Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
УПРАВЛЕНИЕ ТОРГОВЛЕЙ И ЛОГИСТИКОЙ Microsoft® Busi...
74 downloads
826 Views
10MB Size
Report
This content was uploaded by our users and we assume good faith they have the permission to share this book. If you own the copyright to this book and it is wrongfully on our website, we offer a simple DMCA procedure to remove your content from our site. Start by pressing the button below!
Report copyright / DMCA form
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
УПРАВЛЕНИЕ ТОРГОВЛЕЙ И ЛОГИСТИКОЙ Microsoft® Business Solutions–Axapta® Руководство пользователя
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
ВНИМАНИЕ Материал должен использоваться исключительно в информационных целях. Компания Microsoft Business Solutions ApS не несет никакой ответственности в случае использования данного материала в иных целях. Microsoft Business Solutions ApS не несет никакой ответственности за специфический, прямой или косвенный ущерб, вызванный данной публикацией или явившейся ее следствием. Ничто в этом материале не может быть истолковано как утверждение о какого-либо рода гарантиях. Программное обеспечение, описанное в данной публикации, поставляется согласно лицензии и должно использоваться и копироваться исключительно в соответствии с условиями лицензии. ТОРГОВЫЕ МАРКИ Copyright © 2003 Microsoft Business Solutions ApS, Denmark. TRADEMARK NOTICE Microsoft, Great Plains, bCentral и Microsoft Windows 2000 являются зарегистрированными торговыми марками или торговыми марками корпорации Microsoft или Great Plains Software, Inc. в США и/или других странах. Great Plains Software, Inc. и Microsoft Business Solutions ApS являются частью корпорации Microsoft. Названия действующих компаний и продуктов, упоминаемые в данном материале, могут быть торговыми марками их владельцев. В соответствии с законодательством, воспроизведение любой части этого материала без предварительного письменного разрешения со стороны компании Microsoft Business Solutions ApS является незаконным. Информация из этого документа может быть изменена без предварительного уведомления. Все права, представление которых не оговорено настоящим особо, защищены.
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Данное руководство пользователя
по управлению торговлей и логистикой в системе Microsoft
Business Solutions–Axapta версии 3.0 RU покрывает функциональность ежедневного складского учета, включая регистрацию заказов, выполнение закупок, контроль и проведение складских операций, управление складом, работу со спецификациями, а также анализ и планирование товарно-материальных потоков. Система постоянно совершенствуется, поэтому функциональность Вашей системы может отличаться от описанной. Руководство ориентировано на две категории сотрудников предприятия. Первую категорию составляют те, кто отвечает за автоматизацию операций с товарно-материальными потоками, решает, какие из описанных в руководстве технологий необходимы на данном этапе развития предприятия, и настраивает систему. Вторая категория – пользователи системы, которые могут использовать руководство как учебник на этапе освоения системы и как справочное пособие в ходе ее эксплуатации. Описание каждой операции построено следующим образом: сначала дается информация об имеющихся в системе возможностях, затем описывается последовательность настройки системы, необходимой для успешного продолжения работы, и приводятся детальные пошаговые инструкции по выполнению основных задач складского учета.
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Оглавление 1. Введение ................................................................................................................................ 7 1.1. Модули логистики и их краткое описание................................................................ 8 1.2. Соглашения по терминологии (глоссарий).............................................................. 9 1.3. Взаимодействие модулей логистики...................................................................... 10 1.4. Взаимосвязь учета товарно-материальных потоков и бухгалтерского учета .... 11 1.5. Ежедневный складской учет ................................................................................... 12 2. Закупки.................................................................................................................................. 13 2.1. Введение................................................................................................................... 13 2.1.1. Потоки данных в модуле РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ ................................ 14 2.2. Настройки модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ ....................................................... 14 2.2.1. Обязательные настройки ........................................................................... 15 2.2.2. Дополнительные настройки ....................................................................... 15 2.3. Выполнение простой закупки.................................................................................. 24 2.3.1. Создание закупки ........................................................................................ 24 2.3.2. Обработка закупки ...................................................................................... 28 2.3.3. Просмотр информации о простой закупке................................................ 38 2.4. Работа с закупками в расширенном режиме......................................................... 44 2.4.1. Работа с заголовком закупки ..................................................................... 44 2.4.2. Работа со строками закупки ....................................................................... 51 2.5. Обработка неполной/избыточной закупки ............................................................. 56 2.5.1. Обработка неполной закупки ..................................................................... 57 2.5.2. Информация о недополученных закупках ................................................ 58 2.5.3. Закрытие недополученных закупок ........................................................... 59 2.6. Проверка кредитного лимита и суммарная обработка......................................... 60 2.6.1. Суммарная обработка ................................................................................ 60 2.6.2. Проверка кредитного лимита поставщика ................................................ 64 2.7. Выполнение закупок с регистрацией накладных .................................................. 65 2.8. Настройка и регистрация возврата ........................................................................ 67 2.9. Обработка закупок специальных типов ................................................................. 73 2.10. Цикл закупок с регистрацией на складе.................................................... 75 2.11. Учет накладных расходов по закупке........................................................ 78 2.11.1. Настройка расчета накладных расходов ................................ 79 2.11.2. Учет накладных расходов ........................................................ 86 2.12. Ценообразование при проведении закупок .............................................. 90 2.13. Управленческая статистика по закупкам и заказам................................. 90 3. Заказы ................................................................................................................................... 94 3.1. Потоки данных в модуле РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ .................................................... 94 3.2. Настройки модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ............................................................... 95 3.2.1. Обязательные настройки ........................................................................... 96 3.2.2. Дополнительные настройки ....................................................................... 96 3.3. Выполнение простого заказа ................................................................................ 104 3.3.1. Создание заказа........................................................................................ 104 3.3.2. Обработка заказа ...................................................................................... 107 3.3.3. Просмотр информации о проводках по простейшему заказу ............... 116 3.4. Работа с заказом в расширенном режиме .......................................................... 117 3.4.1. Работа с заголовком заказа ..................................................................... 117 3.4.2. Работа со строками заказа....................................................................... 124 3.5. Продажи с резервированием товара ................................................................... 128 3.6. Частичное выполнение заказа, отправка избыточного количества .................. 130 3.6.1. Частичная обработка заказа .................................................................... 131 3.6.2. Получение информации по недовыполненным заказам....................... 134 3.6.3. Закрытие недопоставленных заказов ..................................................... 135 3.7. Проверка кредитного лимита и суммарная обработка....................................... 135 3.7.1. Суммарная обработка .............................................................................. 135 3.7.2. Проверка кредитного лимита ................................................................... 135 3.8. Регистрация возврата товара............................................................................... 137 3.9. Обработка заказов специальных типов ............................................................... 140 Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft Business Solutions–Axapta 3.10. 3.11.
Учет накладных расходов по заказу........................................................ 142 Ценообразование при выполнении заказов ........................................... 143 3.11.1. Ввод соглашений по ценам и скидкам .................................. 144 3.11.2. Корректировка соглашений о ценах и скидках ..................... 149 3.12. Цикл обработки заказов с комплектаций ................................................ 151 4. Управление складскими запасами................................................................................ 157 4.1. Настройка склада и номенклатурных единиц ..................................................... 157 4.1.1. Основные настройки ................................................................................. 157 4.1.2. Дополнительные настройки ..................................................................... 168 4.1.3. Создание номенклатурных единиц ......................................................... 174 4.2. Контроль и проведение складских операций ...................................................... 183 4.2.1. Создание складских журналов................................................................. 183 4.2.2. Учет операций в складских журналах ..................................................... 185 4.2.3. Проведение инвентаризации склада ...................................................... 189 4.3. Управление карантином........................................................................................ 195 4.3.1. Необходимые настройки .......................................................................... 195 4.3.2. Перемещение приходов на карантинный склад..................................... 198 4.4. Отслеживание серийных номеров и партий........................................................ 202 4.4.1. Ввод серийных номеров и номеров партий вручную............................. 202 4.4.2. Автоматическая генерация номеров серий и партий ............................ 204 4.5. Формирование и расчет себестоимости .............................................................. 207 4.5.1. Принципы учета себестоимости в Microsoft Business Solutions–Axapta207 4.5.2. Мгновенная себестоимость...................................................................... 208 4.5.3. Мгновенная средняя себестоимость во вторичной валюте.................. 210 4.5.4. Корректировка себестоимости................................................................. 211 4.5.5. Перерасчет себестоимости в конце отчетного периода ....................... 216 5. Анализ товарно-материальных потоков ..................................................................... 221 5.1. Типы складских операций ..................................................................................... 221 5.1.1. Виды прихода ............................................................................................ 221 5.1.2. Виды расхода ............................................................................................ 222 5.2. Анализ информации по отдельным товарам ...................................................... 223 5.2.1. Просмотр проводок по товару.................................................................. 223 5.2.2. Анализ уровня запасов............................................................................. 228 5.2.3. Просмотр лотов ......................................................................................... 230 5.2.4. Просмотр партий товара .......................................................................... 231 5.2.5. Анализ открытых строк закупок ............................................................... 232 5.2.6. Анализ чистых и брутто-потребностей в товаре.................................... 233 5.2.7. Анализ складской статистики................................................................... 233 5.3. Использование стандартных отчетов .................................................................. 235 5.3.1. Справочные данные по номенклатуре.................................................... 236 5.3.2. Отчеты по складскому движению ............................................................ 236 5.3.3. Отчеты по текущему состоянию товарно-материальных запасов ....... 239 5.3.4. Аналитические и статистические отчеты по логистике ......................... 241 5.3.5. Отчеты по финансовым операциям ........................................................ 243 5.3.6. Дополнительные возможности отчетов .................................................. 244 5.4. Запросы .................................................................................................................. 244 6. Контур управления складом в рамках модуля Управление запасами .................. 247 6.1. Обзор управления складом................................................................................... 247 6.1.1. Введение 247 6.1.2. Взаимодействие с другими модулями .................................................... 248 6.1.3. Складские процедуры............................................................................... 248 6.2. Предварительные настройки ................................................................................ 249 6.2.1. Настройка областей и зон хранения ....................................................... 253 6.2.2. Настройка палет........................................................................................ 258 6.2.3. Настройки для работы с контуром управления складом модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ ............................................................................... 263 6.2.4. Ячейки хранения ....................................................................................... 266 6.2.5. Палеты 270 6.3. Приемка товара...................................................................................................... 273 Microsoft Business Solutions
5
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
6.4.
6.5. 6.6.
6.7.
6.3.1. Работа с журналами приемки товара...................................................... 273 6.3.2. Транспортировка товара .......................................................................... 277 Отгрузка товара...................................................................................................... 281 6.4.1. Этапы отгрузки .......................................................................................... 281 6.4.2. Создание отгрузки..................................................................................... 281 6.4.3. Статусы отгрузки ....................................................................................... 285 6.4.4. Резервирование ........................................................................................ 286 6.4.5. Комплектация ............................................................................................ 286 6.4.6. Транспортировка заполненных палет ..................................................... 290 6.4.7. Отправка отгрузки ..................................................................................... 290 6.4.8. Пример обработки отгрузки...................................................................... 290 «Интерактивная» инвентаризация ....................................................................... 292 Анализ данных в контуре управления складом модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ ................................................................................................................. 293 6.6.1. Заказ на отгрузку....................................................................................... 293 6.6.2. Транспортировка палет ............................................................................ 297 6.6.3. Маршруты комплектации.......................................................................... 300 6.6.4. Транспортная накладная.......................................................................... 302 Периодические операции...................................................................................... 306
7. Работа со спецификациями товара .............................................................................. 308 7.1. Предварительные настройки ................................................................................ 308 7.2. Создание спецификации ....................................................................................... 311 7.2.1. Конструктор спецификаций ...................................................................... 316 7.3. Обработка спецификаций ..................................................................................... 318 7.4. Конфигурирование спецификаций и готовых товаров ....................................... 322 7.4.1. Конфигурирование спецификаций .......................................................... 322 7.4.2. Конфигурирование готовых товаров ....................................................... 326 7.5. Отчеты по спецификациям ................................................................................... 326 8. Сводное планирование ................................................................................................... 328 8.1. Настройка сводного планирования ...................................................................... 328 8.2. Ввод прогнозов закупок и продаж ........................................................................ 329 8.2.1. Настройка параметров прогнозирования ............................................... 330 8.2.2. Ввод прогноза продаж .............................................................................. 334 8.2.3. Ввод прогноза закупок .............................................................................. 340 8.2.4. Анализ информации о прогнозе .............................................................. 342 8.3. Расчет потребностей ............................................................................................. 346 8.3.1. Настройка покрытия (ликвидности) ......................................................... 346 8.3.2. Прогнозное планирование ....................................................................... 353 8.3.3. Просмотр результатов (брутто-потребностей)....................................... 355 8.3.4. Сводное планирование ............................................................................ 357 8.3.5. Примеры влияния параметров на расчет потребностей....................... 369
6
Columbus IT Partner Russia, ApS
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
1. Введение Целью данного руководства ставится обучение пользователя применению стандартной логистической функциональности системы. Модули логистики системы Microsoft Business направления работы подразделений логистики:
Solutions–Axapta
поддерживают
следующие
• Ежедневный учет: операции по закупке, продаже, прочие складские операции, работа со спецификациями (см. пункты 2, 3, 7). • Настройку склада и номенклатурных единиц (см. пункт 4). • Организацию работы складской инфраструктуры: управление размещением и упаковкой грузов по отдельным складским ячейкам, мониторинг подъемно-транспортного оборудования, учет тары (см. пункт 6). • Анализ товарно-материальных потоков: получение информации о складских движениях и уровне запасов, использование специальных отчетов по логистике, таких как АВСклассификация и пр. (см. пункт 5). • Планирование товарно-материального движения: составление планов и работа с ними, расчет потребностей в товаре и использование его результатов, а также прогнозирование уровня складских запасов (см. пункт 8). Изложение материала в данной книге ведется в приведенной последовательности, причем основные разделы руководства можно читать независимо друг от друга. При написании документации в системе был включен ключ Россия (функциональность для различных стран), а также все ключи деревьев: Логистика, Торговля, Коммерческие соглашения, Управление складом. Учет в системе отраслевых особенностей (розничной торговли, общепита и т.п.) настраивается в соответствии с требованиями конкретной организации путем модификаций стандартных параметров. Одним из преимуществ системы является ее способность к интеграции с внешними источниками данных (например, штрих-кодовым оборудованием). Система допускает изменения существующей стандартной структуры таблиц. Таким образом, любая внешняя информация становится органичной частью базы данных системы, доступной для обработки без дополнительных изменений функциональности.
Microsoft Business Solutions
7
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
1.1. Модули логистики и их краткое описание
Рис. 1. Модули логистики в Microsoft Business Solutions–Axapta. Для того чтобы сформировать общее впечатление о возможностях системы, ниже приведено краткое описание модулей логистики. Модуль РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ используется для автоматизации цикла сбыта (реализации), который охватывает подготовку коммерческих предложений, регистрацию заказов, выпуск счетов, отборочных накладных, накладных и пр. В набор функций данного модуля включено управление ценообразованием, резервирование товара на складе и в ожидаемых поставках, множество управленческих отчетов по анализу деятельности и многое другое. Функциональность модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ включает создание заявок поставщикам, регистрацию поступающего по накладным товара и пр. Обратите внимание, что для использования логистической функциональности модулей РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ и/или РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ необходимо наличие модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Модуль УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ используется для ведения складского учёта и управления запасами. Он включает такие возможности, как ведение номенклатурного справочника по товарам, услугам и спецификациям, поддержка неограниченного числа складов, расчёт себестоимости по различным методам, аналитический учет по серийным номерам, партиям, ячейкам хранения и таре, подробный учет прихода и отгрузок с привязкой к реальным координатам на складе: проходам, стеллажам и полкам. Предусмотрено управление погрузочноразгрузочными работами и комплектацией. Модули РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ и РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ также используются для ведения расчетов с контрагентами, включая регистрацию и выставление счетов, формирование платежных документов, переоценку валютной задолженности, расчет пенни и штрафов. Строго говоря, эти модули относятся к финансовому контуру системы, но самым тесным образом связаны с логистикой. Модуль СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ предоставляет дополнительные возможности планирования закупок и продаж. Он включает бюджетирование, автоматизированный расчет требуемых поставок, а также прогнозирование уровня складских запасов. Описание модуля СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ также приведено в Руководстве пользователя по производству.
8
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
1.2. Соглашения по терминологии (глоссарий) В системе Microsoft Business Solutions–Axapta некоторые слова могут иметь иную смысловую нагрузку, нежели на Вашем предприятии. Рассмотрим термины, используемые в данном руководстве, во избежание возможной путаницы при изучении. Клиент: юридические и физические лица, когда-либо приобретавшие у предприятия услуги или товары. Поставщик: поставщики товаров и услуг, подрядчики, подотчетные лица, налоговые органы, а также любые физические и юридические лица, когда-либо выставлявшие предприятию задолженность. В российской функциональности для учета расчетов с подотчетными лицами используется тип счета Подотчетное лицо. Подробное описание см. в Руководстве пользователя Расчеты с персоналом. Счет клиента/поставщика, идентификатор клиента/поставщика клиента/поставщика: эти словосочетания обозначают одно и тоже.
и
код
Номенклатурная единица или товар: единица складского учета, артикул. Под товаром понимается как покупной товар на перепродажу, так и услуга, спецификация, т.е. любой вид товарноматериальной ценности, подлежащей хранению на складе. Спецификация: составная номенклатурная единица, изготовление которой производится силами собственного производства предприятия. Компонент: номенклатурная единица, являющаяся составной частью спецификации. Заказ: под собственно заказом мы будем подразумевать внутренний документ системы Microsoft Business Solutions–Axapta, представляющий заказ на продажу какого-либо товара или услуги. Другими словами, заказ – это контракт на реализацию товара клиенту, обработка которого сопровождается формированием первичной документации (счетов на оплату, накладных, счетов-фактур) и выполнением соответствующих складских и бухгалтерских проводок. Иногда заказы именуются заказами на продажу. Закупка: внутренний документ, отвечающий за поставку поставщиком товара нашему предприятию. Обработка закупки сопровождается регистрацией поступившей от поставщика первичной документации и выполнением соответствующих складских и бухгалтерских проводок. Складской журнал: журнал, позволяющий зарегистрировать произвольное складское движение товара (вне рамок заказа или закупки). Складская проводка: движение товарно-материальных ценностей (номенклатурной единицы). Различают проводки складского прихода (положительные) и складского расхода (отрицательные). Сумма складских проводок дает уровень наличных запасов. Лот: группа складских проводок, однозначно определяющая партию прихода/расхода товара по строке заказа, закупки или складского журнала. Складская аналитика: характеристика складской проводки, идентифицирующая партию товара (ее местоположение, происхождение и т.д.). Под кодом складской аналитики понимается складская аналитика или ее значение. На текущий момент в системе предусмотрено 9 кодов складской аналитики: конфигурация, размер, цвет, склад, ячейка, код палеты, номер партии, серийный номер, номер ГТД. Номер партии: вид складской аналитики или ее значение, определяющий партию товара, характеризующегося одинаковыми условиями изготовления и сроком хранения. Ячейка, складская ячейка: код складской аналитики, определяющий элементарную часть склада, имеющую заданные габариты и предназначенную для хранения заданного количества тары. Определяется комбинацией складских координат: проходом, стеллажом, полкой и позицией. Палета: любая тара: поддон, контейнер, ящик, коробка и т.д. Код палеты – это складская аналитика, сопоставляющая палету партии товара. Фактура и счет-фактура: под этими мы будем понимать одно и то же. Себестоимость: учетная стоимость товара на складе. Различают себестоимость запасов, себестоимость прихода (закупочную) и себестоимость расхода. Мы будем отделять мгновенную Microsoft Business Solutions
9
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® себестоимость, по которой списывается расход в момент обработки заказа, от себестоимости расхода по моделям ФИФО, ЛИФО и т.д., которая рассчитывается в конце отчетного периода при выполнении операции корректировки себестоимости или закрытия склада. Закрытие склада: перерасчет себестоимости расхода по какой-либо модели. Накладные расходы: дополнительные расходы по заказу или закупке, повлекшие или не повлекшие увеличение себестоимости товара. Торговое (коммерческое) соглашение: соглашение о поставщиком/клиентом на какой-либо товар (группу товаров).
ценах
и
скидках,
заключенное
с
Регистрация: приемка товара и отправка его на хранение в свободную ячейку. Транспортировка палет: операция перемещения палеты из одной ячейки в другую. Комплектация: процедура упаковки одного или нескольких товаров на одной палете для последующей отправки клиенту. Перенос: операция перемещения товара из одного места в другое без формирования бухгалтерских проводок. Сводное планирование: формирование сводного плана закупок или производства, направленного на покрытие расхода складских запасов. Чистые потребности в номенклатуре: результаты сводного планирования, отражающие динамику изменения складских запасов товара с учетом фактических, ожидаемых, запланированных и спрогнозированных складских движений. Прогнозирование: выполняемая пользователем процедура ввода оценки валовых объемов продаж или закупок. Прогнозный план – это совокупность обработанных результатов прогнозирования, которая служит одной из отправных точек в расчете сводного плана. Прогнозное планирование – формирование прогнозного плана на основе введенных пользователем данных. Брутто-потребности: результаты прогнозного планирования, отражающие динамику изменения складских запасов с учетом только спрогнозированных складских движений. Фьючерс: рекомендация системы по изменению сроков или объемов заказов, планирование покрытия которых влечет неэффективные закупки. Действие: рекомендация системы по оптимизации сроков или объемов запланированных закупок. Физическое движение: Выполнение складских проводок по приходу/расходу номенклатурных единиц. Складские проводки выполняются при обработке отборочных накладных по заказам/закупкам и при выполнении операций в складских журналах. Финансовое движение: Выполнение проводок по Главной Книге и формирование дебиторской/ кредиторской задолженностей при обработке заказов/закупок. Проводки выполняются при обработке накладной по заказу/закупке.
1.3. Взаимодействие модулей логистики Модули РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ, РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ и УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ тесно связаны с модулем ГЛАВНАЯ КНИГА. Каждой единице аналитического учета (номенклатурной единице, клиенту или поставщику) ставится в соответствие группа, определяющая сценарий разноски проводок по Главной Книге. После того, как задана принадлежность единицы аналитического учета какой либо группе, в нужный момент система автоматически выполняет необходимые бухгалтерские проводки. Модули РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ и РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ тесно интегрированы с модулем УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Основные операции по регистрации движения товаров (отпуск и приход товаров по накладным) ведутся для удобства пользователя напрямую в модулях РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ и РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ. Результаты этих операций, непосредственно затрагивающие модуль УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ, автоматически отражаются в таблицах модулей. Для проведения сугубо складских операций, не затрагивающих внешних контрагентов, можно использовать журналы модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ.
10
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Модуль СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ использует данные модулей РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ, РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ (в части ожидаемых складских движений), УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ (в части данных об уровне запасов), а также производственных модулей (в части данных о складских движениях и структуре спецификаций). На выходе модуля СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ получаем запланированные закупки и производственные заказы с подробным бюджетом по складу. Модуль ПРОИЗВОДСТВО реализует полноценное управление производством. В его журналах ведется автономный учет отпуска материалов и приходование готовой продукции, он принимает во внимание сведения модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ о наличии материалов. Разноска производственных журналов отражается в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Основные взаимосвязи модулей логистики друг с другом и с остальными контурами системы Microsoft Business Solutions–Axapta иллюстрирует Рис. 2. Реально возможности Microsoft Business Solutions– Axapta намного богаче: модуль УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ может напрямую обращаться к ГЛАВНОЙ КНИГЕ, корректируя себестоимость запасов, существует метод создания закупок напрямую из заказов. Тем не менее, рисунок дает представление об основных потоках данных в контексте логистических операций.
Главная книга
Производство Сводное планиро вание Расчеты с клиентами
Расчеты с поставщиками
Управление запасами
Проект
Рис. 2. Взаимосвязи модулей логистики. Серым цветом выделены модули, относящиеся к логистическому контуру.
1.4. Взаимосвязь учета товарно-материальных потоков и бухгалтерского учета Система Microsoft Business Solutions–Axapta в большой степени ориентирована на бизнес-процесс. В ней заложены определенные схемы работы, и каждый следующий шаг зависит от результатов предыдущего. Рассмотрим, как в Microsoft Business Solutions–Axapta реализован типичный цикл закупок. Первым делом система производит планирование объемов продаж. На основе анализа потребностей система создает спланированные заказы и формирует предложения по закупкам. Одобренное Microsoft Business Solutions
11
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® предложение переводится в статус закупки. На базе закупки автоматически формируются складские и бухгалтерские проводки. Получение отборочной накладной инициирует физическое движение товара, регистрация накладной немедленно отражается на счетах предприятия. Составлять каждый документ заново не требуется, что позволяет существенно экономить ресурсы (людские и временные) в вашей каждодневной работе. О том, как, основываясь на результатах складских операций, система создает бухгалтерские проводки, рассказано в пункте 1.5, посвященном ежедневному складскому учету. В системе реализован ряд схем автоматической бухгалтерской разноски и Вам остается только указать счета, которые должны участвовать в той или иной схеме, что осуществляется путем отнесения единицы аналитического учета к определенной группе.
1.5. Ежедневный складской учет К числу ежедневных складских операций относятся: • Выполнение закупок и контроль их проведения (см. пункт 2); • Выполнение продаж и контроль их проведения (см. пункт 3); • Учет складских движений и настройка номенклатурных единиц (см. пункт 4); • Управление складом (см. пункт 6); • Специальные возможности модулей логистики: работа с серийными номерами и партиями (см. пункт 4.3), создание спецификаций и конфигураций (см. пункт 7).
12
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
2. Закупки Эта глава имеет следующую структуру: • Введение (см. ниже). • Список предварительных настроек в системе, необходимых для создания закупки (см. пункт 2.2). • На базе простейшего примера показана работа системы по созданию закупки, приему товара по отборочной накладной и оплаты накладной (см. пункт 2.3). • Выполнение закупки в общем случае (включая частичное получение товара, и частичная обработка накладной) (см. пункт 2.5). • Обработка нескольких закупок, проверка кредитного лимита (см. пункт 2.6). • Выполнение закупок с регистрацией счетов (см. пункт 2.7). • Регистрация возврата товаров (см. пункт 2.8). • Обработка закупок специальных типов: предложений, журналов, подписок (см. пункт 2.9). • Закупки с учетом прихода на уровне отдельных ячеек (см. пункт 2.10). • Учет дополнительных расходов по закупке, в. т.ч. повлекших рост себестоимости (см. пункт 2.11). • Ценообразование при закупках товара (см. пункт 2.12).
2.1. Введение Данный раздел рассказывает о том, как в системе регистрируется цикл закупки от составления заявки до обработки накладной и учета возможного возврата. Функциональность модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ системы Microsoft Business Solutions–Axapta позволяет Вам осуществлять следующие процессы, типичные для повседневной деятельности предприятия: • создание и ведение закупок; • учет налогов и пошлин; • проверку кредитного лимита, установленного поставщиком; • получение заказанных товаров в несколько приемов; • обработку возвратов товаров; • получение информации о закупках товаров в срезе поставщиков, заказов на закупку, товара. Основной предмет изучения в модуле РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ - это догадаться, закупка. Она является внутренним документом Microsoft Business Solutions–Axapta, заключающим в себе исчерпывающую информацию о контракте на поставку товара, заключенном с поставщиком: условия оплаты и доставки, перечень номенклатуры, сведения о налогообложении закупочных операций и многое другое. Каждая закупка проходит своего рода жизненный цикл, каждая стадия которого знаменуется оформлением (регистрацией) некоторого первичного документа. Допускается несколько сценариев обработки закупки: • создание закупки – обработка накладной; • создание закупки – обработка отборочной накладной – обработка накладной; • создание закупки – регистрация товара – обработка отборочной накладной - обработка накладной.
Microsoft Business Solutions
13
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
2.1.1.
Потоки данных в модуле РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ
Модуль РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ тесно интегрирован с модулем УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Основные таблицы модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ – таблицы «шапок» и строк закупки, доступные в форме Закупка. Модуль также широко использует информацию из таблицы поставщиков и номенклатуры. Так, при создании закупки и выборе поставщика система обращается к таблице поставщиков и извлекает необходимую информацию об условиях оплаты и доставки, графике платежей, условиях налогообложения и скидках по оплате. Регистрация накладной по закупке приводит к формированию кредиторской задолженности. При вводе строки закупки Вам необходимо указать код товара, после чего система получает массу данных о позиции заказа: название номенклатурной единицы, сведения о ценовых соглашениях на товар, месторасположении номенклатурной единицы, перечень и ставки налогов. Обработка отборочной накладной по закупке приводит к формированию складской проводки прихода и увеличению уровня наличных запасов, учитываемых в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Эти и другие взаимосвязи модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ иллюстрирует следующая схема:
Расчеты с поставщиками: складская и финансовая аналитика,
Сводное планиро вание
Предложе ние по закупке
торговые соглашения, условия оплаты и поставки
Расчеты с поставщиками: управление закупками, получение статистики
Проводка кредитор ской задолжен ности
Расчеты с поставщиками: контроль платежей, одобрение счетов, мониторинг финансовой ситуации
Проводки прихода Управление запасами: контроль уровня запасов
Главная Книга
Рис. 3. Взаимосвязи модуля ЗАКУПКИ.
2.2. Настройки модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ Для того чтобы начать работу по обработке закупок в системе, необходимо провести определенную настройку функций модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ. Поскольку модуль РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ тесно интегрирован с модулями ГЛАВНАЯ КНИГА и УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ, их настройка также необходима. Если для изучения системы используется демо-версия, настраивать систему не требуется. Среди параметров модуля можно выделить обязательные – те, без которых система работать не будет, и дополнительные параметры, ввод которых позволит использовать функциональность системы во всей ее полноте.
14
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
2.2.1.
Обязательные настройки
1. Общие настройки: настройки компании, серии документов. 2. Настройка финансовых модулей: ГЛАВНАЯ КНИГА (план счетов, валюта, налоги и пр.), РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ (группы поставщиков, поставщики, разноска и пр.). Для получения подробных сведений рекомендуется изучить Руководство пользователя по финансам. 3. Необходимо создание, по крайней мере, одной номенклатурной единицы (см. пункт 4.1.3). 4. Создание действий по возврату (см. пункт 2.8).
2.2.2.
Дополнительные настройки
Настоятельно рекомендуется выполнить следующие настройки: 1. Настройка дополнительных возможностей модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ: условий поставки и способов доставки, условий и способов оплаты, графиков оплаты (см. Руководство пользователя по финансам). 2. Создание складов (см. стр. 168). 3. Настройка единиц складского учета и правил их пересчета (см. стр. 170). 4. Создание групп цен и скидок (аналогично ведению групп цен и скидок по заказам – см. пункт 3.11). 5. Настройка групп и кодов накладных расходов (см. пункт 2.11). 6. Создание групп закупщиков (см. стр. 15). 7. Создание кластеров закупок (см. стр. 16). 8. Настройка примечаний для заявки (см. стр. 17) 9. Настройка общих параметров модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ (см. стр. 17).
Как настроить группы закупщиков Группы закупщиков ставятся в соответствие каждой создаваемой закупке, они объединяют сотрудников предприятия, отвечающих за определенный род поставок или производств. Группы закупщиков целесообразно использовать для распределения работы по оформлению и обработке большого количества закупок между сотрудниками (отделами) компании. Они могут использоваться для группировки спланированных закупок в ходе сводного планирования (см. пункт 8.3.4). 1. Выберите пункт главного меню Управление запасами/Настройки/Склад/Группы закупщиков. 2. В появившейся форме создайте группы закупщиков, указав их идентификаторы в поле Группа закупщиков и названия в поле Описание.
Microsoft Business Solutions
15
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 4. Группы закупщиков. 3. В модуле РАСЧЕТЫ С ПЕРСОНАЛОМ вызовите форму Сотрудники и на вкладке Настройки этой формы выберите группу закупщиков для соответствующих сотрудников в одноименном поле. 4. Просмотреть список ответственных лиц, принадлежащих той или иной группе закупщиков, можно с помощью кнопки Сотрудник на форме Группы закупщиков.
Как создать кластеры закупок Для группировки закупок и их последующей фильтрации используются т.н. кластеры закупок. Кластеры – всего лишь произвольные свойства закупок, они не влияют на обработку закупок и складской учет полученных товаров. При формировании системы кластеров пользователь может руководствоваться любым принципом. Например, с помощью кластеров он может отделить закупки компонентов и сырья от закупок готовых товаров на продажу. 1. Вызовите форму Кластеры закупок, воспользовавшись пунктом Расчеты с поставщиками/ Настройки/ Закупка/ Кластеры закупок главного меню. 2. Создайте в этой форме строки, соответствующие кластерам, с помощью комбинации клавиш Ctrl-N или кнопки Создать инструментальной панели. В поле Кластер каждой записи занесите идентификатор кластера, а в поле Название – его краткое описание.
Рис. 5 Кластеры закупок Кластеры сопоставляются закупкам в момент их создания. По умолчанию выбирается кластер, указанный в настройках модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ (см. ниже).
16
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Как настроить примечания для заявки Функциональность вывода примечаний в отчетных формах позволяет ввести примечания к заявке, отправляемой поставщику в качестве предложения на поставку товара: 1. Вызовите форму Примечания для формы (воспользовавшись пунктом меню Расчеты с поставщиками/ Настройки/ Формы/ Примечания для формы).
Рис. 6. Примечания для отчетной формы по закупке. 2. Создайте новую строчку на вкладке Обзор и выберите тип документа в поле форма: ЗакупкаЗаявка. Примечания к другим документам (накладным, счетам) в Microsoft Business Solutions– Axapta выводить нельзя, так как они отсутствуют в российских форматах. 3. В поле Язык выберите язык, на котором пишется примечание. Примечания можно ввести на любом языке. 4. На вкладке Текст введите текст примечания.
Как настроить общие параметры модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ Перед началом работы с модулем РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ рекомендуется настроить параметры модуля, управляющие работой базовой функциональности и задающие значения по умолчанию многочисленных опций закупок. 1. Откройте форму Параметры модуля Расчеты с поставщиками, выбрав пункт главного меню Расчеты с поставщиками/Настройки /Параметры. 2. Введите следующие параметры на вкладке Разное:
Microsoft Business Solutions
17
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 7. Общие параметры закупки. Поле
Описание
Тип закупки
Тип по умолчанию, который используется при создании закупки. Возможны следующие варианты: Журнал: создание автономной закупки, по которой не создаются складские проводки. Закупки типа Журнал не учитываются в планировании складских запасов и сопоставлении. Предложение: закупка, информирующая клиента о предполагаемой цене товара. Предложения формируют складские проводки со статусом Приходы - предложения, которые не учитываются при планировании товарноматериальных потоков. Если предложение принимается, его можно легко трансформировать в обычную закупку. Подписка: регулярная закупка, по которой можно неоднократно регистрировать отборочные накладные и выписывать накладные. Закупка: обычная закупка товара. Возврат: документ на возврат партии товара поставщику. Контракт: поставка товара выполняется в соответствии с контрактом на поставку, заключенным с поставщиком на определенный срок. Работа с закупками различных типов описана в пункте 2.9.
Стандартное действие по возврату
Значение поля Действие по возврату по умолчанию для строки закупки типа Возврат номенклатуры (см. пункт 2.8).
Кластер закупок
Кластер по умолчанию, к которому относятся новые закупки.
Подтверждение при указании поставщика и счета накладной
Запрашивать подтверждение на перенос информации из таблицы поставщиков в закупку при выборе кода поставщика или
18
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
значения поля Счет на. Подтверждение переноса данных о договоре в закупку
Запрашивать подтверждение на перенос информации из договора в закупку при заполнении полей группы Договор в форме Создать закупку. Подробное описание работы с договорами см. в Руководстве пользователя по финансам.
Аннулирование вместо удаления
Аннулировать закупку вместо удаления, т.е. переместить в таблицу аннулированных закупок (Расчеты с поставщиками/ Запросы / История/ Аннулированные закупки). Функциональность работает, если включить режим Удаление закупки после обработки накладной на вкладке Обновления.
Период между поставкой и выпиской накладной
Условия оплаты, определяющие период между получением закупки и выпиской накладной поставщиком. Данный параметр влияет на планирование прогноза движения денежных средств по открытым закупкам.
3. На вкладке Обновления задаются опции автоматической разноски документов по закупке:
Рис. 8. Общие режимы обработки закупки. Поле
Описание
Допускается недопоставка
При активизации этого режима система позволяет закрыть недопоставленную закупку, последовательно оформив с соответствующими параметрами отборочную накладную и накладную (см. пункт 2.5.3).
Допускается перепоставка
Дает возможность закрыть закупку при наличии избыточного количества товара (например, при закупке сырья). Под закрытием понимается регистрация накладной на избыточное количество товара с переводом закупки в состояние Оприходовано (см. пункт 2.5.3).
Изменение отгруженных заказов
В данном поле можно выбрать режим доступа к закупке, со статусом Оприходовано. Возможны следующие варианты:
Microsoft Business Solutions
19
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Не используется: модификация оприходованной закупки разрешена; Предупреждение: выдача предупреждения при попытке изменения такой закупки; Блокировано: допускается.
модификация
закрытой
закупки
не
Проводка отборочной накладной в Главную Книгу
Автоматически выполнять проводки в Главной Книге в ходе обработки отборочной накладной по закупке. При регистрации накладной эти проводки будут сторнированы.
Удаление оприходованных строк закупки, Удаление закупки после обработки накладной
При активизации этих параметров система автоматически удаляет соответственно строки или закупки после обработки накладной.
Использование даты документа
Регистрация пришедшей от поставщика накладной включает ввод даты оформления документа. Установив данный переключатель, Вы предпишете системе подставлять эту дату в качестве финансовой при проводке в Главную Книгу или по счетам поставщика. Дата изменения складской проводки (т.н. физическая дата) останется без изменений.
Тип сопоставления для кредитнот
Метод автоматического сопоставления кредит-нот: автоматическое сопоставление открытых проводок, помеченных проводок или вообще не использовать сопоставление (опция Нет).
4. На вкладке Суммарная обработка задаются параметры суммарной обработки (см. пункт 2.6) документации по закупке:
Рис. 9. Параметры суммарной обработки документации по закупке. Поле
Описание
Суммарная обработка
Значение по умолчанию одноименного поля в форме обработки
20
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® документации по закупке: Нет: суммарная обработка отключена, документы по всем выбранным закупкам обрабатываются и печатаются раздельно. Счет на (= Поставщик в форме обработки закупки): суммарная обработка закупок у одного поставщика; документы по закупкам у одного и того же поставщика разбиваются согласно параметрам суммарной обработки. Заказ: суммарная обработка согласно параметрам; закупка, которой будет сопоставлен объединенный документ, выбирается в форме обработки закупки вручную. Автоматически: автоматическое суммирование документов согласно параметрам суммирования и настройкам поставщиков. Проверка ошибок
Уровень контроля параметров (критериев) суммарной обработки в режиме Заказ: Принять: игнорировать опциональные критерии (см. чуть ниже). Предупреждение: при нарушении опционального критерия выдавать предупреждение типа «Значения поля Кластер в суммарной обработке не совпадают. Продолжить?» Ошибка: при нарушении условий суммарной обработки выдавать сообщение об ошибках.
*
В режимах Счет на и Автоматически проверка документов на предмет соответствия условиям совместной обработки происходит в фоновом режиме. Система просто исключает неподходящую закупку из диапазона закупок, подвергаемых суммарной обработке.
5. На вкладке Цены можно выбрать механизм автоматического начисления накладных расходов и скидок: Поле
Описание
Скидка
Это поле позволяет выбрать механизм начисления скидок при одновременном существовании скидок по строке и многострочных скидок: Строка: применить только скидку по строке; Многострочная: выбрать только многострочную скидку; Максимум (По строке, Многострочная): скидку, которая больше; Минимум (По строке, Многострочная): наименьшую скидку из двух возможных;
применить
ту
применить
По строке + Многострочная: результирующая скидка складывается из скидки по строке и многострочной скидки; По строке * Многострочная: последовательное применение двух скидок; например, если скидка по строке составляет 10%, а многострочная – 10%, то итоговая скидка будет равняться 19%. Начисление накладных расходов Microsoft Business Solutions
Автоматически начислять накладные расходы, относящиеся ко 21
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
по закупке
всей закупке целиком (см. п. 3.10).
Начисление накладных расходов по строке
Автоматически начислять накладные расходы по строке.
6. Вкладка Складская аналитика отвечает за отображение кодов складской аналитики (номера ГТД, серийного номера, кода палеты, ячейки, номера партии, склада, цвета, размера и конфигурации) в строках закупки. Так, выбор пункта Ячейка в списке Складская аналитика и установка флажка Строки закупки приведет к отображению складской аналитики Ячейка в строках закупки. 7. На вкладке Номерные серии Вы можете выбрать номерные серии различных документов, формируемых в модуле РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ.
Как настроить формы для работы с закупками 1. Чтобы настроить форматы документов по закупкам, откройте форму Настройка форм (Расчеты с поставщиками/ Формы/ Настройка форм). Вкладка Разное позволяет установить параметры печати документов:
Рис. 10. Параметры печати документации по закупке. Поле
Описание
Номенклатура в формах
Метод идентификации номенклатуры в документах: Собственная: использовать собственные номенклатуры.
коды
Контрагента: использовать коды номенклатуры, принятые в компании поставщика. Эти внешние описания товаров хранятся в системе отдельно от собственных кодов. Обе: выводить на печать, как собственный код, так и код поставщика.
22
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Печатать код и описание номенклатуры
Печатать в документах и код и наименование номенклатуры.
Внешнее описание номенклатуры
Выбор режима печати внешних описаний номенклатуры, т.е. описаний в кодировке поставщика: вместе с обычными описаниями (опция Добавить) или поверх них (Переписать).
Печать суммы в валюте триангуляции
Помимо суммы в валюте по умолчанию печатать сумму, выраженную в валюте триангуляции.
Итоги
Выберите, на какой странице выходной формы следует печатать итоги: на первой или на последней.
Налог в валюте
Режим печати налогов в накладной по закупке: Не используется: не выводить список накладной.
налогов
в
Валюта проводки: выводить суммы налога, выраженные в валюте счета. Валюта проводки и базовая валюта: вывод налогов суммой в валюте счета и в базовой валюте компании.
с
Выделять не облагаемую налогом сумму
Установите флажок, чтобы в документах печатались облагаемые и не облагаемые налогом суммы.
Печать номенклатурной аналитики
Выберите место длея печати номенклатурной аналитики: После кода номенклатуры, В коде номенклатуры, Под кодом номенклатуры.
Укажите символ, который будет использован в качестве разделителя между кодом номенклатуры и номенклатурной аналитикой. 2. На вкладке Заявка Вы можете настроить параметры формирования Заявки.
Разделитель для номенклатурной аналитики
Формат отчёта
Выбор формата отчета: Бланк: печатать всю информацию документа; Бланк-заготовка: исключить из документов компании и контактную информацию;
логотип
Заготовка: убрать, помимо информации о компании, заголовок строк закупки; Формат российских отчетов: использовать форматы российских документов. Включать внешние документы (Заявка)
Режим печати документов, прикрепленных к строкам или шапке закупки, в заявке: Нет: не выводить на печать внешние документы; Строка: печатать документы, «привязанные» к строке закупки; Заголовок: печатать только те внешние которые привязаны к заголовку закупки;
документы,
Все: печатать внешние файлы, привязанные как к строкам закупки, так и к ее заголовку. Тип внешних документов, которые будут выведены на печать: Типы документов для печати примечания, внешние файлы, документы Word и т.д. (Заявка) 3. Настройте параметры для формирования Списка прихода, Отборочной накладной и Накладной на соответствующих вкладках формы.
Microsoft Business Solutions
23
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
2.3. Выполнение простой закупки Если Вы заказали 100 единиц товара и получили 100 единиц товара по отборочной накладной, а также накладную на 100 единиц товара, такую операцию можно назвать простой закупкой. Подразумевается, что система не требует регистрации товара на складе, т.е. ввода складской аналитики (см. пункт 4.1.1.2). Покажем, как с использованием Microsoft Business Solutions–Axapta выполнять следующие операции: • создавать закупку и строки закупки; • обрабатывать закупку; • просматривать информацию о проводках по простой закупке.
2.3.1.
Создание закупки
Создание закупок в системе Microsoft Business Solutions–Axapta возможно в двух режимах: упрощенном и расширенном. В расширенной форме содержится обзорная информация по всем закупкам и подробно указаны параметры товара, в упрощенной форме – только информация по конкретной закупке и поставщику. Упрощенная форма используется для быстрого и легкого создания новой закупки. Находясь в одном из указанных режимов, Вы можете беспрепятственно перейти в другой. При открытии формы Закупка система активизирует тот режим, который использовался в последний раз. Ниже рассматривается создание закупки в упрощенном режиме.
Как создать закупку в упрощенном режиме 1. Вызовите форму Закупка, выбрав пункт меню Расчеты с поставщиками/ Закупка. Если форма работает в расширенном режиме, отображая список закупок, переведите ее в упрощенный режим с помощью кнопки Упрощенно. 2. В форме отображаются параметры последней созданной закупки. Введите новую с помощью сочетания клавиш Ctrl-N или кнопки Создать инструментальной панели.
Рис. 11. Создание закупки.
24
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 3. На экране появится форма Создание закупки. Система предложит выбрать код поставщика из ниспадающего списка в поле Код поставщика. 4. Если Вы собираетесь осуществить закупку у нового поставщика и не планируете поддерживать с ним взаимоотношения в обозримом будущем, оставьте поле Код поставщика пустым и установите флажок Разовый поставщик. Система автоматически создаст в таблице поставщиков новую запись, причем код нового поставщика зависит от номерной серии Разовый поставщик. Разумеется, в случае одноразового поставщика все поля новой закупки придется ввести вручную. Исключение составляют параметры доставки. 5. Остальные поля заполняются системой автоматически на основании информации из таблицы поставщиков, значений полей закупки по умолчанию, заданных в настройках модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ, и паспорта компании. При необходимости их значения можно модифицировать: Поле
Описание
Контактное лицо
Ответственное лицо поставщика, контролирующее взаимоотношения с нашим предприятием. Можно выбрать другое контактное лицо из списка контактных лиц поставщика.
Счет на
Код поставщика, выписывающего накладную по закупке. Закупка может производиться у одного поставщика, а кредиторская задолженность возникает у другого. По умолчанию – код поставщика закупки.
Группа договоров
Группа договоров, по договору, принадлежащему которой, создается закупка. Подробное описание работы с договорами см. в Руководстве пользователя по финансам.
Рег. номер
Код договора в системе, по которому создается закупка.
№ договора
Номер договора. Поле заполняется системой автоматически при заполнении поля Рег. номер.
Закупка
Уникальный код закупки. Как правило, формируется системой автоматически на основании параметров соответствующей номерной серии и не подлежит изменению.
Закупка (список)
Тип создаваемой закупки. Тип закупки по умолчанию определяется общими настройками модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ. В нашем случае – Закупка. Обработка закупок других типов рассматривается в пунктах 2.8 и 2.9.
Валюта
Валюта, в которой вводятся все суммы и в которой будет выписана накладная. По умолчанию подставляется валюта, настроенная для поставщика.
Дата поставки
Дата, к которой поставщик должен доставить товар. По умолчанию подставляется текущая системная дата.
Поставка, Улица, Почтовый индекс, Город, Район, Регион, Страна
Соответственно название и адрес фирмы, производящей закупку, т.е. реквизиты нашей компании. Данные сведения подставляются из адреса доставки компании. Если специальный адрес доставки не указан, он берется из паспорта текущей компании.
Группа закупщиков
Группа, закупщиков нашего предприятия, ответственных за данную закупку.
Кластер
Кластер, к которому Вы относите данную закупку.
Приемщик заказа
Сотрудник, ответственный за приемку груза.
Язык
Язык оформления документов по закупке.
Microsoft Business Solutions
25
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 6. Нажмите кнопку OK. На передний план выйдет форма Закупка, в верхней части которой отображается введенная информация. Появилось два новых поля Статус и Статус документа, отображающих статус закупки:
Рис. 12. Форма Закупка. Поле
Описание
Статус
Этап обработки закупки, автоматически устанавливаемый системой. При вводе новых закупок поле автоматически устанавливается в значение Открыто; после получения закупки и обработки отборочной накладной – на значение Получено; после обработки накладной – на Оприходовано. Смена статуса происходит при регистрации очередного первичного документа с помощью кнопки Обработка.
Статус документа
Тип последнего проведенного документа закупки. Может принимать значения: Заявка, Накладная, Акт приемки и Отборочная накладная.
Как создать строку закупки в упрощенном режиме 1. Только что мы создали заголовок закупки, содержащий сведения о поставщике и условиях поставки. Настало время ввести строки закупки, т.е. список товарных позиций, которые необходимо получить от поставщика. 2. Самый быстрый способ – воспользоваться кнопкой Создание строк, при нажатии на которую на экране появляется окно одноименной формы. На вкладке Существующая номенклатура перечислены все товары, с которыми хотя бы один раз проводились операции, с указанием имеющегося на складе количества (поле Физ. доступно). Вкладка Новая номенклатура содержит неиспользованную номенклатуру. Вы можете ввести количество закупаемого товара в поле Количество, указать, при необходимости, конфигурацию номенклатуры, и нажать кнопку
26
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Создание. Форма закроется, и новые строки будут перенесены в форму Закупка. Кнопка Применить в форме Создание строк позволяет перенести строки без закрытия формы.
Рис. 13. Массовое создание строк закупки. 3. Другой метод – ввести строки прямо в форме Закупка. Для этого следует перейти из заголовка к таблице строк в нижней части формы, воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl-PgDn, после чего нажать комбинацию Ctrl-N или кнопку Создать инструментальной панели. Далее в новой строке следует идентифицировать номенклатуру, заполнив следующие поля: Поле
Описание
Номенклатура
Это обязательное к заполнению поле определяет код закупаемой номенклатуры. При выборе номенклатуры ее описание появляется в поле Название номенклатуры.
Конфигурация
Здесь, при необходимости, задается конфигурация товара (см. пункт 7.4)
Склад
Указывается склад, на который будет оприходована номенклатура.
Количество
Количество товара, закупаемое по строке.
Единицы
Поле, определяющее единицу измерения количества товара. Обычно заполняется автоматически на основе настроек номенклатуры (п. 4.1.3).
Цена/ед.
Цена за единицу товара в валюте закупки, обычно заполняется автоматически на основании настроек номенклатуры. Как только введена цена, произведение цены и количества автоматически отображается в поле Чистая сумма.
Microsoft Business Solutions
27
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Скидка
Сумма скидки, предоставленной поставщиком. Может заполняться автоматически на основе существующих коммерческих соглашений. Ввод скидки автоматически уменьшает значение поля Чистая сумма.
Скидка, %
Скидка в процентах от общей стоимости товара, предоставленная поставщиком. При изменении величины скидки синхронно пересчитывается Чистая сумма.
4. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl-S или воспользуйтесь кнопкой Сохранить для подтверждения ввода строки закупки. 5. Повторите шаги 2-4 для ввода остальных строк закупки.
2.3.2.
Обработка закупки
Как уже упоминалось, закупки в системе Microsoft Business Solutions–Axapta проходят некий жизненный цикл, в течение которого у закупки меняется статус от значения Открыто до Оприходовано или Отменено. Смена статуса происходит после обработки соответствующего первичного документа. Обработка и печать документов по закупке производится с помощью функций, активизируемых кнопкой Обработка в форме Закупка. Ниже перечислены виды документов и соответствующие им статусы закупки: Документ
Операции по обработке документа
Статус
Заявка
Формирование документа Заявка.
Открыто
Счет на оплату
Формирование документа Счет на оплату.
Акт приемки
Формирование документа Акт приемки.
Открыто
Отборочная накладная
Формирование складских проводок прихода (физический приход на склад), возможны бухгалтерские проводки по отборочной накладной.
Получено
Накладная
Учет себестоимости прихода, формирование кредиторской задолженности, создание бухгалтерских проводок по закупке (финансовый приход на склад, задолженность по кредитору, налоги), реверсирование (!) проводок по отборочной накладной, если такие были.
Оприходовано
Счет-фактура
Если состояние закупки Открыто или Получено, то в первую очередь производится обработка закупки, соответствующая обработке по кнопке Накладная, после чего формируется счет-фактура, идентичный накладной, который регистрируется в журнале счетов-фактур. Если состояние закупки Оприходовано, то формируется счет-фактура, идентичный накладной, который регистрируется в журнале счетов-фактур.
Оприходовано
Кредит-нота
Создание проводки списания товара со склада по мгновенной средней себестоимости, формирование дебиторской задолженности, сторнирование проводок по счету.
Отменено
Тип последнего обработанного документа отражается в поле Статус документа заголовка закупки. Далее приводятся инструкции по обработке документов перечисленных типов.
Как составить заявку на товар и задать параметры обработки документа по закупке 28
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Заявка – это документ, ставящий поставщика в известность о нашем намерении закупить определенный объем номенклатуры. Заявка фиксирует количество товара, цены, условия доставки и оплаты. В зависимости от принятой на предприятии политики документооборота печать заявки и отправка ее поставщику может являться обязательной процедурой обработки закупки. Ниже описана стандартная последовательность действий по печати заявки. Заявка удобна тем, что по результатам ее обработки не создается никаких складских или бухгалтерских проводок, поэтому на ее примере мы разберем общие принципы работы с формой обработки документов по закупке. 1. В форме Закупка (пункт главного меню Расчеты с поставщиками/Закупка) выберите уже созданную закупку и нажмите кнопку Обработка. Из появившегося списка выберите пункт Заявка. 2. На экране появится форма Разноска заявки, в которой можно отредактировать исходные данные для заявки, настроить параметры печати и ввести некоторые сведения о документе. Аналогичный внешний вид и сходную функциональность имеют формы обработки акта приемки, отборочной накладной и накладной.
Рис. 14. Печать заявки по закупке. 3. Выбор опции Все в поле Количество приведет к включению в заявку всей номенклатуры в полном объеме. Опция Немедленное получение позволяет распечатать заявку на часть товара (подробнее см. пункт 2.5 «Обработка неполной/избыточной закупки»). Выберите опцию Все. 4. Поле Печать определяет порядок вывода на печать нескольких документов при одновременной обработке нескольких закупок. В нашем случае осуществляется обработка и печать одной заявки, поэтому значение поля Печать не влияет на порядок обработки.
*
Режим Обычн. соответствует последовательной обработке и печати документов: обработана первая заявка – напечатана первая заявка, обработана вторая – напечатана вторая и т.д. Режим После позволяет сначала обработать весь массив документов и выполнить необходимые проводки, а затем распечатать все документы сразу.
Microsoft Business Solutions
29
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 5. Убедитесь, что в поле Печать заявки установлен флажок. В противном случае вывести заявку на печать можно будет только постфактум из журнала заявок. Настройка формата бумаги и выбор принтера осуществляется с помощью кнопки Настройка принтера, пункт Заявка. 6. На вкладке Прочее задаются параметры проверки кредитного лимита и суммарной обработки. Подробнее об этих возможностях Microsoft Business Solutions–Axapta читайте в пункте 2.6. 7. Обратимся к нижней части формы. На вкладке Обзор отображаются закупки, по которым будут распечатаны документы. В нашем примере вкладка содержит единственную закупку. Выбрать дополнительные закупки можно с помощью кнопки Выбор, активизирующей запрос по закупкам. Перечислим кратко поля на вкладке Обзор: Поле
Описание В первом поле отображается значок, позволяющий оценить результаты обработки документа. Если в этом поле выводится пиктограмма , документ не будет обработан. Среди возможных причин – неверная спецификация количества (поле Количество), нарушение последовательности обработки свидетельствует о том, что по документу документов. Значок будет проведено ненулевое количество товара.
Обработка
Тип документа: заявка, акт приемки, отборочная накладная или накладная.
Закупка
Код закупки, по которой печатается документ.
Название
Название поставщика.
8. Вкладка Настройки позволяет ввести дату документа: Поле
Описание
Дата документа
Дата составления документа. При регистрации документов, поступивших от контрагентов (пример – входящие отборочные накладные и накладные), здесь вводится дата, проставленная на документе.
*
Если работает режим обработки закупок Использование даты документа (см. настройку параметров модуля РАСЧЕТ С ПОСТАВЩИКАМИ), все проводки по документу будут зарегистрированы указанной датой. Это касается, в первую очередь, отборочной накладной и накладной.
9. Скорректировать количество товара, подлежащее переносу в заявку, можно на вкладке Строки.
30
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 15. Редактирование строк заявки. Здесь представлен список строк документа, перенесенных из закупки. В каждой строке присутствуют следующие поля: Поле
Описание
Номенклатура
Код закупаемого товара.
Склад
Склад, на который будет оприходован товар.
Обработка
Количество товара, которое будет обработано. По умолчанию – количество в строке закупки в соответствии со спецификацией количества. Редактирование этого поля приведет к немедленному перерасчету суммы по строке (Чистая сумма), и, следовательно, суммы по заявке.
Чистая сумма
Сумма по строке со всеми скидками и накладными расходами, но без налогов.
Закрытие
Закрыть документ, несмотря на недопоставку/перепоставку (см. пункт 2.5.3).
Недопоставка
Вычисляемое поле, информирующее пользователя о возникновении недопоставки или перепоставки товара по строке.
10.С помощью кнопки Склад на вкладке Строки можно вывести на экран стандартные запросы по складской проводке, лежащей в основе строки: собственно параметры проводки, сведения о наличных запасах, лоте. При желании прямо в форме Разноска заявки можно зарегистрировать товар средствами модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. 11.Вкладка Детали строки позволяет задать тонкие настройки цены и количества по выбранной на вкладке Строки строке. В заявке не выводятся ценовые параметры закупки, поэтому любые изменения цены или величины скидки заявки не коснутся документа. Описание полей на вкладке Детали строки приводится ниже при описании обработки накладной по закупке. 12.По окончании ввода информации нажмите кнопки OK или Пакет (для пакетной обработки заявки). В зависимости от значения поля Печать заявки система выведет заявку на печать, а
Microsoft Business Solutions
31
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® затем сохранит запись о ней в журнале заявок (подробнее о просмотре истории документов см. в пункте 2.3.3). 13.Обратите внимание, что в поле Статус документа формы Закупки появилось сообщение Заявка. В поле Статус по-прежнему значится Открыто.
Как сформировать счет на оплату по закупке 1. Вызовите форму Закупка (Расчеты с поставщиками/ Закупка) и выберите нужную закупку. 2. Нажмите кнопку Обработка, из появившегося списка выберите пункт Счет на оплату. 3. Создание счета на оплату производится аналогично составлению заявки. Так, на первом этапе следует установить поле Количество появившейся формы в значение Все. 4. Для печати счета на оплату нужно установить переключатель Печать текущий счет на оплату и, при необходимости, задать параметры печати, воспользовавшись кнопкой Настройка принтера. 5. Скорректировать количество и ассортимент номенклатуры, которая должна быть представлена в счете на оплату, можно на вкладке Строки. Удаление строк позволяет распечатать усеченный документ. Изменение количества товара немедленно влечет пересчет чистой суммы в закупке. Итоговую сумму с учетом налогов можно получить, нажав кнопку Итоги (подробнее см.ниже). 6. По окончании ввода информации нажмите OK или Пакет (для пакетной обработки). 7. Обратите внимание на то, что статус документа в форме Закупка сменился на Счет на оплату. В поле Статус по-прежнему значится значение Открыто. Нажав кнопку Запросы и выбрав пункт Счет на оплату, можно просмотреть созданный документ.
Как распечатать акт приемки по закупке Акт приемки по закупке – некий информационный список, подобный накладной. С его помощью можно получить детальные сведения для сверки с поступившим по закупке грузом: комплектность, количество каждой номенклатуры, ячейки приемки. Использование этого документа целесообразно в цикле проведения закупок с использованием функциональности управления складом модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. 1. Вызовите форму Закупка (Расчеты с поставщиками/ Закупка) и выберите нужную закупку. 2. Нажмите кнопку Обработка, из появившегося списка выберите пункт Акт приемки. 3. Создание акта приемки производится аналогично составлению заявки. Так, на первом этапе следует установить поле Количество появившейся формы в значение Все. 4. Для печати акта приемки нужно установить переключатель Печать акта приемки и, при необходимости, задать параметры печати, воспользовавшись кнопкой Настройка принтера. 5. Скорректировать количество и ассортимент номенклатуры, которая должна быть представлена в акте приемки, можно на вкладке Строки. Удаление строк позволяет распечатать усеченный документ. Изменение количества товара немедленно влечет пересчет чистой суммы в закупке. Итоговую сумму с учетом налогов можно получить, нажав кнопку Итоги (подробнее см.ниже). 6. По окончании ввода информации нажмите OK или Пакет (для пакетной обработки). 7. Обратите внимание на то, что статус документа в форме Закупка сменился на Акт приемки. В поле Статус по-прежнему значится значение Открыто. Нажав кнопку Запросы и выбрав пункт Акт приемки, можно просмотреть созданный документ.
Как обработать поступившую отборочную накладную При поступлении заказанного товара на склад следует обработать отборочную накладную, сопровождающую груз. Обработка отборочной накладной приводит: •
32
к формированию складских проводок прихода со статусом Получено, т.е. проводок физического прихода, и расчету оценочной «физической» себестоимости прихода;
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® •
в
зависимости
от параметров номенклатуры и настроек модуля РАСЧЕТЫ С (Проводка отборочной накладной в Главную Книгу), к формированию бухгалтерских проводок по отборочной накладной;
ПОСТАВЩИКАМИ
•
*
в случае обработки отборочной накладной на все заказанное количество товара, к смене статуса закупки на Получено.
При желании можно миновать фазу регистрации отборочной накладной и сразу обработать накладную. Необходимые складские проводки будут сформированы автоматически.
1. Вызовите форму Закупка, найдите необходимую закупку и нажмите кнопку Обработка/ Отборочная накладная в появившемся меню. 2. На экране появится форма Разноска отборочной накладной. В поле Количество установите значение Все. Значение Зарегистрировано в списке возможных значений поля Количество соответствует количеству товара, физически зарегистрированному в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ (см. пункт 2.10). 3. Задайте номер, проставленный на бланке отборочной накладной, в поле Отборочная накладная. 4. Введите дату отборочной накладной в одноименном поле на вкладке Настройки. Все проводки по документу будут зарегистрированы этой датой. Поле Дата документа (дата поступления отборочной накладной в нашу компанию) можно оставить незаполненным. 5. Параллельно с регистрацией отборочную накладную можно вывести на печать. Это делается для того, чтобы сличить ее с поступившим оригиналом и обнаружить возможные ошибки. В первую очередь, для вывода отборочной накладной на печать установите переключатель Печать отборочной накладной и выполните все необходимые настройки печати, воспользовавшись кнопкой Настройка принтера. 6. Скорректировать количество товара, подлежащее включению в отборочную накладную, можно на вкладке Строки. Изменение количества немедленно влечет пересчет чистой суммы в закупке. Итоговую сумму с учетом налогов можно получить, нажав кнопку Итоги. 7. При обработке отборочной накладной можно скорректировать не только количество поступившего товара, но и недополученное количество, которое останется после разноски отборочной накладной. Для этого выберите строку отборочной накладной на вкладке Строки, перейдите к вкладке Детали строки и в поле К поставке группы Склад введите величину остатка. При разноске отборочной накладной система соответствующим образом скорректирует значения поля К поставке строки закупки. Использование данной функциональности – еще один вариант процедуры обработки недопоставки/перепоставки. 8. По окончании ввода информации нажмите OK или Пакет. 9. Статус закупки сменился на Получено. Это свидетельствует о физическом движении товаров (услуг). Просмотреть оформленную отборочную накладную можно с помощью запроса, активизируемого кнопкой Запросы/Отборочная накладная.
Как обработать поступившую накладную На последнем этапе обработки закупки регистрируется накладная, выписанная поставщиком. Обработка накладной на весь заказанный товар приводит к закрытию закупки и выполнению следующих операций: •
к фиксации себестоимости Приобретено;
•
к формированию кредиторской задолженности по соответствующему поставщику и выполнению проводок по соответствующему счету Главной Книги;
•
к созданию бухгалтерской проводки приходования номенклатуры товара на склад, сторнированию проводок по отборочной накладной(если были соответствующие настройки) ;
Microsoft Business Solutions
товара
и
смене
статуса
складских
проводок
33
на
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® •
к смене статуса закупки на Оприходовано (в случае обработки накладной на всю закупку).
1. Откройте форму Закупка. Выберите закупку, для которой хотите зарегистрировать накладную. 2. Нажмите кнопку Обработка и выберите пункт Накладная появившегося подменю. 3. В появившейся форме Разноска накладной установите поле Количество в значение Все. Значение Отборочная накладная позволяет зарегистрировать накладную только на то количество товара, которое реально получено по отборочной накладной. 4. Введите проставленный на накладной номер в поле Накладная на вкладке Обзор. 5. Перейдите на вкладку Настройки в нижней части формы. В поле Дата накладной указывается дата составления документа (по умолчанию – текущая системная дата), которой будут оформлены проводки. Поля Одобрено содержат сведения об ответственном за регистрацию счета сотруднике. Поле Дата документа позволяет ввести дату поступления накладной, от которой отсчитывается срок начисления скидок по оплате или штрафов за просроченный платеж. 6. Также Вы можете указать способ и вариант оплаты накладной в соответствующих полях. И указать в поле Оплатить до дату, до которой накладная должен быть оплачена. 7. По кнопке Функции/ Изменить дата накладной Вы можете изменить дату накладной.
Рис. 16. Ввод дополнительных параметров счета. 8. На вкладке Должностные лица выберите из списка контактных лиц поставщика руководителя и главного бухгалтера. Эти фамилии будут напечатаны на накладной. 9. Как обычно, количество товара для обработки можно скорректировать на вкладке Строки. Теперь на вкладке Детали строки можно изменить цену товара, сумму накладных расходов, величины скидок по строке. Изменения, коснувшиеся какого-либо поля, немедленно отражаются на ожидаемой «чистой» сумме по строке и сумме по накладной. Можно отредактировать следующие поля: Поле
34
Описание
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Цена/ед.
Цена за Количество (цена) единиц товара.
Количество (цена)
Количество, для которого указана цена. Обычно – 1.
К поставке
Количество товара, ожидающее поставки по накладной в единицах закупки.
Обработка
Количество товара в строке, которое будет обработано, но в единицах складского учёта.
К поставке
Информационное поле, показывающее количество товара, поступление которого ожидается по накладной, но в единицах складского учёта.
Накладные расходы
Дополнительные расходы по строке, выраженные в валюте счета и увеличивающие себестоимость товара.
Скидка, Скидка %
Скидки по строке в суммовом и процентном выражении.
Многострочная скидка, Многострочная скидка, %
Скидки по закупке (по нескольким строкам) в суммовом и процентном выражении.
Рис. 17. Корректировка данных накладной. 10.Итоговую сумму счета с учетом налогов и накладных расходов можно получить, нажав кнопку Итоги. При этом система сообщит нам следующие сведения: Поле
Описание
Валюта
Текущий курс валюты закупки. Выводится сумма в базовой валюте компании за 100 единиц валюты закупки.
Скидка по строке
Сумма многострочных скидок и скидок по строкам.
Сальдо
Чистая сумма накладной, включая скидки по строке и многострочную скидку.
Общая скидка
Сумма предоставленной в соответствии с ценовыми соглашениями общей скидки.
Microsoft Business Solutions
35
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Накладные расходы
Сумма начисленных по накладной накладных расходов (см. п. 2.11). Не путать с «обычными» накладными расходами, которые включаются в чистую сумму по строке.
Налоги
Сумма налогов по накладной.
Округление
Величина, на которую округлена сумма накладной.
Сумма накладной
Сумма накладной с учетом всех скидок, накладных расходов и налогов.
Скидка по оплате
Величина предоставленной скидки по оплате.
Скидка до
Это поле определяет срок, в течение которого следует оплатить счет для получения скидки по оплате.
11.Для печати накладной установите флажок в поле Печатать накладную, после чего укажите параметры печати с помощью кнопки Настройка принтера.
*
Текущая версия Microsoft Business Solutions–Axapta поддерживает накладную типовой формы № ТОРГ-12, утвержденной Госкомстатом РФ. Для составления накладной используются параметры закупки (в части реквизитов грузоотправителя), компании (грузополучатель) и пр. Чтобы по закупке печаталась накладная типовой формы № ТОРГ-12 в форме Настройка форм (Расчеты с поставщиками/ Настройки/ Формы/ Настройка форм) на вкладке Накладная в поле Формат отчета для накладной необходимо выбрать значение Формат российских отчетов.
12.По окончании ввода информации нажмите OK (или Пакет для пакетной обработки заявки). 13.Статус закупки обретет значение Оприходовано, а в поле Статус документа будет указано: Накладная. Просмотреть зарегистрированные накладные можно, воспользовавшись кнопкой Запрос/Накладная формы Закупка.
Как обработать счет-фактуру по закупке Если статус закупки Открыто или Получено: 1. В форме Закупки нажмите кнопку Обработка, и выберите пункт Счет-фактура в ниспадающем меню. 2. В появившейся форме Обработка счета-фактуры (Рис. 18) укажите в поле Количество значение Все
36
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 18. Обработка счета-фактуры и накладной одновременно 3. Введите проставленный на накладной номер в поле Накладная на вкладке Обзор и номер счета-фактуры в поле . 4. Перейдите на вкладку Настройки в нижней части формы. В поле Дата накладной указывается дата составления документа (по умолчанию – текущая системная дата), которой будут оформлены проводки. Поля Одобрено содержат сведения об ответственном за регистрацию счета сотруднике. Поле Дата документа позволяет ввести дату поступления накладной, от которой отсчитывается срок начисления скидок по оплате или штрафов за просроченный платеж. 5. Также Вы можете указать способ и вариант оплаты накладной в соответствующих полях. И указать в поле Оплатить до дату, до которой накладная должна быть оплачена. 6. Для печати счета-фактуры и/или накладной установите √ в поле Печатать счет-фактуру и/или Печатать накладную, после чего укажите параметры печати с помощью кнопки Настройка принтера. По окончании ввода информации нажмите OK (или Пакет для пакетной обработки заявки). Система напечатает счет-фактуру и/или накладную российского или стандартного формата в зависимости от настроек параметров модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ. 7. Статус закупки обретет значение Оприходовано, а в поле Статус документа будет указано: Счет-фактура. Формируется счет-фактура, идентичный накладной, который регистрируется в журнале счетов-фактур. Просмотреть зарегистрированные накладные и счета-фактуры можно, воспользовавшись кнопкой Запрос/ Накладная и Запрос/ Счет-фактура формы Закупка. Если статус заказа Оприходовано: 1. В форме Закупки нажмите кнопку Обработка, и выберите пункт Счет-фактура в ниспадающем меню. 2. В появившейся форме Разноска счета-фактуры (Рис. 19) в поле Фактура введите номер фактуры. Поставьте √ в поле В фактуру. 3. Из меню, появляющегося по кнопке Обработка, выберите пункт Обработка и печать или Обработка
Microsoft Business Solutions
37
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 19. Обработка счета-фактуры при существующей накладной 4. После обработки счета-фактуры у закупки останется статус Оприходовано. Формируется счетфактура, идентичный накладной, который регистрируется в журнале счетов-фактур.
2.3.3.
Просмотр информации о простой закупке
По открытой закупке можно просмотреть: • итоги (суммы накладной, налогов, накладных расходов, скидок); • прогноз движения средств (ожидаемые движения по бухгалтерским счетам). По проведенной закупке система позволяет просматривать следующую информацию: • заявки, счета на оплату и акты приемки; • отборочные накладные, бухгалтерские проводки по отборочным накладным; • накладные, бухгалтерские проводки по накладным; • складские проводки по каждой строке закупки. Кроме того, Microsoft Business Solutions–Axapta позволяет отследить операции по счету поставщика, произведенные согласно накладной. Ниже описано, как получить всю эту информацию.
Как вывести итоги по закупке перед регистрацией накладной 1. Перед тем, как зарегистрировать накладную и закрыть закупку, удобно оценить общую сумму накладной со всеми налогами, накладными расходами и скидками. Для этого в форме Закупки следует нажать кнопку Запросы и выбрать пункт Итоги выпадающего меню.
38
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 20. Итоги по закупке. 2. На экране появится окно Итоги, в котором для выбранного в списке Обработка разреза по количеству товара (всего заказанного количества, количества, проставленного в поле Немедленное получение, зарегистрированного или полученного по отборочной накладной количества товара) приводится следующая информация: Поле
Описание
Количество
Количество товара в соответствии с выбранным в поле Обработка разрезом.
Вес
Суммарный вес указанного количества. Рассчитывается как произведение веса-нетто номенклатурной единицы и количества товара.
Объем
Общий объем товара. Вычисляется как произведение объема одной номенклатурной единиц на количество.
Кредитный лимит
Максимальная величина кредита, который может предоставить поставщик.
Доступен кредит
Остаток кредита – разность максимально возможного кредита и суммы задолженности поставщику, включая сумму накладной по выбранной закупке.
Валюта
Текущий курс валюты закупки (ее код указан справа). Выводится сумма в базовой валюте компании за 100 единиц валюты закупки.
Скидка по строке
Сумма многострочных скидок и скидок по строкам.
Сальдо
Чистая сумма счета с учетом всех скидок.
Общая скидка
Сумма предоставленной в соответствии с ценовыми соглашениями общей скидки.
Накладные расходы
Сумма начисленных по накладной накладных расходов (см. п. 2.11), которые увеличивают сумму накладной (при разноске кредитуют счет поставщика). Не путать с «обычными» накладными расходами, которые включаются в чистую сумму по строке.
Налоги
Сумма налогов, которая будет начислена по накладной.
Округление
Величина, на которую округлена сумма накладной.
Microsoft Business Solutions
39
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Сумма накладной
Сумма с учетом всех скидок, накладных расходов и налогов, которая будет выписана поставщиком по накладной.
Скидка по оплате
Величина предоставленной скидки по оплате.
Как просмотреть прогноз движения средств по закупке Система Microsoft Business Solutions–Axapta обладает мощной функциональностью расчета прогноза движения средств – прогнозов бухгалтерских проводок по хозяйственным операциям. В частности, можно рассчитать прогноз движения средств по закупке. Система предвосхитит проводки прихода на склад, формирование кредиторской задолженности, проводки накладных расходов, налоговые проводки и даже ежемесячные проводки уплаты налогов (переноса задолженности перед бюджетом с 19 на 68 счет). 1. Откройте форму Закупки. Выберите закупку, по которой еще не обработаны накладные. 2. Нажмите кнопку Запросы и выберите пункт Прогноз движения средств. Система выведет на экран окно следующей формы:
Рис. 21. Прогноз движения средств по закупке. 3. В этой форме Вы можете видеть счет предполагаемой проводки, дату, когда она произойдет, тип разноски и суммы в базовой валюте и валюте закупки. Обратите внимание: если в какойлибо строке отсутствует счет, это свидетельствует о некорректной настройке разноски по номенклатуре, поставщику или налогам.
Как просмотреть заявки, счета на оплату, акты приемки, отборочные накладные, накладные и счет-фактуры Все заявки, счета на оплату, акты приемки, отборочные накладные, накладные, акты приемки и заявки просматриваются в самой форме Закупки с помощью функциональной кнопки Запросы. Существует альтернативный путь просмотра истории обработки документации по закупкам с привлечением стандартных запросов Microsoft Business Solutions–Axapta. Доступ к этим запросам открывается из папки главного меню Расчеты с поставщиками/Запросы/Журналы. Разница между запросами в форме Закупки и запросами в папке Расчеты с поставщиками/Запросы/Журналы заключается лишь в том, что последние отображают список документов по всем закупкам, а не по одной выбранной. 1. В форме Закупки установите курсор поверх интересующей закупки и нажмите кнопку Запросы. 2. Выберите один из пунктов выпадающего меню: Заявка, Счет на оплату, Акт приемки, Отборочная накладная, Накладная или Счет-фактура. 3. На экране появится журнал документов. По внешнему виду формы журналов различных документов практически не отличаются. На вкладке Обзор находится список проведенных по закупке документов. По каждому из них приводятся: код закупки (для акта приемки – и код поставщика), порядковый номер документа (поля Заявка, Счет на оплату, Акт приемки, Отборочная накладная, Накладная и Фактура соответственно), дата документа и некоторая дополнительная информация (валюта и сумма для заявки, выбранные условия и способ поставки для акта приемки и отборочной накладной).
40
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 22. Журнал отборочных накладных. 4. На вкладке Строки приводится развернутая информация по каждой строке документа: номер закупки, код номенклатуры, количество. Для акта приемки и накладной для сравнения с объемом полученного товара приводится все заказанное по закупке количество. Кроме того, в строках отборочной накладной для каждой номенклатуры приводится Остаток – недопоставленное количество товара. В строках заявки можно дополнительно просмотреть стоимостные характеристики заказанного товара: цену, стоимость и включенный в сумму строки налог.
Рис. 23 Строки отборочной накладной. 5. Для просмотра дополнительной складской аналитики строк документов нужно нажать кнопку Склад, выбрать пункт меню Отображение аналитики и в появившемся диалоговом окне отметить интересующие аналитические измерения. 6. Для печати копии выбранного документа используется кнопка Просмотр на вкладке Обзор. Можно просмотреть и оригинал с помощью кнопки Просмотр/ Оригинал.
Как просмотреть накладные по закупкам 1. Список проведенных по закупке накладных выводится на экран аналогично заявкам и отборочным накладным: достаточно выбрать закупку, нажать кнопку Запросы и активизировать пункт меню Накладная. Для получения журнала всех накладных по всем закупкам можно воспользоваться пунктом меню Расчеты с поставщиками/Журналы/Запросы//Накладная.
Microsoft Business Solutions
41
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 24. Журнал накладных. 2. На экране появится форма Журнал накладных, в которой представлены все накладные по выбранной закупке. Для каждой накладной система отображает: Поле
Описание
Закупка
Код закупки, по которой обработана накладная.
Дата
Дата накладной. Та самая, которая указывалась в поле Дата накладной формы Обработка накладной.
Накладная
Номер накладной.
Документ ГК
Документ Главной Книги, которому поставлены в соответствие проводки по накладной.
Валюта
Валюта накладной, в которой выражены все суммы.
Налоги
Сумма налогов по накладной, в том числе «включенные в цену».
Сумма накладной
Сумма накладной со всеми налогами и накладными расходами, увеличивающими сумму накладной.
3. На вкладке Обзор можно видеть группу кнопок, позволяющих вывести массу дополнительной информации по счету: Просмотр: вывести на печать копию накладной. Документ ГК: просмотреть бухгалтерские проводки по накладной. Накладные расходы: вывести список накладных расходов, начисленных по всей закупке целиком. Пункт меню Коррекция, появляющегося при нажатии кнопки Накладные расходы, позволяет начислить и распределить по строкам существующей накладной дополнительные накладные расходы (см. п. 2.11). Проводки: просмотреть операцию по поставщику, т.е. проводку кредиторской задолженности, возникновение которой повлекла обработка накладной. Разнесенные налоги: перечень налогов по закупке. Назначение полей формы Налоговые операции, которая появляется при нажатии этой кнопки, раскрывается в Руководстве пользователя по финансам. Налог по форме № 1099: не используется в Российской функциональности.
42
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Просмотр внутреннего счета: функциональность генерации внутреннего счета стран ЕС. В российской практике не используется. Обработка счета-фактуры: обработка счета-фактуры по одной или нескольким накладным. Фактура: отображение журнала фактур. 4. Для просмотра финансовой информации по отдельным строкам накладной следует перейти на вкладку Строки. Там можно видеть следующую информацию: Поле
Описание
Закупка
Код закупки, которой соответствует строка.
Номенклатура
Код номенклатурной единицы, фигурирующей в строке накладной.
Склад
Код склада, на который были оприходованы товары по закупке.
Количество
Количество единиц, проставленное в строке накладной.
Цена/ед.
Цена товара
Скидка, Скидка, %
Скидки по строке в абсолютном и процентном выражении.
Сумма
Сумма по строке с учетом скидок, но без накладных расходов по строке и налогов, начисленных сверх облагаемой налогом суммы.
Налог, включенный в цену
Сумма налогов, проведенных по строке в режиме Цена включает налог.
5. Кнопки Накладные расходы и Склад позволяют просмотреть (но не отредактировать) список накладных расходов по строке и проводки складского лота соответственно.
Как просмотреть бухгалтерские проводки 1. Активизируйте пункт главного меню Расчеты с поставщиками/Запросы/Журналы/Накладная (или выберите закупку, нажмите кнопку Запрос и выберите пункт Накладная). 2. Нажмите кнопку Документ ГК. В стандартной форме Проводки по документу Вам будет предоставлен список всех бухгалтерских проводок по выбранной закупке. 3. Для просмотра бухгалтерских проводок по отборочной накладной следует вызвать журнал отборочных накладных и воспользоваться кнопкой Документ ГК.
Как просмотреть операции по счету поставщика 1. Проводки по поставщику можно просмотреть в форме Поставщики (пункт Расчеты с поставщиками/Поставщики главного меню), а можно – в журнале накладных модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ. 2. Выбрав интересующую накладную, нажмите кнопку Проводки.
Как просмотреть складские проводки по строке 1. Откройте форму Закупка и выберите интересующую строку. 2. Нажмите кнопку Склад в нижней части формы и выберите пункт Проводки в появившемся меню. Вы увидите форму Проводки со списком партий прихода выбранного товара. В поле Приход отображается статус складской проводки (см. пункт 5.1.1): для новой закупки он имеет значение Заказано, а для оприходованной – Закуплено.
*
С помощью кнопки Склад можно вызвать и другие запросы по складским операциям, связанным со строкой закупки: запрос по наличным запасам в точке склада, обозначенной кодами складской аналитики строки закупки (пункт В наличии) и запрос по лоту (группе проводок, соответствующих строке). Складские запросы подробно описаны
Microsoft Business Solutions
43
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® в пункте 5.2.
2.4. Работа с закупками в расширенном режиме До сих пор мы затронули лишь малую часть функциональности обработки закупок в Microsoft Business Solutions–Axapta. Мы создали заголовок закупки, ввели строки, при этом мы не меняли большинства параметров закупки и строк. Их значения по умолчанию извлекаются из настроек поставщика и номенклатурных единиц. Доступ к этим дополнительным параметрам открывается в расширенном режиме работы с формой Закупка.
2.4.1.
Работа с заголовком закупки
Итак, новая закупка зарегистрирована в системе (см. пункт 2.3.1). Теперь можно просмотреть и отредактировать ее параметры. Далее описано, как работать с «шапкой» закупки: редактировать поля закупки, создавать новые строки на основе существующих и т.д. Ряд вопросов работы с закупками в расширенном режиме в части суммарной обработки, начисления накладных расходов и настройка торговых соглашений, раскрыт в пунктах 2.6.1, 2.11 и 2.12 соответственно.
Как просмотреть и отредактировать информацию о закупке 1. Вызовите форму Закупка. Если форма находится в упрощенном режиме, переведите ее в расширенный с помощью кнопки Расширенно. Перед Вами предстанет следующее окно:
Рис. 25. Просмотр развернутой информации по закупке. 2. На вкладке Обзор в верхней части формы приводится список всех закупок, зарегистрированных в системе, как открытых, так и выполненных (за исключением аннулированных, которые отображаются в форме Аннулированные закупки). Большинство полей заголовка закупки,
44
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® приведенных на вкладке Обзор, нам уже знакомо: здесь указан код закупки, идентификатор поставщика, код кредитора, выставляющего счет и т.д. Новое поле – это Проект, в котором может отображаться код проекта, включающего закупку и Контракт, в котором может отображаться код контракта, заключенного с поставщиком. 3. В полях на вкладке Разное содержится общая информация по выбранной на вкладке Обзор закупке. Эту информацию мы ввели при создании закупки: Поле
Описание
Дата создания
Дата создания закупки (точнее, заголовка закупки).
Название
Это поле позволяет просмотреть и отредактировать название поставщика закупки, которое будет проставлено на всей документации.
Контактное лицо
Выберите контактное лицо поставщика. Для создания новых контактных лиц можно нажать кнопку Настройки, выбрать пункт меню Контактные лица и ввести новое лицо в появившейся форме. После этого можно перенести код контактного лица в закупку с помощью кнопки Перенос.
Код поставщика
Здесь можно сменить поставщика закупки. Обратите внимание: при смене поставщика система обновляет большинство полей заголовка, подставляя значения, принятые по умолчанию для выбранного поставщика.
Счет на
Код кредитора, выставляющего счет по закупке.
Разовый поставщик
Поле сигнализирует о том, что поставщик является одноразовым поставщиком закупки.
Статус
Статус закупки (подробнее см. пункт 2.3.2).
Статус документа
Тип последнего «старшего» документа, составленного по закупке. Накладная «старше» отборочной накладной, отборочная накладная «старше» акта приемки и т.д. Таким образом, данное поле информирует о том, до какого документа мы добрались в ходе обработки закупки.
Группа договоров
Группа договоров, по договору, принадлежащему которой, создается закупка. Подробное описание работы с договорами см. в Руководстве пользователя по финансам.
Рег. номер
Код договора в системе, по которому создается закупка.
№ договора
Номер договора. Поле заполняется системой автоматически при заполнении поля Рег. номер.
Microsoft Business Solutions
45
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 26. Общие настройки закупки. 4. На вкладке Настройки собраны параметры сортировки, разноски и налогообложения закупки. Значения большинства этих полей извлечены из настроек поставщика: Поле
Описание
Группа закупщиков
Группа сотрудников предприятия, ответственных за выполнение данной закупки. Подробнее см. выше.
Приемщик заказа
Сотрудник, отвечающий за приемку по закупке.
Кластер
Группирует закупки.
Язык
Язык оформления документов по закупке.
Склад
Код склада, который будет подставляться в новые строки закупки. Код склада в заголовке закупки имеет приоритет перед складом закупки по умолчанию, указанном в настройках номенклатурной единицы (см. п. 4.1.3).
Профиль разноски
Профиль выполнения проводок по счету поставщика, который будет использован в момент обработки счета (см. Руководство пользователя по финансам).
