Microsoft Office XP GERMAN

Microsoft Office XP Das bhv Taschenbuch

© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Reinhard Prepeneit

Microsoft Office XP Das bhv Taschenbuch

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Die Informationen im vorliegenden Buch werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen sowie Material auf dem beiliegenden Datenträger wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verleger und Herausgeber dankbar.

Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Buch und auf der beiliegenden CD gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Dieses Buch wurde der Umwelt zuliebe auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt.

Copyright © 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Landsberg Novesiastraße 60 D – 41564 Kaarst www.vmi-Buch.de 1. Auflage 05 04 03 02 01 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 ISBN 3-8266-8108-8 Printed in Germany

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Inhaltsverzeichnis

5

Inhaltsverzeichnis Vorwort

Teil I: Installation und erste Schritte

17

19

1

Konzeption dieses Buches

21

2

Windows – das Betriebssystem

25

Aufbau dieses Buches Teil I: Installation und erste Schritte Teil II: Techniken und Praxis Teil III: Know-how für Fortgeschrittene Teil IV: Tipps, Tricks und Tuning Teil V: Anhang Symbole und Schreibweisen Symbole Schreibweisen Buch-CD Was ist ein Betriebssystem? Welche Versionen von Windows gibt es? Alternativen zu Windows Der Windows-Bildschirm Der Desktop Die Task-Leiste Programme aufrufen Verknüpfung erstellen Standard-Symbole auf dem Desktop Der Papierkorb Der Arbeitsplatz Eigene Dateien Internet Explorer Netzwerkumgebung

21 21 22 22 22 23 23 23 23 24

25 26 26 27 28 28 29 30 31 31 33 33 34 34

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6

Inhaltsverzeichnis

3

Installation von Microsoft Office XP

35

4

Der Explorer

39

5

Anwendung der Fenstertechnik

63

6

Dokumente öffnen und schließen

67

Markieren Ordnerverwaltung Ordner anlegen Ordner umbenennen Ordner kopieren Ordner verschieben Ordner löschen Verwaltung von Dateien Dateien kopieren Dateien löschen Dateien verschieben Dateien umbenennen Dateieigenschaften Dateien suchen Fenstergröße und -position Minimieren Verkleinern Vollbild Fenster schließen Arbeiten mit mehreren Fenstern

Laden eines vorhandenen Dokuments Das Öffnen-Symbol Menü-Befehl Öffnen History-Liste Öffnen aus dem Aufgabenbereich Die Tastatur-Methode Weitere Möglichkeiten zum Öffnen Speichern eines Dokuments Das Speichern-Symbol Speichern / Speichern unter Die Tastatur-Methode Dateien überschreiben Dokumente schließen

40 42 42 43 44 47 50 51 51 53 54 56 58 60

63 63 64 64 64 65 67 68 71 72 72 73 73 73 74 78 78 78 79

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Inhaltsverzeichnis

Teil II: Techniken und Praxis

7

81

7

Den ersten Brief mit Word erstellen

8

Bewegen von Text und Markieren von Textteilen 93 Bewegen im Text Markieren mit der Tastatur Markieren mit der Maus Spaltenmarkierung Mehrfachmarkierung Hinweise zum Markieren und Einstellungen

93 94 95 96 96 97

9

Formatieren und Gestalten

99

10

Ansichten Texteingabe und -änderung Die nicht druckbaren Zeichen Eingabe beginnen Text eintragen

Zeichenformatierung Schriftart festlegen Schriftgröße festlegen Schriftschnitt bestimmen Sonstige Texteigenschaften zuordnen Absatzformatierung Absatzausrichtung Zeilenabstand Seitenformatierung

Nützliche Hilfsmittel

Rechtschreibprüfung AutoKorrektur Silbentrennung Silbentrennung über Tastatur Aktionen rückgängig machen Silbentrennung über Menübefehl AutoText Thesaurus Übersetzungen

83 83 86 86 89 89

99 99 101 103 104 108 108 109 111

117

117 122 125 125 126 127 129 131 132

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8

Inhaltsverzeichnis

11

12

13

Kopieren, Verschieben, Suchen & Ersetzen

135

Ausdrucken der Ergebnisse

147

Rechnen mit Excel

155

Kopieren Kopieren innerhalb eines Dokuments Kopieren zwischen zwei Dokumenten Verschieben Verschieben innerhalb eines Dokuments Verschieben zwischen zwei Dokumenten Suchen & Ersetzen Installieren des Druckers Druckvorschau Start des Ausdrucks

Der Excel-Startbildschirm Aufbau einer Arbeitsmappe Namen der Tabellen Bewegen in einer Excel-Tabelle Zellen mit Inhalten füllen Gestalten der Oberfläche Verschieben der Symbolleisten Größen-Einstellung der Tabelle Rechnen mit den Grundrechenarten Addition Subtraktion Multiplikation Division Vorrangregeln Klammersetzung Speichern eines Dokuments Das Speichern-Symbol Speicher-Optionen Speichern / Speichern unter

135 135 140 140 140 143 143 147 149 150

155 156 157 158 161 162 162 163 165 166 167 167 168 168 168 169 170 171 173

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Inhaltsverzeichnis

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15

9

Gestalten einer Tabelle

175

Anzeigen und Drucken

195

Markieren Einzelne Zellen markieren Eine ganze Spalte oder Zeile markieren Mehrfachmarkierung Markieren der gesamten Tabelle Markieren mit der Tastatur Formatieren der Zellen Zahlenformate Hintergrundfarbe von Zellen Zellrahmen Schriftarten und -größen Auszeichnungen Ausrichtung Gestalten der kompletten Tabelle Spaltenbreite und Zeilenhöhe Festlegen der generellen Schriftart und Schriftgröße Tabellen anzeigen Die Normalansicht Ganzer Bildschirm Die Seitenumbruchvorschau Die Zoomfunktion Die Seitenansicht Tabellen ausdrucken Festlegen und Aufheben des Druckbereichs Seite einrichten Papierformat Seitenränder Kopf-/Fußzeile Tabelle Das Fenster Drucken

175 175 176 176 177 177 178 178 181 183 187 188 189 189 190 193 195 195 196 197 200 202 203 203 205 205 206 207 209 211

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10

Inhaltsverzeichnis

16

17

18

19

Erstellen einer Access-Datenbank

213

Daten mit Abfragen analysieren

249

Anzeige und Ausdruck der Datenbank

307

Darstellen von Informationen in einer Präsentation

325

Was ist eine Datenbank? Definition einer Datenbank in Access Erstellen einer individuellen Tabelle Dateneingabe Eintragen von neuen Datensätzen Verändern der Spaltenbreiten und -bezeichnungen Datensätze suchen, bearbeiten und löschen Neueingabe von Datensätzen Bearbeiten von Datensätzen Sortieren der Tabelle Suchen in einer Tabelle Selektieren von Ergebnissen mit Abfragen Erstellen von Abfragen Abfragen aus einer einzigen Tabelle Verknüpfen von Tabellen Datensätze selektieren Eine Abfrage mit dem Assistenten erstellen Anzeigen von Access-Daten Drucken von Access-Daten Erstellen eines Standard-Berichts

Möglichkeiten von PowerPoint Erzeugen einer neuen Präsentation Änderungen in Textfeldern Ändern des Wortlautes Ändern von Ort und Größe Schriftart und -größe festlegen Folien einfügen, löschen und verschieben Folien einfügen Folien löschen Folien verschieben Folien kopieren

213 215 223 239 240 241 245 246 247 247 247

249 249 250 265 274 303

307 309 312

325 327 334 334 335 336 337 337 343 343 345

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Inhaltsverzeichnis

Ansichten in PowerPoint Die Normal-Ansicht Die Foliensortierung Notizenseite Starten der Bildschirmpräsentation

20

21

23

346 347 348 350 351

Gestalten einer Folie

353

Die Verwaltung der täglichen Arbeit mit Outlook

383

Outlook als E-Mail Client einrichten

409

E-Mails versenden und empfangen

421

Erstellen von Zeichnungsobjekten Zeichnen von Objekten Markieren von Objekten Färben der gezeichneten Objekte Festlegen der Hintergrundfarbe Folien ausdrucken

Die Outlook-Oberfläche Kontakte eingeben, löschen und kopieren Kontakte kopieren Kontakte löschen Termine verwalten Eintragen eines neuen Termins Verschieben und Kopieren eines Termins Löschen eines Termins Aufgaben speichern und verfolgen

22

11

Zugang zum Internet herstellen E-Mail-Konto einrichten

E-Mails versenden E-Mail-Adresse aus den Kontakten verwenden Nachrichtenoptionen festlegen Anhänge versenden Absenden der E-Mails E-Mails empfangen Anhänge öffnen und speichern

353 357 371 373 378 380

383 385 394 394 394 398 402 402 403

409 413

421 423 424 426 428 429 431

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Inhaltsverzeichnis

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Websites mit FrontPage erstellen

Eine eigene Website erstellen Verschiedene Ansichten Entfernen einer Seite Verschiedene Darstellungen Gestalten einer Seite Ändern des Textes Formatieren des Textes Nummerierungen und Aufzählungen Absatzeinzüge definieren Rahmen zeichnen Text hervorheben Textfarbe festlegen Eine leere Seite hinzufügen Hyperlinks einfügen Bilder einfügen Design zuordnen Die Browservorschau ausprobieren Veröffentlichen des Webs

Teil III: Know-how für Fortgeschrittene 25

Word für Fortgeschrittene

Definition von Absatzeinzügen Anlegen von Dokumentvorlagen für Word-Texte Sonderzeichen einfügen Rahmenlinien zeichnen Verschieben des Absatzeinzugs Aufrufen der Dokumentvorlage Tabellen einfügen und gestalten Tabelle über Menü einfügen Bewegen in der Tabelle Markieren innerhalb einer Tabelle Verändern der Spaltenbreite Anpassen der Zeilenhöhe Ausrichtung in der Zelle Zeilen einfügen bzw. löschen Spalten einfügen bzw. löschen

433 434 436 438 441 442 442 444 448 451 453 454 456 456 462 463 466 467 468

471 473 473 478 479 480 481 484 486 490 491 492 493 494 496 498 501

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Inhaltsverzeichnis

Teilen einer Tabelle Zellen teilen oder verbinden Rahmenlinien und Hintergrundfarben definieren Serienbriefe erstellen und verschicken Die Symbolleiste Seriendruck Einsetzen der Anrede Bedingungsfeld einfügen Kopf- und Fußzeilen Abschnittswechsel

26

Excel für Fortgeschrittene

Arbeiten mit mehreren Tabellen Verweisfunktionen Transponieren einer Tabelle Tabellen verknüpfen Währungsumrechnungen Prozentrechnung AutoListen Wochentage Monatsnamen AutoListen aus Zahlen Benutzerdefinierte Listen Eine neue Tabelle einfügen Rechnen mit Datum und Uhrzeit Aktuelles Datum einfügen Ermitteln des Wochentages Kommentare Namen Relative und absolute Adressierung Datenbanken in Excel Fixieren der Überschrift Selektionen mit dem AutoFilter Erstellen einer Datenbank Die Datenbankmaske Auswertung mit Pivot-Tabellen Diagramme erzeugen Der Diagramm-Assistent Die Blitz-Methode

13 503 506 508 513 527 529 530 538 543

545

545 545 555 558 561 565 568 568 570 572 572 574 575 579 579 582 584 588 594 594 596 606 606 607 611 612 618

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Inhaltsverzeichnis

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Access für Fortgeschrittene

Definition von Beziehungen Daten strukturieren Einfache Beziehungen eintragen Beziehungen mit referentieller Integrität Dateneingabe in Access-Formulare Der Formular-Assistent Markieren Felder formatieren Formatierung kopieren Ausrichtung von Formularfeldern Steuerelemente löschen und einfügen Kombinationsfeld einfügen Auswahlabfragen mit Zusammenfassungsoptionen Aktionsabfragen Neue Tabellen erstellen Datensätze anfügen Datensätze ändern Datensätze löschen

Teil IV: Tipps, Tricks und Tuning 28

29

621

621 621 622 627 631 631 641 643 645 646 648 649 654 659 659 662 663 664

667

Office XP anpassen

669

Daten zwischen Programmen austauschen

687

Symbolleisten anpassen Symbolleisten ein-, ausblenden und positionieren Symbolleisten verändern Optionen einstellen Optionen für alle Programme Optionen in Word Optionen in Excel Optionen in Access Optionen in PowerPoint Optionen in FrontPage Optionen in Outlook Daten zwischen Word und Excel austauschen Eine Tabelle aus Word nach Excel übertragen Excel-Daten nach Word übertragen

669 669 670 671 671 672 675 679 681 683 684 687 687 692

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Inhaltsverzeichnis

15

Diagramme aus Excel in Word einfügen 693 Excel-Tabellen-Objekt in Word einbetten 695 Daten zwischen Word und Access austauschen 696 Access-Bericht in Word weiterbearbeiten 697 Tabelleninhalte und Abfrageergebnisse nach Word übertragen 699 Daten zwischen Excel und Access austauschen 699 Excel-Liste nach Access übertragen 700 Access-Daten in Excel auswerten 701 PivotTable und PivotChart 702 Daten zwischen Excel und PowerPoint austauschen 702 Datenaustausch mit Outlook 703

Teil V: Anhang A

Tastenkombinationen

Allgemeine Tastenkombinationen in Windows Tastenkombinationen zur Arbeit mit Fenstern Allgemeine in allen Anwendungen gültige Tastenkombinationen Tastenkombinationen in Word 2002 Belegung der Funktionstasten Tastenkombinationen zum Arbeiten mit Dokumenten Tastenkombinationen zur Texteingabe und -bearbeitung Tastenkombinationen zur Cursorbewegung Tastenkombinationen zur Zeichenformatierung Tastenkombinationen zur Absatzformatierung Tastenkombinationen in Excel 2002 Belegung der Funktionstasten Tastenkombinationen zum Arbeiten mit Arbeitsmappen Tastenkombinationen zum Editieren in der aktivierten Bearbeitungszeile Tastenkombinationen zum Bewegen in Arbeitsmappen Tastenkombinationen zur Dateneingabe und -bearbeitung Tastenkombinationen zur Zellenformatierung

705 707 708 708

708 710 710 711 711 712 713 714 715 715 716 716 717 718 718

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Inhaltsverzeichnis

Tastenkombinationen in PowerPoint 2002 Tastenkombinationen zur Steuerung der Cursorbewegungen Tastenkombinationen zur Steuerung der Bildschirmpräsentation Tastenkombinationen in Access 2002 Tastenkombinationen in FrontPage Tastenkombinationen zur Arbeit mit Websites Tastenkombinationen zur Textformatierung Tastenkombinationen in Outlook 2002 Tastenkombinationen zum Erstellen eines Elements Tastenkombinationen für die Bearbeitung aller Elemente Tastenkombinationen für die Bearbeitung von E-Mails

B

719 719 720 721 722 722 722 723 723 724 724

Glossar

727

Index

747

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Vorwort

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Vorwort Office XP – Office Experience soll ein Erlebnis, eine Erfahrung für den Anwender werden. Natürlich enthält Office XP nach wie vor die guten alten Flaggschiffe Word und Excel. Word – die bekannteste und am häufigsten benutzte Textverarbeitung bietet sämtliche Möglichkeiten für eine komfortable Arbeit mit Texten. Wenn Sie einen einfachen Brief schreiben, Prospektblätter entwerfen, komplexe Berichte erstellen und gar ein mehrere hundert Seiten starkes Manuskript schreiben möchten, für alle Anwendungsgebiete ist Word ein leistungsfähiges Hilfsmittel. Die Geschäftskorrespondenz, der Messebericht, die Prospektvorlage und die automatischen Grüße zu Weihnachten sind mit Word ohne Probleme zu gestalten. Im geschäftlichen Alltag, aber auch im privaten Umfeld fallen Zahlen an, die gespeichert, berechnet und analysiert werden müssen. Excel kann Ergebnisse berechnen und die Werte anschaulich in Form von Charts darstellen. Einfache Additionen oder Subtraktionen lassen sich mit Excel 2002 ebenso durchführen wie komplexe mathematische Berechnungen. PowerPoint wird immer wichtiger für die tägliche Arbeit. Informationen werden durch Folien, welche heute natürlich keine Folien mehr sind, sondern als Seiten existieren, die über einen Beamer projiziert werden, dargestellt. Ob es um die Vorstellung eines neuen Produktes, einer geänderten Strategie oder einfach nur um die Geschäftszahlen des letzten Quartals geht, das alles lässt sich mittels PowerPoint interessanter vorstellen, als es durch einen einfachen Vortrag möglich wäre. Informationen sind wichtig. Die Speicherung und Analyse von Informationen, anders gesagt Daten, ist ein Aufgabenbereich, der für jeden PC-Benutzer von Bedeutung ist. Ihre Daten können in Access 2002 gespeichert, verwaltet und weiter verwendet werden. Die Formulare und Berichte dazu können dank der Assistenten durch ein paar Mausklicks erstellt werden, so dass jeder seine eigene, individuell relevante Datenbank im Handumdrehen erzeugen kann.

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Vorwort

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Internet – das Thema unserer Zeit! Durch die vielfältige Nutzung dieses Mediums entwickelt sich die geschäftliche Arbeit, Wissenschaft und Lehre, aber auch der private Bereich rasant. Man ist ständig mit der gesamten Welt verbunden. Verwaltung von Adressen, Versenden von Informationen als E-Mails und die Planung von Aufgaben sowie Terminen sind Vorgänge, die man täglich vielfach benötigt. Outlook 2002 steht für diesen Aufgabenbereich bereit. Das Internet, interessant ist es nicht nur für Computer-Anwender! Es ist aus vielen Bereichen des täglichen Lebens nicht mehr wegzudenken. FrontPage erlaubt, mit wenigen Handgriffen eine Internet-Site selbst zu erstellen. Machen Sie Ihre ersten Versuche mit der Gestaltung einer eigenen Homepage. Sie sehen, viele unterschiedliche Aufgabenstellungen können durch Office XP einfach und schnell erledigt werden. Nun wünsche ich viel Spaß beim Kennenlernen von Office XP und Lesen dieses Buches Reinhard Prepeneit

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teil

Installation und erste Schritte Dieser Teil behandelt neben der Installation des Office-Paketes die grundlegenden Funktionen, die für die Bedienung der enthaltenen Programme notwendig sind. Die Rolle des Betriebssystems und Gemeinsamkeiten sind dafür besonders wichtig.

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Kapitel 1

Konzeption dieses Buches

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1 Konzeption dieses Buches Durch das Office-XP-Taschenbuch werden Sie in übersichtlicher Form erfahren, welche Möglichkeiten Office XP bietet und wie man schnell zu ersten Ergebnissen mit den einzelnen Programmen kommt. Office XP, die neueste Version des Office-Paketes, hat eine neue Variante bezüglich der Bezeichnung gebracht. Zunächst hat man Programmversionen einfach nummeriert. Seitdem Word, Excel, PowerPoint und Access zum Office-Paket vereint sind, gibt es eine einheitliche Versionsbezeichnung für sämtliche Programme. Der Vorgänger von Office XP war Office 2000. Davor erschien Office 97. In diesem Buch gebrauche ich normalerweise einfach die Bezeichnung Office, um Office XP anzusprechen. Die Einzelanwendungen aus Office XP werden durch die Jahresangabe 2002 gekennzeichnet. Ich schreibe jedoch einfach Excel, Word, PowerPoint, Access oder Outlook anstelle von Word 2002 usw. Ich erwähne die konkrete Version nur, wenn es um Unterschiede zwischen den aktuellen und den Komponenten, die in den letzten Jahren erschienen sind, geht.

Aufbau dieses Buches Teil I: Installation und erste Schritte Der erste Teil erläutert zunächst die notwendigen Vorarbeiten. Das vorhandene Windows-Betriebssystem und die Installation des Programmpakets werden besprochen. Nachdem Sie alle Programme auf die Festplatte kopiert und betriebsbereit gemacht haben, werden Aufruf, Schließen des Programms und die Fenstertechnik erklärt.

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Teil I

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Installation und erste Schritte

Teil II: Techniken und Praxis In Teil II gehen wir in die Praxis! Brieferstellung mit Word, die Durchführung von tabellarischen Berechnungen mit Excel, die Erstellung einer Präsentation mit PowerPoint und die Speicherung von Informationen in einer selbst erzeugten Datenbank mit Access geben Ihnen erste Einblicke in die Arbeit mit Office XP. Weiterhin beschreibt Teil II die notwendigen Schritte, um mit Outlook EMail-Nachrichten verfassen und empfangen zu können. Die Terminplanung, die Aufgabenverwaltung und die Speicherung von Kontakten in Outlook werden Sie ebenfalls kennen lernen. Schließlich werden Sie eine kleine Web-Site mit FrontPage erstellen.

Teil III: Know-how für Fortgeschrittene Wie formatiert man geschickt einen Brief? Welche Schritte muss man durchführen, um einen Serienbrief zu erstellen? Wie können Sie einen Brief schreiben, ohne komplett auf einem leeren Blatt beginnen zu müssen? Wie können Berechnungen in Excel durchgeführt werden? Was muss man tun, um Excel-Tabellen miteinander zu verbinden? Ist es aufwändig, Daten durch Diagramme anschaulich darzustellen? Wie arbeite ich mit meiner Datenbank effizient? Wie erzeugt man Formulare und Beziehungen zwischen Datenbank-Tabellen? Diese und viele weitere Fragen werden in Teil III behandelt.

Teil IV: Tipps, Tricks und Tuning Die Antworten in Teil IV zeigen, wie man Symbolleisten und Menüs anpassen kann. Die Einstellung der Optionen zu jedem einzelnen Programm wird erläutert. Weiterhin geht es um den Austausch von Daten zwischen den einzelnen Programmen des Office-XPPakets.

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Kapitel 1

Konzeption dieses Buches

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Teil V: Anhang Wichtige Tastenkombinationen finden Sie im letzten Teil dieses Buches, das durch ein Glossar den Inhalt dieses Buches abgerundet.

Symbole und Schreibweisen Symbole Durch Symbole am linken Textrand werden besondere Textpassagen hervorgehoben. Damit ein wichtiger Sachverhalt hervorgehoben und sofort sichtbar wird, finden Sie ein Hinweis-Symbol am Seitenrand. Dadurch werden wichtige Regeln, zusätzliche Optionen oder besondere Aktionen hervorgehoben.

Hintergrundinformationen, die nicht direkt erkennbar, aber sehr nützlich sein können, werden durch ein Know-how-Symbol gekennzeichnet.

Wenn auf eine Datei verwiesen wird, die auf der beiliegenden CD enthalten ist, finden Sie das CD-Symbol am Textrand.

Schreibweisen Verschiedene Schriftarten bzw. Schriftstile werden verwendet, um den normalen Fließtext von speziellen Bezeichnungen zu unterscheiden.

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Teil I

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Installation und erste Schritte

Eingabetext

Diese Darstellung wird immer dann benutzt, wenn eine Eingabe durch den Benutzer notwendig ist. Das können eine komplette Programmzeile, eine Formelzeile oder nur ein Wort sein. Kursiv Menünamen, Menübefehle, Web-Adressen, Bezeichnungen von Dialogfeldern, Registerkarten, Symbolleisten und sonstige Fachbegriffe, die im Programm vorkommen, werden kursiv geschrieben. Datei- oder Verzeichnisnamen werden ebenfalls kursiv dargestellt.

Buch-CD Die beiliegende CD-ROM enthält Beispiele zu den behandelten Kapiteln und einige zusätzliche nützliche Programme bzw. Dateien für Ihre Arbeit mit Office.

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Kapitel 2

Windows – das Betriebssystem

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2 Windows – das Betriebssystem Windows ist Ihnen sicherlich ein Begriff. Fast jeder neue Computer enthält ein Windows-System. Was kann man mit Windows tun? Kann Windows Ihre Berechnungen durchführen? Können Sie mit Windows Briefe schreiben? All das kann nicht mit Windows erledigt werden, aber obwohl man keinen direkten Anwendungszweck erkennen kann, ist Windows das wichtigste Programm auf Ihrem Computer, denn Windows ist das Betriebssystem!

Was ist ein Betriebssystem? Ein Computer ist nichts anderes als eine Sammlung elektronischer Bauteile, die mit Kabel und Draht zusammengefügt wurden. Wenn Sie einen Computer einschalten, der über kein Betriebssystem verfügt, würde nicht viel passieren. Vielleicht würden einige Kontrolllampen leuchten, der Lüfter würde anspringen oder es würde eine Meldung erscheinen, die Ihnen mitteilt, dass kein Betriebssystem zu finden ist. Das Betriebssystem bestimmt, dass Eingaben über die Tastatur erkannt werden, dass Programme von der Festplatte oder Diskette geladen werden und dass man Anwendungsprogramme, also Programme, die einen konkreten definierten Anwendungszweck erfüllen, starten kann. Solche Programme können zum Beispiel Word oder Excel sein, oder ein Programm zur Erstellung der Steuererklärung oder zur Hausverwaltung, ein Zeichenprogramm, ein Schachspiel, oder, oder, oder.... Neben der grundlegenden Funktion, Programme zu laden und auszuführen, bietet ein Betriebssystem noch weitere Möglichkeiten. Es verwaltet die Festplatte und erlaubt, Dateien zu speichern und wieder zu laden. Ein Betriebssystem verwaltet auch Drucker und steuert die Ausgabe auf verschiedene Geräte. Falls man mit mehreren Computern arbeiten und die Daten austauschen möchte, spricht man von einem Netzwerk. Den Austausch © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil I

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Installation und erste Schritte

von Daten und die Freigabe von Druckern oder Festplatten für andere Computer wird ebenfalls von einem Betriebssystem gesteuert.

Welche Versionen von Windows gibt es? Aktuelle Computer sind mit Windows ME, Windows 2000 oder Windows NT ausgestattet. Auf einigen Systemen findet man auch noch das Vorgänger-System Windows 98. Die Bedienung ist in allen Windows-Versionen sehr ähnlich. Man unterscheidet bei Windows NT und Windows 2000 auch noch zwischen Workstation und Server, je nachdem, ob der Computer in ein Netzwerk eingebunden werden soll und einen Hauptrechner darstellt oder nicht. Für die Betrachtungen der Funktionsweise von Office sind diese Unterschiede nicht wichtig.

Alternativen zu Windows Windows ist das Standard-Betriebssystem für PC’s. Fast jeder PC ist mit diesem System ausgestattet. In den letzten Jahren hat sich ein weiteres Betriebssystem immer mehr durchgesetzt und manche Fachleuten meinen, es würde Windows bald von seinem Rang verdrängen. Dieses Betriebssystem heißt Linux. Linux wird nicht von einem großen Softwarehersteller, so wie Microsoft, vertrieben, sondern ist quasi umsonst erhältlich. Handbuch und Bemühungen des Händlers, bei dem man es erwirbt, führen dazu, dass man doch ca. 70 DM bezahlen muss, um es zu erhalten. Für unsere Betrachtungen ist in erster Linie Windows wichtig, denn Office ist unter der Standard-Linux-Oberfläche nicht lauffähig. Es gibt nicht nur IBM-PC’s auf der Welt! Die Bemühungen, den einheitlichen Standard für Bürorechner zu etablieren, waren Anfang der 80er Jahre recht erfolgreich. Der IBM-PC wurde als Standard genommen und dieser Standard wird nun mehr oder minder exakt nachgebildet und ist weiterentwickelt worden. Eine Ausnahme bildet die Firma Apple. Man hat mit dem Apple Macintosh und © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 2

Windows – das Betriebssystem

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seinen Nachfolgern eine Computerlinie geschaffen, die auf anderen Bauteilen (Prozessoren) basiert und gerade im grafischen Bereich begeisterte Benutzer hat. Das Betriebssystem für diesen Computer ist MacOS. Es ist ähnlich wie Windows aufgebaut, ist aber leider nicht kompatibel, das heißt Programme, die für das MacOS entwikkelt wurden, laufen nicht unter Windows und umgekehrt. Es gibt eine Office-Version für das MacOS, deren Funktionen mit denen des Office für Windows praktisch identisch sind, so dass es für unsere weiteren Betrachtungen unerheblich ist, mit welchem System Sie arbeiten.

Der Windows-Bildschirm Sobald Sie den Computer eingeschaltet haben, wird er Windows laden, und dann sehen Sie das folgende Bild:

Abbildung 2.1: Der Windows-Bildschirm

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Teil I

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Installation und erste Schritte

Der Desktop Der Desktop ist die »Schreibtischoberfläche« Ihres Computers. Dort finden Sie eine Reihe von Symbolen. Jedes Programm kann als Symbol abgelegt und einfach durch Doppelklick aufgerufen werden. Selbst Dateien sind hier speicherbar.

Die Task-Leiste Die unterste Zeile des Bildschirms heißt Task-Leiste. Man kann schon an der Bezeichnung Task (aus dem Englischen für »Arbeit« oder »Aufgabe«) vermuten, worum es hier geht. Tasks sind die Aufgaben, die der Computer zu erledigen hat, folglich die Programme, die gerade ablaufen. Sobald Sie ein Programm gestartet haben, wird es in der Task-Leiste angezeigt. Meistens sieht man nicht nur den Namen des Programms, sondern auch den Namen der Datei, die gerade bearbeitet wird.

Abbildung 2.2: Task-Leiste mit mehreren aufgerufenen Programmen

Wenn man beispielsweise Word öffnet und drei verschiedene Texte lädt, finden sich in der Task-Leiste drei rechteckige Felder mit Symbolen für Word und die Namen der bearbeiteten Dateien. In der rechten Ecke des Bildschirms, neben der Task-Leiste, wird üblicherweise die Uhrzeit angezeigt. Bestimmte installierte Objekte erzeugen ein kleines Symbol, mit dessen Hilfe man Einstellungen vornehmen, einen Status abfragen oder Aktionen starten kann. Es gibt unter anderem Symbole für Grafikkarten, den Ladezustand von Akkus eines Notebooks, ein Symbol für eine Infrarot-Schnittstelle und ein kleines Bildchen, das kennzeichnet, dass man gerade über Telefonleitung oder Handy mit anderen Computern verbunden ist und Daten aus dem Internet erhält.

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Windows – das Betriebssystem

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In der linken Ecke der Task-Leiste finden Sie die Start-Schaltfläche. Klicken Sie diese an, wenn Sie die Arbeit mit Windows beenden und den Computer abschalten möchten. Die unterste Option des erscheinenden Menüs ist Beenden. Sie dürfen niemals den Computer einfach ausschalten, sondern müssen immer den Beenden-Befehl aufrufen und sich einige Sekunden gedulden, bis Sie einen Hinweis bekommen, dass Sie den Computer abschalten können. Die Task-Leiste kann verschoben werden. Wenn Sie in den grauen, leeren Bereich doppelklicken und die Maustaste gedrückt halten, können Sie die Leiste mit der Maus an jede beliebige Seite des Bildschirms schieben. Ein kleiner schwarzer Doppelpfeil erscheint, sobald Sie die obere, oder allgemein gesagt, die der Mitte des Desktops zeigende Kante mit der Maus ansteuern. Nun können Sie bei gedrückter Maustaste die Höhe (Breite) der Leiste bestimmen. Besonders häufig benutzt man diese Funktion, um die Taskleiste verschwinden zu lassen. Weitere Möglichkeiten, die Task-Leiste zu beeinflussen, finden Sie, sobald Sie auf den Start-Button klicken und dann das Menü Einstellungen, gefolgt von dem Befehl Taskleiste und Startmenü wählen. Hier gibt es die Option Automatisch im Hintergrund. Dadurch erreichen Sie, dass die Task-Leiste normalerweise nicht sichtbar ist und Sie den entsprechenden Teil des Bildschirms für Ihre Anwendungen nutzen können. Die Task-Leiste erscheint nur, wenn Sie mit der Maus in die Region kommen, in der sie sich befindet, und genauso einfach verschwindet sie wieder, wenn Sie die Maus wegziehen.

Programme aufrufen Wenn Sie ein Programm starten möchten, klicken Sie auf den StartButton, und das Menü öffnet sich. Alternativ können Sie die Tastenkombination S + E verwenden. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Installation und erste Schritte

Abbildung 2.3: Das Start-Menü

Im oberen Drittel befindet sich die Option Programme. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darauf fahren, öffnet sich das entsprechende Untermenü. Sie brauchen die Menüoption Programme noch nicht einmal anzuklicken. In dem geöffneten Untermenü finden Sie weitere Untermenünamen, durch Pfeile gekennzeichnet, und Programmbezeichnungen. Durch Anklicken eines Programmnamens wird das Programm gestartet.

Verknüpfung erstellen Programme, die man häufig verwendet, kann man auf einige andere Arten einfacher aufrufen. Es ist möglich, das Aufrufsymbol direkt auf den Desktop zu legen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

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Windows – das Betriebssystem

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✔ Stellen Sie sicher, dass kein Programmfenster den Desktop verdeckt. Minimieren oder schließen Sie alle geöffneten Programme. ✔ Suchen Sie über Start / Programme das gewünschte Programm. ✔ Klicken Sie das Programmsymbol mit der rechten Maustaste an. ✔ Wählen Sie aus dem erscheinenden Kontextmenü den Befehl Verknüpfung erstellen. ✔ Jetzt existiert der Programmname mit Symbol doppelt. Die Kopie wird durch (2) gekennzeichnet. ✔ Nun klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Kopie und halten die Taste gedrückt. ✔ Ziehen Sie das Symbol auf den Desktop. ✔ Wenn Sie die Bezeichnung des Programms ändern möchten, klicken Sie das Symbol auf dem Desktop mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Umbenennen. Nun können Sie die neue Bezeichnung eintippen und mit Ü abschließen.

Standard-Symbole auf dem Desktop Der Papierkorb Im Papierkorb finden sich sämtliche Dateien, die von der lokalen Festplatte gelöscht werden. Von hier aus kann man die Dateien wiederherstellen. Beim Löschen von fremden Platten in einem Netzwerk oder Entfernen von Dateien von einer Diskette nutzt der Papierkorb allerdings nichts. Das Papierkorb-Symbol zeigt einige Blätter, um anzudeuten, dass er Daten enthält.

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Installation und erste Schritte

Abbildung 2.4: Der gefüllte Papierkorb

Wenn Sie Dateien von Ihrer lokalen Festplatte löschen, zum Beispiel mit Hilfe des Explorers, können Sie das Papierkorb-Symbol doppelt anklicken, und Sie sehen die gespeicherten Dateien.

Abbildung 2.5: Das Papierkorb-Fenster

In diesem Fenster können Sie die Dateien markieren und sie über das Menü Datei oder über die gleichnamige Schaltfläche wiederherstellen.

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Windows – das Betriebssystem

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Die Option Papierkorb leeren bewirkt, dass alle Dateien, die im Papierkorb enthalten sind, endgültig verschwinden und nicht mehr reaktiviert werden können. Natürlich kostet der Papierkorb Speicherplatz. Dennoch ist er eine sinnvolle Einrichtung. Heute sind Festplatten von 30 GigaByte und mehr keine Seltenheit mehr und die Preise für Plattenspeicher sind dermaßen gefallen, dass ein verlorenes Dokument, in das man viel Arbeit investiert hat, viel wichtiger ist, als ein bisschen Speicherplatz. Sie können die Größe des Papierkorbs bestimmen. Sobald Sie mit der rechten Maustaste auf das Papierkorb-Symbol klicken, können Sie den Befehl Eigenschaften auswählen. In dem Eigenschaften-Fenster ist die Größe des Papierkorbs als prozentualer Anteil des verfügbaren Plattenspeichers einstellbar. Hier könnten Sie den Papierkorb deaktivieren, das ist jedoch nicht sinnvoll!

Der Arbeitsplatz Durch Doppelklick auf das Symbol Arbeitsplatz erhalten Sie ein Fenster, in dem sämtliche Laufwerke, seien es Diskettenlaufwerke oder Festplatten, angezeigt werden. Sie können von hier aus in die Laufwerke hinein klicken, bekommen die enthaltenen Ordner und Dateien aufgelistet und, falls die Ordner wiederum Ordner enthalten, können Sie auch diese durch Doppelklick sichtbar machen. Es ist nicht nur möglich, den Datenbestand zu sichten, sondern Sie können eine Datei durch Doppelklick zur Bearbeitung aufrufen.

Eigene Dateien Hinter dem Symbol Eigene Dateien verbirgt sich ein Ordner, der für jeden Benutzer von Windows angelegt wird. Er spielt eine besondere Rolle, da er auch aus den meisten Anwendungsprogrammen heraus direkt aufrufbar ist. Das bedeutet nicht, dass alle Dateien, die man anlegt, automatisch dorthin und nur dort gespeichert werden!

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Internet Explorer Es gibt zwei Standardprogramme zur Arbeit mit dem Internet. Der Internet Explorer aus dem Hause Microsoft und den Netscape-Communicator von Netscape. Durch Doppelklick starten Sie das Programm und gelangen ins Internet, sofern die technischen Voraussetzungen erfüllt sind und Sie einen Vertrag mit einem Anbieter (Provider) geschlossen haben, der Sie über das Telefonnetz mit dem Internet verbindet.

Netzwerkumgebung Das Symbol Netzwerkumgebung erlaubt, alle Computer, mit denen man über ein Netzwerk verbunden ist, einzusehen und eventuell auch Daten von dort abzurufen oder zu versenden.

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Installation von Microsoft Office XP

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3 Installation von Microsoft Office XP Die Installation von Office XP ist keine sehr aufregende Sache, aber eine absolute Notwendigkeit! Die Inhalte der CD’s müssen auf die Festplatte gespielt werden. Neben dem Kopieren werden Einstellungen in Windows angepasst. In der Windows-Registry werden die einzelnen Komponenten eingetragen, so dass die Office-Programme über das Start Menü aufgerufen werden können. Normalerweise startet die CD automatisch, nachdem sie in das Laufwerk geschoben wurde. Sofern das nicht funktioniert, müsste man die Einstellungen des CD-Laufwerks ändern. Für den Moment reicht es aber, im Menü Start den Befehl Ausführen anzuklikken. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie auswählen können, welche Datei gestartet werden soll. Auf der CD befindet sich Setup. Nachdem das Setup begonnen hat, erscheint das folgende Bild:

Abbildung 3.1: Setup-Eingangsbild © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil I

Installation und erste Schritte

Geben Sie hier Ihren Namen, Ihre Initialen und wenn Sie möchten, eine Unternehmensbezeichnung in die entsprechenden Felder ein. Wichtig und unbedingt notwendig ist der Product Key. Sie finden ihn auf der Rückseite Ihrer CD-Hülle und müssen ihn in exakt eingeben, damit der Installationsprozess gestartet wird. Nach Eingabe und Weiterschalten mit Weiter gelangen Sie zur Anzeige der Lizenzvereinbarung. Lesen Sie sich den Vertragstext durch und akzeptieren Sie diesen durch Anklicken der Checkbox.

Abbildung 3.2: Lizenzvereinbarung

Die eigentliche Installation beginnt mit dem in Abbildung 3.3 dargestelten Bild. Durch Jetzt aktualisieren wird eine Standardinstallation mit den normalerweise benötigten Komponenten ausgewählt. In das Feld Installieren nach muss eingetragen werden, welches Verzeichnis die Programmdateien aufnehmen soll. Durchsuchen hilft dabei, indem das Verzeichnis ausgewählt werden kann. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 3

Installation von Microsoft Office XP

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Abbildung 3.3: Installation starten

Die Installationsart Vollständig installiert sämtliche Zusatzkomponenten mit allen enthaltenen Programmen. Dazu gehören unter anderem verschiedene Wörterbücher, Hilfsmittel zur Ansteuerung von Scannern, sämtliche Clip-Arts usw. Unter Benutzerdefiniert kann man angeben, welches Programm installiert werden soll (siehe Abbildung 3.4) Wenn es Ihnen nicht ausreicht, die Programme Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access oder FrontPage zu aktivieren oder auszuschalten, wählen Sie die Option für die detaillierte Bestimmung. Diese Option ist für den Anfänger sicherlich nicht geeignet. Am besten fährt man, wenn man zunächst die Standardinstallation wählt.

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Installation und erste Schritte

Abbildung 3.4: Auswahl der Programme

Abbildung 3.5: Erfolgsmeldung

Nachdem die Installation beendet wurde, erscheint eine entsprechende Meldung.

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Kapitel 4

Der Explorer

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4 Der Explorer Der Explorer ist ein Programm, das im Windows-Paket enthalten ist und sich somit auf fast jedem Computer befindet. Der Explorer erlaubt, zu sehen, welche Dateien auf der Festplatte oder Diskette gespeichert sind, sie umzubenennen, zu löschen oder zu kopieren bzw. zu verschieben. Wenn Sie den Explorer starten, erhalten Sie das folgende Bild:

Abbildung 4.1: Der Explorer-Bildschirm

Auf der linken Seite sehen Sie den Verzeichnisbaum. Hier sind sämtliche Diskettenlaufwerke, Festplatten, CD-ROM-Laufwerke und andere Massenspeicher aufgelistet. Die Laufwerke sind in Ordner aufgeteilt. Die Ordner werden durch kleine gelbe Aktendeckel gekennzeichnet. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Installation und erste Schritte

Im linken Bereich des Explorer-Fensters finden Sie »+«- oder »-«-Zeichen zum Anklicken. Ein »+« bedeutet, dass ein Bereich noch geöffnet werden kann, da in der Anzeige gerade einige Objekte ausgeblendet sind. Das »- steht für das Gegenteil: Alle Objekte sind sichtbar. Durch Anklicken können Sie einen Teil der Darstellung ausblenden und damit die Anzeige übersichtlicher machen. In der obigen Abbildung könnte man auf das »-«-Zeichen vor dem Festplatten-Symbol für C klicken, und die vorhandenen Ordner würden ausgeblendet. Das »-« würde sich in ein »+« verwandeln. Vor Arbeitsplatz gibt es auch ein Symbol zum Ein- oder Ausblenden. Damit können Sie sämtliche Laufwerke mit Inhalten sowie einige zusätzliche Informationen ausblenden. Natürlich können Ordner hierarchisch gegliedert werden. Ein Ordner kann Unterordner enthalten und dieser wieder in verschiedene Unterordner aufgesplittet werden. Auf der linken Seite wählt man aus, welchen Ordner bzw. Unterordner man sehen möchte, klickt den Wunschordner an, und auf der rechten Seite erscheint der Inhalt dieses Ordners.

Markieren Das Markieren von Objekten ist eine wichtige Voraussetzung, zum Löschen, Verschieben oder Dateien einzufügen. Bei allen genannten Operation muss man dem Explorer mitteilen, mit welchen Dateien etwas getan werden soll. Dies geschieht durch Markieren der Dateien bzw. Ordner. Die einfachste Möglichkeit, etwas zu markieren ist, einfach den gewünschten Datei- oder Ordnernamen anzuklicken. Der Name wird dann normalerweise in weisser Schrift auf blauem Hintergrund dargestellt.

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Der Explorer

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Wenn Sie eine andere Darstellung wünschen, müssen Sie in der Windows-Systemsteuerung die Option Anzeige anklicken und dann auf der Registerkarte Darstellung eine andere Einstellung wählen. Sie haben bereits gelesen, wie man ausgeblendete Teile (durch Anklicken des »+«-Zeichens) einblendet. Wenn Sie mehrere Dateien markieren möchten, können Sie die gewünschten Dateinamen nicht einfach hintereinander anklicken, denn dann würden Sie die Markierung nur immer wieder auf eine andere Bezeichnung setzen. Damit Sie eine Mehrfachmarkierung durchführen können, müssen Sie die Taste S drücken. Klicken Sie auf die erste Datei bzw. den ersten Ordner, die markiert werden soll. Drücken Sie nun die Taste S und halten Sie diese gedrückt. Jetzt können Sie beliebig viele weitere Dateien bzw. Ordner anklicken, die alle markiert werden. Sobald Sie nicht mehr die Taste S festhalten und auf einen Namen klicken, verschwindet die bisherige Markierung und nur diese eine Datei bzw. Ordner ist markiert. Eine andere Art der Mehrfachmarkierung ist immer dann interessant, wenn Sie einen Bereich von Dateien bzw. Ordnern verwenden wollen. Klicken Sie auf den ersten Namen, der hervorgehoben werden soll. Drücken Sie nun die Taste H und halten Sie diese Taste fest. Klicken Sie jetzt auf die letzte Datei, die markiert werden soll, und alle Dateien zwischen diesen beiden Klickvorgängen sind ausgewählt. Alle Dateien in einem Ordner können Sie durch die Tastenkombination S + a markieren. In dem Menü Bearbeiten finden Sie den Befehl Alles markieren. Er hat die gleiche Funktion wie die Tastenkombination S + a. Der Befehl Markierung umkehren im Menü Bearbeiten bewirkt, dass alle Objekte, die gerade nicht markiert sind, hervorgehoben und

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Installation und erste Schritte

die Markierungen von allen Objekten, die Sie markiert haben, entfernt werden.

Ordnerverwaltung Ordner anlegen Das Anlegen eines Ordners ist eine sehr wichtige Aktion, denn man sollte keinesfalls seine Arbeiten einfach speichern, ohne sich um eine sinnvolle Strukturierung zu kümmern. Sie werden Ihre Büroablage sicherlich auch nicht aufgeben und alle Briefe und anderen Schriftstücke einfach in eine große Kiste werfen! Im Hauptverzeichnis der Festplatte C: soll ein Ordner mit dem Namen Test angelegt werden. Dazu sind die folgenden Schritte notwendig: ✔ Klicken Sie auf C:. Damit wählen Sie das Hauptverzeichnis der Festplatte C: aus. ✔ Öffnen Sie das Menü Datei. ✔ Wählen Sie den Befehl Neu. ✔ Bestimmen Sie mit der Option Ordner, was Sie erstellen möchten. ✔ In der rechten Hälfte des Explorer-Fensters wird ein neuer Ordner durch einen kleinen gelben Aktendeckel angezeigt. ✔ Der Name ist Neuer Ordner. Der Name ist markiert und von einem Rahmen umgeben. Sie können einfach den gewünschten Namen Test eingeben und mit Ü bestätigen. Jetzt existiert ein neuer leerer Ordner. Sie können durch Doppelklick auf das Ordner-Symbol den leeren Bereich sehen. Der Ordner Test soll zwei Unterordner bekommen: Tabellen und Texte. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Der Explorer

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✔ Öffnen Sie das Menü Datei. ✔ Wählen Sie den Befehl Neu. ✔ Bestimmen Sie mit der Option Ordner, was Sie erstellen möchten. ✔ In der rechten Hälfte des Explorer-Fensters wird ein neuer Ordner durch einen kleinen gelben Aktendeckel angezeigt. ✔ Der Name ist Neuer Ordner. Der Name ist markiert und von einem Rahmen umgeben. Sie können einfach den gewünschten Namen Texte eingeben und mit Ü bestätigen. Nun kann auf die gleiche Weise der zweite Unterordner angelegt werden.

Ordner umbenennen Jetzt entscheiden Sie sich, den Namen eines Ordners zu verändern. Texte ist nicht sehr sinnvoll. Wir wollen den Ordner Briefe und Berichte nennen. Führen Sie dazu folgende Schritte aus: ✔ Klicken Sie auf den Ordner Texte mit der rechten Maustaste. ✔ Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Befehl Umbenennen. ✔ Der bisherige Namen Texte ist nun blau hinterlegt und umrahmt. ✔ Tragen Sie nun den neuen Namen Briefe und Berichte ein. ✔ Bestätigen Sie jeweils mit Ü. Ein Datei- oder Ordnername kann bis zu 255 Zeichen lang sein. In der Praxis haben sich allerdings Probleme ergeben, wenn Namen länger als 220 Zeichen werden. Am besten arbeiten lässt sich allemal mit Namen, die maximal 30 Zeichen inklusive Leerzeichen enthalten. Folgende Zeichen sind nicht zulässig: \ / : * ? „ < > | Diese Namenskonventionen gelten überall in Windows für sämtliche Ordner und angelegten Dateien. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil I

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Installation und erste Schritte

Darüber hinaus müssen Sie darauf achten, dass die Namen pro Ordner eindeutig sind. Es darf also innerhalb eines Ordners, in derselben Ebene jeder Namen nur einmal vorkommen. In einem unteroder übergeordneten Ordner kann der gleiche Name natürlich wieder vorkommen.

Abbildung 4.2: Verletzung der Eindeutigkeit von Namen

Wenn Sie Ihre Dateien mit anderen Nicht-Windows-Systemen austauschen, sollten Sie zur Sicherheit keine Umlaute, kein ß verwenden und auch auf andere Sonderzeichen verzichten. Es kann ebenso notwendig sein, nur 8 Zeichen für den Namen, danach ein ».« und schließlich noch 3 Zeichen für die Extension, die den Dateityp angibt, zu verwenden. Als Alternative für die Namensvergabe kann man auch den Ordner bzw. die Datei, die man umbenennen möchte, anklicken, einen Moment warten und dann nochmals mit der linken Maustaste in den bisherigen Namen klicken. Genau wie bei der Menüoption Umbenennen ist der Namen jetzt umrahmt und markiert. Sie können den neuen Namen nun eingeben.

Ordner kopieren Der Ordner Test soll mit seinen Inhalten, also mit beiden Unterordnern, kopiert werden. ✔ Markieren Sie den zu kopierenden Ordner, indem Sie auf der linken Seite des Explorer-Fensters auf den Ordnernamen Test klicken. Falls der Ordnername Test nicht angezeigt wird, müs© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 4

Der Explorer

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sen Sie ihn eventuell durch Anklicken des +-Zeichens einblenden. ✔ Klicken Sie in der Symbolleiste am oberen Fensterrand auf Kopieren. ✔ Da sich die Kopie auf derselben Festplatte befinden soll wie das Original, klicken Sie auf C:. ✔ Das Symbol Einfügen in der Symbolleiste muss nun angeklickt werden. ✔ Im Hauptverzeichnis der Festplatte ist nun der Ordner Kopie von Test entstanden. ✔ Sie können den Kopie-Ordner anklicken, um sich davon zu überzeugen, dass sämtliche Inhalte, in diesem Fall beide Unterordner, mit kopiert wurden. ✔ Benennen Sie den Ordner Text um in Probe. Es gibt eine Reihe weiterer Möglichkeiten, den Kopiervorgang durchzuführen. Die folgenden Vorgehensweisen beinhalten alle das Markieren des Ordners, der kopiert werden soll, den Aufruf des eigentlichen Kopier-Befehls, Anwählen des Zielordners und den Einfügen-Befehl. Die konkrete Ausführung der Befehle unterscheidet sich jedoch. Eine andere Möglichkeit, Ordner zu kopieren, gestaltet sich ganz ähnlich. Sie müssen nur anstelle der Symbole in der Bildschirmleiste die Menübefehle Kopieren bzw. Einfügen aus dem Menü Bearbeiten wählen. Ziehen Sie die Bedienung über Tastatur vor? Auch diese Möglichkeit gibt es in Word. Zum Einleiten des Kopiervorgangs drücken Sie S + c, zum Einfügen der Kopie müssen Sie nur S + v betätigen. Eine weitere Vorgehensweise verwendet das Kontextmenü. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie kopieren möchten. Das Kontextmenü öffnet sich und bietet unter anderem den Befehl Kopieren an. Klicken Sie nun in den Zielordner mit der rechten Maustaste und wählen Sie den Befehl Einfügen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Installation und erste Schritte

Durch die Kopieren-Befehle werden die markierten Objekte in die Zwischenablage gebracht. Das ist ein von Windows verwalteter eigener Speicherbereich, der auch benutzt werden kann, um Daten zwischen Programmen auszutauschen oder zum Beispiel Textpassagen aus einem Bericht in ein zweites Dokument zu übertragen. Durch Einfügen wird der Inhalt der Zwischenablage an die gewünschte Stelle gebracht. Der Inhalt bleibt jedoch in der Zwischenablage erhalten und kann an mehreren Stellen eingefügt werden. Von den bisher genannten Verfahren unterscheidet sich Drag & Drop. Der Name bedeutet »Ziehen und Ablegen«. Sie klicken ein Objekt an, halten die Maustaste gedrückt und ziehen mit gedrückter Maustaste an das gewünschte Ziel. Bei der Frage, ob kopiert oder verschoben wird, ist es wichtig, ob sich der Vorgang innerhalb eines Laufwerks bewegt oder von einem Laufwerk zu einem anderen. Innerhalb eines Laufwerks wird normalerweise verschoben, während von einem Laufwerk zum anderen kopiert wird. Die Zusatztasten und Funktionen erläutert die nachfolgende Tabelle: Kopieren Innerhalb eines Laufwerks

S

Zwischen zwei Laufwerken

Ohne Zusatztaste

Tabelle 4.1: Drag&Drop – Kombinationen zum Kopieren

Was soll man tun, wenn man aus Versehen einen falschen Kopiervorgang durchgeführt hat? Sie können natürlich die Kopien der Objekte einfach löschen, einfacher ist es jedoch, die RückgängigFunktion zu verwenden. Man sollte Dateien und Ordner nicht mehrmals auf seinem Computer speichern. Das würde nur Speicher vergeuden und zu Verwechslungen führen. Sinnvoll sind Sicherungskopien auf andere Laufwerke oder Disketten bzw. Computer oder Kopien zur © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Der Explorer

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Arbeitserleichterung, indem man nur noch einige Dinge ändern muss, anstatt große Strukturen komplett neu anzulegen, wenn man ähnliche Strukturen mehrfach benötigt. In der Symbolleiste finden Sie einen nach links gebogenen Pfeil, den Sie nur anzuklicken brauchen. Alternativ dazu können Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Rückgängig aufrufen. Auch nach dem Kopieren muss die Eindeutigkeit der Namen gewährleistet sein. Falls dies nicht der Fall ist, erscheint ein Fenster um abzufragen ob die bestehende Datei ersetzt werden soll.

Abbildung 4.3: Ersetzung bestehender Dateien

Sie können sehr schön anhand des Erstellungsdatums und der Uhrzeit sowie der Größe erkennen, ob die beiden Dateien identisch sind. Meistens ist die neuere Datei die Richtige.

Ordner verschieben Das Verschieben ist dem Kopieren sehr ähnlich, nur der erste Teil des Verfahrens ist etwas anders, da das Objekt an seinem ursprünglichen Platz verschwindet. Man spricht dabei vom Verschieben oder vom Ausschneiden und Einfügen.

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Teil I

Installation und erste Schritte

✔ Markieren Sie den Ordner, den Sie verschieben wollen, indem Sie auf der linken Seite des Explorer-Fensters auf den Ordnernamen Tabellen im Ordner Probe klicken. Falls der Ordnername Test oder Tabellen nicht angezeigt wird, müssen Sie eventuell durch Anklicken des +-Zeichens die gewünschten Informationen einblenden. ✔ Klicken Sie in der Symbolleiste am oberen Fensterrand auf Ausschneiden. ✔ Da der Ordner im Hauptverzeichnis derselben Festplatte ankommen soll, klicken Sie auf C:. ✔ Das Symbol Einfügen in der Symbolleiste muss nun angeklickt werden. ✔ Im Hauptverzeichnis der Festplatte ist nun der Ordner Tabellen mit sämtlichen Inhalten, seien es Dateien oder Ordner, entstanden. Natürlich gibt es auch für das Verschieben einige andere alternative Verfahren. Die Menümethode verlangt, dass Sie anstelle der Symbole in der Bildschirmleiste die Menübefehle Ausschneiden bzw. Einfügen aus dem Menü Bearbeiten wählen. Wenn Sie lieber mit der Tastatur arbeiten, als mit der Maus, drükken Sie zum Ausschneiden S + x. Zum Einfügen müssen Sie nur S + v betätigen. Das Kontextmenü kann auch verwendet werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie verschieben möchten. Das Kontextmenü öffnet sich und bietet unter anderem den Befehl Ausschneiden an. Klicken Sie nun in den Zielordner mit der rechten Maustaste und wählen den Befehl Einfügen. Über Drag & Drop ist im vorigen Abschnitt schon das Wichtigste gesagt worden. Die Frage, ob man innerhalb eines Laufwerks bleibt oder nicht, ist für das Verschieben ebenfalls sehr wichtig. Die folgende Tabelle schlüsselt die Funktionen und Zusatztasten auf: © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 4

Der Explorer

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Verschieben Innerhalb eines Laufwerks

Ohne Zusatztaste

Zwischen zwei Laufwerken

H

Tabelle 4.2: Drag & Drop-Kombinationen zum Verschieben

Das Rückgängigmachen eines Vorgangs ist beim Verschieben natürlich noch viel wichtiger als beim Kopieren, da man eventuell gar nicht weiß an welcher Stelle der Ordner sich vorher befunden hat. In der Symbolleiste finden Sie, wie bereits erwähnt, einen nach links gebogenen Pfeil, den Sie nur anzuklicken brauchen. Alternativ dazu können Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Rückgängig aufrufen. Auch beim Verschieben wird die Zwischenablage benutzt. Der Ausschneiden-Befehl entfernt den Inhalt der Markierung von der bisherigen Stelle und bringt ihn in die Zwischenablage. Einfügen liest den Inhalt der Zwischenablage und bringt ihn an die gewünschte Stelle. Dieser Vorgang kann, falls nötig, mehrfach wiederholt werden. Neben der Eindeutigkeit der Namen müssen Sie hier darauf achten, dass Sie Objekte nicht von einem Ordner in den gleichen Ordner verschieben können. Sie erhalten sonst die folgende Fehlermeldung:

Abbildung 4.4: Fehlermeldung beim Verschieben

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Installation und erste Schritte

Beim Verschieben von Dateien muss man sehr vorsichtig sein. Wenn es sich um Programmdateien oder Hilfs- bzw. Treiberdateien handelt, werden die Dateien an der bisherigen Stelle nicht mehr gefunden. Das könnte dazu führen, dass die betreffenden Programme in Teilen oder komplett nicht mehr funktionieren.

Ordner löschen Mit dem Löschen von Informationen sollte man vorsichtig sein. Besonders gefährlich kann das Löschen werden, wenn ganze Ordner mit mehreren Dateien davon betroffen sind. Der Ordner Probe mit beiden Unterordnern kann entfernt werden. Dazu gibt es einige Verfahren, aber zunächst muss er angeklickt (markiert) werden. Die einfachste Vorgehensweise besteht darin, nach dem Markieren die _-Taste zu drücken. Alternativ dazu gibt es in der Symbolleiste ein Symbol, das ein rotes X zeigt.

Abbildung 4.5: Symbol zum Löschen von Ordnern und Dateien

Wenn Sie das zu löschende Objekt mit der rechten Maustaste anklicken, öffnet sich das bekannte Kontextmenü. Hier gibt es eine Option Löschen. Das Menü Bearbeiten verfügt ebenfalls über einen Löschen-Befehl. Eine Sicherheitsabfrage verhindert unbeabsichtigtes Löschen.

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Der Explorer

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Abbildung 4.6: Sicherheitsabfrage

Verwaltung von Dateien Dateien kopieren Das Kopieren von Dateien ist prinzipiell nichts anderes als das Kopieren von Ordnern. Sie müssen zunächst die Dateien markieren, die Sie kopieren möchten. Dann haben Sie mehrere Möglichkeiten, den Kopiervorgang durchzuführen: ✔ Im Menü Bearbeiten finden Sie den Befehl Kopieren. Nachdem Sie ihn angeklickt haben, gehen Sie mit der Maus an die Stelle, an der eine Kopie der Dateien erstellt werden soll, und klicken erneut in das Menü Bearbeiten und auf Einfügen. ✔ Das Kontextmenü öffnen Sie, indem Sie auf die rechte Maustaste drücken. Sie haben zunächst die gewünschten Dateien markiert, klicken dann mit der rechten Maustaste in die bestehende Markierung, ohne sie zu verändern. Das Kontextmenü öffnet sich (siehe Abbildung 4.7). Nun können Sie den Befehl Kopieren wählen.

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Teil I

Installation und erste Schritte

Abbildung 4.7: Das Kontextmenü einer Datei im Explorer

Jetzt gehen Sie in den gewünschten Zielordner und klicken auf Einfügen. Der Befehl Einfügen erscheint unter dem Befehl Kopieren erst, nachdem man Kopieren oder Ausschneiden gewählt hat. ✔ Viele Anwender bevorzugen die Symbolleiste. Natürlich markieren Sie auch bei dieser Methode zunächst die gewünschten Dateien. Nun klicken Sie auf das Symbol für Kopieren:

Abbildung 4.8: Das Kopieren-Symbol

Jetzt können Sie den Zielordner bestimmen und den Vorgang mit dem Einfügen-Button abschließen.

Abbildung 4.9: Das Einfügen-Symbol

✔ Tastaturmethode Wenn man die Kommandos kennt, ist die Arbeit mit der Tastatur eine sehr schnelle, effektive Angelegenheit. Nachdem die gewünschten Dateien markiert sind, drücken Sie S + c.

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Gehen Sie nun in das Zielverzeichnis, um dann S + v zu drücken. ✔ Drag & Drop Drag & Drop bedeutet »Ziehen und Fallenlassen«. Sie klicken die gewünschten Dateien bzw. die Datei an, halten die Maustaste gedrückt und ziehen mit gedrückter Maustaste an das gewünschte Ziel. Die Funktion ist abhängig davon, ob sich der Vorgang innerhalb eines Laufwerks bewegt oder von einem Laufwerk zu einem anderen. Innerhalb eines Laufwerks wird normalerweise verschoben, während von einem Laufwerk zum anderen kopiert wird.

Dateien löschen Das Löschen von Dateien ist eine gefährliche Sache. Es gibt zwar den Papierkorb, in dem Dateien, die von einem lokalen Laufwerk gelöscht wurden, weiterhin abrufbar gehalten werden, aber sobald er geleert wird, ist die Datei und damit auch eventuell auch das Ergebnis einer aufwändigen Arbeit verloren. Die Dateien, die markiert sind, können Sie auf drei verschiedene Arten entfernen: ✔ Menübefehl: Im Menü Datei befindet sich der Befehl Löschen. ✔ Kontextmenü: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die markierten Dateien. Das Kontextmenü öffnet sich. Es enthält unter anderem den Befehl Löschen. ✔ Symbolleiste: Markieren Sie die Dateien, die gelöscht werden sollen. Klicken Sie jetzt auf das Symbol für Löschen in der Symbolleiste.

Abbildung 4.10: Das Löschen-Symbol

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✔ Tastatur Nachdem Sie die Datei bzw. die Dateien markiert haben, drücken Sie einfach die Taste _. Unabhängig davon, für welche Dateien Sie sich entscheiden, Sie erhalten normalerweise eine Sicherheitsabfrage:

Abbildung 4.11: Der Sicherheits-Dialog

Dateien verschieben Das Entfernen einer oder mehrerer Dateien von einem Ordner und Schreiben in einen anderen Ordner, man könnte auch »Verschieben« sagen, ist dem Kopieren von Dateien sehr ähnlich. Es wird meistens in den beiden Schritten Ausschneiden und Einfügen durchgeführt. Natürlich steht auch beim Verschieben das Markieren an erster Stelle. Danach haben Sie mehrere Möglichkeiten, den Verschiebevorgang durchzuführen: ✔ Im Menü Bearbeiten finden Sie den Befehl Ausschneiden. Nachdem Sie ihn angeklickt haben, gehen Sie mit der Maus an die Stelle, an der die ausgeschnittenen Dateien wieder eingefügt werden sollen, und klicken erneut in das Menü Bearbeiten und auf Einfügen. ✔ Sie haben zunächst die gewünschten Dateien markiert, klicken dann mit der rechten Maustaste in die bestehende Markierung, ohne sie zu verändern. Das Kontextmenü öffnet sich: Jetzt kön© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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nen Sie mit der linken Maustaste auf Kopieren klicken. Sobald Sie den gewünschten Zielordner gewählt haben, klicken Sie auf Einfügen. Der Befehl Einfügen ist nur sichtbar, nachdem man Kopieren oder Ausschneiden gewählt hat. ✔ Wenn Sie die Symbolleiste bevorzugen, müssen Sie natürlich auch zunächst die gewünschten Dateien markieren. Klicken Sie danach auf das Symbol für Ausschneiden:

Abbildung 4.12: Das Ausschneiden-Symbol

Jetzt können Sie den Zielordner bestimmen und den Vorgang mit dem Einfügen-Button abschließen.

Abbildung 4.13: Das Einfügen-Symbol

✔ Tastaturmethode Mit der Tastatur kann man sehr schnell und effektiv Kommandos eingeben. Nachdem die Dateien, die Sie ausschneiden möchten, markiert sind, drücken Sie S + x. Gehen Sie nun in das Zielverzeichnis und drücken Sie S + v. ✔ Drag & Drop Klicken die gewünschten Dateien bzw. die Datei an, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maus mit gedrückter Taste an das gewünschte Ziel. Je nachdem, ob Sie innerhalb eines Laufwerks oder ob Sie von einem Laufwerk zum anderen kopieren möchten, unterscheidet sich der Vorgang. Innerhalb eines Laufwerks wird normalerweise verschoben, während zwischen zwei Lauswerken kopiert wird. Die Systematik ist die gleiche wie bei dem Kopieren von Ordnern. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Dateien umbenennen Der Namen einer Datei kann bis zu 220 Zeichen lang sein. Er kann Leerzeichen und Sonderzeichen enthalten. Bericht Meeting 12.12.2000 Handbuch Version 3 Berechnung 3.5

Dies sind Beispiele für korrekte Namen. Zwischen Groß- und Kleinbuchstaben wird nicht unterschieden! Sie können alle Buchstaben und Zeichen außer den folgenden Zeichen verwenden: \ / : * ? „ < > |

Das Umbenennen einer Datei ist nicht ungefährlich. Dateien, die von Anwendungsprogrammen oder von Windows verwendet werden, müssen an der Stelle, an der sie gespeichert sind, bleiben und ihren Namen behalten, da sie sonst von anderen Dateien nicht »gefunden« werden. Wenn Sie Ihre selbst erstellten Dateien umbenennen möchten, können Sie dies auf verschiedene Arten durchführen. In jedem Fall müssen Sie darauf achten, einen Namen zu wählen, der den Konventionen genügt und der in diesem Ordner noch nicht vergeben ist. ✔ Menümethode: Markieren Sie die Datei, deren Namen Sie ändern möchten. Klicken Sie in das Menü Datei und hier auf den Befehl Umbenennen. Jetzt wird der alte Dateinamen umrahmt und markiert. Sie können den neuen Namen eingeben und mit Ü bestätigen. ✔ Kontextmenü-Methode: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen, den Sie ändern möchten. Das Kontextmenü öffnet sich. Hier finden Sie den Befehl Umbenennen.

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Sobald Sie ihn angewählt haben, wird der bisherige Namen blau hinterlegt und umrahmt. Tippen Sie den neuen Namen ein und bestätigen Sie mit Ü. Unabhängig von der ausgewählten Methode muss der neue Namen den erwähnten Konventionen genügen. Ist dies nicht der Fall, wenn Sie zum Beispiel ein unerlaubtes Zeichen verwendet haben, erscheint die folgende Meldung:

Abbildung 4.14: Verletzung der Namenskonvention

Ein anderer Fehler tritt auf, wenn der Namen, den Sie eingegeben haben, bereits existiert:

Abbildung 4.15: Namenskonflikt ist aufgetreten

Bestätigen Sie in diesem Fall durch Anklicken des OK-Buttons und tragen Sie einen anderen Namen ein. Sie können die Eingabe des Namens jederzeit durch die E-Taste abbrechen oder durch die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste rückgängig machen:

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Installation und erste Schritte

Abbildung 4.16: Das Rückgängig-Symbol

Dateieigenschaften Die Dateieigenschaften dienen dazu, Dateien zu klassifizieren und helfen dabei, sie zu ordnen und zu finden. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Dateinamen klicken oder den Dateinamen markieren und auf das Property-(Eigenschaften)-Symbol klicken, erscheint das Eigenschaften-Fenster.

