Microsoft Office. Часть 2. Excel 2003: Учебный практикум

Н.А.Максимов

Три источника

и три составные части

Часть 2.

Excel 2003 Учебный практикум

Самоучитель

WORD

EXCEL

ACCESS Чебоксары 2008

ББК 32.973.2-018.2 Серия посвящается учителям и выпускникам физикоматематической школы-интерната №2 г.Чебоксары

М 17 Рецензенты:

зав. кафедрой информатики и математического моделирования математического факультета ЧГУ им. И.Н.Ульянова, профессор, доктор физ.-мат. наук Артемьев И.Т. зав. кафедрой информационных систем экономического факультета ЧГУ им. И.Н.Ульянова, доцент, кандидат хим. наук Федотов В.Х. зав. кафедрой информатики и ВТ ЧГПУ им. И.Я.Яковлева, доктор физ.мат. наук Михайлова М.В.

Максимов Часть 2.

Николай

Андреевич. Microsoft OFFICE.

Excel 2003 . Учебный практикум. - Чебоксары,

2008.– 86с.

Издание четвертое, дополненное и переработанное Учебное пособие предназначено для проведения лабораторных занятий и самостоятельной работы студентов, учащихся и рядовых пользователей ЭВМ в ходе изучения табличного процессора Excel. Если на первых уроках описывается чуть ли не каждое действие ученика, то по мере возрастания тезауруса1 пользователя изложение материала становится алгоритмизированным, постепенно возрастает доля самостоятельной работы и умение пользоваться справочной системой. Приведены образцы оформления простых отчетов, курсовых и дипломных работ. Впервые изложен прагматический подход к применению информационных технологий, продемонстрированы уникальные возможности использования Excel в качестве СУБД. Приведены два варианта расчета заработной платы и возможности их практического использования на средних предприятиях и фирмах. © Максимов Н.А.

Maximov Nicolay 1

Digitally signed by Maximov Nicolay DN: CN = Maximov Nicolay, C = RU, O = Maximoff, OU = Home Reason: Welcome to ComPit! Date: 2009.01.29 20:39:58 +03'00'

®

Здесь: объем знаний, которым располагает пользователь в данной области

СОДЕРЖАНИЕ 1. Основные возможности EXCEL .................................................... 2 Упражнение 1.1 ................................................................................................................... 5

2. Ввод и редактирование данных ................................................... 7 2.1. Выбор и выделение ячейки, движение по таблице.................................. 7 Упражнение 2.1 ................................................................................................................... 9

2.2. Ввод данных. ............................................................................................. 10 Упражнение 2.2 ................................................................................................................. 10

2.3. Редактирование данных ........................................................................... 12 Упражнение 2.3. Основные навыки работы .................................................................. 13

3. Создание простых документов. ................................................. 18 3.1. Оборотная ведомость-0 ............................................................................ 18 Самостоятельная работа № 1. ......................................................................................... 20

3.2. Встроенные функции, абсолютные адреса............................................. 21 Самостоятельная работа № 2. ......................................................................................... 23 Самостоятельная работа № 3. ......................................................................................... 24 Самостоятельная работа № 4. ......................................................................................... 24

3.3. Работа с листами, автоформат ................................................................. 24 Самостоятельная работа № 5. ......................................................................................... 28

3.4. Построение диаграмм............................................................................... 28 Упражнение 3.4.1. Гистограммы .................................................................................... 29 Упражнение 3.4.2. Графики функций............................................................................. 31 Самостоятельная работа № 6. ......................................................................................... 33 Самостоятельная работа № 7 (итоговая для начального уровня)................................ 34

4. Введение в информационные технологии ................................. 35 4.1. Прагматический подход к ИТ.................................................................. 35 Самостоятельная работа №8 ........................................................................................... 41

4.2. Расчет заработной платы ......................................................................... 42 4.3. Печать, представления и отчеты ............................................................. 47 4.4. Вариант заработной платы с отдельными книгами ............................... 51 Самостоятельная работа №9 ........................................................................................... 56

4.5. Базы данных в Excel ................................................................................. 56 4.6. Моделирование связей БД ....................................................................... 59 Самостоятельная работа № 10. Оборотная ведомость - 2. ........................................... 64 Итоговая контрольная работа.......................................................................................... 65

5. Образцы документов в Excel ..................................................... 66 5.1. Табель учета рабочего времени. .............................................................. 66 5.2. Постановка экономической задачи (вариант) ........................................ 66 5.3. Проверка и защита данных ...................................................................... 73 6. Решение задач оптимизации в Excel .......................................... 77 Задача 1. Уборка кормов. ................................................................................................. 77 Задача 2. О бензиновых смесях. ...................................................................................... 81 Задача 3. Фирма «Снежок» .............................................................................................. 83 Задача 4. Транспортная задача ........................................................................................ 84

1. Основные возможности EXCEL О, сколько нам открытий чудных Готовят просвещенья дух И опыт, сын ошибок трудных ...

А.С. Пушкин

И Excel, электронный друг!

Н.А. Максимов

Структура учебно-методического пособия построена с учетом того, что изучающие электронную таблицу Excel должны иметь элементарные навыки работы в среде Windows (Windows 95/98/NT/2000/XP), с текстовым процессором Word и желательно с графическими объектами. Лабораторные работы выстроены по основным принципам дидактики: обучение осуществляется последовательно от простых понятий к более сложным; освоение темы в ходе практической работы, все следующие темы опираются на предыдущие. Специально выделен раздел, объясняющий принципы информационных технологий. По мере необходимости некоторые объяснения и упражнения повторяются или упоминаются в следующих темах. Особенно будьте внимательны при вводе данных в ячейки на первых уроках: в какую ячейку, когда и что вводить – все расписано, иначе при механическом наборе не будет обучающего эффекта.2 1.1.Запуск Excel

Программа установки (Setup) пакета OFFICE Excel (97,2000,2003) помещает команду вызова Excel непосредственно в меню «Программы». Поэтому вы можете запустить Excel разными способами:

1. Щелчок по ярлыку на рабочем столе или панели задач в блоке быстрого запуска (если они есть) 2. Пуск⇒ Программы⇒ Microsoft Excel» 3. Пиктограмма файла, созданного при помощи Ехсеl 4. С:\Program files⇒Microsoft Office⇒ Office⇒

Рис.1.1.

2

Эта и предыдущие версии самоучителя по Excel написаны при активном участии Егоровой Галины Николаевны, старшего преподавателя Чебоксарского кооперативного института. Нижайший ей поклон... Автор серии, эксклюзивный ассистент потребкооперации Максимов Н.А.

2

1.2. Выход из Excel

Выход осуществляется так же, как и в текстовом редакторе Word: • «Файл⇒ Выход»; • Через пиктограмму - «закрыть окно»; • Комбинацией клавиш Alt+F4. Следует иметь в виду, что может последовать запрос на сохранение измененных (созданных) файлов, но не сохраненных командами Меню: «Файл ⇒ Сохранить⇒ или Сохранить как⇒...» Следует ответить «Да» или «Нет» в зависимости от ситуации. 1 Файлы следует сохранять только в своей папке (каталоге), поэтому в

дальнейшем пользуйтесь командой «Сохранить как», ибо просто «Сохранить» записывает файл в тот каталог, который установлен по умолчанию в Главном меню⇒Сервис⇒Параметры ⇒Расположение. Но если вы открыли файл при помощи команды «Открыть» и после корректировки хотите сохранить его под тем же именем в той же папке, то достаточно воспользоваться командой «Сохранить» или

пиктограммой на панели инструментов . 1.3. Экран Excel

После запуска приложения Excel рабочее окно (экран) будет иметь примерно следующий вид:

Активная ячейка

Заголовки столбцов

Панели инструментов

Заголовки строк Прокрутка ярлычков

Ярлычок листа

Строка состояния

Полосы прокрутки

Рис.1.2. Сворачивание окна в кнопку на панели инструментов; ( )Распахивание окна на весь экран или восстановление предыдущего размера; Закрытие окна. 3

Экран Excel во многом аналогичен экрану текстового редактора Word3: стандартная первая строка заголовка с пиктограммами управления, почти такая же вторая строка основного горизонтального меню (Файл, Правка, Вид…), во многом схожие панели инструментов, обычно по умолчанию включены две панели: «Стандартная» и «Форматирование», полосы вертикальной и горизонтальной прокрутки, но есть и дополнительные - это «Строка формул» (ниже панели инструментов над рабочей областью): Если установить указатель мыши на строке формул и нажать левую клавишу мыши, то в строке появляются 3 кнопки: Отмена; Ввод; Изменить формулу ( в Office 2003 - Вставка функции ) Полоса прокрутки листов (под рабочей областью слева) и сама рабочая область представлены в виде ячеек таблицы. Ячейка имеет две координаты: номер колонки (столбца) - от A до IV (256 столбцов) и номер строки - от 1 до 65536. Книга Excel может содержать от 1 до 255 рабочих листов. По умолчанию в каждой книге содержится 3 рабочих листа. Обычно на экране видна небольшая часть рабочего листа, и лист может состоять из любого числа страниц (здесь страница – логическая единица для печати, как в Word). Рабочие листы можно удалять, переставлять (менять их местами), добавлять новые (вставлять чистые листы) с помощью контекстного меню (подвести курсор на лист и нажать правую кнопку мыши, выбрать пункт Добавить⇒Лист⇒OK) или через основное меню (Вставка⇒Лист).

1 Столбцы всегда обозначаются латинскими буквами A,F,G…AA,AB…IV) (ссылки

набирать в английском регистре!), и эти обозначения нельзя изменять, а вот названия ярлыков листов (Лист1, Лист2...) можно изменить.

Одна из ячеек является текущей и обрамлена черной рамкой, т.е. выделена. Адрес текущей ячейки высвечивается в начале строки формул над столбцом А (в нашем примере это А14, Рис.1.2.), содержимое текущей ячейки отображается в строке формул справа от знака =. Ширину и высоту ячеек можно изменять. 3

Это проявляется принцип узнаваемости окон и инструментов Windows (Office). Овладев навыками работы в одном приложении, овладеть другим не составляет труда.

4

Забегая чуть вперед: адреса ячеек могут задаваться и через стиль R1C1(Row-строка, Columnколонка), иногда это нужно при программировании. Если у Вас случайно окажется такая адресация, измените на стандартный стиль ссылок через Главное менюJСервисJПараметры JОбщиеJснять «галочку» в параметрах «Стиль ссылок R1C1» 4

Упражнение 1.1 Уселся он с похвальной целью Себе присвоить ум чужой…

1.3.1. Главное меню Пользуясь мышью, посмотрите содержимое главного меню и элементы ниспадающих меню. Найдите знакомые инструменты и команды. Для закрепления навыков попробуйте установить разные инструменты, например: «Вид⇒ Панель инструментов⇒ Рисование» и т.д. После освоения этих навыков уберите лишние панели инструментов (будут отвлекать), оставив лишь «Стандартная» и «Форматирование», также оставьте включенными (галочка включена) режимы «Строка формул» и «Строка состояния». 1.3.2. Справочная система «Пройдитесь» мышкой по панели инструментов, найдите знакомые инструменты, обратите внимание на новые. Для более подробной справки воспользуйтесь справочной системой, особенно контекстно-зависимой при помощи пиктограммы . Справку можно вызвать следующими способами: • Нажать на клавишу F1 в тот момент, когда указатель мыши находится на интересующем объекте, будь то пункт меню команд или пиктограмма. • Щелчок по данной пиктограмме , а затем щелчок по объекту или пункту меню. • Щелчок по пиктограмме . Кроме этого, всегда можно воспользоваться общей справкой из основного меню . Здесь принцип такой же, как и во всех Windowsприложениях. 1 Узнайте с помощью контекстной справки назначение пиктограмм: объединить и поместить в центре,

- процентный формат,

разделителями, - увеличить разрядность, денежный формат. 1 Попробуйте вызвать справочную систему через основное меню: « ⇒ Вызов справки ⇒ Предметный указатель ⇒ Ввод» (посмотрите, как вводятся данные). Часто бывает удобно воспользоваться услугами помощника:

- формат с

- уменьшить разрядность,

-

5

1.3.3. Контекстное меню В дополнение к основному меню, постоянно находящемуся на экране во всех приложениях Windows, Excel предлагает дополнительную систему контекстных меню. Контекстное меню предлагает для данного объекта (выделенного или отмеченного «мышью») систему команд, которые применимы в данной ситуации с данным конкретным объектом. Большинство из этих команд имеются и в основном меню, но, согласитесь, «не отходя от кассы» щелкнуть правой клавишей мыши гораздо удобнее, чем искать нужную команду через основное меню. При выполнении щелчка правой клавишей мыши на пиктограмме, ячейке, выделенной группе ячеек или на встроенном объекте возле указателя мыши открывается меню с основными (не всеми!) функциями, применимыми в данной ситуации, т.е. в контексте. Контекстное меню можно вызвать и комбинацией клавиш Shift+F10. Иногда контекстное меню называют динамическим. Установите указатель мыши на любой ячейке и щелкните правой клавишей - у вас должно появиться контекстное меню для ячейки:

Рис.1.3. Проделайте то же самое, указав мышью на Ярлык «Лист1»,- у вас появится уже другое контекстное меню (Рис.1.4):

Рис.1.4. Установите указатель мыши на любое место панели инструментов - у вас также появится другое контекстное меню (Рис.1.5): 6

Рис.1.5. Следует помнить, что указатель мыши в разных местах также меняет свой вид: попробуйте двигать мышью (но не спеша!): • внутри выделенной ячейки (стрелка должна принять вид белого , на границах – диагональная стрелка или толстого креста четырехсторонняя для Excel 2003, а в правом нижнем углу ячейки черного крестика ) – маркер заполнения • на границе заголовков строк и столбцов (на границе указатель принимает вид двунаправленной стрелки) 2. Ввод и редактирование данных 2.1. Выбор и выделение ячейки, движение по таблице

2.1.1. Способы выделения с помощью мыши 1. Клетка (ячейка) считается выделенной, если она обрамлена черной рамкой, а в строке формул отражается его адрес, т.е. выделение одной ячейки – это щелчок по ячейке (Рис. 2.1.).

Адрес ячейки

Рис. 2.1. 2. Выделить можно также и весь столбец - для этого щелкнуть по заголовку (букве) столбца.

Рис. 2.2. 7

3. Выделение всей строки - для этого щелкнуть по номеру строки (Рис. 2.3.).

Рис. 2.3. 4. Для выделения непрерывного блока необходимо щелкнуть по верхней левой ячейке выделяемого блока, затем щелчок при нажатой клавише Shift по нижней правой (Shift + click (щелчок) во всех приложениях Windows выделяет диапазон «от сих» и «до сих»). Также можно выделить начальную ячейку и, нажав на левую клавишу, «тащить» (не отпуская) до последней выделяемой ячейки блока, отпустить левую клавишу (Рис. 2.4.). Выделен блок B2:D6, (обозначается как адрес левого верхнего угла блока, разделитель : , адрес правой нижней ячейки). В строке формул и в области выделения высвечивается адрес начальной ячейки.

Рис. 2.4. 5. Выделение прерывистого блока происходит следующим образом: первый блок выделяется так же, как и непрерывный, остальные - при нажатой клавише Ctrl.

