Tabellenkalkulation
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Tabellenkalkulation
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Inhaltsverzeichnis Vorbemerkungen .......................................................................................................4 Weiterführende Formeln und Funktionen ..................................................................5 Matrizen ........................................................................................................5 Der Umgang mit einer Matrixformel .................................................5 Besonderheiten der Matrixformeln...................................................9 Übung..........................................................................................................10 Die Arbeit mit einer Verweis-Funktion.........................................................11 Die Problemstellung .......................................................................11 Die Vorbereitung ............................................................................11 Die Verweis-Funktion einsetzen.....................................................12 Verschachtelte Funktionen.............................................................15 Zellschutz einrichten ...................................................................................16 Dokumentschutz aufheben .........................................................................18 Übung..........................................................................................................19 Der Szenario-Manager.............................................................................................20 Die Problemstellung....................................................................................20 Die Arbeit mit Schätzdaten..........................................................................20 Der Aufruf des Szenario-Managers ............................................................21 Einen Bericht für die Szenarien erstellen ....................................................25 Ein Szenario löschen ..................................................................................26 Übung..........................................................................................................27 Solver.......................................................................................................................28 Der Solver - ein Add-In................................................................................28 Der Solver an einem Beispiel......................................................................28 Die Vorbereitungen ........................................................................29 Das Problem ..................................................................................31 Den Solver aufrufen .......................................................................31 Nebenbedingungen festlegen ........................................................33 Das Problem lösen.........................................................................34 Keine realisierbare Lösung ............................................................35 Übung..........................................................................................................36
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Die Pivot-Tabelle......................................................................................................37 Was ist eine Pivot-Tabelle? ........................................................................37 Eine Datenliste wird benötigt.......................................................................37 Der Pivot-Tabellen-Assistent ......................................................................38 Detailwissen zur Pivot-Tabelle ....................................................................42 Die Pivot-Tabelle wird verändert .................................................................43 Zeilen und Spalten vertauschen..................................................................45 Inhalte ausblenden......................................................................................46 Extreme Werte anzeigen ............................................................................47 Übung..........................................................................................................48 Excel-Daten gliedern................................................................................................49 Eine Beispieltabelle erstellen ......................................................................49 Zellbereiche ein- und ausblenden ...............................................................50 Die Gliederung entfernen............................................................................52 Ebenen und Bereiche selbst bestimmen ....................................................52 Übung..........................................................................................................52 Makros - Arbeitsabläufe automatisieren .................................................................53 Ein Makro aufzeichnen ...............................................................................53 Ein Makro starten........................................................................................56 Ein Makro löschen ......................................................................................57 Weitere Möglichkeiten ................................................................................57 QuickInfo ändern............................................................................59 Ein anderes Symbol für das Makro wählen....................................59 Übung..........................................................................................................59 Erstellen einer benutzerdefinierten Funktion ...........................................................61 Prozeduren..................................................................................................61 Bestandteile von benutzerdefinierten Funktionen .......................................61 Die benutzerdefinierte Funktion Bruttobetrag .............................................62 Die benutzerdefinierte Funktion aufrufen....................................................64 Die manuelle Eingabe der Funktion ...............................................64 Der Aufruf über den Funktions-Assistenten ...................................64 Übung..........................................................................................................65 Objekte ....................................................................................................................66 Datenimport und Datenexport.....................................................................66
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Datenaustausch über die Zwischenablage ....................................66 Object Linking and Embedding - OLE.........................................................68 Grafiken importieren ...................................................................................70 Landkarten...............................................................................................................73 Landkarten mit Microsoft Map zeichnen .....................................................73 Farbskala und Legende ändern ..................................................................75 Übung..........................................................................................................76 Vorlagen...................................................................................................................77 Die Vorteile einer Vorlage ...........................................................................77 Eine Vorlage einrichten ...............................................................................78 Die Vorlage speichern.................................................................................82 Die Vorlage als Grundlage einer neuen Arbeitsmappe verwenden ............83 Übung..........................................................................................................84 Einstellungen in Excel durchführen .........................................................................85 Einstellungs-Optionen .................................................................................85 Verschiedene Ansichten ................................................................85 Die Registerkarte Allgemein...........................................................86 Optionen für das Bearbeiten ..........................................................88 Optionen zur Berechnung ..............................................................89 Weitere Registerkarten ..................................................................90 Die Symbolleisten .......................................................................................91 Symbolleisten ein- und ausblenden ...............................................91 Symbolleisten verändern................................................................92 Eine neue Symbolleiste erstellen ...................................................94 Symbolleisten löschen ...................................................................94 Add-Ins........................................................................................................95 Stichwortverzeichnis ................................................................................................96
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Vorbemerkungen Bei den in dieser Seminarunterlage Tastenkombinationen beachten Sie bitte: •
(ª_)
Taste Für diese Taste zum Großschreiben finden Sie verschiedene Namen:
beschriebenen
•
ÿ Windows-Taste
•
Diese Taste zum Öffnen des Windows-Startmenüs finden Sie nur bei neueren Tastaturen. •
und
(¢)
Taste Auch diese Taste hat unterschiedliche Namen: Return-Taste Enter-Taste Eingabe-Taste Zeilenschaltung
Umschalt-Taste Shift-Taste Groß-Taste Großschreib-Taste Hochstell-Taste •
Tasten
Kontext-Taste Ebenfalls nur bei neueren Tastaturen gibt es diese Taste zum Öffnen eines Kontextmenüs.
Bei den erwähnten Tastenkombinationen, z.B. bei (Strg)
+ (F6),
drücken Sie zuerst die (Strg) Taste und halten sie fest, und dann drücken Sie kurz die (F6) Taste.
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Weiterführende Formeln und Funktionen Unter einer Formel versteht man eine Anweisung, um bestimmte Berechnungen in einer Zelle durchzuführen. Folgende Elemente können Bestandteil einer Formel sein: •
Werte
•
Bereiche
•
Zellbezüge
•
Funktionen
•
Namen
•
Operatoren.
In der Praxis werden oft Kombinationen dieser Elemente verwendet.
Matrizen Eine besondere Formelart ist die sogenannte Matrixformel. Wenn in benachbarte Zellen Formeln mit dem gleichen Inhalt eingesetzt werden, sollten Sie mit Matrixformeln arbeiten. Sie erleichtern Ihnen die Arbeit, wenn bestimmte Formeln wiederholt werden.
Der Umgang mit einer Matrixformel Der Umgang mit einer Matrixformel wird am leichtesten durch ein kleines Beispiel verständlich. Geben Sie in ein leeres Tabellenarbeitsblatt die folgenden Daten ein, und speichern Sie die Mappe unter dem Namen Matrix ab:
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Die Daten
Zur Ermittlung des Gesamtpreises könnten Sie wie gewohnt in die Zelle C2 die entsprechende Formel eintragen und diese anschließend in die Zellen C3 bis C8 kopieren. Mit Hilfe der Matrixformel wird aber anders vorgegangen. Änderungen müssen in einer Matrixformel nur einmal eingegeben werden. Dies erspart in umfangreichen Tabellen lästige Kopierarbeiten: 1.
Markieren Sie die Zellen C2 bis C8.
2.
Tragen Sie die Formel =A2:A8*B2:B8 ein. Drücken Sie nicht die (¢)-Taste!
3.
Beenden Sie die Eingabe mit der Tastenkombination (Strg)+(ª)+(¢). Wichtig ist, dass Sie die Eingabe tatsächlich mit der Tastenkombination (Strg)+(ª)+(¢) abschließen, sonst kommen Sie nicht zu dem gewünschten Ergebnis.
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Die Ergebnisse
Schauen Sie sich bitte die Zellen C2 bis C8 einmal ganz genau an. In allen Zellen befindet sich ein und dieselbe Formel. Die Formel in der Bearbeitungszeile ist in geschweifte Klammern eingeschlossen.
{=A2:A8*B2:B8} Geschweifte Klammern sind eine Besonderheit der Matrixformeln. Wenn Sie die Formeln im Arbeitsblatt sehen möchten, gehen Sie wie folgt vor: 1.
Rufen Sie die Optionen im Menü Extras auf.
2.
Stellen Sie die Registerkarte Ansicht ein.
3.
Klicken Sie im Bereich Fensteroptionen auf das Kontrollkästchen für Formeln. Befindet sich darin ein Häkchen, werden im Tabellenarbeitsblatt anstatt der Werte die Formeln präsentiert.
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Extras, Optionen, Ansicht
4.
Klicken Sie auf (_OK_).
Die Formel
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Besonderheiten der Matrixformeln Folgende Besonderheiten sind beim Umgang mit Matrixformeln zu beachten: •
In einer Matrix, die mehrere Zeilen umfasst, kann man weder zusätzliche Zellen einfügen noch einzelne Zellen löschen.
Wenn man dieses missachtet, blendet Excel den folgenden Hinweis ein:
Der Hinweis
Matrixformeln können selbstverständlich nachträglich geändert werden. Dazu ist jedoch eine besondere Vorgehensweise erforderlich: 1.
Wählen Sie eine Zelle aus, die die Matrixformel enthält.
2.
Tragen Sie die Änderung ein.
3.
Drücken Sie die Tastenkombination(Strg)+(ª)+(¢). Sie erhalten ein neues Ergebnis.
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Übung Ermitteln Sie den Gewinn als Differenz zwischen Umsatz und Kosten für die nachfolgenden Angaben mit Hilfe einer Matrixformel:
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Monat
Umsatz
Kosten
Januar
566000
477222
Februar
499888
350000
März
500788
470888
April
412000
385555
Mai
500012
499999
Juni
540000
512000
Juli
499881
350666
August
510200
370898
September
512896
450012
Oktober
852145
758936
November
755222
630587
Dezember
766888
690898
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Die Arbeit mit einer Verweis-Funktion Eine häufig verwendete Matrixfunktion ist der sogenannte SVERWEIS. Diese Funktion lernen Sie an Hand des folgenden Beispiels kennen.
Die Problemstellung Sie sind als Sachbearbeiter/in in der Personalabteilung tätig. Die Geschäftsführung wünscht von Ihnen eine Aufstellung der Resturlaubstage aller Mitarbeiter. Nach Absprache mit dem Betriebsrat sollen alle Resturlaubstage, die über eine Anzahl von 10 Tagen hinausgehen, mit einem Zuschlag von 25% vergütet werden. Pro Tag werden 8 Stunden abgerechnet. Folgende Angaben werden benötigt: •
Name des Mitarbeiters
•
Anzahl der Resturlaubstage
•
Stundensatz des Mitarbeiters.
Die Vorbereitung In einem Arbeitsblatt liegen Ihnen folgende Angaben vor. Aus Vereinfachungsgründen wird nur ein Auszug aus den Personallisten genommen:
Die vorliegenden Daten
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1.
Geben Sie zunächst die Daten der vorangegangenen Abbildung in ein leeres Tabellenblatt ein.
2.
Speichern Sie die Mappe unter dem Namen Verweis ab.
3.
Sehr hilfreich sind Namen für das Tabellenarbeitsblatt und Bereichsnamen. Das Tabellenarbeitsblatt soll den Namen Mitarbeiterdaten erhalten.
4.
Führen Sie zu diesem Zweck einen Doppelklick auf die Registerlasche der Tabelle1 aus.
5.
Der Name Tabelle1 ist markiert.
6.
Tippen Sie den Begriff Mitarbeiterdaten ein, und schließen Sie die Eingabe mit der (¢)-Taste ab.
7.
Nun soll der Bereich der Matrix benannt werden. Markieren Sie den Bereich A1 bis F6.
8.
Wählen Sie den Menüweg Einfügen, Name, Definieren.
9.
Sie gelangen in das Dialogfenster Namen definieren:
Dialogfenster Namen definieren
10. Tragen Sie unter Namen in der Arbeitsmappe das Wort Personaldaten ein. 11. Klicken Sie auf (_OK_).
Die Verweis-Funktion einsetzen Der Erstattungsbetrag soll mit Hilfe der Funktion SVERWEIS ermittelt werden. 1.
Wechseln Sie zunächst in ein leeres Tabellenarbeitsblatt Ihrer Arbeitsmappe, indem Sie die Registerlasche Tabelle2 anklicken.
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2.
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Dort tragen Sie die folgenden Daten ein:
Die Eingaben
Nun sollen die Namen der Mitarbeiter mit Hilfe der Funktion SVERWEIS neben den entsprechenden Personal-Nummern erscheinen: 3.
Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle B2.
4.
Wählen Sie: Menü Einfügen, Funktion, oder klicken Sie auf das Symbol
5.
In dem Dialogfenster Funktion einfügen wählen Sie zunächst die Kategorie Matrix aus und anschließend die Funktion SVERWEIS:
.
Funktion einfügen
6.
Klicken Sie (_OK_) an.
7.
Sie sehen die Formelpalette SVERWEIS:
Formelpalette SVERWEIS
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Dort ist die Angabe folgender Argumente zwingend notwendig: • Suchkriterium
• Matrix
• Spaltenindex.
