > Сквозное (Through) —размещает текст вокруг границ рисунка; дает инте ресный эффект, если изображение имеет неровную границу, которую мож но заполнить текстом; > Изменить контур или границу обтекания (Edit Wrap Points) —позволяет точно отрегулировать способ обтекания картинки; управляя отдельными маркерами, можно придать границе обтекания любую форму.
Добавление и редактирование маркеров обтекания Word предоставляет возможность создавать собственный вид обтекания, уста навливая нестандартные границы для текста. Для этого предназначена кнопка Изменить контур обтекания (Edit Wrap Points) панели инструментов Настройка изображения (Picture). Рассмотрим пример, показанный на рис. 11.18. Здесь верхний и нижний края области обтекания расширены. [tfl Документ5 Microsoft Word Файл
Ч-аека
£ид вста&са « д о :
Ctf**
Таблица Окно Справка
Рис. 11.18. С помощью инструмента Изменить контур обтекания можно создать собственные границы обтекания текста
Ниже представлен процесс создания границы обтекания и ее редактирования. 1. Выделите рисунок. Появится панель Настройка изображения (Picture). 2. Щелкните на кнопке Обтекание текстом (Text Wrapping) и выберите в раскры вающемся списке пункт Изменить контур обтекания (Edit Wrap Points). Вокруг рисунка появится красная пунктирная линия с несколькими черными марке рами. /
\
360
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
3. Захватите один из них указателем мыши и перетащите так, как требуется для формирования новой границы обтекания. Линии останутся там, где будет от пущен маркер. 4. Чтобы создать дополнительный маркер (количество маркеров не ограничено формой рисунка —можно растягивать границу и добавлять точки редактиро вания в любое место), просто щелкните на линии границы и потяните ее к нужной точке экрана. Это действие сформирует новый маркер и установит новый вид границы. 5. Закончив создание границы для текста, снова щелкните на кнопке Обтекание текстом (Text Wrapping) и выберите вариант Сквозное (Through). Текст появит ся вокруг новой границы, но не внутри.
Форматирование изображений / 'Ч
Когда вы научитесь свободно работать с рисунками и легко определять цвет, контраст, яркость и обтекание, ^возможно, вы захотите настраивать все эти параметры в одном месте, а не выбирать их по очереди. Для этого служит диалоговое окно Формат рисунка (Format Picture), которое можно вызвать через меню и па нель инструментов Настройка изображения (Picture). Оно позволяет устанавли вать цвета и линии, размер рисунка, обтекание текстом, выравнивание, яркость и контраст, обрезку и замещающий текст для Интернета —параметры, с которыми мы уже встречались при работе с панелью инструментов Настройка изображения (Picture) (рис. 11.19). Формат рисунка
а )!
[цвета и линии;
Прлож<»««ь I .friqfHQK:
”
"Заливка U&er.
Нетмлимм
прозрачность
'j
ЦБ£т:
I
Шаблон:
|
Натпм *
и
Ш Ш гш .
3
|
тращина
Стрелки
панало; размер:
|
НОнец:
размф:
Рис. 11.19. Диалоговое окно Формат рисунка
Поскольку большинство из представленных здесь параметров уже рассматривалось в этой главе, необходимо описать только один элемент диалогового окна Формат рисунка (Format Picture): ввод замещающего текста для отображения в Интернете.
Работа с изображениями ♦
361
Создание замещающего текста для Интернета Если создается веб-страница, следует предусмотреть такую ситуацию: когда на странице расположены изображения, случается, что посетители не видят рисунки в первые моменты загрузки страницы. Это происходит из-за пло хой пропускной способности линии. Поэтому некоторые пользователи предпо читают отключать в браузере средства просмотра графики, что позволяет им быстрее передвигаться между веб-страницами. Но если посетители отключили просмотр графики, что они увидят вместо таких замечательных изображений? Здесь-то как раз и появляется замещающий текст текстовое сообщение, объяс няющее, как будет выглядеть рисунок, если пользователь решит посмотреть его. Кроме того, замещающий текст может появляться вместо изображений во время загрузки большого файла или же сообщать, что файл отсутствует. 1. Щелкните на рисунке, убедитесь, что на экране появилась панель инструмен тов Настройка изображения (Picture). (В противном случае щелкните правой кнопкой мыши на изображении и выберите в контекстном меню пункт Ото бразить панель настройки изображения (Show Picture Toolbar).)
2. Щелкните на кнопке Формат рисунка (Format Picture). Откроется одноимен ное диалоговое окно. 3. Щелкните на вкладке Веб (Web). Эта вкладка предоставляет пустое поле для ввода сообщения, которое будет появляться на месте рисунка (рис. 11.20). ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ -------------------------------------------------------------------------Если в документе не видна графика, проверьте, не включена ли функция показа пустых рамок рисунков в диалоговом окне Параметры (Options). Это средство помогает увели чить скорость отображения документа, потому что показывает только границы изобра жений. Выберите команду Сервис > Параметры ►Вид (Tools ►Options ►View). Убеди тесь, что флажок Пустые рамки рисунков (Picture Placeholders) снят.
Шетаил**м ] Размер
j Положение | Рисунок ]
Замещающий твгст. _________,v,
Веб
______
1
II
|
пред
L ОК
|
Отмена
Рис. 11.20. Замещающий текст предоставляет посетителям веб-страницы информацию взамен рисунка
362
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
Вставка объектов мультимедиа Д о э т о го м о м е н та м ы р а с с м а тр и в а л и о ж и в л е н и е т е кс т а п р и п о м о щ и р и с у н к о в , н о в о з м о ж н о с ти п р о гр а м м ы н е о гр а н и ч и в а ю т с я р а б о то й с т е кс т о м и и зо б р а ж е н и я м и . Д о к у м е н т W o rd , с о з д а н н ы й в а ш и м и р у к а м и , з а го в о р и т, е сл и в с т а в и ть в н е го а у д и о кл и п и л и го л о с за ка д р о м , и л и п р о и зв е д е н и е п р е в р а ти тс я в к н и г у с к а р т и н ка м и — н у ж н о т о л ь к о д о б а в и ть в н е го в и д е о р о л и к. А в е б -с тр а н и ц а с та н е т у ч е б н и к о м , е сл и д о б а в и ть к н е й п р е зе н та ц и ю M ic ro s o ft P o w e rP o in t В д о к у м е н т W o rd л е гк о в с т а в и ть (и л и п р и с о е д и н и т ь к н е м у ) л ю б о й р а с п о зн а вае м ы й ф а й л , а т а к ж е с в я за ть д о к у м е н т с ф а й л о м (в это м сл у ч а е ф а й л ы н а зы в а ю тс я о б ъ е кт а м и ). Э т о о зн а ч а е т в о з м о ж н о с ть работъ*! с ф а й л а м и , с о зд а н н ы м и в д р у ги х п р о гр а м м а х , д а ж е н е о б я за те л ь н о и м е ю щ и х о тн о ш е н и е к M ic ro s o ft O ffic e . Ч и т а я э т о т р азд ел , в ы н а у ч и те с ь б ы с тр о в с та в л я ть в д о к у м е н т л ю б ы е о б ъ е кты — o r м у л ь ти м е д и а д о б ол ее п р и в ы ч н ы х к н и г M ic ro s o ft E x c e l и л и д а н н ы х M ic ro s o ft A ccess. К а к и е о б ъ е кты п р и х о д и т с я с в я зы в а ть с д о к у м е н та м и W o rd ? И х м н о ж е с тв о : з в у ко в ы е ф а й л ы , т а б л и ц ы , в и д е о кл и п ы , ф о р м у л ы , та б л и ц ы д а н н ы х , к а р т и н к и , ф а й л ы с п р е зе н та ц и я м и и л и д а ж е д р у ги е д о ку м е н ты W o rd .
Создаем один раз, используем постоянно О д н и м и з с у щ е с тв е н н ы х п р е и м у щ е ств раб оты с п а ке то м и з н е с к о л ь ки х п р и л о ж е н и й , т а ки м к а к M ic ro s o ft O ffic e , я в л я е тс я в о зм о ж н о с ть п о в т о р н о го и с п о л ь зо в а н и я р е зу л ь та то в . В о т ч е т п о п р о д а ж а м м о ж н о в с т а в и ть л и с т E x c e l, к у в е д о м л е н и ю п р и л о ж и т ь у с т а в о р га н и з а ц и и и л и д о б а в и ть к д о кл а д у , к о т о р ы й р а зр а б а ты ва е тся со в м е с тн о с ко л л е га м и , « го л о с за ка д р о м » . Д л я э т о го н у ж н о в с е го л и ш ь и м п о р т и р о в а ть э т и эл е м е н ты в д о к у м е н т . Р а зум е е тся , м о ж н о с ко п и р о в а т ь и н ф о р м а ц и ю и в с т а в и ть ее в д о к у м е н т , н о в с та н е т п р о б л е м а о б н о в л е н и я ч а с то м е н я ю щ е й с я и н ф о р м а ц и и . Д о к у м е н т у с та р е е т, есл и вы с ко п и р у е т е и в с та в и те в н е го л и с т E x c e l, а ч е р е з н е ко т о р о е в р е м я ф а й л E x c e l и зм е н и тс я . П р о б л е м а р е ш а е тся п у те м с в я зы в а н и я о б ъ е кто в с и с х о д н ы м и ф а йл ам и с п о с о б а м и в н е д р е н и я и с в я зы в а н и я (O L E — o b je c t lin k in g a n d e m b e d d in g ) и д и н а м и ч е с к о го о б м е н а д а н н ы м и (D D E — D y n a m ic D a ta E x c h a n g e ).
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Также можно импортировать объекты из программ, не имеющих отношения к Microsoft Office. Если программы поддержйвают OLE и DDE, вы можете связать объект с исход ным файлом и редактировав его.
Связать или внедрить? Н а п е р в ы й в з гл я д связывание и внедрение о ч е н ь п о х о ж и , н о н а са м о м деле э т о д ва р а зн ы х п р о ц е сса с р а з л и ч н ы м и за д а ча м и : ► с в я з ы в а н и е д о к у м е н т а с ф а й л о м со зд а е т с о е д и н е н и е м е ж д у и с х о д н ы м ф а й л о м (и с т о ч н и к ) и ф а й л о м , в к о т о р ы й с ко п и р о в а л и д а н н ы е (а д р е с а т ). П р и и з м е н е н и и и н ф о р м а ц и и в ф а й л е -и с т о ч н и ке ф а й л -а д р е са т о б н о в л я е тс я ;
Вставка объектов мультимедиа ♦
363
► в н е д р е н и е ф а й л а в д о к у м е н т со зд а е т к о п и ю ф а й л а -и с т о ч н и ка в ф а й л е-ад ресате. И з м е н е н и е ф а й л а -и с т о ч н и ка н и к а к н е о тр а ж а е тс я н а ф айле-адресате, н о м о ж н о р е д а кти р о в а ть ф а й л -а д р е са т, н е в ы х о д я и з W o rd .
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Основная разница между связыванием и внедрением состоит в месте хранения инфор мации (источник или адресат) и способе обновления (через источник, через соответст вующую программу или через документ-адресат).
Кандидаты на связывание и внедрение С в я зы в а ть д о к у м е н т с о б ъ е кто м и м е е т см ы с л , е сл и вы со б и р а е те сь х р а н и т ь в д о к у м е н т е о б н о в л я е м у ю и н ф о р м а ц и ю . П р и в е д е м н е с к о л ь ко п р и м е р о в . ► И д е т р а б о та н а д ч е р н о в и ко м о тч е та , в ко т о р о м п р и с у т с т в у ю т н е за ко н ч е н н ы е сл а й д ы п р е з е н т а ц и и P o w e rP o in t К о гд а п р е зе н та ц и я б уд е т з а ко н ч е н а , все и з м е н е н и я о т р а зя т с я в д о ку м е н те . ► В ы р а зр а б а ты ва е те н о в ы й л о го т и п и < п р и м е р я е те ►е го н а ф и р м е н н ы е б л а н ки . ► Г о то в и тся о тче т п о прод аж ам , н о на те ку щ и й м ом ент о тс утс тв у ю т данны е о т н е ко т о р ы х р е ги о н а л ь н ы х м е н е д ж е р о в . С в я ж и т е д о к у м е н т с л и с т о м E x c e l, к о т о р ы й б у д е т о б н о в л е н п о зж е , и о т ч е т т а к ж е о б н о в и тс я . В н е д р е н и е о б ъ е кта у д о б н о , е сл и е го н е н у ж н о о б н о в л я ть , н о тр е б у е тс я р е д а кти р о в а ть н е п о с р е д с тв е н н о в д о ку м е н те . П е р е ч и с л и м в о зм о ж н ы е в а р и а н ты . ► Н у ж н о п е р е д а ть ко л л е ге « с н и м о к * л и с т а E x c e l, н о е го с о д е р ж и м о е м о ж е т и з м е н и ть с я . ► В ы с о б и р а е те сь В к л ю ч и т ь в д о к у м е н т кр у п н о ф о р м а т н у ю т а б л и ц у , н о м о ж е те в п о с л е д с тв и и и з м е н и ть ф о р м а т И ли н е ко то р ы е зн а ч е н и я . ► В со зд а ва е м ы й д о к у м е н т д о б а в л я е тся у с та в о р га н и з а ц и и , н о п р и п р е д ста вл е н и и д о к у м е н т а р а зн ы м л ю д я м п р е д п о л а га е тс я см е щ а ть а к ц е н ты п у т е м вы б о р о ч н о го у д а л е н и я п у н к т о в у с та в а .
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------I * 'г. Связь объекта с файлом-источником односторонняя. Любые изменения источника по явятся в файле-адресате, но не наоборот.
СОВЕТ --------------------------- ---------------------------------------------------------------------------Если имеет значение размер файла, лучше воспользоваться связыванием. Файл-адресат увеличивается ненамного, поскольку содержит только указатель на файл-источник. Несмотря на возможные проблемы (например, разорванные связи из-за перемещения или удаления файла-источника), связывание дает дополнительную гибкость.
Связывание объектов W o rd п р е д о с та в л я е т д ве в о з м о ж н о с т и с в я з ы в а н и я о б ъ е кта с д о к у м е н т о м : д и а л о го в о е о к н о В с та в ка о б ъ е кта (In s e rt O b je c t) д л я в с т а в к и с у щ е с тв у ю щ е го о б ъ е кта в д о к у м е н т и ко м а н д а Специальная в с та в ка (P a s te S p e c ia l), и с п о л ь зу ю щ а я о б ы ч н у ю п р о ц е д у р у к о п и р о в а н и я и в с т а в к и д л я с о зд а н и я с в я з и с ф а й л о м -и с то ч ни ко м .
364
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
Вставка связанного объекта П р е д ста в ь те себе с л е д у ю щ у ю с и т у а ц и ю : в ы р а зр а б о та л и н о в ы й д и з а й н б а н н е р а и х о т е л и б ы в с т а в и ть э т о т б а н н е р в д о к у м е н т , п о д го та в л и в а е м ы й д л я кл и е н та . Б а н н е р ещ е н е за в е р ш е н , н о п р е д п о л а га е тс я п р о д е м о н с тр и р о в а ть к л и е н т у о с н о в н ы е и д е и со зд а ва е м о й п р е з е н т а ц и и . М о ж н о д о б а в и ть в д о к у м е н т с с ы л к у н а п р е зе н та ц и ю . Ч т о б ы в с т а в и ть в д о к у м е н т о б ъ е кт ц со зд а ть с с ы л к у н а ф а й л -и с т о ч н и к, в ы п о л н и т е у ка з а н н ы е н и ж е д е й с тв и я . 1. Р а зм е с ти те т е кс т о в ы й к у р с о р в п р е д п о л а га е м о м м есте р а с п о л о ж е н и я о б ъ е кта . 2 . В ы б е р и те м е н ю В с та в ка ►О б ъ е кт (in s e rt ►O b je c t). .П о я в и тс я д и а л о го в о е о к н о В ста вка о б ъ е кта (In s e rt O b je c t). 3 . В ы б е р и те в к л а д к у С о зд а н и е и з ф айла (C re a te F rom F ile ) (р и с . 1 1 .2 1 ). Н а э т о й в кл а д ке м о ж н о в в е с ти и м я ф а йл а и вы б р а ть сп о со б в н е д р е н и я и л и с в я зы в а н и я . Вставка объекта Создание [созданиеиз файла }] КМЯфайла-
Г Сеаэь с файлом
Г В виде значка
Результат
I
Вставка содержимого указанного файла в - дсжумент так, чтобы его можно было редакп^вать, иСпользуб приложение, в котором он был создам.
ОК
Отмена
Рис. 11.21. В диалоговом окне Вставка объекта можно выбрать способ вставки файла — внедрение или связывание
4 . Щ е л к н и т е н а к н о п к е О б зо р (B ro w s e ), и н а э кр а н е п о я в и т с я о д н о и м е н н о е д и а л о го в о е о к н о . П е р е м е с ти те с ь в п р а в и л ь н у ю п а п к у , н а й д и те н у ж н ы й ф а й л , в ы д е л и те е го и щ е л кн и т е н а к н о п к е В ста ви ть (In s e rt). Ф а й л в ы б р а н , и в ы с н о в а н а хо д и те с ь в д и а л о го в о м о к н е В ста в ка о б ъ е кта (In s e rt O b je c t). 5. У с т а н о в и т е ф л а ж о к С вя зь с 'ф а й л о м (L in k Т о File). 6. Щ е л к н и т е н а к н о п к е О К . О б ъ е кт в с та в л е н в д о к у м е н т . В о зм о ж н о , ф а йл н а й д е н , с в я за н с д о ку м е н то м , а в т е кс т е в м е сто о б ъ е кта — з н а ч о к. Ч т о сл учил ось? В е р о я тн е е все го , ус та н о в л е н ф л а ж о к П усты е р а м ки р и су н ко в (P ic tu re P la c e h o ld e rs) в д и а л о го в о м о к н е П арам етры (O p tio n s ), и W o rd э к о н о м и т п а м я ть и вр е м я п е р е р и с о в к и о к н а , п о ка зы в а я в м е с то о б ъ е кта с о о т в е т с тв у ю щ и й е м у з н а ч о к . Ч т о б ы и с п р а в и т ь с и т у а ц и ю , в ы б е р и те м е н ю С е р в и с ►П арам етры (T o o ls ►O p tio n s ) и с н и м и те ф л а ж о к н а в к л а д к е В и д (V ie w ).
Вставка объектов мультимедиа ♦
СОВЕТ ---------------------------------------- ------------ — г..........
365
...... *
Внедрение объектов происходит с использованием вкладки Создание (Create New) диа логового окна Вставка объекта (Insert Object). При внедрении можно использовать объ екты, созданные в других программах, а также создавать их непосредственно в Word. При создании нового объекта Word запускает соответствующую программу, а впослед ствии закрывает ее. Таким образом, вы оказываетесь снова в Word, и созданный объект уже вставлен в документ.
Вставка связанного объекта с помощью команды Специальная вставка Также можно вставить в документ связанный объект при помощи команды Спе циальная вставка (Paste Special), доступной в меню Правка (Edit). Эта команда ко пирует и вставляет в документ не только данные, но и соединение с файлом-ис точником. 1. Разместите текстовый курсор в предполагаемом месте расположения объекта. 2. Запустите программу, в которой создан объект. Выделите его и скопируйте в буфер обмена. 3. Вернитесь в Word и выберите меню Правка ►Специальная вставка (Edit ►Paste Special). На экране появится диалоговое окно Специальная вставка (Paste Spe cial) (рис. 11.22). 4. Установите флажок Связать (Paste Link), выберите тип объекта в списке Как (As) и щелкните на кнопке ОК. В документ добавлены объект и соединение. специальная вставка ОК.
2:VJSeRs\Oi.YAV«tar^ere\word.03\chli\il_, Как-
Отмена
■Г Вставить;
» | Г 6 видезначка ■*.»угьтат Бстевкз содержимого буфера обмена как Внедренного файла. Вставка (вязи устанавливает связь с файл» данных. Изменения в «сходном файле будут аетоматичаом отражаться в документа. <
Рис. 11.22. Диалоговое окно Специальная вставка позволяет как внедрить объект, так и связать его
СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Имейте в виду, что флажок Связать (Paste Link) будет доступен только в том случае, если программа, в которой создан объект, поддерживает связывание. При необходимости просмотреть соединения, соответствующие текущему документу, выберите меню Правка ►Связи (Edit ►Links). На экране появится диалоговое окно Связи (Links).
366
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
Редактирование связанных объектов Любое редактирование связанного объекта происходит через файл-источник. Изменить связанный объект можно несколькими способами: ► двойным щелчком на объекте, чтобы запустить программу-источник; ► щелчком на объекте и выбором меню Правка ►Связанный объект ►Изменить связь (Edit ►Linked Object ►Edit Link); ► щелчком на объекте правой кнопкой мыши, чтобы вывести на экран контек стное меню; в контекстном меню найдите пункт Связанный объект ►Изменить связь (Linked Object ►Edit Link), как показано на рисунке ниже. Ёррезать вотировать Вставить Eeft Связь dpen Связь j Г£*о6раэоеать... ■шм
Свази...
Обновить связь Связанныйобъект Graph ,
.:
>
1 Скрыть панедь настройки изображения Сраницыи заливка... Название... формат объекта...
Гипдхсылка... Чтобы напрямую изменить объект-источник, воспользуйтесь соответствующей программой.I Сохраните и закройте файл как обычно. После возвращения в документ выделите объект и выберите меню Правка ► Обновить связь (Edit ►Update Link) или нажмите клавишу F9. В зависимости от выбранных установок обновления файл-адресат будет обновлен немедленно или только после активизации обновления по запросу.
Работа со связями Основной проблемой при работе со связанными объектами может оказаться не хватка системных ресурсов при управлении большим количеством соединений. Поэтому Word объединяет управление всеми соединениями в одно диалоговое окно Связи (Links). Чтобы вывести его на экран, выберите меню Правка ►Связи (Edit > Links) (рис. 11.23). Диалоговое окно Связи (Links) предоставляет следующие возможности управле ния соединениями. соединений. В разделе Исходный файл (Source Re) диалогового окна Связи (Links) расположен список активных соединений с документом. Из спи ска можно получить следующую информацию: файл-источник объекта; тип объекта; тип обновления объекта (по умолчанию —автоматически).
► П росм о тр
Вставка объектов мультимедиа ♦
367
т
Способ обновления связи
Сведения об источим® оэяьи Источник: Элемент! Тип связи-;
\\F...\TEMP_PL\A2B6_wir\01019^3PJ
|томатичео<и
& по запросу (* Не обновлять связь
Origin Graph
Параметры связи Г
.
м
^
1
Р
ян и н и н н ^^н и и и н и ^и и и н и
Рис. 11.23. В диалоговом окне Связи можно просмотреть, изменить, обновить и удалить любое из соединений с объектами, вставленными в документ
► О б н о в л е н и е с о е д и н е н и й . П о у м о л ч а н и ю W o rd о б н о в л я е т с о е д и н е н и я а в то м а т и ч е с ки . К а ж д ы й р а з п р и о т к р ы т и и д о ку м е н та W o rd п р о в е р я е т, н е и зм е н и л и с ь л и с о е д и н е н и я — э т о м о ж е т з а н я т ь н е с к о л ь ко м и н у т , е сл и с о е д и н е н и й с л и ш ко м м н о го . А н а л о ги ч н о , е с л и ф а й л -и с т о ч н и к б ы л и зм е н е н и ф а йл -ад р е с а т б ы л в э т о вр е м я о т к р ы т , W o rd а в т о м а ти ч е с ки и з м е н и т ф а й л -а д р е са т (е с л и с о о т в е т с тв у ю щ и е п а р а м е тр ы б ы л и у с та н о в л е н ы ). ► О б н о в л е н и е п о з а п р о с у . Е с л и вы п р е д п о ч и та е те о б н о в л е н и е п о з а п р о с у , в разд ел е С п о со б о б н о в л е н и я с в я зи (U p d a te M e th o d F o r S e le c te d L in k ) у с та н о в и т е ф л а ж о к П о з а п р о с у (M a n u a l U p d a te ). Щ е л к н и т е н а к н о п к е О К . Т е п е р ь о б ъ е кт б у д е т о б н о в л е н т о л ь к о п о с л е н а ж а т и я кл а в и ш и F9 и л и п о с л е вы б ора м е н ю П р а вка ►О б н о в и ть с в я зь (E d it ►U p d a te L in k ). ► Б л о к и р о в а н и е с о е д и н е н и я . Ч т о б ы з а б л о ки р о в а т ь со е д и н е н и е , вы в е д и те н а э к р а н д и а л о го в о е о к н о Связи (L in k s ), вы д е л и те о б ъ е кт в с п и с к е ф а й л о в и у с т а н о в и т е ф л а ж о к Не обновлять связь (L o c k e d ) в разделе Способ обновления связи (U p d a te M e th o d F o r S e le cte d L in k ). М о ж н о с н я т ь б л о к и р о в к у п о зж е , п р о с т о с н я в ф л а ж о к.
► Переход к и с т о ч н и к у . Е с л и тр е б у е тс я о б р а ти ть с я к ф а й л у -и с т о ч н и к у , в ы зо в и т е о к н о Связи (L in k s ), вы д е л и те о б ъ е кт в с п и с к е и щ е л кн и т е н а к н о п к е От крыть источник (O p e n S o u rc e ). Б у д е т вы зв а н а с о о тв е тс тв у ю щ а я п р о гр а м м а и о т к р ы т ф а й л -и с т о ч н и к. ► И з м е н е н и е и с т о ч н и к а . Е с л и ф а й л -и с т о ч н и к б ы л перем ещ ен, н е о б хо д и м о п р о и н ф о р м и р о в а ть о б э то м W o rd . Д л я э т о го в ы зо в и те о к н о Связи (L in k s ), вы д е л и те о б ъ е кт в с п и с к е и щ е л кн и те н а к н о п к е Сменить источник (C h a n g e S o u rc e ). Н а э кр а н е п о я в и т с я о д н о и м е н н о е д и а л о го в о е о к н о , в к о т о р о м м о ж н о н а й т и
368
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
нужный файл, выделить его и щелкнуть на кнопке Открыть (Open). Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу. ► Разрыв соединения. После окончания работы над объектом можно разорвать соединение, чтобы случайное изменение файла-источника не отразилось на файле-адресате. Чтобы разорвать соединение, выделите соединение, которое требуется разорвать в окне Связи (Links), щелкните на кнопке Разорвать связь (Break Link). Щелкните на кнопке Да (Yes) для подтверждения операции. СОВЕТ ------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------Некоторые из соединений обновляются автоматическй, а некоторые — по запросу (эта информация показана в диалоговом окне Связи (Links)). Обновление по запросу можно форсировать, выделив соответствующий пункт в списке файлов-источников и щелкнув на кнопке Обновить (Update).
Если после отказа программы документ был автоматически восстановлен, может оказаться, что последние изменения связанного объекта были утрачены и в до кументе отображается только контур объекта. Сохраните документ, щелкните на объекте, выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и снимите фла жок Пустые рамки рисунков (Picture Placeholders) на вкладке Вид (View). Щелкни те на кнопке ОК и нажмите F9 для обновления связей. Word обратится к файлуисточнику и отразит все последние изменения в документе. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется восстановить связь сразу после ее разрыва, нажмите Ctrl+Z или выбе рите меню Отменить (Undo).
Внедрение объектов Процесс внедрения объекта существенно проще связывания. Нет соединений — не о чем беспокоиться и нечего обновлять. Нужно всего лишь вставить объект в документ. Обратной стороной этой простоты является размер файла. Например, в случае внедрения презентаций PowerPoint файл Word существенно увеличится, в то время как связывание с презентацией лишь немного увеличит документ.
Вставка данных в виде внедренного объекта Если требуется вставить часть файла, используйте команду Специальная вставка (Paste Special). В программе-источнике откройте файл с данными, выделите часть данных и скопируйте их в буфер обмена. Откройте документ Word и размес тите текстовый курсор в предполагаемом месте расположения данных. Выберите меню Правка ►Специальная вставка (Edit > Paste Special). На экране появится од ноименное диалоговое окно, представленное ранее на рис. 11.22. Выберите в спи ске подходящий формат и щелкните на кнопке ОК.
Создание внедренного объекта Чтобы создать внедренный объект, откройте документ, в котором требуется со здать объект, и поместите текстовый курсор в предполагаемое место располо-
Вставка объектов мультимедиа ♦
369
жения объекта. Выберите меню Вставка ►Объект (Insert ►Object). На экране появится диалоговое окно Вставка объекта (Insert Object) с вкладкой Создание (Create New), как показано на рис. 11.24. В< тавка объекта
Создание j Сфдан>4и?Фа*--
З^паоъвста' nr(«-v.jnampConrol Class * Cqrel BARCOCe 10.0 Corel PHOTO-PAINT 10.0 Image CoreCRAW 10 0 Exchange Graphic ' Coret RAW 10.0 Graphic JCoreCRAW 9.0 Exchange Gr • ■x
d
- &в'Д8Эна-/*‘
И
Резугьтат .
ia,:
В с т а в ^ н о в о '1 Чгьекга т т а
bitmap In ta c t ’ в
......Ц’.. n - документ.
ш \т
Рис. 11.24. Можно создать внедренный объект, не выходя.из Word
Выберите подходящий тип объекта в списке. Установите флажок В виде значка (Display As Icon), если нужно, чтобы объект отображался значком. Щелкните на кнопке ОК, чтобы запустить соответствующую программу. Закончив работу, вы берите меню Файл (File) и в нем команду, которая закроет программу и вернет вас в Word. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Появляющееся в этот момент окно будет выглядеть по-разному для разных программ. - При возникновении проблем в работе с вызванной программой обратитесь к встроен ной справке или документации.
Добавление существующего объекта Вставка файла или данных, в документ в виде внедренного объекта позволяет хранить все данные в одном месте, что упрощает их перемещение. Преимуществом работы с внедренными объектами является возможность их редактирования непосредственно в документе. Чтобы внедрить в документ файл, поместите тек стовый курсор в предполагаемое место расположения объекта. Выберите меню Вставить ►Объект (Insert ►Object) и перейдите к вкладке Создание из файла (Create From File). Щелкните на кнбпке. Обзор (Browse), выберите файл и щелк ните на кнопке Вставить (Insert). Щелкните на кнопке ОК.
Редактирование внедренного объекта Можно редактировать внедренный объект, щелкнув на нем дважды, независимо >у оттого, является ли он файлом или его частью. Двойной щелчок вызовет про
3 7 0 ♦ Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
грамму-источник, и останется только выбрать меню Файл ►Закрыть и вернуться в Microsoft Word (File ►Close And Return To Microsoft Word) после внесения необхо димых изменений. Если двойной щелчок на объекте не приводит ни к каким результатам, причины могут быть следующими: ► не установлена программа-источник; установите ее или конвертируйте файл объекта в другой формат; ► файл-источник уже открыт кем-либо другим (в случае работы по сети); ► файл-источник перемещен или переименован; измените источник объекта.
изображений и автофигур Знакомство со средствами рисования Word Линии и основные фигуры Инструмент Автофигуры Настройка линий и форм Тени и трехмерные эффекты Добавление текста к рисункам \
Управление объектами при рисовании Вставка полотна рисунка в текст документа Объекты WordArt
372
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
В документы Word можно добавлять два типа графики —картинки и рисован ные объекты. Картинкой в Word называется изображение, созданное из другого файла, например, отсканированное изображение, фотография, а также большин ство разновидностей клипов. Рисованный объект (также называемый векторным рисунком) создается из линий, кривых, прямоугольников и других форм, кото рые можно изменять, форматировать, передвигать и увеличивать. Word позво ляет создавать рисунки, комбинируя такие объекты, как автофигуры, свободные формы, диаграммы, кривые, прямые, стрелки, объекты WordArt и многое другое. В этой главе мы подробно рассмотрим создание рисованных объектов и их зставку в документ. СМОТРИ ТАКЖ Е --------------------------------------------------------- :------------------------------------------За дополнительной информацией о работе с различными изображениями, включая кли пы, обращайтесь к главе 11. ,
Знакомство со средствами рисования Word Наверное, фраза «в Word можно рисовать* звучит несколько странно, но с каж дой новой версией возможности рисования в этой программе неизменно увели чиваются. Имея опыт работы в Word, вы, вероятно, уже знакомы с основными задачами из области рисования, которые позволяет выполнить эта программа: создание линий и вставка фигур. В Word 2003 инструменты рисования^ являют ся неотъемлемой частью программы. Но, разумеется, Word —программа, пред назначенная для создания документов, а не для рисования, поэтому следует предполагать наличие некоторых ограничений при работе с графикой в Word. Детальные изображения имеет смысл создавать в настоящих графических про граммах. С другой стороны, инструменты рисования Word достаточно разви ты для обеспечения максимума удобства при создании определенных видов ри сунков: ► стрелки или соединительные линии; ► простые иллюстрации, например значок; ► планы помещений; ► диаграммы, блок-схемы и организационные схемы (см. главу 14); ► изображения, состоящие из скомбинированных стандартных фигур, таких как прямоугольники, овалы и лйнии; ► надписи и фигуры, содержащие блоки текста; ► стилизованный текст WordArt. Доступ к инструментам, предназначенным для создания рисованных объектов, можно получить с помощью панели инструментов Рисование (Drawing) и в рас крывающемся меню Автофигуры (AutoShapes), которое находится на панели инструментов Рисование (Drawing), а также в коллекции WordArt. Кроме того, можно эффективно управлять рисунками, овладев связью между объектами и по лотном, которое присутствует для всех рисунков, кроме объектов WordArt.
Знакомство со средствами рисования Word ♦
373
ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------( В Word 2003 можно пользоваться альтернативными инструментами рисования. Если вы используете планшетный компьютер, можно писать и рисовать с помощью цифрового пера (см. главу 27). С помощью языковой панели можно получить доступ к планшету для рисования и сред ству | опознавания рукописного текста (последнее доступно для английской, китай ской, японской и корейской версий Office).
Панель инструментов Рисование и раскрывающееся меню Автофигуры При создании рисунков в Word используется панель инструментов l , Рисование (Drawing), в которой размещены все инструменты рисова ния. Чтобы отобразить эту панель, щелкните на кнопке Рисование (Drawing) стандартной панели инструментов, выберите команду Вид ►Панели инструмен тов ►Рисование (View ►Toolbars ►Drawing) или Вставка ►Рисунок ►Создать рису нок (Insert ►Picture > New Drawing). Кнопки панели инструментов Рисован *е (Drawing) описаны в табл. 12.1. Таблица 1 2 .1 . Кнопки панели инструментов Рисование (Drawing) Кнопка
Ш. 1Ml Ж %
Название
Функция
Рисование (Draw)
Предоставляет раскрывающееся меню с командами рисования и редактирова ния, такими как Порядок (Order), Груп пировать (Group) и Обтекание текстом (Text Wrapping)
Выбор объектов (Select Objects)
Позволяет выделять один или несколь ко объектов рисунка
Автофигуры (AutoShapes)
Предоставляет готовые фигуры, вклю чая линии, основные фигуры, стрелки, звезды, ленты, выноски и т. д.
^Изменение масштаба рисунку Линия (ипе)
Позволяет щелчком и перемещением указателя мыши рисовать линии
N Стрелка (Arrow)
п
Щ
Позволяет щелчком и перемещением указателя мыши рисовать стрелки
Прямоугольник (Rectangle) Позволяет щелчком и перемещением указателя мыши создавать квадраты или прямоугольники Овал (Oval)
Позволяет щелчком и перемещением указателя мыши рисовать окружности или овалы
Надпись (Text Box)
Позволяет создавать надписи, в кото рые можно добавить текст или рисунки
Добавить объект WordArt (InserfWordArt)
Открывает коллекцию WordArt Продолжение &
3 7 4 ♦ Глава 12. Оживление текста с помг.щью изображений и автофигур Таблица 1 2 .1 . Продолжение
Кнопка
Название
Функция
Добавить диаграмму или Открывает библиотеку диаграмм организационную диаграм му (Insert Diagram or Organization Chart)
(В
Добавить картинку (Insert Clip Art)
Открывает область задач Коллекция клипов (Clip Art)
j
Добавить рисунок (Insert Picture)
Открывает диап< гово з окно Добавле ние рисунка (Insert Picture)
Цвет заливки (Fill Color)
Позволяет настраивать цвет, текстуру, узор или рисунок, используемые для заливки рисованных объектов
Цзет линии (Line Color)
Позволяет настраивать цвет, текстуру и узор линий объекта
Цвет шрпфга (Font Color)
Позволяет изменять цвет текста
Тип линии (Line Style)
Предоставляет различные стили и па раметры линий, которые можно приме нить к линиям и границам
Меню Штрих (Dash Style)
Предоставляет различные виды пункти ров
1М ш
ш
г
I
Меню Стрел ки (Arrow Style) Предоставляет различные виды и пара метр^ стрелок, которые можно приме нить к линиям Меню Тени (Shadow Style) Позволяет добавлять и контролировать теневые эффекты
'9 LS.
Меню Объем (3-D Style)
Позволяет добавлять и растраивать объем для рисованных объектов
Выделить несколько ооъек- Открывает диалоговое окно Выделение тов (Select Multiple Objects) нескольких объектов (Select Multiple Objects); эта кнопка по умолчанию не выводится на экран
С помощью панели инструментов Р и со ва н и е (Drawing) можно рисовать различ ные фигуры, но, кроме того, можно вставить в документ стандартные формы, ис пользуя раскрывающееся меню А в то ф и гур ы (AutoShapes), которое открывается щелчком на кнопке А в то ф и гур ы (AutoShapes) панели инструментов Р и с о в а н и е (Drawing), как показано на рис. 12.1. Это меню предоставляет библиотеку фигур, которые можно применять для создания собственных рисунков. После вставки автофи1уры можно раскрасить, изменить размер, форму и другие параметры объекта, как вы увидите при дальнейшем чтении этой главы. Кроме того, можно комбинировать автофигуры и другие элементы, создавая более сложные изобра жения.
Знакомство со средствами рисования Word ♦
375
А /Н И И
Соединительные
□ 0*70 оО&Ъ. О О О О 6 0 D D
^Ч О ([ -М ЗО О
С ] с > Рис. 12.1. Раскрывающееся меню Автофигуры предоставляет библиотеку фигур I
Значение полотна рисунка Перед Созданием рисунков с помощью инструментов Word следует понять рабо ту системы рисования в Word. По умолчанию созданный рисунок располагается на полотне изображения. Полотно — объект, сходный с рамкой (как текстовое поле), позволяющее сгруппировать неско. 1Ько объектов и работать с ними как по отдельности, так и в целом. Пользоваться полотном не обязательно, но, возмож но, вы найдете его полезным. СОВЕТ ---------------------------------------------------- 1--------------------------------------------------------------Если вы разместили рисунок на полотне, можно потом переместить его за пределы по лотна.
Чтобы показать полотно рисунка, выполните одно из следующих действий: ► выберите команду Вставка ►Рисунок ►Создать рисунок (In s e rt ►P ic tu re ►N ew D ra w in g );
! ► на панели инструментов Р и со ва н и е (D ra w in g ) выберите любую автофигуру в раскрывающемся меню А в то ф и гур ы (A u to S h a p e u ); ► щелкните на любой из кнопок панели инструментов Р и со ва н и е (D ra w in g ): Л и н и я (L in e ), С трел ка (A rro w ), П р я м о уго л ь н и к (R e c ta n g le ), О вал (O v a l) или Н адпись (T e x t B o x ).
На рис. 12.2 показано несколько объектов, расположенных на активном полотне. Заметьте, что полотно во время работы ограничено видимой рамкой. В ней по сторонам и углам находятся черные жирные линии, которые можно перетаски вать для изменения размера полотна. По умолчанию полотно рисунка не имеет формата для границ или фона, но полотно можно настроить так же, как и любой другой рисованный объект: добавить заливку, тени, объем, изменить размер и т. д. Выполите одно из следующих действий: ► щелкните правой кнопкой мыши на полотне и выберите в контекстном меню пункт Ф о р м а т и р о в а т ь п о л о тн о (F o rm a t D raw ing C a n va s); ► дважды щелкните на поле полотна.
376
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
Документ!
Microsoft Word
Рис. 12.2. Полотно помогает управлять связью объектов в рисунке и контролировать взаимоотношение сложных рисунков и документа
Каждый из этих методов открывает диалоговое окно Формат полотна (Format Drawing Canvas), которое мы подробно рассмотрим в разделе «Вставка полотна рисунка в текст документа». Если вы предпочитаете, чтобы полотно не появлялось по умолчанию каждый раз при вставке рисованного объекта, отмените эту установку. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и щелкните на вклад ке Общие (General). 2. Снимите флажок Автоматически создавать полотно при вставке автофигур (Automatically Create Drawing Canvas When Inserting AutoShapes). Помните, что полотно помогает легко передвигать несколько объектов рисунка как единое целое. Мы уверены, что в большинстве случаев полотно будет полез ным, кроме разве что вставки отдельных объектов, таких как линия или стрелка. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если рисунок создан на полотне, а позже оно оказывается ненужным, полотно можно удалить. Перетащите рисунок за его пределы, затем выделите полотно и нажмите кла вишу Delete (или щелкните правой кнопкой мыши на полотне и выберите в контекстном меню пункт Вырезать (Cut)). Эта последовательность действий позволяет сохранить ри сунок при удалении полотна. /
Линии и основные фигуры ♦
377
Линии и основные фигуры Хотя возможности рисования в Word продолжают расширяться, старые инстру менты остаются неизмененными и легко доступными. Как и в предыдущих вер сиях, Word 2003 позволяет рисовать основные виды линий и фшур с помощью кнопок панели инструментов Рисование (Drawing). Линии и фигуры часто слу жат основой для более сложных рисунков, созданных путем комбинирования и форматирования объектов. -ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------1---------------------------------------------------При рисовании в Word нужно работать в режимах Разметка страницы (Print Layout), Ре жим чтения (Reading Layout) или Веб-документ (Web Layout). Из двух других режимов Word автоматически переключится в режим разметки страницы.
Прямые и стрелки Панель инструментов Рисование (Drawing) можно использовать для создания прямых отрезков и стрелок. 1. Щелкните на кнопке Линия (Line) или Стрелка (Arrow) панели инструментов * Рисование (Drawing). При выборе инструмента рисования указатель мыши примет форму крестика. 2. Щелкните на полотне в том месте, откуда предполагается начать линию или стрелку. 3. Не отпуская кнопку мыши, переместите курсор, рисуя линию или стрелку. Уже нарисованную линию и стрелку можно редактировать любым из описанных ниже способов. ► Изменить вид линии или стрелки. Щелкните на объекте, чтобы выделить его, щелкните на любой из кнопок Тип линии (Line Style), Штрих (Dash Style) или Стрелки (Arrow Style) панели инструментов Рисование (Drawing) и выберите новый стиль для объекта в раскрывающемся меню. К одному объекту можно применить несколько настроек, например тип штриха и вид стрелки. На рис. 12.3 показано раскрывающееся меню Стрелки (Arrow Style).
Другие стрелки.,
Рис. 12.3. Можно изменить вид стрелки или линии, выбрав параметры в раскрывающихся меню Тип линии, Тип штриха и Вид стрелки
378
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
► При рисовании настроить шнию или стрелку так, чтобы ее угол относи тельно начальной точки изменялся с шагом 15°. Во время рисования нажми те клавишу Shift, тогда при передвижении указателя мыши угол объекта будет меняться с шагом 15°. ► Удлинить объект в противоположном направлении. Во время рисования на жмите клавишу Ctrl. I ► Переместить линию или стрелку. Выделите объект, захватите его (но не щел кайте на маркерах выделения) и, не отпуская кнопку мыши, перетащите ли нию или стрелку на новое место. ► Изменить размер линии или стрелки. Выделите объект и перетащите маркер выделения, чтобы изменить его1тол или размер объекта. Также можно дважды щелкнуть на созданной линии или стрелке, чтобы открыть диалоговое окно Формат автофигуры (Format AutoShape), показанное на рис. 12.4. Данное окно позволяет настраивать одновременно несколько параметров форма та фигуры. Формат автоф^гуры и ве а и лин-'и
Размер
П сх^еж е I
j
Заге-зка
ЦВет: ПрО: разность
jlLJ
Рис. 12.4. Двойной щелчок на рисованном объекте открывает диалоговое окно форматирования
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------- При необходимости создания линии, разделяющей две колонки текста, необязательно обращаться к полотну рисунка или панели инструментов рисования. Щелкните на ко лонке, выберите команду Формат ►Колонки (Formal ►Columns) и установите флажок Разделитель (Line Between).
Инструмент Автофигуры ♦
379
Создание овалов и прямоугольников Создание овалов, окружностей, прямоугольников и квадратов происходит ана логично формированию линий и стрелок. Щелкните на кнопке Овал (Oval) или Прямоугольник (Rectangle) панели инструментов Рисование (Drawing), щелкните на полотне изображения и потяните указатель мыши, создавая объект. Чтобы сформировать правильный круг или квадрат, прп перемещении указателя мыши держите нажатой клавишу Shift. Можно передвигать объект, выделив и перета щив его, и изменять размер фигуры, перемещая маркеры выделения. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется нарисовать рамку вокруг текста, воспользуйтесь раскрывающимся меню Внешние границы (Borders) панели инструментов Форматирование (Formatting). За дополнительной информацией о создании границ обращайтесь к главе 18.
Инструмент Автофигуры Как упоминалось выше, инструмент Автофигуры (AutoShapes) предоставляет уже готовые фигуры, которые можно вставить в документ, выбрав в раскрывающем ся списке инструмента. К автофигурам относятся различные формы, включая основные фигуры, линии, соединительные линии, элементы блок-схем, звезды, ленты и выноски (см. рис. 12.1). После вставки автофигуры можно форматиро вать, передвигать, изменять размеры и выполнять с ними другие манипуляции точно так же, как и с остальными объектами рисунка. Эти действия мы рассмот рим в разделах «Настройка линий и форм» и «Управление объектами при рисо вании» этой главы. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы постоянно пользуетесь командами меню Автофигуры (AutoShape), можно соз дать из него плавающую панель инструментов, захватив меню за верхние полоски и пе ретащив на экран. По окончании работы с панелью инструментов просто закройте ее — автофигуры останутся доступны на своем обычном месте на панели инструментов Ри сование (Drawing).
Вам может понадобиться создать серию автофигур, использующих одинаковые настройки форматирования. Например, при создании одинаковых карточек по надобится нарисовать четыре прямоугольника с пунктирной границей толщиной в 3 пт. Вместо форматирования каждого прямоугольника можно отформатиро вать первый и затем скопировать параметры для трех следующих. Можно легко создать используемый по умолчанию стиль рисования, который бу дет автоматически применяться к новым фигурам. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на автофигуре, отформатированной должным образом, и в кон текстном меню выберите пункт По умолчанию для автофигур (Set AutoShape Defaults). Следующий нарисованный объект (независимо от его формы) авто матически будет отформатирован в соответствии с настройками, примененными к объекту, используемому по умолчанию.
380
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
Рисование нестандартных линий и свободных форм Первое вложенное меню в раскрывающемся меню Автофигуры (AutoShapes) на зывается Линии (Lines). Оно позволяет рисовать более сложные линии, чем пря мые отрезки и стрелки, которые вы уже научились создавать. Выберите в меню Автофигуры (AutoShape) подменю Линии (Lines) и щелкните на одном из пред ставленных вариантов. Затем щелкните на полотне рисунка и переместите кур сор мыши, формируя собственную линию, фигуру или стрелку. Подменю Линии (Lines) предлагает следующие инструменты: ► Линия (Line) рисует прямую линию аналогично кнопке Линия (Line) панели инструментов Рисование (Drawing). ► Стрелка (Arrow) рисует стандартную стрелку так же, как и кнопка Стрелка (Arrow) панели инструментов Рисование (Drawing). ► Двусторонняя стрелка (Double Arrow) рисует объект со стрелкой на каждом конце отрезка. ► Кривая (Curve) рисует Сглаженную линию или фигуру, скругляя отрезки в ка ждой точке щелчка мыши. Чтобы отключить инструмент Кривая (Curve), щелкните дважды или нажмите клавишу Esc. ► Полилиния (Freeform) создает объекты, в которых используются отрезки и на, рисованные вручную линии. Чтобы создать прямой отрезок, щелкните в двух точках. Чтобы создать кривую, во время рисования удерживайте нажатой кнопку мыши. Для удаления самого последнего действия нажмите клавишу Delete или Backspase. Для отключения инструмента Полилиния (Freeform) дважды щелкните мышью или нажмите Esc. Для удаления только что создан ного объекта нажмите Ctrl+Z или выберите команду Правка ►Отменить (Edit ► Undo). Для изменения формы объекта выделите его, щелкните на кнопке Ри сование (Draw) на панели инструментов Рисование (Drawing), выберите пункт Начать изменение узлов (Edit Points) и перетащите маркеры редактирования. ► Рисованная линия (Scribble) рисует линию, если щелкнуть на полотне и пере местить мышь, не отпуская кнопку мыши. Чтобы отключить этот инструмент, отпустите кнопку мыши. Он создает отдельную линию и потом автоматиче ски деактивизируется. СОВЕТ -------------------------------------- :----------------------------------------------------------------------------- Рисунки, созданные с помощью полилиний, кривых и рисованных линий, можно отфор матировать точно так же, как и другие объекты.
Добавление основных фигур и фигурных стрелок Раскрывающееся меню Автофигуры (AutoShapes) предоставляет набор основных форм и стрелок, которые можно вставить в документ. На рис. 12.5 показаны под меню Фигурные стрелки (Block Avows) и Основные фигуры (Basic Shapes) в виде плавающих панелей. После вставки объекта в документ его можно редактиро
Инструмент Автофигуры ♦
381
вать (разделы «Настройка линий и форм» и «Управление объектами при рисо вании» этой главы).
Рис. 12.5. Подменю Фигурные стрелки и Основные фигуры предоставляют набор фигур, которые можно вставить в документ и отформатировать по своему желанию
Можно заменить существующую автофигуру или стандартную фигуру (такую как прямоугольник или овал) другой фигурой, не теряя при этом настроек формата. 1. Выделите автофигуру, щелкните на кнопке Рисование (Draw) панели инстру ментов Рисование (Drawing), выберите пункт Изменить автофигуру (Change AutoShape). Откроется вложенное меню, включающее варианты: Основные фи гуры (Basic Shapes), Фигурные стрелки (Block Arrows), Блок-схема (Flowchart), Звезды и ленты (Stars And Banners) и Выноски (Callouts).
2. В подменю выберите любую фигуру и замените ею существующий объект. Помните, что таким образом можно заменять только стандартные фигуры.
Использование соединительных линий Если нужно соединить фигуры и сохранить их связанными, можно нарисовать соединительную линию. Соединительная линия связывает две фигуры в опреде ленных точках (называемых узлами соединения). Если переместить фигуры, связанные соединительной линией, или изменить их размеры, то соответственно изменится и соединительная линия, продолжая соединять два объекта в узлах
382
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и авгофигур
и не меняя заранее заданную форму. Соединительные линии могут быть различ ных видов, как показано на рис. 12.6.
\ч\ ггг ггг Рис. 12.6. Этот инструмент создает линию или стрелку между фигурами и продолжает соединять их при перемещении и изменении фигур
Чтобы связать объекты с помощью соединительной линии, выполните следую щее. 4* 1. На панели инструментов Рисование (Drawing) щелкните на кнопке Автофигу ры (AutoShapes), в раскрывающемся меню выберите пункт Соединительные линии (Connectors) и затем щелкните на типе соединительной линии. 2. Расположите указатель мыши над первой фигурой;' к которой нужно присо единить линию. Узлы соединения отобразятся на фигуре синими маркерами. 3. Щелкните на маркере первого объекта и переместите указатель мыши на сле дующую фигуру. (При этом синие маркеры появятся у второго объекта.) Щелкните на соединительном маркере второй фигуры. Рисунок 12.7 иллюстрирует процесс создания соединительной линии и показы вает» что объекты остаются связанными даже после перемещения и изменения их размеров и формы.
Рис. 12.7. Соединительная линия между двумя объектами продолжает Связывать их даже после изменения в размере и перемещения
Инструмент Автофигуры ♦
383
Чтобы изменить соединительную линию, можно перетащить ее конечные точки (обозначенные красными кружками) на новые точки присоединения или щелк нуть на линии правой кнопкой мыши, чтобы получить доступ к контекстному меню. Данное меню позволяет разъединить фигуры (выбрав пункт Вырезать (Cut)), изменить вид соединения (варианты: прямая, с уступом и скругленная со единительная линия) или спрямить соединение. Кроме того, можно автомати чески спрямить соединения, щелкнув на кнопке Рисование (Draw) йанели инст рументов Рисование (Drawing) и выбрав команду Спрямить соединения (Reroute Connectors). СОВЕТ Некоторые соединительные линии имеют желтый маркер в форме ромба, предназна ченный для искажения. Его можно перетаскивать, изменяя таким образом форму со единения без отрыва линии от объектов.
Создание блок-схем В другую группу автофигур входят элементы для блок-схем. Используя автофигуры и соединительные линии, в Word легко можно нарисовать блок-схему. Чтобы получить доступ к элементам блок-схем, щелкните на кнопке Автофигуры (AutoShapes) и выберите пункт Блок-схема (Flowchart). Плавающая панель Блоксхема (Flowchart), показанная, на рис. 12.8, содержит 28 элементов. 3®Й22ЭШЕМЯ □ ООО О П Р (^ = > 0 CJ О О О □
Р 0 0 1 Ъ
й чао О в CDо Рис. 12.8. Word предоставляет автофигуры типа «блок-схема», которые можно комбинировать с соединительными линиями
Блок-схемы часто используются для иллюстрации процессов и их взаимосвязи в сокращенной форме. Например, с помощью блок-схемы можно отобразить процесс принятия решений (при ответе «Да» вы последуете по одной ветви схе мы, ответив «Нет» —по другой). Чтобы создать блок-схему, потребуется выпол нить несколько задач рисования. 1. С помощью элементов блок-схем создайте фигуры, необходимые для вашей схемы. 2. Расположите фигуры в требуемом порядке, перетаскивая их в пределах по лотна. Затем свяжите их соединительными линиями. Соединители работают лучше стандартных линий и стрелок, потому что с ними можно свободно пе ремещать фигуры и изменять их размер, 3. Щелкните правой кнопкой мыши на каждой фигуре и выберите в контекст ном меню пункт Добавить текст (Add Text). Введите соответствующий текст.
384
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
После создания блок-схемы ее можно раскрасить и отформатировать линии и эле менты, как описывается в разделе «Настройка линий и форм» этой главы.
Создание и настройка звезд и лент При необходимости создать визуальное пятно в рекламном буклете, объявлении или газете можно воспользоваться подменю кнопки Автофигуры (AutoShapes) Звезды и ленты (Stars And Banners). Вставка этих, элементов происходит анало гично другим автофигурам. 1. Щелкните на кнопку Автофигуры (AutoShapes) и выберите пункт Звезды и лен ты (Stars And Banners). 2. Выберите звезду или ленту, затем щелкните на полотне рисунка и перемести те указатель мыши, создавая объект. Примеры звезды и ленты приведены на рис. 12.9.
Рис. 12.9. Звезды и ленты можно изменять, используя маркер вращения и маркеры изменения размера и формы
Как и большинство автофигур, звезды и ленты можно отформатировать: ► добавив текст; ► применив заливку цветом или узором; f ► изменив контур;
Инструмент Автофигуры ♦
385
► повернув объект; ► изменив размер звезды или ленты. Помните, что целью использования звезд и лент в документе является привлече ние внимания к определенной информации или разделу вашего документа. При злоупотреблении этими объектами вы рискуете потерять внимание читателя.
Рисование выносок Иногда может понадобиться связать часть информации с отдельной областью рисунка или просто прокомментировать фрагменты документа. Это легко сде лать с помощью выносок. Такой объект комбинирует текстовое поле со стрелкой, линией или указателем. Word предоставляет 20 типов автофигур «выноска», доступ к которым можно получить из панели Выноски (Callouts), показанной на рис. 12.10.
ЛЗ
/СГ{СЗ
J Л Я £ г ^ JD / G /Ю<р Рис. 12.10. Выноски можно использовать для комментариев в документе, подписей оиластой рисунка и т. д.
Рассмотрим процедуру создания выноски. 1. Щелкните на кнопке Автофигуры (AutoShapes), выберите пункт Выноски (Cal louts) и выберите вид выноски в открывшемся подменю. 2. Щелкните на полотне в том месте, куда нужно вставить объект, и перемести те указатель мыши, рисуя выноску. 3. После вставки объекта можно передвигать желтый ромбовидный маркер и мар керы выделения, перемещая таким образом точку указателя выноски и измег няя размер выноски, гоответсг'в< нно. 4. Щелкните на области внутри выноски и введите текст. Как и другие автофигуры, выноски можно форматировать, используя стандарт ные методы форматирование, такие как раскраску, залиьку, изменение размера и перемещение.
Доступ к дополнительным автофигурам с помощью области задач Если необходимого объекта нет среди вложенных меню кнопки Автофигуры (AutdShapes), можно отобразить дополнительные автофигуры, щелкнув на варианте Другие автофигуры (More AutoShapes), расположенном внизу раскрывающегося
386
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
меню Автофигуры (AutoShapes). Word откроет область задач Коллекция клипов Л(Clip Art), продемонстрированную на рис. 12.11. Если вы не видите дополнитель ных автофигур, щелкните на кнопке Упорядочить картинки (Organize Clips).
Рис. 12.11. При выборе функции Другие автофигуры реализуется быстрый доступ к дополнительным объектам
В дополнительные автофигуры входят: ► объекты комнатной обстановки, такие как контуры рабочих столов, стульев и т. д.; ► рисунки компьютеров и свя вдшых с компьютерами объектов; ► часто используемые объекты, например музыка льные ноты, лампочки и ви сячие замки; ► объекты, имеющие отношение к веб-страницам, такие как изображение домаш ней страницы, видеоклипы и значки электронной почты. Элемент категории Другие автофигуры (More AutoShapes) вставляется в документ точно так же, как и остальные клипы: щелчком на объекте. Их отличает то, что «другие автофигуры» можно легко форматировать как рисованный объект, чего нельзя сделать с большинством клипов. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно добавить в документ любой клип из коллекции, а не только картинки, связанные с функцией Другие автофигуры (More AutoShapes). Кроме того, можно перевести клип в рисованный объект щелчком правой кнопкой мыши на клипе и выбором в контекстном меню пункта Изменение рисунка (Edit Picture). Если клип был вставлен как картинка. Word попросит подтверждение преобразования картинки в рисунок Microsoft Office. Чтобы выполнить преобразование, ответьте Да (Yes).
Настройка линий и форм ♦
387
Настройка линий и форм Скорее всего, для рисунка потребуется больше цветов, чем черный, белый и от тенки серого. В Word можно раскрасить линии и заполнить объекты цветом, ис пользуя стандартные и вспомогательные цвета, включая полный диапазон оттен ков серого. Помимо этого, фигуры можно раскрасить с помощью специальных эффектов, вставляя многоцветную градиентную заливку, текстуры и рисунки. ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------- -----------------------------------------При работе с цветом обратите внимание на то, как документ будет отображаться и пе чататься. Если документ всегда будет просматриваться в электронном виде или печа таться на бумаге высокого качества с использованием полного диапазона цветов, не следует беспокоиться о своих цветных изображениях. С другой стороны, если документ будет печататься на черно-белом принтере или на цветной бумаге, следует позаботить ся о том, чтобы используемые цвета создавали адекватный контраст, в противном слу чае рисунки могут напечататься в виде слабо различимых пятен.
Цвета линий и заливки Как правило, рисованные объекты, создаваемые в Word, имеют две основные об ласти, содержащие цвет: границы (называемые линиями) и внутреннее простран ство (называемое областью заливки). Проще всего раскрасить линии и область заливки с' помощью панели инструментов Рисование (Drawing). ► Раскраска линии. Выделите объект, щелкните на стрелке кнопки Цвет линии (Line Color), расположенной на панели инструментов Рисование (Drawing), и выберите цвет в палитре, продемонстрированной на рис. 12.12. ► Заливка. Выделите объект, щелкните на стрелке кнопки Цвет заливки (Fill Color) и выберите цвет в палитре. Раскрывающееся меню этой кнопки анало гично меню кнопки Цвет линии (Line Color). [Д а е т з а л и в к и
х
в с т
п и н и и
Н е т з д п ю к и
M ■
■
■
i ■
■
Н е т
l ■
l ■
« ■
Ш
■
с г~ е о б ь * з а л * к и .„
Ш
х
пиний
й
Ш
i
i
и
я
Л R
* д р у г и е ц в е т а з а л и в к и ,.
т
'г
i
i д
д
n м
i м
/д р у г и е ц в е т а л и н и З Y S O D f-b * ъ + ш ... ______________ _______ - к .
Рис. 12.12. Чтобы раскрасить линию или область заливки, просто выберите цвет в раскрывающемся меню или плавающей панели Цвет линии или Цвет заливки
Эти раскрывающиеся ме^ю также содержат варианты Нет линий (No Line) и Нет заливки (No Fill) сосуветственно. Их можно использовать для отображения объ екта без линий (даже без черных линий) и без цвета заливки (то есть формы объекта будут заполнены цветом фона). Можно применить к объекту вспомогательные и прозрачные цвета, выбрав ко манду Другие цвета заливки (More Fill Colors) или Другие цвета линий (More Line
388
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
Colors) в соответствующих раскрывающихся меню. Обе функции Еызывают диа логовое окно Цвета (Colors), показанное на рис. 12.13.
Рис. 12.13. Выберите новый цвет в диалоговом окне Цвета
Щелкните на вкладке Обь'чныь (Standard) и добавьте цвет во вспомогательную область палитры. Если же вам необходим выбор из 16 миллионов заданных цве тов, щелкните на вкладке Спектр (Custom), продемонстрированной на рис. 12.14.
Рис. 12.14. На вкладке Спектр можно выбрать цвет из 16 миллионов заданных цветов
Настройка линий и форм ♦
389
Выберите цвет, используя палитру и полосу с ползунком. На вкладке Спектр (Custom) также присутствуют поля Красный (Red), Зеленый (Green) и Синий (Blue), которые отражают величину выбранного цвета в цифрах. Эти поля оп ределяют для графики точный RGB-цвет. Если известны значения RGB для требующегося цвета, можете ввести их с соответствующие поля. Кроме того, с помощью раскрывающегося списка Цветовая модель (Color model) можно пере ключиться из цветовой модели RGB в модель HSL (hue —оттенок, saturation — насыщенность, luminance —яркость), CMYK (cyan —голубой, magenta —пур пурный, yellow — желтый, black — черный) и PANJONE. Модель HSL обычно используется для таких устройств, как видеомониторы, a CMYK и PANTONE — цветовые модели для печати публикаций. Обе вкладки содержат ползунок Прозрачность (Transparency). Эта функция слу жит для создания прозрачных и полупрозрачных цветов. Прозрачный цвет по зволяет просвечивать сквозь него цвету фона или текстуре. Например, вы нари совали мышь и хотите показать ее на своей веб-странице без прямоугольной рамки фона рисунка. Можно раскрасить все области рисунка, за исключением самой мыши, розовым, но, выбирая розовый цвет на любой из вкладок, устано вить прозрачность равной 100 %. После этого через все розовые области рисунка будет просвечивать фон страницы или текстура в таких программах, как веб браузеры и HTML-редакторы. Прозрачность часто используется в веб-графике для создания изображений, ко торые должны казаться «вырезанными» (а не иметь прямоугольную рамку). На пример, на картинке для веб-страницы, показанной на рис. 12.15, в изображении слева не используется прозрачность фона, а справа —используется. 3 T ransparent G if * Файл
ТсчеКо
M ic ro s o ft in te r n e t F xptorer
Вид '
Йз6р4г**э* « 1 .2 '
Сервис ,
Справка Пом»
Медиа Переход • Ссылки
Рис. 12.15. Рисунок слева не использует прозрачность
390
♦
Глава 12. Оживлёние текста с помощью изображений и автофигур
Добавление эффектов заливки и узоров Помимо раскраски линий и форм рисунка, можно применить к объектам эффек ты заливки и узоры. Для этого щелкните на кнопке Цвет заливки (Fill Color) и вы берите команду Способы заливки (Fill Effects) —на экране появится одноименное диалоговое окно. Чтобы добавить узор к линии, выделите ее, щелкните на кноп ке Цвет линии (Line Color) и выберите в раскрывающемся меню вариант Узорные линии (Patterned Lines) — откроется одноименное диалоговое окно. Доступные эффекты описаны ниже. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------- --------------------- ------------------------После ^форматирования объекта, включая добавления цвета и эффектов, можно скопи ровать его формат на другой объект. Для этого выделите отформатированный объект, щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter) стандартной панели инстру ментов и щелкните на объекте, который должен быть также отформатирован. Если требуется применить форматирование к нескольким объектам, щелкните на кноп ке дважды, а после окончания операции нажмите Esc или еще раз щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter).
Добавление цветной градиентной заливки Вкладка Градиентная (Gradient) диалогового окна Способы заливки (Fill Effects) продемонстрирована на рис. 12.16. Эта вкладка позволяет создавать градиентные переходы из одного или двух цветов и выбирать заливку из заготовки, такую как Рассвет (Daybreak), Горизонт (Horizon) или Хром (Chrome). Кроме того, можно определить направление заливки в разделе Тип штриховки (Shading Styles). Чтобы создать градиент, выполните следующие шаги. 1. Дважды щелкните на объекте. Откроется диалоговое окно Формат автофигу ры (Formatting). ■. I*. 2. Щелкните на вкладке Цвета и линии (Colors And Lines) и в разделе Заливка (Fill) щелкните на стрелке поля Цвет (Color) и выберите пункт Способы залив ки (Fill Effects). Откроется диалоговое окно Способы заливки (Fill Effects). 3. В разделе Цвета (Colors) вкладки Градиентная (Gradient) щелкните на пара метре Два цвета (Two Colors) и выберите цвета для градиента в списках Цвет 1 (Color 1) и Цвет 2 (Color 2) или же щелкните на параметре Заготовка (Preset), чтобы выбрать одну из установленных схем из списка Название заготовки (Preset Colors). 4. Выберите один из типов штриховки в соответствующем разделе и щелкни те на любом из вариантов в разделе Варианты (Variants). Обратите внима ние, что окошко Образец (Sample) отображает результат выбора параметров, и можно поэкспериментировать с несколькими типами штриховки и их вари антами. 5. Когда параметры градиентной заливки будут выбраны, щелкните НА кноп ке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Способы заливки (Fill Effects), и затем опять щелкните на ОК, чтобы применить градиент к выделенному объекту.
Настройка линий и форм ♦
391
Рис. 12.16. Вкладка Градиент позволяет смешивать цвета, создавая для объектов эффект градиентной заливки ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Диалоговое окно Способы заливки (Fill Effects) содержит два элемента, которые появ ляются на любой из его вкладок: окошко Образец (Sample), позволяющее просматри вать каждый из эффектов в момент его выделения или создания, и флажок Вращать за ливку вместе с фигурой (Rotate Fill Effect With Shape), который дает возможность управлять тем, будет ли заливка перемещаться при повороте объекта. (Этот флажок не доступен, когда вы работаете с вкладкой Узор (Patterns).)
Применение текстур Вкладка Текстура (T exture) диалогового окна Способы заливки (F ill E ffects), пока занная на рис. 12.17, позволяет добавлять текстуры к рисованным объектам. По умолчанию W o rd предоставляет 24 текстуры, но можно импортировать любую текстуру, хранящуюся на вашем компьютере. 1. Выделите рисованный объект, который требуется заполнить текстурой. 2. Щелкните на стрелке кнопки Цвет заливки (F ill C olor) панели инструментов Рисование (D raw ing), выберите в раскрывающемся меню вариант Способы за ливки (F ill E ffects) и щелкните на вкладке Текстура (Texture). 3. Затем выберите текстуру или щелкните на кнопке Другая текстура (O ther Texture), чтобы открыть диалоговое окно Выбор текстуры (S elect Texture), пе рейдите к файлу текстуры и щелкните на кнопке Вставить (In se rt). 4. Для завершения процедуры щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Спо собы заливки (F ill E ffects).
392
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
Если текстура оказалась неудачной, просто щелкните на кнопке Отмена (Undo) стандартной панели инструментов (или нажмите Ctrl+Z) или примените к объек ту новую текстуру, используя описанную выше процедуру.
Рис. 12.17. Рисованные объекты можно заполнять текстурой ВОЗМОЖНЫ Е ПРОБЛЕМЫ ----------------------------------------------------------------------------------Поскольку текстуры представляют собой изображения, которые вставляются в качестве фона объекта, нельзя применить к объекту одновременно и заливку, и текстуру. Если заполнить цветной объект текстурой, текстура заменит собой цвет. И наоборот, если применить заливку к объекту, содержащему текстуру, цвет заменит собой текстуру. Чтобы обойти эту проблему, можно раскрасить изображение с текстурой в графической программе или воспользоваться узором, как описано ниже.
Создание узоров для фигур и линий Узоры можно использовать для раскраски линий и создания эффектов заливки объектов, которые не так сложны, как текстуры, но и не так скучны, как заполне ние сплошным цветом. Word предлагает 48 узоров; их можно применять к объ ектам и линиям. Кроме того, можно определять основной и фоновый цвета, ко торые будут использоваться в узоре. Процессы добавления узора к формам объектов и к линиям похожи друг на друга. ► Добавление узора к области заливки. Выделите объект, откройте диалоговое окно Способы заливки (Fill Effects), щелкните на вкладке Узор (Pattern), выде лите узор, определите цвета штриховки и фона и щелкните на кнопке ОК.
Настройка линий и форм ♦
393
► Добавление узора к линии. Выделите объект, щелкните на стрелке кнопки Цвет линии (Line Color), выберите пункт Узорные линии (Patterned Lines), выде лите узор, определите цвета штриховки и фона и щелкните на кнопке ОК. Для создания узора можно использовать вспомогательные цвета, а перед при менением узора к объекту предварительно просмотреть узор в окне Образец (Sample). На рис. 12.18 показана вкладка Узор (Pattern).
Рис. 12.18. Эта вкладка позволяет применять Узоры произвольных цветов к выделенным объектам СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------При добавлении узора к объекту после заливки цветом Word автоматически использует цвет заливки в качестве цвета узора. При обычной заливке объекта цветом после до бавления к нему узора узор исчезнет. Поэтому, чтобы изменить цвет узора или ф эновый цвет, необходимо обращаться к вкладке Узор (Pattern).
Вставка' рисунков в фигуры Подобно заполнению объектов фоновой графикой (заливкой, текстурой или узо ром), можно вставить в качестве заливки любой рисунок. 1. Выделите объект и откройте диалоговое окно Способы заливки (Fill Effects) любым из описанных выше методов. 2. Щелкните на вкладке Рисунок (Picture), показанной на рис. 12.19, и щелкните на кнопке Рисунок (Select Picture), чтобы отобразить диалоговое окно Выбор рисунка (Select Picture).
394
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
Рис. 12.19. Вкладка Рисунок позволяет использовать рисунки в качестве заливки объектов
3. В диалоговом окне Выбор рисунка (Select Picture) перейдите к нужному изо бражению и щелкните на нем дважды. Рисунок отобразится на вкладке Рису нок (Picture) в окне Образец (Sample). 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы заполнить выделенный объект рисунком. На рис. 12.20 продемонстрирован объект, отформатированный с использованием заливки рисунком.
Рис. 12.20. Для создания собственной заливки можно использовать изображения
Тени и трехмерные эффекты ♦
395
Тени и трехмерные эффекты Помимо добавления текстур и цветов, можно применять к объектам трехмерные и теневые эффекты. Обычно необходимость воспользоваться объемом и тенями появляется, когда нужно создать в рисунке ощущение глубины. Оба вида эффек тов доступны из панели инструментов Рисование (Drawing). ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Можно применить к объекту любой из этих двух эффектов, но нельзя воспользоваться сразу обоими. Если к объекту с тенями применяется трехмерный эффект, тени исчеза ют, и наоборот, если добавить тени к объемному объекту, трехмерное форматирование удаляется.
Вставка теней и управление ими В Word можно мгновенно добавить объекту объем, вставив тени по его краям. Функция Тени (Shadow Style) позволяет присоединять к объектам различные виды теней, настраивать расположение тени и изменять ее цвет. На рис. 12.21 изображено несколько элементов блок-схемы, отформатированных с использо ванием теневых эффектов.
«£] файл 0?авкз Вид Вставка Форкат Сереис Таблица Q *<
♦: Times New Roman
Рис. 12.21. Можно добавить тени к любому из объектов
396
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
Создание теней К любому выделенному объекту можно добавить тень из 50-процентного серого цвета, воспользовавшись встроенным видом тени с помощью раскрывающегося меню Тени (Shadow Style) панели инструментов Рисование (Drawing), продемон стрированного на рис. 12.22. Нет тени
£](!PCS От о с <3 о
СО 9Q dPD В
Рис. 12.22. В раскрывающемся меню Тени Word предоставляет 20 встроенных видов теней ч
Чтобы добавить встроенный вид тени к объекту, выделите объект, щелкните на кнопке меню Тени (Shadow Style) и в раскрывшемся меню выделите понравив шийся тип тени. Для удаления тени выделите объект и щелкните в раскрываю щемся меню Тени (Shadow Style) на пункте Нет тени (No Shadow}. I
Изменение расположения теней После применения тени можно вручную настроить ее расположение относитель но объекта. 1. Выделите нужный объект с тенью. 2. Щелкните на кнопке меню Тени (Shadow Style) панели инструментов Рисо вание (Drawing) и в раскрывшемся меню выберите пункт Настройка тени (Shadow Settings). Откроется одноименная панель инструментов. *■ Кнопки панели Настройка тени (Shadow Settings) описаны в табл. 12J2. 3. Щелкните на кнопке с подходящим расположением тени. При каждом щелч ке на любой из кнопок тень сдвигается на одну точку в соответствующем на правлении. Таблица 12.2. Кнопки панели инструментов Настройка тени Кнопка Название Вкл/выкл тень (Shadow On/Off)
ш |Ж1
Описание
I
Сдвинуть тень вверх (Nudge Shadow Up) Сдвинуть тень вниз (Nudge Shadow Down) Сдвинуть тень влево (Nudge Shadow Left)
Добавляет или удаляет тень объекта Перемещает тень вверх на одну точку Перемещает тень вниз на одну точку Перемещает тень влево на одну точку
Тени и трехмерные эффекты ♦
397
1 Кнопка Название
Описание
%
Сдвинуть тень вправо (Nudge Shadow Right)
Перемещает тень вправо на одну точку
1
Меню Тени (Shadow Color)
Открывает цветовую палитру для рас краски тени (цвет, выбранный по умол чанию — 50 % серый)
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы переместить тень на 6 точек вместо одной, нажмите Shift в момент щелчка на од ной из кнопок панели Настройка тени (Shadow Settings).
Раскраска тени Можно не только передвинуть тень, но и раскрасить ее. 1. Выделите рисованный объект, содержащий тень, которую требуется изме нить. 2. Выведите на экран панель инструментов Настройка тени (Shadow Settings), как было описано выше. 3. Щелкните на стрелке кнопки меню Тени (Shadow Color) и в раскрывающемся меню выберите цвет, который нужно применить к тени. Если в раскрывающемся меню Тени (Shadow Color) отсутствует подходящий цвет, щелкните на команде Другие цвета тени (More Shadow Colors), чтобы получить доступ к вкладкам Обычные (Standard) и Спектр (Custom) диалогового окна Цве та (Colors) (которые рассматривались в разделе «Цвета линий и заливки» этой главы). Раскрывающееся меню Тени (Shadow Color) также содержит флажок По лупрозрачная тень (Semitransparent). Он установлен по умолчанию и создает про зрачные светлые тени, -сквозь которые можно видеть текст. Снимите флажок, если нужно сделать тень темнее, тогда текст не будет просвечивать сквозь тень. ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ -------------------------------------- ------------- гг------------------Если вы примените к объекту тень, создающую эффект рельефа (Тени: стиль 17 (Shadow Style 17) или Тени: стиль 18 (Shadow Style 18) в раскрывающемся меню Стиль тени (Shadow Style)), Word по умолчанию скроет границы объекта. Если позже восполь зоваться для этого объекта другим теневым эффектом, потребуется заново перерисо вать границу фигуры (особенно, если объект того же цвета, что и фон). Для этого выде лите объект и выберите цвет линии в раскрывающемся меню Цвет линии (Line Color) панели инструментов Рисование (Drawing).
Применение трехмерных эффектов и их настройка Используя трехмерные эффекты, можно создавать простые объемные объекты. Чтобы сформировать трехмерный эффект, Word изменяет двумерный объект, растягивая (или вдавливая) его края и вращая его. Можно управлять глубиной трехмерного объекта и углом, под которым виден объем. Кроме того, можно оп ределить, как на его форму ложатся свет и тени, и задать вид поверхности, выби рая из команд Каркас (Wire Frame), Матовая (Matte), Пластик (Plastic) или Металл (Metal).
398
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
Добавление трехмерного эффекта Чтобы создать трехмерный эффект, воспользуйтесь раскрывающимся меню Объ ем (3-D Style), продемонстрированным на рис. 12.23. Нет объема
■О О О ® «1*00
'
©800 W Q P
■
Q >
Настройка объема...
mi Рис. 12.23. В меню Объем Word предоставляет 20 встроенных стилей
1. Выделите объект, который вы хотите изменить. 2. В панели инструментов Рисование (Drawing) щелкните на кнопке меню Объем (3-D Style) и на любом из вариантов в раскрывшемся меню. После создания трехмерного эффекта его можно удалить, Выбрав команду Нет объема (No 3-D) в раскрывающемся меню Объем (3-D Style). Помимо этого, мож но изменить настройки объема, выделив объект и выбрав другой вариант в рас крывающемся меню Объем (3-D Style). СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы добавить один и тот же трехмерный эффект одновременно к нескольким объек там (включая применение одинаковой подсветки и других параметров), выделите груп•пу объектов перед применением объема.
Настройка освещения, цвета, угла поворота и других параметров После добавления к объекту трехмерного эффекта можно изменить его вид, включая окраску, поворот, глубину объема, освещение и текстуру поверхности. Для этого выделите объект, щелкните на кнопке меню Объем (3-D Style) панели инструментов Рисование (Drawing) и выберите в раскрывшемся меню команду Настройка объема (3-D Settings). На экране появится панель инструментов На стройка объема (3-D Settings), кнопки которой описаны в табл. 12.3. Воспользоваться этой панелью инструментов можно, выделив объект и щелкнув на подходящей кнопке. Подобно настройке цвета для других объектов, раскры вающееся меню Цвет объемной фигуры (3-D Color) позволяет создавать вспомо гательные цвета —выберите команду Другие цвета для объема (More 3-D Colors), чтобы отобразить диалоговое окно Цвета (Colors). (Диалоговое окно Цвета (Colors) было показано на рис. 12.13 и 12.14.)
Добавление текста к рисункам ♦
399
Таблица 12.3. Кнопки панели инструментов Настройка объема Кнопка Название
Описание
Вкл/выкл объем (3-D On/Off) Добавляет или удаляет объем Повернуть вниз (Tilt Down)
Поворачивает объект вниз на 5°. Нажмите Shift в мо мент щелчка, чтобы повернуть объект на 45°. Нажмите Ctrl в момент щелчка, чтобы повернуть объект на 1°
Повернуть вверх (Tilt Up)
Поворачивает объект на 5° вверх. Нажмите Shift в мо мент щелчка, чтобы повернуть объект на 45°. Нажмите Ctrl в момент щелчка, чтобы повернуть объект на 1°
Повернуть влево (Tilt Left)
Поворачивает объект на 5° влево. Нажмите Shift в мо мент щелчка, чтобы повернуть объект на 45е. Нажмите Ctrl в момент щелчка, чтобы повернуть объект на 1°
Повернуть вправо (Tilt Right) Поворачивает объект на 5° вправо. Нажмите Shift в момент щелчка, чтобы повернуть объект на 45°. Нажмите Ctrl в Момент щелчка, чтобы повернуть объект на 1°
£
Глубина (Depth)
Открывает меню, которое позволяет изменить размер «выдавливания» объекта
Направление (Direction)
Открывает меню, которое позволяет управлять на правлением «выдавливания» объекта. Можно выбрать один из девяти установленных вариантов, определить уменьшающую перспективу (Перспектива (Perspective)) или плоскую перспективу (Параллельно (Parallel))
Освещение (Lighting)
Открывает меню, которое позволяет выбрать направ ление освещения из девяти представленных и опреде лить силу света (Яркое (Bright), Нормальное (Normal) или Приглушенное (Dim))
Поверхность (Surface)
Открывает меню, содержащее четыре типа поверхно сти, которые можно назначить объекту: Каркас (Wire Frame), Матовая (Matte), Пластик (Plastic) и Металл (Metal)
Цвет объемной фигуры (3-D Открывает цветовую палитру, которую можно испольColor) зовать для раскраски объемного объекта
Добавление текста к рисункам Рисунок может стоить тысячи слов, но зачастую может понадобиться добавить к своемуизображению текст. Текст можно вставить как отдельный элемент, на рисовав надпись или выноску, или же ввести прямо в существующий объект, например в фигуру звезды или ленты. Чтобы добавить текст к рисунку, восполь зуйтесь любым из указанных ниже способов. ► Добавьте свойства надписи к существующей фигуре. Чтобы ввести текст прямо в объект, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контек-
400
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
стном меню команду Добавить текст (Add text). Фигура станет надписью, внутри нее появится курсор. Введите и отформатируйте текст. ► Создайте надпись. Чтобы создать автономную надпись, щелкните на кнопке Надпись (Text Box) на панели инструментов Рисование (Drawing) и нарисуйте надпись на Полотне изображения. Затем просто введите текст в поле надписи. Надписи интерпретируются как фигуры, то есть можно изменять их размер и форматировать надписи большинством описанных выше способов, включая редактирование заливки цветом, границ, теней и трехмерных эффектов. Можно не только ввести текст в надписи и объекты, но и добавить к своему ри сунку объект WordArt —но об этом позже. Как упоминалось выше, при самостоятельном создании фигуры нельзя щелкнуть правой кнопкой на рисунке и выбрать команду Добавить текст (Add Text). Чтобы обойти это ограничение, щелкните на кнопке Надпись (Text Box) панели инстру ментов Рисований (Drawing) и создайте надпись поверх объекта. Затем введите и отформатируйте текст. Если вы хотите быть уверены, что текст и рисунок не отделятся друг от друга в будущем, выделите фигуру и надпись (нажмите клави шу Shift и щелкните на объектах), затем щелкните на кнопке Рисование (Draw) панели инструментов Рисование (Drawing) и выберите команду Группировать (Group), чтобы связать вместе два выделенных объекта. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Комбинируя основные объекты и надписи, можно самим создавать кнопки для веб страниц. Чтобы сделать эти кнопки активными ссылками, просто добавьте к рисованно му объекту свойства ссылки, как описывается в главе 26.
Управление объектами при рисовании При создании рисунков, использующих объекты, зачастую требуется изменить уже существующие фигуры. Поскольку рисованные объекты состоят из линий и фигур, можно редактировать их форму, группировать и разгруппировывать, переупорядочивать и менять цвет одной или нескольких частей картинки. Этот раздел рассказывает о методах работы с существующими объектами при созда нии рисунков в Word.
Изменение объектов Довольно редко получается создать фигуру точного размера и расположить ее на правильном месте. Таким образом, необходимо научиться изменять размер, фор му объектов, вращать и отражать их перед тем, как у вас получится успешно соз давать рисунки в Word. >
Изменение размеров объектов
Чтобы изменить размер объекта, выделите его и переместите маркеры выде ления. Можно редактировать размер отдельной фигуры, группу выделенных фигур или целиком полотно рисунка. При изменении размеров рисованных объ ектов Word перерисовывает линии и фигуры, чтобы удовлетворить новым пара метрам.
Управление объектами при рисовании ♦
401
Изменение формы объектов У многих автофигур при их выделении появляется желтый ромбовидный мар кер. Этот маркер позволяет изменять большинство выступающих элементов фи гуры. Например, можно изменить длину и ширину лучей звезды, перемещая ее желтый маркер. На рис. 12.24 продемонстрирована звезда и ее варианты, создан ные с помощью этой техники. Маркеры настройки
f
Рис. 12.24. Эти звезды были созданы из одной .офигур-1neper i чрние^ желтого ромбовидного маркера
Вращение объектов Можно не только изменять размер и форму объектов, но и вращать их. Для этого воспользуйтесь любым из следующих методов. ► Переместите зеленый маркер со стрелкой, расположенный рядом с верхом объекта, затем щелкните вне объекта, чтобы закрепить его положение. ► На панели инструментов Рисование (Drawing) щелкните на кнопке Рисова» ие (Draw), в раскрывающемся меню выберите команду Повернуть/отразить (Rotate Or Flip) и выберите любой из вариантов: Свободное вращение (Free Rotate), Повернуть влево (Rotate Left) или Повернуть Бправо (Rotate Right). В послед них двух случаях вы повернете объект на 90°. При выборе свободного вра щения можно поворачивать объект на любой угол, используя зеленый маркер вращения. Помните: если объект содержит эффекты заливки и нужно, чтобы заливка по ворачивалась вместе с объектом, следует убедиться, что в диалоговом окне Спо
402
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
собы заливки (Fill Effects) установлен флажок Вращать заливку вместе с фигурой (Rotate Fill Effect With Shape). СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы поворачивать объект на углы, кратные 15 градусам, нажмите клавишу Shift в мо мент перетаскивания маркера вращения.
Отражение объектов Отражение объекта означает его переворот. (Представьте себе переворачивание блинов на сковороде.) Объект можно отразить горизонтально или вертикально. Для этого выделите объект, щелкните на кнопке Рисование (Draw) панели инст рументов Рисование (Drawing), выберите команду Повернуть/отразить (Rotate Or Flip) и выберите любой из вариантов: Отразить слева направо (Flip Horizontal) или Отразить сверху вниз (Flip Vertical). Рисунок 12.25 показывает результаты гори зонтального и вертикального отражения объекта.
Рис. 12.25. Рисунок в центре был отражен по горизонтали (слева направо), а изображение справа было отражено по вертикали (сверху вниз)
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------- :-------------------Можно отражать рисунки, автофигуры, клипы и объекты WordArt.
Управление объектами при рисовании ♦
403
Одновременное выделение нескольких элементов рисунка Иногда может понадобиться выделить одновременно несколько объектов, пото му что нужно выполнить одну из следующих задач: ► применить форматирование ко всем выделенным объектам; ► переместить все выделенные объекты, не смещая их друг относительно друга; ► удалить все выделенные объекты; ► подготовить группу объектов (рассматриваемся в следующем разделе). Чтобы выделить несколько объектов, нажмите клавишу Shift (или Ctrl) и щелк ните на каждом из объектов или щелкните на кнопке Выделить несколько объектов (Select Objects) на панели инструментов Рисование (Drawing) и установите флажки у нужных объектов в открывшемся диалоговом окне. Выделенные объекты ото бражаются вместе с маркерами выделения. После выделения группы объектов можно щелкнуть правой кнопкой мыши, чтобы применить команды контекстно го меню, нажать любую из кнопок панели инструментов Рисование (Drawing), что бы отформатировать фигуры, или перетащить выделенные элементы как группу.
Точное перемещ ение рисованных объектов Как опытный пользователь Word вы знаете, что объекты можно перемещать, щелк нув на них и сдвинув указатель мыши. Передвижение объектов таким способом стало особенно эффективным при использовании полотна рисунка. Но иногда может понадобиться расположить объекты более точно. Размещение объекта можно контролировать с помощью сетки рисунка, сдвига или выравнивающих и распределяющих функций, предоставляемых панелью инструментов Рисование (Drawing) и описанных ниже. ► Использование сетки рисунка. Чтобы упростить расположение графических объектов .на полотне, можно воспользоваться сеткой рисунка. Выделите по лотно, щелкните на кнопке Рисование (Draw) панели инструментов Рисование (Drawing) и выберите команду Сетка (Grid). В диалоговом окне Привязка к сетке (Drawing Grid) установите флажок Отображать линии сетки на экране (Display Gridlines On Screen), как показано на рис. 12.26, затем щелкните на кнопке ОК. На полотне появится сетка. Для отключения сетки снимите флажок Отобра жать линии сетки на экране (Display Gridlines On Screen). ► Сдвиг объектов. Можно сдвигать объект вверх, вниз, вправо или Булево на один пиксел, выделив объект и нажав любую из клавиш со стрелками. Вот другой способ: выделите объект, щелкните на кнопке Рисование (Draw), в рас крывающемся меню выберите команду Сдвиг (Drawing) и выберите один из вариантов: Вверх (Up), Вниз (Down), Влево (Left) или Вправо (Right). Если вы используете сетку и включена функция Привязка к сетке (Snap Objects То Grid), как показано на рис. 12.27, выбор команды Сдвиг (Nudge) переместит объект на одну ячейку сетки. Чтобы при работе с сеткой перемещаться с бо лее маленьким шагом, при нажатиях на клавиши со стрелками удерживайте клавишу Ctrl.
404
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
11р-1вл<кв
к <е'. е
я за и К д з у гг < о Л е к га м
л*мсепч* Посариэопг,'.;^ ПО Б в Й Г ' лЛИ
ТШ Ш Ш
Начали сетки А- Иатопьэоеатьполя
£Г
яобрчжать тиски иэтки на jKpa:-®
Рис. 12.26. Диалоговое окно Привязка к сетке предоставляет функции для управления видом сетки
j Документ!
Microsoft Word
Times New Roman
,
:
Рис. 12.27. Можно воспользоваться сеткой для более точного перемещения и расположения объектов
Управление объектами при рисовании ♦
405
► Выравнивание и распределение объектов. Для выравнивания и упорядочи вания объектов друг относительно друга воспользуйтесь функциями вырав нивания и распределения раскрывающегося меню Рисование (Draw). Выдели те объекты, которые нужно расположить определенным образом, щелкните на кнопке Рисование (Draw) панели инструментов Рисование (Drawing) и вы берите команду Выравнивание/Распределение (Align Or Distribute). Как показа но на рис. 12.28, можно выровнять объекты вертикально (по левому краю, по центру и по правому краю), горизонтально (по верхнему краю, по середине, по нижнему краю) и распределить выделенные объекты по горизонтами или по вертикали.
Ш группировать
ш
Рдеруггдосвслъ
П££Х>ГрчТьТИрОВМЪ Порадок Сеткд... Сдвиг
f
Вьровнятьфасгределить
■> Вьровнять по Цй-пру
Ооеермуть/отрззитъ
Л Вьровнять по сравому фаю
Обтекание текстом
~t Вьровнять по верхнему фаю
Спииить соединения
ч> Выровнять по середине
Начягь измензже уэп-зс Изменить автофигуру По умолчанио для автофигур
Вьровнять по дееому краю
Вьровнять по ьижнему краю Рвспреде/ить по цорихнтали Распределить по верj‘yran* Относительно полотна
Рис. 12.28. После того как вы научитесь выравнивать и распределять объекты, окажется, что зачастую использование этих команд помогает создать рисунки, выглядящие профессионально ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если при работе с сеткой установлен флажок Привязка к сетке (Snap Objects То Grid), можно отключить эту функцию, нажав Alt во время перетаскивания объекта.
СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------По умолчанию объекты распределяются относительно друг друга. Чтобы распределить их относительно полотна рисунка, выберите в меню Выравнивание/Распределение (Align Or Distribute) пункт Относительно полотна (Relative to Canvas), прежде чем выби рать нужную команду. Если полотно отсутствует, название пункта меню изменится на Относительно страницы (Relative to Page).
ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Команды распределения по горизонтали и вертикали доступны только в случае выделе ния трех и более объектов.
406
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Рисованные объекты можно перемещать, если они являются плавающими, иначе (если они являются внутренними) их можно лишь располагать на строке. При перемещении плавающих объектов нажмите Shift, чтобы перемещение происхо дило только по горизонтали или вертикали. .
Группировка и разгруппировка объектов Объекты группируют, чтобы быть уверенными в том, что их взаимное положе ние не изменится. Например, если надпись расположена поверх автофигуры, можно сгруппировать два объекта, и тогда при каждом перемещении фигуры не придется передвигать текст вручную. (Кроме того, вам не нужно будет беспоко иться о том, что текст случайно попадет на слой, находящийся под объектом, так что объект скроет его.) При этом в любой момент можно разгруппировать объек ты, что позволяет при необходимости редактировать по отдельности каждую часть рисунка. I Чтобы сгруппировать объекты, выделите их (нажмите клавишу Shift и щелкните на каждом объекте, который требуется включить в группу), щелкните на кнопке Рисование (Draw) панели инструментов Рисование (Drawing) и выберите команду Группировать (Group). Или выделите объекты, щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Группировка ►Группировать (Grouping ►Group). Чтобы разгруппировать объекты, выделите группу и в тех же меню выберите ко манду Разгруппировать (Ungroup). СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если объекты были разгруппированы для выполнения небольших изменений — напри мер, нужно изменить размер одного из объектов группы, — можно легко вновь сгруппи ровать объекты после их редактирования. Для этого выделите объект, который был ча стью группы, и в тех же меню выберите команду Перегруппировать (Regroup).
Управление распределением объектов по слоям При создании рисунка, содержащего несколько объектов, необходимо контроли ровать взаимное расположение объектов в слоях. Если уделить этому внимание, можно избежать случайного скрытия той части рисунка, которая должна быть видна. Порядок, в котором находятся объекты, иногда называется z-порядком — вспомните стандартную трехмерную систему координат: х н у обозначают коор динаты на плоскости, а координата г относится к третьему направлению —высо те. Чтобы проконтролировать порядок объектов в этом направлении, выделите объект, щелкните на кнопке Рисование (Draw) панели инструментов Рисование (Drawing) и выберите команду Порядок (Order) (или щелкните правой кнопкой мыши на объекте и выберите команду Порядок (Order) в контекстном меню). Вы увидите функции размещения объектов, продемонстрированные на рис. 12.29. Можно расположить объект на переднем плане, на заднем плане, переместить на слой вперед или назад. Кроме того, можно задать расположение полотна перед или за текстом.
Вставка полотна рисунка в текст документа ♦
407
СОВЕТ ----------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- — Если возникли проблемы с выделением объекта (может оказаться, что он практически скрыт другими объектами), переместите фокус выделения по очереди по всем объек там, нажимая клавишу Tab. '
Висование» [ ц : А в то к ге* - й а Ь Щ? Группировать
Р®групг|ро*»гь Порядок Ш сет^а... Сдвм-
if . б^хжмяпфасгредел'пъ I ^ Оовернуть/отразить О&текание текстом
На передний план На задний план Переместить вперед Переместить назад -
■ ПоместитьЪ&яя. ттк'.тт ЧЩ Поместить за текстом
Спрямить<->Зй)имен1Я
тштттттu
Начатьиэм*-к>4иеудое изменить ввтофигуру ГЬ умолчанию для автофигур
Рис. 12.29. Размещение объектов в слоях помогает управлять их взаимным расположением
Вставка полотна рисунка в текст документа Большая часть этой главы была посвящена работе с графическими объектами как внутри, так и вне полотна изображения. При создании рисунка на полотне можно управлять рамкой полотна, окружающей рисунок, и взаимным располо жением полотна и текста. Чтобы настроить параметры полотна, воспользуйтесь панелью инструментов Полотно (Drawing Canvas), показанной на рис. 12.30.
Рис. 12.30. Панель инструментов Полотно
Для отображения панели инструментов Полотно (Drawing Canvas) щелкните пра вой кнопкой мыши на полотне и выберите в контекстном меню команду Пока зать панель инструментов полотна (Show Drawing Canvas Toolbar). Кнопки этой па нели описаны в табл. 12.4. Также можно получить доступ к параметрам полотна, открыв диалоговое окно Формат полотна (Format Drawing Canvas) одним из следующих методов: ► дважды щелкните на полотне или на его рамке; ► щелкните правой кнопкой мыши на полотне и в контекстном меню выберите команду Форматировать полотно (Format Drawing Canvas).
408
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
Таблица 1 2 .4 . Кнопки панели инструментов Полотно Кнопка
Название
Описание
Подобрать размер (Fit drawing to contents)
Уменьшает рамку полотна до размера рисунка, если на рисунке расположено более одного объекта
Увеличить (Expand drawing) Увеличивает полотно. Можно щелкнуть на этой кнопке несколько раз, чтобы пошагово увеличить размер полотна --
ш
..................
Изменение масштаба рИСунка (Scale Drawing)
Отображает маркеры выделения полот на, которые позволяют одновременно изменять его размер и рисовать изо бражение
Обтекание текстом (Text Wrapping)
Открывает меню Обтекание текстом (Text Wrapping), которое определяет, как должен располагаться текст вокруг полотна. Здесь представлены те же функции, что и для форматирования изображений (см. главу 11)
Откроется диалоговое окно Ф ормат полотна (Form at Drawing Canvas), показанное на рис. 12.31. Оно похоже на диалоговые окна форматирования, появляющиеся при двойном щелчке на других объектах рисунка.
Рис. 12.31. Диалоговое окно Формат полотна
Используя диалоговое окн о Ф орм ат полотна (Form at Drawing Canvas), можно на строить параметры цвета, линий, размера и положения полотна. Также можно ввести замещающий текст, если рисунок будет использоваться на веб-странице. Замещающий текст отображается на веб-странице на месте графического объек-
Объекты WordArt ♦
409
та, когда просмотр графики в браузере отключен или если у пользователя тек стовый браузер. За дополнительной информацией о замещающем тексте обра щайтесь к главе 26. Кроме того, можно управлять полотном напрямую: например, переместить по лотно в документе, перетащив его рамку. Можно переместить рисунки за преде лы полотна, затем, если требуется, удалить полотно, щелкнув на нем правой кнопкой мыши и выбрав команду Вырезать (Cut) в контекстном меню. И нако нец, можно удалить полотно вместе со всеми находящимися на нем изображе ниями, щелкнув правой кнопкой мыши на полотне и выбрав в контекстном меню команду Вырезать (Cut) или нажав клавишу Delete.
Объекты WordArt Если при взгляде на готовый документ остается впечатление, что «здесь чего-то не хватает», скорее всего, нужно добавить немного графического текста. Графи ческий текст особенно полезен для документов, которые должны привлекать внимание читателя, таких как брошюры, рекламные листки, новости, веб-стра ницы и объявления. Итак, если вы решили, что документу не хватает графиче ского текста, WordArt поможет быстро и легко создать или изменить такие эле менты. Если подойти к проблеме творчески, WordArt добавит в документ цветовой мазок, немного объема, оригинальность и профессиональность. Рисунок 12.32 иллюстрирует использование нескольких встроенных стилей WordArt, форми рующих логотип веб-страницы. В принципе, встроенных стилей и цветов вполне достаточно для любого документа, но если необходимо создать что-нибудь уни-. кальное и неповторимое, придется поработать над изменением объектов WordArt. Рассмотрев методы работы с WordArt, изложенные в этом разделе, вы сможете создать оригинальный графический текст любого вида.
Рис. 12.32. Для создания этого логотипа использовались два встроенных стиля WordArt
ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------- -----------------------------------------------------------Объектами WordArt, вставленными в документ Word, можно манипулировать так же, как и другими графическими объектами.
На начальном этапе работы с WordArt следует выбрать встроенный стиль и вве сти нужный текст. При этом используется Коллекция WordArt (WordArt Gallery),
410
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
представленная на рис. 12.33, и диалоговое окно Изменение текста WordArt (Edit WordArt Text), показанное на рис. 12.34. кол л екци я WordArt Выберите нужный стиль надписи WordArt:
/
Рис. 12.33. Коллекция WordArt предоставляет 30 встроенных стилей
Рис. 12.34. Диалоговое окно Изменение текста WordArt позволяет ввести текст и выбрать шрифт, размер и стиль шрифта
Используем коллекцию WordArt Чтобы создать объект WordArt, выполните следующие действия. 1. Расположите текстовый курсор в требуемом месте документа. 2. Убедитесь, что документ находится в режиме просмотра Разметка страницы (Print Layout), Веб-документ (Web Layout) или Режим чтения (Reading Layout),
Объекты WordArt ♦
411
и выберите команду Вставка ►Рисунок ►Объект WordArt (Insert ►Picture ► WordArt). Можно также отобразить на экране панель инструми ггов Рисование (Drawing), щелкнув на соот встствующей кнопке стандартной панели, и затем щелкнуть на кнопке Добавить объект WordArt (Insert WordArt). 3. В коллекции WordArt выберите подходящий стиль и щелкните на кнопке ОК (или дважды щелкните на выбранном стиле). На экране появится диалоговое окно Изменение текста WordArt (Edit WordArt Text). 4. Введите текст объекта в поле Текст (Text) и установите нужные параметры шрифта. При желании впоследствии легко можно будет изменить сделанные настройки. 5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если в документе уже существует текс г, который необходимо превратить в объект WordArt, выделите его прежде, чем выполнять все описанные выше операции. Выде ленный текст автоматически отобразится в диалоговом окне Изменение текста WordArt (Edit WordArt Text).
После появления в документе объекта WordArt его, скорее всего, придется отре дактировать. Существует несколько способов редактирования объектов WordArt: можно корректировать содержимое объекта и его стиль, изменять форму, объ единять два объекта, изменять выравнивание текста и т. д. Для работы с объекта ми WordArt предназначается панель инструментов, показанная на рис. 12.35. Формат объекта WordArt Коллекция WordArt I
Выравнивание WordArt I Параметры панелей WodrArt
I объект WordArt | Изменить текст
интервал WordArt Форма WordArt Б ртикальнь'й обтекание текстом текст WordArt Выровнять буквы WordArt по вь.‘( оте Рис. 12.35. На панели инструментов WordArt находится оольшшетво инструментов, необходимых для работы с объектами WordArt
В нескольких следующих разделах мы рассмотрим различные способы измене ния стандартных объектов WordArt.
Изменение параметров объекта WordArt После создания объекта WordArt может потребоваться изменить текст, его шрифт или стиль. Для этого придется вернуться в коллекцию WordArt или диалоговое окно Изменение текста WordArt (Edit WordArt Text). Tvcpl*. ► Чтобы изменить один встроенный стиль WordArt на другой, щелкните на объекте, щелкните на кнопке Коллекция WordArt (WordArt Gallery) панели инст рументов и дважды щелкните на требуемом стиле.
412
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
► Чтобы изменить текст существующего объекта WordArt, дважды щелкните на объекте или щелкните на объекте один раз (чтобы выделить объект и от крыть панель инструментов WordArt) и затем щелкните на кнопке Изменить текст (E d it T ext) панели инструментов. В диалоговом окне Изменение тек ста W ordArt (E d it W ordArt Text) выполните все необходимые изменения, текста и щелкните на кнопке ОК. Все внесенные изменения немедленно отразятся на объекте WordArt. СОВЕТ При необходимости изменить формат части объекта WordArt придется поработать. По умолчанию все изменения происходят только с целым объектом. Создайте несколько объектов, отформатируйте каждый и затем объедините их группировкой или при помо щи полЬтна рисунка.
Размещение объектов WordArt в документе i
После создания объекта WordArt иногда требуется указать, каким образом и где именно объект будет отображаться в документе. По умолчанию объект считается внутренним. Это означает, что он вставляется в место расположения текстового курсора и внедряется в строку текста, как показано на рис. 12.36. ! .'
документ.
■
Microsoft Word
3>айл Оравка
' Вставка ООР*»т С ера*
a W
ГТГ
О рагйЩ Щ
После* создания* объекта* WordArt* иногда*требуется* указать.* каким- образом*и*где* именно' объект будет* отображаться**• документе.-По*умолчанию*объекткчяття-внутренним .' Это*означает,*что* он-вставляется*»'
строку* текста.* как* показано* на*рис. °12.36* внутренние* объекты* можно*перетаскнватъ*меадустроками*и*абзацам**а*также*имеия1ъ1в*размерыточнотакже,* как* а* размеры- любых* других* объектов- (перемещая* маркеры* выделения- объекта- или* эадавая- размеры- в* соответствующем- диалоговом* окне).- Но* если* понадобится* задать*
ШКШ&: • ' ! 'Ж-1&«влджяижъ*
Рис. 12.36. По умолчанию объекты WordArt являются внутренними
Внутренние объекты можно перетаскивать между строками и абзацами, а также изменять их размеры точно так же, как и размеры любых других объектов (пере-
Объекты WordArt ♦
413
мещая маркеры выделения объекта или задавая размеры в соответствующем диалоговом окне). Но если понадобится задать расположение текста вокруг объ екта, повернуть объект или исказить текст внутри объекта, наложить объект на основной текст документа или наоборот, или поместить объект на странице без текста, сначала придется изменить параметры обтекания текстом. Для этого выполните указанные ниже действия. 1. Щелкните на объекте, затем на кнопке Обтекание текстом (Text Wrapping) т панели инструментов WordArt. 2. Выберите параметры в раскрывающемся меню. Меню Обтекание текстом (Text Wrapping), показанное на рис. 12.37, содержит на бор стандартных стилей обтекания: В тексте (In Line With Text) —этот стиль ис пользуется по умолчанию; Вокруг рамки (Square), По контуру (Tight), За текстом (Behind Text), Перед текстом (In Front Of Text)* Сверху и снизу (Top And Bottom), Сквозное (Through), а также Изменить контур обтекания (Edit Wrap Points).
В тексте В<*руграмки 3
Повонтуру
щ
£а текстом
Щ
Реред текстом
"С Сьерхуи сжау
х
дтаиное Изменить контур обтекания
5 Т
5 1 --------------
Рис. 12.37. Параметры обтекания текстом позволяют контролировать расположение объекта WordArt в документе
В режимах просмотра Разметка страницы (Print Layout), Режим чтения (Reading Layout) или Веб-документ (Web Layout) после выбора параметров обтекания тек стом можно перетащить объект в любое место страницы. Помимо этого, можно задать расположение объекта на вкладке Положение (Layout) в диалоговом окне Формат объекта WordArt (Format WordArt). СОВЕТ На небольшие расстояния плавающий объект WordArt позволят перемещать стрелки на клавиатуре. Щелкните на объекте, чтобы выделить его, и нажимайте на нужные кла виши.
В диалоговом окне Дополнительная разметка (Advanced Layout) можно бо Ъ лее точно задать расположение выделенного объекта. 1. Щелкните на объекте и затем — на кнопке Формат объекта WordArt (Format WordArt) на панели инструментов (либо щелкните на объекте дважды и выбе рите в контекстном меню соответствующий пункт), чтобы открыть одноимен ное диалоговое окно.
414
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
2. В диалоговом окне Формат объекта WordArt (Format WordArt) откройте вклад ку Положение (Layout), которая содержит основные параметры обтекания тек стом и выравнивания. 3. Щелкните на кнопке Дополнительно (Advanced). На экране появится диалого вое окно Дополнительная разметка (Advanced Layout), показанное на рис. 12.38, с двумя вкладками: Положение рисунка (Picture Position) и Обтекание текстом (Text Wrapping).
Рис. 12.38. Диалоговое окно Дополнительная разметка позволяет точно задать расположение объекта, выравнивание текста и параметры обтекания текстом
4. Определите параметры на обеих вкладках и щелкните на кнопке ОК в обоих диалоговых окнах. СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Более подробно о параметрах диалогового окна Дополнительная разметка (Advanced Layout) можно узнать в главе 11.
Если параметры вкладки Положение рисунка (Picture Position) недоступны, изме ните обтекание текстом на любое, отличное от В тексте (In Line With Text). На этой вкладке также присутствует флажок Перемещать вместе с текстом (Move Object With Text). Если требуется расположить объект WordArt в конкретной строке, не зависимо от содержания документа, снимите этот флажок.
Изменение формы объекта WordArt Возможно, содержание документа потребует изменения размеров и даже формы объекта WordArt. Для этого предназначены три средства: маркеры выделения, диалоговое окно Форма WordArt (WordArt shapes) и диалоговое окно Формат объ екта WordArt (Format WordArt).
Объекты WordArt ♦
415
Используем маркеры При работе с объектами WordArt, как и с любыми другими графическими эле ментами, можно отобразить на экране маркеры выделения объекта и с их помо щью изменять размеры и форму объекта. Это допустимо как для внутренних объектов WordArt, так и для плавающих. Чтобы вывести на экран маркеры выделения, щелкните на объекте. Внутренним объектам WordArt соответствуют обычные маркеры —черные квадратики, за ко торые можно потянуть и изменить размер по горизонтали, вертикали или диаго нали. У плавающих объектов маркеров больше: белые кружки для изменения размеров, зеленые кружки для вращения и желтый ромб для искажения текста. На рис. 12.39 представлены все маркеры объекта WordArt. Для достижения же лаемого результата надо всего лишь потянуть за соответствующий маркер. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------Не забывайте, что при работе с внутренними объектами WordArt можно изменить толь ко размер объекта.
Маркер изменения размеров
1 Маркер искажения •
Маркер вращения
1
.
'Ы 0о о о Рис. 12.39. Маркеры позволяют изменять размер объекта, поворачивать его, и искажать текст СОВЕТ При выполнении операций, изменяющих объект, н$ экране появляются штриховые ли нии. Они показывают форму объекта, пока маркеры не заняли конечное положение.
Форма объекта WordArt Помимо уже перечисленных изменений, можно выбрать форму объекта WordArt из встроенной библиотеки. Щелкните на объекте, затем на кнопке Форма WordArt (WordArt shapes) панели инструментов WordArt и укажите в раскрывшемся меню (рис. 12.40) подходящую форму.
• m v p i* m S S Jjswm.TO.CT -А Ь Рис. 12.40. Формы объектов WordArt
.
416
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
Точное задание размера, поворота и масштабирования объекта Word позволяет численно задавать изменения размеров, поворота и масштаба объекта. Теперь появилась возможность размещать абсолютно идентичные фор мы в разных частях документа и даже в разных документах. Щелкните правой кнопкой мыши на объекте, выберите в контекстном меню пункт Формат объекта WordArt (Format WordArt) и обратитесь к вкладке Размер (Size) (рис. 12.41). За дайте числовые параметры точно так же, как для любых графических объектов, и щелкните на кнопке ОК. Обратите внимание на флажок Сохранить пропорции (Lock Aspect Ratio), позволяющий масштабировать весь объект.
Рис. 12.41. На вкладке Размер можно задать изменения размеров, поворота и масштабирования объекта
Изменение цвета и параметров линии Если планируется вставить в документ объект WordArt, стоит внести изменения в используемый стиль. Разумеется, ничего плохого не случится, если читатель узнает встроенный стиль WordArt, но в оригинальности графики всегда есть свои преимущества. Чаще всего изменяются цвета, текстура и параметры линий. Чтобы отредактировать цветовую схему объекта WordArt, обратитесь к вкладке Цвета и линии (Colors And Lines) диалогового окна Формат объекта WordArt (For mat WordArt). На рис. 12.42 представлена вкладка Цвета и линии (Colors And Lines) с развернутым цветовым меню. Выбор цвета в разделе Линии (Line) актуален при наличии в используемом стиле контура объекта. В раскрывающемся меню Цвет (Color) присутствует как стандартная палитра цветов, так и команда Способы заливки (Fill Effects), позволяющая выбрать до полнительные цвета и способы заливки. При щелчке на этой команде появляет ся одноименное диалоговое окно, представленное на рис. 12.43. В нем можно за дать градиенты, текстуры и узоры для заливки объектов.
* Объекты WordArt ♦
417
Рис. 12.42. Настройки вкладки Цвета и линии позволяют изменить цветовую схему объекта и параметры линий
Рис. 12.43. Это окно дает возможность изменить используемую по умолчанию цветовую схему, текстуру или градиент
418
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------------В некоторых объектах WordArt может использоваться схема наложения теней или гра диента. предполагающая два (и более) цвета. Если оставить в таком объекте только один цвет, пропадет эффект объема и изображение станет плоским. При необходимо сти изменения цвета подобного объекта обратитесь к вкладке Градиентная (Gradient) диалогового окна Способы заливки (Fill Effects). Здесь также можно выбрать одну из за данных схем цветов, установив флажок Заготовка (Preset). Вкладка Текстура (Texture) позволяет установить одну из встроенных текстур или загру зить текстуры,, хранящиеся на компьютере.
Вертикальный текст Иногда возникает необходимость расположить текст WordArt по вертика- [Ж ли. Можно выбрать один из пяти доступных стилей вертикального текста в №коллекции WordArt или выделить уже существующий объект и щелкнуть на кнопке Вертикальный текст WordArt (WordArt Vertical Text) панели инструмен тов. j Если нажимать клавишу Enter после каждого слова при вводе текста в объекте, будут созданы колонки. После ввода текста и вставки объекта в документ щелк ните на кнопке Вертикальный текст WordArt (WordArt Vertical Text), и текст будет выглядеть примерно так, как на рис. 12.44.
Рис. 12.44. Пример вертикального расположения текста в объекте Word Art
Объекты WordArt ♦
419
Выравнивание текста Если в объекте WordArt присутствует много слов, находящихся на несколь ких строках, может возникнуть вопрос о выравнивании строк. Здесь все аналогично выравниванию обычного текста. Выделите объект и щелкните на кнопке Выравнивание WordArt (WordArt Alignment) панели инструментов, чтобы увидеть допустимые варианты (рис. 12.45). Вьроенять го дееому краю Вьроёнять го ц&ггру Вьроенять го правому краю Вьроенять го обоим краам Вьроенять за счет интервалов Вьроенять за счет щ риы
Рис. 12.45. Можно выровнять текст внутри рамки WordArt, выбрав одну из представленных команд
В раскрывающемся меню Выравнивание WordArt (WordArt Alignment) присутству ют следующие команды: ► Выровнять по левому краю (Left Align) —текст выравнивается по левой кромке рамки объекта WordArt; ► Выровнять по центру (Center) —текст выравнивается по центру рамки объекта WordArt; ► Выровнять по правому край) (Right Align) — текст выравнивается по правой кромке рамки объекта WordArt; ► Выровнять по обоим краям (Word Justify) —текст выравнивается по обоим кра ям рамки объекта WordArt путем добавления пробелов между словами; ► Выровнять за счет интервалов (Letter Justify) —текст выравнивается по обоим краям рамки объекта WordArt путем добавления пробелов между буквами и растягивания имеющихся пробелов между словами; строка, содержащая одно слово, будет выровнена так же, как в случае предыдущей команды; ► Выровнять за счет ширины (Stretch Justify) — текст выравнивается по обоим краям рамки WordArt путем растягивания букв и пробелов между словами. СОВЕТ Точно так ж е можно выровнять текст, расположенный в колонках. Для выравнивания по верхней кромке рамки выберите Выровнять по левому краю (Left Align), для выравнива ния по нижней кромке — Выровнять по правому краю (Right Align). .
Выравнивание букв по высоте При желании можно сделать все буквы в строке одной высоты —например, ла для создания рекламного листка или баннера в авангардном стиле. Выдели те объект и щелкните на кнопке Выровнять буквы WordArt по высоте (WordArt Same Letter Heights) на панели инструментов. Помните, что это форматирование (как и любое другое) невозможно применить к части объекта.
420
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
Интервалы и кернинг Раньше создатели документов оставляли такие вопросы, как межзнаковый ин тервал и кернинг, на усмотрение наборщика. Но по мере развития программ, об рабатывающих текст, все мы становимся в какой-то мере наборщиками. Если вы до сих пор не работали с интервалами и кернингами, вам будут полезны пред ставленные ниже краткие определения. ► Межзнаковый интервал определяет расстояние между символами. WordArt позволяет его увеличивать и уменьшать. ► Кернинг определяет изменение расстояния между парами символов. Напри мер, можно уменьшить расстояние в паре УА. Для настройки интервалов и кернинга в объекте WordArt щелкните на кнопке Межзнаковый интервал WordArt (WordArt Character Spacing) на панели инструмен тов. В раскрывающемся меню, показанном на рис. 12.46, представлены варианты интервалов: Очень узкий (Very Tight), Узкий (Tight), Обычный (Normal), Широкий (Loose), Очень широкий (Very Loose) и Настраиваемый (Custom). Кроме того, можно включить и выключить Кернинг пар знаков (Kerning Character Pairs). Оч&ьуао'й узкий Обычный
Широкий Оуень широкий Цастраиваемьй: 100%
&ерн<+г пар знаков
Рис. 12.46. Раскрывающееся меню Межзнаковый интервал WordArt позволяет изменить межзнаковый интервал и включить кернинг
WordArt для веб-страниц Создание веб-страниц требует наличия дополнительных инструментов обработ ки текста. Среди множества средств Word WordArt является одним из наиболее естественных с точки зрения создания веб-страниц. Объекты WordArt можно настроить особым образом, например присоединить к ним замещающий текст (веб-дизайнеры обычно называют его ALT-текстом), пли отформатировать объ ект как гиперссылку. СМОТРИ ТАКЖ Е ------------------------------------------------------------------------------------------------- — Более подробно создание веб-страниц в Word рассматривается в главе 26.
Присоединение замещающего текста к объектам WordArt Замещающим текстом называется текст, появляющийся на веб-странице вместо графического изображения, если пользователь отключил просмотр графики или работает в текстовом браузере. Этот же текст отображается на экране в процессе
* Объекты WordArt ♦
421
загрузки картинки, а также при наведении указателя мыши на картинку. Чтобы добавить к объекту замещающий текст, выполните следующие действия. 1. Выделите объект и вызовите диалоговое окно Формат объекта WordArt (Format WordArt).
2. Откройте вкладку Веб (Web). По умолчанию текст объекта также является замещающим текстом (рис. 12.47). 3. Чтобы изменить замещающий текст, выделите его, отредактируйте и щелкни те на кнопке ОК. Формат объекта WordArt ..ветаиш нии |ра»м#р |,Положение |
\
J
Обозреватели отображают замещающий текст, когда рисунки загружаются, или если они отсутствуют. Обработчики поиска в Интернете используют замещающий текст для поиска веб-страниц. Кроме того, замещающей текст предназначен для помощи людям с нарушениями зрения и слуха
т
Отмена
■* - . £
Рис. 12.47. Вкладка Веб диалогового окна Формат объекта WordArt позволяет задать замещающий текст для объекта WordArt
Объекты WordArt в качестве гиперссылок Помимо добавления замещающего текста, можно форматировать объект WordArt как гиперссылку. В веб-страницах графический элемент часто является гипер ссылкой, а графический текст — практически то же самое, что и рисунок. Есть несколько возможных причин для превращения объекта в гиперссылку: напри мер, объект может служить ссылкой на другую страницу или являться логоти пом компании и одновременно ссылкой на ее домашнюю страницу. Преобразование объекта WordArt в гиперссылку происходит так же, как и пре образование любого другого объекта. 1. Выделите объект и щелкните на кнопке Гиперссылка (Hyperlink), расположен ной на стандартной панели инструментов. Также можно выбрать одноимен ную команду в контекстном меню объекта. На экране появится диалоговое окно Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink), показанное на рис. 12.48.
422
♦
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур
Добавление гиперссылки
Г*-
течет:
т файлом, ее»1
Папка;
My Documents
ирэнща*
Cora User Fles My Pictures л Ivanovs on Fs T_MYDATA ОПFs Tjnydoc on Fs Users on Fs i bookmart.htm
папка местом в
документе
просмотрен-
5,у докумбнтои
Г;ЭЯ-*©(ЗОННОЙ почтой
страницы
Закладка . оаики.
•г; .* f7
последние файлы .
Адрес;
F
|
Рис. 12.48. Диалоговое окно Добавление гиперссылки позволяет использовать объект WordArt в качестве гиперссылки
2. В диалоговом окне выберите тип ссылки в поле Связать с (Link to). Можно создать ссылку на существующий файл, другое место документа, новый доку мент или адрес электронной почты. Выберите файл или введите в соответст вующее поле адрес. Объекты WordArt, отформатированные как гиперссылки, могут стать прекрас ными баннерами, логотипами, кнопками и значками на любой веб-странице.
:
в виде таблиц Эффективное создание таблиц Создание простой таблицы Заполнение таблицы Редактирование таблиц Изменение размеров таблицы Форматирование таблицы Добавление границ и заливки Изменение параметров таблицы Сортировка данных Встроенные функции Преобразование таблицы в текст Преобразование текста в таблицу
424
♦
Глава 13. Организация данных в виде таблиц
Когда возникает необходимость строить таблицы, Word 2003 оказывается необы чайно гибким. Можно все продумать заранее —задать количество строк и столб цов, а также дизайн; а можно, не ограничивая полет фантазии, щелкнуть на кнопке Нарисовать таблицу (Draw Table) на панели инструментов Таблицы и гра ницы (Tables And Borders) и просто рисовать. Независимо от выбранного способа, Word предоставит набор инструментов для работы с таблицей. Программа позволяет использовать различные стили, чтобы таблица выглядела более профессионально, искать и сортировать информацию в таблице в соответствии с заданными критериями, добавлять, удалять и пере группировывать строки и столбцы, перетаскивать ячейки и многое другое. В этой главе мы рассмотрим основные средства Word, предназначенные для работы с таблицами.
Эффективное создание таблиц Если таблица тщательно спланирована, значит, задача наполовину решена. Что вы собираетесь отразить в таблице? Что будут искать читатели и как нужно ор ганизовать данные в таблице, чтобы помочь им в поиске? Ниже перечислены ос новные моменты, над которыми стоит задуматься перед созданием таблицы. ► Вы уверены, что в этом документе нужна таблица? ► Сколько строк и столбцов будет в таблице? ► В таблице будет находиться текст или числа или и то и другое? ► Вы предполагаете суммировать и усреднять столбцы с использованием задан ных функций? ► В документе будет несколько похожих таблиц? ► Вы будете использовать встроенные стили или создадите свои? Заблаговременное продумывание структуры таблицы поможет представить ожи даемый результат.
Создание простой таблицы Word предоставляет несколько способов построения таблицы, а также большой набор инструментов для ее последующей обработки. Проще всего воспользовать ся кнопкой стандартной панели инструментов Добавить таблицу (Insert Table). 1. Расположите текстовый курсор в предполагаемом месте нахождения таблицы. 2. Щелкните на кнопке стандартной панели инструментов Добавить таблицу (Insert Table). В раскрывающемся меню представлена сетка, изображающая строки и столбцы. 3. Переместите указатель мыши вправо и вниз, пока не достигнете нужного чис ла строк и столбцов (рис. 13.1). 4. Отпустите кнопку мыши. В документ вставлена таблица (рис. 13.2).
>
Создание простой таблицы ♦
425
&
шшшп
■■■ И 1 П“
г
ЗхЭТаблица
Рис. 13.1. Выберите нужное число столбцов и строк таблицы
Рис. 13.2. В документе появилась таблица
Рисование таблицы вручную Если вы предпочитаете рисование работе с меню, щелкните на кнопке стандартной панели инструментов Таблицы и границы (Table And Borders) или выберите команду Таблица ►Нарисовать таблицу (Table ►Draw Table). Таким об разом можно формировать строки и столбцы и редактировать таблицу в процес се ее создания. Данный инструмент дает возможность создавать неравные строки и столбцы, стирать сегменты линий и управлять заливкой и границами — и все это одним щелчком мыши. Чтобы нарисовать таблицу в документе, выполните следующие действия.
426
♦
Глава 13. Организация данных в виде таблиц <
1. Расположите текстовый курсор в предполагаемом месте нахождения таблицы. 2. Щелкните на кнопке Таблицы и границы (Table And Borders) и затем —на кноп ке Нарисовать таблицу (Draw Table). Указатель мыши примет вид карандаша, и на экране появится соответствующая панель инструментов, кнопки которой описаны в табл. 13.1. 3. Чтобы нарисовать таблицу, переместите указатель мыши вниз и вправо при нажатой левой кнопке. Используя вертикальные и горизонтальные линейки, можно создать таблицу заданного размера. Отпустите кнопку мыши после окончания процесса. Чтобы впоследствии изменить размер таблицы, потяни те ее за угол. 4. Нарисуйте строки и столбцы с помощью мыши. На рис- 13.3 представлена таблица, созданная инструментом Нарисовать таблицу (Draw Table).
Рис. 13.3. В любом месте документа можно создать таблицу с помощью инструмента Нарисовать таблицу СОВЕТ ----------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------р Если требуется создать таблицу в середине абзаца, чтобы текст автоматически обтекал ее, при рисовании удерживайте нажатой клавишу Ctrl. -- ----- — СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------I Если линия не должна продолжаться вдоль всей строки, сотрите ее сегмент, щелкнув на кнопке Ластик (Eraser) и затем на лишнем сегменте.
Создание простой таблицы ♦
427
Таблица 13.1 . Кнопки панели инструментов Таблицы и границы
(Tables And Borders)
Кнопка
Название Нарисовать таблицу (Draw Table)
Позволяет нарисовать таблицу вручную
Ластик (Eraser)
Удаляет лишние сегменты линий
щ Тип линии (Line Style)
I iP:
Описание
Отображает диалоговое окно, в котором можно выбрать стиль границ таблицы
Толщина линии (Line Weight)
Отображает диалоговое окно, ё котором можно выбрать толщину границ таблицы
Цвет границы (Border Color)
Отображает диалоговое окно, в котором можно выбрать цвет границ таблицы
Внешние границы (Outside Border)
Задает наличие и тип границ таблицы
Цвет заливки (Shading Color) Позволяет выбрать цвет заливки для выделенных ячеек Добавить таблицу (Insert Table)
Отображает на экране диалоговое окно Добавить таблицу (Insert Table)
Объединить ячейки (Merge Cells)
Объединяет указанные ячейки в одну
Разбить ячейки (Split Cells)
Разбивает указанную ячейку на несколько
Выровнять ячейки (Cell Alignment)
Позволяет задать выравнивание для содержимого ячеек
Выровнять высоту строк (Distribute Rows Evenly)
Выравнивает данные в строке
Выровнять ширину столбцов Выравнивает данные в столбце (Distribute Columns Evenly) }
Ш
Автоформат таблицы (Table AutoFormat) *
Выводит на экран одноименное диалоговое окно, в котором можно выбрать один из заданных форматов или создать свой
Ж
Изменить направление текста Разворачивает текст в выделенной ячейке (Change Text Direction) Сортировка по возрастанию (Sort Ascending)
Сортирует выделенные ячейки от А до Я
Сортировка по убыванию (Sort Descending)
Сортирует выделенные ячейки от Я до А
Автосумма (AutoSum)
Суммирует значения в соответствующей строке или стрлбце, результат помещает в текущую ячейку
СОВЕТ Если нарисованная в таблице линия находится не на своем месте, ее можно передви нуть. Для этого закройте панель Таблицы и границы (Tables And Borders) и расположите указатель мыши над линией. Указатель примет вид двойной линии с двумя стрелками. Щелкните на линии и перетащите ее в более подходящее положение.
428
♦
Глава 13. Организация данных в виде таблиц
Строки и столбцы Если создание таблицы вручную не привлекает вас, можно задать ее параметры в диалоговом окне Вставка таблицы (Insert Table). 1. Расположите текстовый курсор в предполагаемом месте нахождения таб лицы. 2. Выберите команду Таблица ►Вставить ►Таблица (Table ►Insert ►Table). На эк ране появится диалоговое окно Вставка таблицы (Insert Table), представленное на рис. 13.4. 3. Введите число строк и столбцов таблицы. 4. Установите подходящий флажок в разделе Автоподбор ширины столбцов (AutoFit Behavior). \ ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Команда Автоформат таблицы (Table AutoFormat) позволяет задать для таблицы стан дартный стиль. Более подробная информация приводится ниже в этой главе.
Вставка табхв-тцы Размер таблицы Число столбцов:
1
■■!
число строк: автоподбор ШгТ'ины столбцов
М упостоз-ная г по содержимому по.ширмиеоша СГиль таблицы: Сетка таблицы
: Г По умолчанию для иоеы* таблиц
Рис. 13.4. В диалоговом окне Вставка таблицы можно задать количество строк и столбцов, / а также выбрать формат и ширину столбцов
СОВЕТ Если установить флажок По умолчанию для новых таблиц (Remember Dimensions For New Tables), Word запомнит параметры, введенные в диалоговом окне Вставка таблицы (Insert Table), и применит их к последующим таблицам
Заполнение таблицы Заполнить таблицу несложно. Можно ввести данные вручную, скопировать их из Microsoft Excel, перетащить из другой таблицы или импортировать текстовый файл с разделителями. Чтобы ввести данные вручную, щелкните на ячейке и за полните ее. Для перехода к следующей ячейке нажмите - » или клавишу Tab. Для возврата к предыдущей ячейке нажмите <- или клавиши Shift+Tab.
Редактирование таблиц ♦
429
В Word можно копировать табличные данные и даже целые таблицы методом перетаскивания. Если требуется скопировать целую таблицу, щелкните на мар кере перемещения в верхнем левом углу таблицы, нажмите клавишу Ctrl и пере тащите таблицу на новое место. Если не нажимать клавишу Ctrl, таблица пере местится, а не скопируется. Если вы попытались скопировать таблицу методом перетаскивания и ничего не получилось, проверьте, не отключено ли это средство. Для этого выполните сле дующие действия. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options). 2. Откройте вкладку Правка (Edit) и установите флажок Использовать перетас кивание текста (Drag-And-Drop Text Editing).
Редактирование таблиц Недостаточно создать таблицу и заполнить ее. Наверняка потребуется реорга низовать таблицу, добавить или удалить строки и отредактировать оставшиеся. Иногда приходится менять порядок следования столбцов, то есть переносить данныб из одной части таблицы в другую. Для этого понадобятся инструменты форматирования таблиц.
Отображение знаков форматирования таблицы . Один из секретов успешного форматирования таблиц заключается в ото бражении скрытых знаков. Каждой ячейке, строке и столбцу соответствует маркер, обозначающий конец элемента. Маркеры принимают участие в копиро вании, вырезании и вставке информации и могут внести неожиданный беспоря док, если их не видно. Щелкните на кнопке стандартной панели инструментов Непечатаемые знаки (Show/Hide), и на экране появятся различные маркеры, представленные на рис. 13.5. t СОВЕТ Если вы видите на экране далеко не все символы форматирования, проверьте, нет ли соответствующих ограничений на вкладке Вид (View) (Сервис ►Параметры (Tools ► Options)). В разделе Знаки форматирования (Formatting Marks) должен стоять флажок Все (All).
Выделение ячеек Если планируется копировать или перемещать строки, столбцы или ячейки, для начала их нужно выделить. По мере приобретения навыков работы с таблица ми вы освоите несколько способов выделения именно требуемой информации. В табл. 13.2 представлен список методов выделения фрагментов таблицы. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------- — --------------------------------Word позволяет выделять разрозненные фрагменты таблиц — для этого следует удер живать нажатой клавишу Ctrl во время щелчков на фрагментах. Например, при работе с каталогом выпускаемой продукции можно скопировать вотдельную таблицу только товары 2003 года выпуска, не затрагивая устаревшие модели.
430
♦
Глава 13. Организация данных в виде таблиц
Маркер перемещения таблицы
Маркер абзаца
Маркер конца строки
|
............................ j Г Фамилия! ЛабвраторияЧ ! ОклаЛ Допаюпь! в______; а . «__________ ;в 1090- СТ.НСОТРУДНИК» Воронина Абр.мовойК.Б» Воронина 1090- ИНЖЕНЕР» Абрамовой-КБ.» П А Ь О Р А Н Т -И С О Данилова 1 0 9 0 » •Дбр1ММ0ЙКБ■ 1090-‘ СЛЕСАРЬ-MEXjpBР* Павлова А6рамоаой-К.Б.1090- CTJJA60P-ИССЛРусакова АбрамовойКБ.* Н С О Т Р У Д Н И К • 1090Самуйлова АОринорййК.Б■ * 1090- СТ.Н.СОТРУДНИЮ Щербакова Абрамовой-КБ* Аверкйево 5060- И00АВ/|ЛБ0Р.* "Авмкиааа-Н.С.р Маркер конца ячейки
Маркер конца таблицы
Рис. 13.5. Различные символы форматирования обозначают конец ячеек, строк, столбцов и всей таблицы
Таблица 13.2. Методы выделения фрагментов таблицы Область выделения Метод
Применение
Вся таблица
Щелкните на таблице и затем — Копирование, перемещений, удана маркере перемещения в левом ление или форматирование всей верхнем углу таблицы таблицы
Одна строка
Щелкните левее начала строц^, вне таблицы
Копирование, вставка, перемеще ние, удаление или форматирова ние, строк, а также их перегруппи ровка
Один столбец
Щелкните выше Начала столбца, вне таблицы
Копирование, вставка, перемеще ние, удаление или форматирова ние столбца
Одна ячейка
Щелкните слева от данных, распо- Копирование, удаление, перемелагающихся в ячейке щение или очистка ячейки
Несколько ячеек, строк или столбцов
Выделите один элемент и перета Копирование, удаление, переме щите указатель мыши на осталь щение или форматирование раз делов таблицы ные
Копирование данных Копирование обычного текстового фрагмента — несложная операция, но когда требуется скопировать данные, содержащиеся в таблице, это может оказаться проблемой. Иногда данные оказываются абсолютно не там, где ожидалось: на пример, при вставке информации в одну ячейку таблицы она может занять всю строку, вытеснив предыдущие данные. А при копировании нескольких ячеек од ной таблицы в ячейки другой может оказаться, что вся вставляемая информация расположилась в одной ячейке, в которой находился текстовый курсор. Как бо роться с подобными неприятностями?
Редактирование таблиц ♦
431
Прежде всего определите, что именно нужно скопировать. Весь фокус состоит в выделении правильного фрагмента: содержимого ячейки, самих ячеек или строк и столбцов — в зависимости от того, что именно предполагается скопировать. Желаемый результат достигается выделением не только самих данных, но и зна ков форматирования. Теперь определите, куда требуется вставить скопированное. Если копируется целая строка или столбец, удостоверьтесь в наличии достаточного места, иначе данные будут утеряны. После определения копируемого фрагмента и места вставки можно нажать привычные сочетания клавиш Ctrl+C для копирования и Ctrl+V для вставки.
Вставка столбцов Расширить таблицу несложно, например можно добавить йовые столбцы. Суще ствует два способа, позволяющих вставить столбец справа или слева от заданно го столбца. Один метод дополнительно редактирует ширину столбцов так, чтоб# ширина таблицы не изменилась после добавления столбца. Второй способ пред полагает увеличение ширины таблицы на ширину нового столбца. Чтобы вставить столбец, выделите в таблице столбец, рядом с которым появится новый, щелкнув на его верхней границе. Теперь кнопка Добавить таблицу (Insert ' Table) на стандартной панели инструментов изменилась на Добавить столбцы (Insert Column). Щелкните на ней. Если ширина таблицы совпадала с шириной текста, существующие столбцы будут сужены и общая ширина не изменится. Если же таблица была уже доступного пространства страницы, ширина старых столбцов не изменится. СОВЕТ ---------------------------------- i-------------------------------------------------------------------------------------Имейте в виду, что команды меню предоставляют большую гибкость в настройке табли цы, чем кнопки стандартной панели инструментов. Вот характерный пример: по умолча нию Word вставляет столбцы слева от выделеннсго и строки над выделенной строкой. При щелчке на кнопке Добавить столбцы (Insert Column) столбец вставляется слева от содержащего курсор. Но команда Таблица ►Вставить ►Столбцы справа (Table ►Insert ► Columns To The Right) или Строки ниже (Rows Below) позволяет выбрать другой вариант.
Вставка строк Вставка строк происходит аналогично вставке столбцов. Щелчком слева от стро ки вне таблицы выделите строку, выше которой требуется вставить еще одну. Щелкните на кнопке Добавить строки (Insert Rows), заменившей кнопку Доба вить таблицу (Insert Table) на стандартной панели. Над выделенной строкой по явилась еще одна. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Если нужно вставить несколько строк или столбцов, выделите в исходной таблице столько строк (или столбцов), сколько требуется добавить. Например, если нужно доба вить три строки, выделите в таблице три строки и щелкните на кнопке Добавить строки (Insert Rows).
432
♦
Глава 13. Организация данных в виде таблиц
Вставка ячеек Иногда требуется вставить отдельные ячейки, а не целую строку или столбец. (Например, вы пропустили в каталоге название и номер продукта и не хотите переделывать всю таблицу.) Выделите одну или несколько ячеек, над которыми требуется вставить новые. Выберите команду Таблица ►Вставить ►Ячейки (Table ►Insert ►Cells). На экране появится диалоговое окно Добавление ячеек (Insert Cells), показанное ниже. Ус тановите флажок Со сдвигом вниз (Shift Cells Down), чтобы расположить новые ячейки над выделенными. Установите флажок Со сдвигом вправо (Shift Cells Right), чтобы сдвинуть выделенные ячейки вправо. Щелкните на кнопке ОК. Добавление ячеек со сдвигом вправо '* (со сдвигом вниз] еставить целую строку г
вставить целый столбец
J Удаление строк и столбцов Если после создания таблицы оказывается, что часть столбцов и строк не запол нены, их можно удалить. Выделите лишний элемент таблицы, выберите команду Таблица ►Удалить (Table ►Delete) и в раскрывшемся меню укажите нужный эле мент. При удалении ячеек Word выводит на экран диалоговое окно Удаление ячеек (Delete Cells), похожее на диалоговое окно Добавление ячеек (Insert Cells), пред назначенное для определения, куда сдвигать оставшиеся ячейки.
Перемещение строк и столбцов Часто требуется выделить фрагмент таблицы и перенести его в другую часть до кумента, например, чтобы создать новую таблицу, поменять местами с другим фрагментом или преобразовать данные в обычный текст. Если нужно перемес тить строки или столбцы, выделите их и перетащите на новое место, как обыч ный текст.
Объединение ячеек Иногда по мере заполнения таблицы обнаруживается, что она переросла все мыслимые ограничения. В этом случае можно воспользоваться командой Объеди нить ячейки (Merge Cells), чтобы объединить несколько ячеек в одну. Для этого выделите строки или столбцы и выберите команду Таблица ►Объединить ячейки (Table ►Merge Cells).
■
■
■ .
.
■
.
.
Изменение размеров таблицы ♦ ■
.
433 ... ■
..........-................... .............. -
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------После объединения данные принимают формат «принимающей ячейки», поэтому может потребоваться дополнительное форматирование.
Разбиение ячеек Разумеется, разбиение ячеек —операция, противоположная объединению. Если в одном фрагменте таблицы скопилось слишком много данных и требуется рас пределить их по разным ячейкам, строкам или столбцам, воспользуйтесь кноп кой Разбить ячейки (Split Cells) панели инструментов Таблицы \л границы (Tables And Borders) или одноименной командой меню Таблица (Table). Выделите ячей ку, строку или столбец, подлежащий разбиению. Щелкните на кнопке Разбить ячейки (Split Cells) панели инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders). На экране появится диалоговое окно Разбиение ячеек (Split Cells). Введите коли чество строк и столбцов, в которых требуется разместить данные. Если данные предварительно были объединены, Word вспомнит об этом и предложит исход ные значения. Чтобы сохранить основной формат разбиваемого фрагмента и при менить его к новым строкам и столбцам, установите флажок Объединить ячейки перед разбиением (Merge Cells Before Split). Щелкните на кнопке ОК. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------После разбиения ячеек к*ожет понадобиться изменить размеры столбцов. Для быстро го выполнения этой операции поместите указатель мыши над границей столбца. Как только он примет вид двойной линии с двумя стрелками, щелкните на границе и пере местите ее.
Изменение размеров таблицы В начале работы с таблицей ее конечный размер чаще всего неизвестен. Word предоставляет средство, дозволяющее контролировать размеры таблицы и легко изменять их.
Автоподбор Бывает полезно перед созданием таблицы установить параметры Автоподбора (AutoFit). Это средство автоматически изменяет размеры таблицы, а также по умолчанию создает столбцы заданной ширины. Ниже перечислены параметры автоподбора: ► Постоянная ширина столбцов (Fixed Column Width) —позволяет задать ширину столбцов; ► По содержимому (AutoFit То Contents) —изменяет ширину столбцов в соответ ствии с введенными данными; Н ► По ширине окна (AutoFit То Window) —подбирает ширину таблицы в соответ ствии с шириной окна веб-браузера (в случае создания веб-ртраницы); это оз начает, что ширина таблицы будет редактироваться в соответствии с измене нием ширины окна браузера пользователя.
434
♦
Глава 13. Организация данных в виде таблиц
СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется, проверить, как изменение ширины таблицы отразится на остальном тексте документа, создайте таблицу, выберите параметр По ширине окнп (AutoFit То Window) и переключитесь в режим просмотра Веб-документ (Web Layout). Теперь изм е ните размер окна с документом, и таблица автоматически изменит свою ширину.
Изменение размеров всей таблицы Несмотря на очевидное удобство использования автоподбора, иногда требуется отредактировать размер таблицы вручную. Это несложно — нужно всего лишь щелкнуть мышью и перетащить указатель. Начните с выделения таблицы щелч ком на маркере перемещения, затем выполните следующие действия. 1. Прокрутите документ до конца таблицы. В нижнем правом углу вы увидите маркер изменения размеров. 2. Расположите указатель мыши над маркером. Указатель примет вид двойной линии с двумя стрелками, j 3. Потяните за угол таблицы в нужном направлении. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------------Изменять размеры таблиц можно только в режимах просмотра Разметка страницы (Print Layout) и Веб-документ (Web Layout). В обычном режиме просмотра маркер изме нения размера недоступен
В диалоговом окне Свойства таблицы (Table Properties) представлены две различные возможности задания размера. Откройте это диалоговое окно, щелкнув на таблице и выбрав в контекстном-меню или в меню Таблица (Table) команду Свойства табли цы (Table Properties)* Чтобы зафиксировать размеры таблицы, выберите вкладку Таблица (Table) и в разделе Размер (Size) установите флажок Ширина (Preferred Width), введя нужное значение в поле. Разверните список Единицы (Measured In) и выберите пункт Сантиметры (Centimetres), затем щелкните на кнопке ОК. Также существует возможность создания таблицы с автоматически подстраиваю щейся под размер окна шириной. Это удобно, если пользователь часто переключа ется между приложениями. Можно задать ширину таблицы в процентах от шири ны окна, выбрав в списке Е-диницы (Measured In) пункт Проценты (Percent).
Изменение ширины столбца Проще (и быстрее) всего изменить ширину столбца следующим образом: располо жите указатель мыши над линией, разделяющей столбцы, и, когда он примет вид двойной линии с двумя стрелками, перетащите линию в нужную сторону. Не за будьте убедиться в том, что перетаскивается сторона столбца, а не отдельной ячей ки («захват» стороны столбца отразится на экране появлением штриховой линии).
Изменение высоты строки Высота строки изменяется так же, как ширина колонки. Расположите указатель мыши над линией, разделяющей строки, и, когда он примет вид двойной линии с двумя стрелками, перетащите линию в нужную сторону.
Изменение, размеров таблицы ♦
435
СОВЕТ -------------------------------------- ---------------------------- ------------------------------------------------Вряд ли кому-нибудь пригодится таблица, в которой сложно или вообще невозможно прочитать данные. По умолчанию высота строки довольно мала, поэтому, если позволя ет объем документа, чтобы помочь читателям разобраться в таблице, увеличьте высоту строки.
Равномерное распределение данных в строках и столбцах ^ Распределение данных означает выравнивание и изменение интервалов в ячей ках. По умолчанию при создании таблицы текст выровнен по левому краю ячей ки и располагается в верхней строке. Для равномерного распределения данных в строке щелкните на кнопке Выровнять по центру (Distribute Rows Evenly) панели инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders). \ Точно так же выравниваются данные в столбце (рис. 13.6). |
Лаборатория!
о
и | Абрамовой К Е
1 ОкладТ д ш к ц о !«
! Ф амилия^ !о ;ник« ?снина
! .
109 j | ТФМИСП'
| Абрамовой К Б и и 09 п
| АС 1
п
1
■ ■
Е :API Ml *'Вре СТЛА1
т
НСОТРУДЬИ 1’ 70 в
п
506L
С а^й пово
j
Щербс И
т Й -И Таблицы и п аницы
j
1
8§ Й Н __ ____ __ Д Р ис. 1 3 .6 . В этой таблице данные равномерно распределены в строках и столбцах
Изменение направления текста Word предоставляет возможность превратить горизонтальный текст в верти кальный, что может пригодиться, например, в заголовках таблицы. Изменить направление текста можно как в процессе его ввода, так и после. Если текст уже существует, выделите его и щелкните на кнопке Изменить направление текста (Change Text Direction) панели инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders). Текст развернется на 90° влево. Вертикальные заголовки столбцов на рис. 13.7 были созданы именно так. Можно нажать на кнопку Изменить направление текста (Change Text Direction) еще раз, текст развернется еще на 180° и будет расположен вдоль другой сторо ны таблицы. Нажмите еще раз, и текст примет нормальное положение. Если тек ста еще не существует, щелкните на этой кнопке и введите **го.
436
♦
Глава 13. Организация данных в виде таблиц
•-
i I & I
j
Фамил и Я|
*3и
"j - з
9
а 8.
.
■Абрамовой КБ .»
1090-
СТ.НС0ТРУДНИЮ»
Воронина
□
АбрамовойКБ.»
1090-
□
•АбрамовойКБ.»
1090» 1090»
Воронина Данилова ЛАБОРАНТф/М-ИСП» СЛЕСАРЬМЕХ£Б.РПавлова
•АбрамовойКБ.»
1090-
СТДО0Р.-ИССЛ.»
Русакова
□
-АбрамовойКБ.»
1090»
Н СОТРУДНИК»
□
■АбрамовойКБ.»
1090»
СТ.НС0ТРУДНИ»
АвеокиввгН.С.»
5060-
ИООАВЛАБОР.»
Самуилова Щербакова Аверкиева
- Абрамовой КБ .»
ИНЖЕНЕР»
□ □
□
Р ис. 1 3 .7 . Заголовки столбцов таблицы были повернуты на 90 градусов
s
Форматирование таблицы Таблицы бывают разнообразных форм и размеров, от элементарных до самых сложных. Word предоставляет набор средств форматирования, позволяющих при дать таблице желаемый облик. Теперь можно создавать собственные стили таб лиц, как на основе уже имеющихся, так и абсолютно новые. В этом разделе мы также рассмотрим создание границ, добавление теней и применение цветов.
Автоформат Средство Автоформат (AutoFormat) предоставляет целую библиотеку различных форматов. Если требуется быстро создать таблицу, воспользуйтесь этим средст вом, чтобы выбрать подходящий формат, и вам останется только ввести данные. Также этот инструмент подойдет для форматирования уже существующей таб лицы. Щелкните на таблице, выберите команду Таблица ►Автоформат таблицы (Table ►Table AutoFormat). На экране появится соответствующее диалоговое ок но, показанное на рис. 13.8. Выберите в списке Стили таблиц (Table Styles) подхо дящий стиль. Обратите внимание, что некоторые стили больше подходят для таблиц, содержащих числа, а не текст. Любые параметры стиля можно изменить. Щелкните на кнопке Применить (Apply). Диалоговое окно АвтоформаТ таблицы (Table AutoFormat) позволяет отключить любой из параметров автоформата. Можно отменить форматирование Строк за головка (Heading Rows), Первого столбца (First Column), Последней строки (Last Row) или Последнего столбца (Last Column), сняв соответствующие флажки. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------ ------------------------------------Если нужно выбрать какой-то конкретный стиль в качестве стиля, используемого по умолчанию, выделите его в списке и щелкните на кнопке По умолчанию (Default). На эк ране появится диалоговое окно Стиль таблицы по умолчанию (Default Table Style), спра шивающее, будет ли выбранный стиль использоваться по умолчанию только для теку щего документа или для всех документов, основанных на шаблоне Normal.dot. Сделайте выбор и щелкните на кнопке ОК.
Форматирование таблицы ♦
437
Am формат таблицы Категория.
Север
Запад Юг И то го
Янв 7 б
8 21
Изменить оформлена строк заголовка hgpeora столбца
Фев 7 4 7 18
М ар 5 7 9
И то го 19 17 24 60
21
J~ пцсладмей строки Г ооспедиего столбца j
Применить
|
Отмена
Рис. 13.8а С помощью диалогового окна Автоформат таблицы можно применить к таблице один из встроенных стилей
Если требуется применить Автоформат (AutoFormat) к создаваемой таблице, щелкните на кнопке Добавить таблицу (Insert Table) на панели инструментов Таб лицы и границы (Tables And Borders). На экране появится диалоговое окно Встав ка таблицы (Insert Table), в котором нужно ввести количество строк и столбцов и затем щелкнуть на кнопке Автоформат (AutoFormat). Это действие вызовет на экран диалоговое окно Автоформат таблицы (Table AutoFormat), предназначенное для определения стиля.
Изменение существующего стиля После длительного использования средства Автоформат (AutoFormat) вы, возможно, обнаружите, что одни стили подходят для поставленной задачи гораздо больше, чем другие. Например, неплохо смотрятся тени столбцов, но в заголовках строк они абсолютно неуместны. И, разумеется, у пользователей в процессе работы формируются предпочтения в выборе цветовых оттенков и шрифтов для созда ния различных типов документов. Для достижения большего адекватности стиля предъявляемым требованиям его можно изменить. Это достигается при помощи следующих действий. 1. Щелкните на таблице, которая была отформатирована с использованием сти ля, который требуется изменить.
438
♦
Глава 13. Организация данных в виде таблиц
2. Выберите команду Таблица ►Автоформат таблицы (Table ►Table AutoFormat). На экране появится соответствующее диалоговое окно, и в списке Стили таб лиц (Table Styles) будет выбран текущий стиль. 3. Щелкните на кнопке Изменить (Modify). На экране появится диалоговое окно Изменение стиля (Mpdify Style), показанное на рис. 13.9.
Рис. 13.9. Это окно предназначено для создания собственного стиля на основе уже существующего
4. Введите имя нового стиля. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Выбирайте имена стилей так, чтобы их впоследствии можно было идентифицировать.
5. По умолчанию в списке Основан на стиле (Style Based On) показан стиль, на основе которого был создан редактируемый стиль. При необходимости ука жите другой стиль. 6. В разделе Форматирование (Formatting) выберите изменяемый элемент. СОВЕТ --------------------------------------------------------■ --------------------------------Если нужно изменить всего один элемент форматирования (например, заменить полу жирный шрифт заголовка на курсив), выделите его, выберите новый параметр и щелк ните на кнопке ОК.
7. Выполните все необходимые изменения. Затем щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Автоформат таблицы (Table AutoFormat), и щелк ните на кнопке Закрыть (Close).
Добавление границ и заливки ♦
439
СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------'---------------------------------------Если требуется добавить только что созданный стиль в шаблон документа, установите флажок Добавить в шаблон (Add То Template).
Создание нового стиля не слишком отл ичается от изменения встроенного стиля. Щелкните на кнопке Автоформат таблицы (fable AutoFormat) на панели инстру ментов Таблицы и границы (Tables And Borders), чтобы вывести на экран соответ ствующее диалоговое окно», затем щелкните на кнопке Соз, щ гь (New). На экране появится диалоговое окно Создание стиля (New Style), схожее с окном Изменение стиля (Modify Style).
Добавление границ и заливки К раницам и заливке следует относиться с осторожностью.. Это как раз тот слу чай, когда то, что кажется мелочью, может иметь большое значение. Тщательно обдумайте использование границ, заливки и оттенков, чтобы в итоге создать на стоящий шедевр. Использование границ, на первый взгляд, не представляет ничего сложного. Но прежде, чем применять их, прочтите несложное руководство, представленное ниже, и убедитесь в том, что помогаете читателю, а не мешаете. Используйте: ► границу для отделения таблицы от окружающего текста; ► границу, на которой отдохнет глаз читателя; ► направляющие линии, если таблица содержит столбцы чисел. Не используйте: ► тяжелые, давящие, сжимающие текст границы; ► тяжелые линии, темные цвета, различные стили линий в стандартном доку менте; f ► вычурные линии в качестве направляющих в середине таблицы.
Выбор границы Word предоставляет набор сталей границы. Если понадобилось добавить грани цу к созданной таблице, выполните указанные ниже действия. 1. Щелкните на любом месте внутри таблицы. 2. Щелкните на кнопке Цвет границы (Border Color) на панели инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders). На экране появится диалоговое окно Границы и заливка (Borders And Shading), показанное на рис. 13.10. 3. Выберите подходящий Тип (Setting) из следующих пяти: > Нет (None) соответствует отсутствию границы; > Рамка (Box) формирует прямоугольную рамку вокруг таблицы; t> Все (АН) создает границу вокруг таблицы и сетку из направляющих, разде ляющих ячейки, а также применяет текущий формат тени, стиль и ширину;
440
♦
Глава 13. Организация данных в виде таблиц
> Сетка (Grid) создает трёхмерный эффект за счет внутренней сетки из на правляющих; > Другая (Custom) позволяет выбрать параметры границы в разделе Образец (Preview). Например, можно выбрать только границу сверху и снизу таб лицы. Границы и заливка Прайма *£.ра *<ца
■М ЗаЛ’р-» Тип:
Тип:
ft.Ждобавлен. Гра+ \ метните образе!' иди испогьзуйтг кног*1
J рамка
• &
Чвет:з
1 иммяи
—
.