Сопоставление
Режим автоматического сопоставления накладной по закупке с платежами. В зависимости от переключателя Автоматическое сопоставление в модуле РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ это поле по умолчанию принимает значения Нет или Открытые проводки. Раскроем смысл опций в этом поле: Нет: автоматическое сопоставление не осуществляется; Открытые проводки: автоматическое сопоставление с первой (по хронологии) открытой проводкой оплаты
46
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
поставщику; Помеченные проводки: сопоставление с проводками оплат, выбранными с помощью функции Сопоставление открытых проводок (кнопка Функции в форме Поставщики). Группа номерных серий
Выберите здесь группу совокупности номерных серий по документам для раздельной нумерации накладных и отборочных накладных по закупке.
Налоговая группа
Налоговая группа контрагента, которая будет автоматически подставлена в новые строки закупки.
Код налогового освобождения
Код группы налогового освобождения (в России не используется).
Цена включает налог?
Проставьте √, если сумма по строке закупки должна включать налог. Другими словами, в режиме Цена включает налог налог не добавляется к сумме накладной, а сокращает чистую сумму с сохранением суммы накладной. При этом величина налога рассчитывается по формуле Σ ⋅ x /(100% + x) , где х – ставка налога.
5. На вкладке Адрес задаются реквизиты компании-получателя закупки: название и адрес доставки. По умолчанию подставляется адрес нашей компании, указанный в форме Настройки компании (Основное/ Настройки/ Данные о компании). 6. Вкладка Поставка определяет условия доставки товара. Значения по умолчанию большей части полей (кроме Дата поставки, Грузоотправитель и Грузополучатель) определяются настройками поставщика: Поле
Описание
Дата поставки
Задает крайнюю дату, на которую необходимо доставить товар.
Способ поставки
Информационное поле, определяющее способ поставки: по воздуху, по железной дороге, морским транспортом и т.д.
Условия поставки
Информационное поле, указывающее на момент перехода прав собственности по закупке. Примечания к способу и условиям поставки выводятся на форме накладной по закупке.
Грузоотправитель
Поставщик, фигурирующий в накладной в качестве грузоотправителя. Если поле не заполнено, грузоотправитель – тот же самый, что и поставщик закупки.
Грузополучатель
Клиент-получатель закупки, который будет указан в накладной. Если поле не заполнено, считается, что грузополучатель – наша компания.
UPS зона, Фрахтовщик
Параметры фрахта: зона и тип документа по фрахту. Поля используются для сортировки закупок в контексте издержек по фрахту.
7. Отредактируйте валюту, условия оплаты счета, а также скидки и дополнительные издержки при покупке товара на вкладке Цена/скидка: Поле
Описание
Валюта
Код валюты, в которой выражаются все стоимостные характеристики строк закупки. При смене валюты система переводит по текущему курсу все цены в строках закупки.
Microsoft Business Solutions
47
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Ценовая группа
Здесь можно назначить или сменить ценовую группу по закупкам, активизируя соглашения о специальных ценах (см. пункт 2.12).
Скидка по оплате
Здесь можно выбрать условия предоставления скидок по оплате (интервал времени, в течение которого действуют скидки), которые фиксируются при регистрации счета. Назначение этого и двух следующих полей раскрывается в Руководстве пользователя по финансам.
Условия оплаты
Код условия оплаты поставщику, указывает на срок оплаты счета и определяет порядок начисления штрафов.
Оплатить до
Дата, до которой следует произвести оплату по закупке.
Способ оплаты
Способ оплаты, выбранный для поставщика закупки.
Вариант оплаты
Укажите вариант оплаты для выбранного способа оплаты.
График оплаты
Выберите график, по которому будет производиться оплата по данной закупке. Подробное описание работы с графиками оплаты см. в Руководстве пользователя по финансам.
Группа многострочных скидок, Общая скидка
Группы поставщиков в разрезе предоставленных ими скидок. Подробнее см. 2.12.
Общая скидка в %
Здесь можно вручную ввести величину общей скидки в процентах от суммы счета без налогов. Обновляется (но не перезаписывается) автоматически при запуске функции Расчет/Общая скидка.
Скидка по строке
Группа поставщиков в разрезе скидок по строке (см. пункт 2.12).
Группа накладных расходов
Код группы накладных расходов по закупке (см. пункт 2.11).
8. На вкладке Проводки можно просмотреть сведения о проводках документов по закупке: накладных, отборочных накладных, актов приемки и пр. По каждой категории документов система отображает номер последнего проведенного документа, дату обработки и, если документ обработан в «суммарном» режиме, код закупки, к которой отнесен суммарный документ. 9. Вкладка Прочее позволяет просмотреть или ввести идентификатор возврата для закупок типа Возврат (см. п. 2.8), а также снабдить закупку сведениями о внешнеторговом аспекте операций по закупке (в российской практике не используются). 10.Наконец, на вкладке Аналитика можно сменить аналитические коды, с которыми формируются бухгалтерские проводки по закупке. Эти коды фигурируют в бухгалтерской проводке кредиторской задолженности по счету.
Как скопировать закупку Рассмотрим, как создать строки закупки и скопировать заголовок из существующих закупок, заявок, отборочных накладных и накладных. 1. Откройте форму Закупка. Выберите закупку и нажмите кнопку Функции, затем выберите пункт Копирование из всех. На экране появится следующая форма, содержащая список всех закупок и проведенных по ним заявок, отборочных накладных и накладных:
48
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 27. Копирование закупки из существующих закупок или документов. 2. По каждому объекту, из которого можно скопировать информацию, приводится код закупки, идентификатор поставщика, дата и валюта (кроме отборочной накладной). Выберите подходящий источник – закупку или документ по закупке. 3. В нижней части формы появится список строк закупки (сохраненного документа) с указанием кода номенклатуры, количества, единицы изменения количества и (для закупки, заявки и накладной) стоимостных характеристик: суммы по строке, скидок в абсолютном и процентном выражении. Для того чтобы отметить строку, которая будет скопирована, установите √ в поле Маркировать этой строчки. 4. Для того чтобы перенести в закупку все строки существующей закупки/накладной/отборочной накладной, установите в соответствующей строке пометку в поле Выбрать все. На вкладке Просмотр выбранных в древовидной структуре отображаются все выбранные строки: 5. В поле Коэффициент количества введите коэффициент пересчета количества товара в строке. Например, если в этом поле ввести величину 2.0, то количество удваивается; если ввести 0.33, количество сокращается втрое. Переключатель Обратный знак предназначен для копирования строк с обратным знаком. 6. Выберите параметры заголовка закупки, которые будут скопированы в существующую закупку. Переключатель Копировать накладные расходы позволяет перенести в новую закупку все коды накладных расходов, начисленных по существующей закупке, а поле Копировать точно отвечает за копирование настроек налогов, аналитики и схем разноски. Поле Копировать заголовок заказа отвечает за перенос "шапки" закупки: условий оплаты, ценовых соглашений, аналитики, валюты и т.д. Поле Пересчет цены активизирует режим перерасчета цены реализации товара на основе текущих торговых соглашений и других настроек ценовой политики. Код поставщика не копируется. 7. Установите флажок Удаление строк закупки, если хотите стереть существующие строки закупки при копировании новых. 8. Для копирования выбранных строк нажмите кнопку ОК.
*
Описанная форма позволяет не только копировать строки закупок из существующих закупок, заявок, отборочных накладных и накладных, но и копировать строки из документов (заявок, отборочных накладных, накладных и пр.), проведенных по текущей
Microsoft Business Solutions
49
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® закупке. Для этого надо воспользоваться пунктом Копирование из журнала в меню Функции. Аналогичная форма используется для создания кредит-ноты активизируется пунктом меню Функции/ Создание кредит-ноты.
по
закупке.
Она
Как создать закупку на основании существующего заказа 1. Создайте новый заказ (работа с заказами подробно описана в разделе 3), внесите в заказ по крайней мере одну строку. После этого нажмите кнопку Функции, находящуюся в верхней части формы Заказ, и в появившемся меню выберите функцию Создание закупки. Также можно воспользоваться кнопкой Функции/Создание на основе заказов из формы Закупки. 2. Система выведет на экран окно формы Создание закупки. В поле Код поставщика должен быть указан идентификатор поставщика, у которого будет осуществляться закупка товара.
Рис. 28. Создание закупки на основе заказа 3. Теперь следует отметить строки, которые войдут в будущую закупку. Для этого в поле Включить соответсвующих строк необходимо установить пометку. Для переноса в закупку всех строк заказа активизируйте опцию Включить всех. Для переноса адреса клиента в закупку установите переключатель Перенос адреса поставки. 4. Если Вы активизировали форму Создание закупки из формы Закупки, Вам необходимо выбрать заказ, на основании которого Вы будете создавать закупку. Для выбора воспользуйтесь стандартным системным запросом, вызываемым по кнопке Выбор. 5. Нажмите кнопку OK. Результат произведенных действий можно наблюдать в форме Закупки.
Как сменить адрес доставки В качестве адреса доставки в отборочной накладной выступает адрес, указанный на вкладке Адрес закупки. По умолчанию реквизиты доставки копируются из адреса типа Поставка, заданного в настройках нашей компании (пункт меню Основное/ Настройки/ Данные о компании, кнопка Альтернативный адрес). Если такой адрес не существует, система воспользуется адресом компании по умолчанию, заданным в форме Настройки компании. В любой момент адрес доставки можно сменить с помощью функции Настройки/Альтернативный адрес. Кстати, реквизиты, которые будут проставлены в накладной, извлекаются из адреса типа Накладная. Если такого адреса не существует, система использует адрес по умолчанию.
50
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
2.4.2.
Работа со строками закупки
Как отредактировать строки закупки В расширенном режиме работы с закупкой становятся доступными важные поля, позволяющие настроить налогообложение закупки, обработать возврат и перепоставку. На вкладке Строки собраны уже известные нам поля, поэтому обратимся сразу к вкладке Разное.
Рис. 29. Общие параметры строки закупки. 1. Откройте форму Закупки, выберите строку закупки и перейдите на вкладку Разное таблицы строк. Здесь можно видеть ряд общих параметров строки: Поле
Описание
Текст
Описание товара, извлеченное из настроек номенклатурной единицы. В зависимости от параметра Внешние описания номенклатуры к нашему описанию могут добавляться (или записываться поверх) описания, принятые у поставщика.
Внешний
Принятый поставщиком код номенклатуры согласно настройкам описаний поставщик-номенклатура. Поставляется в отчетность в зависимости от значения параметра Номенклатура в формах модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ.
Дата создания
Дата создания закупки. Проставляется автоматически при вводе новой строки.
Дата поставки
Дата, к которой необходимо поставить товар. Изначально копируется из заголовка закупки.
Подтверждено
Если товар получен, проставьте здесь дату получения.
Microsoft Business Solutions
51
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Статус строки
Статус строки. Его возможные значения аналогичны статусу закупки. Если все строки закупки принимают одно и то же значения, этот статус присваивается самой закупке.
Блокировано
Блокировать операции по строке.
Завершено
Установка пометки в этом поле исключает регистрацию недопоставки или перепоставки номенклатуры.
Основное средство
В этом поле задается список основных средств в статусе Запланировано, которые Вы собираетесь приобрести по данной закупке. Если основного средства не существует, его можно создать путем перехода к картотеке основных средств (Ctrl-N). Поле доступно для заполнения только тогда, когда тип номенклатуры в строке – Основное средство, и используется Российский модуль ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА)
Рис. 30. Количественные параметры и настройки налогообложения в строке закупки. 2. На вкладке Настройки задаются важные количественные параметры строки, а также настройки частичной поставки и налогообложения: Поле
Описание
Номер лота
Идентификатор, группирующий складские проводки по данной строке закупки.
Количество
Заказанное у поставщика количество товара в единицах складского учета (а не в единицах учета количества закупки). Они могут различаться (например, коробки – штуки).
К поставке
Информационное поле, в котором отображается недопоставленное количество товара в единицах складского
52
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
учёта. Немедленное получение
Здесь можно ввести количество товара (в единицах складского учёта, а не закупки) для частичной поставки или перепоставки. Именно это количество выбирается системой при обработке документации в режиме Количество = Немедленное получение. Кроме того, это поле можно использовать для возврата товара, если указать в нем отрицательное количество.
Действие по возврату
Выберите описательное действие по возврату, если данной строкой производится возврат товара поставщику. Для закупок типа возврат номенклатуры ввод действия по возврату обязателен.
Отходы
Отправить возвращаемый товар прямо в утиль без обработки кредит-ноты.
Перепоставка
Максимальная величина перепоставки по строке в процентах от заказанного количества. Обратите внимание: перепоставка возможна, только если в параметре Допускается перепоставка модуля проставлена пометка.
Недопоставка
Максимальная величина недопоставки по строке в процентном выражении, при которой закупка может быть закрыта. Недопоставка допускается только при включенном режиме Допускается недопоставка.
Дата поставки, Подтверждено
Как на предыдущей вкладке: требуемая дата поставки по данной товарной позиции и зафиксированная дата поставки.
Бухг. счет
Счет, который будет дебетоваться на сумму покупной стоимости товара при регистрации накладной. По умолчанию система использует счет, заданный в поле Приход по закупке в настройках разноски по складу (см. п. 4.1.1.1). Не используйте здесь счет прибылей/убытков, чтобы не нарушить баланс между учтенной стоимостью запасов на складе и сальдо на счете прихода в ГЛАВНОЙ КНИГЕ.
Налоговая группа номенкл.
Налоговая группа номенклатуры, подставленная из настроек номенклатурной единицы. Налоговая группа номенклатуры объединяет все налоги, которые могут быть начислены по данной номенклатурной единице. Например, налоговая группа номенклатуры для бытовой техники должна включать код налога НДС20%, но не может одновременно содержать код НДС10%.
Налоговая группа
Налоговая группа поставщика, перенесенная по умолчанию из заголовка закупки. Пересечение налоговой группы номенклатуры и налоговой группы контрагента, определяет перечень налогов, взимаемых по строке. Просмотреть налоги, которые будет начислены в момент разноски счета, можно с помощью кнопки Настройки (пункт меню Налоги).
3. На вкладке Количество содержится сводная информация о количественных характеристиках строк. Перечислены все строки закупки, и для каждой система приводит следующие сведения: Поле
Описание
Номенклатура
Код товара.
Немедленное получение
См. выше.
Отгружено
Количество товара, на которое получена накладная.
Остаток по накладной
Получено по отборочной накладной, но не проведено по
Microsoft Business Solutions
53
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
накладной. Получено
Всего получено по отборочной накладной.
К поставке
Ожидает приемки по отборочной накладной.
4. Вкладка Цена/скидка позволяет вручную ввести значения скидок, многострочных скидок и дополнительных расходов, которые немедленно отражаются на чистой сумме (без автоматически начисляемых накладных расходов и налогов): Поле
Описание
Скидка, %, Скидка
Здесь можно отредактировать скидку по строке в абсолютном и процентном выражении соответственно. При наличии соглашений о скидках по строке обновляется автоматически (об автоматически рассчитываемых скидках см. пункт 2.12).
Многострочная скидка, Многострочная скидка, %
Дополнительная скидка. Обновляется на основе существующих соглашений по многострочным скидкам с помощью кнопки Расчет, пункт меню Многострочная скидка.
Количество (цена)
Количество товара в единицах закупки, за которое взимается указанная в поле Цена/ед. цена.
Накладные расходы
Постоянные накладные расходы, включаемые в сумму по строке.
*
Изменения в любом их этих полей немедленно отражаются на чистой сумме по строке. Если задана и скидка по строке, и многострочная скидка, то расчет суммарной скидки ведется по правилам, заданным в поле Скидка параметров модуля.
5. На вкладке Прочее представлена не так часто используемая информация: Поле
Описание
Тип ссылки
Если закупка направлена на покрытие нехватки комплектующих для производства или товаров для заказа, здесь индицируется название модуля, сгенерировавшего закупку.
Номер ссылки
Код соответствующего заказа или производственного заказа.
Ссылка на лот
Номер лота в строке «родительского» заказа на реализацию или производственного заказа.
Код
Код соответствующей спланированной закупки, если данная закупка сгенерирована модулем СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ.
Сводный план
Идентификатор сводного плана, по которому создана закупка.
Штриховой код, Настройка штрихового кода
Информационные поля, указывающие на штриховой код номенклатуры и стандарт кодирования.
Операции, Транспортировка, Статистические процедуры, Регион, Порт
Информация, ориентированная на торгово-закупочные операции в странах ЕС. В России не используются.
Основные средства
Группа полей международного модуля. Не используется.
6. На вкладке Аналитика задаются финансовые и складские аналитические измерения строки закупки: Поле
54
Описание
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Отдел, Центр затрат, Цель
Финансовая аналитика проводок прихода по строке. По умолчанию сюда копируются значения аналогичных полей заголовка закупки. Если в заголовке какой-либо код не указан, система пытается подставить значение аналитического измерения, указанное в настройках номенклатурной единицы (см. п. 4.1.3). Очевидно, если аналитика строк различается, система создаст несколько отдельных проводок прихода.
Конфигурация
Конфигурация номенклатурной единицы
Размер
Идентификатор размера номенклатуры
Цвет
Идентификатор цветовых характеристик товара.
Склад
Код склада, на который поступит товар. Необходимость (и возможность) ввода этого и остальных пяти кодов складской аналитики регулируется группой складской аналитики товара (см. п. 4.1.1.2). Склад по умолчанию выбирается согласно следующему алгоритму: •
если в поле Обязательный номенклатурной единицы (Управление запасами/Номенклатурные единицы) проставлена пометка, склад извлекается из настроек номенклатурной единицы;
•
если в заголовке закупки не задан склад, он подставляется из настроек номенклатурной единицы;
•
во всех остальных случаях склад копируется из заголовка закупки (поле Склад).
Номер партии
Определяет принадлежность товара определенной партии по срокам годности, условиям изготовления и т.д. Подставляется вручную. Если номер партии не задан, он может генерироваться автоматически в соответствии с группой нумерации партии.
Ячейка
Складская ячейка, в которую попадет товар. По умолчанию подставляется Ячейка приемки по умолчанию, заданная в настройках местонахождения товара.
Код палеты
Идентификатор тары. Выбирается вручную или генерируется постфактум в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ.
Серийный номер
Серийный номер товара. Выбирается вручную или генерируется системой согласно группе нумерации серийных номеров товара.
Номер ГТД
Номер грузовой таможенной декларации партии импортного товара. Заполняется вручную на основании накладной.
Как скопировать строку закупки Копирование строк закупки происходит во многом аналогично копированию закупки (см. выше). Система позволяет скопировать параметры строки из существующих закупок и документов (кнопка Функции в нижней части формы Закупки, пункт выпадающего меню Копирование из всех), из строк документов по данной закупке (Функции/Копирование из журнала), а также из строк с определенной номенклатурой (Функции/Копирование из строк). Если копирование из закупок и документов было нами подробно рассмотрено, то функция копирования из строк требует пояснения: 1. В форме Закупка установите курсор на строке с номенклатурой, которую Вы хотите копировать. Нажмите нижнюю кнопку Функции и выберите пункт Копирование из строк. На экране появится форма Копирование из строк:
Microsoft Business Solutions
55
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 31. Копирование строк закупки. 2. На вкладке Закупка перечислены все найденные открытые (не оприходованные) строки закупок у того же поставщика, в той же валюте и с тем же кодом номенклатурной единицы, как в выбранной строке. Приводятся цены, суммы, коды закупки и статусы найденных строк. Для того, чтобы скопировать открытую строку, проставьте √ в поле Маркировать. 3. Если Вы хотите скопировать строки, по которым уже обработаны накладные, перейдите на вкладку Накладная. Там отобраны строки накладных, у которых с выбранной в форме Закупки строкой совпадают: код поставщика, валюты и код номенклатуры. Если форма Копирование из строк вызвана из новой строки, в которой еще не проставлена номенклатура, система предлагает Вам все строки с подходящей валютой и поставщиком. Отметьте нужные строки. 4. В поле Копирование укажите, какую информацию копировать: только код товара, товар и количество или товар, количество и цену. 5. Нажмите кнопку ОК. Система скопирует строки в текущую закупку.
2.5. Обработка неполной/избыточной закупки В пункте 2.3 мы говорили о простейшей закупке, все заказанное количество которой приходовали за один раз. На практике зачастую все происходит не так: количество заказанного и полученного товара не совпадает, поставка происходит в несколько этапов и т. д. Обработку неполной закупки в системе Microsoft Business Solutions–Axapta рассмотрим на следующем примере: Допустим, Вы заказали 100 единиц товара. Поставщик, подтвердив поставку, товар отгрузил лишь частично и в два этапа: сначала – 20 единиц, а потом − еще 15. Накладная получена не на весь отгруженный товар, а только на 25 единиц. Ниже описаны следующие процедуры: • Обработка неполной закупки • Получение информации по недополученным закупкам • Завершение недополученной закупки
* 56
Перепоставка, т.е. ситуация, в которой поставщик прислал избыточный товар и выписал накладную на большую сумму, чем планировалась, обрабатывается аналогично недопоставке.
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
2.5.1.
Обработка неполной закупки
Если условия поставки прямо оговаривают получение товара в несколько этапов, обработка неполной закупки начинается с указания объемов первой партии при вводе строки закупки. Для этого используется графа Немедленное получение на вкладке Количество. При обработке отборочной накладной по такой закупке следует выбрать режим Немедленное получение. Мы же рассмотрим случай, в котором размер партии заранее не определен.
Как обработать недопоставку методом редактирования отборочной накладной
*
Приходование партий товара по частям возможно только при отключенном параметре Завершено строки закупки.
1. Создайте новую закупку с одной строкой на 100 единиц товара (см. пункт 2.3.1). 2. Учет недопоставки выполним методом редактирования отборочной накладной. Вызовите окно обработки отборочной накладной. Убедитесь, что в поле Количество значится опция Все. Укажите номер полученной отборочной накладной в поле Отборочная накладная, введите дату отборочной накладной и перейдите к вкладке Строки. 3. В графе Обработка введите объем первой поставки – 20 единиц. Обратите внимание: в поле К поставке на вкладке Детали строки система укажет недопоставленное количество товара. Завершите обработку отборочной накладной.
Рис. 32. Регистрация первой поставки. 4. Аналогично оприходуем вторую поставку, изменив значение 80, указанное по умолчанию в поле Обработка, на 15. 5. Теперь в системе значатся две проводки прихода по отборочным накладным – на 20 и 15 единиц товара соответственно. В поле К поставке строки закупки значится недопоставленный остаток – 65 штук. 6. Оформите поступление накладной на часть поставленного товара так, как это описано выше, только в поле Обработка на форме Обработка накладной проставьте количество товара, на которое надо оформить накладную − 25 единиц. Microsoft Business Solutions
57
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 7. Просмотрите информацию о проведенной операции, чтобы убедиться в правильности обработки поставки (кнопка Склад/Проводки в нижней части формы). Система должна сформировать 4 складские проводки, свидетельствующие о том, что 65 единиц товара остались заказанными, но не полученными, на 20 штук полученных обработана накладная, а из полученной партии в 15 единиц приобретено 5 (10 осталось в состоянии Получено).
Рис. 33 Проводки, сформированные по строке закупки Итак, по одной и той же строке закупки мы провели две отборочных накладных и одну накладную.
2.5.2.
Информация о недополученных закупках
В процессе работы у Вас может возникнуть потребность в информации о том, какие закупки у конкретного поставщика остались недовыполненными. Для этого в системе предусмотрены специальные запросы и отчеты.
Как составить запрос по недопоставленным закупкам 1. В форме Поставщики (пункт меню Расчеты с поставщиками/Поставщики) выберите нужного поставщика и нажмите кнопку Запрос, из появившегося списка выберите пункт Строки недопоставленных закупок. Альтернативный путь доступа к запросу: Расчеты с поставщиками/Запросы/Статус заказа/Строки недопоставленных закупок.
58
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 34. Запрос по недопоставленным закупкам. 2. Форма предполагает два варианта просмотра информации: по складским проводкам и по строкам закупки. Установив пометку в поле Связь при смене типа просмотра, можно определить соответствие между складскими проводками и строками недопоставленных закупок. Итак, установите режим просмотра Строки закупки. 3. В конце списка можно видеть количество товара, недопоставленное в условиях взятого примера – 65 единиц. Обратите внимание, что запрос касается открытых недопоставленных закупок. Закрытые закупки с одобренной недопоставкой (см. далее) не учитываются.
Как получить информацию о недопоставленных товарах при помощи отчета 1. Для получения информации о недопоставленных/перепоставленных товарах удобнее всего использовать стандартный отчет Расхождения в поставках. В отчете перечислены все строки закупок, по которым наблюдается расхождение между заказанным и полученным количеством товара, приводится процентная доля расхождения от заказанного количества, а также разница между планируемой чистой суммой и реальной стоимостью закупки. Для вызова отчета активизируйте пункт меню Расчеты с поставщиками/ Отчеты/ Статистика/ Отклонения/ Отклонения в количестве. 2. На экране появится окно запроса, в котором можно указать критерии выборки и сортировки строк по любому полю в таблицах поставщиков, закупок или строк закупок. Если список критериев выборки данных на вкладке Условия оставить пустым, в отчете будут упомянуты все найденные расхождения как в открытых, так и в оприходованных закупках. 3. Нажмите кнопку ОК, после чего укажите параметры печати отчета. 4. Выведите отчет на печать, нажав кнопку ОК, или просмотрите его на экране с помощью кнопки Предварительный просмотр. Суть другого метода нахождения недопоставки с помощью отчета заключается в использовании отчета Строки закупки (Расчеты с поставщиками/ Отчеты/ Проводки/ Закупка/ Строки закупки) с печатью количества товара. Система выведет на экран информацию по каждой закупке, в том числе сведения о заказанном, полученном и оприходованном количестве товара. Сравнивая величины, фигурирующие в этих столбцах, можно получить представление о недопоставке.
2.5.3.
Закрытие недополученных закупок
Под закрытием понимается регистрация отборочной накладной, и обработка накладной на оставшееся количество с переводом закупки в состояние Оприходовано. С этого момента она
Microsoft Business Solutions
59
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® перестает фигурировать в запросах по недопоставленным закупкам. Повторная регистрация накладных по завершенным строкам не допускается.
*
Закрытие недопоставленной/перепоставленной закупки возможно только в том случае, если величина недопоставки/перепоставки не превышает допуска, заданного в поле Недопоставка (Перепоставка) строки закупки, и при включенной опции Допускается недопоставка (Допускается перепоставка) модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ.
Как закрыть недополученную закупку 1. Откройте форму Закупки и выберите недопоставленную закупку, которую следует закрыть. 2. Зарегистрируйте накладную на товар с указанием полученного количества товара. Формально регистрация отборочных накладных и накладных ведется стандартным образом (см. п. 2.5.1) за тем исключением, что на вкладке Строки формы Разноска отборочной накладной необходимо устанавливать переключатель Закрытие. Следите за тем, чтобы процентная доля недопоставки не превышала максимальное значение. 3. Обработайте поступившую накладную по обычной методике регистрации частичной поставки, выбрав для удобства в поле Количество значение Отборочная накладная и установив переключатель Закрытие на вкладке Строки. 4. После нажатия кнопки ОК на форме составления накладной закупка обретет статус Оприходовано и будет закрыта.
2.6. Проверка кредитного лимита и суммарная обработка Рассмотрим некоторые «продвинутые» методики обработки закупок: регистрацию документов с параллельной проверкой кредитного лимита и суммарную обработку документации. Функциональность проверки кредитного лимита и суммарной обработки объединяет то, что они сходным образом активизируются при разноске документов.
2.6.1.
Суммарная обработка
Во всех ситуациях, разобранных выше, мы имели дело с одной закупкой. Однако система позволяет обрабатывать несколько закупок сразу, и при этом (что главное) формировать сводную документацию. Забегая вперед, укажем, что суммарная обработка может осуществляться в полуавтоматическом режиме (с вводом ведущей закупки) и в автоматическом режиме. Рассмотрим сначала суммарную обработку в полуавтоматическом режиме.
Как настроить критерии суммарной обработки 1. Откройте форму Параметры модуля Расчеты с поставщиками (пункт Расчеты поставщиками/Настройки/Параметры главного меню).
с
2. Перейдите на вкладку Суммарная обработка. Нажмите кнопку Параметры суммарной обработки для вызова одноименной формы, в которой задаются критерии суммирования закупок. 3. Форма состоит из пяти вкладок по числу документов, оформляемых по закупке: Заявка, Счет на оплату, Акт приемки, Отборочная накладная и Накладная. По умолчанию для каждого документа выбрано два критерия совместной обработки: Валюта и Счет на. Дело в том, что суммарная обработка закупок, выраженных в разных валютах или относящихся к разным поставщикам, невозможна по определению. Нельзя выставить суммарный счет двум разным поставщикам в разной валюте. 4. В правой части формы собраны всевозможные параметры закупки, которые могут выступать в качестве критерия суммарной обработки. Например, выбор критерия Кластер приведет к тому, что суммарная обработка закупок, относящихся к разным кластерам, станет невозможной. Переместите дополнительные критерии из списка Доступные в список Выбранные с помощью кнопки <. 60
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 35 Настройка суммарной обработки 5. Указав необходимые критерии для каждого документа, закройте форму Параметры суммарной обработки. На вкладке Суммарная обработка можно выбрать режим суммарной обработки по умолчанию (поле Суммарная обработка) и определить поведение системы при нарушении условий суммарной обработки (поле Проверка ошибок). Подробнее об этих полях см. в пункте 2.2.2.
Как активизировать полуавтоматическую суммарную обработку 1. В форме Закупки выберите несколько закупок с помощью левой клавиши мыши. 2. Нажмите кнопку Обработка и выберите тип документа, который будет сформирован в ходе суммарной обработки закупок. В нашем примере – Заявка. Система отобразит на экране окно обработки документа, в нижней части которого можно видеть выбранные закупки:
Microsoft Business Solutions
61
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 36. Суммарная обработка заявок.
*
Как еще выбрать несколько закупок для совместной обработки? Прямо в окне обработки документа можно нажать кнопку Выбор и составить запрос по закупкам. Отвечающие заданным критериям закупки попадут на вкладку Обзор. Наконец, доступ к суммарной обработке открывается из папки Расчеты с поставщиками/Периодические операции/Обновление закупки главного меню. Выберите пункт, соответствующий требуемому документу: Заявка, Акт приемки, Отборочная накладная или Накладная. В появившемся окне запроса укажите критерии выборки закупок и нажмите кнопку ОК.
3. Перейдите на вкладку Прочее. Нас интересует одноименное поле Суммарная обработка, в котором задается режим суммарной обработки. Значение по умолчанию этого поля определяется параметром Суммарная обработка модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ. 4. Выберите в поле Суммарная обработка опцию Счет на, если Вы хотите сформировать обобщенные документы по каждому поставщику (и валюте), сопоставив их первой попавшейся закупке у соответствующего поставщика. Если Вы собираетесь отнести итоговый документ определенной закупке, выберите опцию Заказ и укажите код «главной» закупки в появившемся поле. 5. Нажмите кнопку ОК. Первым делом система разбивает закупки по сочетаниям поставщика и валюты. Далее выполняется проверка закупок на предмет соответствия опциональным критериям суммарной обработки:
62
•
в режиме Счет на, если у закупок совпадают коды поставщика и валюты, но не совпадают значения полей, выбранных в качестве дополнительных критериев суммирования, система выдает сообщение об ошибке.
•
в режиме Заказ, если коды поставщика и валюты не совпадают, выдается сообщение об ошибке. Если поставщик и валюта во всех выбранных закупках одинаковые, но проверка по дополнительным критериям не прошла, система, в зависимости от параметра Проверка ошибок модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ, переходит к суммированию документов, выдает предупреждение или информирует пользователя об ошибке.
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 6. Если суммарная обработка возможна, система проводит и печатает документы, суммируя финансовые результаты и сводя все строки в единый документ. 7. Просмотреть документ по кнопке Запрос можно, обратившись к «главной» закупке. С «подчиненными» закупкам документ напрямую не связан. Для того чтобы найти документ, включающий в себя номенклатуру и суммы «подчиненной» закупки, обратитесь к вкладке Проводки. В поле Объединено система фиксирует код «главной» закупки, которой сопоставлен объединенный документ.
Как настроить автоматическую суммарную обработку 1. Откройте форму Поставщики (Расчеты с поставщиками/Поставщики). 2. Выберите поставщика, нажмите кнопку Настройки и выберите пункт Суммарная обработка. Откроется одноименная форма:
Рис. 37. Настройка автоматического суммирования документов по поставщику. 3. Выберите типы документов, которые по умолчанию должны обрабатываться в «суммарном» режиме. Для этого проставьте пометку против соответствующего названия. 4. Настройте аналогично параметры суммарной обработки по остальным поставщикам. 5. В поле Суммарная обработка формы Параметры модуля Расчеты с поставщиками выберите режим суммарной обработки закупок: Автоматически.
Как активизировать автоматическую суммарную обработку 1. Автоматическая обработка производится в фоновом режиме с учетом критериев и индивидуальных настроек поставщика. Перечень документов, которые подвергаются суммарной обработке согласно настройкам поставщика, можно скорректировать на уровне закупки. Для этого выберите закупку и в заголовке закупки активизируйте функцию Настройки/Суммарная обработка.
Microsoft Business Solutions
63
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 38. Настройка суммарной обработки отдельной закупки. 2. Система выведет на экран окно формы Суммарная обработка. По умолчанию перечень документов, подвергаемых суммарной обработке по закупке, не отличается от аналогичного перечня, указанного для поставщика. Об этом свидетельствует пометка в поле Использовать станд. значения от поставщиков. 3. Если нужно изменить настройки по умолчанию, снимите флажок Использовать станд. значения от поставщиков. Теперь можно редактировать поле Автоматически, выбирая типы документов для суммарной обработки. О настройках поставщика, принятых по умолчанию, информирует поле Станд. значение для контрагента. 4. Отредактировав список суммируемых документов, запустите обработку документов по выбранным закупкам, как описано выше. Убедитесь, что в поле Суммарная обработка на вкладке Прочее формы обработки документа проставлено значение Автоматически. 5. Запустите проводку и печать документов нажатием кнопки ОК. 6. Система разбивает закупки по группам с одинаковыми значениями полей, выбранных в качестве критериев суммарной обработки, и формирует итоговые документы по каждой группе. Ниже приведен пример работы алгоритма суммарной обработки.
2.6.2.
Проверка кредитного лимита поставщика
Если поставщик предоставил нам кредит на определенную сумму, можно настроить режим автоматической проверки кредитного лимита.
Как настроить проверку кредитного лимита 1. Откройте форму Поставщики (Расчеты с поставщиками/Поставщики). Первым делом следует задать саму величину лимита на вкладке Разное в поле Кредитный лимит формы Поставщики. Сумма выражается в основной валюте компании, она должна быть больше нуля. Если величина кредита равна нулю, проверка не выполняется. 2. Далее в поле Кредитоспособность в свободном формате можно кредитоспособности, данную нам поставщиком: «Высокая», «Низкая» и т.п.
ввести
оценку
3. Вызовите форму Параметры модуля Расчеты с поставщиками (Расчеты с поставщиками/Настройки/ Параметры). Выберите в поле Тип кредитного лимита уровень проверки кредитного лимита по умолчанию (см. ниже).
Как активизировать проверку кредитного лимита 1. Пусть запущена обработка документа по закупке: заявки, отборочной накладной или накладной. Перейдите на вкладку Прочее формы обработки документа.
64
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 39. Выбор уровня проверки кредитного лимита. 2. В поле Проверка кредитного лимита выберите уровень проверки кредитного лимита (значение по умолчанию определяется параметром Тип кредитного лимита модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ): Нет: проверку перерасхода кредита не производить; Сальдо: система проверяет, не превосходит ли задолженность (сальдо) по поставщику вместе с суммой накладной (заявки, отборочной накладной) максимального уровня кредита. Сальдо+Отборочная накладная: проверка на предмет того, что накопленная задолженность по поставщику плюс предполагаемая сумма накладной (заявки, отборочной накладной) и стоимость всех проводок по накладной не превосходит максимального уровня. Сальдо+Все: на этом, самом строгом, уровне проверки система сравнивает с максимальной величиной кредитного лимита сумму текущей задолженности, накладной и стоимости всех открытых (не оприходованных) строк закупок (кроме строк закупок-журналов). 3. При нажатии кнопки ОК система выполняет проверку кредитного лимита в соответствии с заданным уровнем. Если обработка накладной приведет к превышению кредитного лимита, система выдаст сообщение об ошибке и прервет обработку документа.
2.7. Выполнение закупок с регистрацией накладных Выше описан непрерывный процесс обработки закупок, в котором все сопроводительные документы регистрируются и печатаются непосредственно в форме Закупки. Тем не менее, на предприятии может применяться единая процедура регистрации и одобрения в специальном журнале всех приходящих от поставщиков накладных (см. Руководство пользователя по финансам). Средства логистики позволяют привязать зарегистрированную накладную к существующей закупке, автоматически выполнив соответствующие финансовые и физические проводки.
Как выполнить цикл закупки с регистрацией накладных 1. Создайте новую закупку. Укажите в строках закупки количество и цену товара. В принципе, можно оформить несколько закупок и обработать их в рамках единой процедуры. 2. Создайте журнал регистрации накладных (Расчеты с поставщиками/ Журналы/ Накладные/ Регистрация накладных). Microsoft Business Solutions
65
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 3. Перейдите к строкам журнала по кнопке Строки. В строке журнала выберите код поставщика закупки, в поле Кредит проставьте сумму накладной. Сумма должна соответствовать стоимости закупки с учетом скидок и накладных расходов (для расчета суммы можно воспользоваться функцией Запросы/Итоги в форме Закупки). Налоговые группы можно не вводить.
Рис. 40. Регистрация входящей накладной. 4. В поле Накладная введите номер накладной. При необходимости укажите условия налогообложения, оплаты и скидок по оплате. Каждому поставщику (при обработке нескольких закупок) должна соответствовать одна строка журнала. 5. В поле Одобрено выберите код сотрудника, ответственного за регистрацию накладной. Проверьте и разнесите журнал. Сформированный документ Главной Книги должен попасть в журнал одобрения накладных. 6. Откройте журнал одобрения, в который система перенесла документ поставщиками/ Журналы/ Накладные/ Журнал одобрения накладных):
66
(Расчеты
с
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 41. Одобрение накладной. 7. Выберите в строках журнала одобрения накладных зарегистрированную накладную (кнопка Выбрать документы). 8. Перейдите к нижней части формы со списком проводок по накладной. Укажите счет прихода товаров в строке с незаполненным полем Счет. 9. Нажмите кнопку Функции, из появившегося подменю выберите пункт Закупка, выберите закупку в поле Закупка и нажмите OK. 10.На экране появится знакомое окно формирования накладной по закупке, указанной при регистрации накладной. Выберите опцию Все в поле Количество. Обратите внимание: система автоматически перенесла из исходного документа ГК номер накладной, код одобрившего счет сотрудника (вкладка Настройки) и дату регистрации документа. Обработайте накладную обычным образом. 11.При условии, что сумма накладной и стоимость закупки совпадают, система переведет закупку в статус Оприходовано. Microsoft Business Solutions–Axapta начислит все необходимые налоги, а журнал одобрения накладных будет автоматически разнесен. Если по закупке не был оприходован товар, система автоматически инициирует физическое движение товара на складе.
*
При разноске закупок в валюте, отличающейся от основной валюты компании, из журналов одобрения или журналов накладных курс обмена валюты берется на дату регистрации накладной.
2.8. Настройка и регистрация возврата Что делать, если поставщик прислал бракованный товар или избыточное его количество? Зарегистрировать возврат номенклатуры поставщику, автоматически списав товар со склада, выписав кредит-ноту, реверсировав проводки по оригинальному счету и уменьшив свою задолженность. Microsoft Business Solutions–Axapta предусматривает три метода регистрации возврата:
Microsoft Business Solutions
67
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Первый метод – отредактировать строку закупки, указав в поле Немедленное получение отрицательное количество товара. Этот метод может работать не только на открытых, но и на оприходованных строках закупки. Второй метод – создать новую строку закупки с отрицательным количеством поставки. Соответствие строки возврата строке прихода в части объемов, цены, условий поставки и налогообложения ложится на пользователя. Третий метод – создание специальной закупки со статусом Возврат – применяется в том случае, когда бракованную партию не удается сопоставить какой-либо определенной закупке, или редактирование оприходованных закупок запрещено. Для точного сторнирования проводок придется по максимуму восстановить исходные условия закупки.
Как настроить действия по возврату В случае возврата товаров путем создания отдельной закупки рекомендуется указать действия возврата. Действия возврата – это неформальные описания условий отправки товара, штрафных санкций и т.д. Действия носят исключительно информационный характер и не влияют на ход бизнеспроцессов. 1. С помощью пункта меню Расчеты с поставщиками/ Настройки/ Закупка/ Действие по возврату вызовите форму Действие по возврату. 2. Добавьте новую строку к списку действий по возврату, воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl-N или кнопкой Создать на инструментальной панели. 3. Введите уникальный идентификатор действия в поле Действие по возврату, а краткое описание действия – в поле Описание.
Рис. 42 Настройка действий по возврату.
Как зарегистрировать возврат по строке Общепринято, что строки возврата сопоставляются с исходными строками для списания товара по учетной себестоимости. Ниже описан метод редактирования оригинальной строки запаса, в котором сопоставление происходит автоматически. 1. Предположим, что Вы создали новую закупку 50-ти единиц товара и провели по ней отборочную накладную и накладную. 2. Приступим к регистрации возврата. Для этого нужно перейти к строкам закупки и выбрать ту строку, по которой необходимо провести возврат. 3. В поле Немедленное получение поставьте количество возвращаемого товара со знаком «минус» (знак «минус» означает возврат товара), например, -10.
68
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 42. Регистрация возврата по строке. 4. Далее следует повторить обычную процедуру регистрации накладной. В результате мы получим не накладную, а кредит-ноту для отправки поставщику. Установите режим выбора количества для обработки в значение Немедленное получение. Укажите порядковый номер кредит-ноты в поле Накладная. 5. На вкладке Прочее формы Разноска накладной имеется два параметра, непосредственно влияющие на результат регистрации возврата: Поле
Описание
Корректирующая проводка
Если установить флажок в данном поле, бухгалтерские проводки по кредит-ноте будут не реверсировать, как обычно, проводки по накладной, а сторнировать. Такие проводки, проходящие по оригинальным счетам, но с инвертированной суммой, в Microsoft Business Solutions–Axapta называются корректирующими. Значение по умолчанию этого переключателя определяется параметром Корректирующая кредит-нота модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ.
Восстановить остаток
Установите этот флажок, если Вы требуете замены бракованного товара. Система, помимо списания брака, создаст складскую проводку со статусом Заказано на закупку списанного количества, тем самым увеличивая количество К поставке в строке закупки.
6. Нажмите кнопку ОК. Вместо бланка обычной накладной система выведет на экран накладную на возврат (кредит-ноту). Все реверсирующие (или сторнирующие) проводки пойдут под номером документа ГК, определяемым номерной серией Документ ГК по кредит-ноте модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ. Система создаст проводку дебиторской задолженности по поставщику и сопоставит ее с кредиторской задолженностью в соответствии с параметром Тип сопоставления для кредит-нот.
Microsoft Business Solutions
69
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 7. Просмотрите бухгалтерские проводки по кредит-ноте. Обратите внимание: система списывает товар со склада по текущей мгновенной себестоимости расхода, которая может отличаться от покупной (учетной) себестоимости соответствующей партии прихода. Разницу система списывает на счет Себестоимость по закупке, заданный при настройке разноски по складу (см. п. 4.1.1.1).
Рис. 43. Бухгалтерские проводки по накладной на возврат. 8. Выведите на экран складские проводки по товару. Видно, что при обработке накладной система автоматически разбила ту партию прихода, по которой был произведен возврат, на две партии, одна из которых соответствует партии расхода 10 единиц товара со статусом Продано. В зависимости от режима Восстановить остаток система может создать проводку прихода на 10 штук товара со статусом Заказано.
Рис. 44. Складские проводки при возврате товара.
* 70
Если возвращен весь товар по закупке, она получит статус Отменено. Аналогично регистрируется возврат неоприходованной партии товара по накладной.
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Разумеется, система не создаст кредит-ноту и не станет сторнировать бухгалтерские проводки кредиторской задолженности и прихода на склад.
Как зарегистрировать возврат отдельной строкой 1. В существующей закупке создайте новую строку. Кстати, редактирование закрытой закупки возможно только в том случае, если в параметре Изменение отгруженных заказов (Расчеты с поставщиками/Настройки/Параметры, вкладка Обновления) выбрано значение Не используется или Предупреждение. 2. В поле Количество укажите отрицательное количество товара. Система создаст складскую проводку расхода со статусом В заказе на указанное количество товара. В поле Цена/ед. введите покупную цену товара. 3. Выберите действие по возврату в поле Действие по возврату на вкладке Настройки. Действие по умолчанию определяется параметром Стандартное действие по возврату модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ. 4. Приступите к обработке накладной (или отборочной накладной) по закупке. В поле Количество формы Разноска накладной следует выбрать опцию Все. Введите номер накладной на возврат (отборочной накладной на отпуск материалов). 5. Выберите режим реверсирования/сторнирования бухгалтерских проводок в поле Корректирующая проводка (см. выше) на вкладке Прочее. Запустите обработку накладной (отборочной накладной). 6. Система создаст проводку дебиторской задолженности, спишет товар со склада, сформирует проводки сторно по счетам отпуска со склада и счету поставщика. Обратите внимание: бухгалтерскую проводку расхода товара типа Д60 – К41 система разобьет на две. Сначала проведет чистую сумму по строке, равную произведению количества и цены с учетом скидок и накладных расходов, а затем – разницу между мгновенной себестоимостью расхода и чистой суммой по счету Себестоимость (см. п. 4.1.1.1).
Как зарегистрировать возврат отдельной закупкой В том случае, если исходная закупка удалена, защищена от редактирования или просто неизвестна, для возврата товара придется создать отдельную закупку типа Возврат. 1. Находясь в форме Закупка, создайте новую закупку, указав ее тип (Возврат) и, если номерная серия Возврат предполагает ввод идентификатора вручную, буквенно-цифровой идентификатор возврата в поле Номер возврата. 2. Создайте строку закупки, где в поле Количество со знаком минус указывается количество товара, подлежащего возврату поставщику. Для автоматического формирования строк со списанием товара по учетным ценам удобно воспользоваться функцией Создание кредит-ноты (см. ниже). 3. Укажите действие, выполняемое по возврату, в одноименном поле на вкладке Настройки.
Microsoft Business Solutions
71
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 45. Регистрация возврата отдельным заказом. 4. Проследите за тем, чтобы цена, количество, перечень налогов, скидки и прочие параметры «закупки» отвечали параметрам оригинального контракта на закупку товара. Тем самым гарантируется списание корректной суммы задолженности по поставщику. 5. Проведите отборочную накладную на возврат. В соответствующей форме установите поле Количество в значение Все. Система создаст складскую проводку физического расхода со статусом Отпущено. 6. Составьте накладную на возврат (кредит-ноту) на товар: находясь в форме Закупки, нажмите кнопку Обработка, выберите пункт Накладная. Введите номер кредит-ноты, выберите нужный режим Корректирующая проводка. Проведите кредит-ноту. 7. Система создаст реверсированные или сторнированные бухгалтерские проводки по поставщику (см. выше) и счетам прихода товара, сформирует дебиторскую задолженность по поставщику. Складская проводка по «закупке» возврата обретет статус Продано.
Как создать строку возврата в автоматическом режиме Для быстрого создания строк возврата номенклатуры в обычных закупках или закупках возврата предусмотрена специальная функция создания кредит-нот. Она копирует цены и количество товара из строк проведенных счетов. 1. Находясь в форме Закупки, выберите открытую закупку по поставщику, которому необходимо вернуть товар. Можно создать новую закупку. 2. Нажмите кнопку Функции в нижней части формы, а затем выберите пункт подменю Создание кредит-ноты. Вы окажетесь в форме Создание кредит-ноты, интерфейс которой знаком Вам по операциям копирования закупок, в которой показаны все накладные по выбранному поставщику.
72
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 46. Создание кредит-ноты. 3. Выберите накладную, которую Вы хотите сторнировать. 4. Чтобы сторнировать выбранную накладную полностью, установите пометку в поле Выбрать все в верхней части формы. 5. Для того, чтобы сторнировать определенную строку заказа, установите пометку в поле Маркировать выбранной строки. 6. Для создания строчки возврата с отрицательным количеством (обратите внимание на поле Обратный знак) нажмите кнопку OK. 7. Обработайте строку возврата согласно указаниям, описанным выше: укажите действие по возврату, оформите отборочную накладную на возврат, сформируйте кредит-ноту.
2.9. Обработка закупок специальных типов До сих пор мы имели дело только с закупками типа Закупка и Возврат. Всего в системе предусмотрено шесть типов закупок, отличающихся процедурами обработки: журнал; предложение; подписка; закупка; возврат; контракт. Выбор типа закупки происходит непосредственно в момент создания закупки, но его можно легко сменить прямо в поле Тип закупки, пока по закупке нет проводок.
Microsoft Business Solutions
73
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 47. Выбор типа закупки. Тип Журнал позволяет создать такую закупку, которая не отражается ни на одном бизнес-процессе и не вносит никаких изменений в данные других модулей. Создание строки журнала не сопровождается формированием складских проводок, такие закупки не влияют на расчет кредитного лимита по поставщику, не включаются в расчет прогноза движения, не учитываются в сводном планировании. Обработка (оформление документации) журналов блокировано. Присвойте тип журнал любой закупке, выполнение которой откладывается на неопределенное время. Закупки типа Предложение автоматически создаются при одобрении спланированных закупок. Такой тип закупки условно свидетельствует о том, что поставщик не выразил согласия с условиями поставки, и будущее закупки – «под вопросом». Строкам предложений соответствуют складские проводки специального типа Приходы – предложения, которые можно игнорировать при расчете сводного плана. По закупке такого типа можно выпустить только один документ – заявку. Как только закупка подтверждена, ее статус можно сменить на Закупка, и статус складских проводок автоматически сменится на значение Заказано. Подписка позволяет периодически приходовать номенклатуру по одной и той же закупке. Предположим, что Вы на регулярной основе закупаете партию ежемесячных журналов. Тогда, создав закупку с типом подписка, Вы обрабатываете отборочную накладную, регистрируете накладную, и закупка вновь переходит в состояние со статусом Открыто. Создаются новые складские проводки со статусом Заказано на все количество товара в закупке, и можно оформить новые отборочные накладные и накладные. С закупками типа Закупка Вы уже знакомы, как и с закупками типа Возврат, предназначенными для регистрации возврата товаров поставщику (см. пункт 2.8). Обработка закупок последнего типа требует ввода уникального идентификатора возврата и действий по возврату. Кроме того, в закупке возврата могут фигурировать строки только с отрицательным количеством. Контракт: поставка товара выполняется в соответствии с контрактом на поставку, заключенным с поставщиком на определенный срок.
74
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
2.10. Цикл закупок с регистрацией на складе Если проводки товара характеризуются ячейкой и палетой, и группа складских моделей предписывает обязательную регистрацию номенклатуры на складе, цикл закупок должен включать этап физической приемки товара средствами модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ (см. раздел 6). Это выражается в блокировке проводки по отборочной накладной с возникновением сообщения типа «Недостаточно складских проводок в статусе Зарегистрировано». Зарегистрировать приход по закупке можно двумя путями: в журнале приемки модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ и вручную в модуле РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ.
Как зарегистрировать приход в журнале приемки 1. Пусть создана закупка товара, характеризуемого складом (обязателен для ввода), ячейкой хранения и кодом палеты. Проставим код склада на вкладке Аналитика строки закупки. Ячейка приемки по умолчанию автоматически подбирается согласно настройкам местоположения номенклатуры (см. пункт 6.2.3). 2. Откройте журнал приемки товара (Управление запасами/ Журналы/ Прибытие товара/ Прибытие товара). Создайте новый пакет журнала (подробнее см. пункт 6.3.1). 3. Если Вы хотите обработать отборочную накладную прямо из модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ, введите номер полученной отборочной накладной в поле Отборочная накладная на вкладке Разное. 4. На вкладке Значения по умолчанию в поле Поставщик выберите поставщика закупки. Убедитесь, что в поле Ссылка выбрана опция Закупка. В поле Код из списка открытых закупок в поставщика выберите закупку, по которой необходимо зарегистрировать товар. 5. Убедитесь, что в журнале установлена верная комбинация переключателей Транспортировки палет, Проверять ячейки комплектации и Проверять буферные ячейки, влияющих на порядок приемки товара.
Рис. 48 Регистрация прихода товара 6. Воспользуйтесь функцией Создание строк, позволяющей автоматически сформировать строки журнала приемки на базе строк выбранной закупки. Если заказанное количество не может уместиться на одной палете, система разобьет строки по палетам.
Microsoft Business Solutions
75
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 49. Редактирование строк. 7. Система выведет на экран форму Строки журнала. В строках уже проставлена вся необходимая информация, кроме номеров палет, на которые следует поместить груз. Если в ячейке приемки имеются пустые палеты, выберите их в столбце Код палеты. В противном случае их можно создать вручную или сгенерировать с помощью функции Код палеты. 8. Когда вся складская аналитика задана, можно разнести журнал. Система подыскивает свободные ячейки для поступившего груза и, в зависимости от значения переключателя Транспортировки палет, создает транспортировки приемки груза. Складская проводка строки закупки дробится на ряд проводок с определенной складской аналитикой по числу строк журнала приемки. 9. Обработайте транспортировки приемки в форме Транспортировки палет (Управление запасами/Транспортировки палет). Подробнее см. пункт 6.3.2. 10.Как только все транспортировки приемки завершены, и товар помещен на хранение, соответствующие складские проводки получают статус Зарегистрировано. На этом этапе можно распечатать акт приемки и обработать отборочную накладную. Отборочную накладную можно зарегистрировать как в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ с помощью функции Отборочная накладная журнала приемки, так и в форме Закупки. 11.После проводки отборочной накладной можно, как обычно, обработать накладную.
Как провести регистрацию приема товара вручную Если от системы не требуется автоматически распределять поступающие грузы по ячейкам, разбиение по палетам и регистрацию груза в ячейках хранения можно произвести вручную. 1. Пусть создана строка закупки, в которой указан склад и, возможно, ячейка приемки. В форме Закупка нажмите кнопку Склад и выберите пункт Регистрация в появившемся меню.
76
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 50 Регистрация приема товара. 2. На экране можно видеть окно формы Регистрация. В таблице Проводки фигурирует заказанное по строке количество. Разбейте заказанное количество по палетам с помощью функции Разбиение.
Рис. 51. Форма регистрации товара по закупке.
Microsoft Business Solutions
77
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 3. При установке пометки в поле Автосоздание, строка из верхней половины формы попадает в нижнюю, где ее можно отредактировать и обработать. Выберите строчки прихода для обработки. 4. В зависимости от группы складской аналитики номенклатуры в форме могут быть поля Ячейка, Код палеты, Номер партии и т. д. Если в форме есть поля Ячейка и Код палеты, в поле Ячейка проставьте подходящую ячейку хранения, а в поле Код палеты – код свободной палеты, находящейся в этой ячейке. Если свободных палет в ячейке нет, их можно создать, обратившись из поля Код палеты к базовой таблице Палеты (комбинация клавиш Ctrl-Alt-F4 или команда Перейти к основной таблице системного меню). 5. Проводка будет перенесена в таблицу К регистрации сейчас. Укажите коды складской аналитики регистрируемой проводки, в поле К регистрации сейчас введете требуемое количество товара и нажмите кнопку Обработка. Складская проводка получит статус Зарегистрировано.
Рис. 52 Обработка выбранного количества товара 6. Закройте окно формы Регистрация.
2.11. Учет накладных расходов по закупке Во время оформления закупки и получения товара у Вас могут возникнуть дополнительные расходы по отгрузке товара, его фрахту, страховке, перевозке, переработке, упаковке и т.д. Эти расходы могут быть связаны как с оплатой услуг сторонних организаций, так и самого поставщика. В первом случае расходы приводят к изменению себестоимости товара, во втором – увеличивают вашу задолженность поставщику. В Microsoft Business Solutions–Axapta имеется возможность учета подобных трат. Накладные расходы можно отнести к закупке вручную, выбирая существующие коды расходов из списка, или рассчитать автоматически, различая закупки, характеризуемые определенной группой расходов или поставщиком. Существуют расходы, автоматически применяемые ко всем закупкам.
78
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Накла дные расходы по за купке (заголовку)
Контрагенты: ВС Е Товары: Контрагенты:
ВС Е
ГРУ ППА Накладные расходы по закупке
Контрагенты: ОДИН
Распределение
Накла дные расходы по строке Контрагенты: ВС Е
Товары: ВС Е
Контрагенты:
Товары:
ГРУ ППА
Контрагенты: ОДИН
ГРУ ППА
Накладные расходы по строке
Товары: ОДИН
Рис. 53. Логика автоматического расчета накладных расходов в Microsoft Business Solutions–Axapta. Различным комбинациям контрагентов и товаров в форме Автоматический расчет накладных расходов ставятся в соответствие перечни накладных расходов и их суммы. Эти перечни автоматически выбираются системой при создании новой закупки/строки закупки.
2.11.1. Настройка расчета накладных расходов Процедура учета накладных расходов начинается с настройки кодов расходов. Они идентифицируют расходы, а также определяют методику их кредитования и дебетования. После этого можно задать группы накладных расходов – своего рода свойства, объединяющие закупки по методу учета накладных расходов. Далее в форме Автоматический расчет накладных расходов вводится величина расхода и метод его расчета для комбинаций контрагентов и товаров, относящихся к закупкам.
Как настроить коды накладных расходов 1. Войдите в форму Код расхода, воспользовавшись пунктом главного меню Расчеты с поставщиками/ Настройки/ Накладные расходы/ Коды накладных расходов. 2. Создайте новую строку в таблице расходов. В поле Код расхода укажите идентификатор накладного расхода, а в поле Описание – описание вида расходов. 3. Если данный накладной расход влечет уплату налогов, в поле Налоговая группа номенклатуры следует выбрать соответствующую группу. Налоги рассчитываются по
Microsoft Business Solutions
79
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® пересечению данной налоговой группы номенклатуры и налоговой группы, указанной при настройке автоматического расчета или расчета вручную.
Рис. 54 Настройка накладных расходов 4. Перейдите к вкладке Разноска и задайте метод дебетования расхода в поле Тип дебетования. Если Вы хотите отнести данный расход на бухгалтерский счет, выберите значение Счет. Для того чтобы включить данный расход в себестоимость товара (провести расход по счету прихода на склад), укажите Номенклатура.
Рис. 55. Ввод параметров разноски накладных расходов. 5. Если задан тип счет дебетования расхода, в поле Дебетовые проводки выберите тип проводки (транспорт, пошлины, страховка и т.д. – описательная характеристика разноски), а в поле Счет по дебету – соответствующий счет Главной Книги для отнесения расхода. 6. Аналогично введите параметры кредитования накладного расхода, заполнив следующие поля (возможные комбинации типов дебетования и кредитования приведены в Таблица 1): Поле
Описание
Тип кредитования
Если расходы связаны с оплатой услуг поставщика и должны быть отнесены в счет нашей задолженности, выберите в этом поле значение Клиент/Поставщик. В ситуации, когда расходы связаны с оплатой услуг сторонних организаций и отражаются на общем счете, укажите Бухг. Счет.
Кредитовые проводки
Соответствующий тип проводки, которая будет выполнена по счету Счет по кредиту.
80
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Бухгалтерский счет для типа кредитования Бухг. счет.
Счет по кредиту
Таблица 1. Возможные комбинации типов дебетования и кредитования накладных расходов по закупке. Дебет Кредит
Номенклатура
Бухг. счет
Клиент/поставщик
Номенклатура Бухг. счет
√
√
Клиент/поставщик
√
√
√
Рассмотрим подробнее все варианты распределения накладных расходов по закупке: (Описание полей Номенклатура, Контрагент, Валютная сумма формы Проводки по накладным расходам см. ниже в пункте Как просмотреть и доначислить накладные расходы). 1. Увеличение задолженности перед поставщиком на сумму накладных расходов. Коды накладных расходов необходимо настроить следующим образом: Тип Дебетования: Бухг. счет Тип Кредитования: Клиент/Поставщик. В результате такой настройки: •
Формируется отдельная проводка в Главной Книге на сумму накладных расходов на указанный счет
•
Проводки в ГК по налогам содержат общую сумму налога по оригинальной накладной и накладным расходам
•
Формируется проводка по поставщику на сумму накладных расходов и налогов
•
Формируется отдельная налоговая проводка на сумму налога с накладных расходов
•
Складская проводка не формируется
•
Накладная, счет-фактура и счет на оплату содержат отдельную строку по накладным расходам.
•
Распределение по номенклатуре не производится, поле Номенклатура = 0. Распределение по контрагенту производится, поле Контрагент = Сумме накладных расходов без налогов. Поле Валютная сумма имеет отрицательный знак.
2. Накладные расходы при возврате товара поставщику. Коды накладных расходов необходимо настроить следующим образом: Тип Дебетования: Клиент/Поставщик Тип Кредитования: Счет. Все аналогично предыдущей комбинации, только сумма будет с обратным знаком. 3. Увеличение задолженности перед поставщиком с изменением стоимости приобретения товаров. Увеличение себестоимости происходит в момент оприходования на основании распределения накладных расходов. Коды накладных расходов необходимо настроить следующим образом: Тип Дебетования: Номенклатура Тип Кредитования: Поставщик. В результате такой настройки: Microsoft Business Solutions
81
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® •
Проводка в ГК увеличивается на сумму накладных расходов
•
Проводки в ГК по налогам содержат общую сумму налога по оригинальной накладной и накладным расходам
•
Сумма проводки по поставщику увеличивается на сумму накладных расходов и налогов
•
Формируется отдельная налоговая проводка на сумму налога с накладных расходов
•
Увеличивается сумма складских проводок в соответствии с распределением накладных расходов
•
Накладная, счет-фактура и счет на оплату не содержат отдельную строку по накладным расходам, но в стоимость товаров входят накладные расходы.
•
Производится распределение по номенклатуре. Поле Номенклатура = сумме накладных расходов без налогов. Поле Контрагент = сумме накладных расходов без налогов. Поле Валютная сумма = 0.
4. Увеличение себестоимости приобретенных товаров (услуг, материалов) путем дополнительных внутренних затрат при оформлении закупки. •
Увеличение себестоимости происходит распределением накладных расходов.
в
момент
оприходования
прямым
Коды накладных расходов необходимо настроить следующим образом: Тип Дебетования: Номенклатура Тип Кредитования: Бухг. счет. • В результате такой настройки: • Формируется отдельная проводка в ГК на сумму накладных расходов • Проводка по поставщику не изменяется • Использование налоговых кодов для накладных расходов запрещено • Увеличивается сумма складских проводок в соответствии с распределением накладных расходов • Накладная, счет-фактура и счет на оплату не содержит информацию по накладным расходам.
• Производится распределение по номенклатуре. Поле Номенклатура = сумме накладных расходов без налогов. положительный знак. •
Поле
Контрагент
=
0.
Поле
Валютная
сумма
имеет
Увеличение себестоимости происходит без распределения накладных расходов увеличением отклонения от стоимости приобретения.
Коды накладных расходов необходимо настроить следующим образом: Тип Дебетования: Бухг. счет Тип Кредитования: Бухг. счет. В результате такой настройки: • Формируется отдельная проводка в ГК на сумму накладных расходов • Проводка по поставщику не изменяется • Использование налоговых кодов для накладных расходов запрещено • Складская проводка не формируется • Накладная, счет-фактура и счет на оплату не содержат информацию по накладным расходам.
82
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® • Распределение по номенклатуре не производится. Поле Номенклатура = 0. Поле Контрагент = 0. Поле Валютная сумма имеет положительный знак.
Как настроить группы накладных расходов (по поставщикам/закупкам) Для автоматического расчета накладных расходов удобно ввести группировку поставщиков по перечню начисляемых расходов. 1. Вызовите форму Группа накладных расходов, активизировав пункт главного меню Расчеты с поставщиками/Настройки/Накладные расходы/Группы накладных расходов по поставщикам. 2. Создайте новую строку в списке групп расходов, объединяющих закупки с одинаковым набором накладных расходов. 3. В поле Группа накладных расходов укажите идентификатор группы, а в поле Описание – краткое описание группы расходов. 4. Зайдите в форму Поставщики. Для каждого поставщика, входящего в группу, на вкладке Закупка в поле Группа накладных расходов выберите код группы. Этот код будет подставлен во все новые закупки у данного поставщика.
Как настроить номенклатурные группы накладных расходов Как уже подчеркивалось, для автоматического начисления накладных расходов по строкам закупок (заказов) используются группы накладных расходов, которые ставятся в соответствие номенклатурным единицам. После этого автоматически рассчитываемые расходы можно адресовать не отдельным номенклатурным единицам, а целым группам. 1. Выберите пункт меню Управление запасами/ Настройки/ Накладные расходы/ Номенклатурные группы накладных расходов. 2. Создайте в форме Группы накладных расходов необходимое количество номенклатурных групп расходов. В поле Группа накладных расходов указывается идентификатор группы, а в поле Описание – краткое описание группы. Подход к формированию системы номенклатурных групп накладных расходов может быть различным. Например, товары можно классифицировать по весу (или габаритам), определяющему необходимость транспортировки сторонней компанией. 3. Установите принадлежность товаров той или иной группе накладных расходов. Для этого вызовите форму Номенклатура, выберите интересующий Вас товар и на вкладке Ссылки в полях Группа накладных расходов проставьте нужные группы по закупке и по заказу соответственно.
Как настроить автоматическое начисление расходов по закупке 1. Выберите пункт Расчеты с поставщиками/Настройки/Накладные расходы/Автоматический расчет накладных расходов главного меню. 2. На экране появится окно формы Автоматический расчет накладных расходов. В верхнем поле Уровень укажите способ начисления расходов: Главная – по всей закупке, По строке – по отдельной строке (товарной позиции в закупке).
Microsoft Business Solutions
83
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 56. Ввод типа расчета накладных расходов. 3. Создайте новую строку на вкладке Обзор, воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl-N или кнопкой Создать. Данная строка определяет совокупность накладных расходов. 4. Заполните следующие поля новой строки: Поле
Описание
Связь контрагента
Характеристики закупки, к которой относятся накладные расходы. Возможны следующие варианты: Таблица подразумевает отнесение расходов ко всем закупкам у конкретного поставщика, код Группа отвечает за начисление расходов при закупках, характеризуемых группой накладных расходов (по поставщикам/закупкам), а выбор кода Все приведет к отнесению набора расходов к закупкам независимо от поставщика.
Связи поставщика
Если задан код Таблица (в поле Связь контрагента) , здесь вводится идентификатор поставщика. В случае кода Группа поле идентифицирует группу накладных расходов (по поставщикам). В случае кода Все поле недоступно для редактирования.
Следующие два поля используются, только если Вы задаете накладные расходы для отдельных строк закупки. Поле
Описание
Связь номенклатуры
Характеристики строки закупки, к которой относятся накладные расходы. Возможны следующие варианты: Таблица подразумевает отнесение расходов ко всем строкам с конкретной номенклатурой, код Группа отвечает за начисление расходов при строках закупки, характеризуемых номенклатурной группой накладных расходов, а выбор кода Все приведет к отнесению набора расходов ко всем строкам закупки независимо от номенклатуры.
Код связи номенклатуры
Если задан код Таблица (в поле Связь номенклатуры) , здесь вводится идентификатор номенклатуры. В случае кода Группа поле идентифицирует номенклатурную группу накладных расходов. В случае кода Все поле недоступно для редактирования.
84
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 5. Перейдите на вкладку Строки, чтобы задать величину расходов по выбранной комбинации контрагента и номенклатуры. Создайте новую строку в списке расходов и заполните в ней следующие поля:
Рис. 57. Ввод величины расходов. Поле
Описание
Валюта
Укажите код валюты дополнительных расходов. Этот код и валюта в закупке должны совпадать, иначе накладной расход по данной позиции не будет начислен. Если расходы начисляются в различных валютах, необходимо создать записи для автоматического начисления расходов по каждой валюте.
Код расхода
Выберите код расхода, относимый на товары и закупки, специфицированные на вкладке Обзор. в этом поле следует определить методику расчета расхода; величина расхода, будь то фиксированная сумма или процентная доля, вводится в поле Величина расхода. Возможны следующие варианты:
Категория
Фиксировано: сумма дополнительных расходов фиксирована и не зависит от количества закупленных товаров; Поштучно: расход в размере, указанном в поле Величина расхода, начисляется за каждую единицу товара; Процент: сумма расходов устанавливается, как процентное отношение от чистой суммарной суммы по закупке. Величина расхода
Величина расхода в выбранной валюте. Если в поле Категория значится Процент, здесь следует ввести процентную долю расходов от чистой суммы.
Налоговая группа
Если начисление расхода влечет уплату налогов, выберите здесь соответствующую налоговую группу [контрагента]. Пересечение этой группы и налоговой группы номенклатуры, указанной в коде расхода, определяет перечень удерживаемых с расхода налогов.
Сохранить
Установка данного флажка означает, что проводки по накладным расходам будут сохранены после обработки накладной.
Microsoft Business Solutions
85
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 6. Аналогично вводятся параметры остальных расходов, относящихся к выбранному условию.
2.11.2. Учет накладных расходов Как учесть накладные расходы по закупке Автоматическое начисление накладных расходов производится, только если включены соответствующие опции (Начисление накладных расходов по заказу, Начисление накладных расходов по строке) в форме Расчеты с поставщиками/Настройки /Параметры, на вкладке Цены. 1. При условии, что заданы необходимые коды и группы накладных расходов, установлены взаимосвязи между кодами и контрагентами с номенклатурой, создайте новую закупку. 2. Если Вы собираетесь сменить группу накладных расходов, которая поставлена в соответствие закупке, смените значение поля Группа накладных расходов на вкладке Цена/Скидка в заголовке закупки. 3. Для того чтобы просмотреть список расходов, которые будут начислены по закупке в целом, нажмите кнопку Настройки в верхней части формы и выберите пункт Накладные расходы из появившегося подменю.
Рис. 58. Нераспределенные накладные расходы. 4. На экране появится окно формы Проводки по накладным расходам, в котором приведены все автоматически начисляемые накладные расходы по закупке (обратите внимание, что именно по закупке целиком, а не по строкам). 5. В ряде случаев величина расхода заранее не известна: код существует, но его автоматическое начисление не производится. Тогда в форме Проводки по накладным расходам можно добавить новый расход (удалить ошибочно начисленный). Вкладка Разное содержит сведения по выбранному типу накладного расхода, включая параметры налогообложения и данные о проводке расхода, в Главную Книгу, которые появляются после обработки счета по закупке. 6. Если по заголовку закупки начисляются накладные расходы, их необходимо распределить по строкам, о чем свидетельствует регулярно выдаваемое предупреждение. Накладные расходы на отдельные строки распределению, естественно, не подлежат. Нажмите кнопку Настройки, выберите пункт Распределение, после чего заполните поля появившейся диалоговой панели:
Рис. 59. Параметры распределения расходов на закупку по строкам.
86
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Поле
Описание
Распределение накладных расходов
Данное поле определяет методику пропорционального распределения суммы фиксированных и процентных накладных расходов по строкам закупки (определяемых полем Распределить накладные расходы по строке): Чистая сумма: распределить накладные расходы пропорционально значениям чистой суммы строк; Количество: распределить количеству в строках;
расходы
пропорционально
По каждой строке: распределить расходы по каждой строке поровну. Распределить накладные расходы по строке
Поле позволяет выделить строки, на которые следует начислить расходы, согласно следующим условиям: Все строки: распределить накладные расходы по всем строкам закупки; Положительные строки: начислить расходы только на те строки, в которых указано положительное количество, т.е. по закупаемой, а не возвращаемой номенклатуре; Отрицательные строки: распределить накладные расходы по строкам с отрицательным количеством, т.е. начислить расходы за возврат товара.
Распределить все
Установка флажка в этом поле приведет к распределению по строкам не только фиксированных и процентных расходов, но и расходов типа Поштучно, пропорциональных количеству товара.
Получено
Распределить расходы среди строк с наличием полученных товаров.
7. Нажмите кнопку ОК. Распределенные расходы будут удалены из списка в форме Проводки по накладным расходам. 8. Просмотреть и отредактировать распределенные по строке расходы, а также расходы, которые начисляются непосредственно по строкам, можно, выбрав интересующую строку и нажав кнопку Настройки в нижней части экрана. Из появившегося меню выберите пункт Накладные расходы, при этом на экран будет выведена форма Проводки по накладным расходам, аналогичная описанной выше. 9. Для разнесения расходов оформите стандартным образом накладную.
Как просмотреть и доначислить накладные расходы 1. Просмотреть проведенные накладные расходы можно как из формы Закупки (функция Настройки/Накладные расходы), так из журнала разнесенных накладных. Рассмотрим последний метод, поскольку он позволяет дополнительно распределить и начислить накладные расходы. 2. Вызвав форму Журнал накладных из формы Закупки (кнопка Запросы/Накладная), или с помощью главного меню (Расчеты с поставщиками/Запросы/Журналы/Накладная), выберите накладную и перейдите на вкладку Строки. 3. Здесь по каждой строке с помощью кнопки Накладные расходы можно вывести список разнесенных накладных расходов. Форма просмотра Проводки по накладным расходам нам уже знакома. Заметим, что она дополнилась кнопкой Документ ГК, позволяющей вывести список проводок по накладной, включая проводки накладных расходов. Сам номер документа ГК, а также дату и сумму проводки можно видеть на вкладке Строки формы Журнал накладных. Microsoft Business Solutions
87
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 60 Просмотр распределенных накладных расходов. 4. На вкладке Разное формы Проводки по накладным расходам можно посмотреть некоторые результаты распределения накладных расходов. Обратим внимание на следующие поля:
Рис. 61 Информация о распределении накладных расходов. Поле
Описание
Контрагент
Данное поле определяет увеличение задолженности перед поставщиком (увеличение задолженности клиента). Если при разноске накладных расходов формируется проводка по поставщику/клиенту, то данное поле содержит сумму накладных расходов без налогов. В противном случае его значение рано нулю.
Номенклатура
Данное поле определяет увеличение себестоимости номенклатуры. Если при разноске накладных расходов формируется складская проводка, то данное поле содержит сумму накладных расходов. В противном случае его значение равно нулю.
Валютная сумма
Если при разноске накладных расходов формируется отдельная проводка в ГК на сумму накладных расходов, то поле содержит сумму накладных расходов без налогов. В противном случае его
88
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
значение равно нулю. Знак валютной суммы зависит от настройки разноски кодов накладных расходов. 5. Для того чтобы добавить и разнести новые накладные расходы, вернитесь на вкладку Обзор. Нажмите кнопку Накладные расходы и выберите пункт Коррекция. Перед Вами появится следующее окно:
Рис. 62. Нераспределенные накладные расходы. 6. Введите новый расход на вкладке Обзор, заполнив поля: Поле
Описание
Код расхода
Здесь указывается код расхода, определяющий профиль разноски.
Текст проводки
Текст, который будет подставлен в проводку расхода. По умолчанию – название кода расхода.
Величина расхода
Величина расхода в выбранной валюте.
Валюта
Валюта проводки по расходу.
Категория
Метод расчета суммы расхода: фиксированная величина, произведение величины и количества товара в строке или процент от чистой суммы.
7. На вкладке Разное можно выбрать налоговые группы для расходов, облагаемых налогом. 8. Указав перечень накладных расходов, выберите условия их распределения по строкам накладной. Для этого в поле Распределение накладных расходов выберите один из трех знакомых методов распределения: пропорционально чистой сумме, количеству или распределение между строками в равных долях. В поле Распределить накладные расходы по строке, как обычно, можно ограничить диапазон строк счета, по которым произойдет распределение, только положительными или только отрицательными. 9. Наконец, переключателем Корректирующая проводка установите, какие проводки, обычные или реверсированные, будут выполняться по расходам, и в соответствующем поле выберите дату проводки. 10.Нажмите кнопку ОК. Система распределит и проведет указанные расходы, поставив их в соответствие строкам накладной. Microsoft Business Solutions
89
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
2.12. Ценообразование при проведении закупок Ценообразование при осуществлении закупок производится аналогично настройке цен и скидок по заказам, описанной в пункте 3.11. Более того, идентичны все названия пунктов меню (объединенных в папку Расчеты с поставщиками/ Настройки/ Цена/скидка) и соответствующих полей и кнопок в формах Заказы и Закупки. Обратите внимание на то, что система отдельно ведет группы цен/скидок по продажам и закупкам. Например, в системе могут существовать две одноименные ценовые группы: одна – по закупкам, а другая – по заказам. Кстати, автоматическое ценообразование по закупкам используется гораздо реже, чем по заказам – необходимо наличие четких договоров с поставщиком. Обычно цены и скидки каждый раз определяются вручную.
2.13. Управленческая статистика по закупкам и заказам В системе Microsoft Business Solutions–Axapta существует возможность расчета и просмотра управленческой статистики. Под управленческой статистикой, в данном случае, понимается статистическая информация по закупкам и заказам, сгруппированная по годам, месяцам и т.д. Статистика может быть собрана по: •
Продажам по клиентам
•
Продажам по группам клиентов
•
Продажам по всем клиентам (по всем заказам)
•
Закупкам по поставщикам
•
Закупкам по группам поставщиков
•
Закупкам по всем поставщикам (по всем закупкам)
Статистика по заказам и закупкам товаров собирается с точностью до: •
Наименований отдельных товаров
•
Номенклатурных групп товаров
•
По всем товарам
Работа со статистикой производится в форме Управленческая статистика. 1. Для настройки параметров расчета статистики откройте форму Управленческая статистика из пункта главного меню Расчеты с поставщиками/Запросы/История/Управленческая статистика. 2. На вкладке Обзор создайте новую строку (Ctrl-N или кнопка Создать инструментальной панели) и заполните поля формы: Поле
Описание
Название
Введите название статистического отчета. В общем случае оно должно определять тип и уровень получаемых данных.
Номенклатура
Выберите представление номенклатурных единиц в статистическом отчете: Таблица – статистические данные суммируются по каждой номенклатурной единице; Группа – статистические данные суммируются по номенклатурным группам; Все – приводятся общие данные для всех номенклатур.
90
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Контрагент
Укажите представление данных о контрагентах в статистическом отчете: Доходы – данные суммируются по всем клиентам в таблице клиентов; Клиент – данные предоставляются для каждого клиента; Группа клиентов – данные предоставляются для групп клиентов; Закупка – данные суммируются по всем поставщикам в таблице поставщиков; Поставщик – данные предоставляются для каждого поставщика; Группа поставщиков – данные предоставляются для групп поставщиков;
Автоматически
Укажите, необходимо ли суммировать статистические данные при периодических расчетах.
Рис. 63 Настройка расчета статистических данных. 3. Перейдите на вкладку Настройки и отметьте необходимые поля, определив тем самым, по каким полям проводить суммирование статистических данных и к какому периоду отнести рассчитанные данные. 4. На вкладке Графика после выполнения расчета Вы можете посмотреть статистические данные в графическом представлении.
Microsoft Business Solutions
91
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 64 Графическое представление данных. 5. В правой части формы расположен ряд функциональных кнопок: Кнопка
Описание
Обработка
Запуск функции обработки статистических данных (см. ниже).
Просмотр данных
Вызов формы просмотра статистических данных в виде таблицы (см. ниже).
Просмотр графика
Вызов формы настройки просмотра данных в графическом виде (см. ниже).
6. После настройки параметров статистического отчета его необходимо рассчитать. Для этого воспользуйтесь кнопкой Обработка. На экране появится одноименная форма. 7. Укажите в форме период, за который суммируются статистические данные. В зависимости от параметров, заданных на вкладке Настройки, система может обрабатывать сведения по: итоговой сумме в строке заказа, размеру скидки, себестоимости или количеству товара. После обработки система относит просуммированные данные к тому периоду, который задан в поле Период. 8. Для просмотра статистических данных в виде таблицы нажмите кнопку Просмотр данных. На экране появится форма Данные управленческой статистики, в которой представлены просуммированные по указанным критериям данные за выбранный период.
92
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 65 Просмотр данных. 9. Для настройки параметров графического представления рассчитанных статистических данных нажмите кнопку Просмотр графика и в появившейся форме Настройка графики заполните следующие поля: Поле
Описание
Минимум, Максимум
Укажите минимальное и максимальное значения, отображаемые на графике.
Обратный знак
Отметьте данное поле, чтобы поменять знак данных на графике.
Дата в измерении «Х»
Выберите формат представления даты.
Начальная дата, Конечная дата
Определите период, за который должны быть представлены данные.
Просмотр
Выберите, какая сумма будет показана на графике.
Из кода номенклатуры, До номенклатурного кода
Выберите диапазон номенклатурных единиц, данные по которым должны быть представлены на графике.
Рис. 66 Настройка графического изображения.
Microsoft Business Solutions
93
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
3. Заказы В данном разделе рассказывается о том, как в системе регистрируется цикл заказа от формирования предложения до выписки накладной, и, возможно, учета возврата. Структура раздела выглядит следующим образом: • Список предварительных настроек в системе (см. пункт 3.2). • На базе простейшего примера показана работа системы по созданию заказа, отгрузке и обработке накладной по нему. Приведен обзор способов получения информации о заказе (см. пункт 3.3). • Справочное описание полей заказа (см. пункт 3.4). • Продажа с резервированием на складе (см. пункт 3.5). • Выполнение заказа в общем случае (частичная отгрузка, и частичная обработка накладной) (см. пункт 3.6). • Методика работы с кредитным лимитом, возможности суммарной обработки (см. пункт 3.7). • Оформление возвратов товаров (см. пункт 3.8). • Обработка заказов специальных типов, включая контракты (см. пункт 3.9). • Настройка торговых соглашений, т.е. ведение индивидуальной ценовой политики (см. пункт 3.11). Функциональность модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ позволяет осуществлять следующие процессы, типичные для повседневной деятельности предприятия: • создание и обработку заказов; • резервирование; • учет налогов и пошлин; • проверку на превышение клиентом кредитного лимита; • отгрузку продукции в несколько приемов; • обработку возвратов товаров; • получение информации о заказах в срезе клиентов и номенклатурных единиц. Заказ содержит всю необходимую информацию о поставке: реквизиты клиента, условия оплаты и доставки, данные о ценовой политике. Строки заказа определяют заказанную номенклатуру, стоимость товара и условия налогообложения. Допускается несколько сценариев обработки заказа: • создание заказа – обработка накладной; • создание заказа – обработка отборочной накладной – обработка накладной; • создание заказа – резервирование – обработка отборочной накладной – обработка накладной; • создание заказа – комплектация – обработка отборочной накладной – обработка накладной.
3.1. Потоки данных в модуле РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ Модуль РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ тесно интегрирован с модулем УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ.
94
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® В качестве основных таблиц модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ выступают таблицы заголовков («шапок») и строк заказа, доступные в форме Заказы. Кроме того, модуль широко использует информацию из таблицы клиентов и номенклатурных единиц. При создании заказа и выборе клиента система обращается к таблице клиентов и извлекает необходимую информацию об условиях оплаты и доставки, налогообложении и скидках по оплате. Обработка накладной по заказу приводит к появлению дебиторской задолженности. При вводе строки заказа Вы вводите код товара, после чего система большую часть данных строки извлекает из настроек номенклатуры: название номенклатурной единицы, сведения о ценовых соглашениях на товар, месторасположении номенклатурной единицы, перечень и ставки налогов. Печать накладной на отпуск товаров по заказу приводит к формированию складской проводки расхода и снижению уровня наличных запасов в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Эти и другие взаимосвязи модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ проиллюстрированы следующей схемой:
Расчеты с клиентами: складская и финансовая аналитика,
Расчеты с клиентами: контроль платежей, мониторинг финансовой ситуации
торговые соглашения, условия оплаты и
Расчеты с клиентами: управление заказами, получение статистики
Проводка дебиторс кой задолжен ности
Проводки расхода Управление запасами: контроль уровня запасов, резервирование
Заказ на отгрузку Управление запасами: управление складской инфраструктурой
Рис. 67. Взаимосвязи модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ.
3.2. Настройки модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ Прежде чем начать работу с модулем, требуется произвести его настройку. Поскольку модуль РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ тесно интегрирован с модулями ГЛАВНАЯ КНИГА и УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ системы Microsoft Business Solutions–Axapta, помимо модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ необходимо настроить функциональность этих модулей.
Microsoft Business Solutions
95
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Среди параметров модуля можно выделить обязательные – те, без которых система работать не будет, и дополнительные параметры, ввод которых позволит использовать функциональность системы во всей ее полноте.
3.2.1.
Обязательные настройки
1. Общие настройки: паспорт компании, серии документов. 2. Настройка финансовых модулей: ГЛАВНАЯ КНИГА (план счетов, валюта, налоги), РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ (группы клиентов, клиенты). Для получения подробных сведений рекомендуется изучить Руководство пользователя по финансам. 3. Необходимо создание, по крайней мере, одной номенклатурной единицы (см. пункт 4.1.3). 4. Создание действий по возврату заказов (см. пункт 2.8).
3.2.2.
Дополнительные настройки
Для успешной работы с модулем РАСЧЕТЫ настройки параметров модулей системы:
С КЛИЕНТАМИ
рекомендуется выполнить следующие
1. Настроить дополнительные возможности модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ: условия и способы поставки, условия и способы оплаты, графики оплаты (см. Руководство пользователя по финансам). 2. Создать склады (см. пункт 168). 3. Настроить единицы складского учета и правила их пересчета (см. пункт 170). 4. Создать кластеры заказов (см. стр. 96). 5. Создать источник происхождения для заказа (см. стр. 96) 6. Создать примечания для документов по заказам (см. стр. 97). 7. Настроить общие параметры модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ (см. стр. 97). 8. Создать группы цен и скидок, настроить автоматический расчет скидок (см. пункт 3.11). 9. Настроить группы, товарные скидки, коды и условия автоматического начисления накладных расходов (аналогично начислению расходов по закупкам - см. пункт 2.11).
Как создать кластеры заказов Для группировки заказов и их последующей фильтрации используются т.н. кластеры заказов. Кластеры – всего лишь произвольные свойства заказов, они не влияют на обработку заказов и складской учет отгружаемых товаров. При формировании системы кластеров пользователь может руководствоваться любым принципом. Например, с помощью кластеров он может отделить продажу покупных товаров от продаж изделий заказной сборки и пр. Кластеры сопоставляются заказам в момент их создания. По умолчанию выбирается кластер, указанный в настройках модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ (см. ниже). 1. Вызовите форму Кластеры заказов, воспользовавшись пунктом Расчеты с клиентами/ Настройки/ Заказ/ Кластеры заказов главного меню. 2. Создайте в этой форме строки, соответствующие кластерам, с помощью комбинации клавиш Ctrl-N или кнопки Создать инструментальной панели. В поле Кластер каждой записи занесите идентификатор кластера, а в поле Название – его краткое описание.