8.
Das Argument Suchkriterium ist der Wert, nach dem in der ersten Spalte der Matrix zu suchen ist. Für das vorliegende Beispiel enthält die Zelle A2 das erste Suchkriterium, nämlich die Personalnummer.
9.
Setzen Sie nun den Cursor in das Feld für das Argument Matrix. Darunter ist die Verweistabelle zu verstehen, der die Daten entnommen werden. Da Sie den Matrixbereich benannt haben, geben Sie den Namen Personaldaten in das dafür vorgesehene Feld ein.
10. Als Nächstes ist der Spaltenindex gefragt. Damit ist die Spalte der Matrix gemeint, aus der Excel die Informationen holen soll. Der gefragte Name steht in der zweiten Spalte der Matrix. Aus diesem Grunde ist die Eingabe der Ziffer 2 erforderlich:
Die Eingaben
Das Argument Bereich_Verweis wird hier nicht benötigt. 11. Verlassen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche (_OK_). Die Formel lautet:
=SVERWEIS(A2;Personaldaten;2) 12. Kopieren Sie die Eingaben in den Bereich B3:B6. 13. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C2. 14. Dort wird folgende Formel benötigt:
=SVERWEIS(A2;Personaldaten;6) 15. Kopieren Sie die Formel in den Bereich C3:C6.
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Die Formel für den Resturlaub
Verschachtelte Funktionen Als Nächstes ermitteln Sie den Auszahlungsbetrag. Dieser errechnet sich durch Multiplikation des Stundensatzes mit den Resturlaubstagen, die mehr als 10 betragen und einer Anzahl von 8 Stunden täglich. Außerdem soll ein Zuschlag von 25% gezahlt werden. Diese Rechenoperation ist nur mit Hilfe einer verschachtelten Funktion zu lösen, eingebettet in eine WENN-Bedingung: •
Um rechnen zu können, muss mit Hilfe der Funktion SVERWEIS der Stundenlohn aus dem Arbeitsblatt Mitarbeiterdaten geholt werden, also SVERWEIS(A2;Personaldaten;4).
•
Der Stundenlohn ist mit der Anzahl der Resturlaubstage, die mehr als 10 betragen, zu multiplizieren. Die Anzahl der Tage ermitteln Sie mit der Formel C2-10.
•
Da der Arbeitstag in dem aktuellen Beispiel 8 Stunden betragen soll, ist zusätzlich mit 8 zu multiplizieren.
•
Da ein Zuschlag von 25% gezahlt wird, ist der Betrag abschließend noch mit einem Faktor von 1,25 malzunehmen.
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•
Der Auszahlungsbetrag ist nur dann zu errechnen, wenn die Anzahl der Urlaubstage über 10 liegt.
•
Dazu ist die WENN-Funktion erforderlich.
•
Wenn der Wert der Spalte C größer als zehn ist, wird gerechnet, ansonsten bleibt die Zelle leer. Da auch dieses Argument eingetragen werden muss, stehen hier zwei ” ” (=Leerstring).
•
Die Formel lautet: =WENN(C2>10;SVERWEIS(A2;Personaldaten;4)*(C2-10)*8*1,25;””)
Kopieren Sie diese Formel in die übrigen Zellen der Spalte D. Sie erhalten als Ergebnisse bei Meier einen Auszahlungsbetrag von 515,40 DM und bei Müller von 1288,50 DM.
Zellschutz einrichten Da es sich um recht komplizierte Formeln handelt, sollten diese vorsichtshalber vor dem Überschreiben geschützt werden. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1.
Markieren Sie im aktuellen Blatt Tabelle2 den Bereich A2 bis A6. Später sollen in Ihrem Arbeitsblatt nur noch diese Zellen überschreibbar sein.
2.
Wählen Sie im Menü Format den Befehl Zellen.
3.
Klicken Sie die Registerkarte Schutz an:
Die Registerkarte Schutz
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Mit Ausnahme der Zellen A2 bis A6 sollen keine Änderungen in Ihrem Arbeitsblatt mehr eingegeben werden können. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen Gesperrt. Das Häkchen wird dadurch entfernt. Der Schutz des Blattes bezieht sich auch auf die Formatierungen und Anordnung der Zellen. Der Zellschutz wird jedoch nur wirksam, wenn Sie im Menü Extras den Dokumentschutz einrichten.
5.
Wählen Sie Schutz im Menü Extras.
6.
In dem sich öffnenden Untermenü wählen Sie Blatt schützen. Wenn Sie anstelle des Befehls Blatt schützen den Eintrag Arbeitsmappe schützen anklicken, bezieht sich der Zellschutz auf sämtliche Blätter der aktiven Mappe.
7.
Sie gelangen in das Dialogfenster Blatt schützen. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, ein Kennwort einzutragen:
Dialogfenster Blatt schützen
8.
Tragen Sie ein Kennwort Ihrer Wahl ein. Die Zeichen sind aber nur als Sterne zu sehen.
9.
Klicken Sie auf (_OK_).
10. Excel blendet das Dialogfenster Kennwort bestätigen ein. Dort müssen Sie in dem vorgesehenen Feld das Passwort erneut eintragen:
Bestätigen Sie das Kennwort
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11. Klicken Sie auf (_OK_). 12. Speichern Sie die Datei noch einmal ab, da die Daten später noch einmal benötigt werden. Der Schutz ist für alle Zellen, bis auf den Bereich A2 bis A6, fertig eingerichtet. Wenn Sie dennoch versuchen, gesperrte Zellen zu überschreiben, wird dies von Excel nicht akzeptiert. Sie erhalten den folgenden Hinweis:
Hinweis
Klicken Sie in einem solchen Fall auf (_OK_), um das Dialogfenster zu schließen.
Dokumentschutz aufheben Um den Dokumentschutz wieder aufzuheben, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.
Wählen Sie den Eintrag Schutz im Menü Extras.
2.
Dort erscheint der Befehl Blattschutz aufheben, den Sie bitte anklicken.
3.
In dem Dialogfenster Blattschutz aufheben tragen Sie das Kennwort ein:
Dialogfenster Blattschutz aufheben
4.
Klicken Sie auf (_OK_).
Anschließend können Sie Ihr Arbeitsblatt wie gewohnt bearbeiten.
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Übung Das Unternehmen des vorangegangenen Beispiels zahlt am Jahresende Sonderprämien an die Mitarbeiter aus. Die Höhe der Prämien ist abhängig vom jeweiligen Alter der Beschäftigten. Mitarbeiter, die älter sind als 40 Jahre, erhalten eine Prämie von 1000,- DM. Die übrigen Leute müssen sich mit 500,- DM begnügen. Erstellen Sie eine Prämienliste, in der Sie auf die Matrix Personaldaten mittels SVERWEIS zugreifen. Die Liste soll folgende Daten enthalten: •
Personal-Nr.
•
Name
•
Prämie.
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Der Szenario-Manager Was wäre wenn? - Bei der Beantwortung dieser Fragestellung steht Ihnen in Excel der Szenario-Manager zur Seite. Mit seiner Hilfe können Sie eine Art Planspiel durchführen, bei dem die Auswirkungen von mehreren Versionen einer Tabelle in einer Arbeitsmappe abgespeichert werden können.
Die Problemstellung Um den Umgang mit dem Szenario-Manager zu erlernen, folgt wieder ein kleines Beispiel, für das die Daten in ein neues Arbeitsblatt einzutragen sind. Angenommen, Sie sollen eine Gewinnprognose für das folgende Jahr für einen Produktionsbetrieb erstellen. Der Gewinn ist von folgenden Faktoren abhängig: •
Verkaufszahlen
•
fixe Kosten
•
Verkaufspreis
•
variable Kosten.
Zum Zeitpunkt der Prognose ist Ihnen die Höhe der fixen Kosten bekannt. Die übrigen Faktoren müssen geschätzt werden. Der Gewinn wird mit verschiedenen Annahmen errechnet.
Die Arbeit mit Schätzdaten Bevor Sie die Arbeit mit dem Szenario-Manager beginnen, müssen Schätzdaten und eine Formel zum Errechnen des Gewinns in ein leeres Tabellenarbeitsblatt eingetragen werden: •
Die fixen Kosten betragen 700.000,- DM.
•
Für die variablen Kosten werden für eine erste Berechnung 100,- DM je Stück angenommen.
•
Der Verkaufspreis wird auf 150,- DM je Stück geschätzt.
•
Die Verkaufsmenge liegt vermutlich bei rund 20.000 Stück.
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Geben Sie die Daten der folgenden Abbildung in ein Tabellenblatt ein:
Die Eingaben
Der Gewinn wird durch die Formel
=(D2-B2)*C2-A2 ermittelt. Tragen Sie diese Formel in die Zelle E2 ein.
Der Aufruf des Szenario-Managers Nun kann die Arbeit mit dem Szenario-Manager beginnen. 1.
Wählen Sie den Eintrag Szenario-Manager im Menü Extras.
2.
Sie gelangen in das Dialogfenster:
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Der Szenario-Manager
3.
Klicken Sie dort die Schaltfläche (Hinzufügen) an. Excel ruft das Dialogfenster Szenario hinzufügen auf.
Dialogfenster Szenario hinzufügen
4.
Tragen Sie im Feld Szenarioname einen Namen ein. Für das Übungsbeispiel ist der Begriff Optimal einzugeben.
5.
Klicken Sie auf das Symbol
6.
Markieren Sie in Ihrem Tabellenblatt den Bereich B2 bis D2. Die Zahlen werden von Excel automatisch absolut gesetzt:
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im Feld Veränderbare Zellen.
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Die veränderbaren Zellen zeigen
7.
Mit einem Klick auf das Symbol Sie wieder zurück.
8.
Das Dialogfenster heißt jetzt Szenarien bearbeiten. Wenn Sie möchten, können Sie einen Kommentar zu dem Szenario anlegen. Geben Sie in dem vorgesehenen Feld den Text Optimale Preis- und Absatzbedingungen ein:
im Fenster Veränderbare Zellen kehren
Dialogfenster Szenarien bearbeiten
9.
Klicken Sie auf (_OK_).
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10. Sie sehen das Dialogfenster Szenariowerte. Dort werden die Werte für die veränderbaren Zellen eingegeben: • $B$2:
80
• $C$2:
25000
• $D$2:
170.
Dialogfenster Szenariowerte
11. Klicken Sie auf [Hinzufügen], um ein weiteres Szenario zu erstellen. 12. Sie gelangen zurück in das Dialogfenster Szenario hinzufügen. 13. Geben Sie im Feld Szenarioname den Begriff Nachteilig ein. 14. Der Bereich B2:D2 ist bereits eingetragen. 15. Unter Kommentar soll der Text Absolut ungünstige Bedingungen festgehalten werden. 16. Verlassen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche (_OK_). 17. Im Dialogfenster Szenariowerte tragen Sie wiederum Werte für die veränderbaren Zellen ein: • $B$2:
130
• $C$2:
17000
• $D$2:
140
18. Klicken Sie auf die Schaltfläche (_OK_). 19. Der Szenario-Manager bleibt geöffnet.
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Einen Bericht für die Szenarien erstellen Nun sollen alle Szenarien auf einen Blick angezeigt werden. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, direkt die verschiedenen Parameter und die daraus resultierenden Ergebnisse zu vergleichen. 1.
Klicken Sie in dem Dialogfenster Szenario-Manager auf (Zusammenfassung).
Der Szenario-Manager
2.
Sie gelangen in das Dialogfenster Szenariobericht. Unter Berichtstyp wählen Sie die Option Szenariozusammenfassung:
Dialogfenster Bericht
Ein Klick auf die Schaltfläche (_OK_) erstellt den Szenariobericht:
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Der Szenariobericht mit einer Anmerkung
Die veränderbaren Zellen B2, C2, D2 und die Ergebniszelle E2 erscheinen als absolute Zellbezüge im Szenariobericht. Wenn Sie die Zellen vorher benannt hätten, würden anstatt der Zellbezüge die Namen erscheinen. Die Namensvergabe kann auch nachträglich erfolgen. Dann muss der Bericht jedoch neu erstellt werden. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, die entsprechenden Zellen im Szenariobericht zu überschreiben. Wenn Sie sich das Blattregister einmal ansehen, werden Sie feststellen, dass der Szenariobericht eine eigene Registerlasche hat.
Ein Szenario löschen Szenarien können selbstverständlich nachträglich gelöscht werden: 1.
Rufen Sie im Menü Extras den Szenario-Manager auf.
2.
Wählen Sie den Namen des zu entfernenden Szenarios aus.
3.
Klicken Sie auf die Schaltfläche (Löschen).
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Übung Lösen Sie die folgende Aufgabenstellung mit Hilfe des Szenario-Managers: •
Was wäre, wenn der Verkaufspreis eines Produktes bei 20,- DM, der Einkaufspreis bei 10,- DM läge und 5000 Stück dieses Artikels verkauft würden?