..
„..■„I.,-. I!” ” !!11* Г
А вто
,_тка
(ругая
Г Mm : ___ J .1 | Применитьк!,,. й
,ж
{та бли ц *
<ж
Отмена
Рис. 1 3 .1 0 . Выберите подходящую границу в диалоговом окне Границы и заливка
4. Укажите стиль линии границы в списке Тип (Style). 5. Щелкните на стрелке вниз рядом с полем Цвет (Color), чтобы выбрать подхо дящий цвет границы. 6. Щелкните на стрелке списка Ширина (Width) и выберите подходящее значе ние. 7. Раздел Образец (Preview) позволяет добавить или удалить фрагменты грани цы щелчками на соответствующих кнопках. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется провести границу вокруг одной ячейки, выберите в списке Применить к (Apply То) пункт Ячейке (Cell).
Заливка
\
В диалоговом окне Границы и заливка (Borders And Shading), помимо вкладок Граница (Borders) и Страница (Page Borders), есть вкладка Заливка (Shading). За ливку в таблицах можно использовать по-разному. Ниже представлены возмож ные примеры возможных задач, решаемых с помощью заливки.
Изменение параметров таблицы ♦
441
► Разделение двух типов данных. Например, столбец с доходом за текущий год может быть светло-серым, а за прошлый год —белым. ► Привлечение внимания к важным ячейкам. ► Улучшение дизайна. В заголовках часто используется заливка. Добавить к таблице заливку можно как через диалоговое окно Границы и заливка (Borders And Shading), так и используя кнопку Цвет заливки (Shading Color) на панели Таблицы и границы (Tables And Borders). Щелкните в любом месте внутри таблицы, затем на кнопке стандартной панели инструментов Таблицы и границы ^(Tables And Borders), чтобы Вызвать на экран одноименную панель инструмен тов. Щелкните на кнопке Цвет границы (Border Color) панели Таблицы и границы (Tables And Borders). В разделе Заливка (Fill) одноименной вкладки выберите подходящий цвет. Изменение цвета будет отражено в разделе Образец (Preview). Щелкните на стрелке списка Тип (Style) и задайте процент яркости (плотности) цвета. Щелкните на кнопке ОК. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------Если заливку нужно применить к фрагменту таблицы, предварительно выделите его. Щелкните на кнопке Другие цвета (More Colors), если необходимо выбрать другой цвет.
Цвет заливки можно изменить позже, щелкнув на кнопке Цвет заливки (Shading Color) панели инструментов.
Изменение параметров таблицы > Теперь, когда вы умеете создавать, редактировать, форматировать таблицы и из менять их размеры, перейдем к более тонким моментам. В диалоговом окне Свойства таблицы (Table Properties) можно задать параметры «поведения* таб лицы в тексте, а также в окне веб-браузера. Щелкните на таблице и выберите команду Таблица ►Свойства таблицы (Table ►Table Properties), чтобы вывести на экран соответствующее диалоговое окно (рис. 13.11).
Размер таблицы В диалоговом окне Свойства таблицы (Table Properties) раздел Размер (Size) каж дой вкладки —Таблица (Table), Строка (Row), Столбец (Column) и Ячейка (Cell) —
содержит параметры для задания ширины или высоты элемента: ► Ширина (Preferred Width) задает размер элемента по умолчанию (если это воз можно); ► Единицы (Measure In) определяют, в чем измеряется ширина: в сантиметрах или процентах от доступного пространства на экране монитора. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Измерение ширины в процентах позволяет создать таблицу, которая будет переформа тироваться при изменении размера окна браузера. Этот параметр отсутствует на вкладке Строка (Row), поскольку для строк имеет смысл измерять только высоту
442
♦
Глава 13. Организация данных в виде таблиц
Р ис. 1 3 .1 1 . Диалоговое окно Свойства таблицы
Выравнивание таблицы и текста На вкладке Таблица (Table) диалогового окна Свойства таблицы (Table Properties) можно выбрать параметры выравнивания таблицы относительно текста: • ► Слева (Left) выравнивает таблицу по левой границе текста; ► По центру (Center) располагает таблицу между левой и правой границами тек ста; ► Справа (Right) выравнивает таблицу по правой границе текста. Помимо этого, можно задать отступ таблицы от левой границы текста, по умол чанию равный нулю.
Выравнивание ячеек На вкладке Ячейка (Cell) также присутствуют параметры выравнивания данных внутри ячейки. Они позволяют располагать данные в ячейке по вертикали и на прямую связаны с меню кнопки Выровнять (Align) панели инструментов.
Обтекание текстом Если документ достаточно велик и в нем расположено много таблиц, правиль ный выбор параметров обтекания текстом имеет очень большое значение. На вкладке Таблица (Table) диалогового окна Свойства таблицы (Table Properties) можно задать одиц из следующих параметров обтекания текстом: Нет (None), что означает расположение текста сверху и снизу таблицы, и Вокруг (Around).
Изменение параметров таблицы ♦
443
При выборе второго параметра становится доступной кнопка Размещение (Posi tioning). Щелкните на ней, и на экране появится диалоговое окно, позволяю щее определить положение таблицы на странице, используемое по умолчанию (рис. 13.12). Размещение таблицы
т
По горизонтали
тло*в*»;
етиосительно:
-• — .-- - •• -я
али
относительно:
$
1дбзаца
~ J!
Рйсстол-иь от окртжаоща'отвкста
«верху; сиигу: J0сн <•;« V'’ >%яметры
-Г™ |Щ .
перемещать с текстом
Рис. 13.12. В диалоговом окне Размещение таблицы можно задать положение таблицы на странице по умолчанию
Положение таблицы задается следующими параметрами: ► расположение таблицы по горизонтали и вертикали (Слева (Left), Справа (Right), От центра (Center), Внутри (Inside), Снаружи (Outside));
► расположение таблицы относительно одного из элементов страницы (Поле (Margin), Страница (Раде), Столбец (Column) по горизонтали и Поле (Margin), Страница (Раде), Абзац (Paragraph) по вертикали); ► расстояние между таблицей и текстом; ► возможность перекрытия текста и таблицы и возможность перемещения таб лицы вместе с текстом. СОВЕТ -----------------------------:-------------------------------------------------------------------------Не жалейте времени на эксперименты разным таблицам требуются различные пара метры.
Разрыв таблицы Два параметра, расположенные на вкладке Строка (Row), отвечают за разделение таблицы на части в случае разрыва страницы или раздела. Если нужно разре шить разрыв таблицы, выберите кнопку Предыдущая строка (Next Row) или Сле дующая строка (Previous Row), чтобы определить строку, по которой пойдет раз рыв, и усташ те флажок Разрешить перенос строк на следующую страницу (Allow Row То Bre- / ;ross Pages) (рис. 13.13).
444
♦
Глава 13. Организация данных в виде таблиц
Рис. 1 3 .1 3 . Выберите параметры разрыва таблицы на вкладке Строка
Если требуется, чтобы в каждой части таблицы после разрыва повторялись заго ловки столбцов, установите флажок Повторять как заголовок на каждой странице (Repeat As Header Row At The Top Of Each Page).
Сортировка данных Одно из главных достоинств таблиц Word состоит в том, что они предоставляют не только очевидный способ организации данных, но и возможность их систе матизации. В Word есть функция сортировки, позволяющая легко упорядочить информацию, заключенную в таблице. Самый простой способ сортировки данных заключается в щелчке на таблице и затем —на кнопке Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов. При необходимости бо лее тонкой сортировки выведите на экран диалоговое окно Сортировка (Sort) ко мандой Таблица ►Сортировка (Table ►Sort). В диалоговом окне можно выбрать параметры сортировки (три поля, типы данных и элементы документа) (рис. 13.14). Чтобы задать параметры сортировки в диалоговом окне Сортировка (Sort), вы полните следующие действия. 1. В разделе Сначала rio (Sort By) выберите столбец, по которому будет происхо дить сортировка. 2. Щелкните на стрелке списка Тип (Туре) и задайте тип данных (Текст (Text), Число (Number), Дата (Date)).
3. Выберите сортировку по возрастанию или по убыванию.
Встроенные функции ♦
Список со строгай заголовка Параметры.,, |
445
без строки заголовка
ОК
J
Отмена
[
Рис. 13.14. Диалоговое окно Сортировка предоставляет возможность сортировки по трем полям
4. В случае многоуровневой сортировки, выберите еще один столбец в разделе Затем по (Then By). 5. Определите тип данных и порядок сортировки. 6. При необходимости укажите параметры и в третьем разделе. 7. Если требуется исключить из сортировки строку заголовка, установите соот ветствующий флажок. 8. Щелкните на кнопке ОК. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------В Word также можно сортировать данные, представленные не в табличной форме. Вы делите данные, выберите команду Таблица ►Сортировка (Table ►Sort). Щелкните на кнопке Параметры (Options) вдиалоговом окне Сортировка текста (Sort) и выберите вид разделителя полей. По умолчанию Word не различает при сортировке прописные и строчные буквы; чтобы исправить это, установите флажок Учитывать регистр (Case Sensitive).
Встроенные функции Несмотря на то что Word оставляет все сложные расчеты специально для этого предназначенной родственной программе Excel, при желании можно выполнять некоторые математические операции над табличными данными. Без сомнения, в некоторых из таблиц будут содержаться числа —и тогда немедленно потребу ются суммы, средние значения и т. д.
Автосумма При работе с числами в таблице чаще всего используется функция Автосумма (AutoSum), кнопка которой расположена на панели инструментов Таблицы и гра
446
♦
Глава 13. Организация данных в виде таблиц
ницы (Tables And Borders). Эта функция суммирует значения ячеек, расположен ных в одной строке или столбце. 1. Щелкните на последней ячейке строки или столбца. 2. Щелкните на кнопке Автосумма (AutoSum). Word подсчитает сумму и внесет результат в место расположения текстового курсора. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Изменения суммируемых значений отражаются на сумме. Для немедленного обновле ния расчетов нажмите клавишу F9.
Другие функции В Word есть и другие функции. С помощью дйалогового окна Формула (Formula), представленного на рис. 13.15, можно создавать формулы и работать с функ циями.
Рис. 1 3 .15 . Диалоговое окно Формула предназначено для работы с формулами
Щелкнув на стрелке списка Вставить функцию (Paste Function), можно выбрать требуемую функцию. Ниже представлен список доступных функций. ABS
IF
OR
AND
INT
PRODUCT
AVERAGE
MAX
ROUND
COUNT
MIN
SIGN
DEFINED
MOD
SUM
FALSE
NOT
TRUE
Чтобы вставить собственную формулу в таблицу, выполните следующие дейст вия. 1. Щелкните на последней ячейке столбца, в которую предполагается вставить формулу. 2. Выберите команду Таблица ►Формула (Table ►Formula), чтобы вывести на эк ран диалоговое окно Формула (Formula). 3. В поле Формула (Formula) введите =, тогда Word будет знать, что формирует ся формула.
Преобразование текста в таблицу ♦
447
4. Щелкнув на стрелке списка Вставить функцию (Paste Function), выберите тре буемую функцию. Функция вставится в поле Формула (Formula) вместе со скобками. 5. Щелкните на кнопке ОК. Word выведет ответ в выбранной ячейке. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Численный результат можно вывести в желаемом формате, щелкнув на стрелке списка Формат числа (Number Format) и выбрав формат.
Преобразование таблицы в текст Представьте, что вы создали огромную таблицу для годового отчета, а в отделе маркетинга попросили все то же самое, но в виде текста. Что же делать? Щелк ните на таблице, выберите команду Таблица ►Преобразовать ►Таблицу в текст (Table ►Convert ►Table То Text). На экране появится диалоговое окно Преобразо вание в текст (Convert Table То Text). В разделе Разделитель (Separate Text With) выберите символ, который будет разделять колонки. Щелкните на кнопке ОК.
Преобразование текста в таблицу Обратный процесс —преобразование текста в таблицу —*так же прост. Выделите текст и выберите команду Таблица ►Преобразовать ►Текст в таблицу (Table ► Convert ►Text То Table). Появится диалоговое окно Преобразовать в таблицу (Convert Text То Table), аналогичное окну Добавить таблицу (Insert Table). Задайте число строк и столбцов, параметр автоподбора ширины таблицы и укажите, ка кой символ использовался в тексте в качестве разделителя. Щелкните на кноп ке ОК, и на экране появится новая таблица.
/
с помощью диаграмм и графиков Применение диаграмм Модуль Microsoft Graph Создание простых диаграмм Выбор подходящего вида диаграммы Работа с таблицей данных Редактирование информации в диаграмме Форматирование диаграмм ••
Добавление погрешностей и линий тренда Организационный диаграммы Построение схем
Применение диаграмм ♦
449
Диаграмма позволяет отобразить и объяснить данные так, как не удастся с помо щью одних только слов. Используя один-единственный рисунок, можно показать, как соотносятся друг с другом продажи в четырех филиалах —достаточно одного взгляда, чтобы понять, чьи продажи больше. Можно зафиксировать и отобразить основные направления интересов покупателей, показать высшему руководству кар тину вклада сотрудников в производительность предприятия или мгновенно создать диаграмму, свидетельствующую о здоровом развитии бизнеса в новых областях. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------- --------------------------- ------------------------------------------Чем отличается диаграмма от графика? Собственно говоря, ничем. Оба термина при меняются для описания графического представления данных. Исходно диаграммой на зывали разновидность картографии, а график ассоциировался с результатом обработ ки данных, в котором выявлены тенденции и взаимоотношения. На сегодняшний день эти термины можно считать абсолютно взаимозаменяемыми.
Применение диаграмм Диаграммы используются для иллюстрации взаимосвязи различных компон< нтов — показывают отношение одного элемента к другому или, например, значе ние одного и того же элемента, но в разные годы. При создании документов Word доступны несколько различных типов диаграмм. Наиболее часто используются следующие. ► Гистограмма. Гистограмма применяется для сравнения данных. Можно пока зать, например, отношение двух серий данных друг к другу в первом квартале этого года. ► Линейчатая диаграмма. Word рисует линейчатую диаграмму в виде горизон тальных полос, располагая данные друг над другом. Такой вид диаграммы можно использовать для сравнения состояний различных продуктов в произ водственном цикле. ► График. График выводит точки данных последовательно или по категориям. Графики удобны, когда требуется показать тенденцию развития продукта за определенный период. ► Круговая диаграмма. Круговая диаграмма демонстрирует взаимосвязь меж ду различными данными в целом. Круг обозначает 100 процентов, каждый его сектор представляет собой долю от Kpyia з процентах. С помощью круго вой диаграммы можно показать относите, [ьный размер отделов компании. ► Точечная диаграмма. Точечная диаграмма позволяет последовательно выво дить на экран точки, соответствующие парам данных. Ее можно использовать для противопоставления оценок за экзамены, сданных в двух различных уни верситетах. . ► Диаграмма с областями. Диаграмма с областями дает возможность сравни вать данные двумя различными способами: можно показать накопленные ре зультаты и продемонстрировать изменение данных (и их взаимосвязи друг с другом) во времени. Например, используя диаграмму с областями, можно продемонстрировать количество студентов, сдавших все экзамены в сессии в двух разных университетах.
450
♦
Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
► Кольцевая диаграмма. Кольцевая диаграмма похожа на круговую тем, что тоже показывает взаимосвязь данных. Этот вид диаграмм позволяет сравнивать два набора данных и их отношение друг к другу и к целому. Кольцевая диаграмма . позволяет изобразить, например, две различные коммерческие компании. Сек торы кольца будут представлять разные коммерческие каналы, а .читатель смо жет сравнить и противопоставить различные особенности каждою канала. ► Лепестковая диаграмма. Лепестковая диаграмма выводит точки, соответст вующие данным, и показывает их отношение к центру. С помощью этой диа граммы можно продемонстрировать количество продаж в каждом из регио нальных филиалов фирмы. ► Пузырьковая диаграмма. Пузырьковая диаграмма позволяет рассматривать три различных вида данных. Каждый элемент наносится на диаграмму в опре деленной точке, а размер пузырька показывает величину данных. С ее помо щью можно показать,' например, какой из счетов имел самую высокую загрузку в течение второго квартала.
Модуль Microsoft Graph Для создания диаграмм в Word используется модуль Microsoft Graph —отдель ная графическая программа, предоставляющая 14 видов стандартных диаграмм и 20 видов встроенных вспомогательных диаграмм. Кроме того, модуль позволя ет строить собственные диаграммы в тех случаях, когда необходимо показать не обычную связь данных. В табл. 14.1 перечислены различные типы диаграмм, ко торые можно создать с помощью модуля Microsoft Graph. Таблица 14.1. Типы диаграмм, представленные в Microsoft Graph Тип
Вид
Стандартные
Гистограмма (Column), Линейчатая (Ваг), График (Line), Круговая (Pie), Точечная (XY (Scatter)), С областями (Area), Кольцевая (Doughnut), \ Лепестковая (Radar), Поверхность (Surface), Пузырьковая (Bubble), Биржевая (Stock), Цилиндрическая (Cylinder), Коническая (Cone), Пирамидальная (Pyramid) Вспомога1*ельные Блоки с областями (Area Blocks), ЧБ с областями (B&W Area), ЧБ гистограмма (B&W Column), ЧБ график-время (B&W Line - Timescale), ЧБ круговая (B&W Pie), Голубая круговая (Blue Pie), Цветные графики (Colored Lines), Гистограмма области (Column - Area), Широкая гистограмма (Columns with Depth), Конусы (Cones), Парящие бруски (Floating Bars), График/гис тограмма (Line-Column), График/гистограмма 2 (Line-Column on 2 Axes), Графики (2 оси) (Lines on 2 Axes), Логарифмическая (Logarithmic), Деревянная (Outdoor Bars), Вырезанные секторы (Pie Explosion), Гладкие графики (Smooth Lines), Цветные столбцы (Stack of Colors), Трубчатая (Tubes)
ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------Модуль Microsoft Graph встроен в Word и во все остальные приложения Office. Построе ние диаграммы начинается с выбора команды Вставка ►Рисунок ►Диаграмма (Insert ► Picture ►Chart). Если потребовалось отредактировать диаграмму, просто дважды щелк ните на ней, и запустится утилита Microsoft Graph.
Создание простых диаграмм ♦
451
Создание простых диаграмм Если требуется создать обычную диаграмму, начните с выделения данных. Это можно сделать, введя информацию в таблицу данных, предоставляемую модулем Graph, скопировав данные из другой программы или выделив цифры, уже вве денные в активный документ Word.
Начало работы с диаграммами в Word Самый простой способ создания диаграмм состоит в использовании таблиц дан ных, сформированных прямо в документе Word. Оформите информацию и, что бы создать из нее диаграмму, выполните следующие действия. 1. Щелкните на таблице и выберите команду Таблица ►Выделить ►Таблица (Table ► Select ►Table) (или выделите всю таблицу мышью). 2. Выберите команду Вставка ►Рисунок ►Диаграмма (Insert ►Picture ►Chart). Mic rosoft Graph запустится и создаст диаграмму, основанную на содержимом вы деленной таблицы (рис. 14.1). Дополнителные меню Доьум^нтЭ
M itro e o ft Woi d
I Правка
Вид/ Вставка
М ш вО %
Формат
Сдэеис
й»*ы е
« : область д и гр а м м * т ' Ш
,АСПЗ« KfiWM™ n6fЯ■*’фто»‘ ПЗУ* Выаоэ-мусора* Вод»холоднаяВод*горяч*я* ОтоплениеГаз?•»»?Страхомии** нИИШ.-.....—.ш ш .п .и ы т .т
ж кН Ш Суг
* ■ "о» £Г ■ ш 42J69- ■ 2135* ■ода» 20.75» to я 6JB7- ■ 334» 333- р я L 66^9. Р 77,35* ■ я 515Д9* io 600^5* ■ J5JB6■ 99,36» 695,52», в 06.Т&' Р . 410,21- ■ 205,11* ш afc.i- р в ..62.76- * Ш2. • ю М * 7- * 14* ш И Н Г 36" » ■ ■ 0- Р 158657- Р g53jB7*w в Я
■.Синими вивА ш Диаграмма, создаваемая по умолчанию Рис. 1 4 .1 . Можно легко создавать диаграммы, основанные на данных, уже введенных в документ Word
■Таблица данных
452
♦
Глаза 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
СОВЕТ —----------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------Если нужно, чтобы для диаграммы использовалась только часть таблицы, выделите нужную область и затем выберите команду Вставка ►Рисунок ►Диаграмма (Insert ►Pic ture ►Chart).
Окно Microsoft Graph После запуска Microsoft Graph в строку меню Woid вставляются дополнитель ные меню, а в стандартную панель инструментов добавляются кнопки, относя щиеся к диаграммам. По умолчанию создается гистограмма. ► Диаграмма, создаваемая по умолчанию. Microsoft Graph выбирает гисто грамму в качестве типа диаграммы, используемого по умолчанию, но, чтобы лучше представить рабочие данные, можно изменить тип диаграммы. ► Таблица данных. Выделенная информация демонстрируется в таблице дан ных. Здесь при необходимости можно изменить данные, отредактировав тем самым величины и подп! ic h , показываемые в диаграмме. ► Дополнительные меню. Microsoft Graph добавляет два меню: Данные (Data) и Диаграмма (Chart), которые служат для работы с данными и диаграммой. Команды в других меню также немного изменяются. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Модуль Microsoft Graph содержит полную справочную систему. Чтобы получить помощь по любой из операций с диаграммами, нажмите клавишу F1.
Импортирование данных из других программ Для создания диаграммы можно воспользоваться не только активным докумен том Word, но и данными из других программ. Поскольку Microsoft Office построен по принципу «создаем один раз, используем много раз*, из Microsoft Excel й из других программ можно импортировать данные следующих типов: ► Microsoft Excel; ► текстовые файлы;. ► файлы SYLK; ► Lotus 1-2-3; ► XML-файлы. Рассмотрим импортирование данных для создания диаграммы с помощью Microsoft Graph. 1. Дважды щелкните на диаграмме с таблицей данных, которую хотите изме нить. 2. Убедитесь в том, что на экране появилась таблица данных. В противном слу чае щелкните на кнопке Режим таблицы (View Datasheet) стандартной панели инструментов. 3. Выберите команду Правка ►Импорт (Edit ►Import File) или щелкните на кноп ке Импорт (Import File) стандартной панели инструментов. Откроется диало говое окно Импорт файла (Import File).
Выбор подходящего вида диаграммы ♦
453
4. Щелкните на стрелке списка Тип файлов (Files Of Туре) и выделите формат импортируемого файла (мы рассмотрим работу с Exel, но это непринципи ально). 5. Перейдите к нужной папке, выделите файл и щелкните на кнопке Открыть (Open). На экране появится диалоговое окно Параметры импорта данных (Import Data Options), показанное на рис. 14.2.
Рис. 14.2. Воспользуйтесь для создания диаграммы данными из других программ
6. Выберите лист, из которого будут импортироваться данные. 7. Введите диапазон ячеек, если импортируется только часть данных, в против ном случае оставьте выбранным вариант Лист целиком (Entire Sheet). 8. Если нужно, чтобы Microsoft Graph выводил запрос перед перезаписью дан ных, присутствующих в таблице, снимите флажок Заменять содержимое яче ек (Overwrite Existing Cells). (По умолчанию этот флажок установлен, и новые данные записываются поверх старых.) 9. Щелкните на кнопке ОК. Данные будут перенесены в таблицу, и в соответст вии с ними изменится диаграмма. СОВЕТ ------------------------------------------------ ------------------------------------------------------Можно присоединить или внедрить диаграмму в документ Word. Если диаграмму при соединить, то она будет обновляться при изменении файла-источника. Если вставить диаграмму в документ, мржно будет отредактировать ее, как обычно — дважды щелкнув по ней в документе Word.
Выбор подходящего вида диаграммы Убедитесь в том, что используется диаграмма, соответствующая обрабатываемой информации, — это позволит представить данные наилучшим образом. Неко торые диаграммы, такие как линейчатая и гистограмма, хороши для сравнения данных, например, для отслеживания продаж яблок и апельсинов и сравнения их между собой. Другие диаграммы лучше подходят для демонстрации отноше ния отдельных элементов к целому, например количества процентов от всех про даж за май 2004 года по продажам яблок и апельсинов.
454
♦
Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
СОВЕТ ------------------------ -------------------------------------------------------------------------------------------Также можно формировать собственные виды диаграмм, используя для этого Microsoft Graph. Если потребовался специфический тип диаграммы или смесь разных типов, соз дайте собственный вид и сохраните его в активном документе. Этот процесс описыва ется в разделе «Создание собственных типов диаграмм» данной главы.
Настройка типа диаграммы Microsoft Graph упрощает процесс выбора и изменения типа диаграммы. Создайте новую диаграмму или отобразите уже сформированную. Если требуется, дважды щелкните на диаграмме, чтобы Microsoft Graph добавил свои меню и кнопки в стандартную панель инструментов. Затем выберите команду Диаграмма ►Тип диаграммы (Chart ►Chart Туре). Откроется диалоговое окно Тип диаграммы (Chart Туре), и станут доступны все виды диаграмм —Стандартные (Standard) и Нестан дартные (Custom) (рис. 14.3).
Рис. 14.3. Диалоговое окно Тип диаграммы содержит более 30 различных видов диаграмм СОВЕТ ---------------------------------- ;--------------------------------------------------------------------------------Чтобы быстро изменить тип диаграммы, щелкните на стрелке кнопки Тип диаграммы (Chart Туре) стандартной панели инструментов и выберите в раскрывающемся меню нужный вид. Выделенная диаграмма автоматически изменится в соответствии с указанным типом.
«
Выбор стандартного типа диаграммы При вызове диалогового окна Тип диаграммы (Chart Туре) открывается вкладка Стандартные (Standard Types). Тип выделенной в документе диаграммы указыва ется в списке Тип (Chart Туре) (и в разделе Вид (Chart Sub-Type)).
Выбор подходящего вида диаграммы ♦
455
Чтобы выбрать другой тип, просто прокрутите список и выделите любой из пунктов. Раздел Вид (Chart Sub-Type) предоставляет еще несколько вариантов для выбора. Щелчком выделите нужный вид, затем щелкните на кнопке ОК, что бы вернуться в Microsoft Graph и обновить диаграмму. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы просмотреть выбранный вид до выполнения изменений, задайте тип и вид диа граммы на вкладке Стандартные (Standard Types), щелкните на кнопке Просмотр ре зультата (Press And Hold То View Sample) и подержите ее нажатой. Microsoft Graph пока жет диаграмму, измененную в соответствии с новым типом.
Выбор нестандартного типа диаграммы Если на вкладке Стандартные (Standard Types) диалогового окна Тип диаграммы (Chart Туре) отсутствует нужный вид диаграммы, попробуйте воспользоваться вкладкой Нестандартные (Custom Types) (рис. 14.4). Щелкните на ней и просмот рите список Тип (Chart Types). Здесь представлено множество различных стилей всех видов и цветов (типы диаграмм перечислены в табл. 14.1). Выделите в спи ске подходящий пункт и щелкните на кнопке ОК.
Рис. 1 4 .4 . Вкладка Нестандартные предоставляет дополнительные возможности выбора типа диаграммы
Установка типа диаграммы, используемого по умолчанию Если выбранный тип диаграммы оказался подходящим, можно сделать его ис пользующимся по умолчанию (тогда Microsoft Graph будет автоматически фор
456
♦
Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
мировать диаграмму этого типа при создании новой диаграммы). Для этого два жды щелкните на диаграмме, выберите команду Диаграмма ►Тип диаграммы (Chart ►Chart Туре) и щелкните на кнопке Сделать стандартной (Set As Default Chart).
Создание собственных типов диаграмм Если нужный вид диаграммы все-таки не найден, а данные должны быть пред ставлены определенным образом, создайте собственный тип диаграммы. Анало гично созданию стилей, формирование вспомогательного стиля диаграммы ос новывается на существующем типе. Можно отредактировать существующий тип, изменив цвета, вид полос, трехмерный или двумерный эффект, фон, заго ловки и подписи и т. д. Для создания собственного типа диаграммы выполните следующие действия. 1. Расположите курсор на том, месте, где требуется создать диаграмму. 2. Выберите команду Вставка ►Рисунок ►Диаграмма (Insert ►Picture ►Chart). По умолчанию на экране появятся диаграмма и таблица данных. 3. При необходимости измените данные и закройте таблицу, установите требуе мые параметры диаграммы, такие как тип, цвет и стиль. 4. Выберите команду Диаграмма ►Тип диаграммы (Chart ►Chart Type). 5. Появится диалоговое окно Тип диаграммы (Chart Туре), в нем щелкните на вкладке Нестандартные (Custom Types). 6. В разделе Вывести (Select From) щелкните на варианте Дополнительные (Userdefined). Вкладка Нестандартные (Custom Types) изменится, демонстрируя установленный по умолчанию тип диаграммы. Появится кнопка Добавить (Add), позволяющая вставить новый вид диаграммы в список Тип (Chart Туре) (рис. 14.5). 7. Щелкните на кнопке Добавить (Add). Откроется диалоговое окно Добавление нового типа диаграмм (Add Custom Chart Туре) (см. рис. 14.5). До6 а£1П**ние нового типа диаграмм
1*4
Данисе диалогоеае окно позволяет сохранить текущую диаграмму 8 списке новы* типе» диаграмм. Введите название нового типа диаграмм.
Наг&ение:
--- у
|
Введите описание нсеогр тип? диаграмм.
Рис. 14.5. При создании нового типа диаграмм нужно ввести название и добавить описание типа
Работа с таблицей данных ♦
457
8. В поле Название (Name) введите название типа. 9. Если нужно добавить к диаграмме описание, щелкните на поле Описание (De scription) и введите текст. 10. Щелкните на кнопке ОК, чтобы добавить свой тип диаграммы, и затем щелк ните на кнопке ОК в диалоговом окне Тип диаграммы (Chart Туре), чтобы за кончить операцию. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы воспользоваться собственным типом диаграмм, выберите меню Вставка ►Ри сунок ►Диаграмма (Insert ►Picture ►Chart), затем на вкладке Нестандартные (Custom Types) диалогового окна Тип диаграммы (Chart Туре) щелкните на варианте Дополни тельные (User-Defined). Выделите нужную диаграмму и щелкните на кнопке ОК. Micro soft Graph вставит выбранную диаграмму в документ.
Работа с таблицей данных При создании диаграммы, независимо от того, основана она на данных активно го документа Word или информация вводится в процессе ее создания, Microsoft Graph вместе с новой диаграммой отображает таблицу данных. Эта таблица со держит сведения, необходимые для формирования диаграммы, в которые входят названия категорий и рядов данных и сами величины (рис. 14.6). Ряды данных
Категории
ДокументЗ Табг цад-»«ьп<
1 33 ьгшл з па 4 аа Л *.g ^_
ЛИ Ставка Г Квартплат! 1C3.06J 16.31 Убог капает кл 1Q.CT Очисткам/провед| АСПЗ -
В ip G Льгота 6443 _ L801 Т 5.34
D .1 Е L !»г!н*чм«л*нс. 64.42, 1 в{ 6.33];
Величина
Рис. 14.6. Таблица данных содержит величины, используемые для роздания диаграммы
Можно легко отредактировать величины в таблице и изменить таким образом способ создания диаграммы. Таблица данных состоит из следующих элемен тов. ► Категории. Заголовки столбцов представляют собой категории, которые рас полагаются вдоль горизонтальной оси диаграммы. Категориями могут быть месяцы, кварталы* стадии проекта или любые другие элементы, которые мож но измерить. ► Ряды данных. Заголовки рядов данных (заголовки строк) показывают, какие элементы будут отображаться в диаграмме. ► Величины. Данные, введенные в ячейки таблицы, представляют собой значе ния по вертикальной оси.
458
♦
Глава 14, Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
При работе с таблицей данных воспользуйтесь несколькими простыми сове тами. ► Щелчок на кнопке Выделить все (Select All) позволяет быстро выделить всю таблицу (серый прямоугольник в верхнем левом углу таблицы). ► Чтобы скрыть ряд данных, дважды щелкните на метке нужного ряда. ► Чтобы добавить ряд данных, щелкните на следующей доступной строке, вве дите название и введите данные. Чтобы вставить или удалить строку или столбец, щелкните правой кнопкой мыши в таблице и выберите в контекст ном меню Добавить (Insert) или Удалить (Delete). В появившемся окне вы берите объект — строку, столбец, ячейку (со сдвигом вниз или вправо при вставке, вверх или влево при удалении) и щелкните на кнопке ОК. ► Чтобы проконтролировать обработку таблицей пустых ячеек, активизируйте таблицу и выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и щелкни те на вкладке Диаграмма (Chart). Установите флажок на варианте пропуска пустых ячеек (при необходимости) и щелкните на кнопке ОК. ► Чтобы скопировать величины таблицы для использования в таблице Word, выделите желаемую информацию и нажмите клавиши Ctrl+C. Это действие создаст копию в буфере обмена, и для вставки данных останется нажать кла виши Ctrl+V. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если таблица закрыта, во время редактирования диаграммы ее можно отобразить вновь, щелкнув на кнопке Режим таблицы (View Datasheet) на стандартной панели инст рументов
Изменение порядка отображения данных По умолчанию Microsoft Graph располагает категории по горизонтальной оси, величины —по вертикальной, а цвет зависит от ряда, в котором находится вели чина. Но программа позволяет поменять данные, отображаемые по горизонталь ной оси. Рассмотрим, например, диаграмму, продемонстрированную на рис. 14.7. Установки по умолчанию вызывают диаграмму, сравнивающую результаты про даж каждого региона за квартал. При этом измененная, а точнее перевернутая версия сравнивает в целом регионы, освещая эффективность работы каждого из них в различные кварталы. ■ Квартплата
ЯРИНИИиВ Ч| HNBJKSIff он ш и Н Н Р Н V IЯ И И Р и ш ч ШШШЯШ
■Уборка ласт.
кл.
□Очиолса мАфоаода □АСПЗ
поставка
Рис. 14.7. Переупорядонивание данных в диаграмме позволяет изучить их с новой стороны
Редактирование информации в диаграмме ♦
459
Изменить порядок данных в диаграмме можно двумя способами: ► выберите команду Данные ►Ряды образуют строки (Data ►Series In Co lumns) или Ряды образуют столбцы (Series In Rows); ► щелкните на одной из кнопок По строкам (By Column) или По столбцам (By Row) стандартной панели инструментов во время редактирования диаграммы; по умолчанию установлен вариант По строкам (By Column).
Редактирование информации в диаграмме Создание диаграммы — только половина дела. Определившись с базовым сти лем, можно расширять диаграмму, редактировать ее, повышать ее качество с по мощью добавления заголовков и подписей и т. д. Воспользуйтесь диалоговым окном Параметры диаграммы (Chart Options), чтобы добавить заголовок, назва ния осей, линии сетки, легенду, подписи данных и тому подобные элементы (рис. 14.8).
Р и с. 1 4 .8 . Добавьте заголовки и подписи осей с помощью диалогового окна Параметры диаграммы
Хотя большинство элементов, представленных в диалоговом окне Параметры диаграммы (Chart Options), применяются ко всем видам диаграмм, некоторые па раметры недоступны для определенных видов. Например, поле Ось Y (рядов дан ных) (Series (Y) Axis) по умолчанию недоступно для гистограммы, создаваемой по умолчанию. А для круговой диаграммы доступны только вкладки Заголовки (Titles), Легенда (Legend) и Подписи данных (Data Labels). Для вывода на экран этого диалогового окна дважды щелкните на диаграмме и выберите команду Диаграмма ►Параметры диаграммы (Chart ►Chart Options). Вы получите доступ к следующим параметрам:
460
♦
Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
► Заголовок диаграммы. Вкладка Заголовки (Titles) открывается по умолчанию. Щелкните на поле Название диаграммы (Chart Title) и введите заголовок. Окно просмотра автоматически обновится в соответствии с внесенными изменениями. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Для длинного названия диаграммы в документе может не хватить места. Попытайтесь выбрать заголовок так, чтобы он содержал только ключевые слова, отражающие общий смысл диаграммы. Если сравниваются продажи продуктов, введите название «Сравне ние продаж продуктов». Если проводится сравнение результатов экзаменов в местной системе общих школ, достаточно назвать диаграмму «Сравнение экзаменационных оценок» — неброский, но правильный заголовок.
► Названия осей. Ввод названий осей выполняется точно так же: щелкните на соответствующем поле и введите заголовок. Ось X (категорий) (Category (X) Axis) —это горизонтальная ось, Ось Z (значений) (Value (Z) Axis) —вертикаль ная ось. Не забывайте, что каждое название занимает место, и для читателя на диаграмме моЖет оказаться слишком много информации, — поэтому убеди тесь в том, что заголовки осей действительно добавляют нужные сведения. ► Управление осями. Если нужно отменить показ рисок на осях, выберите ко манду Диаграмма ►Параметры диаграммы (Chart ►Chart Options), в открыв шемся диалоговом окне щелкните на вкладке Оси (Axes) (рис. 14.9). Вкладка Оси (Axes) позволяет управлять отображением рисок и надписей для оси X и оси Z. (Если диаграмма имеет ось Y, ее флажок также окажется доступен.) По умолчанию отображаются все риски и надписи. Чтобы отменить их де монстрацию, снимите флажок у нужной оси.
Р и с. 1 4 .9 . Показ рисок и надписей на осях можно отменить
Отображение сетки. Сетка создается для того, чтобы помочь читателю сравнить данные и сделать предполагаемые разработчиком диаграммы выводы, особенно в случае сложной составной диаграммы с несколькими рядами данных. Выберите команду Диаграмма ►Параметры диаграммы (Chart ►Chart Options) и в открывшем
Редактирование информации в диаграмме ♦
461
ся диалоговом окне щелкните на вкладке Сетка (Gridlines). Установите флажки Линии сетки оси категорий (Category Axis Gridlines) и Линии сетки оси значений (Value Axis Gridlines) или щелкните на диаграмме и затем —на соответствующих кнопках стандартной панели инструментов. СОВЕТ -------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------По умолчанию Microsoft Graph добавляет линии сетки для каждой основной категории или риски на оси величин, но при желании можно вставить дополнительные линии с меньшим шагом. Выделите диаграмму двойным щелчком, выберите команду Диа грамма ►Параметры диаграммы (Chart ►Chart Options) и в открывшемся диалоговом окне щелкните на вкладке Сетка (Gridlines). Здесь представлена серия параметров, по зволяющих отобразить в диаграмме как основные, так и промежуточные линии сетки.
Будьте осторожны: такой пустяк, как сетка, имеет большое значение. Добавляй те только то, что нужно читателю для осмысления данных, —слишком много ли ний загромоздят диаграмму и усложнят ее понимание. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Word предоставляет дополнительные настройки для линий сетки и меток осей. Чтобы получить к ним доступ, выделите ось, которую нужно изменить, щелкните правой кноп кой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат оси (Format Axis). В диало говом окне Формат оси (Format Axis) щелкните на вкладке Шкала (Scale), установите, какие параметры требуется отобразить, и введите количество отметок на оси.
► Удаление легенды. Модуль Microsoft Graph предполагает при создании prji диаграммы, что в ней нужна легенда. Если это не так, удалите легенду щелчком на кнопке Легенда (Legend) стандартной панели инструмен тов —это увеличит свободное пространство в диаграмме. ► Размещение легенды. Выделите диаграмму в Microsoft Graph, выберите ко манду Диаграмма ►Параметры диаграммы (Chart ►Chart Options) и откройте вкладку Легенда (Legend) в появившемся на экране диалоговом окне. На ней расположен набор параметров, позволяющих скрыть легенду (просто сними те флажок Показать легенду (Show Legend)) или разместить ее в разных мес тах диаграммы (щелкните на любом из вариантов раздела Размещение (Place ment)).
► Подписи данных. Подписи данных полезны в тех случаях, когда необходимо указать читателю на соответствие элементов диаграммы рядам данных, кате гориям или величинам. (Например, можно вставить процентное соотношение секторов круга или названия категорий.) Microsoft Graph позволяет добав лять несколько различных видов подписей. Для этого откройте диалоговое окно Параметры диаграммы (Chart Options) и щелкните на вкладке Подписи данных (Data Labels) (рис. 14.10). Присутствующие здесь параметры зависят от типа диаграммы, но в любом случае вы увидите флажки для отображения названий рядов и названий категорий. Установите нужные флажки. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно при желании отобразить несколько подписей. (Например, в круговой диаграмме допустимо вывести на экран долю в процентах и название категории.) В этом случае придется воспользоваться разделителем: щелкните на стрелке поля Разделитель (Separator) и выделите понравившийся вариант.
462
♦
Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
Р и с. 1 4 .1 0 . Подписи данных могут дополнить описание информации в диаграмме
Существует еще один способ, помогающий проследить связь между данными и изображенными категориями: средство Ключ легенды (Legend Key), которое добавляет маленький квадрат легенды слева от каждой подписи. Теперь чита тель сможет моментально понять, к какой категории относится элемент, изо браженный в диаграмме. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Подписи, используемые Microsoft Graph, берутся из таблицы данных. Если требуется изменить подпись в диаграмме, лучше всего вернуться к таблице и отредактировать ее, в противном случае внесенные изменения могут просто исчезнуть.
Создание таблицы данных. Таблица данных помогает проследить связь между диаграммой и информацией документа. Для создания таблицы щелкните на кнопке Таблица данных (Data Table) стандартной панели инструментов или перейдите к одноименной вкладке и установите флажок Показать таблицу данных (Show Data Table). ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ Если в диаграмме не видны одновременно заголовки осей и названия категорий и ри сок, возможно, область диаграммы слишком мала для успешного отображения всей ин формации. Попытайтесь увеличить размер диаграммы, щелкнув на ней и перетащив один из маркеров наружу. Если это не помогло, щелкните во время редактирования диаграммы на заголовке оси и выберите меньший размер шрифта в панели инструмен тов Форматирование (Formatting).
Форматирование диаграмм Microsoft Graph позволяет форматировать все элементы диаграммы. Можно от редактировать шрифт заголовка, размер подписей, цвет фона, толщину линий, применить узор и внести множество других изменений.
Форматирование диаграмм ♦
463
Чтобы выбрать объект диаграммы, дважды щелкните на диаграмме и щелкните на раскрывающемся списке Элементы диаграммы (Chart Objects) стандартной па нели инструментов (рис. 14.11). Выберите нужный элемент, и Microsoft Graph выделит его в диаграмме. Затем можно щелкнуть правой кнопкой мыши, чтобы отобразить варианты для форматирования —например, щелчок правой кнопкой мыши на легенде выведет на экран контекстное меню с командой Формат леген ды (Format Legend). Выделите эту команду, и появится диалоговое окно форма тирования, в котором можно установить Вид (Patterns), Шрифт (Font) и Размеще ние (Placement) легенды. ПРИМЕЧАНИЕ Доступные команды и вкладки в различных диалоговых окнах форматирования весьма различаются в зависимости от типа диаграммы и выделенного элемента. Например, диалоговое окно Формат оси (Format Axis) содержит иной набор параметров.
Р ис. 1 4 .1 1 . Воспользуйтесь списком Элементы диаграммы, чтобы выделить нужный объект диаграммы
Работа с вкладкой Вид Чтобы указать программе, как следует отформатировать множество различных элементов диаграммы, придется обратиться к вкладке Вид (Patterns) модуля Microsoft Graph. ► Нужна ли граница вокруг диаграммы? Если да, то какого вида? Выберите границу на вкладке Вид (Patterns) диалогового окна Формат (Format).
464
♦
Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
► Требуется изменить цвета линий диаграммы? ► Хотелось бы добавить тень, отбрасываемую диаграммой? ► Планируется ли перекрасить одну или все линии или полосы рядов данных? Любой из перечисленных элементов редактируется на вкладке Вид (Patterns) (рис. 14.12). По умолчанию Microsoft Graph создает одинарную границу диаграм мы, но эту настройку можно изменить. Кроме того, можно поэксперименти ровать с цветами заливки области диаграммы. Поле просмотра Образец (Sample) в нижнем левом углу окна показывает результат изменения параметров. Формат легенды [ Вид jJ Щрифт
j Размещение |
Рис. 14.12. Можно отредактировать границу диаграммы и цветовую схему на вкладке Вид диалогового окна Формат легенды
Изменение шрифтов Изменить шрифты в диаграмме легко: просто выделите текст и отредактируйте его так же, как в основном документе. Для этого можно воспользоваться кноп ками панели инструментов Форматирование (Formatting), которые остаются дос тупными даже при активизации модуля Microsoft Graph, или командой Формат ► Шрифт (Format ►Font). На экране появится диалоговое окно Формат легенды (Format) (рис. 14.13) с выбранной вкладкой Шрифт (Font), позволяющее настро ить шрифт, стиль, размер, подчеркивание, цвет, фон и эффекты. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Флажок Автомасштабирование (Auto Scale) на вкладке Шрифт (Font) установлен по умолчанию. Это означает, что Microsoft Graph изменит размер заголовка и подписей в соответствии с размером диаграммы, если ее уменьшить или увеличить. Если требу ется сохранить размер заголовков и подписей независимо от изменений диаграммы, снимите этот флажок.
Форматирование диаграмм ♦
465
ВиДоизмане^^ Т ^ачержуты. ' Г «й^трочнь», j
f тодстроа-._*1
&o"Ct-асшт^бирсезни» 1Шиф* >*}наиде ' *1ля печати буде sicfi >льзоеан нэк золее г-одхади^и —рифт,
яШ
СК 1' ;... отмена j . ------к-- 1---- -------j Рис. 14.13. Вкладка Шрифт предназначена для изменения шрифтов заголовков и надписей
Изменение высоты и угла поворота в объемных диаг раммах Заметьте, что объемная диаграмма по умолчанию повернута влево. Но может оказаться, что остальные элементы дизайна документа имеют другую ориента цию — в таком случае необходимо поменять направление поворота диаграммы. Microsoft Graph предоставляет следующие функции настройки высоты и пово рота для объемных диаграмм. / > ► Возвышение (Elevation) представляет собой высоту, на которой располагается точка обзора диаграммы и в соответствии с которой рассчитывается перспек тива. Например, при возвышении, равном 30, создается впечатление, что вы находитесь в два раза выше диаграммы, чем при возвышении, равном 15. ► Поворот (Rotation) задает угол на который поворачивается диаграмма относи тельно прямого положения («в фас»). Увеличение значения от 20 (по умол чанию) до ^0 вращает диаграмму влево. ► Перспектива (Perspective) —еще одна функция, доступная лишь для некото рых видов диаграт:. Она позволяет корректировать глубину диаграммы. Чтобы изменить высоту, поворот и перспективу для объемной диаграммы, дважды щелкните на трехмерной диаграмме, выберите команду Диаграмма ►Объемный вид (Chart ►3-D View). Появится диалоговое окно Формат трехмерной проекции (3-D View). Поэкспериментируйте с параметрами Возвышение (Elevation) и Пер спектива (Perspective), пока не добьетесь нужного эффекта. Затем щелкните на кнопке Применить (Apply) и щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться в Microsoft Graph.
466
♦
Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
Добавление погрешностей и линий тренда Два дополнительных элемента —планки погрешностей и линии тренда —могут помочь читателям быстрее понять диаграмму. Планки погрешноЬтей показыва ют возможные ошибки, добавляя к каждой величине отрезок. Линии тренда (ап проксимации данных) используются для анализа существующих данных, чтобы предсказать их поведение в будущем.
Вставка планок погрешностей Погрешности для рядов данных можно создать и отобразить в двумерных вари антах гистограммы, графика, линейчатой, точечной и пузырьковой диаграмм. 1. Выделите диаграмму двойным щелчком. 2. С помощью списка Элементы диаграммы (Chart Objects) выделите ряд данных, к которому требуется добавить погрешность. 3. Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном ряде данных и выберите в контекстном меню команду Формат рядов данных (Format Data Series). 4. Щелкните на вкладке Y-погрешности (Y Error Bars) и выделите нужный вари ант в разделе Показать планки погрешностей по Y (Display). Можно выбрать любой йз следующих вариантов, продемонстрированных на рис. 14.14: > Обе (Both) отображает планки погрешности выше и ниже величины; D> Плюс (Plus) создает планку погрешности выше величины; t> Минус (Minus) показывает планку погрешности ниже величины. t> Нет (None) соответствует отсутствию планки погрешностей.
Р ис. 1 4 .1 4 . Воспользуйтесь диалоговым окном Формат рядов данных, чтобы отобразить планки погрешностей
Добавление погрешностей и линий тренда ♦
467
5. В разделе Величина погрешности (Error Amount) задайте величину возможного отклонения. 6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы добавить планки погрешностей и вернуться к диаграмме.
Создание линий тренда Линии тренда полезны, когда требуется использовать диаграмму в качестве ос новы для обдумывания будущих возможностей или для рассмотрения тенден ций в прошлом. Кроме того, они могут показать направление развития данных и помочь читателю моментально оценить вероятные изменения. Линии тренда можно добавить к гистограмме, графику, биржевой, точечной, линейчатой, пузырь ковой диаграммам и к диаграмме с областями. Когда диаграмма одного из этих типов уже создана, вставить линии тренда очень легко. U Дважды щелкните на диаграмме, чтобы выделить ее. 2. Выберите команду Диаграмма ►Добавить линию тренда (Chart ►Add Trendlines). На экране появится диалоговое окно Линия тренда (Add Trendline) (рис. 14.15). Линия тренда Гиг.
|Ш
л |
flapi- -эфе. |
Построена
тренда
«стаж-вэниэ) /
Логарифмическая
О о ) ^ с г - 1ал^ная
ОК
Рис. 14.15. В диалоговом окне Линия тренда выделите форму!.у.
которую Microsoft Gi aph будет использовать для аппроксимации
3. В разделе Построение линии тренда (аппроксимация и сглаживание) (Trend/ Regression Туре) выберите тип создаваемой линии. Каждый из представлен ных вариантов основан на формуле, по которой, используя информацию таб- лицы данных, вычисляются и прогнозируются точки линии. 4. В разделе Построен на ряде (Based On Series) выделите ряд данных, который будет использоваться для создания линии тренда.
468
♦
Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
5. Щелкните на вкладке Параметры (Options), введите название линии (если не обходимо), выберите длину периода, который желательно спрогнозировать, и выберите, нужно ли показывать уравнение или величины в диаграмме. Щелк ните на кнопке ОК: к диаграмме добавилась линия тренда (рис. 14.16).
Рис. 14.16. Линия тренда помогает читателю понять направление развития данных
Организационные диаграммы При создании новой организационной диаграммы в документе Word можно вво дить текст по ходу работы или же воспользоваться существующим текстом из Word, Microsoft PowerPoint или Microsoft Excel. Имеется набор гибких парамет ров, необходимых для настройки диаграммы в соответствии с документом. 1. Разместите текстовый курсор в том месте, где будет находиться диаграмма. 2. Выберите команду Вставка ►Рисунок ►Организационная диаграмма (Insert ► Picture ►Organization Chart). Word создаст базовую диаграмму —теперь в нее можно ввести текст и добавить необходимые фигуры (рис. 14.17).
Рис. 14.17. Word рисует простую орган! 1з а о н н у ю диаграмму и предоставляет инструменты для добавления фигур
Организационные диаграммы ♦
469
Элементы диаграммы В программе не так много элементов, имеющих отношение к организационной диаграмме. Для демонстрации взаимосвязей между людьми или процессами ис пользуются базовые формы: подчиненный, коллега и помощник, и к ним добав ляются ветви диаграммы. Ниже перечислены компоненты, с которыми происхо дит работа при построении диаграммы. ► Фигуры —текстовые надписи, использующиеся для имени персоны, описа ния шага алгоритма или определения отдела компании; ► Соединительные линии соединяют все фигуры диаграммы; ► Рамка диаграммы представляет собой границу вокруг организационной диа граммы — в сущности, это то же самое, что и полотно рисунка; она не выво дится на печать, но при желании можно добавить обычную границу; ► Панель инструментов Организационная диаграмма (Organization Chart) пре доставляет инструменты, необходимые для вставки, перемещения фигур и на стройки обтекания текстом. В табл. 14.2 перечислены все инструменты и даны примеры их использования. Таблица 14.2. Инструменты для обработки организационной диаграммы Кнопка
Название
Описание
Предназначается
Добавить фигу- Добавляет фигуру подчинен- для вставки новой позиции, перео ру (Insert Shape) ного, коллеги или помощника ны или проекта Макет (Layout)
в з
Изменяет структуру диаграм- Для демонстрации информации мы диаграммы в другой форме
Выбрать (Select) Отображает список для выбора элементов диаграммы
Для выделения конкретного уровня, например фигуры или ветви
Автоформат (AutoFormat)
Предоставляет коллекцию, из которой можно выбрать заданный стиль диаграммы
Для создания профессионального вида с согласованными цветами линиями
Обтекание текстом (Text Wrapping)
Показывает параметры обте- Для размещения текста вокруг, кания текста л, служащие для сверху и сньзу диаграммы или расположения текста вокруг даже на ней диаграммы
Масштаб (Zoom) Изменяет масштаб отображений
Для упрощения работы с диаграммой
Ввод текста Когда создана основа диаграммы, следующим шагом можно вводить текст в от дельные фигуры. Щелкните на форме вверху диаграммы и введите имя персоны, название места или процесса. Выровненный по левому краю фигуры текст по явится на экране (рис. 14.18). ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Обычные клавиши перехода между окнами — Enter, Tab и стрелки — не работают в ор ганизационной диаграмме. Чтобы перейти от фигуры к фигуре, переместите указатель мыши и щелкните.
470
♦
Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
жЛ
Д*г я.'г; ■• ‘
|
I
1 Н«<ывдтк-01# » L -iju a rl м 1
HsVTMOK ирода»"
Ь » яПЬИК л я яав М ую хЗ
'
Рис. 14.18. Word использует для текста шрифт, заданный по умолчайию для этого шаблона, но можно изменить шрифт, стиль, цвет и выравнивание
1
иё
Вставка фигур После создания диаграммы на экране появляется одна «старшая» фигура и три подчиненных. В большинстве случаев понадобится добавить и переупорядочить формы. Щелкните на фигуре, к которой нужно добавить соединение. Вид ее рам ки изменится, показывая, что она выделена. Щелкните на стрелке списка Доба вить фигуру (Insert Shape) панели инструментов Организационная диаграмма (Organization Chart) или щелкните правой кнопкой мыши. В открывшемся меню выберите вид связи: ► Подчиненный (Subordinate) добавляет фигуру уровнем ниже выделенной; ► Коллега (Coworker) добавляет фигуру того же уровня; ► Помощник (Assistant) добавляет фигуру уровнем ниже и в стороне от основ ной ветви.
Изменение структуры По умолчанию для упорядочивания организационных диаграмм используется базовая структура дерева^ но Word предоставляет и другие варианты. Чтобы ото бразить доступные структуры, щелкните на кнопке Макет (Layout) панели инст рументов Организационная диаграмма (Organization Chart) (рис. 14.19). Различные виды организации данных приведут к разным структурам диаграм мы, поэтому стоит поэкспериментировать с представленными вариантами, чтобы выбрать самый подходящий. Также следует учитывать, в каком месте страницы будет.располагаться диаграмма, насколько она соответствует общему дизайну и какое выравнивание может привлечь внимание читателя.
Выделение ветвей Во время работы с организационной диаграммой может понадобиться отредак тировать одновременно несколько элементов. Например, изменить цвет всех со единительных линий на голубой, добавить тень ко всем фигурам управляющего уровня или изменить цвет заливки фигур. В любом случае сначала необходимо выделить фигуры.. I
Организационные диаграммы ♦
471
Девосторонний Ц
Озавосторонний
В
Автомакет
Ц
Рис. 14.19. Можно выбрать различные типы структуры
Для выделения элементов диаграммы предназначено раскрывающееся меню Вы брать (Select). В нем представлены следующие варианты: ► Уровень (Level) выделяет все фигуры текущего уровня; ► Ветвь (Branch) выделяет все фигуры данной ветви; ► Все помощники (All Assistants) выделяет все фигуры помощников в диаграмме; ► Все соединительные линии (All Connecting Lines) выделяет все линии в диа грамме, после чего можно изменить их цвет, толщину и т. д. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Можно ли перенести фигуру из одной категории в другую? Это недопустимо (помощник не может стать подчиненным), — но программа позволяет удалить существующую фи гуру и создать новую.
Перемещение фйгур и ветвей Можно променять расположение выделенной фигуры или ветви в организаци онной диаграмме. Чтобы переместить фигуру, щелкните на рамке фигуры, кото рую нужно переместить. На экране появятся маркеры выделения. Расположите указатель мыши над одним из маркеров. Указатель примет вид четырехсторон ней стрелки. Перетащите фигуру на новое место —для этого нужно расположить пунктирную рамку над фигурой, подчиненным или помощником которой станет передвигаемая. (Учтите, что нельзя изменить место главной фигуры.) Структура диаграммы изменится вместе с перемещением фигуры. Если хотите передвинуть ветвь, щелкните па верхней фигуре ветви, чтобы на эк ране появились маркеры выделения. Щелкните на кнопке Выбрать (Select) пане
472
♦
Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
ли инструментов Организационная диаграмма (Organization Chart) и выберите ва риант Ветвь (Branch). Все фигуры этой ветви станут выделенными. Расположите указатель мыши над одной из фигур, чтобы он принял вид четырехсторонней стрелки. Перетащите ветвь в новое место, при этом пунктирная структура будет следовать за движением указателя мыши. Отпустите кнопку мыши —ветвь пере местится в новое место организационной диаграммы.
Использование автоформата К организационной диаграмме можно применить стандартный формат с помо щью команды Автоформат (AutoFormat). Щелкните на диаграмме, затем щелкните на кнопке Автоформат (AutoFormat) панели инструментов Организационная диа грамма (Organization Chart), и на экране появится диалоговое окно Библиотека стилей организационных диаграмм (Organization Chart Style Gallery) (рис. 14.20). Просмотрите стили и найдите подходящий, затем нажмите кнопку Применить (Apply). Библиотеке! стилей организационных диаграмм
СТ1^'ДИ«^РЭММЫ! М'- П < 4-ИЬ ■ 'Контур |Д в ой ной контур Ж ирны й контур О сновны е ц в ета Те н ь Объемный ц в е т [Гр а д и е н т Скобки Ф игурны е скобки Корешки мнит П олосы Р е ль е ф Р е ль е ф ны й гра ди е нт К вадратны е тени Каркас
Рис. 14.20. Выберите стиль в диалоговом окне Библиотека стилей организационных диаграмм
Управление обтеканием текста вокруг диаграммы или схемы Обтеканием текста вокруг диаграмм управляют те же самые функции, что и для работы с картинками и рисунками. Щелкните на кнопке Обтекание текстом (Text Wrapping) панели инструментов Организационная диаграмма (Organization Chart) и выберите подходящий стиль обтекания:
Построение схем ♦
473
► В тексте (In Line With Text) —располагает диаграмму в строке текста; ► Вокруг рамки (Square) —располагает текст справа и слева от диаграммы; ► По контуру (light) —располагает текст точно по контуру диаграммы; ► За текстом (Behind Text) —помещает текст поверх диаграммы; ► Перед текстом (In Front Of Text) —помещает диаграмму поверх текста; ► Сверху и снизу (Top And Bottom) — располагает текст выше и ниже диа граммы; ► Сквозное (Through) —размещает текст на пустом пространстве диаграммы; ► Изменить контур или границу обтекания (Edit Wrap Points) — позволяет точно отрегулировать способ обтекания диаграммы.
Построение схем Существующие отдельно от организационной диаграммы, схемы позволяют де монстрировать более сложные связи, зависимости, процессы и т. д. Word предо ставляет пять различных типов схем — полный комплект инструментов для иллюстрации данных.
Выбор подходящей схемы Кроме типа Организационная диаграмма (Organization Chart) Word содержит сле дующие виды схем, которые можно использовать в документах: ► Циклическая (Cycle) показывает циклический процесс; ► Радиальная (Radial) демонстрирует отношение различных элементов с корне
вым элементом; ► Пирамидальная (Pyramid) изображает фундаментальные отношения элементов; ► Диаграмма Венна (Venn) отображает области перекрывания элементов;
► Целевая (Target) показывает отношение к корневому элементу или цели.
Создание схемы Вставка схемы состоит из двух щелчков мышью. Щелкните в том месте доку мента, куда требуется вставить схему. Выберите команду Вставка ►Организаци онная диаграмма (Insert ►Diagram) или щелкните на кнопке Диаграмма или орга низационная диаграмма (Diagram) панели инструментов Рисование (Drawing). Откроется диалоговое окно Библиотека диаграмм (Diagram Gallery), показанное на рис. 14.21. Щелкните на желаемом типе схемы и на кнопке ОК. Схема будет вставлена в документ, а на экране появится панель инструментов Диаграмма (Diagram). В табл. 14.3 перечислены все кнопки этой панели.
474
♦
Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
Выберите хил диаграммы:
<ч?/> <П>
©
▲
организационная диаграмма Отображение структуры отношений ОК
Отмена
Рис. 14.21. Выберите тип создаваемой схемы в диалоговом окне Библиотека диаграмм
Таблица 14.3. Инструменты панели Диаграмма Кнопка Название
М
Описание
Использование
Добавить фигуру (Insert Позволяет добавить фигуShape). (Этот инструмент ру, подходящую по форме и два следующих изменя- к типу схемы ют вид в зависимости от типа схемы)
Вставка еще одного эле мента в схему
Переместить фигуру назад Перемещает выделенную (Move Shape Backward) фигуру на один шаг назад или вниз
Изменение порядка эле ментов схемы
Изменение порядка эле Переместить фигуру впе- Перемещает выделенную ред (Move Shape Forward) фигуру на один шаг вперед ментов схемы или вверх Обратить диаграмму (Reverse Diagram)
Переключает порядок эле* ментов выделенной схемы
Перемещение верхнего элемента в нижнюю часть схемы
Макет (Layout)
Предоставляет команды для изменения размера схемы
Уменьшение размеров схе мы для расположения тек ста вокруг нее
Автоформат (AutoFormat)
Отображает библиотеку установленных форматов схем
Создание схемы профес сионального вида
Заменить на (Change То)
Показывает меню Для вы* бора другого вида схемы
Изменение текущего вида схемы
Обтекание текстом (Text Wrapping)
Предоставляет команды обтекания текстом
Настройка обтекания текста вокруг схемы
й
Ш
Построение сх$м ♦
475
Расширение схемы По умолчанию схемы появлякл ся в зада] той форме, но при необходимости по зволяют вставить дополнительные фигуры. Выделите фигуру, рядом или над ко торой нужно добавить еще одну. Затем щелкните на кнопке Добавить фигуру (Insert Shape) панели инструментов Диаграмма (Diagram), и новая фигура будет вставлена в схему. Тип фигуры зависит от вида созданной схемы: ► полоса для пирамиды; ► перекрывающий круг для диаграммы Венна; ► круг и соединительная линия для радиальной схемы; ► сегмент для циклической схемы;, * ► кольцо для целевой схемы.
Перемещение элементов схемы Перемещение фигур в схеме немного отличается от передвижения форм органи зационной диаграммы. Вместо выделения и перетаскивания целой ветви идет работа с отдельными элементами. Выделите фигуру, которую нужно передви нуть, и воспользуйтесь одним из инструментов Переместить фигуру назад (Move Shape Backward), Переместить фигуру вперед (Move Shape Forward), Обратить диаграмму (Reverse Diagram).
Изменение размера схемы Изменение размера схемы происходит с использованием кнопки Макет (Layout) панели инструментов Диаграмма (Diagram). Щелчок на этой кнопке открывает меню с тремя командами помимо пункта Автомакет (AuioLayout): I ' ■ ' ► Автоподбор размера диаграммы (Fit Diagram То Contents) сжимает пустое про странство вокруг схемы; ► Развернуть диаграмму (Expand Diagram) расширяет рамку схемы; ► Изменить масштаб диаграммы (Scale Diagram) изменяет размер схемы. Если выбрать эту команду, на рамке схемы появляются маркеры. Щелкните на маркере и потяните его, увел] [чивая шщ уменьшая схему.
Использование автоформата Кнопка Автоформат (AutoFormat) открывает диалоговое окно Библиотека стилей диаграмм (Diagram Style Gallery), показанное на рис. 14.22 и очень похожее на диалоговое окно Библиотека стилей организационных диаграмм (Organization Chart Style Gallery). Библиотека содержит набор различных стилей —здесь вы найдете различные цветовые решения и фигуры для каждого из типов схем-Поэкспери ментируйте с форматами и подыщите подходящий для создаваемого документа. Затем щелкните на кнопке Применить (Apply).
476
♦
Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
Рис. 14.22. Выберите подходящий стиль в окне Библиотека стилей диаграмм
Изменение типа схемы Значительное преимущество новых средств построения схем заключается в про стоте изменения одного типа на другой. Например, если для иллюстрации про цесса появления нового продукта на рынке используется циклическая схема, но она недостаточно хорошо соответствует поставленной задаче, можно переклю чить тип схемы на радиальный, не затрагивая текстовые данные. Чтобы изме нить тип схемы, щелкните на ней, затем щелкните на кнопке Заменить на (Change То) панели инструментов Диаграмма (Diagram) и выберите нужный ва риант. Схема будет перерисована в соответствии с новым типом.
Часть III Проектирование страницы с максимальным визуальным воздействием / . л. Глава 15. Параметры страницы, и нумерации Глава 16. Форматирование документа с помощью шаблонов, мастеров, надстроек и XML-схем ^ Глава 17. Надписи, рамки, фон и темы Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя
и нумерация* Подготовка документа Изменение полей и ориентации Выбор размера и источника бумаги Настройка макета Управление разрывом страниц Оформление колонтитулов Сетка документа
Подготовка документа ♦
479
Случалось ли вам начинать создавать документ, выполняя одну задачу, которая по ходу дела менялась (иногда даже против вашего желания) на Совершенно противоположную? Простой текст, расположенный в одной колонке, вдруг ста новится сложным документом с несколькими колонками, а в буклете появляет ся элемент, который даже не планировался. Изменяется все: поля, ориентация, количество колонок, верхние и нижние колонтитулы. Понятно, что когда требу ется сделать работу в сжатые сроки, вовсе не хотелось бы заниматься редакти рованием структурных элементов документа, но, к счастью, Word позволяет эф фективно выполнить подобные изменения, затратив на это минимум времени и усилий. Независимо от t o f o , продумываете ли вы свою публикацию заранее или меняете ее оформление в процессе работы, видом страницы управляют средства настрой ки параметров страницы Microsoft Word. В процессе подготовки документа сле дует учесть следующие моменты: ► расположение названий разделов, номеров страниц и верхних и нижних ко лонтитулов; ► размер верхнего, нижнего, лёвого и правого полей; ► ориентацию документа; ► размер бумаги и вид подачи бумаги в принтер; ► количество страниц на листе бумаги; ► интервал между колонками; ► разрывы страниц, колонок и разделов; ► содержимое верхнего и нижнего колонтитулов; ► размещение текста и размеры интервалов на странице для языков с верти кальным написанием. В данной главе мы рассмотрим все перечисленные выше темы и средства Word, связанные с настройкой страницы. с ,D.сt ыщ * < л 0> j ч СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Разумеется, параметры страницы можно настроить в любой момент в процессе созда ния и редактирования документа» но стоит заранее продумать и спланировать основ ные элементы — это сэкономит время и избавит от проблем, связанных с дополнитель ной коррекцией. Кроме того, если формируется стандартный документ р р я других сотрудников отдела, утверждение основного набора параметров в начале работы мо жет стать гарантией того, что вам не придется много раз переделывать документ, меняя поля, размер страницы и т. д. Внесение радикальных изменений в настройки документа, таких как замена ориентации страницы с книжной на альбомную, существенно влияет на содержимое. Если переклю чить ориентацию после ввода текста и графики, установки верхних и нижних колонтиту лов и разбиения на разделы, потом придется долго редактировать текст.
Подготовка документа Параметры страницы устанавливаются в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup). Открыть его можно несколькими способами:
480
♦
Глава 15. Параметры страницы и нумерация
► выберите команду Файл ►Параметры страницы (File ►Page Setup); ► в режиме Разметка страницы (Print Layout) дважды щелкните на вертикальной или горизонтальной линейке или на верхнем левом углу страницы (а если у вас установлен язык с такими же параметрами, что и японский, можно щел кать на любом углу страницы); ► нажмите сочетание клавиш Alt+F+U; ► щелкните на кнопке Параметры страницы (Page Setup) на панели инструмен тов Колонтитулы (Header And Footer); ► дважды щелкните на отметке разрыва раздела. Диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup) (рис. 15.1) в Word 2003 вы глядит практически так же, как и в Word 2002. Если в пакете Microsoft Office установлена поддержка упрощенного китайского, традиционного китайского, японского или корейского языков, то в диалоговом окне становится доступна вкладка Сетка Документа (Document Grid). Эти, а также и другие языки устанавли ваются с помощью средства Языковые параметры Microsoft Office 2003 (Microsoft Office 2003 Language Settings), которое вызывается командой Пуск ►Программы ► Microsoft Office ►Языковые параметры Microsoft Office 2003 (Start ►All Programs ► Microsoft Office ►Microsoft Office 2003 Language Settings).
Рис. 15.1. Диалоговое окно Параметры страницы позволяет устанавливать параметры, влияющие на поля, размер бумаги, макет и пространство документа
Основные настройки страницы определяются на следующих вкладках: ► Вкладка Поля (Margins) позволяет устанавливать размеры верхнего, нижнего, левого полей и размер переплета; выбирать ориентацию страницы и формат нескольких страниц. ► Вкладка Бумага (Paper) содержит все параметры, необходимые для определе ния размера листа бумаги и подачи в принтер бумаги и конвертов, на кото
Подготовка документа +
481
рых будет печататься информация. С нее, щелкнув на кнопке Параметры пе чати (Print Options), можно перейти в диалоговое окно Печать (Print). ► Вкладка Макет (Layout) позволяет устанавливать параметры разделов, верх них и нижних колонтитулов и выравнивания текста. Отсюда можно перейти в диалоговые окна Нумерация строк (Line Numbers) и Границы и заливка (Bor ders And Shading), щелкнув, соответственно, на кнопках Нумерация строк (Line Numbers) и Границы (Borders). ► Вкладка Сетка документа (Document Grid) управляет направлением текста в документе (горизонтальное или вертикальное)1и интервалами между симво лами и столбцами текста в восточно-азиатских языках. Здесь также можно определить настройки рисования сетки, наличие которой значительно упро щает контроль за размером из<рбражений в документе.
Установка параметров документа в целом Прежде всего нужно решить, какие области документа будут затрагивать на стройки страницы. Можно применить параметры страницы ко всему документу, начиная с текущей позиции курсора до конца документа или только к выделен ному фрагменту. 1. Откройте документ и, если необходимо, расположите курсор в том месте, с которого будут применяться настройки страницы, или выделите подлежа щие форматированию текст и объекты. 2. Выберите команду Файл > Параметры сфаницы (File ►Page Setup). 3. В диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) на вкладке Поля (Margins) щелкните на стрелке списка Применить (Apply То) и, в зависимости от предъ являемых требований, выделите один из его пунктов: > чтобы применить настройки ко всему документу, выберите вариант Ко все му документу (Whole Document); > в документ? с несколькими разделами, если нужно применить настройки к разделу, в котором находится курсор, выберите вариант К текущему раз делу (This Section); > чтобы применить настройки, начиная с л*шедши курсора, выберите вари ант До конца документа (This Point Forward); > к выделенному фрагменту —вариант К выделенному тексту (Selected Text); > к разделу, содержащему выделенный текст, —вариант К выделенному раз делу (Selected Sections). ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Варианты До конца документа (This Point Forward) и К выделенному тексту (Selected Text)/K выделенному разделу (Selected Sections) взаимно исключают друг друга, то есть если доступен один, то недоступны ддоугие, и наоборот, в зависимости от того, выделе но ли что-нибудь в документе.
СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Word позволяет сочетать варианты «для целого документа» и «для выделенных фраг ментов или разделов». Например, можно установить нестандартное левое поле для всего документа и добавить номера строк только для раздела или блока текста.
482
♦
Глава 15. Параметры страницы и нумерация
Работа с разделами Если требуется установить параметры страницы только для выделенного раздела, расположите текстовый курсор в точке, начиная с которой будут происходить изменения, или выделите подлежащий изменению фрагмент (в который могут входить текст, изображения, объекты и другие элементы). Затем выберите коман ду Файл ►Параметры страницы (File ►Page Setup) и в открывшемся диалоговом окне в списке Применить (Apply То), выберите подходящий вариант и установите новые параметры. Если был выбран пункт До конца документа (From This Point Forward), программа применит изменения в настройках ко всему оставшемуся тексту документа, а в точку курсора автоматически будет вставлена отметка Раз рыв раздела (со следующей страницы) (Section Break (Next Page)). Отметки раз рывов разделов по умолчанию выводятся на экран в обычном режиме просмот ра, а во всех остальных режимах просмотра для этого нужно щелкнуть на кнопке Непечатаемые знаки (Show/Hide) стандартной панели инструментов. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------- -------------------- --------------------------------Чтобы увидеть настройки страницы для конкретного раздела, дважды щелкните на от метке разрыва раздела. Откроется диалоговое окно Параметры страницы (Page Options) с интересующими вас установками.
Если нужно, чтобы часть параметров страницы теряла силу, начиная с некото рой точки до конца документа (например, был увеличен правый отступ для кон кретного раздела, но затем желательно вернуться к нормальному размеру полей), расположите в этом месте текстовый курсор, откройте диалоговое окно Парамет ры страницы (Page Setup) во второй раз, в списке Применить (Apply То) выберите вариант До конца документа (From This Point Forward) и верните обычные уста новки. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Как правило, когда требуется отформатировать определенный фрагмент документа, пусть даже содержащий несколько разделов, быстрее получается сделать это, выделив фрагмент и применив к нему нужные настройки страницы (вариант К выделенному тек сту (Selected Text)), а не устанавливая дважды в нужные места курсор, вызывая диалрговое окно Параметры страницы (Page Options) и дважды меняя в нем настройки.
Сохранение в активном шаблоне используемых по умолчанию параметров страницы Получив однажды набор параметров страницы, удовлетворяющий вашим требо ваниям, сохраните их как используемые по умолчанию. При этом Word записы вает настройки в шаблон активцого документа. Если к документу не был присо единен какой-либо нестандартный шаблон, изменения сохранятся в шаблоне Обычный (Normal), поскольку именно на нем по умолчанию основываются все новые документы. После сохранения настроек страницы как используемых по умолчанию они будут применяться ко всем документам, создаваемым на базе со держащего их шаблона. Сохраняются настройки следующим образом. 1. Расположите текстовый курсор там, откуда должно начаться действие новых параметров.
Изменение полей и ориентации ♦
483
2. Выберите команду Файл ►Параметры страницы (File ►Page Se1 jp) —откроет* ся диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup). 3. Настройте параметры страницы. 4. Щелкните на кнопке По умолчанию (Default), расположенной в левом нижнем углу диалогового окна. Появится сообщение, подобное представленному на рис. 15.2, запрашивающее подтверждение изменения настроек, используемых но умолчанию в текущем шаблоне. При согласии щелкните на кнопке Да (Yes); в противном случае щелкните на кнопке Нет (No). На рис. 15.2 новые параметры предлагается сохранить в шаблоне под названием shablon, но если документ будет основан на шаблоне Обычный (Normal), в диалоговом окне появится именно его имя. Microsoft OfficeWord Изменитьпараметрыстраницы, исполыувиыепоумолчанию? Этиимченени -5удут отраженывовсехнови*деклентах, ислольэуюшк:
вдблои
щ
I
Рис. 15.2. Сделайте текущие параметры страницы новыми установками, используемыми по умолчанию в активни.м шаблоне
СОВЕТ ---------------------------------------------------------- -------- ------------------------ -----------------------Всегда сохраняйте чистую резервную копию стандартного шаблона в отдельной папке на жестком диске или сервере. Тогда, если понадобится вернуться к старому набору параметров, это можно будет сделать без исправления настроек Word, просто скопиро вав шаблон. Если же требуется восстановить шаблон Обычный (Normal), выйдите из Word, переименуйте файл Normal.dot (здесь лучше использовать говорящее за себя на звание, например Normal_old.dot) и затем запустите Word. Программа автоматически создаст новый шаблон Normal dot с настройками, изначально применяемыми по умол чанию.
Изменение полей и ориентации Наиболее часто редактируемылд: параметрами, вероятно, являются размеры полей и ориентация страницы. С. помощью полей в документе контролируется коли чество свободного пространства по верхнему, нижнему, левому и правому краям страницы. Кроме того, можно управлять размером промежутка, оставляемого для будущего переплета. Word позволяет установить переплет по левому или верхнему краю страницы. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если предполагается переплетать создаваемый документ, проверьте, что на странице для этого оставлено достаточно места. Если документ печатается на одной стороне листа, а переплет выбран слева, все поля для переплета будут отображаться в виде свободного пространства по левому краю страницы. Если же печать документа — дву сторонняя, щелкните на стрелке списка Несколько страниц (Multiple Pages) и выберите вариант Зеркальные поля (Mirror Margins). Подробнее печать документ! в рассматрива ется в главе 3.
484
♦
Глава IS. Параметры страницы и нумерация
Настройка полей В начале работы с новым документом Word, созданным на основе шаблона Normal.dot, левое и правое поля равны 3,17 см (1,25 дюйма), а верхнее и ниж нее — 2,5 см (1 дюйм). Можно изменить настройки полей двумя различными способами: ► перетащите маркеры левого и правого отступов на горизонтальной линейке и края закрашенных серым цветом областей на вертикальной линейке, уста навливая нужный размер полей (в режимах просмотра Обычный (Normal), Веб-документ (Web Layout) и Разметка страницы (Print Layout)); С О В Е Т------------------------------------------------------------------------------------------------ _ _ ----------------Чтобы показать или скрыть линейки, выберите команду Вид ►Линейка (View> Ruler).
► измените размеры полей в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup), щелкнув на сиответ г гвующем поле ввода и набрав нужную величину. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------Когда определяется размер переплета и выоираетСя его расположение в списке Поло жение переплета (Gutter Position), Word добавляет введенную величину к левому или верхнему полю (или левому и правому, если установлен вариант Зеркальные поля (Mirror Margins)).
Выбор ориентации Ориентация документа влияет на то, как текст будет печататься на странице. Книжная ориентация соответствует традиционной печати документа на верти кальном листе бумаги, альбомная приводит к печати документа по горизонтали. В каких случаях стоит использовать каждую ориентацию? Приведем примеры: ► Книжная (Portrait) ориентация применяется дтя обычных документов, писем,
отчетов, информационных бюллетеней, веб-страниц и счетов; ► Альбомная (Landscape) ориентация удобна для объявлений, титульных стра ниц, диаграмм, календарей, таблиц, рисунков и складных брошюр. Чтобы изменить ориентацию документа, откройте диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), выбрав команду Файл ►Параметры страницы (File ►Page Setup), и щелкните на вкладке Поля (Margins). Щелкните на варианте Альбомная (Landscape), чтобы напечатать документ так, что его верхняя строка будет распо лагаться вдоль длинного края листа бумаги. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------Можно при желании изменить ориентацию страницы на альбомную в части документа, а затем вернуться назад к книжной. Расположите курсор там, где нужно изменить ори ентацию, в диалоговом окне Параметры стран^ць; (Page Setup) на вкладке Поля (Margins) в списке Применить (Apply То) выберите подходящий вариант. Теперь устано вите ор /€нтацию. После щелчка на кнопке OK Word начнет новую страницу (в зависимо сти от области применения настроек) и изменит ориентацию на заданную.
Изменение полей и ориентации ♦
485
Работа с несколькими страницами При работе со сложными документами иногда требуется устанавливать различные поля в зависимости от типа текста. Например, в стандартном отчете допустимы равные правое и левое поля, но документ, который потом будет переплетаться, или публикация, построенная так, что левая и правая страницы дополняют друг друга, требуют большей гибкости в установке параметров страницы. Если необходимо настроить несколько страниц так, чтобы они имели разные па раметры, вам поможет список Несколько страниц (Multiple Page) д::атогового окна Параметры страницы (Page Setup). Именно в нем задается <траниЦа с зер кальными полями, расположение двух страниц на одном листе и два вида бро шюр, как показано в табл. 15.1. Таблица 1 5 .1 .
Выбор параметров для нескольких страниц
Вариант Обычный (Normal)
Просмотр
Описание Докууент с одинаковыми полями и верхним и ниж ним колонтитулами на каждой странице
/ Зеркальные поля (Mirror Margins)
Документ, в котором зеркально отражаются левое и правое поля на четных и нечетных страницах
Две страницы на листе (Two Pages Per Sheet)
Делит текущую страницу на две по горизонтали
>рошюра (Book Fold)
Обрабатывает ьацдую страницу как разворот газе* ты используя если н^жно, зеркальное отражение полей и переплет
Брошюра с обрат ной нумерацией страниц (Reverse Book Fold)
Позволяет создавать буклет, в котором текст чита ется справа налево, как в арабском, семитском или восточно-азиатских языках (в последних ие роглифы записываются в столбцах сверху вниз, а столбцы запись ва ется справа налево). Этот ва>риант доступен только в том случае, если установ лена поддержка соответствующих языков (диало говое окно Языковые параметры Microsoft Office 2003 (Microsoft Office 2003 Language Settings))
Выполните следующее. 1. Выберите команду Файл ►Параметры страницы (File ►Page Setup) —откроет ся диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup).
486
♦
Глава 15. Параметры страницы и нумерация
2. Задайте поля, бумагу и макет на соответствующих гкладках окна. 3. В разделе Страницы (Pages) на вкладке Поля (Margin) щелкните на стрелке списка Несколько страниц (Multiple Pages). В табл. 15.1 демонстрируются раз личные варианты, предлагаемые списком. 4. Выберите пункт списка, затем щелкните на кнопке ОК. Word внесет измене ния в активный документ.
Выбор размера и источника бумаги >* ,■ Следующий шаг состоит в подготовке документа к окончательной печати Какой размер бумаги или конверта предполагается использовать, как будет подаваться бумага в принтер? Word предлагает достаточно большой диапазон размеров бу маги. В русской версии Word стандартом является формат А4 —21 на 29,7 см, но в американской по умолчанию буДет установлен формат Letter —8,5 на 11 дюймов (21,59 на 27,94 см.) В дополнейие к обычным размерам листа бумаги Word пре доставляет форматы Legal, Executive и даже японский стандарт.
Размер бумаги Чтобы выбрать размер бумаги, откройте диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup) и щелкните на вкладке «Бумага (Paper). Все представленные здесь параметры имеют отношение к размеру бумаги и способу ее подачи в принтер (рис. 15.3). Щелкните на стрелке списка Размер бумаги (Paper Size) и задайте желаемый размер.
Рис. 15.3. Определите размер и источник бумаги на вкладке Бумага (Paper)
Настройка макета ♦
487
Источник бумаги Источник бумаги сообщает Word, откуда ему получить листы бумаги для печа ти документов. Если идет работа с принтером, имеющим несколько лотков, можг но настроить печать так, чтобы одна страница печаталась на бланке с одного лот ка, а следующие страницы печатались на обычных листах из другой стопки. Чтобы выбрать новый источник бумаги, щелкните на вкладке Бумага (Paper) диало гового окна Параметры страницы (Page Setup) и задайте желаемый вариант подачи бумаги в списках Первая страница (First Page) и Остальные страницы (Other Page). Очевидно, что перед печатью документа стоит убедиться, что все параметры пе чати работают правильно. Поскольку в настройках страницы и печати довольно много параметров перекрывают друг друга, обязательно выделите время на их проверку —щелкните на кнопке Параметры печати (Print Options) в нижнем левом углу вкладки Бумага (Paper). Если используется формат бумаги А4 или Legal или же планируется двусторонняя печать, установите соответствующие флажки. СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------- ----------------------------------- -------За дополнительной информацией о печати в Word 2003 обращайтесь к главе 3.
Настройка макета В зависимости от свойств создаваемого документа может понадобиться устано вить параметры структуры текста, которые задают количество колонок, настраи вают верхний и нижний колонтитулы, выравнивание, нумерацию строк и т. д. Все они объединяются на вкладке Макет (Layout) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup), изображенной на рис. 15.4.
Рис. 15.4. На вкладке Макет расположены настройки, контролирующие начальные точки разделов, отображение колонтитулов, вертикальное выравнивание содержимого страницы, нумерацию строк и границы
488
♦
Глава 15. Параметры страницы н нумерация
Форматирование разделов Word предоставляет несколько вариантов начала нового раздела. Каждый раз, когда выбирается пункт До конца документа (This Point Forward) списка Приме нить (Apply То), программа создает новый раздал и применяет к нему установлен ные параметры страницы. Если требуется изменить настройки в определенном разделе, перед вызовом диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) уста новите в этом разделе текстовый курсор и в списке Применить (Apply То) выбери те подходящий вариант. Затем выведите на экран доступные варианты, щелкнув на стрелке списка Начать разде/ (Section Start) вкладки Макет (Layout) диалого вого окна Параметры страницы (Page Setup), и выберите подх вдпцую команд]: ► На текущей странице (Continuous) —создает новьп^ раздел в точке распо поже нил курсора или, если настройки применяются к текущему разделу, ничего не создает; ► С новой колонки (New column) —начинает новую колонку вместе с новым раз делом; , ► Со следующей страницы (New page) —переходит на новую страницу, начиная новый раздел; ► С четной страницы (Even page) —переходит на следующую четную страниц] начиная новый раздел; ► С нечетной страницы (Odd page) — переходит на следующую нечетную стра ницу, начиная новый раздел. СМОТРИ ТАЮ) СЕ ----------------------------------------------------------------- ;----------------------Дополнительная информации о работе с разделами находится в главе 19.
Настройка параметров страницы для колонтитулов Верхний и нижний колонтитулы являются важной частью длинных документов. Например, в книгах в верхнем колонтитуле обычно располагают заголовки глав и название книги, а в нижний помещают номера строк. Колонтитулы, как прави ло, предоставляют читателям важную информацию о публикации: ее заголовок» имя автора, номера страниц, дату создания, Дату последнего изменения и другие данные. С помощью диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) можно создать колонтитулы, различающиеся для четных и нечетных страниц и для пер вой страницы и остальной публикации, и, конечно, определить их местоположе ние относительно краев листа бумаги. 1. Откройте диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), выбрав коман ду Файл ►Параметры страницы (File ►Page Setup). 2. Щелкните на вкладке Макет (Layout). Установите нужные флажки и парамет ры в разделе Различать колонтитулы (Headers And Fboters): > Четных и нечетных страниц (Different Odd And Even) позволяет создавать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц; например можно расположить номер в нижнем внешнем углу каждой страницы;
Настройка макета ♦
489
> Первой страницы (Different First Page) позволяет отключать колонтитулы на
первой странице, или наоборот, сформировать колонтитулы, которые бу дут напечатаны только на первой странице; > От края (From Edge) управлял размером свободного пространства между краем страницы и колонтитулами; введите нужное значение в поле ввода или воспользуйтесь стрелками Т и 1. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Более подробно колонтитулы рассматриваются далее в этой главе.
Выравнивание разделов по вертикали Word также позволяет по-разному выравнивать текст между верхним и нижним полями страницы. На вкладке Макет (Layout) диалогового окна Параметры стра ницы (Page Setup) щелкните на стрелке списка Вертикальное выравнивание (Ver tical Alignment) и выберите подходящий вариант: По верхнему краю (Тор), По центру (Center), По высоте (Justified) или tlo нижнему краю (Bottom). Если щелкнуть, на пример, на пункте По центру (Center), Word о т ц е н т р и р у е т содержимое докумен та между верхним и нижним полями, а если выбрать выравнивание по нижнему краю, текст сместится к нижнему краю страницы, а сверху образуется свободное пространство.
Нумерация строк Если в документе требуется нумеровать строки, номера можно добавить' автома тически с помощью диалогового окна Параметры страницы (Page Setup). Как и для всех остальных настроек, Word позволяет указать, где нужно нумеровать строки: во всем документе или в выделенном фрагменте или определенном раз деле. 1. Откройте диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), выбрав коман ду Файл ►Параг/.е.ры страницы (File ►Page Setup). 2. Настройте, если это необходимо, параметры на вкладках Поля (Margins), Бу мага (Paper) и Макет (Layout). 3. В списке Применить (Apply То) выделите подходящий вариант. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------По умолчанию при добавлении нумерации строк к выделенному фрагменту создается новый раздел, г.отор ый начинается с новой страницы. Если это нежелательно, в списке Начать раздел (Section Start) выберите вариант На текущей странице (Continuous), и то гда новый раздал расположится на текущей странице без разрыва содержимого доку мента.
4. На вкладке Маке, (Layout) щелкните на кнопке Нумерация стр ок (Line Num bers). Появится диалоговое окно Нумерация строк (Line Numbers), представ ленное на рис. 15.5.'' 5. Установите флажок Добавить нумерацию строк (Add Line Numbering). В поле Начать с (Start At) введите число, с которого нужно начать нумерацию.
490
♦
Глава 15. Параметры страницы и нумерация
Ь#ч*т»с,
I*
£ j'
fifi тексте;
Щвг» нумеогчий .<• »>jкаждойср*г*»*
f* ви4ждйнрв>де*и неорврьаио
Рис. 15.5. В диалоговом окне Нумерация строк определяются параметры нумерации
6. В поле От текста (From Text) задайте расстояние от текста документа, на кото ром будут располагаться номера строк. Это можно сделать с помощью стре лок или введя число вручную. По умолчанию расстояние задается в санти метрах (в американской версии — в дюймах), вариант Авто (Auto) включает настройки, принятые по умолчанию. 7. В поле Шаг (Count By) введите число, которое определяет, какие строки будут сопровождаться номерами. I Например, если требуется показать номера через строку, следует поставить в поле цифру 2. Чтобы номера отображались для каждой строки, оставьте используемое по умолчанию число 1. 8. В разделе Нумерация (Numbering) щелкните на варианте На каждой странице (Restart Each Page), если нужно, чтобы все страницы нумеровались по отдель ности, или на варианте В каждом разделе (Restart Each Section), если нужно начинать нумерацию заново в каждом разделе, или на варианте Непрерывно (Continuous), если требуете:! последовательно увеличивать номера во всем до кументе. 9. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Нумерация строк (Line Numbers)/ и еще раз щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно Пара метры страницы (Page Setup). ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------------Если в документе присутствуют заголовки, bi ‘.чвин. тые на левее поле страницы, то по сле добавления нумерации они могут оказаться урезанными. Исправляется это так: от кройте диалоговое окно Нумерация строк (Line Numbers) и измените число в поле От текста (From Text). По умолчанию здесь установлен вариант Авто (Auto), но увеличение пространства между текстом и номерами позволит оставить место и для нумерации, и для заголовков.
Создание границы страницы или раздела И еще одна полезная функция щгалоювого окна Параметры страницы (Page Setup] — в нем можно установить границы страниц и разделов одновременно с другими параметрами документа. Щелкните на вкладке Макет (Layout) и щелкните на кнопке Границы (Borders). На экране появится д] шюговое окно Границы и залив ка (Borders And Shading), позволяющее выбрать нужные настройки.
Управление разрывом ci раниц ♦
491
СМОТРИ ТАКЖ Е -----------------------------------------------------------------------Более подробное описание этого процесса находится в главе 18.
Управление разрывом страниц Как вы уже знаете, при создании документа любой длины Word автоматически вставляет разрывы страниц в подходящих местах, обозначая разделение страниц и показывая, как будет выглядеть напечатанная страница. Автоматический раз рыв страниц в режимах разметки страницы и чтения выглядит точно так, как он и должен выглядеть —становится видно, где заканчивается одна страница и на чинается другая. В обычном режиме разрыв страницы обозначается тонкой ли нией, состоящей из маленьких точек. Однако есть ситуации, в которых требует ся отделить текущую страницу от следующей в нестандартном месте. С этой задачей вам помогут справиться средства Word, позволяющие вставлять вруч ную разрывы страниц, разделов и колонок.
Добавление разрыва страниц вручную Вставить собственный разрыв страницы, предназначающийся для управления расположением данных на с границе, бывает нужно в следующих ситуациях: ► для создания страницы с минимальным набором информации, например ти тульного листа или отдельного маленького раздела, такого как эпиграф или содержащий сведения об авторах в книгах; ► для предотвращения разделения абзаца на две страницы; ► для того чтобы поместить на одной странице рисунок или таблицу и подпись или заголовок к ним; ► для того чтобы начать новый раздет с заголовком в первой стро ке страницы; ► для оконча ния раздела в случае, когда на текущей странице ни чего больше не должно быть. Чтобы добавить разрыв страницы вручную, расположите текстовый курсор в нуж? ном месте и нажмите клавиши Ctrl+Enter или выберите команду Вставка ►Разрыв (Insert ►Break) . Появится диалоговое окно Разр ь'-з (Break), показанное на рис. 15.6. Начать 9ШУ) * веум^ог'жгу Г
новую строку
Новый раздел
со щедунж,ои стран, mt.i
f* ги,
границ
• сдотайстраницы-
Рис. 15.6. С помощью диалогового окна ~*азрыв можно вставить разрывы страниц, колонок, текста и разделов
492
♦
Глава 15. Параметры страницы и нумерация
Вставка разрывов текста и колонок Также в документ можно добавить разрывы колонок и текста. Когда вставляется разрыв колонки (выберите команду Вставка ►Разрыв (Insert ►Break) и установите вариант Начать новую колонку (Column Break)), Word помещает его в точку рас положения курсора и переносит оставшийся текст в новую доступную колонку. Вариант Начать новую строку (Text Wrapping Break) пригодится, когда требуется вызвать разрыв текста, но нежелательно начинать новый абзац. Например, если текст оказался в одной строке с графиком, рисунком или другим элементом, вме сто того чтобы оставлять часть строки над изображением, можно вставит ь раз рыв строки, и текст расположится после графики.* Еще разрыв строки часто употребляется при оформлении стихотворений — когда нужно начать следую щую строку при еще незаполненной предыдущей, не применяя стиль абзаца (включая интервал' между абзацами) к каждой строке. Разрыв строки также можно вставить, не обращаясь к диалоговому окну Разрыв (Break), а нажав соче тание клавиш Shift+Enter. Он используется и на веб-страницах для отделения текста от объектов или другого текста, здесь разрыв строги эквивалентен встав ке тега
в HTML-код. ВНИМАНИЕ --------------------------------------------- --------------------------------------------------------------После того как вы закончили формирование документа и напечатали черновик, может оказаться, что документ разорван в нескольких местах. Чтобы разрешить эту проблему, щелкните на кнопке Непечатаемые знаки (Show All) стандартной панели управления. Все знаки форматирования отобразятся в документе, и можно будет найти и удалить нежелательные разрывы. СМОТРИ ТАКЖ Е --------------------------------------------------------------------------- — За дополнительной информацией о разделах обращайтесь к главе 19.
Оформление колонтитулов В документах Word добавление текста в области колонтитулов служит несколь ким целям. Помимо того, что наличие колонтитулов придает документу профес сиональный вид, в них располагают различную полезную информацию: название и дату публикации, сведения об авторе и авторском праве, номера страниц и т. д. Средства Word позволяют легко вставить в колонтитулы все перечисленные элементы, а также любой другой, текст, изображения и автотекст. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------;---------------------■--------------------- :----Колонтитулы становятся видны в напечатанном документе и в режимах разметки стра ницы, чтения и предварительного просмотра, в обычном режиме, режиме веб-страни цы и структуры они скрыты.
Создание колонтитулов Создание колонтитулов начинается с выбора команды Вид ►Колонтитулы (View ► В результате становятся видимыми области колонтитулов, и на экране появляется панель инструментов Колонтитулы (H eader And Footer), как показано на рис. 15.7. Кнопки этой панели инструментов описаны в табл. 15.2. Header And Footer).
Оформление колонтитулов ♦
493
Теперь, получив доступ к области колонтитулов, можно вводить в них текст, вставлять элементы автотекста, поля, изображения и т. д. Помните, что содержи мое колонтитулов можно увидеть только в режимах разметки страницы, чтения и в отпечатанном документе. . ДочунечтЭ Mirrnvifi Word
Рис. 15.7. Чтобы создать колонтитул, введите текст в выделенную на рисунке область и отформатируйте его Таблица 1 5 .2 . Кнопки панели инструментов Колонтитулы Кнопка
Название
Функция
Вставить автотекст (Insert AutoText)
Позволяет вставлять в колонтитулы апементы автотекста
Вставить поле номера стра- Вставляет поле {PAGE}, и котором отоницы (Insert Page Number) бражается номер текущей страницы Вставить число страниц (Insert Number of Pages)
Вставляет поле (NUMPAGE), в котором отображается количество страниц в доку менте
Формат номера страницы (Format Page Number)
Открывает диалоговое окно Формат но мера страницы (Page Number Format), позволяющее изменить вид нумерации, добавить к номеру страницы номер гла вы, продолжить нумерацию или начать ее с определенной страницы
Вставить поле даты (Insert Date)
Вставляет поле даты со стандартным форматом {DATE \@ "д.ММ.гггг")
Вставить поле времени (Insert Time)
Вставляет поле времени со стандартным форматом (TIME \@ "H:mm:ss") Продолжение «Р
494
♦
Глава 15. Параметр! i страницы и нумерация
Таблица 15.2. Продолжение
* ,,
. J ' ’. - •
Кнопка
Название
Функция
ш
Параметры страницы (Page Setup)
Открывает диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup). Элементы вклад ки Макет (Layout) позволяют по-разному ня лроить колонтитулы на четных и неютных страницах, s также отделить пер вую страницу от остального документа
I
щ
Основной текст (Show/Hide Dc.ci imentText)
Переключател! отображения текста доку мента. Он дает возможность скрыть ос новной текст, чтоб! >упростить просмотр содержимого колонтитулов
ш
Как в предыдущем (Link to Previous)
Связывает колонтитулы текущего и пре дыдущего разделов. Это упрощает согла сование вида колонтитулов между разде лами
ш
Верхний/нижний колонтитул Переключает от верхнего к нижнему ко (Switch Between Header лонтитулу, й наоборот/ускоряя процесс and Footer) перемещения между колонтитулами
JL
Переход к предыдущему (Show Previous)
Показывает предыдущий верхний или нижний колонтитул, который отличается от текущего
ш
Переход к следующему (Show Next)
Показывает следующий верхний или ниж ний колонтитул, который отличается от текущего
3axpi »ть колон итулы (Close Header and Footer)
Закрывает области колонтитулов и свя занную с ними панель инструментов
ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------- :---------------Если в колонтитулы добавить номер страницы, дату или время с помощью кнопок пане ли инструментов Колонтитулы (Header And Footer), они будут вставлень в виде полей. С полями допускается выполнять следующее: ► Редактировать коды Для этого нужно щелкнутЕ фавой кнопкой мыши на поле в об ласти колонтитула и выбрать в контекстном меню пункт Изменить поле (Edit Field). Откроется диалоговое окне Поле (Field), в котором можно выбрать, например, дру гой формат для отображения содержащихся в поле данных; ► Переключаться между кодами полей и отображаемыми в них данными. Для этого нужно щелкнуть на поле правой кнопкой мыши и вьчЗрать команду Коды/ значения полей (Toggle Reid Codes) или нажать сочетание клавиш Alt+F9; ► Обновлять поле, выделив его и нажав клавишу F9; ► Управлять видом полей на экране. Чтобы вклкчить или отключить выделение серым цветом, откройп i диалоговое окно Параметры (Options), перейдите на вкладку Вид (View) и выберите подходящий вариант в списке Затенение полей (Reid Shading).
ПРИМЕЧАНИЕ-----1---- ----------------- --------------------Более подробно поля рассматриваются в главе 31.
Оформление колонтитулов ♦
495
Редактирование колонтитулов и их расположения на странице Уже готовые колонтитулы всегда можно отредактировать, а также изменить их позицию и размер. Чтобы после работы с основной частью документа вернуться к областям колонтитулов, выберите команду Вид ►Колонтитулы (View ►Header And Footer) или дважды щелкните на любом из колонтитулов в режиме разметки до кумента или чтения. По умолчанию содержимое обоих колонтитулов выровнено по левому краю, а ши рина области составляет 1,25 см (0,5 дюйма), но выравнивание и позицию можно отредактировать следующим образом. ► Горизонтальное выравнивание содержимого колонтитулов. Щелкните на 6дной из кнопок выравнивания на панели инструментов Форматирование (For matting): По левому краю (Align Left), По центру (Center), По правому краю (Align Right), По ширине (Justify) и Распределенный абзац (имеется только в русской версии). Есть и другой способ: можно расположить курсор перед текстом ко лонтитула и нажать клавишу Tab один раз, чтобы центрировать его, или два раза для выравнивания по правому краю. ► Позиция колонтитулов относительно краев страницы. Чтобы изменить рас стояние между колонтитулами и краями страницы, нужно обратиться к на стройкам, расположенным на вкладке Макет (Layout) диалогового окна Па раметры страницы (Page Setup). Открыть это окно проще всего, щелкнув на одноименной кнопке панели инструментов Колонтитулы (Header And Footer), но также можно выбрать команду Файл ►Параметры страницы (File ►Page Setup). На вкладке Макет (Layout) измените величины в полях От края (From Edge). ► Позиция колонтитулов относительно содержимого документа. Чтобы задать размер свободного пространства между колонтитулом и содержимым доку мента, сначала нужно переключиться в режим разметки страницы и вывести на экран линейки (командой Вид ►Линейки (View ►Ruler)). Затем активизизировать колонтитул и мышью переместить любую из границ колонтитула на вертикальной линейке. Помните, что любые изменения, вносимые в колонтитул на одной странице, по умолчанию применяются к колонтитулам на всех остальных страницах этого раздела, а если документ нр поделен на разделы —ко всему документу. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы в одной части документа создать колонтитулы, отличные от расположенных в других частях, достаточно разбить документ на разделы, а потом настроить колонти тулы для каждого из них. А если редактируется документ, состоящий из нескольких раз делов, и требуется, чтобы в двух расположенных друг за другом разделах колонтитулы совпадали, нужно щелкнуть во втором разделе и щелкнуть на кнопке Как в предыдущем (Link to Previous) панели инструментов Колонтитулы (Header And Footer). Работа с раз делами также рассматривается в соответствующей части этой главы и в главе 19.
496
♦
Глава 15. Параметры страницы и нумерация
Удаление колонтитулов Чтобы удалить колонтитул, активизируйте области колонтитулов, выбрав ко манду Вид ►Колонтитулы (View ►Header And Footer), выделите содержимое нуж ного колонтитула и нажмите клавишу Delete или сочетание Ctrl+X. При этом уда лится содержимое во всех аналогичных колонтитулах раздела или документа. Если требуется убрать колонтитулы только из определенного фрагмента, нужно предварительно отделить его от остального документа разрывами разделов.
Нумерация страниц В WQrd существует два основных способа ну: герашш страниц. Можно создать простую нумерацию» выбрав команду Вставка ►Номера страниц (Insert ►Page Numbers) и затем настроив позицию номеров в диалоговом окне Номера страниц (Page Numbers), продемонстрированном на рисунке ниже. При этом Word авто матически вставит эти номера в верхний или нижний колонтитул, в зависимости от выбранного в окне варианта.
Если же требуется сформировать более сложную систему нумерации и рядом с номером страницы поместить дополнительную информацию, следует вручную настроить верхний и нижний колонтитулы. Этот процесс описан в предыдущ] 4Х разделах. Но в о(юих случаях иногда бывает необходимо расположить номер страницы за пределами области колонтитулов. В этом случае поле с номером перетаскивают мышью в нужное место следующим образом. 1. Вставьте обычный номер страницы либо с помощью диалогового окна Номе ра страниц (Page Numbers), либо создав верхний или нижний колонтитул. 2. Дважды щелкните на области колонтитула или выберите команду Вид ► Колонтитулы (View ►Header And Footer). 3. Щелкните на номере страницы так, чтобы выделилось содержащее его поле. 4. Поместите указатель мыши над появившейся рамкой —он примет вид пере крещивающихся стрелок —Иперетащите поде в нужное место документа. После этого во всем документе номера страниц будут отображаться в таких «пла вающих» полях, но они остаются привязанными к колонтитулам, и чтобы изме нить их расположение или свойства, следует предварительно активизировать щелч ком область нужного колонтитула.
Сетка документа ♦
497
Сетка документа Если у вас в Microsoft Office 2003 поддерживаются упрощенный китайский, тра диционный китайский, японский или корейский языки (они устанавливаются в диалоговом окне Языковые параметры Microsoft Office 2003 (Microsoft Office 2003 Language Settings)), в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) появля ется вкладка Сетка документа (Document Grid), помогающая настроить располо жение строк и символов в документе. Она изображена на рис. 15.8. Параметры стр нхцы Поля
} Бум »а } M «r«t
Сетка ьакунента ]
Направлениете^стд Направление!,
•' гар»*жт 4пьно
Стоп£иы.
Сетк»
скрыть сетку
сетка арок и
тоз>косет«<;тр(
привй5«тк те л т к с в т « »«а»;ав
чнаки
ПоуИООДЗгИС. " ■-д Рис. 15.6. Сетка документа позволяет установить точный размер интервалов между строками и символами в документах, написанных на восточно-азиатских языках
Параметры на вкладке Сетка документа На вкладке Сетка документа (Document Grid) определяется количество символов в строке, количество строк на странице, высота символов (интервал между сим волами в столбце) и интервал между строками. В документах на восточноазиат ских языках строки располагаются по вертикали. Чтобы воспользоваться средством Сетка документа (Document Grid), выполните следующее. 1. Выберите команду Файл ►Параметры страницы (File ►Page Setup). В диалого вом окне Параметры страницы (Page Setup) перейдите на вкладку Сетка доку мента (Document Grid). 2. Если требуется, чтобы текст располагался вертикально, в направлении сверху вниз, щелкните на варианте Вертикально (Vertical) в разделе Направление тек ста (Text Flow). В противном случае, для традиционного отображения текста слева направо, оставьте вариант Горизонтально (Horizontal). По необходимости задайте количество столбцов в поле Столбцы (Columns). Обратите внимание, что документ в окошке предварительного просмотра диалогового окна тут же изменяется в соответствии с установленными параметрами.
498
♦
Глава 15. Параметры страницы и нумерация
3. Чтобы включить сетку, выберите один из вариантов: t> Только сетка строк (Specify Line Grid Only) позволяет выбрать параметры в разделе Строки (Lines): можно установить'размер интервала между стро ками, выбрав желаемое количество строк на странице или шаг, с которым появляются строки на листе; эти величины связаны между собой. > Сетка строк и знаков (Specify Line And Character Grid) делает доступными все параметры разделов Знаки (Character) и Строки (Lines); они позволяют определить количество знаков в строке и количество строк на странице, также здесь можно установить шаги для знаков и строк. > Привязать текст к сетке знаков (Text Snaps То Character Grid) отключает па раметр Шаг (Pitch), но оставляет возможность выбора параметров Знаки в строке (Characters Per Line) и Строки на странице (Lines Per Page). 4. Щелкните на стрелке списка Применить (Apply То) и выберите область доку мента, к которой нужно применить сетку. Затем щелкните на кнопке ОК. Если на вкладке Сетка документа (Document Grid) было изменено направление текста, Word создаст новую страницу, на которой применит настройки сетки. Если же направление текста сохранилось, изменения в параметрах сетки будут приведены в действие, как только вы начнете вводить текст в текущем разделе.
Отображение сетки документа Если вам хочется видеть сетку во время работы, вызовите диалоговое окно Пара метры страницы (Page Setup) на вкладке Сетка документа (Document Grid). Щелк ните на кнопке Сетка (Drawing Grid), находящейся в нижнем левом углу окна. В от крывшемся диалоговом окне Привязка к сетке (Drawing Grid) установите флажок Отображать линии сетки на экране (Display Gridlines On Screen) (рис. 15.9). Дважды щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу, в котором появится сетка.
Посоргеоитллк: По Вертикали;
Г йспояьюмт» попя
I огоь-оонташ
Поудопчанито... | Р
ОК
|
Отмена
j
Рис. 15.9. В этом диалоговом окне определяются параметры отображения сетки ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------Линии сетки выводятся на экран только в режиме разметки страницы.
надстроек и XML-схем Как работает шаблон? Шаблон Normal.dot Создание документа на основе существующего шаблона Создание шаблона Применение к документу стилей из библиотеки стилей Присоединение шаблона к документу Общие шаблоны Редактирование существующих шаблонов Защита шаблонов Построение документов с помощью мастеров Надстройки Word Присоединение XML-схем
0
500
♦
Глава 16. Форматирование документа
Компьютеры день ото дня становятся все более умными, но, вне зависимости от сложности выполняемой задачи, им нужно объяснять, что именно требуется сде лать. Неудивительно, что новый документ Word всегда основывается на шабло не, содержащем параметры создаваемого документа, используемые по умолча нию. Шаблоны служат для документов образцами, определяющими стили, пара метры автотекста, панели инструментов и прочее. Они располагаются как на ва шем компьютере, так и в Интернете. Контролировать взаимодействие документа и шаблона можно несколькими способами, например, создавая документы на ос нове базовых шаблонов, формируя новые шаблоны и редактируя существующие. Помимо шаблонов для создания стилей и документов можно использовать инте рактивные мастера. Word предоставляет набор мастеров, каждый из которых от крывает по нескольку диалоговых окон, помогающих в формировании конкрет ного типа документа: веб-страницы, резюме, письма, календаря и других стан дартных документов. Дополнительные мастера можно загрузить из Интернета. Также можно управлять интерфейсом Word путем добавления команд и средств, входящих в надстройки. Надстройкой называется дополнительная программа, направленная на расширение специфических возможностей Word. К ним можно отнести программы обновления Microsoft Office, инструменты правки текста, приложения-помощники (такие как Stamps.com, конвертер ScanSoft PDF и т. д.), звуковые файлы, графические фильтры, дополнительные шаблоны и мастера. Наконец, с помощью Word 2003 можцо создавать XML-документы или присо единять XML-схемы. По умолчанию в Word, когда документ сохраняется как XML-документ, используется схема под названием WordML. Если у вас есть другая XML-схема, которую хотелось бы присоединить к документу, программа позволит сделать и это. Итак, в данной главе вы подробно познакомитесь с применением шаблонов, мас теров, надстроек и XML-схем с целью усовершенствования и автоматизации процедур по созданию, редактированию и форматированию документов.
Как работает шаблон? Как уже упоминалось, любой документ Word основан на шаблоне. Шаблоном является файл (или группа связанных файлов) с расширением .dot, содержащий схему для формирования стиля и вида документа и настройки инструментов. Шаблон может определять параметры шрифтов, стилей, разметки документа, па нелей инструментов, макросов, автотекста, клавиатурных комбинаций, меню, ко лонтитулов и специального форматирования. По умолчанию новый документ базируется на шаблоне Normal.dot (мы обратимся к нему подробнее ниже, в раз деле «Шаблон Normal.dot»). Основной задачей шаблона является максимально возможно автоматизировать вставку данных в документ и их форматирование: чем меньше приходится вы полнять операций для ввода и форматирования текста, тем лучше. Помимо уве личения скорости создания документа, шаблон предоставляет настраиваемую среду редактирования для конкретных проектов и клиентов, поскольку в нем хранятся настройки элементов интерфейса, таких как панели инструментов,
Шаблон Normal.dot ♦
501
макросы и меню, а также параметры форматирования и макета. Таким образом, шаблоны помогут при создании документа следующими способами. ► Предоставив все необходимые стили. Как уже упоминалось в главе 9, для каждого документа можно формировать наборы стилей. Создайте шаблон, со храните в нем свои рабочие стили, и вам будет гораздо удобнее использовать их в похожих документах. ► Предоставив стандартный текст, параметры автотекста, колонтитулы и текст для замены. Шаблоны избавляют от необходимости вводить несколько раз одну и ту же информацию, поскольку на их основе можно создавать документы, в которых уже содержится стандартный текст, а также заданы параметры авто текста (например, название компании и текст контракта) и текст для замены. Автотекст подробно рассматривается в главе 7, а колонтитулы —в главе 15. ► Предоставив необходимые (и легко настраиваемые) панели инструментов и меню. Если создание конкретной разновидности документов всегда требу ет наличия специальных инструментов, сформируйте шаблон со специально подготовленным интерфейсом. Подробнее настройка панелей инструментов и меню рассматривается в главе 5. ► Предоставив специальные макросы. Для ускорения работы над докумен том в шаблон часто добавляют макросы* Макросами называются специаль ные программы, предназначенные для выполнения одной задачи или набора задач, которые можно связать с кнопкой панели инструментов или клавиа турными комбинациями. Дополнительная информация о макросах находится в главе 32. Независимо от типа хранящейся в них информации, шаблоны делятся на общие и шаблоны документов. Общие шаблоны (к?которым относится Normal.dot) со держат параметры, доступные для всех документов. Напротив, шаблоны доку ментов, такие как шаблон веб-страницы, содержат параметры, доступные только документам, основанным на этом шаблоне. Если документ базируется на шабло не, шаблон связывается с документом (подробнее мы рассмотрим этот момент ниже). Если разница между общими шаблонами и шаблонами документов пока не очень понятна, не расстраивайтесь —к концу этой главы вы научитесь разли чать, редактировать, создавать и использовать шаблоны для своих документов.
Шаблон Normal.dot Шаблон Normal.dot всегда открыт, независимо от того, какой шаблон используется в конкретном документе. По умолчанию он хранится в папке ...\Application Data\ Microsoft\LLJa6noHbi (...\Application Data\Microsoft\Templates). При запуске Word первым делом ищет этот шаблон по адресу, указанному на вкладке Расположе ние (File Locations) диалогового окна Параметры (Options) (команда Сервис ►Па раметры (Tools ►Options)). СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию об изменении расположения шаблонов можно найти в главе 5.
502
♦
Глава 16. Форматирование документа
Шаблон Normal.dot содержит набор стилей, используемых по умолчанию, а так же параметры автотекста (но без стандартного текста), которые становятся дос тупны при создании нового документа. В процессе работы с документом все из менения стилей, параметров автотекста, макросов и прочего сохраняются в этом шаблоне, если не указывается другой вариант. Можно отредактировать шаблон Normal.dot, чтобы изменить форматирование, использующееся по умолчанию. Разумеется, чем дольше идет работа в Word, тем больше изменяется Normal.dot Если файл Normal.dot оказывается поврежден, перемещен, утрачен или переиме нован, при следующем запуске Word создает новый шаблон с этим же именем, основанный на параметрах, используемых по умолчанию. В новом шаблоне будут отсутствовать изменения, внесенные в предыдущую версию. Разумеется, в случае намеренной замены имени файла Normal.dot с целью создания нового шаблона можно скопировать требуемые компоненты из старого шаблона в но вый через Организатор (Organizer), как описано ниже. Чтобы переименовать шаблон, закройте Word, найдите файл Normal.dot в папке ...\Application Data\ Microsoff\tUaGjiOHbi (...\Application Data\Microsoft\Templates), щелкните на нем пра вой кнопкой мыши, выберите команду Переименовать (Rename) и введите новое название. Теперь при следующем запуске Word загрузится стандартный шаблон с первоначальными настройками. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы переименовали файл Normal.dot или удалили его из папки Шаблоны (Template), он не появится в этой папке до тех пор, пока в программе не будут сделаны такие изме нения, которые записываются в шаблон (создание или редактирование стилей, панелей инструментов, макросов и т. д.) А пока используются стандартные настройки, Word бу дет загружать исходный шаблон, не сохраняя его в папке шаблонов.
ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------Поскольку шаблон Normal.dot является необходимым и постоянно используемым ком понентом программы, на его уничтожение или повреждение чаще всего нацелены ви русные программы. Поэтому имеет смысл создавать резервную копию этого шаблона каждые несколько недель, особенно в случае большого количества внесенных измене ний. Если уже сделаны все требуемые преобразования и файл не будет часто обнов ляться, можно присвоить ему атрибут «только для чтения». Это защитит файл от воз можных атак вирусов, стремящихся заменить или добавить в него информацию.
Если Word отказывается запускаться, можно быстро определить, в чем пробле ма: повреждён системный реестр или файл Normal.dot. Для этого сначала попро буйте запустить файл winword.exe с ключом /а (все ключи для запуска Word перечислены в табл. 16.1). При этом открывается сама программа, но все уста новленные надстройки и общие шаблоны не загружаются автоматически. Выпол ните следующее. 1. Щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите команду Выполнить (Run). 2. В диалоговом окне Запуск программы (Run) введите в поле Открыть (Open) сле дующий текст: «C:\Program files\Microsoft office\office11\winword.exe» /а (или замените записанный в кавычках путь к файлу, если последний расположен в другой папке) и щелкните на кнопке ОК.
Шаблон Normal.dot ♦
503
Если программу удалось запустить, можно проверить, виноват ли поврежденный файл Normal.dot. В Проводнике (Windows Explorer) найдите файл и переименуй те его, а затем попытайтесь запустить Word обычным способом. Если программа откроется, будет создан новый файл Normal.dot, и с помощью средства Организа тор (Organizer) можно будет скопировать нужные компоненты из старого шабло на в новый. Если же переименование файла Normal.dot не помогло и программа по-прежнему не запускается, вероятнее всего проблема в поврежденном реестре. Можно по пробовать исправить неполадки, открыв Word из Диалогового окна Запуск про граммы (Run) и выбрав команду Справка ►Найти и восстановить (Help ►Detect And Repair). Второй вариант: попробовать запустить программу установки Windows, выбрав команду Windows Пуск ►Настройка ►Панель управления (Start ►Settings ► v Control Panel). На панели управления дважды щелкните на значке Установка и удаление программ (Add Or Remove Programs), в появившемся диалоговом окне выберите пункт Microsoft Office или Microsoft Word в списке Установленные про граммы (Currently Installed Programs) и щелкните на кнопке Изменить (Change). В диалоговом окне программы установки выберите вариант Переустановить или восстановить (Reinstall Or Repair), чтобы реконструировать файлы Word и пара метры реестра. Таблица 1 6 .1 .
Ключи для запуска Word
Ключ
Результат
/а
Запускается Word, но все установленные надстройки и шабло ны не загружаются автоматически
1\<путь к н а дст рой к е>
Запускается Word и загружается указанная надстройка
/т
Word запускается без загрузки всех автоматически выполняе мых макросов. Загрузку макросов также можно отключить без использования ключа: нажмите клавишу Shift в момент запуска Word i *» t
/т < н а з в а н и е м а к р о с а >
Запускается Word и загружается указанный макрос
Л*
Открывается новое окно Word без запуска документа, а в спи ске Меню Окно (Windows) не появляются названия всех уже от крытых в Word документов
/pxslt
Запуркается Word и открывается новый XML-документ, осно ванный на определенном расширяемом языке стилей для пре образований (extensible Stylesheet Language for Transformation — XSLT)
/safe
Word запускается в безопасном режиме Office (Office Safe Mode)
/ П < н а зва н и в ш а б л о н а > *
Запускается Word и создается новый документ на основе ука занного шаблона, отличного от Normal.dot
/w
Открывается новое окно Word, в котором создается новый до кумент. При этом названия всех уже открытых документов Word не появляются в списке меню Окно (Windows)
504
♦
Глава 16. Форматирование документа
Создание документа на основе существующего шаблона При установке программы также устанавливается набор мастеров и шабло нов. Дополнительные шаблоны можно найти в Интернете, например, на страни це шаблонов сайта Microsoft Office Online . Набор шаблонов настолько велик, что на первых порах можно создавать документы на их основе, не чувствуя необ ходимости в новых шаблонах. Этот раздел посвящен формированию документов на базе имеющихся (или легко доступных) шаблонов, а создание собственных шаблонов мы рассмотрим далее в этой главе. Если Word устанавливался в рамках стандартной конфигурации Office, некото рые шаблоны и мастера уже скопированы на компьютер, но часть из них уста новится с компакт-диска только при первом обращении к ним. Воспользуй тесь выборочной установкой компонента Office и определите, какие из мастеров и шаблонов нужно скопировать на компьютер. Чтобы получить доступ к дополнительным шаблонам уже после установки про граммы, выполните следующие действия. 1. Запустите программу установки (с компакт-диска или через меню Установка и удаление программ (Add Or Remove Programs) панели управления), выбери те пункт Добавить или удалить компоненты (Add Or Remove Features) и щелк ните на кнопке Далее (Next). 2. Установите флажок Расширенная настройка приложений (Choose Advanced Customization Of Applications) и щелкните на кнопке Далее (Next). 3. В списке компонентов щелчком на значке «плюс» раскройте раздел Word и в нем —раздел Мастера и шаблоны (Wizards And Templates), чтобы вывести на экран полный список встроенных шаблонов и мастеров. 4. Щелкните на стрелке вниз папки Мастера и шаблоны (Wizards And Templates) и выберите в раскрывающемся меню команду Запускать все с моего компью тера (Run All From My Computer). Чтобы установить на компьютер конкретные шаблоны и мастера, щелкните на каждом из значков и выберите пункт Запус кать с моего компьютера (Run From My Computer). 5. Щелкните на кнопке Обновить (Update). Теперь все указанные шаблоны и мастера установятся на компьютер и станут доступны из Word.
Создание новых документов через диалоговое окно Шаблоны Как уже упоминалось, Word предоставляет набор шаблонов, которые можно ис пользовать при создании новых документов. Ссылки на эти шаблоны располо жены в области задач Создание документа (New Document). Выберите команду Файл ►Создать (File ►New), чтобы вывести на экран область задач, и щелкните в разделе Шаблоны (Templates) на ссылке На моем компьютере (On My Compu ter). На экране появится диалоговое окно Шаблоны (Templates), показанное на рис. 16.1.
Создание докуме нта на основе существующего шаблона ♦
^
Oomtie
1v -
j
.' Ч
I _6<трзниць
j
Пубг «лоии> Др;г*елокум
гы
л I 1
505
Ся'тяни*) Запи жи
]
Отчеты
Щ пШ
Гохмотр >“■1r^H .'——I
XML-докум... Ваб-сцмиим Сообщим миктрени...
Г\, «мотряввож « и ,
.
■' ./ | Шв&ад**«**узл«ШквOnlrw .| OK | *>тем» | Я I s jh iд к й в а д я в Я Рис. 16.1. Диалоговое окно Шаблоны предоставляет доступ как к встроенным, так и к нестандартн. *»г шаблонам
Диалоговое окно Шаблоны (Templates) предоставляет доступ ко всем встроен ным шаблонам (адреса всех групп шаблонов указаны в списке Типы файлов (File Types) на вкладке °асположение (File Locations) диалогового окна Параметры (Options)), а также ко всем созданным вами шаблонам, хранящимся в папке ...Application Data\Microsoft\llla6nоны (...Application Data\Microsoft\Templates). Ка ждая вкладка диалогового окна Шаблоны (Templates) представляет вложенную папку, и копируя или создавая новый шаблон, можно обеспечить его присутст вие в этом диалоговом окне, сохранив его в папке Шаблоны (Templates). Для создания нового документа на основе шаблона из диалогового окна Шабло ны (Templates) выполните следующие действия. 1. Выберите команду Файл ►Создать (File ►New), чтобы вывести на экран об, ласть задач, и щелкните на ссылка На моем компьютере (On My Computer). 2. В диалоговом окне Шаблоны (Templates) перейдите к вкладке, содержащей нужный шаблон. 3. Убедитесь в том, что в разделе Создать (Crei 1е New) выбран пункт Документ (Document), и дважды щелкните на выбранном шаблоне (или выделите шаб лон и щелкните на кнопке ОК). Если выбранный шаблон присутствует на компьютере, тут же будет создан но вый документ. В противном случае сначала шаб юн загрузится с компакт-диска.
Добавление и удаление шаблонов и вкладок в диалоговом окне Шаблоны Появление шаблонов^ вкладок в диалоговом окне Шаблоны (Templates) до неко торой степени можно контролировать путем установки только требуемых шаб лонов и мастеров и удалением ненужных. Выполняется это следующим образом. 1. Закройте все программы из пакета Office и выберите в Windows команду Пуск ►Настройка ►Панель управления (Start ►Settings ►Control Panel).
506
♦
Глава 16. Форматирование документа
2. Раскройте диалоговое окно Установка и удаление программ (Add Or Remove Pro grams), выберите в списке пункт Microsoft Office 2003 или Microsoft Word 2003 и щелкните на кнопке Заменить (Change). 3. В окне установки Office щелкните на варианте Добавить или удалить компо ненты (Add Or Remove Features) и щелкните на кнопке Далее (Next). 4. В открывшемся окне Выборочная установка (Custom Setup) установите фла жок Расширенная настройка приложений (Choose Advanced' Customization Of Applications) и щелкните на кнопке Далее (Next). 5. В списке появившегося окна щелкните на значке +, чтобы раскрыть папку Microsoft Office Word, и точно так же раскройте папку Мастера и шаблоны (Wizards And Templates). 6. Чтобы удалить вкладку из диалогового окна Шаблоны (Templates), щелкните на кнопке слева от названия группы шаблонов (например, Письма (Letters)) и выберите команду Компонент недоступен (Not Available). А если нужно доба вить вкладку, выберите команду Запускать с моего компьютера (Run From My Computer). 7. Завершив настройку, щелкните на кнопке Обновить (Update). Когда вы в следующий раз откроете диалоговое окно Шаблоны (Templates), на его вкладках и доступных шаблонах отразятся выполненные изменения. Если требуется восстановить исходный вид окна, откройте программу установки й вос становите все настройки. Чтобы добавить в окно Шаблоны (Templates) нестандартную вкладку, предостав ляющую доступ к нестандартному, например разработанному вами, шаблону, создайте новый каталог в папке ...Application Оа1а\МгсгозоА\Шаблоны (...Applica tion Data\Microsoft\Templates) и сохраните в нем свои шаблоны. \
Получение шаблонов с веб-узла Microsoft Office Если вы не обнаружили нужный шаблон на своем компьютере или же вам пона добилось увеличить количество настроек в каком-то конкретном шаблоне, по пробуйте загрузить дополнительные шаблоны с веб-страницы шаблонов Micro soft Office. На рис. 16.2 представлена часть коллекции, хранящейся на сайте Microsoft Office Online. , Чтобы обратиться к библиотеке шаблонов Microsoft Office, войдите в Интернет и выполните следующее. 1. Вызовите область задач Создание документа (New Document) и щелкните на ссылке Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online). 2. На веб-странице, появившейся в браузере, выберите подходящую категорию и просмотрите записанные в нее шаблоны. Чтобы просмотреть сам шаблон, щелкните на его названии или на ярлыке (ярлыки появляются после имени каждого шаблона и обозначают тип файла Office —Word или Excel). 3. Когда найдете подходящий шаблон, щелкните на нем, на кнопке загрузить (Download Now) и затем, если требуется, щелкните на кнопке Принять (Accept), чтобы принять соглашение по использованию.
Создание документа на основе существующего шаблона ♦
Шаблоны (пи iu ;oft Olfice
th £«
507
М юн ft Internet bxploier
Pawnte jteofe He? Ш Ы : SialCfV,.. Favaiirf Refedth Hwnr
s -fi hdpV/oNмммсгоо.1с. ^Л*jiuiw. *лрйгЛН' .^.яьааадаац
.«aeom
3FW'*~~11tO risjrfCffl0 22711" 1049tCrN6 заг ~ ii
рх?А«*сЛо-> •-
а
Диги»w iiifw Р аам смм сабитий
Уммимми в лрофочя пмт«ж<£
ОбьмаммоЩЦ>*Ж«»
Т«««Я«Я* *■**«*
npuwwn ГУмумП»ИМЬммтмк ОтЦММПГкяшот»* ГКШНк»nt-ywt
Щтттт
Гк>м*»жм цродог*
У34МOfferн*Р4МЫ1 10 Nwnet Рис . 16.2. Доступные шаблоны разделены по категориям
СОВЕТ ------- :-----------------------------------------------------------------------------------------------Получить доступ к шаблонам на сайте Office Online можно и из диалогового окна Шаблоны (Templates), щелкнув на кнопке Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online).
После того как шаблон будет загружен и открыт в Word, его разрешается редак тировать и сохранять как шаблон или как документ. Имейте в виду, что поиск подходящего шаблона займет существенное времА, поскольку область их исполь зования простирается от маркетинга до частных писем.
Шаблоны с других веб-узлов и из локальной сети Помимо библиотеки шаблонов, хранящейся на веб-сайте Microsoft Office, из Word можно загрузить шаблоны, находящиеся в локальной сети или на других веб-узлах. В больших компаниях принято совместно работать с шаблонами, по этому их удобно хранить в сети —это упрощает доступ к Ним и гарантирует, что все сотрудники C M O iy r воспользоваться новыми версиями шаблонов. Итак, что бы создать документ Word на основе одного из таких шаблонов, подключитесь к Интернету или к локальной сети и выполните следующее. 1. Вызовите область задач Создание документа (New Document) и щелкните на ссылке На моих веб-узлах (On My Web Sites) в разделе Шаблоны (Templates). Откроется диалоговое окно Создание из шаблонов на моих веб-узлах (New From Templates On My Web Sites), представленное на рис. 16.3.
508
♦
Глава 16. Форматирование документа
*
Рис. 16.3. Это диалоговое окно ооеспечнвает доступ к папке Мое сетевое окружение, содержащей ссылки на шаблоны в сети и на веб-узлах
2. Дважды щелкните на ярлыке веб-узла, содержащего шаблон. По умолча] шю хранящиеся на веб-узлах шаблоны записываются в папку _sharedtemplates, как на рис. 16.3, но их можно сохранить в любую другую папку. 3. Если требуется, дважды щелкните на папке с шаблоном и затем дважды щелк ните на файле шаблона. После открытия файла с шаблоном на его основе создается документ, который можно сохранить на своем компьютере или на сервере точно так же, как и обыч ный документ. Если в диалоговом окне Создание из шаблона на моих веб-узлах (New From Tem plates On My Web Sites) не оказалось ссылки на нужный веб-узел и, следователь но, на нужный шаблон, значит, необходимо сохранить шаблон в определенной папке удаленного компьютера и создать ярлык для соо* оетсгвующего локально го сервера или веб-узла прежде, чем пытаться создать на основе этого шаблона документ. Если у вас нет собственного веб-сайта или пространства в локальной сети, мож но хранить файлы на одном из специально предназначенных для этого веб-узлов со свободным доступом. Например, можно зайти на сайт groups.msn.com и полу чить собственное виртуальное пространство, называемое MSN Group. После формирования папки, в которой хранятся ваши шаблоны, нужно создать ссылку на эту папку. В Microsoft Windows ХР выполните следующее. 1. Откройте папку Мое сетевое окружение (My Network Places) (выбрав команду Пуск ►Сетевое окружение (Start ►My Network Places)) и дважды щелкните на ссылке Новое место в сетевом окружении (Add Network Place), расположенной на панели Сетевые задачи (Network Tasks). 2. В окне Мастер добавления в сетевое окружение (Add Network Place Wizard) щелкните на кнопке Далее (Next), щелкните на элементе Выбрать другое сете-
Создание шаблона ♦
509
вое размещение (Choose Another Network Location) и еще раз на кнопке Далее (Next). 3. Введите адрес папки в сети или адрес веб-сервера (или щелкните на кнопке Обзор (Browse) и найдите в открывшемся окне свой источник шаблонов), щелкните на кнопке Далее (Next), введите название ярлыка, еще раз щелкни те на кнопке Далее (Next) и на кнопку Готово (Finish). Теперь можно щелкнуть на ссылке в диалоговом окне Создание из шаблонов на моих веб-узлах (New From Templates On My Web Sites), чтобы получить доступ' к шаблонам, хранящимся в Интернете.
Создание шаблона Теперь, когда вы познакомились с основными принципами устройства и исполь зования шаблонов, можно перейти к их созданию. В Word для этого существует три способа: формирование абсолютно нового шаблона, на основе существующе го документа или на базе на другого (существующего) шаблона. Выбор способа зависит от текущей ситуации и находящихся под рукой средств. ► Создайте шаблон на основе документа, если имеется документ, содержащий большинство нужных настроек и параметров. ► Создайте шаблон на основе другого шаблона, если в последний требуется внести лишь незначительное количество изменений и при этом желательно сохранить оригинал. ► Создайте новый шаблон, если у вас нет подходящего объекта для основы. Создав шаблон, сохраните его в папке ...\Application Data\Microsoft\LUa6noHbi (...\Application Data\Microsoft\Templates), чтобы он был доступен в диалоговом окне Шаблоны (Templates). Содержащиеся в этой папке шаблоны появляются в диалоговом окне на вкладке Общие (General) (из этого следует, что ко всем шаб лонам не из указанной папки вообще нет доступа через диалоговое окно Шабло ны (Templates)). Если вы предпочитаете хранить новые шаблоны в отдельной папке и на отдельной вкладке, создайте в указанном каталоге новые папки и за пишите в них свои файлы. Имейте в виду, что каждой вложенной папке каталога Шаблоны (Templates) в диалоговом окне соответствует своя вклад] а, но папки, в которых нет ни одного шаблона, в нем не отображаются. Теперь рассмотрим процесс создания шаблонов более подробно. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------- ----------------------------------------------------------------Файл шаблона должен иметь расширение .dot, но по умолчанию любой документ, со храненный в папке ...\Applicaiion Data\Microsoft\LUa6noHbi (...\Application Data\Microsoft\ Templates), может служить шаблоном При записи шаблонов и их поиске удобно настро ить Windows так, чтооьа выводились на экран расширения файлов.. В Windows ХР по умолчанию они скрыты. Выберите команду Пуск » Панель управления (Start ►Control Panel) и дважды щелкните на пункте Свойства папки (Folder Options). В открывшемся диалоговом окне щелкните на вкладке Вид (View) и снимите флажок Скрывать расшире ния для зарегистрированных типов файлов (Hide Extensions For Known File Types).
510
♦
Глава 16. Форматирование документа
СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------- ---------------------------------------— ------------- --------Шаблоны можно хранить на жестком диске компьютера, включать в библиотеку доку ментов или использовать как шаблон для совместной работы. Дополнительную инфор мацию о совместно используемых шаблонах можно найти в главе 24, а библиотеки до кументов рассматриваются в главе 25.
Создание шаблона на основе существующего документа Если шаблон создается на основе конкретного документа, в него войдут все сти ли, макросы, панели инструментов, схемы и другие параметры этого документа. Вероятно, потребуется немного изменить часть настроек, чтобы они удовлетво ряли требованиям шаблона. Сделать это несложно, но не забывайте, что преоб разовываться должен шаблон, а не документ, поэтому начните с создания шабло на, затем закройте документ и редактируйте шаблон. 1. Выберите команду Файл ►Открыть (File ►Open). 2. В диалоговом окне Открытие документа (Open) выберите файл, содержащий требуемое форматирование и/или текст. 3. Выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As). 4. В диалоговом окне Сохранение документа (Save As) в раскрывающемся спи ске Тип документа (Save As Туре) выберите пункт Шаблон документа (Document Template), ка к показано на рис. 16.4. Г онр внени. д о и у м гн тл
Л j
^
/
и
* С е р в и с-
MU.T1LEX.DOT
.1-. м м 1 * t Мои последние документы
iShebion.dot J s h a b tg n fo tM .d e t
Рис. 16.4. При выборе шаблона в качестве типа.сохраняемого файла в диалоговом окне по умолчанию отображается папка Шаблоны
5. По умолчанию шаблон будет сохранен в папке Шаблоны (Templates), а его ярлык появится на вкладке Общие (General) диалогового окна Шаблоны (Templates). Чтобы ярлык шаблона располагался на отдельной вкладке, создайте в катало ге Шаблоны (Templates) папку и сохраните шаблон в ней.
Создание шаблона ♦
511
6. В поле Имя файла (File Name) введите название шаблона и щелкните на кноп ке Сохранить (Save). 7. Добавьте в новый шаблон нужный текст или графику, удалите лишнее. 8. Внесите необходимые изменения в настройки (поля страницы, размер и ори ентацию страницы, стили, параметры абзаца и т. д.). 9. Сохраните шаблон. Теперь стоит проверить, соответствует ли шаблон вашим пожеланиям. Для этого создайте документ на его основе: щелкните на ссылке На моем компьютере (On My Computer) в области задач, перейдите на нужную вкладку, удостоверьтесь, что в разделе Создать (Create New) диалогового окна Шаблоны (Templates) вы бран вариант Документ (Document), и дважды щелкните на значке шаблона. ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------ 1 -------------------------------------------Если вы сформировали для сво лУ. нужд шаблон и уверены, что вам придется обращать ся к нему достаточно часто, удобно добавить на одну из панелей инструментов кнопку или же расположить ярлык шаблона на рабочем столе. Щелчок на любом из этих эле ментов приведет к созданию нового документа на базе вашего шаблона. Например, можно вставить кнопку на стандартную панель инструментов сразу после кнопки Соз дать файл (по умолчанию) (New Blank Document), и тогда для образования нового доку мента достаточно будет сделать всего один щелчок. Добавление кнопок подробно рас сматривается в главе 5.
Чтобы поместить на рабочий стол ярлык, щелкните на столе правой кнопкой мыши, выберите команду Создать ►Ярлык (New ►Shortcut), введите путь к шаб лону или определите его местоположение, щелкнув на кнопке Обзор (Browse), щелкните на кнопке Далее (Next), введите текст ярлыка (здесь можно оставить предлагаемое название файла) и щелкните на кнопке Готово (Finish).
Создание нового шаблона на основе существующего Если у вас есть шаблон, который мог бы послужить отправной точкой для нового, создайте новый шаблон на его основе примерно так же, как на базе документа. Единственная разница заключается в том, что расширение открываемого в нача ле процедуры файла будет .doc вместо .dot. Итак, для создания нового шаблона на основе существующего выполните сле дующие действия. 1. Выберите команду Файл ►Создать (File ►New). 2. Щелкните на ссылке На моем компьютере (On My Computer) в области задач, чтобы открыть диалоговое окно Шаблоны (Templates). 3. Щелкните на нужном шаблоне, установите переключатель в положение Шаб лон (Template) в разделе Создать (Create New) и щелкните на кнопке ОК. 4. После открытия шаблона выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As) и сохраните шаблон под новым именемs. Отредактируйте файл и сохраните его еще раз.
512
♦
Глава 16. Форматирование документа
Редактирование стансн ится особенно актуальным при загрузке шаблонов с веб узла Office Online. Там хранится много разнообразных общих шаблонов, кото рые могут оказаться полезны при условии умелой настройки под существующие нужды. СМОТРИ ТАКЖ Е -------------•--------------------------------------------------------------------------------------Более подробно работа с ссылкой Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online) рассматривается в разделе «Получение шаблонов с веб-узла Microsoft Office» этой главы.
Создание нового шаблона Создавать шаблон можно не только на основе документа или другого шаблона. Новый шаблон формируется точно так же, как новый документ. 1. Выберите команду Файл ►Создать (File ►New) и щелкните на Ссылке На моем компьютере (On My Computer) в области задач, чтобы открыть диалоговое окно Шаблоны (Temptates). ‘ 2. Установите флажбк Шаблон (Template) в разделе Создать (Create New) и два жды щелкните на значке Новый документ (Blank Document) на вкладке Общие (General). СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Существует еще один способ создания нового шаблона: сформируйте новый документ и сохраните его как шаблон. -4 Г ' £
После определения нового файла шаблона добавьте в него стили, стандартный текст, панели инструментов, макросы и другие элементы. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------В процессе создания шаблона можно встроить в него так называемые темы. Темой на зывается набор цветов, шрифтов и графических элементов (таких как линейки и марке ры), которые, объединяясь друг с другом, обеспечивают единообразный стиль доку мента. Даже если вы не нашли подходящей встроенной темы, не заОьсайте, что можно применить ее к шаблону и затем изменить ее компоненты. Темы рассматриваются в следующей главе.
Применение к документу стилей из библиотеки стилей Самое замечательное в шаблонах то, что. определив один раз содержащиеся в них стили, вы не остаетесь привязанными к определенным форматам. Программа по зволяет в любой момент изменять форматирование путем преобразования сти лей, и это удобно делать с помощью библиотеки стилей. Последняя предоставля ет возможность предварительного просмотра документа в новом виде, и тот стиль, который вам понравится, можно будет незамедлительно скопировать в до кумент. Рассмотрим просмотр и применение стилей из библиотеки.
Присоединение шаблона к документу ♦
513
1. Выберите команду Формат ►Тема (Format ►Theme). 2. В диалоговом окне Тема (Theme) щелкните на кнопке Библиотека стилей (Style Gallery). Окно библиотеки стилей представлено на рис. 16.5.
Рис. 16.5. Библиотека стилей позволяет просмотреть и применить стили из других шаблонов к текущему документу
3. Выберите шаблон из списка и установите переключатель в разделе Просмот реть (Preview) в одно из следующих положений: > Документ (Document) —в окне предварительного просмотра отобразится те кущий документ, отформатированный в соответствии с выбранным шаб лоном; > Пример (Example) — в окне предварительного просмотра отобразится не кий файл, отформатированный в соответствии с выбранным шаблоном; t> Образцы стилей (Style Samples) —в окне предварительного просмотра бу дет отображен формат каждого из стилей выбранного шаблона. 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы применить выбранные стили к документу. Учтите, что при выполнении описанной выше операции связанный с докумен том шаблон не изменяется, Ь вместо этого к текущему документу применяются стили из других шаблонов. Чтобы присоединить к документу другой шаблон, нужно выполнить алгоритм из следующего раздела.
Присоединение шаблона к документу С каждым документом связан какой-либо шаблон, определяющий параметры макета и настройки форматирования, используемые по умолчанию. К новому документу обычно присоединяется встроенный общий шаблон Normal.dot. А при создании на основе существующего шаблона к документу-присоединяется ука занный шаблон. Независимо от активного шаблона, связать с документом можно
514
♦
Глава 16. Форматирование документа
любой другой. При замене связанного с документом шаблона можно установить автоматическое обновление стилей текста, и тогда все элементы документа, от форматированные с помощью стилей, изменятся в соответствии с новым шаб лоном. Для замены шаблона и обновления стилей выполните следующие действия. 1. Откройте документ и выберите команду Сервис ►Шаблоны и надстройки (Tools ► Templates And Add-Ins). На экране появится одноименное диалоговое окно, по казанное на рис. 16.6. Ш аблоны п н а д стр о йки
кш и р е **» Л.
tU c fiw w |
.
C M ,*-* * * " " $ j
Ц аблоидои/г-ит*
/TpHtygAHatiTt? j J
йвтамтичвскмобкжмпгь «яви .
р * •***+< Общиеимльрнь,* 6тие^>1ыс»леиантъ<у*енгруж«ны
‘_УГЫИУ|ТЦ>. .
|
|:
СГ
^
.JWOW
Рис. 16.6. Это диалоговое окно позволяет связать документ с другим шаблоном, автоматически обновить стили и проконтролировать шаблоны и надстройки
2. Щелкните на кнопке Присоединить (Attach), чтобы вызвать на экран диалого вое окно Присоединение шаблона (Attach Template), похожее на окно Открытие документа (Open). В нем по умолчанию отображается содержимое папки с шаб лонами. 3. Если требуется, перейдите к нужной папке и дважды щелкните на выбранном шаблоне или выделите его, а потом щелкните на кнопке Открыть (Open). 4. Для обновления стилей документа установите флажок Автоматически обнов лять стили (Automatically Update Document Styles). 5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу и заменить шаблон. Если выбрано автоматическое обновление стилей, имейте в виду, что названия стилей в старом и новом шаблоне, применяющихся для форматирования одного и того же текста, могут не совпадать. Если стиль назывался одинаково в обоих шаблонах, форматирование изменится автоматически, если же названия не сов падают, придется заменять стили вручную. В последнем случае удобно восполь зоваться командой Выделить все (Select All) области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting), чтобы выделить все фрагменты документа с одинаковым «старым» форматированием и затем применить к выделенному тексту новый стиль.
Общие шаблоны ♦
515
СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией об изменении стилей обращайтесь к главе 9.
Возможно, иногда намного проще отредактировать текущий шаблон вместо того, чтобы заменять его на другой — например, когда основная часть шаблона вам подходит и требуется изменить несколько мелочей или добавить что-то новое. Редактирование связанного шаблона выполняется по следующим правилам. ► Изменения макросов, параметров автотекста, панелей инструментов и произ вольных команд в шаблоне появляются в любом основанном на нем докумен те, включая уже существующие. ► Изменения в стилях не сразу отражаются на существующих документах. ► Вставка дополнительных или изменение старых элементов, таких как стан дартный текст, графика и параметры форматирования (поля страницы, пара метры столбцов и т. п.), не отражаются на существующих и применяются только к новых документам. Если нужно обновить существующий файл, б43ировавшийся на старой версии шаблона, вызовите диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Templates And AddIns) и установите флажок Автоматически обновлять стили (Automatically Update Document Styles). Новые параметры будут учтены после щелчка на кнопке ОК.
Общие шаблоны Как мы уже упоминали, шаблоны делятся на общие и шаблоны документов. Все документы имеют доступ к общему шаблону Normal.dot, и многие документы связаны с шаблонами документов, содержащими указания по форматированию. Также разрешается загрузить нужный шаблон документа в качестве общего. Учи тывая все вышесказанное, становится понятно, что настройки интерфейса Word и стили документа могут хран ггься в следующих шаблонах: ► общий шаблон Normal.dot; с ► шаблон документа, содержащий настройки форматирования и стили; ► дополнительные общие шаблоны, в которых хранятся такие элементы, как макросы и параметры панелей лнс грументов, то есть относ лщиеся к настрой ке интерфейса и работе с программой. Если открыто несколько шаблонов и название стиля в них совпадает, приоритет имеют параметры, заданные в шаблоне документа, а не в общих шаблонах. Это связано с тем, что главной задачей общих шаблонов является хранение макро сов, параметров автотекста, панелей инструментов, меню и клавиатурных комби наций, которые используются при работе со всеми докумен гами, а не с каким-то конкретным, в отличие от шаблона документа, хранящего форматирование. Предполагается, что шаблон можно употреблять в качестве общего, если его на стройки можно применить к любому открытому документу. Чаще всего при работе над документом используются настройки, сохраняемые либо в присоединенном шаблоне документа, либо в шаблоне Normal.dot Если вам потребуются элементы другого шаблона, загрузите его в качестве общего —
516
♦
Глава 16. Форматирование документа
это позволит применить его настройки, не изменяя Normal.dot или шаблон доку мента. После объявления шаблона общим его параметры и макросы доступны любому документу до конца работы в Word.
Загрузка общих шаблонов При загрузке общих шаблонов можно указать, будут ли они доступны только в течение одного сеанса работы в Word или всегда. Выполните следующее: 1. Откройте диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Templates And Add-Ins). 2. В разделе Общие шаблоны и надстройки (Global Templates And Add-Ins) вклад ки Шаблоны (Templates) щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы вызвать диалоговое окно Добавление шаблона (Add Template), в котором по умолча нию отображается содержимое папки шаблонов, и дважды щелкните на на звании нужного шаблона. 3. Установите флажки напротив тех шаблонов, которые должны быть загруже ны на этот сеанс работы (рис. 16.7).
Июйэдны | ХИ лСия а I Пакеты
Шаблондокупайте ► «» 'Л Автоматическиot»* вляч»;тчли
I 04 ] СвявнимеСМ]
Л "V".седеть.
Г
путь; С ф 1т«ь-»УЧ H-cabonoatay' гюоНШгйлоны\Яик о* cot
г*
ОК
I
Отце
.
UUUB
Рис. 16.7. Выберите, какие шаблоны будут использоваться в качестве общих в течение этого сеанса работы в Word
4. Щелкните на кнопке ОК. Если вам постоянно приходится загружать один и тот же общий шаблон, сделай те так, чтобы Word делал это автоматически при запуске. Проще всего реали зовать данную идею, скопировав файл шаблона в папку автозагрузки Word .. .Application Data\Microsoft\Word\Startup. ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------------Имейте в виду, что загрузка общих шаблонов повышает расход системной памяти и за медляет процесс запуска Word.
Редактирование существу ощих шаблонов ♦
517
Выгрузка общих шаблонов По умолчанию, если общие шаблоны не находятся в папке ...Application Data\ Microsoft\Word\Startup, они не загружаются автоматически при запуске Word. Но при желании можно выгрузить шаблон, не завершая работы с программой, —по лучив от общего шаблона все, что требуется, вы можете удалить его из списка общих шаблонов или выгрузить. Заметьте, что в обоих случаях файл не удаляет ся, а просто перестает служить общим шаблоном. Чтобы выгрузить общий шаб лон, откройте диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Templates And Add-Ins) и выполните одно из следующих действий: ► снимите флажки напротив выгружаемых шаблонов; ► выделите шаблон в списке общих шаблонов и щелкните на кнопке Удалить (Remove), чтобы выгрузить шаблон и удалить его из списка общих шаблонов. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Кйопка Удалить (Remove) будет недоступна, если общий шаблон сохранен в папке ...Application Data\Microsoft\Word\Startup. В этом случае предварительно понадобится переместить шаблон в другой каталог или просто удалить его.
Редактирование существующих шаблонов Word позволяет вручную внести в шаблон необходимые изменения, отредакти ровать документ, а потом сохранить изменение в присоединенном к нему шабло не, а также скопировать, удалить или переименовать компоненты шаблона через Организатор (Organizer). В любом случае внесенные изменения будут отражены только в новых документах, созданных на основе этого шаблона, а уже сущест вующие документы не изменятся (если не будут даны специальные указания в диалоговом окне Шаблоны и надстройки (Templates And Add-Ins))'. л
Редактирование шаблона существующего документа Чтобы изменить существующий документ, отредактировав его шаблон, нужно сна чала из диалогового окна Открытие документа (Open) открыть файл как шаблон. 1. Выберите команду Файл ►Открыть (File ►Open), выберите пункт Шаблон до кумента (Document Templates) в списке Тип файлов (Files Of Туре) и откройте шаблон, подлежащий редактированию. По умолчанию все шаблоны хранят ся в папке ...\Application Data\Microsoft\Llla6noHbi (..ДАрplication Data\Microsoft\ Templates). 2. Внесите необходимые изменения (текст, графика, макросы, стили, формати рование, параметры автотекста, панели инструментов, настройки меню и го рячие клавиатурные комбинации) и сохраните файл. Помните, что любые преобразования необходимо тщательно тестировать, созда вая для этого новые документы. А чтобы применить внесенные изменения к существующим документам, основанным на данном шаблоне, достаточно вы звать диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Templates And Add-Ins), установить
518
♦
Глава 16. Форматирование документа
в нем флажок Автоматически обновлять стили (Automatically Update Document Styles) и щелкнуть на кнопке ОК. (Если этот флажок был установлен из документа ра нее, при открытии документа шаблон обновится автоматически.)
Редактирование шаблона в процессе работы над документом Можно изменить шаблон и в процессе работы над документом. Например, доба вить стиль в шаблон документа, создав новый стиль (см. главу 9), и в диалого вом окне Создание стиля (New Style) или в аналогичном окне Изменение стиля (Modify Style), если оказалось проще изменить существующий стиль, установив флажок Добавить в шаблон (Add То Template). Тогда при сохранении документа появится диалоговое окно с запросом на подтверждение обновления присоеди ненного к документу шаблона, изображенное на рис. 16.8.
№
- 3 ___J
Рис. 16.8. При работе над документом можно изменить и его шаблон
Удаление, переименование и копирование стилей через Организатор Помимо непосредственной работы с файлами шаблона или связанного с ним до кумента, можно управлять компонентами шаблона через Организатор (Organizer). Диалоговое окно Организатор (Organizer) содержит вкладки для стилей, автотек ста, панелей инструментов и макросов, как показано на рис. 16.9.
£тнли } £рп>т«ксг | Оаивои | Ц кро сы j L
rfTl,
rtoTcmoo
Обычнаятаблица Обычы) Ооммойшрифтабмца
Рис, 16.0* Организатор позволяет копировать, удалять и переименовывать стили, параметры автотекста, панели инструментов и макросы документов и шаблонов
Редактирование существующих шаблонов ♦
519
Чтобы скопировать любой из этих элементов из одного шаблона или документа в другой шаблон или документ, выполните следующие действия. 1. Выберите команду Сервис ►Шаблоны и надстройки (Tools ►Templates And AddIns) и щелкните на кнопке Организатор (Organizer). 2. В диалоговом окне Организатор (Organizer) выберите подходящую вкладку. 3. Чтобы скопировать элементы файла или шаблона, щелкните на кнопке Закрыть файл (Close File) справа —закроется активный документ и соответствующий ему шаблон. Затем щелкните на кнопке Открыть файл (Open File) и выберите в Появившемся диалоговом окне нужный шаблон или документ. Выделите его элементы и щелкните на нужной кнопке: Копировать (Сору), Удалить (Delete) или Переименовать (Rename). 4. Закончив работу с организатором, щелкните на кнопке Закрыть (Close). ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ -----------------------------------------------------------------------Если попытаться скопировать какие-либо элементы в защищенный шаблон, может не получиться открыть его, отклонить или принять изменения или сохранить их в шаблоне. Проблема может быть вызвана следующими причинами: шаблон защищен от записи исправлений, комментариев или форм; шаблон требует введения пароля; для сохране ния изменений требуется пароль совместного использования; без пароля файл досту пен только для чтения; если файл имеет атрибут «только для чтения»; у вас нет доступа . к серверу, на котором хранится шаблон; шаблон открыт на другом компьютере в сети. Для сохранения изменений придется удалить из шаблона параметры защиты, узнать пароль или дождаться момента, когда другие пользователи закроют шаблон.