Abbildung 4.17: Das Eigenschaften-Symbol

Das Eigenschaften-Fenster enthält bei einer selbst erstellten OfficeDatei fünf Registerkarten (siehe Abbildung 4.18). Die einzelnen Registerkarten enthalten technische Daten oder Informationen, die den Arbeitsablauf definieren, in dem die Datei notwendig ist. ✔ Allgemein Hier finden Sie Informationen prinzipieller Natur. Dazu gehören der Name, der Dateityp, der Ort, an dem die Datei abgelegt ist, Datum der Erstellung und der letzten Änderung. Eine wichtige Option ist Schreibgeschützt. Wenn sie aktiviert (angeklickt, angehakt) ist, kann die Datei nicht einfach gelöscht werden, und auch, wenn Sie versuchen, sie zu verändern und zu speichern, werden Sie darauf hingewiesen und müssen eine Kopie der Datei anlegen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 4

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Abbildung 4.18: Das Eigenschaften-Fenster

✔ Datei-Info Sie können zusammen mit der Datei Informationen zu Titel, Thema, Autor, Schlüsselwörtern und Firma speichern. Diese Begriffe können Sie jederzeit wieder abrufen, aber Sie können die Dateien auch nach diesen Begriffen durchsuchen. ✔ Statistik Wenn Sie wissen möchten, wann eine Datei erstellt, zuletzt geändert oder gedruckt wurde, schauen Sie auf diese Karte. ✔ Dokumentinhalt Auf dieser Karte finden Sie eine Zusammenfassung der Dateiinhalte. Windows orientiert sich dabei an den formatierten Überschriften und den an bestimmten Stellen vorkommenden Texten. ✔ Benutzerdefiniert Es gibt eine Reihe von weiteren Optionen, die nicht alle in einem eigenen Feld dargestellt werden, aber gespeichert werden © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Installation und erste Schritte

können. Dazu gehören zum Beispiel Ziel, Zweck, Abteilung, Aufzeichnungsdatum, Besitzer und Weiterleiten an. Sie können im Feld Name auswählen, welche Option Sie verwenden wollen, z.B. Abteilung. Als Typ wählen Sie Text, denn Sie wollen die Abteilung als Text eintragen. In das Feld Wert schreiben Sie Marketing. Nun müssen Sie nur noch auf Hinzufügen klicken, und Sie haben die Eigenschaft festgelegt.

Dateien suchen Wenn Sie alle Dateien eines bestimmten Typs anzeigen oder eine bestimmte Datei finden wollen, den Namen aber nicht mehr genau kennen und auch nicht wissen, in welchem Ordner auf welcher Festplatte sie gespeichert wurde, verwenden Sie die Suchfunktion. Im Explorer-Fenster können Sie auf Extras klicken. Hier finden Sie die Option Suchen und wählen Dateien/Ordner. Alternativ dazu können Sie auch auf den Explorer verzichten und stattdessen in der Task-Leiste auf den Start-Button klicken. Das Menü, das sich öffnet, enthält ebenfalls den Befehl Suchen, und Sie können Dateien/Ordner auswählen. Das folgende Suchen-Fenster erscheint:

Abbildung 4.19: Das Suchen-Fenster

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In das Feld Name können Sie eintragen, wie die Datei heißt, die Sie suchen. Wenn Sie nur den Anfang des Namens wissen, können Sie ein Platzhalterzeichen verwenden: Ein* steht für sämtliche Dateinamen, die mit »Ein« beginnen, z.B. »Einleitung«, »einführung«, aber auch nur »ein«. Der * ist der Platzhalter, anders gesagt das Jokerzeichen, für eine beliebige Anzahl beliebiger Zeichen (Buchstaben, Ziffern oder Sonderzeichen). Ma?er wird eingesetzt für »Maier« oder »Mayer«. Das ? steht für genau ein beliebiges Zeichen. In dem Feld Enthaltener Text tragen Sie einen Begriff ein, der in der Datei enthalten ist, wenn Sie den Namen nicht kennen. Diese Option ist natürlich sehr komfortabel, allerdings kann es sehr viel Zeit kosten, bis das System sämtliche in Frage kommenden Dateien geöffnet und nach dem Begriff durchsucht hat. In Suchen in legen Sie fest, welcher Ordner bzw. welches Laufwerk durchsucht werden soll. Mit der Option Untergeordnete Ordner einbeziehen können Sie bestimmen, dass nicht nur der festgelegte Ordner, sondern auch sämtliche Unterordner dieses Ordners durchsucht werden sollen. Sie können auch Lokale Festplatten oder Arbeitsplatz wählen, wenn Sie den Ort, an dem die Datei zu finden ist, nicht genau bestimmen können. Auf der zweiten Registerkarte, Datum, können Sie das Datum des letzten Zugriffs, der Erstellung oder der letzten Änderung als Basis für die Suche festlegen. Klicken Sie zunächst auf Folgende Dateien suchen: Wählen Sie durch das Auswahlfeld z.B. »Geändert«. Nun müssen Sie festlegen, in welchem Zeitraum die Dateien geändert worden sein müssen, um angezeigt zu werden. Das können Sie entweder tun, indem Sie zwei Datumsangaben in der Zeile Zwischen durch Anklicken festlegen, oder Sie können angeben, dass die Dateien innerhalb der letzten 10 Tage oder 2 Monate geändert worden sein müssen. Auf der dritten Karte, Weitere Optionen, können Sie festlegen, welchen Datei-Typ Sie suchen. Das sollten Sie in jedem Fall tun, denn

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Teil I

Installation und erste Schritte

selbst wenn Sie nicht wissen, wie die gesuchte Datei heißt, wo sie gespeichert ist und wann sie erstellt wurde, Sie wissen in jedem Fall, um welche Art von Datei es sich handelt. Sie wählen Microsoft Word Document oder Microsoft Excel Tabelle aus, wenn Sie einen Text oder eine Excel-Mappe suchen. Nachdem Sie diese Festlegungen getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Starten. Nun gedulden Sie sich ein wenig, und Sie erhalten das Ergebnis in einem eigenen Fenster. Aus diesem Fenster heraus können Sie Dateien durch Doppelklick aufrufen. Sie können sie aber auch löschen, verschieben oder kopieren wie in jedem anderen Explorer-Fenster.

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Kapitel 5

Anwendung der Fenstertechnik

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5 Anwendung der Fenstertechnik Windows hat seinen Namen von den Rahmen bekommen, in denen Dinge dargestellt werden. In diesen Fenstern werden Programme ausgeführt, Daten angenommen, Objekte angezeigt usw.. Eine Besonderheit dieser Fenster ist, dass sie quasi unabhängig voneinander existieren und dass Daten zwischen ihnen ausgetauscht werden können. Zusammen mit der Entwicklung der Fenster hat man sich auf sehr viele Gemeinsamkeiten in der Bedienung geeinigt. Der Benutzer hat dadurch den entscheidenden Vorteil, Funktionen und Fertigkeiten von einem auf andere Anwendungsprogramme übertragen zu können.

Fenstergröße und -position Sobald Sie Windows gestartet und ein Programm aufgerufen haben, erscheint ein Fenster mit drei kleinen Schaltflächen in der oberen rechten Ecke.

Minimieren Durch Klicken auf das Minimieren-Feld wird ein Fenster verkleinert. Das bedeutet, in der Taskleiste wird angezeigt, dass das Programm abläuft, aber es nimmt keinen Platz mehr auf dem Bildschirm ein. Es bleibt zwar im Arbeitsspeicher und belastet diesen, aber der Bildschirm wird freigegeben. Durch erneutes Anklicken des Symbols wird das Fenster wieder auf seine ursprüngliche Größe gebracht.

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Teil I

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Installation und erste Schritte

Verkleinern Das Symbol Verkleinern hat zur Folge, dass sich das Fenster verkleinert, allerdings immer noch einen Teil des Bildschirms einnimmt. Ein verkleinertes Fenster kann durch Klicken in die Titelleiste, das ist die blaue Zeile an der oberen Kante, Festhalten und Ziehen an eine andere Stelle auf dem Bildschirm gebracht werden. Wenn Sie die Maus auf den Rand oder eine Ecke eines verkleinerten Fensters bringen, erscheint ein Doppelpfeil. Nun können Sie die linke Maustaste drücken, festhalten und durch Ziehen die Größe des Fensters verändern.

Vollbild Um ein verkleinertes Fenster wieder in die Vollbildgröße zu bringen, also der gesamte Bildschirm für dieses Fenster zur Verfügung steht, benötigt man das Symbol Vollbild.

Fenster schließen Ein Fenster und damit auch das Programm, das in diesem Fenster ausgeführt wird, kann geschlossen bzw. beendet werden, indem man auf das X-Symbol in der rechten oberen Ecke klickt. Damit muss man allerdings etwas vorsichtig sein, denn es gibt Anwendungen, die mehrere Fenster enthalten können. Wenn Sie zum Beispiel Word gestartet haben, können Sie innerhalb dieses Programms mehrere Dokumente öffnen. In der obersten Bildschirmzeile schließen Sie das gesamte Programm, während in den anderen Zeilen, z.B. in der zweiten, nur das Dokument geschlossen wird, das Textverarbeitungssystem aber geöffnet bleibt. In der linken oberen Ecke befindet sich das Systemmenü (siehe Abbildung 5.1). Neben der Möglichkeit, ein Fenster zu schließen, haben Sie hier auch die Möglichkeit, die Größe zu verändern oder direkt in die Maximal- oder in die Minimalgröße umzuschalten. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 5

Anwendung der Fenstertechnik

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Abbildung 5.1: Das Systemmenü

Das Systemmenü erhalten Sie auch, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol des Fensters in der Taskleiste klicken.

Arbeiten mit mehreren Fenstern Sie können mit mehreren Fenstern gleichzeitig arbeiten, indem Sie nacheinander mehrere Fenster öffnen und dann durch Klicken in der Task-Leiste zwischen den Programmen hin- und herschalten. Wenn Sie lieber mit der Tastatur arbeiten, verwenden Sie die Tastenkombination A + T, um umzuschalten. Oft möchte man mehrere Fenster gleichzeitig sehen. Dazu verkleinern Sie die Fenster und ordnen sie neben- bzw. untereinander auf dem Bildschirm an. Obwohl Sie nicht nur ein Fenster sehen, gibt es nur ein aktives Fenster. Sie erkennen es an der blauen Titelleiste. Sofern Sie mehr als ein Fenster geöffnet haben, ist es möglich, durch Drücken der rechten Maustaste innerhalb der Taskleiste ein hilfreiches Menü zu öffnen. Sie müssen jedoch in den Hintergrund der Leiste und nicht auf ein Symbol, das für ein Fenster steht, klicken.

Abbildung 5.2: Das Kontextmenü der Taskleiste

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Teil I

Installation und erste Schritte

Es ist hier möglich, alle Fenster untereinander oder nebeneinander anzuordnen. Die überlappende Darstellung zeigt von den meisten Fenstern auch nur die Namenszeile an, nur das vorderste Fenster ist komplett zu sehen.

Abbildung 5.3: Überlappende Fenster

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Kapitel 6

Dokumente öffnen und schließen

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6 Dokumente öffnen und schließen Ein ganz großer Vorteil von Office und allgemein der Entwicklung von Windows ist, dass die wichtigsten Kommandos in jedem Programm identisch aufgerufen werden. Das gilt selbstverständlich auch für das Öffnen und das Schließen von Dateien, die man allgemein Office-Dokumente nennt. Ein Dokument ist in Office nicht nur ein Text, wie man vielleicht denken könnte, sondern kann auch eine Excel-Mappe, eine PowerPoint-Präsentation oder irgendeine andere Datei sein, die mit irgendeinem Programm aus dem Office-Paket erstellt und bearbeitet wird. Innerhalb von Excel, PowerPoint und Access werden die Dateien Arbeitsmappen, Präsentationen, Datenbanken usw. genannt. Es gibt sehr viele Gemeinsamkeiten bei der Bearbeitung der Dokumente. Neben dem Öffnen und Schließen, das die meisten Anwendungen identisch ausführen, möchte ich das Speichern, Drucken, Ausschneiden, Kopieren und das Einfügen nennen. Unsere allgemeinen Betrachtungen in diesem Kapitel verwenden Word. Sie starten Word, indem Sie auf den Start-Button klicken, dann auf Programme und schließlich Word auswählen. Sie können aber auch genauso mit Excel oder PowerPoint als Beispielprogramm beginnen.

Laden eines vorhandenen Dokuments Nachdem die Anwendung Word bzw. Excel oder PowerPoint usw. gestartet ist, sehen Sie folgendes Bild:

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Teil I

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Installation und erste Schritte

Abbildung 6.1: Word-Startbildschirm

Das Öffnen-Symbol Eine Möglichkeit, ein bestehendes Dokument zu öffnen, finden Sie in der Symbolleiste. Das zweite Symbol von links, der aufgeklappte gelbe Aktendeckel, muss nur angeklickt werden, und Sie bekommen die Möglichkeit, im Öffnen-Fenster eine Datei auszuwählen (siehe Abbildung 6.2). Im größten Bereich des Öffnen-Fensters sehen Sie alle Dateien des ausgewählten Ordners angezeigt, sofern sie mit den Vorgaben am unteren Bildschirmrand übereinstimmen. Hier geben Sie einen Dateityp an. Wenn Sie gerade mit Word arbeiten, werden Sie wahrscheinlich nur Word-Dateien sehen wollen. In Excel sind es üblicherweise nur Excel-Mappen usw. Wenn Sie die Datei nicht durch Klicken auswählen möchten, haben Sie die Möglichkeit, in dem Feld Dateiname den Namen der Datei einzugeben. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 6

Dokumente öffnen und schließen

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Abbildung 6.2: Das Öffnen-Fenster

Dieses Feld können Sie auch benutzen, um die Anzeige der Dateien auf bestimmte Dateien zu beschränken. Dabei gelten folgende Jokerzeichen (Wildcards): ✔ * steht für eine beliebige Anzahl Buchstaben ✔ ? steht für einen einzigen Buchstaben Falls Sie zum Beispiel A* eintippen, werden sämtliche Dateien angezeigt, deren Namen mit einem a beginnen und beliebig enden. *mann filtert zum Beispiel die Dateien Hoffmann, Sandmann, Homann, Landmann heraus und zeigt sie an. Durch M??er werden die Dateien Meier, Maier, Meyer, Mayer gefunden. Ganz oben hinter Suchen in: bestimmen Sie den Ordner, dessen Inhalt angezeigt werden soll. Das Symbol rechts daneben bewirkt, dass in der Ordnerhierarchie eine Stufe nach oben gesprungen wird. Das X dient zum Löschen von Dateien, genau wie im Explorer. Sie können aus verschiedenen Anzeigearten auswählen und damit bestimmen, ob große oder kleine Symbole, eine Liste mit Details oder eine Liste mit Vorschau angezeigt wird.

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Installation und erste Schritte

Hinter Extras verbirgt sich die Möglichkeit, nach einer Datei zu suchen, ein Netzwerklaufwerk zu verbinden und ihm einen Buchstaben zuzuordnen oder die Favoritenmenge zu vergrößern.

Favoriten Favoriten sind Verweise auf diese Objekte, die in einem speziellen Verzeichnis gespeichert werden. Dateien oder Ordner, nach denen man sehr häufig sucht, sind dann über das Favoriten-Symbol an der linken Seite des Fensters aufzurufen. Dateien oder Ordner können zu den Favoriten hinzugefügt werden. Dazu müssen Sie das Kontextmenü öffnen und Verknüpfung erstellen aufrufen. Den entstandenen Verweis können Sie ausschneiden und im Bereich Favoriten einfügen. Einen Favoriten-Verweis können Sie einfach mittels _ löschen.

Öffnen Sobald Sie die gewünschte Datei gefunden haben, klicken Sie einfach zweimal kurz hintereinander auf den Namen. Man nennt dies Doppelklick. Eine Alternative dazu ist das Symbol unten rechts im Öffnen-Fenster. Durch das kleine Auswahldreieck neben dem Öffnen-Symbol klappt ein Pull-Down-Menü auf. Hier finden Sie einige Optionen im Zusammenhang mit dem Öffnen von Dateien.

Abbildung 6.3: Öffnen-Optionen

Schreibgeschützt öffnen heißt, dass eine Datei zur Bearbeitung geöffnet wird, Änderungen aber nicht in ihr gespeichert werden können. Man kann z.B. einen Brief laden, ihn aber nicht verändert abspei© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 6

Dokumente öffnen und schließen

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chern, sondern nur unter einem neuen Namen oder in einen anderen Ordner speichern. Mit der Option Als Kopie öffnen kann man eine Datei mehrmals gleichzeitig laden, um verschiedene Varianten zu erzeugen. Mit Öffnen und Reparieren wird die ausgewählte Datei im Hintergrund geöffnet und dann repariert, das heißt Änderungen werden aufgrund der Inhalte, die sich aus der aktuellen Bearbeitung ergeben, in die Datei geschrieben.

Menü-Befehl Öffnen Im Menü Datei befindet sich ebenfalls der Befehl Öffnen. Der Aufruf hat die gleichen Auswirkungen, die auch das Öffnen-Symbol (gelber geöffneter Aktendeckel) hat.

Abbildung 6.4: Das Menü Datei

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Teil I

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Installation und erste Schritte

History-Liste Die History-Liste ist die Liste der zuletzt geöffneten Dateien. Sie befindet sich am unteren Ende des Menüs Datei. Hier werden die Namen der Dateien, die zuletzt bearbeitet und gespeichert wurden, angezeigt. Eine Datei kann aus der History-Liste durch Anklicken geöffnet werden. Diese Liste ist allerdings nur eine Art Notizzettel. Das bedeutet, die Dateien dürfen nicht mit dem Explorer umbenannt oder verschoben werden. Selbst eine gelöschte Datei taucht hier noch auf, kann aber nicht mehr gestartet werden. In Menü Extras gibt es den Befehl Optionen. Es öffnet sich ein Fenster mit mehreren Registerkarten. Die Karte Allgemein enthält einen Punkt Liste zuletzt geöffneter Dateien. Hier können Sie die Anzahl bis auf 9 heraufsetzen.

Öffnen aus dem Aufgabenbereich Der Aufgabenbereich ist eine Neuheit in Office XP. Hier findet man Informationen zum Öffnen, zum Speichern, zu den zur Verfügung stehenden Dokumentvorlagen und einigen anderen Optionen. Dokumentvorlagen werden in einem späteren Kapitel genauer besprochen.

Abbildung 6.5: Der Aufgabenbereich © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 6

Dokumente öffnen und schließen

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Die Tastatur-Methode Für sehr viele Funktionen stellt Word Ihnen Tastenkürzel zur Verfügung. Die Tastaturkommandos nennt man auch Shortcuts. Mit S + o können Sie das Öffnen-Fenster auf den Bildschirm holen. Alternativ dazu kann S + Jverwendet werden.

Weitere Möglichkeiten zum Öffnen Im Start-Menü, das Sie links in der Task-Leiste finden, gibt es einen Menüpunkt Office-Dokument öffnen. Eine andere Variante ist die Office Shortcut-Leiste, deren Anzeige Sie installieren können. Dazu rufen Sie über Start / Programme den Menüpunkt Microsoft Office Tools auf. In diesem Menü finden Sie einige zusätzliche Programme, z.B. um ClipArts zu verwalten oder Dokumente einzuscannen. Mit dem Befehl Microsoft Office Shortcut-Leiste wird sie rechts im Bildschirm platziert. Beim Aufruf des Befehls, erscheint eine Dialogbox, in der Sie durch Klicken auf Ja erreichen können, dass der Start der Leiste in die Autostart-Gruppe eingetragen wird und sie somit bei jedem Start des Rechners zur Verfügung steht. Warum gibt es so viele Möglichkeiten für eine Operation? Gewiss nicht, um den Benutzer zu verwirren oder es dem Anfänger zu erschweren! Jeder Benutzer soll sich seine Lieblingsmethode aussuchen können, um optimal mit dem System zu arbeiten.

Speichern eines Dokuments Speichern ist eine sehr wichtige, vielleicht die wichtigste Angelegenheit. Man sollte niemals zu selten speichern, es könnte bei einem technischen Problem wertvolle Arbeit verloren gehen. Die Größe einer gespeicherten Datei ist nicht mehr ein so entscheidender Faktor wie vor einigen Jahren. Es gibt Festplatten, die 30, 40 © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Installation und erste Schritte

und mehr GigaByte (1 GigaByte entspricht einer Milliarde Zeichen) Speicher zur Verfügung stellen bereits für ein paar hundert Mark.

Das Speichern-Symbol Eine Möglichkeit, ein bestehendes Dokument zu speichern, finden Sie in der Symbolleiste. Das dritte Symbol von links, die kleine Diskette, muss nur angeklickt werden. Wenn Sie ein Dokument noch nie gespeichert haben, erscheint das Fenster Speichern unter. Ein Dokument hat bis es zum ersten Mal gespeichert wird, einen allgemeinen Stellvertreternamen. So ein Name kann als Dokument1, Dokument2 usw. oder Mappe1, Mappe2 usw. und für die anderen Programme entsprechend festgelegt sein. Wenn Sie die Arbeit mit einer Datei beginnen und dann den ersten Speichervorgang durchführen, erscheint das folgende Fenster:

Abbildung 6.6: Das Speichern unter-Fenster

Den größten Bereich des Fensters nehmen die Dateien ein, die sich im ausgewählten Ordner befinden. Am unteren Bildschirmrand © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 6

Dokumente öffnen und schließen

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können Sie den Dateityp festlegen, unter dem gespeichert werden soll. In diesem Feld ist normalerweise die richtige Einstellung eingetragen, es sei denn, Sie möchten die Datei in einem fremden Format speichern, um sie zu exportieren. Den Dateinamen müssen Sie in das Feld Dateiname eintippen. Dabei dürfen Sie bis zu 255 bzw. 220 Zeichen verwenden und müssen sich nicht mehr wie in früheren Windows-Versionen an die leidige 8.3-Systematik halten. Der Name darf sogar Leerzeichen enthalten. Die folgenden Zeichen sind nicht erlaubt: \ / : * ? „ < > | Der Name Brief-Version II vom 13.12.2001 ist zulässig. Obwohl Sie laut Microsoft 255 Zeichen verwenden könnten, sollten die Namen höchstens 220 Zeichen lang sein. Bei Namen, die länger sind, könnte es Probleme in der windows-internen Dateiverwaltung geben! Für die Praxis sind riesige Namen natürlich auch aus anderen Gründen nicht zu empfehlen. Es ist zwar wunderbar, dass man 20 oder 30 Zeichen inklusive Sonderzeichen verwenden kann, aber ein Name, der sich über drei Zeilen im Öffnen-Fenster erstreckt, ist nicht mehr gut handhabbar! Den Ordner bzw. die Festplatte wählen Sie in diesem Fenster genauso aus wie beim Öffnen. Sie können den Ordner, in den Sie speichern möchten, jedoch auch neu erstellen. Das Symbol dazu zeigt einen gelben Ordner mit einem Stern. Zunächst rufen Sie den Ordner bzw. das Hauptverzeichnis der Festplatte auf, in dem der neue Ordner erstellt werden soll, dann klicken Sie auf das Symbol Neuer Ordner und können den Namen für den gerade erzeugten Ordner angeben. Sie beenden den Vorgang durch die Schaltfläche Speichern. Falls in einem Fenster die Frage erscheint, ob Sie mit dem Dokument die zugehörige Dokumentvorlage speichern möchten, verneinen Sie dies. Die Favoriten können hier genauso aufgerufen und definiert werden wie beim Öffnen.

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Teil I

76

Installation und erste Schritte

Speicher-Optionen Interessant sind die Optionen zum Speichern der Dateien. Hier können Sie über den Befehl Extras neben Namen und Ort weitere Festlegungen für die Speicherung treffen. Unter Speicheroptionen gibt es einen sehr wichtigen Punkt: AutoWiederherstellen-Info speichern alle ..... Minuten Hier legen Sie das Zeitintervall fest, nach dem das Programm eine Sicherung durchführt. Diese automatische Sicherung ist nicht dazu geeignet, Ihnen zu helfen, wenn Sie fünf Stunden an einem Text gearbeitet haben, Word beendet und nicht gespeichert haben, sondern sie behütet vor Schaden bei einer technischen Panne. Ein Computer kann versagen, Windows kann abstürzen, der Strom kann ausfallen,. Die Liste der Schreckensmeldungen bei der PC-Benutzung ist sehr lang. Die Auto-Wiederherstellen-Info wird automatisch geladen, sobald der Computer wieder eingeschaltet und das Anwendungsprogramm erneut geladen wird. Man sollte bei der Definition des Zeitraumes bedenken, dass die Speicherung der bearbeiteten Datei in dem Moment erfolgt, in dem der Zeitraum abgelaufen ist. Falls man in dieser Sekunde etwas eingeben möchte, muss man warten. Kurze Eingaben werden dabei im Tastaturpuffer gespeichert, und wenn die zu sichernde Datei nicht sehr groß ist, merkt man gar nicht, dass gespeichert wird. Bei Dateien mit vielen Seiten muss man eventuell ein paar Sekunden warten. Natürlich wäre der Verlust eines Berichtes, der 200 Seiten lang ist, auch viel schmerzlicher als der des kurzen Briefes! Die Auto-Wiederherstellen-Info ist nicht zu vergleichen mit dem Speichern der Datei und kann es auch nicht ersetzen!

Sicherheitsoptionen Durch die Sicherheitsoption können Kennwörter festgelegt werden, die unbedingt notwendig sind, um eine Datei öffnen oder ändern zu können.

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Kapitel 6

Dokumente öffnen und schließen

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Sie können, nachdem Sie im Speichern unter-Fenster die Schaltfläche Extras angeklickt und Sicherheitsoptionen aufgerufen haben, ein Kennwort zum Öffnen und eines zum Ändern eingeben. Für beide Kennwörter müssen Sie Ihre Eingabe auf Anforderung wiederholen. Das Öffnen-Kennwort wird abgefragt, sobald man die Datei laden möchte. Gibt man es falsch ein, wird die Datei nicht geöffnet. Damit die Datei bearbeitet und in der neuen Version gespeichert werden kann, muss man das Änderungs-Kennwort zusätzlich eingeben. Hat man das Änderungs-Kennwort nicht zur Verfügung, wird die Datei schreibgeschützt geöffnet, kann bearbeitet, gedruckt, aber nur unter anderem Namen gespeichert werden. Man kann damit ein Muster erzeugen, indem man das Öffnen erlaubt, aber das Kennwort zum Ändern nicht zur Verfügung stellt. Das können Sie natürlich auch durch die Erstellung einer Dokumentvorlage erreichen.

Abbildung 6.7: Dialog zur Kennworteingabe

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Teil I

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Installation und erste Schritte

Speichern / Speichern unter Beide Befehle finden Sie im Menü Datei. Der Befehl Speichern sichert die Datei unter dem Namen in den Ordner, in den bei der letzten Sicherung gespeichert wurde. Mit Speichern unter öffnet sich das besprochene Fenster und ermöglicht, einen neuen Namen, Ort oder Dateityp festzulegen.

Die Tastatur-Methode Für sehr viele Kommandos stellt Word Tastenkürzel zur Verfügung. Die Tastaturkommandos heißen auch Shortcuts oder Tastenkombinationen. Mit S + s können rufen Sie den Befehl zum Speichern auf. Wenn Sie J drücken, öffnet sich das Fenster Speichern unter.

Dateien überschreiben Falls es die Datei, unter deren Namen Sie eine Datei speichern möchten, schon gibt, erscheint das folgende Fenster:

Abbildung 6.8: Abfragefenster Datei überschreiben

Wenn Sie die obere Option Vorhandene Datei ersetzen eingeschaltet lassen, wird die Datei, die den Namen bisher trug, überschrieben und geht verloren.

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Kapitel 6

Dokumente öffnen und schließen

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Durch die zweite Variante Änderungen unter anderem Namen speichern wird das Speichern unter – Fenster aufgerufen und Sie können einen neuen Namen festlegen. Änderungen in vorhandener Datei zusammenführen bedeutet, dass zwischen der aktuellen und der Datei auf der Festplatte Verbindungen gesucht werden und eine Datei mit markierten Überarbeitungen angezeigt wird.

Dokumente schließen Wenn Sie ein Dokument schließen wollen, können Sie dies zunächst mit der Fenster-schließen-Schaltfläche in der Titelleiste des Dokuments durchführen. Wenn Sie allerdings die Schaltfläche in der Titelleiste verwenden, beenden Sie die Arbeit mit dem Programm.

Abbildung 6.9: Schalfläche Fenster schließen

Im Menü Datei gibt es den Befehl Schließen. Er beendet die Bearbeitung des Dokuments. Falls das Dokument noch gar nicht gespeichert wurde oder sich seit der letzten Speicherung Änderungen ergeben haben, werden Sie gefragt, ob gespeichert werden soll (siehe Abbildung 6.10). Entscheiden Sie, ob Sie das Dokument erhalten möchten oder nicht. Wenn Sie auf Ja klicken, öffnet sich das Speichern-unter-Fenster. Durch Klicken auf Nein geht das Dokument verloren. Mit der Schaltfläche Abbrechen bewirken Sie, dass Word das Fenster nicht schließt.

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Teil I

Installation und erste Schritte

Abbildung 6.10: Sicherheitsabfrage beim Schließen

Falls Sie ein Programm beenden, zum Beispiel mit A + $ oder über das Menü Datei und den Befehl Beenden oder Anklicken des X-Buttons oben rechts, wird ebenfalls geprüft, ob alle Dateien gespeichert wurden. Sofern dies nicht der Fall ist, wird die Sicherheitsabfrage angezeigt und danach wird gespeichert.

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teil

Techniken und Praxis Nachdem Office XP installiert ist, beginnen Sie damit, einen Brief mit Word zu schreiben, in Excel Berechnungen durchzuführen und eine Datenbank in Access aufzubauen. Sie lernen in diesem Teil auch Termine, Aufgaben und Kontakte mit Outlook zu verwalten und erstellen eine Website mit Frontpage.

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Kapitel 7

Den ersten Brief mit Word erstellen

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7 Den ersten Brief mit Word erstellen Ansichten Sobald man Word aufgerufen hat, erscheint ein leeres Textfenster. In der Normalansicht sieht das folgendermaßen aus:

Abbildung 7.1: Die Normalansicht

Die Normalansicht zeigt eine weiße Fläche zur Texteingabe. Es gibt keine Randanzeige mit Ausnahme des dunkelgrauen Bereichs rechts im Zeilenlineal. Man sieht in jedem Fall nur den Textbereich und keinerlei obere oder untere Ränder. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

84

Techniken und Praxis

Den Aufgabenbereich auf der rechten Seite schalten Sie über das Menü Ansicht ein und wieder aus. In der oberen Symbolleiste ist rechts eine Anzeige der Vergrößerung. Wenn Sie dort auf Seitenbreite umschalten, wird der Text in seiner maximalen Größe angezeigt, aber so, dass man die gesamte Zeile auf einmal sehen kann.

Abbildung 7.2: Die Auswahl der Anzeigegröße

Über dem eigentlichen Textbereich befindet sich das Zeilenlineal. Der weiße Bereich ist der Bereich, der zum Schreiben zur Verfügung steht. Der Rand wird durch den dunkelgrauen Bereich gekennzeichnet.

Abbildung 7.3: Das Zeilenlineal

Über das Menü Ansicht und den Befehl Seitenlayout schalten Sie in die Seitenlayout-Ansicht um. Das Seitenlayout zeichnet sich dadurch aus, dass man die Ränder sehen kann. Word zeigt das leere Blatt vor grauem Hintergrund. Man sieht den beschreibbaren Bereich und die Ränder (siehe Abbildung 7.4).

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Kapitel 7

Den ersten Brief mit Word erstellen

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Wenn man die Seitenränder einmal festgelegt hat, ist es günstiger, in der Normalansicht zu arbeiten, denn dort werden die Zeichen etwas größer dargestellt als in den Layoutansichten, da kein Platz für die Ränder reserviert werden muss. Es gibt allerdings einige Arbeitsvorgänge, bei denen man sich nicht in der Normalansicht befinden darf. Word schaltet in solchen Situationen meistens direkt in die Seitenlayoutansicht. Wenn Sie zum Beispiel Kopf- und Fußzeilen bearbeiten oder Grafiken positionieren möchten, ist dies notwendig.

Abbildung 7.4: Die Seitenlayoutansicht

Eine andere Anwendung der Seitenlayoutansicht ist, mit Doppelklick eine beliebige Position auf dem Blatt anwählen und mit der Texteingabe starten zu können. Neben diesen beiden Ansichten existieren die Weblayoutansicht und die Gliederungsansicht. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

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Techniken und Praxis

Fall Sie mit Word eine Web-Seite erstellen möchten, anstatt sich mit HTML-Editoren herumzuquälen, können Sie einfach aus dem Menü Datei den Befehl Als Webseite speichern wählen. Die Datei kann dann mit jedem Browser, z.B. dem Netscape Navigator oder dem Internet Explorer, geöffnet und angesehen werden. Damit Sie bei der Erstellung schon eine bessere Übersicht über die fertige Seite erhalten, können Sie die Ansicht Weblayout wählen. Die Gliederungsansicht dient dazu, eine Gliederung, also eine Nummerierung in mehreren Ebenen, zu erstellen. In der Gliederungsansicht haben Sie die Möglichkeit, Absätze in ihre zugehörigen Ebenen zu bringen. Neben dem Menü Ansicht haben Sie die Möglichkeit, mit der Maus und den Symbolen unten links die Ansicht zu wechseln.

Abbildung 7.5: Ansichtenwahl über Symbole

Texteingabe und -änderung Die nicht druckbaren Zeichen Der Cursor blinkt oben links. Nun sollten Sie die nicht druckbaren Zeichen einschalten. Das geschieht am besten durch das entsprechende Symbol in der oberen Symbolleiste: In der folgenden Tabelle finden Sie die wichtigsten nicht druckbaren Zeichen mit ihren Bedeutungen: © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 7

Den ersten Brief mit Word erstellen

Zeichen

Bedeutung

¶

Absatzendemarke

·

Leerschritt

?

Tabulatorsprung

¿

Weiche Zeilenschaltung

¬

Bedingter Trennstrich

87

Tabelle 7.1: Die nicht druckbaren Zeichen

Absatzendemarke Das wichtigste dieser Zeichen, die allesamt nicht gedruckt werden, sondern zur Gestaltung des Textes wichtige Hilfen im Bildschirm sind, ist die Absatzendemarke. Immer wenn Sie Ü drücken, erscheint sie. Sie zeigt an, dass ein neuer Absatz beginnt. Viele Formate sind innerhalb eines Absatzes gültig. Dazu gehören Einzüge, Ausrichtung, Tabulatoren, Zeilenabstand. Daher sollte man bewusst mit der Ü-Taste (manchmal wird sie auch Return- oder Eingabetaste genannt) umgehen und sie nur drücken, wenn man sicher ist, dass ein neuer logischer Teil beginnt. Keinesfalls sollte am Ende jeder Zeile Ü gedrückt werden. Man arbeitet in Word mit einem automatischen Zeilenumbruch, der bewirkt, dass man am Ende einer Zeile einfach weiterschreiben kann. Der Text springt in die nächste Reihe, sobald das eingegebene Wort in der aktuellen Zeile keinen Platz mehr hat. Dadurch kann man später ganz einfach Text- und Formatänderungen vornehmen, ohne alle Zeilenumbrüche kontrollieren zu müssen.

Die weiche Zeilenschaltung Neben der Absatzmarke ist das Symbol für die weiche Zeilenschaltung zu sehen. Immer wenn Sie den Cursor in die nächste Zeile

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Teil II

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Techniken und Praxis

bringen möchten, ohne den Absatz zu beenden, drücken Sie H + Ü. In der Folgezeile gelten alle Formateinstellungen des oberen Teils.

Der bedingte Trennstrich Der bedingte Trennstrich erscheint immer, wenn Sie S + drücken. Das ist eine bessere Vorgehensweise, als einfach einen Trennstrich zu einzufügen, wenn ein Wort am Ende einer Zeile getrennt werden soll. Die Besonderheit bei dem bedingten Trennstrich ist, dass er im Ausdruck als normaler Trennstrich »-« gedruckt wird, sofern sich das Zeichen am Ende einer Zeile befindet. Wenn er hingegen irgendwo innerhalb der Zeile eingetippt wurde, verschwindet er beim Ausdruck einfach. In einem späteren Kapitel finden Sie Genaueres zu den Themen Silbentrennung und Trennstrich.

Das Tabulatorzeichen Das Tabulatorzeichen wird immer dann sichtbar, wenn man die TTaste gedrückt hat. Der kleine Pfeil besagt, dass der Cursor an dieser Stelle zu dem nächsten definierten Tabulatorstopp springt. Die Pfeile sind eine wichtige Orientierung beim Aufbau von Tabellen mit Tabulatoren.

Der Leerschritt Der Punkt, nicht an der unteren Kante der Schriftzeile, sondern in der Mitte, besagt, dass hier die Leertaste gedrückt wurde. Diese Information kann sehr hilfreich sein, wenn man entscheiden muss, warum ein Text an eine bestimmte Position innerhalb der Zeile gerutscht ist. Ich empfehle, die nicht druckbaren Zeichen einzuschalten, denn sie liefern wichtige Informationen für die Arbeit. Nach einiger Zeit werden die Zeichen nicht mehr stören und Sie werden ihren Nutzen zu schätzen wissen.

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Kapitel 7

Den ersten Brief mit Word erstellen

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Eingabe beginnen Es gibt eine Neuerung in Office XP, die es Ihnen ermöglicht, den Punkt, an dem Sie ihren Text beginnen möchten, einfach mit der Maus zu bestimmen. Wenn Sie sich in der Seitenlayoutansicht befinden, können Sie einfach durch Doppelklick an die gewünschte Stelle den Cursor positionieren. Word erzeugt dann automatisch die notwendigen Leerzeilen durch Zeilenschaltungen und setzt einen Tabulatorstopp mit Sprung ein, um die horizontale Verschiebung zu erreichen. Diese Methode arbeitet nur in der Seiten- und der Weblayoutansicht Sie können auch einige Zeilen erfassen und dann durch die oben beschriebene Methode festlegen, an welcher Stelle es weitergehen soll.

Text eintragen Die Texteingabe oder Texterfassung ist sehr viel komfortabler als bei einer herkömmlichen Schreibmaschine. Selbst eine Schreibmaschine mit Löschfunktion bietet nicht so viele Möglichkeiten wie ein moderner PC mit dem Textverarbeitungsprogramm Word. Sie tippen den Text einfach ein, als würden Sie eine Schreibmaschine benutzen. Man verwendet die H-Taste zur Großschreibung und für die oberen Tastenbelegungen. Der Cursor steht oben links auf der Seite, und die Eingabe kann beginnen: Frau Ariane Weber Sonnenscheinweg 13 12345 Irgendwo

Da es sich bei einer Adresse um einzelne Zeilen handelt, drücken Sie am Ende jeder Zeile Ü.

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Teil II

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Techniken und Praxis

Nun hat sich herausgestellt, dass der Nachname der Adressatin nicht korrekt eingegeben wurde! Sie heißt Webber und nicht Weber. Bewegen Sie den Cursor mit Hilfe der Pfeiltasten oder der Maus hinter das b im Namen Weber. Hier können Sie einfach ein b eintippen.

Die Eingabemodi Das geht so einfach, weil Sie sich im Einfüge-Modus befinden. Sie sehen am unteren Bildschirmrand in der Statuszeile, etwa in der Mitte, ein blass-graues ÜB. Wenn Sie auf _ drücken, schalten Sie vom Einfüge-Modus in den Überschreib-Modus. Jetzt ist das ÜB schwarz, d.h. aktiv. Nun werden sämtliche Eingaben, die Sie machen, die bisherigen Buchstaben überschreiben. Durch nochmaliges Drücken von _ schalten Sie wieder in den EinfügeModus zurück. Alternativ zum Tippen auf _ können Sie durch Doppelklick auf das ÜB in der Statuszeile zwischen den beiden Modi wechseln.

Zeichen löschen Zeichen löschen oder entfernen bedeutet, dass ein bereits eingegebener Buchstabe wieder gelöscht werden soll. Dies kann auf zwei verschiedene Arten geschehen. Die _-Taste löscht das Zeichen rechts vom Cursor. Wenn Sie das Zeichen links von der aktuellen Cursorposition entfernen möchten, drücken Sie die R-Taste. Es ist vollkommen egal, welche Taste Sie verwenden, Sie müssen nur den Cursor entsprechend positionieren. Vervollständigen Sie nun folgenden Text:

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Kapitel 7

Den ersten Brief mit Word erstellen

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Frau Ariane Webber Sonnenscheinweg 13 12345 Irgendwo

Sehr geehrte Frau Webber, vielen Dank für Ihre Anfrage von letzter Woche. Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass wir Ihnen nicht weiterhelfen können. Die Sternschnuppe, die Sie Anfang des Monats gesehen haben, ist verschwunden und wir können Ihnen leider nicht erklären, wann sie wieder auftauchen wird. Wenn Sie sich etwas gewünscht haben und bei der Formulierung dieses Wunsches einen Fehler gemacht haben, kann ich Ihnen nur raten, eifrig den Sternenhimmel zu beobachten und bei der nächsten Sternschnuppe den Wunsch rückgängig zu machen. Mit freundlichen Grüßen

Hans-Hubert Stern Sternwarte Bonn

Speichern Sie diesen Text unter dem Namen Brief1 ab. Am einfachsten erreichen Sie das mit dem Disketten-Symbol in der oberen Symbolleiste.

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Kapitel 8

Bewegen von Text und Markieren von Textteilen

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8 Bewegen von Text und Markieren von Textteilen Bewegen im Text Den Cursor bewegen bedeutet, man kann die vier Pfeiltasten I, W, Y und V verwenden. Es gibt eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten: Tasten

Bedeutung

:

Cursor springt zum Ende der Zeile

P

Cursor springt zum Anfang der Zeile

O

Cursor springt um eine Bildschirmseite nach oben

U

Cursor springt um eine Bildschirmseite nach unten

S+P

Cursor springt zum Anfang des Textes

S+:

Cursor springt zum Ende des Textes

S+I

Cursor springt zum Anfang dieses bzw. des vorherigen Wortes

S+W

Cursor springt zum Anfang des nächsten Wortes

S+Y

Cursor springt zum Anfang des Absatzes

S+V

Cursor springt zum Ende des Absatzes

Tabelle 8.1: Tastenkombinationen zur Bewegung des Cursors

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Teil II

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Techniken und Praxis

Es gibt noch eine Reihe weiterer Tastenkombinationen, aber die praktischsten Optionen finden Sie in der Tabelle.

Markieren mit der Tastatur Das Markieren mit der Tastatur ist ganz einfach. Es gibt eine zentrale Regel: Wenn man den Cursor bewegt und gleichzeitig die H-Taste gedrückt hält, markiert man. Eine etwas unbekannte, jedoch teilweise sehr leistungsfähige Variante bietet die Taste (. Durch Drücken starten Sie den Erweiterungsmodus. Damit wird der Cursor erweitert, so dass er eine bestimmte Anzahl von Zeichen erfasst. Zur Kontrolle wird in der Statuszeile, der untersten Word-Zeile, die Buchstabenkombination ERW fett schwarz angezeigt. Normalerweise ist sie blass-grau. Anzahl Tastenbetätigungen

(

Effekt

(

Erweiterungsmodus wird aktiviert

( +(

Wort, in dem man steht wird markiert

( +( + (

Satz wird markiert

( +( + ( +(

Absatz wird markiert

( +( + ( + ( + (

Gesamter Text wird markiert

E + in den Text klicken

Erweiterungsmodus beenden

Tabelle 8.2: Funktion der

(-Taste

Laden Sie die Datei Brief1 und probieren Sie die angegebenen Kommandos aus.

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Kapitel 8

Bewegen von Text und Markieren von Textteilen

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Markieren mit der Maus Word ist wie jedes andere Windows-Programm konzipiert, die Maus einzusetzen. Deshalb halten es viele Benutzer für einfacher, mit der Maus zu arbeiten. Dagegen ist zu sagen, dass man bei der Arbeit mit einem Textverarbeitungssystem ohnehin Text über die Tastatur eingibt und von daher nicht erst umständlich nach der Maus greifen muss, um ein Kommando zu geben. Laden Sie den Brief1 und probieren Sie die Markierungsmethoden aus!

Textteile markieren Sie können einfach mit der Maus in ein Wort klicken, die Maustaste gedrückt halten und über den Text ziehen.

Wort markieren Doppelklicken Sie mit der Maus auf ein Wort. Das Wort ist markiert.

Absatz markieren Wenn Sie dreimal kurz hintereinander in ein Wort klicken, ist der Absatz, in dem das Wort steht, markiert. Durch Doppelklick wird der Absatz und durch dreimaliges Klicken wird der gesamte Text markiert.

Zeile markieren Die einfachste Möglichkeit, eine Zeile zu markieren, ist, in die Markierungsspalte zu klicken. Die Markierungsspalte ist die Spalte links neben dem Text. Wenn Sie dort einmal hineinklicken, markieren Sie die Zeile.

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Teil II

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Techniken und Praxis

Abbildung 8.1: Die Markierungsspalte

Spaltenmarkierung Versuchen Sie einmal: Halten Sie die A-Taste gedrückt, klicken Sie dann in ein Wort und ziehen mit gedrückter Maustaste ein paar Zentimeter nach unten rechts. Sie werden sehen, dass eine Markierung entsteht, die nicht an Wörter und Zeilen gebunden ist. Man benötigt diese Funktion am ehesten bei der Gestaltung von Tabellen.

Mehrfachmarkierung Ganz neu in dieser Word-Version ist die Möglichkeit, eine Markierung durchzuführen, die Taste S zu drücken und festzuhalten und jetzt mit der Maus weitere Textteile zu markieren. Damit können Sie z.B. mehrere Wörter nacheinander anklicken und in einem Arbeitsgang formatieren.

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Kapitel 8

Bewegen von Text und Markieren von Textteilen

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Hinweise zum Markieren und Einstellungen Wenn Sie eine Markierung gesetzt haben, entfernen Sie diese, indem Sie einfach mit der Maus in den Text klicken oder den Cursor mittels Tastatur bewegen. Mit dem Befehl Optionen aus dem Menü Extras öffnen Sie ein Fenster mit sehr vielen Einstellungsmöglichkeiten für die Arbeit. Auf der Registerkarte Bearbeiten finden Sie die Einstellung Wörter automatisch markieren. Sie sollten sie aktivieren, denn dann wird das Markieren mit der Maus einfacher. Sobald Sie die Maus über den Text ziehen und das erste Wort überstrichen haben, werden nur noch ganze Wörter markiert. Beachten Sie auch, dass Sie eine Markierung nicht wie einen Gummi ziehen können. Wenn Sie die Markierung erweitern möchten, halten Sie die H-Taste gedrückt und klicken das gewünschte Textende bzw. den gewünschten Textanfang an. In dieser Version hat man etwas verwirklicht, das die Benutzer sich schon lange gewünscht haben: Man kann mehrere Dinge nacheinander markieren, indem man die S-Taste gedrückt hält und die gewünschten Bereiche nacheinander anklickt.

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Kapitel 9

Formatieren und Gestalten

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9 Formatieren und Gestalten Zeichenformatierung Jedes Zeichen, das heißt jeder Buchstabe, jede Ziffer und jedes Sonderzeichen kann unterschiedlich formatiert werden. Sie können die folgenden Eigenschaften einstellen: ✔ Schriftart ✔ Schriftgröße ✔ Schriftschnitt ✔ Sonstige Texteigenschaften

Das Wunderbare an Office ist auch hier ein entscheidender Vorteil: Die Vorgehensweise für die Formatierung des Textes in Word lässt sich auf Excel und die anderen Mitglieder der Office-Familie übertragen!

Schriftart festlegen Bevor Sie die Schriftart festlegen können, müssen Sie bestimmen, auf welchen Textbereich sich Ihre Aktionen beziehen sollen. Daher müssen Sie diesen zunächst markieren. Verwenden Sie den Beispieltext Formatierungen, den Sie auf der beiliegenden CD im Ordner Beispieldaten\Word finden. Markieren Sie nun die erste Zeile: Dies ist die Überschrift

Sie können jetzt ganz einfach über die zweite Symbolleiste, das ist die Symbolleiste Format, die Schriftart bestimmen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 9.1: Die Symbolleiste Format

Üblicherweise ist die Schriftart Times zunächst eingestellt. Durch Anklicken auf das Auswahldreieck können Sie sich weitere Schriftarten anzeigen lassen und dem markierten Text die gewünschte Schriftart zuweisen.

Abbildung 9.2: Die Auswahl der Schriftart

Die Bildlaufleiste am rechten Rand erlaubt durch die zur Verfügung stehenden Schriftarten zu blättern. Die Schriftarten werden in Windows installiert und sind nicht direkt in Word oder Excel einzubinden. Das hat den Vorteil, dass eine Schriftart, wird auch Font genannt, die einmal in Windows installiert wurde, in sämtlichen Programmen, die unter Windows gestartet werden, benutzbar sind. Insgesamt existieren mehr als 2000 Schriftarten. Darunter sind sehr viele, die Symbole anstelle von Buchstaben darstellen. Probieren Sie einmal aus, die Überschrift mit Wingdings oder Webdings zu formatieren. Hier findet man eventuell einzelne Zeichen, die man integrieren kann, z.B. (, +, Y oder i. Andere Schriftarten, so genannte Schmuckschriften, stellen die Buchstaben beispielsweise so dar, als wären sie von Schnee bedeckt oder als würde Blut von ihnen tropfen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 9

Formatieren und Gestalten

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Wenn Ihnen die in Ihrem Windows-System integrierten Schriftarten nicht ausreichen, können Sie aus dem Internet Fonts laden oder über den Computerfachhandel bzw. den Buchhandel CDs mit weiteren Fonts erwerben. Es ist auch möglich, mit einem Font-Editor eigene Schriftarten zu gestalten. Sie können einem einzelnen Zeichen, einem Wort, einer Zeile, mehreren Wörtern, einem Absatz oder auch dem gesamten Text eine Schriftart zuordnen. Sie bestimmen die Gültigkeit der Schriftart durch die Markierung, die Sie setzen, bevor Sie eine Schriftart auswählen.

Verwendung von Proportionalschrift Man arbeitet im Buch- und Zeitungsdruck seit Jahrzehnten mit Proportionalschrift. In der EDV werden auch schon seit ca. 15 Jahren Drucker genutzt, die diese Schriftform zu Papier bringen können. Proportionalschrift bedeutet, dass jeder Buchstabe nur so viel Platz einnimmt ist, wie er benötigt. Als ein Beispiel sollen die folgenden Buchstabenreihen dienen: Die Schriftart Times gehört zur Gruppe der Proportionalschriften: WWWWWWWWWWiiiiiiiiii iiiiiiiiiiWWWWWWWWWW In Courier New hingegen wird jeder Buchstabe in gleicher Breite dargestellt: WWWWWWWWWWiiiiiiiiii iiiiiiiiiiWWWWWWWWWW Durch die Proportionalschrift wird der Text angenehmer zu lesen.

Schriftgröße festlegen Neben der Schriftart ist die Schriftgröße, auch als Schriftgrad bezeichnet, ein wichtiger Aspekt der Textgestaltung.

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 9.3: Festlegung der Schriftgröße

Natürlich müssen Sie auch hier zunächst festlegen, welchen Textbereich Sie formatieren möchten. Nachdem Sie den gewünschten Bereich markiert haben, können Sie eine Schriftgröße auswählen. Die Größe ist in pt (Punkt) angegeben. 72 pt entsprechen einem Zoll. Daraus folgt, dass 1 pt ungefähr 3,5 mm ist. Wenn Sie eine Größe anwenden möchten, die nicht in der Auflistung enthalten ist, zum Beispiel 6 pt oder 21,5 pt, können Sie in das Feld die gewünschte Größe eintragen und mit Ü bestätigen. Sie können Größen zwischen 1 pt und 1638 pt eingeben, wobei diese Grenzen theoretisch zu betrachten sind, denn eine 1pt große Schrift können Sie schon gar nicht mehr erkennen, und 1000 pt nehmen schon eine DIN A4-Seite pro Buchstaben ein. Vielleicht benötigen Sie jedoch 6 pt für den Absender in einem Adressfenster oder möchten ein kleines DIN-A3-Plakat in 500 pt-Schrift erstellen. Die gebräuchlichsten Schriftgrößen sind 10 pt und 12 pt. Arial wird meistens in der Größe 10 pt und Times New Roman in der Größe 12 pt verwendet. Wenn es um die Gestaltung, zum Beispiel eines Prospektblattes, geht, ist es sinnvoll, die Schriftgröße auszuprobieren. Markieren Sie den entsprechenden Textteil, in unserem Fall die erste Textzeile, und drücken Sie nun S + 9. Der Text wird um einen Punkt vergrößert. Wenn Sie hingegen S + 8 tippen, wird er punktweise verkleinert. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 9

Formatieren und Gestalten

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Schriftschnitt bestimmen Was ist der Schriftschnitt? Als Schriftschnitt oder Textauszeichnung bezeichnet man Fettdruck, Kursivdruck und Unterstreichung. Natürlich steht auch hierbei wieder die Markierung an erster Stelle. Nachdem Sie den gewünschten Textteil markiert haben, schalten Sie den Fettdruck, Kursivdruck oder die Unterstreichung mit den Symbolen F, K bzw. U in der Symbolleiste Format ein.

Abbildung 9.4: Symbole zum Einschalten des Schriftschnitts

Diese Formateinstellungen können nur ein- oder ausgeschaltet sein. Der eingeschaltete Zustand wird durch einen Rahmen gekennzeichnet. Sie können nur eine, zwei oder alle drei Eigenschaften einschalten und in vollkommen beliebiger Reihenfolge wieder ausschalten. Gerade in Word ist man mit den Händen sehr viel häufiger und näher auf der Tastatur und verwendet die Maus vielleicht weniger intensiv als beispielsweise in PowerPoint. Daher können Tastaturbefehle die Arbeit erleichtern. Die Zuordnung eines Schriftschnitts erfordert natürlich auch zunächst das Markieren des Textes, der formatiert werden soll. Nun drücken Sie S + H + f und der Text wird Fett dargestellt. Nochmaliges Drücken von S + H + f schaltet den Fettdruck wieder aus. S + H + k bewirkt, dass der markierte Text kursiv geschrieben wird. Der Kursivdruck wird ausgeschaltet durch: S + H + k. Wenn Sie den Text unterstreichen möchten, drücken Sie S + H + u. Mit der Tastenkombination S + H + u wird die Unterstreichung auch wieder ausgeschaltet. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

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Techniken und Praxis

Sonstige Texteigenschaften zuordnen Es gibt noch eine ganze Reihe weiterer Texteigenschaften, die zusammen mit Schriftart, -größe und Schriftschnitt in einem Dialogfenster zugeordnet werden können. Wie Sie es bereits gewohnt sind, markieren Sie den Teil, den Sie formatieren möchten. Nun klicken Sie in das Menü Format und hier auf den Befehl Zeichen. Das folgende Fenster erscheint:

Abbildung 9.5: Fenster zur Zeichenformatierung

Im oberen Bereich der ersten Registerkarte Schrift wählen Sie die Schriftart, den Schriftschnitt und die Schriftgröße (den Schriftgrad) aus. Diese Funktionen kennen Sie bereits aus der Symbolleiste. Hier können Sie zusätzlich bestimmen: ✔ Schriftfarbe (Farbe des Textes) ✔ Art der Unterstreichung: gepunktet, gestrichelt, usw. ✔ Farbe der Unterstreichung

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Kapitel 9

Formatieren und Gestalten

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✔ Unter Effekte können Sie weitere Einstellungen vornehmen. ✔ Wenn der Text als Kapitälchen dargestellt wird, besteht er nur

aus Großbuchstaben und die Buchstaben, die normalerweise groß geschrieben wären sind ein wenig höher als der Rest.

✔ Ausgeblendeter Text wird nur angezeigt, aber nicht ausgedruckt

wird.

Standard-Schriftart Viele dieser Einstellungen wird man sicherlich sehr selten gebrauchen. Am wichtigsten ist wahrscheinlich die Schaltfläche unten links in der Ecke des Fensters: Sie können Sich eine Schriftart und eine Schriftgröße aussuchen, eventuell Schriftschnitt und weitere Einstellungen zur Textdarstellung wählen und dann durch einen einfachen Klick auf diesen Button bewirken, dass ab sofort sämtliche Dokumente, die nicht auf Basis einer besonderen Dokumentvorlage erstellt wurden, die also einfach durch das weiße Blatt in der Symbolleiste erzeugt wurden, mit dieser Standardschrift und Standardgröße arbeiten. Wenn Sie sich beispielsweise überlegt haben, dass Ihnen die Schriftart Arial am besten gefällt und Sie Ihre gesamte Korrespondenz in Arial, Schriftgrad 10, schreiben möchten, rufen Sie dieses Fenster auf, und stellen hier das Gewünschte ein und klicken auf Standard. Da dieser Befehl sehr weit reichende Folgen hat, erscheint eine Sicherheitsabfrage:

Abbildung 9.6: Sicherheitsabfrage bei Änderung der Standardschrift

Die Änderung hat keine Auswirkungen auf die bereits erzeugten Dokumente!

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Teil II

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Techniken und Praxis

Der Zeichenabstand Der normale, durch die Schriftart festgelegte Abstand der Buchstaben (Zeichen) voneinander kann auf der Registerkarte Zeichenabstand geändert werden. Markieren Sie den Text, um den es geht, und rufen Sie aus dem Menü Format den Befehl Zeichen auf. Hier klicken Sie auf die Registerkarte Zeichenabstand:

Abbildung 9.7: Einstellen des Zeichenabstands

In dem Kombinationsfeld Skalieren: ist normalerweise 100% eingetragen. Wenn Sie hier einen höheren Wert auswählen oder eingeben, werden die Zeichen und auch die Abstände zwischen den Zeichen des markierten Bereiches breiter. Bei einem Wert kleiner als 100% erscheinen alle markierten Zeichen und Abstände zwischen den Zeichen enger. Das Feld Laufweite: erlaubt zu bestimmen, ob die Zeichen enger aneinander geschoben oder weiter auseinander gezogen werden. Die Zeichen bleiben in jedem Fall in ihrer Breite unverändert. Seien Sie bei den Experimenten mit der Laufweite sehr vorsichtig. Man erkennt bereits eine Erweiterung oder Stauchung um wenige Zehn© des Titels »DAS tel bhvpt. TASCHENBUCH Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 Meist wird die Microsoft Schrift auch schlechter lesbar. by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 9

Formatieren und Gestalten

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Das Kombinationsfeld Position, erlaubt mit Hilfe des rechts daneben befindlichen Zahlenfeldes zu bestimmen, um wie viel pt der markierte Text hoch- oder tiefgestellt sein soll. Man kann darüber hinaus festlegen, ob die Zeichen unterschnitten werden sollen und ab welcher Größe die Unterschneidung durchgeführt werden soll. In dem Fenster Vorschau im unteren Bereich des Fensters können Sie sehen wie der markierte Text mit den durchgeführten Einstellungen aussehen wird. Die Schaltfläche Standard in der linken unteren Ecke ist ebenfalls vorhanden, um die Einstellungen für alle Texteingaben gültig zu machen.

Spezielle Texteffekte Die dritte Karte des Fensters erlaubt einige besondere Texteffekte. Diese Effekte sind in erster Linie nutzbar, wenn Sie Word als Editor verwenden, um E-Mails zu verfassen, da die Effekte nur am Bildschirm zu sehen sind.

Abbildung 9.8: Die Registerkarte Texteffekte

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Teil II

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Techniken und Praxis

Hier können Sie, nachdem Sie den Text markiert haben, aus dem normalen Text eine Darstellung mit blinkendem Hintergrund, farbigen umgebenden Linien und ähnliche Animationen erzeugen.

Absatzformatierung Schriftart, Schriftgröße, Zeichenabstand und Texteffekte, das sind Formateinstellungen, die für jedes Zeichen unterschiedlich sein können. Jedes Zeichen können Sie in anderer Art gestalten. Es gibt aber Formateinstellungen, die nicht die Gestaltung des einzelnen Zeichens, sondern den Textfluss.

Absatzausrichtung Verwenden Sie wieder den Beispieltext Formatierungen. Momentan sind sämtliche Absätze linksbündig formatiert, das heißt, der Text beginnt links bündig untereinander und endet rechts je nach Inhalt. Man nennt das »Flattersatz«. In der Symbolleiste Format sind vier Symbole angeordnet, mit deren Hilfe man die Ausrichtung des Textes bestimmen kann.

Abbildung 9.9: Absatzausrichtung

Damit Sie einen Absatz ausrichten können, müssen Sie ihn nicht komplett markieren. Es reicht aus, den Cursor in den Absatz zu setzen. Sie müssen nur in den Absatz klicken und können dann die gewünschte Ausrichtung bestimmen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Formatieren und Gestalten

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Bei der rechtsbündigen Darstellung enden die Zellen alle am rechten Rand des beschreibbaren Bereichs und beginnt auf der linken Seite in Form eines Flattersatzes. Die zentrierte Formatierung bewirkt, dass der Text mittig zwischen linkem und rechtem Rand ausgerichtet wird. Beim Blocksatz beginnt der Text linksbündig und endet mit Ausnahme der letzten Zeile auch auf der rechten Seite bündig. Damit das erreicht wird, werden die Wortabstände vergrößert. Word setzt dabei keine Leerzeichen ein. Markieren Sie in dem Beispieltext den Bereich Man kann Schriftarten... bis Meistens benutzt man. Die Markierung berührt mehrere Absätze. Wenn Sie nun eine Ausrichtung auswählen, zum Beispiel Zentriert, dann wirkt der Befehl automatisch auf alle Absätze, die von der Markierung berührt werden, angewandt. Sie schalten eine Ausrichtung wieder aus, indem Sie eine andere Ausrichtung festlegen. Es ist auch möglich, die Ausrichtungen durch Tastaturkürzel festzulegen: Ausrichtung

Tastaturkürzel

Linksbündig

S +l

Rechtsbündig

S +r

Zentriert

S +e

Blocksatz

S +b

Tabelle 9.1: Tastenkombinationen zur Absatzausrichtung

Zeilenabstand Der Zeilenabstand bestimmt den Abstand zwischen dem unteren Rand einer Textzeile und dem unteren Rand der nächsten Zeile. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Dabei geht Word von der größten Schriftart, die in einer Zeile vorkommt, aus. Neben der Absatzausrichtung ist der Abstand der Zeilen untereinander ein wichtiges Absatzformat. Natürlich müssen Sie auch zur Festlegung des Zeilenabstands zunächst den Cursor in den gewünschten Absatz bringen oder die Absätze markieren, die formatiert werden sollen. Direkt neben den Symbolen zur Absatzausrichtung gibt es ein Symbol, dessen Auswahldreieck Sie anklicken können, um die Auswahl zu öffnen:

Abbildung 9.10: Auswahlmenü für Zeilenabstand

Wenn Sie weder 1, 1,5, 2, 2,5 noch 3 Zeilen wünschen, können Sie auf Weitere klicken. Es öffnet sich das Standard-Absatzformat-Fenster, das Sie auch durch Anklicken des Menüs Format und den Befehl Absatz öffnen können (siehe Abbildung 9.11). Unter Zeilenabstand können Sie Einfach, 1,5 Zeilen, Doppelt anwählen. Wenn Sie z.B. Doppelt wählen, ist der Abstand von Unterkante zu Unterkante doppelt so hoch wie die Zeichen. Wenn Sie auf Mindestens schalten, können Sie den Zeilenabstand in pt angeben. Wenn Sie beispielsweise 16 pt als Mindestabstand eingeben, werden die Zeilen normalerweise genau mit diesem Abstand dargestellt, es sei denn, die Schrift wäre so groß, dass dann die Zeichen nicht mehr komplett angezeigt werden können. In diesem Fall würde der Abstand angepasst. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 9

Formatieren und Gestalten

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Abbildung 9.11: Fenster zur Absatzformatierung

Sofern Sie den Zeilenabstand auf Genau: schalten, wird der von Ihnen festgelegte Abstand in jedem Fall eingehalten, auch wenn die Zeichen so groß sind, dass sie nicht komplett angezeigt werden können. In dem kleinen Vorschau-Fenster am unteren Rand können Sie Ihre Einstellungen überprüfen.

Seitenformatierung Viele Anwender halten die Formatierung der Seite für die wichtigste aller Einstellungen. Zur Seitenformatierung gehören zunächst die Seitenränder. Neben diesen Festlegungen kann man Papierformat und Papiergröße einstellen. Sie gelangen zur Seitenformatierung, indem Sie im Menü Datei den Befehl Seite einrichten aufrufen. Es könnte sein, dass der Befehl Seite einrichten... nicht verfügbar ist, wenn Sie auf das Menü Datei klicken. Das könnte daran liegen, dass © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Sie diesen Befehl eine Zeit lang nicht benutzt haben. Er wird dann automatisch ausgeblendet. Um ihn wieder in der Auswahl zu sehen, müssen Sie nur auf den kleinen Doppelpfeil an der unteren Menükante klicken. Diese Systematik finden Sie in jedem Menü. Das folgende Bild zeigt den Inhalt des Fensters.

Abbildung 9.12: Die Registerkarte Seitenränder

Auf der ersten Registerkarte, Seitenränder, können Sie neben dem oberen, dem unteren, dem linken und dem rechten Rand noch einige weitere Einstellungen vornehmen. Sofern Sie beidseitig drucken und Ihre ausgedruckten Seiten binden wollen, wird der Bundsteg interessant. Bei dem Bundsteg handelt es sich um einen zusätzlichen Rand, der sicherstellt, dass durch eine Bindung, Leimung oder Lochung kein wertvoller Text verloren geht. Wenn Sie einen buchähnlichen Druck erzeugen, werden Sie an den Innenseiten den Bundsteg ansetzen. Das bedeutet, dass auf ungeraden Seiten links und auf geraden Seiten rechts ein zusätzlicher © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 9

Formatieren und Gestalten

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Rand gelassen wird. Alternativ zum linksseitigen Bundsteg können Sie auch die obere Kante für den zusätzlichen Rand benutzen. Geben Sie dazu im Feld Bundsteg den Rand, unter Bundstegposition Links oder Oben an. Unter Orientierung können Sie bestimmen, ob das Blatt in Hochoder Querformat bedruckt werden soll. In dem Bereich Mehrere Seiten können Sie zum Beispiel Gegenüberliegende Seiten wählen. Damit erreichen Sie, dass Ihr Dokument nicht mehr einen linken und einen rechten Rand hat, sondern es mit innerem und äußerem Rand arbeitet. Hier gibt es auch eine Einstellung für die Heftung von mehreren Blättern zu einer Broschüre. Sie können hier den Eintrag Buch wählen und dann bei Seiten pro Broschüre die gewünschte Seitenzahl. Word bedruckt ein A4Blatt mit zwei Textseiten auf der Vorder- und zwei Seiten auf der Rückseite. Die ausgedruckten Blätter können Sie dann einfach in der Mitte knicken und heften. Die Seiten werden automatisch in der richtigen Reihenfolge zu Papier gebracht. Sie können diese Einstellungen entweder für das gesamte Dokument oder für das Dokument ab dieser Stelle, der aktuellen Cursorposition, übernehmen. Auf der Registerkarte Format geht es um die Papiergröße und den Ausdruck (siehe Abbildung 9.13). Unter Papierformat definieren Sie die Papiergröße. Normalerweise werden Sie mit einem DIN-A4-Blatt arbeiten. Das bedeutet, Ihr Papier ist 21 cm breit und 29,7 cm hoch. Wenn Sie hier eine andere Größe auswählen, müssen Sie sich vergewissern, dass Ihr Drucker in der Lage ist, dieses Papierformat zu verarbeiten, und Sie müssen die Größe auch in der Drukkereinstellung festlegen! Weiterhin können Sie im Bereich Zufuhr festlegen, aus welchem Schacht des Druckers das erste Blatt gezogen werden soll und woher die restlichen Blätter kommen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 9.13: Die Registerkarte Format

In der Praxis benutzt man diese Option häufig, um zu definieren, dass man als erste Seite einen bedruckten Kopfbogen aus dem Standardschacht verwendet und die weiteren Seiten auf nicht vorgedrucktes Papier aus dem zweiten Fach genommen werden (siehe Abbildung 9.14). Die Druckoptionen beziehen sich darauf, was zusammen mit dem Text ausgedruckt wird und in welcher Reihenfolge Word bei doppelseitigem Druck vorgeht. Die Einstellung Übernehmen für erlaubt genauso wie auf der ersten Registerkarte festzulegen, ob die Einstellungen für das gesamte Dokument gelten sollen oder nur ab dieser Stelle. Die dritte Registerkarte heißt Layout (siehe Abbildung 9.15). Die Einstellungen auf dieser Registerkarte sind sehr speziell. Mit Abschnittsbeginn wird festgelegt, ob ein neuer Abschnitt, nicht Absatz, auf einer neuen Seite, Spalte oder fortlaufend beginnt.