Как ввести источники происхождения заказов Для того чтобы отделить, например, заказы, поступившие по Internet, от обычных заказов, используется признак происхождения заказа. Происхождение заказа по умолчанию указывается в настройках модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ (см. ниже). 1. Выберите пункт меню Расчеты с клиентами/ Настройки/ Заказ/ Происхождение заказа главного меню. На экране появится форма Коды происхождения заказов. 96
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 2. Создайте в этой форме строки по числу возможных источников заказа, указав в поле Происхождение заказа код источника, а в поле Описание – его описание. 3. На вкладке Разное, в поле Происхождение заказа формы Параметры модуля Расчеты с клиентами (Расчеты с клиентами/ Настройки/ Параметры) выберите источник заказа по умолчанию.
Как настроить примечания для отчетных форм по заказу Функциональность вывода примечаний в отчетных формах позволяет вывести примечания, например, к предложениям на поставку товара, отправляемым клиентам. 1. Вызовите форму Примечания для формы (Расчеты с клиентами/ Настройки/ Формы/ Примечание для формы).
Рис. 68. Примечания для отчетных форм по заказу. 2. Создайте новую строчку на вкладке Обзор и выберите тип документа в поле Форма: Заказпредложение, Заказ - Подтверждение, Заказ – Отборочная накладная, Заказ – Накладная, Заказ - Кредит-нота или Заказ – Счет на оплату. 3. В поле Язык выберите язык, на котором пишется примечание. Примечания можно ввести для любого языка, и система будет выбирать нужное в соответствии с языком заказа. 4. На вкладке Текст введите текст примечания. (Примечание не печатается в Российских накладных).
Как настроить общие параметры модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ Прежде, чем перейти к работе с модулем РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ, рекомендуется настроить его общие параметры, управляющие работой базовой функциональности и задающие значения по умолчанию различных полей заказа. 1. Выберите пункт главного меню Расчеты с клиентами/Настройки/Параметры.
Microsoft Business Solutions
97
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 69. Общие параметры заказа. 2. На экране появится форма Параметры модуля Расчеты с клиентами, на вкладке Разное которой следует задать следующую информацию: Поле
Описание
Тип заказа
Тип, который по умолчанию используется при создании заказа: Журнал, Контракт, Предложение, Подписка, Заказ, Возврат или Потребность в номенклатуре. Подробнее о различных типах заказов написано в пункте 3.9.
Стандартное действие по возврату
Значение по умолчанию поля Действие по возврату строки заказа, соответствующей возврату товара от клиента (см. п. 3.8).
Период действия
Определяет длительность периода в днях, в течение которого заказ сохраняет свою силу. На основе значения этого поля и даты создания заказа система рассчитывает дату, на момент которой необходимо выполнить заказ. Система Microsoft Business Solutions–Axapta предоставляет удобные средства удаления просроченных заказов.
Кластер заказов
Кластер по умолчанию, которому ставятся в соответствие новые заказы.
Резервирование
Режим резервирования (Вручную, Автоматически или Развертывание), который по умолчанию выбирается в новом заказе (см. пункт 3.5).
Происхождение заказа
Происхождение заказов по умолчанию, принятое для заказов, которые создаются вручную в форме Заказы.
Период между поставкой и выпиской накладной
Условия оплаты, определяющие период между доставкой товара клиенту и обработкой накладной. Используется при расчете прогноза движения по открытым заказам.
Подтверждение переноса данных о клиенте в заказ
Запрашивать подтверждение на перенос информации из таблицы клиентов в заказ при выборе кода клиента или значения поля Счет на.
98
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Аннулирование вместо удаления
Аннулировать заказ вместо автоматического удаления, т.е. перемещать в таблицу удаленных заказов (Расчеты с клиентами /Запросы/ История/ Аннулированные заказы). Функциональность срабатывает, если включить режим Удаление заказа после отгрузки.
Структурное подразделение
Название отдела, который отвечает за обработку заказов (в свободном формате). Подставляется в товарные накладные российского формата (в поле Название).
Подтверждение переноса данных о договоре в заказ
Запрашивать подтверждение на перенос информации из договора в заказ при заполнении полей группы Договор в форме Создание заказа. Подробное описание работы с договорами см. в Руководстве пользователя по финансам.
Рис. 70. Параметры автоматической разноски заказа. 3. На вкладке Обновления задаются опции автоматической разноски документов по заказу: Поле
Описание
Допускается недопоставка, Допускается перепоставка
Эти поля дают возможность завершения недопоставленного заказа или заказа, по которому отгружено избыточное количество товара. Подробнее о закрытии недопоставленных заказов см. пункт 3.6.3. Выбор режима блокировки доступа к заказу со статусом отгружено. Возможны следующие варианты:
Изменение отгруженных заказов
Не используется: разрешена;
модификация
отгруженного
заказа
Предупреждение: выдача предупреждения при попытке изменения такого заказа; Блокировано: допускается.
Microsoft Business Solutions
модификация
отгруженного
заказа
не
99
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Статус складских проводок - в «Скомплектовано»
Присваивать складским проводкам статус Скомплектовано при проводке обычной отборочной накладной. Как правило, статус проводок меняется при оформлении отгрузочной накладной.
Автоматическое сокращение по отборочной накладной,
Сокращать количество товара, указанное в отборочной накладной, если выполнить заказ целиком не представляется возможным. При этом заказ остается открытым, и система ожидает отгрузки всего заказанного количества. Если поле оставить пустым, система будет прерывать процесс проводки отборочной накладной по недопоставленному заказу.
Проводка отборочной накладной в Главную Книгу
Провести стоимость реализованного товара в Главную Книгу при проведении отборочной накладной. В ходе обработки накладной эти проводки будут реверсированы.
Удаление строк заказа после отгрузки, Удаление заказа после отгрузки
При активизации этих параметров система автоматически удаляет соответственно строки заказов или заказы по завершении обработки накладной.
Тип сопоставления для кредитнот
Сопоставлять кредит-ноты: открытым проводкам, помеченным проводкам или вообще не использовать сопоставление (Нет).
Использование курса выбранных строк
Рассчитывать курсовую разницу при автоматическом сопоставлении оплатам накладной по заказу.
Рис. 71. Параметры суммарной обработки документов по заказу. 4. На вкладке Суммарная обработка задаются параметры суммарной обработки (см. пункт 3.7) документации по заказу. Кнопка Параметры суммарной обработки позволяет установить критерии объединения документов каждого типа. Поля на вкладке Суммарная обработка отвечают за следующие функции: Поле
Описание
Суммарная обработка
Значение по умолчанию одноименного поля в форме обработки документации по заказу: Нет: суммарная обработка отключена, документы по всем выбранным заказам обрабатываются и печатаются
100
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® раздельно. Счет на (= Клиент в форме обработки закупки) суммарная обработка заказов, поступивших от одного клиента; документы по заказам у одного и того же клиента разбиваются согласно параметрам суммарной обработки. Заказ: суммарная обработка согласно заданным критериям; заказ, которому будет сопоставлен объединенный документ, выбирается в форме обработки заказа вручную. Автоматически: автоматическое суммирование документов согласно параметрам суммирования и настройкам клиентов. Проверка ошибок
Уровень контроля параметров (критериев) суммарной обработки в режиме Заказ: Принять: игнорировать опциональные критерии (см. чуть ниже). Предупреждение: при нарушении опционального критерия выдавать предупреждение типа «Значения поля Кластер в суммарной обработке не совпадают. Продолжить?» Ошибки: при нарушении условий суммарной обработки выдавать сообщение об ошибках.
Рис. 72. Параметры отгрузки. 5. На вкладке Отгрузки задаются параметры отгрузки: Поле
Описание
Спецификация отгрузки
Это поле указывает момент, когда можно задать некоторые физические параметры отгрузки, как-то: объем груза, вес-нетто, вес-брутто, типоразмер тары и зону доставки товара, а также распечатать этикетки. Допускаются следующие опции:
Microsoft Business Solutions
101
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Нет: ввод характеристик отгрузки не предусмотрен; Проведение отборочной накладной: ввод характеристик при составлении накладной; Разноска накладной: параметры отгрузки определяются в процессе обработки накладной; Оба варианта: указанные характеристики можно ввести как при оформлении отборочной накладной, так и накладной. Транспортная накладная
Выберите момент формирования транспортной накладной: Нет – транспортная накладная не формируется; Проведение отборочной накладной – транспортная накладная формируется при обработке отборочной накладной; Разноска накладной – транспортная накладная формируется при обработке накладной; Оба варианта – транспортная накладная формируется как при обработке отборочной накладной, так и при обработке накладной;
Язык
Задайте язык, на котором будет напечатана транспортная накладная.
Перевозчик
Введите название компании – перевозчика.
Условия транспортировки
Выберите условия оплаты услуг за использование транспортного средства.
Погрузка
Укажите, кто занимается погрузкой.
Укажите сторону, занимающуюся контролем груза. Контроль груза 6. За расчет накладных расходов и скидок отвечают поля, собранные на вкладке Цены: Поле
Описание
Скидка
Это поле позволяет выбрать механизм начисления скидок при одновременном существовании скидок по строке и многострочных скидок: Строка: применить только скидку по строке; Многострочная: выбрать только многострочную скидку; Максимум (По строке, Многострочная): скидку, которая больше; Минимум (По строке, Многострочная): наименьшую скидку из двух возможных;
применить
ту
применить
По строке + Многострочная: результирующая скидка складывается из скидки по строке и многострочной скидки; По строке * Многострочная: последовательное применение двух скидок; например, если скидка по строке составляет 10%, а многострочная – 10%, то итоговая скидка будет равняться 19%. Начисление накладных расходов по заказу
Автоматически начислять накладные расходы, относящиеся ко всему заказу целиком (см. п. 3.10).
Начисление накладных расходов по строке
Автоматически начислять накладные расходы по строке заказа.
102
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 73. Выбор складской аналитики, которая будет отражена в формах и документах. 7. На вкладке Складская аналитика Вы можете выбрать складскую аналитику, отображение которой в строках заказа и строках отгрузочной накладной Вы можете настроить (показывать/ не показывать). 8. Вкладка Номерные серии позволяет выбрать номерные серии различных документов и последовательностей модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ.
Как настроить формы для работы с заказами 1. Чтобы настроить форматы документов по заказам, откройте форму Настройка форм (Расчеты с клиентами/ Формы/ Настройка форм). Вкладка Разное позволяет установить параметры печати документов: Поле
Описание
Номенклатура в формах
Метод идентификации номенклатуры в документах: Собственная: использовать собственные номенклатуры.
коды
Контрагента: использовать коды номенклатуры, принятые в компании поставщика. Эти внешние описания товаров хранятся в системе отдельно от собственных кодов. Оба варианта: выводить на печать, как собственный код, так и код поставщика. Печатать код и описание номенклатуры
Печатать в документах и код и наименование номенклатуры.
Внешнее описание номенклатуры
Выбор режима печати внешних описаний номенклатуры, т.е. описаний в кодировке поставщика: вместе с обычными описаниями (опция Добавить) или поверх них (Переписать).
Печать суммы в валюте
Помимо суммы в валюте по умолчанию печатать сумму,
Microsoft Business Solutions
103
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
триангуляции
выраженную в валюте триангуляции.
Итоги
Выберите, на какой странице выходной формы следует печатать итоги: на первой или на последней.
Налог в валюте
Режим печати налогов в накладной по закупке: Не используется: не выводить список накладной.
налогов
в
Валюта проводки: выводить суммы налога, выраженные в валюте счета. Валюта проводки и базовая валюта: вывод налогов суммой в валюте счета и в базовой валюте компании.
с
Выделять не облагаемую налогом сумму
Установите флажок, чтобы в документах печатались облагаемые и не облагаемые налогом суммы.
Печать номенклатурной аналитики
Выберите место длея печати номенклатурной аналитики: После кода номенклатуры, В коде номенклатуры, Под кодом номенклатуры.
Укажите символ, который будет использован в качестве разделителя между кодом номенклатуры и номенклатурной аналитикой. 2. Настройте параметры для формирования Предложения, Подтверждения, Счета на оплату и т.д. на соответствующих вкладках формы.
Разделитель для номенклатурной аналитики
3.3. Выполнение простого заказа Предположим, что при отгрузке товара не требуется комплектация и транспортировка на складе (см. пункт 6.4). Пусть клиент заказал товар одного наименования. Накладные расходы за доставку не начисляются. Такой заказ можно назвать простым. Покажем, как с использованием Microsoft Business Solutions–Axapta выполнять следующие операции: • создавать заказ и строки заказа; • обрабатывать простой заказ; • просматривать информацию о проводках заказа.
3.3.1.
Создание заказа
Как и закупки, заказы в Microsoft Business Solutions–Axapta создаются в одном из двух режимов: упрощенном и расширенном. В расширенной форме содержится обзорная информация по всем заказам, и выводятся параметры заказа и строк, в упрощенной форме – только информация по конкретному заказу с минимумом параметров. Упрощенная форма используется для быстрой обработки стандартных заказов. Находясь в одном из указанных режимов, Вы можете беспрепятственно перейти в другой. При открытии формы Заказ система активизирует тот режим, который использовался в последний раз. Ниже рассматривается создание заказа в упрощенном режиме:
Как создать простой заказ 1. Откройте форму Заказ. Далее рассматривается создание заказа в упрощенном режиме работы формы. 2. Создайте новый заказ, нажав комбинацию клавиш Ctrl-N или кнопку Создать.
104
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 74. Создание заказа. 3. В появившейся форме достаточно указать код клиента, остальные поля заполняются системой автоматически на основании информации из таблицы клиентов и определенных для отдельных полей значений по умолчанию. Исключение составляет поле Получатель, идентифицирующее сотрудника, принявшего заказ. Тем не менее, опишем основные параметры нового заказа: Поле
Описание
Разовый клиент
Если установить пометку в поле Разовый клиент, не выбирая конкретного клиента, система автоматически создаст запись о новом клиенте, идентифицировав его в соответствии с параметрами номерной серии Разовый клиент.
Код клиента
Идентификатор клиента, для которого выполняется заказ.
Контактное лицо
Ответственное лицо клиента, контролирующее взаимоотношения с нашим предприятием. Можно выбрать другое контактное лицо из списка контактных лиц клиента.
Счет на
Дебитор, на которого будет выставлен счет. По умолчанию – клиент, оформивший заказ.
Группа договоров
Группа договоров, по договору, принадлежащему которой, создается заказ. Подробное описание работы с договорами см. в Руководстве пользователя по финансам.
Рег. номер
Код договора в системе, по которому создается заказ.
Контракт
Номер договора. Поле заполняется системой автоматически при заполнении поля Рег. номер.
Заказ
Идентификатор заказа. Как правило, он генерируется системой на основании параметров соответствующей номерной серии и не подлежит изменению.
Заказ (список)
Здесь можно сменить выбранный по умолчанию тип заказа. Тип заказа по умолчанию определяется общими настройками модуля
Microsoft Business Solutions
105
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ (см. выше). В нашем случае – Заказ. Обработка заказов других типов кратко рассмотрена в пунктах 3.8 и 3.9. Дата поставки
Здесь вводится дата, на которую необходимо отправить заказ. По умолчанию подставляется текущая дата.
Валюта
Валюта, в которой вводятся все суммы и в которой будет выписана накладная по заказу.
Поставка
Название компании-клиента, извлеченное из настроек его адреса доставки.
Улица, Почтовый индекс, Город, Район, Регион, Страна
Адрес, по которому следует отправить товар.
Получатель
Сотрудник, принявший и зарегистрировавший заказ.
Кластер
Кластер, которому поставлен в соответствие данный заказ.
Язык
Язык оформления документов по заказу.
Происхождение заказа
Код происхождения заказа.
4. Закройте форму Создание заказа, нажав кнопку ОК. Введенные параметры нового заказа отразятся в полях на форме Заказ. В заголовке заказа (верхняя часть формы) появились два новых поля: Статус, указывающий на текущий этап обработки документа и Статус документа, т.е. последний документ, выпущенный по заказу. Обратите внимание на то, что новый заказ имеет статус Открыто.
Рис. 75. Форма Заказ.
Как ввести строку заказа в упрощенном режиме 1. Создав «шапку» заказа, содержащую общие параметры заказа, включая реквизиты клиента, в нижней части формы заведите новую строку – товарную позицию заказа.
106
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 2. Выберите в поле Номенклатура идентификатор товара, а в поле Количество укажите заказанное количество товара. Остальные поля должны заполнятся автоматически на основе параметров номенклатурных единиц. Ввести новую строку заказа можно и с помощью кнопки Создание строк. При нажатии этой кнопки на экране появляется окно, в котором выводится часто используемая номенклатура с указанием наличного на складе количества. В поле Количество в заказе введите количество товара, нажмите кнопку Создание или Применить, и новая строка автоматически попадет в заказ. 3. Отредактируйте, при необходимости, параметры строки заказа: Поле
Описание
Номенклатура
Это обязательное для заполнения поле определяет код номенклатуры в данной товарной позиции. Ее описание появляется в поле Название номенклатуры.
Конфигурация
Здесь, при необходимости, задается конфигурация товара (см. пункт 7.4)
Количество
Количество товара, продаваемого по строке.
Единицы
Поле, определяющее единицу измерения количества товара. Обычно заполняется автоматически на основе настроек номенклатуры (см. п. 4.1.3).
Цена/ед.
Цена за единицу товара в валюте заказа, обычно заполняется автоматически. Как только введена цена, произведение цены и количества автоматически отображается в поле Чистая сумма.
Скидка
Скидка в абсолютном выражении, предоставленная клиенту. Может заполняться автоматически на основе существующих коммерческих соглашений. Ввод скидки автоматически уменьшает значение поля Чистая сумма.
Скидка, %
Скидка в процентах от общей стоимости товарной позиции, предоставленная нами клиенту. При изменении величины скидки синхронно пересчитывается Чистая сумма.
4. Сохраните параметры строки заказа, нажав клавиши Ctrl-S или кнопку Сохранить. Помимо всего прочего, система создаст соответствующую строке складскую проводку со статусом В заказе. Аналогично введите остальные строки заказа. 5. Для просмотра итоговой стоимости заказа и планируемых проводок по счетам предназначены запросы Итоги и Прогноз движения средств соответственно (см. ниже), доступные с помощью функциональной клавиши Запросы.
3.3.2.
Обработка заказа
Проведем простейшую обработку заказа, чтобы проиллюстрировать цикл обработки заказа в системе: • Создадим заказ от клиента • Оформим предложение • Зарегистрируем подтверждение • Выпишем счет на оплату • Проведем отгрузку на все заказанное количество • Создадим счет-фактуру по данной накладной • Выставим задолженность и проведем накладную на все поставленное по заказу количество. Мы увидим, что формирование очередного документа приводит к смене статуса заказа:
Microsoft Business Solutions
107
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Документ
Операции по обработке документа
Статус
Предложение
Статус складских проводок В заказе
Открыто
Подтверждение
Статус складских проводок В заказе
Открыто
Счёт на оплату
Статус складских проводок В заказе
Открыто
Отгрузочная накладная
Комплектация заказа. По итогам – транспортировка груза до рампы и смена статуса складских проводок на Скомплектовано.
Открыто
Отборочная накладная
Формирование складских проводок расхода, возможны бухгалтерские проводки на сумму отборочной накладной и предполагаемую сумму реализации. Статус складских проводок меняется на Отпущено.
Отобрано
Накладная
Расчет себестоимости расхода, формирование дебиторской задолженности, создание бухгалтерских проводок товара по заказу (задолженность по дебитору, налоги, формирование валового дохода), реверсирование проводок по отборочной накладной, если такие были.
Отгружено
Счет-фактура
Если состояние заказа Открыто или Отобрано, то в первую очередь производится обработка заказа, соответствующая обработке по кнопке Накладная, после чего формируется счет-фактура, идентичный накладной, который регистрируется в журнале счетов-фактур. Если состояние заказа Отгружено, то формируется счетфактура, идентичный накладной, который регистрируется в журнале счетов-фактур.
Отгружено
Кредит-нота
Создание проводки прихода возвращенного товара на склад, формирование кредиторской задолженности, реверсирование проводок по накладной.
Отменено
Как оформить предложение Microsoft Business Solutions–Axapta позволяет составить предложение клиенту, информирующее его о наличии товара на складе и текущих ценах. Пройдем последовательность действий по печати предложения и изучим функциональность формы обработки документа по заказу. 1. В форме Заказ выберите нужный заказ, нажмите кнопку Обработка и выберите пункт Предложение из появившегося меню.
108
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 76. Печать предложения. 2. Перед Вами – форма Разноска предложения. Диалоговое окно печати подтверждения, отборочной накладной, накладной и счета на оплату выгладит точно так же. Поле Количество установите в значение Все (сформировать предложение по всей номенклатуре в заказе). Опция Немедленная поставка позволяет выбрать количество, указанное в поле Немедленная поставка строки заказа. Если печатаются предварительные варианты предложения, снимите пометку в поле Обработка. 3. Установите флажок в поле Печать предложения, если Вы хотите распечатать и отослать предложение клиенту. В противном случае вывести предложение на печать можно будет только пост-фактум из журнала предложений. Настройте параметры печати с помощью кнопки Настройка принтера. 4. Поле Печать определяет порядок вывода на печать ряда документов при одновременной обработке нескольких заказов. В нашем случае осуществляется обработка и печать одного предложения, поэтому значение поля Печать не влияет на порядок обработки.
*
Режим Обычн. соответствует последовательной обработке и печати документов: обработано первое предложение – напечатано, обработано второе – напечатано второе и т.д. Режим После позволяет сначала обработать весь массив документов и выполнить необходимые проводки, а затем распечатать все документы сразу.
5. Назначение полей на вкладке Прочее, определяющих параметры проверки кредитного лимита и суммарной обработки (см. пункт 3.7), изучим позднее. Обратим внимание на список заказов в нижней части формы. 6. На вкладке Обзор отображаются заказы, по которым будут распечатаны документы. В нашем примере вкладка содержит единственный заказ. Выбрать дополнительные заказы можно с помощью кнопки Выбор, активизирующей запрос по заказам. Перечислим кратко поля на вкладке Обзор: Поле
Microsoft Business Solutions
Описание
109
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
В первом поле отображается значок, позволяющий оценить результаты обработки документа. Если в этом поле выводится пиктограмма , документ не будет обработан. Среди возможных причин – нулевое количество (в поле Количество выбрано неверное значение), нарушение последовательности обработки документов. свидетельствует о том, что по документу будет Значок проведено ненулевое количество товара. Обработка
Тип документа, который будет напечатан: предложение, подтверждение, отборочная накладная, счет на оплату или накладная.
Заказ
Код заказа, по которому печатается документ.
Название
Клиент, оформивший заказ.
Валюта
Валюта заказа.
6. При желании можно вручную создать новую строку на вкладке Обзор, выбрать заказ и обработать его вместе с остальными. Для того чтобы выбрать заказы для обработки с помощью стандартного запроса, воспользуйтесь кнопкой Выбор. 7. Вкладка Настройки позволяет изменить дату предложения (по умолчанию – текущая дата).
Рис. 77. Редактирование строк предложения. 8. На вкладке Строки приводится список строк документа, скопированных из строк заказа. Здесь можно отредактировать количество товара, которое будет проведено по документу. Для этого в поле Обработка против соответствующей номенклатуры достаточно проставить количество, меньшее или большее (хотя обработка избыточного количества в ряде случаев оказывается
110
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® невозможной), чем количество по умолчанию. Автоматически обновляется значение поля Чистая сумма, отражающее стоимость товара по строке. 9. С помощью кнопки Склад на вкладке Строки можно вывести на экран стандартные запросы по складской проводке, лежащей в основе строки: собственно параметры проводки, сведения о наличных запасах, лоте. При желании прямо в форме Разноска предложения можно укомплектовать товар средствами модуля УПРАВЛЕНИЕ СКЛАДОМ. 10.На вкладке Детали строки отражаются детальные сведения по выбранной строке: ожидаемое по отборочной накладной количество поставки, количество товара, которое будет обработано по строке, и объем товара, который останется необработанным (К поставке). 11.По окончании ввода информации нажмите кнопки OK или Пакет (для пакетной обработки предложения). В зависимости от значения поля Печать предложения система выведет документ на печать. Если был активизирован параметр Обработка, система занесет предложение в журнал, причем статус документа по заказу приобретет значение Предложение. 12.Просмотреть информацию об обработанных предложениях можно, нажав кнопку Запрос в форме Заказ и выбрав пункт Предложение.
Как составить подтверждение Если клиент одобрил поступившее предложение, мы высылаем ему подтверждение. Этот документ фиксирует цену реализации и свидетельствует о нашем согласии поставить оговоренное количество товара в заданные сроки. Он оформляется аналогично предложению. Доступ к функции печати подтверждения открывается с помощью пункта Подтверждение функциональной кнопки Обработка.
Как выставить счет на оплату 1. В форме Заказ нажмите кнопку Обработка, из ниспадающего меню выберите пункт Счет на оплату. 2. Заполните поля формы согласно описанию, приведенному выше. На вкладке Должностные лица укажите имена и должности сотрудников, которые должны печататься в счете на оплату в соответствующих графах. 3. Нажмите кнопку OK или Пакет и напечатайте счет. Обратите внимание, что статус заказа не изменился, т.к. никаких физических движений товаров или средств не произошло.
Как обработать отгрузочную накладную Как известно, приход и расход ряда товаров, а именно тех, что характеризуются кодами складской аналитики Склад, Код палеты, Ячейка и пр., отслеживаются системой управления складом. Поставка таких товаров требует создания заказов на отгрузку и перед отборочной накладной следует оформить отгрузочную накладную, а затем зарегистрировать укомплектованные товары. Оформление самой отгрузочной накладной ничем не отличается от составления предложения или подтверждения. Сложность заключается в процедуре комплектации, которая следует за обработкой отгрузочной накладной, поэтому работу с ней мы рассмотрим в соответствующем пункте 3.12.
Как отгрузить товар по отборочной накладной Для физического отпуска товаров следует обработать отборочную накладную. Обработка отборочной накладной приводит: •
к формированию (смене статуса) складских проводок расхода со статусом Отпущено, т.е. проводок физического расхода, и расчету оценочной «физической» себестоимости расхода;
•
в зависимости от параметров номенклатуры и настроек модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ, к формированию бухгалтерских проводок на сумму отборочной накладной и сумму предполагаемой реализации;
•
в случае обработки отборочной накладной на все заказанное количество товара, к смене статуса заказа на Отобрано.
Microsoft Business Solutions
111
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
*
При желании можно миновать фазу регистрации отборочной накладной и сразу обработать накладную по заказу. Складские проводки будут сформированы автоматически.
1. В форме Заказы нажмите кнопку Обработка, и выберите пункт Отборочная накладная в ниспадающем меню. 2. В появившейся форме Разноска отборочной накладной укажите в поле Количество значение Все. 3. Для того чтобы система выполнила проводки по отборочной накладной, установите переключатель Обработка. Установите настройки печати отборочной накладной. 4. При желании на вкладке Настройки можно сменить дату, которой система проведет складские и финансовые движения по отборочной накладной. Скорректировать количество товара можно, как обычно, в поле Обработка на вкладке Строки. 5. Обратите внимание: в строках документа появилось поле Закрытие, позволяющее закрыть недопоставленный заказ (см. п. 3.6.3). На вкладке Детали строки можно просмотреть и отредактировать величину недопоставки по строке отборочной накладной (поле К поставке группы Отборочная накладная). При разноске отборочной накладной система соответствующим образом скорректирует значения поля К поставке строки закупки. 6. Перед тем, как вывести отборочную накладную на печать, на вкладке Должностные лица укажите специфичную для отборочной накладной информацию о должностных лицах грузоотправителя (нашей компании), ответственных за отправку груза, и грузополучателя (клиента), ответственных за приемку товара. 7. На вкладке Дополнительно укажите информацию о доверенности при использовании таковой. 8. Нажмите OK для формирования отборочной накладной и инициации физического движения товара по модулю УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ (расхода товара по заказу). При установленном параметре Печать отборочной накладной система выведет отборочную накладную на принтер или экран. 9. После проводки отборочной накладной заказ получит статус Отобрано, статус документа по заказу – Отборочная накладная, а соответствующие складские проводки будут характеризоваться статусом Отпущено.
Как выписать накладную на отобранное количество товара На последнем этапе обработки заказа мы выписываем клиенту накладную за отпущенный товар. Обработка накладной на весь заказанный товар приводит к закрытию заказа и выполнению следующих операций: •
к расчету «финансовой» себестоимости расхода товара и смене статуса складских проводок на окончательный: Продано;
•
к формированию дебиторской задолженности по клиенту и выполнению бухгалтерских проводок между счетом реализации и счетом клиента;
•
к созданию бухгалтерской проводки расхода товара со склада и реверсированию проводок по отборочной накладной;
•
к смене статуса заказа на Отгружено (в случае обработки накладной на всю закупку).
1. Находясь в форме Заказ, нажмите кнопку Обработка и выберите пункт Накладная из появившегося меню. 2. В поле Количество формы Разноска накладной укажите значение Отборочная накладная, что приведет к выставлению задолженности по отгруженному количеству товара. Если выбрать опцию Все, система попытается обработать накладную на все заказанное количество товара. Товар, частично отпущенный по отборочной накладной, будет целиком списан со склада. Опция Немедленная поставка позволяет обработать накладную на произвольное, указанное в одноименном поле строки заказа, количество. 3. Настройте опции печати накладной. 112
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 4. Отредактируйте, при необходимости, строки накладной на вкладке Строки. 5. На вкладке Должностные лица укажите имена и фамилии руководителя организации и главного бухгалтера. Они будут напечатаны на накладной. 6. Перед печатью накладной можно оценить её сумму с помощью формы Итоги, появляющейся при нажатии кнопки Итоги:
Рис. 78. Предварительный анализ накладной. 7. При этом система сообщит следующие сведения: Поле
Описание
Количество
Суммарное количество товара в накладной.
Вес, Объем
Общий вес и объем всех товаров по накладной. Вычисляется как произведение количества на соответствующие параметры номенклатурных единиц.
Себестоимость
Мгновенная себестоимость товаров.
Маржа
Ожидаемый валовой доход с заказа (сумма счета за вычетом себестоимости товара).
Процентная маржа
Доход по заказу в процентном выражении, т.е. доля дохода в общей сумме счета.
Кредитный лимит
Величина кредитного лимита, установленного для клиента (0 – кредит неограничен).
Доступен кредит
Величина доступного клиенту кредита («остаток» от максимальной суммы кредита).
Валюта
Текущий курс валюты закупки. Выводится сумма в базовой валюте компании за 100 единиц валюты закупки.
Скидка по строке
Сумма многострочных скидок и скидок по строкам.
Сальдо
Чистая сумма накладной, включая скидки.
Общая скидка
Сумма предоставленной в соответствии с ценовыми соглашениями общей скидки
Общая сумма накладных расходов
Сумма начисленных по накладной накладных расходов (см. п. 2.11). Не путать с «обычными» накладными расходами, которые
Microsoft Business Solutions
113
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
включаются в чистую сумму по строке. Налоги
Сумма налогов по накладной.
Округление
Величина, на которую округлена сумма накладной.
Сумма накладной
Сумма накладной с учетом всех скидок, накладных расходов и налогов.
Скидка по оплате
Величина предоставленной клиенту скидки по оплате.
Возможная сумма НсП
Предварительно рассчитанная сумма НсП.
8. Для печати накладной установите флажок в поле Печатать накладную, после чего укажите параметры печати с помощью кнопки Настройка принтера. По окончании ввода информации нажмите OK (или Пакет для пакетной обработки заявки). Система напечатает накладную российского или стандартного формата в зависимости от настроек параметров модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ. 9. После обработки накладной заказ будет закрыт (получит статус Отгружено), отвечающая строке заказа складская проводка приобретет статус Продано. Итак, мы создали заказ и распечатали сопроводительные документы: предложение, подтверждение, счет на оплату, отборочную накладную и накладную. Теперь можно просмотреть проводки по документам.
Как создать счет-фактуру по заказу Если статус заказа Открыто или Отобрано: В форме Заказы нажмите кнопку Обработка, и выберите пункт Счет-фактура в ниспадающем меню. В появившейся форме Обработка счета-фактуры (Рис. 79) укажите в поле Количество значение Все
114
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 79. Одновременная обработка накладной и счета-фактуры Для того чтобы система выполнила проводки по отборочной накладной, установите переключатель Обработка. Установите настройки печати отборочной накладной. При желании на вкладке Настройки можно сменить дату, которой система проведет складские и финансовые движения по отборочной накладной. Скорректировать количество товара можно, как обычно, в поле Обработка на вкладке Строки. Для печати счета-фактуры и/или накладной установите отметку в поле Печатать счет-фактуру и/или Печатать накладную, после чего укажите параметры печати с помощью кнопки Настройка принтера. По окончании ввода информации нажмите OK (или Пакет для пакетной обработки). Система напечатает счет-фактуру и/или накладную российского или стандартного формата в зависимости от настроек параметров модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ. После обработки счета-фактуры и накладной заказ будет закрыт (получит статус Отгружено), отвечающая строке заказа складская проводка приобретет статус Продано. Система сформирует счет-фактуру, идентичный накладной, который будет зарегистрирован в журнале счетов-фактур. Если статус заказа Отгружено: 1. В форме Заказы нажмите кнопку Обработка, и выберите пункт Счет-фактура в ниспадающем меню. 2. В появившейся форме Обработка счета-фактуры (Рис. 80) поставьте √ в поле В фактуру. 3. Из меню, появляющегося по кнопке Обработка, выберите пункт Обработка и печать или Обработка
Microsoft Business Solutions
115
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 80. Обработка счета-фактуры при существующей накладной 4. После обработки счета-фактуры у заказа останется статус Отгружено. Формируется счетфактура, идентичный накладной, который регистрируется в журнале счетов-фактур.
3.3.3.
Просмотр информации о проводках по простейшему заказу
По открытому (неотгруженному) заказу, нажав на кнопку Запросы, можно просмотреть следующую информацию: •
Итоги;
•
Прогноз движения средств;
•
Ценовые соглашения.
Основная информация, которую можно просмотреть по обработанному заказу, это: • сопроводительные документы; • складские проводки; • бухгалтерские проводки; • движение средств по счету клиента. Проводки по заказу просматриваются аналогично проводкам по закупкам (см. пункт 2.3.3). Все проведенные по системе сопроводительные документы (отборочные накладные, накладные и т.д.) можно просмотреть в соответствующих журналах с помощью функциональной кнопки Запросы формы Заказ. Дата проводки и номер последнего предложения, отборочной накладной и пр. приведены на вкладке Проводки формы Заказ в ее расширенном режиме. Проводки по складскому движению, как обычно, выводятся путем нажатия кнопки Склад в нижней части формы Заказы и выбора пункта Проводки. Для того, чтобы определить текущий уровень запасов по данному товару, можно воспользоваться функцией В наличии.
116
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Для вывода бухгалтерских проводок по заказу, в форме Заказы установите курсор на нужный заказ и нажмите кнопку Запросы. Выберите пункт Накладная из ниспадающего меню, и Вы попадаете в журнал накладных. Нажав кнопку Документ ГК, в появившейся форме Вы можете просмотреть все бухгалтерские проводки по данному заказу. Операции по накладной клиента можно вывести с помощью кнопки Проводки.
Рис. 81 Просмотр выполненных проводок по заказу.
3.4. Работа с заказом в расширенном режиме Данный раздел более подробно описывает работу с формой Заказы в расширенном режиме: редактирование полей «шапки» заказа и его строк, копирование строк, работу с адресами доставки.
3.4.1.
Работа с заголовком заказа
Создание нового заказа осуществляется в форме Заказ. Система запрашивает код клиента, который сделал заказ, предоставляя пользователю возможность выбрать его из списка существующих или создать нового одноразового клиента. После этого в заказ автоматически копируются сведения из записи о клиенте: название, адрес и т.д. Форма Заказ состоит из двух частей: в верхней представлена информация о шапке заказа, в нижней – о строках заказа. Вы уже освоили методику создания заказа, поэтому перейдем сразу к редактированию заголовка существующего заказа.
Как просмотреть и отредактировать информацию о заказе 1. Откройте форму Заказ. Если форма находится в упрощенном режиме, переведите ее в расширенный с помощью кнопки Расширенно. Форма примет следующий вид:
Microsoft Business Solutions
117
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 82. Просмотр развернутой информации о заказе. 2. Изучим поля, находящиеся на различных вкладках шапки заказа: Обзор, Разное, Настройки, Адрес, Поставка, Цена/скидка, Проводки, Прочее, Аналитика. Вкладка Обзор содержит знакомую общую информацию о заказе: код клиента, тип заказа, его статус и т.д. Два новые поля – Проект и Контракт – указывают на принадлежность заказа проекту или агрегированному заказу типа Контракт (см. пункт 3.9). 3. Вкладка Разное частично повторяет поля вкладки Обзор, а также содержит некоторую дополнительную информацию, извлекаемую из записи о клиенте (Название, Контактное лицо). Среди новых полей отметим следующие: Поле
Описание
Дата создания
Фиксирует дату создания заказа (точнее, заголовка заказа).
Разовый клиент
Индикатор, свидетельствующий о том, что клиент является одноразовым.
Срок
Последний срок выполнения заказа; рассчитывается путем прибавления количества дней, указанного в параметре Период действия модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ, к дате создания заказа. При необходимости эту дату можно скорректировать. Удалить просроченные заказы можно с помощью периодической операции Удаление заказов.
Группа договоров
Группа договоров, по договору, принадлежащему которой, создается заказ. Подробное описание работы с договорами см. в Руководстве пользователя по финансам.
Рег. номер
Код договора в системе, по которому создается заказ.
№ договора
Номер договора. Поле заполняется системой автоматически при заполнении поля Рег. номер.
118
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 83. Вкладка Настройки заголовка заказа. 4. Вкладка Настройки отвечает за различные параметры разноски, налогообложения, начисления комиссионных и резервирование. Поля Язык, Склад, Группа номерных серий, Налоговая группа, Код нал. освоб., Цена включает налог заполняются на основе информации о клиенте. Опишем эти поля: Поле
Описание
Получатель
Сотрудник, принявший заказ. Это и три последующих поля заполняются при создании заказа.
Кластер
Кластер заказов, которому принадлежит выбранный заказ.
Язык
Язык оформления документов по заказу.
Группа продавцов
Группа продавцов, ответственных за данный заказ (из модуля CRM).
Ответственный продавец
Ответственный за заказ продавец.
Происхождение заказа
Ссылается на источник заказа: операционный отдел нашего предприятия или Internet.
Склад
Код склада, который будет подставляться в новые строки заказа. Код склада в заголовке заказа имеет приоритет перед складом заказа по умолчанию, указанном в настройках номенклатурной единицы (см. п. 4.1.3).
Профиль разноски
Выбор профиля разноски накладной по счетам клиента. Профили разносок вводятся в модуле РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ через пункт меню Расчеты с клиентами/Настройки/Профили выполнения проводок.
Сопоставление
Режим автоматического сопоставления накладной по заказу с платежами. Значение поля по умолчанию (Нет или Открытые проводки) определяется переключателем Автоматическое сопоставление в модуле РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ. Возможны
Microsoft Business Solutions
119
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
следующие значения: Нет: автоматическое сопоставление не осуществляется; Открытые проводки: автоматическое сопоставление с первым (по хронологии) открытым платежом (проводкой задолженности клиента); Помеченные проводки: сопоставление с проводками оплат, выбранными с помощью функции Сопоставление открытых транзакций. Данная опция устанавливается автоматически при пометке открытых проводок путем нажатия кнопки Настройки и выбора пункта меню Сопоставление открытых проводок. Группа номерных серий
Выберите группу совокупности номерных серий по документам для сквозной нумерации документов по клиенту.
Налоговая группа
Налоговая группа контрагента, которая будет автоматически подставлена в новые строки заказа.
Код налогового освобождения
Код налогового освобождения (в России не используется).
Цена включает налог?
Проставьте √, если сумма по строке закупки должна включать налог. Другими словами, в режиме Цена включает налог налог не добавляется к сумме счета, а сокращает чистую сумму с сохранением суммы счета. При этом величина налога рассчитывается по формуле Σ ⋅ x /(100% + x) , где х – ставка налога.
Резервирование
Метод резервирования складских запасов. Зарезервированное количество товара не может использоваться в ходе выполнения других заказов. Допускаются три опции резервирования: Вручную (пользователь может самостоятельно выполнить резервирование запасов – см. п. 3.5), Автоматически (система автоматически осуществляет резервирование) или Развертывание (в случае резервирования запасов для товара типа «Спецификаци» система выполнит резервирование для всех компонент этой спецификации).
Группа комиссий по заказам, Группа клиентов
Выберите группу комиссий по заказам и группу комиссий по клиентам, на основании которых будут начисляться комиссионные по заказу. Группы комиссий настраиваются в модуле ПЕРСОНАЛ.
Накладная
Распечатать жиро-расчет по накладным заказа. В России данная функциональность не применяется.
5. На вкладке Адрес приводятся реквизиты компании-клиента: адрес доставки заказа, включая название компании-получателя, адрес, район и страну. Все эти сведения при создании заказа извлекаются из адреса выбранного клиента. 6. Вкладка Поставка используется для уточнения условий доставки груза, которые будут отражены в отборочной накладной. Значения полей Способ поставки, Условия поставки и UPS зона копируются из настроек клиента: Поле
Описание
Дата поставки
Запланированная дата поставки товара.
Способ поставки
Информационное поле, определяющее способ поставки заказа: по воздуху, по железной дороге, морским транспортом и т.д.
Условия поставки
Информационное поле, указывающее на момент перехода собственности по заказу. Примечания (т.н. тексты) к способу и
120
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
условиям поставки выводятся в отборочной накладной по заказу. Основание для экспорта
Описание причины для экспорта.
Грузополучатель
Клиент-получатель заказа, который будет указан в накладной и счете-фактуре. Если поле не заполнено, считается, что грузополучатель – клиент, оформивший заказ.
Грузоотправитель
Поставщик, фигурирующий в накладной и счете-фактуре в качестве грузоотправителя. Если поле не заполнено, грузоотправитель – наша компания.
UPS зона, Фрахтовщик
Параметры фрахта: зона и тип документа по фрахту. Поля используются для сортировки заказов в контексте издержек по фрахту.
Рис. 84. Условия оплаты счета и активизация торговых соглашений. 7. На вкладке Цена/скидка перечислены условия оплаты счета, соглашения о цене и скидках, а также параметры начисления накладных расходов. Поля Ценовая группа, Скидка по оплате, Условия оплаты, График оплаты, Многострочная скидка, Общая скидка, Скидка по строке, Группа накладных расходов заполняются на основе настроек клиента. Ниже описаны поля этой вкладки: Поле
Описание
Валюта
Код валюты, в которой выражаются все стоимостные характеристики строк заказа. При смене валюты система переводит по текущему курсу все цены в строках заказа.
Фиксированный курс
Здесь можно ввести фиксированный валютный курс по заказу. Если поле пустое, используется текущий курс обмена валют.
Условия оплаты
Код установленных условий оплаты, указывает на срок оплаты счета и определяет порядок начисления штрафов.
Оплатить до
Дата, до которой необходимо провести оплату заказа.
Microsoft Business Solutions
121
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Способ оплаты
Выберите способ оплаты данного заказа.
Вариант оплаты
Спецификация вариантов оплаты.
График оплаты
Выберите график, по которому будет производиться оплата по данному заказу. Подробное описание работы с графиками оплаты см. в Руководстве пользователя по финансам.
Скидка по оплате
В данном поле можно выбрать условия предоставления скидок по оплате (интервал времени, в течение которого действуют скидки), которые фиксируются при регистрации счета. Назначение этого и двух следующих полей раскрывается в Руководстве пользователя по финансам.
Ценовая группа
Здесь можно назначить или сменить ценовую группу по клиенту, активизируя соглашения о специальных ценах (см. пункт 3.11).
Многострочная скидка, Общая скидка
Группы клиентов в разрезе скидок по нескольким товарным позициям и всему заказу целиком. Подробнее см. 3.11.
Общая скидка в %
Здесь можно вручную ввести величину общей скидки в процентах от суммы счета без налогов. Обновляется (но не перезаписывается) автоматически при запуске функции Расчет/Общая скидка.
Скидка по строке
Группа клиентов в разрезе скидок по отдельным товарным позициям (см. пункт 3.11).
Группа накладных расходов
Код группы накладных расходов по заказу (см. пункт 3.10).
8. Номер и дата создания последнего проведенного предложения, подтверждения, накладной и пр. отображаются на вкладке Проводки. 9. Вкладка Прочее содержит следующие поля: Поле
Описание
Закупка клиента
Здесь можно ввести номер заказа, присвоенный ему самим клиентом для внутренних целей. Используется в справочных целях.
Ссылка на клиента
Дополнительная информация о клиенте.
Номер возврата
Уникальный идентификатор возврата, который автоматически (если не указано обратное, в параметрах номерной серии Номер возврата) присваивается системой заказу типа Возврат.
Операции, Транспортировка, Порт, Статистические процедуры и Код
Используются в странах ЕС.
Внутр. расчеты, Компания, Закупка
Поля, который используются в рамках функциональности взаиморасчетов между компаниями.
10. На вкладке Аналитика перечислены аналитические коды, характеризующие клиента: Отдел, Центр затрат, Цель. Эти коды будут проставлены в бухгалтерских проводках по счету клиента, они автоматически копируются в строки заказа. При необходимости их можно модифицировать.
Как скопировать заголовок и строки заказа Копирование заголовка и строк заказа происходит аналогично копированию закупок. Достаточно выбрать заказ, открыть форму копирования, указать режим копирования и отметить нужные строки.
122
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 85. Копирование строк заказа. Пользователь может скопировать заголовок и строки: •
из всех существующих заказов и проведенных по ним документов с помощью функции Копирование из всех, доступной по нажатию кнопки Функции;
•
из строк и документов данного заказа (функция Копирование из журнала);
•
скопировать строки с автоматическим инвертированием количества для регистрации возврата (функция Создание кредит-ноты);
•
скопировать все строки заказов и счетов с той же номенклатурой и заказанные тем же клиентом, что и в текущей строке заказа (функция Копирование из строк).
Как строится работа с адресами клиента Нередко клиент имеет несколько адресов доставки товаров, которые не совпадают с его юридическим адресом, а также специальный адрес для выписки накладных. Информация об адресе поставки по заказу содержится на вкладке Адрес в верхней части формы Заказ. Именно этот адрес переносится в накладную. Рассмотрим, как перенести в заказ альтернативный адрес доставки и, при необходимости, создать новый адрес.
Microsoft Business Solutions
123
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 86. Выбор альтернативных адресов доставки. 1. Находясь в таблице заказов, нажмите кнопку Настройки и выберите из появившегося меню пункт Альтернативный адрес. 2. На экране появится форма Адрес, содержащая адреса клиента. Если нужного адреса там нет, создайте новую запись об адресе. В поле Тип адреса выбирается тип адреса: Счет-фактура для высылки счетов-фактур, Альтернативная доставка для поставки товара и т.д. Адрес накладной может быть только один, а адресов поставки может быть любое число. На вкладке Адрес укажите: индекс, страну, адрес и т.п. 3. На вкладке Контакты укажите контактную информацию по данному адресу. 4. Для переноса выбранного адреса в заказ нажмите кнопку Перенос. Для переноса адреса в справочник клиентов нажмите кнопку Перемещение.
*
В накладной используется адрес клиента с типом Счет-фактура. Если такого адреса не существует, система использует адрес по умолчанию, указанный в таблице клиентов.
3.4.2.
Работа со строками заказа
Строки заказа формируются в нижней части формы Заказ, где представлено большое число вкладок, а именно: Строки, Разное, Настройки, Количество, Цена/скидка, Прочее, Аналитика, на которых вводятся параметры обработки строки.
Просмотр и редактирование параметров строки заказа 1. Ввод базовой информации по строке осуществляется на вкладке Строки: Поле
Описание
Номенклатура
В этом поле следует выбрать код номенклатурной единицы.
Конфигурация
Конфигурация номенклатуры, если таковая предусмотрена (см. пункт 7.4).
Количество
Количество заказанного товара в единицах для заказа. Система автоматически подставляет количество по умолчанию, указанное в настройках номенклатурной единицы.
Единицы
Единицы, в которых указано количество товара. Значение этого, а также большинства других (Цена/ед., Название номенклатуры) полей извлекается из таблицы номенклатурных единиц.
Цена/ед.
Продажная цена за определенное на вкладке Цена/скидка количество товара по данной строке заказа. Обычно – цена одной единицы.
124
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Скидка, Скидка, %
Скидка по строке за единицу товара и процентная скидка по строке. Эти поля заполняются автоматически в соответствии с введенным количеством товара, параметрами, заданными в таблице номенклатуры, а также группами цен и скидок, указанными в «шапке» заказа. При необходимости эти параметры можно изменить вручную.
Чистая сумма
Сюда автоматически подставляется стоимость товара по данной строке без учета налогов, не включенных в цену, накладных расходов и общей скидки. Рассчитывается на основе данных полей Количество, Цена/ед., Скидка и Скидка, %.
Название номенклатуры
Название номенклатурной единицы, соответствующее введенному коду номенклатуры.
2. На вкладке Разное вводится некоторая дополнительная информация о строке заказа: Поле
Описание
Текст
Описание товара, извлеченное из настроек номенклатурной единицы. В зависимости от параметра Внешние описания номенклатуры к нашему описанию могут добавляться (или записываться поверх) описания, принятые у клиента.
Внешний
Принятый клиентом код номенклатуры согласно настройкам групп клиент-номенклатура. Поставляется в отчетность в зависимости от значения параметра Номенклатура в формах модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ.
Дата создания
Дата создания строки.
Дата поставки
Дата, к которой необходимо поставить товар. Изначально копируется из одноименного поля в заголовке заказа.
Группа комиссий по заказам
Группа комиссий по заказам
Статус строки
Статус строки. Его возможные значения аналогичны статусу заказа: Открыто, Отобрано, Отгружено. Если все строки заказа приняли одно и то же значение, этот статус присваивается самому заказу.
Блокировано
Блокировать операции по строке.
Завершено
Установка пометки в этом поле исключает регистрацию недопоставки или перепоставки товара: документы можно будет провести только полностью.
Инв. номер ОС
Если продается номенклатура типа Основное средство, в этом поле задается инвентарный номер соответствующего основного средства.
3. В полях на вкладке Настройки задаются важные количественные параметры строки, условия возврата и налогообложения: Поле
Описание
Номер лота
Уникальный идентификатор группы складских проводок по строке заказа.
Резервирование
Выберите режим резервирования номенклатуры по строке заказа: вручную, автоматически или развертывание.
Количество
Заказанное количество товара в единицах складского учета (именно складского учета, а не в единицах заказа). Вычисляется
Microsoft Business Solutions
125
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® по количеству в строке согласно правилам пересчета единиц. К поставке
Информационное поле, в котором отображается недопоставленный остаток в единицах складского учета.
Немедленная поставка
Если для заказа и склада заданы различные единицы учета, здесь можно задать произвольное количество обработки в единицах учета на складе. Например, если мы продаем нефть баррелями, а на складе ведем учет в литрах, система переводит объем нефти из одних единиц в другие из расчета 200 литров за баррель. Однако может сложиться ситуация, когда необходимо отгрузить меньше одного барреля. Тогда в поле Количество на вкладке Строки проставляем 1, а в поле Немедленная поставка на вкладке Количество указываем, например, 199.
Действие по возврату
Выбор действия по возврату. Поле подлежит обязательному заполнению при создании строк возврата (с отрицательным количеством). Вообще, редактирование этого и других полей в группах Возврат возможно только в строках возврата.
Отходы
Отправить полученный от клиента возврат (брак) не на склад, а прямо в утиль.
Перепоставка, Недопоставка
Максимально допустимая перепоставка (недопоставка) товара в процентах по строке заказа. Данное поле заполняется на основе значений одноименных параметров номенклатурной единицы и вступают в силу при активизации опций Допускается перепоставка (Допускается недопоставка) модуля ЗАКАЗЫ.
Дата поставки
Как на предыдущей вкладке: требуемая дата поставки по данной товарной позиции.
Номер возвращенного лота
Здесь можно выбрать складской лот, который возвращен клиентом. Поле позволяет прямо сопоставить расход с приходом по возврату, и при выборе конкретного лота возврата система автоматически подставляет нужную величину себестоимости.
Себестоимость по возврату
Себестоимость, по которой будет приходоваться возврат. По умолчанию – цена по складу, указанная в настройках номенклатурной единицы.
Бухг. счет
Счет, который будет кредитоваться на себестоимость расхода товара при регистрации накладной. По умолчанию система использует счет, заданный в поле Расход на вкладке Заказ в настройках разноски по складу (см. п. 4.1.1.1).
Налоговая группа номенклатуры
Налоговая группа номенклатуры, подставленная из настроек номенклатурной единицы. Налоговая группа номенклатуры объединяет все налоги, которые могут быть начислены по данной номенклатурной единице. Например, налоговая группа номенклатуры для бытовой техники должна включать код налога НДС20%, но не может одновременно содержать код НДС10%.
Налоговая группа
Налоговая группа клиента. По умолчанию подставляется налоговая группа, указанная в «шапке» заказа. Пересечение налоговой группы номенклатуры и налоговой группы контрагента определяет перечень налогов, взимаемых по строке. Просмотреть налоги, которые будет начислены в момент разноски счета, можно с помощью кнопки Настройки (пункт меню Налоги).
4. На вкладке Количество приведены сведения по всем строкам заказа о количестве скомплектованного товара (Скомплектовано), отобранного (Отобрано), подлежащего отбору (К поставке), о количестве, по которому обработана накладная (Отгружено) и объеме
126
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® отобранного товара, ожидающего оформления накладной (Остаток по накладной). В поле Немедленная поставка можно ввести количество товара в ближайшей планируемой поставке при выполнении заказа в несколько этапов. Все значения выражены в единицах заказа. 5. Обратившись к вкладке Цена/скидка, Вы можете видеть поля, заполняемые на основе действующих соглашений о скидках и ценах. При необходимости эти значения можно скорректировать вручную: Поле
Описание
Скидка, %, Скидка
Здесь можно отредактировать скидку по строке в абсолютном (за единицу) и процентном выражении соответственно. При наличии соглашений о скидках по строке обновляется автоматически (об автоматически рассчитываемых скидках см. пункт 3.11).
Многострочная скидка, Многострочная скидка, %
Дополнительная скидка, рассчитываемая по всем товарным позициям. Обновляется на основе существующих соглашений по многострочным скидкам с помощью кнопки Расчет, пункт меню Многострочная скидка.
Количество (цена)
Количество товара в единицах заказа, за которое взимается указанная в поле Цена/ед. цена.
Накладные расходы
«Простые» накладные расходы, включаемые в сумму по строке.
6. На вкладке Прочее собраны следующие второстепенные параметры строки заказа: Поле
Описание
Тип ссылки
Если по данному заказу создается закупка или производственный заказ, в этом поле будет соответственно указано: Закупка или Производственный заказ.
Номер ссылки
Идентификатор производного заказа или закупки.
Ссылка на лот
Номер складского лота, порожденного строкой производного заказа, соответствующий текущей строке.
Штриховой код, Настройка штрихового кода
В этом поле можно изменить код и тип (стандарт) штрихового кода, определенные для данной номенклатурной единицы.
Операции, Транспортировка, Статистические процедуры, Порт
Опции внешней торговли со странами ЕС и международного статистического учета. В российском бухгалтерском учете не используются.
Версия спецификация, Версия маршрута, Код модели продукции
Для номенклатурных единиц типа Спецификация здесь можно выбрать отличные от активных версии спецификации и производственного маршрута, а также код модели продукции.
Проект, Категория затрат
Если заказ выполняется в рамках проекта, здесь указывается код проекта и категория затрат по проекту.
Единица упаковки, Количество единиц упаковки
Количество единиц упаковки используется для вычисления веса упаковочных материалов и/или сборов за упаковочные материалы. Если для номенклатуры была определена единица упаковки, то ее количество рассчитывается автоматически на основании заказанного количества.
7. Вкладка Аналитика позволяет задать характеризующие строку аналитические коды, как управленческие (финансовые), так и складские. Выбор складской аналитики упрощается тем, что в ниспадающем списке складов, ячеек, партий и серийных номеров приводится информация об уровне наличных запасов. Пользователь выбирает именно ту ячейку, в которой реально находится товар.
Microsoft Business Solutions
127
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
3.5. Продажи с резервированием товара Резервирование позволяет исключить часть запасов из оборота в счет предстоящих заказов. Функция резервирования необходима компаниям, которые осуществляют продажу под заказ или ведут политику разделения клиентов на важных и второстепенных. Таким компаниям необходимо знать, какое количество продукции доступно на складе с учетом заказов важных клиентов. Данный раздел посвящен тому, как осуществить резервирование в системе при продаже товара, и каким образом сделанное резервирование отразится на доступных складских запасах. Система позволяет осуществлять резервирование: • вручную, т.е. явным образом указывая приход, из которого необходимо осуществить резервирование. • автоматически: в этом режиме система сама резервирует все необходимое количество товара и, если выполнение заказа невозможно, предлагает Вам сократить объем заказа. Резервирование ведется по методу ФИФО с учетом складской аналитики (см. пункт 4.1.1.2). • развертывание, если резервирование запасов осуществляется для номенклатурной единицы типа «Спецификация», то при выбранном режиме резервирования Развертывание система автоматически зарезервирует запасы под все компоненты спецификации.
Как вручную зарезервировать товар 1. Вызовите форму Заказ и заведите новую строку заказа, т.е. заполните поля Номенклатура, Количество и т.д. 2. Проверьте, что на вкладке Настройки строки заказа установлено значение Вручную поля Резервирование. 3. Нажмите функциональную кнопку Склад для работы со строками. Из появившегося меню выберите пункт Резервирование. На экране появится форма Резервирование, иллюстрирующая состояние наличных запасов на складе. 4. Количество товара, которое осталось зарезервировать (недопоставленное количество по строке), выводится в поле В заказе в верхней части экрана. Поле Физ. зарезервировано отображает количество, которое зарезервировано из наличного на складе количества, а Зарезервировано в заказанных – зарезервированное из ожидаемого по закупкам прихода.
*
128
Резервирование из открытых закупок возможно при включенном Резервирование заказанной номенклатуры модуля УПРАВЛЕНИЕ (Управление запасами/Настройки/Параметры).
режиме ЗАПАСАМИ
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 87. Резервирование номенклатуры. 5. Система позволяет зарезервировать товар не только со склада (ячейки, палеты), указанного в строке заказа, но и из любой наличной партии на другом складе. Эти партии отображаются на вкладке Обзор. По каждой такой партии приводятся следующие сведения: Поле
Описание
Склад, Ячейка, Код палеты …
Складская аналитика, определяющая точку, в которой находятся запасы. Для того чтобы конкретизировать, в какой ячейке, партии и т.д. находятся запасы, можно добавить соответствующие измерения на вкладке Обзор с помощью функции Склад/Отображение аналитики.
Физ. наличие
Наличное количество, реально оприходованное по накладной.
Физ. зарезервировано
Зарезервированное из наличных запасов количество товара.
Физ. доступно
Наличное количество, доступное для других заказов. Физ. доступно = Физ. наличие - Физ. зарезервировано.
Заказано
Ожидается по открытым закупкам, производственным заказам и складским журналам.
Зарезервировано в заказанных
Зарезервировано из планируемого прихода.
Доступное общее количество
Доступно для резервирования в наличном и заказанном количестве: Доступное общее количество = Физ. доступно + Заказано – Зарезервировано в заказанных.
Резервирование
Здесь можно ввести количество товара, которое будет зарезервировано из партии под текущий заказ.
6. Подробные сведения о наличных запасах по выбранной строке можно получить на вкладках В наличии, Количество, Величина. Информация, которая там приводится, характерна для запросов по наличным запасам (см. п. 5.2.2). 7. Включив опцию Просмотр приходов, Вы можете вывести список всех складских проводок прихода, приведших к формированию наличных запасов. 8. В поле Резервирование проставьте то количество, которое Вы хотите зарезервировать. Значения полей Физ. зарезервировано и Физ. доступно пересчитываются автоматически. Если Вы собираетесь зарезервировать все доступное по выбранной строке количество, нажмите
Microsoft Business Solutions
129
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® кнопку Резервирование строки. Для того чтобы целиком зарезервировать строку заказа, используйте кнопку Резервирование лота. 9. Закройте форму. Чтобы просмотреть, как ваши действия по резервированию отразились в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ, зайдите в форму Номенклатура, установите курсор на нужный товар и вызовите форму В наличии путем нажатия одноименной кнопки.
*
Отменить резервирование можно, заново открыв форму Резервирование и проставив ноль в поле Резервирование.
Как организовать авторезервирование В рамках этой процедуры система сама выбирает, из каких приходов осуществить резервирование всего необходимого количества товара. Принимается во внимание складская аналитика, указанная в строках заказа или в его заголовке. 1. В форме Заказ заведите новую строку заказа, перейдите к вкладке Настройки и в поле Резервирование выберите значение Автоматически. Система автоматически зарезервирует заказанное количество товара на требуемом складе. 2. Чтобы убедиться, что система выполнила резервирование корректно, вызовите форму Резервирование (см. выше) и убедитесь, что система отвела под заказ требуемое количество. 3. Если товара на складе не хватает, система сообщит об этом и предложит следующее:
Рис. 88. Запрос на резервирование сверх доступного количества. Продолжение: изменить количество на Резервирование доступно) и закрыть окно.
предлагаемое
системой
(значение
в
поле
Обновить количество: изменить количество вручную. В наличии: показать информацию о количестве товара на складе. 4. Если Вы хотите, чтобы резервирование по всем новым строкам заказа осуществлялось автоматически, на вкладке Настройка заголовка заказа в поле Резервирование укажите значение Автоматически. В этом случае в строках заказа значение Автоматически будет проставляться по умолчанию.
3.6. Частичное выполнение заказа, отправка избыточного количества В приведенном выше (см. п. 3.3.2) примере простейшей отгрузки была разобрана ситуация, когда было заказано определенное количество товара, все оно было отобрано и это же количество было отгружено (т. е. включено в накладную). Однако в системе предусмотрена возможность и частичного выполнения заказа, а также обработки избыточного количества. Ниже описаны следующие процедуры:
130
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® • Частичная обработка заказа • Получение информации по недопоставленным заказам • Закрытие недопоставленного заказа Как мы убедимся, частичная обработка заказа выполняется аналогично частичной обработке закупки (см. пункт 2.5).
*
Перепоставка, т.е. ситуация, в которой мы отправляем товара больше, чем заказал клиент, обрабатывается аналогично недопоставке.
3.6.1.
Частичная обработка заказа
Если условия поставки прямо оговаривают отправку товара в несколько этапов, обработка заказа начинается с указания объемов первой партии в поле Немедленная поставка строки заказа. При обработке отборочной накладной по такому заказу следует выбрать режим Немедленная поставка. Мы же рассмотрим случай, в котором размер партии заранее не определен и указывается непосредственно в момент печати отборочной накладной и накладной. Рассмотрим следующий пример: заказано некоторое количество товара (20 единиц), зарезервировано чуть меньшее (16), отобрана в два приема часть зарезервированного количества (2+6), а в накладную включена только часть отобранного товара (3). В итоге статус складских проводок (см. п. 5.1.2) будет свидетельствовать о следующем состоянии запасов товара: 4 в статусе В заказе; 8 в статусе Физически зарезервировано; 5 в статусе Отпущено; 3 в статусе Продано. Проиллюстрируем отражение этой задачи в системе. 1. Создайте новый заказ и введите строку на некоторый товар в количестве 20 единиц; укажите цену за единицу. 2. Зарезервируйте вручную 16 единиц так, как это описано в пункте 3.5.
Microsoft Business Solutions
131
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 89 Создание заказа и резервирование товара 3. В форме Заказ нажмите кнопку Обработка и в появившемся окне выберите пункт Отборочная накладная. 4. В форме Разноска отборочной накладной установите следующие параметры: в поле Количество – Все, в полях Обработка и Печать отборочной накладной установите пометки, предписав системе выполнять автоматические проводки и выводить отборочную накладную на печать. В поле Обработка на вкладке Строки укажите значение 2 – объем первой партии товара. Параметры печати задаются с помощью кнопки Настройка принтера. 5. Нажмите ОК. Чтобы понять, в каком состоянии находится строка заказа, в форме Заказ подведите к ней курсор и нажмите кнопку Склад, после чего из ниспадающего меню выберите пункт Проводки. Если Вы правильно выполнили все описанные действия, система выведет на экран складские проводки по заказу.
Рис. 90. Результат отгрузки первой партии товара.
132
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® В поле Расход этой формы можно видеть следующие значения: Отпущено: проведенное по отборочной накладной (отобранное) количество товара. Физически зарезервировано: количество товара, зарезервированное на складе. В заказе: количество, оставшееся не зарезервированным и не принятым к отбору. 10.Выйдите из формы Проводки, и через пункт Отборочная накладная функции Обработка выполните отбор в количестве 6 единиц (см. шаг 3). Вернувшись в форму Проводки, Вы увидите, что теперь зарезервировано и отпущено по 8 единиц товара.
Рис. 91. Результат отгрузки второй партии товара. 11.Проведите по бухгалтерии часть отобранного количества, т.е. выставите на клиента задолженность и отразите эту операцию проводками на счетах ГЛАВНОЙ КНИГИ. Для этого в поле Обработка формы составления накладной укажите 3 и проведите накладную по этому количеству товара. 12.Результат операции можно видеть в списке складских проводок по заказу:
Рис. 92. Результат обработки накладной на 3 единицы товара. Таким образом, мы провели по одной строке два отбора со склада и выписали одну накладную.
*
В случае отбора или проводки накладной система обрабатывает строки данной формы по принципу ФИФО. Это значит, что если Вам нужно провести по накладной дополнительно 6 единиц, то система возьмет сначала 5 единиц в статусе Отпущено и
Microsoft Business Solutions
133
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® после этого начнет проводить количество, находящееся в 1-й строке. Взяв 1 единицу из этой строки, 7 она оставит в статусе Физ. зарезервировано. Это надо иметь в виду при работе с разными складами. Допустим, Вы заказали по строке 10 единиц товара, из них 3 по одному складу и 7 по другому, и провели отбор двух партий товара с разных складов по одной единице. Тогда Вам не удастся провести 1 единицу по бухгалтерии из второго отбора, которая значится последней в списке проводок. Прежде следует целиком провести первый отбор.
3.6.2.
Получение информации по недовыполненным заказам
В процессе работы у Вас может возникнуть потребность в информации о том, какие заказы остались недовыполненными. Для этого в системе предусмотрены специальные запросы и отчеты.
Как составить запрос по недовыполненным заказам Информацию о недовыполненных заказах можно просмотреть: • в срезе конкретного клиента, с тем, чтобы выяснить, какие заказы клиента не до конца выполнены. Для этого войдите в форму Клиенты (Расчеты с клиентами/Клиенты), установите курсор на строку с нужным клиентом и нажмите кнопку Запросы/Строки недопоставленных заказов. Система выведет на экран форму со списком всех незакрытых строк по клиенту. Количество товара, требующее отбора, отображается в поле К поставке.
Рис. 93. Список недопоставленных строк заказа. Работа с аналогичной формой подробно описана в пункте 2.5.2. • в срезе конкретной складской единицы, чтобы выяснить, по каким заказам недопоставлен данный товар. Для этого с помощью пункта главного меню Управление запасами/Номенклатурные единицы войдите в форму Номенклатура, установите курсор на строку с нужным товаром и нажмите кнопку Запросы/Открытые строки заказов.
Как сформировать отчет по недовыполненным заказам •
134
Один из самых удобных отчетов, дающих информацию о состоянии строк по заказам, вызывается следующим образом: Расчеты с клиентами/ Отчеты/ Проводки/ Заказ/ Строки заказа. Система выдает запрос на печать сопутствующей информации, где в поле Количество следует установить флажок. В отчете будет показано, сколько товаров было заказано по данному заказу, какое количество было отобрано, какое отгружено, и какое находится в состоянии недовыполненного заказа.
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® •
3.6.3.
Чтобы просмотреть, по каким строкам товары отобраны, но не отгружены, используйте отчет, который вызывается с помощью пункта главного меню Расчеты с клиентами/ Отчеты/ Проводки/ Заказ/ Неотгруженные строки заказа.
Закрытие недопоставленных заказов
Для того чтобы закрыть недопоставленный заказ, следует установить опцию Допускается недопоставка модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ, ввести максимальный процент недопоставки по каждой строке заказа и последовательно провести отборочную накладную и накладную, установив пометку в поле Закрытие на вкладке Строки. Т.о. процедура завершения недопоставленного заказа аналогична закрытию неполной закупки (см. п. 2.5.3).
3.7. Проверка кредитного лимита и суммарная обработка Разберем дополнительные средства обработки документов по заказу: суммарную обработку, т.е. обработку одного документа по нескольким заказам, и функцию проверки кредитного лимита, предоставленного клиенту.
3.7.1.
Суммарная обработка
Во всех разобранных ситуациях мы работали с одним заказом. Однако система позволяет осуществлять физический расход (оформление отборочной накладной) и бухгалтерскую разноску (обработку накладной) целой партии созданных заказов. При этом нескольким заказам будет соответствовать один документ. Процедура суммарной обработки заказов аналогична суммарной обработке закупок (см. пункт 2.6.1):
3.7.2.
•
В форме Параметры модуля Расчеты с клиентами на вкладке Суммарная обработка выполняется выбор режима суммарной обработки по умолчанию, задаются, при необходимости, критерии объединения документов при автоматическом суммировании.
•
Если выбран режим автоматической суммарной обработки, для каждого клиента следует настроить типы документов, которые будет объединять система (функция Настройки/Суммарная обработка в форме Клиенты).
•
Суммарная обработка как таковая осуществляется в момент обработки документов по нескольким заказам. Открыв форму обработки документа и выбрав, тем или иным образом, несколько заказов, достаточно нажать кнопку ОК. Система объединит документы по сходным в рамках заданных критериев заказам.
Проверка кредитного лимита
Система позволяет установить величину максимально допустимой дебиторской задолженности (максимальный уровень кредита) и автоматически проверять документы и заказы на предмет превышения этого уровня.
Как настроить проверку кредитного лимита 1. Откройте форму Клиенты (Расчеты с клиентами/Клиенты). На вкладке Разное в поле Кредитный лимит укажите величину максимального кредита. Сумма выражается в основной валюте компании, она должна быть больше нуля. Если величина кредита равна нулю, проверка не выполняется. 2. Далее в поле Кредитоспособность в свободном формате кредитоспособности, данную нам клиенту: «Высокая», «Низкая» и т.п.
введите
оценку
3. Установите пометку в поле Обязательный кредитный лимит.
Microsoft Business Solutions
135
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 4. Вызовите форму Параметры модуля Расчеты с клиентами (Расчеты с клиентами/ Настройки/ Параметры). Параметры проверки кредитного лимита устанавливаются на вкладке Кредитоспособность:
Рис. 94. Выбор уровня проверки кредитного лимита. Поле
Описание
Тип кредитного лимита
Уровень проверки кредитного лимита, который используется при проверке заказов и, по умолчанию, при обработке документов по заказам: Нет: проверку кредита не производить; Сальдо: система проверяет, не превосходит ли задолженность по клиенту вместе с суммой по документу (предложению, накладной, отборочной накладной, пр.) максимального уровня кредита; Сальдо + Отборочная накладная: проверять, что сумма по документу, текущая задолженность и сумма по всем проводкам физического движения (проводкам по отборочной накладной) совокупно не превосходят максимального уровня кредита; Сальдо + Все: на этом, самом строгом уровне проверки, система сравнивает с максимальной величиной кредитного лимита сумму текущей задолженности, накладной и стоимости всех открытых (не отгруженных) строк заказа (кроме строк заказов-журналов).
Проверка кредитного лимита по заказам
136
Система позволяет проверять кредитный лимит не только при обработке документов, но и при создании заказов и строк заказов. Способ проверки определяется полем Тип кредитного лимита. Значения поля позволяют выбрать момент контроля кредитного лимита: Нет: не выполнять проверку на уровне заказа;
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Заголовок: выполнять проверку при создании нового заказа (т.е. попытке сохранения «шапки» заказа); Заголовок + Строки: проверять величину кредита при попытке сохранения строки заказа. При этом в расчет принимаются все строки заказа, поэтому даже в методе проверки Сальдо система не позволит создать строки, итоговая сумма которых превосходит уровень кредита за вычетом текущей задолженности. Проверка кредитного лимита по строкам накладной на услуги
Выполнять проверку кредитного лимита при разноске накладных на услуги в модуле РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ.
Сообщение при превышении лимита
Определяет реакцию системы при превышении кредитного лимита по документу или заказу: выдавать сообщение об ошибке, прерывая обработку документа или препятствуя сохранению заказа, или выводить предупреждение, которое пользователь может проигнорировать.
*
При смене значений полей Тип кредитного лимита и Проверка кредитного лимита по заказам система запускает функцию пересчета кредитного лимита по всем заказам.
Итак, проверка кредитного лимита может выполняться при создании заказа или строки заказа. Как и в закупках, система позволяет проверить уровень задолженности при разноске любого документа, причем уровень проверки по умолчанию, который можно сменить в поле Проверка лимита кредитной линии формы обработки заказа, определяется параметром Тип лимита кредитования модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ.
3.8. Регистрация возврата товара Система позволяет проводить обработку возвращенного клиентом товара. Частичный (или полный) возврат может осуществляться как по отобранной поставке, так и по уже отгруженной. В последнем случае система автоматически сделает бухгалтерские проводки по возврату (реверсия или сторнирование в зависимости от установленного параметра). Как и в случае возврата товара по закупкам, существует три метода регистрации возврата: •
Первый – отредактировать строку, указав в поле Немедленная поставка отрицательное количество товара. Этот метод может работать не только на открытых, но и на отгруженных строках заказа.
•
Второй метод – создать новую строку заказа с отрицательным количеством поставки. Соответствие строки возврата строке расхода в части объемов, цены, условий поставки и налогообложения ложится на пользователя. Приходование товара по себестоимости расхода гарантируется привязкой возврата к соответствующему расходу.
•
Третий метод – создание специального заказа со статусом Возврат – применяется в том случае, когда бракованную партию не удается сопоставить определенному заказу, или редактирование отгруженных заказов запрещено.
Прежде, чем описывать процедуры регистрации возврата, остановимся на настройке действий по возврату, ввод которых обязателен для второго и третьего методов.
Как настроить действия по возврату 1. С помощью пункта меню Расчеты с клиентами/ Настройки/ Заказ/ Действие по возврату вызовите следующую форму:
Microsoft Business Solutions
137
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 95. Список недопоставленных строк заказа. 2. Добавьте новую строку к списку действий по возврату. 3. Заполните следующие поля: Поле
Описание
Действие по возврату
Обязательный идентификатор действия.
Описание
Краткое описание действия.
Склад
Склад, на который попадет товар, возвращенный клиентом. Подставляется в строки заказа при выборе действия возврата.
Отходы
Установите этот флажок, если данное действие по возврату предусматривает списание товара в утиль (на счет прибылей/убытков) сразу по приходу от клиента.
Как оформить возврат по отобранной и отгруженной строке Рассмотрим реализацию в системе следующей ситуации: покупателю было отобрано со склада и проведено по накладной 5 единиц продукции. По каким-то причинам 3 единицы товара было возвращено. Исходный заказ остался открытым. 1. В форме Заказ установите курсор на ту строку заказа, по которой была произведена отгрузка, и укажите в поле Немедленная поставка значение –3. 2. Откройте форму Разноска накладной. В поле Количество появившейся формы выберите опцию Немедленная поставка. 3. На вкладке Прочее формы установите значения следующих параметров, непосредственно влияющих на результат регистрации возврата: Поле
Описание
Корректирующая проводка
Если установить флажок в данном поле, бухгалтерские проводки по кредит-ноте будут не реверсировать, как обычно, проводки по накладной, а сторнировать. Значение по умолчанию этого переключателя определяется параметром Корректирующая кредит-нота модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ.
Восстановить остаток
Установите данный флажок, если клиент требует замены товара. Система, помимо списания брака, создаст складскую проводку со статусом В заказе на повторный отпуск бракованного количества, тем самым увеличивая количество К поставке в строке заказа.
138
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 4. На вкладке Строки выберите нужное значение поля Отходы: если переключатель активизирован, система автоматически спишет себестоимость товара со счета прихода в счет убытков (поле Убытки в профиле разноски по складу – см. п. 4.1.1.1). 5. Нажмите кнопку ОК. Система вместо счета создает кредит-ноту, номер которой определяется номерной серией Кредит-нота модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ. Создается проводка кредиторской задолженности клиента. Бухгалтерские проводки по кредит-ноте реверсируют (или сторнируют) проводки по реализации товара в оригинальной накладной (номер документа, которым идут проводки, определяется номерной серией Документ ГК по кредит-ноте модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ). Обратите внимание: система оприходовала товар по той же самой себестоимости, по которой списала. 6. Формируются складские проводки возврата. Чтобы посмотреть складские проводки, нажмите кнопку Склад и выберите пункт меню Проводки. Теперь в статусе Закуплено находится 3 единицы товара, в статусе Продано –3, а в статусе Отпущено –2.
*
Если возвращен весь товар по заказу, заказ получит статус Отменено.
Как зарегистрировать возврат отдельной строкой 1. В существующем заказе создайте новую строку. Редактирование закрытого заказа возможно только в том случае, если в поле Изменение отгруженных заказов (Расчеты с клиентами/ Настройки/ Параметры) выбрано значение Не используется или Предупреждение. 2. В поле Количество укажите отрицательное количество товара. Система создаст складскую проводку прихода со статусом Заказано на указанное количество товара. В поле Цена/ед. введите оригинальную цену продажи товара. Цена определяет сумму кредиторской задолженности, которая будет сформирована по клиенту. Проследите за тем, чтобы остальные параметры строки возврата (налоговые группы, скидки) соответствовали тем, что указаны в поставленном клиенту заказе.
*
Для того, чтобы в строке возврата была проставлена исходная цена, оригинальное количество и т.д., удобно использовать функцию Создание кредит-нот, позволяющую скопировать существующие строки с отрицательным знаком.
3. Выберите действие по возврату в поле Действие по возврату на вкладке Настройки. Система автоматически установит переключатель Отходы в нужное состояние. Согласно параметру Склад действия по возврату автоматически выбирается склад, на который будет оприходован товар. Действие возврата по умолчанию определяется параметром Стандартное действие по возврату модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ. 4. В поле Номер возвращенного лота можно выбрать складской лот, соответствующий строке возвращаемого заказа. В поле Себестоимость по возврату введите себестоимость, по которой будет оприходован товар. По умолчанию система подставляет стандартную себестоимость по складу.
*
По этой себестоимости система выполнит проводку со счета реализации на счет прихода товара. Списание в утиль пройдет по мгновенной себестоимости расхода складских запасов.
5. Приступите к обработке накладной (или сначала отборочной накладной) по заказу. В поле Количество формы Разноска накладной выберите опцию Все. Обратите внимание: переключатель Отходы на вкладке Строки, активизирующий автоматическое списание товара в счет убытков, принял то же значение, что и в строке возврата по заказу. 6. Выберите режим реверсирования/сторнирования бухгалтерских проводок в поле Корректирующая проводка (см. выше), установив нужное значение переключателя на вкладке Прочее. Запустите обработку накладной (отборочной накладной).
Как оформить возврат товара отдельным заказом
Microsoft Business Solutions
139
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 1. Создайте заказ типа Возврат. В поле Код клиента выберите идентификатор клиента, возвращающего полученную продукцию. В поле Номер возврата укажите уникальный код возврата номенклатуры, если соответствующая номерная серия документов предусматривает ввод идентификатора вручную. 2. Создайте строку заказа и в поле Количество введите количество возвращенного товара со знаком минус. Для аккуратного сопоставления проводок возврата и расхода удобно воспользоваться функцией Создание кредит-нот, которая активизируется кнопкой Функции в нижней части формы. 3. Укажите действие, выполняемое по возврату, в поле Действие по возврату на вкладке Настройки строки заказа. Список возможных действий по возврату задается с помощью пункта меню Расчеты с клиентами/ Настройки/ Заказ/ Действия по возврату. Сравните описываемую процедуру с возвратом товаров по строке (см. выше). 4. Выберите необходимые значения Себестоимость по возврату.
полей
Отходы,
Номер
возвращенного
лота
и
5. Проведите отборочную накладную по заказу. В соответствующей форме установите поле Количество в значение Все. Система создаст проводку прихода на складе со статусом Получено. 6. Зарегистрируйте кредит-ноту, нажав в форме Заказы кнопку Обработка и выбрав пункт Накладная.
3.9. Обработка заказов специальных типов Мы познакомились с заказами двух типов: собственно Заказ и Возврат номенклатуры. Всего Microsoft Business Solutions–Axapta поддерживает семь типов заказов, обработка которых имеет ярко выраженные особенности: журнал; предложение; подписка; заказ; возврат; контракт. потребность в номенклатуре; Выбор типа заказа происходит в момент его создания. До тех пор, пока по заказу нет проводок, сохраняется возможность смены типа заказа прямо в поле Тип заказа. Рассмотрим подробнее новые для нас типы заказов. Заказ типа журнал является фантомным, он не отражается на уровне запасов, не учитывается в ходе проверки кредитного лимита, не включаются в расчет прогноза движения средств, не учитываются в сводном планировании. Обработка (оформление документации) журналов блокирована. В общем, если бы хотите отложить заказ на неопределенное время, присвойте ему тип журнал. Предложения – это заказы, требующие подтверждения. По заказам типа предложение формируется предложение и регистрируется подтверждение, после чего предложение можно перевести в статус обычных заказов или удалить. Печать отборочной накладной или накладной по предложению не допускается. Строкам предложений соответствуют складские проводки специального типа Расходы – предложения, которые можно игнорировать при расчете сводного плана. Иногда клиент заключает контракт, по которому он регулярно закупает фиксированное количество товара, и при этом условия по поставке практически неизменны. В этом случае удобно использовать функциональность подписки. Она позволяет Вам открыть заказ один раз и после этого выполнять по нему несколько раз полную отгрузку. Накладные по подписке можно выписать столько раз, сколько необходимо.
140
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Особый тип заказа – это контракт. С его помощью можно зафиксировать соглашение с клиентом, определяющее номенклатуру и сроки поставки товара, а затем отгрузить этот товар по нескольким вложенным заказам. Контракт позволяет распланировать поставки на длительный промежуток времени, выполняя их по мере надобности, контролировать процесс их выполнения на уровне совокупности заказов. Ниже описывается работа с контрактами.
Как создать и обработать контракт 1. Создайте новый заказ с типом Контракт. Обратите внимание: сменить тип заказа в дальнейшем не удастся. 2. Введите товарные позиции по контракту. Укажите номенклатуру, выберите единицы измерения количества, введите общее количество товара по контракту, укажите цену товара. 3. Распечатайте предложение по контракту (обработать отгрузочную накладную, отборочную накладную и накладную по контракту нельзя). 4. Зарегистрируйте подтверждение и приступите к формированию заказов на отпуск товара по контракту: нажмите кнопку Функции и выберите пункт Создание заказа на отпуск. Система выведет на экран одноименную форму:
Рис. 96. Создание заказов в рамке контракта. 5. В поле Номер лота выберите номер складского лота, соответствующего строке контракта. Система автоматически перенесет код номенклатуры в поле Номенклатура. В поле Количество введите долю товара на отпуск – количество, не превосходящее количества по строке контракта. В поле Дата поставки укажите дату поставки, которая попадет в строку заказа на отпуск. 6. При необходимости, смените адрес доставки (кнопка Альтернативный адрес). Введите остальные позиции заказа на отпуск и нажмите кнопку ОК. 7. Система создаст обычный заказ, заголовок которого дублирует заголовок контракта, а параметры строк, за исключением количества и даты поставки, повторяют значения полей строк контракта. В поле Контракт заказа содержится ссылка на «родительский» контракт.
Microsoft Business Solutions
141
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 8. Если требуется, создайте дополнительные заказы на отпуск по контракту. Как только в заказы будет перенесено все количество по контракту, тот получит статус Отгружено и больше меняться не будет. 9. Заказы по контракту попадают в общую форму Заказы. Отфильтровать заказы на отпуск по конкретному контракту можно, выбрав контракт и воспользовавшись функцией Запросы/Прикрепленные заказы. Вывести строки прикрепленных заказов, соответствующих выбранной строке контракта, можно с помощью кнопки Запросы в нижней части формы, пункт Строки прикрепленных заказов. 10.Обработайте прикрепленные заказы обычным образом: распечатайте отборочные накладные и накладные.
*
Разумеется, контракт можно обрабатывать постепенно: создать первый заказ на отпуск и обработать его, затем – создать второй и т.д.
3.10. Учет накладных расходов по заказу Методика учета накладных расходов по заказам ничем не отличается от процедуры, описанной в пункте 2.11. Более того, идентичны все названия пунктов меню (объединенных в папку Расчеты с клиентами/ Настройки/ Накладные расходы) и соответствующих полей и кнопок в формах Заказы и Закупки. Но хотелось бы обратить Ваше внимание, что некоторые комбинации настройки кодов накладных расходов для закупок не имеют смысла для заказов (где значение одного из полей Тип дебетования/Тип кредитования равно Номенклатура). Также существует разделение групп накладных расходов по продажам и закупкам. Например, в системе могут существовать две одноименные группы накладных расходов: одна – по закупкам, а другая – по заказам. Таблица 2. Возможные комбинации типов дебетования и кредитования накладных расходов по заказу. Дебет Кредит
Номенклатура
Бухг. счет
Клиент/поставщик
Номенклатура Бухг. счет
√
Клиент/поставщик
√
√
Рассмотрим подробнее варианты настройки накладных расходов по заказу: (Описание полей Номенклатура, Контрагент, Валютная сумма формы Проводки по накладным расходам см. в пункте Как просмотреть и доначислить накладные расходы). 1. Увеличение задолженности клиента на сумму накладных расходов. Коды накладных расходов необходимо настроить следующим образом: Тип Дебетования: Клиент/Поставщик Тип Кредитования: Бухг. счет. В результате данной настройки:
142
•
Формируется отдельная проводка в Главной Книге на сумму накладных расходов на указанный счет
•
Проводки в ГК по налогам содержат общую сумму налога по оригинальной накладной и накладным расходам
•
Формируется проводка по клиенту на сумму накладных расходов и налогов
•
Складская проводка не формируется Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® •
Накладная, счет-фактура и счет на оплату содержат отдельную строку по накладным расходам.