Рис. 2.5. 6. Вся таблица выделяется щелчком по «чистой» кнопке в левом верхнем углу таблицы (Рис. 2.6.). 8

Рис. 2.6. Мышью можно пользоваться и для движения по таблице при помощи полос прокрутки. При этом адрес выделенной ячейки не изменяется, т.е. она остается текущей. 2.1.2. Способы выделения с помощью клавиатуры5 1. Для выделения одной ячейки (движение по таблице) - это перемещение по ячейкам клавишами управления курсором: влево , вправо , вниз , вверх ; PgUp, PgDn - экран вверх, вниз. Home (начало), End (конец)- первая и последняя клетки таблицы. Ctrl+Home, Ctrl+End - первая и последняя заполненная клетка таблицы. 2. Для выделения столбца - курсор находится в выделяемой колонке, Ctrl+пробел. 3. Для выделения строки - курсор находится в выделяемой строке, Shift+пробел. 4. Для выделения непрерывной прямоугольной области - курсор в левом верхнем углу (начало блока) - F8, курсор в правом нижнем углу (конец блока) - F8 или движение клавишами управления курсором. 5. Для выделения нескольких прерывистых прямоугольных областей - так же, как и для непрерывной, но при нажатых Shift+F8. 6. Для выделения всей таблицы - Ctrl+Shift+пробел. 2.1.3. Отмена выделения Для отмены выделения - щелчок в любом месте листа или клавишами управления курсором. Упражнение 2.1

Двигаясь по таблице с помощью мыши и полос прокрутки, найдите адрес последней ячейки таблицы. Вернитесь в начало таблицы. 5

Про необходимость умения пользоваться клавиатурой было сказано, и неоднократно, еще при изучении Word 9

Проделайте то же самое при помощи клавиатуры. При помощи мыши выделите поочередно: строку, столбец, непрерывный и прерывистый блоки. Повторите все с помощью клавиатуры. В качестве закрепления попробуйте выделить блоки, как указано на Рис. 2.7.

Рис. 2.7. 2.2. Ввод данных.

Данные вводятся непосредственно в ячейки. В качестве данных используются следующие три типа: • Текст – произвольный набор символов. • Число – любые числа (дробная часть обычно отделяется с помощью запятой! Но может быть и . точка, зависит от общей настройки Windows (Язык и стандарты), а не самой Excel). • Формула – данные начинаются со знака = (равно). Результаты вычисления отображаются в ячейках, но хранятся только сами формулы, поэтому в строке формул отражаются только формулы! Графические объекты не связаны с конкретными ячейками, они как бы висят, находятся над ними. Поэтому они не могут быть введены непосредственно в ячейки, как в Wordе в таблицы. Разные символы можно ввести только в режиме ввода текста в ячейки.) Для ввода данных необходимо выполнить несколько действий: 1. Встать на (выделить) ячейку. 2. Ввести данные с клавиатуры. 3. Зафиксировать введенные данные в ячейки нажатием Enter. А вот завершение ввода переходом в другую ячейку мышью или клавишами управления курсором нежелательно. Однажды столкнетесь…(в самостоятельной 2) Упражнение 2.2

1.

На «чистом» листе окна Excel встаньте в ячейку А2 и наберите текст: «Упражнение 2. Ввод данных». Нажмите Enter. 2. В ячейку А3 введите слово «Пример 1». 3. В ячейку В3 - число 250. 10

4. 5.

В ячейку С3 - число 12,2563 (дробная часть через запятую !). В ячейку D3 введите формулу: =В3+С3. ХА-ХА! Не получилось? Так вам и надо: адреса ячеек всегда набираются латиницей! Переключите регистр с русского на English и повторите набор формулы. Нажмите Enter и опять вернитесь в D3. В результате экран примет вид, указанный на Рис. 2.8. Теперь в D3 отобразится вычисленное значение, а в строке формул - введенная формула!

Рис. 2.8. 6. Внимательно изучаем экран: a) Обратите внимание, что текст, введенный в ячейку А2 отображается и в ячейках В2 и С2. Это происходит тогда, когда соседние ячейки (справа от введенного текста) пустые, а ширина текущей ячейки (А2) недостаточна для вывода всей информации на экран! Убедитесь в этом, поочередно двигаясь клавишами управления курсором по ячейкам А2, В2, С2, D2: активна А2 – весь текст в строке формул, В2, С2, D2 – строка формул пуста. б) Встаньте в ячейку В2 и наберите текст: «Ячейка В2». Теперь текст ячейки А2 усечен и отображается только в А2. в) Встаньте опять в А2 и обратите внимание: в строке формул так и остался весь текст, а в ячейке отображается только часть. Вывод: Содержание ячеек может быть сколь угодно большим, а отображаться на листе может только часть. Истинное значение всегда видно только в строке формул!

г) Обратите внимание на ячейки А2, А3 и В3, С3, D3. Можно сделать вывод: по умолчанию текст всегда выравнивается влево, а числа вправо. Двигаться по ячейкам лучше при помощи клавиш управления курсором (меньше будет случайных ошибок, которые могут возникнуть при работе мышью). Excel сам определяет тип ячеек по контексту введенных данных. Мы не можем явно, заранее указать формат ячеек. 11

2.3. Редактирование данных

• Замена данных – встать на ячейку и ввести новые данные. • Редактирование 1. Встать на ячейку. 2. Активизировать данные внутри самой ячейки («войти» в ячейку) можно разными способами: a) Клавишей F2. b) Двойным щелчком по редактируемой ячейке. c) Щелчком левой клавишей мыши по строке формул. 3. Enter – окончание редактирования. • Удаление 1. Выделить ячейку или требуемый диапазон ячеек. 2. Удалить можно тремя способами: a) Клавишей Delete. b) Основное меню⇒ Правка⇒ Удалить. c) Контекстное меню⇒ Удалить. • Перемещение 1. «Перетаскивание» с помощью мыши (принцип такой же, как и для всех графических объектов): a) Выделить ячейку или требуемый диапазон ячеек. b) Установить указатель мыши на границе выделенного блока (в любом месте границы) таким образом, чтобы он превратился в стрелку и, нажав (не отпуская) левую клавишу мыши, перетащить объект на новую позицию. c) Отпустить левую клавишу. 2. При помощи меню: a) Выделить ячейку или требуемый диапазон ячеек. b) Контекстное меню⇒ Вырезать Или Основное меню⇒ Правка⇒ Вырезать. c) Перейти в новую позицию. d) Контекстное меню⇒ Вставить. Или Основное меню⇒ Правка⇒ Вставить. При перемещении формулы и ссылки(адреса ячеек) не изменяются и не перенастраиваются. Этот момент иногда очень даже пригодится. • Копирование 12

1. С помощью мыши: . a) Выделить ячейку или диапазон ячеек b) Установить указатель мыши в правый нижний угол выделенного диапазона так, чтобы он принял форму тонкого черного крестика +. c) Нажав и удерживая левую кнопку, «тащить» до последней копируемой ячейки. 2. При помощи меню: a) Выделить ячейку или диапазон ячеек. b) Контекстное меню⇒ Копировать. Или Основное меню⇒ Правка⇒ Копировать. c) Перейти в новую позицию. d) Контекстное меню⇒ Вставить. Или Основное меню⇒ Правка⇒ Вставить. При копировании формулы перенастраиваются на новые адреса. Упражнение 2.3. Основные навыки работы

Задание. 1. На Листе1 создать таблицу (Рис. 2.9) следующим образом:

Рис. 2.9. • Если ячейки непустые (осталась информация после Упражнения 2.2.), выделите блок ячеек А1:D4 и удалите при помощи кнопки Delete. Здесь и далее упражнения будем выполнять по шагам, а не набирать механически. В какой ячейке, когда и что набирать – все расписано последовательно. Мы должны ознакомиться с некоторыми навыками автозаполнения.

Порядок действий 1.1. В ячейку А1 ввести текст «Продажа товаров». 1.2. В ячейку А2 - № п/п 13

1.3.В ячейку В2 - после ввода слова «Наименование» воспользоваться комбинацией клавиш Alt+Enter для ввода последующего текста на следующей строке этой же ячейки. 1.4. В ячейки С2, D2, E2 - соответственно «Цена», «Кол-во», «Сумма». 1.5. В ячейку А3-1, В3-«Сыр голландский сорт 1», С3 - 22, D3 100. 1.6. В ячейку Е3- формулу: =С3*D3. Перед вводом формулы не забудьте переключиться на English ! 2. Для автоматического заполнения ячеек колонки А рядом чисел 1, 2, 3,... с шагом 1 воспользуемся одной из имеющихся возможностей Excel. Для этого выполним следующую последовательность команд: 2.1. Ввести в ячейку А4 число 2; 2.2. Выделить блок А3:А4; 2.3. Установить курсор (указатель мыши) в правый нижний угол ячейки А4 (курсор примет вид тонкого черного крестика «+». Этот черный крестик называется «маркером заполнения».) и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, «протащить» вниз до ячейки А12;

2.4. Зафиксировать автозаполнение (перейти в другую ячейку). 3. В ячейку В4 - «Сыр голландский 2 сорт». Но как только нажмете букву С, Excel предложит предыдущий текст данной колонки, который начинается на букву С. Здесь мы можем:

a) отказаться от предложенного текста, продолжая дальше набирать (первая буква остается). b) согласиться с предлагаемым текстом: нажать Enter. 3.1. После набора С нажимаем Enter: у нас в ячейке будет предложенный текст с сортом 1; вернемся в ячейку В4: 3.2. Нажать F2; 3.3. Изменить «сорт 1» на «сорт 2». 4. В ячейки - С4 - 20,5; D4 - 200. 5. Для дальнейшего заполнения ячеек колонок C и D воспользуемся автозаполнением с шагом -1,5 - для С и шагом 100 - для D. 5.1. Выделить две смежные ячейки С3:С4; 5.2. «Протянуть» при «черном» крестике до С12; 5.3. Выделим ячейки D3:D4; 5.4. «Протащить» (опять же при «черном» крестике) вниз до D12. Выделив две смежные ячейки, которые задают шаг Вывод: автозаполнения, можно быстро и точно ввести многие данные, включая и текстовые. Более подробно можно изучить самостоятельно через справочник Excel. Можно 14

воспользоваться: Основное меню=>Правка=>Заполнить=> Прогрессия или контекстное меню при вводе данных в ячейки. 6. Копирование формулы (автозаполнение колонки Е) 6.1. Встать в ячейку Е3 с исходной формулой; 6.2. «Протащить» мышью при «черном» крестике вниз до Е12; 6.3. Зафиксировать (щелчок в другую ячейку); 6.4. Теперь встаньте в ячейку Е4 и взгляните на строку формул. Формула уже настроилась на строку 4: =С4+D4. Пройдитесь по ячейкам вниз до Е12 и убедитесь в автонастройке, поднимите палец: Во!! Вывод: Формулу достаточно набрать один раз, а дальше просто скопировать! Причем в любом направлении . 7. Увеличение ширины колонки В. Вы уже обратили внимание, что содержимое ячеек колонки В высвечивается не полностью. Надо просто расширить данную колонку. 7.1. Подвести курсор мыши на границу между номерами колонок В и С так, чтобы он принял форму двунаправленной стрелки ; 7.2. Нажав и не отпуская левую клавишу, «тащить» указатель мыши

вправо до тех пор, пока не будет виден весь текст ячейки колонки В.

8. Точно также попробуйте уменьшить ширину колонки А. 9. Увеличить высоту строки 1. 9.1. Курсор на границе номеров строк 1 и 2 принял вид двунаправленной стрелки ;. 9.2. «Тащить» вниз, увеличивая высоту строки 1. 10.Выбор из списка и редактирование. 10.1. Встать в ячейку В5; 10.2. При помощи контекстного меню ячейки В5 (нажать правую клавишу мыши и «Выбрать из списка») выбрать из предложенного списка один из видов сыра. 10.3. Отредактировать приведенный текст в строке формул (щелчок по строке формул), выделив текст после слова «Сыр» и удалив его (как в Word) при помощи Delete, дописать: «пашехонский». Зафиксировать с помощью Enter. Хи-Хи!!! Слово «пашехонский» пишется через букву О: по-ше-хонский! Исправить букву через двойной щелчок в ячейке В5.

11. Перемещение содержимого ячейки А1 в середину документа - в ячейку В1. 11.1. Встаньте в ячейку А1; 11.2. Установите курсор мыши на ячейке А1, нажав и удерживая левую клавишу, перетащите в ячейку В1. 15

12.

Вспомните из Word и, используя пиктограммы панели инструментов, измените (отредактируйте) заголовок таблицы В1. 12.1. Шрифт - Arial Сyr, полужирный; 12.2. Размер – 14; 12.3. Цвет символов текста – голубой; 12.4. Выравнивание вправо . 13. Отформатированный текст из В1 перенесите обратно в А1 при помощи контекстного меню: 13.1. Выделите ячейку В1 (остаться в ней); 13.2. Контекстное меню=>Вырезать; 13.3. Встать в ячейку А1; 13.4. Контекстное меню=>Вставить Хи-Хи!!! Но эти попытки выравнивания текста по центру неэффективны, при изменениях ширины и формата печати надо опять выравнивать. А как на самом деле надо выравнивать заголовки – чуть ниже. 14. Выравнивание заголовка вдоль колонок А:Е по центру выбранных ячеек. 14.1. В первой ячейке А1 должен быть текст заголовка. Далее, начиная с А1, выделить ячейки А1:Е1; 14.2. Щелчок по пиктограмме (центрировать по столбцам). Если текст не расположится по центру выделенных ячеек, значит, соседние клетки В1, С1, D1, Е1 - не пустые. Выделите их и при помощи Delete очистите содержимое. Повторите пункты 14.1-14.2.

15. В ячейки В6:В12 введите наименование продуктов питания. 15.1. В ячейку В6 – Масло; 15.2. В ячейку В7 - Молоко (обратите внимание на то, что происходит после ввода первой буквы - М ); 15.3. В ячейку В8 - Хлеб ржаной; 15.4. Встать на ячейку В9, вызвать Контекстное меню=>Выбрать из списка «Хлеб ржаной» и редактировать на «Хлеб пшеничный»; 15.5. В ячейку В10 - Колбаса сорт 1; 15.6. Содержимое В10 скопировать в ячейки В11:В12 при помощи маркера заполнения. 16. Подвести указатель мыши на «Лист1», вызвать контекстное меню (нажать на правую кнопку мыши), нажать на «переименовать», ввести вместо «Лист1» новое «Продажа товаров» и Enter. 17. Сохранить документ. Конец упражнениям.

16

h

Попробуйте эргономично6 заполнить следующую таблицу:

Основа обучения - упражнения День недели Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница Суббота Воскресенье Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница Суббота

дата

Месяц

20.12.04 21.12.04 22.12.04 23.12.04 24.12.04 25.12.04 26.12.04 27.12.04 28.12.04 29.12.04 30.12.04 31.12.04 01.01.05

декабрь декабрь декабрь декабрь декабрь декабрь декабрь декабрь декабрь декабрь декабрь декабрь январь

Долгота дня (часы, минуты) 6,54 6,53 6,54 6,53 6,54 6,55 6,54 6,55 6,56 6,57 6,58 6,59 7

Подсказка. Введите «Понедельник», «20.12.04» и автозаполнение

вниз. А «Декабрь» надо размножать через буфер, без маркера заполнения. Так Вы можете составить и собственный календарьежедневник со всеми делами и уроками, хоть на целый год.

Цифры вводить привыкайте через специальную цифровую клавиатуру справа. Очень удобно и быстрее раза в 2! Ширину колонок и строк можно автоматически определять и двойным щелчком на границе, когда указатель мыши имеет вид двунаправленной стрелки или Формат ⇒ Строка (столбец) ⇒ Автоподбор высоты (ширины) (версия от 29.01.2009) Часто при вводе данных в ячейки формат данных изменяется, например, после ввода числа 20.5 высветится 20 май, если в качестве десятичного разделителя была набрана точка, а не запятая. В данной ячейке даже после правильного цифрового формата 20,5 будет выводиться формат даты 20.янв. В таких случаях выход один: измените формат на правильный через Формат⇒Ячейки⇒Число⇒Числовой или другой необходимый. Все изменения формата (выравнивание, шрифт, границы и т.д.) производятся через Формат⇒Ячейки или Ctrl + 1.