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Kapitel 9

Formatieren und Gestalten

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Abbildung 9.14: Die Druckoptionen der Registerkarte Format

Abbildung 9.15: Die Registerkarte Layout

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Teil II

Techniken und Praxis

Man kann einen Abschnittswechsel verwenden, um Seitenformatierungen innerhalb des Dokuments zu verändern. Ein Beispiel dafür wäre ein Bericht, der zunächst drei Seiten Text in Hochformat, dann eine Grafik in Querformat und schließlich noch zwei Seiten Text in Hochformat enthält. Kopf- und Fußzeilen sind Bereiche, die automatisch am oberen bzw. am unteren Rand jedes Blattes erscheinen, ohne dass man sie auf jeder Seite wieder neu eintippen muss. Die Zeilen am oberen Blattrand dieses Taschenbuches und die Zeilen mit den Seitenzahlen am unteren Blattrand sind gute Beispiele dafür. Sie können hier festlegen, ob die erste Seite des Dokuments bzw. des Abschnitts eine andere Kopf-/Fußzeile als die restlichen Seiten hat oder ob alle Kopfund Fußzeilen gleich sind. Eine andere Option erlaubt eine Unterscheidung zwischen den Kopf- und Fußzeilen auf geraden und ungeraden Seiten. In diesem Buch finden Sie in den geraden Fußzeilen die Seitennummern auf der linken Seite und in den ungeraden Fußzeilen steht die Seitenzahl auf der rechten Seite. Der Abstand vom Seitenrand muss hier ebenfalls eingestellt werden. Die vertikale Ausrichtung bestimmt, wie Text auf dem Blatt ausgerichtet werden soll, wenn die Seite nicht komplett ausgefüllt ist. Sie können ihn entweder nach oben, nach unten oder in der Mitte des Blattes ausrichten. Eine andere Möglichkeit ist der Blocksatz. Dabei wird beim Absatzwechsel ein Zwischenraum zum nächsten Absatz erzeugt, so dass der Text den oberen und den unteren Rand erreicht. Beim Blocksatz auf Seitenebene werden nicht die Zeilenabstände innerhalb der Absätze, sondern die Abstände zwischen den Absätzen verändert! Mit dem Button Zeilennummern können Sie den Text zeilenweise nummerieren. Die Schaltfläche Ränder erlaubt, den Text mit einem Rahmen oder einer Hintergrund-Schattierung zu versehen. Weitere Gestaltungsmöglichkeiten werden Sie im nächsten Abschnitt kennen lernen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 10

Nützliche Hilfsmittel

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10 Nützliche Hilfsmittel Rechtschreibprüfung Die Rechtschreibprüfung ist nicht eine Art »eingebauter Germanist« und kann nicht alle Zweifelsfälle der deutschen Rechtschreibung und Grammatik lösen. Word vergleicht im Rahmen der Rechtschreibprüfung jedes Wort in Ihrem Dokument mit den Einträgen in einem Wörterbuch. Wenn das Wort dort gefunden wird, gilt es als korrekt. Trotzdem ist sie ein nützliches Hilfsmittel, besonders um Flüchtigkeitsfehler zu verhindern. Tippen Sie die folgenden Wörter genau in dieser Form mit denselben Buchstaben in ein neues Dokument: Tisch Stuhl Bannk Sesel Modem TFT-Display Gummibärchen Sushi Die Beine erzeugt Honig.

Das Wort »Tisch« ist vollkommen korrekt geschrieben, deshalb wird es einfach angezeigt, ohne irgendwelche Besonderheiten. Bei dem Wort »Stuhl« verhält es sich genauso. »Bannk« hingegen ist falsch geschrieben, denn das »n« ist doppelt vorhanden. Daher wird das Wort mit einer roten Schlangenlinie ge© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

kennzeichnet. Durch Entfernen eines »n« erreichen Sie, dass die Schlangenlinie verschwindet. Die Schlangenlinie, die einen Rechtschreibfehler anzeigt, kann man ausschalten. Im Menü Extras finden Sie den Befehl Optionen. In dem erscheinenden Fenster können Sie das Verhalten von Word in verschiedenen Bereichen steuern. Klicken Sie auf die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik.

Abbildung 10.1: Einstellungen zur Textüberprüfung

Die oberste Option erlaubt, die Überprüfung der Rechtschreibung auszuschalten. Das spart sicherlich ein wenig Zeit. Diese Zeitersparnis ist allerdings nicht sehr groß. Entscheidend ist, dass man auch keine roten Schlangenlinien im Text zu sehen bekommt. Sie können verschiedene Wörter, zum Beispiel Wörter in Grossbuchstaben oder Wörter mit Zahlen, ignorieren, da es sich dabei wahrscheinlich um Eigennamen handelt, indem Sie die entsprechenden Optionen deaktivieren. Es ist auch möglich, Benutzerwörterbücher anzugeben und damit Fachwörterlexika einzubinden. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 10

Nützliche Hilfsmittel

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Sie haben vorhin das Wort »Sushi« und »TFT-Display« eingegeben. Beide Begriffe sind korrekt geschrieben, sie sind allerdings nicht im Wörterbuch von Word enthalten und werden deshalb als falsch markiert. Wenn Sie mit sehr vielen Fremdwörtern oder Eigennamen arbeiten, können Sie darüber nachdenken, die Markierung auszuschalten. Die zweite Option Rechtschreibfehler ausblenden bewirkt, dass Word zwar die Schreibweise überprüft, aber bei einem Fehler keine Markierung erzeugt. Wozu sollte das nützlich sein? Es gibt eine andere Möglichkeit, die Rechtschreibung zu überprüfen. Wenn Sie auf dieses Symbol in der Symbolleiste Standard klicken, wird die Rechtschreibprüfung gestartet und jedes geschriebene Wort wird mit den Einträgen in dem Wörterbuch verglichen. Die Funktionsweise wird im nächsten Abschnitt genau erläutert. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die getippten Wörter bereits bei der Eingabe überprüft wurden und der Vorgang nun schneller abläuft. Auf dieser Registerkarte finden Sie außerdem Optionen zur Aktivierung der Grammatikprüfung. Standardmäßig ist die Anzeige der Rechtschreibfehler aktiviert und die der Grammatikprüfung ausgeschaltet. Grammatische Fehler werden durch eine grüne Wellenlinie gekennzeichnet. Probieren Sie diese Funktion durch den folgenden Satz aus: Anja und Thomas fährt mit dem Fahrrad.

In diesem Beispiel muss man natürlich die Plural-Form »fahren« wählen, da es sich um zwei Personen handelt. Dieser Fehler wird von der Grammatikprüfung erkannt und markiert. Wenn Sie mit der rechten Maustaste in den fehlerhaften Begriff klicken, erhalten Sie in dem Kontextmenü Korrekturvorschläge. Im nächsten Wort »Sessel« fehlt ein »s«. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das falsch geschriebene Wort. Im oberen Bereich des erscheinenden Kontextmenüs sehen Sie Vorschläge, wie das Wort korrekt erscheinen müsste. In manchen Fällen gibt es keinen Vorschlag.

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Teil II

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Techniken und Praxis

Abbildung 10.2: Kontextmenü der Rechtschreibprüfung

Nun können Sie die korrekte Schreibweise einfach durch Anklikken wählen. Durch die Option Hinzufügen zum Wörterbuch erreichen Sie, dass Word das bisher als falsch geschriebene Wort in das Wörterbuch aufnimmt und somit ab sofort nicht mehr monieren wird. Durch AutoKorrektur können Sie Fehler, die sich immer wieder einschleichen, automatisch korrigieren lassen. Die Möglichkeiten der AutoKorrektur lernen Sie in einem späteren Abschnitt kennen. Wenn Sie mit Textteilen in einer anderen Sprache arbeiten, hilft der Befehl Sprache, das Wort als fremdsprachig zu markieren und ihm ein anderes Wörterbuch zuzuordnen. Alternativ dazu könnten Sie mit Alle ignorieren erreichen, dass der Begriff in dem gesamten Dokument nicht mehr als falsch gekennzeichnet wird. Die Beine erzeugt Honig.

Dieser Satz enthält sicherlich einen Fehler, denn es muss »Biene« und nicht »Beine« heißen. Da »Beine« aber ein korrektes Wort ist und Word den Sinn der eingetippten Begriffe nicht verstehen kann, wird es nicht als falsch markiert. Daran erkennen Sie die Grenzen der Rechtschreibprüfung.

Laden Sie den Text Rechtschreibprüfung von der beiliegenden CD.

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Kapitel 10

Nützliche Hilfsmittel

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Bringen Sie nun den Cursor an die erste Position. Dazu können Sie auch die Tastenkombination S + P verwenden. Sie könnten die Rechtschreibprüfung an einer beliebigen Stelle im Text beginnen, da Word mit der Bearbeitung wieder oben anfängt, sobald das Textende erreicht ist. Wenn Sie hingegen oben beginnen, erhalten Sie die Meldungen, die Sie in den folgenden Abbildungen sehen. Nun klicken Sie auf das Symbol für den Beginn der Rechtschreibprüfung. Alternativ zu dem Symbol können Sie auch / drücken oder in dem Menü Extras den Befehl Rechtschreibung und Grammatik aufrufen.

Abbildung 10.3: Das Fenster Rechtschreibung und Grammatik

In dem Fenster wird das erste Wort, das nicht im Wörterbuch gefunden wurde, angezeigt. In diesem Fall ist es Compjuter. Word hat im unteren Bereich des Fensters den korrekten Vorschlag Computer. Mit Ändern können Sie das markierte vorgeschlagene Wort annehmen. Falls Sie keinen Vorschlag annehmen möchten, tragen Sie die Korrektur einfach in das Fenster Nicht im Wörterbuch ein. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

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Techniken und Praxis

Die Schaltfläche Alle ändern kann in unserem Beispiel verwendet werden, da das Wort »Compjuter« mehrmals vorkommt. Es wird dann an jeder vorkommenden Stelle entsprechend Ihrer Angabe korrigiert. Mit den Schaltflächen Ignorieren und Alle ignorieren überspringen Sie ein als falsch markiertes Wort bzw. überspringen es an sämtlichen vorkommenden Stellen. Es wird dann aber weiterhin als falsch angezeigt. Zum Wörterbuch hinzufügen ist eine wichtige Schaltfläche, mit deren Hilfe Sie einen Begriff, der zwar korrekt geschrieben wurde, aber im normalen Wörterbuch nicht vorhanden ist, weil es sich um einen Eigennamen oder ein häufig benutztes Fremdwort handelt, in das Wörterbuch eintragen können. In dem Beispieltext finden Sie den Satz Dont‘t touch in englischer Sprache. Das System ist in der Lage, ein englisches Wörterbuch zu Rate zu ziehen. Dazu muss der Text markiert sein und über Extras / Sprache / Sprache festlegen als englischer Text festgelegt sein. Ein Vorschlag für tach bzw. touch wird allerdings nicht erscheinen, Sie müssen selbst korrigieren. Sie sollten nicht jedes korrigierte oder korrekt geschriebene, aber dennoch markierte Wort in das Wörterbuch eintragen lassen. Das Wörterbuch würde dann zu groß werden. Das würde Speicherplatz kosten, aber auch das Durchsuchen verlangsamen! Die Schaltfläche Optionen bringt Sie in das Fenster, in dem Sie die Rahmenbedingungen für die Rechtschreibkorrektur festlegen können. Im vorigen Abschnitt sind die Möglichkeiten aufgelistet.

AutoKorrektur Das Textverarbeitungsprogramm korrigiert Fehler automatisch! Ist das nicht eine wunderbare Vorstellung? © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 10

Nützliche Hilfsmittel

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Ganz so einfach geht es leider nicht, aber dennoch ist die AutoKorrektur eine nützliche Sache. Jeder Anwender schreibt manche Wörter immer wieder falsch. Das liegt nicht daran, dass er nicht weiß, wie der Begriff geschrieben wird, sondern es ist eher ein Zufall, bei welchen Wörtern immer wieder derselbe Tippfehler auftritt. Für mich ist Anlage so ein Begriff. Natürlich kenne ich die Schreibweise, aber trotzdem wird beim schnellen Tippen Analge daraus. Durch die AutoKorrektur kann ich Word anweisen, das falsche Wort sofort zu ersetzen. Klicken Sie dazu im Menü Extras auf AutoKorrektur-Optionen.

Abbildung 10.4: Das AutoKorrektur-Fenster

Tragen Sie hier in das Feld Ersetzen das falsch geschriebene Wort Analge ein. Unter Durch: schreiben Sie den Begriff, den Sie erhalten möchten, Anlage. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.

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Teil II

Techniken und Praxis

In das linke Feld Ersetzen dürfen auch mehrere Wörter, ein zusammenhängender Begriff, oder ein Satz stehen. Dieser Text wird dann durch den auf der rechten Seite in dem Feld Durch eingetragenen Text ersetzt. Die AutoKorrektur wird immer dann aktiv, wenn Sie einen eingetippten Begriff durch K oder Ü verlassen. Daraus ergibt sich, dass Sie die Ersetzung nur unterdrücken können, wenn Sie die AutoKorrektur entweder ausschalten oder für dieses aktuelle Vorkommen überlisten. Angenommen, Sie wollen mfg als Buchstabenkombination in Ihren Text integrieren. Das Ausschalten kann wieder in dem Fenster, das Sie über Extras / AutoKorrektur-Optionen erreichen, durchgeführt werden. Entfernen Sie dazu den Haken vor Während der Eingabe ersetzen. Eine andere Möglichkeit ist, das Begriffspaar aus der Liste zu entfernen. Wählen Sie es aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Falls Sie eine Ersetzung nur unterdrücken und nicht generell ausschalten möchten, tippen Sie zunächst einen Leerschritt, gehen dann mit I zurück, geben das gewünschte Kürzel, mfg ein und verlassen dann, mit W das Wort. Damit haben Sie den eingetippten Begriff weder mit K noch mit Ü verlassen. Neben den selbst angelegten Wortpaaren und den bereits vorgegebenen Abkürzungen finden Sie eine Reihe interessanter Symbole unter den AutoKorrektur-Einträgen. Dazu zähle ich z.B. ©, ®, J, è. Auf diese Weise können Sie z.B. sehr einfach (C) und © erscheint. Sie können auch einen mehrzeiligen Text durch eine Abkürzung aufrufen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Tippen Sie den Text, zum Beispiel eine Adresse in ein Dokument.

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Kapitel 10

Nützliche Hilfsmittel

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Ariane Weber Hauptstraße 33 50667 Köln

Nun markieren Sie den Text. Wenn Sie jetzt Extras / AutoKorrektur-Optionen aufrufen, sehen Sie, dass die Adresse bereits in dem Feld Durch: eingetragen ist. Sie müssen nur noch in das Feld Ersetzen: die Abkürzung, z.B. aw eingeben und auf Hinzufügen klicken. Mit den weiteren Optionen auf dieser Registerkarte können Sie die Großschreibung beeinflussen. Am wichtigsten dabei ist sicherlich die Schaltfläche Ausnahmen. Das dahinter liegende Fenster erlaubt anzugeben, nach welchen Abkürzungen nicht groß geschrieben werden soll und bei welchen Eigennamen die ersten beiden Buchstaben groß geschrieben werden.

Silbentrennung Sehr viele Anwender schreiben den Text einfach hintereinander weg, ohne zu trennen. Das kann zu einem sehr hässlichen Schriftbild führen. Wenn Sie linksbündig schreiben, erhalten Sie in einen ungleichmäßigen Rand auf der rechten Seite während Blocksatz zu sehr großen Lükken im Text führt.

Silbentrennung über Tastatur In keinem Fall sollten Sie einfach durch Eingabe von - trennen. Der Nachteil dabei ist, dass Sie bei einer nachträglichen Veränderung, sei es, dass bei dem Hinzufügen oder Löschen von Wörtern oder einer Änderung von Randeinstellungen oder Schriftarten bzw.

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Teil II

126

Techniken und Praxis

-größen, alte Trennstriche eventuell wieder von Hand entfernen müssen. Der ehemalige Trennstrich ist dann vielleicht nicht mehr notwendig und steht nun innerhalb der Textzeile.

Laden Sie den Beispieltext Silbentrennung. Wenn Sie in diesem Text das Wort sicherlich zwischen sicher und lich durch Eingabe von - trennen und danach anstelle von dieses Jahr die Formulierung im Herbst dieses Jahres wählen, sehen Sie, wie schnell so etwas passieren kann. Wenn Sie von Hand trennen, sollten Sie nur bedingte Trennstriche verwenden. Sie erhalten einen bedingten Trennstrich durch die Tastenkombination S + -. Sie sind durch einen Haken, (¬) , gekennzeichnet. Die Besonderheit bei einem bedingten Trennstrich ist, dass er im Ausdruck als normaler Trennstrich erscheint. Wenn er hingegen durch Textveränderung oder Formatierung an eine Stelle innerhalb der Zeile rutscht und nicht mehr notwendig ist, wird er im Ausdruck einfach verschwinden.

Aktionen rückgängig machen Sie haben die Möglichkeit, die letzten Aktionen, z.B. Trennungen, rückgängig zu machen. Machen Sie die Änderungen rückgängig, indem Sie mit S + z arbeiten oder das Symbol aus der oberen Symbolleiste verwenden. Durch einen einfachen Klick auf den nach links gebogenen Pfeil wird die letzte Aktion rückgängig gemacht, danach die vorletzte usw. Wenn Sie das Auswahldreieck neben dem Pfeil verwenden, sehen Sie die letzten Aktionen aufgelistet und können gleich eine Reihe, z.B. die letzten drei oder die letzten sechs Aktionen, widerrufen. Sie können allerdings nicht eine Auswahl treffen und z.B. nur die vorletzte und die viertletzte Aktion wieder entfernen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 10

Nützliche Hilfsmittel

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Rechts neben diesem Symbol finden Sie den Button Wiederherstellen. Damit wird etwas, das Sie rückgängig gemacht haben, erneut durchgeführt. Es wird sozusagen das Rückgängigmachen wieder rückgängig gemacht. Natürlich können Sie den Text auch einfach über das Menü Datei schließen, ohne ihn zu speichern, und ihn dann wieder öffnen.

Silbentrennung über Menübefehl

Abbildung 10.5: Das Startfenster

Mit Extras / Sprache / Silbentrennung gelangen Sie in das Dialogfenster Silbentrennung. Hier können Sie mit dem Button Manuell die Silbentrennung starten. Sie könnten auch Automatische Silbentrennung aktivieren, aber dann trennt Word, wann immer es sinnvoll erscheint, ohne eine Bestätigung zu verlangen. Das kann zu sehr seltsamen Textkonstrukten führen. Mit dem Wert in Silbentrennzone stellen Sie ein, in welchem Bereich getrennt werden soll. Dieser Wert bezeichnet den Abstand zwischen dem letzten Wort einer Zeile und dem Seitenrand. Wenn Sie die Anzahl der Trennstriche verringern möchten, vergrößern Sie diesen Wert. Je kleiner die Silbentrennzone ist, desto glatter wird der Textblock am rechten Rand im Flattersatz erscheinen. Nachdem Sie auf Manuell geklickt haben, erscheint der erste Vorschlag.

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Teil II

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Techniken und Praxis

Abbildung 10.6: Der Trennvorschlag

Sie können einen Trennvorschlag auswählen und mit Ja bestätigen. Der graue Strich zeigt an, an welcher Stelle das Blatt endet. Mit Nein erreichen Sie, dass dieses Wort gar nicht getrennt wird.

Abbildung 10.7: Der Trennvorschlag mit Auswahl

Eine Auswahl an einem vorgeschlagenen Platz wird mit Ja bestätigt.

Abbildung 10.8: Die Abschlussmeldung

Nachdem der Text durchlaufen wurde, erhalten Sie die abschließende Meldung (siehe Abbildung 10.9). Word setzt bedingte Trennstriche in den Text ein.

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Kapitel 10

Nützliche Hilfsmittel

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Abbildung 10.9: Der überarbeitete Text

AutoText Der AutoText, ein Text, der automatisch erscheint, ist durchaus mit der AutoKorrektur zu vergleichen. Sie können durch Anklicken Textfragmente in Ihre Dokumente einfügen. Klicken Sie in das Menü Einfügen und dort auf AutoText (siehe Abbildung 10.10). Auf diese Weise können Sie einen bereits definierten AutoText-Eintrag einfügen. Viel interessanter ist es jedoch, eigene AutoText-Einträge zu formulieren und zu verwenden.

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Teil II

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Techniken und Praxis

Abbildung 10.10: Vorhandenen AutoText einfügen

So ein Eintrag, den man über Mausklick oder Tastaturkürzel abrufen kann, muss nicht nur aus einigen Wörtern bestehen, sondern kann mehrere Seiten lang sein. Sie können sich Standard-Briefteile anlegen und Ihre Korrespondenz aus diesen Fragmenten zusammensetzen. Angenommen, Sie möchten Ihren Namen nicht mehr ausführlich schreiben müssen, sondern ihn einfach als AutoText aufrufen können. Schreiben Sie Ihren Namen Reinhard Prepeneit

und markiere ihn. Nun rufen Sie aus dem Menü Einfügen den Befehl AutoText und dann Neu auf:

Abbildung 10.11: Erstellung eines neuen AutoText-Eintrags

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Kapitel 10

Nützliche Hilfsmittel

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Der vorgeschlagene Name ist viel zu lang, denn der Name dient zum schnellen Aufruf über die Tastatur. Daher gebe ich als Name rp ein und bestätige mit OK. Nun finden Sie den Eintrag rp unter Einfügen / AutoText / Standard. Eine weitere Möglichkeit zum Aufruf ist die Eingabe von rp, gefolgt von §. Wenn Sie einen AutoText-Eintrag nicht mehr benötigen, können Sie ihn löschen, indem Sie über Einfügen und AutoText den Befehl AutoText... auswählen. Damit öffnen Sie die Registerkarte AutoText, die Sie auch über Extras / AutoKorrektur-Optionen erreichen können. Hier suchen Sie den gewünschten Eintrag und klicken auf die Schaltfläche Löschen.

Thesaurus Der Thesaurus ist ein Schatz, ein Wortschatz. Dieser Befehl erlaubt, das Wörterbuch nach Begriffen mit gleicher oder ähnlicher Bedeutung zu durchsuchen. Angenommen, Sie haben in ihrem Dokument schon sehr oft den Begriff laufen verwendet. Geben Sie das Wort laufen ein, markieren Sie es und wählen Sie nun aus dem Menü Extras den Befehl Sprache und schließlich Thesaurus. Das folgende Fenster erscheint:

Abbildung 10.12: Das Thesaurus-Fenster

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Teil II

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Techniken und Praxis

Auf der linken Seite können Sie auswählen, ob sie laufen in der Bedeutung fließen meinen, wie z. B. auf einen Fluss bezogen. Oder Sie denken an eilen (sich bewegen) oder gar davonlaufen. Sobald Sie einen Begriff ausgewählt haben, finden Sie auf der rechten Seite Synonyme, das sind gleich bedeutende Begriffe, die laufen ersetzen können. Sie können auch weiter mit dem Wörterbuch arbeiten, indem sie einen Begriff anklicken und dann den Button Nachschlagen wählen.

Abbildung 10.13: Nachschlagen von Synonymen

Als Synonyme für gehen finden Sie auf diese Weise wandeln, umherirren, stromern, spazieren, schlürfen, usw.

Übersetzungen Einfache Begriffe können ab dieser Word-Version übersetzt werden. Geben Sie zum Beispiel Vernunft und einige andere Wörter ein, markieren Sie ein Wort und wählen Sie im Menü Extras den Befehl Sprache und danach Übersetzen (siehe Abbildung 10.14). Der Übersetzungsdialog befindet sich im Aufgabenbereich. Sie können entweder einen Begriff in das Feld hinter Text eintragen oder aber, wenn Sie schon etwas markiert haben, auf Aktuelle Auswahl klicken. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 10

Nützliche Hilfsmittel

133

Abbildung 10.14: Das Übersetzungsmodul

Unter Wörterbuch müssen Sie festlegen, wie übersetzt werden soll. In unserem Fall von Deutsch nach Englisch. Klicken Sie auf Ausführen, und Sie erhalten das Ergebnis. Es leider nicht möglich, in dieser Form ein ganzes Dokument oder mehrere Ordner gleichzeitig zu übersetzen.

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Kapitel 11

Kopieren, Verschieben, Suchen & Ersetzen

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11 Kopieren, Verschieben, Suchen & Ersetzen Kopieren Kopieren innerhalb eines Dokuments Angenommen, Sie möchten einen Textteil in einem Dokument mehrfach erscheinen lassen. Es wäre auch möglich, dass Sie einen Textteil in etwas abgewandelter Form nochmals benötigen. Dann würden Sie ihn kopieren und in der Kopie die notwendigen Änderungen vornehmen.

Laden Sie den Beispieltext Kopieren von der CD. Markieren Sie den ersten Satz in dem Dokument. Sie wollen ihn in identischer Form an das Ende des Textes bringen. Für das Kopieren gibt es insgesamt fünf verschiedene Möglichkeiten: ✔ Kopieren über die Symbolleiste ✔ Kopieren über die Menüleiste ✔ Kopieren mit Hilfe des Kontextmenüs ✔ Kopieren mit der Tastaturmethode ✔ Kopieren mittels Drag&Drop Drag&Drop bildet einen Sonderfall. Alle anderen Methoden lassen sich kombinieren. Das bedeutet, Sie können z.B. mit der Symbolleiste den Kopiervorgang beginnen und mit S + v beenden.

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Teil II

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Techniken und Praxis

Kopieren über die Symbolleiste Sobald Sie auf das Kopieren-Symbol geklickt haben, wird der Text, der gerade markiert ist, in die Zwischenablage geschrieben. Die Zwischenablage ist ein Speicher, der in Windows angelegt ist. Alle Programme, die unter Windows Art laufen, greifen auf die Zwischenablage zu, legen Objekte hinein oder lesen die Inhalte und verwenden sie. In der aktuellen Version kann die Office-Zwischenablage 24 Objekte aufnehmen und nacheinander oder zusammen wieder abgeben. Positionieren Sie nun den Cursor an die Stelle, an der der Text erscheinen soll. Klicken Sie auf das Symbol Einfügen, und der eben markierte Satz ist nun doppelt vorhanden.

Kopieren über die Menüleiste Wenn Sie nicht so gerne mit Symbolen arbeiten, können Sie zum Kopieren und Einfügen auch Befehle aus dem Menü Bearbeiten verwenden:

Abbildung 11.1: Das Menü Bearbeiten

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Kapitel 11

Kopieren, Verschieben, Suchen & Ersetzen

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Genau wie bei der Symbolleisten-Methode markieren Sie zunächst den Text, der kopiert werden soll. Dann klicken Sie im Menü Bearbeiten auf den Befehl Kopieren und gehen an das Ziel des Kopiervorgangs. Dort klicken auf Bearbeiten / Einfügen.

Kopieren mit Hilfe des Kontextmenüs Eine weitere Alternative bietet das Kontextmenü. Markieren Sie den zu kopierenden Text und klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Markierung.

Abbildung 11.2: Das Kontextmenü

Das Kontextmenü können Sie auch über die Taste Z aufrufen. Sie können in der Systemsteuerung unter Maus die Belegung der Maustasten so verändern, dass die normale Maustaste die rechte ist und die zweite Taste die linke. Dann öffnen Sie das Kontextmenü mit der linken Taste! Dies ist in erster Linie für Linkshänder gedacht. Eine schöne Neuerung dieser Programmversion ist die Darstellung der Zwischenablage. Wenn Sie über das Menü Bearbeiten die Office Zwischenablage aufrufen, erscheint am rechten Bildrand der Aufgabenbereich:

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 11.3: Der Inhalt der Zwischenablage

Den Inhalt der Zwischenablage nur ansehen zu können wäre sicherlich noch nicht sehr interessant, aber Sie haben die Möglichkeit, selektiv einen der maximal 24 Inhalte auszuwählen oder alle Inhalte einzufügen. Wenn Sie einen Eintrag anklicken, erscheint ein Auswahldreieck auf der rechten Seite. Sie können mit den dort enthaltenen Befehlen den Text einfügen oder löschen. Darüber hinaus können Sie die gesamte Zwischenablage durch die Schaltfläche am oberen Rand löschen.

Kopieren mit der Tastaturmethode Das Kopieren mit Hilfe der Tastaturmethode ist oft die schnellste Alternative, da man nicht erst nach der Maus greifen muss. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 11

Kopieren, Verschieben, Suchen & Ersetzen

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Sie markieren den gewünschten Text und drücken die Tastenkombination S + c. Jetzt bewegen Sie sich an die Stelle, an die der Text eingefügt werden soll und drücken S + v. Diese beiden Tastenkombinationen sind sicherlich einfach zu merken und in der Praxis sehr schnell anzuwenden.

Kopieren mittels Drag&Drop Drag&Drop ist eine Methode, die sich von den anderen vier Varianten grundlegend unterscheidet. Die bisher behandelten Vorgänge bestanden immer aus ✔ Markieren ✔ Befehl zum Kopieren ✔ Zielposition ansteuern ✔ Befehl zum Einfügen Bei Drag&Drop, das heißt so viel wie Ziehen und Fallenlassen, markieren Sie den gewünschten Text und klicken Sie nun in die Markierung hinein, wobei Sie die linke Maustaste gedrückt halten. Zusätzlich müssen Sie die Taste S drücken und festhalten. Nun ziehen Sie den Text an die Zielposition und lassen die Maustaste los. Erst wenn der Text kopiert wurde, können Sie auch die STaste loslassen. Die S-Taste Lassen Sie S nicht zu früh los, sonst wird der Text nicht kopiert, sondern ausgeschnitten. Sie können auch mit der rechten Maustaste arbeiten. Dabei müssen Sie den Text markieren und mit der rechten Maustaste an die gewünschte Position ziehen. Nun erscheint ein Menü aus dem Sie die Befehle Hierhin verschieben oder Hierhin kopieren wählen können.

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Teil II

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Techniken und Praxis

Kopieren zwischen zwei Dokumenten Das Kopieren eines Textteils in ein anderes Dokument ist eine ganz wunderbare Sache. Sie gehen ganz genauso vor, wie Sie es in den vorhergehenden Abschnitten gesehen haben. Die Zielposition für den Text ist nur in einem anderen Dokument. Da der Text beim Aufrufen des Kopieren-Befehls in die Zwischenablage geschrieben wird, können Sie ihn von dort zu jedem Zeitpunkt wieder abrufen. Wenn Sie mit Datei / Neu einen weiteren Text erzeugt haben, können Sie in das Menü Fenster klicken. Hier sehen Sie alle geöffneten Fenster aufgelistet. Sie arbeiten dann mit mehreren Dokumenten gleichzeitig. Jedes Dokument ist in einem eigenen Fenster dargestellt. Das Öffnen mehrerer bestehender Fenster ist ebenfalls möglich. Sie können über Fenster in ein anderes Dokument schalten und dann den zwischengespeicherten Text einfügen. Sie könnten sogar ein anderes Programm, z.B. PowerPoint, öffnen. Drag&Drop bildet auch hier eine Ausnahme. Sie können über Fenster / Alle anordnen erreichen, dass Sie mehrere Fenster gleichzeitig sehen und dann, so, als ob Sie sich in einem einzigen Dokument befänden, den Text von einem zum anderen Fenster schieben. Vergessen Sie nicht, S zu drücken!

Verschieben Verschieben innerhalb eines Dokuments In der Praxis muss man häufig einen Bericht oder einen Brief etwas anders formulieren und deshalb Textpassagen umstellen. Diesen Vorgang bezeichnet man als Verschieben oder Ausschneiden und Einfügen.

Laden Sie den Beispieltext Kopieren von der CD.

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Kapitel 11

Kopieren, Verschieben, Suchen & Ersetzen

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Markieren Sie den zweiten Satz in dem Dokument. Er soll an das Ende des Textes gebracht werden. Auch für das Verschieben bzw. Ausschneiden und Einfügen gibt es insgesamt fünf verschiedene Möglichkeiten: ✔ Verschieben über die Symbolleiste ✔ Verschieben über die Menüleiste ✔ Verschieben mit Hilfe des Kontextmenüs ✔ Verschieben mit der Tastaturmethode ✔ Verschieben mittels Drag&Drop Genau wie beim Kopieren gilt: Die Methoden außer Drag&Drop sind beliebig miteinander kombinierbar!

Verschieben über die Symbolleiste Sobald Sie auf das Verschieben-Symbol geklickt haben, wird der Text, der gerade markiert ist, in die Zwischenablage geschrieben. Er verschwindet von der bisherigen Stelle. Positionieren Sie nun den Cursor an die Stelle, an der der Text erscheinen soll. Klicken Sie auf das Symbol Einfügen, und der eben markierte Satz wird nun eingefügt.

Verschieben über die Menüleiste Wenn Sie lieber mit Menübefehlen arbeiten, können Sie zum Ausschneiden und Einfügen auch Befehle aus dem Menü Bearbeiten verwenden: Auch bei dieser Methode markieren Sie zunächst den Text, der kopiert werden soll. Dann klicken Sie im Menü Bearbeiten auf den Befehl Ausschneiden und gehen an das Ziel des Kopiervorgangs und klicken auf Einfügen.

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Teil II

Techniken und Praxis

Verschieben mit Hilfe des Kontextmenüs Das Kontextmenü enthält ebenfalls einen Befehl zum Ausschneiden. Markieren Sie den zu verschiebenden Text und klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Markierung.

Das Kontextmenü können Sie auch über die Z-Taste aufrufen.

Sie können in der Systemsteuerung in der Option Maus die Belegung der Maustasten verändern. Dort werden die primäre Maustaste und die sekundäre Maustaste festgelegt. Normalerweise ist die primäre Maustaste die linke und die sekundäre Maustaste die rechte. Linkshänder vertauschen diese Zuordnung gerne, um die Maus einfach mit Zeige- und Mittelfinger bedienen zu können. Das Kontextmenü wird dann mit der linken Taste aufgeklappt und die Taste zum Anklicken von Objekten ist die rechte. Auch beim Ausschneiden und Einfügen kann die Office-Zwischenablage genutzt werden.

Verschieben mit der Tastaturmethode Das Verschieben mit Hilfe der Tastaturmethode geht besonders schnell. Markieren Sie den gewünschten Text und drücken Sie die Tastenkombinationen S + x. Damit wird der Text ausgeschnitten. Jetzt bewegen Sie sich an die Zielposition und drücken S + v. Der Text wird nun eingefügt.

Verschieben mittels Drag&Drop Beim Drag&Drop markieren Sie den gewünschten Text und klikken in die Markierung hinein. Halten Sie die linke Maustaste ge© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 11

Kopieren, Verschieben, Suchen & Ersetzen

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drückt. Nun ziehen Sie den Text an die gewünschte Textstelle und lassen die Maustaste los. Sie benötigen keine Zusatztaste!

Verschieben zwischen zwei Dokumenten Das Ausschneiden eines Textteils ist ganz einfach. Der Text wird nur in ein anderes Dokument gebracht. Auch hier arbeiten Sie wieder mit der Zwischenablage, sofern Sie nicht Drag&Drop verwenden. Der Text wird beim Ausschneiden in die Zwischenablage geschrieben. Von dort können Sie ihn zu jedem Zeitpunkt wieder in ein beliebiges anderes Dokument, auch in ein ganz anderes Programm, schreiben. Drag&Drop ist natürlich auch für das Verschieben zwischen zwei Dokumenten brauchbar. Mit Fenster / Alle anordnen werden mehrere Fenster gleichzeitig sichtbar gemacht und Sie können ohne Zusatztaste den Text einfach von einem Fenster in das andere ziehen.

Suchen & Ersetzen Das Suchen von Text hat nicht direkt mit Kopieren oder Verschieben zu tun, aber es ist sehr häufig der Fall, dass man einen Text nach einem Eintrag durchsuchen möchte. Wenn Sie z.B. in einem Text das Wort Computer suchen möchten, wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Suchen.

Abbildung 11.4: Das Suchen-Fenster

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Teil II

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Techniken und Praxis

Tragen Sie ein, wonach Sie suchen möchten. Die Schaltfläche Erweitern erlaubt z.B. zu bestimmen, dass Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird. Normalerweise ist es an dieser Stelle unerheblich. Sie können auch festlegen, dass nur ganze Wörter gefunden werden. Wenn Sie z.B. nach Baum suchen, würde ohne diese Einstellung auch Baumann oder Schlagbaum gefunden. Mit der Option Platzhalterzeichen verwenden legen Sie fest, dass Sie mit einem ? für ein beliebiges Zeichen und mit dem * für eine beliebige Zahl von Zeichen arbeiten können. Wir stellen uns vor, in unserem Beispieltext wären folgenden Namen eingetragen: Meier Klein Geier Hartmann Meyer Schmitz Mayer Schuster Meiler

Wenn Sie als Suchkriterium Me?er eintragen und Platzhalterzeichen erlauben, würden die Namen Meier und Meyer gefunden, Mayer, Mayr und Meiler jedoch nicht, da das ? sowohl für ein i als auch für ein y stehen kann. Der Sucheintrag Me* würde die Namen Meier, Meyer und Meiler finden. Über die Format-Schaltfläche könnten Sie auch nach einer bestimmten Formatierung suchen (siehe Abbildung 11.5). Wenn Sie Computer durch Rechner ersetzen wollen, klicken Sie auf die Registerkarte Ersetzen und tragen das neue Wort ein. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 11

Kopieren, Verschieben, Suchen & Ersetzen

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Abbildung 11.5: Ersetzen eines Textes

Nun können Sie mit Alle ersetzen ganz pauschal im gesamten Text ersetzen. Durch Weitersuchen überspringen Sie dieses Vorkommen und suchen nach dem nächsten Eintrag, der Computer lautet. Abbrechen beendet die Arbeit1 mit dem Suchen und Ersetzen-Fenster. Sie sollten mit dieser Funktion sehr vorsichtig sein. Es kann, dass Sie in Wörtern ersetzen, in denen Sie die gesuchten Begriffe als Teil vorkommen. Wenn Sie z.B. in einem Text Burg durch Schloss ersetzen möchten und der Name des Ansprechpartners in Ihrem Schreiben lautet Burghoff, wird Word ihn in Schlosshoff umbenennen. Wenn Sie einzelnen ersetzen und mit Weitersuchen arbeiten, kann das nicht passieren.

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Kapitel 12

Ausdrucken des Ergebnisses

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12 Ausdrucken der Ergebnisse Installieren des Druckers Damit etwas ausgedruckt werden kann, müssen Sie natürlich einen Drucker besitzen und an den Computer anschließen, es ist darüber hinaus unbedingt notwendig, den Drucker in Windows zu installieren. Wenn Sie einen neuen Drucker an Ihren Computer anschließen möchten, werden Sie sicher die notwendigen Kabel (USB oder Parallel) von Ihrem Händler bekommen haben. Nachdem der Drucker ausgepackt und vorbereitet ist, Sie Tintenpatronen oder die Tonerkassette eingesetzt haben, können Sie den Drucker über das mitgelieferte Kabel mit dem Computer verbinden. Wahrscheinlich haben Sie neben dem Handbuch, das häufig nur als CD vorliegt, eine CD mit Druckertreibern erhalten. Sie können dann die CD einlegen und werden interaktiv durch die Installation geführt. Klicken Sie auf den Start-Button in der Task-Leiste. Hinter dem Befehl Einstellungen finden Sie Drucker. Klicken Sie hier auf Neuer Drucker. Ein Assistent hilft, den Drucker zu installieren.

Abbildung 12.1: Installation eines neuen Druckers © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Sie bestimmen zunächst, ob es sich um einen Netzwerkdrucker handelt, der an einem anderen Computer angeschlossen ist oder um einen lokalen Drucker. Ein Netzwerk ist eine Gruppe von Computer die verbunden sind, um Daten auszutauschen und Geräte, z.B. Drucker, gemeinsam nutzen zu können. Die Verbindung wird über Netzwerkkarten und Kabel hergestellt. Wahrscheinlich ist Lokaler Drucker die richtige Einstellung. Klicken Sie auf Weiter. Im nächsten Dialog können Sie in den Auswahllisten Hersteller und Drucker den Hersteller des Druckers und den Typ durch Anklicken angeben. Klicken Sie danach auf Weiter.

Abbildung 12.2: Auswahl des Drucker-Modells

Im nächsten Dialog müssen Sie den Anschluss, mit dem Sie den Drucker verbinden, angeben. Normalerweise wird der Drucker an die parallele Schnittstelle angeschlossen. Sie trägt auch den Namen LPT1. Moderne Drucker werden an den USB-Port gesteckt.

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Kapitel 12

Ausdrucken des Ergebnisses

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Druckvorschau In jedem Fall sollte man nicht sofort den Ausdruck starten, sondern die Druckvorschau betrachten, damit Sie kontrollieren können was ausgedruckt wird und wie es auf dem Papier positioniert ist. Im Menü Datei finden Sie den Befehl Seitenansicht analog zu dem oben abgebildeten Symbol. Laden Sie die Beispieldatei Kopieren und betrachten Sie diese in der Seitenansich.

Abbildung 12.3: Die Seitenansicht

Sie sehen das A4-Blatt und können die Anordnung des Textes begutachten. Durch Klicken auf die kleine Lupe in der oberen Symbolleiste können Sie einen Modus einschalten, der es erlaubt, in das Blatt zu klicken und dann den Text vergrößert und nach erneutem Klicken wieder verkleinert zu sehen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

150

Techniken und Praxis

Abbildung 12.4: Die Größenanzeige

Die Größenanzeige in der Symbolleiste erlaubt, die Vergrößerung individuell anzupassen. Der kleine Drucker bewirkt, dass der Ausdruck gestartet wird. Mit der Schaltfläche Schließen beenden Sie die Seitenansicht (Druckvorschau) und gelangen in die vorher eingestellte Word-Ansicht zurück.

Start des Ausdrucks Im Menü Datei ist der Befehl Drucken enthalten. Wenn Sie ihn aufrufen, erscheint das Fenster, in dem sämtliche Einstellungen für den Ausdruck gemacht werden können. Rufen Sie diesen Befehl auf oder drücken Sie S + p (siehe Abbildung 12.5). Ganz oben im Dialog unter Name: können Sie zunächst bestimmen, welcher Drucker den Ausdruck durchführen soll. Die Eigenschaften sind druckerspezifisch. Dort kann man zum Beispiel die Auflösung einstellen. Sie können ablesen, ob der ausgewählte Drukker gerade beschäftigt ist oder im Leerlauf. Mit Ausgabe in Datei können Sie nur arbeiten, wenn Sie einen postscriptfähigen Druckertreiber installiert haben. Postscript ist eine Beschreibungssprache für Druckseiten. Wenn Sie diese Option anklicken, werden Sie nach einem Dateinamen gefragt. Eine Druckdatei wird erzeugt. Diese Datei wird zu diesem Zeitpunkt nicht ausgedruckt. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 12

Ausdrucken des Ergebnisses

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Abbildung 12.5: Druckeinstellungen vornehmen

Sie enthält sämtliche Informationen des Ausdrucks, so dass Sie die Datei auf einer Diskette oder CD oder über ein Netzwerk bzw. das Internet weitergeben können. Sie kann später an einem anderen Ort, z.B. in einer Druckerei ausgedruckt werden. Die Option Manuell duplex ist für die Praxis schon wichtiger. Damit erreichen Sie, dass zunächst alle ungeraden Seiten ausgedruckt werden. Sie können die bedruckten Blätter danach umdrehen und wieder in den Drucker legen. Im zweiten Durchgang werden die geraden Seiten auf die Rückseiten gedruckt. Das ist eine gute Möglichkeit, beidseitig bedruckte Dokumente zu erzeugen, allerdings kann es passieren, dass die Blätter wellig werden und dann nicht mehr korrekt eingezogen werden. Es könnte auch passieren, dass im zweiten Durchgang einige Blätter aneinander kleben und die Seitenreihenfolge nicht mehr stimmt. Sie können unter Seitenbereich bestimmen, ob das gesamte Dokument, durch Klicken auf Alles, die Seite, auf der sich der Cursor gerade befindet, durch die Option Aktuelle Seite, oder nur bestimmte Seiten ausgedruckt werden. Sie können einzelne Seitennummern, z.B. 3;6;12;28 eingeben, aber auch Bereiche festlegen: 1;3-5;12-24; 36. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

An der rechten Seite des Fensters befindet sich das Objekt zur Festlegung der Anzahl der Exemplare. Geben Sie hier die gewünschte Anzahl ein. Mit Sortieren können Sie bei mehreren Exemplaren und einem mehrseitigen Dokument festlegen, ob Sie ganze Sätze hintereinander drucken möchten. Wenn Sie zum Beispiel dreimal ein fünfseitiges Dokument ausdrucken möchten, kann Word entweder die Seiten 12345 12345 12345 also sortiert oder 111 222 333 444 555 drukken. Die unsortierte Ausgabe wird bei Laserdruckern sehr viel schneller sein als die sortierte, da die Trommel nicht für jede Seite wieder neu geladen werden muss. Bei Tintenstrahldruckern ist der Unterschied nicht so groß oder gar nicht bemerkbar. Weiterhin können Sie das gesamte Dokument ausdrucken oder nur die geraden bzw. ungeraden Seiten. Dazu wählen Sie im Feld Druckauswahl Alle Seiten im Bereich, Ungerade Seiten oder Gerade Seiten. In der rechten unteren Ecke, im Bereich Zoom, befinden sich zwei Auswahlfelder zur Bestimmung der Größe. Wenn Sie z.B. zwei Seiten auf einem Blatt zusammenfassen möchten, können Sie das hier eintragen. Der Optionen-Button in der linken unteren Ecke bringt Sie auf dieselbe Registerkarte, die Sie auch über das Menü Extras erreichen. Dort werden Sie normalerweise Drucken im Hintergrund aktivieren, damit Sie bei längeren Dokumenten weiterarbeiten können, während das System druckt. Der Haken vor der Option Zeichnungsobjekte ist notwendig, damit Zeichnungen und Grafiken zusammen mit dem Text zu Papier gebracht werden (siehe Abbildung 12.6). Wenn Sie nur mal eben schnell einen einfachen Ausdruck anfertigen möchten, können Sie auf das Drucker-Symbol in der oberen Symbolleiste klicken. Dann wird das komplette Dokument ohne Rückfrage und Eingabemöglichkeit einfach gedruckt.

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Kapitel 12

Ausdrucken des Ergebnisses

153

Abbildung 12.6: Druck-Optionen

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Kapitel 13

Rechnen mit Excel

155

13 Rechnen mit Excel Der Excel-Startbildschirm Sie starten Excel prinzipiell in der gleichen Weise wie Word und die anderen Programme des Office-Paketes. Klicken Sie auf den Start-Button in der Task-Leiste, dann auf Programme und auf Microsoft Excel. Wenn Sie Excel aufrufen, erscheint ein Bildschirm, der in erster Linie eine Tabelle zeigt:

Abbildung 13.1: Der Excel-Standardbildschirm

Die Menüleiste und Symbolleisten sind fast mit den entsprechenden Teilen in Word identisch. Natürlich gibt es einige spezifische © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

156

Techniken und Praxis

Symbole, die in Word nicht vorhanden sind, aber die prinzipielle Art der Bedienung ist mit der von Word zu vergleichen. Im Aufgabenbereich finden Sie Optionen zum Öffnen einer vorhandenen Datei, zum Verwenden einer Vorlage und zum Erzeugen einer leeren Datei.

Aufbau einer Arbeitsmappe Excel bearbeitet und speichert Dateien, so wie jedes Programm. Excel-Dateien tragen den Namen Arbeitsmappen oder kurz Mappen. Eine Arbeitsmappe besteht aus Tabellen. Diese Tabellen sieht man sofort, wenn man Excel startet. Eine Excel-Tabelle besteht aus 65536 Zeilen und 256 Spalten. Die Zeilen sind von 1 bis 65536 nummeriert, während die Spalten mit Buchstaben bezeichnet sind. Die ersten 26 Spalten heißen A, B, C, usw. bis Z. Rechts daneben befinden sich die Spalten AA, AB, AC usw. bis AZ. Darauf folgen BA, BB, BC und so fort bis IV. Der Schnittpunkt zwischen Spalte und Zeile heißt Zelle. Die Zelle, in der Sie gerade arbeiten, ist von einem schwarzen Rahmen umgeben, den Sie mit der Maus oder den Cursortasten bewegen können. Diesen Rahmen nennt man auch Auffüllkästchen . Der Name einer Zelle wird auch als Adresse bezeichnet. Jede Zelle trägt eine Bezeichnung, den Zellnamen. Der Namen einer Zelle ist notwendig, um sich in einer Berechnung auf diese Zelle zu beziehen. Gültige Namen bestehen aus der Definition der Spalte durch den Buchstaben und der Zeilennummer. Beispiele für gültige Namen sind: A1, F3, AV37, b7, c99, fG12, z77 Es ist unerheblich, ob die Spaltenbezeichnung in Groß- oder in Kleinbuchstaben geschrieben wird. Nicht erlaubt ist, die Zeilennummer vor die Spaltenbezeichnung zu schreiben oder zwischen den Koordinaten einen Leerschritt oder ein anderes Zeichen zu setzen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 13

Rechnen mit Excel

157

Beispiel für Namen, die nicht erlaubt sind, finden Sie hier:1a, k 3, as 99, c 5, 5 t, XY3, 99i Die Größe einer Tabelle ist absolut, das heißt, Sie können eine Tabelle weder verkleinern noch vergrößern. Wenn Sie oben eine Zeile einfügen würden, ginge die unterste Zeile verloren. Aber in der Regel reichen die Zellen für Excel-Anwendungen aus.

Namen der Tabellen Jede Arbeitsmappe kann sehr viele Tabellen enthalten. Die Beschränkung auf 256 existiert nicht mehr, sondern ist zugunsten einer vom Arbeitsspeicher abhängigen Höchstgrenze gefallen. Damit man zwischen den Tabellen unterscheiden und umschalten kann, gibt es die Registerleiste. Hier können Sie durch Anklicken zwischen den Tabellen hin- und herschalten.

Abbildung 13.2: Die Registerleiste

Mit eigenen Namen gestalten Sie Arbeitsmappen benutzerfreundlicher. Sie müssen allerdings darauf achten, dass die Namen eindeutig sind und innerhalb einer Arbeitsmappe kein Name doppelt vorkommt. Um den Namen zu verändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte, deren Namen Sie verändern möchten (siehe Abbildung 13.3). Hier finden Sie den Menüpunkt Umbenennen. Wenn Sie diesen Befehl durch Mausklick aufrufen, erscheint der bisherige Namen weiß auf schwarz. Nun können Sie Ihren individuellen Namen eingeben und mit Ü abschließen.

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Teil II

158

Techniken und Praxis

Abbildung 13.3: Das Kontextmenü der Registerkarte

Der Namen darf Leerzeichen, Sonderzeichen, außer : \ / ? * [ ], Buchstaben und Ziffern enthalten. Die Länge ist auf 31 Zeichen beschränkt. Alternativ dazu können Sie die Änderung des Namens durch Doppelklick auf den bisherigen einleiten. Benennen Sie die Tabelle1 Ihrer ersten Mappe in erste Übungstabelle um! Der Namen von Tabellen erscheint nicht bei der Speicherung! Sie legen beim Speichern den Namen der Arbeitsmappe fest, die Bezeichnungen für die enthaltenen Tabellen werden nicht im Explorer sichtbar, sie sind nur innerhalb der Mappe gültig.

Bewegen in einer Excel-Tabelle Es ist ganz einfach, in einer Excel-Tabelle von Zelle zu Zelle zu springen. Entweder klicken Sie mit der Maus auf die gewünscht Zelle oder Sie benutzen einfach die Cursortastasten. Die folgende Tabelle fasst die möglichen Tasten zusammen.

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Kapitel 13

Rechnen mit Excel

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Taste

Bewegung

P

Zellcursor springt in die Spalte A der aktuellen Zeile

:

Ende–Modus wird eingeschaltet. Der Zellcursor springt je nachdem welche Richtungstaste Sie drücken, in die entsprechende Richtung bis zum Blockende bzw. Anfang. Wenn die Tabelle leer ist, springt der Cursor in die letzte Spalte bzw. Zeile oder die erste Spalte bzw. Zeile der Tabelle.

Y

Zellcursor springt um eine Zeile nach oben

V

Zellcursor springt um eine Zeile nach unten

I

Zellcursor springt um eine Zelle nach links

W

Zellcursor springt um eine Zelle nach rechts

O

Cursor springt um Bildschirmhöhe nach oben

U

Cursor springt um Bildschirmhöhe nach unten

S+P

Zellcursor springt in die Zelle A1

S+:

Zellcursor springt in die rechte untere Ecke eines Blockes

S+I

Zellcursor springt an den linken Anfang des Blockes

S+W

Zellcursor springt an das rechte Ende des Blockes

S+Y

Zellcursor springt in die erste Zeile des Blockes

S+V

Zellcursor springt in die unterste Zeile des Blockes

Tabelle 13.1: Bewegungstasten für Excel-Tabellen

Der Begriff Block bedeutet in diesem Zusammenhang ein durch Eingaben in Zellen gebildetes Rechteck. Falls keine Daten in der Tabelle enthalten sind oder für den Sprung keine Daten gefunden werden, wird die erste Spalte oder Zeile bzw. die Spalte IV oder die Zeile 65536 angesteuert.

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160

Teil II

Techniken und Praxis

Natürlich können Sie auch die vertikale und die horizontale Bildlaufleiste verwenden, um sich in der Tabelle zu bewegen.

Abbildung 13.4: Steuerungsobjekte für Arbeitsmappen

Die Bildlaufleisten verwenden Sie, indem Sie auf das waagerechte oder das senkrechte Rechteck klicken, die Maustaste gedrückt halten und dann ziehen. Die Rechtecke werden kleiner, wenn Sie die Tabelle mit Daten füllen. Eine andere Möglichkeit ist, durch Anklicken auf die kleinen Dreiecke, die Bewegungssymbole, die Liste der verfügbaren Tabellen zu verschieben. Das ist bei drei Tabellen nicht möglich, da die Namen der drei Tabellen ohnehin angezeigt werden. In einem späteren Kapitel werden wir weitere Tabellen einfügen.

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Kapitel 13

Rechnen mit Excel

161

Der entscheidende Unterschied zwischen dem Bewegen mit den Bildlaufleisten und den Richtungstasten ist, dass durch die Leisten sich die Tabelle verschiebt, der Zellcursor aber an seiner Position bleibt und weder in eine andere Zeile noch in eine andere Spalte springt.

Zellen mit Inhalten füllen In eine Zelle können Daten aus drei verschiedenen Bereichen geschrieben werden: ✔ Zahlen ✔ Texte ✔ Formeln Eine Zahl kann natürlich in unterschiedlicher Weise formatiert werden. Damit werden wir uns später beschäftigen. An dieser Stelle genügt es, zu sagen, dass eine Zahl Nachkommastellen enthalten und positiv oder negativ sein kann. Zahlen werden normalerweise rechtsbündig in einer Zelle dargestellt. Wenn eine Zahl zu lang ist, um in einer Zelle darstellbar zu sein, erscheint die Überlaufanzeige ##########. Sobald Sie die Spalte breiter machen, verschwindet diese Anzeige. Diese Vorgehensweise wird in den nächsten Kapiteln beschrieben. Text in Groß- oder Kleinbuchstaben werden in Zellen geschrieben. Maximal 1024 Zeichen können in der Zelle angezeigt werden. Die Standardausrichtung für Texte ist linksbündig. In einer Zelle kann ein längerer Text gespeichert sein als darstellbar ist. Dann wird er einfach in die benachbarte Zelle hineinfließen. Formeln beginnen immer mit einem Gleichheitszeichen. Hinter dem Gleichheitszeichen folgt die Berechnungsvorschrift.

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Teil II

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Techniken und Praxis

Gestalten der Oberfläche Verschieben der Symbolleisten Sie können die Symbolleisten an eine beliebige Stelle im Bildschirm ziehen. Klicken Sie die Symbolleisten an und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie nun die Taste an eine beliebige Stelle in den Bildschirm. Wenn Sie die Symbolleiste in die Mitte innerhalb der Tabelle ziehen, wird sie als Fenster dargestellt. Dieses Fenster fassen Sie an der Namenszeile an und schieben es an den gewünschten Ort. Das könnte eventuell sogar der linke oder rechte Rand oder die Unterkante sein. Mit der Menüleiste könnten Sie ebenso verfahren.

Abbildung 13.5: Platzieren der Symbol- und Menüleisten

Üblicherweise ist die Menüleiste jedoch am oberen Bildschirmrand. Darunter findet man die Standard-Symbolleiste und darunter daneben die Format-Symbolleiste. © des Titels »DAS bzw. bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 13

Rechnen mit Excel

163

Durch Doppelklick auf die Namenzeile einer Leiste können Sie die Leisten wieder an die Standardstellen verschieben. Spezielle Symbolleisten werden darunter angeordnet. Die Symbolleisten können ein- und ausgeblendet werden, indem Sie aus dem Menü Ansicht auf Symbolleisten gehen. Hier können Sie die einzelnen Leisten anklicken. Eine andere Variante besteht darin, mit der rechten Maustaste in die Symbolleisten zu klicken. Das Kontextmenü erscheint.

Abbildung 13.6: Das Kontextmenü zur Symbolleisten-Einblendung

Größen-Einstellung der Tabelle Sobald der Excel-Startbildschirm sichtbar ist, könnten Sie mit der Eingabe beginnen. Zunächst sollten Sie die Größe der Darstellung verändern. Dazu benötigen Sie das Größen-Einstellungs-Symbol, das momentan verdeckt ist. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 13.7: Der Startbildschirm mit den Symbolleisten

Damit mehr Platz für die Tabelle zur Verfügung steht, sind die beiden Symbolleisten nebeneinander angeordnet. Dadurch kann man leider nicht sämtliche Symbole erkennen. Bei einer größeren Auflösung als 1024 * 768 Punkte wäre dieses Problem nicht so groß. Ziehen Sie die beiden Symbolleisten untereinander, so dass Sie das gewünschte Symbol erkennen können.

Abbildung 13.8: Größen-Veränderung

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Kapitel 13

Rechnen mit Excel

165

Sie können durch das kleine Auswahldreieck aus verschiedenen Prozentangaben wählen. Falls Sie eine andere Größenordnung wünschen, klicken Sie in die Zahlenangabe, z.B. 100% hinein. Nun tippen Sie die vorgesehene Größe ein, z.B. 275, und bestätigen mit Ü. Vergessen Sie an dieser Stelle die Ü-Taste nicht! Ohne Ü funktioniert die Umstellung nicht!

Rechnen mit den Grundrechenarten Nun geht es darum, die ersten Werte in die Tabelle einzutragen und Berechnungen mit Excel durchzuführen. Tragen Sie die Werte in die Tabelle wie folgt ein:

Abbildung 13.9: Beispielwerte in der Übungstabelle

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Teil II

166

Techniken und Praxis

Sie können die Zahlenwerte einfach eintippen und mit Ü abschließen. Alternativ können Sie auch einfach mit der Maus oder den Cursor-Tasten die Zelle verlassen. Eine andere Möglichkeit ist, mit T jeweils um eine Zelle nach rechts zu springen. Sobald Sie Ü drücken, wird der Cursor automatisch in die nächste Zeile springen. Sie können die Richtung der Bewegung unter Extras / Optionen / Bearbeiten verändern oder den Sprung generell verhindern. Wenn Sie den Zellcursor auf eine Zelle bewegen und etwas eingeben, ist der bisherige Inhalt automatisch gelöscht. Sie müssen folglich einen Zellinhalt nicht explizit entfernen, es sei denn die Zelle soll leer bleiben. Die Taste _ löscht den Inhalt einer Zelle. Wenn Sie etwas eingeben, erscheint der Inhalt der Zelle in der Bearbeitungsleiste. Sie können in diese Zeile an die gewünschte Stelle klicken und die Eingabe korrigieren. Bei Zahlen ist es jedoch meist einfacher, den fehlerhaften Wert lediglich mit dem richtigen zu überschreiben.

Addition Um die beiden Zahlen in der ersten Spalte zu addieren, bewegen Sie den Zellcursor in die Zelle, die das Ergebnis aufnehmen soll, in diesem Fall A3. Hier tippen Sie =A1+A2 Ü. Das Pluszeichen finden Sie auch auf dem numerischen Block rechts außen auf der Tastatur. Das Ergebnis kann in jeder freien Zelle erscheinen. Die Formel beginnt immer mit dem Gleichheitszeichen. Sie können vor und hinter den Zellbezeichnungen und dem Pluszeichen Leerzeichen einfügen, das ist unerheblich. Die Zelladressen können Sie in Klein© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 13

Rechnen mit Excel

167

buchstaben eingeben, in der Formel erscheinen sie schließlich ohnehin groß geschrieben. Das Ergebnis wird sofort sichtbar. Der Vorteil von Excel ist jedoch, dass Sie nun nicht nur zwei Zahlen addiert haben, sondern ein Berechnungsmodell definiert wurde. Die Werte in A1 und A2 werden addiert. Sobald Sie z.B in A1 die Zahl 150 eingeben und bestätigen, sehen Sie das Ergebnis 127. Selbstverständlich können Sie auch negative Zahlen eintippen. Tragen Sie in Formeln niemals Zahlen, sondern nur Formelbezüge ein. Andernfalls würde sich das Formelergebnis nicht anpassen, falls man die Ausgangswerte in den Zellen ändert.

Subtraktion Nachdem Sie die Zahlen 49 und 12 sowie die Formel =B1-B2 in die Zelle B3 eingegeben haben, erscheint das Ergebnis 37. Negative Zahlen sind natürlich auch hier erlaubt. Berechnen Sie -18 -12 und -33 - -57. Sie werden sehen, wie wunderbar die Berechnungen durchgeführt werden. Der ganz normale Bindestrich – oder das Minuszeichen im numerischen Block führen die Subtraktion durch.

Multiplikation Zum Multiplizieren verwendet man den *. Im numerischen Block ist die Taste mit einem x bedruckt, in der Formel erscheint jedoch der *. Berechnen Sie =C1*C2 Das Ergebnis lautet 216. Zusätzlich können Sie auch hier die Zahlenwerte ändern und mit negativem Vorzeichen experimentieren.

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Teil II

168

Techniken und Praxis

Division Die Division (Teilung) von D1 durch D2 muss =D1/D2 lauten. Das Ergebnis ist natürlich 64. Negative Werte sind ebenso wie bei den anderen Beispielen erlaubt. Die 0 darf nicht in der Zelle D2 stehen. Sie wissen sicherlich aus der Schulmathematik, dass man durch 0 nicht teilen darf. Ich möchte hier nicht auf theoretische Begründungen oder irgendwelche Beispiele mit Kindern und Äpfeln eingehen, wir nehmen diese Regel als gegeben hin. Wenn Sie doch durch 0 teilen wollen, erscheint die Fehlermeldung: #DIV/0!

Vorrangregeln »Punktrechnung vor Strichrechnung« ist Ihnen sicherlich ein Begriff. Excel wertet die Formeln grundsätzlich von links nach rechts aus, beachtet aber, dass die Multiplikation und Division vor der Addition und Subtraktion durchgeführt werden. Schreiben Sie in die Zelle B5 die folgende Formel = A1*A2+C1*C2. Excel wird zunächst A1 und A2 multiplizieren, dann C1 und C2 multiplizieren und die beiden Zwischenergebnisse addieren. Das Ergebnis muss 891 lauten.

Klammersetzung Angenommen, Sie geben für eine Übernachtung während Ihres Urlaub 60 aus. Die Zuordnung der Währung Euro wird in einem späteren Kapitel besprochen, daher beschränke ich mich an dieser Stelle auf die Zahlenwerte.

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Kapitel 13

Rechnen mit Excel

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Schreiben Sie diesen Wert in die Zelle A6. In A7 soll 40 stehen, der Preis für die Verpflegung pro Tag. Die Anzahl der Tage, tragen Sie bitte 14 ein, soll nach A8 geschrieben werden. In die Zelle A9 müssen Sie die Formel für die Berechnung der Urlaubskosten schreiben. Wenn Sie = A6 + A7 * A8

schreiben, kommt 620 heraus, obwohl das korrekte Ergebnis 1400 sein muss! Excel würde im obigen Fall zunächst die 14 Tage mit den Verpflegungskosten multiplizieren und danach einmal die Übernachtungskosten addieren. Das ist eine negative Auswirkung der Vorrangregelung. Um die korrekte Berechnung durchzuführen, geben Sie = ( A6 + A7 ) * A8

ein, und Sie erhalten die Summe 1400. Durch die Klammersetzung wird die Addition von A5 und A6 zu Beginn der Berechnung durchgeführt und danach multipliziert Excel mit 14. Sie können natürlich auch mehrere Klammerebenen ineinander schachteln. Nach getaner Arbeit sollten Sie die Arbeitsmappe speichern.

Speichern eines Dokuments Die Dateien, die von Excel erzeugt werden, heißen Arbeitsmappen. Sie werden auf eine Festplatte oder Diskette geschrieben und erhalten die Endung XLS. In den aktuellen Windows-Versionen, Windows 98, Windows 2000, Windows Me oder Windows NT wird diese Endung zur Identifikation verwendet, aber nicht unbedingt angezeigt. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

170

Techniken und Praxis

Das Speichern-Symbol Eine einfache Möglichkeit, ein bestehendes Dokument zu speichern, finden Sie in der Symbolleiste. Das kleine Disketten-Symbol muss nur angeklickt werden. Wenn Sie ein Dokument noch nie gespeichert haben, erscheint das Fenster Speichern unter. Eine Arbeitsmappe besitzt bis zur ersten Speicherung den Namen Mappe1. Wenn Sie die Arbeit mit einer Datei beginnen und dann den ersten Speichervorgang durchführen, erscheint das folgende Fenster:

Abbildung 13.10: Das Speichern unter-Fenster

Im größten Bereich des Speichern unter-Fensters sehen Sie alle Dateien des ausgewählten Ordners angezeigt, sofern sie mit den Vorgaben am unteren Bildschirmrand übereinstimmen. Legen Sie hier den Dateityp fest, unter dem gespeichert werden soll. In diesem Fall muss der Eintrag Microsoft Excel-Arbeitsmappe lauten. Dies ist aber in der Regel vorgegeben. Den Namen, den Sie verwenden möchten, für unser Beispiel Übung1, geben Sie in das Feld Dateiname ein. Seit Windows 95 sind © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 13

Rechnen mit Excel

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Sie nicht mehr an die leidige 8.3-Systematik gebunden. Das bedeutet Sie können einen Namen mit maximal 255 Zeichen verwenden. Der Name darf sogar Leerzeichen enthalten. Die folgenden Zeichen sind nicht erlaubt: \ / : * ? „ < > | Obwohl laut Microsoft 255 Zeichen erlaubt sind, sollten Sie nur maximal 220 Zeichen verwenden. Bei Namen, die länger sind, ergeben sich in der Windows-internen Dateiverwaltung Probleme! In der Praxis verwenden Sie am besten prägnante Namen mit maximal 20 bis 30 Zeichen. Sie beenden den Vorgang durch die Schaltfläche Speichern. Mit dem Symbol Neuer Ordner könnten Sie einen Ordner anlegen und dann in diesen Ordner speichern, ohne Excel verlassen zu müssen. Die genaue Vorgehensweise wird in Kapitel 6 erläutert.