•
Was wäre, wenn der Verkaufspreis auf 18,- DM sinken, der Einkaufspreis auf 12,- DM steigen, und sich außerdem die Menge um 500 Stück reduzieren würde?
•
Was wäre, wenn der Verkaufspreis auf 21,- DM steigen, der Einkaufspreis auf 9,- DM sinken und die Menge auf 6000 Stück steigen würde?
Die unterschiedlichen Szenarien sollen in einem Bericht festgehalten werden:
Der fertige Szenariobericht
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Solver Um Werteanalysen durchzuführen, stellt Excel mit dem Solver ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, mit dessen Hilfe komplexe Berechnungen durchgeführt werden können. Der Begriff Solver entstammt der englischen Sprache: to solve bedeutet lösen oder aufschlüsseln.
Der Solver - ein Add-In Der Solver wird in Excel als Zusatzprogramm, als Add-In geliefert. Klappen Sie das Extras-Menü auf. Sollte der Solver in diesem Menü nicht enthalten sein, müssen Sie ihn installieren: 1.
Wählen Sie den Eintrag Add-Ins-Manager im Menü Extras.
2.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, das zu dem Solver gehört (mit Häkchen):
Der Add-Ins-Manager
3.
Bestätigen Sie mit der Schaltfläche (_OK_).
Der Solver an einem Beispiel Den Umgang mit dem Solver sollen Sie anhand eines kleinen Beispiels kennenlernen. Stellen Sie sich vor, Sie wollen eine Investition in Höhe von circa 100.000,- DM tätigen und können das Kapital zu einem Zinssatz von 8,75% bei Ihrer Bank finanzieren. Bei einer Laufzeit von 5 Jahren würde das eine monatliche Belastung von 2.063,72 DM bedeuten. Dieser Betrag wird nun ermittelt. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
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Die Vorbereitungen 1.
Tragen Sie die folgenden Daten in ein leeres Tabellenarbeitsblatt ein:
Die Eingaben
Die Höhe der monatlich zu leistenden Zahlung können Sie mit Hilfe der Funktion RMZ errechnen. 2.
Stellen Sie den Zellcursor in die Zelle B4.
3.
Rufen Sie den Befehl Funktion im Menü Einfügen auf, oder klicken Sie auf das Symbol. Das Dialogfenster Funktion einfügen erscheint.
4.
Klicken Sie die Funktionskategorie Finanzmathematik an.
5.
Unter Name der Funktion wählen Sie RMZ:
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Dialogfenster Funktion einfügen
6.
Klicken Sie auf (_OK_). Excel öffnet die sogenannte Formelpalette. Die Funktion RMZ erfordert zwingend folgende Argumente: • Zins
• Anzahl der Perioden (Zzr)
• Darlehnsbetrag (Bw).
Bei Zins und Zzr müssen Sie unbedingt die gleiche Einheit für den Zahlungszeitraum verwenden. Da die Laufzeit in Monaten angegeben ist, muss der Zinssatz durch 12 dividiert werden. Die Argumente Zw (zukünftiger Wert) und F (Fälligkeit) sind optional und werden hier nicht verwendet. 7.
Übernehmen Sie die Eintragungen der folgenden Abbildung:
Die Formelpalette für die Funktion RMZ
8.
Verlassen Sie das Dialogfenster über (_OK_).
Sie erhalten das Ergebnis:
-2.063,72 DM negativer
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Der errechnete monatliche Rückzahlungsbetrag
Der errechnete Betrag ist Ihnen entschieden zu hoch. Sie können maximal einen Betrag von 1700.abgespeckt und damit die Höhe des Darlehns reduziert werden, aber 90.000.werden auf jeden Fall benötigt. Außerdem soll die Laufzeit des Darlehns auf höchstens 8 Jahre verlängert werden. Diese Problemstellung ist ein Fall für den
Gesucht werden •
der Betrag, auf den der Kredit zu senken ist, und
•
die Laufzeit des Darlehns.
Den Solver aufrufen Klicken Sie die Zelle B4 an. B4 ist hier die sogenannte Zielzelle, deren Wert verändert werden soll. Die Zielzelle muss stets eine Formel enthalten. 2.
Wählen Sie den Eintrag Solver im Menü Extras.
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3.
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Sie gelangen in das Dialogfenster Solver-Parameter. Dort sind die Parameter festzulegen: • Zielzelle
• Veränderbare Zellen
• Nebenbedingungen.
Dialogfenster Solver-Parameter
4.
Legen Sie zunächst den Zielwert fest. Der Zielwert ist der Wert, den die Zielzelle später annehmen soll.
5.
Für das aktuelle Beispiel entscheiden Sie sich für nebenstehende Eingabefeld die Zahl -1700 ein.
Wert. Tragen Sie in das
Die Eingabe des Minuszeichens ist wichtig, da der Rückzahlungsbetrag für einen Kredit in Excel ein negativer Wert ist. 6.
im Feld Veränderbare Zellen. Da die Laufzeit Klicken Sie auf das Symbol und das Kapital im vorliegenden Beispiel variabel sind, müssen die Zellen B1 und B3 für das Beispiel angegeben werden. Klicken Sie die Zellen B1 und B3 an, und halten Sie dabei die (Strg)-Taste gedrückt:
Die Parameter im Solver ohne Nebenbedingungen
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Nebenbedingungen festlegen 1.
Um die Nebenbedingungen festzulegen, klicken Sie die Schaltfläche (Hinzufügen) an.
2.
Sie gelangen in das Dialogfenster Nebenbedingungen hinzufügen:
Dialogfenster Nebenbedingungen hinzufügen
3.
Zunächst wählen Sie die Zelle aus, für die die erste Nebenbedingung (Kapitalbedarf) gelten soll, in diesem Fall B1.
4.
Wählen Sie den Operator größer oder gleich: Sie haben die folgende Auswahl:
>=.
• <=
• >=
• =
• ganzz.
• bin 5.
Im Feld Nebenbedingungen tragen Sie den Wert 90000 ein, da ja mindestens (größer oder gleich) 90.000,- DM benötigt werden:
Eine Nebenbedingung hinzufügen
6.
Nach einem Klick auf die Schaltfläche (Hinzufügen) bedingung eingetragen werden.
7.
Für den Zellbezug
B3 an.
Als Vergleichsoperator nehmen Sie kleiner oder gleich: 9.
Trainer-Name
Nebenbedingung tragen Sie die Zahl
ein (für 8 mal 12 Monate).
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10. Über die Schaltfläche (_OK_) verlassen Sie die Nebenbedingungen. Sie gelangen zurück in das Dialogfenster Solver-Parameter, in dem Sie alle Eingaben noch einmal vergleichen können:
Die eingetragenen Solver-Parameter
Die Nebenbedingungen können Sie auch nachträglich ändern.
Das Problem lösen 1.
Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche (Lösen), rechts oben, beginnen die Berechnungen. Verwechseln Sie bitte nicht die Schaltflächen (Lösen) und (Löschen). Sobald ein Ergebnis vorliegt, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis:
Dialogfenster Ergebnis
2.
In dem Listenfeld Berichte markieren Sie eine oder auch alle drei Zeile(n), um einen Antwortbericht, Sensitivitätsbericht und/oder Grenzwertbericht als eingefügte Tabelle zu erhalten.
3.
Bei einem Mausklick auf die Schaltfläche (Szenario_speichern) fordert Excel Sie auf, einen Namen einzugeben: Darlehn1. Damit können Sie das Problem auch mit dem Szenario-Manager weiterbearbeiten.
Szenario speichern
Trainer-Name
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4.
Firmen-Name (_OK_)
übernehmen Sie die von Excel ermittelte Lösung
5.
Solver ab.
Ein Ergebnis
Sie sehen jetzt Folgendes in den Zellen B1:B4: Bei einem Darlehn in Höhe von 100.000,- DM, einem Zinssatz von 8,75 % und einer Laufzeit von 77,11 Monaten beträgt die monatliche Belastung genau 1700,- DM.
Keine realisierbare Lösung Manchmal kann es vorkommen, dass man Bedingungen festlegt, die sich gegenseitig ausschließen oder sich nicht erfüllen lassen. In solchen Fällen ist es für den Solver selbstverständlich nicht möglich, eine erfolgreiche Berechnung durchzuführen. Sie erhalten dann im Ergebnisfeld einen Hinweis, dass der Solver keine realisierbare Lösung finden konnte.
Hinweis auf eine nicht realisierbare Lösung
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Seite
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Übung 1.
Wie lange muss das Darlehn bei einem Zinssatz von 8,75% abbezahlt werden, wenn die Höhe des Kapitalbedarfs genau 90.000,- DM beträgt?
2.
Ermitteln Sie für das Übungsbeispiel die Laufzeit mit Hilfe des Solvers, wenn eine monatliche Belastung in Höhe von 2.500,- DM bei einem Zinssatz von 8,75% bezahlt werden kann.
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Die Pivot-Tabelle Der Begriff Pivot entstammt, wie viele andere Fachwörter auch, dem englischen Wortschatz und bedeutet soviel wie Dreh- und Angelpunkt.
Was ist eine Pivot-Tabelle? Pivot-Tabellen sind interaktive Tabellen, die in der Lage sind, auf schnelle Art und Weise umfangreiche Datenmengen zusammenzufassen. Mit Pivot-Tabellen besteht die Möglichkeit, Daten unter verschiedenen Gesichtspunkten auszuwerten und zu betrachten. Dadurch haben Sie ein Werkzeug zu einer komfortablen Analysemöglichkeit und vielseitigen Auswertung. Durch schlichtes Umsetzen von Datenmaterial können Sie Daten aus einem völlig anderen Blickwinkel betrachten. Beim Aufbau einer Pivot-Tabelle steht Ihnen der Pivot-Tabellen-Assistent hilfreich zur Seite.
Damit Sie die Arbeitsweise und den Umgang mit einer Pivot-Tabelle erlernen können, benötigen Sie zunächst eine Datenliste:
Die Eingaben
Trainer-Name
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1.
Legen Sie die Datenliste an. Verwenden Sie als Zahlenmaterial die Daten der vorherigen Abbildung.
2.
Speichern Sie die Mappe unter dem Namen Pivot ab.
3.
Der Gewinn wird in der Zelle H2 durch die Formel
=(G2-F2)*E2 errechnet. 4.
Kopieren Sie die Formel in die übrigen Felder der Spalte H.
Der Pivot-Tabellen-Assistent Excel stellt zum Aufbau einer Pivot-Tabelle den sogenannten Pivot-TabellenAssistenten zur Verfügung. Mit seiner Hilfe wird der Umgang mit Pivot-Tabellen sehr vereinfacht. Gehen Sie anhand der Beispiel-Datenliste folgendermaßen vor: 1.
Rufen Sie den Pivot-Assistenten auf, indem Sie den Eintrag PivotTable- und PivotChart-Bericht im Menü Daten anklicken.
2.
Sie gelangen in ein Dialogfenster mit dem ersten Schritt des Pivot-TabellenAssistenten:
Pivot-Assistent - Schritt 1 von 3
3.
Bestimmen Sie, woher sich Excel die Daten für die Pivot-Tabelle holen soll. Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: • aus einer Excel-Tabelle • aus einer externen Datenbank
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• aus einer Konsolidierung mehrerer Tabellenbereiche • aus einer anderen Pivot-Tabelle. 4.
Klicken Sie auf die Option MS Excel-Liste oder -Datenbank.
5.
Verwenden Sie die Schaltfläche (Weiter>), um den zweiten Schritt des Assistenten zu erreichen:
Pivot-Assistent - Schritt 2 von 3
6.
Überprüfen Sie den Vorschlag von Excel für den Daten-Tabellenbereich. Für das aktuelle Beispiel wird der Bereich A1 bis H11 benötigt.
7.
Klicken Sie die Schaltfläche (Weiter>) an. Sie gelangen in den dritten Schritt des Assistenten:
Pivot-Assistent - Schritt 3 von 3
8.
In diesem dritten Schritt des PivotTable- und PivotChart-Assistenten haben Sie die Möglichkeit, die Schaltfläche (Layout) auszuwählen, um die Struktur der Pivot-Tabelle zu gestalten.
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Pivot-Assistent – Layout vor der Strukturfestlegung
9.
In diesem Arbeitsschritt des Pivot-Assistenten bestimmen Sie, wie die Informationen zusammengefasst werden sollen. Dadurch legen Sie die Struktur der Tabelle fest.
