L'organisation d'un evenement

L’organisation d’un événement Guide pratique

Presses de l’Université du Québec Le Delta I, 2875, boulevard Laurier, bureau 450 Québec (Québec) G1V 2M2 Téléphone : 418-657-4399  Télécopieur : 418-657-2096 Courriel : [email protected]  Internet : www.puq.ca Diffusion / Distribution : CANADA et autres pays

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La Loi sur le droit d’auteur interdit la reproduction des œuvres sans autorisation des titulaires de droits. Or, la photocopie non autorisée – le « photocopillage » – s’est généralisée, provoquant une baisse des ventes de livres et compromettant la rédaction et la production de nouveaux ouvrages par des professionnels. L’objet du logo apparaissant ci-contre est d’alerter le lecteur sur la menace que représente pour l’avenir de l’écrit le développement massif du « photocopillage ».

L’organisation d’un événement Guide pratique Lyne Branchaud

2009 Presses de l’Université du Québec Le Delta I, 2875, boul. Laurier, bur. 450 Québec (Québec) Canada  G1V 2M2

Catalogage avant publication de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et Bibliothèque et Archives Canada Branchaud, Lyne L’organisation d’un événement : guide pratique (Collection Communication, relations publiques) Comprend des réf. bibliogr. ISBN 978-2-7605-1608-3 1. Événements spéciaux - Planification. 2. Événements spéciaux - Gestion. I. Titre. II. Collection: Collection Communication et relations publiques. GT3405.B72 2009

394.2068'4

C2008-942341-0

Nous reconnaissons l’aide financière du gouvernement du Canada par l’entremise du Programme d’aide au développement de l’industrie de l’édition (PADIE) pour nos activités d’édition. La publication de cet ouvrage a été rendue possible grâce à l’aide financière de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC).

Intérieur  Mise en pages : Infoscan Collette-Québec Photographies : Philippe Bossé Accessoires pour les photographies : Gracieuseté de Marc Boileau, AVW-TELAV Couverture  Conception : Richard Hodgson Photographie : Denis Lemelin, photographe – www.photos-motion.com Salle de bal du Fairmont Le Château Frontenac

1 2 3 4 5 6 7 8 9 PUQ 2009 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Tous droits de reproduction, de traduction et d’adaptation réservés © 2009 Presses de l’Université du Québec Dépôt légal – 1er trimestre 2009 Bibliothèque et Archives nationales du Québec / Bibliothèque et Archives Canada Imprimé au Canada

REMERCIEMENTS

Je tiens d’abord à remercier mes parents, Gisèle et Claude, ma sœur Annie ainsi que ma famille et mes amis, qui m’ont permis de me familiariser avec le monde des événements et d’organiser des fêtes originales. Ensuite, je remercie mes employeurs, mes patrons, mes collègues et mes fournisseurs qui ont su me faire confiance et avec qui j’ai appris au fil des années ; mes petits anges, Daniel, Claudie, Dominic, Marie-Pier, Michel et Maggie, pour leur indispensable soutien ; Nicole Vincent du Club de golf Elm Ridge, Luc Beaudoin de Momentum et Louise Doerig du Fairmont Manoir Richelieu pour leur temps, la relecture du manuscrit et leurs précieux conseils ; Denis Lemelin et Philippe Bossé, photographes, Marc Boileau de AVW-TELAV et Edith Jean du Fairmont Le Château Frontenac pour leur collaboration aux photographies. Finalement, ma gratitude va à Céline Fournier, qui a cru en ce projet. À vous tous, un gros merci !

AVANT-PROPOS

Je baigne dans le monde de l’événement depuis ma tendre enfance. En effet, mes parents, organisateurs hors pair, m’ont inculqué l’art de transformer les rencontres entre amis, les anniversaires et toutes autres occasions de célébrer en des moments amusants et mémorables. Au fil des ans, mes emplois en agences de publicité et de promotion ainsi que mon intérêt pour les idées originales d’activités m’ont amenée à bifurquer vers une carrière en organisation d’événements. Depuis plus de dix ans, la gestion de projets constitue ma principale occupation et je fais partie des privilégiés qui peuvent allier passion et travail au quotidien. J’ai participé à plus d’une centaine de projets événementiels, petits et grands, pour diverses entreprises telles que Nissan, les rôtisseries St-Hubert, Vidéotron, Maxi-Provigo-Loblaws et Uniprix. J’ai organisé de nombreux tournois de golf, des salons avec près de 150 exposants, des soirées de gala réunissant plus de 1 000 invités et géré des budgets d’événements dépassant le million de dollars. Mais peu importe la taille ou la nature des événements, ce qui compte, c’est que chacun d’entre eux m’a permis de me surpasser et de me renouveler. Je souhaite que ce livre puisse répondre à vos interrogations tout en vous faisant découvrir des trucs et outils que vous pourrez bientôt mettre en pratique. J’espère également vous transmettre ma passion du métier. Allez, trouvez-vous vite un événement à organiser !

TABLE DES MATIÈRES

Remerciements............................................................................. vii Avant-propos ................................................................................

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Introduction .................................................................................

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CHAPITRE 1 Établir les bases d’un projet d’événement ............................ 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

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Préciser la mission de l’événement ........................................ 7 Établir les objectifs .................................................................. 9 Analyser le public cible et établir le profil des participants ... 10 Compte rendu de la première rencontre ................................ 12

CHAPITRE 2 Les six étapes de la création du plan préliminaire ............ 15 2.1. Étape 1 – Définir le contenu sommaire et la durée de l’événement ....................................................................... 2.2. Étape 2 – Déterminer les besoins principaux et secondaires ......................................................................... 2.2.1. Hébergement ............................................................... 2.2.2. Restauration ................................................................ 2.2.3. Salles, espace et disposition ........................................ 2.2.4. Besoins secondaires ..................................................... 2.2.5. Ressources externes ..................................................... 2.3. Étape 3 – Choisir la période idéale pour la tenue de l’événement ....................................................................... 2.4. Étape 4 – Repérer des sites qui pourront répondre à vos besoins ........................................................................... 2.5. Étape 5 – Bâtir un échéancier général et évaluer le personnel nécessaire ...........................................................

17 20 20 22 24 28 29 30 31 34

xii

L’organisation d’un événement : guide pratique

2.6. Étape 6 – Établir les revenus et les dépenses pour préparer un budget provisoire .............................................................. 37

CHAPITRE 3 L’implantation de l’événement ............................................... 43 3.1. L’hébergement et la restauration ............................................ 3.1.1. L’hébergement, les salles, l’espace et le transport .............................................................. 3.1.2. La restauration ............................................................ 3.2. Les activités/animations ......................................................... 3.2.1. Formation, ateliers et conférences .............................. 3.2.2. Activités de divertissement ......................................... 3.2.3. Activités culturelles ou sportives ................................ 3.3. Le côté technique et visuel ..................................................... 3.3.1. Salles – Sélection et disposition .................................. 3.3.2. Décor et ambiance ...................................................... 3.3.3. Besoins techniques et audiovisuels ............................. 3.4. Les équipes de travail, les demandes de soumission, les contrats et les outils de planification ................................ 3.4.1. Équipe de travail ......................................................... 3.4.2. Demandes de soumission et contrats ......................... 3.4.3. Outils de planification ................................................

45 45 55 65 66 69 72 75 75 76 81 87 87 89 90

CHAPITRE 4 Les éléments de communication ............................................. 93 4.1. Annonce de l’événement ....................................................... 94 4.2. Invitations et inscriptions ...................................................... 95 4.2.1. Délai pour l’envoi de l’invitation et l’inscription à un événement privé ................................................. 95 4.2.2. Méthodes d’inscription ............................................... 96 4.2.3. Gestion des inscriptions.............................................. 97 4.2.4. Contenu de l’invitation et du formulaire d’inscription ................................................................ 99 4.3. Accueil et identification des participants ............................... 100 4.3.1. Identification des participants .................................... 100 4.3.2. Billets et preuve de paiement ...................................... 102 4.3.3. Station d’accueil et d’inscription ................................ 102 4.3.4. Vestiaire ....................................................................... 104

Table des matières

xiii

4.4. Cadeaux et objets promotionnels .......................................... 104 4.5. Matériel imprimé .................................................................... 106 4.5.1. Affichage sur le site ..................................................... 108 4.5.2. Matériel informatif, promotionnel ou publicitaire .... 109

CHAPITRE 5 Organiser un tournoi de golf et une réunion des Fêtes ............................................................ 113 5.1. Organiser un tournoi de golf en 37 étapes ............................. 114 5.1.1. Formules de départ et de jeu ....................................... 119 5.1.2. Que faire en cas de pluie ? ........................................... 120 5.1.3. Commandites .............................................................. 121 5.1.4. Animation après le tournoi ......................................... 123 5.2. Planifier une réunion des Fêtes (party de Noël) en 26 étapes ............................................................................ 124

CHAPITRE 6 Les imprévus ou comment éviter les mauvaises surprises .............................................................. 129 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. 6.10. 6.11. 6.12. 6.13. 6.14. 6.15. 6.16.

Urgences médicales et station de premiers soins ................... 130 Liste de numéros de téléphone d’urgence.............................. 131 Assurances............................................................................... 131 Événement en plein air .......................................................... 132 Plan B ...................................................................................... 132 Sécurité ................................................................................... 133 Kiosque d’objets ou d’enfants perdus .................................... 133 Salles de bain et toilettes mobiles........................................... 133 Personne à mobilité réduite ou handicapée ........................... 134 Poubelles et entretien ............................................................. 134 Systèmes de communication .................................................. 134 Livraisons ................................................................................ 135 Mise à jour du budget ............................................................. 136 Trousse de survie..................................................................... 136 Liste de « Matériel à ne pas oublier » ...................................... 137 Il y a toujours une solution !................................................... 137

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L’organisation d’un événement : guide pratique

CHAPITRE 7 Le « jour J », le démontage et le bilan ..................................... 139 7.1. Le « jour J » .............................................................................. 140 7.2. Le démontage ......................................................................... 141 7.3. Le bilan ................................................................................... 142

CHAPITRE 8 La créativité et les tendances ................................................... 147 8.1. La créativité ou comment sortir des sentiers battus............... 148 8.2. Développer un événement écoresponsable ............................ 151 8.3. Les outils technologiques ....................................................... 154 Annexes – Outils de planification ........................................... 159 Annexe A – Évaluation des besoins principaux et secondaires ....... 159 Annexe B – Besoins en hébergement, en restauration et en salles .. 161 Annexe C – Dispositions de salle ..................................................... 164 Annexe D – Échéancier provisoire ................................................... 167 Annexe E – Budget préliminaire ...................................................... 168 Annexe F – Besoins pour ateliers, conférences et formations ......... 170 Annexe G – Demande de soumission .............................................. 171 Annexe H – Exemple d’une liste des tâches .................................... 175 Annexe I – Exemple de scénario ...................................................... 176 Annexe J – Inventaire de la « Trousse de survie » ............................. 177 Annexe K – Liste du « Matériel à ne pas oublier » ............................ 178 Annexe L – Bilan de l’événement .................................................... 180 Sites Internet de référence ........................................................ 181 Bibliographie ............................................................................... 187

INTRODUCTION

Saviez-vous qu’on peut très bien gagner sa vie et faire carrière en tant qu’organisateur d’événements au Québec ? En 2006, près de 1 650 événements majeurs et congrès ont eu lieu dans 18 villes membres de l’Association des bureaux de congrès du Québec ; 1 180 concernaient des congrès, colloques, assemblées générales, réunions d’affaires, symposiums et rassemblements de familles et 451 visaient des festivals, tournois, championnats, salons et expositions1. Une étude de KPMG réalisée en 2001 et portant sur 19 événements et festivals tenus au Québec révèle que le budget d’exploitation de ces derniers s’est élevé à près de 120 millions de dollars et qu’ils ont permis de créer plus de 5 600 emplois2. À tous ces événements s’ajoutent les nombreux tournois de golf qui se déroulent dans plus de 370 clubs de golf au Québec, les fêtes de Noël, les événements internes des entreprises, etc. C’est donc dire que l’organisation d’événements constitue un élément important de l’économie québécoise qui engendre une multitude d’emplois pour les travailleurs du Québec. Vous croyez peut-être, comme la plupart des gens, que les coordonnateurs d’événements en entreprise n’organisent que deux ou trois événements par année : un tournoi de golf, la réception de Noël et une réunion annuelle. Détrompez-vous ! Par exemple, au siège social d’Uniprix où je travaille à temps plein depuis près de cinq ans, je dois organiser près d’une trentaine d’événements par année (salon d’achats régulier, salon d’achats cosmétiques, colloque annuel, réunion des

1. Bilan 2005 dans les villes de l’ABCQ, 3 octobre 2006, Association des

bureaux de congrès du Québec. 2. Les retombées économiques des événements majeurs internationaux, saison 20012002 de KPMG.

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L’organisation d’un événement : guide pratique

actionnaires et des fournisseurs, tournois de golf divers, congrès PharmExcellence, soirées vins et fromages, commandites sportives, salons d’exposition, etc.) ! En plus du personnel permanent qui réalise des événements pour leur entreprise, il existe des firmes de consultation spécialisées en planification et réalisation d’événements ainsi que des gestionnaires d’événements contractuels, qui mettent sur pied les différents projets de leurs nombreux clients. Ajoutez à tout cela les entreprises de services et de location d’équipements reliées au domaine de l’événement (audiovisuel, éclairage, agent d’artistes, traiteurs, etc.), les établissements hôteliers, les centres de congrès, les salles d’exposition, etc., et vous constaterez que le domaine de l’événement est beaucoup plus important que vous ne l’imaginiez… J’ai écrit ce livre afin de partager le savoir que j’ai acquis sur le terrain au fil des années, transmettre le fruit de mes recherches auprès d’entreprises spécialisées et diffuser des principes de base de gestion qui sauront certainement aider toute personne qui évolue dans le milieu, qu’elle soit débutante ou expérimentée, à bâtir et gérer un événement. Ce guide de référence contient tout ce qu’il faut pour structurer, en toute simplicité, la réalisation d’un projet d’événement : par où commencer, les étapes à suivre, des notions de base, des outils de planification, des méthodes de travail et des références sur Internet, le tout adapté à la réalité québécoise et événementielle d’aujourd’hui. Ce guide est divisé en huit chapitres. Le premier chapitre vous aidera à établir des fondations solides de planification d’un événement. C’est l’étape la plus importante lorsqu’un projet se dessine ; on en détermine, entre autres, les objectifs et le profil des participants. Le deuxième chapitre vous permettra d’élaborer un plan préliminaire et de faire ainsi un survol de l’événement. Vous découvrirez comment le préparer et quels éléments doivent être analysés pour franchir cette étape : le « quoi ? », le « où ? », le « quand ? » et le non moins célèbre « combien ça coûte ? » ! Le troisième chapitre est consacré à l’implantation de l’événement (ou si vous préférez la mise sur pied, la logistique ou la production) et comprend quatre sections. La première effectue un tour d’horizon des trois principales composantes d’un projet : l’hébergement, la réservation d’espace ou de salles et la restauration. La deuxième section porte sur les activités et les divertissements à offrir aux participants. La

Introduction

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troisième se concentre sur les besoins techniques, la location d’équipements audiovisuels et la création de l’ambiance. Finalement, la dernière section vous offre des outils de soumission et de planification. Le quatrième chapitre traite des éléments de communication. Il vous aidera à évaluer les outils disponibles et ceux à privilégier, vous guidera dans le choix et la rédaction d’un contenu et abordera la réalisation visuelle du matériel informatif, publicitaire et promotionnel. Le cinquième chapitre touche à deux types d’événements particuliers : les tournois de golf et les réunions des Fêtes. Vous y trouverez un résumé d’étapes à suivre afin de réaliser ce type de projets. Le sixième chapitre vous montre comment prévoir les imprévus et éviter les mauvaises surprises. Il vous amène à réfléchir à différentes situations souvent oubliées lors de la planification d’un événement et vous permet d’anticiper des solutions. Le septième chapitre décrit les actions à accomplir au premier jour de l’événement, dresse une liste de renseignements à recueillir et décrit les éléments à inclure dans le bilan. Le huitième chapitre concerne la créativité et les tendances ; il vous proposera une technique pour stimuler votre pensée de deuxième niveau et tracera un portrait des tendances du milieu de l’événement. Finalement, en annexe, vous retrouverez des exemples d’outils de planifi cation, des formulaires, des documents de travail ainsi qu’une liste de sites de référence et d’entreprises reliées au monde de l’événement. Bonne lecture !

CHAPITRE

1 ÉTABLIR LES BASES D’UN PROJET D’ÉVÉNEMENT

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Au premier abord, la mise sur pied d’un événement peut décourager lorsqu’on évalue toutes les tâches à accomplir dans un délai habituellement restreint : dresser la liste des invités, trouver les coordonnées de tout ce beau monde, décider de l’endroit où se déroulera l’événement, concevoir, réaliser et expédier les invitations, penser au décor, rédiger les discours, déterminer les activités, élaborer les menus, téléphoner au fleuriste, sélectionner des bénévoles, établir les contrats avec les différents fournisseurs, engager les animateurs et les musiciens, faire produire le matériel promotionnel… ouf ! Organiser un événement consiste, en effet, à planifier et à exécuter de nombreuses tâches, à effectuer des centaines d’appels et d’envois de courriels, à négocier avec plusieurs fournisseurs et à tenir compte de multiples détails. Mais, permettez-moi de vous rassurer ! Que ce soit le premier ou le 200e projet que vous coordonniez, il existe des étapes, des règles et des principes de base à suivre. Et la bonne nouvelle, c’est que ces derniers demeurent toujours les mêmes, peu importe la nature et la taille du mandat ou le degré d’expérience que vous possédez en gestion d’événements. Pour tout projet événementiel que vous aurez à réaliser, vous devez passer par les six étapes suivantes : 1. Établir les bases du projet. 2. Concevoir un plan préliminaire. 3. Implanter l’événement – production et logistique. 4. Créer les éléments de communication. 5. Réaliser l’événement. 6. Analyser l’ensemble du projet et rédiger le bilan. Nous verrons en détail, dans ce premier chapitre, la première étape qui consiste à établir les bases du projet.

Suggestion no 1 Commencez toujours la mise sur pied d’un projet en établissant des bases solides et en comprenant chacun des enjeux et chacune des composantes. Lorsqu’une personne vous donne des instructions pour organiser un événement, sa description du projet est dans 99 % des cas incomplète ; il manque habituellement des éléments essentiels et vous ne

Chapitre 1 v Établir les bases d’un projet d’événement

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recevez qu’une partie des informations ou certains éléments importants n’ont peut-être pas été analysés ou pris en considération. Il n’y a rien d’étonnant à cela, car la personne qui initie le projet est rarement un spécialiste de la gestion d’événements, mais plutôt un membre du service d’administration, des ventes, du marketing, des ressources humaines, etc. Il est donc essentiel, au tout début du projet, d’organiser une rencontre avec tous les décideurs et acteurs concernés. Cette réunion a pour but d’effectuer un survol du mandat, d’établir des objectifs, de déterminer qui vous cherchez à joindre, de s’assurer que toutes les personnes voient l’événement de la même façon et de préciser les attentes de chacun. Lors de cette réunion, on veillera également à rassembler tous les renseignements pertinents et essentiels à la planification du projet et à poser toutes les questions voulues pour bien saisir les différents enjeux de cet événement. Le but premier de cette rencontre consiste à définir trois éléments qui serviront de fondation à l’événement : la mission, les objectifs et le profil des participants. C’est sur ces trois éléments que reposeront toutes les décisions que vous aurez à prendre au cours du processus de planification.

1.1.

PRÉCISER LA MISSION DE L’ÉVÉNEMENT

Les premiers éléments à aborder lors de cette réunion concernent la mission et l’orientation de l’événement, c’est-à-dire sa raison d’être et les besoins qu’il vise à satisfaire. On ne cherche pas à préciser les détails d’exécution du projet, mais plutôt à comprendre pourquoi cet événement doit avoir lieu. S’il s’agit d’un événement récurrent, il faut évaluer si la mission et l’orientation du projet demeurent les mêmes que celles des années précédentes ou si elles doivent tenir compte de nouvelles réalités. Voici quelques questions qui vous aideront à orienter la discussion afin de clarifier la mission. Je vous invite à les analyser soigneusement avec votre équipe de travail. • Est-ce que l’événement sera unique (c’est-à-dire qu’il n’aura lieu qu’une seule fois, à un seul emplacement) ou récurrent (répété à plusieurs reprises, repris chaque année ou encore réalisé à différents endroits) ? Depuis combien d’années cet événement existe-t-il ? S’agit-il d’un anniversaire que vous désirez souligner (p. ex., le dixième anniversaire) ?

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L’organisation d’un événement : guide pratique

• Quelle est la mission première de ce projet – remercier, motiver, informer, favoriser des rencontres ou du réseautage, faire découvrir un produit, souligner une occasion spéciale, divertir, brasser des affaires, etc. ? Existe-t-il des missions secondaires ? • Si votre événement est récurrent, pourquoi avait-il été créé à l’origine ? Est-ce que ces motifs demeurent toujours valables aujourd’hui ? Sinon, de quelles nouvelles réalités doit-il tenir compte ? • À quels besoins de l’entreprise ce projet doit-il répondre ? Pourquoi la compagnie doit-elle organiser cet événement ? • Si vous deviez utiliser seulement quelques mots pour décrire le but à atteindre, quels seraient-ils ? • Quelles sont les préoccupations, les visions et les attentes des dirigeants face à ce projet ? • Cet événement était-il réalisé de la même façon ou différemment par le passé ? Quels points positifs et négatifs sont ressortis de ces expériences ? • Existe-t-il un projet semblable organisé par vos concurrents ? Quelles sont leurs forces et leurs faiblesses ? Qu’est-ce que le vôtre offre de différent ? • Qui seront les personnes qui devront participer aux processus de décision ? Les réponses à ces différentes questions vous aideront à : – préciser la mission de l’événement ; – comprendre ce qui s’est fait dans le passé ; – vérifier si le marché et les réalités ont changé ; – définir les orientations et les éléments essentiels du projet ; – déterminer les visions et les attentes de l’équipe de travail ; – comprendre la culture de l’entreprise – son image, ses lignes directrices, ses principes, ses priorités, etc. ; – décider si les éléments seront utilisés une seule fois ou s’ils seront repris à plusieurs occasions. En tant que gestionnaire, n’hésitez surtout pas à poser beaucoup de questions à cette étape afin d’obtenir le plus de renseignements possible. Assurez-vous de saisir les opinions et les points de vue des différents intervenants et de bien cerner les attentes des dirigeants.

Chapitre 1 v Établir les bases d’un projet d’événement

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Lors de cette réunion, il est possible que les discussions s’éloignent des points figurant à l’ordre du jour et que vous deviez intervenir afin d’éviter les digressions. Ces interventions sont nécessaires afin que la rencontre soit productive et respecte la durée qui lui était allouée. Avant de passer à la prochaine série de questions, faites un résumé des discussions et des décisions prises concernant la mission de l’événement et assurez-vous que tous les participants soient d’accord avec ces dernières.

1.2.

ÉTABLIR LES OBJECTIFS

La deuxième partie de la réunion consiste à préciser les objectifs de l’événement afin que vous puissiez : – avoir une idée claire des buts que l’entreprise cherche à atteindre ; – définir le contenu du projet ; – déterminer les directions à suivre ; – comprendre les besoins et les attentes des participants ; – identifier les éléments à communiquer ; – prioriser les objectifs ; – établir les résultats qui devront être analysés.

Suggestion no 2 Tout objectif doit être spécifique, mesurable, atteignable, réalisable et défini dans le temps. Comme pour la définition de la mission, arrêtez-vous à chacune des questions formulées ci-après et discutez-en avec votre équipe de travail. • Quels résultats veut-on atteindre, dans quelle proportion et en combien de temps (réunir 500 propriétaires à la rencontre du mois d’août, faire augmenter les ventes de 5 % du produit x au cours de la prochaine année, obtenir 40 nouveaux clients dans les 60 prochains jours, que 100 % des participants retiennent les trois nouveaux services de l’entreprise avant la fin du séjour, etc.) ?

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L’organisation d’un événement : guide pratique

• Est-ce que ces objectifs sont spécifiques (simple et précis – que veut-on exactement ?), mesurables (au niveau de la quantité ou de la qualité – faits concrets), atteignables (raisonnables dans un contexte donné), réalisables (réalistes) et ont-ils une période de temps déterminée (donc une date de début et de fin) ? • Quels principaux messages doivent être diffusés lors de l’événement (démontrer que votre entreprise privilégie le service à la clientèle, qu’elle est le chef de file dans son domaine, etc.) ? L’entreprise veut-elle profiter de cette occasion pour présenter des changements ou de nouvelles méthodes de travail ? • Qu’est-ce qui motivera les invités à prendre part à l’activité ? Qu’est-ce qu’ils viennent y chercher ? À quoi s’attendent-ils (recueillir des renseignements, établir de nouvelles relations, etc.) ? Connaissez-vous leurs besoins ? L’événement saura-t-il y répondre ? • Quelle est la situation actuelle par rapport à celle visée ? Y a-t-il un problème à résoudre ? • Est-ce que les participants ont déjà entendu parler de votre entreprise ? Jusqu’à quel point connaissent-ils la gamme de vos produits ou services ? • Quelle impression veut-on laisser aux participants ? Que veuton qu’ils aient retenu après l’événement ? • Existe-t-il un résultat financier auquel il faut parvenir (p. ex., faire un profit d’un montant donné) ? Les réponses à ces questions vous aideront à établir une liste d’objectifs à atteindre grâce à l’événement. N’oubliez pas d’être précis, de classer vos objectifs par ordre de priorité afin de mettre l’accent sur les plus importants et de vous assurer qu’ils soient approuvés par tous les intéressés. Ces objectifs deviendront les lignes directrices du projet et tout le contenu de l’événement en découlera.

1.3.

ANALYSER LE PUBLIC CIBLE ET ÉTABLIR LE PROFIL DES PARTICIPANTS

La dernière partie de la rencontre consiste à identifier qui seront les participants de l’événement. Il s’agit ici de décider qui vous inviterez à participer à l’événement et de dresser un profil sociodémographique le plus précis possible des différentes catégories de personnes qui y prendront part.

Chapitre 1 v Établir les bases d’un projet d’événement

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Afin de vous aider à définir ces profils, voici une série de questions auxquelles vous devez trouver des réponses : • À qui s’adresse principalement l’événement et quels autres groupes pourraient y participer ? Déterminez un pourcentage pour chaque catégorie de participants (p. ex., Salon de la maternité – s’adresse aux mamans (70 %), mais les papas (20 %) et les enfants (10 %) pourraient également y assister) ; • Quel est l’état matrimonial des participants : mariés, célibataires ou divorcés ? • Quelle est leur profession ? Professionnels (médecins, dirigeants d’entreprise), des employés, des gens qui se cherchent un emploi, des retraités, des femmes au foyer ? • Quel âge ont-ils ? Dans quelle tranche d’âge se situent-ils (adolescents, adultes, personnes âgées, 18-54 ans) ? Quel serait l’âge moyen ? • Y aura-t-il une majorité d’hommes ou de femmes ? Dans quelle proportion (50-50, 80-20, etc.) ? • Quelle langue parlent-ils principalement (français seulement, anglais seulement, français et anglais, etc.) ? • D’où viennent-ils (grand Montréal, Québec, Canada, ÉtatsUnis) ? • Est-ce que les invités se connaissent ? • Demeureront-ils captifs de l’événement ou ne feront-ils qu’y passer ? • Seront-ils seuls, accompagnés ou avec leurs enfants ? Les réponses à ces questions vous aideront à : – définir les différentes catégories de participants ; – comprendre à qui vous vous adressez ; – déterminer le niveau de langage et la langue à utiliser ; – cibler des activités qui sauront plaire aux différents groupes ; – sélectionner des contenus qui atteindront efficacement tous les types de participants ; – préciser de quelle façon et grâce à quels outils de communication vous pourrez les joindre. Vous comprendrez ainsi les réalités et les besoins particuliers des participants et pourrez mieux planifier les différentes facettes de l’événement. Par exemple, le contenu de vos activités, votre façon de vous

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L’organisation d’un événement : guide pratique

exprimer et vos outils de communication varieront selon que vous vous adressez à une jeune maman dans la vingtaine avec enfants à la maison, mariée, qui travaille et habite Montréal et qui cherche à se divertir ou à un dirigeant d’entreprise dans la cinquantaine, sans enfant à la maison qui habite Chicoutimi et qui cherche à obtenir des outils qui l’aideront à mieux performer au travail.

Suggestion no 3 Plus vous connaissez les participants et leurs attentes, plus vous serez à même de choisir des éléments qui sauront répondre à leurs besoins. Après avoir établi le profil des différentes catégories de public cible, vous devez estimer la quantité de personnes qui pourrait assister à l’événement pour chacune de ces catégories, ce qui vous donnera une évaluation du nombre total de participants.

1.4.

COMPTE RENDU DE LA PREMIÈRE RENCONTRE

Cette première rencontre a pour but d’amener tous les intervenants à voir l’événement de la même façon, à s’entendre sur les bases du projet, les messages à diffuser et les objectifs à atteindre. Ainsi, vous évoluerez tous dans la même direction dans la poursuite des objectifs fixés. Une fois la réunion terminée, il est essentiel de rédiger rapidement un compte rendu (au plus tard dans la semaine suivante) afin de consigner le résumé des discussions, les décisions prises et les dates des prochaines étapes à effectuer. Faites parvenir ce compte rendu à toutes les personnes invitées à la rencontre (présentes ou non) et spécifiez un délai pour vous faire part de modifications à y apporter, sans quoi vous le considérerez comme étant approuvé de tous. Les bases qui auront été établies lors de cette première rencontre constituent une mine d’or pour vous aider à prendre des décisions éclairées lors des prochaines étapes de planification de l’événement.

Chapitre 1 v Établir les bases d’un projet d’événement

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Suggestion no 4 Référez-vous toujours à la mission, aux objectifs et au profil des participants de l’événement pendant tout le processus de l’élaboration du projet.

Pensez VERT Récupérez le papier au bureau durant tout le processus de planification d’un événement, imprimez les documents seulement si c’est essentiel et faites-le recto-verso, éteignez votre ordinateur s’il n’est pas utilisé et optez pour des cartouches recyclées pour le photocopieur et l’imprimante.

CHAPITRE

2 LES SIX ÉTAPES DE LA CRÉATION DU PLAN PRÉLIMINAIRE

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Maintenant que vous comprenez pourquoi et pour qui vous organisez l’événement et que vous connaissez les objectifs à atteindre, la prochaine étape consiste à créer un plan général du projet. Ce plan représente un survol de l’événement qui vous permettra de définir les grandes lignes du contenu et d’évaluer ce qu’il sera possible de réaliser avec le budget alloué. Comparons cette étape avec la planification d’un voyage. Disons que vous vous levez un bon matin avec l’idée de partir en voyage avec votre conjoint, que cette perspective remplit d’enthousiasme. Avant de déterminer dans quel hôtel vous irez, où vous souperez, quels vêtements vous apporterez et de réserver vos activités pour la semaine, vous devez d’abord effectuer des recherches afin d’évaluer différentes destinations, vérifier si vous pourrez vous absenter pendant une semaine, établir une fourchette de prix pour ce voyage et choisir entre une destination de découvertes ou de repos. Vous pourrez ensuite discuter avec votre conjoint de vos plans et vérifier s’il est d’accord avec les grandes lignes avant de commencer à planifier tous les détails du voyage. Il en va de même avec le plan préliminaire d’un événement. Vous devez établir certaines lignes directrices du projet afin de présenter vos idées à l’équipe décisionnelle qui approuvera ou modifiera certaines parties de votre plan. C’est une étape essentielle à réaliser avant de faire des dépenses et de passer à l’étape de production de l’événement.

Suggestion no 5 Les six étapes de la conception d’un plan préliminaire Étape 1 – Définir le contenu sommaire et la durée de l’événement. Étape 2 – Déterminer les besoins principaux et secondaires. Étape 3 – Choisir la période idéale pour la tenue de l’événement. Étape 4 – Repérer des sites qui pourront répondre à vos besoins. Étape 5 – Bâtir un échéancier général et évaluer le personnel nécessaire. Étape 6 – Établir les revenus et les dépenses pour préparer un budget provisoire.

Chapitre 2 v Les six étapes de la création du plan préliminaire

2.1.

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ÉTAPE 1 – DÉFINIR LE CONTENU SOMMAIRE ET LA DURÉE DE L’ÉVÉNEMENT

Le contenu sommaire vise à donner une vue d’ensemble de l’événement. À cette étape, le programme est général et on ne doit pas tenter de le préciser ni de le détailler. Il représente simplement un survol de ce qui se déroulera durant l’événement. Le contenu peut s’avérer très simple et n’avoir qu’une seule activité ou il peut comprendre plusieurs activités qui s’étalent sur plus d’un jour.

Suggestion no 6 Évitez l’attitude « Ça s’est toujours fait de cette façon » et n’hésitez pas à vous demander si le contenu pourrait être modifié ou informatisé afin de mieux répondre aux besoins des participants, si les processus peuvent être simplifiés ou si une nouvelle dimension pourrait être ajoutée au projet ! Sans être définitif, vous devez tout de même obtenir de la part des dirigeants un ordre de grandeur du budget alloué, c’est-à-dire savoir si vous disposez de 500 $ ou de 50 000 $ pour réaliser l’événement. En plus de vous aider à mesurer l’ampleur du projet, cela vous éclairera sur la nature et la quantité d’activités à considérer. Par exemple, si vous disposez d’un budget de 3 000 $ pour organiser une réunion des Fêtes de 100 personnes (donc 30 $ par personne), il serait illusoire de penser louer une salle dans un grand hôtel, d’offrir un souper de cinq services avec une soirée dansante, de payer l’hébergement et de remettre des cadeaux à tous les invités ! Gardez en tête qu’il faut toujours définir le contenu de l’événement en fonction de la mission, des différents publics cibles et des objectifs établis précédemment. Voici quelques exemples… • Si la mission de l’événement est de faire connaître un nouveau produit à vos employés, une réunion avec présentation PowerPoint ou des ateliers interactifs où vos employés manipulent le produit et échangent sur ce dernier peuvent être envisagés. • Si la mission vise à renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise et qu’un des objectifs est d’améliorer la communication ou la synergie entre les employés, des activités de

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L’organisation d’un événement : guide pratique

consolidation d’équipes, des conférences interactives, un repas de groupe ou une activité de tables rondes pourraient être planifiés. • Si l’événement a pour but de remercier des employés ou de récompenser les gagnants d’un programme de motivation, un 5 à 7, une soirée de gala ou une journée complète avec activités, animation et repas pourraient s’avérer appropriés. Si les membres de la famille des participants sont invités, il faut définir à qui les activités seront offertes et proposer autre chose pour ceux qui n’y participent pas. Par exemple, si vous offrez une formation technique aux invités seulement, il est bon de prévoir des activités pour les conjoints et les enfants pendant ce temps. Outre la nature des activités, il faut déterminer la durée approximative de chacune d’elles ainsi que le moment de la journée où elles auront lieu. Vous aurez ainsi délimité la durée totale de l’événement (une heure, une journée, trois jours, une semaine, etc.). Selon le type d’événement à organiser, les objectifs à atteindre, le budget et la vision des dirigeants, les possibilités de contenu varient à l’infini. Le but de l’exercice est d’établir un programme de base qui respectera ces différentes balises et donnera une vue d’ensemble du projet. Voici trois exemples de contenu sommaire. Tournoi de golf

1 journée

AM (tôt) AM PM 17 h

Inscription, remise de cadeaux et brunch Tournoi (départs simultanés) Cocktail et barbecue Fin de l’activité

Congrès

2 journées

Jour 1

Jour 2

Vers 8 h Déjeuner et inscription AM Exposition avec kiosques Vers 12 h Repas PM Exposition avec kiosques et conférences Hébergement sur place

AM Déjeuner AM Conférences Vers 12 h Repas PM Ateliers animés 16 h Fin de l’activité

Chapitre 2 v Les six étapes de la création du plan préliminaire

Colloque

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3 journées

Jour 1

Jour 2

Fin PM Arrivée des congressistes, des conjoints et inscription

AM AM Brunch pour tous Déjeuner pour tous Congressistes Vers 11 h Conférence obligatoire Départ de l’hôtel Pause-café Conférence obligatoire Conjoints Atelier facultatif

Soirée Activité facultative pour tous Hébergement sur place

Jour 3

Vers 12 h Dîner pour tous PM Conférence facultative pour tous Soirée Cocktail, souper, remise de prix et danse (pour tous) Hébergement sur place

Si votre événement est récurrent, consultez le bilan de l’année précédente (un bilan constitue une étude rétrospective d’un projet pour en résumer les faits saillants, évaluer les points positifs et les points à améliorer et suggérer des pistes pour la prochaine édition – pour plus de détails, voir la section « Le bilan » du chapitre 7). Par la suite, vérifiez auprès des dirigeants si l’horaire et le contenu demeurent les mêmes ou si des modifications doivent être apportées.

Suggestion no 7 Je vous conseille fortement d’élaborer et de conserver un contenu sommaire pour tous vos projets. Il vous servira de guide lors de l’organisation du même événement l’année suivante ou pour remplir un mandat semblable.

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2.2.

L’organisation d’un événement : guide pratique

ÉTAPE 2 – DÉTERMINER LES BESOINS PRINCIPAUX ET SECONDAIRES

La deuxième étape du plan préliminaire consiste à évaluer les besoins principaux et secondaires de l’événement. Il s’agit en fait de choisir les différents éléments à intégrer à votre projet. Les besoins principaux regroupent l’hébergement, la restauration et les besoin en espace et en salles. Il faut décider si vous devez offrir de l’hébergement et des repas aux convives, et évaluer le nombre de salles et d’espace requis pour chacune des activités prévues, selon le nombre de participants estimé. Les besoins secondaires concernent l’inscription, les formations, le divertissement, les éléments techniques et audiovisuels, le matériel de communication, l’informatique, etc. Il faut envisager les éléments à intégrer et voir si des ressources internes ou des fournisseurs seront nécessaires pour réaliser certaines parties du projet. Pour vous aider, je vous invite à parcourir une liste où j’ai noté les besoins les plus courants et à déterminer lesquels doivent être intégrés à vos projets spécifiques. Cette liste regroupe une majorité d’éléments et il convient d’y ajouter les besoins relatifs à vos projets (voir le document « Évaluation des besoins principaux et secondaires » en Annexe A).