6

Эргономично - (от «эрг»- ед. изм. энергии) с наименьшими затратами силы и времени, наиболее простым и быстрым способом 17

3. Создание простых документов. 3.1. Оборотная ведомость-0

Задание 2. На Листе2 (переименовать лист как «Оборотная ведомость-0») создать документ, изображенный на Рис. 3.1. Проанализируем данный документ и наметим пути решения задачи. 1) Заголовок надо набрать крупным жирным шрифтом и отцентрировать по центру. 2) Входные данные находятся в колонках А - Е, расчетные - в колонке F и итоговой строке 11. 3) Названия колонок размещены в одной строке 2. 4) Колонку А надо расширить, В - сузить, С - F - оставить стандартными. 5) Итоговую строку 11 - выделить: шрифтом, размером, цветом. 6) Применить обрамления для названий колонок (строка 2). 7) Отсортировать строки по возрастанию значения колонки «Остаток на конец».

Рис. 3.1. Линии сетки таблицы Excel, которые в стандартной загрузке программы высвечиваются на экране, на печать не выводятся. Поэтому обрамление надо применять дополнительно! Но: линии сетки можно скрыть даже при работе в оконном режиме через СервизJПараметрыJВид.

Порядок действий: 1. В ячейке А1 - набрать заголовок документа. 2. Применить шрифт жирный (Ж), размер 16. 3. Начиная с А1 выделить блок А1:F1 и при помощи пиктограммы отцентрировать по центру выделенных столбцов. 4. В строке 2 ввести наименования граф (столбцов). Не забудьте применять комбинацию клавиш Alt+Enter для ввода данных в несколько строк внутри одной ячейки. 5. Ввести входные данные в колонки А-Е. Рекомендуем воспользоваться выбором из списка при помощи контекстного меню, как в упражнении 2.3. 18

6. F3 - исходная формула: =С3+D3-E3. И здесь попробуем упростить наши действия: 6.1. С клавиатуры набираем = (высветится в строке формул); 6.2. Мышью щелкнем по ячейке С3. В строке формул добавится адрес ячейки: =С3; 6.3. Знак «+»; 6.4. Щелчок по D3; 6.5. Знак «-»; 6.6. Щелчок по Е3; 6.7. нажать Enter. Исходная формула набрана; 6.8. Возвращаемся в ячейку F3 и знакомым уже «черным крестиком» в правом нижнем углу размножаем формулу до 10-й строки включительно. 7. В ячейке А11 наберем «Итого» и отцентрируем по центру , шрифт курсив , его размер 12, цвет текста - красный с пиктограммы . 8. В ячейке С11 должна находиться итоговая сумма по столбцу С: 8.1. Встать в ячейку С11 и нажать пиктограмму Автосуммирование Σ. Появится бегущая штриховая рамка вокруг выделенных клеток С3:С10 и предложенная формула «Сумм(С3:С10)»; 8.2. Нажать клавишу Enter. ХА-ХА!!! Если у вас в ячейке С11 появилась решетка #### - это означает только одно: ширина колонки С недостаточна для размещения значения суммы. Расширьте столбец С, можно двойным щелчком на границе, тогда ширина колонки будет ровно столько, сколько занимает самая широкая строка в колонке, без излишеств.

8.3. Вернуться на С11 и при помощи «маркера заполнения» размножить исходную формулу на ячейки D11, E11, F11: «тащить» вправо до F11; 8.4. Применить размер: 14. 9. Обведем рамкой наименования колонок: 9.1. Выделить блок А2:F2. 9.2. Щелчок по пиктограмме обрамление , выбираем - вокруг всех ячеек. Зафиксируем - щелчок в другую область. 9.3. Опять выделим блок А2:F2 и при помощи пиктограммы обрамление обведем всю выделенную область жирной рамкой, отцентрируем каждую ячейку по центру при помощи 10. Многозначные цифры в нашем примере плохо читаются: неясно, сколько тысяч: семьдесят или семьсот? Есть еще одна приятная способность Excel: разделить групп разрядов по тысячным. 10.1. Выделить блок С3:F11; - формат с разделителем групп разрядов 10.2. Щелчок по пиктограмме по тысяче; 19

10.3. Щелчок по пиктограмме . 11. Полюбуйтесь еще раз на свой документ, запомните порядок строк. Сейчас мы их будем сортировать по убыванию значений колонки F. Для этого: 11.1. Выделить диапазон А3:F10; 11.2. Основное меню=>Данные=>Сортировка; 11.3. В окне Сортировка диапазона поставить галочку по обозначениям столбцов листа, выбрать в пункте Сортировать по выбрать Столбец F и поставить галочку перед По убыванию⇒ Оk. Взгляните на документ и убедитесь в том, что порядок строк изменился.

Подведем итоги: 1 При сортировке надо выделять все сортируемые строки целиком со всеми

колонками, иначе переставятся только данные в выделенных колонках (как у зверей из сказки, будут перепутаны хвосты). По умолчанию выделится вся таблица, все строки, в том числе и итоговая, заголовочная, положение которых не должно меняться. Поэтому не выделяйте названия колонок(«шапки» документов) и итоговые строки 1 Формула вводится один раз, желательно щелчком мыши по ячейке (тогда не будет случайных ошибок адресации, Вы не зависите от регистра клавиатуры), а дальше копируется в любом направлении: можно вниз, вверх, вправо или влево. При этом адреса в формулах перенастраиваются на новые строки и столбцы Самостоятельная работа № 1.

Создать документ, изображенный на Рис. 3.2. с 5-10 записями, результат отсортировать по алфавиту Ф.И.О. Входные данные придумать самим, но в пределах реальных заработков и часов за месяц. Отформатируйте по предыдущему образцу через ФорматJЯчейки, далее по вкладкам. Тарифная ставка – заработная плата за 1 час отработанного времени; Отработано часов – количество отработанных часов за месяц. Сумма премии – произвольная, кто-то, может, и не заслужил…

№ п/п 1

ФИО

Иванов И.И. ........... 10 Сидоров С.С. Итого

Тарифная ставка 50

Отработано Сумма часов премии 22 1000

Заработано =… ХХХ

Рис. 3.2. Расчетная формула: Заработано = Тарифная ставка * Отработано + Сумма премии. ХХХ - здесь и далее означает подведение итогов по колонке. Не жадничайте, как правительство: деньги все равно виртуальные… 20

3.2. Встроенные функции, абсолютные адреса

Встроенные функции облегчают работу пользователя, поскольку сокращают написание длинных формул. Почитайте через Справку. Ранее была рассмотрена функция автосуммирования. В данном разделе рассмотрим функцию проверки условия ЕСЛИ и понятия относительных и абсолютных адресов ячеек. Относительная адресация ячеек используется в формулах по умолчанию; при копировании формул относительные адреса перенастраиваются на новые. Абсолютная адресация создается из относительной ссылки путем вставки знака доллара ($) перед заголовком столбца и(или) строки. Например, $А$1 – абсолютный адрес ячейки А1, А$1- смешанная, номер строки 1 при копировании не изменяется, $А1 – смешанная, колонка А не настраивается.

Задание 3. На следующем переименованном листе создать документ, изображенный на Рис. 3.3. Постановка задачи: 1. Обрамление, выравнивание произвести самостоятельно. 2. Столбец (колонка) Удельный вес (расчетная колонка!)– это отношение количества на итоговую сумму, т.е. рассчитать по формуле Количество/Итоговая сумма. 3. В колонках G и H отклонения от плана поставок рассчитать, используя функцию проверки условия: ЕСЛИ «Количество по факту» > (больше) «Количества по плану», то отклонения записывается в колонке G; если невыполнение плана, то записать в колонке H. 4. Итого – через Автосуммирование.

Рис. 3.3. Порядок действий. 1. Используя навыки и умения, полученные в предыдущих заданиях, оформить документ в строках 1-3 и ввести входные данные в колонки A,B,C,E.(если + не вводится - смотри на стр. 10) 2. Ввод формулы в ячейку D4: 2.1. Выделить диапазон D4:D11; 21

2.2. Применить формат «процентный» при помощи ; 2.3. В ячейку D4 - набрать формулу: =C4/C11, нажать на Ctrl+Enter7; 2.4. Формула скопирована на весь диапазон без «мыши». ☺ ХА-ХА! В ячейке D4 –правильное значение, а дальше – деление на 0. Дело в том, что второй адрес в формуле (С11) тоже перенастроился при копировании. Убедитесь в этом: =С5/С12 и т.д. Но для нас адрес ячейки с итоговой суммой С11 должен быть неизменным: =С5/С11, С6/С11 и т.д. Поэтому адрес ячейки надо задать как неизменный, абсолютный; со знаком доллара перед координатами: $C$11. Знак $ можно набрать с клавиатуры. А можно после ввода адреса (С11) нажать F4 и адрес автоматически преобразуется в абсолютный. Нажимая последовательно несколько раз на F4 (предварительно выделив адрес в строке формул), можно задавать и относительные, и смешанные адреса. Стиль адресация будет меняться по циклу.

Придется повторить(repeat) предыдущие шаги 2.3. и 2.4. еще раз по-другому.

1. В ячейке D4 – набрать формулу: =С4/С11; 2. Нажать на клавиатуре F4 (адрес станет $C$11); 3. Окончательная формула: =С4/$C$11; Ctrl + Enter 4. Скопировать формулу на весь диапазон. 3. Точно также введем формулу в колонку F4: 3.1. Выделить F4:F11; 3.2. F4 - = E4/E11; 3.3. Нажать F4, Ctrl + Enter; 3.4. Формула скопирована на весь диапазон. 4. При необходимости отформатируйте колонки D и E с точностью до 2(увеличить х знаков после запятой при помощи пиктограмм разрядность или уменьшить разрядность): 4.1. Выделить диапазон D4:D11 (E4:E11); 4.2.Щелчок по пиктограммам изменения разрядности. 5.Расчет отклонений 5.1.Встать в ячейку G4. 5.2.Вызвать мастер функций при помощи пиктограммы 5.3.Выбрать категорию: логические и в нем функцию ЕСЛИ: 5.4.Нажать на клавишу «OK». 5.5. В появившемся окне ввести формулу: В строке «Логическое_выражение»– условие выбора: Е4>С4; В строке «Значение_если_истина» - E4-C4, выводится разница между планом и фактом поставки; 7

Комбинация клавиш Ctrl + Enter используется для копирования формулы на весь выделенный диапазон. Иногда проще заранее выделить блок и размножить через клавиатуру, чем «тащить» формулу непослушной мышью через всю таблицу 22

В строке «Значение_если_ложь» - знак «минус» или просто пробел: если ложь, то в данной ячейке ничего не выводим. 5.6. Нажать на клавишу «OK». Примерный вид экрана на рис 3.4.

Рис. 3.4.

5.7. Размножить формулу. 6. Аналогично рассчитать отклонение в колонке Н (знак > заменить на <).

7. Отсортировать таблицу по возрастанию значений колонки G, затем по второму ключу-убыванию колонки Н. 8. Отрицательные значения колонки Н выделить красным цветом через пиктограмму - цвет шрифта. После выполнения всех пунктов задания документ на Рис. 3.3. будет иметь следующий вид8:

Рис. 3.3.(итоговый) Самостоятельная работа № 2.

Создать документ, изображенный на Рис. 3.5 (расчетные (выходные) колонки –суммы и отклонения, остальные – входные, заполняете сами).

8

Для внимательных: если все правильно, то отрицательные значения в Вашей таблице имеют другой порядок, чем на «старом» рис. 3.3, приведенном без сортировки по второму уровню (ключу) колонки Н 23

Рис. 3.5. Самостоятельная работа № 3.

Используя понятие абсолютного адреса (в идеале смешанного, тогда формула будет введена только один раз в ячейке В3 и размножена на всю таблицу), создать таблицу умножения в виде таблицы Пифагора (Рис. 3.6.). Для форматирования ширины столбцов воспользоваться Формат⇒ ⇒Столбец⇒ Ширина⇒ 3 или Автоподбор.

Рис. 3.6. Самостоятельная работа № 4.

1. Торговый агент получает процент от суммы совершенной сделки. Если объем сделки до 3000, то 2%; если объем до 10000, то 3%; если выше 10000, то 5%. Рассчитать сумму вознаграждения. 2. На предприятии персонал работает по графику: 12-часовая дневная смена, 12-часовая ночная смена, затем двое суток отдыха. Составить скользящий график для 8 человек на март месяц: - для первого – день, ночь, отдых, отдых, день …..; - для второго - ночь, отдых, отдых, день, …. и т.д. (Просто методами автозаполнения создать таблицу- график без вычислений) 3.3. Работа с листами, автоформат

Очень часто в документах могут использоваться данные, которые находятся на других листах. Эти ссылки на данные в других листах вводятся одинаково: = Наименование листа! Адрес ячейки; Например: =Лист2!В3. Означает ссылку на ячейку В3 листа 2. 24

Задание 3. Используя данные с листа Х (Рис. 3.7), получить таблицу «Справка о возрасте», изображенную на Рис. 3.8. Постановка задачи. 1. ЛистХ переименовать как «Справочник сотрудников» и создать документ, изображенный на Рис. 3.7.

Рис. 3.7. 2. ЛистХ+1 переименовать как «Возраст» и ввести только первые 2 строки, в остальные строки - только формулы и ссылки следующим образом: 3. Столбец B листа «Возраст» (Фамилия И.О.) формируется при помощи сцепления (присоединения) к фамилии первых букв с имени и отчества при помощи встроенной функции Левсимв данными из трех столбцов B, C, D листа «Справочник сотрудников» (Фамилия Имя Отчество). 4. Для вычисления Возраста воспользуйтесь формулуй «Текущая дата -дата рождения». В качестве текущей даты используется функция «Сегодня». Выводить только число полных лет. Порядок действий. 1. Переименовать ЛистХ (подвести курсор на Лист, нажать

правую кнопку мыши и выбрать пункт Переименовать, ввести название листа «Справочник сотрудников» и нажать Enter); 2. Ввести данные в ячейки, отцентрировать: • Порядковый номер ввести при помощи автозаполнения (ввести 1 и 2, выделить обе ячейки и «потянуть» мышью); 25

3. 4. 5. 6.

7. 8. 9.

• При вводе фамилий, имен, отчеств можно воспользоваться (после ввода 3-4 строк) Контекстным меню ⇒ выбор из списка. Перейти щелчком на ЛистХ+1 (переименовать лист как Возраст); В ячейку А1 ввести «Справка о возрасте», выровнять по центру, выделив диапазон А:D; В ячейки А2, В2, С2, D2 ввести «№ п/п, Фамилия И.О., Дата рождения, Возраст»; В ячейку А3 ввести = (равно), перейти на «Справочник сотрудников», щелкнуть по ячейке А3 и в строке формул появится запись-формула ='Справочник сотрудников'!A3, нажать Enter; Выделить ячейку А3 листа Возраст и «потянуть» мышью вниз. Колонка сформирована; В ячейку В3 ввести = (равно), перейти на «Справочник сотрудников», щелкнуть по ячейке В3, в строке формул появится запись-формула ='Справочник сотрудников'!B3; Щелчок по строке формул, набрать (& - сцепить) & “пробел9”&;

1 Ввод формул можно и нужно прослеживать через строку формул, в конце концов должна собраться общая длинная формула, приведенная чуть ниже.