10. Klicken Sie die Schaltfläche Artikel-Nr. an, und ziehen Sie die Schaltfläche mit gedrückter linker Maustaste in den Bereich ZEILE. 11. Als Nächstes klicken Sie Artikel an und verschieben diese Schaltfläche ebenfalls in den Bereich ZEILE und zwar so, dass sich die Schaltfläche Artikel unter Artikel-Nr. befindet. 12. Filiale verschieben Sie bitte in den Bereich SPALTE. 13. Die Schaltfläche Verkaufsm. ziehen Sie in den Bereich DATEN. 14. Excel blendet darauf die Schaltfläche Summe-Verkaufsmenge ein:
Privot-Assistent – Layout nach der Struktur-Festlegung
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15. Klicken Sie die Schaltfläche (_OK_) an. Sie gelangen wieder zurück zum dritten Schritt des Assistenten:
Pivot-Assistent - Schritt 3 von 3
16. Im diesem Arbeitsschritt wird die Zielposition der Pivot-Tabelle bestimmt. Sie soll In neuem Blatt beginnen. 17. Klicken Sie die Schaltfläche (Fertig_stellen) an. Sie erhalten automatisch ein neues Tabellenblatt mit der fertigen Pivot-Tabelle:
Die fertige Pivot-Tabelle mit der Pivot-Symbolleiste
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Detailwissen zur Pivot-Tabelle Gerade haben Sie eine einfache Pivot-Tabelle erstellt. Nun soll die Pivot-Tabelle noch weiter verfeinert werden. Dazu wollen wir uns zunächst noch einmal dem dritten Schritt des Pivot-Tabellen-Assistenten zuwenden. Klicken Sie in der Pivot-Symbolleiste auf das Symbol Pivot-Tabellen-Assistent. Unter der Schaltfläche (Layout) im dritten Arbeitsschritt wird, wie Sie bereits erfahren haben, der Aufbau einer Pivot-Tabelle definiert. Dort sehen Sie die einzelnen Bereiche der Pivot-Tabelle: •
SEITE
•
SPALTE
•
ZEILE
•
DATEN.
Die Anordnung, die Sie im dritten Schritt festlegen, können Sie später in der endgültigen Pivot-Tabelle jederzeit wieder verändern. Auch in den Seitenbereich können Sie ein Feld ziehen. Dadurch erhalten Sie eine mehrdimensionale Pivot-Tabelle. Von dieser Tabelle können Sie aber immer nur eine Seite sehen. Im Bereich DATEN werden die einzelnen Werte automatisch durch eine SummenFunktion verknüpft. Anstelle der Summe können Sie auch eine andere Funktion zur Berechnung verwenden. Dazu führen sie auf das Rechteck Summe-Verkaufsmenge im Datenfeld einen Doppelklick aus. Excel blendet anschließend das Dialogfenster Pivot-Tabellen-Feld ein:
Dialogfenster PivotTable-Feld
Im Feld Name können Sie den Namen eines markierten Pivot-TabellenDatenfeldes ändern, ohne dass die Quelldaten davon berührt werden.
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Unter Zusammenfassen mit bestimmen Sie die Zusammenfassungsfunktion. Es stehen folgende Funktionen zur Verfügung: •
Summe
•
Produkt
•
Mittelwert
•
Varianz (Stichprobe)
•
Anzahl
•
Varianz (Grundgesamtheit)
•
Anzahl Zahlen
•
Standardabweichung (Stichprobe)
•
Minimum •
•
Maximum
Standardabweichung (Grundgesamtheit).
Über die Schaltfläche (Zahlen) gelangen Sie in das Dialogfenster Zellen formatieren. Dort finden Sie die Registerkarte Zahlen, auf der Sie ein gewünschtes Zahlenformat festlegen können. Mit dem PivotTable-Feld soll an dieser Stelle nicht weiter gearbeitet werden. Verlassen Sie das Dialogfenster über (Abbrechen).
Die Pivot-Tabelle wird verändert Um Felder und Positionen in der Pivot-Tabelle zu verändern, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.
Stellen Sie den Zellcursor in die Pivot-Tabelle.
2.
Klicken Sie in der Pivot-Symbolleiste auf das Symbol PivotTable-Assistent, oder rufen Sie den Befehl PivotTable- und PivotChart-Bericht im Menü Daten auf.
3.
Sie gelangen automatisch in den dritten Schritt des Pivot-TabellenAssistenten. Klicken Sie auf (Layout).
4.
Ziehen Sie die Schaltfläche Filiale mit gedrückter linker Maustaste aus dem Bereich SPALTE heraus, und schieben Sie stattdessen die Schaltfläche Monat dorthin.
5.
Anstelle der Summe der Verkaufsmenge soll jetzt der Gewinn im Bereich DATEN erscheinen. Entfernen Sie die Schaltfläche Summe-Verkaufsmenge, und schieben Sie den Gewinn in den Bereich DATEN.
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Pivot-Assistent - Layout
6.
Klicken Sie die Schaltfläche (_OK_)
(Fertig_stellen).
Die veränderte Pivot-Tabelle
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Seite
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Wenn Sie nun anschließend die Artikel-Nr. nicht mehr in der Tabelle einblenden wollen, weil sie die gesamte Tabelle unübersichtlich erscheinen lässt, ist dies kein
1.
PivotTableund PivotChart-Bericht
Daten auf.
Ziehen Sie die Schaltfläche dem Bereich heraus. 3.
Klicken Sie auf (_OK_)
mit gedrückter linker Maustaste aus
(Fertig_stellen).
Die Daten in der Pivot-Tabelle sind zeilen- und/oder spaltenweise geordnet. Die Felder kann man durch Ziehen mit der Maus umstellen. Die Felder erkennen Sie an den grauen Schaltflächen. Das geht folgendermaßen: 1.
Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Schaltfläche, die Sie verschieben möchten.
2.
Ziehen Sie die Schaltfläche mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position.
3.
Während Sie die Schaltfläche verschieben, wird eine stilisierte Tabelle sichtbar.
4.
In der folgenden Abbildung wurden Zeilen und Spalten vertauscht. Probieren Sie diesen Arbeitsschritt aus.
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Zeilen und Spalten wurden vertauscht
Zu Übungszwecken soll anschließend die alte Anordnung wiederhergestellt
Inhalte ausblenden Sie können auch die Inhalte kompletten Monat. Dies gilt für Felder in Zeilen
Spalten
blenden, zum Beispiel einen
Seiten.
Klicken Sie auf das kleine, nach unten gerichtete Dreieck auf der Schaltfläche
2.
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Fenster zum Ausblenden unerwünschter Daten
3.
Klicken Sie einfach auf das Häkchen neben dem Monatsnamen Mai, um den Monat Mai aus der Pivot-Tabelle zu entfernen.
4.
Verlassen Sie das Fenster über (_OK_). Excel zeigt den Monat Mai anschließend nicht mehr an.
5.
Um ihn wieder anzuzeigen, müssen Sie dieses Fenster erneut aufrufen und den Monat Mai wiederum anklicken. Damit ist das Häkchen wieder sichtbar.
6.
Schließen Sie das Dialogfenster über (_OK_).
Extreme Werte anzeigen Die Daten einer Pivot-Tabelle liegen in stark komprimierter Form vor. Sollten Daten vom Durchschnitt abweichen, gibt es in Excel eine Methode, sie genauer zu betrachten. Diese Möglichkeit steht selbstverständlich für alle Daten zur Verfügung. 1.
Klicken Sie doppelt auf die Zelle F9, mit dem Wert 6720 (Gesamtergebnis Mantel).
2.
Excel richtet automatisch ein neues Tabellenarbeitsblatt ein und zeigt dort die entsprechenden Datensätze an:
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Die Mantel-Daten wurden aufgeschlüsselt.
Übung Erstellen Sie eine Pivot-Tabelle aus Ihren Beispieldaten, in der Sie Ihr Datenmaterial folgendermaßen anordnen: •
Artikel in Zeilen
•
Filiale in Spalten
•
Verkaufsmenge im Bereich DATEN.
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Excel-Daten gliedern In Excel gibt es eine Möglichkeit durch den Einsatz verschiedener Glie rungsebenen eine bessere Übersicht in umfangreiche Datenbestände zu bri gen. Die Gliederungsfunktion Tabellen wichtig. Die Aufteilung kann in •
horizontaler Richtung
und
vertikaler Richtung
Eine Beispieltabelle erstellen Für die Arbeit mit der Gliederungsfunktion wird wiederum eine kleine Beispiel benötigt. Übernehmen Sie die Daten der folgenden Abbildung:
Die Beispieldaten
1.
Speichern Sie die Mappe unter dem Namen Gliederung ab.
2.
Um das gesamte Tabellenblatt zu gliedern, klicken Sie auf eine beliebige Zelle im Arbeitsblatt.
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Wenn Sie lediglich einen Teilbereich gliedern möchten, markieren Sie diesen Bereich. 3.
Wählen Sie im Menü Daten den Eintrag Gruppierung und Gliederung.
4.
Klicken Sie anschließend im sich öffnenden Untermenü auf AutoGliederung.
5.
In Ihr Tabellenarbeitsblatt werden Gliederungsebenen eingeblendet: Ebenenbalken
Die Tabelle mit Gliederungsebenen
Sie sehen, dass Ihre Tabelle in verschiedene Ebenen eingeteilt wurde. Oberhalb der Spaltenköpfe und links neben den Zeilenköpfen befinden sich die Schaltflächen mit den Nummern der Ebenen. Die Bereiche der einzelnen Ebenen werden durch Balken kenntlich gemacht. Diese Balken heißen Ebenenbalken.
Zellbereiche ein- und ausblenden Mit den Schaltflächen des Gliederungsbereichs sollen nun einzelne Zellbereiche ein- und ausgeblendet werden.
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Ein Klick auf die Schaltfläche mit den Gliederungsebenen verändert die Bildschirmanzeige. Wenn Sie zum Beispiel die Schaltfläche mit der anklicken, die zu den Spalten gehört, werden die einzelnen ausgeblendet. Lediglich die Quartalsdaten werden gezeigt. Klicken Sie anschließend die Schaltfläche mit der gehört, nun werden noch die Artikel
Spalten: ausblenden einblenden Zeilen: ausblenden einblenden Details einblenden
Spalten und Zeilen wurden ausgeblendet
3.
Über die Schaltfläche mit der Nummer wieder anzeigen.
4.
Versuchen Sie den ursprünglichen Zustand Ihrer Tabelle wiederherzustellen. können Sie Daten ein- und ausblenden. Damit besteht beispielsweise die Möglichkeit, nur einen Teil der Daten
Details: ausblenden einblenden
Die Monate April bis Juni sind eingeblendet
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Die Gliederung entfernen Sie können eine Gliederung selbstverständlich auch nachträglich entfernen. Dadurch ändern sich die Daten im Tabellenblatt nicht. Eine Gliederung entfernt man folgendermaßen: 1.
Setzen Sie den Zellcursor in eine beliebige Zelle im Tabellenblatt.
2.
Wählen Sie im Menü Daten den Eintrag Gruppierung und Gliederung.
3.
Klicken Sie dann auf Gliederung entfernen.
Ebenen und Bereiche selbst bestimmen Wenn die Funktion AutoGliederung nicht das gewünschte Gliederungsergebnis bringt, besteht die Möglichkeit, Bereiche und Ebenen selbst zu definieren. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor: 1.
Markieren Sie den Bereich, den Sie gliedern möchten. Markieren Sie beim Gruppieren von Zeilen und Spalten lediglich die Detailzeilen oder -spalten, aus denen sich die Gruppe zusammensetzt.
2.
Wählen Sie den Gruppierung.
Menüweg
Daten,
Gruppierung
und
Gliederung,
3.
Wählen Sie für die Gruppierung die Option Zeilen oder Spalten aus.
4.
Die Gliederungssymbole werden neben oder über der Gruppe angezeigt.
5.
Wiederholen Sie das Markieren von Detailzeilen oder -spalten und die oben aufgeführten Arbeitsschritte so lange, bis Sie alle gewünschten Gliederungsebenen erstellt haben.
Übung Blenden Sie die Monate April bis Juni aus. Verwenden Sie nicht die Autogliederung, sondern beschreiten Sie den Weg über Daten, Gruppierung und Gliederung, Gruppierung.
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Makros Arbeitsabläufe automatisieren In Excel besteht die Möglichkeit, Routinearbeitsabläufe mit ständig wiederkehrenden Befehlsabläufen aufzuzeichnen und später bei Bedarf aufzurufen. Durch den Einsatz von Makros können Sie Teile Ihrer Arbeit automatisieren und somit beschleunigen. Ein Makro ist im Prinzip nichts anderes als eine Aufzeichnung von Befehlsabfolgen wie Tastatureingaben oder Mausbewegungen. Die verschiedenen Arbeitsschritte werden von dem sogenannten Makrorekorder aufgezeichnet. Vor der Aufzeichnung eines Makros sollten die einzelnen Schritte und Befehle, die vom Makro ausgeführt werden sollen, genau geplant werden. Dies ist wichtig, weil ein Makro beim Aufzeichnen sowohl die Fehler als auch alle durchgeführten Korrekturen registriert.
Ein Makro aufzeichnen Wie einfach die Erstellung eines Makros ist, zeigt das folgende Beispiel. Das Einrichten einer Seite im Querformat soll automatisiert werden. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1.
Klicken Sie im Menü Extras auf Makro. In dem sich öffnenden Untermenü wählen Sie den Befehl Aufzeichnen.
Menüweg Extras, Makro, Aufzeichnen
2.