2.2.1. HÉBERGEMENT Si vous jugez qu’il sera nécessaire d’offrir de l’hébergement, vous devez déterminer qui aura besoin de ce service, quand ils en auront besoin (avant, pendant et après l’événement) et comment seront répartis les frais qui s’y rattachent. À cette étape-ci, il peut être difficile d’établir le nombre exact de chambres nécessaires, mais il importe d’en faire tout de même une approximation afin de sélectionner des sites qui disposeront d’un nombre suffisant de chambres pour répondre à vos besoins. S’il s’agit d’un événement récurrent, vous pouvez consulter le bilan des dernières années afin d’analyser la tendance et d’évaluer si le même nombre de chambres est nécessaire. Si votre événement en est à sa première édition, voici comment procéder. Avant l’événement. Il arrive souvent que les membres responsables du projet (c’est-à-dire vous et vos collègues) aient besoin d’hébergement quelques jours avant l’arrivée des participants afin de rencontrer des fournisseurs, de mettre en place l’affichage, de tenir des

Chapitre 2 v Les six étapes de la création du plan préliminaire

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réunions ou de finaliser certains détails. Il est aussi possible que certains membres des équipes techniques (qui s’occupent de l’installation de kiosques, d’audiovisuel, de structures particulières, de décors élaborés, d’affichage, etc.) aient besoin de quelques jours afin de tout mettre en place avant la journée d’ouverture. En outre, certains participants, exposants ou intervenants provenant de régions éloignées devront peut-être arriver sur le site la veille de l’événement (surtout si les activités commencent très tôt le matin). À vous d’effectuer une analyse de ces différents besoins et d’estimer le nombre de personnes qui auront besoin d’hébergement pré-événement, ainsi que le nombre total de chambres dont vous aurez besoin par jour, en occupation simple ou double (notez que les occupations doubles sont plus intéressantes pour les établissements hôteliers que les occupations simples, car cela signifie que deux fois plus de personnes se nourrissent, utilisent les services et dépensent sur le site). Pendant l’événement. Vous devez évaluer les besoins en hébergement lors de l’événement, c’est-à-dire estimer le nombre total de chambres dont vous aurez besoin par jour, en occupation simple ou double. Pensez aux différents intervenants de votre projet : participants, conjoints, exposants, partenaires, collègues, dirigeants, équipes techniques (audiovisuel, son, éclairage, décor, personnel d’opération, etc.), personnel d’animation (maître de cérémonie, formateurs, orateurs, artistes, membres de l’orchestre), etc. Prenez en considération l’horaire des activités, la provenance des différents groupes, le temps de montage, les répétitions, etc., afin d’établir vos prévisions. Par exemple, si vous planifiez une conférence à La Malbaie à 8 h du matin et que le conférencier habite Montréal, il est fort possible que vous ayez besoin d’une chambre pour lui la veille de sa présentation. Après l’événement. Si les activités se terminent tard, il est possible que les gens décident de quitter seulement le lendemain matin. Il en va de même pour les membres de l’équipe dirigeante, les équipes techniques qui doivent effectuer le démontage ou les participants qui proviennent de régions éloignées. Si une soirée dansante se termine très tard, il est probable que les membres de l’orchestre et de l’équipe technique couchent sur le site afin de ne pas avoir à effectuer le trajet de nuit après leur prestation ou le démontage de la salle. Encore une fois, analysez ces différents besoins et estimez le nombre de chambres nécessaires par jour, en occupation simple ou double. L’important est d’estimer le nombre total de chambres requises par jour (avant, pendant et après l’événement) en occupation simple ou double afin d’avoir cette information

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L’organisation d’un événement : guide pratique

en main lorsque vous évaluerez les différents sites d’hébergement. C’est ce qu’on appelle dans le jargon du métier votre « bloc de chambres ». Dans vos demandes, n’oubliez pas d’inclure les chambres particulières (suite, chambre avec cuisinette ou autre) qui pourraient être requises, ni les chambres offertes gratuitement (politique de surclassement et de nuitées gratuites offertes pour la réservation d’un bloc de chambres – voir la section « L’hébergement et la restauration » du chapitre 3 pour plus de détails).

Suggestion no 8 Comme il est plus facile d’annuler la réservation de chambres que d’en réserver d’autres, je vous conseille de prévoir le nombre maximal de chambres nécessaires. Vous pourrez réviser cette quantité lorsque vous connaîtrez le nombre réel de chambres dont vous aurez besoin. Une fois la quantité totale de chambres établie, il faut décider comment seront répartis les frais rattachés à l’hébergement (frais de la chambre, faux frais – minibar, location de films, appels téléphoniques – et stationnement). Est-ce que votre entreprise absorbe la totalité ou une partie de ces frais pour tous les groupes (participants, partenaires, conférenciers, équipes d’opérations, etc.) ou si chacun des groupes doit assumer en partie ou en totalité les coûts ? Après avoir fixé cette répartition, vous serez en mesure d’intégrer les frais d’hébergement couverts par votre entreprise dans le budget provisoire du projet. Vous trouverez, en annexe B, le tableau « Évaluation des besoins en hébergement » qui vous aidera à compiler vos besoins. Je vous invite également à consulter la section « L’hébergement et la restauration » du chapitre 3 afin de connaître tous les détails sur cette facette de la planification.

2.2.2. RESTAURATION Le deuxième besoin principal à analyser concerne la restauration. Pendant toute la durée de l’événement, aurez-vous besoin d’offrir aux participants et aux différents intervenants des repas ou des boissons, sous quelle forme et est-ce que les frais reliés à la restauration seront assumés par votre entreprise en totalité ou en partie ?

Chapitre 2 v Les six étapes de la création du plan préliminaire

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Par repas, on entend les déjeuners, les dîners et les soupers ainsi que les goûters tardifs (en fin de soirée), les pauses-café, les services d’amuse-bouche, etc. La boisson comprend les boissons alcoolisées et les rafraîchissements (jus, boissons gazeuses, eau, thé, café, etc.). Il faut donc établir une liste des différents repas et différentes boissons qui seront servis aux participants, mais également aux équipes techniques, aux bénévoles, aux artistes, aux intervenants, et ce, avant, pendant et après l’événement. Par exemple, si un tournoi de golf débute à 7 h le matin, il serait nécessaire d’offrir un petit déjeuner ou une boîte à lunch aux participants avant le départ car certain d’entre eux n’auront probablement pas déjeuné. Si vous prévoyez une équipe de démontage après l’événement, il faudra vous informer si les frais de repas sont inclus dans leur soumission. Une fois les besoins en restauration identifiés, on doit s’attarder au but de chacun de ces repas afin de déterminer le style de service à offrir et s’il y a lieu de prévoir de l’animation pendant leur déroulement. Le repas sera-t-il une occasion de favoriser les échanges informels entre les invités, de permettre du réseautage, d’offrir un repas gastronomique aux participants, de permettre aux invités de relaxer et de se divertir, etc. ? Il importe également d’estimer le temps dont on dispose pour chacun des repas (très peu ou beaucoup) et d’anticiper ce qui se passe avant, pendant et après ceux-ci. En évaluant ces différents éléments, vous serez en mesure de choisir le style de service le plus approprié pour chacun (service à l’assiette, buffet, boîte à lunch, cantine, station ou halte, cocktail dînatoire, dégustations, etc.) ainsi que leur durée. Il faut également décider si des boissons (alcoolisées ou non) seront servies pendant les repas et les différentes activités. Finalement, il reste à évaluer à quelle heure et combien de personnes prendront part à chacun des repas. Si vous désirez offrir des repas, la solution la plus simple consistera à choisir un établissement qui dispose d’un service de restauration. Sinon, une des options possibles est de retenir un service de traiteur ou de cantines mobiles (il sera alors important de vérifier auprès du responsable du site sélectionné s’il existe des ententes d’exclusivité avec certaines entreprises auxquelles vous devrez absolument faire appel). Il est également possible d’offrir aux participants de manger dans un ou des restaurants à proximité de l’événement.

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L’organisation d’un événement : guide pratique

L’important est de résumer dans un tableau les différents besoins en repas et en boisson, les styles de service demandés, l’horaire de chacun d’entre eux et le nombre de personnes prévu. Ces renseignements seront fort utiles lorsque vous évaluerez des sites potentiels et confirmerez vos besoins en salle, en espace et en restauration. Une fois la quantité totale de repas établie, il faut décider comment seront répartis les frais qui y seront rattachés. Est-ce que votre entreprise assume la totalité de ces frais pour tous les groupes (participants, partenaires, conférenciers, équipe d’opérations, etc.) ? Sinon, comment seront répartis ces frais ? Après avoir répondu à ces questions, vous serez en mesure d’intégrer les frais de restauration couverts par votre entreprise dans le budget provisoire du projet. Je vous invite, d’une part, à utiliser en annexe B, le tableau « Évaluation des besoins en restauration » afin de vous aider à définir et compiler vos différents besoins et, d’autre part, à consulter la section « La restauration » du chapitre 3 où vous trouverez plus de détails sur ce volet.

2.2.3. SALLES, ESPACE ET DISPOSITION Le dernier besoin principal à analyser concerne le nombre et le type de salles ou d’espace dont vous aurez besoin pour mener les différentes activités que vous désirez offrir. Pour ce faire, reprenez le contenu que vous avez développé et analysez chacune des activités séparément en songeant au type d’espace nécessaire, à la disposition la mieux adaptée à l’activité offerte et à ce qui s’y déroulera et au nombre de personnes que cet espace devra pouvoir accueillir. Par exemple, avez-vous besoin de salles de banquet (pour les repas), de réunion, de formation, de conférence, d’atelier, de média ou de presse, d’entreposage, d’espace d’exposition, d’un « quartier général », etc. ? (Le « quartier général » est une salle utilisée par l’équipe de coordination et d’opérations pour se rencontrer et y déposer les affiches et autre matériel utilisé lors de l’événement.) Est-ce que ces salles serviront pour une seule ou plusieurs activités (donc, devront-elles subir des transformations au cours de la journée ?) ? Quel sera le nombre de personnes qui participeront à chacune de ces activités ? Pour minimiser les frais (notamment de location de matériel audiovisuel ou de montage), vous pouvez tenter de regrouper différentes activités dans la même pièce (utiliser une salle pour un atelier le matin, une autre pour le dîner et revenir à la première pour une conférence en après-midi).

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Suggestion no 9 Il est préférable de regrouper vos activités sur un même site afin d’assurer une participation maximale. Si vous devez utiliser différents endroits, il est recommandé d’offrir un service de transport entre ces derniers. À l’annexe C « Dispositions de salles », vous trouverez un résumé de quelques dispositions de salles possibles ainsi que l’utilisation principale et les avantages de chacune d’entre elles. Afin de vous aider à comprendre le principe des besoins et des dispositions de salles, évaluons ensemble les besoins en reprenant nos exemples précédents. Tournoi de golf 1 journée, 144 joueurs AM (tôt) AM PM

Inscription, remise de cadeaux et brunch Tournoi (départs simultanés) Cocktail et barbecue

Pour cet événement particulier, vous devrez présélectionner des terrains de golf qui offriront : • la possibilité d’accueillir 144 joueurs ; • des départs simultanés ; • un service de restauration afin de servir un brunch, un cocktail et un barbecue. Pour l’accueil et l’inscription au tournoi, vous aurez besoin d’un emplacement près de l’aire d’arrivée des participants. Cet endroit peut se situer à l’intérieur du pavillon ou à l’extérieur (prévoir un endroit couvert en cas de pluie). Idéalement, il y aura beaucoup d’espace autour de vos tables d’accueil pour permettre la circulation des joueurs, l’inscription et la remise des cadeaux. Pour le brunch, une disposition de style banquet (avec tables rondes de 8 à 10 personnes) est à privilégier avec assez d’espace pour recevoir tous les participants, les membres de l’équipe d’organisation et les bénévoles (soit un total de 175 personnes). Le brunch devrait avoir lieu à l’intérieur et prendre la forme d’un buffet (car les participants n’arriveront pas tous au même moment et auront plus ou moins de temps pour déjeuner avant leur départ).

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Pour le cocktail, vous aurez besoin d’un espace pouvant accueillir 175 personnes avec deux bars (service de boissons alcoolisées et de rafraîchissements) et une disposition de style bistro avec quelques tables hautes et tabourets ou tables et chaises (afin de favoriser l’interaction et permettre aux joueurs de se reposer). Finalement, pour le barbecue, les paramètres sont les mêmes que pour le brunch du matin, donc il serait possible d’utiliser le même emplacement. Le cocktail et le barbecue pourraient avoir lieu à l’intérieur ou à l’extérieur selon la température et l’aménagement du site choisi. Congrès

3 journées, 300 personnes (150 participants, 140 conjoints et 10 personnes d’opérations)

Jour 1

Jour 2

AM Petit déjeuner pour tous Congressistes Conférence obligatoire Soirée Pause-café Activité facultative Conférence obligatoire pour tous Hébergement sur place Conjoints Atelier facultatif Fin PM Arrivée des congressistes, des conjoints et inscription

Jour 3 AM Brunch pour tous Vers 11 h Départ de l’hôtel

Vers 12 h Dîner pour tous PM Conférence facultative pour tous Soirée Cocktail, souper, remise de prix et danse (pour tous) Hébergement sur place

Pour ce congrès, vous aurez besoin d’un site qui disposera : • de salles de conférences et d’atelier ; • d’un service de restauration ; • de salles pour les repas ; • d’une salle de bal ; • de chambres pour assurer l’hébergement.

Chapitre 2 v Les six étapes de la création du plan préliminaire

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Pour la première journée, vous avez besoin d’une aire d’accueil et d’une salle pouvant accueillir 300 personnes (participants, conjoints et équipe d’opérations). La disposition sera à déterminer selon la nature de l’activité que vous y offrirez. Vous pouvez également considérer la possibilité d’offrir l’activité de la soirée dans un endroit situé à proximité du site.

Suggestion no 10 Il est préférable d’évaluer le nombre de participants maximal et de réserver un espace en conséquence que de sous-estimer ce nombre et de manquer d’espace. Pour la deuxième journée, une salle (avec disposition de style banquet – tables de 8 à 10 personnes) pouvant contenir 305 personnes (ajout des conférenciers) est nécessaire pour le déjeuner. Vous aurez aussi besoin de deux salles de conférences pouvant accueillir environ 150 personnes chacune (une pour les congressistes avec disposition de style école et une aire adjacente à la salle pour la pause-café et une autre pour l’activité destinée aux conjoints ; la disposition de cette dernière sera à déterminer selon l’activité offerte). Pour le dîner, vous pouvez réutiliser la pièce où a été servi le déjeuner avec la même disposition. Il est aussi envisageable de profiter du restaurant de l’hôtel s’il est disponible et peut accueillir votre groupe. En après-midi, il faut prévoir une salle pouvant accueillir environ 200 personnes pour l’activité facultative (car ce ne sont pas tous les participants qui prendront part à cette activité – la disposition sera à confirmer plus tard, selon l’activité proposée). Finalement pour la soirée, vous aurez besoin d’une salle de bal (pour 300 personnes avec une disposition de style banquet avec tables de 8 à 10 personnes et l’espace pour y installer une scène et une piste de danse). L’aménagement d’une telle salle prend habituellement une journée entière, donc vous veillerez à choisir une salle qui sera libre dès le matin. Pour la dernière journée, il vous faut une salle pour le brunch (avec disposition de style banquet – tables de 8 à 10 personnes) pour 300 personnes. Je vous invite à consulter à l’annexe B le tableau « Évaluation des besoins de salles et d’espace » qui vous aidera à résumer vos besoins ainsi que la section « L’hébergement, les salles, l’espace et le transport » du chapitre 3 si vous désirez plus de renseignements à ce sujet.

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Suggestion no 11 Toujours évaluer vos besoins de salles et d’espace avec le maximum d’activités et de participants, car il est plus facile de retrancher des salles que d’en ajouter.

2.2.4. BESOINS SECONDAIRES La dernière partie de l’évaluation des besoins consiste à analyser les éléments secondaires de l’événement. Encore une fois, il faut demeurer général et ne pas entrer dans les détails. Il est évident qu’à cette étape plusieurs éléments n’ont probablement pas encore été discutés ou évalués mais il est nécessaire de le faire ici afin d’établir un plan global des besoins et d’intégrer une évaluation des coûts reliés à ces derniers dans le budget provisoire. Par exemple : • Comment s’effectuera l’inscription des participants et des conjoints ? Comment seront-ils identifiés et accueillis sur le site ? • Offrirez-vous des sessions de formation, des ateliers, des conférences, des activités sportives, des dégustations ? • Y aura-t-il des discours à intégrer à certains blocs et dans ce cas, qui les rédigera ? • Est-ce que le site choisi doit disposer de piscines, d’un centre sportif, d’un salon de beauté/soins de santé, d’un centre d’affaires, d’un service de conciergerie, etc. ? • Aurez-vous besoin de louer des structures pour des kiosques ou de l’affichage ? Des tentes ? Du tapis ? Des estrades ou barrières de sécurité ? Des tables, des chaises ou d’autres accessoires ? • Aurez-vous besoin de matériel informatique ou de communication (téléphone, émetteur-récepteur portatif, accès Internet, écran, ordinateur portable, etc.) ? • Devrez-vous apporter des produits de votre entreprise (que vous fabriquez ou distribuez) ? • Y aura-t-il un concours, des tirages ou des remises de prix ? • Qu’offrirez-vous au regard du divertissement et de l’animation (soirée dansante avec orchestre ou DJ, maître de cérémonie, humoriste, etc.) ? Prévoyez-vous un décor ? • Devrez-vous louer de l’équipement technique de son ou d’éclairage ? Devrez-vous engager du personnel spécialisé (traducteur, photographe, agent de sécurité, etc.) ?

Chapitre 2 v Les six étapes de la création du plan préliminaire

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• Planifiez-vous offrir des cadeaux aux participants et aux conjoints ou de faire produire des vêtements ou objets promotionnels ? • Aurez-vous besoin d’un service de navette, d’autobus ou d’un autre moyen de transport ? • Devez-vous produire du matériel imprimé (papeterie, guide, programme, carte de pointage, etc.) ? Prévoyez-vous faire de la publicité ? Il s’agit ici de dresser la liste de tous vos besoins secondaires afin de les intégrer à la planification de l’événement et d’évaluer un coût approximatif pour chacun d’eux afin de les insérer dans le budget provisoire. Vous trouverez une grille « Évaluation des besoins principaux et secondaires » en annexe A et si vous désirez en savoir plus, le chapitre 3 couvre en détail chacun de ces éléments.

2.2.5. RESSOURCES EXTERNES Lors de la planification de vos besoins, il faut songer aux ressources externes et au personnel spécialisé auxquels vous devrez faire appel pour accomplir certaines tâches qui nécessitent un niveau d’expertise élevé. Je pense entre autres à la rédaction des allocutions officielles, aux relations avec les médias, au régisseur lors d’une soirée de gala, à la prise de photos, à la production de matériel imprimé, à un service de traduction simultanée, aux hôtesses, etc. En effet, selon votre degré de connaissance et d’expertise et des ressources dont vous, votre équipe de travail et l’entreprise disposez, il peut être nécessaire d’utiliser les services de firmes ou de consultants externes spécialisés. Ces intervenants représentent souvent un investissement budgétaire important, mais ils possèdent l’expertise et l’expérience pour vous conseiller adéquatement et vous aider à réaliser ces tâches de façon professionnelle. Je vous conseille donc fortement d’y recourir. Communiquez avec eux, expliquez-leur vos besoins en détail puis demandez-leur une soumission afin d’inclure ces coûts dans votre budget préliminaire. • <www.sqrp.org> Société québécoise de la rédaction professionnelle • <www.acrpq.com> Alliance des cabinets de relations publiques du Québec • <www.cmpq.qc.ca> Corporation des maîtres photographes du Québec • <www.aapq.ca> Association des agences de publicité du Québec

30

2.3.

L’organisation d’un événement : guide pratique

ÉTAPE 3 – CHOISIR LA PÉRIODE IDÉALE POUR LA TENUE DE L’ÉVÉNEMENT

La troisième étape du plan préliminaire consiste à déterminer la période idéale pour réaliser l’événement et cibler des sites où il pourrait avoir lieu. S’il s’agit d’une première édition, vous devez évaluer des dates qui vous permettront d’atteindre vos objectifs et d’obtenir un taux maximal de participation. Pour ce faire, il faut prendre différents facteurs en considération : • Les éléments techniques. Par exemple, si vous planifiez une assemblée annuelle d’actionnaires, les rapports financiers devront avoir été complétés ; si vous organisez une soirée reconnaissance à la suite d’un concours de performance, vous devrez attendre la fin de ce dernier afin que les données soient compilées et que le gagnant ait été déterminé. • Les facteurs saisonniers. Un tournoi de golf a habituellement lieu entre les mois d’avril et de septembre. • Le milieu. Renseignez-vous à quelle période vos concurrents ou les entreprises du milieu dans lequel vous évoluez organisent leurs événements. Choisissez des dates différentes afin d’éviter une baisse du taux de participation (car si vous invitez les mêmes fournisseurs, ils ne pourront pas assister aux deux événements la même journée). • Les freins. Il s’agit ici des raisons qui empêcheraient les participants de prendre part à l’événement : les périodes les plus occupées au travail, les congés fériés, scolaires ou la période des vacances, la nécessité de trouver du personnel de remplacement, etc. Ces analyses visent à choisir les meilleurs mois, semaines ou journées pour la tenue de l’événement (semaine ou fin de semaine) et à déterminer s’il devra se dérouler en matinée, en après-midi ou en soirée. Si l’événement est récurrent, désirez-vous qu’il ait lieu à la même période et selon le même horaire que l’année précédente ? Aviez-vous alors obtenu un taux maximal de participation ? Dans le bilan, est-ce qu’une autre plage horaire avait été suggérée ? Vous pouvez également choisir différentes périodes et effectuer un sondage auprès de certains participants potentiels afin d’obtenir leur avis.

Chapitre 2 v Les six étapes de la création du plan préliminaire

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Lorsque vous procédez à ces analyses, il convient de considérer le temps de déplacement des participants qui proviennent de régions éloignées. Vous pourrez ainsi prévoir de l’hébergement la veille d’une rencontre qui commence très tôt le matin ou retarder le début des réunions. Il faut également tenir compte des périodes de pointe de la circulation, des horaires de travail et des heures de repas, de l’emploi du temps des parents avec enfants (garderie), etc. Retenez deux ou trois dates afin de bénéficier d’une certaine flexibilité lors des négociations avec les sites potentiels. Une fois ces dates déterminées, vérifiez avec les dirigeants si ces choix leur conviennent et s’ils seront en mesure de participer à l’événement.

Suggestion no 12 Profitez des tarifs réduits offerts dans certains hôtels en basse saison. Informez-vous sur ces périodes creuses (qui varient selon les régions) afin de bénéficier de ces rabais.

2.4.

ÉTAPE 4 – REPÉRER DES SITES QUI POURRONT RÉPONDRE À VOS BESOINS

Maintenant que vous avez déterminé le contenu, les besoins en hébergement et en restauration, le nombre de salles/d’espace nécessaires et la période idéale pour la tenue de l’événement, vous devez établir une liste de sites qui pourront combler tous ces besoins. L’une des premières questions à se poser est la suivante : « Dans quelle région devrait avoir lieu l’événement ? » Doit-il être réalisé dans une région urbaine (Montréal, Québec, Sherbrooke, etc.) ou dans une zone rurale ? Quel serait l’endroit idéal selon la provenance des participants ? Je vous suggère d’établir des limites selon les points cardinaux afin de préciser vos recherches. Une fois le secteur délimité, analysez le type d’établissement dont vous aurez besoin : une salle près d’un aéroport, un hôtel, un centre des congrès, un terrain en plein air, un espace multifonction avec hébergement à proximité, un terrain de golf, etc. Il peut être intéressant de sélectionner un endroit en fonction de l’orientation de l’événement. Si l’accent est mis sur les récentes technologies, tentez de trouver un site qui reflétera cette image comme

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L’organisation d’un événement : guide pratique

le Centre des sciences de Montréal. Si vous désirez recevoir les participants dans une ambiance chic et offrir un dépaysement, optez pour le Fairmont Manoir Richelieu. Vous pouvez également considérer des sites originaux tels que les musées, les salles d’exposition, la salle des pas perdus à la Gare Windsor, la ruelle des Fortifications dans le Centre de commerce mondial de Montréal, le Bain Mathieu, l’Usine C, la TOHU, le Château Ramezay, le Jardin botanique, les locaux de La Ronde, le Chalet du Mont-Royal, etc. Pour vous aider à cibler des emplacements, il existe plusieurs outils de référence. Je vous conseille fortement Le guide source 2007 des sites d’événements Montréal produit par Le Planificateur. Plus de 155 sites y sont répertoriés avec les coordonnées des personnes-ressources et le nombre de salles avec dimensions, capacité et détails techniques. Vous pouvez également consulter le Répertoire-guide de l’événement corporatif publié par le Groupe média des événements corporatifs ou les sites Internet suivants : • <www.congres.com> Association des bureaux de congrès du Québec • <www.ahgm.org> Association des hôtels du grand Montréal • <www.hotelleriechampetre.com> Hôtellerie champêtre – Auberges et hôtels du Québec • <www.sparelaissante.com> Spas et relais santé du Québec • <www.atrassociees.com> Associations touristiques régionales • <www.bonjourquebec.com> Site touristique officiel du gouvernement du Québec • <www.quebecreservation.com> Hébergement au Québec • <www.sepaq.com> Société des établissements de plein air du Québec • <www.1001-evenements.com> Répertoire de salles et de services de divertissement • <www.accesgolf.com> Accès golf – La référence du golfeur au Québec • <www.infogolfquebec.com> Info golf Québec – La référence du golf au Québec

Chapitre 2 v Les six étapes de la création du plan préliminaire

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Lorsque vous aurez établi une liste de sites potentiels, soumettezla aux dirigeants (afin de vous éviter des démarches inutiles). Dès que cette liste est approuvée, vous pouvez communiquer avec la personneressource des établissements sélectionnés afin de vérifier leur disponibilité eu égard à vos choix de dates et s’ils peuvent combler vos besoins relatifs à l’hébergement, aux salles/espaces et à la restauration. Selon la nature, la complexité et le nombre de participants à l’événement, il peut être nécessaire de signer un contrat avec le site de deux à trois ans à l’avance afin de vous assurer de sa disponibilité.

Suggestion no 13 Si vous devez utiliser plus d’un site d’hébergement, je vous suggère de choisir des emplacements avec des prix et des environnements différents afin de donner le choix aux participants. Les négociations concernant le site, l’hébergement et la restauration sont les plus importantes que vous aurez à effectuer lors de la planification de l’événement. Il est donc nécessaire de connaître le pouvoir d’attraction de votre projet, c’est-à-dire de savoir combien votre événement rapporte dans son ensemble au site qui vous reçoit. Pour ce faire, vous aurez idéalement besoin de l’historique des trois dernières années en ce qui concerne la quantité de chambres occupées, les montants dépensés en repas et en boissons ainsi que les autres revenus que procurent les participants (achats aux boutiques, participation aux activités sportives ou spas, etc.). Plus vous aurez de données, mieux vous connaîtrez la valeur réelle de votre événement et meilleure sera votre position pour négocier. La dernière partie du travail consiste à obtenir un tarif d’hébergement de chacun des sites potentiels (vous pouvez vérifier au préalable les prix qu’ils annoncent sur Internet pour la période que vous envisagez). Vous pouvez en profiter pour leur demander de vous faire parvenir le menu banquet et de vous informer sur leurs politiques en matière de gratuités (les hôtels proposent habituellement une nuitée sans frais par bloc de 30 ou 50 nuitées réservées) et de surclassement (chambre de niveau supérieur offerte au tarif d’une chambre de niveau inférieur). Renseignez-vous également si le site dispose d’un stationnement pour ses clients et s’il est gratuit ou non.

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Vos conversations avec les personnes-ressources des différents sites vous permettront de juger de la qualité du service et de leur professionnalisme. De plus, vous obtiendrez une idée du montant à inclure pour l’hébergement et la restauration dans le budget provisoire.

Suggestion no 14 Une fois le site choisi et approuvé par les dirigeants, c’est une marque de professionnalisme que de communiquer avec tous les sites qui n’ont pas été retenus pour les remercier de leur temps et les informer de votre décision.

2.5.

ÉTAPE 5 – BÂTIR UN ÉCHÉANCIER GÉNÉRAL ET ÉVALUER LE PERSONNEL NÉCESSAIRE

Il vous reste maintenant deux étapes importantes à franchir afin de compléter le plan préliminaire : la mise sur pied d’un échéancier et la création d’un budget provisoire. L’échéancier est un outil qui situe la réalisation du projet dans le temps et qui servira de référence aux différents intervenants tout au long du mandat afin d’en suivre l’évolution. Sur cet échéancier sont indiqués les étapes clés (ou étapes critiques) de la réalisation de l’événement, les dates auxquelles ces étapes doivent être réalisées et le nom des personnes responsables de leur exécution. Encore une fois, l’échéancier constitue un survol des tâches à accomplir et des délais à respecter. Pour bâtir l’échéancier, il est généralement plus simple de débuter par la date de l’événement (fixe et immuable) et d’élaborer les étapes en reculant dans le temps.

Suggestion no 15 La planification d’un événement devrait s’amorcer entre 2 à 12 mois avant la date de sa tenue, selon son envergure et sa complexité.

Chapitre 2 v Les six étapes de la création du plan préliminaire

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C’est lors de l’élaboration de l’échéancier que votre expérience et celle de votre équipe de travail deviendront de précieuses alliées. Elles vous permettront de déterminer toutes les étapes de production à inclure dans l’échéancier et vous aideront à estimer le temps de réalisation de chacune. Heureusement, il existe des étapes qui se retrouvent dans presque tous les projets, peu importe leur nature ou leur complexité. En voici quelques-unes (pour une liste détaillée, consultez l’annexe D « Échéancier préliminaire ») : • première rencontre de production avec les dirigeants pour déterminer les bases du projet ; • élaboration du plan préliminaire (choix du site, date, contenu) ; • réalisation de l’échéancier et du budget provisoire ; • approbation du plan préliminaire par les dirigeants ; • élaboration du contenu détaillé de l’événement ; • visite des sites potentiels et signature du contrat avec les responsables de l’établissement choisi ; • approbation du contenu détaillé de l’événement par les dirigeants ; • négociations des commandites ; • envoi des invitations et du formulaire de réservation ; • date limite pour la réception des inscriptions ; • négociation des contrats avec les fournisseurs ; • production des éléments et du matériel de communication ; • montage, événement et démontage ; • compilation des analyses et rédaction du bilan de l’événement. Afin de vous aider à bâtir un échéancier, débutez sa conception avec les principales étapes décrites en annexe et ajoutez-y les étapes particulières de votre projet. Déterminez une date de réalisation pour chacune des étapes selon votre évaluation du temps qu’elles prendront. Consultez ensuite les différents intervenants du projet afin qu’ils puissent approuver vos prévisions et insérer les étapes et dates importantes reliées aux tâches qu’ils doivent accomplir. En cas d’incertitude (par exemple, pour le temps que prendront la commande et la livraison d’objets promotionnels fabriqués à l’extérieur du pays), n’hésitez pas à demander à un fournisseur d’expérience une évaluation du temps requis. L’échéancier, tout comme le budget, doit être le plus réaliste possible.

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Par la suite, il faut réunir les étapes critiques de tous les intervenants et les classer en ordre chronologique afin d’établir l’échéancier global de l’événement. Révisez-le attentivement pour vous assurer que les étapes se déroulent logiquement et qu’il n’y a pas de conflits ou de modifications à apporter. Évidemment, l’échéancier pourra être ajusté en cours de réalisation du mandat ; pour le moment, il s’agit d’obtenir une idée générale des délais et des tâches à exécuter. Afin de vous aider à comprendre en quoi consiste cet outil de travail, en voici un exemple. Échéancier Exposition et soirée de gala 10 et 11 juin Étapes

Date

Responsable

Première rencontre pour déterminer buts, objectifs et public cible. Établissement des grandes lignes et choix des thèmes de la soirée et de l’exposition. Suggestion de date, d’endroit et de contenu et évaluation des besoins de salle Présentation du budget et de l’échéancier Approbation du plan préliminaire Signature des contrats avec l’hôtel et le fournisseur des kiosques Détermination et négociation des commandites Choix de l’animateur / DJ pour la soirée Conception de la pochette aux exposants et du formulaire de réservation de kiosque Conception de la pochette pour les visiteurs et du formulaire d’inscription à l’événement Mise en place du système d’inscription en ligne Envoi de la pochette aux exposants Envoi de la pochette aux visiteurs Date limite du retour des contrats des exposants Date limite de l’inscription des visiteurs Choix des menus

Mi-septembre

Équipe

Début novembre

Équipe

Début novembre

Équipe

Début novembre Mi-novembre Mi-novembre

Équipe DP LB

Mi-novembre

NM

Mi-novembre Mi-décembre

LB/NM LB/NM/FB

Mi-décembre

LB/HN/FB

Début janvier

FB/JO

Début février Début mars 14 mars

MCV MCV MCV

14 avril Début mai

AD/MCV LB/NM

Chapitre 2 v Les six étapes de la création du plan préliminaire

Planification du scénario de la soirée Production de l’affichage Rencontre des fournisseurs d’audiovisuel et de décor Élaboration du plan de la salle et assignation des tables pour la soirée Rédaction des discours Précision du scénario de l’événement Impression des badges Montage Exposition et soirée Exposition Démontage Rédaction du bilan

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Début mai Début mai Début mai

LB/NM/MPM LB/MPM/MF LB/NM/MPM

Mi-mai

AD/MPM/MCV

Mi-mai Début juin Début juin 9 juin 10 juin 11 juin 11 juin S/D 30 juin

HN LB MPM/MCV/AD

LB

Une fois l’échéancier établi, il faut le distribuer à tous les dirigeants et intervenants du projet afin que toute l’équipe soit sur la même longueur d’ondes, qu’elle prenne connaissance des différentes étapes à accomplir et des délais impartis. Cet outil leur permettra en outre de suivre le développement du projet.

2.6.

ÉTAPE 6 – ÉTABLIR LES REVENUS ET LES DÉPENSES POUR PRÉPARER UN BUDGET PROVISOIRE

La dernière étape à franchir (mais non la moindre) est la création d’un budget provisoire qui vous permettra de répondre à la fameuse question : « Combien ça coûte ? » Au départ, il existe trois résultats budgétaires possibles : • réaliser un profit (avoir plus de revenus que de dépenses) ; • atteindre le seuil de rentabilité ou break-even point (ne pas avoir de profit ni de perte) ; • réaliser un événement à perte (les dépenses sont plus élevées que les revenus). Par exemple, le budget d’une réunion annuelle d’actionnaires est habituellement à perte (car ce type d’événement n’engendre pas de revenus). En revanche, une campagne de collecte de fonds doit générer

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L’organisation d’un événement : guide pratique

un profit car c’est ce dernier qui est remis à l’organisme bénéficiaire. Il faut ici déterminer le résultat que vous souhaitez atteindre pour votre projet. La phase de création du budget consiste à compiler l’évaluation de tous les revenus et de toutes les dépenses reliés à l’événement, et ce, le plus précisément possible. Dans cet exercice, il est primordial d’être constant. Ainsi, il importe de décider au début si vous inclurez les taxes ou non dans les montants inscrits. Peu importe votre choix, assurez-vous de toujours comparer des pommes avec des pommes et d’utiliser la même façon de faire tout au long du processus. Si l’événement est récurrent, vous pourrez simplement vous référer au budget réel de l’année précédente et établir vos projections pour l’année courante en ajustant les montants selon les modifications apportées à l’événement. Autrement, vous devrez utiliser votre expérience, celle de votre équipe de travail et de vos fournisseurs ou vous référer à des budgets d’événements semblables qui auraient déjà été réalisés dans le passé. Afin de déterminer la liste des revenus et des dépenses, voici différents postes budgétaires à évaluer. Comme vous le constaterez, les revenus d’un événement peuvent provenir de différentes sources : • Frais d’inscription – c’est-à-dire le montant que doivent payer les participants. • Frais de location de kiosque – utilisés surtout lors d’exposition, ce sont les montants demandés aux exposants pour louer un kiosque qui leur permettra d’offrir leurs produits ou services sur le plancher d’exposition. • Inscriptions supplémentaires à des activités – par exemple lors d’un événement de plusieurs jours, des invités pourraient se joindre aux participants pour une soirée de gala et payer uniquement pour participer à cette activité. • Commandites – visibilité dont jouit un fournisseur ou un client lors d’un événement en échange d’un montant d’argent, de produits ou de services offerts gratuitement, etc. • Publicité – par exemple le prix demandé à un partenaire afin d’insérer une annonce publicitaire de son entreprise dans le programme de l’événement. • Financement – subvention offerte d’un secteur public ou privé (gouvernement, association, etc.).

Chapitre 2 v Les six étapes de la création du plan préliminaire

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• Commissions, ristournes ou redevances – que vous auriez négociées avec des fournisseurs. • Ventes d’objets dérivés – vente sur le site de tasses, chandails, épinglettes ou autres objets promotionnels avec le logo de l’événement, vente d’un DVD avec le contenu de la représentation (spectacle, conférences), etc. • Exploitation de concession – par exemple, le montant demandé à un fournisseur pour être autorisé à vendre de la boisson ou de la nourriture sur le site. • Collectes de fonds – activité organisée pour amasser des fonds avant ou pendant l’événement, par exemple une vente de billets pour un tirage, une activité-bénéfice ou un encan. Passons maintenant aux dépenses. On peut les regrouper en trois catégories : – Les dépenses fixes, c’est-à-dire les dépenses qui ne varient pas selon le nombre de participants (le cachet d’un groupe musical, les frais de location de salle ou d’équipements audiovisuels, etc.). – Les dépenses variables, où le nombre de participants fait varier les coûts (les frais de repas et de boisson, les pourboires, les frais reliés aux activités, etc.). – Les dépenses indirectes (la location d’équipement de communication pour les équipes d’opérations, les frais de déplacement, etc.). Voici une liste de dépenses qu’on retrouve habituellement dans le budget d’un projet événementiel : • Location d’espace ou de salles – coût de la location d’espace ou de salles pour la tenue d’une exposition, d’une activité, de conférences, etc. • Frais de participation – par exemple, les frais de jeu demandés par un club de golf lors d’un tournoi, les billets pour participer à une activité (visite guidée, croisière, etc.). • Aménagement des kiosques – coût de location d’équipements reliés aux kiosques d’exposition (structures, éclairage, chaises, tables, comptoirs, tapis, etc.). • Hébergement – prix des chambres d’hôtel et faux frais (mini-bar, etc.). • Restauration – frais pour les repas, les pauses-café, la boisson, les frais de service de 15 % (pourboire).

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L’organisation d’un événement : guide pratique

• Accueil et inscription – frais reliés à l’accueil des participants à l’aéroport, à la gestion des formulaires d’inscription par une firme spécialisée, à l’achat de matériel pour l’identification des participants (cocardes), etc. • Conférencier/animateur – honoraires demandés par un conférencier ou un animateur pour donner une conférence ou animer un atelier. • Activités – frais reliés à l’organisation d’une activité incluant le matériel utilisé (photocopies, accessoires, etc.). • Animation – frais reliés à l’animation d’une soirée (le cachet d’un artiste, d’un maître de cérémonie, d’un groupe musical, etc.). • Audiovisuel – frais pour la location d’équipement audiovisuel (système de son, projecteurs, écrans, éclairage, etc.). • Électricité – frais reliés à l’utilisation d’électricité supplémentaire ou des honoraires de l’électricien sur place. • Communication, publicité, envois et site Internet – frais reliés à une campagne de télémarketing, à des relations et pochettes de presse, à la production d’un guide, d’un programme ou d’un sondage, à l’envoi de l’information préévénement ; frais postaux, frais de développement, de programmation et de gestion du site Internet, etc. • Conception graphique – frais du studio d’infographie pour la conception des éléments graphiques (le logo de l’événement, les pochettes de presse, etc.). • Impression et affichage – frais reliés à l’impression du matériel publicitaire ou promotionnel (invitations, pochettes de renseignements, badges, feuillets publicitaires, banderoles, signalisation sur le site, affiches diverses, cartables de conférences, etc.). • Cadeaux, tirages, trophée – frais reliés à l’achat de cadeaux remis aux participants (prix de présence pour les tirages, trophée, plaques, etc.). • Informatique et communication – frais pour la location de lignes téléphoniques, d’un télécopieur, d’un photocopieur, d’ordinateurs, d’imprimantes, de connexions Internet, d’émetteurs-récepteurs portatifs, le développement et la programmation informatique, etc. • Honoraires professionnels et équipements spécialisés – frais à payer pour l’utilisation de fournisseurs ou de location d’équipements spécialisés : les relations publiques, les frais

Chapitre 2 v Les six étapes de la création du plan préliminaire

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d’avocat, de photographe, de personnel pour la sécurité, d’interprètes, la location de machinerie (monte-charge), d’accrochage, d’arrivée d’eau, etc. Administration (gestion et comité) – dépenses occasionnées par les réunions internes et avec les fournisseurs (repas, location d’équipement audiovisuel), salaires, avantages sociaux, fournitures de bureau, etc. Main-d’œuvre et frais de déplacement – salaires de l’équipe de montage, de démontage, du personnel d’opérations, d’allocation de kilométrage, frais de déplacement pour la visite de sites, etc. Décor – dépenses entraînées par la location ou l’achat de centres de table, de nappes, de couvre-chaises, d’une scène, d’un podium, de fleurs, de rideaux, d’accessoires, etc. Papeterie et objets promotionnels – frais reliés à la production et à l’achat de feuilles de notes, de crayons, réalisation de cartes professionnelles, d’en-têtes de lettres et d’enveloppes, d’objets promotionnels avec le logo de l’événement, etc. Transport, entreposage et livraisons – frais de location de camion pour le transport du matériel, frais d’entreposage, de services de messagerie, de frais de livraison aux chambres, de navettes, d’autobus, d’avion, de taxi, etc. Entretien – frais d’entreprise de service pour l’entretien ménager, le recyclage, l’entretien des plantes, etc. Frais divers – frais d’assurance, de carte de crédit, d’achat d’uniformes pour l’équipe d’opérations, etc.