Защ ита шаблонов Иногда бывает полезно установить защиту шаблона, чтобы быть уверенным в це лостности и неизменности файла. Это имеет особое значение в случае совместного использования шаблона с другими пользователями по сети или через Интернет. Шаблоны защищаются так же, как и обычные документы (последние рассматри ваются в главе 28). В частности, можно: ► Объявить файл предназначенным только для чтения. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), перейдите к вкладке Безопасность (Se curity) и установите флажок Рекомендовать доступ только для чтения (Read-Only Recommended). ► Установить пароль для открытия шаблона. Выберите команду Сервис ►Па раметры (Tools ►Options), перейдите к вкладке Безопасность (Security), введи те пароль в поле Пароль для открытия файла (Password То Open), щелкните на кнопке ОК, введите пароль еще раз и снова щелкните на кнопке ОК. ► Установить пароль для изменения шаблона. Выберите команду Сервис ► Параметры (Tools ►Options), перейдите к вкладке Безопасность (Security), вве дите пароль в поле Пароль разрешения записи (Password То Modify), щелкните на кнопке ОК, введите пароль еще раз и еще раз щелкните на кнопке ОК. ► Защитить от редактирования и изменения форматов. Выберите коман- /гч ду Сервис ►Защитить документ (Tools ►Protect Document). Откроется ж З
520
♦
Глава 16. Форматирование документа
область задач .Защита документа (Protect Document), позволяющая ввести ог раничения на определенные виды форматирования и редактирования. ► Защитить документ от перемещения, редактирования или копирования неуполномоченными пользователями. Примените средство Управление правами на доступ к данным (Information Rights Management — IRM), щелкнув на кнопке Не распространять (Permission) на стандартной панели ин струментов. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------- ------------------------- г - ------------------------------------------Дополнительная информация об отслеживании исправлений и добавлении коммента риев находится в главе 27, а сведения о создании и защите форм — в главе 31. Средст во IRM и проблемы безопасности в Word подробнее рассматриваются в главе 28.
Построение документов с помощью мастеров Наиболее опытнее пользователи Word часто используют в работе мастера, пре доставляющие набор интерактивных диалоговых окон, которые помогают созда вать документы. Попросту говоря, мастера задают вопросы и в соответствии с полученными ответами формируют элементы. Мастер создает базу для доку мента, а за*ем вы заполняете все остальное детальной информацией. По умолчанию мастера распож жены в диалоговом окне Шаблона (Templates), вместе с шаблонами. Их легко отличить от шаблонов —значок мастера снабжен волшебной палочкой. Чтобы открыть мастер, требуется дважды щелкнуть на его значке, а дальше нужно всего лишь следовать инструкциям, появляющимся на экране. На рис. 16.10 приведен пример: заставка мастера записок (доступного на вкладке Записки (Memos) диалогового окна Шаблоны (Templates)). Слева пере числены все шаги создания страницы, а теютпий шаг выделен зеленым цветом
'"'тиэма |
> Готово ЕШ/елее ШШШМ ............
Рис. 16.10. Мастера помогают создавать документы или набор документов
Надстройки Word ♦
521
Обратившись к этой схеме, в любой момент можно оценить, какая стадия про цесса выполняется в данный момент. Правда, такая удобная схема есть не у всех мастеров.
Надстройки Word И, наконец, последний способ изменения рабочей среды Word —это надстройки. называется дополнительная отдельная программа, запускающаяся из среды Word и встраивающая в стандартный интерфейс свои команды или средства. Некоторые надстройки, по аналогии с общими шаблонами, можно за гружать только на текущий сеанс работы или навсегда, причем делается это точ но так же, как и с общими шаблонами. Помимо надстроек Microsoft Office (кото рые можно установить вместе с пакетом Office или загрузить с веб-сайта Office Online), существуют еще и надстройки COM (Component Object Model —модель компонентных объектов), которые предназначаются для конфигурирования сис темы и обычно проектируются поставщиками решений и разработчиками. Про смотр COM-надстроек и управление ими несколько отличаются от работы с над стройками Microsoft и общими шаблонами, как станет видно дальше. Приведем примеры типичных надстроек, предлагаемых как компанией Microsoft, так и другими производителями. ► Microsoft Office Proofing Tools —набор инструментов проверки текста на бо лее чем 30 языках, включая шрифты, средства проверки грамматики и орфо графии, словари и многое другое; ► MSN Money Stock Quotes — предоставляет сводку о текущей активности на рынке ценных бумаг, ► Office Troubleshooters — является набором инструментов, предназначенных для диагностики и исправления стандартных проблем Office; ► Stamps.com —позволяет печатать собственные марки; ► Supplement Templates And Wizards —предоставляет набор дополнительных мастеров для использования дома и на работе. Чтобы найти надстройки, зайдите на сайт Microsoft Office, вобрав команду Спра вка ►Office в Интернете (Help ►Office On The Web).
Надстройкой
ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------- --------------------------------------------He забывайте правильно устанавливать полученные надстройки. Чаще всего на веб-узле предоставлена информация об установке, и нужно только распечатать ее, чтобы иметь под рукой.
Просмотр COM-надстроек Word Чтобы увидеть, какие из COM-надстроек доступны в Word, выполните следую щее. 1. В Word выберите команду Справка ►О программе (Help ►About Microsoft Word) и щелкните на кнопке О системе (System Info).
522
♦
Глава 16. Форматирование документа
2. В окне Сведение о системе (System Information) раскройте группу Приложения Office 2003 (Office 2003 Applications), затем раскройте группу Microsoft Office Word 2003 и щелкните на строке Надстройки COM (COM Add-Ins). Список COM-надстроек появится в правой части окна, причем в первой строке будет стоять общее количество надстроек, как показано на рис. 16.11. Обратите внимание, что если щелкнуть на пункте Отчет (Summary) в группе Microsoft Office Word 2003, установленные COM-надстройки не будут указаны как надстройки.
Л С— д о и о о о с т и ! - О С м м ж я о октана ф - £ } Ресурсы аппаратуры ${йЗКМ Лонанты
ф-01Г^юпитнмсрм»
M5WD <9S7S020E-7FAI-451F-A225<926S.
Q&Mam atCxpfararS $■£51 Пригожи»и 0№с* 10 Й -ф Ганаши и Qfllca 2003 ф ф м сгом А omc* Word 2003 i G j Огчат
|*>1rw»i ■T<MrD,‘Mi
'г& ш я ш ш т •
|-
Актимй«окутиг По**
23Пмобраиаатрлифайлов {^ Щ м ф т ы Qi Котонтитуяы 21Гипарссыжи 2|СММ« Ноиарастраниц 2^Параметрыстранцы \~& спт Й Параметры £2Таблицы » 2) Heroaoftomn'Cxcal2003 ffl-£j McroaoftOffk*Роишйв**2003 Ii - & McroaeftOWcaOutlook2003 $-Ф Meroaeftdmo*Acca**2003 a MeroacftCWcaPubhhar2003 Mkroaeft«Ac#FrontPaga2003 ft1Q Окру»*»*WcrcroftOfrlf*2003 *• СбойсобытииилиприложенияOfflca Рис. 16.11. В этом диалоговом окне помимо всего прочего отображается информация об установленных COM-надстройках для каждого из запущенных на данный момент приложений Office
Загрузка COM-надстроек Word Загрузка и выгрузка COM-надстроек обычно обеспечивается разработчиками программного обеспечения, но в некоторых ситуациях вам может понадобить ся загрузить или выгрузить ту или иную надстройку вместо банальной ее уста новки или удаления. Для этого нужно предварительно настроить меню Сервис (Tools) так, чтобы в нем появилась команда, открывающая диалоговое окно Над стройки COM (COM Add-Ins). Выполните следующее. 1. Выберите команду Сервис ►Настройку (Tools ►Customize) и щелкните на вкладке Команды (Commands).
Присоединение XML-схем ♦
523
2. В списке категорий выделите пункт Сервис (Tools), перетащите команду Над стройки для модели COM (COM Add-Ins) в любое место меню Сервис (Tools) и щелкните на кнопке Закрыть (Close). 3. Выберите команду Надстройки для модели COM (COM Add-Ins) меню Сервис (Tools). Откроется диалоговое окно Надстройки для модели компонентных объектов (COM) (COM Add-Ins), продемонстрированное на рис. 16.12.
Рис. 16.12ь С помощью этого окна загружают, выгружают и контролируют набор доступных надстроек СОМ
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Большинство пользователей Word или устанавливают, или удаляют надстройки (их фай лы обычно имеют расширение .ехе или .dll) вместо их загрузки или выгрузки. Как прави ло, надстройки можно удалить из Windows (диалоговое окно Установка и удаление про грамм (Add Or remove Programs), вызываемое из панели управления).
Открыв диалоговое окно Надстройки для модели компонентных объектов (СОМ) (COM Add-Ins), можно добавить надстройку СОМ (щелкните на кнопке Добавить (Add) и затем выберите нужную надстройку), удалить надстройку из списка дос тупных, загрузить или выгрузить любую из надстроек, установив или сняв соот ветствующий флажок. Помните, что в этом диалоговом окне невозможно как установить надстройку СОМ, так и удалить ее из системы; окно лишь предостав ляет доступ к надстройкам, позволяя управлять их состоянием: активная, пас сивная, доступная или скрытая.
Присоединение XML-схем При сохранении документов Word как XML-документов используется XMLсхема под названием WordML. Схема применяет теги XML, которые опре деляют свойства файла и структуру документа (параметры абзацев, заголовков и таблиц), а также форматирование и макет. Кроме того, к документу можно присоединить и любую другую XML-схему, тогда при сохранении по умолчанию документ запишется вместе с обоими XML-схемами: Word и определенной поль зователем. Для этого выберите команду Сервис ►Шаблоны и надстройки (Tools ► Templates And Add-Ins) и в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку XML-схема (XML-Schema). На рис. 16.13 показана эта вкладка с двумя доступны ми XML-схемами. Здесь можно добавить схему (щелкните на кнопке Добавить
@
524
♦
Глава 16. Форматирование документа
(Add)) и выбрать, какие схемы нужно присоединить к текущему XML-файлу (установите или снимите флажки рядом с названиями соответствующих доступ ных схем). Более подробно на эту тему мы поговорим в главе 29. Ш а б л о н ы и н а д с т р о й ки '
V tW S /ю ны it
ХМ.-схем* j П акеты расширения Щ . | O w M H nw eC 5S |
гу п н ы е Х М К х е м ы
П ом еч е нны е схем ы я в л я ю т с я п р и соед и не ннь » ч -
Д обавить еаему,.. j
ПараметрыXML...
zl Сведения о схемах
<JRU Г > т*; . •* тр м Проверки «а соответствие схеме й ж л е р и т ь документ на соответствие присоединении» схеме* азрешить с о х р а н е н * в формате К М целеидамо о т ре>ультвта гроеерки
j
арганимгор- |
ОК
отмене
Рис. 16.13. Диалоговое окно Шаблоны и надстройки теперь позволяет присоединять к документу шаблоны, XML-схемы, пакеты расширения XML и таблицы каскадных стилей
ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------- ----------------- ----------------Все XML-средства, за исключением возможности сохранять документ Word как XML-до кумент с использованием XML-схемы Word, появились только в пакете Microsoft Office Professional Edition 2003 и в отдельной версии Word 2003.
I
Размещение и форматирование текста в надписях и автофигурах Добавление рамок при разработке веб-документов Фон и подложка Стилизация документов с помощью тем
I
526
♦
Глава 17. Надписи, рамки, фон и темы
При работе в Microsoft Word вы, вероятно, считаете очевидным расположение текста на странице и в документе: он занимает все пространство между полями и переходит с одной страницы на другую. Но иногда даже в Word приходится переходить от базовой обработки слов в область подготовки публикаций. На пример, вместо простого заполнения страницы текстом может понадобиться за дать точную позицию блоков текста и отформатировать их или же установить единый вид документа, применив к нему согласованную цветовую схему. Хотя Word не содержит полного спектра возможностей, включенных в лучшие про1раммы верстки, он предлагает солидную коллекцию издательских инструмен тов, которые позволяют решить большую часть задач в этой области* В частности, средства подготовки публикаций в Word позволяют управлять структурой текста с помощью надписей, автофигур, отформатированных как надписи, и рамок. Можно разнообразить текст, добавив фон и тему к докумен там, просматриваемым на экране компьютера, или вставив подложку в печатные документы. В этой главе вы научитесь пользоваться общими инструментами под готовки публикаций, чтобы в будущем создавать профессионально оформленные документы.
Размещение и форматирование текста в надписях и автофигурах Возможно, при работе с Word вам понадобится не только настраивать поля, форматировать абзацы и создавать колонки, но и более точно контролировать структуру текста. Эту проблему может решить создание фигур, содержащих текст, например автофигур —программа позволяет преобразовывать их в рамки для текста или надписи. Надписи являются свободно перемещаемыми объекта ми, содержимое которых не зависит от основного документа. После создания их можно форматировать точно так же, как рисованные объекты. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------- -------------------------------За дополнительной информацией о работе с автофигурами и панелью инструментов Рисование (Drawing), с помощью которой создаются рисованные объекты, обращай тесь к главе 12.
В Word есть два основных вида надписей: стандартные и автофигуры, отформа тированные для содержания текста. Оба объекта позволяют расположить несколь ко текстовых блоков в нужном порядке на странице или продолжить рассказ в другой области документа, например, при создании газеты, в которой статья начинается на первом листе, обрывается и заканчивается на другой странице. ПРИМЕЧАНИЕ ------ -------------------------------------------------------------------------------------В Word текст и графика, содержащаяся внутри одной надписи или цепочки связанных надписей, называется рассказом.
Итак, надписи позволяют создавать страницы с интересными структурами и ста тьи, переходящие из одной фигуры в другую. Кроме того, с ними можно выпол нять следующие операции:
Размещение и форматирование текста в надписях и автофигурах ♦
527
► форматировать содержимое надписи, используя панель инструментов Рисо вание (D raw ing);
► вращать или отражать текст; ► изменять ориентацию текста; ► группировать надписи и изменять их выравнивание или расположение в группе. В этой части главы рассматриваются возможности по размещению текста, пре доставляемые надписями обоих видов. Помните^ что при работе с надписями и автофигурами следует находиться в режиме Разметка страницы (Print Layout) или в режиме веб-документа, чтобы эти объекты отображались на экране. На рис. 17.1 показан документ в режиме Разметка страницы (Print Layout), содержа щий надпись и автофигуру с текстом. Надпись I
Автофигура ------>------
Рис. 17.1. Надписи и автофигуры позволяют управлять размещением текста и создавать страницы с уникальным дизайном
Как видно из рис. 17.1, активная надпись отделяется от остального листа рамкой, похожей на границу фрейма или окна, — ее имеют все графические объекты Word. Такая рамка появляется при щелчке на надписи и служит для множества целей: перемещения фигуры, изменения ее размера и настройки ее свойств.
Создание надписи Создать надпись не сложнее, чем нарисовать прямоугольник или другую фигуру на полотне рисунка. Выполните любое из перечисленных ниже действий.
528
♦
Глава 17. Надписи, рамки, фон и темы
► В меню Вставка (Insert) выберите подменю Надпись (Text Box) и в нем одну из команд: Горизонтальная (Horizontal) или Вертикальная (Vertical), щелкните в до кументе и переместите указатель мыши, рисуя надпись. ► Щелкните на кнопке Надпись (Text Box) или кнопке Вертикальная надпись (Vertical Text Box) панели инструментов Рисование (Drawing), затем щелкните в нужном месте на экране и переместите указатель мыши, рисуя надпись. ► Создайте автофигуру, щелкните на ней правой кнопкой мыши и в контекст ном меню выберите команду Добавить текст (Add Text). СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------- 8-------- ---------------------- --------Рисование автофигур подробно рассматривается в главе 12.
При создании надписи или автофигуры на экране по умолчанию появляется полот но рисунка. Можно работать с надписью на полотне или перетащить ее за пределы полотна и удалить его. (Для этого выделите полотно и нажмите 1лавншу Delete или щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите команду Вырезать (Cut).) Для отключения автоматического создания полотна выполните следующие действия. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tcols ►Options) и перейдпте на вклад ку Общие (General). 2. Снимите флажок Автоматическое создание полотна при вставке автофигур (Clear the Automatically Create Drawing Canvas When Inserting AutoShapes). После закрытия диалогового окна Параметры (Options) полотно перестанет появ ляться на экране при создании надписей или рисунков. Независимо от наличия полотна, при образовании надписи на экране автомати чески появится панель инструментов Надпись (Text Box) (рис. 17.1). Она отобра жается всегда, когда выделена надпись, и скрыта в противном случае. СОВЕТ По умолчанию панель инструментов Надпись (Text Box) открывается при выделении чадпис11и исчезает, когда надпись становится пассивна. Если во время работы вручную закрыть эту панел^ инструментов, щелкнув на кнопке Закрыть (Close), то при следую щем выделении надписи панель уже не появится на экране. Чтобы отобразить ее, при дется щелкнуть на надписи и выбрать команду Вид ►Панели инструментов ►Надпись (View ►Toolbars ►Text Box). Пункт Надпись (Text Box) появляется в подменю Панели ин струментов (Toolbars) только при выделенной надписи.
После создания надписи можно перемещать и изменять в размере так же, как и рисовании ' объекты —с помощью рамки выделения. Чтобы передвинуть над пись, щелкните на рамке вне маркеров изменения размера и перетащите ее. Что бы отредактировать размер, выделите надпись и потяните за тобой из маркеров на рамке (кружки по углам и на серединах сторон). На рис. 17.1 показана выделен ная надпись, соответственно отображается рамка и маркеры изменения размера.
Вставка текста В сформиро] а шую надпись можно вводить текст и его форматировать. Сущест вует несколько очевидных способов вставки текста:
Размещение и форматирование текста в надписях и автофигурах ♦
529
► просто введите текст в надпись; ► вставьте в надпись скопированную информацию; ► перетащите текст В надпись; ► щелкните на надписи и выберите команду Вставка ►Файл (Insert ►File), чтобы вставить содержимое другого файла. Если в надписи планируется разместить длинный рассказ, его следует сначала набрать или вставить в обыкновенный документ Word и отредактировать там, а затем уже импортировать информацию в надпись. Большую часть задач редак тирования и форматирования удобнее выполнять в стандартном документе, ко торый предоставляет большую область просмотра. С О В Е Т ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Текст в надписи форматируется точно так же, как и текст документа: щелкните на над писи и отформатируйте текст, используя клавиатурные комбинации, кнопки панели ин струментов Форматирование (Formatting toolbar), диалоговые окна Шрифт (Font) и Аб зац (Paragraph) и область задач Стили и форматирование (Styles And Formatting).
Кроме текста в надписи можно вставлять графику, таблицы и некоторые поля, но в них нельзя размещать следующие элементы: ► колоний; ► примечания; ► буквицы; ► сноски и концевые сноски; ► указатель; ► разрывы страниц и колонок; ► оглавление. Чтобы вставить в надпись некоторые из этих элементов, придется превратить ее в плавающую рамку, как описывается ниже а этом разделе. В других случаях придется разбить документ с помощью рамок на фреймы —мы рассмотрим дан ный процесс в разделе «Добавление рамок при разработке веб-документов» этой главы. ПРИМЕЧАНИЕ --------------- ;-------------------------------- ------------------------------------------Приятной особенностью надписей является то, что при проверке правописания Word также проверяет заключенную в них информацию.
Примечания, сноски, таблицы и поля в плавающих рамках Когда приходится размещать текст в нестандартных структурах, лучше исполь зовать надписи и автофигуры, потому что Word предоставляет больше средств для их настройки. Но если необходимо вставить в них текст, содержащий приме чания, сноски и концевые сноски, таблицы и некоторые виды полей (такие как поля оглавления или указателя), придется воспользоваться плавающими рам ка ми вместо надписей, поскольку последние не поддерживают данные типы эле
530
♦
Глава 17. Надписи, рамки, фон и темы
ментов. Плавающая рамка выглядит очень похоже на надпись, но предоставляет меньшие возможности форматирования. Преобразовать сформированную надпись в плавающую рамку несложно. 1. Если надпись находится на полотне, перетащите ее за пределы полотна. 2. Щелкните на назписи и щелкните правой кнопкой мыши на ее рамке. 3. В контекстном меню выберите команду Формат надписи (Format Text Box) и в открывшемся диалоговом окне щелкните на вкладке Надпись (Text Box). 4. Щелкните на кнопке Преобразовать в рамку (Convert То Frame). Появится диалоговое окно, сообщающее об изменении надписи и о том, что некоторые параметры объекта могут быть утеряны. Щелкните на кнопке ОК. После преобразования надписи в рамку панель инструментов Надпись (Text Box) и часть кнопок панели инструментов Рисование (Drawing), например Цвет залив ки (Fill Color) и Цвет линий (Line Color), станут недоступными.
Форматирование надписей и автофигур В момент создания надпись появляется в виде белого (непрозрачного) окна, ок руженного тонкой (0,75 точки) черной линией. К счастью, надписи могут пред ставлять собой не только белые прямоугольники, расположенные в разных местах документа. Содержащие текст надписи и фигуры форматируются так я^е, как и дру гие рисованные объекты: например, к ним можно применить заливку и цвет линий, используя соответствующие кнопки панели инструментов Рисование (Drawing), или добавить тень щелчком на кнопке Стиль тени (Shadow Style). Чтобы отфор матировать надпись или автофигуру с помощью панели инструментов Рисование (Drawing), выделите объект и нажмите подходящую кнопку панели. В дополнение к стандартным кнопкам форматирования, доступным на панели инструментов Рисование (Drawing), программа предоставляет диалоговое окно Формат надписи (Format Text Box). Оно позволяет управлять расположением тек ста в надписи, изменять ее форму, и здесь можно указать Word автоматически изменять размер фигуры в соответствии с количеством введенного в нее текста. Подробная информация о кнопках панели инструментов Рисование (Drawing) находится б главе 12.
Текст в надписях и автофигурах В надписях и автофигурах расположение текста определяется относительно их границ. Чтобы изменить внутренний размер полей надписи, выполните следую щее. 1. Щелкните на надписи или автофигуре, затем дважды щелкните на появив шейся рамке (или щелкните на рамке правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат надписи (Format Text Box) или Формат автофигуры (Format AutoShape), или щелкните внутри объекта и выберите ко манду Формат ►Надпись (Format ►Text Box) или Формат ►Автофигура (Format ► AutoShape)). В зависимости от выбранного типа объекта откроется диалого вое окно Формат надписи (Format Text Box) или Формат автофигуры (Format AutoShape).
Размещение и форматирование текста в надписях и автофигурах ♦
531
2. Щелкните на вкладке Надпись (Text Box), показанной на рис. 17.2, —она оди накова в обоих диалоговых окнах.
Рис. 17.2. Устанавливая размеры внутренних полей на вкладке Надпись, можно контролировать интервал вокруг текста, расположенного в надписи или автофигуре
3. В разделе Внутренние поля (Internal M argin) измените в любую сторону разме ры левого, правого, верхйего и нижнего полей, управляя таким образом дис танцией между текстом и границей выделенного объекта. Щелкните на кноп ке ОК. Кроме того, можно изменить направление текста в надписи. Для этого щелкните на надписи и на кнопке Изменение направления текста (Change Text Di re ctio n ) панели инструментов Надпись (Text Box). Несколько последовательных щелчков на этой кнопке продемонстрируют все доступные направления: снизу вверх, сверху вниз и стандартное. ВНИМАНИЕ -----------------------------------------------------------------------------------------------Если редактировать направление текста в связанных надписях, оно изменяется во всех фигурах, включенных в рассказ. Другими словами, нельзя изменить направление,текста только в одной надписи, если она является частью связанной группы. За дополнитель ной информацией о связи надписей обращайтесь к разделу «Связь надписей для по следовательного перехода текста» этой главы.
Изменение формы надписи Преимущество автофигур заключается в том, что в любой момент можно изме нить фигуру, даже если она отформатирована как надпись. Процесс редактиро вания аналогичен изменению фигуры, не содержащей текст. Убедитесь, что до кумент находится в режиме разметки страницы или веб-документа, и выполните следующие действия. 1. Щелкните на надписи, форму которой требуется изменить. Чтобы выделить несколько надписей, во время щелчков удерживайте нажатой клавишу Shift.
532
♦
Глава 17. Надписи, рамки, фон и темы
2. На панели инструментов Рисование (Drawing) щелкните на кнопке Рисование (Draw) и выберите команду Изменить автофигуру (Change AutoShape). 3. Далее выберите тип автофигуры и щелкните на фигуре, которую требуется применить к выделенной надписи. Все выделенные фигуры примут новый вид, но сохранят остальные параметры форматирования, такие как цвет, внутренние поля и т. п.
Автоматическое изменение размера надписей и автофигур для демонстрации всего содержимого Можно автоматически изменять размер надписи иди автофигуры, содержащей текст, так чтобы она вмещала всю введенную информацию. Эта функция доступ на только для несвязанных надписей. Связанные фигуры устроены следующим образом: если текст уже не помещается в границах активной надписи, он автома тически переносится в следующую присоединенную фигуру. Настройка автома тического изменения размера несвязанной надписи в соответствии с введенным в нее текстом выполняется так,' как указано ниже. 1. Дважды щелкните на рамке надписи и в открывшемся диалоговом окне пе рейдите на вкладку Надпись (Text Box). 2. Установите флажок Подгонять размер автофигуры под текст (Resize AutoShape То Fit Text) и щелкните на кнопке ОК. Размер фигуры автоматически изменится в соответствии с содержащимся в ней текстом.
Связь надписей для последовательного перехода текста Если вы когда-либо создавали газету или брошюру, то уже знаете, насколько бы вает сложно правильно заполнить ее области текстом и обеспечить переход тек ста с одной страницы на другую. В Word эти задачи легко выполнимы с помо щью связанных надписей. Соединение надписей указывает программе, что любой текст, вставляемый в одну фигуру и уже не помещающийся в ней, следует автоматически перенести в следующую фигуру. После ввода информации можно редактировать текст, удлиняя или укорачивая рассказ, и Word будет автомати чески обеспечивать переход текста в серии связанных фигур. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Максимальное количество связей в одном документе равно 31, то есть разрешено соз давать 32 связанных надписи.
При формировании связи надписей и автофигур необходимо помнить о следую щих ограничениях: ► связываемые-надписи и автофигуры должны находиться в одном документе; ► связываемые надписи и автофигуры не должны содержать текст (сначала вы полняется операция соединения, а затем вводится информация); ► любая из связываемых надписей и автофигур не должна входить в другую группу.
Размещение и форматирование текста в надписях и автофигурах ♦
533
Перед перемещением текста в связанные надписи следует убедиться, что все воз можные изменения уже выполнены. Затем нарисуйте надписи, создайте связи и импортируйте свой рассказ в фигуры следующим образом. 1. В режиме, когда надписи отображены на экране, щелкните на первой из них и на кнопке Создать связь со следующей надписью (Create Texi Box Link) панели инструментов Надпись (Text Box) (или щелкните правой кнопкой мыши на рамке надписи и выберите команду Создатк связь с надписью (Create Text Box Link)). Указатель мыши примет форму верти кальной кружки с носиком. 2. Переместите указатель мыши на надпись, которую нужно присоединить к первой, — вертикальная кружка примет вид «наливающей» кружки. Щелкните на второй надписи, чтобы привязать ее к первой. 3. Чтобы присоединить третью надпись, щелкните ria второй, затем опять щелк ните на кнопке Создать связь со следующей надписью (Create Text Box Link) и щелкните на третьей надписи. Таким образом создается цепочка связанных фигур. СОВЕТ Если вы щелкнули на кнопке Создать связь с надписью (Create Text Box Link), а затем ре шили,не присоединять новую фигуру, для отмены процесса нажмите клавишу Esc.
4. После присоединения надписей щелкните на первой из них и вставьте в нее текст одним из способов: введите его, скопируйте и вставьте или воспользуй тесь командой Вставка ►Файл (insert ►File). Мы рекомендуем последний ме. тод, поскольку он позволяет вставить заранее подготовленный и отредакти рованный текст. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------- -----------Полностью завершенный рассказ можно вставить в первую надпись до их связывания. Тогда после выполнения первых двух шагов алгоритма не помещающийся в первой над писи текст автоматически перейдет во вторую, из второй — в третью и т. д.
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Если для подсчета слов (страниц, знаков, строк) во всем документе использовать ко манду Статист;.ка (Word Count) меню Сервис (Toots), в итоговой сумме не будет учтен весь текст, расположенный в надписях. Но с помощью небольшой хитрости можно полу чить статистику и с учетом надписей. Программа позволяет вывести статистику для ка ждой надписи или для группы связанных надписей (рассказа). Затем останется только ' сложить цифры для надписей и прибавить их к данным для остальной части документа. Чтобы получить статистику надписей, щелкните на первой из них, нажмите'Ctrl+A, чтобы выделить весь ее текст,"и выберите команду Сервис ►Статистика (Tools ►Word Count). Если надпись входила в группу связанных, программа выведет данные для всего рас сказа. Затем повторите процесс для каждой из несвязанных надписей и сложите ре зультаты1.
1 Можно поступить проще: выделить текст в одной надписи, затем, нажав и удерживая клавишу Ctrl, выделить по очереди текст во всех остальных надписях, а потом вызвать команду Сервис ►Статистика (Tools ►Word Count). На экране появится общий резуль тат по всему выделенному тексту, и дЛя получения полной статистики придется сложить только две цифры: для всех надписей и для остальной части документа. — Примеч. перев.
534
♦
Глава 17. Надписи, рамки, фон и темы
Переход по связанным надписям Связав надписи, можно легко переходить от одной фигуры в группе к дру- f-гэ ; гой с помощью панели инструментов Надпись (Text Box). Сначала выделите любую фигуру, входящую в группу, затем щелкните на кнопке Выделить следующую связанную надпись (Next Text Box), чтобы перейти к следующей МШ надписи в группе,, или Выделить предыдущую связанную надпись (Previous Text Box) для перехода к предыдущей фигуре. Кроме того, к следующей надписи можно перейти, расположив текстовый курсор в конце текста фигуры и нажав клавишу Чтобы перейти к предыдущей надписи, разместите курсор в начале текста и нажмите
Копирование или перемещение связанных надписей Можно скопировать или переместить рассказ (все надписи вместе с их содержи мым) в другой документ или в новое место активного документа. Если связан ные между собой надписи находятся на разных полотнах (или вынесены за их пределы), необходимо предварительно выделить все связанные надписи. Если все связанные надписи расположены на одном полотне, то можно выделить и ско пировать любую из надписей — программа скопирует весь рассказ и поместит его в дубль выделенной фигуры, поместив его на указанное место. Поэтому даже если все связанные надписи расположены на одном полотне, но требуется скопи ровать как рассказ, так и сами фигуры, их нужно выделять. Если все же попы таться скопировать только часть фигур из группы, не расположенной на одном полотне, скопируются сами надписи без содержащегося в них текста и других объектов. ^ Чтобы скопировать или переместить целый рассказ, независимо от того, нахо дится он в одной надписи или в нескольких, выполните следующие действия. 1. Выделите первую фигуру в группе, щелкнув на ограничивающей ее рамке» СОВЕТ --------------------*----------------------------------------------------------------------------------При копировании надписи выделять ее следует щелчком на рамке. Если щелкнуть внут ри надггмс и, а потом нажать Ctrl+C или выбрать команду Правка ►Копировать (Edit ► Сору), чтобы скопировать надпись в буфер, Word не скопирует вообще ничего. Когда требуется скопировать несколько надписей, нужно при щелчках на их рамках удержи вать нажатой клавишу Shift или-Ctrl.
2. Если нужно скопировать как рассказ, так и содержащие его надписи, нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, выделите остальные фигуры группы, независи мо от того, находятся они на одном полотне или нет. 3. Затем щелкните на кнопке Копировать (Сору) или Вырезать (Cut) стандарт ной панели инструментов (или нажмите сочетания клавиш Ctrl+C или Ctrl+X, либо щелкните правой кнопкой мыши на одной из выделенных рамок и выбе рите команду Копировать (Сору) или Вырезать (Cut)). 4. Щелкните там, где требуется разместить скопированные надписи, затем на кнопке Вставить (Paste) стандартной панели инструментов (или нажмите
Размещение и форматирование текста в надписях и автофигурах ♦
535
клавиши Ctrl+V, или щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить (Paste)). Чтобы скопировать или переместить содержимое надписей, не передвигая сами фигуры, выделите только те|сст и другие объекты, а затем, как обычно, выпол ните процедуру копирования или перемещения. Чтобы скопировать текст в не скольких надписях, при выделении удерживайте нажатой клавишу Ctrl. А чтобы выделить весь рассказ с целью перемещения или копирования, щёлкните внутри рассказа и нажмите сочетание клавиш Ctrl+A. Этот способ работает независимо от того, находятся связанные между собой надписи на одном полотне или нет.
Разрыв связи надписей Разорвать связь надписей так же легко, как и создать ее. При этом удаляется только соединение между входящими в группу выделенной фигурой и следую щей за ней, а остальные связи сохраняются. В сущности, в момент разрыва связи рассказ делится на две группы соединенных фигур, причем по умолчанию текст переместится й первую группу, а вторая останется пустой. Чтобы разорвать связь между надписями, проделайте следующее. 1. Щелкните на границе надписи, от которой нужно отсоединить следующую фигуру/Выделенная надпись станет последней в первой группе. 2. Щелкните на кнопке Разорвать связь со следующей надписью (Break Forward Link) панели инструментов Надпись (Text Box) (или сразу щелкните на границе надписи правой кнопкой мыши и выберите команду Разорвать связь со следующей (Break Forward Link)). Текст переместится в последнюю надпись перед разорванной связью, а вторая серия соединенных фигур окажется пустой. Если поспе удаления связи текст не помещается в первой группе, можно создать и присоединить дополнительную надпись или увеличить размер существующих фигур. С 0В Е Т ------------------------ ------------------------- ---------------- L -----------------------------------------------Можно вырезать надпись из середины связанной группы фигур, не удаляя текст расска за. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на рамке надписи и выберите в контекст ном меню команду Вырезать (Cut). Рассказ автоматически перейдет в следующую фи гуру.
Удаление связанных надписей без потери текста Чтобы удалить надпись, просто выделите ее и нажмите клавишу Delete или щелк ните правой кнопкой мыши на границе надписи и выберите команду Вырезать (Cut). Выполнение этого действия на несвязанных фигурах удаляет как саму фи гуру, так и ее содержимое. Но при удалении надписей, входящих в группу свя занных, все происходит по-другому: текст из удаленных фигур автоматически переходит в оставшиеся. Если сохраненные надписи недостаточно велики для отображения всего рассказа, придется изменить их размер, создать дополнитель ную фигуру или отредактировать текст так, чтобы он поместился в надписях. Помните: Word не уведомляет о том, что текст выходит за границы последней
536
♦
Глава 17. Надписи, рамки, фон и темы
из связанных фигур, поэтому всегда следует внимательно проверять рассказ, убеждаясь, что текст не оказался скрыт. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы избежать потери содержимого при удалении отдельной несвязанной фигуры, пе ред выполнением операции щелкните на надписи, нажмите сочетание клавиш Ctrl+A, выделяя весь рассказ, и затем перетащите или скопируйте его в документ.
Добавление рамок при разработке веб-документов Если документ Word разрабатывается с целью размещения в Интернете, в его оформлении можно применить фреймы, которые формируются с помощью р а мок. Рамки являются инструментом Word и позволяют делить экран на несколь ко окон, в которых одновременно демонстрируется несколько документов. Наи более часто они используются в дизайне веб-страниц, а получаемые окна или . полосы называются фреймами —вы, скорее всего, работали с ними, перемещаясь по Интернету. Веб-дизайнеры обычно применяют рамки для создания нескольких окон, в кото рых представлены разные типы информации. Например, один фрейм может со держать полосу меню, ссылающуюся на разные области главной страницы веб сайта, находящейся в другом фрейме. Пользователь щелкает на ссылке в одном фрейме, чтобы отобразить определенную информацию в другом, «целевом» фрей ме, который настроен как область основного содержания страницы. На рис. 17.3 показана веб-страница с тремя фреймами: титульным, полосой навигации и ос новным. Заголовок
Перехсд (полоса навигации)
Главная
Рис. 17.3. Дизайн веб-страницы слева основан на структуре, полученной с помощью трех рамок, продемонстрированных справа
Добавление рамок при разработке веб-документов ♦
537
Формируя страницу с фреймами, дизайнер решает, как окно будет разделено на части (то есть придумывает что-то типа структуры страницы в обычном тексто вом файле), и определяет документы, которые должны демонстрироваться в каждой из них. При загрузке на сервер страницы с рамками требуется скопи ровать туда саму страницу и все файлы с содержимым фреймов. При сохранении в Word документа с рамками —независимо от того, сохраняется он как обычный^ документ или как веб-страница, — программа создает отдельный файл для со держимого каждой области и отдельную пустую страницу с рамками, опреде ляющую общий вид. Таким образом, вебстраница* показанная на рис. 17.3, будет состоять из, как минимум, четырех файлов: файла заголовка, файла полосы на вигации, файла основного текста и файла деления страницы на фреймы (кото рый определяет, как в окне будет отображаться содержимое остальных трех фай лов). Чтобы вновь отобразить такой документ в Word, достаточно открыть файл с рамками. Заметим, что в Word возникает путаница в названиях: для создания страниц с фреймами используются рамки, и в рамки же можно преобразовывать надписи с целью размещения в них информации, запрещенной в надписях и автофигурах (например, коды полей). Это абсолютно разные рамки (в американской версии Word — frames). Если расположить в документе рамку, аналогичную надписи, а затем сохранить его как веб-страницу, такая «плавающая» рамка будет преоб разована в таблицу (образованную с помощью тегов на языке HTML). В этом случае браузеры отображают содержимое рамки в ячейке табли цы, и для него не формируется отдельный файл. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------- :---------------Применять рамки для создания веб-страниц не так просто. Если вы плохо знакомы с рамками, то, разрабатывая веб-страницу, следует поэкспериментировать с фрейма ми в Интернете или обратиться за справкой к книгам по веб-дизайну. ,
Добавление рамок в документ Вставить рамки в документ можно, используя любой из перечисленных ниже методов, ► Выберите команду Формат ►Рамки ►Новая страница рамок (Fo rmat ►Frames ► New Frames Page) —откроется новый документ и отобразится панель инстру ментов Рамки (Frames), с помощью которой можно будет вставить рамки в но вый документ. ► Выберите команду Вид ►Панели инструментов ►Рамки (View ►Toolbars ►Frames), и на экране появится панель инструментов Рамки (Frames), с помощью кото рой можно создать рамки в активном документе. ► Выберите команду Формат ►Рамки ►Оглавление в рамке (Format ►Frames ► Table Of Contents In Frame) для создания рамки с левой стороны экрана, содер жащей ссылки на заголовки текущего документа. (Чтобы эта функция рабо тала правильно, документ должен быть отформатирован с использованием встроенных стилей заголовков.)
538
♦
Глава 17. Надписи, рамки, фон и темы
СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------Создание веб-страниц рассматривается в главе 31.
Инструменты, необходимые для формирования рамок и управления ими, нахо дятся в панели инструментов Рамки (Frames), продемонстрированной на рис. 17.4. (Доступ к средствам работы с рамками после их создания можно получить, вы брав команду Формат > Рамки (Format ►Frames).)
Рис. 17.4. Чтобы добавить рамку или удалить ее, щелкните на соответствующей кнопке панели инструментов Рамки
С помощью панели инструментов Рамки (Frames) можно добавить рамку в теку щий документ щелчком на одной из кнопок: Новая рамка слева (New Frame Left), Новая рамка справа (New Frame,Right), Новая рамка сверху (New Frame Above) или Новая рамка снизу (New Frame Below). После вставки рамки разрешается изме нить ее размер, перетаскивая ее границу. СОВЕТ ------------------ ------------------------------------------------------------------------------------Если планируется включить в документ как верхнюю (нижнюю) рамку, так и левую (пра вую), сначала следует создавать верхнюю или нижнюю. Тогда они займут всю ширину страницы.
В Word можно формировать не только стандартные рамки, но и автома- м тически создавать отдельный фрейм с ссылками на заголовки документа — ™ так называемое оглавление. Если в документе использовались встроенные стИли заголовков Word, щелкните на кнопке Оглавление набора рамок (Table Of Con tents In Frame) или выберите команду Формат ►Рамки ►Оглавление в рамке (Format ►Frames ►Table Of Contents In Frame). В результате будет сформировано оглавление со ссылками в левбй рамке, как показано на рис. 17.5. Автоматически созданное оглавление^форматируется точно так же, как и другие рамки и доку менты. Если затем сохранить документ как веб-страницу (файл с расширением .htm или .html), автоматически будет образовано три документа: один, определяющий структуру страницы, документ с основным текстом и еще один —для оглав те ния. Чтобы открыть всю страницу в Word, нужно выбрать файл со структурой. Он обычно имеет наименьший размер (около 1 Кбайта) и то имя, которое при сваивалось всей странице при сохранении. Для названия всей страницы Word использует первый элемент оглавления. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы воспользоваться ссылкой оглавления, работая в Word, в момент щелчка на ссыл ке нажмите клавишу Ctrl. Если вы предпочитаете выполнять простои щелчок, выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options;, перейдите к вкладке Правка (Edit) и сни мите флажок Ctrl+щелчок для выбора гиперссылки (Use Ctrl+Click To Follow Hyperlink).
Добавление рамок при разрабо?ке веб-документов ♦
•а Доиуме!' т1Ь
539
Microsoft Word ведите ЯОфХ
Краткое описание шаблон» Stubloadot Д Размещение шаблона LX
РрЦ9,оеДин?в.ие и»РлоЕ»г.лукументу Панели инструментов и кнопки шаблона Е Вставить
краткое описание шаблона Shablon.dot
Размещение шаблона
г . Вставить
Файл §h$blpp.dot рекомендуется хранить в папке, определенной в качестве
ss p s m
панки для хранения шаблонов пользователя. Чтобы узнать и/или изменить ее
t ' Вставить ПРИМЕЧАНИЕ Вставить
ВДШЩНЕ UU Вставить СОВЕТ 171 Вставить
местонахождение, необходимо открыть диалоговое окно Параметры (команда
Сервис ► Параметры) и выбрать вкладо Расположение. В списке напротив пункта шаблоны пользователя указан путь к папке с пользовательскими шаб лонами. С помощью кнопки^менить, или просто дважды щелкнув на ука занной строке списка, можно выбрать любую другую папку. ij£
Рис. 17.5. Команда Оглавление в рамке позволяет быстро создавать отдельную рамку, содержащую ссылки на все заголовки документа
Управление свойствами рамок Свойствами рамок, как и большинства объектов, создаваемых в Word, можно щ управлять, настраивая параметры в диалоговом окне Свойства (Properties). Ш ш При работе с рамками на экране появляются два элемента, представляющие для нас интерес: сама рамка и ее содержимое. Получить доступ к их свойствам мож но, открыв диалоговое окно Свойства рамки'(Frame Properties). Для этого щелк ните на рамке и щелкните на кнопке Свойства рамки (Frame Properties) панели инструментов Рамки (Frames) или выберите команду Формат ►Рамки ►Свойства рамки (Format ►Frames ►Frame Properties). Диалоговое окно Свойства рамки (Frame Properties) подробно описывается в следующих разделах.
Назначение рамкам документов и названий Если в документе есть несколько рамок, Word отображает в каждой из них раз личные файлы, при этом следует указать Word, какие документы нужно показы вать в рамках. Если рамки создаются на пустой странице, названия файлов Word сформирует автоматически. Можно определить документы, связанные с каждой рамкой, установив параметры на вкладке Рамка (Frame) в диалоговом окне Свой ства рамки (Frame Properties). Она изображена на рис. 17.6. На вкладке Рамка (Frame) можно указать, какая страница будет демонстриро ваться в рамке, вставив путь и название файла в поле Начальная страница (Initial Page). Этот файл будет отображаться в рамке всякий раз при открытии данной
540
♦
Глава 17. Надписи, рамки, фон и темы
страницы. Такн£е можно установить флажок Связать с файлом (Link То File) —то гда документ, используемый в странице с рамками, будет обновляться при лю бом изменении файла, указанного в поле Начальная страница (Initial Page).
Рис. 17.6. Вкладка Рамка позволяет выполнить несколько задач по настройке рамки, например присвоить название и присоединить отображаемый документ
Кроме того, можно присвоить название каждой рамке. Это нужно для того, что бы при создании гиперссылок можно было обратиться к определенному объекту. Например, на вкладке Рамка (Frame), представленной на рис. 17.6, определено, что в рамке с названием главная будет отображаться файл intro.html. То есть щел чок на гиперссылке Introduction, находящейся во фрейме навигации на рис. 17.3, открывает в рамке главная файл intro.html. Рамки, показанные на рис. 17.3, назы ваются заголовок, главная и переход. СМОТРИ ТАКЖЕ ---------------------------------------------------------------- ------------------------Дополнительная информация о создании гиперссылок и определении цели фреймов расположена в главе 26.
В названиях рамок учитывается регистр и могут содержаться цифры и буквы. Так как каждый фрейм обязательно должен иметь имя, Word автоматически пре доставляет названия для всех рамок. Последними параметрами, которые можно установить на вкладке Рамка (Frame)* является высота и ширина. Введите нужные величины в поля Высота (Height) или Ширина (Width) и воспользуйтесь раскрывающимся списком Единицы (Measure In), чтобы определить, являются ли эти значения долями от размера экрана, обо значают фиксированный размер в сантиметрах или указывают отношение к дру гим рамкам. ► Проценты (Percent) —ширина и высбта рамки будут измеряться в процентах от размера окна. Например, если ширина рамки равна 50 %, фрейм займет по ловину окна пользователя независимо от размера этого окна. ► Сантиметры (Inches) —определяет фиксированную ширину или высоту в сан тиметрах (в американской версии Word используются дюймы). В таком слу чае фрейм всегда будет отображаться с заданной высотой или шириной, неза висимо от размера окна страницы.
Добавление рамок ^при разработке веб-документов ♦
541
► Относительно (*) (Relative (*)) —обозначает, что высота и ширина рамки долж ны будут корректироваться в соответствии с оставшейся областью окна после определения размеров других рамок. Например, если верхняя рамка имеет вы соту один сантиметр, а высота нижней рамки равна двум сантиметрам, высо ту центральной рамки имеет смысл установить на Относительно (Relative), то гда рамка заполнит пространство между верхним и нижним фреймом, незави симо от размеров окна. В документах можно комбинировать все три перечисленных выше варианта. Если изменить дизайн документа, перетащив границы рамок, Word автоматиче ски настроит их размеры. ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ --------------------------------------------- ---------------------------Если вы вдруг обнаружили, что при открытии документа рамки не отображают началь ную страницу, проверьте установку в поле Начальная страница (Initial Page) диало! ов>-го окна Свойства рамки (Frame Properties). Учтите, что если файл, на который ссылает ся страница с рамками, переименован, нужно также отредактировать название файла в поле Начальная страница (Initial Page).
Границы рамок, изменение их размера и полосы прокрутки Word позволяет не только определять документ, который будет отображаться в рамке, настраивать ее размер и название, но и контролировать границы рамок и полосы прокрутки. Чтобы получить доступ к свойствам этих элементов, вы полните следующее. 1. Щелкните на нужной рамке. 2. Щелкните на кнопке Свойства рамки (Frame Properties) панели инструмен тов Рамки (Frames) или выберите команду Формат ►Рамки ►Свойства рамки (Format ►Frames ►Frame Properties). 3. Щелкните на вкладке Границы (Borders), показанной на рис. 17.7.
[ » Г
границы
2тсутстеух>т
|jixaseTb ■раницы все* ран«“
jjgpxweгрймииы. М и 3 ^еотграииц» j ^ jTJ д«лым*вам*«| е 0б«р 8м т1 -
гкжюыв» ь1х>лоецлрокр,тг1
РДОЗДггьм e^ewepa-^poe
нмбходиности Я
Рис. 17.7. Вкладка Границы в диалоговом окне Свойства рамки предоставляет параметры для настройки границ рамки и полос прокрутки
542
♦
Глава 17. Надписи, рамки, фон и темы
Доступные параметры вкладки Границы (Borders) перечислены ниже: ► Границы отсутствуют (No Borders) —если желательно, чтобы рамки отобража лись без границ, выберите этот вариант; ► Показать границы всех рамок (Show All Frame Borders) —выберите этот вари ант, если требуется показывать границы; ► Ширина границы (Width Of Border) —если границы рамок отображаются, мож но ввести в это поле значение или пощелкать на стрелках вверх и вниз, уста навливая таким образом ширину границы, отображаемой между рамками; ► Цвет границы (Border Color) —щелкните на стрелке ▼ поля Цвет границы (Bor der Color), чтобы получить доступ к стандартной палитре цветов и определить цвет границы между рамками; ► Показывать полосы прокрутки (Show Scrollbars In Browser) —щелкните на стрел ке вниз и выберите в раскрывающемся списке вариант, определив таким об разом, когда нужно отображать полосы прокрутки выделенной рамки: всегда, никогда или при необходимрсти.; ► Разрешить изменение размеров (Frame Is Resizable In Browser) — установите этот флажок, если требуется, чтобы пользователи могли изменять размер вы деленной рамки; для рамки, которая должна всегда появляться на экране в соответствии с уже определенными размерами, снимите флажок (если ак тивная рамка будет изменяемой, соседние также следует отформатировать как изменяемые). Во время определения границ в окне просмотра демонстрируется, как будет вы глядеть рамка. Чтобы применить установленные параметры к активному доку менту, щелкните на кнопке ОК. ♦
Удаление рамок Если для изменения структуры страницы требуется удалить рамки, можно легко сделать это. Помните, что при выполнении данной операции программа убирает только рамку —отображаемый в ней файл не удаляется. Щелкните на рамке, за тем на кнопке Удалить рамку (Delete Frame) панели инструментов Рамки (Frames) или выберите команду Формат ►Рамки ►Удалить рамку (Format ►Frames ►Delete Frame). ВНИМАНИЕ ---------------------------г - ---------*---------------------------------- --------------------При удалении рамки теряется возможность возврата предыдущих настроек щелчком на кнопке Отменить (Undo). Ерли нужно восстановить удаленную рамку, придется заново создать ее с помощью панели инструментов Рамки (Frames), а затем установить необ ходимые параметры вдиалоговом окне Свойства рамки (Frames Propeties).
Фон и подложка Чтобы добавить информацию в документ или привлечь внимание читателя, мож но вставить фон или подложку в веб-документы пли документы для печати. Фон чаще всего используется на веб-страницах, документах, предназначенных для просмотра на компьютере и электронных писем, и не очень хорошо подходит для
Фон и подложка ♦
543
печати. Увидеть его можно во всех режимах просмотра, кроме обычного и режи ма структуры. Если же требуется создать печатаемый фон, лучше применить подложку; ею может быть неяркий текст или бледный рисунок, появляющийся под текстом документа. С помощью подложек пользователи стараются придать документу визуальную привлекательность или определить его статус, например, вставив на задний план слова «Эскиз» или «Срочно». Подложки видны в режи ме разметки страницы, в режиме предварительного просмотра или в напечатан ном документе. В этом разделе вы научитесь создавать фон и подложки, управ лять ими и удалять их со своих веб-страниц или документов для печати.
Создание фона или подложки При формировании фона для заполнения страницы используются цветной гра диент, узоры, рисунки, сплошные цвета или текстуры, которые, повторяясь, как мозаика или кафельная плитка, заполняют собой страницу. Для подложки при меняются осветленный текст или рисунки (обычно черно-белые), которые появ ляются за содержимым документа. Если это текст, то программа позволяет вы брать любую из встроенных фраз или ввести свою собственную.
Добавление фона к страницам, предназначенным для просмотра на компьютере Чтобы добавить фон к таким страницам, как веб-страница, почтовое электрон ное сообщение или просто предназначенным для просмотра на компьютере, вы берите команду Формат ►Фон (Format> Background) и затем выполните любое из следующих действий: ► щелкните в цветовой палитре, чтобы добавить фон сплошного цвета; ► выберите команду Другие цвета (More Colors), чтобы получить доступ к до полнительным цветам, к^рторые можно применить в качестве фона; ► выберите команду Способы заливки (Fill Effects), чтобы открыть любую из вкла док Градиент (Gradient), Текстура (Texture), Узор (Pattern) и Рисунок (Picture) диалогового окна Способы заливки (Fill Effects), которые позволят создать соб ственный фон. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Заливка подробно рассматривается в главе 12.
После выбора цвета или создания текстуры Word автоматически применит фон к активному документу. Фон можно увидеть во всех режимах, кроме обычного и режима структуры, а при печати документа по умолчанию фон не печатается. Если все же требуется, чтобы на бумаге документ появился вместе с фоном, нуж но перед печатью выполнить следующее. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и щелкните на вклад ке Печать (Print). 2. В разделе Печатать (Include With Document) установите флажок Фоновые цвета и рисунки (Background Colors And Images) и щелкните на кнопке ОК.
544
♦
Глава 17. Надписи, рамки, фон и темы
ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------- -------------------------------------- ------При сохранении веб-страницы с фоном Word сохраняет текстуру фона и градиенты в JPEG-файлах, а узоры — как GIF-файлы.
Добавление подложки к печатаемым документам Чтобы вставить подложку, отобразите документ в режиме просмотра Разметка страницы (Print Layout) (если работа ведется в режиме Обычный (Normal), то по сле добавления подложки переключение в режим разметки страницы выполнит ся автоматически), затем выберите команду Формат ►Фон ►Подложка (Format ► Background ►Printed Watermark). Откроется диалоговое окно Печатная подложка (Printed Watermark), продемонстрированное на рис. 17.8.
Рис. 17.8. Диалоговое окно Печатная подложка служит для добавления к документу подложки в виде текста или рисунка
Для вставки подложки установите в открывшемся диалоговом окне параметры, описанные ниже. ► Подложка в виДе рисунка. Щелкните на варианте Рисунок (Picture Watermark) и, чтобы выбрать изображение для подложки, щелкните на кнопке Выбрать (Select Picture). В качестве подложки можно использовать цветные рисунки и изображения в градациях серого. Список Масштаб (The Scale) позволяет определить размер рисунка подложки. В большинстве случаев следует уста новить флажок Обесцветить (Washout), чтобы подложка на мешала чтению документа. ► Текстовая подложка. Щелкните на варианте Текст (Text Watermark) и введите свой текст в поле списка Текст (Text) или выберите фразу из этого раскры вающегося списка. Затем установите параметры Шрифт (Font), Размер (Size), Цвет (Color) и Расположение (Layout). Текст подложки можно отобразить по диагонали или горизонтально. В большинстве случаев следует установить флажок Полупрозрачный (Semitransparent), ч^обы подложка не перекрывала информацию документа.
Фон и подложка ♦
545
Настроив текстовую подложку или подложку-изображение, щелкните на кноп ке ОК, чтобы применить ее к активному документу. На рис. 17.9 показан доку мент в режиме предварительного просмотра с подложкой Секретно.
Рис. 17.9. Word позволяет легко вставить подложку в документ, предназначенный для печати ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Работая в версиях Word до 2002, пользователи создавали подложки путем добавления объектов (таких как автофигуры) и изображений г верхний колонтитул документа. Сей час также можно применить этот способ: вставьте вручную объект или рисунок в колон титул документа. Но тогда для установки свойств подложки не удастся воспользоваться диалоговым окном Печатная подложка (Printed Watermark). Поэтому, Чтобы упростить свою задачу, создавайте подложки, когда это возможно, с помощью диалогового окна.
Изменение и удаление фона и подложки После добавления фона или подложки к веб-документам или к печатному доку менту можно в любой момент изменить свое решение. Фон и подложка легко ре дактируются или удаляются. Чтобы преобразовать их, воспользуйтесь одним из следующих методов: ► Изменение фона. Выберите команд}' Формат ►Фон (Format ►Background) и ус тановите новые параметры; ► Изменение подложки. Выберите команду Формат ►Фон ►Подложка (Format ► Background ►Printed Watermark) и определите новые настройки в диалоговом окне Печатная подложка (Printed Watermark). ,
546
♦
Глава 17. Надписи, рамки, фон и темы
Чтобы удалить фон и подложкугпримените один из методов: ► Удаление фона. Выберите команду Формат ►Фон ►Мет заливки (Format ► Background ►No Fill); ► Удаление подложки. Выберите команду Формат ►Фон ►Подложка (Format ► Background ►Printed Watermark). В открывшемся диалоговом окне щелкните на варианте Без подложки (No Watermark) и щелкните на кнопке ОК. Если удалить фон из веб-страницы, при отображении документа будут исполь зоваться цвета, установленные по умолчанию в браузере пользователя. Обычно фоном по умолчанию является белый или серый. ПРИМЕЧАНИЕ -------------- ------------------------------------------------------------------------------Если подложка создавалась вставкой в колонтитул документа, для ее редактирования или удаления необходимо открыть колонтитул и вручную выполнить все изменения, по тому что здесь нельзя воспользоваться диалоговым окном Подложка документа (Printed Watermark).
Стилизация документов с помощью тем Если вы хотите продвинуться на пути освоения Word еще на шаг дальше, чем добавление фона, примените любую из тем к веб-странице, почтовому сообще нию, документу, который будет просматриваться на компьютере или только в Word или предназначается для печати* Тема представляет собой набор согласованных элементов дизайна, объединенных с цветовой схемой. Когда документ оформля ется с помощью темы, Word настраивает в соответствии с ней цвета фона, марке ры и текст списков, стили заголовков, основной текст, горизонтальные линии, гиперссылки, цвета таблицы и т. д. О том, как добавить тему к почтовому сооб щению, можно узнать в главе 24. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------:----------------------Кроме того, темами допускается пользоваться при создании веб-узла с помощью мас тера веб-страниц и для формирования собственного шаблона. За дополнительной ин формацией о работе с мастером веб-страниц обращайтесь к главе 26, а подробное описание создания нестандартного шаблона находится в главе 16.
Предварительный просмотр и применение тем Для этих операций предназначено диалоговое окно Тема (Theme). Кроме того, в нем можно установить следующие параметры выделенной темы. ► Живые цвета (Vivid Colors) изменяет цвета, используемые для стилей и границ таблиц, на более яркие. Различия в оформлении документа, создаваемые этим параметром, становятся видны в окне предварительного просмотра, если ус тановить, а потом снять флажок Живые цвета (Vivid Colors). ► Активная графика (Active Graphics) включает анимацию графики, такую как мерцание маркеров, когда страница отображается в веб-браузере. В большин стве случаев лучше отключить активную графику, потому что она требует за трат, неадекватных получаемому визуальному эффекту.
Стилизация документов с помощью тем ♦
547
► Фоновый рисунок (Background Image) применж 1 рисунок, показанный в окне просмотра, к активному документу. Если хочется оставить равномерный цвет фона или документ планируется для печати без фона, снимите этот флажок. ► По умолчанию (Set Default) устанавливает выбранный вариант как тему, ис пользуемую по умолчанию. Если щелкнуть на этой кнопке, тема будет авто матически применяться всякий раз при создании нового чистого документа или новой веб-страницы (в зависимости от типа документа, который был от крыт в момент щелчка на кнопке По умолчанию (Set Default). ► Библиотека стилей (Style Gallery) отображает диалоговое окно Библиотека сти лей (Style Gallery), которое позволяет получить доступ к различным шаблонам. СМОТРИ ТАКЖЕ -----------------------------------------------------------------------------------------Подробнее библиотека стилей рассматривается в главе 16.
Чтобы применить тему к документ}', выполните следующее. 1. Откройте документ, который нужно отформатировать, или новый документ, или чистую веб-страницу. 2. Выберите команду Формат ►Тема. 3. В диалоговом окне Тема (Theme) в списке Выберите тему (Choose A Theme) щелкните на названии темы — она появится в окне просмотра. (Если тема еще не установлена, Word сообщит об этом и предоставит кнопку Установить (Install), нажав на которую вы сможете загрузить темы с установочного ком пакт-диска. Этот процесс описывается в следующем разделе.) На рис. 17.10 продемонстрировано диалоговое окно Тема (Theme) с выделенной темой Япон ская кисть. iany:
CiM >1гемыЯгюнскв»кисты З а го л о в о к 1 ¥ Маркированный список Г 4 Маркированный список 2 ,# Чай>ровлн11ый списоюЗ Горизонтальная лим ю: ••••
Заголовок 2 Образец обычно! ^ текст*»
Пютлюяжтю гипе&с ж а а цвета
•лк- 1вн«я tpatpm-O £оноаь й р и ^ н ж
Оиумопчанпю7.
Рис. 17.10. Word предоставляет набор тем для оформления веб-страниц и других документов
548
♦
Глава yi. Надп» "и, рамки, фон и темы
4. Выделите тему и при необходимости установите или снимите флажки Живые цвета (Vivid Colors), Активная графика (Active Graphics) и Фоновый рисунок (Back ground Image). Щелкните на кнопке ОК, чтобы применить тему к активному документу. Если в диалоговом окне Тема (Theme) выбрать тему и щелкнуть на кнопке По умолчанию (Set Default), то впоследствии можно будет создавать новый документ, основанный на этой теме, щелкнув на кнопке Создать файл (по умолчанию) (New Blank Document) стандартной панели инструментов или выбрав команду Файл ► Создать (File ►New) — откроется область задач Создание документа (New Docu ment), и в ней нужно щелкнуть На ссылке Новая веб-страница (Blank Web Page) или Новый документ (Blank Document). Чтобы отменить автоматическое примене ние темы к новым документам, в диалоговом окне Тема (Theme) выберите вари ант (нет темы) ((No Theme)).
Установка дополнительных тем Если в диалоговом окне Тема* (Theme) выделена тема, которая не установлена в пакете Office, то, как мы уже говорили, в окне предварительного просмотра появится кнопка Установить (Install). Чтобы установить дополнительные темы, вставьте установочный компакт-диск Office и щелкните на этой кнопке. На экра не появится окно, сообщающее об установке тем, —оно изображено на рис. 17.11. После завершения установки тема отобразится в окне просмотра диалогового окна Тема (Theme).
Рис. 17.11. По умолчанию при выполнении стандартной установки Word не устанавливает все темы, поэтому в некоторых случаям вам придется дополнительно установить их с компакт-диска
СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно загрузить дополнительные темы с сайта Microsoft Office Online. Для этого соеди нитесь с Интернетом и выберите команду Справка ►Office в Интернете (Help ►Microsoft Office Online). Попав, на сайт Microsoft Office, найдите темы с помощью поиска.
Изменение и удаление тем Можно легко изменить или удалить тему, отображаемую в данный момент в до кументе или установленную по умолчанию. Для этого выполните одну из сле дующих процедур. ► Изменение текущей темы документа. Выберите команду Формат ►Тема (For mat ►T,heme), в открывшемся диалоговом окне выделите новую тему и щелк ните на кнопке ОК.
Стилизация документЪв с помощью тем ♦
549
► Изменение темы, используемой по умолчанию. Отобразите документ или веб-страницу, оформленные с помощью темы по умолчанию, затем выберите команду Формат ►Тема (Format ►Theme). В диалоговом окне Тема (Theme) выделите новую тему, щелкните на кнопке По умолчанию (Set Default), под твердите свой выбор, щелкнув на кнопке Да (Yes), затем щелкните на кноп ке ОК. ► Удалить тему из текущего документа. Выберите команду Формат ►Тема (Format ►Theme), чтобы открыть диалоговое окно Тема (Theme), выберите ва риант (нет темы) ((No Theme)) и щелкните на кнопке ОК. ► Удаление темы, как используемой по умолчанию для новых веб-страниц и чистых документов. Как и в предыдущей операции, установите вариант (нет темы) ((No Theme)), щелкните на кнопке По умолчанию (Set Default) и щелк ните на кнопке ОК. СОВЕТ ------------------------------------ -------------------------------------------------------------- ----------------Как упоминалось выше, с помощью тем также можно оформлять электронные почтовые сообщения. За дополнительной информацией о создании и форматировании в Word этих объектов обращайтесь к главе 24.
привлекаем внимание читателя Простая граница Создание сложной границы Создание частичной границы Граница страницы Границы разделов и абзацев Параметры границы Разделительные линии Заливка разделов
Простая граница ♦
551
Иногда самое эффективное воздействие оказывает самый простой документ — текст на белом фоне. Но если требуется привлечь внимание аудитории и вы ищете максимально адекватный вид и впечатляющий дизайн, одним из методов решения задачи может стать добавление к тексту на белой странице рамок и за ливки. Ниже перечислены несколько способов применения рамок и цветовых эффектов, но, разумеется, на самом деле их гораздо больше. ► Очертите рамку вокруг таблицы, расположенной в середине текста. ► Сделайте заголовок, например, в виде белого текста на синем фоне. ► Выделите раздел текста, относящийся к самому важному моменту документа. ► Подчеркните оглавление, чтобы его легко можно было найти. ► Заливкой отделите друг от друга разные части веб-страницы. СОВЕТ ------------------------------------------------------------- --------------------------Граница не обязательно должна окружать элемент целиком. Она может располагаться только снизу, сбоку, с обеих сторон или с одной. Более подробно мы поговорим об этом ниже.
Простая граница Проще всего добавить обычную границу к элементу документа следую- m щим образом: выделите элемент и щелкните на кнопке Граница (Border) панели инструментов Форматирование (Formattinng). При этом к элементу при менится та граница, которая отображена на кнопке в данный момент. Но щелчком на стрелке рядом с кнопкой (вместо щелчка на самой кнопке) можно раскрыть палитру границ и выбрать любой из доступных вариантов, которые перечислены в табл. 18.1. Помните, что кнопка Граница (Border) является переключателем, то есть если границы еще нет, в результате щелчка на кнопке она ставится, а если граница уже нарисована, щелчок на кнопке ее снимает. i Также границы можно создавать с помощью панели инструментов Таблицы и границы (Tables and Borders). Чтобы отобразить ее, достаточно щелкнуть И на кнопке Панель границ (Tables and Borders) на стандартной панели инструмен тов. Панель инструментов Таблицы и границы (Tables and Borders), показанная на рис. 18.1, содержит кнопкуТраница (Border) в том же самом виде, что и панель форматирования. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------После формирования границ с помощью кнопки Граница (Border) на ней активизирует ся последний из использованных вариантов. Например, если последним инструментом был Внешние границы (Outside Border), значок на кнопке будет отображать выбранную границу и применить ее можно простым щелчком, не обращаясь к палитре границ. Кнопка Граница (Border) имеется и на панели форматирования, и на панели таблиц и границ, и на каждой из них запоминается свой последний вариант выбора границ. Кроме того, при перезапуске Word кнопка Граница (Border) с обеих панелей возвраща ется к инструменту Внешние границы (Outside Border), используемому по умолчанию.
5 5 2 ♦ Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя Выровнять высоту строк Разбить ячейки Вставить таблицу Ластик
Толщина линии Граница
Стиль автоформата таблицы Сортировка по возрастанию Автосумма
Создать таблицу Тип линии
Цвет границы Цвет заливки Объединить ячейки Выравнивание
Сортировка по убыванию Напрвление текста Выровнять ширину столбцов
Рис. 18.1. Панель инструментов Таблицы и границы предназначена, как следует из ее названия, для создания таблиц и различных границ
СОВЕТ Чтобы создать простую границу вокруг выделенного фрагмента, выберите вариант Внешние границы {Outside Border) в палитре Граница (Border).
СМОТРИ ТАКЖЕ Кнопки панели инструментов Таблицы и границы (Tables and Borders) описаны в табли це 13.2 главы 13.
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------ ,-----------------------------------Хотя можно удалять границы, воспользовавшись свойством переключателя кнопки Гра ница (Border), зачастую удобнее сначала стереть все границы и затем настроить их за ново. Для этого нужно выделить подлежащий редактированию фрагмент, выбрать в па литре границ инструмент Удалить границы (No Border) и затем, не снимая выделения, применить новые границы.
Таблица 18.1. Возможные границы Кнопка Название
Описание
В
Внешние границы (Outside Border)
Добавляет или удаляет только внешнюю рамку вокруг выде ленного фрагмента документа, ячеек таблицы или рисунка
ш
Все границы (All Borders)
Добавляет или удаляет границу вокруг выделенного элемента (в случае текста добавляет горизонтальные и вертикальные линии, отделяя абзацы друг от друга; если выделена табли ца, рисуются границы всех ячеек)
Верхняя граница (Top Border)
Добавляет или удаляет границу только сверху выделенного фрагмента документа, ячеек таблицы или рисунка
Левая граница (Left Border)
Добавляет или удаляет границу только слева от выделенного фрагмента документа, ячеек таблицы или рисунка
Горизонтальные границы (Inside Horizontal Border)
Добавляет или удаляет горизонтальную линию или несколько линий между выделенными абзацами, ячейками таблицы или другими элементами
.j : И"!
*3
Диагональная сверху Добавляет или удаляет диагональную линию (из верхнего вниз (Descending правого угла в нижний левый) в ячейке или в выделенных Diagonal Border) ячейках таблицы
Создание сложной границы ♦
553
Кнопка Название
Описание
"аЕ1 Адг
Добавить горизонтальную линию (Horizontal Line)/
Добавляет художественную горизонтальную линию в месте расположения текстового курсора. Чтобы вставить линию над текущей строкой текста, нужно поместить курсор в начало строки; под строкой — поместить курсор в конец строки или нажать клавишу Enter и вставить линию в новую строку. Ли нию можно добавить в текст, в таблицу и определить ее оформление. Подробно этот процесс рассматривается далее
Внутренние границы (Inside Border)
Добавляет или удаляет границы между строками и столбца ми таблицы, но не трогает"внешнюю границу; в тексте встав ляет или убирает границы между абзацами
Удалить границы (No Border)
Стирает все границы
Нижняя граница (Bottom Border)
Добавляет или удаляет границу только внизу выделенного фрагмента документа, ячеек таблицы или другого элемента
Правая граница (Right Border)
Добавляет или удаляет границу только справа от выделенно го фрагмента документа, ячеек таблицы или другого эле мента
ЕЕ
Вертикальные грани Добавляет или удаляет вертикальные линии между выделен ными ячейками таблицы , цы (Inside Vertical Border) Диагональная снизу вверх (Ascending Diagonal Border)
Рисует диагональную линию (из нижнего правого угла в верх ний левый) в ячейке или в выделенных ячейках таблицы
Создание сложной границы Если требуется сформировать границу, более сложную, чем обычная линия, об ратитесь к диалоговому окну Границы и заливка (Borders And Shading). Устанав ливая различные параметры, здесь можно выбрать заливку, трехмерные и тене вые эффекты, изменить стиль, цвет и толщину линии. Это же окно позволяет задать частичные границы. Создание сложной границы начинается с размещения текстового курсора в тре буемом месте или выделения фрагмента документа. Затем выберите команду1 Формат ►Границы и заливка (Format ►Borders And Shading), чтобы на экране по явилось одноименное диалоговое окно (рис. 18.2). Word предлагает несколько основных типов границы, на основе которых, изме няя цвета, стили, ширину вид линий и затенение, можно создавать неограничен ное количество разнообразных границ. Тип границы задает общий вид, и именно он выбирается в первом разделе Тип (Settings). Набор представленных здесь ва риантов зависит от того, какому элементу назначается пэаница: таблице или стандартному тексту. • 1 Здесь и далее авторы предлагают вызывать это диалоговое окно через команды меню. Не забывайте, что оно также появится при щелчке на кнопке Цвет границы (Border color) панели инструментов Таблицы и границы (Borders and Shading). — Примеч. перее.
5 5 4 ♦ Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя
Рис. 18.2. В диалоговом окне Границы и заливка можно выбрать тип границы, ширину, цвет и стиль линии 1
Для текста доступны следующие границы: ► тип Нет (None) установлен по умолчанию; обозначает отсутствие границы; ► тип Рамка (Box) соответствует простой линии вокруг выделенного объекта; ► тип Тень (Shadow) обводит объект рамкой и добавляет отбрасываемую тень ниже и справа от объекта; ► тип Объемная (3-D ) создает трехмерный эффект, заставляя границу выступать из текста; ► тип Другая (Custom) позволяет пользователю сформировать границу само стоятельно, выбрав и настроив в окне предварительного просмотра только не обходимые сегменты. Для таблиц и входящих в них ячеек Word предоставляет следующие варианты: ► тип Нет (None) обозначает отсутствие границ; ► тип Рамка (Box) создает простую границу вокруг выделенных ячеек или таб лицы, без внутренних границ; ► тип Все (АН) установлен по умолчанию; рисуются как внешние, так и внут ренние границы; ► тип Сетка (Grid) —рисуются как внешние, так и внутренние границы; для внеш ней границы используется более толстая линия, чем для внутренних; ► тип Другая (Custom) позволяет пользователю сформировать границу само стоятельно, выбрав и настроив в окне предварительного просмотра только не обходимые сегменты. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Для достижения требуемого эффекта допустимо смешивать типы границ. Например, можно добавить границы к части ячеек, а для остальной таблицы границы скрыть — то гда будет казаться, что документ имеет сложную структуру. Также можно комбиниро вать различные параметры, такие как цвет и толщина линий
Создание сложной границы ♦
555
Выделите элемент документа, к которому требуется добавить границы: абзац, таблицу, изображение и т. п., или просто щелкните на нем. Затем откройте диа логовое окно Границы и заливка (Borders And Shading) и выберите тип границы на вкладке Границы (Borders). Если результат вас устраивает, щелкните на кноп ке ОК —указанная граница появится в документе. Если перед вызовом диало гового окна курсор располагался в начале нового, пустого абзаца, граница воз никнет вокруг Строки и будет расширяться по мере ввода текста, добавления абзацев, вставки рисунков, таблиц и других элементов. Чтобы прекратить рас ширение границы, щелкните за пределами отформатированной области или по местите курсор в ее конец, нажмите клавишу Enter и примените к образовавше муся абзацу вариант Удалить границу (No Border) из палитры границ. С О В Е Т -------------------------------------------------------------------------------------------------- -----------------Если становится ясно, что созданная граница не подходит к документу, отмените опера цию, нажав сочетание клавиш Ctrl+Z или выбрав команду Правка ►Отменить (Edit ► Undo), или удалите границы, выбрав в палитре границ инструмент Удалить границу (No Border) или воспользовавшись кнопками палитры как переключателями. Также можно сразу выбрать другой тип в диалоговом окне Границы и заливка (Borders And Shading).
ВНИМАНИЕ ----------------------------------------- -----------------------------------------------------Если, изменив границу или заливку таблицы, вы обнаруживаете, что после закрытия диалогового окна Границы и заливка (Borders And Shading) ничего не произошло, про верьте, выделены ли были отметки форматирования таблицы. Чтобы вообще избежать подобных проблем, перед форматированием выведите на экран непечатаемые знаки, щелкнув на кнопке Непечатаемые знаки (Show/Hide) на стандартной панели инструмен тов. А потом, выделяя таблицу, убедитесь, что отметки на концах строк попали в выде ление, и только после этого вызывайте окно Границы и заливка (Borders And Shading) ‘ и изменяйте настройки.
Выбор стиля В Word представлено 24 стиля линий границы: от обычной прямой до точечной, штрихпунктирной, двойной и тройной. Примерь^ различных стилей границ при ведены на рис. 18.3. Чтобы изменить стиль линии, выберите подходящий в списке Тип (Style) на вклад ке Границы (Borders) диалогового окна Границы и заливка (Borders And Shading). В окне предварительного просмотра сразу отобразится результат. ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------— Если вы создали двойную границу и не видите разницы между составляющими ее ли ниями разной толщины, попробуйте изменить ширину границы. Для этого щелкните или выделите область с границей и откройте диалоговое окно Границы и заливка (Borders And Shading). В нем в списке Ширина (Width) выберите подходящую толщину и в окне предварительного просмотра щелкните на той линии, к которой нужно применить эту настройку.
Выбор цвета По умолчанию выбранная граница будет нарисована черным цветом, но цвет можно изменить. ^
556
♦
Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя
„^ Д о к у м е н т !
M ic ro s o ft W o rd
13 0 «ИЦЫ И ■р<НИЦЫ
Этотпкстохружампржоугмаяой гу^киц-й, СОСТЛЮ-ИНОЙЮД10ЙК0Й er гообр*dr^mntn WWWWWlTOIWWIWJy' - " ■* » 1
П р и ф о р м » п с р о 8 « н и и у го й та б л и ц ы и с ш м а з о «псд с т а * C w a С то л щ и н о й г е м ш ц ы 2.23 д т Д м » ___________________Ср«дта« к о п и в д е п о з»ога: о» » с л у ж б у п о д д е р ж и » ________________
Чгоерг
Этот текст окружен нестандартной границей двойные л инки прочерчены над н под текстом
Рис. 18.3. Выбор стиля линии оказывает значительное влияние на внешний вид границы
1. Выделите уже существующую границу или, если граница создается заново, щелкните на соответствующем элементе документа или выделите нужный фрагмент. 2. Затем выберите команду Формат ►Границы и заливка (Format ►Borders And Shading), чтобы на экране появилось одноименное диалоговое окно. 3. Если вы формируете новую границу, выберите ее тип и стиль. Для уже суще ствующей границы в этот момент можно изменить настройки. 4. Щелкните на стрелке ▼ рядом с полем Цвет (Color). На экране появится па литра цветов, показанная на рис. 18.4. 5. Выберите нужный цвет или, если его нет в палитре, щелкните на кнопке Дру гие цвета линий (More Line Colors). Это действие выведет на экран диалоговое окно Цвета (Colors), в котором можно задать любой требуемый цвет. Выбери те его и щелкните на кнопке ОК. Если граница создается с нуля, результат отобразится в окне предварительного просмотра. В противном случае необхо димо по очереди щелкнуть в окне предварительного просмотра на всех лини ях, которые нужно окрасить в новый цвет. Это может показаться трудоемким, но зато позволяет настроить по отдельности каждую из линий. 6. Щелкните на кнопке ОК. Вид документа изменится в соответствии с выбран ными настройками, а в списке Тип линий (Line Туре) панели таблиц и границ отобразится линия выбранного типа и цвета.
Создание сложной границы ♦
557
i р а ни ц ы и запи в ка
Оодц.* } £тр<ти! 1 Тигс
Тип. -
Образен
• для добаетчия границ идаоитв o tijpem м т и о т о л л у й т е в я п к и
\
АВУГЙЯ flapayiTpM. ПО □ □□ & *»■ □
Другиецветалиний... Р и с. 1 8 .4 . В этой палитре выбираются цвета линии границы и заливки
Представьте, что вы создаете в W ord веб-страницу с годовым отчетом, дизайн которой долж ен полностью совпадать с аналогичной страницей прошлого года. Поставленная задача включает не только форматирование текста, но и копиро вание цветовой схемы, что нелегко. В этом случае имеет смысл воспользоваться вкладкой Спектр (Custom) диалогового окна Цвета (Colors), чтобы указать точ ные числовые значения трех составляющих требуемого оттенка. Для определения величин, задающих оттенок (например, из прошлогоднего го дового отчета), щелкните на элементе правой кнопкой мыши, выберите в контек стном меню пункт Шрифт (Font) и в появившемся диалоговом окне щелкните на стрелке ▼ возле поля Цвет текста (Font Color). На экране появится цветовая палитра. Щ елкните на кнопке Другие цвета (Мбге Colors) и выберите вкладку Спектр (Custom). В нижней части вкладки расположены три поля с процент ными значениями: Красный (Red), Синий (Blue) и Зеленый (Green), если выбрана цветовая модель RGB, и Оттенок (Hue), Насыщение (Sat) и Яркость (Lum) в слу чае модели HSL. Запомните эти цифры и воспроизведите их в диалоговом окне Границы и заливка (Borders.And Shading), чтобы точно скопировать цвет. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------При выборе цветов для текста, картинок и границ, линий, заливок и других элементов руководствуйтесь общей гаммой документа. В цветовую схему лучше включать три-четыре основных цвета, которые позволят создать полноценный дизайн и предоставят не обходимый контраст. Определившись с цветовой схемой, имеет смысл немного поиг рать с цветами, чтобы улучшить визуальное восприятие документа. Например, если заголовки выделены темно-синим цветом, можно выбрать тот же самый синий или чуть более светлый оттенок для границ и линий. Еще одно общее правило: чаще всего в до кументах для одинаковых элементов используются одни и те же цвета. Например, в га зете или журнале все врезки могут располагаться на зеленом фоне, в то время как для цитаты выделяться желтым цветом. И тогда читатель, увидев зеленый цвет, будет знать, что это врезка, а увидев желтый — что это цитата. Разумное применение цвета помога ет улучшить читабельность и привлекательность публикации.
558
♦
Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя
Выбор ширины
ЛИНИИ
Ширина простой границы по умолчанию равна 0,5 пт — это достаточно тонкая линия. Для усиления эффекта, независимо от цвета линии, ее толщину можно увеличить. 6 диалоговом окне Границы и заливка (B orders And Shading) щелкните на стрелке списка Ш ирина (Width) и выберите любую толщину, вплоть до 6 пт. СОВЕТ *-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Изменяя ширину отдельных границ, можно создавать особенные эффекты. Например, выделите область, которую нужно окружить границей, и выберите в диалоговом окне Границы и заливка (Borders And Shading) тип Другая (Custom). Выберите стиль линии и ширину 3 пт. В окне предварительного просмотра Образец (Preview) щелкните на верхней и нижней границах, затем на кнопке ОК. Теперь выделенная область ограниче на сверху и снизу толстой линией.
Создание частичной границы Далеко не каждый объект требует полной границы. Может оказаться оправдан ным добавление, скажем, двух линий из четырех: сверху и справа, чтобы отде лить абзац комментариев от основного текста; границ сверху и снизу —для ог лавления, или одной линии, чтобы отделить цитату от статьи. Создать частичную границу несложно: воспользуйтесь типом Другая (Custom) и выберите нужные стороны. 1. Выделите объект, который желательно окружить границей. Если это таблица или абзац, достаточно просто щелкнуть на нем. 2. Выберите команду Ф ормат ►Границы и заливка (Format ►Borders And Shading), чтобы на экране появилось одноименное диалоговое окно. 3. На вкладке Граница (Borders) укажите тип границы Другая (Custom) и выбе рите цвет, ширину и стиль линии. 4. В разделе предварительного просмотра Образец (Preview) щелкните на нуж ных кнопках (доступные кнопки описаны в табл. 18.2). Второй способ: щел кайте в окне просмотра на самих границах. Таблица 1 8 .2 . Кнопки частичной границы Кнопка
0
Описание Добавляет линию сверху Добавляет линию снизу
ш
[1
Добавляет линию слева
и
Добавляет линию справа
граница страницы ♦
559
СОВЕТ ------------------ ----------------------------------------------------------------------------------------- --------Кнопки, перечисленные в табл. 18.2, работают как переключатели. Таким образом, до бавляется граница щелчком на соответствующей кнопке или на границе в окне про смотра, и точно таким же щелчком она удаляется.
Граница страницы Границу можно добавить не только к объекту, h q и к целой странице, причем с помощью уже знакомых вам методов. На рис. 18.5 представлен документ, в ко тором страницы заключены в рамки — границы. Границы страниц могут быть как обычными, так и художественными.
Рис. 18.5. По умолчанию параметры границы страницы применяются ко всем страницам документа
Создание границы страницы Процесс добавления границ к страницам начинается с вызова диалогового окна Границы и заливка (Borders And Shading), затем нужно переключиться на вкладку Страница (Page Border).
Визуально эта вкладка отличается от рассмотренной вкладки Граница (Borders) только наличием списка Рисунок (Art), с которым мы познакомимся ниже. Для начала давайте добавим границу к странице. 1. Щелкните на странице или в разделе, для которых будет создана граница.
560
♦
Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя
2. Выберите команду Формат ►Границы и заливка (Format ►Borders And Shading), чтобы на экране появилось одноименное диалоговое окно. 3. На вкладке Страница (Page Border) выберите один из типов границы. 4. Выберите стиль и цвет линии. 5. Щелкните на стрелкё списка Ширина (Width) и выберите нужное значение. Все эти изменения отображаются в окне раздела Образец (Preview). 6. Если требуется сделать границу частичной, с помощью кнопок области пред варительного просмотра поставьте или удалите часть линий вокруг стра ницы. 7. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу. По умолчанию рамка создается во всем документе. Если вас это не устраивает, щелкните в диалого вом окне на стрелке списка Применить к (Apply То) и выберите нужный пункт. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------ ------------------------------Чтобы создать границу для отдельной, Не первой страницы документа или нескольких страниц, предварительно следует их изолировать, создав раздел. Формирование и фор матирование разделов подробно рассматривается в главе 19.
СОВЕТ -----------------------------------------------------------------------------------------------------Что делать, если требуются границы на всех страницах, кроме одной, например пер вой? Или наоборот, только к первой странице? В списке Применить к (Apply То) есть со ответствующие пункты.
Декоративная граница Еще одно средство, которое в предыдущих версиях Office называлось Художест венная граница (BorderArt), позволяет внести в документ декоративные элементы. Специальные картинки, предлагаемые в виде черно-белых или цветных образ цов, используются в качестве границы. Теперь этот эффект достигается описан ным ниже способом. 1. Щелкните в любом месте внутри документа, к которому необходимо создать границу. 2. Вызовите на экран диалоговое окно Границы и заливка (Borders And Shading) и выберите вкладку Страница (Page Border). 3. Щелкните на стрелке списка Рисунок (Art) и выберите в списке п о д х о д я щ и й рисунок. Результат будет отражен в области предварительного просмотра, как показано на рис. 18.6. Затем, как обычно, можно выбрать, какие границы страницы будут созданы такой декоративной линией. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Возможно, при первом обращении к списку Рисунок (Art) вам придется установить дос тупный набор рисунков на компьютер. Вставьте установочный компакт-диск Office и следуйте указаниям.
Границы разделов и абзацев ♦
561
Р и с. 1 8 .6 . Выберите любой из предлагаемых Word рисунков
4. В списке Применить к (Apply То) выберите, к каким страницам документа сле дует применить границу. 5. Щелкните на кнопке ОК. Граница появится в документе в соответствии с за данными настройками. ВНИМ АНИЕ -----------------------------------------------------------------------------------------------------------Декоративные границы весьма колоритны, но они также могут оказаться чересчур воль ными для официальных документов. Поэтому мы советуем осторожно использовать художественные границы и не увлекаться.
Границы разделов и абзацев Раскрывающийся список Применить к (Apply То) диалогового окна Границы и за ливка (Borders And Shading) понадобится при необходимости создать границу во круг одного слова, абзаца, раздела или страницы. Выбор вкладки —Страница (Раде Border) или Границы (Borders) —зависит от элемента, вокруг которого формиру ется граница: ► если выбран раздел документа, щелкните на вкладке Страница (Page Border); в списке Применить к (Apply То) будут предложены соответствующие разделу пункты; ► если границу нужно создать вокруг абзаца, фрагмента текста, таблицы, изо бражения, выделенных ячеек или другого элемента, воспользуйтесь вкладкой Границы (Borders); в списке Применить к (Apply То) найдутся пункты, соответ ствующие различным фрагментам документа.
562
♦
Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя
Граница раздела В процессе работы над документом может понадобиться создать границу вокруг раздела с информацией, которую требуется подчеркнуть или просто отделить от основного текста. Для этого расположите текстовый курсор внутри раздела, вызовите диалоговое окно Границы и заливка (Borders And Shading) и выберите вкладку Страница (Page Border). Затем установите все параметры границы и об ратитесь к списку Применить к (Apply То). В зависимости от выбранного типа границы в списке могут присутствовать следующие пункты: ► Всему документу (Whole document) — граница создается на каждой странице документа; ► Этому разделу (This Section) —граница создается на каждой странице текуще го раздела (разделом считается набор страниц между двумя отметками раз рыва раздела); ► Этому разделу (только 1-й странице) (This Section Fltet Page Only) —граница создается только на первой странице текущего раздела или документа, если в нем нет разделов; ► Этому разделу (кроме 1-й страницы) (This Section — All Except First Page) —гра ница создается на каждой странице, кроме первой, текущего раздела или до кумента, если в нем нет разделов. Определите подходящий вариант и щелкните на кнопке ОК. Если требуется по смотреть, как будет выглядеть весь раздел с новой границей, выберите команду Файл ►Предварительный просмотр (File ►Print Preview) (или щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview) стандартной панели инструментов), затем щелкните на кнопке Несколько страниц (Multiple Pages) на панели инстру ментов окна предварительного просмотра и укажите число страниц в разделе. В области просмотра появится несколько страниц документа. Чтобы вернуться к документу, щелкните на кнопке Закрыть (Close). СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------- ----------Режим предварительного просмотра подробно рассматривается в главе 3. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2ущест1ует поистине замечательный способ добавлять в пространство документа го ризонтальные линии. Нажмите несколько раз клавишу Enter, чтобы вставить в документ несколько пустых строк. Теперь выделите область, в которую нужно добавить горизон тальные линии, и щелкните на стрелке возле кноп ск Границы (Borders) на панели инст рументов Таблицы и границы (Tables And Borders). Выберите инструмент Горизонталь ные линии (Inside Horizontal Border), и между вставленными строками расположатся горизонтальные линии, длиной от правого до левого поля.
Границы для текста, изображений, таблиц и их фрагментов Когда требуется создать границу вокруг фрагмента текста, меньшего, чем раздел (абзац, фраза или слово, изображение или выделенные ячейки таблицы), и выде лен соответствующий фрагмент, пункты раскрывающегося списка Применить
Параметры границы ♦
563
к (Apply То) будут другими. Итак, выделите нужный элемент, вызовите диалого вое окно Границь* и заливка (Borders And Shading) и перейдите на вкладку Грани цы (Borders). Затем установите все параметры i раницы и обратитесь к списку Применить к (Apply То). В зависимости от выделенного фрагмента пункты списка могут быть следующими: ► Абзацу (Paragraph) —граница создается вокруг выделенного абзаца; ► Тексту (Text) —граница создается вокруг выделенного текста; ► Рисунку (Picture) —граница создается вокруг выделенного изображения; ► Ячейке (Cell) —граница создается вокруг выделенных ячеек; ► Таблице (Table) — граница создается вокруг таблицы, в которой находился текстовый курсор. Выберите подходящий вариант и щелкните на кнопке ОК.
Параметры границы Изначально Word делает несколько предположений о том, в где и как появится граница в документе. По умолчанию поле границы абзаца меньше, чем поле страницы 1<ли раздела: в случае абзаца поля сверху и снизу равны 1 пт, а по бо кам —4 пт; а для границы страницы и раздела все поля равны 24 пт. Чтобы внести изменения в эти числа, выведите на экран диалоговое окно Грани цы и заливка (Borders And Shading) и выберите вкладку Границы (Border), если идет работа с границей абзаца, и Страница (Page Border), если редактируются па раметры границы раздела или страницы. Щёлкните на кнопке Параметры (Options), распо: юженной в правом нижнем углу диалогового окна. На экране появится окно Параметры границы и заливки (Border And Shading Options), показанное на рис. 18.7. Чтобы изменить ширину полей, щелкните на требуемом поле и введите новое значение или воспользуйтесь стрелками вверх к вниз.
Верхнее;
и ПТ npjeoe:
|мпт” ~ Э
Параметры Г<
'
Р > • ГI*1•. —* :?
Т Рис. 18.7. Здесь настраиваются поля и выравнивание границы
564
♦
Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя
Для границы страницы по умолчанию Word отсчитывает поля от края страницы, но можно задать в качестве полей расстояние между границей и окружаемым ею текстом. Для этого щелкните на стрелке ▼ списка Относительно (Measure From) и выберите пункт Текста (Text). Если же настраивается граница любого другого элемента, ее расстояние отсчитывается только от текста (а не от краев страницы). Остальные параметры будут доступны только при работе с границей раздела или страницы. По умолчанию верхние и h i икние колонтитулы попадают внутрь гра ницы, и флажок Всегда впереди (Always Display In Front) установлен. Это озна чает, что граница всегда отображается поверх любого объекта, с которым она пе ресекается. Если внутри фрагмента, к которому применена граница, находятся таблицы или другие границы, становится доступным флажок Выровнять границы абзацев и таблиц по границам страницы (Align Paragraph Borders And Table Edges With Page Borders). Установите его, если выравнивание необходимо.
Щелкните на кнопке ОК дважды, чтобы вернуться к документу. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------- -------------------------------------------- ------------------------Если перед обращением к диалоговому окну Границы и заливка (Borders And Shading) была выделена таблица, в списке Прик енить к (Apply То) будут находиться пункты Абза цу (Paragraph), Таблице (Table) и Ячейке (Cell). Аналогично, если выделить изображе ние, в списке появится пункт Рисунку (Pictures).
ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ -------------------------------------------------------------------------Если при печати документа оказывается, что одна из границ не печатается или располо жена слишком близко к краю страницы, проверьте настройки полей границы. В диало говом окне Границы и заливка (Borders And Shading) на вкладке Страница (Page Border) щелкните на кнопке Параметры (Options), чтобы вызвать диалоговое окно Параметры границы й заливки (Border And Shading Options). Если граница задавалась’от края стра, ницы, увеличьте числовые значения полей, в противном случае — уменьшите, чтобы, граница не попадала в область листа, на которой принтер не печатает. Большинство принтеров не может печатать символы в полосе по периметру страницы шириной око ло 1,3 см.
Разделительные линии Иногда удобнее выделять разделы или другие элементы документа, создавая не полную границу, а только горизонтальные линии. Например, на веб-страницах достаточно часто разделы отделяются друг от друга горизонтальными линиями. В таких ситуациях можно применить инструмент Горизонтальные линии (Inside Horizontal Line) из палитры границ, вставить только верхнюю и нижнюю границу или же добавить художественную горизонтальную линию. Первые два варианта мы обсудили ранее в этой главе, а работу с художественными линиями —линия ми, являющимися изображениями, рассмотрим ниже.
Добавление горизонтальной линии Word предоставляет целую библиотеку различных линий, которые вполне мож но использовать как элемент дизайна. Чтобы вставить в документ горизонталь ную линию, выполните следующие действия.
Разделительные линии ♦
565
1. Установите текстовый курсор в соответствующее место документа. 2. Вызовите на экран диалоговое окно Границы и запивка (Borders And Shading). 3. На любой из вкладок щелкните на кнопке Горизонтальная линия (Horizontal Line). На экране появится одноименное диалоговое окно (рис. 18.8). 4. Выберите подходящий вариант и щелкните на кнопке ОК.
Рис. 18.8. В диалоговом окне Горизонтальная линия представлен встроенный набор линий, которые можно вставить в документ
Вставленную в документ линию можно выделять, копировать, изменять в разме ре, перемещать и удалять, как любой графический объект. Далее мы рассмотрим некоторые способы форматирования художественных лиНий. г
Форматирование горизонтальной линии Word позволяет настраивать некоторые параметры художественной горизон тальной линии как изображения, в частности ее ширину, высоту и цвет. Если го ворить более конкретно, вы можете выполнить следующие операции. 1. Вручную изменить позицию и размер линии. Для этого щелкните на линии и потяните любой из появившихся маркеров, чтобы увеличить или умень шить ее размер, или перетащите саму линию в новое место. На рис. 18.9 при ведено несколько примеров художественных линий с измененным размером. 2. Настроить свойства линий. У каждой линии можно изменить ширину, высо ту, цвет, выравнивание, яркость и контраст, а также некоторые линии допус кается обрезать. Все это выполняется с помощью диалогового окна Формат горизонтальной линии (Format Horizontal Line), представленного на рис. 18.10. Чтобы его открыть, нужно щелкнуть на линии правой кнопкой мыши и вы брать одноименную команду (или выделить линию и нажать сочетание кла виш Alt+0+L или выбрать команду Формат ►Горизонтальная линия (Format ►
566
♦
Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя
Horizontal Line)). Воспользовавшись, например, соответствующим пунктом списка Цвет (Color) вкладки Рисунок (Picture) диалогового окна, линию мож
но обесцветить. j | Д о кум е н т!
M ic ro s o ft W o rd
введитдгопрсл
Рис. 18.9. Длину и высоту линии можно изменить вручную
Рис. 18.10. Это диалоговое окно предназначено для настройки вида и местоположения горизонтальных линий
Разделительные линии ♦
567
Импорт линии Можно нарисовать линии в другой программе (Windows Paint, Microsoft Power Point или даже Word) и добавь гь эти файлы в коллекцию линий Word. Допус кается импорт файлов следующих форматов: ► BMP, RLE, DIB (Microsoft Windows Bitmap); ► EMF (Enhanced Metafile); ► EPS (Encapsulated Postscript); ► GIF (Graphics Interchange Format); ► JPG (Joint Photographic Experts Group); ► PNG (Portable Network Graphics); ► TIFF (Tagged Image File Format); ► WMF (Windows Metafile). СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию об импортировании объектов и файлов в документы Word можно найти в главе 15.
Чтобы добавить свой файл в коллекцию линей', так чтобы он стал доступен в диа логе вом окне Горизонтальная линия (Horizontal Line), выполните следующие дей ствия. 1 1. Сохраните нарисованную линию в файле одного из перечисленных форма тов. 2. В Word вызовите на экран диалоговое окно Границы и заливка (Borders And Shading).
$
3. Щелкните на кнопке Горизонтальная линия (Horizontal Line), чтобы открыть одноименное диалоговое окно. 4. Щелкните на кнопке Импорт (Import). На экране появится диалоговое окно Добавление клипов в коллекцию (Add Clips То Organizer).
5. Найдите нужный файл и щелкните на кнопке Добавить (Add). Теперь линия добавлена в коллекцию и выделена. 6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вставить линию в документ. 7. После вставки в документ первого экземпляра горизонтальной линии сле дующие копии можно добавлять, не обращаясь к диалоговому окну Горизон тальная линия (Horizontal Line), —достаточно щелкнуть на кнопке Добавить го ризонтальную линию (Horizontal Line), расположенную на палитре границ на панели форматирования или панели таблиц и границ. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------ -------------------------------------Чтобы удалить из коллекции импортированную линию, необходимо открыть область за дач Коллекция клипов (Clip Art), там найти и удалить нужное изображение.
568
♦
Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя
Заливка разделов Иногда для выделения заголовка, текста или картинки из основного текста од ной только границы недостаточно. Попробуйте воспользоваться заливкой.
Заливка таблиц и абзацев Word предоставляет набор встроенных форматов таблиц, включающих в себя различные виды заливок. Просмотрите их, выделив таблицу и выбрав команду Таблица ►Автоформат таблицы (Table ►Table AutoFormat). Если все же решено создать нестандартную заливку таблицы, абзаца или ^ заголовка, можно воспользоваться кнопкой Цвет заливки (Shading Color) панели инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders) или выполнить пе речисленные ниже действия. 1. Выделите заливаемый элемент. 2. Вызовите на экран диалоговое окно Границы и заливка (Borders And Shading). 3. Перейдите на вкладку Заливка (Shading), представленную на рис. 18.11
Рис. 18.11 . Выберите цвет и узор заливки
ПРИМЕЧАНИЕ Имейте в виду, что создание границ и заливок происходит независимо. Это означает, что если нужны оба эти элемента, придется задавать их по отдельности.
4. В разделе Заливка (Fill) укажите подходящий цвет. Если в палитре не нашлось нужного варианта, щелкните на кнопке Другие цвета (More Colors) и выберите желаемый цвет в диалоговом окне Цвета (Color). Вкладка Спектр (Custom) этого окна позволяет выбрать любой цвет или определить его Путем ввода чи словых значений.
Заливка разделов ♦
569
5. В разделе Узоры (Patterns) щелкните на стрелке списка Тип (Style) и выберите плотность цвета или узор заливки. Чем меньше плотность, тем более <ветлым получится оттенок. Эффект, получаемый от выбранных параметров, демонст рируется в разделе Образец (Preview). 6. Чтобы применить все настройки, щелкните на кнопке ОК. Чтобы удалить заливку из документа, выделите соответствующий фрагмент и вы полните любое из действий: ► щелкните на кнопке Цвет заливки (Shading Color) панели таблиц и границ и выберите вариант Нет заливки (No Fill); ► откройте диалоговое окно Границы и заливка (Borders And Shading), вклад ку Заливка (Shading), выберите вариант Нет заливки (No Fill) и щелкните на кнопке ОК. г ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Заливка, применяемая к полям и формам, отличается от заливки, создаваемой с помо щью диалогового окна Границы и заливка (Borders And Shading). Заливка полей и форм задается в диалоговом окне Параметры (Options): ёыберите команду Сервис ►Пара метры (Tools ►Options) и на вкладке Вид (View) в списке Затенение полей (Reid Shading) выберите подходящий вариант. Полям и формам посвящена глава 31 данной книги.
Выбор заливки Заливку, как и границу, следует выбирать очень аккуратно. Хорошо подобран ная заливка может очень эффективно привлечь внимание к отдельным момен там текста и графики (особенно на веб-странице), но неподходящее сочетание цветов, узоров или слишком частое ^применение заливки может превратить до кумент в трудночитаемый набор цветовых пятен. Если это веб-страница, ее посе титель не станет мучиться, а просто переключится на другой, более доступный документ, таким образом, вы потеряете аудиторию. Ниже приведены некоторые соображения, которыми можно руководствоваться при создании заливки. ► Используйте заливку только при необходимости. Не разбрасывайте по до кументу случайные цветовые пятна Применяйте заливку согласно заданной схеме, например: «Каждый раз при упоминании нового имени мы приводим его краткую биографию в цветной врезке». 4 ► Тщательно проверяйте интенсивности цветов. Имейте в виду, что цвет, вы глядящий бледным на экране монитора, может оказаться слишком ярким при печати, поэтому всегда старайтесь проверить цвет, распечатав документ, даже если он предназначен для просмотра на компьютере. Вы ведь не знаете, как поступит читатель. Может быть, ему окажется удобнее распечатать документ. ► Помните про контраст цветов. Если применяется цветовая заливка текста, не забудьте проверить контраст между цветом заливки и цветом букв. Напри мер, на темно-синем фоне черный текст различить трудно, а белый или жел тый —гораздо проще.
570
♦
Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя I
► Проверяйте результат работы на соответствующем принтере. При исполь зовании в документе цветной заливки напечатайте пробный экземпляр на цветном принтере. ► На веб-страницах используйте цвета, корректно отображаемые браузерами. На данный момент большинство браузеров адекватно отображают палитру Windows, но если применяются нестандартные цвета, могут возникнуть недо разумения. Проверьте внешний вид документа в различных браузерах. Спи сок цветов веб-палитры вместе с их числовыми значениями RGB доступен по адресу http:/www.creationguide.com/colorchart.html.
Часть IV Большие документы г-
■?>
Глава 19. Форматирование: колонки и разделы Глава 20. Главный документ: создание и использование Глава 21. Оглавление Глава 22. Указатели Глава 23. Сноски и перекрестные ссылки
колонки и разделы Планирование документа Шаблоны с колонками Документы с несколькими колонками Разделы
\
Планирование документа ♦
573
При создании колонок и разделов пользователи в основном полагаются на средст ва Word. Комбинирование колонок и разделов позволяет задавать вид текста в различных частях документа. Можно разместить текст и другую информацию в нескольких колонках одинакового или разного размера с разделительной ли нией или с пустым промежутком между ними. Использование колонок дает воз можность оформлять документы в газетном стиле и формировать страницы с интересным и необычным внешним видом. Еще один элемент —разделы —по зволяет получить дополнительный контроль над расположением и оформлением содержимого документа. Например, можно сделать одну колонку в первом раз деле, несколько колонок во втором и закончить все текстом в одной колонке. Эта глава посвящена формированию в Word колонок и разделов с целью разработки интересных форматов рассылок новостей, отчетов и прочих подобных доку ментов.
Планирование документа Если дизайн документа зависит от вас, будет полезно взять в руки лист бумаги и точно изобразить структуру будущей страницы прежде, чем сесть за компью тер. На ней будет две колонки или три? Нужно, чтобы они имели равную шири ну Или однд была бы уже, а две другие —шире? Продуманная концепция доку мента облегчит задачу его создания. В Word можно создать максимум 13 колонок, в этом случае ширина каждой из них составит всего лишь 1,27 см (0,5 дюйма). Поэтому, за исключением довольно редких случаев (таких как список слов или цифр), используется существенно меньшее количество —одна, две или три колонки. Если разместить на странице четыре колонки, то на каждой строке поместятся всего лишь несколько слов. Перечислим вопросы, которые стоит рассмотреть в процессе планирования до кумента. ► Сколько колонок будет в документе? В табл, 19.1 указана ширина столбца, используемая по умолчанию при размещении на книжной странице формата А4 от одной до шести колонок. Таблица 19.1. Ширина колонок, принимаемая Word по умолчанию Количество колонок
Ширина, каждой колонки
1
13 см
2
5,86 см с промежутком 1,27 см
3
3,48 см с промежутком 1,27 см
4
2,3 см с промежутком 1,27 см
5
1,58 см с промежутком 1,27 см
6
1,27 см с промежутком 1,27 см1
1 В американской версии Word по умолчанию с уменьшением ширины колонок уменьша ется и промежуток между ними от 0,5 дюйма до 0,16 дюйма, а ширина колонок рассчиты вается для формата Letter. — Примеч. перев.
574
♦
Глава 19. Форматирование: колонки и разделы
► Будет ли документ содержать графические элементы, которые должны состы ковываться с текстом в колонках? 4 ► Будут ли колонки равной ширины? ► Сколько места нужно оставить между колонками? ► Будете ли вы включать в колонки таблицы, которые занимают больше про странства, чем обычный текст? ► Настройки колонокгбудут применяться ко всей странице или в верхней ее части Требуется создать раздел, использующий только одну колонку?
Шаблоны с колонками Word содержит несколько профессионально разработанных шаблонов. Два из них —шаблоны Брошюра (Brochure) и Справочник (Directory) —содержат колон ки1. Чтобы взглянуть на шаблоны и создать документ на основе любого из них, выполните перечисленные ниже шаги. * 1. Выберите команду Файл ►Создать (File ►New). Справа от рабочего окна по явится раздел области задач Создание документа (New Document). 2. В разделе Шаблоны (Templates) выберите На моем компьютере (On My Com puter). Раскроется диалоговое окно Шаблоны (Templates), в котором нужно щелкнуть на вкладке Публикации (Publications) (рис. 19.1.)
Р ис. 1 9 .1 . Можно начать работу с колонками, применяя встроенные шаблоны Word
1 Необходимо отметить, что эти шаблоны не устанавливаются по умолчанию при стан дартной установке Word — они видны в списке, но их нельзя просмотреть. Чтобы доба вить шаблоны, выполните следующее: в Windows выберите Пуск ►Настройка ►Панель управления ►Установка и удаление программ ►Microsoft Office ХР (при этом дистрибу тив Office должен или находиться на жестком диске, в противном случае вставьте уста новочный компакт-диск Office в дисковод) ►Добавить или удалить компоненты ► Microsoft Word для Windows ►Мастера и шаблоны. Щелкните на. пункте Дополнитель ные шаблоны и макросы* в раскрывающемся меню выберите вариант Запускать с моего компьютера и щелкните на кнопке Обновить. — Примеч. перев.
Ша'блоны с колонками ♦
575
3. Если щелкнуть на шаблоне, его содержимое отобразится в окне предваритель ного просмотра. Если установленных по умолчанию шаблонов недостаточно, можно установить дополнительные шаблоны. Шаблоны Брошюра и Справоч ник (рис. 19.2 и 19.3 соответственно) созданы с использованием колонок.
Рис. 10.2. В шаблоне Ьрошюра используется разбиение на три колонки в режиме альбомная для создания буклета
Рис. 10.3. В шаблоне Справочник используется разбиение на три колонки в режиме книжная для создания справочно ков
4. Чтобы открыть один из шаблонов, щелкните на нем и нажмите кнопку ОК.
576
♦
Глава 19. Форматирование: колонки и разделы
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------------Параметры книжная (portrait) и альбомная (landscape) являются терминами разметки, используемыми для описания ориентации страницы при печати. В режиме альбомная (landscape) документ печатается так, что в формате А4 длинный край бумаги становится верхом документа. В режиме книжная (portrait) документ печатается как обычно.
Документы с несколькими колонками Существует несколько способов приведения документа к виду с несколькими колонками. Мгновенно создать до четырех колонок позволяет кнопка Колонки (Columns). Если же требуется задать параметры, например точные размеры ко лонок или промежутков между колонками, или формировать больше четырех столбцов, воспользуйтесь диалоговым окном Колонки (Columns). СОВЕТ ----------------------- ---------------------------------------------------------- t--------------------Перед началом работы с колонками переключитесь в режим Разметка страницы (Print Layout). В режимах Обычный ((Normal), Веб-документ (Web Layout) и Структура (Outline) нельзя увидеть колонки так, как они появятся при печати. Чтобы перейти в режим раз метки страницы, выберите команду Вид ►Разметка страницы (View ►Print Layout) или щелкните на кнопке Режим разметки страницы (Print Layout View), находящейся слева на горизонтальной полосе прокрутки.
Использование кнопки Колонки Колонки Проще всего создавать документ с несколькими колонками с помощью кнопки Колонки (Columns), находящейся на стандартной панели инструмен тов. При щелчке на кнопке раскрывающееся меню предлагает выбрать от одной до четырех колонок (рис. 19.4). Щелкните на подходящем варианте, и Word ав томатически обновит разметку документа.
Рис. 19.4. Кнопка Колонки позволяет создавать до четырех столбцов включительно
Документы с несколькими колонками ♦
577
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------Если требуется создать колонки только в части документа, то перед щелчком на кнопке Колонки (Columns) выделите ту область, к которой нужно применить формат колонок. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Увидеть, что Word действительно создал колонки в пустом документе, можно, обратив внимание на расположение маркеров полей на линейке. Если в данный момент линейка не выведена на экран, вызовите ее с помощью команды Вид ►Линейка (View ►Ruler).
Настройка свойств колонок Предположим, что вы создаете дополнительный отчет, имеющий стандартный формат, принятый в вашем отделе. Тогда точные параметры колонок известны и их нужно задать. Это позволяет сделать диалоговое окно Колонки (Columns). 1. Выберите команду Формат ►Колонки (Format ►Columns). На экране появится диалоговое окно Колонки (Columns). 2. Если в разделе Тип (Presets) есть вариант, удовлетворяющий поставленным требованиям, щелкните на нем. В разделе Образец (Preview) отображается вы бранный формат колонок (рис. 19.5).
Ширина и промежуток 1
ширина:
"
лроивжуток;
Я "» *»
_
1Р.*опсм<иод1*1«аовойШ1ри>ад ; ПрИ^вНК!*:::||СОКМуДОКуМНту
J*]
Г' 3
Рис. 19.5. В диалоговом окне Колонки можно задать индивидуальные параметры колонок
3. Щелкните на кнопке ОК для применения выбранных параметров. По умолчанию Word предлагает создать колонки, равные по размеру (кроме вари антов Слева (Left) или Справа (Right)) и без разделительной линии. Если нужно до бавить разделитель колонок, установите флажок Разделитель (Line Between).
Создание колонок в части документа По умолчанию Word применяет формат колонок к целому документу. Если тре буется создать колонки, начиная с текущей позиции курсора, щелкните на стрел ке у поля Применить (Apply То) и выделите пункт До конца документа (This Point Forward). Этот вариант подходит для тех случаев, когда документ начинается с нескольких абзацев, расположенных в одной колонке, а оставшаяся часть тек ста имеет формат с тремя колонками (рис. 19.6).
5 7 8 ♦ Глава 19. Форматирование: колонки и разделы ПРИМЕЧАНИЕ Если добавить в документ разрыв раздела, в раскрывающемся списке Применить (Apply То) один из пунктов изменится на К текущему разделу (This Section). .
Д( ку м гм т 1
U 1 а
т
ro * i> ft Wo» d
: 'Д
Вставка
Форцет
Сервис
ДОлиц*
С^ко
90%
5 :=
TIm m N hw Reman
.$. , . 9 . | . 1
I ■< • I •> • I
1 -М
-
-v
-
I О- I - И 1 • Ц ‘ •
•!>• I ‘И* I
Это ч с т у п и т е т я и гасть. Это вступительна! часть. Это вступительна! часть Это ■ступитЕльви част» Это вступительная часть. Это вступительная часть. Это вступительна! часть. Это эступнтальнал часть Это вступитслы и ч а с а . Это вступительна! ч а с а . Это вступительная часть. Это вступительна! часть. Это вступительна! *ОС7ь. Это гступительная часть. Это вступительна! часть. Это вступительная часть. Это вступительная часть. Это вступительная «есть.
Коломна 1, Колонка 1. Колонка!. Колонка 1. Колонка I. Колонка 1 Колонна 1. Колонки 1. Колонка I Колонка 1. Колонка 1. К о л о т I. Колоши I. К о л о т I. К о л о т 1. К о л о т 1. К о л о т 1. К о л о т 1 К олот! К олот! К олот 1 К олот! К о л о т 1. К о л о т I К о л о т 1. К о л о т I
К о л о т К о л о т 2. Колоюса 2. К о л о т 2. Колонка 2 К о л о т 2. К о л о т 2 К о л о т 2. К о л о т 2 К о л о т 2. К о л о т 2 . К о л о т 2. К о л о т 2. К о л о т 2. К о л о т 2. К о л о т 2. К о л о т 2 К о л о т 2. К олот2 К олот! К о л о т 2. К о л о т 2. К о л о т 2. К о л о т 2. К о л о т 2. К о л о т 2.
К о л о т 3. К о л о т 3. Колоша 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. Колоше 3 К о л о т 3 К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. КолошаУ К о л о т 3 К о л о т 3. Колоше 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. Колошаj
Рис. 19.6. В одном документе можно смешивать форматы с разным количеством колонок
Для создания смешанного формата выполните указанные ниже действия. Введите текст, оставляя при этом формат документа с одной колонкой. 1. Поместите курсор в место, от которого требуется создать колонки, и выбери те команду Формат ►Колонки (Format ►Columns). На экране появится диало говое окно Колонки (Columns). 2. Определите нужное количество колонок, при необходимости введите разме ры колонок и промежутков между ними. 3. Установите флажок Разделитель (Line Between), если необходимо, чтобы меж ду колонками была нарисована линия. 4. Щелкните на стрелке списка Применить (Apply То) и выберите пункт До конца документа (This Point Forward). Щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно Ко лонки закроется, и вы сможете вернуться к работе с документом.
Создание колонок разной ширины Некоторые параметры в диалоговом окне Колонки (Columns) Word устанавлива ет сам, но при необходимости их можно изменить. Выбирая типы Слева (Left) или Справа (Right), можно сформировать колонки разной ширины. При варианте
Документы с несколькими колонками ♦
579
Слева (Left) левая колонка будет меньше правой, а при выборе типа Справа (Right) все происходит наоборот.
Ширину колонок задают с помощью диалогового окна Колонки (Columns). 1. Для вывода на экран диалогового окна Колонки (Columns) выберите команду Формат ►Колонки (Format ►Columns). 2. Введите количество колонок в поле Число колонок (Number Of Columns). 3. Снимите флажок Колонки одинаковой ширины (Equal Column Width). Тогда для всех колонок станут доступны поля Ширина (Width), и можно будет задать свои параметры (рис. 19.7). ?f*f
однв
да-
зри
сд»м
,ор«#а •f]
I
E ft" д е л и те л ь
Эбр« ец
>*
u.jdHKHОЛ'ИЖОвОЙЦ-ipUHfci
При118жть:1хо»с«иу<асуи>11ту
41 »■”
_»] г I- ■1
Рис. 19.7. Диалоговое окно Колонки позволяет определять ширину колонок и промежутков между ними
4. Измените настройки Ширина (Width) и Промежуток (Spacing). Раздел Образец (Preview) покажет результаты изменений.
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить настройки и вернуться к документу. !
Изменение ширины колонки с.помощью линейки Кроме того, ширину колонок можно изменить, перетаскивая маркеры на линей ке, находящейся сверху от рабочего окна экрана. Если требуется сохранить вели чину промежутка между колонками, расположите указатель мыши по центру по лосы промежутка. Когда указатель примет форму двойной стрелки, переместите полосу в желаемом направлении. Например, чтобы сделать левую колонку уже, перетащите полосу промежутка влево, а чтобы расширить левую колонку, пере двиньте указатель вправо (рис. 19.8)1. Также можно уменьшать или увеличивать пространство между колонками, пере таскивая края полосы промежутка вправо или влево. Например, чтобы расши 1Это работает в том случае, когда в диалоговом окне снят флажок, отвечающий за одина ковую ширину колонок. Тогда на линейке посреди полосы промежутка появляется мар кер, который мо5\но перегаы,ить и тем самым изменить ширину колонок. Иначе можно только поменять ширину полосы промежутка, а сдвинуть колонки нельзя. —Примеч. перев.
580
♦
Глава 19. Форматирование: колонки и разделы
рить пробел справа от .первой колонки, перетащите правый край полосы проме жутка вправо. Размер первой колонки уменьшится на величину, добавленную к интервалу между колонками. Маркер ширины колонки
Размеры колонки
Рис. 19.8. Можно изменять ширину колонок, перетаскивая полосу промежутка на линейке СОВЕТ ---------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------Увидеть точные размеры колонок и изменить их можно прямо на линейке. Нажав и удер живая клавишу Alt, передвигайте край полосы промежутка на линейке. На колонке по явятся точные размеры колонки, с которой вы работаете, и можно будет подбирать точ ный размер.
Текст при разметке документа с колонками Разработчики Word исходили из принципа, что любая операция должна быть простой. Если нужно переделать документ с одной колонкой в документ с не сколькими колонками, программа самостоятельно выполнит практически всю работу. От вас потребуется только вывести на экран диалоговое окно Колонки (Columns), определить количество колонок, настроить их ширину и величину промежутков между ними, установить-разделитель или отменить его и щелкнуть на кнопке ОК. После этого Word расположит данные в выбранном формате в лю бом случае: если документ уже заполнен текстом или если страница еще пуста. При вводе текста в уже сформированные колонки вторая колонка остается пус той до тех пор, пока не будет заполнена первая. Таким образом, если требуется расположить в левой колонке только один заголовок, а текст разместить в пра вой, придется заполнять пробелами или пустыми строками пространство между заголовком и концом колонки, и лишь тогда Word перенесет курсор в первую строку второй колонки. Например, в документе, изображенном на рис. 19.9, мож но увидеть отметки абзацев, показывающие пустые строки, вставленные в текст для перехода ко второй колонке. ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------------- ------------------------------------------------Самый быстрый способ выполнить эту операцию — добавить разрыв колонок после ввода в колонки всей необходимой информации. Мы рассмотрим эту процедуру позже, в разделе «Вставка разрывов колонок» этой главы:
Документы с несколькими колонками ♦
581
M *cro«olt W n n i
$айл Qp4eK4 6*4 бстврка Фвро»т Сервис 1«блт*
Это-ветуттелышй-абзац.’Это'встуштепшый'збэац-Эта-встушпельный'абмц.'Этовстутгг^ный-абмц.-Это-вс1ушггельный-аб**ц.-Это-«ступительяь1Й-аБаац.| Это-встуштелишй'а&1ац-это-»спу1шташ1ый-»6з*ц-это-вступитсяьный'а6з«ц.|
I
f ...... j............... .....-Р«р> ■ рамам (на т«кушайcip—к ) Колонка-2.-Колонка*?.* Колоша* 1.'Колонка-1.| Колоша*3. *Колоиа*3.1 Колоша-1 -Колони-1 Колонп*3. *Колоюа*3. * Колоша* 1 -Колонка-1.| Колоша*3. *К0лоша*31 Колоша*1.*Колонка*1.* Колокка*1.-Колонка-1, | Колоша-3. *Колоша-3.| Колоша-3. ‘Колонка*3 Коломг 1 Колонка* 1.Колоша*3.-Колонка-3.f Колонка-1 Колонка-11 Колота*? -Колонка-2. * Колонка-1.'Колоша-1.■ Колоша-3. -Колой a 3 f Колоша* 1.'Колоша'1.1 Колоши*?. -Колонкг-31 Колонка*] .*Колонка*1.* Колонка-7.-Колонка-3Колонка!.-Колонка-1.| Колоша-3. -Колонка-3 f Колоша* 1.'Колонка* 1.■! Колонка-З. -Колонка-21 Колоша*3. -Колонкв-31 1 Колоша-3. Колоша'З | 1 Колоша*3.*Колоша*3* Колонка*? -Колонка-З.! l/t
ha 1-
Cr
iZ
Колоша-3. -Колонка-З. Колонка-З.-Колоша-3.1 Колонка-З.-Колоша-3.* Колонка-З. *Колоша*3.1 Колонха'З. -Колоша'3.| Колонка-З -Колонка-З • Колонш-З.-Колоша'З | Колонка-З-Колонка-З 1 Колонка-З -Колонка-2 • Колоша'З.-Колоша-31 Колоша-3.-Колонка-З ■ Колонка-З. "Колоша-31 Колонка-З.-Колоша’З | Колонка-З.-Колонка-З* Колонка-З. *Колоша-3.| Колонка-З.-Колоша*3.| Колонка‘3.-Колоша-3.'
Коп
Рис. 10.9. Первая колонка должна быть заполнена перед переносом текста во вторую колонку
Выравнивание текста Вид документа и удобство работы с ним во многом зависят от выбранного спосо ба выравнивания. Традиционно текст выравнивается по левому краю, этот же способ часто применяется к заголовкам. В обычных документах выравнивание по правому краю используется реже. Еще один чг^сто встречающийся вид вырав нивания —по ширине —выравнивает текст как по левому, так и по правому полям, добавляя пробелы между словами, чтобы растянуть текст на достаточное расстоя ние. Таблица 19.2 дает представление о разнице между типами выравнивания. Т аблица 1 9 .2 . Типы выравнивания • Тип выравнивания Использование Пример Т ЫЧ|>»1аяр1г«9«айчг p**frapb‘Thtf*ira‘ мщЛгчиэдзг
c t k n 'k il i i i r l t g iM M - l t o l m - K th w l 1 соЬам*1*соЬми-1-<:«Ьм1-со}иа»'1*С«Ь«аа-]‘
TkirurrtMvk-opraar
c«hisiB>1*eoliiMi*lac«)tiaA'l4okNM*laC9liinii*l* По центру соНим‘1■с«Ьаи>‘1*с«}им*1чо1|ИШ 1‘1•Cotum*1•
pmarapVTbe-tr*
рйпдгфЬЯмНгг Hrtfrtpk-Tkjrirr
Tliirtrrt—p l r p f liny pm trtpi Tbttnrt*
<М »1pгЦ 1И1П ptra an k-llw irr|’
Ткик*г*ааф1Гчр*ий(рсцпрк* ТЫ** и* а* маркepcatar Thii* »■
со1шг1-Ыи«а'1*с*1мм'1'со1ив««1*СоЬя»*1иУмиФмЬмn-l-c«l»«a‘W
По левому краю
е*]шш‘1'С«1«м'1’со}ам'1'Со1мм‘1<СбЬим’1' секжг1*со}||аш>1ч«кшшЛ‘а4ми-1*С9Ьта-1*
cnt— 1ttfcim* 1tfth n w l tofaia-l-C otaw l * с«Ьшг1'С«Ьшш<1'С«1мм'Не1иам‘1Ч}«Ншм*1* coimNrHetuau’l-ceiafU-l-cebaka'l'Cchiaia-l-
cokaaa-lfnWnnl-coh^-l-cchawl-CohHwl» соЪмпг1чо]пао>1««)ааа'1-со1мш1<1*Со>шШ1’1* (oiw rV iohM - Ы к ш * 1|с«]«Ш‘1’Column 1*
Для обычного текста, заголовков, колонтитулов и т. Д. Для колонтитулов, заголовков, спе циальных текстовых эффектов и подписей на иллюстрациях
По правому краю
Для текста определенного дизайна, текста таблицы, заголовков и подрисуночных подписей, цитат'
По ширине
Для текста в колонках, некоторых специальных элементов текста
5 8 2 ♦ Глава 19. Форматирование: колонки и раздела
Большинство пользователей предпочитают выравнивание по левому краю прак тически для любого текста, но некоторым нравится работать с выравниванием по ширине в документах с несколькими колонками. Иногда неплохо выглядит формат, при котором левая колонка выровнена по правому краю, а правая ко лонка выровнена по ширине (рис. 19.10). ГА nrcjКм*Roman
Это-вступительный* абзац. *Это* ■ступительный-абмц.* Это-вступительный* абвац*Это* в ступ втельвы Ж бзщ ' Это-вступит еяышйабаац-Это* вступительный*абзац.| Это-а ступятелышй* абзац. Ото* вступительныВ-абмц.* Это-аступит елышй* а6мц.-Этовступитеяьныйаблц.Это-вступительныйабн цО то* вступительный-абзац! Кодоюеа*1.*1Саво»в*1.1
" Ртлд
hd to »
Ст S3
Рис. 10.10. Попробуйте разные сочетания типов выравниваний, чтобы подобрать наилучший вид для публикации
Начинаем новую разметку колонок Длинные документы часто требуют использования разных разметок. Например, в отчете введение и заключение могут быть оформлены подобно рассказу —в од ной колонке, а в тот момент, когда начинается разговор о деталях новой продук ции, можно переключиться в формат с несколькими колонками, что позволит яснее представить информацию. Кроме того, иногда требуется включить в тело колонок рисунки или таблицы. Как переключиться между разметками колонок, не внося путаницу в располо жение текста в документе? Легче всего изменить формат документа с несколь кими колонками, если расположить текстовый курсор там, откуда нужно начать новую разметку колонок, и выполнить следующие шаги. 1. Выбрать команду Формат ►Колонки (Format ►Columns). В диалоговом окне Колонки (Columns) ввести желаемое количество колонок; если необходимо, ' установить ширину колонок и промежутков между ними.
Документы с несколькими колонками ♦
583
2. Установить флажок Разделитель (Line Between), если требуется, чтобы колон ки отделялись друг от друга линией. 3. Щелкнуть на стрелке списка Применить (Apply То) и выбрать вариант До кон ца документа (This Point Forward). 4. Установить флажок Новая колонка (Start New Column). 5. Щелкнуть на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу. Word начнет новую страницу, и настройки колонок вступят в силу1.
Вставка разрывов колонок Когда в первую колонку введена вся необходимая информация и требуется перейти к следующей колонке, для переноса курсора можно добавить разрыв ко лонок. .1, Расположите текстовый курсор там, куда нужно вставить разрыв колонок. 2. Выберите команду Вставка ►Разрыв (Insert ►Break). Появится диалоговое окно Разрыв (Break), как показано на рис. 19.11.
но*ую{троку новый р в м в я ■ '( о
следующей страницы
м хвкущеЯ стр-лимце Ц - С догмой стрв н ка» цечвтмойстраницы:
Рис. 10.11. Можно принудительно установить разрыв колонок, чтобы вызвать перенос текста в новую колонку
3. В разделе Начать (Break Types) щелкните на пункте Новую колонку (Column Break). 4. Щелкните на кнопке ОК. Word добавит разрыв колонки в точку, где находил ся курсор. Текст колонки, располагавшийся после этой точки, будет перене сен в начало следующей колонки.
Удаление разрывов колонок Удалять разрывы колонок так же просто, как и добавлять их. Они стираются тем же способом, что и обычные символы — расположите курсор непосредственно после разрыва, нажмите клавишу Backspace (или выделите сам разрыв и нажми те клавишу Delete). Разрыв колонок удаляется, а текст перемещается назад в ко лонку. 1 Если не устанавливать флажок Новая колонка (Start New Column), Word не начнет но вую страницу: колонки будут созданы там, где расположен курсор. — Примеч. перев.
5 8 4 ♦ Глава 19. Форматирование: колонки и разделы
Балансировка колонок Выстроить текст довольно сложно, и Word предлагает средство, помогающее автоматически сбалансировать текст в колонках. При создании разрыва колонок способом, описанным в предыдущем разделе, можно дать программе команду сформировать сплошной разрыв. В этом случае программе предоставляется воз можность закончить колонку там, где это необходимо для выравнивания текста. Чтобы создать сплошной разрыв, проделайте следующее. 1. Разместите текстовый курсор там, куда требуется добавить разрыв. 2. Выведите на экран диалоговое окно Разрыв (Break), выбрав команду Вставка ► Разрыв (Insert ►Break). 3. В разделе Начать раздел (Section Break Types) щелкните на варианте На теку щей странице (Continuous). Программа добавит сплошной разрыв в точке, подходящей для наиболее эффективного разбиения текста по колонкам. <
Разделы При работе с длинными документами необходим способ, позволяющий ограни чить изменения, выполняемые в отдельных частях документа. Для этого сущест вуют разделы. С их помощью можно, например, контролировать изменения фор мата от одной колонки к нескольким и обратно, создавать разную разметку для четных и нечетных страниц и увеличивать или уменьшать величину полей стра ницы в части документа.
Создание разделов Создать раздел так же просто, как и вставить колонку. Раздел может начинаться как в середине страницы, так и в ее начале. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- — Если вы четко представляете вид своего будущего документа, то при первом обраще нии к окну Параметры страницы (Page Setup) можно сразу установить нужное количест во разделов. Выберите команду Файл ►Параметры страницы (File ►Page) и щелкните в появившемся на экране диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) на вкладке Макет (Layout). Первая группа параметров этой вкладки связана с разделами. В рас крывающемся списке Начать раздел (Section Start) можно выбрать варианты На теку щей странице (Continuous), С новой колонки (New Column), Со следующей страницы (New Page), С четной страницы (Even Page) и С нечетной страницы (Odd Page) точно так же, как в диалоговом окне Разрыв (Break). Программа позволяет в любой момент изме нить каждую из настроек, а выполненное позже определение разделов в диалоговом окне Разрыв (Break) отразится на параметрах, введенных в диалоговом окне Парамет ры страницы (Page Setup).
Чтобы создать новый раздел, выполните следующие шаги. 1. Разместите курсор там, где требуется начать новый раздел. 2. Выберите команду Вставка ►Разрыв (Insert ►Break). Откроется диалоговое окно Разрыв (Break) (см. рис. 19.9)*
Разделы ф 5 8 5
3. Определите тип разрыва раздела (доступные варианты описаны в табл. 19.3) и щелкните на кнопке ОК. Раздел будет создан, и часть текста переместится в него. Т аблица 1 9 .3 . Кратко о типах разделов Тип раздела
Описание
Использование
Со следующей страницы (Next Page).
Создает новый раздел в начале следующей страницы
Для создания нового раздела с от личающимися свойствами форма тирования со следующей страницы документа
На текущей страни- Создает новый раздел, начинаюце (Continuous) щийся в точке расположения тек стового курсора
Для создания нового раздела в се редине текущей страницы
С четной страницы Создает новый раздел, начинаю(Even Page) щийся на четной странице. Если текущая страница — четная, вставляется нечетная страница, которая остается пустой
Для создания нового раздела с форматом, используемым только для четных страниц
Для создания раздела только для С нечетной страни- Создает новый раздел, начинаюцы (Odd Page) щийся на нечетной странице. Если нечетных страниц * ' текущая страница — нечетная, - вставляется четная страница, которая остается пустой
Выделение нескольких разделов Теперь Word позволяет одновременно выделять несколько различных частей документа для выполнения разных действий: например, можно скопировать большие разделы, не идущие последовательно друг за другом, запустить провер ку орфографии в выделенном фрагменте, переформатировать или даже удалить выделенные блоки. Выделение нескольких разделов выполняется следующим образом. 1. Выделите первый раздел. 2. Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, перейдите к следующему разделу с по мощью полосы прокрутки и выделите его мышью. 3. Продолжайте выделение разделов, с которыми вы собираетесь работать. Те перь Word позволяет выделять и работать с любым набором разделов.
Удаление разрывов разделов Разрыв раздела в документе Word удаляется точно так же, как разрывы коло нок —просто выделите его и нажмите клавишу Delete. Как только разрыв разде ла стирается, настройки документа, действующие в расположенном до разрыва разделе, применяются к разделу, находившемуся после разрыва. Помните: если вы столкнулись с проблемами при создании собственного форма та, особенно если есть вероятность, что он будет использоваться снова, сохрани
586
♦
Глава 19. Форматирование: колонки и разделы
те созданный формат в качестве шаблона, который затем можно будет приме нять как основу для других документов. Чтобы создать шаблон из документа, выполните следуюиГие шаги. 1. Выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As). Появится диалоговое окно Сохранить как ГSave As). 2. Введите название шаблона в поле Имя файла (File Name). 3. Щелкните на стрелке списка Тип файла (Save А&Typo) и выберите вариант Шаблон документа (Document Template) (*,dot). 4. Щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить шаблон файла.
создание и использование Применение главных документов Подготовка главных и вложенных документов Создание главного документа Создание вложенных документов Переход от главного документа к вложенным и обратно I
Редактирование главного и вложенных документов Порядок вложенных документов Объединение вложенных документов Разделение вложенных документов Преобразование вложенных документов Печать главного документа Управление главными документами
/
588
♦
Глава 20. Главный документ: создание и использование
При работе с достаточно большими документами становится важной их целост ность и непрерывность. Необходимо быть уверенным в том, что различные части документа используют одинаковый стиль, единообразно обрабатывают таблицы и фигуры и имеют согласованные колонтитулы. К тому же хочется иметь воз можность проверки всей структуры документа, чтобы оценить логичность опи сываемых тем и убедиться в том, что они упорядочены наилучшим способом. Это легко сделать при работе с 10, 20,или даже 30 страницами. Но что делать при работе над проектом длиной в целую книгу, для которого каждый из авторов пишет одну или две главы, кто-то другой дополняет главы, и еще один человек выполняет проверку документов и ссылок? В такой ситуации будут незаменимы средства Word для работы с главными и вложенными документами. Например, поручив по одной главе каждому члену команды, а затем снова объединив главы в один документ, вы сможете извлечь максимум пользы из коллективной рабо ты, ускоряя выполнение основного проекта, но при этом будете застрахованы от повреждения целостности и последовательности документа. j
Применение главных документов Целью использования главного документа является объединение набора отдель ных файлов. Главный документ можно создавать для обработки следующих про ектов: ► рукописей книг, в которых каждый участник команды пишет и редактирует отдельную главу; ► заявки на предоставление гранта, в котором различные члены комитета ответ ственны за разные части (например, исполнительный директор пишет резюме, экономист предоставляет бюджет, а председатель комитета развития описы вает цели и оценки разделов); ► ежегодный отчет, который собирается из разных разделов, включая введение, описание программы, раздел благодарностей доноров и письма клиентов. Ка ждый член команды может составлять отдельную часть отчета; ► техническое руководство, являющееся результатом сотрудничества между от делом информационных технологий и технического художника* После напи сания каждой главы нужно посылать ее в виде вложенных документов к ху дожнику, который создает и располагает иллюстрации и затем возвращает документы назад для объединения их в главном документе. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Главные и вложенные документы удобны для использования средств коллективного просмотра и разработки текстов. За дополнительной информацией об отслеживании, сравнении и суммировании изменений в совместных документах обращайтесь к гла ве 24.
Не имеет значения, над каким проектом вы работаете, в составе команды или в одиночку, — воспользуйтесь главным документом для выполнения следующих задач:
Применение главных документов ♦
589
► отслеживания несопоставимых разделов и более удобного и быстрого (чем при работе с отдельными файлами) открытия и печати разделов; ► отображения и свертывания вложенных документов, для удобного перехода из одного режима в другой; ► координации частей проекта, распределенных между разными членами команды; ► просмотра и простого переупорядочивания длинного документа; ► управления стилями, полями и другими элементами формата в длинном документе; ► работы с длинным документом как с единым целым при выполнении печати, проверки правописания, а также поиска и замены элементов. Читая главу 10, вы работали в режиме просмотра Структура (Outline), чтобы соз давать, проверять и изменять базовую структуру документа. Главные документы Построены, исходя из той же самой основной идеи, только на более высоком уровне. Работая с «полной картиной* документа, легко увидеть, как сопоставля ются разделы и главы, что необходимо передвинуть и какие части следует передать другим членам команды. Наилучшим местом для такой полной картины являет ся режим просмотра Структура (Outline) — в нем работают с главным и вложен ными документами. При изменении режима просмотра Структура (Outline) путем выбора команды Вид ►Структура (View ►Outline) или щелчком на кнопке Структура (Outline View) слева от горизонтальной полосы прокрутки на экране появляется панель инст рументов Структура (Outlining). На этой панели находятся кнопки главного доку мента, перечисленные в табл. 20.1. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------За описанием остальных кнопок панели инструментов Структура (Outlining) обращай тесь к главе 10.
Таблица 20.1. Кнопки главного документа Кнопка
Название кнопки
Описание
а
Главный документ (Master Documerit View)
Переключает в режим главного документа, в котором видны значки вложенных доку ментов
Ш
Свернуть вложенные докумен- Скрывает отображение вложенных докумен ты (Collapse Subdocuments) тов до уровня заголовков Создать вложенный документ Создает вложенный документ из активной вы(Create Subdocument) деленной области Удалить вложенные документы Удаляет вложенный документ, а текст возвра(Remove Subdocument) щает в виде фрагмента главного документа Вставить вложенный документ Вставляет существующий документ как вло(Insert Subdocument) женный документ Продолжение &
590
♦
Глава 20. Главный документ: создание и использование
Таблица 2 0 .1 . П р о д о л ж е н и е Кнопка
Название кнопки
Описание
Ц
Объединить вложенные доку менты (Merge Subdocument)
Объединяет два или больше выделенных вло женных документа
Ш
Разбить вложенный документ Делит вложенный документ на два вложенных (Split Subdocument) документа
н
Заблокировать документ (Lock Document)
Блокирует вложенный документ так, что его нельзя изменить
Главный документ может содержать текст, графику, диаграммы — все то, что можно поместить в обычный документ. При работе с главными и вложенными документами самым замечательным является возможность построения докумен тов из фрагментов и обратного разбиения на вложенные фрагменты. Включив в главный документ вложенные, вы увидите на экране набор элементов режима Структура (Outline), показанных на рис. 20.1.
Последовательность заголовков
Кнопки главного и вложенных документов
1(14дышбрй 2003) депбря 2003)
внь 3 (1в декабря 2003) 9:00-12:00 П м м а р м м л м щ м ■ обсуяоияя* (большой коиф*ренц-ам' 12:00-13:00 Джин » к а ф т р н 13:00-17:00 Р аб о та л о с п ц н я н 17:00-19:00 П о с м т н в * о б са р м го р як 19:30-21:30 Т о р ж * с т н н ь £ п рч*ы ■ p tcT O p H * 22:00 П осм цм им оперы (для желаю щ их)
о ПРЕДСТАВЛЯЕМ НОВУЮ ПУБЛИКАЦИЮ о Введение -
И
История Астрономии
О Новейшие исследования О Структура Метагалактики о Расширение Метагалактики
Значок вложенного документа
I
Рис. 20.1. Когда главный документ находится в режиме Структура, легко увидеть созданные вложенные документы и работать с ними
Подготовка главных и вложенных документов ♦
591
► Значки вложенных документов. Если создать вложенный документ из выде ленной области документа, Word обозначит в режиме структуры значок вло женного документа. ► Текст документа. Когда главный документ полностью раскрыт, можно уви деть все его части, вплоть до уровня текста документа. ► Последовательность заголовков. Заголовки вложенных документов позво ляют мгновенно увидеть, как организован документ. Также можно легко оп ределить, как нужно разделить документ между членами команды. ► Кнопки главного и вложенных документов на панели инструментов Струк тура (Outlining). Всегда при работе в режиме Структура (Outline) кнопки глав ного и вложенных документов доступны на правом конце панели инструмен тов Структура (Outlining).
Подготовка главных и вложенных документов Преимущество использования главных и вложенных документов легко оценить, если нужно управлять большим проектом. Но, как любое дело, требующее со трудничества нескольких человек, его лучше начать с создания плана. Уделите время рассмотрению всех различных аспектов документа и спланируйте все типы заданий до начала работы. Создание таблицы или списка отдельных задач позво лит отслеживать разные части документа и сэкономит время в будущем. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Для автоматического формирования оглавления, которое можно использовать в каче стве списка заданий, можно воспользоваться встроенным средством Word. Если вы ра ботаете с большим проектом, состоящим из множества различных частей (и нескольки ми участниками проекта), необходимо иметь список заданий и ответственных за них людей. Подробную информацию об использовании средства Word для создания оглав лений можно найти в главе 21. \
Размещение файлов главного и вложенных документов Помимо распределения различных частей проекта между людьми, необходимо подумать о физическом расположении файлов: куда они будут поступать и отку да раздаваться. Все файлы /Равного и вложенных документов должны храниться В одной папке, иначе Word не сможет найти встроенные части. Выберите папку, в которой будете сохранять главный и вложенные файлы. Если вы работаете в сети, убедитесь в том, что папка расположена на общедоступном диске. Если предполагается использовать существующие документы для вставки в главный, переместите их в созданный каталог до начала процесса формирова ния главного документа.
592
♦
Глава 20. Главный документ: создание и использование
Создание главного документа Существует два пути создания главного документа: ► можно преобразовать существующий документ в главный, создав в нем вло женные документы; ► можно создать с нуля главный документ, формируя в процессе структуру за головков и вложенных документов.
Начинаем с существующего документа Если документ, который нужно использовать в качестве главного, существует, откройте его, выбрав команду Файл ►Открыть (File ►Open). Перейдя к желаемому файлу, выделите pro и щелкните на кнопке Открыть (Open). Измените режим про смотра на вид Структура (Outline), выбрав команду Вид ►Структура (View ►Outline) (рис. 20.2). Стили заголовков, назначенные в тексте, используются в структуре главного до кумента. Далее можно разделить главный документ на вложенные, выделяя час ти текста; затем Word вставит в главный документ ссылки вместо фактического текста и сохранит текст как вложенный документ. В разделе «Создание вложен ных документов» вы научитесь выделять разделы и формировать требуемые вложенные документы.
с Приветствуем Вас на ежегодном семинаре по астрономии! о ПЛАН СЕМИНАРА • День 1 (14 декабря 2003) - День 1 (16 декабря 2003) о День 3 (16 декабря 2003)
9.-00-12:00ГЬмяармил*кши я обсуждение(большой коаф«р«кц-мл) 12:00*13:00Лют » кафоприк 13:00-17:00Работ по с«кцшш 17:00*19:00Посмоп» обс*рмгорнн 19:30-21 30ТоржмюмшыкПрага* р«сторж<« 22:00 По«еюмню oat) ы (ддижшмопщх)
Введение “ История Астрономии О Новвйшивжспвдования о Расширение Метагалактики
■ Как уже было упомянуто выше, галактики и скопления галактик в Метагалактике постоянно удаляются друг от друга Э.Хаббл обнаружил это в 1929 году» заметив, «го линии в спектрах болъшннст*а галактик смещены к
• о а[л v *
СТр; 5
Рмв 1
55
*пнт тж ш ц Hd -LCM 13 25
■
Рис. 20.2. При создании главного документа на основе существующего в режиме Структура Word отображает уже определенные уровни заголовков
Создание вложенных документов ♦
593
ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ -------------------------------------------------------------------------При переходе в режим просмотра Структура (Outline) может обнаружиться, что Word не показывает заголовки. Скорее всего, вы создавали собственные стили и не основывали их на встроенных стилях заголовков Word (Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д.) или просто вводили заголовки, используя обычный стиль — тогда Word не сумеет распознать их. Чтобы исправить это, щелкните на кнопке Повысить уровень (Promote), переведите текст на нужный уровень Заголовка и назначьте ему соответствующий стиль. ШШ Кроме того, можно легко исправить собственные стиЛи и основать Их на встроен ных стилях заголовков, таким образом вы получите подходящий стиль и возможность работать с главным документом в режиме Структура (Outline). За информацией о на стройке и использовании стилей обращайтесь к главе 9.
Начинаем с нуля Можно начать проект с создания главного документа. Продумав основные идеи и исходную структуру, создайте ее и при необходимости выполните назначения вложенных документов. Ниже перечислены шаги создания нового главного до кумента. 1. Создайте новый документ и перейдите в режим структуры, выбрав команду Вид ►Структура (View ►Outline). 2. Введите заголовки главного и вложенных документов. Word автоматически использует для заголовков стиль Заголовок 1 (Heading 1). Убедитесь в том, что все заголовки, предназначенные для вложенных документов, имеют стиль Заголовок 1 (Heading 1). Этот стиль Word будет использовать для деления главного документа на вложенные. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы считаете, что стоит сохранить копию структуры документа перед разделением его на вложенные, воспользуйтесь командой Сохранить как (Save As). Если потом вам понадобится поэкспериментировать с первоначальным вариантом структуры, будет слишком неудобно, хотя и возможно, убирать разделение на вложенные документы и возвращать текст в главный документ. *
3. Создайте подзаголовки разделов во вложенных документах, установив курсор на заголовке и щелкнув на кнопке Понизить уровень (Demote), чтобы присвоить ему стиль Заголовок 2 (Heading 2). 4. Организовав желаемую структуру, сохраните файл щелчком на кнопке Сохранить (Save) стандартной панели инструментов (введите название файла и щелкните на кнопке Сохранить (Save) в открывшемся диалого вом окне).
Создание вложенных документов Сформировав основную структуру, можно определить, как требуется разделить главный документ. Создайте вложенный документ, используя следующий метод. 1. Убедитесь в том, что на экране показаны все заголовки и подзаголовки, кото рые нужно включить во вложенный документ. Для этого щелкните на стрелке
5 9 4 ♦ Глава 20. Главнь'й документ: создание и использование
списка Показать уровень (Show Level) панели инструментов Структура (Outlining) и установите вариант Показать все уровни (Show All Levels). Щелкните на значке слева от заголовка того фрагмента, который вы хотите использовать как вложенный документ. Рассмотрим рис. 20.3: если нужно создать вложенный документ из раздела «Введение», щелкните на знаке + ря дом с этим заголовком, и будет выделена вся +ема. .
iuy« .4 РЖ ОД,
Wu.
>*4 ' (* ■«!((* ■^
► ,
чгг < ’
%
•
* -
»,.«•>
Правка 8*д ьггавк» Ф»к-'t CspM I £dqo Qym* о Приват п вуем Вас на ежегодном семинаре по астрономии! ПЛАН СЕМИНАРА В Я Ш Я
Г
К | Д е н ь 1 (1 4 д е к а б р я 2003) И Д д н н ь 2 (1 5 д е к а б р я 2003) н ь 3 ( 1 6 д е к а б р я 2003) X I • 9 0 0 1 2 :0 0 П л с н н р н л я и кипя п об
х
•
• • ш
• Д| к~1с
1? Э0 13 ОС Л ин ч в к а ф е т е р и и 13 00-1 "' 0 0 Р<юо 1 л п 1 с е к ц и я м 1 0 0 -1 9 .0 0 П о с е щ е н и е об- е |, • * 19- 30-21 in Т о р ж е и в е и к ы й п( .■ j " 22 0 0 П о с е ш ы ш е о п е р , i ( л 1Я ж ' 1
:бо 1ьш он
к ж
я И - '-Ч*•'■’■V'. ’
- *. ,
<\
’
о В ведение * История Астрономии о Новейшие ис&полояамия 4
Структура Мвтаяапактики
о Расширение М та4~л< ипики
• К осуже «кто упомянутовыше»галактикии скопления галактиквМегалшостке постоянноудаляютсядруг от друга. Э.Хаббх обнаружил5Юв 1929 году, я ю ш , «по лиюшвстадах Олшпнкьтвнпажгиг смещения джаш i/5
наГЪч Ст*
ш
й п
н '
> SI
ш
ш <
ь
• г.. -.»• .
»
. ОД
Рио. 20.3. Отобразите и выделите весь текст, который требуется включить во вложенный документ, до щелчка на кнопке Создать вложенный документ
3. 1Це^кните на кнопке Создать вложенный документ (Create Subdocument) пане ли инструментов Структура (Outlining). Тема помечается как вложенный доку мент (рйс. 20.4). 4. Сохраните документ. Word сохраняет вложенные документы в отдельных фай лах, но в той же папке, где находится главный документ. Текст, набранный стилем Заголовок 1 (Heading 1), в первой строке файла используется в качест ве его названия. ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------------Одной из причин, по которым стоит создавать свою папку для каждого главного доку мента, является возможность совпадения названий двух разных главных документов. Тогда один из вложенных документов может записаться поверх другого файла, и ин формация будет утеряна. Лучше лишний раз обезопасить себя, чем потом сожалеть — каждый раз создавайте новую папку для нового главного документа.
Вставка данных для вложенных документов ♦
ОСИМНОЙП# • * I
JkJ
By
ВСТ
* Г
595
*
с т я .." '
С ер ви с
I f ЯИЦ.
Сине.
Ср
р л м
f «•***» ЮПр^
<* *
о Приветствуем Вас на ежегодном семинаре по астрономии! ПЛАН СЕМИНАРА - День 1 (14 декабря 2003) - День 2 (1S декабря 200:1 о День 3 (10 декабря 2003) • 9:00*12:00Пленарнаяш о и я овсуявдяяе(большойконференц-ом • 12:00*13:00Дли » клфегеряя • 13:00-17:00гомгапо тоням • 17:00*19:00Посещена*обсерватории • 19:30*21:30Topntnnndi приемвресторан* • 22:00Посетили оперы(дляжелающих)
О Введеуиё о
История Астрономи 1 Ноаййщи«иисслвдования
О С т р у кту р ^ V .
талап *к тики
о Расширения Ahma*am.xmuKu
• _
Как уже бшю упомявуго выше, гатгюггпхян сиягаеяи» галактики йШ лга агги епоездяноулшжюта Apyi от
■- - f£5}i* у_ Ли* * Рис. 20.4. Word создает вложенные документы и называет их в соответствии с текстом первой строки выделенной области
Вставка данных для вложенных документов Существует второй способ создания вложенных документов: вставьте файлы в главный документ. В этом случае изначально можно иметь неполную рабочую структуру или создать новый файл для главного документа и затем открыть в нем существующие файлы. Если вы решили объединить части проекта, выпол ните следующие действия, чтобы преобразовать их во вложенные документы. 1. Откройте главный документ. 2. Расположите текстовый курсор в том месте, куда нужно вставить в поженный документ. 3. Щелкните на кнопке Вставить вложенный документ (Insert Subdocument) пане ли инструментов Структура (Outlining). Откроется диалоговое окно Вставка вложенного документа (Insert Subdocument) (рис. 20.5). 4. Перейдите к нужному файлу, выделите его и щелкните на кнопке Открыть (Open). Вложенный документ добавляется в главный документ в точку распо ложения курсора.
596
♦
Глава 20. Главный документ: создание и использование
5. Вставьте или создайте все необходимые вложенные документы, после этОгр сохраните файл. Word сохранит главный и вложенные документы в опреде ленной вами папке. в< тавка вложенного документа Папке»;
| '21 КириллГеоргиевич
'З
$
■» 5
'!
■* Сервис»
(ингёреыо icuaou j® статья для журнала М ) Приветствуем Вас на ежегодном семинаре по астрономии!
Мое сетев.. Имя ф айла; ' Отмена
Ш .А За
Рис. 20.5. Вставка существующего файла в главный документ в качестве вложенного позволяет сэкономить время и усилия
Переход от главного документа к вложенным и обратно Смысл главного документа заключается в следующем: у вас есть один большой файл, в котором представлены все части проекта, но для удобсгва вы можете расположить их в различных местах, и, теоретически, они обрабатываются раз ными людьми. При работе над длинным документом для редактирования его текста необходимо уметь передвигаться между файлами, чтобы выполнять тре буемые изменения.
Работа с главным документом Сформировав главный документ и структуру вложенных в него документов, Word изменяет способ сохранения информации. Теперь файлы не сохраняются по отдельности, вместо этого главный документ содержит ссылки на вложенные документы, и, раскрывая вложенные документы внутри главного, на самом деле вы работаете с конкретными файлами —это происходит через ссылки. Сохраните и закройте главный документ, а затем откройте заново. Как видно из рис. 20.6, главный документ публикации докладов ЕЛ:егодного семинара теперь хранит ссылки на вложенные документы.
Пв| 1бход от главного документа к вложенным и обратно ♦
597
о Приветствуем В *. на ежегодном семинаре ло астрономии! ^
— Л S t H a a A A l h b t o U n w v r i B f r a t r o Г « О Е Г 1Н Ы Н Я 1|Ш1
ймиивяАс
Рис. 20.6. После сохранения, закрытия и нового открытия главного документа Word отображает ссылки на вложенные документы вместо их текста
Переход к вложенному документу по ссылке Чтобы перейти к вложенному документу, щелкните на ссылке. Файл вложенно го документа откроется в новом окне Word —теперь его можно увеличить и от редактировать. ВНИМАНИЕ -----------------------------------------------------------------------------------------------------------Если I юзже переупорядочить файлы и переместить вложенные документы из одного ' места в другое — даже если всего лишь передвинуть их во вложенную папку исходного каталога, — Word выведет на экран сообщение «Не удается открыть указанный файл» («Cannot open the specified file.»). Чтобы восстановить связь между главным и вложенны ми документами, удалите неверную ссылку и вставьте вложенный документ заново.