Sie gelangen in das Dialogfenster Neues Makro aufzeichnen. Dort können der Name des Makros sowie zusätzliche Informationen eingetragen werden:
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Weiterführung
Dialogfenster Makro aufzeichnen
3.
Geben Sie als Makroname den Begriff Querformat ein, und tragen Sie in das Feld Beschreibung folgenden Text ein: Stellt das Querformat ein.
4.
Bei der Vergabe von Makronamen ist Folgendes zu beachten: • Makronamen dürfen maximal 255 Zeichen umfassen. • Der Makroname muss mit einem Buchstaben beginnen. • Leerzeichen dürfen in Makronamen nicht benutzt werden. Verwenden Sie stattdessen das Unterstreichungszeichen _. • Der Name darf nicht wie die Bezeichnung einer Zelle aussehen. Makronamen wie zum Beispiel C3 oder Z3S3 sind nicht erlaubt. • Auch Sonderzeichen sind nicht gestattet.
5.
Über eine Tastenkombination, auch Shortcut genannt, können Sie ein Makro später starten. Der Shortcut kombiniert die (Strg)-Taste mit einem Buchstaben. Für das Makro Querformat soll die Tastenkombination (Strg)+(q) verwendet werden. Bei der Zuordnung einer Tastenkombination ist Folgendes zu beachten: • Es wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. • Es dürfen nur Buchstaben des Alphabets benutzt werden. Umlaute (ä, ö ,ü) können nicht verwendet werden.
6.
In der Optionsgruppe Makro speichern in können Sie festlegen, in welcher Arbeitsmappe Sie das Makro ablegen möchten. Wählen Sie: Diese Arbeitsmappe. • Standardmäßig ist die Option Diese Arbeitsmappe eingeschaltet. Dies sollten Sie für das vorliegende Makro nicht ändern.
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• Bei der Wahl der Option Neue Arbeitsmappe wird eine neue Arbeitsmappe angelegt. • Persönliche Makro-Arbeitsmappe sollten Sie immer dann wählen, wenn Sie das Makro für alle Arbeitsmappen zur Verfügung stellen wollen. 7.
Nachdem Sie die Eingaben in dem Dialogfenster Neues Makro aufzeichnen durchgeführt haben, verlassen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche (_OK_). Auf dem Arbeitsblatt erscheint die Symbolleiste Aufzeichnung beenden. Dies ist für Sie der Hinweis, dass ab jetzt jede Operation, die Sie durchführen, aufgezeichnet wird. Falls die Statuszeile eingeblendet ist, erhalten Sie auch dort die Meldung Aufzeichn. In dieser Symbolleiste sehen Sie standardmäßig zwei Symbole: • Die Symbole Aufzeichnung beenden
und
. Bei der Makroaufzeichnung verwendet Excel beim • Relativer Bezug Zeigen standardmäßig absolute Bezüge, z.B. $A$1. Mit einem Mausklick auf dieses Symbol schalten Sie während der Makroaufzeichnung die relative Adressierung ein: A1. 8.
Wählen Sie: Menü Datei, Seite einrichten, und klicken Sie die Registerkarte Papierformat und anschließend die Option Querformat an:
Registerkarte Papierformat
9.
Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche (_OK_).
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10. Beenden Sie die Aufzeichnung, indem Sie die Schaltfläche Aufzeichnung beenden anklicken. Damit ist das Makro aufgezeichnet und kann ab sofort jederzeit aufgerufen werden.
Ein Makro starten Über die vorher eingegebenen Tastenkombination können Sie das Makro starten. Wechseln Sie zu einem anderen Arbeitstabellenblatt Ihrer Arbeitsmappe, und drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+ (q). Sofort wird das Papierformat Querformat eingestellt. Über das Symbol Seitenansicht können Sie das neue Format in der DruckbildVorschau überprüfen. Wenn Sie die Tastenkombination einmal vergessen sollten, können Sie das Makro aber auch über das Dialogfenster starten: 1.
Rufen Sie auf: Menü Extras, Makro, Makros, oder drücken Sie die Tastenkombination (Alt)+(F8).
2.
In dem Dialogfenster klicken Sie in der Liste aller aufgezeichneten Makros das gewünschte Makro und anschließend die Schaltfläche (Ausführen) an. Das Makro wird gestartet.
Dialogfenster Makro
Über die Schaltfläche (Schritt) können Sie das Makro in Einzelschritten ablaufen lassen. Dies bietet die Möglichkeit, bei komplexen Vorgängen die einzelnen Aufzeichnungsschritte genau zu verfolgen.
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Weiterführung
Ein Makro löschen Wenn Sie ein Makro nicht mehr benötigen, können Sie es selbstverständlich wieder löschen. 1.
Rufen Sie auf: Menü Extras, Makro, Makros, oder drücken Sie die Tastenkombination (Alt)+(F8).
2.
In dem Dialogfenster Makro klicken Sie zunächst das zu entfernende Makro und anschließend die Schaltfläche (Löschen) an.
Weitere Möglichkeiten Die oben erläuterte Vorgehensweise ist eine Möglichkeit, ein Makro zu starten. Sie können ein Makro aber auch über ein Symbol aufrufen. Dies können Sie auch nachträglich erledigen. 1.
Rufen Sie Menü Extras, Anpassen auf.
2.
In dem Dialogfenster Anpassen wählen Sie das Register Befehle.
3.
In der Liste Kategorien markieren Sie die Zeile Makros und bei Befehle die Zeile Schaltfläche anpassen:
Dialogfenster Anpassen
4.
Ziehen Sie nun bei gedrückter linker Maustaste das Symbol Schaltfläche anpassen in eine Symbolleiste. Dabei erscheint am Mauszeiger zusätzlich ein Pluszeichen.
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5.
Die Position der neuen Schaltfläche in der Symbolleiste erkennen Sie an einem senkrechten Strich. Lassen Sie an der gewünschten Stelle die Maustaste los. Das neue Symbol ist schwarz umrandet.
6.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese neue Schaltfläche. Es öffnet sich ein Kontextmenü:
Kontextmenü Schaltfläche anpassen
7.
Klicken Sie auf die Zeile Makro zuweisen.
8.
In dem Dialogfenster Zuweisen markieren Sie die Zeile Querformat:
Ein Makro dem Symbol zuweisen
9.
Schließen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf die Schaltfläche (_OK_).
10. Verlassen Sie das Dialogfenster Anpassen über (Schließen).
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Weiterführung
QuickInfo ändern Zeigen Sie jetzt auf dieses neue Symbol. Wenn die QuickInfos eingeschaltet sind, sehen Sie als Erläuterung den Text Schaltfläche anpassen. Aber auch diese Information können Sie ändern: 1.
Rufen Sie Menü Extras, Anpassen auf.
2.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die neue Schaltfläche. In dem Kontextmenü markieren Sie den Eintrag in der Zeile Name. Tragen Sie den neuen Namen Querformat ein.
3.
Verlassen Sie das Dialogfenster Anpassen über (Schließen).
Beim Zeigen auf das neue Symbol sollte jetzt als QuickInfo die Erläuterung Querformat erscheinen:
Ein anderes Symbol für das Makro wählen Sie können auch ein anderes Symbol für das Makro wählen: 1.
Gehen Sie dazu wieder den vorher beschriebenen Weg, und rufen Sie das Kontextmenü auf.
2.
Klicken Sie auf die Zeile Schaltflächensymbol ändern.
3.
Wählen Sie aus der dann erscheinenden Tabelle mit der Maus ein Symbol aus:
Ein anderes Symbol auswählen
4.
Verlassen Sie wieder das Dialogfenster Anpassen über (Schließen).
Übung Erstellen Sie ein Makro, das den Firmennamen Muster-DV GmbH in formatierter Form in ein Arbeitsblatt einfügt - vergleichbar mit einem Textbaustein einer Textverarbeitung.
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1.
Weiterführung
Wählen Sie die folgende Formatierung: • Schriftgröße 14 • Schriftschnitt fett.
2.
Vergessen Sie nicht, für diesen Eintrag die Spaltenbreite zu optimieren.
3.
Das Makro soll über die Tastenkombination (Strg)+(F) abrufbar sein.
4.
Speichern Sie die Arbeitsmappe mit den Makros unter dem Namen Uebungsmakros ab. Ein weiterer Abschnitt zum Thema Symbolleisten beginnt auf der Seite 91.
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Erstellen einer benutzerdefinierten Funktion In diesem Abschnitt wollen wir benutzerdefinierte Funktionen erstellen. Dabei bekommen Sie auch einen kurzen Einblick in die Programmiersprache Visual Basic, kurz VB. Im unserem Beispiel soll eine benutzerdefinierte Funktionen aus einem Nettobetrag den Bruttobetrag einschließlich 16% Mehrwertsteuer berechnen.
Prozeduren Die unterste Einheit von Programmen in VB wird durch die Prozeduren gebildet. Man unterscheidet zwischen: •
Sub-Prozeduren
•
Function-Prozeduren und
•
Property-Prozeduren.
Während bei Sub-Prozeduren kein Wert zurückgegeben wird, liefern FunctionProzeduren einen Rückgabewert. Ein Funktionsmakro wird anstatt mit Sub mit Function eingeleitet. Der letzte Befehl lautet dementsprechend End Function. Porperty-Pozeduren spielen nur eine untergeordnete Rolle.
Bestandteile von benutzerdefinierten Funktionen Die benutzerdefinierten Funktionen unterscheiden sich in Ihrer Verwendung nicht von den integrierten Excel-Funktionen. Das heißt, sie werden genauso angewendet wie eine bereits integrierte Tabellenfunktion wie beispielsweise SUMME oder WENN. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass der Anwender •
den Namen,
•
die Argumente
•
und den Rückgabewert
selbst festlegt.
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Zu einer Funktion können folgende Bestandteile gehören: •
Funktionsname
•
Klammern
•
Argumente
•
Semikolon
•
Operatoren, z.B. =
•
Ergebnis.
Als Erkennungszeichen benötigt auch die benutzerdefinierte Funktion einen Namen. Die hier zunächst zu erstellende benutzerdefinierte Funktion soll Bruttobetrag heißen. Die Argumente, also die Angaben, mit denen man Excel mitteilt, welche Werte zu berechnen sind, müssen Sie in einer benutzerdefinierten Funktion als Anwender selber festlegen. In unserem Fall ist dies der Nettobetrag. Damit erhält Excel Ausgangsdaten, auf die die Funktion zurückgreifen kann. Die Argumente werden hinter dem Funktionsnamen in einer Klammer eingeschlossen und jeweils durch Kommata getrennt angegeben. Beim Rückgabewert handelt es sich um das Ergebnis, das nach abgeschlossener Berechnung zurückgegeben wird. Es fehlt noch eine Anweisung, die der Funktion mitteilt, welche Berechnung durchzuführen ist, also eine Kombination von Zahlen, Variablen und mathematischen Operatoren, die einen Wert ergibt und vergleichbar mit einer Formel ist.
Die benutzerdefinierte Funktion Bruttobetrag Sie werden sehen, dass es möglich ist, auch ohne große Programmierkenntnisse eigene Funktionen zu erstellen. Um die benutzerdefinierte Funktion Bruttobetrag zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.
Wählen Sie in einer neuen Arbeitsmappe im Extras-Menü den Eintrag Makro und anschließend Visual Basic-Editor.
2.
Klicken Sie im Visual Basic-Editor in der Symbolleiste bei dem Symbol Modul einfügen auf den schwarze Listenpfeil.
3.
In der geöffneten Liste wählen Sie die Zeile Modul.
4.
Sie erhalten ein Visual Basic Arbeitsblatt:
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Das Visual Basic Arbeitsblatt erhält die Bezeichnung Modul 1
5.
Geben Sie den Begriff Function gefolgt von einem Leerzeichen und dem Namen Bruttobetrag ein.
6.
Öffnen Sie die Klammer, und tippen Sie das Argument ein: Nettobetrag. Schließen Sie die Klammer: Function Bruttobetrag(Nettobetrag) Falls mehrere Argumente benötigt werden, müssen sie jeweils durch ein Komma getrennt werden.
7.
Drücken Sie die (ENTER)-Taste. Der Editor hat danach automatisch die Zeile End Function eingetragen.
8.
Drücken Sie die Tabulatortaste, und schreiben Sie den folgenden Code: Bruttobetrag = Nettobetrag * 1.16 a) Als Dezimaltrennzeichen geben Sie einen Punkt ein. b) Mit Hilfe der Tabulatortaste können Sie Codezeilen einrücken.
Unser kleines Programm hat nun folgenden Text: Function Bruttobetrag(Nettobetrag) Bruttobetrag = Nettobetrag * 1.16 End Function
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Die benutzerdefinierte Funktion Bruttobetrag
Die benutzerdefinierte Funktion aufrufen Um die benutzerdefinierte Funktion aufzurufen, wechseln Sie zunächst zu einem Tabellenarbeitsblatt Ihrer Arbeitsmappe. Es gibt zwei Möglichkeiten die benutzerdefinierte Funktion aufzurufen:
Die manuelle Eingabe der Funktion 1.