Cette liste n’est qu’un résumé des différentes dépenses pouvant être évaluées lors de l’élaboration du budget préliminaire et vous devrez l’adapter aux besoins de votre projet. Il est essentiel de prévoir un montant pour des dépenses imprévues qui sont assez fréquentes lorsque tous les détails de l’événement ne sont pas encore arrêtés. Ce montant peut se situer entre 5 % et 10 % du budget total. Encore une fois, assurezvous d’être le plus réaliste possible lorsque vous faites vos prévisions.

Suggestion no 16 À cette étape, il convient de toujours arrondir les montants vers le haut et non vers le bas (par exemple, 795 $ devrait devenir 1 000 $ et non 750 $).

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Muni de ce budget provisoire, vous verrez si vous devez effectuer des modifications au contenu de l’événement afin d’atteindre l’objectif que vous vous étiez fixé (profit, break-even point ou perte). Vous pourrez alors prendre des mesures pour augmenter vos revenus, diminuer vos dépenses ou vous pourrez vous permettre d’intégrer des éléments supplémentaires. Après en avoir fait vérifier le contenu par vos collègues, vous le ferez approuver par les dirigeants. Je vous conseille de passer en revue chacun des postes et d’expliquer aux dirigeants leur contenu afin de vous assurer qu’ils comprennent bien le budget. À cette étape, il est encore temps de rectifier le tir et il se peut que vous ayez à apporter des ajustements afin d’intégrer les nouvelles demandes des dirigeants. Ce processus est tout à fait normal. Vous trouverez, à l’annexe E, une grille de budget provisoire que vous pourrez utiliser et ajuster afin d’établir les revenus et les dépenses de vos projets. Maintenant que vous avez accompli les six étapes du plan préliminaire et qu’elles ont été approuvées, le travail d’implantation de l’événement se met en place, comme on dit : « It’s a go ! » Dans le prochain chapitre, nous verrons dans les moindres détails toutes les étapes de l’implantation des différentes facettes d’un événement.

CHAPITRE

3 L’IMPLANTATION DE L’ÉVÉNEMENT

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L’organisation d’un événement : guide pratique

L’implantation de l’événement (ou la production et la logistique) consiste à : • planifier et définir le contenu exact de chacune des activités ; • déterminer la façon dont elles seront réalisées ; • choisir des fournisseurs ou des intervenants qui vous aideront à les produire ; • établir les clauses et approuver les contrats avec les fournisseurs ; • coordonner tous les détails avec chacun ; • communiquer les informations nécessaires aux différents intervenants (internes et externes). Cette partie est non seulement la plus complexe du processus d’organisation, mais également l’une des plus importantes et des plus stimulantes. C’est à cette étape qu’on détermine le « quoi ? », le « comment ? » et le « avec qui ? ». Dans ce chapitre, nous analyserons les gestes à accomplir, les éléments à vérifier et les questions à poser à chacun des fournisseurs impliqués dans le processus de production d’un événement. Je vous rappelle qu’il est très important de garder une vue d’ensemble du projet et de toujours sélectionner des contenus qui correspondent à la mission, aux objectifs et au profil du public cible ou des participants. Encore une fois, votre expérience de gestionnaire d’événements sera sollicitée. N’oubliez pas que vous êtes la personne qui possède l’expertise en organisation d’événements et que vous devez analyser le projet sous cet angle. Il vous faut évaluer la faisabilité des idées, proposer des solutions de rechange, s’il y a lieu, suggérer des méthodes d’exécution et évaluer les processus existants (c’est-à-dire comprendre pourquoi les choses sont effectuées de cette façon et s’il existe des moyens de les simplifier ou de les améliorer).

Suggestion no 17 N’hésitez pas à vérifier si les façons de faire sont optimales et correspondent aux nouvelles réalités ou à employer les nouveaux outils disponibles sur le marché afin d’améliorer les résultats ou de simplifier les processus !

Chapitre 3 v L’implantation de l’événement

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Suggestion no 18 Pour vous aider à bâtir le contenu détaillé, mettez-vous à la place d’un participant et passez en revue le déroulement entier de l’événement, de la réception de la première communication sur l’événement à votre retour à la maison après ce dernier. Assurez-vous que vous avez pensé à tout.

3.1.

L’HÉBERGEMENT ET LA RESTAURATION

3.1.1. L’HÉBERGEMENT, LES SALLES, L’ESPACE ET LE TRANSPORT Visite et évaluation des sites Lors de la conception du plan préliminaire, vous avez déjà évalué votre bloc de chambres (le nombre de chambres nécessaires par jour) et sélectionné deux ou trois sites qui pourraient répondre aux besoins de votre projet en fonction du budget alloué. Il faut maintenant aller visiter ces différents sites afin de faire votre choix. Ces visites vous permettront de rencontrer les personnesressources, de vous familiariser avec l’endroit, de juger de la qualité de l’établissement et du service offert, d’obtenir certains renseignements techniques et détails de logistique dont vous aurez besoin et de négocier les clauses du contrat. Demandez un plan du site (s’il existe) afin de visualiser l’environnement de travail et prenez quelques photos des salles et espaces que vous utiliserez à titre de référence. Elles vous seront très utiles lorsque vous effectuerez la planification du décor ou de l’aménagement des salles dans les semaines suivantes. Pendant vos visites, il est important de vérifier ou de discuter des points suivants (selon vos besoins) avec les personnes-ressources des sites : • Où vous propose-t-on d’installer l’aire d’inscription, le « quartier général » et la pièce d’entreposage ? • Quelles sont les salles suggérées pour les repas, les conférences, les ateliers, les activités, etc. ? Quels sont les équipements techniques disponibles dans ces salles (écran, système de son, etc.) ? À partir de quelle heure pouvez-vous effectuer le montage et jusqu’à quelle heure pouvez-vous demeurer dans la salle pour le démontage ? • Selon la disposition demandée, quelle est la capacité maximale de la salle (de cette façon, vous saurez si vous avez de la latitude quant au nombre de personnes que la salle peut contenir) ?

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L’organisation d’un événement : guide pratique

• Quelles sont les directions à suivre et la distance à parcourir entre les chambres et les différents endroits de rencontre et d’activités (prenez note de vos besoins en affichage) ? Y a-t-il des salles de bain à proximité (vous pouvez en profiter pour vérifier leur propreté) ? • Est-ce qu’un monte-charge donne directement accès du quai de chargement aux salles (vos fournisseurs d’audiovisuel seront aux anges !) ? • Quelles sont les catégories de chambres disponibles, leur quantité et les différences entre chacune (nombre de lits et grandeur de ces derniers, canapé-lit, cuisinette, bain-tourbillon, minibar, vue sur le fleuve, etc.) ? Demandez s’il est possible de visiter une chambre de chacune des catégories que vous prévoyez réserver. Quel est le tarif de chacune ? Quels sont les services inclus (la livraison du journal quotidien, l’accès Internet haute vitesse, l’utilisation d’une salle exclusive, etc.) et ceux qui ne le sont pas ? Est-ce que l’endroit offre un service aux chambres jour et nuit ? • Est-ce que le site dispose de chambres pour les gens à mobilité réduite (si nécessaire) ? • À partir de quelle heure les participants peuvent-ils accéder à leur chambre et à quelle heure doivent-ils la quitter (car vous devrez communiquer cette information aux participants) ? • Quelle est la politique de l’établissement concernant les départs hâtifs (c’est-à-dire si une personne quitte sa chambre avant la date prévue lors de la réservation) ? • Quelles sont les dates d’attrition (où il est permis de diminuer le bloc de chambres d’un certain pourcentage à quelques reprises et selon des dates précises avant la date de relâche du bloc de chambres) ? • Quelle est la date de relâche du bloc de chambres réservées ? (La date de relâche correspond à la journée où les chambres que vous avez mises de côté et qui sont inutilisées seront à nouveau disponibles pour les clients de l’hôtel – habituellement 30 jours avant l’événement.) • Quels sont les frais de livraison aux chambres ? (Par exemple, si vous désirez faire livrer des cadeaux à vos participants – ce service doit habituellement être effectué par le personnel de l’hôtel et est facturable.)

Chapitre 3 v L’implantation de l’événement

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• Est-ce que le site dispose de piscines, d’un centre sportif, d’un salon de beauté/soins de santé, d’un centre d’affaires, d’un service de conciergerie, etc. ? Quelles sont les heures d’ouverture et les tarifs ? Offrent-ils des activités gratuites ? • Disposent-ils d’un service de gardiennage ? Quel est le nombre d’heures minimal et le tarif ? (Communiquez ces informations aux participants, surtout si une soirée de gala est organisée.) • Peuvent-ils vous remettre des dépliants sur leur établissement et les différents services offerts (que vous pourrez faire parvenir aux participants) ? Ont-ils une adresse Web où se retrouvent ces informations ? • Quelle est leur politique de paiement – dates et montant des dépôts demandés ? • Est-il possible d’installer de l’affichage pendant votre événement ?

Pensez VERT Est-ce que le site a adopté des politiques environnementales (recyclage, compostage, fréquence de changement des serviettes de bain, etc.) ?

Suggestion no 19 Si vous changez de période, d’endroit ou d’horaire pour l’événement, ces changements peuvent influencer les besoins d’hébergement évalués préalablement. Il serait alors préférable de refaire l’évaluation des besoins selon ces nouvelles données.

Transport des participants Un autre point à vérifier lors de vos visites est l’accessibilité au site pour les véhicules des participants (vous devriez déjà avoir déterminé s’il y a des frais reliés au stationnement et qui les assument lors de la mise sur pied du plan préliminaire). Voici quelques détails à discuter avec les personnes-ressources des sites : • Est-ce qu’un stationnement est disponible sur le site ou à proximité ?

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L’organisation d’un événement : guide pratique

• Le stationnement est-il suffisamment grand pour accueillir tous les participants ? • Est-il intérieur ou extérieur ? • Quelles sont ses heures d’ouverture et de fermeture ? • Les invités peuvent-ils entrer et sortir du stationnement plusieurs fois dans une journée sans frais supplémentaires ? • Un service de valet est-il offert ? (Si le site ne dispose pas de ce service, mais que vous désirez l’offrir aux participants, il existe des firmes spécialisées dans ce type de services.) • Devez-vous prévoir des vignettes, des cartes d’accès ou des billets de stationnement (remis à l’avance aux convives) afin d’identifier leurs véhicules ? • Des préposés au stationnement sont-ils nécessaires ? (Surtout si le nombre de participants est élevé.) • Avez-vous besoin d’affichage afin d’indiquer l’endroit de stationnement réservé aux invités ? Avant l’événement, il sera très important de communiquer tous ces détails aux participants, de leur fournir les indications routières, de leur remettre le matériel d’identification (si nécessaire) et de les informer des frais de stationnement, s’il y a lieu. Si vous avez opté pour l’utilisation d’un autre moyen de transport (autobus, taxi, avion, limousine, train, etc.), il faut prévoir l’endroit exact de la rencontre pour le départ (optez pour un endroit où les participants pourront laisser leur véhicule en toute sécurité), l’heure exacte du départ et l’endroit où ils seront débarqués à leur arrivée (prévoir les mêmes renseignements concernant le retour). Assurez-vous qu’il y ait suffisamment de véhicules et de places disponibles pour tous les invités. Choix du site Maintenant que vous avez visité et évalué tous les sites potentiels, il est temps de choisir le site où aura lieu l’événement. Le but consiste à sélectionner celui qui saura le mieux répondre à tous vos besoins, qui reflétera l’image que vous désirez projeter et qui vous aidera à atteindre vos objectifs. Faites approuver votre choix par les dirigeants et communiquez la bonne nouvelle à la personne responsable du site choisi. Par la suite, téléphonez aux autres personnes que vous avez rencontrées afin de les remercier et de les informer que leur site n’a malheureusement pas été retenu.

Chapitre 3 v L’implantation de l’événement

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Procédures de réservation de chambres À présent, il faut déterminer les procédures que vous utiliserez afin d’effectuer les réservations de chambres pour les participants et les différents intervenants. Deux options s’offrent à vous quant aux méthodes de réservation : • La première consiste à demander aux invités de réserver euxmêmes leur chambre en communiquant directement avec l’hôtel. (C’est évidemment l’option la plus simple et la plus économique et je vous propose d’utiliser cette méthode si vous ne disposez pas d’une équipe interne qui pourra gérer ce processus ou si vous n’avez pas les moyens d’engager une entreprise externe pour le faire.) • La deuxième option consiste à demander aux participants de s’adresser à une personne attitrée qui compilera toutes les réservations et s’occupera de transmettre les renseignements à la personne-ressource de l’établissement hôtelier (vous pouvez soit engager une firme externe qui compilera les réservations – ces entreprises bénéficient de personnel, d’équipement et de technologies adaptés pour ce type de réservations et peuvent même gérer les inscriptions à l’événement et la préparation de cocardes –, soit demander à un membre de votre équipe de coordonner le tout avec l’hôtel). À vous de choisir la méthode qui vous convient le mieux, selon votre budget et vos ressources. Par la suite, communiquez avec la personneressource du site afin de lui indiquer la méthode de réservation que vous aurez décidé d’employer. Peu importe la méthode choisie, il faut ensuite déterminer le mode de réservation : • retourner un formulaire de réservation par télécopieur, par la poste ou par courriel directement à l’hôtel ou à la personne attitrée de votre entreprise (formulaire fourni en format papier ou électronique) ; • enregistrer les réservations sur le site Web de l’hôtel (informezvous s’ils bénéficient d’un tel service) ou sur un formulaire de réservation mis en ligne sur le site Web de votre entreprise ; • effectuer la réservation par téléphone directement à l’hôtel ou auprès du membre désigné de votre équipe. Le choix du mode de réservation dépendra largement du nombre de personnes prévues et de la philosophie de l’entreprise. Évidemment, une réservation par téléphone peut être utilisée si vous avez peu de

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L’organisation d’un événement : guide pratique

participants, mais ce n’est certainement pas l’option à privilégier si vous attendez plus de 50 personnes ! Les réservations effectuées sur un site Web est une option à retenir si l’établissement hôtelier offre ce service ou si vous pouvez concevoir rapidement un formulaire avec l’équipe du département informatique de votre entreprise. Assurez-vous cependant que ce mode ne découragera pas les participants. Encore une fois, choisissez l’option qui convient le mieux eu égard à vos besoins et objectifs, au personnel disponible, au budget alloué et à votre public cible. Formulaire de réservation Après avoir choisi le mode de réservation, vous devez penser aux renseignements qui apparaîtront sur le formulaire de réservation. Voici une liste des renseignements que l’on retrouve habituellement sur ce dernier : • le logo, le nom et la date de l’événement ; • les coordonnées de l’établissement hôtelier : nom, adresse, numéro de téléphone et adresse du site Web ; • le nom d’une personne-ressource, son numéro de téléphone et de télécopieur (n’oubliez pas le numéro sans frais s’il existe) et une adresse électronique s’ils désirent obtenir d’autres renseignements ; • le nom du groupe à indiquer afin de bénéficier des tarifs négociés ; • un espace pour l’identification du participant – nom, prénom, nom de l’entreprise, adresse complète, catégorie (exposant, participant, commanditaire, etc.), numéro de téléphone et courriel ; • un espace pour inscrire le nom de toutes les personnes qui partageront la chambre ; • les différentes catégories de chambres offertes, leur tarif (si les taxes sont incluses ou non), chambre à occupation simple, double (1 ou 2 lits) et frais pour une personne supplémentaire ainsi que les services inclus avec chaque catégorie de chambre (indiquer si le pourboire pour le personnel d’entretien des chambres est inclus ou s’ils doivent l’assumer) ; • la date de leur arrivée et de leur départ ; • un endroit pour indiquer s’ils désirent une chambre fumeur ou non fumeur et où ils pourront inscrire leurs besoins particuliers (personne avec mobilité réduite, besoin d’un canapélit ou d’une cuisinette, vue sur le fleuve, allergies alimentaires, etc.) ;

Chapitre 3 v L’implantation de l’événement

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• les différents modes de paiement acceptés et l’information requise (chèque payable à, numéro de carte de crédit, date d’expiration, nom sur la carte de crédit, signature) ; • si un programme de fidélité est offert par l’établissement (Aeroplan, Air Miles, etc.), un espace pour indiquer leur numéro d’adhérent ; • la méthode à utiliser pour retourner le formulaire rempli (le numéro de télécopieur, l’adresse électronique ou postale (selon le cas) ainsi que le nom de la personne-ressource ; • la date limite pour retourner le formulaire de réservation (qui doit précéder la date de relâche des chambres) ; • la méthode de transmission de la confirmation d’inscription au participant ; • les politiques concernant les changements après la date de relâche, l’annulation d’une inscription et le remboursement (les façons de procéder et frais imposés) ; • des renseignements supplémentaires pour fins de statistiques (groupe d’âge, nombre d’enfants, première participation, etc.). Assurez-vous que le formulaire d’inscription est facile à comprendre, qu’il contient toutes les informations nécessaires et qu’il y a suffisamment d’espace pour y inscrire les renseignements demandés. Si possible, combinez le formulaire de réservation pour l’hébergement avec celui de l’inscription à l’événement, les participants pourront ainsi inscrire leurs coordonnées sur un seul formulaire. Vous devez finalement penser à la façon dont vous communiquerez ces renseignements à chacune des personnes que vous inviterez à l’événement (envoi postal, courriel avec l’adresse du site Web où trouver le formulaire d’inscription, etc.) et à la méthode que vous utiliserez pour leur faire parvenir un accusé de réception.

Pensez VERT Communiquez votre engagement environnemental aux participants sur le formulaire d’inscription et sur l’accusé de réception.

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Suggestion no 20 Avant d’envoyer le formulaire de réservation aux participants, soumettez-le au responsable du site d’hébergement afin d’obtenir son aval au sujet des renseignements demandés. Je vous suggère de consulter le document APEX Housing & Registration Accepted Practices sur le site du Convention Industry Council (<www.conventionindustry.org>) qui offre une liste complète des renseignements à inclure sur le formulaire de réservation et qui vous propose également un gabarit à utiliser. Liste d’hébergement Si vous (ou une firme que vous engagez) êtes responsable de la gestion de l’hébergement, une liste des inscriptions (liste d’hébergement) devra être dressée et remise au responsable des réservations de l’établissement hôtelier. Dans cette liste, pensez à inclure les chambres pour les dirigeants, les dignitaires, les commanditaires, les équipes d’opérations, les équipes techniques, les conférenciers, etc. Il est plus facile de bien contrôler la liste d’hébergement si une seule personne est chargée de gérer toute l’information relative à cette facette et de communiquer avec le responsable des réservations du site. Cette personne devrait également être la seule qui puisse autoriser les changements sur les listes d’hébergement avant et pendant l’événement. Il est important de déterminer avec le personnel de réservation du site la méthode à utiliser pour la transmission de cette liste (courriel ou télécopieur) ainsi que la façon de procéder pour indiquer les nouvelles inscriptions et les modifications (faire parvenir les changements à chaque fin de journée, souligner les corrections en jaune, etc.).

Suggestion no 21 Je vous recommande de faire parvenir toutes les modifications par écrit afin d’éviter les erreurs de communication ou les oublis.

Chapitre 3 v L’implantation de l’événement

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Demandez au responsable des réservations de vous envoyer la liste d’hébergement périodiquement et vérifiez bien l’information qui s’y trouve en comparant avec votre liste. La page suivante présente un exemple de liste d’hébergement. Vous pouvez y ajouter d’autres renseignements et l’adapter selon vos besoins particuliers. Arrivée des participants Comment s’effectuera l’arrivée des participants sur le site et quel sera le procédé d’inscription (si nécessaire) ? Est-ce que tous les invités arriveront au même moment (par exemple par autobus) ou si leur arrivée s’étendra sur une certaine période de temps ? Quelles seront les procédures d’inscription ? Par exemple, doivent-ils se présenter à la réception de l’hôtel, s’enregistrer (check-in) et se diriger par la suite à votre table d’inscription ? Doivent-ils se rendre directement à l’aire d’enregistrement où ils recevront un bracelet-passeport pour les activités ? À leur arrivée, doiventils remettre un coupon ou un billet qu’ils auront reçu à l’avance ? Est-ce que des cocardes leur seront remises ? Selon le procédé choisi, vous devrez prévoir les équipes et l’équipement nécessaire et déterminer le mode de transmission de ces instructions aux participants avant l’événement. Évaluez également l’heure d’arrivée et de départ des invités et si leurs valises devront être laissées en consigne (s’ils arrivent avant l’heure où les chambres sont disponibles ou s’ils quittent après l’heure où elles doivent être libérées). Si c’est le cas, il faudra prévoir avec le responsable du site une salle de garde pour les valises. Pensez à remettre aux invités une étiquette pour les bagages aux couleurs de l’événement, cela permettra aux bagagistes de regrouper toutes les valises de votre groupe au même endroit. Il est très important que le personnel d’opérations de votre équipe ainsi que celui du site d’hébergement connaissent les procédures à suivre lors de l’arrivée des participants afin de pouvoir les renseigner et les diriger au bon endroit. Si l’inscription doit être faite sur place, prévoyez un comptoir réservé à votre groupe (surtout s’il y a un grand nombre de participants) et assurez-vous qu’il y ait suffisamment de préposés pour s’occuper des enregistrements (a fortiori si tous les invités arrivent au même moment).

Pinard

Papillon

Blais

Gagnon

03 Diane

04 Daniel

05 Marie-Claude

ID

02 Solange

Prénom

Martel

Nom

01 Pauline

Occ. simple

1

1

Occ. double (1 lit)

1

1

Occ. double (2 lits) 1

Fumeur 1

Non-fumeur 1

1

1

1

Hébergement 19 juin 1

1

Hébergement 20 juin 1

1

1

1

1

Hébergement 21 juin 1

1

1

1

1

Nombre de nuitées 3

3

2

2

2

Tarif par nuitée 179$

179$

159$

159$

159$

Catégorie Mario Bellavance

Mélissa Tremblay

Seule

C Seule

C Andrée Bélanger

A

B

A

Partage avec

Occ. quadruple

Occ. triple

Liste d’hébergement – Nom et date de l’événement Nom de l’entreprise, coordonnées et personne-ressource Nom de l’établissement, coordonnées et personne-ressource Date : Date de révision :

Programme de récompense et numéro de carte Commentaires

Chambre avec vue sur le fleuve

Chambre surclassée avec jacuzzi

Carte Air Miles xxx-xxxx-xxxx-xxx

Départ tardif

Membre organisateur

54 L’organisation d’un événement : guide pratique

Chapitre 3 v L’implantation de l’événement

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Finalement, informez-vous sur la politique du site en matière de transfert des valises aux chambres et si des frais s’y rattachent. Vous pouvez décider d’assumer ces frais pour tous les invités (pensez à ajouter ces frais dans votre planification budgétaire) ou les aviser qu’ils auront un montant à débourser pour ce service.

3.1.2. LA RESTAURATION La restauration, élément majeur à évaluer lors de la planification d’un événement, inclut les choix de menu et le style de service, la disposition des buffets ou des aires de restauration, l’assignation de tables aux invités et les boissons et rafraîchissements servis. Avant tout, il faut s’assurer que le site choisi dispose d’un service de restauration et d’un permis de boisson. Dans ce cas, je vous recommande de visiter les cuisines (afin d’en vérifier la propreté) et de commander un repas pour évaluer la qualité du service, de la présentation et des aliments servis. Par la suite, demandez à la personne-ressource du site de vous fournir une copie des menus banquets (incluant les boissons) afin de choisir le menu des divers repas qui seront servis lors de l’événement. Vérifiez la date jusqu’à laquelle les prix indiqués dans ces menus sont en vigueur (afin d’inscrire les bons montants dans le budget) et pensez à ajouter les frais de service de 15 % sur toutes les dépenses de nourriture et de boisson. Si le site ne dispose pas d’un service de restauration ou de boissons, vous pouvez engager un service de traiteur ou des concessions mobiles. Renseignez-vous si le site dispose d’entente d’exclusivité avec un fournisseur à cet égard. Assurez-vous que le traiteur ou le service de concession possède un permis d’alcool, sinon il est possible de s’en procurer un auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux au <www.racj. gouv.qc.ca>. Il convient de faire cette demande de permis à l’avance car le procédé peut prendre quelques semaines. On peut également proposer aux participants de manger dans un ou des restaurants à l’extérieur du site ou selon une formule appelée « dine around ». Un « dine around » consiste à offrir une sélection de restaurants à vos invités et ces derniers choisissent celui qui leur convient le mieux. Cette formule nécessite beaucoup de coordination avec chacun des restaurants et auprès des participants, mais elle est très appréciée, surtout si l’événement s’étend sur plusieurs jours au même endroit. Elle permet à vos invités de former des sous-groupes et de se retrouver dans une ambiance différente, le temps d’un repas.

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Si vous optez pour cette formule, vous pouvez décider de payer la totalité ou une partie du repas ou que les participants assument personnellement les frais. Il est toujours apprécié que le transport entre le site et les restaurants soit offert gratuitement (service de navettes, de taxi ou d’autobus) s’ils ne se situent pas à une distance de marche. Si les invités doivent s’y rendre par leurs propres moyens, fournissez-leur des indications routières et assurez-vous que tous les restaurants choisis ont suffisamment de places de stationnement. Signalons que cette option peut être offerte même si le site dispose d’un service de restauration. Assurez-vous simplement que vous n’aurez pas de pénalité à payer si, dans ce cas, vous n’atteignez pas le minimum de dépenses prévues en nourriture indiqué dans le contrat. Menus et style de service Pour chacun des repas ou pauses prévus (référez-vous au tableau des besoins complété au chapitre 2), vous devez sélectionner le menu qui sera offert et le style de service. Pour ce faire, il faut prendre en considération le profil des participants de l’événement, l’objectif, le temps disponible, les activités avant et après le repas et le budget alloué. • Votre clientèle est-elle composée d’une majorité d’hommes, de femmes ou sont-ils représentés en nombre égal ? Quelle est la moyenne d’âge ? Est-ce un groupe d’adolescents ou de personnes âgées ? Y a-t-il beaucoup d’enfants en bas âge (besoin de chaises hautes) ? De quelles régions proviennent les participants ? Est-ce une clientèle qui a des besoins particuliers (diabétiques, athlètes, etc.) ? • Y a-t-il un objectif précis à atteindre pendant le repas ? Par exemple favoriser l’interaction entre des invités qui ne se connaissent pas, permettre du réseautage entre fournisseurs et clients potentiels, remercier les participants en leur offrant un menu gastronomique, faire découvrir les nouveaux produits alimentaires fabriqués par votre entreprise, etc. • De combien de temps disposez-vous pour ce repas ? Doit-il être servi et terminé à l’intérieur d’une période d’une heure ou peut-il durer plusieurs heures ? • Quelles sont les activités prévues avant, pendant et après ces repas ? Il va sans dire que vous ne servirez pas le même repas à l’Association des femmes qui veulent perdre du poids qu’au Regroupement des hommes forts du Québec, que vous ne choisirez pas un menu cinq

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services si vous ne disposez que d’une heure pour manger et que vous éviterez un dîner copieux si les participants ont assisté à un cours de cuisine avec dégustation juste avant. L’analyse de ces divers éléments vous guidera dans le choix des menus. N’hésitez pas à demander d’autres suggestions ou une substitution si les choix offerts ne sont pas adaptés à votre groupe. Il peut être intéressant de choisir des spécialités locales afin de faire vivre une expérience culinaire aux participants, ou encore de miser sur des présentations ou dispositions originales.

Suggestion no 22 Pour les groupes nombreux, il est recommandé de choisir des menus « grand public », c’est-à-dire des aliments qui sont appréciés par une majorité de personnes (par exemple, du poulet ou du veau contrairement au poisson). Privilégiez également des aliments qui ne refroidissent pas rapidement et évitez les présentations de plats qui peuvent s’affaisser (des desserts avec de la crème glacée par exemple) si de l’animation a lieu pendant le repas. Depuis quelques années, on constate une augmentation du nombre de personnes affectées par des allergies alimentaires (arachides, gluten, produits laitiers, etc.). Il est donc très important de vous informer à l’avance auprès de vos participants (lors de leur inscription par exemple) s’ils souffrent d’une allergie quelconque ou s’ils sont végétariens. Transmettez ces renseignements au directeur du banquet et demandez à ces personnes de se présenter à leur serveur afin qu’elles obtiennent un repas approprié. Demandez également que les différents plats offerts soient identifiés (surtout lors des buffets) ou prévoir l’impression de menus. Si l’événement a lieu pendant plusieurs jours, assurez-vous de varier le contenu des menus offerts dans la même journée (surtout lors des déjeuners qui sont habituellement les mêmes). Le poulet, les viandes et les pâtes sont des valeurs sûres. Il faudra également penser aux rafraîchissements et à la boisson (voir la section « Service de boissons et de rafraîchissements » de ce chapitre).

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Quel style de service choisir ? Voici une brève description des styles de service les plus utilisés en restauration : Service à l’assiette • À l’américaine – les plats sont préparés en cuisine et les sauces sont disposées sur les tables. • À la française – les assiettes sont servies avec la viande, mais les entrées, féculents et légumes sont préparés à la cuisine et des serveurs les distribuent séparément. • Preset – un ou plusieurs plats sont déjà sur la table à l’arrivée des invités. Service style buffet • Buffet – tous les plats sont présentés sur des tables et les invités doivent aller se servir eux-mêmes. • Stations avec chef – un cuisinier est sur place et prépare les assiettes devant les invités (surtout utilisés pour les crêpes, les sautés, les omelettes, les pâtes, etc.) Si vous optez pour un service à l’assiette, la distribution des plats s’amorcera une fois la majorité des convives assis. Il est donc préférable que l’étape de l’entrée en salle se déroule le plus rapidement possible. Si vous offrez un cocktail dans une pièce adjacente, différentes techniques peuvent être utilisées pour inciter les invités à passer à la salle à manger ; vous pouvez fermer tous les bars au même moment, faire clignoter les lumières ou faire une annonce au micro. Prévoyez également des allées plus larges entre les tables pour éviter une congestion avec l’arrivée en masse de tous les participants. S’il n’y a pas de siège désigné, vous pouvez bloquer l’accès aux places près de l’entrée afin de diriger les gens vers le fond de la salle et déplacer les blocages une fois cette section remplie. Utilisez le nombre maximal d’accès et de portes disponibles. Si vous choisissez le style buffet, le service peut débuter dès l’arrivée des premiers convives. Il est préférable que l’entrée en salle soit progressive afin qu’il n’y ait pas de congestion. Assurez-vous de prévoir assez de stations (un buffet double – donc ouvert des deux côtés – par 75 à 100 personnes). Veillez à ce qu’il y ait assez de pinces et de cuillères pour tous les plats et des deux côtés du buffet (même si les aliments sont mangés sans ustensiles, tel un sandwich). Pour obtenir un flot continu, vous pouvez avertir les invités près des buffets en premier et passer de table en table pour diriger le mouvement ou fermer le bar le plus près de l’entrée de la salle de repas (s’il y a un cocktail) et demander

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aux gens qui s’y trouvent d’aller se servir. Rappelez-vous que plus il y a de choix, plus le service sera long et qu’habituellement, il revient plus cher de commander par personne (c’est le responsable des banquets qui détermine les quantités) que par plateau (c’est vous qui fixez les quantités).

Pensez VERT Plusieurs établissements hôteliers concluent des ententes avec des organismes à but non lucratif afin que ces derniers puissent bénéficier des surplus d’aliments non consommés durant un événement. Informez-vous auprès du directeur des banquets s’il dispose d’une telle politique et choisissez avec lui un organisme qui pourra profiter de ce don. Déjeuner Il existe trois types de déjeuners : • À l’assiette – ce déjeuner est apporté par les serveurs et est surtout utilisé pour permettre des échanges de qualité entre les participants (ils ne sont pas obligés de sortir de table pour aller se servir). Ce type de service permet de réduire les pertes, est moins coûteux qu’un buffet, mais offre un choix plus limité. • Buffet – ce déjeuner est offert sous forme de stations où les participants doivent se servir. C’est l’option qui permet d’offrir la plus grande variété d’aliments – boissons, pains et viennoiseries, tartinades, fruits, céréales, yogourt, œufs, viandes, fromages, pommes de terre, crêpes, etc. –, mais également celle qui est la plus dispendieuse et qui occasionne le plus de perte. • Continental – ce déjeuner comprend habituellement une boisson (thé, café, lait, jus) et des pains ou muffins avec tartinades (miel, beurre, confiture, beurre d’arachide, etc.). Il est possible d’y ajouter des viennoiseries, des fruits, des céréales ou un yogourt. Cette option constitue un compromis entre les deux déjeuners précédents. Elle offre une bonne variété d’aliments, tout en réduisant les pertes. Lors de vos prévisions du nombre de personnes pour les déjeuners, calculez que près de 10 % des invités ne se présenteront pas pour ce repas, et que ce pourcentage aura tendance à augmenter vers la fin du séjour ou le lendemain d’une soirée qui s’est terminée aux petites heures.

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Pause-café Si vous désirez servir une pause-café, deux types de pauses sont généralement offerts : les pauses à forfait et les pauses à la carte. • Les pauses-café à forfait – elles sont offertes selon un coût par personne (vous connaîtrez donc à l’avance le montant total qui vous sera facturé). Comme pour les buffets, c’est le responsable des banquets qui détermine les quantités et cette option coûte habituellement plus cher que si vous vous en chargiez vous-même. • Les pauses-café à la carte – vous êtes responsable de commander les quantités par plateau, par portion, par pichet, etc., et effectuez vous-même la sélection de ce qui sera servi. Certains rafraîchissements (boissons gazeuses, bouteilles d’eau ou de jus, etc.) vous seront facturés selon la consommation.

Suggestion no 23 Je vous suggère d’offrir deux options d’aliments aux participants ; un choix santé (fruits, barres granolas, noix, etc.) et un choix énergétique (mini-muffins, beignets aux pommes, etc.). Offrez également des boissons chaudes (café, thé, tisanes) et des rafraîchissements (jus, eau, boissons gazeuses, etc.). Prévoyez l’installation des stations pour la pause-café loin des accès à la salle (et des salles de bain, qui sont des zones très fréquentées pendant les pauses) afin de ne pas créer d’engorgement et veillez à ce que l’aire de circulation autour des tables soit assez large. Privilégiez également un accès aux stations des deux côtés de la table. Dîner et souper Les dîners et soupers sont des repas souvent plus élaborés que les déjeuners ou les pauses. Ils peuvent être offerts sous forme d’un repas à thème, d’un dîner-causerie, d’un cocktail avec repas et soirée animée, d’un cocktail dînatoire, d’un souper suivi d’une remise de prix, etc. On peut y inclure des éléments de décor, un maître de cérémonie, des présentations multimédias, des jeux d’éclairages, des artistes-invités, un groupe musical, etc. (pour plus de détail, consultez la sous-section « Activités de divertissement » dans la deuxième section de ce chapitre ou les sous-sections « Décor et ambiance » et « Besoins techniques et audiovisuels » de la troisième section).