Развертывание и свертывание вложенных документов Можно сворачивать структуру для легкого перемещения и упорядочивания час тей документа. Но во время работы в режиме Структура (Outline) можно скрывать и показывать только тот текст, который был отформатирован с помощью встро енных стилей заголовков или заданных структурных уровней. Чтобы отобразить вложенные документы в главном, их необходимо развернуть. 1. Откройте главный документ. 2. Расположите текстовый курсор в начале документа. 3. Если нужно, установите режим Структура (Outline), выбрав меню Вид ►Струк тура (View ►Outline). 4. Щелкните на кнопке Развернуть вложенные документы (Expand Subdocuments) панели инструментов Структура (Outlining). На экране отобразятся все вло-
598
♦
Глава 20. Главный документ: создание и использование
женные документы вместо ссылок на них, как показано на рис. 20.7, Также появятся значки вложенных документов, весь текст и графика. 7 Vпр^оектнуеи Вж i• ежегодном
аироиомиь*
ЫЬП
о Приветствуем Вас на ежегодном семинаре по астрономии^ ПЛАН СЬ-МИНАРА » День 1 (14 декабря *003} - День 2 (15 декабря 2003) о День Э(10 декабря 2003) •
• ■ • • •
9:00*12:00ШнмрнМлишня * обсуэюп м«(большой конф«р*мц-з«л 12:00*13:00 Лшя|».мфетерм 13:00*17:00 Работ*во окцнш 17:00*19:00Посмдом обсерыторнп 19:30*21:30Торямстммый щра*мя ресторан* 22:00 Пос*щ»яне оп*ры{днямпимюшях)
Г О ПРЕДСТАВЛЯЕМ НОВУЮ ПУБЛИКАЦИЮ о Введение « История Астрономии Новейшие исследоьоН1л О
Структура Mvm-залйкп ики • 1ГЯ .1rt£»ftН«ЭЫМвТС1ВС*К_-"10Д 1в) т»аши облает*
Рис. 20.7. Разворачивание вложенных документов показывает весь текст в главном документе, сохраняя разрывы и значки вложенных документов СОВЕТ ------------------------------------- ----------------------------------------------- -------------------------------^ Раскрыв вложенные документы, можно перейти к режиму Разметка страницы (Print Layout), чтобы увидеть, как будут выглядеть разделы при печати. Также здесь можно вы полнить изменения форматирования текста, проверить правописание и воспользовать ся меню Найти (Find) и Заменить (Replace). Затем, если требуется, вернитесь к режиму просмотра Структура (Outline)» чтобы закончить работу с главным и вложенными доку ментами.
Если раскрыть вложенные документы, кнопка, Описанная в предыдущем разде ле, изменит свой вид на Свернуть вложенные документы (Collapse Subdocuments), так что их можно будет скрыть опять (это понадобится сделать перед редактиро ванием порядка вложенных документов в главном)/Чтобы свернуть главный до кумент, щелкните в нем и на кнопке Свернуть вложенные документы (Collapse Subdocuments) —на экране снова будут отображены только ссылки на файлы. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если нужно свернуть только текст, оставив заголовки, воспользуйтесь традиционной кнопкой Свернуть (Collapse) панели инструментов Структура (Outlining).
Редактирование главного и вложенных документов ♦
599
Редактирование главного и вложенных документов Поскольку главные и вложенные документы представляют собой различные виды файлов, каждый из которых хранит определенный набор элементов, над ними следу ет выполнять разные задачи редактирования. В табл. 20.2 перечислены возможные типы задач редактирования и показано, в каком из файлов их нужно реализовывать. Таблица 20.2. Редактирование главных и вложенных документов Задача редактирования
Главный документ
Вложенный документ
Редактирование и коррекция текста Применение уровней заголовков
✓ ✓
✓
Изменение порядка тем
✓
Проверка правописания
✓
Глобальное форматирование
✓
Локальное форматирование отдельных элементов Изменение полей и настроек страницы
✓
Вставка колонтитулов
✓
✓
✓
Добавление границ и теней к конкретным объектам
✓
Изменения главного документа Изменения, которые можно выполнить в главном документе, влияют н а п у б л и кацию в целом, например, добавление стилей в шаблон главного документа для согласования всех стилей в разных частях публикации. К таким изменениям также относятся изменение полей, определение параметров колонок и выполне ние операций;, подобных проверке правописания .и печати документа, когда необ ходимо видеть все разделы вместе, объединенные в главном документе. Кроме того,.в главный документ можно вставить колонтитулы, чтобы быть уве ренным в одинаковой обработке всех вложенных документов.
Изменения вложенных документов Большинство основных изменений вложенных документов происходят в тот мо мент, когда вы раздаете части проекта разным членам команды разработчиков, которые их пишут, редактируют, корректируют и в итоге возвращают обратно. Редактирование текста, выбор слов и работа с объектами (Такими как таблицы, рисунки и надписи) —все это совершается в файлах вложенных документов. Каждый человек, работающий с вложенным документом, может выполнить необ ходимые изменения и сохранить файл в предназначенной для него папке. Когда открывается главный документ и в нем раскрываются все вложенные, выполнен ные модификации отражаются на экране. Затем тот, кто отвечает за главный доку мент, может отредактировать глобальные параметры форматирования, проверить правописание, вставить колонтитулы и, если нужно, напечатать документ.
600
♦
Глава 20. Главный документ: создание и использование
ВОЗМОЖНЫ Е ПРОБЛЕМЫ -------------------------------------------------------------------------------- — Если стили заголовков главного и вложенного документов не совпадают, проверьте ис пользуемый шаблон, выбрав команду Сервис ►Шаблоны и надстройки (Tools ►Templates And Add-Ins). В разделе Шаблон документа (Document Template) проверьте шаблон каж дого файла: к главному и вложенному документу должен быть присоединен один и тот же шаблон, и, кроме того, должен быть установлен флажок Автоматически обновлять стили (Automatically Update Document Styles). Если шаблоны, присоединенные к файлам, отли чаются, щелкните на кнопке Присоединить (Attach), в открывшемся диалоговом окне Присоединение шаблона (Attach Template) перейдите к нужному шаблону, выделите его и щелкните на кнопке Открыть (Open); затем щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно Шаблоны и надстройки (Template And Add-Ins) и вернуться к документу.
Блокирование вложенных документов Word предоставляет функцию блокировки вложенных документов, которая по зволяет защитить документ от дальнейших изменений. Это чрезвычайно полез но, если требуется, чтобы участники проекта не могли внести в файл поправки после его завершения. Чтобы заблокировать вложеннйй документ, щелкните на его значке и на кнопке Заблокировать документ (Lock Document) панели инструментов Структура (Outlining). Под значком вложенного документа появится маленький символ блокировки (рис. 20.8). Значок заблокированного документа 71г\м^ктстиуомВй<ни
азйл
Кнопка Заблокировать документ
>диом «м»in
Qme»л fra
ccctjrr
ъгёшл
о Приветствуем Вас на ежегодном семинаре по
астрономии!
емаж’чюфос
* «с
1
■ ■
1* о рПЛАН СЕМИНАРА » Д е н ь 1 (14 д е к а б р я 2003) - Д е н ь 2 ( 1 Б д е к а б р я 2003)
о Д е н ь 3 (1 в д е к а б р я 2003) • ■ ■ ■ ■ ■
9:00-12:00Пленарямлекцияиобсуждение(большой коиф 12:00*13:00Д«ет • кафетерия 13:00*17:00Работапо секциям 17:00*19:00Посещениеобсерватории 19:30-21:30Торжественныйприемвресторане 22:00Посещениеоперы(дляжелающих)
■
Г о ПРЕДСТАВЛЯЕМ НОВУЮ ПУБЛИКАЦИЮ о В ведение О История Астрономии «• Новейшие исследования О С т р ук т ур а М ет агалакт ики ■ Метагалактикой называется вся наблюдаемаянами область ■ш a *L£<3 кз 2см Ст 1 Гея 1 О
: _»j
•
-Я Ш Я Ш Ш Ш
Рис. 20.8. Закончив редактирование вложенного документа, можно защитить его от дальнейших преобразований, щелкнув на кнопке Заблокировать документ панели инструментов Структура
Порядок вложенных документов ♦
601
Порядок вложенных документов Одной из самых замечательных особенностей работы с главным документом яв ляется легкость, с которой можно изменить порядок вложенных документов. От кройте главный документ и просмотрите, как расположены вложенные доку менты. 1. Открыв главный документ, выберите команду Вид ►Структура (View ►Outline) (или щелкните на кнопке Структура (Outline View) слева на горизонтальной полосе прокрутки). 2. Щелкните на кнопке Развернуть вложенные документы (Expand Subdocuments) панели инструментов Структура (Outlining). Главный документ раскроет заго ловки и текст вложенных документов. 3. Чтобы передвинуть вложенный документ в новое место, перетащите туда его -. значок. Жирная линия будет двигаться вместе с указателем мыши, показывая расположение вложенного документа (рис. 20.9). v казь'вающая жирная линия
е«*»ГТГ«грос
»*
Вас на ежегодном семинаре по
i
г* Д е н ь 1 (1 4 д е к а б р я 2 00 3) ■=> Д е н ь 2 (1 6 д е к а б р я 200 3) о Д е н ь 3 (1 6 д е к а б р я 2 00 3) «
9:00*12:00 Пленарная лекция н обсуодсние (большой конференц-зал) 12:00-13:00 Ладч» кафетерии f « 13:00-17:00 Работапо секциям ■ 17:00*19:00 Посещение обсерватории « 19:30-21:30 Торжественный прием в ресторане ■ 22:00 Посещение оперы (для желающих) •
a ftis w s M friiM riiis itfin rc n s i
Рис. 20.9. При изменении порядка вложенных документов линия указывает, куда будет помещен вложенный документ, когда вы отпустите кнопку мыши
4. Установив линию там, куда требуется вставить вл< >женный документ, отпус тите кнопку мыши. Документ переместится в эту позицию. \
602
♦
Глава 20. Главный документ: создание и использование
СОВЕТ ------------------------ *---------------- -------------------------------------------------------------------------Перед тем как отпускать кнопку мыши, убедитесь в том, что указывающая линия распо ложена за пределами других вложенных документов. Иначе Word создаст «внутренний» вложенный документ, то есть вы сможете передвигать его только внутри другого влоv женного документа. Если такое размещение не требуется, перетащите значок вложен ного документа в новое место, находящееся за границами уже существующих вложен ных документов, или нажмите Ctrl+Z, чтобы отменить это размещение и сделать новое. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно выделить несколько вложенных документов, нажав и удерживая клавишу Shift во время щелчков на их значках. Если требуется выделить вложенные документы, находя щиеся в разных местах главного документа, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl.
Объединение вложенных документов Хотя деление документов на вложенные крайне полезно для организации текста, редактирования и улучшения, встречаются ситуации, когда нужно объединить вложенные документы. 1. Откройте главный документ со ссылками на файлы вложенных документов. 2. Щелкните на кнопке Развернуть вложенные документы (Expand Subdocuments), отобразив таким образом содержание файлов. 3. Проверьте, что вложенные документы, которые требуется объединить, следуют друг за другом. Если нужно переместить вложенный документ, читайте пре дыдущий раздел. 4. Выделите оба вложенных документа щелчком на их значках (нажмите и удер живайте клавишу Shift в момент второго щелчка.) 5. Щелкните на кнопке Объединить вложенные документы (Merge Subdocument) панели инструментов Структура (Outlining). Второй документ присоединится к первому. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Когда Word объединяет вложенные документы, первый файл принимает новую инфор мацию, и все сохраняется в нем.
Разделение вложенных документов I
Если вы создали новую тему ихотите разделить вложенный документ на два, вве дите новый заголовок в том месте, куда нужно вставить разрыв (или повысьте уровень существующего заголовка до первого), и щелкните на кнопке Разбить вложенный документ (Split Subdocument) панели инструментов Структура (Outlining). Документ разделяется на два в точке расположения текстового курсора.
Преобразование вложенных документов В зависимости от свойств и содержания созданных документов можно в некото рый момент преобразовать все вложенные документы в единое целое. Сделать
Управление главными документами ♦
603
это легко: откройте главный документ, перейдите в режим структуры. Затем вы делите первый документ, нажмите клавишу Shift, и, не отпуская ее, щелкните по очереди на значках всех последующих документов. Выделив все вложенные документы, Щелкните на кнопке Удалить вложенные до кументы (Remove Subdocument) панели инструментов Структура (Outlining). Знач ки вложенных документов и их границы будут удалены, а текст станет частью главного. Сохраните файл, выбрав команду Файл ►Сохранить (File ►Save) или нажав Ctrl+S.
Печать главного документа Если требуется напечатать главный документ, откройте его и разверните вложен ные документы до необходимого уровня. Для этого сначала щелкните на кнопке Развернуть вложенные документы (Expand Subdocuments) панели инструментов Структура (Outlining) — появятся заголовки всех вложенных документов, затем воспользуйтесь кнопкой Развернуть (Expand), чтйбы раскрыть текст до требуемо го уровня. Измените режим просмотра на вид Разметка страницы (Print Layout), выбрав команду Вид ►Разметка страницы (View ►Print Layout) или щелкнув на кнопке разметки страницы слева от горизонтальной полосы прокрутки. Выберите команду Файл ►Печать (File ►Print), установите все необходимые пара метры и щелкните на кнопке Печать (Print). Распечатается весь документ, вклю чая текст вложенных файлов. /
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно оценить вид напечатанного документа с помощью команды Файл ►Предва рительный просмотр (File ►Print Preview). Здесь можно выбрать просмотр нескольких страниц для рассмотрения общего вида вложенных документов, объединенных в глав ном. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы вернуться к режиму разметки страни цы и выполнить необходимые изменения перед печатью.
ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ — -------------------------------------------------- -— -------------Если, напечатав главный документ, вы обнаружили, что пропущены некоторые разделы, вернитесь к режиму структуры и просмотрите документ, проверяя раскрытие всех фай лов. Любая оставленная свернутой информация не выводится на печать, поэтому перед печатьюубедитесь, что eecDдокумент разверну
Управление главными документами Как вы уже могли заметить, работа с главными и вложенными документами очень удобна для управления большими файлами. Ее маленький недостаток со стоит в сложности прямого сохранения файлов. Такие операции, как сохране ние, открытие, переименование и перемещение, потребуют чуть больше усилий, когда их нужно будет выполнить в главном документе. Ниже вы найдете не сколько напоминаний, которые помогут при управлении файлами главных доку ментов.
604
♦
Глава 20. Главный документ: создание и использование
Сохранение файлов вложенных документов Word сохраняет главный документ и все вложенные, если выбрать команду Файл ►Сохранить (File ►Save) или нажать сочетание клавиш Ctrl+S. Главный документ сохраняется под своим названием, которое определяется при первом сохранении файла, а вложенные документы Word именует автоматически, ис пользуя первые слова их заголовка. Если есть несколько вложенных документов с одинаковыми заголовками, Word добавит к названиям файлов порядковые но мера, например 4План урока1», «План урока2» и т. д. Если нужно сохранить главный документ в новом месте, выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As), Не забудьте создать новую папку для ново го главного документа и его файлов. Затем выделите по очереди каждый вло женный документ и с помощью команды Сохранить как (Save As) сохраните их в той же самой новой папке. В противном случае, открыв главный документ, вы обнаружите сообщение об ошибке, говорящее, что открыть указанный в ссылке файл не удается.
Переименование вложенных документов Если нужно переименовать вложенный документ, откройте главный и выделите нужный вложенный документ. Затем выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As). Когда откроется диалоговое окно Сохранить как (Save As), вве дите новое название файла и щелкните на кнопке Сохранить (Save). Так как вы переименовывали файлы из главного документа, ссылки обновятся и сохранят правильную информацию.
Выделение вложенных документов Ключ к правильному разбиению документа на вложенные —аккуратное отобра жение и выделение всего текста, который вы хотите включить во вложенный документ. Прежде чем щелкнуть на кнопке Создать вложенный документ (Create Subdocument), убедитесь, что выделен весь требуемый текст, в противном случае часть текста может оказаться не включенной в новый вложенный документ. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Если сразу во вложенный документ весь текст не попал, щелкните на кнопке Удалить вложенный документ (Remove Subdocument), чтобы вернуть текст обратно в главный документ, затем выделите весь требуемый текст и снова щелкните на кнопке Создать вложенный документ (Create Subdocument).
1
Эффективное оглавление Создание оглавления Подготовка оглавления для веб-документа Настройка оглавления Другие таблицы ссылок
6 0 6 ♦ Глава 21. Оглавление
У каждого был в жизни случай, когда требовалась хорошая карта местности или города. Даже если вы всегда представляете себе направление дальнейшего пере мещения, в тот момент, когда срочно необходимо что-то найти, наличие пра вильно составленного оглавления может оказаться жизненно важным. >
Осталось три минуты до деловой встречи, а вы не помните название нового про граммного продукта, который будете представлять. Где же этот раздел, посвя щенный программам? Если бы было составлено оглавление... В оглавлении перечислены важные заголовки документа, представлен обзор рас сматриваемых тем вместе с номерами страниц, на которых находится каждый из разделов, что упрощает задачу поиска нужной информации в документе. Будь это учебник или веб-страница, всегда можно создать таблицу или список необхо димых ссылок с помощью средств Word. В данной главе не только описана функция формирования оглавления в Micro soft Word, но также кратко рассмотрены другие таблицы ссылок, такие как спи сок литературы или список иллюстраций. Вы научитесь создавать, редактировать и обновлять оглавление, добавлять записи в специализированные таблицы ссы лок, которые помогут упростить размещение рисунков, цитат и других элемен тов в длинном документе.
Правила составления оглавления Секрет создания удобного оглавления заключается в заголовках. Если присво ить разделам ясные, понятные заголовки, читатели легко смогут узнать, где на ходится требуемая информация. Следующий момент —это способ форматирова ния заголовков. Если не использовать встроенные стили Word, программа не сможет собрать вместе названия разделов. Всегда помните несколько правил. ► Используйте встроенные стили заголовков Word или на их основе созда вайте собственные стили. При работе в режиме Структура (Outline) или с глав ными документами важно, чтобы употреблялись стили заголовков, встроен ные в Word: Заголовок 1 (Heading 1), Заголовок 2 (Heading 2) или Заголовок 3 (Heading 3). Кроме того, можно воспользоваться различными уровнями струк туры — от 1 до 9. Любые другие стили не будут включаться в создаваемое программой оглавление. ► Придумывайте понятные и краткие заголовки. Заголовок должен быть ко ротким (от 4 до 10 слов) и ясно передавать смысл раздела. Если вы действи тельно хотите помочь читателю быстро найти нужную информацию, приду майте краткие, изящные и понятные названия. ► Избегайте заголовков, вводящих в заблуждение. Если документ оформлен в разговорном стиле, можно попробовать вставить шутки или остроты в каче стве заголовков. Но мудрый редактор спросит: «Поймут ли читатели значе ние этого названия, когда откроют книгу на данной странице?» Если вашей целью является помощь читателю, не употребляйте фраз, которые могут его запутать.
Создание оглавления ♦
607
ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------- :----------- :-------------------------------- -----------Любой текст документа можно вклк>' >ить в оглавление, если выделить слова вручную. За дополнительной информацией о создании оглавления вручную обращайтесь к разделу «Добавление записей оглавления вручную» этой главы.
Создание оглавления Заголовки кратки и понятны, и им назначены стили, распознаваемые Word. Те перь можно приступить к формированию оглавления. 1. Расположите текстовый курсор там, куда нужно вставить оглавление. 2. Выберите команду Вставка ►Ссылка ►Оглавление и указатели (insert ►Refe rence ►Index And Tables). Откроется соответствующее диалоговое окно. 3. Щелкните на вкладке Оглавление (Table Of Contents). Здесь находятся пара метры создаваемого оглавления (рис. 21.1). ■ ■
Ur ч м п ен и и и у к а р т е л и
ijcascreiw», -;п*влвтъ | Список:ия«адртр9цийj
*>а»ецгк,чатмо! Ьдок***мта
С Л1
3«головой 1................... 1 1 Заголовок 2..., Загол<)рох 3............ ...5
Р Показбтьноцв[ встрл:-иц Р аоиераст{ i поправомукоаю
2вгояи- теяь | .... Общие • форматы. |ю шаблона Цанвл*структура
в* •га
|3а(головог 1 1 Заголовок 2 Заголовке 3
si Р f ип8рес»и*и вместе юмвров трамиц
"*3ЯИ 3
I' ■
I
У'-0ЧМИ гцр* етры
ц»мвнь.»
Отмена Рис. 21.1. С помощь о диалогового окна Оглавление и указатели формируется оглавление
4. По умолчанию Word выравнивает номера страниц оглавления по правому краю листа. Если нужно отключить отображение номеров страниц, снимите флажок Показать номера страниц (Show Page Numbers); если требуется распо ложить номера страниц после названий, снимите флажок Номера страниц по правому краю (Right Align Page Numbers). 5. Щелкните на стрелке списка Заполнитель (Tab Leader). Если требуется, опре делите желаемый тип заполнителя. Можно выбрать из вариантов: (нет) (None), точки, короткие тире (- ) или длинные тире (—). 6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы создать оглавление. Word разместит его в точке расположения курсора (рис. 21.2).
608
♦
Глава 21. Оглавление /
I Д о кум е н т* 3>аий
ГТГ
M i< r o io f t W o rd
Правке
Ь д
В е тх и м
<К*>
т
Серейс
Хаблииа
С *и о
Справка
Правила составления оглавления........................................................
1
Создание оглавления..................................................................................2 Добавление записей оглавления вручную ....................................... 3 Выбор формата........................................................................................5 Редактирование и оСнсэление оглавления.......................................... б Подготовка оглавления для веб-документа
.......................... .....
6
Создание оглавления в рамке................................................................ 7 Настройка оглавления.............................................................................. 8 ( Другие таблицы ссылок.......................................................................... 9 Список иллюстраций.............................................................................. 9 Таблица ссылок
.................................................................................. 11
!<* • >tar »г 1 5, 13
Разд I
13/13
На 19,в ек
русский
Рис. 21.2. По умолчанию Word создает оглавление, в котором номера страниц расположены по правому краю листа и используется заполнитель в виде точек СОВЕТ ------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------Можно просмотреть созданное оглавление двумя различными способами. Изменив ре жим просмотра на Разметка страницы (Print Layout), вы увидите полное оглавление с номерами страниц и заполнителем. Если отобразить документ в режиме веб-доку мента, будут показаны гиперссылки на разделы текста.
Добавление записей оглавления вручную В оглавлении используются не только заголовки разделов. Можно выделить в документе любое слово или фразу, чтобы затем вставить ее в оглавление. 1. Выделите нужный текст. 2. Нажмите Alt+Shift+O. Откроется диалоговое окно Определение элемента ог лавления (Mark Table Of Contents Entry), продемонстрированное на рис. 21.3. Выделенная фраза появится в поле Элемент (Entry). 3. Если в документе присутствует несколько оглавлений, щелкните на стрелке списка Идентификатор (Table Identifier), чтобы поместить запись в нужный список. (Этот шаг следует пропустить, если оглавление одно.) 4. В поле Уровень (Level) укажите уровень, на котором должна появиться в ог лавлении данная запись. По умолчанию установлен первый уровень. 5. Чтобы добавить запись, щелкните на кнопке Пометить (M a rk).
Создание оглавления ♦
609
О п р е д е л е н и е эле*4емга о г д а в я е и к я
Рис. 21.3. Введите вручную элементы оглавления в диалоговом окне Определение элемента оглавления
6. Для вставки следующего элемента выделите новый текст, щелкните на поле Элемент (Entry) (щелчок вызовет появление слов в этом поле) и щелкните на кнопке Пометить (Mark). 7. Закончив операцию, щелкните на кнопке Закрыть (Close). СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------Если нужно, чтобы оглавление состояло только из заданных вручную записей, снимите флажки Стили (Styles) и Уровни структуры (Outline Levels). Когда требуется включить в оглавление все элементы, установите все три флажка. Затем, чтобы создать оглавление, включающее определенные вручную записи, проде лайте следующее.
8. Расположите курсор там, куда нужно вставить оглавление. 9. Выберите команду Вставка ►Ссылка ►Оглавление и указатели (Insert ►Refe rence ►Index And Tables). 10. На вкладке Оглавление (Table Of Contents) щелкните на кнопке Параметры (Options). 11. В диалоговом окне Параметры оглавления (Table Of Contents) установите фла жок Поля элементов оглавления (Table Entry Reids). В результате выделенные записи будут добавлены в оглавление. (Сведения об этом диалоговом окне находятся в разделе «Настройка оглавления* ниже в этой главе.) 12. Дважды щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговые окна, а если ста рое оглавление заменяется на новое, то для подтверждения операции щелк ните на кнопке ОК еще раз. Программа вставит оглавление после того места, где располагается курсор.
Выбор формата Простейший формат выдает стандартное оглавление с номерами страниц по пра вому краю листа, точечным заполнителем и заголовками, выровненными по ле вому краю. Но в Word встроено несколько специализированных форматов, по зволяющих подобрать оглавление, подходящее к стилю конкретной публикации. Можно определить формат оглавления при его создании. Для этого на вкладке Оглавление (Table Of Contents) диалогового окна Оглавление и указатели (Index And Tables) щелкните на стрелке списка Форматы (Formats). Форматы, представ ленные здесь —Из шаблона (From Template), Классический (Classic), Изысканный (Distinctive), Затейливый (Fancy), Современный (Modern), Формальный (Formal)
6 1 0 ♦ -Глава 21. Оглавление
и Простой (Simple), — предлагают различные комбинации текстовых стилей. Щелкните на одном из них, стиль тут же будет показан в окне Образец печатного документа (Print Preview), и Образец веб-документа (Web Preview). Когда найдете желаемый стиль, щелкните на кнопке ОК. Word создаст оглавление и применит к нему выбранный формат. С О В Е Т ----------------------- :-------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется изменить формат уже созданного оглавления, выделите его, затем от кройте диалоговое окно Оглавление и указатели (Index And Tables). Щелкните на вклад ке Оглавление (Table Of Contents), в списке Форматы (Formats) выберите подходящий стиль и, наконец, щелкните на кнопке ОК. Word спросит, действительно ли вы хотите за менить выделенное оглавление — щелкните на кнопке ОК, и программа обновит оглав ление, применив новый формат.
ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ---------------------- *--------------------------------------------------После создания оглавления просмотрите документ и внимательно проверьте названия разделов. Если какой-то из заголовков пропущен, значит, он был расположен в теле надписи или в выноске на рисунке. Word создает оглавление, собирая все заголовки и поля элементов, но текст, вставлен ный в рисунки, будет пропущен. Чтобы добавить в оглавление подобные элементы, вы делите их, скопируйте и вставьте в основной текст. Затем нажмите клавишу F9, чтобы обновить оглавление.
Редактирование и обновление оглавления Продолжая работу над документом, можно передвигать разделы, добавлять текст и заголовки и редактировать их. Как только название раздела изменится, создан ное оглавление устареет. Обновить оглавление можно двумя способами: ► нажмите клавишу F9; ► щелкните на кнопке Обновить оглавление (Update TOC) г. ^ожгьогя •• лен-, панели инструментов Структура (Outlining). Word просмотрит документ и обновит оглавление в соответствии с внесенными изменениями. „■ Если нужно заново отформатировать или отредактировать оглавление, пере- Щ меститься к нему можно в любой момент —просто щелкните на кнопке Пе- ® рейти к оглавлению (Go То ТОС) панели инструментов Структура (Outlining).
Подготовка оглавления для веб-документа При создании оглавления на вкладке Оглавление (Table Of Contents) диалогового окна Оглавление и указатели (Index And Tables) отображается два образца: для пе чатного документа и для веб-страницы. Попробуйте сделать веб-оглавление. Для этого расположите курсор в нужном месте, затем, как обычно, откройте вкладку Оглавление (Table Of Contents) диалогового окна Оглавление и указатели (Index And Tables). Убедитесь в том, что установлен флажок Гиперссылки вместо номе ров страниц (Use Hyperlinks Instead Of Page Numbers), и щелкните на кнопке ОК. Оглавление будет вставлено в место расположения курсора. Чтобы просмотреть
Создание оглавления ♦
611
его в веб-формате, выберите команду Вид ►Веб-документ (View ►Web Layout). Оглавление представляет собой список активных гиперссылок, каждая из кото рых переносит читателя к соответствующему разделу документа (рис. 21.4). .^ Д о к у м е ш б
M rcro so R W o rd
Правила составления оглавления Создание оглавления Добавление записей оглавления в р у ч н у ю
Подготовка оглпвлендя для веб-докумевта Создание оглавления в рамке Настройка оглавления
Список иллюстраций Таблица ссылок
ангинною*! Рис. 21.4. Перейдя в режим просмотра Веб-документ, вы увидите гиперссылки своего оглавления
Создание оглавления в рамке Если на веб-странице вы используете рамки, это дает возможность показать на экране одновременно несколько элементов, файлов или рисунков. Размещение оглавления в одной из рамок позволит посетителям страницы легко переходить к различным разделам документа. Щелкнув на заголовке темы во фрейме оглав ления, можно отобразить в другом фрейме содержимое выбранного раздела Как и при создании традиционных оглавлений, для того чтобы Word правильно собрал веб-оглавление, нужно использовать для заголовков встроенные стили, распознаваемые программой. Если следовать этому правилу, можно автоматиче ски сформировать оглавление в левом фрейме на веб-странице с рамками. Чтобы создать такре оглавление, выполните следующие действия. 1. Выберите команду Формат ►Рамки ►Оглавление в рамке (Format ►Frames ► Table Of Contents In Frame).
2. Если на экране появится запрос подтверждения выбранного действия, щелк ните на кнопке Да (Yes) и сохраните документ. На экране появится веб-стра ница с новым оглавлением в левой рамке, как продемонстрировано на рис. 21.5.
612
♦
Глава 21, Оглавление
Дохумеш J Microsotl Word О р а г'
Бил
Б адем
Форцагг
Cfpanc
сводитеnortec
Окно
■ g f t r w a a i*
ОНИ U '
х
г n r ■«'
Н Jaroacaoic I + 1 - Times New Romm
JL---------- —
мша
Глава 21. Оглавление Пс*зала составления оглавления
£ашаде«2!да£адд Добавление ааписей orflflWS.ttW9РГ«нт ВыборФормы» Редактирование и обновление оглавление Подготовка оглавления для веб-документа
Cpmhhsb?ssamssMJt рамке Другие таблицы ссылок
С.ДЙ^К.!ИМ№.с.га*Ций Таблица ссылок
Глава 21. Оглавление □ Эффективное оглавление а Создание оглавления О Подготовка оглавления для Rg6 ДйШ5£ЙХ9 □ Настройка оглавления □ Другие таблицы ссылок У каждого был в жизни случай, когда требовалась хорошая карта— местности или города Даже если вы всегда представляете себе направление дальнейшего перемещения, в тот момент, когда срочно необходимо что-то найти, наличие правильно составленного оглавления может оказаться жизненно важяым. Осталось три минуты до деловой встречи, а вы не помните название нового программного п ро ду т, который будете представлял*. Где же этот раздел, посвященный программам? Ох, если бы было составлено оглавление... Оглавление перечисляет важные заголовки документе, предоставляя обзор
Рис. 2 1 .5 . Можно создать оглавление в левой рамке веб-страницы
СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией о работе с рамками на веб-странице обращайтесь к главе 26.
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Если оглавление для своей веб-страницы отображается в отдельной рамке, перед на жатием F9 для обновления оглавления щелкните внутри этой рамки. В противном слу чае оглавление обновится некорректно.
Настройка оглавления Элементы, включенные в оглавление, и использованные для них стили можно изменять. На рис. 21.6 показано диалоговое окно П араметры оглавления (Table Of Contents Options) и доступные средства. Чтобы отобразить это окно, выберите ко манду Вставка ►Ссылка ►Оглавление и указатели (Insert ►Reference ►Index And Tables), щелкните на вкладке Оглавление (Table Of Contents) и на кнопке Пара метры (Options). В диалоговом окне Параметры оглавления (Table Of Contents Options) также можно определить, какие стили нужно применять к различным элементам оглавления. Например, на рис. 21.6 заголовкам 1,2 и 3 назначены уровни 1,2 и 3. Но, если тре буется, можно прокрутить список и выбрать другие стили документа —созданные или уже существующие —и ввести в поля справа их уровень в оглавлении. Они будут включены в оглавление при его формировании или обновлении.
Другие таблицы ссылок ♦
613
L-ОбрИь о гл а в л в т в , п а т » : , ;*• стили Д о с т у п а - .тили?
З^голезо*1 звгвлл»*'?
¥—
4
Заголовок 3 Заголовок 4
Рис. 21.6 . В диалоговом окне Параметры оглавления можно указать, какие элементы будут использоваться в оглавлении
ПРИМЕЧАНИЕ Если нужно отменить изменения и восстановить используемые по умолчанию значения параметров, щелкните на кнопке Сброс (Reset) в диалоговом окне Параметры оглавле ния (Table Of Contents Options).
СОВЕТ Если выбран вариант Из шаблона (From Template) в списке Форматы (Formats) вкладки Оглавление (Table Of Contents), становится доступной кнопка Изменить (Modify). После щелчка на ней появляется диалоговое окно Стиль (Style), в котором можно добавить, удалить или изменить стили, используемые в оглавлении. Если затем нажать кнопку Из менить (Modify) в диалоговом окне Стиль (Style), откроется диалоговое окно Изменение стиля (Modify Style), в котором можно отредактировать шрифт и формат выделенного стиля.
Другие таблицы ссылок Оглавление — это не единственный список ссылок, используемый при работе с длинным документом. Если в статье встречаются иллюстрации, таблицы, диа граммы или формулы, вам понравится возможность автоматической отметки и нумерации этих элементов. А при работе с юридическими документами и цита тами функция создания спиЬка литературы сохранит немало времени и избавит от проблем.
Список иллюстраций Когда вы указываете Word сформировать список иллюстраций в виде ссылок, программа ищет в документе подписи к рисункам и собирает их. Это означает, что перед созданием такого списка подписи необходимо сделать.
Добавление подписей к иллюстрациям Начинать нужно с самого начала. Прежде всего следует Пометить элементы, ко торые требуется включить в список иллюстраций, а подписи можно добавить
614
♦
Глава 21. Оглавление
в процессе работы с помощью функции Автоназвание (AutoCaption). Выполните следующее. 1. Выберите команду Вставка ►Ссылка ►Название (Insert ►Reference ►Caption). Откроется одноименное диалоговое окно. 2. Щелкните на кнопке Автоназвание (AutoCaption). Появится диалоговое окно Автоназвание (AutoCaption), показанное на рис. 21.7.
Добавлять иазеониФ при встаека oS w tt*:
:AdobeAcrobet MotePhotoshopImagi FtahMovi* SystomMonitorControl .•Вчдю-клип ДиаграммMcrataftExcal
)
HtotooftGraph
подпись:
«*суисг
доликвнив:
! Под объектом
COiASTjt..
J
ИУмсраОия..,
Рис. 21.7. Автоназвание позволяет автоматически добавлять метки и номера к рисункам
3. В списке Добавлять название при вставке объекта (Add Caption When Inserting) установите флажки у тех элементов, к которым нужно добавлять подписи. 4. В разделе Параметры (Options) введите нужную подпись, щелкните на стрел ке списка Положение (Position) и выберите один из вариантов Над объектом (Above Item) или Под объектом (Below Item). 5. Щелкните на кнопке ОК. Word найдет и обновит элементы документа. ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------- Чтобы просмотреть параметры, доступные при работе со списком иллюстраций, выбе рите команду Вставка ►Ссылка > Оглавление и указатели (Insert ►Reference ►Index And Tables) и щелкните на вкладке Список иллюстраций (Table Of Figures).
Управление нумерацией рисунков Если требуется добавить к подписям иллюстраций номера, откройте диалоговое окно Название (Captions) (Вставка ►Ссылка ►Название (Insert ►Reference ►Cap tions)). Выделите элементы, к которым нужно присоединить номера (или обно вите список объектов для подписей), и щелкните на кнопке Нумерация (Numbering). Появится диалоговое окно Нумерация названий (Caption Numbering), показанное на рис. 21 .8. Сначала выберите формат нумерации в раскрывающемся списке Формат (Format): традиционные 1, 2, 3 или А, В, С или, например, римские цифры. Если нужно включить в подписи номера глав (которые Word извлекает из текста), устано вите флажок Включить номер главы (Include Chapter Number), затем определите
Другие таблицы ссылок ♦
615
стиль заголовков, с которых начинаются главы (чтобы указать программе, где искать номер), и выберите символ разделителя из списка Разделитель (Use Separator) (Word будет располагать его между номером главы и номером рисун ка). Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить параметры. Когда вы вставите следующую иллюстрацию, к ней автоматически добавится подпись.
Форцат: Г Включи- л напер г г _>ы
' J p jtt U
РИСуНО* lM , Т'ЮЛИШ» I А
ОК. 1
тиена
Рис. 21.8. Диалоговое окно Нумерация названий позволяет выбрать формат и стиль номеров
Создание списка иллюстраций После добавления подписей к иллюстрациям можно приступить к созданию списка рисунков. 1. Расположите текстовый курсор там, где требуется создать список иллюст раций. 2. Выберите команду Вставка ►Ссылка ►Оглавление и указатели (Insert ►Refe rence ►Index And Tables). 3. В открывшемся диалоговом окне щелкните на вкладке Список иллюстраций (Table Of Figures). В окнах образцов отобразится список в соответствии с па раметрами, используемыми по умолчанию (рис. 21.9). 1 л вяь
О довлемие
вчатногс а
-«
1Рисунок 1: Текст....... ................1 j Рисунок 2: Текст.........................3 ] Рисунок 3: Текст......................... 5 1Рисунок 4. Текст.........................7
швк4;Т«и
:]Рисунок 5: Текст...................... 10 flo j w i новервстр^иц
Р лви ipscrp I ш го
Р Гг1гщхс1:'гв<иаиеч, не «рое страниц
" “ .омукра»
Заполнитель; |
5 ’
ОСшв
форпагьк^И»шаблона
3
Hasg**ie: 'Рисунок *] !0 Поонмча>^)нне И а Р **в тр ? -
[
И-чанщц
Рис. 21.9. Окна образцов диалогового окна Оглавление и указатели показывают параметры, используемые по умолчанию
616
♦
Глава 21. Оглавление
4. Измените по необходимости параметры и щелкните на кнопке ОК, чтобы со здать список. Программа вставит список после того места, где находится курсор.
Таблица ссылок Таблица ссылок является более специализированным списком, помогающим от слеживать, собирать и отображать цитаты и ссылки, включенные в документ. Вы часто будете пользоваться этим средством при составлении правовых докумен тов, ссылающихся на дела, акты, законы, договоры и другие документы. Очевидно, что перед созданием таблицы ссылок необходимо разместить в тексте цитаты.
Добавление цитат вручную Цитаты можно легко отслежива ть во время работы. Для добавления цитаты вы полните следующие действия. 1. Выделите цитату в документе. 2. Нажмите Alt+Shift+I. Появится диалоговое окно Определение элемента табли цы ссылок (Mark Citation) с выделенным текстом, отображенным в поле Выде ленный текст (Selected Text), как изображено на рис. 21.10. I x jl
[определение лемента таблицы ЗмделвнмЫЙX»0Ct:
±1 НЯ
|Кортасар X , СПб, 1998
Саедуюаи й; |
-=J
Категорий:
jcfttts
%
Крзтхвя Форма:
дометитьасе: 1
МТ7-
я 1
[JjrtCTHTb
£
*3 _
£атегсри«
j
,
J
М
Полнаяфориа * * OTMV44
,
Рис. 21.10. Воспользуйтесь диалоговым окном Определение элемента таблицы ссылок,■ чтобы включить цитату в свою таблицу ссылок
t
3. В списке Категория (Category) выберите тип создаваемой цитаты. 4. Если нужно, отредактируйте текст в поле Краткая форма (Short Citation). 5. Щелкните на кнопке Пометить (Mark). Word добавит в документ коды, необ ходимые для идентификации цитаты и включения ее в список литературы. 6. Затем выделите в документе другую цитату и щелкните на поле Выделенный текст (Selected Text). Это действие вставит цитату в поле. Опять щелкните на кнопке Пометить (Mark). 7. После завершения добавления цитат щелкните на кнопке Закрыть (Close). СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------Также можно вставить цитаты с помощью вкладки Таблица ссылок (Table Of Authorities) диалогового окна Оглавление и указатели (Index And Tables). Щелкните в ней на кнопке Пометить (Mark Citation), чтобы отобразить диалоговое окно Определение элемента таблицы ссылок (Mark Citation). Введите цитату и щелкните на (<:ноп<е Пометить (Mark).
Другие таблицы ссылок ♦
617
Создание таблицы ссылок После ввода цитат, на которые вы ссылаетесь, можно приступить к созданию таблицы ссылок. Для этого выполните следующие действия. 1. Откройте диалоговое окно Оглавление и указатели (Index and Tables). 2. Щелкните на вкладке Таблица ссылок (Table Of Authorities) и установите пара метры создаваемой таблицы (рис. 21 . 11 ).
Рис. 2 1 .1 1 . Вкладка Таблица ссылок включает все необходимое для создания и форматирования списка ссылок
3. Выберите категорию из списка справа. 4. Определите желаемые стили форматирования, затем щелкните на кнопке ОК, чтобы сформировать таблицу ссылок. С 0 В Е Т ------------------------------------ --------------- -------Если в документе создано несколько списков ссылок, обновляйте каждый из них неза висимо друг от друга. Для обновления щелкните на списке и нажмите клавишу F9
I
Как создать хороший указатель? Указатель в Word Создание элементов указателя Создание указателя Обновление указателя Автоматическое создание элементов указателя с помощью специального файла N
Как создать хороший указатель? ♦
619
Если вы создаете длинный документ, освещающий много различных тем одно временно — например, учебник по современной экономике, руководство по но вому программному продукту или каталог запчастей автомагазина, —у читателя обязательно возникнет проблема поиска нужной темы. Придется создать доста точно подробный указатель, помогающий читателю ориентироваться в докумен те: список основных и второстепенных обсуждаемых тем, сопровождаемых номе рами страниц. Говорят, что оглавление помогает определить, стоит ли читать эту книгу. Указатель определяет, сколько раз читатель вернется к книге.
Как создать хороший указатель? Существует несколько правил, которыми стоит руководствоваться при создании указателя. Вспомните несколько указателей, которыми вы пользовались в по следнее время: наверняка некоторые из них были лучше остальных. Одни указа тели грешат неполнотой, другие плохо организованы. Ниже перечислены основ ные критерии качества указателя. ► Используемость. Указатель является первым и самым главным инструмен том читателя при работе с книгой. Убедитесь в том, что вы включили в него все основные темы, а также учли все возможные формулировки, которые могут использоваться читателями. Перечислите основные и второстепенные темы, а также ссылки на другие разделы (например, «Смотри т акже Вторые блюда»). ► Удобочитаемость. Очень важно использовать термины, понятные читателю, вне зависимости от степени знакомства с предметом обсуждения. Если вы не уверены в том, что учли все ключевые слова, по которым читатель будет ис кать конкретную тему, посоветуйтесь с коллегами. Главное, чтобы все слова и фразы были абсолютно понятны читателю. ► Перекрестные ссылки. Наличие в указателе перекрестных ссылок отсылает читателя к другим разделам, где он может найти дополнительную информа цию по интересующему его вопросу. Например, перекрестная ссылка на раз дел Ранние культуры должна выглядеть так: Рассада, 75—232 Подготовка почвы, 75-*-122 Сроки высаживания семян, 122—163. См. Ранние культуры Полив, 163—211 Световой режим, 211—232
С о в е т -------------- --------------------------------------------После определения списка ключевых слов и фраз для индекса разошлите его всем сво им коллегам с просьбой внести поправки и уточнения. Подобное тестирование указате ля до его создания сэкономит время в будущем. Наиболее важные термины для указателя находятся в оглавлении. Включите в указатель слова и фразы из заголовков и придумайте большое количество дополнительных эле ментов. (
620
♦
Глава 22. Указатели
► Логичность. Одна из основных ошибок заключается во включении в указа тель всякого слова, кажущегося важным. Тщательно обдумайте структуру указателя. Какие из тем наиболее важны? Ка^ие слова используются чаще других для поиска? I
Указатель в Word Создание указателя в Word —интерактивный процесс, выполняемый частично вручную, частично автоматически. Процесс создания указателя состоит из трех стадий. 1. Обозначение элементов указателя в документе (или создание специального файла, позволяющего автоматически обозначать элементы). 2. Задание параметров указателя на вкладке Указатель (Index) диалогового окна Оглавление и указатели (Index And Tables) (Вставка ►Ссылка ►Оглавление и ука затели (Insert ►Reference ►index And Tables)). 3. Создание индекса. Word сортирует все элементы указателя в алфавитном порядке, вставляет номе ра страниц и удаляет повторы. На рис. 22.1 представлен пример указателя. * 3 Д оиум снП
М» r< H o fl W o rd [ ' " , "
ЗДака
* 3 3 1Г
.естдол Фордот цдоис jjsfi n j' & *» £jnp«K»
1
*
1
А и сЪ 7 Лотто— чм ам к%45 А Т *. К 21
1__________ !___________ 1 Ижту .«,Я
*«ИГШ А#4 ______________
*3
X""?—k9 («pw N «П*А<2 ii—»,11 фев*, It
mmrnmm. W Яюммм*«ttmmtm,91
9ммякшмяммлншяигмг7.% Itt
гпуммц.*"> ффшми Li
or;, »
ВыйммЯЦИМ М
S9
■1 13
-pmfifl
Ш Ш Ш Ш Ш Ш Ш ЯШ Ш ЯШ
Рис. 22.1. Word сортирует элементы указателя в алфавитном порядке
Создание элементов указателя ♦
621
В процессе обработки указателя Word вставляет коды, обозначающие нача- По! ло и конец темы, и вносит в список соответствующие номера страниц. Каж- — дый элемент указателя маркируется кодом ХЕ, но все коды являются скрытыми знаками. Чтобы отобразить их на экране, щелкните на кнопке Непечатаемые зна ки (Show/Hide) стандартной панели инструментов. СОВЕТ Если у вас есть набор терминов, которые обязательно нужно включить в указатель, вставьте их в специальный файл. Подробнее о его создании вы узнаете в последнем разделе этой главы.
Создание элементов указателя В диалоговом окне Определение элемента указателя (Mark Index Entries) можно добавить основные и второстепенные элементы, а также вставить перекрестные ссылки и диапазоны страниц.
Определение элементов указателя Создать элемент указателя можно двумя способами: ► если вы работаете с текстом (словом или фразой), который уже содержится в документе, выделите и используйте его; ► если требуется добавить элемент указателя, который не соответствует слову или фразе документа, расположите текстовый указатель в нужном абзаце. Чтобы добавить элемент указателя, выполните следующие действия. 1. Выделите фрагмент текста или разместите текстовый курсор в нужном месте и нажмите клавиши Alt+Shift+X. На экране появится диалоговое окно Опреде ление элемента указателя (Mark Index Entries), показанное на рис. 22.2.
Элемент у к а м т е п я
основной!
д оооаиктельм ы й;
ТП П олудорный олудорный Т ^
«жив
И спользуйте д е нное о к н о д л я пом етки элементов у казател я.
Р ои е ти ть
}
П ом етить у е
{
Отмена
J
Рис. 22.2. Для ввода основных и дополнительных элементов воспользуйтесь диалоговым окном Определение элемента указателя
I' 622
♦
Глава 22. Указатели
2. Если текст был предварительно выделен, он окажется в поле Основной эле мент указателя (Main Entry). При необходимости отредактируйте его. Если текст не был выделен, введите вручную элемент указателя. 3. Щелкните на кнопке Пометить (Mark), чтобы закрыть окно и ввести код эле мента указателя в документ. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Не забывайте редактировать элементы указателя, чтобы сделать их максимально воз можно очевидными.
Создание второстепенных элементов указателя
\ Второстепенным элементом указателя является подтема, суэкающая круг обсуж даемых вопросов. Например, если глава учебника по математическому анализу посвящена вещественным числам, то основной и дополнительные элементы ука зателя могут выглядеть так: ( Введение в анализ/Вещественные числа, 5 Метод математической индукции, 6 Сечение, 10 Абсолютная величина, 12 Верхняя и нижняя грани, 15 Абсолютная и относительная погрешности, 17 Задачи, 19
Второстепенные элементы являются дополнительными ссылками для читателя. Они увеличивают глубину и функциональность указателя, а также облегчают поиск. Существует быстрый способ создания второстепенных элементов указателя, по зволяющий избежать повторяющихся действий. Введите в диалоговом окне Оп ределение элемента указателя (Mark Index Entries) основной и второстепенные элементы, разделив их двоеточием. Так можно создать до семи уровней элемен тов, но чтобы не пугать читателя, лучше ограничиться одним или двумя уровня ми. Созданные таким способом второстепенные уровни будут выглядеть следую щим образом: Введение в анализ/Вещественные числа: Метод математической индукции, 6 Введение в анализ/Вещественные числа* Сечение, 10 Введение в анализ/Вещественные числа: Абсолютная величина, 12 Введение в анализ/Вещественные числа: Верхняя и нижняя грани, 15 Введение в анализ/Вещественные числа: Абсолютная и относительная погрешности, 17 Введение в анализ/Вещественные числа: Задачи, 19
Создание элементов указателя ♦
623
СОВЕТ --------------------------------------------- ---------------------------------------------------------Если вы обнаружили, что конкретной теме соответствует слишком много второстепен ных элементов указателя, возможно, стоит придумать еще одну тему, чтобы разделить второстепенные элементы на две группы. Если в указателе список второстепенных эле ментов растянулся на целую колонку, читатель просто забудет соответствующий основ ной элемент указателя.
Выделение повторяющихся элементов Чтобы собрать вместе все ссылки на конкретный термин, воспользуйтесь диало говым окнск Определение элемента указателя (Mark Index Entries). Выделите тер мин, нажмите клавиши Alt+Shift+X, введите (при необходимости) второстепенный элемент и щелкните на кнопке Пометить все (Mark All). Теперь Word просмотрит весь документ и вставит коды во всех местах, где упоминается выбранный тер мин. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------У этого замечательного средства есть одно ограничение: отсутствие гибкости. Это оз начает, что Word пометит только те грамматические формы, которые полностью совпа дают с оригиналом.
Форматирование элементов указателя По мере ввода элементов указателя можно задавать параметры форматирования символов и номеров страницы, и это существенно сэкономит ваше время. 1. Выделите текст элемента. 2. Нажмите клавиши Alt+Shift+X, чтобы вывести на экран диалоговое окно. 3. Отредактируйте текст основного элемента. 4. Выделите текст основного элемента, подлежащий форматированию. 5. Нажмите клавиши Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U, чтобы сделать текст полужирным, кур сивом или подчеркнуть, соответственно. 6. Щелкните на кнопке Пометить (Mark). ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------На этой стадии невозможно задать какие-либо дополнительные параметры формати рования. Если вы попытаетесь изменить цвет или шрифт, эти изменения будут приме нены к выделенному в документе тексту, а не элементу указателя.
Здесь же можно задавать формат номеров страниц указателя, снимая и устанав ливая флажки в разделе Формат номера страницы (Page Number Format). Номера страниц можно выделять полужирным шрифтом или курсивом, чтобы привлечь внимание читателя: ► полужирным Шрифтом можно выделить страницы, на которых расположены основные формулы; ► курсивом можно выделить страницы с биографическими или историческими данными по конкретной теме.
624
♦
Глава 22. Указатели
Добавление перекрестных ссылок Не всем элементам указателя соответствуют номера страниц. Перекрестная ссыл ка перемещает читателя к другому элементу (или группе) указателя, который со ответствует дополнительной информации. Чтобы создать перекрестную ссылку, выполните перечисленные ниже действия. 1. Выделите текст для создания элемента или разместите текстовый курсор в нуж ном месте. 2. Нажмите клавиши Alt+Shift+X, чтобы вывести на экран диалоговое окно Опре деление элемента указателя (Mark Index Entries). • 3. Введите или отредактируйте текст основного элемента указателя. 4. Установите флажок Перекрестная ссылка (Cross-Reference). 5. После слов См. (See) введите элемент указателя, к которому ведет ссылка. Например, перекрестная ссылка может выглядеть так: Сроки высаживания семян, 122—163. См. Ранние культуры
Определение диапазона страниц По умолчанию Word ставит в соответствие элементу указателя номер текущей страницы. Если вы предпочитаете указать вместо одной страницы несколько, воспользуйтесь предварительно сделанными закладками. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Если вам требуется информация о создании закладок, обратитесь к главе 4
Чтобы воспользоваться закладками, выполните следующие действия. 1. Нажмите клавиши Alt+Shift+X, чтобы вывести на экран диалоговое окно Опре деление элемента указателя (Mark Index Entries). Ч 2. Введите текст основного и второстепенного элементов. 3. Установите флажок Диапазон страниц (Page Range). 4. Щелкните на стрелке вниз возле списка Закладка (Bookmark) и выберите под ходящую закладку из списка. 5. Щелкните на кнопке Пометить (Mark).' 6. Позже, при создании указателя, Word вставит тире между номерами страниц.
Создание указателя Если в документе отмечены все элементы указателя, Word готов обработать и создать индекс. В процессе обработки Word собирает все элементы, сопостав ляет им номера страниц и сортирует в алфавитном порядке. В конце процедуры указатель будет вставлен в документ в месте расположения текстового курсора.
Создание указателя ♦
625
СОВЕТ ------------------------------------------------------------- ----------------------------------------Разумеется, можно обновить указатель, нажав F9 (вернувшись назад и отредактировав элементы), но в этом случае вы утратите все форматирование, выполненное после ком пиляции указателя. Поэтому имеет смысл затратить время на просмотр элементов ука зателя д о компиляции. Щелкните на кнопке Непечатаемые знаки (Show All), чтобы вы вести на экран коды указателя, и просмотрите весь документ.
Расположите текстовый курсор в том месте, где будет находиться указатель до кумента, и выберите команду Вставка ►Ссылка ►Оглавление и указатели (Insert ► Reference ►Index And Tables). На вкладке Указатель (Index) можно задать формат элементов указателя и номеров страниц (рис. 22.3). □Iпавшниеиуказатели
'/Л* №wJ;
И П »53
№
i оечлпъго дцкуяентд
^Аристотель, 2
F
Ifiyno,
отступе
[Астероиды, пене. См. Юпитер ^Атмосфера
(русский(Россия)
Земля ионосфера, 4
Помг'кп | а^олояетк^
.j
----- £ -
Рис. 22.3. На вкладке Указатель Находятся все параметры, которые нужны для создания указателя
ПРИМЕЧАНИЕ Обратите внимание на кнопку Пометить (Mark Entry) на вкладке Указатель (Index). Если вы вспомнили о забытом термине, который нужно вставить в указатель, щелкните на этой кнопке, чтобы открыть диалоговое окно Определение элемента указателя (Mark Index Entries).
Выбор формата .указателя Одним из наиболее важных моментов является выбор формата указателя, опре деляющего его внешний вид. Щелкните на стрелке v возле поля Форматы (For mats) и выберите один из следующих вариантов: ► Из шаблона (From Template) —формат, используемый по умолчанию, —про пускает заголовки (буквы алфавита); ► Классический (Classic) —располагает заголовки над колонками, по центру; ► Затейливый (Fancy) —заключает заголовки в рамку с тенью; ► Современный (Modern) —дает заголовки курсивом, с линией сверху; ► Строгий (Bulleted) — выводит заголовки «рубленым шрифтом» (печатными буквами), располагает их над колонками, по центру;
626
♦
Глава 22. Указатели
► Формальный (Formal) —выравнивает номера страниц по правому краю, добав ляет пунктирную линейку между элементом и номером страницы, дает заго ловки курсивом и выравнивает их по левому краю; ► Простой (Simple) —пропускает заголовки и специальное форматирование. Любой из выбранных форматов отображается в окне предвар] [тельного просмотра. Если изменить впоследствии, например, выравнивание номеров страниц, это действие отредактирует соответствующие параметры, принадлежащие выбран ному формату. с о в е т -----------------------------------------------
:-------------- -1--------------------------------------
Поэкспериментируйте с различными форматами прежде, чем принять окончательное решение.
Выбор выравнивания
<■ Возможно, после создания указателя потребуется изменить выравнивание и пунк тирные линейки выбранного формата. 1. Выведите на экран диалоговое окно Оглавление и указатели (Index And Tables). 2. На вкладке Указатель (Index) при необходимости установите флажок С отсту пом (Indented) и затем —флажок Номера страниц по правому краю (Right Align Page Numbers). 3. Щелкните на стрелке внцз возле поля Заполнитель (Tab Leader) и выберите тип линейки между элементом и номером страницы. 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы создать указатель.
Изменение форматирования второстепенных элементов указателя Также в диалоговом окне Оглавление и указатели (Index And Tables) можно ука зать расположение второстепенных элементов указателя: с отступом или без. Если выбрать вариант С отступом (Indented), указатель будет выглядеть так: Стресс, 115 контроль, 116 управление, 118 уменьшение, 121 Если же установить флажок Без отступа (Run-In), второстепенные элементы бу дут расположены на одной строке с основным элементом: Стресс: контроль, 116; управление, 118; уменьшение, 121 СОВЕТ -------------------------------- :---------------------------------------------------------------------Если объем документа ограничен, можно сэкономить место, выбрав последний из рас смотренных вариантов размещения второстепенных элементов. Для этого нужно вы брать команду Вставка ►Ссылка ►Оглавление и указатели (Insert ►Reference ►Index And Tables), и на вкладке Указатель (Index) установить флажок Без отступа (Run-In).
Обновление указателя ♦
627
ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ------- ----------------------------------—*--------------------------Вы все продумали, вставили элементы указателя в документ и создали указатель, вос пользовавшись диалоговым окном Оглавление и указатели (Index And Tables). Но ь ука зателе вместо номеров страниц обнаруживаются сообщения об ошибке. В чем пробле ма? Вероятнее всего, вы создавали указатель во вложенных документах, а не в главном. Чтобы решить проблему, закройте текущий и откройте главный документ (информацию о работе с главным и вложенными документами можно найти в главе 20). Щелкните на кнопке Развернуть вложенные документы (Expand Subdocuments) панели инструментов Структура (Outlining) и нажмите на клавишу F9, чтобы обновить указатель. Теперь номе ра страниц должны отображаться корректно.
Колонки указателя В зависимости от размера документа и указателя можно разместить указатель в нескольких колонках. По умолчанию на странице расположено две колонки, но этот параметр можно изменить. Количество колонок для указателя не может быть больше четырех. В диалого вом окне Оглавление и указатели (Index And Tables) на вкладке Указатель (Index) щелкните на стрелке вверх или вниз возле поля Колонки (Columns), чтобы изме нить их число. ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ -------------------------------- ----------------------------------------Вы всё продумали, вставили элементы указателя в документ и создали указатель, вос пользовавшись диалоговым окном Оглавление и указатели (Index And Tables), указав в качестве параметров три колонки с отступом. Но после создания указателя обнару живается, что средняя колонка выровнена иначе, чем две боковые. Почему? Word автоматически добавляет разрывы разделов до и после указателя, но могло полу читься так, что первая строка второй колонки оказалась пустой. Выведите на экран все непечатаемые знаки (щелкнув на кнопке Непечатаемые знаки (Show/Hide) стандартной панели инструментов) и проверьте, нет ли пустых строк в начале и конце каждой колон ки. Обнаружив лишний знак конца абзаца, удалите его и нажмите клавишу F9, чтобы об новить указатель.
Обновление указателя В любой момент можно обновить указатель, нажав F9. Это означает, что у вас есть возможность добавить в документ элементы указателя уже после его созда ния. Внесите любые изменения, щелкните на указателе, чтобы выделить его, и на жмите клавишу F9. ПРИМЕЧАНИЕ —------------------------------------------------------------- ---------------------------Если вы внесли какие-либо изменения в форматирование указателя, например убрали отступ или выбрали другой формат, Word запросит подтверждение замены старого ука зателя новым. Если вы не вносили изменения в указатель или же хотите сохранить из менения, щелкните на OK (Yes). В противном случае щелкните на Отмена (Cancel).
N 628
♦
Глава 22. Указатели
Автоматическое создание элементов указателя с помощью специального файла Специальный файл является всего лишь таблицей, предназначенной для созда ния и вставки элементов указателя. Таблица состоит из двух колонок: в первой находится текст, который нужно выделить для создания элемента, во второй — название элемента указателя. Рассмотрим работу с файлом. 1. Создайте новый документ и в нем —таблицу из двух столбцов щелчком Г | на кнопке Вставить таблицу (insert Table) стандартной панели инструментов. 2. Заполните первый столбец словами и фразами, к которым будет привязан элемент указателя. 3. Заполните второй столбец названиями элементов указателя в соответствии с первым столбцом. Обязательно размещайте каждый элемент в отдельной ячейке. 4. Сохраните файл и закройте его. 5. Откройте файл, в котором должен быть создан указатель. 6. Выведите на экран диалоговое окно Оглавление и указатели (Index And Tables), выберите вкладку Указатель (Index). 7. Щелкните на кнопке Автопометка (AutoMark), чтобы открыть диалоговое окно Открытие словаря указателя (Open Index AutoMark File). 8. Найдите и откройте только что созданный файл с таблицей. Word просмот- , рит документ и отметит каждый из описанных в таблице элементов указа теля. Имейте в виду, что в каждом абзаце будет отмечен только первый из встретившихся дубликатов элемента. х ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Вы думаете, что сэкономите время, создав специальный файл со списком терминов, которые точно нужно внести в указатель? Это глубокое заблуждение. Создав файл, а за тем и указатель, вы обнаружите, что в документе оказалось слишком много элементов указателя. Поясним на простом примере: если документ посвящен современной музы ке, в нем, скорее всего, встречается слово «джаз». И, разумеется, его необходимо вне сти в указатель. Но проблема в том, что оно встречается слишком часто, в различных словосочетаниях, контекстах и позициях. Сокращать огромный указатель с множеством ненужных элементов — сомнительное удовольствие. Проще создать основную часть элементов вручную (используя диалого вое окно Определение элемента указателя (Mark Index Entries)), а затем вставить авто матически оставшуюся часть [щелкнув на кнопке Автопометка (AutoMark) на вкладке Указатель (Index) диалогового окна Оглавление и указатели (Index and Tables)) — базо вые термины, которые встречаются не слишком часто.
Добавление сносок Пользуемся перекрестными ссылками
630
♦
Глава 23. Сноски и перекрестные ссылки
Большинство из нас приходит в ужас от мысли о документе, в котором обяза тельно должны быть различные сноски и ссылки, ведь на их создание уходит много времени. К счастью, Word существенно упростил процедуры вставки и ре дактирования перекрестных ссылок и сносок. Задайте несколько параметров и введите текст, a Word сам отследит нумерацию, даже если впоследствии пере местить сноску в другое место. В этой главе вы узнаете о несложных приемах ра боты со сносками, позволяющих реализовать нужную степень точности без лиш них сложностей.
Добавление сносок Если вы работаете над статьей по результатам исследование и вам регулярно тре буется ссылаться на другие статьи по этой же теме или online-материалы, можно легко вставить сноски как в конёц текущей страницы, так и в конец документа. Сноски, расположенные внизу страницы, отделяются от основного текста чертой и отмечаются специальным знаком сноски (рис. 23.1). Как только создается сно ска, в тексте также появляется соответствующий знак. Э т н и ч е с ки е с т е р е о т и п ы . d o t - M ic r o s o ft W o rd вводите вопрос
|';правпемия9 изменениемдокументе Текстсноски г TimesNewRoman Термин «этнический стереотип». История развития Понятие
«этнический
стереотип»
впервые
было
введено
известным
американским журналистом Уолтером Липпманом в книге «Общественное мнение». Липпман определял этнические стереотипы как упорядоченные «картинки мира» в голове человека Эта тема начала разрабатываться1, но в силу того, что негативные стереотипы более интересны как существенно влияющие на межэтнические отношения н вызывающие больший отклих, они изучались более глубоко и освещались лучше, и с самого начала проявилась тенденция отождествлять стереотипы с предубеждениями и предрассудками, что неверно, но_закономерно в силу ряда причин. Самая главная заложена в характере самих межэтнических установочных образований, которые, по словам Г.У. Солдатовой, «отличаются некритичностью, ограниченностью, а нередко и
Началом разработки данной темы принято считать начало
-
-
Рис. 2 3 .1 . Сноски, расположенные внизу страницы, отделяются от основного текста чертой и отмечаются специальным знаком
Добавление сносок ♦
631
Концевые сноски отличаются от обычных только своим расположением в конце документа. Они также отделяются от текста линией, а знак сноски размещается слева от самой сноски. Длина сносок ничем не ограничена, но помните, что их шрифт меньше шрифта основного текста и читатель будет благодарен автору, если сноски будут как можно короче. К тому же длинные сноски занимают слишком много места, Пред назначенного для основного текста.
Вставка сносок Если в текст требуется вставить сноску, выполните следующие действия. 1. Расположите текстовый курсор в требуемой позиции. 2. Выберите команду Вставка ►Ссылка ►Сноска (Insert ►Reference ►Footnote). На экране появится диалоговое окно Сноски (Footnote And Endnote), показанное на рис. 23.2.
Рис. 2 3 .2 . Параметры форматирования сносок можно задать в диалоговом окне Сноски
3. В разделе Положение (Location) выберите вариант Сноски (Footnotes) или Кон цевые сноски (Endnotes). 4. В разделе Формат (Format) щелкните на стрелке ▼возле поля Формат номера (Number Format) и выберите подходящую схему нумерации сносок. В списке представлены как традиционные схемы — числовые, арабские и римские, и буквенные, —так и система символов. 5. Если нумерация сносок должна начинаться не с начала, щелкните в поле На чать с (Start At) и введите цифру, отличную от единицы. 6. Щелкните на кнопке Вставить (Insert), чтобы вставить сноску в документ. Если вы работаете в обычном режиме просмотра документа, после добавле ния в текст номера сноски Word откроет внизу страницы область сносок
632
♦
Глава 23. Сноски и перекрестные ссылки
(рис. 23.3), в которой можно ввести и позже отредактировать текст. Если включен режим разметки страницы, Word переместит текстовый курсор в ко нец страницы или документа, чтобы вы могли ввести текст сноски.
ш й Лршгшгш определял этнические стереотипы как упорядоченные «кара-1 голове человека. Эта тема начала разрабатываться1, но в силу того, ч стереотипы более интересны как существенно влияющие на межэтни и вызывающие больший отклик, они изучались более глубоко и ос самого начала проявилась тенденция отождествлял» стереотипы с предо предрассудками2, что неверно, но закономерно в силу ряда причин, заложена в характере самих межэтничес т и х ^ 1Началом разработки данной темы принято считать начало 20в. т
W ORD2003 Р и с . 2 3 .3 . Word открывает область сносок внизу рабочего окна
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется применить новые параметры, заданные в диалоговом окне Сноски (Footnote And Endnote), только к разделу документа, щелкните в выбранном разделе, а затем вызовите команду Вставка ►Ссылка ►Сноска. Произведите все необходи мые изменения и щелкните на стрелке ▼ возле поля Применить (Apply C hanges То). Выберите пункт К текущему разделу (This Section) и щелкните на кнопке Применить (Apply).
Просмотр сносок В процессе работы над документом единственным упоминанием о сносках явля ются их значки, расположенные в тексте. Чтобы просмотреть сноску, нужно вы вести ее на экран в виде всплывающей подсказки, дважды щелкнуть на значке сноски или открыть область сносок. Чтобы вывести содержимое сноски в виде всплывающей подсказки, расположи те указатель мыши над значком сноски в тексте (рис. 23.4).
'Добавление сносок ♦
633
американским журналистом Уолте- начало*масштабных исследований бщественное мнение» _
Липпман определял этнические
данного понятия принято саггать
ст 50-вгг.гов
*с
«картннки мира» в
голове человека Эта тема начала разрабатываться^. но в силу того, что негативные
Р и с. 2 3 .4 . Быстро просмотреть содержимое сноски можно, отобразив ее в виде всплывающей подсказки
СОВЕТ -----------------------------------------------------------------------------------------------Двойной щелчок на значке сноски переместит курсор в область сносок.
Чтобы отобразить внизу рабочего окна область сносок, выполните следующие действия. ( 1. Перейдите к обычному режиму просмотра документа, выбрав команду Вид ► Обычный (View ►Normal) или щелкнув на соответствующей кнопке слева от горизонтальной полосы прокрутки. 2. Выберите команду Вид ►Сноски (View ►Footnotes). Если в документе присут ствуют оба вида сносок —как обычные, так и концевые,—на экране появится диалоговое окно Просмотр сносок (View Footnotes). Выберите Обычные сноски (View Footnote Area) или Концевые сноски (View Endnote Area) и щелкните на кнопке ОК. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------- ----------------Команда Вид ►Сноски (View ►Footnotes) становится доступной только после вставки сноски в документ при помощи команды Вставка ►Ссылка ►Сноска.
Редактирование сносок Чтобы внести изменения в сноски, нужно отобразить на экране область сносок. После этого их можно редактировать как обычный текст. Выполните следующие действия. 1. Щелкните дважды на значке сноски в тексте. Внизу рабочего окна появится область сносок. 2. Отредактируйте сноску. 3. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть область сносок.
Перемещение сносок Если потребовалось переместить сноску из одного участка текста в другой, выде лите и перетащите мышью значок сноски. Если сноску нужно переместить слишком далеко, вырежьте ее нажатием сочетания клавиш Ctrl+X и вставьте на новом месте, нажав Ctrl+V. 1 ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------ -------------------------------------------Если в результате перемещения сноски порядок нумерации сносок нарушился, Word автоматически их перенумерует.
634
♦
Глава 23. Сноски и перекрестные ссылки
Копирование сносок Если приходится несколько раз ссылаться на один и тот же источник, просто скопируйте сноску. Выделите значок сноски, нажмите Ctrl и не отпускайте, пока не переместите мышью значок в новое место.
Удаление сносок Если сноска оказалась лишней и ее нужно удалить, найдите в документе соот ветствующий значок сноски и удалите его. Удаление текста в области сносок не удаляет всю сноску, значок остается в тексте. ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ --------------------- ---------------------------------------------------Если вы тщательно удалили сноску, а ее'значок снова появился в тексте, вероятнее все го, часть сноски осталась нетронутой. Выведите на экран все символы форматирова ния, нажав кнопку стандартной панели инструментов Непечатаемые знаки (Show All), переместитесь в область сносок и удалите символ конца абзаца. Теперь значок в тексте исчезнет.
-------------------- ------------------------------------------
Добавление символов в сноски Если вместо числовой или буквенной нумерации сносок вы предпочитаете ис пользовать символы, щелкните на кнопке Символ (Symbol) в диалоговом окне Сноски (Footnote And Endnote). На экране появится диалоговое окно Символы (Symbol), показанное на рис. 23.5. Выберите шрифт и подходящий символ и щелк ните на кнопке ОК. Выбранный символ появится в поле Другой (Custom Mark) диалогового окна Сноски (Foptnote And Endnote) и будет использован в качестве значка сноски в тексте после щелчка на кнопке Вставить (Insert).
Рис. 23.5. В качестве значка сноски можно использовать не номер, а символ ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ----------------------------- ;------------------------------------------В созданный документ были вставлены обычные иконцевые сноски, затем он был со хранен как веб-страница, и обнаружилось, что обычные сноски исчезли? Они не исчез ли, а стали концевыми. Значки сносок в тексте превратились в гиперссылки, и щелкнув на них, можно переместиться к тексту сноски.
Чтобы вернуться в основной документ, щелкните на кнопке Назад (Back) в браузере.
Пользуемся перекрестными ссылками ♦
635
Создание нового разделителя В Word концевые и обычные сноски отделяются от основного текста разделите лем —линией, продолжающейся на часть ширины страницы. Если требуется из менить ее вид —добавить цвет, изменить толщину или тип, —обратитесь к диа логовому окну Границы и заливка (Borders And Shading). Для этого выполните следующие действия. 1. Выберите команду Вид ►Сноски (View ►Footnotes). 2. В раскрывающемся списке Сноски (Footnotes) области сносок выберите пункт Разделитель сноски (Footnotes Separator): 3. Удалите существующий разделитель,'щелкнув на нем и нажав клавишу De lete. 4. Выберите команду Формат ►Границы и заливка (Forma| ►Borders And Shading), чтобы вывести на экран одноименное диалоговое окно. 5. Выберите вкладку Граница (Borders). 6. Выберите подходящую линию в списке Тип (Style). 7. В области предварительного просмотра щелкните на кнопках верхней и боко вых линий границы, чтобы оставить только нижнюю линию. 8. Щелкните на кнопке ОК, чтобы добавить в документ новый разделитель. ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ------------------------------ ------------------------------------------Иногда можно обнаружить слишком много пустых строк после сноски внизу страницы или сноску, которая распределилась по двум страницам. Если часть сноски перемести лась на другую страницу, обратитесь к настройкам полей страницы. Место, зарезерви рованное для сноски, зависит от текста на странице, полей и длины сноски. Выберите команду Файл ►Параметры страницы (File-> Page Setup) и попробуйте уменьшить ниж нее поле в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup). Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу. Старайтесь делать сноски не очень длинными —?одна, максимум две строки. Если сно ска все же получается длинной, сделайте е е концевой, чтобы она располагалась не вни зу страницы, а в конце дркумента.
Пользуемся перекрестными ссылками При работе над длинным документом, в одной части которого регулярно прихо дится ссылаться на другую, воспользуйтесь перекрестными ссылками, которые существенно облегчат участь читателя. Word позволяет ссылаться на различные элементы документа: заголовки, разделы, сноски и закладки.
Создание перекрестной ссылки Если потребовалось вставить перекрестную ссылку, установите текстовый кур сор в нужном месте и выполните указанные ниже действия.
636
♦
Глава 23. Сноски и перекрестные ссылки
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------- — -------------------------------------------Помните, что перекрестные ссылки можно добавлять только в текущий документ. Мож но в самом начале длинного отчета вставить ссылку на таблицу, расположенную ближе к концу и содержащую статистические данные по ходу исследования, но вставить ссыл ку на таблицу из другого документа, увы, невозможно. Если вы работаете со вложенными документами, перейдите к главному и раскройте все вложенные документы, щелкнув на кнопке Раскрыть вложенные документы (Expand Subdocuments) панели инструментов Структура (Outlining). Теперь можно создавать ссылки во всем наборе документов.
1. Добавьте в текст фразу, предшествующую ссылке (что-нибудь вроде «Доказа тельство этого утверждения приведено в»). 2. Выберите команду Вставка ►Ссылка ►Перекрестная ссылка (Insert ►Reference ► Cross-Reference). На экране появится диалоговое окно Перекрестные ссылки (Cross-Reference), показанное на рис. 23.6. тшттшцн
гИИг*г?
Перекрестные ссылки
1ипС СЫ ЛКИ'
‘■/Старить ссылку на %
(Заголоеок Р f давить ivjK
ипф
Г~ • .
:ылку
«Текст заголовка
Г
инк*
в
для какого I №олхк*
Всту^гение______________ ____ Классификация этнических стереотипов Стьраотилижмия и ее функции. Функции этнических стереотипов Свойства этнических стереотипов Способыизучения этнических стереотипов Степень истинности этнических стереотипов Этнические стереотипы и межэтнические конфликты Заключение §с~.а т .
]
Отчета
Рис. 23.6. Использование перекрестных ссылок позволяет адресовать читателя к другой части документа
3. Щелкните на стрелке ▼ возле поля Тип ссылки (Reference Туре) и выберите в раскрывающемся списке один из следующих пунктов: > Абзац (Numbered Item) —перечисляет в поле Для какого абзаца (For Which Numbered Item) все нумерованные абзацы документа; > Заголовок (Heading) —показывает все заголЬвки, созданные на основе встро енных стилей Заголовок 1, 2, 3 или уровней структуры; > Закладка (Bookmark) —отображает все закладки документа; > Сноска (Footnote) — показывает все сноски, вставленные в документ; > Концевая сноска (Endnote) — выводит все концевые сноски, вставленные в документ; > Формула (Equation) —перечисляет все формулы документа; О Рисунок (Figure) —показывает все рисунки в документе; > Таблица (Table) —перечисляет все таблицы, вставленные в документ.
Пользуемся перекрестными ссылками ♦
637
4. Щелкните на стрелке ▼ списка Вставить ссылку на (Insert Reference То) и вы берите вариант, который нужно вставить в документ в месте расположения текстового курсора. 5. В поле Д ля какого абзаца (For Which Numbered Item) выберите элемент, на ко торый нужно сослаться. 6. Щелкните на кнопке Вставить (Insert), и перекрестная ссылка появится в ва шем документе. 7. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы вернуться к документу. V ;
\
СОВЕТ ----------------------------------------- -------------- :---------------------:------------------------Если планируется превратить документ в веб-страницу или сделать его доступным в ка честве электронного файла, превратите перекрестные ссылки в гиперссылки, чтобы упростить посетителям веб-узла перемещение с одной страницы на другую. Чтобы пре образовать перекрестную ссылку в гиперссылку, выделите е е и вызовите окно Пере крестные ссылки (Cross-Reference), выбрав команду Вставка ►Ссылка ►Перекрестная ссылка (Insert ►Reference ►Cross-Reference). Установите флажок Вставить как гипер ссылку (Insert As Hyperlink) и щелкните на кнопке Вставить (Insert).
Перемещение, редактирование и обновление перекрестных ссылок Текст, связанный с перекрестной ссылкой, можно редактировать, перемещать и удалять так же, как обычный текст документа. Если понадобится'изменить объект перекрестной ссылки, выполните следующие действия. 1. Выделите элемент, вставленный в виде перекрестной ссылки (например, Таб лица 1.1).
2. Вызовите окно Перекрестные ссылки (Cross-Reference), выбрав меню Вставка ► Ссылка ►Перекрестная ссылка (Insert ►Reference ►Cross-Reference). 3. В поле Для какого абзаца (For Which Numbered Item) выберите другой элемент, на который должна указывать перекрестная ссылка. 4. Щелкните на кнопке Вставить (Insert) и затем Закрыть (Close). СОВЕТ ---------------------------------------------------------------- -------------------------------------Word может создавать так называемые «относительные ссылки». Выберите параметры для ссылки в диалоговом окне Перекрестные ссылки (Cross-Reference) и установите флажок Добавить слово «выше» или «ниже» (Include Above/Below). Если ссылка и объ ект, на который ссылаются, находятся на одной странице, Word самостоятельно выбе рет и добавит к ссылке слова «выше» или «ниже».
Если потребуется переместить ссылку, выделите ее в тексте, затем вырежьте и вставьте, как обычный текст. После перемещения ссылки нажмите клавишу F9, чтобы Word обновил ссылку и создал связь с новым местом расположения. При необходимости обновления всех ссылок выделите весь документ и нажмите кла вишу F9.
638
♦
Глава 23. Сноски и перекрестные ссылки
ПРИМЕЧАНИЕ ---------- л"--------------------------------------------------------------------------------Если понадобилось удалить перегрестную ссылку, выделите ее и нажмите клавишу Delete.
ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ --------------------------------------------------------------------■----Если после создания ссылки вы обнаруживаете на ее месте сообщение об ошибке (Error! Reference source not found), удостоверьтесь в том, что элемент, на который вы ссылаетесь, находится в документе. Если все в порядке, попробуйте решить проблему, виделив ссылку и нажав F9. Если проблема была вызвана перемещением объекта ссыл ки, она должна исчезнуть.
9
Часть V V'
Работаем в локальной сети и Интернете Глава 24. Word и работа online Глава 25. Совместная работа с документами Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования Глава 28. Защита информации
I
I
\
<
Использование мгновенных сообщений при работе в Word Доступ в Интернет через панель инструментов Веб-узел Используем область задач для работы online Документ с точки зрения использования в Интернете Работа с личными веб-узлами Совместная работа с файлами и палками Групповые шаблоны Word в качестве редактора электронных писем Отправка факров с помощью Word Общение по сети с помощью NetMeeting Веб-обсуждения
Использование мгновенных сообщений'при работе в Word ♦
641
В эпоху телекоммуникаций, развития дистанционной связи и подвижного об раза жизни роль, которую играют системы реального времени в сотрудничестве людей, существенно возросла. Системы реального времени предоставляют удоб ный способ совместной работы над документами путем разделения их между не сколькими людьми (группами, компаниями) независимо от взаимного распо ложения. Внося свою лепту в общее дело, Microsoft Office ХР предлагает набор средств, предназначенных для работы с Интернетом и в сети. Функции Microsoft Word связаны с другими приложениями Office —это сделано для того, чтобы расширить набор средств работы с- Интернетом и в сети, доступ ных из Word. Например, Word соединяется с Microsoft Outlook для создания и отправки электронных писем, с Microsoft Office Document Imaging (MODI) для создания файлов в формате Tagged Image File Format (TIFF) и факсов или с Microsoft Internet Explorer для поддержки функций Microsoft NetMeeting, связанны^ с конференциями. Из этой главы вы узнаете о наиболее общих сетевых инструментах, доступных из Word. В частности, вы научитесь посылать мгновен ные сообщения и электронные письма, проводить конференции, участвовать в веб-дискуссиях и посылать факсы. Начнем с одной из самых новых форм совмест ной работы в режиме реального времени —отправления мгновенных сообщений.
Использование мгновенных сообщений при работе в Word Использование Microsoft Windows Messenger, Microsoft Network (MSN) Messenger, Microsoft Exchange Instant Messaging (IM) Service и Microsoft NetMeeting во время работы в Word позволяет запускать и участвовать в посто янном обмене мгновенными сообщениями с другими пользователями, имеющи ми доступ к данному сервису. Общение при помощиподобных сообщений явля ется по существу общением в режиме реального времени. На рис. 24.1 показано окно контактов Windows Messenger и пример 0191а сообщений, которое исполь зуется при IM коммуникации.
©
Рис. 2 4 .1 . Вы можете добавлять контакты и начинать IM общение при помощи Windows Messenger. В окне Windows Messenger отображается, какие собеседники находятся в сети, а в окне сообщения записывается текущий разговор
642
♦
Глава 24. Word и работа online
При работе в Word 2003 вы можете посылать мгновенные сообщения адресатам, находящимся в сети. Вы также можете посылать сообщения, уведомляющие о сделанных изменениях в документах. Один из самых эффективных способов рассылки подобных сообщений предполагает использование смарт-тегов. Если смарт-тег «Имя» поддерживается вашей системой, вы пожете щелкнуть на нем мышью и открыть окно пересылки мгновенных сообщений. Для того чтобы до бавить в свой документ этот смарт-тег, выполните следующие действия. 1. Выберите Сервис ►Параметры автозамены (Tools ►Autocorrect Options). В диало говом окне Параметры автозамены щелкните на вкладке Смарт-теги (Smart Tags). 2. Поставьте флажок Добавить смарт-теги к тексту (Label Text With Smart Tags). После этого станет доступен раздел Распознаватели (Recognizers). 3. В списке Распознаватели выберите Имя (получатели сообщений Outlook) (Person Name (Outlook E-Mail Recipients)), а затем выберите Имя (английский) (Person Name (English)) (рис. 24.2). 4. Щелкните на кнопке ОК длк сохранения настроек смарт-тегов. -•тса#н*>я* j Аетсформаттриее-зде | Аетотекст | А»тофос>нет См*рт-т«и Для -каждого типа д анн ик, распознаваемого W ord, можно определить действий, «втонетмчеекм выполняемые над этими д а н н ы ж . Добавить смарт-теги к те ксту £аспоэн«еетели: „
гпгттгturnI—
В Ьреия(спискиСМ *рТ-Т(Г0в)
ал— м
Дета(«текисмарт-твгое) Имя(английский) ttafl(контактOuboofc) Мм(получателисообщенийOutlook) Место(английский) Пр*“эбрио«амиг»анници»1*реии(ГЕео6рюованиеедижцизменения) Телефон(спискисмарт-тегов)
Првторнаяттроверка
t
Дополнительно.-..
0
Г) £ .« » гь киепки действий смарт-тегов
Рис. 24.2. После того как вы добавите смарт-теги к именам людей, вы сможете щелкать на смарт-тегах рядом с именем для того, чтобы начать общение в режиме реального времени прямо из документа Word. '
Если была выбрана опция Имя (английский), то рядом с именем в тексте будет появляться смарт-тег. Когда вы видите смарт-тег или точечное под черкивание сиреневого цвета, вы можете щелкнуть на значок смарт-тега для по лучения доступа к различным действиям для смарт-тега, таким как отправление электронного письма, удаления смарт-тега, прекращение опознавания данного имени как смарт-тега и т. д. Для написания электронного письма выберите От править в диалоговом окне Действия для смарт-тегов (Person Name Smart Tag).
Доступ в Интернет через панель инструментов Веб-узел ♦
643
ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------- -----------------------------------------------------------------Диалоговое окно для конкретного смарт-тега становится доступным после того, как бу дет поставлен первый закрывающий пунктуационный знак (например, точка) или когда будет нажата кнопка Enter.
Единственное ограничение на использование смарт-тега Имя —то, что имя полу чателя и его адрес электронной почты должны быть занесены в адресную книгу Outlook Express или используемого вами приложения (Windows Messenger или MSN Instant Messanger). Впрочем, достаточно того условия, чтобы вы уже преж де посылали письмо на этот адрес из используемой вами почтовой программы. Хотя смарт-теги появляются для любого текста, распознаваемого как имя, одна ко корректное отображение информации о получателе в почтовой программе возможно лишь при выполнении условий, описанных выше. СОВЕТ -----------г----- г---------------------------------------- '■------------------------------------------Если на вашем компьютере установлен MSN Messenger, то вы можете открыть его пря мо из окна Word, выбрав Сервис ►Совместная работа ►Начать собрание (Toots ►Online Collaboration ►Meet Now), щелкнув затем на ссылке Открыть Messenger. Имейте в виду, что перед использования данной функции необходимо установить NetMeeting в Internet Explorer. Для этого откройте Internet Explorer, а затем выберите Создать ►Вызов через Интернет (New ►Internet Call), после чего задайте нужные вам настройки с помощью Мастера NetMeeting.
СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Дополнительные сведения о работе с мгновенными сообщениями в Word см. в главе 25.
Доступ в Интернет через панель инструментов Веб-узел Прежде всего, Word связан с Интернетом через панель инструментов Веб-узел (Web), показанную на рис. 24.3. Она присутствует в редакторе, начиная с Micro soft Word 97, и с тех пор ее вид и возможности практически не изменялись. Из начально целью создания этой панели была возможность доступа к веб-страницам и просмотра гиперссылок в документах Word. По умолчанию, когда вы откры ваете веб-страницу при помощи панели инструментов Веб-узел, она открывается в вашем браузере.
Рис. 24.3. Панель инструментов Веб-узел позволяет получать доступ к веб-страницам непосредственно из Word
Чтобы вывести эту панель инструментов на экран, выберите команду Вид ►Па нели инструментов ►Веб-узел (View ►Toolbars ►Web). На панели расположены кнопки, которые обычно принадлежат браузерам: ► Назад (Back) — перемещает к предыдущему документу; эта кнопка работает как для веб-страниц, так и для обычных документов Word; ► Далее (Forward) —перемещает к следующему документу; кнопка доступна, если предварительно была нажата кнопка Назад (Back);
644
♦
Глава 24. Word и работа online
СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------У кнопок Назад (Back) и Вперед (Forward) есть клавиатурные комбинации. Нажмите Alt+стрелка влево, чтобы переместиться к предыдущему документу, и Alt+стрелка впра во, чтобы переместиться к следующему документу.
► Остановить (Stop) —останавливает процесс загрузки текущей страницы; ► Обновить (Refresh) —загружает текущую страницу заново; ► Начальная страница (Start Page) — открывает окно браузера и отображает страницу, адрес которой установлен в настройках по умолчанию; в качестве начальной страницы может использоваться как веб-страница, так и файл на компьютере пользователя или в локальной сети; . ► Найти в Интернете (Search The Web) —открывает окно браузера и отображает поисковую страницу, адрес'которой установлен в настройках по умолчанию; ► Избранное (Favorites) —разворачивает список закладок, в котором могут со держаться как локальные файлы и папки, так и адреса веб-страниц; список аналогичен списку в Interne^ Explorer; ► Переход (Go) —раскрывает меню, пункты которого позволяют открыть гипер ссылку, переместиться к предыдущему или следующему документу, перейти к начальной странице или странице поиска, а также сделать текущую страни цу начальной или поисковой по умолчанию; ► Отображать только веб-панель (Show Only Web Toolbar) — скрывает все панели инструментов, кроме веб-панели и полосы меню, увеличивая рабочее простран ство; повторный щелчок на этой кнопке возвращает скрытые панели на экран; ► Адрес (Address) —позволяет ввести путь к локальному файлу или странице в Интернете; можно щелкнуть на стрелке вниз возле этого поля, чтобы вывести список последних посещаемых страниц из аналогичного поля Internet Explorer. СОВЕТ ............................................................................................................ .......... Задать другую страницу, использующуюся в качестве начальной, можно в настройках браузера. Например, в Internet Explorer для этого нужно будет выбрать команду Сервис ► Свойства обозревателя (Tools ►Internet Options), перейти к вкладке Общие (General) и указать другой адрес в разделе Домашняя страница (Home Раде). N
И сп ол ь зуем для
работы
обл асть за д а ч
online
Область задач, впервые появившаяся в Office ХР, также играет значительную роль в Office 2003. Область задач является пространством для размещения стандарт ных команд и файлов и содержит команды, связанные с Интернетом. Откройте область задач, выбрав команду Вид ►Область задач (View >Task Рапе), и пользуйтесь различными областями задач, переключиться между которыми можно, щелкнув на строке заголовка области задач. С помощью области задач можно выполнить перечисленные ниже действия. ► Создать новую веб-страницу или электронное письмо. В области задач Соз дание документа (New Document) щелкните на ссылке Веб-страница (Web Page) или Электронное сообщение (E-mail Message).
Документ с точки зрения использования в Интернете ♦
645
► Получить доступ к шаблонам, хранящимся на личных веб-узлах, а также к коллекции шаблонов Microsoft Office. В разделе Шаблоны области задач Создание документа (New Document) щелкните на ссылке Шаблоны на моих веб-узлах (Templates On My Web Site) или Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online). ► Реализовать доступ к сайтам Microsoft Office Online и Office Update. При помощи области задач Справка Word можно получить доступ к службе под держки, справке и учебному курсу на сайте Microsoft Office Online. Вы также можете получить доступ к группам новостей, Щелкнув на ссылке Сообщества (Communities), и посетить сайт Office Update, выбрав ссылку Загрузка. Нако нец, в разделе С и. также (See Also) содержатся ссылки на дополнительную справочную информацию. ► Реализовать поиск в Интернете. В области задач Поиск можно выбрать ко манды Office в Интернете и Автономная справка. ► Найти в Интернете изображения. В области задач Коллекция клипов (Clip Art) щелкните на ссылке Картинки на узле Office Online (Clip Art on Office Online). ► Получить службы на странице решений партнеров Office. В разделе Спра вочные материалы вы можете искать нужный элемент с уточнением места по иска. Кроме того, вы можете щелкнуть на ссылке Получить службы решений партнерЬв Office и обновить базы поиска через Интернет. ► Перевести документы online. В разделе Перевод (Translate) щелкните на кноп ке ОК в секции Перевод через веб (Translate Via The Web). СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------- \ За дополнительной информацией о загрузке изображений из Интернета обращайтесь к главе 11. Информацию об использовании шаблонов и мастеров, полученных из Интер нета, вы найдете в главе 22. Более подробно об online-справке можно узнать в главе 3.
Документ с точки зрения использования в Интернете Как вы уже знаете, последние усовершенствования сделали удобным использо вание Word в качестве интерфейса для создания и редактирования веб-страниц. Большинство разработчиков нашли Word 2000 интересным с этой точки зрения, но недоработанным, поскольку в HTML-коде, генерируемом Word, присутство вало слишком много дополнительных команд, связанных с Word. Начиная с Word 2002, пользователь легко может избавиться от дополнительных команд прежде, чем выкладывать веб-документ в Интернет, что делает Word более удоб ным редактором веб-страниц. В процессе создания и редактировании веб-страниц воспользуйтесь следующи ми возможностями просмотра. ► Предварительный просмотр веб-страницы (Web Page Preview) отображает текущий документ в браузере, чтобы вы точно представляли себе, как он будет выглядеть в Интернете. Выберите команду Файл ►Предварительный просмотр веб-страницы (File ►Web Page Preview), и если браузер не был запущен до этого, то Word откроет его. Закончив просмотр документа, можно будет вернуться в Word
646
♦
Глава 24. Word и работа online
► Режим просмотра Веб-документ (Web Layout) позволяет работать над доку ментом, который воспроизводится на экране в виде, похожем на его отобра жение в браузере —документ будет представлен как одна длинная страница с текстом и таблицами, подогнанными по ширине страницы. Этот режим необ ходимо использовать, если вы создаете веб-страницу. Чтобы перейти в этот режим просмотра, выберите команду Вид ►Веб-документ (View ►Web Layout). ► Редактор сценариев (Microsoft Script Editor) позволяет редактировать веб сценарии и HTML-код конкретного документа. Открыть Редактор сценариев можно, выбрав Вид ►Код HTML (View ►HTML Source) или Сервис ►Макрос ► Редактор сценариев (Tools ►Macro ►Microsoft Script Editor). Для того чтобы ус тановить Редактор сценариев, необходимо выбрать его в меню Сервис. После установки редактора можно вызывать его в меню Вид или нажав Alt+Shift+F11. При работе в режиме просмотра веб-документа имейте в виду, что Word предо ставляет в этом режиме возможность настройки некоторых параметров. В част ности, можно управлять отображением на экране якорей объектов и границ текста. Якоря объектов указывают прйвязку к абзацу или таблице, а границами текста называют точечные линии, показывающие интервалы и поля для страниц, таб лиц, колонок и объектов. Чтобы отобразить на экране или скрыть якоря и грани цы текста, выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и установите или снимите соответствующие флажки в разделе Параметры режима разметки и веб-документа (Print And Web Layout Options) вкладки Вид (View). На рис. 24.4 представлена веб-страница с границами текста. 1ф ф ективная р и б ь и W in d o w s Х Р Э
6 н г К
И?
З и хе р т.
Ми r c w f t W o rd
взаг
л Ш к
т т ш т В Т *"
гСаталагизданий^ посериям|потаиам
flO V n.it I НУИУ
Эффективная работа. Windows ХР
MicrosoftWindowsХРInsideOut, EdBott,CartSiechei* ЗткертК, S o n 9.
■тор<ы).
Компьютерная литератур* Э^ф еипиая работа tnreNw . Операционные cM
■3UMA
ерш
S6N*
i
1-е . 2003 го д ?:> . 5- » J 723- 023-2 17x 2- сн
Пароль:
,
. % 1672СТР. е*х о « а :
[Закамть » }
Логин:
мягкаяобложка I продам- ’
..
за б ы л ил арол ь/л огин ?
/ноеый пол»м»«т«ль1
3 0 8 руб. ДЛЯ « М е т » кл#ба Проф SCnonaS 2 6 2 руб.' й> д о ста в ки и оплаты ]
одержание|отрывок ккниге» отзывы»
•Каталог изд ан ий
Рейтингпродаж Тр^Йсл.:*’
о щ ixji читателей:
лЫ.' -
*г
Рис. 24.4. При установленном флажке Границы текста Word обозначает поля и интервалы для страниц, таблиц и колонок точечными линиями
Работа с личными веб-узлами ♦
647
Работа с личными веб-узлами Воспользуйтесь Word для создания, копирования, сохранения и управления папками и файлами в локальной сети, Интернете, на FTP-сервере или в общей рабочей области. После создания ссылки на online-папку можно работать с ее содержимым, как если бы папка находилась на вашем компьютере, если вы име ете право доступа к ней. Разумеется, все это возможно только при наличии связи с локальной сетью или Интернетом. »
Создание подключения удаленного доступа Чтобы создать ссылки на существующие личные веб-узлы в Word, сначала при дется создать подобные ссылки в Windows, воспользовавшись мастером добав ления веб-папок. Для создания веб-папки в Windows 200Q и далее выполните пе речисленные ниже действия. 1. Выберите Пуск ►Подключение (Start ►My Network Places). 2. На панели задач Сетевые подключения (My Network Places) щелкните на знач ке Мастер нооых подключений (Add A Network Place Wizard). 3. Следуете указаниям Мастера новых подключений (Add ANetwork Place Wizard), чтобы создать ссылку на веб-папку. Теперь можно создав; гь ссылки на веб-узлы или папки в Word.
Ссылки на FTP-серверы При наличии соединения с Интернетом или сетью можно создать ссылки на FTP-серверы так же, как на веб-узлы. Чтобы создать ссылку на FTP-сервер в Word, выполните следующие действия. 1. Щелкните на кнопке Открыть (Open) стандартной панели инструментов, что бы вызвать на экран диалоговое окно Открытие документа (Open). 2. Щелкните на стрелке вниз возле поля Папка (Look In) и выберите пункт Доба вить/изменить адреса FTP (Add/Modify FTP Locations). Откроется одноименное диалоговое окно. 3. Введите адрес в поле Имя узла FTP (Name Of FTP Site) —например, ftp.micro• sott.com или 207.46.133.140. 4. Укажите тип-входа на узел — анонимно или с использованием имени поль зователя и (при необходимости) пароля. Пример внесения данных в диалого вое окно Добавить/изменить адреса FTP (Add/Modify FTP Locations) представ лен на рис. 24.5. 5. Щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы добавить в список адрес, и затем на кнопке ОК для возврата к документу. После роздания ссылки можно дважды щелкнуть на ней в диалоговом окне От крытие документа (Open), чтобы перейти к ее содержимому. Чтобы изменить или удалить ссылку, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите соответст вующий пункт в контекстном меню.
648
♦
Глава 24. Word и работа online
Д об ави ть
i3»m г#>гь
fi- ir'crotc^t-com воитч: '* хрежин»апопу~эи* ! Г ЛОДидвнвц (' 1 /
.-FTP
— .... .
1
,.. , ..
Л
f l g j ЯВИТ1
ш
rM b iF T P -,
Рис. 24.5. Добавление FTP-узла в список доступных веб-узлов может ускорить FTP-процедуры, такие как передача больших файлов и загрузка веб-страниц на сервер
Доступ к ресурсам, хранящимся на веб-узлах Доступ к online-ресурсам осуществляется так же, как и доступ к файлам и пап кам на вашем компьютере. Нужно всего лишь переместиться к online-файлам и Папкам в диалоговом окне Открытие документа (Open) и при желании создать ссылку на документ. Для этого выполните следующие действия. 1. Выберите Файл ►Открыть (File ►Open) (можно также ще чкнуть на значке От крыть (Open) на стандартной панели инструментов или нажать клавиши Ctrl+O). 2. Щелкните на стрелке вниз возле поля Паг.ка (Look In) и выберите пункт Веб папки (My Network Places) или Адреса FTP (FTP Locations) или щелкните на значке Мое сетевое окружение (My Network Places) в левой полосе окна, и вы берите требуемый ресурс. После выбора ресурса Word идентифицирует его тип с помощью значка. В табл. 24.1 перечислены все возможные значки. Таблица 24.1. Значки сетевых ресурсов Значок
Описание FTP-сервер Совместно используемая папка в локальной сети Папка на веб-узле
Сохранение документов на веб-узлах Может потребоваться не только открывать расположенные на веб-узлах файлы, но и сохранять их. После создания ссылок на веб-узлы процедура сохранения файлов ничем не отличается от локального сохранения.
Совместная работа с 'файлами и папками ♦
649
1. Выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As). 2. В левой полосе окна Сохранение документа (Save As) щелкните на значке Веб-папки (My Network Places). 3. Дважды щелкните на ссылке, соответствующей нужному узлу, и выберите подходящую папку. 4. Введите имя файла и щелкните на кнопке Сохранить (Save). ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------ :------------------------------------------Если вы открываете документ из Интернета, то сохранить опНпе-документ можно, щелк нув на значке Сохранить на стандартной панели инструментов или нажав клавиши Ctrl+S. Однако для того, чтобы сохранить документ на вашем компьютере, вам необхо димо воспользоваться функцией Сохранить как и выбрать место сохранения документа.
5. При работе с удаленными ресурсами всегда старайтесь отслеживать, не рабо тает ли с ними кто-то еще. В противном случае вы (и не только вы) можете потерять результаты долгой работы, поскольку поверх будет записана другая версия файла. Более подробно о совместном использовании файлов и папок в сетях читайте в следующем разделе. /
Совместная работа с файлами и папками Самое замечательное в работе по сети — возможность совместного использова ния файлов, папок и аппаратных ресурсов (таких как компьютеры, сканеры, принтеры, zip-дисководы и т. д.) с любым пользователем, который подключен к сети. К тому же у вас появляется возможность быстрого доступа к данным из различных мест. Это очень удобно и экономит большое количество времени, позволяя не создавать копии файлов на всех компьютерах, за которыми может вестись работа. Поскольку Word предназначен для создания документов, особое внимание будет уделено совместному использованию файлов и папок.
Совместная работа с данными Word в режиме реального времени Существует несколько способов совместной работы с данными в Word. Для наи более эффективного использования информации следует тщательно продумать схему разделения ресурсов, основываясь на том, кто будет иметь доступ к дан ным и в каком виде эти данные будут представлены. Можно реализовать совме стное использование данных одним из предложенных ниже способов. ► Поместить данные в общедоступный каталог на сервере Microsoft Exchange. Например, можно открыть файл и выбрать команду Файл ►Отправить ►Папка Exchange (File ►Send То ►Exchange Folder), если в вашей сети установлены расширения для сервера обмена. ► Сохранить данные на групповом веб-узле. Работа с групповыми веб-узлами будет рассмотрена более подробно в главе 25.
650
♦
Глава 24. Word и работа online
► Сохранить данные в папке, предназначенной для совместной работы и рас положенной в локальной сети или Интернете. Подробно об этом рассказано ранее в этой главе. ► Послать копию файла при помощи службы мгновенных сообщений. Мно гие службы мгновенных сообщений позволяют посылать файлы. Эту функ цию Поддерживают Windows Messenger и MSN Messenger, доступ к которым возможен из Word, как описано ранее в этой главе. ► Отправить копию файла по электронной почте или факсу. О пересылке до кументов при работе в Word вы узнаете ниже в этой главе. ► Поместить данные на сервер конференции. Вы можете обсудить опНпе-документы на серверах конференций или с помощью службы SharePoint Team Services. Выбрать способ использования данных несложно. Например, в случае сети из равноправных узлов (без выделенного файл-сервера), содержащих только выве ренные ресурсы, вероятно, проще всего будет объявить файлы и папки совмест но используемыми с помощью средств Windows. Наоборот, если известно, что имеющиеся данные заинтересуют большое количество людей во всем мире, име ет смысл разместить их в Интернете. Чтобы воспользоваться другими методами совместного доступа к информации, потребуется определить, установлены ли на вашем сервере расширения Exchange Server, Office Server или служба SharePoint Team Services.
Совместное использование ресурсов внутренней сети в Windows 2000 и Windows ХР В Windows 2000 и Windows ХР достаточно просто объявить папку совместно используемой для внутренней сети. Единственная проблема состоит в том, что для этого необходимо войти в систему в качестве администратора или любого другого привилегированного пользователя. После входа в систему выполните ука занные ниже действия. 1. В окне программы Проводник (Windows Explorer) щелкните правой кнопкой мыши на требуемой папке и выберите в контекстном меню пункт Доступ (Sharing) или Общий доступ и безопасность. 2. Установите флажок Открыть общий доступ к этой папке (Share This Folder) на вкладке Доступ (Sharing) диалогового окна Свойства (Properties). 3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Свойства (Proper ties). Теперь значок папки изменился на руку, держащую папку. Этот значок легко по зволяет пользователю определить, какие папки на его компьютере являются со вместно используемымй. Сделать документ доступным для других пользователей можно также, поместив его в папку Общие документы (Shared Documents). Для этого выберите Пуск ► Мой компьютер (Start ►My computer). В окне Мой компьютер вы увидите папку Общие документы.
Совместная работа с файлами и папками ♦
651
Совместное использование документов для различных версий Word Программное обеспечение изменяется гораздо быстрее, чем его обновляют раз личные компании и пользователи. Если добавить к этому факту разнообразие платформ и операционных систем, то вероятность того, что вам потребуется со вместно использовать документ с человеком, который работает в другой версии Word, окажется не так уж и мала. В Word присутствует несколько средств, по зволяющих решить эту проблему. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------В Word 2003 можно открыть документ, созданный в Word 2003, Word 2002, Word 2000, Word 97, Word 95 и Word 6.0. При этом будут сохранены информация и форматирование исходного документа.
Совместное использование документов дли Word 97 и более поздних версий В случае совместного использования данных с пользователями, работающими с Word 97 и более поздними версиями, можно сохранять документы в стандарт ном формате Word. При необходимости можно создать новый документ или приспособить уже имеющийся к работе в Word 97, отключив средства, не под держивающиеся в этой версии. Для отключения лишних средств выполните сле дующие действия. 1. Откройте требуемый документ в Word. 2. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Сохранение (Save), показанной на рис. 24.6. ш ш ш ш ш яш ш щ ш ш щ ш ш щ 1 6НД
1
J Общие j Праька j 1>четь
Пар
Совпестиность
]\
Расположение
а
Сохрвп-* «в 1 Безопасность | Г^.авси'Исвние
тро, «охр^чения
Т~
t
копию -Г" предлагать гагсииение свонсге документа у Г разреши, ь острое сохранение , I «прок Насражение шаблона fJprmaJ do*Р разрешить фоновое сохранен Т софанять тсль^одан-** дня фор* тичёские данные Г" внедрять щрифты Тш*Ту;е ', Р внедрять
Г
S
■1 ■
ц
* *. i ‘. >.* ».• t'W
СОздвватья&капьные копии файлов, сохраненных насет-еие и Сгсмнь* диски
,Р
бетесох каждые; | 0 .1J чннут Р йнедрят^смарт-тагм ^ . охранять снарт-тегн как свойства XML е ввб-страшцах
Форматлрумолчатю с о ^а н а ть ф а й л ы Word t:arW M S H T b tp e jic ie a ,
]д о * у и » н т W ord (*.d o c )
3
:*H cro«oft W ord97
Рис. 24.в. На вкладке Сохранение можно задать формат, используемый по умолчанию для сохраняемых документов, а также отключить средства, не поддерживающиеся в более ранних версиях программы
652
♦
Глава 24. Word и работа online
3. Установите флажок Отключить средства, реализованные после (Disable Features Introduced After), твыберите в раскрывающемся списке версию программы и щелкните на кнопке ОК. Теперь при попытке сохранения файла Word пред ставит на экране список средств, присутствующих в документе, которые не поддерживаются в выбранной версии программы (рис. 24.7). После ее про смотра закройте окно справки и щелкните на кнопке Продолжить (Continue) Microsoft Office Word
шШт
ММ
Некоторые свойства данного документа не поддержиI йются Microsoft Word 6.D/95,
^ведений
Количество
Гиперссыпга будет поте р ян . Текст гиперссылки 1 остаются подчеркнутым, ко неактивных.
Рис. 24.7. Word представит на экране список средств, присутствующих в документе, которые не поддерживаются в выбранной версии программы
4. После сохранения документа с ним можно работать в указанной версии про граммы, а при его открытии в Word 2002 некоторые пункты меню станут недоступны. При попытке выбрать недоступный пункт меню для документа, сохраненного в формате Word 6.0/95 (например, Вставка ►Гиперссылка (Insert ► Hyperlink)), на экране появится окно с напоминанием об отключении выбран ного средства. В этом окне также присутствует кнопка Дополнительно (Tell Me More), предназначенная для получения дополнительной информации о вы бранном средстве. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Невозможно отключить средства, не поддерживающиеся в более ранних версиях про граммы, в случае работы над веб-страницами, поскольку Word 97 и более ранние вер сии не работают с расширением .html.
Совместное использование документов для Word 95 Документ Word можно сохранить так, чтобы с ним могли работать не только пользователи Word 97 и более поздних версий, но и обладатели Word 6.0 или Word 95 для Microsoft Windows 95. Это возможно при использовании одного из перечисленных ниже методов. ► Сохранить существующий документ в формате RTF для большинства вер. сий, включая Word 6.0 или Word 95. Для того чтобы сохранить документ в формате RTF выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As) и затем выберите в раскрывающемся списке Тип файла (Save As Туре) пункт Word 972003&6.0/95—RTF(*doc). При этом сохранении документ можно будет от крыть при помощи многих текстовых редакторов. Недостаток такого сохра
Совместная работа с файлами и папками ♦
653
нения — то, что некоторые элементы текста и форматирования могут быть потеряны. Кроме того, документы этого формата будут большего размера, по скольку в Word 97 и более поздних версиях программы используется более эффективное сжатие изображений. ► Отключить средства, не поддерживаемые в выбранном формате. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вкладке Сохране ние (Save). Выполните все действия, описанные в предыдущем разделе. Этот метод позволяет создать новые документы или изменить существующие спе циально для работы в Word 6.0 или Word 95. ► Послать пользователям программу преобразования или просмотра. Компа ния Microsoft предоставляет набор программ преобразования и просмотра для различных версий Word и различных операционных систем, которые можно загрузить с веб-страницы Microsoft Office Update (http://offlceupdate.microsoft. com). Вы можете послать программу преобразования и просмотра пользова телям Word 6.0, Word 95 или Microsoft Works для Microsoft Windows, Microsoft Windows NT или операционйой системы Macintosh. После установ ки подобной программы пользователь легко откроет на своем компьютере файл Word 2002. Если требуется узнать, какая программа преобразования использовалась при от крытии файла, можно настроить Word так, чтобы он отображал на экране диало говое окно Преобразование файла (Convert File). / Convert File Convert ре trr Plain Text Encoded Text
ш таяш
HTML Document Single Fie Web Page 'XML Document | Outlook Address Book !PDF (Portable Document Format)
Для этого выполните следующие действия. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Общие (General). 2. Установите флажок Подтверждать преобразование при открытии (Confirm Con version At Open) и щелкните на кнопке ОК. Теперь при открытии файла, требующего преобразования, на экране появится диалоговое окно Преобразование файла (Convert File). Если щелкнуть на кноп ке ОК, файл будет преобразован и открыт; если щелкнуть на кнопке Отмена (Cancel) —процесс будет прерван. Также в этом диалоговом окне можно выбрать формат открываемого файла. Например, при попытке открыть веб-страницу можно выбрать формат Обычный текст, и на экране появится текстовый файл с HTMLкодом вместо веб-страницы.
654
♦
Глава 24. Word и работа online
Преобразование нескольких файлов в другой формат Может случиться так, что вам потребуется изменить не один файл, а несколько. Например, нужно передать набор файлов пользователю, у которого установлен WordPerfect вместо Word. Разрешить возникшую проблему поможет мастер преобразований, встроенный в Word. 1. Поместите все нужные вам файлы в одну папку. 2. Выберите команду Файл ►Создать (File ►New), чтобы показать на экране об ласть задач Создание документа (New Document). . 3. В разделе Шаблоны (Templates) области задач щелкните на ссылке На моем компьютере (On My Computer). 4. В диалоговом окне Шаблоны (Templates) выберите вкладку Другие документы (Other Documents). 5. Дважды щелкните на значке Мастер преобразований (Batch Conversion Wizard). На экране появится диалоговое окно мастера, показанное на рис. 24.8. М астер
■ -1
р
> го 6 р а ? о р а н и и
Начало П реобразование
С
.
Въб
В ы бор ф айлов
Мастер преобразовании Этот m etep поможет выполнить преобразование выделенных файлов в Формат Word кагяоку&кгов Word в
Jv
О тм ена:
Р ис. 2 4 .8 . Мастер преобразований поможет изменить формат нескольких файлов одновременно '
6. Щелкните на кнопке Далее (Next) и выберите нужный вариант: преобразо
вать документы в формат Word или из формата Word в какой-либо другой. 7. Щелкните на кнопке Далее (Next) и в окне, посвященном выбору папки, на жмите на кнопку Обзор (Browse) в разделе Начальная папка (Source Folder). Откроется диалоговое окно Обзор папки (Browse For Folder), представленное на рис. 24.9. Выберите нужную папку и щелкните на кнопке ОК. 8 . Щелкните на кнопке Обзор (Browse) в разделе Конечная папка (Destination Folder), выберите папку, в которой будут храниться преобразованные файлы, и щелкните на кнопке ОК.
Совместная работа с файлами и папками ♦
655
Р ис. 2 4 .0 . В диалоговом окне Обзор папки можно выбрать папку, содержащую файлы, предназначенные для преобразования, и папку, предназначенную для хранения преобразованных файлов.
9. Щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к окну выбора файла, пока занному на рис. 24.10. Для выделения файла дважды щелкните на его назва нии в списке Доступно (Available) — теперь название выбранного файла по явится в списке Выбрано (То Convert). Если нужно преобразовать все файлы из списка Доступно (Available), щелкните на кнопке Выбрать все (Select All). Список Доступно (Available) можно фильтровать выбором типа файлов в соот ветствующем раскрывающемся списке.
Р и с. 2 4 .1 0 . В этом окне можно выбрать файлы, подлежащие преобразованию I
10. Файлы из списка Доступно (То Convert) можно удалять по одному двойным щелчком мыши или все сразу щелчком на кнопке Удалить все (fiemove All). После завершения выбора нужных файлов щелкните на кнопке Далее (Next) и затем — на кнопке Завершить (Finish), чтобы произвести Преобразование. На экране появится диалоговое окно с индикатором процесса преобразова-
656
♦
Глава 24. Word и работа online
ния, а затем еще одно окно с вопросом о необходимости еще одного преобра зования. Щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы обработать следующий набор файлов, или на кнопке Нет (No), чтобы завершить процесс. Полезно помнить, что при выполнении преобразования исходные файлы не за трагиваются. Вместо этого создаются копии существующих файлов, записанные в другом формате. Если приходится часто сохранять документы в одном и том же формате, отлич ном от Word 2002, можно изменить формат, используемый по умолчанию для сохранения документов. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Сохранение (Save). 2. В разделе Формат по умолчанию (Default Format) щелкните на стрелке ▼возле списка Сохранять файлы Word как (Save Word Files As) и выберите подходящий формат, который будет использоваться по умолчанию. 3. Щелкните на кнопке ОК. i Имейте в виду, что внесенные изменения коснутся только новых документов. При сохранении уже существующих документов их формат не изменится.
Групповые шаблоны Самым удобным способом поддержания единообразия коллективных докумен тов является хранение общих шаблонов на сервере. Подобные совместно исполь зуемые шаблоны обычно называются групповыми. Этот способ гарантирует, что все участники одного проекта будут использовать одну и ту же последнюю вер сию шаблона, а также избавляет руководителя проекта от необходимости пере дачи каждому индивидуальной копии шаблона. Групповые шаблоны создаются так же, как и обычные. Затем следует выбрать папку для их хранения и удостовериться в том, что компьютеры всех пользова телей настроены на работу именно с этой папкой. Обычно групповые шаблоны предназначаются только для чтения, чтобы избежать внесения случайных изме нений. При необходимости установки ограничения на количество людей, имею щих доступ к файлам шаблонов, можно создать пароль или ограничить возмож ности совместного использования файлов только чтением. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию о создании шаблонов вы найдете в главе 16. Защита до кументов рассматривается в главе 28.
Чтобы указать на конкретном компьютере место расположения групповых шаб лонов, выполните следующие действия. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Расположение (File Locations). ) 2. В списке типов файлов выберите пункт Общие шаблоны (Workgroup Templates) (рис. 24.11)1.
Word в качестве редактора электронных писем ♦
.ИРРЧ»V»К.г:j)b-*.. -
?crx омбниефаи! e
румцо* IfoHoflSrjfa
йчлть ' v .TV
РЬСП<»>0«ЬНИ
-
Гипы-Ьей*^;
С, tk«tye\Mi>iдокументы С :at'sdocs\WORD2003
А Н
C:\...\ketya\Appte*bonDeta\Mfcro C:\ProgramH**\Mlcro*oftOffice\OFFICEI1 C:\...AppkeUonDet*V«roMft\Word\START..
аетосохранамные аггомгружаеиы» гпоеари
r » 3»W М | Ш 1
,<(яр»кр1бпмяф4й< »•
глеи яепа-
..
Fvr-irjitfcnH'i
£документы -картинкиOlpArt
1 <J .
657
KW r«. !ф в..Г “ '
»ГСЯ -»Д«ЖС *
r*W
>« ■■«<ми»ад цу6ед итуь , что “ Твое{мен„лож«»**е
... ;»«*
— Р ис. 2 4 .1 1 . На вкладке Расположение сложно указать места расположения некоторых типов файлов, включая групповые шаблоны
3. Щелкните на кнопке Изменить (Modify), чтобы открыть диалоговое окно Из менение расположения (Modify Location), похожее на диалоговое окно Откры тие документа (Open).
4. Перейдите к папке, содержащей групповые шаблоны, и щелкните на кноп ке ОК дважды, чтобы закрыть все диалоговые окна. 5. Теперь, чтобы получить доступ к групповым шаблонам, пользователь сможет щелкнуть на ссылке На моем компьютере в разделе Шаблоны области задач Создание документа и затем перейти к вкладке Общие (General). Если группо вые шаблоны располагаются во вложенной пацке, в диалоговом окне Шабло ны (Templates) будет находиться вкладка, одноименная с вложенной папкой, на которой размещены шаблоны. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Невозможно указать на вкладке Расположение (File Locations) папку с шаблонами, рас положенную в Интернете, — папка с групповыми шаблонами должна находиться на ком пьютере пользователя или в локальной сети. Если вам необходимо хранить файлы в Ин тернете, создайте ссылку на интернет-папку и затем заходите в нее щелчком на ссылке На моих веб-узлах (Templates On My Web Sites) в разделе Шаблоны области задач Соз дание документа.
Word в качестве редактора электронных писем Практически каждый из нас сталкивался с электронной почтой в той или иной форме. Прочитав этот раздел, вы узнаете, как можно воспользоваться средства ми отправки электронных сообщений из Word.
658
♦
Глава 24. Word и работа online
Word используется для отправки сообщений, отформатированных в виде обыч ного текста, текста в формате RTF и HTML. Большинство новых и обновленных версий почтовых программ, включая Outlook 2003, предлагает выбрать формат сообщения: обычный или HTML; более ранние версии или программы более низ кого уровня поддерживают только обычный текст. Работая в Word, можно ис пользовать все три перечисленных формата. Следующие аргументы «за» и «про тив» должны помочь йам выбрать подходящий формат. ► Обычный текст. Конечно} самым используемым форматом электронных писем является обычный текст, хотя формат HTML становится все более популяр ным. Однако сообщения в формате обычного текста имеют ряд преимуществ над форматами RTF и HTML. Такие сообщения имеют небольшой размер, что ускоряет их отправку и получение. Кроме того, их легко понимают все почтовые программы. Основной недостаток писем в этом формате состоит в том, что это всего лишь обычный текст. Нельзя определить шрифт, создать структуру, включить цвет и применить любые другие средства форматирова ния — вы посылаете только текст письма. Чтобы обойти это ограничение, большинство людей отправляют письма с вложенными файлами документов, содержащими желаемое форматирование. За дополнительной информацией о присоединении файлов к электронным сообщениям обращайтесь к разделу «Отправка присоединенного файла» Этой главы. ► HTML-сообщения. HTML-сообщения представляют самую новую волну в об ласти электронных писем. Используя этот тип сообщений, можно передать максимально отформатированный текст, к которому применены шрифты, цвет, фон, темы и т. д. Кроме того, можно взять в качестве электронного пись ма уже существующие документы, не теряя при этом их форматирование. Ис пользование HTML-сообщений имеет значительные недостатки/Во-первых, не все почтовые программы их поддерживают. Когда HTML-сообщение при ходит к пользователю, у которого текстовая почтовая программа, адресату приходится искать текст письма среди ненужного ему набора символов HTML-кода. Во-вторых, HTML-сообщения по размеру больше обычного тек ста, поскольку содержат информацию о форматировании и 1рафику, и, следо вательно, требуют больше времени на их отправку и получение. (Это особенно неудобно для тех пользователей, которым приходится соединяться с почто вым сервером или Интернетом через телефонную сеть.) Поэтому перед отправ кой HTML-сообщения узнайте, может ли адресат его просмотреть и достаточно ли у него быстрое соединение с Интернетом. ► Формат RTF (Rich Text Format —расширенный текстовый формат). В Word также можно работать с электронным сообщением в формате RTF, которое посылается как обычное текстовое письмо вместе с файлом с расширением .dat (обычно он называется Winmaii.dat), содержащим сведения о формате со общения и о других данных, таких как, например, кнопки голосования. Если адресат использует программы Outlook или Exchange Client, сообщение в формате RTF появится полностью отформатированным. В противном случае адресат получит обычное сообщение с присоединенным файлом Winmail.dat (а содержимое файла покажется бессмысленным)/Если работа идет не во внутренней сети и не требуются некоторые специализированные-средства Outlook, обычно применяется простой текст или HTML-формат.
Word в качестве редактора электронных писем ♦
659
По умолчанию Word форматирует новое сообщение как HTML-документ, но эту настройку можно изменить. 1. В программе Microsoft Outlook выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ► Options) и в открывшемся диалоп im окне Параметры щелкните на вкладке Сообщение (Mail Format). 2. Щел< ните на стрелке списка Создать сообщение в формате (Compose In This Message Format) и выберите один из вариантов: HTML, Формат RTF (Rich Text) или Обычный текст (Plain Text) (HTML установлен по умолчанию). 3. Щелкните на кнопке ОК. Учтите, что если вы отформатировали документ перед преобразованием его в элек тронное письмо, Word автоматически сохранит форматирование и пошлет текст как HTML-сообщение, даже если в качестве формата по умолчанию определен обычный текст. Установки по умолчанию применяются только в случае созда ния нового сообщения из чистого бланка. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Многие из параметров электронной почты, предоставляемых Word, доступны только при совместном использовании Outlook и Word. Сведения об использовании Outlook можно найти в книге Microsoft Office Outlook 2003 InsideOut.
По умолчанию Outlook настроен на использование в качестве редактора элек тронных сообщений Word. Это означает, что, когда вы щелкаете на кнопке Соз дать сообщение (New Mail Message) панели инструментов Стандартная (Standard) в Outlook, бланк письма содержит много функций Word. Хотя Word предлагает больший набор средств форматирования, чем стандартное окно Outlook, можно отключить использование Word в качестве редактора электронных писем. 1. В Outlook выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и в от крывшемся диалоговом окне щелкните на вкладке Сообщение (Mail Format). 2. Снимите флажок Использовать Miuosoft Office Word 2003 как редактор сооб щений (Use Microsoft Office Word 2003 To Edit E-Mail Messages) и щелкните на кнопке ОК. Эту настройку можно изменить в любое время.
Отправка электронного сообщения Чтобы использовать Word для отправки электронного сообщения, откройте йзй панель электронной почты, располагающуюся в верхней части окна Word, Н=а или работайте в окне Сообщение без заголовка (Untitled Message). Панель элек тронной почты содержит набор кнопок и текстовых полей, необходимых для формирования и отправки электронных писем. Окно Сообщение без заголовка в Word выглядит как окно редактора электронных сообщений. В Word можно создать новое сообщение на чисгом бланке или сформировать письмо из уже существующего документа. ► Чтобы создать новое письмо, рыберите команду Файл ►Создать (File ►New). Откроется область задач Создание документа (New Document), в ней щелкни-
660
♦
Глава 24. Word и работа online
те на ссылке Сообщение электронной почты (Blank E-Mail Message). Вид окна Word изменится, как показано на рис. 24.12.
Р ис. 2 4 .1 2 . Можно создать новое электронное сообщение, щелкнув на ссылке Новое электронное сообщение области задач Создание документа
► Чтобы создать электронное сообщение из существующего документа, открой те документ или введите информацию в новый документ, затем щелкните на кнопке Конверт (E-Mail) стандартной панели инструментов. Над документом откроется область электронного сообщения (рис. 24.13), а поле Тема (Subject) будет содержать название файла, если документ уже был сохранен хотя бы один раз.
Рис. 2 4 .1 3 . Можно раскрыть область электронного сообщения над существующим
документом, что позволяет послать документ в качестве электронного письма.
Word в качестве редактора электронных писем ♦
661
Как показано на рисунках, вид области электронного сообщения может быть раз ным в зависимости от способа создания письма. Когда оно формируется из су ществующего документа, панель содержит поле Введение (Introduction) (которое более детально обсуждается в следующем разделе). В случае щелчка на ссылке в задач Создание документа (New Document) в области электронного сообщения находится раскрывающийся Список, позволяющий определить формат письмаУ HTML, RTF или обычный текст. Отобразив область электронного сообщения, независимо от способа его соз дания, можно приступать к формированию самого письма. Заполнение полей панели сообщения выполняется точно так жеккак и в любой почтовой про грамме. 1. В поле Кому (То) введите электронный адрес получателя письма, также, если требуется, добавьте адреса в поле Копия (Сс). (За дополнительной информа цией об адресах обращайтесь к разделу «Определение координат отправителя и получателя».) 2. В поле Тема (Subject) введите тему письма, добавьте содержимое письма и щелк ните на кнопке Отправить (Send) или Отправить копию (Send А Сору) (в зави симости от того, как было создано электронное сообщение). Кроме основной процедуры можно воспользоваться другими средствами адреса ции и форматирования, предоставляемыми Word. Например, можно включить текст введения, определить другой адрес отправителя, присоединить файл, соз дать собственную подпись и т. д. Все это описывается далее.
Добавление введения к электронному сообщению Если при открытом документе щелкнуть на кнопке Конверт (E-Mail) стандартной панели инструментов, Word включит в область электронного сообщения поле Введение (Introduction), позволяющее добавлять текст, не вставляя его в сущест вующий документ. Это может оказаться полезным, если вы посылаете, напри мер, документ для просмотра или копию веб-страницы. Когда добавлено введе ние, получатель письма видит текст, отделенный от основного содержимого горизонтальной чертой, как показано на рис» 24.14. /
Определение координат отправителя и получателя Посылая электронное сообщение из Word, можно определить его составляю щие. ► Учетные записи (Accounts). Если на вашем компьютере установлено Несколь ко учетных записей электронной почты, можно определить, с помощью какой требуется, послать данное сообщение. Для этого щелкните на кнопке Учетные записи (Accounts) на панели сообщения и выберите нужную запись. Рису нок 24.15 показывает раскрывающийся список Учетные записи (Accounts) в сис теме с двумя различными записями почты.
662
♦
Глава 24. Word и работа online
ft»*** t
" гйк..
fc q p a ftt
'j j p -
.
to
tafcftibiL
ОгмгнтфийкмймжиостяиинтеграцииприлвжммйMfcrojoftWordиOutlook2003
m,.
П1 ш г ~ii1* р и LCrjjK^r^^PM^l
ж
1/1
Й г*4 Г?«И
Ли.
>•
»'ог - '
"-'»»ГК-г'^ДП' ^Члигаийсюй- Щ ________
Рис. 24.14. Поле Введение позволяет добавлять текст в электронное сообщение помимо текста исходного документа
|Узетные мписи ’ v l i Mcrosoft Exchange Server 2 Rinat
Р ис. 2 4 .1 5 . Раскрывающийся список Учетные записи позволяет выбрать запись для отправки сообщения
► От (From). Можно послать электронное сообщение от любого имени, опреде лив его в поле От (From). (Если поле От (From) не отображается, щелкните на стрелке кнопки Параметры (Options) и в открывшемся меню выделите пункт От (From).) Если послать сообщение с указанными данными в поле От (From), адресат увидит их в поле От (From) в папке Входящие (Inbox), но само сооб щение будет содержать строку: Имя, введенное вами от имени (on behalf o f) Имя хозяина почтового ящика. Чтобы определить данные поля От (From), введите в него имя или адрес электронной почты или щелкните на заголовке поля От (From), чтобы открыть диалоговое окно Отправитель (Sender). В нем выберите имя и щелкните на кнопке ОК. I ВНИМАНИЕ -------------------------------------------------------------------------- ---------------------Будьте внимательны, используя поле От (From), потому что эта функция может привести к обманчивым результатам. Если адресат пользуется Outlook, то он увидит пометку «от имени» (on behalf of) в заголовке письма. Но если он работает в другой программе, на пример Outlook Express, в заголовке письма будет показано лишь введенное вами имя, и получатель не узнает, что сообщение создавалось кем-то другим (или послано из дру гого ящика).
Word в качестве редактора электронных писем ♦
663
► Кому (То). Очевидно, что необходимо определить адреса-Га (или адресатов) сообщения. Это можно сделать, указав электронные адреса в поле Кому (То).
Если вы вручную вводите несколько получателей, разделите адреса -Точкой с запятой и пробелом. Кроме того, можно определить электронные адреса, щелкнув на заголбвке поля Кому (То) и выбрав имена из диалогового окна Выбор имен (Select Names), продемонстрированного на рис. 24.16. По очереди выделяйте нужные имена и щелкайте на кнопке Кому (То). После добавления всех имен щелкните на кнопке ОК. Гвы бор ииен ВьеАицв Ж
4 быбериГФ ww ;
" ............... .............. ...... { .Йий
л;
OtosSerge.' OyaNefautkina SashkaZhu(actual) SergeyOrlov SofyaDreybanJ StanislavGornakov TheodoreAlexandrov Tur ValentinEvstaftev VJachestavBryfyev л * i| ,..V.....-- ......
Ието'*#ж адресов'
ж
с э ш
Д:
............ . Краткое
а
т
•
J А дрес;,/
NatalyaSeagul(natal... natafcj OlgaSergei(о1уафО... dyaeT OtyaNekrutHna olya.r? SashkaZhu(actual){ . zhuO>л SergeyOrlov(sortov. SofyaDreyband(sof... sofye— StanislavGornakov sgom TheodoreAlexandrov... theo< Tur(tur$maiman.pd... tur®» ValentinEvstaftev(va... valev VJachesievBrylyey
Й' x
i
H
Полг-^ат*пи сообщения
дополнительно т - --------a ----
Отмена-
Р и с. 2 4 .1 6 . Диалоговое окно Выбор имен позволяет определить адреса для полей Кому, Копия и СК
► Копия (Сс). Можно послать копию сообщения другим людям, указав их адре са в поле Копия (Сс) (сокращение от английского carbon сору). Введите ин формацию в поле или щелкните на заголовке Копия (Сс), выделите имя в диа логовом окне Выбор HMGH.(Select N am es), щелкните на кнопке Копия (Сс) и на кнопке ОК. Когда вы определяете адреса в поле Копия (Сс), их могут видеть
все получатели сообщения. ► СК (Всс). Воспользуйтесь полем СК (Всс) (сокращение от скрытая копия, поанглийски blind carbon сору), чтобы послать копию сообщения, не информи руя об этом остальных адресатов, указанных в полях Кому (То) и Копия (Сс). Итак, чтобы отправить скрытую копию любого сообщения, введите адреса в поле СК (Всс) или щелкните на заголовке поля, выделите имя в открывшемся диалоговом окне Выбор имен (Select Names), щелкните на кнопке СК (Всс) и на кнопке ОК. Если на панели электронной почты нет поля СК (Всс), щелк ните на стрелке кнопки Параметры (Options) и выделите в списке пункт СК (Всс).
664
♦
Глава 24. Word и работа online
СОВЕТ --------- ---------------------------------------------------------------------------------------------Если в диалоговом окне Отправитель (Sender) (которое появляется, если щелкнуть на заголовке поля От (From) панели электронной почты) или в диалоговом окне Выбор имен (Select Names) (открывающемся при щелчке на заголовках Кому (То), Копия (Сс) или СК (Всс)) отсутствует нужное имя, проверьте источник адресов, отображаемый в раскрывающемся списке Источник адресов (Show Names From The). По умолчанию Word предоставляет адреса, хранящиеся в папке Контакты (Contacts) в Outlook, как по казано на рис. 24.16.
Установка приоритета электронных сообщений В некоторых случаях может понадобиться пометить сообщения как срочные или, наоборот, не срочные (также называемые сообщениями низкого приоритета). По получении письма этот значок высвечивается у адресатов, использующих Outlook или Outlook Express, чтобы они уделили внимание отмеченным сообщениям (или, наоборот, могли не торопиться с их прочтением). Для установки приоритета пи сем сделайте следующее. ► Для отправки срочного сообщения щелкните на кнопке Важность: высокая ГЩ (Importance: High) панели электронной почты. Тогда, если адресат рабо- л е тает с Outlook или Outlook Express, в папке Входящие (Inbox) в столбце Важ ность (Importance) у полученного сообщения появится красный восклицатель ный знак. (В других почтовых программах срочные сообщения могут быть отмечены иным образом.) ► Для отправки несрочного сообщения щелкните на кнопке Важность: Низ- ПЗЗ кая (Importance: Low) панели электронной почты. В Outlook или Outlook Ька Express адресат увидит синюю стрелку, направленную вниз, расположенную в столбце Важность (Importance) данного сообщения. По умолчанию электронные сообщения имеют обычный приоритет, то есть они не сопровождаются никакими значками. Существует второй способ настройки уровня важности письма: щелкните на кнопке Параметры (Options) панели элек тронной почты, в открывшемся диалоговом окне Параметры сообщения (Message Options) щелкните на стрелке списка Важность (Importance) и выберите один из вариантов: Низкая (Low), Обычная (Normal) или Высокая (High).
Отметка сообщения Можно к сообщению добавить значок с изображением флага, чтобы отме тить, что вы и адресат должны выполнить некоторые действия с письмом. Флаг появляется только в Outlook (не в Word) в столбце Сортировка: состояние отметки (Sort By: Flag Status). i
1. Щелкните на кнопке Отметить сообщение (Message Flag) панели электронной почты. Появится диалоговое окно Отметка к исполнению (Flag For Follow Up). 2. Щелкните на стрелке списка Отметка (Flag То) и выберите тип отметки, на пример Позвонить (Call), К исполнению (Follow Up), Не пересылать (Do Not For ward) и т. д.
Word в качестве редактора электронных пиОем ♦
665
3. Щелкните на стрелке Срок (Due By) и выберите дату в открывшемся календа ре. Кроме того, можно щелкнуть на стрелке следующего списка и определить срок по времени. 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно. I Когда вы отправите сообщение, оно будет сопровождаться флагом в вашей папке Исходящие (Sent) в Outlook и в папке адресата Входящие (Inbox), если он исполь зует Outlook или Outlook Express, флаги можно добавлять или удалять из суще ствующих сообщений в вашей папке Входящие (Infcjox).
Отправка присоединенного файла Одной из наиболее часто встречающихся задач, связанных с электронными сооб щениями, является передача вместе с письмом файлов или объектов. Может по надобиться послать присоединенные файлы, если адресат не пользуется почто вой программой, распознающей формат HTML, или если требуется переслать большой документ, рисунок, фильм, объемную таблицу и т. п. Присоединяются файлы к письму в Word точно так же, как и в других почтовых программах. ► Откройте документ, который нужно присоединить к сообщению, и выберите команду Файл ►Отправить ►Сообщение (как вложение) (File ►Send То ►Mail Recipient(As Attachment)). ► Щелкните на кнопке Добавить файл (Insert File) панели электронной поч- « ты, чтобы открыть диалоговое окно Вставка файла (Insert File). Выделите нужный файл и щелкните на кнопке Вставить (Insert). Обратите внима ние, что название файла появилось в поле Вложить (Attach) панели электрон ной почты, как изображено на рис. 24.17.
Р и с. 2 4 .1 7 . Панель электронной почты отображает названия всех файлов, присоединенных к текущему сообщению
► В Проводнике (Windows Explorer) щелкните правой кнопкой на файле и выбе рите пункт Отправить ►Адресат (Send То ►Mail Recipient). ь
Если в письмо вложен файл, адресат может сохранить его на своем компьютере и просматривать отдельно от сообщения.
Добавление подписи к сообщению Как вы, возможно, заметили, переписываясь по электронной почте, многие люди включают в конец сообщения небольшие сведения'о себе. Эти данные называ
666
♦
Глава 24. Word и работа online
ются подписью. Подписи часто содержат дополнительную контактную инфор мацию, ссылки на веб-страницы и, иногда, смешные или остроумные коммента рии. Удобно, что можно редактировать или удалять подписи после их вставки в сообщение, как и остальной текст. Чтобы создать свою подпись, выполните сле дующее. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), щелкните на вкладке Общие (General), затем на кнопке Параметры электронной почты (E-Mail Options). Если требуется, щелкните на вкладке Электронная подпись (E-Mail Signature). Диалоговое окно Параметры электронной почты (E-Mail Options) примет вид, продемонстрированный на рис. 24.19. f d p a ■ (р ы э л е и г р т п * г^ т р о н и м П О Д П И С Ь
|HRШ
очты
j
I SJfcr* I $&*;' .'f
М аренной ncyunn
'
ea va списка
ША&тъ 1<ид«<гв «ВОЮ элж гпониио подпись ITim es New Roman
*
12
Рис. 2 4 .1 8 . Можно воспользоваться диалоговым окном Параметры электронной почты для создания набора подписей, которые вы будете выбирать при формировании электронных сообщений в Word
2. Если у вас несколько учетных записей, то выберите необходимую из списка в поле Выберите учетную запись. 3. В верхнее поле введите заголовок создаваемой подписи. 4. В поле Создайте свою электронную подпись (Create Your E-Mail Signature) вве дите содержимое подписи (состоящее из текста, рисунков и гиперссылок) и щелкните на кнопке Добавить (Add). Последняя созданная подпись становит ся используемой по умолчанию. СОВЕТ --------------------------------------------- ---------------------------------------------------------На вкладке Электронная подпись (E-Mail Signature) диалогового окна Параметры элек тронной почты (E-Mail Options) можно определить любую подпись, как используемую по умолчанию. Для этого укажите подпись в списках Подпись для новых сообщений (Signature For New Messages) и Подпись при ответе и пересылке (Signature For Replies And Forwards) и щелкните на кнопке ОК.
Word в качестве редактора элпк гронных писем ♦
667
5. Чтобы добавить еще одну подпись, щелкните на кнопке Создать (New) и по вторите шаги 2 и 3. Может появиться окно, спрашивающее, хотите ли вы сделать новую подпись используемой по умолчанию для всех сообщений. От ветьте на вопрос и продолжайте процесс добавления подписей. 6. Закончив создание подписей, щелкните на кнопке ОК в обоих диалоговых ок нах, чтобы закрыть их. После формирования и определения подписи, используемой по умолчанию, Word вставляет ее в новые сообщения, создаваемые щелчком на ссылке Сообщение элек тронной почты (Blank E-Mail Message) области задач Создание документа (New Document). Кроме того, подпись добавляется в сообщения, формируемые при ответе на письма и их пересылке. Если создано несколько подписей, можно лег ко изменить вариант, вставляемый в сообщение, щелкнув правой кнопкой мыши на существующей подписи и выбрав другую в контекстном меню. Подпись из письма удаляется, выбранный вариант занимает ее место. Также можно восполь зоваться контекстным меню для доступа к диалоговому окну Параметры элек тронной почты (E-Mail Options) и в нем создавать новые подписи, редактировать су ществующие и изменять настройки, используемые по умолчанию. Рисунок 24.19 демонстрирует новое сообщение с раскрытым контекстным меню, содержащее подпись. v*Untitledм иде ' -f ^
‘4.
■■у
^-Liсвиу. -jw*.
1цгМЛц|СМ1я^ ЯыЧ г Аш гНг
P a f Cnatlm QxA »A) | W rrwt^inntlM thtM l f
CorMctMeOMHon
OHHonCuUi
M/Quon.
Рис. 24.19. Замените существующую подпись, щелкнув на ней правой кнопкой мыши и выбрав другой вариант в контекстном меню
Рассылка документов по маршруту Маршрут —это список имен людей, которым нужно просмотреть документ. Ко гда человек, включенный в список, просматривает его, он записывает свое имя и передает документ следующему. В Word можно присоединить к документу элек тронный эквивалент такого списка и отослать письмо по очереди каждому чело веку из списка или разослать всем одновременно. Эта функция может пона добиться, ко1да нужно, чтобы группа людей просмотрела некоторый документ и вернула его.
668
♦
Глава 24. Word и работа online
Чтобы создать маршрут, выполните перечисленные ниже действия. 1. Откройте документ и выберите команду Файл ►Отправить ►По маршруту (File ► Send То ►Routing Recipient). Если появится окно, спрашивающее, нужно ли воспользоваться адресной книгой Outlook, щелкните на кнопке Да (Yes). От кроется диалоговое окно Маршрут (Routing Slip), показанное на рис. 24.20.
Рис. 2 4 .2 0 . Создайте с помощью диалогового окна Маршрут электронный маршрут для документа Word
2. В диалоговом окне щелкните на кнопке Адрес (Address). Появится диалого вое окно Адресная книга (Address Book). 3. В диалоговом окне Адресная книга выберите нужный вариант в списке Источ ник адресов (Show The Name From The List). 4. В списке имен выделите имя, которое нужно включить в маршрут (чтобы указать несколько имен, в момент выделения нажмите клавишу Ctrl), щелк ните на кнопке Кому (То) и на кнопке ОК, чтобы закрыть адресную книгу. Вы деленные имена появятся в списке Кому (То) диалогового окна Маршрут (Routing Slip), как показано на рис. 24.21. 5. Задайте порядок адресатов в списке Кому (То), выделяя имена и щелкая на кнопках со стрелками вниз и вверх, расположенных справа от списка. 6. Введите текст в поле Текст сообщения (Message Text), а в разделе Порядок рассылки (Route То Recipients) определите, как рассылать документ: всем сра зу или по очереди. 7. Щелкните на кнопке Разослать (Route), чтобы начать рассылку вашего доку мента. Если на экране появилось предупреждающее сообщение, щелкните на кнопке Да (Yes).
Word в качестве редактора электронных писем ♦
О Т;
669
Г а р р и П оттер
£o«ys ) -
/h'kkpr-i abnnгпм^
-ГригорийС(thriWwtmai.com) - Иваном М .И. (lvafihohoVmal.ru)
М ■Мама (abcdCPrambterlru)
Kiwis
ЙДР«
few
j
га :
L J - ^ДвПИТЬ i t ' "
►ассыяка: proqramm.doc
г
т"Текст ек сообщ ения:
КйЦНй
Пи*.докр«...<ыяки .Л :■-::
? Беемсраз'
I? Вернуть но окончат1R Одаежнбвп (Стояние Радрешдть только:
,
j Записьисправлений ь-дрбав> ть ‘
5тиена
Рис. 24.21. В списке Кому диалогового окна Маршрут отображается список адресатов, включенных в маршрут. Порядок адресатов можно менять
Адресаты из списка будут получать электронное сообщение с информацией, что присоединенный документ направлен по маршруту. Открыв и просмотрев до кумент в Word, адресат должен выбрать команду Файл ►Отправить ►Следующий адресат (File ►Send То ►Next Routing Recipient), чтобы переслать документ следую щему человеку в списке. Если адресат хочет переслать документ другому имени из списка, он может выбрать команду Файл ►Отправить ►Другой адресат (File ► Send То ►Other Routing Recipient). Поскольку документ послан по маршруту, его автор получит сообщение, информирующее его о последнем действии (например, Андрей отослал документ название документа Наталье).
Форматирование сообщений с помощью бланков и тем Если решено послать электронное сообщение в формате HTML, используйте для него темы, предоставляемые Word, которые рассматривались в главе 17. Кроме того, можно добавить личный бланк сообщения. По сути, личный бланк являет ся упрощенной версией тем, и процесс его применения аналогичен применению темы. 1. Откройте диалоговое окно Параметры электронной почты (E-Mail Options). 2. Щелкните на вкладке Личный бланк (Personal Stationery), продемонстрирован ной на рис. 24.22. 3. Щелкните на кнопке Тема (Theme). Откроется диалоговое окно Тема или бланк (Theme Or Stationery), показанное на рис. 24.23.
670
♦
Глава 24. Word и работа online
Рис. 2 4 .2 2 . Вкладка Личный бланк предоставляет набор средств форматирования электронных сообщений, включая кнопку Тема
1ем а или б л ан к
А рктика Атлас , Бетон
1 ВБ*кл*°еточку(Б лейк) Весне
ЙВода
I Геометрическая Л Голубая бездна Горизонт День Д еньги (Б ланк) I Закругление * Затмение
I Ирис 1Каньон
I Капсулы I Карамельке(Бланк) I Каскад * Квадрант
Заголовок 1 •!’ Маркированный список 1 > Маркированный список 2 ■ Маркированный список 3 Горизонтальная линия:
Заголовок 2 Образец обычного текста Гипгрссылка > Просмотренная гиперссылка
Отмен*
Рис. 2 4 .2 3 . Воспользуйтесь диалоговым окном Тема или бланк для выбора и просмотра тем или бланков сообщений перед их применением
4. Выберите название в списке Выберите тему (Choose A Theme). Обратите вни мание на то, что некоторые из названий тем содержат слово Бланк (Stationery) — это упрощенные темы, которые определяют фон электронного сообщения и стандартные настройки текста (такие как цвет и шрифт). 5. Выделяйте темы в окне просмотра до тех пор, пока не найдете нужную. Оста новитесь на ней, щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Те
Word в качестве редактора электронных писем ♦
671
ма или бланк (Theme Or Stationery), и еще два раза щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть остальные диалоговые окна. Когда вы устанавливаете тему, используемую по умолчанию, Word начинает при менять ее ко всем создаваемым электронным сообщениям, но тема не использу ется для уже сформированных писем или документов. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно применить новую тему к существующему сообщению перед его отправкой, не зависимо от того, была ли уже использована в нем другая тема. Для этого выберите команду Формат ►Тема (Format ►Theme), в открывшемся диалоговом окне выделите тему, просмотрите е е и щелкните на кнопке ОК. В этом случае вы не увидите бланков и не сможете применить их к сообщению.
Настройка параметров электронного сообщения Из Word моя$но настроить некоторые параметры электронного сообщения, уста навливая их в диалоговом окне Параметры сообщения (Message Options), пока занном на рис. 24.24. Чтобы открыть его, щелкните на кнопке Параметры (Op tions) панели электронной почты. П.Фометрысообщен, я Натрййкасообит*тя в
а
ж
П сиетм .
и
р
с
бвххтасносп» т
ь
И
ж
fОбычное
ё
н
в ~
н
и
в
m o ' f • т р о е б е м п л с т с т и с о о б и ш ки я
П ара м етр ы б с то п д с н о с ти
| .
тр ы го л о с о е а ж я и отсл еж ивания
К*дажиголосования-,.н— I --------------- ----------------— У »е до м кт«! q д о с т а е к » п о г о , с оо б щ ени я
я
У е в д о и я ть в п р о ч т а м ш гт о го соо бщ ения
Параметруотправки I :Т * Отправлять. отеиты:
Рис. 24.24. Щелкните на кнопке Параметры панели электронной почты, чтобы получить доступ к диалоговому окну Параметры сообщения
Диалоговое окно Параметры сообщения (Message Options) позволяет устанавли вать следующие параметры. ► Важность (Importance) отмечает сообщение как Низкой (Low), Обычной (Normal) или Высокой (High) важности. За дополнительной информацией об этой функ ции обращайтесь к разделу «Установка приоритета электронных сообщений» этой главы.
672
♦
Глава 24. Word и работа online
► Пометка (Sensitivity) позволяет определить, является ли сообщение Обычным (Normal), Личным (Personal), Частным (Private) Или ДСП (Confidential). Эта функ ция является всего лишь индикатором, она не защищает ваш документ. ► Параметры безопасности (Security Settings) открывает диалоговое окно Свой ства безопасности (Security Properties), которое позволяет зашифровывать со общения и добавлять цифровые подписи. Подробную информацию о безопас ности можно получить в главе 34. ► Кнопки голосования (Use Voting Buttons) включает в электронные сообщения кнопки голосования, так что адресаты могут ответить на сообщение, щелкнув на кнопках, таких как Одобрить (Approve) или Отвергнуть (Reject). ► Уведомить о доставке этого сообщения (Request A Delivery Receipt For This Mes sage) посылает вам сообщение, когда письмо прибывает к адресату. ► Уведомить о прочтении этого сообщения (Request A Read Receipt For This Mes sage) посылает вам сообщение, содержащее дату и время открытия письма адре сатом (разумеется, это не гарантирует, что адресат все-таки прочел письмо). ► Отправлять ответы (На^е Replies Sent То) посылает ответы на текущее сообще ние пр другим электронным адресам, определенным вами. ► После отправки сохранить в (Save Sent Message То) сохраняет отправленное сообщение в определенной папке. По умолчанию посланные письма хранятся в папке Отправленные (Sent Items) в Outlook. ► Не доставлять до (Do Not Deliver Before) сохраняет сообщение в папке Исходя щие (Outbox) до определенных вами даты и времени. ► Не действительно после (Expires After) позволяет определить дату, после кото рой сообщение становится недоступным. ► Формат вложения (Attachment Format) определяет формат, используемый при 4 отправке присоединенного файла. Можно выбрать варианты: По умолчанию (Default), MIME, UUEncode и BINHEX. ► Кодировка (Encoding) позволяет определить набор символов, используемый в сообщении. ► Контакты (Contacts) отображает список имен и адресов контактов, с которыми можно связать сообщения в Outlook. ► Категории (Categories) помогает назначить слова, используемые для поиска и группировки элементов в Outlook. После установки параметров в диалоговом окне Параметры сообщения (Message Options) щелкните на кнопке "Закрыть (Close), чтобы применить их и Продолжить создание электронного сообщения.
Настройка HTML-параметров электронного сообщения Помимо установки параметров в диалоговом окне Параметры сообщения (Mes sage Options), можно управлять специализированными HTML-насхройкаМи, при меняющимися для электронных сообщений в формате HTML. Чтобы получить к ним доступ, выполните следующее.
Word в качестве редактора электронных писем ♦
673
1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), щелкните на кнопке Общие (General) и на кнопке Параметры электронной почты (E-Mail Options).
2. В открывшемся диалоговом окне щелкните на вкладке Общие (General), про демонстрированной на рис. 24.25. К П ар а м етр ы
)лемроннох п о ч ты
'■ глектроннж. п о н .-^ с ь
хШ
___ _ v s, , _ .
с к.ан к
J 6 iu n e
Л }»rtcrpb*HiTML П_,'а«етрыудаленияНТК тегов Удалерй*HTML*.-юву еныизе. размер-ос&де»№ П| иэтом як^тся тексти"cw вноеформитгхвв^чв однако«опобьрь ть,,»рянывай ые деты, необходима, i ™,рт^>,дляробегыcocMapi -тегаминшрисунке»**, сохе
g e j , д елен ия Сохранит*? св ед ен ия а ф орм атировании (самы й больш ой | азмег ф - tna)
<• ч ^ а м ч н о е
-Ж;:
^е н и ь
Удалите .естьсееден; 1сформировании че-* шийразмерфайл*',
У о г ч о е , д еление
Уделитьвсесвелскю форматировании ДГеяиякиДиенаpi ^бражвиие *н&иие«»шииразмерфаипа; возможнапотеряважныхсведении/.
А у о о г ы о в а т ь CS5 п р и « Ц р и а п . ю г м ,им ш р и ф т
ч;
У д елить с о с 5 т е н и ! допо» «чтел ь№ « c t -д е д а я о ш р о т а х . Т а ко * сообщ ение б у д е т т о б р а ж а ._ с я л о - д р /г о н у в п о ч т о ь -.л n p c 'p a t нау, к ■ то р ы е н е п о д д е р ж и е в к та б ли цы t д е ка д н ы х сти л е й
ГУ £о)ц.ьнятьсмарт- "вгив :.Te*Tpo«nt* пс ьнах ,СохранялtuapT гегивэлектр-я номписьмах чгобыихног ислолышьтъполучатель. Отьеча
ш
Рис. 2 4 .2 5 . На вкладке Общие диалога юго окна Параметры электронной почты присутствует три флажка, связанные с HTML-настройками
Вкладка Общие (General) предоставляет следующие параметры HTML ► Параметры HTML (HTML Filtering Options). Word 2003 (в отличие от пре-
дыдущей версии Word 2002) предлагает больше возможностей для управления параметрами HTML Когда вы удаляете смарт-теги HTML, Word уменьшает размер электронного сообщения в формате HTML, не изменяя вид письма. Размер файла уменьшается, потому что Word убирает из HTML-кода сообщения относящуюся к Word информацию о форматировании. Вы можете выбрать Частичное удаление (Medium), при котором будет удалена лишь часть сведений о форматировании или Полное удаление (High), при котором будет удалено все форматирование, созданное Word, не влияющее на изображение. Если вы планируете позже продолжить редактирование документа в Word, следует оставить флажок Без удаления (None) ш!и сохранить две копии доку мента —для форматирования в Word и для отсылки в сообщении. ► Использовать CSS при форматировании шрифтов (Rely On CSS For Font Format ting). Если этот флажок установлен, Word создает каскадную таблицу стилей (CSS) и присоединяет ее к электронному сообщению. Обычно в результате размер письма уменьшается. Недостаток состоит в том, что если адресат поль зуется почтовой программой, не поддерживающей каскадные таблицы сти лей, документ будет отображаться неправильно.