Geben Sie in die Zelle A1 den Betrag 100 ein.
2.
Tragen Sie in die Zelle B2 die Formel ein:
=Bruttobetrag(A1) 3.
Bestätigen Sie die Eingabe mit der (ENTER)-Taste. Sie erhalten das gewünschte Ergebnis, in diesem Fall 116.
Der Aufruf über den Funktions-Assistenten Sie können eine benutzerdefinierte Einfügen/Funktion aufrufen.
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Funktion
auch
wie
gewohnt
über
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Klicken Sie die Schaltfläche Funktions-Assistent in der StandardSymbolleiste an. In der folgenden Dialogbox wählen Sie die Kategorie Benutzerdefiniert.
Benutzerdefinierte Funktion einfügen
2.
Führen Sie in der Liste der Funktionen einen Doppelklick auf Bruttobetrag aus.
3.
Sie sehen jetzt die Formelpalette. Die Handhabung unterscheidet sich nicht von den integrierten Funktionen.
4.
Tragen Sie den Zellbezug in das vorgesehene Feld ein, und verlassen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche (_OK_).
Die Formelpalette der benutzerdefinierten Funktion Bruttobetrag
Übung Erstellen Sie die Funktion Nettobetrag, die aus einem Rechnungsbetrag die Mehrwertsteuer von 16% herausrechnet.
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Objekte Die verschiedenen Aufgaben, die man per Computer zu erledigen hat, lassen sich nicht immer mit einer einzigen Software ausführen. Man sollte in solchen Fällen Daten verschiedener Anwendungen miteinander kombinieren.
Datenimport und Datenexport In Excel kann man Daten aus anderen Anwendungen importieren. Umgekehrt ist es aber auch möglich, Daten aus Excel heraus zu exportieren. Die Bearbeitung von Texten überlässt man möglichst einer Textverarbeitung, zum Beispiel Microsoft Word. Nach dem Motto “Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte” kann ein Bild, das aus einem Grafikprogramm stammt, in Excel eingefügt werden und Ihre Aussage untermauern. Um einen Datenaustausch durchzuführen, gibt es diverse Möglichkeiten: •
Zwischenablage von Microsoft Windows
•
OLE (Object Linking and Embedding)
•
DDE (Dynamic Data Exchange).
Datenaustausch über die Zwischenablage Die Zwischenablage kennen Sie bereits vom Kopieren und Ausschneiden. Daten werden folgendermaßen von Excel nach Word kopiert: 1.
Öffnen Sie die beiden Anwendungsprogramme Word und Excel.
2.
In Excel wird die Arbeitsmappe Verweis.xls benötigt:
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Die Daten
3.
Markieren Sie in Excel den Bereich B1 bis C6.
4.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren
5.
Wechseln Sie über die Task-Leiste zu Word, und setzen Sie dort den Cursor an die Stelle im Dokument, wo Sie den Zellbereich aus Excel einfügen möchten.
6.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen
.
.
Der kopierte Zellbereich wurde in Word eingefügt. Entsprechend funktioniert auch das Kopieren zwischen anderen Anwendungsprogrammen.
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Excel 2000
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Daten wurden von Excel nach Word kopiert
Um eine Zelle oder einen Zellbereich auszuschneiden, gehen Sie genauso vor. Anstelle der Schaltfläche Kopieren verwenden Sie das Symbol zum Ausschneiden.
Object Linking and Embedding - OLE OLE ist die Abkürzung für Object Linking and Embedding. Hinter diesem Begriff steht eine Technik, die Daten verschiedener Anwendungen miteinander verbindet. Dabei stehen zwei Verfahren zur Verfügung: •
Verknüpfen
und
•
Einbetten.
Bei einem OLE-Datenaustausch erzeugt das eingebundene Objekt eine Verbindungsstelle. Mit Hilfe der OLE-Technik können verschiedene Anwendungen gemeinsame Informationen nutzen. Wenn beispielsweise eine in Excel erstellte Tabelle mit einem Word-Dokument verknüpft wurde, und Sie die Tabelle in Excel ändern, aktualisiert Excel diese automatisch in Ihrem Word-Dokument. Möchten Sie hingegen Ihre Tabelle mit Excel bearbeiten, ohne Word zu verlassen, können Sie sie einbetten, anstatt sie zu verknüpfen. Immer, wenn Sie ein Objekt in Excel einbetten, verwenden Sie ein anderes Programm, um das Objekt zu erstellen oder zu ändern. Soll dieses Objekt anschließend bearbeitet werden, führen Sie lediglich einen Doppelklick auf dem OLE-Objekt aus, um es aufzurufen und seine Werkzeuge zur Bearbeitung zu verwenden.
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Excel 2000
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Einbetten sollten Sie ein Objekt immer dann, wenn es nur in Excel existieren soll, das heißt, wenn Änderungen, die am Objekt vorgenommen werden, nur die Arbeitsmappe betreffen, in der es sich befindet. Ein verknüpftes Objekt wird unter einem eigenen Namen als Datei auf der Festplatte gespeichert. Das eingebettete Objekt dagegen ist Teil der ExcelArbeitsmappe. Wollen Sie ein Objekt mit Hilfe eines anderen Anwendungsprogramms erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.
Rufen Sie das Menü Einfügen auf.
2.
Dort markieren Sie den Befehl Objekt. Es öffnet sich das folgende Dialogfenster:
Dialogfenster Objekt
In der Registerkarte Neu erstellen können Sie unter Objekttyp das entsprechende Programm aussuchen und es als Objekt in die geöffnete Arbeitsmappe einfügen. Befindet sich in dem Feld Als Symbol ein Häkchen, wird der eingefügte Objekttyp bei eingebetteten Objekten lediglich als Symbol und nicht als Inhalt sichtbar. Um eine bereits fertig erstellte Datei in Ihre Arbeitsmappe zu integrieren, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.
Markieren Sie Objekt im Menü Einfügen. Sie werden wieder in das Dialogfenster Objekt geführt.
2.
Dort klicken Sie die Registerkarte Aus Datei erstellen an:
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Registerkarte Aus Datei erstellen
Sie können von hier aus eine bestehende Datei komplett in Excel einbetten oder verknüpfen. Wenn Sie die Datei verknüpfen wollen, stellen Sie unter Verknüpfen ein Häkchen durch Anklicken des entsprechenden Feldes ein. Ansonsten wird die Datei eingebettet. 3.
Als Nächstes müssen Sie die Schaltfläche (Durchsuchen) anklicken. Von dort gelangen Sie in das gleichnamige Dialogfenster. Dort markieren Sie die gewünschte Datei und klicken anschließend die Schaltfläche (Einfügen) an.
4.
Sie kehren zurück in das Dialogfenster Objekt einfügen. Dieses verlassen Sie über die Schaltfläche (_OK_). Die Datei wird je nach Einstellung eingebettet oder verknüpft. Ein weiteres Verfahren, ein Objekt einzubetten beziehungsweise zu verknüpfen, führt über den Befehl Inhalte einfügen. Diesen Eintrag finden Sie im Menü Bearbeiten. Während Sie über Einfügen/Objekt immer eine komplette Datei in Excel integrieren, können Sie über Inhalte einfügen bestimmte Teile einer Datei einfügen.
Grafiken importieren In Excel können Sie auch Bilder und Grafiken, ja sogar gescannte Fotografien einfügen. Dieses soll anhand eines ClipArts demonstriert werden: 1.
Wählen Sie im Menü Einfügen den Eintrag Grafik, ClipArt. Es öffnet sich das Dialogfenster ClipArt einfügen:
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Die Clip Gallery
2.
Klicken Sie auf der Registerkarte Bilder in der großen Liste auf eine Kategorie, oder geben Sie im Listenfeld Clips suchen einen Suchbegriff ein, z.B. Auto, und drücken Sie die (¢) Taste. Die Kategorie wird geöffnet:
Eine Clip Kategorie
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3.
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Markieren Sie das gewünschte Bild mit einem Mausklick. Die sich öffnende Symbolleiste bietet die folgenden Möglichkeiten. •
Clip einfügen
•
Clipvorschau
•
Den Clip zu den Favoriten oder einer anderen Kategorie hinzufügen
•
Ähnliche Clips suchen.
4.
Mit einem Klick auf das Symbol Clip einfügen wird die Grafik in Excel eingefügt.
5.
Um die Größe des Bildes zu ändern, zeigen Sie zunächst mit der Maus auf einen der kleinen quadratischen Eckziehpunkte, die das Bild umgeben. Der Mauszeiger wird dort zu einem Doppelpfeil. Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie nun die Grafik auf die gewünschte Größe.
6.
Zum Verschieben zeigen Sie mit der Maus auf die Mitte des Bildes und ziehen bei gedrückter linker Maustaste die Grafik an eine andere Position:
Eine Grafik in Excel mit dem Mauszeiger zum Verschieben
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Landkarten Mit Excel können Sie Landkarten erstellen und gleichzeitig Daten geographischen Regionen zuordnen. So besteht beispielsweise die Möglichkeit, Umsätze, die in verschiedenen Bundesländern erzielt werden, in Form einer Landkarte zu präsentieren.
Landkarten mit Microsoft Map zeichnen Das Zeichnen der Landkarte erledigt das Zusatz-Programm Microsoft Map. Es stehen zur Zeit folgende Landkarten zur Verfügung: •
Deutschland
•
Österreich
•
Schweiz.
1.
Um das Erstellen einer Landkarte einmal nachzuvollziehen, tragen Sie in ein leeres Tabellenblatt folgende Umsatzzahlen ein: Burgenland
272.408
Kärnten
345.564
Niederösterreich
899.000
Oberösterreich
876.543
Salzburg
402.973
Steiermark
796.987
Tirol
567.321
Vorarlberg
180.625
Wien
1.270.100
2.
Speichern Sie die Mappe unter dem Dateinamen Landkarte 2000 ab.
3.
Markieren Sie den gesamten Datenbereich.
4.
Rufen Sie im Menü Einfügen den Befehl Objekt auf.
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5.
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In dem Dialogfenster Objekt wählen Sie auf der Registerkarte Neu erstellen die Zeile Microsoft Map:
Das Zusatzprogramm Microsoft Map auswählen
6.
Klicken Sie auf die Schaltfläche (_OK_).
7.
Die Österreich-Karte wird als eingebettetes Objekt in einem Rahmen über das Arbeitsblatt gelegt. Und ein weiteres Fenster ist geöffnet, der Karten-Manager:
Eine Microsoft Map mit dem Karten-Manager
8.
Schließen Sie den Karten-Manager über das Symbol
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.
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Excel 2000
9.
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Vergrößern Sie die Landkarte, indem Sie den Kartenrahmen bei gedrückter linker Maustaste an der unteren rechten Ecke ziehen.
10. Speichern Sie die Mappe ab.
Farbskala und Legende ändern Die Farben der Länder in unserer Landkarte können Sie auch ändern. Gehen Sie den Menüweg Landkarte, Bereichsansicht bearbeiten. In dem Dialogfenster Formateigenschaften wählen Sie auf der Registerkarte Bereichsansichtoptionen eine andere Farbe aus:
Die Farbskala der Bereiche ändern
Auf der Registerkarte Legende-Optionen im Dialogfenster Formateigenschaften können Sie Schriftart und -größe der Legende festlegen. Auch Titel und Untertitel werden hier verändert:
Schriftart und -grad der Legende verändern
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Zum Beenden des Zusatz-Programmes Microsoft Map klicken Sie auf eine Zelle im Hintergrund, und mit einem Doppelklick können Sie die Karte wieder bearbeiten:
Die eingebettete Landkarte
Übung Erstellen Sie eine Karte mit dem Dateinamen Umsatz Deutschland BUNDESLAND BADEN-WÜRTTEMBERG BAYERN BERLIN BRANDENBURG BREMEN HAMBURG HESSEN MECKLENBURG-VORPOMMERN NIEDERSACHSEN NORDRHEIN-WESTFALEN RHEINLAND-PFALZ SAARLAND SACHSEN SACHSEN-ANHALT SCHLESWIG-HOLSTEIN THÜRINGEN
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Umsatz in DM 2.456.788 9.849.122 3.023.987 345.532 727.859 1.733.802 5.576.081 677.666 7.264.840 21.217.780 4.588.109 1.258.255 5.399.887 786.778 2.484.343 896.778
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Vorlagen In Excel besteht die Möglichkeit, Arbeitsmappen als Vorlagen zu speichern. Eine Vorlage ist eine Art Formular, das als Grundlage für die Erstellung neuer Arbeitsmappen verwendet werden kann. In Vorlagen werden zum Beispiel Gestaltungsgrundlagen, Formeln, Formate oder Texte gespeichert. Diese können Sie in späteren, darauf basierenden Arbeitsmappen immer wieder einsetzen.