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Comme pour le déjeuner, il faut déterminer si vous désirez un service à l’assiette ou un buffet (selon les objectifs et l’animation qui s’y déroulera), si les places seront assignées et si vous servirez des boissons alcoolisées avant (cocktail), pendant et après le repas. Les menus du dîner et du souper peuvent être choisis à la carte (en plus de la variété, vous établissez un coût par personne selon vos sélections) ou selon un forfait (les choix seront alors plus restreints et le montant par personne, prédéterminé). Finalement, pour le café, vous devez décider si les cafetières seront déposées sur les tables ou si des serveurs seront chargés du service. Nombre de personnes et assignation des places Vous devez maintenant évaluer le nombre de personnes présentes pour chacun des repas et pause-café (pensez aux équipes techniques, aux artistes, aux conférenciers, à l’équipe d’opérations, aux bénévoles, etc.), déterminer les salles où auront lieu ces différents repas, prévoir les dispositions des salles et estimer les coûts de chacun (afin de les insérer dans le budget). Lors de l’évaluation du nombre de participants, n’oubliez pas que plus il y a de temps alloué au repas et plus il y a de restaurants autour ou de gens qui habitent à proximité, plus les invités seront tentés d’aller manger à l’extérieur. Souhaitez-vous que les salles de repas soient réservées à votre groupe ou si vous acceptez de partager certaines aires avec d’autres groupes (le restaurant du site par exemple) ? Devez-vous prévoir un système de contrôle des entrées (essentiel si toutes les catégories de participants n’ont pas droit aux repas gratuitement ou si les participants à l’événement partagent le même espace que d’autres groupes) et en quoi consistera-t-il (code sur les cocardes, billet à présenter à l’entrée, prise des présences à l’entrée de la salle, etc.) ? Envisagez-vous d’avoir une table d’honneur et des tables réservées ? Dans ce cas, prévoyez des affichettes (assez grandes pour qu’elles soient visibles) et veillez à les disposer sur les tables que vous désirez leur sont réservées et de leur indiquer l’endroit où elles se trouvent. Pour un souper avec une soirée formelle ou animée, je vous conseille d’assigner des places à l’avance aux invités afin d’éviter la cohue lors de l’entrée dans la salle. Assurez-vous de transmettre les

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numéros de table aux participants et de prévoir un numéro pour chacune des tables dans la salle. Vous pouvez également faire produire de grandes affiches (avec le plan de la salle, le nom de chacun des convives et leur numéro de table) qui seront installées à l’extérieur de la salle et que les participants pourront consulter. Prévoyez également une équipe d’accueil (avec des listes de noms et de numéros de table) qui répondront aux questions des invités et les dirigeront vers la place qui leur a été assignée. Service de boissons et de rafraîchissements Si vous décidez d’offrir des boissons alcoolisées avant, pendant ou après un repas ou lors d’une activité (incluant les cocktails, les 5 à 7, une foire, etc.), il faut vous assurer que le site où sera vendue la boisson détient un permis réglementaire. Si ce n’est pas le cas, vous devez en faire la demande auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux au <www.racj.gouv.qc.ca>. Pour le service de boissons alcoolisées, quatre styles sont couramment adoptés : • Aux tables – la boisson est servie aux tables des invités par les serveurs et les frais sont généralement assumés par l’organisateur. Il est possible d’établir à l’avance une quantité maximale de bouteilles à utiliser et quand cette limite est atteinte, proposer un bar payant aux convives. • Au plateau – les serveurs se promènent avec des cabarets de verres de vin ou de bière et les offrent aux participants. Les frais sont habituellement assumés par l’organisateur. • Bar ouvert – des bars où les invités doivent se présenter pour obtenir leur consommation sont disponibles et les frais sont assumés par l’organisateur. Il est commun d’y retrouver du vin, de la bière, des boissons gazeuses, des bouteilles d’eau et des drinks de base – rhum & Coke, Bloody Mary, etc. En règle générale, les digestifs, « shooters » ou boissons fortes en alcool ne sont pas inclus. • Bar payant – des bars sont mis à la disposition des convives et ces derniers doivent payer leurs consommations. Si vous désirez fournir vous-même des bouteilles de vin, de bière ou de spiritueux à un établissement qui offre le service de boissons, demandez au directeur des banquets si cette option est possible. Informezvous alors des frais de débouchage (prix par bouteille) qui vous sera

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facturé (ces frais représentent une pénalité pour compenser la perte de profits qu’ils subiront). Vous devez également vous assurer que toutes les bouteilles fournies soient timbrées par la Société des alcools du Québec. Quel que soit le style de service choisi, vous pouvez distribuer des coupons afin de limiter le nombre de consommations servies à vos invités. Pour ce faire, vous devrez déterminer le type de boisson visé par le coupon, établir la quantité de coupons que recevra chaque personne, et statuer sur la façon dont vous remettrez les coupons aux invités. On compte généralement une bouteille d’un litre (environ six verres) pour 2,5 à 3 personnes (ou une moyenne de 2,5 verres par personne) lors d’un repas banquet. Ensuite, vous devez choisir une méthode de facturation parmi les trois suivantes : forfait par personne (prix fixe par personne), au verre (prix fixe par consommation) ou à la bouteille (facturé pour le nombre de bouteilles ouvertes). Selon le profil et les habitudes de consommation de la clientèle, évaluez les trois options et choisissez la plus avantageuse pour vous. Lorsque vous utilisez un service de bar (ouvert ou payant), il y a un montant minimal de dépenses à effectuer et des frais vous seront facturés si ces minimums ne sont pas atteints. Renseignez-vous auprès du directeur des banquets sur leur politique à cet égard. Pour un bon service, on doit prévoir un bar ouvert (avec ou sans coupons) pour 75 personnes et un bar payant pour 100 personnes. Prévoyez également l’horaire ainsi que le style de service – par exemple bar ouvert avec service au plateau pendant le cocktail, service aux tables pendant le repas et bar payant après le souper. Finalement, n’annoncez pas un dernier service (last call) avant la fermeture des bars (cela évitera une augmentation rapide des frais), mais fermez plutôt ces derniers graduellement, les uns après les autres. Si un cocktail est prévu, choisissez l’endroit où il aura lieu et décidez si des hors-d’œuvre y seront servis. Assurez-vous qu’il y ait suffisamment de serveurs pour offrir un service adéquat et que des tables soient disponibles afin que les gens puissent y déposer leurs verres vides (ils doivent être ramassés régulièrement). Prévoir aussi des poubelles en quantités suffisantes pour les déchets (cure-dent, serviettes de papier, etc.). L’une de vos responsabilités en tant qu’organisateur consiste à établir un système de contrôle afin d’éviter les abus d’alcool et la conduite en état d’ébriété. Si l’hébergement n’est pas offert aux invités, il est important de mettre certains outils en place. Par exemple, à la sortie de la salle, disposez des alcootests, indiquez clairement les numéros

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de téléphone de taxis, instaurez un service de raccompagnement, engagez un agent de sécurité qui contrôle les départs, prévoyez de l’hébergement d’urgence sur le site ou à proximité, etc. Vous pouvez également fermer les bars ou arrêter le service de boissons environ une heure trente avant la fin de l’événement et offrir de l’eau, des boissons gazeuses et du café pendant la soirée. Sachez qu’il est de votre responsabilité de prévoir des méthodes de contrôle et de vous assurer que tous les participants quittent les lieux en toute sécurité. Traiteur Si l’établissement n’offre pas de service de restauration et que vous utilisez les services d’un traiteur, les mêmes principes mentionnés cidessus s’appliquent, mais il faut ajouter les trois éléments suivants : • Aire de préparation – évaluez avec le traiteur et la personne-ressource du site où seront situées les installations qui serviront à la préparation et à la cuisson des mets ainsi qu’au dressage des plats pour le service. Selon la nature de l’événement et du menu choisi, un minimum d’espace ou au contraire un très grand emplacement peut s’avérer nécessaire. Cet espace devrait être localisé près des salles à manger afin de réduire les déplacements. • Location d’équipement – assurez-vous de déterminer avec les responsables qui fournira les tables, les chaises, les nappes, les serviettes, les assiettes, les verres, les ustensiles, les condiments, sans oublier le sel, le poivre, le lait, la crème, etc. • Personnel de service – assurez-vous que le traiteur s’engage à fournir les serveurs, caissières et barmans et qu’ils soient professionnels et expérimentés.

Suggestion no 24 Il importe de travailler en étroite collaboration avec le directeur des banquets, de lui transmettre vos objectifs et de le tenir informé des modifications tout au long du projet. Fiez-vous à son expérience et n’hésitez pas à lui demander des conseils ou des suggestions afin de trouver des idées originales à exploiter pour les différents repas.

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Une à deux semaines avant l’événement, la personne-ressource du site vous fera parvenir des bons de commande pour le banquet (Banquet Event Order – BEO) détaillant chacun des repas. Vérifiez si toutes vos demandes y sont inscrites, si les quantités, les menus, les salles et les horaires sont exacts et assurez-vous d’atteindre le minimum de dépenses en nourriture stipulé dans votre contrat. Demandez également qu’on vous remette les pièces justificatives détaillées à la fin de chaque repas.

3.2.

LES ACTIVITÉS/ANIMATIONS

Les activités peuvent être regroupées en quatre grandes catégories : activités de formation/ateliers/conférences, activités de divertissement, activités culturelles ou activités sportives. Afin de déterminer la catégorie d’activités à privilégier lors de l’événement, voici quelques questions à se poser : • Quels sont les objectifs et les buts que nous voulons atteindre grâce à ces activités ? • Quel est le profil des invités (homme, femmes, groupe d’âge, profession, éducation, situation socioéconomique, etc.) ? Seront-ils accompagnés de leurs enfants ? Quel âge ont-ils ? • Combien y aura-t-il de participants ? • Y a-t-il un message que l’entreprise désire transmettre ? • Quels sont les besoins des participants ? Que désirent-ils y apprendre ? • Quels sont les sujets que l’entreprise désire aborder ? • Doit-on survoler un sujet ou l’explorer en profondeur ? • Veut-on informer ou simplement divertir ? • Désire-t-on que les participants soient actifs (donc prendre part à l’activité) ou passifs (regardent et écoutent) ? • De combien de temps dispose-t-on pour réaliser l’activité ? • Quels sont les attraits de la région à découvrir ? En répondant à ces questions, il vous sera plus facile de choisir les formes d’activités à privilégier selon la clientèle, les objectifs et les besoins. Attardons-nous maintenant à chacune de ces quatre catégories d’activités.

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3.2.1. FORMATION, ATELIERS ET CONFÉRENCES Débutons avec une brève description de ces activités et du rôle de chacune. Sessions de formation, d’information, panels ou séminaires Ces activités permettent d’éduquer les gens sur des sujets souvent reliés au milieu de travail ou aux affaires : la vente, le service à la clientèle, les négociations, la gestion de personnel, etc. Elles peuvent servir à transmettre des renseignements sur des nouveautés, sur des décisions d’entreprise, sur des tendances, etc. Il est important d’évaluer le niveau de connaissance des participants par rapport à la matière qui leur sera transmise afin de leur offrir un contenu qui les intéressera. Ces formations peuvent être données par des spécialistes externes ou des membres de l’entreprise. Ateliers de travail d’équipe On recourt à ce type d’ateliers pour que les participants apprennent tout en s’impliquant. Ils consistent souvent en des jeux, des mises en situation, des tables rondes, des groupes de discussion, etc. Ainsi, on peut organiser une activité pour trouver des solutions à des problèmes reliés au travail, pour améliorer les relations interpersonnelles entre collègues, pour développer une meilleure communication, pour bâtir un esprit d’équipe, etc. Ces ateliers sont habituellement dirigés par des animateurs spécialisés. Conférences Ces activités touchent principalement certains aspects psychologiques de l’être humain : la motivation, l’inspiration, la croissance personnelle, l’estime et la confiance en soi, le développement de la passion, la gestion du stress, etc. Les conférences sont généralement données par un spécialiste ou une personne qui a une expérience de vie à partager. Une fois que vous aurez choisi le style de formation, d’atelier ou de conférence, il faudra établir : • le nombre que vous désirez offrir ; • si vous donnez chaque formation une seule fois ou à plusieurs reprises ; • à quel moment elles auront lieu ; • quelle sera la durée de chacune (prévoyez une pause de 15 à 20 minutes pour chaque 90 minutes de formation) ;

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• où elles seront offertes et comment la salle devra être aménagée ; • qui pourra y prendre part ; • quels seront les sujets abordés.

Suggestion no 25 Utilisez les termes « Comment », « Découvrez », « Augmenter », « Améliorez », « Les secrets de… », etc., dans les titres des formations, des ateliers ou des conférences – ils stimuleront l’intérêt des participants éventuels !

Animateurs Une fois les activités et les sujets déterminés, vous devez établir qui les animera : des membres du personnel de l’entreprise ou des intervenants externes. Si un membre du personnel de l’entreprise anime ces activités, il faut vérifier s’il a l’habitude de développer du contenu, de prononcer des discours ou d’animer des ateliers. Si ce n’est pas le cas, je vous suggère d’engager un rédacteur afin de rédiger les allocutions et un coach qui l’aidera à bâtir sa présentation et à bien la livrer. La prudence est de mise, car un mauvais orateur peut nuire considérablement à l’image de l’entreprise. Assurez-vous que l’intervenant soit à l’aise devant un public, qu’il parle près du micro, qu’il contrôle ses tics nerveux, qu’il se déplace et « occupe » la scène et qu’il évite d’accrocher le micro en gesticulant. Il doit également utiliser un niveau de langage adapté à son auditoire, varier son intonation (comme s’il racontait une histoire) et, surtout, demeurer professionnel tant dans son attitude que dans les discours qu’il prononce. Si vous engagez des animateurs, des formateurs ou des conférenciers, renseignez-vous sur leur expérience et leurs connaissances du sujet et assistez à une de leur présentation afin d’en valider le contenu et la qualité. Le fait qu’une personne est connue ne garantit pas la qualité de sa conférence ! Une fois les intervenants choisis, transmettezleur les buts et objectifs de l’activité, le nombre et le profil des participants, un résumé de l’événement et le temps alloué à leur activité. Je vous invite à consulter un exemple de formulaire pour déterminer les besoins des conférenciers, formateurs ou animateurs à l’annexe F.

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Il existe quelques entreprises spécialisées dans la recherche de conférenciers, d’animateurs ou de formateurs et vous pouvez consulter leur site Web : • <www.aipc-mtl-iabc.com> Association internationale des professionnels de la communication • <www.orizon.ca> Bureau de conférenciers Orizon • <www.formatout.com> Formatout • <www.institutcanadien.com> L’Institut canadien • <www.pierregravel.com> Pierre Gravel International Vous pouvez également vous informer auprès des chambres de commerce ou des associations professionnelles reliées au domaine que vous souhaitez couvrir. Si l’un des orateurs est une personnalité politique, il peut être nécessaire d’appliquer un protocole particulier (titre, étiquette lors de l’introduction, ordre des drapeaux, etc.). Assurez-vous de connaître le protocole et de le respecter. Si une présentation PowerPoint est prévue, je vous suggère de demander une copie de la présentation à l’avance afin de vérifier qu’elle ne contient pas de fautes d’orthographe, que les images sont de bonne qualité et que vous êtes à l’aise avec le contenu qui sera diffusé. Désignez une personne qui agira comme animateur et souhaitera la bienvenue aux participants, leur décrira le déroulement de la journée, leur indiquera quand auront lieu les pauses et les repas et vers quelle heure le tout se terminera. Cette personne effectuera également les liens entre les prestations et présentera les différents intervenants. Assurezvous qu’elle soit professionnelle et utilise un langage approprié. Il est possible de remettre à tous les participants le nom des conférenciers, formateurs ou animateurs, l’entreprise pour laquelle ils travaillent et l’adresse de leur site Internet, ainsi qu’une copie de la présentation. De cette façon, si les gens désirent obtenir plus de renseignements sur les sujets, produits ou services présentés, ils pourront consulter ces références.

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Pensez VERT Les renseignements et contenus des conférences, ateliers ou formations peuvent être disponibles par voie électronique seulement – sur une clé USB, envoi par courriel ou possibilité de téléchargement sur un site Web. Vous économiserez ainsi beaucoup de papier ! Également, lors des présentations, privilégiez l’utilisation de tableaux blancs plutôt que ceux à feuilles mobiles.

3.2.2. ACTIVITÉS DE DIVERTISSEMENT Qui n’a jamais été impressionné, ému, surpris, amusé ou conquis par une prestation artistique lors d’un événement ? Qui n’a jamais apprécié la musique d’un bon « band » pendant un repas ou une soirée ? Et qui ne s’est jamais couché au petit matin parce qu’il n’arrivait pas à quitter le plancher de danse ? Les activités de divertissements sont sans aucun doute des éléments magiques ; ils évoquent des souvenirs, éveillent les sens, stimulent les émotions et transportent les invités, ne fût-ce qu’un instant, loin des soucis et des tracas quotidiens. N’hésitez pas à les considérer lors de la planification d’un événement. Animation pendant un 5 à 7 ou un cocktail Il existe différentes options d’animation pendant un 5 à 7 ou un cocktail. Une animation permet de créer une ambiance, de détendre l’atmosphère, de divertir les convives, mais surtout de favoriser l’interaction entre les invités et de briser la glace (notamment si les gens ne se connaissent pas). Je vous suggère fortement, une fois l’animation choisie, d’assister à une performance de ces animateurs avant de les engager afin de vous assurer de leur professionnalisme et qu’ils répondent bien à vos attentes. Un choix populaire consiste à engager un soliste (pianiste, violoniste, guitariste, etc.), un duo ou un groupe de musiciens pour jouer de la musique d’ambiance. Sélectionnez des artistes dont le répertoire sera adapté au profil des participants et à la nature de l’événement (classique, jazz, blues, québécois, Top 40, etc.). Vous pouvez également embaucher un DJ ou un VJ (diffusion de vidéoclips). Le but d’un 5 à 7 ou d’un cocktail étant de permettre des discussions et de stimuler l’interaction, assurez-vous que le volume de la musique permet aux convives de discuter entre eux.

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D’autres animations peuvent également être évaluées : un micromagicien, des caricaturistes (qui peuvent intégrer le logo de l’événement dans leur œuvre), des cartomanciennes, une diffusion de photos ou d’images sur écran, des contorsionnistes, des jeux interactifs, des barmans qui offrent une prestation à la Tom Cruise dans le film Cocktail, un encan silencieux, etc. Vous pouvez également choisir une animation selon le thème de votre activité ou pour faire passer un message qui sera intégré aux prestations. En fait, les possibilités sont infinies. Prestations artistiques et musicales Vous pouvez aussi opter pour des prestations artistiques sur scène ou à grand déploiement. Ces animations sont surtout utilisées lors des soirées de gala, des campagnes de financement, des remises de prix, des congrès, des festivals ou font tout simplement partie intégrante d’une activité. Cette catégorie d’animation se subdivise en deux groupes : des prestations que les invités écoutent et regardent ou des prestations où ils participent. Si vous envisagez une prestation où les gens écoutent et regardent, vous pouvez offrir un spectacle d’un humoriste ou d’un imitateur, des numéros de cirque, un spectacle de magie, une revue musicale, un spectacle de danse, etc. Si vous souhaitez favoriser la participation des gens, vous pouvez penser à une séance de tam-tam, à un spectacle d’hypnotisme, à une prestation d’un chanteur, d’un orchestre, d’un DJ ou d’un groupe musical avec de la danse, etc. L’important est de choisir des animations selon le profil des participants, l’ambiance désirée ou le thème de la soirée, les objectifs à atteindre et le budget alloué. Par exemple, vous ne sélectionnerez pas le même artiste pour animer une soirée avec des jeunes de 20-25 ans et une autre pour des membres de l’âge d’or, comme vous n’engagerez pas le même groupe musical pour une exposition de Harley-Davidson et pour un souper de gala offert par une entreprise… Enfin, vous devez prendre garde de ne pas choisir une prestation selon vos goûts personnels, mais bien en fonction du profil des participants et de l’événement. Si vous désirez connaître les disponibilités, le tarif des artistes ainsi que leurs besoins techniques vous devez habituellement communiquer avec leur agent ou leur agence artistique. Vous trouverez l’adresse de sites Web de ces derniers en annexe.

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Contrats avec les animateurs et les artistes Après avoir choisi le type de prestations, voici quelques points à discuter avec l’agent des artistes envisagés afin d’établir les bases du contrat : • L’endroit, les dates, les heures et l’horaire auxquels la prestation doit être présentée, la durée de celles-ci et le nombre de participants. • La description de l’événement et de son contenu, le profil des participants et le cadre dans lequel s’insère cette activité. • Si l’artiste a été annoncé aux invités ou si sa présence doit demeurer secrète (si c’est le cas, veillez à ce qu’il arrive sur le site le plus discrètement possible et à limiter ses allers et venues dans les aires publiques.) • Le cachet demandé. Y a-t-il des frais de déplacement, de repas, d’hébergement ou d’autres demandes spécifiques à ajouter (loge, boisson, etc.) ? Devez-vous effectuer les réservations et arrangements pour lui ? La clause de paiement de frais à l’UDA apparaît-elle dans le contrat ? • Les termes de paiement. Un acompte est-il demandé ? • A-t-il besoin d’agents de sécurité ? • La liste d’équipement technique requis (pour plus de détails, consultez la sous-section « Besoins techniques et audiovisuels » de la troisième section.) Est-ce que le cachet demandé inclut la technique ou si vous devez la fournir ? Qui sera responsable du montage et du démontage de cet équipement ? Est-ce que l’artiste doit utiliser son technicien personnel ? • L’artiste peut-il exécuter sa prestation avec une piste de danse vide devant lui (car les tables sont souvent disposées autour de cette dernière) ? • À quel moment aura lieu la répétition (sound check) ? Planifiez l’horaire pour faire en sorte que la répétition soit terminée au moins une heure avant l’arrivée des invités. • L’artiste peut-il participer à une séance d’autographes ou de photos après sa prestation ? Pour quelle durée ? Comment seront-elles exécutées ? • Est-il possible d’obtenir un texte d’introduction afin de présenter l’artiste ? • Y a-t-il un message à faire passer pendant la prestation ? • Quel est le numéro de téléphone d’urgence où vous pourrez le joindre (et donnez-lui le vôtre) ? • Comptez-vous enregistrer ou filmer la prestation ? (Il faut inclure cette clause dans le contrat.)

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Demandez que tous les détails de votre conversation soient confirmés par écrit dans un contrat et révisez-le attentivement. Avant de signer le contrat, vérifiez avec le site et le fournisseur d’audiovisuel s’ils peuvent satisfaire à toutes les demandes techniques (et s’il y a des frais) ou si quelques-unes d’entre elles doivent être modifiées. N’oubliez pas que si vous diffusez de la musique (live ou enregistrée) dans un hôtel, en plein air ou pour des événements privés, vous devez payer les droits d’utilisation à la SOCAN (Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique). Pour plus de détails, consultez le site Internet au <www.socan.ca>.

3.2.3. ACTIVITÉS CULTURELLES OU SPORTIVES Vous pouvez aussi prévoir des activités culturelles ou sportives ; elles peuvent se dérouler directement sur le site de l’événement ou à l’extérieur de celui-ci. Si les participants sont accompagnés de leur conjoint et de leurs enfants, il est intéressant de prévoir ce type d’activités car ils pourront y participer tous ensemble (lorsque l’horaire le permet) ou séparément (par exemple pour les conjoints et les enfants pendant que les participants suivent une formation). Activités sur le site Selon l’endroit choisi, des activités peuvent avoir lieu directement sur le site, soit dans une salle que vous aurez réservée à cette fin ou à proximité de l’établissement hôtelier. La personne-ressource de l’établissement peut vous conseiller sur des activités qu’ils ont déjà proposées à d’autres groupes et qui ont connu du succès. Chaque destination est unique et peut offrir des activités exclusives (par exemple, le chef du Fairmont Le Manoir Richelieu nous a offert un cours de confection de truffes et de sushi et le Fairmont Tremblant a organisé une soirée dans le chalet au haut de la montagne). Vous pouvez utiliser vos propres ressources ou engager des fournisseurs qui pourront se charger de certaines activités. Voici quelques suggestions d’activités habituellement très populaires : une soirée de dégustation de vins, de vins et fromages ou de portos et chocolats, des ateliers culinaires (chocolat, sushi, cuisine thaï, etc.), des activités de détente (spa, massage, etc.), un rallye (rallyephotos, rallye historique, etc.), une séance de tam-tam, un concours de photos, etc. En outre, les femmes sont ravies de se faire offrir une activité

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de « pomponnage », par exemple les services gratuits d’un coiffeur ou d’un maquilleur sur place (surtout si une soirée de gala est prévue le soir même !). Les enfants, quant à eux, seront emballés par les activités suivantes : du maquillage, des clowns (qui réalisent des formes diverses avec des ballons), des jeux gonflables (glissades géantes, labyrinthes, sautoirs, etc.), des aires de jeux (avec camions, poupées, ballon, blocs, etc.), des ateliers de création (bricolage, décoration de gâteaux, etc.) ou des activités sportives (gymnastique, trampoline, poutres, etc.). N’oubliez pas de prévoir des moniteurs en nombre suffisant pour ces activités. Activités à l’extérieur du site Vous pouvez également offrir des activités dans un site extérieur. Parmi les plus populaires, on compte les visites guidées en autobus ou à pied (tour de ville, route des vins, visite d’attraits régionaux, musées, etc.), le magasinage (avec un service de navettes), les casinos, les croisières ou sorties en Zodiac, le golf, le karting, etc. Vous pouvez aussi demander des suggestions à la personne-ressource du site, car elle connaît généralement très bien la région et ses principaux attraits. N’hésitez pas à demander des photos, des brochures ou l’adresse du site Web des différentes activités offertes pour les remettre aux participants. Il est bon de prévoir le transport entre le site d’hébergement et l’activité (en autobus, en taxi ou avec un service de navettes) afin d’éviter les déplacements en voiture. Détails d’organisation Maintenant que le choix des activités culturelles ou sportives est effectué, voici quelques éléments dont on doit convenir avec le responsable des activités. • Quel est le coût par personne ? • Quel est le nombre de personnes requis par groupe (minimum et maximum) ? • Qui gérera les inscriptions (un membre de votre équipe, une firme externe ou une personne-ressource du site ou se déroulera l’activité ? • Comment s’effectueront-elles (en remplissant un formulaire papier ou électronique, par courriel, par téléphone, etc.) ?

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• Quel moyen de transport sera employé ? Qui accompagnera les groupes aux différentes activités ? Le pourboire sera-t-il inclus ? • À quelle heure et à quel endroit s’effectuera le départ et le retour ? • Combien de temps durera l’activité ? • Quel mode de paiement sera utilisé et qui sera responsable de la facturation ? • Quelle est la date limite pour l’inscription ? En quoi consistent les politiques d’annulation et de remboursement ? Par la suite, il faut déterminer si les frais pour ces activités seront déboursés en entier par les participants ou si l’entreprise en assumera une partie (afin de les offrir à un coût raisonnable). Il est préférable que les gens s’inscrivent à l’avance aux activités, car vous connaîtrez ainsi le nombre exact de participants à chacune d’elles. Si le minimum de personnes n’est pas atteint, il faut décider si l’activité sera annulée ou si l’entreprise assumera les frais des inscriptions manquantes afin qu’elle ait tout de même lieu. À l’inverse, si le nombre de demandes dépasse le maximum permis, vous devez vérifier la possibilité de réaliser l’activité pour deux groupes différents ou refuser les dernières inscriptions.

Suggestion no 26 1. Les activités coûtant moins de 45$ demeurent les plus populaires. 2. Privilégiez des activités en après-midi et planifiez assez de temps entre les repas pour permettre les déplacements (aller-retour) et la tenue de l’activité (les débuter au moins 30 minutes après le dîner et les terminer une heure avant le souper). 3. Si l’activité se déroule pendant une période de repas, vérifiez avec le responsable si des repas seront offerts aux participants sur le site ou si vous devez commander des boîtes à lunch. 4. Il est conseillé de demander un paiement à l’avance afin d’éviter que les gens inscrits ne se présentent pas à l’activité.

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Si vous devez louer des autobus, renseignez-vous sur leur capacité maximale de passagers afin de ne pas dépasser le nombre permis. Pour éviter que les gens se trompent de véhicules (surtout s’il y en a plusieurs et avec des destinations différentes), il est fort utile d’identifier chacun des véhicules avec le logo de votre entreprise et leur destination. En outre, demandez au chauffeur de toujours annoncer sa destination avant de partir afin que les gens qui ne sont pas dans le bon autobus puissent en descendre. Finalement, n’oubliez pas de demander le numéro du téléphone cellulaire des chauffeurs afin de pouvoir les joindre en tout temps.

3.3.

LE CÔTÉ TECHNIQUE ET VISUEL

3.3.1. SALLES – SÉLECTION ET DISPOSITION Maintenant que l’horaire et les activités sont établis, il faut confirmer vos besoins d’espace, le choix de salles, l’horaire d’utilisation et leur disposition ainsi que le nombre de personnes pour chacune des activités. Renseignez-vous sur les activités qui se tiendront dans les emplacements adjacents à ceux qui vous sont proposés. Si les pièces voisines sont utilisées, demandez qui les occupera (pour vous assurer que ce ne soit pas une entreprise concurrente) et ce qui s’y déroulera (pour prévoir si le bruit peut nuire à vos activités). Si possible, choisissez des salles qui sont sur le même étage afin d’éviter des problèmes de circulation et de congestion dans les ascenseurs ou les escaliers (surtout pour un groupe de 150 personnes et plus). Vérifiez également s’il y aura des endroits que vous devrez partager avec d’autres groupes (hall, couloir, salle de bain, etc.). Si c’est le cas, prévoir de l’affichage afin que les participants puissent vous repérer facilement. Ensuite, il faut définir l’horaire d’utilisation des différentes pièces en tenant compte du temps requis pour le montage et le démontage. Je vous conseille de réserver l’emplacement et d’entreprendre l’installation la veille pour que tout soit prêt pour le matin de l’activité. Si l’événement a lieu en soirée et demande l’installation de beaucoup d’équipements techniques (son, éclairage, scène, etc.), assurez-vous que la salle soit libre très tôt le matin afin que le montage puisse débuter le plus tôt possible. Prévoyez également le temps de démontage après l’activité.

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Pour définir les différentes dispositions de salle, référez-vous à la section « Salles, espace et disposition » du chapitre 2 et consultez les annexes B et C. Une fois les dispositions déterminées pour chacune des activités, il faut s’assurer que chaque salle proposée pourra accommoder cette disposition ainsi que le nombre de personnes prévues. Habituellement, la personne-ressource de l’établissement ou le fournisseur d’équipements techniques réalise un plan à l’échelle de la salle, des tables et de l’équipement technique afin de s’assurer qu’il y ait assez d’espace. Vérifiez si ces plans doivent être approuvés par le service des incendies de la municipalité (surtout lors d’exposition) et, dans ce cas, déterminez avec la personne-ressource de l’établissement qui devra communiquer avec eux. Finalement, la dernière étape consiste à établir les besoins en équipement technique pour chacune des salles utilisées selon l’activité qui s’y déroulera (voir la sous-section « Besoins techniques et audiovisuels ») et à l’aménagement de ces dernières.

3.3.2. DÉCOR ET AMBIANCE Le décor constitue l’une des facettes très stimulantes de l’implantation d’un événement. C’est l’occasion de laisser aller son imagination, de trouver des idées originales, d’utiliser son sens de l’esthétisme et d’imaginer différents scénarios afin de créer un effet de surprise chez les participants. Le décor peut être réalisé à partir d’un seul élément (l’éclairage par exemple) ou plusieurs (projection, scène, centre de table, etc.) et peut être utilisé pour différentes activités, telles qu’un repas, une pausecafé, un atelier, une conférence ou un cocktail. Les principales questions à se poser afin de planifier le décor sont les suivantes : • Quel est le profil des invités (sexe, âge, profession, etc.) ?

Vous pourrez ainsi évaluer leurs goûts musicaux, déterminer ce à quoi ils sont sensibles ou qui les fait vibrer, comprendre leur réalité, établir une liste des souvenirs que vous pourriez évoquer, tenir compte du niveau de qualité auquel ils sont habitués, etc.

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• Quelle est la nature de l’activité ? À quel endroit se tiendrat-elle (repas dans une salle privée, conférence pendant un déjeuner, cocktail dans un hall avant une soirée de gala, etc.) ? Quelle ambiance ou quel thème veut-on exploiter ?

Les paramètres physiques (dimensions et disposition de la salle ou de l’espace) vous aideront à sélectionner le matériel qui pourra s’insérer à l’intérieur de ceux-ci. Par exemple, si le plafond d’une salle se situe à 10 pieds, il ne saura être question d’y mettre des éléments de décor qui nécessitent plus de 10 pieds de hauteur. Vous devrez également choisir des éléments de décor en fonction de l’activité prévue. Ainsi, pour un cocktail dans un hall avant une soirée chic, vous pourriez prévoir un tapis rouge dans l’entrée, des serveurs en habit noir et avec des gants blancs qui distribuent des amusebouche irrésistibles ainsi que du champagne et un trio de musiciens qui joueraient des sonates. • De quel budget disposez-vous ?

Voilà un aspect très important à considérer lors de la planification, car vous connaîtrez ainsi vos limites budgétaires et choisirez les différents éléments en fonction de celles-ci. Voici une liste d’éléments de décor avec lesquels il est possible de travailler pour créer l’ambiance désirée : • la scène et la disposition des tables dans la salle ; • l’éclairage et la projection ; • la musique et l’animation ; • le menu (contenu, présentation visuelle et disposition) ; • les accessoires (centres de table, vaisselle, plantes, etc.) ; • le personnel (habillement, attitude, etc.). Scène et disposition des tables dans la salle Selon la nature de l’activité, de vos objectifs, de l’ambiance désirée ou du thème choisi, il peut être intéressant de jouer avec la disposition de la scène et des tables dans l’espace ou de sélectionner un mobilier particulier. Par exemple, vous pourriez installer une scène ronde au centre de la salle et disposer les tables tout autour. Pour mettre l’accent sur la technologie, vous pourriez louer des tables et des chaises en acier inoxydable au lieu d’utiliser l’ameublement du site. Pour créer un effet « lounge », vous pourriez choisir de disposez des divans, des tables basses et des chandelles à divers endroits dans la salle !

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Suggestion no 27 Peu importe la disposition ou le mobilier choisi, il faut prévoir assez d’espace pour que les invités et le personnel puissent se déplacer aisément dans la salle et que tout le monde puisse voir ce qui se déroule sur la scène.

Éclairage et projection L’éclairage est l’un de vos principaux alliés dans la création d’une ambiance. Vous pouvez miser sur des choix de couleurs ou d’intensité, par exemple recourir à un éclairage tamisé avec des teintes chaudes pour favoriser l’intimité ou choisir des faisceaux étroits pour mettre en valeur certains accessoires de décor. Vous pouvez également opter pour un mélange de couleurs et de texture ou utiliser de la projection sur des toiles ou sur les murs afin de reproduire un effet de vagues, de feu ou y projeter des formes, des couleurs, des images, le logo de l’événement ou de l’entreprise, etc. Il est très impressionnant de voir les murs blancs d’une salle se transformer en un hôtel parisien ou en une ville sous-marine ! Je vous invite à rencontrer votre fournisseur d’audiovisuel et de discuter avec lui de l’atmosphère désirée et des façons d’utiliser l’éclairage afin de produire l’effet escompté. Il saura vous donner de précieux conseils. La page suivante présente différents éclairages qui peuvent être utilisés afin de créer des effets lors de vos activités.

Pensez VERT Favorisez l’utilisation d’ampoules fluocompactes (DEL) qui consomment très peu d’électricité.

Musique et animation La musique est un puissant stimulateur d’émotions qui peut transporter les invités en un instant, dans les années 1960 grâce aux chansons d’Elvis, dans un groupe d’adolescents grâce aux mélodies du film Grease, dans une atmosphère terrifiante avec des pièces lugubres et des cris d’horreur ou sur une plage ensoleillée grâce à des rythmes reggae. La

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musique est un autre élément que vous pouvez exploiter lors de l’événement. Choisissez-la en fonction du profil des participants, de l’objectif à atteindre et de l’ambiance désirée. Menus (contenu, présentation visuelle et disposition) Lorsque vous aurez à choisir un menu, vous pouvez d’abord penser à offrir un repas thématique, par exemple un repas asiatique, en servant des sushis, du riz et des spécialités de l’Orient. Vous pourriez aussi exploiter la présentation visuelle en prévoyant des mets de même couleur ou en les disposant de façon à créer une image ou un motif. Les seules limites sont votre imagination… et votre budget bien sûr ! Je vous invite à discuter avec le responsable des banquets afin de lui expliquer vos idées et attentes et de développer avec lui des façons de faire originales. Accessoires (centres de table, vaisselle, plantes, etc.) Un choix particulier de nappes, de serviettes de table, de couvre-chaises et de vaisselle créera l’ambiance dans laquelle vous souhaitez plonger vos invités. Vous pourriez également vous procurer du mobilier et certains éléments décoratifs (sofa, voilage, rideaux, tapis) afin d’ajouter une touche originale. Il s’agit ici de jouer avec les couleurs, les motifs et les textures. Par exemple, des rideaux de velours noirs ajoutent un certain faste, du tapis « shaggy » incite à la détente, les couleurs vert lime, jaune et orange rappellent l’été, etc. Si l’ambiance et l’endroit s’y prêtent, il peut être intéressant d’agencer les éléments de décor au style de la salle où aura lieu l’activité et de choisir des couleurs qui s’harmonisent avec celui-ci. Il est également possible de créer un décor thématique complet grâce à des accessoires en trois dimensions, par exemple le pont d’un bateau de croisière avec des bouées géantes et des cordes tressées, un tapis rouge et des flashs d’appareils photos pour une soirée VIP, des palmiers, du sable et l’odeur de la noix de coco pour une ambiance tropicale, etc. Les centres de table constituent un autre accessoire qui permet de créer un bel effet. Ils peuvent être réalisés avec des fleurs, des plantes et des fruits, avec des chandeliers ou des bougeoirs, avec des objets thématiques et des accessoires ou encore avec un mélange de ces différents éléments. J’ai déjà entendu parler d’une réception où l’on s’était

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servi de bocaux avec des poissons vivants ! Il faut veiller à ce qu’ils ne cachent pas la vue des gens et à ce qu’ils soient proportionnels aux tables utilisées. Une des pratiques courantes lors d’un événement consiste à offrir le centre de table aux invités ; ils peuvent le gagner grâce à un concours, un tirage, une activité organisée, etc. Si vous avez loué les centres de table, je vous suggère fortement de le signaler et de surveiller la sortie afin que les convives ne quittent pas la salle en les emportant… (Croyez-moi, c’est déjà arrivé !) Le décor représente un élément où vous pouvez laisser place à l’originalité ; osez jouer avec les couleurs, les formes, les hauteurs et les objets. Soyez curieux, regardez les magazines de décoration ou d’événements, surfez sur Internet, consultez vos collègues de travail et vos fournisseurs, etc. Il n’y a pas de limites à ce que l’imagination peut trouver comme idées ! Si vous disposez d’un budget plus restreint, informez-vous si le site peut vous offrir des nappes de couleurs, des couvre-chaises, des accessoires ou des centres de tables gratuitement ou à peu de frais. Rappelez-vous que l’impression que vous laisserez aux participants est l’un des aspects importants de l’implantation d’un événement. Vous trouverez en annexe une liste de sites Web d’entreprises spécialisées en location de décor. Personnel (habillement, attitude, etc.) Finalement, il peut être intéressant d’impliquer le personnel de service ou de l’équipe d’opérations dans l’ambiance à créer. Désirez-vous que les serveurs soient habillés d’une façon précise (très chic, avec un style rétro, avec des couleurs particulières) ou qu’ils adoptent une attitude spéciale (prennent un accent italien par exemple) ? Discutez-en avec le directeur des banquets et évaluez ce qui est possible de faire.

3.3.3. BESOINS TECHNIQUES ET AUDIOVISUELS Lors de l’implantation d’un événement, il importe d’évaluer quel équipement technique et audiovisuel sera nécessaire pour les activités. Établir les besoins et choisir un fournisseur La première étape consiste à dresser une liste de tous les besoins techniques pour la réalisation de chacune des activités, à déterminer les heures pendant lesquelles vous utiliserez ces équipements et à établir

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l’horaire où la présence d’un technicien est souhaitée (pour l’installation, les répétitions, les prestations et le démontage afin de parer à un mauvais fonctionnement ou à un bris technique). Pour vous simplifier les choses, demandez que le formulaire de besoins techniques pour formations, ateliers et conférenciers (disponible en annexe F) soit rempli pour chacune des activités. Évaluez également les fiches techniques qui vous auront été fournies par l’agent des artistes que vous avez engagés et finalement analysez vos propres besoins (système de son pour diffusion de musique d’ambiance dans une salle d’exposition ou pendant les repas, système d’appel, discours d’un dirigeant, etc.). Ras semblez et compilez toutes ces demandes dans un document que vous pourrez présenter au fournisseur audiovisuel afin d’en discuter avec lui.

Suggestion no 28 Si des interactions sont prévues avec le public, installez des micros sur pieds à différents endroits dans la salle (s’il y a plus d’une cinquantaine de personnes) ou prévoyez l’utilisation de micros main sans fil avec un membre du personnel qui se dirigera vers les participants qui auront des questions à poser à l’animateur.

Voici des images qui représentent les divers micros utilisés lors de présentations.

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Une fois la liste des besoins établie, essayez de regrouper les activités similaires qui utiliseront du matériel semblable dans les mêmes salles afin d’économiser sur les coûts. Vérifiez s’il y a de l’équipement installé en permanence dans les salles choisies et renseignez-vous sur leurs frais d’utilisation. Finalement, il faut choisir un fournisseur qui vous aidera à réaliser cet aspect de l’événement. Trois choix s’offrent à vous : la compagnie d’audiovisuel avec laquelle votre entreprise a l’habitude de travailler, le fournisseur audiovisuel de l’établissement ou un autre fournisseur de la région. Demandez à la personne-ressource de l’établissement si un fournisseur d’audiovisuel a des bureaux situés à même le site, s’il possède ses propres équipements et techniciens et s’il est possible d’obtenir leur tarif (en général, un coût par jour pour le matériel – peu importe la durée d’utilisation – et un taux horaire pour la main-d’œuvre). Évaluez leur politique d’heures supplémentaires et n’hésitez pas à vérifier leurs références. Il peut être avantageux d’utiliser un fournisseur sur place si l’événement à organiser est simple, si l’établissement hôtelier est situé loin de vos bureaux administratifs et si l’événement dure plusieurs jours (vous économiserez sur les frais de transport et sur l’hébergement des techniciens). De plus, ils connaissent très bien les salles et le personnel du site et sont habitués de travailler avec eux. Vous pouvez également choisir le fournisseur audiovisuel que votre entreprise utilise habituellement pour gérer vos événements. L’avantage est qu’il connaît bien vos exigences et le niveau de qualité demandé, il est habitué à votre méthode de travail, il vous connaît bien et il peut avoir réalisé cet événement ou un semblable dans le passé. Privilégiez cette option pour les événements d’envergure et complexes à réaliser ou tout simplement pour vous simplifier la vie ! Une fois votre choix de fournisseur établi, discutez avec lui des différents besoins pour l’événement, demandez-lui une soumission et vérifiez si les coûts estimés correspondent au budget alloué pour cette portion de l’événement.