Speicher-Optionen Interessant sind die weiteren Möglichkeiten in Zusammenhang mit dem Speichern der Dateien. Im Dialog Speichern unter können Sie über den Befehl Extras auf den Befehl Allgemeine Optionen klicken. Der unberechtigte Zugriff auf eine Arbeitsmappe kann durch Kennwörter verhindert werden:

Abbildung 13.11: Vergabe von Kennwörtern

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Teil II

Techniken und Praxis

Durch die Sicherheitsoption können Kennwörter festgelegt werden, die unbedingt notwendig sind, um eine Datei öffnen oder ändern zu können. Sie können ein Kennwort zum Öffnen und eines zum Ändern eingeben. Für beide Kennwörter müssen Sie Ihre Eingabe auf Anforderung wiederholen. Wenn man die Datei laden möchte, wird das Öffnen-Kennwort abgefragt. Gibt man es falsch ein, wird die Datei nicht geöffnet. Damit die Arbeitsmappe bearbeitet und verändert abgespeichert werden kann, muss man das Änderungs-Kennwort zusätzlich eingeben. Hat man das Änderungs-Kennwort nicht zur Verfügung, wird die Datei schreibgeschützt geöffnet, kann bearbeitet, gedruckt, aber nur unter anderem Namen gespeichert werden. Man kann damit eine Musterdatei erzeugen, indem man das Öffnen erlaubt, aber das Kennwort zum Ändern nicht zur Verfügung stellt. Weitere wichtige Optionen können Sie über das Menü Extras und den Befehl Optionen aufrufen. Klicken Sie auf die Registerkarte Speichern.

Abbildung 13.12: Speichern-Optionen

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Kapitel 13

Rechnen mit Excel

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Hier sehen Sie die Option Auto-Wiederherstellen-Info speichern alle ..... Minuten. Hier legen Sie die Zeit fest, nach der Excel eine Sicherung durchführt. Diese automatische Sicherung speichert eine Kopie der Datei, um bei einer technischen Panne, z.B. einem Stromausfall, die Datei beim nächsten Aufruf von Excel wieder herzustellen. Man sollte den Zeitraum nicht zu kurz, aber auch nicht zu lang definieren. Eine zu lang festgelegte Zeit könnte im Problemfall dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen. Zu kurze Wartezeiten könnten die Arbeit in wichtigen Momenten unterbrechen. Die Auto-Wiederherstellen-Info ersetzt nicht das Speichern der Datei und kann es auch nicht ersetzen! Die Option Speicherort für AutoWiederherstellen gibt den Ordner an, in den die Sicherungsdateien geschrieben werden. Diese Dateien sind nicht direkt aufrufbar, aber sie werden beim nächsten Öffnen von Excel sofort aktiviert und angezeigt.

Speichern / Speichern unter Beide Befehle finden Sie in dem Menü Datei. Der Befehl Speichern sichert die Datei unter dem Namen in den Ordner, in den bei der letzten Sicherung gespeichert wurde. Mit Speichern unter öffnet sich das besprochene Fenster und ermöglicht, einen neuen Namen, Ort oder Dateityp festzulegen.

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Kapitel 14

Gestalten einer Tabelle

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14 Gestalten einer Tabelle Markieren Wenn Sie Zellen mit einer Hintergrundfarbe versehen wollen, sie umrahmen oder ein Zahlenformat zuordnen möchten, müssen Sie zunächst festlegen, auf welche Zellen Sie sich beziehen wollen. Dazu wird das Markieren gebraucht. Markierte Zellen werden grau dargestellt, die Schrift erscheint normalerweise in Schwarz. Sie werden später erfahren, wie Sie die Farbe der Schrift und der Zellen ändern können.

Einzelne Zellen markieren Die einfachste Form der Auswahl ist die Markierung einer einzelnen Zelle. Klicken Sie die Zelle an oder bringen Sie durch Cursorbewegung den Zellcursor in die gewünschte Zelle. Wenn Sie mehrere Zellen markieren möchten, können Sie in die Zelle hinein klicken, die Maustaste gedrückt halten und dann über den Bereich ziehen, der markiert werden soll. Klicken Sie nicht auf den Zellrahmen oder das kleine Rechteck an der unteren rechten Ecke. Damit lösen Sie andere Funktionen aus.

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Teil II

176

Techniken und Praxis

Eine ganze Spalte oder Zeile markieren Ein ganze Spalte markieren Sie ganz einfach, indem Sie auf den Spaltenbuchstaben A, B, C oder einen anderen Buchstaben klicken. Die Zeilen können Sie ebenfalls ganz einfach markieren. Klicken Sie auf eine Zeilennummer. Sobald Sie den Mauszeiger auf einen Spalten- oder Zeilennamen bewegen, verwandelt er sich in einen kleinen Pfeil. Die erste Zelle einer Spalte oder Zeile wird mit weißem Hintergrund dargestellt. Es handelt sich dabei um die aktive Zelle. Wenn Sie einfach eine Zahl tippen, erscheint sie in dieser Zelle. Mehrere nebeneinander liegende Spalten oder Zeilen können Sie durch Festhalten der Maustaste und Ziehen über die entsprechende Spalten- oder Zeilenbezeichnung markieren.

Mehrfachmarkierung Um mehrere Zellen zu markieren, die keinen zusammenhängenden Bereich bilden, drücken Sie S. Markieren Sie den ersten Bereich, drücken S, halten die Taste gedrückt und klicken den zweiten Bereich an und so weiter, bis alle gewünschten Zellen markiert sind. Wenn Sie in die Tabelle klicken, ohne S gedrückt zu halten, verschwindet die bisherige Markierung. Sie können die Spalten-, Zeilenmarkierung und die Markierung einzelner Zellen miteinander kombinieren, wie man in der folgenden Abbildung sieht. Die bisher durchgeführten Eingaben finden Sie in der Datei Übung1 auf der beiliegenden CD.

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Kapitel 14

Gestalten einer Tabelle

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Abbildung 14.1: Die Mehrfachmarkierung

Markieren der gesamten Tabelle Durch Drücken von S + a können Sie die gesamte Tabelle markieren. Eine andere Methode, die gesamte Tabelle hervorzuheben, ist, mit der Maus auf das kleine Rechteck in der linken oberen Ecke der Tabelle zu klicken. Dieses Rechteck befindet sich direkt oberhalb der Zeilennummern und neben den Spaltenbezeichnungen. Damit können Sie sehr einfach die Schriftart, die Schriftgröße oder ein Zahlenformat für das gesamte Tabellenblatt festlegen.

Markieren mit der Tastatur Gerade bei sehr kleinen Tabellen ist es einfacher, mit der Tastatur zu markieren. Wenn Sie den Zellcursor bewegen und dabei H gedrückt halten, markieren Sie die überstrichenen Zellen.

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Teil II

178

Techniken und Praxis

Formatieren der Zellen Nachdem die gewünschten Zellen ausgewählt sind, können sie formatiert werden. Die Darstellung der Zahlen, Schrift und Größe oder die Farbe bzw. ein Rahmen um Zellen stellen wichtige Informationen heraus.

Zahlenformate Währungsformate Die eingegebenen Zahlen werden ohne Nachkommastellen und ohne Währungszeichen in den Zellen dargestellt. Markieren Sie die Zellen A1, A2 und A3. Diese Zellen sollen in DM dargestellt werden. Um den Inhalt einer Zelle als Währungsbetrag darzustellen, klicken Sie, nachdem die betreffenden Zellen markiert sind, auf das Währungssymbol aus der Symbolleiste Format. Durch Klicken auf dieses Symbol wird nicht etwa eine bestimmte Währung eingestellt, sondern die Währungseinstellungen aus der Windows-Systemsteuerung werden übernommen.

Umschalten auf Euro Ende dieses Jahres werden Sie sicherlich die Standard-Währungseinheit auf Euro umstellen. Klicken Sie dazu auf den Start-Button in der Task-Leiste und danach auf Einstellungen. Sobald Sie auf Systemsteuerung klicken, öffnet sich ein Fenster mit Symbolen für verschiedene Bereiche. Sie benötigen Ländereinstellungen (siehe Abbildung 14.2). Zu den Ländereinstellungen gehören die Zeitzone, Zahlendarstellung, aber auch die Währungseinheit. Als Währungssymbol tragen Sie € ein. Das Euro-Symbol erhalten Sie durch G + e. Ab Windows ‘98 ist dieses Zeichen in Ihren Schriftarten definiert. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 14

Gestalten einer Tabelle

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Abbildung 14.2: Ändern der Währungseinheit

Bei den neueren Versionen wie z.B. Windows 2000, Windows Me oder Windows NT ab Service Pack 5 ist das Zeichen direkt in den Schriftarten integriert. Falls Sie dieses Zeichen nicht erhalten sollten, müssen Sie ein kleines Programm einmal aufrufen, das Sie von Microsoft kostenlos erhalten. Eine andere Möglichkeit besteht darin, einfach die Zahl, gefolgt von der Währungseinheit, z.B. 47 €, einzutippen. Ich möchte Sie allerdings davor warnen, die Einheit einfach einzugeben. Diese Vorgehensweise funktioniert nur bei der in der Windows-Systemsteuerung eingestellten Währungseinheit. Bei anderen Einheiten, z.B. h für Stunde, Tag, Minute, kg oder beliebigen anderen Kürzeln, würde das dazu führen, dass Excel die Eingabe als Text interpretiert und nicht mehr damit rechnen kann. Probieren Sie das ruhig einmal aus, indem Sie in die Zellen A1 und A2 anstelle der bisherigen Zahlen die Einträge 10 kg und 15 kg tippen. Die Fehlermeldung in A3 lautet #Wert!. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

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Techniken und Praxis

Sie sagt aus, dass in der Formel in A3 eine Zelle angesprochen wird, deren Inhalt keinen Zahlenwert enthält, mit dem man rechnen kann. Selbstverständlich können Sie auch das Währungsformat auswählen oder mit SFR, $, L. oder ganz anderen Formaten arbeiten. Markieren Sie die Zellen B1 bis B3 und probieren Sie dieses Verfahren aus. Klicken Sie dazu in das Menü Format, auf den Befehl Zellen und schließlich auf die Registerkarte Zahlen. Sie sehen das folgende Fenster:

Abbildung 14.3: Zuordnung von Währungsformaten

Ganz links klicken in der Liste Kategorie Sie zunächst auf Währung. Unter Symbol können Sie bestimmen, mit welcher Einheit Excel hier arbeiten soll. Sie finden Sie eine umfassende Auswahl von Einheitskürzeln inklusive der banküblichen Kürzel, die aus drei Buchstaben bestehen, z.B. DEM, EUR, BEF oder USD. Darüber hinaus können Sie in diesem Fenster auch die Anzahl der Nachkommastellen eingeben. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 14

Gestalten einer Tabelle

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Nachkommastellen In der Symbolleiste Format existieren zwei Symbole, mit denen Sie direkt Dezimalstellen hinzufügen oder entfernen können. Beim Hinzufügen von Dezimalstellen bei Zahlen, die keine Nachkommastellen enthalten, werden Nullen angefügt. Wichtig dabei ist, dass Sie diese Symbole nur zur Formatierung verwenden und beachten, dass die Werte nur für die Anzeige aufoder abgerundet werden. Excel rechnet trotzdem mit sämtlichen vorhandenen Stellen. Dieses Symbol ist für das Entfernen von Dezimalstellen zu benutzen. Wenn keine Dezimalstellen vorhanden sind, ist es wirkungslos. Probieren Sie diese Eigenart an einem Beispiel aus. Tragen Sie in die Zellen C5 und C6 die Zahlen 3,45 und 4,45 ein. Die Formel in C7 muss =C5+C6 lauten. Formatieren Sie C7 so, dass zwei Nachkommastellen, also 7,90, als Ergebnis angezeigt wird. Markieren Sie nun die Zellen C5 bis C7 und reduzieren Sie die Anzeige derartig, dass keine Dezimalstelle mehr angezeigt wird. Excel ist nun der Ansicht, dass 3 + 4 gleich 8 wäre!

Einfache Zahlenformate Durch Markierung und das Fenster Zellen formatieren, können Sie auch Zahl wählen. Dann erscheint ein Feld zur Definition der Anzahl der Nachkommastellen und Sie können festlegen, ob negative Zahlen rot dargestellt werden sollen.

Hintergrundfarbe von Zellen Das Färben von Zellen kann nicht nur für die Bildschirmarbeit eine sinnvolle Möglichkeit sein, Hervorhebungen zu treffen. Markieren Sie die Zellen A3 bis D3. Nun können Sie das Symbol zum Färben von Zellen aufrufen und sich eine Farbe für die markierten Zellen aussuchen. Diese Farbe wird von Excel Füllfarbe genannt. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

182

Techniken und Praxis

Abbildung 14.4: Füllfarben für Zellen

Laden Sie die Datei Übung2. Sie ist auf der CD im Ordner Beispieldaten\Excel vorhanden! Sie sehen, dass in der Tabelle1 einige Zellen gefärbt sind:

Abbildung 14.5: Gefärbte Zellen

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Kapitel 14

Gestalten einer Tabelle

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Um die Farbe zu entfernen, könnten Sie die Zellen markieren und dann die Füllfarbe in Weiß ändern. Im Ergebnis sind die Gitternetzlinien, das sind die Linien zwischen den Zellen, verschwunden.

Abbildung 14.6: Verschwundene Gitternetzlinien

Das ist vielleicht etwas verwunderlich, aber jede Füllfarbe, die Sie auswählen, wird über die leere Tabelle gelegt. Sie überdeckt die Gitternetzlinien. Durch die Option Keine Füllfarbe aus dem Auswahlfenster für die Füllfarben, können Sie eine bestehende Farbe entfernen.

Zellrahmen Sehen Sie sich in der Mappe Übung2 die Tabelle2 an. Die Mappe Übung2 ist auf der beiliegenden CD enthalten. Im Ordner Beispieldaten existiert der Unterordner Excel. Dort finSie die MappeMicrosoft Übung2. Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 © des Titels »DAS bhvden TASCHENBUCH by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 14.7: Übungsbeispiel Übung2

Es geht hierbei um die Kalkulation von Umzugskosten. Der Umzugsunternehmer Huber KG hat ein Angebot abgegeben. Vier Mitarbeiter benötigen sechs Stunden. Die Kosten pro Mitarbeiterstunde und für den LKW pro Stunde können Sie aus der Tabelle ablesen. Die Texte können Sie einfach mittels Tastatur eingeben, genau wie die Zahlen. Wenn Sie sich die Arbeit erleichtern möchten, verwenden Sie die vorliegende Tabelle2. Welche Formel muss in die Zelle A7 geschrieben werden? Probieren Sie es aus! Das richtige Ergebnis finden Sie in Tabelle3. In Zelle A7 befindet sich der Wert, in der Bearbeitungszeile finden Sie die korrekte Formel. Hier sehen Sie auch die gewünschten Rahmenlinien:

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Abbildung 14.8: Mit Rahmenlinien versehene Tabelle

Markieren Sie die Zellen, die mit Rahmenlinien versehen werden sollen, und verwenden Sie das entsprechende Symbol aus der Symbolleiste Format:

Abbildung 14.9: Rahmenlinien zuordnen

Hier finden Sie viele verschiedene Varianten, von dem Ausschalten sämtlicher Rahmenlinien oben links bis zu einem dünnen und einem breiten Komplettrahmen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

In dieser Übung benötigen Sie dünne Rahmenlinien unter einer Zelle, breite Rahmenlinien und eine Rahmenlinie zwischen den Zellen. Dabei ist es unerheblich, ob Sie eine Linie unter die erste Zeile oder über die zweite Zeile zeichnen. Zwischen zwei Zeilen ist genau einen Linie. Wenn Sie eine Linie zwischen den Zeilen vier und fünf wünschen, dann können Sie die Linie zwischen diesen beiden Zeilen als Linie unterhalb der vierten Zeile oder oberhalb der fünften Zeile zeichnen. Entsprechend verfahren Sie mit der Spalte A oder B. Neben diesen Standard-Linien können Sie die Option Rahmenlinien zeichnen verwenden, um individuelle Linien zu erzeugen:

Abbildung 14.10: Die Option Rahmenlinien zeichnen

Mit dem kleinen Auswahldreieck, dem zweiten Symbol von rechts, können Sie eine Liste aufklappen, aus der Sie die Linienart festlegen. An dieser Stelle finden Sie eine gepunktete, mehrere gestrichelte Linien, breite Linien und eine doppelte Linienführung. Rechts daneben können Sie die Linienfarbe wählen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Ganz links ist normalerweise der kleine Stift ausgewählt, das bedeutet, Sie zeichnen Linien zwischen den Zellen. Klicken Sie auf das Auswahldreieck neben dem Stift und wählen Sie den Befehl Rahmenraster Nun können Sie durch Klicken und Ziehen ein komplettes Raster in die Tabelle zeichnen. Das ist nicht nur die Zwischenlinie, sondern ein die Zellen komplett umgebender Rahmen.

Abbildung 14.11: Rahmenraster zeichnen

Schriftarten und -größen In der Symbolleiste Format finden Sie ein Objekt, mit dessen Hilfe Sie den markierten Zellen Schriftarten zuordnen können. Dabei könnten Sie jeder Zelle eine eigene Schriftart geben, aber in der Praxis wird man das sicherlich nicht benötigen. Markieren Sie auch dazu zunächst die Zellen. Öffnen Sie dann die Liste.

Abbildung 14.12: Auswahl der Schriftart

Die in Windows installierten Schriftarten stehen hier zur Verfügung und sind im Beispiel sichtbar. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Techniken und Praxis

Die Größen können Sie ebenfalls über ein Auswahlfeld in der Symbolleiste Format zuordnen.

Abbildung 14.13: Festlegung der Schriftgröße

Neben den auswählbaren Schriftgrößen können Sie eine eigene Größe in das Feld neben dem Auswahldreieck eingeben und mit Ü bestätigen. Es ist auch möglich, halbe Punktwerte, z.B. 13,5 einzugeben.

Auszeichnungen Neben der Schriftart und der Schriftgröße ist die Auszeichnung, man bezeichnet das auch als Schriftschnitt, eine sinnvolle Einstellung. Dazu gehören Fettdruck, Kursivdruck und Unterstreichung.

Abbildung 14.14: Schriftauszeichnungen

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Markieren Sie die Zellen, auf die Sie den Fettdruck, Kursivdruck oder die Unterstreichung anwenden möchten und klicken Sie dann auf das entsprechende Zeichen in der Symbolleiste Format. Sie können alle drei Symbole nacheinander anklicken, um einen fett, unterstrichen und kursiv dargestellten Zellinhalt zu erhalten. Durch Erneutes Klicken schalten Sie die einzelnen Auszeichnungen wieder aus. Sie können auch einer leeren Zelle Auszeichnungen zuordnen. Sobald dort ein Inhalt erscheint, wird er entsprechend formatiert.

Ausrichtung Normalerweise werden Texte linksbündig und Zahlen rechtsbündig ausgerichtet. Wenn Sie individuelle Ausrichtungen festlegen möchten, markieren Sie die Zellen, auf die Sie sich beziehen wollen, und wählen aus den Symbolen in der Leiste Format die gewünschte Einstellung:

Abbildung 14.15: Ausrichtung von Zellinhalten

Gestalten der kompletten Tabelle Alle bisherigen Formateinstellungen beziehen sich auf eine oder mehrere explizit markierte Zellen. Die folgenden Formatierungen gelten für ganze Spalten oder Zeilen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Techniken und Praxis

Spaltenbreite und Zeilenhöhe Spaltenbreiten festlegen Sehen Sie sich die Tabelle4 der Mappe Übung2 an. Die Texteinträge in der Spalte A sind zu lang, um komplett dargestellt zu werden. Wäre Spalte B leer, würde der Text in die Spalte hineinfließen. Um die Spalte A zu verbreitern, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen der Spaltenbezeichnung A und B. Der Mauszeiger verwandelt sich in einen Doppelpfeil.

Abbildung 14.16: Änderung der Spaltenbreite

Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maus nach rechts. Die Spalte verbreitert sich. Sie können nicht innerhalb der Tabelle eine senkrechte Gitternetzlinie anklicken, um die Breite festzulegen! © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Sie können auch mehrere Spalten gleichzeitig verändern, indem Sie mehrere nebeneinander liegende Spalten markieren und dann ein Objekt verändern. Eine Besonderheit ist die optimale Spaltenbreite. Wenn Sie den Mauszeiger auf die beschriebene Trennlinie bewegen und einen Doppelklick ausführen, wird jede Spalte so breit, dass die Inhalte Platz finden, ohne abgeschnitten zu werden, aber auch kein Platz verschenkt wird. Diese Option ist besonders interessant, wenn Sie eine lange Tabelle bearbeiten und nicht sämtliche Zeilen im Blick haben. Im Menü Format gibt es den Befehl Spalte. Hier können Sie auch die Breite einstellen oder die Optimale Breite festlegen aufrufen. Allerdings ist das Anklicken im Tabellenkopf einfacher. Über das Menü können Sie eine Spalte ausblenden. Klicken Sie in die Spalte und wählen Sie dann aus dem Menü den Befehl Format / Spalte / Ausblenden. Das entspricht der Breite 0. Sie hätten die Spaltenbreite auch mit der Maus so ändern können, dass man von der Spalte nichts mehr sehen kann. Um die Spalte wieder einzublenden, markieren Sie die Spalte links neben ihr und ziehen die Markierung in der Spalte rechts von der markierten Spalte. Wenn Sie z.B. die Spalte E ausgeblendet haben, erzeugen Sie eine Markierung, die D und F einschließt. Mit dem Befehl Format / Spalte / Einblenden können Sie die Spalte E wieder anzeigen lassen. Im Menü können Sie zwar die Spaltenbreite als Zahlenwert festlegen, aber es handelt sich dabei weder um eine Zentimeter-Angabe noch um eine andere messbare Einheit. Sie können damit allerdings sehr gut Verhältnisse zwischen Spalten anlegen, wenn z.B. die Spalte B doppelt so breit sein soll wie die Spalte F.

Zeilenhöhe einstellen Entsprechend können Sie vorgehen, um eine Zeilenhöhe zu verändern. Wenn Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen einer Zeile und der nächsten bewegen, verwandelt er sich auch hier in einen Doppelpfeil.

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 14.17: Anpassen der Zeilenhöhe

Klicken Sie die Trennlinie zwischen den Zeilennummern an. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maus nach unten oder oben. Die Zeile, deren untere Trennlinie Sie mit der Maus verschieben, verändert ihre Höhe. Selbstverständlich können Sie auch bei der Veränderung der Zeilenhöhe mehrere Zeilen untereinander markieren. Sie können nicht innerhalb der Tabelle eine waagerechte Gitternetzlinie anklicken, um die Höhe festzulegen!

Sie können auch mehrere Zeilen gleichzeitig erhöhen, indem Sie mehrere übereinander liegende Zeilen markieren und dann eine verändern. Es gibt auch die optimale Zeilenhöhe. Wenn Sie den Mauszeiger auf die beschriebene Trennlinie bewegen und einen Doppelklick ausführen, wird die betreffende Zeile optimal formatiert. Im Menü Format gibt es den Befehl Zeile. Hier können Sie ebenso die Höhe verändern oder Optimale Höhe festlegen aufrufen. Allerdings ist das Anklicken an der linken Tabellenseite einfacher. Das Ausblenden einer Zeile können Sie auch über das Menü erledigen. Alternativ können Sie die Höhe 0 einstellen oder die © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 14

Gestalten einer Tabelle

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Zeile mit der Maus so lange zusammenschieben, bis sie nicht mehr sichtbar ist. Wenn Sie in eine Zeile klicken, und nun Format / Zeile / Ausblenden anwählen, verschwindet die Zeilen. Markieren Sie nun die darunter und die darüber liegende Zeile. Mit dem Befehl Format / Zeile / Einblenden können Sie die Zeilen wieder in den Bildschirm holen. Der einzige Vorteil der Menü-Methode ist, dass Sie die Höhe einer Zeile in Punkt angeben können.

Festlegen der generellen Schriftart und Schriftgröße Den Befehl Optionen aus dem Menü Extras haben Sie schon kennen gelernt. Auf der Registerkarte Allgemein können Sie die Schriftart und -größe generell einstellen:

Abbildung 14.18: Einstellung von Standardschriftart und -größe

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Teil II

Techniken und Praxis

Die Einstellungen, die Sie an dieser Stelle vornehmen, werden erst durch den Neustart von Excel wirksam. Die Einstellungen haben keine Auswirkungen auf alle bisher erstellten Arbeitsmappen. Sie können selbstverständlich jede Einstellung durch individuelle Formatierungen überschreiben. Auf dieser Registerkarte können Sie den Ordner definieren, in den alle Arbeitsmappen gespeichert werden, sofern Sie keinen anderen Ordner im Speichern unter-Fenster festlegen.

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Kapitel 15

Anzeigen und Drucken

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15 Anzeigen und Drucken Tabellen anzeigen Laden Sie die Arbeitsmappe Firmendaten! Schauen Sie sich den Inhalt der Tabelle Aufträge an. Die Mappe Firmendaten ist auf der beiliegenden CD im Ordner Beispieldaten\Excel enthalten.

Die Normalansicht Die Normalansicht ist sicherlich die Darstellungsform, die man am häufigsten verwendet.

© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 15.1:industrie Beispieltabelle byAbbildung verlag moderne Buch AGin&der Co.Normalansicht KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

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Techniken und Praxis

Die Beispieltabelle enthält 3500 Zeilen. In jeder Zeile sind folgende Informationen enthalten: ✔ Das Datum des Auftragseingangs ✔ Die Firma, die den Auftrag aufgegeben hat ✔ Die Region, zu der der Kunde gehört ✔ Der Mitarbeiter, der den Auftrag angenommen hat ✔ Den Rechnungsbetrag Die Aufträge stammen aus diesem Jahr. In der Liste sind 20 Firmen enthalten. Das Gebiet, aus dem die Kunden stammen, ist aufgeteilt in die Regionen Nord, Ost, Süd, West und Mitte. Nachdem Sie die Tabellendaten ausgedruckt oder die Seitenansicht aufgerufen haben, erscheinen die Seitenumbrüche als gestrichelte Linien. Sie können in der Normalansicht durch die Zeilen mit der Maus und der Bildlaufleiste blättern. Die Tasten O und U dienen auch zum Blättern.

Ganzer Bildschirm Über das Menü Ansicht und den Befehl Ganzer Bildschirm können Sie die Symbolleisten ausblenden. Dabei verschwindet auch die Taskleiste. Sie haben den gesamten Bildschirm für Ihr Tabellenblatt zur Verfügung (siehe Abbildung 15.2). Ein kleine Symbolleiste mitten im Bild erlaubt durch einen Mausklick wieder in die normale Anzeige zu gelangen. Falls die Symbolleiste nicht vorhanden ist, können Sie über das Menü Ansicht den Befehl Ganzer Bildschirm nochmals aufrufen, um die Ansicht zu schließen.

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Kapitel 15

Anzeigen und Drucken

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Abbildung 15.2: Die Anzeige Ganzer Bildschirm

Über den Befehl Symbolleisten im Menü Ansicht gelangen Sie zu dem Menüpunkt Anpassen. Auf der ersten Registerkarte des erscheinenden Fensters können Sie die Symbolleiste Ganzer Bildschirm wieder einschalten.

Die Seitenumbruchvorschau Die Seitenumbruchvorschau rufen Sie über das Menü Ansicht und den Befehl Seitenumbruchvorschau auf. Unsere Beispieltabelle erscheint nun in der in Abbildung 15.3 dargestellten Weise. Das Informationsfenster können Sie durch Klicken auf die Schaltfläche OK schließen. In der Seitenumbruchvorschau können Sie die Umbrüche zur nächsten Seite und die Seitennummern in Blassgrau sehen (siehe Abbildung 15.4).

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 15.3: Eingangsbildschirm der Seitenumbruchvorschau

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Kapitel 15

Anzeigen und Drucken

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Sie können einfach die senkrechte blaue Linie anklicken, festhalten und sie nach links oder nach rechts ziehen, Damit legen Sie den senkrechten Seitenumbruch fest.

Abbildung 15.5: Festlegen der Seitenlänge

Selbstverständlich gibt es auch eine waagerechte Linie, um den waagerechten Seitenumbruch zu bestimmen. In diesem Beispiel habe ich den senkrechten Umbruch zwischen die Spalten C und D gesetzt. Die Seite endet unterhalb der Zeile 25. In der Normalansicht sehen Sie die Seitenumbrüche durch gestrichelte Linien.

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Techniken und Praxis

Abbildung 15.6: Die entstandenen Seitenumbrüche in der Normalansicht

Denken Sie daran, dass sich die Einstellungen nicht wiederholen. Wenn Sie z.B. unter der Zeile 25 einen Umbruch einfügen, wird er nicht automatisch unter den Zeilen 50, 75, 100 usw. erscheinen.

Die Zoomfunktion

Abbildung 15.7: Die Größenauswahl-Option

In der Symbolleiste Standard finden Sie das Objekt zur Festlegung der gewünschten Größe. Durch das kleine Auswahldreieck wählen Sie aus verschiedenen Prozentangaben.

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Anzeigen und Drucken

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Eine andere Größenordnung können Sie in das Kästchen Benutzerdefiniert tippen. Geben Sie die vorgesehene Größe ein, z.B. 180, und bestätigen Sie mit Ü. Vergessen Sie an dieser Stelle die Ü-Taste nicht! Ohne Ü funktioniert die Umstellung nicht!

Die Größeneinstellung wird mit der Arbeitsmappe zusammen gespeichert. Wenn Sie die Mappe erneut öffnen, wird sie in der zuletzt festgelegten Größe angezeigt.

Abbildung 15.8: Das Zoom-Fenster

Im Menü Ansicht finden Sie den Befehl Zoom. Hier können Sie ebenfalls Festlegungen zur Anzeigegröße treffen. Besonders interessant ist die Möglichkeit, die Vergrößerung an die wichtigen Daten in der Tabelle anzupassen. Je nachdem, ob Sie die Anzeigegröße über das Auswahlfeld in der Symbolleiste oder den Befehl Zoom im Menü Ansicht einstellen, heißt der Befehl Markierung bzw. An Markierung anpassen. Markieren Sie die für Sie wichtigen Tabellendaten und wählen Sie dann eine dieser beiden Optionen. Excel rechnet nun eine Vergrößerung aus, die alle markierten Zellen anzeigt und möglichst keine weiteren Einträge erscheinen lässt. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

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Techniken und Praxis

Die Seitenansicht Die Seitenansicht könnte auch Druckvorschau heißen. Sie sehen hier, wie die Tabelle auf dem Papier erscheinen würde. Dabei spielen die Einstellungen, die Sie für den Druck getroffen haben, wie z.B. Seitenränder, eine Rolle. In den nächsten Abschnitten werden Sie die Möglichkeiten kennen lernen, den Ausdruck zu beeinflussen. Klicken Sie auf das Symbol für die Seitenansicht oder auf den Befehl Seitenansicht im Menü Datei. Eine mögliche Darstellung für unsere Beispieldatei ist die Folgende:

Abbildung 15.9: Die Anzeige der Seitenansicht

In der Seitenansicht erhalten Sie eine vereinfachte Schaltflächenleiste: © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 15

Anzeigen und Drucken

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Menübefehl

Funktion

Weiter

Blättern um eine Seite nach vorne

Vorher

Blättern um eine Seite zurück

Zoom

Vergrößerung bzw. Verkleinerung der Anzeige

Drucken

Aufruf des Fensters Drucken

Layout

Aufruf des Fensters Seite einrichten

Ränder

Objekte zur Festlegung der Seiten- und Spaltenränder werden ein- bzw. ausgeblendet

Seitenumbruchvorschau

Umschalten in die Seitenumbruchvorschau

Schließen

Schließen der Seitenansicht

Hilfe

Öffnen der Excel-Hilfe

Tabelle 15.1: Menübefehle in der Seitenansicht

Tabellen ausdrucken Bevor Sie eine Tabelle ausdrucken, sollten Sie sich Gedanken über die Formatierung der Tabelle machen sich überlegen, ob Sie den gesamten Tabelleninhalt benötigen oder ob Ihnen ein Teil ausreicht. Eine sehr wichtige Einstellung ist die Festlegung des Druckbereichs.

Festlegen und Aufheben des Druckbereichs Normalerweise wird die gesamte Tabelle gedruckt. Wenn Sie das nicht möchten, sondern nur einen Teil der Daten zum Drucker schicken wollen, definieren Sie einen Druckbereich. Dann wird nur noch der Teil der Tabelle gedruckt, der zu dem Druckbereich © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

gehört. Die Definition des Druckbereichs wird zusammen mit der Arbeitsmappe gespeichert. Beim nächsten Öffnen der Mappe und Ausdrucken der Tabelle ist sofort wieder festgelegt, welche Zelle gedruckt werden sollen. Die Definition des Druckbereichs wirkt solange, bis Sie einen anderen Druckbereich in der betreffenden Tabelle definieren oder Sie den Druckbereich aufheben. Sie können eine Mehrfachmarkierung verwenden oder mehrere Bereiche nacheinander markieren. Mit dieser Option ist es möglich, z.B. bestimmte Ergebnisse auszublenden oder einen Teilbericht anzufertigen, der nur bestimmte Informationen enthält. Zum Festlegen des Druckbereichs markieren Sie den Teil, der gedruckt werden soll, und wählen dann aus dem Menü Datei den Befehl Druckbereich und Druckbereich festlegen.

Abbildung 15.10: Festlegen des Druckbereichs

Sie können markieren und den Druckbereich auf diese Weise aufheben. Wenn Sie die gesamte Tabelle markieren, indem Sie auf das © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 15

Anzeigen und Drucken

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kleine Rechteck über den Zeilennummern und neben den Spaltenbezeichnungen klicken und dann den Druckbereich aufheben, wird wieder die gesamte Tabelle ausgegeben. Die Definition des Druckbereichs wird zusammen mit den Daten gespeichert und automatisch beim nächsten Öffnen wieder aktiviert.

Seite einrichten Im Menü Datei finden Sie den Befehl Seite einrichten. Beim Einrichten der Seite treffen Sie Einstellungen, die für das Ausdrucken der Arbeitsmappe notwendig sind.

Papierformat

Abbildung 15.11: Dialog Seite einrichten

Auf der Registerkarte, Papierformat, bestimmen Sie zunächst, ob Sie eine Tabelle in Hoch- oder Querformat drucken möchten. Im Bereich Orientierung können Sie sich zwischen diesen beiden Optionen entscheiden. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

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Techniken und Praxis

Der Bereich Skalierung dient dazu, eine Vergrößerung oder Verkleinerung durch Eingabe eines Prozentwertes in das gleichnamige Feld, einzustellen. Alternativ dazu können Sie bestimmen, wie viele Seiten der Ausdruck umfasst. Die beiden Drehfeldes Seiten(n) breit und Seiten(n) hoch erlauben Ihnen, die gewünschte Größe einzugeben. Wenn Sie hier eine Einstellung vornehmen, wird die Tabellengröße im Ausdruck an Ihre Vorgaben angepasst. Sie können die Größe des verwendeten Papiers durch das Auswahlfeld Papierformat, meistens wird es A4 sein, einstellen. und die Druckqualität Ihres Druckers. Für die meisten Ausdrucke reichen 300 dp, das sind 300 Punkte pro Zoll, vollkommen aus. Von hier aus können Sie das Drucken-Fenster aufrufen, die Seitenvorschau ansehen oder spezifische Optionen des Druckers bestimmen.

Seitenränder

Abbildung 15.12: Bestimmen der Seitenränder

Die Festlegung der Seitenränder erfolgt auf dieser Registerkarte.

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Anzeigen und Drucken

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Die Kopf- und die Fußzeile werden zwar auf der nächsten Karte festgelegt, aber ihren Abstand vom Seitenrand müssen Sie hier bestimmen. Sie können auf der Registerkarte Seitenränder die Drehfelder benutzen, um den Abstand der Kopf- bzw. der Fußzeile von der Papierkante festzulegen. Darüber hinaus können Sie die Tabelle vertikal und horizontal auf dem Blatt zentrieren. Wenn Sie das Kästchen Horizontal anklicken, wird die Tabelle so auf dem Blatt ausgerichtet, dass der Abstand der Tabelle vom linken Rand genauso groß ist wie der Abstand der Tabelle vom rechten Rand. Analog dazu können Sie das Kästchen Vertikal anklicken, um den Abstand der Tabelle zur oberen Blattkante und den Abstand zwischen Tabelle und unterer Blattkante anzugleichen. Gerade kleinere Tabellen erscheinen zentriert sehr viel ansprechender.

Kopf-/Fußzeile Wechseln Sie nun auf die Registerkarte Kopfzeile/Fußzeile.

Abbildung 15.13: Eintragen der Texte für Kopf- und Fußzeile

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Teil II

208

Techniken und Praxis

Im oberen Bereich dieser Registerkarte können Sie eine vordefinierte Kopfzeile aussuchen oder mit der Schaltfläche Benutzerdefinierte Kopfzeile einen eigenen Text vorgeben.

Abbildung 15.14: Festlegen des Kopfzeilen-Textes

Die Kopfzeile wird genau wie die Fußzeile in drei Teile geteilt. Sie sehen in dem Fenster den linken, den mittleren und den rechten Abschnitt. Diese Abschnitte können in dem fertigen Ausdruck ineinander laufen. Durch die Symbole können Sie Ihren Ausdruck formatieren oder zusätzliche Informationen in die Kopf- oder die Fußzeile bringen, indem Platzhalter eingefügt werden. Symbol

Variablenname

Funktion Markierten Text formatieren

&[Seite]

Aktuelle Seitennummer

&[Seiten]

Anzahl der Seiten insgesamt

&[Datum]

Aktuelles Datum

&[Zeit]

Aktuelle Uhrzeit

&[Pfad]&[Datei]

Festplatte, Ordner und Dateinamen

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Kapitel 15

Anzeigen und Drucken

Symbol

209

Variablenname

Funktion

&[Datei]

Dateinamen

&[Register]

Namen des Arbeitsblattes Grafik einfügen Formatieren der Grafik

Tabelle 15.2:

Symbole für Kopf- und Fußzeilen

Durch Anklicken der Symbole werden Variablen in die Bereiche eingefügt. Sie können zusätzlich freien Text über die Tastatur eingeben. Der markierte Text und die Platzhalter können markiert und formatiert werden. Klicken Sie in den linken Abschnitt. Durch Anklicken des Kalendersymbols können Sie hier den Platzhalter für das Datum einfügen. Tragen sie in den Bereich Mittlerer Abschnitt den Text Umsatzbericht 2001 ein. In den rechten Abschnitt klicken Sie hinein, um dort den Dateinamen mit Speicherort einzufügen. Wenn Sie nun das Dialogfenster Kopfzeile mit OK schließen, sehen Sie auf der Registerkarte Kopfzeile/Fußzeile eine Vorschau auf die Zeilen, die nun immer oben auf dem Blatt erscheinen, wenn Sie die Tabelle ausdrucken. Die Fußzeilen definieren Sie, indem Sie auf Benutzerdefinierte Fußzeile klicken. Der Dialog zur Eingabe der Fußzeilen sieht praktisch genauso aus wie der Dialog für die Kopfzeilen.

Tabelle Auf der Registerkarte Tabelle können Sie zunächst den Druckbereich festlegen (siehe Abbildung 15.15). Klicken Sie dazu in das Feld Druckbereich. Nun können Sie das Symbol am rechten Ende des Feldes anklicken und das Dialogfenster Seite einrichten verkleinert sich. Sie können jetzt den gewünschten Zellbereich markieren (siehe Abbildung 15.16). © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 15.15: Festlegen von Tabellenoptionen

Abbildung 15.16: Markieren des Druckbereichs

Sobald Sie den Druckbereich, der aus mehreren Bereichen, die nicht zusammenhängen, bestehen kann, markieret haben, schließen Sie das Feld durch das Symbol ganz rechts. Die Wiederholungszeilen und -spalten sind besonders interessant, wenn Sie mit großen Tabellen arbeiten. Die Wiederholungszeilen werden nicht wie Kopfzeilen separat eingegeben, sondern stammen aus der Tabelle. Sie werden auf jedem Blatt unter den Kopfzeilen, aber über den eigentlichen Tabellenzeilen gedruckt. Sie können die Wiederholungszeilen in ähnlicher Weise wie den Druckbereich durch Markieren festlegen. Zum Markieren einer Zeile als Wiederholungszeile klicken Sie nur in die Zeilennummer. Wiederholungsspalten können Sie analog dazu definieren.

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Kapitel 15

Anzeigen und Drucken

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In dem Feld Wiederholungszeilen kann z.B. $1:$3 stehen. Hier fehlen die Spaltenbezeichnungen, denn es geht um die gesamte Zeile. Entsprechend könnte in dem Feld Wiederholungsspalten $A:$C erscheinen. Die Bedeutung des Dollarzeichens lernen Sie in einem späteren Kapitel kennen. Sie können festlegen, ob die Gitternetzlinien und die Spalten und Zeilenüberschriften, das sind die Zahlen und Buchstaben über und links von den eigentlichen Daten, gedruckt werden. In der Entwurfsphase ist das sicherlich ganz sinnvoll. Die fertige Tabelle wird dadurch gestört. Sie können weiterhin in diesem Dialog entscheiden, ob Excel zunächst sämtliche Seiten in den ersten Spalten druckt und dann weiter rechts fortsetzt oder umgekehrt vorgeht.

Das Fenster Drucken Sobald alle Einstellungen korrekt sind, können Sie zunächst den Ausdruck über die Seitenvorschau überprüfen. Nachdem Sie festgestellt haben, dass ein Ausdruck in dieser Form annehmbar ist, klicken Sie in dem Menü Datei auf den Befehl Drucken (siehe Abbildung 15.17). In dem Feld ganz oben können Sie auswählen, welcher Drucker die Arbeitsmappe zu Papier bringen soll. Der Button Eigenschaften erlaubt Ihnen, die geräteabhängigen Druckereigenschaften einzustellen. Die Anzahl der Exemplare können Sie hier ebenso angeben wie die Sortierung. Sie können komplette Sätze oder Stapel gleicher Blätter ausdrucken lassen, um bei einem Laserdrucker Zeit zu sparen. Die Auswahl von Seiten ist vielleicht nicht so sehr gefragt, aber Sie haben die Möglichkeit, den markierten Bereich oder nur einige Arbeitsblätter drucken zu lassen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

212

Techniken und Praxis

Abbildung 15.17: Ausdruck starten

Alternativ zu dem Menübefehl können Sie einfach auf den kleinen Drucker in der Symbolleiste Standard klicken. Excel verwendet die zuletzt vorgenommenen Einstellungen oder druckt auf dem Standarddrucker. Die meisten Druckoptionen decken sich mit denen von Word. Dort finden Sie genauere Informationen zum Ausdrucken.

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Kapitel 16

Erstellen einer Access-Datenbank

213

16 Erstellen einer AccessDatenbank Was ist eine Datenbank? Eine Datenbank ist eine Sammlung von Daten! Diese Aussage ist sicherlich korrekt, sagt aber wenig über die Besonderheiten und Möglichkeiten einer Datenbank aus. Sie könnten eine Adressliste auch in Word oder in Excel anlegen. Probleme hätten Sie dann besonders in Word, wenn Sie nur bestimmte Adressen ausgeben wollten. Die Sortierung wäre kompliziert. Besonders schwierig wäre es, die Adressen zu anderen Daten in Beziehung zu setzen. Das erste Kriterium für eine Datenbank ist sicherlich die Menge der Daten. Neben der Datenmenge ist die Struktur entscheidend. Alle Daten einer Datenbank werden in gleichartigen Strukturen gespeichert. In Access teilt man eine Datenbank in Tabellen auf. Jede Tabelle besteht aus Zeilen und Spalten. Die Spalten einer Tabelle nennt man Felder, die Zeilen heißen Datensätze. Die Größe einer Datenbank ist auf 2 GB (GigaByte) beschränkt. Sie sollten eine Access-Tabelle nicht zu groß werden lassen. Spätestens ab 200.000 Datensätzen ist es sinnvoller, andere Produkte, z.B. den SQL-Server von Microsoft einzusetzen. Wenn Sie eine Datenbank zur Verwaltung eines kleinen Unternehmens anlegen wollen, benötigen Sie unter anderem die folgenden Tabellen: ✔ Kunden ✔ Mitarbeiter © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

214

Techniken und Praxis

✔ Artikel ✔ Aufträge ✔ Zahlungseingänge Die einzelnen Informationen, die in eine Tabelle gehören, sind die Felder. In die Tabelle Mitarbeiter gehören folgende Daten: ✔ Personalnummer ✔ Titel ✔ Name ✔ Vorname ✔ Abteilung ✔ Geburtsdatum ✔ Beschäftigt seit ✔ Gehalt In der Tabelle Kunden stelle ich mir die folgenden Felder vor: ✔ Kundennummer ✔ Firma1 (Erste Zeile des Firmennamens) ✔ Firma2 (Zweite Zeile des Firmennamens) ✔ Firma3 (Dritte Zeile des Firmennamens) ✔ AnsprechpartnerTitel ✔ AnsprechpartnerVorname ✔ AnsprechpartnerNachname ✔ Telefon ✔ Mobil ✔ Fax ✔ Email ✔ Homepage © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 16

Erstellen einer Access-Datenbank

215

✔ Strasse ✔ PLZ ✔ Ort Dies sind einige Beispiele, die die Definition Tabelle und Feld verdeutlichen sollen. In einem Feld werden immer Informationen der gleichen Art eingetragen. Die Tabellen können miteinander verknüpft werden. Dies sehen Sie am besten an einer Tabelle Aufträge. Die Tabelle Aufträge enthält die folgenden Felder: ✔ Auftragsnummer ✔ Kundennummer ✔ Personalnummer ✔ Auftragsdatum ✔ Auftragssumme Wichtig ist, dass Sie sich genau überlegen, welche Informationen Sie in welchen Feldern speichern wollen, bevor Sie darangehen, die Datenbank zu erstellen. Diese Planung einer Datenbank nennt man auch Datenmodellierung. Nach den theoretischen Datenbankbetrachtungen werden Sie in den nächsten Abschnitten Tabellen erstellen und miteinander verknüpfen.

Definition einer Datenbank in Access Als erstes Beispiel werden Sie eine Datenbank anlegen und die Tabelle Kunden erstellen.

Starten von Access Starten Sie Access, indem Sie auf die Schaltfläche Start in der Taskleiste klicken. Das Menü Programme erscheint. Wenn Sie es mit der Maus anwählen, öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie Microsoft Access sehen und nur noch anzuklicken brauchen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

216

Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 16.1: Der Access-Startbildschirm

Nachdem Sie Access gestartet haben, sehen Sie ab dieser Version einen leeren Bildschirm. Nun gehen Sie genauso vor, wie Sie es in Excel oder Word tun würden, und erzeugen ein neues, leeres Objekt über Datei und Neu.

© des Titels »DAS Abbildung bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 16.2: Erstellen einer neuen Datenbank by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 16

Erstellen einer Access-Datenbank

217

In diesem Fenster tragen Sie den Namen, ÜbungsDB ein und wählen den Ordner aus, in dem die Datenbank gespeichert werden soll. Klicken Sie abschließend auf Erstellen. Als Nächstes sehen Sie das Datenbank-Fenster.

Das Access Datenbank-Fenster

Abbildung 16.3: Das Datenbank-Fenster

Das Datenbank-Fenster ist der zentrale Ort, an dem Sie sämtliche Komponenten, die zu einer Access Datenbank gehören, sehen, aufrufen und verwalten können. Eine Datenbank in Access besteht entgegen der allgemeinen theoretischen Definition nicht nur aus Tabellen, sondern aus folgendem Objekten: Objekt in der Datenbank

Inhalt oder Funktion

Tabellen

Enthalten die eigentlichen Informationen, z.B. Namen, Vornamen, Strasse, PLZ, Ort, Geburtsdatum usw.

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Teil II

218

Techniken und Praxis

Objekt in der Datenbank

Inhalt oder Funktion

Abfragen

Verknüpfen, sortieren Tabellen und selektieren nach bestimmten Fragestellungen Spezielle Abfragen können Daten löschen, ändern, hinzufügen

Formulare

sind Bildschirmmasken für die Dateneingabe und komfortablen Bearbeitung der Daten

Berichte

Drucken die Daten in ansprechender Form aus, bilden Zwischensummen und sortieren

Seiten

Ermöglichen den Zugriff auf eine Datenbank über das Intranet

Makros

Speichern immer wiederkehrende Befehlsabläufe in Form von Befehlsfolgen ab

Module

Speichern Programmcode. Sie können in Visual Basic for Applications programmieren, wenn Sie Funktionen benötigen, die Access nicht zur Verfügung stellt.

Tabelle 16.1: Objekte in einer Access-Datenbank

Die Grundlage einer Access-Datenbank sind sicherlich die Tabellen. Im Menü Fenster wird immer ein Eintrag dargestellt, der mit dem Datenbanknamen gefolgt von einem Doppelpunkt bezeichnet ist. In diesem Fall ist das ÜbungDB. Wenn Sie darauf klicken, gelangen aus jeder Arbeitssituation in das Datenbankfenster, in dem Sie sehen können, welche Objekte Sie definiert haben. Besonders wichtig ist, dass Sie die Tabellen sorgfältig planen.

Der Tabellenerstellungs-Assistent Die einfachste Art, Tabellen zu erstellen, ist der Tabellenassistent. Um ihn zu starten, klicken Sie nun auf die Objekt-Bezeichnung Ta© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 16

Erstellen einer Access-Datenbank

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bellen und rechts daneben auf Erstellt eine Tabelle unter Verwendung des Assistenten.

Abbildung 16.4: Auswahl von Tabelle und Feldern

Im ersten Fenster des Assistenten können Sie links oben auswählen, ob Sie eine geschäftliche oder private Tabelle erstellen wollen. Direkt darunter suchen Sie sich aus den Beispieltabellen diejenige aus, die den von Ihnen gewünschten Zweck am ehesten erfüllt. In der Mitte sind sämtliche Felder der gewählten Beispieltabelle aufgelistet. Durch Doppelklick auf den Feldnamen oder das >-Symbol wählen Sie das Feld aus. Mittels >> wählen Sie sämtliche Felder. Entsprechend können Sie durch < oder << ein oder alle Felder aus der Auflistung der zusammengestellten Felder rechts im Fenster herausnehmen. Sie können auch aus mehr als einer Beispieltabelle Felder aussuchen, indem Sie die Felder, die Sie einfügen möchten in der Auswahlliste Beispielfelder anklicken und danach in der Liste Beispieltabelle(n) eine andere Tabelle wählen. In der Auswahlliste für die Beispielfelder erscheinen jetzt die Felder der gerade gewählten Tabelle. Sie können alle Felder, die in Ihrer neuen Tabelle erscheinen sollen, aussuchen.

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Teil II

Techniken und Praxis

Wählen Sie die Felder in Anlehnung an die zu Beginn des Kapitels angeführten Felder aus. Nachdem Sie die Felder bestimmt haben, klicken Sie auf Weiter >.

Abbildung 16.5: Festlegen von Namen und Primärschlüssel

In diesem Fenster können Sie zunächst in das Feld ganz oben den Namen eintragen. Lassen Sie es in diesem Beispiel bei Kunden. Im Zentrum des Fensters wird nach dem Primärschlüssel gefragt. Ein Primärschlüssel ist ein Feld, dessen Inhalte eindeutig sind und das sich dazu eignet, jeden Datensatz, das heißt jede Zeile, eindeutig zu identifizieren. Es darf in der Spalte, die Primärschlüssel werden soll, jeder Wert nur einmal vorkommen. Der Primärschlüssel ist meistens ein Ordnungskennzeichen, wie z.B. eine Personenkennziffer oder eine Artikelnummer. Diese eindeutige Identifikation ist besonders dann wichtig, wenn man Tabellen miteinander verknüpfen möchte. Die Verknüpfung wird realisiert, indem in einer Tabelle der Primärschlüssel des zugehörigen Datensatzes aus der zweiten Tabelle eingetragen wird. Konkret bedeutet das, dass Sie in die Tabelle Aufträge nicht den Namen des Kunden, sondern nur die Kundennummer eintragen. Das spart Platz und stellt sicher, dass man keine ungültige Zuordnung erstellt. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 16

Erstellen einer Access-Datenbank

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In diesem Fall eignet sich das Feld Kunden-Nr dazu. Wenn Sie den Assistenten auffordern, einen Primärschlüssel zu wählen, wird er automatisch dieses Feld verwenden. Kunden-Nr ist so definiert, dass jeder Datensatz automatisch eine neue Nummer erhält. Es handelt sich dabei um ein AutoWert-Feld. In dem Abschnitt über Datentypen erfahren Sie genau, was ein AutoWert-Feld ist. Nachdem Sie auf Weiter > geklickt haben, erscheint das letzte Fenster des Assistenten.

Abbildung 16.6: Abschließen der Tabellenerstellung

Wählen Sie Direkt Daten in die Tabelle eingeben und danach Fertig stellen (siehe Abbildung 16.7). Im Bildschirm erscheint nun die Tabelle im Dateneingabe-Modus. In der ersten Spalte unter Kunden-Nr steht AutoWert. Das ist der Typ dieses Feldes. In einem Feld vom Typ AutoWert werden automatisch Werte eingetragen. Normalerweise werden damit die Datensätze durchnummeriert. In einem späteren Abschnitt dieses Kapitels lesen Sie mehr über die Dateneingabe in eine Tabelle. In der linken Ecke der Symbolleiste finden Sie ein Symbol, mit dem Sie die Ansicht von Objekten umschalten können (siehe Abbildung 16.8). Eine Ansicht ist in Access nicht bloß eine andere Darstellungsform, sondern jede Ansicht zeigt andere Informationen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 16.7: Tabelle im Dateneingabe-Modus

Abbildung 16.8: Symbol zur Ansichten-Wahl

In der Datenblattansicht können Sie Informationen in eine Tabelle eingeben, löschen oder verändern. In der Entwurfsansicht hingegen, können Sie Felder definieren, Definitionen ändern oder löschen. Schalten Sie in die Entwurfsansicht, indem Sie in der Symbolleiste ganz links auf das Symbol Entwurfsansicht klicken (siehe Abbildung 16.9). Hier sehen Sie ganz links die Namen der Spalten, also die Feldnamen der Tabelle. Rechts daneben ist der Datentyp für jedes Feld angegeben.

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Kapitel 16

Erstellen einer Access-Datenbank

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Abbildung 16.9: Der Entwurfs-Modus

Der Datentyp bestimmt, welche Art von Information gespeichert werden soll. Access kann dadurch den Speicherbedarf für die Daten ermitteln und die gelesenen Informationen richtig interpretieren. In der Spalte ganz rechts finden Sie Platz für einen Kommentar pro Spalte. Im unteren Bereich des Fensters definieren Sie die Eigenschaften. Die Eigenschaften geben Aufschluss zu der Art der Informationen und ihrer Darstellung.

Erstellen einer individuellen Tabelle Bei vielen Aufgabenstellungen ist es günstiger, die Tabellen, die Sie benötigen, individuell zu gestalten und nicht mit dem Assistent zu arbeiten. Sie können den Namen, Typ und viele Eigenschaften für die Arbeit mit der Tabelle ganz einfach im Tabellenentwurf festlegen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Sie werden nun die Mitarbeiter-Tabelle durch Eingabe in den Entwurfsbereich erzeugen. Gehen Sie in das Datenbankfenster. Im Objektbereich Tabellen wählen Sie Erstellt eine Tabelle in der Entwurfsansicht.

Abbildung 16.10: Tabelle in der Entwurfsansicht

Tragen Sie die Feldnamen in die erste Spalte ein. Ein Feldnamen kann bis zu 64 Zeichen lang sein, einschließlich Leerzeichen. Vermeiden Sie besser zu lange Namen und auch Leerzeichen. Die Feldbezeichnung Name sollten Sie in keinem Fall benutzen, sondern lieber Nachname. Wenn Sie Ihre Datenbank auf einem internationalen System mit nicht deutscher Sprache verwenden wollen, verzichten Sie auf Umlaute und das »ß«. Access setzt automatisch den Datentyp Text ein. Der Datentyp bestimmt, welche Art von Informationen in einem Feld gespeichert © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 16

Erstellen einer Access-Datenbank

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werden können. Access benötigt diese Information zur Anlage der Tabelle und zum Reservieren des Speicherplatzes. Neben dem Datentyp ist die Größe sehr wichtig. Sie können z.B. festlegen, wie groß der Text, der eingetragen werden kann, sein soll. Es gibt die folgenden Datentypen: Datentyp

Bedeutung

Text

Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen bis maximal 255 Zeichen

Memo

Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen bis zu 65.536 Zeichen. Sie müssen bei einem Memo-Feld keine Feldgröße festlegen. Nach Memo-Feldern können Sie nicht sortieren und sie können nicht gut durchsucht werden.

Zahl

Ein Zahlenwert verschiedener Größenordnung.

Datum/Uhrzeit

Eine Uhrzeit oder ein Datum, eventuell gekoppelt mit einer Uhrzeit und verschiedenen Darstellungsarten.

Währung

Eine Zahl mit der Währungseinheit und den Einstellungen aus der Windows-Systemsteuerung.

AutoWert

Ein automatisch gebildeter Wert. Er wird in der Regel automatisch hochgezählt, Sie können aber auch eine zufällige Zahl erzeugen lassen.

Ja/Nein

Es gibt nur zwei Zustände: Ja oder Nein, True oder False usw.

OLE-Objekt

Ein eingebettetes Objekt aus einer anderen Anwendung. In einer Personalkartei können Sie z.B. Bilder der Angestellten speichern, die in einem Bildbearbeitungsprogramm erzeugt wurden, z.B. Microsoft Imaging.

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Teil II

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Techniken und Praxis

Datentyp

Bedeutung

Hyperlink

Eine Internet-Adresse oder allgemein eine Adresse und ein Pfad einer fremden Datei, die durch Doppelklick geöffnet werden soll.

Nachschlage-Assistent

Der Nachschlage-Assistent bezeichnet keinen Datentyp, sondern bedeutet, dass die Einträge für ein Feld nicht wahlfrei eingegeben werden können, sondern nur Daten ausgewählt werden können, die in einer anderen Tabelle bereits vorhanden sind. Sie könnten z.B. eine Tabelle mit Personaldaten anlegen und in der Auftragstabelle den Inhalt des Feldes für den betreuenden Mitarbeiter aus der Tabelle Personal auswählen.

Tabelle 16.2:

Die Access-Datentypen

Feldtypen auswählen In der zweiten Spalte ordnen Sie den Datentyp zu. Die Personalnummer ist kein Feld, in das individuelle Werte eingetragen werden, sondern hier werden automatisch Nummern gebildet, die Nummern für die Datensätze werden automatisch hochgezählt. Wählen Sie in der Spalte Felddatentyp den Eintrag AutoWert. Im unteren Bildschirmbereich erscheinen die möglichen Eigenschaften für diesen Datentyp.

Feldeigenschaften definieren Die Eigenschaften eines Feldes sind abhängig von dem gewählten Datentyp. Deshalb steht sicherlich zunächst immer die Definition der Felder mit ihren Datentypen, danach erst können Sie die Eigenschaften festlegen.

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Kapitel 16

Erstellen einer Access-Datenbank

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Eigenschaften eines AutoWert-Feldes Sie gelangen in den Bereich Feldeigenschaften, indem Sie mit der Maus in die gewünschte Eigenschaft klicken oder & drücken.

Abbildung 16.11: Die Feldeigenschaften zum Datentyp AutoWert

Die Eigenschaft Feldgröße steht auf Long Integer. Das bedeutet, es sind Zahlen bis 2.147.483.647 erlaubt (siehe Abbildung 16.12). Die zweite Eigenschaft, Neue Werte, bestimmt, in welcher Weise neue Datensätze mit Werten in dieser Spalte versehen werden. ✔ Inkrement ✔ Zufall Bei der Einstellung Inkrement erhält der erste Datensatz die Nummer 1 und alle weiteren werden durchnummeriert. Die Variante Zufall bewirkt, dass Access eine beliebige Zahl aus dem Bereich auswählt, die bisher noch nicht verwendet wurde. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 16.12: Die Feldeigenschaft Neue Werte

Mit der Feldeigenschaft Format legen Sie fest wie die Zahlen in der Tabelle angezeigt werden (siehe Abbildung 16.13). Allgemeine Zahl bedeutet, dass es sich um eine einfache Zahl ohne eine bestimmte Festlegung von Dezimalstellen oder anderen Formaten handelt. Währung heißt, dass die Zahl einen Währungswert darstellt, wie er in der Windows-Systemsteuerung definiert ist. Das System Access ist bereits auf den Euro vorbereitet. Sie können die Formateigenschaft Euro direkt auswählen. Eine Festkommazahl ist eine Zahl, die immer mit einer festlegten Anzahl Nachkommastellen angezeigt wird. Eine Standardzahl weist neben den Nachkommastellen auch noch einen Tausenderpunkt auf. Jeweils drei Stellen werden durch einen Punkt abgeteilt. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 16

Erstellen einer Access-Datenbank

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Abbildung 16.13: Die Feldeigenschaft Format

Eine Prozentzahl enthält ein Prozentzeichen und die eingegebene Zahlenfolge wird mit 100 multipliziert. Aus 13,5 wird 1350%. Das Format Exponentialzahl brauchen Sie nur für technische Anwendungen mit sehr großen oder sehr kleinen Zahlen. Dem Wert 750000 entspricht 7,50 E+05. Das bedeutet 7,5 * 10 hoch 5! Die Eigenschaft Beschriftung ist für die meisten Anwendungen nicht so wichtig. Sie können damit bewirken, dass ein Feld in den Formularen und Berichten nicht mit seinem Namen, sondern einem anderen, frei definierten Begriff bezeichnet wird. Diese Eigenschaft kann interessant sein, wenn Sie eine Datenbankanwendung erstellen, die von Benutzern in verschiedenen Ländern verwendet werden soll. Auf diese Weise können Sie für jedes Land individuelle Bezeichnungen eintragen, aber mit denselben Tabellen und Feldern arbeiten. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Die letzte Feldeigenschaft Index hingegen ist sehr wichtig! Ein Index ist eine Art Vorsortierung der Tabelle. Access sortiert die Tabelle nach dem Feld, für das Sie einen Index anlegen und speichert diesen Zustand. Sobald Sie nun eine nach diesem Feld sortierte Ausgabe wünschen, muss die Tabelle nicht mehr sortiert werden, sondern Access kann auf die Vorsortierung zurückgreifen. Es gibt drei verschiedene Einstellungen für die Eigenschaft Index:

Abbildung 16.14: Die Index-Eigenschaft

Die Normaleinstellung ist Nein. Dabei wird kein Index erstellt. Mit Ja (Duplikate möglich) wird ein Index aufgebaut, der die Informationen in der gerade im oberen Bereich des Fensters ausgewählten Spalte vorsortiert. Durch die Option Ja (Ohne Duplikate) wird eine Vorsortierung erzeugt. Zusätzlich prüft Access, ob jeder Eintrag nur einmal vorhanden ist. Es wird kein neuer Datensatz angenommen, der in dem be© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 16

Erstellen einer Access-Datenbank

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treffenden Feld einen Eintrag aufweist, der in einer anderen Zeile bereits vorkommt. Diese Einstellung kann besonders zu Problemen führen, wenn Sie einen Index ohne Duplikate erstellen, nachdem bereits Datensätze in der Tabelle vorhanden sind. In der Praxis sollten Sie einen Index auf sämtliche Spalten setzen, die Sie häufig zum Sortieren oder Suchen verwenden. Das sind normalerweise Name, Ort, Kundennummer, Artikelnummer und ähnliche Felder. Theoretisch könnten Sie jede Spalte mit einem Index belegen, das kann dann allerdings dazu führen, dass eine Datenbank sehr langsam wird. Setzen Sie die Index-Eigenschaft nur sehr überlegt ein. Jeder Index macht die Datenbank größer, da die vorsortierte Tabelle gespeichert werden muss. Außerdem benötigt die Neueingabe eines Datensatzes und die Änderung eines Eintrags in einer Spalte, auf die ein Index gesetzt wurde, Zeit zur Änderung des Indexes. Bei wenig Datensätzen macht sich ein Index kaum bemerkbar. Wenn Sie hingegen daran denken, dass die Größe einer Tabelle nur durch die Größe der Festplatte beschränkt ist und sie durchaus einige Tausend Zeilen enthalten könnte. Der Datentyp AutoWert führt dazu, dass automatisch ein Index ohne Duplikate gesetzt wird.

Feld löschen Da Sie das Feld ID haben, benötigen Sie Personalnummer nicht mehr. Personalnummer soll als Feldnamen jedoch erhalten bleiben, es sagt mehr aus, als ID. Markieren Sie die Zeile Personalnummer, indem Sie links neben der Feldbezeichnung anklicken. Wenn die Zeile markiert ist, drücken Sie _. Alternativ finden Sie in der Symbolleiste das Symbol Feld löschen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

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Techniken und Praxis

Feld umbenennen Klicken Sie nun in die Feldbezeichnung ID und geben Sie den Feldnamen Personalnummer ein. Achten Sie beim Umbenennen darauf, dass ein Feldname immer innerhalb der Tabelle eindeutig sein muss. Es ist besser, innerhalb einer Datenbank jeden Feldnamen nur einmal zu verwenden. Sie sollten also denselben Feldnamen nicht in verschiedenen Tabellen benutzen, damit Sie bei der Gestaltung und Programmierung nicht durcheinander kommen.

Feld einfügen Mit dem Symbol Feld einfügen können Sie vor dem markierten Feld bzw. dem Feld, in dem sich der Cursor gerade befindet, eine leere Zeile erzeugen. Dort können Sie dann einen neuen Feldnamen und den Datentyp eintragen.

Eigenschaften eines Textfeldes Die Feldeigenschaften eines Textfeldes unterscheiden sich ein wenig von den Möglichkeiten des AutoWert-Feldes (siehe Abbildung 16.15). Jedes Textfeld erhält automatisch Standard-Eigenschaften. Die folgende Tabelle listet die Eigenschaften auf. Feldeigenschaft

Bedeutung

Feldgröße

Die Feldgröße kann höchstens 255 Zeichen betragen. Sie legen damit die maximale Länge eines Eintrags fest. Diese Einstellung wirkt sich direkt auf den benötigten Speicherplatz aus, da Access für jeden Datensatz Platz für sämtliche Felder reservieren muss.

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Kapitel 16

Erstellen einer Access-Datenbank

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Abbildung 16.15: Eigenschaften eines Textfeldes

Feldeigenschaft

Bedeutung

Format

Das Format ist in erster Linie bei Zahlenwerten oder bei zusammengesetzten, speziellen Ordnungsnummern wichtig. Beim Datum stellen Sie hier die Darstellungsform ein.

Eingabeformat

Mit dem Eingabeformat definieren Sie, in welcher Weise die Daten eingegeben werden müssen. Hier können Sie z.B. einstellen, dass bei einer Postleitzahl nur 5-stellige Eingaben aus Ziffern zulässig sind.

Beschriftung

Die Bezeichnung für ein Feld im Formular oder im Bericht, wenn Sie nicht die Feldbezeichnung verwenden möchten.

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Teil II

234

Techniken und Praxis

Feldeigenschaft

Bedeutung

Standardwert

Wenn Sie in jeden neuen Datensatz einen bestimmten Wert eintragen wollen, der zwar geändert werden, aber häufig so bestehen bleiben kann. Ein Beispiel dafür ist das Länderkennzeichen. Die meisten Kunden kommen wahrscheinlich aus Deutschland, deshalb ist in das Feld für das Kennzeichen ein D voreingestellt. In der Beispieldatenbank sind ausschließlich Adressen aus Deutschland enthalten, deshalb fehlt dieses Feld.