•
Распределение по номенклатуре не производится, поле Номенклатура = 0. Распределение по контрагенту производится, поле Контрагент = сумме накладных расходов без налогов. Поле Валютная сумма имеет положительный знак.
Возврат товара от клиента. Коды накладных расходов необходимо настроить следующим образом: Тип Дебетования: Бухг. счет Тип Кредитования: Клиент/Поставщик. Все аналогично предыдущей комбинации, только сумма будет с обратным знаком. Увеличение стоимости товаров при продаже на сумму накладных расходов. Увеличение себестоимости происходит без распределения накладных расходов путем увеличения отклонения от стоимости приобретения. Коды накладных расходов необходимо настроить следующим образом: Тип Дебетования: Бухг. счет Тип Кредитования: Бухг. счет. В результате данной настройки: •
Формируется отдельная проводка в ГК на сумму накладных расходов
•
Сумма задолженности клиента не изменяется
•
Использование налоговых кодов для накладных расходов запрещено
•
Складская проводка не формируется
•
Накладная, счет-фактура и счет на оплату не содержат информацию по накладным расходам.
•
Распределение по номенклатуре не производится. Поле Номенклатура = 0. Поле Контрагент = 0. Поле Валютная сумма имеет положительный знак.
3.11. Ценообразование при выполнении заказов Методика индивидуального ценообразования в Microsoft Business Solutions–Axapta основана на установке цен и скидок в абсолютном и процентном выражении для комбинаций контрагентов и товаров, сгруппированных в соответствии с ценовой политикой компании. В Microsoft Business Solutions–Axapta предусмотрены пять видов скидок/цен:
*
•
соглашения по ценам в отношении определенных товаров ставятся в соответствие группам контрагентов или отдельным клиентам/поставщикам;
•
скидки по строке предоставляются отдельным клиентам/группам клиентов в отношении определенных товаров;
•
многострочные скидки рассчитываются по совокупности товарных позиций всего заказа;
•
общие скидки применяются ко всей сумме заказа безотносительно номенклатуры товаров;
•
товарные скидки, позволяющие «подарить» или предложить клиенту приобрести некоторый товар за покупку продукции на определенную сумму.
Здесь рассматривается ввод сценария цен/скидок по заказам (т.е. для клиентов). Следует иметь в виду, что процесс задания скидок по закупкам полностью аналогичен
Microsoft Business Solutions
143
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® вводу скидок по заказам.
3.11.1. Ввод соглашений по ценам и скидкам Процесс формирования системы цен и скидок включает: • создание групп цен и скидок по клиентам; • создание номенклатурных групп цен и скидок; • активизацию цен и скидок; • формирование системы цен и скидок, т.е. проставление конкретных сумм для выбранных комбинаций контрагентов и номенклатурных единиц. Поясним механизм формирования цены товара на следующем примере: допустим, что постоянным клиентам дается скидка на канцелярские товары при покупке более 1000 единиц. Тогда настройка скидки начнется с создания группы скидок по строке для клиентов и сопоставления ее конкретным клиентам. Далее можно ввести группу номенклатуры по однострочным скидкам, объединяющую канцтовары, и поставить ее в соответствие нужным номенклатурным единицам. После этого пользователь системы переходит к созданию соглашения о скидке, в котором будут значиться введенная группа цен/скидок номенклатуры, критерий применимости скидки – наличие 1000 единиц в заказе и величина скидки. После активизации однострочных скидок по заказам скидка будет автоматически предоставлена по всем заказам, поступившим от принадлежащих группе цен/скидок клиентов на указанные товары в количестве более 1000 штук. Перечислим критерии, по которым активизируются скидки и соглашения о специальных ценах: • Клиент принадлежит той категории (группе цен/скидок), для которой в данном сценарии определяются скидки. • Заказанный товар совпадает с номенклатурой, указанной в сценарии цен/скидок (или принадлежит соответствующей группе по ценам/скидкам). • Скидки в данном сценарии указаны в той же валюте, в которой создается заказ. • Дата создания строки заказа попадает в заданный интервал. • Количество товара (сумма) в строке заказа равно или превышает указанное в сценарии.
144
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Соглашения о многострочных скидках Контрагенты:
Соглашения об однострочных скидках Контрагенты:
Товары:
ВСЕ
ВСЕ
ВСЕ
Товары: ВСЕ
Контрагенты:
Контрагенты:
ГРУППА
ГРУППА
Товары: ГРУППА
Товары: Контрагенты:
ГРУППА
Контрагенты:
ОДИН
ОДИН
Скидка строке
Скидки по разным строкам
Товары: ОДИН
по
Соглашения об общих скидках Объединение скидок: одна из двух, min, max, + или *.
Контрагенты: ВСЕ
Контрагенты:
Товары:
ГРУППА
ОДИН (ДА/НЕТ)
Контрагенты:
Итого Общая скидка в %
ОДИН
Рис. 97. Логика автоматического расчета скидок в Microsoft Business Solutions–Axapta. Однострочные и многострочные скидки, рассчитанные по комбинации множеств контрагентов и номенклатурных единиц, объединяются согласно правилам, заданным параметром Скидка модуля ЗАКАЗЫ. На итоговую сумму дается общая скидка.
Настройка групп скидок для номенклатур 1. Выберите пункт меню Управление запасами/Настройки/ Цена / скидка/ Группы скидок по номенклатуре. 2. В верхней части появившейся формы можно видеть список, из которого выбирается необходимый тип ценовой группы или группы скидок: Скидка по строке или Группа многострочных скидок.
Microsoft Business Solutions
145
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 98. Номенклатурные группы однострочных скидок. 3. Создайте группу нужного типа, указав ее идентификатор в поле Группы цен, а описание - в поле Название. 4. Нажав кнопку Коммерческие соглашения, можно задать сценарий расчета скидки по выбранной группе номенклатурных единиц (см. ниже). 5. Если при расчете скидки цена по строке включает налог, установите соответствующий флажок. 6. Для того чтобы отнести товары к той или иной группе, вызовите форму Номенклатура (Управление запасами/Номенклатурные единицы) и на вкладке Цена/Скидка выберите многострочную группу скидок и/или группу скидок по строке для заказов и закупок.
Как создать группы цен и скидок для клиентов 1. Откройте форму Группы цен/скидок (Расчеты с клиентами/Настройки/ Цена / скидка/ Группы цен/скидок клиента). 2. Из выпадающего списка выберите тип группы цен/скидок, которую Вы хотите создать: Ценовая группа, Скидка по строке, Группа многострочных скидок, Группа общей скидки. 3. В поле Группы цен введите буквенно-цифровой код для обозначения типа группы. В поле Название укажите краткое описание группы. 4. Работа с коммерческими соглашениями описана ниже.
Рис. 99. Создание группы скидок для клиентов.
Как сформировать список цен (скидок) для клиента 1. Для создания и редактирования сценария цен и скидок по клиентам активизируйте пункт меню Расчеты с клиентами/Настройки/ Цена / скидка/ Группы цен/скидок клиента и выберите
146
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® группу цен/скидок, для которой необходимо сформировать сценарий цен/скидок. Ниже приводится пример формирования списка цен. 2. Нажмите кнопку Коммерческие соглашения. Появится меню, в котором значится соответствующий типу выбранной группы пункт: для ценовой группы – Цена реализации, для группы скидок по строке – Скидка по строке и т.д. Выберите пункт меню Цена реализации.
Рис. 100. Ввод строк сценария цен. 3. На экране появится форма, имеющая сходный вид для всех типов скидок и предназначенная для ввода прайс-листа для клиентов, входящих в выбранную группу. Создайте новую строку в списке и заполните следующие поля: Поле
Описание
Валюта
Код валюты, относящейся к текущему соглашению. Соглашение о цене вступает в силу при совпадении валюты заказа и значения, указанного в данном поле.
Номенклатура
Номенклатурный код товара. В случае ценовой группы цена задается отдельно по каждой номенклатурной единице. При задании однострочных или многострочных скидок в этом поле можно указать идентификатор группы цен/скидок номенклатуры. Вообще, в случае скидок форма содержит одноименное поле, в котором выбирается тип ссылки на товар: Все (скидка действительна для всех номенклатурных единиц), Таблица (позволяет выбрать конкретный товар) и Группа (строка сопоставляется группе цен/скидок номенклатуры). Однострочная скидка может относиться как к номенклатурной единице (Таблица), так и к группе, а многострочная – только к группе.
Начальная дата, Конечная дата
Определяют период, в течение которого действует торговое соглашение. Соглашение имеет силу, если дата создания строки заказа попадает в указанный интервал. В том случае, если поля не заполнены, срок торгового соглашения не ограничен.
Количество или Сумма
Общее количество товара в строке заказа должно равняться или превышать объем, указанный в данном поле. В случае общей скидки в роли этого критерия выступает Сумма – общая сумма в заказе.
Цена или Скидка
Цена единицы товара или фиксированная скидка по строке.
Microsoft Business Solutions
147
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Найти далее
Установите флажок в этом поле, если при совпадении всех условий соглашения нужно продолжить поиск более выгодной сделки.
4. В нижней части формы находятся поля, уточняющие механизм расчета цены: •
в случае ценовой группы на форме представлены поля Количество (цена) – количество товара в единицах складского учета, для которого указана цена, Накладные расходы – фиксированная сумма накладных расходов, прибавляемая к общей стоимости заказа, и Дни – срок, в течение которого товар должен быть доставлен.
•
в случае общей, однострочной и многострочной скидок можно задать последовательно применяемые процентные скидки. Расчет скидки по созданной строке сценария будет осуществлен следующим образом: вначале цена товара будет уменьшена на сумму, указанную в поле Скидка. После этого она будет уменьшена в соответствии с процентом скидки, указанным в поле Процентная скидка 1, а затем уменьшена в соответствии с полем Процентная скидка 2. Т.е. если введено значение поля Процентная скидка 2, итоговая стоимость вычисляется по следующей формуле: (Сумма – Скидка)*(1-Процентная скидка 1/100)*(1-Процентная скидка 2/100).
Как поставить группы в соответствие клиенту 1. Для отнесения клиентов к группам цен и скидок активизируйте пункт меню Расчеты с клиентами/Клиенты. 2. В форме Клиенты выберите интересующего Вас клиента. 3. Перейдите к вкладке Заказ и выберите коды групп в следующих полях: Многострочная скидка, Общая скидка, Ценовая группа, Скидка по строке.
Рис. 101. Установка соответствия между клиентами и группами цен/скидок. 4. Если клиенту предоставляются специальные скидки, выходящие за рамки указанных для групп соглашений, их можно ввести отдельно, воспользовавшись функциональной кнопкой Цены и скидки. При выборе одного из появившихся пунктов меню (Цена реализации, Скидка по строке и т.д.) на экране появится знакомое окно ввода строк ценового сценария, работа с которым подробно описана в предыдущем пункте. Единственное ее отличие заключается в присутствии поля Связь контрагента, предназначенного для выбора категории клиентов, которым предоставляется скидка: Таблица (текущий клиент), Группа (группа клиентов, которой принадлежит текущий) и Все (скидка дается всем клиентам).
148
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Как активизировать цены и скидки Для активизации цен и скидок пометьте выбранные комбинации цен и скидок в форме Активизация цены/скидки (Расчеты с клиентами/ Настройки/ Цена / Скидка/ Активизация цены/скидки).
Рис. 102. Активизация соглашений о ценах/скидках.
3.11.2. Корректировка соглашений о ценах и скидках Корректировку соглашений можно выполнить прямо из форм Клиенты или Заказы с помощью кнопки Цены и скидки. Для массового редактирования строк сценариев цен и скидок используются т.н. журналы коммерческих соглашений.
Как создать журналы коммерческих соглашений 1. Откройте форму Названия журналов коммерческих соглашений (Расчеты с клиентами/ Настройки/ Цена/Скидка/ Названия журналов коммерческих соглашений). 2. На вкладке Обзор создайте новую запись и введите код журнала в поле Имя журнала, а его краткое описание – в поле Описание. 3. Доступ к пакетам и строкам журнала (см. ниже) можно получить с помощью кнопки Журнал коммерческих соглашений.
Как отредактировать скидки в журнале коммерческих соглашений 1. В форме Журнал коммерческих соглашений создайте новый пакет журнала и перейдите к строкам с помощью кнопки Строки. 2. На экране появится форма Строки журнала коммерческих соглашений. Изначально она пуста. Нажмите кнопку Выбор для выбора строк ценовых сценариев, подлежащих обработке. На экране появится окно запроса, в котором можно указать следующие критерии выборки:
Рис. 103. Запрос на выборку соглашений о ценах и скидках. Поле
Описание
Ссылка (с и по)
Границы диапазона выборки по типам соглашений.
Дата (с и по)
Диапазон выборки по дате создания ценового соглашения.
Microsoft Business Solutions
149
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Критерии выборки
Система позволяет отсеять соглашения по типу агрегации (отдельный объект, группа, все) клиентов, номенклатуры или поставщиков. В данном поле выбирается, какой из элементов соглашения использовать в качестве критерия для фильтровки: ссылку на клиента, номенклатуру (значение Склад) или поставщика.
Связи по счету
Поля Все, Группа, Счет позволяют отфильтровать только те соглашения, которые заключены для группы объектов, указанных в поле Критерии выборки, отдельных контрагентов/номенклатуры, всей номенклатуры/контрагентов.
3. Нажмите кнопку ОК, закрыв окно запроса. В форме Строки журнала торговых соглашений появится список соглашений, соответствующих выбранным критериям. Количество строк иницируется в поле Количество, параметры скидки – в нижней части формы:
Рис. 104. Форма корректировки строк сценария цен/скидок. 4. Для удаления выбранных строк из таблицы коммерческих соглашений следует нажать кнопку Удаление и установить пометку в поле появившегося запроса подтверждения. 5. Пользователь может прямо в форме отредактировать соглашения, поменяв величины скидок, критерии применимости соглашений по сумме и количеству и т.д. Более того: можно создать новую строку журнала и указать все необходимые параметры нового соглашения. 6. Массовая корректировка параметров выбранных строк осуществляется следующим образом: сначала следует нажать кнопку Корректировка, после чего в форме Ценовая коррекция задать значения следующих полей: Поле
Описание
Цена
Опорная цена продажи. Возможны следующие варианты: Текущий (цена согласно выбранной строке), Стандартная себестоимость, Цена продажи по умолчанию (указанная в настройках номенклатурной единицы) и Ноль (сброс цены в 0). Далее в поле Процент вводится поправка к опорной цене в процентах, причем величина поправки может быть как отрицательной, так и положительной. Поле Сумма определяет фиксированную добавку к цене. Т.е. итоговая цена продажи
150
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® будет сформирована по следующей формуле: Цена*(1 + Процент /100) + Сумма. Размер скидки
Опорная величина скидки. В качестве исходного значения можно выбрать скидку по текущей строке (Текущий) или ноль. Дальнейший расчет скидки ведется по сходной формуле: Размер скидки*(1 + Процент /100) + Сумма.
Процент 1, Процент 2
Корректировка процентных скидок по строке производится аналогично модификации размера скидки.
Рис. 105. Коррекция условий коммерческих соглашений. 7. Скопировать строки с одновременным изменением одного или нескольких параметров можно, воспользовавшись кнопкой Копирование. При этом на экране возникнет окно, которое позволяет выбрать подлежащие модификации параметры.
Рис. 106. Коррекция условий коммерческих соглашений. 8. Переключатели активизируют модификацию соответствующих параметров соглашений, а в находящихся рядом полях задаются значения этих параметров, которые будут записаны поверх существующих. Для копирования нажмите кнопку ОК. Обратите внимание на то, что копируются все выбранные строки разом. Т.е. если в списке перечислено 10 строк, после копирования их станет 20. 9. Изменения вступают в силу после разноски журнала с помощью кнопки Разноска.
3.12. Цикл обработки заказов с комплектаций Если группа складских моделей, которой принадлежит товар, требует обязательной комплектации заказа перед отгрузкой, цикл обработки заказов должен включать этап комплектации и отправки груза Microsoft Business Solutions
151
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® на дебаркадер отгрузки средствами модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ (см. п. 6.4). Если комплектация такого товара не завершена, при попытке разнести отборочную накладную система выдает сообщение об ошибке типа «Недостаточно складских проводок в статусе Скомплектовано». Разберем процесс обработки товара с комплектацией. Пусть товар относится к группе аналитики (см. п. 4.1.1.2), предписывающей контроль склада, номера палеты и ячейки хранения в проводках движения по складу. Скомплектовать заказ можно двумя путями: с помощью механизма обработки отгрузок в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ и по сокращенной схеме прямо в модуле РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ.
Как скомплектовать заказ путем обработки отгрузок 1. В строке заказа на товар, требующий комплектации, укажите код склада на вкладке Аналитика. Код палеты и ячейку отгрузки можно не вводить. При сохранении строки система автоматически проставит ячейку приемки по умолчанию, указанную в настройках местоположения номенклатуры. 2. Чтобы получить возможность создания отгрузки заказа, следует предварительно сгенерировать промежуточный документ – заказ на отгрузку. Заказ на отгрузку служит связующим звеном между модулями РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ и УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. 3. Заказ на отгрузку можно сформировать вручную по каждой строке или автоматически с помощью отгрузочной накладной. Рассмотрим сначала первый вариант: выберите строку заказа, нажмите кнопку Склад и выберите пункт Заказы на отгрузку. Система выведет на экран следующее диалоговое окно:
Рис. 107. Запрос на генерацию заказа на отгрузку. 4. В поле Количество можно оставить значение по умолчанию и сформировать заказ на отгрузку всего объема строки. Нажмите ОК, и система выведет на экран форму запроса по заказам на отгрузку, в котором Вы увидите новый заказ на отгрузку. 5. Для того чтобы автоматически создать заказы на отгрузку по всем строкам заказа, обработайте отгрузочную накладную по заказу, нажав кнопку Обработка и выбрав пункт Отгрузочная накладная. 6. Проконтролируйте, чтобы на вкладке Детали строки появившейся формы в поле Заказ на отгрузку стояла пометка √. Этот переключатель отвечает за автоматическую генерацию заказа на отгрузку по строке отгрузочной накладной. Если пометку снять, процесс обработки заказа пойдет по другому руслу – с комплектацией вручную через отгрузочную накладную (см. ниже). Переключатель установлен по умолчанию, если активизирован параметр Заказ на отгрузку соответствующей группы складских моделей (Управление запасами/ Настройки/ Склад/ Группы складских моделей).
152
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 108. Генерация заказов на отгрузку по отгрузочной накладной. 7. Измените, при желании, количество в отгрузочной накладной и обработайте ее. Система выдаст сообщение о том, что данные о заказе перенесены в заказы на отгрузку. Убедитесь, что система создала необходимые заказы на отгрузку с помощью запроса Склад/Заказы на отгрузку. 8. Перейдите в модуль УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Откройте форму Отгрузки, создайте новую отгрузку, укажите нужный склад и ячейку отгрузки. Выберите заказы на отгрузку в качестве базы отгрузки:
Рис. 109. Создание отгрузки. 9. Проверьте возможную нехватку запасов, зарезервируйте и активизируйте работы по отгрузке (см. ниже).
Microsoft Business Solutions
153
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 10.Если отгрузка товара требует комплектации (статус комплектации отгрузки - Активизировано) запустите маршрут комплектации в форме Комплектация. Если уровень запасов в ячейке комплектации недостаточен для формирования отгрузки, выполните транспортировку пополнения ячейки. 11.Завершите маршрут комплектации. Если система запланировала транспортировку отгрузки готовых палет, обработайте ее и зарегистрируйте выполнение в форме Транспортировки. 12.Как только закрыт маршрут комплектации и завершены все транспортировки отгрузки, отгрузка принимает статус Упаковано, а соответствующие складские проводки – Скомплектовано. Отправьте отгрузку клиенту, распечатав необходимую сопроводительную документацию. 13.Теперь в модуле РАСЧЕТЫ накладную по заказу.
С КЛИЕНТАМИ
можно оформить отборочную накладную и обработать
Как выполнить комплектацию вручную Если от системы не требуется автоматически подбирать разрозненные партии для комплектации груза и формировать задания на транспортировку груза до рампы, комплектацию можно провести вручную прямо в модуле РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ. 1. Пусть создана строка заказа, в которой указан склад и, возможно, ячейка отгрузки. Выберите строку, нажмите кнопку Склад и активизируйте пункт Комплектация в появившемся меню. 2. В верхней части появившейся формы Комплектация можно видеть строку заказа. Разбейте общее заказанное количество по палетам с помощью функции Разбиение.
Рис. 110. Форма комплектации заказа. 3. Зарезервируйте, при необходимости, товар, выбрав в каждой строке таблицы Проводки заполненную ячейку хранения и соответствующую палету. Для этого используется кнопка Резервирование. 4. Установите пометку в поле Автосоздание строки. Строчка из верхней половины формы автоматически попадает в нижнюю, где ее можно отредактировать и обработать. 5. В поле Ячейка выберите заполненную ячейку. Проследите, чтобы в ячейке находилось достаточное количество товара. В поле Код палеты проставьте код палеты, которая находится в этой ячейке. 6. Нажмите кнопку Обработка. Система проверит наличие необходимого количества товара в указанной ячейке, и, при удачном завершении, присвоит соответствующей складской проводке статус Скомплектовано. Аналогично обработайте остальные строки.
154
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 7. Закройте окно формы Комплектация. Теперь можно оформить отборочную накладную и обработать накладную.
*
Аналогично выполняется комплектация по строкам складских журналов расхода. Кстати, складские журналы можно укомплектовать и первым способом – с помощью отгрузок и заказов на отгрузку.
Как скомплектовать заказ по отгрузочной накладной В другом, более совершенном способе комплектации отгрузки вручную, используется отгрузочная накладная. 1. Создайте заказ, введите строки, как описано выше. Желательно, чтобы строки заказа были разбиты по палетам, в каждой строке был заранее проставлен код заполненной ячейки хранения и указан код палеты. 2. Приступите к обработке отгрузочной накладной по заказу. Проконтролируйте, чтобы на вкладке Детали строки формы Разноска отгрузочной накладной режим Заказ на отгрузку был отключен. Обработайте отгрузочную накладную. 3. Система перенесла строки отгрузочной накладной в специальный журнал. По отгрузочной накладной работники склада выполняют комплектацию. Нажмите кнопку Обработка и выберите пункт Регистрация отгрузочной накладной, ставший активным.
Рис. 111. Регистрация комплектации по отгрузочной накладной. 4. На экране появится форма, в которой отображается заголовок и строки отгрузочной накладной. В таблице Обзор приводится следующая информация: Поле
Описание
Отгрузочная накладная
Внутренний идентификатор отгрузочной накладной.
Дата отгрузочной накладной
Дата создания накладной.
Администратор заказа
Лицо, ответственное за работу с заказом и комплектацию по отгрузочной накладной. Переносится в заголовок отгрузочной накладной из «шапки» заказа.
Заказ
Код заказа, по которому сформирована отгрузочная накладная.
Microsoft Business Solutions
155
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 5. В нижней части формы перечислены строки отгрузочной накладной. Допустим, что в строки накладной необходимо внести коррективы. Оператор может сменить ячейку, их которой извлекается товар, выбрать другую палету (если эти коды складской аналитики не видны в форме Регистрация по комплектации, воспользуйтесь функцией Склад/Аналитика) или отредактировать количество товара в строке (поле Скомплектовано). 6. Наконец, можно создать новые строки накладной. Для этого нажмите комбинацию клавиш Ctrl-N или кнопку Создать инструментальной панели. В поле Номер лота выберите номер лота, соответствующий оригинальной строке заказа. Система автоматически подставит нужный номенклатурный код и конфигурацию в соответствующие поля. Заполните поля Склад, Ячейка, Код палеты и Скомплектовано. 7. После того, как отгрузочная накладная отредактирована, можно распечатать новое задание комплектовщикам с помощью кнопки Просмотр. Для построчного резервирования товара воспользуйтесь функцией Склад/Резервирование. 8. По окончании комплектации нажмите кнопку Обновление. Система проверит ячейки и палеты на предмет возможной нехватки товара, и если все прошло успешно, присвоит соответствующей складской проводке статус Скомплектовано. В поле Проведено против строки отгрузочной накладной появится пометка. 9. Как только весь товар укомплектован, закройте форму, проведите отборочную накладную и накладную.
156
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
4. Управление складскими запасами 4.1. Настройка склада и номенклатурных единиц Как уже упоминалось, модули логистики Microsoft Business Solutions–Axapta тесно интегрированы между собой (см пункт 1.3). Центральным модулем системы торговли, связывающим воедино модули РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ и РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ, является модуль УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Он отвечает за ведение справочника номенклатурных единиц (товаров), связь с ГЛАВНОЙ КНИГОЙ и расчет себестоимости. Данный модуль отслеживает как физическое движение товарно-материальных потоков, так и соответствующее перемещение финансовых средств. Настройка модуля необходима для успешной работы с модулями логистики Microsoft Business Solutions–Axapta и включает в себя этап настройки обязательных параметров (групп номенклатуры, складских моделей и складской аналитики), а также дополнительную настройку. В итоге пользователь системы получает возможность создания номенклатурных единиц (см. пункт 4.1.3).
4.1.1.
Основные настройки
К основным настройкам модуля причисляются следующие операции: • Создание номенклатурных групп и настройка схемы бухгалтерской разноски (см. пункт 4.1.1.1). • Заведение групп складских моделей. • Настройка складской аналитики (см. пункт 4.1.1.2).
4.1.1.1.
Настройка номенклатурных групп и бухгалтерской разноски
В системе Microsoft Business Solutions–Axapta принят следующий принцип взаимосвязи модулей: Вы работаете с номенклатурными единицами, то есть ставите их на учет, продаете, списываете, делаете инвентаризацию, а система при этом автоматически генерирует бухгалтерские проводки в соответствии с теми схемами, которые заложены в ней разработчиками. Взаимосвязь модуля ГЛАВНАЯ КНИГА с модулем УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ осуществляется через настройку номенклатурных групп, определяющих конкретные счета разноски по различным схемам.
Как создать номенклатурную группу Настройка номенклатурных групп является необходимым условием создания номенклатурных единиц. Они используются для указания счетов разноски прихода и расхода, прибылей и убытков по закупкам, заказам, производству и складским операциям. Форма Ном. Группа состоит из нескольких вкладок, каждая из которых отвечает за ввод счетов разноски документов одного из модулей: ЗАКУПКИ, ЗАКАЗЫ, СКЛАД и ПРОИЗВОДСТВО. При настройке бухгалтерской разноски можно задать счета только по тем операциям, что реально выполняются компанией. Рекомендуется создать отдельные номенклатурные группы для товаров на перепродажу, материалов для производства и услуг (номенклатурных единиц типа сервис). 1. Вызовите форму Ном. Группа, выбрав пункт меню Управление запасами/Настройки/ Номенклатурные группы. 2. Создайте новую номенклатурную группу, воспользовавшись комбинаций клавиш Ctrl-N или кнопкой Создать. В поле Ном. Группа введите идентификатор новой группы, а поле Название – ее краткое описание. 3. Перейдите к вкладке Заказ. Здесь перечислены все счета, затрагиваемые в процессе продажи товара: Microsoft Business Solutions
157
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 112. Разноска заказов. Поле
Описание
Отборочная накладная
Счет (обычно забалансовый), который кредитуется при оформлении отборочной накладной по заказу в корреспонденции со счетом Корр. счет по отборочной накладной. Проводка по данному счету выполняется только при включенном параметре заказов Проводка отборочной накладной в Главную Книгу. В ходе обработки накладной данная проводка реверсируется.
Корр. счет по отборочной накладной
Корреспондирует со счетом Отборочная накладная.
Реализация
В ряде случаев реальная стоимость реализации отгруженного по отборочной накладной товара не совпадает с суммой накладной. Установив режим Разносить реализацию по физическим операциям группы складских моделей товара, можно активизировать режим проводки предварительной величины дохода по заказу в ГЛАВНУЮ КНИГУ. В данном поле задается счет кредитования по этой проводке. Как правило, в качестве счета «физической реализации» выступает забалансовый счет. Счет корреспондирует с Корр. счет по реализации.
Корр. счет по реализации
Дебетуется в проводках «физической реализации» в корреспонденции со счетом Реализация.
Расход
Счет, с которого списывается учетная стоимость товара при выписке клиенту накладной (обычно – 41.100 «Товары на складах»). Корреспондирует со счетом Себестоимость.
Себестоимость
Корреспондирует по дебету со счетом расхода товаров со склада (Расход). Обычно в этом качестве выступает счет 90.200 «ПРОДАЖИ: себестоимость продаж».
Реализация
По кредиту этого счета (обычно 90.100 «ПРОДАЖИ: выручка») отражается продажная стоимость реализованных товаров в корреспонденции со счетом задолженности по клиенту (Итоговый счет профиля выполнения проводок по клиентам (62)).
Скидка
Проводки: Дебетуется на чистую сумму + сумма скидки (Количество*Цена/ед.), кредитуется счет Реализация. Кредитуется на чистую сумму, дебетуется Итоговый счет профиля проводок по клиентам (обычно 60.010 «Расчеты по товарам и услугам»)
158
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Комиссионные
По кредиту этого счета отражается задолженность перед персоналом предприятия по комиссионным (например, счет 70 «Расчеты с персоналом» или забалансовый счет). Подробнее о комиссионных см. в Руководстве пользователя Расчеты с персоналом.
Корр. счет комиссионных
Корреспондентский счет комиссионных по заказу.
4. На вкладке Закупка определяется схема разноски закупки:
Рис. 113. Счета разноски закупок. Поле
Описание
Отборочная накладная
Счет (обычно забалансовый), который дебетуется при получении отборочной накладной по закупке. Корреспондирует со счетом Корр. счет по отборочной накладной. Проводка по данному счету выполняется только при включенном параметре закупки Проводка отборочной накладной в Главную Книгу. В процессе оприходования данная проводка реверсируется.
Корр. счет по отборочной накладной
Данный счет кредитуется при регистрации отборочной накладной по закупке.
Приход
Счет складского прихода по закупке (41). Проводка по этому счету формируется в момент регистрации накладной. Корреспондирует со счетом Итоговый счет профиля проводок по поставщикам (60). В ходе регистрации возврата проводка прихода по закупке сторнируется.
Скидка
Проводка: Кредитуется на сумму скидки, дебетуется Итоговый счет профиля проводок по поставщикам.
Себестоимость
Дебетуется при возврате товара поставщику (регистрации кредит-ноты). Корреспондирует со счетом прихода по закупке (Приход). Проводка по этому счету выполняется параллельно со списанием товара со склада и дебетованием поставщика, и в российском бухгалтерском учете лишена смысла. В связи с этим целесообразно настроить счета Себестоимость и Приход одинаковыми.
Стандартная стоимость прибыль
В случае оприходования товара по стандартной себестоимости (см. пункт, 4.5.2) данный счет кредитуется на сумму превышения закупочной стоимости над стандартной. Корреспондирует со счетом Корр. счет стандартной стоимости. Данный счет может использоваться для начисления торговой надбавки (42).
Microsoft Business Solutions
159
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Стандартная стоимость – убытки
Дебетуется, если закупочная стоимость выше стандартной. Корреспондирует с Корр. счет стандартной стоимости.
Корр. счет стандартной стоимости
Корреспондирует по Дт или Кт в проводках прибыли и убытков по стандартной себестоимости. Для учета торговой наценки можно установить тем же, что и счет прихода по закупке (41).
5. Задайте схему проводок по складским журналам на вкладке Склад. Для этого выберите соответствующие счета ГЛАВНОЙ КНИГИ в следующих полях:
Рис. 114. Настройка бухгалтерских счетов разноски складских операций. Поле
Описание
Стандартная стоимость – прибыль, Стандартная стоимость – убытки
По этим счетам идут проводки стандартной себестоимости по операциям в складских журналах.
Приход
Дебетуется в случае приходования товара через журналы типа Складские проводки, Прибыль/Убыток или Инвентаризация. Корреспондирует со счетом Корр. счет, указанным в строке журнала Складские проводки (см. пункт 4.2.2), или со счетом Прибыль в случае инвентаризации излишков. Обычно в качестве счета Приход выступает – 41.1 «Товары на складах».
Расход
Кредитуется в процессе расходования/списания товара через журналы Складские проводки, Прибыль/Убыток или Инвентаризация. Корреспондирует со счетом Корр. счет, указанным в строке журнала Складские проводки (см. пункт 4.2.2), или со счетом складской разноски Прибыль. Обычно – счет 41.1.
Прибыль
Кредитуется по проводкам оприходования излишков через журналы типа Прибыль/Убыток или Инвентаризация (счет 99). Корреспондирует со счетом Приход.
Убыток
Дебетуется в ходе разноски журналов типа Прибыль/Убыток или Инвентаризация при обнаружении недостачи товаров. Корреспондирует со счетом Расход.
6. Укажите счета, используемые при разноске производства (сдаче спецификаций) в ГЛАВНУЮ КНИГУ, на вкладке Производство. Для этого следует заполнить следующие поля:
160
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 115. Разноска операций сборки спецификаций. Поле
Описание
Отгрузочная накладная, Корр. счет по отгрузочной накладной
В логистике Microsoft Business Solutions–Axapta проводки по этим счетам не возникают.
К сдаче, Корр. счет готовых к сдаче
Счета, на которых отражается операция приходования готовых товаров, изготовленных из материалов, на склад.
Расход
Счет, с которого списывается фактическая себестоимость готовых спецификаций. Проводка по этому счету генерируется при разноске складского журнала типа Спецификация. Корреспондирует со счетом Корр. счет расхода.
Корр. счет расхода
Дебетуется на сумму, равную стоимости готовых спецификаций. Корреспондирует со счетом Расход.
Приход
Счет прихода материалов и комплектующих в производство. Дебетуется при разноске журнала типа Спецификация в корреспонденции со счетом Корр. счет прихода.
Корр. счет прихода
Кредитуется при отпуске материалов в производство (обычно – счет 10 «Материалы»). Корреспондирует со счетом Приход.
7. На вкладке Настройки выберите код ключа распределения номенклатуры по умолчанию, который будет подставляться в строки прогноза и продаж закупок по выбранной номенклатурной группе (см. пункт 8.3.2). Кстати, прогнозы продаж, закупок и динамики накопления складских запасов можно вывести с помощью кнопки Прогноз. 8. Для того чтобы задать специальные условия разноски заказов, закупок и складских операций с товарами выбранной группы для отдельных клиентов и поставщиков, нажмите кнопку Разноска. На экране появится окно Выполнение проводок по складу, в котором можно просмотреть и отредактировать схему разноски операций в разрезе номенклатурных групп и групп контрагентов (см. ниже).
Как настроить индивидуальную разноску по номенклатуре/контрагенту Более детальный механизм настройки схемы разноски складских операций в разрезе номенклатурных групп и групп контрагентов предоставляет форма Выпо олнение проводок по складу. Она активизируется пунктом главного меню Управление запасами/Настройки/Разноска/Разноска. На этой форме представлены 4 вкладки: Заказ, Закупка, Склад, Производство, на которых систематизирована информация о проводке хозяйственных операций с заказами, закупками и складскими журналами в ГЛАВНУЮ КНИГУ. На каждой вкладке представлен ряд зависимых переключателей, соответствующих полям в форме Ном. Группа. При активизации того или иного переключателя в правой части формы выводится
Microsoft Business Solutions
161
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® список счетов, задействованных в выбранной хозяйственной операции, по различным комбинациям товарной номенклатуры и контрагентов. Например, для того, чтобы просмотреть счета, фигурирующие по кредиту в проводках кредит-нот, щелкните по опции Себестоимость на вкладке Закупки. Между содержимым форм Выполнение проводок по складу и Ном. Группа существует четкая взаимосвязь. Действительно, стоит в форме Ном. Группа задать какой-либо счет для определенной группы, и в форме Выполнение проводок по складу появится соответствующая запись. Обратно, если конкретизировать разноску какой-либо операции по номенклатурной группе, то номер выбранного счета появится в соответствующем поле на форме Ном. Группа.
*
Если задать для одной и той же номенклатурной группы и операции различные счета разноски по контрагентам, однозначная связь между номенклатурной группой и счетом разрывается, и соответствующее поле формы Ном. Группа окажется пустым.
Рис. 116. Разноска складских операций по контрагентам. 1. Вызовите форму Выполнение проводок по складу с помощью пункта Управление запасами/ Настройки/ Разноска/ Разноска главного меню. 2. Выберите интересующую хозяйственную операцию в группе полей Выбор на соответствующей вкладке. 3. Перейдите к таблице в правой части формы. Создайте новую запись в таблице с помощью комбинации клавиш Ctrl-N. 4. Если проводка выполняется одинаково для всех существующих товаров, оставьте значение Все в поле Связь номенклатуры. Если для разных номенклатурных групп в проводке фигурируют разные счета, выберите значение Группа. В том случае, если счет разноски хозяйственной операции варьируется в зависимости от выбора отдельной номенклатурной единицы, выберите в списке Связь номенклатуры опцию Таблица. 5. Выберите код номенклатурной группы или товара в поле Код связи номенклатуры, если в колонке Связь номенклатуры значится Группа или Таблица соответственно. 6. Выберите, если это возможно для данной хозяйственной операции, значение поля Связь контрагента: Все: для проводок по всем контрагентам используется один и тот же счет; Группа: в проводке по определенной группе контрагентов используется специфический счет; Таблица: специальный счет выделен для проводки по определенному контрагенту. 7. Если значение предыдущего поля задано как Группа или Таблица, в поле Код связи контрагента следует указать идентификатор группы контрагентов или код контрагента соответственно. 8. Задайте номер бухгалтерского счета в поле Счет.
162
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
*
При включенной итальянской функциональности для настройки доступны поля Налоги по накладной (вкладка Заказ), Задолженность, Корр. счет по задолженности (вкладка Закупка) и др. Данные настройки специфичны для итальянской функциональности и могут вызывать ошибки при работе системы. Поэтому функциональный ключ Италия рекомендуется отключить перед началом работы.
4.1.1.2.
Складская аналитика
Ввод складской аналитики – один из важнейших аспектов управления складом в Microsoft Business Solutions–Axapta. Складская аналитика подразделяется на номенклатурную аналитику и аналитику хранения. В системе предусмотрено шесть кодов аналитики хранения: •
серийный номер: уникальный идентификатор изделия, серийный номер;
•
код палеты: идентификатор палеты (поддона, тары), на которую помещен груз;
•
ячейка: ячейка хранения на складе, вместе со складом однозначно определяет местоположение груза;
•
номер партии: группирует товары по срокам хранения (годности). Как правило, к одной партии относят продукты, изготовленные на непрерывном производстве в одинаковых условиях в одно и то же время;
•
склад: склад хранения товара.
•
номер ГТД: номер грузовой таможенной декларации для импортной продукции, который отслеживается от таможенного терминала до отправки товара конечному потребителю. Вводится в момент регистрации накладной от поставщика и подставляется в соответствующее поле исходящей накладной с тем, чтобы клиент также смог проследить номер ГТД.
И три кода номенклатурной аналитики: •
конфигурация: конфигурация номенклатуры;
•
размер: размер номенклатуры;
•
цвет: цвет номенклатуры;
Аккуратный выбор складских измерений существенно упрощает партионный учет (процедуру сопоставления партий товаров). Так, если некий товар характеризуется уникальными кодами складской аналитики, ввод которых обязателен, партия прихода такого товара однозначно ставится в соответствие партии расхода. В ряде случаев целесообразны факультативные коды аналитики для ведения статистики товарооборота по различным складам, ячейкам и т.д. Три кода складской аналитики, а именно склад, ячейка и код палеты, существенно влияют на процедуру складского учета товара. Если продукция характеризуется этими измерениями и подлежит оприходованию с физической регистрацией на складе, то выбор ячейки и палеты позволяет пользователю контролировать процесс транспортировки и размещения груза на складе. То, какими кодами складской аналитики характеризуется номенклатурная единица, определяет группа складской аналитики. Система требует обязательного выбора группы складской аналитики при создании номенклатурных единиц, что подчеркивает важность складских измерений. Складская аналитика – средство для размещения/движения товаров на складе.
обеспечения
партионного
учета
и
для
учета
Как создать группы складской аналитики 1. Выберите пункт главного меню Управление запасами/ Настройки/ Коды аналитики/ Группы складской аналитики.
Microsoft Business Solutions
163
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 117. Группы складской аналитики. 2. Перед Вами –форма Складская аналитика, в верхней части которой представлен список всех доступных групп складской аналитики с указанием: Поле
Описание
Группа складской аналитики
Идентификатор группы складской аналитики
Название
Описание группы.
3. Создайте новую группу аналитики с помощью комбинации клавиш Ctrl-N или кнопки Создать, введите буквенно-цифровой идентификатор и описание группы. В дальнейшем название группы можно модифицировать. 4. Теперь можно приступить к определению параметров кодов аналитики, относящихся к выбранной группе. Для этого обратитесь к нижней части формы: 5. Отметьте нужные коды с помощью флажка Активный. 6. Укажите опции ввода для каждого выбранного кода аналитики на вкладках Обзор и Разное. Поле
Описание
Первичная аналитика хранения
Этот параметр определяет механизм ввода аналитики. Первичная аналитика задается только вручную из доступного множества значений. Например, если код палеты является первичной аналитикой, пользователь в ходе приходования товара может выбрать только существующую на складе тару. Вторичная аналитика (т.е. те измерения, для которых параметр Первичная аналитика хранения отключен) может генерироваться системой автоматически. Обработка первичной аналитики осуществляется в соответствии со следующими правилами: Первичную аналитику необходимо вручную задать перед любым физическим движением товара.
164
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Автоматическое резервирование товара осуществляется только из тех ячеек (партий), которые указаны в качестве первичной аналитики. Если товар автоматически зарезервирован в ячейке, являющейся первичной аналитикой, из заказанного количества (будущих поставок), такое резервирование не обновляется по прибытии заказанного товара. Т.о. если товар прибыл в ячейку Б, а зарезервирован был в ячейке А, то для физического резервирования расхода из наличного количества товара необходимо вручную сменить код ячейки с А на Б. Контроль серийных номеров
Отметьте данное поле, если необходимо контролировать, чтобы в проводках каждой номенклатурной единице соответствовал один серийный номер, то есть разрешаются складские перемещения только одной единицы.
Пропуск для приходов, Пропуск для расходов
Если аналитика является вторичной, данные опции позволяют избежать ввода аналитики в ходе приходования (расходования) товара. Такая возможность может оказаться полезной в том случае, когда серийные номера или номера партий присваиваются не по прибытии товаров, а при их отгрузке потребителю.
Физ. наличие
Активизирует отгрузку товаров из наличного на складе количества. Значение данного параметра лучше всего проиллюстрировать на следующем примере: допустим, на складе хранится 15 единиц товара, причем 5 из них – в ячейке А, а 10 – в ячейке Б. Тогда, если идентификатор ячейки является складской аналитикой товара с выбранной опцией Физ. наличие, и режим отрицательного склада отключен, то обработка накладной на 7 единиц товара из ячейки А вызовет сообщение об ошибке. Напротив, если параметр Физ. наличие для кода ячейки хранения отключен, система проанализирует возможность отпуска товара со склада из расчета всего доступного на складе количества, т.е. 15 единиц.
Финансовый склад
Этот параметр в некоторой мере похож на предыдущую опцию с той разницей, что он отвечает за финансовые аспекты расходования товара. Его значение будет приниматься во внимание при обработке таких финансовых документов, как накладная по строке заказа. Он влияет на закрытие склада и расчет себестоимости товара (см. пункт 4.5). Рассмотрим следующий пример: закуплено три партии некоторой номенклатуры по различной цене: Дата
Номенклатура
Партия
Кол-во
Цена
01.09.99
Товар Х
Партия 1
1
10 р.
05.09.99
Товар Х
Партия 2
1
20 р.
07.09.99
Товар Х
Партия 3
1
30 р.
Теперь Вы зарезервировали, укомплектовали и отгрузили товар из 3-й партии. При условии, что партия является финансовой аналитикой, накладная будет выписана по средней себестоимости товара 20 р., а не по цене закупки партии 3. Корректировка себестоимости в ходе закрытия склада не затронет товар с финансовой аналитикой. Напротив, если партия обозначена обычным кодом складской аналитики, цена товара будет 10 по методу ФИФО или 30 по методу ЛИФО.
Microsoft Business Solutions
165
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Короче говоря, если Вы собираетесь использовать некоторый код складской аналитики для контроля физических операций (размещения товара на складе), а не для пересчета себестоимости, режим Финансовый склад следует отключить. 7. На вкладке Редактирование отметьте поля, показывающие, в каких документах/ складских журналах следует разрешить редактирование выбранной складской аналитики.
4.1.1.3.
Группы складских моделей
Группы складских моделей объединяют номенклатурные единицы по методике складского учета: модели расчета себестоимости, условиям разноски хозяйственных операций, возможности отгрузки со склада количества, превышающего доступные запасы и т.д. Каждую номенклатурную единицу обязательно следует поставить в соответствие какой-либо группе складских моделей. Если задать значение параметра Группа складских моделей в форме Параметры склада (Управление запасами/Настройки/Параметры), система будет автоматически относить новую номенклатуру группе складских моделей по умолчанию.
Как настроить группы складских моделей 1. Откройте форму Группы складских моделей с помощью пункта главного меню Управление запасами/ Настройки/ Склад/ Группы складских моделей:
Рис. 118. Группы складских моделей. 2. На вкладке Обзор создайте новую группу складских моделей, указав ее буквенно-цифровой идентификатор в поле Группа складских моделей, а краткое описание – в поле Название. Просмотреть название текущей модели можно на вкладке Разное. 3. Перейдите на вкладку Настройки и установите значения следующих полей:
166
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 119. Настройки складского учета товаров. Поле
Описание
Складская модель
Здесь задается методика ретроспективного перерасчета себестоимости расходов в ходе закрытия склада: ФИФО, ЛИФО, ЛИФО на дату, Средняя стоимость, Средневзвешенная на дату (см. пункт 4.5.5).
Стандартная себестоимость
Данный переключатель активизирует режим установки себестоимости всех складских запасов в стандартное значение. В том случае, если закупочная цена отличается от стандартной себестоимости, по счету складского прихода система проведет реальную стоимость, а разница между стоимостью прихода и стандартной стоимостью пойдет в счет потерь/убытков (см. пункт 4.5.2).
Управление карантином
Активизировать режим управления карантином для товаров данной группы. Такие товары можно отправить как на обычный, так и на карантинный склад, причем каждый раз при закупке товара или его регистрации в складском журнале будет составляться т.н. карантинный заказ, по которому можно отслеживать движение товара. Управление карантином находит свое применение в контроле качества и сортности.
Отрицательный физический склад
Отгружать товар по накладной при отсутствии необходимых запасов в точке, обозначенной комбинацией кодов складской аналитики.
Отрицательный финансовый склад
Отгружать товар, если по накладным оприходовано недостаточное количество товара. Например, если по отборочным накладным пришло 13 единиц товара, а оплачена накладная на 5 штук, то продать 8 штук при отключенном режиме Отрицательный финансовый склад не удастся.
Включать физическую стоимость
Использовать для расчета себестоимости не только оплаченные приходы и расходы (т.е. те проводки, по которым обработаны накладные), но и физические движения товара по отборочным накладным (проводки в статусах Получено и Отпущено). Моментальная себестоимость списания товара усредняется по финансовой и физической стоимости запасов (см. пункт 4.5.2).
Заказ на отгрузку
Автоматически формировать заказы на отгрузку при обработке отгрузочной накладной (см. пункт 3.3.2)
Microsoft Business Solutions
167
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Разносить физические операции
Формировать проводки в ГЛАВНУЮ КНИГУ по отборочным накладным. Помимо установки этого режима, для проводки отборочных накладных требуется активизировать параметр заказа или закупки Проводка отборочной накладной в Главную Книгу.
Разносить финансовые операции
Формировать проводки, отражающие складское движение товара по себестоимости (по задолженности всегда разносится), при обработке накладных и кредит-нот.
Разносить реализацию по физическим операциям
Проводить в ГЛАВНУЮ КНИГУ сумму валового дохода, оцененного в момент проводки накладной.
Разносить во вторичной валюте
Отметьте данное поле, чтобы разносить все финансовые операции и во вторичной валюте тоже.
Требуется регистрация
Обязательная регистрация приходов в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ перед обработкой накладной.
Требуется комплектация
Перед отгрузкой по накладной товара, принадлежащего группе складских моделей с включенным режимом Требуется комплектация, необходима его комплектация. Комплектация выполняется средствами модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ и подразумевает обработку отгрузок.
Контроль по дате
Если отмечено данное поле, резервирование выполняется по принципу сортировки дат ФИФО. То есть товар резервируется из партии, которая имеет наименьшую дату прихода.
Назад от даты поставки
Если также отмечено данное поле, резервирование выполняется по принципу сортировки дат ЛИФО, назад от требуемой даты поставки. То есть товар резервируется из партии, которая имеет дату прихода, ближайшую к дате резервирования.
4.1.2.
Дополнительные настройки
К дополнительным настройкам модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ относятся следующие: • Создание складов; • Ввод и настройка единиц складского учета; • Создание групп накладных расходов и цен/скидок (соответственно пункты 2.11 и 3.11); • Настройка групп нумерации (см. пункт 4.4.2); • Настройка параметров модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ.
Как создать новый склад В системе Microsoft Business Solutions–Axapta пользователь может задать неограниченное количество складов, по каждому из которых будет вестись отдельный учет товаров. Пользователь всегда может получить информацию о наличии товара на каждом из складов, а также суммарную информацию по запасам данного товара на всех складах. Склады могут быть как физические, так и логические (виртуальные) (товары в пути, на реализации и т. п.). В принципе, отдельный склад можно задать для каждой полки или стеллажа. Настройка работы со складами сводится к следующему: •
Создание нового склада.
•
Определение склада, используемого по умолчанию (для товара, клиента или поставщика). Предложенный по умолчанию склад всегда можно поменять.
1. Для создания и редактирования складов вызовите форму Склады, воспользовавшись пунктом главного меню Управление запасами/Настройки/Разделение склада/Склады.
168
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 120. Создание складов. 2. Создайте новую строку в списке складов и укажите идентификатор и название склада на вкладке Обзор. Выберите тип склада: По умолчанию или Карантин. Карантинные склады используются в качестве промежуточной точки для разбраковки товара. Подробнее о карантинном складе см. ниже в пункте Необходимые настройки 3. Как создать карантинный склад. 4. На вкладке Разное в поле Карантинный склад для обычного склада можно выбрать код карантинного склада.
Рис. 121. Параметры сводного планирования по складам. 5. Задайте методику пополнения складских запасов на вкладке Сводное планирование: Поле
Описание
Вручную
Если параметр установлен, покрытие потребностей для товаров на этом складе будет происходить вручную независимо от того, что указано в карточке товара.
Пополнение
Планировать переносы на данный склад, т.е. операции перемещения с одного склада на другой.
Основной склад
Склад, с которого будут осуществляться переносы.
6. На вкладке Управление складом вводятся параметры склада, отвечающие за выполнение задач размещения и отгрузки товаров:
Microsoft Business Solutions
169
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Поле
Описание
Ячейка приемки по умолчанию
Стандартный дебаркадер приемки входящих грузов. Автоматически подставляется при создании строк закупок и складских журналов, если в настройках месторасположения номенклатурной единицы не указана другая ячейка.
Ячейка отгрузки по умолчанию
Ячейка-дебаркадер отгрузки по умолчанию. Действие этого параметра отменяется выбором ячейки отгрузки по умолчанию для конкретного товара.
Ячейка для пустых палет
Ячейка, в которую автоматически попадает пустая тара после комплектации.
Время маршрута комплектации
Максимальная длительность процедуры комплектации груза на складе.
Объем маршрута комплектации
Максимальное количество товара, которое можно обработать на одном маршруте комплектации.
Время транспортировки на маршруте
Типичное время, которое уходит на транспортировку палет в ходе выполнения маршрута комплектации. Значения этого и следующего полей рассчитываются с помощью периодической функции Управление складом/Периодические операции/Время транспортировки на маршруте.
7. Для ввода адресов альтернативной доставки/отгрузки используется кнопка Альтернативный адрес. Альтернативные адреса складов несут исключительно информационную нагрузку и не переносятся в заказы, закупки или транспортные накладные. 8. Просмотреть или скопировать ячейки хранения на складе можно с помощью функциональных кнопок Функции и Запросы. Создание ячеек хранения подробно описано в пункте 6.2.4.
Как создать единицы складского учета Работая с модулями УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ, РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ И РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ, следует указывать, в каких единицах учитывается каждый товар. В качестве единицы измерения может выступать любая величина: килограмм, штука, метр, аршин и т.д. Эти данные затем пойдут в отчеты и, конечно же, в такие выходные формы, как отборочные накладные, накладные и др. Предусмотрен механизм пересчета одних единиц измерения в другие. Это позволяет, например, закупить один вагон пиломатериалов, осуществить прием досок на складе и отгрузить их клиенту в кубометрах. Существуют базовые единицы измерения, которые привязывают пользовательскую систему измерения к стандартным единицам (килограммам, ярдам, тройским унциям и часам). Необходимость в этом обусловлена требованиями ряда промышленных стандартов. Например, в штриховом коде палеты вес груза должен быть указан в килограммах. 1. Для создания и модификации единиц складского учета предназначена форма Единицы. Вызовите ее с помощью пункта главного меню Основное/Настройки/Единицы/Единицы.
170
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 122. Создание единиц складского учета. 2. Создайте новую строку в списке номенклатурных единиц. Введите в поле Единицы код единицы измерения (до 10 символов), а в поле Название – ее краткое описание. 3. В поле Десятичные знаки введите количество знаков после запятой, т.е. точность, с которой измеряется количество товара в данных единицах. Впрочем, максимальная точность, с которой Microsoft Business Solutions–Axapta приводит все вещественные параметры в отчетах, запросах и экранных формах – 0.01, поэтому значения поля более 2 отразятся только на точности внутренних расчетов. Поле Десятичные знаки принимается во внимание при округлении количества в ходе обработки складских проводок, планирования, расчета спецификаций, потребления производства и т.д. 4. Нажмите кнопку Настройки/Тексты к единицам и в одноименной форме введите тексты к единицам измерения на всех требуемых языках. Введенные тексты могут использоваться во внешних документах и web – публикациях.
Рис. 123 Задание текста к единице измерения.
Как задать правила пересчета единиц 1. Условия пересчета единиц можно задать (просмотреть) как для отдельной единицы измерения, выбрав последнюю в форме Единицы и нажав кнопку Пересчет единиц, так и одновременно для всех единиц, воспользовавшись пунктом меню Основное/Настройки/Единицы/Пересчет единиц.
Microsoft Business Solutions
171
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 124. Ввод условий пересчета единиц складского учета. 2. Правила пересчета единиц задаются в виде формулы с коэффициентом пересчета и дополнительным слагаемым, позволяющим задавать пересчет таких единиц, как градусы Фаренгейта в градусы Цельсия: Поле
Описание
Из единицы
Исходные единицы измерения, из которых производится пересчет. Обратите внимание, что одна и та же формула может использоваться как для прямого, так и для обратного пересчета единиц. Т.е. задав соотношение 1000 мм = 1 м, нет необходимости вводить формулу 0,001 м = 1 мм.
Множитель
Коэффициент пропорциональности в формуле пересчета.
Дополнительное количество
Постоянное слагаемое (например, число 32 в формуле °F = °C ⋅ 1.8 + 32).
В единицах
Конечные единицы измерения.
Округление
Способ округления результата расчета: Округление – обычный случай округления до ближайшего допустимого значения, Вверх – округление в большую сторону, Вниз – в меньшую сторону.
3. Введенная Вами формула отображается в нижней строчке формы.
Настройка стандартных единиц измерения 1. Для установки соответствия между пользовательскими и стандартными единицами измерения Microsoft Business Solutions–Axapta вызовите с помощью пункта Основное/ Настройки/ Единицы/ Стандартные единицы форму Стандартные единицы:
Рис. 125. Выбор стандартных единиц. 2. Выберите в полях кг, Фунт, Тройская унция, Вес и Длина соответствующие единицы.
172
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Как настроить параметры модуля Управление запасами Для упрощения работы с модулем УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ рекомендуется настроить параметры модуля, включая значения по умолчанию некоторых характеристик номенклатурных единиц, а также формат отображения информации в строках складских журналов. 1. Откройте форму Параметры склада, активизировав пункт Управление запасами/Настройки/ Параметры главного меню.
Рис. 126. Основные параметры модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. 2. Задайте значения на вкладке Разное: Поле
Описание
Автоматическое добавление
Режим автоматического объединения идентичных складских проводок. Они появляются, как правило, после отмены сопоставления проводок.
Резервирование заказанной номенклатуры
Если включить этот параметр, система будет резервировать товары из предстоящих (открытых) закупок. В противном случае резервирование осуществляется только из физически доступных на складе запасов.
Минимальное среднее количество
Минимальное количество сопоставления прихода и расхода в ходе закрытия склада, по умолчанию – 1. Данная величина используется в том случае, если в настройках номенклатурной единицы не указано специфическое среднее количество. Минимальное среднее количество влияет на расчет себестоимости товара по методам Средняя стоимость и Средняя стоимость на дату.
Блокир. номенкл. при инвентаризации
Блокирование складских операций по товару, находящемуся в процессе инвентаризации (фигурирующему в открытом журнале инвентаризации).
Единицы
Единицы измерения количества товара по умолчанию.
Тип палеты
Тип палет по умолчанию, подставляемый при создании новой ячейки.
Ручные коды сортировки
Активизирует режим ввода кодов сортировки вручную. Коды сортировки назначаются каждой ячейке хранения и используются в ходе обработки заказов на отгрузку и
Microsoft Business Solutions
173
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
формирования маршрутов комплектации. В подавляющем большинстве случаев коды сортировки генерируются системой автоматически. Формирование оригинальных кодов сортировки имеет смысл главным образом для старых, расположенных случайным образом областей хранения. Проверочный текст
Проверочные тексты используются для контроля прибытия и отгрузки товара. Вводятся оператором погрузчика по завершении транспортировки для подтверждения того, что обработан именно тот груз, который нужен. Проверочный текст составляется из двух случайно выбранных чисел (опция 2 случайных числа) или кода ячейки (опция название ячейки). Последний вариант предпочтителен при наличии штрих-кодового оборудования. Разумеется, можно вообще отключить механизм использования проверочных кодов.
3. Для выбора названий складских журналов по умолчанию следует перейти на вкладку Журналы. Здесь в полях Проводка, Прибыль/Убыток, Перенос, Инвентаризация, Спецификация, Меченая инвентаризация, Подотчетное лицо, Прибытие товара, Получение из производства следует выбрать предварительно заданные названия журналов (см. п. 4.2.1). 4. Выбрать складскую аналитику, подлежащую отображению в строках журналов, можно на вкладке Складская аналитика. Например, для того, чтобы строки складских проводок сопровождались указанием склада, выделите пункт Склад в списке аналитики и установите флажок в поле Складские проводки. 5. На вкладке Номерные серии необходимо задать серии документов модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Как правило, идентификатор номенклатуры вводится вручную, поэтому поле Номенклатура можно оставить пустым.
Рис. 127. Номерные серии модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ.
4.1.3.
Создание номенклатурных единиц
В таблице номенклатурных единиц содержится вся информация по учитываемым товарам, услугам, составным товарам – спецификациям (в дальнейшем под словом товар мы будем подразумевать один из вышеперечисленных видов). При формировании операций с товарами (например, создание закупки в модуле ЗАКУПКИ) данные по ценам, накладным расходам, количеству, складу и т.д. берутся из записей таблицы номенклатурных единиц. Поэтому для организации удобной работы с системой необходимо тщательно указать все сведения о товаре. 174
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Ввод новых товаров, изменение параметров существующих товаров и удаление товаров осуществляется в форме Номенклатура (Управление запасами/Номенклатурные единицы), на первой вкладке которой содержится базовая информация по конкретному товару. Помимо ввода и просмотра основных атрибутов товара, форма Номенклатура позволяет проследить все движения этого товара, уровень запасов, рассчитать чистую потребность в данном товаре (уровень запасов, количество товара по закупкам и заказам) и многое другое (см. п. 5.2).
Как создать номенклатурную единицу 1. Откройте форму Номенклатура (Управление окажетесь на вкладке Обзор:
запасами/Номенклатурные
единицы). Вы
Рис. 128. Общие сведения о товарах, услугах и спецификациях. 2. Создайте новую запись в таблице номенклатурных единиц с помощью комбинации клавиш CtrlN или кнопки инструментальной панели Создать. Заполните следующие поля на вкладке Обзор: Поле
Описание
Номенклатура
Буквенно-цифровой идентификатор номенклатурной единицы (не более 20 символов).
Название номенклатуры
Краткое описание товара.
Краткое наименование
Код для быстрого поиска товара. По умолчанию в качестве поискового имени товара используется его название без пробелов.
Ном. Группа
Здесь следует выбрать код заведенной ранее номенклатурной группы. Номенклатурная группа определяет механизм автоматической проводки финансовых результатов складских операций.
Тип
Тип номенклатурной единицы: номенклатура: обычный товар; спецификация: составной товар, которому соответствует определенная спецификация – см. пункт 7); услуга; основное средство: основное параллельно отслеживается в
Microsoft Business Solutions
средство, которое модуле ОСНОВНЫЕ 175
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
СРЕДСТВА.
Сменить тип номенклатурной единицы, коренным образом влияющий на методику учета товара, можно с помощью функции Функции/Смена типа номенклатуры.
Рис. 129. Базовые настройки товара. 3. На вкладке Разное задаются остальные базовые характеристики товара: Поле
Описание
Номенклатура, Название номенклатуры, Краткое наименование, Тип, Ном. Группа
См. выше.
Текст
Развернутое описание номенклатурной единицы на текущем языке.
Группа складских моделей
Здесь необходимо выбрать группу складских моделей, описывающую механизм списания себестоимости и приходования/расходования товара.
Группа складской аналитики
Эта группа определяет набор кодов складской аналитики, однозначно описывающих проводку товара. Поле подлежит обязательному заполнению.
Группа затрат
Определяет прибыльность сборки спецификации в процентах от издержек (см. п. 7.1).
Группа покрытия
Группа, которая определяет как рассчитывается потребность по номенклатуре.
Группа нумерации партий, Группа серийных номеров
Определяют порядок назначения номеров партий и серийных номеров соответственно (см. п. 4.4.2).
Группа закупщиков
Группа закупщиков – сотрудников предприятия, по которой сортируются спланированные закупки на данный товар. Будет автоматически перенесена в параметры планируемой закупки.
Группа упаковки
Идентификация группы упаковки
Группа моделей продукции
Выберите группу моделей продукции при использовании
176
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
конфигуратора продукции (см. п. 7.4). Группа инвентаризации
Значение данного поле определяет механизм и периодичность автоматического создания строк в журнале инвентаризации (см. п. 4.2.3).
Группа ОС
Группа основных средств, к которой относится номенклатура. Поле заполняется только для номенклатур типа Основное средство.
Инв. номер ОС
Инвентарный номер основного средства, соответствующего номенклатуре. Поле не заполняется при использовании российского модуля ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА.
Конфигурация по умолчанию
Здесь можно выбрать конфигурацию, которая подставляется по умолчанию при создании строк заказов, закупок или журналов складских проводок. Настройка конфигураций возможна, в том случае, если группа складской аналитики, указанная для товара, включает в себя код складской аналитики Конфигурация.
Конфигурируемый
Если этот режим включен, система позволяет создать новые конфигурации спецификации в интерактивном режиме (с помощью т.н. конфигуратора продукции). В противном случае пользователь вправе выбрать только одну из существующих конфигураций (см. п. 7.4).
Идентичность
Переключатель определяет, можно ли создавать одинаковые конфигурации с разными идентификаторами.
Моделирование возможно
Установите флажок, если возможно конфигурирование товара с использованием конфигуратора продукции.
Рис. 130. Режимы обновления цены, габариты товара. 4. На вкладке Настройки можно задать алгоритм автоматического расчета цены реализации, а также габариты товара: Поле
Описание
Последняя цена закупки
Обновлять закупочную цену (см. описание полей на вкладке Цена/скидка) каждый раз при оплате накладной, выписанной поставщиком.
Microsoft Business Solutions
177
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Последняя себестоимость
Обновлять себестоимость товара, используя цену, обозначенную в последней финансовой проводке по складу (закупке или журнальной проводке).
Модель цены продаж
Здесь можно выбрать механизм расчета цены продажи. Возможны следующие варианты: Нет: автоматический расчет цены отключен. Используется значение, введенное в группе Заказ на вкладке Цена/ скидка. Процентная маржа: базисная цена увеличивается на значение поля Процентная маржа в процентном выражении. Процент расходов: надбавка в базисной цене рассчитывается как доля от суммы накладных расходов, выбранных на вкладке Цена/скидка.
Базисная цена
Базис расчета цены реализации товара. В качестве базисной цены может выступать покупная цена или себестоимость.
Процентная маржа
Величина маржи в процентах. Ввод маржи необходим при выборе модели цены продаж Процентная маржа.
Процент расходов
Процент от накладных расходов для одноименной модели цены продажи.
Вес нетто
Вес-нетто одной единицы товара. Данная информация используется при расчете полного веса заказа или закупки. Веснетто спецификации может быть рассчитан автоматически путем суммирования веса деталей.
Объем
Объем товара без упаковки в выбранных единицах измерения длины. Используется для расчета суммарного объема заказа или закупки.
Упаковочное количество
Количество номенклатурных единиц в одной упаковке по умолчанию.
Брутто-вес
Вес товара с упаковкой. Используется в отборочной накладной.
Вид упаковки
Описательное название упаковки продукта.
Брутто-вес
Брутто-вес номенклатуры для единицы складского учета
Брутто-глубина, Бруттоширина, Брутто-высота
Габариты одной единицы упакованного товара. Используются в рамках функциональности управления складом модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ для проверки, может ли товар на палете поместиться в ячейке хранения.
Тип палеты
Тип контейнера, на котором может размещаться товар.
На палете
Стандартное количество товара, умещающееся на одной палете. Используется для автоматического разбиения прихода по палетам.
В слое
Количество единиц изделия в одном слое на палете. Используется для расчета вместимости ячейки.
Код сортировки
Целочисленное значение этого поля задает приоритет товара при распределении прибывающего на склад груза по ячейкам хранения.
178
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 131. Вкладка Ссылки таблицы номенклатурных единиц. 5. На вкладке Ссылки вводятся параметры налогообложения операций с выбранным товаром, автоматического начисления накладных расходов, допуски перепоставки и недопоставки и др.: Поле
Описание
Группа накладных расходов
Группа накладных расходов, которой сопоставляется товар для автоматического расчета накладных расходов, возникающих при закупке товара (см. п. 2.11). Подставляется автоматически в строки закупки. Это и три последующих поля дублированы для закупок и заказов.
Налоговая группа номенкл.
Определяет перечень налогов, взимаемых с операций над выбранным товаром (например, код НДС с соответствующей ставкой).
Перепоставка, Недопоставка
Максимально допустимая величина перепоставки/недопоставки в процентах от заказанного количества, при которой возможно закрытие закупки (заказа).
Остановить развертывание
Установите флажок, чтобы при расчете спецификации данная номенклатура рассматривалась, как Номенклатура, а не как Спецификация и для нее использовались цены, указанные на вкладке Цена/скидка.
Категория затрат
Категория затрат по проекту по умолчанию.
Единица спецификации
Единица измерения, которая автоматически подставляется системой при внесении товара в какую-либо спецификацию в качестве компонента (см. п. 7.2).
Постоянные потери, Переменные потери
Постоянные потери в единицах спецификации и переменные потери в процентах
Уровень
Максимальный уровень вложенности, на котором находился товар в ходе последнего расчета чистых потребностей. Другими словами, если изделие фигурирует в одной спецификации с уровнем вложенности 2, а в другой – на уровне 4, причем в процессе последнего запуска сводного планирования была распланирована сборка обеих спецификаций, в этом поле будет сохранено значение 4.
Microsoft Business Solutions
179
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Искусственный
Этот параметр будет по умолчанию подставляться системой в строки спецификации.
Автоматическая приемка
Если установлен данный флажок, приемка готовых спецификаций будет выполняться автоматически.
Производственный кластер, Производственная группа, Свойство, Поступление, Отпуск
Поля используются в управлении производством. Подробнее см. в Руководстве пользователя по производству.
Рис. 132. Параметры ценообразования при создании закупок и заказов. 6. На вкладке Цена/скидка вводятся параметры ценообразования по заказам и закупкам, а также величины стандартной себестоимости по складу. Поля в группах Стоимость, Заказ и Закупка аналогичны, хотя и взаимно независимы, и группа многострочных скидок по закупкам не имеет ничего общего с многострочными скидками по заказам. Ниже описываются поля в группе Закупка: Поле
Описание
Цена
Цена за количество товара, указанное в поле Количество (цена). При расчете стоимости закупки она будет разделена на это количество и умножена на объем закупки. Цена обновляется вручную или автоматически согласно настройкам модели цены продаж. Итоговая цена составляется с учетом постоянных накладных расходов (см. ниже), автоматически начисляемых накладных расходов, строчных, многострочных и общих скидок.
Количество (цена)
Делитель Цены.
Накладные расходы
«Простые» накладные расходы по закупке – обязательная надбавка к закупочной цене. По умолчанию накладные расходы начисляются на всю строку закупки, безотносительно количества единиц товара в строке. Если установить пометку в поле Вкл. в цену, накладные расходы будут отнесены к количеству, указанному в поле Количество (расходы). Допустим, что режим Вкл. в цену отключен. Тогда в поле Цена/ед. строки закупки (см. п. 2.3) будет значиться величина, равная отношению Цена/Количество (цена), а в поле Чистая сумма - цена за единицу, умноженная на
180
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
объем закупки, плюс Накладные расходы. Если режим Вкл. в цену активизирован, то в поле Цена/ед. система проставит значение, равное Цена/Количество (цена) + (Накладные расходы)/Количество (расходы). Чистая сумма по закупке будет рассчитана, исходя из этой цены за единицу товара. Количество (расходы)
Делитель накладных расходов в режиме Вкл. в цену.
Дата цены
По умолчанию – дата последнего изменения одного из вышеперечисленных параметров.
Вкл. в цену
Активизирует режим начисления постоянных накладных расходов в пересчете на величину закупки.
Скидка по строке, Многострочная скидка
Группы скидок по строке и многострочных скидок, которым принадлежит товар применительно к закупкам (см. п.3.11).
Общая скидка
Поле определяет, можно ли применить общую скидку при расчете стоимости закупки данной номенклатурной единицы.
Номенклатура товарной скидки
Группа номенклатуры в отношении товарных скидок, которой принадлежит товар.
Рис. 133. Количество по умолчанию в заказах, закупках и журналах. 7. Стандартное количество товара в строках заказов, закупок и складских журналов рекомендуется указать на вкладке Количество. Можно видеть, что набор параметров для каждого из этих документов одинаков: Поле
Описание
Единицы
Единицы по умолчанию, в которых указывается количество товара. Система автоматически выполняет преобразование из одних единиц в другие.
Объем заказа-кратно
Количество единиц товара, которому должно быть кратно количество в оформляемых заказах. Количество в строках заказа будет автоматически округляться вверх до величины, кратной той, что задана в этом поле. Объем заказа-кратно является также величиной дискретизации в сводном
Microsoft Business Solutions
181
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
планировании. Мин. количество
Минимальное количество товара, на которое можно оформить заказ. При вводе меньшего количества система будет выдавать запрос на округление до заданной в этом поле величины. Кроме того, минимальное количество служит наименьшим объемом спланированного заказа.
Максимальное количество
Соответственно максимальное количество товара, на которое можно оформить заказ.
Количество стандартного заказа
Количество, которое система автоматически проставляет в новых строках заказов (закупок или журналов). В большинстве случаев, однако, величина заказа заранее не известна, и поле можно оставить пустым.
Склад
Склад по умолчанию, на который приходит товар (или с которого отгружается в случае заказов).
Обязательный
Установите этот режим, если Вы желаете принимать (отгружать) товар только на указанном складе.
Время упреждения
Стандартное время доставки товара, т. е. количество дней, которое проходит с момента заказа товара до его поставки на склад (или с момента отгрузки до получения клиентом). Эта информация используется при расчете потребностей и автоматическом создании заказов на закупку.
Блокировано
Установив этот флажок, Вы можете временно запретить приемку (отгрузку, производство) товара.
Внутренние расчеты блокировано
Установив этот флажок, Вы можете временно исключить данную номенклатуру из списка номенклатур, доступных для операций взаиморасчетов между компаниями
8. На вкладке Прочее собраны параметры, характеризующие номенклатурную единицу: Поле
Описание
ABC-код
Поля этой группы используются для ABC-классификации товара по себестоимости, брутто-прибыли (маржа), обороту (реализация) и стоимости запасов (хранение). Обновление этих полей осуществляется автоматически при запуске периодической функции ABC-классификация.
Использование
Здесь можно выбрать режим использования номенклатуры, альтернативной данной. Такая необходимость может возникнуть либо при переходе с одного компонента на другой, либо при истощении складских запасов товара. Поддерживаются следующие опции: Никогда: замена одного товара другим исключается; Отсутствие на складе: в том случае, если запасы данного товара закончились, возможен отпуск клиенту или в производство альтернативной номенклатуры; Всегда: по требованию данного товара всегда будет отгружаться альтернативный. Такой метод может пригодиться при смене ассортимента деталей или товаров на продажу.
Альтернативная номенклатура, Конфигурация, Размер, Цвет
Код альтернативной номенклатуры, ее конфигурация, размер и цвет.
Высота, Ширина, Глубина
Габариты товара без упаковки. Эти размеры используются
182
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
системой в качестве коэффициентов для расчета потребления сырья в производстве спецификаций. Плотность
Плотность материала, из которого состоит товар. Используется при расчете спецификаций.
Минимальное среднее количество
Минимальное количество сопоставления проводок товара при закрытии склада. Ввод значения этого поля оправдан в случае расчета себестоимости товара по методам Средняя стоимость и Средневзевешенная на дату
9. Настройка номенклатурной единицы завершается выбором стандартных кодов аналитики на вкладке Аналитика: Отдел, Центр затрат и Цель. Эти коды будут автоматически подставлены в новые строки заказов, закупок и складских журналов.
4.2. Контроль и проведение складских операций Помимо заказов и закупок движение товарно-материальных ценностей инициируется проводками складских журналов. Проводки, формируемые складскими журналами, сопровождаются бухгалтерскими проводками по счетам прихода и расхода со склада, но, в отличие от заказов и закупок, не вызывают увеличения дебиторской/кредиторской задолженности. Складские журналы помогают зарегистрировать такие операции, как: приходование излишков и расход недостач, перемещение товаров с одного склада на другой, инвентаризация, сборка спецификаций. Для ведения учета в складских журналах необходимо: • настроить бухгалтерскую разноску для каждого типа операций (см. стр. 4.1.1.1); • создать журналы складских операций по типам операций (см. ниже). Данный раздел имеет следующую структуру: • Создание и настройка журналов (см. пункт 4.2.1). • Учет операций в складских журналах (см. пункт 4.2.2). • Проведение инвентаризации склада (см. пункт 4.2.3). • Просмотр информации о проводках по складским журналам.
4.2.1.
Создание складских журналов
В Microsoft Business Solutions–Axapta существует 9 типов складских журналов, в т.ч. журналов, используемых в контуре управления складом: • Проводка: регистрация обычных складских проводок прихода и расхода товаров • Подотчетные лица: журнал используется для приходования номенклатур на склад от подотчетных лиц. При разноске журнала формируются проводки с использованием типа Персонал. • Прибыль/Убыток: операции прибыли и убытка – это, по существу, разновидность расхода и прихода. Однако учет операций прибыли и убытка принципиально отличается от обычных складских операций: при выявлении излишков или недостач пользователь работает только с количественными показателями, бухгалтерскую разноску система делает автоматически согласно настроенной схеме. • Перенос: операция переноса связана с изменением складской аналитики: физических координат на складе, серийного номера, номера партии и т.д. Разноска журнала данного типа приводит к формированию двух складских проводок: расхода и прихода. Бухгалтерские проводки не выполняются.
Microsoft Business Solutions
183
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® • Спецификации: строки журналов этого типа формируются при приемке единиц типа спецификация. При разноске журнала формируются проводки прихода спецификаций и расхода компонентов. • Инвентаризация: журнал для проведения инвентаризации склада. Его разноска приводит к изменению уровня запасов и выполнению бухгалтерских проводок. • Меченая инвентаризация: журнал используется для проведения более детальной инвентаризации с использованием так называемых «меток», которые присваиваются каждой номенклатурной единице. После разноски журнала на его основе формируется журнал инвентаризации. • Прибытие товара: журнал используется для регистрации товара, полученного в результате прибытия на склад заказа или складской проводки, в контуре управления складом модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. • Получение из производства: используется для регистрации товара, полученного в результате прибытия на склад продукции с производства, в контуре управления складом модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ.
Как создать названия журналов складских операций 1. Вызовите форму Настройка журналов управления запасами (Управление запасами/ Настройки/ Журналы/ Названия журналов управления запасами):
Рис. 134. Ввод названий журналов различных типов. 2. Введите названия журналов для каждого типа, создав новые строки в списке и заполнив следующие поля: Поле
Описание
Название
Идентификатор нового названия журнала.
Описание
Краткое описание журнала.
Серия документов
Здесь следует выбрать серию документов, которая будет использоваться для нумерации документов ГК по пакетам журнала.
3. Названия журналов по умолчанию и формат отображения складской аналитики в строках журналов задаются в параметрах модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ.
184
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
4.2.2.
Учет операций в складских журналах
Как уже отмечалось, в системе для складских операций предусмотрены семь базовых типов журналов. Ниже описан учет складских движений в этих журналах. Работа в складском журнале независимо от его типа происходит в следующей последовательности: • создание журнала, указание параметров строк по умолчанию; • ввод складских операций; • печать документов; • проверка и последующая разноска по модулям УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ и ГЛАВНАЯ КНИГА.
Как осуществить учет складских операций 1. Выберите пункт главного меню Управление запасами/Журналы/Складские проводки/Проводка. На экране появится форма Складской журнал, на вкладке Обзор которого перечислены заведенные в системе журналы. В зависимости от опции, выбранной в поле Просмотр, в форме отображаются только открытые журналы, только разнесенные журналы или все – как открытые, так и разнесенные.
Рис. 135. Создание журнала складских проводок. 2. Создайте новый пакет строк складского журнала, добавив строку к списку на вкладке Обзор и выбрав в поле Код журнала название журнала складских проводок. Система автоматически сгенерирует номер пакета (номерная серия Журнал модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ) и перенесет из таблицы названий журналов его краткое описание. 3. Отметка в поле Разнесено свидетельствует о том, что журнал разнесен. 4. На вкладке Настройки можно выбрать режим резервирования номенклатуры по операциям расхода: резервирование вручную или автоматически. Также можно указать корр. счет по умолчанию для строк пакета журнала. Для защиты журнала от изменений на время ввода и разноски строк можно установить флажок Персональный на вкладке Блокировка. При этом в поле Персональный для пользователя появится идентификатор пользователя, ответственного за блокировку. 5. Теперь в новый журнал можно занести строки. Для этого следует нажать кнопку Строки. Кстати, Вы могли сразу создать журнал с принятым по умолчанию названием и перейти к вводу строк, если бы воспользовались кнопкой Новый:
Microsoft Business Solutions
185
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 136. Ввод строк журнала складских проводок. 6. Создайте новую строку и заполните в ней следующие поля: Поле
Описание
Дата
Дата складской проводки; по умолчанию – текущая системная дата. Этой же датой пройдут бухгалтерские проводки по строке журнала.
Номенклатура
Здесь необходимо выбрать идентификатор номенклатурной единицы, фигурирующей в складской проводке. При выборе кода номенклатуры система может автоматически заполнить поля Количество, Себестоимость и Себестоимость, взяв значения по умолчанию, если таковые настроены, из таблицы номенклатурных единиц.
Конфигурация
В этом поле можно выбрать конфигурацию номенклатуры, если она предусмотрена.
Количество
Количество товара, которое необходимо провести по журналу. Знак плюс подразумевает приход товара, минус – расход.
Себестоимость
Стоимость единицы номенклатуры.
Себестоимость
Общая стоимость номенклатур по строке. Рассчитывается, как Количество * Себестоимость.
Корр. счет
Счет Главной Книги, который будет корреспондировать со счетом прихода/расхода при разноске журнала.
7. Задайте «координаты» (склад, ячейка, номер партии и т.д.) точки на складе, в которую попадет товар или из которой будет отгружен на вкладке Аналитика. Коды складской аналитики можно ввести прямо в строке на вкладке Обзор, если включен режим отображения складской аналитики в строках журнала. Добавить новые коды аналитики на вкладку Обзор можно с помощью функции Склад/Отображение аналитики. 8. На вкладке Разное можно просмотреть: код журнала, к которому относится выбранная строка, дата создания строки, идентификатор документа ГЛАВНОЙ КНИГИ, который будет задействован при проводке журнала, а также тип журнала. Если вручную сменить Документ ГК, появится возможность разносить журнал частями, по номеру документа. Документ ГК меняется автоматически при изменении даты документа. 9. При необходимости резервирования запасов вручную под расход товара можно воспользоваться кнопкой Склад, выбрав пункт Резервирование в появившемся меню. Процедура резервирования подробно описана в пункте 3.5. Для того, чтобы проконтролировать наличие достаточных запасов номенклатуры, следует выбрать пункт В наличии того же меню. 186
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 10.Проверьте правильность ввода операций, активизировав функцию Проверка. При наличии ошибки система установит индикатор Системный журнал в соответствующей строке. Наиболее типичные ошибки: •
При проводке прихода/расхода поле Корр. счет осталось незаполненным.
•
В плане счетов указано обязательное введение аналитики в поля Отдел, Носитель и Цель, но соответствующие коды не введены.
•
Не указана требуемая складская аналитика.
•
Дата проводки выходит за рамки открытых периодов.
•
Вводится операция с товаром типа Услуги.
•
Проводится операция расхода, а на указанном складе нет необходимого количества товара, или параметры товара предписывают обработку только отрицательного количества.
•
Не указаны счета разноски прихода или расхода.
11.Приступите к разноске журнала (кнопка Разноска). На экране появится следующая диалоговая панель:
Рис. 137. Запрос на разноску журнала. 12.Нажмите кнопку ОК. Система заново проверит журнал, и, если проверка выполнена успешно, разнесет его по модулям УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ и ГЛАВНАЯ КНИГА. Журнал перейдет из разряда открытых в разнесенные.
Как организовать учет складского движения в журналах прибылей и убытков Регистрация складских операций в журнале типа Прибыль/Убыток (Управление запасами/ Журналы/ Складские проводки/ Прибыль/Убыток) производится точно так же, как и обычных складских проводок (см. выше). Разница в том, что не надо указывать корреспондирующий счет ГЛАВНОЙ КНИГИ. Система возьмет корр. счет ГЛАВНОЙ КНИГИ из параметров настройки разноски (система формирует проводки Дт «Приход» Кт «Прибыль» или Дт «Убыток» Кт «Расход» в зависомости от того какая операция регистрируется: прихода или расхода).
Как организовать учет складского движения в журналах «Перенос» 1. Создайте журнал типа Перенос (Управление запасами/Журналы/Складские проводки/Перенос) и создайте новую строку журнала:
Microsoft Business Solutions
187
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
. Рис. 138. Создание строки для перемещения товара. 2. Выберите код номенклатуры в поле Номенклатура и введите количество товара, подлежащее перемещению, в поле Количество. Обратите внимание, что система проставляет отрицательное количество в этом поле, что подразумевает отгрузку товара со склада-источника и его оприходование на складе-приемнике. 3. Задайте складскую аналитику на вкладке Аналитика, определив местоположение точкиприемника (группа полей Из складской аналитики) и «источника» номенклатуры (Складская аналитика На). Коды источника и назначения удобно вводить на вкладке Обзор; для того, чтобы активизировать отображение выбранных кодов на вкладке Обзор, воспользуйтесь функцией Склад/Отображение аналитики. 4. Скомплектуйте, если это необходимо, груз на складе-источнике (функциональная кнопка Склад/Комплектация), а затем зарегистрируйте его приход на складе-приемнике. 5. Проверьте и разнесите журнал так, как это описано выше. Чаще всего встречаются следующие ошибки: •
Параметры номенклатурной единицы предусматривают ввод дополнительных кодов складской аналитики.
•
Груз не скомплектован или не зарегистрирован.
6. Вызовите форму Проводки, содержащую список складских проводок по интересующей номенклатуре, и убедитесь, что система выполнила две операции: по приходу на один склад (статус Закуплено) и по расходу товара (Продано) с другого склада.
Как оприходовать номенклатуры на склад от подотчетного лица Приходование номенклатур на склад от подотчетных лиц выполняется в складском журнале Подотчетные лица в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ (Управление запасами/ Журналы/ Складские проводки/ Подотчетные лица). Процедура аналогична процедурам работы с другими складскими журналами. Отличие заключается в том, что в качестве корреспондирующего счета в строках журнала указывается сотрудник, и проводки выполняются в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
188
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 139 Приходование номенклатуры на склад от подотчетного лица Сформированные проводки учитываются при составлении авансового отчета. (см. Руководство пользователя по финансам).
4.2.3.
Проведение инвентаризации склада
Для проведения инвентаризации в системе предусмотрен механизм автоматического подсчета разницы между запасами, учтенными в системе, и результатами инвентаризации. Предусмотрена возможность периодической инвентаризации, реализуемая с помощью т.н. инвентаризационных групп.
Как создать инвентаризационные группы 1. Настройка групп инвентаризации начинается с выбора пункта главного меню Управление запасами/ Настройки/ Склад/ Инвентаризационные группы. 2. На экране появится форма Инвентаризационные группы, содержащая список всех существующих групп. Создайте новую группу, укажите ее идентификатор и название. 3. Перейдите на вкладку Разное. В поле Инвентаризационный код выберите механизм проведения инвентаризации: Вручную: для товара, принадлежащего этой группе, строки журнала инвентаризации создаются вручную; Период: инвентаризация проводится один раз за период, указанный в одноименном поле; Нулевой запас на складе: инвентаризация выполняется в тот момент, когда запасы товара подходят к концу. Минимум: инвентаризация выполняется, когда запасы номенклатуры достигли значения минимума, указанного в поле Минимум формы Местонахождение номенклатуры (Управление запасами/Номенклатурные единицы/кнопка Настройки/Местонахождение номенклатуры).