Chapitre 3 v L’implantation de l’événement

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Suggestion no 29 Si vous utilisez certaines pièces de votre propre équipement (ordinateur portable, projecteur, etc.), assurez-vous qu’elles soient compatibles avec l’équipement utilisé par le fournisseur audiovisuel. Exigez que le fournisseur prévoie du matériel supplémentaire en cas de bris, de panne ou de vol (lors d’un de nos événements, le fournisseur audiovisuel s’est fait voler les ordinateurs portables, les projecteurs et les micros dans la salle…). Finalement, assurez-vous que les logiciels nécessaires aux présentations soient installés sur l’ordinateur et qu’ils utilisent les mêmes versions des programmes que la version originale du document (p. ex., PowerPoint de Office 2007). Vous trouverez en annexe une liste de sites Web d’entreprises de location d’équipements techniques et audiovisuels. Scène, écran et projection Un autre aspect très important de l’implantation concerne ce qui se déroule en avant-plan, c’est-à-dire ce qui se passe sur la scène. Y présenterat-on des discours ou des conférences, des diffusions vidéo ou des présentations PowerPoint, des prestations artistiques, etc. ? Il faudra évaluer votre besoin de scène et d’équipement selon ce qui s’y déroula. Comment savoir si vous avez besoin d’une scène ou d’un système de son ? C’est très simple. En règle générale, on utilise une scène et un système de son s’il y a plus de 50 personnes dans l’assistance. Comment déterminer la grandeur de la scène à utiliser ? D’abord, analysez le nombre maximal de personnes qui se tiendront sur la scène à un même moment et ce qu’elles y feront. Doivent-elles se présenter pour accepter un prix, offrir un numéro artistique qui demande beaucoup d’espace, se déplacer à l’extrémité de la scène pour une photo de groupe, etc. ? Il faut également penser à l’endroit où l’on disposera les écrans, le présentateur, le podium, etc., par rapport à ces différentes prestations. Une fois que vous aurez toutes ces données en main, il sera plus facile de déterminer la dimension idéale de la scène et de discuter des besoins et des dispositions de chaque élément avec le fournisseur d’audiovisuel.

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Suggestion no 30 Prévoyez de quel côté les intervenants se présenteront pour monter sur la scène et installez-y des escaliers. Vérifiez également ce qui se trouve derrière la scène afin d’y installer des rideaux, une toile pour de la projection, une bannière, des éléments de décor ou de l’éclairage si nécessaire. Pour effectuer une projection, il existe deux types d’installation : • une projection avant – l’image est projetée sur l’écran par l’avant (c’est-à-dire que le projecteur est situé dans la salle), ce qui permet de positionner l’écran plus près du mur. C’est l’option la moins coûteuse et qui, de plus, exige peu de place (surtout si le projecteur est installé au plafond). Toutefois, l’image peut être coupée si une personne passe devant le projecteur ; • une projection arrière – l’image est projetée sur l’écran par l’arrière donc on ne voit pas le matériel de projection. L’auditoire peut, de cette façon, être plus près de l’écran, la projection est moins sensible à la lumière et donne un aspect plus professionnel. Cependant, cette option, outre d’être plus dispendieuse, prend plus d’espace et nécessite des rideaux pour cacher l’équipement. À vous de choisir le type de projection selon l’espace disponible, vos besoins et votre budget. Piste de danse Si vous avez besoin d’une piste de danse, renseignez-vous si un plancher est installé de façon permanente dans la salle (donc à un endroit précis et d’une grandeur fixe) ou si vous pouvez y installer un plancher temporaire (à l’endroit et de la grandeur de votre choix). En moyenne, on calcule qu’une personne sur deux dansera et qu’il faut environ 3 à 4 pieds carrés par personne afin qu’elle s’y sente à l’aise. Si un artiste donne une performance avant la danse, vérifiez s’il est d’accord de s’exécuter devant un plancher de danse vide (car les tables sont habituellement disposées autour de celui-ci). Sinon, vous pourriez inviter les gens à s’avancer près de la scène et à rester debout (selon la nature de la prestation et de sa durée) ou installer des chaises sur la piste afin que des invités puissent s’y asseoir pendant la prestation

Chapitre 3 v L’implantation de l’événement

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(les participants dont les places se situent à l’arrière seront très heureux de pouvoir être assis aux premières loges !). Après la prestation, enlevez rapidement les chaises de la piste afin de libérer l’espace pour les John Travolta et Madonna de ce monde ! Électricité et autres besoins spécifiques Il existe d’autres éléments techniques dont vous pourriez avoir besoin lors d’un événement. Voici une liste sommaire de ceux qui sont le plus fréquemment utilisés : • électricité et électricien ; • arrivées d’eau froide et d’eau chaude et drain pour l’évacuation ; • caméras pour une captation et diffusion sur écran ou pour un enregistrement ; • machine à fumée ; • équipement informatique (clavier, ordinateur portable, imprimante, etc.) ; • système de votes interactifs avec manettes ; • babillard électronique ; • captation pour une webdiffusion ; • vidéoconférence ou webconférence ; • télécopieur ou un photocopieur. Je vous suggère de discuter de tous ces besoins avec votre fournisseur d’audiovisuel, qui pourra vous conseiller et vous aider à répondre à chacun d’eux.

3.4.

LES ÉQUIPES DE TRAVAIL, LES DEMANDES DE SOUMISSION, LES CONTRATS ET LES OUTILS DE PLANIFICATION

3.4.1. ÉQUIPE DE TRAVAIL Les relations que vous entretenez avec les différents intervenants (les membres de l’équipe interne, le personnel du site, les fournisseurs, etc.) auront un impact majeur sur la qualité et la fluidité de l’organisation de l’événement. Un événement ne s’organise pas seul et vous serez en constante interaction avec ces gens tout au long du projet. Il est primordial de vous entourer de personnes compétentes, efficaces et surtout dignes de

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L’organisation d’un événement : guide pratique

confiance. Vous devez pouvoir leur confier des tâches sans appréhensions et elles devraient exécuter celles-ci efficacement et professionnellement. Soyez calme, positif et enthousiaste et favorisez les échanges enrichissants. Nul besoin de vous rappeler que les « s’il vous plaît », « Merci », « Pourrais-tu m’aider à… », « Aurais-tu le temps de… » devraient toujours faire partie de votre vocabulaire et qu’il importe de traiter votre équipe de travail comme vous souhaiteriez l’être. Si des désaccords surviennent lors du projet, faites preuve de diplomatie, soyez à l’écoute et tentez de trouver des compromis. Rien de tel que la communication ! En tant qu’organisateur, vous connaissez l’événement dans ses moindres détails, mais il ne faut pas oublier que les intervenants ne lisent pas dans vos pensées et que l’information qui concerne chacun d’eux doit leur être transmise de façon explicite. Tout au long du processus de mise sur pied de l’événement, informez ces différentes personnes de toutes les décisions qui pourraient avoir un impact sur leur travail afin qu’elles soient au courant du dossier et qu’elles puissent suivre l’évolution du mandat. Prévoyez des sessions de formation (si nécessaires) et organiser des rencontres de mise à jour.

Pensez VERT Conservez vos échanges d’informations et de documents sur support électronique et n’imprimez pas tous les courriels ou documents que vous recevez. Si vous devez le faire, pensez à imprimer recto verso ou à utiliser du papier recyclé. Pour ma part, j’ai « un faible » pour l’esprit d’équipe qui se manifeste lors d’un événement ; l’entraide vient naturellement, une complicité spéciale s’installe et l’on sent vraiment le « Un pour tous, tous pour un ! ». C’est pourquoi je vous suggère d’identifier l’équipe d’opérations avec des vêtements identiques (chandail, chemise, manteau, etc.) afin d’ajouter un élément à cette « chimie ». Essayez-le, vous m’en donnerez des nouvelles !

Chapitre 3 v L’implantation de l’événement

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Finalement, un dernier point, mais qui a toute son importance : donner de la rétroaction aux gens sur leur travail et de remercier tous les intervenants impliqués après l’événement. C’est un geste simple, mais qui est toujours apprécié et essentiel au maintien de bonnes relations.

3.4.2. DEMANDES DE SOUMISSION ET CONTRATS Pour réaliser un événement, vous devrez faire appel à différents fournisseurs de produits et services. Il faut alors présenter des demandes de soumission en leur expliquant vos besoins. L’important lors des demandes de soumission est que l’information transmise aux diverses entreprises soit la même afin d’obtenir une estimation des coûts à partir des mêmes bases. Les soumissionnaires devraient vous fournir une liste détaillée de ce qui est inclus. Assurez-vous que toutes les soumissions contiennent les mêmes éléments (par exemple, les frais de transport) et qu’ils soient comparables (ce qui est impossible avec des prix au pied carré et des prix au pied linéaire par exemple). Sinon, demandez aux fournisseurs qu’ils ajoutent ou modifient ces éléments. Je vous conseille de faire soumissionner de deux à trois firmes pour chacun des volets importants du projet. Si vous ne connaissez pas de fournisseurs dans ce domaine, informez-vous auprès de votre équipe de travail, de la personne-ressource du site ou d’un collègue du milieu afin d’obtenir des suggestions de compagnies auxquelles vous pourriez vous adresser.

Pensez VERT Faites part de votre engagement environnemental aux différents fournisseurs lors des soumissions afin qu’ils puissent vous proposer des solutions écologiques. Il est conseillé de ne pas simplement choisir la firme qui offre le meilleur prix, mais également celle avec laquelle vous seriez le plus à l’aise de travailler, celle qui s’est révélée la plus efficace et la plus précise dans ses soumissions, etc. Vérifiez s’ils ont déjà participé à des événements semblables au vôtre ou s’ils ont déjà travaillé avec le site

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L’organisation d’un événement : guide pratique

choisi. N’oubliez pas que tout se négocie… N’hésitez pas à proposer une contre-offre (surtout pour les artistes ou les conférenciers) si le prix demandé dépasse vos planifications budgétaires. Vous trouverez, à l’annexe G, un exemple de formulaire de demande de soumission selon vos différents besoins. Une fois le fournisseur choisi et la soumission approuvée, inscrivez les coûts dans le budget réel et avisez les autres soumissionnaires que leurs services n’ont pas été retenus. Passez ensuite à l’étape suivante qui consiste à établir un contrat, à produire un bon de commande ou à retourner une copie de la soumission approuvée (avec votre signature et la date) au fournisseur. Lors de la négociation d’un contrat, assurez-vous de réviser TRÈS ATTENTIVEMENT toutes les clauses (surtout les petits caractères), de rayer et d’écrire les changements que vous désirez y apporter et d’y apposer vos initiales. Lisez-le une première fois pour les modifications à faire et une seconde pour les clauses à ajouter. Vérifiez bien tous les détails (quantité, coûts, etc.) et notez les frais qui n’avaient pas été prévus au budget initial. Il est également conseillé de faire vérifier vos contrats par un avocat ou une personne compétente en la matière et de garder une copie finale et approuvée par les deux parties au dossier.

3.4.3. OUTILS DE PLANIFICATION Pour vous aider à établir et à structurer toutes les actions à accomplir pour un projet, je vous propose, en plus de l’échéancier, d’utiliser deux outils de planification : la liste des tâches et le scénario. Liste des tâches Quelles différences existe-t-il entre l’échéancier et la liste des tâches ? • L’échéancier indique les grandes étapes stratégiques du projet, les personnes responsables de les exécuter et les dates approximatives de leur réalisation. Il donne surtout une vue d’ensemble du mandat et le situe dans le temps. • La liste des tâches inclut, outre les principales lignes du projet et le nom des personnes responsables, chacune des étapes de réalisation à accomplir et les délais précis pour les réaliser. Cette liste est beaucoup plus complète et détaillée que l’échéancier et sert de guide et d’aide-mémoire pour les différentes actions à accomplir lors de l’implantation de l’événement.

Chapitre 3 v L’implantation de l’événement

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Voici un exemple afin de mieux comprendre la différence entre ces deux outils. Lors d’un tournoi de golf, une des étapes de l’échéancier consiste à réserver le terrain et à choisir une date. Pour ce faire, on doit sélectionner des dates et des terrains potentiels selon les besoins, les objectifs et les budgets, soumettre ces suggestions aux dirigeants, communiquer avec le responsable des clubs approuvés et vérifier leur disponibilité. Il faut par la suite effectuer une visite des endroits disponibles afin d’établir son choix et de rédiger le contrat avec la personne-ressource. Ce sont toutes ces actions qui mènent à l’étape de l’échéancier : réserver le terrain et la date du tournoi. La liste des tâches regroupe la liste de toutes ces étapes. On y inscrit également la date à laquelle on doit amorcer la tâche et celle à laquelle elle doit être terminée. Liste des tâches – Tournoi de golf Tâches

Début

Date limite

Responsable

Sélectionner un choix de date et de terrains et soumettre aux dirigeants. Vérifier la disponibilité des dates + terrains. Visiter les terrains disponibles. Choisir le terrain et la date et signer le contrat.

1er avril 2006

3 avril 2006

Dirigeants + LB

4 avril 2006

8 avril 2006

LB

9 avril 2006 15 avril 2006

11 avril 2006 17 avril 2006

LB LB

Je vous suggère fortement de planifier les délais comme si l’événement devait avoir lieu deux jours plus tôt que la date réelle. De cette façon, vous serez prêt deux jours avant l’événement et vous pourrez en profiter pour préparer vos dossiers et le matériel à apporter. Vous pouvez aussi ajouter quelques jours de plus pour chacune des tâches afin de parer aux imprévus. Cette liste sera très utile si votre projet est récurrent, car vous n’aurez pas à refaire cet exercice à chaque année, mais seulement à suivre les étapes indiquées, en changeant les dates et en tenant compte des modifications apportées au contenu du projet. Il est bon également de mettre cette liste à jour au fur et à mesure de la réalisation du mandat afin qu’elle soit la plus précise possible pour l’année suivante. Vous trouverez un exemple d’une liste des tâches à l’annexe H.

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Scénario Pour chacun des événements, il est très important de bâtir le scénario de tout le déroulement de l’événement, du début du montage à la clôture du projet. Il vous aidera à anticiper les différentes étapes et sousétapes, à vous assurer que tout est en place et à indiquer aux équipes d’opérations ce qu’ils doivent faire et à quel moment. On peut ainsi suivre, minute par minute et en détail, la progression de la journée de l’activité. Sur le scénario, inscrivez chacune des étapes de l’événement et l’heure à laquelle elles doivent se dérouler. Notez-y tout le travail à effectuer et le nom de l’individu qui doit l’exécuter. Il est très important que chaque personne à qui une tâche est attribuée reçoive le scénario et qu’elle comprenne bien son rôle. Indiquez-y aussi les actions qui doivent être réalisées par les responsables du site (le montage des salles, l’installation des stations repas, etc.), les livraisons prévues et les gestes à poser après l’événement. Afin de ne rien oublier lors de la rédaction du scénario, mettezvous dans la peau du participant et repassez toutes les étapes qu’il doit franchir de son arrivée sur le site à son départ après l’événement et revoyez toutes les actions à accomplir. Soumettez le scénario à l’avance aux membres de l’équipe d’opérations afin qu’ils le révisent et soulèvent des points à modifier ou à ajouter. Le scénario sera votre « bible » à suivre lors de la journée de la tenue de l’événement. Pour vous aider à concevoir un scénario, voyez l’exemple à l’annexe I.

CHAPITRE

4 LES ÉLÉMENTS DE COMMUNICATION

94

4.1.

L’organisation d’un événement : guide pratique

ANNONCE DE L’ÉVÉNEMENT

Lors de la réalisation d’un événement, il est primordial d’annoncer à votre public cible la tenue de celui-ci. Même avec une planification parfaite, si personne ne sait que l’événement aura lieu, vous vous retrouverez seul avec votre équipe d’opérations sur le site à la journée de l’ouverture ! Selon la nature de l’événement que vous organisez et le public que vous désirez rejoindre, différents véhicules de communication s’offrent à vous. Si vous organisez un événement grand public, c’est-à-dire ouvert à tous ceux qui désirent y participer (festival, tour cycliste, salon, exposition, collecte de fonds, etc.), il faut privilégier des outils de communication de masse qui rejoindront le plus grand nombre de gens correspondant à votre public cible ; en voici des exemples : • publicité télévisée ou radiophonique ; • publicité dans les journaux ; • communiqué de presse et relations publiques ; • publicité dans des magazines spécialisés ; • distribution de feuillets promotionnels ; • affichage (fixe ou mobile) ; • envoi de courriel de masse / e-mailing (à une liste d’envois des participants à l’événement de l’année précédente ou à une liste que vous aurez achetée) ; • Internet – marketing relationnel ou viral (bouche-à-oreille électronique), bandeaux promotionnels, site Web ou mini-site dédié à l’événement ; • bouche-à-oreille à votre réseau, vos filiales, vos partenaires, vos fournisseurs, etc. Vous pouvez choisir un seul de ces véhicules ou une combinaison de plusieurs pour annoncer et promouvoir l’événement. Si vous ne possédez pas l’expertise nécessaire, je vous suggère de consulter des agences de publicité, de marketing, de promotions, de relations publiques ou de placement média. Elles pourront vous aider à effectuer la meilleure sélection d’outils possible selon vos objectifs, le profil des personnes que vous désirez rejoindre et le budget dont vous disposez. Consultez en annexe la liste de site Web d’associations reliées au domaine des communications.

Chapitre 4 v Les éléments de communication

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Si vous organisez un événement privé, c’est-à-dire réservé à une clientèle précise que vous devez inviter personnellement (un congrès, une soirée de remise de prix, un tournoi de golf, etc.), il faut privilégier des outils de communication directe : • envois d’information par courriel, par SMS (téléphone mobile), par la poste, par service de messagerie ou par télécopieur ; • annonce dans un magazine ou bulletin spécialisé (journal d’une association, bulletin interne d’une entreprise, etc.) ; • appels téléphoniques. Quelle méthode privilégier ? Tout dépend du concept, du nombre et de la nature des invités, des ressources et du budget disponibles. Par exemple, si vous invitez plus de 50 personnes et que vous êtes seul pour effectuer les invitations, les deux premières options sont à privilégier. Par contre, s’il y a très peu de gens à convier, un appel téléphonique peut être envisagé. Je vous suggère tout de même de faire parvenir un rappel par courriel ou par la poste avec les informations importantes après un appel téléphonique. Si un envoi par la poste ou par service de messagerie, une télécopie ou un appel téléphonique est la méthode retenue et que vous avez un grand nombre d’invités, il est possible d’engager des bénévoles, une entreprise externe ou encore de demander à des gens de l’entreprise de vous aider à préparer et à envoyer les invitations ou à effectuer les appels.

4.2.

INVITATIONS ET INSCRIPTIONS

4.2.1. DÉLAI POUR L’ENVOI DE L’INVITATION ET L’INSCRIPTION À UN ÉVÉNEMENT PRIVÉ

Il faut maintenant évaluer combien de temps avant l’événement vous devez prévoir pour faire parvenir les invitations aux invités et quelle date limite vous devez fixer pour le retour des inscriptions. En général, il est préférable d’informer les gens de la tenue de l’événement et de leur demander de s’inscrire de un à quatre mois avant celui-ci. Plus le nombre de participants a un impact sur le contenu de l’événement, plus les invitations et les inscriptions devront être effectuées à l’avance. Par exemple, si vous planifiez une exposition et que la quantité d’exposants influence la disposition des kiosques et le plan de la salle, les renseignements à transmettre aux visiteurs et la quantité de repas

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L’organisation d’un événement : guide pratique

et d’hébergement à prévoir, la date limite d’inscription des exposants devraient être près de quatre mois avant l’événement. Par contre, si vous organisez un tournoi de golf et que vous avez prévu un nombre maximal de joueurs (qui sont habituellement les mêmes chaque année), les inscriptions peuvent être effectuées de un à deux mois avant ce dernier. Pour un événement appelé à se dérouler dans l’entreprise avec très peu d’invités, une période de deux semaines à un mois suffit. Si vous offrez des activités ou des conférences optionnelles, il est important de demander les inscriptions à l’avance (un à deux mois avant l’événement), surtout si le nombre de participants est limité. Vous pourrez ainsi prévoir le nombre exact de personnes, adapter la disposition de la salle en conséquence, répéter l’activité deux fois ou ajouter un groupe (s’il y a trop de gens inscrits) ou annuler l’activité ou couvrir les frais afin d’atteindre le minimum requis (s’il manque de participants).

Suggestion no 31 Prévoyez une relance auprès des invités une semaine avant la date limite d’inscription afin de la leur rappeler. Notez les dates où vous avez effectué les envois et les rappels et incluez ces renseignements dans le bilan de l’événement.

4.2.2. MÉTHODES D’INSCRIPTION Les inscriptions à un événement ou à une activité peuvent être réalisées selon trois méthodes : • à l’avance ; • sur place ; • une combinaison d’inscriptions à l’avance et d’inscriptions sur place. Inscriptions faites à l’avance Cette méthode est à privilégier si vous devez obtenir un nombre précis de participants ou effectuer une gestion à la suite des inscriptions (établir des quatuors de golf, élaborer un plan d’exposition, créer des groupes pour des activités, faire imprimer des cocardes, etc.). Les réservations seront réalisées à l’aide d’un formulaire (disponible au même moment que l’invitation ou envoyé à part) qui devra vous être retourné avant l’événement. Vous pouvez faire parvenir ce formulaire par courriel,

Chapitre 4 v Les éléments de communication

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par la poste ou par télécopie ou le rendre accessible sur un site Web où les participants pourront s’inscrire directement ou l’imprimer pour vous le faire parvenir ultérieurement. Sur ce formulaire, il est important de faire ressortir la date limite d’inscription en utilisant une typographie plus grosse et en caractères gras ou en l’encadrant. N’oubliez pas de prévoir un rappel. Lorsque vous recevez une inscription, je vous conseille de retourner un accusé de réception ou une confirmation aux participants (un courriel, l’envoi d’un billet d’entrée ou d’une pochette d’instruction, une note, etc.). Inscriptions faites sur place Cette méthode est à privilégier lorsqu’il n’y a pas de places limitées pour une activité, lorsqu’elle est offerte à plusieurs occasions ou si la participation des invités est obligatoire et qu’une gestion n’est pas nécessaire à la suite de l’inscription. Les inscriptions sont prises directement sur le site en indiquant ou en cochant le nom du participant sur une liste. Afin de confirmer l’inscription, on peut remettre un billet, un coupon de participation, un bracelet d’entrée, une estampe, etc., ou tout simplement permettre l’accès à la salle. Cette méthode peut être utilisée pour assister à une conférence ou participer à une démonstration offerte à plusieurs reprises lors de l’événement par exemple. Une combinaison des deux méthodes Selon l’événement, on peut aussi utiliser une combinaison de ces deux méthodes : effectuer l’inscription à un congrès à l’avance et s’inscrire à une activité sur place.

4.2.3. GESTION DES INSCRIPTIONS Il existe deux méthodes principalement utilisées pour gérer et compiler les inscriptions faites à l’avance. • Méthode informatique grâce à un formulaire en ligne et un logiciel de gestion

Cette méthode consiste à utiliser un site Web où se trouve un formulaire d’inscription à remplir en ligne. Cette option peut se révéler plus dispendieuse en plus de nécessiter beaucoup de temps et de compétences si vous devez concevoir le formulaire informatique et tous les rapports qui s’y rattachent.

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L’organisation d’un événement : guide pratique

En revanche, la gestion en est considérablement simplifiée grâce aux renseignements qui sont entrés directement par le participant, aux données qui se compilent automatiquement et les erreurs de transcription sont évitées. Si vous ne possédez pas l’expertise ou les connaissances nécessaires, des logiciels et entreprises spécialisés peuvent vous donner un excellent coup de main. • Méthode traditionnelle grâce à un formulaire papier et une gestion manuelle

Cette méthode consiste à retourner un formulaire (papier ou électronique – PDF, document Word ou Excel) par la poste, par télécopieur ou par courriel. Cette option, moins coûteuse, nécessite beaucoup plus de temps de gestion et les erreurs sont plus fréquentes (comme on doit entrer les données et les compiler manuellement). Pour un très petit groupe, les réservations peuvent également s’effectuer par téléphone. Selon l’expertise que vous possédez, la complexité du processus, les ressources disponibles et le budget alloué, vous pouvez décider de gérer les réservations vous-même, d’utiliser des membres de votre équipe ou d’engager une firme externe spécialisée. Ces entreprises bénéficient d’équipement et de technologies adaptés et peuvent gérer les inscriptions en partie ou en totalité (création de formulaires, compilation des données, émission de rapports, gestion de l’hébergement, impression de cocardes, etc.). Il s’agit de choisir une des deux méthodes, de déterminer qui en sera responsable et de s’assurer qu’une révision des inscriptions sera prévue afin d’en vérifier le contenu et de communiquer avec les participants s’il manque des renseignements. Il faudra également suivre l’évolution du nombre d’inscriptions afin de vous assurer qu’il correspond à vos prévisions. Voici des adresses de site Web d’entreprises ou de logiciels que vous pouvez utiliser pour gérer les inscriptions. • <www.qvc.qc.ca> QVC – Inscript • <www.eventsandco.com> Events on line • <www.regonline.com> Regonline

Chapitre 4 v Les éléments de communication

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4.2.4. CONTENU DE L’INVITATION ET DU FORMULAIRE D’INSCRIPTION Lorsque vous concevez votre invitation, il importe de se rappeler qu’elle représente souvent le premier contact des participants avec l’événement. Elle doit donc refléter la qualité et l’image de celui-ci – vous pouvez vous permettre beaucoup de créativité (voir la section « Matériel imprimé » de ce chapitre) – et elle doit contenir les informations suivantes : • titre ou logo de l’événement ; • date, lieu et horaire ou heures d’ouverture ; • brève description du contenu de l’événement ; • avantage unique de l’événement (pourquoi on devrait y participer) ; • tarifs (s’il y a lieu) ; • méthode et formulaire de réservation (ou adresse du site Web où se trouve le formulaire en ligne) – si nécessaire ; • incitatif (nous vous attendons en grand nombre, profitez de cette occasion unique, etc.) ; • date limite d’inscription (si nécessaire). Pour ce qui est du formulaire d’inscription, assurez-vous qu’il est facile à comprendre, que tous les renseignements nécessaires s’y retrouvent et qu’il y a assez d’espace pour y inscrire les informations demandées. Il est recommandé de combiner le formulaire d’inscription avec celui pour l’hébergement (afin d’entrer les renseignements une seule fois) et de privilégiez un système de cases à cocher (plus facile à compiler). Voici une liste de renseignements qui devraient se retrouver sur le formulaire d’inscription : • le titre ou le logo de l’événement ; • le nom et les coordonnées du site hôte : adresse complète, numéro de téléphone et de télécopieur (n’oubliez pas d’indiquer le numéro sans frais s’il existe) et l’adresse du site Web (si disponible) ; • la date de l’événement et l’horaire, ou les heures d’ouverture ; • le nom et les coordonnées d’une personne-ressource (numéro de téléphone et adresse de courriel) pour des demandes de renseignements ; • un espace pour l’identification du participant – nom, prénom, adresse complète, entreprise, titre, catégorie (exposant, participant, etc.), numéros de téléphone et courriel ; • des lignes supplémentaires pour les inscriptions multiples ;

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L’organisation d’un événement : guide pratique

• les différentes catégories de forfaits offerts et ce qui est inclus avec chacun, les tarifs et les rabais proposés ; • une liste d’activités, les dates, les heures et les coûts et un espace pour indiquer le choix d’activités et le nom du participant ; • un endroit où indiquer des besoins particuliers (p. ex., personne avec mobilité réduite) ; • les directions pour se rendre au site ; • les différents modes de paiement offerts et les renseignements requis (chèque payable à, numéro de carte de crédit, date d’expiration, signature, etc.) ; • la méthode à utiliser pour retourner le formulaire rempli (numéro de télécopieur, courriel ou adresse postale ou un bouton de confirmation pour un formulaire en ligne) ; • la date limite d’inscription ; • la méthode et la date à laquelle une confirmation sera transmise ; • les politiques d’annulation et de remboursement (la façon de procéder pour ce faire et les frais applicables s’il y a lieu) ; • des renseignements supplémentaires à inscrire sur la cocarde ou pour des cadeaux (groupe d’âge, nombre d’enfants, grandeur de chandail, etc.) ; • si un billet ou une cocarde est nécessaire, indiquez à quel moment et de quelle façon ils seront remis ; • les logos des commanditaires s’il y a lieu. Vous pouvez consulter le document APEX Housing & Registration Accepted Practices sur le site du Convention Industry Council (<www. conventionindustry.org>) ; c’est un outil très complet quant aux renseignements à inclure sur un formulaire d’inscription et qui vous propose également un gabarit à utiliser.

4.3.

ACCUEIL ET IDENTIFICATION DES PARTICIPANTS

4.3.1. IDENTIFICATION DES PARTICIPANTS Il faut maintenant évaluer s’il est nécessaire que les participants, les exposants, les intervenants et les équipes d’opérations soient identifiés lors de l’événement et, si c’est le cas, prévoir l’achat et l’impression de cocardes. Vous devez tout d’abord déterminer les renseignements à inscrire sur la cocarde. Selon la nature de l’événement, on peut y retrouver l’identification de la personne (prénom et nom de famille), une catégorie –

Chapitre 4 v Les éléments de communication

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exposant, visiteur, conférencier, etc., le nom l’entreprise pour laquelle elle travaille, son titre et la région d’où elle provient. L’important est de s’assurer que ces renseignements aient été demandés sur le formulaire d’inscription ! Vous pouvez également y inclure le logo de l’événement, un code à barres personnalisé (si vous utilisez des numériseurs – scanneurs – pour compiler les présences) ou tout autre élément particulier à votre projet. Lors de l’impression des cartons d’identification, choisissez une police de caractère facile à lire et assez grosse pour qu’elle soit lisible en un coup d’œil. Vérifiez que ces derniers puissent facilement s’insérer dans les enveloppes plastique et privilégiez les badges avec cordons élastiques, en polyester ou avec chaînette à ceux munis d’une épingle, car ils peuvent endommager les vêtements. Si vous devez distinguer les catégories de participants, vous pouvez le faire grâce à des plastiques, des cordons ou des cartons d’identification de couleurs différentes.

Pensez VERT Planifiez un système de récupération des cocardes à la sortie de l’événement.

Suggestion no 32 Imprimez l’horaire de l’événement au dos de la cocarde. Les participants pourront ainsi le consulter très facilement puisqu’ils l’auront en permanence sur eux. Voici les coordonnées de deux entreprises spécialisées en matériel d’identification et d’exposition. Visitez leur site Web afin d’obtenir des solutions à vos besoins. • <www.pcnametag.com> PC Nametag • <www.badgepro.com> Badgepro

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L’organisation d’un événement : guide pratique

4.3.2. BILLETS ET PREUVE DE PAIEMENT Si les participants n’ont pas besoin d’identification, mais d’une simple preuve de paiement ou d’accès, vous pouvez leur remettre un billet personnalisé ou numéroté, un coupon, un bracelet, une estampille sur la main, etc. Sur un billet, on retrouve habituellement les informations suivantes : le logo de l’événement, la date, l’heure (ou l’horaire), les coordonnées de l’endroit, le logo des commanditaires (s’il y a lieu) et une identification unique (un numéro, un code à barres ou le nom de la personne et/ou de l’entreprise – afin d’éviter les fraudes). Vous pouvez prévoir une partie détachable si vous désirez effectuer un tirage (vous pourriez également distribuer des coupons de participation) ou pour fins de compilation ou d’accès à une activité (brunch, formation, etc.). Les cocardes et les billets peuvent être envoyés aux participants à l’avance (par courrier ou service de messagerie) ou leur être remis sur place à un kiosque d’accueil ou d’inscription à l’entrée. Vous pouvez également faire parvenir des billets informatisés (envoi par courriel). S’ils sont remis à l’avance, il est possible que certains invités les aient oubliés, il faut donc prévoir une station où vous pourrez leur en imprimer rapidement des nouveaux !

4.3.3. STATION D’ACCUEIL ET D’INSCRIPTION Lorsque les participants arrivent sur le site, ils doivent pouvoir repérer facilement l’endroit où ils doivent se diriger pour accéder à l’événement. C’est un élément extrêmement important, mais trop souvent oublié ou négligé de la part des organisateurs d’événements. Assurez-vous de disposer l’affichage approprié devant tous les accès extérieurs possibles et tout au long du chemin entre l’entrée et l’accueil afin d’indiquer aux participants les directions à suivre. Il est également indispensable d’installer un kiosque d’accueil ou d’inscription ou du personnel près de l’entrée principale. Les invités se sentiront alors bien accueillis. La station d’accueil doit être identifiée aux couleurs de l’événement. Elle peut être imposante ou de petite taille selon le nombre de participants attendus et ce qui s’y déroulera. Au minimum, elle peut être constituée d’une simple table ou d’un comptoir avec un préposé qui accueille les participants et les dirige vers l’entrée de la salle.

Chapitre 4 v Les éléments de communication

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Si les participants doivent payer leur entrée, récupérer leur cocarde, remettre un billet ou recevoir un coupon, un bracelet ou une estampille, il faut prévoir des stations d’accueil plus grandes et disposées dans un endroit vaste et dégagé. Calculez environ un comptoir d’inscription par 250 à 300 personnes, avec deux préposés par comptoir lors des périodes de pointe (autrement, un seul préposé suffit). Il est important d’évaluer la manière dont les invités arriveront : au même moment ou tout au long de la journée. Vous pourrez ainsi prévoir l’espace et le personnel en conséquence (vous pouvez assigner un plus grand nombre de préposés à ces comptoirs pour les heures de pointe et les affecter à d’autres tâches par la suite). Le but est d’éviter une congestion, ce qui pourrait impatienter certains convives ; leur arrivée et l’accès au site doivent se dérouler d’une façon agréable et efficace. Rappelons que c’est l’accueil qui donne aux participants leur première impression de l’événement. Sélectionnez du personnel poli, avenant et souriant, qui accueillera les invités et les renseignera sur l’événement. Ces employés doivent donc connaître les grandes lignes de ce dernier : son but, les principaux messages à véhiculer, l’horaire, les activités qui s’y dérouleront et les différents attraits. Ils devraient également savoir où se trouvent les salles de bain, les fumoirs et les aires de restauration, car ces renseignements sont souvent demandés. Les préposés de la station d’accueil doivent pouvoir communiquer rapidement avec l’organisateur en cas de besoin alors prévoyez un téléphone, un émetteur-récepteur portatif, un cellulaire ou un système d’appel à cette station. Il doit également y avoir un préposé en permanence à ce kiosque. Pour ce qui est de l’inscription et du matériel à prévoir à ce kiosque, n’oubliez pas d’apporter (selon la nature de l’événement) les articles suivants : • les listes de participants (en ordre alphabétique par nom de famille et par entreprise) et d’exposants ; • l’horaire (avec les activités offertes et les locaux utilisés) ; • le plan de la salle ; • des dépliants sur la région ; • les cadeaux à remettre aux invités ; • le matériel d’identification – cocardes (que vous aurez pris soin de placer par ordre alphabétique de nom de famille ou d’entreprise avant l’événement), bracelets, coupons ou tampons, plastiques, cartons d’identification vierges et cordons supplémentaires ;

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L’organisation d’un événement : guide pratique

• l’équipement informatique nécessaire (ordinateurs portables, imprimantes, numériseurs, etc.). • une feuille contenant les renseignements de dernières minutes à transmettre aux participants (frais pour les appels, facturation, pourboires, procédures de départ, points de rencontre des activités, etc.) ; • du papier, des crayons, des surligneurs, des règles, des ciseaux, du ruban adhésif, des trombones, etc. ; • autres articles, selon l’événement.

4.3.4. VESTIAIRE Devez-vous offrir un service de vestiaire lors de l’événement ? Si c’est le cas, vérifiez si un vestiaire est disponible sur le site, où il est situé et la quantité de vêtements qu’il peut contenir. Définissez, avec le responsable, qui devra fournir le personnel de service et quels sont les frais d’utilisation (puis décidez si vous assumez ces frais ou quel montant les invités devront débourser). S’il n’y a pas de vestiaire et que vous devez offrir ce service, déterminez un endroit où le positionner et communiquez avec une entreprise spécialisée afin de louer l’équipement nécessaire. Lors du montage, assurez-vous qu’il y ait assez d’accessoires pour le nombre d’invités attendus : cintres, sacs (pour y déposer les bottes – surtout en hiver – et les parapluies des participants) et billets doubles numérotés avec un trou (pour pouvoir les glisser sur les cintres). Il est bon de prévoir deux à trois chaises près du vestiaire pour les gens qui doivent enlever leurs bottes.

4.4.

CADEAUX ET OBJETS PROMOTIONNELS

Selon la nature de l’événement (tournoi de golf, congrès, soirée reconnaissance, festival, etc.), il est possible d’offrir un cadeau aux participants ou d’y vendre des objets promotionnels. À vous de décider si vous souhaitez intégrer ces éléments à votre projet. Sachez qu’il existe une multitude d’entreprises qui se spécialisent dans la fabrication d’objets promotionnels et de cadeaux corporatifs, et dont les prix sont très variés. Si vous désirez remettre un cadeau, voici quelques aspects à considérer : • Pourquoi offrez-vous ce cadeau ?

Chapitre 4 v Les éléments de communication

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• À qui en donnerez-vous (aux participants seulement ou à leur conjoint également) ? • Y aura-t-il différentes catégories (un pour les femmes et un pour les hommes par exemple) ? • Quel est le profil des gens (âge, sexe, habitudes de vie, situation financière) ? • Est-ce que le logo de l’entreprise ou de l’événement peut être gravé, brodé ou imprimé sur l’objet ? • De quelle manière le cadeau sera-t-il remis ? • À quel moment et qui les distribuera (lors de l’inscription, offert aux chambres – prévoir des frais pour le personnel qui effectuera ces livraisons – pendant une activité ou à la fin de l’événement) ? • De quel budget disposez-vous ? Il est important de sélectionner un objet qui convient au profil des invités et à l’événement. Différentes catégories d’objets peuvent être évaluées : • un article de sport (balle ou serviette de golf, polo, sac de sport, bouteille d’eau, etc.) ; • un article de cuisine ou de décoration (verres à vin, ensemble à raclette, tasses, cadre, etc.) ; • un vêtement (manteau, tuque, casquette, t-shirt, robe de chambre, chandail, etc.) – demandez à l’avance à chacun des participants la grandeur désirée et effectuez les achats en conséquence ; • un article relatif à la papeterie ou à l’informatique (crayon, calendrier, agenda, tapis de souris, clé USB, etc.) ; • un objet relié à la pratique de certaines activités (livre, ensemble de jardinage, ustensiles à BBQ, etc.) ; • un produit à consommer (bouteille de vin, bonbons, chocolats, panier-cadeau d’aliments du terroir, etc.) ; • accessoires divers (valises, porte-clés, parapluie, etc.) • un produit électronique (iPod, lecteur DVD, cadre pour photos numériques, etc.). Attention de ne pas choisir un cadeau encombrant si vous le donnez sur place. Sinon, il faudra peut-être songer à commander une livraison au lieu de travail ou au domicile de vos invités.

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Pensons maintenant emballage. Allez-vous remettre le cadeau dans son empaquetage d’origine ou devez-vous faire un emballage spécial ? Lors du choix du produit, renseignez-vous au sujet du type d’empaquetage et demandez à recevoir un échantillon. Si c’est plutôt joli, vous pouvez simplement y ajouter un bandeau ou une carte aux couleurs de l’événement ou de l’entreprise. Sinon, il faut prévoir comment vous l’emballerez. Encore une fois, vous pouvez faire preuve ici de beaucoup d’originalité ! Finalement, déterminez comment le transport sera effectué du fournisseur au site, ce qui peut parfois entraîner des coûts considérables s’il s’agit de transporter des objets de grands formats ou en grande quantité.

Pensez VERT Privilégiez l’achat de produits locaux, vous éviterez ainsi des émanations dommageables pour l’environnement dues au transport.