Die Vorteile einer Vorlage Eine Mustervorlage können Sie wie jede andere Arbeitsmappe öffnen und nachträglich beliebig verändern. Vorlagen dienen der Arbeitserleichterung und der Normierung. Für Arbeitsmappen, die auf diesen Modell-Arbeitsmappen basieren, können die entsprechenden Elemente wieder verwendet werden. Sie benutzen das zugrundeliegende Layout, die Formate und Formeln und fügen nur noch die gewünschten Daten hinzu. Wenn Sie die folgenden Einstellungen häufig verwenden, sollten Sie sie in entsprechenden Mustervorlagen speichern: •
Anzahl der Blätter in einer Arbeitsmappe
•
Formatierungen
•
Seitenformate
•
Druckbereich-Einstellungen
•
Kopfzeilen/Fußzeilen
•
Zeilen- und Spaltenbeschriftungen
•
Datumsangaben
•
Formeln
•
Grafiken
•
Selbsterstellte Symbolleisten
•
Makros
•
Geschützte Bereiche der Arbeitsmappe.
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Eine Vorlage einrichten Wir wollen nun eine Vorlage erstellen, deren Seiten im Querformat zu drucken sind. In die Kopfzeile werden der Text Gartenzubehör Meyer GmbH und das Datum gestellt, in die Fußzeile die Seitennummerierung. Diese Arbeitsmappe soll nur ein Tabellenarbeitsblatt zur Verfügung stellen. Die Arbeitsmappe ist für die Erfassung der monatlichen Umsatzstatistiken nach Filialen und Produktgruppen vorgesehen. 1.
Richten Sie eine neue Mappe ein über den Menüweg Datei, Neu, Register Allgemein, Arbeitsmappe.
2.
Wählen Sie den Befehl Seite einrichten im Menü Datei.
3.
Klicken Sie auf der Registerkarte Papierformat die Option Querformat an.
Registerkarte Papierformat
4.
Stellen Sie als Nächstes die Registerkarte Kopfzeile/Fußzeile ein, und klicken Sie dort die Schaltfläche [Benutzerdefinierte_Kopfzeile] an.
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Registerkarte Kopfzeile/Fußzeile
5.
Klicken Sie in das Feld Linker Abschnitt. Tragen Sie dort den Text Gartenzubehör Meyer GmbH ein.
6.
Im Feld Rechter Abschnitt soll das Datum erscheinen. Dies erreichen Sie durch einen Klick auf das Symbol Datum:
Benutzerdefinierte Kopfzeile
7. 8.
Verlassen Sie das Dialogfenster Kopfzeile über (_OK_). In der Registerkarte Kopfzeile/Fußzeile klicken Sie die Schaltfläche an.
[Benutzerdefinierte_Fußzeile]
9.
Klicken Sie in das Feld Rechter Abschnitt, und tragen Sie dort hintereinander ein: a) Seite+Leerzeichen b) Mausklick auf das Symbol Seitenzahl c) von+Leerzeichen d) Mausklick auf das Symbol Anzahl Seiten
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+Leerzeichen
.
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Excel 2000
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Ergebnis:
Seite &[Seite] von &[Seiten]
Benutzerdefinierte Fußzeile
10. Verlassen Sie das Dialogfenster Fußzeile über (_OK_). 11. Auch das Dialogfenster Seite einrichten schließen Sie über (_OK_):
Registerkarte mit den benutzerdefinierten Kopf- und Fußzeilen
Die nächsten Einstellungen sind unter Extras/Optionen durchzuführen: 1.
Rufen Sie den Befehl Optionen im Menü Extras auf, und entscheiden Sie sich für die Registerkarte Allgemein.
2.
Setzen Sie die Anzahl der Blätter in neuer Arbeitsmappe auf 1.
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Registerkarte Allgemein
3.
Bestätigen Sie Ihre Änderungen durch einen Klick auf die Schaltfläche (_OK_).
Als Nächstes sind die Eintragungen der festen Daten in der Vorlage vorzunehmen: 4.
Tragen Sie zu diesem Zweck bitte die Daten der folgenden Abbildungen in Ihre Arbeitsmappe ein:
Die Eingaben
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5.
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Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle B9, und geben Sie dort folgende Formel ein:
=SUMME(B5:B8) 6.
Kopieren Sie diese Formel anschließend in den Bereich C9 bis E9.
7.
Klicken Sie in die Zelle E5, und tragen Sie die nachstehende Formel ein:
=SUMME(B5:D5) 8.
Diese Formel wird außerdem in den Zellen E6 bis E8 benötigt. Kopieren Sie sie deshalb. Da Sie noch keine Zahlen in Ihr Arbeitsblatt eingetragen haben, erscheint in den Zellen, die eine Summenformel enthalten, zunächst die Ziffer 0.
Die Vorlage speichern Nachdem Sie alle Einstellungen durchgeführt haben, können Sie Ihre Vorlage jetzt speichern. 1.
Wählen Sie: Menü Datei, Speichern unter.
Dialogfenster Speichern unter
2.
Klicken Sie im Feld Dateityp auf Mustervorlage.
3.
Wählen Sie im Feld Speichern in den Ordner aus, in dem Sie die Mustervorlage speichern möchten.
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Mustervorlagen können Sie im Ordner Vorlagen speichern. Möchten Sie die Standard-Mustervorlage für Arbeitsmappen verändern, müssen Sie sie unter dem Namen Mappe.xlt abspeichern. Dies ist das Standardformat einer neuen leeren Arbeitsmappe und wird bei jedem Excel-Start als leere Arbeitsmappe geöffnet. 4.
Geben Sie den Dateinamen Garten_Meyer in das vorgesehene Feld ein.
5.
Klicken Sie auf die Schaltfläche (Speichern). Die Mustervorlage wird mit der Endung .xlt abgespeichert.
Die Vorlage als Grundlage einer neuen Arbeitsmappe verwenden Eine Vorlage, die man einmal erstellt hat, kann jederzeit als Grundlage für eine neue Arbeitsmappe verwendet werden. Eine Vorlage ist eine Arbeitsmappe, die Sie Ihren Anforderungen entsprechend anpassen können. Da Ihre Vorlage bereits Formatierungen wie Kopf-/Fußzeile und so weiter enthält, brauchen Sie sich lediglich noch um die Eingabe der Daten zu kümmern. Wenn Sie Ihre Mustervorlage Garten_Meyer als Grundlage für eine neue Arbeitsmappe nehmen möchten, gehen Sie wie folgt vor: 1.
Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Neu.
2.
Führen Sie einen Doppelklick auf Garten_Meyer aus.
Sie erhalten eine Arbeitsmappe, die alle Einstellungen der Vorlage Garten_Meyer enthält. In der Titelleiste erscheint nicht wie gewohnt Mappe1, sondern der Eintrag Garten_Meyer1.
Dialogfenster Neu
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Excel 2000
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Übung Richten Sie die Mustervorlage gemäß der folgenden Abbildung ein:
Die Eingaben
In den folgenden Zellen sollen die entsprechenden Formeln eingetragen werden: B6
=SUMME(B7:B11)
B12 =SUMME(B13:B14) B15 =+B6+B12 C6
=SUMME(C7:C11)
C12 =SUMME(C13:C14) C15 =+C6+C12 Die Abweichungen ermitteln Sie als Differenz der Beträge des aktuellen Monats und des Vormonats. Geben Sie auch hierfür die entsprechenden Formeln ein. Speichern Sie die Vorlage unter dem Namen Monatsabrechnung.xlt ab.
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Einstellungen in Excel durchführen Ein Programm wie Excel wird in der Praxis für unterschiedliche Zwecke eingesetzt. Die Arbeitsumgebung in Excel ist auf die Mehrzahl der Anwender abgestimmt, jedoch können Sie Excel individuell für Ihre persönlichen Bedürfnisse optimieren.
Einstellungs-Optionen Über den Befehl Optionen, den Sie über das Menü Extras aufrufen, können Sie Ihre Arbeit mit Excel erheblich beeinflussen. Auf acht Registerkarten besteht die Möglichkeit, die Einstellungen zu verändern.
Verschiedene Ansichten In der Registerkarte Ansicht regeln Bildschirmanzeige, ob Sie die Anzeige der •
•
Bearbeitungsleiste und/oder der Statusleiste am unteren Fensterrand
Namenfeld
Sie
zum
Beispiel
im
Bereich
Abbruchfeld Bestätigungsfeld Formel bearbeiten
Tabelle markieren
Bearbeitungszeile Spaltenkopf
Zeilenkopf
wünschen. Geregelt wird die Anzeige durch die sogenannten Kontrollkästchen. Ein Häkchen zeigt an, dass eine Option aktiviert ist. Durch Anklicken þ aktivieren und o deaktivieren Sie die einzelnen Kontrollkästchen. Auch häufig verwendete Fensteroptionen werden hier festgelegt: •
Gitternetzlinien
•
Zeilen- und Spaltenüberschriften
•
Horizontale Bildlaufleiste
•
Vertikale Bildlaufleiste
•
Nullwerte u. a.
Vergleichen Sie hierzu die folgende Abbildung:
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Registerkarte Ansicht
Gitternetzlinien, also die Umrandung der einzelnen Zellen, dienen der Übersichtlichkeit einer Tabelle. Blenden Sie sie deshalb nicht zu früh aus, sondern warten Sie damit, bis die Tabelle fertig ist. Nullwerte können in der Anzeige auf dem Bildschirm unterdrückt werden. Wenn Sie das in Excel standardmäßig eingestellte Häkchen entfernen, wird die Zahl Null auf dem Bildschirm ausgeblendet.
Die Registerkarte Allgemein In der Registerkarte Allgemein legen Sie unter anderem die Zelladressierung von Excel fest. In der Standardeinstellung werden Spalten mit einem Buchstaben und Zeilen durch eine Zahl gekennzeichnet. Die sogenannte Z1S1-Methode (aus dem Programm MS-Multiplan) nummeriert Zeilen und Spalten. Der Buchstabe Z steht für Zeile, S für Spalte. Die Adresse der Zelle A1 würde bei dieser Bezugsart Z1S1 lauten. Die Liste zuletzt geöffneter Dateien erscheint am Ende des Menüs Datei. Da sich auf diese Weise Dateien sehr schnell öffnen lassen, sollten Sie diese Option nicht deaktivieren. Eine Excel 2000-Arbeitsmappe enthält standardmäßig 3 Tabellenarbeitsblätter. Über die Option Blätter in neuer Arbeitsmappe können Sie die Anzahl verändern. Excel akzeptiert bis zu 255 Tabellenarbeitsblätter.
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Excel 2000
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Beim Speichern einer Arbeitsmappe besteht die Möglichkeit, Dateiinformationen einzugeben, wie beispielsweise •
Titel
•
Thema
•
Autor.
Durch die Option Anfrage für Dateieigenschaften können Sie sich an das Eintragen dieser Informationen erinnern lassen:
Das Eigenschaften-Fenster
Sie können aber auch über den Menüweg Datei, Eigenschaften dieses Fenster jederzeit aufrufen. In Excel wird die Standardschriftart Arial verwendet. Wenn Sie lieber eine andere Schriftart einsetzen möchten, können Sie diese über den entsprechenden Listenpfeil anzeigen lassen und auswählen. Auf entsprechende Weise kann auch die vorgegebene Standardschriftgröße eingestellt werden. Die Veränderungen der Standardschriftart und der Schriftgröße werden erst nach einem Neustart von Excel gültig. Unter Standardarbeitsordner wird der Pfad festgelegt, den Excel als Standardarbeitsordner verwendet. Die Voreinstellung lautet:
C:\Eigene Dateien Hier besteht die Möglichkeit, einen anderen Pfad in dem vorgesehenen Feld einzutragen.
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Registerkarte Allgemein
Außerdem können Sie unter Zusätzlicher Startordner einen weiteren Ordner angeben.
Optionen für das Bearbeiten In der Registerkarte Bearbeiten werden verschiedene wichtige Grundlagen für Ihre tägliche Arbeitstechnik festgelegt. Hier eine Auswahl wichtiger Punkte: Wenn Sie den Weg über die Bearbeitungsleiste sparen möchten, sollten Sie die Option Direkte Zellbearbeitung aktivieren nicht ausschalten. Sie haben so die Möglichkeit, den Inhalt der Zellen direkt in den Zellen zu bearbeiten. Um eine direkte Bearbeitung in einer Zelle vorzunehmen, führen Sie zunächst einen Doppelklick auf der gewünschten Zelle aus. Drag & Drop - also das Verschieben und Kopieren von Zellen mit der Maus funktioniert nur, wenn bei der entsprechenden Option Drag & Drop von Zellen aktivieren ein Häkchen eingestellt ist. Standardmäßig wird der Zellcursor nach dem Drücken der Eingabetaste um eine Zeile nach unten versetzt. Dies können Sie mit Hilfe der Option Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschieben außer Kraft setzen. Außerdem können Sie die Richtung des Zellcursors verändern. Sie haben hier folgende Möglichkeiten: Unten Rechts Oben Links. Unter Feste Dezimalstelle setzen bestimmen Sie, nach wie vielen Stellen bei der Zahlen-Eingabe das Dezimalkomma erscheinen soll. Klicken Sie das zugehörige Kontrollkästchen an, und tragen Sie die entsprechende Stellenanzahl in das dafür
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vorgesehene Feld ein. Sollten Sie sich zum Beispiel für 3 entscheiden, zeigt Excel bei der Eingabe der Zahl 55 den Wert 0,055 an.