Microsoft Business Solutions
189
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 140. Настройка группы инвентаризации. 4. Для инвентаризационного кода Период введите в поле Инвентаризационный период его длительность в днях. 5. По окончании настройки групп инвентаризации поставьте их в соответствие номенклатурным единицам (параметр Группа инвентаризации на вкладке Разное формы Номенклатура).
Как учесть итоги инвентаризации Для учета итогов инвентаризации в журнал инвентаризации заносятся записи, содержащие сведения об учтенном и фактическом уровнях запасов в определенной точке склада. При разноске журнала система автоматически приходует неучтенные излишки и списывает недостачу на счета прибылей/убытков. Журнал инвентаризации можно заполнить: •
Вручную для каждой номенклатурной единицы и каждого склада, ячейки, партии.
•
Автоматически с помощью функций Инвентаризация в журнале инвентаризации. При этом можно учитывать принадлежность номенклатуры группам инвентаризации.
•
Автоматически по итогам интерактивной инвентаризации (см. п. 6.5)
1. Создайте новый пакет журнала типа Инвентаризация (Управление запасами/ Журналы/ Инвентаризация/ Инвентаризация). 2. Для автоматической генерации строк журнала используются функции, активизируемые кнопкой Инвентаризация. Первая функция этого типа – Создание журнала номенклатуры в наличии. Она создает строки для наличных товаров, принимая во внимание сопоставленные им группы инвентаризации. Например, если группа инвентаризации товара предписывает метод инвентаризации Период, система произведет поиск последней строки инвентаризации товара. Если с момента ее создания прошло больше времени, чем это допускает период инвентаризации товара, в журнал инвентаризации будет включена новая строка. 3. Итак, выберите функцию Инвентаризация/Создание журнала номенклатуры в наличии. На экране появится следующий запрос:
190
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 141. Выбор номенклатур для инвентаризации. 4. Поля в этом диалоговом окне определяют условия выборки наличных запасов, которые будут подвергнуты инвентаризации: Поле
Описание
Дата инвентаризации
Здесь по умолчанию проставлена текущая системная дата. Она определяет конец периода в режиме периодической инвентаризации.
Макс. количество строк
Позволяет ограничить общее количество строк, которые будут сформированы данной функцией.
По физическим проводкам
Выводить наличные запасы, сформированные не только проводками «финансового» прихода (проведенные по Главной Книге), но и проводками «физического» прихода (по накладным).
Не инвентаризованные с
Сформировать строки по запасам, которые не подвергались инвентаризации с заданного момента. Это поле позволяет организовать периодическую инвентаризацию без использования инвентаризационных групп.
Группа инвентаризации
Позволяет ограничить список номенклатуры, подлежащей инвентаризации, по принципу принадлежности той или иной группе.
Активизировать код инвентаризации
Активизирует режим выборки номенклатуры в соответствии с методом, указанным в настройках инвентаризационных групп. Если режим отключен, будут созданы строки для всей наличной номенклатуры, принадлежащей группе.
Конфигурация, Размер, Цвет, Склад, Номер партии, Ячейка, Код палеты, Серийный номер, Номер ГТД
Группа полей Подсчет по позволяет создать отдельные строки по каждой комбинации выбранных кодов номенклатуры: по всем складам, на которых имеется товар, по всем заполненным палетам и т.д.
Microsoft Business Solutions
191
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 5. С помощью кнопки Выбор можно дополнительно отфильтровать список номенклатуры по названию, конфигурации и т.д. Формирование строк журнала произойдет по нажатию кнопки ОК.
Рис. 142. Выбор запасов для инвентаризации без учета аналитики и инвентаризационных групп. 6. Для включения в журнал инвентаризации тех товаров, которым не была поставлена в соответствие группа инвентаризации, Вы можете воспользоваться функцией Создание журнала номенклатуры. Как и прежде, можно ограничить общее количество строк, выбрать запасы, не инвентаризованные за последнее время. Система создаст одну запись на одну номенклатурную единицу, фиксируя все наличное количество. Можно ограничиться инвентаризацией запасов на отдельном складе. 7. По окончании процедуры автоматического создания строк журнал будет загружен информацией о товарах, разграниченной по кодам номенклатуры и выбранной складской аналитике. В поле В наличии система отобразит зарегистрированный уровень запасов. Добавьте, при необходимости, дополнительные строки.
*
Если установлен режим Блокир. номенкл. при инвентаризации в параметрах модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ, выполнение складских проводок по товарам, находящимся в процессе инвентаризации, блокируется. Другими словами, если товар находится в открытом журнале инвентаризации, регистрация его прихода и расхода будет запрещена.
Рис. 143. Ввод результатов инвентаризации.
192
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 8. По результатам инвентаризации введите в поле Инвентаризировано фактическое количество товара. В поле Количество отражаются результаты инвентаризации как разность между зарегистрированным уровнем запасов и реальным количеством, подсчитанным во время инвентаризации. В поле Код сотрудника можно указать идентификатор сотрудника, ответственного за инвентаризацию. 9. Выполните, если это необходимо, регистрацию на складе неучтенных запасов или «отгрузку» избыточных, воспользовавшись функциональной кнопкой Склад. 10.Проверьте (кнопка Проверка журнала) и разнесите журнал инвентаризации. Система проведет по модулям УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ и ГЛАВНАЯ КНИГА результаты инвентаризации, изменив при этом информацию о наличном количестве товаров на складах. 11.По результатам инвентаризации печатается Сличительная инвентаризации товарно-материальных ценностей.
ведомость
результатов
Как просмотреть результаты инвентаризации 1. Для того чтобы просмотреть результаты инвентаризации (проводки по журналам инвентаризации), используется Инвентарный журнал, доступный с помощью пункта меню Управление запасами/Запросы/Инвентарный журнал:
Рис. 144. Ввод результатов инвентаризации. 2. В журнале представлены сведения о всех проведенных строках журнала инвентаризации с указанием номенклатуры, конфигурации, учтенного на момент инвентаризации количества (поле В наличии) и фактического уровня запасов (Рассчитанное количество). Поле ОК сигнализирует о том, что учтенное количество совпало с инвентаризованным. 3. На вкладке Разное можно просмотреть подробные сведения об операции инвентаризации: дату ее проведения, код сотрудника, проверившего уровень запасов, номер пакета инвентаризационного журнала, которым проведена строка. На вкладке Аналитика указаны коды складской аналитики, под которым зарегистрированы запасы товара.
4.2.3.1.
Меченая инвентаризация
Меченая инвентаризация, так же как и обычная инвентаризация, используется для сверки реальных остатков на складе и данных в системе Microsoft Business Solutions–Axapta. При этом предполагается, что на каждой номенклатурной единице имеется ярлык с номером (например, ном. единицы пронумерованы от 1 до 1000). Проверяя наличие и количество товара, в журнале меченой инвентаризации мы указываем не только количество и складскую аналитику товара, но и метку, т.е. номер на ярлыке. Основное отличие от обычной инвентаризации состоит в том, что при меченой инвентаризации не блокируются операции с номенклатурой, даже если в параметрах модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ отмечено поле Блокир. номенкл. при инвентаризации. Это связано с тем, что по журналу меченой инвентаризации не создается никаких проводок – ни складских, ни бухгалтерских. При разноске журнала меченой инвентаризации его строки переносятся в журнал обычной инвентаризации, который Microsoft Business Solutions
193
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® нужно в обычном порядке проверить и разнести. Таким образом, меченая инвентаризация является как бы предварительным этапом обычной инвентаризации. Как уже было сказано, метка, проставляемая в журнале, соответствует номеру на ярлыке товара. Это значение нигде в системе, кроме журнала меченой инвентаризации, не учитывается. Предполагается, что метка упрощает ведение инвентаризации, т.к. дает возможность подсчитывать наличный товар в том порядке, в каком он лежит на складе - мы просто просматриваем номер на товаре и записываем его в журнал. То есть метки нужны для того, чтобы дважды не посчитать один и тот же товар на складе. (Например, группе карандашей в одной части склада можно присвоить номер 3, в другой – номер 5). У каждой метки, записываемой в журнал меченой инвентаризации, есть статус. Если товар с данной меткой есть на складе, то ей нужно присвоить статус Использовано. Если товара с данной меткой нет на складе, ей следует присвоить статус Аннулировано. Если какой-либо товар еще не был подсчитан, соответствующим меткам можно присвоить статус Пропущено. Для строк со статусом Пропущено и Аннулировано номенклатуру и количество проставлять не нужно. При разноске журнала система проанализирует строки со статусом Использовано и просуммирует количество по каждой номенклатуре. Сравнив это количество с имеющимся в наличии (по данным Microsoft Business Solutions–Axapta), система выделит расхождение и перенесет эту цифру в журнал инвентаризации. Метки при разноске журнала не учитываются.
Рис. 145 Строки журнала меченой инвентаризации Вы также можете моделировать результаты разноски до реальной разноски журнала меченой инвентаризации. Моделирование активируется одноименным переключателем в форме Разноска журнала, которая вызывается по кнопке Разноска из формы Строки журнала. Поле Нулевые строки отвечает за отображение в форме с результатами моделирования номенклатур, инвентаризованное количество которых равно нулю.
Рис. 146 Параметры разноски журнала меченой инвентаризации
194
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Результат моделирования отображается в форме, представленной ниже. Если результат Вас устраивает, еще раз запустите разноску журнала, но уже, не отмечая поле Моделирование. После разноски журнала меченой инвентаризации формируется журнал инвентаризации, после разноски которого уже будут выполнены проводки по приходованию на склад излишков и списанию недостач.
Рис. 147 Результаты моделирования разноски журнала меченой инвентаризации
*
Если метки вводятся в случайном порядке, и Вы хотите указать пропущенные метки, щелкните на заголовке столбца в форме строк журнала для сортировки или используйте функцию Проверка пропущена по кнопке Функции в форме Складской журнал.
4.3. Управление карантином Карантинный склад используется для временного хранения товаров перед отправкой на обычный склад. Можно так настроить модуль УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ, что при закупке товара на определенный склад, товар будет автоматически перемещаться на карантинный склад (на время). На карантинном складе товар физически резервируется под планируемый обратный перенос на обычный склад. По обычному складу формируется проводка со статусом Заказано, показывая, что планируется перемещение товара с карантинного склада. Потом можно будет переместить товар с карантинного склада на обычный.
4.3.1.
Необходимые настройки
Как создать карантинный склад В основном, настройка карантинного склада осуществляется так же, как настройка обычного склада. Поэтому в данном пункте описываются только специфические настройки, необходимые именно для создания и управления карантинным складом. 1. Чтобы создать карантинный склад, в форме Склады (Управление запасами/ Настройки/ Разделение склада/ Склады) на вкладке Обзор создайте новый склад и в поле Тип укажите Карантин.
Microsoft Business Solutions
195
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 148. Создание карантинного склада. 2. Теперь необходимо связать обычный склад с карантинным. В данном примере настроим карантинный склад для склада Основной. Для этого выберем Основной склад на вкладке Обзор, а затем на вкладке Разное в поле Карантинный склад укажем для него карантинный склад.
Рис. 149. Связывание обычного и карантинного складов.
Как настроить автоматическое перемещение на карантинный склад Чтобы при обработке закупки система автоматически приходовала товар на карантинный склад, а потом переносила на обычный, необходимо выполнить ряд настроек. 1. Для группы складских моделей, к которой относится номенклатура, необходимо в форме Группы складских моделей (Управление запасами/Настройки/Склад/Группы складских моделей) на вкладке Настройки установить флажки: Управление карантином и Требуется регистрация (для связи со складом). Подробно настройка групп складских моделей описана в пункте 4.1.1.3.
196
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 150 Настройка группы складских моделей. 2. В группу складской аналитики, форма Складская аналитика (Управление запасами/ Настройки/ Коды аналитики/ Группы складской аналитики), должны входить Склад, Ячейка и Код палеты (для корректного «прохождения» номенклатуры через контур управления складом модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ). Подробно настройка групп складской аналитики описана в пункте 4.1.1.2.
Рис. 151 Настройка группы складской аналитики. 3. В форме Местонахождение номенклатуры (Управление запасами/Номенклатурные единицы/ кнопка Настройки/Местонахождение номенклатуры) для приходуемого товара настройте зоны хранения и ячейки на обычном и карантинном складах. Подробное описание зон хранения и настройки местонахождения номенклатуры см. в пункте 6.2.1.
Microsoft Business Solutions
197
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 152 Настройка ячеек хранения.
4.3.2.
Перемещение приходов на карантинный склад
Как выполнить автоматическое перемещение на карантинный склад 1. В форме Закупка создайте закупку и укажите склад приходования, для которого настроен карантинный склад (см. пункт 4.3.1). В нашем примере это склад Основной.
Рис. 153 Создание закупки для приходования на карантинный склад. 2. Оприходуйте товар через журнал прибытия в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Откройте форму Журнал управления складом (Управление запасами/ Журналы/ Прибытие товара/ Прибытие
198
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® товара). Создайте новый пакет журнала и строки. Проверьте и разнесите журнал. Подробнее см. пункт 6.3.1.
Рис. 154 Приходование товара. 3. Обработайте накладную по закупке. Товар будет оприходован на склад Карантин, который настроен как карантинный склад для склада Основной. 4. Для перемещения товара с карантинного склада на обычный откройте форму Управление карантином (Управление запасами/Периодические операции/Управление карантином) и выполните операцию Приемка (кнопка Приемка) для нужного карантинного заказа. Завершите карантинный заказ (кнопка Завершение). Подробное описание работы с формой Управление карантином см. в следующем пункте.
Как вручную оприходовать товар на карантинный склад
*
При перемещении товаров на карантинный склад вручную нет необходимости настраивать группы складских моделей, группы складской аналитики и непосредственно склады (ячейки, проходы, палеты и пр.). Нужно просто создать карантинный склад.
1. Откройте форму Управление карантином (Управление запасами/ Периодические операции/ Управл. карантином). 2. На вкладке Обзор создайте новую строку и заполните следующие поля: Поле
Описание
Номер карантина
Поле заполняется системой автоматически в соответствии с настроенной номерной серией.
Номенклатур
Выберите из списка номенклатуру, которую хотите поместить на карантинный склад.
Склад
Выберите склад, с которого номенклатура перемещается на карантинный склад.
Карантинный склад
Укажите карантинный склад, на который будет перемещена номенклатура. По умолчанию система указывает карантинный склад, настроенный для склада, выбранного в поле Склад. При необходимости Вы можете изменить предложенное значение.
Количество
Введите перемещаемое количество.
Microsoft Business Solutions
199
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Статус
При создании строки карантина ей по умолчанию устанавливается статус Создано.
Рис. 155 Создание карантинного заказа вручную. 3. Установите флажок Просмотр завершенных в верхней части формы, если Вы хотите просмотреть все завершенные карантинные заказы. 4. На вкладке Разное в поле Дата карантина укажите дату, которой будут выполнены складские проводки по перемещению номенклатуры на карантинный склад. 5. На вкладке Аналитика при необходимости укажите коды складской и финансовой аналитик, с которыми будут выполнены проводки. 6. При создании строки в форме Управление карантином (в статусе Создано) по номенклатуре формируются следующие складские проводки:
Рис. 156 Складские проводки, формирующиеся при создании карантинного заказа. 7. Далее необходимо выполнить перемещение номенклатур на карантинный склад. Для этого нажмите кнопку Запуск. На экране появится форма Запуск. В данной форме Вы при необходимости можете изменить дату перемещения номенклатуры на карантинный склад.
200
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 157 Приходование номенклатуры на карантинный склад. 8. По кнопке Выбор с помощью стандартного системного запроса Вы можете поместить на карантин сразу несколько строк из формы Управление карантином, например, в статусе Создано или по другому критерию выбора. 9. Нажмите кнопку ОК. Строки в форме Управление карантином приобретут статус Начато. По складу сформируются следующие проводки:
Рис. 158 Складские проводки, формирующиеся по приходованию номенклатуры на карантинный склад. 10.Вернитесь в форму Управление карантином и нажмите кнопку Приемка. В появившейся одноименной форме по кнопке Выбрать выберите карантинные заказы для оформления к сдаче, и нажмите кнопку ОК. 11.Строки в форме Управление карантином приобретут статус Приемка. Изменений в складских проводках не произойдет. 12.В заключении необходимо завершить карантинный заказы, то есть переместить номенклатуры с карантинного склада назад на обычный. Для этого нажмите кнопку Завершение в форме Управление карантином. 13.В форме Закрытие выберите карантинные заказы для завершения. При необходимости измените дату складских проводок и количество номенклатуры, перемещаемое с карантинного склада, в соответствующих полях. Нажмите кнопку ОК.
Microsoft Business Solutions
201
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 159 Завершение карантинного заказа. 14.Если при завершении карантинного заказа Вы изменили количество, в форме Управление карантином изменится значение поля Остаток количества. В нем будет показано количество, которое не было завершено по карантинному заказу. 15.В результате завершения карантинного заказа сформируются следующие складские проводки:
Рис. 160 Складские проводки, формирующиеся при завершении карантинного заказа.
4.4. Отслеживание серийных номеров и партий В системе предусмотрена возможность работы с серийными номерами и номерами партий товаров и отдельных номенклатурных единиц. Вы можете: • вводить серийные номера вручную в момент приходования номенклатуры (см. пункт 4.4.1). • настроить автоматическую генерацию серийных номеров и номеров партий (см. пункт 4.4.2).
4.4.1.
Ввод серийных номеров и номеров партий вручную
Ввод серийных номеров/номеров партий вручную можно осуществить при выполнении любой операции прихода: разноске закупок, создании складских проводок и т.д. Обычно это происходит в том случае, когда серийные номера/номера партий присваивает поставщик. В первую очередь, необходимо создать группу складской аналитики (см. пункт 4.1.1.2), в которой фигурирует код Серийный номер (Номер партии).
202
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Как вручную ввести серийный номер 1. Находясь в строке закупки в форме Закупка (Расчеты с поставщиками/ Закупки) или складского журнала (Управление запасами/ Журналы/ Складские проводки/ Проводка), перейдите на вкладку Аналитика. 2. В поле Серийный номер формы введите серийный номер всей совокупности товара в данной строке закупки. Номер может состоять как из цифр, так и из символов. 3. Если по строке приходуется несколько единиц номенклатуры, каждая из которых должна характеризоваться отдельным номером, вызовите форму Регистрация (кнопка Склад, пункт Регистрация).
Рис. 161. Генерация серийных номеров в полуавтоматическом режиме. 4. Нажмите кнопку Создание порядковых номеров. Система выведет на экран одноименное окно. Исходная складская проводка будет разбита по отдельным единицам. Например, если мы закупаем 6 кузовов и т.д., каждому будет присвоен отдельный серийный номер. Номенклатура нумеруется последовательно, диапазон номеров задается в полях Начало и Завершение. В поле Формат можно задать шаблон серийного номера типа СН#####, где символы # соответствуют десятичным разрядам номера. Например, по шаблону СН##### будут сгенерированы номера типа СН00002, СН00003 СН00004 и т.д. 5. Нажмите кнопку ОК и закройте форму Регистрация. Система разобьет исходную складскую проводку и занесет в каждую индивидуальный серийный номер. 6. Результат можно проконтролировать в форме складских проводок Проводки по номенклатуре, вызываемой из таблицы номенклатурных единиц с помощью кнопки Проводки, а из строки журнала или закупки – функцией Склад/Проводки.
Как вручную ввести номер партии 1. Создайте строку закупки или складского журнала для номенклатуры, которая характеризуется номером партии.
Microsoft Business Solutions
203
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 2. Номер партии нельзя просто ввести в поле Номер партии на вкладке Аналитика. Прежде партию нужно создать в форме Пакет. Для вызова этой формы можно перейти к полю Номер партии, нажать правую кнопку мыши и выбрать из появляющегося меню Команда/Перейти к основной таблице.
Рис. 162. Запрос по доступным складским пакетам. 3. Введите номер партии в одноименном поле. В полях Номенклатура и Конфигурация идентифицируйте номенклатуру, входящую в партию. Если доступ к партиям получен с помощью команды Перейти к основной таблице, код номенклатуры заполняется автоматически. 4. Заполните поля Дата производства и Срок годности. В последнем указывается дата истечения срока годности партии. Эти даты используются исключительно в информационных целях и не влияют на работу логики системы. Введите, при необходимости, произвольное описание партии на вкладке Описание. 5. Закройте форму партий. Вернитесь к строке закупки/журнала и в поле Номер партии выберите идентификатор созданной партии товара.
4.4.2.
Автоматическая генерация номеров серий и партий
Если на предприятии используется четкая собственная система нумерации, можно настроить систему на автоматическое присвоение серийных номеров/номеров партий. Настройка автоматической генерации номеров распадается на следующие подзадачи: • настройка серий документов; • создание групп нумерации; • создание группы складской аналитики; • отнесение номенклатурной единицы к упомянутым группам. Рассмотрим следующую ситуацию: на склад приходит ценный товар в количестве 4 единиц, каждому следует присвоить серийный номер. Ввод точного местоположения единицы на складе не предусмотрен, т.е. продукция описывается единственным кодом аналитики – серийный номер.
Как создать группу складской аналитики для автоматической генерации номеров Группы складской аналитики подробно описаны в пункте 4.1.1.2, поэтому здесь внимание обращено лишь на основные моменты создания групп аналитики для товара с автоматической генерацией номеров. Вернемся к нашему примеру. Товару приписывается единственный код аналитики – серийный номер, поэтому нужно установить флажок Серийный номер в форме Складская аналитика.
204
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 163. Настройка параметров группы складской аналитики.
Как создать группу нумерации 1. Вызовите форму Группы нумерации, в которой задаются параметры автоматической генерации номеров партий и серийных номеров, выбрав пункт меню главного меню Управление запасами/ Настройки/ Коды аналитики/ Группы нумерации.
Рис. 164. Группы нумерации. 2. На вкладке Обзор создайте новую группу нумерации, указав в поле Группа нумерации идентификатор группы, а в поле Название – краткое название формы. 3. Введите параметры группы нумерации на вкладке Разное: Поле
Описание
Группа нумерации, Название
В этих полях можно изменить введенную на предыдущей вкладке информацию.
Microsoft Business Solutions
205
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Дата
Отметьте данное поле, чтобы в начало генерируемого номера добавлялась дата поставки в формате ГГММДД.
Ссылка
Это и три последующих поля задают формат номера партии (или серийного номера), т.е. части, из которых он состоит. Отдельные элементы номера отделяются друг от друга знаками тире «-». Установка пометки в поле Ссылка приведет к включению в номер идентификатора заказа, закупки или складской проводки, приведшего к движению партии товара.
Номер лота
Включить в номер идентификатор складского лота.
Номерная серия
Добавить к номеру элемент последовательности, сформированный на основе номерной серии Серии документов.
Серии документов
Здесь выбирается соответствующая серия документов. На параметры серии (доступ к которым можно получить по нажатию правой кнопки мыши и выбору пункта меню Перейти к основной таблице) накладывается следующее условие: последовательность должна формироваться автоматически, чтобы это условие выполнялось, убедитесь, что форме Серии документов отсутствуют флажки Уменьшение номера, Увеличение номера или Вручную. В настройках номерной серии удобно задать шаблон серийного номера типа СН#####. По умолчанию в данное поле подставляется номерная серия Сер. номер/Партия модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ.
Вручную
Установите данный флажок, чтобы номера партий и серийные номера не назначались системой автоматически. В этом случае номера указываются в форме Редактирование кодов аналитики (Управление запасами/Номенклатурные единицы/кнопка Функции/Редактирование кодов аналитики).
Только для складских операций
Установите данный флажок, если Вы хотите, чтобы система генерировала номера в проводках отдельных единиц, а не для всей строки закупки/журнала. При активизации данного режима одной строке закупки, производственного заказа или журнала будет поставлено в соответствие несколько складских проводок с различными номерами.
В момент физического проведения
При установленном значении этого переключателя система генерирует номера только при физическом изменении уровня складских запасов (в момент обработки отборочной накладной/накладной или непосредственной регистрации товара в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ). В противном случае система генерирует номера прямо в момент создания строки закупки/журнала.
За количество
Количество товаров, которым присваивается один номер. В случае серийных номеров в этом поле, как правило, проставляется значение 1, а для номеров партий можно указать, например, 100, при этом группа из 350 товаров будет разбита на 4 партии с разными номерами. В рассматриваемой нами ситуации поле следует установить в значение 1.
*
Длина генерируемого номера должна быть не более 10 символов.
4. Обратитесь к вкладке Активация и укажите функциональные области, в которых необходимо генерировать номера. Как правило, товары получают серийные номера и номера пакетов в
206
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® процессе приходования и в дальнейшем фигурируют под ними, поэтому пользователю рекомендуется установить все параметры за исключением Активизация заказа. 5. Итак, Вы создали группу нумерации. Проставьте ее в поле Группа нумерации партий или Группа номерных серий номенклатурной единицы для автоматической генерации номеров партий или серийных номеров соответственно. После выполнения указанных настроек система будет автоматически проставлять номера при создании или разноске закупок, производственных заказов или складских журналов.
4.5. Формирование и расчет себестоимости В данном разделе описываются: • Принципы учета себестоимости (см. пункт 4.5.1). • Механизм списания мгновенной себестоимости (см. пункт 4.5.2). • Корректировка себестоимости приходов (см. пункт 4.5.4). • Перерасчет себестоимости складских запасов в конце отчетного периода (см. пункт 4.5.5). • Корректировка себестоимости складских запасов (см. п. 4.5.4). В зависимости от требований учетной политики предприятия могут использоваться различные методы оценки складских запасов. Так, для того, чтобы удовлетворять требованиям внешней отчетности, может быть выбран один метод (обычно FIFO или средневзвешенной цены), а при оценке складских запасов лучше воспользоваться методом LIFO. Благодаря интеграции системы расчета себестоимости со средствами поддержки кодов складской аналитики, возможно сопоставление приходов и расходов в режиме реального времени. Текущая версия системы Microsoft Business Solutions–Axapta включает функциональность двухвалютного склада, которая подразумевает ведение складского учета (анализ стоимости складских запасов, а также расчет и перерасчет себестоимости приходов и расходов) сразу в двух валютах: базовой и вторичной валютах компании. Данная функциональность предоставляет пользователю следующие возможности: •
Расчет мгновенной средневзвешенной по складской аналитике стоимости расхода товара во вторичной валюте и вывод сумм во вторичной валюте в запросах по складским запасам.
•
Перерасчет себестоимости расходов по пяти моделям (средняя, ФИФО, ЛИФО, ЛИФО на дату, средневзвешенная на дату) во вторичной валюте (закрытие склада во вторичной валюте).
•
Отмена перерасчета себестоимости расходов (закрытия склада).
•
Корректировка себестоимости приходов и наличных запасов во вторичной валюте. Отмена корректировки себестоимости расходов во вторичной валюте.
4.5.1.
Принципы учета себестоимости в Microsoft Business Solutions– Axapta
Товар приходуется по закупочной или стандартной стоимости. При этом система фиксирует себестоимость не только в базовой валюте компании, но и во вторичной по текущему курсу. Оприходованный товар (запасы) списываются системой в режиме реального времени по мгновенной себестоимости, которая, в зависимости от настроек системы и уровня складских запасов, рассчитывается как: •
средневзвешенная себестоимость по комбинации кодов складской аналитики (см. пункт 2.6.1.1);
•
стандартная себестоимость (указанная в записи номенклатурной единицы).
Microsoft Business Solutions
207
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® В конце отчетного периода при помощи специальной функции бухгалтер может скорректировать себестоимость товаров путем распределения накладных расходов по приходам, а затем пересчитать списанную себестоимость реализованных товаров по одной из пяти моделей: • по средней себестоимости (см. пункт 2.6.1.1). • ФИФО и ЛИФО (см. пункт 2.6.1.4). • ЛИФО на дату составления заказа или средней себестоимости на дату составления заказа (см. пункт 2.6.1.4). Механизм списания и пересчета себестоимости определяется принадлежностью товара той или иной группе складской аналитики и складских моделей.
4.5.2.
Мгновенная себестоимость
При обработке накладной по заказу или разноске складского журнала, система списывает себестоимость партии товара со счета, указанного в поле Расход номенклатурной группы (см. п. 4.1.1.1). На расчет мгновенной себестоимости непосредственно влияют 4 параметра: •
Финансовый склад на форме Складская аналитика (см. пункт 4.1.1.2);
•
Стандартная себестоимость, Включать физическую стоимость на форме Группы складских моделей,
•
Цена и Себестоимость (вал.) в группе полей Стоимость на форме Номенклатура (см. пункт 4.1.3).
В зависимости от состояния этих параметров, а также уровня складских запасов, можно выделить три основных ситуации, различающихся механизмом расчета мгновенной себестоимости: 1. Режим Стандартная себестоимость отключен, на складе имеется ненулевой уровень запасов. В этом случае расход списывается по средневзвешенной себестоимости складских запасов. Усреднение производится по комбинации кодов складской аналитики, не включенных в «финансовый склад»; такой механизм обеспечивает возможность естественного сопоставления приходов и расходов. Расчет ведется по следующей формуле: Общая себестоимость с данным набором аналитики Средняя себестоимость = Общее количество на складе с данным набором аналитики Разберем механизм расчета мгновенной себестоимости на простейшем примере. Пусть товар характеризуется кодами складской аналитики Склад и Номер партии, Из них к финансовым кодам (кодам с включенной опцией Финансовый склад) относится только склад, т.е. при расчете стоимости запасов производится усреднение по партиям. Пусть на момент списания некоторой партии товара в системе зарегистрировано 4 проводки со статусами Приобретено и Продано (все приходы и расходы относятся к одному и тому же складу): Таблица 3. Пример списка разнесенных проводок по товару. Тип проводки
Дата
Статус
Себестоимость
Количество
Сумма
Партия
Приход
10.01
Закуплено
3 р.
100 шт.
300 р.
П-01
Приход
13.01
Закуплено
7 р.
100 шт.
700 р.
П-01
Расход
20.01
Продано
5 р.
-100 шт.
-500 р.
П-01
Приход
21.01
Закуплено
4 р.
50 шт.
200 р.
П-02
Расход
25.01
Продано
?
-100 шт.
?
П-01
Как получена себестоимость расхода 100 штук товара, проданного 20 января? Для этого система посчитала общую стоимость запасов на момент расхода (1000 р.), а затем разделила ее на суммарный объем запасов: 1000/200 = 5 р.
208
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Себестоимость, по которой будет списан товар 25.01, зарезервированный из пакета П-01, рассчитывается по следующей формуле: (300 + 700 – 500 + 200) р. / (100 + 100 – 100 + 50) = 4 р. 67 к. Таким образом, система вычисляет средневзвешенную по всем партиям себестоимость наличных запасов.
*
Себестоимость списания расхода можно оценить с помощью запроса Итоги в форме Заказ. После проводки накладной в ГЛАВНУЮ КНИГУ списанная себестоимость фиксируется в соответствующем документе ГК.
Если же включить режим Финансовый склад для номера партии, усреднение будет проводиться по проводкам с заданным номером партии: (300 + 700 - 500) р. / (100 + 100 - 100) = 5 р. Следуя данной логике, мы приходим к выводу, что резервирование расхода по полному набору кодов складской аналитики позволяет вести партионный учет, то есть сопоставлять расходы товарно-материальных запасов с приходами. При этом приходы и расходы могут быть связаны с разными операциями: покупкой/продажей, проведенными через модули РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ и РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ, или потерей/излишками, зарегистрированными в складском журнале. Действительно, если каждая партия товара однозначно описывается комбинацией кодов складской аналитики (например, серийным номером), и эти коды включены в «финансовый склад», формула усреднения выдаст реальную себестоимость прихода партии. В конце отчетного периода средневзвешенную себестоимость можно пересчитать по одной из пяти моделей: ФИФО, ЛИФО, ЛИФО на дату и т.д. (см. пункт 4.5.5). Складские измерения, входящие в список кодов финансового склада, ограничивают «степени свободы» такого пересчета; независимый перерасчет себестоимости идет по тем же группам проводок, по которым усреднялась мгновенная себестоимость. Очевидно, если проводки по товару однозначно определяются кодами складской аналитики, и для всех кодов установлен режим Финансовый склад, никакого перерасчета себестоимости не произойдет. Другими словами, сопоставление операций исключает перерасчет себестоимости, при этом у пользователя остается возможность корректировки себестоимости вручную (см. пункт 4.5.4).
*
Если товар принадлежит группе складских моделей с активизированным параметром Включать физическую стоимость, в усреднении стоимости проводок участвуют не только оплаченные приходы и расходы (т.е. те проводки, по которым обработаны накладные), но и физические движения товара по отборочным накладным (проводки в статусах Получено и Отпущено). Тогда формула расчета себестоимости приобретает следующий вид: Сумма по физическим проводкам + Сумма по финансовым проводкам Средняя себестоимость = Кол-во по физическим проводкам + Кол-во по финансовым проводкам Очевидно, в большинстве случаев средняя себестоимость с учетом физических движений не отличается от средней себестоимости по проводкам по накладным. Исключение составляют такие ситуации, когда на склад пришло избыточное количество товара, и накладная обработана частично, или когда уровень запасов на складе близок к нулевому (см. ниже).
2. Тот же случай, но с нулевым или отрицательным уровнем складских запасов по выбранной комбинации аналитики «финансового склада», приведет к списанию расхода по стандартной себестоимости, указанной в поле Цена группы Стоимость на форме Номенклатура. Стандартная стоимость во вторичной валюте определяется значением поля Себестоимость (вал.).
*
Если активизирован режим Включать физическую стоимость, и по накладной отпущено все наличное количество товара в некоторой партии (ячейке, контейнере, для которых активизирован режим Финансовый склад), товар будет списан по следующей себестоимости (см. примечание выше): (Средневзвешенная себестоимость по физ. проводкам + Стандартная себестоимость)/2.
Microsoft Business Solutions
209
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
3. Если в группе складских моделей, которой принадлежит товар, установлен режим Стандартная себестоимость, себестоимость всех складских запасов – стандартная. В том случае, если закупочная цена отличается от стандартной себестоимости, по счету складского прихода система проведет реальную стоимость, а разница между стоимостью прихода и стандартной стоимостью будет списана с корреспондентского счета стандартной себестоимости в счет потерь/убытков (счета Корр. счет стандартной стоимости и Стандартная стоимость – прибыль/ Стандартная стоимость – убыток в форме Разноска по складу). Списание товара идет по стандартной себестоимости. Величина стандартной стоимости во вторичной валюте определяется значением поля Себестоимость (вал.). В описанном случае величина стандартной себестоимости никогда не обновляется. Списанная стандартная себестоимость перерасчету по моделям ФИФО, ЛИФО и т.п. не подлежит.
4.5.3.
Мгновенная средняя себестоимость во вторичной валюте
Расчет мгновенной средней себестоимости расхода во вторичной валюте имеет свою специфику. Если в момент приходования товара между стоимостью партии в базовой и вторичной валютах существует однозначное соответствие, то себестоимость расхода во вторичной валюте не равна себестоимости в первичной по курсу. Рассмотрим механизм расчета себестоимости расходов по вторичной валюте на следующем примере: 1. Пусть 10 января осуществлена закупка 100 шт. товара по цене 3 р. Курс – 20 рублей за доллар. Мы зарегистрировали отборочную накладную, обработали накладную. Система провела по складу 100 штук товара общей стоимостью 300 р. Товар характеризуется кодом складской аналитики партия. В ходе регистрации прихода была определена партия, в которую попал товар: П-01. 2. Благодаря функциональности двойного склада система должна провести по складу сумму во вторичной валюте, равную 300 р. / 20 (р./долл.) = 15 долл. При этом затрагивается поле складской проводки Сумма (вал.). 3. 5 февраля закуплена партия П-02 товара в количестве 100 штук по цене 7 рублей. Курс на момент обработки накладной и отборочной накладной составил 25 р./долл. Система проводит партию товара стоимостью 700 р. в первичной валюте и 700/25= 28 долл. во вторичной валюте. 4. 1 марта выполнен заказ клиента на 50 штук товара из партии П-02. На момент списания партии товара в системе зарегистрировано 2 проводки со статусами Закуплено (см. Таблица 4). После отгрузки товара со склада по накладной наличное количество товара на складе уменьшается, но себестоимость складских запасов не изменяется, система только вычисляет так называемую физическую сумму проводки. Себестоимость расхода при условии, что партия не входит в физическую складскую аналитику, рассчитывается по следующей формуле: (300 + 700) р. / (100 + 100) = 5 р. Таким образом, система вычисляет средневзвешенную по всем пакетам себестоимость наличных запасов и получает стоимость расхода в основной валюте, равную 250 рублям. Если же включить режим Финансовый склад для номера партии, усреднение будет проводиться по проводкам с заданным номером партии: 700 р. / 100 = 7р. 5. В момент оформления накладной по заказу система заново рассчитывает себестоимость товара и списывает сумму расхода в 250 рублей (350 при финансовом коде партии) со счета себестоимости по заказу. Стоимость наличных запасов (запрос В наличии) обновляется. Если партия не учитывается при расчете себестоимости, себестоимость 1 штуки товара составит 5 рублей; в противном случае - 4,33 рубля. 6. Если партия не входит в число кодов «финансовой» складской аналитики, валютная себестоимость расхода должна вычисляться путем усреднения валютной стоимости всех приходов: $(15 + 28)/(100 + 100) = $0,215. Тогда расход списывается со счета себестоимости прихода в сумме $0,215*50 = $10,75. Если учитывать партии, то, очевидно, расход во вторичной валюте будет списан в сумме $14. Таблица 4. К примеру, расчета себестоимости расходов во вторичной валюте. Тип
210
Дата
Статус
Цена/
Кол-
Сумма
Курс
Цена
Сумма
Партия
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
проводки
себест.
во
(вал.)
(вал.)
Приход
10.01
Закуплено
3 р.
100
300 р.
20 р./$
$0,15
$15
П-01
Приход
05.02
Закуплено
7 р.
100
700 р.
25 р./$
$0,28
$28
П-02
Расход
01.03
Продано
5 р.
-50
-250 р.
30 р./$
$0,215
-$10,75
П-02
7 р.
-50
-350 р.
30 р./$
$0,28
-$14
П-02
4.5.4.
Корректировка себестоимости
Как выполнить корректировку стоимости приходов в основной валюте Под корректировкой себестоимости подразумевается распределение транспортных и других расходов по приходам в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Поддерживается корректировка себестоимости, как в основной валюте компании, так и во вторичной.
*
Корректировку стоимости складских приходов можно осуществлять «на лету» при создании закупок с использованием механизма распределения накладных расходов (см. пункт 2.11).
1. Выберите пункт меню Управление запасами/Периодические операции/Закрытие и коррекция. На экране появится форма Закрытие и коррекция, в которой перечислены все выполненные сеансы корректировки себестоимости. 2. Нажмите кнопку Коррекция и выберите пункт Проводки в появившемся меню. 3. Система выведет на экране форму Корректировать проводки. Изначально эта форма со списком проводок прихода пуста. Нажмите кнопку Выбор и, установив критерии, выберите проводки, которые необходимо скорректировать.
Рис. 165. Корректировка себестоимости приходов. 4. По завершении выборки перед Вами появится журнал приходов. Список отобранных проводок сокращению или увеличению не подлежит. Для того, чтобы добавить в него новые строки, воспользуйтесь кнопкой Удаление, а затем осуществите повторную выборку проводок с помощью кнопки Выбор. По каждой проводке приводится следующая информация (с помощью кнопки Склад можно вывести на экран дополнительные коды складской аналитики.): Поле
Описание
Дата бухгалтерской операции
Дата финансового движения по проводке.
Номенклатура
Название товара.
Разнесенное количество
Фигурирующее в проводке количество товара.
Проведенное значение
Закупочная стоимость прихода.
Microsoft Business Solutions
211
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Себестоимость
Текущая поправка к стоимости прихода, заданная во время последней операции корректировки себестоимости.
5. В поле Приращение можно вручную положительное, так и отрицательное).
занести
приращение
стоимости
прихода
(как
6. Для того чтобы провести массовую корректировку себестоимости всех перечисленных в форме проводок, нажмите кнопку Коррекция, а затем выберите один из следующих пунктов: Стоимость: в результате корректировки себестоимость каждого прихода будет равняться стандартной. Цена: себестоимость будет скорректирована так, чтобы цена единицы товара равнялась значению, указанному в поле Цена. Сумма: суммарная себестоимость всех партий прихода будет увеличена (уменьшена) на величину, указанную в поле Сумма появившегося запроса. Приращение стоимости отдельных проводок рассчитывается в соответствии с выбранной опцией Принцип распределения: пропорционально оприходованному количеству (Количество) или стоимости прихода с учетом проведенных корректировок (Величина). Величина: себестоимость прихода будет скорректирована так, чтобы общая стоимость партий прихода, с которыми Вы работаете, была равна показателю в поле Величина. Приращение стоимости отдельных проводок производится пропорционально количеству или стоимости приходов. Процент: себестоимость будет увеличена (снижена) на тот процент, который Вы укажете в поле Процент. 7. Для того чтобы вывести на печать список скорректированных проводок, нажмите кнопку Печать. 8. Теперь, чтобы система скорректировала себестоимость приходов и создала проводки в Главной Книге между счетом складского прихода и счетом прибылей/убытков, заданными в форме Номенклатурные группы, воспользуйтесь кнопкой Разноска.
Рис. 166. Диалоговая панель запроса режимов проводки. 9. На экране появится запрос, в котором следует заполнить следующие поля: Поле
Описание
Дата проводки
Дата, которой будут оформлены бухгалтерские проводки.
Спецификация
Метод группировки бухгалтерских проводок. Выбор опции Общее количество приведет к формированию одной суммарной проводки (если проводки должны идти на разные счета, система выдаст сообщение об ошибке). При выборе опции Ном. Группа каждой номенклатурной группе будет соответствовать одна проводка; в случае выбора опции Номенклатура система создаст по одной проводке для каждой номенклатурной единицы.
212
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Обновление Главной Книги
Если этот параметр отключен, система скорректирует себестоимость складских проводок, но не отразит внесенные изменения в Главной Книге. По умолчанию режим создания бухгалтерских проводок активизирован. Суммы во вторичной валюте по Главной Книге не проводятся.
Примечания
Здесь можно ввести комментарий к сессии корректировки себестоимости.
10.После нажатия кнопки ОК будут обновлены дополнительные проводки по Главной Книге.
складские
проводки
и
сформированы
Рис. 167 Сформированные проводки в Главной Книге.
*
Аналогичным образом выполняется коррекция себестоимости во вторичной валюте. Эта операция активизируется пунктом главного меню Управление запасами/Периодические операции/Закрытие и коррекция в валюте.
Как скорректировать себестоимость складских запасов в основной валюте После проведения процедуры закрытия склада система допускает корректировку себестоимости складских запасов, при этом обрабатываются только складские остатки. Чтобы скорректировать остатки, система распределяет корректирующую сумму по совокупности открытых (не сопоставленных) приходов. Если часть приходов уже сопоставлена, система расщепляет соответствующие складские проводки и корректирует «открытую часть». Корректировка себестоимости складских запасов производится во многом аналогично корректировке себестоимости приходов: 1. Откройте форму Закрытие и коррекция (Управление запасами/Периодические операции/ Закрытие и коррекция). 2. Еще раз хотелось бы обратить Ваше внимание на то, что корректировка себестоимости складских запасов может осуществляться только после того как в системе была выполнена операция закрытия склада, в противном случае, при попытке скорректировать себестоимость складских запасов на экране появится следующее сообщение:
Microsoft Business Solutions
213
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис.. Сообщение об ошибке. 3. Итак, установите курсор поверх какой-либо сессии корректировки себестоимости. Нажмите кнопку Коррекция и выберите пункт В наличии в появившемся подменю. 4. Перед Вами окажется окно формы Коррекция запасов в наличии. Для того чтобы задать критерии выборки складских запасов, нажмите кнопку Выбор. Система отобразит диалоговое окно, в котором можно отметить коды складской аналитики, по которым будут разграничены запасы товаров. Для конкретизации интересующей Вас номенклатуры можно воспользоваться запросом, возникающим по нажатию кнопки Выбор. После того, как указаны все условия выборки данных, нажмите кнопку ОК. 5. Система выведет список наличных на момент закрытия склада запасов с указанием тех кодов складской аналитики, которые Вы указали на предыдущем шаге. Вид этого списка аналогичен журналу корректируемых приходов: приводятся название товара, проведенная сумма и количество. В поле Приращение можно вручную задать приращение стоимости запасов.
Рис. 168. Корректировка стоимости наличных запасов. 6. Для того чтобы внести корректировки в стоимость всех выбранных запасов, воспользуйтесь кнопкой Коррекция. С ее помощью можно пересчитать запасы по стандартной себестоимости, по новой цене, увеличить стоимость запасов на некоторую сумму, привести их стоимость к некоторому значению или задать процентное приращение стоимости (подробнее см. выше). 7. После того, как Вы внесли все необходимые исправления, нажмите кнопку Разноска и укажите параметры разноски в Главную Книгу. Система распределит корректирующие суммы поровну между проводками прихода, формирующими складские остатки. С этого момента все последующие расходы товара будут списываться по новой себестоимости. Отмена корректировки складских запасов производится обычным образом – с помощью кнопки Отмена на форме Закрытие и коррекция.
*
Корректировка стоимости наличных запасов во вторичной валюте производится аналогичным образом в форме Закрытие и коррекция в валюте.
Как просмотреть или отменить корректировку стоимости 1. Список проведенных сессий корректировки себестоимости приводится на вкладке Обзор формы Закрытие и коррекция (Управление запасами/Периодические операции/Закрытие и коррекция):
214
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 169. Сеансы корректировки себестоимости приходов. 2. В верхней части формы находится ниспадающий список, с помощью которого можно изменить режим работы формы. По умолчанию выбрана опция Активный, т.е. вывод всех активных сессий корректировки и закрытия склада. Если остановиться на опции Все, на вкладке Обзор будут отображены все сессии, включая отмененные. 3. Просмотрите следующую информацию на вкладке Обзор: Поле
Описание
Активный
Корректировка себестоимости находится в силе.
Дата
Дата, которой проведена коррекция в ГЛАВНУЮ КНИГУ.
Документ ГК
Код бухгалтерского документа, являющегося источником корректирующих проводок в ГЛАВНУЮ КНИГУ.
Тип
Тип сессии корректировки: Значение Закрытие можно видеть напротив сессий закрытия склада (перерасчета себестоимости); значение Разноска относится к операциям корректировки себестоимости приходов, а В наличии – к пересчету стоимости наличных запасов.
Выполнено
Дата фактического выполнения коррекции.
Отмена
Коррекция отменена.
4. На вкладке Разное можно получить дополнительные сведения о параметрах запуска корректировки. Вкладка Сессия содержит сведения о длительности выполнения процедуры корректировки, а Примечания – комментарий, введенный перед запуском процедуры коррекции (см. выше). 5. Для того чтобы отменить корректировку себестоимости, нажмите кнопку Отмена и ответьте утвердительно на появившийся запрос. 6. Просмотр скорректированных проводок осуществляется с помощью кнопки Сопоставления. Распечатать этот список можно нажатием кнопки Печать на форме Закрытие и коррекция. Наряду с суммами коррекции система приводит модель, по которой пересчитана себестоимость (Принцип), а также стандартные характеристики проводки: код и конфигурация товара, код и тип оригинального заказа/закупки, внутренний идентификатор проводки и т.д. 7. Бухгалтерские проводки, сформированные по итогам корректировки себестоимости, можно вывести и помощью функциональной кнопки Главная Книга/Документ ГК на форме Закрытие и коррекция.
Microsoft Business Solutions
215
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
4.5.5.
Перерасчет себестоимости в конце отчетного периода
В конце отчетного периода можно пересчитать списанную по отпуску товаров себестоимость в соответствии с одной из пяти моделей: •
ФИФО
•
ЛИФО
•
ЛИФО на дату составления заказа
•
Средняя себестоимость
•
Средняя себестоимость на дату составления заказа
Выбор той или иной модели осуществляется в поле группы складских моделей товара. Закрытие склада во вторичной валюте проводится по той же модели.
Время
Приходы
Расходы
Модель ФИФО
Приходы
Расходы
Средняя
Приходы
Приходы
Расходы
Модель ЛИФО
Приходы
Расходы
Модель ЛИФО на дату
Расходы
Средняя на дату
Рис. 170. Различные модели закрытия склада. Имейте в виду, что сопоставление приходов и расходов с помощью кодов складской аналитики уменьшает количество степеней свободы для перерасчета себестоимости. Дело в том, что перерасчет по каждой комбинации кодов, включенных в число аналитики «финансового склада», ведется независимо. Выбор полного набора кодов аналитики, однозначно определяющих партии товара, фактически исключает перерасчет себестоимости. Если некоторые расходы привязаны к приходам, а другие – нет, себестоимость одного и того же товара будет списываться на разные партии несколькими способами, и могут возникнуть противоречия требованиям налогового законодательства. Чтобы этого избежать, внимательно отнеситесь к настройке кодов аналитики, и для всех кодов с установленной опцией Финансовый склад 216
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® активизируйте режим Первичная сопоставлении операций.
аналитика,
чтобы
исключить
возможность
ошибки
при
Режим Стандартная себестоимость, выбранный в ходе настройки складских моделей, также лишает смысла операцию перерасчета себестоимости. Переключение этого режима непосредственно перед закрытием склада какого-либо эффекта не вызовет: перерасчет будет выполнен по выбранной в поле Складская модель модели. Если система определит, что количество товара на складе (в ячейке, пакете) отрицательно, расход будет проведен по стандартной себестоимости.
4.5.5.1.
ФИФО
При перерасчете себестоимости по модели ФИФО (от англ. FIFO -- First In, First Out) система заново анализирует все приходы и в первую очередь списывает те партии товара, которые первыми пришли на склад. Предположим, что в условиях примера, описанного в пункте 4.5.2 (см. Таблица 3), режим финансового склада для складской аналитики Партия отключен. Тогда закрытие склада по методу ФИФО приведет к следующей корректировке проводок расхода: Таблица 5. Результат корректировки себестоимости расходов по методу ФИФО. Тип проводки
Дата
Статус
Себестоимость
Количество
Сумма
Партия
Приход
10.01
Закуплено
3 р.
100 шт.
300 р.
П-01
Приход
13.01
Закуплено
7 р.
100 шт.
700 р.
П-01
Расход
20.01
Продано
3 р.
-100 шт.
-300 р.
П-01
Приход
21.01
Закуплено
4 р.
50 шт.
200 р.
П-02
Расход
25.01
Продано
7 р.
-100 шт.
-700 р.
П-01
Система сопоставила первой проводке расхода первую проводку прихода, второму расходу – следующий приход и т.д. Если активизировать режим Финансовый склад для какого-либо кода аналитики, система произведет корректировку по методу ФИФО внутри каждого подмножества проводок с одинаковыми кодами. В нашем примере от этого ничего не изменится, поскольку все расходы зарезервированы из одного пакета.
4.5.5.2.
ЛИФО
Перерасчет по модели ЛИФО (от англ. LIFO – Last In, First Out) ведется следующим образом: последнему складскому движению расхода ставится в соответствие последний приход, предпоследнему расходу – предпоследний приход и т.д. В нашем примере перерасчет себестоимости по методу ЛИФО (при условии, что партия исключена из списка «финансовых» кодов складской аналитики) повлечет за собой следующие изменения: Таблица 6. Результат корректировки себестоимости расходов по методу ЛИФО. Тип проводки
Дата
Статус
Себестоимость
Количество
Сумма
Партия
Приход
10.01
Закуплено
3 р.
100 шт.
300 р.
П-01
Приход
13.01
Закуплено
7 р.
100 шт.
700 р.
П-01
Расход
20.01
Продано
5 р.
-100 шт.
-(50*7 + 50*3) = 500 р.
П-01
Приход
21.01
Закуплено
4 р.
50 шт.
П-02
Расход
25.01
Продано
7 р.
-100 шт.
200 р. -(50*4 + 50*7) = 550 р.
Microsoft Business Solutions
П-01
217
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Система движется по расходам снизу вверх. При формировании последней партии расхода система взяла 50 штук товара по цене 4 р. из последнего прихода, а оставшиеся 50 штук – из второй партии прихода, списав в итоге 550 р. Первый расход сформирован соответственно из второй и первой партий прихода. Если активизировать режим Финансовый склад и запустить перерасчет себестоимости по методу ЛИФО, мы получим картину точь-в-точь как в методе ФИФО (Таблица 5). Анализируя последний расход, система сопоставляет ее с последней проводкой прихода в пакет П-01 (себестоимость - 7 р.). Тогда первый расход сопоставляется с первым приходом (себестоимость – 3р.).
4.5.5.3.
ЛИФО на дату
В модели ЛИФО на дату последний расход сопоставляется с последним приходом, хронологически предшествующим моменту разноски расхода. Пусть перед последним расходом был оприходован товар по себестоимости x р., а последний приход зарегистрирован по себестоимости y р. Тогда в модели ЛИФО на дату расход будет списан по x рублей штуку (против y рублей в модели ЛИФО). В нашем сквозном примере последней проводкой складского движения является расход, поэтому результаты закрытия склада по моделям ЛИФО и ЛИФО на дату совпадают (Таблица 6).
4.5.5.4.
Средняя себестоимость
При закрытии склада по методу средней себестоимости система суммирует все проводки прихода и делит их на общее количество прихода, вычисляя единую себестоимость для всех расходов. В нашем примере за все время на складе было оприходовано товара на сумму (300 + 700 + 200) = 1200 р., при этом суммарный объем прихода составил 250 штук. Тогда товар списывается по себестоимости 1200/250 р. = 4,8 р.: Таблица 7. Результат корректировки себестоимости расходов по средней себестоимости. Тип проводки
Дата
Статус
Себестоимость
Количество
Сумма
Партия
Приход
10.01
Закуплено
3 р.
100 шт.
300 р.
П-01
Приход
13.01
Закуплено
7 р.
100 шт.
700 р.
П-01
Расход
20.01
Продано
4,8 р.
-100 шт.
-480 р.
П-01
Приход
21.01
Закуплено
4 р.
50 шт.
П-02
Расход
25.01
Продано
4,8 р.
-100 шт.
200 р. -480 р.
П-01
Если включить пакет в «финансовый склад», система проведет усреднение не по всему складу, а по каждому пакету. Поскольку оба расхода идут из одного пакета, себестоимость их списания будет одинаковой и равной (300 + 700) р./ (100 + 100) = 5 р.
4.5.5.5.
Средняя себестоимость на дату
Механизм списания средней себестоимости на дату расхода предельно близок методу списания мгновенной себестоимости (4.5.2). Система движется сверху вниз по списку расходов, ретроспективно рассчитывая среднюю себестоимость на момент списания товара. Усреднение производится по каждой комбинации кодов складской аналитики, включенных в финансовый склад. Данный режим перерасчета позволяет урегулировать себестоимость расходов, когда хозяйственные операции проводятся задним числом.
Как пересчитать себестоимость в первичной валюте 1. Вызовите форму Закрытие и коррекция (Управление запасами/Периодические операции/ Закрытие и коррекция). 2. Нажмите кнопку Закрытие. На экране появится следующая форма:
218
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 171. Корректировка себестоимости приходов. 3. Значение поля Закрытие склада на дату определяет границу перерасчета себестоимости. Корректировка коснется всех складских движений, проведенных с момента последнего закрытия склада по указанную дату. По умолчанию в поле проставлен последний день месяца, предшествующего текущему. 4. В поле Спецификация, как и в случае корректировки себестоимости приходов (см. пункт 4.5.4), задается механизм группировки бухгалтерских проводок. Выбор опции Общее количество приведет к формированию общей проводки по всем хозяйственным операциям. В режиме Ном. Группа отдельная проводка в ГК создается для каждой номенклатурной группы. Опция Номенклатура отвечает за группировку проводок по товарам. 5. Включите параметр Обновление Главной Книги, чтобы отразить на счетах ГЛАВНОЙ КНИГИ изменения, коснувшиеся себестоимости списания расходов. 6. Введите, при необходимости, комментарии к сессии закрытия склада в поле Примечания и нажмите кнопку ОК. Система обновит складские проводки (см. пункт 5.2.1) и разнесет корректирующие суммы по счетам Главной Книги. При этом на вкладке Обработка в поле Коррекция складских проводок проставляется величина недостающей суммы, а в поле Рассчитанная сумма - скорректированная себестоимость. На вкладке Разное система переводит поле Открытое значение в статус Нет, запрещающий модификацию проводки, и заносит дату корректировки себестоимости в поле Финансовое закрытие. Корректирующие проводки можно просмотреть с помощью кнопки Сопоставления на форме Закрытие и коррекция.
*
После того, как склад закрыт, проводить какие-либо операции датой, предшествующей дате последнего закрытия склада, нельзя. Для того чтобы выполнить складскую проводку задним числом, следует предварительно отменить процедуру закрытия склада. Отмена закрытия производится аналогично отмене корректировки себестоимости приходов с помощью кнопки Отмена в форме Закрытие и коррекция.
4.5.5.6.
Закрытие склада во вторичной валюте
Всю логика перерасчета себестоимости в первичной валюте продублирована для вторичной валюты. Закрытие склада во вторичной валюте происходит отдельно от закрытия склада в первичной валюте. Таким образом, в первичной валюте склад можно пересчитать, например, по модели ЛИФО, а во вторичной – по модели ФИФО. Суммы сопоставления в первичной валюте и во вторичной по текущему курсу, очевидно, различаются. Проиллюстрируем закрытие склада во вторичном документе на примере п. 4.5.3. В развитие примера: пусть после выполнения заказа 7 марта осуществлена закупка 30 штук товара по цене 8 р. за штуку. Курс доллара на момент обработки накладной составил 32 р./долл. Партия товара зарегистрирована с кодом П-03. Система оприходовала партию товара по совокупной стоимости 240 рублей (первичная валюта) и $7,5 во вторичной валюте (Таблица 8). Microsoft Business Solutions
219
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Таблица 8. К примеру перерасчета себестоимости расходов во вторичной валюте. Тип проводки
Дата
Статус
Цена/ себест.
Колво
Сумма
Курс
Цена (вал.)
Сумма (вал.)
Партия
Приход
10.01
Закуплено
3 р.
100
300 р.
20 р./$
$0,15
$15
П-01
Приход
05.02
Закуплено
7 р.
100
700 р.
25 р./$
$0,28
$28
П-02
Расход
01.03
Продано
?
-50
?
30 р./$
?
?
П-02
Приход
07.03
Закуплено
8 р.
30
240 р.
32 р./$
$0,25
$7,5
П-03
В момент закрытия склада система рассчитает себестоимость расхода в первичной и вторичной валютах. Ниже перечислены все возможные варианты, которые система может выдать в рамках нашего примера: Таблица 9. Себестоимость заказа от 01.03 по различным моделям складского учета. Модель ФИФО ЛИФО ЛИФО на дату Средняя Средняя на дату
*
Фин. код аналитики
Себестоимость расхода в базовой валюте (руб.)
Себестоимость расхода во вторичной валюте (долл.)
-
3*50 = 150
0,15*50 = 7,5
Партия
7*50 = 350
0,28*50 = 14
-
8*30 + 7*20 = 380
0,25*30 + 0,28*20 = 13,1
Партия
7*50 = 350
0,28*50 = 14
-
7*50 = 350
0,28*50 = 14
Партия
7*50 = 350
0,28*50 = 14
-
(300+700+240)/(100+100+30)*50= 269,59
(15+28+7,5)/(100+100+30)*50=10,98
Партия
700/100*50 = 350
28/100*50 = 14
-
(300+700)/(100+100)*50 = 250
(15+28)/(100+100)*50 = 10,75
Партия
700/100*50 = 350
28/100*50 = 14
Закрытие склада во вторичной валюте производится аналогично закрытию склада в основной валюте компании в форме Закрытие и коррекция в валюте (Управление запасами/Периодические операции/Закрытие и коррекция в валюте). Период, по которому производится закрытие в первичной валюте, не обязательно совпадает с периодом закрытия во вторичной валюте, и можно производить корректировку себестоимости расходов во вторичной валюте в том периоде, в котором уже проводилось закрытие в первичной валюте. Как и в случае закрытия в первичной валюте, любые складские операции в закрытом по вторичной валюте периоде запрещены.
220
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
5. Анализ товарно-материальных потоков В плане анализа движений товарно-материальных ценностей система позволяет: • анализировать информацию в запросах по отдельным товарам (см. пункт 5.2) • анализировать товарно-материальные потоки при помощи стандартных отчетов (см. пункт 5.3) • формировать общие запросы к модулю УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ (см. пункт 5.4)
5.1. Типы складских операций Все операции по товарам - как уже осуществленные, так и только планируемые, представлены в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Два основных типа операций - это операции расхода и прихода. Складские проводки (операции) можно просмотреть с помощью функциональной кнопки Проводки в таблице номенклатурных единиц или с помощью одноименного запроса в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Операции прихода создаются, когда вводится закупка, осуществляется получение товаров по отборочной накладной или регистрируются накладные от поставщиков, при работе через складские журналы, а также при возврате товаров от покупателей. Операции расхода создаются при оформлении заказов на товары, возврате товаров поставщикам, регистрации недостачи в складских журналах модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ или при отпуске материалов в производство. Отпуск товаров по отборочным накладным и оформление накладных производится в модуле РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ. Состояние запасов товара на каждом складе система анализирует путем суммирования операций прихода и расхода. Например, для расчета наличного объема запасов система суммирует все совершенные физические проводки. Состояние (Заказано, Закуплено, Отпущено, Продано и т.д.), в котором находятся те или иные партии приходов и расходов, отслеживается по каждому складу (см. пункты 5.1.1 и 5.1.2). Ниже описаны различные состояния проводок по движению товара.
5.1.1.
Виды прихода
Операции прихода могут находиться в одном из семи состояний: Приходы - предложения: виртуальные (возможные) приходы, имеют своей основой предложения по закупке. Заказано: когда закупка создается в модуле РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ, система автоматически создает складскую операцию, описывающую планируемый приход. Приход характеризуется состоянием Заказано, при этом количество, дата поставки и идентификатор склада переносятся из строки закупки в складскую операцию, а поле Физическая дата остается пустым. Приход находится в состоянии Заказано и в случае, когда Вы осуществляете обработку акта приемки. Прибыло: товар зарегистрирован в журнале приемки модуля УПРАВЛЕНИЕ доставлен в ячейку хранения транспортировкой приемки.
ЗАПАСАМИ,
не
Зарегистрировано: товар попал в ячейку хранения на складе и готов к проводке по отборочной накладной. Получено: когда по закупке осуществляется приход по отборочной накладной, система создает складскую операцию, описывающую физический приход товара, а точнее переводит уже созданную строку со статусом Заказано (или Зарегистрировано) в статус Получено. В поле Физическая дата находится дата отборочной накладной, то есть дата физического прихода товара на склад. В случае, когда осуществляется частичная поставка товара, исходная операция с состоянием Заказано модифицируется - количество товаров в этом состоянии уменьшается на Microsoft Business Solutions
221
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® то, которое получено, и создается новая строка с состоянием Получено, где в поле Физическая дата находится дата отборочной накладной, то есть дата физического прихода части товара на склад. Закуплено: данный вид операций соответствует регистрации накладной от поставщика. Такая операция по приходу помечается состоянием Закуплено, и дата накладной (т.е. дата совершения бухгалтерских операций) заносится в поле Финансовая дата. Исходная операция с состоянием Получено (или Заказано, если пропущен шаг получения товара по отборочной накладной) соответствующим образом сокращается или удаляется. Выбытие (разборка): статус прихода материалов и комплектующих, высвобожденных в ходе разборки (демонтажа) основного средства.
5.1.2.
Виды расхода
Операция расхода может быть в одном из восьми состояний. Ниже приведены возможные состояния операции расхода: Расходы - предложения: виртуальные (возможные) расходы, имеют своей основой предложения по заказу. В заказе: когда в модуле РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ вводится заказ от покупателя и создается строка, система создает операцию расхода со статусом В заказе, которая идентифицирует ожидаемый расход. Зарезервировано в заказанных: под заказ от покупателя можно зарезервировать приходы. Товары могут быть зарезервированы из количества, физически имеющегося в наличии, или из ожидаемого прихода (приходы в состоянии Заказано). При осуществлении резервирования система вначале пытается зарезервировать товар из имеющихся в наличии запасов, и если на складах нет товара, система попытается осуществить резервирование из ожидаемых закупок. Если товары резервируются из закупок, система создает новую складскую операцию с состоянием Зарезервировано в заказанных. Исходная операция с состоянием В заказе соответствующим образом модифицируется или удаляется. Система автоматически изменяет состояние операции на Физически зарезервировано, как только указанная закупка физически приходит на склад по накладной. Физ. зарезервировано: в том случае, если товары резервируются из имеющегося в наличии количества, система создает новую складскую операцию с состоянием Физически зарезервировано и модифицирует или удаляет исходную операцию с состоянием В заказе. Скомплектовано: такой статус присваивается проводкам расхода, когда товар комплектуется средствами модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ и доставляется на дебаркадер отгрузки. Аналогичный статус имеют партии расхода, доставленные в ячейку отгрузки с помощью операций транспортировки отгрузки (заполненных палет) (см. пункт 6.4.6). Отпущено: когда осуществлен отпуск товара по отборочной накладной, система создает новую складскую операцию с состоянием Отпущено, определяющую физический расход со склада. В этот момент фиксируется дата физического расхода товара. Исходные операции с состояниями По заказам, Зарезервировано по заказам, Физически зарезервировано или модифицируются, или удаляются. Продано: если по заказу покупателя выписана накладная, создается новая (или модифицируется прежняя) складская операция, определяющая бухгалтерскую стоимость расхода. Эта операция характеризуется состоянием Продано и в качестве финансовой даты проводки выступает дата накладной. Ввод в эксплуатацию: статус расхода основных средств, купленных, и введенных в эксплуатацию с параллельным списанием со склада.
222
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
5.2. Анализ информации по отдельным товарам Система поддерживает следующие возможности анализа информации по отдельным товарам (через таблицу номенклатурных единиц): • Просмотр проводок по товару (см. пункт 5.2.1) • Анализ уровня запасов (см. пункт 5.2.2) • Просмотр партий товара (см. пункт 5.2.3) • Просмотр пакетов товара (см. пункт 5.2.4) • Анализ открытых (недовыполненных) строк заказов (см. пункт 5.2.5) • Анализ открытых (недовыполненных) строк закупок. • Анализ чистой потребности в товаре (см. пункт 5.2.6) • Анализ брутто-потребностей в товаре (см. пункт 8.3.3) • Анализ складской статистики (см. пункт 5.2.7).
5.2.1.
Просмотр проводок по товару
Складские проводки формируются или модифицируются в момент создания строк заказов, закупок, складских журналов, производств и операций по проекту, в момент обработки отборочных накладных и накладных, при резервировании, регистрации и комплектации товара, при корректировке стоимости запасов и т. д. Информацию о выполненных складских проводках по выбранному товару можно просмотреть в форме Проводки по номенклатуре (Управление запасами/Номенклатурные единицы кнопка Проводки или с помощью кнопки Склад/Проводки в строке складского журнала, заказа или закупки), отражающей приход и расход выбранного товара.
Рис. 172. Список складских проводок по номенклатуре. В этой форме представлено 7 вкладок, на которых приводятся сведения о статусе и дате проводки, количестве и стоимости товара, а также по исходным заказам, закупкам или складским проводкам. На вкладке Обзор представлен список всех проводок по выбранной номенклатуре с указанием следующей информации:
Microsoft Business Solutions
223
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Поле
Описание
Физ. дата
Дата физического движения, т.е. поступления или отпуска товара по отборочной накладной, складской проводке и т.д.
Финанс. дата
Дата финансовой операции, т.е. обработки накладной по заказу или закупке, разноски складского журнала или определения фактической стоимости производства.
Ссылка
Тип исходного документа, обработка которого привела к формированию складской проводки. В основании проводки товара могут лежать: заказы, закупки, производственные заказы и их строки (Производство, Строка производства), складские проводки (как обычные, так и прибылей/убытков, переноса или инвентаризации), операции сбора-разбора спецификаций (тип Спецификация или Строка спецификации), проекты, заказы на отгрузку и наряды на транспортировку палет.
Код
Идентификатор документа, по которому совершена операция.
Приход, Расход
Статус проводки прихода/расхода (см. пункт 5.1).
Количество
Количество товара, фигурирующее в проводке. Для приходов – положительное, для расходов – отрицательное.
Себестоимость
Проведенная по операции сумма в базовой валюте, себестоимость прихода или расхода с учетом коррекции (см. пункт 4.5).
Себестоимость (вал.)
Отражает себестоимость прихода или расхода во вторичной валюте с учетом корректировок.
На вкладке Разное, помимо информации в знакомых полях Ссылка, Код, Статус прихода, Статус расхода и Количество, присутствуют некоторые дополнительные сведения: Поле
Описание
Номенклатура
Код номенклатуры.
Конфигурация
Конфигурация номенклатуры.
Счет
Код клиента или поставщика соответственно для проводки по заказу или закупке.
Складская ссылка
Для проводки по заказу на отгрузку или производственному заказу в данном поле приводится тип соответствующего документа модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ: заказ на отгрузку, строка производственного журнала комплектации или журнала готовых к сдаче.
Складской идентификатор
Код заказа на отгрузку.
Проект
Идентификатор проекта для складских движений по проектам.
Инв. номер ОС
Инвентарный номер ОС
Модель учета
Модель учета ОС
Номер лота
Лот (группа проводок, соответствующая одной строке заказа, закупки и пр.), которому принадлежит выбранная проводка.
Ссылка на лот
Код лота, на который имеется ссылка
Номер аналитики
Идентификатор совокупности кодов складской аналитики (т.е. код записи в таблице InventDim).
Открытое значение
Если в этом поле значится Нет, проводка полностью сопоставлена и сумма по проводке зафиксирована в ходе
224
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
закрытия склада. Если Да, то проводка не попала под закрытие склада. Значение Предложение свидетельствует о том, что проводка сформирована по предложению. Предполагаемая дата
Дата ожидаемого физического движения (прибытия или расхода по отборочной накладной) с учетом стандартной длительности ожидания.
Складская дата
Дата регистрации или комплектации.
На вкладке Обработка приводятся данные по разноске складского и финансового документов:
Рис. 173. Сведения об отборочной накладной, накладной и стоимостных характеристиках складской проводки. Поле
Описание
Физ. дата
Дата проведения отборочной накладной, по которой инициировано физическое движение товара на складе.
Физический документ
Номер документа ГК по отборочной накладной, по которой инициировано физическое движение товара на складе.
Отборочная накладная
Номер отборочной накладной. В случае проводок по складским журналам поле остается пустым.
Физ. сумма
Стоимость товара в первичной валюте, проведенная по отборочной накладной.
Сумма (вал.)
Здесь отображается себестоимость во вторичной валюте, зарегистрированная в ходе выполнения операций физического приходования/расходования товара (обработки отборочной накладной).
Реализовано физически
Сумма предполагаемой реализации, проведенная по отборочной накладной.
Разнесено физически
Промежуточная стоимость по отборочной накладной проведена в ГЛАВНУЮ КНИГУ. (В том случае, если осуществляется разноска – см. Заказы).
Разнесено финансово
Флажок в этом поле свидетельствует о том, что итоговая себестоимость по счету была проведена в ГЛАВНУЮ КНИГУ.
Разнесена физ. реализация
По накладной проведена сумма предполагаемой реализации.
Microsoft Business Solutions
225
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Финанс. дата
Дата проведения документа Главной Книги.
Финансовый документ
Присвоенный системой код документа Главной Книги.
Накладная
Номер накладной.
Фин. сумма
Себестоимость в базовой валюте, проведенная в момент обработки накладной.
Коррекция
Величина, на которую корректируются проводки в момент закрытия или корректировки стоимости запасов. Равняется разности между себестоимостью, рассчитанной при закрытии, и мгновенной себестоимостью списания расхода, т.е. Коррекция = Рассчитанная сумма - Сумма.
Доход \ расход
Сумма, проведенная по счету прибылей и убытков в ходе разноски складского журнала, или корректирующая сумма.
Коррекция (вал.)
Сумма во вторичной валюте, корректирующая себестоимость расхода. Формируется при закрытии склада во вторичной валюте и равна разности между себестоимостью, рассчитанной при закрытии, и мгновенной себестоимостью списания расхода, т.е. Коррекция (вал.) = Сумма сопоставления (вал.) Сумма (вал.).
Финансовое закрытие
Конец периода закрытия по основной валюте, в который попал расход, или период, в котором окончательно сопоставлен приход.
Закрытое количество
Количество, сопоставленное с проводкой прихода (для проводок расхода) или расхода (для проводок прихода). Проставляется в ходе закрытия склада.
Рассчитанная сумма
Сумма сопоставления проводки прихода с проводкой расхода, рассчитанная в ходе закрытия склада. Очевидно, сумма сопоставлений по всем приходам равна сумме сопоставления по расходам со знаком минус.
Финансовое закрытие в валюте
Конец периода закрытия во вторичной валюте, в который попал расход (или период, в котором окончательно сопоставлен приход).
Закрытое количество (вал.)
Количество товара в закрытой по вторичной валюте проводке расхода или доля прихода, сопоставленная некоторому расходу.
Сумма сопоставления (вал.)
Скорректированная себестоимость расхода во вторичной валюте или стоимость товара в проводке прихода, сопоставленная с расходом в ходе закрытия склада.
Параметры источника проводки приведены на вкладке Ссылка. В поле Тип указывается тип источника: Клиент для заказа, Поставщик для закупки и Склад для складского журнала. Остальные поля аналогичны тем, которые можно видеть в формах Заказ, Закупки или Строки журнала, они описывают код контрагента, количество товара и сумму по строке, а также параметры цен и скидок. Вкладка Прочее содержит следующие поля: Поле
Описание
Валюта
Код базовой валюты.
Стандартная себестоимость
Стандартная стоимость товара, зафиксированная на момент проводки.
Категория
Категория издержек по проекту, к которой отнесена проводка.
Стандартная себестоимость
Стандартная стоимость товара, зафиксированная на момент проводки во вторичной валюте.
226
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Возврат по отборочной накладной
Пометка в этом поле свидетельствует о том, что проводка сформирована при возврате по отборочной накладной.
Возврат по накладной
Данная проводка сгенерирована при обработке кредит-ноты.
Номер возвращенного лота
Идентификатор партии возврата, указанный при обработке кредит-ноты или журнала прибылей/убытков.
Дата присвоения статуса
Дата присвоения проводке ее текущего статуса.
Вид операции
Приход или Расход.
Предполагаемое время
Спланированное время прихода товара на покрытие потребностей производства.
Версия спецификации, Версия маршрута
Выбранная версия спецификации и маршрута, используются в производственной логистике.
Проект
Код проекта
Категория
Категория затрат по проекту
Номер коррекции
Ссылка на коррекцию проекта
На вкладке Аналитика приводятся коды аналитических измерений физического и финансового документов по проводке, а также складская аналитика, характеризующая месторасположение ячейкиисточника для операций расхода (ячейки назначения прихода) и указывающая партию и серийный номер номенклатуры. В правой части формы Проводки по номенклатуре представлены функциональные кнопки, активизирующие различные средства отображения и редактирования проводок: Кнопка
Описание
Склад/Операции по документу физической обработки, Операции по документу финансовой обработки
При выборе этих функций система выводит на экран список всех бухгалтерских проводок по отборочным накладным (накладным).
Склад/Операции по складской аналитике
Система показывает все складские проводки, входящие в состав выбранной складской аналитики. Например, для расхода с типом Ввод в эксплуатацию система может вывести две проводки: приход по закупке и расход в связи с вводом в эксплуатацию.
Склад/Лот
Просмотр параметров складского лота – внутреннего идентификатора проводок, сформированных по одной строке закупки/заказа и пр.
Склад/Сопоставления, Дерево сопоставлений
Отображение проводок сопоставления, сформированных по выбранной складской проводке в ходе закрытия склада или корректировки себестоимости. Функция выводит список проводок, сопоставленных с данной, в виде таблицы или древовидной структуры.
Склад/Мониторинг
Просмотр проводок складского движения в виде дерева (см. рисунок).
Склад/В наличии
Выбор этого пункта позволит оценить наличные запасы номенклатуры, указанной в проводке.
Склад/Резервирование
Просмотр данных по резервированию товара для данной проводки.
Склад/Аналитика
Настройка измерений складской аналитики, которые следует выводить на вкладке Обзор таблицы складских проводок.
Главная Книга/Физический документ (Финансовый
С помощью этой кнопки можно просмотреть список всех бухгалтерских проводок по ассоциированным с проводкой по
Microsoft Business Solutions
227
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
документ)
номенклатуре документу Главной Книги, физическому и финансовому документам.
Функции/Суммирование, Разбиение
Позволяет разделить проводку на две части или объединить несколько проводок в одну. Для разбиения проводки следует выбрать пункт выпадающего меню Разбиение и ввести в появившемся окне запроса количество товара, подлежащее переносу в новую проводку. Объединение производится следующим образом: вначале нужно подвести курсор к одной из складских проводок, затем – нажать кнопку Функции и выбрать пункт Суммирование, после этого утвердительно ответить на запрос. Суммируются идентичные проводки, относящиеся к одной партии и имеющие одинаковый статус.
Рис. 174 Просмотр проводок складского движения номенклатур в виде дерева
5.2.2.
Анализ уровня запасов
Чтобы просмотреть уровень запасов некоторой номенклатурной единицы по всем складам и проанализировать суммарные количества по товару в различных статусах расхода и прихода, включая предложения, заказы и т.д., используйте запрос В наличии. Доступ к нему осуществляется с помощью одноименной кнопки в форме Номенклатура. Наличные запасы группируются в запросе по кодам аналитики, выбранным с помощью кнопки Аналитика.
228
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 175. Наличное на складе количество товара. На вкладке Обзор приведены ключевые данные по наличным запасам: Поле
Описание
Номенклатура
Код номенклатуры.
Конфигурация
Конфигурация номенклатурной единицы, если таковая задана.
Физ. наличие
Имеющееся в наличии количество товара, т.е. сумма приходов со статусом Получено, Зарегистрировано и Приобретено за вычетом объемов операций физического расхода (Продано, Отпущено и Скомплектовано).
Физ. зарезервировано
Зарезервировано из имеющихся в наличии запасов.
Физ. доступно
Физически доступное для выполнения заказов количество товара. Рассчитывается как разница наличного и зарезервированного количества.
Всего заказано
Суммарное заказанное у поставщиков количество товара.
Зарезервировано в заказанных
Зарезервировано в ожидаемых поставках (суммарное количество номенклатурных единиц в проводках со статусом Зарезервировано в заказанных).
Доступное общее количество
Доступное количество товара с учетом заказанного. Рассчитывается по формуле: Физ. доступно + Всего заказано – Зарезервировано в заказанном.
Детальная информация по проведенному количеству товара, полученная путем суммирования операций с одинаковыми статусами, приводится на вкладке В наличии. Поле
Описание
Разнесенное количество
Проведенное по накладным количество товара, просуммированное по всем операциям прихода и расхода. Если объем отгруженных заказов больше, чем закупок, по которым выписаны накладные, это количество может оказаться отрицательным (при включенном параметре Отрицательный
Microsoft Business Solutions
229
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® финансовый склад складской модели). Отпущено, Скомплектовано, Получено, Зарегистрировано, Физ. зарезервировано
Объемы запасов, рассчитанные путем суммирования количества товаров в проводках прихода и расхода соответствующих статусов.
Прибыло
Сумма по проводкам в статусе Прибыло.
Заказано
Общее количество товара в проводках типа Заказано.
Зарезервировано в заказанных
См. выше.
В заказе
Итог по складским проводкам номенклатуры в статусе В заказе.
Приходы – предложения, Расходы – предложения
Суммарное количество в проводках, сформированных по предложениям закупок и заказов.
Сведения о стоимости складских запасов: приводятся в группе полей Величина: Физ. сумма, – сумма, проведенная по физическим операциям с выбранной номенклатурой, Фин. сумма, – сумма, проведенная по финансовым операциям (накладным). То же самое и для вторичной валюты. Дополнительную информацию по номенклатуре можно получить с помощью функциональных кнопок: Проводки: вывести список складских проводок товара (см. пункт 5.2.1). Чистые потребности: анализ спрогнозированных потребностей в товаре с учетом наличных запасов. Инвентарный журнал: отображение строк скорректировавших уровень наличных запасов.
разнесенных
журналов
инвентаризации,
Отображение аналитики: выбор складской аналитики, которую необходимо отобразить на вкладке Обзор. При установленном переключателе Закрытые операции система вносит в число наличных запасов товары, проведенные по закрытым проводкам.
5.2.3.
Просмотр лотов
Лоты объединяют проводки, созданные в ходе обработки закупок, заказов, производственных заказов или складских журналов. Общее правило таково: одной строке документа (заказа, журнала) соответствует один лот. Лоты подразделяются на «открытые» и «закрытые». Если все проводки, принадлежащие лоту, подверглись процедуре сопоставления и перерасчета себестоимости (закрытия), и в поле Открытое значение проводки значится Нет, лот считается закрытым. Кроме того, к закрытым лотам относятся лоты по предложениям. Как правило, лот можно однозначно отнести к одному из двух типов: прихода или расхода. Исключение составляют лоты проводок, сформированных на основе строк журнала переноса. Они включают парные проводки прихода и расхода. Просмотреть лоты можно с помощью кнопки Запросы/Лоты в форме Номенклатура. Для переключения формы Лоты из режима отображения открытых лотов прихода в режим показа всех лотов прихода (включая полностью закрытые), воспользуйтесь флажком Только материально открытые.
230
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 176. Просмотр лотов. На вкладке Обзор этой формы собрана общая информация по складским лотам: Поле
Описание
Номер лота
Идентификатор лота, автоматически присвоенный системой в соответствии с параметрами номерной серии Номер лота.
Ссылка
Определяет (вместе с полем Код) тип закупки, заказа или журнала, инициировавшего физическое движение товара. Типы ссылок аналогичны ссылкам складских проводок (см. п. 5.2.1).
Код
Идентификатор исходного заказа.
Приход, Расход
Количество прихода или расхода товара, просуммированное по всем входящим в лот проводкам.
Фин. открыто
Суммарное количество товаров по открытым проводкам прихода и расхода.
Подробные сведения о лотах содержатся на вкладке Разное. В поле Номенклатура отображается код товара, проводки которого формируют лот. Группы полей Приход и Расход используются для просмотра общего количества товара в разрезе статусов проводок. Например, в поле Отпущено отображается суммарное количество товаров во всех принадлежащих лоту проводках со статусом Отпущено. С помощью кнопки Проводки лота пользователь может вывести список всех проводок, составляющих лот.
5.2.4.
Просмотр партий товара
Для просмотра такой складской аналитики, как партия, используется пункт Партии меню Запросы в таблице номенклатурных единиц или пункт главного меню Управление запасами/ Запросы/ Аналитика/ Партии. Идентификатор партии либо генерируется системой автоматически (см. п. 4.4.2) при проводке номенклатуры, либо выбирается пользователем из числа доступных при создании строк заказов, закупок или журналов. Важно, что в форме запроса Партия можно не только просматривать существующие партии, но и создавать новые. Для этого нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl-N или кнопку Создать инструментальной панели и ввести идентификатор партии.
Microsoft Business Solutions
231
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 177. Запрос по складским пакетам. На вкладке Обзор в табличном представлении отображена вся информация о партии: Поле
Описание
Номер партии
Уникальный идентификатор партии.
Номенклатура
Код номенклатурной единицы, из которой сформирована партия.
Дата производства
Дата изготовления входящих в партию товаров.
Срок годности
Дата истечения срока годности товаров в партии.
Вкладка Разное содержит те же самые данные по выбранной партии, в том числе идентификатор входящей в партию номенклатуры. С помощью функциональных кнопок В наличии, Проводки и Мониторинг можно просмотреть, соответственно, наличное количество товаров из партии или складские проводки, сопоставленные данной партии.
5.2.5.
Анализ открытых строк закупок
Просмотр информации об открытых (недополученных или неоприходованных) строках закупок осуществляется в форме Открытые строки закупок. Форма вызывается одноименным пунктом меню, появляющимся при нажатии кнопки Запросы в форме Номенклатура.
Рис. 178. Запрос по открытым строкам закупок.
232
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® На вкладке Обзор перечислены все открытые строки закупок выбранного в форме Номенклатура товара с указанием следующих данных: Поле
Описание
Закупка
Код закупки.
Номенклатура
Идентификатор номенклатуры, по которой создана строка закупки.
Дата поставки
Требуемая дата поставки товара по строке закупки.
К поставке
Недопоставленное количество товара.
Количество
Общее заказанное у поставщика количество.
Основные сведения о закупке, к которой относится строка, можно получить на вкладке Закупка. Информация включает идентификатор закупки, код поставщика и статус закупки. С помощью кнопки Аналитика можно выбрать коды складской аналитики, которые будут указываться для каждой строки на вкладке Обзор.
*
Аналогичным образом можно посмотреть информацию об открытых (недополученных) строках заказов. Для просмотра воспользуйтесь кнопкой Запросы/Открытые строки заказов.
5.2.6.
Анализ чистых и брутто-потребностей в товаре
Запросы по чистым и брутто-потребностям в товаре подробно описаны в пунктах 8.3.4.4 и 8.3.3 соответственно.
5.2.7.
Анализ складской статистики
Форма Статистика (кнопка Запросы/Статистика) предназначена для получения статистических данных по продажам и закупкам, динамически формируемых на основе закупок, заказов и возвращенных заказов. Статистика берется только по финансовому складу, т.е. отгруженным заказам и оприходованным закупкам. Создайте строки на вкладке Период для расчета статистики, укажите границы периода в полях Дата начала и Дата завершения, и система отобразит статистику за указанные периоды.
Рис. 179. Складская статистика по периодам.
Microsoft Business Solutions
233
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Поле
Описание
Дата начала
Выбор начала периода подсчета статистики.
Дата завершения
Дата окончания периода. Если Вам необходимо вывести статистику оборота в течение одного дня, в этом поле Вы выбираете соответствующее число, а поле Дата начала оставляете пустым.