4.5.

MATÉRIEL IMPRIMÉ

Cette section ne constitue qu’un survol de la production imprimée, car ce sujet pourrait faire l’objet d’un livre entier. Comme votre connaissance en production, en communication et en marketing m’est inconnue, je vais me contenter de présenter certaines règles de base. Premier principe : Toute pièce imprimée reflète la qualité de l’événement. Il est très important de se souvenir de ce principe lors de la sélection de l’équipe de rédaction, d’infographie, d’impression, etc. Choisissez toujours des gens qualifiés qui possèdent l’expertise et l’expérience nécessaires. Évitez de demander à « ma tante Germaine qui peut nous faire un beau billet dans Word, pas cher ! ». C’est l’image de votre événement qui est en jeu ! Deuxième principe : Quel est le principal message à véhiculer ? Que veut-on communiquer ? Cet aspect devrait prévaloir sur tous les autres. Il faut ensuite évaluer les différents renseignements qui doivent s’y retrouver, leur ordre d’importance et le ton à employer (informatif, incitatif, professionnel, jeune, etc.). Utilisez des textes simples, clairs et précis. L’information doit être pertinente, suivre une logique et le langage doit être adapté au profil des destinataires.

Chapitre 4 v Les éléments de communication

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Troisième principe : Veiller à donner un « air de famille » à toutes les pièces reliées au même événement, c’est-à-dire se servir des mêmes couleurs et éléments, de la même grille graphique et du même langage. Veillez également à ce que la même identification visuelle (logo) de l’événement apparaisse sur toutes les pièces. Quatrième principe : Uniformiser les règles de français utilisées dans les textes. Si vous débutez une énumération par un verbe, assurez-vous que tous les points de l’énumération commencent par un verbe. Par exemple : marcher dans la nature, lire un livre, écrire un roman – et non marcher dans la nature, la lecture, l’écriture d’un roman. Soyez uniforme. Cinquième principe : Employez de préférence des phrases positives (par exemple, « je vous suggère d’utiliser celui-ci » plutôt que « je ne vous conseille pas ce produit »). Éviter les répétitions (l’emploi du même mot plusieurs fois dans un paragraphe), les longs énoncés et limitez l’usage de verbes ternes comme être et avoir. Lors de la vérification et de la relecture d’une pièce, soyez extrêmement attentif et minutieux afin de vous assurer de sa qualité. Voici quelques erreurs qui peuvent se glisser dans une pièce imprimée : • les espacements – l’absence d’un espace avant le deux-points (:) ou après des guillemets («), trop d’espace entre les mots (p. ex., réunion de production), etc. ; • des substitutions de lettres dans un mot (p. ex., patricipant) ; • une variation involontaire dans la composition des caractères (détails techniques pour la salle B) ; • des coupures au mauvais endroit (par exemple entre un prénom et un nom) ; • une journée qui ne correspond pas à la date (jeudi 23 janvier, alors que c’est un mardi) ; • des erreurs qui n’ont pas été corrigées ; • une image qui cache une partie du texte ; • des informations qui n’ont pas été intégrées (un tableau, un ajout, etc.) ; • la proportion des éléments – les messages principaux doivent prédominer les messages secondaires.

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Suggestion no 33 Lorsque vous recevez la première épreuve des infographistes, analysez ce que votre œil voit en premier. Assurez-vous que ce soit le message principal qui doit être véhiculé, sinon retravaillez les proportions de cet élément afin qu’il ressorte du premier coup d’œil. Je vous conseille fortement de faire réviser toutes les pièces par un rédacteur ou un réviseur professionnel avant qu’elles ne soient imprimées. Le montant investi pour cette relecture est minime comparativement aux coûts d’une réimpression causée par une erreur non décelée.

4.5.1. AFFICHAGE SUR LE SITE Pour évaluer les différentes pièces d’affichage dont vous aurez besoin sur le site lors de l’événement, la quantité et le format de chacune ainsi que les endroits où elles seront installées, constituez mentalement, ou à l’aide du plan des lieux, le parcours des participants de leur arrivée jusqu’à leur départ. Vous pourrez ainsi noter les affiches nécessaires pour indiquer où se situent le kiosque d’information, les salles de bain, le vestiaire, les aires de repas, les téléphones, etc. Évaluez également l’affichage extérieur dont vous aurez besoin – des panneaux de direction aux abords du site (afin d’orienter les visiteurs au bon endroit), d’indications pour le stationnement ou pour l’entrée, etc. Pour ces pièces, choisissez un matériel à l’épreuve de l’eau (qui pourra résister à la pluie) comme du Tyvek®, du Coroplast®, etc., ou faites-les plastifier ou laminer. À l’intérieur, pour diriger les gens vers l’accueil, vous aurez probablement besoin d’une affiche avec le logo de l’événement, de panneaux de direction, d’une identification pour le kiosque d’inscription et d’une enseigne ou d’un feuillet contenant l’horaire. Combien de panneaux de direction aurez-vous besoin ? D’affiches pour les conférences et les différentes activités ? De bannières pour les stations ? … Évaluez tous ces besoins.

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Pensez VERT Privilégiez du matériel fabriqué à partir de fibres recyclées, concevez l’affichage et choisissez le matériel en prévoyant le réutiliser l’année suivante (en omettant la date ou en choisissant du matériel résistant par exemple).

Suggestion no 34 Pour les panneaux de direction, je vous conseille d’utiliser des flèches amovibles que vous pouvez fixer sur les affiches avec un velcro. Vous pourrez ainsi changer l’orientation de la flèche lors des différentes activités et cela vous évitera de produire des affiches avec des flèches qui pointent dans diverses directions. Finalement, vous devez prévoir avec quel support ce matériel sera soutenu ; sera-t-il accroché au plafond, déposé sur un chevalet, inséré dans des poteaux qui seront plantés dans le sol ?… Assurez-vous de vous procurer la quantité de supports nécessaire pour toutes les pièces d’affichage produites. Vous pouvez vous informer auprès du responsable du site s’ils peuvent vous fournir ces supports et les frais qui y sont rattachés.

4.5.2. MATÉRIEL INFORMATIF, PROMOTIONNEL OU PUBLICITAIRE En plus de l’affichage sur le site, du matériel informatif, publicitaire ou promotionnel doit être produit avant, pendant et après l’événement. Ce matériel, tout en favorisant l’atteinte des objectifs déterminés en début de projet (voir le chapitre 1), servira à diffuser des renseignements sur l’événement. Voici une liste sommaire des différentes pièces qui peuvent être réalisées. Avant l’événement : • de la papeterie (papier en-tête, pochette, enveloppe, cartes professionnelles avec le logo de l’événement, etc.) ; • un dépliant, un feuillet ou un courriel de sollicitation pour les commanditaires, les exposants, etc. ; • une accroche (teaser) ; • une invitation ; • un formulaire d’inscription et d’hébergement ; • une affiche, un courriel, un feuillet ou un dépliant promotionnel ;

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L’organisation d’un événement : guide pratique

• • • •

une annonce journal ou magazine ; une pochette, un courriel ou un feuillet d’information ; un kit média ou communiqué de presse ; un site Internet.

Pendant l’événement : • un billet d’entrée ; • une cocarde ; • un menu ; • un programme ; • un feuillet avec le plan de la salle d’exposition pour les visiteurs ; • une banderole, des affiches ou des fanions avec le logo de l’événement ; • une affiche pour le stationnement et le service de valet ; • une vignette, une carte d’accès ou un billet de stationnement ; • une identification pour les véhicules de transport (autobus, taxi, etc.) ; • une note de bienvenue pour les participants ; • des enseignes de signalisation (toilettes, repas, accueil, vestiaire, etc.) ; • des identifications de kiosques (nom et numéro) ; • une identification pour les kiosques de service (accueil, information, etc.) ; • une affiche de remerciement aux commanditaires ; • des objets promotionnels (sacs, t-shirts, tasses, crayons, etc.) ; • des serviettes (napkins) et des verres avec le logo de l’événement ; • une carte ou un bandeau pour les cadeaux ; • une affichette pour les voiturettes de golf ; • une carte de pointage ; • un chèque de grand format pour une remise officielle ; • un coupon pour des consommations gratuites ; • un carton de table avec des remerciements aux partenaires ; • un cartable contenant les présentations des conférenciers ; • une diapositive avec le logo de l’événement ou des commanditaires à insérer dans la présentation des conférences ou des ateliers ; • du matériel de support pour les ateliers et les conférences ; • un carton pour identifier les tables réservées ;

Chapitre 4 v Les éléments de communication

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• un plan d’assignation des tables pour un banquet ; • de l’affichage sur la scène. Après l’événement : • carte avec photo-souvenir ; • lettre de remerciement ; • communiqué de presse. Les possibilités sont nombreuses ! À vous d’évaluer les pièces pertinentes selon l’événement que vous organisez. Lors de la production de ces différentes pièces, ne manquez surtout pas de vous référer aux conseils donnés au début de cette section.

Pensez VERT Effectuez la transmission de renseignements et l’échange de formulaires par courriel ou grâce à un site Web plutôt que par des envois imprimés.

CHAPITRE

5 ORGANISER UN TOURNOI DE GOLF ET UNE RÉUNION DES FÊTES

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5.1.

L’organisation d’un événement : guide pratique

ORGANISER UN TOURNOI DE GOLF EN 37 ÉTAPES

Un tournoi de golf est l’un des événements qu’on vous demandera probablement d’organiser au moins une fois dans votre carrière de gestionnaire d’événements. Pour faciliter votre travail, l’aide-mémoire de l’Association des directeurs généraux de clubs de golf du Québec résume toutes les étapes importantes à franchir pour la mise sur pied d’un tel événement. 1. Établissez la mission, les objectifs et le profil du public cible du tournoi et le nombre de joueurs potentiels, puis choisissez deux ou trois dates possibles (que vous ferez approuver par les dirigeants). 2. Vérifiez la date du tournoi afin d’éviter tout conflit avec d’autres organisations. (On parle ici d’entreprises du même milieu que le vôtre ou avec les mêmes invités.) 3. Choisissez des terrains de golf correspondant aux attentes de votre clientèle (terrain privé, semi-privé ou public). 4. Choisissez la région la plus accessible pour vos convives. 5. Veillez à ce que le terrain et la salle de réception soient adéquats. (Vérifiez le nombre minimal et maximal de golfeurs qu’ils peuvent recevoir, le nombre de places disponibles dans le stationnement, le nombre de salles et leur dimension, la quantité de voiturettes, etc. Établissez ensuite une liste des terrains que vous pourriez réserver). 6. Informez-vous, auprès des directeurs généraux, de la disponibilité des terrains envisagés pour la date que vous avez retenue. (Vérifiez s’il y a une autre date qui pourrait convenir aux deux parties. Demandez si un autre tournoi aura lieu en même temps que le vôtre et renseignez-vous au sujet des tarifs – droit de jeu, voiturettes, repas, démonstration des professionnels, balles de pratique, etc. – afin de préparer un budget provisoire.) 7. Demandez aux directeurs généraux de vous faire parvenir la documentation disponible pour l’organisation d’un tournoi. 8. Visitez les clubs que vous trouvez intéressants et assurez-vous d’y retrouver toutes les installations recherchées. (Renseignezvous s’ils disposent de douches, de vestiaires, de cases, s’il y a possibilité de manger à l’extérieur, etc. Évaluez également si vous aurez besoin d’affiches de direction près du terrain de golf et dans l’aire de stationnement afin d’indiquer aux participants où se trouve l’accueil. Finalement, vérifiez la propreté et la qualité du service et des lieux.) 9. Choisissez la date et le club qui satisfont à toutes vos exigences. 10. Dressez un échéancier et préparez un budget provisoire.

Chapitre 5 v Organiser un tournoi de golf et une réunion des Fêtes

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11. Établissez avec le directeur général du club : • la formule des départs : départs simultanés (shot-gun), entrecroisés ou consécutifs (vous trouverez une description de ces formules dans la prochaine section) ; • la formule du tournoi : partie individuelle, par trou ou Vegas (voir la description de ces formules dans la section suivante) ; • le service du transport des sacs de golf à l’auto (Devrez-vous produire une étiquette pour identifier les sacs de golf avec le nom du participant et le numéro de son trou ou de son heure de départ ?) ; • les activités du parcours, la nature de vos concours, les rafraîchissements et la sollicitation s’il y a lieu (Retiendrez-vous les services d’un photographe pour des photos de tous les quatuors ou d’une entreprise de vidéo pour un tournage qui sera diffusé en soirée ? Organiserez-vous des concours : trou d’un coup, le plus long coup de départ, la balle la plus près du trou, etc. ? Organiserez-vous des dégustations sur les trous ?) ; • les emplacements physiques des activités sur le parcours et de votre table d’accueil pour l’inscription ; • si le club offre le service de compilation des pointages à la fin de la journée (si nécessaire) et si vous pouvez produire des cartes de pointage avec le logo de l’entreprise ou d’un commanditaire) ; • si le club vous offre le soutien technique pour l’installation de vos affiches (accueil, concours, activités, commandites, etc.) (et s’ils peuvent vous fournir des voiturettes pour les membres du comité organisateur et les bénévoles) ; • s’il met à votre disposition un responsable des départs ; • si le club offre le service des boîtes à lunch sur le parcours (ou le service de rafraîchissements au 9½, ou vous autorise à installer des haltes de ravitaillement commanditées) ; • le nombre de douches disponibles (et si certains articles sont fournis – savon, shampoing, serviettes, cadenas, etc.) ; • le coût et le nombre de cases ; • le plan de salle pour la soirée (selon les activités que vous aurez planifiées) ; • si les places aux tables sont assignées ou non (si c’est le cas, n’oubliez pas de donner aux invités leur numéro de table) ; • le nombre de places par table (de 8 à 12 personnes) (selon la grandeur des tables utilisées) ; • le choix des menus (brunch, dîner, barbecue ou souper) (ainsi que les tarifs) ;

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L’organisation d’un événement : guide pratique

• le choix des boissons (et les tarifs, ainsi que le style de service – bar ouvert ou payant – et déterminez si vous offrirez un cocktail avant le repas) ; • les activités de la soirée (DJ, animation et remise de prix, tirage de prix de présence, humoriste, diffusion de vidéos, etc.) ; • les politiques du club relatives à la tarification et aux modalités de paiement ; • la réglementation concernant le terrain, la tenue vestimentaire, la commandite extérieure ; • la politique en cas de mauvais temps (voir la section « Que faire en cas de pluie ? » de ce chapitre) ; • la politique des pourboires du club. 12. Ajustez le budget provisoire et soumettez le contenu du projet à l’approbation des dirigeants. 13. Signez le contrat et remettez un dépôt afin de vous assurer de la date choisie. 14. Établissez le prix du billet par personne (et ce qu’il comprend – droit de jeu, voiturette, repas, etc.). 15. Préparez les invitations et faites-les parvenir aux participants ainsi que le formulaire d’inscription en mentionnant la date limite et le mode de retour du formulaire rempli – ou l’adresse pour la réservation en ligne. 16. Faites imprimer les billets avec toutes les informations utiles : la date, l’horaire (heure de l’inscription, du brunch, du départ, du barbecue, du cocktail, du souper), le prix, le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du club, des photos, une numérotation, des coupons détachables (pour le brunch, le golf, les repas, le cocktail, etc.) (et le logo de l’entreprise ou du tournoi). De plus, il est suggéré d’imprimer au dos du billet le trajet pour se rendre au club de golf. (S’il y a trop de renseignements à transmettre, il est possible de produire un dépliant ou de les inclure sur l’invitation ou le formulaire d’inscription et de les envoyer avec le billet.)

Pensez VERT Vous pouvez également faire parvenir l’invitation, le formulaire, les renseignements et le billet de façon électronique et distribuer des coupons pour le tirage sur le site.

Chapitre 5 v Organiser un tournoi de golf et une réunion des Fêtes

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17. Formez un comité de vente des billets et nommez un président d’honneur (s’il y a lieu). 18. Assurez-vous d’une couverture médiatique, si nécessaire. 19. Réservez les animateurs et l’équipement technique dont vous aurez besoin (DJ, animateur, système de son, etc.). 20. Prévoyez une assurance pour l’événement. 21. Formez un comité d’opérations lors du déroulement de la journée (et déterminez si vous leur fournissez des vêtements [polo, casquette, etc.] identifiés aux couleurs de l’entreprise ou portant le logo du tournoi ou du commanditaire) et réservez un camion pour la livraison du matériel (affiches, cadeaux, etc.) 22. Élaborez un plan d’action et établissez le scénario de la journée en y insérant tous les détails importants. Transmettez le scénario à tous les intervenants impliqués. (Voir la section « Scénario » au chapitre 3.) 23. Assurez-vous d’avoir le nombre de bénévoles requis pour l’accueil de vos golfeurs et le déroulement des activités (certains clubs peuvent vous fournir du personnel moyennant un léger supplément). (Attention à l’âge des bénévoles, car certaines compagnies d’assurances exigent que les surveillants des trous d’un coup soient âgés de plus de 18 ou 21 ans.) 24. Trouvez et achetez les cadeaux et les prix à remettre, s’il y a lieu. Identifiez chacun des cadeaux avec l’activitié à laquelle il correspond. (Choisissez-les en fonction du profil des participants et identifiez-les avec le logo de l’entreprise, du tournoi ou du commanditaire. Pensez également à l’emballage !) 25. Formez les quatuors. 26. Faites parvenir l’horaire et les coordonnées de départ à tous les participants avec leur confirmation, les billets, les règlements et les politiques du club. (Il s’agit ici de la confirmation de l’inscription ou du feuillet d’information.) 27. Dressez la liste des participants en indiquant les données importantes : nom de la personne, nom de l’entreprise, billets payés ou non, heure de départ et le trou de départ, s’il y a lieu. On vous recommande fortement d’imprimer deux listes afin de faciliter l’accueil des gens par une recherche rapide : • une liste par heure ou par trou de départ, • une liste en ordre alphabétique avec l’heure et le trou de départ.

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L’organisation d’un événement : guide pratique

28. Faites parvenir les listes des participants au club de golf une semaine avant l’événement en confirmant le nombre de golfeurs, le nombre de voiturettes requises et le nombre de repas (ainsi que la disposition de la salle désirée pour la tenue de vos activités). 29. Préparez tout le matériel imprimé (affiches, remerciement aux commanditaires, bannières, cartes de pointage, affiches pour les voiturettes, menus, etc.). (Ayez soin d’y apposer le logo de l’entreprise, du tournoi ou du commanditaire. Comme certaines de ces pièces seront installées à l’extérieur, il faut prévoir un matériel à l’épreuve de l’eau et demander que l’on perfore les bannières pour laisser circuler le vent. Pensez également aux supports pour faire tenir ce matériel.) 30. Préparez une trousse ou un cadeau à remettre à l’accueil pour vos golfeurs, si désiré. (Il est toujours apprécié de recevoir des objets qui seront utiles pendant la partie : balles de golf [avec le logo de l’entreprise ou du commanditaire bien entendu], tee, chasse-moustique, gomme à mâcher, bouteille d’eau, kleenex, crayon chasse-tache, marqueur, parapluie, coupe-vent, etc.) 31. Établissez quels seront les résultats gagnants (pointage brut, pointage net, pointage Vegas, le pointage le plus élevé, le plus près du trou, le plus long coup de départ, sur le vert en un coup, concours de coup roulé, concours de coup d’approche, le plus près de la ligne, la balle de couleur, la balle à l’eau, etc.). 32. Établissez votre méthode pour départager les ex æquo. 33. Idéalement, rendez-vous au club avec votre comité d’opérations avant le tournoi pour vous assurer que tout le monde comprend son rôle et prend connaissance des lieux. 34. Dressez une liste et assurez-vous du transport du matériel requis pour l’événement. (Si possible, faites livrer tout le matériel requis la veille ; les gens du club pourront ainsi amorcer le montage le soir ou très tôt le matin. Avec votre équipe, rendez-vous au moins trois à quatre heures avant l’arrivée des participants la journée de l’événement afin de tout préparer – table d’inscription, cadeaux, affichage, etc. – et d’être prêts à les recevoir). 35. Confirmez une dernière fois tous les détails du tournoi avec chacun des fournisseurs et des intervenants. 36. Suspendez un chapelet sur votre corde à linge la veille du tournoi et priez pour qu’il fasse beau. 37. Mettez en œuvre votre plan d’action afin que votre tournoi devienne un événement inoubliable (et pensez à anticiper le scénario d’une demi-heure afin de vous assurer que tout est en place).

Chapitre 5 v Organiser un tournoi de golf et une réunion des Fêtes

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Cet outil de travail est soumis à titre indicatif seulement, les procédures pouvant varier d’un club à l’autre (source : Association des directeurs généraux de clubs de golf du Québec). Si vous ne jouez pas au golf et que vous devez organiser un tournoi, voici quelques explications du « jargon du golfeur » qui vous seront utiles lors de vos discussions avec le directeur du club.

5.1.1. FORMULES DE DÉPART ET DE JEU Lors d’un tournoi, trois formules de départ peuvent être utilisées : • Simultanés ou shotgun – Un à trois quatuors sont placés sur chacun des trous du parcours. Le responsable du club déclenche une sirène, par exemple, afin d’annoncer le début de la partie et tous les joueurs frappent ainsi leur premier coup de départ simultanément. C’est l’option la plus simple et la plus facile à gérer, car tous les golfeurs commencent et terminent le tournoi à peu près au même moment. • Entrecroisés (en croisé ou cross over) – Les départs de cette formule s’effectuent des trous no 1 et no 10, ce qui veut dire que les deux premiers quatuors partent à la même heure, le premier au no 1 et le deuxième au no 10. Les autres quatuors jouent ensuite et partent également des trous no 1 et no 10. • Consécutifs – On attribue à chaque quatuor une heure de départ à partir du trou no 1 ou no 10 (on calcule de six à huit minutes entre chaque départ). C’est un choix qui demande plus de gestion, car il faut assigner une heure de départ différente à chaque quatuor et il peut s’écouler près de 2 h 30 entre la fin de la partie du premier et du dernier groupe (selon la quantité de participants). Différentes formules de jeu peuvent être utilisée lors d’un tournoi, mais voici les trois plus populaires : • Partie individuelle ou strokeplay. Compétition par joute et individuelle. Chaque golfeur frappe sa propre balle et additionne le nombre de coups qu’il a joué pendant la partie sur sa carte de pointage ; celui qui a le moins de coups est déclaré gagnant. Je vous conseille de privilégier cette formule si les participants sont des golfeurs réguliers. • Vegas ou scramble. Compétition par groupe de deux ou quatre personnes. Chaque joueur frappe son coup de départ et l’équipe détermine le meilleur coup (c’est-à-dire la balle qui se trouve dans la meilleure position). Ils ramassent leur balle

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L’organisation d’un événement : guide pratique

et la déposent à cet endroit d’où ils exécutent, chacun à leur tour, un deuxième élan. La meilleure balle est encore une fois choisie par l’équipe et ainsi de suite jusqu’à ce que le trou soit terminé. L’équipe gagnante est celle qui obtient le plus bas pointage comparativement aux autres groupes du tournoi. Cette formule est souvent utilisée lorsque la plupart des participants ne jouent pas régulièrement au golf ; elle permet en outre de ne pas retarder le jeu. • Partie par trou ou match-play. Compétition par trou et individuelle. À chacun des trous, le joueur qui termine avec le plus petit nombre de coups remporte celui-ci (il y a donc 18 trous ou points à gagner au total). À la fin de la joute, chaque golfeur additionne la quantité de trous ou points qu’il a gagnés et le vainqueur est celui qui en a obtenu le plus. Cette option est intéressante avec des participants de forces similaires. À vous de choisir les formules de départ et de jeu qui conviennent le mieux à vos objectifs, au profil des joueurs et à l’ambiance que vous désirez créer durant le tournoi.

5.1.2. QUE FAIRE EN CAS DE PLUIE ? Pour la journée d’un tournoi de golf, tout organisateur souhaite que le soleil soit de la partie. Malheureusement, il arrive que la température nous joue des tours, que de la pluie soit annoncée pour toute la journée et que les joueurs se demandent si le tournoi sera annulé. Sachez qu’il est très rare qu’un tournoi soit annulé à moins qu’il y ait de l’orage. Par conséquent, un tournoi aura généralement lieu, malgré la pluie. Afin de parer à cette éventualité, je vous suggère d’indiquer sur le billet que les joueurs doivent téléphoner au club de golf en cas de pluie. Évidemment, vous aurez conclu une entente avec le responsable du club afin qu’un préposé réponde à ces appels ou que les renseignements soient diffusés sur la boîte vocale. Comme certains participants vont s’adresser à l’entreprise organisatrice, il est conseillé de donner à la réceptionniste de l’endroit les instructions à transmettre. Dans la plupart des cas, les joueurs se présenteront tout de même et joueront malgré la pluie. Cependant, si elle s’intensifie pendant plus d’une heure, vous les verrez revenir au pavillon les uns après les autres, trempés jusqu’aux os !

Chapitre 5 v Organiser un tournoi de golf et une réunion des Fêtes

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Il faudra alors modifier le scénario initialement envisagé. Lors de la planification du « plan B » avec le responsable du club de golf, vous aviez prévu servir le repas plus tôt en cas de mauvais temps. C’est le moment d’utiliser ce fameux plan ! Entre-temps, vous pouvez organiser un tournoi de cartes ou de cribbage (pensez à apporter des jeux de cartes et des planches) ou des épreuves (s’exercer à faire des putts dans un verre, deviner combien de balles il y a dans une cruche, etc.). Vous pouvez aussi servir le cocktail et offrir des amuse-bouche (selon votre budget). Il s’agit d’occuper les participants pendant la période d’attente avant le repas. Si l’on avait planifié de l’animation, il faut évaluer si elle peut avoir lieu plus tôt ou si vous devez simplement l’annuler. Les cadeaux prévus pour les concours sur les trous peuvent être offerts en prix de présence. Il importe surtout d’informer les joueurs des changements apportés au programme afin qu’ils puissent tout de même profiter de cette journée et ne pas quitter avant la tenue des activités prévues.

5.1.3. COMMANDITES La commandite constitue une source de revenus que vous pouvez exploiter lors de la réalisation d’un tournoi de golf. Il s’agit d’un investissement financier (ou sous forme de produits ou services) d’une entreprise afin de bénéficier d’une visibilité auprès de la clientèle du tournoi. Comment repérer les entreprises qui pourraient avoir un intérêt à commanditer le tournoi ? Si c’est une activité récurrente, vous pouvez simplement solliciter les commanditaires des années précédentes. S’ils ont été satisfaits, il y a fort à parier qu’ils renouvelleront l’expérience. Pour une première édition, la tâche est plus complexe. Vous devez tout d’abord trouver des points de comparaison entre le tournoi et des firmes potentielles. Évaluez le nombre de joueurs et le profil de ceux-ci (sexe, âge, profession, provenance géographique, etc.), puis demandez-vous à quelles compagnies pourrait profiter une visibilité auprès de ce type de clientèle. Ensuite, déterminez le positionnement ou l’image de l’activité (de prestige, pour une cause sociale, technologique, etc.) et sélectionnez des entreprises ayant un positionnement ou une image semblable. Puis créez une liste de firmes dont la zone géographique, le public cible, l’image et le positionnement correspondent à ceux de la clientèle et du tournoi. Il doit y avoir un lien naturel entre les deux (par exemple, un concessionnaire automobile et un fabricant de pneus). Je ne vous

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L’organisation d’un événement : guide pratique

cacherai pas que les contacts, les fournisseurs et les clients des membres du comité organisateur ou les joueurs sont souvent sollicités pour une commandite. Une fois les firmes ciblées, il faut préparer un plan de commandites avec les données sur votre tournoi – date, endroit, horaire, nombre et profil des participants, membre du comité organisateur, paliers de commandites et de visibilité offertes, montant demandé, etc. – et communiquer avec ces entreprises afin de leur présenter votre projet. Élaborer un plan de commandite Voici une liste de commandites possibles lors d’un tournoi de golf : • Commandite de premier palier – principal (ou présidence d’honneur) – habituellement associé au nom de l’événement. • Commanditaires de 2e ou 3e palier – majeurs ou mineurs. • Commanditaires de 4e palier : – d’un repas ou d’une station de ravitaillement (brunch, barbecue, souper, 9½, etc.) ; – de rafraîchissements (vin, halte alimentaire) ; – des voiturettes de golf ; – du vert d’exercice ; – des enseignes sur les tertres de départ ; – d’une activité (trou d’un coup, battez le pro ou selon une suggestion du commanditaire, etc.). • Partenaires de produits ou de services (animation, cadeaux aux joueurs, etc.). • Partenaires des médias (journaux, stations de radio, de télévision, etc.). En échange de l’investissement monétaire, en produits ou en services de la part du commanditaire, vous devez produire ou afficher du matériel imprimé afin de véhiculer le nom ou le logo de ce dernier. Voici une liste de moyens et d’articles susceptibles de donner de la visibilité à votre commanditaire : • une mention de l’entreprise dans les médias (annonce dans un quotidien ou un journal local – surtout utilisé lorsque les profits sont remis à un organisme) ; • une intervention d’un dirigeant de l’entreprise pendant la soirée (lors de la remise du chèque ou du trophée au gagnant par exemple) ;

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• le nom ou le logo du commanditaire sur les outils promotionnels du tournoi : dépliant de sollicitation, invitation, formulaire d’inscription, programme, billet, menu, carte de pointage et crayon, photo-souvenir du quatuor, site Web, etc. ; • le nom ou le logo du commanditaire sur l’affichage : panneaux de direction, aire de stationnement, accueil, tertres de départ, activités – brunch, barbecue, cocktail, orchestre, souper, vin, 9½, trou d’un coup, vert de pratique – petite affiche sur les voiturettes, etc. ; • un kiosque ou du matériel corporatif sur le site : une tente, un drapeau, une bannière, des fanions avec le logo de l’entreprise, etc. ; • des articles offerts gratuitement (un droit de jeu, un repas, une voiturette, etc.) ; Après avoir effectué l’analyse des possibilités de commandites et d’exploitation, il faut établir la visibilité que vous offrirez aux commanditaires selon chacun des paliers.

Suggestion no 35 Plus le coût et le palier de la commandite sont élevés, plus elle devrait offrir de visibilité au commanditaire.

5.1.4. ANIMATION APRÈS LE TOURNOI Offrirez-vous de l’animation après le tournoi ? Selon l’horaire, vous pouvez prévoir un barbecue à l’extérieur avec DJ et musique d’ambiance, la présence d’un micro-magicien ou de caricaturistes, une prestation artistique, un humoriste ou un groupe musical. Vous pouvez aussi engager un animateur qui remet les cadeaux (des jeux sur le parcours, du meilleur pointage, etc.) et effectue des tirages de prix de présence. Si vous choisissez ce type d’animation, je vous conseille de retenir les services d’un professionnel. À vous de choisir l’animation qui conviendra le mieux à vos invités et au déroulement prévu.

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5.2.

L’organisation d’un événement : guide pratique

PLANIFIER UNE RÉUNION DES FÊTES (PARTY DE NOËL) EN 26 ÉTAPES

Une réunion des Fêtes est un autre événement que vous aurez à organiser au cours de votre carrière. Voici 26 grandes étapes qui vous aideront à mettre sur pied de ce type d’événement. 1. De 6 à 12 mois à l’avance, déterminez les objectifs et évaluez le nombre d’invités (employés seuls ou accompagnés de leur conjoint), l’horaire et les grandes lignes de la soirée. Offrirezvous des repas, de l’hébergement, des cadeaux, de la danse ? Y aura-t-il des discours, des tirages, etc. ? 2. Déterminez un ou deux choix de dates et dressez une liste de sites possibles correspondant à vos critères et au standard de qualité que vous recherchez. 3. Informez-vous auprès des personnes-ressources des différents établissements de la disponibilité d’une salle (et d’un service de restauration et d’hébergement s’il y a lieu) qui pourra accueillir le nombre de personnes pour les dates suggérées. Convenez d’un rendez-vous pour faire une visite des lieux retenus. 4. Visitez les établissements et les salles proposées et assurez-vous qu’elles soient adéquates (propreté, nombre de places disponibles, décor et ambiance, disposition suggérée, autre réception au même moment que la vôtre, possibilité de stationnement, visite des chambres, etc.). Évaluez la qualité du service, demandez des propositions de menus ainsi que les coûts qui s’y rattachent et ce qui sera fourni sans frais (nappes, centres de table, couvre-chaises, décoration, etc.). 5. Fixez les détails concernant l’horaire, le contenu, l’hébergement, les activités, les repas et le service de boissons. Préparez un budget préliminaire et soumettez le tout, de même que votre recommandation de la date et de l’emplacement, à la direction. 6. Confirmez votre choix de site auprès de la personne-ressource de l’endroit choisi et établissez avec elle : • l’horaire détaillé de la soirée : heure d’arrivée, du cocktail, du repas, de la danse, des discours, des tirages de prix de présence, de la fin de l’événement, etc. ; • le nombre de personnes minimal exigé et le maximum de gens que la salle peut contenir ; • le coût du stationnement et du vestiaire et si des préposés devront être engagés ;

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• le nombre de chambres nécessaires ; • la manière dont s’effectuera l’accueil ; • l’heure à laquelle la salle sera disponible pour le montage et s’il est possible de compter sur du personnel pour l’installation du matériel (affichage, cadeaux, etc.) ; • le nombre de places par table (de 8 à 12 personnes selon la dimension de la table), si les places seront assignées et le plan de salle proposé pour la soirée (incluant la disposition de la scène) ; • si un cocktail (de la boisson, une fontaine de punch, etc.) et des amuse-bouche seront offerts avant le repas et à quel endroit ; • le choix des menus et le style de service désiré (buffet, stations, aux tables) ainsi que le prix demandé par personne. Vérifiez si le service est compris ; • si de la boisson sera servie pendant et après le repas et selon quel type de service (aux tables, bar ouvert ou payant, etc.). Déterminez également les vins ou la boisson qui seront inclus et si des coupons seront distribués ; • le décor (plantes, éclairage, centres de table, accessoires du temps des Fêtes, etc.) ; • si une scène et du matériel audiovisuel sont requis, s’ils offrent ces services ou si vous utiliserez vos propres fournisseurs ; • les animations (DJ ou orchestre, maître de cérémonie, discours, etc.) et où sera située la piste de danse (ainsi que ses dimensions) ; • leurs politiques en matière de modalités de paiement. 7. Faites approuver le tout par les dirigeants. 8. Signez le contrat avec l’établissement et faites un dépôt afin de réserver la date choisie. 9. Dressez un échéancier songez à la répartition des tâches afin d’évaluer le nombre de personnes nécessaires pour votre équipe d’opérations. 10. Établissez le prix par personne (s’il y a lieu). Il est possible d’offrir deux prix différents : un pour les employés et un autre pour les conjoints. L’hébergement peut également être offert en option. 11. Sollicitez les commandites.

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L’organisation d’un événement : guide pratique

12. Faites imprimer les billets avec toutes les informations utiles, une numérotation ou des coupons détachables (pour les tirages ou la boisson) et le logo de l’entreprise et des commanditaires. (Il est suggéré d’inscrire le trajet pour se rendre à la salle au dos du billet.) 13. Diffusez les renseignements concernant l’événement aux employés (date, horaire, endroit, coût, etc.) pour qu’ils puissent l’inscrire à leur agenda. Prévoyez assez de temps entre la fin de la journée de travail et l’arrivée à la salle (3 h au moins) afin que les invités puissent aller se changer à la maison (les faire terminer plus tôt si nécessaire). Indiquez comment ils peuvent se procurer les billets, la date limite pour le faire et les modes de paiement acceptés. 14. Formez un comité d’opérations afin de vous aider avec les préparatifs. 15. Établissez un scénario de la journée avec les tâches et responsabilités de chacun. 16. Achetez les cadeaux et les prix (n’oubliez pas de les choisir en fonction du profil des invités) et décidez comment ils seront remis. Pensez également à l’emballage. 17. Sélectionnez les fournisseurs de matériel audiovisuel, de décor et d’animation (DJ, orchestre, maître de cérémonie, etc.) et évaluez s’il y aura des projections (logo de l’entreprise, miniclips, montage PowerPoint d’une rétrospective de l’année, etc.). 18. Engagez un photographe si désiré (vous pourrez par la suite mettre les photos de la soirée dans un dossier accessible à tous les employés sur le réseau informatique interne). 19. Finalisez le choix des menus et du service de boissons et confirmez une semaine avant l’événement la quantité finale de participants (pour le souper et l’hébergement) au responsable de l’établissement. 20. Préparez tout le matériel imprimé nécessaire et prévoyez leurs supports (chevalets ou autre). 21. Planifiez le transport du matériel à la salle (faites livrer le tout la veille si possible). 22. Confirmez une dernière fois tous les détails avec chacun des fournisseurs et des intervenants.

Chapitre 5 v Organiser un tournoi de golf et une réunion des Fêtes

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23. Rendez-vous avec votre équipe au moins trois à quatre heures avant l’arrivée des invités pour tout préparer – accueil, cadeaux, affichage, centre de table, décor, etc. 24. Déployez votre plan d’action afin que votre réunion des Fêtes devienne un événement inoubliable (et anticipez le scénario d’une demi-heure pour vous assurer que tout est en place). 25. N’oubliez pas d’instaurer des méthodes de contrôle pour la consommation de boissons. 26. Profitez de cette belle soirée ! Lors d’une réunion des Fêtes pour les employés, je vous suggère de ne pas diffuser de slows langoureux si les conjoints ne sont pas invités pour éviter toute situation embarrassante, et de prévoir des coupons de taxi dans votre budget au cas où certains invités devraient se prévaloir de ce service à la fin de la soirée.

Pensez VERT Vous pouvez prévoir un service d’autobus qui conduira les employés de l’entreprise à la salle à l’aller et au retour, pour éviter qu’ils prennent leur voiture.

CHAPITRE

6 LES IMPRÉVUS OU COMMENT ÉVITER LES MAUVAISES SURPRISES

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Lors des événements que vous organiserez, il y aura toujours une situation imprévue qui se présentera. C’est là tout le charme du travail en organisation d’événements et c’est ce qui vous donnera du métier. J’ai réuni ici certains éléments que vous auriez intérêt à prendre en considération lors du processus de planification ; vous pourrez ainsi éviter ces mauvaises surprises ou, du moins, vous saurez comment réagir si elles se produisent. Communiquez ces renseignements à votre équipe d’opérations afin qu’elle prenne connaissance des outils et des différentes procédures mises en place.

6.1.

URGENCES MÉDICALES ET STATION DE PREMIERS SOINS

Les accidents et les urgences médicales font partie des éléments à prévoir lors de la mise sur pied d’un événement. Avant la tenue de l’événement, renseignez-vous auprès du responsable du site sur les procédures à suivre lorsqu’une telle situation se présente. Avec qui devez-vous communiquer sur le site et quel est le numéro de téléphone pour joindre cette personne en tout temps ? À quel endroit se situe l’hôpital le plus près ? Quel est l’équipement disponible sur le site ? Certains sites ou établissements disposent de personnel médical sur place, d’agents de sécurité qui connaissent les premiers soins ou d’équipement pour répondre aux urgences (défibrillateur, infirmerie, etc.). Renseignez-vous sur ce que le site peut vous offrir en cette matière. Il peut être prudent d’engager vous-même un médecin ou une infirmière qui vous accompagnera lors de l’événement (surtout si ce dernier a lieu à l’extérieur du Québec ou avec une clientèle à risque). Vous devriez toujours apporter une trousse de premiers soins que vous déposerez au kiosque d’information ou à un endroit où elle sera à portée de main. Lors du « Déjeuner Post avec les Backstreet Boys » que j’ai eu à organiser, une dizaine de gagnantes, âgées de 10 à 15 ans, rencontraient les membres de ce groupe de l’heure. Un rêve qu’elles croyaient irréalisable ! Une infirmière était sur place, car nous avions envisagé l’éventualité que certaines d’entre elles perdent connaissance ou aient une faiblesse vu le niveau intense des émotions. Eh bien, deux ou trois d’entre elles ont effectivement eu besoin d’assistance médicale, de réconfort et d’une débarbouillette d’eau froide sur le front !