Gültigkeitsregel

Eine Gültigkeitsregel definiert, welchen Regeln eine Eingabe genügen muss. Hier könnte z.B. für das Gehalt zwischen 4500 und 9000 stehen.

Gültigkeitsmeldung

Die Meldung, die erscheinen soll, wenn die Gültigkeitsregel verletzt wird. Sofern Sie keine Gültigkeitsmeldung eingeben, gibt Access eine Standardmeldung aus.

Eingabe erforderlich

Dies ist eine sehr wichtige Eigenschaft. Wenn Sie hier Ja einsetzen, wird der Datensatz nicht angenommen, wenn in diesem Feld kein Eintrag vorhanden ist.

Leere Zeichenfolge

Eine leere Zeichenfolge besteht nur aus zwei Anführungszeichen. Wenn Eingabe erforderlich auf Ja gesetzt wurde und Leere Zeichenfolge ebenfalls, dann können Sie die Forderung nach einem Eintrag auch nur mit zwei Anführungszeichen befriedigen und damit explizit sagen, dass diese Zelle leer bleiben soll.

Indiziert

Ein Index auf einem Feld bewirkt eine Vorsortierung. Das spart Zeit bei der Sortierung oder Suche, kostet jedoch Zeit bei der Eingabe oder Änderung und erfordert Speicherplatz.

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Kapitel 16

Erstellen einer Access-Datenbank

235

Feldeigenschaft

Bedeutung

Unicode-Komprimierung

Die Unicode-Komprimierung spart bei Textund Memofeldern Speicherplatz. Wenn Sie nur Zeichen aus dem deutschen Schriftsatz verwenden, sollten Sie diese Komprimierung einschalten.

Tabelle 16.3: Feldeigenschaften eines Textfeldes

Für das Titel-Feld können Sie die Unicode-Komprimierung einschalten. Für die Größe müssten 15 Zeichen ausreichen. Dazu gibt es Unterschiede bei dem Feld beschäftigt_seit.

Eigenschaften eines Datumfeldes

Abbildung 16.16: Eigenschaften eines Datumfeldes

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236

Teil II

Techniken und Praxis

Zu den wichtigsten besonderen Eigenschaften gehört das Format. Da es meistens auf den Tag und nicht auf den Zeitpunkt ankommt, fahren Sie am besten, indem Sie Datum, kurz auswählen. Sie können selbstverständlich für die Anzeige im Ausdruck oder in einem Eingabeformular eine andere Formatierung wählen. Da die anderen Eigenschaften mit denen eines Textfeldes übereinstimmen wiederhole ich sie an dieser Stelle nicht, sondern verweise auf den letzten Abschnitt.

Eigenschaften eines Zahlenfeldes

Abbildung 16.17: Eigenschaften eines Zahlenfeldes

Die wichtigste Eigenschaft eines Zahlenfeldes ist sicherlich die Größe. Hier geht es nicht um das Eintragen einer Stellenzahl, da die Zahl nicht als eine Folge von Ziffern gespeichert wird. Jedes Computersystem wandelt eine Zahl in Code um, damit Speicher© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 16

Erstellen einer Access-Datenbank

237

platz gespart werden kann. Die Rechenoperationen erfordern auch, dass Zahlen nicht einfach als eine Folge von Ziffern vorliegen. Es gibt folgende Einstellungen für die Eigenschaft Feldgröße bei einem Zahlenfeld: Bezeichnung Dezimale der Feldgröße Genauigkeit

Speicherbedarf in Byte

Kommentar/ Bereich

Byte

0

1

0 bis 255, keine Dezimalstellen

Integer

0

2

-32.768 bis +32.767 keine Dezimalstellen

Long Integer

0

4

-2.147.483.648 bis +2.147.483.647 keine Dezimalstellen

Dezimal

28

12

–10^28–1 bis 10^28–1

Single

7

4

–3.402823E+38 bis –1.401298E–45  und 1.401298E–45 bis 3.402823E+38

Double

15

8

–1.79769313486231E308 bis –4.94065645841247E–324  und 4.94065645841247E–324 bis  1.79769313486231E308

Replikations-ID -

16

Tabelle 16.4: Verfügbare Größen für Zahlenfelder

Wenn Sie Zahlen mit Nachkommastellen benötigen, werden Sie meistens mit Single auskommen. Bei Zahlen ohne Dezimalstellen © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

238

Techniken und Praxis

ist Integer eine gute Wahl. Ein AutoWert-Feld nimmt automatisch die Größe Long Integer an. Das wird bei dem Thema Verknüpfungen noch sehr wichtig! Wenn Sie in ein Feld A Daten eintragen wollen, die mit einem Feld B des Typs AutoWert verknüpft werden sollen, muss das Feld A den Typ Long Integer erhalten. Die Replikations-ID ist eine Nummer, die das System benötigt, um die Datenbank und ihre Version zu erkennen. Replikationen benötigt man, wenn man die Datenbank auf verschiedenen Computern parallel zueinander verwenden und später wieder vereinigen möchte. Sie können die Eigenschaften jederzeit wieder ändern, müssen allerdings darauf achten, dass sich Widersprüche zu den bereits enthaltenen Daten ergeben könnten. Das kann bei Datentypänderungen, aber auch bei Gültigkeitsregeln passieren. Nachdem Sie alle Einstellungen eingetragen haben, speichern Sie die Definition mit dem Disketten-Symbol aus der Symbolleiste. Sie können jederzeit aus dem Datenbankfenster wieder in den Entwurf zurück. Auf der beiliegenden CD finden Sie die Datenbank Firmendaten. Dort sind bereits die Tabellen Kunden, Mitarbeiter und Aufträge enthalten. Trotzdem sollten Sie die Übungen zur Eingabe der Daten mit Ihrer Datenbank nachvollziehen.

Gültigkeitsregeln Wenn Sie beispielsweise eine Gültigkeitsregel für das Gehalt eintragen würden, die sicherstellt, dass die Werte zwischen 4000 und 8000 liegen, und es existiert bereits ein Eintrag über 10000, dann würde das folgende Bild erscheinen: © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 16

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239

Abbildung 16.18: Gültigkeitsregel im Eigenschaften-Fenster

Sobald Sie die Tabelle speichern, werden Sie darauf hingewiesen, dass die bestehenden Datensätze geprüft werden müssen. Bestätigen Sie durch Klicken auf Ja. Es ist sinnvoll, Access die Daten nach Änderungen überprüfen zu lassen. Wenn sich Probleme ergeben, erscheint diese Meldung:

Abbildung 16.19: Hinweis auf Datenkonflikte

Mit Nein machen Sie Änderungen in den Definitionen rückgängig. Am besten ist es mit Ja fortzufahren und zu sehen, ob es weitere Kollisionen gibt. Im nächsten Kapitel werden Sie sehen, welche Möglichkeiten es gibt, bestimmte Datensätze zu suchen, und dann können Sie entsprechend reagieren.

Dateneingabe Die Dateneingabe können Sie nicht nur durch ein gestaltetes Formular, sondern auch einfach in Tabellenform erledigen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

240

Techniken und Praxis

Tabellen, die nicht aus sehr vielen Feldern bestehen, können Sie gut in Tabellenform bearbeiten. Im Datenbankfenster, im Bereich Tabellen, können Sie durch Doppelklick die Tabelle aufrufen.

Eintragen von neuen Datensätzen

Abbildung 16.20: Die Tabelle Kunden zur Eingabe

Mit den Cursortasten und mit T können Sie durch die Tabelle blättern. In der Spalte Kunden-Nr. ist AutoWert eingetragen. Sobald Sie den ersten Datensatz beginnen, erscheint die 1 in der ersten Spalte. Sie können in der ersten Spalte keine eigenen Werte eingeben und auch keine Nummern korrigieren. Eingetippte Informationen können Sie überschreiben, mit _ löschen oder bearbeiten. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 16

Erstellen einer Access-Datenbank

241

Verändern der Spaltenbreiten und -bezeichnungen Für die Eingabe können Sie die Spalten Ihren Bedürfnissen anpassen. Wenn Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen den Spaltenbezeichnungen bewegen, erscheint ein Doppelpfeil, ähnlich dem, den Sie von Excel kennen. Sogar der Doppelklick funktioniert hier. Durch den Doppelklick bewirken Sie, dass die Spalte die optimale Breite erhält. Sie wird gerade so breit, dass jeder Eintrag Platz findet, aber kein Platz verschenkt wird. Wenn Sie auf einen Spaltennamen klicken, einen Moment abwarten und nochmals klicken, wird der Feldnamen markiert und kann überschrieben werden. Sobald Sie die Eingabe mit Ü abschließen, wird der geänderte Namen in der Tabellendefinition eingetragen. Sie können auch in den Spaltennamen klicken, nochmals anklikken, festhalten und die Spalte an einen anderen Platz schieben.

Abbildung 16.21: Anpassung der Tabellenspalten © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Wenn Sie einen Namen verändert in die Spaltenüberschrift eintragen, wird die Feldbezeichnung auch im Tabellenentwurf modifiziert. Sie können die Tabelle auch über das Menü anpassen.

Abbildung 16.22: Formatierung des Tabellenblattes

Mit dem Befehl Zeichen können Sie die Schriftart und -größe bestimmen. Diese Einstellung gilt für das gesamte Blatt. Sie können nicht einzelne Zellen anderes formatieren, wie Sie es in Excel machen würden. Diese Einschränkung gilt auch für die Zeilenhöhe. Über den Menübefehl Zeilenhöhe oder durch Ziehen an der Trennlinie links neben den Daten in der Markierungsspalte können Sie zwar eine Zeilenhöhe einstellen, diese Einstellung gilt aber für alle Zeilen der Tabelle (siehe Abbildung 16.23). Weiterhin können Sie die Farbe der Rasterlinien und die Darstellung der Tabelle festlegen. In der Praxis werden Sie diese Einstellungen aber sehr selten benötigen. Individuell gestaltbare Objekte zur Darstellung bzw. zur Dateneingabe sind Berichte und Formulare. Die Tabellen werden meistens nicht verändert. Sämtliche Veränderungen der Spaltennamen, Breiten, Anordnungen der Spalten oder die Fixierung von Spalten werden beim © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 16

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243

Schließen als Änderungen am Layout eingestuft und sollten gespeichert werden.

Abbildung 16.23: Gestaltung des Datenblattes

Wichtig hingegen sind Eigenschaften, die für die Benutzung der Tabelle notwendig sind. Dazu gehören die Datentypen der Felder, die Gültigkeitsregeln, aber auch Festlegungen darüber, ob in ein Feld unbedingt Inhalte eingegeben werden müssen, oder ob das Feld auch einmal leer bleiben kann. Rufen Sie den Entwurf der Tabelle auf, um diese Eigenschaften zu verändern. Am einfachsten klicken Sie dazu auf das Symbol Entwurf in der Symbolleiste. Gehen Sie in das Feld KontaktNachname und setzen Sie die Eigenschaft Eingabe erforderlich auf Ja (siehe Abbildung 16.24). Sobald Sie nun den Tabellenentwurf verlassen, werden Sie darauf hingewiesen, dass der Entwurf noch nicht gespeichert wurde. Sie müssen speichern, damit die Veränderung der Eigenschaft Eingabe erforderlich des Feldes KontaktNachname in die Tabellendefinition geschrieben wird (siehe Abbildung 16.25).

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Teil II

244

Techniken und Praxis

Abbildung 16.24: Die Eigenschaft Eingabe erforderlich

Abbildung 16.25: Sicherheitsabfrage

Das erscheint Ihnen vielleicht etwas seltsam, da Sie bei der Eingabe der Adressen nicht speichern mussten. Es ist normal, dass ein Datenbankprogramm die Datensätze automatisch speichert. Wenn Sie Informationen in eine Tabelle eingeben und in eine andere Zeile springen, wird der Datensatz automatisch gespeichert. Bei der Definition von Tabellen ist es jedoch nicht der Fall. Sie müssen immer daran denken, zu speichern!

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Kapitel 16

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245

Access weist Sie darauf hin, dass eine Prüfung der Datenintegrität durchgeführt werden muss. Stimmen Sie zu und warten Sie, bis die Prüfung abgeschlossen ist. Wenn Sie nun einen Kunden eintragen, aber keinen Nachnamen festlegen, erscheint eine Fehlermeldung, sobald Sie den Datensatz verlassen. Das ist der Moment, in dem gespeichert wird. Bei den Eingaben haben Sie gemerkt, dass in der ersten Spalte automatisch durchnummeriert wird. Wenn Sie während der Eingabe durch mehrmaliges Drücken von E abbrechen, verschwindet auch der Eintrag in der ersten Spalte. Sobald Sie danach einen neuen Datensatz eintragen, wird eine neue Nummer angelegt. Access nummeriert die Datensätze durch. Sie tragen intern eine Datensatz-Nummer. Diese Nummer hat nichts mit der AutoWert-Nummer zu tun.

Datensätze suchen, bearbeiten und löschen Schließen Sie die Datenbank mit Datei / Schließen. Laden Sie nun die Datenbank Firmendatenbank aus dem Ordner Beispieldaten\Access der beiliegenden CD. Rufen Sie dazu im Menü Datei den Befehl Öffnen auf. Verwenden Sie die Tabelle Kunden für die nächsten Beispiele.

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Teil II

246

Techniken und Praxis

Abbildung 16.26: Die Beispieltabelle Kunden

Neueingabe von Datensätzen Für die Neueingabe eines Datensatzes haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Der Stern steht dabei immer für einen neuen Datensatz: ✔ Springen Sie in die letzte Zeile der Tabelle und tragen Sie die neuen Informationen ein. in der Symbolleiste und Sie gelangen auto✔ Klicken Sie auf matisch zu einem neuen Datensatz. aus den Navigationsschaltflä✔ Verwenden Sie das Symbol chen, um zu einem neuen Datensatz zu kommen.

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Kapitel 16

Erstellen einer Access-Datenbank

247

Bearbeiten von Datensätzen Das Bearbeiten ist eine sehr einfache Sache. Sie können sich mit den Cursortasten in der Tabelle bewegen und dann einen falschen Eintrag überschreiben. Mit den Navigationsschaltflächen am unteren Bildschirmrand können Sie ebenfalls durch die Tabelle blättern.

Abbildung 16.27: Die Navigationsschaltflächen

Sortieren der Tabelle Sie können den Cursor in eine Spalte bringen und durch Anklicken eines der beiden Symbole in der Symbolleiste nach der ausgewählten Spalte sortieren. Entweder Sie sortieren aufsteigend, das bedeutet von A nach Z, von einer kleinen Zahl zu den großen Werten oder umgekehrt, von Z nach A.

Suchen in einer Tabelle Wenn Sie bestimmte Informationen suchen möchten, verwenden Sie am besten das abgebildete Symbol. Nachdem Sie auf das Fernglas geklickt haben, öffnet sich das Suchen-Fenster:

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Teil II

248

Techniken und Praxis

Abbildung 16.28: Das Suchen-Fenster

In das Feld Suchen nach tragen Sie den gewünschten Suchbegriff ein. Durch das Auswahlfeld Suchen in bestimmen Sie das Feld, in dem Sie suchen möchten. Hier können Sie auch die komplette Tabelle angeben und dann in sämtlichen Feldern suchen. Vergleichen ermöglicht die folgenden Einstellungen: ✔ Ganzes Feld ✔ Teil des Feldinhaltes ✔ Anfang des Feldinhaltes Wenn Sie Ganzes Feld wählen, dann muss der Eintrag in dem ausgewählten Feld mit Ihrem Suchbegriff komplett übereinstimmen. Bei Teil des Feldinhaltes reicht es aus, wenn der gesuchte Text in dem Eintrag vorkommt. Wenn Sie z.B. mann suchen, würde Hartmann Roller Klettermann gefunden. Die Einstellung Anfang des Feldinhaltes bewirkt, dass der gesuchte Begriff am Anfang der Einträge stehen muss. Wenn Sie nach Huber suchen, wird die Huber KG gefunden, nicht jedoch Fischer & Huber.

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Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

249

17 Daten mit Abfragen analysieren Selektieren von Ergebnissen mit Abfragen Damit Sie die Beispiele nachvollziehen können, laden Sie die Datenbank Firmendatenbank aus den Beispielen. Starten Sie Access und rufen Sie dann den Befehl Datei/Öffnen auf.

Erstellen von Abfragen Das Suchen und Ändern einzelner Datensätze, das Sie in dem letzten Kapitel kennen gelernt haben, sind sicherlich nicht die Funktionen, die den Einsatz eines Datenbankprogramms rechtfertigen. In Abfragen können Sie mehrere Tabellen miteinander verknüpfen. In der Datenbanktheorie nennt man das auch Relation. Die Ausgabe des Ergebnisses kann nach verschiedenen Feldern sortiert werden. Stellen Sie sich Adresslisten vor. Es gibt Listen, die nach Postleitzahl, andere nach der Ortsangabe oder den Nachnamen sortiert sind. Die Auswahl und Anordnung von Spalten der beteiligten Tabellen, die Projektion, ist eine der wichtigsten Möglichkeiten. Wenn Sie eine Liste für die Erstellung von Weihnachtskarten erstellen wollen, sind Namen, Straßenangabe, Postleitzahl und Ort wichtig. Für eine Telefonliste hingegen benötigen Sie Namen und Telefonnummern. Eine andere, sehr interessante Funktionalität von Abfragen ist die Auswahl von Datensätzen, die Selektion. Es könnte sein, dass Sie © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

250

Techniken und Praxis

eine Informationsveranstaltung in einem Kölner Hotel durchführen wollen. Dazu laden Sie wahrscheinlich nur die Kunden aus einem bestimmten Postleitzahlbereich ein. Rabatte werden ab einem bestimmten Auftragswert gewährt. Sie könnten eine Liste ausgeben lassen, die alle Kunden enthält, die einen bestimmten Auftragswert überschritten haben.

Abfragen aus einer einzigen Tabelle In der einfachsten Form erstellen Sie Abfragen aus einer Tabelle, um nur bestimmte Datensätze und spezielle Spalten anzeigen zu lassen.

Felder einfügen Um eine Abfrage zu erstellen, gehen Sie in das Datenbankfenster, klicken auf Abfragen und dann auf Erstellt eine Abfrage in der Entwurfsansicht.

Abbildung 17.1: Erstellen einer Abfrage

Sobald Sie die Erstellung einer Abfrage begonnen haben, erscheint ein Fenster, das Ihnen erlaubt, die beteiligten Tabellen auszuwählen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

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Abbildung 17.2: Tabellen für die Abfrage auswählen

Wie Sie an den Registerkarten sehen, können Sie auch Abfragen als Grundlage für eine Abfrage bestimmen oder aus bereits bestehenden Abfragen und Tabellen neue Abfragen erzeugen. Durch dieses schrittweise Vorgehen können Sie selbst komplizierteste Fragestellungen beantworten. Für die nächsten Beispiele benötigen Sie die Tabelle Aufträge. Klicken Sie doppelt auf den Namen Aufträge oder markieren Sie Aufträge und wählen dann die Schaltfläche Hinzufügen.

Abbildung 17.3: Der QBE-Entwurfsbereich © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Die ausgewählte Tabelle wird im oberen Bereich des Abfragefensters mit ihren Feldbezeichnungen angezeigt. Im unteren Bereich müssen Sie die Spalten eintragen, die in dem Ergebnis erscheinen sollen. Dazu haben Sie vier Möglichkeiten, die Sie jetzt nacheinander ausprobieren werden. Wenn Sie eine Liste bestehend aus Auftragsnummer (ID), Datum, Kundennummer (Kunde) und Betrag erzeugen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie in der Zeile Feld in die erste Spalte. Tragen Sie hier den Feldnamen ID ein und bestätigen Sie mit Ü. Die zweite Möglichkeit besteht darin, in der Feldliste im oberen Bereich, auf das Feld Datum zu klicken, die Maustaste gedrückt zu halten und bei gedrückter Maustaste in die zweite Spalte zu ziehen.

Abbildung 17.4: Bestimmen der Abfragefelder durch Ziehen mit der Maus

Eine weitere Methode, die auch mit der Maus funktioniert, besteht darin, in einer leeren Spalte eine Feldauswahl aufzuklappen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

253

Abbildung 17.5: Feldauswahl durch Aufklappen der Feldliste

Bringen Sie den Cursor in die dritte Spalte und klicken Sie dann auf das kleine Auswahldreieck. Eine Liste mit sämtlichen Feldern der Tabelle Aufträge erscheint. Klicken Sie auf das Feld Kunde. Die vierte und letzte Variante besteht darin, ein Feld durch Doppelklick einzufügen. Klicken Sie doppelt auf die Feldbezeichnung Betrag in der Feldliste. Das Feld Betrag wird an die vierte Stelle gesetzt.

Löschen eines Feldes Damit Sie sehen, wie Sie ein Feld wieder entfernen können, fügen Sie zunächst das Feld Datum erneut ein. Es ist nun doppelt vorhanden.

Abbildung 17.6: Markieren des doppelten Feldes

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Teil II

254

Techniken und Praxis

Sobald Sie den Mauszeiger in die graue Zeile über den Feldnamen bewegen, wird er zu einem schwarzen Pfeil. Drücken Sie nun die Maustaste. Die Spalte ist jetzt markiert. Sie können sie durch _ löschen. Die Spalte verschwindet nur aus der Abfragedefinition. Sie bleibt in der Tabellendefinition erhalten.

Feld verschieben Wenn Sie ein Feld an eine andere Stelle verschieben möchten, klikken Sie in das Markierfeld über den Namen des Feldes, das Sie an eine andere Stelle bringen möchten. Wenn das Feld Firma an das Ende gestellt werden soll, klicken Sie in das graue Feld über Firma, halten die Maustaste gedrückt und ziehen das Feld hinter die Spalte Betrag.

Abbildung 17.7: Verschieben eines Feldes

Anzeigen des Ergebnisses Das Anzeigen der Datensätze, die durch die Abfrage ausgewählt werden, ist eine ganz einfache Angelegenheit. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

255

Klicken Sie auf das Symbol, das ganz links in der Symbolleiste angeordnet ist.

Abbildung 17.8: Abfrageergebnis

Das Ergebnis der Abfrage sieht aus wie eine Tabelle! Sie können darin blättern wie in einer Tabelle, und selbst Navigationsschaltflächen existieren. Sie sehen, dass es in dieser Beispieltabelle 3500 Datensätze gibt. Sie können darin blättern, suchen und sogar ändern. Jede Änderung, die Sie machen, wird in der Tabelle nachvollzogen. Das Abfrageergebnis wird in einem Fenster dargestellt. Dieses Fenster können Sie verschieben, Sie können mit den Bildlaufleisten arbeiten und Sie können es verkleinern bzw. vergrößern wie jedes andere Fenster auch. Wenn Sie die Abfrage speichern, wird die Abfragedefinition gespeichert. Sie speichern einen Befehl, der beim nächsten Aufruf der Abfrage wieder ausgeführt wird. Access speichert nicht die Daten, die bei dem Aufruf einer Liste erscheinen.

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Teil II

256

Techniken und Praxis

In der Praxis werden Sie Datenbanken erstellen, die aus den gespeicherten Daten in Tabellen bestehen und dazu sehr viele Abfragen erzeugen. Die Abfragen benötigen sehr wenig Speicherplatz und bilden unterschiedliche Ansichten bzw. Auszüge aus den Daten. Nun wissen Sie, wie man eine Abfrage beginnt und wie Sie das Ergebnis anzeigen. Jetzt können Sie anfangen, die besonderen Möglichkeiten der Abfragen zu entdecken.

Sortieren der Ausgabe Selbstverständlich möchten Sie nicht nur die bestehenden Datensätze anzeigen, sondern eine bestimmte Reihenfolge erhalten, um Datensätze in der Ausgabe besser auffinden zu können.

Abbildung 17.9: Festlegen der Sortierreihenfolge

Sie sehen, dass in dem Abfrageentwurffenster eine Zeile vorhanden ist, in der Sie die Sortierung festlegen können. Hier können Sie für jede Spalte eine der Optionen

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Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

257

✔ Aufsteigend ✔ Absteigend ✔ nicht sortiert eintragen. Sofern Sie die Option nicht sortiert wählen, bleibt das Feld in der Spalte leer. Sehen Sie sich das Ergebnis an:

Abbildung 17.10: Nach Datum sortierte Liste

Sehen Sie den entscheidenden Unterschied zu den Sortierschaltflächen, die Sie bei der Anzeige der Tabelle verwendet haben? Sie können nach mehreren Spalten sortieren! Natürlich nehmen Ihre Mitarbeiter an manchen Tagen mehrere Aufträge an. Sie können eine Liste, in der alle Aufträge nach Datum sortiert sind, erstellen. Sofern mehr als ein Auftrag pro Tag angenommen wurde, wird nach der Kundennummer, dem Feld Firma sortiert. Dazu stellen Sie in dem Feld Datum und in dem Feld Firma die Sortierreihenfolge Aufsteigend ein. Damit Sie wieder in den Entwurfsmodus gelangen, verwenden Sie das Symbol ganz links in der Symbolleiste.

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Teil II

Techniken und Praxis

Dort haben Sie gerade noch das Symbol zum Umschalten in den Datenblattmodus gesehen. Sobald das Datenblatt angezeigt wird, erscheint dort der oben abgebildete Button, um wieder zur Entwurfsansicht zu schalten.

Abbildung 17.11: Sortieren nach zwei Spalten

Nun können Sie auch in der Spalte Firma einen Befehl zum Sortieren geben. Hinter Firma verbirgt sich die Firmennummer. Die Bezeichnung der Firma werden Sie in einem späteren Abschnitt dieses Kapitels in die Abfrage integrieren. Access sortiert zunächst nach Datum. Sofern ein Datumseintrag mehrfach vorkommt, wird der Inhalt des zweiten Sortierfeldes herangezogen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

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Abbildung 17.12: Nach zwei Feldern sortierte Liste

Die Sortierkriterien werden immer von links nach rechts ausgewertet! Das wichtigste Kriterium muss immer das am weitesten links stehende Feld, in dem Aufsteigend oder Absteigend eingetragen ist, sein! Auf diese Weise können Sie nach jedem Feld der Abfrage sortieren. Die Sortierung nach der Firma in dieser Weise ist nicht sehr aussagekräftig. Sinnvoller ist es, nach Datum zu sortieren und bei mehreren Einträgen mit demselben Datum nach Betrag zu sortieren, wenn der Auftrag mit dem höchsten Auftragswert oben stehen soll. Entfernen Sie den Eintrag in der Zeile Sortieren für das Feld Firma und tragen Sie für das Feld Betrag Absteigend ein. Absteigend bedeutet, dass die hohen Zahlen ganz oben stehen, die niedrigen unten. Der Buchstabe Z steht an erster Stelle, A am Ende. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

260

Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 17.13: Absteigende Sortierung

Wenn Sie sich nun das Ergebnis anzeigen lassen, erhalten Sie das gewünschte Ergebnis.

Abbildung 17.14: Aufsteigende und absteigende Sortierung in verschiedenen Feldern innerhalb einer Abfrage © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

261

Diese Anzeige liefert zwar das gewünschte Ergebnis, aber es ist noch nicht befriedigend. Sie haben eine Liste erzeugt, die nach Datum sortiert ist, und für jeden Tag sind die Aufträge nach Auftragswert absteigend aufgereiht. Die Darstellung der Beträge ist jedoch sehr unübersichtlich. Die meisten Beträge haben eine Stelle nach dem Komma, einige Werte weisen keine Dezimalstelle auf. Dieses Problem können Sie durch Formatierung der Ausgabe lösen. Markieren Sie dazu die Spalte Betrag. Klicken Sie nun auf das Eigenschaften-Symbol in der Symbolleiste. Die Hand, die auf ein Blatt zeigt, steht immer für Eigenschaften. Dieses Symbol werden Sie bei der Erstellung von Formularen und Berichten sehr häufig benötigen. In dem Fenster Feldeigenschaften auf der Registerkarte Allgemein gibt es das Feld Format. Hier können Sie unter verschiedenen Formaten wählen. Format

Beispiel

Bedeutung

Allgemeine Zahl

3456,789

Zahl ohne Formatierung

Euro

3.456,79 €

Zwei Nachkommastellen, der Tausenderpunkt und das €-Zeichen

Währung

3.456,79 DM

Zwei Nachkommastellen, der Tausenderpunkt und DM-Einheit

Festkommazahl

3456,79

Zahl mit einer festen Anzahl Nachkommastellen

Standardzahl

3.456,79

Zwei Nachkommastellen und Tausenderpunkt

Prozentzahl

123,00%

Prozentualer Wert mit %-Zeichen

Exponentialzahl

3,46E+03

Multiplikation mit 10 hoch 3; Anzeigeformat für sehr große oder sehr kleine Zahlen

Tabelle 17.1: Anzeigeformate für Zahlenwerte © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

262

Teil II

Techniken und Praxis

Diese Formate sind ausschließlich für die Anzeige wirksam. Es ändert sich nichts an den gespeicherten Daten. Zahlenwerte werden intern in einem allgemeinen Format abgelegt, mit dieser Einstellung können Sie die Art der Darstellung wählen.

Abbildung 17.15: Ausgabeeigenschaften des Abfragefeldes

Wählen Sie aus den Formaten Standardzahl. Alternativ dazu können Sie natürlich das €-Format verwenden. In jedem Fall erscheinen der Tausenderpunkt und zwei Nachkommastellen. In der Abbildung 17.16 ist das Ergebnisfenster auf dem gesamten Bildschirm vergrößert, also maximiert, dargestellt.

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Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

263

Abbildung 17.16: Formatiertes Abfrageergebnis

In dem Fenster für die Feldeigenschaften finden Sie noch einige weitere interessante Möglichkeiten. In das Feld Dezimalstellenanzeige können Sie eingeben, wie viele Nachkommastellen Sie angezeigt bekommen möchten.

Abbildung 17.17: Definition der Eigenschaften eines Abfragefeldes

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264

Teil II

Techniken und Praxis

Die Eigenschaft Beschriftung dient dazu, eine andere Überschrift über die Spalte zu bringen. Der Feldname in der Tabelle wird dabei nicht verändert. In Ihrem Beispiel könnten Sie anstelle des Spaltennamens Betrag die Überschrift Auftragswert verwenden. Nachdem Sie in dem Fenster Feldeigenschaften alle Änderungen eingetragen haben, schließen Sie es durch Klicken die SchließenSchaltfläche oben rechts und lassen das Ergebnis der Abfrage anzeigen:

Abbildung 17.18: 4-stellige Betragsangabe mit veränderter Spaltenüberschrift

Die Liste ist eine Auswahl der Spalten, die in der Tabelle Aufträge enthalten sind. Sie haben eine Sortierung in zwei Spalten eingetragen. Zusätzlich haben Sie das Zahlenformat für den Betrag verändert und eine individuelle Spaltenüberschrift festgelegt. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

265

Bisher haben Sie stets alle Datensätze aus der Tabelle Aufträge anzeigen lassen. In der Praxis werden Sie jedoch sehr häufig Analysen durchführen, indem Sie nur bestimmte Datensätze auswählen. In der Datenbanktheorie nennt man das »Selektion«. Dazu erstellt man eine Auswahlabfrage. Zunächst werden Sie mehrere Tabellen miteinander verknüpfen und gleichzeitig in einem Abfrageergebnis anzeigen.

Verknüpfen von Tabellen In den Listen, die Sie bisher erzeugt haben, sind die Kunden und Mitarbeiter, die den Auftrag betreut haben, nur durch Zahlen angezeigt worden. Natürlich könnten Sie die Namen der Firmen direkt in die Auftragstabelle eintragen. Allerdings würde dann bei einer Namensänderung, z.B. eine Neufirmierung als »AG« anstelle der bisherigen Form »GmbH«, ein sehr großer Aufwand notwendig sein, um die Informationen zu aktualisieren. Darüber hinaus wäre der Speicherbedarf sehr viel größer, da die komplette Kundenbezeichnung mit Adresse in jeden Auftragsdatensatz geschrieben werden müsste. Neben den Problemen bei der Aktualisierung und der Speicherersparnis könnte es zu Inkonsistenzen kommen. Es könnte zu Fehleingaben kommen, so dass z.B. der Namen eines Kunden unterschiedlich geschrieben sein könnten. Wenn z.B. bei einem Auftrag Fischer & Huber eingetragen würde und zu einem weiteren Auftrag Huber & Fischer gespeichert würde, käme Access bei einer Analyse zu dem Schluss, dass es sich um zwei verschiedene Kunden handeln würde. Um diesen Problemen aus dem Weg zu gehen, haben Sie die Kunden in einer eigenen Tabelle Kunden gespeichert. Entsprechend sind die Mitarbeiterinformationen in der Tabelle Mitarbeiter abgelegt. Über die Spalten Mitarbeiter und Kunde werden die Informationen aus den beiden Tabellen den Aufträgen zugeordnet. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

266

Teil II

Techniken und Praxis

In der Anzeige sollen diese Informationen natürlich wieder zusammengeführt werden. Schließen Sie die bisher erzeugte Abfrage und speichern Sie nicht. Erstellen Sie eine neue Abfrage aus dem Datenbankfenster heraus. Sie gelangen in die Entwurfsansicht. Wählen Sie diesmal alle drei Tabellen Kunden, Mitarbeiter und Aufträge aus. Klicken Sie dazu in dem Fenster Tabelle anzeigen alle drei Tabellen doppelt an oder wählen Sie die Tabellen einzeln aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Nachdem Sie die Tabellen eingefügt haben, schließen Sie das Fenster. Falls Sie dabei eine Tabelle vergessen haben, müssen Sie nur in der Symbolleiste den abgebildeten Button anklicken. Das Fenster, in dem sämtliche Tabellen aufgelistet sind, öffnet sich erneut. Alle ausgewählten Tabellen erscheinen im oberen Bereich des Entwurfsbereichs:

Abbildung 17.19: Der Abfragen-Entwurfsbereich mit drei Tabellen

Sie können die einzelnen Tabellen durch Klicken auf den Namen, Festhalten und Ziehen an einen anderen Ort bewegen. Durch Anklicken und _ können Sie eine falsch hinzugefügte Tabelle wieder entfernen.

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Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

267

Am besten ordnen Sie die Tabellen so an, dass Aufträge in der Mitte zwischen Kunden und Mitarbeiter steht:

Abbildung 17.20: Geordnete Tabellen

Zur besseren Übersicht können Sie den Entwurfsbereich anpassen. Die Trennlinie zwischen dem oberen und dem unteren Bereich können Sie anklicken, festhalten und nach unten ziehen. Der gewonnene Raum im oberen Bereich kann von Ihnen genutzt werden, indem Sie die untere Randlinie der Tabellen nach unten ziehen. Dadurch können Sie erreichen, dass Sie sämtliche Zellenbezeichnungen angezeigt bekommen. Nun sollten Sie die Tabellen miteinander verbinden. Dazu klicken Sie auf das Feld Kunden-Nr in der Tabelle Kunden, halten die Maustaste gedrückt und ziehen sie auf das Feld Kunden in Aufträge. Sie können die Verknüpfung auch anders herum anlegen. Wenn Sie auf

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268

Teil II

Techniken und Praxis

Kunden klicken und nach Kunden-Nr ziehen, können Sie die Verbindung ebenso setzen.

Abbildung 17.21: Verknüpfung zwischen Tabellen setzen

An anderer Stelle ist es wichtig ob Sie von der ersten Tabelle in die zweite ziehen oder umgekehrt. Hier spielt es keine Rolle! Verknüpfung setzen bedeutet, dass Access angewiesen wird, gleiche Inhalte zu suchen. Wenn Sie Kunden-Nr mit Kunden verknüpfen, liest Access in der Tabelle Aufträge in der Kunden-Spalte einen Wert, z.B. 7. Nun sieht Access nach, welcher Datensatz in der Tabelle Kunden die 7 als Kunden-Nr enthält und kommt auf diese Weise zu Hartmann Roller.

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Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

269

Wichtig sind dabei folgende Regeln: ✔ Die Tabellen müssen miteinander verbunden werden. ✔ Die Richtung der Verbindung ist unerheblich. ✔ Die verknüpften Felder müssen nicht denselben Namen tragen. ✔ Die Spalten, die zur Verknüpfung verwendet werden, müssen nicht angezeigt werden. ✔ Die verknüpften Felder enthalten identische Inhalte. ✔ Die verknüpften Tabellen benötigen Datentypen, die zueinander passen. Sie können eine Verknüpfung löschen, indem Sie auf die Verbindungslinie klicken. Sie wird dann fett dargestellt. Nun müssen Sie nur noch _ drücken. Verbinden Sie das Feld Personalnummer aus der Tabelle Mitarbeiter mit der Spalte Mitarbeiter in Aufträge. Wenn Sie Tabellen in den Entwurfsbereich einfügen, die nicht durch Verknüpfungen verbunden sind, verbindet Access die Datensätze ohne Bedingung. Jeder Datensatz der ersten Tabelle wird mit jedem Datensatz der zweiten verbunden. Man nennt dies »Kreuzprodukt«. Wählen Sie nun die Felder ✔ Datum ✔ ID ✔ Firma aus Aufträge ✔ Firma aus Kunden

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Teil II

270

Techniken und Praxis

✔ Nachname ✔ Betrag aus. Sortieren Sie nach Datum, Firma und Betrag.

Abbildung 17.22: Verknüpfte Tabelle mit ausgewählten Spalten

Das Ergebnis enthält nun alle wichtigen Informationen. Das Feld Firma ist doppelt vorhanden, um zu beweisen, dass es identische Inhalte enthält. Den Betrag sollten Sie formatieren, so dass eine Anzeige mit zwei Nachkommastellen entsteht. Das Verfahren haben Sie im letzten Abschnitt kennen gelernt. Ihr Ergebnis sieht folgendermaßen aus:

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Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

271

Abbildung 17.23: Ergebnisliste aus drei Tabellen

Datenänderung in Abfragen aus mehreren Tabellen Die Vorgänge bei der Änderung von Daten sind abhängig von dem Feld, in dem Sie Daten ändern. Die Spalte Datum enthält Werte, die ausschließlich in Aufträge enthalten sind. Sie können sie überschreiben und die Änderungen werden, sobald Sie den Datensatz verlassen, in der Tabelle Aufträge nachvollzogen. Die Spalte ID kann nicht geändert werden. Die Inhalte werden automatisch gesetzt, da es sich um ein Feld des Typs AutoWert handelt. Aufträge.Firma bedeutet, es handelt sich um das Feld Firma aus der Tabelle Aufträge. Da es zwei Felder mit gleichem Namen gibt, ist hier der Tabellenname vorangestellt worden. Die aktuelle Situation in den ersten Datensätzen ist die Folgende:

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272

Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 17.24: Die ersten 11 Datensätze

Die Datensätze 3 und 4 enthalten in dem Aufträge.Firma-Feld jeweils eine 6. Rechts daneben können Sie lesen, dass Glashütte Weber die Firma mit der Nummer 6 ist. Wenn Sie aus der oberen 6 eine 9 machen und den Datensatz verlassen, verändert Access den Wert in der Tabelle Aufträge, und dem neuen Wert entsprechend wird Hüte Gross als neue Firma angezeigt. Ändern Sie die Firmennummer wieder auf 6. Daran erkennen Sie, dass die Abfrage die Tabellen Aufträge und Kunden miteinander verbindet und dass bei einer Änderung der Feldes, durch das die Verknüpfung realisiert wird, die abhängigen Felder automatisch aktualisiert werden.

Abbildung 17.25: Änderung des Firmeneintrags

Was passiert, wenn Sie den Eintrag im Feld Firma ändern? Ändern Sie den Auftrag 3415. Der Firmenname soll in Hüte Klein. Sobald Sie den Eintrag geändert haben, ergibt sich folgende Situation:

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Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

273

Abbildung 17.26: Änderung der Firmenbezeichnung

In dem Auftrag darunter, mit der Nummer 162, wurde automatisch auch der Firmenname von Hüte Gross in Hüte Klein geändert. Wenn Sie die Liste durchblättern, erkennen Sie, dass in sämtlichen Einträgen, die bisher Hüte Gross enthielten, Hüte Klein eingesetzt wurde. Es ist so, als wäre ein Suchen&Ersetzen-Vorgang in der gesamten Liste durchgeführt. Die Erklärung dafür ist, dass Sie durch die Änderung in Auftrag 3415 in der Tabelle Kunden den Namen der Firma Hüte Gross in Hüte Klein geändert haben. Der Auftrag 3415 ging, ebenso wie der Auftrag 162, an Firma 9. Die Firma, die laut Tabelle Kunden die Nummer 9 trägt, heißt nicht mehr Hüte Gross, sondern Hüte Klein. Entsprechend wird in sämtlichen Aufträgen, die an Firma 9 gehen, jetzt Hüte Klein angezeigt. Es ist besser, die Firmendaten konkret in der Tabelle Kunden zu ändern und nicht in dieser Abfrage. Daran erkennen Sie, dass Sie einen Auftrag nicht einer anderen Firma zuordnen könnten, indem Sie einen anderen Firmennamen eintragen. Sie müssten dann die Firmennummer in der Tabelle Aufträge verändern! Das Feld Nachname bezeichnet den Nachnamen des Mitarbeiters, der an diesem Auftrag beteiligt war. Was passiert, wenn Sie einen Nachnamen überschreiben würden? Wenden Sie das gleiche Prinzip an wie bei dem Namen der Firma! Eine Änderung wäre ein Umtaufen des Mitarbeiters und höchstens sinnvoll, wenn er geheiratet hat! © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

274

Techniken und Praxis

Datensätze selektieren Was ist der Unterschied zwischen Suchen und Selektieren? Ein Suchbefehl sucht nach einem bestimmten Eintrag, z.B. einem Namen, und zeigt das nächste Vorkommen dieses Namens an. Man kann das nächste Vorkommen ansteuern, usw. Beim Selektieren hingegen werden alle Datensätze, die der Bedingung genügen, angezeigt. Man nennt die Selektion auch »Filter«. Es gibt in Access auch den Begriff des »Filters«. Das Filtern wird in einem späteren Kapitel des Buches behandelt. Alle Einstellungen, die Sie bisher vorgenommen haben, sind für die Selektion auch wirksam. Das bedeutet, dass Sie bisher definiert haben, wie die Daten angezeigt werden sollen, die Sie nun auswählen werden. Arbeiten Sie mit der Abfrage weiter, die Sie im letzten Abschnitt erstellt haben. Die Tabellen Aufträge, Mitarbeiter und Kunden werden miteinander verknüpft. Die Sortierung und Spaltenauswahl können Sie aus dem vorigen Abschnitt übernehmen.

Nach einem Texteintrag selektieren

Abbildung 17.27: Selektion nach einer bestimmten Firma

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Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

275

Wenn Sie nach einem ganz bestimmten Datensatz selektieren möchten, gehen Sie in den Entwurfsbereich der Abfrage. Hier sehen Sie jede Ausgabespalte der Abfrage und einen Kriterienbereich dafür. In diesen unteren Zeilen tragen Sie in die betreffende Spalte das Vergleichskriterium ein. Sie wollen alle Aufträge der »Huber KG« anzeigen lassen. Schreiben Sie einfach »Huber KG« in die Spalte Firma aus der Tabelle Kunden. Führen Sie die Abfrage aus:

Abbildung 17.28: Die Auftragsliste eines Kunden

Sie durften Huber KG nicht in den Kriterienbereich des anderen Feldes mit Namen Firma schreiben. Dabei handelt es sich um die Kundennummer der Tabelle Aufträge. Hier kann nur eine

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276

Teil II

Techniken und Praxis

Zahl verwendet werden. Dies zeigt, dass Sie in der Praxis eindeutige Namen verwenden sollten. Zunächst sollte jeder Name nur einmal vorkommen. Darüber hinaus sollte der Name etwas über den Inhalt und die Tabelle aussagen. Sobald Sie das Vergleichskriterium für ein Textfeld eingetragen haben, wird es in Anführungszeichen gesetzt. Diese Anführungszeichen brauchen Sie nicht zu tippen. Die Anführungszeichen zeigen an, dass Ihr Kriterium als Text erkannt wurde. Wenn Sie nach einer Textspalte selektieren und die Anführungszeichen erscheinen nicht, haben Sie sich wahrscheinlich vertippt. Speichern Sie Ihre Abfrage ab, indem Sie auf das Diskettensymbol in der Symbolleiste klicken.

Abbildung 17.29: Speichern der Abfrage

In dem Fenster Speichern unter tragen Sie den Namen Umsätze Huber KG ein. Wenn Sie nun die Abfrage schließen, finden Sie den Namen im Abfragebereich Ihres Datenbankfensters wieder. Von hier aus können Sie nun einfach durch Doppelklick die Abfrage öffnen, und Sie sehen das Ergebnis. Dabei ist es unerheblich, wie sich die Auftragstabelle verändert, Sie können das Ergebnis immer durch Doppelklick aufrufen. Für den Namen können Sie Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen, sogar Leerzeichen verwenden. Der Name darf allerdings nicht mit einem Leerzeichen beginnen und nicht eines der Zeichen ‘ [ ] ! . enthalten. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

277

Sie können im Menü Datei den Befehl Speichern unter aufrufen, um einer bestehenden Abfrage einen anderen Namen zu geben.

Selektion nach Datum

Abbildung 17.30: Selektion nach einem Tagesdatum

Wenn Sie sämtliche Aufträge eines Tages sehen möchten, gehen Sie natürlich zunächst wieder in den Entwurfsmodus. Hier tragen Sie das gewünschte Tagesdatum in die Spalte Datum ein. Sobald Sie die Spalte bzw. Zeile verlassen, wird das eingetippte Datum in #-Zeichen gesetzt. Die #-Zeichen zeigen, dass Ihre Eingabe als Datum erkannt wurde. Sie müssen sie nicht selbst eingeben.

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 17.31: Die Auftragsliste eines Tages

Das Ergebnis ist eine Liste mit sämtlichen Aufträgen dieses einen eingegebenen Tages. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen Umsätze 15/3/01. Wenn Sie z.B. den 31.12.1990 als Vergleichskriterium eingeben, erhalten Sie eine leere Liste, die nur aus der einen Zeile zur Neueingabe eines Datensatzes besteht. Diese Liste sagt aus, dass es in den zugrunde liegenden Tabellen keine Datensätze gibt oder dass kein Datensatz die Bedingungen erfüllt.

17.32: Das Ergebnis »leere Liste« © des Titels »DAS Abbildung bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

279

Nach einer Kombination selektieren Eine Kombination von Bedingungen eröffnet Ihnen sehr viele Möglichkeiten. Wenn Sie z.B. wissen möchten, welche Aufträge die Neuner AG am 26.4.01 abgegeben hat, können Sie die Vergleichskriterien in die Spalten Datum und Firma eintragen:

Abbildung 17.33: Eine Kombination von Kriterien

Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Neuner 26/04/01. In dem Ergebnis sehen Sie, dass zwei Aufträge auf diese beiden Kriterien zutreffen.

Abbildung 17.34: Aufträge der Neuner AG vom 16.4.01

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Teil II

Techniken und Praxis

Sie beginnen das Eintragen der Kriterien in der ersten Zeile des Kriterienbereichs. Alle Vergleichswerte, die Sie in die gleiche Zeile schreiben, müssen gleichzeitig gelten. Sie sind mit einem logischen UND verknüpft. In Ihrem Beispiel müssen die Datensätze vom 26.4.01 sein und der Kunde muss Neuner AG lauten. Theoretisch könnten Sie in jede Spalte einen Vergleichswert schreiben. Access würde alle Zeilen anzeigen, die alle Bedingungen für sämtliche Spalten erfüllen.

Wertebereiche als Auswahlkriterien verwenden Es gibt verschiedene Arten von Bereichen, nach denen Sie selektieren können. Verwenden Sie die Datenbank, die Sie bisher benutzt haben. Öffnen Sie die Firmendatenbank. Erstellen Sie eine Abfrage aus den Tabellen Kunden, Aufträge und Mitarbeiter. Verknüpfen Sie die Tabellen. Für die Verknüpfung ist der Inhalt der Felder wichtig und nicht die Fragestellung. Deshalb müssen die Verknüpfungen genauso erstellt werden, wie Sie es im letzten Abschnitt getan haben. Lassen Sie die Felder ID, Datum, Firma aus Kunden, Mitarbeiter und Betrag anzeigen. Sortieren Sie die Ausgabe nach Datum. Beginnen Sie mit der Fragestellung, welche Aufträge im April 2001 abgegeben wurden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Datumsbereich festzulegen. Die allgemeine Variante besteht darin, in den Kriterienbereich für die Spalte Datum eine Formel einzutragen (siehe Abbildung 17.35). Sie sehen in der Abbildung, dass Sie das Feld Datum verbreitern können, indem Sie auf die Trennlinie zum Nachbarfeld gehen, anklicken und bei gedrückter Maustaste die Spalte breiter ziehen.

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Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

281

Abbildung 17.35: Datum eingrenzen

Die Bedingung Zwischen 01.04.01 und 30.04.01

können Sie einfach eintragen. Die Datumsangaben werden durch #-Zeichen eingerahmt. Das Ergebnis zeigt alle Aufträge, die im April abgegeben wurden (siehe Abbildung 17.36). Den zwischen-Befehl müssen Sie immer mit und verwenden. Die Randwerte zählen dabei mit zu den ausgewählten Werten. In diesem Fall werden die Aufträge vom 1.4. und dem 30.4. mit angezeigt. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Aufträge April.

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 17.36: Eine Liste mit den 601 Aufträgen aus dem April

Sie können zwischen auch mit anderen Datentypen verwenden. Wenn Sie z.B. zwischen k und p in den Kriterienbereich von Firma eingeben, dann bekommen Sie alle Datensätze angezeigt, deren Namen im Alphabet hinter dem k und vor dem p liegt. Sinnvollere Kriterienbereiche ergeben sich, wenn Sie die Auftragswerte analysieren. Möchten Sie herausfinden, welche besonders großen Aufträge Sie erhalten haben? Zu diesem Zweck können Sie sämtliche Aufträge, die einen höheren Betrag als 1000 aufweisen, auflisten. Tragen Sie in das Feld Betrag das Kriterium >1000 ein.

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Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

283

Abbildung 17.37: Vergleichskriterium im Feld Betrag

Sortieren Sie wieder nach Datum. Die drei Aufträge, die sich dabei ergeben, sind in der folgenden Abbildung zu sehen:

Abbildung 17.38: Alle Aufträge, deren Betrag höher als 1000 ist

Es gibt nicht nur den Vergleichsoperator >. Die folgende Tabelle listet sämtliche Operatoren auf:

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Teil II

284

Vergleichsoperator

Bedeutung

>

größer als

<

kleiner als

>=

größer oder gleich

<=

kleiner oder gleich

<>

Ungleich

Tabelle 17.2:

Techniken und Praxis

Vergleichsoperatoren für Kriterien

Sie können die Operatoren auch bei einem Textfeld einsetzen. Wenn Sie z.B. in das Feld Mitarbeiter >n schreiben, würden Sie nur noch die Aufträge des Mitarbeiters Weber sehen. Eine andere sehr interessante Auswahl bringen die kleinen Aufträge. Tragen Sie in das Kriterienfeld für Betrag < 10 ein.

Abbildung 17.39: Liste aller Kleinaufträge © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

285

Sie könnten natürlich auch herausfinden, welche Kleinaufträge in einem bestimmten Zeitraum aufgegeben wurden oder von einem bestimmten Kunden gekommen sind. Die Kriterien sind mit sämtlichen Kriterien in anderen Spalten kombinierbar. Interessanter ist es, einen Betragsbereich auszuwählen. Geben Sie zwischen 100 und 150

als Kriterium für den Betrag ein.

Abbildung 17.40: Aufträge zwischen 100 und 150

In der unteren Bildschirmzeile können Sie ablesen, dass 187 Aufträge diese Bedingung erfüllen. Alternativ dazu können Sie >=100 und <=150

als Kriterium verwenden. Wichtig ist, dass Sie die Gleichheitszeichen nicht vergessen. Ohne Gleichheitszeichen erhalten Sie nur © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

286

Techniken und Praxis

186 Datensätze. Das liegt daran, dass der zwischen-Operator die Grenzen 50 und 150 mit einbezieht.

Null-Werte Verwechseln Sie den Wert Null nicht mit der Zahl 0! Null bedeutet, dass ein Feld keinen Wert enthält, auch nicht die Zahl 0 oder einen Leerschritt (Blank). Das Feld ist absolut leer. Erstellen Sie eine neue Abfrage. Gehen Sie in das Datenbankfenster und auf den Befehl Erstellt eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht. Sie benötigen nur die Tabelle Mitarbeiter. Lassen Sie sämtliche Felder anzeigen. Das können Sie erreichen, indem Sie alle Felder in der Feldliste markieren und dann nach unten ziehen.

Abbildung 17.41: Alle Felder auswählen

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Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

287

Achten Sie darauf, dass Sie den * nicht mit auswählen. Der * steht für alle Felder. Access würde dann Mitarbeiter.* in die Spaltenauswahl einfügen. Das klingt zunächst ganz gut, denn Sie wollen sämtliche Spalten anzeigen, aber Sie haben dann keinen Zugriff auf die einzelnen enthaltenen Spalten, um ein Vergleichskriterium einzugeben. Sie können alle Mitarbeiter ohne Titel anzeigen, indem Sie in die Spalte Titel Null eintragen. Access macht darauf Ist Null. Die beiden Mitarbeiter mit Titel erhalten Sie durch Eingabe von

Nicht Null oder <> Null. Access wandelt den Eintrag in Ist Nicht Null um.

Durch den Null-Wert können Sie sehr gut Datensätze ermitteln, in denen bestimmte Werte fehlen.

Kriterien mit In verbinden Der Operator In erlaubt, in einer Spalte nach Werten in einer Wertemenge zu suchen.

Abbildung 17.42: Kriteriendefinition mit In

Durch In("Siebener";"Neuner AG";"Huber KG") wird nach den drei Firmen gleichzeitig selektiert. Natürlich können Sie auch mehr oder weniger Kriterien eintragen.

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288

Teil II

Techniken und Praxis

Die Anführungszeichen werden von Access automatisch gesetzt. Sie müssen unbedingt darauf achten, die Einträge durch Semikola und nicht durch Kommata zu trennen!

Abbildung 17.43: Gleichzeitige Abfrage nach drei Firmen

Selbstverständlich könnten Sie den In-Operator auch auf Beträge anwenden. Wenn Sie das Kriterium in der Spalte Firma entfernen und unter Betrag In(451;98,20) eintragen, erhalten Sie drei Datensätze als Ergebnis.

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Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

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Abbildung 17.44: Ergebnis der Abfrage mit In

Bedingungen negieren Als Beispiel möchten Sie alle Umsätze außer die der Region Nord auflisten. Dazu starten Sie eine neue Abfrage. Sie benötigen die Tabellen Aufträge und Kunden. Verknüpfen Sie die Felder Firma in Aufträge und Firmen-Nr in Kunden. Lassen Sie die Felder ID, Datum, Firma, Region und Betrag in der Liste erscheinen. Die Bedingung können Sie ganz einfach formulieren:

Abbildung 17.45: Negation einer Bedingung

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Teil II

290

Techniken und Praxis

Mittels Nicht können sämtliche Bedingungen, auch kombinierte Kriterien, in das Gegenteil verkehrt werden. Allerdings können Sie das Nicht nur in den einzelnen Spalten anwenden. Sie haben nicht die Möglichkeit, eine Auswahl durch Kriterien in mehreren Spalten zu treffen und diese insgesamt zu negieren.

Abbildung 17.46: Alle Regionen außer Nord

Bedingungen verknüpfen Die Praxis macht es sehr oft notwendig, Kriterien in mehrere Felder einzutragen. Starten Sie eine neue Abfrage mit Daten aus Aufträge und Mitarbeiter. Vergessen Sie die Verknüpfung nicht! Wenn Sie z.B. herausfinden wollen, welche Aufträge die Mitarbeiterin Weber im Mai betreut hat, müssen Sie die folgenden Kriterien verwenden: © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

291

Abbildung 17.47: Gleichzeitige Verwendung von mehreren Bedingungen

Diese Verknüpfung geschieht ohne besonderen Befehl. Nur durch Schreiben in dieselbe Zeile werden die beiden Bedingungen gleichzeitig geprüft und es werden nur Datensätze in das Ergebnis übernommen, auf die beide Bedingungen zutreffen. Diese Verknüpfung ist eine Verknüpfung durch UND. Eine Verknüpfung durch UND in einer einzigen Spalte haben Sie kennen gelernt, als Sie einen Betragsbereich mit >=100 und <=150 ermittelt haben. Eine ähnliche Verknüpfung könnten Sie auch in der Spalte Datum realisieren. Ariane Weber hat im Mai die folgenden 73 Aufträge notiert:

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 17.48: Alle Aufträge der Mitarbeiterin Weber aus dem Mai

Entfernen Sie das Kriterium im Feld Datum. Wenn Sie das Ergebnis anzeigen lassen, erkennen Sie, dass Frau Weber insgesamt für 444 Aufträge verantwortlich ist. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen Aufträge Weber. Nun möchten Sie sämtliche Aufträge von Ariane Weber und Tamara Groß in einer Liste haben. Verändern Sie dazu die bestehende Abfrage. Was passiert, wenn Sie als Kriterium in die Spalte Nachname beide Namen eintragen (siehe Abbildung 17.49)? Das Ergebnis kann nur zu einer leeren Liste führen, denn die eingetragene Bedingung bedeutet, dass der Nachname des Mitarbeiters Weber und (gleichzeitig) Groß ist (siehe Abbildung 17.50).

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Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

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Abbildung 17.49: Die und-Verknüpfung im Textfeld

Abbildung 17.50: Die leere Liste als Abfrageergebnis

Eine Bedingung kann nur mittels und bzw. oder an eine andere Bedingung geknüpft sein, wenn Sie einen Bereich festlegt. Bedingungen, die einen einzelnen, bestimmten Wert enthalten, können nicht innerhalb derselben Spalte mit und bzw. oder an eine andere Bedingung geknüpft werden. Damit Sie Ihre Fragestellung, alle Aufträge von Ariane Weber und Tamara Groß aufzulisten, lösen können, müssen Sie die beiden Kriterien mit oder verknüpfen.

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Teil II

Techniken und Praxis

Eine Verknüpfung mit oder können Sie erreichen, indem Sie das Schlüsselwort oder in den Kriterienbereich schreiben. Der Text in dem Kriterienfeld muss dann Weber oder Groß lauten.

Abbildung 17.51: Kriterien mit oder verknüpft

Der übersichtlichere Weg hingegen ist, die beiden Namen untereinander zu schreiben.

© des Titels »DAS Abbildung bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP«und (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 17.52: Aufträge von Weber Groß by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

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Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Aufträge Weber und Groß. Nun möchten Sie gerne die Aufträge der beiden Mitarbeiterinnen Weber und Groß aus dem April 2001 auflisten. Die beiden Namen sind untereinander in der Spalte Nachnamen aufgelistet. Genau wie Sie es in dem obigen Beispiel durchgeführt haben, ist die Eingrenzung des Datums in der entsprechenden Spalte eingetragen. Überlegen Sie sich genau, welche Aufträge Sie durch die Kriterien auswählen! Ist die folgende Kriterienanordnung korrekt oder bekommen Sie nicht alle Aufträge, die Sie sehen wollten, oder zeigt die Auflistung mehr Datensätze als gewünscht?

Abbildung 17.53: Verknüpfung von mehreren Kriterien

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Abfrage korrekt formuliert ist, schalten Sie in die Datenblattansicht um. Die Anzeige, die zu den formulierten Kriterien gehört, ist die Folgende. Die Abbildung zeigt nicht die obersten Datensätze, sondern ist etwas nach unten geblättert, wie Sie an der Bildlaufleiste sehen können.

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Teil II

Techniken und Praxis

Zwischen den Navigationsschaltflächen erscheint immer noch die Nummer 1, da der Cursor noch in dem ersten Datensatz steht, die Ansicht aber nach unten verschoben ist. Etwas Ähnliches kennen Sie aus Excel. Dort können Sie in der Bearbeitungsleiste links die Position des Zellcursors ablesen.

Abbildung 17.54: Aufträge von Weber und Groß

Sie haben sicherlich bemerkt, dass von Ariane Weber alle Aufträge aus dem April, von Tamara Groß jedoch sämtliche Aufträge in der Liste enthalten sind. Das erscheint im ersten Moment überraschend, ist jedoch ganz klar und logisch verständlich, wenn Sie sich vor Augen halten, welche Kriterien Sie eingegeben haben: zwischen #01.04.01# und #30.04.01# und Weber oder Groß

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Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

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Access bearbeitet diesen Ausdruck zeilenweise. Alle Datensätze, die zu Weber gehören, müssen zusätzlich in den April fallen, während die Aufträge von Groß nicht weiter eingeschränkt sind. Wenn Sie die Aufträge aus dem April, die von Weber bearbeitet wurden, und in der gleichen Liste alle Datensätze aus dem April, die Groß erstellt hat, sehen möchten, müssen Sie die Einschränkung des Datums in beide Kriterienzeilen schreiben!

Abbildung 17.55: Kombination der Kriterien in zwei Zeilen

Das Kriterium in der Spalte Datum müssen Sie nicht doppelt schreiben. Sie können es einmal tippen, dann markieren und kopieren, z.B. mit S + c und S + v oder den Symbolen in der Symbolleiste.

Abbildung 17.56: Verkürzte Selektion in einer Zeile

Wenn Sie die Kriterien in einer Zeile unterbringen möchten, müssen Sie die Nachnamen in ein Feld schreiben und mit oder verbinden. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen Aufträge April Weber und Groß. Nun möchten Sie in einer neuen Abfrage, alle Extrem-Aufträge auflisten. Dazu zählen sämtliche Aufträge mit einem Betrag über 1000 © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

oder unter 10. Sie möchten nach Betrag sortieren, so dass der höchste Auftrag oben steht. Die Liste soll die Auftragsnummer (ID), den Kundennamen (Firma), den Namen des Mitarbeiters (Nachname), das Auftragsdatum (Datum) und den Betrag enthalten. Erstellen Sie eine neue Abfrage zu dieser Aufgabenstellung. Sie wissen, welche Tabellen Sie benötigen und wie Sie diese Tabellen verbinden:

Abbildung 17.57: Selektion aller Extrem-Aufträge

Wichtig ist, dass Sie dabei die Kriterien >1000 und <10 in zwei Zeilen schreiben. Natürlich könnten Sie auch >1000 oder <10 in eine Zelle tippen. Die Eingabe >1000 und <10 hingegen ist falsch! Kein Wert kann gleichzeitig höher als 1000 und niedriger als 10 sein!

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Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

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Wie Sie gesehen haben, wird in der EDV und bzw. oder etwas anders verwendet als im normalen Sprachgebrauch. Am besten können Sie sich die Bedeutung merken, wenn Sie zu dem und das Wort gleichzeitig setzen. Dann wird der Unterschied zum oder sehr gut deutlich. Das korrekte Ergebnis der Abfrage liefern die folgenden 34 Datensätze.

Abbildung 17.58: Die absteigend sortierte Ergebnisliste

Platzhalterzeichen in Bedingungen Sehr oft benötigen Sie in Abfragen Kriterien, die Platzhalter enthalten. Das ist z.B. der Fall, wenn Sie sämtliche Firmen auflisten möchten, deren Ansprechpartner einen mit M beginnenden Nachnamen hat. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Erstellen Sie eine neue Abfrage. Diesmal benötigen Sie nur die Tabelle Kunden. Wählen Sie sämtliche Datenfelder aus. Hier finden Sie das Feld KontaktNachname. Als Bedingung tragen Sie einfach M* ein. Das System erzeugt daraus Wie "M*". Es ist unbedingt notwendig, dass Access das Schlüsselwort Wie der Eingabe hinzufügt. Ebenso muss Access die Anführungszeichen setzen. Falls dies nicht automatisch passiert, müssen Sie den Kriterieneintrag korrigieren.

Abbildung 17.59: Selektion aller Namen, die mit M beginnen

Auf diese Eingabe ermittelt Access fünf Datensätze. Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis:

Abbildung 17.60: Ergebnisliste aller Nachnamen, die mit M beginnen © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

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Ein anderes Platzhaltersymbol ist das ?. Sie wissen von dem Ansprechpartner nur noch, dass der Nachname phonetisch Meier ist. Sie wissen aber nicht, ob die Schreibweise Meier, Meyer oder Mayer ist. Geben Sie als Vergleichskriterium M??er ein. Access macht daraus Wie "M??er". Das Ergebnis muss die folgende Liste sein:

Abbildung 17.61: Die Liste der M??er

Access findet die Nachnamen Mayer, Meyer und Meier, nicht jedoch Mayr! Das liegt daran, dass Mayr nicht auf er endet, wie die gefunden Nachnamen. Das nächste Beispiel soll sämtliche Firmen auflisten, die einen mit & verbundenen Doppelnamen hat. Das Vergleichskriterium, das Sie in das Feld Firma eingeben, nachdem Sie die Einschränkung des Nachnamens gelöscht haben, lautet *&*. Das Ergebnis ist leider nicht korrekt, Access bietet nur die leere Liste an. Das liegt daran, dass die Eingabe nicht automatisch korrekt umgesetzt wurde. Access hat aus der Eingabe "*" & "*" gemacht. Das Problem dabei ist, dass vom System das Zeichen & als Operator zum Verbinden von Texten interpretiert wird. In der Datenbanktheorie heißt das Konkatenation. Zur Verdeutlichung soll dieses kleine Beispiel außerhalb der Beispieldatenbank dienen: "Tisch" & "bein" ergibt "Tischbein" Wenn Sie in das Kriterienfeld für den Firmennamen Wie "*&*" eingeben, erhalten Sie die richtige Auswahl:

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 17.62: Alle Firmen mit Doppelnamen

Die Platzhalter können Sie auch verwenden, um Selektionen nach Datum zu erzeugen. Sie können in die Datum-Spalte z.B. das Kriterium *.03.01 eintippen. Access erzeugt den Eintrag Wie "*.03.01". Das System wird Ihnen sämtliche Aufträge aus dem März 2001 zeigen. Alternativ dazu könnten Sie ??.03.01 eingeben, Wie "??.03.01" wird daraus erstellt. Auf ähnliche Weise könnten Sie alle Aufträge anzeigen lassen, die an dem ersten Tag eines Monats abgegeben wurden. Die Eingabe 01.??.01 wird zu Wie "01.??.01". Natürlich würde die Auflistung mit 01.*.01 bzw. "01.*.01" ebenso erstellt. Bei der Arbeit mit Kriterien in Abfragen und der Eingabe der Formeln weist die folgende Meldung Sie auf einen Fehler hin:

Abbildung 17.63: Fehlermeldung bei der Kriterieneingabe

Bei dem Fehler kann es sich z.B. darum handeln, dass Sie das und in einer Bereichsangabe vergessen haben oder statt des Dezimalkommas haben Sie einen Dezimalpunkt eingetippt. Vielleicht ha-

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Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

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ben Sie auch nach einem Datum selektieren wollen und dabei einen Punkt vergessen. Die erzeugten Abfragen können Sie in der Datenbank Firmendatenbank Lösungen abrufen.

Eine Abfrage mit dem Assistenten erstellen Im Datenbankfenster können Sie nicht nur eine Abfrage in der Entwurfsansicht, sondern auch mit Hilfe des Assistenten erstellen. In dem Fenster, das sofort, nachdem Sie auf diese Option geklickt haben, erscheint, können Sie auswählen, aus welchen Tabellen Sie Felder aufrufen möchten und die Felder bestimmen.

Abbildung 17.64: Das erste Fenster des Auswahlabfrage-Assistenten

Wählen Sie die Felder, die Sie in dem Abfrageergebnis benötigen, und klicken Sie auf >. Wenn Sie auf >> klicken, werden sämtliche Felder ausgewählt. Mit < bzw. << können Sie ein oder alle Felder wieder aus der Auswahl entfernen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

In dem Feld Tabellen/Abfragen können Sie auch die Tabellen Kunden und Mitarbeiter eintragen. Belassen Sie es momentan bei der Tabelle Aufträge und verwenden Sie alle Felder aus dieser Tabelle, aber keine aus einer anderen Tabelle. In einem späteren Kapitel werden Sie von der Definition der Beziehungen erfahren. Nachdem Sie auf Weiter > geklickt haben, erscheint das Fenster, in dem Sie angeben können, ob Sie alle Datensätze sehen möchten oder eine Zusammenfassung benötigen.