Закупка
Общее количество в приходах по закупкам в течение выделенного периода. Принимаются во внимание только оприходованные закупки.
Приобретенное количество
Приобретенное количество в единицах складского учета.
Всего
Суммарная стоимость всего количества, отраженного в поле Закупка.
Заказ
Общее количество товара в отгруженных заказах.
Проданное количество
Проданное количество в единицах складского учета.
Всего
Стоимость этого количества товара.
Возврат
В поле отображается количество возвращенного по заказам товара.
Возращенное количество
Возвращенное количество в единицах складского учета.
Всего
Стоимость всего объема возвращенной продукции.
Коэффициент оборота
Коэффициент товарооборота, т.е. количество проданного за год товара к среднему наличному на складе количеству. Для расчета проданного за год количества система берет объем продаж за анализируемый период, а затем аппроксимирует его на год вперед.
Вкладка Прочее позволяет просмотреть информацию о последних проведенных заказах и закупках:
Рис. 180. Даты проведения последних операций прихода/расхода. Поле
Описание
Последний приход
Дата последней обработки отборочной накладной по закупке с данной номенклатурой. В поле № п.п. указывается код закупки, а в поле Количество – полученное количество товара.
Последняя закупка
Дата последней обработанной накладной. Номер накладной проставлен в поле № п.п., а количество товара и стоимость
234
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
закупки – в полях Количество и Сумма соответственно. Последняя положительная коррекция: № п.п., Количество, Сумма
Дата, номер документа, количество и сумма в последней корректировке себестоимости.
Последняя отгрузка
Дата проведения последней операции по расходованию заказа. Рядом приводится код заказа, количество и сумма, на которую выписана отборочная накладная.
Последняя накладная
Дата оформления последней накладной по заказу с указанием номера накладной, отгруженного количества и суммы, на которую выписана накладная.
Последняя отрицательная коррекция
Дата выполнения последней коррекции себестоимости в отрицательную сторону. Помимо даты, система приводит номер корректирующего документа ГК, количество складских запасов, подвергнутых коррекции и корректирующую сумму.
Доступное количество
Наличное на складах количество товара.
5.3. Использование стандартных отчетов Цель данного пункта руководства – предоставить пользователю информацию о базовых отчетах, связанных со складским движением.
Рис. 181. Базовые отчеты модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Все отчеты, существующие в системе и имеющие отношение к логистике, можно разделить на: • Отчеты, отражающие справочные данные по складским единицам, ценовой политике и настройкам стандартного количества товара в заказах (см. пункт 5.3.1). • Отчеты по складскому движению • Отчеты по текущему состоянию товарно-материальных запасов на различных складах (см. пункт 5.3.3).
Microsoft Business Solutions
235
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® • Аналитические отчеты по логистике (см. пункт 5.3.4). • Отчеты по финансовым показателям (см. пункт 5.3.5).
5.3.1.
Справочные данные по номенклатуре
Все отчеты Microsoft Business Solutions–Axapta по номенклатурным единицам собраны в папке главного меню Управление запасами/Отчеты.
5.3.1.1.
Основные отчеты по номенклатурным единицам
При необходимости распечатать базовые данные по складским единицам, учитываемым в системе, удобно использовать отчет Базовые данные (Управление запасами/ Отчеты/ Базовые данные/ Базовые данные), содержащий всю информацию о настройках товара. Каждой номенклатурной единице соответствует одна страница отчета. Перед составлением отчета можно отфильтровать информацию по номенклатурным группам, кодам и типам номенклатуры (см. пункт 5.3.6).
Рис. 182. Отчет по номенклатурным единицам. Отдельно можно вывести информацию о настройках стандартного количества товаров в заказах, закупках и журнальных проводках. Для этого используется отчет Настройка количества, активизируемый с помощью пункта главного меню Управление запасами/Отчеты/ Базовые данные/ Настройка количества. Для каждого изделия система указывает единицы измерения, отражает величину дискретизации заказанного количества (поле Объем заказа-кратно) и выводит минимальное, максимальное и стандартное количество товара в строке заказа, закупки или складского журнала.
5.3.2.
Отчеты по складскому движению
К отчетам по складскому движению можно отнести: • Собственно отчет о складских проводках (см. пункт 5.3.2.1). • Отчет о заказанном у поставщиков количестве товара (см. пункт 5.3.2.2).
236
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® • Отчет о резервировании (см. пункт 5.3.2.3).
5.3.2.1.
Складские проводки
В пункте 5.2.1 описана возможность просмотра всех складских проводок при помощи экранных форм. Для получения аналогичной информации в виде отчета Вы можете использовать отчет Складские проводки (Управление запасами/Отчеты/Проводки/Складские проводки). Отчет содержит все типы складских проводок, включая те, которые были сформированы при обработке заказов, закупок, производственных заказов, складских журналов и спецификаций. При запуске отчета на экране появляется диалоговая панель Складские проводки, с помощью которой можно активизировать режим отображения складской аналитики для каждой проводки: склада, с которого поступил товар, ячейки хранения и т.д.
Рис. 183 Настройка отчета Складские проводки Информация, выдаваемая системой в этом отчете, аналогична результатам запроса Проводки: Поле
Описание
Физ. дата
Дата движения товара на складе по отборочной накладной.
Физический документ
Код документа, вызвавшего физическое движение товара (как правило, внутренний номер отборочной накладной на товар).
Финанс. Дата
Дата бухгалтерской проводки, отражающей приход/расход товара, т.е. дата, когда статус этой операции приобрел значение Приобретено/Продано.
Финансовый документ
Код финансового документа (внутренний идентификатор накладной или кредит-ноты).
Номенклатура
Идентификатор номенклатурной единицы, с которой произведена операция приходования или расходования
Конфигурация
Конфигурация товара
Ссылка
Тип заказа, сгенерировавшего проводку (см. п. 5.2.1).
Код
Код этого документа.
Статус прихода/Статус расхода
Статус складской операции.
Количество
Количество в единицах складского учета, проведенное по операции.
Microsoft Business Solutions
237
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Сумма, Сумма (вал.)
Исходная стоимость товара в проводке в основной и вторичной валютах соответственно.
Коррекция, Коррекция (вал.)
Суммы коррекции себестоимости складских приходов, возникающие при пересчете себестоимости расходов по какойлибо складской модели или же при коррекции себестоимости приходов.
Поскольку по умолчанию в отчете выводится вся информация по складским движениям, очень важно научиться пользоваться фильтром. Ввод критериев отбора информации производится в окне стандартного системного запроса Microsoft Business Solutions–Axapta, появляющегося после нажатия кнопки Выбор в форме Складские проводки. Сведения о проводках удобно разграничить по кодам номенклатуры, датам проведения физических и финансовых операций, статусам прихода или расхода. Если в списке критериев выборки складских проводок отсутствует какое-либо поле, его можно включить в расширенном режиме запроса.
5.3.2.2.
Заказанное у поставщиков количество товара
Если в процессе работы Вам потребовалось узнать, сколько товаров заказано у поставщиков, т.е. вывести список недовыполненных строк заказов, используйте отчет Заказано у поставщиков (Управление запасами/Отчеты/В наличии/Заказано у поставщиков). По сути дела, в этом отчете система выводит список складских проводок со статусом Заказано с указанием кода, названия и конфигурации номенклатуры, заказанного (недопоставленного) количества, типа и кода исходного документа (заказа, складского журнала или спецификации), а также даты составления заказа.
Рис. 184. Отчет о заказанном у поставщиков количестве товара. Перед формированием отчета можно задать разграничение информации по кодам номенклатуры, типам исходных документов и другим свойствам проводок, а также складской аналитике. Кроме того, пользователь вправе включить в отчет идентификатор склада, ячейки хранения, палеты, номер пакета и серийный номер.
238
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
5.3.2.3.
Отчет о резервировании
Для получения сводки по зарезервированному на складе количеству товара используется отчет Резервирования, доступ к которому открывается с помощью пункта главного меню Управление запасами/ Отчеты/ В наличии/ Резервирования. В отчете перечисляются все складские проводки расхода со статусом Физически зарезервировано (проводки по строкам заказов, складских проводок) и В заказе (проводки возврата номенклатуры). Опции выборки, сортировки и отображения информации в отчете аналогичны режимам формирования остальных отчетов по складским движениям.
5.3.3.
Отчеты по текущему состоянию товарно-материальных запасов
Работая в Microsoft Business Solutions–Axapta, Вы можете получить отчеты о состоянии товарноматериальных запасов: • Об уровне запасов товара (см. пункт 5.3.3.1). • Об уровне запасов в разрезе номенклатурных групп, складской аналитики (см. пункт 5.3.3.2). • О разнесенной стоимости складских запасов (см. пункт 5.3.3.3). • По истории формирования запасов (см. пункт 5.3.3.4).
5.3.3.1.
Уровень запасов
Для получения информации о том, в каком количестве и статусе находится на складе товар, используйте отчет Запасы в наличии. Данный отчет активизируется с помощью пункта меню Управление запасами/Отчеты/В наличии/Запасы в наличии. Поля отчета имеют ту же смысловую нагрузку, что и поля запроса В наличии (см. пункт 5.2.2). Перед формированием отчета система позволяет выбрать коды складской аналитики, которые необходимо отразить в отчете, а также задать критерии выборки и сортировки данных (кнопка Выбор). В отчете будет отдельной строкой указано наличное количество по каждому сочетанию выбранных кодов аналитики, а также суммарное количество товара на всех складах, во всех ячейках, пакетах и т.д. При формировании отчета с помощью установки/ снятия флажка Включать услуги Вы можете управлять включением/исключением информации о номенклатурах типа Услуга в отчет. Поля отчета: Поле
Описание
Номенклатура, Конфигурация, Размер, Цвет
Идентификатор, конфигурация, размер и цвет товара.
Разнесенное количество
Количество товара, проведенное по бухгалтерии. Другими словами, в этом поле отображается суммарное количество товара, по которому выписаны или приняты накладные.
Отпущено, Получено
Суммарное количество товара в проводках по отборочным накладным прихода и расхода.
Физ. зарезервировано
Зарезервировано в наличных запасах.
Физ. доступно
Доступное для заказа количество товара. Рассчитывается как наличное количество за вычетом физически зарезервированного.
Заказано
Количество заказанного, но не полученного товара.
Доступное общее количество
Сумма наличного и заказанного количество за вычетом зерезервированного.
Microsoft Business Solutions
239
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
5.3.3.2.
Физическое наличие по складам и группам
Если Вам необходим анализ уровня запасов в разрезе номенклатурных групп, удобно использовать отчет Физ. наличие по группам (Управление запасами/Отчеты/Статус/Физ. наличие/Физ. наличие по группам), выбрав при этом дату, на которую Вы хотите увидеть результаты (поле По состоянию на: диалоговой панели Физ. наличие по группам), и задав опцию отображения пустых строк с номенклатурой, активизировав поле Вывод нулевых строк. Под пустыми строками здесь понимаются записи об отсутствующих на складе товарах. В отчете можно видеть следующие поля: Поле
Описание
Ном. группа
Группа, которой принадлежит товар. По каждой номенклатурной группе система подводит итоги в количественном и финансовом выражении.
Номенклатура
Название номенклатуры.
Конфигурация, Размер, Цвет
Конфигурация, размер и цвет номенклатуры
Разнесенное количество
Количество товара, проведенное по финансовым документам к заданной дате.
Отпущено, Получено
Отгруженное по отборочным накладным количество товара, т. е. суммарное количество товара в проводках со статусом Отпущено и Получено.
Физ. наличие
Уровень запасов на заданную дату. Рассчитывается путем увеличения разнесенного количества на полученное и сокращения на отпущенное.
Стоимость запасов
Сумма, соответствующая разнесенному количеству.
Известная величина
Стоимость складских запасов, рассчитанная по известной себестоимости.
Плавающая величина
Если по прибытии товара его себестоимость не обозначена, стоимость запасов рассчитывается, исходя из себестоимости по умолчанию, указанной в настройках номенклатурной единицы. Результат отображается в данном поле.
Разнесено физически
Сумма, проведенная в ГК по отборочным накладным.
Физическое значение
Сумма, проведенная по отборочным накладным на указанную дату.
Если же Вам надо посмотреть запасы не в срезе номенклатурных групп, а в срезе складской аналитики, используйте для вызова отчета пункт меню Управление запасами/Отчеты/Статус/Физ. наличие/Физ. наличие по складам. При активизации этого пункта появляется знакомое окно редактирования параметров отчета. В нем можно выбрать дату, на которую подсчитывается уровень запасов, активизировать режим отображения пустых строк, задать условия выборки проводок (кнопка Выбор). Особое внимание следует обратить на группу полей Просмотр, отвечающих за включение в отчет тех или иных кодов складской аналитики. Отчет Спецификация физического количества выводит сводку по проводкам физического движения товара на складе (т.е. проводок со статусами Получено/Отпущено). По каждому товару он выводит список проводок с указанием даты физического движения (колонка Физическая дата), типа и кода исходного заказа (проводки складского журнала), учтенной стоимости склада (Известная величина) и стоимости запасов, рассчитанной из себестоимости по умолчанию. Приводятся итоговые суммы по каждой конфигурации товара и каждой номенклатурной группе. Как и в предыдущих отчетах, здесь можно отобразить коды складской аналитики.
240
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
5.3.3.3.
Стоимость запасов
Разнесенные по накладным стоимость и объем складских запасов на любую выбранную дату можно посмотреть при помощи отчетов, собранных в папке главного меню Управление запасами/ Отчеты/ Статус/ Стоимость запасов и объединенных сходными параметрами и дизайном. В отчете Стоимость запасов по номенклатурной группе информация по стоимости номенклатуры систематизирована по номенклатурным группам с указанием итогового разнесенного количества и стоимости запасов номенклатурой группы. Отчет Стоимость запасов по кодам складской аналитики разграничивает сведения о стоимости запасов по кодам складской аналитики. В этом отчете система отображает разнесенные количество и стоимость запасов для каждой комбинации выбранных кодов складской аналитики. При этом номенклатура, характеризуемая отличными от выбранных кодами, в отчет не попадет. Наиболее информативен отчет Стоимость запасов детально. В нем для каждой конфигурации номенклатурной единицы перечисляются проводки со статусом Приобретено и Продано (т.е. разнесенные) с указанием дат физического и финансового движения, типа (Ссылка) и кода сгенерировавшего проводку документа, разнесенного количества и суммы (Проведенное значение). Выводятся суммарное количество и итоговая разнесенная сумма по всем конфигурациям номенклатуры.
5.3.3.4.
История формирования запасов
Специальный отчет Запасы по срокам хранения по группам показывает историю формирования складских запасов за три последовательных периода. Фактически, он сортирует складские проводки прихода и выводит на экран количество или стоимость полученного в каждом периоде товара. При выборе пункта Управление запасами/Отчеты/Статус/Запасы по срокам хранения по группам главного меню система выдает запрос на ввод границ периодов. В поле По состоянию на задается верхняя граница выборки проводок, поля Колонка 1, Колонка 2, Колонка 3, Колонка 4 задают границы трех отчетных периодов. Поле Содержание определяет содержание отчета: при выбранной опции Количество в отчете выводятся данные по количеству товара, а в режиме Величина – по стоимости запасов. Крайняя левая колонка отображает сальдо на начало первого периода. Вторая – сумму по проводкам прихода с даты Колонка 1 по дату Колонка 2 – 1 день. Третья колонка соответствует периоду с даты Колонка 2 по дату Колонка 3 – 1 день и т.д. В последней колонке отображается суммарный уровень запасов на дату, соответствующую значению поля По состоянию на. Уровень запасов указан для каждой конфигурации номенклатурной единицы, производится суммирование по номенклатурным группам. Отчет Запасы по срокам хранения по складам похож на описанный выше отчет с той разницей, что он позволяет разграничить проводки по кодам складской аналитики.
5.3.4.
Аналитические и статистические отчеты по логистике
В системе предусмотрены следующие аналитические отчеты: • Критические запасы (см. пункт 5.3.4.1); • ABC-классификация (см. пункт 5.3.4.2).
5.3.4.1.
Критические запасы
Система Microsoft Business Solutions–Axapta позволяет сравнивать текущий уровень запасов номенклатуры, а также объем ожидаемых приходов с минимально допустимым количеством товаров. Если объем запасов товара на некотором складе сократился до минимального количества (указанного в параметре Минимум в форме настройки покрытия для номенклатурной единица или в таблице Местонахождение номенклатуры, доступ к которой открывается кнопкой Настройки в таблице номенклатуры), система упомянет ее в отчете Критические запасы. Метод покрытия потребностей в товаре роли не играет. Доступ к отчету осуществляется с помощью пункта главного меню Управление запасами/ Отчеты/В наличии/Критические запасы.
Microsoft Business Solutions
241
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® В колонках Номенклатура, Конфигурация и Название номенклатуры отчета выводятся соответственно код, конфигурация и название товара; в столбце Склад – код склада, на котором обнаружен недостаточный уровень запасов, в поле Минимум – величина критического количества. В столбце Физ. наличие указан наличный, а в столбце Заказано - заказанный объем запасов.
5.3.4.2.
ABC-классификация
Если Вы хотите сопоставить номенклатурные единицы по: реализации (сумме продаж товара за некоторый промежуток времени, рассчитанной по проводкам расхода), марже, величине (стоимости складских запасов), стоимости хранения (за указанный период с учетом внутреннего процента – коэффициента, определяющего издержки на хранение партии товара в течение года в процентах от стоимости партии), используйте отчет ABC-классификация, доступ к которому осуществляется с помощью пункта меню Управление запасами/Отчеты/Анализ/ABC-классификация. При выборе этого пункта система предложит пользователю ввести дату начала и конца отчетного интервала, внутренний процент для расчета стоимости хранения, процентные доли категорий A, B, и С и модель классифицирования. Сумма трех процентов по категориям должна составлять 100%. Рассмотрим составление отчета на примере ABC-классификации по стоимости запасов. К категории А в отчете будут отнесены товары с наибольшей стоимостью наличных запасов, составляющей не менее А процентов от стоимости всех запасов. Аналогично производится отбор товаров категории В. Оставшиеся товары относятся к категории С.
Рис. 185. Отчет по ABC-классификации. Отчет включает идентификатор номенклатурной группы, которой принадлежит товар, код номенклатуры и наименование, текущий и рассчитанный ABC-код, а также сумму в контексте выбранной модели классификации (стоимость запасов, стоимость хранения, прибыль или маржу). Текущий ABC-код, рассчитанный при выполнении периодической операции ABC-классификация,
242
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® извлекается из таблицы номенклатурных единиц – см. пункт 4.1.3. Если классификация по выбранной модели ранее не производилась, в колонке Текущий будет проставлено значение Нет.
5.3.5.
Отчеты по финансовым операциям
К этой группе можно отнести отчеты: •
Коррекции, Коррекция (вал.) (см. пункт 5.3.5.1);
•
Выверка склада с Главной Книгой (см. пункт 5.3.5.2).
5.3.5.1.
Отчеты по сопоставлениям
Отчет Проводки сопоставления (Управление запасами/Отчеты/Проводки/ Коррекции) используется для получения информации по всем проведенным операциям перерасчета стоимости складских запасов. Перед печатью отчета система запрашивает условия выборки данных по дате сопоставления, номеру корректирующего документа, коду и конфигурации товара. В отчете указываются следующие сведения: Поле
Описание
Отменено
Коррекция в силе (Да) или отменена (Нет).
Номенклатура
Код товара
Конфигурация, Цвет, Размер
Конфигурация, цвет и размер номенклатуры
Дата
Дата проведения операции сопоставления.
Документ ГК
Номер корректирующего документа Главной Книги.
Принцип
Метод корректировки: произвольная корректировка стоимости запасов (Коррекция), пересчет по какой-либо модели себестоимости (ФИФО, ЛИФО, Средняя себестоимость и т.д.).
Коррекция (вал.)
Скорректированная сумма по документу ГК.
Финансовая дата
Дата проведения финансовой операции по оригинальной складской проводке (выписки накладной).
Ссылка
Тип документа, сгенерировавшего оригинальную складскую проводку.
Код
Код этого документа.
Количество
Количество по документу.
Сумма сопоставления в основной валюте компании. Сумма (вал.) В конце подводится итог, т.е. сумма по всем корректирующим операциям. Аналогичный отчет предусмотрен для просмотра операций перерасчета себестоимости в разрезе вторичной валюты (Управление запасами/Отчеты/Проводки/Коррекция (вал.)). В качестве суммы в этом отчете выступает сумма сопоставления во вторичной валюте.
5.3.5.2.
Выверка склада с Главной Книгой
Стандартные отчеты Проводки по счетам и Выверка склада с Главной Книгой позволяют проанализировать финансовый результат складских проводок, выполненных за определенный срок. Эти отчеты вызываются посредством пунктов меню Главная Книга/ Отчеты/ Выверка/ Склад и Главная Книга/ Отчеты/ Выверка/ Склад/ Разноска номенклатур по счетам. При составлении отчета требуется ввести, как минимум, конечную дату отчетного срока, начальную дату и выбрать режим печати итоговых сумм по бухгалтерским счетам. В отчете Проводки по счетам для каждого бухгалтерского счета указываются все финансовые проводки, инициированные при выполнении складских операций. Выводятся код счета, механизм его разноски по этому счету (колонка Разноска), дата и сумма финансовой проводки, фигурирующий в
Microsoft Business Solutions
243
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® ней код номенклатуры, тип и идентификатор исходного заказа, номера соответствующих проводке документов, а также признак выполненного при закрытии/коррекции склада сопоставления проводки.
5.3.6.
Дополнительные возможности отчетов
Все отчеты по логистике обладают обычной для Microsoft функциональностью фильтрации и сортировки исходных данных.
Business
Solutions–Axapta
Фильтрация данных осуществляется в окне стандартного системного запроса, вызываемого при нажатии кнопки Выбор в диалоговом окне настройки отчета или непосредственно при вызове отчета из пункта главного меню.
Рис. 186. Форма стандартного запроса Microsoft Business Solutions–Axapta. Как правило, фильтрация данных осуществляется по коду номенклатуры или датам проводок. При необходимости, можно задать индивидуальные критерии разграничения данных. Для этого можно создать новые строки, выбрать необходимые поля и указать нужные значения этих полей. Условия сортировки данных задаются в этой же форме на вкладке Сортировка. Сортировка может выполняться в возрастающем или убывающем порядке. Приоритет условий сортировки устанавливается с помощью кнопок Вверх и Вниз. Выбор дополнительных полей сортировки осуществляется в расширенном режиме запроса. Для ускорения вывода отчета можно отсортировать данные по одному из предопределенных индексов.
5.4. Запросы Функциональность анализа потоков ТМЦ в Microsoft Business Solutions–Axapta не исчерпывается запросами, вызываемыми из формы Номенклатура. В папке главного меню Управление запасами/Запросы собраны наиболее часто используемые запросы по номенклатурным единицам и складским проводкам. Три из них – запросы В наличии, Проводки и Партии – в точности соответствуют одноименным запросам в форме номенклатурных единиц. Совпадают внешний вид запросов, аналогична отображаемая в запросах информация. Отличие составляют поля Номенклатура и Конфигурация. В случае описанных в пункте 5.2 запросов заранее известно, по какому товару выводятся данные. Напротив, в папке Управление запасами/Запросы собраны более общие запросы, в которых выводится информация по всей наличной номенклатуре, поэтому в первой колонке запросов приводится код номенклатурной единицы. Остановимся подробнее на отличиях стандартных запросов модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ от известных нам по форме Номенклатура. 244
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Итак, в запросе Проводки (см. пункт 5.2.1) на вкладке Обзор появились поля Номенклатура, Конфигурация, Фин. сумма, Физ. сумма и Коррекция. Последнее отображает приращение стоимости товара, фигурирующей в складской проводке, связанное с коррекцией себестоимости или закрытием склада. В графах Физ. сумма и Фин. сумма, система отображает суммы, проведенные по отборочным накладным и накладным соответственно (т.н. физическую и финансовую суммы). Пропала вкладка Ссылка, отображающая информацию по исходным заказам/журналам, обработка которых привела к формированию проводки. Теперь эту информацию можно получить только на вкладке Разное.
Рис. 187. Запрос по складским проводкам номенклатуры. Аналогично, в запросе В наличии (см. пункт 5.2.2) на вкладке Обзор появились идентифицирующие товар поля Номенклатура и Конфигурация. Те же изменения коснулись запроса Партии (пункт 5.2.4).
5.4.1.1.
Разноска
Запрос Разноска представляет знакомую по запросам и отчетам модуля УПРАВЛЕНИЕ информацию о разноске финансовых результатов складских проводок в Главную Книгу:
ЗАПАСАМИ
Рис. 188. Запрос Разноска. Поле
Описание
Номенклатура, Конфигурация, Размер и Цвет
Эти поля идентифицируют товар.
Номер лота
Номер лота складских проводок, по которым выполнена
Microsoft Business Solutions
245
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
бухгалтерская проводка. Дата
Дата проводки.
Документ ГК
Код документа Главной Книги, содержащего бухгалтерские проводки по партии.
Тип
Физический (проводка прихода/расхода товара со склада по отборочной накладной) или финансовый – выписка или регистрация накладной.
Вкладка Разное содержит дополнительные сведения о принадлежности проводки какому-либо проекту и сумме проводки. Флажок Разнесено свидетельствует о том, что документ ГК проведен в Главную Книгу. На вкладке Главная Книга приводятся дебетуемый бухгалтерский счет (Бухг. счет) и корреспондирующий счет с указанием типов проводки, т.е. складской операции, отразившейся в бухгалтерской проводке. Вкладка Аналитика содержит сведения об аналитических кодах, сопоставленных проводке.
246
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
6. Контур управления складом в рамках модуля Управление запасами В этой главе описана работа с функциональностью управления складом модуля УПРАВЛЕНИЕ Работая в интерактивном режиме, он управляет всеми погрузочными и транспортными работами на предприятии, оптимизирует использование складской площади, ведает распределением прибывающих грузов по ячейкам и вопросами комплектации отгрузок.
ЗАПАСАМИ.
Следуя детальным инструкциям, данным в этом разделе книги, Вы сможете пройти путь от регистрации прибывшего товара до его отгрузки потребителю через стадии транспортировки до места хранения, комплектации и перевозки. Приводится краткое описание складской инфраструктуры, рассматриваются вопросы адаптации системы к особенностям работы реального склада. Данная глава имеет следующую структуру: •
Описание идеологии и возможностей модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ (см. пункт 6.1).
•
Руководство по настройке модуля (см. пункт 6.2).
•
Руководство по процедурам регистрации и приемки грузов (см. пункт 6.3).
•
Инструкции по комплектации и отгрузке товара (см. пункт 6.4).
•
Описание стандартных отчетов и запросов модуля (см. пункт 6.5).
6.1. Обзор управления складом Данный раздел содержит вводные сведения о модуле УПРАВЛЕНИЕ другими частями системы.
6.1.1.
ЗАПАСАМИ
и его взаимодействии с
Введение
Затраты на складирование составляют существенную часть расходов компании. Для сокращения издержек на хранение избыточных запасов необходимо получать своевременную и точную информацию о состоянии склада. Эффективное управление складом ведет к повышению качества обслуживания клиентов и высвобождает средства, необходимые для содержания чрезмерного объема грузов. Управляемый склад – это обширная база данных, поддерживающая процесс выбора правильной стратегии развития склада и решения тактических задач. Издержки складского хранения напрямую связаны с вопросами выделения складских площадей и организации погрузочно-разгрузочных работ. Задача эффективного управления складом распадается на оптимизацию размещения грузов и сокращение расходов на эксплуатацию подъемно-транспортных машин: •
Оптимизация складского пространства. Эффективное использование складского пространства во многом определяет результативность системы управления складом. В слове «пространство» заложен глубокий смысл: доступное место на складе определяется не площадью, а именно объемом. Дело в том, что большую часть запасов можно уложить в штабеля или разместить на стеллажах, так что высота складского помещения имеет не меньшее значение, чем его площадь.
•
Оптимизация обработки грузов. Все остальные вопросы управления складом входят в понятие обработки грузов. Обработка включает действия по приемке товара, перемещение грузов по складу, погрузочно-разгрузочные работы и процедуры идентификации груза. Соответствующие затраты труда, расходы на амортизацию и обслуживание используемого оборудования составляют издержки на обработку. Основная задача системы – снизить эти затраты, обеспечив беспрепятственный доступ к находящимся на хранении товарам и подобрав подходящее транспортное оборудование и маршрут.
Microsoft Business Solutions
247
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Модуль УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ как раз имеет дело с оприходованием, идентификацией грузов и погрузочно-разгрузочными работами и предназначен для организации эффективного складского хранения. Он ведает регистрацией подробных сведений о приходе товаров из различных источников, таких, как внешние поставщики или собственные производственные линии. Кроме того, модуль УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ обслуживает процесс расходования товаров, обработки заказов на отгрузку и оформления транспортных накладных. В ходе решения этих задач система учитывает: •
свойства груза (его габариты и вес);
•
планировку склада;
•
расположение и схемы подъезда к ячейке хранения;
•
характеристики подъемно-транспортного оборудования;
•
методику хранения товара;
•
стандарты оформления складской документации.
6.1.2.
Взаимодействие с другими модулями
Основополагающий принцип, заложенный в Microsoft Business Solutions–Axapta, – эффективный обмен информацией между составными частями системы. Для организации таких информационных потоков модуль УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ связан со следующими модулями: • РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ • РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ • ПРОИЗВОДСТВО
6.1.3.
Складские процедуры
Применительно к организации складского хранения существует две категории товаров: те, перевозка которых непосредственно контролируется системой, и те, что обрабатываются вручную. Действительно, существует ряд недорогих товаров (например, хранящихся в массовом количестве канцтоваров или брошюр), автоматизированный мониторинг которых невыгоден. Процедуры обслуживания таких изделий могут сильно варьироваться. В ходе повседневной работы на складе над контролируемой системой номенклатурой выполняется ряд типичных операций. Ниже приводится их последовательность: 1. Получение товара 2. Идентификация товара 3. Транспортировка до места хранения 4. Хранение 5. Комплектация 6. Отгрузка товара Все передвижения груза фиксируются системой, при этом формируется обширный массив информации о наличных запасах, количестве прихода и расхода изделий и расположении товаров на складе.
6.1.3.1.
Приходование
В процессе получения товара номенклатура проходит регистрацию в системе управления складом. Регистрация может производиться на въезде в склад (приемочном терминале), в буферной зоне или в зоне комплектации. При этом товары проходят:
248
•
контроль соответствия заказу и транспортной накладной,
•
проверку на предмет наличия заказанного количества, Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® •
осмотр на наличие повреждений.
Здесь и далее широко используется термин палета. Как таковая, палета – это поддон, предназначенный для перевозки вилочным погрузчиком, на который в несколько слоев укладывается товар. В Microsoft Business Solutions–Axapta под палетой понимается вообще всякая тара, пронумерованная и снабженная этикеткой (ярлыком). В самом простом варианте получение товара сводится к регистрации палеты в заданной ячейке хранения по факту проведенной складской операции. Более сложный сценарий включает регистрацию палеты с полученным грузом на приемочной площадке, после чего система подыскивает буферную ячейку для хранения товара в соответствии с характерной для него зоной. Далее система может либо без задержек поместить груз на предложенное место, либо выдать задание на транспортировку палеты. Транспортировка выполняется с привлечением подъемно-транспортного оборудования, например, вилочного погрузчика. Для контроля над процессом перемещения груза ведется специальный журнал незавершенных операций транспортировки.
6.1.3.2.
Идентификация
Microsoft Business Solutions–Axapta поддерживает несколько штрих-кодовых систем, поэтому в числе предварительных настроек системы стоит выбор кода, который будет распечатываться на этикетке палеты: EAN128/UCC128, код 39 или перекрывающийся 2-5 (ITF). Штриховые коды могут содержать информацию о различных характеристиках груза, таких, как вес и габариты. В некоторых стандартах штриховых кодов можно задать единицы измерения параметров груза.
6.1.3.3.
Хранение
Склад в Microsoft Business Solutions–Axapta разделяется на зоны, отличающиеся условиями хранения: температурой, режимом охраны, оборотом и т.д. Место хранения груза определяется исходя из соответствия требований условиям хранения груза и характеристик зоны. Зона состоит из нескольких ячеек хранения, причем ячейка может принадлежать нескольким зонам. Каждой номенклатурной единице рекомендуется поставить в соответствие определенную зону хранения.
6.1.3.4.
Комплектация
В процессе отгрузки товара система объединяет несколько поступивших заказов, оптимизируя комплектацию за счет одновременной обработки сходных товаров. После создания отгрузки, т.е. списка изделий, подлежащих отправке потребителю, товары следует зарезервировать. С этого момента можно распечатать маршруты комплектации и сформировать задания по транспортировке палет из буферной зоны на отгрузочную площадку.
6.2. Предварительные настройки Настройка модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ в части управления складом сводится к формальному описанию структуры склада, эксплуатируемого оборудования и тары. Доступ к ключевым опциям и параметрам осуществляется из папки главного меню Управление запасами/Настройки, включающей следующие пункты:
Microsoft Business Solutions
249
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 189. Настройки модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ, в рамках контура управления складом. •
Названия журналов
•
Проходы
•
Области хранения
•
Зоны хранения
•
Типы палет
•
Группы типов палет
•
Типы блокировки
•
Погрузчики
•
Параметры.
Все инструкции по первоначальной настройке контура управления складом в рамках модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ, включая ввод ячеек хранения и создание палет, приведены в данном разделе.
Как настроить названия журналов Журналы – одно из базовых понятий в системе Microsoft Business Solutions–Axapta – используются в управлении складом для регистрации прихода товара. Перед тем, как задействовать механизм регистрации товаров, следует настроить названия (фактически, типы) складских журналов. 1. Активизируйте пункт Управление управления складом главного меню.
складом/
Настройки/
Журналы/
Названия
журналов
2. Создайте новую строку в появившемся окне с помощью комбинации клавиш Ctrl-N или кнопки Создать инструментальной панели и введите код журнала и его описание в соответствующих полях.
250
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 190. Ввод названий журналов. 3. Перейдите к вкладке Разное. Здесь можно изменить описание текущего журнала, а также определить значения по умолчанию параметров журнала. Они отвечают за контроль транспортировки и размещения приходящих грузов:
Рис. 191. Параметры журналов. Поле
Описание
Транспортировки палет
Формировать задания транспортировки при разноске журнала регистрации грузов. Применение данной функции имеет смысл при наличии системы диспетчеризации работы погрузчиков. Оператор регулярно проверяет список заданий по транспортировке и выполняет предписанные операции. Если данная опция отключена, система считает, что на момент разноски журнала все операции по транспортировке грузов завершены, и автоматически помещает товары в надлежащие ячейки.
Проверять ячейки комплектации
Включить проверку ячеек комплектации на наличие свободного места. При одновременном использовании с опцией Проверять буферные ячейки система первым делом анализирует ячейки комплектации.
Проверять буферные ячейки
Активизация проверки свободного места для размещения груза в буферных ячейках.
Microsoft Business Solutions
251
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Примеры вариантов установки параметров:
Система не отвечает за выделение ячеек для приходящих грузов. Товар помещается в ячейку, указанную пользователем.
Система формирует задания на транспортировку палет с приходящим грузом в найденную буферную ячейку. До тех пор, пока транспортировка не закончена, местонахождением палеты считается зона приема. С момента завершения транспортировки товар идентифицируется как имеющийся в наличии, а палета заносится в соответствующую ячейку.
В ходе поиска места назначения груза система в первую очередь проверяет ячейки комплектации. Если ячейки комплектации заполнены, Microsoft Business Solutions–Axapta приступит к перебору буферных ячеек. При разноске журнала система предполагает, что все товары перевезены в предназначенные ячейки.
Как создать проходы Приступив к определению конфигурации склада, первым делом следует задать проходы между стеллажами. Каждый проход имеет уникальный идентификатор и порядковый номер, которые могут совпадать. Приемочный терминал
1
2
Отгрузочный терминал
3
4
5
Рис. 192.Пример схемы проходов на складе. Буквенно-цифровой идентификатор прохода обычно начинается с первых букв названия склада. Это позволяет легко определить принадлежность прохода конкретному складу или области. Целочисленный номер прохода используется системой для генерации кодов сортировки ячеек хранения. В номере прохода не должно быть предваряющих нулей. 252
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 1. Для создания проходов выберите пункт главного меню Управление запасами/ Настройки/ Разделение склада/ Проходы. 2. На вкладке Обзор формы Проходы создайте новую строку с помощью «горячих» клавиш Ctrl-N или кнопки Создать инструментальной панели, после чего заполните следующие поля в появившейся строке:
Рис. 193. Создание нового прохода на складе. Поле
Описание
Склад
Склад, на котором находится проход.
Проход
В этом поле следует ввести идентификатор прохода.
Номер прохода
Уникальный порядковый номер прохода на складе.
Название
Краткое описание прохода.
3. Перейдите на вкладку Разное и заполните два новых поля: Поле
Описание
Стартовая величина
Ввод начального значения кодов сортировки для текущего прохода. Этот параметр можно установить только в том случае, если включен режим задания кодов вручную.
Убывание
Установив данный флажок, пользователь предписывает системе двигаться в сторону убывания значений при генерации кодов сортировки.
4. Работу с проходами упрощают функциональные кнопки в правом верхнем углу формы: Ячейки хранения: вывести на экран список ячеек хранения текущего прохода. Функции/Копирование прохода: скопировать настройки текущего прохода, включая все принадлежащие проходу ячейки.
6.2.1.
Настройка областей и зон хранения
Области хранения делят склад на секции, предназначенные для хранения номенклатуры со сходными характеристиками, например, товарооборотом. Перспективнее всего использовать области хранения совместно с ABC-классификацией номенклатуры. Рассмотрим следующую схему разбиения склада на области:
Microsoft Business Solutions
253
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Приемочный терминал
1
Отгрузочный терминал
2
3
4
5
A
B
C
Рис. 194. Схема областей хранения. Здесь номенклатура, попавшая в категорию A, размещается как можно ближе к приемочным и отгрузочным площадкам для обеспечения быстрого доступа. Номенклатура, проходящая по категории B, располагается несколько дальше, а товары класса C, характеризуемые низким оборотом, хранятся в задней части склада. Подразделение склада на области принимается во внимание в процессе поиска свободных ячеек для приходящего груза. Зоны хранения упорядочивают и задают приоритеты выбора областей хранения для прибывающей номенклатуры. Вернемся к примеру с ABC-классификацией (см. таб. 1). Прибывающим товарам категории А будет поставлена в соответствие зона хранения З1. Согласно приоритету областей хранения, принятых для этой зоны, груз будет направлен в область A. Если свободного места в этой области недостаточно, система попытается разместить товары в области B и т.д. Допустимо задать зону хранения, с которой ассоциирована только одна область. Таблица 10. Примерная структура зон хранения на складе. Категория номенклатуры
Зона хранения
Принадлежащие зоне области хранения (в порядке приоритета)
A
З1
A В С
B
З2
B C A
C
З3
C B A
Скоропортящиеся
ЗХ
Область рефрижерации
Как определить области хранения 1. Выберите пункт Управление запасами/Настройки/Разделение склада/Области хранения главного меню. На экране появится форма Область хранения. 254
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 2. Создайте новую строку в списке областей хранения и заполните указанные ниже поля:
Рис. 195. Определение области хранения. Поле
Описание
Область хранения
Буквенно-цифровой идентификатор области хранения.
Название
Описание области.
Тип
В этом поле выбирается тип области: зона для размещения полученного товара (область хранения) или площадка для комплектации отгрузок (область комплектации).
3. Обратившись к вкладке Разное, можно изменить описание выбранной области хранения. 4. Воспользуйтесь функциональными кнопками для выполнения следующих действий: Ячейки хранения: отобразить ячейки, принадлежащие данной области хранения. Отбор: вывести на экран маршруты комплектации, выполняемые в данной области хранения.
Как задать зоны хранения 1. Активизируйте пункт главного меню Управление запасами/ Настройки/ Разделение склада/ Зоны хранения. 2. На вкладке Обзор появившейся формы создайте строку, соответствующую новой зоне хранения. Введите идентификатор зоны в поле Зона хранения, а ее краткое описание – в поле Название соответственно.
Microsoft Business Solutions
255
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 196. Создание зоны хранения. 3. При необходимости перейдите на вкладку Разное и воспользуйтесь полями Зона хранения и Название для модификации введенных на вкладке Обзор идентификатора и названия текущей зоны. 4. Теперь можно приступить к указанию областей для текущей зоны. Для этого обратитесь к вкладке Области хранения и выберите нужные области из списка доступных с помощью кнопки . Удалить ошибочно выбранные области можно с помощью кнопки .
Рис. 197. Выбор областей хранения для зоны хранения. 5. Расставьте области хранения в порядке приоритета. Верхняя строка списка соответствует области с наивысшим приоритетом и наоборот. Для перемещения выбранной строки используются клавиши Вверх/Вниз. 6. Нажав кнопку Местонахождение номенклатуры, Вы сможете просмотреть или ввести номенклатуру, ассоциированную с текущей областью (см. ниже).
Как поставить зону хранения в соответствие товару После того, как созданы все области и зоны хранения, следует установить соответствие между номенклатурами и зонами хранения. Этой цели служит таблица Местонахождение номенклатуры, в которой перечислены зона хранения, ячейка комплектации и ячейки отгрузки и приемки по умолчанию, а также параметры ликвидности номенклатурной единицы. 1. Выберите пункт главного меню Управление запасами/ Настройки/ Разделение склада/ Зоны хранения и нажмите кнопку Местонахождение номенклатуры. Альтернативный вариант: откройте форму Номенклатура в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ, выберите интересующую Вас 256
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® номенклатуру, нажмите кнопку Настройки/Местонахождение номенклатуры. На экране появится одноименная форма, где перечислена вся соответствующая выбранной зоне номенклатура:
Рис. 198. Добавление товара к номенклатуре, которая может храниться в зоне. 2. Для того чтобы установить принадлежность очередной номенклатурной единицы к зоне хранения, создайте новую строку в таблице на вкладке Обзор. После этого можно заполнить следующие поля, большинство из которых относятся к модулю СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ: Поле
Описание
Номенклатура
Выбор идентификатора номенклатурной единицы, для которой необходимо задать зону хранения.
Конфигурация, Размер, Цвет
Выберите, где это возможно, конфигурацию, размер и цвет номенклатуры.
Склад
Склад, на который должна попасть номенклатура.
Группа инвентаризации
Выбор группы инвентаризации, которой принадлежит номенклатурная единица.
3. На вкладке Разное можно просмотреть и модифицировать номенклатурной единицы. А также заполнить дополнительные поля:
параметры
выбранной
Поле
Описание
Инвентаризация начата
Установка пометки в этом поле дает знать, что для выбранной номенклатурной единицы начата процедура инвентаризации. Любые операции прихода/расхода товара будут блокированы до окончания инвентаризации.
Инвентарный журнал
Просмотр идентификатора журнала, который используется для записи результатов инвентаризации.
4. Перейдите к вкладке Ячейки хранения. Здесь, собственно, и производится выбор ячеек, соответствующих текущей номенклатурной единице. Среди них:
Microsoft Business Solutions
257
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
: Рис. 199. Выбор ячеек хранения данной номенклатурной единицы. Поле
Описание
Зона хранения
Зона хранения данной номенклатурной единицы. Товар будет отправляться на хранение только в те ячейки, которые принадлежат выбранной зоне.
Ячейка комплектации
Ячейка, в которой производится комплектация выбранной единицы. Каждой номенклатурной единице ставится в соответствие одна единственная ячейка комплектации.
Лимит пополнения (минимум)
Минимально доступный уровень до генерации пополнения.
Ячейка приемки по умолчанию
В этой ячейке окажется пришедшая на склад номенклатура.
Ячейка отгрузки по умолчанию
Ячейка, из которой по умолчанию производится отгрузка данного товара.
Использование заказов на отгрузку
Проверка, используются ли заказы на отгрузку для данной номенклатурной единицы: Нет, Да, Согласно настройкам склада
6.2.2.
Настройка палет
В одну и ту же ячейку можно поместить палеты различных типов и размеров. Выбор типа палеты определяется из соображений снижения издержек на хранение, оптимизации использования складской площади и т.д. Еще один источник разнообразия типов используемых палет заключается в том, что контейнеры с полученными от различных поставщиков товарами часто имеют нестандартные размеры. Для контроля типоразмеров тары в Microsoft Business Solutions–Axapta используется специальная таблица – Типы палет. В Microsoft Business Solutions–Axapta предусмотрен механизм, позволяющий установить соответствие между типами палет и областями склада, подходящими для их хранения – механизм групп типов палет. В группы естественным образом объединяются палеты, имеющие сходные размеры. Итак: если в некоторой области склада можно хранить палеты нескольких типов, объедините последние в группу. Компания может использовать специальные типы палет для каждого товара. Например, тяжелые и громоздкие изделия должны храниться в более прочной и дорогой таре, чем мелкие товары.
Как задать типы палет 1. Выберите пункт главного меню Управление запасами/ Настройки/ Складское оборудование/ Типы палет.
258
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 2. Перед Вами появится форма, в которой на вкладке Обзор представлен список типов палет. Создайте новую строку в этом списке и заполните следующие поля:
Рис. 200. Определение типа палеты. Поле
Описание
Тип палеты
Уникальный идентификатор типа палеты.
Высота, Ширина, Глубина
Размеры палеты.
3. Перейдите на вкладку Разное. В поле Объем Вы можете видеть объем палеты, рассчитываемый как произведение заданных высоты, ширины и глубины. Отметьте поле Контейнер, если палета является контейнером, т.е. полой тарой. Если нет, высота груза вычисляется как сумма высоты палеты и высоты штабеля товаров на ней (произведения высоты товара в упаковке на количество слоев на палете – см. п. 6.2.3). Если да, то высота груза равна высоте контейнера (поле Высота). 4. Воспользуйтесь кнопкой Палеты, чтобы вывести на экран развернутую информацию о палетах выбранного типа.
Как создать группы типов палет 1. Выберите пункт Управление запасами/ Настройки/ Складское оборудование/ Группы типов палет главного меню. 2. В появившейся форме добавьте строку, соответствующую новой группе типов палет, и укажите в ней код группы типов палет и ее название. 3. Перейдите к вкладке Типы палет. Заполните список палет, принадлежащих данной группе, переместив доступные типы из правого списка в левый с помощью кнопки . Убрать тип . палеты из списка принадлежащих группе можно с помощью кнопки
Microsoft Business Solutions
259
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 201. Выбор типов палет, относящихся к группе. 4. Воспользуйтесь функциональной кнопкой Ячейки хранения, чтобы вывести на экран таблицу ячеек, в которых могут находиться палеты текущей группы типов.
Как определить типы блокировки Подчас может сложиться ситуация, когда необходимо избежать помещения товара в некоторую ячейку или использования некоторой ячейки в процессе комплектации, т.е. блокировать ячейку. Причинами постоянной или временной блокировки могут явиться повреждения складской инфраструктуры, разного рода аварии, необходимость в организации запасных выходов или объезде препятствий. 1. Выберите пункт Управление запасами/Настройки/Склад/Типы блокировки главного меню. 2. Находясь на вкладке Обзор формы Код блокировки, добавьте строку к таблице причин блокировки с помощью комбинации клавиш Ctrl-N или кнопки Создать инструментальной панели. После этого идентифицируйте новый тип блокировки, указав его код и краткое описание.
Рис. 202. Определение причин блокировки. 3. Определите необходимое количество типов (условий) блокировки, повторяя шаг 2.
Как описать подъемно-транспортное оборудование Для регистрации подъемно-транспортного оборудования система использует специальную таблицу погрузчиков. В ней, при необходимости, можно указать операторов погрузочных машин, а также ограничения, накладываемые конкретным оборудованием на процесс транспортировки палет. 1. Активизируйте пункт Управление запасами/Настройки/Складское оборудование/Погрузчики главного меню.
260
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 2. Создайте новую строку в списке погрузчиков на вкладке Обзор появившейся формы и задайте характеристики оборудования в следующих полях:
Рис. 203. Создание списка подъемно-транспортного оборудования. Поле
Описание
Погрузчик
Необходимый идентификатор погрузчика.
Оператор
Из ниспадающего списка в этом поле можно выбрать оператора, работающего в настоящий момент на оборудовании.
Транспортировка приемки
Установка пометки в этом поле указывает на возможность использования данного погрузчика в ходе транспортировки полученного груза.
Транспортировка отгрузки
Использовать погрузчик для транспортировки отгружаемого товара.
Транспортировка пополнения
Задействовать погрузчик в работах по заполнению ячеек.
Макс. Высота
Максимальная высота, до которой может поднимать грузы данное оборудование. В совокупности с параметром Высота от пола ячеек хранения определяет, может ли погрузчик получить доступ к ячейке.
3. При необходимости изменения параметров погрузчика выделите его на вкладке Обзор и перейдите на вкладку Разное, где можно просмотреть или модифицировать значения приведенных выше полей.
Как настроить общие параметры модуля Управление запасами (в рамках контура управления складом) Перейдем к настройке общих параметров системы, имеющих дело с именованием и размерами ячеек хранения, параметрами транспортировок и транспортных накладных, а также со складской аналитикой и номерными сериями модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Доступ ко всем этим опциям осуществляется посредством пункта главного меню Управление запасами/Настройки/Параметры. 1. Откройте форму Параметры склада (Управление запасами/ Настройки/ Параметры). 2. На вкладке Разное заполните следующие поля: Поле
Описание
Тип палеты
Тип палет по умолчанию, подставляемый при создании новой ячейки.
Microsoft Business Solutions
261
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Ручные коды сортировки
Активизирует режим ввода кодов сортировки вручную. Коды сортировки назначаются каждой ячейке хранения и используются в ходе обработки заказов на отгрузку и формирования маршрутов комплектации. В подавляющем большинстве случаев коды сортировки генерируются системой автоматически. Формирование оригинальных кодов сортировки имеет смысл главным образом для старых, расположенных случайным образом областей хранения.
Проверочный текст
Проверочные тексты используются для контроля прибытия и отгрузки товара. Вводятся оператором погрузчика по завершении транспортировки для подтверждения того, что обработан именно тот груз, который нужен. Проверочный текст составляется из двух случайно выбранных чисел (опция 2 случайных числа) или кода ячейки (опция название ячейки). Последний вариант предпочтителен при наличии штрих-кодового оборудования. Разумеется, можно вообще отключить механизм использования проверочных кодов.
Рис. 204. Вкладка Разное. 3. Перейдите на вкладку Ячейки хранения. Здесь задаются стандартные ширина, высота и глубина ячеек хранения, подставляемые по умолчанию при создании новых ячеек хранения (см. пункт 6.2.4). 4. На вкладке Транспортировка задаются приоритеты по умолчанию процессов транспортировки отгрузки, приемки и пополнения. Так, если приоритет перевозки грузов для заполнения ячеек комплектации выше, чем приоритет транспортировки приемки, приоритет заполнения можно установить в 1, а приемки – в 0.
*
262
В Microsoft Business Solutions–Axapta принято, что чем выше приоритет, тем больше целочисленное значение соответствующего параметра. Задания с высоким значением приоритета перечисляются в начале списка транспортировок. Значения полей приоритета равнозначных операций должны быть одинаковыми. Тогда задания по транспортировке ставятся в очередь в порядке поступления запросов.
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Установка флажка Завершать карантинный заказ активизирует функцию автоматического закрытия карантинного заказа по завершению операции транспортировки приемки из карантинного склада в обычный склад. 5. На вкладке Складская аналитика можно выбрать коды складской аналитики, которые будут отображаться по умолчанию на вкладках Обзор строк журналов. 6. На последней вкладке формы параметров управления складом задаются номерные серии для различных документов модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. 7. Опции выбора формата названий ячеек Вы можете определить в форме Склады (Управление запасами/ Настройки/ Разделение склада/ Склады) на вкладке Названия ячеек. Название формируется из следующих координат ячейки: прохода, стеллажа, уровня (полки) и позиции. Для включения той или иной координаты в название ячейки следует установить нужные флажки: Включать проход, Включать стеллаж, Включать полку или Включать позицию. Названия, в которые должны входить другие характеристики ячейки, придется вводить вручную. 8. Пользователь вправе отобрать координаты, подлежащие включению в название, а также отвести под каждую координату определенное количество десятичных разрядов в полях Формат. Например, ячейке, находящейся в 4 позиции на 3-ей полке 2-го стеллажа 1-го прохода, можно присвоить название 001-02-3-4. Знак # в формате координаты представляет один десятичный разряд. При необходимости в формат можно включить символы. Например, если формат стеллажа имеет вид –Cт##, то в название ячейки войдет последовательность символов типа –Ст01. Исключение составляет проход: его идентификатор всегда включается целиком в название ячейки. 9. Название ячейки со всеми разделителями в виде знаков тире, подчеркивания и т.д. может состоять максимум из 10 символов. Более длинные названия обрезаются. Пример названия ячейки в соответствии с выбранными правилами выводится в поле Ячейка.
Рис. 205. Настройка формата названий ячеек.
6.2.3.
Настройки для работы с контуром управления складом модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ
Как уже упоминалось, перед использованием функциональности управления складом модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ следует настроить некоторые параметры управления запасами. В большинстве своем они относятся к характеристикам номенклатурных единиц и складов.
Microsoft Business Solutions
263
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Как настроить параметры номенклатуры 1. Активизируйте пункт меню Управление запасами/Номенклатурные единицы. Выберите товар, для которого необходимо настроить параметры управления складом, и перейдите на вкладку Настройки. 2. Заполните следующие поля:
Рис. 206. Параметры номенклатуры. Поле
Описание
Брутто-глубина, Бруттоширина, Брутто-высота
Габариты полностью упакованного товара. Эти характеристики номенклатуры используются при расчете занимаемого товаром объема на складе и в отгрузке.
Тип палеты
Тип палеты, в которую может быть помещен товар.
На палете
Количество товара, которое можно уложить на одной палете. Данный параметр позволяет оптимизировать отгрузку товара.
В слое
Определяет количество товара, умещающееся на палете в одном слое. На основе этой величины, брутто-высоты и количества товара на палете можно рассчитать высоту загруженной палеты.
Код сортировки
Данный код сортировки, в отличие от кодов сортировки ячеек хранения, относится к номенклатурным единицам. Как правило, код сортировки номенклатуры вычисляется, исходя из веса и размера номенклатурной единицы. Он определяет порядок, в котором комплектуются товары. Громоздким и тяжелым изделиям ставится в соответствие меньшее значение кода, и они помещаются на нижние полки склада.
*
264
Код сортировки номенклатуры имеет преимущество над кодом сортировки ячеек. Их совместное использование проиллюстрировано на следующей таблице: Код сортировки номенклатуры
Код сортировки ячеек
1
1 Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
1
2
1
3
2
1
2
2
3
1
Вся номенклатура с кодом сортировки 1 комплектуется в первоочередном порядке в любой точке склада, за ней идет номенклатура с кодом 2, затем – с кодом 3 и т.д. Поскольку каждый код сортировки ставит новое препятствие на пути выбора ячейки хранения, рекомендуется минимизировать количество кодов сортировки номенклатуры. Как правило, хватает одного или двух кодов в зависимости от конфигурации склада. Более того, зачастую вся ответственность за выбор товара, с которого следует начать комплектацию, ложится на плечи самого упаковщика.
Как настроить параметры склада 1. Выберите пункт главного меню Управление запасами/Настройки/Разделение склада/Склады. 2. Обратитесь к вкладке Управление складом появившейся формы. На ней представлены следующие поля, описывающие характеристики склада:
Рис. 207. Параметры склада. Поле
Описание
Ячейка приемки по умолчанию
Здесь выбирается ячейка, в которую по умолчанию попадает полученный груз. Как правило, эта ячейка расположена на приемочной площадке склада.
Ячейка отгрузки по умолчанию
В эту ячейку попадают товары, предназначенные для отправки клиенту или на производство.
Ячейка для пустых палет
Сюда отправляются на хранение пустые палеты после комплектации.
Время маршрута комплектации
Максимальное время, которое отводится на комплектацию отгрузки.
Объем маршрута комплектации
Значение данного поля определяет максимальный объем груза, с которым можно иметь дело в ходе комплектации отгрузки.
Время транспортировки на маршруте
Среднее время перемещения груза между ячейками комплектации на маршруте. Обновляется периодической
Microsoft Business Solutions
265
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
функцией Время транспортировки на маршруте в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. 3. В правой части формы Склады расположены функциональные кнопки Функции и Запросы. Ими можно воспользоваться для выполнения следующих операций: Функции/Копирование ячеек: скопировать ячейки из одного склада в другой. При выборе этого пункта появляется диалоговое окно Копирование ячеек склада, в котором можно выбрать склад-источник и склад-приемник. При нажатии кнопки ОК система копирует всю структуру ячеек, добавляя необходимое количество проходов. Запросы/Проходы и Запросы/Ячейки хранения: система выводит соответственно формы Проходы или Ячейки хранения (см. п. 6.2.4) со списком всех проходов/ячеек, принадлежащих выбранному складу.
6.2.4.
Ячейки хранения
Ячейки хранения однозначно определяются набором пяти «координат»: складом, проходом, стеллажом, полкой и позицией. Ключевое поле в таблице ячеек хранения – это идентификатор ячейки. Он может вводиться вручную или генерироваться системой на основе координат. Например, название 001-02-3-4 определяет ячейку, находящуюся в проходе 1 на стеллаже 2, полке 3, позиции 4. Каждая ячейка хранения обладает следующими характеристиками: •
размеры (количество умещающихся в ячейке палет, ее высота, ширина и глубина);
•
группа типов палет, которые могут храниться в ячейке;
•
область хранения;
•
область комплектации;
•
тип (зона приемки, зона отгрузки, зона комплектации или буферная зона).
В системах, работающих в интерактивном режиме, могут использоваться проверочные тексты. Они удостоверяют выбор правильной ячейки для каждой номенклатурной единицы. Проверочные тексты могут вводиться вручную или генерируются автоматически. Для оптимизации маршрутов комплектации используются коды сортировки, уточняющие порядок извлечения товаров из ячеек склада. Коды сортировки могут назначаться вручную или рассчитываться из номера прохода и других координат. Обычно товары помещаются на полку и снимаются с одной и той же стороны прохода. Тем не менее, существуют исключения из этого правила. Например, в складах текущего расхода грузы помещаются с одной стороны прохода, а извлекаются с другой. Запомните: в Microsoft Business Solutions–Axapta под ячейкой понимается место, с которого снимается груз. Тогда для каждой ячейки следует отдельно определить пространство, на которое помещается товар. Конечно, по умолчанию эти позиции совпадают. Время от времени возникают ситуации, требующие блокировки ячеек. Причиной может стать авария, необходимость планового ремонта, потребность в дополнительном проходе и т.д. Microsoft Business Solutions–Axapta позволяет заблокировать ячейку только для погрузки товара, разгрузки, или для обеих операций.
266
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
6.2.4.1.
Типы ячеек
Приемочный терминал
Отгрузочный терминал
Проход на складе Буферные ячейки
Ячейки комплектации
Ячейка комплектации
Буферные ячейки
Рис. 208. Различные схемы расположения буферных ячеек и ячеек комплектации. •
Буферная ячейка: область, в которой хранятся полученные товары. Буферные ячейки могут использоваться вместо ячеек комплектации при переполнении последних. Кроме того, буферные ячейки, в которых хранятся заполненные палеты, могут входить в маршрут комплектации.
•
Ячейка комплектации: пространство, в котором формируется отгрузка. Доступ к этим ячейкам предельно упрощен, и товары можно быстро извлечь для перемещения в зону отгрузки. Как правило, ячейки комплектации используются для группировки небольших количеств товара. Каждая номенклатурная единица может иметь только одну ячейку комплектации на складе.
•
Ячейка приемки: в эту область попадают все полученные грузы. Далее они отправляются на хранение операцией транспортировки приемки.
•
Ячейка отгрузки: ячейка, с которой производится отправка упакованного товара. Грузы попадают в эту ячейку после транспортировки отгрузки.
6.2.4.2.
Распределение товара по ячейкам
При наличии нескольких ячеек приемки/комплектации возникает вопрос распределения грузов по ячейкам. Ниже приводятся некоторые рекомендации по выбору ячеек для номенклатуры. Следует напомнить, что установка соответствия между номенклатурой и ячейками хранения производится в ходе настройки зон хранения. •
Зона приемки: ячейки приемки – это области, в которые попадают товары в момент прихода транспорта на склад. Распределение номенклатуры по приемочным ячейкам обычно проводится с учетом характеристик грузов. Например, скоропортящиеся товары, нуждающиеся в охлаждении, направляются в одну зону приемки, а остальные грузы, которые могут храниться в обычных условиях, - в другую.
•
Зона комплектации: группировка номенклатуры в ячейках комплектации производится по следующим признакам: времени комплектации и используемому в ходе комплектации оборудованию. Например, товары, требующие перемещения и извлечения с помощью автопогрузчика, будут помещены в одну ячейку комплектации, а компоненты, которые хранятся на уровне пола и извлекаются вручную с помощью тележки, - в другую.
Как создать ячейку хранения 1. Активизируйте пункт Управление запасами/ Настройки/ Разделение склада/ Ячейки хранения главного меню. Microsoft Business Solutions
267
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 209 Ячейки хранения. 2. Находясь на вкладке Обзор, создайте новую строку в списке ячеек хранения с помощью сочетания клавиш Ctrl-N или кнопки Создать инструментальной панели. 3. Вы автоматически попадете на вкладку Разное, где следует заполнить такие поля, как:
Рис. 210. Ввод параметров новой ячейки. Поле
Описание
Склад
Просмотр или выбор склада, на котором находится ячейка.
Проход
Выбор идентификатора прохода.
Стеллаж, Полка, Позиция
В этих полях вводятся соответствующие координаты ячейки.
Ручное изменение
Переключатель, активизирующий режим ввода названия ячейки вручную. Обычно название формируется из номеров стеллажа, полки и позиции.
Ячейка
При автоматической генерации названий здесь отображается идентификатор ячейки. В противном случае в этом поле можно ввести название вручную.
Область хранения
Область хранения, которой принадлежит ячейка.
Область комплектации
Область комплектации для ячеек, являющихся ячейками комплектации.
268
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Палет – макс.
Максимальное количество палет, которое может поместиться в ячейке.
Высота, Ширина, Глубина
Ввод размеров ячейки.
Объем
Поле используется для просмотра объема ячейки. Рассчитывается как произведение размеров.
Высота от пола
Высота ячейки от пола. Значение этого поля, наряду с параметром Макс. высота погрузчика, определяет, может ли погрузчик “достать” до данной ячейки.
Группа типов палет
Выбор группы типов палет, поставленной в соответствие данной ячейке.
Количество палет
Поле отображает число палет, хранящихся в ячейке в настоящий момент.
Доступно палет
Количество доступных мест под палеты в данной ячейке.
4. Введенная информация отображается на вкладке Обзор. В поле Тип ячейки необходимо выбрать назначение ячейки хранения (Буферная ячейка, Ячейка комплектации, Ячейка приемки или Ячейка отгрузки). При необходимости на этой вкладке можно поменять максимальное количество палет, помещающееся в ячейке (поле Палет – макс.). 5. Заполните поля на вкладке Прочее:
Рис. 211. Прочие параметры ячеек хранения. Поле
Описание
Проверочный текст
Поле позволяет ввести проверочный текст ячейки. Если оставить поле пустым, система использует проверочный текст, заданный по умолчанию в параметрах модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ.
Тип ячейки
Назначение ячейки хранения (см. п. 6.2.4.1).
Ячейка назначения
Парная ячейка, в которую помещается товар. Как правило, в качестве зоны назначения выступает сама ячейка хранения. Исключения наблюдаются в случае склада текущего расхода.
Блокировка приемки
Заблокировать ячейку от приемки товара, выбрав причину блокировки из ниспадающего списка.
Блокировка отгрузки
При необходимости в этом поле можно выбрать причину блокировки отгрузки товара из ячейки.
Microsoft Business Solutions
269
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Ручное изменение
Включить режим ввода кодов сортировки вручную.
Код сортировки
В режиме ручного ввода кодов в этом поле можно задать целочисленную величину кода. В противном случае поле отображает сгенерированный системой код и защищено от редактирования.
6. Для того чтобы получить наглядное представление о строении склада, можно обратиться к вкладке Структура в виде дерева. При нажатии на клавишу Настройка на экране появляется ряд переключателей, позволяющих изменить формат описания ячейки в окне структуры. Опция Суммирование позволяет вывести общее количество ячеек в каждой «ветви».
Рис. 212. Представление схемы склада в виде древовидной структуры. 7. Для активизации ряда полезных операций над ячейками можно воспользоваться кнопками в правой части формы: Запросы: обработать запросы по палетам, наличным запасам, проводкам, строкам для комплектации, операциям над ячейкой и др. С помощью пункта Приход можно вывести на экран номенклатуру, для которой данная ячейка является ячейкой приемки по умолчанию. Транспортировки палет: вывести список транспортировок груза из данной ячейки/в данную ячейку. Функции: при нажатии этой кнопки появляется подменю, в котором присутствуют функции копирования ячеек стеллажа (Копирование стеллажа) или целого прохода (Копирование прохода) в другой проход (стеллаж). Копирование ячеек способно существенно сократить затраты времени на настройку сложного склада. Пункт Пополнение ячейки предназначен для создания транспортировок пополнения запаса в ячейке комплектации (см. п. 6.6.2). Пункт Инвентаризация предназначен для проведения «интерактивной» инвентаризации (см. п. 6.5). Печать: распечатать этикетку ячейки с названием склада, ячейки, проверочным текстом и штриховым кодом ячейки.
6.2.5.
Палеты
Каждой палете (поддону, на котором хранятся и отгружаются грузы) ставится в соответствие уникальный идентификатор. Все параметры палет заносятся системой Microsoft Business Solutions– Axapta в специальную таблицу. Идентификатор палеты либо задается вручную, либо генерируется системой в соответствии с параметрами соответствующей номерной серии.
270
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® После создания палеты ее характеристики изменению не подлежат, т.е. все поля становятся доступными только для чтения. Запись, описывающую заполненную палету (на которой находится товар), удалить нельзя.
Как создать палету 1. Выберите пункт Управление запасами/Настройки/Складское оборудование/Палеты главного меню.
Рис. 213. Создание новой палеты. 2. Находясь на вкладке Обзор, нажмите клавиши Ctrl-N или кнопку Создать инструментальной панели для создания новой строки в таблице палет. 3. Заполните поля формы: Поле
Описание
Код палеты
В том случае, если принята нумерация палет вручную, введите в этом поле буквенно-цифровой идентификатор палеты.
Тип палеты
Выбор типа палеты, определяющего ее размеры.
Склад
Выбор склада, на котором находится палета.
Ячейка
Первоначальное месторасположение палеты.
4. На вкладке Разное отображаются характеристики текущей палеты: код, тип, склад и ячейка, а также высота, полученная из настроек типа палет. При необходимости просмотра связанной с палетами информации используйте следующие функциональные кнопки: В наличии: просмотр запасов, хранящихся на выбранной палете. Проводки: вывод списка складских проводок, в которых была задействована текущая палета. Транспортировки палет: просмотр и редактирование заданий на транспортировку данной палеты. Функции: данная кнопка позволяет переместить палету в другую ячейку или приступить к транспортировке полученного товара на текущей палете. Печать: распечатать этикетку палеты, которая может включать штриховой код.
Как установить параметры генерации номеров палет За механизм генерации номеров палет отвечают параметры соответствующей номерной серии. Возможна как автоматическая генерация номеров, так и ввод их вручную. Microsoft Business Solutions–
Microsoft Business Solutions
271
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Axapta поддерживает стандарты EAN/UCC, в которых нумерация палет идет по схеме SSCC-18. Согласно этой схеме, номер палеты состоит из: •
постоянного кода компании (9 разрядов);
•
переменной части (генерируется системой, 8 разрядов);
•
автоматически рассчитываемого системой контрольного числа.
Разумеется, пользователь может выбрать любой другой алгоритм генерации идентификаторов палет. Итак, для настройки автоматической генерации номеров палет следует: 1. Активизировать пункт Основное/Настройки/Серии документов/Серии документов главного меню. 2. Выбрать номерную серию на вкладке Обзор появившейся формы, после чего перейти на вкладку Разное и задать значения следующих параметров:
Рис. 214.Параметры генерации кодов палет. Поле
Описание
Минимальное
Первый номер в серии.
Максимум
Максимально допустимое значение номера документа.
Следующий
Здесь можно просмотреть или ввести идентификатор, который будет присвоен очередной палете.
Формат
Формат идентификатора палеты. Числа, указанные в формате, определяют постоянную часть идентификатора. Символ # соответствует одному разряду автоматически генерируемого системой числа. Согласно стандарту SSCC-18, первые 10 разрядов номера соответствуют номеру компании. Семь разрядов переменной части задаются символами #, и шаблон для схемы SSCC-18 будет выглядеть так: 1234567890#######. При необходимости в идентификатор можно включить символыразделители, такие, как «/», «-» или «.». 18-ый контрольный символ формата SSCC-18 в поле Формат вводить не нужно.
3. Указать номерную серию в поле Код палеты на вкладке Номерные серии в форме Параметры склада.
272
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
6.3. Приемка товара После прибытия на склад заказа, продукции с производства или складской проводки предпринимается ряд действий по регистрации полученного товара в системе управления складом. Прием товара осуществляется при наличии заказа любого типа, который ведет к увеличению складских запасов. Процесс приходования товара включает следующие шаги: •
Создание журнала
•
Ввод строк журнала
•
Проводка журнала
Физическое приходование (регистрацию товара на складе) можно осуществить и в модуле РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ. Соответствующие пользовательские процедуры описаны в главе Закупки. В том же разделе обобщены сведения по всей процедуре приобретения товара с использованием средств модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ: от создания закупки до выполнения транспортировки приемки и выписки накладной.
6.3.1.
Работа с журналами приемки товара
Журналы в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ используются для регистрации (приемки) товара. Как правило, для каждой партии товара (закупки) создается отдельный журнал. При создании журнала вводятся параметры по умолчанию, которые затем попадают во все новые строки. В ходе разноски журнала система помещает товар в ячейку приемки и формирует, если требуется, задание на транспортировку груза из ячейки приемки в свободную ячейку хранения (буферную ячейку или ячейку комплектации).
Как создать журнал прибытия товара 1. Активизируйте пункт Управление запасами/Журналы/Прибытие товара/Прибытие товара главного меню. 2. В поле Просмотр выберите тип журналов, которые необходимо просмотреть (Все, Открыто, Разнесено). 3. Находясь на вкладке Обзор, добавьте новую строку в списке журналов с помощью кнопки Создать инструментальной панели или сочетания клавиш Ctrl-N, а затем заполните поля появившейся строки: Поле
Описание
Название
Выберите тип журнала из списка, созданного в ходе настройки параметров модуля.
Журнал
Данное поле недоступно для редактирования. Оно заполняется автоматически при создании новой строки очередным номером соответствующей серии, если только в настройках серии не указан ввод номера вручную.
Описание
Здесь можно ввести или просмотреть краткое описание журнала.
Разнесено
Наличие данного флажка свидетельствует о том, что данный журнал был разнесен. Оно недоступно для редактирования.
4. Если Вы установили соответствие между названиями журналов управления складом и типами журналов в форме Параметры склада на вкладке Журналы, то Вам достаточно нажать кнопку Новый и система автоматически создаст новый пакет журнала прибытия товара. 5. На вкладке Разное можно дополнительно ввести номер отборочной накладной (поле Отборочная накладная), явившейся основанием приходования товара. В дальнейшем по этому номеру можно будет автоматически обработать отборочную накладную.
Microsoft Business Solutions
273
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 6. Заполните поля на вкладке Значения по умолчанию:
Рис. 215. Установка значений по умолчанию журнала прибытия товаров. Поле
Описание
Поставщик
При получении закупки выберите в этом поле идентификатор поставщика.
Ссылка
Тип ассоциированного заказа (Закупка, Проводка и т.д.).
Код
Идентификатор соответствующей закупки, производства или проекта.
Конфигурация, Размер, Цвет, Склад, Номер партии, Ячейка, Код палеты, Серийный номер, Номер ГТД
Коды складской аналитики, которые будут по умолчанию подставляться во все новые строки журнала приемки груза.
Транспортировки палет
При установленном флажке система автоматически создает наряды на транспортировку полученного товара (т.н. транспортировки приемки). В качестве ячейки хранения должна выступать приемочная площадка. Значения по умолчанию этого, а также двух следующих переключателей задаются с названиями журнала. При необходимости их можно поменять.
Проверять ячейки комплектации
Включает режим автоматического поиска свободной ячейки для размещения полученного груза.
Проверить буферные ячейки
Система выполняет поиск свободного места в буферных ячейках.
7. На вкладке Блокировка, как и для всех журналов, можно установить параметры блокировки журнала. 8. Для удобства работы с журналами предусмотрен ряд функциональных кнопок. Большинство функций стандартны для журналов Microsoft Business Solutions–Axapta: Строки: вывести на экран все строки выбранного журнала, ввести новые. Проверка: начать проверку журнала на наличие ошибок. 274
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Разноска: разнести выбранный журнал. Перед разноской журнала система может запустить проверку, если таковая не была выполнена. Журнал с обнаруженными ошибками разноске не подлежит. Новый: создание нового пакета журнала в соответствии с ранее сделанными настройками. Функции: данная кнопка активизирует функции автоматической генерации журнальных строк на основе строк закупки/складского журнала (Создание строк). Перед созданием строк следует указать тип и код исходного заказа на вкладке Значения по умолчанию. При выборе функции Создание строк система выведет на экран запрос с единственным флажком Инициализировать количество. Если установить этот флажок , система перенесет в новые журнальные строки не только идентификатор номенклатуры и складскую аналитику, но и проставленное в строках закупки количество товара. При этом товар будет разбит по палетам в соответствии со значением параметра На палете номенклатурной единицы. Пункт меню Отборочная накладная позволяет прямо из контура управления складом обработать отборочную накладную на зарегистрированный товар. Эта функция может быть активизирована только после разноски журнала приходования номенклатуры. При выборе этого пункта появляется окно стандартной формы обработки отборочной накладной, в котором автоматически сформированы необходимые строки. В качестве номера отборочной накладной используется значение поля Отборочная накладная, указанное при создании журнала. Печать: распечатать строки журнала.
Как создать строки журнала прибытия товара После создания журнала следует приступить к вводу журнальных строк. Строки содержат детальную информацию о полученном товаре, которая может вводиться вручную или считываться сканером штрих-кодов. 1. Выберите пункт Управление запасами/Журналы/Прибытие товара/Прибытие товара. 2. На экране появится окно формы Журнал управления складом. Выберите открытый журнал и нажмите кнопку Строки. Для автоматического формирования строк журнала на базе строк закупки можно предварительно воспользоваться функцией Создание строк. 3. На вкладке Обзор создайте новую строку и заполните поля формы:
Рис. 216. Ввод записей о прибытии товара. Поле
Описание
EAN 128/UCC128
Здесь можно ввести код груза в стандарте EAN128.
Номенклатура
Код поступившего товара.
Конфигурация
Код конфигурации номенклатуры (если таковая предусмотрена).
Склад
Склад, на котором производится приемка товара. Отображение
Microsoft Business Solutions
275
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
этого и следующего кодов складской аналитики активизируется функцией Склад/Аналитика. Номер партии
Номер партии полученного товара, если указан.
Ячейка
Идентификатор приемочной ячейки.
Код палеты
Поле позволяет выбрать идентификатор палеты, на которую помещен груз. Палета должна находиться в той ячейке, которая значится в предыдущем поле. Для автоматической генерации новых палет можно воспользоваться функцией Функции/Код палеты. Система автоматически подбирает тип палеты в соответствии с настройками номенклатурной единицей и генерирует номер палеты согласно номерной серии Код палеты.
Серийный номер
Серийный номер поступившей номенклатуры.
Количество
Количество поступившего товара в единицах складского учета.
Системный журнал
Индикатор наличия ошибки в данной строке журнала.
4. Большинство указанных полей система может заполнить самостоятельно на основе параметров складской проводки прихода. Достаточно перейти на вкладку Разное и, указав в поле Код идентификатор закупки, выбрать Номер лота, соответствующий одной из строк закупки. Система автоматически заполнит поля Номенклатура, Конфигурация, Количество и выберет коды складской аналитики. Вместо закупки можно принять товар и по открытому складскому журналу: для этого в поле Ссылка нужно выбрать опцию Проводки или Прибыль/Убыток, а в поле Номер лота – код складского лота, отвечающий строке складского журнала. Вообще, на вкладке Разное можно видеть следующую информацию:
Рис. 217. Ввод дополнительных данных о полученном товаре. Поле
Описание
Транспортировки палет, Проверять ячейки комплектации, Проверить буферные ячейки
Значения по умолчанию этих переключателей, как и большинства остальных полей на вкладке, берутся из параметров журнала. Они указывают на необходимость организации транспортировки груза к месту хранения, поиска свободного пространства для хранения груза среди ячеек комплектации и буферных ячеек соответственно.
Поставщик
Идентификатор поставщика номенклатуры. Можно не указывать.
Ссылка
Тип заказа на поступивший товар. Для журнала Прибытие товара стандартным является значение Закупка.
276
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Код
Здесь в соответствии с кодом поставщика можно выбрать идентификатор заказа.
Номер лота
Номер складского лота, соответствующий строке указанного заказа.
Количество
В этом поле можно ввести или модифицировать количество поступившего из лота товара.
Тип палеты по умолчанию, в которой находится товар. Определяется настройками номенклатурной единицы. 5. При необходимости нажмите одну из функциональных кнопок в правой части формы. По сравнению с функциями работы с журналом появилось средство просмотра складских проводок текущей партии товаров, активизируемое кнопкой Склад. Информация о проводках включает: ссылки, номера счетов, финансовые данные, аналитику и пр. Кроме того, с помощью функции Функции/Создание порядковых номеров можно сгенерировать серийный номер или номер партии в строке журнала.
Тип палеты
Как разнести журнал После создания и проверки журнала можно разнести его, создав в ячейке приемки новую партию товара. При этом система проверит журнал на наличие ошибок, если это не было сделано ранее. Разнести журнал, в котором обнаружены ошибки, нельзя: сначала нужно их исправить. После разноски журнала можно обработать накладную на полученный товар. После проводки журнала товар отправляется по назначению. Если контроль транспортировки приемки отключен, операция по перемещению товара в буферную ячейку считается завершенной к моменту разноски и товар переходит в разряд имеющегося в наличии. В противном случае система организует транспортировку, используя доступное подъемно-транспортное оборудование. 1. Активизируйте пункт главного товара/Прибытие товара.
меню
Управление
запасами/Журналы/Прибытие
2. Выведите на экран список открытых журналов, выбрав опцию Открыто в поле Просмотр. 3. Выберите нужный журнал на вкладке Обзор. 4. Можно проверить журнал на наличие ошибок в строках с помощью кнопки Проверка. 5. Нажмите функциональную кнопку Разноска, а затем – OK в появившемся диалоговом окне. Система приступит к проводке строк журнала и, при необходимости, его проверке. При обнаружении ошибок система выдаст предупреждение и остановит процесс разноски, ожидая исправления ошибок. 6. Если журнал разнесен без ошибок, соответствующие складские проводки получат статус Зарегистрировано. 7. Далее следует выполнить сформированные транспортировки приемки, а затем можно обработать отборочную накладную на весь зарегистрированный товар. Для этого следует нажать кнопку Функции/Отборочная накладная. Номер отборочной накладной извлекается из поля Отборочная накладная журнала приемки.
6.3.2.
Транспортировка товара
Под транспортировкой в Microsoft Business Solutions–Axapta понимается процесс перемещения заполненных палет. В ходе транспортировки палеты могут попадать внутрь склада или вывозиться по заказу на отгрузку. Транспортировка выполняется силами сотрудников предприятия с помощью подъемно-транспортного оборудования. Выделены три типа транспортировок: •
транспортировки приемки. Задания на транспортировку приемки генерируются системой автоматически при разноске журнала прибытия товара с включенным параметром Транспортировки палет или вручную с помощью функции Функции/Создать транспортировку приемки. Ячейкой, из которой извлекается груз в
Microsoft Business Solutions
277
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® ходе такой транспортировки, служит ячейка приемки, а в качестве ячейки назначения выступает ячейка хранения (буферная или ячейка комплектации). •
транспортировки пополнения. Генерируются в процессе комплектации отгрузки (см. п. 6.4.5) при нажатии кнопки Транспортировка пополнения в форме Отбор. Транспортировки этого типа предназначены для перемещения палет с разрозненными партиями товара из буферных ячеек в ячейку комплектации.
•
транспортировки отгрузки. Создаются автоматически при выборе функций Активация транспортировок палет или Активация в форме Отгрузки (см. п. 6.4.6). Эти операции предназначены для перемещения изначально заполненных палет из ячеек хранения (буферных ячеек) на дебаркадер отгрузки, минуя ячейки комплектации.
Все задания на транспортировку палет попадают в форму Транспортировка, предназначенную для диспетчеризации заданий и регистрации выполненных операторами подъемно-транспортного оборудования работ. Процедуры управления транспортировками мы рассмотрим на примере транспортировки приема груза. Предположим, что система сформировала транспортировку в ходе разноски журнала приемки, направив палеты с грузом из дебаркадера приемки в свободную буферную ячейку.
Как выполнить транспортировку приемки 1. Выберите пункт Управление складом/Транспортировка главного меню. На экране появится форма Транспортировки палет со списком активных (незавершенных) транспортировок.
Рис. 218. Форма Транспортировка палет. 2. Поля в верхней части формы используются для установки критериев выборки транспортировок. В поле Погрузчик следует выбрать подъемно-транспортную машину, которая будет использована для перемещения палет. Система автоматически отфильтровывает транспортировки из ячеек, высота которых превосходит максимально допустимую для погрузчика. Выбор сотрудника в поле Код сотрудника приводит к выборке всех свободных транспортировок и транспортировок, закрепленных за данным сотрудником. Поле Склад позволяет выбрать склад, по которому выполняются транспортировки. 3. Для того чтобы закрепить транспортировку за выбранным в поле Код сотрудника оператором, можно воспользоваться кнопкой Блокирование транспортировки. Теперь обработка транспортировки (запуск, завершение) возможна только указанным сотрудником. 4. Таблица на вкладке Обзор позволяет просмотреть параметры выбранных транспортировок. Среди них: Поле
Описание
Начато
Данный переключатель сигнализирует о начале транспортировки.
Код палеты
Код палеты, подлежащей транспортировке. Для
278
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
транспортировок пополнения ячеек комплектации и транспортировок отгрузки палету можно сменить на аналогичную заполненную, находящуюся в ячейке-источнике, с помощью функции Выбор другой палеты. Со склада
Склад-источник, с которого производится транспортировка.
Ячейка-источник
Ячейка, из которой извлекается палета.
На склад
Склад назначения.
Ячейка назначения
Ячейка, в которую должна попасть палета. Для транспортировки приемки ее можно сменить на другую свободную с помощью кнопки сменить ячейку назначения.
Количество
В поле указано количество номенклатурных единиц, находящихся на палете и подлежащих перемещению.
Рис. 219. Параметры задания на транспортировку. 5. Вкладка Разное содержит служебную информацию о задании на транспортировку: Поле
Описание
Транспортировка палеты
Идентификатор задания на транспортировку.
Код палеты
Код палеты, подлежащей перевозке.
Тип
Тип транспортировки: транспортировка приемки, отгрузки или пополнения.
Статус обработки
Статус выполнения транспортировки. Только что созданная транспортировка имеет статус Зарегистрировано, поставленная в очередь на выполнение - Активизировано, запущенная – Начато, а завершенная – Завершено.
Со склада, Ячейка-источник, На склад, В ячейку, Ячейка назначения
Эти поля указывают местоположение ячейки-источника и ячейки-приемника палеты. Как правило, исходный и конечный склады совпадают. Одно из исключений – локальные склады текущих расходов производства. Значения полей В ячейку и Ячейка назначения обычно совпадают. Исключение – ячейки, в которые груз помещается с одной стороны, а снимается с другой (см. п. 6.2.4).
С высоты, На высоту
Высота от пола соответственно ячейки-источника и ячейки назначения. В сочетании с параметром Макс. высота погрузчика определяют возможность использования погрузчика для выполнения данной транспортировки.
Microsoft Business Solutions
279
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Отгрузка
Идентификатор соответствующей отгрузки для транспортировок отгрузки.
Приоритет
Приоритет транспортировки в целочисленном выражении.
Количество
Количество товара на палете в единицах складского учета.
6. На вкладке Номенклатурные единицы можно просмотреть данные по транспортируемым товарам. Вкладка включает следующие поля:
Рис. 220. Список товаров, подлежащих транспортировке. Поле
Описание
Номенклатура
Просмотр идентификатора номенклатуры, находящейся на палете.
Конфигурация
Вариант конфигурации этой номенклатуры.
Количество
Количество товара, предназначенное для транспортировки.
Номер партии
Поле используется для просмотра или выбора номера партии номенклатуры. Функция выбора недоступна в случае приходящего товара
Серийный номер
Выбор или просмотр серийного номера номенклатуры. Выбор номера для входящей номенклатуры не допускается.
7. Воспользуйтесь функциональной кнопкой Разбиение, если товары прибыли на склад в нескольких партиях или отличаются серийными номерами. При нажатии кнопки появляется диалоговое окно Разбиение проводки. В нем нужно ввести количество товара, которое будет перемещено в новую строку. 8. Проверив параметры транспортировки, можно приступить к ее запуску. В момент начала выполнения перевозки груза оператор погрузчика или диспетчер нажимают кнопку Запуск транспортировки. Система выводит на экран окно Запуск транспортировки, в котором можно окончательно выбрать подъемно-транспортного оборудование и оператора, ответственного за выполнение операции. После нажатия кнопки ОК система переводит транспортировку в разряд запущенных, о чем свидетельствует флажок Начато, и фиксирует время запуска. 9. Обновление списка транспортировок производится с помощью кнопки Считать заново. Обновление может понадобиться для считывания новых заданий на транспортировку в том 280
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® случае, когда форма Транспортировки палет постоянно открыта на рабочей станции диспетчера. 10.Для констатации завершения работ по транспортировке груза используется кнопка Завершение транспортировку. Система фиксирует время завершения транспортировки и удаляет соответствующую строку из списка на вкладке Обзор. При необходимости для завершения транспортировки следует ввести проверочный текст. Просмотреть завершенные транспортировки можно с помощью запроса Транспортировки палет (см. ниже).