Chapitre 6 v Les imprévus ou comment éviter les mauvaises surprises

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Lors d’événements extérieurs, pensez à installer une station de premiers soins visiblement identifiée. Renseignez-vous sur les « Services de premiers répondants médicaux » de l’Ambulance St-Jean qui propose un service de bénévoles présents sur le site en vue d’offrir des traitements de base et avancés en cas d’urgence. Pour plus de renseignements, consultez le site <www.sja.ca>. Informez votre équipe d’opérations sur les plans d’urgence, les personnes-ressources et l’endroit où sera déposée la trousse de premiers soins.

6.2.

LISTE DE NUMÉROS DE TÉLÉPHONE D’URGENCE

Lors d’un événement, il est possible que vous deviez communiquer rapidement avec un de vos fournisseurs – un montage d’audiovisuel doit débuter à 6 h du matin, mais l’équipe n’est toujours pas sur place à 6 h 45, un accessoire important a été endommagé pendant le transport et est inutilisable, etc. Il est donc important avant l’événement de téléphoner à chacun des fournisseurs pour leur demander un numéro de téléphone d’urgence (cellulaire) où vous pourrez joindre la personne responsable en tout temps (incluant les soirs et la fin de semaine). Donnez-leur également votre numéro de cellulaire et dites-leur de communiquer avec vous pour tout retard ou changement à votre entente initiale. Par la suite, dressez une liste de tous ces numéros d’urgence et traînez-la avec vous sur le site ou, mieux encore, programmez ces numéros dans votre téléphone cellulaire.

6.3.

ASSURANCES

Vous devez détenir une assurance pour tous les événements que vous organisez. Consultez le responsable du site au sujet de la couverture qui doit être fournie, ainsi que celle demandée par les fournisseurs. Analysez également si vous avez besoin d’assurances pour les activités ou les réunions qui se dérouleront à l’extérieur du site (des visites guidées, une croisière, etc.). Donnez ensuite ces renseignements à la compagnie d’assurances de l’entreprise et discutez avec eux de vos différents besoins. N’oubliez pas d’apporter votre preuve d’assurances ainsi que les coordonnées de la compagnie d’assurances lors de l’événement.

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6.4.

L’organisation d’un événement : guide pratique

ÉVÉNEMENT EN PLEIN AIR

Pour un événement qui se déroulera en plein air, voici quelques éléments supplémentaires à évaluer lors de la planification : • louer des toilettes mobiles s’il n’y en a pas à proximité du site ou si elles sont en quantité insuffisante ; • prévoir la location de guichets automatiques sur le site ; • installer des clôtures ou des estrades pour les spectateurs ; • évaluer les besoins en électricité (et d’une génératrice) ainsi que l’arrivée et le renvoi d’eau ; • faire approuver votre projet par la Ville ; • prévoir des aires de restauration avec des tables et des chaises ; • obtenir les permis exigés : – pour un permis d’alcool, renseignez-vous auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux au <www.racj.gouv. qc.ca> ; – pour un permis de préparation et de vente d’aliments pour événements spéciaux, consultez la section « Permis » sur le site de la MAPAQ (Ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation au <www.mapaq.gouv.qc.ca> ; • louer des tentes ou prévoir des parasols pour protéger les invités du soleil ou de la pluie ; • aménager un faux plancher (surtout dans les aires de restauration afin d’éviter les foulures ou les accidents) ; • prévoir un système de chauffage ou de climatisation, selon la saison ; • élaborer un « plan B » en cas de mauvais temps !

6.5.

PLAN B

Tout bon organisateur d’événements doit posséder un « plan B », il constitue son filet de sécurité en cas de pépins et son ensemble de solutions de rechange. Pour créer un « plan B », il suffit d’envisager des solutions à toutes les complications éventuelles dans le déroulement des activités prévues lors de l’événement. Par exemple, que ferez-vous si un conférencier est malade, si un intervenant est à la salle de bain alors qu’il doit monter sur la scène, s’il y a un bris technique, une panne d’électricité, une intoxication alimentaire, un vol d’équipement, etc. ? Vous serez ainsi préparé et aurez prévu le matériel supplémentaire ou saurez comment réagir dans une situation pressante.

Chapitre 6 v Les imprévus ou comment éviter les mauvaises surprises

6.6.

133

SÉCURITÉ

Lors de la planification d’un événement, il faut évaluer si un service de sécurité est requis, que ce soit pour la sécurité publique, le contrôle de la circulation, la vérification des entrées sur le site, la surveillance contre les vols, la gestion du stationnement, etc. Déterminez le type de service nécessaire, la période (horaire) et les zones à couvrir. Selon vos besoins, trois options s’offrent à vous : • utiliser les services de police de la Ville de Montréal (ou de la ville où a lieu l’événement) ; • utiliser les services d’une entreprise de sécurité privée ; • utiliser le service de sécurité offert par le site. À vous de vous informer sur ces différentes options et de faire votre choix selon vos besoins et votre budget.

6.7.

KIOSQUE D’OBJETS OU D’ENFANTS PERDUS

Si l’événement compte beaucoup de participants ou une majorité d’enfants, il peut être utile de prévoir un kiosque d’objets ou d’enfants perdus. Bien identifier ces emplacements et assurez-vous d’installer un système d’appel public pour annoncer le nom d’un enfant qui se présente au kiosque. Vous pouvez également utiliser le kiosque d’information à cette fin s’il y a peu de convives.

6.8.

SALLES DE BAIN ET TOILETTES MOBILES

Assurez-vous que des toilettes et lavabos sont disponibles sur le site, qu’ils sont faciles d’accès et propres. Déterminez, lors de votre visite, si vous avez besoin de signalisation afin d’indiquer leurs emplacements. S’il y a beaucoup de participants, il est bon de prévoir du personnel d’entretien supplémentaire afin que ces lieux demeurent toujours propres, qu’il n’y manque pas de papier de toilette, de savon et d’essuie-mains et que les poubelles soient vidées régulièrement. Lors d’événements en plein air, il peut être nécessaire de louer des toilettes mobiles. Calculez que vous aurez besoin d’environ une toilette pour 50 personnes. Lors de la location, assurez-vous que les produits (papier de toilette, serviettes à mains, savon, poubelle, etc.) sont inclus, sinon prévoyez en apporter suffisamment. S’il y a beaucoup d’enfants, il existe des toilettes dites « familiales » qui sont plus grandes

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L’organisation d’un événement : guide pratique

que les toilettes mobiles standards et permettent à un adulte et deux enfants d’y entrer. Consultez les entreprises spécialisées dans ce domaine afin d’obtenir plus de renseignements à ce sujet (vous trouverez des adresses Internet d’entreprises qui offrent ces services en annexe).

6.9.

PERSONNE À MOBILITÉ RÉDUITE OU HANDICAPÉE

Lors de l’inscription, il faut demander d’indiquer si certains invités ont besoin d’équipement spécial pendant la durée de l’événement (d’un interprète pour le langage des signes, s’ils seront accompagnés d’un chien-guide, s’ils devront avoir accès à un fauteuil roulant ou à une chambre adaptée, etc.). Si c’est le cas, déterminez avec le responsable du site comment vous pourrez répondre à ces besoins particuliers. Par la suite, vous pourrez communiquer avec le participant et lui confirmer les ententes négociées.

6.10. POUBELLES ET ENTRETIEN Assurez-vous auprès du responsable du site de pouvoir disposer suffisamment de poubelles. Veillez à ce que ces dernières soient placées à des endroits stratégiques (surtout près des aires de restauration) et à ce qu’elles soient vidées régulièrement. Discutez également du service d’entretien (balayage et nettoyage des lieux) avant, pendant et après l’événement. Déterminez qui en est responsable et assurez-vous de laisser l’emplacement le plus propre possible après votre départ. Pour ce qui est du recyclage, je vous invite à consulter la section « Développer un événement écoresponsable » du chapitre 8.

6.11. SYSTÈMES DE COMMUNICATION Lors de la planification, il faut évaluer si des systèmes de transmission seront nécessaires, autant pour les communications internes (entre les différents membres des équipes d’opérations) qu’externes (pour les participants). Est-ce que plusieurs intervenants de l’équipe d’opérations devront communiquer entre eux lors du montage, lors de l’événement lui-même et lors du démontage ? Seront-ils répartis à différents endroits sur le site ? Si c’est le cas, choisir un système de communication parmi

Chapitre 6 v Les imprévus ou comment éviter les mauvaises surprises

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les suivants ; des émetteurs-récepteurs portatifs (walkie-talkie), des téléphones cellulaires (ou BlackBerry) ou un système d’appel avec micro (page). À vous de choisir celui qui conviendra le mieux à vos besoins, à l’équipement que vous possédez déjà ou à celui en place sur les lieux. Devez-vous installer des téléphones pour les participants ou pour recevoir ou faire des appels à un kiosque de renseignements ? Des photocopieurs, des télécopieurs ? Des ordinateurs portatifs ? Faut-il prévoir des connexions Internet (avec ou sans fil) ? Demandez au responsable du site de vous indiquer les procédures à suivre pour bénéficier de ces services. Généralement, il est possible de louer des appareils, des lignes téléphoniques ou d’obtenir des accès Internet en s’adressant au service des événements de Bell Canada.

6.12. LIVRAISONS Un autre aspect à ne pas négliger lors de la planification d’un événement est l’accessibilité au site pour les véhicules de transport (livraison d’équipement technique, d’ameublement, de matériel pour l’événement, etc.). Renseignez-vous auprès du responsable du site sur leur politique en matière de livraisons. Les chauffeurs doivent-ils se présenter à un endroit précis et y a-t-il des heures précises à respecter ? Doit-on prévoir des rendez-vous pour les différentes expéditions ou du personnel afin d’effectuer le contrôle et la circulation des véhicules de livraison ? Estce qu’une rampe d’accès, un quai de chargement et un monte-charge sont disponibles et réservés aux livraisons ? Quelle est la longueur et la hauteur maximales de passage pour les véhicules ? Qui sera responsable du transfert des boîtes entre le camion et la salle ou l’entrepôt ? Il est important de transmettre toutes ces informations aux différents fournisseurs afin qu’ils prévoient au mieux leurs livraisons. Je vous conseille de dresser une liste de toutes les expéditions planifiées pour l’événement que vous remettrez au responsable du site. Cette liste devrait inclure : • la date et les heures auxquelles ces livraisons devraient avoir lieu ; • le nom de la compagnie qui effectuera la livraison (ou de l’entreprise qui a négocié ce transport) et les coordonnées d’une personne-ressource ; • le contenu et le nombre de boîtes attendues.

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Il est important de vérifier que toutes les livraisons ont été effectuées et qu’il ne manque aucune boîte. Demandez à ce qu’un membre de votre équipe ou une personne responsable du site assure le suivi des livraisons.

6.13. MISE À JOUR DU BUDGET Pendant tout le processus de planification, vous recevrez des soumissions des fournisseurs concernant les tarifs des produits et services requis pour l’événement (voir la section « Demande de soumission et contrats » du chapitre 3). Reprenez le budget provisoire (réalisé en début de mandat) et ajoutez-y une colonne « réel » où vous inscrirez les montants réels des revenus et des dépenses. N’oubliez pas de noter les changements par rapport au budget initial (par exemple, des ajouts en cours de projet) afin de pouvoir justifier les écarts. Ce procédé vous aidera à suivre l’évolution réelle du budget, vous évitant ainsi des surprises à l’étape du bilan. Vous pourrez également vous y référer lorsque viendra le temps d’approuver les factures.

6.14. TROUSSE DE SURVIE Comme l’organisateur est souvent « LA » personne-ressource lors d’un événement, certains exposants, participants ou collègues de travail demandent à vous emprunter des outils pour les dépanner. Il est donc essentiel de préparer une « trousse de survie » à apporter à chacun des événements. Consultez l’annexe J pour obtenir une liste des objets les plus souvent demandés et qui devraient se retrouver dans cette trousse. Vous pouvez identifier tous les articles avec le nom de votre entreprise ou « Trousse de survie » pour vous assurer qu’ils vous reviennent après un emprunt. Je vous conseille de déposer tous ces articles dans une valise à roulettes afin de pouvoir la déplacer facilement (car elle peut devenir lourde assez rapidement !). Avant chacun des événements, ressortez votre inventaire, vérifiez le contenu de la trousse et remplacez les articles manquants.

Chapitre 6 v Les imprévus ou comment éviter les mauvaises surprises

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6.15. LISTE DE « MATÉRIEL À NE PAS OUBLIER » Dès le début de la mise sur pied de l’événement, je vous conseille de créer une liste de « Matériel à ne pas oublier » qui vous servira d’aidemémoire. Notez-y, au fur et à mesure de la planification, tout le matériel que vous devrez apporter sur le site. Lors de la préparation du matériel quelques jours avant l’événement, utilisez cette liste afin de ne rien oublier. Si vous utilisez les services d’un transporteur, je vous conseille de garder avec vous les boîtes qui contiennent du matériel essentiel (par exemple les listes d’hébergement et d’inscriptions pour les activités), de grande valeur (comme un appareil photo numérique) ou dont vous aurez besoin dès votre arrivée sur le site (au cas où les boîtes arriveraient après vous !) Consultez l’annexe K pour une liste d’articles à ne pas oublier… N’hésitez pas à y ajouter des objets que vous jugez indispensables.

6.16. IL Y A TOUJOURS UNE SOLUTION ! Dans toute situation d’urgence ou pour faire face à tout imprévu, avant tout, il faut rester calme, ne pas agir impulsivement et réfléchir avant de poser un geste ou de prendre une décision. Je n’ai jamais rencontré de situations que les organisateurs n’ont pas réussi à résoudre. Et rassurezvous : même si nous tentons de tout prévoir, des imprévus surviennent toujours lors d’un événement. Il s’agit alors de trouver la meilleure solution possible… calmement et avec le sourire.

CHAPITRE

7 LE « JOUR J », LE DÉMONTAGE ET LE BILAN

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7.1.

L’organisation d’un événement : guide pratique

LE « JOUR J »

Voici venu le fameux « jour J » : la journée où tout le travail des dernières semaines ou des derniers mois prend tout son sens. Il est important de passer une bonne nuit de sommeil la veille d’un événement afin d’être frais et dispo pour cette grande journée, car elle vous demandera beaucoup d’énergie. N’oubliez pas que vous êtes LA PERSONNE qui connaît tous les détails, LA PERSONNE qui doit prendre des décisions et LA PERSONNE de référence pour tout problème ou question. Mais c’est également la journée qui vous apportera de grandes satisfactions lorsque vous constaterez que tout ce que vous avez planifié prend forme et donne les résultats escomptés. Lors de cette journée, il faut : • vous réveiller avec le sourire et vous dire qu’aujourd’hui sera une excellente journée ! ; • compléter votre valise (grâce à la liste de matériel à ne pas oublier), apporter le porte-document (contenant vos dossiers) et la boîte de matériel important ; • vous rendre sur le site ou aller vous enregistrer et vous installer dans votre chambre ; • avertir les personnes ressources de votre arrivée (site, hôtel, équipe de montage, etc.) ; • prendre possession des différentes clés (quartier général, salle d’entreposage, etc.) ; • aller visiter la salle qui vous servira de quartier général, y faire apporter de l’eau et y déposer votre matériel (grignotines pour votre équipe, porte-document, boîte de matériel, trousse de survie, etc.) ; • aller vérifier dans la salle d’entreposage si tout le matériel prévu s’y trouve ; • faire le tour des lieux (avec l’équipe d’opérations) afin de vous familiariser avec l’endroit ; • organiser une réunion d’équipe afin de revoir le scénario et d’expliquer les plans d’urgence (si cette réunion n’a pas déjà eu lieu avant l’événement) ; • participer à une rencontre avec l’équipe d’intervenants du site afin de revoir le déroulement, de vérifier les listes d’hébergement (et demander le numéro de chambre des artistes et conférenciers au cas où vous devriez les joindre rapidement),

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les menus, les besoins spécifiques et de confirmer une dernière fois le nombre de personnes pour les repas et les activités. C’est également lors de cette rencontre que vous identifierez les personnes clés de votre équipe d’opérations et de celle du site ; • déballer le matériel et procéder au montage. Lors de l’événement, une excellente pratique à adopter est de suivre le déroulement de la journée avec le scénario et d’anticiper ce dernier d’une bonne trentaine de minutes. De cette façon, vous pourrez vous assurer que ce qui devait être fait a été fait (ne « croyez pas », ne « pensez pas que » ou « n’imaginez pas que », vérifiez !), que les intervenants sont prêts et que tout ce qui est prévu au scénario est en place. Vérifiez si l’affichage est installé, si les salles sont disposées selon les plans, si la température et l’éclairage de la salle sont adéquats, si l’équipement technique est fonctionnel, etc. Vérifiez que les portes d’accès sont déverrouillées et que rien ne bloque les entrées. Lors des repas, vérifiez que les plats servis sont bien identifiés ou que les menus sont sur les tables. Allez rencontrer le maître d’hôtel et dites-lui que vous êtes la personne à qui il doit demander une autorisation pour les ajouts aux quantités de repas et de boissons prévues (s’il croit en manquer) ou qui peut répondre à ses questions. Après chaque repas, demandez le nombre réel de repas servis. Finalement, gardez-vous du temps pour apprécier l’événement et pour l’analyser. Prenez des notes sur les aspects qui dépassent vos attentes et ceux que vous pensez pouvoir améliorer lors de prochains événements ainsi que des photos pour références futures ou pour diffusion dans votre journal interne ou dans les médias.

7.2.

LE DÉMONTAGE

Lorsque l’événement tire à sa fin, il faut préparer l’étape du démontage. Il est toujours étonnant de constater que le montage d’un événement prend souvent plusieurs jours, mais que son démontage s’effectue en quelques heures seulement ! J’ai toujours un pincement au cœur à ce moment-là, car cela signifie que l’événement est presque terminé et que le travail des dernières semaines est bientôt chose du passé… Il faut d’abord indiquer aux équipes d’opérations et de démontage tous les éléments que vous désirez conserver (signalisation, bannières, comptoirs, etc.) afin qu’ils ne se retrouvent pas aux poubelles ou au recyclage !

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Si des boîtes pour recueillir des formulaires, des sondages ou des cocardes ont été disposées sur le site, assurez-vous de les récupérer. Vérifiez que tout le matériel qui doit être rapporté se trouve dans le camion de retour et gardez avec vous le matériel et les documents importants. Si plusieurs camions doivent se présenter au quai de chargement au moment du démontage, il serait utile d’établir un horaire afin de prévenir des congestions et d’y affecter un préposé afin que le tout se déroule de façon sécuritaire et efficace. Après le démontage, faites un dernier tour des salles utilisées afin de vous assurer que rien n’a été oublié sur les lieux, remerciez les membres des équipes d’opérations et remettez les clés. Finalement, procédez aux formalités de départ et… soyez prudent sur le chemin du retour !

Pensez VERT N’oubliez pas le matériel déposé dans les boîtes de récupération (cocardes) et celui que vous pourrez utiliser les années suivantes ou pour d’autres événements.

7.3.

LE BILAN

Même si l’événement est terminé, votre mandat n’est pas complété pour autant. La dernière étape consiste à effectuer et rédiger un bilan. Ce document sert à résumer le contenu et à relever les forces et faiblesses des différents aspects du projet. Il vous permettra d’en évaluer la performance et d’améliorer la formule au cours des années à venir. Premièrement, établissez les grandes lignes du projet. • Faites une brève description de l’événement Nom de l’événement, date où il s’est tenu, endroit où il a eu lieu, horaire, nombre de participants (compilation des présences) et d’exposants. • Décrivez brièvement le déploiement ou l’exploitation sur le site Plan du site, salles assignées à chacune des activités, installation de tentes corporatives ou exploitation – remise d’échantillons, explication des produits ou services, liste des exposants, etc. ;

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• Résumez les différentes activités et la liste des intervenants Quelles activités ont été offertes ? Combien de participants réels par rapport au nombre d’inscrits ? Qui animait ces activités ? Quelles entreprises ont été utilisées pour les services techniques, la logistique, l’accueil, le divertissement ?… ; • Effectuez un compte rendu de l’hébergement et de la restauration Hébergement : Occupations réelles par jour et par catégorie de chambres, chambres simples/chambre doubles, nombre d’annulations ou de no-show (gens qui ne se sont pas présentés), cycle de réservation, etc. Restauration : Liste des repas servis avec le nombre de personnes à chacun, la description des menus et le style de service choisi pour les repas et la boisson. • Décrivez les éléments de communication utilisés et leurs résultats Qu’est-ce qui a été fait au niveau des médias, de l’envoi d’information, de la publicité, de la promotion, du matériel imprimé, etc. ? En quelle quantité ces éléments ont-ils été produits ? À quel moment ces actions se sont-elles tenues ? À qui ont-elles été diffusées ? Quelles ont été les retombées ? • Rencontrez les différentes équipes (opérations, approvisionnement, ventes, informatique, etc.) Organisez des rencontres avec les différentes équipes impliquées dans le projet afin d’obtenir leurs commentaires. Quels éléments ont été les points forts ? Les points faibles ? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré et de quelle façon ? • Résumez les résultats des sondages Après chaque activité, pendant l’événement ou après ce dernier, il est important de faire un sondage auprès des participants (et des fournisseurs ou exposants) pour recueillir leurs commentaires. De cette façon, vous aurez des faits à intégrer au bilan. Vous pouvez sonder le niveau de satisfaction des invités sur l’événement en général, l’horaire, la nature des activités, des conférences, des formations, la qualité des contenus, les attentes et suggestions, etc. Ce sondage peut être réalisé à l’aide d’un groupe de discussion ou d’entrevues, d’un questionnaire écrit, d’un système de vote interactif ou d’un sondage en ligne (sur place ou diffusé sur un site Web après l’événement). Consultez les sites <www.surveymonkey.com> ou <www.questionpro.com> qui

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vous proposent des outils pour bâtir, diffuser et compiler des questionnaires en ligne. Le contenu du sondage doit être conçu avant l’événement afin qu’il soit prêt à être rempli par les participants sur place ou au maximum envoyé deux semaines après l’événement. N’oubliez pas d’indiquer la date limite pour vous le retourner et de prévoir du personnel pour la compilation (si elle ne se fait pas automatiquement). Vous pouvez également offrir un incitatif (tirage, cadeau, rabais sur les frais d’inscription à la prochaine édition) aux participants afin de stimuler leur participation. Deuxièmement, analysez ces données afin d’en tirer des conclusions. • Énumérez les objectifs qui avaient été établis au début du projet Ces objectifs ont-ils été atteints ? Sinon, comment cela s’explique-t-il ? • Faites un résumé de l’exercice financier A-t-on respecté le budget provisoire ? Insérez un tableau comparatif du budget provisoire et du budget réel. Quels sont les résultats financiers – gain, break-even point ou perte ? • Résumez les recommandations proposées Organiseriez-vous l’événement au même endroit l’année suivante ? La formule a-t-elle été appréciée ou doit-elle être modifiée ? Quels seraient les éléments à répéter et à améliorer (et de quelle façon) ? • Tirez une conclusion Une fois le bilan complété, présentez-le aux dirigeants, distribuez-le à toutes les personnes impliquées dans le projet (avec un petit mot de remerciement qui est toujours apprécié !) et gardez-en une copie au dossier pour références futures. Vous trouverez à l’annexe L une grille qui vous aidera à dresser ce bilan. Vous pouvez aussi consulter le document The APEX Post-Event Report Template, disponible au <www.conventionindustry.org>. Finalement, la dernière étape de tout ce beau projet consiste à recevoir, vérifier et approuver les factures des fournisseurs. Référez-vous à vos bons de commande ou aux soumissions et assurez-vous d’examiner attentivement le contenu de chacune des factures.

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Je vous conseille également de prendre et de conserver des photos numériques de tous les événements que vous organisez et de les sauvegarder dans un dossier. Photographiez les endroits où vous avez installé de l’affichage, le kiosque d’inscription, les décors, les différentes activités, les dispositions de salle, etc. Vous pouvez même intégrer ces photos au bilan. La mémoire est une faculté qui oublie et les équipes de travail changent au fil des années, alors ces photos pourront certes vous aider à mener à bien vos futurs projets.

CHAPITRE

8 LA CRÉATIVITÉ ET LES TENDANCES

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Ce chapitre couvrira trois éléments importants lors de la planification d’un événement : la créativité, l’écoresponsabilité et les outils technologiques.

8.1.

LA CRÉATIVITÉ OU COMMENT SORTIR DES SENTIERS BATTUS

L’un des effets recherchés par les organisateurs d’événements chevronnés est de surprendre les participants en leur offrant une expérience nouvelle et en dépassant leurs attentes. C’est ce qu’on pourrait appeler le « Wow factor ». Pour y arriver, il faut sortir des sentiers battus et entraîner votre esprit à produire des idées de 2e niveau. Que ce soit pour trouver une idée de cadeaux promotionnels, déterminer un thème à exploiter, proposer des activités, choisir des décors, etc., la technique toute simple que je vous propose dans cette section vous aidera sûrement. D’abord, pour illustrer le principe de la créativité, voici un petit exercice pour vous. Sans prendre le temps de réfléchir, et le plus rapidement possible, nommez un outil et une couleur. Je parie que 90 % d’entre vous ont répondu « un marteau rouge ». C’est ce que j’appelle une réponse de premier niveau, c’est-à-dire la première réponse qu’auraient donnée la majorité des gens si on leur avait posé une telle question. Si vous cherchez une idée pour un des aspects de votre projet et que vous vous arrêtez à votre première idée, vous demeurez au premier niveau et cet élément ne créera probablement pas de surprise chez vos invités car la majorité d’entre eux auraient fait la même chose que vous. Lorsque vous planifiez un événement, efforcez-vous de passer au 2e niveau de pensée en vous « creusant les méninges » pour trouver des idées différentes de celles que tout le monde aurait. Cette façon de penser vous permettra d’apporter une touche d’originalité à votre événement et, dans le meilleur des cas, produira un effet de surprise ou de « WOW » chez vos participants. Vous leur offrirez une expérience différente de ce à quoi ils s’attendaient et c’est souvent l’un des buts recherchés lors d’un événement. Il existe plusieurs façons de développer sa pensée de 2e niveau, mais une technique qui donne de très bons résultats et qui est très répandue est celle du remue-méninges. Elle consiste à réunir les membres de votre équipe de travail en leur disant que vous avez besoin d’échanger, d’utiliser leurs expériences et leurs connaissances pour trouver de nouvelles idées. Ces réunions renforcent souvent le sentiment d’appartenance de l’équipe et vous découvrirez que tous seront ravis qu’on sollicite

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leurs opinions. Il est bon d’inviter tous les membres de votre équipe, surtout ceux qui ne sont habituellement pas impliqués dans les processus de décision (secrétaire, réceptionniste, comptable, etc.). En effet, n’importe quel membre de l’équipe peut avoir expérimenté, vu ou lu quelque chose de nouveau, d’intéressant ou d’original qui pourrait être exploité dans la planification de votre événement. La base d’une séance productive de remue-méninges est d’expliquer aux participants qu’une séance de ce genre est très informelle et qu’à ce stade, il n’y a aucune contrainte, c’est-à-dire aucune limite de budget, de faisabilité, de disponibilité ou autre. Les participants doivent énoncer les idées qui leur viennent en tête naturellement, même si elles semblent farfelues, bizarres ou carrément « flyées ». Ils ne doivent éprouver aucune gêne à exprimer leurs idées et ne doivent surtout pas avoir peur du jugement des autres. Ils doivent tenter d’explorer toutes les pistes possibles autour d’une idée et de l’envisager sous différents angles. Il n’y a pas de mauvaises idées et une idée qui semble anodine au départ amène souvent l’idée géniale du projet. Bref, il faut lâcher son fou et entraîner son cerveau à sortir des sentiers battus et des idées préconçues. En tant que « motivateur » de la séance de remue-méninges, vous devez communiquer aux participants les buts et objectifs recherchés et prendre en note toutes les idées exprimées, sans les juger ni les remettre en question. Vous devez également éviter que les participants s’autocensurent ou émettent des commentaires négatifs sur les idées données par d’autres participants. N’hésitez pas à les encourager et à émettre des commentaires positifs afin que les participants se sentent en confiance. Le but est de trouver le plus d’idées originales possible. Une fois cette étape terminée, remerciez votre équipe et passez en revue les idées exprimées en analysant la faisabilité de ces dernières. Lorsque j’étudiais en publicité, le cours « Idéation publicitaire » nous apprenait à sortir des sentiers battus et à amener notre cerveau à penser différemment afin de trouver des idées originales. Un des exercices que nous avons eu à effectuer fut de trouver 10 utilisations différentes pour un bas de nylon et je vous invite fortement à faire cet exercice. Prenez une feuille de papier et un crayon et notez 10 utilisations que vous pouvez faire d’un bas de nylon. Allez, n’ayez pas peur de laisser libre cours à votre imagination… Je vous aide un peu… se le mettre sur la tête pour effectuer un vol de banque, le mettre au bout de l’aspirateur pour récupérer une pièce de 0,25$ sous un sofa, y insérer des patates et le faire tourner dans les airs pour s’en servir comme outil de défense… vous comprenez le principe ?

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Notez tout ce qui vous passe par la tête, sans vous juger ou penser que vos idées sont stupides… Pensez à la couleur, la texture, la forme, la flexibilité, etc. Cet exercice vous aidera à passer au 2e niveau de la recherche d’idées. Il s’agit de ne pas vous arrêter après la première idée trouvée, mais de pousser un peu plus loin votre réflexion jusqu’à ce qu’une idée originale se pointe. C’est peut-être ce qui fera la différence entre un événement qu’on oublie après quelques jours et un autre qui restera gravé dans la mémoire des participants. En tant qu’organisateur d’événements, vous devez garder votre esprit ouvert, être à l’affût des tendances et des nouveautés et être informé de ce qui se fait dans le milieu de l’événement. N’hésitez pas à effectuer des recherches sur Internet, qui est un excellent puits d’idées et de renseignements. Tapez-y des mots clés et explorez les sites référés, à la recherche d’idées nouvelles. Devenez membre d’association du monde de l’événement (par exemple, le Meeting Professionals International), abonnez-vous à des magazines ou à des « bulletins d’information » qui traitent d’événements, lisez des livres sur le sujet, participez à des forums de discussion, à des formations ou à des séminaires. Prenez part à différents événements et demeurez alerte ! Vous y découvrirez des façons de faire et de voir différentes des vôtres. N’hésitez pas à découper des articles, imprimer des reportages ou noter des idées. Sachez tirer profit de l’expérience des gens. Lorsque vous participez à des événements, prenez plaisir à analyser les éléments qui vous plaisent et ceux que vous amélioreriez. Explorez, gardez l’œil toujours ouvert et soyez curieux ! Ce qui est important, c’est d’apporter VOTRE touche d’originalité à l’événement et de faire vivre aux participants une expérience nouvelle qui les transportera. Une touche d’originalité peut être ajoutée à différents aspects de l’événement : aux invitations que les participants reçoivent (par exemple, vous pouvez faire livrer vos invitations sur un parchemin directement à vos invités par un personnage relié à votre thème ou mettre votre invitation dans un emballage qui évoque le thème de l’événement) ; au décor de la scène ou de la salle (par exemple, vous pouvez créer une ambiance « lounge » avec un choix de mobilier tendance, un éclairage et de la musique appropriés ou confectionner des centres de table avec des objets reliés au thème) ; à la façon de présenter le repas ou au contenu du repas lui-même (par exemple, vous

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pouvez jouer sur les couleurs ou les formes) ; à la façon de diffuser votre présentation ou encore au choix d’activités que vous y offrez. Vous découvrirez qu’il est toujours excitant de trouver des idées de 2e niveau et après avoir adopté cette façon de faire, vous tenterez de vous surpasser à chaque événement que vous aurez à organiser.

8.2

DÉVELOPPER UN ÉVÉNEMENT ÉCORESPONSABLE

Saviez-vous que 85 % des matières résiduelles produites lors des événements seraient recyclables ou compostables1 ? Il est donc très important de privilégier des méthodes de travail écologiques et d’instaurer un programme de récupération et de gestion des déchets sur le site afin d’offrir un « événement vert ». Vous démontrez ainsi votre implication et votre soutien à la cause de l’environnement. Plusieurs sites ou établissements sont déjà sensibilisés à la gestion écologique des matières résiduelles et ont mis en place des programmes de récupération, de recyclage et de compostage qu’ils offrent à leurs clients. Renseignez-vous auprès de la personne-ressource si le site applique un tel programme. Si ce n’est pas le cas, il est possible d’engager une entreprise spécialisée en gestion environnementale. Avec eux, vous pourrez établir des objectifs, évaluer la nature et la quantité des déchets (matières recyclables, réutilisables – métal, plastique, aluminium, verre, papier ou carton – ou compostables – aliments), déterminer les méthodes de collecte sur le site et de transport vers les entreprises de récupération. Je vous suggère de désigner une personne de votre équipe responsable pour la mise en place, le suivi, la gestion et l’application de ce programme. Elle devra communiquer votre engagement et les outils offerts à tous les intervenants impliqués – participants, employés de l’établissement, personnel d’entretien, équipe d’opérations, fournisseurs, exposants, etc. – afin qu’ils puissent s’investir personnellement dans le programme. La personne responsable pourra également organiser des rencontres, prévoir de l’affichage sur le site, une mention dans la pochette ou sur le formulaire d’inscription, dans le programme de l’événement, sur le site Web, etc.

1. Selon le Consortium Echo-Logique <www.echologique.ca>.

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Les efforts déployés dans votre programme peuvent poursuivre les cinq grands objectifs suivants : • utiliser des méthodes de travail écologiques ; • récupérer, recycler ou composter ; • réduire la quantité de déchets produits ; • favoriser l’utilisation de produits recyclés ; • économiser l’énergie. Voici une liste non exhaustive d’actions susceptibles de rendre votre événement plus « responsable ». Selon les objectifs, le budget et la philosophie de l’entreprise, il est possible de vous impliquer à un niveau encore plus élevé. Utiliser des méthodes de travail écologiques • Privilégier l’échange d’information (inscriptions, confirmations, contenu des conférences, pochette de renseignements, etc.) par voie électronique – courriel ou site Internet – plutôt que par la poste. • Éviter d’imprimer les courriels que vous recevez. • Imprimer les documents recto verso. • Lors de la production du matériel imprimé, concevoir les affiches de façon à ce qu’elles soient réutilisables les années suivantes (en utilisant du matériel résistant et en ne mettant pas l’année par exemple). • Utiliser des tableaux blancs avec marqueurs effaçables plutôt que des feuilles mobiles (flip charts). • Choisir des piles rechargeables. • Privilégier les caméras numériques aux traditionnelles. • Favoriser l’achat de produits locaux. Récupérer, recycler et composter • Après l’événement, récupérer le matériel d’affichage que vous pourrez réutiliser. • Disposer des îlots de collecte multimatières (matière compostable, recyclable et déchets) à des endroits stratégiques sur les lieux de l’événement. Prenez soin de bien identifier visuellement les différents récipients et ce qui peut y être déposé. Assurez-vous que ces zones sont vérifiées, nettoyées et que les bacs sont vidés régulièrement. • Récupérer les cocardes et le papier près de la sortie du site.

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• Demander au directeur des banquets que les résidus d’aliments utilisés pour tous les repas, pauses-café, etc., soient compostés. • Privilégier l’utilisation de vaisselle compostable. • Imprimer les pièces promotionnelles sur du matériel qui se recycle ou se récupère. • Récupérer le papier au bureau durant tout le processus de préparation de l’événement. Réduire la quantité de déchets produits • Privilégier l’utilisation de nappes, de serviettes et de centres de table réutilisables, recyclables ou compostables. • Éviter les accessoires inutiles lors des repas (pailles, bâtonnets à café). • Déterminer le nombre de repas le plus précisément possible. • Donner les surplus de repas à des organismes de charité. • Commander les produits en vrac plutôt que dans des emballages individuels (surtout pour les condiments, lait, crème, etc.). • Éviter de choisir des produits avec un emballage excessif. • Privilégier des transports communs plutôt qu’individuels. Favoriser l’utilisation de produits recyclés • Privilégier l’utilisation de matériel (papier ou matériaux) fait à partir de matières recyclées. • Utiliser des cartouches recyclées ou de l’encre végétale pour les photocopieurs et les imprimantes. Économiser l’énergie • Favoriser l’utilisation d’ampoules fluocompactes (DEL) qui consomment très peu d’électricité contrairement aux ampoules traditionnelles ou fluorescentes. • Privilégier les appareils Energy Star. • Éteindre les lumières, les téléviseurs, les ordinateurs et le matériel informatique dans les chambres et sur le site s’ils ne sont pas utilisés. • Demander au personnel d’entretien de ne pas changer les draps et les serviettes chaque jour.

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En encourageant ces petits gestes, vous contribuez à la protection de l’environnement et démontrez l’engagement social de votre entreprise. Après l’événement, demandez les données qualitatives et quantitatives sur le nombre de matières récupérées et communiquez les résultats de votre programme environnemental. • <www.echologique.ca> Consortium Echo-Logique • <www.rcienvironnement.com> RCI Environnement

8.3.

LES OUTILS TECHNOLOGIQUES

Ces dernières années, un nombre impressionnant d’outils technologiques ont fait leur apparition afin d’aider les organisateurs à exécuter leurs tâches, à diffuser ou à obtenir de l’information et à planifier les événements. Il n’y a qu’à songer à l’Internet, qui constitue une formidable mine d’informations : citons les sites Web de fournisseurs, qui permettent d’obtenir des soumissions en ligne, des photos de produits, des données techniques, des gabarits à utiliser, etc. ; la possibilité de procéder aux inscriptions en ligne, d’effectuer des envois et de recevoir des données par courriel ; les logiciels de gestion de projets, les outils de marketing relationnel ; etc. Je vous propose ici un survol de certains outils technologiques et de marketing relationnel qui pourraient être utilisés lors de vos différents événements. Vidéoconférence, webconférence et téléprésence Ces outils permettent d’établir une communication audio (son) et vidéo (image) interactive et en direct entre des participants qui se trouvent en différents endroits (ville ou pays) grâce à Internet. Ils peuvent être utilisés pour une réunion de travail entre une équipe à Montréal et une autre à Toronto, pour la diffusion d’une nouvelle dans différentes succursales (sans avoir à se déplacer), ou pour permettre l’intervention d’un présentateur qui ne peut être sur place lors d’un congrès, par exemple.

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Webinaires (e-learning), webdiffusion Ces outils permettent la formation et la diffusion d’information ou de conférences sur Internet, en direct ou en différé. Le présentateur agit comme émetteur et l’interaction avec les participants peut se faire par clavardage, courriel, téléphone ou message texte (SMS). Le présentateur ne peut donc ni entendre ni voir les participants. Il est possible d’y diffuser un contenu audio seulement, audio et PowerPoint, ou audio, PowerPoint, et vidéo. Ces modes de diffusion sont très utiles pour les formations continues, la diffusion d’information sur des produits ou services, ou pour l’explication de l’utilisation de nouveaux logiciels, par exemple. Vidéotransmission La vidéotransmission permet la diffusion d’un contenu vidéo sur un écran de télévision en circuit privé (ou fermé) dans un lieu donné. Elle ne permet aucune interaction ; les participants sont de simples spectateurs. Surtout utilisée pour des fins de communication, par exemple pour transmettre de l’information sur un produit à une équipe de vente ou pour permettre la diffusion d’annonces publicitaires lors d’un événement (par exemple, la Coupe Rogers), etc. Baladodiffusion (podcasting) La baladodiffusion est un outil de diffusion de fichiers audio, radio ou vidéo qu’il est possible d’écouter ou de regarder en direct sur Internet ou de télécharger afin de l’écouter en différé sur un baladeur numérique ou un ordinateur. Sa durée idéale est de moins de 10 minutes. Peut être utilisée pour diffuser de l’information supplémentaire à la suite d’une formation, d’une conférence ou d’un atelier (capsules d’information, musique de détente, message de motivation, etc.). Clavardoirs (chat rooms), blogues, forums, communautés virtuelles, réseaux sociaux Ce sont des outils qui permettent la contribution et l’échange des participants de façon écrite en temps réel ou en différé, grâce à Internet. Les échanges sont regroupés en un seul endroit (sur un site) et on peut y intégrer des hyperliens, des images, du texte, du son, des vidéos, etc. Très bons outils pour du marketing viral, des relations publiques, la diffusion de contenu informatif, les sondages d’opinions, la création d’un personnage virtuel, etc.