674
♦
Глава 24. Word и работа online
► Сохранять смарт-теги в электронных письмах (Save Smart Tags In E-Mail). Если
вы знаете адресатов, которые будут читать ваше сообщение в Outlook или Word, укажите Word использовать в письмах смарт -теги. При чтении вашего сообщения в других редакторах смарт-теги не будут отображаться. Помните, что при выборе варианта Полное удаление окно Сохранять смарт-теги в элек тронных письмах не будет доступно При частичном удалении можно выбрать, сохранять ли смарт-теги в электронном сообщении. \ Установив параметры в диалоговом окне Параметры электронной почты (E-Mail Options), дважды щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить настройки и закрыть диалоговые окна.
Отправка факсов с помощью Word Факсы являются еще одним быстрым и удобным способом обмена информа цией между вашим компьютером и другими ci [стемами во всем мире. Вы можете посылать факс с компьютера, испо, 1ьзуя факс-модем (если он установлен), или службами факса в Интернете (рекомендуется для Word 2003). В обоих случаях Word предоставляет Мастер факсов (Fax Wizard), который проведет вас через процесс отправки факса. Кроме того, в Office 2003 при помощи специальных средств оптического распознавания знаков вы можете отредактировать onlineфакс таким образом, чтобы в нем не отражалась личная информация. Этот раз дел посвящен созданию, отсылке и работе с факсом в Office 2003. Начнем с опи сания ^пользования факс-модема. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------- *----------------Если вы пользуетесь службами факса в Интернете, то, возможно, вам придется опла тить услуги посредников. Если вы пользуетесь программами для факс-модема, вы мо жете отправлять факс, используя Мастер факсов в Word. При ^пользовании програм ■ мы Microsoft Fax для факс-модема Word 2003 автоматически открь васт Мастер отправки факсов (Send Fax Wizard). Некоторые из элементов, рассматриваемых в этом разделе, будут доступны только р t q v . случае, если ваша система имеет возможность отправки факсов. Если у вас нет факс-модема, некоторые из функций меню останутся недоступны. Но можно воспользоваться ср едспво* i создания факсов Word даже в том слу <а , если у вас нет факс-модема — с помощью мастера факсов вы получите доступ к службе факсов в Интернете и сможете через нее послать факс.
Отправка факса при помощи факс-модема Word всегда предоставлял возможность отсылки документа как факса, не явля ется исключением из этого правила и Word 2003. Прежде чем начинать работать с факс-модемом, убедитесь, что оН установлен на вашем компьютере. Для этого выберите Панель управления ►Принтеры и факсы. Если в системе установлен факс-модем, можно послать документ в. виде факса прямо своему адресату. 1. Откройте необходимый документ и выберите команду Файл ►Отправить ►Факс (File ►Send to ►Recipient Using Fax Modem), чтобы отооразить Мастер факсов (Fax Wizard), изображенный на рис. 24.26.
Отправка факсов с помощью Word ♦
675
Рис. 24,26. Мастер факсов поможет вам осуществить всю операцию создания . и отправки факса
СОВЕТ --------------- --------------------------------------------------------------------------------------Создаем факс с пустого листа Если требуется создать факс, не имея при этом уже сформированного документа,— для тех случаев, когда нужно просто послать вложенный файл или отправить только верхний лист с замечанием, — начните с создания нового документа. Выберите команду Фай i ►Создать (File ►New). Откроется область задан Создание до кумента (New Document). Щелкните на ссылке На моем компьютере (On My Computer) в разделе Шаблоны (Templates). Откроется диалоговое окно Шаблоны. На вклад!.е Письма и факсы (Letters & Faxes) выделите Мастер факсов (Fax Wizard) и щелк ните на кнопке ОК. Откроется главная страница мастера факсов, показанная На рис. 24.26.
2. После открытия Мастера факсов щелкните на кнопке Далее (Next). Появится страница Укажи- ? документ для отправки по Факсу (The Document То Fax). Вы берите до’сумент, который необходимо послать. По умолчанию Word выбира ет текущий документ. Если открыты несколько документов, то предназначен ный для отправки можно выбрать из списка, щелкнув на кнопке рядом с окном. Следующий документ. Вы также можете выбрать, создавать титуль ный лист или нет. Щелкните на кнопке Далее. 3. Страница Приложение (Fax Software) позволяет выбрать приложение, с помо щью которого Судет отправлен факс, например Microsoft Fax или любое дру гое из списка Другое приложение, установленное в вашей системе (A Different Fax Program Which Is Installed On This System). Если в списке отсутствует необ ходимое приложение, щелкните на кнопке Другое (Other) и определите путь к папке, в которой оно находится. СОВЕТ --- ------------------------------------------------------------------------------------ :----- --------Если вы предполагаете подойти к аппарату i. воспользоваться им для отправки факса, можно щелкнуть на варианте Предполагается только напечатать документ, чтобы от править его с факсового аппарата (I Wai it То Print My Document) — Word напечатает вы бранный документ в формате факса.
676
♦
Глава 24. Word и работа online
4. Щелкните на кнопке Далее. Если вы выбрали приложение Microsoft Fax, то работа Мастера факсор будет закончена р откроется Мастер отправки факсов (Send Fax Wizard), который проведет вас через пролесс отправки факса. В про ■ тивном случае откроется страница Получатели (Recipients), позволяющая оп ределить, кому отправляется факс. Здесь можно выбрать получателей из сво ей адресной книги или двести их имена и номера фуксов в cootветствующие поля. 5. После определения получателей щелкните на кноикс Далее, и откроется стра ница Титульный лист. Word предоставляет три вида титульного листа для посылаемого факса: стандартный, современный и i [зь’сканнътй. Все они ото бражены на странице Титульный лист (Cover Sheet) манера факсов (которая появляется только в том случае, если установлена программа отправки фак сов, имеющая функцию создания титульных листов). Выберите подходящий вариант и щелкните на кнопке Далее (Next). 6. Следующая страница мастера факсов, называемая Отправитель (Sender), по священа вам или вашей компании. Внесите в следующие поля информацию, которую должен знать получатель факса: Имя (Name), Организация (Company Information), Почтовый адрес (Mailing Address), Телефон (Phone) и Факс (Fax). Щелкните на кнопке Далее (Next). СОВЕТ ----------------------------------- ------ --------- ---------------------------------------------------Можно сохранить свое время с помощью адресной книги. Если информация о вас или вашей компании введена в адресную книгу, ее можно вставить автоматически: щелкни те на кнопке Адресная книга (Address Book), выберите источник адресов и выделите свое имя в списке. Word добавит сведения о вас на страницу Отправитель, и вам не придется вводить их вручную.
7. Последняя страница мастера^факсов говорит о том, что нужно щелкнуть на кнопке Готово (Finish), чтобы послать факс. Word запустт программу от правки факсов, которая наберет первый номер из списка получателей и нач нет передачу факса. СОВЕ1
" ' —--------1----------------------------- ----- — -- и ""
:
^
Если у вашего приложения для отправки факса возникают проблемы с набором номе ра — например, оно набирает 8 перед набором кода города, — вы можете настроить эти параметры без изменения кода города. Просто отключите правила набора кода го рода, а впишите полный номер факса (включая код города) в окне номера факса в Мас тере факсов.
Если на вкладке Письма и факсы (Letters & Faxes) отсутствует шаблон Мастер факсов (Fax Wizard), возможно, необходимо установить его и шаблоны факсов. 8. Выберите команду Пуск ►Панель управления (Start ►Control panel) (или Пуск ► Настройка ►Панель управления (Start ►Settings ►Control Panel), если вы исполь зуете классический вид Windows в версиях ранее Windows ХР). 9. В панели управления дважды щелкните на значке Установка и удаление про грамм (Add/Remove Programs) и в списке Установленные программы (Currently Installed Programs) выберите Microsoft Office ►Изменить (Microsoft Office ►Chan^o). Откроется окно Установка Microsoft Office 2003 (Microsoft Office 2003 Setup).
Отправка факсов с помощью Word ♦
677
10. Установите флажок Добавить или удалить компоненты (Add Or Remove Featu res) и щелкните на кнопке Далее (Next). 11. Устан- -вите флажок Расширенная настройка приложений (Choose Advanced Cus tomization Of Applications). 12. В списке Устанавливаемые компоненты (Features То Install) раскройте Microsoft Word для Windows (Microsoft Word For Windows), Мастера и шаблоны (Wizards And Templates), щелкни .с на пункте Факсы (Faxes) и выберите в раскрываю щемся меню пункт Запускать с моего компьютера (Run From My Computer). 13. Щелкните на кнопке Обновить (Update), чтобы установить Мастер факсов. Если вы используете Office по сети, перед установкой новых компонентов посо ветуйтесь с сетевым администратором. Если вариант Приложение Microsoft Fax недоступно на странице Приложения Мастера факсов, его можно установить. Для этого выполните следующие дейст.вия. 1. Выберите команду Пуск ►Панель управления (Start ►Control panel) (или Пуск ► Настройка ►Панель управления (Start ►Settings ►Control Panel), если вы исполь зуете классический вид Windows в версиях ранее Windows ХР). 2. В панели управления дважды щелкните на значке Установка и удаление про грамм (Add/Remove Programs), затем на кнопке Установка компонентов Windows (Add/Remove Windows Components). Откроется тастер компонентов Windows (Microsoft Setup Wizard). 3. Выберите Службы факсов (Fax Services) и щелкните на кнопке Далее. 4. После завершения процесса установки щелкните на кнопке Готово (Finish).
Отправка факсов при помощи службы факсов Интернета Если у вас на компьютере не установлен факс-модем или вы хотите воспользо ваться преимуществами отсылки факсов в режиме реального времени, необходи мо зарегистрироваться у поставщика службы факсов Интернета. Word 2003 мо жет работать и с ней, однако предоставляет меньше возможностей контроля этой функции. Для тою чтобы зарегистрироваться у поставщика службы факсов, выберите Файл ► Отправить ►Факс пользователю службы факсов Интернета (File ►Send То ►Recipient Using Internet Fax Service). Когда вы выбираете эту команду в первый раз, вы ви дите окно сообщения, выводимое Word, показанное на рис. 24.27. MicrosoftOffifе 1
л,ляотп >иси Службу i нмб* | г «Д)»ч»»-етщ ,«орв ‘ и с т г м р б ^ п > с я у г < т -в щ и '» службы кн о п ку ОК, чтобы t гкр ь п ь j ееб-обозреег ! «« стрекицу в ы м * * . поставщика.
Нижмиту
Рис. 2 4 .2 7 . Для того чтобы отправлять факс в режиме» реального времени, необходимо предварительно зарегистрироваться у пЬставщика службы факсов
678
♦
Глава 24. Word и работа online
Для того чтобы открыть сайт Microsoft Marketplace и выбрать поставщика служ бы факсов, щелкните на кнопке ОК. После регистрации вы можете посылать документ Word как факс. Для этого вы полните следующие действия1. 1. Убедитесь, что на компьютере установлен Microsoft Outlook, затем откройте необходимый документ в Word, выберите Файл ►Отправить ►Факс пользова телю службы факсов Интернета (File ►Send То ►Recipient Using Internet Fax Service). Откроется окно Послано с использованием Microsoft Office 2003, имя выбранного файла находится в окне Присоединить (рис. 24.28). Обратите внимание, что документ имеет расширение .tif. Это связано с тем, что службы факса Интернета преобразовывают файл в графический формат TIFF. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Если Microsoft Outlook установлен, но не открыт в тот момент, когда вы посылаете факс, то факс будет помещен в папку Исходящие (Outbox) и будет послан, когда будут посы латься сообщения папки Исходящие. Если вы хотите послать факс в момент окончания работы с ним в Word, убедитесь, что Outlook открыт, прежде чем посылать факс.
2. Введите информацию в поле Получатель факса (Fax Recipient). Если вы хотите отправить факс нескольким адресатам, щелкните на кнопке Добавить (Add More) и введите информацию о других получателях. 3. В поле Тема (Subject) замените надпись Отправлено с использованием службы факсов Microsoft Office 2003 (Sent with Microsoft Office 2003) на свой текст. 4. В области задач Служба факса (Fax Service) выберите, нужно ли использовать титульный лист (предпочтительней использовать титульный лист). Если вы установили флажок Использовать титульный лист (Use Cover Sheet), вы може те выбрать один из трех титульных листов: Деловой факс (Business Fax), Лич ный факс (Personal Fax), Обычный факс (Custom Fax). При выборе обычного факса текущее оформление удаляется, и вы можете создать или вставить обычный титульный лист. Обратите внимание, что при создании титульного листа невозможно применять верхние и нижние колонтитулы. 1На самом деле есть и другие возможности. Первая: установить в системе стороннюю про грамму для приема/посылки факсов, такую как WinFax. Далее воспользуйтесь командой меню Файл ►Отправить ►Факс. Ответьте на вопросы Мастера факсов, выбрав вариант отправки через стороннее приложение, которое будет запущено по завершении работы мастера, а ваш документ окажется в факсимильном сообщении. Можно также запустить внешнюю факс-программу автономно. Например, WinFax понимает документы Word и PowerPoint. И еще один вариант: сохраните документ Microsoft Office в формате TIFF. По умолчанию в Office устанавливается драйвер печати приложения Microsoft Office Document Image Writer. Чтобы им воспользоваться, откройте нужный документ; в меню Файл выберите команду Печать; в этом окне выберите в списке Имя пункт Microsoft Office Document Image Writer; нажмите кнопку Свойства; перейдите на вкладку Допол нительно открывшегося окна; установите переключатель Выходной формат в положение TIFF —черно-белый факс (можете также настроить разрешение, но и предлагаемого по умолчанию полностью достаточно) и щелкните на кнопках ОК в обоих окнах. Програм ма предложит сохранить файл, что и сделайте. Теперь полученный файл TIFF, в котором каждой странице документа выделен отдельный кадр, можно распечатать и послать с факс-аппарата. —Примеч. ред.
Отправка факсов с помощью Word ♦
$>' Sei>1 vmtl- Mfcrasofl Office 20U3 f a x Service
Нх-.шье
679
•
Рис. 24.28. Окно сообщения Послано с использованием Microsoft Office 2003 открывается автоматически, если вы отправляете факд при помощи служб факса Интернета, и включает в себя панель задач Служба факса
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Помимо возможности создания титульных листов, панель задач Служба факса дает воз можность рассчитать стоимость отправки факса и содержит ссылку на сайт вашего по ставщика службы факса.
5. Заполните титульный лист. Если функция смарт-тегов д т имен включена, то в поля Кому (То) и От (From) можно вставлять смарт-теги. 6. После внесения всей информации на титульный лист щелкните на ссылке Просмотр (Preview) области зацач Служба факса для того, чтобы посмотреть, как будет выглядеть документ после преобразования в факс. Факс откро ется в окне просмотра Microsoft Office Document Imaging, как показано на рис. 24.29. 7. Для просмотра всех страниц в Microsoft Office Document Imaging последо вательно выбирайте эскизы страниц в панели Эскизь1(Thumbnails).‘Если вас устраивает полученный документ, закройте окно Microsoft Office Document Imaging. 8. Щелкните на кнопке Отправить (Send) на линейке инструментов в окне от правки факса. После отправки факса через Интернет большинство служб факсов присылают сообщение с уведомлением об успешной доставке факса или о невозможности выполнить данную операцию.
6 *0
♦
Глава 24. Word и работа online
f v Mg* (if IPuvl w)
I
retoft Of).*» Powim*n> bnag.ni
fe ;
fc irC rtriM CM*>W«y
Plwnr
Rorttand, OR 97321 Fax; Пню :
Ш 'Ш Ш » (503) JJ5-55M
М к
ta i- - * » } i« ‘ Watt M a rU im
М м уМ М 8Vr’ 34th к ftrtU m i, t
(503)555Йиг' Пюм:" ( i ) ¥
.Ч*я far Cti««
71!C
Р ис. 2 4 .2 9 . После создания факса в формате TIFF и оформления титульного листа можно просмотреть документ в окне просмотра Microsoft Office Document Imaging
Если у вас возникли проблемы с выравниванием текста на титульном листе, то, возможно, курсор стоит слишком близко к именам полей, существующим по умолчанию в шаблонах факсов. Для того чтобы иметь возможность отформати ровать текст, передвиньте курсор дальше от меток. Например, разместите его по сле номера, указанного в поле Факс (Fax), а не прямо после имени поля Факс Для отображения скрытых объектов и полей выберите Вид ►Панели йнструме! Гтов ►Стандартная (View ►Toolbars ►Standard) и на основной панели щелкните на значке Непечатаемые знаки (Show/Hide). При использовании службы факсов Интернета происходит преобразование ис ходного документа в формат TIFF, а получ*гнный докумс нт посылается в качест ве вложения в электронное сообщение, отправляемое на факсимильный аппарат или факс-модем. Основной текст письма содержит титульный лист, а вложе ние имеет расширение .tif. Для того чтобы пользоваться услугами служб факса Интернета, необходимо, чтобы на компьютере были установлены Outlook 2003 и Word 2003. Если вы подозреваете, что факс не был отправлен, выполните сле дующие действия. ► Проверьте, отправил ли Outlook 12003 ваше электронное сообщение. Для этого откройте папку Отправленные (Sent Items) в Outlook. Вы увидите ваше элек тронное сообщение с прикрепленным к нему факсом в формате TIFF. Если же ваше сообщение находится в папке Исходящие (Outbox), щелкните на кноп ке Отправить и получить (Send/Recieve) стандартной панели инструментов в Outlook 2003. ► Проверьте, нет ли в папке Входящие (Inbox) уведомления от поставщика служ бы факса о результате попытки отправки факса через Интернет. Обычно по ставщики служб посылают уведомление о доставке на ваш почтовый ящик.
Отправка факсов с помощью Word ♦
681
► Убедитесь, что Microsoft Office Document Image Writer установлен на вашем компьютере в разделе Принтеры и факсы (Printers And Faxes), В протиыгам слу чае установите эту программу, выбрав Пуск ►Панель управления ►Установка и удаление программ (Start ►Control Panel ►Add Or Remove PrjKvams). В открыв шемся окне выберите Microsoft Office и щелкните на кнопке Изменить (Change). Затем установите флажок Добавить или удалить компоненты (Add Or Remove Features) и щелкните на кнопке Далее (Next). Установите флажок Расширен ная настройка приложений (Choose Advanced Customization Of Applications). Вы берите Средства Office (Office Tools) ►Microsoft Office Document Imaging ►Mic rosoft Office Document Image Writer, щелкните левой кнопкой мыши, выберите Запускать с моего компьютера (Run From My Computer). Щелкните на кнопке Обновить (Update)» а по завершении процесса обновления —на кнопке ОК. ► Убедитесь, что вы активизировали службу факса Интернета. За помощью об ращайтесь к службам поддержки в режиме реального времени или пошлите .. сообщение группе поддержки поставщика этой услуги. Обычно после регист рации поставщик высылает электронное сообщение с общим описанием служ бы, информации для пользователей и параметрами входа в систему. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------Вы можете послать несколько документов в факсе с помощью Мастера слияния (Mail Merge Wizard). Сначала откройте первый документ и выберите Сервис ►Письма и рассылки ►Слияние (Tools ►Letters And Mailings ►Mail Мёгде). Откроется область задач Слияш:п (Mail Merge). Когда мастер слияния выведет окно Печать (Print), то в строке Имя (Name) раздела Принтер (Printer) выберите используемое вами приложение. Под робнее о слиянии документов будет рассказано в главе 30.
Преобразование и отправка в виде факса файлов различных типов Word 2003 предоставляет возможность преобразования файлов различных типов для отправки их в виде факсов. Для уого чтобы воспользоваться дан © ной дозможнсстью. у вас должна быть установлена программа для огкрытня фай лов других форматов, например Adobe Acrobat Reader для файла формата PDF. Кроме того, Microsoft Office Document Image Writer должен быть установлен как принтер в папке Принтеры и факсы (Print And Faxes) Панели управления (Control Panel). Если выполнены оба условия, вы можете преобразовать выбранный вами файл в формат TIFF. Для этого необходимо выполнить следующие действия. 1. Откройте файл, выберите Файл ►Печать (File ►Print). Откроется диалоговое окно Печать (Print). 2. В строке Имя (Name) раздела Принтер (Printer) выберите Microsoft Office Docu ment Image Writer. 3. Щелкните на кнопке Свойства (Properties), выберите вкладку Дополнительно (Advanced). 4. Установите флажок TIFF — черно-белый факс и щелкните на хнопкс ОК. 5. В диалоговом окне Печать щелкните на кнопке ОК. Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As).
682
♦
Глава 24. Word и работа online
6. Выберите имя и расположение файла в формате TIFF. 7. После этого документ можно отправлять как фа^с из Word. Для этого выбе рите Файл ►Отправить ►Факс пользователю службы факсов Интернета (File ► Send То ►Recipient Using Internet Fax Service). В открывшемся окне нового сооб щения очистите строку Вложить (Attach) (щелкнув на правой кнопке мыши или выбрав Очистить (Clear) в меню), щелкните на значке Добавить файл (Attach). Откроется диалоговое окно Вставка файла (Insert File), в котором можно выбрать необходимый документ. Когда вы сохранясге файл с расши рением .tif как вложение, он отсылается как факс. Для топ >чтобы увидеть, как будет выглядеть документ-вложение, щелкните на кнопке Просмотр (Preview) области задач Службы факсов (Fax Service). СОВЕТ Для того чтобы послать документ с расширением .tiT не открывая Word, откройте его двойным щелчком. Он автоматически откроется в окне Microsoft Office Document Imaging. Затем выберите Файл ►Отправить ►Факс пользователю службы факсов Ин тернета (File ►Send То ►Recipient Using Internet Fax Service).
Отправка файлов в формате PDF Если ваш поставщик службы факсов Интернета поддерживает отправку файлов в формате PDF, вы можете отправить его прямо из Word 2033, не преобразуя его в формат TIFF. Для этого откройте Word или Outlook, а затем выберите Файл ►Отправить ►Факс пользователю службы факсов Интернета. В от крывшемся окне нового сообщения очистите строку Вложить (Attach), щелкните на значке Добавить файл (Attach). Откроется диалоговое окно Вставка файла (Insert File), в котором можно выбрать необходимый документ. После §того офор мите письмо и щелкните на значке Оправить (Send). Появится диалоговое окно, сообщающее, что формат вложения будет преобразован. Щелкните на кнопке ОК. После этого появится диалоговое окно, сообщающее, что Office не может преоб разовать файл, но, возможно, это может сделать поставщик службы факсов Ин тернета. Щелкните на кнопке Да (Yes), и сообщение с вложением будет послано службе факсов Интернета для преобразования файла. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------- :-----------------------------------Поскольку Office 2003 не поддерживает формат PDF, функция предварительного про смотра документа будет недоступна. Для того чтобы просмотреть документ, вам при дется предварительно совершить преобразование файла в формат TIFT.
Пересылка online-факса при помощи Microsoft Office Document Imaging (MODI) Вы можете переслать факс через несколько дней. Это можно сделать не сколькими способами. Во-первых, вы можете переслать факс как электрон ное сообщение с файлом-вложением в формате TIFF, просто переслав сообще ние, сохраненное в папке Входящие (Inbox) или Отправленные (Sent), так же, как вы пересылаете обычные электронные сообщения (щелкните на значке .сообще ния, а потом выберите Переслать (Forward) на панели инструментов Outlook).
0
Общение по сети с помощью NetMeeting ♦
683
Если же вы хотите создать новое сопроводительное письмо, вы можете открыть вложение (двойной щелчок на его значке пли вариант Открыть (Open) в контек стном меню при нажатии правой кнопки мыши). По умолчанию вложение бу дет открыто в MODI. После этого вы можете создать новый факс, выбрав Файл ► Отправить ►Факс пользователю службы факсов Интернета в окне Microsoft Office Document Imaging.
Удаление личной информации из online-факса при помощи MODI Иногда вы хотите удалить часть личной информации из факса, например, когда факс является общим документом. Используя Microsoft Office Document Imaging, вы можете убирать часть информации из документа с рас ширением .tif и удалять страницы1, содержащие, к примеру, информацию о дос тавке. Если вы хотите, чтобы все изменения файла сохранялись, убедитесь, что установлен флажок Сохранять примечания вместе с документом (Make Annotations Permanent When Document Is Saved). Чтобы установить флажок, выберите Сервис ► Параметры ►Примечания ►Сохранять примечания вместе с документом (Tools ► Options ►Annotations ►Make Annotations Permanent When Document Is Saved). После этого щелкните на кнопке ОК. Определите, хотите ли вы убрать некоторую информацию из факса. Если да, то выполните следующие действия. 1. Щелкните правой кнопкой мыши на значке документа в формате TIFF, яв ляющегося вложением в сообщении в Outlook. Выберите Открыть (Open). В окне сообщения также выберите Открыть. По умолчанию файл будет от крыт в MODI. 2. Для того чтобы удалить страницу, выделите ее среди эскизов, а затем выбери те Страница ►Вырезать страницу (Раде ►Cut Раде). Это также можно сделать, нажав комбинацию клавиш Ctrl+Shift+X. ■ 3. Для маскир овки информации щелкните на стр ллке рядом со значком Перо (Реп) и выберите Пара* етры пера (Pen Settings). В диалоговом окне Парамет ры пера и выделения (Pen& Highlighter Settings) выберите вкладку Параметры пера (Pen Settings), в ней ‘маркер (10.5 мм) (Chisel Marker (10.5 mm)). Затем щелкните на кнопке ОК, 4. Щелкнув на кнопке Перо (Реп) на панели инструментов, закрасьте ту инфор мацию, которую вы хотите удалить. 5. После окончания работы с документом TIF F сохраш n t изменения, после чего выберите Файл ►Отправить ►Факс пользователю службы факсов Интернета.
©
Общение по сети с помощью NetMeeting Word, как и другие приложения Office, работает с Internet Explorer, чтобы пре доставить возможность сотрудничества по сети, будь то интранет или Интернет. Такая технология позволяет проводить конференции в интерактивном режиме.
684
♦
Глава 24. Word и работа online
NetMeeting — это программа для интерактивного общения пользователей по сети, содержащая следующие компоненты: ► совместный доступ к приложениям; ► аудиосредства; ► разделение файлов и общий доступ к ним; ► звонки через Интернет; ► беседа с помощью текстовых сообщений; ► видеосредства; ► виртуальная доска. Разумеется, использование аудио- и видеосредств требует наличия у участ h i ik o b разговора колонок; микрофонов и веб-камер, установленных в системах. Чтобы воспользоваться NetMeeting в Word, сначала нужно настроить его в Internet Explorer, как описано ниже. /
Установка NetMeeting и знакомство с программой Программа NetMeeting может уже присутствовать в системе, если у вас установ лен Internet Explorer. Чтобы найти ее, откройте Internet Explorer и выберите ко манду Файл ►Создать ►Вызов по Интернету (File ►New ►Internet Call). Если NetMeeting установлен, но вы никогда им не пользовались, откроется мастер настройки NetMeeting, показанный на рис. 24.30. Заполните форму на второй странице мастера и следуйте его указаниям.
Рис. 24.30. Мастер NetMeeting проведет вас через процесс настройки программы. Микрофон и веб-камера должны быть установлены предварительно
Если NetMeeting не установлен на вашем компьютере, можно загрузить его по следнюю версию с сайта компании Microsoft по адресу www.microsoft.com/windows/
Общение по сети с помощью NetMeeting ♦
685
netmeeting. После загрузки необходимо будет настроить программу с помощью мастера. После окончания работы мастера настройки NetMeeting'bncpoeTCfl окно програм мы NetMeeting. Для того чтобы окно NetMeeting открывалось прямо из Word, выберите Сервис ►Совместная работа ►Начать собрание (Tools ►Online Collabora tion ►Meet Now), или откройте NetMeeting через Internet Explorer, выбрав Файл ► Создать ►Вызов по Интернету (File ►New ►Internet Call). После открытия про граммы вы можете использовать окно сообщенийлля отправки сведений (в том числе и видео) или управлять Net Meeting при помощи панели инйрументов Собрание по сети (Online Meeting). После входа в NctMeeting можно проверить направление и угол видеокамеры, щелкнув на кнопке Включить видео (Start Video). На рис. 24.31 показан интерфейс NetMeeting в режиме включенного видео. N e tM e e tin g
н е т связи
BbQoe £>н CgpLr-
•«
X
м
Рис. 2 4 .3 1 . Интерфейс NetMeeting предоставляет средства, необходимые для сотрудничества Online с другими пользователями, у которых установлен NetMeeting
Чтобы ускорить процесс изучения NetMeeting, мы перечислили кнопки его окна в табл. 24.2. СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------- ------------------------------------------Для подробного знакомства с NetMeeting и его возможностями обратитесь к меню По мощь (Help) в окне NetMeetlng.
686
♦
Глава 24. Word и работа online
Таблица 24.2. Инструменты NetMeeting Кнопка
Название
Описание
Вызвать (Place Call)
Открывает* диалоговое окно Вызов (Place A Call), с по мощью которого можно вызвать другого пользователя NetMeeting
Конец вызова (End Call)
Отключает компьютер от конференции
Поиск пользователя в ка Открывает диалоговое окно Поиск пользователя (Find талоге (Find Someone In) Someone), содержащее ссылку на Windows Messenger. Возможности Wii Hows K/.essenger замещают те воз можности, которые предоставлял каталог Интернет в более ранних версиях NetMeeting Включить видео/Выключить видео (Start Video/Stop Video)
Запускает и останавливает передачу изображения
Картинка в картинке (Picture-ln-Picture)
Отображает ваше изображение как маленькую картин ку в нижнем правом углу видеоэкрана, так что вы мо жете видеть свое изображение вместе с изображением другого участника конференции (учтите, что во время встречи только два человека могут одновременно ис пользовать в1щео. даже если камеры имеет большее число участников)
Настройка громкости звука (Adjust Audio Volume)/ Вывод списка участников (View Participant List)
Отображает двихкй настройки чувствительности микрофона и громкости динамиков. При этог.: кнопка ме няет вид на Вывод списка участников (View Participant List) Щелкните на ней, чтобы вернуться к списку участ ников конференции
Общие приложения (Share Program)
Открывает диалоговое окно Общий доступ (Sharing), которс э Позволяет предоставить доступ к ресурсам ва шего компьютера другим участникам конференции
Разговор (Chat)
Открывает окно Разговор (Chat), позволяющее общать ся участников встречи путем ввода текста
Доска (Whitet oard)
Открывает окно Доска (Whiteboard), предоставляющее обычные средства рисования
Передача файлов (Transfer Files)
Открывает окно Передача файлов (File Transfer), позво ляющее передавать файлы участникам конференции
Веб-обсуждения Другим способом связи online является принятие участия в веб-обсуждениях.. Средство Веб-обсуждения (Web Discussions) в Office позволяет присоединять комментарии и вставлять примечания к веб-странице или любому файлу, кото рый можно открыть в программах Office и просмотреть в браузерах (с расшире ниями htm, .xls, .doc и .ppt). Эти комментарии появляются в документе, когда он отображается online, но хранятся они на сервере обсуждения, а не в документе
Веб-обсуждения ♦
687
(и необязательно на том же самом сервере, на котором сохранен сам документ). Рисунок 24.32 демонстрирует документ, содержащий комментарии. Обратите внимание, что некоторые примечания были вставлены прямо в документ, ос тальные расположены под ним. Бы можете вставить свой комментарий в любое место и просмотреть каждое обсуждение. Помните, что администратор сервера должен установить средство Веб-обсуждения (Web Discussions) перед тем, как вы начнете им пользоваться. И Д И
Уф Ш: ¥** -И** ****-
НФ
пр»
Registration Fonn Summit Redmond, Washington TO ENSURE SPACE AT THE SUMMIT, RETURN BEFOR' To reguter. please send email with this completed form or con Corporation, attention Jan. With confirmation o f registration, згой will receive a list o f hot. , detailed schedule information within 3 business days. P A h sh ® emails outlining business session activities and information ( b f ‘ meet die publisher" day and the Book Fair. £3
1»
»
‘
i t T"
\ k^
и,гу
jJL.
г»
UtAtlOIk
| Vft sfcouMm»M tftr fax num&v. contact е т н чм гме.ам ptwn* numt*r.
1 Pig. i
i« i
I/Г " М.г.Г
«7
Cat 4
(
Рис. 24.32. Средство Веб-обсуждения р Office позволяет добавлять комментарии к веб-документам, чтобы другие могли прочитать их и ответить на них
Соединение с сервером обсуждения После того как администратор установит средство Веб-обсуждения (Web Discus sions), вы сможете соединиться с сервером обсуждения и принять участие в дис куссии. 1. Выберите команду Сервис ►Совместная работа ►Веб-обсуждения (Tools ►Online Collaboration ►Web Discussions). Появится панель инструментов Веб-обсужде ния (Web Discussions), показанная на рис. 24.33. V j
Веб-обсуждения
assaa MX
•Закрыть 1
Рис. 24.33. Панель инструментов Веб-обсуждения предоставляет кнопки для связи с сервером обсуждения и принятия участия в дискуссии
I 688
♦
Глава 24. Word и работа online
2. Щелкните на кнопке Обсуждения (Discussions) панели инструментов Веб-об1 суждения (Web Discussions), чтобы открыть меню, изображенное на рис. 24.34, и выберите пункт Параметры обсуждения (Discussion Options). Откроется диа логовое окно Параметры обсуждения (Discussion Options).
Добавить к документ... #М,— <ть обсуждение документе...
Обцошгь'йбсу*д*?«1Л Неметь о б с ^ д е и и н .,,
Параметры обсуждений.!.
Рис. 24.34. Кнопка Обсуждения предоставляет раскрывающееся меню со связанными с обсуждениями функциями
3. Чтобы создать ссылку на новый сервер обсуждения, щелкните на кнопке До бавить (Add). Откроется диалоговое окно Добавление и изменение серверов обсуждений (Add Or Edit Discussion Servers). 4. В поле Введете имя сервера, предоставленное администратором (Type The Name Of The Discussion Server Your Administrator Has Provided) введите название сер вера обсуждения. Если на вашем сервере обсуждения установлена защита, использующая Secure Sockets Layer (SSL), установите флажок Требуется безопасное подключение (SSL) (Secure Connection Required (SSL)). 5. Во втором поле определите название, которое требуется использовать для сер вера. Щелкните на кнопке ОК» чтобы закрыть диалоговое окно. 6. В диалоговом окне Параметры обсуждения (Discussion Options) щелкните на кнопке ОК, чтобы соединиться с сервером, указанным в поле Выберите сервер обсуждений (Select A Discussion Server). После соединения с сервером обсуждений можно переходить к нужным доку ментам и добавлять комментарии, как описано ниже.
Участие в обсуждениях После получения доступа online к документу или веб-странице можно принять участие в веб-обсуждениях, воспользовавшись кнопками панели инструментов Веб-обсуждения (Web Discussions). Эти кнопки рассмотрены в табл. 24.3. Чтобы добавить примечание о документе в сети, выполните следующее. 1. Для вставки комментария в текст документа распо гажите текстовь ей курсор в нужном песте и щ лкнкте на кчопкг Добавить обсуждение в документ (Insert Discussion In The Document). Чтобы добавить общее примечание в нижнюю часть окна, щелкните на кнопке Добавить обсуждение документа (Insert Discus sion About The Document). Откроется диалоговое окно Введите текст обсужде ния (Enter Discussion Text). -
Веб-обсуждения ♦
689
2. В открывшемся диалоговом окне щелкните на кнопке Тема обсуждения (Dis cussion Subject) и введите тему комментария. 3. Щелкните на области Текст обсуждения (Discussion Text), Введите коммента рии и щелкните на кнопке ОК. Если нужно ответить на существующий комментарий, щелкните на значке Пока зать меню команд (Show A Menu Of Actions) и выберите действие из контекстного меню, как показано на рис. 24.35. Таблица 24.3. Кнопки панели инструментов Веб-обсуждения Кнопка
Название
Описание
Обсуждения (Discussions) Предоставляет набор связанных с обсуждениями функций, таких как фильтрация, обновление и пе чать обсуждений .*• Добавить обсуждение в документ (Insert Discussion In The Document)
„х* “W
Вставляет комментарий (и значок комментария) в точку расположения курсора внутри абзаца в документе
Добавить обсуждение до- Вставляет комментарий в панель Обсуждение кумента (Insert Discussion (Discussion), которая является отдельной панелью, About The Document) появляющейся под документом Назад (Previous)
Когда обсуждения показаны на панели Обсужде ние (Discussion), щелкните на этой кнопке, чтобы перейти к предыдущему примечанию
Далее (Next)
Когда обсуждения показаны на панели Обсужде ние (Discussion), щелкните на этой кнопке, чтобы перейти к следующему примечанию
Отобразить общие об суждения (Show General Discussion)
Отображает примечания под документом вместо их размещения ■ тексте
Получить уведомление в случае изменения (Get Notified When The Changes Occur) .
Открывает окно, о помощью которого вы настраи ваете сервер на сообщение об изменениях фай лов и папок в регулярно отсылаемых им электрон ных письмах
Прервать связь с серве-' Отсоединяет ваш компьютер от сервера веб-обсу ждений ром обсуждений (Stop Communication With Discussion Setver) Отобразить/скрыть об ласть обсуждений (Show/Hide Discussion Pane)
iiS;
Отображает или скрывает панель Обсуждение (Discussion). Также можно перетащить границу панели и сделать ее вертикальной
Закрыть веб-обсуждения Закрывает панель Веб-обсуждения (Discussions) (Close Web Discussions)
690
♦
Глава 24. Word и работа online
S t Sur„m l 2007 dec Microsoft Office Word 2003 JR
6*
SO»*
> *»*
fa rm *
loots
T *te -JBndow
tm
Jut IcmWrtih
OpW**»inbr—-
Registration Form Suininit Redmond. Washington
L ям* ernatto«lmefflb
^M IA d w (STSBETAtaynJD y/шftWM ln#ort
cert*d
% в Ш Щ
bdcbset.
•♦wo# numbK
ИT9 Рис. 2 4 .3 5 . Можно получить доступ к большому количеству функций, щелкнув на значке Показать меню команд, появляющееся после комментария
СМОТРИ ТАКЖЕ Большинство средств обсуждения работают с Office Server Extensions, запущенным на сетевом сервере. Если требуется закрыть и возобновить обсуждения или автоматиче ски сохранить комментарии на том же самом сервере, на котором хранится документ, на сервере обсуждения должно работать приложение Microsoft SharePoint Team Ser vices. За дополнительной информацией о Microsoft SharePoint Team Services обращай тесь к главе 25.
с документами Зачем нужно совместное использование документов? Как объявить документ совместно используемым Создание рабочей области для документов Работа с Рабочей областью для документов Работа в области задач Общая рабочая область
I
692
♦
Глава 25. Совместная работа с документами
Наш век — век командной работы. Если вас еще не определили в команду, ко торая готовит очередной годовой отчет, анализирует и пишет отчет о работе сис темы здравоохранения, разрабатывает руководство для новых сотрудников, воз можно, уже скоро вы станете членом такой команды. До этого момента вам приходилось, работая с документом в команде, хранить в одной папке все прове ренные и исправленные файлы, собирать все диаграммы, рисунки и заметки и отправлять их своим сотрудникам в качестве вложения в электронное сооб щение. Вы вдвойне рискуете, работая таким образом с большими проектами: вопервых, вы можете нечаянно использовать предыдущий вариант файла вместо нового, измененного, а во-вторых, часть файлов (а также людей) может случайно остаться за кадром. Word 2003 —это большой шаг вперед в смысле помощи пользователю с совмест ными проектами. Word 2003 позволяет вам создать Рабочую область для доку ментов (Document Workspace), где будет располагаться общая область для хране ния, организации и управления потоком информации, относящейся к вашему командному проекту. В этой главе вы узнаете, как создать Рабочую область для документов (Document Workspace) и как использовать область задач Общая рабо чая область (Shared Workspace) для просмотра, обновления и обмена информа цией об общем документе.
Представляем Microsoft SharePoint Team Services Средство Общая рабочая область (Shared Workspace) в Word 2003 использует SharePoint Team Services, группу веб-продуктов и средств, позволяющих вам ор ганизовывать, управлять и распространять информацию, относящуюся к вашему общему проекту. Веб-узел SharePoint Team Services требует веб-сервера, осна щенного Microsoft Windows 2000 Server (или более поздней версией), Internet Information Services (IIS) 5, Microsoft Data Engine (MSDE) и SQL Server 7 (или более поздней версией). Однако, чтобы получить доступ к документам на общем веб-узле, передать на веб-узел или загрузить с него документы, необходим толь ко веб-браузер. Это позволяет всем членам команды, из какой бы части света они ни были, какие бы разные компьютеры не использовали, эффективно рабо тать-вместе. Более подробную информацию о SharePoint Products and Services вы можете по лучить, посетив сайт www.microsoft.com/sharepoint.
Зачем нужно совместное использование документов? В каком случае вам придется столкнуться с совместным использованием доку ментов? Представьте себе одну из следующих ситуаций. ► На совещании начальник поручает вам написать предварительный вариант документа, над которым вы работаете в составе команды. Вы должны создать документ Word и объявить его совместно используемым, чтобы остальные
Как объявить документ совместно используемым ♦
693
\
сотрудники могли проверить этот предварительный вариант и высказагь свои замечания. (О том, как это сделать, вы узнаете в следующей главе.) ► Вы получаете сообщение по электронной почте, в котором сказано, что пред варительный вариант совместно используемого документа доступен в Рабо чей области для документов (Document Workspace). Как добраться до этого до кумента? Читайте дальше, и вы все узнаете. ► Вы получаете сообщение по электронной почте, в которое вложен совместно используемый документ. Вы можете открыть-этот файл как обычно, вне сти необходимые на йаш взгляд изменения, и щелкнуть на кнопке Ответить (Reply), чтобы отослать проверенный файл обратно написавшему его сотруд нику. Документ будет отослан, более того, копия документа будет сохранена на групповом веб-узле, таким образом, каждый сотрудник будет работать с новейшим вариантом файла. ► В следующих разделах этой главы каждый из трех аспектов работы в коман де будет рассмотрен подробнее. Вы научитесь основным приемам просмотра документов, объявления документов совместно используемыми, управления групповыми документами. И даже более того: вы научитесь переделывать и оптимально использовать групповой веб-узел, чтобы достичь успеха вместе со своей, командой. '
Как объявить документ совместно используемым Вы Иаписали, откорректировали и отредактировали первоначальный вариант до кумента, к примеру, «Условия приема на работу». Вы проверили правописание, грамматику, словом, проверили полностью весь документ и готовы отправить его остальным членам команды, чтобы они высказали свое мнение. Именно в этот момент вам помогут средства Word, созданные для работы с совместно исполь зуемыми документами. Если вы хотите объявить документ совместно используемым, у вас есть две воз можности сделать это: ► создать групповой веб-узел и поместить на нем документ; ► отправить документ другому сотруднику (или сотрудникам) в качестве со вместно используемого. Оба действия приведут к одному и тому же результату: на общем сервере будет создан новый групповой веб-узел. СОВЕТ ----------------------------- ------------------------------------------------------------------------Чтобы администрировать групповой веб-узел, используя средство Рабочая область для документов (Document Workspace), необходим Microsoft Windows 2000 Server, поэтому следует обратиться к системному администратору или интернет-провайдеру и выяс нить, доступна ли эта услуга. Однако важно помнить, что вы всегда можете посещать ^ групповой веб-узел в качестве пользователя, независимо от вашего браузера и опера ционной системы.
694
♦
Глава 25. Совместная работа с документами
Создание рабочей области для документов Если вы уже написали предварительный вариант документа и хот» те создать об щую рабочую область, чтобы остальные сотрудники могли просмотреть файл, выберите команду Сервис ►Общая рабочая область (Tools ►Shared Workspace). Появится область задач Общая рабочая область (Shared Workspace) (рис. 25.1).
Создайте рабочую обметь для докуиаито», чтобы соонастио работать н м к о п и й этого докумен та. Рабочая область i е кж * позволяет п р и т а и т ь других польаомтолой, намечать ж m m m i и испояьмеать ссы тм на дополмггеямме ресурсы. По нажатии кнопки "Создать* рабочая область будет ссяден* автоматически, ф Справка...
Рис. 25.1. В области задач Общая рабочая область вы найдете все средства для создания и работы с совместно используемыми документами
Чтобы начать создание общей рабочей области, щелкните на кнопке Создать (Create). Если веб-адрес общей рабочей области уже введен, Word найдет его и выведет на экран диалоговое окно Соединение (Connect), в котором вы должны ввести имя пользователя и пароль. Если веб-адрес еще не введен, необходимо будет вве сти его. (Проконсультируйтесь с системным администратором или интернетпровайдером по поводу того, какую область сервера можно использовать.) ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Вам придется ввести адр ес для области сервера, только если вы собственной персоной создаете общую рабочую область. Если же вы просто работаете с документами на груп повом веб-узле (см. следующие два раздела, «Отправка вложений для совместного ис пользования по электронной почте» и «Об области задан Общая рабочая область»), это означает, что рабочая область уже создана и вам не требуется вводить эту инфор мацию.
Если веб-узел создан, ваше имя появится на вкладке Члены (Members) (рис. 25.2), а вверху области задач появится имя документа.
Создание рабочей области для документов ♦
695
Рис. 25.2. Создание веб-узла отображается в области задач Общая рабочая область
Отправка вложений для совместного использования по электронной почте Наверное, самый простой способ создать общую рабочую область — отправить кому-нибудь из сотрудников вложение для совместного использования. Звучит подозрительно просто, но это действительно так! выполните следующие действия. 1. Создайте и сохраните документ как обычно. 2. Выберите команду Файл ►Отправить ►Сообщение (для ознакомления) (File ► Send to ►Mail Recipient (For Review)). Появится окно почтового сообщения, причем ваш документ будет обозначен в поле Вложить (Attachment). 3. Щелкните на кнопке Параметры вложения (Attachment Options) в правом углу окна. Справа от сообщения появится область задач. 4. Выберите Общие вложения (Shared Attachments). К тексту сообщения будет до бавлено дополнительное замечание, появится пункт Рабочая область для до кументов (Document Workspace) (рис. 25.3). 5. Для выбора расположения веб-узла, на котором будет храниться документ для совместного использования, щелкните на стрелке списка Создать рабочую об ласть для документов по адресу (Create Document Workspace At) и установите требуемый вариант. 6 . В поле Кому (То) введите имена адресатов, затем щелкните на кнопке Отпра вить (Send).
696
♦
Глава 25. Совместная работа с документами
7. Этим элементарным способом можно создать новую рабочую область, одно временно разослав всем членам команды совместно используемый документ. Когда ваши сотрудники проверят документ и перешлют его вам, новейший вариант файла будет сохранен на групповом веб-узле, так что последние из менения автоматически будут отображаться в конечном варианте файла.
Рис. 2 5 .3 . Вы можете создать общую рабочую область, отправив общ ее вложение
Об области задач Общая рабочая область Как только общая рабочая область создана, область задач Общая рабочая область (Shared Workspace) изменяется и постоянно отражает информацию о документе и веб-узле, на котором он хранится. На рис. 25.4 представлены элементы облас ти задач. В табл. 25.1 приведен список вкладок области задач Общая рабочая об ласть (Shared Workspace) и их функции. В области задач Общая рабочая область (Shared Workspace) расположены сле дующие вкладки. ► Раздел Рабочая область для документов (Document Workspace) позволяет по лучить доступ к веб-узлу и выполнить другие действия, связанные с веб-уз лом, в частности отключиться от веб-узла или удалить его. ► Вкладки Общая рабочая область (Shared Workspace) отображают дополни тельную информацию о вашем веб-узле.
Создание рабочей области для документов ♦
697
► Раздел Обновление рабочей оьласти (Updates) позволяет моментально обнов лять информацию в области задач.
5
06-ци,! д о к у м е н т ы Открыть узеп в юбоаг лателг
В*ВВВВ HltbribX VwieyVMVQiod 1
Н ТЧ*ИНО*>ЛЛЯСТО$ра * » * Я. Чтобы ДсбмНТЬ KKW-1 ч л л а ш в л к м тГ с и »т.}й области м д о
Рис. 25.4. Элементы области задач Общая рабочая область отображают информацию о вашем совместном проекте
Таблица 25.1. Вкладки области задач Общая рабочая область Состояние (Status)
Сообщает о том, что какие-то файлы были добавлены в рабо чую область или изъяты из нее или были произведены другие изменения, а также о том, что следует обновить документ
Члены (Members)
Отображает список настоящих членов группового проекта, а также функции добавления нового4лена команда или отправки ■'ому-либо из команды почтовою сообщения
Задачи (Tasks)
Отоб( икает список задач, порученных каадому из членов ко манды в данной рабочей области
Документы (Documents)
Отображает все документы, хранящиеся в общей рабочей об ласти на данний момент
Связи (Links)
Отображает список связей, предоставленных членами команды в качестве дополнительных ресурсов для работы
i
Сведения о документе (Document Information)
Отображает важнейшую информацию о текущем документе
698
♦
Глава 25. Совместная работа с документами
Работа с Рабочей областью для документов В верхней части области задач Общая рабочая область (Shared Workspace) ото бражается панель открытия только что созданного группового веб-узла. Уста новите стрелку указателя на ссылку на веб-узел и щелкните на появившейся стрелке. На экране отобразится следующее меню (см. рисунок).
j i J l C Общ ие д о к у м е н т ы
О т к р ы т » е о б о у с е а т вя »
.-у
^к р ы ть д е л в йнрчм телз
Изменисьназваниеywa... Изменить параметр» /» л а.,
Члены
OXf'Jbo^HTbtaот рабочей o&wcfw
Это меню понадобится вам для выполнения различных задач по управлению веб-узлом. Чтобы попасть на веб-узел, щелкните на Открыть веб-узел в браузере (Open Site In Browser). На рис. 25.5 изображен групповой веб-узел в начальном состоянии. 1 .'(шмшняя cipjHt-iw Общие доку<«н!ы
U№
| soft Interwl txplon r
Медиа ^'I'— J illhttp://bookden»ste.sherepolntslte.com/dt>csW efeUfc, *
Д о м а ш н я я < гр а н и ц а
Д о к у м е н т ы “ с п и ски
,'йам
С е и д ггь
П арам етры у ш а
С правка
Общие документы
Домашняя страница ДЧКГ*"ИТ1Н
НачалоработысWindowsSharePoint ServicesНевое! GftSW *»* Обсуждения ттШ
Автор: Vesiliev Vsevolod Службе Windows SharePoint Services позволяет предоставить общий доступ к сведениям и файлах Д< Новые возможности Windows SharePoint Services. ■ Добавить извещение L А д втор изм енений
Тип Имя Q
V e silie v V sevolod
Глава 25 Моекс!
■ Добавить документ
Название
А Назначено
Состояние
Нет элементов, которые можно отобразить в этой представлении списке “Задачи". Чтобы создать новый элемент, щелкните ссылку ‘ Добавить задачу*, расположенную ниже.
Рис. 2 5 .5 . В общей рабочей области группового веб-узла вы найдете разделы для добавления задач, связей, объявлений и пр.
Работа с Рабочей областью для документов ♦
699
На открытой веб-странице вам будут доступны следующие элементы: ► Быстрый запуск (Quick Launch) —работает как навигационная панель для дан ного группового веб-узла; ► Объявления (Announcements) —эрот элемент понадобится вам, если надо бу дет разместить информацию о ближайших собраниях сотрудников, новых ресурсах, внерабочих встречах; чтобы поместить на веб-узле информацию та кого рода, щелкните на ссылке Добавить новое объявление (Add New Announ cement); ► Общие документы (Shared Documents) — здесь вы найдете список ваших со( вместно используемых документов; щелчками на значках вы можете просмат ривать, редактировать, удалять документы с веб-узла, а также использовать возможность обсуждения документа с другими членами команды; ► Задачи (Tasks) —когда вы раздаете членам команды задания, к примеру, од ному сотруднику поручаете собрать иллюстрации к отчету, другому —полу: чить информацию о бюджете в бухгалтерии, отметьте эти задания, щелкнув на ссылке Добавить задачу (Add New Task); ► Члены (Members) —здесь отображается список всех членов команды, а также имеется ссылка Добавить члена (Add New Member) для пополнения списка со трудников; ► Ссылки (Links) — здесь вы можете разместить ссылки на веб-узлы, которые могут пригодиться вашим сотрудникам как ресурсы.
Перемещение по веб-узлу Область Быстрый запуск (Quick Launch) (см. рисунок ниже) поможет вам переме щаться по страницам созданного группового веб-узла. Ссылка Документы (Docu ments) отображает страницу, на которой вЫ найдете список всех совместно ис пользуемых документов, хранящихся на веб-узле. Щелчкрм на ссылке Рисунки (Pictures) вы можете создать библиотеку рисунков, клипов и диаграмм, которые вы используете в групповом проекте. Щелчком на ссылке Списки (Lists) вы ото бразите страницу, где можно вносить изменения в списки, информацию для ко торых вы получаете при помощи SharePoint Team Services.
■
Контакта События О бсуж дения
*
Общие обсуждения
^__
700
♦
Глава 25. Совместная работа с документами
ПРИМЕЧАНИЕ -----------?------------------------------------------------- :------------------------------Все сведения (объявления, контакты, события, ссылки, задания), которые вы помещав» те в Рабочей области для документов (Document Workspace), хранятся в виде списков. Вы можете изменить отображенную информацию, добавить новую информацию, а так же перенести сведения в другие приложения Microsoft Office.
Ссылка Общая дискуссия (General Discussion) позволяет вам координировать об мен сообщениями, примерно как в телеконференциях, так что вы сможете прове рять и комментировать групповой проект по мере его выполнения. Наконец, ссылка Обзоры (Surveys) отображает страницу, где вы можете поместить обзор и узнать мнения членов команды по вопросам, относящимся к проекту.
Размещение новой информации на веб-узле Вы можете добавлять новую информацию в общую рабочую область на веб-узле или же пополнить список задач или сотрудников, работая с областью задач Об щая рабочая область (Shared Workspace) в Word. Цель этой главы —научить вас работать с совместно используемыми документами, используя только средства Word, поэтому вернемся к области задач Общая рабочая область (Shared Work space) и рассмотрим ее поподробнее. Но прежде следует отметить, что некото рые действия следует выполнять на веб-узле, а именно: ► Пополнять список объявлений о ближайших собраниях. Щелкните на кноп ке Добавить объявление (Add New Announcement), чтобы ввести информацию к сведению членов команды (рис. 25.6). Щ- ткните на ю юпке Выбрать дату из календаря (Choose Date From Calendar) и установите «срок годности* —дату снятия объявления. ► Создавать сообщение о событии, чтобы извещать о сроках сдачи отчетов или важных собраниях. Щелкните на кнопке События (Events) в разделе Бы стрый запуск (Quick Launch). Создав сообщение о событии, введите время его начала и конца, место проведения, а также описание самого события. Кроме того, вы можете разместить сообщения о регулярных встречах, которые будут проводиться все время до сдачи проекта или до какого-то определенного мо мента (рис. 25.7). ► Проводить дискуссии на тему проекта. На групповом веб-узле вы можете провести дискуссию по важным вопросам вашей работы, в стиле телеконфе ренции. Щелчком на кнопке Общая дискуссия (General Discussion) в разделе Быстрый запуск (Quick Launch) вы перейдете к странице General Discussion. Там вы можете сделать новую запись или написать комментарий к записям других сотрудников (рис. 25.8). СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------При создании списка событий на групповом веб-узле вы можете воспользоваться воз можностью согласования графика событий с вашим календарем в Outlook. На странице Events (События) щелкните на Link То Outlook. Появится окно с запросом, хотите ли вы добавить в Outlook новый элемент. Выберите Yes (Да). Теперь, когда вы добавляете или удаляете событие из списка на групповом веб-узле, все изменения будут автоматиче ски внесены в календарь в Outlook.
Работа сРабочей областью для документов ♦
Извещении
Новый элемент
701
Microsoft Internet tx p iu re r
Га «Ш Ди
ашмня с тр ани ца
Д о к у м е н т ы и сп и ск и
Со5Д<
Справка
П ерст
О бщие документы
Извещения: создание элемента
Нмгакие
С р о к действия
jЩ
Введите дету в фориете Д.М.ГГП*. обозначает обяэетельные поля
Рис. 2 5 .6 . Используйте список объявлений, чтобы сообщать сотрудникам об изменении на веб-узле или о предстоящих событиях
Рис. 2 5 .7 . Вы можете создавать сообщения о событиях и назначать личные или виртуальные online-встречи
702
♦
Глава 25. Совместная работа с документами
Выполнение этих трех действий —лишь малая часть тех возможностей, которые вы можете использовать на групповом веб-узле. Веб-узлом легко пользоваться, изменения вносятся без труда, в общем, вы можете провести время с поль зой, изучая и экспериментируя с возможностями и подбирая подходящие ваше му проекту настройки.
файл
Правка
. О
ДО рлиноё
С до м с
Справк а
jj; ^ Пирвход
« Э http://bc»kd6(rioslte.iharepolntsKe.ccm/doa/LMc/Gerigral%200i(cuciiofVAIR«iM.aspx О ^ '^ о м а ш н я я с т р а н и ц а
Д о ку м е н ты и сп иски
С озд ать
П арам етры узл а
о # т
С п р а в ка
О б щ и е док ум е нты
Общие обсуждения Общие обсуж дения позволяют вести обсуждения тем, важ ны х дл я вашей гр уппы , е стиле гр у пп новостей
Теме
О тветы
В Расходные материалы Н ^ ю » ! Зд есь вы иожете вы ражать свои пожелания в отношении снабжения подразделений расходными иатериалаии и указы вать на недостатки
Рис. 2 5 .8 . Используя General Discussion, вы можете проводить online-дискуссии по вопросам, имеющим отношение к вашему групповому проекту
Работа в области задач Общая рабочая область Вы умеете создавать общую рабочую область и понимаете, как работать с создан ным веб-узлом. Теперь пора снова вернуться к Word и научиться использовать возможности области задач Общая рабочая область (Shared Workspace). Вы оце ните по достоинству все возможности Word для совместной работы с доку ментами. Можно управлять общими документами, проверять, редактировать и обновлять их, и все это лишь с помощью Word, и это будет не сложнее, чем рабо тать с обыкновенным документом. В этом разделе вы познакомитесь с основ ными задачами, которые можно выполнить, работая с совместно используемыми документами. '
работа в области задач Общая рабочая область ♦
703
Добавление новых членов команды Возможно, первое, что вам понадобится при работе —включить нескольких со трудников в список работающих над общим документом. Откройте область за дач Общая рабочая область (Shared Workspace), открыв совместно используемый документ и нажав Ctr1+F1, затем щелкните на вкладке Члены (Members). На этой вкладке представлен список всех активных членов команды, указано, находится ли каждый из них в данный момент в сети, а также есть возможность добавления новых членов команды и отправки почтовых сообщений одновременно всей ко манде (рис. 25.9).
\
:До6ш т >ияи1а1м»щ> ю иратвмфдю*, Отпрмить почту<»vg Долотитмьнаммйспиа й % : гт
Тт>-*Г .ЫбоЧЬпйбяЖТН
'
.-И*#ИИЬ'Ь*и*1-JM M u..иНМУМ» ' *o»mim>ty ^ « -.о л м ь м м тм р
■Свсйрг»вриЬЬ(*^>'й , ' iПвр^г.' трь1 :■\ , жлено:2f.iH.j-aWЬ:4? Рис. 25.9. На вкладке Члены вы можете пополнить список членов команды, организовать команду и связаться с каждым.
Чтобы добавить в список нового члена, щелкните на ссылке Добавить нового члена (Add New Member) в нижней части области задач. В открывшемся диалоговом окне Добавить нового члена (Add New Member) введите имена или адреса электронной почты новых сотрудников (рис. 25.10). В разделе Выбор группы узла Choose (Site Group) можно приписать каждому чле ну команды определенные права доступа. Каждый член команды может принадЛ1 сать к одной из четырех групп узла и иметь соответствующие права пользова ния веб-узлом: ► Посетитель (Reader) —может только просматривать страницы и документы веб-узла;
704
♦
Глава 25. Совместная работа с документами
Рис. 2 5 .1 0 . Введите адреса электронной почты новых членов команды и определите степень участия каждого в управлении веб-узлом
► Участник (Contributor) —может просматривать страницы и документы, а так же оставлять свои комментарии на веб-узле; ► Автор (Web-designer) —может просматривать, оставлять комментарии и вно сить изменения в документы и страницы веб-узла; ► Администратор (Administrator) —имеет полные права управления веб-узлом, может просматривать, комментировать, изменять страницы и документы, а так же добавлять и удалять новые страницы и новых пользователей. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------- :----------------Все новые сотрудники, имена которых вы введете в диалоговом окне Добавить нового члена (Add New Member), будут приписаны к одной группе узла, соответственно, все бу дут иметь одинаковые права доступа. Если требуется приписать каждого пользователя к своей группе узла, вам придется добавлять новых членов по очереди, а не всех вместе.
Щелкните на кнопке Далее (Next). Имена и адреса новых членов команды ото бразятся в следующем появившемся окне. Введите имена членов, которые будут отображаться в области задач, проверьте на всякий случай адреса и щелкните на кнопке Закончить (Finish). На экране отобразится сообщение о том, что новые члены были добавлены в список, и предложение отправить новым сотрудникам почтовые сообщения. Д о б ав л ен и е новы х ч а е н о в , •. <*г "лт«- - л. хтш. уА*' Чпвнь1были успешно добавлеис iв эту рабочую
ОблбW СC ТT кb- . !£т1раеитьлри1лаше^ие
.V.-v члепбнГп5ред' =
Ьтправкой сообщение можно просмотреть и- *
Работа в области задач Общая рабочая область ♦
705
Если вы щелкнете на кнопке OK, Word выведет на экран сообщение, которое бу дет разослано всем новым членам команды. Вы можете добавить в это сообще ние свой текст. Чтобы отправить готовое сообщите, щелкните на кнопке Отпра вить (Send).
Добавление новых задач Для каждого совместного проекта очень важно, какая часть работы кому поруче на, ведь работа каждого отдельного человека зависит от работы его коллег. В об ласти задач Общая рабочая область (Shared Workspace) вы можете распределять задания и потом просматривать список распределенных заданий. Выполните сле дующие действия. 1. Откройте документ, затем откройте область задач Общая рабочая область (Shared Workspace). 2. Щелкните на вкладке Задачи (Tasks), затем щелкните на ссылке Добавить но вую задачу (Add New Task) в нижней части области задач. 3. В открывшемся диалоговом окне Задача (Task) (рис. 25.11) введите название задания. Затем заполните поля Состояние (Status), Приоритет (Priority) и Кому назначено (Assigned То).
Рис. 2 5 .1 1 . В диалоговом окне Задача вводится информация о каждом задании: кто, что и когда должен сделать
4. Добавьте инструкции к заданию, если это требуется, затем введите срок сдачи задания, выбрав дату из календаря (щелкните на стрелке) или введя вручную в формате м/д/гпт. 5. Щелкните на кнопке ОК. Новая задача будет добавлена в список задач. Вы можете в любое время просмотреть добавленную задачу, щелкнув на вкладке Задачи (Tasks). Щелчком на стрелке слева от задачи можно отобразить список настроек при работе с заданиями. Они вам могут понадобиться для обновления статуса задач или удаления задач из списка. SharePoint Team Services и область задач Общая рабочая область (Shared Work space) могут постоянно держать вас в курсе изменений, производимых на груп
706
♦
Глава 25. Совместная работа с документами
повом веб-узле и в совместно используемых документах. Щелчком на кнопке Оповещение о задачах (Alert Me About Tasks) в нижней части открытой вкладки Задачи (Tasks) в области задач Общая рабочая область (Shared Workspace) вы мо жете перейти к странице Новое оповещение (New Alert) группового веб-узла. На этой странице вы можете настроить систему оповещения и получать почтовые сообщения каждый раз, когда выполнено какое-то задание или когда происходит добавление новых элементов, обновление или удаление документов. Это позво ляет вам быть в курсе всех последних изменений на групповом веб-узле и в ва шем проекте в целом. Кроме всего вышеперечисленного вы можете простым наведением курсора ука зателя на название задачи вывести на экран нужную информацию об этой задаче (включая текст, содержащийся в поле Описание (Description)) (рис. 25.12).
тадач-
Сортироватьпо *
П □ Подготовка риеумсов к глав* 2S |
*Н В г
V M te v У я уЫ о о
Подготовка рисунков к главе 25 !Соетоиние: Не начата Лзиоритат: (2) Обычный !Состм м *нМ нач»ния: V w tftv Vseyoiod
^CfcOKi 30.04.2004 0:00 :Снять и ранные копии и* русифицированной | и ц ии Wofdj, ниею цие отнош ота nMerosoft
iWndawi 3hareW nt Service» 2.0 28.04.20014:Э0 « е й Миеиан: V * -* v Vsevolod Датасаманий: 28.04.2004 4:30 йСви соман; VariNv Уи у о Ы
Рис. 26»12. Наведите курсор указателя на задачу и выполучите всю информацию об этой задаче
Работа с документами Наконец вы включили в список членов всех сотрудников и распределили зада ния. Теперь вы можете заняться самим совместно используемым документом. На вкладке Документы (Documents) области задач Общая рабочая область (Shared Workspace) доступны все средства, которые могут понадобиться для просмотра, обновления и работы с общим документом. Чтобы узнать о настройках работы с документом, щелкните на вкладке Документы (Documents), а затем щелкните на стрелке слева от документа. На экране появится меню средств для работы с до кументом (рис. 25.13).
Работа в области задач Общ4я рабочая область ♦
707
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Как вы видите, часть функций на рисунке отображаются как недоступные, так как сам документ открыт. К примеру, когда вы уже работаете с документом, вам не понадобится функция Открыть в Microsoft Office Word (Open In'Microsoft Office Word). Поэтому же, на пример, если вы закончили вносить исправления в документ, становится доступной функция Опубликовать в исходном размещении (Publish Back То Source Location).
Д .4 О б щ *е д о к у м е н т ы 1 - * О ткры ть узел в обоэрем тбпе
Д окум енты
С орти ровать ли
| Г лд еагЗ do
•ущииоткрыта*докует) W :;
ЕДЮИТ*
о б э т о * докум ент*
фощ н»п* состояли*
0$новлв«г«документ*. додашь С#А*П>Р*60чу*а.ЗОЛвСТММ ,2пуфгИК01Ж Т£*иокод»
_________ О б -м . •
Пар**жтры„.
20.04 20045:23
Рис. 2 5 .1 3 . Щелкнув на вкладке Документы, вы можете получить информацию о выбранном документе и обновить изменения
I Каждый раз при открытии совместно используемого документа на экране будет всплывать сообщение с запросом, хотите ли вы проверить веб-узел с общей рабо чей областью на наличие обновлений. Если вы щелкнете на кнопке Получить об новления (Get Updates), Word сравнит открытый документ с последней версией состояния веб-узла. Если загружаемый документ — более поздняя версия, чем тот, который вы открываете, Word выведет на экран область задач Обновление документов (Document Updates), и вы сможете сравнить и объединить исправле ния в документах (рис. 25.14). При выборе команды Объединить документы (Merge Copies) Word добавляет из менения в открытом документе, но при этом вы можете отслеживать вносимые изменения, а затем, как обычно, принять их или удалить. При выборе Открыть копию документа в рабочей области (Open Workspace Copy) Word отображает одновременно копию документа в общей рабочей области и область задач, которая позволит сохранить копию документа в общей рабочей области.
708
♦
Глава 25. Совместная работа с документами
t Confer^n е
uiv:\y i « t
Microsoft Ward 2003
TOUO4ng«(contot«№
да**
д m m "№ 1
an 9/t?/ZOO)&2t CM
rovWat Лс<у»(Н||тгй с ( к . ..mm ‘ умгЛлпвятЛШ iDth г».Но*
::&vW«^№reM«tMtaflc№'
триwfittwi«цч*а r«jKi
; or chо ng я » '* » .
Yom,o»«K»*«#»елгв«Ь)(_-j Horewtasr 10. 2003
(мкччагфшмн ............
V/e hope you thoroughly eqjoyid the conference thii year. We were glad to have you with utf Pleuc take a few momentsto ttip M d to the following questionnaire and return the survey to Katherine Murray. Having your input will help ut make the conference even better nextyearl *
2. Which seminar was m od helpful to you?
3. Which «eminari did you attend?
Рис. 2 5 .1 4 . При открытии совместно используемого документа Word проверяет, последняя ли это версия документа, и дает возможность сравнить документы и объединить изменения
веб-узлов Основы создания веб-страниц Настройка параметров, связанных с Интернетом Построение веб-страниц и веб-узлов Сохранение веб-страниц Текст и таблицы на веб-страницах 1
Гиперссылки ,Веб-графика Вставка других компонентов веб-страницы Создание интерактивных форм Работа с каскадными таблицами стилей Редактирование исходного кода с помощью редактора Microsoft Script Editor Публикация веб-страниц
710
♦
Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
Многие люди ищут себб место в мире Интернета, следуя разными путями к дос тижению цели. Одним из способов, позволяющих реализовать себя в Интернете, является создание веб-страниц и веб-узлов с помощью Microsoft Word 2003. Как вы увидите из этой главы, Word предоставляет достаточно средств построения веб-страниц, используя которые можно сформировать выглядящие профессио нально веб-страницы и веб-узлы точно так же, как вы создаете документы Word — вводя информацию и форматируя документ. Читая эту главу, вы научитесь соз давать веб-страницы с помощью средств Word.
Основы создания веб-страниц В большинстве случаев создание веб-страницы в Word похоже на формирование любого другого документа. Фактически можно начать создание веб-страницы или веб-узла с открытия области задач Создание документа (New Document) (Файл ►Создать (File ►New)), а затем воспользоваться любым из перечисленных ниже методов. ► Создайте новую чистую веб-страницу. Щелкните на ссылке Веб-страница (Web Page) области задач. ► Сформируйте веб-страницу на основе существующего документа. Щелк ните на ссылке Из имеющегося документа (From Existing Document) области задач. Затем в открывшемся диалоговом окне Создание из имеющегося доку мента (New From Existing Document) перейдите к файлу, из копии которого вы хотите создать веб-страницу, выделите его и щелкните на кнопке Создать но вый (Create New). ► Воспользуйтесь диалоговым окном Сохранение документа (Save As). Мож но сохранить любой открытый документ как веб-страницу, выбрав команду Файл ►Сохранить как веб-страницу (File ►Save As Web Page) или Файл ►Сохра нить как (File ►Save As) и определив тип файла: Веб-страница в одном файле (Single File Web Page), Веб-страница (Web Page) или Веб-страница с фильт ром (Web Page, Filtered). За дополнительной информацией о типах форматов файлов веб-страниц обращайтесь к разделу «Сохранение веб-страниц» этой главы. ► Воспользуйтесь шаблонами веб-страниц. Щелкните на ссылке На моем ком пьютере (On My Computer) в разделе Шаблоны (Templates), чтобы открыть диалоговое окно Шаблоны (Templates), затем выделите шаблон Веб-страница (Web Page) на вкладке Общие (General). Другой способ: убедитесь, что есть соединение с Интернетом, затем Щелкните на ссылке Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online) в разделе Шаблоны (Templates) и найдите нужный шаблон на веб-узле Microsoft Office Online, используя в качестве по искового ключа Web site. Независимо от способа создания веб-страницы, перед началом работы нужно по лучить хотя бы минимальные сведения о том, что такое веб-страница и чем она отличается от стандартного текстового документа. Можно выделить два основ ных различия обычных документов Word и веб-страниц.
Основы создания веб-страниц ♦
711
Большинство веб-страниц создаются с использованием нескольких фай лов. Стандартная веб-страница состоит из текстового файла, который содер жит исходный HTML-код, и файлов графических объектов, присутствующих на веб-странице. Исходный код в текстовом HTML-файле сообщает браузеру, как отображать информацию. Например, исходный код включает в себя текст страницы и команды форматирования этого текста. Кроме того, для каждого рисунка исходный код указывает расположение графического файла, кото рый должен отображаться в определенной области веб-страницы. При про смотре веб-страницы вы фактически видите лабор файлов, объединенных вместе для создания единой картины, как показано на рис. 26.1. Изображение логотипа
Заголовок веб-страницы
I iМ«soil% Mu*ltIistrwcituft f*uci "V1ни*г>нЧfHotore*1 * Bha Избранное сервис Сnwee *4— • с ■г|»<|"пиИ».сощ>рИпо/
Адрес
еаду ; .• • ЛVvfR..yv..-H ГУрежл Ссылал**
п ы1см, 1 Р
* Н оте
Welcome to Chris Soil's Online Resource for Music Instruction and Performance Information! Meet Chris!
Competitions „
Performances
j Background PI Contact
Ы Фоновое изображение
She's an Internationally certified senior music instructor who teaches piano and flute to budding musicians, hobbyists, and professionals. Chris complements her highly regarded Instructional program by regularly performing throughout the world as well as orchestrating annual student recitals and competitions. it testimonials sum up Chris's
Текст веб-страницы
Файл изображения (фотография)
Рис. 2 6 .1 . Здесь вместе с текстовым HTML-файлом отображается несколько графических файлов формата GIF и JPEG, образуя единую веб-страницу
► Структура большинства веб-страниц может изменяться. Для просмотра веб страниц пользователи применяют различные браузеры, операционные систе мы, компьютеры и настройки мониторов. Поэтому настройки веб-страницы должны быть достаточно гибкими, чтобы она успешно отображалась в столь , широком диапазоне параметров. С этой целью веб-дизайнерам пришлось от казаться от полного контроля над структурой веб-страницы *- вместо точного расположения каждого элемента, как при традиционном дизайне для печати документа, разработчики веб-страниц только указывают, где должна появить ся информация. Рисунок 26.2 демонстрируёт, как одна и та же веб-страница
712
♦
Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
(в данном случае веб-страница, созданная из рис. 26.1) будет отображаться при разных разрешениях экрана. Еh r i% ь о в s M i»«c i n s t r u c t i o n
■ Яя Пси i Ыд
M ic ro so ft i n te r n e * f*jttorer
h 6р*—■■
€apf*« uwm
rf'iw»» rrr A ifir ;, 1Cl http: /www.crMttangu “ .......... "
►
I Welcome to Chris Soil's Online Resource for Music Instruction and Performance Information! Meet Chrisl
C om petitions
She's an internationally certified senior music Instructor who teaches piano and flute to budding musicians, hobbyists, and professionals.
P* •formances
Chris complements her highly regarded Instructional program by regularly performing throughout the world as well as orchestrating annual student recitals and competitions. Student testimonials sum up Chris's
6 Рис. 2 6 .2 . Разрешение экрана 800x600 точек (а) и 1024x768 точек (б)
Настройка параметров, связанных с Интернетом ♦
713
Конечно, есть еще множество различий между веб-страницей и документом, под готовленным для печати (например, в печатном документе не нужны гипер ссылки). Также существует множество мнений и философских размышлений о построении веб-страниц. Если вам интересна эта тема, можно найти массу ин формации в книжных магазинах, в журналах и в Интернете. В данной главе вы научитесь пользоваться некоторыми средствами Word, которые помогут выра зить творческие идеи при разработке веб-узлов.
Настройка параметров, связанных с Интернетом Перед началом создания веб-страницы следует ознакомиться с сопутствующими параметрами и функциями Word. Фраза «настройка параметров», вероятно, зву чит довольно скучно по сравнению с перспективой создания веб-страниц, но проконтролировав заранее свою рабочую среду, можно избежать проблем в даль нейшем. Кроме того, обратив внимание на веб-параметры перед началом работы, вы продумаете Свои веб-страницы и окажетесь готовы к различным деталям, которые придется рассматривать впоследствии. Настройки, рассматриваемые в этом разделе, находятся в диалоговом окне Параметры веб-документа (Web Op tions), доступ к которому можно получить, выбрав команду Сервис ►Параметры (ToqIs ► Options), перейдя к вкладке Общие (General)) и щелкнув на кнопке Пара метры веб-документа (Web Options). Первая вкладКа этого диалогового окна на зывается Обозреватели (Browser), с нее мы и начнем.
Определение параметров браузера При создании веб-документа стоит позаботиться о такой детали, как браузеры, в которых будет отображаться ваш документ. Если вы публикуете веб-страницы во внутренней сети компании, велика вероятность, что большинство пользовате лей будут работать в одном и том же браузере и с одинаковой конфигурацией компьютеров —в этом случае рассуждения о дизайне просты: можно легко под строиться под стандарт компании. С другой стороны, если вы планируете раз местить свои страницы в Интернете для людей всего мира, придется подойти к дизайну более свободно, потому что заранее никогда не известно, как пользова тели будут просматривать .страницы. (Они будут использовать Macintosh или IBM PC, браузеры Microsoft Internet Explorer или Netscape Navigator или чтонибудь совсем другое?) Поэтому нужно определить, свойства каких браузеров и их версий следует учитывать при разработке веб-страниц. Word поможет подстроиться к специфическим стандартам браузеров —на самом деле работать с браузерами и их версиями намного проще, чем кажется на пер вый взгляд. В Word можно включить или отключить средства, не поддерживае мые конкретными браузерами. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), щелкните на вклад ке Общие (General) и на кнопке Параметры веб-документа (Web Options). От кроется диалоговое окно Параметры веб-документа (Web Options), изображен ное на рис. 26.3.
714
♦
Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
I 2. Если нужно, щелкните на вкладке Обозреватели (Browsers). 3. Проверьте наличие флажка Отключение компонентов, не поддерживаемых эти ми обозревателями (Disable Features Not Supported By These Browsers).
Оба, 5 ва.ел* ф •!i| HacrpurKatrii . s u n a .1 Hpg проЬ<ггре«^^рсйицы будет,»ют6л^зсёагься
Рис. 26.3. Диалоговое окно Параметры веб-документа предоставляет параметры для определения того, как Word обрабатывает некоторые задачи создания веб-страниц ВНИМАНИЕ ------------------------------- =---------------------------------------------------------------Если снять этот флажок, высможете использовать любое средство Word, относящееся к веб-страницам, независимо от того, какая версия браузеров поддерживает его. Но вданном случае «больше» не значит «лучше».
4. Щелкните на стрелке списка При просмотре веб-страницы будет использо ваться (People Who View This Web Page Will Be Using) и выберите тип браузера. Флажки в списке Параметры (Options) будут автоматически сняты или уста новлены в зависимости от выбранного браузера. По умолчанию Word настраивается на использование браузеров Internet Explo rer 4 и Netscape Navigator 4 и более поздних их версий. Этот параметр является рыночным стандартом, поскольку данные браузеры представляют собой наибо лее популярные сейчас приложения.
Просмотр параметров файлов После определения типа браузера следует задуматься о том, как Word будет об рабатывать веб-файлы. Мы уже говорили, что веб-страница состоит из нескольких файлов, поэтому при ее создании нужно помнить об организации —в противном случае можно получить страницы с неработающими ссылками и пропущенными компонентами. На вкладке Файлы (Files) диалогового окна Параметры веб-доку мента (Web Options), показанной на рис. 26.4, Word предлагает три параметра упорядочивания файлов и два варианта редакторов, установленных по умолча нию.
Настройка параметров, связанных с Интернетом ♦
715
Рис. 2 6 .4 . Вкладка Файлы помогает управлять организацией файлов веб-страниц и позволяет определить, будет ли Word автоматически проверять, какая программа установлена редактором по умолчанию
Вкладка Файлы (Files) позволяет определить установки, относящиеся к файлам и папкам. ► Создать папку для вспомогательных файлов (Organize Supporting Files In A Folder).
По умолчанию Word сохраняет файлы веб-страницы (например, рисунки) в отдельной папке, находящейся в каталоге, содержащем HTML-документ. Обычно пользователи оставляют эту настройку, потому что она позволяет легко найти как сам HTML-документ, так и группу вспомогательных файлов, расположенных во вложенной папке с соответствующим названием. Этот флажок следует снимать только в тех случаях, когда вы работаете над веб страницей, уже имеющей свою структуру папок, или если вы предпочитаете сохранять HTML-документы и вспомогательные файлы в одной папке. При любом способе сохранения нужно помнить, как организованы ваши файлы. Позже, при загрузке веб-страницы на сервер, придется воссоздать на нем структуру файлов для обеспечения правильной работы ссылок. ► По возможности использовать длинные имена файлов (Use Long File Names Whenever Possible). Этот флажок также установлен по умолчанию. В наши
дни существует всего две операционные системы, не поддерживающие длин ные имена, —это Windows З.Х, работающая на основе MS-DOS, и сама MSDOS. Если вы знаете людей, которые будут работать с файлами из-под Win dows З.Х или MS-DOS (что маловероятно), снимите этот флажок, в против ном случае оставьте его. ► Обновлять ссылки при сохранении (Update Links On Save). По умолчанию этот флажок установлен, и Word проверяет ссылки веб-страниц каждый раз, когда сохраняется документ. Если Word находит неработающую ссылку, он выво дит на экран сообщение об ошибке, содержащее параметры для исправления ссылки перед сохранением.
716
♦
Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
Кроме того, на вкладке <^айлы (Files) находятся два флажка, относящиеся к ис пользуемым по умолчанию программам-редакторам, связанным с веб-страница ми. Можно указать, чтобы Word автоматически проверял, является ли одна из программ Microsoft Office или Word редактором страницы, используемым по умол чанию. В исходном состоянии установлены оба флажка. Это означает, что стра ницы, построенные в Word, будут отображаться в Word, в то время как страни цы, созданные в Microsoft Excel или Microsoft FrontPage, откроются в этих про граммах, а веб-страницы, созданные в других программах (не Microsoft Office), откроются в Word. Но помните, что можно открыть веб-страницу в любом веб редакторе, независимо от того, какая программа установлена по умолчанию. Просто запустите нужное приложение и откройте в «ем документ.-
Определение параметров монитора Вкладка Картинки (Pictures) диалогового окна Параметро! веб-документа (Web Options), изображенная на рис. 26.5, сохранилась такой же, как в Word 2002, но уменьшена по сравнению с Word 2000. Здесь определяются параметры экрана, чтобы Word оптимизировал веб-страницу для выбранных настроек. В большин стве случаев типичный размер экрана —800x600 пикселов, разрешение —96 то чек на дюйм. Если вы знаете, что ваша аудитория использует другие параметры, можно установить их здесь. Но, независимо от этих параметров, следует прове рить все веб-страницы при различных настройках экрана до того, как отправить их на сервер.
Д
|
Отдана
Рис. 26.5. Здесь можно указать Word, чтобы он оптимизировал веб-страницу для определенного размера и разрешения экрана
Выбор параметров кодировки Вкладка Кодировка (Encoding) диалогового окна Параметры веб-документа (Web Options), показанная на рис. 26.6, позволяет выбирать кодировку языка из ва
Настройка параметров, связанных с Интернетом ♦
717
риантов, установленных на компьютере. Кодирование —это передача байта или последовательности байтов, которые представляют каждый символ HTML или обычного текстового файла. Можно изменить кодировку текущей страницы, если она отображается некорректно (с помощью раскрывающегося списка Загру зить текущий документ как (Reload The Current Document As)). Также можно сохранить активный документ в определенной кодировке, щелк нув на стрелке списка Сохранить документ как (Save This Document As), выбрав кодировку и щелкнув на кнопке ОК. Если вы знаете, что всегда будете сохранять веб-страницы, используя кодировку, выбранную в списке Сохранить документ как (Save This Document As), установите флажок Всегда сохранять веб-страницы в кодировке по умолчанию (Always Save Web Pages In The Default Encoding). Этот па раметр удобен в случае повторного использования страниц из других источни ков, когда их все нужно сохранить в одной кодировке.
Рис. 2 6 .6 . Здесь можно определить кодировку отображения и сохранения активного документа
Выбор шрифтов, используемых по умолчанию На вкладке Шрифты (Fonts) диалогового окна Параметры веб-страницы (Web Options), продемонстрированной на рис. 26.7, можно установить следующие па раметры, используемые по умолчанию. ► Набор знаков (Character Set) позволяет выбрать набор знаков, который ис пользуется для кодировки файла. Набор знаков —это, в сущности, карта со ответствия выделенной буквы языка (или символа) и комбинации цифр, букв и значков. Например, в ASCII (один из наиболее широко используемых набо ров знаков) код 65 отображает букву А. Возможно, лучше всего будет оста вить набор знаков, выбранный по умолчанию.
718
♦
Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
Рис. 26.7. Вкладка Шрифты позволяет установить используемый по умолчанию стиль шрифта
► Пропорциональный (Proportional Font) определяет шрифт, используемый для обычного текста, если веб-странице не назначен какой-нибудь стиль шрифта. В поле Размер (Size) можно установить размер шрифта, применяемый по умолчанию. ► Моноширинный (Fixed-Width Font) определяет шрифт, используемый по умол чанию для элементов фиксированной ширины, если веб-странице заранее не <назначен стиль шрифта. Здесь также можно установить размер символов в поле Размер (Size). ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------- --------------------------------Определяя шрифты для веб-страниц, помните, что только шрифты из приведенного ни же списка универсально распознаются как на платформе IBM PC, так и Macintosh. Arial Arial Narrow Comic Sans M S
C o u rie r New Georgia
Timei New Romtn
TtebuchetMS Verdana
Если веб-страница будет просматриваться множеством различных пользователей (на* пример, если выложить ее в Интернет), при ее дизайне лучше ограничиться только эти ми шрифтами.
Построение веб-страниц и веб-узлов Теперь, когда вы овладели тонкостями настройки Word как редактора веб-стра ницы* можно приступить к рассмотрению некоторых средств создания веб-стра ниц в этой программе. Как упоминалось выше, можно воспользоваться любым из множества способов построения веб-страниц: сохранить имеющийся доку
Построение веб-страниц и веб-узлов ♦
719
мент как веб-страницу, открыть новую чистую веб-страницу или уже сущест вующую веб-страницу. В данном разделе мы кратко опишем некоторые методы, которые позволят правильно сделать первые шаги в этом направлении. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------Процесс сохранения существующих документов как веб-страниц рассматривается в разделе «Сохранение веб-страниц» этой главы.
Чтобы открыть чистую веб-страницу, выведите на экран область задач Соз- Г"П дание документа (New Document) (выбрав команду Файл ►Создать (pile ► Lrb New)) и щелкните на ссылке Веб-страница (Web Page). Word автоматиче ски отключит средства, не поддерживаемые браузерами, выбранными на вкладке Обозреватели (Browsers) диалогового окна Параметры веб-документа (Web Op tions). Например, при создании веб-страниц не работает цветное подчеркивание. Кроме того, кнопка Создать (New Blank Document) стандартной панели инстру ментов изменяется на кнопку Новая веб-страница (New Web Page), и теперь щелчком на этой кнопке легко создать новую, чистую веб-страницу. Строя веб-стрйницу, можно использовать набор средств Word так же, как при формировании других документов. Перечисленные ниже элементы особенно удоб ны при создании веб-страниц. ► Каскадные таблицы стилей. Каскадные таблицы стилей (Cascading style sheets (CSS)) представляют информацию по форматированию веб-страницы в опре деленном месте —или в начале HTML-документа, или в отдельном докумен те —в формате, который браузер может легко интерпретировать и применить к веб-странице. Использовании каскадных таблиц стилей является простым методом форматирования текста на веб-узле. За дополнительной информацией обращайтесь к разделу «Работа с каскадными таблицами стилей* этой главы. ► Рамки. Используя рамки, можно отобразить на экране одновременно несколь ко веб-страниц —это описывалось в главе 17.Юбычно в боковой или верхней рамке находится полоса меню, содержащая гиперссылки на страницы веб-уз ла. Если щелкнуть на гиперссылке в рамке меню, в основной рамке отобража ется соответствующая веб-страница. ► Графические объекты. Как известно, веб-дизайнеры размещают на веб-стра ницах графические объекты, чтобы информация была представлена в различных видах, например включают логотипы, рисунки, элементы оформления (гори зонтальные линии, маркеры), а также анимированную графику. За дополни тельной информацией обращайтесь к разделу «Веб-графика» этой главы. ► Гиперссылки. Гиперссылки играют важную роль в работе с Интернетом. Вы можете работать с текстовыми и графическими гиперссылками в Word, а так же гиперссылками на адрес электронной почты. За дополнительной инфор мацией обращайтесь к разделу «Гиперссылки» этой главы. ► Редактор Microsoft Script Editor. Редактор Microsoft Script Editor позволяет просматривать и изменять HTML-код для всех документов Microsoft Office. Используя Microsoft Script Editor, можно работать с HTML, XML, веб-сцена риями (например, Visual Basic и Java) и каскадными таблицами стилей (CSS).
720
♦
Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
За дополнительной информацией обращайтесь к разделу «Редактирование исходного кода с помощью редактора Microsoft Script Editor* этой главы. ► Таблицы. При создании веб-документов можно использовать таблицы, чтобы упростить управление структурой страниц. Таблицы являются популярным средством, и шаблоны веб-страниц в Word часто построены на их основе. За дополнительной информацией об использовании таблиц обращайтесь к гла ве 13 и к разделу «Выравнивание элементов веб-страницы с помощью таблиц* этой главы. ► Темы. Можно быстро добавить к веб-странице фон, формат текста, маркеры, горизонтальные линии и ссылки (если вы работаете с веб-страницей на сер вере, где установлены расширения Microsoft FrontPage), воспользовавшись темой. Основные сведения о работе с темами можно узнать из главы 17. ► Веб>компоненты. Используя панель инструментов Веб-компоненты (Web Tools), можно вставлять на веб-страницу веб-компоненты, например фильмы, фо новые звуки и интерактивные формы. За дополнительной информацией обра щайтесь к разделу «Вставка дополнительных компонентов веб-страницы» этой главы. Помните, что создание веб-страницы из нового веб-документа аналогично фор мированию обычного документа.
Сохранение веб-страниц Теперь, когда веб-документ уже создан, но до его завершения еще достаточно да леко, необходимо научиться сохранять веб-страницы. При разработке любого документа, не только веб-страницы, всегда следует как можно чаще сохранять свое творение, чтобы избежать потери данных вследствие неожиданного отказа системы или выключения электричества. Операция сохранения веб-страниц включает в себя действия, которые не нужно выполнять при сохранении обычных документов Word: подтверждение или из менение заголовка страницы и определение типа файла. Тип файла определяет, сохранить ли страницу так, чтобы можно было продолжать ее редактирование в Word, или сохранить в форме, готовой для публикации в Интернете. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------При сохранении веб-страницы Word не создает резервной копии, даже если установлен флажок Всегда создавать резервную копию (Always Create Backup Сору) на вкладке Со хранение (Save) диалогового окна Параметры (Options) (Сервис ►Параметры (Tools ► Options)). Если требуется сформировать резервную копию, следует с помощью диало гового окна Сохранить как (Save As) вручную дважды сохранить документ либо под раз ными именами, либо в разных папках.
Добавление текста заголовка Изучая информацию в Интернете, вы, возможно, заметили, что в титульной стро ке браузера отображается текст, относящийся к веб-странице. Браузер узнает, какой текст нужно показать в этой строке, когда считывает HTML-код из раздела
Сохранение веб-страниц ♦
721
заголовка веб-страницы. С помощью Word можно добавить заголовок, не редак тируя исходный код документа. Удобнее всего вставлять текст заголовка во вре мя сохранения документа. 1. Активизируйте веб-страницу и выберите команду Файл ►Сохранить как (File ► Save As). Откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save As). 2. В раскрывающемся списке Тип файла (Save As Туре) выберите пункт Веб страница в одном файле (Single File Web Page), Веб-страница (Web Page) или Веб-страница с фильтром (Web Page, Filtered), различия между этими видами описаны в следующем разделе. Как только вы укажете один из типов, диало говое окно изменится, и появится кнопка Изменить (Change Title), как показа но на рис. 26.8.
Диск 3.50.:) ГО-диексвод £ ;) Локалы ьйгч*<С :) - : FUVE"S(P:) |06щйе документы ^Документы-Lera ^Документы - Сотрудник
I Эаголовог
vt ценить,,.
ж я файла:
>|Doc1
Тмрф ^йп*:
ф *б -с ф » м *а
j *
I
Сэдми т» угменэ
У
,
Рис. 26.8. Если определить тип файла вес-страница, диалоговое окно Сохранение документа изменяет свой вид — появляется кнопка Изменить
3. Щелкните на этой кнопке. Откроется диалоговое окно Задание заголовка страницы (Set Page Title), продемонстрированное на рис. 26.9. xj ОлоооГ',
Г ЗагОПовс: страницы отображается о строк» «головкаобозревгеяг bit.
Отмена
Рис. 26.9. Диалоговое окно Задание заголовка страницы позволяет добавлять или изменять текст титульной стро<и веб-страницы
4. Введите текст заголовка и щелкните на кнопке ОК. 5. Щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить документ.
722
♦
Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
Когда веб-страница будет демонстрироваться в браузере, введенный текст ото бразится в его титульной строке. Выбирайте для заголовка максимально понят ные и наиболее точно описывающие страницу фразы. Этот текст также отобра жается на панели задач Windows, поэтому краткость и ясность может помочь пользователям найти вашу страницу и вернуться к ней при работе с нескольки ми открытыми окнами. СОВЕТ ------------------------------------------------------ -----------------------------------------------------------------Существует другой способ изменения заголовка страницы: откройте файл, выберите команду Файл ►Свойства (File ►Properties), щелкните на вкладке Документ (Summary) и введите текст в поле Название (Title). Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить изме нения.
Простая веб-страница и веб-страница с фильтром
1 Как уже упоминалось, можно сохранить веб-страницы в трех основных форма тах: Веб-страница в одном файле (Single File Web Page), Веб-страница (Web Page) и Веб-страница с фильтром (Web Page, Filtered). В следующем разделе будет рас смотрен формат Веб-страница в одном файле (Single File Web Page). Каждый тип файлов служит для определенной цели. Если сохранить документ как веб-страницу, он будет готов к использованию в Интернете, кроме того, вы сможете без помех продолжать его редактировать в Word. И, напротив, когда вы сохраняете документ в формате веб-страницы с фильтром, из исходного кода удаляются теги Microsoft Office. Это действие уменьшает размер файла (а чем меньше размер файла, тем быстрее он загружа ется из Интернета и отображается в браузере), но теряются некоторые возмож ности редактирования в Office. Если сохранить файл в формате веб-страницы с фильтром, а затем открыть в программе Office, текст и основные элементы стра ницы будут присутствовать, но часть средств может работать некорректно. При сохранении веб-страниц в Word руководствуйтесь следующими основными правилами: ► если вы еще работаете над веб-страницей, сохраните документ как веб-страницу; в этом случае возможности редактирования не теряются; ► если редактирование веб-страницы завершено и можно разместить ее на сер вере, сохраните документ как веб-страницу с фильтром, чтобы создать файл минимального размера с самым коротким и понятным HTML-кодом; ► если редактирование веб-страницы завершено, но вы собираетесь работать над ней в дальнейшем, сохраните две копии документа: как веб-страницу на своем компьютере и как веб-страницу с фильтром, чтобы разместить на веб-узле. Выбрав тип файла, выполните следующее. 1. Пока веб-страница активна, выберите команду Файл ►Сохранить как (File ► Save As). 2. Введите название файла в поле Имя файла (File Name), щелкните на стрелке списка Тип файла (Save As Туре) и выберите тип Веб-страница (*.htm, \html)
Сохранение веб-страниц ♦
723
(Web Page (*.htm, *.html)) или Веб-страница с фильтром *.html) (Web Page, Filtered (*.htm, *.html)). 3. Введите, если нужно, заголовок страницы. 4. В списке Папка (Save In) перейдите к нужному месту в системе и щелкните на кнопке Сохранить (Save). Если сохранить в формате веб-страницы документ Word, содержащий клипы, рисованные объекты и другую графику, не хранящуюся в JPEG- (или JPG), GIF- или PNG-файлах, Word вместе с HTML-документом создает копии рисун ков, используя подходящий формат (JPG, GIF или PNG). Для растровой графи ки обычно используется формат JPG, а для рисованных объектов — GIF. Когда Word автоматически преобразует изображения, он присваивает им названия и номера: image001.gif, image002.jpg, image003.png и т. д.
Создание веб-страницы в одном файле (MHTML) Помимо сохранения веб-страниц, можно создавать веб-страницы в одном Cfjpfe файле. Веб-страница в одном файле содержит в одном файле Есе элементы веб-страницы — текст (HTML-код) и графику (рисунки, фон, изображе ния маркеров, кнопок и т. д). Веб-страница в одном файле похожа на электрон ное письмо в формате HTML и на завершенную веб-страницу» которые можно посылать во многих почтовых программах. Создание веб-страницы в одном файле позволяет публиковать весь веб-узел как единый MHTML-файл (сборный HTMLдокумент, содержащий объекты MIME —Multipurpose Interpet Mail Extensions) или пересылать веб-узел в качестве электронного письма либо присоединенного к письму файла. Этот формат поддерживается Internet Explorer, начиная с Inter net Explorer 4. Чтобы сохранить веб-страницу как веб-страницу в одном файле, выберите коман ду Файл ►Сохранить как (File ►Save As) и в диалоговом окне Сохранение документа (Save As) в списке Тип файла (Save As Туре) выделите тип Веб-страница в одном файле (Single File Web Page). Затем назовите файл, введите заголовок страницы, выберите нужную папку и щелкните на кнопке Сохранить (Save). Можно свободно изменять расположение файла MHTML без потери графики. Кроме того, обычно веб-страница в одном файле меньше по размеру, чем исходная веб-страница вместе с рисунками, сохраненными в отдельных файлах; Главный недостаток веб-страниц в одном файле состоит в том, что пока не все браузеры поддерживают формат MHTML, поэтому, если использовать его для публикации веб-страниц в Интернете, можно потерять часть посетителей.
Настройка параметров просмотра Сформировав основу веб-страницы и сохранив документ (с добавлением текста титульной строки), начнем создавать веб-странйцу. В процессе ее разработки не обходимо отслеживать, как будет отображаться содержимое веб-страницы в брау зере и соответствует ли это вашим планам. Поэтому Word предоставляет набор
724
♦
Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
веб-режимов просмотра, которые можно использовать при создании и редакти ровании веб-страниц. ► Режим просмотра Веб-документ (Web Layout). Режим Веб-документ (Web Layout) является рабочим режимом в Word при создании веб-страницы и до кументов, которые будут просматриваться на экране. В этом режиме виден фон, обтекание текста и графика —то есть страница выглядит практически так же, как в браузере. Чтобы переключиться в режим веб-документа, выберите ко манду Вид ►Веб-документ (View ►Web Layout) или щелкните на значке Режим веб-документа (Web Layout View), расположенном слева от горизонтальной по лосы прокрутки. ► Предварительный просмотр веб-страницы. В любой момент можно просмот реть веб-документы в браузере. Это следует делать достаточно часто для про верки правильного отображения страницы. Чтобы открыть веб-документ в брау зере, выберите команду Файл ►Предварительный просмотр веб-страницы (File ► Web Page Preview). Если браузер закрыт, он автоматически откроется и ото бразит активную веб-страницу. Чтобы вернуться в Word, закройте или свер ните окно браузера и восстановите окно Word. ► Исходный H TM L-код. Просмотреть и отредактировать HTML-код веб-стра ницы можно в любое время, выбрав команду Вид ►Источник HTML (View ►HTML Source). Возможно, при первом использовании этого меню придется устано вить Microsoft Script Editor. Также вам понадобится его установить, если ко манда Источник HTML (HTML Source) вообще не отображается. Чтобы устано вить редактор Microsoft Script Editor, вставьте установочный компакт-диск или найдите на компьютере установочные файлы, затем выберите команду Вид ► Источник HTML (View ►HTML Source) или команду Сервис ►Макрос-► Редактор сценариев (Tools ►Macro ►Microsoft Script Editor). За дополнительными сведе ниями о редактировании исходного кода обращайтесь к разделу «Редактиро вание исходного кода с помощью редактора Microsoft Script Editor» этой главы. СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------Хотя мы настоятельно рекомендуем проверять веб-страницы на различных платфор мах, это не всегда легко выполнить. Если под рукой нет системы, подходящей для такой цели, можно придумать обходные пути. Например, опубликуйте свои страницы в сети во временном каталоге. Затем попросите своих друзей, родственников и партнеров просмотреть временные страницы в их системах. Кроме того, можно скопировать фай лы на диск и попробовать просмотреть страницы на системах ближайшего Интернеткафе. И наконец, если вы не хотите покупать еще пару компьютеров для тестирования веб-страниц, можете приобрести программное обеспечение, позволяющее установить и запустить несколько операционных систем на одном компьютере. В настоящее время популярен пакет VMWare, он позволяет работать с несколькими операционными систе мами. Информацию о нем можно найти на веб-узле компании www.vmware.com.
Кроме использования этих режимов просмотра перед публикацией веб-страниц следует всегда проверять их в различных браузерах (текущих и предыдущих версиях Internet Explorer и Netscape Navigator) и на различных платформах (по крайней мере, на платформах Macintosh и PC). Если вы разрабатываете доку менты для Интернета, необходимо, чтобы веб-страницы выглядели максимально хорошо для максимального числа пользователей. И, конечно, если документы
Текст и таблицы на веб-страницах ♦
725
создаются для внутренней сети компании, вам понадобится просмотреть свои страницы в ограниченном наборе браузеров, используемых коллегами.
Текст и таблицы на веб-страницах При создании веб-страницы информация вводится в нее точно так же, как и при работе с другими документами Word. Следует позаботиться о том, чтобы форма тирование было простым, а текст —лаконичным^
Добавление текста и заголовков При вводе текста и заголовков на веб-страницу следует использовать только встроенные стили Word, доступные в шаблоне Normal. Тогда, если позже приме нить к веб-странице тему, документ отформатируется в соответствии с парамет рами темы, не требуя дополнительных усилий со стороны пользователя. Помни те, что веб-текст отличается от своей печатной копии. Как правило, скорость чтения с экрана на 25 процентов ниже, чем скорость чтения напечатанного доку мента. Удобочитаемость веб-страниц можно повысить, сократив объем инфор мации и сделав ее легко просматриваемой. Следующие несколько основных пра вил могут оказаться полезными при создании веб-страниц. ► Для каждой идеи начинайте новый абзац. ► Используйте короткие предложения с простой структурой. ► Не делайте абзацы длиннее 75 слов. ► Где возможно, используйте маркированные списки. ► При описании серии операций применяйте нумерованные списки. ► Вставляйте заголовки и подзаголовки, чтобы разделить текст и акцентировать внимание на ключевых моментах. ► Придумывайте простые и понятные заголовки. ► Убедитесь в том, что структура представления информации логична. ► Разделяйте абзацы интервалами. ► Не вставляйте в основной текст страницы слишком много гиперссылок. ► Внимательно проверяйте правописание. ► Не используйте мелкий шриф г, слишком сложный фон, тяжелые для воспри ятия цвета и т. д. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Не используйте подчеркивание при создании веб-текста. Многие люди привыкли ассо циировать подчеркнутый текст в веб-документах с гиперссылками. Если подчеркнутый текст не содержит гиперссылку, то, щелкнув на нем, посетитель вашей страницы может обидеться и покинуть страницу.
Нужно сделать так, чтобы главная идея страницы сама привлекала глаза читате ля. Если она заинтересует посетителя, он перейдет к чтению более детальной ин формации. Кроме перечисленных выше правил, помните, что хотя теоретически
726
♦
Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
веб-страница не ограничена в размерах, не стоит создавать слишком длинные или широкие документы. В большинстве случаев длинная веб-страница стано вится легче для восприятия, если она разбита на несколько коротких страниц, связанных с главной гиперссылками в полосе меню. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------;-----------------------------------При создании веб-текста в Word помните, что средство анимации текста, находящееся на вкладке Анимация (Text Effects) диалогового окна Шрифт (Font), не работает в брау зерах (несмотря на то, что оно кажется подходящим для веб-документов). Если вы хотите включить анимированный текст, сформируйте мультипликационный GIF-файл. Несколько программ, создающих GIF-анимации, и бесплатные файлы доступны в Интернете.
Выравнивание элементов веб-страницы с помощью таблиц Многие браузеры (старые и новые) поддерживают таблицы, не требуя дополни тельной их обработки, поэтому большинство веб-дизайнеров использует табли цы для выравнивания информации. Цри разработке веб-страниц использование таблиц существенно упрощает выполнение поставленных задач. К счастью, соз дание таблиц на веб-страницах ничем не отличается от их формирования в стан дартных документах Word. Работая как обычно, можно форматировать ячейки, границы, фон и т. д. Главная хитрость эффективного применения таблиц на веб страницах заключается в том, что хотя бы одна ячейка должна быть отформати рована с «относительным» размером (то есть после отображения всех остальных ячеек в браузере пользователя в соответствии с указанными размерами, «относи тельная» ячейка изменяется, чтобы заполнить оставшуюся часть окна браузера). Если форматировать таблицы таким образом, размер веб-страницы будет подго няться под размер окна пользователя. СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------------- -------------------За дополнительной информацией о создании таблиц и работе с ними обращайтесь к главе 13.
Гиперссылки При создании веб-страницы вы, скорее всего, собираетесь включить в нее гипер ссылки. Возможность перемещения от одного документа к другому (или от од ного места в файле в другому^ с помощью гиперссылок является одной из самых главных особенностей Интернета. (Представьте, что вам нужно вводить URL-ад рес в поле Адрес (Address) вашего браузера каждый раз, когда вы хотите посе тить новую веб-страницу.) Поскольку сейчас гиперссылки играют столь сущест венную роль в перемещениях по тексту, Word предоставляет удобные методы для их создания и редактирования.
Автоматическое форматирование гиперссылок По умолчанию веб-адреса и адреса электронной почты автоматически формати руются как гиперссылки при вводе их в документ Word, если программа может
Гиперссылки ♦
727
их распознать. Например, если ввести www.creationguide.com, Word отформати рует его как веб-адрес, но если вы напечатаете creationguide.com, программа не отформатирует текст как гиперссылку. Чтобы обойти это затруднение, сначала введите полный адрес, а затем, после того как Word создаст гиперссылку, уда лите www.. Второй вариант: вы можете добавить http:// перед веб-адресом, не на чинающимся с www, чтобы обозначить данный текст как веб-адрес, например http://creationguide.com. Обычно это автоматическое форматирование приветствуется, но временами бы вает полезно отключить данную функцию. Измените параметры средства Автозамена (AutoCorrect) следующим образом. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры автозамены (Tools ►AutoCorrect Op tions) и щелкните на вкладке Автоформат при вводе (AutoFormat As You Type). 2. Снимите флажок Адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками (Internet And Network Paths With Hyperlinks) и щелкните на кнопке OK: После снятия флажка Word больше не будет автоматически форматировать www и электронные адреса как гиперссылки, но на уже созданные гиперссылки это не повлияет. Как вы, вероятно, уже знаете, гиперссылки бывают текстовые и графические, но в любом случае представляют собой объекты, отформатированные так, чтобы при щелчке на них перемещать пользователя к другой части страницы или к новым документам. Каждая гиперссылка состоит из двух -основных элементов: текста и целевого ресурса. На тексте гиперссылки вы щелкаете, -а информация, появляю щаяся в ответ на щелчок, является целевым ресурсом. При создании гиперссылки нузкно определить ее текст и ввести адрес или распо ложение целевого ресурса. Кроме того, к гиперссылке можно добавить третий компонент, называемый всплывающей подсказкой. Это текст, который выводится на экран, когда указатель мыши находится над гиперссылкой. Используя Word, можно легко создавать текстовые и графические гиперссылки, как описано ниже в этом разделе. СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------По умолчанию, чтобы проследовать к целевому ресурсу гиперссылки во время работы в Word, нужно нажать клавишу Ctrl и щелкнуть на гиперссылке. Такая настройка удобна, потому что она позволяет щелкать внутри гиперссылки для редактирования ее текста. Но тем не менее когда-нибудь эта комбинация может показаться ненужной или даже обременительной. В таком случае отключите эту настройку (тогда простой щелчок на гиперссылке в Word переместит вас к целевому документу). Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), щелкните на вкладке Правка (Edit) и снимите флажок Ctrl+щелчок для выбора гиперссылки (Use Ctrl+Click To Follow Hyperlink).
Создание текстовой гиперссылки Любой текст —символы, слова,, фразы, заголовки, абзацы и прочее —может быть отформатирован как гиперссылка. 1. Выделите текст, который требуется отформатировать как гиперссылку, или расположите курсор там, куда желательно вставить гиперссылку. В общем
728
♦
Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
случае проще ввести текст и затем выделить его, но также можно добавлять текст по ходу создания гиперссылки. 2. Щелкните на кнопке Вставить гиперссылку (Insert Hyperlink) панели инст- |7Г" рументов Стандартная (Standard) или щелкните правой кнопкой мыши L~на выделенном тексте и выберите в контекстном меню пункт Гиперссылка (Hyper link). Откроется диалоговое окно Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink), продемонстрированное на рис. 26.10.
Текст:]..\Мои документьЛзпуАгЛОтчет о поездке в Словакир.Мт Папка: текущая папка документе
;просмот|
ПЭ snwbrd
Отчет о поездке в Словакию. №es Советы начинающим сноубордистам. fles Советы,начинающим сноубордистам
ны е
J
страницы
документом
последние файлы
электронной почтой
Адрес:
ЧИои документьДвгмЬгсЛОтчет о поездке в Словакию htm % j
Рис. 26.10. Диалоговое окно Добавление гиперссылки помогает определить целевой ресурс гиперссылки — в качестве него можно выбрать любой файл; место в документе или адрес электронной почты
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Существует два других способа вставить гиперссылку: можно выбрать команду Вставка ► Гиперссылка (Insert ►Hyperlink), а также можно просто нажать Ctrl+K.
3. Убедитесь в том, что в поле Текст (Text То Display) показан текст, который предполагается использовать для создания гиперссылки. В противном случае измените его. Помните, что этот текст будет отображаться на странице — он будет вставлен в точку расположения курсора или заменит фрагмент, выде ленный на шаге 1. 4. Теперь нужно определить тип целевого ресурса гиперссылки. Для этого щелкните на одной из кнопок в разделе Связать с (Link То). Здесь представле ны следующие типы целей гиперссылок. > файлом, веб-страницей (Existing File Or Web Page). Этой функцией следует воспользоваться, если гиперссылка будет соединять текст с существующим файлом или веб-страницей. Если целевая страница содержит заголовки или закладки, можно отформатировать гиперссылку так, чтобы она пере носила прямо к определенному заголовку или закладке. Для этого укажи те целевой файл, щелкните на кнопке Закладка (Bookmark) и затем щелк ните на нужной закладке или заголовке.
Гиперссылки ♦
729
t> местом в документе (Place In This Document). Можно создать гиперссылку, которая перемещает пользователя к заголовку или закладке в текущем документе. Если щелкнуть на кнопке Местом в документе (Place In This Document), вид диалогового окна изменится —оно будет отображать спи сок заголовков и закладок активного файла, как показано на рис. 26.11. Чтобы создать гиперссылку, проверьте текст в поле Текст (Text То Display), щелкните на кнопке местом в документе (Place In This Document), щелкните на одном из заголовков (или закладке) и щелкните на кнопке ОК. Такой тип гиперссылок удобен, когда в конце страницы нужно разместить ссыл ку, возвращающую в ее начало, или если в длинном документе требуется организовать список ссылок на его разделы, позволяющий пользователю перемещаться в нижние области страницы. t> новым документом (Create New Document). Эту функцию можно использо вать для создания гиперссылки на страницу, которой еще не существует. Если щелкнуть на кнопке новым документом (Create New Document), диа логовое окно изменится, и в нем появится поле для ввода названия нового документа. Там же можно указать, будете ли вы вносить правку в новый документ прямо сейчас или позже. Называя новый документ, присвойте ему расширение .htm или .html, чтобы программа создала веб-страницу, а не стандартный документ Word. v > электронной почтой (E-Mail Address). Этим средством можно воспользовать
ся, чтобы создать гиперссылку, при щелчке на которой открывается окно нового сообщения в Microsoft Outlook с уже введенным адресом и темой письма. За дополнительной информацией о создании гиперссылок данно' го типа обращайтесь к разделу «Вставка гиперссылки на адрес электрон ной почты» этой главы. ЩОЬШ' '■t -Сп> Т е к с т: j Начало документа
г | аЧаЛО К>ч, €НТА
ё Заголовки : МвСТОМВ
документе
; В' Метагалактика и ее расширение j j Введете • | } Структура Метагалактики | 'Расширение Метагалактики '-Закладки
ноеы ч документом
>лектроиной п оч той
Отмена
......... . Рис. 2 6 .1 1 . Используя средство местом в документе в разделе Связать с, можно создать гиперссылку, перемещающую пользователя к определенному заголовку или закладке в документе
730
♦
Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
СОВЕТ ---------------------------------- --------------------------------------------------------------------Чтобы создать в документе закладку, расположите в нужном месте текстовый курсор и выберите команду Вставка ►Закладка (Insert ►Bookmark). Затем в диалоговом окне Закладка (Bookmark) введите название закладки, не используя при этом пробелы, и щелкните на кнопке Добавить (Add). За дополнительной информацией о создании закладок обращайтесь к главе 23.
5. После выбора одного из перечисленных выше вариантов выделите файл или место в файле, которое требуется соединить с гиперссылкой, или'же введите веб-адрес в поле Адрес (Address). Рисунок 26.10 демонстрирует диалоговое окно Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) с, информацией в поле Адрес (Address), соединяющей гиперссылку с другим документом, сохраненным в те кущей папке. 6. После настройки целевого объекта гиперссылки и проверки ее текста щелк ните на кнопке Подсказка (ScreenTip). Откроется диалоговое окно Подсказка для гиперссылки (Set Hyperlink ScreenTip), изображенное на рис. 26.12.
1>им&чание- п о л ь з о в а те ль с к и е ^ дсказкм поддерж иваю тся е Microsoft internet Explorer, на ч и на я с
j
в е р с и и ^ .0 ,
Рис. 2 6 .1 2 . Диалоговое окно Подсказка для гиперссылки позволяет определить текст, который всплывет на экране, когда пользователь расположит указатель мыши над гиперссылкой
7. Введите текст и закройте окно, щелкнув на кнопке ОК. 8. Щелкните еще раз на кнопке ОК, чтобы завершить процесс создания гипер ссылки.
Создание гиперссылки при помощи метода перетаскивания При формировании гиперссылки в одном документе для доступа к информации другого файла можно воспользоваться методом перетаскивания. 1. Откройте оба документа и расположите их так, чтобы видеть их одновремен но на экране. 2. В целевом файле (файле, содержащем информацию, которую нужно присо единить) выделите текст, который требуется использовать как отображаемый текст гиперссылки. Затем щелкните на нем правой кнопкой мыши и, не от пуская ее, перетащите текст в другой документ. Когда курсор окажется в том месте, куда нужно вставить гиперссылку, отпустите правую кнопку мыши. 3. В появившемся контекстном меню выберите пункт Создать гиперссылку (Create Hyperlink Here).
Гиперссылки ♦
731
Помните, что таким образом нельзя создавать графические гиперссылки; для этих типов объектов придется использовать стандартную процедуру формирования гиперссылок, рассмотренную в следующем разделе. Если же вы создаете гипер ссылки описанным методом и планируете опубликовать веб-страницы, проще всего сохранить файлы в одной папке. Тогда вы не потеряете и не испортите ин формацию гиперссылок при загрузке страниц на сервер. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------В документ можно включить базовый адрес, если требуется, чтобы все гиперссылки ав томатически содержали в своих путях эту информацию. Для определения базового ад реса выберите команду Файл ►Свойства (File ►Properties), щелкните на вкладке Доку мент (Summary), введите адрес в поле База гиперссылки (Hyperlink Base) и щелкните на кнопке ОК.
Присоединение графики Графические гиперссылки можно создавать точно так же, как и текстовые. При разработке веб-страниц вы увидите, что некоторые рисунки могут стать нагляд ными гиперссылками: ► рисованные кнопки, которые связывают веб-узел с внутренними его страни цами; ► логотипы, постоянно связанные с домашней страницей компании; ► миниатюры, соединенные с рисунком большого размера; ► рисунки, изображающие почтовые сообщения, связанные с окнами почтовых сообщений с уже введенным адресом; ► рисунки, связанные с веб-страницами, например фотография президента ком пании, связанная со страницей -«Письмо президента». Чтобы открыть диалоговое окно Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) при ра боте с графикой, щелкните на изображении или на рисованном объекте, затем на кнопке Гиперссылка (Hyperlink) или щелкните правой кнопкой на графическом объекте и в контекстном меню выберите пункт Гиперссылка (Hyperlink). Затем в диалоговом окне определите параметры точно так же, как и для текстовой ги перссылки.
Создание баннеров,и кнопок, являющихся гиперссылками Комбинируя средства Word, можно создавать стильные баннеры и кнопки, являю щиеся гиперссылками. Например, создайте баннер с помощью WordArt и сфор мируйте кнопки, используя инструменты рисования Word, автофигуры и надпи си (это описано в главе 12). Затем отформатируйте их как гиперссылки любым из рассмотренных выше способов. Если вы хотите использовать один графический объект на нескольких веб-стра ницах, сохраните его в виде стандартного файла изображения. Чтобы преобразо вать графический объект в изображение, выполните следующие действия. (Для осуществления этой процедуры требуется программа обработки1изображений, такая как Microsoft Paint.)
732
♦
Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
1. Отобразите на экране объект WordArt, кнопку или другой рисунок. 2. Нажмите клавишу PrintScm. 3. Откройте программу обработки изображений и вставьте содержимое буфера обмена Windows. В Microsoft Paint для этого нужно выбрать команду Правка ► Вставить (Edit ►Paste) или нажать сочетание клавиш Ctrl+V. 4. Обрежьте рисованный объект. 5. Если нужно, измените размер объекта до его приблизительного размера на экране. 6. Сохраните изображение как GIF-файл. Создав GIF-изображение, можно вставлять его на веб-страницу и форматиро вать как гиперссылку точно так же, как и при работе с другими файлами рисун ков. За дополнительной информацией о вставке изображений на веб-страницы обращайтесь к разделу «Веб-графика» этой главы.
Вставка гиперссылки на адрес электронной почты Последний тип гиперссылок, который мы сейчас рассмотрим, —это гиперссылка на адрес электронной почты. Такие элементы часто используются на веб-страни цах, чтобы предоставить ссылку на адрес электронной почты веб-разработчика страницы и аналогичные виды «наших контактов». Когда пользователь щелкает на такой гиперссылке, открывается окно создания электронного сообщения, уже содержащее электронный адрес в поле Кому: (То:), определенный гиперссылкой. Кроме того, можно автоматически настроить текст поля Тема (Subject). Чтобы создать гиперссылку на электронный адрес, проделайте следующее. 1. Выделите текст или рисунок, который станет гиперссылкой, или расположи те курсор там, куда нужно вставить гиперссылку. 2. Щелкните на кнопке Гиперссылка (Hyperlink) стандартной панели инструмен тов, или щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню Ги перссылка (Hyperlink), или нажмите Ctrl+K. 3. В разделе Связать с (Link То) диалогового окна Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) щелкните на кнопке электронной почтой (E-Mail Address). Вид диа логового окна изменится в соответствии с поставленной^адачей. 4. Введите адрес, связанный с гиперссылкой, в поле Адрес эл. почты (E-Mail Address), или, если этот вариант доступен, щелкните на электронном адресе в списке Недавно использовавшиеся адреса электронной почты (Recently Used E-Mail Addresses), как показано на рис. 26.13. Заметьте, что когда вы вводите адрес, Word автоматически добавляет приставку mailto:. 5. Измените или оставьте прежним текст поля Текст (Text То Display) и, если хо тите, введите информацию в поле Тема (Subject). 6. Щелкните на кнопке Подсказка^5сгеепТ1р), введите текст всплывающей под сказки и щелкните на кнопке ОК. 7. Еще раз щелкните на кнопке ОК, чтобы завершить создание гиперссылки.
Гиперссылки ♦
733
СОВЕТ ----------------------------------- -------------------------------------------------------------------Как упоминалось выше, также можно автоматически создавать гиперссылки этого типа, просто вводя электронный адрес в текст документа. По умолчанию средство Автозаме на (AutoCorrect) форматирует электронные адреса как гиперссылки
Рис. 26.13. При создании гиперссылки на адрес электронной почты вы можете определить значение поля Кому, текст подсказки и тему электронного письма
Редактирование гиперссылок Создав гиперссылки, можно настроить их внешний вид так же, как и вид других текстовых объектов, используя стандартные методы форматирования, например применение цветного шрифта или стилей шрифтов. СОВЕТ -------------------------------------------------- -------- т-------------------------------------------Чтобы выделить гиперссылку перед применением форматирования, щелкните на ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Выделить гиперссылку (Select Hyperlink).
Помимо этого можно редактировать гиперссылки любого типа, изменяя их свой ства. ► Изменение целевого ресурса гиперссылки. Для этого щелкните на гипер ссылке правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Изме нить гиперссылку (Edit Hyperlink). Затем в диалоговом окне Изменение гипер ссылки (Edit Hyperlink) (которое выглядит очень похоже на диалоговое окно Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink)) отредактируйте целевую информа цию гиперссылки. ► Изменение текста, отображаемого в документе. Текст гиперссылки можно редактировать прямо в теле документа или открыть диалоговое окно Измене ние гиперссылки (Edit Hyperlink) и в нем поменять информацию поля Текст (Text То Display).
7 3 4 ♦ Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
► Удаление гиперссылки. Можно удалить форматирование в качестве гипер ссылки из текстовых и графических объектов или электронных адресов. Щелк ните правой кнопкой мыши на гиперссылке и выберите в контекстном меню пункт Удалить гиперссылку (Remove H yperlink). Объект примет вид обычного, ни с чем не связанного текста или рисунка. Учтите, что при этом текст сохра няет свое форматирование (то есть если вы применили жирный шрифт и цвет шрифта к гиперссылке, это форматирование останется даже после ее удале ния). Что делать, если вам требуется удалить форматирование в качестве гиперссылки из всех объектов, служивших гиперссылками в вашем документе? В Word нет способа одним приемом удалить форматирование в качестве гиперссылки во всем документе. Но при некоторой ловкости, конечно, только если ваш документ не содержит сложного форматирования и большого числа компонентов, вам удастся удалить форматирование в качестве гиперссылки из объектов во всем докумен те, не проделывая это с каждой гиперссылкой по очереди. Хитрость заключается в следующем: надо на время отключить форматирование в качестве гиперссыл ки, затем, когда настройки гиперссылок удалены, выделить все элементы текста, выглядящие как гиперссылки, и удалить это форматирование. Выполните после довательно следующие действия. 1. Откройте документ, из которого вы хотите удалить все гиперссылки. 2. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и щелкните на вкладке Сохранение (Save).
3. На этой вкладке установите флажок Отключить средства, реализованные после (Disable Features Introduced After), выберите из списка Microsoft Word 6.0/95 и щелкните на кнопке ОК. Появится окно сообщения со списком изменений, которые будут произведены в документе, если вы продолжите изменять фор матирование. (Если окно сообщения не появилось, щелкните на кнопке Со хранить (Save) на панели инструментов Стандартная (Standard).) В окне сооб щения будет показано, форматирование какого количества гиперссылок будет утрачено (см. рисунок).
4. Если все изменения, перечисленные в окне сообщения, вас устраивают, щелк ните на кнопке Продолжить (Continue). (Если некоторые изменения вас не устраивают, вам вообще не удастся воспользоваться этой процедурой. Щелк ните на кнопке Отмена (Cancel) и удалите гиперссылки вручную.)
Веб-графика ♦
735
5. На этой стадии в вашем документе гиперссылки уже ни к чему не отсылают, но тексты гиперссылок сохранят форматирование (то есть сохранятся выде ление синим цветом и подчеркивание). Чтобы удалить это форматирование в один прием во всем документе, щелкните правой кнопкой мыши на любом элементе текста, служившего гиперссылкой, а затем выберите в контекстном меню Выделить текст, имеющий такой же формат (S elect Text W ith Sim ilar For m atting).
6. Когда все элементы текста, служившие гиперссылками, будут выделены, на жмите C trl+пробел, чтобы удалить все форматирование из выделенного тек ста. 7. Наконец, чтобы восстановить формат Word, используемый по умолчанию, выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►O ptions), вкладку Сохранение (S ave), снимите флажок Отключить средства, реализованные после (Disable ,> Features Introduced A fte r) и щелкните на кнопке ОК. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы хотите поменять вид всех гиперссылок вашей веб-страницы, проще всего пе ределать стили Гиперссылка (Hyperlink) и Просмотренная гиперссылка (Followed Hyper link) в области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting). За дополнитель ной информацией об изменении стилей обращайтесь к главе 9.
Удаление гиперссылок Иногда может понадобиться удалить гиперссылки (не только форматирование, но и сами объекты). Удаляются они точно так же, как и стандартный текст или рисунок: выделите требуемую информацию и нажмите клавишу Delete или Back space.
Веб-графика Как вы узнали из этой главы, создание веб-страниц во многом похоже на форми рование обычных документов Word. Добавление рисунков на веб-страницу тоже происходит подобно вставке графики в стандартные документы Word. Основное отличие от графики стандартных документов заключается в том, что для того, чтобы браузер мог отобразить рисунки, графика веб-страницы должна быть со хранена в файлах перечисленных ниже типов. ► GIF. GIF-файлы (Graphics Interchange Format — формат для обмена графи ческой информацией) являются наиболее широко поддерживаемым видом графики в WWW (то есть почти все браузеры —старые, новые и промежу точные версии —могут показывать GIF-изображения). GIF-изображения ис пользуют до 256 цветов, они обычно употребляются для простых логотипов, контурных рисунков, значков, иллюстраций аппликационного типа, кнопок, горизонтальных линий, маркеров, фона и других элементов, использующих небольшое количество цветов. Кроме того, GIF-файлы имеют параметр «про зрачность» и могут использоваться для создания простых анимаций, называе мых мультипликационными GIF-файлами. (Анимированный GIF представляет
7 3 6 ♦ Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
собой набор GIF-рисунков, которые браузер показывает друг за другом, соз давая видимость движения.) ► JPEG (или JPG). Формат файлов изображений JPEG был создан Объеди ненной группой экспертов фотографии —Joint Photographic Experts Group, и назван соответственно. Этот формат содержит информацию о миллионах цветов (24-разрядный цвет) и практически универсален с точки зрения под держки браузеров. Поскольку JPEG-файлы включают в себя максимум цве товой информаций, они обычно служат для отображения фотографий. ► PNG. Формат PNG — Portable Network Graphics (переносимая сетевая гра фика). PNG-изображения похожи на GIF-файлы. Это небольшие файлы, ко торые быстро загружаются и ограничены 256 цветами. PNG-изображения пе ресылаются немного быстрее, чем GIF-файлы, но поддерживаются только достаточно новыми браузерами. С этой точки зрения, если веб-страница бу дет просматриваться множеством пользователей, работающих с различными браузерами, следует вместо формата PNG применять GIF. i
СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Что такое прозрачность можно узнать, прочитав главу 12.
Если создать веб-страницу в Word и вставить рисунки, которые хранятся в фай лах, не входящих в три перечисленных выше типа, Word в момент сохранения веб-страницы сформирует копии картинок и преобразует их в один из форматов ~ JPG, GIF или PNG. По умолчанию Word сохраняет копии всех графических файлов в папке вспомогательных файлов HTML-документа. Это удобно, так как при использовании рисунков на веб-странице следует организованно хранить свои файлы, чтобы обеспечить правильную работу HTML-кода. При загрузке веб-стра ниц на сервер нужно оставить неизменной структуру взаимного расположения HTML-документа веб-страницы и графических файлов, чтобы сервер мог найти все рисунки, на которые ссылается HTML-код. Теперь, когда мы обратили внимание на некоторые особенности веб-графики, рас смотрим, как можно использовать рисунки на веб-страницах. Обычно изображе ния применяются для создания следующих элементов: ► фотографии и иллюстрации; ► кнопки и логотипы; ► значки, маркеры и горизонтальные полосы; ► графический текст; * ► несложная анимация; ► фон. Как мы уже говорили, операции вставки графических объектов в веб-страницы и их настройки с принципиальной точки зрения ничем не отличаются от этих же процедур в стандартных документах Word. Но среди графических задач есть не которые, характерные только для веб-графики. В частности, при создании веб графики для каждого элемента нужно определить замещающий текст. Кроме того, возможно вставлять горизонтальные полосы» графические маркеры и ани-
Веб-графика ♦ 7 3 7 ------------ !----------- ------------------------------ ------------% if
мированные клипы. Несколько следующих разделов посвящены краткому опи санию этих проблем. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией о работе с рисунками, рисованными объектами и элементами WordArt обращайтесь к части II. а о том, как вставить фон или подложку, можно узнать из главы 17.
Добавление замещающего текста Если вы располагаете на своих веб-страницах графику, подумайте о тех людях, которые не сметут увидеть рисунки, особенно когда страницы публикуются в Word Wide Web. Поскольку Интернет распространяется на весь мир, нельзя предусмот реть все типы соединений и браузеров, которые будут использовать посетители ваших страниц. Велика вероятность, что хотя бы небольшая часть людей, про сматривающих ваши страницы, будет использовать текстовый браузер или от ключит демонстрацию графики, чтобы ускорить загрузку информации. Поэтому, выступая в роли разработчика веб-документов, определите замещающий текст (веб-дизайнеры обычно называют его ALT-текстом), который будет автоматиче ски появляться на экране, пока не загрузится рисунок или вместо него, если браузер не. отображает графику. Рисунок 26.14 показывает ALT-текст на веб странице при отключенном показе графики. ALT-текст (замещающий текст) *«йл О
Ардац! * 4 #
BsiA ’
vt?6p*MMoe
С«жис
Спрдак*
* У .:. *•*
•
'- ) и а
Адрес; . # httpi/Anww.
ЕГ М роим ое
.oVmuafc/
ж
................ ... ■"
■Щ- Chi*'* Мияс Induction
Щ Dm Soft MimeIrabucfen
Welcome to Chris Soil's Online Resource for H u s k I nstruction and Performance Information! Meet Chrlsl
-T t
--
She's an Internationally certified senior music Instructor who teaches piano and rnwrwtiKnn»_______ j flute to budding musicians, hobbyists, and professionals.
M*URmn
Chris complements her highly regarded Instructional program by regularly' performing throughout the world as well as orchestrating annual student recitals and competitions.
Рис. 26.14. Замещающий текст можно использовать для описания содержимого рисунков
7 3 8 ♦ Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
Замещающий текст дембнстрируется вместо изображений при следующих усло виях: ► браузер не поддерживает графику; ► браузер настроен так, чтобы не отображать рисунки; ► низкая скорость загрузки страницы; ► пользователю необходимы специальные условия из-за нарушений зрения. Чтобы определить замещающий текст для графического объекта на веб-странице, выполните указанные ниже действия. 1. Когда веб-страница открыта в Word, дважды щелкните на рисованном объек те или изображении и в появившемся диалоговом окне щелкните на вкладке Веб (Web). СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Также можно щелкнуть правой кнопкой мыши на рисунке и выбрать команду Формат ► Рисунок (или Автофигура) (Format ►Picture (или AutoShape).
2. В поле Замещающий текст (Alternative Text) введите текст, который будет де монстрироваться на месте рисунка. Щелкните на кнопке ОК. ALT-текст не ограничен в размере, но учитывайте, что некоторые браузеры моiyr отображать только ограниченное количество знаков. Поэтому постарайтесь создавать краткий замещающий текст, хорошо описывающий рисунок. Помните, что его главной целью является предоставление информации для тех пользова телей, которые не увидят графику.
Добавление разделителя в виде горизонтальной черты Горизонтальная черта — типичный графический элемент веб-страниц. Сущест вует два основных способа ее создания: ввод HTML-кода прямо в исходный код веб-страницы или вставка графического разделителя. Чтобы ввести HTML-код (тег
), нужно открыть редактор Microsoft Script Editor и добавить текст. Редактор Microsoft Script Editor описывается в разделе «Редактирование исход ного кода с помощью редактора Microsoft Script Editor» этой главы. Сейчас мы рассмотрим второй способ создания горизонтальной черты. В Word сделать это очень легко. Получить доступ к установленным по умолча нию изображениям горизонтальных линий можно двумя способами: ► расположите текстовый курсор там, куда нужно вставить черту, покажите об ласть задач Коллекция клипов (Clip Art), введите в поле Искать (Search For) веб-разделитель (web dividers) и нажмите клавишу Enter; ► точно так же расположите курсор, выберите команду Формат ►Границы и за ливка (Format ►Borders And Shading), щелкните на вкладке Границы (Borders), затем на кнопке Горизонтальная линия (Horizontal Line). Как видно из рис. 26.15, оба подхода обеспечивают одинаковый результат. Что бы выбрать линию в любом из двух окон и вставить ее в веб-страницу, дважды щелкните на ее изображении.
Веб-графика ♦
«уия
jx b u
JCT{»—
“o p ts #
*'c p - *
w
739
Grpw»
Й <но
ИмгтоТ
— ' -
*
Горизонтальная линия
- е
ф
U
Область задач Коллекция клипов (Clip Art)
Рис. 26.15. Можно вставить горизонтальную черту, отобразив встроенные в Word изображения линий и дважды щелкнув на понравившемся варианте
Ф ь р и .т I o p u v . m a n w w ' я -tH»
{Г^.О ввТ Л 'Ч ***- .
М
РиСУп~
mJH OMtm
Рис. 26.16. Диалоговое окно Формат горизонтальной линии позволяет управлять видом горизонтальных линий на ваших вео-страницах
П о сл е в с т а в к и го р и з о н т а л ь н о й ч е р ты м о ж н о и зм е н я т ь ее с в о й с тв а . Е с л и в ы в о с п о л ь зо в а л и с ь д и а л о го в ы м о к н о м Горизонтальная линия (Horizontal Line), щ е л кн и
7 4 0 ♦ Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов те н а л и н и и п р а в о й к н о п к о й м ы ш и и вы б е р и те в к о н т е к с т н о м м е н ю п у н к т Ф ор мат горизонтальной линии (F o rm a t H orizontal L in e ). М о ж н о т а кж е щ е л кн у ть н а л и н и и и в ы б р а ть к о м а н д у Ф орм ат ►Горизонтальная линия (F o rm a t ►H o rizo n ta l L in e ), ч т о бы о то б р а зи ть д и а л о го в о е о к н о Ф ормат горизонтальной линии (F o rm a t H o rizo n ta l L in e ), п о ка за н н о е н а р и с . 2 6 .1 6 . В д и а л о го в о м о к н е Ф орм ат горизонтальной линии (F o rm a t H o rizo n ta l L in e ) м о ж н о к о н т р о л и р о в а т ь ш и р и н у , д л и н у , ц в е т и в ы р а в н и в а н и е ч е р ты . Е с л и ж е в ы в с та в л я л и ч е р т у с п о м о щ ь ю о б л а сти за д а ч, щ е л кн и т е н а н е й п р а в о й к н о п к о й м ы ш и и в к о н т е к с т н о м м е н ю в ы б е р и те п у н к т Ф орм ат рисунка (F o rm a t H o rizo n ta l L in e ) (и л и щ е л кн и т е н а л и н и и и вы б е р и те к о м а н д у Ф орм ат ►Рисунок (F o rm a t ►P ic tu re )), ч то б ы в ы зв а ть д и а л о го в о е о к н о Ф о р м а т рисунка (F o rm a t P ic tu re ), ко то р о е о б су ж д а л о с ь в гл а в е 11.
Добавление графических маркеров Ч т о б ы п р е д с та в и ть и н ф о р м а ц и ю в п о н я т н о м и л а к о н и ч н о м ви д е , м о ж н о (а за ч а с ту ю и н у ж н о ) и с п о л ь зо в а ть н а в е б -с тр а н и ц а х м а р ки р о в а н н ы е с п и с к и . Н о п о ня ти е « кр а тки й и я сн ы й » не явл я е тся си н о н и м о м к опред еле нию « с ку ч н ы й и н е и н те р е с н ы й » . В м е с то т о го ч то б ы в ка ж д о м с п и с к е и с п о л ь зо в а ть ста н д а р тн ы е ч е рн ы е т о ч к и , м о ж н о о ж и в и т ь в е б -с тр а н и ц ы с п о м о щ ь ю гр а ф и ч е с ки х м а р ке р о в . В W o rd л е гк о с о зд а ть м а р ки р о в а н н ы й с п и с о к с р и с у н ка м и . 1. В ы д е л и те м а р ки р о в а н н ы й с п и с о к , в ко т о р о м тр е б у е тс я п о м е н я т ь м а р ке р ы . 2. В ы б е р и те к о м а н д у Ф орм ат ►С писок (F o rm a t ►B u lle ts A n d N u m b e rin g ) и щ е л к н и т е н а в кл а д ке М аркированный (B u lle te d ).
Рис. 26.17. Можно изменить структуру маркированного списка с помощью диалогового окна Изменение маркированного списка
Вставка других компонентов веб-страницы ♦
741
3. Выберите одно из окон с образцом списка и щелкните на кнопке Изменить (Customize). Откроется диалоговое окно Изменение маркированного списка (Customize Bulleted List), продемонстрированное на рис. 26.17. 4. В нем щелкните на кнопке Рисунок (Picture), чтобы открыть диалоговое окно Рисованный маркер (Picture Bullet). 5. Дважды щелкните на понравившемся маркере. Обратите внимание, что не сколько маркеров имеют в нижнем правом углу звездочку. Это означает, что маркер является анимацией и увидеть его полностью можно, открыв список в браузере. 4 6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы переформатировать маркированный список. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------- 1------------------------------------------Дополнительную информацию о создании и редактировании маркированных списков можно найти в главе 8.
Добавление клипов В области задач Коллекция клипов (Clip Art) вы найдете анимацию, которую можно разместить на веб-странице. Анимированные клипы в области задач Коллекция флипов (Clip Art) обозначаются маленькими желтыми звездочками в пра вом нижнем углу картинки. Анимированные клипы можно вставлять в веб-страницу так же, как и простые клипы —просто щелкните на картинке в области за дач Коллекция клипов (Clip Art). Чтобы просмотреть анимацию, нужно просмот реть документ в веб-браузере, а если вы хотите просмотреть анимацию, работая в Word, выберите команду Файл ►Предварительный просмотр веб-документа (File ► Web Page Preview).
СОВЕТ Чтобы увидеть, как будет выглядеть анимированный клип, выведите на экран область задач Коллекция клипов (Clip Art), введите в поле Искать (Search For) слово-ключ, на пример день рождения, щелкните на кнопке Начать (Go), щелкните на найденном клипе, чтобы вставить его в документ, а чтобы просмотреть анимацию, выберите команду Файл ►Предварительный просмотр веб-документа (File ►Web Page Preview).
Вставка других компонентов веб-страницы Помимо добавления текста и рисунков, на веб-странице можно разместить муль тимедийную информацию: клипы и фильмы, фоновые звуки и бегущие строки. В Word для вставки таких элементов предназначены инструменты панели Веб компоненты (Web Tools). Чтобы отобразить панель инструментов, выберите ко манду Вид ►Панели инструментов ►Веб-компоненты (View ►Toolbars ►Web Tools) или щелкните правой кнопкой мыши на любой из открытых панелей и в появив шемся списке выберите Веб-компоненты (Web Tools). Кроме того, панель инстру ментов Веб-компоненты (Web Tools) предоставляет кнопки, которые помогут соз давать интерактивные веб-формы.
7 4 2 ♦ Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------Мультимедиа файлы не сохраняются автоматически в папке вспомогательных файлов при сохранении веб-страницы. Поэтому лучше всего перед вставкой фильма или зву кового файла скопировать их во внутреннюю папку HTML-документа. Тогда связи с мультимедийными элементами не изменятся после загрузки файлов ееб-страницы на сервер.
Вставка фильмов Создавая веб-страницу в Word, можно вставить фильм прямо в нее. Учтите, что эта функция добавляет фильм прямо в документ аналогично отображению гра фики. Можно настроить фильм так, чтобы он проигрывался, когда веб-страница открыта, когда пользователь располагает указатель мыши над фильмом или в обоих случаях. Чтобы вставить фильм в веб-страницу, выполните следующее. 1. Расположите текстовый курсор там, куда вы хотите вставить ссылку на rjT" фильм, и щелкните на кнопке Фильм (Movie) панели инструментов Веб- —— < компоненты (Web Tools). Откроется диалоговое окно Фильм (Movie Clip), показанное на рис. 26.18, а в ва шем документе появится используемый по умолчанию значок Фильм (Movie).
/
Рис. 26.18. Воспользуйтесь диалоговым окном Фильм, чтобы вставить фильм >
в веб-страницу
2. В диалоговом окне введите путь к файлу фильма или его веб-адрес или щелк ните на кнопке Обзор (Browse) и определите расположение файла. СОВЕТ----------------------------------------------------------------------------------------На веб-страницах можно использовать фильмы в форматах AVI, MOV, Movie. МР2, MPG, MPEG, QT.
3. Введите в поле Замещающий рисунок (Alternate Image) веб-адрес или путь к графическому файлу, который будет заменять фильм в тех случаях, когда браузеры пользователей не поддерживают показ фильмов или эта функция отключена.
Вставка других компонентов веб-страницы ♦ ■■I
...
■ -
П
............
■■■■■
■■■■■■■■
.........И
743
............ ..
......
4. В поле Замещающий текст (Alternate Text) введите текст, который появится
вместо фильма или замещающего рисунка. 5. Щелкните на стрелке списка Начинать (Start) и выберите один из следующих вариантов: > При открытии (Open) начинает проигрывать фильм, когда пользователь за гружает веб-страницу; > Мышью (Mouse-Over) показывает фильм, когда указатель мыши располага ется над его окном; > Обоими способами (Both) начинает показывать фильм в обоих случаях. 6. В поле Число повторов (Loop) укажите количество раз, которое нужно повто рить фильм, или щелкните на стрелке списка и выберите любую из цифр или вариант Бесконечно (Infinite) и затем щелкните на кнопке ОК. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Контролируйте показ фильма во время работы над документом, используя кноп- Т Г у ку-переключатель Режим конструктора (Design Mode) на панели инструментов Веб-компоненты (Web Tools). Работая с веб-компонентами, следите, в каком ре жиме вы работаете — в режиме конструктора (Design Mode) или в режиме Веб-доку мент. (Web Page Layout). Например, чтобы просмотреть фильм во время работы над веб-страницей в Word, не обходимо убедиться, что режим конструктора отключен. Отключив его, щелкните пра вой кнопкой мыши на изображении, представляющем фильм, и выберите в контекстном меню пункт Воспроизвести (Play). Чтобы остановить показ фильма, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите пункт Остановить (Stop). Чтобы отключить фильм на время работы с документом, щелкните на кнопке Режим конструктора (Design Mode) па нели инструментов Веб-компоненты (Web Tools). Чтобы вернуться к стандартному режиму веб-документа или отобразить диалоговое окно Фильм (Movie Clip), щелкните на кнопке Режим конструктора (Design Mode). Если вы работаете в режиме конструктора, то, щелкнув правой кнопкой мыши на значке фильма и выбрав Свойства (Properties), вы отобразите на экран диалоговое окно Properties, которое выглядит похоже на диалоговое окно Microsoft Visual Basic, исполь зуемое при работе с макросами. Чтобы снова отобразить диалоговое окно Фильм (Movie Clip), выключите режим конструктора, щелкните на фильме правой кнопкой мыши и выберите Свойства (Properties).
Как правило, вставка фильма прямо в веб-страницу —не лучшее дизайнерское ре шение. Некоторые пользователи отключают демонстрацию фильмов или просто не могут их просмотреть по той же самой причине, по которой отключают или не ви дят графику. Кроме того, если соединение с Интернетом медленное, читатель вряд ли захочет ждать, пока загрузится фильм. Поэтому опыт разработчиков веб-страниц под сказывает следующее: скопируйте фильм в папку веб-страницы (или ее внутрен нюю папку) и создайте текстовую или графическую гиперссылку на файл фильма. При этом пользователи могут сами решить, хотят ли они посмотреть фильм. Чтобы удалить фильм из веб-страницы, щелкните на кнопке Режим конст- ’р =| руктора (Design Mode) панели инструментов Веб-компоненты (Web Tools), nod Затем щелкните правой кнопкой мыши на значке фильма и выберите пункт Вырезать (Cut) в контекстном меню. I
7 4 4 ♦ Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
Добавление фоновых звуков Еще одним элементом мультимедиа, с помощью которого можно разнообразить веб-страницу, являются фоновые звуки. Обычно они представляют собой звуко вой файл, который проигрывается, когда пользователь просматривает веб-страницу. Не следует слишком часто пользоваться этой возможностью, потому что многие люди считают, что фоновый звук раздражает, а его загрузка —пустая трата времени. Если на странице присутствует фоновый звук (например, на странице о пении птиц), вы должны чувствовать, что звук уместен. В противном случае лучше предоставить ссылку на звуковой файл, чтобы пользователи не были вы нуждены загружать его, а могли сами принять решение о прослушивании. Ниже описана процедура добавления фонового звука к веб-странице, использующаяся в тех случаях, когда звуки являются неотъемлемой частью страницы. 1. Щелкните на кнопке Звук (Sound) панели инструментов Веб-компоненты (Web Tools). Откроется диалоговое окно Фоновый звук (Background Sound), изображенное на рис. 2 6 . 1 9. j
\
Рис. 26.19. Диалоговое окно Фоновый звук используется для добавления фонового звука к вашей веб-странице
2. В поле Звук (Sound) введите путь или веб-адрес звукового файла или щелк ните на кнопке Обзор (Browse) и определите расположение файла. СОВЕТ ---------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------В веб-страницу можно вставлять звуковые файлы форматов WAV, MID, MIDI, AU, AIF, AIFF, RMI, SND.
3. В поле Число повторов (Loop) укажите количество раз, которое будет повто ряться фоновый звук, или щелкните на стрелке и выберите из списка цифру или вариант Бесконечно (Infinite). , Чтобы остановить проигрывание фонового звука во время работы над веб-стра ницей, щелкните на кнопке Режим конструктора (Design Mode) панели инстру ментов Веб-компоненты (Web Tools). (Эта кнопка останавливает как демонстра цию фильмов, так и проигрывание звуков.) Повторный щелчок на кнопке позволит вам снова услышать фоновый звук. СОВЕТ-------------------- ;----------------------------------------------------------------------------------Чтобы остановить фоновый звук при просмотре веб-страницы в браузере, нажмите кла вишу Esc.
Вставка других компонентов веб-страницы ♦
745
Если нужно удалить звук, щелкните на кнопке Режим конструктора (Design £ГП Mode), щелкните правой кнопкой мыши на значке звука и выберите в контекстном меню пуНкт Вырезать (Cut).
Добавление бегущей строки Еще один элемент мультимедиа, который легко можно включить в веб-страницу, создаваемую в Word, называется бегущей строкой. Текст бегущей строки выхо дит с одной стороны документа и исчезает с другой, пробегая всю страницу по горизонтали. ВНИМАНИЕ Следует ограничивать использование бегущих строк. Многие браузеры до сих пор не поддерживают этот элемент и могут или вообще не показать его, или отобразить только часть.
Чтобы вставить бегущую строку в веб-страницу в Word, выполните следующее. 1. Щелкните на кнопке Бегущая строка (Scrolling Text) панели инструмен тов Веб-компоненты (Web Tools). Откроется диалоговое окно Бегущая строка (Scrolling Text), показанное на рис. 26.20.
Рис. 26.20. Диалогощре окно Бегущая строка используется для создания бегущей строки в веб-странице
2. В списке Движение (Behavior) выберите любой из следующих вариантов (что бы просмотреть каждый из вариантов, выберите его и взгляните на пример текста в окне Образец (Preview)): > Насквозь (Scroll) — текст появляется с одной стороны экрана и исчезает с другой. Этот вариант установлен по умолчанию; > До края (Slide) —текст пробегает экран один раз, останавливается у друго го края страницы и затем отображается как обычный статичный текст; > Между краями (Alternate) —текст отталкивается то о*г левого, то от правого поля страницы.
7 4 6 ♦ Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
3. В списке Направление (Direction) определите, как будет пробегать текст: слева направо или справа налево. 4. При желании щелкните на стрелке списка Цвет фона (Background Color) и вы берите цвет, на фоне которого будет отображаться бегущая строка. К сожале нию, здесь можно применять только цвета из списка. 5. В поле Число повторов (Loop) введите количество раз, которое строка пробе жит по экрану, или щелкните на стрелке списка и выберите любой вариант. По умолчанию бегущая строка настроена на бесконечную прокрутку (то есть она передвигается, пока страница отображена на экране). Если в списке Дви жение (Behavior) выбран вариант От края (Slide), поле числа повторов недос тупно, потому что данный вариант предполагает только один пробег строки. 6. Измените скорость перемещения текста по Экрану, сдвинув ползунок Ско рость (Speed). 7. Введите текст, который будет появляться на экране, в поле Введите текст бе гущей строки (Type The Scrolling Text Here). 8. Настроив все параметры, щелкните на кнопке ОК. После вставки бегущей строки ее можно изменить, работая в режиме конструк тора (щелкните на кнопке Режим конструктора (Design Mode) панели инструмен тов Веб-компоненты (Web Tools)). Здесь можно изменить вид бегущей строки. ► Измените размер поля бе1ущей строки, щелкнув на объекте и перетащив мар керы выделения на рамке строки. ► Отформатируйте текст строки с помощью инструментов форматирования Word, доступных, например, в диалоговом окне Шрифт (Font) и на панели ин струментов Форматирование (Formatting). Выделите объект (выделить сам текст невозможно) и примените форматирование шрифта. Чтобы просмотреть ре зультат, запустите строку, щелкнув на кнопке Режим конструктора (Design Mode). Для возврата в режим форматирования еще раз щелкните на этой кнопке. ► Отформатируйте бегущую строку как гиперссылку, щелкнув на объекте пра вой кнопкой в режиме конструктора и выбрав пункт Гиперссылка (Hyperlink) в контекстном меню. Откроется диалоговое окно, в котором нужно установить параметры. В общем случае бегущие строки следует использовать для привлечения внима ния к отдельной маленькой части информации, в них не нужно включать важ ные компоненты (за исключением тех ситуаций, когда эти свёдения встречаются еще где-нибудь на странице). Если браузер не поддерживает бегущую строку, поль зователь не увидит сообщение, поэтому лучше быть уверенным в том, что ин формация не будет утеряна безвозвратно.
Создание интерактивных форм Вы когда-либо заполняли в сети анкету или работали со средством веб-поиска? Именно это называется интерактивными формами. В Word можно создавать на веб-страницах интерактивные формы, точно так же, как и стандартные формы.
Создание интерактивных форм ♦
747
Основная разница между ними заключается в том, что необходимо настраивать свойства веб-форм для работы с конкретным веб-сервером. Поскольку веб-фор мы, создаваемые в Word, требуют дополнительных файлов поддержки и под держки сервера, при их планировании и формировании следует советоваться с сетевым администратором или провайдером. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Кроме веб-форм «клиент-сервер» (это формы, которым требуется работа с веб-сервером для обработки данных) можно создавать веб-формы, которые посылают электронное сообщение каждый раз, как форма оказывается заполнена пользователем и вы получаете письмо с введенными в нее данными. Чтобы создать форму такого типа, лучше обратиться к программе, специализирующейся как HTML-редактор, например FrontPage 2003.
Создавая веб-формы в Word, можно включить в них 11 основных управляющих элементов, перечисленных в табл. 26.1. Кнопки для формирования веб-форм в Word размещены в панели инструментов Веб-компоненты (Web-tools) (щелк ните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и выберите пункт Веб-компоненты (Web Tools)). СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------Для более глубокого ознакомления с созданием форм в Word обращайтесь к главе 31.