10. Нажать (для извлечения первого символа из имени), категория: Текстовые, выбрать функцию ЛЕВСИМВ (функция возвращает заданное число первых левых символов текста), нажать OK; 11. В окне ЛЕВСИМВ в строке Текст щелкнуть по листу Справочник сотрудников, затем по ячейке С3; перейти на строку Число_литер и ввести 1, нажать на ОК и в строке формул появиться выражение: ='Справочник сотрудников'!B3&" "&ЛЕВСИМВ('Справочник сотрудников'!C3;1) (В Строке формул постепенно выстраивается приведенное чуть ниже выражение) 12. Курсор на строке формул, ввести: &«.»&, повторить п.11, вместо ячейки С3 выбрать - D3, курсор на строку формул, набрать & «.», нажать Enter. И наконец-то в строке формул появится формула: 9

Символьные выражения всегда заключены в двойные кавычки, а пробел такой же нормальный символ, как и все другие. Здесь он нужен для разделения Фамилии и Имени 26

='Справочник сотрудников'!B3 &" "& ЛЕВСИМВ ('Справочник сотрудников'!C3;1)&"." & ЛЕВСИМВ('Справочник сотрудников'!D3;1)&"." 13. Скопировать формулу вниз на всю колонку. 14. Встать на ячейку С3, набрать =, щелчок по листу Справочник сотрудников, в нем Е3, нажать Enter, при изменении формата ячейки установить правильный Тип даты (ДД/ММ/ГГ) через ФорматJЯчейки, растянуть формулу вниз. Колонка С сформирована. 15. Встать на ячейку на D3, нажать , выбрать категорию - Дата и

Время, выбрать функцию «Сегодня» (она без параметров), ОК. 16. Курсор на строке формул, ввести знак минус (-), щелчок по ячейке С3, нажать Enter. Должна появиться формула: =Сегодня()-С3, скопировать формулу вниз. 17. Колонку D отформатировать в формате ГГ (только полных лет) следующим образом: 1. Выделить D3:D10. 2. Формат⇒Ячейки⇒Число⇒все форматы 3. В строке Тип ввести новый шаблон ГГ(можно убрать лишнее из ДД.ММ. ГГГГ).

18. Для

форматирования получившегося документа попробуем использовать Автоформат: 1. Выделим область А2:D10 2. Формат ⇒ Автоформат 3. Из появившегося списка форматов введем Простой, нажать ОК.

Рис. 3.8. 19. Самостоятельно попробуйте применить другие форматы, например, ГГ лет. Для отмены текущего формата можно выбрать из списка форматов самый нижний (последний) - НЕТ. 20. В результате выполнения всех вышеуказанных пунктов получим

таблицу «Справка о возрасте».

27

Самостоятельная работа № 5.

1. Вычислите свой возраст в днях и неделях (для расчета количества дней между двумя датами можно использовать встроенную функцию ДНЕЙ360, но возможно и простое вычитание двух дат).

2. Производственное совещание проходит по вторникам и пятницам. Составьте их расписание на первый квартал 2005 года в виде таблицы Дата-День недели. 3. Для текущей даты вычислить: а) порядковый номер дня с начала года; б) сколько осталось дней до конца года, месяца, до конца недели. 3.4. Построение диаграмм

Часто информацию удобнее представлять в графическом виде при помощи диаграмм. Диаграммы – общее название, их разновидностей много, причем для разных показателей разные по смыслу! График - для временных показателей, круговая – относительных долей, гистограммы – сравнения одинаковых показателей и т.д. Диаграммы обычно строят для любой стандартной сплошной (!) таблицы. Обычно заголовки столбцов/строк используются для проставления меток по оси Х и для обозначения переменных. Стандартный порядок построения диаграммы будет примерно следующий. Из схемы видно, что диаграмма строится при помощи 4 шагов, причем с каждого шага есть возможность возврата назад для исправления ошибок.

Рис. 3.9. Диаграмму можно построить на текущем листе или на новом листе (займет весь лист), поэтому место и размер диаграммы можно менять! 28

Упражнение 3.4.1. Гистограммы

Создать таблицу, изображенную на Рис. 3.10. и диаграмму к ней.

Через автозаполнение 2-х смежных ячеек

Рис. 3.10. Порядок действий.

1. В ячейку А1 - введите заголовок, но пока не центрируйте по ширине! 2. В ячейку А2 - Автор. 3. Ячейки В2 - Январь и далее примените автозаполнение через список. (Вспомните! Самостоятельно! Забыли - посмотрите упр.2.3. или Справочник - F1 : каждый раз подсказывать не будем!) 4. Заполните колонки А,В,С, при этом строку с Итого (Автосуммирование) опять скопируйте с клетки В7. Знакомую технологию работы не забываем! Нам еще предстоит узнать о других возможностях замечательного продукта Excel. 5. Вы уже обратили внимание, что таблица по ширине не умещается на экране и при вводе последующих месяцев фамилии авторов не видны на экране. Но это не беда: первую колонку с Ф.И.О. мы зафиксируем следующим образом: 5.1. Выделите колонку В (справа от фиксируемой колонки). 5.2.Главное меню ⇒ Окно ⇒ Закрепить области. Теперь введите данные за все месяцы и всего за год: колонка А зафиксирована. 6. Завершите ввод таблицы, можете применить один из автоформатов. 7. Мы забыли такую важную поэтессу, как Анна Андреевна Ахматова. Вставим ее после Блока. 7.1. Выделить строку 6. 7.2. Вставка ⇒ строка. 7.3. Заполняем строку с фамилией «Ахматова». Для ввода значений по месяцам можете воспользоваться автозаполнением с арифметической прогрессией. После заполнения данными всех столбцов, строк и подведения итогов таблица будет иметь следующий вид:

8. Построить диаграмму продаж за январь месяц, выполнив действия:

8.1. Выделить А2:В7; 29

8.2. Нажать на стандартной панели инструментов на значок вызова мастер диаграмм; 8.3. Откроется окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы, в котором во вкладке «Стандартные» выбрать тип «Гистограмма» вид «Обычная гистограмма» (уже на первом этапе возможен просмотр результата!)и нажать на Далее; 8.4. В окне Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы во вкладке «Диапазон данных» показывает вид диаграммы, уточняет выделенный диапазон и откуда данные выбраны (либо «строках» автоматически появляются названия рядов в диаграмме, либо «столбцах» - самим вписывать имя ряда) и нажать на Далее. Если не так – вернемся к выделению (п.8.1). Рис.3.11. 8.5. В окне Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы во вкладке «Заголовки» в строке «Название диаграммы» изменить на «Объем продаж книг за январь 200_ года», во вкладке «Подписи данных» поставить галочку перед «значение», после чего на образце диаграммы появляются соответствующие значения, и нажать на Далее. 8.6. В окне Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы диаграмму можно разместить на отдельном или на имеющемся листе. Поставить галочку на соответствующем месте, указать название листа, на котором размещается диаграмма и нажать на Готово. На рис.3.12 приводятся два вида диаграмм, описанных в пункте 8.4. 9. Постройте самостоятельно Рис. 3.12. другой вид диаграммы (график), выделив всю таблицу, кроме первой и последней строк и последней колонки. 30

10. Если получилось, то попробуем редактировать график, используя

динамическую связь данных. Если поменять данные в таблице, то диаграмма автоматически изменяется. 11. Объем продажи у Пушкина за январь изменить на 5000. 11.1. Применить арифметическую прогрессию с шагом 1000 и заполнить по декабрь. Взгляните на график. Изменился? Но есть и обратная возможность: изменяя вид графика, можно корректировать и саму таблицу.

11.2. Щелчок по диаграмме. 11.3. Щелчок по кривой Пушкина. 11.4. Зафиксировать указатель мыши на изменяемой точке за январь (появится двунаправленная стрелка) (Рис. 3.12) и протащить вверх указатель мыши. 11.5. Отпустить левую клавишу мыши. Обратите внимание на таблицу. Данные за январь у Пушкина должны измениться. Подведем итоги. 1 При создании разных диаграмм необходимо выделить первую текстовую

строку таблицы («шапку» документа) и первый текстовый столбец для автоматического формирования подписей данных. 1 Для выделения несмежных колонок пользуйтесь клавишей Ctrl. 1 Для разных документов применяются разные типы диаграмм. Так, график подходит для демонстрации временной зависимости, гистограммы – для сравнительной оценки одинаковых показателей, круговые демонстрируют долю в общей части, есть специальные: биржевая, пузырьковая и т.д. Посмотрите, пробуйте самостоятельно. 1 Исследуйте самостоятельно возможности диаграмм через контекстное меню в разных областях и объектах диаграммы. Здесь столько возможностей, что можно неделю изучать только возможности и разновидности диаграмм.

h

Для предыдущей оборотной ведомости построить 2-3 гистограммы для сравнения остатков начальных и конечных, прихода и расхода, а также 1-2 круговые диаграммы для анализа доли товара в остатках конечных и начальных

Упражнение 3.4.2. Графики функций

Построить график функции y = x 2 в диапазоне [-3,+3] с шагом 0,5. Диаграммы очень удобно использовать для построения графиков функций. Рассмотрим на примере. Прежде чем приступить к решению этой задачи, необходимо создать таблицу для построения графика функции, т.е. задать значения параметра х, определить значения функции у. Порядок действий. 31

1. В ячейку А1 ввести название графика «График функции

у=х2». Затем

отдельно выделить цифру 2 в строке формул, в контекстном меню выбрать Формат\Ячейки, в окне «Формат ячеек» в строке «верхний индекс(Надстрочный)» поставить «галочку», нажать ОК и Enter. (Все как в Worde); 1.1. В ячейку А2 – «шаг=»; 1.2. В ячейку В2 – «0,5» (шаг приращения); 1.3. В ячейку С2 - «В диапазоне от»; 1.4. В ячейку D2- «-3»; 1.5. В ячейку Е2 – «до»; 1.6. В ячейку F2 – «+3»; 1.7. В ячейки А3 и А4 – «х и у»; 1.8. В ячейку В3 – «=D2»; 1.9. В ячейку C3 ввести формулу «=В3+$B$2» и скопировать вправо до получения значения 3. 1.10. В ячейку В4 – «= В3*В3» или применить функцию Степень. Скопировать вправо. После выполнения всех перечисленных действий таблица имеет вид:

Рис. 3.13. При таком построении таблицы и ссылок достаточно изменять границы диапазона, шаг и исходную формулу для получения другого графика. 2. Построение графика. Выделить диапазон A4:N4 и последовательно построить графики 1 и 2 одной и той же функции (просто повторить еще раз).

Рис. 3.14. 32

3. Попробуйте «одним махом» имеющийся график превратить в кубический у=х3. 30

20

10

0

-10

-20

-30

Самостоятельная работа № 6. 1.

Построить график функции y = 2 x 2 + 5 x + 5 в диапазоне[-6,+4] с шагом 1.(значения Х можно заполнить простым автозаполнением двух смежных ячеек)

2.

Построить график функции (диапазон и шаг определить самим).

y=

5 x2 −7 x−12 , если x>=0

x+5

, если x<0

y 100 80

Очевидно, что здесь без встроенной функция Если10 не обойтись…

60 y

40 20 0

Примерный вид графика:

-20

В мире мудрых мыслей BILDUNG MACHT FREI нем. (бильдунг махт фрай) — «Образование

делает свободным» (Девиз универсальной общеобразовательной серии издателя Мейера)

энциклопедии

и

RIDENDO DICERE SEVERUM лат. (ридэндо дицере сэвэрум) — шутя, говорить о серьезных вещах (третий девиз серии «Компьютер для Петруши»). FESTINA LENTE лат. [фэстина лэнтэ] — букв. «торопись медленно»; не

делай наспех. OHNE HAST, OHNE RAST нем. (оне хаст, оне раст) — без суеты, но и без остановок (Выражение Гете, «Кроткие ксении»). 10

Множество примечаний и уточняющих подсказок в последних редакциях книги пришлось добавить «не от хорошей жизни». К сожалению, приходится констатировать, что уровень образования в последние годы резко упал, часто учащиеся и студенты не могут осуществлять элементарные рассуждения на уровне пятиклассника. Например, больше половины студентов дневного(!) отделения не знают, как выглядит график кубической функции 33

Самостоятельная работа № 7 (итоговая для начального уровня). Привычка свыше нам дана, Замена счастию она…

Выполнение плана розничного товарооборота за 2006 год райпотребсоюзами Откло % Наименование нения № п/п План Факт выполн РПС, РАЙПО от ения плана 1 Чебоксарское 1000 900 =Ф/П =Ф-П … … 7 Ядринское 1500 1800 Итого Максимальное значение Минимальное значение

*

*

*

*

Данные за 29.01.2009 (встроенная функция Сегодня или ТДАТА) Анализ произвел (ФИО студента)

1. Построить выходной документ с указанными формулами (названия районов и цифры добавить самим). 2. Таблицу отсортировать по убыванию % выполнения плана. 3. Построить 2 гистограммы и 1 круговую диаграмму, отражающие суть цифровых данных таблицы.

4. Используя одноименные встроенные функции, определить

макс и мин по колонкам. 5. Дату создания документа не набираем, а ставим внутреннее время компьютера через функции Сегодня или ТДАТА.

Metodychka not dogma, but guidance to the action англ. (Методичка не догма, а руководство к действию )— (девиз серии «Компьютер для Петруши») Sapienti sat лат. (сапиэнти сат) — понимающему достаточно… (второй девиз серии «Компьютер для Петруши»).

34

4. Введение в информационные технологии 4.1. Прагматический подход к ИТ

Часто «классическая» теория и технология автоматизированных систем обработки экономической информации (АСОЭИ) не совсем понятна для начинающих пользователей, да и для разработчиков, тем более для студентов. Такие кажущиеся на первый взгляд достаточно абстрактными принципы классификации и кодирования информации, разделение входной информации на оперативную и нормативно-справочную (НСИ), этапы проектирования АСОЭИ, даже постановка задачи кажутся несколько отвлеченными и малопонятными. Зачем? Этот вопрос исчезнет и многое будет более понятно, если применить прагматический11 подход к изучению информационных технологий: как наиболее эффективно, быстро и качественно получить данный документ?. Прагматический подход предполагает изучение задачи с ее конца: для нашего случая с выходного документа, т.е. выяснения того, что требуется получить на выходе и как это сделать с меньшими затратами и максимальной пользой? Необходимо знать, что информация бывает алфавитной, алфавитноцифровой и обозначается буквой А (строковые данные); цифровой и обозначается цифрой 9. А(25)- алфавитная (алфавитно–цифровая) информация длиной до 25 символов, А(4) - алфавитная информация длиной до 4 символов, 9(5) - цифровая информация 5-значная. Для примера разберем уже знакомый с первой задачи документ «Оборотно - сальдовая ведомость» (Рис. 4.1.). Для удобства условимся, что реквизит «Наименование товара» длиной не более 25 символов - А(25), «Ед.изм» - А(4), «Остаток на начало» - 9(5), «Приход» - 9(5), «Расход» - 9(5), «Остаток на конец» А(25). Для наглядности этот документ приведем в другом виде, в котором: 1) данные в столбцах A, B, C, D, E, F – называются входной информацией, т.к. вводятся пользователем; 2) данные в столбце G – расчетной, т.к. эти данные рассчитываются по формуле; 3) в столбцах A, B, C данные берутся из нормативно-справочной информации (НСИ); 4) в столбце D данные берутся с предыдущего решения; 11

Pragma (греч.) – дело, действие. В данном контексте - польза, прок, выгода 35

5) в столбцах E, F представлены данные поступления или отгрузки товара и называются оперативной информацией, которая вводится по мере поступления информации.