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Système d’interaction avec l’auditoire Système qui permet (grâce à des télécommandes avec clavier sans fil, un écran et une programmation préalable) de poser des questions aux spectateurs, d’enregistrer leurs votes, de compiler les réponses et d’afficher les résultats sur un écran, le tout en temps réel. C’est un système très utile lors de formations, d’ateliers ou de conférences (afin de savoir si les participants connaissent la réponse à une question ou s’ils ont bien compris la matière), ou lors de réunions où vous souhaitez obtenir le pouls des participants. Microsite ou minisite Site Internet qui contient généralement peu de pages développé pour appuyer une action publicitaire (spectacle lors d’un événement), promotionnelle (un concours) ou de marketing direct (campagne pour le lancement d’une activité lors d’un événement, par exemple). Un minisite peut avoir sa propre adresse Web ou être incorporé en tant que section d’un site Internet général. Marketing viral Le marketing viral est l’équivalent du bouche à oreille, mais électronique. Le récepteur du message le transfère électroniquement à ses connaissances, qui le transmettent à leurs connaissances, qui le transmettent…, ce qui crée un effet boule de neige et assure la diffusion d’un message de façon rapide et exponentielle. Très bon outil pour annoncer un événement, diffuser des offres spéciales, exploiter un jeu électronique relié à un événement ou en faisant la promotion, etc. Publipostage (e-mailing) Le publipostage est l’envoi d’information par voie électronique (courriels) à un très grand nombre de personnes, de façon simultanée. Il permet d’économiser sur les frais d’impression, les frais postaux, la main-d’œuvre pour la mise sous enveloppe, etc. Il offre également une très grande rapidité concernant le suivi (accès au nombre de personnes qui ont ouvert le courriel, réception d’un message d’erreur si l’adresse du participant est erronée ou n’existe plus, etc.).

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Marketing mobile Utilisation du téléphone mobile (cellulaire) pour l’émission ou la réception de messages textes (SMS). Peut être utilisé pour transmettre de l’information de dernière minute aux participants lors d’un congrès (changement de salle, par exemple), offrir des prix surprises ou des rabais à des invités, diffuser un concours, etc.

Advergaming Utilisation d’un jeu sur Internet à des fins publicitaires. Ce jeu peut servir à offrir de la visibilité à un partenaire (avant, pendant ou après le jeu), à diffuser une marque ou un produit ou être directement relié à l’événement (un jeu de questions/réponses qui sera utilisé lors d’un atelier, par exemple). Cyberlettre (newsletter), infolettre, bulletin ou lettre d’information Envois de contenu informatif ou promotionnel (habituellement une seule page) par courrier électronique, à intervalle déterminée, à une liste de diffusion (abonnés). Ces envois peuvent être utilisés auprès des participants pour de la communication pré- ou postévénement, par exemple. Commerce électronique (achats en ligne) Transaction commerciale (vente et achat) entre deux personnes d’un bien ou d’un service effectuée sur Internet. Pourrait être utilisé pour la vente de produits dérivés d’un événement (chandails, casquettes, CD d’un orchestre présent à l’événement, DVD des conférences, etc.). Je vous invite à faire des recherches sur ces différents outils afin d’approfondir vos connaissances et d’évaluer comment vous pourriez les intégrer dans vos événements. Sachez que la plupart d’entre eux vous permettront d’être plus efficace dans la réalisation de vos différents mandats, de favoriser les interactions, d’économiser à moyen ou long terme et, surtout, de gagner beaucoup de temps. N’hésitez pas à proposer ces nouvelles technologies aux dirigeants en leur décrivant les bénéfices à tirer de leur utilisation. Une fois tout votre entourage converti, vous n’en serez que plus efficace! ***

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L’organisation d’un événement : guide pratique

Comme vous avez pu le constater tout au long de ce livre, organiser un événement exige beaucoup de structure et d’organisation, un bon esprit d’analyse, le souci du détail, de la créativité et du travail d’équipe. J’espère que ce livre vous a appris quelques trucs du métier, qu’il vous a aidé à comprendre comment structurer la réalisation de vos mandats et qu’il simplifiera la planification de vos futurs projets. Considérez les outils proposés comme des guides et n’hésitez pas à les adapter à vos besoins. Je vous souhaite d’avoir à organiser encore beaucoup d’événements, mais surtout d’y prendre toujours plus de plaisir !

ANNEXES OUTILS DE PLANIFICATION ANNEXE A ÉVALUATION DES BESOINS PRINCIPAUX ET SECONDAIRES Besoins principaux et secondaires Hébergement Salles/espaces/terrain (inscription, accueil, exposition, réunion, entreposage, etc.) Repas – restauration/traiteur/concessions/cantine/halte de ravitaillement Inscription – méthode et formulaire Accueil, vestiaire et identification des participants Sessions de formation, ateliers et conférences Activités de divertissement, sportives ou culturelles Commandites/financement/collecte de fonds Programme de performance, concours, remise de prix, tirages, trophées Éléments de décor Discours et présentations PPT Équipements techniques et audiovisuels Enregistrement/webdiffusion/webconférences Location d’équipement (structures, tentes, kiosques, tables, chaises, etc.) Besoins électriques Site Web Divertissement/animation/musique Personnel spécialisé (rédacteurs, agents de sécurité, équipe d’entretien, etc.) Équipes d’opérations Cadeaux/objets promotionnels/produits dérivés Conception graphique Impression (affichage sur le site, visuel pour kiosques, etc.) Matériel de communication, de publicité et de promotion – papeterie, publicité, etc.

Cochez

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Besoins spéciaux (personnes handicapées, service d’interprète, station de premiers soins) Programmation, matériel informatique et de communication, centre d’affaires Disponibilité du personnel de direction Assignation des tables Sondages Compilation et gestion des données Produits de l’entreprise Entretien/recyclage/compostage Transport/stationnement/livraisons/déplacements/navettes Autres (assurances, système de communication, objets perdus, etc.)

Autres

Bénévoles

Artistes

Animateurs

Conférenciers

Formateurs

Équipes techniques

Équipes d’opérations

Équipe interne et dirigeants

Partenaires (ou commanditaires)

Exposants

Participants (et conjoints)

Groupes

Catégorie de chambre

Avant l’événement

Jour 1

Jour 2

Évaluation des besoins en hébergement

ANNEXE B BESOINS EN HÉBERGEMENT, EN RESTAURATION ET EN SALLES Jour 3

Après l’événement

Annexes : outils de planification 161

Pour les participants, fournisseurs, équipes techniques, bénévoles, artistes, etc.

Cantine ou halte Boissons/rafraîchissements

Activité Boissons/rafraîchissements

Collation Boissons/rafraîchissements

Dégustation Bouchées/boissons/rafraîchissements

Repas tardif Boissons/rafraîchissements

Souper Boissons/rafraîchissements

Cocktail ou 5 à 7 Bouchées/boissons/rafraîchissements

Boîte à lunch Boissons/rafraîchissements

Pause-café PM Boissons/rafraîchissements

Dîner Boissons/rafraîchissements

Pause-café AM Boissons/rafraîchissements

Brunch Boissons/rafraîchissements

Déjeuner Boissons/rafraîchissements

Catégorie

Date et heure

Nom de la salle et disposition

Évaluation des besoins en restauration Style de service

Nombre de participants

162 L’organisation d’un événement : guide pratique

Date et heure de l’activité

Montage

Démontage

Autres

Salle pour les médias

Salles pour l’entreposage

Espace d’exposition

Salles pour les soupers

Espace cocktail ou 5à7

Salles pour les dîners

Salles pour les déjeuners

Salles pour les réunions

Salles pour activités

Salles de formations, d’ateliers ou de conférences

Aire d’accueil

Quartier général

Catégorie

Nom de la salle

Évaluation des besoins de salles et d’espace Disposition

Nombre de participants

Annexes : outils de planification 163

164

L’organisation d’un événement : guide pratique

ANNEXE C DISPOSITIONS DE SALLE Nom

Disposition

Utilisation, avantages et conseils

Style théâtre

w Pour écouter une conférence ou un discours sans avoir à prendre de notes.

Scène à l’avant avec des rangées de chaises.

w Pour regarder une présentation visuelle. w Permet de maximiser la capacité de sièges dans une salle. ou

w Décaler légèrement les sièges entre chacune des rangées pour permettre une meilleure visibilité. w Pour une estimation rapide, calculer environ 2 pi2 par personne. w Idéalement, laisser une distance de 2′ entre chaque rangée de sièges et de 3″ entre chacune des chaises. w Insérer des allées afin de faciliter la circulation.

Style école Scène à l’avant avec rangées de tables rectangulaires et de chaises.

w Pour écouter une conférence ou un discours ou regarder une présentation visuelle. w Permet de prendre des notes, de consulter des documents, d’utiliser un ordinateur ou de déposer du matériel sur les tables (pichets d’eau, verres, crayons, papier, bonbons). w Confortable pour de longues présentations. w Possibilité d’utiliser des tables de 6′ × 18″, 24″ ou de 30″ de profondeur (2 à 3 personnes) ou de 8′ × 30″ de profondeur (3 à 4 personnes). w Laisser au maximum 3’ entre chacune des rangées de tables. w Insérer des allées afin de faciliter la circulation.

Style banquet Scène à l’avant avec rangées de tables rondes et chaises.

w Utilisé surtout pour des repas, mais également pour des ateliers de table ronde. w Favorise l’interaction. w Possibilité d’utiliser des tables de 60″ (8 à 10 personnes) ou 72″ (10 à 12 personnes) de diamètre. w Laisser de 4,5′ à 5′ entre chacune des tables.

Annexes : outils de planification

Style demilune ou croissant Scène à l’avant avec rangées de tables rondes (utilisées à la ½ ou au ¾) et chaises.

Style cocktail ou bistro Tables hautes avec utilisation facultative de tabourets.

165

w Utilisé surtout pour un repas suivi d’une session de travail avec conférence, discours ou présentation visuelle et prise de notes ou consultation de document. w Favorise l’interaction. w Tables utilisées à la ½ ou au ¾ (les chaises faisant dos à la scène sont enlevées). w Tables de 60″ (5 à 7 personnes), ou 72″ (7 à 9 personnes) de diamètre. w Utilisé principalement lors de cocktail ou de 5 à 7. w Permet de déposer des verres et des plats de grignotines. w Utilisation de tables hautes (30″ de diamètre × 42″ de hauteur) et de tabourets avec ou sans dossier. w Si vous utilisez des tabourets, calculez assez de sièges pour asseoir de 25 à 30 % des participants.

Style conférence

w Surtout utilisé lors de réunion de moins de 30 personnes.

Style T

w Style U utilisé avec la participation d’un conférencier ou une présentation visuelle. w Favorise l’interaction. w Permet de servir un repas.

Style O ou carré ouvert

w Permet de prendre des notes ou d’utiliser un ordinateur.

Style U

Piste de danse

w Calculez environ 2 à 4 pi2 par personne et considérez en moyenne qu’une personne sur deux dansera.

166

Kiosque

L’organisation d’un événement : guide pratique

w Utilisé surtout lors d’exposition ou de salon. w Un kiosque mesure habituellement 8′ × 10′ ou 10′ × 10′. w Pour une évaluation rapide de l’espace nécessaire, évaluer le nombre de kiosques × largeur d’un kiosque × profondeur d’un kiosque × 2 = nombre de pi2 nécessaires (ne pas oublier d’ajouter l’espace nécessaire pour la restauration, l’accueil, etc.). P. ex., 10 kiosques × 10′ de largeur × 10′ de profondeur × 2 = 2 000 pi2.

Annexes : outils de planification

167

ANNEXE D ÉCHÉANCIER PRÉLIMINAIRE Échéancier préliminaire Étapes Première rencontre de production avec les dirigeants pour déterminer l’orientation, les objectifs et le public cible de l’événement. Mise sur pied du plan préliminaire, contenu sommaire – besoins primaires et secondaires, durée, choix d’une date, d’une liste de sites potentiels, choix du personnel de gestion et d’opération. Réalisation de l’échéancier et du budget préliminaire. Approbation du projet par les dirigeants. Établissement du contenu détaillé de l’événement – plan d’implantation et de production. Visite des sites potentiels + salles. Approbation du plan d’implantation par les dirigeants. Signature du contrat avec l’emplacement choisi. Négociations des commandites et recherche de financement. Évaluation du matériel et formulaires informatiques nécessaires (p. ex. site Web). Envoi des invitations et du formulaire de réservation aux participants et aux fournisseurs ou début de la publicité/ promotion de l’événement. Date limite des inscriptions. Mise sur pied de la liste d’hébergement. Confirmation des salles, des dispositions et du nombre de personnes. Négociation des contrats d’animation (conférenciers, artistes, groupes musicaux, activités, etc.). Négociation des contrats avec les différents fournisseurs (audiovisuel, traiteur, décor, équipement, agents de sécurité, etc.). Choix des menus. Production du matériel imprimé (affichage sur place, programme, etc.). Réalisation et achat des accessoires (objets promotionnels, trophées, prix à gagner, etc.). Rédaction des discours et montage des présentations PPT. Montage. Événement. Démontage. Analyse des résultats, compilation des données. Réalisation du bilan de l’événement.

Date

Responsable

168

L’organisation d’un événement : guide pratique

ANNEXE E BUDGET PROVISOIRE Budget provisoire Revenus Frais d’inscription ou d’entrée Location de kiosques Inscriptions pour activités supplémentaires Vente de produits dérivés Exploitation de concessions Collectes de fonds Commandites Financement (secteur privé et public) Total des revenus

0$ Dépenses

Location d’emplacement, de salles ou d’espaces Frais de participation Aménagement des kiosques Hébergement Restauration Conférenciers, formateurs, animateurs Activités Animation, divertissement, musique Audiovisuel Électricité Matériel d’inscription et d’identification des participants Matériel de communication (papeterie, publicité, promotion) Conception graphique Impression (matériel imprimé) Concours, cadeaux, tirages, trophées Informatique et communication (site Web) Enregistrement, webdiffusion, webconférences Compilation et gestion des données Montage PowerPoint Sondages Personnel spécialisé (rédaction, agent de sécurité) Main-d’œuvre et frais de déplacement

Annexes : outils de planification

169

Services et équipements spécialisés (besoins électriques, structures, tentes, interprète) Décor Papeterie et objets promotionnels, produits dérivés Transports, entreposage, livraisons, stationnements Entretien/recyclage Frais divers (assurances) Produits de l’entreprise Total des dépenses

0$

Total global

0$

170

L’organisation d’un événement : guide pratique

ANNEXE F BESOINS POUR ATELIERS, CONFÉRENCES ET FORMATIONS Besoins pour ateliers, conférences et formations Événement : Endroit : Salle : Date et heure : Profil et nombre de participants : Conférencier : Titre de la conférence : Texte d’introduction du conférencier et de la conférence : Date et heure d’arrivée sur le site : No de cellulaire : Tarif demandé : Kilométrage : Mode de paiement/dépôts : Date et heure de la répétition ou vérification de la présentation : Logiciel utilisé pour la présentation : PowerPoint ® KeyNote ® Version : _____ Autre : ___________________ J’utiliserai mon propre ordinateur : PC ®

Mac ®

J’utiliserai l’ordinateur PC sur place et fournirai ma présentation sur : CD ®

DVD ®

Clé USB ®

La disposition de salle idéale serait : École (table et chaises) ® Théâtre (chaises) ® Atelier (tables rondes) ® J’aimerais utiliser : Micro cravate ® Micro casque ® Micro main ® Besoins : Écran ® Projecteur ® Lecteur MP3, WAV, AVI, etc. ® Musique sur CD ® Rétroprojecteur (acétates) ® Impression de documentation ® Dist. de documents imprimés ® Interaction avec le public ® Agent de sécurité ® Vente de livre/CD ® Autres : ______________________

Micro sur podium ® Podium ® Table ® Connexion Internet ® Tableau blanc ® Hébergement ® Repas ® Loge ® Moniteur ® Télésouffleur ® Je descendrai dans la salle ® Prise de notes ® Séance photos/autographes ®

Nous aurons besoin d’une copie de votre présentation pour fins de vérification de son contenu. S.V.P. la faire parvenir par courriel à XXX avant le XXX.

Annexes : outils de planification

171

ANNEXE G DEMANDE DE SOUMISSION Demande de soumission Vos coordonnées Coordonnées du soumissionnaire Nom de l’entreprise : Nom de l’entreprise : Adresse, no de téléphone, courriel : Adresse, no de téléphone, courriel : Personne-ressource : Personne-ressource : Numéro de téléphone d’urgence : Numéro de téléphone d’urgence : Date : Révisé : Événement Nom : Lieu (incluant l’adresse) : Salle : Date : Heure d’ouverture et de fermeture : Nombre de participants : Description de l’événement Mission et objectifs : Brève description : Profil des participants : Historique 2008 : 2007 : 2006 : Détail des éléments qui doivent être inclus dans la soumission (Sélection d’une section de 1 à 9 selon le type de fournisseur). Estimation des coûts et frais supplémentaires à prévoir : Assurances requises : Termes de paiement, dépôts demandés et termes d’annulation : Date de fondation de l’entreprise : Références de clients qui ont déjà utilisé vos services : Date limite pour recevoir la soumission : 1) Kiosques d’exposition, structures, tentes, etc. Date et heure du montage (installation) et du démontage : Nom de la salle ou espace utilisé : Dimensions de la salle et hauteur des plafonds : Plan de salle : Grandeur (kiosques 8’ x 10’ ou 10’ x 10’, tables) : Nombre de kiosques (clé en main et spéciaux) : Modèles et contenu (tables, chaises, comptoirs, tablettes, etc.) : Fournir photo des différents modèles : Prix avant l’exposition et prix de dernière minute : Besoin d’identification : Kiosques spéciaux (accueil, information, etc.) : Camouflage (rideaux) : Éclairage et électricité : Tapis : Frais de main-d’œuvre (taux horaire, nombre d’heures minimal, politique d’heures supplémentaires) : Entretien/ménage : Transport entre quai de chargement et kiosque :

172

L’organisation d’un événement : guide pratique

2) Animation, musiciens (orchestre) ou artiste Date : Heure (durée) : Lieu (salle) : Heure de l’installation technique et du démontage : Heure de la répétition : Nombre de participants estimé : Disposition de la salle suggérée : Besoins techniques : Grandeur de scène minimale : Nombre de personnes sur la scène : Besoins particuliers (loge, miroir, sécurité, plancher de danse, etc.) : Tarif de l’animateur, de l’artiste, du musicien ou de l’orchestre : Invité secret ou annoncé : Texte d’introduction et photo : Technicien nécessaire ou votre propre technicien : Transport, repas, hébergement demandé : 3) Audiovisuel Description de l’activité : Date : Heure (durée) : Lieu (salle) : Disposition de la salle suggérée : Heure de l’installation technique et du démontage : Heure de la répétition : Nombre de participants estimé : Grandeur de la scène et hauteur du plafond : Besoins techniques (écran, projecteur, micro, système de son, éclairage, régie, présentation PowerPoint, captation webdiffusion, etc.) : Besoin de techniciens (montage, répétition, opération, démontage) : Besoins particuliers : Frais de main-d’œuvre (taux horaire, nombre d’heures minimal, politique d’heures supplémentaires) : Date et heure de livraison et de ramassage : Transport, hébergement et repas : 4) Décor Date : Heure (durée) : Lieu (salle) : Description de l’activité : Heure de l’installation et du démontage : Nombre de participants estimé : Disposition de la salle suggérée + plan de salle : Besoins (nappe, centre de table, etc.) : Nombre de tables : Grandeur des tables, nombre de personnes par table : Grandeur de la scène : Hauteur du plafond : Photos des éléments suggérés : Besoins particuliers : Tarif : Frais de main-d’œuvre (taux horaire, nombre d’heures minimal, politique d’heures supplémentaires) : Date et heure de livraison et de ramassage : Transport, repas, hébergement :

Annexes : outils de planification

5) Transport Date du départ : Heure du départ : Lieu du départ : Date de l’arrivée : Heure de l’arrivée : Lieu de l’arrivée : Nombre de personnes prévu : Maximum de participants par véhicule : Nombre de véhicules nécessaires : Nombre de déplacements : Fréquence : Véhicules restent sur place ou non : Besoin (autobus, limousine, navettes, etc.) : Besoin d’équipement spécifique (télévision, toilettes, etc.) : Pourboire au chauffeur inclus ou non : Nom et numéro de téléphone des cellulaires des chauffeurs : 6) Personnel spécialisé (rédacteur, spécialiste de relations publiques, etc.) Besoin : Langue : Durée du discours ou espace alloué : Description du support (dépliant, lettre, etc.) : Médias ciblés : Documents déjà produits ci-joints : Support sur lequel le travail sera effectué (Word, PowerPoint, etc.) : Taux horaire ou forfait : Révisions incluses ou non : Nombre d’heures évaluées : Date d’envoi de l’information (contenu) : Date de réception de la première épreuve : Date de remise du document final : 7) Matériel imprimé (papeterie, affichage, etc.) Nature de la pièce : Format ouvert : Format fermé : Quantité : Autre (numérotation, plis, volets, perforation, laminage, etc.) : Nombre de couleurs : Surface d’impression (recto, recto verso, etc.) : Langue (français, bilingue, etc.) : Nombre de versions : Matériel (papier, carton, bannière, etc.) : Support du matériel fourni (PDF, EPS, InDesign, etc.) : Date d’envoi du matériel pour impression : Date de l’approbation de l’épreuve : Date de réception du matériel imprimé : Emballage :

173

174

L’organisation d’un événement : guide pratique

8) Cadeaux, objets promotionnels Nature de la pièce : Couleurs et modèles choisis : Quantité par lot (modèle et couleur) : Nature de l’impression requise (imprimé, brodé, plaque, etc.) : Grandeur maximale de la zone d’impression : Endroit de l’impression : Nombre de couleurs de l’élément à imprimer : Besoin de l’élément à imprimer sous quel support (JPEG, EPS, etc.) : Date d’envoi du matériel pour impression : Date de l’approbation de l’épreuve : Date de réception de la pièce imprimée : Nature de l’emballage (boîte, sac, etc.) : Endroit de livraison : Date de livraison : Frais de transport : 9) Activité Nature de l’activité : Date du départ : Heure du départ : Lieu du départ : Date de l’arrivée : Heure de l’arrivée : Lieu de l’arrivée : Endroit où aura lieu l’activité : Durée de l’activité : Nombre de personnes prévu : Maximum de participants par groupe/activité : Tarif par personne : Besoin d’un accompagnateur et frais : Information à transmettre aux participants (formulaire à remplir, habillement, etc.) : Transport – Nombre de véhicules nécessaires : Nombre de déplacements : Fréquence : Véhicules restent sur place ou non : Besoin (autobus, limousine, navettes, etc.) : Besoin d’équipement spécifique (télévision, toilettes, etc.) : Pourboire au chauffeur inclus ou non : Nom et numéro de téléphone des cellulaires des chauffeurs :

Annexes : outils de planification

175

ANNEXE H EXEMPLE D’UNE LISTE DES TÂCHES Liste des tâches (événement récurrent) CONGRÈS Hôtel ZZZ 2 et 3 octobre Tâches

Début conception

Date limite

Responsable

Choix de la date et de l’hôtel et approbation des dirigeants

1½ an avant l’événement

CM/DP

Première réunion de planification Révision des besoins, de l’horaire et du budget

Début janvier

15 janvier

CM/NL/LB

Mise à jour de l’échéancier

Mi-janvier

30 janvier

LB

Visite de l’hôtel

Mi-janvier

30 janvier

LB/CM

Choix de l’orchestre pour la soirée gala

Mi-janvier

Mi-avril

CM/NL/LB

Choix des sujets de conférences

Mi-janvier

Mi-avril

CM/NL/LB

Sélection d’activité aux participants

Mi-janvier

Mi-avril

Approbation des activités, animation et conférences par la direction

Mi-avril

Début mai

CM/DP

Négociation des commandites

Mi-avril

Début mai

CM

Révision de la papeterie

Mi-avril

Début mai

NL

Conception de la pochette et du formulaire d’inscription pour le Congrès

Mi-avril

Début mai

LB/NL

Choix de la décoration – nappes, couvre-chaises et centres de table

Début mai

Mi-juin

CM/NL/LB

Approbation du premier envoi par les dirigeants

Mi-mai

Envoi début juin CM/DP

Envoi de la première pochette d’information – sollicitation inscriptions

Début juin

10 juin

NL

Choix du cadeau aux chambres

Début juin

4 juillet

CM/NL/LB

Date limite des inscriptions

10 juillet

10 juillet

176

L’organisation d’un événement : guide pratique

ANNEXE I EXEMPLE DE SCÉNARIO Scénario de la journée Réunion annuelle Mercredi 13 septembre, de 10 h à 11 h 30 Hôtel ABC – salle Tremblay Heure

Activité

12 septembre Montage de la salle.

Personnel impliqué Compagnie audiovisuel, Hôtel ABC, Lyne.

Commentaires Scène – 5 tables côte à côte, nappées et jupées (blanc) et 10 chaises. Micro sur table (1 par 2 personnes). Écran et projection avant, système de son. Salle – 15 tables et 90 chaises (6 chaises par table). Disposition style demi-lune. 2 micros sur pied dans l’assistance (voir plan).

13 septembre Déjeuner pour 7h l’équipe technique.

Hôtel : Installer près de la table de régie et enlever à 9 h 30.

Café, croissants et muffins pour 10 personnes.

8h Accueil

Arrivée et installation du personnel d’accueil pour l’inscription des invités.

Suzanne, Nicole, Guylaine, Carole et Sophie.

Inscription 2 tables nappées et jupées (blanc), 5 chaises et affiche de bienvenue (voir plan).

Arrivée de l’équipe interne.

Équipe interne, Simon, Sylvie.

Impression de cocardes 1 table pour ordinateur et imprimante, 2 chaises, rallonges, 1 ordinateur portatif, 1 imprimante et barre d’alimentation multiple (Simon). Mettre les feuilles de notes et les crayons avec logo sur les tables dans la salle (Sylvie) + cartons « Réservé » sur les tables pour l’équipe interne. Apporter : cocardes, feuilles de notes, pochettes, crayons, surligneurs, trousse de survie, affichage, liste des invités, 1 chevalet.

Annexes : outils de planification

177

ANNEXE J INVENTAIRE DE LA « TROUSSE DE SURVIE » Trousse de survie Adhésif en aérosol

Nettoyant à vitre

Agrafes

Pinces universelles

Aiguisoir

Pansements

Attaches à ressort (pour suspendre le matériel)

Paquet de cartons à notes

Balai

Paquet de pince-notes

Bâtonnets de colle chaude

Pistolet à colle chaude

Piles AA

Planchettes pour écrire

Piles AAA

Poinçon

Bloc d’alimentation à prises multiples

Porte-poussière

Blocs-notes

Post-it – grands, moyens et petits

Agrafeuse

Punaises

Cadenas

Rallonge électrique

Calculatrice

Rasoirs

Chemises de carton

Règle

Ciseaux

Rouleau de corde jaune

Clé USB

Ruban adhésif d’emballage (Duck Tape)

Clous

Rouleau essuie-tout

Crochets pour tablettes

Ruban adhésif double face

Crayons à mine et stylos

Ruban adhésif isolant

Crochets 12″, 6″ et 4″

Ruban à mesurer

Désagrafeuse

Ruban adhésif grand et petit format

Désinfectant à mains

Sacs Ziploc géants et sandwichs

Gommes à effacer

Surligneurs

Élastiques

Tide-to-go

Enveloppes de divers formats

Tie Wrap grands, moyens et petits

Pinces à linge

Tournevis multi-usage

Étui à crayons

Trombones

Exacto – petit et gros format

Trousse de couture

Ficelle

Tube de colle Contact

Fil de pêche

Tylenol

Pâte à coller bleue

Velcro mâle et femelle

Lampe de poche

Vis

Correcteur liquide

Autres

Marqueurs à pointes large et fine Marteau

178

L’organisation d’un événement : guide pratique

ANNEXE K LISTE DU « MATÉRIEL À NE PAS OUBLIER » Matériel à ne pas oublier Affichage Appareil photo Bluetooth Bouchons pour les oreilles (pour un sommeil récupérateur) Cadeaux Pochettes à remettre Carte de crédit Cartes professionnelles Cellulaire Chèques à remettre sur place Stylo avec cordon Copie des contrats Copie des présentations PPT Copie des visuels du matériel imprimé (s’ils ne peuvent pas être vérifiés à l’avance) Copie du contrat d’assurances Scénario de l’événement Étui à cellulaire Grignotines Horaire des livraisons Liste d’hébergement Liste des numéros de téléphone d’urgence (fournisseurs et équipe interne) Lunettes Matériel de bureau (crayon, etc.) Matériel pour inscription Matériel promotionnel imprimé Menus Monnaie pour les pourboires Objets promotionnels Produits pour verres de contact Plan d’aménagement Plan des tables Recharge pour cellulaire

Cochez

Annexes : outils de planification

Souliers confortables Trousse de cosmétiques Trousse de premiers soins Trousse de survie Tylénol ou aspirines Visine pour les yeux Autres

179

180

L’organisation d’un événement : guide pratique

ANNEXE L BILAN DE L’ÉVÉNEMENT Bilan de l’événement Brève description de l’événement Déploiement ou exploitation sur le site Horaire – liste des activités et des intervenants Données sur l’hébergement, la restauration et les présences aux activités Éléments de communication et résultats Commentaires des équipes impliquées Résumé des sondages Évaluation de l’atteinte des objectifs Résumé de l’exercice financier Recommandations Conclusion Annexe et photos

Cochez

SITES INTERNET DE RÉFÉRENCE

Formation <www.ithq.qc.ca/fr/index.php> <www.college-merici.qc.ca> <www3.lacitec.on.ca> <www.gestionyvesrenaud.qc.ca> <www.formation-ifp.com> <www.institutdelevenement.com> <www.zoomacademie.com>

Institut du tourisme et de l’hôtellerie Collège Merici La Cité collégiale Gestion Yves Renaud Institut de formation professionnelle Institut de l’événement Zoom Académie

Salles et hébergement <www.congres.com> <www.ahgm.org> <www.hotelleriechampetre.com> <www.sparelaissante.com> <www.atrassociees.com> <www.bonjourquebec.com> <www.quebecreservation.com> <www.sepaq.com> <www.1001-evenements.com> <www.accesgolf.com> <www.infogolfquebec.com>

Association des bureaux de congrès du Québec Association des hôtels du grand Montréal Hôtellerie champêtre – Auberges et hôtels du Québec Spas et relais santé du Québec Associations touristiques régionales Site touristique officiel du gouvernement du Québec Hébergement au Québec Société des établissements de plein air du Québec Répertoire de salles et de services de divertissement Accès golf – La référence du golfeur au Québec Info golf Québec – La référence du golf au Québec

Associations <www.amrq.com> <www.apeq.org> <www.capicmontreal.ca> <www.conventionindustry.org> <www.festivals.qc.ca> <www.remi.qc.ca>

Association du marketing relationnel Association des professionnels en exposition du Québec Association canadienne des photographes et illustrateurs en communication Convention Industry Council Festivals et Événements au Québec Regroupement des événements majeurs internationaux

182

<www.ifea.com> <www.isesmontreal.com> <www.mpimontreal.com> <www.pcma.org> <www.racj.gouv.qc.ca> <www.mapaq.gouv.qc.ca/fr/accueil> <www.uniondesartistes.com> <www.socan.ca> <www.gmmq.com> <www.aipc-mtl-iabc.com> <www.aapq.ca> <www.sqrp.org> <www.acrpq.com> <www.ampq.com> <www.guideorganisateur.com> <www.fcabq.org> <www.cmpq.qc.ca>

L’organisation d’un événement : guide pratique

International Festival and Event Association International Special Events Society Meeting Professionals International Professional Convention Management Association Régie des alcools, des courses et des jeux Ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation Union des artistes SOCAN Guilde des musiciens/musiciennes du Québec Association internationale des professionnels de la communication Association des agences de publicité du Québec Société québécoise de la rédaction professionnelle Alliance des cabinets de relations publiques du Québec Annuaire des médias et de la publicité au Québec L’organisateur d’événements du Québec Fédération des centres d’action bénévole du Québec Corporation des maîtres photographes du Québec

Conférenciers <www.orizon.ca> <www.formatout.com>* <www.institutcanadien.com>* <www.pierregravel.com>

Bureau de conférenciers Orizon Formatout L’Institut canadien Pierre Gravel International

Décor <www.locationgervais.com> <www.decorumquebec.com> <www.celebrationsgroup.com> <www.luxerentals.ca> <www.superiorstudio.com> <www.assingo.com>* <www.jdinternational.net> <www.ediblearrangements.ca> <www.magiclight.net>

Locations Gervais Décorum, décors d’événements Célébration – Location d’équipement pour événements spéciaux Luxe locations Studio spécialités Assingo – décor d’événements JD International Edible Arrangements Lumière magique

<www.guideevenement.com> <www.experient-inc.com>* <www.pch.gc.ca> <www.leplanificateur.ca> <www2.infopresse.com> <www.sja.ca>* <www.coderouge.ca>* <www.badgepro.com>* <<www.pcnametag.com> <www.qvc.qc.ca>* <www.eventsandco.com>* <www.regonline.com>* <www.mailchimp.com> <www.securitekolossal.com>* <www.spvm.qc.ca/fr/>* <www.cabm.net>* <www.benevolat.gouv.qc.ca>* <www.pierregravel.com> <www.equipespectra.ca>* <www.productionscr.com> <www.justepourrire.com>* <www.latulippe.ca>* <www.samajam.biz>* <www.pontoncostumes.com> <www.johnnybrowninc.com> <www.orchestrer.com> <www.paulchacra.com> <www.avwtelav.com>

Références diverses Site de Lyne Branchaud Experient Patrimoine canadien Le Planificateur Info-Presse Ambulance St-Jean Croix-Rouge Badgepro PCnametags QVC – Inscript Events and Co Regonline MailChimp Sécurité Kolossal Service de police de la ville Centre d’action bénévole Réseau de l’action bénévole Pierre Gravel International Équipe Spectra Les productions CR Juste pour rire Latulippe Team building Groupe Samajam Joseph Ponton costumes Accessoires Johnny Brown Momentum Animation Paul Chacra TELAV

Auteure et formatrice Site de références – événements Site de références – protocole Revue spécialisée Revue spécialisée Premiers soins Premiers soins Matériel d’inscription Matériel d’inscription Gestion d’nscription, base de données Gestion d’inscriptions, base de données Gestion d’inscriptions Emailing Sécurité Sécurité de Montréal Bénévolat de Montréal Bénévolat du Québec Agence d’artistes Agence d’artistes Agence d’artistes Agence d’artistes Consolidation d’équipe événementiel Consolidation d’équipe Location de costumes Location de costumes Audiovisuel Audiovisuel Audiovisuel

Sites de référence sur Internet 183

<www.sanivac.ca>* <www.rcienvironnement.com>* <www.toilettequebec.com>* <www.surveymonkey.com> <www.questionpro.com>* <www.onetruemedia.com> <www.uniprix.com/bienvenue /photo/boutique.php> <www.vistaprint.com> <www.conceptsjohanneleblanc.com>* <www.pubdistillerie.com> <www.agnusdei.ca> <www.cornelliertraiteur.com>* <www.francisbeaulieutraiteur.com>* <www.apolloglobe.com>* <www.auxplaisirsdebacchus.com> <www.saq.com> <www.kloda.com/divertissement/ accueil.html> <www.sporteque.com> <www.proludik.com>* <www.quebec511.gouv.qc.ca> <www.tableedeschefs.org> <www.lipso.com>*

<www.avtec.ca>* <www.solotech.ca>* <www.duocom.ca> <www.echologique.ca> <www.rqfe.org>* Toilettes portatives Toilettes portatives Toilettes portatives Sondages en ligne Sondages en ligne Montages photos Montages photo Papeterie Animation Animation (cocktails, flairs) Traiteur Traiteur Traiteur Traiteur Vin Vin Jeux gonflables Jeux gonflables Jeux gonflables État du réseau routier en direct Redistribution de surplus alimentaires Solutions de technologie mobile

Uniprix VistaPrint Concepts Johanne Leblanc La Distillerie Agnus Dei Denise Cornelier Francis Beaulieu Apollo Aux plaisirs de Bacchus Société des alcools du Québec Kloda Amusements sportèque Proludik Info-Transport La tablée des chefs LIPSO

Audiovisuel Audiovisuel Audiovisuel Événements verts Événements verts

AVTEC Solotech Duocom Consortium Echo-Logique Réseau québécois des femmes en environnement Sanivac RCI Environnement Toilettes Québec Survey Monkey Question Pro One True Media

184 L’organisation d’un événement : guide pratique

JPDL Destination Management Tourisme Montréal Aptika Organisation et planification d’événements

Agence de tourisme réceptif Industrie touristique montréalaise Inscription/Sécurité Blogue sur la planification d’événements

*Entreprises avec lesquelles je n’ai pas encore travaillé, mais reconnues dans le milieu. À titre indicatif seulement.

<www.jpdl.com> <www.tourisme-montreal.org> <www.aptika.com>* <www.lesblogues.com/guideevenement>

Sites de référence sur Internet 185

BIBLIOGRAPHIE

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Dans la même collection Gérer une revue de presse Lise Chartier 2005, ISBN 2-7605-1343-2, 196 pages

La communication des risques Un nouveau défi Danielle Maisonneuve (dir.) 2005, ISBN 2-7605-1339-4, 204 pages

Gérer son projet en sciences humaines et au quotidien Yves Théoret 2004, ISBN 2-7605-1262-2, 156 pages

Les relations publiques Le syndrome de la cage de Faraday Danielle Maisonneuve 2004, ISBN 2-7605-1299-1, 332 pages

Des campagnes de communications réussies 43 études de cas primées Marianne Kugler 2004, ISBN 2-7605-1165-0, 304 pages

L’écriture de presse Violette Naville-Morin Réédition dirigée par Lise Chartier 2003, ISBN 2-7605-1211-8, 186 pages

Les relations publiques dans une société en mouvance – 3e édition Danielle Maisonneuve, Jean-François Lamarche et Yves St-Amand 2003, ISBN 2-7605-1217-7, 428 pages

Mesurer l’insaisissable Méthode d’analyse du discours de presse pour les communicateurs Lise Chartier 2003, ISBN 2-7605-1220-7, 280 pages

Un monde sans fil Les promesses des mobiles à l’ère de la convergence Magda Fusaro 2002, ISBN 2-7605-1183-9, 258 pages

Comme on fait son lead, on écrit Antoine Char 2002, ISBN 2-7605-1155-3, 218 pages

Le commerce électronique Y a-t-il un modèle québécois ? Jean-Paul Lafrance et Pierre Brouillard 2002, ISBN 2-7605-1154-5, 310 pages

Communications en temps de crise Danielle Maisonneuve, Catherine Saouter et Antoine Char (dir.) 1999, ISBN 2-7605-1028-X, 410 pages

La guerre mondiale de l’information Antoine Char 1999, ISBN 2-7605-1029-8, 168 pages