Abbildung 17.65: Auswahl der Abfrageart

Bisher haben Sie immer Detail-Abfragen erzeugt. In einem späteren Kapitel werden Sie Datensätze gruppieren und Zusammenfassungen erzeugen. Der Assistent erlaubt nicht, irgendein Kriterium einzugeben. Ebenso wenig können Sie eine Sortierung festlegen. Da die Arbeit in dem Entwurfsbereich nicht sehr kompliziert ist und diese weiteren Möglichkeiten bietet, ziehe ich den Entwurfsbereich dem Assistenten vor und erwähne ihn nur der Vollständigkeit halber.

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Kapitel 17

Daten mit Abfragen analysieren

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Damit haben Sie schon festgelegt, wie die Abfrage gestaltet sein soll. Es fehlt nur noch die Festlegung des Namens. Sie finden die Frage nach dem Namen in dem nächsten Fenster. Hier wählen Sie Detail und klicken auf Weiter >.

Abbildung 17.66: Festlegen des Abfrage-Namens

Bestimmen Sie den Namen und klicken Sie auf Fertig stellen. Wenn Sie die Option Die Abfrage öffnen ausgewählt lassen, sehen Sie sofort das Ergebnis, nämlich alle Datensätze aus Aufträge. Sie können die fertige Abfrage bearbeiten, indem Sie auf das Entwurf-Symbol klicken und nun Sortierung, Spaltenanordnung und Kriterien bestimmen.

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Kapitel 18

Anzeige und Ausdruck der Datenbank

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18 Anzeige und Ausdruck der Datenbank Anzeigen von Access-Daten Grundlage für die Anzeige und das Ausdrucken von Daten ist die Auswahl der Datensätze, die verwendet werden sollen. Sie können ✔ Tabellen ✔ Abfragen ✔ Berichte ✔ Formulare ✔ Datenzugriffsseiten anzeigen oder ausdrucken. Ein Bericht ist ein Objekt, das die Daten aus einer Tabelle oder einer Abfrage für die Anzeige oder den Ausdruck anordnet. Am besten ist ein Formular mit einem Dialogfenster vergleichbar. Sie können darin Datensätze anzeigen und bearbeiten. Es kann auch ausgedruckt werden. Datenzugriffsseiten sind Webseiten, die auf Tabellen oder Abfragen Ihrer Datenbank zugreifen. Datensätze werden dort angezeigt und können von Ihnen verändert werden. Datenzugriffsseiten werden im Internet veröffentlicht. Die einfachste Möglichkeit ist, das Objekt, die Tabelle, die Abfrage oder den Bericht im Datenbankfenster einfach durch Doppelklick zu öffnen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Darüber hinaus können Sie das gewünschte Objekt markieren und dann das Symbol Öffnen oben links im Datenbankfenster anklikken. Wenn Sie hingegen eine Abfrage oder Tabelle in der Entwurfsansicht darstellen, können Sie mit dem abgebildeten Symbol in die Datenblattansicht umschalten. Sobald Sie auf die Tabelle Mitarbeiter klicken und dann auf das Öffnen-Symbol wird die Tabelle angezeigt und zur Bearbeitung geöffnet. Zur Auswahl der Tabelle oder Abfrage aus dem Datenbank-Fenster gibt es einige weitere Möglichkeiten. Im Menü Ansicht können Sie auf Details schalten, um weitere Informationen zu den Objekten zu erhalten.

Abbildung 18.1: Das Menü Ansicht zum Datenbankfenster

Klicken Sie auf das Menü Ansicht und Details. Das Datenbankfenster stellt Ihnen nun einige weitere Informationen zu jedem Objekt zur Verfügung (siehe Abbildung 18.2). Die einzelnen Spalten Name, Beschreibung, Geändert, Erstellt und Typ können Sie durch Doppelklick auf die Trennlinie zwischen den Spaltennamen auf die optimale Breite bringen. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, die Trennlinie mit gedrückter Maustaste zu verschieben. Das gesamte Fenster können Sie, wie in der obigen Abbildung zu sehen, in die Größe des Datenbankfensters verändern. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 18

Anzeige und Ausdruck der Datenbank

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Abbildung 18.2: Das Datenbankfenster in der Detailansicht

Drucken von Access-Daten Die einfachste Möglichkeit, eine Tabelle oder eine Abfrage zu Papier zu bringen, ist, die Tabelle oder Abfrage zu markieren oder zu öffnen und auf das Druckersymbol zu klicken. Voraussetzung für den Ausdruck ist natürlich, dass Sie einen Drucker installiert haben. Falls dies nicht der Fall ist, rufen Sie über den Start-Button den Befehl Einstellungen und dann Drucker auf. In diesem Fenster können Sie Windows auf einen neuen Drucker vorbereiten.

Ausdruck über die Drucken-Funktion Eine andere Möglichkeit, mit weiteren Optionen, eine Liste auszudrucken, finden Sie im Menü Datei mit dem Befehl Drucken (siehe Abbildung 18.3). Ganz oben in diesem Fenster können Sie festlegen, welcher Drukker angesteuert werden soll.

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Teil II

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Techniken und Praxis

Abbildung 18.3: Das Drucken-Fenster

Der Bereich Druckbereich bietet Ihnen drei Möglichkeiten: ✔ Alle ✔ Seiten ✔ Markierte Datensätze Die Option Alle druckt sämtliche Datensätze, unabhängig davon, wie viele Seiten benötigt werden. Die Einstellung Seiten ermöglicht Ihnen, festzulegen, welcher Seitenbereich ausgedruckt werden soll. In der Praxis wird diese Option selten benötigt. Man weiß normalerweise, welchen Kriterien die Datensätze genügen müssen, aber nicht, auf welchen Seiten des Gesamtausdrucks sich diese Datensätze befinden. Rechts oben in dem Drucken-Fenster können Sie festlegen, dass der Ausdruck in eine Datei umgeleitet werden soll. Access erzeugt dann unter Berücksichtigung des ausgewählten Druckers und des Druckbereichs eine Datei und startet nicht den Ausdruck. Diese Datei können Sie später oder auch auf einem anderen Computer zu Papier bringen.

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Kapitel 18

Anzeige und Ausdruck der Datenbank

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Verwechseln Sie diese Datei nicht mit einer reinen textdatei. Die durch den Drucken-Dialog erzeugte Datei enthält Zeichen, die zur Steuerung des Druckers notwendig sind und die Informationen aus der Datenbank werden so in die Datei eingetragen, dass der Drucker sie darstellen kann. Die Anzahl der ausgedruckten Exemplare können Sie unten rechts festlegen. Sie können darüber hinaus in dem Drucken-Fenster angeben, ob die Blätter sortiert gedruckt werden sollen. Normalerweise wird Access zunächst die gleiche Seite so oft wie benötigt drucken, dann die zweite ausgeben usw.. Wenn Sie sortieren, erhalten Sie die Sätze nacheinander, das heißt, zunächst werden alle Seiten einmal gedruckt, danach folgt der zweite Satz und so fort. Das sortierte Ausdrucken dauert auf einem Laserdrucker länger als die unsortierte Ausgabe! Starten Sie die Ausgabe mit OK. Durch Abbrechen schließen Sie das Drucken-Fenster. Mit Einrichten können Sie die Ränder für den Ausdruck definieren.

Abbildung 18.4: Festlegen der Ränder © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Techniken und Praxis

Hier können Sie einen oberen, unteren und die seitlichen Ränder definieren. Der Punkt Überschriften drucken ist bei definierten Berichtsüberschriften wichtig. In dem nächsten Abschnitt erfahren Sie mehr darüber. Beachten Sie, dass durch Ihren Drucker Mindestränder definiert sind. Die Randbereiche der Blätter können meistens nicht bedruckt werden. Je nach Druckermodell können dadurch bis zu 20mm nicht bedruckbar sein!

Erstellen eines Standard-Berichts

Abbildung 18.5: Der Bereich Berichte

Im Bereich Berichte des Datenbankfensters sind Objekte aufgelistet, die Informationen aus Tabellen oder Abfragen zusammenfassen, sortieren, gestalten und ansprechend darstellen. Ein Bericht wird meistens für den Ausdruck erstellt und greift dann immer wieder auf veränderte Daten zu. Natürlich können Sie einen Bericht auch auf dem Bildschirm betrachten. Sie haben bereits gesehen, wie Sie Daten ausdrucken können. Nun fragen Sie sich sicherlich, welche Vorteile die Arbeit mit einem Bericht hat. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 18

Anzeige und Ausdruck der Datenbank

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In einem Bericht können Sie Seitenüberschriften definieren, Seitenzahlen integrieren, das Tagesdatum einfügen, Zwischensummen bilden und gestalterische Mittel, z.B. Linien, Unterstreichungen, Hervorhebungen durch Schriftart und -größe verwenden. Obwohl der Berichts-Assistent keinen komplett befriedigenden Bericht erzeugt, erstellen Sie am besten zunächst einen einfachen Bericht mit Hilfe des Assistenten und verändern ihn dann. Diese individuellen Anpassungen lernen Sie später kennen. Nun beginnen Sie damit, eine Kundenliste zu erzeugen und ausdrucken zu lassen. Sie befinden Sich innerhalb des Datenbankfensters im Bereich Berichte. Klicken Sie zunächst auf Erstellt einen Bericht unter Verwendung des Assistenten. Das erste Fenster des Assistenten wird angezeigt:

Abbildung 18.6: Auswahl der Felder im Berichts-Assistent

In dem Auswahlfeld Tabellen/Abfragen oben links können Sie bestimmen, aus welcher Tabelle oder Abfrage die Daten für den Bericht kommen. Sie sehen, dass Abfragen und Tabellen dabei gleichberechtigt sind. Sie können hier mehrere Tabellen bzw. Abfragen auswählen, das entspricht jedoch intern der Erstellung einer Abfrage. Daher sollten Sie immer zuerst die Objekte (Abfragen) erzeu© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

gen, die der Bericht benötigt, und dann nur noch auf ein Objekt zugreifen. Diese Vorgehensweise erhöht die Übersichtlichkeit! Die Felder des gewählten Objekts werden links in dem Kasten Verfügbare Felder angezeigt. Wählen Sie die gewünschten Felder mit > einzeln oder alle Felder mit >> aus. Sie können Felder mit < bzw. << auch wieder aus der Auswahl entfernen. Die Reihenfolge, in der Sie die Felder auswählen, bestimmt die Anordnung der Felder im Bericht. Sie können die Felder zwar in dem fertigen Bericht verschieben oder ganz entfernen, wenn Sie sich an dieser Stelle schon Gedanken darüber machen, erleichtern Sie sich die weitere Arbeit.

Sogar das Hinzufügen von vergessenen Feldern ist im fertigen Bericht noch möglich. Nachdem Sie mit Weiter > in das nächste Fenster gelangt sind, können Sie Gruppierungsebenen hinzufügen.

Abbildung 18.7: Hinzufügen von Gruppierungsebenen

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Anzeige und Ausdruck der Datenbank

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Eine Gruppierungsebene ist ein Feld, in dem Werte eingetragen sind, nach denen Sie die Datensätze zusammenfassen möchten. Meistens bedeutet »zusammenfassen« in diesem Zusammenhang, dass gleiche Werte vorhanden sein müssen. Sie könnten hier beispielsweise nach Region gruppieren und würden dann die Kunden nicht nach ID oder dem Namen in dem Feld Firma sortiert bekommen, sondern nach dem Eintrag in Region mit einer gemeinsamen Überschrift. Weitere Möglichkeiten sind der Monat oder das Quartal in Datumsfelder oder der Anfangsbuchstabe eines Eintrags. Dazu werden Sie in einem späteren Kapitel mehr erfahren. Klicken Sie an dieser Stelle auf Weiter >, um in das nächste Fenster zu gelangen:

Abbildung 18.8: Festlegen der Sortierung

Sie können hier nach vier Feldern sortieren. Warum sollten Sie mehr als ein Feld zur Sortierung festlegen? Ihre Kunden haben unterschiedliche Namen. Daher benötigen Sie kein zweites Sortierfeld. Wenn Sie auf Aufsteigend klicken, ändert sich die Sortierreihenfolge in Absteigend. Wenn Sie hingegen an eine Adresskartei denken, die sehr viele Personen enthält, kommen vielleicht einige Einträge mit dem Nachna© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Techniken und Praxis

men Müller vor. In diesem Fall ist der Vorname entscheidend. Dann würden Sie als zweites Kriterium den Vornamen verwenden. Auf diese Weise können Sie vier Felder zur Sortierung auswählen. Klicken Sie auf Weiter >, um in das nächste Fenster zu gelangen.

Abbildung 18.9: Auswahl des Layouts

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten für die Layoutgestaltung: ✔ Einspaltig ✔ Tabellarisch ✔ In Blöcken Die Variante Einspaltig benötig für jedes Feld eine eigene Zeile. Bei sehr langen Feldeinträgen ist diese Auswahl sinnvoll. Tabellarisch ist eine übersichtliche Möglichkeit, da die Felder nebeneinander angeordnet sind. Die Auswahl In Blöcken ist sinnvoll, wenn Sie Daten aus verschiedenen Bereichen darstellen möchten. Bei einer Personalkartei mit Adressdaten und zusätzlich Informationen zur Steuerklasse, zum Gehalt, zur Krankenkasse könnten Sie zwei Bereiche auflisten. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Anzeige und Ausdruck der Datenbank

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Wenn Sie Gruppierungen einsetzen, wird die Darstellung In Blökken sinnvoll. Möchten Sie Hochformat oder Querformat verwenden? In diesem Fall ist es ganz klar, denn die 10 Datenfelder der Tabelle Kunden lassen sich nur nebeneinander auf einem A4-Blatt darstellen, wenn Sie Querformat einschalten. Die Option Feldbreite so anpassen, dass alle Felder auf eine Seite passen sollten Sie aktivieren, denn Access wird dann die Felder ein wenig verkleinern, so dass ein Blatt ausreicht, um alle 10 Felder nebeneinander darzustellen. Diese Option bewirkt oft, dass die Feldinhalte nicht mehr komplett zu lesen sind. Klicken Sie auf Weiter > und Sie gelangen in das nächste Fenster:

Abbildung 18.10: Auswahl des Formats

Die Bezeichnung Format ist leider nicht korrekt für die Auswahl, die Sie hier treffen können! Unter Fett, Formal, Geschäftlich usw. können Sie Gestaltungsvarianten aufrufen. Damit werden Schriftarten, -größen von Überschriften, Datenfeldern und Zusatzinfor© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Techniken und Praxis

mationen, z.B. Datum und Uhrzeit des Ausdrucks, bestimmt. Klikken Sie die einzelnen Varianten an und betrachten Sie in der Vorschau, welche Darstellungsart Ihnen am besten gefällt. Nachdem Sie das Format ausgewählt haben, sind Sie schon fast fertig! Durch Weiter > gelangen Sie zum letzten Fenster des BerichtsAssistenten.

Abbildung 18.11: Festlegen des Namens für den Bericht

Tragen Sie hier den Namen Kundenliste ein. Access schlägt zunächst den Namen der Tabelle oder Abfrage, aus der die Daten kommen, als Bezeichnung vor. Der Namen darf 64 Zeichen lang sein und Buchstaben, Umlaute, ß, Leerschritte und Ziffern enthalten. Die Zeichen {, [, ], }, \, ., ! und Akzentzeichen sind nicht erlaubt. Achten Sie besonders darauf, keinen Punkt (.) zu verwenden. Wenn Sie komplexere Datenbanksysteme entwickeln und in die Programmierung mit VBA einsteigen möchten, sollten Sie darauf achten, dass Objekte, auch in verschiedenen Bereichen, immer unterschiedliche Namen haben! Sie könnten z.B. den Bericht, der die Kunden auflistet, Bkunden nennen!

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Anzeige und Ausdruck der Datenbank

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Klicken Sie nun Berichtsvorschau anzeigen an, denn Sie möchten das Ergebnis des Berichts sehen. Wenn Sie ihn verändern wollten, würden Sie auf Berichtsentwurf ändern klicken. Das Kästchen im unteren Bereich erlaubt Ihnen, ein Hilfe-Fenster im Bildschirm anzeigen zu lassen. Mit der Schaltfläche Fertig stellen beenden Sie die Arbeit des Assistenten und Sie bekommen das Ergebnis des Berichts angezeigt:

Abbildung 18.12: Die Seitenansicht des Berichts

Sie sehen nun die Vorschau, die Ihnen darstellt, wie der Ausdruck später aussehen würde. In dieser Ansicht, der Seitenansicht, können Sie mit Bildlaufleisten innerhalb des angezeigten Blattes navigieren. Links unten haben Sie die Möglichkeit, seitenweise zu blättern.

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Teil II

Techniken und Praxis

Leider blättern Sie nicht so, als ob die Seiten aneinander hängen würden, wie Sie es z.B. aus Word kennen. Wenn Sie sich am unteren Rand der Seite 1 befinden und Sie schalten auf 2 um, springt die Anzeige auf den unteren Rand der Seite 2! Der Mauszeiger erscheint als Lupe. Wenn sie ein »-» enthält, können Sie durch Anklicken eine geringere Vergrößerung, also eine bessere Übersicht erreichen. Danach wird die Maus als Lupe, die ein »+« enthält, dargestellt. Sie können damit die Anzeige vergrößern. Es gibt dabei nur zwei Anzeigemodi. Sie können nicht schrittweise verkleinern oder vergrößern, sondern nur zwischen diesen beiden Darstellungen hin- und herschalten. Eine genaue Einstellung können Sie in der Symbolleiste, Seitenansicht, am oberen Bildschirmrand vornehmen.

Abbildung 18.13: Die Symbolleiste Seitenansicht

Ganz links befindet sich das Symbol Ansicht. Mit diesem Symbol schalten Sie von der Seitenansicht in die Entwurfsansicht. Darüber hinaus gibt es die Layoutvorschau. In ihr sehen Sie den Bericht mit einigen Beispieldaten, um die Gestaltung zu kontrollieren. Bei umfangreichen Datenbeständen können Sie Zeit sparen, wenn Sie aus der Entwurfsansicht in die Layoutvorschau umschalten anstatt in die Seitenansicht.

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Kapitel 18

Anzeige und Ausdruck der Datenbank

321

Das Drucker-Symbol startet den Ausdruck des Berichts auf dem Standard-Drucker. Durch Anklicken der Lupe schalten Sie von der kleineren in die größere Ansicht um, so als ob Sie mit der Maus, die als Lupe dargestellt wird und ein »+« oder »-« anzeigt, in das Blatt klicken.

Abbildung 18.14: Darstellung mehrerer Seiten einschalten

Mit den Symbolen rechts daneben bestimmen Sie, ob eine Seite, zwei Seiten oder eine andere Anzahl Seiten dargestellt werden soll. Sie können die Eingabe bei gedrückter Maustaste durch Ziehen der blauen Markierung festlegen.

Abbildung 18.15: Vergrößerung bestimmen

Das nächste Auswahlfeld zeigt meistens die Einstellung Passend. Sie können von 10% bis 1000% auswählen oder einen beliebigen Prozentwert eintippen und mit Ü bestätigen.

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322

Teil II

Techniken und Praxis

Das Symbol Schließen ermöglicht, die Arbeit mit der Vorschau zu beenden und das Fenster vom Bildschirm zu entfernen. Seite einrichten ist eine sehr wichtige Schaltfläche. Sie können die Ränder und das Papierformat für den Ausdruck festlegen. In einem späteren Kapitel werden Sie individuelle Berichte erzeugen und diese Optionen nutzen.

Abbildung 18.16: Zusammenarbeit mit anderen Programmen

Durch Anwählen einer der drei Optionen in diesem Button können Sie den Bericht z.B. als Text nach Word übertragen. Daraus wird dann eine Datei erstellt, als ob Sie den Text eingetippt hätten. Sie können dann individuelle Veränderungen vornehmen, ohne den Bericht oder die Daten, die ihm zugrunde liegen, zu ändern. Mit diesem Symbol gelangen Sie in das Datenbankfenster, ohne das bestehende Fenster zu schließen. Sie können diesen Befehl verwenden, um im Datenbankfenster ein anderes Objekt, z.B. eine Tabelle, aufzurufen, um etwas nachzusehen und danach wieder in das Berichtsfenster zu springen. Mit dem Symbol Neues Objekt können Sie direkt, ohne in das Datenbankfenster zu springen, eine neue Tabelle, eine neue Abfrage, einen neuen Bericht oder ein anderes Objekt erzeugen (siehe Abbildung 18.17). Wenn Sie hingegen das Fenster schließen und speichern, können Sie die Befehle im Datenbankfenster verwenden und behalten mehr Übersicht. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 18

Anzeige und Ausdruck der Datenbank

323

Abbildung 18.17: Erzeugen eines neuen Objekts

Mit diesem Symbol öffnen Sie die Hilfe und können eine Frage eingeben oder nach einem Stichwort suchen. Nun können Sie mit dem Drucker-Symbol die Liste aller Kunden zu Papier bringen, sofern Sie einen Drucker installiert haben, und danach mit Schließen das Fenster entfernen. Im Datenbankfenster sehen Sie nun den Bericht Kundenliste.

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Kapitel 19

Darstellen von Informationen in einer Präsentation

325

19 Darstellen von Informationen in einer Präsentation Möglichkeiten von PowerPoint In PowerPoint können Sie Texte, Zahlen und Bilder verarbeiten, anordnen und präsentieren. Die Dateien, die Sie erzeugen, heißen Präsentationen. Die einzelnen Seiten einer Präsentation werden Folien genannt. Eine PowerPoint-Präsentation können Sie bei folgenden Ereignissen einsetzen: ✔ Vortrag ✔ Schulung oder Training ✔ Präsentation eines Produktes ✔ Darstellung der Ergebnisse einer vergangenen Periode ✔ Vorstellung eines Produktes auf einer Messe ✔ Präsentation von Informationen in einem Schaufenster usw. Der primäre Anwendungsbereich ist sicherlich die »Präsentation«, damit meine ich dieses eine Mal nicht den Dateityp von PowerPoint, sondern das Vorführen von mehreren, teils bebilderten, Seiten über einen Computer. Sie können Präsentationen erstellen und die Seiten auf Plastikfolien drucken, die Sie über ein Overhead-Display zeigen. Komfortabler ist die Möglichkeit, einen Beamer zu verwenden. Ein Beamer ist ein Projektor, der an einen Computer angeschlossen werden kann. Das Computerbild können Sie dann auf eine Leinwand projizieren. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

326

Techniken und Praxis

Noch größer können Sie das Computerbild darstellen, wenn Sie einen Großbildschirm oder eine Multiprojektorwand verwenden. Präsentationen können Sie auch auf CD verschicken oder über das Internet versenden. Der Empfänger kann sie sich dann in Ruhe ansehen. Vielleicht enthält die Präsentation sogar bewegte Elemente. Der Wechsel von einer Folie zur anderen heißt Folienübergang. Wenn auf einer Folie nicht alle Objekte direkt sichtbar sind, sondern nacheinander erscheinen oder verschwinden, nennt man das Animation. Neben der bewegten Darstellung können Sie mit PowerPoint verschiedene weitere Darstellungen ausdrucken bzw. anzeigen lassen. PowerPoint stellt verschiedene Ausgabemöglichkeiten zur Verfügung. Ansicht

Inhalt und Anwendungsbereich

Folienansicht

Eine einzelne Folie pro Seite wird angezeigt bzw. ausgedruckt. Auf Plastikfolie gedruckt können die Informationen einer Zuschauergruppe vorgeführt werden.

Notizseiten

Die Notizenseiten enthalten je eine Folie und Kommentare zu dieser Folie.

Handzettel

Mit der Handzettel-Darstellung können bis zu neun Folien pro Blatt zusammen ausgedruckt werden.

Gliederung

Die Gliederungsansicht erlaubt das Erstellen und Ausgeben von Überschriften einer Präsentation.

Bildschirmpräsentation

Die Bildschirmpräsentation fügt die einzelnen Folien aneinander und zeigt sie nacheinander an.

Tabelle 19.1: Ausgabemöglichkeiten in PowerPoint

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Kapitel 19

Darstellen von Informationen in einer Präsentation

327

Erzeugen einer neuen Präsentation Rufen Sie zunächst PowerPoint auf. Sie wissen, dass Sie mit der Start-Schaltfläche in der Task-Leiste zu dem Befehl Programme kommen. Wählen Sie hier Microsoft PowerPoint. Starten Sie PowerPoint, und Sie sehen den folgenden Bildschirm:

Abbildung 19.1: Der PowerPoint-Eingangsbildschirm

In der Mitte sehen Sie den Folienbereich. Dort wird eine einzelne Folie angezeigt. In diesem Teil des Fensters können Sie Folien erstellen und verändern. Im linken Teil des Bildschirms können Sie sich die Gliederung und einen Teil der Foliensortieransicht anzeigen lassen. Rechts befindet sich der Aufgabenbereich. Hier können Sie, analog zu den anderen Office-Produkten, eine bestehende Präsentation öffnen oder eine neue Präsentation erzeugen. Dazu können Sie eine Vorlage oder den AutoInhalt-Assistenten aufrufen.

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Teil II

Techniken und Praxis

Nachdem Sie eine Präsentation zum Thema Regen im nächsten Monat erzeugt haben, werden Sie verschiedene Ansichten ausprobieren. Klicken Sie zunächst auf den AutoInhalt-Assistenten:

Abbildung 19.2: Der erste Schritt des AutoInhalt-Assistenten

Im ersten Schritt werden Sie über den Ablauf des Assistenten informiert. Mit dem AutoInhalt-Assistenten können Sie aus einer Reihe von Beispielpräsentationen auswählen und dann noch einige Informationen eingeben, so dass schließlich eine komplette Präsentation erstellt wurde, in die Sie nur noch einige Textpassagen eintragen müssen. Den Office-Assistenten in der oberen rechten Ecke benötigen Sie momentan nicht. Beenden Sie ihn mit Nein, bitte keine Hilfe anbieten. Mit Weiter > gelangen Sie in das zweite Fenster. Hier können Sie aus verschiedenen Gruppen die gewünschte Variante aussuchen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 19

Darstellen von Informationen in einer Präsentation

329

Bei der Installation werden nicht sämtliche Beispiele komplett auf Ihre Festplatte gespielt. Wenn Sie eine der selteneren Präsentationen ausgewählt haben, erscheint die folgende Meldung:

Abbildung 19.3: Eine Fehlermeldung des Assistenten

Wenn Sie nun auf Ja klicken, werden Sie nach der Office XP CD gefragt. Sofern Sie Nein anwählen, können Sie in dem nächsten Fenster festlegen, ob Sie die gewählte Präsentation aus der Auswahlliste entfernen möchten.

Abbildung 19.4: Frage nach der Entfernung einer Präsentation aus dem Assistenten

Verneinen Sie, damit das Beispiel erhalten bleibt. Suchen Sie aus dem Bereich Allgemein die Präsentation Mitteilung negativer Nachrichten und bestätigen Sie mit Weiter > (siehe Abbildung 19.5). Die Ausgabeart ist sehr wichtig! Schwarzweiße und farbige Folien sind sicherlich ein Unterschied. Webpräsentationen und Bildschirmpräsentationen sind anders formatiert und haben andere Farbverläufe als die normale Bildschirmpräsentation (siehe Abbildung 19.6).

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 19.5: Auswahl der gewünschten Präsentation

Abbildung 19.6: Festlegen der Ausgabeart

Klicken Sie auf Bildschirmpräsentation und gehen Sie Weiter > (siehe Abbildung 19.7). Tragen Sie in diesem Fenster den Titel für die Präsentation ein. In der Fußzeile könnte ein Hinweis auf den Autor, auf Sie, stehen. Das Datum der letzten Aktualisierung und die Foliennummer sind sicherlich sinnvolle Informationen, die in der Präsentation gespeichert und angezeigt werden sollen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 19

Darstellen von Informationen in einer Präsentation

331

Abbildung 19.7: Bestimmen der Zusatzinformationen

Mit Weiter > gelangen Sie in das nächste Fenster.

Abbildung 19.8: Beenden des Assistenten

Dieses Fenster informiert Sie darüber, dass alle Schritte durchlaufen sind. Bei anderen Präsentationen werden eventuell weitere Informationen abgefragt. Klicken Sie auf Fertig stellen und betrachten Sie die fertige Präsentation:

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 19.9: Das Standard-Fenster zur Anzeige der Präsentation

In der Mitte des Bildschirms erscheint die Folie recht groß dargestellt. Sie können die Folie hier ansehen und verändern. Ganz links finden Sie eine Registerkarte Gliederung und die zweite Karte heißt Folien. Es könnte sein, dass Sie statt Gliederung und Folien nur die Symbole sehen. Sie können auf das Symbol für Gliederung klicken oder den Bereich verbreitern, um die Begriffe anzeigen zu lassen.

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Kapitel 19

Darstellen von Informationen in einer Präsentation

Symbol

333

Bedeutung Gliederung Folien

Tabelle 19.2: Symbole im Normal-Bildschirm

Ganz links sehen Sie die Gliederung der Präsentation. Alle Überschriften und Textelemente sind hier sichtbar. Die Folien auf der zweiten Karte sind genauso dargestellt wie in der Foliensortieransicht, die Sie noch kennen lernen werden. Über das Menü Ansicht können Sie in die Foliensortierung umschalten. Hier sehen Sie die einzelnen Folien als kleine Symbole. Sie können diese anordnen, kopieren, verschieben und Folienübergänge zuordnen.

Abbildung 19.10: Die Foliensortierung

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Teil II

334

Techniken und Praxis

Änderungen in Textfeldern Ändern des Wortlautes Der Text auf der ersten Folie soll geändert werden. Momentan steht dort nur mein bzw. Ihr Name. Sie möchten den Text in Eine Analyse von Reinhard Prepeneit ändern. Zunächst müssen Sie die erste Folie anwählen. Dazu haben Sie verschiedene Möglichkeiten: ✔ Die Tasten O oder U ✔ Blättern Sie mit der Bildlaufleiste durch die Folien ✔ Klicken Sie Folie 1 in der Gliederung an ✔ Klicken Sie Folie 1 in der Folienauflistung an Nun können Sie den Text Reinhard Prepeneit anwählen. Er wird von von einem gestrichelten Rechteck umrahmt.

© des Titels »DAS Abbildung bhv TASCHENBUCH Microsoft eines OfficeTextfeldes XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 19.11: Markieren by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 19

Darstellen von Informationen in einer Präsentation

335

Sie möchten den Text ändern und klicken daher vor das R von Reinhard Prepeneit. Tippen Sie nun den neuen Text Eine Analyse erstellt von vor den bisherigen Eintrag (siehe Abbildung 19.12). Sie sehen, dass es einen automatischen Umbruch am Ende des Textfeldes gibt. Wenn Sie hinter von in die nächste Zeile schalten möchten, drücken Sie H + Ü.

Abbildung 19.12: Der geänderte Text in der ersten Folie

Sie können den Text auch in dem Gliederungsbereich links im Bildschirm ändern. Für eine übersichtliche Eingabe ziehen viele Anwender den Gliederungsbereich der Folie an sich vor!

Ändern von Ort und Größe Die Kreise auf dem Rechteck dienen zum Verändern der Größe. Sie können darauf klicken, festhalten und ziehen oder schieben. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

336

Techniken und Praxis

Wenn Sie auf das Rechteck, aber nicht auf einen Kreis klicken, markieren Sie das gesamte Textfeld. Das Rechteck erscheint jetzt gepunktet. Sie können es mit der Maus an eine beliebige andere Stelle der Folie schieben.

Schriftart und -größe festlegen Innerhalb eines Textfeldes können Sie den Text markieren, indem Sie vor den gewünschten Text klicken, die linke Maustaste festhalten und ziehen. Durch Doppelklick in einem Wort wird das betreffende Wort markiert. In der Symbolleiste Format finden Sie Objekte zur Formatierung des Textes.

Abbildung 19.13: Symbole zur Textformatierung

Nachdem Sie den gewünschten Text oder das gesamte Textfeld markiert haben, klicken Sie auf das Auswahldreieck neben der Schriftart. Die Auswahlliste für die Schriftarten klappt auf. Suchen Sie durch Herunterblättern und Anklicken die gewünschte Schriftart aus.

Abbildung 19.14: Auswahl der Schriftart

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Kapitel 19

Darstellen von Informationen in einer Präsentation

337

Die Schriftgröße können Sie in der gleichen Weise festlegen. Wenn Sie eine Größe wünschen, die nicht in der Auswahl vorhanden ist, klicken Sie das Feld für die Schriftgröße an, tragen den Wert, den Sie möchten, ein und bestätigen mit Ü. Rechts daneben befinden sich die Felder für Fettdruck, Kursivdruck, Unterstreichung und Schattierung des Textes. Mit Windows werden eine Reihe von Standard-Schriftarten geliefert. Es gibt mittlerweile eine Vielzahl Schriftarten, Fonts genannt, über das Internet, im Computer- oder Elektronik-Fachhandel oder auch im Buchhandel. Wenn Sie gerne experimentieren oder gerne Plakate gestalten möchten und Ihnen die vorhandenen Fonts nicht ausreichen, können Sie über das Menü Start in der linken unteren Bildschirmecke und den Befehl Einstellungen die Systemsteuerung aufrufen. Hier finden Sie das Objekt Schriftarten. Dort können Sie Schriftarten hinzufügen und löschen.

Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, die Formatierung in dem Gliederungsbereich links am Bildschirm zu ändern. Markieren Sie den gewünschten Text und verwenden Sie die Objekte aus der Format-Symbolleiste. Natürlich werden hier nur Unterstreichung und Kursivstellung angezeigt. Die anderen Änderungen können Sie in der Symbolleiste und der Folie ablesen.

Folien einfügen, löschen und verschieben Folien einfügen Zum Einfügen einer Folie gibt es viele verschiedene Möglichkeiten.

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338

Teil II

Techniken und Praxis

Sie müssen zunächst mit der Maus in der Gliederungsansicht auf Folie 1 klicken. Nun wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Neue Folie. Alternativ dazu können Sie die Tastenkombination S + m verwenden oder einfach Ü drücken.

Abbildung 19.15: Einfügen einer Folie über das Menü

Sobald Sie den Befehl zum Erzeugen der neuen Folie aufgerufen haben, erscheint in der Gliederungsansicht ein neues Foliensymbol ohne zugehörige Überschrift. Hinter der Folie 1 ist eine neue, leere Folie entstanden. Alle weiteren Folien sind um eine Nummer nach hinten gerutscht (siehe Abbildung 19.16). Nun können Sie das Folienlayout bestimmen. Unter Folienlayout versteht PowerPoint eine grundsätzliche Festlegung und Anordnung der auf einer Folie vorhandenen Objekte. Im rechten Bereich des Bildschirms werden nun verschiedene kleine Foliensymbole angezeigt. Diese Mini-Folien erlauben Ihnen aufzuzählen, welche Objekte auf der neuen Folie enthalten sein sollen.

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Kapitel 19

Darstellen von Informationen in einer Präsentation

339

Abbildung 19.16: Die Auswahl des Folien-Layouts

Auf einer Folie können unter anderem folgende Objekte vorhanden sein: ✔ Überschriften ✔ Aufzählungen (Textfelder) ✔ Tabellen ✔ Diagramme ✔ ClipArts ✔ Grafiken aus Dateien ✔ Tonfolgen ✔ Videosequenzen (Medien-Clips) ✔ Schemata

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340

Teil II

Techniken und Praxis

Natürlich können Sie die Objekte zu jeder Zeit einfügen, ihre Größe verändern und sie positionieren, Sie sollten jedoch schon beim Einfügen jeder einzelnen Folie festzulegen, welche Objekte sich auf dieser Folie befinden und wie sie angeordnet sind. Sie können das Layout auch später ändern, indem Sie die Folie, deren Layout Sie ändern möchten, markieren und dann auf das kleine Auswahldreieck neben dem gewünschten Folienlayout klicken. Wählen Sie dort den Befehl Layout neu anwenden. Die Abbildung 19.17 zeigt die verschiedenen Layoutvarianten. Es gibt Folienlayouts, die nur Texte, also eine Überschrift und eine oder mehrere Aufzählungen enthalten. In anderen Layouts sind Diagramme, Tabellen und ähnliche Objekte enthalten.

Abbildung 19.17: Verschiedene Layouts zur Auswahl

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Kapitel 19

Darstellen von Informationen in einer Präsentation

341

Sie können, nachdem Sie eine neue Folie eingefügt haben, eine der folgenden drei Optionen verwenden, um im Aufgabenbereich Folienlayout zuzuordnen: ✔ Für ausgewählte Folien übernehmen ✔ Layout neu anwenden ✔ Neue Folie einfügen Wenn Sie auf das Auswahldreieck neben dem gewünschten Folienlayout klicken und die erste Option wählen, wird dieses Layout der Folie zugeordnet, auf der Ihr Cursor gerade steht. Schneller können Sie das betreffende Layout durch Doppelklick auswählen. Durch Layout neu anwenden können Sie das bestehende Layout einer Folie ändern. Mit der Option Neue Folie einfügen können Sie eine neue Folie erstellen und direkt das Layout festlegen. Tragen Sie in den Gliederungsbereich, der sich links im Bildschirm befindet, die Überschrift Tropfen für Tropfen ein. Sie sehen, dass die Überschrift auch in der Folie selbst erscheint (siehe Abbildung 19.18). Wenn Sie die Eingabe der Überschrift mit Ü abschließen, passiert etwas Überraschendes. PowerPoint setzt eine neue Folie ein. Es erscheint eine Folie mit der Nummer 3. Neben der Ziffer erkennen Sie das Symbol, das eine Folienüberschrift und damit eine gesamte Folie anzeigt (siehe Abbildung 19.19). Sie möchten jedoch gar keine neue Folie erstellen, sondern einen Text, der in der Folie angezeigt werden soll, eingeben. Dazu müssen Sie zunächst t drücken. Jetzt können Sie den Text Es regnet fast jeden Abend schreiben.

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Teil II

342

Techniken und Praxis

Abbildung 19.18: Neu erzeugte Folie

Abbildung 19.19: Leere Folie im Gliederungsbereich © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 19

Darstellen von Informationen in einer Präsentation

343

Sie können auch mehrmals t drücken, um den Text in weitere Ebenen zu bringen. Es gibt insgesamt 5 Ebenen. Mit h + t bewegen Sie den Text wieder um eine Ebene zurück. Dazu erfahren Sie in einem späteren Kapitel mehr.

Abbildung 19.20: Folie mit eingetragenem Text

Folien löschen Das Entfernen einer Folie ist ebenso einfach wie das Einfügen. Sie müssen nur den Text der gewünschten Folie in der Gliederung markieren oder die Folie auf dem Registerblatt Folien anklicken und _ drücken. Genau wie Sie es von der anderen Anwendungen kennen, können Sie die letzten Aktionen mit dem Rückgängig-Pfeil einzeln oder eine Reihe von Aktionen rückgängig machen.

Folien verschieben In der Praxis ist es nützlich, Folien an eine andere Stelle in der Präsentation bringen zu können. Ein Möglichkeit, eine Folie zu verschieben, ist, mit der Maus auf das Folien-Symbol in der Gliederung zu klicken, die Maustaste gedrückt zu halten und den Mauszeiger an die gewünschte Position zu ziehen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

344

Teil II

Techniken und Praxis

Klicken Sie auf das Folien-Symbol der Folie 2:

Abbildung 19.21: »Anfassen« an dem Folien-Symbol

Der Vierfach-Pfeil zeigt an, dass die Folie 2 verschoben werden kann. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Mauszeiger vor die gewünschte Folie. Die waagerechte Linie erscheint und zeigt an, vor welcher Folie die zu verschiebende Folie eingefügt wird, wenn Sie jetzt die Maustaste loslassen.

Abbildung 19.22: Loslassen und Beenden des Verschiebens © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 19

Darstellen von Informationen in einer Präsentation

345

Nachdem Sie den Finger von der Maustaste genommen haben, erscheint die Folie Tropfen für Tropfen als Nummer 3 in der Auflistung. Alternativ zu der Gliederungsleiste können Sie auch die Foliensortierung zum Verschieben verwenden. Klicken Sie auf die Folie, die Sie verschieben möchten, und ziehen Sie die Folie an die gewünschte Stelle.

Abbildung 19.23: Verschieben in der Folienleiste

Sie kennen von Word, Excel und Access noch einige andere Möglichkeiten, Daten zu verschieben. Im Menü Bearbeiten gibt es die Befehle Ausschneiden und Einfügen. Die Verwendung kennen Sie bereits. Das Kontextmenü öffnen Sie, indem Sie auf die rechte Maustaste drücken. Auch hier gibt es die bereits von den anderen Anwendungen bekannten Befehle Ausschneiden und Einfügen. Drücken Sie S + x zum Ausschneiden und S + v zum Einfügen der markierten Folien.

Folien kopieren Zum Kopieren von Folien finden Sie in dem Menü und im Kontextmenü die Befehle Kopieren und Einfügen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

346

Techniken und Praxis

Die Taste S bewirkt, dass Sie den Vorgang Verschieben in die Aktion Kopieren umwandeln. Es ist unerheblich, ob Sie in der Gliederung oder in der Foliensortierung arbeiten. Durch Markieren, Festhalten und Ziehen wird bei gleichzeitigem Drücken von S Kopieren. Die möglichen Tastenkombinationen lauten S + c zum Kopieren und S + v zum Einfügen.

Ansichten in PowerPoint Sie können jede Präsentation in verschiedenen Ansichten darstellen. Die Normal-Ansicht ist die Darstellung, in der Sie die ganze Zeit gearbeitet haben. Sie sehen links die Registerkarte Gliederung mit den Überschriften und Texten Ihrer Präsentation. Daneben befindet sich die Registerkarte Folien. Dabei handelt es sich um eine schmale Darstellung der Foliensortierung. Die kleinen Folien dienen der Übersicht. Sie können sie hier verschieben, löschen und neue Folien einsetzen. In der Mitte des Bildschirms wird die aktuelle Folie groß dargestellt. Sie können Objekte einsetzen, verschieben und gestalten. Diese Techniken werden Sie im nächsten Kapitel kennen lernen. Rechts außen befindet sich der Aufgabenbereich. Sie können ihn mit dem Befehl Aufgabenbereich im Menü Ansicht ein- und ausschalten. Auf diese Weise können Sie selbst bestimmen, ob Sie die Auswahlmöglichkeit für ein Folienlayout oder alternativ die Möglichkeit zum Öffnen oder Neuerstellen einer Präsentation möchten, wie sie im ersten Bild dieses Kapitels zu sehen ist.

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Kapitel 19

Darstellen von Informationen in einer Präsentation

347

Die Normal-Ansicht

Abbildung 19.24: Die Normal-Ansicht

Am häufigsten werden Sie in dieser Ansicht arbeiten und dabei wahrscheinlich den Aufgabenbereich abschalten. Sie können das genau wie in Word oder Excel durch Anklicken der SchließenSchaltfläche in der rechten oberen Ecke des Aufgabenbereichs erreichen. Auf diese Weise bekommen Sie während der Gestaltung die Folien möglichst groß dargestellt. Durch Klicken auf Foliensortierung im Menü Ansicht können Sie in eine andere Ansicht umschalten.

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Teil II

348

Techniken und Praxis

Die Foliensortierung

Abbildung 19.25: Die Foliensortierung

Die Foliensortierung bietet sich an, um einen Überblick zu bekommen. Sie können sehen, welche Folien in welcher Reihenfolge in der Präsentation enthalten sind. Sie können Folien löschen, verschieben oder kopieren. In den vorangegangenen Abschnitten haben Sie diese Aktionen durchgeführt, allerdings in der verkleinerten Darstellung am linken Bildschirmrand. In der unteren linken Ecke mancher Folien wird ein kleines Symbol angezeigt. Das bedeutet, dass diese Folie eine Animation enthält. Dann werden die Objekte nicht gleichzeitig dargestellt, sondern bewegen sich nacheinander effektvoll, z.B. drehend und immer größer werdend, in das Bild. In einem späteren Kapitel werden Sie diese Technik erlernen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 19

Darstellen von Informationen in einer Präsentation

349

Über das Menü Ansicht können Sie auch in die Ansicht Notizenseite umschalten. Normalerweise wird dieser Befehl nicht im Menü angezeigt. PowerPoint blendet, wie die anderen Office-XP-Programme und Windows, nicht benutzte Befehle aus. Durch den Doppelpfeil am unteren Ende des Menüs können Sie die ausgeblendeten Befehle darstellen lassen. Sie brauchen nur darauf zu klicken oder den Mauszeiger darauf zu stellen und einige Sekunden zu warten.

Abbildung 19.26: Das dynamische Menü Ansicht

Nachdem Sie die Ansicht Notizenseite ausgewählt haben, sehen Sie ein Blatt senkrecht in der Bildschirmmitte. Die Folie ist im oberen Bereich dargestellt. Den unteren Teil können Sie beliebig mit Text versehen. Dazu stehen Ihnen sämtliche Formatierungsmöglichkeiten über die Symbolleisten zur Verfügung. In der Praxis werden diese Blätter, die Sie selbstverständlich ausdrucken können, entweder für den Vortragenden erstellt, der sich in Stichworten den Text zu dieser Folie zusammenstellt oder sie werden nach dem Vortrag an die Teilnehmer verteilt, damit das niemand mitschreiben muss und jeder die Inhalte des Vortrags schwarz auf weiß bekommt. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

350

Techniken und Praxis

Notizenseite

Abbildung 19.27: Die Notizenseite

Damit Sie den Text einfacher eingeben können, sollten Sie die Vergrößerung in der Symbolleiste verändern. Sie müssen sicherlich nicht während der gesamten Texteingabe die komplette Folie im Bildschirm sehen. Durch die Bildlaufleiste am rechten Bildschirmrand können Sie innerhalb einer Folie rollen und wenn Sie am unteren Bildschirmrand angekommen sind, auf die nächste Folie springen. Durch die doppelten Dreiecke in der Bildlaufleiste können Sie direkt zwischen den Seiten hin- und herblättern.

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Kapitel 19

Darstellen von Informationen in einer Präsentation

351

Starten der Bildschirmpräsentation PowerPoint wird von den meisten Anwendern eingesetzt, um Präsentationen zu erstellen, die vorgeführt werden sollen. Diese Vorführung heißt Bildschirmpräsentation und ist ebenfalls eine Ansicht. Durch einen Befehl im Menü Ansicht oder die Taste % können Sie die Vorführung starten.

Abbildung 19.28: Die gestartete Bildschirmpräsentation

Die Folien werden nacheinander bildschirmfüllend dargestellt und können über einen Beamer oder ein ähnliches Gerät projiziert werden. Sie können mit Ü, K, U oder Drücken der Maustaste zur nächsten Folie schalten. Wenn Sie U drücken, erscheint die vorige Folie. Mit E brechen Sie die gesamte Präsentation ab.

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Teil II

Techniken und Praxis

Es gibt sehr interessante Zusatzgeräte für eine Projektion der Folien. Sie können z.B. über eine Fernbedienung die Präsentation steuern und müssen nicht unbedingt wie angewurzelt an Ihrem PC stehen, während Sie Ihre Präsentation vorführen.

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Kapitel 20

Gestalten einer Folie

353

20 Gestalten einer Folie Erstellen von Zeichnungsobjekten Im letzten Kapitel haben Sie mit Hilfe des Assistenten eine Präsentation erstellt. Dadurch sind Sie mit den Ansichten und Strukturen in PowerPoint vertraut. Nun werden Sie selbst Folien mit Inhalten versehen, indem Sie Objekte zeichnen und gestalten. Zunächst erstellen Sie eine neue Präsentation. Drücken Sie dazu S + m oder wählen Sie im Menü Datei den Befehl Neu. In dem Aufgabenbereich klicken Sie auf die Option Leere Präsentation.

Abbildung 20.1: Erstellen einer leeren Präsentation

Die leere Präsentation besteht zunächst aus nur einer Folie. Diese erste Folie heißt in PowerPoint Titelfolie. Sie enthält den Haupttitel in einer sehr großen Schrift und einen Untertitel.

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Teil II

354

Techniken und Praxis

Der Text in dem Hauptitelfeld Text durch Klicken hinzufügen deutet schon an, was Sie tun müssen. Klicken Sie in das Feld und tragen Sie Erstellen von Zeichnungsobjekten ein. Der Untertitel soll Erste Übungen lauten.

Abbildung 20.2: Festlegen des Titels

Damit ist die Titelfolie zunächst abgeschlossen und Sie können die zweite Folie, auf der dann konkrete Zeichnungsobjekte erstellt werden, hinzufügen. Dazu drücken Sie S + m oder wählen aus dem Menü Einfügen den Befehl Neue Folie (siehe Abbildung 20.3). Die zweite Folie erhält automatisch ein Layout, das einen Folientitel und ein Textfeld enthält. Das Textfeld könnten Sie zur Eingabe mehrere Gliederungspunkte verwenden, Sie möchten jedoch Linien zeichnen.

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Kapitel 20

Gestalten einer Folie

355

Abbildung 20.3: Das Layout der zweiten Folie

Dazu verwenden Sie am besten eine Folie, die nur einen Titel enthält. Sie können das Folienlayout ändern, indem Sie auf das Auswahldreieck neben dem Foliensymbol klicken und den Befehl Für ausgewählte Folien übernehmen auswählen.

Abbildung 20.4: Ändern des Folienlayouts

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Teil II

Techniken und Praxis

Das Textfeld auf der zweiten Folie verschwindet und Sie können den Titel Linien zeichnen eingeben.

Abbildung 20.5: Überschrift der zweiten Folie festlegen

Selbstverständlich hätte Sie auch das Textfeld durch Klicken auf den Rahmen markieren können, um es dann durch _ zu löschen. Eine andere Möglichkeit, das Layout der Folie zu ändern, ist der Doppelklick auf die Layoutauswahl im Aufgabenbereich. Speichern Sie zwischendurch die Präsentation. Wenn Sie im Menü Datei auf Speichern klicken, können Sie den Namen Zeichnungsobjekte festlegen. Nachdem Sie die Überschrift festgelegt haben, können Sie damit beginnen, das erste Objekt zu zeichnen, eine Linie.

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Kapitel 20

Gestalten einer Folie

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Zeichnen von Objekten Dazu benötigen Sie die Symbolleiste Zeichnen. Sie befindet sich am unteren Bildschirmrand. Falls die Symbolleiste nicht angezeigt wird, können Sie in das Menü Ansicht klicken und den Befehl Symbolleisten aufrufen. Jetzt werden sämtliche Symbolleisten aufgelistet.

Abbildung 20.6: Einblenden einer Symbolleiste

Klicken Sie auf Zeichnen, um die Symbolleiste einzublenden. Sie können die Symbolleiste auch durch das Kontextmenü einblenden. Bewegen Sie den Mauszeiger in den oberen Bildschirmbereich auf eine beliebige Symbolleiste oder die Menüleiste. Drücken Sie nun die rechte Maustaste. Das Kontextmenü erscheint und dort können Sie ebenfalls durch Anklicken eine Symbolleiste ein- oder ausschalten.

Eine Linie zeichnen Um eine Linie zu zeichnen, klicken Sie das entsprechende Symbol in der Symbolleiste Zeichnen an. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

358

Techniken und Praxis

Abbildung 20.7: Die Symbolleiste Zeichnen

Wenn Sie nun den Mauszeiger auf die Folie bewegen, bemerken Sie, dass der Mauszeiger sich in ein großes Pluszeichen verwandelt hat.

Abbildung 20.8: Verschiedene Formen des Mauszeigers

An der Stelle, an der die Linie beginnen soll, klicken Sie in die Folie und halten die Maustaste gedrückt, um zum gewünschten Linienende zu ziehen. Lassen Sie die Maustaste los, wenn die Linie die gewünschte Länge erreicht hat.

Abbildung 20.9: Linien zeichnen

Sie können die Position einer gezeichneten Linie verändern, dabei aber einen Endpunkt beibehalten. Bewegen Sie den Mauszeiger auf ein Ende der Linie. Sie sehen, dass die Maus durch einen Doppelpfeil dargestellt wird. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Gestalten einer Folie

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Klicken Sie auf einen der beiden Kreise am Anfang und Ende der Linie und halten Sie die Maustaste gedrückt. Bewegen Sie nun die Maus nach unten. Durch die gestrichelte Linie wird die neue Linie angezeigt.

Abbildung 20.10: Drehen der Linie

Nachdem Sie die gewünschte neue Linienposition angesteuert haben, können Sie die Maustaste loslassen.

Abbildung 20.11: Endgültige gedrehte Linie

Linie verschieben Neben dem Drehen einer Linie ist das Verschieben ebenfalls eine sehr interessante Aktion. Klicken Sie irgendwo auf die Linie, allerdings nicht auf den Anfangs- oder Endpunkt. Über dem Mauspfeil erscheint ein Vierfachpfeil. Halten Sie die Maustaste gedrückt und schieben Sie die Linie an die gewünschte Position.

Abbildung 20.12: Verschieben einer Linie

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Teil II

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Techniken und Praxis

Sie können die Linie auf der Folie vollkommen beliebig verschieben. Sie können Sie sogar ganz oder teilweise aus der Folie heraus schieben, Dann würde sie allerdings bei der Bildschirmpräsentation nicht angezeigt und nicht ausgedruckt.

Linie kopieren Die einfachste Möglichkeit, eine Linie zu kopieren, ist eine Kombination aus Maus- und Tastaturbedienung. Wenn Sie eine Linie kopieren möchten, klicken Sie die Linie an und halten die Maustaste fest. Neben dem Mauspfeil erscheint ein kleines Pluszeichen. Drücken Sie S und schieben Sie die gestrichelte Linie an die gewünschte Position.

Pfeile zeichnen Erstellen Sie eine neue Folie und wählen Sie das Layout, das nur einen Titel enthält. Überschreiben Sie die Folie mit Pfeile zeichnen. Wenn Sie einen Pfeil zeichnen möchten, klicken Sie in der Zeichnen-Symbolleiste auf den Pfeil. Genau wie beim Zeichnen der Linie erscheint ein großes Plus in der Folie, sobald Sie den Mauszeiger hinein bewegen. Klicken Sie an der Position, an der die Linie beginnen soll, in die Folie. Ziehen Sie nun bei gedrückter Maustaste die Maus zum gewünschten Endpunkt der Linie. Sobald der Mauszeiger den Punkt, an dem der Pfeil enden soll, erreicht hat, lassen Sie die Maustaste los. Das Ende des Pfeils wird mit einer Spitze versehen.

Abbildung 20.13: Gezeichneter Pfeil

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Das Drehen, Verschieben und Kopieren können Sie genauso realisieren wie bei einer einfachen Linie. Interessant ist die Formatierung des Pfeils. Klicken Sie doppelt auf den Pfeil und das folgende Fenster erscheint:

Abbildung 20.14: Formatierung des Pfeils

Auf der ersten Registerkarte Farben und Linien, können Sie einige wichtige Einstellungen für den gerade angeklickten Pfeil vornehmen. In der Mitte der Karte finden Sie das Auswahlfeld Farbe. Durch Anklicken des Auswahldreiecks öffnet sich ein kleines Fenster. Dort können Sie durch Anklicken die gewünschte Farbe, z.B. Rot auswählen (siehe Abbildung 20.15). Durch Klicken auf das Auswahldreieck des Feldes Stil können Sie auswählen, ob es sich um eine doppelte oder gar dreifache Linie handelt oder wie breit die Einzellinie ist (siehe Abbildung 20.16). Mit dem Drehfeld Stärke können Sie die Dicke der Linie in pt einstellen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 20.15: Auswahl der Farbe des Pfeils

Abbildung 20.16: Zuordnen der Linienart

Direkt darunter befindet sich das Feld Stärke. Dort können Sie durch Klicken bestimmen, wie dick die Linie sein soll. Ebenfalls wichtig ist die Frage, ob ein Pfeil aus einer durchgezogenen Linie oder aus Punkten oder Strichen besteht. Das Feld Gestrichelt erlaubt, dies auszuwählen.

Abbildung 20.17: Auswahl einer Strichelung

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Es bleibt noch festzulegen, wie Anfang und Ende des Pfeils aussehen soll. In der Registerkarte gibt es zwei Felder Startlinienart und Endlinienart, mit denen Sie festlegen können, ob Start bzw. Ende mit einem Pfeil, einer Raute oder einem Kreis versehen werden, wie der Pfeil gestaltet ist oder ob keines der Symbole, sondern nur eine gerade Linie angezeigt werden soll.

Abbildung 20.18: Auswahl der Pfeilspitze

Schließlich haben Sie noch die Möglichkeit, die Größe des Pfeils, der Raute oder des Kreises zu bestimmen. Dazu befinden sich die Auswahlfelder Startgröße und Endgröße auf der Registerkarte.

Abbildung 20.19: Festlegen der Größe der Pfeilspitze

Sie können dieselben Formatierungen auch für eine Linie verwenden. Das bedeutet, Sie können durch die Formatierung aus einer Linie einen Pfeil machen und umgekehrt.

Ganz unten im Fenster finden Sie das Ankreuzfeld Standard für neue Objekte. Damit können Sie festlegen, dass z.B. alle weitere Linien, die Sie zeichnen, genauso gestrichelt, gefärbt und dargestellt werden, wie diese eine Linie, die Sie gerade formatiert © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

364

Techniken und Praxis

haben. Das Gleiche gilt auch für alle anderen Objektarten, die Sie in den folgenden Abschnitten kennen lernen werden.

Rechtecke zeichnen Speichern Sie Ihre Präsentation und erstellen Sie eine neue Folie mit dem Titel Rechtecke.

Abbildung 20.20: Zeichnen eines Rechtecks

Wenn Sie in der Symbolleiste Zeichnen das Rechteck-Symbol anklicken, können Sie den Mauszeiger in die Folie bewegen, die Maustaste drücken und bei gedrückter Maustaste zum gegenüberliegenden Eckpunkt ziehen.

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Abbildung 20.21: Verändern des fertigen Rechtecks

Nachdem das Rechteck erstellt wurde, wird es mit acht Kreisen an den Ecken und den Seitenmitten angezeigt. Sie können den Mauszeiger auf einen dieser Kreise bewegen, festhalten und ziehen, um die Größe zu verändern. Diese Kreise heißen Anfasserpunkte. Wenn Sie den Mauszeiger in das Rechteck bringen, jetzt anklicken und ziehen, verschieben Sie das Rechteck auf der Folie. Der grüne Kreis zum Drehen des Rechtecks ist eine Neuerung von PowerPoint 2002. Bisher wurde diese Funktion auf andere Weise zur Verfügung gestellt. Sie können nun einfach auf den grünen Kreis klicken und schieben und damit das Rechteck drehen.

Kopieren eines Rechtecks Der einfachste Weg, ein Rechteck innerhalb einer Folie zu kopieren, ist, es anzuklicken, S gedrückt zu halten und bei festgehal-

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Teil II

Techniken und Praxis

tener Maustaste die Maus an die gewünschte Position der Kopie zu ziehen. Wenn Sie von einer Folie auf eine andere Folie kopieren oder das Rechteck sogar in eine andere Präsentation übertragen möchten, verwenden Sie die Befehle im Menü Bearbeiten, das Kontextmenü oder die Symbole der Symbolleiste, die Sie in Word oder Excel verwenden. Es gibt zwei interessante Sondertasten zum Zeichnen von Rechtekken. Wenn Sie beim Zeichnen H gedrückt halten, zeichnen Sie ein Rechteck, dessen Höhe und Breite gleich ist, ein Quadrat. Es kann sein, dass Ihr Monitor das ein wenig verzerrt. Sie können durch Doppelklick in das Quadrat das Fenster AutoForm formatieren öffnen. Auf der Registerkarte Größe können Sie sich davon überzeugen, dass die Werte für Höhe und Breite identisch sind. Durch Doppelklick auf das gezeichnete Rechteck erscheint das Fenster AutoForm formatieren, das Sie bei der Formatierung des Pfeils kennen gelernt haben. Die zweite Registerkarte, Größe, zeigt die Länge und die Breite des gezeichneten Objekts an.

Abbildung 20.22: Anzeige der Objektgröße

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Wenn Sie eine bestimmte Größe benötigen, können Sie auf dieser Registerkarte natürlich auch die Größenangaben eintragen. um einen speziellen Ausdruck zu erstellen, können Sie dies hier in die Felder eintragen. Die zweite Zusatztaste ist S. Wenn Sie bei der Zeichnung eines Rechtecks S drücken, wird das Rechteck nicht von einem Eckpunkt aus gezeichnet, sondern vom Mittelpunkt ausgehend. Der Punkt, den Sie anklicken, ist der Mittelpunkt, und wenn Sie die Maus bei gedrückter Maustaste beispielsweise nach oben linke führen, wird das Rechteck auch direkt nach rechts unten gezeichnet.

Ellipsen zeichnen Speichern Sie Ihre Präsentation und erzeugen Sie eine neue Folie. Die Überschrift soll Ellipsen lauten. In der Symbolleiste Zeichnen finden Sie das Ellipsen-Symbol. Zum Zeichnen einer Ellipse gehen Sie genauso vor wie bei einem Rechteck. Sie zeichnen im Grunde genommen ein Rechteck, und PowerPoint entfernt die Ecken, um daraus eine Ellipse zu zeichnen.

Abbildung 20.23: Gerade gezeichnete Ellipse

Sie sehen, dass auch mit einer Ellipse acht weiße Kreise angezeigt werden, die Sie mit dem Mauszeiger ziehen können, um die Größe zu verändern. Der grüne Kreis dient auch hier zum Drehen der Ellipse. Durch Doppelklick öffnen Sie wie bei den anderen besprochenen Objekten das Fenster AutoForm formatieren und können Linienart, © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

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Techniken und Praxis

stärke und andere Eigenschaften festlegen. Sie können die Ellipsen ebenso wie alle anderen Objekte verschieben und kopieren. Wenn Sie beim Zeichnen der Ellipse H gedrückt halten, zeichnen Sie einen Kreis. Damit Sie ausprobieren können, werden Sie durch Kombinieren und Drehen von Objekten das folgende Gebilde erzeugen:

Abbildung 20.24: Objekt aus kopierten und verschobenen Ellipsen

Zeichnen Sie zunächst eine Ellipse in die Mitte der Folie. Wenn Sie Objekte von der Folie entfernen möchten, können Sie diese anklicken und auf _ drücken. Diese Ellipse kopieren Sie mit einem beliebigen Verfahren. Am einfachsten ist es, folgendermaßen vorzugehen: ✔ Klicken Sie die Ellipse an. ✔ Drücken Sie die Tastenkombination S + c. ✔ Ohne eine andere Position mit dem Mauszeiger auszuwählen, drücken Sie S + v.

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Die Kopie der Ellipse liegt etwas nach unten rechts verschoben auf der ersten Ellipse.

Abbildung 20.25: Kopierte Ellipse verschieben

✔ Verschieben Sie nun mit der Maus die zweite Ellipse komplett auf die erste. ✔ An dem grünen Dreieck können Sie die zweite Ellipse um 90 Grad drehen, so dass die beiden Ellipsen genau rechtwinklig übereinander liegen. Diese Vorgehensweise führen Sie in ähnlicher Weise noch zweimal aus.

Abbildung 20.26: Drehen der kopierten Ellipse

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Teil II

Techniken und Praxis

Die oben liegende, kopierte Ellipse kopieren Sie nun genau wie im vorigen Schritt mit S + c und S + v. Schieben Sie die Kopie auf die Ausgangsellipse und drehen Sie die Kopie um 45°, so dass die Kopie zwischen die beiden vorhandenen Ellipsen passt.

Abbildung 20.27: Kopieren der zweiten Ellipse und Drehen

Diese Ellipse müssen Sie nun erneut kopieren, auf die letzte Ellipse schieben und schließlich an ihre Position drehen. Das erfordert einen Drehwinkel von 90°.

Abbildung 20.28: Vierte Kopie und Drehung

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Nach der letzten Drehung ist die Figur angeschlossen. Sie können ähnliche Objekte natürlich auch mit Rechtecken oder mit anderen gezeichneten Objekten durchführen.

Abbildung 20.29: Endgültige Zeichnung

Diese Figur finden Sie ebenso wie alle anderen bisher erstellen Folien in der Präsentation Zeichnungsobjekte Beispiele in dem Unterordner PowerPoint des Ordners Beispieldaten auf der BegleitCD. Auf ähnliche Weise können Sie aus Quadraten Siegel und aus Dreiecken Sterne erzeugen. Bisher haben Sie Zeichnungsobjekte in die Folien eingetragen und eventuell über das Fenster AutoForm formatieren gestaltet. Nun werden Sie erfahren, wie Sie Objekte markieren und danach formatieren können.

Markieren von Objekten Eine einzelne Linie, ein Rechteck oder einen Pfeil zu markieren ist sicherlich kein Problem. Interessant sind Verfahren, um mehrere © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Objekte gleichzeitig markieren und danach Formatierungen oder Veränderungen, z.B. Löschen, Verschieben oder Kopieren, mit mehreren Objekten gleichzeitig durchführen zu können. Um die Markierung von mehreren Objekten auszuprobieren, müssen Sie entweder auf eine Folie verschiedene Zeichnungsobjekte bringen oder Sie laden von der Begleit-CD die Präsentation Zeichnungsobjekte Beispiele aus dem Ordner Beispieldaten \PowerPoint. Wenn Sie S drücken, festhalten und nacheinander verschiedene Objekte anklicken, werden diese gemeinsam markiert. Eine andere Möglichkeit, die besonders interessant ist, wenn Sie sehr viele, kleine Objekte markieren möchten, besteht darin, außerhalb der Objekte anzuklicken, festzuhalten und einen gestrichelten Rahmen um alle Objekte, die markiert werden sollen, zu ziehen.

Abbildung 20.30: Markieren durch Ziehen mit der Maus

Sobald Sie die Maustaste loslassen, werden alle Objekte, die sich komplett in dem Rahmen befinden, mit Kreisen zur Veränderung der Größe versehen. Daran sehen Sie, dass sie markiert sind. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Abbildung 20.31: Markierte Objekte

Der Pfeil ist nicht markiert, da nur der hintere Teil in dem Rahmen lag. Die Spitze ragte heraus. Wenn Sie nun mit der Maus irgendein bisher nicht markiertes Objekt anklicken, verschwindet die Mehrfachmarkierung und dieses eine Objekt wird markiert. Klicken Sie in den Folienhintergrund alle Markierungen verschwinden. Genau wie Sie Objekte in einer Folie markieren, können Sie in der Foliensortierung mehrere Folien markieren. Sie können ein einzelnes Objekt aus einer Mehrfachmarkierung entfernen, indem Sie S gedrückt halten und das betreffende Objekt anklicken.