Рис. 4.1. Проанализируем данный документ. Без учета и применения информационных технологий для того, чтобы получить одну строку, в данной строке надо ввести: 3+25+5+5+5 примерно до 40 символов и цифр; т.е. 40 нажатий на клавиатуре. Запомним цифру 40. При этом мы не застрахованы от ошибок (вспомните пример с пошехонским сыром) и опечаток, которые могут привести к искажению информации. Причем одну и ту же информацию мы должны вводить несколько раз: если хлеб в магазин поступает ежедневно 2-3 раза, то за месяц этот «хлеб ржаной» мы должны набирать до 90 раз!! К тому же это название не меняется! Поэтому такой, на первый взгляд, упрощенный подход к обработке информации, мягко говоря - не разумный, а по сути - глупый. Отсюда как раз и вытекает один из принципов информационных технологий (ИТ): однократный ввод информации в ЭВМ. Сделать это проще, если из входной информации выделить группу Нормативносправочной информации (НСИ), которая неизменна в течение достаточно долгого времени. Для нашего примера это наименование товара, единица измерения, которые лучше хранить в виде отдельного файла (для Excel - на отдельном листе и называется этот файл - Лист) справочник товаров, где могут находиться и другие характеристики товаров, например, для решения других задач, ибо в завершенной информационной системе все задачи взаимосвязаны (еще один принцип ИТ) и есть возможность для дальнейшего развития ИС. Теперь рассмотрим следующую колонку: Остаток на начало периода. Ясно, что этот остаток является результатом решения данной задачи за прошлый период (т.н. переходящий остаток). Эта информация уже имеется в памяти ЭВМ, и нет никакой необходимости вводить ее снова. Такого рода информацию назовем как результат с предыдущих решений данной задачи. 36

Как уже отмечалось, ни одна задача в нормальной ИС не существует автономно, и поэтому выходные данные с одной задачи могут быть использованы (и используются!) как входные для других задач. К сожалению, в нашем примере явно это не просматривается, но тем не менее отметим такую информацию как данные с других задач. А вот значения «Приход» и «Расход» все время меняются, да это и не может быть иначе. Такая информация называется оперативной. Подытожим сказанное и определим основные принципы прагматического подхода к информационной технологии: 1. Разработку задачи начинаем с конца, т.е. с выходного документа или выходной информации. Другими словами: сначала определяем ЧТО? делать, а потом КАК? (впрочем, как и в жизни). 2. Из выходной информации выделим входную и расчетную . 3. Разработаем алгоритм и математическую модель вычислений (проще говоря, расчетные формулы). 4. Входную информацию разобьем на 4 вида: а) оперативная; б) нормативно-справочная; в) с предыдущих решений данной задачи; г) с других задач. Из вышесказанного ясно, что при каждом новом решении любой задачи надо вводить только оперативную информацию. Для нашего примера это означает, что вместо 40 нажатий клавиатуры потребуется только 10! Производительность труда в результате применения простейшей технологии выросла в 4 раза, не говоря уже о надежности информации. Теперь скажите, какая еще технология в любой области человеческой деятельности способна увеличить производительность на 400% без дополнительных затрат? Применим все вышесказанное для нашей задачи, реализованной на Excel. Это означает, что: на первом листе будет находиться справочник; на втором - результат с предыдущего решения; на третьем - оперативная (приход и расход); на четвертом - выходная (оборотно–сальдовая ведомость). Для СУБД вместо листов будут таблицы (или *.dbf - файлы), а выходная информация - запрос или отчет. Связи между таблицами будут устанавливаться при помощи кода товара. Отсюда же вытекают и принципы классификации и кодирования информации. Порядок действий. Для выполнения задания открыть новый книгу или добавить новые листы в уже существующий документ. Чтобы не 37

путаться с нумерацией листов, проще их переименовать при помощи контекстного меню. 1.1. Указатель мыши подвести на ярлык Лист Х(чистый лист), нажать правую клавишу мыши, высветится контекстное меню, выбрать пункт Переименовать, название листа выделится черным цветом, в появившееся окно ввести новое имя Справочник и нажать на Enter; 1.2. Листы «С пред. реш.», «Оперативная», «Оборотно-сальдовая ведомость» переименовать аналогичным образом. 2. На листе «Справочник» данные формируем следующим образом: 2.1. В ячейку А1 ввести Справочник товаров и, выделив блок А1 – С1, объединить и поместить в центре; 2.2. В строке 2 введем названия колонок (полей): А2- «№ п/п», В2«Наименование товара», С2- «Единица измерения». 4. В строках 3-10 вводим показатели.

Рис. 4.2. 4. На листе «С предыдущего решения» вводим данные остатка на начало: 4.1. Строка 1 – «Остаток на начало периода»; 4.2. В строке 2 ввести названия колонок: А - «№ п/п», В «Наименование товара», С - «Остаток на начало». Колонки А и В такие же, как на листе «Справочник», поэтому их скопируем со справочника: а) щелчок на «Справочник», выделить диапазон А2: В10; б) через Контекстное меню пункт Копировать; в) щелчок на лист «С предыдущего решения»; г) встать на ячейку А2; д) Контекстное меню => Вставить. 4.3. Колонку С заполняем самостоятельно с клавиатуры.

38

Рис. 4.3. 5. На листе «Оперативная» вводим данные по движению товаров: 5.1. Строка 1 – «Движение товаров»; 5.2. Строка 2 и ниже (для колонок А и В) заполняются через копирование с листа «Справочник»: а) Открыть «Справочник»; б) Выделить А2: В10; г) Контекстное меню => Копировать; д) Щелчок «Оперативная»; е) Встать на А2; ж) Контекстное меню => Вставить; .3. Данные колонок С- приход и Д- расход ввести с клавиатуры

Рис. 4.4. 6. Оформить выходной документ «Оборотная ведомость»: 1. Строка 1 – «Оборотная ведомость»; 2. Строка 2 - Наименование колонок можно скопировать самостоятельно с других листов; 3. Заполняем Строку 3: 1 Смотри в оба!!! Столбец А: 3.1. В ячейку А3 ввести «=»; 3.2. Щелкнуть по названию листа «Справочник» и в нем на А3. В строке формул высветится формула «= Справочник! А3»; 3.3. Нажать на Enter; 3.4. Курсор обратно на А3 и формулу скопировать на всю колонку.

Столбцы В и С формируются аналогичным образом. 39

Столбец Д: 1. В ячейку D3 ввести «=»; 2. Щелкнуть по названию листа «С предыдущего решения» и в нем на С3. В строке формул высветится формула «= С предыдущего решения! С3»; 3. Нажать на Enter; 4. Формулу размножить на весь столбец. Столбцы E и F- аналогично с листа «Оперативная». Столбец G: «=D3 + Е3 - F3» Итоговую строку и форматирование - самостоятельно.

Рис. 4.5. Посмотрим, что получилось. «Пройдитесь» по одной из строк, наблюдая за строкой формулой. У вас в строке формул должны быть только ссылки на листы или формулы, никаких введенных или скопированных данных, кроме заголовков. Масло масляным не бывает, оно по определению масляное. Замените в справочнике первоисточник тавтологии на «сливочное» и посмотрите по листам, что изменилось: там, где скопировано – ничего, надо опять перебивать масло, а в итоговом листе – автоматически исправилось.

А если представить реальную ситуацию, что была допущена случайная ошибка во время приема товаров (количество указано не верно), и этот показатель учитывается во многих бухгалтерских, финансовых и других расчетных документах, то исправлять ошибку во всей этой цепочке бухгалтерского учета - дело очень трудоемкое. Но: если выходные документы сформированы грамотно, везде установлена связь с входными данными, то нет проблем: меняем только источник ошибок и все остальные исправления происходят автоматически!!! Вот мы и вышли на простейшее правило формирования

выходных документов: 40

Во входных данных не должно быть расчетных показателей (формул), а в выходных - наоборот, только ссылки на первоисточники и формулы. Разве лишь в «одноразовых» документах возможны единичные отклонения от правил и принципов создания информационных систем. Примечание: Для нашего примера предполагается, что показатели по всем товарам располагаются на одинаковых строках на каждом листе. Список и последовательность товаров одинаков на всех листах. Например, показатели «Сыра голландского» располагаются на втором месте списка на всех листах. Это единственное дополнительное требование к приведенной технологии. Но и эта задача разрешима, вариант решения задачи, когда в качестве ключа будет не номер строки, а код товара, будет приведен в разделах 4.6. Концепция серии «от простого к сложному» сохраняется. Самостоятельная работа №8

«Ай да Пушкин, ай да сукин сын!» Александр Сергеевич о себе после творческой удачи

h 1.

Используя предыдущую информацию, создать отчет о движении товаров с колонками Наименование товара, Ед.изм., Приход, Расход, Отклонение из двух колонок + и – (если Приход больше Расход, то в +, иначе в колонке - ) (см. главу 3.2 со встроенной функцией Если)

h 2. Применив указанную технологию, разработайте выходной документ, переделав уже имеющийся документ с самостоятельной №7. Входные данные берутся через ссылки с листов План и Факт. Названия райпо в листе Факт также берутся из Плана. Не забудьте построить и соответствующие диаграммы на выходном листе, используя таблицы с разных листов

FECI QUOD POTUI, FACIANT MEUORA POTENTES лат. [фэци квод потуи, фациант мэлиора потэнтэс] — я сделал, что мог, кто может, пусть сделает лучше. В несколько измененном виде этой фразой римские консулы завершали свою отчетную речь, сдавая свои полномочия следующему консулу.

41

4.2. Расчет заработной платы 12

Постановка задачи. Несколько упрощенный вариант расчета заработной платы демонстрирует другие возможности Excel: работу со склеенными листами, специальную вставку, сложные комбинации встроенных функций, использование абсолютной адресации и т.д. Налогооблагаемая база и сумма подоходного налога рассчитываются с нарастанием за каждый месяц. Макет (шаблон) ведомости заготавливается сразу на весь год и корректируется за каждый месяц. Более подробные разъяснения даются по ходу решения задачи. Порядок действий 1. Создать новый файл: Файл—Создать. 2. Сохранить этот файл с именем «Зарплата_ФИО» на диске С:\student\ папка (каталог) группы\ФайлJСохранить как. Примечание: Сохранение еще не законченного документа нужно для того, чтобы потом не искать место сохранения этого файла и в любое время можно было бы прервать работу нажатием на простую кнопку «Сохранить». 3. Переименовать первый рабочий лист как «Справочник сотрудников»

и 12 других рабочих листов как названия месяцев (если количество листов не соответствует количеству месяцев, то добавить рабочие листы с помощью контекстного меню или через меню Вставка⇒ Лист). Переименовать листы через контекстное меню или просто двойным щелчком по названию листа. После переименования рабочие листы будут иметь вид: 4. а) Налоговая ставка на момент выпуска этого пособия установлена

13% (п.1 статьи 224 Налогового Кодекса РФ); б) При расчете заработной платы налогоплательщику предоставляются стандартные налоговые вычеты в размере 400 рублей и в размере 300 рублей на каждого ребенка (600 рублей на ребенка-инвалида) у налогоплательщика, на обеспечении которого находится ребенок, и действует до месяца, в котором доход, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода, превысил 20000 рублей. Начиная с месяца, в котором указанный доход превысил 20000 рублей, налоговый вычет не применяется (п.3),4) статьи 218 Налогового кодекса РФ);

12

Вариант Егоровой Г.Н. Все претензии к ней. Ну, и лавры тоже…

42

в) На листе «Справочник сотрудников» создать таблицу (рис.4.6):

Рис. 4.6.

5. Склеить(выделить) рабочие листы с названием месяцев. Для этого щелкнуть на листе Январь и при нажатой клавише Shift щелкнуть на лист Декабрь. После склеивания рабочие листы будут иметь следующий вид:

Все, что мы теперь будем писать на листе Январь, как "под копирку" появится на всех выделенных листах. 6. На листе «Январь» в ячейки А1, А2, А3, Е2 ввести «Налогооблагаемая

база – НОБ», «Профсоюзные взносы – ПФ», «Налог на доходы с физических лиц - НДФЛ». В ячейку А7 ввести «Расчетно-платежная ведомость», выделить ячейки А7:J7, объединить и поместить в центре, шрифт и размер в произвольной форме. Ячейки A8 – J8 оформить как на рис. 4.7.

Рис. 4.7. 7. В ячейки А9 и В9 перенести информацию о табельном номере и фамилии

сотрудника, указывая ссылку на данные с листа «Справочник сотрудников» (п.3.3. Работа с листами, автоформат). С помощью «маркера заполнения» протащить до 16-й строки (Рис. 4.8.). 43

Рис. 4.8. 8. Прежде чем начать ввод каких-либо данных, введем все соответствующие формулы для расчета заработной платы. Все формулы создаются для первого человека, а затем копируются для всего списка сотрудников. Все суммы округляются до двух десятичных разрядов. Во всех ячейках после ввода формул появится запись «#ДЕЛ/0!»(деление на ноль). Так и должно быть - входных данных еще нет. 8.1. В ячейку D9 ввести формулу для расчета начисленной суммы (Оклад / Количество рабочих дней * Отработано дней) – «='Справочник сотрудников'!C9/$G$2*C9»; 8.2. В ячейку Е9 ввести формулу, с использованием логической функции ЕСЛИ: а) Выделить ячейку Е9; (мастер функций), в окне «Мастер функций» б) Включить выбрать категорию Логические, функцию ЕСЛИ, нажать ОК. В первой строке диалогового окна ЕСЛИ нужно указать проверяемое условие, во второй, что нужно вычислить, если условие верно, в третьей - если не верно. 1 строка: Проверить, что начисленная сумма > 2000013, т.е. D9>20000; 2 строка: Если D9 > 20000, то стандартные налоговые вычеты не предоставляются, т.е. сумма стандартных налоговых вычетов равна 0; 3 строка: Если D9 <= 20000 стандартные налоговые вычеты предоставляются, т.е. сумма стандартных налоговых вычетов равна (400 + 300*количество детей). 13

Конечно, значение показателя 20 000 надо бы задавать ссылкой на конкретную ячейку, изменение значения которой происходит независимо от программы, как в С2-С5 для льгот, «обозвав» ее как «Граница льгот» 44

На Рис. 4.9 показано, как выглядит окно логической функции ЕСЛИ после оформления соответствующих строк, а в строке формул отразится формула следующего вида: «=ЕСЛИ(D9>20000;"0";'Справочник сотрудников'!$C$3+ 'Справочник сотрудников'!$C$4*'Справочник сотрудников'!D9)»

Рис. 4.9. 8.3. В ячейку F9 ввести формулу для определения налогооблагаемой базы (НОБ) – «= Всего начислено – Льготы». Эту формулу отразить в ячейке средствами Excel. 8.4. Определить налог на доходы с физических лиц (НДФЛ) за месяц по формуле «=НОБ * Ставка подоходного налога». Эту формулу отразить в ячейке средствами Excel. 8.5. Определить налог на доходы с физических лиц (НДФЛ) с начала года. В январе месяце «НДФЛ за месяц = НДФЛ с начала года». Эту формулу отразить в ячейке средствами Excel. 8.6. Профсоюзные взносы с сотрудника удерживаются в размере 1% со всей начисленной суммы: «=Всего начислено * 1% (или 0,01)». Эту формулу отразить в ячейке средствами Excel. 8.7. Сумма к выдаче в J9 = Всего начислено - НДФЛ за месяц – 1% ПФ. Размножить формулу вниз. 8.8. Выделить ячейки, в которых нужно произвести автосуммирование, и нажать на кнопку на стандартной панели инструментов пиктограммы «Автосумма». 9. Разъединить рабочие листы при помощи контекстного меню пункта (Разгруппировать листы). 10. В ячейку G2 листа Январь ввести число 19 – это количество рабочих дней в январе месяце. 11. После ввода в ячейки С9:С16 количества отработанных дней конкретным сотрудником, лист Январь будет иметь вид Рис. 4.10: 45