Таблица 26.1. Элементы интерактивных веб-форм Кнопки панели Название элемента Описание Веб-компоненты Флажок (Checkbox Box)
Позволяет определить функцию, не являющуюся взаимоисключающей в группе вариантов или ото бражающуюся как независимый параметр
Переключатель (Option Button)
Позволяет определить функцию в группе взаимоис ключающих вариантов. Пользователь может вы брать только один элемент из группы
Раскрывающийся список (Drop-Down Box)
Создает набор вариантов, которые пользователь может выбрать из раскрывающегося списка
Список (List Box)
Вставляет поле, содержащее список элементов для выбора пользователем. Если список больше разме ра окна, пользователь может пролистать его с по мощью полосы прокрутки
Поле (Textbox Box)
Создает поле, куда пользователь может ввести одну строку текста
Текстовое поле (Text Создает поле, куда можно ввести несколько строк текста Area) Отправить (Submit)
Посылает данные, введенные пользователем в веб форму. Каждая веб-форма должна содержать эту или следующую кнопку
Отправить с изобра Отображает рисунок, на котором пользователь мо жением (Submit With жет щелкнуть, чтобы отправить информацию Image) Продолжение &
7 4 8 ♦ Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов Таблица 26.1. Продолжение Кнопки панели Название элемента Описание * Веб-компоненты
а
Сброс (Reset)
Восстанавливает исходный вид формы и удаляет всю введенную в нее информацию
Скрыть (Hidden)
Вставляет элемент управления, использующийся для передачи информации для веб-сервера при от правлении формы (например, сведения об операци онной системе компьютера пользователя)
Пароль (Password)
Создает текстовое поле, которое отображает звез дочкой каждый введенный пользователем символ
Для установки свойств управляющего элемента веб-формы выделите его и щелкните на кнопке Свойства (Properties) панели инструментов Веб-ком- - 1 поненты (Web Tools). Чтобы па гучить информацию о свойствах каждого из эле ментов веб-форм, воспользуйтесь справкой Word. Справочная статья «Элемен ты управления формы, которые можно использовать на веб-странице» предос тавляет сведения о свойствах каждого из 11 элементов веб-форм.
Работа с каскадными таблицами стилей Каскадные таблицы стилей (Cascading style sheets (CSS)) применяются для фор матирования веб-страниц практически так же, как обычные таблицы стилей ис пользуются для форматирования стандартных документов Word. Роль каскад ных таблиц стилей состоит в представлении информации по форматированию веб-страницы в определенном месте —или в начале HTML-документа, или в от дельном документе — в формате, который браузер может легко интерпрети ровать и применить к веб-странице. Использование каскадных таблиц стилей — удобный метод форматирования нескольких веб-страниц или целого веб-узла. При этом можно изменять формат веб-страниц, редактируя таблицу стилей вме сто каждой отдельной веб-страницы. Поскольку Word автоматически создает исходный код, вы не видите, в какой мо мент программа формирует каскадные таблицы стилей. По умолчанию Word пользуется этим средством, если в параметрах веб-страницы указаны браузеры Internet Explorer 4, Netscape Navigator 4 или более поздние версии. (О том, как настроить браузер, можно узнать из раздела «Определение параметров брау зера» в начале этой главы.) Если Word создает каскадную таблицу стилей, он вставляет ее в начало каждой веб-страницы. Можно использовать Word не только для формирования таблиц стилей, но и для их присоединения, удаления или управления ими. Такж? с помощью Word можно присоединить к одной веб-странице несколько таблиц стилей, если это необхо димо. Например, есть одна таблица стилей, являющаяся частью большого веб узла, такого как веб-узел международной корпорации, и другая таблица, опре деляющая маленькую группу связанных Страниц регионального офиса. Можно определить, какая из таблиц будет использоваться в случае конфликта стилей,
Работа с каскадными таблицами стилей ♦
749
определяющих одинаковые элементы. После присоединения таблицы стилей к веб-странице в Word стили, содержащиеся в таблице, появляются в области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting). СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------Область задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) описана в главе 9.
Работа со вставленными каскадными таблицами стилей Если вы умеете составлять исходный HTML-код и создавать каскадные таблицы стилей, возможно, вам будет удобна производить изменения с таблицей стилей, уже вставленной прямо в веб-страницу. Чтобы сделать это, откройте свою веб страницу, отобразите ее исходный HTML-код в редакторе Microsoft Script Editor (для этого выберите команду Вид ►Источник HTML (View ►HTML Source)) и отре дактируйте код. Такое редактирование кода каскадных таблиц стилей может при годиться, если вам нужно произвести небольшое изменение, например, поменять шрифты, как показано на рис. 26.21. После внесения изменений в код в редакто ре Microsoft Script Editor можете сохранить эти изменения, затем закрыть или свернуть Microsoft Script Editor и просмотреть, как выглядит ваша измененная веб-страница.
p n n o n e ~ ii 2 11 е * г z г г г 4 ; ш л о- f o n t - c h a r j e t I О : иао e e r ie r i c - f o n t - i e m u . 1 у : s • i s s ; к й о - f o n t - f o m e n t so t h e r ; jn s c - fc n t - p ic c h : v a r ia b le ; t a e c - fe n t- - s ig n a t u r e j3 O O O I O ; » G fo n t- jfa c e ifo n e - f a m ily : C o u r ie r ; pano se . 1 : 2 7 4 9 2 2 5 2 4 lu s o - lo n t- c h n r e e c : 0 ;
CK26ji.doc Докуивнт17
pKynKH.de
4;
u s c - g e n e c i c - f o n t f a n » ly . m o d e r n , n u o -fo n t-fo rm a t: o th e r;
M>f—f t n t-j> itc h < f i x e d ; m30- f 0n t - s l g n a t u r e :3 О О О 1 0 ; t ■ if o n t f a c e « f o n e - f * » i l y ; " ,ft»» R u m ";
•
js * l» 0 M -l:2 2 t 3 4 £ S 2 3 4; t o e o - f o n t - c h a r s e t : CJ; m s c - f le n e r l c - f o u t - f a in l l y : ro ra a n ; «во- fo u t fo rm a t: o th e r; m e o - f o n t - p it c h : v a r ia b le ; m a o - f o n c - a le n a t u r e - . S C<0 0 1 0 ; ) S fo n t- fa c e f fo n t- fa m ily :Д Д Д p a n o s e - 1 -.Л 11 6 4 2 2 2 3 2 4; ш с fo n t-c )u u 9 e t:0 ; «esc s r e o e r i c - f o n t t « m l tncc—f o n t - f o r a t a t j o t h e r ;
Рис. 26.21. Если вы умеете редактировать исходный HTML-код и работать с кодом каскадных таблиц стилей, вы можете производить изменения прямо в каскадной таблице стилей, вставленной в веб-страницу
75Q ♦ Глава 26, Создание профессиональный веб-узлов СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Всю новейшую информацию о стандартах каскадных таблиц стилей (CSS) и образце кода вы можете получить на сУранице о каскадных таблицах силен на веб-узле http://www.w3.org/Style/CSS.
Присоединение каскадных таблиц стилей Если у вас есть файл с каскадной таблицей стилей (такой файл имеет расшире ние .css), его можно связать с веб-страницей точно так же, как присоединяются глобальные шаблоны и надстройки. 1. Выберите команду Сервис ►Шаблоны и надстройки (Tools ►Templates And AddIns). Откроется одноименное диалоговое окно. 2., Щёлкните на кнопке Связанные CSS (Linked CSS). Появится диалоговое окно Связанные таблицы стилей CSS (Linked CSS Style Sheets), показанное на рис. 26.22. , 3. Щелкните на кнопке Добавить (Add). В открывшемся диалоговом окне Доба вить CSS-ссылку (Add CSS Link) (очень похожем на окно Открытие документа (Open)) отобразятся все файлы каскадных таблиц стилей, сохраненных в пап ке Шаблоны (Templates). 4. Выделите желаемую таблицу стилей и щелкните на кнопке ОК. Ш аг поны
.1 н а д |
троими
шаблоны) ХМчхеиа | пакеты.р#сширенияэти. £вяинны*таблицыстилей (болеевысокийприоритет)
СеямнмыеС5$ .]
|[Д о$уаить_
I
J
болеенизкийприоритет!.
|
Заголовок* J
Пут»; ... ■■... . .. ..
,&Г«:ЯЙТ0Р
|
ОК.
Рис. 26.22. Вкладку Связанные CSS можно использовать для присоединения,
отсоединения и установки приоритета каскадных таблиц стилей
5. Чтобы присоединить к документу несколько таблиц стилей, повторите шаги 3 и 4. Закончив процедуру, щелкните на кнопке ОК. Появится окно с сообщени ем, что файл изменился в соответствии с внешней таблицей стилей, его нуж но сохранить и открыть заново. Щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы Word сделал это за вас. 6. Щелкните на кнопке ОК для закрытия диалогового окна.
Редактирование исходного кода с помощью редактора Microsoft Script Editor ♦
751
Изменение порядка каскадных таблиц стилей Порядок каскадных таблиц стилей определяет их приоритет, то есть какой стиль применяется, когда несколько таблиц имеют конфликтующие параметры для од ного элемента. Перемещая таблицу в списке наверх, вы увеличиваете ее приори тет, и наоборот, сдвигая таблицу вниз, уменьшаете ее приоритет. Чтобы располо жить таблицы стилей в требуемом порядке, выполните следующее. 1. Откройте диалоговое окно Связанные таблицы стилей CSS (Linked CSS Style Sheets) (см. предыдущий алгоритм). 2. Чтобы изменить приоритет т^Злицы стилей, выделите ее в списке, затем щелкните на кнопке Вверх (Move Up) или Вниз (Move Down). 3. Окончив операцию, дважды щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалого вые окна.
Отсоединение каскадных таблиц стилей Можно отсоединить каскадную таблицу стилей, если требуется приостановить ее использование для форматирования документа. 1. Откройте диалоговое окно Связанные таблицы стилей CSS (Linked CSS Style Sheets) (см. предыдущий раздел). 2. Выделите таблицу стилей, которую нужно отсоединить, и щелкните на кноп ке Удалить (Remove). 3. Удалив все требуемые таблицы стилей, щелкните на кнопке ОК. Появится окно, сообщающее, что для данного документа изменились зависимости от внеш ней таблицы стилей, поэтому нужно сохранить документ и открыть его зано во. Щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы Word сделал это за вас. Учтите, что при удалении таблицы стилей из списка вы не удаляете ее файл, а просто указываете программе не форматировать текущий документ с помощью этой таблицы. j
Редактирование исходного кода с помощью редактора Microsoft Script Editor Если вам удобнее работать с HTML-кодом, веб-сценариями и информацией кас кадных таблиц стилей, вы, вероятно, будете время от времени сами редакти ровать исходный код веб-страницы. Редактор Microsoft Script Editor позволяет просматривать и изменять HTML-код веб-страницы, кроме того, с его помощью можно добавлять к файлам сценарии Visual Basic и Java. Чтобы отобразить исходный код веб-страницы, откройте документ в Word, за тем выберите команду Вид ►Источник HTML (View ►HTML Source). При первом обращении к Microsoft Script Editor на экране появится окно, сообщающее, что необходимо установить этот редактор. Вставьте установочный компакт-диск Office и щелкните на кнопке Установить (Install). После 'завершения установки исход
7 5 2 ♦ Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов
ный код вашей веб-страницы будет показан в окне Microsoft Script Editor, проде монстрированном на рис. 26.23. В Microsoft Script Editor можно редактировать исходный код, пользуясь теми же методами, что и в других приложениях. Помимо отображения кода текущей страницы в основном окне редактора, панель Project Explorer показывает все от крытые в Word документы, так что можно посмотреть их исходные коды. Обра тите внимание, что панель инструментов Стандартная (Standard) содержит две кнопки сохранения: Сохранить (Save) и Сохранить все (Save All). Воспользуйтесь второй кнопкой, если вы редактировали несколько документов. После сохране ния изменений, выполненных в исходном коДе, документ обновляется. f i o d f e r f lo w e r s h t m l
Ч к г о ы Л S c r i p t fcd ito r
8orfk ? r~ flo w e r* .h ti* » l
|c h t» l m b I d * ( v “ " u c n : a c h e m a s - n lc r o s o ft - c c M c n tl" x a l n a : o « " u r n : a c h e m a a - a l c r o a o f t - c o a : o f f i c e *o f f i c e " x a ln s : w " u r n : lc r o r o ft- c o a : o f f ic e : a ocd” x ) o ln e « " h ttp !//» ¥ W . » 3 . o r g /T R /F tC - h t» H 0 " > • a a e te < M ta ow e* < a e ta < lln k < lln k
OC6_e.doc Д оку*и т17 рисунси doc
h t t p - e q u l v * C o n t e n t - T y p e c o n t e n t - " t e x t / h t a l ; ch«LC 8eta v l n d o * s - 1 2 5 1 " > n a m e - P r o g ld c o n t m t - V o r d D o c u a e n t> M n r C t M C K D r c o n t e n t - " H i c r o a o f t B o rd 1 1 "> n a m e 'O c l g i n a t o c c o n t e n t - " H i c r o a o f t j f o r d l l " > r e J * F l l e - L i 8 t h r e f “ " B o d le r - f lo w e r s . f l l e a / f l l e l l s t x a l" > r e l - E d i t - T la e - D a t a i i r e f • " B o d l e r - f l o v e r s . f i l c g / e J i t d & t a . ш ло” » t !k a o ]>
( b e h a v i o r m r l ( H d e f a v ilt # V H L ) ; > ( b e h a v i o r : u r l ( # d e f a u lt # V H L ) : ) ( b e h a v io r i n t i K d e fd U ltfV S L ) j >
.s h a p e ( b e h a v i o r : u c l ( # d e f « u l t # V J n . ) < /a ty le > < ! [e n d lt) — > < tltl» ID K p a k Б о д л е р . Ц вети s n a < / t lt le > < ! — ( i f g t e mao S ] x x a l > < o : D o c ia n e n tP r o p e r t l e »> K / o : k e v l e lo n > < o :T o ta lT ia e > 3 < /o : T jta lT lr # e > < o : C r e « c * d > 2 0 0 ' - 0 5 - 0 6 T 1 0 s3 0 j O O K / o : C r e a t e d » < o : P a g e s > l< /o ! P u g e r i
Рис. 26.23. Microsoft Script Editor предоставляет удобный интерфейс для редактирования исходного кода веб-страниц
Публикация веб-страниц Последней стадией создания веб-страницы является ее публикация. Сформи ровав и сохранив файлы веб-страниц, вы готовы опубликовать свое творение, чтобы его видел весь мир (по крайней мере, ваши приятели или работодатели). Публикация веб-страницы означает копирование относящихся к ней файлов и папок с вашего компьютера на веб-сервер. Учтите, что в процессе копирова ния следует сохранить взаимное расположение файлов веб-страницы и их име на. Например, если графические файлы хранятся во вложенной папке, следует
Публикация веб-страниц ♦
753
скопировать и ее, не меняя при этом названия файлов и папки. (Помните, что изменение верхнего регистра на нижний меняет название файла или папки.) Чаще всего веб-страницы публикуются на серверах с помощью специальных при ложений, называемых клиент-программами FTP (File Transfer Protocol —прото кол передачи файлов). Создав веб-страницу в Word, можно поместить ее файлы на сервер, щелкнув на кнопке Мое сетевое окружение (My Network Places) в диа логовом окне Сохранение документа (Save As) и сохранив файлы по сети. Где бы вы ни публиковали веб-страницы, всегда следует просматривать их сразу лосле загрузки. Если страницы нужно исправить, измените их копию на своем компьютере и затем загрузите на сервер, записывая новые файлы поверх уста ревших. Если страницы загружены и работают, вы вполне готовы приступить к следующей стадии веб-разработок: поддержке и обновлению собственного веб узла,—но это уже тема для совсем другой книги.
инструментов рецензирования Знакомство с инструментами рецензирования выделение цветом Добавление и изменение примечаний Исправления
I
Сравнение и объединение документов Работа с несколькими версиями одного документа
Знакомство с инструментами рецензирования ♦
755
Ч
Как вы знаете, большинство крупных документов (и, прежде всего, эта книга) является результатом совместной работы многих людей. Даже самый простой буклет создается автором, изменяется редактором, дополняется техническим ре дактором и, наконец, утверждается руководителем проекта. Одной из задач Microsoft Word является упрощение коллективной обработки текста.
Знакомство с инструментами рецензирования В процессе совместной работы над документом с помощью Word можно отслежи вать и объединять различные изменения и комментарии, выделять цветом те части документа, к которым требуется привлечь внимание, а также сохранять различные еерспи документа по ходу работы. Исправления i юмечаются в тексте специальны ми маркерами, описанными ниже в разделе «Добавление и изменение примечаний ► , ► Инструмент выделения цветом привлекает внимание к конкретному фраг менту (букве, «лову, фразе, абзацу, картинке и т. д.), добавляя к выбранному объекту цветной фон, как описано в разделе «Выделение цветом». ► Вставка рукописных примечаний на планшетных ПК позволяет писать и рисов&ть на документах при помощи пера или иных инструментов. Использование рукописных замечаний обсуждается подробнее далее в этой главе. ► Средство отслеживания изменений сохраняет внесенные исправления, вклю чая удаленный и добавленный текст. Word может отслеживать изменения, вне сенные различными рецензентами, которые можно затем принять или удалить, как по очереди, так и все <;разу (см. раздел «Отслеживание изменений в про цессе рабты с документом»). ► Средство, предназначенное для работы с версиями, позволяет сохранить в одном файле несколько версий одного и того же документа. Таким образом, вы всегда сможете вернуться к более раннему варианту, как описано в разде ле «Работа с несколькими версиями одного документа». Эта глава расскажет о способах использования всех перечисленных средств. Большинство инструментов расположено на панели инструментов Р е ц е н зи р о ва н и е (R e v ie w in g ), показанной.на рис. 2 7 .1 . Чтобы вызвать ее на экран, щелкните на любой панели инструментов и выберите соответствующий пункт контекстного меню или вызовите команду В и д ►П анели и н стр ум е н то в ►Р е ц ен зи рован ие (V ie w ► T o o lb a rs ►R e vie w in g ).
[иелротнийн аш и ш он докушит»
I
Д
Ор> ^ / откх>*.>в ^
р м ж »^;..: j
Рис. 27.1. На панели инструментов Рецензирование находятся кнопки, служащие
для добавления, изменения, удаления и принятия комментариев и изменений вдокументе
Из рис. 27.1 видно, что панель инструментов Рецензирование (Reviewing) при пе реносе из Word 2002 в Word 2003 несколько видоизменилась. Следует отметить I
7 5 6 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
появление непосредственно на панели инструментов кнопок Добавить звуковое примечание (Insert Voice) и Выделение цветом (Highlight). Эти функции были дос тупны уже в Word 2002, однако соответствующие кнопки отсутствовали, а, сле довательно, доступ к функциям был затруднен. Кнопки панели инструментов описаны в табл. 27.1. Таблица 2 7 .1 . Кнопки панели инструментов Рецензирование Кнопка
Название
Описание
Отобразить для про верки (Display For Review)
Управление отображением на экране изме нений и примечаний. Возможны варианты Исправления*в измененном документе, Из мененный документ, Исправления в исход ном докуме нте Исходный документ
Показать (Show)
Вызов раскрывающегося меню, позволяю щего задать отображение и параметры за меток, добавлений, удалений, рукописных примечаний, списка рецензентов, выносок
Предыдущее исправле Переход к предыдущему (относительно рас положения текстового курсора) изменению ние или примечание или примечанию (Previous) Следующее исправле ние или примечание (Next)
Переход к следующему (относительно распо ложения текстового курсора) изменению или примечанию
Принять в. 'деленные исправления (Accept Change)
Принятие выделенного исправления или всех изменений в документе
Отклонить выделенные исправления (Reject Change/Delete Comment)
Отклонение выделенного изменения или удаление выделенного примечания, либо отклонение всех изменений или удаление всех примечаний в документе
Добавить рукописное примечание (Insert Ink Annotations) (только для планшетных компьютеров)
Открытие линейки инструментов Рукописные примечания (Ink Annotations), позволяющей добавлять рукописные заметки непосредственно в документ Word на экране компьютера так же, как если бы это был печатный документ
Рукописное примеча ние
Создание нового окна примечания, в кото ром можно вводить рукописный текст
Добавить примечание (Insert Comment)
Создание нового окна примечания, в кото ром можно вводить текст
Добавить звуковое примечание (Insert Voice) \
Открытие окна Звуковой объект (Sound Object), позволяющего записать звуковое примечание, если компьютер оборудован микрофоном
Выделение цветом (Highlight)
Легкое управление цветовым выделением текста. Цветом выделяются самые важные части документа
Исправления (Track Channes;
Включение и выключение отслеживания из менений в документе
Выделение цветом ♦
Название
Кнопка
757
Описание
Принять/отклонить ис- Просмотр исправлений в документе, созданправления (Reply With ном с использованием режима исправления Changes)
Replywith
Окно просмотра (Reviewing Рапе)
_
рв
Выведение на экран и сворачивание окна просмотра, в котором представлены все ис правления и примечания
Теперь, когда у вас появилось общее представление о средствах рецензирования, давайте перейдем к более тонким моментам. Начнем с самого простого инстру мента —Выделение цветом (Highlight). I
Выделение цветом Инструмент Выделение цветом (Highlight) не изменился по сравнению с преды дущими версиями Word. Единственное усовершенствование этой функции в Word 2003 по сравнению с Word 2002 —введение кнопки Выделение цветом на панели инструментов Редактирование. Выделение цветом призвано привлечь вни мание к важным и/или спорным местам рассматриваемого документа (рис. 27.2). Этот метод чаще всего применяется при работе с документом в электронном виде, хотя ничто не мешает также использовать его для работы с напечатанным текстом.
7. - Ноьоияц
чтобы гом там оам »- ф о р п г W ord, и с л о п р ус**#' по- у м м к и м ,-
вымрите-комянду ■(Сорос > Параметры- (Toofe ►ОрЬолзУмоидау Coxpwtt w (Say»),-
feel»»-
■ иь.. ч — I, •COBETI
’
УдалениетилерссылонЦ Иногда- M w w tr п о и ш и б т м гу а м и п ги и д к е м я м г (и«- только ф ормжтрт м а и , но-и•а м го б м кш )--У д ш ш о т с г о м г точио- m - ю , c « irim w ip p m H № T « w rH i кг] м у м ж -
ямдошхгтрйушухишформшию-иwewwrrKiji4sn>rfW ,-няи-е к& ’***■f
Веб-графикаЦ ■ы-
Рис. 27.2. Выделение цветом привлекает внимание к отдельным местам рассматриваемого документа
7 5 8 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
Основные действия, которые выполняются при работе с этим инструментом, со стоят в добавлении, удалении, замене цвета и поиске выделенных областей.
Выделение информации Выделить цветом можно как одиночный блок текста или картинку, так и ggb. % ряд фрагментов текста или графики. Чтобы раскрасить один элемент, вы делите его и щелкните на кнопке Выделение цветом (Highlight), расположенной на панели инструментов форматирования. Если нужно выделить несколько фрагментов текста, щелкните на кнопке и затем поочередно выделяйте требуе мые элементы. Для отмены режима выделения цветом щелкните на кнопке по вторно или нажмите клавишу Esc. Чтобы изменить цвет, щелкните на стрелке вниз возле кнопки и выберите нуж ный оттенок в раскрывающейся палитре. Выбранный цвет будет использоваться по умолчанию. СОВЕТ -------------------------------- ----------------------------------------------------------------------Если планируется распечатывать документ, пользуйтесь только светлыми оттенками для выделения текста, особенно если печать будет выполняться на черно-белом или матричном принтере. Если текст будет просматриваться несколькими людьми, поза ботьтесь о том, чтобы каждому рецензенту соответствовал свой цвет. В качестве аль тернативного варианта можно сопоставить цвета смысловым моментам: например, би рюзовым цветом можно выделять неоконченные ссылки, ярко-зеленым — лишние повторы и т. д.
Если раскрашиваемый документ является веб-страницей, выделение цветом будет сохранено как часть каскадной таблицы стилей веб-страницы. Inter net Explorer 3 и Netscape Navigator 4 адекватно отреагируют на это, но более ран ние версии данных браузеров (и другие, менее распространенные) не отобразят выделение цветом. Если вы не обладаете информацией о типе браузера, который будет использоваться, постарайтесь выбрать другие способы привлечения вни мания читателя. Например, можно применить цветной шрифт, создать выделе ние цветом в виде картинки или таблицы с заливкой.
Удаление выделения цветом Если привлечение внимания к фрагменту текста или картинке больше не требу ется, удалите выделение цветом» 1. Выдблите фрагмент, из которого требуется удалить цвет, или нажмите соче тание клавиш Ctrl+A, чтобы выделить весь документ. 2. Щелкните на стрелке ▼возле кнопки Выделение цветом (Highlight) и выбери те в раскрывшейся палитре пункт Нет (None). После этого все выделение цветом будет удалено из документа. СОВЕТ Можно скрывать выделение цветом на экране и при печати, не удаляя его. Для этого вы берите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и снимите флажок Выделение цветом (Highlight) в разделе Показывать (Show) вкладки Вид (View).
выделение цветом ♦ 7 5 9
Поиск фрагментов, выделенных цветом Если при работе с документом требуется перемещаться от одного цветного элемента к другому, воспользуйтесь диалоговым окном Найти и заменить (Find And Replace). 1. Выберите команду Правка ►Найти (Edit ►Find) или нажмите Ctrl+F. 2. Чтобы развернуть вкладку, щелкните на кнопке Больше (More). 3. Щелкните на кнопке Формат (Format) и выберите в раскрывшемся списке пункт Выделение цветом (Highlight). 4. Для перехода к следующему фрагменту щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). По окончании работы щелкните на кнопке Отмена (Cancel), чтобы за крыть диалоговое окно. При необходимости можно выделить все цветные фрагменты документа, уста новив флажок Выделить все элементы, найденные в (Highlight All Items Found In), выбрав пункт Основной документ (Main Document) в списке, расположенном под флажком, и щелкнув на кнопке Найти все (Find All). СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------Для того чтобы прекратить поиск по формату выделения цветом в диалоговом окне Найти и заменить (Find And Replace), щелкните на кнопке Снять форматирование (No Formatting). Дополнительную информацию о работе с диалоговым окном Найти и заме нить (Find And Replace) вы найдете в главе 4.
Изменение цвета фрагментов Можно заменить один цвет, встречающийся в документе, на другой или заме нить все цвета выделенных фрагментов одним и тем же цветом. Чтобы изменить цвет одного выделенного блока, выберите на палитре кнопки Выделение цветом (Highlight) требуемый цвет и выделите блок. Раскраска блока изменится. Чтобы изменить цвет нескольких фрагментов, воспользуйтесь диалоговым окном Найти и заменить (Find And Replace). Исходный цвет можно заменить любым. 1. Щелкните на стрелке вниз возле кнопки Выделение цветом (Highlight) и выбе рите на раскрывшейся палитре нужный цвет. 2. Выберите команду Правка ►Заменить (Edit ►Replace) или нажмите Ctrl+H. На экране появится диалоговое окно Найти и заменить (Find And Replace). 3. Чтобы развернуть вкладку, щелкните на кнопке Больше (More). 4. Разместите текстовый курсор в поле Найти (Find What), щелкните на кнопке Формат (Format) и выберите в раскрывшемся списке пункт Выделение цветом (Highlight), предварительно убедившись в том, что в полях Найти (Find What) и Заменить на (Replace With) нет текста. 5. Разместите текстовый курсор в поле Заменить на (Replace With), щелкните на кнопке Формат (Format) и выберите в раскрывшемся списке пункт Выделение цветом (Highlight). 6. Щелкните на кнопке Заменить все (Replace Ail). Затем щелкните на кноп ке ОК в появившемся сообщении о количестве произведенных замен. 7. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно.
7 6 0 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
Можно заменить цвет отдельных выделенных фрагментов, а не всех. Для этого выполните описанную выше процедуру, но в пункте 6 щелкните на кнопке Найти далее (Find Next), вместо Заменить все (Replace All). Word будет предлагать заме нить цвет во всех выделенных фрагментах по очереди, так что можно будет вы брать требуемые. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Изменить цвет всех цветных фрагментов также можно через вкладку Найти (Find) диа логового окна Найти и заменить (Find And Replace), как описано в разделе «Поиск фраг ментов, в с е л е н н ы х цветом», с.последующим выбором нового цвета в палитре.
Добавление и изменение примечаний При совместной работе над документом примечания предназначены для разме щения вопросов, предложений, замечаний и комментариев без изменения основ ного текста документа. Примечания, содержащиеся в документе, можно вывести на экран в специальном окне просмотра, расположенном ниже рабочего окна, или в виде выносок, расположенных справа или слева на полях документа. Окно про смотра доступно в любом режиме просмотра документа, выноски —только в ре жиме просмотра Веб-документ (Web Layout) или Разметка страницы (Print Layout). На рис. 27.3 представлен документ в режиме Разметка страницы (Print Layout) с комментариями, расположенными как в выносках, так и в области проверки. Окно просмотра *, I Э т и ч е с к и е с т е р т о г и я м d o t
Cr'W**
Выноска примечания I
Маркер примечания
ЯШ
M i r r o i o f t W o rd
5ПС***
вторые - лишь при >й напряженно^. Г В Ы М »_ «мг* «^иродн п$ср$ксугфсш» называет *М
нвдм*тором
начальной
формы
Гр еч*м ц.1• *_ .1 »tpyJb4.itt>aoLK. М ~«га, 4»*4» ПB i» l Bfa я
ской актнпапм i. - |цругой сторону. можно рассмагривать этнические стереотипы как родовое • и предубежде ий и предрассудков, и в таком случае основная ошибка 'тождествлеаш части н целого. гласно Т.
одеддо, можно выделать трн основных «намерения»
содержание, направленность (положительная - отрицательна*) н степень постя. O n ш 1сят от реально существующих межэтнических отношений.
Ка к 0*-т 0« в ш 0М0Г 0ч м п 1м я Н ( 1«01у ю
пшвив?!
Сп> »
Him
3 i«
Н» I»
»1
■« Л И « щ у щ га е го я ваям и.
Ст (3
П о и д и д п И я к р и и п гш т а т я ^ -м о ж ц -п к го ч и п р м м а н о
Кда «
Рис. 27.3. В Word 2003 примечания маркируются цветом и располагаются в выносках и в окне просмотра. При выборе любого варианта в примечании отображается имя рецензента и порядковый номер примечания
Добавление и изменение примечаний ♦
761
Помимо выносок Word 2003 предоставляет набор визуальных отметок примеча ний. Например, на рисунке видно, что как на полях, так и в окне просмотра ком ментарии помечены словом Примечания (Comment). Далее вы узнаете, что точно так же можно выводить на экран сведения о вставке, удалении и изменении форма тирования фрагментов документа. И в выносках, и в области проверки примечания могут выделяться цветом, чтобы различать комментарии различных рецензентов, а в окне просмотра, помимо этого, указывается имя рецензента, добавившего при мечание. В Word 2003 появилось введение имени рецензента в поле примечания, а также нумерации примечаний. Кроме того, начиная с Word 2003, фраг мент текста, к которому оставлено примечание, выделен цветом для более удоб ной работы с примечаниями. Это выделение совпадает по цвету с цветом выноски, который, в свою очередь, соответствует определенному рецензенту. Сочетание этих трех возможностей ведет к упрощению работы с примечаниями, как видно из рис. 27.3. Это выполняет одну из стратегических задач создателей Word 2003 — оптимизирует работу с примечаниями.
0
Задание имени рецензента Перед тем как взяться за примечания, нужно объяснить Word, как идентифици ровать эти комментарии. Другими словами, вам следует ввести ваше имя, чтобы использовать максимум предоставляемых возможностей рецензирования. Для этого требуется всего лишь задать параметры на вкладке Пользователь (User Information) диалогового окна Параметры (Options) описанным ниже способом. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Пользователь (User Information). 2. В поле Имя и фамилия (Name) введите имя, которое будет использовано для идентификации примечаний; в поле Инициалы (Initials) введите свои инициа лы (рис. 27.4). j * 3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу. Необходимо иметь в виду, что введенная вами информация будет использовать ся всеми программами Microsoft Office1. Соответственно, любые внесенные из менения отразятся во всех будущих документах всех программ. Если, например, вы работаете на чужом компьютере, замените имя пользователя перед началом работы и восстановите имя хозяина по окончании. В этом случае созданный документ будет отражать ваши комментарии, несмотря на другое рабочее место.
Задание цвета, связанного с рецензентом По умолчанию Word автоматически использует различные цвета для изменений и комментариев, внесенных различными рецензентами. Если желательно задать единый цвет для всех сделанных модификаций, обратитесь к диалоговому окну Исправления (Track Changes) одник из следующих способов: 1 По умолчанию Microsoft Office и другие программы используют информацию о пользо вателе, вводимую при установке системы. — Примеч. перев.
7 6 2 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
► щелкните на кнопке Показать (Show) панели Рецензирование (Reviewing) и вы берите в раскрывшемся списке пункт Параметры (Options); на экране появит ся диалоговое окно Исправления (Track Changes), представленное на рис. 27.5; ► выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Исправления (Track Changes); ее внешний вид аналогичен одноименному диалоговому окну.
Вид
{ Общи# } п м е к* I Печать
Исправления
Праеиость j Рвапвлож»"*-'
1
Б е > сп- h o t.fu . | :
Палыоытвяь
■
в ед ени я о п о /ъ х ж в г е я е
И ияи
фажяия:
m
ге с е и и в :
m
__________
|$уцн«>ы;
. ЛV , Bt;
I I WT
-
______ :
Рис. 27.4. Информация о пользователе служит
для идентификации примечаний в документе I
Рис. 27.5. По умолчанию для изменений и комментариев, внесенных
различными рецензентами, используются различные цвета
Добавление и изменение примечаний ♦
763
В диалоговом окне Исправления (Track Changes) можно выбрать цвет, используе мый для внесенных изменений и примечаний. По умолчанию в лоле Цвет (Color) выбран пункт Авторский (Bv Author), что означает автоматический подбор цветов для разных рецензентов. Имейте в виду, что совпадение цветов'для одного и того же рецензента каждый раз абсолютно не обязательно. Этот параметр гарантиру ет всего лишь различие цветов для разных рецензентов. Таким образом, скорее всего цвет для примечаний и изменений будет меняться при повторном откры тии документа. За более подробной информацией об изменении настроек в диа логовом окйе Исправления обращайтесь к разделу- ^Настройка параметров ото бражения исправлений» далее в этой главе. При работе с документом, в котором присутствуют исправления, внесенные не сколькими рецензентами, можно легко сопоставить цвета рецензентам. Для это го щелкните на кнопке Показать (Show) панели Рецензирова! ine (Reviewing) и вы берите в раскрывшемся списке пункт Рецензенты (Reviewers). В появившемся подменю представлен список всех рецензентов, каждому имени соответствует цветной квадратик (рис. 27.6). В этом же подменю можно выбрать, изменения какого рецензента показать на экране, а какого скрыть, снимая и устанавливая флажки напротив их имен. При работе в режимах просмотра Веб-документ (Web Layout) и Разметка страни цы (Print Layout) после снятия флажка из текста исчезают выноски на полях, со ответствующие комментариям и исправлениям выбранного рецензента, а встав ленный им текст перестает отличаться по формату от основного текста. Для того чтобы восстановить отображение изменений и примечаний, снова выберите ре цензента на панели Рецензирование.
Все рецензенты
^9 fefWCKH Л
Сблесть проверки
В Сотрудник I
Кет*
^ э е ~ : .. Рис. 27.6. в этом подменю можно определить соответствие цветов и имен рецензентов, а также выбрать, изменения какого рецензента показать на экране, а какого скрыть
Если в качестве почтовой программы используется Microsoft Outlook, а в качест ве редактора писем —' Word, появляется возможность добавлять примечания к письмам так же, как и к обычным документам. Для этого нужно настроить Word, чтобы он отображал ваше имя в комментариях к электронным письмам. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Общие (General). 2. Щелкните на кнопке Параметры электронной почты (E-Mail Options) и выбери те вкладку Личный бланк (Personal Stationery).
7 6 4 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
3. Установите флажок Пометка для примечаний (Mark My Comments With) и вве дите в соответствующее поле свое имя или инициалы. Параметры электронной почты
Н гидлил Д бланк j Qpum* j Тенеилибланкдтоновогосообщенаэлектронно*почты I»*».». | Невыбранониоднойт«мы ичный
й Ш
,Л*»И НиыеСОо&цвния
Шрифт..,
4. Щелкните на кнопке ОК дважды, чтобы закрыть все диалоговые окна. Теперь ваше имя будет отображаться при добавлении текста к уже существую щему письму. Чтобы отменить это средство, просто снимите флажок. СОВЕТ При работе в обычном режиме просмотра отключение исправлений конкретного рецен зента приведет к тому, что удаленный рецензентом текст будет восстановлен, а встав ленный будет отображаться как обычный текст. Это приведет к путанице и странному содержанию документа, поэтому лучше отключать исправления, находясь в режиме Веб-документ (Web Layout) или Разметка страницы (Print Layout).
Защита документа Можно контролировать, кто из рецензентов имеет право вставлять в документ примечания, а кто нет, с помощью раздела Ограничение на редактирование облас ти задач Защита документа (Protect Document), показанной на рис. 27.7. С помо щью данного раздела можно настроить свойства так, что рецензенты смогут лишь добавлять примечания. Выполните указанные ниже действия. 1. Выберите команду Сервис ►Защитить документ (Tools ►Protect Document). 2. В области задач Защита документа выберите Разрешить только указанный спо соб редактирования документов ►Примечания (Allow Only This Type Of Editing In The Document ►Comments).
3. Выберите группу из списка или щелкните на кнопке Другие пользователи (More users), для которых будет сделано исключение и которые смогут редактиро вать документ.
Добавление и изменение примечаний ♦
765
4. Щелкните на кнопке Да, включить защиту (Yes, Start Enforcing Protection). От кроется диалоговое окно Включить защиту (Start Enforcing Protection). 5. При необходимости задайте пароль, щелкните на кнопке ОК, подтвердите па роль и еще раз щелкните на кнопке ОК. Теперь рецензент должен ввести па роль, чтобы получить возможность вставлять примечания в документ.
Рис. 27.7. Область задач Защита документа позволяет автору документа ограничивать действия рецензентов, а также задавать пароль, необходимый для внесения исправлений I ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------------------В случае веб-страниц защита с помощью пароля не работает.
Если пароль не задан, рецензенты смогут только вставлять комментарии. Но если рецензент выберет команду Сервис ►Снять защиту (Tools ►Unprotect Docu ment), то у него появится возможность произвольного редактирования докумен та. Таким образом, описанное средство является скорее информирующим, чем запрещающим. СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------Дополнительная информация о защите документов находится в следующей главе.
Если защита была установлена, но пароль утерян, защиту можно обмануть. Для этого выделите весь документ, нажав Ctrl+A, скопируйте его (Ctrl+C) и вставьте в новый документ (Ctrl+V). Новый документ не содержит пароля.
7 6 6 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
В Word 2002 скопированный документ также содержит все исправления, ком ментарии и цветовые пометки. Однако в Word 2000 и более ранних версиях про граммы все изменения считались принятыми в новом документе.
Добавление примечаний Теперь можно вставлять в документ примечание Процесс достаточно прост: расположите в нужном месте текстовый курсор или выделите фрагмент текста, к которому относится примечание. В первом случае наличие примечания будет обозначено цветным значком текстового курсора (см. рис. 27.3), во втором —Word выделит выбранный текст цветом и заключит его в скобки. Чтобы добавить к тексту примечание, выполните следующие действия. 1. Расположите в нужном месте текстовый курсор или выделите фрагмент тек ста, к которому относится примечание. 2. Выполните одно из трех действий: С> выберите команду Вставка ►Примечание (Insert ►Comment); ' > щелкните на кнопке Добавить примечание (Insert Comment) на панели ин струментов Рецензирование (Reviewing); > нажмите Ctrl+Alt+M. При работе в режимах просмотра Веб-документ (Web Layout), Разметка стра ницы (Print Layout) и Режим чтения (Reading Layout) на полях появится пустая выноска, в случае обычного режима просмотра внизу экрана откроется область проверки. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------По умолчанию в режимах Веб-документ (Web Layout), Разметка страницы (Print Layout) и Режим чтения (Reading Layout) появление выносок разрешено. В противном случае можно добавлять примечания в области проверки, которая существует во всех режимах просмотра.
3. Введите текст примечания в выноске или окне просмотра и щелкните снару жи, чтобы завершить ввод. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------Чтобы завершить ввод примечания и вернуться к текстовому курсору в документе при работе с выноской, нажмите Esc.
Если потребовалось изменить текст примечания после его создания, щелкните внутри выноски или окна просмотра и отредактируйте примечание так же, как обычный текст. Если примечание оказалось слишком длинным и не показывает ся целиком в выноске, отформатируйте его в области проверки. Для вывода на экран окна просмотра щелкните на кнопке Окно просмотра (Reviewing Рапе) па нели инструментов Рецензирование (Reviewing). Повторный щелчок на кнопке или нажатие Alt+Shift+C приведет к закрытию области проверки.
Добавление и изменение, примечаний ♦
797
РЕДАКТИРОВАНИЕ ТЕКСТА В ОКНЕ ПРОСМОТРА ----------- :------- — ------------ г — Как в Word 2002, так и в Word 2003 невозможно удалить текст, выделив его и кожэв Backspace. Для того чтобы удал'.ть текст, нужно либо выделить текст и нажать Delete, либо расположить курсор рядог.: с текстов, который вы хотитй’удалить, а поело этого нажать Backspace или Delete. Для удаления целых слов вы можете использовать сочета ние клавиш Ctrl+Delete или Ctrl+Backspace. Если вы хотите заменить тикст в окне про смотра, выделите тот текст, который необходимо заменить, или поместите курсор пе ред его началом и щелкните дважды на значке ЗАМ (OVR) в строке состояния внизу окна для того, чтобы перейти в режим замены, после чего введите новый текст.
Добавление звуковых примечаний Помимо обычных можно добавить к документу звук* гёые примечания. Чаще всего в роли звуковых примечаний выступают сделанные вами записи, присоединенные к документу. Для создания звуковых примечаний в компьютере должны быть зву ковая карта и микрофон. Соответственно, у того, кто будет читать документ и слушать комментарии, должны быть звуковая карта и колонки. Так же как и у обычных примечаний, у звукового примечания есть выноска в тексте и отметка в окне просмотра. Чтобы создать звуковое примечание, выведите на экран панель инструментов ре цензирования и выполните следующие действия. 1. На панели инструментов Рецензирование (Reviewing) щелкните на кноп- ф ь ке Добавить звуковое примечание (Insert Voice). ^ 2. На экране появится диалоговое окно Звуковой объект (Sound Object) (рис. 27.8). <а«й> феею эффект* Спраж* вложение: шШШШШЩ ’ Тяйь 1 ошс. - Я т ю ■ ■ : 0.00 - Л . '■/
С
■
-.л
-
щ
i f 1 •• I р i m 1 • 1: Рис. 27.8. Диалоговое окно Звуковой объект является несложнь м приложением, позволяющим вставлять в документ звуковые комментарии^
3. Щелкните на кнопке записи и произнесите в микрофон текст примечания. ЯНЦ 4. Щелкните на кнопке остановки и закройте диалоговое окно после pjfiaj окончания записи примечания. Звуковые примечания появляются в вы- , носках, как показано на рис. 27.9. 5. После создания звукового примечания с ним можно производить следующие действия: . > прослушать звуковое примечание —щелкните дважды на значке звуково го примечания в выноске, чтобы прослушать запись; при этом программа записи звука не запускается; > открыть программу записи звука перед прослушиванием примечания — выделите значок звукового примечания и щелкните дважды на значке зву кового примечания; выберите в контекстном меню пункт Объект Документ звукозаписи ►Изменить (Sound Recorder Document Object ►Edit);
7 6 8 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
Рис. 27.9. Чтобы прослушать звуковое примечание, дважды щелкните на значке звукового примечания в выноске или в окне просмотра.
> изменить звуковое примечание —щелкните правой кнопкой мыши на вы носке звукового примечания и выберите в контекстном меню пункт Объ ект Документ звукозаписи ►Изменить (Sound Recorder Document Object ►Edit);
t> преобразовать звуковое примечание из формата WAV в другие форма ты —щелкните правой кнопкой мыши на выноске звукового примечания и выберите в контекстном меню пункт Объект Документ звукозаписи ►Пре образовать (Sound Recorder Document Object * Convert);
> удалить звуковое примечание —выделите значок звукового примечания и нажмите клавишу Delete; выберите пункт Вырезать (Cut) в контекстном меню; щелкните на примечании и выберите Отклонить примечание об из менении или удалении (Reject Change/Delete Comment) на панели инстру ментов Рецензирование. Если вы решили вставить в документ звуковые комментарии, постарайтесь огра ничить их размер. Звуковые комментарии представляются в виде прикрепленных к документу файлов в формате .wav, которые могут занимать очень много места.
Вставка рукописных примечаний и замечаний Если вы пользуетесь планшетным ПК, то в Word 2003 можете применять е перо для ввода рукописных примечаний и замечаний прямо в документ. Рукописные замечания отличаются от обычных примечаний только способом
Добавление и изменение примечаний ♦
769
ввода (рукописные замечания вводятся при помощи пера планшета, а не клавиа туры). На рис. 27.10 показан пример рукописного замечания. Отметьте, что ру кописное замечание отражается в выноске и в окне просмотра. Введитевопрос 100%
ОбычНЫИ+ М
Агш
I If I
■ - С - I - и - I -В
примем
|Цва режима рукописного ввода. В
_ __
I•
«ниш такого л ин>«рф«йи, «PC « ftp- встав»* рисунков w? "рчстовых нвдписда Дл- наброска пользователи предоставляется «полотно в пределах документа, которое действует как рукописный рисунок Двойным щелчком рукописного изображения вызывается i окно «Тчюмат рукописн-х данных» та* «а, для текстовой надписи или рисунка, позволяющее гстачовип обтакамив г*кст« вокруг наброска, изменить размеры полотна и
ы ............................................ •
Две панели инструментов рукописного ввода. Одна панель инструментов предназначена для рисования и рукописного ввода, а другая для ввода примечаний. В каждой имеется набор ручек, фломастеров и средств выделения, цвет и ширину которых можно менять.
« » Ш /Ш
иП)*кч»'чкв1ия и ш.мш1Н1в>)дикумрите Примечание lE V lp
Ьаделу&УмАгу
Рис. 27.10. Если вы пользуетесь Word 2003 на планшетном ПК, то вы можете вводить рукописные замечания при помощи пера. После этого ваше примечание будет отображаться на любом компьютере
Вы также можете вводить рукописные примечания, которые несколько отлича ются от рукописных замечаний. При использовании данной возможности вы пи шете прямо на опИпе-документе точно так же, как и на бумажном документе (рис. 27.11). Далее описывается способ введения рукописных примечаний и за мечаний.
Вставка рукописных замечаний рукописных замечаний аналогична вставке примечаний. Примене © Вставка ние рукописных замечаний возможно в режимах Если вы
Веб-документ (Web Layout), Разметка страницы (Print Layout), Режим чтения (Reading Layout). попытаетесь вставить рукописное замечание в режимах Обычный (Normal) или Структура (Outline), Word автоматически переключится в режим разметки стра
ницы. Чтобы вставить рукописное замечание выполните следующие действия.
7 7 0 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
O SSl
- Рукописный врод Microsoft Word ДНГ8вопрос »
ш г
т
rt
.
г
.
1 X 1
1law.
Рис. 27.11. При помощи функции рукописных примечаний вы можете отмечать отдельные места в документе на экране компьютера так же, как вы выделяете информацию ручкой или текстовыделителем в документе, отпечатанном на бумаге.
1. Поместите курсор в то место, где Вы хотите поставить указатель примечания или выделите тот фрагмент текста, к которому должно относиться приме чание. 2. Щелкните на кнопке Рукописное замечание (Ink Comment) или выберите * Вставка ►Рукописное замечание (Insert ►Ink Comment). Появится выноска примечания и линейка инструментов Рукописное замечание (1пЦ Comment), содержащая кнопки Перо (Реп) и Ластик (Eraser) (рис. 27.12). По умолчанию выбран инструмент Перо.
Перо Ластик Рис. 27.12. Линейка инструментов Рукописное примечание содержит кнопки Перо и Ластик. Ластик используется для удаления рукописных элементов их примечаний
3. Зайдите в тело выноски и введите примечание пером.
Добавление и изменение примечаний ♦
771
Когда другие просматривают ваши примечания, рукописные замечания отра жаются наряду с другими примечаниями в выносках и в окне просмотра. На рис. 27.13 показан фрагмент документа, в котором выноски рукописных заме чаний, примечаний и исправлений находятся справа от текста документа. Маегер и Маргарита Microsoft Word ♦ IL jip I 4 ■I- S
rzm ? fW
. ’JV 1
i•I • t •7• I
взглцду на дьявола, который отстаивал в книг* «Столп и утверждение
истины»
философ
и
богослов
| П.А.Флоренский: ffpex бесплоден^ потону что он —^не
.
IpNMMMltVlX
жизнь, а смерть. А смерть влачит ссов призрачное \ бытие лишь жизнью и несчбт Жизни, питается от Жизни
\
и существует лишь постольку, поскольку Жизнь двбт от себя ей питание То, что есть у смерти - это лишь испоганенная ею жизнь же. Даже на «чбрной мессе», в самом гнезде
ДШОДМШШ.
Диавол со
своими
Удаяеик
поклонниками не могли придумать ничего иного, как Кощунственно пародировать тайнодействия литургии, делая вс* наоборот. Какая пустота| Какое нищенство! | Какие плоские «глубины! Это -^»Ц{*Аокм»л>льст1 о что
и.' ..{Удмт ------
нет ни на сыном деле, ни даже в мысли ни Бейроновского, ни ЛЯМОНГОЮДО. ни
I Диавола , ввличдстмннога и царстаенного^ а .всть ._ , {Уд—«но;
__ _ ____
лишь жалкая «обезьяна Боп»[„)........................................
Рис. 27.13. Рукописные замечания отражаются наряду с примечаниями и исправлениями на полях документа и в окне просмотра. Вы можете копировать и удалять рукописные примечания, но не можете вводить дополнительный текст
Вставка рукописных примечаний Если вы пользуетесь планшетным ПК, то можете добавлять рукопис- rjj? ные примечания в документ Word поверх текста документа. Напри- " мер, вы можете обвести фрагмент текста или нарисовать что-нибудь на рисунке, выделить важную информацию или удалить элементы диаграммы. Эта функция доступна при использовании Word 2003 на планшетном ПК. Для достижения оптимальных результатов рекомендуется работать в режиме Разметка страницы (Print Layout). Более того, перед использованием рукописных примечаний забло кируйте режим документа. Это необходимо для того, чтобы ваши комментарии отображались корректно. Рукописные примечания прикреплены к абзацам. Это значит, что если вы редактируете другие абзацы, это никак не влияет на руко писные примечания, однако если вы производите изменения в том абзаце, к ко торому прикреплено примечание (например, добавляете или удаляете информа-
©
7 7 2 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
цию, меняете шрифт иди размер шрифта), это может привести к нежелательным изменениям примечаний. При работе с рукописными примечаниями не забывай те, что они находятся в особом поле поверх текста документа. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о блокировке слоев и защите документов рассказано в главе 28. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы вводите рукописные примечания в режиме чтения, убедитесь, что нажата кноп ка Вид при печати (Actual Page) на панели инструментов Режим чтения (Reading Layout). В противном случае введенные вами рукописные примечания могут быть искажены при переходе в режим Веб-документ (Web Layout) или Разметка страницы (Print Layout).
Для того чтобы вставить рукописное примечание, выберите Вставка ►Рукописное примечание (Insert ►Ink Annotations). При этом по умолчанию появляется панель инструментов Рукописные примечания (Ink Annotations), содержащая инструмен ты, необходимые для работы с рукописными примечаниями. В табл. 27.2 пере числены кнопки панели инструментов Рукописные примечания. Т аблица 2 7 .2 . Кнопки панели инструментов Рукописные примечания Кнопка
Название
Описание
Авторучка (Ball Point Pens)/ Фломастер (Felt Tip Pens)/ Маркер (Highlighter)
Выбор типа и цвета пера. Для режимов Авторучка и Фломастер доступны черный, красный и синий цвета, а маркер может быть желтым, бирюзовым или розовым. Дополнительные цвета находятся в меню Цвет линий (Line Color)
Ластик (Eraser)
Переход в режим Ластик, в котором можно удалять выбранные рукописные примечания
Выделить объект (Select Object)
Выделение объектов, в том числе меток рукопис ных примечаний, что может быть полезно, если вы хотите переместить примечание на странице
Цвет линий (Line Color)
Выбор и применение цвета линий
Тип линии (Line Type)
Выбор толщины и стиля линий
Выбор отображения или скрытия разметки в теку Показать или скрыть разметку (Show/Hide Markup) щем документе
Изменение параметров выносок и окна просмотра При работе с выносками, в которые помещаются примечания (а также исправ ления), можно задавать их параметры. В частности, можно форматировать текст меток выносок и окна просмотра (меткой называется текст, расположенный в цвет ной полосе над каждым примечанием), включать и выключать выноски и изме нять их ширину и место расположения.
Добавление и изменение примечаний ♦
773
Изменение стиля меток выносок и окна просмотра Сталь меток в выносках и окне просмотра (в том числе имени рецензента и сло ва Примечание {Comment)) можно изменять точно так же, как стиль обычного текста, используя раздел области задач Стили и форматирование (Styles And For matting). Чтобы отредактировать стиль текста выноски, выполните следующие действия. 1. Щелкните на кнопке Стили и форматирование (Styles And Formatting) панели форматирования, чтобы вызвать на экран область задач. 2. В разделе Стили и форматирование (Styles And Formatting) щелкните на стрел ке ▼ возле поля Показать (Show) и выберите в раскрывающемся списке пункт Специальное (Custom), чтобы вызвать диалоговое окно Настройки формата (Format Settings). 3. Установите флажок Текст выноски (Balloon Text) в списке Отображаемые сти ли (Styles То Be Visible) и щелкните на кнопке ОК. 4. В разделе Выберите форматирование для применения (Pick A Formatting То Apply) щелкните правой кнопкой мыши на пункте Текст выноски (Balloon Text) (од новременно со стилем выноски задается стиль области проверки) и выберите в контекстном меню пункт Изменить (Modify). На экране появится диалоговое окно Изменение стиля (Modify Style). 5. Выберите параметр, требующий изменения, и щелкните на кнопке Формат (For mat). 6. После настройки всех требуемых параметров установите флажок Обновлять автрматически (Automatically Update), если требуется, чтобы внесенные изме нения отразились на всех примечаниях документа, и щелкните на кнопке ОК. СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию о работе со стилями можно найти в главе 9. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------j Если после выполнения описанных выше действий диалоговое окно Настройки форма' та (Format Settings) не появилось, вероятнее всего, текстовый курсор находился в окне просмотра. Щелкните на тексте документа, снова щелкните на стрелке вниз возле поля . Показать (Show) и выберите в раскрывающемся списке пункт Специальное (Custom).
Большая часть внесенных изменений коснется только меток выносок и окна просмотра. Для изменения стиля текста примечания в выноске и окне просмотра придется обратиться к параметру Текст примечания (Comment Text), как описано ниже.
Изменение стиля текста примечаний в выносках и окне просмотра Можно контролировать стиль текста примечаний в выносках и окне просмотра, редактируя стиль Текст примечания (Comment Text). Изменение этого стиля по влияет только на текст примечаний в выносках, но не на текст исправлений в выносках и окне просмотра (см. ниже раздел «Исправления»). Для внесения
7 7 4 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
изменений выполните только что описанную процедуру, заменив в шагах 3 и 4 Текст выноски (Balloon Text) на Текст примечания (Comment Text).
Управление отображением выносок Если вам не нравятся выноски и вы предпочитаете работу с окном просмотра, просто скройте их. 1. Щелкните на кнопке Показать (Show) на панели рецензирования и в раскрыв шемся меню выберите Выноски (Balloons). 2. В меню Выноски (Balloons) выберите Всегда (Always), Никогда (Never) или Толь ко для примеч./формат. (Only for Comments/Formdtting) и щелкните на кноп ке ОК. 3. Когда выноски скрыты, примечания будут отображаться в виде всплываю щих подсказок при наведении курсора мыши на маркер примечания, разме щенный в тексте (рис. 27.14^ i л н и ч ! chi с C T e p e o Tun M .d < K
Qper'a
M ic r o v o lt W 'jr d
£ид Встдека Форй*-
Сесеис
I
Введите eonpoc
0бкмм й+12г - Лти NewReman 'Испр—леиииеияш тж сн дскунекте j
je n f_ .n
_Ы31 и ными споре
сущеггатощим>> доночап*скими, политическими.
, Сотрудник, 1003Л^12ЭСЭ9Я0 социальными причинами. БолI доб— « ю примечи те: шы и этнические j Какое-то и аксиое очень имя. Н>негу предрассудки соответствуют раз» вспоннить,где я его слыишм...Поискала ряжеииости. так как . i вИнтернете и не нашла, ножет, ты его
первые проявляются при любы; негрееыьио пишешь? повышенной напряженности. Г.
гторые - лишь при
в книге «Природа предрассудка» называет
предубеждения
индикатором
начальной
формы
межэтнической антипатии». С другой стороны, можно рассматривать этнические стереотипы как родовое понятие для предубеждений и предрассудков, и в таком случае основная ошибка состоит в отождествлении части н целого. Согласно Т. Р гефанеико.
можно выделить три основных «измерения»
стереотипов: содержание, направленность (положительная - отрицательная) н степень благоприятности. Они зависят от реально существующих межэтнических отношений.
Рис; 27.14. Если выноски скрыты, примечания будут отображаться в виде всплывающих подсказок ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Настроить параметры выносок можно также в диалоговом окне Исправления (Track Changes). Для того чтобы открыть его, выберите Показать ►Параметры (Show ►Options). В разделе Выноски (Balloons) открывшегося окна можно внести необходимые изме нения.
Добавление и изменение примечаний ♦
775
ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если выноски скрыты, вставки и удаления будут отображаться в основном тексте, а из менения форматирования будут отображаться только в режимах Измененный документ (Final) и Исправления в измененном документе (Final Showing Markup), описанных ниже. СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------На вкладке Исправления (Track Changes) также можно устанавливать или снимать фла жок Показывать линии выносок (Show Lines Connect To Text), управляя отображением на f экране линий, соединяющих выноску и основной текст. Если флажок снят, линия вынос ки рисуется тонкой и штриховой, а при выделении выноски линия становится сплошной.
Управление размером выноски и ее расположением Выноски появились только в Word 2002, и, возможно, к ним придется некоторое время привыкать, особенно если вы много работали с документами, содержащи ми примечания, в более ранних версиях Word. Для повышения уровня комфорта при работе с выносками Word предоставляет возможность контроля размера и расположения выноски на странице. В этом разделе мы рассмотрим только на стройку параметров, относящуюся к работе с документом в электронном виде, а подбор параметров для печати документа будет рассмотрен немного позже. Настройка* ширины и расположения выносок производится в диалоговом окне Исправления (Track Changes) или на одноименной вкладке диалогового окна Па раметры (Options). 1. Щелкните на кнопке Показать (Show) панели рецензирования и в раскрыв шемся меню выберите Параметры (Options) или выберите команду Сервис ► Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вкладке Исправления (Track Changes).
2. Убедитесь в том, что в строке Использовать в режиме разметки и веб-докумен та (Use Balloons (Print And Web Layout)) установлен вариант Всегда (Always) или Только для примеч./формат. (Only For Comments/Formatting). 3. Щелкните на стрелке вниз возле поля Единицы (Measure In) и выберите еди ницы измерения: проценты или сантиметры (в английском варианте про граммы —дюймы). 4. В поле Ширина (Preferred Width) введите требуемый размер в выбранных еди ницах. 5. В поле Поле (Margin) выберите Справа (Right) или Слева (Left), указывая, с ка кой стороны от основного текста будут располагаться выноски. 6. Щелкните на кнопке ОК. К сожалению, в диалоговом окне нет области предварительного просмотра, по этому придется немного поэкспериментировать. При выборе размеров выносок Word не изменяет ширину основного текста, а про сто увеличивает общую ширину документа. Рассмотрим ситуацию на примере двух единиц измерения: сантиметров и процентов. Если в качестве единиц измерения указаны сантиметры, размер выноски задает ся относительно полей документа. Например, если выбрана ширина 5 см, шири на документа на экране увеличится так, чтобы помещались выноски в 5-санти-
7 7 6 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
метровой полосе, начинающейся от полей документа. Если выбраны проценты от ширины страницы, ширина основного текста не изменится. В частности, если установить ширину выноски 100 %, то эффективная ширина документа на экра не увеличится вдвое. Оценить реальное расположение выносок и текста можно, переключившись в ре жим предварительного просмотра щелчком на соответствующей кнопке стан дартной панели инструментов.
Просмотр примечаний Представим себе, что работа над документом подходит к концу и нужно просмот реть комментарии всех рецензентов. Примечания можно просматривать как вме сте с внесенными исправлениями, так и отдельно. В этом разделе мы коснемся только просмотра примечаний (о просмотре исправлений будет рассказано поз же), и сначала придется скрыть все исправления. Перейдите в режим просмотра Веб-документ (Web Layout), Разметка страницы (Print Layout) или Режим чтения (Reading Layout) и выполните следующие действия. 1. При необходимости выберите команду Вид ►Разметка (View ►Markup), чтобы отобразить на экране примечания и исправления. Эта команда является пере ключателем, то есть повторное обращение к ней скроет примечания и исправ ления. 2. Убедитесь, что на панели рецензирования в поле Отобразить для проверки (Display For Review) выбран режим Исправления в измененном документе (Final Showing Markup) или Исправления в исходном документе (Original Showing Markup).
3. Щелкните на кнопке Показать (Show) и снимите в раскрывающемся меню все флажки, кроме Заметки (Comments). Теперь в документе остались только примечания. Их можно Просматривать, про листывая документ вручную или переходя от одного примечания к другому на жатием на кнопки Назад (Previous) и Далее (Next) на панели рецензирования.. В зависимости от используемого режима просмотра комментарии отображаются следующим образом: ► в режиме просмотра Обычный (Normal) примечания отображаются в окне просмотра; если она закрыта, Word открывает ее автоматически; ► в режимах просмотра Веб-документ (Web Layout), Разметка страницы (Print Layout) или Режим_чтения (Reading Layout) с включенными вынос ками примечание отображается в ярко очерченной выноске со сплошной со единяющей линией; ► в режимах просмотра Веб-документ (Web Layout) и Разметка страницы (Print Layout) с выключенными выносками примечание отображается в окне просмотра; если она закрыта, Word открывает ее автоматически; ► в Режиме чтения (Reading Layout) с выключенными выносками последо вательно выделяются примечания, однако окно просмотра не открывается, и увидеть примечание можно, наведя курсор на метку примечания, после чего откроется всплывающая подсказка.
Добавление и изменение примечаний ♦
777
ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------- --------------------------------Переход между примечаниями также может осуществляться с помощью средства Вы бор объекта перехода (Select Browse Object) (Ctrl+Alt+Home) или вкладки Перейти (Go То) диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace). В последнем случае нужно выбрать пункт Примечание (Comment) в поле Объект перехода (Go То What) и выбрать в списке Введите имя рецензента (Enter Reviewer’s Name) пункт Любой рецензент (Any Reviewer) или имя конкретного рецензента. Дополнительную информацию по этим средствам вы найдете в главе 4.
При просмотре примечаний в виде выносок обратите внимание, что у некоторых из них присутствует значок эллипса в правом нижнем углу. Это означает, что примечание не поместилось целиком в рамке выноски. Щелкните на значке эл липса, чтобы открыть область проверки и прочитать полный текст примечания. По мере чтения Примечаний на них можно отвечать, используя одну из следую щих методик: ► ввести текст непосредственно в примечание, но при этом ваш ответ не будет выделен цветом; ► щелкнуть на примечании, затем щелкнуть на кнопке Создать примечание'(New Comment) панели рецензирования (или нажать Ctrl+Alt+M, или выбрать ко манду Вставка ►Примечание (Insert ►Comment)). Новое примечание располо жится сразу за тем, на которое вы отвечаете; ► вы можете также удалить ставшие ненужными после просмотра примечания; процедура удаления описана в следующем разделе. СОВЕТ ------------------- 1----------------------------------------------------------------------------------Чтобы быстро получить информацию об авторе примечания и времени его создания, разместите курсор мыши над выноской. На экране появится всплывающая подсказка, содержащая дату, время и имя автора. Эта же информация находится в метках приме чания в окне просмотра.
Если имя пользователя в примечаниях й изменениях заменяется словом Автор (Author) каждый раз при сохранении файла, обратитесь к вкладке Безопасность (Security) диалогового окна Параметры (Options) и снимите флажок Удалять лич ные сведения из свойств файла при сохранении (Remove Personal Information From this File On Save). СМОТРИ ТАКЖЕ -------------«-------------------------------- ------------------------------------------Дополнительную информацию о параметрах безопасности вы найдете в главе 28.
Удаление примечаний На самом деле примечания являются временными объектами —рецензенты встав ляют комментарии, автор их просматривает, производит некоторые изменения в документе, и перед отправкой в печать примечания удаляются. При работе с документом, содержащим примечания, следует знать, как их удалять, чтобы не включить их случайно в конечную версию документа. Существует несколько способов удаления примечаний. В частности, можно удалить одно примечание, все примечания одного из рецензентов или вообще все примечания.
7 7 8 ♦ Глава 27, Правка до^уг юнтов с помощью инструментов рецензирования
► Удаление одного примечания. Щелкните правой кнопкой мыши на выноске с.примечанием и выберите в контекстном меню пункт Удалит.» примечание, (Delete Comment). Также можно выделить выноску с примечанием и щелк нуть на кнопке Отклонить выделенные исправления (Reject Change/Delete Com ment) панели рецензирования. ► Удаление всех примечаний конкретного рецензента. Щелкните на кнопке Показать (Show) панели инструментов рецензирования, выберите пункт Ре цензенты (Reviewers) и снимите в раскрывшемся подменю все флажки, кроме одного. Теперь на экране отображаются только примечания выбранного ре цензента. Чтобы удалить их, щелкните на стрелке возле кнопки Отклонить вы деленные исправления (Reject Change/Delete Comment) и выберите пункт Уда лить все отображаемые примечания (Delete All Comments Shown).
► Удаление всех примечаний в документе. Убедитесь в том, что отображаются комментарии всех рецензентов. Обычно это происходит по умолчанию, в про тивном случае щелкните на кнопке Показать (Show) панели инструментов ре цензирования, выберите пуйкт Рецензенты (Reviewers) и установите флажок Все рецензенты (All Reviewers) в раскрывшемся подменю. Щелкните на стрелке возле кнопки Отклонить выделенные исправления (Reject Change/Delete Com ment) и выберите пункт Удалить все примечания в документе (Delete All Com ments in the Document).
Помните, что удаление примечаний посл< дним из описанных способов действу ет на все примечания, независимо от того, выведены ли они на экран. С О В Е Т -------------------------------- -------- :--------------------------------------------------------------------------Удалять примечания поочередно также можно через обласУь проверки. Щелкните на примечании в области проверки, затем на кнопке Отклонить выделенные исправления (Reject Change/Delete Comment) панели рецензирования или щелкните правой кнопкой мыши на примечании и выберите в контекстном меню пункт Удалить примечание (Delete Comment). СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Раскрывающееся меню кнопки Отклонить выделенные исправления (Reject Change/ Delete Comment) содержит пункт Удалить все рукописные примечания в документе (De lete All Ink Annotations In Document). Таким образом, вы можете удалить из документа все рукописные примечания.
Печать примечаний Ранее мы уже рассматривали способы управления отображением примечаний на экране, теперь обратимся к комментариям в документах, предназначенных для печати. В этом разделе будут описаны все способы печати примечаний. При под готовке к печати документа, содержащего примечания (и исправления), мож но изменять параметры в двух местах: в диалоговом окне Исправления (Track Changes) и диалоговом окне Печать (Print). Начнем с диалогового окнф Исправле ния (Track Changes). \ Щелкните на кнопке Показать (Show) панели рецензирования и выберите пункт Параметры (Options), чтобы вывести на экран диалоговое окно Исправления (Track Changes). В разделе Печать (с выносками) (Printing (With Balloons)) можно указать
Добавление и изменение примечаний ♦
779
ориентацию бумаги, подходящую для размещения выносок, выбрав один из сле дующих пунктов. ► Авто (Auto) означает, что вы предоставляете Word самостоятельный выбор ориентации бумаги, основываясь на значениях полей и ширины выносок. ► Не изменять (Preserve) задает ориентацию бумаги, указанную в диалоговом окне I Параметры страницы (Page Setup). ► Всегда альбомная (Force Landscape) определяет альбомную ориентацию бума ги, предоставляющую больше места для выносок. Теперь, когда ориентация бумаги выбрана, можно переходить к параметрам диа логового окна Печать (Print). В этом диалоговом окне (выберите команду Файл ►Печать (File ►Print)) можно указать, что печатать: весь документ с исправлениями и примечаниями (исполь зуется по умолчанию, если примечания и изменения отображаются на экране) или только список исправлений и примечаний. Если планируется работать с рас печатанным материалом, возможно, стоит распечатать весь документ, поскольку в списке исправлений можно запутаться. Самый простой способ распечатать документ с комментариями состоит в выводе на экран только выносок с примечаниями. Остальные выноски (со вставками, удалениями и изменениями формата) следует скрыть. Чтобы успешно распеча тать документ с примечаниями, выполните следующие действия. 1. Выберите режим просмотра разметки страницы. 2. Щелкните на кнопке Показать (Show) панели рецензирования и снимите все флажки, кроме Заметки (Comments). Теперь для печати останутся только вы носки с комментариями, и вам не придется просматривать многочисленные ненужные выноски исправлений. 3. Выберите команду Файл ►Печать (File ►Print), чтобы открыть диалоговое окно Печать (Print). N 4. Выберите в поле Напечатать (Print What) пункт Документ с исправлениями (Document Showing Markup) и щелкните на кнопке ОК. 5. Документ будет напечатан вместе с выносками примечаний. Ширина основ ного текста будет уменьшена, чтобы разместить на странице текст и выноски, но при печати без выносок обычная ширина будет восстановлена.
Сохранение документа с примечаниями в виде веб-страницы '
Можно сохранить документ с примечаниями и даже исправлениями в виде веб страницы. При этом Word оставит комментарии и примечания в тексте, хотя различная раскраска будет утрачена. Чтобы сохранить документ как веб-страницу, выберите команду Файл ¥ Сохранить как (File ►Save As), выберите пункт Веб страница (Web Page) в списке Тип файла (Save As Туре), введите название и щелк ните на кнопке Сохранить (Save). Необходимо помнить, что вид примечании и исправлений веб-страницы зависит от браузера. В Microsoft Internet Explorer 4 и более поздних версиях примечания
7 8 0 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
выглядят как всплывающие подсказки (рис, 27.15), а исправления выводятся подчеркнутым или перечеркнутым шрифтом другого цвета (но цветовое разли чие текстов разных рецензентов исчезает). В более ранних версиях Microsoft Internet Explorer, а также в Netscape Navigator 4 и далее примечания выводятся в виде ссылок, расположенных внизу страницы. . \ Этнические гтереотипыд!ос Microsoft Word
межэтнической ____________
неприязни,
__________
социальным и причинами.
вызванными
т-____
скорее
существую Соп>уд»«. 13.002004 2&39Я0 д о б а в л е н о примечание*
__________ Какое-то хакоиов очей» пня. Немогу
.е того, этнические стереотипы
гдаяагослыщала Поискала
а Ливрг»т« и и« нашла, ножат, ты его
разным уровням межэтнической напряженности, так как первы маграаилмог»»ившь?
контактах, а вторые - лишь при повышенной напряженности. Г. 6fow6>06 в книге «Природа предрассудка» называет предубеждения
ньэд индикатором начальной формы
межэтнической
антипатии» С другой стороны, можно рассматривать этнические стереотипы как родовое понятие для предубеждений и предрассудков, и в таком случае основная ошибка состоит в отождествлении части и целого. Согласно Т.
можно выделить три основных «измерения» стереотипов: содержание,
направленность (положительная- отрицательная) и степень благоприятности. Они зависят от реально существующих межэтнических отношений.
Рис. 27.15. Если документ с исправлениями и комментариями сохранен в виде веб-страницы, комментарии представляются в виде всплывающих подсказок при совмещении курсора мыши с ключевым словом
Исправления Трудно переоценить значение примечаний к документу, если рецензенту пона добится прокомментировать или уточнить какой-то момент, но помимо этого требуются и другие инструменты, позволяющие реализовать построчное редак тирование, чтобы отшлифовать стиль и формат. Именно для этого предназначе но средство Исправления (Track Changes). ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы давно пользуетесь Word, вы, наверное, помните это средство, которое раньше называлось Отслеживание изменений (Revision Marks).
При включенном средстве Исправления (Track Changes) Word запоминает удале ния, вставки и форматирование, произведенные каждым из рецензентов. По умол чанию изменения, внесенные различными рецензентами, отображаются разными
Исправления ♦
781
цветами, что упрощает дальнейшую работу с исправлениями. При работе с доку ментом, в котором есть отслеженные исправления, удобно пользоваться раскры вающимся списком Отобразить для проверки (Display For Review), находящемся на панели инструментов рецензирования, чтобы выбирать вид документа. ► Вид Исправления в измененном документе (Final Showing Markup) показы вает удаленный текст в выносках и вставленный текст и форматирование — непосредственно в строке. ► Вид Измененный документ (Final) показывает,лсак будет выглядеть документ, если принять все исправления. ► Вид Исправления в исходном документе (Original Showing Markup) пока зывает удаленный текст перечеркнутым в строке, а вставленный текст и фор матирование —в выносках. ► Вид Исходный документ (Original) показывает, как будет выглядеть документ, если отклонить все исправления. Возможность выбора вида документа поможет добавить, принять или отклонить изменения. Кроме того, можно изменять параметры отображения на экране ис правлений (как и примечаний, которые рассматривались выше). В данном разде ле вы найдете способы изменения этих параметров, а также ссылки на уже рас смотренные разделы, если они одинаковы для исправлений и примечаний. Полезно помнить, что Word не отслеживает изменения некоторых элементов документа, в том числе: ► автоматически расставляемых заголовков; ► цвета фона; ► встроенных шрифтов; ► размера рисунков и объектов; ► некоторых изменений, внесенных пользователем, в частности наличия произ вольных кнопок на панели инструментов; . ► некоторых типов информации о слиянии писем, в частности разницу между файлом основного документа и файлом с данными. Обычно отслеживать изменения именно в этих объектах не требуется, но полез но на всякий случай помнить о существовании таких ограничений. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------- 1--------------------------------------------------------------------------Несмотря на то что Word не отслеживает изменения размеров графики и других объек тов, изменение их расположения он все-таки запоминает. Например, при перемещении рисунка Word покажет его старое место нахождения в виде удаленного объекта и вста вит новый рисунок. Таким образом, на экране появятся два графических объекта — ста рый и новый.
Отслеживание исправлений в процессе работы с документом Если при работе над документом ведется отслеживание изменений, их можно вывести на экран или скрыть. Чаще всего при создании и редактировании доку мента удобнее скрывать изменения, и наоборот, выводить на экран при рецен
7 8 2 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
зировании. Удаления й вставки, как уже упоминалось, автоматически изобража ются в виде выносок, если вы работаете в режиме просмотра Веб-документ (Web Layout), Разметка страницы (Print Layout) или в Режиме чтения (Reading Layout). Изменения выглядят следующим обраьом: ► вставленный текст выделяется цветом рецензента с подчеркиванием; ► удаленный текст остается видимым, но приобретает цвет рецензента с пере черкиванием; ► текст, добавленный рецензентом и затем удаленный, не отображается в до кументе. Помимо этого, Word добавляет по левому полю вертикальную черту в месте на хождения внесенного изменения. Линия появляется как при исправлении тек ста, так и при редактировании форматирования. На рис. 27.16 представлен документ в режиме Исправления в измененном доку менте (Final Showing Markup), гДе вставленный текст расположен прямо в строке, удаленный текст находится в выносках, а в области проверки можно увидеть оба вида исправлений. По левой границе текста размещается вертикальная линия — индикатор внесения изменений. Более подробно о параметрах этой линии вы узнаете далее. Линия, указывающая на внесенные исправления спи стерео гипьмйк М М М *тдо
Вставленный текст
Word •ыщ лг
феррит
Д ои»
awo
1
cnp«wi
обриы ,- и- цш - этап- csodh груш е- цриш сы м ю ю г кэсл о'к гелш о - 1
киеетм,*-|фрт(^01?вд1«домопес1м.ОДшболее-ч m e w n n f f l f i f r м еркм ы ы й- o 6 p u v п р г кс тором* • и рш уге » ЩЩЯНГЗЯр. гюжоххгеяьшвг чертам- собгаепиго' м ж сг- Ц еп^ тгрго' «таете* .
Выноска
пропгшостиламе- тух- групп,- ври- котором- собсасянм,- то- есть] фоиигодит-- U TSSSifSSS ■ош ягом не- собспеяюВ- грутиы- н- ц итяжа г чу»г4- Ив-жнг W «виде-
{маг» I{«труд и м <Ш
* ,Щ
П Ш
М Я В Я « 1 и я и >| ! М
- ii
Иаогда- r r t прогаопбепалеме- может прож ипог мевее- нвтекепко,- жырисми- ж* различно!.- \ амоцаоншиноВ-оцекхе-практкчесхя-одяашовых-кпеств.-!
« Г ------I
Si»
*• •
1сн
Окно просмотра
Ст
зг'
й
- ........
т
Состояние индикатора ИСПР
Рис. 27.16. В режиме Исправления в измененном документе вставленный текст расположен прямо в строке, удаленный текст находится в выносках, а в области проверки можно увидеть оба вида исправлений
Исправления ♦
783
На рис. 27.16 индикатор ИСПР (TRK) в строке состояния выделен, что показывает отслеживание изменений. Средство Исправления (Track Changes) можно вклю чать и выключать двойным щелчком на этой кнопке. Рассмотрим отслеживание изменений в документе. 1. Откройте нужный документ и выберите режим просмотра —Обычный (Normal), Веб-документ (Web Layout), Режим чтения (Reading Layout) или Разметка стра ницы (Print Layout). 2. Включите отслеживание изменений одним из следующих способов (все пред ставленные команды являются переключателями): > выберите команду Сервис ►Исправления (Tools ►Track Changes); > нажмите Ctrl+Shift+E; > щелкните на кнопке Исправления (Track Changes) панели инструментов рецензирования; > дважды щелкните на индикаторе ИСПР (TRK), расположенной в строке со стояния. 3. Внесите в документ необходимые исправления (включая удаление, вставку, перемещение и форматирование текста). Изменения запоминаются независи мо от выбранного режима отображения на экране. Как уже упоминалось, внесенные исправления могут отображаться на экране по ходу редактирования, а могут быть скрыты. Если изменения не видны, всегда можно удостовериться в том, что они отслеживаются, взглянув на кнопку ИСПР (TRK) в строке состояния. Если она выделена черным цветом, значит все в по рядке. В противном случае позже исправления будет невозможно автоматически отследить. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно ограничить доступ к редактированию документа через диалоговое окно Защита документа (Protect Document), которое уже рассматривалось в разделе Защита доку мента, посвященном добавлению примечаний в документ. Чтобы рецензенты могли только вносить свою правку, но не могли принимать или отклонять чужие изменения, выберите команду Сервис ►Защитить документ (Tools ►Protect Document) и установите Записи исправлений (Tracked Changes) в поле Разрешить только указанный способ ре дактирования документа (Allow Only This Type Of Editing In The Document) области задач Защита документа (Protect Document) и щелкните на кнопке Да, включить защиту (Yes, Start Enforcing Protection). При необходимости введите пароль и щелкните на кноп ке ОК. После этого все исправления будут выделены и рецензенты не смогут менять или отклонять исправления, сделанные другими рецензентами.
Настройка параметров отображения исправлений Отображение исправлений задается точно так же, как рассмотренное выше ото бражение примечаний. Основная часть параметров исправлений соответствует параметрам примечаний. ► Имена рецензентов. См. раздел «Задание имени рецензента». ► Цвета. См. раздел «Задание цвета, связанного с рецензентом».
7 8 4 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
► Параметры выносок и области проверки. См. раздел «Изменение парамет ров выносок и окна просмотра». Помимо этого, можно задавать отображение на экране вставленного и удаленно го текста, форматирования и линий-индикаторов исправлений. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Изменение параметров отображения исправлений отразится на всех документах с от слеживанием правки.
Отображение вставок и форматирования текста Чтобы задать вид вставленного и переформатированного текста, нужно выпол нить следующие действия. 1. Щелкните на кнопке Показать (Show) на панели рецензирования и выберите в списке пункт Параметры (Options) или выберите команду Сервис ►Пара метры (Tools ►Options) и перейдите к вкладке Исправления (Track Changes).
2. Щелкните на стрелке ▼ списка Вставки (Insertions) и выберите вид вставлен ного текста. Можно представить вставку как текст без специального форма тирования (то есть не отличающийся от основного), цветной текст без допол нительного форматирования или цветной текст с курсивом, полужирным, подчеркнутым, дважды подчеркнутым или шрифтом с зачеркиванием. По умолчанию текст вставки подчеркнут и имеет цвет, соответствующий рецен зенту. 3. Щелкните на стрелке списка Удаления (Deleting) и выберите вид удаленного текста. Можно представить удаленный текст как текст без специального фор матирования (то есть не отличающийся от основного), цветной 1екст без до полнительного форматирования или цветной текст с курсивом, полужирным, подчеркнутым, дважды подчеркнутым шрифтом, шрифтом с зачеркиванием, знаком вставки (А) или решетки (#). По умолчанию текст вставки зачеркнут и имеет цвет, соответствующий рецензенту. 4. Щелкните на стрелке списка Форматирования (Formatting) и выберите в списке вид переформатированного текста (варианты аналогичны вариантам в списке Вставки (Insertions)). По умолчанию переформатированный текст никак не выделяется (возможно, с целью избежать смешения исходного и измененного форматирования). 5. В списке Цвет примечаний (Color) выберите, хотите вы оставить авторский цвет или выбрать другой вариант из списка. При желании можно выбрать цвет из списка вручную, однако проследите за тем, чтобы он не совпадал с цветом, приписанным другому рецензенту. Во избежание проблем в таких случаях при командной работе часто вариант Авторский (Author) устанавливается по умол чанию. 6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить выбранные параметры. 7. Независимо от выбранных параметров, можно настроить вид линий, указы вающих на измененные строки.
Исправления ♦
785
Отображение линий-индикаторов Как видно из рис. 27.16, Word автоматически отмечает измененные строки вер тикальными черными линиями, расположенными на полях. Можно указать цвет линий-индикаторов, а также их расположение: на левом, правом или внешнем поле. Щелкните на кнопке Показать (Show) панели рецензирования и выберите в спи ске пункт Параметры (Options) или выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ► Options) и перейдите к вкладке Исправления (Track Changes). В разделе Пометка исправлений (Markup) щелкните на стрелке возле поля Изме ненные строки (Changed Lines) и выберите одно из трех расположений линии. Если вы предпочитаете отказаться от линий-индикаторов, выберите пункт Нет (None), Результат можно увидеть в области предварительного просмотра. По умолчанию линии-индикаторы располагаются на внешнем поле (тЬ есть на поле, противоположном переплету). Щелкните на стрелке вниз возле поля Цвет (Color) и Ьыберите цвет линий-инди каторов. Выбрать произвольный цвет в этой ситуации не удастся. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить выбранные параметры. Теперь все документы, содержащие отслеженные исправления, будут выглядеть в соответствии с только что выбранными параметрами. Документ, открытый в мо мент изменения параметров, также изменит свой вид. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------- -----------------------------------------------В обычном режиме просмотра линии-индикаторы всегда отображаются слева, незави симо от установленных параметров. Линии-индикаторы отображаются на экране во всех режимах просмотра.
Принятие и отклонение изменений После того как документ просмотрели все рецензенты и он вернулся к автору, можно просмотреть все исправления и принять pi6o отклонить каждое. Можно принимать решение по каждой вставленной запятой или принять все исправления, даже не рассматривая их. В любом случае для принятия и отклонения изменений служат кнопки панели инструментов рецензирования или соответствующие пунк ты контекстного меню. На рис. 27.17 представлено контекстное меню, которое появ ляется на экране при щелчке правой кнопкой мыши на удалекном тексте.
* *
(М имть Кргиромг Остуить Щ ифт...
я
Абаац... Сцкск. .
Щ £тняь... , финатья^грлдвние
-•> finowMKTb удмам» | Гидахылса...
Рис. 27.17. Через контекстное меню можно Отклонить или принять предлагаемое изменение
7 8 6 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования СОВЕТ ------------------------ ---------------------------------------- ---------------------------- — -----------------Бывает полезно сохранить копию документа со всеми исправлениями прежде, чем на чать с ним работать. Таким образом, вы всегда сможете вернуться к оригиналу.
Поочередное рассмотрение исправлений Ключевым моментом при работе с исправлениями является правильный выбор вида документа. Прежде чем рассматривать внесенные изменения, выполните сле дующие действия. ► Выберите вид документа. Установите один из двух видов: Исправления в из мененном документе (Final Showing Markup) или Исправления в исходном доку менте (Original Showing Markup). ДЛя этого нужно выбрать соответствующий пункт в списке Отобразить для проверки (Display For Review) на панели рецен зирования или выбрать команду Вид ►Разметка (View ►Markup). ► Выберите отображаемые из менения. Щелкните на кнопке Показать (Show) панели инструментов рецензирования и выберите одни из следующих типов изменений: Заметки (Comments), Рукописные примечания (Ink Annotations), До бавления и удаления (Insertions And Deletions) и Форматирование (Formatting). Типы изменений можно просматривать в любом сочетании. ► Выберите рецензента. Щелкните на кнопке Показать (Show) панели инстру ментов рецензирования и выберите в подменю Рецензенты (Reviewers) одного или нескольких рецензентов, чьи исправления будут рассматриваться. Мож но выбрать всех рецензентов или любую их комбинацию. ► Выберите вид отображения выносок. Щелкните на кнопке Показать (Show) панели инструментов рецензирования и выберите в подменю Выноски (Balloons) один из трех вариантов: всегда использовать выноски, никогда не исполь зовать выноски или использовать их только для примечаний и форматиро вания. ► Выберите, отображать окно просмотра или нет. Для того чтобы окно про смотра отображалось, щелкните на кнопке Область просмотра (Reviewing Рапе) на панели инструментов Рецензирование (Reviewing) или выберите Об ласть проверки (Reviewing Рапе) в меню Показать (Show). Теперь, когда фронт работ определен, можно перемещаться между исправления ми с помощью кнопок панели рецензирования Назад (Previous) и Далее (Next) (так же, как вы перемещались между примечаниями). Кроме того, можно про сматривать и редактировать изменения в области проверки или просматривать весь документ. Независимо от способа, которым вы добрались до исправления, мож] ю обработать его: ► щелкнуть на исправлении правой кнопкой мыши (в документе, области про верки или выноске) и выбрать в контекстном меню отклонение или принятие изменения; ► щелкнуть на исправлении И:затем на кнопке Принять выбранные исправления (Accept Change) или Отклонить выбранные ncnpaBneHHR(Reject Change) панели рецензирования;
Исправления ♦
787
► выделить область текста и на кнопке Принять выбранные исправления (Accept Change) или Отклонить выбранные исправления (Reject Change) панели рецен зирования; выбранное действие будет применено ко всем исправлениям в дан ной области сразу. После отклонения или принятия исправления Word отображает его как стандарт ный текст. Если принятое решение оказалось неверным, его можно отменить, щелкнув на кнопке Отменить (Undo) стандартной панели инструментов или на жав сочетание клавиш Ctrl+Z. /
СОВЕТ ------------------------------------------------- -----------------------------------------------------При работе со списком нельзя отклонить изменения, связанные'с форматированием номеров или маркеров списка Исправления в тексте списка можно принимать и откло нять. Если нужно отклонить изменение формата списка, придется принять его и затем восстановить нужный формат вручную.
Принятие и отклонение всех исправлений одновременно Иногда появляется необходимость принять или отклонить все исправления в до кументе. Например, вы прочитали документ в режиме Измененный документ (Final), и вас все устроило —тогда можно принять все исправления, не рассмат ривая их по отдельности. Это делается нажатием одной кнопки. Чтобы отклонить или принять все изменения в документе, нужно выбрать ко манды Применить все изменения в документе (Accept All Changes In Document) или Отклонить все изменения в документе (Reject All Changes In Document) соот ветственно. Чтобы получить доступ к этим командам, следует щелкнзть на стрелке вниз возле кнопки Принять исправление (Accept Change) или Отклонить изменение/Удалить примечание (Reject Change/Delete Comment) панели рецензи рования (рис. 27.18). щ
__________ ,
Отклонитьлрм«ч*«* об юмионии или удамит О ткм м пькю то брякм м тм н н я Отклоштисвщ ж иин » докуимгг» .................... ......... —1- "—-""'1.— К м я л ы » QTofeM H i
при ИЧИ 1И
Удцитистприиц т иаандииито f'Mffrtb «с*ру>лгисмыв в Рис. 27.18. Чтобы отклонить или принять все изменения в документе, выберите команды Применить все изменения в документе или Отклонить все изменения в документе
При желании можно принять или отклонить всю правку, предложенную кон кретным рецензентом. Для этого нужно оставить на экране только его исправ-* ления, щелкнув на кнопке Показать (Show) панели рецензирования и установив флажок в подменю Рецензенты (Reviewers), а затем щелкнуть на стрелке ▼возле кнопки Принять исправление (Accept Change) или Отклонить изменение/Удалить примечание (Reject Change/Delete Comment) панели рецензирования и выбрать команды Применить все отображаемые изменения (Accept All Changes Shown) или Отклонить все отображаемые изменения (Reject All Changes Shown) соответственно.
7 8 8 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------- *----------Не обязательно ударяться в крайности и обрабатывать изменения по одному или все сразу. Истина всегда находится где-то посередине, и в нашем случае она состоит в принятии или отклонении изменений в выделенном фрагменте текста. Для этого йужно выделить блок текста — например, пару абзацев — и щелкнуть на кнопке Принять выде ленные исправления (Accept Change) или Отклонить выделенные исправления (Reject Change/Delete Comment) панели рецензирования.
Печать документов с исправлениями При необходимости можно распечатать документ со всеми исправлениями и вы носками. По умолчанию при печати документа с исправлениями Word сам вы бирает масштаб и ориентацию бумаги, чтобы оптимально разместить выноски. Дополнительно можно распечатать отдельно список исправлений, выбрав в спи ске Напечатать (Print What) диалогового окна Печать (Print) пункт Список исправ лений (List Of Markup). СМОТРИ ТАКЖ Е --------------------- (-----------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию о печати документа с исправлениями, примечаниями и выносками можно найти выше, в разделе «Печать примечаний».
Чтобы распечатать документ с исправлениями, выполните следующие действия. 1. Откройте документ и перейдите в режим просмотра разметки страницы. 2. Отобразите на экране исправления в том виде, в котором они должны быть напечатаны, выбрав подходящий пункт из списка Отобразить для проверки (Display For Review) панели рецензирования. Щелкните на кнопке Показать (Show) и в подменю Рецензенты (Reviewers) выберите, чьи исправления и при мечания будут выведены на экран и, соответственно, на печать. 3. Выберите команду Файл ►Печать (File ►Print), чтобы вывести на экран диало говое окно Печать (Print). Выберите в списке Напечатать (Print What) пункт До кумент с исправлениями (Document Showing Markup) и щелкните на кнопке ОК, чтобы распечатать документ.
Сравнение и объединение документов Можно ускорить процесс рецензирования, разослав несколько копий документа различным рецензентам. Word предоставит возможность добавить все внесен ные изменения из всех копиц в исходный документ. Можно собрать сколько угодно разновидностей документа в один, в котором бу^ут отражены исправле ния, внесенные каждым из рецензентов.
Объединение документов При просмотре исправлений в документе вы можете объединить любое количест во документов в один, который будет содержать исправления всех рецензентов. ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------- ------------------------------------------------------------------Word отследит и пометит изменения даже в том случае, если рецензент забыл включить их отслеживание.
Сравнение и объединение документов ♦
789
Чтобы собрать несколько вариантов документа в один, выполните следующие действия. 1. Откройте оригинал документа, в который должны быть помещены все изме нения. Например, это может быть та копия документа, которая осталась у вас, когда другие отсылались рецензентам. 2. Выберите команду Сервис ►Сравнить и объединить документы (Tools ►Com pare And Merge Documents). На экране появится одноименное окно, показан ное на рис. 27.19.
Рис. 27.19. Диалоговое окно Сравнить и объединить документы похоже, на окно Открытие документа с дополнительными кнопками в правом нижнем углу
3. Найдите и выделите документ, который необходимо объединить с текущим. 4. Щелкните на стрелке вниз возле кнопки Объединить (Merge) в правом ниж нем углу окна и выберите в раскрывающемся меню (рис. 27.20) пункт Объ единить в текущий документ (Merge Into Current Document).
ОоуДииить 7|_____ Обдоииить Объединитьв хвкуший документ Объединить• ЦМЫЙдскумнг
Рис. 27.20. Кнопка Объединить позволяет выбрать способ объединения документов
5. Повторяйте шаги 2-4, пока все копии не будут объединены в один документ. 6. При объединении документов на экране может появиться сообщение о кон фликте форматов (рис. 27.21). Поскольку Word может хранить только один набор форматов для одного документа, придется выбрать, какой из двух фор матов оставить —формат оригинала или измененной копии. Выберите доку мент, формат которого будет сохранен, и щелкните на кнопке Продолжить объединение (Continue With Merge). При щелчке на кнопке Отмена (Cancel)
7 9 0 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
процедура объединения прерывается. Если вы точно знаете, что оставите форматирование оригинала во всех возможных ситуациях, снимите флажок Найти формат (Find Formatting) в диалоговом окне Сравнить и объединить ис правления (Compare And Merge Documents).
Существуетвозможностьсохрзиежятолькоодногонабораи5меп*мийформатированияв *Qwч.юнt1beA)v<*>*^,AC»cyjM#iT< В( берите боризменениформатирования,котС,..ни и >ау тti анить СвфК'-’ТО, фог“атиоо»л1ТО!-.з: (• ,utдок,.-,ойт\*тнолин'ейст>-1са.копия gj 1,?УСсйдокументi\»Z7.doO | .^одол^тьслияние | ptwcm | Рис. 27.21. В случае объединения документов с различным форматированием Word поинтересуется, какой из двух вариантов вь-брать СОВЕТ --------------------------------------------------------- -------------------------------------------------- --------Для достижения лучшего результата при выполнении объединения нескольких доку ментов установите флажок Сохранить случайное число для повышения точности слия ния (Store Random Number То Improve Merge Accuracy) на вкладке Безопасность (Secu rity) (Сервис ►Параметры (Tools ►Options)).
Отображение отличий между документами в черных строках При сравнении документов можно сохранить найденные отличия в отдельном файле. При этом оба исходных документа остаются нетронутыми и создается третйй файл. Воспользоваться этим средством можно только в случае сравнения двух документов. Чтобы сохранить различия между документами в отдельном файле, выполните следующие действия. 1. Откройте копию документа, присланную рецензентом, и выберите команду Сервис ►Сравнить и объединить исправления (Tools ►Compare And Merge Do cuments). 2. В диалоговом окне Сравнить и объединить исправления (Compare And Merge Documents) выберите оригинал, установите флажок Черные строки (Legal Blackline) и щелкните на кнопке Сравнить (Compare). СОВЕТ ---------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------Если вы используете средство Версии (Versions), чтобы хранить в одном файле не сколько версий документа, и теперь хотите сравнить их между собой, это возможно. Сохраните более раннюю версию в отдельном файле и затем сравнивайте с последней версией, как обычно. Подробнее об этом будет рассказано ниже в разделе «Работа с несколькими версиями одного документа».
3. Если хотя бы в одном из документов присутствуют отслеженные изменения, на экране появится окно с сообщением о том, что Word воспринимает эти из менения, как принятые. Чтобы продолжить сравнение, щелкните на кнопке Да (Yes).
Сравнение и объединение документов ♦
791
В программе появится новое окно с файлом без названия, содержащим различия между документами. При необходимости сохраните файл. !
Сравнение документов рядом Иногда необходимо сравнивать документы, не объединяя их. В Word 2003 йто можно легко осуществить, рассматривая документы, находящиеся ря дом на экране. С помощью этой функции вы можете просматривать и прокручи вать документы одновременно для того, чтобы найти отличия. Для того чтобы воспользоваться этой возможностью, необходимо иметь как ми нимум два открытых документа. Если открыто три и более документа, необходи мо будет выбрать В меню Окно (Windowj, какие два из них будут располагаться рядом. Когда вы рассматриваете два документа рядом, два окна располагаются верти кально рядом друг с другом, а также отображается панель инструментов Срав нить рядом (Compare Side By Side), содержащая следующие кнопки: ► Синхронная прокрутка (Synchronous Scrolling) позволяет задавать одно временную прокрутку документов при сравнении рядом; ► Восстановить рядом (Beset Window Position) возвращает к режиму срав нения рядом; ► Закрыть открытые рядом документы (Close Side By Side) закрывает окно сравнения рядом и одноименную панель инструментов. Когда функция Синхронная прокрутка (Synchronous Scrolling) включена, вы може те пользоваться полосой прокрутки, навигационными клавишами (например, Page Up и Page Down), диалоговым окном Перейти (Go То), прокруткой на мыши и другими инструментами прокрутки для перемещения по обоим документам одновременно. Кроме того, при использовании данной функции изменение ре жима просмотра в одном документе повлечет за собой аналогичные изменения вида другого документа. Так, например, если оба документа находятся в режиме разметки страницы, в&1 можете щелкнуть на кнопке Обычный режим (Normal View) горизонтальной полосы прокрутки, после чего оба документа автоматиче ски будут отображаться в обычном режиме. При отключении функции Синхрон ная прокрутка (Synchronous Scrolling) вы можете перемещаться в каждом доку менте отдельно и независимо. На рис. 27.22 показаны два сравниваемых рядом документа в обычном режиме с панелью инструментов Сравнить рядом (Compare Side By Side).
Чтобы сравнить рядом два документа, выполните следующие действия. 1. Откройте оба документа. 2. Если у вас открыто больше чем два документа, войдите в один из тех, кото рый вы собираетесь сравнивать. 3. Выберите Окно ►Сравнить рядом с... (Window ►Compare Side By Side With...). Отметим, что если у вас одновременно открыто только два документа, имя второго документа появится в меню Окно (Window) в следующем виде: Срав нить рядом с название документа. I
7 9 2 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
Рис. 27.22. Функция Сравнить рядом, появившаяся в Word 2003, облегчает сравнение и одновременный просмотр двух документов
После окончания сравнения щелкните на кнопке Закрыть открытые рядом доку менты (Close Side By Side) панели инструментов Сравнить рядом (Compare Side By Side). Документы будут отображаться в прежнем полноэкранном масштабе. На экране останется последний документ, с которым вы работали. Все открытые документы также будут доступны в меню Окно (Window). С О В Е Т ---------------------- ------------------------------------Если вы закрыли панель инструментов Сравнить рядом (Compare Side By Side), то ее можно повторно открыть, выбрав Сервис ►Настройка ►Панели инструментов ►Срав нить рядом (Tools ►Customize ►Toolbars ►Compare Side By Side). После этого щелкните на кнопке Закрыть (Close).
Работа с несколькими версиями одного документа Word предоставляет средство, позволяющее хранить в одном файле несколько версий текущего документа, тем самым позволяя отслеживать изменения, после довательно вносимые в документ в течение довольно большого промежутка вре мени. Это средство упрощает работу с несколькими файлами (со схожими имена ми), а также экономит пространство на жестком диске, поскольку сохраняются не копии файлов, а только отличи^ между ними. При наличии нескольких вер сий одного документа можно открыть, просмотреть и удалить каждую версию. Создавать версии можно одним из двух способов:
Работа с несколькими версиями одного документа ♦
793
► вручную —в любой момент времени можно создать очередную версию доку мента, сохранив его текущее состояние; ► автоматически —можно настроить Word так, что при каждом закрытии до кумента будет сохраняться очередная версия. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Будьте осторожны при сохранении документа, имеющего версии, в качестве веб-стра ницы. В этом случае вся информация о версиях пропадет, поэтому необходимо заранее сделать копию файла с расширением .doc.
Сохранение версии документа вручную Чтобы сохранить копию документа в качестве версии, выполните следующие действия. X. Откройте документ и выберите команду Файл ►Версии (File ►Versions). На эк ране появится диалоговое окно Версии (Versions), показанное на рис. 27.23. При создании первой версии диалоговое окно будет пустым.
Рис. 27.23. В диалоговом окне Версии можно сохранить очередную версию, а также получить доступ к предыдущим
2. Щелкните на кнопке Сохранить (Save Now). На экране появится диалоговое окно Сохранение версии (Save Version), представленное на рис. 27.24. В нем можно ввести комментарии к сохраненной версии. [(-охранениеверсии Дета*»ареия. 2S03.200423:54:00 Сохранвд: - .Vi-:' VС.отрудник
K fjji!
I 1 OK
| Отнвнл j
Рис. 27.24. Добавление комментариев позволит позже ориентироваться в большом количестве похожих версий
3. Введите необходимую информацию и щелкните на кнопке ОК.
7 9 4 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
4. Версия сохранена, и информация о ней появится в диалоговом окне Версии (Versions), если вы закроете его и откроете заново. С 0 В Е Т ----------------------------------------------- -----------По умолчанию в диалоговом окне Версии (Versions) добавленные к версии комментарии отображаются лишь частично. При необходимости просмотреть их полностью выберите нужную версию и щелкните на кнопке Заметки (View Comments). На экране появится од ноименное диалоговое окно с полным текстом комментариев.
Автоматическое сохранение версии документа Можно настроить Word так, что при каждом закрытии документа будет созда ваться очередная версия. Это бывает полезно, если требуется часто записывать внесенные изменения. Чтобы настроить программу на автоматическое сохране ние версий, выполните указанные ниже действия. 1. Откройте документ и выберите команду Файл ►Версии (File ►Versions). 2. В диалоговом окне Версии (Versions) установите флажок Автоматически со хранять версию при закрытии (Automatically Save A Version On Close). 3. Щелкните на кнопке Закрыть (Close). 4. Открыв диалоговое окно Версии (Versions) впоследствии, вы обнаружите на бор версий, и для каждой из них будут известны дата и время создания, автор и комментарии.
Работа со старыми версиями документа Смысл сохранения версий состоит в возможности в любой момент обратиться к более раннему варианту документа. Можно открыть любую из существующих версий, и в ней, разумеется, будут находиться более ранние версии. Чтобы от крыть версию документа, выполните следующие действия. 1. Откройте документ и выберите команду Файл ►Версии (File ►Versions). 2. В диалоговом окне Версии (Versions) выберите нужную версию и щелкните на кнопке Открыть (Open). Выбранная старая версия будет отображаться в окне документа под текстом текущего документа, отделенная от него горизонталь ной чертой. 3. Поскольку версии документа являются архивной информацией, вносить в них изменения невозможно. При желании можно сохранить открытую версию под другим именем и вносить все требуемые изменения в новый файл.
Удаление версий Любую из версий можно удалить, зайдя в диалоговое окно Версии (Versions), вы брав версию и щелкнув на кнопке Удалить (Delete). На экране появится диалоговое окно с запросом подтверждения удаления версии. Щелкните на кнопке Да (Yes). СОВЕТ ----------------------------------------------- 1-------------------------------------------------------------------Если вы планируете показать кому-либо документ с версиями (положить в локальную сеть для совместного использования или отослать на рецензирование), удалите преды дущие версии, чтобы уменьшить размер файла и удалить ненужную информацию.
Улучшение защиты документа с помощью управления правами на доступ к данным Защита документа с помощью пароля Документы, предназначенные только для чтения Ограничения на форматирование Запрет на отслеживание исправлений и добавление информации в поля форм и примечания Защита отдельных разделов документа Удаление персональной информации и скрытых данных Использование цифровых'меток , для подписи файлов и макросов Защита от макровирусов Кодировка электронных писем
796
♦
Глава 28. Защита информации
По мере распространения персональных компьютеров и работы с локальными сетями особую важность приобретает совместное использование файлов, в том числе работа с документами Word. Соответственно, растет необходимость защиты файлов от любых несанкционированных действий. Большинство активных поль зователей хорошо представляют себе важность защиты доступа на уровне ло кальных сетей, но защита на уровне работы с файлами может оказаться не менее актуальной. Word предоставляет несколько уровней защиты документа. В част ности, можно: ► ограничить доступ к открытию, редактированию, распространению и печати документа; ► задать список изменений, которые можно внести в документ; ► удалить персональную и скрытую информацию; ► создать цифровую подпись, определяющую автора документа; ► установить защиту от вирусов, передающихся через^макросы; ► задать параметры защиты при работе с электронными письмами. В этой главе мы рассмотрим различные схемы защиты документа, доступные в Word. Все средства защиты можно использовать как независимо, так и совме стно, и может случиться так, что потребуется применить максимум средств за щиты.
Улучшение защиты документа с помощью управления правами на доступ к данным Управление правами на доступ к данным (Information Rights Management (IR M )) — это средство защиты информации, рассчитан- 1£$> ное на защиту документов, которое доступно всем пользователям Micro soft Office Professional Edition 2003, или самостоятельным версиям Word 2003, Excel 2003, PowerPoint 2003, или Outlook 2003. Защиту IRM можно установить, если эти программы работают вместе с Windows Server 2003 или с .NET Passport Service. Пользователи, не использующие эти приложения, могут открыть доку менты, защищенные IRM, установив помощника по управлению правами досту па для Internet Explorer (Rights Management Add-on for Internet Explorer). До полнительную информацию- вы можете получить на веб-узле http://www. microsoft.com/windows/le/downloads/addon/faq.asp.
0
IRM был разработан для защиты ценной информации от случайных утечек и не авторизованных читателей. В основе своей документы, защищенные IRM, — это файлы Word, Excel и Powepoint, содержимое которых зашифровано. Следует от метить, что IRM не просто запрещает доступ к документу с помощью файловой системы, а защищает саму информацию, содержащуюся в документе. Используя IRM для защиты документа, вы можете контролировать доступ пользователей к документу, а также их права в работе с докумен^м, который вы будете совме стно использовать, разослав по сети или по Интернету. Другими словами, вы
Улучшение защиты документа- ♦
797
сможете определять пользователей, которым вы даете право на доступ к доку менту, И для каждого пользователя устанавливать «уровень доверия», то есть возможность работать с информацией и вносить изменения.
Установка уровней доступа IRM Средство IRM в Word 2003 позволяет ограничить достзш к документам и инфор мации, в них содержащейся, совершенно новым образом. Суть заключается в том, что помимо защиты с помощью пароля и ограничениям на редактирование до кумента (эти средства были доступны в предыдущих версиях Word), теперь вы можете воспользоваться преимуществами настроек IRM и установить срок, ко гда документ можно будет переслать, напечатать или просто открыть. Применяя средство IRM в Word 2003, вы сможете установить три уровня доступа к доку ментам. ► Чтение (Read). Пользователи могут только открывать и просматривать до кумент, но не метут ни редактировать его, ни печатать, ни копировать. ► Изменение (Change). Пользователи M o iy r просматривать, редактировать и со хранять изменения в документе, но не могут печатать его. ► Полный доступ (Full Control). Пользователи имеют те оке права, что и автор, и могут„производить с документом любые действия. (Авторы документа все гда имеют вариант доступа Полный доступ (Full Control).) Установить уровни доступа различных пользователей можно в диалоговом окне Разрешения (Permission), показанном на рис. 28.1.
Р
Dajpeiuema на доступ л л он
докупопТй
„у е д е те ад тег# р д о с гр о ж о й почты пол. л л в те п е й е г ш я "Чтеми*’ и г кои с Измени I» v e ri< a # **» m n сит-‘i Рвэд< п я т е и ч т и >вПЯ|чг»( ), 1 'ТС&)1 ittrtCpa в H fro rta w «реСНО ЙКЬЦГВ, НвЖЦИТв КНОПКУ ’ Ч п л и в*’ и л * “ Изменени*
П шьэомт(.”ч. ivjbomw‘твние»(0гут чи та ть этот файл локупемтд, н о ив могут »>ИвЬЯТ»;
ГС*ЧоТ4ТЪ И KWli4uOe3Tt т о
«одер о м ■*
floraeиих.г#-пмия т ьгг'авг*1нви^е,< вние1«х>Т изменений» читал >4с о х р а н я т ь ■ т о й файле документа, ж н е п с у т
течлать*од«ржиг5в
‘ ололните'о-чыв оар»-*?тры
Рис. 28.1. Используйте диалоговое окно Разрешения, чтобы устанавливать уровни доступа Чтение и Изменение для пользователей, вводя их адреса в соответствующие поля
Чтобы открыть диалоговое окно Разрешения (Permission), щелкните на кнопке Разрешение (Permission) панели инструментов Стандартная (Standard) или выбе рите команду Файл ►Разрешения ►Не распространять (File ►Permission ►Do Not
798
♦
Глава 28. Защита информации
Distribute). В открывшемся диалоговом окне Разрешения (Permission) установите флажок Ограничить разрешения на доступ к этому файлу документа (Restrict Per mission То This Document), чтобы активизировать поля Чтение (Read) и Измене ние (Change).
Дополнительные разрешения и настройки Кроме установки уровней доступа в диалоговом окне Разрешения (Permission) Можно установить дополнительные разрешения и настройки. Для этого выбе рите Дополнительные параметры (More Options) в диалоговом окне Разрешения (Permission). В открывшемся диалоговом окне Разрешения (Permission) вы може те изменить уровень доступа определенного пользователя, щелкнув на настрой ке Уровень доступа (Access Level) рядом с адресом пользователя и выбрав новый уровень доступа, как продемонстрировано на рис. 28.2.
f? О граничить разрешения ш д о с т у п * файлу документ» Ра зре ш ени е н а д о с т у п к ф а й л у д о к у м е н т а и м е ю т с л е д у м х д и е о о л ь з о е а те п и :
IИмя
!Уровень д оступ»
j|
Д об авит^...
j'
ghraga(S>pitei.com
-------^
Com peiptar.com
Д о гю я н и т в л ь н м е р а з р е ш е н и я д а й п о л ь з о в а т е л е й ' Г”
I | Я
С рок действия д о кум е н т* и с те ка е т'
Печать сод врж нко'о
Г
Разрешить пользователя** с Правок на чтение &отфоеет|> содержимое
Г
Г а р а ж н ы й д оступ к содержимому:
Дополнительные параметры: ( 7 Пользователи могут запросить дополнителен * одрещ ения у ;.сс Г
pC ’cVk^*.com
Р а з ^ л у и т » п о л ь з о в а т е л я м п р е д ы д у щ и х в е р с и й O ffic e ч т е н и е с
использованием обозревателей, поддерживающих упр*еле-*"« правами на д оступ к данным (Размер файла ували«* « в т с * , )
1
:]
Г* З а д а т ь зн а ч е н и я ц о у м о л ч а н а . .
Рис. 28.2. Вы можете изменить разрешение на доступ к документу для любого пользователя
Вы также можете установить для каждого пользователя следующие дополнитель ные разрешения и параметры: ► Срок действия документа истекает —позволяет установить «срок годности» документа, то есть дату, после которой документ будет недоступен определен ным пользователям; ► Печать содержимого —позволяет давать отдельным пользователям с уровнем доступа Чтение (Read) или Изменение (Change) право на печать документа;
Улучшение*защиты документа ♦
799
► Разрешить пользователям с правом на чтение копировать содержимое —по зволяет давать пользователям с уровнем доступа Чтение (Read) право, копи ровать документ; ► Программный доступ к содержимому — позволяет давать пользователям право на использование некоторых программных средств Word, например смарт-тегов; ► Пользователи могут запросить дополнительные разрешения у —позволяет определить адрес, по которому пользователи будут направлять просьбы о§ изменении данных им разрешений; ► Разрешить пользователям предыдущих версий Office чтение с использова нием обозревателей, поддерживающих управление правами на доступ к данным. (Размер файла увеличивается) —позволяет давать пользователям право открыть документ с защитой IRM в браузере после загрузки и установ ки помощника по управлению правами с веб-узла Microsoft; за дополнитель ной информацией обращайтесь к веб-узлу http://www.microsoft.com/windows/ie/ downloads/addon/faq.asp. ► Обязательное подключение для проверки разрешений пользователя — по зволяет сделать обязательным подключение к Интернету для всех пользова телей (для их проверки) каждый раз, когда они открывают документ; ► Задать значения по умолчанию —позволяет установить текущие параметры как параметры по умолчанию для документов с ограниченным доступом. Если вы отсылаете документ, защищенный с помощью IRM, пользователю, не использующему Word 2003, ваш адресат сможет загрузить помощника по управ лению правами для Internet Explorer (Right Management Add-on For Internet Explorer) или для другого обозревателя, который поддерживает файлы с ограни-* чением разрешений. По умолчанию веб-страница Right Management Add-On For Internet Explorer, (http://www.microsoft.com/windows/ie/downioads/addon/faq.asp) открывается, когда пользователь пытается открыть документ, защищенный с по мощью IRM, если при этом у пользователя не работает приложение Microsoft Office, поддерживающее средство IRM. Пользователь сможет загрузить помощь прямо с этой веб-страницы, чтобы открыть защищенный документ в браузере.
Применение защиты j . . . IRM к документам Чтобы установить защиту IRM, выполните следующие действия. 1. Откройте документ, на кото] >ый вы хотите установить защиту. 2. Щелкните на кнопке Разрешение (Permission) панели инструментов Стан дартная (Standard). Если вы используете различные учетные записи и хотите определить, для какой учетной записи установить вариант доступа Полный доступ (Full Control), выберите команду Файл ►Разрешения ►Ограничить раз решения (File ►Permission ►Restrict Permission As). Откроется диалоговое окно Выбор пользователя (Select User). В этом диалоговом окне выберите учетную запись, которая будет впредь выдавать разрешения, и щелкните на кноп ке ОК.\
800
♦
Глава 28. Защита информации
3. В диалоговом окне Разрешения (Permission) установите флажок Ограничить раз решения на доступ к этому файлу документа (Restrict Permission То This Document).
4. Щелкните на кнопке Изменение (Change) или на кнопке Чтение (Read) (они становятся кнопками, только если навести на них курсор). Теперь вы можете просмотреть свою адресную книгу или ввести адреса пользователей, которым разрешен доступ к документу. Можно ввести несколько адресов для одного пользователя, разделив их точкой с запятой. Можно также установить допол нительные разрешения, выбрав Дополнительные параметры (More Options). 5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы завершить процедуру. 6. Теперь, когда разрешения IRM на доступ ц документу установлены, можно просмотреть параметры разрешений на вкладке Состояние (Status) области задач Общая рабочая область (Shared Workspace), как показано на рис. 28.3. На вкладке теперь есть значок Разрешения (Permission), дважды щелкнув на котором вы отобразите диалоговое окно Разрешения (Permission).
Сначала я, натурально, жил без веяного разуменья Затем подрос, но, будучи сцеп, рассчитывал на чутье. Потом однажды раздался звон, послышалось дуновенье И вдруг открылись мои глаза. И я увидел ее. Желанье чуда светилось в ней прожилкою голубою, Но я еще не умел ни дать, ни вымолвить ничего... Она была - то кристалл, то газ; а я представлял собою Какое-то неизвестное химикам бурое вещество. Потом я видел ее на перекрестках шумного града: Клыки молодых людей то здесь, то там ее стерегли. То здесь, то там движением каблучка, плеча или взгляда Она приказывала клыкам не сметь - и те не могли. Статистов, как мотыльков в огонь, влекла ее пантомима, Суля призы и казни - кому зазря, кому поделом. Мой брат ступал по ее следам, страдая неутолимо... Лишь я скучал в стороне. И все текло своим чередом.
Рис. 2 8 .3 . В области задач Общая рабочая область вы найдете информацию о параметрах разрешений и ссылки, используя которые вы сможете изменить параметры разрешений
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Следите за улучшением средства IRM в будущих версиях Microsoft Office.
Документ, защищенный с помощью IRM, можно послать как вложение в элек тронное письмо, при этом разрешения IRM не будут изменены. Если вы посы лаете в качестве вложения документ, не защищенный IRM, но при этом само почтовое сообщение защищено с помощью IRM, документ получит те же разре-
Защита документа с помощью пароля ♦
801
шения, что установлены для почтового сообщения. Однако это произойдет толь ко с документами, поддерживающими защиту IRM. Все прочие документы, даже если будут вложены в защищенное IRM сообщение, будут полностью доступны всем пользователям. В настоящее время только документы, созданные в Micro soft Word 2003, Microsoft Excel 2003 и Microsoft PowerPoint 2003, поддерживают защиту IRM.
Защита документа с помощью пароля Другой способ ограничить круг людей, которые -смогут открыть документ и вне сти в него изменения, —это использовать пароль. Пользователи должны будут ввести пароль, чтобы получить возможность открыть или редактировать защи щенный документ. Стандартный пароль Word содержит до 15 знаков в разных регистрах, в число которых могут входить буквы, цифры, пробелы и символы. СОВЕТ ------------------------------------------------- ;----------------------------------------------------При необходимост/ввести пароль длиннее 15 знаков нужно выбрать другую кодировку документа. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), перейдите к вклад ке Безопасность (Security), щелкните на кнопке Дополнительно (Advanced) и выберите кодировку RC4 в диалоговом окне Тип шифрования (Encryption Туре). Теперь пароль может содержать до 255 знаков.
Чтобы добавить к документу пароль, выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ► Options) и перейдите к вкладке Безопасность (Security). Большинство средств за щиты выбираются именно здесь (рис. 28.4).
Исг^лг;ний ^
ПОП л сяатйп ь
0С>мие
П ечать
j
С свм егтипоси,
I
г с п о п о ж е кш
безопасность
гр ш сп е а те
^ а р а г в т р и ц и ф р « а н и я д л я д а н т д о ^ м вн та М йльдеп
ткрытия ф ай л а
д о п о я ^ г г ^ н р ...
j
парам етр! с и в тс т » у о мспсиьэов * ил для д * « с г о д сху е и г пврод» раэр«ил»*<я аэ ги си :
|
'. *
ре«)М9Ндов*?ь доступ TOnw
цифровыеподГф1си.
v.rraHgeM Tb
■•
;-*аЛл ь яичныо i-ведени" й. свойств файла «при сохранении .ад у Т З гд д л ы .е сл А пенаты. :ймране<и»< и сп р ав ко й фа^гв содержаще г загнанны?-; и -п р гв л е ж п и гринеяаия
с охранить случайное ;W
повыш ен л тс," и
i римния
rv n ja jc je a it скрьггук разм етку п р и открытом и ш х р а в и ж
Защита рт
рисов
йзменьиив ур « « 6 [за ас ■» с щ "он *т> р ы- тм ц г т о р ^ **огут ...... - - - -файлов, '•^держать in *iyD макроса», и р в е н и е и з 1 жны х р ш р а б с ’ »
3 ia ii'T B o r макросов,.
wqsocoa
О мена
Рис. 28.4. На вкладке Безопасность диалогового окна Параметры расположено много параметров защиты документа
802
♦
Глава 28. Защита информации
Задать пароль, предназначенный для ограничения доступа к чтению или измене нию документа, можно одним из следующих действий: ► в в е с ти п а р о л ь , н е о б х о д и м ы й д л я о т к р ы т и я д о к у м е н т а — в в е д и те п а р о л ь в п о л е П арол ь для открытия ф айла (P a ss w o rd Т о O p e n ) и щ е л кн и т е н а к н о п к е О К; п о д тв е р д и те п а р о л ь в п о я в и в ш е м с я д и а л о го в о м о к н е Подтверждение пароля (C o n firm P a ss w o rd ) и щ е л кн и т е н а к н о п к е О К ещ е р а з, с о х р а н и те д о к у м е н т; ► в в е с ти п а р о л ь , н е о б х о д и м ы й д л я и з м е н е н и я д о к у м е н т а — в в е д и те п а р о л ь в п о л е П ароль разрешения записи (P a ss w o rd Т о M o d ify ) и щ е л кн и т е н а к н о п к е О К ; п о д тв е р д и те п а р о л ь в п о я в и в ш е м с я д и а л о го в о м о к н е и щ е л кн и т е н а к н о п к е О К ещ е р а з; с о х р а н и те д о к у м е н т .
После задана пароля, необходимого для открытия документа, любая попытка получить доступ к файлу приведет к появлению на экране диалогового окна Па роль (Password), представленного на рис. 28.5. Чтобы открыть документ, необхо димо ввести правильный парол ь и щелкнуть на кнопке ОК. Если пользователь не знает пароля, он может щелкнуть на кнопке Отмена (Cancel). Пароль ведите napgr j , д ли открытии ф аипа С ^М Й М 5е гб\Д о кум ен ты \Ц о к )«вн т1 Joe
ск '
Qt> йз, j
Рис. 28.5. Пользователю придется ввести пароль прежде, чем документ откроется
При наличии пароля, требующегося Для редактирования документа, пользова тель увидит на экране диалоговое окно Пароль (Password), представленное на рис. 28.6, перед открытием документа. х 1'Дог^иьп г1ч защ иту" п а р о ле ^ Сотоуднмк.
йведит* пароль разрешения з а т е и либо р к р е й те документ голькг цля 'чтения П?роль -
.
Твдыяз утение
СЖ
О тм е м
Рис. «28.6. Если пользователь не знает пароля, он сможет только ознакомиться с содержимым документа
При появлении на экране диалогового окна Пароль (Password) пользователь мо жет выполнить одно из следующих действий: ► ввести пароль и щелкнуть на кнопке ОК, получая доступ к чтению и редак тированию документа;
Документы, предназначенные только для чтения ♦
803
► щелкнуть на кнопке Только чтение (Read Only), получая возможность про смотра, но не изменения содержимого документа; ► щелкнуть на кнопке Отмена (Cancel), отменяя работу с файлом. Если открыть документ в режиме Только чтение (Read Only), внесенные измене ния нельзя будет сохранить в этом же файле, придется создать новый. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно задать два пароля — один для чтения документа и один для редактирования, тем самым устанавливая два уровня защиты документа-.
Чтобы снять защиту с документа, нужно получить к нему доступ, то есть нужно знать пароли. После открытия документа удалите пароли, обозначенные звездоч ками на вкладке Безопасность (Security), это действие снимет защиту с докумен та. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), перейдите к вкладке Безопасность (Security) и удалите пароли в полях Пароль для открытия файла (Password То Open) и Пароль разрешения записи (Password То Modify). Щелкните на кнопке ОК и сохраните документ. ВНИМАНИЕ -----------------------------------------------------------------------------------------------В большинстве случаев сохранение документа в формате, отличном от. .doc, приводит к потере защиты. Помимо этого, невозможно установить пароль на документ, сохранен ный как веб-страница.
Документы, предназначенные только для чтения Как вы только что узнали, на документ можно установить пароль, препятствую щий редактированию. Пользователь, не знающий пароля, вынужден будет от крыть документ в режиме, предназначенном только для чтения и не позволяю щем сохранить изменения. Помимо этого, можно настроить Word так, чтобы при открытии документа на экране появлялось диалоговое окно, позволяющее без паро ля выбрать между обычным или предназначенном только для чтения режимами. Такая необходимость может появиться в случае, скажем, шаблона. Основной части пользователей вр&д ли понадобится что-то редактировать, а от случайных изменений документ будет защищен. С другой стороны, кому-то все же может потребоваться изменить шаблон, поэтому не стоит жестко блокировать возмож ность редактирования и делать документ предназначенным только для чтения. Чтобы реализовать описанную выше схему, выполните следующие действия. • 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Безопасность (Security). 2. Установите флажок Рекомендовать доступ только для чтения (Read-Only Recom mended), щелкните на кнопке ОК и сохраните документ. При попытке открыть документ с установленным флажком Рекомендовать дос туп только для чтения (Read-Only Recommended) на экране появится диалоговое окно, представленное на рис. 28.7. Пользователю задается вопрос, хочет ли он от крыть документ в режиме, предназначенном только для чтения, на который мож
804
♦
Глава 28. Защита информации
но ответить Д а (Y es), Нет (N o ) или Отмена (C ancel). Все изменения в документе, предназначенном только для чтения, можно сохранить, создав новый файл.
Рис. 28.7. Выберите вариант открытия документа
Ограничения на форматирование В Word 2003 есть способ ограничить стили и возможности форматирования документа. Когда вы накладываете ограничения на форматирование, пользо ватели могут открыть документ, но не могут применить к тексту стили формати рования, не входящие в список определенных вами заранее. Большая часть средств форматирования символов на панели инструментов Форматирование (Form atting), как и другие средства форматирования текста (например, команды на кнопках клавиатуры и команды меню), недоступна, когда на форматирование на ложены ограничения. Более того, в области задач Стили и форматирование (Styles And Form atting) при ограничении форматирования доступны только заранее опре деленные стили. Чтобы наложить ограничения на форматирование документа, ис пользуйте область задач Защита документа (P rotect Document) и диалоговое окно Ограничения на форматирование (Form atting Restrictions), как показано на рис. 28.8.
0
Рис. 28.8. В области задач Защита документа вы можете активизировать ограничения на форматирование, чтобы предотвратить форматирование символов и применение нежелательных стилей к тексту документа
Ограничения на форматирование ♦
805
Чтобы установить ограничения на форматирование, проделайте следующие дей ствия. 1. Выберите команду Сервис ►Защитить документ (Tools ►Protect Document). На экране появится область задач Защита документа (Protect Document). 2. Установите флажок Ограничить набфр разрешенных стилей (Limit Formatting То A Selection Of Styles), затем щелкните на ссылке Настройки (Settings). Появит ся диалоговое окно Ограничения на форматирование (Formatting Restrictions). 3. В этом диалоговом окне укажите стили, которые следует использовать при форматировании документа, убедитесь, что отмечены только те стили, кото рые вам нужны. Можно сделать этанесколькими способами: > вручную установить флажки тех стилей, которые пользователи могут при менять; > щелкнуть на кнопке Рекомендованный минимум (Recommended Minimum), чтобы ограничить список разрешенных стилей только группой рекомендо ванных; > щелкнуть на кнопке Нет (None), если вы не хотите давать пользователям возможности применять стили. 4. Щелкните на кнопке ОК. Если документ содержит стили, не включенные в ваш список разрешенных, появится окно сообщения с вопросом, следует ли уда лить запрещенные стили и форматирование, содержащиеся в документе. Щелк ните на кнопке Нет (No), чтобы применить настройки форматирования, не меняя текущего форматирования документа, или на кнопке Да (Yes), если вы хотите удалить эти стили из Документа. Не стоит забывать, что если вы вы брали Нет (None) на третьем шаге нашей инструкции, а на этом шаге выбрали в окне сообщения Да (Yes), весь документ будет отформатирован в стиле Обыч ный (Normal). Скорее всего, вам потребуется сохранить текущее форматирование документа, соответственно, следует выбрать в окне сообщения Нет (No). 5. В области задач Защита документа (Protect Document) выберите Да, включить защиту (Yes, Start Enforcing Protection). Появится диалоговое окно Включить защиту (Start Enforcing Protection).
6. В этом диалоговом окне введите пароль и подтвердите его. Если вы не хотите устанавливать защиту с помощью пароля, оставьте поля пустыми. Щелкните на кнопке ОК, чтобы завершить процедуру. 7. Теперь, когда вы наложили ограничения на форматирование, пользователи не смогут применить форматирование символов или стили, которые не были включены в список разрешенных. С 0 В Е Т ------------------------------------------------------ :----------------------------------------------------------------Если вы хотите, чтобы пользователи могли применять средство Автоформат (AutoFormatting), например, замену дефисов на тире, английских порядковых (1st) на надстроч ные знаки, дробей на соответствующие символы и т. д., в диалоговом окне Ограничения на форматирование (Formatting Restrictions) выберете Не учитывать эти ограничения при автоматическом форматировании (Allow AutoFormat То Override Formatting Restrictions). За дополнительной информацией об Автоформате (AutoFormatting) обращайтесь к гла ве 7.
806
♦
Глава 28. Защита инфоомации
8. Чтобы снять ограничения на форматирование, откройте область задач Защи та документа (Protect Document), выберите Отключить защиту (Stop Protection), введите пароль, если это требуется, й щелкните на кнопке ОК.
Запрет на отслеживание исправлений и добавление информации в поля форм и примечания Можно не накладывать запрета на доступ, редактирование и форматирование всего документа, но разрешить вносить только заранее определенные изменения. В частности, можно выбрать следующие ограничения: 1► разрешить отслеживание исправлений —в этом режиме любой пользователь может внести в документ исправления, но они будут отслежены и выделены из основного текста, чтобы автор мог их просмотреть впоследствии и принять либо отклонить; при этом отключить отслеживание изменений или принять/ отклонить исправления невозможно; ► разрешить добавление примечаний —в этом режиме пользователь может толь ко добавлять к документу примечания; f ► разрешить запись данных в поля форм —в этом режиме пользователь не мо жет вносить в документ изменения, кроме записи данных в поля форм или в незащищенные разделы; ' ► запретить любые изменения документа —в этом режиме документ доступен пользователю только для чтения. Рассмотрим, как установить любое из описанных выше ограничений. 1. Откройте требуемый документ и выберите команду Сервис ►Защитить документ (Tools ►Protect Document) (или нажмите сочетание клавиш Ctrl+FI, в отобра зившейся области задач выберите из списка названий областей задач вариант Защита документа (Protect Document)). На экране появится область задач За щита документа (Protect Document), как уже было показано на рис. 28.8. 2. В разделе Ограничения на редактирование (Editing Restrictions) установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа (Allow Only This Type Of Editing In The Document). 3. Щелкните на стрелке раскрывающегося списка и выберите подходящи! t ва риант из четырех вариантов защиты: Запись исправлений (Tracked Changes), Примечания (Comments), Ввод данных в поля форм (Filling In Forms) или Только чтение (No Changes (Read Only)). 4. Щелкните на кнопке Да, включить защиту (Yes, Start Enforcing Protection) в этой же области задач. 5. Чтобы быть уверенным в том, что защиту не снимут, введите пароль в поле Новый пароль (необязательно) (Enter New Password (Optional)), подтвердите пароль в поле Подтверждение пароля (Reenter Password То Confirm) и щелкни те на кнопке ОК. При отсутствии пароля любой пользователь сможет снять защиту, выбрав команду Сервис ►Снять защиту (Tools ►Unprotect Document)
Защита отдельных разделов документа ♦
807
или щелкнув на кнопке Отключить защиту (Stop Protection) в области задач Защита документа (Protect Document). При наличии пароля снять защиту можно, только введя пароль. Теперь ограничения на вносимые изменения установлены. Чтобы снять их, вы берите команду Сервис ►Снять защиту (Tools ►Unprotect Document) или щелкни те на кнопке Отключить защиту (Stop Protection) в области задач Защита докумен та (Protect Document), введя пароль, если он был задан. После снятия защиты документ будет незащищен, пока вы снова не установите все настройки в облас ти задач Защита документа (Protect Document).
Защита отдельных разделов документа Установка защиты документа не обязательно действует по принципу «все или ничего». При желании можно позволить отдельным пользователям вносить из менения в определенные разделы документа, предварительно установив один из двух вариантов защиты документа: Примечания (Comments) или Только чтение (No Changes (Read Only)). После того как вы выбрали вариант защиты Примечания (Comments) или вари ант Только, чтение (No Changes (Read Only)), в области задач Защита документа (Protect Document) появляется новый раздел Исключения (Exceptions), где на ходится список групп разных права доступа: Все (Everyone), Полный доступ (Full Control) и Изменение (Change), и список пользователей, которым разрешен Пол ный доступ (Full Access) или Изменение (Change) документа, как показано на рис. 28.9. На этом шаге вы уже можете выделить отдельные разделы документа и проставить флажки напротив тех групп в разделе Исключения (Exceptions) облас ти задач Защита документа (Protect Document), которым разрешено редактировать эти выделенные разделы. Можно установить различные комбинации пользо вателей для разных разделов текста. Например, можно выделить часть докумен та (или несколько частей, нажав и удерживая Ctrl) и указать, какие пользователи и/или группы имеют право на редактирование этого раздела или разделов. Затем можно выделить другие части документа и определить новых пользователей и/или группы, имеющих право на редактирование этих новых частей. Когда вы даете право на редактирование раздела нескольким пользователям или группам, к тексту раздела по умолчанию применяется выделение цветом. Чтобы определить исключения, подлежащие редактированию, выполните следую щие действия. 1. Установите настройку Примечания (Comments) или Только чтение (No Changes (Read Only)) в разделе Исключения (Exceptions) области задач Защита докумен та (Protect Document), затем выделите текст документа, в котором вы разре шаете редактирование. 2. В области задач Защита документа (Protect Document) отметьте всех пользова телей и группы, которым вы даете полное право редактирования выделенного текста. При выборе более одного пользователя создается группа, состоящая из выбранных пользователей. Таким образом, в дальнейшем будет проще отме тить всех пользователей, которым разрешено редактирование данного раздела.
808
♦
Глава 28. Защита информации
введите вопрос
Основной текст
К t* м■м$Ж ч:яШ 1Ш»ЦУ
Times New Roman
рмаст»*»**** М еж этн ические*
отн о ш е н и я ' -
чауяльная-
на-
е гс д о ’ Только чтение
у р е гу л и р о в а н и е
ьац н о н а
ьн ье
• ко н ф
т и кго р
н с с то ф я * н г п р и кл а д ы в а в ы с - уси л и я ,
не
- —
>диа
разреш ена
и з
гл о б а гв i
до* сих* n o t
больше- лноснтсг- к- политич<=скси- оСшасти, однакс иг.:еег П о э т о м у - д л и - о б с у ж д е н и я - д а н н о й * гф о б л е а д о
необ:
>ди
р
у,в ч р к ж » ,
0«
ч ^ т« м
1й 11
: >1ммп.« ч^4о*шлт»« I
психу
«чгтчд». а прпмгш»»■»
МАЖГЛИЛЛТЬ'
поним а
ф ImyvtegTny .со т, э т о т п р о ц е с с о б у с л о в л е н .| ^л н и н е ь ки е м е ж эш н че скн х*
|
■нддарнальнь.О
''# т о ю ш н Щ
|г а к -
о б у с л а в л и в а ю щ е й - х а р а к т е р ,- н
стереотипы к а к
о н и
Щ д н о
'Ф р с н с
П
Все
Пользователи:
од новрем енно*
с л е д е (в и е м .* п р о я в л е н и е м ,
И ш пост}
Р
privet8Xnoy.ru
17 provertaeiexainple.com
что этнические-стерео-гапь! дакая-коыл атл межзтншеш»ртнов^1 В
« Э тн о п с и х о л о ги ч е с ко м *
"
словаре»*
тацнональны й*
тер, £
....................
т
||
О proverochkae>exampte.cor
Рис. 28.0. Можно контролировать объем текста, подлежащего редактированию, выделяя разделы документа, в которые разрешено вносить изменения, и определяя, какие пользователи имеют право редактировать эти разделы
3. Продолжайте выделение текста и определение пользователей, имеющих пра во редактирования, пока не закончите создание всех примечаний. 4. Щелкните на незанятой текстом области документа, чтобы снять выделение последнего раздела, с которым вы работали. Каждый раздел будет выделен цветом, обозначающим пользователя или группу, которым дано право на ре дактирование. 5. Щелкните на стрелке прокрутки внизу области задач Защита документа (P ro te c t D ocum ent), а затем выберите Да, включить защ иту (Yes, S tart Enforcing P rotection) в разделе Включить защ иту (S ta rt Enforcem ent). Область задач изме нит свой вид, теперь там будут указаны активные настройки защиты, как по казано на рис. 28.10. Вы можете применять и снимать выделение текста, уста навливая и убирая флажок Выделить области, которые я м огу редактировать (H ighlight The Regions I Can E dit) в области задач. Вы можете убрать исключение для отдельного раздела: выберите Отключить за щиту (S top P rotection) в области задач Защита документа (P rote ct D ocum ent) (или выберите команду Сервис ►Снять защ иту (Tools ►U nprotect D ocum ent)), выделите отрывок текста и измените установку флажков пользователей, которым разре шено редактирование. Чтобы полностью убрать исключения из всего текста, выберите Отключить защ иту (S top P rotection) в области задач Защита документа (P rote ct D ocum ent) (или выбе
Удаление персональной информации и скрытых данных ♦
809
рите команду Сервис ►Снять защиту (Tools ►Unprotect Document)), затем сними те флажок Выделить области, которые я могу редактировать (Allow Only This Type Of Editing In The Document). Появится окно сообщения, где сказано, что все ис ключения в документе будут пропущены. Выберите Да (Yes), если вы хотите удалить все исключения.
Рис. 28.10. После того как вы определили возможность редактирования для разделов документа, в области задач Защита документа появляются средства для пользователей, чтобы находить области документа, в которые им разрешено вносить изменения
Удаление персональной информации и скрытых данных При работе с документом, находящемся в совместном использовании, можно скрыть информацию, которую другие не должны видеть. Например, можно скрыть личные сведения, чтобы остальные пользователи не знали имени автора и рецен зентов. Также можно удалить скрытую информацию, например, связанную с версией документа и быстрым сохранением. Скрытые данные, если их не уда лить, становятся видны, если сохранить файл в другом формате и открыть в дру гом приложении. В этом разделе мы рассмотрим способы удаления сведений, не предназначенных для посторонних.
810
♦
Глава 28. Защита информации
ПРИМЕЧАНИЕ —------- у;--------------------------------------------------------------------------------Прежде чем предоставить документ в совместное пользование, помимо персональной информации, версии и данных быстрого сохранения, нужно удалять скрытый текст и принимать либо отклонять исправления в документе. Подроино скрытый текст рас сматривается в главе 2, а принятие и отклонение исправлений — в главе 27.
Удаление личной информации В Word можно удалить следующую персональную информацию: ► свойства файла, такие как имя автора и руководителя, название компании и сведения о последнем сохранении; . * ► имена, связанные с примечаниями (Word может автоматически заменить их на слово Автор (Author))] ► маршрут, то есть список имен рецензентов; ► личные данные, по умолчанию появляющиеся в окне почтового сообщения; ► имена, связанные с различна ми версиями (Word может автоматически заме нить их на слово Автор (Author)). Чтобы удалить эти данные, выполните следующие действия. 1. Откройте файл и выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), за тем перейдите к вкладке Безопасность (Security). 2. Установите флажок Удалять личные сведения из свойств файла при сохране нии (Remove Personal Information From File Properties On Save) и щелкните на кнопке ОК. .3. Сохраните документ. Необходимо помнить, что удаляются только имена, связанные с различной ин формацией, а сами данные остаются нетронутыми. Например, имена рецензен тов будут заменены словом Автор (Author), но примечания никуда не денутся. То же самое произойдет и с различными версиями документа: версии останутся, а информация об авторах будет утрачена.
Удаление версий Если используется средство Версии (Versions), в файле с документом в качестве скрытой информации присутствуют различные его версии. Это очень удобно с точки' зрения работы над документом, поскольку всегда можно вернуться к бо лее ранним вариантам, но если послать кому-нибудь такой документ, адресат сможет ознакомиться со всеми версиями точно так же, как и их создатель. К тому же версии, как и любые скрытые данные, перестанут быть скрытыми при сохра нении документа в другом формате. Чтобы избежать ненужного распростране ния информации, нужно удалить версии из документа прежде, чем отсылать его. Сделать это можно двумя способами. ► Создать новый документ. Если вы предпочитаете сохранить старые версии, сохраните текущую версию в качестве отдельного документа и пошлите имен но его. Для этого нужно выбрать команду Файл ►Версии (File ►Versions), вы брать в диалоговом окне Версии (Versions) нужную версию и щелкнуть на
Использование цифровых меток для подписи файлов и макросов ♦
811
кнопке Открыть (Open). Затем выберите команду Файл ►Сохранить как (File ► Save As) и сохраните эту версию в виде отдельного документа. ► Удалить все версии. Если работа над документом окончена и старые версии больше не нужны, их можно просто удалить. Для этого следует выбрать команду Файл ►Версии (File ►Versions), указать в диалоговом окне Версии (Versions) желаемую версию (несколько версий можно выбрать, держа нажа той клавишу Ctrl) и щелкнуть на кнопке Удалить (Delete). Теперь можно не волноваться о том, что лишняя информация станет доступной для посторонних. Подробнее о работе с версиями документа можно узнать в главе 27.
Удаление информации, связанной с быстрым сохранением Еще одна разновидность скрытых данных появляется при быстром сохранении до кумента. Если при сохранение документа в его свойствах был установлен флажок Разрешить быстрое сохранение (Allow Fast Saves), можно открыть файл как тексто вый (.txt), и с удивлением обнаружить в нем недавно стертые фрагменты. Это связа но с тем, что при быстром сохранении записываются только внесенные в документ изменения, а не весь файл. Проблема решается обычным сохранением документа. Перед тем как передать кому-либо файл, выполните указанные ниже действия. 1. Откройте документ, выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вкладке Сохранение (Save). 2. Снимите флажок Разрешить быстрое сохранение (Allow Fast Saves) и щелкни те на кнопке ОК. 3. Щелкните на кнопке Сохранить (Save), расположенной на стандартной пане ли инструментов. Дополнительным преимуществом описанной выше процедуры является тот факт, что при подобном сохранении размер файла уменьшается —ведь раньше помимо содержания документа в файле находились еще и внесенные изменения.
Использование цифровых меток для подписи файлов и макросов V
В Microsoft; Office ХР используется технология Microsoft Authenticode, предна значенная для создания цифровой подписи в файлах или макросах методом циф рового сертифицирования. Цифровой сертификат можно сравнить с идентифи кационной картой, прикрепленной к макросу или документу. Цифровая подпись удостоверяет авторство документа, а также гарантирует, что документ не был кем-либо изменен. Цифровой сертификат содержит информацию о держателе сертификата, а также об органе, выдавшем сертификат.
Получение цифрового сертификата Цифровой сертификат можно купить в центре сертификации (например, VeriSign, www.verisign.com, или E-Lock, www.elock.com); получить у специалиста по инфор
812
♦
Глава 28. Защита информации
мационным технологиям или администратора, ответственного за безопасность вашей организации; или, наконец, создать собственную цифровую подпись для локального использования. В последнем случае цифровая подпись не будет за свидетельствована центром сертификации. Если с документом, в котором при сутствует подобная подпись, будет работать пользователь, у которого установлен средний уровень защиты, Word выдаст специальное предупреждение, а в случае высокого уровня защиты документ не будет рассматриваться вообще. Более под робно об уровнях защиты мы поговорим позже в этой главе.
Общение с центром сертификации и администратором, ответственным за безопасность Чтобы получить цифровой сертификат в центре сертификации, нужно указать приложение, для которого сертификат предназначается, и заплатить некоторую сумму (обычно годовой взнос, размер которого зависит от уровня защиты). Обыч но к сертификату прилагается инструкция по установке. При получении серти фиката у администратора, ответственного за безопасность, нужно ознакомиться с условиями распространения сертификатов и способом установки программы.
Создание цифрового сертификата Если вы предпочитаете создать собственный сертификат для личного пользова ния, воспользуйтесь программой Selfcert.exe, входящей в Office. При работе с по добными сертификатами необходимо помнить о том, что ваша цифровая под пись не засвидетельствована центром сертификации. Установка приложения Selfcert.exe По умолчанию это приложение не устанавливается, поэтому придется начать с установки программы с фирменного диска Office. 1. Запустите программу установки Office е Диска, выберите пункт Добавить или удалить компоненты (Add Or Remove Features) в окне Параметры режима со провождения (Maintenance Mode Options) и щелкните на кнопке Далее (Next). 2. В списке Устанавливаемые компоненты (Feature То Install) раскройте папку Об щие средства Office (Office Shared Features), выберите Цифровая подпись для проектов VBA (Digital Signature For VBA Projects) и выберите пункт Запускать с моего компьютера (Run From My Computer). ' 3. Щелкните на кнопке Обновить (Update). После этой процедуры приложение Selfcert.exe устанавливается на компьютер, обычно в папку C:\Program Files\Microsoft Office\Office11. Создание сертификата После установки Selfcert.exe можно приступить к созданию собственного серти фиката. 1. Найдите файл Selfcert.exe и дважды щелкните на нем. Если его нет в папке C:\Program Files\Microsoft Office\Office11, щелкните на кнопке Пуск (Start) и вы берите Найти (Search), Файлы и папки (For Files Or Folders) и запустите поиск файла Selfcertexe. После двойного щелчка на значке файла на экране появится
Использование цифровых меток для подписи файлов и макросов ♦
диалоговое окно Создание показанное на рис. 28.11. S'* i m it< »
" 4
813
циф рового сертиф иката (C reate Digital C ertificate),
lw ' « « f*
М Г Ш : '* данная программа создгйт u i -л ф и к г
«,мм^й
о<лоеывается на введенном нижвимеш Этот тцг
:1мг
'
н
' поя*»оьателя.
окапаться
ИЯ Открытии
t юддвльиьм> попьзоват- г й - б ш г \> гу ч а п , х файле®, содержащи* макрос» с собственной
Сертификатыt
1адисыс' ,|лзд«л1нмЛ
пояьзоьанйя Если д а подтип* мэмнерчеоад w u : р л г р . » Г|«иа*ж 1 > ^ р ,-е о ь 'b d S f s r t a за ве ре ж ы
гада), 4 0 o 6 '" w » * j >абр«йя>“ * р ц ен тр ивр^иф икл^
Ъ'/Шш* Jm' Спи ок ппатнь ' йантоов сартисвикаш» вашего
’ •"
______ Отмена
Рис. 28.11. Приложение Selfcert.exe позволяет создавать цифровые сертификаты
Введите свое имя в поле Ваше имя (Your Nam e) и щелкните на кнопке ОК. На экране появится сообщение, информирующее об успешном создании цифро вого сертификата (рис. 28.12).
Рис. 28.12. Сообщение, информирующее об успешном создании цифрового сертификата
Теперь у вас есть собственный цифровой сертификат, правда, не засвидетельст вованный центром сертификации. Его можно использовать как для тренировки в обращении с сертификатами, так и для подписи документов и макросов.
Прикрепление цифрового сертификата к файлу После получения (создания) цифрового сертификата можно удостоверять соз данные документы и макросы путем добавления цифровой подписи. Эти слова, по сути, означают, что к файлу или макросу прикрепляется сертификат. В дан ной главе мы рассмотрим работу с файлами, а способы подписывания макросов будут рассмотрены в главе 32. 1. Откройте документ, выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►O ptions) и перейдите к вкладке Безопасность (S ecurity).
/ 814
♦
Глава 28. Защита информации i
_
2. Щелкните на кнопке Цифровые подписи (Digital Signatures). На экране появит ся диалоговое окно Цифровая подпйсь (Digital Signature), представленное на рис. 28.13.
Подписи
j
Созданная в Office цифровая подпись может не составлять легальную подпись, см. дополнительные сведен я о цифровые подписях а спр *еке. Цифровые подписи документа: П рухь* •
--.у.. , дя по. пись выдана
ОК
.ата
Отмене
Рис. 28.13. Диалоговое окно Цифровая подпись содержит список цифровых сертификатов, прикрепленных к документу, а также предоставляет возможность просмотра, удаления и добавления сертификатов
3. Щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы вызвать диалоговое окно Выбор сертификата (Select Certificate), представленное на рис. 28.14.
Рис. 28.14. В диалоговом окне Выбор сертификата представлен список доступных цифровых сертификатов
\
Использование цифровых меток для подписи файлов и макросов ♦
815
ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------------- --------При работе в обычном режиме просмотра щелчок на кнопке Добавить (Add) может при вести к появлению сообщения, информирующего о том, что текст и рисунки могут не отображаться в выбранном режиме просмотра. Если документ не был сохранен, по явится другое сообщение о том, что прежде, чем прикреплять сертификат, необходимо сохранить файл в качестве документа Word. Если вы не принимали исправлений, может появиться сообщение, в котором будет предложено принять или отклонить исправле ния, прежде чем прикреплять сертификат. В обоих случаях щелкните на кнопке Отмена (Cancel), если вы хотите выполнить рекомендации, или на кнопке Да (Yes), если вы хоти те продолжить процедуру прикрепления сертификата.
4. Выберите подходящий цифровой сертификат. Щелкните на кнопке Просмотр сертификата (View Certificate), чтобы получить доступ к информации о выбран ном сертификате. На экране появится вкладка Общие (General) диалогово го окна Сертификат (Certificate) (рис. 28.15). Обратите внимание на красную метку в виде буквы X в правом нижнем углу значка сертификата, означаю щую, что сертификат не засвидетельствован центром сертификации.
Сведения о сертификате Нет дом рия к «тому корим ому сертификату центра сертификации. Чтобы включить доверие, установите этот сертификат а хранилище доверенных корневых сертификатов центров сертификации.
Кому выдан:
Сотрудн*
Кем выдан:
Сотрудник
) Действителен с 01.01.2004 по 01.01.2010 f * Есть мкрьльй Krtov, соотаггстаующ^ угону сартификату
Рис. 28.15. В диалоговом окне Сертификат представлена информация 0 выбранном цифровом сертификате
1/ 5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Выбор сертифи ката (Select Certificate). 6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы добавить выбранный сертификат к докумен ту. Теперь его название появится в списке диалогового окна Цифровая под пись (Digital Signature).
816
♦
Глава 28. Защита информации
7. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Цифровая подпись (Digital Signature), и еще раз —чтобы закрыть диалоговое окно Параметры (Op
tions). Цифровой сертификат можно удалить из документа в любой момент. Для этого нужно всего лишь выбрать команду Сервис ►Параметры (Tools > Options), пе рейти к вкладке Безопасность (Security), щелкнуть на кнопке Цифровые подписи (Digital Signatures), выбрать удаляемый сертификат, щелкнуть на кнопке Удалить (Remove) и дважды — на кнопке ОК. Эти действия удаляют цифровой сертифи кат из документа, оставляя сам сертификат нетронутым. Как уже упоминалось, на значке сертификата, созданного с помощью программы Selfcert.exe, присутствует красная метка в виде буквы X в правом нижнем углу, означающая, что сертификат не засвидетельствован центром сертификации. Эта метка может появляться в следующих случаях: ► подписанный файл или макрос был подделан; ► сертификат не является продуктом, выпущенным центром сертификации; ► сертификат выпущен, но не засвидетельствован центром сертификации (на пример, пробный бесплатный экземпляр); ► сертификат был недействителен в тот момент, когда использовался для под писи файла или макроса. Наличие этой метки на значке сертификата является первым признаком нали чия каких-то проблем с цифровым сертификатом документа.
Просмотр цифровых сертификатов, прикрепленных к файлу При работе с файлом, в котором присутствует цифровая подпись, можно про смотреть прикрепленные цифровые сертификаты. Процесс просмотра сертифи ката схож с процедурой его прикрепления. Чтобы посмотреть сертификат, вы* полните следующие действия. 1. Откройте документ, выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), перейдите к вкладке Безопасность (Security) и щелкните на кнопке Цифровые подписи (Digital Signatures). 2. Выберите подпись, сведения о которой требуется получить, и щелкните на кнопке Просмотр сертификата (View Certificate). 3. Трижды щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в документ. Если вам понадобится экспортировать цифровой сертификат в файл (например, чтобы установить его на другом компьютере), воспользуйтесь мастером экспорта сертификатов. Выберите вкладку Состав (Details) диалогового окна Сертификат (Certificate) и щелкните на кнопке Скопировать в файл (Copy То File). Запустится мастер экспорта и проведет вас через всю процедуру, от начала до конца. К про цессу копирования сертификатов нужно относиться аккуратно, поскольку вся секретность сертификата основывается на секретности его кодов. Как только эти коды становятся кому-либо известны, смысл сертификата пропадает.
Защита от макровирусов ♦
817
Защита от макровирусов Основной задачей макросов является упрощение основных задач, регулярно вы полняемых в Word и других приложениях, но также макросы могут оказаться эффективными распространителями компьютерных вирусов. Макровирусами на зываются компьютерные вирусы, возникающие в файле, шаблоне или надстройке. В процессе рассмотрения различных степеней защиты, доступных в Word, необ ходимо изучить макровирусы и способы настройки программы для отслежива ния потенциальных проблем. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------На веб-сайте компании Microsoft есть много разделов, посвященных защите информа ции, например www.microsoft.com/technet/security и www.microsoft.com/security. Также можно зайти на сайт www.microsoft.com/office и запустить поиск по слову security.
Предотвращение появления вирусов в документах Word Одним из способов борьбы с макровирусами может послужить прикрепление цифровой подписи к макросам, чтобы их источник всегда можно было узнать. Таким образом можно проверить цифровую подпись и разрешить использование макроса. Тем не менее этот метод не обнаруживает и не убивает вирусы. Помимо использования цифровых сертификатов, можно указать, как Word дол жен реагировать на наличие в открываемом документе макросов. Для этого не обходимо установить соответствующий уровень защиты. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Наиболее действенная защита от вирусов достигается установкой специального анти вирусного программного обеспечения, помимо конфигурирования защиты Word.