Färben der gezeichneten Objekte Die Farbe eines Objektes heißt in PowerPoint Füllfarbe. Die Füllfarbe können Sie auswählen und zuordnen, indem Sie das Objekt bzw. die Objekte markieren, die eine Füllfarbe erhalten sollen, und dann in der Symbolleiste Zeichnen auf das Auswahldreieck neben den kleinen Farbeimer klicken. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 20.32: Zuordnen einer Füllfarbe

Der obere Befehl Keine Füllung löscht eine bestehende Färbung. Sie sehen die bereits existierenden bzw. die Standardfarben und können daraus direkt durch Anklicken wählen. Wenn Sie in der bestehenden Auswahl nicht die Farbe finden, die Sie wünschen, klicken Sie auf Weitere Füllfarben. Das Fenster Farben öffnet sich. Die Registerkarten Standard und Benutzerdefiniert stehen zur Auswahl. Die Karte Standard bietet 127 Farben bzw. Farbtöne und zusätzlich 17 Töne zwischen Weiß und Schwarz zur Auswahl. Suchen Sie die gewünschte Farbe aus und klicken Sie auf OK. In dem Kasten unten rechts sehen Sie die bisherige und die ausgewählte Farbe gegenübergestellt. Wenn Sie auf Vorschau klicken, wird die ausgesuchte Farbe auf die markierten Objekte übertragen, das Auswahlfenster bleibt dennoch offen (siehe Abbildung 20.33). Die beiden Objekte am unteren Rand erlauben, die Transparenz festzulegen. Damit wird ein Objekt zwar gefärbt, aber nicht dekkend, sondern nach dem festgelegten Grad mehr oder wendiger durchscheinend. Sie können entweder den Schieberegler oder das Feld zur Festlegung der Prozentangabe verwenden (siehe Abbildung 20.34). Für den Fall, dass die vorgegebenen Farbtöne nicht ausreichen, können Sie auf der Karte Benutzerdefiniert einen eigenen Farbton definieren. Das können Sie tun, indem Sie entweder in das Farbenfeld klicken oder die Werte aus Rot, Grün und Blau festlegen. Damit können Sie eine Farbe aus den drei Grundfarben »mischen«. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Abbildung 20.33: Erweiterte Farbauswahl

Abbildung 20.34: Zusammensetzung eigener Farben

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Teil II

Techniken und Praxis

In dem Auswahlfenster, das Sie über den kleinen Farbeimer in der Symbolleiste Zeichnen aufrufen, können Sie auch Fülleffekte anklikken. Im Fenster Fülleffekte heißt die erste Registerkarte Graduell. Dabei handelt es sich um einen Farbverlauf. Zunächst legen Sie fest, ob nur eine Farbe oder zwei Farben beteiligt sein sollen. Bei einer Farbe erscheint ein Feld zur Auswahl der Farbe und der Festlegung der Helligkeit. Wenn Sie Zweifarbig angewählt haben, erscheinen neben der Option Zweifarbig im Dialogfenster Graduell zwei Auswahlfelder, mit denen Sie die beiden Farben bestimmen können.

Abbildung 20.35: Festlegen von Farbverläufen

Wichtig ist die Auswahl der Schattierungsart unten links. Angenommen, Sie haben ausgewählt, dass eine Schattierung von Gelb nach Rot verwendet werden soll. Dann müssen Sie festlegen, ob der Verlauf horizontal oder vertikal sein soll oder vielleicht die Farbe aus einer Ecke oder der Mitte heraus laufen soll. In den Varianten müssen Sie festlegen, ob z.B. Rot oben und gelb unten oder umgekehrt dargestellt werden sollen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Hinter Voreinstellung verbergen sich verschiedene mitgelieferten Verlaufseinstellungen. Probieren Sie diese einfach einmal aus! Die Registerkarte Struktur enthält vorgegebene Strukturen, die an die Natur erinnern. Es gibt z.B. verschiedene Stein- und Holzarten und Gewebe oder Zeitungspapier.

Abbildung 20.36: Der Natur nachempfundene oder Muster, die im täglichen Leben ständig vorkommen

Bei der Festlegung einer Farbe oder eines Farbverlaufs bzw. einer Struktur sollten Sie am besten bereits an das Ziel der Präsentation denken. Eine Farbe, die auf dem Monitor sehr ansprechend wirkt, kann im Ausdruck hässlich erscheinen. Entsprechendes gilt für die Projektion über einen Beamer. Eine optimale Bearbeitung ist möglich, wenn man den Drucker bzw. den Projektor, der zur Ausgabe eingesetzt wird, zur Verfügung hat.

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Teil II

Techniken und Praxis

In der Praxis verwendet man sehr häufig eine Schraffur. Auf der Karte Muster können Sie verschiedene Arten, Punktierung, Rasterung, Senkrecht-, Waagerecht- oder Schrägschraffur wählen. Vergessen Sie nicht, durch die beiden Felder im unteren Bereich die Vordergrund- und die Hintergrundfarbe zu bestimmen.

Abbildung 20.37: Schraffuren und ähnliche Muster

Festlegen der Hintergrundfarbe Neben der Farbe für Objekte ist die Farbe für die gesamte Folie eine wichtige Einstellung. Bewegen Sie sich auf die Folie, deren Hintergrund Sie festlegen wollen. Rufen Sie nun aus dem Menü Format den Befehl Hintergrund auf. Wenn der Befehl Hintergrund nicht sofort verfügbar ist, weil nicht das gesamte Menü angezeigt wird, warten Sie einige Sekunden oder klicken auf den Doppelpfeil am unteren Menürand. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 20

Gestalten einer Folie

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Abbildung 20.38: Auswahl des Folienhintergrunds

Unter Hintergrundfüllbereich finden Sie ein Auswahlfeld, das Sie öffnen können. Dort können Sie den Hintergrund der Folie auswählen. Die Möglichkeiten sind die gleichen, die Sie bei der Zuordnung von Füllfarben zu Objekten haben. Sie können aus einer Farbauswahl eine Füllfarbe aussuchen, eine Farbe mischen oder eine Struktur oder Schraffur zuordnen. Bei gedruckten Folien wirken kräftige, dunkle Füllfarben nicht sehr ansprechend. Wenn Sie auf Übernehmen klicken, ordnet PowerPoint die ausgewählte Füllfarbe bzw. den Effekt der Folie, auf der Sie gerade stehen, zu. Falls Sie eine oder mehrere Folien markiert haben, wird die Einstellung auf diese Folien angewendet. Sofern Sie auf Für alle übernehmen klicken, gilt die Füllfarbe für alle Folien dieser Präsentation. In der Praxis wird man neben der Füllfarbe auch Objekte in den Hintergrund jeder Folie einer Präsentation legen. In einem späteren Kapitel werden Sie die Begriffe Folienmaster und Design kennen lernen.

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Teil II

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Techniken und Praxis

Folien ausdrucken Wenn Sie eine Präsentation nicht nur anzeigen möchten, sondern Sie für sich oder Ihre Zuhörer die Inhalte ausdrucken wollen, Klikken Sie im Menü Datei auf den Befehl Drucken.

Abbildung 20.39: Folien ausdrucken

Im oberen Bereich des Fensters im Auswahlfeld Name wählen Sie den Drucker aus. Wenn Sie einen postscript-fähigen Druckertreiber installiert haben, können Sie den Ausdruck in eine Datei umleiten. Sie werden, sobald Sie auf OK geklickt haben, nach dem Namen gefragt, den die Druckdatei erhalten soll. Dann werden alle Befehle, die der Drucker von PowerPoint erhalten würde, in dieser Druckdatei gespeichert. Sie haben die Möglichkeit, diese Datei auf Diskette oder CD zu speichern oder über ein Netzwerk bzw.

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Kapitel 20

Gestalten einer Folie

381

das Internet zu versenden. Auf diese Weise kann der Ausdruck zu einem späteren Zeitpunkt an einem beliebigen postscript-fähigen Drucker oder in einer Druckerei erfolgen. Im mittleren Teil des Fensters definieren Sie den Druckbereich. Hier können Sie festlegen, ob Sie die gesamte Präsentation, nur die Folie, auf der Sie gerade stehen, oder die markierten Folien drucken möchten. In dem Feld Folien können Sie einzelne Foliennummern eingeben, die gedruckt werden sollen. Dazu können Sie Semikola oder Bindestriche verwenden, z.B. 4; 7; 15-17; 25, um festzulegen, dass die Folien 4, 7, 15, 16, 17 und 25 ausgegeben werden sollen. Rechts daneben befindet sich der Bereich Exemplare. Das Sortieren arbeitet genauso, wie Sie es bei Word und Excel kennen gelernt haben. Unten links ist ein Feld mit Drucken: überschrieben. Hier bestimmen Sie, in welcher Ansicht die Folien ausgedruckt werden sollen.

Abbildung 20.40: Druckansicht wählen

Ansicht

Inhalt

Folien

Der Inhalt der gesamten Folie, so wie sie erstellt wurde.

Handzettel

Beim Handzettel werden zwischen 1 und 9 Folien verkleinert auf ein Blatt gedruckt. Der Bereich rechts neben dieser Auswahl ermöglicht Ihnen, die Anzahl und die Ausrichtung des Inhalts festzulegen.

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Teil II

382

Techniken und Praxis

Ansicht

Inhalt

Notizenseiten

Notizenseiten sind Blätter mit einer Folie verkleinert im oberen Bereich und viel Platz für Text darunter. Sie können sie als Unterlage für den Vortragenden oder als stichwortartige Zusammenfassung für den Zuhörer verwenden.

Gliederungsansicht

Diese Ansicht enthält alle Überschriften und die Inhalte der Textfelder.

Tabelle 20.1: Druckbare Ansichten

Unten links im Drucken-Fenster können Sie bestimmen, was mit den verwendeten Farben passieren soll. Sie können sie als Graustufen oder nur in Schwarzweiß drucken.

Abbildung 20.41: Farbeinstellung

Nachdem Sie sämtliche Einstellungen vorgenommen haben, starten Sie den Ausdruck mit OK. Das kleine Druckersymbol ermöglicht, den Druck direkt ohne Einstellungen zu starten. Dabei wird immer die gesamte Präsentation ausgedruckt.

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Kapitel 21

Die Verwaltung der täglichen Arbeit mit Outlook

383

21 Die Verwaltung der täglichen Arbeit mit Outlook Die Outlook-Oberfläche Wenn Sie Outlook über Start / Programme / Microsoft Outlook gestartet haben, erscheint die folgende Oberfläche:

Abbildung 21.1: Der Outlook-Eingangsbildbildschirm

Im Menü Ansicht können Sie die Outlook-Leiste, die sich ganz links in dem obigen Bild befindet, und die Ordnerliste daneben ein- bzw. ausschalten. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

384

Techniken und Praxis

Abbildung 21.2: Einschalten der Listen

Die Outlook-Leiste ist mit Outlook-Verknüpfungen überschrieben. Wenn Sie in der Ordnerliste die verschiedenen Begriffe anklicken, sehen Sie rechts daneben die enthaltenen Objekte. Die folgende Tabelle enthält eine kurze Zusammenfassung der Inhalte für die einzelnen Ordner. Ordner

Inhalt

Aufgaben

Sämtliche zu erledigenden Aufgaben mit Priorität und Zeitpunkt

Entwürfe

Nachrichten, die noch nicht komplett erstellt sind und zunächst gespeichert werden

Gelöschte Objekte

Vergleichbar mit dem Papierkorb in Windows. Objekte, die gelöscht werden, erscheinen zunächst in diesem Ordner.

Gesendete Objekte

Nachrichten, nachdem sie versendet wurden

Journal

Sie können für angegebene Kontakte festhalten, welche E-Mail Sie gesendet und erhalten haben, und speichern, an welchen Office-Dokumenten Sie gearbeitet haben

Kalender

Ein Terminkalender mit Uhrzeiten

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Kapitel 21

Die Verwaltung der täglichen Arbeit mit Outlook

385

Ordner

Inhalt

Kontakte

Ein Adressverzeichnis

Notizen

Kurze Texte, die an bestimmte Dinge erinnern oder wichtige Informationen beinhalten

Postausgang

Nachrichten, die gesendet werden sollen, aber noch nicht übertragen wurden

Posteingang

Erhaltene Nachrichten

Tabelle 21.1: Ordner mit verschiedenen Inhalten

Kontakte eingeben, löschen und kopieren Beginnen Sie damit, eine Adresse einzutragen. Dazu können Sie entweder in der Ordnerliste auf Kontakte klicken oder das Symbol aus den Outlook-Verknüpfungen anwählen. Im Bild wird angezeigt, dass sich noch keine Adresse in Ihrem System befindet. Obwohl noch kein Kontakt gespeichert ist, sehen Sie am rechten Bildrand eine Buchstabenleiste. Dort können Sie durch Anklicken den gewünschten Anfangsbuchstaben wählen, und Outlook springt in der Kontaktliste an die entsprechende Stelle (siehe Abbildung 21.3). Um einen neuen Kontakt einzutragen, können Sie in der Symbolleiste ganz links das Symbol Neuer Kontakt anklicken (siehe Abbildung 21.4).

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 21.3: Der leere Kontaktbereich

Abbildung 21.4: Neuer-Kontakt-Symbol in der Symbolleiste

Eine Alternative dazu ist, im Menü Datei auf Neu zu klicken. Das Untermenü zeigt eine Reihe von Möglichkeiten. Sie benötigen den obersten Befehl, Kontakt. Wie Sie in dem Menü ablesen können, gibt es ein Tastenkürzel für die Neuanlage eines Kontaktes, S + n.

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Kapitel 21

Die Verwaltung der täglichen Arbeit mit Outlook

387

Abbildung 21.5: Neuen Kontakt erstellen

Das leere Kontaktformular wird angezeigt. Hier lassen sich eine Menge Informationen eingeben, nach denen Sie dann suchen und sortieren können.

Abbildung 21.6: Das leere Kontaktformular © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil II

388

Techniken und Praxis

Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche Name.

Abbildung 21.7: Eingabe des Namens

In diesem Fenster können Sie die Anrede auswählen und den Vornamen und den Namen eintippen. Ich trage als Beispieleingabe meinen eigenen Namen ein. Mit OK bestätigen Sie die Eingabe und gelangen zurück in das Hauptformular. Sie können den Namen auch direkt in das Hauptformular in das Feld Namen eintragen. Dann haben Sie allerdings keine Unterteilung in Anrede, Vornamen und Nachnamen zur Verfügung. Im Feld Speichern unter können Sie bestimmen, ob die Adresse unter Prepeneit, Reinhard oder Reinhard Prepeneit gespeichert wird. Es ist sicherlich sinnvoll, die erste Variante zu verwenden, denn meistens hat man bei einer Adresse zunächst den Nachnamen im Kopf. Keinesfalls sollte man beide Varianten abwechselnd verwenden. Sie müssten dann bei der Suche nach einem Namen wissen, in welcher Weise Sie den Namen gespeichert haben. Auf der Hauptkarte sehen Sie unter der Adresse – Schaltfläche den Eintrag Geschäftlich. Mit dem Auswahldreieck daneben können Sie zwischen verschiedenen Adressen umschalten. Klicken Sie auf Adresse und geben Sie die Anschrift ein. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 21

Die Verwaltung der täglichen Arbeit mit Outlook

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Abbildung 21.8: Festlegen der Anschrift

Sie können selbst entscheiden, ob Sie die Felder Bundesland/Kanton und Land/Region ausfüllen. Schließen Sie die Eingaben mit OK ab. Sie können zu jedem Kontakt einige Telefonnummern eintragen. Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit, zu definieren, welche Art Telefonnummer Sie eingetragen haben. Es gibt z.B. eine geschäftliche Nummer, eine Privatnummer, eine Nummer für das FAX, Mobilfunknummern usw. Klicken Sie auf das Auswahldreieck neben dem Feld für die Telefonnummer und wählen Sie durch Anklicken die Art der Telefonnummer (siehe Abbildung 21.9). Wählen Sie Geschäftlich aus und klicken Sie in das Feld, um die Telefonnummer einzugeben. Die Bedeutungen der Felder sind vorbelegt. Man muss nicht unbedingt, eine Auswahl aus dem Telefonnummerfeld treffen, sondern kann das oberste Feld für die geschäftliche Telefonnummer, das zweite Feld für die Privatnummer usw. verwenden.

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 21.9: Auswahl der Art einer Telefonnummer

Wenn Sie in das Feld geklickt haben, erscheint ein kleiner Bleistift. Durch Anklicken können Sie den Eingabedialog starten.

Abbildung 21.10: Eingabe einer Telefonnummer

Tragen Sie die Nummer (0214) 860 63 44 als Faxnummer ein. Wenn Sie die E-Mail-Adressen eingeben, erhalten Sie eine Anzeige des Adressaten, kombiniert mit dieser Adresse im Feld Anzeigen als. Falls der Adressat eine Web-Site besitzt, können Sie diese ebenfalls eintragen.

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Kapitel 21

Die Verwaltung der täglichen Arbeit mit Outlook

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Der große weiße Bereich in der unteren Hälfte ermöglicht Ihnen, beliebigen Text einzutragen. Sie können Bemerkungen, Hinweise und Zusatzinformationen aller Art hier unterbringen. Durch Klicken auf den Befehl Datei im Menü Einfügen oder das Symbol in der Symbolleiste können Sie eine Datei zusammen mit dem Kontakt speichern. Das Symbol der Datei wird in dem Bemerkungsbereich angezeigt. Durch Doppelklick können Sie diese Datei öffnen. Selbstverständlich können Sie mehrere Dateien einfügen. Besonders interessant sind die beiden Felder Kontakte und Kategorien in der untersten Fensterzeile. Wenn Sie auf Kontakte klicken, erscheint ein Fenster, das Sie zunächst auffordert, den Kontakt zu speichern. Durch Klicken auf OK geschieht dies. Generell können Sie immer durch die kleine Diskette in der Symbolleiste den Kontakt speichern.

Abbildung 21.11: Aufforderung zum Speichern

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Teil II

Techniken und Praxis

Nachdem Sie diesen Kontakt mit OK gespeichert haben, erscheint eine Liste aller bisher eingegebenen Kontakte. Diese Option ist nur sinnvoll, wenn Sie mit vielen Kontakten arbeiten und Beziehungen zwischen den gespeicherten Kontakten setzen möchten. Sie könnten damit z.B. auf die Kollegen einer Person verweisen. Eine andere Möglichkeit ist, zu Firmenadressen mehrere Ansprechpartner zu speichern. Sie können durch Klicken auf Kontakte aus den bestehenden Kontakten beliebig viele auswählen und mit OK diesem Kontakt zuordnen. Sie kommen dann immer durch Doppelklick zu dem neben Kontakte angezeigten Namen wechseln. Die rechte Schaltfläche, Kategorien, ist auch bei einem Kontakt schon sinnvoll. Sie können den Kontakten Stichwörter zuordnen. Diese Stichwörter geben Ihnen dann direkt Informationen über den angezeigten Kontakt. Klicken Sie einfach die Kategorien an, zu denen der gerade bearbeitete Kontakt gehört. Sie können keinen, aber auch beliebig viele Kategorien anklicken. Es ist leider auch möglich, Kategorien anzuwählen, die sich scheinbar widersprechen.

Abbildung 21.12: Zugeordnete Kategorien

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Kapitel 21

Die Verwaltung der täglichen Arbeit mit Outlook

393

Durch Klicken auf die Schaltfläche Hauptkategorienliste... können Sie die Liste erweitern oder bestehende Einträge löschen. Wenn Sie eine Kategorie entfernen, verschwinden dadurch nicht die Zuordnungen bei den Kontakten, die eine entsprechende Kategorie enthalten. Sobald Sie mit OK bestätigt haben, schließt sich das Fenster und die ausgewählten Kategorien werden in der Zeile neben der gleichnamigen Schaltfläche eingetragen. Durch Klicken auf das kleine Drucker-Symbol in der Symbolleiste können Sie diesen Kontakt ausdrucken.

Abbildung 21.13: Fertig ausgefüllte Kontaktkarte

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Teil II

394

Techniken und Praxis

Kontakte kopieren Kontakte kopiert man, wenn es sich z.B. um mehrere Ansprechpartner im selben Unternehmen handelt. Sie tragen einmal den kompletten Kontakt ein, kopieren und ändern nur noch die Person und die Telefonnummer. Am einfachsten kopieren Sie einen Kontakt über die Tastaturmethode. Lassen Sie sich die Kontakte in der Übersicht anzeigen und klicken Sie einen Kontakt an, um ihn zu markieren. Nun drücken Sie S + c, gefolgt von S + v.

Kontakte löschen Wenn Sie die Kontaktkarte im Bildschirm angezeigt sehen, drükken Sie S + d. Eine weitere Möglichkeit ist, im Menü Datei den Befehl Löschen anzuklicken.

Termine verwalten Klicken Sie in der Ordnerliste auf Kalender oder das entsprechende Symbol in der Outlook-Leiste.

Abbildung 21.14: Aufruf des Terminkalenders

Der Outlook-Bildschirm zeigt nun einen großen Kalender.

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Kapitel 21

Die Verwaltung der täglichen Arbeit mit Outlook

395

Abbildung 21.15: Der Outlook-Terminkalender in der Tagesansicht

Der Terminkalender befindet sich in der Tagesansicht. In der Mitte des Bildes sehen Sie einen Tag mit verschiedenen Uhrzeiten. Rechts oben sehen Sie das Kalendarium. Es heißt in Outlook Datumsnavigator. Hier können Sie mit den kleinen Dreiecken durch die Monate blättern und den gewünschten Tag einfach anklicken. Die Bildlaufleiste erlaubt, durch den Tag zu rollen. Der Aufgabenblock neben dem Terminkalender zeigt an, welche Aufgaben zu erledigen sind, so dass Sie diese mit den Terminen für den Tag gleichzeitig angezeigt bekommen. In der Symbolleiste können Sie wählen zwischen den verschiedenen Ansichten ✔ Tagesansicht ✔ Arbeitswoche

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Teil II

396

Techniken und Praxis

✔ Wochenansicht ✔ Monatsansicht wechseln.

Abbildung 21.16: Die Ansichten des Terminkalenders

In der Arbeitswoche werden von jeder Woche die Tage Montag bis Freitag dargestellt. Sie können einen beliebigen Zeitpunkt anklikken oder durch Anklicken und Ziehen einen Zeitraum festlegen.

Abbildung 21.17: Die Arbeitswoche © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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In der Wochenansicht werden alle Kalendertage einer Woche angezeigt.

Abbildung 21.18: Die Wochenansicht

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Teil II

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Techniken und Praxis

Die Monatsansicht bietet die beste Übersicht:

Abbildung 21.19: Darstellung des kompletten Monats

Eintragen eines neuen Termins Zur Eingabe eines Termins eignet sich die Tagesansicht am besten. Schalten Sie daher in diese Ansicht um. Wählen Sie nun den zehnten Dezember. Dazu schalten Sie im Datumsnavigator oben rechts zunächst in den Dezember weiter. Dazu verwenden Sie das nach rechts zeigende Dreieck. Sie bekommen die Tage des Dezembers angezeigt und können auf die 10 klicken. Um 16 Uhr findet eine Weihnachtsfeier statt. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 21

Die Verwaltung der täglichen Arbeit mit Outlook

399

Sie können einfach auf den Kasten neben der Uhrzeit klicken und den Text Weihnachtsfeier eingeben.

Abbildung 21.20: Eingabe eines Termins

Alternativ dazu können Sie durch Doppelklick an diese Stelle das Eingabefenster für einen neuen Termin aufrufen. Zu den Feldern Betreff und Ort gibt es nicht viel zu sagen. Das Anfangs- und das Enddatum müssen Sie nicht unbedingt eintippen, sondern können durch Klicken auf die kleinen Auswahldreiecke ein Kalendersteuerelement öffnen und hier einen Tag anwählen. Für die Uhrzeit steht Ihnen ein ganz ähnliches Element zur Verfügung. Sie können durch den Haken links aktivieren, dass eine Erinnerung angezeigt wird. Sie können bei eingeschalteter Erinnerung eine Vorlaufzeit zwischen fünf Minuten und zwei Wochen wählen.

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Teil II

400

Techniken und Praxis

Abbildung 21.21: Festlegung von Anfangs- und Schlusszeit für den Termin

Das Erinnerungsfenster erscheint, sofern Sie Outlook aufgerufen haben, zu dem festgelegten Zeitpunkt und zeigt den Termin an. Falls Sie Outlook zu diesem Zeitpunkt nicht geöffnet haben, erscheint das Erinnerungsfenster, sobald Sie Outlook starten.

Anzeige der Kalenderwochen Gerade für die Terminplanung hat sich die Arbeit mit Kalenderwochen eingebürgert. Sie können diese von Outlook in der Kalenderübersicht, dem Datumsnavigator, rechts oben anzeigen lassen, indem Sie aus dem Menü Extras den Befehl Optionen wählen. In diesem Fenster können Sie auch den Erinnerungszeitraum festlegen. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Kalenderoptionen.

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Kapitel 21

Die Verwaltung der täglichen Arbeit mit Outlook

401

Abbildung 21.22: Optionen für den Terminkalender

Im oberen Bereich können Sie festlegen, welche Wochentage zu einer Arbeitswoche gehören und wann ein Arbeitstag beginnt bzw. endet. In der Mitte des Fensters finden Sie die Option Wochennummern im Datumsnavigator anzeigen. Klicken Sie in das Kästchen davor, um sie anzuhaken. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, können Sie sich vom Ergebnis überzeugen:

Abbildung 21.23: Der Datumsnavigator mit Kalenderwochen

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Teil II

402

Techniken und Praxis

Verschieben und Kopieren eines Termins

Abbildung 21.24: Verschieben eines Termins

Wenn Sie den Termin anklicken, festhalten und ziehen, können Sie einen Termin zu einem anderen Zeitpunkt verschieben. Bei gleichzeitigem Drücken von S kopieren Sie einen Termin. Durch Klicken auf die obere oder die untere Begrenzungslinie des Termins, Festhalten und Ziehen können Sie den Termin nach unten oder oben verlängern. Die üblichen bekannten Verfahrensweisen zum Verschieben und Kopieren wie z.B. Tastenkombinationen und die Befehle im Menü Bearbeiten lassen sich ebenfalls benutzen.

Löschen eines Termins Klicken Sie auf den Rand eines Termins und drücken Sie _. Es kann passieren, dass beim Markieren des Termins der Cursor in dem Beschriftungstext blinkt. Klicken Sie auf die linke Seite des Termin-Kastens. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 21

Die Verwaltung der täglichen Arbeit mit Outlook

403

Ein gelöschter Termin befindet sich im Ordner Gelöschte Objekte. Rufen Sie den Ordner aus der Ordnerliste auf, indem Sie ihn anklicken. Der soeben gelöschte Termin kann in der Liste rechts neben der Ordnerliste angeklickt und bei gedrückter Maustaste in den Ordner Kalender gezogen werden.

Aufgaben speichern und verfolgen Der Aufgabenbereich hilft Ihnen, keine notwendigen Arbeiten mehr zu vergessen. Sie definieren welche Arbeiten durchgeführt werden müssen und den Termin, an dem sie fertiggestellt sein müssen. Klicken Sie in der Ordnerliste auf Aufgaben. Sie können auch das Symbol Aufgaben in der Outlook-Leiste wählen. Der Outlook-Bildschirm zeigt nun die Aufgabenliste. Im rechten Bereich des Bildschirms werden sämtliche Aufgaben angezeigt. Sie können ein Fälligkeitsdatum eintragen und Aufgaben auch als erledigt markieren (siehe Abbildung 21.25). Die Zeile Klicken Sie, um Aufgabe zu erstellen klicken Sie an und tragen die Aufgabe Weihnachtsbaum kaufen ein. Durch einen Doppelklick auf die Aufgabe oder in den leeren Bereich öffnet sich das Aufgabenfenster. In die Zeile Betreff tragen Sie den Text ein bzw. editieren ihn. Im mittleren Bereich legen Sie die Anfangsdaten und die Wichtigkeit fest, während Sie den unteren Bereich nutzen können, um die Aufgabe zu erläutern (siehe Abbildung 21.26). Das Datum für das Feld Beginnt am müssen Sie nicht von Hand eingeben. Durch das Auswahldreieck können Sie das Kalender-Steuerelement öffnen. Neben den bereits bekannten Möglichkeiten, zwischen den Monaten zu blättern und einen Tag anzuklicken, gibt es eine Schaltfläche für den heutigen Tag und ein Button, um kein Datum zu wählen (siehe Abbildung 21.27).

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 21.25: Der Aufgabenbereich

Abbildung 21.26: Festlegung der Aufgabendaten © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 21

Die Verwaltung der täglichen Arbeit mit Outlook

405

Abbildung 21.27: Benutzen der Datum-Steuerelemente

Auf diese Weise können Sie ein Fälligkeitsdatum und ein Datum für den Arbeitsbeginn festlegen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, eine Erinnerung zu erhalten, deren Zeitpunkt Sie ebenfalls bestimmen können.

Abbildung 21.28: Festlegen der Priorität

In dem Feld Priorität gibt es leider nur die drei Vorgaben Niedrig, Normal und Hoch.

Abbildung 21.29: Der Fortschritt-Status

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Teil II

406

Techniken und Praxis

Aus Programmen zur Projektverwaltung kennen Sie vielleicht einen Fortschritt oder Status. Hier können Sie eintragen, zu wie viel Prozent eine Aufgabe abgeschlossen ist. Entsprechend wird der Eintrag hinter Status auf In Bearbeitung geändert. Wenn eine Aufgabe zu 100 Prozent erledigt ist, wird sie in der Liste durchgestrichen angezeigt.

Abbildung 21.30: Erledigte Aufgabe

Die Aufgaben können Sie einfach mit der Schaltfläche Speichern und Schließen. Das Fenster wird dann geschlossen und Sie gelangen in die Aufgabenliste zurück. In der Aufgabenliste bewirkt ein Klicken auf die Überschriften Betreff und Fällig am das Sortieren der Einträge.

Abbildung 21.31: Sortieren der Aufgabenliste

Einmaliges Klicken auf das Feld Betreff bewirkt eine nach diesem Feld aufsteigend sortierte Liste. Erneutes Klicken bewirkt, dass die Liste absteigend sortiert wird.

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Kapitel 21

Die Verwaltung der täglichen Arbeit mit Outlook

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Die Sortierung nach einem Feld wird durch ein kleines Dreieck hinter dem Feldnamen angezeigt. Einträge lassen sich mit den normalen Befehlen kopieren. Sie können eine Aufgabe auch zum Markieren anklicken und mit _ löschen.

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Kapitel 22

Outlook als E-Mail Client einrichten

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22 Outlook als E-Mail Client einrichten Sie können E-Mails senden und empfangen, nachdem Sie den EMail-Dienst aktiviert haben. Dazu müssen Sie ein E-Mail-Konto einrichten. Dabei wird zunächst unterschieden, ob Sie E-Mails über das Internet empfangen und versenden wollen oder ob Sie zusammen mit anderen Benutzern direkt an einen Hauptcomputer, Server genannt, direkt angeschlossen sind. Dies ist in einer Abteilung oder einem Büro in der Regel der Fall. Wenn Sie über das Internet E-Mails empfangen und senden wollen, müssen Sie zunächst eine Verbindung zum Internet herstellen und dann in Outlook ein E-Mail-Konto einrichten. Ich gehe von der Situation aus, dass Sie über das Internet kommunizieren möchten. Andernfalls wird Ihnen der EDV-Administrator, der den Server eingerichtet hat, behilflich sein.

Zugang zum Internet herstellen Sofern Sie über Internet kommunizieren möchten, müssen Sie einen Provider beauftragen, mit dessen Hilfe Sie Zugang zum Internet erhalten. Der Provider wird auch Internetdienstanbieter genannt. Der Server des Providers ist in den Rechnerverbund, der das Internet bildet, eingebunden. Die Telefonnummer, die Ihr Modem anwählen muss, um eine Kommunikation mit dem Server des Providers aufzubauen alleine nutzt Ihnen nichts. Sie erhalten einen Benutzernamen und ein Kennwort, um sich an diesem Server anzumelden. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Es wird zunächst ein Modem installiert bzw. angeschlossen. Das Modem wandelt die Informationen aus Ihrem Computer in Daten um, die über das Telefonnetz versendet werden. Es gibt Modems, die als Steckkarte in den Computer eingebaut werden und solche, die man anschließt, ohne das Computergehäuse öffnen zu müssen. Wenn Sie ein Modem anschließen, werden Sie es wahrscheinlich mit einer seriellen Schnittstelle (COM1, COM2) oder mit der USBSchnittstelle Ihres Computers verbinden. Die USB-Schnittstelle bietet sich an, da über diesen Anschluß Daten mit einer hohen Übertragungsgeschwindigkeit gesendet werden können. Wenn Sie einen modernen Computer besitzen, wird Ihr Computer über ein oder zwei USB-Anschlüsse verfügen. Achten Sie beim Kauf eines Modems darauf, dass es mit diesem Anschluss verbunden werden kann. Zunächst stellen Sie durch die mitgelieferten Kabel eine Verbindung zwischen dem Modem und der Telefonleitung her und benutzen dann das Anschlusskabel zwischen Modem und Computer, um auch diese beiden Geräte zu verbinden. Verwenden Sie zur Installation des Modems besten die mit dem Gerät gelieferte Software. Nun müssen Sie die Verbindung zum Internet herstellen. Über die Schaltfläche Start in der Taskleiste gelangen Sie zum Menüpunkt Programme. Das Untermenü Zubehör enthält den Bereich Kommunikation. Hier finden Sie DFÜ-Netzwerk.

Abbildung 22.1: Aufruf des DFÜ-Netzwerks in Windows 98 © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 22

Outlook als E-Mail Client einrichten

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Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das Symbol Neue Verbindung erstellen anklicken.

Abbildung 22.2: Erstellen einer neuen Verbindung

Jetzt werden Sie durch einen Assistenten zur Erstellung einer Kommunikationsverbindung mit Ihrem Provider geführt.

Abbildung 22.3: Auswahl des Geräts für die Internet-Verbindung

In dem oberen Feld können Sie einen Namen für die Verbindung festlegen. Tragen Sie hier Internet Verbindung ein. Darunter müssen Sie auswählen, über welches Gerät, Modem oder ISDN-Karte, diese Verbindung hergestellt werden soll. Wählen Sie hier das angeschlossene Modem aus.

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412

Teil II

Techniken und Praxis

Wenn Sie auf Konfigurieren klicken, öffnet sich das Fenster, das Sie in der Abbildung sehen. Hier können Sie einige technische Einstellungen vornehmen. Normalerweise ist das nicht nötig, das bei der Installation des Modems schon alle Einstellungen korrekt vorgenommen werden.

Abbildung 22.4: Festlegen der Eigenschaften des Modems

Mit OK gelangen Sie in den Dialog Neue Verbindung erstellen zurück. Klicken Sie auf Weiter. Jetzt geben Sie die Telefonnummer ein, die von Ihrem Modem angewählt werden muss, um eine Verbindung zum Internet zu erstellen. Diese erhalten Sie von Ihrem Provider. Sie erhalten nun noch einen Hinweis darauf, dass die Verbindung erstellt wurde.

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Kapitel 22

Outlook als E-Mail Client einrichten

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E-Mail-Konto einrichten Nachdem Sie das Modem eingerichtet und die Verbindungsdaten festgelegt haben, können Sie in Outlook das E-Mail-Konto einrichten, damit der Austausch von E-Mails möglich wird. Mit der Anmeldung bei Ihrem Provider bzw. Internetdienstanbieter haben Sie folgende Informationen erhalten: ✔ Art des E-Mail-Servers ✔ Name des Posteingangsservers ✔ Name des Postausgangsservers ✔ Ihre E-Mail-Adresse ✔ Ihr Benutzername ✔ Ihr Kennwort Sie können, nachdem Sie Outlook gestartet haben, im Menü Extras den Befehl E-Mail-Konten aufrufen.

Abbildung 22.5: E-Mail-Konten einrichten oder verändern

In dem ersten Fenster müssen Sie angeben, dass Sie Ein neues EMail-Konto hinzufügen möchten, und bestätigen mit Weiter>.

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 22.6: Hinzufügen eines neuen E-Mail-Kontos

In dem zweiten Fenster können Sie festlegen, welchen Servertyp Ihr Provider verwendet. Diese Information erhalten Sie von Ihrem Provider.

Abbildung 22.7: Auswahl des Servertyps

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Kapitel 22

Outlook als E-Mail Client einrichten

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Microsoft Exchange Server wird verwendet, wenn eine Gruppe von Computern zusammengeschlossen ist, wie das z.B. in der Abteilung eines Unternehmens der Fall ist. T-Online arbeitet mit einem POP3-Server. Wählen Sie den Servertyp, den Sie benötigen, und klicken Sie auf Weiter>.

Abbildung 22.8: Eingabe der Benutzerinformationen

In dieses Fenster geben Sie Ihren Namen und die Ihnen zugewiesene E-Mail-Adresse ein. Die Namen von Posteingangs- und Postausgangsserver werden in die beiden Felder rechts oben eingetragen. Die Anmeldeinformationen sind der Benutzername, das ist meistens eine Zahlenkombination und nicht Ihr Nachname, und das Kennwort. Das Kennwort wird nur als Reihe von Sternen angezeigt. Wenn Sie Kennwort speichern mit einem Haken versehen, wird das Kennwort in Ihrem Computer gespeichert, bei der Anwahl gesendet und Sie müssen es nicht bei jeder Wahl neu eingeben. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil II

Techniken und Praxis

Damit könnte auch ein fremder Benutzer, der Zugang zu Ihrem Computer hat, Ihre Mails abrufen, denn das Kennwort muss er dann nicht mehr eingeben. Durch das Feld Weitere Einstellungen unten rechts gelangen Sie in ein Fenster, in dem Sie die zusätzlichen Informationen zum EMail-Konto eintragen können.

Abbildung 22.9: Informationen zum E-Mail-Konto

In dem oberen Feld der Karte Allgemein tragen Sie den Namen ein, den Sie in Outlook für diese Kontoinformationen verwenden möchten. Auf der zweiten Karte, Postausgangsserver, können Sie dessen Namen und einige weitere Einstellungen festlegen. Normalerweise können Sie den gleichen Benutzernamen verwenden wie für den Posteingang, aber auch das ist von Ihrem Provider abhängig (siehe Abbildung 22.10). Sehr wichtig ist, dass Sie die dritte Registerkarte aufrufen. Ihr Name ist Verbindung. Hier müssen Sie festlegen, wie die Verbindung hergestellt werden soll. Klicken Sie auf Über Modem verbinden (siehe Abbildung 22.11).

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Kapitel 22

Outlook als E-Mail Client einrichten

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Abbildung 22.10: Daten zum Postausgangsserver

Abbildung 22.11: Art und Namen der Verbindung festlegen

Im unteren Fensterbereich können Sie aus den angezeigten Namen die gewünschte Verbindung festlegen. Wählen Sie daraus die eben erstellte Verbindung aus.

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 22.12: Erweiterte Server-Einstellungen

Auf der Registerkarte Erweitert können Sie alle Felder im Ursprungszustand belassen. Der untere Bereich Übermittlung erlaubt Ihnen Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen anzuwählen. Die Kopien der Nachrichten sollten auf dem Server bleiben, wenn Sie dieselben Nachrichten auf mehreren Rechnern empfangen möchten. In der Praxis ist es allerdings sicherlich besser, die Nachrichten zu löschen, nachdem Sie diese geladen haben. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, wird das Fenster Internet-EMail-Einstellungen geschlossen, und in dem Fenster E-Mail-Konten können Sie ein Konto anklicken und mit der Schaltfläche Ändern in die Konfiguration zurückgelangen. Die Schaltfläche Entfernen löscht das markierte Konto. Durch die Schaltfläche Hinzufügen können Sie ein neues Konto erstellen.

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Kapitel 22

Outlook als E-Mail Client einrichten

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Abbildung 22.13: E-Mail-Konten bearbeiten, hinzufügen oder löschen

Sie können mehrere Konten anlegen, damit Sie E-Mails von mehreren Servern oder unter verschiedenen Benutzernamen abrufen können. Damit ist es möglich, dass mehrere Personen an einem Rechner gemeinsam E-Mails versenden und abrufen. Sie können bestimmen, welches E-Mail-Konto zum Versenden und Empfangen verwendet werden soll. Dazu rufen Sie in Outlook den Befehl Senden/Empfangen im Menü Extras auf. In dem Untermenü werden alle verfügbaren Konten aufgelistet. Sie können jedes Konto einzeln abrufen oder Alle senden bzw. Alle senden und empfangen verwenden.

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 22.14: Verschiedene Konten abrufen

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Kapitel 23

E-Mails versenden und empfangen

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23 E-Mails versenden und empfangen E-Mails versenden

Abbildung 23.1: Der Outlook-Eingangsbildschirm

Nachdem Sie Outlook gestartet haben, sehen Sie den Eingangsbildschirm. In der Ordnerliste befinden sich unter anderem die Ordner Posteingang, Postausgang und gesendete Objekte. Der Ordner Posteingang enthält sämtliche erhaltenen Nachrichten, unabhängig davon, ob sie von Ihnen bereits gelesen wurden oder nicht. Im Ordner

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Teil II

Techniken und Praxis

Postausgang befinden sich alle Nachrichten, die Sie erstellt haben, die aber noch nicht gesendet wurden. Sobald die Nachrichten verschickt wurden, werden Sie in den Ordner Gesendete Objekte verschoben. Sie kennen bereits die Ordner Kalender, Journal, Aufgaben und Kontakte. Um eine neue Nachricht zu beginnen, klicken Sie einfach auf das Symbol oben links. Wenn Sie auf das Auswahldreieck neben dem Symbol klicken, können Sie direkt einen neuen Kontakt, eine neue Aufgabe, einen neuen Termin oder ein anderes neues Objekt erstellen. Das Nachrichtenfenster öffnet sich und Sie können eine neue Nachricht verfassen.

Abbildung 23.2: Das Fenster einer einzelnen Nachricht

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Kapitel 23

E-Mails versenden und empfangen

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Hinter der Schaltfläche An haben Sie Raum, um die E-Mail-Adresse des Empfängers einzutragen. Sie können auch mehrere Adressen eintragen und durch Semikola trennen.

E-Mail-Adresse aus den Kontakten verwenden Wenn Sie die Adresse nicht eingeben möchten, können Sie auf die Schaltfläche An klicken, und ein Fenster zur Auswahl der Namen öffnet sich.

Abbildung 23.3: Auswählen eines Namens

Links sind sämtliche enthaltenen Namen aufgelistet. Sie können einen Namen markieren und dann auf An -> klicken oder durch Doppelklick auswählen. Die Felder Cc -> und Bcc -> bedeuten, dass Kopien der Nachricht verschickt werden. Alle unter Cc genannten Personen erhalten eine

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Teil II

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Techniken und Praxis

Kopie und werden in der Liste der Kopieempfänger genannt, so dass jeder Empfänger sehen kann, wer die Nachricht außer ihm noch erhalten hat. Die in Bcc bestimmten Personen erhalten die Nachricht, werden aber nicht in der Kopieempfänger-Liste genannt. Nachdem Sie alle Adressen festgelegt haben, schließen Sie das Fenster mit OK. Natürlich können Sie dieses Fenster immer wieder aufrufen, auch wenn Sie den Nachrichtentext schon erfasst haben. Es ist auch möglich, Adressen auszuwählen und weitere Adressaten von Hand hinzuzufügen. In dem Nachrichtenfenster können Sie eine Betreff-Zeile eingeben. Das ist eine sehr wichtige Zeile, denn der Empfänger sieht von jeder Nachricht zunächst den Absender und den Betreff. Der größte Bereich des Fensters steht für den eigentlichen Nachrichtentext zur Verfügung. Sie können den Text einfach eingeben, als ob Sie ein Textverarbeitungsprogramm, z.B. Word, mit den üblichen Funktionen verwenden würden. Das Ende einer Zeile können Sie mit Ü abschließen. Outlook stellt Ihnen eine Format-Symbolleiste zur Verfügung, über die Sie die Schriftart, -größe und Auszeichnungen einstellen können. Sogar die Absatzausrichtung können Sie wählen. Normalerweise werden E-Mails jedoch einfach als Text ohne Formatierung verschickt, um die Übermittlungszeit zu verringern. Der Empfänger dankt es Ihnen. Er ist bei einer Nachricht normalerweise nur an der enthaltenen Information interessiert, sonst könnten Sie eine Word-Datei als Anhang versenden. Falls der Empfänger die Nachrichten nicht mit Outlook, sondern mit einem anderen Programm empfängt, kann es ohnehin Probleme bei der Darstellung der Formatierungen geben.

Nachrichtenoptionen festlegen In der Symbolleiste finden Sie das Symbol Optionen. Dahinter verbirgt sich eine Reihe von Einstellungen, die mit der übermittelten Nachricht zu tun haben.

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Kapitel 23

E-Mails versenden und empfangen

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Abbildung 23.4: Aufruf der Optionen für eine Nachricht

Probieren Sie die verschiedenen Möglichkeiten, die der folgende Dialog Ihnen bietet aus, indem Sie eine an sich selbst adressierte Nachricht senden.

Abbildung 23.5: Nachrichtenoptionen festlegen

Zunächst können Sie oben links die Wichtigkeit einer Nachricht zwischen Hoch, Niedrig und Normal wählen. Entsprechend Ihrer Einstellung erscheint ein Kennzeichen in der Nachrichtenliste. Der Empfänger kann entscheiden, welche Nachrichten er zuerst liest.

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Teil II

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Techniken und Praxis

Fast in der Mitte des Fensters ist ein Kästchen angeordnet, mit dem Sie einschalten können, dass der Empfänger um eine Lesebestätigung gebeten wird. Sofern er dies zulässt, erhalten Sie eine Rückmeldung und erfahren auf diese Weise, wann Ihre Nachrichten gelesen wurden. Sie können auch die Option Übermittlung verzögern bis: aktivieren und die Nachricht würde nicht sofort, sondern erst zu einem bestimmten Zeitpunkt versendet. Schließen Sie nun dieses Fenster.

Anhänge versenden Klicken Sie in der Symbolleiste auf die kleine Büroklammer. Damit erhalten Sie die Möglichkeit, Anhänge zu versenden. Sie können neben einer kleinen Textnachricht eine Word-Datei, eine Excel-Mappe, eine Datenbank, ein Bild und viele andere Dinge versenden. Sie können auch mehrere Dateien an eine Nachricht hängen. Achten Sie darauf, dass die übermittelten Datenmengen nicht zu groß werden. Es kann sehr teuer werden, Dinge, die man nicht unbedingt braucht, zu erhalten, besonders wenn es sich um Bild- oder Tondateien handelt. Verwenden Sie ein Programm zum Komprimieren der Dateien, z.B. WinZip. Damit werden einzelne oder mehrere Dateien, aber auch ganze Ordner mit Inhalt in eine einzelne Archiv-Datei verwandelt. WinZip erzeugt Dateien, die durch eine Schraubzwinge gekennzeichnet werden. Die Archivdateien sind teilweise bis über 90% kleiner als die Ausgangsdateien. WinZip extrahiert die Archivdateien wieder in die ursprünglichen Dateien. Man kann auch selbst extrahierende Archivdateien erzeugen, die man nur anzuklicken braucht und die Dateien werden automatisch, ohne dass man WinZip aufruft, in ihren ursprünglichen Zustand gebracht. Diese selbst extrahierenden Archivdateien sind natürlich etwas größer als die normalen Archive, da Programmcode zum Extrahieren enthalten sein muss. Es bietet sich an, diese Option zu benutzen, wenn Sie

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Kapitel 23

E-Mails versenden und empfangen

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Dateien weitergeben möchten, aber nicht wissen, ob der Empfänger WinZip besitzt. Auf der beiliegenden CD ist eine Testversion von WinZip enthalten.

Abbildung 23.6: Anhang versenden

Wenn sich das Fenster Datei einfügen öffnet, können Sie einfach die Datei, die Sie anfügen möchten, anklicken und auf Einfügen klikken. Sie können mit S oder H auch mehrere Dateien markieren, so als würden Sie im Windows-Explorer arbeiten.

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Teil II

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Techniken und Praxis

Absenden der E-Mails Nachdem Sie eine E-Mail verfasst haben, klicken Sie auf Senden in der Symbolleiste. Damit wird sie in den Ordner Postausgang geschoben und bei der nächsten Verbindung mit dem Netz verschickt. Wenn Sie eine Nachricht noch nicht versenden möchten, weil Sie noch daran arbeiten wollen, können Sie das Diskettensymbol verwenden. Sie wird dann in dem Ordner Entwürfe gespeichert. Sie können in den Ordner klicken und sie durch Doppelklick wieder aufrufen. Die Verbindung mit dem Netz wird üblicherweise durch Anwahl hergestellt. Wenn Sie in einem Netz an einem gemeinsamen Server arbeiten, müssen Sie nichts weiter tun, da eine ständige Verbindung vorhanden ist. Falls die Verbindung erst durch Anwahl hergestellt werden muss, erscheint ein Dialogfenster. In die Felder Benutzernamen und Kennwort werden der Namen und das vergebene Kennwort eingetragen. Aktivieren des Ankreuzfeldes Kennwort speichern bewirkt, dass Ihr Kennwort im System gespeichert wird und beim nächsten Aufruf bereits eingetragen ist. Klicken Sie auf Wählen, um die Anwahl des Servers Ihres Providers herzustellen. Wenn Sie, nachdem das Nachrichtenfenster geschlossen ist, in der Symbolleiste auf Senden/Empfangen klicken, werden sämtliche EMail-Konten abgefragt und Nachrichten versendet bzw. vom Server auf Ihren Computer heruntergeladen. Falls Sie mehrere E-Mail-Konten definiert haben, können Sie über das Menü Extras Senden/Empfangen aufrufen und bestimmen, welches Konto Sie verwenden möchten (siehe Abbildung 23.7). Die versendeten Nachrichten werden nun in dem Ordner Gesendete Objekte angezeigt. Der Postausgang ist, nachdem die Übertragung beendet wurde, leer.

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Kapitel 23

E-Mails versenden und empfangen

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Abbildung 23.7: Auswahl des E-Mail-Kontos für die Verbindung

E-Mails empfangen Wenn Sie nicht über das Menü Extras den Befehl Senden/Empfangen und danach Alle senden auswählen, werden bei einer Verbindung automatisch alle für Sie vorhandenen Nachrichten vom Server abgerufen. Sofern Sie hinter dem Ordnernamen Posteingang eine Zahl in Klammern sehen, zeigt das an, dass Sie eine oder mehrere Nachrichten noch nicht gelesen haben (siehe Abbildung 23.8). Jede noch nicht gelesene Nachricht ist mit einem kleinen geschlossenen Briefumschlag gekennzeichnet. Die kleine Büroklammer deutet auf einen Anhang hin. Durch Doppelklick auf die Nachrichtenzeile können Sie eine Nachricht öffnen. Sie erscheint dann in einem eigenen Fenster (siehe Abbildung 23.9). Sie sehen, dass Ariane Weber eine Nachricht gesendet hat. In eckigen Klammern wird hinter dem Namen die E-Mail-Adresse angegeben, von der diese Nachricht gekommen ist. Der Namen des Versenders kann natürlich nur angezeigt werden, sofern der Absender in Ihren Kontakten eingetragen ist Nachdem Sie die Nachricht gelesen und das Fenster wieder geschlossen haben, erscheint der kleine Briefumschlag geöffnet.

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 23.8: Gefüllter Posteingang

Abbildung 23.9: Eine empfangene Nachricht

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Kapitel 23

E-Mails versenden und empfangen

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Sie können die Nachricht auch entfernen, indem Sie das Symbol für Löschen anklicken oder über die rechte Maustaste im Kontextmenü den Befehl Löschen aufrufen.

Anhänge öffnen und speichern In der Zeile Anlagen können Sie ablesen, dass eine Bilddatei mit dem Namen parrot1.jpg mitgeschickt wurde. Sie ist 12 KB groß. Durch Doppelklick können Sie diese öffnen oder auf Ihrer Festplatte speichern. In dem folgenden Fenster müssen Sie mitteilen, was mit der gerade aufgerufenen Datei geschehen soll.

Abbildung 23.10: Öffnen einer Anlage

Wenn Sie die Option Auf Datenträger speichern wählen und mit OK bestätigen, geben Sie den Dateinamen und den Zielordner für die Speicherung ein. Das Fenster sieht genauso aus wie das Speichern unter-Fenster, das Sie aus den anderen Anwendungen kennen. Sie können natürlich auch die Variante Öffnen wählen und damit die Datei anzeigen lassen, aber nicht auf Ihrer Festplatte speichern.

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Teil II

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Techniken und Praxis

Es besteht die Gefahr, dass Sie beim Öffnen, aber besonders beim Herunterladen von Dateien, Viren auf Ihren Computer bringen. Sie sollten nur Dateien aus dem Internet herunterladen, wenn Sie den Versender kennen oder Sie ein leistungsfähiges Virenschutzprogramm aktiviert haben.

Auf der beiliegenden CD ist der Virenscanner von McAfee enthalten.

Abbildung 23.11: Geöffneter Anhang

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Kapitel 24

Websites mit FrontPage erstellen

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24 Websites mit FrontPage erstellen Das Web ist ein Dienst des Internets. Dieser Dienst, der es ermöglicht, Seiten anzuzeigen und von jedem Ort der Welt abzurufen trägt den kompletten Namen World Wide Web. Ein Web besteht aus einer ganzen Reihe von Dateien besteht und eine Website ist eher mit einem Ordner vergleichbar, in dem sämtliche Daten, die dazugehören, abgelegt sind. Eine Website ist nicht etwa eine Seite, die im WWW dargestellt wird, sondern ein Auftritt im WWW, der unter einer Adresse aufzurufen ist. Damit eine Website im WWW für alle Benutzer verfügbar wird, benötigen Sie einen Provider, der Ihnen auf seinem Server Speicherplatz zur Verfügung stellt. Zu einer Website gehören in der Regel mehrere Seiten. Die Seite, die Sie normalerweise als erste erreichen, wenn Sie im Internet auf diese Website stoßen, heißt Homepage. Auf den Seiten gibt es Navigationsbereiche und Inhalte. In einem Navigationsbereich können Sie durch Klicken auswählen welche Inhalte im Inhaltsbereich auf derselben Seite angezeigt werden soll oder auf welche weitere Seite Sie springen möchten. Auf den Seiten befinden sich neben den Texten auch Grafiken. Das Laden solcher Seiten dauert länger als das Laden reiner Textseiten. Zur einheitlichen Erstellung von Seiten, die im WWW dargestellt werden sollen, wurde die Beschreibungssprache HTML entwickelt. FrontPage erlaubt, wie eine Reihe anderer Programm auch, mit der Maus Webseiten zusammenzustellen. Die auf diese Weise interaktiv definierte Seite wird dann in HTML-Code verwandelt.

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Teil II

434

Techniken und Praxis

Eine eigene Website erstellen Starten Sie FrontPage, indem Sie auf den Start-Button in der Taskleiste klicken und dann das Menü Programme öffnen. Nun sehen Sie bereits die Option Microsoft FrontPage, die Sie nur noch anzuklicken brauchen. Der Eingangsbildschirm wird angezeigt:

Abbildung 24.1: Der leere FrontPage-Bildschirm

Damit Seiten im WWW erstellt und auf der ganzen Welt in gleicher Weise angezeigt werden können, wurde die Beschreibungssprache HTML definiert. Die Inhalte und die Gestaltung dieser Objekte werden in HTML-Code umgewandelt. Das ist sehr viel einfacher als die Erstellung in HTML, zumal man die Bedienung in Grundzügen bereits von der Bedienung der Programme Word oder Excel kennt. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 24

Websites mit FrontPage erstellen

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Sie möchten ein neues Web, man könnte auch sagen eine Website, erstellen und klicken deshalb in dem Menü Datei auf den Befehl Neu und Seite oder Web. Der Aufgabenbereich erscheint am rechten Bildschirmrand.

Abbildung 24.2: Der FrontPage-Aufgabenbereich

Da Sie nicht nur eine einzelne Seite, sondern ein komplettes Web erzeugen möchten, klicken Sie in dem Bereich Mit Vorlage beginnen auf Webvorlagen. Genauso wie Sie es von anderen Programmen kennen, werden verschiedene Vorlagen und Assistenten angezeigt. Wählen Sie nun Persönliches Web. Oben rechts können Sie eingeben oder durch die DurchsuchenSchaltfläche auswählen, auf welche Festplatte und in welchen Ordner das neu erstellte Web gespeichert werden soll. Ein Web besteht normalerweise aus einigen Dateien und Ordnern (siehe Abbildung 24.3). Klicken Sie auf OK, und die Erstellung beginnt. Es dauert einige Sekunden, bis das Web erzeugt ist.

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Teil II

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Techniken und Praxis

Abbildung 24.3: Die Auswahl aus bestehenden Webvorlagen

Verschiedene Ansichten FrontPage erlaubt, das Web in verschiedenen Ansichten anzuzeigen. Über das Menü Ansicht können Sie die Ordnerliste einblenden. Die einzelnen Dateien mit der Endung htm sind HTML-Dateien. Hinzu kommen noch einige Ordner. In dem Ordner images sind die Bilder gespeichert. Die photogallery ist von der Hauptseite aus zugänglich. Die erste Seite einer Website heißt Homepage. Sie heißt sehr häufig index.htm. Es gibt Provider, bei denen die Homepage einen anderen festgelegten Namen haben muss (siehe Abbildung 24.4). In der Ordneransicht sehen Sie keine Dateien, sondern nur die Ordner in der Ordnerliste. Diese Ansicht ist vergleichbar mit dem Windows-Explorer. Sie können sich in dieser Ansicht gerade bei sehr umfangreichen Webs einen guten Überblick verschaffen (siehe Abbildung 24.5).

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Kapitel 24

Websites mit FrontPage erstellen

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Abbildung 24.4: Die FrontPage-Ansichten mit Ordnerliste

Abbildung 24.5: Die Ansicht Ordner

In der Ansicht Ordner erhalten Sie zwar einen Überblick, Sie sehen jedoch nicht, wie die Seiten miteinander in Beziehung stehen. Dazu ist die Ansicht Navigation sehr gut verwendbar. Sobald Sie in Ansichten auf Navigation geklickt haben, werden im rechten Bild-

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Teil II

438

Techniken und Praxis

schirmbereich die Web-Seiten in Form eines Baumes, ausgehend von der Homepage, angezeigt.

Abbildung 24.6: Die Navigationsansicht

Durch Doppelklick auf eine Seite schalten Sie in die Seitenansicht um, und diese Seite wird angezeigt.

Entfernen einer Seite In der Navigationsansicht können Sie auch Seiten löschen. Wenn Sie z.B. die Seite Über mich entfernen möchten, klicken Sie die Seite einfach an und drücken Sie _. Ein Dialog erscheint und Sie müssen angeben, ob die Seite nur nicht mehr mit den anderen Seiten verbunden sein soll oder Sie sie ganz löschen wollen.

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Kapitel 24

Websites mit FrontPage erstellen

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Abbildung 24.7: Eine Seite entfernen

Wählen Sie Die Seite aus der Navigationsstruktur entfernen und klikken Sie auf OK. Die Seite Über mich ist jetzt zwar in der Navigationsansicht nicht mehr vorhanden, aber in der Ordnerliste können Sie sich davon überzeugen, dass die Datei aboutme.htm noch vorhanden ist. Diese Datei können Sie anklicken, festhalten und auf das Rechteck für die Seite Interessen ziehen. Dadurch haben Sie die Seite wieder eingefügt. Dadurch können Sie zwar die Struktur verändern, Sie erzeugen aber nicht automatisch eine Möglichkeit, um von einer Seite auf eine andere Seite zu springen. Gehen Sie nun in die Seitenansicht (siehe Abbildung 24.8). Wenn Sie nacheinander die einzelnen Seiten durch Doppelklick anzeigen, erscheinen im Bildschirm alle Dateinamen als Registernamen. Nun können Sie einfach durch Klicken auf einen anderes Register in eine andere Seite gelangen (siehe Abbildung 24.9).

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Teil II

Techniken und Praxis

Abbildung 24.8: Anzeige der ersten Seite

Abbildung 24.9: Alle enthaltenen Seiten

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Kapitel 24

Websites mit FrontPage erstellen

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Verschiedene Darstellungen Jede Seite können Sie sich in verschiedenen Darstellungen anzeigen lassen. In der unteren linken Ecke des Fensters, in dem die Seite angezeigt wird, befinden sich drei Schaltflächen, um auszuwählen, ob Sie die Normaldarstellung, den HTML-Code oder eine Vorschau sehen möchten.

Abbildung 24.10: Umschalten der Darstellung

Wenn Sie in die HTML-Darstellung umschalten, können Sie sich den erzeugten HTML-Code ansehen.

Abbildung 24.11: HTML-Code

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Teil II

442

Techniken und Praxis

Die Befehlsfolgen in spitzen Klammern, »Tags» genannt, haben festgelegte Bedeutungen und eine festgelegte Syntax. Das bedeutet, dass Sie sich bei der Eingabe genau an die Regeln bezüglich der Zeichensetzung und Positionierung halten müssen. Einfacher ist es, in der Normaldarstellung Änderungen vorzunehmen. In der Vorschau-Darstellung sehen Sie, wie Ihre Seiten im Web aussehen werden. Hier können Sie auch die Schaltflächen zum Springen auf andere Seiten, Hyperlinks genannt, ausprobieren. Veränderungen an den Seiten können Sie nur in der Normal-Darstellung vornehmen, es sei denn, Sie möchten HTML-Code eingeben. In der Vorschau können Sie keinerlei Veränderungen vornehmen. Damit Sie eine bessere Übersicht bekommen, können Sie die Ordnerliste schließen.

Gestalten einer Seite Ändern des Textes Nachdem Sie nun eine einfache Website mit dem Assistenten erstellt haben und mit dem Blättern in FrontPage vertraut sind, werden Sie eine Seite konkret nach Ihren Vorgaben verändern bzw. anlegen. Blättern Sie dazu auf die Meine Website bzw. die Datei index.htm. Zunächst sollten Sie die Überschrift der Seite verändern. Sie möchten eine Website für Ariane Weber gestalten. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die Überschrift. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Seitenbannereigenschaften. Für die Eigenschaften der Überschrift, die man Seitenbanner nennt, erscheint ein Fenster:

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Kapitel 24

Websites mit FrontPage erstellen

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Abbildung 24.12: Klicken Sie in das Feld Seitenbannertext und tragen Sie Ariane Weber ein

Den Text auf der Seite können Sie noch einfacher ändern. Auf der Seite Ariane Weber (der Dateiname ist index.htm) finden Sie im mittleren Bereich einen Text, den Sie ganz einfach, wie Sie es auch in Word machen würden, ändern können.

Abbildung 24.13: Der Text auf der Homepage, der geändert werden soll

Sie können einfach in den Text hineinklicken, ihn löschen, neuen Text eingeben und formatieren.

Abbildung 24.14: Geänderter Text

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Teil II

444

Techniken und Praxis

Formatieren des Textes Bevor Sie formatieren, müssen Sie den gewünschten Text natürlich markieren. Das Markieren und Formatieren können Sie mit denselben Verfahren erreichen, die Sie in einem Word-Text anwenden würden. Sie können in den Text klicken, die Maustaste gedrückt halten und ziehen. Dabei wird Text markiert. Eine andere Möglichkeit zu markieren, besteht darin, zwei- oder dreimal in ein Wort zu klicken. Damit wird das entsprechende Wort bzw. der Absatz markiert. Am oberen Bildschirmrand sehen Sie die Symbolleiste Formatierung. Die enthaltenen Symbole erlauben, die markierten Elemente in einfacher Weise zu gestalten.

Abbildung 24.15: Auswahl der Formatvorlage

Ganz links in der Symbolleiste finden Sie das Auswahlfeld für die Formatvorlage. Formatvorlagen sind gespeicherte Formateinstellungen. Hinter den Namen der Formatvorlagen verbergen sich Definitionen, die Schriftart, Schriftgröße, Farbe und andere Formateinstellungen enthalten. Durch Zuordnen einer Formatvorlage erreichen Sie, dass der markierte Text bzw. der Absatz, in dem der Cursor steht, so formatiert wird, wie es in der Vorlage definiert ist. Hier können Sie Formateinstellungen zuordnen, ohne explizit alle © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Einstellungen durchführen zu müssen. Das hat den Vorteil, dass Sie komplizierte Gestaltungen, die aus mehreren Formatbefehlen bestehen, einfach durch Markieren des betreffenden Textes und Auswahl der Formatvorlage herstellen können. Im Menü Format finden Sie den Befehl Formatvorlage. Dort können Sie eigene Formatvorlagen definieren. Wählen Sie das gewünschte Format aus den HTML-Tags aus. Die Beschreibungssprache HTML arbeitet mit Kürzeln für Überschriften und andere bestimmte Textbereiche. Diese Kürzel heißen Tags. Klikken Sie auf Ändern und wählen Sie dann, welchen Formatbereich, Zeichen oder Absatz, Sie modifizieren möchten. Ein weiterer Vorteil der Formatvorlagen ist, dass Sie bei einem umfangreichen Web die Übersicht behalten und Sie bestimmte Textbereiche immer gleich formatieren, ohne auf den bisher erstellten Seiten nachsehen zu müssen. Das zweite Auswahlfeld von links erlaubt, die Schriftart für den von Ihnen markierten Text festzulegen.

Abbildung 24.16: Festlegen der Schriftart

Überraschend ist nur der Eintrag Standardschriftart. Damit ordnen Sie keine bestimmte Schriftart zu, sondern legen fest, dass die © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Schriftart verwendet wird, die der Betrachter als Standardschriftart in seinem Browser eingestellt hat. Wenn Sie eine ausgefallene Schriftart wählen, kann es passieren, dass der Text beim Betrachter anders erscheint, sofern auf dessen Computer diese Schriftart nicht installiert ist.

Abbildung 24.17: Bestimmen der Schriftgröße

Die Auswahl der Schriftgröße unterscheidet sich auch ein wenig von dem Auswahlfeld, wie Sie es aus Word kennen. Auch hier sehen Sie einen Eintrag Standard. Dieser bezieht sich auf die Standardgröße, die vom Betrachter vorgesehen wurde. Für die Festlegung der Größe werden 7 Stufen angezeigt. HTML arbeitet mit sieben verschiedenen Größendefinitionen, auf die Sie hier Bezug nehmen können. Es lässt sich eine eigene Schriftgröße in das Auswahlfeld eintippen und mit Ü bestätigen, auch wenn diese nicht vorgeschlagen wird.

Abbildung 24.18: Auszeichnungen (Schriftschnitt) zuordnen

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Zu den Symbolen zum Ein- und Ausschalten von Fettdruck, Kursivdruck und Unterstreichung ist nicht viel zu sagen. Sie arbeiten genauso wie in Word.

Abbildung 24.19: Die Absatzausrichtung bestimmen

Selbstverständlich können Sie auch in FrontPage die Ausrichtung eines Absatzes bestimmen. Für Überschriften werden Sie meistens zentrierten Text verwenden. Eine rechtsbündige Ausrichtung von Text kommt relativ selten vor. Die Ausrichtung in Blocksatz wird nicht von allen Browsern unterstützt, da sie kein HTML-Standard ist. Während die Symbole für Fettdruck, Kursivschrift und Unterstreichung Schalter darstellen, die natürlich einzeln, aber im Extremfall auch alle gemeinsam angeklickt werden, kann immer nur ein Zeichen aus der Gruppe Absatzausrichtung aktiv sein.

Abbildung 24.20: Die Schriftart vergrößern oder verkleinern

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Techniken und Praxis

Durch diese beiden Zeichen können Sie den markierten Text schrittweise vergrößern oder verkleinern, ohne eine Schriftgröße angeben zu müssen. Sie können den korrekten Schriftgrad durch Klicken auf diese beiden Symbole herausfinden. Sobald Sie einen Textteil markiert haben, können Sie durch Klikken auf das große A die nächste größere Stufe anwählen. Entsprechend können Sie die Schriftgröße auch wieder verringern.

Nummerierungen und Aufzählungen Ariane Weber möchte ein Gewinnspiel organisieren. Jeder Besucher, der die Website besucht und ein Feedback sendet, kann an dem Gewinnspiel teilnehmen. Zur Information sollen die Zeilen ✔ Meine Website besuchen ✔ Alle Seiten ansehen und Teddybären zählen ✔ Ein Feedback verfassen und die Anzahl der gefundenen Teddybären eintragen ✔ Einen von 10 Teddybären gewinnen ✔ Sie werden innerhalb eines Monats benachrichtigt dienen. Die Zeilen sollen nummeriert werden. Auf der Startseite ist ein Bereich enthalten, der sich mit dem Wetter befasst. Sie sehen ihn der folgenden Abbildung.