Registerkarte Bearbeiten
Optionen zur Berechnung Im Bereich Berechnung können Sie sich zwischen der automatischen und manuellen Berechnung entscheiden. Standardmäßig ist die Option Automatisch eingestellt. Dadurch werden nach jeder Änderung alle Berechnungen im Arbeitsblatt ohne einen weiteren Arbeitsschritt aktualisiert. Wenn Sie also eine Zahl ändern, die beispielsweise in eine Multiplikation einfließt, ermittelt Excel automatisch ein neues Produkt. Sollten Sie allerdings Manuell eingestellt haben, wird ein weiterer Arbeitsschritt notwendig. Die manuelle Berechnung ist aber i.d.R. nur bei übergroßen Arbeitsblättern und/oder sehr langsamen Computern notwendig. Am schnellsten führen Sie dann die Neuberechnung über die Taste (F9) aus. Automatisch außer bei Mehrfachoperationen berechnet alle abhängigen Formeln bis auf Datentabellen automatisch. Im Bereich Iteration bestimmen Sie die •
maximale Iterationszahl und die
•
maximale Änderung.
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Die Standardvorgabe für die Maximale Iterationszahl beträgt 100. Für die Maximale Änderung gibt Excel den Wert 0,001 vor. Durch einen Eintrag in die entsprechenden Felder können diese Werte verändert werden. Unter Arbeitsmappe regeln Sie þ das Aktualisieren von Remotebezügen þ die Genauigkeit beim Berechnen þ die Datumswerte þ das Speichern externer Verknüpfungswerte þ Beschriftungen in Formeln zulassen. In Excel werden die Datumswerte normalerweise ab dem 01. Januar 1900 errechnet. Durch das Aktivieren der Option 1904 -Datumswerte nimmt man als Ausgangsbasis den 02.Januar 1904.
Registerkarte Berechnen
Weitere Registerkarten Das Dialogfenster Optionen beinhaltet außerdem die Registerkarten •
AutoAusfüllen
•
Farbe
•
Diagramm
•
Umsteigen.
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Excel 2000
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Für Umsteiger von Lotus 1-2-3 ist die Registerkarte Umsteigen interessant.
Die Symbolleisten In den Symbolleisten werden Icons für die wichtigsten Funktionen zur Verfügung gestellt. Standardmäßig sind in Excel die Standard-Symbolleiste und die FormatSymbolleiste eingeblendet. Darüber hinaus stellt Excel auch andere Symbolleisten zur Verfügung. Hier einige wichtige Beispiele: •
Diagramm
•
Zeichnen
•
Visual Basic
•
PivotTable.
Symbolleisten ein- und ausblenden Symbolleisten kann man ein- und ausblenden. Dazu verfahren Sie wie folgt: 1.
Wählen Sie den Befehl Symbolleisten im Menü Ansicht. Es erscheint ein Untermenü.
2.
Aktivierte Symbolleisten erkennen Sie an einem Häkchen. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die gewünschte Symbolleiste durch Anklicken:
Untermenü Symbolleisten
Aber auch im Dialogfenster Anpassen können Sie die Symbolleisten ein- und ausschalten. Wählen Sie hierzu den Menüweg: Ansicht, Symbolleisten, Anpassen:
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Symbolleisten anpassen
Die Anzeige von •
großen Schaltflächen,
•
QuickInfos und
•
die Menü-Animation (verschiedene Menü-Aufklapparten)
wird im Dialogfenster Anpassen auf der Registerkarte Optionen geregelt. QuickInfos sind die Erläuterungen zu den einzelnen Schaltflächen der Symbolleisten, wenn der Mauszeiger auf eine Schaltfläche zeigt.
Symbolleisten verändern Die Symbolleisten können Sie Ihrem persönlichen Bedarf anpassen (siehe auch Seite 57). Einige Schaltflächen der Symbolleisten werden Sie vielleicht häufig verwenden, andere dafür nur in ganz seltenen Fällen. Möchten Sie eine Symbolleiste nach Ihren Wünschen anpassen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.
Wählen Sie den Menüweg Ansicht, Symbolleisten, Anpassen.
2.
Im Dialogfenster Anpassen klicken Sie auf das Register Befehle:
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Excel 2000
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Befehle anpassen
3.
Markieren Sie die gewünschte Kategorie.
4.
Wenn Sie beispielsweise häufig einen bestimmten Zellbereich markieren und anschließend drucken, sollten Sie eine entsprechende Schaltfläche für diesen Vorgang auf der Standard-Symbolleiste ablegen. Dieses Symbol finden Sie in der Kategorie Datei. Klicken Sie das Symbol an, und ziehen Sie es mit gedrückter linker Maustaste in die Standard-Symbolleiste. Möchten Sie die Erläuterung einer Schaltfläche einsehen, müssen Sie auf die Schaltfläche [Beschreibung] klicken.
5.
Wenn das Dialogfenster Anpassen geöffnet ist, können Sie auch Schaltflächen, die Sie nicht mehr benötigen, aus einer Symbolleiste entfernen. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf das entsprechende Icon, und ziehen Sie es bei gedrückter linker Maustaste in den Arbeitsbereich.
6.
Dort lassen Sie die Schaltfläche einfach fallen. Probieren Sie es mit der Schaltfläche Drucken aus.
7.
Nachdem Sie alle Änderungen durchgeführt haben, verlassen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche (Schließen). Eine entfernte Schaltfläche können Sie jederzeit wieder in die entsprechende Symbolleiste integrieren. Das Symbol zum Drucken befindet sich in der Kategorie Datei. Aus dem Dialogfenster Anpassen heraus kann es wieder auf der Standard-Symbolleiste untergebracht werden.
Eine veränderte Symbolleiste
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Weiterführung
Eine neue Symbolleiste erstellen Es besteht die Möglichkeit eine neue, leere Symbolleiste zu erstellen. Dazu gehen Sie wie folgt vor: 1.
Rufen Sie auf: Menü Ansicht, Symbolleisten, Anpassen, Register Symbolleisten.
2.
Im Dialogfenster Anpassen klicken Sie die Schaltfläche (Neu) an.
3.
Geben Sie den Namen der neuen Symbolleiste ein. Wählen Sie als Bezeichnung zum Beispiel den Begriff Individuell:
Den Namen für eine neue Symbolleiste eingeben
4.
Klicken Sie auf [_OK_]. Im Arbeitsbereich wird nun eine kleine Symbolleiste eingeblendet.
5.
Im Dialogfenster Anpassen wählen Sie die Registerkarte Befehle.
6.
Die Vorgehensweise entspricht nun der beim Anpassen einer Symbolleiste. Die gewünschten Schaltflächen werden in den entsprechenden Kategorien ausgewählt und anschließend bei gedrückter linker Maustaste in die neue Symbolleiste geschoben. Die neu eingerichtete Symbolleiste wird später in der Liste der Symbolleisten geführt.
Symbolleisten löschen Eine benutzerdefinierte Symbolleiste können Sie jederzeit löschen. Markieren Sie die Symbolleiste, die Sie entfernen möchten, in dem Dialogfenster Anpassen, und klicken Sie (Löschen) an. Excel blendet noch eine Sicherheitsabfrage ein, die Sie beantworten müssen. Wenn Sie sich für (_OK_) entscheiden, wird die Symbolleiste anschließend entfernt:
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Hinweis von Excel
Über [Zurücksetzen] können Sie alle Änderungen, die Sie an einer integrierten Excel-Symbolleiste vorgenommen haben, wieder aufheben.
Add-Ins Add-Ins sind Zusatzprogramme. Der Bericht-Manager (Szenario-Manager) oder der Solver sind Beispiele für Add-Ins. Mit deren Hilfe kann man Excel Befehle und Funktionen hinzufügen. Verwaltet werden die Zusatzprogramme vom Add-Ins-Manager. Sie erreichen ihn über das Menü Extras:
Dialogfenster Add-Ins-Manager
Im Dialogfenster Add-Ins-Manager befindet sich eine Liste aller verfügbaren AddIns. Aktivierte Add-Ins erkennen Sie an dem Häkchen im Kontrollkästchen. Deaktivierte Add-Ins werden lediglich aus dem Arbeitsspeicher, nicht aber von der Festplatte des Computers entfernt. Wenn Sie ein Zusatzprogramm aktivieren möchten, klicken Sie das zugehörige Kontrollkästchen an. Verlassen Sie anschließend das Dialogfenster Add-Ins-Manager über (_OK_).
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Stichwortverzeichnis A
F
Add-In ............................................ 28; 95
Fensteroptionen ...................................85
Add-Ins-Manager ................................. 95
Format-Symbolleiste ............................91
Arbeitstechnik ...................................... 88
Formel ....................................................5
Ausschneiden ...................................... 66
Function-Prozeduren ............................61
AutoGliederung.................................... 52
Funktion SVERWEIS ......................................11
B
verschachtelt ....................................15 Funktionen
Bearbeitung ......................................... 88
benutzerdefiniert...............................61
Benutzerdefinierte Funktion................. 61
Funktionsmakro....................................61
Berechnung automatisch ..................................... 89
G
manuell ............................................ 89 Gitternetzlinien
C
ein-/ausblenden................................86 Gliederung aufheben ..........................................52
ClipArts ................................................ 70
Gliederungsfunktion .............................49
D
Grafiken
Dateieigenschaften
Großschreib-Taste..................................4
importieren .......................................70
Anfrage ............................................ 87
Groß-Taste .............................................4
Dateiinformationen .............................. 87
Gruppieren ...........................................52
Daten ................................................... 66 Datumswerte
H
Ausgangswert .................................. 90 DDE ..................................................... 66
Hochstell-Taste ......................................4
Drag & Drop......................................... 88 Dynamic Data Exchange ..................... 66
I
E
Inhalte ausblenden.......................................46
Ebenen bei Gliederung ................................. 50
K
Ebenenbalken...................................... 51 Eingabe-Taste ....................................... 4
Kontext-Taste .........................................4
Enter-Taste ............................................ 4
Kopieren ...............................................66
Trainer-Name
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Excel 2000
Firmen-Name
Weiterführung
L
R
Landkarte............................................. 73
Return-Taste...........................................4
Lotus 1-2-3 .......................................... 91
S M Shift-Taste ..............................................4 Makro................................................... 53
Shortcut ................................................54
aufzeichnen ..................................... 53
Solver ...................................................28
löschen ............................................ 57
Standardarbeitsordner..........................87
speichern ......................................... 54
Standard-Mustervorlage .......................83
starten........................................ 56; 57
Standardschriftart .................................87
Makro-Aufzeichnung beenden........................................... 56 Makroname.......................................... 54
Standard-Symbolleiste .........................91 Startordner ...........................................88 Struktur
Matrixformeln ......................................... 5
der Pivot-Tabelle ..............................40
Mehrfachoperationen........................... 89
Sub-Prozeduren ...................................61
Microsoft Map ...................................... 73
SVERWEIS ........................................11; 12
Mustervorlage ................................ 77; 83
Symbolleiste umbenennen ....................................94
N
verändern .........................................92 zurücksetzen ....................................95
Namen definieren ................................ 12
Symbolleisten .......................................91
Nebenbedingung
Szenario Bericht ..............................................25
im Solver.......................................... 33
löschen .............................................26
Nullwerte anzeigen .......................................... 86
Szenariobericht ....................................26 Szenario-Manager ................................20
O
Szenarioname ......................................24 Szenariowerte.......................................24
Object Linking and Embedding...... 66; 68 Objekt
T
eingebettet ....................................... 69 Objekttyp.............................................. 69
Tastenkombinationen .............................4
OLE...................................................... 66 OLE-Objekt .......................................... 68
U
Optionen Menüpunkt ....................................... 85
Umschalt-Taste ......................................4
P
V
Pivot..................................................... 37
Vorlage .................................................77
Pivot-Tabelle........................................ 37
als Grundlage ...................................83
erstellen ..................................... 37; 38 Pivot-Tabellenassistent.................. 37; 38 Pivot-Tabellen-Datenfeldes ................. 42
speichern..........................................82 Vorlagen Ordner ..............................................83
Property-Prozeduren ........................... 61
Trainer-Name
Seite 97
Excel 2000
Firmen-Name
W
Weiterführung
Zelladressierung ändern ..............................................86
Windows-Taste...................................... 4
Zusammenfassungsfunktion ................43 Zwischenablage ...................................66
Z Z1S1-Methode ..................................... 86
Trainer-Name
Seite 98
Excel 2000
Firmen-Name
Weiterführung
Vor dem Drucken löschen: Verwendete Dateien: Verweis Matrix Darlehn1 Solver Pivot Gliederung Landkarte 2000 Garten_Meyer Umsatz Deutschland
Trainer-Name
Seite 99