Уровни безопасности Word При открытии документа Word определяет, содержатся ли в нем макросы. Если макросов нет, документ открывается без дополнительных условий. При наличии макросов Word руководствуется текущими параметрами защиты. Можно уста новить один из трех уровней безопасности: ► Высокий (High) —Этот уровень позволяет запустить только макросы, подпи санные и засвидетельствованные центрами сертифицирования, находящими ся в списке «надежных источников»; неподписанные макросы автоматически отключаются до открытия документа; ► Средний (Medium) —в этом случае при открытии каждого файла будет выда ваться диалоговое окно с вопросом о целесообразности запуска макросов; проблема выбора ставится каждый раз, когда открываемый файл содержит макрос, подписанный центром сертификации, не входящим в список; ► Низкий (Low) —этот уровень защиты разрешает запуск всех макросов, незави симо от их свойств; низким уровнем защиты следует пользоваться только в том случае, когда вы абсолютно уверены, что на компьютере стоит последняя,
818
♦
Глава 28. Защита информации
постоянно обновляемая версия программы-антивируса, которой можно дове рить свою безопасность. По умолчанию в Word используется самый высокий уровень защиты, и мы реко мендуем не изменять его. Установить уровень защиты можно, выбрав команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и щелкнув на кнопке Защита от макросов (Macro Security) на вкладке Безопасность (Security). Выберите в диалоговом окне Безопасность (Security) вкладку Уровни безопасности (Security Level) (рис. 28.16). Здесь можно изменить уровень защиты, но мы настоятельно рекомендуем поль зоваться уровнем, отличным от высшего, только при необходимости.
безопасности
1а л е ж _«
уточнив»
О н д оь м сохая.Р а р шлется и п у с к i w *>ko нацнгсое уст. н о м ь н н у х в надежных раслсм о ж-жя;.. бсас^тальньиподписа! ы * н нтгэдписанные г « кр о гы откл гоч в ктся Jff
;ая. Рээрешввт-я sariyc* толы >пидгисапяых я икрош » ш ••адежньюисточнпсс*- Н е г о д л и е в н н ь й гж р с ^ с г к л с ^ а к и ч п
•втичат^квек**
'
»,няй Реи~,-<ие о м п ус^в п
__ Л .;
т««цкапьно опасных макросов
пр» -имается пользователем.
Г
Н ц л а я (ив р еко й. _ отся). З ащ к в от п та и ц и в гь м о опаснь х макросо n f наличии в кгив ^усн аес с тсу-сте уй т Чело у ч у й т е ьтот режим t o r t программ у нося* проверки и» «егрпасность *с*>> опфываемь
-1
ДОКуМвНТJE..
l_
2 . J
Рис. 28.16. На вкладке Уровни безопасности диалогового окна Безопасность можно задать реакцию программы на документ, содержащий макросы
Просмотр и удаление элементов списка центров сертификации При открытии файла, в котором содержатся макросы, подписанные и засвиде тельствованные центрами сертифицирования, не находящимися в списке «надеж ных издателей», пользователю будет задан вопрос, стоит ли добавить эти центры в список. Прежде чем добавлять в список новый центр сертифицирования,, необ ходимо тщательно изучить сертификат, особенно поля Кому выдан (Issued То), Кбм выдан (Issued By) и Срок действия (Valid From). После добавления центра в список, Word станет автоматически запускать макросы с соответствующей циф ровой подписью. Если вы заменили свою предыдущую версию Word на Word 2003, то в диалоговом окне Безопасность (Security) будет содержаться вкладка Надеж ные источники в предыдущей версии (Prior Trusted Sources), на которой вы найде те список надежных источников, внесенных в предыдущих версиях Word. Если вы будете добавлять новые надежные источники, они будут добавлены в список Надежные издатели (Trusted Publishers). Если впоследствии вы решите удалить центр сертифицирования из списка, вы полните следующие действия.
Кодировка электронных писем ♦
819
1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Безопасность (Security). 2. Щелкните на кнопке Защита от макросов (Macro Security), чтобы открыть диа логовое окно Безопас чость (Security). 3. Щб лкните на вкладке Надежные издатели (Trusted Publishers), показанной на рис. 28.17. Г& (лез irt*a TTt
<] I ‘I
f j * r fA n i» " - ' '
i Цадеж н ы с издатели^ j 1 О х * Я - ' I П анятнов иня
^
'
___I /•
Д о в е & т » B ten установленным над
« ка и «шаблонам
Дг.j e p f l r t д о с ту п к Visual В«4с Project
OK
Рис. 28.17. Если вы добавляете новые источники в список, они появляются на вкладке Надежные издатели или Надежные источники в предыдущей версии диалогового окна Безопасность
4. Выберите нужный источник, щелкните на кнопке Удалить (Remove) и затем на кнопке ОК. Компания Microsoft ставит цифровую подпись на все шаблоны, надстройки и мак росы, прилагаемые к Office ХР. СОВЕТ Приложения Office ХР устроены так, что добавить в заветный список создателя собст венного сертификата (например, с помощью программы Selfcert.exe) можно, но только на том компьютере, на котором сертификат был создан. Это означает, что вы можете польповаться макросами с вашей цифровой подписью на собственном компьютере, но эти макросы будут отключены на другом компьютере в случае высокого уровня защиты в Word.
Кодировка электронных писем Последним из средств защиты в Word является защита элек" тронных писем. Если вы используете Word в качестве редактора для электронной почты, непременно следует обратить внимание на параметры защиты. Чтобы получить к ним доступ, выполните следующие действия. 1. Щелкните на кнопке Сообщения (E-Mail) на стандартной панели инструмен тов, чтобы открыть раздел области задач, посвященный электронной почте.
820
♦
Глава 28. Защита информации
2. Щелкните на кнопке Параметры (Options), чтобы вызвать диалоговое окно Параметры сообщения (Messc ge Options). 3. Щелкните на кнопке Параметра безопасности (Security Settings). На экране появится диалоговое окно Свойства безопасности (Security Properties), пока занное на рис. 28.18, предназначенное для задания кодировки письма и циф ровой подписи.
Г
Ц-ифровать "гдержимое и ппожнния i ообщйний
[ У Д о б а в и т I сообщьп is циф~огук1 подпись R
Г
>а шиф{
зать к * / « с ь со ЗщвглЛя
'еедомлть ,>пр щ ив безытасност
этдгй <хо0щек
м
Пар», it} ы резола пости Наст; эика безопасности Н<Авто>
ы
...............................
Изменить п^эаметр<^
МодугьПОЛИТИКИ Г
:• .£1'
..................................... ................
х
•
j j!
.
■ .
ОК.
|
Семена
J
Рис. 28.18. Диалоговое окно Свойства безопасности позволяет задать параметры защиты при создании электронных писем
✓ 4. Задайте необходимые параметры, щелкните на кнопке ОК и на кнопке З а крыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно Параметры сообщения (Mesage Options). Если вам потребуется более подробная информация о защите электронных пи сем, обратитесь к справке программы Microsoft Outlook, сайту Microsoft Outlook (www.microsoft.com/office/outiook) или книгам по Microsoft Outlook 2003.
Часть VI *
Дополнительные возможности Word 1 Глава 29. Работа с XML Глава 30. Выполнение слияния Глава 31. Коды полей и бланки *
—
Глава 32. Макросы Visual Basic: создание и использование
}
*
Введение в XML XML в Word 2003 Создание документа с использованием XML I
Сохранение XML-файлов
Введение в XML ♦
823
Вы не знаете, зачем вообще нужен XML? Вы в этом не одиноки. XML применя ется с 1998 года, однако раньше им пользовались только люди, занимающиеся программированием для Интернета. Но в новом Word 2003 и других прило жениях Office XML доступен наряду с другими функциями. Главное достоинст во XML —его гибкость. Вы можете создать документ, сохранить его в формате XML и хранить в этом виде, доступном в разных системах, странах. У вас хра нятся гигабайты информации на старой операционной системе, недоступные для новых программ? На компьютерах сотрудников вашей фирмы хранятся материа лы собраний, брифингов, аналитические материалы, которые, если бы их можно было собрать вместе и сделать удобными для пользования, были бы весьма цен ны? Вам надоело постоянно печатать одну и ту же информацию —анализы рын ка, статистические отчеты, буклеты, веб-страницы, тогда как можно было бы ис пользовать информацию, доступную в других файлах? XML поможет вам решить эти проблемы. В этой главе вы узнаете, как создавать .и сохранять документы в формате XML в Word 2003, а также о том, какие функ ции, связанные с XML, можно использовать в Word. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Средства XML доступны только в отдельной версии Word 2003 или в Microsoft Office Professional Edition 2003.
Введение в XML Функции XML в Word 2003 так просты, что для того, чтобы пользоваться ими, вовсе не обязательно умение пользоваться XML Однако общее знакомство с XML поможет вам в работе с Word. В этом разделе вы узнаете об основных понятиях, связанных с XML и используемых далее в этой главе. v /
Словарь XML
\
Следующие термины необходимы для работы с XML. ► DTD (Document Type Definition). Определение элементов данных, допусти мых в XML-документе. ► Элемент. Часть информации, определенная в XML, заключенная между на чальным и конечным тегами, например, <TITLE>Microsoft Office Word 2003.' ► Связанные таблицы стилей (CSS). Совокупность инструкций, управляющих видом документа. Таблицы стилей можно хранить в отдельном документе и связывать с нужным документом или включать в сам документ. ► Данные XML (документ XML). Файл в формате XML, содержащий только данные XML и не включающий информацию о форматировании. ► XSLT (Преобразование XSL). XSLT используется для преобразования XML документов в другие форматы, например HTML. ► XSL (Extensible Stylesheet language). Язык, использующийся для преобра зования XML в другие форматы при помощи XSLT.
824
♦
Глава 29. Работа с XML
► Правильное оформление. Формально правильным называют XML-документ, не нарушающий DTD или XML-схему.
Определение XML Хотя дать точное определение тому, что такое XML, довольно сложно, в общем и самом простом смысле XML — это гибкий формат, позволяющий обмен ин формации и использование в приложениях. XML — открытый стандарт описа ния информации, доступный )*ля чтения и определяющий элементы информа ции в документе. Некоторые рассматривают его как язык разметки, поскольку это заложено в его названии (Extensible Markup Language). Но XML не просто набор тегов. Фактически он позволяет создавать язык разметки для конкретного случая. Используя XML, вы создаете собственные таблицы стилец и теги с по мощью специальных правил. Индивидуальные теги описывают скорее содержа ние информации, чем сведения о форматировании, как это происходит в HTML. Работа с XML в Word 2003 выЬыдит следующим образом. 1. Вы создаете или открываете документ в Word 2003. 2. Вы добавляете или создаете XML-схему или DTD. '3. Вы сохраняете файл как XML-документ или как XML-данные. 4. Если вы хотите преобразовать XML-документ, то для просмотра сохраненно го XML-документа можно использовать XSLT.
Как выглядит XML? XML удобен для чтения, то есть не только компьютер, йо и человек с легкостью разбирается в основной логике кода. Вот пример XML-документа, содержащего информацию об имеющихся компакт-дисках: Mei sner Darrel1 <Title>Meisner Darrel1 The Beatles <Title>Abbey Road
Как вы видите, у каждого элемента есть открывающий и закрывающий теги (на пример, название песни заключено между тегами <Title> и ). Такие эле менты, заключенные в теги, находятся внутри других тегов. Так, к примеру, вся
Введение в. XML ♦
825
информация о диске заключена в теги и , внутри которых находятся также заключенные в теги поля параметров, описываемых для каждого диска. ПРИМЕЧАНИЕ ----------- --------------------------------------------------------------------------------------------XML-теги чувствительны к изменениям. Если вы создаете XML-документ, информация из которого будет использоваться для различных целей, определите до создания доку мента, как система должна с ними работать.
Поскольку XML позволяет именовать содержание данных XML, вы можете ис пользовать их как в крупноформатных таблицах, так и в базе данных, текстовом документе, электронном письме, отчете. Использование XML-схем, определяю щих правила именования данных XML, и XSLT, шаблона, задающего формат конечного документа, позволяет использовать данные XML для широкого круга задач. Можно сравнить XML с HTML, лидирующим языком разметки для Интернета. HTML (Hypertext Markup Language) —система тегов, задающих форматирова ние. А не содержание данных. К примеру, размер шрифта заголовка задается ин дексом, например <Н1> или <Н2>, для задания шрифта, размера, цвета, стиля текста используют тег . Однако теги HTML не позволяют отображать со держание полей, хотя именно содержание может быть необходимо для создания других документов, например баз данных, крупномасштабных таблиц, отчетов и т. д. HTML задает форматирование, но не содержание.
XML: открытый международный стандарт XML был создан World Wide Web Consortium (Консорциум всемирной сети) как простой в использовании и чтении стандарт, позволяющий обмен информа ции по всему миру. W3C — всемирная общественная организация, целью кото рой является создание стандартов и новых технологий для Интернета. Подроб нее о деятельности этой организации (в том числе и о применении XML в работе с деловыми документами) можно найти на сайте http://www.w3.org. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Что такое открытый стандарт? Технология, основанная на открытом стандарте, нахо дится в свободном доступе для использования и модификаций. Кроме того, она не яв ляется лицензионной и ее установка не требует оплаты.
Преимущества данных, доступных для повторного использования Одна из особенностей XML — то, что в нем форма отделена от функции. По скольку имена тегов отражают содержание, а не форматирование данных, вы мо жете перенести эти данные в другие документы с помощью преобразования (или иначе, шаблона). Допустим, вы создаете материал о новом продукте. Если вы применяете XMLтеги для занесения наименования продукции, ее цены и параметров, то данные сохраняются в таком формате, что информацию будет легко извлечь и занести
826
♦
Глава 29. Работа с XML
в другие документы —каталог, рекламный буклет, веб-страницу. Это не только экономит время, но и уменьшает возможность ошибок, которые могли бы допус тить несколько человек, заносящих одну и ту же информацию из разных источ ников в различные документы. Таким образом, потребитель информации не по лучает противоречащих сведений о продукции, а сотрудники не тратят время на перепечатывание одного и того же.
Создавайте собственные правила Поддержка XML в Word 2003 включает возможность присоединения индиви дуальных XSD-файлов (XML-схем). Это значит, что вы можете самостоятельно создавать правила именования и сохранения данных, а также пользоваться од ной схемой с другими сотрудниками вашего отдела, компании или даже отрасли. Вы можете сохранить ваш файл с помощью XML-схемы Word (WordML) и при ложить индивидуальную (произвольную) схему с о т [санием структуры и функ ций, необходимых в вашей отрасли промышленности или сферы деятельности. ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------- ------------------------------------------------------------------------------Создание схемы — довольно трудное дело, хотя этому и можно научиться. Для фор мальной правильности кода необходимо соблюдать определенный набор правил.
XML в Word 2003 После общего обзора возможностей XML обратимся к функциям XML, доступ ных в Word 2003. Главной целью разработчиков былк максимальная легкость в обращении с XML, чтобы даже люди, не имеющие обычно дела с XML, могли без проблем создавать и сохранять данные XML в документах Word. Приведем краткий перечень возможностей XML, которые можно использовать в Word 2003. ► Область задач Структура XML (XML Structure). В Word 2003 существует отдельная область задач, помогающая работать с XML. Область задач, пока занная на рис. 29.1, сначала дает возможность присоединить XML-схему к до кументу, а лотом отображает структуру XML-документа, позволяя с легко стью вносить содержимое элемента и перемещаться по тексту документа. ► Проверка на ошибки структуры XML. При добавлении новых тегов Word проверяет их совместимость со схемой для того, чтобы документ оставался правильно оформленным. ► Просмотр тегов во время работы. В процессе работы с XML-документом и уже существующие, и индивидуальные теги отображаются в виде графи ческих скобок вокруг слова, предложения или всего текста (рис. 29.2). СОВЕТ -- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Для того чтобы отключить или включить просмотр тегов, снимите или поставьте соот ветственно флажок Показывать XML-теги в документе (Show XML Tags In The Document) в области задач Структура XML (XML Structure).
XML в Word 2003 ♦
827
ЭМиекты» докум енте: a
Contacted H - jC uttom erlnfo 1 I,
PhoneContactDt
|-^ampalgnOt
| ; 8
■ CampatgnCcet Custom erlnfo { - PtwneContactDt ) EmaKampaignOt ^ C a m p a ip iC o s t
S4ГкжааьватьХМ'тегиft документа
- ,
-
Выбеоит* м е и е л .к б т о р ц й . следует 'р м м е ж т ж : » !♦ } оделенному фрагменту: ‘ ■
1^ П окры вать, тсшькодрчернме f . Элементы текущ его элемент^
Рис. 29.1. Область задач отображает структуру текущего XML-документа и позволяет вам добавлять теги одним щелчком мыши во время работы
ваш Введите вопрос
т
X
»CDColactton((^CD7(«Aitirt?Ml.i«t.i.r Darrell )Artet^)
_Meisner Darrell
В
^.T.r*^i(€ll2f*[When The Saints Go Marching la 5**»)
{«fr^Ain't MubehavinOl»*»)!^!^)^) ® & lT h e BeattaEEE) fiB U b b e y RoadH
6 lS @ B e c a u ,e @ (*Тгаск[уоц never give your monKyTrrad4>)hfad»»)]cp»)}cbcclect)on»)
| Выберите меиемг, который
ладует шиманипбк
вьцалеинон^фагмеиту
♦ |> j
* | j? Лог м ь а а ть тол ько дочерние “ if; »леиент*( те кущ е го м е м в н та
*{па&вимрйКМЬ,. Стр. I
йен
I
l/i
H a 6 ,5 c m
C rr
К • 31
• Рис. 29.2. Просмотр тегов позволяет знать точное расположение тегов в документе
828
♦
Глава 29. Работа с XML
► Легкое присоединение схем. Присоединить схему можно двумя способами: через область задач Структура XML (XM L Structure) или выбрав Сервис ►Шабло ны и надстройки (Tools ►Templates And Add-lnns). ► Создание библиотеки схем. Поскольку иногда для одного документа необ ходимо применять несколько схем (или для разного содержания создавать схемы разного типа), в Word 2003 была включена функция Библиотека схем (Schema Library), позволяющая легко упорядочивать схемы и присоединять их к документу. СОВЕТ ------------------------------------ ------------------------------------------------------г’------------------------Вы можете присоединять две и более схемы к одному документу. Word применит все наборы имен и правил и сообщит вам при возникновении конфликта между ними.
► Открытие XML-документа. Когда вы открываете XML-файл в Word и выби раете Тип файла ►XML-файлы (Files Of Type ►XML Files) в диалоговом окне От крытие документа (Open), вы также можете воспользоваться преобразовани ем XSL. Для этого щелкните на стрелке рядом с кнопкой Открыть (Open) и во всплывающем списке выберите вариант Открыть с преобразованием (Open With Transform). ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Преобразование XSL позволяет просматривать XML-документ в различных форматах. Например, при просмотре отчета, который вы планируете поместить в Интернете, при менение преобразования позволяет увидеть, как этот документ будет выглядеть в ко нечном виде. При этом никакие изменения в документе не осуществляются.
С ервис-
циюбркнлнии*: Имя файле: окруж ение
T*»i файда:
[я г - д о к у и е н т С*.*вЮ
ПраХражжанив,. j j?
Трмавнигь n peoS pasow »**
j
Т
Сохранить 1«лькодаты е
■
... ^
£охраж ть
j
.........1............ *
Отмене
Рис. 29.3. Word позволяет легко сохранять XML-файл в различных форматах
► Сохранение XML-файла. Когда вы выбираете Тип файла ►XML-документ (\xrnl) (Save As Type ►XML Document) в диалоговом окне Сохранение документа (Save As), слева от кнопки Сохранить (Save) появляются две функции, характерные только для XML-документов (рис. 29.3). При выборе варианта Применить
Создание документа с использованием XML ♦
829
преобразование (Apply Transform) щелкните на кнопке Преобразование
(Transform) для выбора типа преобразования XSL. Вы также можете выбрать вариант Сохранить только данные (Save Data Only).. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Вы можете присоединить XSD-файл (XML-схему) к документу или применить преобра зование XSL к существующему XML-файлу вручную, однако в Word эта процедура упро щена. Word запоминает присоединенные файлы, распознает принадлежность файла \ к определенной категории и предлагает пользователю присоединить XML-схему или преобразование XSL при открытии документа.
Создание документа с использованием XML После того как вы узнали в общем о возможностях XML в Word, можно перейти к подробному рассмотрению процесса создания XML-документа. Для этого не обходимо выполнить следующие действия. 1. Выберите Файл ►Создать (File ►New). 2. В области задач Создание документа (New Document) выберите вариант XMLдокумент (XML Document) (рис. 29.4). 1^1 Д о к у м е н т е
M ic ro s o ft W o td
3 CoeCUMto:>neKT|SqM^:nqriW:
гмчмгещмммиика .S h atter J o t
" '
Рис. 29.4. При создании документа Word предлагает создание XML-документа наряду с другими вариантами
830
♦
Глава 29. Работа с XML
Присоединение схемы В области задач Структура XML (XML Structure) щелкните на ссылке Шаблоны и надстройки (Templates And Add-lnns). На экране появляется одноименное диа логовое окно (рис. 29.5), в котором вы можете выбрать необходимую схему. При первом открытии это окно будет пусто. 1
Ш< & н>ны и н а л е <р о ч к и ймбмик
к м * .: С
ХМ -с«»иа
Д и сгутм хв XML-cx-— • П в п в ч в » « е Схемы являются присоединенными:
IdsstetQfeOl кММОЗ тагкейпдОЗ
tiwwwoi иш> -1ая»л0б01 ) rjy^fc* С«М да,AwVPjyniwVtraiBiaSchefiM Параметры проверки ч » « о ^ в т е т е и е
Р
г
-
Оэвверить лонунеит н а я ю те в тс т е и в присоединенным Разрешить "юдаенгиме * формате т ч независимо от результата проверки
8SSS5 >тмена
Рис. 29.5. Вкладка XML-схема позволяет управлять присоединением XML-файлов, работой с ними и их проверкой
Рис. 29.6. Выберите схему, которую вы хотите присоединить к XML-документу, в диалоговом окне Добавить схему
Для того чтобы присоединить XML-схему в первый раз, выполните следующие действия.
Создание документа с использованием XML ♦
831
1. Щелкните на кнопке Добавить схему (Add Schema). На экране появится диа логовое окно Добавить схему (рис. 29.6), в котором можно выбрать необходи мую схему. 2. Выделите выбранную схему и щелкните на кнопке Открыть (Open). В диало говом окне Настройки схемы (Schema Settings) введите имя, под которым даннай схема будет отображаться на вкладке XML-схема (известной как псевдо ним пространства имен) (XML Schema). Схема будет добавлена в список, и вы сможете выбрать ее. В конце щелкните на кнопке ОК. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------- ---------------------------------------Предполагается, что у вас есть необходимая схема. Если руководитель проекта или системный администратор не предоставили вам схему, образцы схем можно найти в Интернете. Присоединить схему можно также, выбрав Сервис > Шаблоны и надстройки ►XML-схе ма (Tools ►Templates And Add-lnns ►XLM Schema).
Обзор библиотеки схем Библиотека схем, показанная ниже, содержит XML-схемы и файлы преобразо вания XSL, необходимые для управления структурой и форматированием доку мента. Для Ьывода библиотеки схем на экран выберите Сервис ►Шаблоны и над стройки (Tools ►Templates And Add-lnns), на вкладке XML-схема (XML Schema) щелкните на кнопке Библиотека схем (Schema Library).
-
Вберите<Х9ну tn v 0 4 0 3
•пагквНпаОЗ Удалить ф я у
»JWi ClMSkstMOJ Я ть*
С:}Мои д ж у и в к т ь А Т гв ж а Schem a.**!
Л ш л ж я а п я dasstetosoj И спояью эдтъ овщвнивс:
W rrd
Выберите решение:
- г.
Раэвяив00умаячаиию; |<4D67CAF7-37U-4Cf3-8brj
mpenfrrpwsew^t*», ........ """ ------- —
П уть:. f t \ i е ксты \и еб*д и^й ч и Ф Ц # ! SUs> by Step\7H 5B 3e2V « toem oy l .х я ■ Тип: XSl -п р е о б р ю о 'н и и *
В верхней части открывшегося диалогового окна Библиотека схем (Schema Library) перечислены схемы, присоединенные к текущему документу. В нижней части диалогового окна можно присоединить к документу преобразования XSL также называемые решениями. Для того чтобы добавить решение, щелкните на кнопке
832
♦
Глава 29. Работа с XML
Добавить решение (Add Solution), выберите путь к преобразованиям XSL и в по
явившемся списке выберите нужный вариант. Щелкните на кнопке ОК, чтобы добавить преобразование и вернуться к диалоговому окну Библиотека схем (Schema Library).
Работа с тегами Большая часть работы с XML связана с тегами —идентификаторами кода, при соединяемыми к данным для именования содержания данных. Набор доступных для данного документа тегов зависит от схем, присоединенных к файлу. В схеме содержится определение тегов так же, как и в таблице стилей содержится набор стилей, доступных для документа, предназначенного для публикации в Интер нете.
Отображение тегов Переключаться между отображением и скрытием тегов можно при помощи со четания клавиш Ctrl+Shift+X или ставя (снимая) флажок Показывать XML-теги в документе (Show XML Tags In The Document) в области задач Структура XML (XML Structure).
Для облегчения поиска необходимых тегов можно управлять тегами, отображае мыми в списке внизу области задач Структура XML, включая или отключая на стройку Показывать только дочерние элементы текущего элемента (List Only Child Elements Of Current Element), I
COLIST XMt
■щ/ t»
С—
Word Вклите в-шрм
w
* •
• X
* 1 'И с п р м л м ц и ч ш и п ю и д д к у т и т е » П онята-»
+) 4
2 i yjg
f t i l
6 ^ ^ ^ < ! ® 1 6 ^ 1 М е » о е г DarreUj»**;) Ш
.Meuner Darrell 1 T h e S a in ts G o M a rc h in g I n lTrack»)
ЙЁьйЙАшЧMiibeham'I^Sl^iSSS Beetle.]****)
JWsiAbbeyRoadjJ , («TrxfalHrwkjBecaiue)W»} ("TradilYe^iever give your шопеуЙйЕЭ
«ТИгД И 'Уи.>)ДЭД»)]ос5^1вп>)
ю э djjLJ Рис. 29.7. Можно легко добавить XML-теги, выделив необходимые данные и выбрав элемент в области задач Структура XML.
Создание документа с использованием XML ♦
833
Добавление тегов После присоединения схемы к документу необходимо заключить в теги исход ные данные. Для этого нужно выполнить следующие действия. 1. Выделите данные, которые необходимо заключить в теги. 2. Выберите нужный XML-элемент в области задач Структура XML (XM L Struc ture). К выделенной части текста будут добавлены открывающий и закрываю щий теги, как показано на рис. 29.7.
Добавление атрибутов к тегам Атрибуты XML — особые характеристики элементов, позволяющие четко их классифицировать. Так, в предыдущем примере были заданы имена исполните лей. Допустим, что их можно разделить на сольных исполнителей и группы. То гда элементу Artist припишем атрибуты Сольное исполнение и tpynna. Для добавления атрибута к тегу выполните следующие действия. 1. Щелкните правой кнопкой мыши на необходимом XML-элементе в области задач Структура X M L Во всплывающем меню выберите Атрибуты (A ttribu te s), как показано на рисунке ниже.
2. Появится диалоговое окно Атрибуты (Attributes). Выберите нужный атрибут, введите его значение в строке Значение (Value)*, щелкните на кнопке Добавить (Add) и на кнопке ОК. 3. Заданный вами атрибут будет занесен в список доступных атрибутов. Выбе рите необходимый атрибут и щелкните на кнопке ОК для добавления атрибу та к тегу.
Удаление XML-тегов Если вы ошибочно ввели тег в документ, то просто щелкните правой кнопкой мыши на соответствующем элементе в области зЬдач и выберите вариант Уда лить название тега-тег (Remove Tag). Информация будет сохранена, а открываю щий и закрывающий теги будут удалены. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы хотите распечатать документ полностью со всеми тегами, выберите Сервис ► Параметры (Tools ►Options). В разделе Печатать (Include With Documents) вкладки Пе чать (Print) поставьте флажок XML-теги (XML Tags). Теперь просто распечатайте доку мент, выбрав Файл ►Печать (File ►Print) или щелкнув на кнопке Печать (Print) стандарт ной панели инструментов. Документ будет напечатан со всеми XML-тегами.
834
♦
Глава 29. Работа с XML
Настройка параметров XML Помимо общих функций XML, в Word 2003 можно контролировать некоторые настройки XML, связанные с сохранением, решением и отображением XMLфайлов. Щелкните на ссылке Параметры XML (XML Options) внизу области задач Структура XML (XML Structure). На экране появится диалоговое окно Параметры XML (XML Options), как показано на рис. 29.8.
Рис. 20.8. Диалоговое окно Параметры XML позволяет управлять сохранением XML-файлов и их отображением и решением
Сохранение XML Когда вы сохраняете XML-файл (подробнее об этом будет рассказано в разделе «Сохранение XML-файлов»), вы можете либо сохранить только данные, либо данные вместе с форматированием. В диалоговом окне вы можете установить, какой из вариантов будет использован по умолчанию для текущего документа. Так, если вы установите флажок Сохранить только данные (Save Data O nly), то до кумент по умолчанию будет сохранен только как данные. Впрочем, вы сможете поменять эти настройки в окне Сохранение документа (Save As). Если вы установите флажок Применить пользовательское преобразование (Apply Custom Transform ), то, щелкнув на кнопке Обзор (B row se), вы откроете диалого вое окно Выбрать преобразование XSL (Custom Transform ) и сможете выбрать файл преобразования, который вы хотите присоединить к документу.
Разрешение проблем с нарушением схемы Если созданные вами теги или их содержание нарушают выбранную схему, Word сообщает о нарушении решения. Решение —процесс проверки тегов на соответ ствие выбранной схеме. Если Word находит нарушение, он отмечает место нару шения фиолетовой волнистой вертикальной линией слева от кода, как показано ниже:
Создание документа с использованием XML ♦
835
(«AUTHOR(*Э. Рэй, Дж. MaKmrroni)*m>HOR»)
S M ftX M iS ) (тВ1М31МбТмягк яя
(«PRICe(i tQpMCE») Кроме фиолетового индикатора в тексте документа в области задач Структура XML (XML Structure) отображается сообщение обошибке, рядом с тем элементом, в ко тором она‘допущена. Для того чтобы получить подробную информацию об ошибке, наведите курсор мыши на элемент XML. Появится описание ошибки, как показано на рис. 29.9. , ‘ Book Mil roi-nft Word
w •щшяжешщ
lyrC -.Cnpew»
Вямитмфк
Е-*лН*(Эи м С Э ' нлкж »
миом вкшн PRICE
;~*лнсж
XMI
&TS
( uptumuuuK
ЭО 'if
6^S720E®y
«©we*
{■pmqe()pmqe^
докупайте
ВыберитеэяоненТ,
которыйследует ,**и н и т ь » с лыт* 'н> фрагменту:
ЕпмЬаль и Jan aJt im *?
■ »■. стр. t
® Й Й Б . БРЯШИ.К. М ш
й к ^ ш« к
щт.......
тл
i
i/i
)
ив
Не г.ю* ст 2
аШн°?1СУ»»тА.. Дмсдмам.Г*
*j V ’ ■
^ Показыватьтолько дочерниеэлвненты
текущегоэлемента
■■ • _и русгкиЛ/Pq
Рис. 29.9. Word сообщает о нарушениях, допущенных в коде XML
836
♦
Глава 29. Работа с XML
Раздел Параметры проверки на соответствие схеме (Schema Validation Options) диалогового окна Параметры XML (XML Options) позволяет контролировать, нуж но ли проверять документ, и если да, то каким образом (это также можно сделать в диалоговом окне Шаблоны и надстройки (Templates And Add-lnns), когда вы впер вые присоединяете схему). По умолчанию документ проверяется на соответст вие присоединенным схемам. Вы можете скрыть нарушение схем в документе, не проверять смешанное содержимое и даже разрешить хранение в формате XML вне. зависимости от результатов проверки. Последнее может быть особенно по лезно в том случае, когда вы никак не можете найти ошибку и планируете обра титься со своей проблемой к специалисту, а потому хотите закончить работу с документом, сохранив текущую версию.
Параметры просмотра XML Раздел Параметры просмотра XML (XML View Options) диалогового окна Параметры XML (XML Options) содержат некоторые особые функции, связанные с просмотром XML-элементов. По умолчанию^ области задач отображается псевдоним простран ства имен (имя, которое вы даете схеме или решению при присоединении к доку менту), однако для того, чтобы изменить это, достаточно поставить фларкок Скрыть псевдоним пространства имен в области задан "Структура XML” (Hide Namespace Alias In XML Structure Task Pane). Если вы хотите получать полную информацию о нару шениях схем, выберите вариант Показывать дополнительные сообщения об ошибках XML (Show Advanced XML Error Messages). Для того чтобы четко видеть, какие эле менты остались незаполненными, отметьте Показывать замещающий текст для пус тых элементов (Show Placeholder Text for All Empty Elements).
Рис. 29.10. При включенной функции Показывать дополнительные сообщения об ошибках XML Word выдает подробную информацию об ошибке
Сохранение XML-файлов ♦
837
Если вы еще только учитесь работать с XML, то дополнительные сообщения об ошибках XML помогут вам быстрее освоиться с этим языком. Сообщения об ошиб ках содержат подробную информацию о том, что неправильно оформлено в до кументе. Сравните подробный отчет на рис. 29.10 с тем, который представлен на рис. 29.9.
Сохранение XML-файлов После окончания создания документа XML необходимо сохранить его. Иногда его можно сохранить прост ^ как документ Word или применить преобразование XSL, а иногда необходимо сохранить только данные для того, чтобы их можно было позже применить в других приложениях XML. При выборе пункта меню Файл ►Сохранить (File ►Save) на экране появляется диа логовое окно Сохранение документа (Save As) (рис. 29.11). Однако вид его несколь ко отличается от обычного: в нем появляются две дополнительные строки. Если вы хотите применить к преобразование к документу, выберите Применить преоб разование (Apply Transform) и щелкните на кнопке Преобразование (Transform), чтобы выбрать необходимое преобразование. Если же необходимо сохранить только данные, выберите Сохранить только данные (Save Data Only). После этого щелкните на кнопке Сохранить (Save).
Рис. 29.11. Варианты в диалоговом окне Сохранение документа позволяют либо сохранить только данные, либо применить преобразование к документу
4
ГЛАВА 30
Bv'‘:р a t e o p е^с о'а х
В-
ар асрох овса еро
Ч, J ^ c p o 4
лнен Общее представление о средствах слияния Мастер слияния Выбор типа документа Основной документ Выбор получателей Добавление полей слияния Предварительный просмотр слияния Слияние документов Проверка результатов слияния Создание каталога Печать конвертов и наклеек
Общее представление о средствах слияния ♦
839
Если в вашу работу входит создание маркетинговых расенлок, отчетов, распро странение большого количества писем по электронной почте или факсу, вы, без условно, знаете, что делать все это вручную почти невозможно. Средства слия ния позволяют многократно использовать однажды созданный документ, что существенно экономит время, обычно затрачиваемое на создание и отсылку до кументов, а также позволяет примешп ь информацию из базы данных рассылки, списка адресбв или списка контактов Microsoft Outlook. Слияние позволит соз дать и отослать следующие разновидности проектов: ► рекламная рассылка сообщения о появлении новой услуги первой 1000 кли ентов; ► пресс-релиз по электронной почте, сообщающий о выходе нового продукта; ► почтовые ярлыки для рассылки каталогов продукции потенциальным поку пателям; ► стандартные письма, уведомляющие о повышении тарифов; ► список адресов всех клиентов из различных баз данных. Эта глава посвящена новым средствам слияния в Word 2003 и их настройке для выполнения конкретных задач. Е|ы научитесь экономить силы и рабочее время, постоянно используя документы, созданные ранее. *
Общее представление о средствах слияния Средства слияния предназначены для создания писем, факсов, конвертов, на клеек и каталогов для повторного использования. Процесс слияния в основе своей одинаков для всего многообразия документов. М астер слияния (M ari Merge W izard) проведет вас через этот процесс независимо от типа создаваемого доку мента. , 1. Выберите тип создаваемого документа: письмо, конверт, наклейку или ка талог. 2. Выберите документ, с которого начнется процесс слияния. Здесь выбирает ся или создается файл, который будет использоваться в качестве документа слияния. 3. Выберите получателей. Для этого нужно выбрать список данных из сущест вующего файла, ввести данные в файл —источник данных или вызвать спи сок контактов из Outlook. 4. Создайте письмо и добавьте к нему нужные поля слияния. 5. Проведите предварительный просмотр слияния и внесите последние коррек тивы. 6. Проведите процесс слияния документа и источника данных и отправьте ре зультат на печать или электронным письмом. Более подробно перечисленные пункты описаны ниже. При первом знакомстве со средствами слияния полезно знать следующие термины:
840
♦
Глава 30. Выполнение слияния
► основной документ (main document) —письмо, конверт или наклейка, к кото рым будут присоединены данные; ► файл-источник (source file) или список —файл, из которого берутся данные для слияния; ► поля слияния (merge fields) —идентификаторы, расположенные в тексте и ука зывающие расположение и тип вставляемых данных; ► блок адреса (address block) —содержит имя и адрес; ► строка приветствия (greeting line) —содержит приветствие и имя адресата.
Мастер слияния Процесс слияния можно начать с открытия основного документа, хотя можно открыть его и позже, после обращения к мастеру. Чтобы запустить мастер слия ния, выберите команду Сервис ►Письма и рассылки ►Слияние (Tools ►Letters And Mailings ►Mail Merge). Мастер появится в области задач, расположенной справа от рабочего окна (рис. 30.1). СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы уже знакомы с процессом слияния и свободно оперируете соответствующими командами, можно закрыть мастер и работать с панелью инструментов слияния. Чтобы закрыть мастер слияния, нужно закрыть область задач. Чтобы вывести на экран панель инструментов слияния, выберите команду Сервис ►Письма и рассылки ►Показать па нель инструментов слияния (Tools > Letters And Mailings ►Show Mail Merge Toolbar)
Рис. 30.1. Мастер слияния поможет вам в выполнении процесса слияния
Основной документ ♦
841
Выбор типа документа Прежде всего придется выбрать тип создаваемого документа. Это будет письмо или факс? Или хотелось бы начать с создания конвертов и наклеек? Возможно, вам требуется создать каталог для хранения списков данных, гаких как имена и адреса покупателей, информация о продуктах, персональные данные? Сделать выбор придется именно в этот момент. 1. Выберите команду Сервис ►Письма и рассылки ►Слияние (Tools ►Letters And Mailings ►Mail Merge). На экране появится раздёЛ области задач, посвященный слиянию. 2. В разделе Выбор типа документа (Select Document Туре) выберите нужный тип документа. СОВЕТ ----------— ;---------------------------------------------------------------------------------- -----------------Если вы пользуетесь панелью инструментов слияния, можно щелкнуть на кнопке На стройка главного документа (Main Document Setup), чтобы вывести на экран диалоговое окно Тип основного документа (Main Document Туре), выбрать в нем ну.кный тип доку мента и щелкнуть на кнопке ОК.
3. Выбрав тип документа, щелкните на ссылке Далее (Next). Следующим шагом будет выбор основного документа или стандартного письма для использова ния в качестве базы слияния. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------- ------------------------------------ --------------------------------------------Если в качестве типа документа выбрано электронное письмо, вид документа автомати чески изменится на Веб-документ (Web Layout).
Основной документ Основным называется тот документ, текст которого не меняется, —он будет при сутствовать во всех рекламных рассылках или поздравлениях с днем рождения. В качестве основного документа можно выбрать один из следующих вариантов: ► использовать текущий документ; ► создать из шаблона; ► создать на основе существующего документа.
Использование активного документа Если в качестве основного используется документ, над которым вы работаете, просто введите в него текст в том виде, в котором он должен быть. Можно опус тить приветствие и адрес, поскольку Word вставит их автоматически позже, при выборе полей слияния. На рис. 30.2 представлен экземпляр стандартного письма. Тем не менее при создании основного документа следует принимать во внима ние следующее соображение: электронное письмо, перегруженное графикой, бу дет слишком долго загружаться, раздражая адресата.
842
♦
Глава 30. Выполнение слияния
I j#»
Ист0рмхв<*ммкй>1к>тсявд«мд*>тмм'н»г<шгымет лрм&шамсямиоот 15до 18 мигошрхжлег Встюяфыпм» чотомяамгеипжц. * ж » к гишты значительномацш». кж «ниобржммлисън»срюу, идо ебраэомммшемямспмс мм космичмомхобметов Ветхим Щ!«вадЩЩ»Щ&Д0 вмамону. гу*тич«хя однороднуюсроду. Onqpwrm акфойтяомяы 20 мк^ »оосбето опфмтеркшфоои ВсеашноЯи супкслнмим рмкнжол» ишумню яоокямн обмдимпь ткоппешмеза««а эммия к ломолитсс бмытЯ1«июосшо1юе1рои1Ь1уимк4мпми отом, чтофшепамм собойструктур*
Вс^жмюЖяообрцсццшмВдояши^юасмнчцжмкобмккж.жкшмаетро^ом^кжн» прсч|ксы1рив«лиго6р«эовакик> гжшктих вжезд Вопросилпроисхо*я«н« кмолкцин ж&киыхтяяджиштс)!якой рюжя «строиомнккапекесмозонил Нвяья «икот», чтоэто СфОфМфОМШММ1Щ/КЛ, мс как множество псюте»иимя имадрпся«щ»вепцпк рюрабошк. и, розяожж», vsnomnoctvy жкогд» неуюкжя tycecywtb гужипьиостьэтих н у д «уадпоисам тЯ. nowwwiwe«второе«$о«дта вкосмогсиоо», Гур«яич»» Ц/руце
Рис. 30.2. В основном документе содержится текст, присутствующий во всех письмах
Создание писем в Word 2003 трудно назвать сложной задачей, но иногда может потребоваться помощь. Именно на этот случай создан Мастер писем (Letter Wizard), помогающий выбрать дизайн страницы и тип письма. Чтобы запустить мастера писем, выберите команду Сервис ►Письма и рассылки ► Мастер писем (Tools ►Letters And Mailings ►Letter Wizard). На экране появится диа логовое окно мастера писем, в котором можно выбрать все необходимые пара*метры. Щелкните на кнопке ОК, и в текущем окне будет создано письмо. Если планировалось использовать письмо для слияния, вызовите мастер слия ния, выбрав команду Сервис ►Письма и рассылки ►Слияние (Tools ►Letters And Mailings ►Mail Merge).
Использование шаблона Если текущий документ вас не устраивает, воспользуйтесь шаблоном. В Word встроено 10 шаблонов слияния, которые можно отредактировать, чтобы они луч ше подходили для конкретной задачи. 1. Выберите пункт Шаблон (Start From A Template) на втором шаге работы с мас тером слияния. 2. Перейдите к разделу Шаблон (Start From A Template) и щелкните на ссылке Выбор шаблона (Select Template), чтобы отобразить на экране вкладку Слия ние (Mail Merge) диалогового окна Выбор шаблона (Select Template) (рис. 30.3).
Основной документ ♦
843
Рис. 30.3. В Word встроено 10 различных шаблонов для документов слияния
3. Для каждого из трех типов документов —списка адресов, факса или письма — присутствует несколько шаблонов. 4. Щелкните на подходящем шаблоне и затем на кнопке ОК. Шаблон откроется в окне Word. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Если в Word присутствует открытый документ, вы получите предупреждение о том, что вся информация, присутствующая в нем, будет утеряна. Если нужно оставить текущий документ открытым и создать новый документ для слияния из шаблона, щелкните на кнопке Создание документа (New Document) прежде, чем запустить мастера слияния.
ПРИМЕЧАНИЕ —------------------------ :------------------- т--------------------------------- ---------В Word 2003 вы можете моментально получить дополнительные шаблоны. Откройте диалоговое окно Выбор шаблона (Select Template), и если подходящего вам шаблона там нет, щелкните на кнопке Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online). Если соединение с Интернетом установлено, откроется страница с десятками шабло нов Microsoft Office в 15 категория:* Вы можете просмотреть эти шаблоны и загрузить их на свой компьютер.
Использование существующего документа Если у вас есть старое письмо с подходящим текстом или хотелось бы сэконо мить время за счет превращения части маркетингового обзора в рекламную рас сылку, откройте уже существующий документ и используйте его в качестве ос новного. В основном документе могут содержаться следующие элементы: текст, картинки, границы, цвета, заливка, таблицы и все остальное, что обычно присут ствует в документе Word. Если предполагается использовать для слияния существующий документ, вы берите пункт Существующий документ (Start From Existing Document) на втором
844
♦
Глава 30. Выполнение слияния
шаге работы с мастером слияний. В разделе Существующий докум ент (Start From Existing Document) появится список файлов, из которых можно выбрать нужный, щелкнув на нем и затем — на кнопке Открыть (Open). Файл откроется в Word. С О В Е Т --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если в архиве присутствует когда-то использовавшееся для слияния стандартное пись мо, можно использовать его снова, даже если оно было создано в более ранней версии программы. Просто откройте уже существующий документ до обращения к мастеру слияния и присоедините к нему источник данных. При необходимости можно удалить, вставить или отредактировать старые поля слияния в процессе работы с мастером.
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Если нужно создать несложный документ слияния, прбсто откройте уже существующий подобный документ и отредактируйте его.
Выбор получателей
* Вы выбрали основу для слияния и теперь перешли к выбору получателей. Это означает, что пришло время обратиться к источнику данных. Это может быть уже существующий список, список контактов из Outlook Contacts или новый список, который вы сейчас создадите.
Использование существующего источника данных Чтобы вызвать существующий список, щелкните на ссылке Обзор (Browse) Шшц в разделе Существующий список (Use An Existing List). Если вы используете ЯШ панель инструментов слияния, щелкните на кнопке Открыть источник данных (Open Data Source). В обоих случаях на экране появится диалоговое окно Выбор источ ника данных (Select Data Source). Перейдите к нужному файлу и щелкните на кноп ке Открыть (Open). Откроется диалоговое окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients), показанное на рис. 30.4.
I
( К * 1 ' W JH h f 1
яш ш м
Д л я сори .-теки сгмсг^ щ е / ю т а с огеетавую щ ии э а го л гв и к сто лб '!' ' гобы « го б р л т ь оп р еделенны r-rmyuaienefy н л р и м в р т одного города. * грелку »1я д у н е эагояое^ш £ ю с п а ^ у и тесь ф п .ж к э и '!. » w -to rva w д ля добавлен tfl или ? д а ;.з м я голучв! впей слияния Списоь п л у ч з т е л г й .
" -i-sTf1 Фамилия ?
□
ме/кхов 1Астахова
Йця . . ^
Григорий :Ксения '
Обращение
j » < ^ ан й ш и я f r j
Ь — ■' • ~ - - j L-
ill Выделить все
Ож аить все
Йайту
йэ^енитъ...
•
—*
--------Г1~ Ойкать — .Ц ■«I.эо W .4Iвер I»|и»и|■ ить нииЦи».Ij. ...
Рис. 30.4. Мастер слияния позволяет раиотать с различными источниками данных
Выбор получателей ♦
845
Если предполагается использовать список в том виде, в котором он существует, просто щелкните на кнопке ОК и продолжайте работать с мастером слияния. СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------— Если вы впоследствии вспомните об изменениях, которые следовало бы внести в список, не огорчайтесь — такая возможность еще появится до окончания операции слияния.
Выбор, сортировка и редактирование списка получателей V В диалоговом окне Получатели слияния (Mail Merge Recipients) можно выбирать, сортировать и редактировать информацию, находящуюся в файле-источнике. Здесь можно изменить адрес клиента, название компании или удалить данные покупа теля, с которым ваша компания больше не работает. Соответствующие операции перечислены в табл. 30.1. Таблица 30.1. Операции редактирования списка получателей Действие
Результат
Удалите флажок в первой колонке, чтобы снять выделение строки получателя
Исключение получателя из текущей операции слияния
Установите флажок в первой колонке
Добавление получателя к текущей операции слияния
Щелкните на стрелке в заголовке столбца, по которому нужно провести сортировку
Изменение порядка записей (например, если список шел по алфавиту от А до Я, щелчок на заголовке столбца изменит порядок на Я—А)
Щелкните на существующем элементе списка Добавление к списку нового получателя и затем на кнопке Изменить (Edit). В появив шемся диалоговом окне щелкните на кнопке Добавить (New Entry) и введите данные ново го получателя. Повторите при необходимости и щелкните на кнопке Закрыть (Close) Щелкните на кнопке Найти (Find) и введите в Поиск конкретного получателя (первый най появившемся диалоговом окне данные, кото денный элемент выделяется цветом в списке) рые необходимо найти. Щелкните на кнопке Найти первый (Find Next) для запуска поиска Щелкните на кнопке Выделить все (Select All) Выделение всех получателей (установка флажков) Щелкните на кнопке Очистить все (Clear All)
Снятие выделения всех получателей (снятие флажков)
Щелкните на кнопке Обновить (Refresh)
Обновление данных, отображаемых в диало говом окне
Щелкните на кнопке Проверить (Validate)
Проверка правильности адресов (при наличии соответствующей программы)
Редактирование списка получателей Добавив к документу список получателей, можно отредактировать его в лю- у бой момент до завершения процедуры слияния, щелкнув на кнопке Получа- ^ тели (Mail Merge Recipients) соответствующей панели инструментов или на ссылке
846
♦
Глава 30. Выполнение слияния
(Edit Recipient List) на пятом этапе работы с мастером слияний. Можно отредактировать список, например, внося или удаляя поля, сортируя за писи, изменяя элементы списка или изменяя порядок полей. При щелчке на ссыл ке Изменить список (Edit Recipient List) на экране появляется диалоговое окно По лучатели слияния (Mail Merge Recipients). После щелчка на кнопке ОК внесенные изменения сохраняются автоматически. Изменить список
Использование списка контактов Outlook Возможно, самым простым способом включения в документ наиболее современ ной информации для рассылок является использование Microsoft Outlook. Если вы постоянно пользуетесь этой программой, ее адресная книга содержит самые последние изменения адресов. В адресную книгу автоматически добавляются электронные адреса из писем, которые получены и отправлены, поэтому она яв ляется наиболее полным источником данных. Разумеется, полная информация о клиенте, включая имя, адрес, домашний и рабочий телефоны, адрес электронной почты, веб-страницы и дату рождения, сама по себе не появится, ее нужно целе направленно вводить. Это означает, что осмысленность использования адресной книги напрямую связана с тем, как часто и планомерно заносится в нее новая информация. Чтобы открыть адресную книгу, выберите вариант Контакты Outlook (Select From Outlook Contacts) в разделе Выбор получателей (Select Recipients) области задач Слияние (Mail Merge). Щелкните на ссылке Выбор папки контактов (Choose Con tacts Folder), выберите конфигурацию, если необходимо, и щелкните на кноп ке ОК. Появится диалоговое окно Выбор папки контактов (Select Contact List Folder), как показано на рис. 30.5. Выберите Контакты и щелкните на кнопке ОК. В диало говом окне Получатели слияния (Mail Merge Recipient) появится список контактов.
* Рис. 30.5. Контакты из Outlook можно легко использовать в Word для операций слияния СОВЕТ ----------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------Работа с Microsoft Outlook имеет смысл, даже если ваша адресная книга заполнена не полностью. Существует возможность создавать и загружать в Microsoft Outlook другие адресные книги, поэтому вы можете воспользоваться чужими данными. Если у вас есть доступ к файлам адресных книг в формате Microsoft Exchange Server, Microsoft Outlook Express, Microsoft Internet Mail and News. Eudora Light and Pro, Netscape Mail and Mes senger и других MAPI-совместимых1программ, импортируйте их в Outlook и применяйте для слияния в Word.
1MAPI (Messaging API) —интерфейс программирования систем передачи сообщений. — Примеч. перев.
Выбор получателей ♦
847
Если вы хотите использовать контакты Outlook как основу для процедуры слия ния, необходимо сперва извлечь из Outlook все нужные вам данные в таком виде, в котором их распознает Word. Это делается очень просто. 1. Откройте Microsoft Outlook и выберите папку Контакты (Contacts). 2. Создайте новую папку для списка рассылки (это можно сделать с группой контактов, даже если это не отдельный список): выберите команду Файл ► Создать ►Папка (File ►New ►Folder). Введите название для папки (проверьте, открыта ли папка Контакты (Contacts)), затем щелкните на кнопке ОК. 3. Скопируйте список рассылки (или выбранные контакты) в созданную папку, нажав и удерживая клавишу Ctrl, пока перетаскиваете список в папку. 4. Откройте созданную папку, выберите команду Файл ►Импорт и экспорт (File ► Import And Export), затем выберите, если необходимо, Outlook. 5. В появившемся диалоговом окне Мастер импорта и экспорта (Import And Ex port Wizard) выберите Экспорт в файл (Export То A File), затем щелкните на кнопке Далее (Next). 6. Выберите тип создаваемого файла и щелкните на кнопке Далее (Next) (фай лы Access и Excel хорошо подходят для сохранения списков и сохраняются в виде, который удобен для других приложений Microsoft Office). 7. Выберите папку для экспорта и щелкните на кнопке Далее (Next). 8. Щелкните на кнопке Обзор (Browse) и выберите имя и расположение файла. Возможно, стоит сохранить этот файл в папке Мои источники данных (My Data Sources), так как файлы из этой папки появляются по умолчанию, когда вы выбираете файл-источник для процедуры слияния. Щелкните на кнопке ОК, затем на кнопке Далее (Next), затем на кнопке Готово (Finish). 9. В Word щелкните на ссылке Выбор другого списка (Select A Different List) и выберите созданный файл из списка файлов в диалоговом окне Выбор ис точника данных (Select Date Sources). 10. Щелкните на кнопке Открыть (Open), чтобы внести список контактов в Word.
Создание нового источника данных Мастер слияния предоставляет ворможность создания и использования нового источника данных непосредственно в процессе выбора параметров слияния. Для этого нужно выбрать пункт Создание списка (Type a New List) в разделе Выбор получателей (Select Recipients). ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Список, созданный таким способом, будет сохранен с расширением .mdb и им можно будет воспользоваться впоследствии
Щелкните на ссылке Создать (Create), чтобы вывести на экран диалоговое окно Новый список адресов (New Address List), представленное на рис. 30.6. Здесь мож но ввести полную информацию о компании или клиенте. Чтобы добавить какую-либо информацию, просто щелкните в ружном поле и вве дите текст. Перемещение между полями осуществляется нажатием клавиши Tab
848
♦
Глава 30. Выполнение слияния
или мышью. Для создания нового элемента списка щелкните на кнопке Создать запись (New Entry), и в диалоговом окне появится новый комплект пустых полей. После окончания работы над списком щелкните на кнопке Закрыть (Close). |н ^' П
'
V :
одданны х
*
адреса
т....
Г
шшгчзшг*.
К
Обращение: Имя
-■.
?
Фамигич
!
* Организация
Адрес 1 Адресг Город ГЛ ы тгц
О о зд -ть запись
Хдапйть. jc tm c i »
Настрой.
i описей
Рис. 30.6. Можно создать новый источник данных непосредственно в процессе слияния
Изменение полей списка адресов Если вас не устраивают поля, соответствующие получателям в диалоговом окне Новый список адресов (New Address List), щелкните на кнопке Настройка (Custo mize). На экране появится диалоговое окно Настройка списка адресов (Customize Address List), показанное на рис. 35.7. В список полей можно внести изменения. ► Для добавления нового поля щелкните на кнопке Добавить (Add). Введите на звание поля в диалоговом окне Добавить поле (Add Field) и щелкните на кноп ке ОК. ► Чтобы удалить поле и содержащуюся в нем информацию, выделите поле, щелк ните на кнопке Удалить (Delete) и подтвердите удаление в появившемся диа логовом окне. ► Для изменения названия поля выделите его и щелкните на кнопке Переиме новать (Rename). Введите новое название и щелкните на кнопке ОК. ► Для перемещения поля в списке полей выделите его и щелкайте на кнопке Вверх (Move Up) или Вниз (Move Down). По окончании работы с полями щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в диа логовое окно Новый список адресов (New Address List), выполните необходимые действия и щелкните на кнопке ОК, чтобы перейти к мастеру слияния.
Добавление полей слияния ♦
849
После щелчка на кнопке Закрыть (Close) на экране появится диалоговое окно Выбор источника данных (Save Address List) (рис. 30.7), в котором по умолчанию предполагается сохранение списка ‘в папке Мои источники данных (My Data Sources). Введите имя файла и щелкните на кнопке Сохранить (Save). Теперь созданный список выведен на экран в диалоговом окне Получатели слияния (Mail Merge Recipients), и у вас есть возможность перегруппировывать, сортировать и выделять получателей. Произведите необходимые действия и щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к работе с мастером слияния.
Рис. 30.7. Списки адресов Microsoft Office по умолчанию хранятся в папке Мои источники данных
Добавление полей слияния Итак, документ и список адресатов выбраны. Теперь необходимо расставить по документу специальные маркеры, указывающие, где будут располагаться инди видуальные данные каждого из получателей. Щелкните на ссылке Далее (Next). Здесь предс гав. юн список ссылок на поля слияния, которые можно вставить в до кумент: ► Блок адреса (Address Block) отоб] >ажает на экране диалоговое окно Вставка блока адреса (Insert Address Block), где можно выбрать формат имени и адреса получателя; ► Строка приветствия (Greeting Line) отображает на экране одноименное диало говое окно, позволяющее выбрать тип приветствия и формат имени; ► Электронная доставка писем (Electronic Postage) позволяет использовать поля, принятые почтовой стожбой США, если у вас установлено это средство;
850
♦
Глава 30. Выполнение слияния
► Почтовая марка (Postal Bar Code) отображает на экране диалоговое окно Вставка почтовой марки (Insert Postal Bar Code), в котором можно выбрать место рас положения электронной почтовой марки; ► Другие элементы (More Items) выводит на экран диалоговое окно Добавление поля слияния (Insert Merge Field), позволяющее добавить к документу допол нительные поля.
Вставка блока адреса Блок адреса (Address Block) включает в себя наиболее часто используемые дан ные: имя получателя, его почтовый адрес и код города. При желании также можно включить сюда название компании и страну проживания. Чтобы доба вить поле Блок адреса (Address Block) к основному документу, выполните сле дующие действия. 1. Расположите текстовый курсор в том месте документа, в которое нужно вста вить поле. 2. На’четвертом этапе работы с мастером слияния щелкните на ссылке Блок щ адреса (Address Block) или щелкните на кнопке Вставить блок адреса аяР>£ (Insert Address Block) панели инструментов слияния. На экране появится диалоговое окно Вставка блока адреса (Insert Address Block), показанное на рис. 30.8. 141» Задании»л«мен1«зsypjca В а з е гть чмя рор'',‘'.,'вля в формате:
г-н Иванов Иван Иванович Ивхов Иван -Ь: нИванович Иванов г-н кЬаное Иван г-н Иван Иванович Иванов и в д н : ь а н п п и ч : .з д н о в м п В с г э в т ь н а . » » * * * а р и н ки л ц и и
’ е^таци1в п : -дави й адрес Г
hMN-гда h j I ■'яючать в адр_с страну
С
рсвгда
и а д *., с [рану
в вкпочать страну, [рлы® “елионаотл о • .сяот:
Ф орм влф оеать а др е се соответствии со rT p oK j
,
Гргсип Автопоровозки Иван Иванович Изанов мл. 1, Новый проспект Дубна МО Россия 127700 ПедйРР попе»'
'
ОК
Отмена
Рис. 30.8. В диалоговом окне Вставка блока адреса можно выбрать формат адреса
Добавление полей слияния ♦
851
3. Прокрутите список Вставить имя получателя в формате (Insert Recipient’s Name In This Format) и выберите подходящий формат имени получателя. 4. Если вы не хотите включать в адрес название компании, снимите флажок Вста вить название организации (Insert Company Name). 5. Чтобы скрыть почтовый адрес, снимите флажок Вставить почтовый адрес (Insert Postal Address). Все вносимые изменения отображаются в окне предваритель ного просмотра. 6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно. В месте расположе ния текстового курсора появился следующий код: «AddressBlock» ПРИМЕЧАНИЕ У вас еще появится возможность увидеть готовый документ со вставленными данными до окончания операции слияния. Также можно будет воспользоваться поиском ошибок слияния. СОВЕТ В Word 2003 есть новое средство, избавляющее от лишних вопросов, связанных с от правлением международной почты. Например, как должен выглядеть почтовый индекс письма в Данию? Когда вы используете средство Вставить блок адреса (Insert Address Block) в Word, установите флажок Форматировать адрес в соответствии со страной дос тавки (Format Address According То The Destination Country/Region), и Word решит все связанные с этим проблемы за вас.
Вставка строки приветствия Поле Строка приветствия (Greeting Line) позволяет поздороваться с получателем на выбранном языке и в заданной форме. Чтобы вставить в документ это поле, выполните следующие действия. 1. Расположите текстовый курсор в том месте документа, в котором нужно вста вить поле. I 2. На четвертом этапе работы с мастером слияния щелкните на ссылке Стро- _ ка приветствия (Greeting Line) или щелкните на кнопке Вставить строку Щт* приветствия (Insert Greeting Line) панели инструментов слияния. На экране появится диалоговое окно Строка приветствия (Greeting Line), показанное на рис. 30.9. я
■.
•• it' •• .
Ф о р ^ '_трс*и пркеы. ‘‘ теня:
■
И
г-н Мика
;ты ж э ползете ,вия д ля • fp s B U 'W 'i
жг »#*ем * п л чатвлеь
Рис. 30.9. В этом диалоговом окне можно выбрать форму приветствия и обращение
852
♦
Глава 30. Выполнение слияния
3. Выберите форму приветствия и обращение. ДЛя тех получателей, чье имя от сутствует или неправильно задано в списке получателей, можно выбрать спе циальное приветствие. 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно. В месте расположе ния текстового курсора появился следующий код: ««GreetingLine»» СОВЕТ -------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------Если вы'печатаете конверты или наклейки и хотите, чтобы на них были почтовые марки, щелкните на ссылке Почтовая марка (Postal Bar Code) на четвертом этапе работы с мастером слияния. В появившемся диалоговом окне Вставить почтовую марку (Insert Postal Bar Code) щелкните на стрелке списка Поле слияния с индексом (Merge Field With ZIPCode) и выберите поле, к которому будет отсылать почтовый индекс. Затем щелкните на стрелке списка Поле слияния с адресом (Merge Reid With Street Address), чтобы ото бразить список eapnat ito b адреса,который будет отражать почтовый индекс, выберите * один вариант и щелкните на кнопке ОК.
Добавление поля слияния Word предоставляет целый набор полей слияния, которые добавляются к доку менту одним щелчком мЫши. Чтобы вывести на экран список доступных полей, щелкните на ссылке Другие элементы (More Items) на четвертом этапе работы с мастером слияния. На экране появится диалоговое окно Добавление поля слия ния (Insert Merge Field), показанное на рис. 30.10.
•••.ЕЯ В с та п ть С
п о л я адреса
I* Г .)п я tia ju рамных
Поля ■ Имя ЯФанилия Организация Адрес 1 ■ Адрес 2
Ггро; ■ Область
ttuacc
Стриа а Домаиыий телефон I Рабочей телефон I Адрес электронной почты
ПоА&зр п о л е й ..
Вставить
Рис. 30.10. Диалоговое окно Добавление поля слияния позволяет добавлять в документ поля адреса или поля, базы данных
Если требуется вставить в документ поля, заполненные в используемом источ нике данных, установите флажок Поля базы данных (Database Fields). В окне по явится список стандартных полей, таких как имя, название компании, адрес и телефон. Установив флажок Поля адреса (Address Fields), вы увидите расширен ный список полей, от имени супруги до псевдонима получателя.
Добавление полей слияния ♦
853
Чтобы вставить в документ дополнительное поле, выполните перечисленные ниже действия. 1. Расположите текстовый курсор в том месте документа, в которое нужно вста вить поле. 2. На четвертом этапе работы с мастером слияния щелкните на ссылке Другие элементы (More Items) или щелкните 'на кнопке Вставить поля слияния (Insert Merge Fields) панели инструментов слияния. На экране появится диалоговое окно Добавление поля слияния (Insert Merge Field). 3. Установите один из двух флажков: Поля базы данных (Database Fields) или Поля адреса (Address Fields). 4. Щелкните на нужном поле, затем —на кнопке Вставить (Insert). 5. Закончив выбор полей, щелкните на кнопке Закрыть (Close). На рис. 30.11 представлено стандартное письмо, к которому добавили два поля: <>. Теперь можно перейти к следующему эта пу щелчком на ссылке Далее (Next).
вмяйгяйй!
*
ЯМфНМ'тШ:
Рис. 30.11. При необходимости можно добавлять к документу различные поля СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------В процессе добавления к документу полей слияния бывает полезно отобразить на экра не знаки форматирования, щелкнув на кнопке Непечатаемые знаки (Show All) стандарт ной панели инструментов. Отображение на экране пробелов, знаков табуляции и абза ца поможет более точно разместить в документе поля слияния.
854
♦
Глава 30. Выполнение слияния
Подбор полей в базе данных Word предоставляет возможность использовать базы данных, созданные в дру гих программах —например, Microsoft Access, Microsoft Excel или совместимых почтовых программах —в качестве источников данных для слияния. Соответст венно, если поля используемого источника данных не соответствуют полям спи ска получателей, можно воспользоваться средством подбора полей, чтобы авто матизировать распределение данных по полям. Вывести на экран диалоговое окно Подбор полей (M atch Fields) можно несколь кими способами: ► щелкнуть на кнопке Подбор полей (M atch Fields) на панели инструмен- . тов слияния; ► щелкнуть на кнопке Подбор полей (M atch Fields) в диалоговом окне Вставка блока адреса (Inse rt Address Block); ► щелкнуть на кнопке Подбор полей (M atch Fields) в диалоговом окне Строка приветствия (G reeting Line).
Для установки соответствия полей нужно щелкнуть на стрелке ▼ возле назва ния поля. Например, в используемой базе данных все адреса размещаются в поле Адрес 2, а в списке адресов, задействованных в процедуре слияния, адреса долж ны находиться в поле Адрес 1. Для этого нужно щелкнуть на стрелке ▼ возле поля Адрес 1 (рис. 30.12) и выбрать в списке Адрес 2. Теперь Word расположит в поле Адрес 1 все данные, находящиеся в базе данных в поле Адрес 2. По оконча нии подбора полей щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу.
й чею тс* специальны е ср е дств а д л я уп р ощ ен ия раС ю гы с а д р е с у i со отве тствую щ ие п о л я базы дан ны х д л я каж дого us компонентов п о л я адреса.
щ*
Обязательные сведения Ф ам илия
Ф ам илия
Имя О бращ ение
Д о лж н о с ть
О рганизация
Организация
А др е с 1
Адрес
Город
Город
О б ла с ть
Регион
П о ч то е ь й индекс
Индекс
Имя с у пр уга (и )
(н е т со о тв е тств и я )
Дополнительные с в е д е н и я |(н е т со отэе тс гви я )
О тч е с тв о
J-i-LT
ь
- • ---- ---------г------------
в оспо льзуй те сь рзскрью акад*‘* < н * ^ * а м и д л я йыбор* п о л я и з б в ^ д а и ^ х , котор ое с о о тв е тств уе т с в е д е н и я м ,'.л и д а е м о * в с-м лн ии (ука зан * с л е в а ).
ШфА Рис. 30.12. В диалоговом окне Подбор полей можно указать Word метод корректного импортирования данных
Добавление полей слияния ♦
855
Добавление полей Word Помимо уже знакомых нам полей слияния существует другой набор полей. Поля Word позволяют, например, пропустить запись, основанную на данных конкрет ного поля. Чтобы добавить к основному документу поле Word, выполните следующие дей ствия. 1. Расположите текстовый курсор в том месте документа, в котором нужно вста вить поле. 1^ 2. Щелкните на кнопке Добавить поле Word (Insert Word Field) добрить поле word*■ панели инструментов слияния, чтобы развернуть меню доступных полей. Щелкните на нужном роле, и оно будет вставлено. Описа ние полей Word, доступных при выполнении операции слияния, представле но в табл. 30.2. Таблица 30.2. Поля Word для операции слияния Поле Ask
Описание
Параметры
Добавление диалогового окна, запрашивающего дополнитель ную информацию в процессе 4 слияния
Можно воспользоваться уже существующей закладкой или создать новую для пометки места расположения поля
Fill-In
Обращение к пользователю за дополнительной информацией
Можно выбрать между появлением запроса на каждую запись слияния или только один раз, в самом начале слияния
If...Then... □ se
Создание условия, в котором предполагается вставка разных фраз при выполнении или невы полнении этого условия
Существует возможность управления как сравниваемыми полями, так и уровнем сравнения (Equal To, Not Equal To, Less Than, Greater Than, Less Than Or Equal, Greater Than Or Equal, Is Blank, Is Not Blank)
Merge Record #
Добавление нумерации текущей записи к документу
Диалоговое окно отсутствует; нужно распо ложить текстовый курсор в том месте доку мента, гДе должен находиться номер
Merge Добавление нумерации всех доSequence # кументов слияния
Диалоговое окно отсутствует; нужно распо ложить текстовый курсор в том месте доку мента, где должен находиться номер
Next Record Вставка в текущую запись дан ных из следующей записи
Можно вставлять несколько записей одно временно; для большого количества записей лучше создать каталог
Next Record Вставка в текущую запись данных Выполняется при совпадении содержимого If из следующей записи при выпол текущей записи с условием I нении определенного условия Set Bookmark
Добавление закладки и прикреп Можно воспользоваться уже существующей закладкой или создать новую ленного текста в каждый доку мент слияния
Skip Record Пропуск записи при выполнении Существует возможность управления как If определенного условия сравниваемыми полями, так и уровнем сравнения (Equal То, Not Equal То, Less Than, Greater Than, Less Than Or Equal, Greater Than Or Equal, Is Blank, Is Not Blank)
8 5 6 ♦ Глава 30. Выполнение слияния
Предварительный просмотр слияния Следующим шагом будет просмотр данных, вставленных в документ. По умолча нию выводится первый документ с данными первого из получателей (рис. 30.13). Щелкая на кнопках » и « в области задач, можно перемещаться между доку ментами слияния.
Мггапыпктмкшммрмширмим (
Ш фф&фмиш Иггорм Bctnmtofl, по последаммдюа*ом, юсчнтъп*? приблгатеяъио от 13 до 18 мммяарюжлгт 6с* опфыпьм чсяомквм пляспюц эмэлы. гоииеты эючигельмо млмшм, юк они обрахзмлиеь не ср«*у, и «о оброомнм а с а ш мспых т м космических объектов Всю —
пмЧяимому. »у»сщч«*м однородную ср«у Отиуым»
мороМпоАаммм 20 »<х«, я оссбви© открыт* ptcm ptum Вс*д*»даоЯ и суш«спк«мсм р«»«гс*ого «лум ш * гоэаолюм объединить мжогиеипме з» *«*» да»яи* и позволяли с бояшюЛ точности* построил т>едпооожв«« о том. что цхдстжмл» со6о*4структур» Вовкиной «о обрмомии шбжфмммс ювлжчесхнс обы ск», ммаэи встрофиэич«ао« гукижоы привели к обрюсеаш ю гаяжтиг и эве*ц Вопрос»» иэеоаоимк м б е а м т«я д е м ш к з тяюй р*здм «ripoM oim xx мю мю мм Н под стжмпь. что »t«> с^м аром вш м схм ух!, такКжмножество пютезнид«П ншдоггс* ‘ще»слиии рирботхм, к, «оэммио, чвювпостчу яисого m уя*сто« ^рсасрмя» цишяькосп» утж
в« Рюд I
;■ _ J/$_
jj______
Н) 2.4СМ СТ 1
Kon i
Ш И Ш . >i)
__
_
&*Х*ИИ^
Рис. 30.13. При просмотре данные слияния отображаются автоматически в основном документе
Поиск заданного элемента Если необходимо просмотреть данные слияния, касающиеся конкретного получателя, щелкните на ссылке Найти получателя (Find A Recipient) или на “® кнопке Поиск элемента (Find Entry) при просмотре слияния. На экране П 0’явится диалоговое окно Поиск элемента (Find Entry). Введите в поле Найти (Find) искомые данные, укажите поле, в котором нужно вести поиск, и щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). Word найдет заданный тест и выделит его в до кументе.
Исключение получателя Если требуется исключить какого-либо получателя из текущей операции слия ния, щелкните на ссылке Исключить получателя (Exclude This Recipient) в разделе Выполнение изменений (Make Changes) области задач. Из списка исчезнет полу
Слияние документов ♦
857
чатель, присутствующий в текущем документе слияния, и на экране появится документ с данными следующего по списку получателя. Если после этого все же потребуется включить получателя обратно в список, щелк ните на ссылку Изменить список (Edit Recipient List), чтобы вывести на экран диа логовое окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients). Найдите в списке вы черкнутого получателя и установите напротив его имени флажок. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно. СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------Распечатайте тестовый экземпляр письма, чтобы убедиться в том, что все сделано пра вильно, особенно если вы внесли изменения в старый бланк.
Поиск ошибок Если операция слияния проводится с сотнями и тысячами записей, имеет смысл провести проверку на наличие ошибок прежде, чем операция слияния будет выпол нена. Щелкните на кнопке Поиск ошибок (Error Check Merge) панели инструмен тов слияния, чтобы вывести на экран одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 30.14. Вам предлагается на выбор три возможности: смоделировать слия ние и перечислить ошибки в отдельном документе; запустить процедуру слия ния, останавливаясь на каждой ошибке; позволить Word провести слияние без остановок и создать отдельный список ошибок.
tотчет об ошибка* <• Создать составной документ, сообщая об ошибках п о мера их обнаружения Создать составной документ и отчет об ошибках
ск
й
Отмена.
Рис. 30.14. В диалоговом окне Поиск ошибок можно выбрать один из трех методов поиска
»
Разница между предложенными способами поиска ошибок следующая: первый метод выдает список ошибок, но изменений в документ не вносит. Второй метод, выбранный по умолчанию, выполняет слияние, но останавливается каждый раз, обнаружив ошибку, и сообщает о ней. Если вы впервые работаете со средством слияния, возможно, лучше сначала смоделировать процесс слияния. Третий ме тод позволяет напечатать документ и собирает все ошибки в отдельном докумен те, так что вы можете просмотреть их послё завершения слияния.
Слияние документов Последним шагом в выполнении процесса слияния является печать, отсылка или сохранение документа с вставленными данными. Никаких спецэффектов — вы всего лишь щелкаете на ссылке Далее (Next) в мастере слияния или на соответ ствующей кнопке панели инструментов слияния (в зависимости от того, что тре буется: сохранить, распечатать или отправить по электронной почте или факсу результат слияния).
8 5 8 ♦ Глава 30. Выполнение слияния
Выбор параметров слияния при печати Чтобы подготовить документ к печати, щелкните на ссылке Печать (Print) на шестом этапе работы с мастером слияния или на кнопке Слияние при печати (Merge То Printer) панели инструментов слияния. На экране появит ся диалоговое окно Составные печатные документы (Merge То Printer), в котором можно выбрать один из следующих вариантов: ► Все (АН) распечатывает все записи документа; ► Текущую запись (Current Record) распечатывает только текущую запись; ► С/По (FromДо) позволяет распечатать только часть записей, например, со вто рой по пятую. ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ---------------------------------------------------------------Мастер слияния помог пройти через все этапы выбора параметров и документов, ошибки исправлены. Казалось бы, все хорошо. Но при печати вместо данных в документе обна руживаются названия полей. В чем дело? Среди параметров программы есть специальный флажок Коды полей (Field Codes), при установке которого вместо данных появляются названия полей. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), перейдите к вкладке Печать (Print) и снимите этот флажок. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу.
Слияние в новый документ При работе с письмами можно сохранить результат слияния в новом документе. Для этого следует щелкнуть на ссылке Изменить часть писем (Edit Individual Letters) на шестом этапе работы с мастером слияния или на кнопке Слия- t J ние в новый документ (Merge То New Document) панели инструментов слия ния. На экране появится диалоговое окно Составные новые документы (Merge То New Document), в котором также можно выбрать слияние всех записей, одной или нескольких заданных. Выберите подходящий пункт и щелкните на кнопке ОК.
Слияние для отправки Если в начале работы с мастером слияния в качестве типа документа было вы брано электронное письмо, процесс слияния закончится отправкой электронных писем, содержащих основной документ и вставленные данные. На шестом этапе работы с мастером слияния в области задач будет только одна ссылка Электрон ное письмо (Electronic Mail). Щелкните на ней или на кнопке Слияние для отправ ки (Merge То E-mail) панели слияния. На экране появится диалоговое окно Со ставные электронные письма (Merge То E-mail), показанное на рис. 30.15. ► Щелкните на стрелке ▼ возле поля Кому (То), чтобы развернуть список по лей, из которых нужно выбрать поле с электронным адресом получателя. ► Введите соответствующий текст в поле Тема (Subject Line). ► В раскрывающемся списке Формат (Mail Format) выберите Вложение (Attach ment), HTML или Текст (Plain Text). ► В разделе Послать запись (Send Records) выберите те записи, которые подле жат отсылке, определяя тем самым список адресатов письма.
Проверка результатов слияния ♦
859
Рис. 30.15. Слияние для отправки позволяет передать результат операции слияния в Outlook для отправки по почте
Слияние при отправке по факсу Осталась не рассмотренной только одна возможность использования результата слияния: отправка по факсу. Если к компьютеру подсоединен факс и установле ны необходимые программы, щелкните на кнопке Слияние при отправке по факсу (Merge То Fax) на панели инструментов слияния. На экране появится уже знако мое диалоговое окно, в котором можно выбрать записи, на этот раз под назва нием Составные факсы (Merge То Fax). Щелкните на кнопке ОК, чтобы отослать факсы.
Проверка результатов слиянияv I После того как Word выполнил слияние, потратьте некоторое время на просмотр результата, чтобы убедиться в его качестве. Два средства помогут найти поля слияния в документе: Поля/Данные (View Merged Data) и Выделить поля слияния (Highlight Merge Fields). ,
Кнопка Поля/Данные (View Merged Data) панели инструментов слияния является переключателем между отображением на экране полей и данных. Первый щел чок на этой кнопке приводит к появлению названий полей вместо данных, вто рой —наоборот. Щелчок на кнопке Выделить поля слияния (Highlight Merge Fields) панели слия ния поможет быстро проверить поля слияния в документе. Кнопка также явля ется переключателем, она снимает и устанавливает выделение полей цветом. СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------Если требуется превратить документ слияния в обычный документ Word, отобразите его на экране и щелкните на кнопке Настройка главного документа (Main Document Setup) панели слияния. Выберите в появившемся подменю пункт Обычный документ Word (Normal Word Document).
8 6 0 ♦ Глава 30. Выполнение слияния
Создание каталога Все описанные выше операции слияния относились к работе со списками дан ных, которые нужно было вставить в один документ. Возможно, вам понадобит ся сохранить все записи слияния в одном файле-источнике. Чтобы создать ката лог записей слияния, воспользуйтесь мастером слияния. 1. Запустите мастер слияния, выбрав команду Сервис ►Письма и рассылки ► Слияние (Tools ►Letters And Mailings ►Mail Merge). Мастер появится в области задач. 2. В разделе Выбор типа документа (Select Document Туре) выберите пункт Ката лог (Directory) и щелкните на ссылке Далее (Next). 3. В разделе Выбор документа (Select Starting Document) выберите текущий до кумент, существующий документ или шаблон и щелкните на ссылке Далее (Next). 4. В разделе Выбор получателей (Select Recipients) выберите источник данных и щелкните на ссылке Далее (Next). 5. В разделе Настройка каталога (Arrange Your Directory) выберите поля, которые нужно вставить в каталог (вероятно, это будет поле Блок адреса (Address Block)). Если понадобятся дополнительные поля, щс-пените на ссылке Другие элементы (More Items) и вставьте нужные поля. Щелкните на ссылке Далее (Next). 6. Теперь можно просмотреть каталог. В окне представлена только одна запись — не волнуйтесь, остальные появятся после выполнения операции слияния. Щелкните на ссылке Далее (Next). 7. Щелкните на ссылке В новый документ (То New Document) в разделе Слияние (Merge). В появившемся диалоговом окне Составные новые документы (Merge То New Document) установите флажок Все (АН) и Щелкните на кнопке ОК. Слияние выполнено, и каталог представлен в новом окне. Сохраните его. СОВЕТ ----------- :----------------------------------------------------------------------------В Word заложено несколько шаблонов списков адресов, на основе которых можно соз давать каталоги.
Печать конвертов и наклеек В некоторых ситуациях может понадобиться распечатать один конверт или на бор наклеек. В этом случае слияние не понадобится. Выберите команду Сервис ► Письма и рассылки ►Конверты и наклейки (Tools ►Letters And Mailings ►Envelopes And Labels). На экране появится диалоговое окно Конверты и наклейки (Envelopes And Labels), представленное на рис. 30.16. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------Если открыт документ, в котором присутствует поле Блок адреса (Address Block) или не кий адрес, введенный вручную, этот адрес автоматически отобразится в диалоговом окне Конверты и наклейки (Envelopes And Labels).
Печать конвертов и наклеек ♦
861
Рис. 30.16. Диалоговое окно Конверты и наклейки позволяет создавать и распечатывать отдельные конверты и наклейки
На вкладке Конверты (Envelopes) присутствует несколько параметров, которые можно задать перед отправлением на печать: ► Печать (Print) запускает конверт в печать; не забудьте задать остальные пара метры и присоединить принтер перед нажатием на эту кнопку; ► Добавить (Add То Document) добавляет конверт к текущему документу, чтобы их можно было распечатать вместе; ► Отмена (Cancel) закрывает диалоговое окно, не сохраняя внесенные измене ния; ► Параметры (Options) выводит на экран диалоговое окно Параметры конверта (Envelope Options), в котором можно выбрать размер конверта и шрифт; ► Свойства марки (E-Postage Properties) позволяет работать с учетной записью электронной почтовой марки, если вы предварительно создали ее в Интернете. Чтобы распечатать конверт, откройте диалоговое окно Конверты и наклейки (Enve lopes And Labels) и выполните следующие действия. 1. При необходимости введите адрес получателя в соответствующее поле или щелкните на кнопке Вставить адрес (Insert Address) (расположенной над по лем адреса) и выберите имя получателя в появившемся диалоговом окне. 2. Введите обратный адрес в соответствующее поле или вставьте его тем же спо собом, что и адрес получателя. 3. Если размер конверта не совпадает со стандартным или требуется изменить шрифт адреса, щелкните на кнопке Параметры (Options). Установите необхо димые параметры в появившемся диалоговом окне и щелкните на кнопке ОК. 4. Если вы подписаны на рассылку по электронной почте и хотите добавить к конверту электронную марку, установите соответствующий флажок.
8 6 2 ♦ Глава 30. Выполнение слияния
5. Проверьте состояние принтера и вложите конверт в лоток так, как это показа но в разделе Подача (Feed). Если вы хотите присоединить конверт к докумен ту, щелкните на кнопке Добавить (Add То Document). 6. Щелкните на кнопке Печать (Print).
Создание наклеек Вместо распечатывания адреса прямо на конвертах можно печатать специальные , наклейки. Word поддерживает печать наклеек различного размера и формы. Если вы собираетесь распечатать одну или несколько наклеек и предполагаете обой тись без операции слияния, воспользуйтесь диалоговым окном Конверты и на клейки (Envelopes And Labels). 1. Выберите команду Сервис ►Письма и рассылки ►Конверты и наклейки (Tools ► Letters And Mailings ►Envelopes And Labels). На экране появится диалоговое окно Конверты и наклейки (Envelopes And Labels). 2. Перейдите к вкладке Наклейки (Labels). Здесь можно ввести адрес, выбрать между печатью одной наклейки или целого листа, а также выбрать размер и прикрепить электронную марку. 3. По умолчанию Word распечатывает целый лист наклеек. Чтобы напечатать одну наклейку, установите соответствующий флажок в разделе Печать (Print). 4. Выбранная наклейка показана в разделе Наклейка (Label). Чтобы выбрать дру гую, щелкните на кнопке Параметры (Options). 5. Задав все параметры, удостоверьтесь в том, что принтер присоединен, и щелк ните на кнопке Печать (Print). СОВЕТ ------------------------------------------------------------------- ------ :-------- *---Если требуется напечатать большое число наклеек, лучше воспользоваться процедурой слияния.
Если наклейки загружены в принтер, a Word предлагает подавать их вручную, проверьте выбор лотка принтера. Для этого нужно вызвать диалоговое окно Кон верты и наклейки (Envelopes And Labels), выбрать вкладку Конверты (Envelopes) и щелкнуть на кнопке Параметры (Options). В диалоговом окне Параметры кон верта (Envelope Options) перейдите к вкладке Параметры печати (Printing Options). Выберите в списке Подача из (Feed From) тот лоток, в который загружены на клейки, щелкните на кнопке ОК, затем на кнопке Печать (Print).
Почему коды полей и бланки используются в документах Word? Понятие полей Вставка полерт Установка параметров поля Прямой ввод кода поля Просмотр кодов и полей Вложение полей Обновление полей Блокировка полей Печать кодов полей Создание формы Защита форм Ввод полей форм Добавление справки по формам Макросы форм Добавление элементов управления Использование форм Сохранение данных формы
864
♦
Глава 31. Коды полей и бланки
Если вы никогда раньше не пользовались полями в Word, то самое время испра вить это. Word 2003 предоставляет вам широкий спектр возможностей. Прежде всего, в профессиональном выпуске Microsoft Office 2003 и отдельной версии Word существует полная поддержка XML, а значит, вы можете легко включать данные из других документов и программ в текст отчетов, писем, справочников в Word. Кроме того, теперь вы можете создавать так называемые смарт-докумептпы, ко торые снабжают пользователя подсказками, ссылками, доступом к различным ресурсам при работе с обычными документами. Зная, как вкладывать, удалять поля и работать с ними в Word, вы сможете воспользоваться многими преиму ществами, которые дает Word. Это приведет к облегчению вашей работы. Удивительная гибкость Microsoft Word 2003 позволяет создавать документы всех разновидностей — от простого письма до сложного отчета, содержащего указатели, обычные и концевые сноски, диаграммы и т. д. При этом ваши воз можности не ограничены формированием документов для стандартной печати или размещения в Интернете. Для Мгновенной вставки различной информации или для предоставления пользователям средств автоматического введения опре деленных данных можно использовать поля Word. Также можно создать бланки, которые в Word называются формами, запрашивающие информацию у пользо вателей. Заполняются формы выбором полей, например установкой флажков, или путем ввода требуемых данных. Эта глава посвящена инструментам Word, применяемым для работы с полями и формами. В процессе знакомства с ней вы узнаете, как создавать быстрые, эффективные формы, как пользоваться большинством средств интерактивного обмена данными, предоставляемыми Word.
Почему коды полей и бланки используются в документах Word? Поле представляет собой вставляемый в документ код, который дает возмож ность добавления различных данных, запуска других приложений или запроса ввода информации от пользователя. В самом общем смысле можно сказать, что поле позволяет встраивать в докумен ты Word изменяемые данные. Например, может понадобиться вставить такие све дения, как название продукта, количество страниц в документе или текущую дату. Для этого создаются коды полей, указывающие Word, что нужно автоматически добавить в документ текст, графику, количество страниц и другую информацию. Полями также можно воспользоваться для выполнения следующих операций: ► вычисления и отображения в документе различных величин; ► вставки текста документа в верхний и нижний колонтитулы; ► запрос на введение дополнительной информации пользователем в процессе слияния писем; ► пометки отдельных элементов (компоненты оглавления, указателя и т. д.). Форма или бланк —это документ Word, который поможет получить данные, не обходимые для приложений. Единственное различие между обычным документом
Понятие полей ♦
865
и формой заключается в добавлении полей данных, позволяющих собирать ин формацию. Изучая эту главу, вы узнаете, как создавать формы и работать с ними.
Понятие полей Поле сообщает Word о наличии дополнительных данных для включения в документ или о действ i/i которое нужно выполнить. Вставляется поле с помощью коман ды Вставка ►Поле (Insert ►Field), открывающей диалоговое окно Поле (Field) — здесь задаются характер и параметры добавляемого поля (рис. 31.1). ВыбейтепоЛ5 Категории((Все)
Твойсп» гот
У ' для3ww»*wAori/wTew*Krva«eTPva-оля* икигекнопкуниже
was
]
A dv. > Ask Author A U tN u * AutoNum^. AutoNumOut AutoText /U o T u x tliit
В* M
M P itin t
•C--- 8 — S
C orner* Cr Date
Слоение! ___________ Вычислениераэул^татв Кодуполя
Р 'Охранятьформа тиобмое^Ьг^ Г iX I Отгена
Р и с. 3 1 .1 . Поле вставляется с помощью диалогового окна
Строение поля После определения поля и его параметров Word вставляет в документ в точку расположения курсора код поля, который говорит программе о том, что нужно добавить или вызвать, когда пользователь работает с документом. Код поля со стоит из четырех основных элементов и выглядит следующим образом: . { DATE \@ "dddd, ММММ dd, уууу" V MERGEFORMAT} ' I ► Идентификаторы поля. Фигурные скобки {}, которые вставляются при соз дании поля с помощью соответствующего диалогового окна или при нажатии клавиш Ctrl+F9. ► Название поля. Название поля, в данном случае DATE, выбирается в диалого вом окне или вводится в фигурные скобки. ► Аргументы поля. Параметры, в данном случае "dddd, ММММ dd, уууу”, вклю чают любой текст, который требуется отобразить: подсказку, величину, фразу или вставляемую закладку. ► Ключи. Ключ —в примере им является MERGEFORMAT —это параметр, кото рый определяет способ отображения или форматирования поля.
8 6 6 ♦ Глава 31. Коды полей и бланки
Функции
ПОЛЯ
Поле в Word имеет три основные функции. Его можно использовать для выпол нения конкретного действия, для отметки отдельного элемента или для демонст рации результатов вычисления. ► Поля действий. Поле действия запрашивает выполнение некоторых операций от читателя документа. В качестве примеров можно привести поля ASK и FILL-IN, которые требуют ввода дополнительной информации. ► Поля отметок. Поле отметок помечает элемент с некоторой целью. Напри мер, при определении слова или фразы для включения их в указатель Word вставляет код поля, чтобы запомнить элемент указателя. ► Поля результатов. Поле результата, как нетрудно догадаться, отображает результаты вычисления или операции поиска данных. Самым общеупотре бительным примером является поле Formula (формула), часто встречаются также поля Date (дата) и Time (время) или AutoText (автотекст). При выполнении некоторых процедур Word сам добавляет поля, не сообщая об этом. Так, при созданий оглавления программа вставляет в документ коды {ТОС}, а при формировании указателя —коды {ХЕ}. Ниже перечислены примеры кодов полей, которые уже могут быть включены в документ: ► если вставлялась закладка, то в документе присутствует код поля {BOOKMARK}; ► если использовалась команда Вставка ►Дата и время (Insert ►Date And Time) для добавления текущей даты, в документе уже присутствует код {DATE}; ► если в документ вставлены номера страниц, то в нем имеется код {PAGE}; ► если создавалась гиперссылка на URL или другой файл, в документе есть код {HYPERLINK}; ► концевые сноски отображаются в документе как код {NOTEREF}.
Вставка полей Если требуется вставить в документ поле, сначала выберите для него место. Поле можно добавить в тело документа или в один из колонтитулов. 1. Расположите текстовый курсор там, куда будет вставлено поле. 2., Вызовите команду Вставка ►Поле (Insert ►Field). Появится диалоговое окно Поле (Field). 3. Щелкните на стрелке списка Категории (Categories) и выберите тип добавляе мого поля. В табл. 31.1 перечислены все категории и предоставлено описание каждой. < 4. Установите все параметры выделенного поля и щелкните на кнопке ОК, что бы вставить его в документ (за дополнительной информацией обращайтесь к разделу «Установка параметров поля»). ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------------------------ -------------Когда вставка поля происходит в первый раз, Word отображает в документе результат действия поля, а не фактический код. Если нужно просмотреть код, нажмите Alt+F9.
Вставка полей ♦
*6 7
Таблица 36.1. Категории полей Категория поля
Коды полей
Описание
Дата и время (Date and Поля для ввода, редактирования, печати Time) и сохранения текущей даты и времени. Эти поля не могут изменяться пользовате лем
CreateDate Date EditTime PrintDate SaveDate Time
\
Автоматизация (Document Automation)
Поля для сравнения документовГпереме- Compare щения к другим разделам, запуска макро DocVariable GoToButton сов или печати rtf MacroButton Print
О документе {Document Information)
Поля для автоматической вставки инфор Author мации, содержащей имя автора, свойства Comments DocProperty документа, название файла, ключевые слова, шаблон и количество знаков, стра FileName ниц или слов FileSize Info Keywords LastSavedBy NumChars NumPages NumWords Subject Template Title
Формулы (Equations and Formulas)
Поля для добавления формул или резуль «(Formula) татов вь числений, научных уравнений или Advance символор Eq Symbol | -Поля для элементов указателя или оглав Index RD ления. Их можно вставить самим из диа ТА логового окна Поле (Field) Или позволить Word автоматически создать коды в про TC цессе формирования указателя или оглав TOA TOC ления XE
Указатели (Index and Tables)
Связи и ссылки (Links and Reference)
Поля для вставки текста или рисунков и ссылок на различные элемеглъ i: конце вые сноски, рисунки, закладки и разделы
-■ ч
AutoText AutoTextList Hyperlink IncludePicture IncludeText Link NoteRef PageRef Quote Ref StyleRef Продолжение
8 6 8 ♦ Глава 31. Коды полей и бланки Таблица 3 6 .1 . Продолжение Категория поля
Описание
Коды полей
Слияние (Mail Merge)
Поля слияния, включающие вставку дан ных адресной книги, строк приветствия, записей баз данных и т. д. В дополнение к ним можно использовать поля Ask и Fill-In, чтобы запросить у пользователя необхо димую информацию
AddressBook Ask Compare Database Fill-In GreetingUne If * MergeField MergeRec MergeSeq Next Nextif Set Skiplf
Нумерация (Numbering)
Поля, которые автоматически вставляют номера страниц, разделов и пунктов спи сков
AutoNum AutoNumLgi AutoNumOut BarCode ListNum Page RevNum Section SectionPages Seq
Пользователь (User information)
Поля для информации о пользователе: его адреса, инициалов и имени
UserAddress Userlnitials UserName
1
Установка параметров поля Диалоговое окно Поле (Field) позволяет определить набор различных парамет ров, состав которых зависит от типа добавляемого поля. Например, при вставке в документ поля ASK, как показано на рис. 31.2, необходимо предоставить сле дующую дополнительную информацию: ► текст запроса для пользователя; ► название закладки, используемой для отметки запроса. Кроме того, при желании можно добавить ответ на запрос, используемый по умолчанию, и сделать так, чтобы Word отображал запрос до объединения ин формации при выполнении операции слияния. Наконец, установка последнего флажка означает, что требуется сохранять формат кода при обновлении поля. Если выделить поле другого типа, например FILESIZE, то в диалоговом окне по явится другой набор параметров (рис. 31.3). Для поля FILESIZE можно выбрать следующее: ► формат отображаемых цифр; ► используемый числовой формат; ► вывод размера файла в килобайтах или мегабайтах.
Прямой ввод кода поля ♦
869
Рис. 31.2. Диалоговое окно Поле предоставляет набор параметров кода поля, соответствующий выделенному полю
Рис. 31.3. Диалоговое окно Поле предоставляет различные форматы для числовых полей
После настройки параметров щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Поле (Field). Поле будет размещено в документе, и результат его действия отобразится автоматически. \
Прямой ввод кода поля Если заранее известно название поля, которое требуется вставить в текст, можно ввести его прямо в документ: расположите курсор в нужном месте, нажмите Ctrl+F9 и введите название.
8 7 0 ♦ Глава 31. Коды полей и бланки ПРИМЕЧАНИЕ ----------- у--------------------------------------:----------------------------------------Хотя фигурные скобки, в которые заключен код поля, выглядят так же, как и обычные фи гурные скобки, вводимые с клавиатуры, они являются специальными символами, встав ляемыми программой для обозначения поля при нажатии клавиатурной комбинации. По этому не следует вводить фигурные скобки с клавиатуры, нажмите для этого Ctrl+F9.
Для формирования поля необходимо уметь вводить название поля, все требую щиеся аргументы и ключи.
Использование аргументов в кодах полей Аргументом называется дополнительная информация, необходимая полю для вы полнения операции и отображения результата. Аргументы поля заключаются в кавычки: например, если нужно ввести код, определяющий автора документа, наберите следующее: {AUTHOR “Patricia Doyle"} Аргументом в этом случае является «Patricia Doyle», а кодом поля — AUTHOR. Если аргумент состоит из одного слова, его можно не заключать в кавычки.
Ввод аргументов в диалоговом окне Поле Если требуется добавить аргументы для поля, вставляемого в документ с помо щью диалогового окна Поле (Field), выполните следующее. 1. Расположите текстовый курсор в нужном месте и вызовите команду Вставка ► Поле (Insert ►Field). Откроется диалоговое окно Поле (Field). 2. Выделите нужное поле. 3. Определите его параметры. 4. Щелкните на кнопке Коды поля (Field Codes), расположенной в нижнем левом углу диалогового окна. Откроется область диалогового окна Поле (Field), на зываемая Дополнительные свойства поля (Advanced Field Properties) (рис. 31.4).
Рис. 31.4. Аргументы поля можно ввести в области Дополнительные свойства поля диалогового окна Поле
Прямой ввод кода поля ♦
871
5. Если вы хотите добавить аргументы для выбранного поля, введите текст в об ласти Дополнительные свойства поля (Advanced Field Properties).
Использование ключей в кодах полей Ключами называются специальные коды, которые изменяют Представление дан ных в документе. Существует два вида ключей: общие и специальные. Первые контролируют способ отображения и форматирования результатов действия поля, вторые имеют отношение только к использующему их типу поля. В табл. 36.2 перечислены общие ключи, которые можно применять в Word вместе с кодами полей. Таблица 36.2. Ключи для кодов полей Тип
Идентификатор
Описание
Пример
Формат
V
Изменяет способ ото {AUTHOR \* Lower} бражения результатов поля
Числовой формат
\#
Определяет формат числовых результатов
{NUMPAGES \# “0"}
Отображение даты-времени
\@
Определяет формат даты или времени
{PRINTDATE \@ "MMMM d, yyyy"}
Блокирование результатов
V
Блокирует поля BOOKMARK, INCLUDETEXT или REF, защищая их от обновления
{BOOKMARK C:\\Text\Myreport.doc \!}
ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------Общие ключи, продемонстрированные в предыдущей таблице, не работают со следую щими полями: AUTOn Om , AUTONUMGL, AUTONUMOUT, EMBED, FORMTEXT, ТА, ТС, ХЕ, EQ, GOTOBUTTON, MACROBUTTON. RD, FORMCHECKBOX, FORMDROPDOWN и USTNUM. Для этих полей можно воспользоваться специальными ключами.
Добавление ключей Ключ поля вызывает определенную процедуру, выполняемую над результатом поля. Например, ключ \* вызывает действие форматирования, а символ \@ обо значает ключ, управляющий отображением даты или времени. Если ключи указываются вручную, их следует вводить после аргументов кода поля. Если же поле создается с помощью диалогового окна Поле (Reid), ключи можно добавить, выполнив указанные ниже шаги. 1. Расположите текстовый курсор в нужном месте. 2. Вызовите команду Вставка ►Поле (Insert ►Field), чтобы открыть диалоговое окно Поле (Field). 3. Выберите поле* 4. Если требуется, установите параметры поля.
8 7 2 ♦ Глава 31. Коды полей и бланки
5. Щелкните на кнопке Коды поля (Field Codes), затем на кнопке Параметры {Options). На экране появится диалоговое окно Параметры поля (Field Op tions), показанное на рис. 31.5. -падки rjlK.; и
ИЗ ,
i?
I
ЮбаоИГЬ
■.............................
г.'2дполя: С писание
1
^Закладке’Г1р(тя<)(шнив”{»сгочКЗ -Н — •----- ■: ••
—^
id•вставляеттекстзаммдкк, заданныйгк упованию
Огнен* Рис. 31.5. Дооавьте ключи к вашему полю в диалоговом окне Параметры поля
6. Щелкните на требуемом ключе, затем на кнопке Добавить (Add То Field). 7. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно, затем сделайте это еще раз, чтобы вставить поле и вернуться к документу. > СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------Ключи, демонстрируемые в диалоговом окне Параметры поля (Field Options), являются специальными ключами поля, то есть они выполняют конкретное действие только над выделенным полем. Если требуется получить информацию о функциях отдельного клю ча, щелкните на нем в диалоговом окне Параметры поля (Field Options). Описание появ ляется в области Описание (Description) внизу диалогового окна.
Просмотр кодов и полей После щелчка на кнопке ОК в диалоговом окне Поле (Field) Word отобразит ре зультат поля в том месте, куда было оно вставлено. Например, если добавить в документ поле AUTHOR, в нем появится имя автора, а не код AUTHOR. Или, если использовался код поля DATE для ввода текущей даты, вместо кода будет отобра жена сама дата. Чтобы переключиться от демонстрации кодов полей к результатам полей и об ратно, нажмите одну из следующих клавиатурных комбинаций: ► ' для изменения вида одного поля щелкните на нем и нажмите Shift+F9; ► для изменения отображения всех полей нажмите Alt+F9. / СОВЕТ ---------------------------------------------------- ------------------------------------Если вместо результатов полей на экране показаны их коды, выберите команду Сервис ► Параметры (Tools ►Options), чтобы открыть диалоговое окно Параметры (Options). Если на вкладке Вид (View) установлен флажок Коды полей (Field Codes), получаемые величи ны не отображаются. Чтобы показать результаты полей, снимите флажок и щелкните на кнопке ОК.
Просмотр кодов и полей ♦
873
Редактирование полей Поле, вставленное в документ, можно редактировать. Для этого просто щелкни те правой кнопкой мыши на поле и выберите в контекстном меню пункт Изме нить поле (Edit Field) (рис. 31.6). Откроется диалоговое окно Поле (Field), предна значенное для выполнения всех изменений. Д о к ум е н т?
M icrosoft W o rd
шаш
Рис. 31.6. Щелкните правой кнопкой мыши на поле, чтобы показать средства редактирования ПРИМЕЧАНИЕ Нельзя изменить поле в форме, если она заблокирована. В этом случае, чтобы удалить защиту, щелкните на кнопке Защита формы (Protect Form) панели инструментов Формы (Forms). За подробными сведениями о создании форм и работе с ними обращайтесь к разделу «Создание формы» этой главы.
Добавление затенения полей Затенение поля помогает показать пользователям, куда в созданной вами форме следует вводить ответ на запрос. Если требуется выделить записи поля, можно добавить фоновую тень, которая привлечет к себе читателя. 1. Откройте документ, в котором создана форма, и разблокируйте ее, если она была защищена, щелчком на кнопке Защита формы (Protect Form) панели ин струментов Формы (Forms). 2. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options). Появится диалоговое окно Параметры (Options).
874 ♦
Глава 31. Кодь, полей и бланки
3. Щелкните на вкладке Вид (View), затем на стрелке списка Затенение полей (Reid Shading) и выделите один из вариантов: Всегда (Always) или При выделении (When Selected) (рис. 31.7). 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу. Word добавит зате нение.
Совместимое •> Пользо! ■1спрскпения Вид j идо Првека | Печать | Сохранение | впа I йтьль
То аэывап. 15’ область задач Г? еыдедение цветом
Г ца**идкя
Р*строку:с"юяний
вспохижение j Г)ра-«писание j
j ~ь
Р офгг 'еги Р?окн.1напанели. эдач R аницацию-екста 17 ;одылолеи Р. £рриз.полосупрокрутки затенениеполе^ . р tepr, полосупрокрутки [пртшимшии
~ ecnj дааю^иие --здскаэки Рп^чггыер*кирисужое г| 1вкифор»"'. *-Звания :крыв>». текст Г знакитабулэдя *мягкиеnep.j :ы Прор*пы
эна;иабзацев
Н
paswnst иивеблокутента ,л«жуиента р рцсунки .р";толямежду '-тренвадан"(режн-. ,,л5меткц1 1-ювые цвьга и рисунк* [режим раэнетЮ , * п,)ивяж « объектов
Парам*. гры режше
1
Г
i раниць, текста
W 1«ртикельная Липецке (раж; л* ра*ие-*п<и)
Парметрыобычногорежта ирежи( аструктуры nepei^ пограницеокна ширинаreпоемстилей Г ii'PHcem:: ’Г "3
.. .... .....■У-гЭг* T E Z J 'I'"' 3
— ~п
□
отйена
Рис. 31.7. Мо^чно добавить к полям затенение, чтобы выделить иж для пользователей ПРИМЕЧАНИЕ Затенение появится только в документах, используе иых в электронном виде. При печа ти формы затенения не видны.
вложение полей Можно создать вложенное поле, то есть поле внутри поля, чтобы предоставить несколько уровней изменяющейся информации. 1. Сформируйте первое пбле с помощью диалогового окна Поле (Field), как было описано выше. 2. Закройте окно, щелкнув на кнопке ОК, чтобы вставить поле в документ. 3. Для отображения кодов полей (если они не показаны) нажмите сочетание клавиш Alt+F9, затем расположите текстовый курсор в коде созданного поля. 4. выберите команду Вставка ►Поле (Insert ►Field) и с помощью диалогового окна Поле (Field) сформируйте новое поле. 5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы создать вложенное поле.
Создание формы ♦
875
Обновление полей Если вы изменяли поля во время работы, редактируя аргументы или модифици руя данные, на которых основано поле, необходимо уметь обновлять поля, чтобы они отражали правильную информацию. Воспользуйтесь любым из предложен ных ниже методов: ► для обновления только одного поля нажмите F9; ► чтобы обновить несколько полей, выделите их, нажав на клавишу Ctrl и щел кая на полях, а затем нажмите F9; ► для обновления всех полей документа нажмите Ctrl+A, чтобы выделить весь текст, затем нажмите F9.
Блокировка полей Проделав всю работу по созданию полей, вы вряд ли захотите, чтобы коллеги или другие пользователи могли легко изменить их. Чтобы защитить поле, можно его заблокировать —нажмите клавиши Ctrl+F11. Если потребуется разблокировать поле, нажмите Ctrl+Shift+F11, и поле вернется в свое нормальное состояние, доступное для редактирования. СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------В случае когда нужно заблокировать целую форму, а не одно-два поля, можно восполь зоваться кнопкой Защита формы (Protect Form) панели инструментов Формы (Forms). За дополнительной информацией о защите форм обращайтесь к разделу «Защита форм» этой главы.
Печать кодов полей Перед печатью документа, содержащего коды полей, убедитесь в том, что после всех внесенных изменений выполнено обновление. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и щелкните на вклад, ке Печать (Print). 2. В разделе Режим (Printing Options) установите флажок Обновлять поля (Update Fields). Тогда, в случае йечати документа, перед началом процесса коды полей обновятся автоматически. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если при печати документа один из краев не печатается, попробуйте изменить пара метры страницы так, чтобы границы документа не выходили за границы страницы.
Создание формы Формы позволяют создавать интерактивные документы, вызываемые для полу чения дополнительной информации от читателя документа. Можно строить формы для заполнения —с текстовыми полями, флажками и раскрывающимися
8 7 6 ♦ Глава 31. Коды полей и бланки
списками. Кроме того, в формах могут находиться таблицы и другие стандарт ные элементы Word: границы, штриховки, колонки, фон, графика и т. д.
Формы Word или InfoPath — что подходит вам? Формы Word используются для сбора различных видов данных. Когда вы создаете счет-фактуру, список данные или расходов, вы можете либо со хранить форму в качестве документа Word и обновить ее в случае необходимо сти, либо распечатать форму и заполнить ее вручную. В любом случае форма — - способ стандартизации данных. Однако с появлением нового Microsoft Office пользователь имеет возможность работать с программой Microsoft InfoPath. InfoPath —сложная программа, пред назначенная для создания индивидуальных форм с сохранением данных в фор мате XML. Такие данные можно легко добавить в базу данных, использовать в других приложениях и совместно с другими пользователями вне зависимости от программного обеспечения. JnfoPath предназначен для пользователей, кото рые постоянно работают с формами. Если же вы применяете формы редко или они нужны вам для распечатывания, а не для сохранения и использования в элек тронном виде, то вам будет достаточно форм Word и действий, доступных в Word.
©
Планирование формы Хорошую форму необходимо предварительно обдумать. Информацию какого типа вы хотите получить от читателя? Насколько большой или маленькой долж на быть форма? Какие вопроса будут в ней задаваться? Ответы на эти и многие другие вопросы определят цели создаваемой формы и то, как добиться их дости жения. Учитывайте перечисленные ниже правила. ► Лучше меньше да лучше. Кому понравится заполнять длинный бланк с бес конечным потоком вопросов? Формы, которые ставят перед читателем слиш ком большое количество задач или не позволяют перейти к следующему при ложению до тех пор, пока не будут заполнены, могут вызвать раздражение у любого читателя. Попытайтесь максимально сократить форму, выберите наи более важные вопросы и упорядочьте их в соответствии со значимостью от ветов. ► Делайте форму простой. Если вы создадите бланк, который легко понять и заполнить, с ясными и уместными вопросами, вероятность получения отве тов на них существенно увеличится по сравнению со сложной и запутанной формой. Пишите краткие и четкие формулировки, предоставьте подсказки и справку, объясняющие читателям, чего вы от них хотите. ► Упорядочивайте информацию. Читатели обычно ждут от формы некоторой логической структуры. Можно переходить от общих вопросов к специальным или следовать развитию какой-либо идеи. Например, при создании формы для отзывов покупателей, в которой посетителям сайта предлагается оце нить свой опыт покупки товаров в определенной компании, через Интернет, спросите их о компьютерном обеспечении и доступе в Сеть, о возможности доступа к сайту компании, о частоте посещения этого сайта, о том, насколько
Создание формы ♦ ' 8 7 7
эффективной они считают всю систему интернет-магазинов, что думают о сте пени защиты операции продажи-покупки и как бы хотели получать уведом ления об отправке своего заказа. ► Принимайте советы. Перед тем как представить форму широкому кругу чи тателей, выполните несколько тестов, чтобы проверить ее эффективность. По просите коллег и нескольких независимых клиентов заполнить форму и оце нить ее. Затем можно выполнить любые необходимые изменения, чтобы учесть все предложения по улучшению формы.
Создание формы из существующего документа Если у вас есть документ, который уже использовался в других целях —напри мер анкета или опросный лист, уже напечатанный и розданный людям, —можно легко превратить его в интерактивную форму. 1. Откройте требуемый документ. 2. Удалите всю ненужную информацию и добавьте необходимую. 3. Примените желаемые стили и форматирование, границы и заливку. 4. В места, куда пользователи должны будут вставлять свои данные, добавьте пробелы или замещающие символы (такие как * или &). 5. Выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As) и сохраните форм)7как шаблон. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------Если позже потребуется отредактировать форму, убедитесь в том, что вы открыли шаб лон, а не документ. Для этого в диалоговом окне Открытие документа (Open Document) в поле Тип файлов (Files Of Туре) выберите вариант Шаблоны документов (Document Templates).
Создание собственной формы Формы можно создавать из нового документа Word и строить по своему усмот рению. Для обеспечения основной структуры формы прекрасно подходят табли цы: читатели смогут перемещаться от поля к полю, нажимая клавишу Tab, а вид документа станет более понятным и организованным (рис. 31.8). Создавая собственную форму, можно добавлять и изменять текст и графику точ но так же, как при работе с обычным документом. Например, допускается сле дующее: ► включение логотипа компании в заголовок формы; ► использование стилей для форматирования заголовка и текста формы; ► применение встроенного формата с помощью команды Автоформат таблицы (Table AutoFormat); ► рисование строк и столбцов таблицы с помощью кнопки Нарисовать таблицу (Draw Table) панели инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders); ► добавление заливки для выделения отдельных разделов формы.
8 7 8 ♦ Глава 31. Коды полей и бланки
Onpor nocci -t t я
Щ
Оран ,-
.dot
&1Л
4jtrosoU Word
6с j >
Форца'
‘.spMic
Покупатель
1«6лим
Орнс
уравкл
Оценка сервиса
Пожелания
«КНЙ*Й» Рис. 31.8. Можно создать простую форму, используя таблицу Word
СОВЕТ —----------------------------------------------------------------------- ;-------------Сформировав форму желаемого вида, не забудьте сохранить ее как шаблон, чтобы за тем с его помощью встраивать интерактивные средства, служащие для получения дан ных. Выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As) и перейдите к папке, в ко торой будет сохранен файл. Щелкните на стрелке списка Тип файла (Save As Туре) и выделите вариант Шаблон документа (Document Template). Введите название шаблона в поле Имя файла (File name) и щелкните на кнопке Сохранить (Save).
Выбор шаблона формы из Интернета Word также позволяет работать с шаблонами форм, доступными в Интернете, — их можно загрузить и отредактировать в соответствии ср своими требованиями. Чтобы найти шаблоны в сети, выполните следующее. 1. Установите соединение с Интернетом. 2. Выберите команду Файл > Создать (File ►New). Откроется область задач Соз
дание документа (New Document). 3. Щелкните на ссылке Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online). Откроется ваш веб-браузер и отобразит страницу Шаблоны Microsoft Office (Microsoft Office Template Gallery), на которой можно найти необходимые шаб лоны и загрузить их на свой компьютер.
4. В разделе Обзор шаблонов (Browse Templates) щелкните на ссылках тех типов шаблонов, которые вам необходимы.
Создание формы ♦
879
5. Просмотрите список доступных шаблонов и выберите понравившийся для более подробного просмотра. 6. Когда вы выберете нужный шаблон, щелкните на кнопке Загрузить (Download Now). Шаблон будет открыт в окне Word, а в области задач Справка по шабло ну (Template Help) можно будет ввести свою оценку (рис. 31.9), которая впо следствии поможет другим пользователям при выборе шаблона* •Д окум ент I
M itm io f t Word
дуй» Омвка лд Встгкв Фi '.вт С?
•-I'пт
-1~-• I «I
ХаЬлииа
Справке
«.идии*Д| ntai I ■» I
rUACK02trrTOH*I>»nUCJ*'ЙМ*]Ц Кочг4 м лсковоттонч>оГ >«м сцА [а л о , ч « и т . rtM ok - »
• Иаичт и е иип строками или*
Iмежду
iHACROBxrrtmrixrfiiwaiai t»л ожЫЫерм^К
OИ aaО — anДB tiM CкU i'1И1.___ |»М |*И «пM г»fW м»бi-B ж*чM иM >°a»rln ^Иm 1»c|И СO КT ОT ВO Дir-P ТТО УРdоГ ИdС tM A C R O B O TIO irD e rh ld C M p ________________^ М М Ю в У Т Т Ю Г D > liiV C b t» ' _ __ |. Q 1 — Т fa»ГЦАСКОВРТТОУРоУМЦШ ае___ ■
“ J l 01 ■0Н*1 ЛмМ" ш
тра щдицот ц ап» » y n f r |
Помощь на Office Onlnai методы работы, советы и ресурсы д м Mh-ocoft Office
Отэьв Оцените »тот шаблон:
АЛЛЛДГ №иен1ть.
Рис. 31.0. После загрузки шаблона с узла Office Online вы можете изменить его так, чтобы вам было удобно с ним работать
7. Закончив загрузку новых форм, закройте браузер.
Панель инструментов Формы Панель инструментов Формы (Forms) используется для создания и вставки по лей форм в свои бланки. Чтобы отобразить ее, вызовите команду Вид ►Панели инструментов ►Формы (View ►Toolbars ►Forms). В табл. 36.3 описаны функции кнопок панели инструментов Формы (Forms). Если вы впервые создаете форму, некоторые термины окажутся новыми. Ниже приведены их краткие определения. ► Элементы управления — элементы, используемые в фдрме, такие как тексто вые поля, флажки, полосы прокрутки или командные кнопки. Они называют ся управляющими, потому что позволяют контролировать ввод информации в форму.
8 8 0 ♦ Глава 31. Коды полей и бланки
► Полями формы являются хранилища данных, куда пользователи вводят свои данные. Одним из полей формы может быть, например, Имя заказчика, позво ляющее ввести имена всех заказчиков в форму. ► Свойством называется характеристика объекта: цвет, размер, расположение или отображение элемента. Таблица 36.3. Панель инструментов Формы кнопка Название
Описание
Текстовое поле (Text Form Field)
Добавляет в точку расположения курсора тек стовое поле, куда пользователи могут вводить свои данные
Флажок (Check Box Form Field)
Вставляет в точку расположения курсора поле-флажок
м
Поле со списком (Drop-Down Form Field)
Создает раскрывающийся список, содержащий варианты для выбора
ш
Параметры поля формы (Form Field Options)
Отображает настройки поля формы после до бавления его в форму
Нарисовать таблицу (Draw Table)
Открывает панель инструментов Таблицы и гра ницы (Tables And Borders), позволяющую добав лять таблицы и их элементы в формы
Добавить таблицу (Insert Table)
Позволяет создавать таблицу с определенным количеством строк и столбцов
Добавить рамку (Insert Frame)
Добавляет в форму плавающую рамку
Затенение полей формы (Form Field Shading)
Работает переключателем между отображением и скрытием затенения текста, флажков и рас крывающихся списков
Очистить поле формы (Reset Form Fields)
Возвращает полям формы их параметры, ис пользуемые по умолчанию
Защита формы (Protect Form)
Включает и отключает защиту формы или ее части
аЫ
т ~л т
а а-
т ш
Защита форм Кнопка Защита формы (Protect Form) является важной частью панели инст-"п ц рументов Формы (Forms). Чтобы увидеть форму так, как она предстанет пе- Ш ред пользователями, ее следует защитить. При блокировке формы поля закрепляются, на своих местах так, что никто не сможет изменить их форматы или свойства, но возможность обычного использо вания раскрывающихся списков, установки флажков и ввода текста в текстовые поля остается. Чтобы заблокировать форму, щелкните на кнопке Защита формы (Protect Form), чтобы разблокировать, щелкните на ней еще раз. Когда форма за щищена, поля появляются в том виде, в котором их увидят пользователи, в про тивном случае можно наблюдать только названия полей или образцы данных, введенные вами в поля.
Защита форм ♦
881
Пароль для защиты формы Для защиты формы с целью контроля снятия блокировки выполните следую щее. 1. При необходимости разблокируйте форму щелчком на кнопке Защита формы (Protect Form) панели инструментов Формы (Forms). 2. Вызовите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options). В диалоговом окне Параметры (Protect Document) выберите вкладку Безопасность (Security), про демонстрированную на рис. 31.10. В верхней части окна вы видите два пре доставляемых варианта: пароль для открытия файла и пароль разрешения за писи.
Исправлена •»ч.
j
Общ*
оаоольАляотгрмтияФДйлл: j т
?*
*—
Параметрысоеие:тногоиспопьммжрдляданногодокумента мр©я> разрешений ыя»»си
J
ыГшмвпдОвЛТЪ pflClyn го м и ртт
1
1
и и Ф Й *" >ПядПиОг . , . ; |
Установит» »ащ иту.
■iaf апвтрь. МШИТ) I кгнф ид! -,JOr, .in fra уд& пятьли
сведе»*да и» свойств Д О л я гр и и
A Vty^gaaTb перед печатью , сохраненной и -у трлвкойфаи >и, содержа<4вго
Р по£взи&атьскрытуюразнетку***>открыт»*»*.с» защита|г#«кросов м ~И**й№пг» гоовнябезопасностипоиот*»д*тж чоторьли#ут««№Р**»ь«яру»еи----«адпгчьиразработчиковнакроем»;
ЭаШйт»<
ОК Ш Отит» Рис. 31.10. Используйте вкладку Безопасность диалогового окна Параметры для назначения пароля для защиты формы
3. В выбранном поле введите пароль, его длина не должна превышать 15 символов. 4. Щелкните на кнопке ОК. Word отобразит диалоговое окно Подтверждение па роля (Confirm Password), в которое нужно еще раз ввести выбранный пароль. 5. Сделайте это и щелкните на кнопке ОК. Word установит на форму защиту с паролем.
Снятие защиты с формы с паролем Если позже потребуется изменить форму, защищенную паролем, то придется вос пользоваться паролем для доступа к редактированию. При открытии защищен ного файла на экране появляется диалоговое окно, показанное на рисунке ниже. Введите пароль и щелкните на кнопке ОК.
882 ♦
Глава 31. Коды полей и бланки
iJj-
П ароль
Документ *Doc2.doc“ защитил пароле» Сотрудник. Введите пароль разрешения мписи либо откроите документ только для чтения.
Только утение ]
ОК
|
Отмена
|
После окончания работы сохраните файл и закройте его. Файл будет сохранен с изменениями, а защита паролем останется прежней-
Ввод полей форм Введя весь необходимый текст и оформив бланк надлежащим образом, добавьте в него действительно интерактивные средства: поля форм. Word позволяет соз давать три различных типа полей. ► Текстовые поля дают возможность ввода в них текста, чисел, символов и вы полнения вычислений. Воспользуйтесь этим типом полей, если нужно узнать ответ на нестрогий вопрос: например, когда пользователь должен прокоммен тировать что-то или высказать свои пожелания. ► Флажок позволяет пользователю щелчком принять или отклонить некоторое действие или предложение. Этот тип полей применяется, когда возможен только один ответ на вопрос или.когда пользователю предоставляется возможность выбора нескольких ответов из множества вариантов. ► Поле с раскрывающимся списком предоставляет список пунктов для просмот ра и выбора. Этот тип поля тоже используется в тех случаях, когда должен быть один и только один указанный ответ на вопрос, который можно выбрать из нескольких вариантов. В следующих разделах пошагово рассматривается процесс вставки каждого из этих полей в документ и настройки параметров, связанных с ними. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------------Функции добавления макросов к различным полям форм и настройки справочной ин формации, помогающей пользователям в заполнении бланков, доступны в каждом из диалоговых окон Параметры поля форм (Form Field Options). За дополнительной инфор мацией о работе с макросами и справкой в формах Word обращайтесь к разделам «До бавление справки по формам» и «Макросы форм» ниже в этой главе.
Просмотр полей Прочитав следующий раздел, вы научитесь добавлять поля в формы, но после вставки поля отличаются от своего окончательного вида. Поэтому, чтобы пока зать поля такими, какими они предстанут перед пользователями, нужно защи тить их. Просто щелкните на поле и на кнопке Защита формы (Protect Form) па нели инструментов Формы (Forms) (рис. 31.11).
Ввод полей форм ♦
Д о к ум е н т?
$айл
M ic ro s o tt W u rd
бстарк* Фораат Сервис Ie'wsw
j
Е*ни £лыака
Выдотевопрос
883
ж!Л1*
iiabi inuuiJlRPItfJfM
m w p ip * 1
2
4*апрсля'2Р.04т1
1
Уважаемые-посетителн 1| Надеемсл.-что-ван-понравилась-нсвая-сетъ-универсамов/появившаяся-в-нашемтороде-Мырады-приветивозгльтас-здесь J Пожжлуйста.'уделитгнесколько-мннут-ответам’на-вопросы.-готорые-помогут-нам'сделатьнаш-универсаи-лучше ’Списнбо f 1.-*От*уда-вы-узналн-о-нашеи-унив£рсамеулеос < иверс ппеТ^ 2.-»Что,*по-вашемумвению/взп отсоседей 3.-*На*какук>*сут*у®ы-рассчит породно >can?t
по«местномутелеканалу ь.И»рекламныхлистаж*
Рис. 31.11. Можно просмотреть создаваемое поле, щелкнув на нем и на кнопке Защита формы
Вставка текстового поля Скорее всего, текстовые поля окажутся наиболее .часто используемым типом по лей, потому что они являются основным инструментом ввода данных —записы вают информацию, введенную пользователем. Например, в форме запроса неко торых услуг текстовые поля будут включать имя заказчика, его адрес, телефон и адрес электронной почты. Другие текстовые поля могут запоминать любые ком ментарии по поводу выполненной услуги. Чтобы добавить текстовое поле в форму, выполните указанные ниже дейст вия. 1. Расположите курсор в нужном месте. 2. Щелкните на кнопке Текстовое поле (Text Form Field) панели инструмен- ■ ■ тов Формы (Forms). Word вставит в документ код {FORMTEXT}, размес- H i тив его в точке курсора. \ ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Коды полей, автоматически вставляемые программой, нельзя отредактировать вруч ную; чтобы изменить параметры добавленного типа поля, воспользуйтесь кнопкой Па раметры поля формы (Form Field Options) панели инструментов Формы (Forms).
8 8 4 ♦ Глава 31. Коды полей и бланки
Установка параметров поля форм Как только код поля {FORMTEXT} появляется в документе, становится доступной кнопка Параметры поля формы (Form Field Options) панели инстру- 1 ■ ментов Формы (Forms). Щелкните на ней, и на экране появится диалоговое окно Параметры текстового поля (Text Form Field Options), показанное на рис. 31.12. Параметры тексroewv, по«к» «кетовоеполе 1ип: Текстдоуио/мднкю; }обыч>мйтекст Г Цаксималычаядлина: Дррноттексте; St*к леитьмакрос прив&оде:
прив^уодг:
Ш$ гтрыполя
аакладка: Р*р^рвшитьижекемия
НГ вычислитьпривыходе rqjgrr {правки... j 1 ОК
|
Отняна j
Рис. 31.12. Настройки текстового поля находятся в диалоговом окне Параметры текстового поля
Выбор типа текстового поля В диалоговом окне Параметры текстового поля (Text Form Field Options) вы уста навливаете тип поля, a Word соответственно изменяет его код. Выберите в рас крывающемся списке Тип (Туре) один из следующих типов: ► поле Обычный текст (Regular Text) может включать текст, числа, символы и про белы; ► поле Число (Number) допускает только цифры; ► поле Дата (Date) требует ввода даты; ► поле Текущая дата (Current Date) отображает текущую дату и не может изме няться пользователями; ► поле Текущее время (Current Time) показывает текущее время и не может из меняться пользователями; ► поле Вычисления (Calculation) подсчитывает числа и не может изменяться поль зователями. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------В текстовое поле можно включить запись, используемую по умолчанию, так что пользо вателю не придется ничего вводить в том случае, если он согласен с этой записью. Для этого в диалоговом окне Параметры текстового поля (Text Form Field Options) введите текст в поле Текст по умолчанию (Default T6xt) и установите флажок Разрешить измене ния (Fill-In Enabled). Теперь этот текст будет отображаться в форме до тех пор, пока пользователь не щелкнет на нем и не введет новые данные.
Ввод полей форм ♦
885
Определение длины поля Можно определить длину создаваемого текстового поля. Если вы задаете вопрос, требующий ответа в свободной форме, например просите пользователя поделить ся впечатлениями о новых средствах, добавленных на сайт, можно оставить для поля фактически неограниченное пространство. Но, с другой стороны, если тре буется получить в ответ несколько слов, установите предел длины поля. 1. Щелкните на коде текстового поля, чтобы выделить его. 2. Щелкните на кнопке Параметры поля формы (Form Field Options) панели инст рументов Формы (Forms). Откроется диалоговое окно Параметры текстового поля (Text Form Field Options). 3. В поле Максимальная длина (Maximum Length) щелкните на стрелке вверх и выберите максимальное количество знаков или щелкните на самом поле и введите число вручную. Знаки могут быть буквами, цифрами или символами. 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться к форме. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------- ----------------------------------------------------------------------------------Если требуется присоединить к текстовому полю предварительно созданную закладку, введите ее название в поле Закладка (Bookmark) в диалоговом окне Параметры тексто вого поля (Text Form Field Options). Подробнее о закладках рассказано в главе 4.
Управление отображением текста Если это имеет значение, можно выделить заглавными буквами текст, вводимый пользователем в поле формы. То есть введенные данные можно отображать за главными буквами, строчными или сочетать оба регистра. Чтобы определить способ демонстрации текста, выполните следующее. 1. Щелкните на коде поля, чтобы его выделить. 2. Щелкните на кнопке Параметры поля формы (Form Field Options), чтобы от крыть диалоговое окно Параметры текстового поля (Text Form Field Options). 3. Щелкните на стрелке списка Формат текста (Text Format). Выберите один из следующих вариантов: > Прописные буквы (Uppercase) форматирует данные заглавными буквами; > Строчные буквы (Lowercase) показывает запись строчными буквами; > Первая прописная (First capital) отображает текст с первой заглавной буквой; > Первые прописные (Title case) рассматривает введенную информацию как заголовок. 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться к фор ме. Word добавит необходимый код, так что вводимые данные будут отобра жаться в заданном виде. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется, чтобы Word пересчитывал поля каждый раз при выходе из формы, устано вите флажок Вычислить при выходе (Calculate On Exit) в диалоговом окне Параметры тек стового поля (Text Form Field Options) и щелкните на кнопке ОК. Тогда при выходе из фор мы Word будет обновлять числовые поля и пересчитывать включенные в бланк формулы.
886
♦
Глава 31. Коды полей и бланки
1
Добавление флажков
* Если понадобилось включить в форму набор вариантов, чтобы пользователь мог выбрать несколько из них, создайте список, состоящий из нескольких флажков. Например, отдел информационных технологий выполняет опрос, чтобы узнать, довольны ли служащие технической поддержкой. Тогда фрагмент анкеты с во просом может выглядеть следующим образом. ► Какие из перечисленных ниже услуг важны для вас? t> ответ на запрос в течение дня; > разговор с сотрудником службы технической поддержки, а не с автомати ческой системой; > возможность получить другой компьютер вместо своего, пока последний находится в ремонте. Этот список можно составить из флажков, чтобы пользователи могли выделить все, что для них является важным. Рассмотрим создание поля-флажка. Расположите текстовый курсор в нужном месте в документе. 1. Щелкните на кнопке Флажок (Check Box) панели инструментов Формы р* (Forms). Word вставит значок флажка и код {FORMCHECKBOX} в точку Я1 расположения курсора. 2. Добавьте к флажку подпись, нажав на пробел и введя текст по вашему усмот рению. 3. Если требуется, повторите операцию вставки флажков. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если нужно увидеть, какой код вставил Word в документ при добавлении поля с помо щью панели инструментов Формы (Forms), просто нажмите Alt+F9. Чтобы вернуться к исходному представлению полей, нажмите Alt+F9 еще раз.
Изменение размера флажка По умолчанию поле-флажок создается в соответствии с размером окружающего его текста. Если нужно выделить флажок, можно изменить размер символов под писи флажка. Для этого требуется отредактировать параметр Размер флажка (Check Box Size) в диалоговом окне Параметры флажка (Check Box Form Field Options). 1. Дважды щелкните на флажке или выделите его и щелкните на кнопке Пара метры поля формы (Form Field Options) панели инструментов Формы (Forms). Откроется диалоговое окно Параметры флажка (Check Box Form Field Options), изображенное на рис. 31.13. 2. В разделе Размер флажка (Check Box Size) щелкните на варианте Точно (Exactly) и затем, измените величину размера поля в соответствии со своими требова ниями. 3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить изменения и вернуться к форме. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется заблокировать флажок так, чтобы его было невозможно переделать, снимите флажок Разрешить изменения (Check Box Enabled) в диалоговом окне Пара метры флажка (Check Box Form Field Options).
Ввод полей форм ♦
887
Рис. 31.13. Диалоговое окно Параметры флажка позволяет настраивать вид и действие флажка
Создание поля с раскрывающимся списком Раскрывающийся список используется в том случае, когда нужно предоставить пользователю набор вариантов для выбора. Чтобы создать его, выполните сле дующие действия. 1. Расположите текстовый курсор в нужном месте. 2. Щелкните на кнопке Поле со списком (Drop-Down Form Field). Word вста- я вит раскрывающийся список в форму в точку, где находится курсор. 3. Дважды щелкните на поле или выделите его и щелкните на кнопке Парамет ры поля формы (Form Field Options) панели инструментов Формы (Forms), что бы отобразить диалоговое окно Параметры поля со списком (Drop-Down Form Field Options) (рис. 31.14).
Рис. 31.14. В диалоговое окно Параметры поля со списком вы будете вводить элементы раскрывающегося списка
888
♦
Глава 31. Коды полей и бланки
4. Создайте элементы «писка, вводя их в поле Элемент списка (Drop-Down Item) и щелкая на кнопке Добавить (Add). 5. Вставив все необходимые пункты, щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
Добавление справки по формам Если предполагается, что при заполнении формы может понадобиться справка, информирующая о том, как вводить запрашиваемую информацию, создайте соб ственные справочные сообщения. 1. Откройте шаблон формы. 2. Если требуется, снимите защиту с формы щелчком на кнопке Защита формы (Protect Form^ панели Инструментов Формы (Forms). 3. Дважды щелкните на нужном поле формы. Откроется диалоговое окно Пара метры поля формы (Form Field Options) для соответствующего типа поля (вид этого диалогового окна различен для текстового поля, флажка и раскрываю щегося списка). 4. В нем щелкните на кнопке Текст справки (Add Help Text). Появится диалого вое окно Текст справки для поля формы (Form Field Text Help). 5. Выберите один из вариантов: > чтобы отобразить справочный текст в строке состояния внизу окна Word, щелкните на вкладке Строка состояния (Status Ваг); щелкните на тексто вом поле и введите текст справки, затем щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к форме; > чтобы показать справку в окне сообщения, появляющемся при нажатии на клавишу F1, щелкните на вкладке Клавиша F1 (Help Key (F1)), показанной на рис. 31.15. Введите текст справки и щелкните на кнопке ОК, чтобы вер нуться к форме. Теист спр |вк« дня паля
Строк*сестр*** с Нет ■ Л
«> i
Кл»иш аР1
j
йлв«*ит «етотекст»: [ СТРАНИЦА1вкст справки:
Рис. 31.15. Можно добавить к форме собственную справочную информацию, которая поможет пользователям во вводе данных
6. Для восстановления блокировки щелкните на кнопке Защита формы (Protect Form).
,
Макросы форм ♦
889
При щелчке на поле формы справка появляется в строке состояния (если был выбран первый вариант справки). Чтобы отобразить справку второго типа, щелк ните на поле и нажмите клавишу F1 —вспомогательный текст будет показан в сво ем собственном окне* как продемонстрировано на рис. 31.16. ■ № ! ': BESSES гидоока ~ . . . . j . ... ‘ £слИ>томшп«реыг1ви>ит ТоссГовьтвэтополепустим
Г.С *
*1
J
Рис. 31.16. Чтобы отобразить справку, созданную в ее собственном окне, щелкните на защищенном поле и нажмите клавишу F1 ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Сообщение справочного окна может содержать до 255 знаков. Справка, находящаяся в строке состояния, должна быть меньше 138 знаков.
Макросы форм В некоторых случаях может оказаться удобным, чтобы действие пользователя вызывало выполнение макроса, добавленного к форме. Присоединяется макрос к шаблону формы точно так же, как и к любому другому документу. 1. Откройте шаблон, к которому нужно добавить макрос. 2. Щелкните на поле и щелкните на кнопке Защита формы (Protect Form) пане ли инструментов Формы (Forms), чтобы снять блокировку поля. 3. Дважды щелкните на поле, чтобы открыть его диалоговое окно Параметры по ля формы (Form Field Options). 4. Выберите макрос в разделе Выполнить макрос (Run Macro On) диалогового окна: > если нужно, чтобы макрос выполнялся, когда пользователь вводит данные или выделяет поле, щелкните на стрелке списка При входе (Entry) и выбе рите желаемый макрос в раскрывающемся списке; макросы, отображаемые в списке, являются доступными в текущем документе (подробнее о добав лении макроса к форме рассказано в главе 32); > если требуется, чтобы макрос выполнялся после того, как пользователь выходит или снимает выделение поля, щелкните на стрелке списка При выходе (Exit) и выберите макрос из списка, как показано на рис. 31.17. 5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и сохранить пара метры. 6. Щелкните на кнопке Защита формы (Protect Form), чтобы восстановить защи ту формы. Теперь макрос присоединен к полю и будет выполняться, когда пользователь обратится к полю.
8 9 0 ♦ Глава 31. Коды полей и бланки
Рис. 31.17. Выберите, когда Word будет запускать макрос
' < Если не получается найти макрос, который хотите присоединить к полю, про блема может заключаться в том, что он не добавлен к текущей форме. Чтобы присоединить макрос к активному документу, выполните следующее. 1. Выберите команду Сервис ►Шаблоны и надстройки (Tools ►Templates And AddIns). Откроется диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Templates And Add-Ins). 2. Щелкните на кнопке Организатор (Organizer). 3. Щелкните на вкладке Стили (Styles). 4. Щелкните на кнопке Закрыть файл (Close File) с левой стороны диалогового окна, затем нажмите на кнопку Открыть файл (Open File) и выделите название файла, содержащего нужный макрос. 5. Теперь выберите желаемый макрос в списке слева и щелкните на кнопке Ко пировать (Сору). Макрос появится в списке с правой стороны диалогового окна. 6. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы сохранить изменения и вернуть ся к документу.
Добавление элементов управления В отдельных ситуациях могут понадобиться элементы управления, чтобы осуще ствить некоторые действия, когда пользователь выделяет элемент формы. Эле менты управления можно использовать, например, для запуска макроса, автома тизирующего выполнение задачи. Для работы с элементами управления нужно хорошо разбираться в приложениях Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) или Microsoft Script Editor. Чтобы добавить в форму элемент управления, вы полните указанные ниже действия. 1. Откройте шаблон формы. 2. Снимите с нее защиту, щелкнув на кнопке Защита формы (Protect Form) пане ли инструментов Формы (Forms).
Добавление элементов управления ♦
891
3. Расположите текстовый курсор там, куда будете вставлять элемент управления. 4. Выведите на экран панель инструментов Элементы управления (Control Tool box), выбрав команду Вид ►Панели инструментов ►Элементы управления (View ► Toolbars ►Control Toolbox). 5. Щелкните на кнопке панели инструментов, соответствующей желаемому эле менту управления. Word создаст элемент и отобразит панель инструментов Выход из режима конструктора (Exit Design Mode), как показано на рис. 31.18. Элементы управления
[(Jnpocпоспит' пейdot М иггosoflWord
Кзддигеfrofipoc 100%,
ПтмNwvRomer
V
=
К
О ц е н к а к а ч с с 1М
Ф^СЛуЖИММИЯ Покупатель '03/2004 г Е/03/2004
Оценка сервиса
Возрсст
Пожелания Улучшить « [« н е П обольш е
сладкого
1/03/2004 703/2004
Паркинг
21 /03/2004
Акции
Н*ПЛсиСгИ Элемент управления
Выход из режима конструктора
Рис. 31.18. Добавив в форму элемент управления, Word переключается в режим конструктора ПРИМЕЧАНИЕ Пользуйтесь элементами управления, создаваемыми с помощью панели инструментов Элементы управления (Control Toolbox), для форм, которые будут просматриваться и заполняться в Word, но не употребляйте их для веб-форм. Многие браузеры не под держивают эти элементы.
Изменение свойств элемента управления Можно изменить способ отображения элемента управления, изменив его свойст ва. Щелкните правой кнопкой мыши на элементе управления и выберите в кон текстном меню пункт Свойства (Properties). Откроется диалоговое окно Proper ties (Свойства), продемонстрированное на рис. 31.19.
8 9 2 ♦ Глава 31. Коды полей и бланки
ГТгДОШе ■WoedWrep В font BjMhtc
_ДПргиять У ':
!»TrirritiT| ...... isi Ngm
|39f7S
йиЩй
.
Рис. 31.19. Измените вид элемента управления с помощью диалогового окна Properties
Щелкните на вкладке Categorized, чтобы увидеть различные свойства, разбитые на группы. Если нужно отредактировать, например, шрифт, дважды щелкните на правом столбце параметра Font, в котором указан текущий шрифт. В результате появится диалоговое окно Шрифт (Font), и в нем можно выполнить необходимые изменения.
Программирование элементов управления Хотя подробное описание использования Visual Basic for Applications для про граммирования элементов управления не входит в рамки этой главы, можно лег ко получить доступ к окну кода для создания сценария в форме. 1. Щелкните на элементе управления, чтобы выделить его. Если требуется, сни мите защиту, щелкнув на кнопке Защита формы (Protect Form) панели инст рументов Формы (Forms). Microsoft Visual Bast»
Onpou п о с е т и т е л е {design)
I’ rhisO ocum ent (C flde)] В*«ДИТ* «ОПрСС
>riv a te Sub Прииятъ_С 1ick () « Normal $ Project (CH31) ffi 4 l Project (Документг) $ ^ В
Te m p U teP ro fect (_ S h*b 1 T e m p ia te P ro je ct (U n g vt T em pU teP roJect (О прос
e -S i W crosoft WordOblacU
Рис. 31.20. Когда вы щелкаете на кнопке Исходный текст, открывается окно Visual Basic, в которое можно ввести сценарий для элемента управления
Сохранение данных формы ♦
893
2. Щелкните на кнопке Исходный текст (View Code) панели инструментов Эле менты управления (Control Toolbox). Word отобразит окно редактора Visual Basic, как показано на рис. 31.20. 3. Введите текст программы на Visual Basic. 4. Выберите File ►Close And Return To Microsoft Word (Файл ►Закрыть и вернуться в Microsoft Word) или нажмите клавиши Alt+Q, чтобы выйти из редактора и вернуться к своей форме.
Использование форм Разработка форм является всего лишь первым шагом, второе действие —это ис пользование форм. Выполните следующее. 1. Вызовите команду Файл ►Создать (File ►New). Откроется область задач Соз дание документа (New Document). 2. Щелкните на ссылке На моем компьютере (On My Computer). Откроется диа логовое окно Шаблоны (Templates). 3. На вкладке Общие (General) выберите нужный шаблон и щелкните на кноп ке ОК. Форма отобразится в окне Word. 4. Введите ответы на вопросы формы. 5. Закончив, нажмите клавиши Ctrl+S, чтобы сохранить форму. Появится диало говое окно Сохранение документа (Save As). 6. Выберите нужную папку, щелкните на кнопке Сохранить (Save). Документ со хранится без изменений: заполненный текстом, данными и рисунками, вклю ченными в форму. V
ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы работаете с профессиональной версией Microsoft Office 2003 или отдельной версией Word 2003, то вы также можете сохранить данные форм в формате XML. Под робнее об этом рассказано в главе 29.
Сохранение данных формы Если нужно сохранить только данные, введенные в форму, это можно сделать, воспользовавшись настройками диалогового окна Параметры (Options). 1. Создайте новую форму из шаблона формы. 2. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options). 3. Щелкните на вкладке Сохранение (Save) и установите флажок Сохранять только данные для форм (Save Data Only For Forms). 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы запомнить настройки и вернуться к форме. Когда данные формы сохраняются в текстовом файле в первый раз, Word ото бразит диалоговое окно Преобразование файла (File Conversion), позволяющее вы брать, как именно нужно сохранить данные. Здесь указывается способ обработки отдельных элементов, а окно Образец (Preview) показывает, как данные будут
8 9 4 ♦ Глава 31. Коды полей и бланки
выглядеть в текстовом файле (рис. 31.21). Выполните необходимые изменения и щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить данные. Преобразование флхпл Оорос noceT ^rtfae c.txt
Предупреждение, ПриСохраненииетекстовыйфзйлбудутпотеряныесефодотнромиие,рисункиИобъекты. Кодировкаte*cT»t_
S-COS f Друга? фиплиив(1Х£) <*jjgjndowsfe®J'2on4a!S*^* M (SSCn *цжыииа(KO?8-R) гцэ1и>пя плш а (K018-Uj 111lag
Параметры; X бетеепятьразриеыстрок Завершатьстрок»: л! разрешитьподстановкузнаков С*брзмц.
~7\
'г
-1ЮЗШМ-/IJYIOY^VH»^ Г2Й2ШМ';-24-;5-(,36";'Улучш1п»c * p i * '. ’4 D30004". ,39‘/ 5- ., l 2; ."Побогыш-шжоюго’ , 1*Л 4Ш М % ^ 1^ . ^ Л 1р о ц у к » и » ШвО*Т1000»",‘14<МШ>4",ч93‘;'9“."31",Тиржю1г’;',14Л4Д004";'9б,,"10";'39”;"Н«тТ|
Рис. 31.21. Сохраняя данные формы в текстовом файле, Word выводит на экран параметры преобразования ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------------------ -------------------------------------------Каждый раз, открывая 'копию формы, пользователь должен установить флажок Сохра нять только данные для форм (Save Data Only for Forms), если нужно запоминать только данные. Поэтому можно добавить к форме подсказку, сообщающую пользователю о не обходимости этого действия. Кроме того, можно создать макрос, автоматически уста навливающий этот параметр. За дополнительной информацией о макросах Word обра щайтесь к главе 32.
создание и использование Встроенные команды Word Создание макросов с помощью средства записи макросов ' Просмотр и редактирование VBA-кода макросов Запуск макросов Копирование макросов в другие шаблоны и документы Переименование макропроектов Снабжение макросов цифровой подписью Удаление макросов и макропроектов
8 9 6 ♦ Глава 32. Макросы Visual Basic: создание и использование
Если вам регулярно приходится выполнять одну и ту же задачу, упростите себе жизнь, создав макрос на языке Visual Basic for Applications (VBA —Visual Basic для приложений). Используемые соответствующим образом макросы VBA мо гут выполнить некоторую часть работы за пользователей. Многие люди пуга ются даже упоминания о макросах, но на самом деле нет абсолютно никаких причин их бояться. Макрос —это набор команд и инструкций, сгруппированных вместе и действующих как единая команда. Например, можно записать макрос, который создает таблицу, отформатированную определенным способом, и назна чить его кнопке панели инструментов. Затем, когда понадобится создать таблицу с тем же самым форматированием, просто щелкните на этой кнопке — ничего магического в этом действии нет, зато работать становится удобнее. Обычно пользователи создают макросы для осуществления следующих задач: ► автоматизации выполнения сложной серии действий; ► объединения нескольких команд (таких как вставка таблиц и форматирование); ► получения более быстрого доступа к меню и вложенным меню; ► ускорения процедур редактирования и форматирования, установления границ, затемнения и т. д.; ► доступа к часто используемым документам: шаблонам, таблицам стилей, ру ководствам; ► вставки стандартного текста из другого документа: девиза компании, текста договора и т. д.; ► вставки часто используемых графических объектов: логотипа компании, от метки'обновления для веб-каталогов и т. д. Начав пользоваться макросами, вы увидите, что они могут пригодиться во мно жестве различных ситуаций и позволят полностью настроить для себя рабочую среду. В Microsoft Word можно создавать и запускать макросы несколькими способа ми: просматривать и выполнять встроенные команды Word, записывать макросы с помощью средства записи макросов и писать вручную код программ, исполь зуя редактор Microsoft Visual Basic Editor (VBE). В этой главе мы подробно опи шем первые два метода и кратко рассмотрим редактор Visual Basic, но детальное обучение всем особенностям работы с этим средством, к сожалению, выходит за рамки данной книги.
Встроенные команды Word Перрд тем как начать создавать собственные макросы, стоит познакомиться со встроенными командами Word. Программа предоставляет достаточно большой набор стандартных команд (более 1000), и многие из них уже связаны с кнопками панелей инструментов, командами меню и клавиатурными комбинациями. На пример, команда FileClose соответствует пункту Закрыть (Close) меню Файл (File). Можно просматривать, запускать команды Word и присоединять их к кнопкам панелей инструментов, пунктам меню и клавиатурным комбинациям точно так же, как и при работе с создаваемыми макросами.
Встроенные команды Word ♦
897
Просмотр встроенных команд Word Как упоминалось выше, выполняются встроенные команды Word так же, как и обычные макросы. Некоторые из них используются постоянно, но их запуск не заметен (например, щелчок на кнопке Печать (Print) стандартной панели инстру ментов), другие же команды не назначены по умолчанию кнопкам панелей инст рументов и меню. Чтобы просмотреть список встроенных команд Word, выполните указанные ниже действия. 1. Выберите команду Сервис ►Макрос ►Макросы (Tools ►Macro ►Macros) или на жмите Alt+F8. Откроется диалоговое окно Макрос (Macros). 2. Щелкните на стрелке списка Макросы из (Macros In) и выберите вариант Ко манд Word (Word Commands). Появится список встроенных команд Word, как продемонстрировано на рис. 32.1.
Рис. 3 2.1. Используя диалоговое окно Макрос, можно просмотреть встроенные команды Word и выполнить любую из них
3. Просмотрите список. При выделении названия команды в поле Описание (Description) отображается краткое описание действия команды. Чтобы осу ществить это действие, щелкните на кнопке Выполнить (Run). Чтобы закрыть диалоговое окно Макрос (Macros), щелкните на кнопке Отмена (Cancel). Если в списке присутствует команда, которая может понадобиться в дальнейшем, можно создать для нее кнопку панели инструментов, пункт меню или клавиатурную комбинацию — этой операции посвящен следующий раздел. Новые встроенные команды, появившиеся в Word 2003, описаны в табл. 32.1.
е
Таблица 3 2 .1 .
Название таблицы
Команда Word
Описание
CloseReadingMode
Переход в режим чтения (переключатель)
CopylnkAsText
Копирование выделенного фрагмента рукописных данных и занесение его текстового эквивалента в буфер обмена Продолжение &
8 9 8 ♦ Глава 32. Макросы Visual Basic: создание и использование
Таблица 32.1.
Продолжение
Команда Word
Описание
DeleteAlllnkAnnotations
Удаление всех рукописных примечаний
DisplaySharedWorkspacePane
Отображение области состояния документа
DocumentActionsPane
Область смарт-документа
OoNotDistrlbute
Кнопка для переключения разрешений на панели инстру ментов
EditFindReadingMode
Поиск указанного текста или форматирования
EmailAttachmentOptions
Отображение или скрытие области задач Параметры вложения
EmailChooseAccount
Активизация системы выбора учетной записи электронной почты
FaxService
Отправка документа по факсу через Интернет
FilePermission
Ограничение разрешений для документа
FileVerslonsServer
Работа с серверными версиями документа
FormattingRestrictions
Настройки и блокирование стилей
GettingStartedPane
Открытие области задач Приступая к работе
HelpCheckForUpdates
Запуск веб-обозревателя и выведение страницы, посвя щенной обновлениям продукта
HelpContactUs
Запуск веб-обозревателя и выведение страницы, содержа щей сведения о контактах
InsertlnkAnnotations
Вставка рукописных аннотаций
InsertlnkComment
ВСтавка рукописных примечаний
InsertlnkSplitMenu
Отображение или скрытие рукописных примечаний и пане ли инструментов Рукописные примечания
InsertSoundComment
Вставка звукозаписи в документ
NeverUseBalloons
Никогда не использовать выноски
NolnsertionDeletionBalloons
Не использовать выноски вставок/удалений
ReadingMode
Переход в режим чтения (переключатель)
ReadingModeGrowFont
Увеличение размера символов в режиме чтения
ReadingModelnkOff
Разблокировка документа для рукописного ввода
ReadingModeLayout
Переход в режим чтения (переключатель)
ReadingModeLookup
Средства поиска в режиме чтения
ReadingModeMini
Переход f режим чтения (переключатель)
ReadingModePageView
Использование фактического размера символов в режиме чтения
ReadingModeShrlnkFont
Уменьшение размеров символов в режиме чтения
Research
Открытие области справочных материалов
ResearchLookup
Поиск слова в справочных материалах
ResetSideBySide
Восстановить положение окна при расположении рядом
Встроенною команды Word ♦
899
Команда Word
Описание
ShowlnkAnnotations
Отображение или скрытие рукописного примечания
ShowSmPane
Вывод области обновления документов
SqmDialog
Параметры контроля качества
SyncScrollSideBySide
Синхронная прокрутка двух расположенных рядом окон
ToggleReadingMode2Pages
Отображение или скрытие режима просмотра двух страниц
ToggleReadingModeHelp
Справка для рукописных примечаний
ToggleReadingModelnk
Разрешение рукописных примечаний
ToggleThumbnail
Отображение или скрытие режима эскизов
ToggleXMLTagView
Отображение или скрытие режима просмотра XML-тегов
ToolsProtect
Установить защиту активного документа/выделенного фраг мента
:ToolsThesaurusRR
Отображение синонимов для выделенного слова в области справочных материалов
UseBalloons
Всегда использовать выноски
ViewDocumentMapReadingMode Отображение или скрытие схемы документа ViewXMLStructure
Вывод области структуры XML
WindowArrangeSideBySide
Расположение двух окон рядом
XMLDocument
Применение преобразования XML к данному документу
XMLOptions
Изменение настроек XML для документа
Быстрый доступ к командам Word Познакомившись со встроенными командами Word, можно получить быстрый доступ к некоторым из них. Конечно, процесс fотображения диалогового окна Макрос (Macros) и запуск команд из него не является прямым способом выпол нения макросов. Чтобы сделать более доступными приглянувшиеся команды Word, можно назначить их кнопкам панелей инструментов, пунктам меню или сочета ниям клавиш. 1. Выберите команду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize), Откроется диало говое окно Настройка (Customize). 2. Щелкните на вкладке Команды (Commands), затем выберите вариант Все ко манды (All Commands) в списке Категории (Categories). Полный список дос тупных команд Word отобразится в списке Команды (Commands), как показа но на рис. 32.2. Просмотрите список и обратите внимание, что части команд Word уже поставлены в соответствие кнопки панелей управления —их знач ки изображены в сером столбце слева от названий команд. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется удалить кнопку панели инструментов или команду меню, независимо от того, когда они были добавлены, перетащите элемент из панели инструментов или меню за их пределы при открытом диалоговом окне Настройка (Customize).