Рис. 4.10. Расчет заработной платы за январь закончен. 12. Склеить рабочие листы с Февраля по Декабрь. 13. Перейти на Февраль и с учетом предыдущего месяца изменить формулы в ячейках Е9 и G9, а именно в Е9 для логического сравнения в феврале берется совокупный доход НОБ14 с января и «Всего начислено» за февраль: 13.1. Встать на Е9; 13.2. Щелчок по кнопке = на панели формул и набрать выражения: «=ЕСЛИ(D9>20000;"0";'Справочник сотрудников'!$C$3 + 'Справочник сотрудников'!$C$4 * 'Справочник сотрудников'!D9)»; 13.3. Ввести знак +, перейти на январь, встать на F9, нажать Enter и мы снова в февральской ведомости, а в строке формул отразится формула следующего вида: «=ЕСЛИ(D9+Январь!F9>20000;"0";'Справочник сотрудников'!$C$3 + 'Справочник сотрудников'!$C$4* 'Справочник сотрудников'!D9)»; 13.4. Встать на G9; 13.5. Перейти в панель формул (щелкнуть мышью после H9) выражения: «=H9»; 13.5. Ввести знак +, перейти на январь, встать на G9, нажать Enter и мы снова в февральской ведомости, а в строке формул отразится формула следующего вида: «=H9+Январь!G9»;

14

Маленькая неточность. Совокупный доход не от НОБ, а сумма всех начислений с начала года. Поэтому для реальной зарплаты по месяцам нужна будет накапливаемая колонка. Смотри 2-ой вариант зарплаты. Но за январь и февраль рассчитано все верно, поэтому выполняйте по книжке, а за другие месяцы можете подкорректировать. Просто бухучет изменился со временем… 46

14. В ячейку G2 листа Февраль ввести число 20 – это количество рабочих дней в феврале месяце. После ввода в ячейки С9:С16 количества отработанных дней конкретным сотрудникам, лист Февраль будет иметь вид Рис. 4.11:

Рис. 4.11. 15. Разгруппировать листы. 16. Аналогично для всех остальных месяцев расчет сводится к изменению формул по ячейкам «Льготы» и «НДФЛ с нач.года», вводу количества рабочих дней в месяце и количества отработанных дней в месяце. Естественно, за все другие месяцы вместо Января будет соответствующий предыдущий месяц. Напоминаю, что «методичка не догма, а руководство к действию»15. 4.3. Печать, представления и отчеты

Подготовка к печати в Excel происходит примерно так же, как и в текстовом редакторе. Перед печатью есть возможность предварительного просмотра через меню Файл - предварительный . Далее устанавливаются режимы просмотр или пиктограммой печати, колонтитулы и т.д., но есть и дополнительные возможности: хранение нескольких представлений и отчетов одной и той же таблицы без создания дополнительных файлов. Создаются они при помощи главного меню: Вид - Диспетчер отчетов. Если эти диспетчера отсутствуют в меню Вид, то их можно доустановить при помощи Сервис – Надстройки, в окне Надстройки найти надпись Диспетчер отчетов и поставить флажок, затем нажать на ОК. • Если установить не удается, то перейдите к заданию 4.4. 15

См. Максимов Н.А. Полное собрание неопубликованных сочинений, т.2003, стр.11.04 47

Задание 4.3.1. Печать выплаты заработной платы – ведомость кассира. Порядок действий. Загрузить ранее созданную таблицу «Зарплата»(первый вариант) и встать на лист Январь. Такой вид экрана малопригоден для печати. Надо убрать верхние строки: 1.1. Выделить строки с 1 по 7; 1.2. Контекстное меню (или Формат\Строка) – Скрыть; 1.3. Выделить колонки С:I; 1.4. Контекстное меню(или Формат\Столбец) – Скрыть. Для сохранения или распечатки полученной таблицы необходимо выполнить следующие действия 2.1. В ячейку К8 ввести «Подпись о получении», отредактировать как основной документ; 2.2. Нажать на кнопку предварительного просмотра - ; 2.3. Выбрать вкладку Страница, указать ориентацию Книжная, установить масштаб - размер таблицы в отчете 120 %; 2.4. Выбрать вкладку Поля и отменить центровку по вертикали, т.е. снять флажок перед строкой Вертикально, изменить поля страницы: левое – 3, правое - 2, нижнее и верхнее – 2,5; 2.5. Для формирования заголовка ведомости и подписи выбрать вкладку Колонтитулы, нажать на кнопку: а) Создать верхний колонтитул и в центре ввести «Ведомость выплаты заработной платы за январь». Для изменения шрифта , нажать на ОК. пользоваться кнопкой б) Создать нижний колонтитул и в левом поле указать (&[Дата]), в центре вписать – текущую дату, нажав кнопку «Главный бухгалтер», справа внести линию и нажать на ОК. в) Нажать на ОК, закрыть окно просмотра. г) Сохранить вид экрана под именем Отчет 1: Вид⇒ Диспетчер отчетов, в окне «Диспетчер отчетов» нажать на кнопку Добавить, ввести имя отчета Отчет 1, нажать на Добавить, ОК. После этого окно «Диспетчер отчетов» можно Закрыть или этот отчет можно отправить на Печать, чтобы получить бумажный вариант отчета. Восстановить исходный вид экрана следующим образом: 3.1. Выделить всю таблицу, щелкнув по «чистой кнопке» в левом верхнем углу таблицы; 48

3.2. Формат\Строка – Отобразить; 3.3. Формат\Столбец – Отобразить;

Рис. 4.12 Задание 4.3.2. Сводная ведомость начислений за год. Порядок действий. 1. Сцепить все листы с Января по Декабрь. 2. В строке 17 объединить ячейки А17:D17 и вписать слово «ИТОГО:» и выровнять по правому краю. 3. Автосуммированием найти итоговую сумму по колонке «Всего начислено». Выделить на листе Январь клетки А8:D16. Разгруппировать листы с помощью контекстного меню. Файл ⇒ Область печати ⇒ Задать. 7. Нажать на кнопку предварительного просмотра - . 8. Вкладка Страница - указать ориентацию, масштаб. 9. Вкладку Поля -центрирование по вертикали и горизонтали, установить поля страницы. 10. Оформить Колонтитулы, нажать на кнопку: 10.1. Создать Верхний колонтитул – задать месяц с помощью кнопки (&[Лист]), шрифт с помощью кнопки , нажать на ОК; 10.2. Создать Нижний колонтитул с помощью кнопки в центральной секции установить номер текущей страницы и нажать на ОК; 10.3. Нажать на ОК, закрыть окно просмотра; 49

10.4. Сохранить вид экрана под именем Январь: Вид⇒ Диспетчер отчетов, в окне «Диспетчер отчетов» нажать на кнопку Добавить, ввести имя отчета Январь, нажать на Добавить, в Разделе для добавления в поле Лист будет Январь, нажать Добавить. 11. В поле Лист раскрыть список, выбрать Февраль - Добавить и т.д. до Декабря. 12. Поставить флажок для сплошной нумерации страниц в поле. 13. ОК. Отчет должен иметь вид:

Рис. 4.13 14. Самостоятельно выполнить за другие месяцы. 15. Чтобы просмотреть, как будут выглядеть все листы при печати, необходимо сцепить листы с Января по Декабрь, нажать на предварительный просмотр и пролистать от начала до конца. Конечно, данный пример демонстрирует только дополнительные возможности использования табличного процессора Excel. Но он достаточно наглядно показывает, как, разработав один раз и отладив программный продукт до рабочего состояния, дальше можно сколь угодно долго пользоваться им, уменьшить трудоемкость и время обработки, повысить надежность и точность информации.

50

4.4. Вариант заработной платы с отдельными книгами

Попробуем улучшить расчет заработной платы, используя немного другой подход, больше похожий на вариант работы в базах данных. Постановка задачи. Виды начислений

Просмотр

Табелькалендарь Удержано

Начислено

Ведомость

Печать

Справочник Виды удержаний

Блок-схема варианта зарплаты 1. В выходном документе, хранящемся в отдельной книге(файле) будут представлены только поля Таб_номер, ФИО, Всего начислено, Всего удержано и К выдаче. Листы переименованы по месяцам. Все данные берутся с соответствующих книг, кроме расчетной К выдаче и пустой колонки Подпись.

Рис. 1 51

2. В качестве НСИ будет Справочник сотрудников:

Рис. 2 3. Оперативной информацией будет книга(файл) Табель-календарь с элементами нормативной информации: некоторые показатели(ставка подоходного налога, миним. удержания могут измениться в течение года).

Рис. 3 52

4. Книги Начисления и Удержано будут промежуточными, все расчеты

будут происходить в них; если какая-то часть расчета еще не будет автоматизирована, то они будут проходить по статье Прочие. Таким образом, у нас всегда остается возможность для дальнейшей модернизации расчета заработной платы, не меняя саму технологию расчета. В информационных технологиях этот принцип известен как принцип развития информационных систем.

Рис. 4

Рис. 5 53

Порядок действий 1. Создаем Справочник сотрудников (рис.2) и сохраняем под тем же именем. Не закрываем! Все 5 книг сохраняем, но не закрываем: будут нужны для дальнейших ссылок. Следите за номерами строк во всех книгах: при нашей технологии они должны соответствовать друг другу! 2. Опять Файл ⇒ Создать ⇒ Книга т.е. Табель-календарь(рис.3). Ссылки для колонок А(Таб_ном) и В(Фио) будем формировать следующим образом: a. выделить блок А10:А17(B10:B17); b. =; c. Через Окно или панель задач открыть Справочник, в нем выделить блок А10:А17(B10:B17); d. Комбинация клавиш для копирования на диапазон ячеек Ctrl + Enter. В конце также Сохраним книгу под именем Табель-календарь. 3. Файл ⇒ Создать ⇒ Книга т.е. Начислено(рис.4). a. Колонки A и B аналогично; b. Колонка C (Начисления за осн. работу): также выделить весь блок С10:С17, равно =, перейти к соответствующим книгам и т.д. c.

Колонка D-F, H-I в нашем примере пока не рассчитываются, для их расчета можно использовать дополнительную книгу, а данные просто брать оттуда. Пока просто ввести какие-то значения. d. Колонка G (Премия) пусть будет одинаковой для всех – 100% от оклада: e. Колонка J (Всего) - стандартное автосуммирование. f. Колонка K (C начала года) – накапливаемая. За Январь просто копия значений колонки J (Специальная вставка⇒Значения), а за последующие месяцы с нарастанием: 4. Опять Файл ⇒ Создать ⇒ Книга т.е. Удержано(рис. 5). a. Колонки A и B аналогично; b. Колонка С (Льготы) через функцию ЕСЛИ:

54

c.

Колонка D (Налогооблагаемая база=Начислено - Льготы:

d.

Колонка Е (Профсоюзные взносы = 1% от начислено):

e.

Колонка F (Подоходный налог = 13% от базы):

f.

Колонка G (Алименты на детей – на 2 детей 33%, одного - 25%):

g.

Другие виды удержаний могут быть взяты с листов по отдельным видам, но мы сейчас просто вставим с «потолка». Колонки Всего и С начала года рассчитывать мы уже умеем. 5. Расчет итоговой Ведомости (Рис. 19) уже сводится к простейшей формальности, расчетные формулы просты и наглядны: и и 6. За последующие месяцы Февраль и Март проделайте самостоятельно. На этом расчет можно считать законченным, но мы закроем все книги, кроме Ведомости и посмотрим на новые ссылки: теперь в них отражается весь путь к файлу: В дальнейшем при открытии взаимосвязанных книг будет запрашиваться разрешение на обновление связей. Будьте милостивы, разрешайте… Резюме: Преимущества использованной технологии заключаются прежде всего: в возможности расширения степени автоматизации расчета (для каждого вида начислений или удержаний достаточно разработать книгу или лист соответствующего расчета, а если еще тяжело алгоритмизировать – то можно рассчитывать и вручную, результаты просто вставить) в защите информации (можно защитить листы и книги от изменений, а справочная информация может быть доступной только для чтения, полными правами будет обладать отдел кадров, а файл может находиться на другом диске или даже сервере в простоте реализации и сопровождения без приглашения штатных программистов 55

Самостоятельная работа №9

h В наш шаблон расчета з\п добавьте книги с листами по месяцам Расчет больничных листов, Отчисления за кредиты. При начислениях больничных листов понадобится стаж работы со Справочника: при стаже до 5-ти лет выплачивается 50% от оклада, до 8-ми лет – 80%, свыше – 100%. Уточните в бухгалтерии. Расчет стажа работы также можно автоматизировать: Стаж до поступления на данную работу + календарное время работы на данном предприятии.

4.5. Базы данных в Excel

Обычно базы данных (БД) предназначены для хранения больших объемов структурированной информации и работа с БД осуществляется при помощи специальных программ: систем управления базами данных (СУБД). В Office это Субд Access. Ho u Excel позволяет работать с таблицами как с базами данных. Базой данных в Excel служит обычная таблица, где: • первая строка обозначает заголовки полей БД • строка - запись БД • столбец - поле записи Все инструменты работы с БД сосредоточены в одном пункте меню Данные. Задание 4.5.1. 1. Самостоятельно создать таблицу БД, изображенную на Рис. 4.14.

Рис. 4.14 2. Выделить всю таблицу, кроме 1-ой строки. 3. Данные⇒ форма. Появится окно формы, изображенное на Рис. 4.15.

56

Рис. 4.15 Название окна соответствует ярлыку Листа. Теперь можно редактировать поля записи, добавлять новые записи в форме и они автоматически отражаются в таблице. Вычисленные поля недоступны для редактирования ( в нашем случае месяц). Достоинством работы с формой является автоматическое копирование формул и форматов данных на последующие записи. Работа с формами. Перемещение по полям записи. • TAB - перейти к следующему полю; • Shift+TAB - вернуться к предыдущему полю; • Щелчок мышкой по полю Перемещение по записям: • Полоса прокрутки; • Клавиши управления курсором ; • CTRL+ - первая запись; • CTRL+ - последняя запись; • Enter - следующая запись; • Кнопки Назад, Далее; Добавление / удаление записей. • Кнопки Добавить - ввод новой записи. Новая запись добавляется только в конец БД!. При выделении таблицы как БД нужно выделить и нижнюю незаполненную строку, иначе вы не сможете добавить новые записи! • Кнопка Удалить - удаляет текущую запись; • Кнопка Восстановить - восстанавливает исходные значения полей записи, если еще не было перехода на другую запись 57

При помощи формы добавить несколько записей для Сидорова и Иванова, Пушкина, удалить одну запись для Иванова, изменить суммы начислений для Петрова. Кнопкой Закрыть завершить работу с формой. 5. Поиск записей по критерию: Найти все записи, начинающиеся на букву П из суммы начислений >500. а) Данные⇒ форма ⇒ критерии б) ФИО - П* в) Сумма начислений - >200. г) Кнопками предыдущая / Следующая подвигайтесь по БД и убедитесь в том, что критерии включены. 6. Отсортируйте БД по алфавиту ФИО, а внутри по возрастанию кода начислений: Данные ⇒ Сортировка. 7. Выбор записей через фильтр. Вывести записи с кодом начислений =1: а) выделить таблицу без 1-ой строки (A2:D10); б) данные - фильтр – автофильтр; в) снять выделение с таблицы (у каждой ячейки заголовков таблицы появилась кнопка Список ; г) раскрыть список ячейки Код начислений; д) из списка выбрать настройка и в появившемся окне Пользовательского автофильтра установить условие выборки = и 01; е) ОК. Должны выводится только данные с условием =1. 9. Вывести записи для всех Ивановых, которым начислено меньше 100 рублей: а) Снять предыдущий фильтр Код начислений, установив на первую команду: (Все). выбрать б) В списке «Фамилия, имя, отчество» через кнопку (Условие…) и в окне Пользовательский автофильтр установить равно, Иванов *, кнопка И, а в списке «Сумма начислений» – (Условие …), меньше, 100, кнопка И. Перед применением автофильтра предыдущего условия надо выключить через команду (Все). Автофильтр отменяется через Данные⇒ фильтр⇒ снять отметку. При печати кнопки фильтра не выводятся. 10. Подведение итогов. Еще одна дополнительная возможность - подведение итого, как промежуточных, так и общих через Данные⇒ Итоги. Единственное требование к БД: записи должны быть отсортированы по тем столбцам, по которым хотим получить промежуточные итоги. 4.