6.4. Отгрузка товара Запрос на выдачу товара в Microsoft Business Solutions–Axapta принимает вид заказов на отгрузку – внутренних документов контура управления складом модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ, интегрирующим его с модулями РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ, УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ и ПРОИЗВОДСТВО. Заказ на отгрузку создается на основе: заказов на продажу; складских проводок; производственных заказов и содержит информацию о количестве товара, подлежащего отправке со склада, номенклатуре, источнике заказа. Как правило, заказы на отгрузку создаются системой автоматически по каждой строке заказа при составлении т.н. отгрузочной накладной. Заказ на отгрузку можно создать и вручную: например, в форме Заказы для этого предназначена специальная функция Склад/Заказ на отгрузку. Подробнее создание заказов на отгрузку описано в пункте 3.12. Заказы на отгрузку формируют базу отгрузок, централизующих управление комплектацией и отправкой грузов потребителю. Отгрузки отображаются в одноименной форме (Управление запасами/ Отгрузки). В рамках одной отгрузки можно сразу обработать несколько заказов различных клиентов выполнить т.н. совместную упаковку груза.
6.4.1.
Этапы отгрузки
Ниже представлены этапы отгрузки товара в соответствии с возможными статусами отгрузки: •
Создание отгрузки и формирование базы отгрузки
•
Резервирование номенклатуры
•
Активизация отгрузки: создание маршрутов комплектации и транспортировок отгрузки
•
Комплектация согласно сформированным маршрутам
•
Погрузка заполненных палет (выполнение транспортировок отгрузки)
•
Посылка отгрузки потребителю (завершение отгрузки и ассоциированных заказов на отгрузку).
6.4.2.
Создание отгрузки
В основу отгрузки, формирующей группу отправляемых заказчикам товаров, ложатся заказы на отгрузку. При создании отгрузке ставятся в соответствие отдельные строки заказов, из которых в отгрузку переносится некоторое количество товара. Отгрузки характеризуются комбинацией следующих параметров: датой поставки, кодом клиента, зоной отгрузки, кодом ассоциированного заказа и др.
Как создать отгрузку 1. Активизируйте пункт Управление запасами/Отгрузки главного меню.
Microsoft Business Solutions
281
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 221. Форма Отгрузка. 2. При необходимости вывести на экран список скомплектованных и отосланных отгрузок установите флажок в верхней части формы Просмотр отправленного. 3. Находясь на вкладке Обзор, нажмите клавиши Ctrl-N или кнопку Создать для добавления новой строки к таблице отгрузок, после чего введите данные в следующих полях строки: Поле
Описание
Отгрузка
По умолчанию данное поле заполняется автоматически согласно номерной серии отгрузок.
Склад
Поле позволяет выбрать склад, с которого производится отгрузка.
Ячейка отгрузки
Зона, в которой накапливаются подготовленные к отгрузке палеты. Это поле отвечает за выбор методики совместной упаковки. Суть стратегии совместной упаковки – упаковать вместе товары, отправляемые на одной машине. Система предлагает следующие опции:
Совместная упаковка
Все: если нам предстоит развезти несколько заказов разным клиентам на одной машине, можно создать единый маршрут комплектации для всех товаров, фигурирующих в отгрузке. Следуя маршруту, система производит поиск и транспортировку заполненных палет к месту отгрузки, а затем приступает к комплектации и укладке на палеты разрозненных партий товаров (создает строки маршрута). Один и тот же клиент: для каждого клиента, заказ которого лег в основание отгрузки, создается отдельный маршрут комплектации. Такой метод комплектации уместен в том случае, если мы отправляем клиенту несколько заказов на одной машине. Заказы: свой маршрут комплектации генерируется для каждого заказа, включенного в отгрузку. Статус
Интегральный статус отгрузки, являющийся комбинацией статусов маршрута комплектации и транспортировки палет.
Комплектация
Статус маршрута комплектации.
Погрузка палет
Статус транспортировки заполненных палет.
282
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 4. Заполните поля на вкладке Разное:
Рис. 222. Дополнительные параметры отгрузки. Поле
Описание
Отгрузка
Код отгрузки.
Название
Здесь можно ввести краткое описание отгрузки.
Склад
Поле отображает идентификатор склада, на котором производится отгрузка товара.
Ячейка отгрузки
Ячейка-дебаркадер отгрузки на выбранном складе.
Другие склады
Установка этого флажка активизирует режим комплектации отгрузки с привлечением товаров, хранящихся на других складах. Резервировать товары на дополнительных складах следует только при их полном отсутствии на выбранном. Возможность использования этой опции определяется расположением складов друг относительно друга. Комплектовать отгрузку товарами с разных складов рекомендуется лишь при непосредственном соседстве складов.
Автоматическое добавление
Разрешать автоматическое добавление новых заказов на отгрузку к отгрузке
Статус, Комплектация, Погрузка палет
В этих полях отображаются соответствующие статусы отгрузки.
Дата отправки, Время отправки
Значения этих полей фиксируют момент отправки отгрузки клиенту, т.е. выполнения функции Отправить по завершении комплектации и транспортировки заполненных палет.
5. Создав отгрузку, необходимо поставить ей в соответствие заказы на отгрузку, сформированные в модулях РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ, в рамках контура управления складом модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ или ПРОИЗВОДСТВО. Для этого нажмите кнопку Основание. На экране появится форма База отгрузок, в которой можно просмотреть и добавить новые заказы на отгрузку, лежащие в основе отгрузки. 6. Для того чтобы включить в список базовых заказов новую строку, нажмите кнопку Добавить.
Microsoft Business Solutions
283
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 223. Добавление нового заказа к отгрузке. 7. В появившейся форме Заказ на отгрузку перечислены все незарегистрированные заказы на отгрузку. Для каждого заказа приводится его номер, код соответствующего складского лота, склад, код номенклатуры и количество товара. Подробнее о заказах на отгрузку см. п. 6.6.1. 8. Укажите в поле Количество объем товара, подлежащий переносу в отгрузку, после чего нажмите комбинацию клавиш Ctrl-S или перейдите к следующей строке списка. Вы увидите, что количество товара, указанное в поле Неотгруженное количество, сократится на введенную величину, а в форме База отгрузок появится новая строка. Теперь пользователь может вновь перенести некоторую долю заказанного объема товара в отгрузку и т.д. При необходимости регистрации всего заказанного количества достаточно установить флажок Все, при этом заказ на отгрузку будет удален из списка доступных и целиком попадет в форму База отгрузок. 9. Вернемся в форму База отгрузок. Здесь можно просмотреть ряд параметров заказа на отгрузку, помещенного в базу отгрузок:
Рис. 224. Список заказов, поставленных в соответствие данной отгрузке. Поле
Описание
Складской заказ
Идентификатор заказа на отгрузку.
Номенклатура, Конфигурация
Поля специфицируют номенклатуру, на которую оформлен заказ.
Склад
Склад, с которого запрошена отгрузка.
Ячейка
Ячейка отгрузки, указанная в заказе на отгрузку. Реально коды складской аналитики в заказе на отгрузку не влияют на порядок отгрузки и комплектации. Дополнительные коды на вкладке Обзор можно вывести с помощью функции Склад/Отображение аналитики.
284
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Код палеты
Идентификатор палеты, проставленный в заказе на отгрузку.
Статус обработки
Статус обработки заказа на отгрузку. Подробнее см. п. 6.6.1.
Количество
Количество номенклатуры, выбранное для отгрузки.
10.На вкладке Разное представлена более детальная информация по выбранным заказам на отгрузку: статус отгрузки, сведения о комплектации, количество товара, фактическое и ожидаемое время работ по отгрузке и т.д. (подробнее см. п. 6.6.1). Коды складкой аналитики в заказе доступны на вкладке Аналитика. 11.Если вернуться к форме Отгрузка, с помощью функциональных кнопок в правой части формы можно вывести ряд запросов по отгрузке и связанным с ней складским операциям: Запрос: формирование запросов по транспортировкам отгрузки заполненных палет, маршрутам комплектации, транспортным накладным (см. 6.6.4) и реквизитам получателя груза, извлеченным из заказов на отгрузку (функция Адреса заказов). Функции: анализ складских запасов на предмет возможной нехватки товара, отмена резервирования и переход к новым стадиям процесса отгрузки. Описание стадий отгрузки приведено в следующем разделе. Печать списка комплектности отгрузки (Список товара в отгрузке), товарно-транспортной накладной (Транспортная накладная) и реквизитов получателей (Заказы).
*
«Разорвать» связь между заказом на отгрузку, внесенным в базу отгрузки, и отгрузкой можно путем удаления отгрузки. Удалить отгрузку можно только в том случае, если ее статус – Зарегистрировано или Зарезервировано. Перевести статус отгрузки в значение Зарегистрировано можно с помощью функции Функции/Отменить резервирование.
6.4.3.
Статусы отгрузки
Статус отгрузки – это общая для всех входящих в отгрузку товаров характеристика. Она рассчитывается на основе статусов маршрутов комплектации и транспортировок заполненных палет, относящихся к данной отгрузке. Следующая таблица иллюстрирует связь между различными статусами отгрузки, комплектации и транспортировки: Статус отгрузки
Статус маршрутов комплектации
Статус погрузки заполненных палет
Зарегистрировано Зарезервировано
Зарегистрировано
Комплектация активизирована
Активизировано
Активизировано
Палеты активизированы
Любой из вышеперечисленных
Активизировано или Начато
Активизировано
Активизировано или Начато
Активизировано или Начато
Упаковано
Завершено
Завершено
Послано
Завершено
Завершено
Смена статуса происходит с помощью функций, активизируемых кнопкой кнопки Функции в форме Отгрузка. Далее подробно описано, как перевести отгрузку в тот или иной статус, зарезервировав товар и сформировав необходимые маршруты комплектации и транспортировки отгрузки.
Microsoft Business Solutions
285
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
6.4.4.
Резервирование
Microsoft Business Solutions–Axapta позволяет зарезервировать на складе весь заказанный товар. При резервировании оформляются задания на транспортировку палет и формируются маршруты комплектации, однако в формах Транспортировка и Комплектация новых вхождений не появится, их создание происходит при активизации отгрузки. Просмотреть созданные, но не активизированные маршруты комплектации и транспортировки можно с помощью соответствующих запросов (см. п. 6.6.3 и 6.6.2).
Как зарезервировать товары для отгрузки 1. Активизируйте пункт Управление запасами/ Отгрузки главного меню. 2. На вкладке Обзор появившейся формы выберите отгрузку, для которой необходимо зарезервировать товар. 3. Нажмите кнопку Функции/Резервирование. С этого момента определенный объем складских запасов считается зарезервированным, т. е. недоступным для выполнения других заказов на отгрузку. Статус отгрузки меняется на Зарезервировано. Соответствующие товары попадают в список зарезервированной номенклатуры.
Рис. 225 Отгрузки в статусе Зарезервировано.
Как отменить резервирование 1. Выберите пункт Управление запасами/ Отгрузки. 2. Поместите курсор на нужную отгрузку. Отгрузка может иметь статус от Зарезервировано до Активизировано. 3. Нажмите кнопку Функции и в появившемся подменю выберите пункт Отменить резервирование. Отгрузка обретает статус Зарегистрировано, а номенклатура высвобождается для комплектации новых отгрузок.
6.4.5.
Комплектация
После резервирования необходимых товаров следует активизировать комплектацию отгрузки. Система переводит созданные в ходе резервирования маршруты комплектации в статус Активизировано, при этом они появляются в форме Комплектация и становятся доступными для выполнения.
Как активизировать комплектацию 1. Выберите пункт Управление складом/Отгрузки. 2. Поместите курсор на нужную отгрузку.
286
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 3. Нажмите кнопку Функции и выберите пункт Активация комплектации. Отгрузка переходит в статус Комплектация активизирована.
Как выполнить комплектацию Процесс комплектации подробно разобран на простом примере в пункте 6.4.8. 1. Выберите пункт Управление запасами/ Отбор. На экране появится окно формы Комплектация, в которой производится диспетчеризация и учет работы упаковщиков.
Рис. 226. Форма Комплектация. 2. Выберите в поле Код сотрудника идентификатор сотрудника, ответственного за комплектацию. При необходимости в поле Склад можно выбрать идентификатор склада, на котором производится комплектация отгрузки, - система автоматически ограничит список маршрутов, доступных в поле Маршрут комплектации. 3. Выберите в поле Маршрут комплектации активизированный маршрут. Укажите в поле Палета для комплектации идентификатор палеты, на которой будут собираться и складываться грузы из различных партий. Если в этом поле введен несуществующий идентификатор, создается новая палета для комплектации – как при нажатии кнопки Создание палеты для комплектации (в верхней части формы). 4. Используйте функциональную кнопку Запуск маршрута комплектации в правом верхнем углу формы для начала работ по комплектации отгрузки согласно определенному маршруту. В специальном диалоговом окне, появляющемся после нажатия на кнопку, можно сменить текущие маршрут комплектации и код упаковщика.
*
Запуск комплектации можно произвести с помощью последовательной активизации отдельных строк маршрута. Следует учесть, что такой метод оставляет возможность запуска маршрута другим сотрудникам компании, имеющим доступ к системе.
5. Рассмотрим подробнее строки выбранного маршрута комплектации на вкладке Активный. Эта вкладка содержит сведения об активных (незавершенных) строках комплектации выбранного маршрута. Строки комплектации создаются по принципу: одна номенклатура – одна ячейка комплектации – одна строка. Маршрут содержит несколько строк в том случае, если осуществляется совместная отгрузка товара клиенту (см. п. 6.4.2). Товары из всех позиций попадают на одну палету – палету комплектации. Каждая строка несет следующую информацию: Поле
Microsoft Business Solutions
Описание
287
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Склад
Склад, ассоциированный с активными строками комплектации. Как правило, во всех строках маршрута комплектации указан один и тот же склад.
Ячейка
Идентификатор ячейки комплектации товаром. Выбирается системой в соответствии с настройками местоположения номенклатуры.
Номенклатура, Конфигурация
Код и конфигурация товара, подлежащего комплектации.
Баланс
Наличное в ячейке количество товара за вычетом объема, который необходимо укомплектовать и отгрузить клиенту (поле Количество). Если баланс отрицательный, комплектация невозможна из-за нехватки запасов, и следует выполнить пополнение (см. далее).
Количество
Количество номенклатуры, подлежащее комплектации, в единицах складского учета.
6. Если баланс по выбранной строке комплектации отрицательный, следует сформировать задание на транспортировку пополнения. Для этого достаточно нажать кнопку Транспортировка пополнения. Процесс организован таким образом, чтобы избежать одновременной транспортировки нескольких грузов в одну ячейку, чреватой переполнением ячейки, поэтому повторную транспортировку пополнения создать нельзя до тех пор, пока не закончена первая. Процедура обработки транспортировки пополнения не имеет каких-либо особенностей. Всю необходимую справочную информацию по запуску и завершению транспортировки можно получить в пункте 6.3.2. 7. Как только баланс запаса товара в ячейке превысил нулевую отметку, можно приступить к непосредственной комплектации отгрузки. Для этого предусмотрена функциональная кнопка Спецификация.
Рис. 227. Одобрение строки комплектации. 8. В окне Одобрение строки, которое возникает после нажатия этой кнопки, выводится список запасов в ячейке комплектации, зарезервированных строкой комплектации. В этой форме можно изменить палету, с которой снимается груз. Одобрение строки комплектации фиксирует
288
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® операцию упаковки партии груза на палете комплектации. Это окно обладает некоторыми функциями работы со строками: •
Одобрение строки: зафиксировать выполнение строки комплектации. Если параметры резервирования были изменены, перед одобрением система проверит складские запасы на предмет наличия необходимого количества товара. Одобренная строка будет помечена как завершенная, и перемещена на вкладку Завершено формы Комплектация.
•
Разбиение: разбить текущую строку резервирования на две. Соотношение долей задается в появляющемся диалоговом окне. После разбиения в одной из строк можно сменить идентификатор палеты или серийный номер товара. Пользователя не должно смущать наличие нескольких строк резервирования: в комплект на отгрузку могут входить товары из нескольких партий с различными серийными номерами.
•
Отмена строки комплектации: отменить комплектацию отгрузки по данной строке. Зарезервированные запасы вновь становятся доступными. Повторно упаковать товар можно будет в рамках новой отгрузки.
9. На вкладке Завершено перечислены выполненные строки комплектации, т.е. сведения о том, товары из каких партий и с каких палет отправлены покупателю. 10.На вкладке Маршрут комплектации можно просмотреть детальные сведения о маршруте: Поле
Описание
Маршрут комплектации
Идентификатор выбранного маршрута комплектации.
Область комплектации
Используемая область ячеек комплектации.
Склад
Склад, на котором выполняется комплектация и упаковка.
Отгрузка
Идентифицирует отгрузку, требования которой легли в основу маршрута.
Клиент
В этом поле может быть указан клиент, по заказу которого выполняется отгрузка.
Ссылка
Тип заказа, который лег в основание комплектации.
Код
Идентификатор заказа.
Склад (местоназначение)
Склад, с которого производится отгрузка.
Ячейка отгрузки
Дебаркадер отгрузки, в котором накапливается товар перед отправкой клиенту.
Статус обработки
Статус маршрута комплектации. Возможны следующие значения: Зарегистрировано (новый маршрут, сформированный в ходе резервирования отгрузки), Активизировано, Начато (маршрут запущен или одобрена хотя бы одна строка маршрута), Завершено (выполнены все строки).
Режим обработки
Это поле указывает на форму представления данного маршрута комплектации: По документу (на бумаге) или Интерактивно (на экране). Для просмотра маршрута в форме Комплектация он должен иметь статус Интерактивно. Сменить режим обработки зарегистрированного маршрута можно с помощью запроса Маршруты комплектации (см. п. 6.6.3).
Код сотрудника
Код сотрудника, ответственного за выполнение маршрута при его запуске.
Приоритет
Целочисленный приоритет, назначенный данному маршруту.
Ожидаемое время обработки
Оценка времени на обработку данного маршрута. Система может оценить время, требуемое на комплектацию груза, при наличии обработанной периодической функцией Время
Microsoft Business Solutions
289
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
транспортировки на маршруте статистики. Объем
Приблизительный суммарный объем груза, формируемого на маршруте комплектации.
Дата активации, Время активации маршрута
Указывают момент активизации маршрута.
Начальная дата, Время начала
Начало комплектации отгрузки по маршруту.
Дата завершения, Время завершения
Дата завершения процедуры комплектации по выбранному маршруту.
11.Повторяйте шаги 6 – 8 до тех пор, пока не будут выполнены все строки маршрута. Как только одобрена последняя строка, маршрут получает статус Завершено и пропадает из формы Комплектация.
6.4.6.
Транспортировка заполненных палет
После комплектации разрозненных партий производится отправка на дебаркадер отгрузки целиком заполненных палет. Комплектация и упаковка отдельных номенклатурных единиц занимает, как правило, больше времени, чем транспортировка палет, поэтому данные операции разделяются для предотвращения заторов на отгрузочных площадках. Впрочем, допускается одновременная с комплектацией погрузка палет. Активизация транспортировки заполненных палет (транспортировок отгрузки) производится с помощью пункта меню Активация транспортировок палет, появляющегося при нажатии кнопки Функции в форме Отгрузки. Одновременная активизация комплектации и погрузки производится с помощью пункта Активация. Список сформированных заданий на транспортировку палет отображается в форме Транспортировка. Процедура выполнения этих транспортировок - транспортировок отгрузки – аналогична обработке транспортировок приемки и пополнения (см. п. 6.3.2). По завершении всех транспортировок отгрузка получает статус Завершено и может быть отослана.
6.4.7.
Отправка отгрузки
После того, как товар скомплектован, вывезен на отгрузочную площадку и помещен в грузовую машину, его следует отправить потребителю. Отправка груза производится с помощью кнопки Функции в форме Отгрузки. При этом можно распечатать список комплектации груза и транспортную накладную. Информация, которая попадает в транспортную накладную, извлекается из данных отгрузки и параметров модуля и подлежит корректировке. Если параметры по умолчанию не заданы, все содержимое транспортной накладной можно ввести вручную. Доступ к товарно-транспортной накладной открывается кнопкой Запрос в форме Отгрузки. Подробнее о транспортной накладной см. пункт 6.6.4.
Как отправить отгрузку 1. Активизируйте пункт Управление запасами/ Отгрузки главного меню. 2. Поместите курсор поверх отгрузки, которую необходимо отправить заказчику. 3. Нажмите кнопку Функции/Отправка появившегося подменю. Отгрузка будет удалена из списка в форме (если только не установлен флажок Просмотр отправленного).
6.4.8.
Пример обработки отгрузки
Рассмотрим простой пример обработки отгрузки с комплектацией и транспортировкой заполненных палет. Пусть на складе хранятся товары Т1 и Т2. Часть товара Т1 в количестве 9 штук хранится на палете Ф «фиолетовая» в ячейке комплектации, а другая часть в количестве 13 штук – на палете Г
290
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® «голубая» в одной из буферных ячеек. Товар Т2 хранится в двух буферных ячейках на палетах Р «розовая» (13 штук) и З «зеленая» (20 штук). Товары обладают одинаковыми габаритами и хранятся в палетах одного и того же типа. Максимальное количество товара на палете – 20 штук. Пусть клиент прислал два заказа: один на 22 штуки товара Т1 и другой на 33 единицы товара Т2. Товары можно отправить одной автомашиной, поэтому создаем одну отгрузку и ставим ей в соответствие оба заказа на отгрузку. Выбираем метод Один и тот же клиент суммарной обработки отгрузки. Проверяем наличное на складе количество на предмет возможной нехватки, резервируем товар, а затем активизируем комплектацию. Система создает один маршрут комплектации с двумя строками: на 22 штуки товара Т1 и 13 штук товара Т2 (33 штуки за вычетом 20, находящихся в заполненной палете З). Откроем форму Комплектация, выберем маршрут, создадим палету комплектации К «красная» и запустим маршрут. Отрицательное значение в поле Баланс обеих строк маршрута свидетельствует о необходимости пополнения запасов в ячейках комплектации. Создадим транспортировку пополнения ячейки комплектации товара Т1. После запуска и завершения транспортировки в форме Транспортировки палета Г попадет из буферной ячейки в ячейку комплектации товара Т1. Теперь в ячейке находится достаточное количество товара Т1, и можно переместить груз с палет Г и Ф на палету комплектации. Одобрить эту операцию упаковки товара Т1 можно с помощью кнопки Спецификация в форме Комплектация. Опустошенные палеты Г и Ф попадут по умолчанию в ячейку для пустых палет, указанную для склада. Обратимся ко второй строке маршрута комплектации. Запасы в ячейке комплектации товара Т2 отсутствуют, поэтому необходимо сформировать транспортировку пополнения второй ячейки комплектации. По завершении транспортировки палета Р с 13 штуками товара Т2 из буферной ячейки попадет в ячейку комплектации. При нажатии кнопки Спецификация система предложит перегрузить товар с палеты Р на палету комплектации К. После одобрения этой операции маршрут комплектации будет выполнен и закрыт, палета К с 13 штуками товара Т2 и 22 штуками товара Т1 попадет на дебаркадер отгрузки, а палета Р – в ячейку для пустых палет. Заказ на отгрузку товара Т1 автоматически закрывается. Осталось активизировать погрузку заполненных палет в форме Отгрузки. Система создаст транспортировку отгрузки палеты З из буферной ячейки в ячейку отгрузки. После завершения транспортировки отгрузка приобретет статус Упаковано, а заказ на отгрузку товара Т2 будет закрыт. После выполнения функции отправки товара закрывается и отгрузка. Можно распечатать отборочную накладную на заказ и выписать накладную за отгруженные клиенту товары.
13
Буферные ячейки товара 2
20
13
Ячейка компл. товара 1
9
Ячейка для пустых палет
Буферные ячейки товара 1
13 22 Ячейка компл. товара 2
20
Ячейка отгрузки
Палета комплектации
Рис. 228. Схема процесса отгрузки товара. Белый цвет символизирует товар Т1, а черный – товар Т2. Цвет палет соответствует описанной выше кодировке. Сплошные черные стрелки – операции транспортировки, белые – операции упаковки (комплектации).
Microsoft Business Solutions
291
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
6.5. «Интерактивная» инвентаризация Помимо всего прочего, модуль УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ обладает функциональностью проведения инвентаризации наличного в ячейках количества товара «на лету». Другими словами, модуль предусматривает возможности интерактивной инвентаризации. Интерактивную инвентаризацию можно активизировать: •
в форме Ячейки хранения (см. п. 6.2.4), установив курсор на проверяемую ячейку, нажав кнопку Функции/Инвентаризация;
•
в форме Палеты (см. п. 6.2.5) кнопкой Функции/Инвентаризация. При этом происходит инвентаризация товара на выбранной палете.
•
в форме Комплектация (см. п. 6.4.5): кнопка Инвентаризация на вкладке Активный. Активизируется инвентаризация запасов, находящихся в ячейке комплектации выбранной строки маршрута комплектации.
Изучим процедуру интерактивной инвентаризации на примере самой актуальной задачи: задачи инвентаризации запасов в ячейке комплектации. Дело в том, что через ячейку комплектации ежедневно проходит масса тары, в ней производятся частые процедуры перегрузки товара с одной палеты на другую, и с большой вероятностью возникает избыток или недостача товара.
Как провести интерактивную инвентаризацию 1. Откройте форму Комплектация (П Палеты, Ячейки хранения). Установите курсор на строке с ячейкой комплектации, реальный уровень запасов в которой необходимо сравнить с учтенным в системе, и нажмите кнопку Функции/Инвентаризация. 2. На экране появится окно Инвентаризация, на вкладке Обзор которого формируется список наличной в ячейке комплектации номенклатуры в разрезе кодов складской аналитики. По каждой номенклатурной единице и каждой комбинации кодов складской аналитики приводится следующая информация: Поле
Описание
Номенклатура
Код номенклатурной единицы.
Конфигурация
Ее конфигурация, если указана.
Номер партии
Код складской аналитики Номер партии, идентификатор партии товара. Набор кодов складской аналитики, отображаемой на вкладке Обзор, задается в диалоговом окне, появляющемся при нажатии кнопки Склад/Отображение аналитики.
Код палеты
Код палеты, на которой располагается товар.
Серийный номер
Серийный номер партии товара, если настройки группы складской аналитики товара требует ввода серийного номера.
В наличии
Подсчитанное системой количество товара в данной ячейке на данной палете в единицах складского учета.
Количество
Здесь вводится фактическое количество товара с данными кодами складской аналитики.
3. На вкладке Аналитика можно отдельно просмотреть все возможные коды складской аналитики, характеризующие партию товара. 4. После того, как указано фактическое количество товара по каждой позиции на вкладке Обзор, можно обработать результаты интерактивной инвентаризации, нажав кнопку ОК. Если найдены расхождения между учтенными и фактическими запасами, система формирует стандартный журнал инвентаризации (см. п. 4.2.3), указанный в настройках модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ, и заносит в него все необходимые данные. Для отмены инвентаризации следует воспользоваться кнопкой Отмена. 292
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
6.6. Анализ данных в контуре управления складом модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ Ряд стандартных запросов модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ позволяют просмотреть информацию о комплектации, отгрузке и транспортировке товаров. Пользователь может вывести необходимые сведения на экран, а затем разграничить и отфильтровать их по большому количеству параметров. Например, можно составить запрос по транспортировкам палет для некоторой отгрузки, вывести список транспортировок, запланированных на определенную дату или использующих некоторую ячейку комплектации. Формы запросов модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ обладают ограниченной функциональностью редактирования информации. Так, в окне запроса по транспортным накладным можно создать новую накладную или изменить параметры существующей, заданные при настройке модуля. Ниже приведен список стандартных запросов модуля: • Заказы на отгрузку (см. пункт 6.6.1); • Транспортировки палет (см. пункт 6.6.2); • Маршруты комплектации (см. пункт 6.6.3); • Транспортная накладная (см. пункт 6.6.4); • Инвентарный журнал (см. пункт 6.5).
6.6.1.
Заказ на отгрузку
Как уже упоминалось, заказы на отгрузку – промежуточные документы модуля УПРАВЛЕНИЕ СКЛАДОМ, служащие связующим звеном между отгрузками и заказами/складскими журналами. Запрос по заказам на отгрузку позволяет просмотреть все заказы на отгрузку: как открытые, так и завершенные.
Как составить запрос по заказам на отгрузку 1. Выберите пункт Управление складом/Запросы/Заказы на отгрузку главного меню.
Microsoft Business Solutions
293
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 229. Запрос по заказам на отгрузку. 2. При необходимости просмотра выполненных и отосланных клиенту заказов на отгрузку активизируйте переключатель Просмотр завершенных. 3. На вкладке Обзор приводятся следующие характеристики заказа: Поле
Описание
Складской заказ
Идентификатор заказа на отгрузку.
Номер лота
Идентификатор соответствующего заказу лота (складской проводки).
Склад
Склад, с которого отгружен товар.
Номенклатура, Конфигурация
Эти поля идентифицируют заказанную номенклатуру.
Количество
Количество заказанного товара в единицах складского учета.
4. Вкладка Разное содержит развернутое описание заказа на отгрузку:
294
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 230. Просмотр параметров заказа на отгрузку. Поле
Описание
Складской заказ
Идентификатор заказа.
Тип
Тип складского заказа. В данном случае может иметь только одно значение – Заказ на отгрузку.
Номенклатура
Идентификатор подлежащего отгрузке товара.
Конфигурация, Размер, Цвет
В данных полях отображаются конфигурация, размер и цвет номенклатуры.
Номер лота
Просмотр номера складского лога, поставленного в соответствие отгружаемому товару.
Ссылка
Тип заказа, который лег в основу заказа на отгрузку.
Код
Идентификатор исходного заказа.
Клиент
Клиент, фигурирующий в исходном заказе.
Статус
Статус заказа на отгрузку: Создано, Обработка (по заказу идет комплектация или погрузка палет), Завершено (весь заказанный товар целиком прибыл на дебаркадер отгрузки).
Склад, Номер пакета, Ячейка, Код палеты, Серийный номер
Коды складской аналитики, указанные в заказе на отгрузку. Эти коды копируются из оригинальных строк заказа/складского журнала и указывают на ячейку отгрузки товара. Следует иметь в виду, что реально товар может быть отгружен на другой палете и с другим номером партии/серийным номером.
5. Перейдите к вкладке Отгрузка. На ней можно ввести или модифицировать дату поставки отгрузки, а также просмотреть информацию о количестве товара, обработанном на каждом этапе обработки груза, изучить историю выполнения заказа на отгрузку.
Microsoft Business Solutions
295
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис.
Поле
Описание
Дата поставки
Выбор даты поставки.
Количество
Количество товара в единицах складского учета, указанное в заказе на отгрузку.
Неотгруженное количество
Заказанное количество, оставшееся неучтенным в отгрузке.
Зарегистрированное количество для отгрузки
Количество товара из заказа, перенесенное в базу отгрузки. Равно значению поля Количество за вычетом величины Неотгруженное количество.
Зарезервированное для отгрузки количество
Как только отгрузка зарезервирована, значение из предыдущего поля переносится в данное.
Активированное количество для отгрузки
Количество оставшегося неукомплектованным товара, перенесенного из отгрузки в маршруты комплектации и транспортировки отгрузки.
В процессе отгрузки
Количество товара в запущенных транспортировках отгрузки.
Обработано для отгрузки
Количество укомплектованного и готового к отправке товара.
6. Нажатие функциональной кнопки в правой части формы приведет к активизации одной из следующих функций: Проводки: вывод на экран списка проводок текущего складского заказа. В проводках заказа указано, в какой стадии находятся отдельные заказанные партии товара, запасы с каких палет пошли на формирование отгрузки, приводятся сведения о времени выполнения заказа.
296
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Склад: просмотр информации о связанных проводках номенклатуры, наличных запасах, складском лоте, соответствующем заказу на отгрузку, и резервировании. Функции: завершение выбранного заказа на отгрузку (см. ниже).
Как завершить заказ на отгрузку Вообще говоря, заказ на отгрузку закрывается автоматически при обработке (комплектации и отгрузке) всего заказанного количества номенклатуры. Тем не менее, порой приходится закрывать недовыполненный заказ на отгрузку. Использующаяся для этого функция Закрытие заказа на отгрузку позволяет игнорировать недостачу товара, которая может быть связана с ошибками персонала, авариями или несоблюдением правил эксплуатации. Принудительное закрытие складского заказа возможно только при условии того, что ни одна из операций по заказу (комплектация или отгрузка) не находится в процессе выполнения. В ходе закрытия количество в складском заказе корректируется так, чтобы отражать реальный объем отгруженного товара. 1. Активизируйте пункт главного меню Управление запасами складом/Запросы/Заказы на отгрузку. 2. Выберите нужный заказ на вкладке Обзор появившейся формы. 3. Нажмите кнопку Функции/Закрытие заказ на отгрузку. 4. На экране возникнет диалоговое окно Закрытие заказа на отгрузку, в котором следует нажать одну из кнопок: ОК: завершить текущий заказ. Отменить: отказаться от завершения заказа на отгрузку. Пакет: запустить процесс завершения заказа в пакетном режиме. Выбор: выбрать с помощью запроса группу подлежащих закрытию складских заказов.
6.6.2.
Транспортировка палет
Окно запроса по транспортировке палет содержит ту же самую информацию, что и форма Транспортировки палет (см. п. 6.3.2). Исключение составляют специфические сведения об активных и завершенных транспортировках, недоступные в запросе. Формой Транспортировки палет пользуется главным образом заведующий складским хозяйством для регистрации ежедневной деятельности на складе, в то время как запрос предназначен остальным сотрудникам, желающим получить обзор происходящих на складе событий.
Как сформировать запрос по транспортировкам палет 1. Выберите пункт Управление запасами/ Запросы/ Обработка номенклатуры/ Транспортировки палет главного меню.
Microsoft Business Solutions
297
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 231. Запрос по транспортировкам палет. 2. На вкладке Обзор, можно видеть следующую информацию: Поле
Описание
Код палеты
В этом поле отображается код перемещаемой палеты.
Со склада
Склад, с которого снимается груз.
Ячейка-источник
Ячейка, из которой извлекается заполненная палета.
На склад
Склад назначения груза.
Ячейка назначения
Ячейка, в которую должен попасть груз.
Тип
Тип транспортировки: транспортировка приемки, отгрузки или пополнения ячейки комплектации.
Статус обработки
Статус задания на транспортировку палеты. Только что созданная транспортировка имеет статус Зарегистрировано, поставленная в очередь на выполнение - Активизировано, запущенная – Начато, а завершенная – Завершено.
3. Перейдите к вкладке Разное, содержащей развернутое описание выбранной транспортировки. Помимо склада-источника и склада-приемника, кода палеты, ячейки комплектации, типа транспортировки и статуса обработки, на ней отражена следующая информация:
298
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 232. Просмотр параметров транспортировки палет. Поле
Описание
Транспортировка палеты
Идентификатор задания на транспортировку.
Ячейка-источник
Ячейка, из которой извлекается палета.
С высоты
Высота ячейки-источника от пола.
В ячейку, Ячейка назначения
Ячейка-приемник груза. Значения полей В ячейку и Ячейка назначения обычно совпадают. Исключение – ячейки, в которые груз помещается с одной стороны, а снимается с другой (см. п. 6.2.4).
На высоту
Высота от пола ячейки назначения.
Код сотрудника
Просмотр или выбор (для зарегистрированных транспортировок) оператора погрузчика.
Погрузчик
В данном поле можно просмотреть или назначить (для транспортировок со статусом Зарегистрировано) идентификатор подъемно-транспортного оборудования.
Дата активизации, Время активизации, Начальная дата, Время начала, Дата завершения, Время завершения
Эти поля фиксируют соответственно моменты активизации (помещения транспортировки в очередь к исполнению), начала и завершения транспортировки груза.
Приоритет
Здесь можно ввести целочисленный приоритет транспортировки.
Отгрузка
Идентификатор отгрузки, соответствующей данной транспортировке.
Количество
Количество товара на палете в единицах складского учета.
4. Функциональные кнопки в окне запроса активизируют следующие функции: Строки: просмотр отдельных строк транспортировки, содержащих подробные сведения об отгружаемой номенклатуре и аналитике. Кстати, из формы строк транспортировки можно получить доступ к связанным складским проводкам. Функции: при нажатии на эту кнопку появляется подменю, активизирующее следующие функции: Microsoft Business Solutions
299
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® •
Активизировать зарегистрированную транспортировку, т.е. поместить ее в очередь заданий к исполнению (в форму Транспортировка).
•
Сменить ячейку назначения.
•
Отменить транспортировку.
6.6.3.
Маршруты комплектации
Запрос по маршрутам комплектации выводит на экран ту же информацию, что и форма Комплектация за исключением сведений о зарегистрированных и завершенных маршрутах комплектации. Запрос предназначен сотрудникам компании, не имеющим дела с непосредственным контролем и организацией работы склада.
Как сформировать запрос по маршрутам комплектации 1. Выберите пункт главного меню Управление запасами/ Запросы/ Обработка номенклатуры/ Отбор.
Рис. 233. Запрос по маршрутам комплектации. 2. На вкладке Обзор приводится следующая информация о маршрутах комплектации: Поле
Описание
Маршрут комплектации
Поле отображает идентификатор маршрута.
Область комплектации
Область комплектации для маршрута.
Отгрузка
Код отгрузки, для которой производится комплектация.
Код сотрудника
Сотрудник, ответственный за выполнение комплектацию по данному маршруту.
Статус обработки
Статус маршрута комплектации.
3. Теперь можно обратиться к вкладке Разное. На ней, помимо указанной на вкладке Обзор информации, приводится такие данные:
300
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 234. Характеристики маршрута комплектации. Поле
Описание
Склад
Склад, на котором хранится фигурирующая в маршруте номенклатура.
Отгрузка
Код соответствующей отгрузки.
Клиент
Адресат отгрузки.
Ссылка
Определяет тип заказа (проект, заказ или производственный заказ), для выполнения которого производится комплектация.
Код
Идентификатор этого заказа.
Статус обработки
Статус маршрута.
Режим обработки
Поле позволяет просмотреть или выбрать метод работы с маршрутом: Интерактивно (безбумажная технология) или По документу.
Код сотрудника
Это поле позволяет просмотреть или выбрать идентификатор ответственного за комплектацию сотрудника.
Приоритет
Здесь можно ввести приоритет маршрута.
Оценка времени обработки
Оценка времени обработки маршрута комплектации. Получается на базе собранной статистики по длительности комплектации.
Объем
Оценка суммарного объема груза, формируемого в процессе комплектации.
Дата активизации, Время активации маршрута
Эти поля определяют момент активации маршрута.
Дата начала, Время начала
Дата и время запуска комплектации.
Microsoft Business Solutions
301
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Дата завершения, Время завершения
Дата и время окончания процесса комплектации.
4. Для получения дополнительной функциональные кнопки:
информации,
связанной
с
маршрутами,
используйте
Строки для комплектации: просмотр детальных сведений о маршруте, включая список укомплектованной номенклатуры, информацию о партиях товара, использованных для комплектации, аналитику и параметры отгрузки. Отгрузочная накладная: печать отгрузочной накладной (списка скомплектованного товара). Функции: эта кнопка используется для: •
Активизации маршрута (переноса маршрута в форму Комплектация для запуска и выполнения);
•
Запуска комплектации (закрепление маршрута за ответственным лицом и создание палеты комплектации);
•
Принудительного завершения маршрута комплектации.
6.6.4.
Транспортная накладная
С помощью средств обработки запросов пользователь Microsoft Business Solutions–Axapta может воспроизвести на экране подробную информацию о товарно-транспортных накладных, представив ее в наиболее удобном формате. Печатный вариант транспортной накладной можно получить с помощью соответствующего отчета.
*
В текущей версии поддерживается транспортной накладной.
только
международный
формат
товарно-
Как просмотреть и отредактировать транспортную накладную 1. Откройте форму Отгрузка (Управление запасами/ Отгрузки).
Рис. 235. Запрос по транспортным накладным. 2. На вкладке Обзор выберите строку и нажмите кнопку Запрос/Транспортная накладная. На экране появится форма Транспортная накладная.
302
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 236 Просмотр транспортных накладных. 3. Вкладка Обзор содержит общую информацию о транспортной накладной. Для добавления новой строки в список накладных следует нажать комбинацию клавиш Ctrl-N или кнопку Создать инструментальной панели, а затем заполнить поля Склад и Клиент. Ниже приведено описание полей на этой вкладке: Поле
Описание
Дата создания, Время создания
Соответственно дата и время создания накладной. Содержимое полей доступно только для просмотра.
Транспортная накладная
Идентификатор транспортной накладной. Генерируется системой автоматически, если в параметрах соответствующей номерной серии не указано обратное.
Склад
Данное поле предназначено для просмотра или выбора склада, с которого производится отправка груза.
Клиент
Выбор или просмотр идентификатора адресата груза.
4. Перейдите к вкладке Разное и, при необходимости, заполните следующие поля:
Рис. 237. Определение параметров накладной. Microsoft Business Solutions
303
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Поле
Описание
Отгрузка
Идентификатор отгрузки, которая подлежит отправке клиенту.
Сводный
Флажок в этом поле означает наличие вложенных транспортных накладных.
Номер документа-родителя
При условии, что текущая накладная является вложенной, здесь следует ввести код основной накладной.
Склад
Склад, с которого отправляется груз.
Заказ
Исходный заказ, содержащий адрес доставки товара.
Клиент
Идентификатор клиента-получателя груза.
Язык
Выбор языка оформления накладной. Значения по умолчанию этого и двух последующих полей берутся из параметров модуля.
Погрузка
Определяет сторону, ответственную за погрузку товара на транспортное средство.
Контроль груза
Сторона, несущая ответственность за комплектацию груза.
5. Обратитесь к вкладке Транспортировка. На ней можно просмотреть или модифицировать параметры перевозки груза:
Рис. 238. Опции транспортировки груза. Поле
Описание
Перевозчик
Название транспортного предприятия, осуществляющего перевозку груза.
Номер машины
Номер автомашины, отправляемой в рейс.
Номер печати
Код поставленной на грузе пломбы.
Условия транспортировки
Выбор условий оплаты транспортировки. Возможны варианты: предоплата, сбор и третья сторона.
6. Для работы с товарно-транспортными накладными предусмотрен ряд клавиш в окне запроса. Просмотр и модификация строк заголовка транспортной накладной, в которых перечислены
304
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® заказы, положенные в основание отгрузки, производится с помощью кнопки Транспортные накладные – заказы. 7. В появившейся форме можно ввести информацию, которая будут отображена в заголовке ТТН: Поле
Описание
Транспортная накладная
Код соответствующей транспортной накладной (не отображается в строке на бланке). Это, как и три последующих поля, может автоматически заполняться при отправке отгрузки.
Номер заказа
Код заказа, который лег в основание отгрузки.
Количество
Общее количество товара в единицах складского учета, отгруженное на основании данного заказа.
Вес
Суммарный вес доли отгрузки, относящейся к данному заказу. Вводится вручную.
На палете
Индикатор того, что груз отправлен клиенту вместе с тарой.
Дополнительная информация отправителя
Произвольная дополнительная информация по заказу.
8. Кнопка Транспортные накладные – строки в форме Транспортная накладная позволяет ввести перечень номенклатуры, который будет представлен в накладной. После нажатия этой кнопки на экране появляется окно Транспортные накладные – строки, в котором можно ввести информацию о грузе. По умолчанию система создает одну строку на одну номенклатуру, не различая партии товара. При желании можно отделить грузы одной категории от других, снабдив систему следующей информацией:
Рис. 239. Строки товарно-транспортной накладной. Поле
Описание
Транспортная накладная
Код транспортной накладной. При отправке отгрузки заполняется автоматически.
Общее количество
Общее количество товара в данной позиции. Заполняется системой автоматически суммарным количеством номенклатуры в отгрузке в единицах складского учета.
Ед. изм.
Единица измерения общего количества: упаковка или палета.
Количество
Если в поле Общее количество указано количество груза в палетах, здесь можно указать количество в упаковках (единицах складского учета).
Ед. изм.
Единица измерения количества в предыдущем поле.
Вес
Суммарный вес товара в данной позиции. Заполняется вручную.
Microsoft Business Solutions
305
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Опасный
Является ли груз опасным?
Описание груза
Комментарий к строке товарно-транспортной накладной. По умолчанию в это поле подставляется описание номенклатуры.
9. Как уже упоминалось, в товарно-транспортную накладную попадает адрес доставки отгрузки (вернее, заказа на отгрузку). Этот адрес можно сменить с помощью кнопки Альтернативный адрес. 10.Печать товарно-транспортной накладной производится нажатием кнопки Печать.
*
Также напечатать транспортную накладную можно по кнопке Печать/Транспортная накладная в форме Отгрузка.
6.7. Периодические операции В модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ присутствует ряд функций, предназначенных для периодического обновления параметров системы. Естественно, что после первоначальной настройки система время от времени нуждается в обновлении параметров. Некоторые из них столь часто требуют внимания, что соответствующие процедуры настройки были вынесены в отдельную группу периодических операций: • Коды сортировки • Названия и проверочные тексты • Время транспортировки на маршруте комплектации • Проверка целостности данных компании.
Как обновить коды сортировки ячеек Коды сортировки следует обновлять каждый раз при создании или удалении ячеек хранения. 1. Выберите пункт главного меню Управление запасами/ Периодические операции/ Ячейки хранения/ Коды сортировки. 2. Используйте следующие кнопки в появившейся диалоговой панели Обновление кодов сортировки ячеек: ОК: запустить обновление кодов сортировки с заданными условиями. Отменить: отказаться от обновления. Пакет: запустить обновление в пакетном режиме. Выбор: определить диапазон ячеек, подлежащих обновлению. Можно выбрать группу ячеек, принадлежащую одному или нескольким определенным проходам или складам.
Как обновить названия и проверочные тексты ячеек Пользователь обязан обновить названия ячеек при каждом изменении формата названия. Кроме того, если используются проверочные тексты, модификация проверочного текста для какого-либо склада диктует необходимость обновления проверочных текстов ячеек. 1. Активизируйте пункт Управление запасами/ Периодические операции/ Ячейки хранения/ Названия и проверочные тексты главного меню.
306
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 240 Обновление названий и проверочных текстов для ячеек. 2. Установите значения следующих полей в появившемся диалоговом окне: Поле
Описание
Обновить названия, введенные вручную
Обновить все названия, включая изменяемые вручную. Снимите данный флажок, если изменения не должны затронуть уникальные названия ячеек, помеченных как изменяемые вручную.
Обновить проверочные тексты
Установка данного флажка предписывает системе обновить проверочные тексты для выбранных ячеек.
3. Воспользуйтесь одной из функциональных кнопок для запуска обновления.
Microsoft Business Solutions
307
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
7. Работа со спецификациями товара Система Microsoft Business Solutions–Axapta позволяет работать не только с элементарными товарами и услугами, но и с более сложным типом складской единицы – спецификацией. Поддержка спецификаций осуществляется в рамках модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Функциональность спецификаций максимально используется при наличии производственных модулей. Спецификация представляет собой набор нескольких товаров и/или услуг. Спецификации могут содержать в себе другие спецификации (быть вложенными), описывая структуру готового товара. Количество уровней вложенности не ограничено. Вы можете работать со спецификациями так же, как с обычными товарами: покупать, продавать перемещать, оформлять их приход и расход в складском журнале. Помимо этого, в системе предусмотрен механизм сбора и развертывания спецификаций. Сбор спецификации означает, что товар в количестве, необходимом для спецификаций уходит со склада, а собранные спецификации появляются на складе. Развертывание спецификации – зеркальное отражение операции сбора. Реализация спецификаций в Microsoft Business Solutions–Axapta имеет следующие особенности: •
Поддержка версий. Средства контроля версий спецификаций призваны вовремя обновлять номенклатуру компонентов. В Microsoft Business Solutions–Axapta спецификация утрачивает свою силу к определенному сроку. После этого следует создать новую спецификацию на основе старой, внести, при необходимости, изменения в ее структуру и утвердить новый срок истечения действия спецификации.
•
Просмотр спецификаций в графическом представлении. Зачастую трудно представить структуру продукта, и в этом поможет изучение спецификации, представленной в наглядном графическом виде.
•
Конфигурирование номенклатуры. Система позволяет варьировать компоненты спецификации на лету – конфигурировать номенклатуру. Например, при отгрузке некоторого товара можно быстро выбрать материал покрытия, его цвет и т.п.
Процедура работы с модулем УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ происходит в следующей последовательности: • Настройка параметров модуля и групп надбавок (см. пункт 7.1) • Определение спецификации и указание составляющих ее компонентов (см. пункт 7.2). • Задание правил конфигурации спецификации (см. пункт 7.4.1). • Обработка спецификаций (см. пункт 7.3).
7.1. Предварительные настройки Перед тем, как приступить к созданию спецификаций, выполним ряд настроек.
Как настроить общие параметры модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ 1. Активизируйте пункт главного меню Управление запасами/Настройки/Параметры. 2. На вкладке Спецификации появившейся формы задайте следующие параметры модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ:
308
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 241. Общие параметры спецификаций. Поле
Описание
Контроль цикличности
Под спецификацией с циклическими ссылками понимается спецификация, одним из компонентов которой является она сама. Очевидно, наличие циклических ссылок делает невозможным расчет потребностей в компонентах. В принципе, циклические ссылки в таблице спецификаций допустимы при условии существования нескольких версий спецификаций или возможности конфигурирования номенклатуры. При этом формально цикличность существует, но ее можно избежать выбором корректной конфигурации или версии. В Microsoft Business Solutions–Axapta предусмотрено три метода контроля цикличности ссылок: Никогда: контроль цикличности ссылок остается за пользователем; Спецификация: проверка на рекурсивные производится после создания спецификации;
ссылки
Строка: контроль осуществляется каждый раз создании или редактировании строки спецификации.
при
Максимальный уровень спецификации
Максимально допустимый уровень вложенности спецификаций. Сама по себе система Microsoft Business Solutions–Axapta не налагает условий на количество уровней вложенности.
Использовать соглашения о закупочных ценах
Установка этого переключателя активизирует режим поиска ценовых соглашений при расчете цены спецификации; в противном случае система учитывает стоимость, указанную в настройках номенклатурной единицы-компонента.
3. На вкладке Номерные серии следует задать номерные серии для спецификаций, вариантов конфигураций и расчетов по спецификациям. Если Вы собираетесь вводить номера спецификаций вручную, оставьте строку Спецификация пустой.
Как настроить группы надбавок Группы надбавок позволяют настроить автоматическое ценообразование спецификации с различной прибыльностью отдельных компонентов. Группы надбавок следует настроить для всех компонентов Microsoft Business Solutions
309
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® спецификации, таких, как материалы, сырье и услуги. Для каждой группы нужно указать прибыль в процентах от издержек. Таким образом, прибыль будет автоматически заложена в стоимость конечного продукта. 1. Выберите пункт Управление запасами/Настройки/Спецификации/Группы надбавок главного меню. 2. Нажмите комбинацию «горячих» клавиш Ctrl-N или кнопку Создать инструментальной панели для добавления новой записи в таблицу групп надбавок, а затем введите идентификатор и описание группы в соответствующих полях появившейся строки.
Рис. 242 Настройка групп надбавок. 3. Перейдите на вкладку Прибыль и предпримите описанные ниже шаги по настройке расчета прибыли для группы надбавок. 4. Выберите вариант настройки прибыли Стандарт из списка в поле Надбавка.
Рис. 243. Настройка уровня прибыли. 5. Введите прибыль в процентах от издержек, установив значение поля Прибыль в процентах. Эта прибыль будет заложена в итоговую стоимость продукта. 6. При необходимости, создайте дополнительные варианты расчета прибыли (Прибыль 1, Прибыль 2 и т.д.). Ввод нескольких вариантов позволяет пересчитать цену спецификации в нескольких моделях прибыльности.
310
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
7.2. Создание спецификации Рассмотрим создание спецификации на примере обычной шариковой ручки. Ручка состоит из пластмассового корпуса, колпачка, пишущего стержня (может быть синим, красным или зеленым) и наконечника (может быть синим, красным или зеленым). Колпачок ручки конструктивно выполнен из двух деталей: собственно колпачка и зажима для крепления ручки к одежде. Зажим Колпачок Стержень зел. Стержень кр.
Колпачок в сборке
Наконечник зел.
Стержень син.
Наконечник кр. Корпус Наконечник син.
Ручка в сборке синяя
Рис. 244. Схема вариативной спецификации авторучки. Прежде всего, необходимо создать 11 номенклатурных единиц в таблице Номенклатура: две единицы типа Спецификация для ручки и колпачка в сборке, по одной номенклатурной единице для каждого типа стержней и каждого типа наконечника, и три единицы, описывающие остальные детали: корпус, колпачок и зажим. Определив отдельные компоненты изделия, перейдем к формированию его структуры.
Microsoft Business Solutions
311
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 245. Номенклатурные единицы: спецификации и компоненты.
Как создать спецификацию 1. Выберите пункт Управление запасами/Спецификации главного меню. 2. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl-N или используйте кнопку Создать инструментальной панели для создания новой строки, после чего идентифицируйте спецификацию, задав следующую информацию:
Рис. 246. Ввод новой спецификации. Поле
312
Описание Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Спецификация
Буквенно-цифровой идентификатор спецификации. По умолчанию генерируется системой автоматически на основе выбранной номерной серии документов.
Название
В этом поле следует ввести краткое описание спецификации.
Ном. Группа
Выбор номенклатурной группы, которой принадлежит специфицируемое изделие. При сопоставлении спецификации номенклатурной единице в таблице Версии система отфильтрует список номенклатуры по данной группе.
4. На текущем этапе можно одобрить спецификацию, нажав на кнопку Одобрено и выбрав идентификатор одобрившего спецификацию сотрудника в появившемся диалоговом окне. Обратите внимание на изменения в поле Одобрено. 5. Поставьте спецификацию в соответствие номенклатурной единице выбранной группы и задайте период действия версии спецификации, создав новую строку в таблице Версии и заполнив поля: Поле
Описание
Номенклатура
Специфицируемая номенклатурная единица. В ниспадающем списке этого поля система позволяет выбрать один из товаров типа спецификация выбранной номенклатурной группы.
Начальная дата, Конечная дата
Определяют период действия версии спецификации.
6. Одобрите версию спецификации и создайте, при необходимости, другие версии. Выберите активную версию, если интервалы действия нескольких версий пересекаются. Для этого следует установить пометку в поле Активно соответствующей строки. Активной может быть только одобренная версия. В рамках рассматриваемого примера Вам необходимо создать две спецификации: одну для всей ручки целиком, и дополнительную для состоящего из двух деталей колпачка.
Как указать составляющие спецификацию компоненты 1. Выберите спецификацию в форме Спецификация и нажмите кнопку Строки.
Рис. 247. Создание новой спецификации. 2. На экране появится форма Строка спецификации, в которой необходимо ввести список всех компонентов изделия. Создайте на вкладке Обзор новую строку и идентифицируйте компонент в следующих полях строки: Поле
Microsoft Business Solutions
Описание
313
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Номенклатура
Выбор номенклатурной единицы, входящей в состав изделия. При выборе компонента система автоматически заполняет поля Название номенклатуры и Единицы.
Конфигурация
При необходимости, здесь можно выбрать конфигурацию компонента, если он является составным (т.е. другой конфигурируемой спецификацией).
Количество
Количество компонентов, входящих в изделие.
За единицу
Количество готового товара, которому соответствует объем, введенный в предыдущем поле. По умолчанию здесь проставляется значение 1, т.е. количество компонентов указывается в расчете на одно изделие. Единицы измерения спецификации – те, что выбраны в группе полей Склад в таблице номенклатуры.
Единицы
Единицы измерения количества компонентов. По умолчанию – Единица спецификации в таблице номенклатурных единиц.
Конфигурационная группа
Данное поле позволяет выбрать конфигурационную группу, которой ставится в соответствие компонент.
*
Если некоторый компонент изделия может варьироваться (конфигурироваться), то в спецификации следует перечислить все возможные типы компонентов. Эти компоненты должны характеризоваться одним кодом конфигурационной группы. В нашем примере мы должны включить в спецификацию авторучки все три цветных стержня и присвоить им один и тот же код конфигурационной группы (а также три цветных наконечника с другим кодом конфигурационной группы).
3. Обратите внимание на то, как в поле Тип символически отображается тип компонента: составной элемент типа Спецификация идентифицируется значком , а обычная номенклатура – другой пиктограммой: . Выбрав строку сложного компонента и нажав функциональную кнопку Состоящий из, можно вывести на экран соответствующую ему спецификацию с указанием составляющих элементов. Обратно, при нажатии кнопки Компонент система отобразит список всех версий спецификаций, в которые входит выбранная номенклатурная единица. 4. Задайте дополнительные параметры компонента на вкладке Разное:
Рис. 248. Дополнительные параметры компонента спецификации. Поле
314
Описание
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Позиция
Произвольная информация о строке спецификации. Здесь можно, например, задать порядок сортировки строк, код инструмента для целей управления производством или код реальной конструкторской документации.
Код поставщика
Поставщик товара для строки типа Поставщик (см. ниже).
Тип строки
Этот важный параметр учитывается при расчете потребностей по спецификации. Он может принимать следующие значения: Номенклатура: строка описывает отдельную деталь, услугу, полуфабрикат или партию сырья, необходимую для изготовления/комплектования готовой продукции. Искусственный: такая строка соответствует фиктивной номенклатурной единице, которая как таковая на складе не хранится и не производится, а группирует входящие в нее компоненты. В ходе расчета потребностей спецификации такая строка будет развернута на составляющие компоненты. В рамках приведенного примера колпачок авторучки можно характеризовать таким типом, если он хранится в разобранном виде, и его детали собираются одновременно с корпусом. Производство: для сборки компонента создается отдельный производственный заказ. Компонент должен являться спецификацией. Поставщик: деталь не хранится на складе, а поставляется субподрядчиком. При комплектации готового изделия будет автоматически создана необходимая закупка.
Склад
Выбор склада, с которого по умолчанию извлекается компонент. Используется при сборке/разборке спецификации и в сводном планировании.
Код операции, Версия маршрута
Код операции на маршруте и версия маршрута. Эти параметры используются в производственной логистике.
Расчет
Включать стоимость компонента в расчет цены текущей спецификации. По умолчанию эта опция активизирована.
Версия спецификации
Здесь можно выбрать специальную версию спецификации, отвечающую выбранному компоненту. По умолчанию система автоматически выбирает подходящую активную версию спецификации.
Начальная дата, Конечная дата
Определяют срок действия строки спецификации.
5. На вкладке Настройки, помимо уже известных нам параметров, собраны опции расчета потребностей в сырье по данной строке спецификации: Поле
Описание
Потребление
Выберите режим потребления компонента: постоянный или переменный. Переменн.: требуемое количество единиц компонента рассчитывается пропорционально числу произведенных спецификаций. Постоянн.: общее потребление компонента не зависит от количества заказанных в производство спецификаций.
Остальные поля используются в управлении производством:
Microsoft Business Solutions
315
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Формула
Выбор формулы расчета потребления сырья на основе размеров готового изделия.
Постоянные потери
Постоянный процент отходов при производстве компонента.
Переменные потери
Переменный процент отходов при производстве компонента
В большую сторону и Кратное
Задают метод округления количества единиц или объемов потребления.
Высота, Ширина, Глубина, Плотность
Коэффициенты пересчета потребления по высоте, ширине, глубине и плотности готового изделия соответственно.
6. Кнопка Функции на форме Строка спецификации активизирует ряд удобных средств по работе со спецификациями: Копирование: используется для копирования строк одной спецификации в другую. При выборе этой функции на экране появится запрос, в котором в группе полей Копировать из задается версия спецификации, служащая источником данных, а в группе полей Копировать в – версияприемник. Нажмите кнопку ОК. Все строки старой спецификации будут скопированы в новую.
Рис. 249. Копирование спецификации. Сортировка: отсортировать строки спецификации по позиции, типу строки, идентификатору номенклатуры, конфигурационной группе или коду операции. Проверка: проверить версии спецификации на наличие цикличных ссылок. Можно выбрать для проверки только активные версии или те версии, которые попадают в определенный промежуток времени (интервал). Проверка спецификации имеет смысл лишь при отключенной автоматической проверке.
7.2.1.
Конструктор спецификаций
В системе Microsoft Business Solutions–Axapta представлен удобный графический инструмент для создания и редактирования спецификаций, строк спецификаций и версий спецификаций с помощью drag-&-drop – Конструктор спецификаций.
Как работать с конструктором спецификаций 1. Откройте форму Спецификация (Управление запасами/ Спецификации). 2. На вкладке Обзор создайте новую спецификацию (создание спецификации описано в пункте 7.2) или выберите спецификацию для редактирования. 3. Нажмите кнопку Конструктор. На экране появится форма Конструктор.
316
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 250 Форма Конструктор 4. На вкладке Конструктор Вы можете: •
добавлять новые компоненты спецификации, «перетаскивая» их мышью из таблицы номенклатур, расположенной в правой части формы.
•
удалять компоненты (строки) спецификации (кнопка Удаление).
•
редактировать строки спецификации в форме Редактирование строки спец. (кнопка Правка). Все поля данной формы описаны выше.
•
проверять спецификацию на наличие циклических ссылок (кнопка Проверка). Кнопка активна только при положении курсора на заголовке спецификации.
•
если спецификация имеет более одного уровня вложенности, то есть одним из компонентов также является спецификация, то Вы можете редактировать и создавать новые версии спецификации – компонента (кнопка Версии спецификаций). Кнопка активна только при положении курсора на спецификации – компоненте в форме Версии спецификации.
Вы также можете напечатать отчет «Строки», воспользовавшись кнопкой Печать. (Кнопка активна только при положении курсора на спецификации – компоненте). 5. На вкладке Настройки Вы можете: •
настроить параметры отображения спецификаций (Версии, Строки)
•
активизировать предложение редактирования строк спецификации при добавлении (флажок Редактир. при добавл.)
•
активизировать запрос подтверждения при удалении строк спецификации (флажок Подтвердите удаление)
•
задать максимальное число уровней спецификации для печати (поле Макс. число уровней)
•
настроить параметры печати отчета «Строки» (кнопка Настройка).
Microsoft Business Solutions
спецификаций
(Спецификация)
и
версий
317
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 251 Настройка параметров отображения спецификаций и печати отчетов 6. Вы также можете открыть форму Конструктор из формы Номенклатура (Управление запасами/Номенклатурные единицы). Для этого на вкладке Обзор выберите нужную номенклатурную единицу с типом Спецификация и нажмите кнопку Спецификация/Конструктор. 7. На экране появится форма Конструктор, но в расширенном виде по сравнению с ранее рассмотренной. В этой форме также представлена информация о текущем маршруте для выбранной спецификации. 8. К операциям на вкладке Конструктор, описанным выше, добавляются: •
редактирование и добавление новых версий маршрута (кнопка Верс. маршрута). Кнопка активна только при положении курсора на заголовке спецификации.
•
расчет спецификации (кнопка Расчет). Кнопка активна только при положении курсора на заголовке спецификации.
9. На вкладке Настройки добавлены поля для настройки отображения маршрута.
7.3. Обработка спецификаций В своей ежедневной работе Вы можете: • рассчитать издержки, цену и вес-нетто товара по спецификации в зависимости от заданных уровней надбавок; • развернуть спецификацию на составляющие компоненты для закупки материалов или продажи комплекта; • провести складскую операцию сбора/разбора спецификаций (оформить спецификацию к сдаче).
Как развернуть спецификацию 1. Создайте строку закупки (заказа) спецификации. Укажите, если требуется, конфигурацию спецификации (см. пункт 7.4). 2. Находясь в строке заказа/закупки товара типа Спецификация, нажмите клавишу Функции/ Развертка спецификации.
318
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 3. Система выведет на экран окно запроса Развернуть спецификацию, в котором пользователь с помощью установки флажка Маркировать может выбрать строки, входящие в текущую версию спецификации на товар.
Рис. 252. Разборка спецификаций. 4. Для того чтобы развернуть спецификацию на все строки, установите √ в поле Выбрать все. 5. Нажмите кнопку ОК. Система создаст столько строк в заказе, сколько их на первом уровне спецификации. Система не переносит в строки, соответствующие компонентам, скидки, цены и прочие параметры строки заказа на спецификацию. Количество компонента рассчитывается путем умножения его количества в спецификации на количество спецификаций. Количество спецификаций в заказе обнуляется. 6. Также из строк заказа в форме Заказ (Расчеты с клиентами/ Заказ) добавлена возможность просмотра и печати дерева спецификации для продаваемой номенклатуры. Форма просмотра вызывается по кнопке Запросы/Состоит из – дерево.
Рис. 253 Запрос Состоит из – дерево.
Microsoft Business Solutions
319
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Как провести складскую операцию сборки спецификаций Операция сборки спецификаций выполняется в складском журнале спецификаций и заключается в расходовании материалов с одновременным приходованием готового изделия. Обратно: разборка спецификаций приводит к увеличению количества компонентов и списанию готовых изделий. Строки журнала спецификаций генерируются с помощью периодической операции Приемка. 1. Вызовите на экран форму Приемка (Управление запасами/ Периодические операции/ Спецификации/ Приемка). Эту функцию можно активизировать также из формы строк журнала спецификаций (кнопка Спецификация/ Приемка).
Рис. 254. Сдача спецификаций. 2. Создайте новую строку на вкладке Обзор и заполните поля: Поле
Описание
Дата
Укажите дату, которой будут выполнены складские и бухгалтерские проводки сборки спецификаций.
Номенклатура
Выберите номенклатуру, соответствующую собираемой спецификации.
Конфигурация
Здесь, при необходимости, задается конфигурация номенклатуры.
Склад
Укажите склад, на который будет помещена собранная спецификация.
Спецификация
Код собираемой спецификации.
Количество
Сколько единиц необходимо собрать. Если количество положительное – будет выполнена сборка, а если отрицательное – разборка спецификаций.
Выполнить проводку сейчас
Если в этом поле стоит пометка, система создаст журнал спецификаций и тут же разнесет. В противном случае пользователь может вручную провести сгенерированный журнал спецификаций.
Развертывание
Здесь задаются опции развертывания спецификации: Никогда: не развертывать спецификацию; Всегда: всегда развертывать; Нехватка: развертывать лишь при нехватке на складе собранных изделий.
Управление кодами аналитики
320
Заполнять финансовую аналитику в строках журнала спецификаций, соответствующих компонентам, приравнивая их кодам аналитики готового изделия (задаются на вкладке Аналитика). Автоматическое проставление кодов складской Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
аналитики не поддерживается. 3. Дополнительные параметры сборки можно установить на вкладке Разное: Поле
Описание
Информация
Выводить сообщение о результатах сборки в журнале сообщений Infolog.
Название
Тип журнала спецификаций, в котором будут сгенерированы строки. По умолчанию – стандартный журнал спецификаций, заданный в параметрах модуля УПРАВЛЕНИЕ СКЛАДОМ.
Надбавка
Здесь можно выбрать специальную версию надбавок для расчета цены спецификации.
4. На вкладке Аналитика укажите финансовую и складскую аналитики спецификации. В режиме Управление кодами аналитики коды финансовой аналитики изделия будут скопированы в строки, соответствующие компонентам. 5. Можно задать параметры выпуска спецификаций по умолчанию, нажав кнопку Значения по умолчанию. В появившемся диалогом окне выберите значения полей, которые будут подставляться по умолчанию в каждую новую сессию сборки/разборки спецификаций: Развертывание, Информация, Название и Надбавка.
Рис. 255. Параметры сборки/разборки спецификаций по умолчанию. 6. Если нажать кнопку Применить, система перенесет эти параметры в выбранную на вкладке Обзор строку, а если Вставка во все - во все операции сборки/разборки. 7. Указав все параметры сборки/разборки, система создаст строки журнала специального типа Журнал спецификаций и, если на вкладке Разное был задан режим Выполнить проводку сейчас, сделает складские и бухгалтерские проводки. 8. В том случае, если режим Выполнить проводку сейчас был отключен, следует вручную разнести журнал спецификаций. Для этого активизируйте пункт главного меню Управление запасами/ Журналы/ Складские проводки/ Спецификации и выберите последний открытый пакет журнала. 9. Просмотрите строки журнала спецификаций (кнопка Строки в форме Складской журнал): 10.Строки, соответствующие компонентам спецификации, отмечены значком √ в поле Строка спецификации. Спецификация развернута до первого уровня, а, если один из составных компонентов – искусственный, он также будет разделен на составные части. Система автоматически рассчитала себестоимость готового изделия на базе себестоимости деталей с учетом настроек прибыльности. 11.Нажмите кнопку Разноска. При этом на складах уменьшится количество компонентов, входящих в соответствующую спецификацию, и увеличится число готовых спецификаций.
Microsoft Business Solutions
321
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
*
Бухгалтерские проводки идут по производственным счетам расхода/прихода материалов и прихода готовых к сдаче изделий.
7.4. Конфигурирование спецификаций и готовых товаров Понятие конфигурация повсеместно встречается в логистике Microsoft Business Solutions–Axapta. Она определяет: •
структуру составных товаров с вариантными спецификациями. Конфигурирование спецификаций заключается в выборе того или иного компонента (см. пункт 7.4.1).
•
артикул обычных товаров типа номенклатура (размеры, цвета и т.д.) (см. пункт 7.4.2).
7.4.1.
Конфигурирование спецификаций
Как создать конфигурационную группу Конфигурационная группа описывает характеристики варьируемого изделия. 1. Активизируйте пункт главного меню Управление запасами/ Настройки/ Спецификации/ Конфигурационные группы.
Рис. 256. Определение конфигурационных групп. 2. В форме Конфигурационные группы создайте новую строку и заполните поля, указав код группы и ее краткое описание. 3. После создания конфигурационных групп их следует поставить в соответствие варьируемым компонентам спецификации, после чего приступить к созданию маршрута конфигурации – последовательности и правил выбора компонентов.
322
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 257. Пример спецификации с двумя параметрами конфигурирования.
Как создать маршрут и задать правила конфигурации 1. В форме Спецификация выберите спецификацию и обратитесь к вкладке Маршрут для конфигурации. 2. Создайте новую позицию в таблице строк маршрута, выбрав характеризующую свойство изделия группу в поле Конфигурационная группа. Ее название автоматически появится в поле Имя конфигурационной группы. Уточненное описание группы можно ввести в поле Название.
Рис. 258. Создание маршрута и правил конфигурации. 3. При наличии нескольких варьируемых компонентов в составе изделия следует создать дополнительные строки маршрута и расположить их в порядке, отвечающему последовательности задания конфигурации компонентов, перемещая строки по списку с помощью кнопок Вверх и Вниз. 4. Часто встречаются ситуации, в которых выбор одного компонента влечет за собой ограничения на выбор другого. В рассматриваемом примере выбор цвета стержня авторучки однозначно определяет цвет наконечника. Microsoft Business Solutions–Axapta предусматривает механизм задания взаимосвязей между варьируемыми свойствами товара – ввод правил конфигурации. Microsoft Business Solutions
323
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Для ввода правил выберите базовую строку в списке маршрута конфигурации и нажмите кнопку Правила конфигурации. 5. На экране появится форма Правила конфигурации, строки которой определяют зависимости между различными конфигурируемыми параметрами товара: Поле
Описание
Номенклатура
Независимый компонент, выбор которого влияет на компоненты других конфигурационных групп.
Метод
Ограничение, накладываемое на выбор зависимого компонента. Предусмотрены два метода: Выбрать: выбор независимого компонента однозначно определяет выбор зависимого. Отменить выбор: выбор независимого компонента исключает выбор конфигураций, в которые входит зависимый.
Производная группа
Определяет зависимую конфигурационную группу.
Номер производной номенклатуры, Производная конфигурация
Зависимый компонент или зависимая конфигурация.
6. Создав правила, которые диктуют выбор компонентов текущей конфигурационной группы, закройте форму Правила конфигурации. При необходимости можно задать сложные зависимости между несколькими группами конфигурации.
Как настроить параметры конфигурирования спецификации Помимо маршрута и правил необходимо настроить параметры конфигурируемой номенклатурной единицы: 1. Вызовите форму Номенклатура (Управление запасами/Номенклатурные единицы). 2. Подведите курсор к строке с нужной номенклатурной единицей, перейдите на вкладку Разное и установите значения группы полей Конфигуратор продукции: Поле
Описание
Конфигурация по умолчанию
Здесь можно выбрать конфигурацию, которая подставляется по умолчанию при создании строк заказов, закупок или журналов складских проводок.
Конфигурируемый
Если этот режим включен, система позволяет создать «на лету» новые конфигурации продукта. В противном случае пользователь вправе выбрать только одну из существующих (созданных ранее) конфигураций.
Идентичность
Определяет, можно ли создавать одинаковые конфигурации с разными идентификаторами.
Моделирование возможно
Отметьте данное поле, чтобы получить возможность создавать модели номенклатуры в модуле КОНФИГУРАТОР ПРОДУКЦИИ.
Как используется конфигуратор номенклатуры Для создания конфигураций может использоваться два способа: использование вызываемого «на лету» конфигуратора продукции или предварительное создание нескольких конфигураций в соответствующей форме. Ниже рассматривается первый вариант. 1. Создайте строку заказа, закупки или складского журнала с номенклатурой, для которой указана обязательная конфигурация (см. выше).
324
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 2. Нажмите кнопку вызова ниспадающего списка в поле Конфигурация этой строки. В зависимости от значения параметра Конфигурируемый номенклатурной единицы система выведет либо список готовых вариантов конфигураций, либо форму конфигуратора продукции. Рассмотрим последний случай.
Рис. 259. Конфигурирование товара. 3. В левой части формы представлены строки для выбора компонентов, отвечающие строкам маршрута конфигурации изделия. В поле Номенклатура можно выбрать доступные детали товара. Обратите внимание на то, как при заданных правилах конфигурации выбор компонента в одной строке влияет на другие. Если выбранный компонент, в свою очередь, также подлежит конфигурированию, укажите соответствующее значение в поле Конфигурация. 4. Вы можете выбрать один из ранее созданных вариантов конфигурации из списка в правой части формы. Если же Вы создали новую комбинацию компонентов и нажали кнопку ОК, система предложит ее сохранить, отобразив на экране окно следующей формы:
Рис. 260. Сохранение созданной конфигурации. 5. В правой таблице формы приводятся параметры нового варианта конфигурации, а в левой можно видеть следующие поля: Поле
Описание
Номенклатура
Здесь отображается идентификатор номенклатурной единицы, для которой создается конфигурация.
Конфигурация
Идентификатор конфигурации. В зависимости от настроек номерной серии Конфигурация он вводится вручную или генерируется автоматически.
Microsoft Business Solutions
325
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Описание
Краткое описание конфигурации.
6. После нажатия кнопки ОК вариант конфигурации будет сохранен для повторного использования.
7.4.2.
Конфигурирование готовых товаров
Под конфигурированием обычной номенклатуры понимается выбор описательных характеристик (артикула) товара, как-то: цвет, размер или тип покрытия. Процедура конфигурирования номенклатуры выполняется гораздо проще, чем выбор конфигурации спецификаций: отсутствует надобность в настройке правил конфигурации, исключается выбор многоуровневых конфигураций.
Как задать конфигурации товара 1. Откройте форму Номенклатура (Управление запасами/Номенклатурные единицы). 2. Выберите интересующий Вас товар (предварительно убедитесь, что в группу складской аналитики, определенной для данного товара, включена складская аналитика Конфигурация) нажмите кнопку Настройки/Конфигурации. Откроется следующая форма:
Рис. 261. Создание конфигураций. 3. Создайте необходимое количество конфигураций на вкладке Обзор, указав в поле Конфигурация буквенно-цифровой идентификатор, а в поле Название – описание конфигурации. 4. В случае конфигурирования товара типа спецификация (см. выше) для каждой созданной конфигурации можно указать структуру товара на вкладке Выбор конфигурации, сопоставив группам конфигурации соответствующие номенклатурные коды компонентов. В поле Конфигурация выбирается конфигурация компонента. Для удобства кнопкой Функции можно активизировать конфигуратор продукции.
7.5. Отчеты по спецификациям Для того чтобы распечатать подробные сведения о созданных в системе складских единицах типа Спецификация, используйте пункт меню Управление запасами/ Отчеты/ Спецификации /Строки. Перед составлением отчета система предложит Вам задать опции вывода информации в окне Строки. Если Вы желаете отобразить в отчете все компоненты спецификаций: как номенклатуру, так и вложенные спецификации, выберите режим Строки специф. в поле Просмотр. Для анализа структуры сложных спецификаций (с учетом одних компонентов типа Спецификация) можно выбрать опцию Версии. Максимальное количество уровней вложенности задается параметром Макс. уровни, под значением 0 подразумевается отсутствие контроля уровня вложенности.
326
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Задайте фильтрацию по периодам действия спецификаций с помощью полей Начальная дата и Конечная дата. Выборка данных осуществляется по следующим правилам: в отчет попадают только те версии спецификаций, период действия которых пересекается с заданным полями Начальная дата и Конечная дата диапазоном. В отчете выводится следующая информация о спецификации: Поле
Описание
Номенклатура
Номенклатурный код, соответствующий спецификации или ее компоненту.
Название номенклатуры
Название номенклатуры.
Номенклатурная группа
Номенклатурная группа, которой соответствует спецификация.
Единицы
Единица измерения количества готовой продукции, в расчете на которую приводится потребление компонентов.
Количество стандартного заказа
В закупках соответствующей спецификации номенклатуры.
Минимальное количество
Минимальное количество товара в закупке.
Себестоимость
Совокупная стоимость спецификации с учетом затрат на приобретение и сборку всех входящих в нее компонентов.
Цена
Цена продажи изделия.
Сведения о конфигурации товара: идентификатор конфигурации и описание конфигурации. Информация о компонентах и материалах, необходимых для сборки товара указанной конфигурации: Поле
Описание
Номенклатура
Номенклатурный код детали. Уровень вложенности компонента выделяется в отчете отступом.
Конфигурация
Название конфигурации.
Название номенклатуры
Краткое описание компонента.
Тип
Тип номенклатурной единицы, соответствующей компоненту спецификации.
Позиция
Идентификатор позиции компонента в спецификации.
Код операции
Код операции монтажа компонента в производственном маршруте изготовления спецификации.
Количество
компонента, входящее в одну единицу готовой продукции.
Единицы
Единицы измерения количества компонентов.
Формула
Тип формулы расчета потребления материала.
Тип строки
тип компонента: обычный (номенклатура) или составной (спецификация).
Конфигурационная группа
Конфигурационная группа, которой принадлежит компонент.
В отчете Применимость (Управление запасами /Отчеты/ Спецификации/ Применимость) для каждой номенклатурной единицы показаны версии, в которые она входит. Опции вывода отчета на экран аналогичны описанным в предыдущем абзаце. Разница между опциями Строки спецификаций и Версии заключается в следующем: в режиме Строки спецификаций акцент поставлен на версиях спецификаций, а в режиме Версии - на содержащую компоненты номенклатуру.
Microsoft Business Solutions
327
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
8. Сводное планирование Под планированием понимается расчет потребностей в товарах и материалах и формирование заказов для восполнения нехватки ресурсов (закупок или производств). По результатам расчета потребностей можно сформировать закупки, составить финансовый бюджет и провести его в Главную Книгу. Все функции планирования вынесены в отдельный модуль, который получил название СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ. Процесс сводного планирования включает в себя: • Ввод прогноза закупок и продаж (см. пункт 8.2). • Составление прогнозного плана закупок и продаж (см. пункт 8.3.2). • Составление сводного плана материального движения товаров (учитывает наличные запасы, прогнозный план и открытые запасы) и генерация закупок или производств (см. пункт 8.3.4). Ключевые моменты в планировании: • Настройка модуля сводного планирования – одна из наиболее критичных операций внедрения системы Microsoft Business Solutions–Axapta, поэтому ее рекомендуется производить скрупулезно и методично. • Следует принимать во внимание следующие различия прогнозного и сводного планов, хотя, по существу дела, они представляют собой одно и то же: составление прогнозных планов производится на срок от 1 до 3 лет, а сводный план обычно охватывает период от 1 недели до 6 месяцев; прогнозный план описывает брутто-потребности в материалах и мощностях, тогда как при создании сводного плана рассчитывается чистая потребность в ресурсах. процесс сводного планирования интенсивно нагружает ресурсы компьютера, а составление прогнозных планов требует меньших вычислительных мощностей. процесс сводного планирования, как правило, запускается ежедневно; прогнозное планирование выполняется один раз за период прогнозирования. •
Можно определить несколько сводных планов, но только один (называемый текущим) отображается в таблице спланированных заказов.
• Может существовать несколько прогнозных планов, но в таблице брутто-потребностей отражен только один – текущий прогнозный план.
8.1. Настройка сводного планирования Процедура настройки модуля СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ подразделяется на следующие этапы: • Создание прогнозных моделей. • Ввод периодических распределений. • Создание ключей распределения номенклатуры. • Ввод параметров прогнозных планов. • Создание групп покрытия. • Ввод ключей сокращения. • Настройка параметров сводных планов. • Установка общих параметров модуля СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ.
Как настроить параметры модуля СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ 328
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Общие параметры сводного планирования настраиваются после настройки прогнозных и сводных планов, но мы вынесли их описание в начало раздела: 1. Откройте форму Параметры (Сводное планирование/Настройки/Параметры).
Рис. 262. Общие параметры модуля СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ. 2. Заполните поля на вкладке Разное: Поле
Описание
Текущий прогнозный план
Прогнозный план, отображаемый в форме Брутто-потребность и отчетах по прогнозному планированию.
Текущий статический/динамический сводный план
Сводный план, содержимое которого автоматически попадает в формы Спланированный заказ и Чистые потребности.
Группа покрытия
Группа покрытия номенклатуры по умолчанию. Автоматически подставляется при создании номенклатурных единиц. Если для некоторого товара группа покрытия не определена, система обращается к заданной в поле Группа покрытия.
3. На вкладке Стандартное обновление следует выбрать условия утверждения спланированных заказов. При утверждении нескольких заказов и установленной опции Группировка по поставщику система объединит заказы, создав по одной закупке для каждого поставщика. Если одновременно включены опции Группировка по поставщику и Группировка по группе закупщиков, заказы группируются по сочетанию группы закупщиков и кода поставщика.. 4. Выберите номерные серии для спланированных заказов по сводному (Сводный план) и прогнозному (Планирование по прогнозам) планам, а также номерные серии сессий прогнозного и сводного планирования на вкладке Номерные серии.
8.2. Ввод прогнозов закупок и продаж Очевидно, что перед составлением перспективного плана производства следует предвосхитить будущие запросы рынка. В большинстве компаний для этой цели используется та или иная методика Microsoft Business Solutions
329
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® прогнозирования. Прогнозирование закладывает основу планирования производства, предоставляя результаты оценки потребностей в товаре. Как правило, прогнозы составляются на срок от 1 до 3 лет. Точное прогнозирование исключает как наличие избыточных запасов, так и недостачу товаров. Чрезмерные запасы продукции чреваты высокими затратами на хранение. Отсутствие запасов может обернуться потерей клиентов и падением прибыльности предприятия. Таким образом, прогнозирование позволяет составить сбалансированный график закупок и своевременно организовать продажи товара.
8.2.1.
Настройка параметров прогнозирования
Для составления прогноза нужно настроить следующие таблицы и параметры: • прогнозные модели; • периодические распределения; • ключи распределения номенклатуры; • прогнозные планы.
Как создать прогнозные модели Модель – это средство группировки прогнозных планов. Они могут иметь до двух логических уровней вложенности (модель и подмодель соответственно). Модель может включать неограниченное число подмоделей. Например, модель прогнозирования продаж в московском регионе естественным образом распадается на две подмодели: для города и для области. Помимо географических областей, в ходе составления прогноза можно конкретизировать продукт или линию продуктов, выбрать между пессимистическими и оптимистическими ожиданиями и т.д. 1. Выберите пункт главного меню Управление запасами/Настройки/Прогноз/Прогнозные модели. На экране появится следующая форма:
Рис. 263. Прогнозные модели. 2. Создайте на вкладке Модель новую строку, заполните следующие поля: Поле
Описание
Модель
Идентификатор прогнозной модели.
Название
Краткое описание модели.
Блокировано
Установка пометки в этом поле блокирует редактирование всех строк прогноза, которым сопоставлена выбранная модель.
Прогноз движения средств
Активизирует режим формирования прогнозов денежных средств по всем строкам прогнозных планов, основанных на данной
330
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
прогнозной модели. 3. На вкладке Подмодель можно задать иерархическую структуру моделей. Любой модели можно сопоставить одну или несколько подмоделей. В поле Подмодель выбирается одна из существующих моделей, в поле Название вводится комментарий к подмодели.
Как настроить ключи распределения по периодам Для достижения необходимой точности долговременных прогнозов следует задать распределение объемов закупок (продаж) по периодам. Этой цели служат ключи распределения по периодам. Они позволяют задать для каждого периода реалистичную долю оборота в денежном выражении от суммарной стоимости прогнозируемых закупок/продаж. Приведем следующий пример: пусть на следующий год спрогнозированы продажи в размере 1 млн. руб. Для эффективного планирования производства целесообразно смоделировать сезонные изменения спроса. Это достигается вводом процентной доли продаж для каждого квартала. Если пик продаж приходится на второй квартал, а четвертом квартале объем продаж падает до минимального уровня, то распределение по периодам может иметь следующий вид: Таблица 11. Пример распределения оборотов по кварталам. Квартал
Доля распределения
Прогноз продаж
К1
20%
200 тыс. руб.
К2
40%
400 тыс. руб.
К3
30%
300 тыс. руб.
К4
10%
100 тыс. руб.
1. Выберите пункт Управление запасами/Настройки/Ключи/Прогноз распределения главного меню. 2. Добавьте новый профиль распределения на вкладке Разное появившейся формы, воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl-N или кнопкой Создать инструментальной панели. Заполните следующие поля строки: Поле
Описание
Ключ периода
Идентификатор ключа (профиля распределения).
Название
Описание ключа распределения по периодам.
Фиксировано
Если в этом поле установлена пометка, точкой начала отсчета распределения будет ближайший открывающий период, а не дата, указанная в строке прогноза.
3. Для редактирования профиля нажмите кнопку Строки. На экране появится форма со списком процентных долей распределения по периодам:
Microsoft Business Solutions
331
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 264. Строки распределения по периодам. 4. Длительность периода распределения задается с точностью до дня, месяца или года. Поля строк распределения носят следующую смысловую нагрузку: Поле
Описание
Сдвиг
Сдвиг начала периода в выбранных единицах от начала распределения.