9 0 0 ♦ Глава 32. Макросы Visual Basic: создание и использование
Hai тропка
'
iwewecrpfw^rcw In r»«r-> i. j : . .К .." Что6йдоба»ип>.командунаПанель.Ы•^л -вптй#,в. ы берите катвгс(типеретащитеко-wayиуэтогоокнепап*-ель.;. Квтеррии ... Корагды{ ............. ... IОкне и справка [рисование IАвтофигуры Границы Слияние
Ц
AccaptAKhangesIrOoc
Л
AcceptAKhangecShown
t J r AccaptChange^Sebcted
Щ Activet«Object Макросы
Щрифты
ftt
AKaps
‘Ф
A m otatiorE dt
ЮЯ»
CcjjpanHTb « iNormal.dot . ' ________
jfesmi
' SMW
Ш Ш 1
Упоря4с»пв команды
Ku |Г‘г«М
Закрыть
Рис. 32.2. Вкладка Команды покажет все доступные команды, если щелкнуть на варианте рее команды в списке Категории
3. Чтобы присоединить команду к кнопке панели инструментов или меню, выде лите ее в списке и перетащите на панель инструментов или меню. Для созда ния комбинации клавиш щелкните на кнопке Клавиатура (Keyboard) и настрой те параметры в диалоговом окне Настройка клавиатуры (Customize Keyboard). (За дополнительной информацией о создании кнопок панелей инструментов, команд меню и клавиатурных комбинаций обращайтесь к разделу «Назначе ние макросов кнопкам, пунктам меню и сочетаниям клавиш» этой главы.) 4. Закончив формирование окна Word, нажмите кнопку Закрыть (Close) диало гового окна Настройка (Customize). Отобразив команду Word в виде пункта меню или кнопки одной из панелей ин струментов, можно щелкнуть правой кнопкой мыши на только что созданном элементе, чтобы настроить его параметры, —это также описывается далее в раз деле «Назначение макросов кнопкам, пунктам меню и сочетаниям клавиш». Бо лее того, если назначить команде Word сочетание клавиш, его также можно из менить, вызвав диалоговое окно Настройка клавиатуры (Customize Keyboard).
Создание макросов с помощью средства записи макросов Как мы уже говорили, в Word можно создавать макросы, используя средство за писи макросов, вводя код VBA в окне редактора Visual Basic или комбинируя эти способы (например, можно записать большую часть кода с помощью средст ва записи и затем отредактировать его в редакторе Visual Basic). В данном разде ле мы рассмотрим формирование макросов с использованием средства записи.
Планирование макросов Независимо от способа создания макроса, перед началом работы следует со браться с мыслями. Это особенно важно, если планируется формировать макрос
Создание макросов с помощью средства записи макросов ♦
901
с помощью средства записи. После запуска средство записи макросов отслежи вает все действия, включая любую коррекцию, нажатие клавиш или выбор меню. И, разумеется, поскольку Word записывает каждую операцию, то чем больше дви жений и команд будет выполнено, тем сложнее и длиннее получится макрос. По этому перед началом процедуры записи стрит наметить наиболее простой способ осуществления поставленной задачи. Если требуется, можно даже набросать краткий план дальнейших действий. Перечислим основные моменты, крторые следует обдумать. ► Тщательно спланируйте набор действий и копганд, которые будет выполнять макрос. ► Убедитесь в том, что вы знаете все необходимые клавиатурные комбинации, особенно для перемещения по тексту документа. (К сожалению, в теле доку мента нельзя пользоваться мышью при записи макросов.) Кроме того, помните, что клавиатурные комбинации обычно предоставляют более быстрый способ передвижения по документу, чем клавиши со стрглка «и. (Например, нажатие Ctrl+End для перемещения в конец документа более эффективно, чем нажатие стрелки вниз 10 раз.) СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------Различные полезные клавиатурные комбинации рассматриваются в главе 2.
► Попробуйте перед записью макроса по крайней мере один раз выполнить процедуру и примите во внимание все нюансы. ► Учтите, что любое сообщение Word может остановить макрос или вызвать сбой при его выполнении. Например, если макрос включает команду Найти (Find) или Заменить (Replace) меню Правка (Edit), щелкните на кнопке Боль ше (More), расположенной на вкладке Найти (Find) или Заменить (Replace), и затем выберите в списке Направление (Search) вариант Везде (АН). В про тивном случае, если поиск будет выполняться по документу только вперед или назад, Word отобразит окно с сообщением, когда поиск достигнет конца или начала документа. ► Убедитесь, что макрос не будет зависеть от содержания текущего документа. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если нужно создать макрос, который форматирует текст, выделите фрагмент докумен та перед запуском средства записи макросов, затем включите средство и отформати руйте выделенный блок текста, причем желательно пользоваться клавиатурными ком бинациями или кнопками панели управления, а не диалоговым окном Шрифт (Font).
После аккуратного планирования задач макроса и способа их осуществления можно запускать средство записи макросов. Помните, что при записи создается код на языке Visual Basic, который всегда можно просмотреть и отредактировать.
Вызов средства записи макросов Чтобы начать запись макроса, сначала нужно открыть диалоговое окно Запись макроса (Record Macro), изображенное на рис. 32.3, выбрав команду Сервис ►
9 0 2 ♦ Глава 32. Макросы Visual Basic: создание и использование
Макрос ►Начать запись (Tools ►Macro ►Record New Macro). Это диалоговое окно позволяет установить параметры макроса до его записи.
Рис. 32.3. В диалоговом окне Запись макроса вы устанавливаете первую г?орцию параметров макроса
Окнб предназначается для присвоения макросу названия, добавления описания; определения того, как будет осуществляться доступ к макросу после его созда ния, и выбора места хранения. Хотя эти параметры можно устанавливать и из менять после записи макроса, лучше назначить их прямо сейчас, пока открыто диалоговое окно Запись макроса (Record Macro). Если отложить эти задачи, то потом можно просто забыть о них и столкнуться позднее с неожиданными про блемами.
Создание макросов в редакторе Visual Basic Данная глава преимущественно рассказывает об использовании средства записи макросов, но также можно вводить их код вручную. Чтобы начать создание мак роса в редакторе Visual Basic, выполните перечисленные ниже действия. 1. Выберите команду Сервис ►Макрос ►Макросы (Tools ►Macro ►Macros). 2. В диалоговом окне Макрос (Macros) введите название макроса в поле Имя (Macro Name). (Информация о присвоении макросам названий приводится в следующем разделе.) 3. Проверьте, что список Макросы из (Macros In) отображает тот шаблон или до кумент, в котором требуется сохранить макрос. 4. Щелкните на кнопке Создать (Create). Откроется редактор Visual Basic (рис. 32.9), в котором можно вводить VBA-код макроса.
Название макроса Как видно из рис. 32.3, диалоговое окно Запись макроса (Record Macro) содержит поле Имя (Macro Name). По умолчанию Word присваивает названия всем созда ваемым макросам: МасгоЧ, Масго2 и т. д. Такая структура имен не проясняет назначения макросов, и мы рекомендуем связать со своим макросом название,
Создание макросов с помощью средства записи макросов ♦
903
описывающее его более подробно. К счастью, можно снабдить макрос любым именем, удовлетворяющим следующим правилам: ► название макроса должно начинаться с буквы; ► оно может содержать цифры; ► его длина не должна превышать 80 знаков; ► название не может включать пробелы и другие символы. Если задать неправильное название макроса, после щелчка на кнопке ОК появит ся сообщение об ошибке, продемонстрированное На рис. 32.4.
Рис. 32.4. Word отобразит сообщение об ошибке, если ввести неверное название макроса в поле Имя диалогового окна Запись макроса ВНИМ АНИЕ ---------------------------------------------------------------------:--------------------------------------Если новому макросу присвоить название уже существующего или команды Word, его действие заменит собой действие существующего макроса. Если вы решитесь заме нить встроенную команду Word, следует быть особенно внимательным. При попытке создания макроса с уже существующим названием Word отобразит предупреждающее сообщение, в которрм попросит подтверждения действий. Здэсь можно щелкнуть на кнопке Да (Yes), чтобы заменить макрос, или щелкнуть на варианте Нет (No), чтобы вер нуться к диалоговому окну Запись макроса (Record Macro) (и ввести новое название макроса или щелкнуть на кнопке Отмена (Cancel), чтобы прервать процесс создания макроса).
Сохранение макросов Диалоговое окно Запись макроса (Record Macro) также позволяет определить ме сто хранения создаваемого макроса. Им может стать шаблон или отдельный до кумент. Макрос будет доступен только тогда, когда открыт документ или шаб лон, в котором он сохранен. Чаще всего макросы содержатся в шаблоне Normal, и поэтому их можно выполнить в любое время (шаблон Normal является общим, о чем рассказывалось в главе 16). Word предлагает сохранить макрос в следую щих местах. ► Активный документ. Если планируется использовать макрос в конкретном документе, сохраните макрос в нем. При выборе данного варианта макрос бу дет работать только, когда этот документ открыт и активен. ► Все документы (шаблон Normal dot). Можно сохранить макрос в шаблоне Normal, таким образом сделав его доступным для всех открытых файлов. По умолчанию Word сохраняет создаваемые макросы именно в шаблоне Normal. ► Шаблон. Можно сохранить макрос в шаблоне, отличном от Normal, если этот шаблон присоединен к текущему документу или открыт во время создания макроса. В этом случае макрос становится доступен Только тогда, когда дан ный шаблон открыт или связан с активным документом.
9 0 4 ♦ Глава 32. Макросы Visual Basic, сс щание и использование
Чтобы определить, гд< нужно сохранить макрос откроит з диалоговое окно Запись макроса (Record Macro) (команда Сервис ►Макрос ►Начать запись (Tools ►Macro ► Record New Macro)), щелкните на стрелке списка Макрос доступен для (Store Macro In) и укажите место хранения макроса.
Присоединение описания к макросу Диалоговое окно Запись макроса (Record Macro) также позволяет снабдить соз даваемый макрос кратким описанием, которое может оказаться полезным, осо бенно если предполагается, что с макросов будут работать несколько человек или он будет редактироваться и обновляться в будущем, flo умолчанию Word пишет в поле Описание (Description) дату создав ил макроса и имя его автора. Эти сведе ния можно изменить или удалить й ввести собственную информацию. Помните, что текст поля Описание (Description) нельзя отредактировать для команд Word и других макросов, предназначенных только для чтения. ^
i
Назначение макросов кнопкам, пунктам меню и сочетаниям клавиш Создав макрос, можно присоединить его к клавиатурной комбинации, кнопке панели инструментов или команде меню (или не присоединять ни к чему). Если связать макрос с каКим-нибудь элементом, процесс записи начнется сразу после назначения, а если пропустить этот шаг, можно приступать к записи, описанной в разделе «Запись макросов» этой главы. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------- :-------------------------------------Если не присоединять макрос ни к какому элементу, то каждый раз, когда понадобится выполнить его, придется открь 1вать диалоговое окно Макрос (Macros), выделять назва ние и щелкать на кнопке'Выполнить (Run).
Назначение макроса кнопке или пункту меню Чтобы облегчить доступ к макросу, можно присоединить его к кнопке панели инструментов или пункту меню. Как вы увидите, настройка кнопок и меню с макросами аналогична обычной работе с этими элементами. Для создания кно пок или команд меню с присоединенным макросом выполните следующие дей ствия. 1. В диалоговом окне Запись макроса (Record Macro) (команда Сервис ► ШЛ Макрос ►Начать запись (Tools ►Macro ►Record New Macro)) щелкните на ИВ кнопке Панели (Toolbars). 2. В диалоговом окне Настронка (Customize) щелкните на вкладке Команды (Commands), как показано на рис. 32.5. 3. В списке Команды (Commands) щелкните на названии записываемого макроса и перетащите его в подходящую панель инструментов или меню.
Создание макросов с помощью средства записи макросов ♦
905
дш Команды: Д
V
Normal.NewMacrof.Макрос!
Рис. 32.5. Можно добавить кнопку с макросом к панели инструментов или команду с макросом к меню, перетащив название макроса из диалогового окна Настройка на панель инструментов или меню
СОВЕТ Если вы хотите создать новую панель инструментов, содержащую ваш макрос, выбери те вкладку Панели инструментов (Toolbars) в диалоговом окне Настройка (Customize) и щелкните на кнопке Создать (New) Будет создана новая панель инструментов. После этого убедитесь, что новэя панель инструментов появилась на Экране, и перетащите созданный макрос из вкладки Команды (Commands) на панель инструментов. Подробно о создании панелей инструментов рассказано в главе 5.
После добавления макроса в панель инструментов или меню можно настроить его вид, щелкнув на названии правой кнопкой мыши и выбрав подходящий ва риант из контекстного меню. Рисунок 32.6 демонстрирует контекстное меню для кнопки панели инструментов. Обратите внимание на возможность изменить изображение кнопки. СЙ>* Кдалнть ta g :
№лм1.МвнМасго5.Макрос8
Кргмраеать значок на т о л ка В ст|риты нам ок для кнопки Восстановить значок m кнопка Цмонил значок на кнопке... Быбьапь • • ЧОКАЙЙКмОГКИ
Щ
Основной ОСНОВНОЙстиль
/_
Т о (*к° такст (всегда) Тоомсо текст ( • м н ю )
1
Значок и вкст
Назначить гип|рссылку
*
£ 4) Л
» Q
Ъa V 4 4 4 • »• \
* * * ♦ &м
► * С ц <» о t
Рис. 32.6. После создания кнопки или пункта меню с макросом можно настроить их вид, щелкнув на элементе правой кнопкой мыши и выбрав параметры в контекстном меню
9 0 6 + Глава 32. Макросы Visual Basic: создание и использование
Диалоговое окно Настройка (Customize) также содержит кнопку Клавиатура (Key board) (как показано на рис. 32.5). Воспользуйтесь ею для назначения макросу сочетания клавиш, причем это можно сделать в дополнение к кнопке панели ин струментов и команде меню. СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Подробную информацию о настройке меню и панелей инструментов можно найти в гла ве 5.
Назначению макросу клавиатурной комбинации Помимо создания кнопок и команд меню, с макросом можно связать сочетание клавиш. Это полезно, если вы предпочитаете использовать клавиатуру, а не мышь. Предположим, вам понадобилось создать макрос, включающий и отключающий средство разметки, и назначить ему некоторую комбинацию клавиш. Тогда, вме сто выбора команды Вид ►Разметка (View ►Markup) каждый раз, когда нужно по смотреть разметку документа, *гажно будет просто нажать клавиатурные комби нации. Чтобы назначить макросу комбинацию клавиш, выполните следующее. В диалоговом окне Запись макроса (Record Macro) (Сервис ►Макрос ► ДД Начать запись (Tools ►Macro ►Record New Macro)) щелкните на кнопке fflyf Клавишам (Keyboard) или в диалоговом окне Настройка (Customize) (рас смотренном в предыдущем разделе) нажмите кнопку Клавиатура (Keyboard). От кроется диалоговое окно Настройка клавиатуры (Customize Keyboard). По умолчанию курсор находится в поле Новое сочетание клавиш (Press New Shortcut Key). Нажмите комбинацию клавиш, которую предполагается назначить макросу, как показано на рис. 32.7, затем щелкните на кнопке Назначить (Assign) и на кнопке Закрыть (Close).
Рис. 32.7. Назначьте макросу сочетание клавиш с помощью диалогового окна Настройка клавиатуры
Создание макросов с помощью средства записи макросов ♦
907
При создании клавиатурной комбинации проверьте, не заменяете ли вы сущест вующие клавиатурные комбинации. В примере на рис. 32.7 в качестве нового со четания клавиш введены Alt+L. Поле Текущее назначение (Currently Assigned То) указывает, что данная комбинация на текущий момент не назначена ни одной команде в Word. Если комбинация уже используется другой командой, в этом поле диалогового окна отобразится ее название. Например, если попытаться присвоить макросу сочетание Ctrl+P, Word укажет, что ее уже заняла команда FilePrint. Чтобы назначить другие клавиатурные комбинации, удалите запись в поле Новое сочетание клавиш (Press New Shortcut Key) и нажмите новую комби нацию. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------При создании нового сочетания клавиш попробуйте использовать Alt+буква вместо Ctrl+буква. Большинство комбинаций Ctrl+буква уже сущёствуют в Word, и найти сво бодное сочетание будет сложно.
Запись макросов Настроив параметры в диалоговом окне Запись макроса (Record Macro), можно приступать к записи макроса. Чтобы начать процесс, щелкните на кнопке ОК в диа логовом окне Запись макроса (Record Macro). (Если назначить макросу кнопку, команду меню или сочетание клавиш, средство записи запустится автоматиче ски после завершения процедуры назначения.) Когда стартует средство записи макросов, диалоговое окно Запись макроса (Record Macro) закрывается, а ца эк ране появляется панель инструментов Остановить запись (Stop Recording), изо браженная на рис. 32.8. Теперь вы находитесь в режиме записи, и с этого момен та в макросе будут записываться все выполняемые действия.
1SB
• шЗШи шт
1
Рис. 32.8. Панель Остановить запись невелика, но содержит кнопки, необходимые для приостановки и прерывания процесса записи СОВЕТ ---------------------------------:---------------------------------------------------------------------------------Как упоминалось в разделе «Планирование макросов», работая со средством записи макросов можно пользоваться мышью для вызова команд меню и нажатия кнопок пане лей инструментов, но средство записи не запоминает движения мыши в окне докумен та. Чтобы записать эти перемещения, необходимо применять клавиатуру. Например, если нужно добавить заголовок столбца в таблице, для передвижения от одной ячейки К другой нажмите клавишу Tab вместо щелчка мышью.
Если требуется, можно приостановить запись макроса. Эю нужно, например, что бы избежать добавления к коду макроса лишних (не являющихся необходимыми) шагов. Для временной остановки записи макроса выполните следующие действия. 1. Щелкните на кнопке Пауза (Pause Recording) панели инструментов Ос- а тановить запись (Stop Recording). mm
9 0 8 ♦ Глава 32. Макросы Visual Basic: создание и использование
2. Выполните те действия, которые не требуется запоминать в макросе. 3. Повторно щелкните на кнопке Пауза, чтобы возобновить запись. Закончив запись макроса, щелкните на кнопке Остановить запись (Stop Recording) одноименной панели инструментов или выберите команду Сервис ►Макрос ► Остановить запись (Tools ►Macro ►Stop Recording). Теперь макрос готов к выпол нению. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Следует по возможности избегать добавления лишних шагов в макросы, потому что это означает вставку лишнего кода VBA, что в результате приводит к увеличению макросов и, соответственно, размеров файлов.
Сохранение макросов Макросы при создании не сохраняются автоматически. Макрос не записывается на диск до тех пор, пока не будет сохранен содержащий его документ. Поэтому после создания макроса следует тут же выполнить процедуру сохранения файла: щелкните на кнопке Сохранить (Save) стандартной панели инструментов, нажмите сочетание клавиш Ctrl+S или выберите команду Файл ►Сохранить (File ►Save). За тем обязательно запустите макрос, чтобы убедиться в правильности его работы.
Просмотр и редактирование VBA-кода макросов Если при тестировании макроса вы столкнулись с нежелательными эффектами или ошибками, его можно отредактировать. Для Зтого откройте макрос в редак торе Visual Basic — здесь можно выполнить необходимую коррекцию, удалить лишние шаги, переименовать или скопировать макрос или добавить инструкции, которые нельзя записать в Word. Чтобы открыть макрос в редакторе, проделайте следующее. 1. Выберите команду Сервис ►Макрос ►Макросы (Tools ►Macro ►Macros). По явится диалоговое окно Макрос (Macros). 2. В списке Имя (Macro Name) выделите название макроса. Если нужный макрос не отображается в списке, щелкните на стрелке списка Макросы из (Macros In) и выберите другой документ или шаблон. 3. Щелкните на кнопке Изменить (Edit). Откроется окно редактора Visual Basic, как показано на рис. 32.9. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если выделить макрос, предназначенный только для чтения, кнопка Изменить (Edit) бу дет недоступна.
Если при создании макроса вы добавляете команду, которая открывает диалоговое окно /такую как Формат ►Абзац (Format ►Paragraph), вызывающую диалоговое окноЛбзац (Paragraph)), Word записывает все данные диалогового окна. Напро тив, щелчок на кнопке панели инструментов создает намного более лаконичный
Просмотр и редактирование VBA-кода макросов ♦
909
код. Например, пусть часть макроса посвящена выравниванию абзаца по правому краю. Если при его записи выбрать команду Формат ►Абзац (Format ►Paragraph) и установить выравнивание по правому краю в диалоговом окне Абзац (Para graph), в код будет вставлена приведенная ниже информация (обратите внима ние, что данные по выравниванию занимают всего одну строчку). ^ Microsoft V-sual Ba$ii
db f=sr
СН32
[N t^-M acro s (C o d e ))
1 '„ecu.
B.un | w
jUnoow
tu n
В К Normal ; &
Microsoft Word O bjK t*
СЯуТдПОИМ » l—i Ш в i in rti J - -
Selection. InllncShapes (1) .OLEformt.Activate
Рис. 32.9. Редактор Visual Basic демонстрирует VBA-код макроса With Selection.ParagraphFormat .Leftlndent - InchesToPoints(O) .Rightlndent - InchesToPoints(O) .SpaceBefore - 0 .SpaceBeforeAuto - False .SpaceAfter - 0 .SpaceAfterAuto - False .LineSpacingRuli - wdLineSpaceSingle .Alignment - wdAHgnPanagraphRight .WldowControl - True .KeepWithNext - False .KeepTogether - False .PageBreakBefore - False .NoLineNumber - False •Hyphenation - True .FirstLinelndent - InchesToPoints(O) .OutHneLevel - wdOutlineLevelBodyText .CharacterUnitLeftlndent - 0 .GharacterUnitRightlndent - 0 .CharacterUnitFlrstLinelndent - 0 .LineUnitBefore - 0 .LinellnitAfter - 0 End With
9 1 0 ♦ Глава 32. Макросы Visual Basic: создание и использование
А если щелкнуть на кнопке По правому краю (Align Right) панели инструментов Форматирование (Formatting), Word создаст следующий код: Selection ParagraphFormat.Alignment - wdAlignParagraphRight
В любом случае абзац будет выровнен по правому краю страницы, но размер по лученного VBA-кода совсем разный. Как нетрудно догадаться, предпочтительно использовать код длиной в одну строку. Можно сравнить, как Word записывает на языке Visual Basic различные проце дуры, сначала запомнив, какие команды выполнялись, а затем просмотрев полу ченный код в редакторе Visual Basic. Таким образом, можно изменять макрос до тех пор, пока не будет найдена наиболее эффективная комбинация команд. СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------Конечно, если предпочтительнее корректировать макрос, не редактируя его VBA-код, просто удалите макрос и запишите заново его правильную версию. Удаление макросов описывается в разделе «Удаление макросов и макропроектов» этой главы.
Запуск макросов Созданный макрос можно запустить с помощью любого из следующих методов: ► щелкните на кнопке или вызовите команду меню, к которой присоединен макрос; ► нажмите комбинацию клавиш, назначенную макросу; ► откройте диалоговое окно Макрос (Macros) (нажав Alt+F8), выделите макрос в списке Имя (Macro Name) и щелкните на кнопке Выполнить (Run). Обычно пользователи присоединяют макросы к кнопкам панелей управления, командам меню или назначают им сочетание клавиш. Но в некоторых случаях, когда макрос должен быть доступен, но будет использоваться достаточно редко, можно сохранить его в документе или шаблоне и затем запускать его с помощью диалогового окна Макрос (Macros).
Копирование макросов в другие шаблоны и документы Если создать несколько макросов в одном документе или шаблоне, Word со хранит их в виде единого мйкропроекта. Попросту говоря, макропроект — это библиотека макросов, сгруппированных под одним названием и сохраненная как единое целое в документе или шаблоне. Каждый документ или шаблон имеет один макропроект, содержащий все созданные в нем макросы. По умолчанию после записи макроса Word сохраняет его VBA-код в макропроекте под названи ем NewMacros. Используя средство Организатор (Organizer), можно различными способами управлять макропроектами, например, скопировать макропроект из одного документа или шаблона в другой, удалить или переименовать его. В этом разделе мы рассмотрим копирование макропроектов с помощью органи затора.
Переименование макропроектов ♦
911
1. Выберите команду Сервис ►Макрос ►Макросы (Tools ►Macro ►Macros) (или нажмите Alt+F8), чтобы Открыть диалоговое окно Макрос (Macros). 2. Щелкните на кнопке Организатор (Organizer), затем на вкладке Макросы (Macro Project Items). Рисунок 32.10 демонстрирует диалоговое окно Организатор (Organizer) с макропроектом NewMacros, сохраненным в шаблоне Normal.
Рис. 32.10. С помощью диалогового окна Организатор можно копировать, удалять и переименовывать макропроекты
3. Чтобы скопировать макропроект из шаблона или документа, отобразите его в одной из областей окна, щелкнув на расположенной с соответствующей сто роны кнопке Закрыть файл (Close File) и затем щелкнув на кнопке Открыть файл (Open File). 4. Выделите макропроект (в том списке, в Котором он отображен), который нужно скопировать в противоположный документ, затем щелкните на кнопке Копировать (Сору). 5. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно органи затора. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------ г------------Если макрос присоединен к кнопке панели инструментов, следует также скопировать и панель инструментов, .воспользовавшись вкладкой Панели (Toolbars) диалогового окна Организатор (Organizer).
Копируя макропроект в другой документ или шаблон, Word копирует все соз данные макросы, после чего можно открыть в этом файле диалоговое окно Мак рос (Macros) и в нем редактировать, удалять или добавлять отдельные макросы.
Переименование макропроектов Переименование макропроектов осуществляется таким же образом, как и их ко пирование. Чтобы присвоить макропроекту новое название, отобразите его в лю бом из списков вкладки Макросы (Macro Project Items) диалогового окна Органи!
9 1 2 ♦ Глава 32. Макросы Visual Basic: создание и использование
затор (Organizer), выделите макропроект и щелкните на кнопке Переименовать (Rename). Откроется диалоговое окно Переименование (Rename), изображенное на рис. 32.11. Введите в него новое название и щелкните на кнопке ОК.
Рис. 32.11. Чтобы переименовать макропроект, введите новое название в диалоговое окно Переименование
Снабжение макросов цифровой подписью Чтобы увеличить степень защиты макросов, можно создать для них цифровые подписи путем присоединения цифровых сертификатов. Но перед тем как пред принимать меры по защите, следует установить на компьютер цифровой серти фикат. За дополнительной информацией о получении и использовании цифро вых сертификатов обращайтесь к главе 28. После установки цифрового сертификата можно добавить к макросу цифровую подпись. 1. Откройте файл, содержащий нужный макропроект. 2. Выберите команду Сервис ►Макрос ►Редактор Visual Basic (Tools ►Macro ►Vi sual Basic Editor) илк нажмите Alt+F11. 3. В окне редактора Project в раскрывающемся списке выделите макропроект, к которому нужно добавить подпись. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Макрос также можно отобразить в редакторе Visual Basic, открыв диалоговое окно Мак рос (Macros) (Сервис ►Макрос ►Макросы (Tools ►Macro ►Macros), выбрав в списке Имя (Macro Name)(желаемый макрос и щелкнув на кнопке Изменить (Edit). Откроется окно редактора Visual Basic с кодом выделенного макроса. Вы также можете двойным щелчком на макропроекте открыть окно макроса и в списке Procedure выбрать нужный макрос.
4. Выберите команду Tools ►Digital Signature. Откроется диалоговое окно Цифро вая подпись (Digital Signature), продемонстрированное на рис. 32.12. 5. В диалоговом окне Цифровая подпись (Digital Signature) выполните любое из следующих действий: > если в окне не выделен никакой сертификат или вы хотите воспользовать ся другим сертификатом, щелкните на кнопке Выбрать (Choose); в появив шемся диалоговом окне Выбор сертификата (Select Certificate) (рис. 32.13) выберите желаемый сертификат и дважды щелкните на кнопке ОК; О если нужно применить уже определенный в окне сертификат, щелкните на кнопке ОК.
Снабжение макросов цифровой подписью ♦
[цифроваяподпио. ТекущаяподписьпроектуУВД: ! ' Имясертификата: (нетсертификата}
913
XJ
Подпись: 1*«*сертификата:
[нетсертификата]
ОК
1
Огней*
|
Рис. 32.12. Диалоговое окно Цифровая подпись позволяет отметить макрос цифровым сертификатом
Рис. 32.13. В диалоговом окне Выбор сертификата выводится список сертификатов, которыми можно снабдить макрос
> если нужно применить уже определенный в окне сертификат, щелкните на кнопке ОК. * 6. Добавив подпись к своему макросу, закройте редактор Visual Basic и сохрани те документ. Еще одним важным моментом является настройка уровня безопасности в Word. Можно задать уровень безопасности документа, содержащего макрос. 1. Выберите команду Сервис ►Макрос ►Безопасность (Tools ►Macro ►Security). 2. В диалоговом окне Безопасность (Security) щелкните на вкладке Уровень безо пасности (Security Level) и определите нужный рариант Высокая (High), Сред няя (Medium) или Низкая (Low). 3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы применить уровень безопасности. СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией об уровнях безопасности Word и о том, как програм ма обрабатывает каждый уровень, обращайтесь к главе 34.
Как правило, присоединять к макросу цифровую подпись следует только после создания, включая процедуру тестирования. Всякий раз, когда код с подписью
9 1 4 ♦ Глава 32. Макросы Visual Basic: создание и использование
изменяется, подпись удаляется. Если компьютер имеет собственную цифровую подпись, она будет автоматически назначаться макросу при его сохранении. Та ким образом, редактирование макроса с подписью вызовет выполнение дополни тельных операций.
Удаление макросов и макропроектов Последнее, чему следует научиться при создании макросов — это их удаление. Иногда приходится удалять макросы в процессе их формирования, а также в случае, когда создается несколько копий макроса, которые затем не понадобятся. Кроме того, может оказаться, что макрос больше не нужен или требуется умень шить размер файла документа. Независимо от причин, побудивших вас к этому действию, удалить можно как отдельный макрос, так и целый макропроект (со держащий все макросы выделенного документа или шаблона). {
Удаление отдельного макроса Конкретный макрос можно удалить с помощью диалогового окна Макрос (Macros). 1. Выберите команду Сервис ►Макрос ►Макросы (Tools ►Macro ►Macros). 2. В диалоговом окне Макрос (Macros) выделите название нужного макроса в поле Имя (Macro Name). Если требуемого макроса нет в списке, укажите в списке Макрос из (Macros In) другой документ или шаблон. 3. Щелкните на кнопке Удалить (Delete). Word покажет сообщение, просящее вас подтвердить свои намерения относительно удаления макроса. 4. Щелкните на кнопке Да (Yes) (щелкните на кнопке Нет (No), чтобы завершить процесс, не удаляя макрос). 5. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно Макрос (Macros). Если после удаления макроса оказывается, что нужно его опять применить, мак рос придется создавать заново.
Удаление макропроекта Помимо удаления макросов с помощью диалогового окна Макрос (Macros), можно удалять целые макропроекты, используя средство Организатор (Organizer). При этом исчезают все макросы, созданные и добавленные к документу или шаблону. •‘I ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------После удаления макропроекта и сохранения файла вы уже не сможете восстановить макросы.
Чтобы удалить макропроект, выполните следующее. 1. Выберите команду Сервис ►Макрос ►Макросы (Tools ►Macro ►Macros) или на жмите клавиши Alt+F8, чтобы открыть диалоговое окно Макрос (Macros).
Удаление макросов и макропроектов ♦
915
2. Щелкните на кнопке Организатор (Organizer). 3. В диалоговом окне Организатор (Organizer) выделите макропроект для удале ния и щелкните на кнопке Удалить (Delete). 4. Word отобразит сообщение, спрашивающее, уверены ли вы в том, что нужно удалить этот макропроект. Для продолжения щелкните на кнопке Да (Yes). 5. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть окно Организатор. По умолчанию Word показывает в левом списке макропроекты, содержащиеся в текущем документе, а справа —макропроекты, сохраненные в шаблоне Normal. Можно воспользоваться любым списком, чтобы перейти к требуемому докумен ту или шаблону.
ПРИЛОЖЕНИЕ А
Word 2003 Подготовка к установке Установка Office 2003 Добавление и удаление компонентов Восстановление Word 2003 Обновления Word
Подготовка к установке ♦
917
Если вы приобрели Word в составе пакета Microsoft Office, то Word по умолча нию устанавливается в составе Microsoft Office. Обычно установка запускается автоматически, когда вы вставляете первый установочный диск. Если вы позже хотите изменить или удалить какие-то программы, то это можно сделать, выбрав Пуск ►Панель управления ►Установка и удаление программ (Start ►Control Panel ► Add Or Remove Programs). Это приложение проведет вас через процесс установки и обновления вашей версии Word. Вы также узнаете, как найти и восстановить ошибки, возможные при работе с Word. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Microsoft Office совместим только со следующими операционными системами: Microsoft Windows 2000 с пакетом обновления 3 (SP3) или более поздней версии; Microsoft Windows ХР.
Подготовка к установке Установить Word очень легко. Надо всего лишь вставить компакт-диск в диско вод, запустить утилиту Setup и следовать указаниям на экране. Однако при уста новке OffiCe следует помнить о следующем: ► если вы работаете в локальной сети, обязательно посоветуйтесь с системным администратором прежде, чем устанавливать что-либо на свой компьютер; ► если вы работаете в домашней сети или на индивидуальном компьютере, убе дитесь перед установкой, что ваш компьютер удовлетворяет системным тре бованиям (см. ниже); ► если у вас возникают проблемы с вашей версией Word, после установки вы можете воспользоваться функцией Найти и восстановить (Detect And Repair) меню Справка (Help). ► если вы хотите обновить вашу версию Word, это можно сделать, выбрав функ цию Проверить наличие обновлений (Check For Updates) в меню Справка (Help).
Системные требования Минимальные системные требования: ► Microsoft Windows 2000 с пакетом обновления 3 (SP3) или более поздней версии; Microsoft Windows ХР; ► компьютер, технические характеристики которого позволяют установить опе рационную систему Windows 2000 или Windows ХР; ► Pentium с тактовой! частотой 233 МГц или выше (рекомендуется Pentium III); ► 128 Мбайт ОЗУ; ► от 260 до 700 Мбайт свободного места на жестком диске (в зависимости от версии и устанавливаемых функций); ► дисковод для компакт-дисков.
918
♦
Приложение А. Установка и восстановление Word 2003
Особые требования: профессиональный выпуск Microsoft Office 2003 требует больше всего свобод ного места на диске — 190 Мбайт для Outlook 2003 (включая Business Con tact Manager) и дополнительно 290 Мбайт при условии сохранения устано вочных файлов.
Установка Office 2003 Перед установкой убедитесь, что вы создали резервные копии необходимых до кументов. После этого выполните следующие действия. 1. Вставьте компакт-диск в дисковод и следуйте указаниям на экране до тех пор, пока не появится окно Выберите тип установки (Choose The Type Of Installation) (если установка не начинается автоматически после того, как вы вставили компакт-диск в дисковод, выберите файл Setup.exe в содержимом компактдиска для того, чтобы запустить процесс установки), 2. После вода ключа продукта и информации о пользователе, а также подписи под лицензионным соглашением необходимо выбрать тип установки: Обычная установка (Typical Install), Полная установка (Complete Install), Минимальная ус тановка (Minimal Install) или Выборочная установка (Custom Install). При обыч ной установке устанавливаются только наиболее часто используемые ком поненты Office. Полная установка — установка всех приложений, включая дополнительные функции. Минимальная установка рекомендуется при не большом количестве свободного места на диске. Выборочная установка —ус тановка лишь отдельных компонентов, рекомендуемая для опытных пользо вателей. 3. Щелкните на кнопке Далее (Next). Следуйте дальнейшим указаниям вплоть до завершения процесса установки. 4. После завершения копирования файлов появляется окно, сообщающее об ус пешном завершении процесса установки. Щелкните на кнопке ОК, чтобы за крыть окно сообщения.
Добавление и удаление компонентов Вы можете добавлять и удалять компоненты в процессе работы Word. Для того чтобы внести необходимые изменения, воспользуйтесь диалоговым окном Уста новка и удаление программ (Add Or Remove Programs) для запуска мастера уста новки. Выполните следующие действия. 1. Выберите Пуск ►Панель управления (Start ►Control Panel). 2. Дважды щелкните на значке Установка и удаление программ (Add Or Remove Programs). 3. В списке Установленные программы (Currently Instatled Programs) выделите Microsoft Office — профессиональный выпуск версии 2003 (Microsoft Office Professional Edition 2003) и щелкните на кнопке Изменить (Change).
Восстановление Word 2003 ♦
919
4. Выберите нужный вариант для установки, переустановки или удаления Office 2003, как показано на рис. А.1
Рис. А.1. Для установки, переустановки и удаления Office можно воспользоваться диалоговым окном Установка Microsoft Office 2003
5. Следуйте указаниям для выполнения изменений.
Восстановление Word 2003 Иногда при работе Word возникают проблемы. Неправильное завершение рабо ты компьютера или'сбои в питании приводят к плачевным результатам. И хотя могут помочь средства сохранения и восстановления Wprd, вы также можете вос пользоваться функцией Найти и восстановить (D etect And R epair) в меню Справка (H elp).
Средство Найти и восстановить произведет поиск испорченных файлов и их вос становление. Для этого выполните следующие действия. 1. Запустите Word, выберите Справка ►Найти и восстановить (H elp ►Detect And R epair). На экране появится одноименное диалоговое окно, показанное на рис. А.2.
Рис. А.2. Окно Найти и восстановить позволяет исправить ошибки в Word
920
♦
Приложение А. Установка и восстановление Word 2003
2. Если вы хотите, чтобы ярлыки были восстановлены автоматически, поставьте флажок Восстановить ярлыки (Restore My Shortcuts While Repairing) и щелкни те на кнопке Начать (Start). Word произведет поиск и совершит необходимые . восстановления.
Обновления Word Word периодически предоставляет всем зарегистрированным пользователям обновления для приложений Office. Узнать, есть ли .новые обновления, можно, войдя в Интернет и выбрав в Word Справка ►Проверить наличие обновлений (Help ► Check For Updates). Откроется страница обновлений, показанная на рис. А.З. З а гр у ж а е м о е к о м п о н е н ты M icrosoft Offt< е, Д о м м о ц яи с тр а н и ц а
*вия
Лр»**.
Вид
иэб раж ос
Сервис
in tp riv » f
Справка Медиа
Переход ; Ссылки V
Послинм вбнввлмм ■ Обмо*м»мс Offk* 2002 » C ffi* X P fP 2 * Oftk* 2000SP3
Пр*долс*тъ и гружмммб «вМГОНМГ Пмвмчпы* и* Гдомпмь Ornpartrrk ctA #
Фшт Cffc« 2003 дм jwrpyj** Фэйлм Office 2UuO дм здоузии
Ф*Длм OHkt ХР ДМ** РУ***
Offfc*VW *м пгрую
Рис. А.З. При выборе Справка ►Проверить наличие обновлений вы автоматически переходите на страницу Загружаемые компоненты Microsoft Office, на которой отображены доступные обновления
Щелкните на ссылке Проверить важные обновления (Check For Updates). После этого будет проведена автоматическая проверка вашей системы (рис. А.4), после чего на экране появится окно со списком доступных обновлений. Вы можете ус тановить обновления с сайта.
Обновления Word ♦
Г .
ПЛМД *
Tew*
921
-Избранное
Адрьо р^^^^№сГмаомк!ссп^Мс«^в(еАп1пСв1А^!^хКП<^в
£ w « w m crp**mii
Mlcroaott Offlc* Update
УаЬлсжм
Подождит».
*х £
Чврекод
Ссылки
Нотrpo—PKI тр«6ус«ьв< обкжтжйCfft»..
КфТИ***tt.ДО ИЛИ i...,ч*ру»« Р м * Н п * П4РТК4{»С O ffk«
C#«MHrt* в ПрС-ЛуКТ4Х
Сгегшэдгсь € h mw
мф^двммм мою т ihhtv лв M |ioAM iyivli|N си ктй При угом i^fDpmw М>Йнр^сгфт м> . п у м ш т и ЩШЫШЖЦЩ
- •'-
~
хи'лъх-.»- — - а и г ^
Рис. А.4. Сайт Microsoft Offico произведет автоматическую проверку вашей системы. ПРИМЕЧАНИЕ Для того чтобы иметь все необходимье обновления, достаточно ежемесячно проводить проверку вашей системы на сайте Microsoft Office.
i
Многоязыковая поддержка Установка пакета MuitiLanguage Pack Настройка языка и стандартов в Windows Выбор раскладки клавиатуры
Многоязыковая поддержка ♦
923
Если вы работаете в вирт ильном офисе, охва ывающем весь земной шар, или часто обмениваетесь документами с клиентами и сотрудниками с других конти нентов, вам понравятся средства многоязыковой поддержки Microsoft Word 2002 — они интуитивно понятны в использовании. Эти средства могут понадобиться, например, в следующ] ix ситуациях: ► если нужно автоматически определить, на каком языке написан документ, и воспользоваться соответствующим языку стилем, правилами пунктуации и методами редактирования; ► при создании документа, содержащего текст на других языках или применяю щего специальные знаки и символы; ► при редактировании текста, написанного справа налево; ► если требуется переключаться [ между документами на разных языках, сравни вая их содержание и формат; ► для правки документов, созданных на других языках, когда под рукой нет про грамм третьих фирм. В этой главе рассматриваются средства многоязыковой поддержки и их улучше ния, появившиеся в Word 2002. Вы оцените возможности работы с несколькими языками и узнаете о парам* гграх и функциях, связан] гых с многоязыковым редактировайием.
Многоязыковая поддержка Многоязыковую поддержку в Word обеспечивает пакет Microsoft Office ХР Mul tilingual User Interface Pack (M U I). Multilingual User Interface Pack присутствует на фирменном компакт-диске пакета Microsoft Office, но M U I Pack имеет свою собственную установочную утилиту, с помощью которой можно установить язы ки для использования их в Word. После установки M U I Pack станут доступны все его компоненты, перечисленные ниже. ► Автоматическое определение языка. Word автоматически распознает до 80 различных языков и использует соответствующие орфографические словари, правила пунктуации и соглашения о сортировке. ► Поддержка шрифтов. Все программы Office связаны со вторым набором символов на случай, если в первичном шрифте нет необходимых знаков, ха рактерных для определенного языка. ► Форматы дать*, времени и чисел. Word форматирует дату, время и число так, как эго принято в выбранном языке. ► Редактирование текста, написанного справа налево. Даже при работе с язы ком, в котором используется такое направление письма, вы сможете редакти ровать документы в Word. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------- :--------------------------------Word применяет знаки Unicode для отображения букв многих языков. Unicode — стан дарт кодировки знаков, который использует более одного байта для хранения каждого символа, давая таким образом единый набор знаков для представления всех языков.
924
♦
Приложение Б. Различные языки
Установка пакета MultiLanguage Pack Чтобы установить средство MultiLanguage для Office ХР, вставьте в соответ ствующий дисковод установочный компакт-диск, который входит в набор фир менных дисков Office ХР. Программа установки запустится автоматически, и на экране появится окно, демонстрирующее соглашения с компанией Microsoft. Прочтите договор и щелкните на кнопке Next (Далее). Затем выполните следую щие действия. 1. Мастер попросит вас выбрать язык для процесса установки. Поставьте фла жок у нужного языка и щелкните на кнопке Next (Далее). 2. Выберите вид меню и справки. Три предлагаемых по умолчанию варианта для выбора соответствуют настройкам и языку вашей системы. Чтобы выпол нить изменения, щелкните на стрелке списка и установите нужный вариант. Для продолжения щелкните на кнопке Next (Далее). 3. Выберите тип установки: щелкните, на варианте Install Now (Установить сей час), чтобы использовать те же самые компоненты, что были выбраны при ус тановке Office, или выберите один из видов: Complete (Полная), Proofing Tools Only (Только инструменты корректуры) или Custom (Выборочная). 4. Щелкните на кнопке Install (Установить). Office установит пакет MultiLanguage Pack и попросит щелкнуть на кнопке ОК по завершении операции.
СО ВЕТ------------------------------------------------------------------------------------------------------ ----------После установки пакета MultiLanguage Pack можно изменять настройки этого приложе ния. Выберите меню Пуск > Настройки ►Панель управления (Start ►Settings ►Control Panel) и дважды щелкните на значке Установка/Удаление программ (Add/Remove Pro grams).
Настройка языка и стандартов в Windows После установки многоязыковой поддержки можно настроить Windows на авто матическое распознавание даты, времени и чисел, введенных на других языках, отредактировав по своему желанию связанные с ними параметры. 1. Выберите команду Windows Пуск ►Панель управления (Start ►Control Panel). 2. В окне Панель управления (Control Panel) дважды щелкните на значке Язык и региональные стандарты (Regional And Language Options). Откроется диало говое окно Язык и региональные стандарты (Regional And Language Options). 3. Выберите вкладку Региональные параметры (Regional Options), как показано на рис. Б.1. 4. В разделе Расположение (Location) щелкните на стрелке списка и выберите расположение. После этого щелкните на кнопке ОК.
Выбор раскладки клавиатуры ♦
925
Рис. Б.1. Установите региональные параметры для дат, времени и числовых форматов с помощью диалогового окна Язык и региональные стандарты
Выбор раскладки клавиатуры Большинство языков основывается на своем собственном наборе знаков, и если вы используете не только стшдартаыи английский, то, чтобы разрешить ввод всех необходимых символов, необходимо изменить раскладку клавиатуры. На стройка клавиатуры происходит в соответствии с установленными языками. 1. Выберите Пуск ►Панель управления (Start ►Control Panel). 2. В панели управления дважды щелкните на значке Язык и региональные стан дарты (Regional And Language Options). 3. На вкладке Языки (Languages) щелкните на кнопке Подробнее (Details). По явится диалоговое окно Языки и службы текстового ввода (The Text Services And Input Languages) (рис. Б.2). 4. Щелкните на стрелке списка Язык ввода по умолчанию (Default Input Language) и выберите язык. 5. В разделе Установленные службы (Installed Services) щелкните на стрелке спи ска и выберите желаемую раскладку. 6. Нажмите кнопку ОК дважды, чтобы вернуться на рабочий стол.
926
♦
Приложение Б Различные языки
Рис. Б.2. Добавьте раскладку клавиатуры с помощью диалогового окна Язык и службы текстового ввода
Установка клавиатурной комбинации для переключения языков Если вы хотите указать клавиатурную комбинацию, упрощающую переключе ние между раскладками клавиатуры, откройте диалоговое окно Службы текстово го ввода (Text Services), как описано в предыдущем разделе. Затем выполните следующее. 1. Щелкните на кнопке Параметры клавиатуры (Key Settings). Откроется диало говое окно Дополнительные параметры клавиатуры (Advanced Key Settings). 2. Выберите действие, для которого требуется назначить клавиатурную комби нацию. 3. Щелкните на кнопке Смена сочетания клавиш (Change Key Sequence). На эк ране появится одноименное диалоговое окно, изображенное на рис. Б.З. 4. Установите флажок Допустимые сочетания клавиш (Enable Key Sequence). В диа логовом окне появятся комбинации, используемые по умолчанию. 5. Если вы хотите изменить установки по умолчанию для языков ввода (Alt слева+Shift), щелкните на варианте Ctrl. Второй элемент Переключать раскладки клавиатуры (Switch Keyboard Layouts) изменится автоматически. 6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно. Новое сочетание клавиш запишется в диалоговом окне Дополнительные параметры клавиатуры (Advanced Key Settings).
Выбор раскладки клавиатуры ♦
927
Рис. Б.З. Для ускорения смены клавиатуры можно назначить этому действию комбинацию клавиш ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если ваша клавиатура не работает при попытке ввода текста на новом языке, убедитесь в том, что вы нажали сочетание клавиш, выбранное для переключения на новую рас кладку клавиатуры.
Доступ к языкам Чтобы получить возможность редактирования документа, написанного на дру гом языке, нужно сделать этот язык доступным в Word. Когда программа добав ляет новый язык, в меню Формат (Format) появляются новые команды, позво ляющие работать с пунктуацией и символами, характерными для этого языка. 1. Выберите Пуск ►Все программы ►Microsoft Office ►Средства Microsoft Office ► Языковые параметры Microsoft Office (Start ►All Programs ►Microsoft Office Tools ► Microsoft Office 2003 Language Settings). 2. Откроется одноименное диалоговое окно с выбранной вкладкой Доступные языки (Enabled Languages), как показано на рис. Б.4.
Рис. Б.4. Выберите языки, с которыми вы собираетесь работать
928
♦
Приложение Б. Различные языки
3. Щелкните на нужном языке в списке Список языков (Available Languages). 4. Щелкните на кнопке Добавить (Add). Office вставит язык в список Доступные языки (Enabled Languages). Повторите последние два действия для всех язы ков, которые вы хоште использовать в будущем. 5. Если требуется изменить язык, применяемый по умолчанию в Office, щелк ните на стрелке списка Язык по умолчанию для приложений Microsoft Office (Choose The Language That Defines Default Behavior In Microsoft Office Applications) и выберите нужный язык. 6. Щелкните на кнопке ОК. Office отобразит сообщение о том, что следует пере загрузить компьютер, чтобы новый язык стал доступен. 7. Если система готова к перезагрузке, щелкните на кнопке Да (Yes). Office об новит настройки и включит новый язык в список доступных языков.
Редакторы методов ввода Редактор методов ввода (IM E — Input Method Editor) является дополнительной утилитой для работы с несколькими языками, позволяющей вводить текст на вос точно-азиатских языках с помощью обычной клавиатуры со 101 клавишей. Ко гда вводится код, Word преобразует текст в символы, соответствующие Выбран ному на да нный момент языку. Если испо. 1ьзуется версия Office с языком, отличным от китайского с упрощен, ным или традиционным письмом, корейского или японского, необходимые ре дакторы методов ввода *аожно загрузить с сервера Microsoft Office (Microsoft Office Download Center — http:// oflice.micrpsoft.com/OfficeUpdate/ default.aspx). После загрузки и установки редактор метода ввода появится в языковой панели. Для выбора необходимого языка нужно просто щелкнуть на языковой панели для вывода меню. Щелкните на выбранном варианте, и Office обновит парамет ры клавиатуры.
\
\
Алфавитный указатель V ■
*, подстановочный знак, 154 .NET Passport Service, 796 7, подстановочный знак, 142,154 @, подстановочный знак, 155
О
идентификтгог) поля, 865,870 подстановочный знак, 155 {n,m}, подстановочный знак, 155 <, подстановочный знак, 154 >, подстановочный знак, 154
А
HTML-код, 645 HTML-код веб-сгоаницы, просмотр, 724 HTML-сообщения, 658 HTML-сообщения электронной почты 4параметры, 672 Hypertext Markup Language, 825 I
InfoPath, программа, 876 Information Rights Management, IRM, 796 M
E
MHTML-файл, 723 Microsoft Authenticode, 811 Microsoft Office Document Imaging, 107 окно просмотра, 679 панель Эскизе 679 установка, 681 факс, удаление личной информации, 683 Microsoft Office Online Template веб-страница, 506 Microsoft Office Online Templates, 60 Microsoft Office Online веб-сайт, 504 MicrosoftSciiptEditor, 749 Microsoft Windows Messenger, 641 . Microsoft.com, соединение, 55 MIME, 723 MSN Messenger, 643
End, клавиша, 63 Esc, клавиша, 63 Extensible Markup Language, 824
NetMeeting, программа, 684
F
о
Adobe, 338 Alt, клавиша, 63 ALT-текст, 420,737 ANSI-chi [волн, поиск в документах, 157 ASCII, 717 ASCII-символы, поиск в документах, 157
с
Cascading style sheets, CSS, 748 Ctrl, клавиша, 63
D Digital Image Pro 9, 338 Dynamic Data Exchange, 362
FrontPage, 716 FTP-сервер, создание ссылки, 647
н
Home, клавиша, 63
N Office Safe Mode, 503
P Page Down, клаииша, 63 Page Up, клавиша, 63
930
♦
Алфавитный указатель
s
W ordArt (продолжение) текстура объекта, 418 формы объектов, 415 World Wide Web Consortium, 825
ScanSoft PDF, конвертер, 500 Script Editor, 738 Selfcertexe, приложение, 812 SharePoint Team Services, 692 Shift, клавиша, 63
X
T Tab, клавиша, 63
V VBA-код, 902,908,910 Visual Basic for Applications, 896
W
T
Windows Server 2000, 693 Windows Server 2003, 796 Word I автоматический запуск, 164 встроенные команды, 897 запуск, 34,164 ключ, 165 Word 96/6.0, совместное использование файлов, 652 WordArt вертикальный текст, 418 вращение объекта, 415 выравнивание букв по высоте, 419 текста, 419 градиентная заливка, 418 замещающий текст, 420 изменение встроенного стилй объекта, 411 размера объегста, 415 формы объекта, 415 цветовой схемы объекта, 416 искажение текста, 415 использование объекта как гиперссылки, 731 кернинг, 420 маркеры выделения объекта, 415 масштабирование объекта, 416 межзнаковый интервал, 420 наложение теней на объект, 418 перемещение объекта, 413 расположение объекта в документе, 413 редактирование текста объекта, 412 режимы просмотра документа, 413 создание объекта, 409
XML возможности, 826 настройка параметров, 834 определение, 824 основные термины, 823 открытие •X М L-доку мента, 112 параметры просмотра, 836 сохранение как XML-документа, 104 структура, область задач, 826 схема, 104 XML-документ открытие, 828 создание, 829 сохранение, 823 XML-схема, 523 Библиотека схем, 831 нарушения, 834 общие сведения, 826 XML-файлы сохранение, 837 XSD-файл, 826 XSL, преобразование определение, 823 XSLT, 104
Z z-порядок объектов на рисунке, 406
А абзац, 247 настройки по умолчанию, 303 стиль следующего абзаца, 304 абзацные стили, 289 автовосстановление, 113 автозамена добавление элемента в список, 231 замена элемента списка, 233 настройка для слов с ошибкой, 189 параметры, 229 символы и специальные знаки, 97 список исключений, 233 удаление элемента из списка, 233 автоматическая проверка потенциальные ошибки, 187
Алфавитный указатель ♦
автоматическая проверка орфографии и грамматики, 186 отключение, 190 выделения ошибок, 191 потенциальные ошибки, 186 автоматическое обновление стилей документа, 514 автоподбор размеров таблицы, 433 автотекст автозавершение, 236 в колонтитулах, 235 вставка в документ, 235 выбор шаблона для сохранения, 238 добавление элемента, 237 копирование элементов из шаблона в шаблон, 239 отключение, 237 печать списка элементов, 240 удаление элемента, 237 автофигуры блок-схемы, 383 вращениё, 401 выделение нескольких элементов, 403 выноски, 385 выравнивание объектов, 405 группировка объектов, 406 добавление текста, 399 дополнительные автофигуры, 385 замена фигуры с сохранением форматирования, 381 звезды, 384 изменение формы, 401 ленты, 384 линии, 380 наложение тени, 395 основные фигуры, 380 отражение, 402 разгруппирование объектов, 406 распределение объектов, 405 по слоям, 406 рисование нестандартных фигур, 380 сдвиг, 403 соединительные линии, 381 стрелки, 380 фигурные, 380 трехмерные эффекты, 397 форматирование серии автофигур, 379 автоформат ' диаграммы, 475 организационной диаграммы, 472
931
автоформат (продолжение) отмена неиспользуемых параметров, 221 параметры, 219 при вводе текста, 221 ■ форматирование текста, 300 применение, 218 проверка предложений форматирования, 219 создайие стилей при форматировании текста, 300 списков, 271,286 таблицы, 436 администратор, ответственный за безопасность, 812 адрес базовый адрес для гиперссылок, 731 интернет-адрес, пропуск при проверке правописания, 195 электронной почты гиперссылка, 732 пропуск при проверке правописания, 195 адресат выбор при слиянии, 844 исключение из списка операции слияния, 856 сообщения электронной почты, 663 список получателей при слиянии, 845 факса, 676 адресная книга Outlook, 846 информация об отправителе факса, 676 получатели при слиянии, 846 акронимы проверка правописания, 195 анализ предложений автореферат, 209 уровень удобочитаемости документа, 212 анимация, 90 антонимы замена слова антонимом, 205 поиск в тезаурусе, 206 аппроксимация в диаграмме, 467 аргументы кода поля, 870 поля, 865 атрибуты форматирования, 262 аудиоинформация ввод звуковых примечаний, 767 индивидуальная настройка, 176
932
♦
Алфавитный указатель
Б базовый адрес для гиперссылок, 731 бегущая строка на веб-странице, 745 безопасность блокировка ноля, 875 формы, 880 защита IRM, 799 документа, 804,807 защита документа, 806 с помощью пароля, 801 макровирусы, 817 ограничения на форматирование, 804 открытие файла только Для чтения, 803 сообщений электронной почты, 819 удаление « версии документа, 794,810 данных быстрого сохранения, 811 личных сведений из файла, 777,810 уровни безопасности, 817,913 цифровой сертификат, 811 присоединение к макросу, 912 библиотека стилей, просмотр шаблонов, 513 биржевая диаграмма, 467 блок адреса, поле слияния, 840,849 текста, вставка с помощью автоформата, 232 блокирование соединений, 367 блокировка поля, 875 браузер выбор, 714 задание начальной страницы, 644 оптимизация веб-страницы, 713 тестирование веб-страниц, 725 брошюра, 486 буква, поиск с помощью подстановочных знаков, 157 буквица, 268 создание, 268 удаление, 269 буфер обмена, 62 взаимодействие с системным, 74 ' вставка элемента из буфера, 245 использование, 74 отображение, 73 очистка, 74 удаление с экрана содержимого буфера, 245
буфер обмена Office, 160 вставка элементов из буфера, 245 параметры, 245
В варианты показа фильма посетителю веб-страницы, 743 введение к сообщению электронной почты, 661 ввод текста возможности, 62 вставка из другого файла, 63 режимы, 62 свободный ввод, 78 веб-графика, 735 горизонтальная линия, 738 замещающий текст, 361, 737 клипы, 741 рисованный маркер, 740 форматы файлов, 339 веб-документ, 536 оглавление, 610 рамка, 537 границы, 542 добавление в документ, 537 изменение размеров, 542 назначение рамкам документов, 539 отображение первой страницы, 541 отображение полос прокрутки, 542 присвоение названия, 540 страница рамок, 537 удаление, 542 фон, 542 веб-обсуждения, 686 добавление комментариев, 688 ответ на комментарий, 689 соединение с сервером обсуждений, 687 веб-оглавление, 610 веб-палитра список цветов, 570 веб-сайт Microsoft Office Online, 504 Microsoft Office Online Templates, 60 Office Online, 512, 521 коллекции шаблонов на веб-сайтах, 506 веб-страница HTML-код, 724 бегущая строка, 745 в одном файле, 723 выделение цветом, 758 выравнивание с помощью таблиц, 726
Алфавитный указатель ♦
веб-страница ( продолжение) задание начальной страницы, 644 замещающий текст для изображения, 737 исходный код, 723 каскадные таблицы стилей, 750 кодировка, 716 мультимедийные компоненты, 741 на основе существующего документа, 710 оглавление, 611 .оптимизация для браузеров, 713 для мониторов, 716 параметры кодировки символов, 717 папок, 715 файлов, 715 предварительный просмотр, 645 публикация на сервере, 752 размещение мультимедийных файлов для веб-страницы, 742 папок *и файлов, 715 рамка границы, 542 удаление, 542 редактирование исходного кода, 751 редактор веб-страниц по умолчанию, 716 режим просмотра, 724 Веб-документ, 646 резервная копия, 720 создание, 710,718 сравнение со стандаотньш документом, 710 текст заголовка, 720 тестирование на разных , платформах, 724 удаление специальных тегов Microsoft Office, 722 фильм, 742 фон, 542 фоновый звук, 744 формы, 746 . шаблоны, 710 шрифт, 717 моноширинный, 718 пропорциональный, 718 распознаваемый на разных платформах, 718 ... шрифт, используемый по умолчанию, 83
933
веб-страницы, формат, 722 векторная графика, 338,351 форматы файлов, 338 величины в таблице данных Microsoft Graph, 457 версия документа n автоматическое сохранение, 794 открытие предшествующих версий, 794 сохранение вручную, 793 удаление, 794 ветви организационной диаграммы, 470 взаимозависимость, иллюстрация с помощью блок-схемы, 383 вкладка Личный (бланк, 669 вложение в сообщения электронной почты, 665, 672 в факс, 674 вложенное поле, 874 вложенный документ блокировка, 600 восстановление связи с главным, 597 вставка в главный документ, 595 выделение нескольких вложенных документов, 602 значки вложенных документов, 591 изменение п<.рядка документов, 601 изменения, 599 объединение, 602 .отображение, 597 папка для размещения, 591,594 переименование, 604 перекрестные ссылки, 636 переход по ссылке, 597 печать, 603 преобразование в один документ, 602 разворачивание, 597 разделение вложенных документов, 602 сворачивание, 598 создание, 593 соответствие стилей главного и вложенных документов, 600 сохранение, 604 ссылки в главном документе,. 602 форматирование, 599 шаблоны, 600 внедрение объектов, 368 вставка даннгх, 368
934
♦
Алфавитный указатель
внедрение объектов (продолжение) отображение объекта г в виде значка, 369 редактирование объектов, 369 создание объектов, 365, 368 сравнение со связыванием, 362 существующих объектов, 369 внутренние объекты, 412 внутренняя сеть, совместное использование папок, 650 Во весь экран, режим просмотра, 119 возвышение, объемная диаграмма, 465 воспроизведение фильма, 743 восстановление неполадок в реестре, 503 поврежденного шаблона Normal.dot, 502 восстановление Word, 919 < восстановление действий, 75 вращение объекта WordArt, 415 всплывающая подсказка гиперссылка, 727, 730 примечания рецензентов, 774 вставка, 62 вложенных документов, 595 дата и время, 99 содержимого другого файла, 63 фильма на веб-страницу, 742 элемента из буфера обмена, 245 вставленный в документ текст, отображение, 782 встроенные команды Word назначение клавиатурных комбинаций, 899 просмотр, 897 стили заголовков автоформат, 220 форматирование, 220 второстепенные элементы указателя, 622 выделение всех образцов стиля, 296 текста, 152 индикатор режима, 51 нескольких вложенных документов, 602 разделов, 585 поиск выделенных фрагментов, 156 строк, столбов и ячеек таблицы, 429
выделение (продолжение) текста, 63 фрагментов с определенным стилем, 296 цветом, 757 на веб-страницах, 758 поиск выделенных фрагментов, 759 применение, 758 удаление, 758 цвет, 758 выделенный фрагмент отключение проверки правописания, 194 принятие или отклонение исправлений, 788 проверка правописания, 194 выдержки из текста и авторефераты, 209 выноски, 760 линии, соединяющие выноску с основным текстом, 775 размер, 775 расположение, 775 стиль метки, 773 текста, 773 удаление с экрана, 774 выравнивание, 247 абзацев в колонках, 581 . диалоговое окно Абзац, 254 клавиатурные комбинации, 250 кнопки панели инструментов, 250 на странице вертикальное, 489 объектов рисунка, 405 параметры, 254 по верхнему краю, 489 по высоте, 489 но нижнему краю, 489 по центру, 489 с помощью линейки, 251 таблицы, 252 и текста, 442 табуляция, 258 текста в колонках, 581 в объектах WordArt, 419 высота рамки, 540 выступ, 253 выход из режима предварительного просмотра, 119 вычисления в таблице, 445
Алфавитный указатель ♦
г гиперссылка, 637, 719, 726 автоматическое форматирование адресов, 726 базовый адрес, 731 всплывающая подсказка, 727, 730 графическая, 731 клавиатурные комбинации для перехода, 727 на адрес электронной почты, 732 на место в документе, 729 на новый документ, 729 на файл, 728 оглавление веб-доку мента, 610 редактирование, 733 свойства, 733 создание с использованием метода перетаскивания, 730 текст, 727 тип целевого ресурса, 728 удаление, 734 целевой ресурс, 727 гистограмма, 449, 466-467 главный документ восстановление связи с вложенными, 597 вставка вложенных документов, 595 значки вложенных документов, 591 изменение порядка вложенных документов, 601 кнопки панели инструментов, 589 компоненты окна, 590 ошибка при составлении указателя, 627 папка для размещения, 591, 594 переименование вложенных документов, 604 переход к вложенному по ссылке, 597 печать, 603 предварительный просмотр, 603 преобразование вложенных* в один документ, 602 применение, 588 разворачивание вложенных документов, 597 разделение вложенных документов, 602 редактирование, 599 режим просмотра Структура, 589 сворачивание вложенных документов, 598 создание, 593 на основе существующего документа, 592
935
главный документ (iпродолжение) соответствие Стилей главного и вложенных документов, 600 сохранение вложенных документов, 604 ссылки на вложенные документы, 602 форматирование, 599 шаблоны, 600 горизонтальные линии, 564 на веб-странице, 738 границы абзаца, 562 в таблицах, 562 декоративная, 560 изменение, 555 изображения, 562 печать, 564 поля, 563 простая граница, 551 раздела, 490, 562 разделительные линии, 558 сложные границы, 553 стиль линии, 555 страницы, 490, 559 . настройка положения на странице, 563 таблицы, 554 текста, 553 тип Объемная, 554 Рамка, 554 Тень, 554 толщина, 558 цвет/ 555 частичная граница, 558 график, 449, 466-467 графика веб-графика, 735 горизонтальная линия, 738 замещающий текст, 737 рисованный маркер, 740 типы файлов, 735 форматы файлов, 339 влияние изображений на размер файла, 358 вращеиие изображений, 355 вставка из области задач Коллекция клипов, 339 выбор в Коллекции картинок Microsoft, 343 графические гиперссылки, 731 замена текста рисунком, 160
936
♦
Алфавитный указатель
графика ( продолжение) замещающий текст, 737 изменение размеров изображения, 355 импорт в документ, 349 ключевые слова для изображений, 347 настройка контрастности изображений, 353 яркости изображений, 353 нестандартные типы файлов, 736 обрезка изображений, 354 отмена настройки, 352 панель инструментов Настройка изображения, 352 поиск в документах, 158 просмотр свойств, 346 рисунок в качестве маркера списка, 277, 339 сжатие изображений, 357 типы файлов, используемых в веб-графике, 735 удалеиие из Коллекции картинок Microsoft, 348 форматирование изображения, 360 форматы файлов, 338 цифровые изображения, 350 групповой веб-узел добавление новой информации, 700 общий обзор средств, 699 перемещение по узлу, 699 групповой шаблон, 656
Д данные быстрого сохранения документа, 811 , . ряды данных диаграммы, 457,466 таблица данных в диаграмме, 462 формы печать, 136 сохранение, 893 дата и время автоматическое обновление, 99 вставка в документ, 99 дата, региональный стандарт, 924 диаграмма • горизонтальная ось поворот данных таблицы данных, 458 автоформат, 475 аппроксимация и сглаживание, 467 биржевая, 467 Венна, 473 \
диаграмма (продолжение) вертикальная ось поворот данных таблицы данных, 458 вид, 463 внедрение объектов, 453 вставка дополнительных фигур, 475 выбор типа, 454 гистограмма, 449,466-467 график, 449, 466-467 заголовок, 460 изменение типа схемы, 476 импортирование данных, 452 ключ легенды, 462 круговая, 449-450 легенда, 461 лепестковая, 450 линейчатая, 449,466-467 макет, 475 объемная, функции настройки, 465 организационная автоформат, 472 вставка фигур, 470 изменение структуры, 470 обтекание текстом, 472 перемещение фигур и ветвей, 471 перемещение фигур, 475 пирамидальная, 473 планка погрешностей, 466, подписи данных, 461 пузырьковая, 450, 466-467 радиальная, 473 размер схемы, 475 с областями, 467 сетка, 460 создание, 451,473 схемы, 473 таблица данных, 457, 462 типы диаграмм, 449 модуля Microsoft Graph, 450 точечная, 449,466-467 установка по умолчанию, 455 форматирование элементов, 462 целевая, 473 циклическая, 473 шрифт, 464 диаграмма организационная отношения между фигурами, 470 диалоговое окно, 918 Абзац, 249, 253, 256 вкладка Положение на странице, 264 открытие, 254
Алфавитный указатель ♦
диалоговое окно (продолжение) Абзац, Отступы и интервалы, 254, 256 Автозамена, 243, 300 вкладка Автозамеиа, 230 вкладка Автотекст, 236 вкладка Автоформат, 222,272 вкладка Автоформат при вводе, 727 Автоназвание, 614 Автореферат, 210 Автоформат, 218, 271 таблицы, 436 Адресная книга, 668 Бегущая строка, 745 Безопасность, вкладка Уровни безопасности, 818 , Библиотека диаграмм, 473 Библиотека стилей диаграмм, 475 Буквица, 268 Версии, 793 включение в макрос, 908 Включить защиту, 765,805 Вставка рисунка со сканера или камеры, 350 Вставка таблицы, 428 Вставка файла, 665, 682 Выбор имен, 663 Выбор источника данных, 844 Выбор пользователя, 799 Горизонтальная линия, 565 Границы и заливка, 441,490, 553, 635 вкладка Границы, 439, 561, 738 вкладка Заливка, 568 вкладка Страница, 559 Границы и заливка, вкладка Заливка, 440 Действия для смарт-тегов, 642 Диаграмма вкладка Легенда, 461 Добавить CSS-ссылку, 750' Добавить/Изменить адреса FTP, 647 Добавление гиперссылки, 421 гиперссылка на электронный адрес, 732 графическая гиперссылка, 731 текстовая гиперссылка, 728 Добавление и изменение серверов обсуждений, 688 ч Добавление клипов в коллекцию, 280, 345, 567 автоматически, 339,344
937
диалоговое окно (продолжение) Добавление нового типа диаграмм, 456 Добавление поля слияния, 850,852 Добавление рисунка, 349,351 Добавление шаблона, 516 Добавление ячеек, 432 Дополнительная разметка, 413-414 Задание заголовка страницы, 721 Закладка, 162 Запись макроса Имя, 902 место сохранения, 903 Описание, 904 открытие, 901 Защита документа, 764,783 Звуковой объект, 767 Изменение маркированного списка, 276,278, 282 восстановление,. 275, 280 отступы маркеров, 281 положение текста, 281 шрифты для маркеров, 275 Изменение многоуровневого списка, 279,331 положение номера, 333 стиль Нумерации структуры, 332 формат нумерации структуры, 332 шрифт нумерации структуры, 333 Изменение нумерованного списка, 283 Изменение стиля назначение клавиатурных “ комбинаций, 306 настройка свойств стиля, 308 отображение, 305 переименование стиля, 307 Изменение текста, 410-411 Изменение текста WordArt, 411 Импорт файла, 452 Исправления, 762,775 назначение цвета примечаний * рецензентам, 761 настройка параметров отображения, 783 печать примечаний рецензентов, 778 Колонки, 577 изменение разметки колонок внутри документа, 582 Конверты и наклейки, 860 вкладка Конверты, 861 Наклейки, 862
938
♦
Алфавитный указатель
диалоговое окно ( продолжение) Линия тренда, 467 Макрос, 897,899 Маршрут, 668 . »• Надстройки для модели компонентных объектов (СОМ), 523 Надстройки СОМ, 522 Название, 614 Найти и заменить, 66, 158, 759 вкладка Заменить, 759 вкладка Найти, 760 вкладка Перейти, 777 отображение, 152 подстановочные знаки, 154 Настройка, 169 вкладка Команды, 169,899 назначение макросам кнопок I или пунктов меню, 904 Настройка грамматической ' проверки, 204 Настройка клавиатуры, 900 добавление клавиатурных комбинаций, 174 клавиатурные комбинации для стилей, 306 назначение клавиатурных комбинаций макросам, 906 Текущее назначение, 907 *> удаление клавиатурных комбинаций, 175 ' Настройки формата, 151, 293, 773 Новый список адресов, 847 Нумерация названий, 614 Объект, 368 создание из файла, 369 Объект, вкладка Создание из файла, 364 Оглавление и указатели вкладка Оглавление, 607 вкладка Список иллюстраций, 615 вкладка Таблица ссылок, 617 вкладка Указатель, 625, 628 параметры указателя, 620 Определение элемента оглавления, 608 Определение элемента таблицы ссылок, 616 Определение элемента указателя, 621 диапазон страниц, 624 \ индексирование повторяющихся элементов, 623
диалоговое окно ( продолжение) определение элементов, 621 перекрестные ссылки, 624 раздел Формат номера страницы, 623 форматирование номеров страниц, 623 форматирование элементов указателя, 623 Организатор, 238, 518 вкладка Макросы, 911 вкладка Стили, 310 управление компонентами шаблона, 518 Орфография, 189 Открытие документа, 109 выбор режима просмотра, 110 Отметка к исполнению, 664 Параметры, 252 вкладка Безопасность, 519, 777, 801 вкладка Вид, 47, 224, 758,873 вкладка Исправления, 762, 774, 785 вкладка Общие, 653 вкладка Пользователь, 761 вкладка Правописание, 198 вкладка Расположение, 656 вкладка Состояние проверки правописания, 191 вкладка Сохранение, 893 настройка проверки грамматики, 203 отключение выделения ошибок, 191 параметры проверки орфографии, 195 повторная проверка документа, 195 Фоновая печать, флажок, 125 Параметры веб-документа, 713 вкладка Картинки, 716 вкладка Кодировка, 716 вкладка Обозреватели, 713 вкладка Файлы, 714 Параметры веб-страницы вкладка Шрифты, 717 Параметры границы и заливки, 563 Параметры диаграммы, 459 вкладка Подписи данных, 461 вкладка Сетка, 461 Параметры импорта данных, 453 Параметры обсуждения, 688 Параметры оглавления, 609, 612 Параметры пера и выделения, 683
Алфавитный указатель ♦
диалоговое окно ( продолжение) Параметры поля, 872 . Параметры поля со списком, 887 Параметры поля форм добавление макросов, 889 раскрывающийся список, 887 текстовые поля, 884 флажок, 886 Параметры сообщения, 664, 671-672, 820 Параметры страницы, 479-480 Бумага, вкладка, 480 вертикальное выравнивание текста, 489 изменение настроек по умолчанию, 482 колонтитулы, 488 Макет, вкладка, 481, 487 настройка для многостраничных f документов, 485 начало раздела, 488 Несколько страниц, 485 нумерация строк, 489 ориентация страницы, 484 подача бумаги, 487 Поля, вкладка, 480 размер бумаги, 486 Сетка документа, вкладка, 480-481,497 Параметры текстового поля, 884 Параметры флажка, 886 Параметры электронной почты вкладка Личный бланк, 669, 763 вкладка Общие, 673 вкладка Электронная подпись, 666 параметры HTML, 673 Пароль, 802 Перекрестные ссылки гиперссылки на веб-страницы, 637 изменение связанного с ссылкой текста, 637 создание перекрестных ссылок, 636 Печатная подложка, 544 Печать, 131, 681 раздел Страницы, 127 Подбор полей, 854 Подсказка для гиперссылки, 730 Поискошибок, 857 Поле, 865 ввод аргументов кодов, 870 вставка поля, 866 параметры поля, 868
939
диалоговое окно ( продолжение) Получатели слияния, 844 Правописание, 192 возобновление проверки, 194 обработка грамматических ошибок, 193, 202 обработка орфографических ошибок, 193 отключение и включение проверки грамматики, 202 Преобразование в текст, 447 Преобразование файла, 653 Преобразовать в таблицу, 447 Привязка к сетке, 403,498 Присоединение шаблона, 514 Просмотр сносрк, 633 Разбиение ячеек, 433 Разрешения, 797 Разрыв, 491 Расстановка переносов, 266-267 Регистр, 92 редактирования словарей, 197 Рисованный маркер, 278-280,741 Свойства вкладка Доступ, 650 Свойства безопасности, 672 Свойства рамки, 539, 541 вкладка Рамка, 539 Свойства таблицы, 434 вкладка Строка, 443 вкладка Таблица, 434,442 вкладка Ячейка, 442 размер таблицы, 441 Связанные таблицы стилей CSS, 750 Связи, 366 t блокирование соединений, 367 обновление соединений, 367 обращение к файлу-источнику, 367 просмотр списка соединений, 366 разрыв соединений, 368 Сервис, вкладка Вид, 294 Сертификат, 815 Сжатие рисунков, 357 Символ, 95, 276 вкладка Специальные знаки, 96 Символы, 634 Сноски, 631 Создание из имеющегося документа, 710 Создание из шаблонов на моих веб-узлах, 507
940
♦
Алфавитный указатель
диалоговое окно (продолжение) Создание стиля, 292,299,518 1 создание стиля, 301 стиль следующего абзаца, 304 Создание цифрового сертификата, 813 Создание Элемента автотекста, 237 Сортировка текста, 445 Составные новые документы, 858 Составные электронные письма, 858 Сохранение версии, 793 Сохранение документа, 101 Сохранение документа, сохранение на веб-узле, 649 Специальная вставка, 365, 368 Список, 274, 282, 331 вкладка Многоуровневый, 330 Способы заливки, 416 вкладка Градиентная, 390 ( Сравнить и объединить исправления, 789 Стиль, 289 Стиль таблицы по умолчанию, 436 Табуляция, 258,260-262 настройки табуляции по умолчанию, 260 открытие, 260 удаление табуляции, 261 установка табуляции, 260 Текст справки для поля формы, 888 вкладка Строка состояния, 888 клавиша F1, 888 Тема, 513 параметры темы, 546 применение темы к документу, 547 установка тем, 548 Тема или бланк, 669 Тип диаграммы, 457 вкладка Нестандартные, 455 вкладка Стандартные, 454 выбор типа диаграммы, 454 Удаление ячеек, 432 Фильм, 742 1 поле Число повторов, 743 Фоновый звук, 744 Формат вкладка Шрифт, 4G4 Формат автофигуры, 378 вкладка Надпись, 530 Формат горизонтальной линии, 565
диалоговое окно (продолжение) Формат надписи, 530 вкладка Надпись, 530 настройка полей, 531 преобразование в плавающую рамку, 530 Формат объекта WordArt вкладка Веб, 421 вкладка Цвета и линии, 416 размер, 416 Формат оси, 461 Формат полотна, 408 Формат рисунка, 356, 360 Формат рядов данных, 467 Формат трехмерной проекции, 465 Формула, 446 Цвета, 388, 556 Цифровая подпись, 814, 912 Шаблоны, 506, 657 вкладка Веб-страницы, 710 мастера, 520 создание нового документа, 504 Шаблоны и надстройки выгрузка общих шаблонов, 517 загрузка общих шаблонов, 516 определение шаблона активного документа, 305 присоединение XML-схемы к документу, 523 присоединение шаблона к документу, 514 Шрифт, 276 вкладка Анимация, 90 вкладка Интервал, 92 вкладка Шрифт, 85-87 Язык и стандарты, 924 Языковые параметры Microsoft Office, 927 вкладка Доступные языки. 927 диапазон печати, 127 печать списка исправлений, 130 страниц в указателе, 624 длинные имена файлов для веб-страниц, 715 документ ввод текста, 62 восстановление, 114 выделение, 63 выравнивание клавиатурные комбинации, 77
Алфавитный указатель ♦
документ ( продолжение) по левому краю, 77 по правому краю, 77 по ширине, 77 выравнивание содержимого по центру, 77 добавление стилей, 300 линия, горизонтальная, художественная, 564 масштаб, 44 определение шаблона активного документа, 305 оформление с помощью тем, 546 перемещение, 63 печать фона, 543 подгонка в режиме предварительного просмотра, 122 подложка, 543 позиция курсора, 51 прикрепление цифрового«сертификата, 813 присоединение XML-схем, 523 присоединение шаблона, 514 просмотр, 41 работа с несколькими версиями, 792 рассылка по маршруту, 667 создание, 53 сохранение, 100 в форматах предыдущих версий Word, 652 как XML-документ, 523 на веб-узле, 648 статистика, 533 структуризация, 313 удаление версии, 794, 810 фон, 542 форматы, 102 документ в формате T1FF факс, 680 документы, сравнение, 46 доступные языки в Word, 927 3
заголовок в структуре документа вставка, 324 выбор уровня, 325 главного, 592 изменение уровня, 314 копирование и вставка без текста, 321
941
заголовок (продолжение) перемещение без текста, 328 повышение и понижение уровня, 326 скрытие параметров форматирования, 322 создание структуры документа, 319 форматирование, 319 вложенного документа, 591 оглавление, 606, 610 отображение в режиме Структура, 593 ссылка оглавления, 538 закладка диапазон страниц в указателе, 624 создание, 162 закрытие документов без сохраненияг 101 заливка вращение вместе с объектом, 401 градиентная, 390,418 рисунком, 393 таблицы, 568 текстура, 391,418 узором, 393 форматирование абзаца, 568 замена порядка слов, 159 замещающий текст для Интернета, 361 вместо фильма, 743 графика, 737 запись исправлений, индикатор режима, 51 макроса, 902, 907 заполнители, 260 запрет висячих строк, 264 запуск ■ Word, 53,164 макроса, 910 затемнение полей, 873 защита документа вложенного, 600 запись данных в поля форм, 806 ограничение действий рецензентов, 764,783 ограничения на форматирование, 804 отдельные разделы, 807 отслеживание исправлений, 806 с помощью пароля, 801 управление правами на доступ к данным, 796 уровни доступа, 797 файл только для чтения, 803 шаблонов, 519
942
♦
Алфавитный указатель
звуковое сопровождение индивидуальная настройка, 176 фоновый звук на веб-странице, 744 звуковые примечания, 767 знак интервал, 93 кернинг, 93 , маркеры списка, 274 масштаб, 92 настройка по умолчанию, 93 подстановочный в поисковых запросах, 149 сноски схема нумерации, 631 удаление сноски, 634 специальный в поисковых запросах, 149 ( вставка, 96 поиск в документах, 156 значение поля, отображение, 872 значки форматирования, 248 отображение, 224 поиск в документах, 157 значок FTP-сервера, 648 папки на веб-узле, 648 сетевого ресурса, 648 совместно используемой папки, 650 идентификатор поля, 865 изменение отмена, 123 размера диаграммы, 475 объекта WordArt, 415 объектов рисунка, 400 полотна рисунка, 407 шрифта, 82 расположения -теней на рисунке, 396 регистра текста, 92 изображение GIF* 735 JPEG/JPG, 736 веб-графика замещающий текст, 361 t форматы файлов, 339 влияние на размер файла, 358 вращение, 355
изображение ( продолжение) вставка из области задач Коллекция клипов, 339 выбор в Коллекции картинок Microsoft, 343 горизонтальная линия, 738 добавление изображений в коллекцию, 344 замещающий текст, 737 изменение размеров, 354-355 импорт в документ, 349 как фон документа, 348 ключевые слова для изображений, 347 настройка контрастности, 353 яркости, 353 обрезка, 354 обтекание текстом, 358 отмена настройки, 352 панель инструментов Настройка изображения, 352 поиск, 345 поиск изображений в коллекции, 340 преобразование в черио-бедое, 352 просмотр свойств, 346 рисунок в качестве маркера списка, 339 сжатие, 357 сохранение избранных, 343 удаление из Коллекции картинок Microsoft, 348 форматирование, 360 форматы файлов, 338 > цифровое, 350 импорт данных для диаграммы, 452 индивидуальная настройка голосовые команды, 176 звуковых эффектов, 176 цвета текста, 176 индикатор внесения изменений, 783 Состояние проверки правописания, 187 инструмент Выбор объекта перехода, 37, 66 Двусторонняя стрелка, 380 Линия, 380 Обтекание текстом маркеры обтекания, 359 отображение, 358
Алфавитный указатель ♦
инструмент (продолжение) Рисованная линия, 380 Формат по образцу, 260 интерактивная форма загрузка шаблона из Интернетаг 878 затемнение полей, 873 защита, 880 использование, 893 макрос, 889 на веб-странице, 746 панель инструментов Формы, 879 планирование, 876 поле определение, 880 раскрывающийся список, 882,887 текстовое ноле, 882 флажок, 882, 886 получение заполненной по электронной почте, 747 просмотр полей, 882 свойство, определение, 880 снятие защиты, 881 создание ... из нового документа, 877 из существующего документа, 877 сохранение данных, 893 справочное сообщение, 889 элементы управления, 890 интервал между абзацами, 257 между строками, 255 Интернет доступ из Word, 643 соединение настройка, 56 шаблоны, 60 интерфейс Word, 34 исправления, 780 в нескольких версиях документа, 792 линия, указывающая на внесенные исправления, 782,785 ограничение действий рецензентов, 783 отображение изменений в документе, 782, 784 принятие или отклонение исправлений, 785 режимы просмотра, 781 соединение примечаний, 789 сравнение изменений в двух документах, 790
943
источник данных, слияние Outlook, 846 подбор полей, 854 редактирование, 845 создание нового, 847 существующий, 844 исходный код веб-страницы редактирование, 751
К кавычки, аргументы кода поля, 870 каскадная таблица стилей, 719, 748 выделенная информация, 758 изменение порядка, 751 отсоединение от веб-страницы, 751 присоединение к веб-странице, 750 редактирование, 749 электронные сообщения в формате HTML, 673 категория поля, 867 Автоматизация, 867 Дата и время, 867 код поля, 866 Нумерация, 868 О документе, 867 Пользователь, 868 Слияние, 868 Формулы, 867 кернинг, 93, 420 объекты WordArt, 420 клавиатурные комбинации вид шрифта, 80 всплывающие подсказки, 166 вставка символов, 97 специальных знаков, 97 встроенные стили, 289 выделение, 64 выравнивание, 82 абзаца, 250 для перехода по гиперссылке, 727 для символов и специальных знаков, 174 изменение размера шрифта, 82 инструмент Формат по образцу, 89 команды меню, 39 назначение встроенным командам Word, 899 командам и кнопкам, 173 макросам, 906 стилям, 306
944
♦
Алфавитный указатель
клавиатурные комбинации (iпродолжение) переключение раскладки клавиатуры, 926 перемещение по веб-страницам, 643 по документу, 64 печать списка, 63 удаление, 175 клавиша Alt, 63 Ctrl, 63 End, 63 Esc, 63 Home, 63 Page Down, 63 Page Up, 63 Shift, 63 Tab, 63 ; клиент-программа FTP, 753 клипы анимация, 741 ключ легенды, диаграмма, 462 поля, 865 Блокирование результатов, 871 Отображение даты или времени, 871 Числовой формат, 871 ключевые слова, 347 для изображений, 347 кнопка Автосумма, 427 Автоформат, панель инструментов Организационная диаграмма, 469 Автоформат таблицы, 427 Адрес, 644 Бегущая строка, 745 Вертикальная надпись, 528 Вертикальные границы, 553 Верхняя граница, 552 Вкл/выкл тень, 396 Включить видео/Выключить видео, 686 Внешние границы, 427,552 Внутренние границы, 553 Во весь экран, 119 Возобновить, 194 Восстановить рядом, 791 Все границы, 552 всплывающие подсказки, 166 Вставить вложенный документ, 589 Выделение цветом, 756 Выделить поля слияния, 859 Вызвать, 686
кнопка (продолжение) Выровнять буквы WordArt по высоте, 419 Выровнять высоту строк, 427 Выровнять ширину столбцов, 427 Выровнять ячейки, 427 Горизонтальные границы, 552 Граница, 551 Диагональная сверху вниз, 552 Диагональная снизу вверх, 553 Диаграмма или организационная диаграмма, 473 для веб-страницы, 400 Добавить горизонтальную линию, 553 Добавить диаграмму или организационную диаграмму, 374 Добавить звуковое примечание, 756 Добавить обсуждение в документ, 689 Добавить обсуждение документа, 689 Добавить объект WordArt, 411 Добавить примечание, 756 Добавить рамку, 880 Добавить рисунок, 351 Добавить рукописное примечание, 756 Добавить столбцы, 431 Добавить строки, 431 Добавить таблицу, 424, 427 добавление и удаление, 50, 79, 167, 169 Доска, 686 Заблокировать документ, 590 Заменить, 159 Заменить все, 159 Затенение полей форм, 880 Защита формы, 880 Избранное, 644 изменение вида, 170 Изменить направление текста, 427,435 Исправления, 756 Картинка в картинке, 686 Клавиатура, 174 Колонки, 576 Конец вызова, 686 копирование с одной панели на другую, 169 Копировать формат, 88 Ластик, 427 Левая граница, 552 Легенда, 461 Линейка, 118 Линии сетки оси значений, 461 Линии сетки оси категорий, 461 Линия, 373, 377
Алфавитный указатель ♦
кнопка (<продолжение) | Маркированный список, 273 Междустрочный интервал, 255 Междустрочный пробел, 255 Меню Тени, 374 Меню Цвет тени, 397 Надпись, 373, 528 Назад, панель инструментов Веб-узел, 643 назначение клавиатурных комбинаций, 173 макросу, 904 Найта, 152 \ Найти в Интернете, 644 Найти далее, 159 Нарисовать таблицу, 427 Настройка громкости звука, 686 . Не распространять, 520 Непечатаемые знаки, 91,247-248,334, 492, 621,853 Несколько страниц, 118 Нижняя граница, 553 Нумерованный список, 272 Область проверки, 757 Обновить, 644 Обрезка, 351,354 Обтекание текстом, 358,408 Обтекание текстом, панель инструментов Настройка изображения, 352 Общие приложения, 686 Объединить, 789 Объединить вложенные документы, 590 Объединить для отправки, 858 Объединить ячейки, 427 Овал, 373, 379 Оглавление, 610 Оглавление в рамке, 538 Одна страница, 118 Освещение, 399 Остановить, 644 Отклонить- выделенные исправления, 756, 778 Открыть источник данных, 844 Отметить сообщение, 664 Отобразить/скрыть область обсуждений, 689 Отправить, 747 Отправить с изображением, 747 Очистить поля формы, 880 панели инструментов Структура Вверх, 318, 328
945
кнопка (продолсл ыие) Вниз, 318,328 Вставить вложенный документ, 595 Обновить оглавление, '^19,610 Объединить вложенные документы, 602 Показать только первую строку, 319,322 Показать форматирование, 319,322 Разбить вложенный документ,. 602 Развернуть, 317-318,327 Свернуть, 317,319,327 Свернуть вложенные документы, 598 Создать вложенный документ, 594 Удалить вложенные'документы, 603 Параметры, 671 Параметры автозамены, 229 Параметры панелей инструментов, 167 Параметры поля формы, 880 Пароль, 748 Пауза, 907 Передача файлов, 686 Переключатель. 747 Печать, 118,124 Повернуть влево, 351, 355 Подбор полей, 854 Подгонка страниц, 118,123 Поискошибок, 857 Поиск пользователя в каталоге, 686 Поле, 747 Поле со списком, 880 Поля/Данные,. 859 Пометить все, 623 Правая граница, 553 Правоцисание, 192 Предварительный просмотр, И 7 Предыдущая надпись, 534 Преобразовать в рамку, 530 Принять выделенные исправления, 756 Принять/отклонить исправления, 757 Прямоугольник, 373, 379 Разбить вложенный документ, 590 Разбить ячейки, 427 Разговор, 686 Раскрывающийся список, 747 редактирование изображения, 170 Режим структуры, 316 Рисование, 403 Рукописное примечание, 756 Сброс, 748 г'
946
♦
Алфавитный указатель
кнопка (продолжение) .; Сброс параметров рисунка, 352 Свернуть вложенные документы, 589 Сжатие рисунков, 351 Синхронная прокрутка, 791 Скрыть, 748 Следующая надпись, 534 Слияние в новый документ, 858 Слияние при отправке nq факсу, 859 Слияние при печати, 858 Сменить источник, 367 Создать, 53 Создать вложенный документ, 589 Создать примечание, 766,777 Создать связь с надписью, 533 Создать стиль, 292, 299,301 Сортировка по возрастанию, 427 Сортировка по убыванию, 427 Список, 747 Стрелка, 373,377 Структура Главный документ, 589 Таблицы и границы, 426 Текст справки, 888 Текстовое поле, 747,880 ч Тип линии, 351 увеличение, 118 размера, 167 Увеличить контрастность, 351 Увеличить яркость, 351 Удалить вложенные документы, 589 Удалить границы, 553 Уменьшить контрастность, 351 Уменьшить отступ, 250 Уменьшить яркость, 351 Установить прозрачный цвет, 352 Флажок, 747, 880 Формат рисунка, 352,355 Цвет, 351 Цвет границы, 427 Цвет заливки, 374,427 Цвет линии, 374 Цвет шрифта, 374 код поля аргументы поля, 865,870 идентификатор поля, 865 ключ, 865, 871 название поля, 865 отображение, 872 печать, 875
код поля (продолжение) прямой ввод в документ, 869 редактирование, 873 коллекции изображений Неклассифицированные клипы, 350 поиск изображений, 340 создание, 346 Коллекция картинок Microsoft, 341 выбор Изображений, 343 добавление изображений автоматически, 344 вручную, 345 ключевыё слова для изображений, 347 панель Список коллекций, 341 просмотр свойств изображений, 346 создание новой коллекции, 346 сохранение избранных изображений, 343 удаление изображений, 348 элементы окна, 341 колонки в Готовых шаблонах, 574 ввод текста, 580 . вертикальный текст объектов WordArt, 418 выбор типа формата, 577 выравнивание текста, 581, 584 диалоговое окно Колонки, 577 задание точных параметров, 577 кнопка Колонки, 576 новая разметка колонок внутри документа, 582 просмотр в режиме разметки страницы, 576 разрыв, 492 колонок, 583 расстояние между колонками, 579 создание в части документа, 577 сплошной разрыв, 584 ширина, 573 колонтитулы автоформат, 235 верхний, добавление подложки, 545 выравнивание по горизонтали, 495 для четных и нечетных страниц, 488 область, 492 от края, 489 относительно краев страницы, 495 первой страницы, 489 поля, 494 просмотр, 493 разные в одном документе, 495
Алфавитный указатель ♦
колонтитулы (продсшсние) расстояние от текста, 495 редактирование, 495 создание, 488,492 удаление, 496 команда встроенные команды Word, 896 Выравнивание/Распределение, 405 Группировать, 406 меню ч Вставка Символ, 95 < Ссылка, 607, 614 Формат Колонки, 577 Отклонить все отображаемые » изменения, 787 Порядок, 406 Применить все отображаемые изменения, 787 Разгруппировать, 406 Рамки, 611 Сдвиг, 403 Ссылка, 636 Форматировать полотно, 407 комментарии к веб-документам, G86 конверт печать, 861 почтовая марка, поле ( лияния, 850 контекстное меню, 36 контрастность изображения, настройка, 353 копирование, 62 в шаблон, 519 изображений в коллекцию Избранное, 343 форматирования текста, 88 элементов шаблона, 519 круговая диаграмма, 449-450 : курсор определение позиции, 51 перемещение • выбор объекта перехода, 66 клавиатурные комбинации, 63
Л лепестковая диаграмма, 450 линейка, 251 единицы измерения, 251 задание отступов, 252 изменение отступа маркера списка, 281 ширины колонок, 579
947
линейка (продс аченче) маркеры выравнивания столбцов, 252 41настройка в режиме предварительного просмотра, 123 открытие окна Параметры страницы, 123 отображение, 251 установка табуляции, 259 линейчатая диаграмма, 449,466-467 линия горизонтальная, художественная, 564 вставка в документ, 564 импорт, 567 настройка, 565 изменение внешнего вида, 377 размера, 378 расположения, 378 нестандартная, 380 полилиния, 380 разделительнаялиния для сносок, 635 рисование под углом, 378 с добавлением узора, 393 Соединяющая выноску с основным текстом, 775 удлинение а обоих направлениях, 378 указывающая на внесенные исправления, 782 художественная, горизонтальная, 564 вставка в документ, 564 импорт, 567 настройка, 565 личный бланк, 669
м
макет страницы, 479 вертикальное выравнивание текста, 489 границы абзаца, 562 i раздела, 490 страницы, 490 задание полей, 484 изменение настроек по умолчанию, 482 < колонтитулы, 488, 492 начало раздела, 488 нумерация страниц, 496 строк, 489 подача бумаги, 487 размер бумаги, 486
948
♦
Алфавитный указатель
макет страницы (продолжение) разрыв страницы. 491 строки, 492 сетка документа, 497 установка ориентации бумаги, 484 макровирус, 817 макропроект копирование, 910 переименование, 911 удаление, 914 макрос VBA-код, 902,908 в редакторе Visual Basic, 902 вызов диалогового окна, 908 движения мыши в окне документа, 907 диалоговое окно Запись макроса, 901 запись, 902,907 * запуск, 910 индикатор записи, 51 копирование в другие документы, 910 макропроект, 910 место сохранения, 903 название, 902 назначение кнопки панели инструментов, 904 пункта меню, 904 описание, 904 планирование и разработка, 900 присоединение к полю, 890 цифровой подписи, 912 сохранение, 903, 908 удаление, 914 цели использования, 896 маркер автофигуры, 401 вращения объекта, 401 выделения в организационной диаграмме, 471 замена, 274 изменение 4 знака, 276 отступа, 281 шрифта, 276 размера таблицы, 434 исходный набор, 275 объекта WordArt, 415 расстояние от текста, 281 рисунки в качестве маркеров, 278
маркер ( продолжение) рисунок, 278 списка, рисованный, 740 маркированные списки, 270 маршрут рассылки по электронной почте, 667 мастер вызов, 60 Новое место в сетевом окружении, 647 отправки факсов, 674 писем, 842 слияния, ’681,839, 840 каталог записей слияния, 860 окно Печать, 681 процедура слияния, 839 создание документов, 520 факсов, 674-675 страница Титульный лист, 676 страница Документ, 675 страница Отправитель, 676 страница Получатели, 676 страница Приложение, 675 установка, 676 масштаб документа, 44 масштабирование диаграммы, 475 объекта WordArt, 416 мгновенные сообщения, 641-643 междустрочный интервал, 255 диалоговое окно Абзац, 256 До и после абзаца, 257 клавиатурные сочетания, 256 параметры, 256 применение к выделенному абзацу, 255 к следующим абзацам, 255 межзнаковый интервал, 420 меню Вид Колонтитулы, 235 Колонтитулы* команда, 492 Панели инструментов, 537 Структура, 316 Схема документа, 315 Схема документа, команда, 151 восстановление конфигурации по умолчанию, 173 Вставка Автотекст, 234 Номера страниц, команда, 496
Алфавитный указатель ♦
меню (;продолжение) Объект, 364, 368 Рисунок, 339, 350,451,468 Диаграмма, Тип диаграммы, 454 добавление команд, 173 контекстное, 36 краткая форма, 34 назначение макросам пунктов меню, 904 настройка, 34 Окно, 791 перемещение команд, 173 Правка Обновить связь, 366 Очистить, 297 раскрытие, 34 Сервис Защита документа, команда, 519 Параметры автозамены, 230 Правописание, 192 . Шаблоны и надстройки, 305 Язык, 207 создание нового, 172 Справка, 920 удаление команд, 173 Файл Цечать, команда, 124 -Поиск файлов, команда, 140 Предварительный просмотр, команда, 117 Формат Абзац, 254 Границы и заливка, 269 Показать форматирование, 222 Рамки, команда, 538 Список, 274, 329 Тема, команда, 547 Фон, команда, 543 многоязыковая поддержка Input Method Editor, редактор методов ввода, 928 Multilingual User Interface РасЬ, 923 доступ к языкам, 927 раскладка клавиатуры, 925 региональные стандарты, 924 установка средств, 924 модуль Microsoft Graph диаграмма с областями, 467 аппроксимация и сглаживание в диаграмме, 467 биржевая диаграмма, 467 вкладка Вид, 463
949
модуль Microsoft Graph ( продолжение) выбор типа диаграммы, 454 гистограмма, 466-467 график, 466-467 диаграмма по умолчанию, 455 импортирование данных, 452 категории в таблице данных, 457 ключ легенды, 462 легенда в диаграмме, 461 линейчатая диаграмма, 466-467 объемная диаграмма, функции настройки, 465 подписи данных, 461 пузырьковая диаграмма, 466-467 реактирование элементов диаграммы, 462 сетка, 460 создание диаграммы, 451 таблица данных, 457,462 величины, 457 изменение порядка отображения данных, 458 категории, 457 обработка данных, 458 тип диаграммы, 450 точечная диаграмма, 466-467 шрифт, 464 элементы окна, 452 монитор параметры для оптимизации веб-страниц, 716 мультимедийные компоненты веб-страницы, 741 бегущая строка, 745 размещение файлов, 742 фильм, 742 фоновый звук, 744 надпись автоматическое изменение размера надписи, 532 вставка текста, 528 изменение формы, 531 кнопка Вертикальная надпись, 528 направление текста, 531 настройка полей, 531 полотно рисунка, 528 преобразование в плавающуюрамку, 530 связанные надписи копирование, 534 перемещение, 534
950
♦
Алфавитный указатель
надпись (продолжение) I разрыв связей, 535 создание соединения, 532 удаление, 535 создание, 527 статистика, 533 форматирование, 530 надстройки, 521 СОМ, 521 загрузка, 522 просмотр, 521 название добавление к иллюстрациям, 614 макроса, 902 номера иллюстраций, 614 поля, 865 рамки, 540 список иллюстраций, 615 наклейки печать почтовых наклеек, 862 наложение теней объект WordArt, 418 фигуры и автофигуры, 396 направление текста в надписи, 531 начальная страница, задание, 644 непечатаемые знаки, 334 неразрывный перенос, 158 пробел, 158 Несколько страниц отображение в режиме предварительного просмотра, 120 нечетные страницы задание колонтитулов, 488 начало раздела, 488,585 новое в Word 2003, 31 номера страниц отображение, 607 нумерация иллюстраций, 614 обновление, 285 страниц, 496 в указателе, выравнивание, 626 страниц в указателе форматирование, 623 строк, 489 нумерованный список, 271
о область исправлений стиль текста выноски, 773 удаление примечаний рецензентов, 778
область задач буфер обмена, 245 Восстановление документов, 114 Вставка картинки, 343 поиск изображений, 340 защита документа, 520, 764, 806 Коллекция картинок, 339 коллекция клипов, 339, 741 Общая рабочая область, 694 добавление новых задач, 705 добавление новых членов, 703 обзор средств, 696 работа с документом, 706 создание рабочей области для документов, 694 Обычный поиск файлов, 140 определение области поиска, 142 отображение содержимого буфера обмена, 245 Показать форматирование, 226, 247, 262 знаки форматирования, 224 изменение форматирования, 223 источники стилей, 228 отображение, 222 текст с таким же форматом, 227 Приступая к работе, 54 Расширенный поиск файлов, 140, 146 Слияние, 681,841 Служба факсов, 678 ссылка Просмотр, 679 Создание документа, 507 возможности, 58 документ на основе шаблона, 504 загрузка шаблонов из Интернета, 506 отображение, 57 создание веб-страницы; 719 ссылки, 710, 719 Справочные материалы, 178, 189 вызов, 179 значения слов, 181 источник справочной информации, 180 ключевые слова, 180 средство Перевод, 207 управление справочными средствами, 182 фильтрация информации, 184
Алфавитный указатель ♦
951
обычный текст преобразование в обычный текст, 94 оглавление в рамке, 611, 7 веб-документа, 610 выравнивание номеров страниц, 607 добавление записей вручную, 608 заполнитель, 607 пропуск заголовка, 610 редактирование, 610 составление на основе заголовков, 607 определенных вручную записей, 609 стиль заголовка, 606 форматирование, 609 окно кода, 892 очереди печати, 125 просмотра, 760 операционные системы, тестирование веб-страниц, 724 операция восстановление, 75 отмена, 75 повтор, 76 описание макроса, 904 определение параметров мониторов при разработке веб-страницы, 716 элементов указа геля, 621, 628 оптимизация веб-страниц, 713, 716 организационная диаграмма ввод текста, 469 выделение ветвей, 470 компоненты, «69 создание, 468 ориентация страницы Авто, 779 альбомная, 484 Всегда альбомная, 779 книжная, 484 Не изменять, 779 печать текста с примечаниями рецензентов, 779 освещение трехмерного объекта, 398 оси диаграммы названия, 460 сетка, 460 основной документ слияния использование активного документа, 841
область задач (продолжение) Стили и форматирование, 215, 290, 295, 804 выделение всех образцов стиля, 296 изменение существующих стилей, 306 исправление стиля, 308 настройка стилей, отображаемых в списке, 293 список Стиль, 290 удаление,- 297 удаление стиля, 309 удаление форматирования, -94 Структура XML, 826 v Шаблоны и надстройки, 830 ссылки на диалоговые окна, 262 форматирование абзаца, 262 область проверки, открытие и закрытие, 766 область электронного сообщения, 661 Введение, 661 обновление вычислений в таблице, 446 оглавления, 610 перекрестная ссылка, 637 полей в документе, 875 содержимого рамки, 540 соединений автоматическое, 367 по запросу, 367 после редактирования, 366 стиля в соответствии с выделенным текстом, 308 управление автоматическим обновлением, 305 указателя, 627 обновления Word, 920-921 обозначение в поисковых запросах времени, 119 даты, 149 ^ цифровых величин, 149 обрезка изображений, 354 обсуждение веб-документов, 687 общий шаблон, 501, 515 объединение / вложенных документов, 602 ячеек таблицы, 432 объект выбор объекта перехода, 161 замена текста объектом, 160 связь с исходным файлом, 362
I
952
♦
Алфавитный указатель
основной документ слияния (продолжение) существующего документа, 843 шаблона, 842 : определение, 840 повторное использование стандартного письма, 844 ответ на комментарий веб-обсуждения, 689 на примечание рецензента, 777 открытие XML-документа, 112 документа, 108 специальное, 111 из сети, 112 файл только для чтения, 803 отмена настройки изображений, 352 , печатного задания, 125 отмена действий, 75 относительные ссылки, 637 v отображение вложенных документов, 597 всплывающей подсказки гиперссылки, 727 выносок, 774 крупных кнопок панели инструментов, 167 начальной страницы в рамке, 541 непечатаемых знаков, 91 отступы, 252,253 отступы и выступы выступ, 253 задание с помощью линейки, 252 клавиатурные комбинации, 250 настройки по умолчанию, 261 отступ первой строки, 253 увеличение, 261 уменьшение, 261 оценка предложений для автореферата, 209 уровень удобочитаемости документа, 212
п
пакет программ Multilingual User Interface Pack (MUI), 923 VMWare, 724 панель инструментов WordArt, 411 кнопка Форма WordArt, 415
панель инструментов (iпродолжение) Автотекст, 239 Веб-компонснты, 720, 741 Веб-узел, 643 восстановление исходного вида, 169 вывод на экран, 48 Диаграмма Автоподбор размера диаграммы, 475 Заменить на, 476 Изменить масштаб диаграммы, 475 Развернуть диаграмму, 475 добавление и удаление кнопок, 50, 167, 169 колонтитулы, 492 Надпись, 528 настройка, 48 Настройка изображения, 351, 355, 360 Настройка тени, 396 Непечатаемые знаки, 429 Организационная диаграмма, 469, 471-472 Автоформат, 474 Добавить фигуру, 474 Заменить на, 474 Макет, 470 Обратить диаграмму, 474 Обтекание текстом, 474 Переместить фигуру вперед, 474 Переместить фигуру назад, 474 раскрывающееся меню Выбрать, 469 Добавить фигуру, 469 Макет, 469 Остановить запись, 907 перемещение, 49 плавающая, 49 Полотно, 407 кнопка Обтекание текстом, 408 разделительные линии, 172 Рамки, 537 Рецензирование, 755 Рисование, 395, 527 кнопка Автофигуры, 374 кнопки, 373 отображение, 373 перемещение рисунка, 403 Слияние, 841 создание новой, 169 Сравнить рядом, 791 Стандартная 49
Алфавитный указатель ♦
панель инструментов ( продолжение) Структура, 317, 589 / кнопки, 318 отображение форматирования, 322 раскрывающийся список Уровень, 325 Таблицы и границы, 425, 551 кнопка Автосумма, 445 кнопка Выровнять щирину столбцов, 435 раскрывающееся меню Тип линии, 427 толщина линии, 427 удаление с экрана, 48 Форматирование, 49, 79, 249-250,255 Панель форматирования, 94 . Формы, 879 кнопки, 879 функциональные клавиши, 38, 65 Элементы управления, 891 папка определение папки для поиска, 143 организация для веб-страниц, 715 размещение главного и вложенных документов, 591 совместно используемые во внутренней сети, 650 шаблонов, 509 на веб-сайтах, 508, 657 создание ссылки, 508 параметры электронного сообщения Важность, 671 пароль, защита формы, 881 ( шаблона, 519 перезапуск Word для восстановления реестра, 503 переименование компонентов шаблона, 517 макропроекта,. 911 стиля, 307 перекрестные ссылки, 635 в документе ( • гиперссылки на веб-страницы, 637 обновление, 637 Рисунок, 636 тип, 636 Абзац, 636 Заголовок, 636 Закладка, 636 Концевая сноска, 636 Сноска, 636
953
перекрестные ссылки (продолжение) в указателе, 624 во вложенном документе, 636 изменение связанного с ссылкой текста, 637 относительные, 637 перемещение, 637 создание, 635 сообщение об ошибке, 638 Таблйца, 636 Формула, 636 перемещение вложенных документов в структуре главного, 601 перекрестных ссылок, 637 по документу; 37, 63, 161 выбор объекта перехода, инструмент, 66 клавиатурные комбинации, 64 между примечаниями рецензентов, 777 Спомощью закладок, 162 схема документа, 150,315 разделов структуры документа, 328 строк и столбцов таблицы, 432 текста меэкду связанными надписями, 535 перетаскивание, 71,79 текста создание гиперссылок, 730 переход в режим предварительного просмотра, 117 к вложенному документу по ссылке, 597 между примечаниями рецензентов, 777 по гиперссылке, 727 перспектива, настройка для объемной диаграммы, 465 печать HTML-код, 129 XML-теги, 132 автоматическое переключение размеров бумаги, 135 в обратном порядке, 135 в файл, 134 всего документа, 127 выделенного фрагмента, 127 данные для форм, 134 документа без открытия документа, 124 нескольких документов, 124
954
♦
i лфавитныи •, казател!
печать (iпродолжение) нескольких копий,. 126 одной копии текущего документа, 124 отмена, 125 очистка очереди печати, 125 подгонка страниц, 122 поле INCLUDETEXT, 133 приоритет паданий, 125 разделов, 127 разобранного по копиям, 126 сведений о документе, 128 t только вставленных в форму данных, 136 указанного диапазона страниц, 127 фоновая, 125 документа с исправлениями, 128 изменение i масштаба, 132 кода PostScript поверх текста, 135 кодов полей, 129,875 конвертов, 861 на обеих сторонах листа, 127,483 наклеек, 862 настройка, 135 нескольких страниц на одном листе, 132 обновление полей, 135 обновление связей, 135 отдельных элементов, 128 по размеру страницы, 132 примечаний рецензентов, 778 результата слияния, 8J8 скрытого текста, 129 списка используемых стилей, 129 списка элементов автотекста, 240 структуры, 129 текущей страницы, 127 файл печати, 134 фонивая, 135 фоновые цвета и изображения, 133 черновика, 131 элементов автотекста, 130 пирамидальная диаграмма, 473 плавающая рамка, 530 планки погрешностей в диаграммах, 466 платформы, тестирование веб-страниц, 724 повтор действий, 76 подложка, 543 создание, 544 удаление, 545
подпись для сообщений электронной почты, 666
подстановочные знаки в поисковых запросах, 149; 154 замена порядка слов, 159 подстановочный знак, 142 поиск существующих документов, 142 поиск, 139 атрибутов форматирования, 155 выделенного фрагмента, 156,759 документов быстрый поиск, 148 определение области поиска, 142 поиск фрагмента текста, 142 правила составления запросов, 149 просмотр свойств документов, 146 расширенный, 146 результаты поиска, 145 служба индексирования, 148 специальных символов, 156 текста в документе направление поиска, 153 параметры вкладки Найти, 153 подстановочных знаков, 154 элементов документа, 152,161 Поиск в Интернете, 55 документов обычный, 142 поле, 865 блокировка, 875 вложенное, 874 времени, 99 вставка, 866,870 даты, 99 действия, 866 затемнение, 873 категории, 867 обновление, 99,875 перед печатью, 135 отметок, 866 отображение значения поля, 872 кода 1юля, 872 отображения величины цвета Зеленый, 389 Красный, 389 Синий, 389 параметры, 868 плавающая рамка, 529 поля Word, слияние документов, 855
Алфавитный указатель ♦
поле (продолжение) результата, 866 слияния Ask, 855 Merge Record #, 855 Merge Sequence #, 855 Next Record, 855 Next Record If, 855 Set Bookmark, 855 Skip Record If, 855 блок адреса, 840, 849-850 добавление к документу, 852 определение, 840 подбор полей в базе данных, 854 поля Word, 855 почтовая марка, 850 строка приветствия, 840,849, 851 установка соответствия полей, 854 формы определение, 880 просмотр полей, 882 с раскрывающимся списком, 882,887 справка, 888 текстовое, 882 флажок, 882 вставка, 886 изменение размера, 886 функции, 866 часто используемые в документах, 866 Полоса стилей изменение существующих стилей, 305 определение нового стиля, 300 отображение стилей, 294 применение существующих стилей, 295 установка ширины, 294 полосы прокрутки горизонтальная, отключение, 36 использование, 37 рамки, 542 полотно рисунка объединение с текстом, 408 отключение создания, 376,528 отображение, 375 рамки и границы, 375 удаление при сохранении рисунка, 376 форматирование, 375, 408 поля зеркальные, 483,486 многостраничного документа, 485 настройка в режиме предварительного просмотра, 123 параметры границы, 563
955
поля (продолжение) положение переплета, 484 установка, 484 , порядок каскадных таблиц стилей, изменение, 751 построение автореферата, 209 в начале исходного документа, 209 в новом документе, 209 в окне исходного документа, 209 почтоваямарка, поле слияния, 850 почтовые наклейки, печать, 862 правила составления поискового запроса, 149,156 преобразование документа мастер преобразований, 654 изображений в оттенки серого, 352 в черно-белые, 352 клипа в рисунок, 386 таблицы в текст, 447 приложение Microsoft Fax установка, 677 примечания рецензентов в сообщениях электронной почты, 763 вставка, 766 звуковые примечания, 767 линии, соединяющие выноску с текстом, 775 на веб-странице, 779 ограничение ввода примечаний, 764 открытие и закрытие области проверки, 766 отображение выносок, 774 имени рецензента, 777 на экране, 761 печать, 778 просмотр, 776 размер выноски, 775 расположение выноски, 775 соединение примечаний, 789 список рецензентов, 763 сравнение двух документов, 790 удаление, 777 с экрана, 763 цвет текста, 761 принтер, переустановка, 137 приобретение цифрового сертификата, 811 присоединение каскадной таблицы стилей, 750
956
♦
Алфавитный указатель
проверка грамматики автоматическая, 186 в выделенном фрагменте, 194 диалоговое окно Правописание, 192, 202 обработка отмеченных ошибок, 190 определение правил проверки, 203 отключение автоматической проверки, 19П отключение выделения ошибок, 191 отключение и включение, 202 параметр Грамматика, 190 параметр Об этом предложении, 190 параметр Пропустить предложение, 190 орфографии автоматическая, 186 < без проверки грамматики, 203 диалоговое окно Правописание, 192 добавление слов в словарь, 188 • используя только основной словарь, 195 отключение автоматической проверки, 190 отключение выделения ошиГкж, 191 отключение для выделенного фрагмента, 194 . отмена изменения, 194 параметр Добавить в словарь, 188,193 параметр Заменить все, 193 параметр Пропустить, 193 параметр Пропустить все, 188,193 повторная проверка документа, 195 потенциальные ошибки, 186 пропуск интернет-адресов, 195 пропуск прописных букв, 195 пропуск слов с цифрами, 195 пропуск электронных адресов, 195 установка параметров, 195 ~программа FrontPage, 747 InfoPath, 876 Input Method Editor, 928 Microsoft Paint, 731 Microsoft Script Editor, 719, 724, 751,890 Microsoft Visual Basic for Applications, 890 ' NetMeeting, 684
программа (продолжение) кнопки панели инструментов, 685 установка, 684 Outlook , адресная книга, 846 поиск в папках, 143 для отправки факсов, 675 установки Windows, 503 пропуск при проверке правописания адресов электронной почты, 195 интернет-*адресов, 195 слов из прописных букв, 195 содержащих цифры, 195 просмотр документа настройка, 47 область сносок, 631 по элементам, 66 режимы, 41 файл только для чтения, 803 примечаний рецензентов, 776 результатов слияния, 859 списка активных соединений с документом, 366 цифровых сертификатов, 816 просмотр документа по элементам, 38 процесс, иллюстрация с помощью блок-схемы, 383 прямая внешний вид, 377 изменение размера, 378 . расположения, 378 рисование под углом, 378 удлинение в обоих направлениях, 378 публикация веб-страницы на сервере, 752 пузырьковая диаграмма, 45U, 466 -<67 пункт, размер шрифта, 81
Р работа в Интернете команды области задач, 644 панель инструментов Веб-узел, 643 режим просмотра Веб-документ, 646 Предварительный просмотр веб-страницы, 645 создание ссылок на веб-узлы, 647 радиальная диаграмма, 473
Алфавитный указатель ♦
разбиение ячеек таблицы, 433 разворачивание разделов в структуре документа, 327 текста вложенных документов, 597 раздел, 584 в структуре документа перемещение, 328 выделение нескольких разделов, 585 границы, 490, 562 разворачивание, 314 сворачивание, 314 создание, 482,584 типы разделов, 585 установка параметров страницы для раздела, 482 разделение вложенных документов, 602 разделительные линии горизонтальная линия на веб-странице, 738 панель инструментов, 172 сноски, 635 частичные границы, 558 размер бумаги автоматическое преобразование, 135 выбор, 486 размещение документов по умолчанию, задание папки, 165 файлов и папок для веб-страниц, 715 разрешение для Интернета и экрана, 357 для передачи изображений по Интернету, 350, 357 для печати изображений, 350, 357 сканированного изображения, 350 цифрового изображения, 350 разрыв колонок^ 583 начало новой колонки, 492 раздела, 158,482 вставка, 584 содержащего таблицу, 443 удаление, 585 страницы, 264, 491 содержащей таблицу, 443 строки, 264, 492 рамка, 526, 536 вокруг изображения, типы линии, 356 высота и ширина рамки, 540
957
рамка (продолжение) границы, 542 диаграммы, 469 добавление в документ, 537-538 назначение рамкам документов, 539 отображение без границ, 542 начальной страницы, 541 полосы прокрутки, 542 присвоение названия, 540 разрешение изменения размеров, 542 создание ссылок на заголовки документа, 538 страница рамок, 537 удаление, 542 цвет границы, 542 раскладка клавиатуры доступ к языкам, 927 изменение языка ввода, 925 переключение между раскладками, 926 , раскрывающееся меню Автофигуры, 372, 374 Блок-схема, 383 Выноски, 385 Звезды и ленты, 384 плавающая панель, 379 подменю Линии, 380 подменю Основные фигуры, 380 подменю Фигурные стрелки, 380 Соединительные линии, 382 Выбор объекта перехода, 777 Показать, 756 Тени, 396 раскрывающийся список Выберите форматирование для применения, 292, 297 Движение (бегущая строка), 745 Затенение полей, 874 Категории, 866 Область поиска, 143 Обсуждения, 689 Основан на стиле, 303 Отобразить для проверки, 756 Показать уровень, 319-320 Показывать полосы прокрутки, 542 Сохранять файлы Word как, 656 Стиль следующего абзаца, 304 Стиль, применение существующих стилей, 295 Уровень, 317-318 Учетные записи, 661
958
♦
Алфавитный указатель
раскрывающийся список (тЪродолжепш ) Форматирование выделенного текста, 296-297 Элементы диаграммы, 463 распределение объектов рисунка, 405 рассказ, 526, 534 расстановка переносов, 77, 265 автоматическая,. 265-266 во всем документе, 266 во фрагменте документа, 267 вручную, 267 неразрывный дефис, 266 поиск в документе, 158 принудительная, 265, 267 удаление автоматически вставленных, 266 ширина зоны переноса слов, 266 рассылка документов по электронной почте, 667 растровая графика, 338,351 изменение размера изображения, 355 форматы файлов, 338 расширенный поиск, 146 региональные стандарты, многоязыковая поддержка, 924 регистр изменение, 92 редактирование вложенного документа, 599 главного документа, 599 объектов, 369 оглавления, 610 отмена изменений, 123 перетаскивание, 79 редактор веб-страниц по умолчанию, 716 Редактор сценариев просмотр, 646 реестр Windows запись принтера» 136 переустановка Word для восстановления, 503 реялм ввода текста вставки, 62 индикатор ЗАМ, 62 выделения индикатор ВДЛ, 51 записи исправлений индикатор ИСПР, 51 предварительного просмотра отступы абзацев, 123
режим (продолжение) Во весь экран, 119 / выход из режима, 119 кнопки панели иструментов, 119 масштабирование, 119 ? открытие диалогового окна Параметры страницы, 123 отмена внесенных изменений, 123 отображение нескольких страниц, 120
переход в режим, 117 подгонйа страниц, 123 положение курсора при выходе из режима, 122 поля, 123 просмотр выделенной страницы, 120
редактирование, 122 табуляция, 123 просмотра, 41 Веб-документ, 41,776 Во весь экран, 42 Измененный документ, 781 Исправления в измененном документе, 776 ‘ Исправления в исходном документе, 776 Исходный документ, 781 Обычный, 41, 776 область сносок, 633 Разметка страницы, 41, 355,576, 776 одновременно с просмотром структуры, 325 отображение вложенных документов, 598 Структура, 41 главный документ, 589 Схема документа, 41 ; чтение, 41 режим просмотра Веб-документ, 724 изменение размера таблицы, 434 Структура, 314 Схема документа, 150 резервная копия веб-страницы, 720 резервные копии, 108 рецензенты назначение цвета примечаний, 761 ограничение ввода примечаний, 764 внесения исправлений, 783
\
рецензенты ( продолжение) отображение имен, 777 примечаний, 763 принятие или отклонение исправлений, 787 соединение примечаний, 789 удаление примечаний рецензентов, 777 рецензирование исправления, 780 панель инструментов Рецензирование, 755 примечания рецензентов, 760 слияние примечаний, 789 рисование вручную, 380 рисованный маркер, 740 рисунок веб-графика, 735 вращение объектов, 401 вставка клипа из коллекции, 386 выделение нескольких элементов, 403 выравнивание объектов, 405 графическая гиперссылка, 731 группировка объектов, 406 добавление текста, 399 заливка, 390 замещающий текст для Интернета, 408, 737 изменение размера объекта, 400 формы объектов, 401 кривые, 380 линии, 380 прямые, 377 рисованные, 380 цветные, 387 наложение тени, 395 основные фигуры, 377 отражение объектов, 402 перемещение, 403 полилиния, 380 разгруппирование объектов, 406 распределение объектов, 405 по слоям, 406 сдвиг объектов, 403 список иллюстраций, 613 добавление названий к рисункам, 614 номера рисунков, 614 составление, 615 стрелки, 377, 380 фи!урные, 380
Алфавитный указатель ♦
959
рисунок (продолжение) трехмерные эффекты, 397 форматирование нескольких объектов, 398 цвет заливки, 387 рукописные замечания вставка, 770 определение, 768 рукописные примечания вставка, 772 определение, 769
с
сведения о документе печать, 128 свободное вращение объектов рисунка, 401 свободный ввод, 78 свойства гиперссылки, 733 документа поиск, 146,148 просмотр в результатах поиска, 145 сворачивание вложенных документов до заголовков, 597 разделов в структуре документа, 319,327 связанные надписи, 532 копирование, 534 направление текста, 531 перемещение, 534 текста между фигурами, 535 разрыв связей, 535 создание соединения, 532 удаление, 535 связи обновление перед печатью, 135 связывание с объектом, 363 блокирование соединений, 367 вставка, 364 диалоговое окно Вставка объекта, 364 Специальная вставка, 365 обновление соединений, 367 перемещение файла-источника, 367 переход к файлу-источнику, 367 просмотр соединений, 366 разрыв соединения, 368 редактирование, 366 сравнение с внедрением, 362 сдвиг объектов рисунка, 403
960
> Апфавитны* указатель
сервер обсуждений, соединение, 687 сетевое окружение доступ к файлам и папкам на веб-узлах, 648 сохранение документов на веб-узлах, 648 сетка работа с диаграммой, 460 рисунка, 403 изменение расположения объекта, 403 сетка документа, 497 отображение, 498 Привязать текст к Сетке знаков, 498 Сетка строк и знаков, 498 Только сетка строк, 498 сеть размещение Шаблонов в сети, 656 сохранение файлов в сети, 108 сжатие изображений, 357 символ, 95 Автозамена, 97 в качестве значка сноски, 634 вставка, 95 с помощью клавиатурных комбинаций, 97 символьные стили, 289 синонимы замена слова синонимом, 205 поиск в тезарурусе, 206 сканированные изображения, 338, 35и скрытая копия, 663 скрытый текст, отображение, 91 слияние блок адреса, 840,849-850 в новый документ, 858 выбор типа документа, 811 источник данных, 844 основной документ, 840 отправка по факсу, 859 по электронной почте, 858 печать результата, 858 подбор полей в базе данных; 854 поискошибок, 857 получатели, 844,856 поля Word, добавление в документ, 855 предварительный просмотр, 856 просмотр результатов, 859 строка приветствия, 840,849,851 файл-источник, 840
слова с ошибками замена, 188,193 игнорирование, 188, 193 настрошса автозамены, 189 словарь ) добавление слов, 188,193, 196 задание используемого по умолчанию, 200 используемых при проверке правописания, 195 , использование существующего, 199 название,* 198 основной словарь, 196 отключение при проверке правописания, 201 преобразование списка терминов в словарь, 200 редактирование вспомогательного словаря, 196 , создание, 198 удаление слов, 197 Служба индексирования, 148 , службы факсов Интернета, 677 активизация, 681 регистрация, 677 смарт-теги, 240 Автозамена, 98 в электронных сообщениях формата HTML, 674 загрузка дополнительных, 243 отключение для текущего документа, 243 повторная проверка документа, 243 распознаватели, 243 сообщения, 642 удаление, 243 всех смарт-тегов, 244 факс, 679 сноска вставка, 631 задание символа, 634 концевая, 631 вставка, 631 знак сноски, 631 копирование, 634 перемещение, 633 плавающая рамка, 529 редактирование, 633 схема нумерации, 631 удаление, 634 обычная, 630 вставка, 631
Алфавитный указатель ♦
сноска (продолжение) знак сноски, 631 копирование, 634 перемещение, 633 редактирование, 633 схема нумерации, 631 удаление, 634 отображение на веб-странице, 634 отображение содержимого, 632 плавающая рамка, 529 просмотр в доку менте, 632 форматирование разделительной линии, 635 совместная работа с документами отправка общих почтовых вложений, 695 совместное использование ресурсов ^ выбор схемы, 649 папки во внутренней сети, 650 с пользователями предыдущих версий Word, 651 установи пароля, 519 совместное использование файлов и папок для пользователей Word 97 и более поздних версий, 651 соединительные линии, 469 узлы соединения, 381 создание документа XML-документ, 58 веб-страницы, 58 из имеющегося документа, 58 из шаблона, 59 нового, 53, 58 сообщения электронной почты, 58 сообщение об ошибке при создании указателя, 627 принтера, 136 сортировка не табличных данных, 445 , составление оглавления, 607 списка иллюстраций, 615 таблицы ссылок, 617 указателя, 624 сохранение TIFF-файла, 107 XML-документа, 104 автоматическое, 113 автоматическое создание копий, 108 большого документа, 100 в новую папку, 102 в сети, 108
I
961
сохранение (продолжение) веб-страницы, 106 диалоговое окно Сохранение документа, 101 как XML-документ, 523 на FTP-сайте, 106 нового документа, 101 одновременно нескольких документов, 100 существующего документа, 100 текста в определенной кодировке, 107 фоновое, 113 форматы, 102 специальные знаки в поисковых запросах, 149, 157 вставка, 96 * клавиатурные комбинации, 97,174 список иллюстраций, 613 литературы, таблица ссылок, 617 маркированный* 270 автоформат, 271 выбор маркера, 274 изменение отступа маркера, 281 расположения текста, 281 изменение параметров, 274 изменение стиля, 274 изменение шрифта маркеров, 276 многоуровневый, 278 окончание списка, 273 превращение в нумерованный, 286 пррблемы с форматированием, 286 рисунок в качестве маркера, 277, 339 с рисунками, 279 создание, 272 нового маркера, 280 нумерованный, 271 автоформат, 271 вставка пункта, 285 выбор нумерации, 282 Изменение параметров, 282 изменение стиля нумерации, 283 обновление нумерации, 285 окончание списка, £73 превращение в маркированный, 286 проблемы с форматированием, 286 продолжение, 284 иридолжение нумерации. 284 создание, 272-273 стиль нумерации 282
962
♦
Алфавитный указатель
список (;продолжение) окончание, 273 разбиение пункта на абзацы, 273 создание, 272 при вводе текста, 273 список недавно использовавшихся файлов настройка, 57 удаление, 57 справочное сообщение в форме, 888 справочные таблицы оглавление, 607 список иллюстраций, 613 таблица ссылок, 616 сравнение документов сравнение документов рядом, 791 изменений в двух документах, 790 форматирования, 226 средства рисования, 372 средство Автоформат, 300 ссылка на вложенные документы, 596 оглавления в рамке, 538 относительная ссылка выше, 637 ниже, 637 перекрестная, 635 типы перекрестных ссылок, 636 стандартная нумерация, 332 Статистика автореферат, 210 количество слов в тексте, 212 уровень удобочитаемости текста, 212 стиль, 288 абзацный, 289 встроенный, 289 выделение всех образцов стиля, 296 диалоговое окно Создание стиля, 299 диалоговое окно Стиль, 290 добавление к используемому шаблону, 300 заголовка, 289 в режиме структуры документа, 317 изменение существующего стиля, 305 инструмент Копировать формат, 88 исправление в соответствии с выделенным текстом, 308 , клавиатурные комбинации, 289,306 копирование из одного документа в другой, 310 линии, 555
стиль (;продолжение) настройка свойств, 308 ' область задач Стили и форматирование, 290 обновление заданных в шаблоне стилей, 514 Обычный изменение настроек по умолчанию, 308 настройки по умолчанию, 303 отображение встроенных стилей, 292 отраженйе доступных в документе, 217 переименование, 307 печать списка, 129 Полоса стилей, 294 применение существующих стилей, 295 связывание уровня структуры со стилем, 333 символьный, 289 следующего абзаца, 304 создание на основе отформатированного текста, 299 на основе существующего, 302 при форматировании текста, 300 создание нового, 299 сохранение при автоформатировании, 221 • списка, 289 табличный, 289 типы стилей, 289 удаление, 309 всехОбразцов стиля, 297 форматирования, 297 управление автоматическим обновлением, 305 установленные по умолчанию, 290 шаблон NormaLdot, добавление стиля, 304 страница границы, 490 нумерация, 496 ориентация альбомная, 484 книжная, 484 параметры, 481 изменение настроек по умолчанию, 482 поля, установка, 484 разрыв, 491 страница рамок, 537
Алфавитный указатель ♦
стрелка автофигуры, 380 изменение внешнего вида, 377 размера, 378 настройка под углом, 378 * перемещение, 378 удлинение в обоих направлениях, 378 эффект тени, 396 стрелки, клавиши, 65,413 строка приветствия, поле слияния, 840, 849 строка состояния индикатор ВДЛ, 51 » ЗАМ, 51,62 ЗАП, 51 ИСПР, 51,783 расположение в документе, 51 структура документа вставка и удаление нумерации, 329 встроенные схемы нумерации, 330 вырезка и вставка фрагментов, 328 диктовка заголовков, 321 задание количества отображаемых уровней, 320 изменение схемы нумерации, 330 отображение параметров форматирования, 322 первых строк абзацев, 322 перемещение фрагментов, 328 с помощью мыши, 328 повышение уровня элемента, 319,326 понижение уривня элемента, 319,326 применение схем нумерации, 329 работа с оглавлением, 314 разворачивание разделов, 314 сворачивание разделов, 314,327 создание, 319 подуровней, 319 сравнение со схемой документа, 315 ( тандартная схема нумерации, 532 табуляция, 320 схема нумерации структуры документа, 329 встроенная, 330 добавление, 329 изменение, 330 начало нумерации, 333 положение номера, 333 стандартная, 332
схема нумерации структуры документа ( продолжение) удаление, 330 форматирование, 329 ■ , шрифт, 333 сценарий, редактирование, 719, 751
т
таблица автоформат, 436 выравнивание, 252 выравнивание таблицы и текста, 442 границы, 439 заливка, 440 заполнение, 428 копирование данных, 429-430 линии между ячейками, 427 обтекание текстом, 426,442 параметры Автоподбора, 433 преобразование в текст, 447 текста в таблицу, 447 преобразование в текст, 447 равномерное распределение данных, 435 размеры, 433 разрыв страницы или раздела, 443 рисование вручную, 425 создание, 424 сортировка данных по возрастанию, 444 по убыванию, 444 текста, 444 стиль по умолчанию, 436 столбец вставка, 431 выделение, 429 задание числа столбцов, 428 изменение ширины, 434 перемещение, 432 размер, 433,441 удаление, 432 строка вставка, 431 выделение, 429 задание1числа строк, 428 изменение высоты, 434 перемещение, 432 размер, 441 удаление, 432
963
964
♦
Алфавитный указатель
таблица (продолжение) структура веб-страницы, 720, 726 форматирование, 429 формула, 446 функции и формулы, 445 ячейка вставка, 432 выделение, 429 выравнивание данных, 435,442 изменение направления текста, 435 объединение ячеек, 432 разбиение, 433 размер, 441 удаление, 432 табличный стиль, 289 табуляция, 257 в структуре документа, 334 заполнители, 260 настройка в режиме предварительного просмотра, 123 по умолчанию, 260 с помощью линейки, 259 отображение, 258 поиск в документах, 158 применение к следующим абзацам, 259 ко всему документу, 260 удаление, 261 I шаблон Normal.dot, 258 теги XML Атрибуты, 833 добавление, 833 отображение, 832 удаление, 833 тезаурус, 205 трктт WordArt, 372 анимационные эффекты, 90 ввод в колонки, 580 вертикальный в таблице, 435" вставка в надпись, 528 выделение цветом, 757 выравнивание таблицы и текста, 442 гиперссылки, создание, 727 добавление к рисункам, 399 задание цвета, 87 замещающий для Интернета, 408,420 объекты WordArt, 420 непечатаемые знаки, 91
текст (продолжение) обтекание изображения, 358 перетаскивание в таблице, 429 преобразование в таблицу, 447 таблицы в текст, 447 разметка записей оглавления, 608 разрывы страниц, 334 символы, 94 скрытый, 91 смещение относительно линии строки, 93 специальные знаки, 94 структура, скрытие параметров форматирования, 322 удаление форматирования, 94 текстовое поле формы, 882 вставка, 883 длина поля, 885 отображение текста, 885 типы, 884 тема, 546 активная графика, 546 библиотека стилей, 547 живые цвета, 546 изменение, 548 настройки, 546 по умолчанию, 547 применение к документу, 547 удаление, 549 установка, 548 фоновый рисунок, 547 тень изменение расположения, 396 наложение тени на объект, 396 полупрозрачная, 397 раскраска тени, 397 с эффектом рельефа, 397 термин добавление в словарь, 188, 193,198 преобразование списка терминов в словарь, 200 тестирование веб-страниц, 724 слияния, 857 функций шаблона, 511 типы линий, 356 титульная страница факса, 675 точечная диаграмма, 449,466-467 точка, размер шрифта, 81 трехмерные эффекты, 397
Алфавитный указатель ♦
У удаление атрибутов форматирования, 94 / версии документа, 794,810 выделения цветом, 758 границы, 555 концевых сносок, 634 личных сведений из файла, 777, 810 макропроекта, 914 макроса, 914 нумерации структуры документа, 330 общих шаблонов, 517 обычных сносок, 634 пароля, 803 подложки, 545 примечаний рецензентов, 777 разрыва разделов, 585 рамки, 542 с экрана параметров форматирования, 322 содержимого буфера обмена, 245 связанных надписей, 535 темы, 54$ фильма из веб-страницы,, 743 фона, 545 форматирования, 297 цифрового сертификата, 816 элементов автозамены, 233 шаблона, 519 указатель, 620 без отступа, 626 второстепенные элементы, 622 выбор формата, 625 выравнивание номеров страниц, 626 диапазон страниц, 624 индексирование-повторяющихся элементов, 623 обновление, 627 определение элементов, 621 ошибка выравнивания колонок, 627 перекрестные ссылки, 624 разметка в тексте, 621 с отступом, 626 создание с помощью файла, 628 сообщение об ошибке создания, 627 составление, 624 форматирование колонок, 627 номеров страниц, 623 элементов, 623
965
упорядочивание объектов рисунка, 403 Управление правами на доступ к данным, 520 уровень доступа изменение, 797 полный доступ, 797 чтение, 797 уровни структуры документа выбор уровня заголовка, 325 отображение на экргне, 320 повышение и понижение, 314 разворачивание и сворачивание разделов, 327 установка дополнительных тем, 548 пароля для защиты формы, 881 доступа к документу, 801 защита шаблона, 519 средств многоязыковой поддержки, 924 установка Microsoft Office, 91$ подготовка, 917 системные требования, 917
Ф
файл изображение в формате GIF, 732,735 JPEG/JPG, 736 присоединение к сообщению . электронной почты, '665, 672 размер увеличение при связывании и внедрении, 363 электронного сообщения в формате HTML, 673 размещение по умолчанию, 165 с расширением .dot, 500 с расширением .pro, 135 словаря указателя, 628 сохранение на веб-узле, 648 только для чтения, 519, 803 удаление версии, 794,810 личных сведений, 777, 810 скрытого текста, 810 формат влияние изображений на размер, 358 изображений, 338 применяемые в веб-графике, 735
966
♦
Алфавитный указатель
файл в формате TIFF открытие, 683 преобразование из PDF, 682 преобразование из файлов других форматов, 681 файл-источник, слияние, 840 факс вложение, 674 документ в формате TIFF, 680 выбор программы для отправки факса, 675 выбор документа для отправки по факсу, 675 информация об отправителе, 676 использование смарт-тегов, 679 определение получателя, 676 отправка, 674, 676, 682 при помощи служб факсов i Интернета, 678 результата слияния, 859 пересылка, 682 поле получатель, 678 тема, 678 преобразование файлов в формате PDF, 682 преобразование файлов разных форматов, 681 стили титульного листа, 676 титульная страница, 676 титульный лист возможные проблемы, 680 выбор, 678 удаление личной информации, 683 файлы в формате TIFF, 678 факс-модем, 674 фигурные скобки {}, идентификатор поля, 865,870 фигуры блок-схемы, 383 вращение, 401 выделение нескольких элементов, 403 выноски, 385 выравнивание объектов, 405 группировка объектов, 406 добавление текста, 399 дополнительные автофигуры, 385 заливка, 390 рисунком, 393 текстурой, 391 узором, 393 цветная градиентная, 390
звезды, 384 изменение размера объекта, 400 формы, 401 ленты, 384 линии, 380 прямые, 377 цветные, 387 наложение тени, 395 овалы, 379 основные фигуры, 377 отражение, 402 прямоугольники, 379 разгруппирование объектов, 406 распределение объектов, 405 по слоям, 406 сдвиг, 403 соединительные линии, 381 стрелки, 377, 380 фигурные, 380 трехмерные эффекты, 397 цвет заливки, 387 флажок Ctrl+щелчок для выбора гиперссылки, 727 Автоматически проверять орфографию, 191 Автоматическое создание полотна при вставке автофигур, 528 ’ Вставить как гиперссылку, 637 Допустимые сочетания клавиш, 926 Использовать CSS при форматировании шрифтов, 673 Коды полей, 872 Крупные значки, 167 Не выделять слова с ошибками, 191 Открыть общий доступ к этой папке, 650 Перемещать вместе с текстом, 414 По умолчанию для новых таблиц, 428 Показывать линии выносок, 775 Пометка для примечаний, 764 Помечать несоответствия формата, 187 Пустые рамки рисунков, 361, 364, 368 Разрешить быстрое сохранение, 811 Рекомендовать доступ только для чтения, 519, 803 Связь с файлом связанные объекты, 364 Создать папку для вспомогательных файлов, 715
Алфавитный указатель ♦
Сохранять смарт-теги в электронных письмах, 674 Удалять личные сведения из свойств файла при сохранении, 810 Удалять личные сведения из файла при сохранении, 777 Ширина, 434 фон, 542 веб-документа, 546 печать, 543 прозрачность и полупрозрачность, 389 создание, 543 удаление, 545 цвет, 389 фоновая печать, 135 фоновый звук на веб-странице, 744 форма загрузка шаблона из Интернета, 878 затемнение полей, 873 защита, 880 использование, 893 макрос, 889 на веб-странице, 746 панель инструментов Формы, 879 планирование, 876 поле определение, 880 раскрывающийся список, 882, 887 текстовое поле, 882 флажок, 882,886 получение заполненной по электронной почте, 747 просмотр полей, 882 свойство, определение, 880 снятие защиты, 881 создание из нового документа, 877 из существующего документа, 877 сохранение данных, 893 справочное сообщение, 889 элементы управления, 890 определение, 879 формат DOC, 102 dot, 102 htm, html, 102 mht, mhtlm, 102 rtf, 102 ) txt, 102 xml, 102 веб-страницы, 722 используемый по умолчанию, 103
967
формат (продолжение) копирование без создания стиля, 216 отображение в области задач Стили и Форматирование, 216 очистить, 297 сообщения электронной почты, 658 форматирование, 247 абзаца буквица, 268 в режиме структуры документа, 317 выравнивание, 249, 254 границы, 269 заливка, 269 междустрочный интервал, 255 до и после абзаца, 257 Показать форматирование, 262 расстановка переносов, 265 абзацев, параметры, 249 вложенного документа, 599 выделенного текста, 292 гиперссылка, 727 главного документа, 599 изображения, 360 исправление несоответствий формата, 218 надписи, 530 номера иллюстраций, 614 J поиск атрибутов форматирования, 155 проверка соответствия форматов, 187 - разрыв страницы, 264 строки, 264 серии автофигур, 379 таблиц, 436 текста автоформат, 218 анимация, 90 в схеме документа, 151 вставка символов, 95 выбор шрифта, 81 диалоговое окно Шрифт, 85 задание цвета, 87 изменение нескольких атрибутов, 85 изменение регистра, 92 интервал между знаками, 92 каскадные таблицы стилей, 748 копирование форматирования, 88 курсив, 85 ,• непечатаемые знаки, 91 несоответствие форматов, 187 подчеркнутый шрифт, 85
968
♦
Алфавитный указатель
форматирование ( продолжение) \ полужирный шрифт, 85, 221 поля времени и даты, 99 размер символов, 82 создание стилей при форматировании, 300 специальные знаки, 96 удаление атрибутов форматирования, 94 формат по образцу, 88 указателя, 625 элементов диаграммы, 462 указателя, 623 фрейм, 536 .функциональные клавиши, 38, 65 панель инструментов, 65 функция ’ Автосумма, 445 в таблице, 445
Ц
цвет выделение цветом, 757, 760 границы, 555 задание для текста, 87 заливки, 374, 387 копирование цветовой схемы документа, 557 линии, 387 объекты WordArt, 416 прозрачный, 389 спектр, 388 тени, 397 трехмерного объекта, 398 цвет примечаний, назначенный рецензенту, 761 цветовая модель CMYK, 389 HSL, 389 PANTONE, 389 RGB, 389 палитра, 87 целевая диаграмма, 473 целевой ресурс гиперссылки, 727 изменение, 733 тип, 728 центры сертификации, 811 циклическая диаграмма, 473 цитаты, таблица ссылок, .616 цифровая подпись, 811
цифровой сертификат красная метка в виде буквы X, 816 не засвидетельствованный центром сертификации, 813 прикрепление^ файлу, 813 приобретение, 811 просмотр прикрепленных к файлу, 816 создание, 812 список надежных источников, 818 удаление, 816 цифровая подпись макросов, 912
ч
черновик, 135 четные страницы задание колонтитулов, 488 начало раздела, 488, 585 числа, региональные стандарты, 924 число повторов показа фильма, 743 появления бегущей строки, 746 фонового звука, 744
ш
шаблон Microsoft Office Online Template, веб-страница, 506 Normal.dot,?59, 299, 500-501 восстановление при повреждении, 502 встроенные стили, 289 настройки по умолчанию, 94 табуляция, 258 автоматическая загрузка, 516 вирусы, 502 встраивание темы, 512 встроенные шаблоны MS Office, 504 вызов, 60 готовый шаблон колонки, 574 добавление стиля, 300, 304 документов, 501 изменение, 517 сравнение с общим шаблоном, 515 загрузка из Интернета, 504, 506 загрузка из сети, 61 защита паролем, 519 из документа, 586 изменение при редактировании документа, 518 изменение присоединенного к документу, 515 копирование элементов, 519
Алфавитный указатель ♦
шаблон (продолжение) на основе документа, 510 существующего шаблона, 511 шаблона, 511 надстройки, 521 обновление стилей в документе, 514 общий, 501, 515 переименование компонентов, 517 поиск в сети, 59 присоединение к документу, 514 размещение на веб-сайтах, 508, 657 папки, 505, 509 редактирований, 517 создание, 512 нового документа, 59 сохранение элементов автотекста в шаблоне, 238 тестирование функций, 511 удаление элементов, 519 установка пароля, 519 файлы с расширением .dot, 500 формы, загрузка из Интернета, 878 хранение в Интернете, 60 часто используемые шаблоны, 62 шрифт, используемый по умолчанию, 82 шаблоны факсов установка, 676 ширина рамки, 540 ширина зоны переноса слов, 266 шрифт, 80 Adobe PostScript, 80 TrueType, 80 без засечек, 81 в схеме нумерации структуры, 333 в тексте структуры, 333 для веб-страницы, 717 задание, 81 изменение нескольких атрибутов, 85 используемый по умолчанию, 82 моноширинный, 718 пропорциональный, 718 размер, 81 распознаваемые на разных платформах, 718 с засечками, 81 стиль Обычный, настройки по умолчанию, 303 цвет, 87 N
э
969
экран, разделение на две части, 45 электронная почта защита сообщений, 819 изменение формата сообщений, 659 копии сообщения, 663 область электронного, сообщения, 661 определение адресата, 663 отправка сообщения от имени, 662 подпись сообщения, 666 рассылка сообщения по маршруту, 667 сообщение в виде обычного текста, 658 в формате HTML, 658, 669 в формате HTML, личный бланк, 669 в формат^ RTF, 658 введение, 661 с вложением, 665, 672 с высокой важностью, 664 с низкой важностью, 664 с флагом, 664 существующий документ, отправка, 660 установка приоритета сообщения, 664 учетная запись, 661 форматы сообщений, 658 электронное сообщение Категории, 672 Кнопки голосования, 672 Кодировка, 672 Контакты, 672 Не действительно после, 672 Не доставлять до, 672 , отправка, 659 Отправлять ответы, 672 Параметры безопасности, 672 Пометка, 672 После отправки сохранить в, 672 уведомление о доставке, 672 уведомление о прочтении, 672 Формат вложения, 672 шрифт, используемый по умолчанию, 83 элементы документа печать, 128 просмотр, 38, 66 указателя второстепенные, 622 повторяющиеся, 623 форматирование, 623 управления формы, 879
970
♦
Алфавитный указатель
Я ЯЗЫ К
V
Input Method Editor, редактор методов ввода, 928 Multilingual User Interface Pack, 923 ввода»добавление, 925 доступный в Word, 927 задание для данного словаря, 198 перевод текста, 207
язык (продолжение) раскладка клавиатуры, 925 распознавание слов на разных языках, 189 установка средств многоязыковой поддержки, 924 якорь объекта, 646 яркость изображения, настройка, 353 ярлык для FTP-сервера, 647
У
Мэри Миллхоллон, Катрин Мюррей fi
Эффективная работа: Microsoft Office Word 2003 Перевели с английского М. Малышева, О. Некруткина, Е. Смирнова Главные редактор Заведующий редакцией Руководитель проекта Литературный редактор Иллюстрации Художник Корректор Верстка
-jk'
Строганова A. Криьиоь В. Шрага Т. Захарова М. Малышева, О. Некруткина. Е. Смирнова, М. Шердеро*д М. Адуевская B. Листова Ю. Сергиенко £■
Лицензия ИД № 05784 от 07.09.01. /
Подписано в печать20.07.04. Формат70Х100/16. Уел. п. л. 78,69 Тираж 4000 экз. З а т № 51. ООО «Питер Принт». 194044, Санкт-Петербург, лр. Б. Сампсоииевскнй, дом 29а. Налоговая льгота— общероссийский классификатор продукции ОК 005-93, том 2; 953005— литература учебная. Отпечатано с готовых диапозитивов в ФГУП «Печатный двор» им. А. М. Горького Министерств*» РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций. 197110, Санкт-Петербург, Чкаловский пр., 15.
КЛУБ
/Ш
Ж
О
Ш
О
Ш
к
л
В 1997 году по инициативе генерального директора Издательского дома «Питер» Валерия Степанова и при поддержке деловых кругов города в Санкт-Петербурге был основан «Книжныи клуб Профессионал». Он собрал под флагом клуба про фессионалов своего дела, которых объединяет постоянная тяга к знаниям и любовь к книгам. Членами клуба являются лучшие Студенты и известные практики из раз ных сфер деятельности, которые хотят стать или уже стали профессионалами в той или инои области. Как и все развивающиеся проекты, с течением времени книжный клуб вырос в «Клуб Профессионал». Идею клуба сегодня формируют три основные «клубные» функции: • неформальное общение и совместный досуг интересных людей; • участие в подготовке специалистов высокого класса (семинары, пакеты книг по специальной литературе); • формирование и высказывание мнений современного профессионала (при встречах и на страницах журнала). КАК ВСТУПИТЬ В КЛУБ?
Для вступления в «Клуб Профессионал» вам необходимо: • ознакомиться с правилами вступления в «Клуб Профессионал» на страницах журнала или на сайте www.piter.com; • выразить свое желание вступить в «Клуб Профессионал» по электронной почте [email protected] или по тел. (812) 103-73-74; • заказать книги на сумму не менее 500 рублей в течение любого времени или приобрести комплект «Библиотека профессионала». «БИБЛИОТЕКА ПРОФЕССИОНАЛА»
Мы предлагаем вам получить все необходимые знания, подписавшись на «Библио теку профессионала». Она для тех, кто экономит не только время, но и деньги. Покупая комплект *- книжную полку «Библиотека профессионала», вы получаете: • • • •
скидку 15% от розничной цены издания, без учета почтовых расходов; при покупке двух или более комплектов - дополнительную скидку 3%; членство в «Клубе Профессионал»; подарок - журнал «Клуб Профессионал». изд а тельск п й а ом
Закажите бесплатный журнал «Клуб Профессионал».
АНТИВИРУС ИГОРЯ
ДАНИЛОВА
Dr.WEB www.drweb.ru
пи шиш iiiiii
М. Миллхоллон, К. Мюррей
Microsoft
Office Word 2 0 0 3 В этой книге собрано все, что нужно знать о Microsoft Office Word 2003: рассматриваются не только основные и очевидные функции, но и дополнительные возможности программы. УРОВЕНЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ: НАЧИНАЮЩИЙ/ОПЫТНЫЙ КАТЕГОРИЯ КНИГИ:
ОФИЦИАЛЬНОЕ РУКОВОДСТВО
Посетите наш web-магазин w w w .p ite r.c 0 m 4
Microsoft Press 1!>£ППТЕР WWW
< COM
Книга представляет собой официальное руководство по эффективной работе с новой версией популярного текстового редактора Microsoft Office Word 2003. Издание предназначено для широкого круга читателей и может служить настольной книгой для всех пользователей Microsoft Office Word 2003. Удобная организация книги делает ее уникальным справочником: нужный раздел можно найти по краткому или полному содержанию, отыскать интересующий термин в алфавитном указателе, воспользоваться перекрестными ссылками в тексте.