58

Пример: Получить по всем сотрудникам итоговую сумму начислений. 10.1. Отсортировать таблицу по возрастанию ФИО; 10.2. Встать в любую клетку таблицы; 10.3. Данные ⇒ итоги; 10.4. В окне «Промежуточные итоги»: первая строка - ФИО, вторая - сумма, третья - включить сумма, Таблица примет примерно следующий вид:

Рис. 4.16 Для каждой фамилии подсчитана сумма начислений и есть итоговая сумма по всему столбцу. Кнопки «-» и «+» слева от таблицы позволяют выключать и включать режимы подведения итогов. С их помощью можно оставить только итоги или промежуточные. Попробуйте разные режимы. На рис. 4.16 приведен вид экрана, когда выводятся только промежуточные и общий итоги.

Рис. 4.17 4.6. Моделирование связей БД

Решить несколько упрощенную стандартную задачу «Учет поступления товаров» при помощи разбиения информации на справочную и оперативную. Предложенная в главе 4.1 технология, когда данные одной записи выходного документа на всех листах размещаются в одних и тех же строках, будет очень неэффективной; т.к. 59

справочник товаров является полным, а поступивших за день товаров может быть очень мало, и надо следить, в какую строку заносить информацию о каждом товаре, причем товары не обязаны поступать в магазин в том порядке, как они перечислены в справочнике. После ввода столь разбросанной несортированной информации дополнительно обязаны применить фильтр к выходному документу и показать только те записи, в которых количество поступления больше нуля. Но есть способ лучше - предварительное кодирование информации и использование связей между листами (таблицами) через коды товаров. Код товара пусть будет трехзначным и позиционным: ХХХ -где первый знак означает код группы товаров, второй и третий - код товара. Пусть 1 - хлебобулочные изделия, 2 -бакалейные товары, 3 -кондитерские, 4 молочные, 5 -мясные, 6 -рыбные и т.д. Постановка задачи. На Листе 1 будет размещаться выходная информация «Учет поступления товаров», а данные колонок А ,В ,С будут браться с листа 2 при помощи встроенной функции ВПР. Функция ВПР выбирает из базы данных запись с указанным значением и возвращает значение поля записи. Имеет 4 параметра : 1 -искомое значение, 2 -область БД, где осуществляется поиск , 3 -номер поля БД от 1 до N, где осуществляется поиск , 4 -необязательный параметр ,принимающий 2 значения : ИСТИНА или ЛОЖЬ (по умолчанию ИСТИНА). Отрицательным результатом применения функции ВПР будет код ошибки #Н/Д -нет данных. Надо его дополнительно обработать при помощи функции EНД, принимающей значения ЛОЖЬ или ИСТИНА, проверяя появление ошибки типа #Н/Д. Также потребуется уже знакомая функция ЕСЛИ, позволяющая при отсутствии соответствующей записи в БД выводить определенное сообщение. Данные для примера приведены на рисунках 4.18 и 4.19. Если логика понятна, то приступить к решению задачи.

60

Порядок действий. 1.

Переименовать Лист 2 в Справочник и ввести конкретные данные в колонки А, В, С (другие колонки можно только обозначить: их данные нам не нужны).

Рис. 4.18 2. Отсортировать лист Справочник по возрастанию кода товара. Любая БД, где происходит поиск конкретной записи, обязательно должна быть отсортирована по возрастанию соответствующего кода. 3. Переименовать Лист 1 в Поставки и ввести данные в 1 и 2 строки (оформить заголовок и «шапку» документа). К ячейке Е1 применить встроенную функцию Сегодня. 4. В колонки В, D и Е ввести оперативные данные, а значения в колонке F вычислить самостоятельно (Рис. 4.18). А вот данные колонок А и С взять с листа «Справочник».

61

Рис. 4.19. 4.

В ячейку АЗ ввести формулу следующим образом: a. Вызвать функцию ЕСЛИ;

5.2. Сформулировать логическое условие (первую строку) для ЕСЛИ: а) нажать кнопку , в левом углу (в начале) строки формул, раскроется список наиболее часто используемых функций; если среди них нет функции EНД, нажать на Другие функции и в окне Мастер функций в категории Проверка свойств и значений вызвать функцию ЕНД;

б) аналогичным образом для EНД вызвать ВПР;

62

в) в окне ВПР:

Поставить курсор на строку формул после ЕНД, и появится окно функции ЕНД: г) в окне EНД после слова ложь вписать скобку и продолжить набирать <>ИСТИНА, поставить курсор на строку формул после ЕСЛИ, и появится окно функции ЕСЛИ: д) в окне ЕСЛИ вызвать опять функцию ВПР, в котором: 1 строка – В3; 2 строка - Справочник!$A$3:$C$11; 3 строка – 2. Здесь четвертая строка (параметр) в окне ВПР необязательная; поставить курсор на строку формул после ЕСЛИ, и появится окно функции ЕСЛИ, в котором на 3 строке вписать НЕТ ЗНАЧЕНИЯ, и нажать на ОК.

63

В строке формул появится формула «=ЕСЛИ(ЕНД(ВПР(B3;Справочник!$A$3:$C$11;2;ЛОЖЬ))<>ИСТИ НА;ВПР(B3;Справочник!$A$3:$C$11;2);"НЕТ ЗНАЧЕНИЯ")» 5.4. Размножаем получившееся выражение на всю колонку с помощью

маркера заполнения. 6. В колонку С введем такую же формулу, только в листе Справочник извлечем значение третьей колонки. После ввода соответствующей формулы на строке формул отразится запись: «=ЕСЛИ(ЕНД(ВПР(B3;Справочник!$A$3:$C$11;3;ЛОЖЬ))<>ИСТИ НА;ВПР(B3;Справочник!$A$3:$C$11;3);"НЕТ")» Конечно, встроенная функция ВПР - хорошая функция, но и у нее есть один недостаток, а именно: она требует, чтобы искомое значение (в СУБД это называется ключом) в области выделенной БД находилось в первом поле ( для нашего примера код товара находился в колонке А). Самостоятельная работа № 10. Оборотная ведомость - 2.

Для закрепления навыков использования функции ВПР самостоятельно применить ее для создания уже знакомой оборотной ведомости с раздела 4.1., когда входные данные находятся на разных листах. Подсказка. 1.

64

Не забудьте отсортировать по возрастанию кода товара всю входную информацию. В реальной задаче количество записей в разных файлах никогда не совпадает, но обрабатывать надо все данные, которые находятся в ведущем файле. Для данного примера таким ведущим является справочник товаров и по коду товара, находящемуся в справочнике, ищется соответствующая запись на

других листах. Если запись отсутствует, то в качестве третьего параметра формулы ЕСЛИ (в предыдущем примере мы просто печатали «нет значения») надо взять число 0 (ноль). Тогда формулы и ссылки в документе будут примерно следующие: • Колонка А: = Справочник!А3 (просто ссылка на другой лист и клетку). • Колонка В: - также со Справочника. • Колонка С (Остаток на начало) будет примерно следующее выражение: «=ЕСЛИ(EНД(ВПР(Справочник!А3;Остаток!А3:В20;2;ЛОЖЬ))<>И СТИНА;ВПР(Справочник!А3;Остаток!А3:В20;2);0)» • Другие колонки аналогично. Поля базы данных можно задавать и их именами: вместо А3:В20 вполне можно Код : Остаток. Итоговая контрольная работа

Используя функцию ВПР(можно без связки ЕСЛИ(ЕНД(ВПР…)), а только ВПР), измените последний вариант зарплаты. Получившуюся программу можете предложить какой-нибудь фирме.

Литература 1. Столяров А., Столярова Е. «Шпаргалка» по Еxcel 7.0 . М., «Вербо»,

1997 2. О.Ефимова, М.Моисеева, Ю.Шафрин. Практикум по компьютерной технологии . ABF , М., 1997 3. А.С.Пушкин. ПСС в 6-ти томах. М., «Художественная литература», 1935 4.

65

5. Образцы документов в Excel 5.1. Табель учета рабочего времени . Эта таблица и постановка экономической задачи составлены студентами 3 курса экономического факультета Чебоксарского кооперативного института при разработке разных вариантов учета рабочего времени и расчета заработной платы в ходе изучения курса «Информационные технологии». Студенческие работы представлены без дополнительной корректировки, в авторском варианте.

5.2. Постановка экономической задачи (вариант) Организационно-экономическая сущность задачи

Пусть требуется произвести расчет заработной платы сотрудников предприятия ООО «Прима». Расчет выполняется ежемесячно в соответствии с принципами повременной оплаты. По каждому месяцу составляется ведомость начисления заработной платы. Расчеты в ведомостях осуществляются согласно действующему на 2003 год законодательству. Задача решается для бухгалтерии и руководства предприятия. ***разрыв страницы*** 66

Выходная информация Результат расчета любой задачи – выходные (отчетные) документы, отражающие итоговые и справочные экономические показатели, представленные в удобном для потребителя виде. Задача «Учет труда и заработной платы» имеет несколько выходных документов, однако в приведенном фрагменте реализации задачи мы рассмотрим только один – «Ведомость начисления заработной платы за март 2003 г.». Структура выходного документа представлена в табл. 1. ВЕДОМОСТЬ НАЧИСЛЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ ЗА МАРТ 2003г. № 1 2 3 4 5

Всего начис., р 15674,34 18099,12 5049,56 15586,73 10561,95

НДФЛ р. 2037,66 2352,89 656,44 2026,27 1373,05

Проф. взнос, р. 156,74 180,99 50,50 155,87 105,62

Всего Долг К выдаче ЕСН, р. удержано, Фамилия И.О. , р. р. р. 5580,07 7774,47 0 13479,93 Афоничкина Е А 6443,29 8977,16 0 15565,24 Баклашкин В Н 1797,64 2504,58 0 4342,62 Луценко В А 5548,88 7731,02 0 13404,59 Панфилов С С 3760,05 5238,73 0 9083,28 Морозов А В

Росп ись

Табл.1 Выходной документ формируется на основе документов «Лицевая карточка», «Таблица настройки», «Отпуска» и «Оборот» в конце каждого месяца, по мере готовности информации для заполнения всех лицевых карточек.

Входная оперативная информация Нормативно-справочная информация реализуется в виде «Таблицы настройки», «Отпуска» и «Оборот».

Таблица настройки 20000 мини мум, руб 20 000 20 000 20 000 20 000 20 000 20 000 20 000 20 000 20 000 20 000 20 000 20 000

% 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13

Льготы Льгота на на иждивенца раб-ка 400 300 400 300 400 300 400 300 400 300 400 300 400 300 400 300 400 300 400 300 400 300 400 300

ФИО Афоничкина Е А Баклашкин В Н Луценко В А Панфилов С С Морозов А В

% 13-й % 14-й Премии з/п з/п 0,15 0,9 0,12 1,1 0,05 0,35 0,11 0,87 0,085 0,6

6 8 4 7 5

67

Отпуска ФИО Афоничкина Е А Баклашкин В Н Луценко В А Панфилов С С Морозов А В

Продолжительность отпуска, дней 28 30 24 25 29

Оборот Плановый Фактический оборот, оборот, руб. руб. 1 350 000 358 963 2 370 000 359 891 3 400 000 451 239 4 500 000 501 002 5 830 000 965 712 6 1 200 000 1 362 561 7 1 250 000 1 389 265 8 1 035 000 1 049 865 9 800 000 968 231 10 760 000 705 632 11 600 000 569 870 12 360 000 359 689 9 041 920 Итого: 8 455 000 Месяц

Отклонение, руб. 8 963 10 109 51 239 1 002 135 712 162 561 139 265 14 865 168 231 54 368 30 130 311 586 920

Данные таблицы создаются один раз на момент внедрения задачи и корректируются по мере необходимости: изменение объемов деятельности, %-ных ставок премий и зарплат, продолжительности отпусков и т.д. Также одним из источников входной информации является формируемый в виде ЭТ документ – «Лицевая карточка», фрагмент которой представлен в табл. Лицевая карточка для работника № 01 ЛИЦЕВАЯ КАРТОЧКА № Дата начисления Фамилия И.О. Текущий оклад Должность Подразделение

01

02 Афоничкина Е.А. 12600 Директор маркетинговой службы Отдел маркетинга Начисления

Месяц 1 2 3

68

Раб. Матери% пре 13-я Больничдн. Отпуск 14-я з/п, альная Прочие, мии,% з/п, ные сумв мес. ные, р. р помощь, р р мы, р р 12600 20 15 12600 20 14 12600 20 12

Оклад

На нижеприведенном рисунке показан фрагмент лицевой карточки первого работающего в виде ЭТ, где формируется вся необходимая для расчетов месячных сумм заработной платы и других начислений и удержаний из нее информация.

Обобщенная структура ЭТ работающего включает несколько частей: блок постоянной информации; блок информации для начислений; блок расчета начислений; блок расчета удержаний; виды льгот для начислений. Блок постоянной информации

Месяц

Оклад

Раб. дн. в мес.

Блок информации для начисления Отпуск ные, р.

13-я Больнич- 14-я з/п, ные сум- з/п, р мы, р р

Материальная помощь, р

Прочие, р

69

Блок расчета начислений Сумма Начислено Итого, премии, по окладу, р. р. р.

Блок расчета удержаний ПрофсоНДФЛ, Итого, юзные ЕСН, р р р. взносы, р.

Виды льгот для начисления Число Сумма Всего, иждивен- льгот, р цев р.

В области ЭТ размещаются аналогичные таблицы для каждого работающего в своем блоке ячеек.

Таким образом, логическая «Лицевая карточка» разбита на две части (стороны). В графах первой части лицевой стороны находится вся информация о начислениях и льготах по каждому конкретному сотруднику, а в графах второй части – все расчеты заработной платы данного сотрудника. На второй стороне документа находятся графы, обеспечивающие расчет показателя «Сумма к выдаче». Документ создается, заполняется и рассчитывается для каждого сотрудника ежемесячно. Номер лицевой карточки является табельным номером сотрудника.

70

Алгоритм решения задачи Начало ФИО

Таблнаст р.