Единицы измерения
Единица измерения длительности периода.
% распределения
Процентная доля распределения с точностью до сотых долей процента. В поле Остающийся процент отображается доступный процент – разница между 100% и суммой процентных долей по строкам.
5. На вкладке Аналитика для каждой строки распределения можно указать коды аналитики. 6. Вернитесь в форму Ключ распределения периода. Чтобы получить наглядное представление о профиле распределения, перейдите к вкладке Графика. График отображает зависимость процентных долей распределения оборотов от времени в разрезе кодов аналитики, работа с графиком ведется обычным образом.
Рис. 265. График профиля распределения. 332
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 7. При создании новых ключей распределения по периодам можно воспользоваться функциональной кнопкой Копирование, которая отвечает за копирование строк из одного ключа в другой. Кнопка Балансы формирует строки профиля распределения пропорционально суммам финансовых операций в Главной Книге, принимая во внимание существующие бухгалтерские периоды и коды аналитики бухгалтерских проводок.
Как настроить ключи распределения номенклатуры Как уже было замечено, спрогнозированный объем продаж/закупок распределен неравномерно. Это касается не только периодов, но и номенклатурных групп. Поэтому при прогнозировании для номенклатурных групп следует задать распределение суммарного количества по отдельным товарам. Пусть спрогнозированный объем продаж товаров некоторой номенклатурной группы составляет 1000 штук, тогда процентное распределение этого количества по отдельным единицам (или конфигурациям) может выглядеть следующим образом: Таблица 12. Пример распределения суммарного количества по номенклатуре. Номенклатурная единица
Процентная доля распределения по номенклатуре
Прогноз продаж
Ручка пишущая синяя
60%
600
Ручка пишущая красная
30%
300
Ручка пишущая зеленая
10%
100
Распределение спрогнозированного количества по номенклатурным единицам повышает точность планирования и предоставляет возможность составления адекватных финансовых прогнозов. 1. Откройте форму Ключи распределения номенклатуры (Управление запасами/ Настройки/ Прогноз/ Ключи распределения номенклатуры). 2. Создайте новый профиль распределения по номенклатуре, указав код ключа в поле Номенклатурное распределение, а его описание – в поле Название. 3. Нажмите кнопку Строки. На экране появится форма Строки распределения номенклатуры, предназначенная для записи процентных долей для каждой номенклатурной единицы. Создайте в форме необходимые строки, указав следующую информацию:
Рис. 266. Строки распределения по номенклатуре. Поле
Microsoft Business Solutions
Описание
333
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Номенклатура, Конфигурация
Эти поля идентифицируют товар, для которого задается распределение.
Склад
Позволяет задать распределение товарооборота по складам.
Процент
Процентная доля от валового объема продаж номенклатурной группы. Фактически, множитель для количества в строке прогноза. Здесь можно указать и 200% - система просто умножит количество на 2.
8.2.2.
Ввод прогноза продаж
Microsoft Business Solutions–Axapta позволяет вводить прогнозы продаж для: • номенклатурных единиц; • номенклатурных групп; • клиентов; • групп клиентов. Составление прогноза начинается с выбора товара, номенклатурной группы, клиента или поставщика, далее оператор заносит в систему строки прогноза – предполагаемые объемы закупок и продаж. Строки подразделяются на: • строки, задающие движение товара на определенную дату; • строки, задающие периодические движения товара, которые выполняются, например, каждые три дня, каждый месяц и т. п.
Как выбрать номенклатурную единицу для ввода прогноза 1. Активизируйте пункт главного меню Управление запасами/ Периодические операции/ Прогноз/ Ввод/ Номенклатурные единицы. Перед Вами появится форма Номенклатура – своего рода меню товаров, по которым можно составить прогноз. Для каждого товара приводится его код, название, поисковое имя и тип, указана его принадлежность определенной номенклатурной группе. В двух крайних столбцах таблицы номенклатур можно видеть следующие характеристики товара:
Рис. 267. Выбор номенклатурной единицы для прогнозирования.
334
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Поле
Описание
Прогноз закупок
Для данного товара существуют строки прогноза закупок.
Прогноз продаж
Сигнализирует о наличии прогноза продаж товара.
2. Нажмите одну из кнопок в правой части формы, чтобы ввести желаемый прогноз. Кнопки активизируют следующие функции: Номенклатурные аналитики: ввести прогнозы закупок или продаж для отдельных номенклатурных аналитик. При нажатии на эту кнопку перед Вами появится список всех существующих конфигураций выбранного товара. Для того чтобы ввести прогноз, следует выделить какую-либо конфигурацию и воспользоваться кнопкой Закупка или Продажа.
Рис. 268 Ввод прогнозов по номенклатурным аналитикам. Закупка: составить прогноз по закупкам выделенной номенклатурной единицы. На экране появляется форма Прогноз закупок, в которой следует задать различные параметры прогнозирования (см. ниже). Продажа: переход к вводу строк прогноза продаж текущей номенклатурной единицы. Прогноз запасов: отобразить итоги прогнозирования закупок и продаж – динамику уровня складских запасов выбранной номенклатуры. Прогноз запасов не учитывает текущий уровень запасов.
Рис. 269 Просмотр прогноза запасов по номенклатуре.
Microsoft Business Solutions
335
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Как ввести строки прогноза продаж номенклатурной единицы 1. Нажмите кнопку Продажа в описанной выше форме Номенклатура (или активизируйте функцию Прогноз/Продажа в таблице номенклатурных единиц). 2. Находясь на вкладке Обзор, нажмите комбинацию клавиш Ctrl-N или воспользуйтесь кнопкой Создать инструментальной панели для внесения в прогноз новой строки. Заполните следующие поля:
Рис. 270. Ввод строк прогноза продаж. Поле
Описание
Модель
Выбор прогнозной модели. Для каждой номенклатурной единицы (группы единиц, клиентов) можно ввести несколько прогнозов, разграниченных кодами моделей.
Дата
Дата, на которую приходится начало прогнозируемого периода (момент продажи для одиночной строки прогноза).
Код клиента
Выбор кода клиента, которому ожидается продажа. При выборе клиента в поле Группа клиентов автоматически отображается соответствующий код группы.
Группа клиентов
Вместо выбора отдельных клиентов можно спрогнозировать суммарный объем продаж целой группе клиентов. Код группы указывается в данном поле.
Количество в заказе
Объем продаж выбранной единицы.
Метод
Метод распределения количества по прогнозируемому периоду. Возможны следующие варианты: Нет – считается, что весь объем товара будет продан в начале периода; Период – регулярные продажи в объеме Количество в заказе на протяжении срока, ограниченного датами Дата и Конец; Ключ – распределение спрогнозированного количества согласно выбранному ключу распределения. При использовании данного метода распределения поле
336
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Конец роли не играет; длительность распределения определяется строками ключа.
периода
Периодичность
В методе распределения по периоду продажи будут осуществляться каждые Периодичность дней, месяцев или лет.
Единицы
Выбор единицы измерения длительности интервала между распределенными по методу Период закупками (День, Месяц или Год).
Ключ периода
Поле предназначено для выбора ключа распределения периода (только для метода распределения Ключ).
Завершение
Дата завершения периода распределения. Значение данного поля существенно в методе распределения Период.
3. Распределение продаж по прогнозируемому периоду отображается внизу формы. Прогнозы с методом распределения Период разбиваются на (Конец - Дата)/(Периодичность * Единицы) производных строк. Прогнозы с распределением по ключу порождают столько строк, сколько их создано для выбранного ключа. Производные строки идентифицируются пометкой в поле Производный. В поле Дата приводится прогнозируемая дата продажи конкретного распределенного количества товара. 4. На вкладке Разное представлены как знакомые нам поля Код клиента, Группа клиентов, Модель, так и некоторые новые (см. ниже). Если режим просмотра распределенных строк прогноза отключен, значения этих полей можно изменить. Поле
Описание
Номенклатура, Ном. Группа
Идентифицируют товар, по которому составлен прогноз (номенклатура, которая была выбрана перед вводом строк прогноза).
Отчет
Поле сигнализирует о том, что работает режим вывода производных строк по распределенным прогнозам.
Комментарии
В этом поле можно ввести комментарии к текущей строке прогноза. По умолчанию в качестве комментария выступает имя клиента или название клиентской группы.
Активный
Установленная пометка в этом поле свидетельствует о том, что данная строка активна и будет использована в ходе прогнозирования запасов и составления прогнозного плана.
Прогноз движения средств
Это поле активизирует планирование проводок в Главную Книгу по выбранной строке прогноза.
5. Мощная функциональность прогнозирования Microsoft Business Solutions–Axapta – возможность указания будущих (фьючерсных) цен продажи. Ввод параметров ценообразования и объема предстоящих продаж осуществляется на вкладке Номенклатура. Все значения по умолчанию извлекаются из настроек номенклатурной единицы. Поле
Описание
Количество в заказе
Предлагаемый на продажу объем товара. В этом поле можно модифицировать количество, введенное на вкладке Обзор.
Единицы
Единицы, в которых выражено заказанное количество.
Сумма
Валовая сумма за вычетом скидок.
Количество (цена)
Количество изделий, для которого задана цена. Не путать с указанным ранее количеством товара в заказе.
Microsoft Business Solutions
337
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Накладные расходы
Это поле определяет сумму фиксированных накладных расходов по строке прогноза, не зависящую от количества товара.
Себестоимость
Прогнозируемая себестоимость товара.
Скидка %
Скидка от цены реализации в процентном выражении.
Размер скидки
Величина скидки в абсолютном выражении на одну единицу товара.
Валовая сумма
Произведение цены реализации на количество товара.
Количество по складу
Количество товара в стандартных единицах складского учета.
6. Задайте коды аналитики Отдел, Центр затрат и Цель на вкладке Аналитика. Модифицировать строки прогноза продаж можно с помощью кнопки Правка. При нажатии этой кнопки на экране появляется следующее окно:
Рис. 271. Редактирование строк прогноза. Поле
Описание
Группа полей Управление
Отвечает за выбор режима редактирования строк: Копирование: скопировать строки прогноза в форме, изменив соответствующим образом значения полей. Обработка: отредактировать существующие строки. Удаление: удалить все строки из формы Прогноз продаж.
Группа Модификации в поле
Здесь пользователь отмечает поля, которые необходимо отредактировать, а также выбирает новые значения этих полей. Если активизировать переключатель Аналитика и установить коды аналитики на одноименной вкладке, можно сменить значения кодов аналитики для всех строк прогноза в форме Прогноз продаж.
Группа Изменить период
Для того чтобы сдвинуть начало и конец прогнозируемого периода, в поле Количество следует указать длительность смещения в выбранных единицах (днях, месяцах или годах) и установить находящийся рядом переключатель. Например, если поле Количество установить в значение –1, а в поле Период выбрать Год, начальная и конечная даты во всех строках будут сдвинуты на год назад.
338
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Группа полей Корректировать поле
Позволяют модифицировать количество и параметры ценообразования по каждой строке прогноза. Поле Множитель задает коэффициент увеличения (уменьшения) существующего значения выбранного параметра, а поле Постоянн. – фиксированное приращение параметра. Так, если в поле Поле указано Реализация, а в поле Множитель значится 1.50, прогнозируемые цены реализации во всех строках будут увеличены на 50%.
С помощью кнопки Прогнозируемые сальдо можно получить прогноз формирования общего количества продаж товара в течение определенного года по выбранной прогнозной модели. Для того чтобы отобразить изменения уровня складских запасов, обусловленные продажей по выбранной строке (распределенной по периоду прогнозирования), используется кнопка Прогноз запасов.
Как ввести строки прогноза продаж для номенклатурной группы Прежде мы рассматривали ввод прогноза по отдельным номенклатурным единицам. Теперь перейдем к составлению прогноза продаж для номенклатурной группы.
*
Не стоит думать, что строки прогноза для номенклатурных групп отличаются от строк прогнозов по товарам или клиентам. В формах составления прогнозов отображаются одни и те же строки в различных представлениях. Например, если для какого-либо товара существует прогноз закупок, соответствующие строки появятся в прогнозе закупок номенклатурной группы, которой принадлежит товар.
1. Выберите пункт меню Управление запасами/ Периодические операции/ Прогноз/ Ввод/ Номенклатурные группы.
Рис. 272. Выбор номенклатурной группы для составления прогноза. 2. На экране появится форма, аналогичная той, которая использовалась для выбора номенклатурных единиц. Выберите нужную номенклатурную группу и нажмите кнопку Продажа для ввода строк прогноза продаж по номенклатурной группе (альтернативный способ – нажать кнопку Прогноз/Продажа в таблице номенклатурных групп модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ). 3. Ввод строк прогноза по группе номенклатурных единиц производится так же, как и прогнозирование продаж отдельного товара. 4. При необходимости можно конкретизировать номенклатуру: выбрать определенный код товара и конфигурацию на вкладке Разное или задать ключ распределения по номенклатуре в поле Номенклатурное распределение. Строки, на которые распадается прогноз с номенклатурным распределением, можно изучить с помощью кнопки Прогноз запасов. 5. Корректировка прогноза продаж номенклатурной группы редактированию строк прогноза по номенклатурным единицам.
Microsoft Business Solutions
производится
аналогично
339
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Как сформировать прогноз продаж клиенту 1. Активизируйте пункт главного меню Управление запасами/ Периодические операции/ Прогноз/ Ввод/ Клиенты.
Рис. 273. Форма выбора клиента для прогноза. 2. В окне появившейся формы можно видеть следующую информацию: буквенно-цифровой идентификатор клиента (поле Код клиента), Название клиента, его Краткое наименование и группу, которой принадлежит клиент (Группа клиентов). Пометка в графе Прогноз свидетельствует о том, в систему заведен прогноз продаж данному клиенту. 3. Нажмите кнопку Ввод, чтобы добавить строки прогноза продаж выбранному клиенту (или воспользуйтесь функцией Прогноз в форме Клиенты). 4. Форма для ввода строк прогнозов ничем не отличается от формы строк прогноза продаж номенклатурной группы. Также можно задать распределение продаж по номенклатуре.
Как создать прогноз продаж группе клиентов 1. Откройте форму Группа клиентов (Управление запасами/ Периодические операции/ Прогноз/ Ввод/ Группы клиентов). В ней отображается список существующих клиентских групп с указанием идентификатора и описания группы. 2. Выберите интересующую Вас группу клиентов и создайте строки прогноза продаж, нажав кнопку Ввод. Альтернативный метод ввода строк прогноза – воспользоваться функциональной кнопкой Бюджет в форме Группы клиентов модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ.
8.2.3.
Ввод прогноза закупок
Прогнозирование закупок – редко используемая функция сводного планирования. Предполагается, что система сама должна планировать закупки в ходе гибкого расчета покрытия потребностей в товаре. Тем не менее, при наличии договоренностей по регулярным закупкам ввод такого прогноза может оказаться оправданным. Ввод строк прогноза закупок мало отличается от прогнозирования продаж. Microsoft Business Solutions–Axapta позволяет вводить прогнозы закупок для: • номенклатурных единиц; • номенклатурных групп; • поставщиков; • групп поставщиков. Прежде всего пользователь выбирает товар, номенклатурную группу, группу поставщиков или поставщика с помощью пунктов папки Управление запасами/ Периодические операции/ Прогноз/ Ввод главного меню или непосредственно в соответствующих формах модулей УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ и РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ. Далее следует перейти к редактированию строк прогноза. Все поля строк прогноза закупок – такие же, как в прогнозировании продаж.
340
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 274. Прогнозирование закупок номенклатурной группы. Для каждой строки прогноза можно задать распределение по времени и номенклатуре. Аналогично прогнозам продаж, предусмотрены средства просмотра хронологии формирования закупки (кнопка Прогнозируемые сальдо). С помощью кнопки Прогноз запасов можно проанализировать влияние прогнозной строки на уровень запасов номенклатурной единицы. Обратите внимание, что строки прогноза закупок дают положительный вклад в объем запасов, тогда как строки продаж снижали прогнозируемый уровень запасов. Рассмотрим вкратце прогнозирование закупок у поставщиков и групп поставщиков.
Как создать прогноз закупок у определенного поставщика 1. Откройте форму Поставщик (Управление запасами/ Периодические операции/ Прогноз/ Ввод/ Поставщики).
Рис. 275. Выбора поставщика, по которому необходимо ввести прогноз закупок. 2. Выберите поставщика и нажмите кнопку Ввод. Альтернативный способ ввода прогноза закупок у поставщика – вызвать форму Поставщики, нажать кнопку Прогноз. 3. Введите необходимые строки прогноза закупок (аналогично прогнозированию продаж).
Как создать прогноз закупок у группы поставщиков 1. Откройте форму Группа поставщиков (Управление запасами/ Периодические операции/ Прогноз/ Ввод/ Группы поставщиков). Microsoft Business Solutions
341
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 276 Формирование прогноза закупок у группы поставщиков. 2. Выберите группу поставщиков и нажмите кнопку Ввод. Вы также можете воспользоваться кнопкой Прогноз в форме Поставщики. 3. Введите строки прогноза закупок, указав, если необходимо, конкретного поставщика. Как и в случае прогнозирования продаж, можно задать распределение закупки по периоду прогнозирования и/или номенклатуре.
Как обновить прогноз закупок/продаж При изменении параметров прогнозного планирования (модификации ключей распределения) возникает необходимость в перерасчете всех прогнозов. Данная операция осуществляется с помощью периодической операции Управление запасами/ Периодические операции/ Прогноз/ Обработка/ Обновление прогнозов закупок и продаж. В появившемся диалоговом окне переключателями Прогноз закупок и Прогноз продаж выбираются типы прогнозов, подлежащих обновлению.
Как перенести прогнозы в бюджет Главной Книги Составленные прогнозы закупок и заказов можно скопировать в финансовом выражении в бюджет ГЛАВНОЙ КНИГИ. 1. Для переноса прогноза продаж воспользуйтесь периодической функцией Управление запасами/ Периодические операции/ Прогноз/ Обработка/ Прогноз продаж в Главную Книгу. В появившемся окне запроса поле Модель предназначено для выбора прогнозной модели, из которой переносятся прогнозы, переключатели Заказ и Себестоимость активизируют перенос прогнозов на соответствующие счета ГЛАВНОЙ КНИГИ. Важная опция Удаление ранее перемещенных отвечает за режим обновления бюджета: при установке пометки в этом поле система удалит старые проводки прогноза в бюджет и запишет поверх новые. 2. Перенос прогноза закупок активизируется с помощью пункта главного меню Управление запасами/ Периодические операции/ Прогноз/ Обработка/ Прогноз закупок в Главную Книгу. В появившемся запросе следует выбрать прогнозную модель и задать опцию удаления ранее перемещенных прогнозов.
8.2.4.
Анализ информации о прогнозе
Для просмотра информации о введенных прогнозах используется ряд стандартных запросов и отчетов. Некоторые запросы активизируются прямо в форме выбора номенклатуры (поставщика, клиента), а другие – в папке Сводное планирование/Запросы главного меню.
8.2.4.1.
Просмотр прогнозов с помощью запросов
Как просмотреть прогноз формирования складских запасов Microsoft Business Solutions–Axapta предоставляет удобный инструмент просмотра динамики формирования складских запасов товара. Учитываются прогнозы закупок, увеличивающих уровень запасов, и продаж, приводящих к снижению этого уровня. Система развертывает строки согласно
342
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® распределениям по периоду и номенклатуре, а затем рассчитывает накопленное количество на момент каждого спрогнозированного прихода/расхода. Наличные на момент составления прогноза объемы товара во внимание не принимаются. 1. Откройте форму Номенклатура (Н Номенклатурные группы) с помощью пункта Управление запасами/ Периодические операции/ Прогноз/ Ввод/ Номенклатурные единицы (Номенклатурные группы) главного меню. 2. Выберите интересующий Вас товар (группу) и нажмите кнопку Прогноз запасов.
Рис. 277. Просмотр прогноза запасов. 4. На экране появится форма Прогноз запасов, в которой собраны все строки прогнозов закупок и продаж, сгруппированные по прогнозным моделям, номенклатуре и конфигурации. На вкладке Обзор представлены следующие поля: Поле
Описание
Модель
Прогнозная модель, которой принадлежит прогнозная строка.
Номенклатура, Конфигурация
Товар, запасы которого прогнозируются.
Бюджетная дата
Дата, на которую запланирован приход/расход.
Тип прогноза
Определяет принадлежность строки прогнозу закупок или продаж.
Количество
Количество товара, указанное в запланированной операции. Продажи идут с отрицательным знаком, закупки – с положительным.
5. На вкладке Разное можно получить дополнительную информацию о том, на какой склад запланирован приход/расход. Для того чтобы вывести на экран оригинальную прогнозную строку, повлекшую изменение прогнозируемых запасов, выберите интересующую запись на вкладке Обзор и нажмите кнопку Закупка или Продажа. Это средство работает только для строк без распределения по времени.
Как просмотреть прогнозируемые сальдо Для прогнозирования динамики закупок или продаж используется запрос Прогнозируемые сальдо. Прогнозируемые сальдо выводятся по строкам закупок и продаж для отдельных товаров, номенклатурных групп, контрагентов и групп контрагентов в зависимости от того, в какой форме активизирован запрос. Система суммирует прогнозные строки по открытым учетным периодам, заданным в модуле ГЛАВНАЯ КНИГА, и отображает результаты в количественном и стоимостном выражении 1. Вызовите какую-либо форму редактирования прогнозных строк.
Microsoft Business Solutions
343
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 2. Нажмите кнопку Прогнозируемые сальдо. Система отобразит окно следующего запроса:
Рис. 278. Просмотр прогнозируемых сальдо. 3. Выберите прогнозную модель в поле Модель. При составлении запроса выбирается тот год, которому принадлежит проставленная в поле Финансовый год дата. По умолчанию анализируется текущий финансовый год. 4. В запросе отображается информация по открытым финансовым периодам выбранного учетного года: Поле
Описание
Начало периода
Дата начала периода.
Количество
Количество, просуммированное по прогнозным строкам продаж (закупок) за учетный период.
Процент
Накопленное количество в процентах от итогового объема продаж (закупок) за год.
Нарастающее количество
Количество товара нарастающим итогом с начала учетного года.
Сумма
Прогнозируемые закупки за период в денежном выражении с учетом скидок.
Процент
Накопленная сумма в процентах от итоговой стоимости продаж за год. Данная колонка позволяет проанализировать динамику прогнозируемых закупок (продаж).
Нарастающее
Сумма нарастающим итогом с начала учетного года.
Как вывести все строки прогноза закупок/продаж 1. Выберите пункт главного меню Управление запасами/Запросы/Прогноз/Прогноз продаж (или Управление запасами/Запросы/Прогноз/Прогноз закупок). 2. Появившаяся форма, с ее интерфейсом и содержанием, аналогична форме редактирования строк прогнозов. В ней собраны существующие строки прогнозов продаж или закупок.
344
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 279. Просмотр строк прогноза продаж.
8.2.4.2.
Просмотр информации о прогнозах с помощью стандартных отчетов
Для анализа спрогнозированных закупок и продаж можно использовать стандартные отчеты модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ, собранные в двух папках главного меню: Управление запасами/ Отчеты/ Прогноз/ Прогноз закупок и Управление запасами/ Отчеты/ Прогноз/ Прогноз продаж. Отчеты по закупкам и продажам одинаковы, ниже приводится описание отчетов по продажам.
Как просмотреть строки прогнозов продаж 1. Активизируйте пункт главного меню Управление запасами/ Отчеты/ Прогноз/ Прогноз продаж/ Прогноз продаж по номенклатуре. 2. Выберите условия фильтрации и сортировки данных в появившемся запросе (по кнопке Выбор). Можно осуществить выборку строк по прогнозной модели, номенклатуре, клиенту или группе клиентов. 3. Нажмите кнопку ОК. В отчете выводятся строки прогноза продаж, сгруппированные по каждой номенклатурной единице. Все строки, распределенные по периоду прогнозирования, развернуты. Приводятся конфигурация, для которой задан прогноз, прогнозная модель, предполагаемая дата продажи, комментарий, объем продажи, цена реализации, процентная и фиксированная скидки, величина накладных расходов и, наконец, итоговая стоимость заказа.
Как сравнить прогнозируемые обороты с фактическими 1. Выберите пункт Управление запасами/ Отчеты/ Прогноз/ Прогноз продаж/ Прогноз/Факт. 2. В появившемся запросе Прогноз и Факт по складскому обороту выберите модель, которую Вы желаете сравнить с реальными показателями. В группе полей Прогноз в интервале определите интервал прогнозирования. Поля Реально в интервале определяют период, для которого отображаются реальные объемы продаж. Чаще всего Вам придется сравнивать прогноз продаж на следующий год с реальными данными за текущий.
Microsoft Business Solutions
345
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 280 Сравнение прогнозируемых оборотов с фактическими. 3. Задайте, при необходимости, критерии выборки данных (кнопка Выбор) и запустите процедуру составления отчета. Отчет состоит из двух частей. В одной части обобщаются заданные прогнозы продаж по каждой номенклатурной единице. В другой части собрана информация о фактических объемах продаж номенклатуры за определенный период. Аналогичный запрос Прогноз/прогноз используется для сравнения прогноза по одному периоду (модели) с прогнозом по другому периоду (модели).
8.3. Расчет потребностей Важнейшая функциональность сводного планирования – расчет потребностей в компонентах и планирование закупок (покрытия). Расчет потребностей ведется системой в два этапа: •
Расчет брутто-потребностей: анализ прогнозируемых закупок и продаж без учета наличных запасов и открытых закупок/заказов, т.е. прогнозное планирование (см. пункт 8.3.2).
•
Расчет чистой потребности в товарах: планирование закупок с учетом прогнозного плана, наличного уровня запасов и открытых заказов (в т.ч. незавершенных производств) – сводное планирование (см. пункт 8.3.4).
Спланированные закупки можно одобрить и перевести в статус открытых. Перед запуском механизмов расчета потребностей необходимо создать группы покрытия и настроить параметры ликвидности номенклатурных единиц.
8.3.1.
Настройка покрытия (ликвидности)
При установке параметров покрытия необходимо принимать во внимание реальный механизм пополнения запасов. Методология хранения товаров на складе сильно разнится по отраслям и отдельным предприятиям. Например, существуют компании со значительными складскими запасами для быстрого выполнения клиентских заказов, так и фирмы с небольшими (или вообще отсутствующими) запасами, ориентированные на изготовление/закупку компонентов в реальном времени. Иногда применяется индивидуальный подход к хранению номенклатурной единицы: для некоторых компонентов с длительным временем производства создается резервный запас, а остальные узлы производятся или закупаются «на лету». Такие различия обязательно должны найти свое отражение в настройках сводного планирования.
Как создать группы покрытия
346
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Вместо того чтобы задавать правила покрытия отдельно для каждой номенклатурной единицы, можно создать группы покрытия и установить параметры покрытия для целой серии компонентов, поставив им в соответствие ту или иную группу. Распределение компонентов по группам покрытия не обязано дублировать разбиение по номенклатурным группам. Компоненты можно объединять по принадлежности определенному поставщику, по времени изготовления и т.д. Значения некоторых опций групп покрытия (временных границ, сообщений по действиям и фьючерсам) могут переопределяться в сводном плане. Номенклатурные единицы, которым не были поставлены в соответствие группы покрытия, считаются принадлежащими стандартной группе, т.е. той, что указана в параметре Группа покрытия модуля СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ.
*
Среди наиболее важных параметров в группах покрытия следует отметить отрицательные и положительные дни. Для некоторых компонентов рекомендуется отключить выдачу сообщений по действиям и фьючерсам (разумеется, не в ущерб целостности системы планирования, а только в тех случаях, когда выдача сообщений не приносит существенной выгоды).
1. Выберите пункт главного меню Сводное планирование/Настройки/Покрытие/Группы покрытия. 2. Создайте новую группу покрытия на вкладке Обзор, указав ее код в поле Группа покрытия и описание в поле Название. Для группы покрытия можно выбрать календарь рабочего времени, но в логистике Microsoft Business Solutions–Axapta эта функция не используется.
Рис. 281. Вкладка Разное формы Группы покрытия. 3. Перейдите на вкладку Разное и укажите следующие параметры покрытия: Поле
Описание
Группа покрытия, Название
Идентификатор и описание группы покрытия.
Потребности по версии спецификации
При активизации данного режима система в ходе расчета потребностей будет принимать во внимание версии спецификаций. Например, если прогнозируются продажи определенной в поле Версия спецификации версии товара, системе придется запланировать закупку или производство, пусть даже на складе имеется товар другой версии.
Потребности для версии маршрута
Индивидуальное планирование производства изделий, различающихся версией маршрута.
Временная граница для покрытия
Период, на который система планирует покрытие нехватки запасов. Данная временная граница фактически определяет протяженность сводного плана во времени. Все временные границы (см. п. 8.3.5.4) определяются в днях и отсчитываются
Microsoft Business Solutions
347
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
от даты запуска планирования (текущей даты). Отрицательные дни
Количество дней, в течение которых поддерживается отрицательная ликвидность склада. В это время система отказывается от дополнительных закупок в ожидании доставки заказов (подробнее см. п. 8.3.5.2). Все планируемые поставки система откладывает на конец этого строка.
Положительные дни
Целочисленное значение этого поля определяет промежуток времени, в течение которого отгрузка товаров клиенту осуществляется из наличных запасов без планирования дополнительных закупок. Увеличение количества положительных дней приводит к длительному резервированию запасов и снижению их оборачиваемости.
Рис. 282. Вкладка Прочее формы настройки групп покрытия. 4. Обратитесь к вкладке Прочее: Поле
Описание
Запрошенный статус производства
Статус, который присваивается производственным заказам после утверждения.
Время утверждения
Период времени, в течение которого система автоматически утверждает запланированные заказы, переводя их в статус открытых. Определяется, как и все остальные временные границы, в днях.
Временная граница блокировки
До истечения этого срока система не может создавать новые спланированные заказы. Все накопившиеся за это время потребности будут удовлетворены заказами, запланированными на конец срока.
Временная граница развертывания
Представляет собой промежуток времени в днях, при планировании которого система развертывает спецификации на компоненты. Он определяет, как долго система будет рассчитывать зависимые потребности в компонентах.
Временная граница для мощности
Определяет период, при планировании которого учитываются ограничения на производственные мощности. В непроизводственной логистике не используется.
Журнал переносов
Складской журнал, в который будут помещаться утвержденные предложения по перенос.
Временная граница прогнозного плана
Определяет протяженность отрезка прогнозного плана, который будет перенесен в сводный. Как правило, прогнозные
348
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
планы создаются на срок 12-36 месяцев, а сводные планы обычно покрывают период порядка 1-24 месяцев. В большинстве случаев данная граница равна временной границе покрытия. Если граница покрытия меньше, то конец прогнозного плана будет перенесен в сводный без каких-либо изменений. Продолжительность этого отрезка будет равна разнице временных границ. Ключ сокращения
В этом поле можно выбрать ключ сокращения, согласно которому урезаются прогнозируемые объемы закупок и заказов при переносе прогнозного плана в сводный. Даже если сокращение идет по методу исключения объема открытых запасов, здесь следует указать произвольный ключ сокращения.
Резерв прихода
Добавляет резервные дни в план закупок, создавая запас времени прихода компонентов или товаров на склад. Таким образом, резерв прихода позволяет нивелировать задержки на погрузочно-разгрузочные работы, приемку (контроль качества), транспортировку и т.д. Рассмотрим следующий пример: пусть продажа изделия запланирована на 15-е число текущего месяца, а срок выполнения производственного заказа на этот товар составляет 10 дней. Тогда по умолчанию система запланирует заказ на 5-е число, а с резервом прихода в 2 дня – на 3-е.
Резерв расхода
Предотвращает задержки, связанные с отгрузкой товаров со склада (погрузка, транспортировка, ожидание в очередях и т.д.). Например, если продажи запланированы на 10-е число, то при времени доставки товара со склада в 3 дня система запланирует закупку на 7-е. С учетом резерва расхода в 1 день система и выдаст предложение на отгрузку компонентов 6-го числа.
Резерв заказа у поставщика
Этот резерв представляет собой дополнительное время на принятие решения по закупке. Например, при условии, что закупка компонента планируется на 15-е число, система при марже заказа в 3 дня запросит решение по закупке 12-го.
Рис. 283. Опции выдачи предложений по действиям. 5. Теперь на вкладке Действие необходимо задать опции генерации действий (см. п. 8.3.5.5): Поле
Описание
Сообщение по мероприятию
Данный переключатель активизирует режим генерации
Microsoft Business Solutions
349
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® предложений мероприятий. Временная граница мероприятия
Период, в ходе планирования которого система выдает выбранные мероприятия.
Предел отсрочки
Максимальный промежуток времени между приходом и расходом без генерации действия по отсрочке заказа/закупки.
Предел ускорения
Представляет собой максимальный промежуток времени, в течение которого система не выдает предложения на мероприятия. Например, если приход товара запаздывает на 2 дня, но в поле значение поля Предел ускорения определено в 3 дня, система не будет выдвигать предложения по ускорению прихода товара.
Базисная дата
Дата, от которой отталкивается система при расчете действий. Возможны два варианта: Дата потребности – исходная дата поставки заказа и Фьючерсная дата – дата поставки, скорректированная фьючерсом.
Ускорение
Генерировать предложения по приближению даты поставки заказа.
Отсрочка
Активизировать действия по отсрочке заказов.
Сокращение
Активизировать действия по сокращению объемов заказов.
Увеличение
Рассчитывать действия по увеличению объема заказов.
6. Обратимся к настройке механизма расчета фьючерсов на вкладке Фьючерс. Установите значения следующих полей (см. п. 8.3.5.5): Поле
Описание
Сообщение по фьючерсам
Активизировать средства корректировки сроков доставки закупок и выполнения производства – т.н. фьючерсы. Если доставить закупку в требуемые сроки невозможно, система генерирует сообщение по фьючерсу, предлагая отложить выполнение заказа.
Временная граница фьючерсов
При планировании этого периода система будет рассчитывать фьючерсы.
Как настроить параметры покрытия номенклатурных единиц 1. Откройте форму Номенклатура (Управление запасами/Номенклатурные единицы). 2. Выберите товар, покрытие запасов которого необходимо спланировать. Перейдите к вкладке Разное.
350
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 284. Параметры покрытия номенклатурной единицы. 3. В поле Группа закупщиков укажите группу закупщиков, которая будет перенесена в параметры планируемой закупки. 4. Нажмите кнопку Настройки/ Покрытие, в появляющейся форме Покрытие создайте новую запись и в поле Группа покрытия выберите группу покрытия товара, которая определяет механизм формирования резервных запасов, переноса прогнозного плана в сводный и генерации действий и фьючерсов. На вкладке Разное формы Покрытие заполните следующие поля: Поле
Описание
Перекрыть
Установка данного флажка означает, что механизм покрытия, настроенный в карточке товара, имеет более высокий приоритет чем механизм покрытия, указанный в группе покрытия для товара.
Код покрытия
Это чрезвычайно важное поле определяет механизм покрытия запасов товара. Предлагаются следующие методики покрытия: Период: система аккумулирует потребности на протяжении периода планирования и планирует закупки для их удовлетворения в конце очередного периода планирования. Потребность: для каждой планируемой операции отпуска немедленно создается соответствующее предложение по закупке. Мин/Макс: если при расчете потребностей обнаружится, что количество товара меньше указанного в поле Минимум, система создаст предложение на закупку, чтобы довести наличие товара до значения в поле Максимум. Вручную: означает, что автоматический расчет и создание предложений на закупку данного товара производиться не будет.
Период покрытия
Microsoft Business Solutions
Длительность периода планирования в механизме покрытия
351
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Период. Минимальный и максимальный уровни запасов для кода покрытия Мин/Макс.
Минимум, Максимум
5. Возвращаясь в карточку товара, на вкладке Ссылки заполните поля группы полей Покрытие: Поле
Описание
Остановить развертывание
Используется при расчете потребностей в компонентах спецификаций. Если установить данный флажок, развертывание спецификации будет остановлено на уровне выбранного товара. Другими словами, если выбранный товар является спецификацией, то развертывать ее система не будет, а сформирует предложение по закупке (производству) целой спецификации.
Поставщик
Поставщик, выбранный в этом поле, будет перенесен в планируемые закупки товара.
6. Проверьте, правильно ли проставлена длительность сроков упреждения (доставки) на вкладке Количество таблицы номенклатуры.
Как настроить специальные условия планирования по складам 1. Если для товара задан режим индивидуального планирования по складам, следует задать методы покрытия для отдельных складов в форме Покрытие. 2. Для этого в форме Номенклатура выберите товар и нажмите кнопку Настройки/ Покрытие.
Рис. 285. Настройки планирования по складам. 3. Создайте отдельные строчки для настроек планирования по конкретной конфигурации номенклатуры и конкретному складу. 4. Для каждой комбинации конфигурации и склада выберите Группу покрытия, Код покрытия и прочие параметры планирования (см. выше). 5. Теперь, если прогнозируется расход с некоторого склада (некоторой конфигурации), система запланирует покрытие согласно настройкам именно этого склада (конфигурации).
352
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
8.3.2.
Прогнозное планирование
После составления прогноза можно сформировать прогнозный план – долговременный план производства. Обычно компания нуждается в планировании на срок от одного до трех лет. Прогнозный план помогает оценить потребности в материалах и производственных мощностях, и, стало быть, рассчитать предстоящие затраты. На основе полученной информации компания может распланировать продажи и закупки. Точность прогноза зависит от того, насколько предсказуемым является сбыт продукции. Основными целями прогнозного планирования в контексте логистики являются: • Учет прогнозируемых объемов продаж готовой продукции за указанный срок. • Учет прогнозируемых закупок. Прогнозный план основывается исключительно на составленном прогнозе и не принимает во внимание наличие материалов, открытых заказов и т.д. Настройка прогнозных планов осуществляется в форме Прогнозные планы.
Как настроить прогнозные планы Перед запуском прогнозного планирования необходимо задать опции прогнозного плана, частично переопределяющие параметры групп покрытия товаров. Параметры прогнозного плана определяют модель, по которой предстоит рассчитать брутто-потребности, задают продолжительность (глубину) планирования. 1. Активизируйте пункт главного меню Сводное планирование/Настройки/Планы/Прогнозные планы. 2. Создайте прогнозный план на вкладке Обзор появившейся формы. Укажите его идентификатор и название.
Рис. 286. Параметры прогнозного плана. 3. Перейдите на вкладку Разное. Здесь можно задать различные параметры выбранного прогнозного плана: Поле
Описание
Прогнозный план
Код прогнозного плана.
Включать прогноз закупок, Включать прогноз продаж
Использование прогнозов закупок/заказов в ходе составления прогнозного плана.
Модель прогноза состояния запасов
Выбор прогнозной модели (подмодели), на которой основывается прогнозный план. В ходе планирования в расчет будут приниматься только те строки, которые принадлежат этой модели.
Microsoft Business Solutions
353
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Серия документов для сплан. заказов
Выбор номерной серии спланированных заказов для прогнозного планирования. Если предполагается использовать стандартную серию документов, заданную в параметрах модуля СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ, в данном поле можно оставить значение по умолчанию.
Серия документов для рабочих сессий
Номерная серия записей системного журнала, хранящего сведения о всех выполненных процедурах прогнозного планирования по выбранному плану. Доступ к системному журналу осуществляется с помощью кнопки Системный журнал. Если предполагается использовать стандартную серию документов, заданную в параметрах модуля СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ, в данном поле можно оставить значение по умолчанию.
4. На вкладке Временные границы можно ввести различные ограничения по времени, накладываемые на прогнозный план. Описание временных границ покрытия, развертывания и мощности дается в пункте 8.3.1. 5. Задайте резервы прихода, расхода и одобрения закупки (см. п. 8.3.5.3) на вкладке Гарантийный резерв.
Как создать прогнозный план После ввода прогнозов продаж и закупок, настройки ликвидности и параметров прогнозного плана можно перейти к составлению прогнозного плана и вычислению брутто-потребностей в товарах. При генерации прогнозного плана система требует выбрать идентификатор прогнозного плана. Если выбрать план, отличный от текущего, можно выполнить своего рода имитацию планирования: система создает новую сессию прогнозного плана, но в списке брутто-потребностей отразит старый («текущий») план. Просмотреть любой прогнозный план можно с помощью системного журнала планирования (см. пункт 8.3.3). 1. Активизируйте пункт главного Прогнозное планирование.
меню
Сводное
планирование/Периодические
операции/
2. Выберите идентификатор подлежащего обновлению прогнозного плана в появившемся окне Прогнозное планирование. 3. Нажмите одну из указанных кнопок: ОК: приступить к прогнозному планированию. Отменить: отменить прогнозное планирование и аннулировать все изменения параметров. Выбор: при нажатии на кнопку появится окно запроса, позволяющего выбрать номенклатуру, по которой необходимо произвести расчет брутто-потребностей. 4. Составление прогнозного плана завершено. Обратите внимание на то, что каждый запуск процедуры прогнозного планирования приводит к формированию нового плана, который отображается в запросах и отчетах по брутто-потребностям. Система сохраняет все старые планы в так называемом системном журнале, который вызывается с помощью кнопки Системный журнал в форме Прогнозные планы (см. пункт 8.3.3).
354
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 287 Системный журнал.
Как удалить прогнозные планы Для того чтобы удалить все прогнозные планы, история которых хранится в системном журнале, используется периодическая операция Удаление плана. 1. Активизируйте пункт главного меню Сводное планирование/Периодические операции/Планы/ Удаление плана. 2. Выберите код плана и нажмите кнопку ОК.
8.3.3.
Просмотр результатов (брутто-потребностей)
Как просмотреть результаты прогнозного планирования Каждая процедура прогнозного планирования формирует новый план, который отображается в запросах и отчетах по брутто-потребностям. Система сохраняет все старые планы в системном журнале, который можно посмотреть с помощью кнопки Системный журнал в форме Прогнозные планы. 1. Откройте форму Прогнозные планы (Сводное планирование/Настройки/Планы/Прогнозные планы). 2. Выберите интересующий Вас прогнозный план на вкладке Обзор и нажмите кнопку Системный журнал. На экране появится история всех сохраненных сессий планирования для выбранного прогнозного плана. Приводятся: название плана, его код (Номер задания) согласно серии документов рабочих сессий, даты запуска и завершения сессии планирования. 3. Перейдите на вкладку Разное. Здесь можно выяснить время начала и завершения процедуры планирования с точностью до минуты (поля Начало и Завершение). 4. Просмотрите следующие сведения о количестве спланированных закупок, заказов и т.д., а также строк прогнозного плана в группе полей Инвентаризация на вкладке Статистика: Поле
Описание
Число строк по наличным запасам
Количество внутренних строк плана, задающих уровень наличных запасов на момент планирования.
Количество строк закупок, Количество производств, Число производственных строк, Число строк складского журнала
Количество строк плана, обобщающих сведения об открытых закупках, производствах и т.д.
Число строк прогноза продаж, Число строк прогноза закупок
Количество строк продаж и закупок в прогнозном плане.
Число строк прогнозного плана
Количество строк, попавших из прогнозного плана в сводный.
Число спланированных
Число спланированных производственных заказов согласно
Microsoft Business Solutions
355
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
производственных заказов
сводному плану.
Число строк спецификации
Количество компонентов спецификаций, для которых запланировано покрытие складских запасов.
Количество сплан. закупок, Количество сплан. переносов
Количество закупок и операций переноса со склада на склад, спланированных системой.
5. Проанализировать время выполнения операции планирования помогают поля группы Времена обработки: Поле
Описание
Обработка
Общее время планирования.
Покрытие
Ушло времени на расчет покрытия запасов.
Сообщения по действию
Столько времени система занималась расчетом действий.
Сообщение по фьючерсам
Столько времени ушло на расчет фьючерсов.
6. В поле Число номенклатур указано количество номенклатурных единиц, обработанных в ходе планирования, а в поле Число уровней – максимальная глубина развертывания спецификаций. 7. Чтобы посмотреть результаты расчета прогнозного плана, откройте форму Спланированные заказы (Сводное планирование/ Спланированные заказы):
Рис. Строки прогнозного плана Поле
Описание
Номенклатура
Номенклатура, по которой составлена строка плана.
Конфигурация
Конфигурация номенклатуры
Дата заказа
Дата когда был осуществлен заказ
Дата поставки
Дата к которой может быть поставлен спланированный заказ (уже скорректированная с учётом фьючерса и/или мероприятия)
356
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Запрошенная дата
Желаемая дата поставки (изначальная)
Требуемое количество
Необходимое количество товара.
Поставщик
Поставщик для закупки
Статус
Статус спланированного заказа: Не обработано. Статус только что спланированного заказа. Обработано. Проанализированный сотрудником заказ.
и
скорректированный
Одобрено. Одобренный к утверждению заказ. Окончательно утвержденный: Статус заказов, переведенных в статус закупок или производств. Это единственный статус, который нельзя присвоить заказам вручную, а только после утверждения (кнопка Утвердить). Где используется данный спланированный заказ
Использование
Вид спланированного заказа: - Производственный заказ - Закупка - Перенос 8. На вкладках Разное, Настройки, Мероприятия и дополнительную информацию по выбранной строке
Ссылка
8.3.4.
Фьючерсы
можно
просмотреть
Сводное планирование
Сводное планирование товарно-материальных потоков производится с целью краткосрочного планирования закупок и производства. Учитываются наличные запасы товара на складах, недопоставленные (открытые) закупки и заказы, незавершенное производство. Как правило, сводный план включает в себя прогнозный и осуществляет покрытие требований прогнозируемых продаж. Ограничения на число сводных планов отсутствуют. Облегчают создание планов функции копирования и переноса в новые планы фрагментов уже существующих планов. Перед сводным планированием требуется: •
Настроить группы покрытия и параметры ликвидности номенклатурных единиц (см. пункт 8.3.1).
•
Выполнить, если возможно, прогнозное планирование (см. пункт 8.3.2).
Процедура сводного планирования в системе Microsoft Business Solutions–Axapta производится в несколько этапов и включает: • Настройку ключей сокращения (см. пункт 8.3.4.1). • Настройку параметров сводных планов (см. пункт 8.3.4.1). • Собственно сводное планирование (см. пункт 8.3.4.2). • Анализ полученных результатов (см. пункт 8.3.4.4)
8.3.4.1.
Настройка параметров сводного планирования
Как создать ключи сокращения Механизм сокращения – своего рода фильтр, который используется при переносе прогнозного плана в сводный для снижения уровня требований, выдвигаемых прогнозом. Например, с его помощью можно запланировать закупку вполовину меньшего объема товара, чем диктуется прогнозом.
Microsoft Business Solutions
357
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Подробный график сокращения по месяцам и дням задается с помощью ключей сокращения. Ключи сокращения ставятся в соответствие группам покрытия, так что сокращение может производиться индивидуально по каждой номенклатурной единице. Если требуется сократить величину прогноза на объем открытых заказов, применяется другой метод сокращения, который игнорирует ключи сокращения. Рассмотрим использование ключей на простом примере. Пусть заданы следующие строки ключа: Сдвиг
Единицы
Процент
1
Месяц
100
2
Месяц
75
3
Месяц
50
4
Месяц
25
Сопоставим этот ключ группе покрытия и выберем принцип сокращения Процент в параметрах текущего сводного плана. Допустим, что прогноз продаж подразумевает ежемесячный выпуск 1000 единиц продукции. Тогда при составлении сводного плана на 1-е января в него попадут следующие требования к производству: Месяц
Количество
Январь
0
Февраль
250
Март
500
Апрель
750
Май – Декабрь
1000
Допустим теперь, что при настройке сводного плана был задан принцип сокращения Заказы, и на момент запуска сводного планирования были оформлены следующие заказы на продажу: Месяц
Количество
Январь
956
Февраль
1176
Март
451
Апрель
119
Май – Декабрь
-
В этом случае в сводном плане останутся такие заявки на продажу товара: Месяц
Количество
Январь
44
Февраль
0
Март
549
Апрель
881
Май – Декабрь
1000
358
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Итак, ключи сокращения задают профиль снижения прогнозных требований к производству. Нельзя забывать о том, что указанные в ключах процентные доли принимаются во внимание только при включенном режиме Процент расчета сокращения. Рассмотрим, как создать ключи сокращения. 1. Выберите пункт меню Сводное планирование/Настройки/Покрытие/Ключи сокращения. 2. Создайте новую строку в таблице ключей сокращения. Задайте код ключа в поле Ключ сокращения, а его краткое описание – в поле Название. 3. Если график сокращения должен начинаться не с момента запуска планирования, а с заданной даты, проставьте √ в поле Фиксировано и введите дату в поле Открытая дата.
Рис. 288. Настройка ключей сокращения. 4. Перейдите на вкладку Периоды, чтобы задать профиль распределения для выбранного ключа. Введите необходимое количество строк по числу периодов, для которых задаются индивидуальные процентные доли сокращения заказов: Поле
Описание
Сдвиг
Начало периода сокращения. Отсчитывается в выбранных единицах от даты составления прогноза (или фиксированной начальной даты), т.о. если первый период сокращения начинается сразу с момента прогнозирования, в поле следует проставить 0.
Единицы
Единицы измерения длительности сдвига: день, месяц или год.
Процент
Процентная доля, на которую следует сократить прогнозируемый объем.
Начальная дата
В этом поле система автоматически отображает дату начала периода, для которого задан процент сокращения, в соответствии со значениями полей Сдвиг, Единицы и, возможно, Начальная дата.
Конечная дата
Дата окончания периода.
Месяц
Здесь указывается месяц, на который приходится дата окончания периода.
Как настроить сводный план При настройке сводного плана можно переопределить массу опций планирования, в их числе: временные границы групп покрытия и гарантийные резервы времени. 1. Откройте форму Сводные планы, воспользовавшись пунктом главного меню Сводное планирование/Настройки/Планы/Сводные планы.
Microsoft Business Solutions
359
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 2. Создайте новый сводный план, указав его буквенно-цифровой идентификатор и название на вкладке Обзор.
Рис. 289. Настройка общих параметров сводного плана. 3. Перейдите на вкладку Разное. Выберите значения следующих параметров: Поле
Описание
Включать запасы в наличии
Учесть наличные на момент планирования запасы товаров.
Включать складские проводки
Данное поле устанавливает режим, в котором система расценивает все строки закупок, заказов и производств, как полученные. Т.е. переключатель активизирует учет недополученных заказов и незавершенных производств.
Включать предложения
Включать в расчет складские проводки со статусами Расходыпредложения и Приходы-предложения, т.е. считать, что все предложения переведены в статус заказов, и по ним будет осуществлена приемка на складе.
Включать прогнозный план
Учесть в процессе сводного планирования результаты прогнозов закупок и продаж, зафиксированные в прогнозном плане. Если параметр не выбран, прогнозирование не будет учтено в сводном плане.
Вероятность в %
Вероятность выполнения заказов в процентах.
Прогнозный план
Код прогнозного плана, который ляжет в основание сводного.
Принцип сокращения
Метод сокращения прогнозного плана: Нет (без сокращения), Процент (в соответствии с ключами сокращения), Открытые заказы (сократить на величину открытых заказов).
Серия документов для сплан. заказов
Выберите номерную серию для строк сводного плана (спланированных закупок).
Серия документов для рабочих сессий
Значение поля определяет нумерацию сессий сводного планирования (тех, которые отображаются при нажатии кнопки Системный журнал).
4. На вкладке Временные границы можно переопределить временные границы покрытия, блокирования, окончательного утверждения, развертывания, прогнозного плана, мощности, генерации сообщений по действиям и фьючерсам, определенные в параметрах групп покрытия и прогнозного плана. Например, чтобы сократить отрезок прогнозного плана, который
360
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® переносится в сводный, установите пометку в поле Прогнозный план и введите рядом новую длительность прогнозирования. 5. Переопределите, при необходимости, резервы прихода, отпуска и одобрения заказа на вкладке Гарантийный резерв.
8.3.4.2.
Сводное планирование
Приступим к сводному планированию. При создании сводного плана учитываются наличие запасов на складе, открытые заказы, складские проводки, закупки и спланированное производство. Сводный план формируется с учетом специальных параметров таблицы сводных планов, параметров групп покрытия, общих опций планирования и результатов прогнозирования. В результате система формирует так называемые спланированные заказы на закупку или сборку изделий, необходимые для выполнения заказа клиента, и отображает их в таблице Спланированный заказ. Отметим важнейшие задачи, решаемые в ходе сводного планирования: •
идентификация необходимой номенклатуры;
•
подбор конфигурации;
•
определение даты начала производства/закупки;
•
генерация спланированных заказов.
Процесс сводного планирования выполняется, как правило, ежедневно – по ночам с обработкой предложений по действию на следующее утро. При запуске необходимо определить базовый сводный план. При выборе плана, отличного от текущего, происходит своего рода имитация планирования: система составляет новый план, а в списке чистых потребностей и спланированных заказов отображает текущий. Способ расчета потребностей регулируется параметрами ликвидности номенклатурных единиц, группами покрытия (8.3.1) и настройками сводного плана.
Как сформировать сводный план 1. Выберите пункт главного меню.
Сводное
планирование/Периодические
операции/Сводное
планирование
2. На экране появится диалоговое окно, в котором следует выбрать идентификатор требующего обновления сводного плана. 3. Далее можно нажать на одну из функциональных кнопок: ОК: запустить сводное планирование. Отменить: оборвать процедуру запуска сводного планирования. Выбор: выбрать номенклатуру, подлежащую планированию, с помощью стандартного системного запроса. 4. Составление сводного плана завершено. Система фиксирует длительность процедуры планирования и заносит ее в системный журнал. Результаты расчета можно просмотреть в формах Спланированный заказ, Чистые потребности и Проводки потребностей (см. пункт 8.3.4.4).
Как удалить сессии сводного планирования Для того чтобы удалить сессии сводного планирования, история которых хранится в системном журнале, используется периодическая функция Удаление плана. 1. Активизируйте пункт главного /Планы/Удаление плана.
меню
Сводное
планирование/Периодические
операции
2. Выберите идентификатор сводного плана в появившемся запросе и нажмите кнопку ОК.
Microsoft Business Solutions
361
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
8.3.4.3.
Работа со спланированными заказами
Как уже упоминалось, результаты сводного планирования отображаются в форме Спланированный заказ. В данной форме можно: • создать/отредактировать планируемые заказы или даже сформировать план «с нуля»; • оценить чистые потребности в выбранном товаре; • развернуть заказ на спецификацию; • утвердить запланированные заказы.
Как обработать спланированные заказы 1. Выберите пункт Сводное планирование/Спланированные заказы главного меню. Перед Вами появится форма Спланированные заказы, отражающая результаты сводного планирования.
Рис. 290. Форма Спланированный заказ. 2. На вкладке Обзор этой формы перечислены все запланированные закупки и производственные заказы. Поля на этой вкладке несут следующую информацию: Поле
Описание
Маркировка
Используется для групповой обработки спланированных заказов (утверждения).
Номенклатура, Конфигурация
Код и конфигурация номенклатурной единицы.
Требуемое количество
Запланированный объем закупки.
Дата заказа
Дата, на которую запланирована закупка.
Запрошенная дата
Исходно дата требования – это момент продажи, для покрытия которой запланирована закупка. Если не задан резерв заказа у поставщика и время упреждения заказа равняется нулю, дата заказа и дата требования совпадают.
Поставщик
Код поставщика закупаемого товара.
3. Непосредственно под списком заказов представлены поля, отображающие информацию о выбранном заказе: Поле
362
Описание
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Название номенклатуры
Развернутое название товара.
Поставщик
Код поставщика товара.
Статус
Статусы заказов назначаются пользователем для фильтрации и группировки спланированных заказов. Возможны следующие варианты: Не обработано: такой статус присваивается системой только что спланированному заказу. Обработано: оператор может присвоить заказу статус Обработано, если он проанализировал заказ, скорректировал его объем и сроки выполнения (например, выполнил рекомендации системы, оформленные в виде действий и фьючерсов) и подготовил его к одобрению. Одобрено: такой статус можно присвоить заказу, подлежащему переводу из спланированных в разряд реальных закупок. Окончательное утверждение выполняется с помощью кнопки Функции/ Утверждение. Окончательно утвержденный: этот статус назначается заказам, переведенным в статус закупок. Внутренний идентификатор спланированного заказа.
Код
*
В непроизводственной логистике заказы типа Производство являются в некотором роде фиктивными: они указывают оператору дату сборки спецификации, которую придется провести вручную с помощью функции Управление запасами/Периодические операции/ Спецификации/Приемка (см. пункт 7.2.1). Утвердить производственный заказ, не обладая правами на модуль ПРОИЗВОДСТВО, нельзя. Тем не менее, система корректно создает закупки деталей для сборки спецификации.
4. На вкладке Фильтр сосредоточены поля группы Спланированные заказы, позволяющие отфильтровать спланированные заказы по типу заказа, статусу, номенклатурной группе, которой принадлежит товар, группе закупщиков, поставщику и дате заказа. Например, для того, чтобы оставить в обзорном списке только необработанные заказы, в поле Статус следует выбрать Не обработано и отметить флажок, находящийся слева от этого поля. 5. Для получения дополнительной информации по спланированному заказу следует перейти на вкладку Разное, а затем на вкладку Настройки (перечислены только новые поля): Поле
Описание
План
План, который содержит спланированные заказы. Изначально в этом поле значится текущий сводный план. Для вывода содержимого остальных сводных планов используется функциональная кнопка Планы.
Номер заказа
Код сессии планирования.
Номер аналитики
Внутренний идентификатор комбинации кодов складской аналитики.
Группа закупщиков
Группа сотрудников, ответственных за закупку товара. Группа закупщиков извлекается из записи номенклатурной единицы, попадает в прогнозный план, а затем переносится в сводный.
Запрошенный номер закупки
Здесь можно выбрать код существующей закупки, в которую попадет спланированный заказ после утверждения. Спланированный заказ войдет в закупку отдельной строкой. Код поставщика спланированного заказа и закупки должны
Microsoft Business Solutions
363
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
совпадать. Название желаемого журнала
Журнал, в который попадет перенос после утверждения. Имя журнала по умолчанию указывается в группе покрытия товара.
Код спецификации
Поле используется для выбора альтернативной спецификации (структуры изделия). Если оставить его незаполненным, система обратится к основной спецификации на изделие.
Рис. 291. Параметры действий. 6. Если система предложила действие по корректировке спланированного заказа, на вкладке Мероприятие приводятся параметры этого действия: Поле
Описание
Действие
Тип действия, которое рекомендуется произвести со спланированным заказом: Ускорение: перенести дату закупки (производства) на более ранний срок. В поле Дни указывается интервал переноса со знаком минус. Отложить закупку на Дни дней. Увеличить: увеличить объем закупки с величины в поле С количества до величины в поле До количества. Сократить объем закупки с величины в поле количества до величины в поле До количества.
С
Отменить: полностью отменить спланированный заказ. Возможны комбинированные действия: Увеличить, Ускорить + Сократить и т.д.
Ускорить
Дни
Приращение даты закупки.
Конечная дата
Рекомендуемая дата проведения закупки для действий типа Ускорение и Отложить.
С количества
Объем закупки (производства) до действия.
До количества
Рекомендуемый объем закупки (производства).
+
7. На вкладке Фьючерс должны приводиться параметры фьючерса, но фьючерсы по спланированным закупкам лишены смысла. Дело в том, что фьючерс – это предложение по переносу даты продажи товара. Поля, находящиеся на этой вкладке, будут описаны в пункте 8.3.4.4, посвященном запросу Чистые потребности. 364
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 8. Даты требования и заказа, объем закупки, код поставщика и статус можно отредактировать. Например, для того, чтобы реализовать заложенные в действии типа Ускорить + Увеличить рекомендации по закупке, можно уменьшить величину поля Требуемое количество, проставить новую дату в поле Запрошенная дата и развернуть сводный план по выбранной номенклатуре в режиме Моделирование (подробнее о развертывании к корректировке плана см. ниже). 9. Убедившись в адекватности предложенного системой сводного плана (для этого можно использовать ряд запросов и отчетов модуля СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ), следует утвердить спланированные заказы, конвертировав их в форму закупок с помощью кнопки Функции/Утверждение. Как уже упоминалось, производственные заказы без лицензионных прав на производственные модули утвердить нельзя. При нажатии на кнопку Функции/Утверждение пользователь может выбрать: При одновременном утверждении нескольких спланированных заказов система объединяет их по закупкам согласно поставщику и группе закупщиков. Обратившись к вкладке Системный журнал, Вы получите список внутренних спланированных заказов или утвержденных закупок с указанием кода, даты окончательного утверждения и системного сообщения (поле Текст в системном журнале), которое может свидетельствовать о переводе спланированного заказа в статус закупки. При переходе с вкладки Обзор на Системный журнал курсор позиционируется именно на той строке, которая соответствует запланированному заказу. На вкладке Аналитика можно просмотреть, например, на какой склад (и с какого склада для переносов) попадет товар.
Как вручную сформировать строки сводного плана 1. Вызовите форму Спланированные заказы. Находясь на вкладке Обзор, нажмите комбинацию «горячих» клавиш Ctrl-N или воспользуйтесь кнопкой Создать инструментальной панели, чтобы внести новую строку в список спланированных заказов. 2. Система автоматически присвоит новому заказу статус Одобрено. В дальнейшем статус можно сменить. Выберите код товара в поле Номенклатура и, при необходимости, его конфигурацию в поле Конфигурация. В дальнейшем изменить код товара не удастся. 3. Заполните поля Требуемое количество, Дата заказа, Запрошенная дата и Поставщик. На вкладке Разное спланированному заказу можно поставить в соответствие группу закупщиков и номер существующий закупки. 4. Аналогично вводятся остальные строки сводного плана. Создание планового заказа завершено. Закупочная цена извлекается из настроек номенклатурной единицы. В дальнейшем заказ можно утвердить, скорректировать, развернуть или удалить.
Как развернуть спецификацию Речь идет о том, как спланировать покрытие запасов компонентов спецификаций. Прежде всего, для каждого компонента следует задать параметры покрытия (вкладка Покрытие формы Номенклатура). Развертывание спецификаций происходит автоматически: если прогнозируется продажа товара типа спецификация, система запланирует производственный заказ и закупки, необходимые для пополнения запасов деталей. Рассмотрим, как проанализировать и скорректировать предложенную системой схему покрытия производных потребностей: 1. Выполнив процедуру сводного планирования, вызовите форму Спланированные заказы (Сводное планирование/Спланированные заказы). 2. Наглядное представление о покрытии компонентов можно получить, установив курсор на спланированный производственный заказ и нажав функциональную кнопку Запросы/Развертывание. На экране появится окно следующего вида:
Microsoft Business Solutions
365
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 292. Древовидная структура покрытия зависимых потребностей. 3. Фактически, в этой форме выводятся данные о чистых потребностях (содержание сводного плана) в спецификации и компонентах. Спланированные заказы представлены полужирным шрифтом. 4. С помощью кнопки Спланированный заказ можно вывести подробности о выделенном спланированном заказе, представленном узлом древовидной структуры. Кнопка Считать заново позволяет отразить изменения, коснувшиеся спланированных заказов, заново сформировав древовидную структуру потребностей.
8.3.4.4.
Просмотр результатов чистых потребностей
Для просмотра информации о сводном плане в системе предусмотрен ряд стандартных запросов и отчетов.
Просмотр результатов с помощью запросов Основной запрос по сводному плану – Чистые потребности. Он активизируется в формах Спланированный заказ и Номенклатура. Остальные запросы – по фьючерсам и действиям – вызываются в папке Сводное планирование/Запросы главного меню.
Как просмотреть список чистых потребностей в товаре Чистые потребности – не что иное, как совокупность строк сводного плана, описывающих наличные запасы, открытые закупки и запасы, запланированные закупки и заказы, прогнозы и производства. Список чистых потребностей позволяет проследить прогнозируемую динамику накопления складских запасов. Возможен вывод графика накопления запасов. 1. Откройте форму Спланированный заказ, подведите курсор к одному из заказов на интересующий товар и нажмите кнопку Запросы/Профиль потребностей. Другой способ – воспользоваться функцией Запросы/Чистые потребности формы Номенклатура. Система отобразит следующее окно:
366
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 293. Чистые потребности в товаре. 2. Здесь на вкладке Обзор собраны все строки сводного плана, относящиеся к выбранной номенклатурной единице. По умолчанию записи отсортированы по дате требования. Если с помощью кнопки Сортировка выбрать опцию Дата мероприятия, система выведет спланированные заказы в той хронологической последовательности и с теми объемами, которые предусмотрены действиями. Аналогично, в режиме сортировки Фьючерсная дата вместо дат выполнения заказов и закупок будут подставлены рекомендованные фьючерсами сроки.
Как составить запрос по действиям 1. Выберите пункт Сводное планирование/Запросы/Покрытие/Мероприятия главного меню.
Рис. 294. Запрос по действиям. 2. Просмотрите следующую информацию на вкладке Обзор:
Microsoft Business Solutions
367
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Поле
Описание
Ссылка
Тип заказа, над которым Microsoft Business Solutions–Axapta рекомендует произвести действие. Возможны следующие варианты: Складской журнал, Запланированные производства, Запланированные закупки и др.
Код
Буквенно-цифровой идентификатор соответствующего заказа.
Номенклатура
Идентификатор номенклатуры в заказе.
Действие
Тип действия.
Дни
Рекомендованное число дней, на которое следует отсрочить или ускорить выполнение заказа.
С количества
Объем закупки (производства) до действия.
До количества
Рекомендуемый объем закупки (производства).
3. На вкладке Разное можно просмотреть краткие сведения о заказе, по которому рассчитано действие. Аналогичные данные можно видеть в формах Чистые потребности и Спланированный заказ. 4. Перейдите к вкладке Действие и просмотрите информацию о сроках и объемах поставки исходного заказа. Для справки по значению тех или иных полей обратитесь к пункту 8.3.4.3.
Как обработать запрос по фьючерсам 1. Активизируйте пункт Сводное планирование/Запросы/Покрытие/Фьючерсы главного меню.
Рис. 295. Запрос по фьючерсам. 2. На вкладке Обзор появившейся формы Фьючерсы собраны те же данные, что и по действиям: тип исходного заказа, его идентификатор, идентификатор товара, предполагаемая дата выполнения заказа, срок, на который предлагается отложить заказ, и объем заказа. Для получения дополнительной информации по заказу можно перейти на вкладку Разное. 3. Просмотрите подробные сведения о фьючерсе на вкладке Период.
Просмотр результатов с помощью отчетов Каждому запросу по сводному планированию соответствует определенный отчет. Все отчеты собраны в папке главного меню Сводное планирование/Отчеты.
368
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Например, отчет Спланированный заказ (Сводное планирование/Отчеты/Спланированный заказ) во многом повторяет информацию из одноименной формы. Перед получением отчета можно установить критерии выборки заказов по номенклатуре, поставщику, коду сводного плана и статусу. Помимо сведений, соответствующих данным на вкладке Обзор формы Спланированный заказ, в отчете приводятся: тип действия, ассоциированного с заказом (Действие), дата, на которую рекомендуется перенести заказ (Дата действия), а также изменение количества. Отчеты Действия и Фьючерсы содержат в точности те же сведения, что и одноименные запросы. Отчет Чистая потребность выводит исчерпывающие сведения о покрытии запасов номенклатуры. По каждому товару приводятся сведения из таблицы номенклатурных единиц: название, конфигурация и все параметры покрытия, включая время доставки товара (Время закупки) и время транспортировки заказа клиенту (Время упреждения). По всем товарам выводится список строк сводного плана в хронологической последовательности. Указываются тип и код исходного заказа, требуемая дата, требуемое количество, прогноз уровня запасов, поставщик, дата заказа – все сведения, которые можно видеть на вкладке Обзор запроса Чистая потребность. Кроме того, для некоторых заказов в отчете отображаются тип действия, рекомендуемая дата и количество по действию, дата и объем фьючерса.
8.3.5.
Примеры влияния параметров на расчет потребностей
Рассмотрим влияние различных параметров на результаты расчета. Заведем номенклатурную единицу, например, с кодом «Бумага А4». Создадим некоторую группу покрытия (Сводное планирование/Настройки/Покрытие/Группы покрытия). Временная граница покрытия – 1000 дней, временные границы окончательного утверждения и замораживания – 0 дней. Количество отрицательных и положительных дней – по 120. Займемся настройкой параметров покрытия нового товара. Чтобы избежать детализации до уровня отдельного склада, параметр Покрытие по складам товара (Управление запасами/ Номенклатурные единицы) устанавливать не будем. Выберите поставщика по умолчанию и созданную группу покрытия. Минимально допустимый уровень запасов определим в 30 штук, максимально допустимый – 90 штук (поля Минимум и Максимум соответственно). Код покрытия установите в значение Потребность. Проведем закупку, чтобы создать начальный запас товара на складе в 15 штук. Создадим открытый заказ на реализацию 20 штук товара Бумага А4 с датой поставки 15.01.2004. Создадим модель прогнозирования, например, Опт – оптимистический прогноз. Настроим параметры прогнозного плана, выбрав созданную модель и установив все временные границы в значение 365. В ходе прогнозного планирования должны учитываться спланированные заказы (параметр Включать прогнозный план должен быть активизирован). Предположим, что ожидается продажа товара в количестве 100 единиц 20.01.2004. Создадим строку прогноза продаж (Управление запасами/Периодические операции/Прогноз/Ввод/Номенклатурные единицы). В поле Дата укажем 20.01.2004, в поле Количество – 100. Распределение продаж во времени должно быть отключено (в поле Метод надо оставить значение Нет). Настройте сводный план. В параметрах сводного плана можно оставить значения по умолчанию: план должен включать наличные запасы, строки открытых заказов и прогнозный план. Выберите наш новый прогнозный план в соответствующем поле. В полях на вкладках Временные границы, Спланированный заказ и Гарантийный резерв можно оставить значения по умолчанию. Укажите созданные сводный и прогнозный планы в качестве текущих (Сводное планирование/Настройки/ Параметры). Результаты расчета будем наблюдать в форме Чистые потребности. Дата проведения расчета – 6 октября 2003 года.
Microsoft Business Solutions
369
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
8.3.5.1. Запасы
Влияние кода покрытия Мин/макс
Запасы
Потребность
Макс.
Мин. или ключ резервного запаса
Время Запасы
Период
Время Запасы
Положительные дни Отрицательные дни
Время
Время
Рис. 296. Влияние кодов покрытия, а также положительных и отрицательных дней. 1. В параметре Код покрытия нашей номенклатурной единицы мы установили опцию Потребность (производить закупки по первому требованию). Убедитесь, что в настройках группы покрытия выбран метод Дата запуска (поле Гарантированный минимум на вкладке Разное). Проведем прогнозное и сводное планирование. Система создала три предложения на закупку: первое – на 15 штук с датой поставки 01.01.2000 – призвано довести уровень запасов на складе до минимума, определенного в записи товара, второе – на 20 штук с датой поставки 15.01.2000 – необходимо для того, чтобы обеспечить минимальный уровень запасов на дату отгрузки товара по открытому заказу. Видно, что 4-я строка ссылается на этот заказ. Третья запланированная закупка направлена на покрытие прогнозируемой продажи (последняя строка) в 100 единиц 20.01.2000. По выполнении всех операций прихода/расхода на складе остается резервный запас товара в 30 штук.
Рис. 297. Метод планирования Требование, резервный запас создается на дату запуска. Изменим метод покрытия резервного запаса. В поле Гарантированный минимум на форме Группы покрытия выберем опцию Временная граница покрытия, саму границу (Временная граница для покрытия) установим в 120 дней. Повторите сводное планирование. Закупка, нацеленная на создание резервного запаса, теперь приходится на 02.02.2004. Обратите
370
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® внимание на величину закупки – 30 единиц. Система планирует закупку всего минимального количества товара, невзирая на наличный запас в 15 штук.
Рис. 298. Метод планирования Требование, резервный запас – по временной границе покрытия. 2. Перейдем к рассмотрению метода покрытия «по периодам». Восстановите значения полей Гарантированный минимум и Временная граница для покрытия группы покрытия. Определим Код покрытия Период и Период покрытия в 120 дней. В результате расчета система создаст предложение на закупку 06.10.2003 135 штук, покрывая, таким образом, потребности в товаре на весь период, определенный для расчета. Очевидно, что данный метод позволяет систематизировать проведение закупок и, следовательно, сделать управление закупками более прогнозируемым по временной оси. Обратите внимание: система суммирует закупки за период и планирует их на дату первого требования в пределах периода. Так, если задать период покрытия в 60 дней, система создаст две закупки: одну на 15 штук 06.10.2003, и суммарную закупку за второй период в количестве 120 штук на 15.01.2004.
Рис. 299. Метод планирования Период. 3. Рассмотрим последний метод покрытия: по минимальному и максимальному уровням запасов. В условиях предыдущего пункта поле Код покрытия установим в значение Мин/Макс. После проведения расчета потребностей в форме Чистая потребность мы видим два предложения на закупку. Исходный уровень запасов - 15 штук – ниже минимального, поэтому система планирует восполнить его до максимального уровня закупкой 75 единиц. Открытый заказ приводит к снижению запасов на 20 единиц, при этом уровень запасов не падает ниже минимального, и покрытие не планируется. Далее система предвосхищает падение уровня ниже нуля, связанное с прогнозируемой закупкой 100 единиц, закупкой 120 штук (4-я строчка). В итоге имеем максимальный уровень запасов в 90 штук. Очевидно, метод Мин/Макс оптимизирует управление складскими запасами, например, при наличии на складе локальных мест хранения, ограниченных максимальной емкостью.
Microsoft Business Solutions
371
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 300. Метод планирования Мин/Макс.
8.3.5.2.
Отрицательные и положительные дни
1. В начальных условиях п. 8.3.5 изучим влияние параметра Отрицательные дни группы покрытия на расчет чистых потребностей. Отрицательные дни – это промежуток времени, в течение которого система отказывается от планирования закупок в ожидании прихода открытых закупок. Рассмотрим следующий пример: пусть создан прогноз закупки 100 единиц товара с датой 25.01.2004. Вызовите форму Группы покрытия и установите поле Отрицательные дни в значение 5. Выполните расчет чистых потребностей в товаре. Система предложила две закупки: одну – на создание резервного запаса, а покрытие открытого заказа. Внимание: покрытия прогнозируемой 20.01.2004 произошло. Система решила «потерпеть» пять дней, пока не придет закупка. количество отрицательных дней меньше пяти, картина запланированных закупок же самой, что и в шаге 1 пункта 8.3.5.1.
вторую – на продажи не Если задать окажется той
Можно сформулировать следующую рекомендацию по использованию отрицательных дней: если срок поставки номенклатурной единицы велик, имеет смысл приравнять число отрицательных дней средней продолжительности ее поставки. Действительно, осуществить срочную закупку все равно не удастся, поэтому стоит подождать прибытия товаров по старым заказам.
Рис. 301. Отрицательные дни. 2. Перейдем к изучению параметра Положительные дни. Он определяет продолжительность промежутка времени, в течение которого допускается избыток складских запасов. Под избытком понимается превышение минимального уровня запасов (максимального в случае покрытия по методу Мин/Макс). Удалите прогноз закупок, созданный на предыдущем шаге. Восстановите значение поля Отрицательные дни (120), в поле Положительные дни укажите 25. Установите метод расчета потребностей Период (длительность периода – 120 дней). Выполните процедуру сводного планирования. Сравните полученный профиль чистых потребностей с тем, что приведен в шаге 2 пункта 8.3.5.1: закупка 135 единиц распалась на две. Дело в том, что система не допустила существования избыточного запаса в течение 113 дней – с 06.10.2003 по 15.01.2004 Если же установить количество положительных дней, равное 5, то последняя групповая закупка 120 единиц будет разбита на закупку 20 единиц 15-го и 100 штук – 20-го числа. Таким образом, настройка положительных дней позволяет увеличить оборачиваемость складских запасов в методе покрытия Период.
372
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 302. Положительные дни.
8.3.5.3.
Гарантийные резервы времени Подтверждение заказа
Сводное планирование
Резерв расхода
Заказ
Чистая потребность
Спланированная закупка Дата закупки Резерв прихода
Закупка
Резерв утв. заказа
5
Время упреждения закупки
10
15
20
25
Дата
Рис. 303. Схема планирования закупки с резервами расхода, прихода и утверждения в 5 дней. 1. Восстановите исходные условия нашего примера (см. п. 8.3.5). Укажем в параметре Резерв прихода сводного плана 7 дней и проведем расчет потребностей. В результате дата предложения на закупку будет на 7 дней предшествовать сроку поставки товара по заказу. Фактически, система считает, что заказ сдвинут на 7 дней по отношению к зафиксированной дате поставки. Все изложенное выше касается только открытых, а не прогнозируемых заказов. Итак, функциональность создания резервов времени помогает нам обеспечивать соблюдение компанией графика поставок по заказам и контрактных сроков, дает возможность избежать издержек по пеням за просроченную поставку. Маржа прихода позволяет нивелировать задержки на погрузочно-разгрузочные работы, приемку (контроль качества), транспортировку и т.д.
Microsoft Business Solutions
373
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 304. Маржа выпуска. 2. Введем дополнительный резервный запас времени, чтобы предотвратить задержки, связанные с отгрузкой товаров со склада (погрузка, транспортировка, ожидание в очередях и т.д.). В поле Маржа выпуска укажите величину резерва в 3 дня. Система прибавит этот резерв времени к марже прихода и приблизит даты планируемых закупок. Таким образом, покрытие открытого заказа 20 штук товара будет ускорено на 7+3=10 дней и произойдет 05.01.2000, а закупка, связанная с прогнозируемой продажей 100 единиц, планируется на 17-е число. По каждой такой закупке выдается предложение отложить закупку на прежний срок. Даты заказов остаются неизменными.
Рис. 305. Маржа прихода + маржа выпуска. 3. Мы добрались до маржи заказа у поставщика, которая представляет собой дополнительное время на принятие решения по закупке. Установите дополнительный резерв времени 5 дней в поле Маржа заказа у поставщика. Если произвести сводное планирование, этот гарантийный резерв никак не отразится на чистых потребностях в товаре. Его влияние скажется на спланированных заказах:
Рис. 306. Маржа прихода + маржа выпуска + маржа заказа. Обратите внимание на то, что сдвинулись все без исключения закупки, включая ту, что идет на покрытие гарантийного запаса товара. Если ранее она планировалась на 01.01.2000, то теперь система при марже заказа в 5 дней запросит закупку 27.12.1999.
8.3.5.4.
Временные границы
Здесь мы проиллюстрируем влияние различных временных границ на процедуру сводного планирования. Некоторые из границ исключены из рассмотрения. Так, смысл временной границы окончательного утверждения представляется ясным: если в условиях п. 8.3.5 установить поле Время окончательного утверждения, то первая закупка 15 единиц товара немедленно приобретет статус Окончательно утвержденный и будет отражена в таблице закупок. Временная граница развертывания описывается в пункте 8.3.5.6. 1. Установка значения поля Временная граница группы покрытия приводит к тому, что система откладывает все закупки покрытия потребностей на конец срока «замораживания». В условиях нашего примера установка границы замораживания в 15 дней приведет к тому, что первые две закупки будут отсрочены на 16.01.2000. Таким образом, первая закупка (пополнение резервного запаса) откладывается на 15 дней, а вторая (покрытие открытого заказа) – на 1 день. По каждой отложенной закупке система предлагает ускоряющее действие, возвращающее закупку к первоначальной дате.
374
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®
Рис. 307. Временная граница. 2. Восстановите нулевое значение поля Временная граница. Перейдем к рассмотрению поля Временная граница для покрытия. Воздействие временной границы покрытия на дату пополнения резервного запаса описано в шаге 1 пункта 8.3.5.1. Теперь изучим влияние этой границы на спланированные закупки. Задайте границу покрытия 10 дней и произведите расчет чистых потребностей. В 10-дневный интервал не попадает открытый заказ на 15.01.2000, и система отказывается от планирования покрытия этого заказа:
Рис. 308. Временная граница покрытия. Закупка, предназначенная для покрытия прогнозируемой 20.01.2000 продажи, осталась без изменений. Дело в том, что временная граница покрытия не влияет на расчет бруттопотребностей, которые переносятся из прогнозного плана в сводный. Кроме того, под действие этой границы не попадают закупки, пополняющие резервный запас товара. 3. Как исключить из сводного плана закупку, покрывающую прогнозируемую продажу? Один из методов – воспользоваться параметром Временная граница прогнозного плана группы покрытия или сводного плана. Так, если задать границу в 19 дней, прогноз продаж на 20.01 не попадет в сводный план и будет удален из списка прогнозируемых закупок.
8.3.5.5.
Фьючерсы и действия
Механизм генерации фьючерсов и действий служит мощным дополнением функций сводного планирования Microsoft Business Solutions–Axapta. Назначение фьючерсов проще всего разобрать на примере. Допустим, что ожидается продажа некоего изделия, но обеспечить наличие необходимого товара на складе невозможно. Фьючерсы как раз информируют пользователя о срыве сроков поставки товара и предлагают отсрочить заказ. Действия – это рекомендации системы, призванные оптимизировать процессы на предприятии, повысив оперативность обслуживания клиентов и сократив затраты на хранение товаров. Например, предположим, что дата отгрузки некоторого заказа – 20 августа, а получение товара занимает не более одного дня. Тогда, если приход товара намечен на 1 августа, система предложит действие по переносу (отсрочке) планируемой закупки на 19-е число с целью минимизации затрат на хранение. Итак, фьючерсы предлагают перенести дату продаж. Действия корректируют объемы и сроки выполнения спланированных закупок. То, когда и при каких условиях активируются сообщения по действиям и фьючерсам, определяется параметрами сводного плана и групп покрытия. 1. Рассмотрим действия и фьючерсы в условиях нашего примера. Создадим закупку 100 единиц товара с датой поставки 25.01.2000 (как в пункте 8.3.5.2, шаг 1) и выполним планирование чистых потребностей. Благодаря тому, что количество отрицательных дней (100) велико, система минимизирует число закупок. В результате два заказа на 15.01 и 20.01 оказываются необеспеченными. Для компенсации отрицательной ликвидности склада система предлагает один фьючерс и два действия. Фьючерс рекомендует перенести прогнозируемую продажу 20 штук товара Бумага А4 с 20.01 на 25.01, когда появятся необходимые складские запасы. Действия предлагают другой вариант решения проблемы. Действительно, вместо того, чтобы откладывать заказ, можно ускорить выполнение закупок. Система предлагает объединить две закупки путем отмены
Microsoft Business Solutions
375
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® закупки 20-го, и увеличения объема закупки 25-го с одновременным переносом (действие типа Ускорить + Увеличить) даты доставки на 01.01.2000. Примечание. Может возникнуть вопрос, как реализовать предложения по действию или фьючерсу. В данном случае, если пользователь желает воспользоваться предложением по фьючерсу, он должен вручную изменить дату поставки заказа ЗКЗ00010. Выполнение действий сводится к удалению запланированной закупки 484 в форме Спланированные заказы и корректировке даты поставки и объема закупки ЗКП00012.
Рис. 309. Фьючерсы и действия. 2. Рассмотрим влияние поля Временная граница действия на генерацию действий. Установим поле в значение 21. Можно видеть, что в этом случае расчет потребностей не привел к генерации системой каких-либо действий. Отмена действия по отношению к закупке 20.01.2000 связано с тем, что действия на 20.01 и 25.01 взаимосвязаны, и отмена одного делает другое бессмысленным. Таким образом, действия появятся вновь только при установке горизонта действий продолжительностью от 25 дней и более. 3. Восстановите границу действий. Изучим воздействие на результаты расчета потребностей параметра Маржа ускорения. Ограничим срок генерации системой действий типа «Ускорить», установив параметр Маржа ускорения, равный 25 дням. Имеем интересный результат: действие типа Ускорить + Увеличить превратилось в действие Увеличить. Система отменила ускоряющее действие, поскольку его зона влияния ограничена 24 днями. Аналогично работает параметр Маржа отсрочки. Если отсрочка по действию меньше величины маржи, действие не предлагается. Эти параметры целесообразно применять для ограничения действий по отношению к отдаленным движениям товара на складе. Дело в том, что чем больше период времени, тем выше возможность проведения дополнительных складских движений, могущих сделать необоснованными рекомендуемые системой операции. 4. Осталось разобраться с параметром Базисная дата. При одновременной работе с фьючерсами и действиями можно задать опцию, согласно которой действие отталкивается от даты фьючерса, а не от исходной даты требования материала. Данная возможность повышает значение действий как инструмента корректировки плана. Восстановите нулевое значение маржи для действий по ускорению. В поле Базисная дата выберите опцию Фьючерсная дата. Выполните процедуру сводного планирования. В качестве даты второго действия система проставила 25.01.2000, сменив тип действия с Ускорить + Увеличить на Увеличить. Система считает, что с фьючерсом, т.е. переносом даты первого заказа на 25.01, отпадает необходимость в закупке 1-го числа. К сожалению, система не учла взаимосвязи действия и заказа от 20.01, и в результате выполнения рекомендаций второй заказ останется необеспеченным. 5. Значение параметра Временной диапазон фьючерсов читатель может представить себе по аналогии с действиями. Стоит задать величину этой временной границы менее 15 дней, и система удалит фьючерс, ассоциированный с заказом на 15.01.2000.
8.3.5.6.
Развертывание спецификаций
Изучим влияние временной границы развертывания на расчет производных потребностей в номенклатуре. Пусть прогнозируются 2 продажи некой составной номенклатурной единицы (спецификации): 10.01.2000 и 20.01.2000. Выполните прогнозное планирование. Пусть длительность временной границы развертывания составляет 15 дней (параметр Временная граница развертывания на форме Группы покрытия должен принять значение 15). Все остальные параметры группы покрытия, сводного и прогнозного планов – как в начальных условиях пункта 8.3.5. Выполните сводное планирование. Результаты будем наблюдать в форме Спланированный заказ.
376
Microsoft Business Solutions
Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Система создаст 2 спланированных производства, причем первый производственный заказ будет снабжен закупками компонентов.
Рис. 310. Временная граница развертывания. Если изменить временную границу развертывания, установив ее в 20 дней, и перепланировать сборку спецификаций, система создаст закупки на покрытие потребностей обоих производств. Аналогичного результата можно добиться, передвинув дату требования второго производственного заказа на 15.01.2000 и запустив для него процедуру развертывания сводного плана (пометку в поле Моделирование запроса на развертывание плана следует снять). Если повторно открыть форму Спланированный заказ, можно видеть, что количество запланированных закупок деталей спецификации удвоилось.
Microsoft Business Solutions
377