YHO-V

Ввод

YHO_M

Отпуска

Оборот

YHO_M

YHO_M

Код показате ля

YHO_M

Блок расчета

Лицевая карточка

YHO

Лицевая карточка

Вывод Ведомость

Конец

Блок-схема

71

Алгоритм расчета показателей Блок «Ввода». Данные первичных документов вводятся в ЭВМ. Блок «Расчета». На основе данных первичных документов в лицевой карточке производятся следующие расчеты:

1. Отпускные=(Сумма оклада за 3мес/(кол.-во мес.*29,6))*кол.-во дней отпуска 2. 13-я з/п=если фактический оборот больше планового оборота, то план.оборот*процент по 13-ой з/п, если фактич. оборот меньше планового, то ставим 0. 3. Больничные=(з/п за предыд. 2 мес/кол.-во раб дней)*кол-во дней на больнич. 4. 14-я з/п=Если факт. оборот> план. оборота, то отклонение*на % по 14-ой

з/п. 5. Начислено по окладу=Сумме оклада 6. Сумма премий=Положит. отклонение оборота за месяц*% по премиям. 7. Итого=1+2+3+4+5+6 8. ЕСН=7*Ставку налога (35,6%) 9. НДФЛ=7*Ставку налога (13%) 10. Итого=8+9 11. Проф. взнос=7*Ставку взноса (1%) Льготы, если годовой доход меньше 20 000 руб.: На каждого иждивенца – 300 р. На рабочего – 400 р. Блок «Вывода». На основе расчетных данных «Лицевой карточки» формируется

конечный документ «Ведомость по заработной плате», выдаваемая и распечатываемая ежемесячно.

72

5.3. Проверка и защита данных

Рассмотрим дополнительные возможности автоматизации ввода и проверки данных. Пусть нам требуется автоматизировать получение простой таблицы учета проданных товаров, как на приведенном ниже рисунке.

Постановка задачи. Условимся, что наименования товаров будем брать только из единого справочника, цена товара будет находиться в диапазоне от 1 до 15 у.е., количество ограничим, а при превышении суммы свыше 100 у.е.будет выводиться сообщение красным текстом на синем фоне.

Порядок действий. 1. В новой книге на листе 1 в строке 1 введем заголовки колонок. Колонкам B и C присвоим имена по их названию: Выделить колонки B или С ⇒ Вставка ⇒ Имя⇒ Создать ⇒ галочка в строке выше. Автоматически всей колонке (кроме первой строки) будет присвоено имя, совпадающее с текстом первой строки. 2. В колонке Д должна быть формула =B2*C2 и т.д., но мы будем использовать имена диапазонов: встать на D2⇒=⇒Вставка⇒Имя⇒ Присвоить⇒Выбрать Кол_во⇒*⇒Вставка Цена и получившуюся формулу =Кол_во*Цена размножить. 3. Для автоматизации ввода данных в колонку А на этом же листе в колонках АА-АД создадим Справочник товаров.

1 Дело в том, что для вставки значений из списка в Excel этот список не может

находиться на других листах и книгах. Может, в следующих версиях появятся и такие возможности, которые самую популярную прикладную программу совсем приблизят к стандартным базам данных. А тенденция непрерывного развития информационных технологий такова, что, если какая-то возможность не реализована в данной версии, но она логически напрашивается, то считайте, что в следующих версиях она появится. Если не появляется, значит, фирма-разработчик не дорабатывает или эта возможность реализована при помощи других программных продуктов. Например, с таблицами проще работать не в Wordе, а в Excel. 73

4. Теперь вернемся на начало листа, выделим диапазон А2:А30 и через Данные⇒Проверка⇒Список зададим диапазон списка, Сообщения об ошибках примерно как на рисунках.

1 Здесь особых пояснений не требуется. Если список небольшой, то его можно

задавать и простым перечислением через ; (точка с запятой).

h

Самостоятельно задайте условия проверок для колонок Кол-во и Цена. Картинки прилагаются

74

После всего попробуйте ввести входные данные: наименования товаров только из прилагаемого списка (попытка ввести другое название с клавиатуры выдаст сообщение об ошибке); введите цифровые данные в B и C, данные в колонке Сумма автоматически пересчитаются. Потом выделите данные в Д и примените Формат⇒Условное форматирование (см. Постановку задачи и картинки). Попробуйте ограничить количество одной тысячей и т.д. 75

Имена

Имена ячейкам и диапазонам ячеек можно задавать и непосредственно изменяя Имя ячейки в строке формул. Дополнительно почитайте через Справочник. Присвоенные имена ячеек и диапазонов распространяются на всю книгу, поэтому мы не можем дать одинаковые имена, пусть на разных листах, но в одной книге.

1 Для защиты исходных данных от изменений можно столбцы АА-АД скрыть, а

еще эффективнее будет защитить: 1. Выделите колонки A-D⇒Формат⇒ Ячейки⇒Защита, снимите галочку Защищаемая ячейка⇒Ок. 2. Сервис⇒Защита ⇒Защитить лист⇒Ок. Теперь весь лист защищен от изменений, кроме колонок A-D. Попробуйте! Подробнее – в Справочнике.

76

6. Решение задач оптимизации в Excel Задачи линейного программирования или оптимизационные задачи в общем случае сводятся к вычислению максимального или минимального значения линейной целевой функции при заданных ограничениях.

F(x) Œ Max (Min) при ограничениях

f1(x1, x2…, xn) (<=, >=, =) b1 f2(x1, x2…, xn) (<=, >=, =) b2 ………………………………………………

Fn(x1, x2…, xn) (<=, >=, =) bn Здесь F(x) = f(x1, x2…, xn) – целевая функция. Используем инструмент Поиск решения. Если он не установлен в Excel на вашем компьютере, то надо будет включить его через меню СервисJНадстройки: После этого готовим данные для расчета по примерному шаблону. Задача 1. Уборка кормов. Многолетние травы посеяны на площади 1 000

га. Найти оптимальное сочетание их уборки на сено, сенаж и силос, если требуется заготовить не менее 21 000 ц корм. ед. грубых кормов(сено и сенаж) и не менее 12 000 ц силоса. При этом общие трудовые ресурсы составляют (ограничены) 15 760 чел.-ч. Показатели выхода кормов и трудовых затрат приведены в таблице: Показатели Cено Cенаж Cилос Выход продукции с 1 га, ц 50 Затраты труда на 1 ц, чел.-час 0,2 Содержание кормовых 0,5 единиц в 1 ц корма, ц

125 0,128 0,4

250 0,1 0,16

Решение. 1. На листе Excel составим следующие таблицы - шаблон: (заполнить все строки данными и формулами!) 77

Копия листа после решения задачи. В строке 7 Площадь посевов пока ничего не ставим. Нам эти показатели еще предстоит найти. В общем случае там могут быть любые данные, в том числе и пустые(нули). Наша целевая функция выделена. 2. После заполнения данными и формулами курсор устанавливаем в целевой ячейке В10 и вызываем инструмент Поиск решения:

и выбираем параметры в нижеприведенном окне: Выбираем Максимальному значению, курсор в окне Поиск решения на Изменяя значение (он замигает) и в таблице мышью же укажем диапазон B7:D7 (абсолютные адреса сами присвоятся). 3. На вкладке Ограничения последовательно добавим ограничения, ссылаясь на ячейки B13 = D13, B14 <= D14, B15 >= D15, B16 >=D16.

78

4. Проверим параметры (здесь можно ничего не менять, кроме включения «галочек» Линейная модель и Неотрицательные значения и ОК.

5. Мы вернулись в окно Поиск… и теперь смело можем нажать на Выполнить. 6. Если все верно, то должны получиться приведенные значения. Результаты можно сохранить, нажав на Результаты в окне сохранения Тип отчета. Автоматически добавятся дополнительные листы:

79

7. Наши результаты в Excel совпали с результатами выполненными при помощи других программ.

в

книге,

Самостоятельно проанализируйте при помощи данного же инструмента нашу задачу при отсутствии ограничений на трудовые ресурсы (на уборку пригнали студентов). Просто во время выполнения Поиска удалите данное ограничение. У Вас должен получиться следующий результат:

80

Из анализа следует, что при наличии дешевой рабочей силы выгоднее траву убирать только на сенаж и силос. При этом достигается максимальное значение производства кормов: 47 000 вместо 34 750 единиц. Задача 2. О бензиновых смесях.

Стандартом предусмотрено, что октановое число автомобильного бензина А-76 должно быть не ниже 76, а содержание серы в нем — не более 0,3%. Для изготовления такого бензина на заводе используется смесь из четырех компонентов. Данные о ресурсах смешиваемых компонентов, их себестоимости и их октановом числе, а также о содержании серы приведены в таблице: Характеристика

Компоненты автомобильного бензина №1

Октановое число

№2

№3

№4

68 0,35

72 80 90 Содержание серы, % 0,35 0,3 0,2 Ресурсы, т 700 600 500 300 Себестоимость, ден.ед./т 40 45 60 90 Требуется определить, сколько тонн каждого компонента следует использовать для получения 1000 т автомобильного бензина А-76, чтобы его себестоимость была минимальной. 81

Р е ш е н и е . Для решения этой задачи сформулируем ее экономикоматематическую модель, т.е. сформулируем задачу математически. Введем необходимые обозначения: пусть Xj (] = 1,2,3,4) — количество в смеси компонента с номером j. С учетом этих обозначений имеем задачу (критерий оптимальности — «минимум себестоимости»): f(X) = 40*x1 + 45*x2 + 60*x3 + 90*x4 J Min x1 + x2 + x3 + х4 = 1000

82

Задача 3. Фирма «Снежок» выпускает мороженое 2-х видов: сливочное и

шоколадное. Для изготовления требуются молоко, сливки, сахар и какао. Смета расходов на 1 кг продукта приведена в табл.3 Исх. Расходы на 1 кг продукты Молоко Сливки Какао Сахар Наполнители Сливочное 0,4 0,1 0,1 0,4 Шоколадное 0,6 0,2 0,1 0,2 Цена 10 30 42 20 8 Изучение рынка сбыта мороженого показало, что соотношение сливочного и шоколадного сортов составляет как 2,5:1, а максимальный объем сбыта до 6 000 кг. Определить план выпуска мороженого, чтобы прибыль от реализации была максимальной, если сливочное мороженое отпускается по 26 рублей за килограмм, а шоколадное-24 рубля? Записать целевую функцию и ограничения, решить средствами Excel.

83

Задача 4. Транспортная задача

В городе имеются два склада муки и два хлебозавода. Ежедневно с первого склада вывозится 50 т муки, со второго 70 т . Эта мука доставляется на хлебозаводы, причем первый завод получает 40 т, второй 80 т. Допустим, что перевозка одной тонны муки с первого склада на первый завод стоит 1 р. 20 к., с первого склада на второй завод – 1 р. 60 к., со второго склада на первый завод 80 к. и со второго склада на второй завод 1 р. Как нужно спланировать перевозки, чтобы их стоимость была минимальной? Для того, чтобы ответить на этот вопрос, дадим математическую постановку задачи. Обозначим через Х1 и Х2 количество муки , которую нужно перевезти со второго склада на первый и второй завод. Эти условия приводят к системе уравнений: Х1+Х2=50 Х3+Х4=70 (1) Х1+Х3=40 Х2+Х4=80 Хi>=0, i=1,2,3,4. (2) Первые два уравнения системы определяют, сколько муки нужно вывести с каждого склада, два других уравнения показывают, сколько муки нужно привести на каждый завод. Неравенство (2) означают, что в обратном направлении с заводов на склады муку не возят. Общая стоимость всех перевозок определяется формулой: F=1,2X1+1,6X2+0,8X3+X4 J Min (3) С математической точки зрения задача заключается в том, чтобы найти числа Xi(i=1,2,3,4), удовлетворяющие условиям (1), (2) и минимизирующие стоимость перевозок (3). Рассмотрим систему (1). Это система четырёх уравнений с четырьмя неизвестными. Однако независимыми в ней являются только первые три уравнения, 4-ое их следствие (если сложить 1-ое и 2-ое уравнения и вычесть 3-ье, получится 4-ое). Таким образом, фактически нужно рассмотреть следующую систему, эквивалентную (1): Х1+Х2=50 Х3+Х4=70 Х1+Х3=40 (4) Теперь эту задачу можно решить стандартными средствами. Попробуйте самостоятельно.

84

Из законов Мерфи © Закон Дж. Б. Шоу. Кто может - делает. Кто не может - учит. © Дополнение студентов МГПИ им. Ленина. Кто не может учить - учит, как учить. © Дополнение Мартина. Кто не может учить - управляет. © Принцип Питера. В любой иерархической системе каждый служащий стремится достичь своего уровня некомпетентности. Следствия 1. С течением времени каждая должность будет занята служащим, который некомпетентен в выполнении своих обязанностей. 2. Работа выполняется теми служащими, которые еще не достигли своего уровня некомпетентности. 3. Каждый служащий начинает со своего уровня компетентности. 4. Проявляйте заботу о мухах, а слоны о себе позаботятся. 5. Унция репутации стоит фунта работы. 6. Закон Корнуэлла. Начальство склонно давать работу тем, кто менее всего способен ее выполнить. 7. Люди согласны сделать работу, когда необходимость в этом уже отпала. © Закон Поттера. Величина рекламной шумихи вокруг товара обратно пропорциональна его реальной стоимости. © Закон Вейлера. Нет невыполнимой работы для человека, который не обязан делать ее сам. © Второй закон Вейнберга. Если бы строители строили здания так же, как программисты пишут программы, первый залетевший дятел разрушил бы цивилизацию. Законы исходных данных Спенсера 1. Каждый может принимать решение, располагая достаточной информацией. 2. Хороший руководитель принимает решение и при ее нехватке. 3. Идеальный - действует в абсолютном неведении. © Правило точности Рэя. Измеряй микрометром. Отмечай мелом. Отрубай топором. © Первый закон ремонта. Нельзя починить то, что не сломано. © Закон свадебных затрат Тома. Продолжительность брака обратно пропорциональна расходам на свадьбу. © Правило соседства по комнате. Тот, кто храпит, засыпает первым. © Первый постулат Пардо. Все, что есть хорошего в жизни, либо незаконно, либо аморально, либо ведет к ожирению. © Наблюдение Этторе. Соседняя очередь всегда движется быстрее.

Серия «Компьютер для Петруши»

В серии вышли и выходят:

Самоучитель по DOC и NC Excel 7.0 и не только... ACCESS 2000 Текстовые редакторы Excel 2000 и не только…

Microsoft OFFICE. Учебный практикум (в трех частях) Учебно-методические пособия серии "Компьютер для Петруши" отличаются оригинальной методикой для самостоятельного изучения программных продуктов, сочетающей в себе легкость изложения и глубину освоения, доступность для начинающих и пользу для опытных пользователей Печатается без согласования с Microsoft. Билл Гейтс отдыхает…

ул.139-й Стрелковой див, 22

℡ 418-202 Оптимальное сочетание

цена /качество

Продажа и обучение, ремонт и обслуживание Все проблемы Вашего компьютера по вызову Быстрые и доступные кредиты на выгодных Вам условиях

Книги серии можно заказать в книжных магазинах и компьютерных фирмах: 428023 Чебоксары, ул. Максимова,13 пр. М. Горького, 51 Союз-К ℡ 34-66-30 428018 Чебоксары, ул. Водопроводная, 22 Мир книг ℡ 421-024, 420-304

428003 г. Чебоксары, Школьный проезд, 6а

Учколлектор

℡ (8352) 21-24-75, 21-08-55, 62-85-57, 62-84-91

Подписано в печать 29.01.2009. Формат 60×90/84. Печать оперативная. Бумага хорошая. Усл. печ. л. 5,25. Уч.-изд. л. 5,45. Тираж эксклюзивный. ООО «HAMER’JAL»