Abbildung 24.21: Ursprünglicher Text der Webseite

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Ersetzen Sie den Text Wetter durch Gewinnspiel, indem Sie vor das W des Wortes klicken und mit der _-Taste das gesamte Wort löschen. Geben Sie nun Gewinnspiel ein. Achten Sie darauf, dass Sie die Darstellung Normal verwenden, denn nur dann können Sie Eingaben vornehmen. In dem Kasten darunter können Sie nun die einzelnen Textzeilen, die alle Schritte bis zum möglichen Gewinn erläutern, eingeben oder sich eigene Einträge ausdenken. Achten Sie darauf, jede Zeile mit Ü abzuschließen. Die Nummerierungsfunktion arbeitet genau wie in Word oder PowerPoint. Das bedeutet, Absätze werden nummeriert. Ein aufgezählter Punkt oder gezählter Text wird von dem nächsten Eintrag immer durch das Absatzende getrennt. Selbstverständlich können auch mehrere Sätze zum selben Aufzählungspunkt gehören. Wenn Sie einen Absatz erzeugen möchten, aber keinen neuen Aufzählungs- bzw. Nummerierungspunkt wünschen, müssen Sie eine weiche Zeilenschaltung einfügen. Weiche Zeilenschaltung bedeutet, dass FrontPage in eine neue Zeile schaltet, aber keinen neuen Absatz beginnt. Nachdem Sie den Text eingetragen haben, markieren Sie alle Punkte, die Sie nummerieren wollen, die Überschrift natürlich nicht! Klicken Sie nun auf dieses Symbol, und eine Standardnummerierung erscheint. Durch nochmaliges Klicken können Sie die Nummerierung für die markierten Absätze wieder entfernen. Die Möglichkeiten, mit denen Sie die Nummerierung beeinflussen können, sind nicht so vielfältig wie z.B. in Word. Sie haben jedoch die Möglichkeit, zwischen fünf verschiedenen Nummerierungsformaten zu wählen, die Nummerierung wieder auszuschalten und den Startwert vorzugeben.

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Klicken Sie im Menü Format auf Nummerierung und Aufzählungszeichen, und Sie können in dem Fenster auf der zweiten Registerkarte, Nummerierung, die gewünschten Eingaben vornehmen.

Abbildung 24.22: Die Wahl des Nummerierungsformats

Wählen Sie hier die römische Zählung. In dem Feld Beginnen bei oben rechts könnten Sie einen von verschiedenen Startwerten festlegen. Selbstverständlich wird FrontPage die Nummerierung anpassen, wenn Sie einen Aufzählungspunkt hinzufügen oder löschen. Eine Option, die es Ihnen ermöglicht, die Liste fortzuführen, gibt es nicht. Sie können nur den Maximalwert des ersten Teils ansehen, um eins erhöhen und dann in den Startwert des zweiten Aufzählungsteils eintragen. Es gibt dann allerdings keine automatisch korrekte Aktualisierung von einem Aufzählungsbereich in den nächsten. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Das fertige Ergebnis sieht dann folgendermaßen aus:

Abbildung 24.23: Nummerierte Einträge in der Homepage

In ganz ähnlicher Weise können Sie eine Aufzählung erzeugen. Sie müssen zunächst den Text eingeben oder einen bestehenden Textbereich markieren. Nun müssen Sie nur auf das Symbol für Aufzählungen in der Symbolleiste Format klicken, und die Absätze werden mit Aufzählungszeichen versehen. Sie können auch in FrontPage ein Bild als Aufzählungszeichen verwenden. Wenn Sie die erste Registerkarte Grafische Aufzählungszeichen über Format/ Nummerierung und Aufzählungszeichen aufgerufen haben, können Sie dort auf Bild angeben klicken und Namen und Pfad einer Bilddatei eintragen oder mit Durchsuchen bestimmen.

Absatzeinzüge definieren Sie können einen Textabsatz auch dadurch hervorheben, dass Sie einen Einzug definieren. Das bedeutet, dass er weiter rechts beginnt und weiter links endet. Dies erreichen Sie, indem Sie in den betreffenden Absatz klicken und auf das Symbol Einzug vergrößern klicken.

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Abbildung 24.24: Die Einzüge vergrößern oder verkleinern

Mit Einzug verkleinern entfernen Sie den Einzug wieder. Mit dem Befehl Absatz im Menü Format können Sie den Einzug noch viel genauer festlegen. In diesem Fenster finden Sie zunächst ganz oben ein Auswahlfeld, in dem Sie die Ausrichtung des Absatzes bestimmen. Einfacher geht das jedoch über die Ihnen bekannten Symbole. Sie können den Einzug vor und nach dem Text, das entspricht dem linken und dem rechten Einzug, eingeben. Allerdings ist das Maß hier nicht cm, sondern FrontPage orientiert sich an der Punktgröße. Ein Erstzeileneinzug gibt es natürlich auch. Ein positiver Wert bewirkt, dass die erste Zeile weiter rechts beginnt als die restlichen Zeilen, bei einem negativen Wert ist es genau umgekehrt (siehe Abbildung 24.25). Sie können darüber hinaus einen Abstand vor und nach dem Absatz eintragen und den Zeilenabstand festlegen. Beim Zeilenabstand handelt es sich um ein Maß für den Abstand von einer Textunterkante bis zur nächsten Textunterkante. Er ist abhängig von der Schriftgröße. Der Zeilenabstand Einfach bedeutet, dass der Abstand genau so groß ist wie die Schrift. Bei doppeltem Zeilenabstand ist er genauso doppelt so groß wie das höchste Zeichen.

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Abbildung 24.25: Das Formatieren eines Absatzes

Rahmen zeichnen

Abbildung 24.26: Rahmenlinien zeichnen

Ganz ähnlich, wie Sie es in Excel durchführen, können Sie Rahmenlinien zeichnen. Markieren Sie die Tabellenkästchen, die Sie mit Rahmenlinien versehen möchten. Sie erkennen die Zeilen und Spalten einer Tabelle an den gepunkteten Linien.

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Klicken Sie auf das kleine Auswahldreieck neben dem Rahmensymbole, und Sie erhalten 12 verschiedene Wahlmöglichkeiten. Oben finden Sie das Symbol für einen äußeren Rahmen. Wenn Sie auf das Zeichen rechts daneben klicken, wird ein Außenrahmen mit Trennlinien zwischen den einzelnen Feldern gezeichnet. Sie können eine Linie oben, links unten, rechts und andere Kombinationen anklicken. In der oberen Zeile ganz rechts befindet sich ein Symbol zum Erstellen einer horizontalen Linie.

Text hervorheben

Abbildung 24.27: Texte hervorheben

Sie können einen Text hervorheben, so als ob Sie einen gedruckten Text mit einem Textmarker farbig hinterlegen. Markieren Sie den Text, um den es geht, und wählen Sie nun das Symbol Hervorheben und klicken Sie auf das Auswahldreieck. Sie können aus den Standardfarben wählen, eine Designfarbe zuordnen oder einen Farbton mit Weitere Farben aus einer großen Auswahl aussuchen.

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Abbildung 24.28: Die erweiterte Farbauswahl

Sie finden in dem Fenster, das sich öffnet, wenn Sie auf Weitere Farben geklickt haben, die Schaltfläche Benutzerdefiniert, um einen eigenen Farbton mischen zu können. Sehr schön ist die Schaltfläche Wählen. Nachdem Sie darauf geklickt haben, verwandelt sich der Mauszeiger in eine Pipette. Nun können Sie durch Klicken in Ihre Seite den dort vorhandenen Farbton ablesen. Dadurch verhindern Sie, dass Sie versehentlich unterschiedliche Farben verwenden. In der Ecke oben rechts können Sie die Farbwerte ablesen. Hier ist zu erkennen, in welchem Verhältnis die drei Grundfarben Rot, Grün und Blau gemischt werden, um die gewählte Farbe zu erhalten. Die Werte sind hexadezimal angegeben. Das bedeutet, an jeder Stelle kann eine Ziffer von 0 bis 9 und zusätzlich A, B, C, D, E und F stehen, um »Ziffern» von 10 bis 15 einzutragen. Die hintere Stelle hat den Wert 1, während die vordere Stelle den Wert 16 hat. Der kleinste mögliche Wert ist 00 und steht für 0, während der höchste Eintrag FF die Zahl 255 repräsentiert. Im vorliegenden Beispiel ergeben sich folgende Dezimalwerte: 51, 102 und 255. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Textfarbe festlegen Wenn Sie den Text nicht farbig hinterlegen, sondern die Schrift färben möchten, müssen Sie zunächst den Text, der farbig gestaltet werden soll, markieren. Nun klicken Sie auf das Auswahldreieck für die Textfarbe.

Abbildung 24.29: Bestimmen der Textfarbe

Wählen Sie die gewünschte Farbe aus oder klicken Sie auf weitere Farben, um eine Auswahl aus der erweiterten Farbpalette zu treffen oder einen eigenen Farbton zu mischen. Die Farbauswahl können Sie genauso treffen, wie Sie es beim Hervorheben des Textes getan haben.

Eine leere Seite hinzufügen Angenommen, Sie möchten eine neue Seite hinzufügen, um über Ihren Urlaub zu berichten. Am besten lassen Sie sich dazu die Navigationsansicht anzeigen. Klicken Sie nun im Menü Datei auf Neu und wählen nun Seite oder Web. Nun wird der Aufgabenbereich am rechten Bildschirmrand eingeblendet. Falls der Aufgabenbereich bereits angezeigt wird, können Sie auch direkt auf Mit Vorlage beginnen/Seitenvorlagen klicken. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Sie können natürlich auch mit Neu/Leere Seite ein leeres Blatt erzeugen, das allerdings schon dem Design des Webs angepasst ist. In einem der späteren Abschnitte werden Sie die Zuordnung des WebDesigns ausprobieren und verändern.

Abbildung 24.30: Der Aufgabenbereich zur Erstellung einer neuen Seite

Nachdem Sie Seitenvorlagen gewählt haben, erhalten Sie auf drei Registerkarten eine ganze Menge Auswahlmöglichkeiten. Es ist meistens einfacher, mit einer vordefinierten Seite zu beginnen und sie anzupassen. Schauen Sie sich die verschiedenen Möglichkeiten auf den ersten beiden Registerkarten an. Die dritte Karte enthält CSS. Das sind Cascading StyleSheets. Sie dienen dazu, die Formateigenschaften zu verändern, ohne dass die HTML-Tags konkret modifiziert werden. Sie können nicht verwendet werden, wenn Sie den HTML-Code einer Seite direkt bearbeiten möchten. Eine Seite kann in mehrere Frames aufgeteilt werden. Diese Frames definieren Bereiche, z.B. zum Anzeigen von Inhalten und zur Navi-

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gation. Die Inhalt der einzelnen Frames können getrennt voneinander aktualisiert werden. Suchen Sie sich eine Vorlage aus den ersten beiden Karten aus. Im Beispiel habe ich eine Seite mit sehr viel Text und einem Inhaltsverzeichnis gewählt. Sie können in die Vorschau-Ansicht umschalten. In einem späteren Abschnitt dieses Kapitels erfahren Sie mehr über den Befehl Browservorschau, mit dem Sie die Website mit einem installierten Browser betrachten können. Das hat den Vorteil, dass Sie die Seiten so dargestellt bekommen, wie der Anwender im Internet sie sieht. Klicken Sie die Vorlage an und bestätigen Sie mit OK.

Abbildung 24.31: Auswahl einer Seitenvorlage

Nachdem die Seite erstellt und im Bildschirm angezeigt wird, trägt sie den Namen Seite1.htm. Sie wissen, dass ein Web aus einer ganzen Reihe von Dateien besteht.

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Über das Menü Datei oder das Disketten-Symbol in der Symbolleiste können Sie die Seite speichern.

Abbildung 24.32: Speichern der neuen Seite

Verwenden Sie den Namen Urlaub. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Titel ändern und tragen Sie Mein letzter Urlaub als Titel für diese Seite ein.

Abbildung 24.33: Speichern der eingebetteten Dateien

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Das System macht Sie darauf aufmerksam, dass die Seite eingebettete Dateien enthält. Das können z.B. Grafiken, Tonfolgen oder Video-Clips sein. In diesem Fall handelt es sich um ein Bild, das gespeichert werden muss. An dieser Stelle könnten Sie die Datei umbenennen, einen anderen Ordner zum Speichern festlegen oder über die Bildeigenschaften den Dateityp bestimmen. Bestätigen Sie einfach mit OK. Die Dateien wurden gespeichert. Davon können Sie sich in der Ordnerliste überzeugen. Zur besseren Übersicht ist die Bilddatei Fish.jpg zusammen mit den HTML-Dateien im gleichen Ordner gespeichert. Bei einer größeren Website wäre es besser, einen eigenen Ordner dafür zu verwenden, z.B. images. Auf der neuen Seite ist ein riesiger Text eingetragen, der im ersten Moment so aussieht, als wäre er in Latein verfasst. Es ist jedoch einfach ein Blindtext, der die Art der Textdarstellung zeigen soll und als Platzhalter dient. Ändern Sie die Überschrift in Mein letzter Urlaub. Nun existiert zwar die Seitendatei zusammen mit dem Bild, aber sie ist noch nicht Bestandteil Ihrer Website. Sie können noch nicht von einer beliebigen anderen Seite auf sie springen. Solche Sprünge heißen genauso wie Sprünge zu fremden Seiten im Internet oder zu anderen Dateien, z.B. Berichten in Word, Hyperlink. Im ersten Schritt müssen Sie in die Navigationsansicht wechseln und dann in der Ordnerliste Urlaub.htm anklicken, festhalten und neben Über mich ziehen.

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Abbildung 24.34: Webstruktur mit eingefügter Seite

Wenn Sie auf die Hauptseite Ariane Weber gehen, können Sie im linken Bereich alle anderen Seiten aufrufen. In diesem Block ist auch die Seite Mein letzter Urlaub eingeschlossen.

Abbildung 24.35: Die Navigationsleiste

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In diesem Block sind die Seiten namentlich aufgeführt. Der Punkt zeigt an, auf welcher Seite Sie sich aktuell befinden. Wenn Sie den Mauszeiger in den Block schieben, verwandelt er sich in eine Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger. Durch Anklicken können Sie auf jede der angegebenen Seiten springen. Home bringt Sie zurück zur Homepage.

Hyperlinks einfügen Leider können Sie noch nicht von der Urlaubsseite wieder auf die Hauptseite zurückspringen. Sie benötigen einen Hyperlink. Ein Hyperlink ist ein Objekt, das Sie anklicken, um zu einer anderen Seite oder einer anderen Datei zu springen. Er kann in Gestalt eines Textes, aber auch als Zeichnung oder Bild in einer Seite auftauchen. Dazu müssen Sie einen Hyperlink in diese Seite einfügen. Gehen Sie in das Feld links oben, in dem momentan Abschnitt 1 steht. Klicken Sie davor und drücken Sie Ü. Dadurch schaffen Sie Platz für den Hyperlink.

Abbildung 24.36: Leerzeile einfügen

Nun betätigen Sie im Menü Einfügen den Befehl Hyperlink. Ein Fenster zur Eingabe des Sprungziels erscheint: © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Abbildung 24.37: Festlegen des Ziels für den Hyperlink

Links oben ist der Bereich Link zu: Datei oder Webseite ausgewählt. Das ist genau die richtige Einstellung, denn Sie wollen zur Homepage, zu der Seite index.htm springen. Klicken Sie in der Dateiliste auf index. Im Feld Adresse am unteren Bildrand ist nun index.htm eingetragen. Das Feld Text anzeigen als: am oberen Fensterrand bestimmt, welcher Text in der Seite erscheinen soll. Tragen Sie hier zurück zu Ariane Weber-Homepage ein. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK. Speichern Sie die Seite erneut ab. Alternativ zu dieser Vorgehensweise kann man auch zunächst den Text eingeben, ihn markieren und dann den Hyperlink einfügen. In diesem Fall wird der markierte Text im Feld Text anzeigen als bereits angezeigt.

Bilder einfügen Bilder lockern eine Website auf. Viele Zusammenhänge lassen sich durch Grafiken einfacher darstellen. Allerdings kosten Bilder Speicherplatz und verursachen höhere Ladezeiten. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Das Hinzufügen von ClipArts oder Fotos ist eine ganz einfache Sache. Sie müssen nur an die gewünschte Position klicken und danach über das Menü Einfügen den Befehl Grafik wählen. Wenn das Bild bereits existiert, wählen Sie Aus Datei. Ein Dialog zum Festlegen des Namens der Bilddatei und des Ordners erscheint. Sie können den Eintrag in dem Feld Dateityp auf Alle Grafikdateien lassen. Wenn Sie wissen, um welchen Dateityp es sich bei der Datei handelt, z.B. jpg oder tif,, können Sie ihn hier einstellen. Über dem Befehl Aus Datei steht auch ClipArt zur Verfügung. ClipArts sind einfache Zeichnungen, die in allen Anwendungen zur Verfügung stehen. Mit Ihrem Office-Paket haben Sie eine ClipArtSammlung erhalten. Sie können weitere ClipArts aus dem Internet oder von CD, die Sie beim Computerfachhandel beziehen können, laden. Im Aufgabenbereich erscheint der Clip Organizer, in dem Sie die ClipArt-Sammlung nach bestimmten Stichwörtern durchsuchen können. Tragen Sie Menschen als Suchbegriff ein.

Abbildung 24.38: Der Clip Organizer

Das Ergebnis wird angezeigt. Jedes ClipArt verfügt über ein Menü. In diesem Menü gibt es auch Befehle zum Löschen des ClipArts aus dem Clip Organizer. Sie können das ClipArt per Drag&Drop in das Dokument ziehen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Abbildung 24.39: Ergebnis der Suche im Clip Organizer

Sie können durch Einfügen / Grafik / Von Scanner oder Kamera ein Bild auch direkt einlesen. Das eingefügte ClipArt wird genauso wie ein eingefügtes Bild in die Textzeile gesetzt. Beim Anklicken erscheinen acht Anfasspunkte zum Verändern der Größe. Die genaue Position im Verhältnis zur Textzeile können Sie einstellen, wenn Sie mir der rechten Maustaste auf die Grafik klicken und daraus Bildeigenschaften wählen. Dort © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Techniken und Praxis

finden Sie Felder zum Einstellen der horizontalen und vertikalen Abstände. Zum Löschen der Grafik klickt man sie an und drückt nur _.

Design zuordnen Bei der Erstellung der Website hat Frontpage automatisch ein Design zugeordnet. Dieses Design enthält Farben für den Hintergrund, Schriftarten und -größen, Farben für die Texte und die Gestaltung aller sonstigen Elemente, z.B. Hyperlinks.

Abbildung 24.40: Auswahl des Designs

Klicken Sie im Menü Format auf Design, um ein anderes Design zuzuordnen. Das Design ist eine Grundeinstellung für die Gestaltung der Website. Normalerweise gilt es für sämtliche Seiten. Sie können aller-

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dings links oben festlegen, ob Sie allen Seiten oder nur den ausgewählten Seiten ein neues Design zuordnen möchten. Mit den Schaltern links unten können Sie das Erscheinungsbild ein wenig verändern. Die Option Lebendige Farben führt zur Darstellung von leuchtenden Farben. Wenn diese Option deaktiviert ist, erscheinen die Farben eher blass. Die Aktivierung von Aktive Grafiken hat zur Folge, dass in Bannern, Schaltflächen und Aufzählungselementen bewegte Objekte erscheinen. Wenn Sie CSS verwenden und nicht den HTMLCode der Seite direkt verändern möchten, aktivieren Sie diese Option. CSS werden nicht von allen Browsern korrekt umgesetzt. Wenn Sie das Hintergrundbild weglassen, wird die Seite vom Browser des Benutzers schneller geladen. Mit der Schaltfläche Ändern haben Sie die Möglichkeit, Farben und andere Gestaltungsmerkmale einzeln zu verändern.

Die Browservorschau ausprobieren Sie haben zwar in den Ansichten von FrontPage die Möglichkeit, eine Vorschau anzeigen zu lassen, jedoch können Sie erst richtig beurteilen, wie Ihre Website beim Anwender aussieht, wenn Sie die Browservorschau verwenden, da es zwischen den Browsern und zwischen den Versionen eines Browsers Unterschiede in der Umsetzung der Befehle in die Bildschirmdarstellung gibt. Im Menü Datei finden Sie den Befehl Browservorschau. In dem kleinen Fenster sehen Sie sämtliche installierten Browser. Meistens wird der Anwender mit dem Internet Explorer oder mit Netscape Navigator 4 arbeiten. Weiterhin können Sie verschiedene Auflösungen auswählen. In der Regel werden Sie die besten Ergebnisse erzielen, wenn Sie Ihre Seiten für eine Auflösung von 800 x 600 Bildpunkten ausrichten. Das mag zwar für einen Desktop-PC nicht unbedingt viel sein, aber es

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gibt doch eine Reihe von Anwendern, die diese Auflösung verwenden und sei es nur auf einem Notebook. Wenn Sie bei der Erstellung der Seiten von einer höheren Auflösung ausgehen und ein Anwender nur 800 x 600 Bildpunkte zur Verfügung hat, sieht er nur einen Teil der von Ihnen erstellten Seite und muss, um den Rest zu sehen, die Bildlaufleisten benutzen.

Abbildung 24.41: Aufrufen der Browservorschau

Veröffentlichen des Webs Wenn Sie ein Web erstellt und alle Hyperlinks kontrolliert haben, wollen Sie es bestimmt im Internet veröffentlichen, damit alle Anwender, die im Internet surfen, Ihre Website besuchen können. Dazu benötigen Sie einen Provider, der Ihnen Webspace zu Verfügung stellt. Das ist Speicherplatz auf einem Server. Vom Provider erhalten Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort. Wenn Ihr Provider über die FrontPage-Servererweiterungen verfügt, ist das Veröffentlichen besonders einfach. Die Software ermöglicht Ihnen, mit FrontPage direkt Kontakt zu dem Server aufzunehmen und alle Objekte, die Sie in Ihr Web eingebracht haben, werden problemlos angezeigt.

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Klicken Sie im Menü Datei auf Web veröffentlichen. Sie werden eventuell darauf hingewiesen, dass bestimmte Teile des Webs, HTMLDateien oder Bilder, noch nicht gespeichert sind. Bestätigen Sie immer die Frage nach der Speicherung der Dateien.

Abbildung 24.42: Veröffentlichen des Webs

Schließlich können Sie in diesem Fenster die Adresse, die Ihr Provider Ihnen zugewiesen hat, eintragen. Ihr Computer wird eine DFÜ-Verbindung mit dem Internet aufbauen und versuchen, diese Adresse aufzurufen. Dabei müssen Sie eventuell ein Kennwort eingeben. Mehr Informationen zum Aufbau einer DFÜ-Verbindung finden Sie in dem Kapitel über Outlook. Fall der Server Ihres Providers nicht über die FrontPage-Servererweiterungen verfügt, können Sie vielleicht über einen Menüpunkt in der Service-Seite Ihres Providers das Web auf den Server speichern. Wenn es auch damit nicht klappt, können Sie den Internet-Dienst FTP verwenden. Das ist eine Möglichkeit zum Kopieren von Dateien.

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Ein spezielles FTP-Programm, WS-FTP Pro, ist als Testversion auf der Buch-CD enthalten.

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teil

Know-how für Fortgeschrittene In diesem Teil des Buches werden Sie Ihr Wissen zu Word, Excel und Access vertiefen. Sie legen Dokumentvorlagen an und erstellen Tabellen. Mit dem Erstellen von Diagrammen und Verknüpfungen zwischen Tabellen durch Verweis-Funktionen lernen Sie fortgeschrittene Anwendungen in Excel kennen.

III © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Kapitel 25

Word für Fortgeschrittene

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25 Word für Fortgeschrittene Definition von Absatzeinzügen Sie müssen Textpassagen nicht unbedingt immer an der durch den linken Seitenrand definierten Stelle beginnen und entsprechend am rechten Rand enden lassen. Durch Absatzeinzüge können Sie Absätze hervorheben und den Beginn eines neuen Absatzes kennzeichnen. Ein Absatzeinzug gehört zu den Absatzformaten. Das bedeutet, Sie müssen festlegen, für welchen Absatz der Einzug gelten soll. Dazu reicht es aus, in den Absatz hineinzuklicken, damit der Cursor in dem Absatz steht, den Sie formatieren möchten. Sie können durch Ziehen mit der Maus eine Markierung erstellen, die sich über mehrere Absätze erstreckt, dann gilt die Formatierung für alle Absätze, die ganz oder teilweise markiert sind. Jeder Absatz kann einen linken Einzug, einen rechten Einzug und einen Erstzeileneinzug erhalten. Sie können den Einzug durch die Formatierung über das Menü Format, den Befehl Absatz in dem entsprechenden Fenster durchführen. Im mittleren Teil dieses Fensters, im Bereich Einzug, können Sie den linken und den rechten Einzug in den Auswahlfeldern Links: und Rechts: eintragen. Es lässt sich entweder durch die kleinen Dreiecke den Wert um einen Millimeter vergrößern bzw. verkleinern oder ein Wert in die Felder eintragen. Die Einheit »cm« müssen Sie nicht eingeben. Sie brauchen nur den Zahlenwert einzutippen und mit Ü zu bestätigen. Das Feld Sondereinzug steht normalerweise auf (ohne). Wenn Sie dort Erste Zeile anwählen, können Sie in das Feld Um: eintragen, wie viele Zentimeter die erste Zeile nach rechts verschoben werden soll. Wenn Sie die erste Zeile nach links verschieben möchten, wählen Sie den Eintrag Hängend im Feld Sondereinzug: aus. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil III

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Abbildung 25.1: Absatzformatierung durch Menübefehl

Wenn Sie Einträge vorgenommen haben, können Sie mit OK bestätigen. Laden Sie den Beispieltext Absatzeinzüge von der CD, um die prinzipielle Vorgehensweise bei der Definition eines Einzugs in den nächsten Abschnitten zu üben. In Abbildung 25.2 sehen Sie den Beispieltext mit verschiedenen Absatzeinzügen. Der erste Übungsabsatz in Teil I enthält keinerlei Absatzeinzüge. Der zweite Absatz ist um zwei Zentimeter von links und um drei Zentimeter von rechts eingezogen. Im dritten Absatz ist ein linker Einzug von zwei Zentimetern und ein Erstzeileneinzug von drei Zentimetern zu sehen.

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Kapitel 25

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Abbildung 25.2: Beispieltext für Absatzformatierungen

In Teil II des Beispieltextes fehlen Einzüge, so dass Sie selbst die Einzüge festlegen können. Beginnen Sie damit, den Absatz anzuklicken, der einen linken und einen rechten Einzug enthält. Sie könnten die zwei Zentimeter linken Einzug und die drei Zentimeter für den rechten Einzug zwar über den oben vorgestellten Menübefehl Format/Absatz einstellen, aber ich möchte Ihnen eine andere Methode vorstellen. An der rechten Seite des Zeilenlineals sehen Sie ein kleines Dreieck, mit dem Sie den rechten Einzug definieren können. Die linke Seite des Zeilenlineals zeigt an der oberen Seite ein Dreieck für den

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Einzug der ersten Zeile. Das untere Dreieck dient zum Festlegen des Einzugs aller Absatzzeilen außer der ersten. Das kleine Rechteck darunter bewegt die beiden darüber liegenden Dreiecke gemeinsam. Wenn Sie darauf klicken und es bewegen, definieren Sie den Einzug für sämtliche Zeilen des Absatzes.

Abbildung 25.3: Festlegen des Erstzeileneinzugs

Nachdem Sie den Cursor durch Anklicken in den Absatz gebracht oder den Absatz markiert haben, klicken Sie auf das obere Dreieck an der linken Seite im Zeilenlineal und ziehen es bis auf 2. Die gepunktete Linie zeigt Ihnen genau, bis zu welcher Position die erste Zeile verschoben wird.

Abbildung 25.4: Bestimmen des Erstzeileneinzugs

Sobald Sie die Maus loslassen, sehen Sie, dass die erste Zeile nach rechts gerutscht ist. Sie wollen jedoch nicht nur die erste Zeile, sondern den gesamten Absatz verschieben, deshalb klicken Sie nun auf das untere Dreieck und schieben es unter das obere Symbol. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Abbildung 25.5: Einstellen des linken Einzugs

Sobald Sie die Maustaste loslassen, haben Sie den linken Einzug festgelegt und können sich dem rechten Einzug von drei Zentimetern zuwenden. Das Ende des beschreibbaren Bereichs ist ungefähr bei 16 cm, deshalb müssen Sie nur auf das kleine Dreieck an der rechten Seite des Zeilenlineals klicken und es bis zur 13 ziehen.

Abbildung 25.6: Übersicht über die Symbole auf der linken Seite

Da in dem Absatz, den Sie gerade bearbeitet haben, die erste Zeile an der gleichen Stelle wie die weiteren Zeilen beginnt, hätten Sie auch mit dem kleinen Rechteck arbeiten und auf diese Weise beide Dreiecke in einem Arbeitsgang verschieben können. In dem folgenden Absatz des Beispieltextes stellen Sie einen negativen Erstzeileneinzug ein. Dazu muss das obere Dreieck weiter links als das Untere im Zeilenlineal stehen.

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Wenn Sie die Absatzeinzüge im ersten Teil des Beispieltextes ansehen oder Ihre Einstellungen kontrollieren möchten, beachten Sie, dass Sie im Zeilenlineal immer die Einstellungen für den Absatz sehen, in dem der Cursor gerade steht.

Anlegen von Dokumentvorlagen für WordTexte Sie möchten Briefpapier gestalten, so dass Sie nicht immer mit einem leeren Blatt beginnen müssen, sondern bereits Absenderinformationen und Randeinstellungen vorgegeben sind. Führen Sie nacheinander die folgenden Schritte durch: ✔ Starten Sie Word und beginnen Sie mit einem vollkommen leeren Blatt. ✔ Tragen Sie den Absender ein. ✔ Markieren Sie die Absenderzeilen und formatieren Sie diese zentriert. ✔ Ordnen Sie eine angenehme Schriftart zu, z.B. Tahoma. ✔ Wählen Sie eine Schriftgröße, z.B. 16 pt.

Abbildung 25.7: Formatierter Absender

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Informationen zur Texteingabe und Formatierung finden Sie in den ersten Kapiteln. Nun sollten Sie die Randeinstellungen vornehmen. Über Datei / Seite einrichten legen Sie auf der Karte Ränder die Werte fest. Setzen Sie den oberen Rand auf 0,5 cm, den linken und den rechten Rand auf 2,0 cm und den Wert für den unteren Abstand auf 2,0 cm.

Sonderzeichen einfügen Als Nächstes wollen Sie die Telefonnummer eintragen. Vor der Nummer möchten Sie gerne ein Sonderzeichen, das kleine Telefon anzeigen. Klicken Sie in dem Menü Einfügen auf Symbol.

Abbildung 25.8: Auswahl eines Symbols

Zunächst bestimmen Sie eine Schriftart. Danach können Sie ein Zeichen aussuchen. Das Telefon finden Sie in der Schriftart Wingdings. Wingdings, Webdings und Symbol sind Symbolschriftarten. Sie enthalten Fantasiezeichen, mathematische Symbole und andere Zeichen, die man eher einzeln verwendet. In den Webdings finden © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Sie kleine Bilder, die Sie durchaus vergrößern können, bis sie das gesamte Blatt einnehmen, denn die Symbole können genauso einen anderen Schriftgrad erhalten wie normale Buchstaben. Tragen Sie eine beliebige Telefonnummer und eine Faxnummer mit dem entsprechenden Symbol ein.

Abbildung 25.9: Anschrift mit Telefon- und Faxnummer

Rahmenlinien zeichnen Nun möchten Sie eine Linie unter die Faxnummer setzen. Drücken Sie hinter der Faxnummer noch mindestens einmal Ü. Bewegen Sie dann den Cursor wieder in die Zeile, unter der die Linie erscheinen soll. Wenn Sie auf das Auswahldreieck neben dem kleinen Rahmensymbol klicken, öffnet sich ein Auswahlfenster.

Abbildung 25.10: Auswahl der Rahmenlinien

Hier können Sie oben links einen kompletten Rahmen und den Absatz, in dem der Cursor gerade steht, einfügen. Es gibt eine Linie am linken oder rechten Rand, oben oder unten und einige weitere Möglichkeiten. Das Zeichen oben rechts zeichnet eine horizontale Linie.

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Die Linie unter der Faxnummer geht vom möglichen Textbeginn und dem möglichen Textende aus. Sie möchten aber die Linie gerne vom Blattbeginn bis zum Blattende ziehen. Die meisten Drukker können leiden nicht so weit nach außen drucken.

Verschieben des Absatzeinzugs Schalten Sie dazu in die Seitenlayoutansicht.

Abbildung 25.11: Bisher eingetragener Text

Achten Sie darauf, dass der Cursor in dem Absatz steht, in dem sich die Linien befinden. Ziehen Sie nun an dem kleinen Rechteck, das links am Zeilenlineal angezeigt wird, die beiden kleinen Dreiecke ganz nach links. Damit verändern Sie den linken Einzug.

Abbildung 25.12: Verschieben des linken Einzugs

Genauso müssen Sie den rechten Einzug zur rechten Blattkante verschieben (siehe Abbildung 25.13). Sie können natürlich auch über den Menübefehl Format / Absatz die Einzüge definieren. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Abbildung 25.13: Verschieben des rechten Einzugs

Da Sie damit keine zusätzlichen Ränder definieren, sondern den Textbereich verbreitern, müssen die Werte, die Sie in das Fenster eintragen, negativ sein. Es lassen sich auch mehrere Absätze gleichzeitig markieren und dann einen Rahmen um einen Block von Absätzen ziehen. Auch die Absatzeinzüge gelten dann für alle markierten Absätze. Wenn Sie Fensterumschläge verwenden, benötigen Sie einen Absendereindruck. Drücken Sie Ü, so dass der Cursor bei vier Zentimetern angekommen ist. Sie können den Abstand zur oberen Blattkante in der Statuszeile hinter Bei ablesen. Geben Sie nun den Absender Ariane Weber ? Sonnenscheinstrasse 12 ? 50667 Köln

ein. Die Trennzeichen erhalten Sie mit dem Menübefehl Ansicht / Symbol. Markieren Sie den Text und ordnen Sie den Schriftgrad 6 oder 8 zu und schalten Sie die Unterstreichung ein. Der gestaltete Briefkopf sieht nun folgendermaßen aus:

Abbildung 25.14: Gestalteter Briefkopf

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Damit Sie beim Beginn der Arbeit direkt mit diesem Briefkopf beginnen können und nicht mit einem leeren Blatt, müssen Sie aus diesem Dokument eine Dokumentvorlage machen. Dies geschieht durch einen Speichervorgang. Rufen Sie im Menü Datei den Befehl Speichern unter auf. Sie müssen den Dateityp ändern. Anstelle des normalen Eintrags Word-Dokument wählen Sie Dokumentvorlage.

Abbildung 25.15: Das Speichern als Dokumentvorlage

Sobald Sie den Dateityp geändert haben, wird das Verzeichnis Templates in das Auswahlfeld Speichern in eingetragen. Dokumentvorlagen werden in einem speziellen Ordner gespeichert. Sie können den Speicherort für die Dokumentvorlagen über das Menü Extras angeben. In einem der nächsten Kapitel werden Sie die verfügbaren Optionen kennen lernen.

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Aufrufen der Dokumentvorlage Sie beginnen mit dem Aufruf der Dokumentvorlage, indem Sie im Menü Datei den Befehl Neu auswählen. Der Aufgabenbereich öffnet sich. Falls der Aufgabenbereich ohnehin bereits angezeigt wird, z.B. nach Anklicken des Befehls Aufgabenbereich im Menü Ansicht, können Sie natürlich auch direkt mit der Auswahl der Vorlage beginnen. In dem Bereich Mit Vorlage beginnen klicken Sie auf Allgemeine Vorlagen.

Abbildung 25.16: Start mit dem Aufruf einer Vorlage

Ein Fenster öffnet sich. Dieses Fenster enthält nicht nur einfach eine Reihe von Vorlagen aufgelistet, sondern zeigt mehrere Registerkarten. Die Vorlage, die Sie gerade gespeichert haben, finden Sie auf der Registerkarte Allgemein.

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Es gibt Berichte, Brief- und Faxvorlagen und viele verschiedene Vorlagen für Webseiten. Besonders interessant sind sicherlich auch die Vorlagen auf der Registerkarte Seriendruck.

Abbildung 25.17: Die Auswahl der gewünschten Vorlage

Klicken Sie doppelt auf Ariane‘s Briefpapier oder markieren Sie die Vorlage einmal und klicken Sie auf OK. Sie erhalten nun nicht ein leeres Blatt, wie Sie es erwarten, sondern ein Blatt, auf dem bereits der Absender wie vorgegeben eingetragen wurde und die Ränder eingestellt sind. Dieses neue Blatt trägt aber den Namen Dokument 1 und Ihre Vorlage bleibt unberührt. Auf diese Weise schützen Sie Musterdateien vor unbeabsichtigtem Verändern und Sie können Vorlagen erzeugen, die dann von mehreren Personen benutzt werden. Wenn Sie in dem Fenster unten rechts den Bereich Neu erstellen auf Vorlage stellen, wird auf Basis der bereits erzeugten Vorlage eine neue Vorlage erzeugt. Sie erhalten genauso, als ob Sie ein Dokument erstellen, kein leeres Blatt. Der Unterscheid besteht darin, dass schon voreingestellt ist, dass Sie das neue Objekt als Vorlage speichern möchten. Das Erstellen eines neuen Dokuments und speichern des Ergebnisses als Vorlage hat den gleichen Effekt. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Tabellen einfügen und gestalten Unter diesem Briefkopf möchten Sie einen Bereich reservieren, in den die Empfängeranschrift eingetragen werden kann. Dazu eignet sich eine Mini-Tabelle, die nur eine Zeile und zwei Spalten enthält. Falls sich in Ihrem Dokument unter dem Briefkopf keine leere Zeile mehr befindet, drücken Sie Ü. Achten Sie darauf, dass die leere Zeile nicht die Formatierung Unterstreichen und die Schriftgröße 6 oder 8 enthält. Sofern das doch der Fall ist, müssen Sie das Absatzendezeichen markieren und die entsprechenden Formatierungen einschalten. Sie können auch markieren und dann S + K drücken, um zur Standard-Textformatierung umzuschalten. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste Standard auf das Symbol Tabelle einfügen. Bei gedrückter Maustaste können Sie durch Ziehen in das Raster so viele Zellen markieren, wie Sie in Ihrer Tabelle haben möchten.

Abbildung 25.18: Erstellen einer Tabelle

Die Spaltenzahl sollten Sie am besten wissen, bevor Sie eine Tabelle anlegen. Sie können natürlich nachträglich Spalten einfügen, aber dabei kann es zu Verschiebungen kommen. Die Zeilenzahl ist hingegen nicht so wichtig, da Sie nur in die letzte Spalte der untersten Zeile gehen und die Tabulator-Taste drükken müssen, um eine neue Zeile zu bekommen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Die neue Tabelle ist im Bild als flacher Streifen sichtbar. Wenn Sie hineinklicken und einen beliebigen Text in eine Zelle schreiben, wird am Ende einer Zelle ein Zeilenumbruch durchgeführt und die Tabellenzeile wird höher, sofern dies notwendig ist. Das bedeutet, Sie könnten beliebig viel Text eingeben. Das wird sicherlich bei der Adresse nicht passieren, aber bei einem Versandhinweis, einer Firmenbezeichnung, einer Abteilung, einem Ansprechpartner usw. könnte es schon vorkommen, dass die Adresse nicht mehr sichtbar ist, da ein Adressfenster im Fensterumschlag 45 mm hoch und 89 mm breit ist. Klicken Sie in die erste Tabellenzelle, um die Breite und die Höhe festzulegen. Im Menü Tabelle finden Sie den Befehl Tabelleneigenschaften. Klicken Sie zunächst auf die Registerkarte Zeile.

Abbildung 25.19: Genaue Festlegung der Zeilenhöhe

Der Haken vor Höhe definieren bedeutet, dass Sie eine Höhe einstellen können. Wählen Sie 4 cm und nicht 4,5 cm, da Sie ja bereits den

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Absendereindruck für das Fenster eingegeben haben und er sich außerhalb der Tabelle befindet.

Abbildung 25.20: Briefkopf mit Platzhalter für die Anschrift

Achten Sie darauf, dass das Auswahlfeld oben rechts auf Genau steht. Falls dort Mindestens eingetragen ist, verändert Word zwar die Höhe der Zeile zunächst auf 4 cm, vergrößert sie jedoch weiter, falls dies notwendig wird. Wenn Sie auf die Registerkarte Spalte klicken, können Sie die Spaltenbreite mit 8,5 cm eintragen. Bestätigen Sie mit OK. In jeder Zelle sehen Sie, sofern Sie die nicht druckbaren Zeichen eingeschaltet haben, dieses Zellendsymbol. Kein Zeichen kann hinter diesem Symbol in einer Tabellenzelle stehen. Wenn Sie dieses Zeichen in einer Zelle nicht sehen, obwohl Sie die nicht druckbaren Zeichen eigentlich sehen müssten, dann stimmt etwas mit der Formatierung der Tabellenzelle nicht oder Sie haben mehr Text eingegeben als dargestellt werden kann, sofern eine feste Höhe für die Zeile besteht.

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Sie können den Text innerhalb einer Zelle in mehrere Absätze aufteilen, so als ob Sie auf einem leeren Blatt schreiben würden. Wenn Sie den folgenden Text in das Anschriftfeld eintragen, wird die Ortsangabe verschwinden, da die Tabelle nur 4 cm hoch sein kann. EINSCHREIBEN Firma Huber & Glaser Produktentwicklung Herrn Dr. Klaus Huber Seefeldstraße 12 50667 Köln

Abbildung 25.21: Abgeschnittene Anschrift

Falls Sie wirklich einmal ein Anschrift eingeben müssen, die über so viele Zeilen verfügt, können Sie nur die Zeilenhöhe verändern oder vielleicht die Abteilung neben die Personenangabe schreiben, obwohl das laut DIN 5008 nicht sein darf. DIN 5008 legt die Aufteilung eines Briefbogens und die Schreibung von Ordnungszahlen, Telefonnummern usw. fest. Speichern Sie diesen Brief unter dem Namen Einschreiben Huber ab. Nachdem Sie weitere Funktionen der Tabellenbearbeitung in den

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nächsten Abschnitten kennen gelernt haben, werden Sie den Entwurf abschließen. Dieses Textdokument ist ebenso wie die Dokumentvorlage Ariane‘s Briefpapier auf der beiliegenden CD im Beispielordner enthalten.

Tabelle über Menü einfügen Sie können Tabellen auch über das Menü Tabelle in Ihr Dokument bringen. Dort finden Sie den Befehl Einfügen / Tabelle. Im oberen Bereich des Fensters müssen Sie festlegen, wie viele Zeilen und Spalten die neue Tabelle aufweisen soll.

Abbildung 25.22: Tabelle einfügen und Spaltenbreiten festlegen

Meistens werden Sie einfach auf OK klicken. Wenn Sie die Spaltenbreite auf Auto lassen, wird die verfügbare Breite durch die Anzahl der Spalten geteilt, um die Breite einer einzelnen Spalte zu erhalten. Sie können hier jedoch auch eine feste Breite einstellen. Wenn Sie die Option Optimale Breite: Inhalt wählen, werden die Spaltenbreiten ständig an die Zellinhalte angepasst. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Bei der Einstellung Optimale Breite: Fenster wird die Tabelle an die verfügbare Breite auf dem Blatt angepasst, so als hätten Sie als feste Spaltenbreite den Eintrag Auto gewählt. Allerdings wird sich die Tabellenbreite anpassen, sobald die Seitenbreite sich ändert. Bei der festen Spaltenbreite behält die Tabelle ihre Breite. Mit der Schaltfläche AutoFormat können Sie Formatierungen wählen. Der Tabelle werden Breiten, Höhen, Schriftarten und -größen und Farben zugeordnet. Fügen Sie eine Tabelle mit vier Zeilen und drei Spalten in einem leeren Blatt ein. Sie möchten den Umsatz eines Eiscafes in Bezug zur Durchschnittstemperatur auflisten.

Abbildung 25.23: Die Umsatzstatistik

Bewegen in der Tabelle Tragen Sie zunächst die Monate, Temperaturen und Verkaufsmengen in die Tabelle ein. Mit den Cursortasten können Sie innerhalb des Textes laufen bzw. von einer Zelle zur nächsten springen. Durch T läuft der Cursor in Leserichtung durch die Tabelle. Innerhalb einer Zeile hüpft er nach rechts, bis das Ende erreicht ist, dann geht der Cursor in die erste Zelle der nächsten Zeile. Durch H + T springt der Cursor um ein Feld zurück. Wenn Sie in der letzten Zeile, dem März-Wert 89 kg, angekommen sind und Sie nochmals T drücken, erzeugt Word eine neue Zeile. Auf diese Weise können Sie ganz einfach die weiteren Zeilen erzeugen und die Daten für Mai, Juni und Juli eintippen.

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Das °-Zeichen befindet sich ganz oben links auf Ihrer Tastatur neben der 1. Sie müssen gleichzeitig H + Ö drücken, um es zu erhalten.

Abbildung 25.24: Die zweite Stufe der Tabelle

Nachdem Sie die Daten für sechs Monate und die Überschrift eingetragen haben, speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Eisverkauf.

Die Datei Eisverkauf befindet sich auch auf der Beispiel-CD.

Markieren innerhalb einer Tabelle Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Tabellenteile zu markieren. Die folgende Auflistung fasst die Verfahren zusammen. Verfahren

Auswirkung

Klicken Sie vor den Text oder in den Text und ziehen, so als würden Sie sich im normalen Text und nicht in einer Tabelle befinden

Markierung des Textes

Klicken Sie links neben einer Tabellenzeile; der Cursor verwandelt sich in einen weißen Pfeil

Markierung einer Zeile

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Verfahren

Auswirkung

Klicken Sie oberhalb einer Tabellenspalte; der Cursor verwandelt sich in einen schwarzen Pfeil

Markierung der Spalte

Festhalten der H-Taste und Bewegen mit den Cursortasten

Markieren der Zellen, die überstrichen werden

Menü Tabelle, Befehl Markieren und danach Tabelle, Spalte, Zeile oder Zelle

Markieren des entsprechenden Objekts, beginnend mit der aktuellen Cursorposition

Tabelle 25.1: Möglichkeiten, in einer Tabelle zu markieren

Verändern der Spaltenbreite Als Nächstes möchten Sie die Spaltenbreite der Tabelle verändern. Sie haben im vorigen Beispiel bereits über die Tabelleneigenschaften einen bestimmten Wert für die Breite eingegeben, Sie können jedoch auch direkt im Bild Veränderungen vornehmen. Sobald Sie mit der Maus in die Tabelle klicken, erscheinen im Zeilenlineal kleine Blöcke, an denen Sie ziehen können, um die Spaltenbreite zu verändern.

Abbildung 25.25: Die Veränderung der Spaltenbreiten im Zeilenlineal

Sie müssen nur auf einen der dunkelgrauen Blöcke im Zeilenlineal klicken und können durch Ziehen mit der Maus die neue Breite be© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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stimmen. Sie verschieben damit die Trennlinie, die sich direkt darunter befindet. Eine andere Möglichkeit, die Spaltenbreite festzulegen, ist, die Trennlinie zwischen zwei Spalten direkt in der Tabelle anzuklicken und zu verschieben. Achten Sie darauf, nicht eine oder mehrere Zellen markiert zu haben. Es könnte sonst passieren, dass Sie nur die Breite der markierten Zellen verändern.

Abbildung 25.26: Veränderung der Spaltenbreiten in der Tabelle

Es ist nicht notwendig, die Spalte zu markieren, bevor Sie die Breite verändern. Durch Doppelklick auf die Trennlinie bringen Sie die Spalte in die optimale Breite. Sie wird so breit, dass der Text angezeigt werden kann, ohne Platz zu verschenken.

Anpassen der Zeilenhöhe Sie möchten die Zeile, die Spaltenüberschriften enthält, höher als die restlichen Zeilen machen. Das können Sie natürlich auch durch den Befehl Tabelleneigenschaften im Menü Tabelle. Komfortabler ist es jedoch, in die Seitenlayoutansicht umzuschalten. Hier können Sie einfach im senkrechten Zeilenlineal an den Trennsymbolen ziehen, um eine beliebige Zeilenhöhe einzustellen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Wenn Sie den Zellinhalt in einer höheren Schrift formatieren oder weiteren Text eingeben, so dass ein Zeilenumbruch innerhalb einer Zelle durchgeführt wird, ändert sich die Zeilenhöhe automatisch.

Abbildung 25.27: Verändern der Zeilenhöhe

Vergrößern Sie die Zeilenhöhe, um die Überschrift hervorzuheben. Das können Sie nur über den Befehl Tabelleneigenschaften in dem Menü Tabelle erreichen oder in der Seitenlayoutansicht. Sie können nicht die Trennlinie zur nächsten Zeile anklicken und daran die Zeilenhöhe verändern, so wie Sie es bei der Spaltenbreite tun.

Der kleine Pfeil, der an der oberen linken Ecke der Tabelle erscheint, sobald Sie hineinklicken, ermöglicht, die Tabelle auf dem Blatt zu verschieben. Sie müssen nur darauf klicken, festhalten und die Maus an den gewünschten Platz ziehen.

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Ausrichtung in der Zelle Die horizontale Ausrichtung können Sie am einfachsten über die Symbolleiste Format einstellen. Dort befinden sich Symbole, die Sie auch zur Absatzausrichtung oder zur Ausrichtung der Inhalte von Excel-Zellen verwenden können. Zunächst müssen Sie die Zellen markieren, deren Ausrichtung Sie verändern möchten. Markieren Sie in dem vorliegenden Beispiel Eisverkauf die erste Spalte, denn die Monatsnamen und die Überschrift sollen zentriert werden. Klicken Sie danach auf das Symbol Zentrieren.

Abbildung 25.28: Symbole zum Ausrichten des Zellinhalts

Interessanter ist die vertikale Ausrichtung. Die Überschriften in der ersten Zeile sind am oberen Rand angeordnet, sollen aber auch vertikal zentriert werden. Markieren Sie die erste Zeile der Tabelle. Rufen Sie die Symbolleiste Tabellen und Rahmen auf, indem Sie auf das Symbol Rahmen zeichnen in der Symbolleiste Standard klicken. Die Symbolleiste Tabellen und Rahmen ermöglicht, Tabellen zu zeichnen und zu formatieren. Da die Tabelle schon existiert, benötigen Sie das Auswahlfeld für die Ausrichtung des Zellinhalts (siehe Abbildung 25.29). Im obigen Auswahlfeld lässt sich die vertikale und horizontale Ausrichtung bestimmen. Die Symbole in der oberen Zeile bedeuten, dass der Zellinhalt nach oben ausgerichtet wird, die zweite Zeile steht für vertikale Zentrierung und die dritte Zeile sagt aus, dass der Zellinhalt am unteren Rand der Zelle ausgerichtet werden soll.

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Abbildung 25.29: Die Symbolleiste Tabellen und Rahmen

Die verschiedenen Spalten bestimmen die horizontale Ausrichtung. Die linke Spalte steht für linksbündig, die mittlere Spalte bedeutet, dass die Zellinhalte horizontal zentriert werden und die rechte Spalte bewirkt, dass der Zellinhalt am rechten Rand der Zelle endet. Auf diese Weise ergeben sich neun verschiedene Möglichkeiten, die durch kleine Bilder gekennzeichnet sind. Die gleichen Auswählmöglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie die Zellen markieren und dann mit der rechten Maustaste in die Markierung klicken. In dem Kontextmenü finden Sie den Befehl Zellausrichtung.

Abbildung 25.30: Tabelle mit zentrierten Überschriften

Da Sie die Überschrift gerade markiert haben, können Sie die Schrift in Fettdruck formatieren. Die Einträge der mittleren Spalte sollen auch formatiert werden. Zunächst müssen Sie die Zellen der mittleren Spalten mit Ausnahme der Überschrift rechtbündig formatieren. Dazu können Sie z.B. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil III

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das Symbol in der Symbolleiste Format verwenden. Danach stehen die Temperaturen in den rechten Ecken der Zellen. Ordnen Sie den Zellen über das Zeilenlineal noch einen rechten Einzug von zwei Zentimetern zu. Schließlich sieht die Spalte folgendermaßen aus:

Abbildung 25.31: Formatierte Spalte Durchschnittstemperatur

Die Verkaufsmengen möchten Sie ebenfalls ansprechender formatieren. Führen Sie die folgenden Schritte durch: ✔ Markieren Sie alle Zellen der dritten Spalte, die eine Massenangabe enthalten. ✔ Klicken Sie auf das Symbol für Rechtbündig in der Symbolleiste Format. ✔ Ziehen Sie im Zeilenlineal das Dreieck für den rechten Einzug um zwei Zentimeter nach links.

Zeilen einfügen bzw. löschen Ihnen ist sicherlich aufgefallen, dass in der Tabelle die Zeile für den April fehlt. Sie können eine Zeile an beliebiger Stelle einer Tabelle ganz einfach einfügen. Klicken Sie mit der Maus irgendwo in die Zeile für Mai. Es ist nicht erforderlich, die Zeile zu markieren. Öffnen Sie nun das Menü Tabelle und hier den Befehl Einfügen. Dort finden Sie den Befehl Zeilen oberhalb.

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Kapitel 25

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Abbildung 25.32: Menü zum Einfügen von Zeilen, Spalten oder einer Tabelle

Wie Sie sehen, gibt es auch den Befehl, Zeilen unterhalb. Sie hätten folglich auch in die Zeile mit den Daten für März klicken und diesen Befehl verwenden können. Füllen Sie die neu eingefügte Zeile mit den folgenden Daten:

April, 14,9° C, 101 kg. Dabei bemerken Sie, dass die Zellforma-

tierungen und Einzüge in der neuen Zeile automatisch vorhanden sind!

Fügen Sie nun zur Übung eine Zeile vor dem Monat Januar ein. Klicken Sie in die Überschriftenzeile. Öffnen Sie die Symbolleiste Tabellen und Rahmen. Hier können Sie über ein Tabellensymbol ein Menü öffnen, in dem es Befehle zum Einfügen von Zeilen gibt. Das Menü zeigt zunächst nur wenige Befehle. Am unteren Rand des , dass nicht sämtliche Menüs zeigen diese beiden Pfeilspitzen, möglichen Optionen dieses Menüs angezeigt werden. Klicken Sie auf Zeilen unterhalb einfügen (siehe Abbildung 25.33). Eine neue Zeile wird eingefügt, das ist nicht weiter überraschend. Interessanter ist sicherlich die Formatierung dieser neuen Zeile. Sie ist höher als die Zeilen mit den Monatsangaben und wenn Sie einen Text eingeben, wird er vertikal zentriert und in Fettdruck dargestellt. Probieren Sie es ruhig einmal aus! Daraus können Sie die allgemeine Regel ableiten, dass die Formatierung immer von der Zeile übernommen wird, in der sich der Cursor befindet, wenn Sie den Befehl aufrufen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil III

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Abbildung 25.33: Zeilen und Spalten über die Symbolleiste einfügen

Wenn Sie mehrere Zeilen markieren, werden mit einem Befehl mehrere Zeilen eingefügt. Sofern Sie z.B. drei Zeilen markieren und dann den Befehl Tabelle / Einfügen / Zeilen oberhalb aufrufen, werden drei leere Zeilen eingesetzt. Für das Einsetzen unterhalb der Markierung gilt das natürlich auch. In der Symbolleiste Standard befindet sich, sobald Sie eine Zeile . Damit können Sie ebenfalls Zeimarkiert haben, das Symbol len einfügen. Eine Zeile kann auch wieder gelöscht werden. Wenn Sie Zeilen oder Spalten aus einer Tabelle löschen möchten, reicht es nicht, die Zeile zu markieren und _zu drücken. Dabei wird nur der Inhalt der Zellen gelöscht, die Zellen jedoch werden nicht aus der Tabelle entfernt. Die leere Zeile unterhalb der Überschriften können Sie wieder entfernen, indem Sie zunächst in sie hineinklicken. Danach wählen Sie in dem Menü Tabelle den Befehl Löschen und dann klicken auf Zeilen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Abbildung 25.34: Löschen von Zeilen

Natürlich können Sie auch mehrere Zeilen gleichzeitig löschen, indem Sie diese markieren und dann den Löschbefehl anklicken.

Wenn Sie eine Zeile löschen möchten, sie markieren und dann versehentlich den Befehl Tabelle/Löschen/Spalten anstelle von Tabelle/Löschen/Zeilen aufrufen, werden Sie damit die gesamte Tabelle löschen, da jede Spalte, in der Ihre Markierung vorhanden ist, gelöscht wird. Selbstverständlich können Sie das Einfügen und Löschen von Zeilen durch das Rückgängig-Symbol, den gleichnamigen Befehl im Menü Bearbeiten oder S + z rückgängig machen. Wenn Sie die Zeilen markieren, die Sie löschen möchten oder vor denen Sie Zeilen einfügen wollen, können Sie durch Klicken mit der rechten Maustaste in die Markierung das Kontextmenü aufrufen. Hier finden Sie Befehle zum Löschen bzw. Einfügen von Zellen. Die neu eingefügten Zellen werden bei dieser Vorgehensweise immer über den markierten Zeilen eingesetzt.

Spalten einfügen bzw. löschen Wenn Sie eine Spalte zwischen den Spalten Monat und Durchschnittstemperatur einfügen möchten, markieren Sie eine der beiden Spalten. Das Beispiel beschreibt, wie Sie vorgehen, wenn Sie die Spalte Monat markieren. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil III

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Analog zu dem Vorgehen beim Einfügen einer Zeile reicht es aus, wenn Sie eine Zelle der Spalte markieren oder nur in die Spalte klicken. Sie müssen diese nicht unbedingt komplett markieren. Öffnen Sie nun das Menü Tabelle und hier den Befehl Einfügen. Dort finden Sie den Befehl Spalten nach rechts

Abbildung 25.35: Menü zum Einfügen von Objekten in eine Tabelle

Überschreiben Sie die neue Spalte mit Öffnungstage.

Abbildung 25.36: Menü zum Einfügen von Spalten

Die Spalte hat nicht die Formatierung einer bestehenden Spalte übernommen. Sie können diese natürlich sehr schnell über die Symbolleiste Tabellen und Rahmen formatieren. Durch die Markierung von mehreren Spalten, können Sie mehrere Spalten mit einem Befehl einfügen.

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Das Symbol Spalte einfügen erscheint in der Standard-Symbolleiste, sobald Sie eine Spalte markiert haben. Sie können die gerade eingefügte Spalte wieder löschen. Markieren Sie die Spalte und wählen Sie im Menü Tabelle den Befehl Löschen und klicken auf Spalten.

Abbildung 25.37: Löschen von Zeilen

Sie können mehrere Spalten in einem Arbeitsgang entfernen, indem Sie diese markieren und dann den Befehl zum Löschen geben. Sämtliche Spaltenoperationen können Sie wieder rückgängig machen. Word stellt Ihnen auch Befehle im Kontextmenü zur Verfügung, um Spalten einzufügen oder zu löschen. Markieren Sie die Spalten, die Sie entfernen wollen, oder die Spalten, vor denen Sie Spalten einfügen wollen. Rufen Sie das Kontextmenü auf, indem Sie mit der rechten Maustaste in die Markierung klicken. Die Befehle zum Löschen und Einfügen von Spalten können Sie dann direkt anklicken.

Teilen einer Tabelle Das Teilen einer Tabelle dient normalerweise dazu, einen Bereich zu schaffen, in den man Text eintragen kann und nicht an die Tabellenstruktur gebunden ist. In dem Beispiel können Sie die Tabelle trennen und in der Leerzeile zwischen Mai und Juni einen Kommentar zum Beginn des Sommers eintragen.

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Wenn Sie die Tabelle aus den letzten Abschnitten nicht zur Verfügung haben, können Sie die Datei Eisverkauf formatiert aus dem Ordner Beispieldaten, dem Unterordner Word von der beiliegenden CD laden.

Abbildung 25.38: Menübefehl zum Teilen der Tabelle

Klicken Sie dazu in die Zeile, über der die Tabelle getrennt werden soll. Es ist nicht notwendig, dass Sie in diesem Beispiel die Zeile für Juni markieren, es reicht, den Cursor in die Zeile zu stellen. Nun müssen Sie nur noch in dem Menü Tabelle auf Tabelle teilen klicken. Nachdem Sie einen Zwischentext eingegeben haben, erhalten die die in Abbildung 25.39 abgebildete Darstellung. Das Teilen der Tabelle ist besonders interessant, wenn der Zwischentext sehr lang ist. Wenn Sie die Tabelle wieder zusammenfügen möchten, müssen Sie dazu keinen bestimmten Befehl aufrufen, sondern können einfach den zwischen den Tabellenteilen liegenden Text entfernen.

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Abbildung 25.39: Geteilte Tabelle

Verwechseln Sie das Teilen der Tabelle nicht mit Zellen teilen. Mit diesem Befehl wird eine Zelle in mehrere eigenständige Zellen aufgeteilt. Im vorliegenden Beispiel beginnt die Tabelle in der ersten Zeile des Blattes. Wenn Sie einen beschreibenden Text, z.B. Eiscafé Adria als erste Zeile auf die Seite schreiben möchten, klicken Sie mit der Maus in die Zelle Monat, vor das »M«. Drücken Sie Ü, um eine leere Zeile über der Tabelle zu erzeugen.

Abbildung 25.40: Eingefügte Überschrift

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Zellen teilen oder verbinden Eine andere Überschrift können Sie direkt in die Tabelle eintragen. Sie möchten Temperatur- und Verkaufsstatistik 2001 in die erste Zeile schreiben. Dazu erzeugen Sie zunächst eine leere Zeile, indem Sie in die Überschrift klicken und Sie zunächst die drei Zellen der Überschrift markieren.

Abbildung 25.41: Verbinden von Zellen

Nun rufen Sie in dem Menü Tabelle den Befehl Zellen verbinden auf. Sie finden diesen Befehl auch im Kontextmenü, das Sie durch Klicken mit der rechten Maustaste öffnen, und in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen. Es ist vollkommen unerheblich, auf welche Weise Sie den Befehl aufrufen. Die Funktionen sind identisch.

Abbildung 25.42: Zellen-verbinden-Befehle

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Sie können nicht nur Zellen aus einer Zeile verbinden, sondern einen beliebigen Block aus Zeilen und Spalten markieren und verbinden. Sie müssen auch nicht unbedingt komplette Zeilen oder Spalten markieren. Nachdem Sie die Zellen verbunden haben, können Sie die Überschrift in die Tabelle eintragen.

Abbildung 25.43: Erstellte Überschrift in verbundenen Zellen

Natürlich können Sie verbundene Zellen oder auch einfache Zellen teilen. Rufen Sie über das Menü Tabelle, das Kontextmenü oder die Symbolleiste Tabellen und Rahmen den Befehl Zellen teilen auf. In dem daraufhin angezeigten Fenster müssen Sie angeben, in wie viele Zeilen und Spalten die Zelle geteilt werden soll.

Abbildung 25.44: Zellen teilen

Wenn Sie eine Zelle in mehrere Zeilen oder auch Spalten teilen, wird der Text, der in der Zelle vorhanden ist, in der am weitesten links oben stehenden Zelle eingetragen.

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Rahmenlinien und Hintergrundfarben definieren Sie möchten die Tabelle weiter gestalten. Hintergrundfarben betonen bestimmte Zellen noch mehr als Rahmenlinien. Die Rahmenlinien im Datenbereich möchten Sie entfernen. Für das Markieren stehen Ihnen alle Verfahren zur Verfügung, die Sie bereits in den Kapiteln über die Formatierung kennen gelernt haben. Besonders komfortabel ist die Mehrfachmarkierung mit Hilfe von S. Wenn Sie nur eine Zelle bearbeiten möchten, reicht es aus, den Cursor in die Zelle zu stellen. Sie können auch die Farbe der Schrift verändern, indem Sie den Text markieren und im Menü Format den Befehl Zeichen aufrufen. Dort lässt sich mit dem Auswahlfeld auf der linken Seite des Fensters eine Textfarbe bestimmen oder sogar eine neue Farbe mischen. Um eine Hintergrundfarbe zu definieren, müssen Sie zunächst die gewünschten Zellen markieren. Nachdem Sie die ersten beiden Zeilen der Tabelle Eisverkauf markiert haben, rufen Sie die Symbolleiste Tabellen und Rahmen auf. Das können Sie entweder mit dem Symbol in der Symbolleiste Standard oder mit dem Befehl Symbolleisten in dem Menü Ansicht erreichen.

Abbildung 25.45: Auswahl einer Hintergrundfarbe © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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In dem Auswahlfeld wird die Hintergrundfarbe als Füllfarbe bezeichnet. Wählen Sie z.B. Mittelgrau. Nun möchten Sie die Rahmenlinien im Datenbereich entfernen. Markieren Sie die Zeilen Januar bis Juli. In der Symbolleiste Tabellen und Rahmen gibt es ein Symbol für Rahmenlinien.

Abbildung 25.46: Auswahl der Rahmenlinien

Wählen Sie zunächst das Symbol, das sämtliche Rahmenlinien ausschaltet. Es zeigt nur gepunktete Linien und ist in der unteren Reihe das Zweite von links. Danach müssen Sie den umgebenden Rahmen einschalten. Dazu dient das Symbol oben links. Das Ergebnis Ihrer Gestaltungsarbeiten sehen Sie in der folgenden Abbildung.

Abbildung 25.47: Gestaltete Tabelle

Die grau dargestellten Linien im unteren Bereich heißen Gitternetzlinien. Sie dienen nur zu Ihrer Orientierung. Im Ausdruck sind diese Linien nicht vorhanden. Im Menü Tabelle finden Sie den Befehl © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Gitternetzlinien ausblenden, um sie zu entfernen. Sie müssen die Tabelle dazu nicht markieren. In dem Menü Tabelle können Sie mit dem Befehl Gitternetzlinien einblenden die Anzeige wieder aktivieren. Sie können die Gitternetzlinien nicht teilweise entfernen, entweder Sie lassen sie darstellen oder nicht. Es handelt sich dabei um eine generelle Einstellung. Wenn Sie mehrere Tabellen in einem Dokument erstellt haben, können Sie auch nicht aus einer Tabelle die Gitternetzlinien entfernen und in den anderen Tabellen anzeigen lassen. Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, Rahmenlinien zu erstellen. Sie können die Rahmenlinien zeichnen. Damit haben Sie weitere Möglichkeiten zur Gestaltung. Sie müssen dabei nicht die Zellen markieren, die mit Rahmenlinien versehen werden sollen, sondern können die Linien mit der Maus erzeugen. Sie können sogar Linien zeichnen und damit eine Zelle teilen oder mit dem Radiergummi eine Linie entfernen. In der Symbolleiste Tabellen und Rahmen klicken Sie den Bleistift auf der linken Seite an, um in den Zeichenmodus zu kommen.

Abbildung 25.48: Gestalten der Rahmenlinien

Wenn Sie auf das Auswahldreieck für die Linienart klicken, können Sie aus einer Vielzahl von Beispielen auswählen und damit bestimmen, ob Sie eine gepunktete oder gestrichelte Linie möchten und ob sie doppelt dargestellt werden soll oder gar gewellt. Sehen Sie sich die Möglichkeiten in Ruhe an, indem Sie in der Rollleiste für das Auswahlfenster auf das untere Dreieck klicken und auf diese Weise durch sämtliche Beispiele blättern. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Achten Sie darauf, dass Sie in Ihren Tabellen nicht zu viele verschiedene Linienarten, Schriftarten und Farben verwenden. Das lenkt den Leser eher vom Inhalt ab, als es die Aussage unterstützt.

Abbildung 25.49: Bestimmen der Linienart

Durch einfaches Anklicken bestimmen Sie die Linienart, die Sie zeichnen, wenn Sie den Zeichenstift verwenden. Diese Einstellung bleibt vorhanden erhalten, bis Sie eine andere Auswahl treffen oder Word beenden. Nachdem Sie die Linienart festgelegt haben, können Sie die Strichstärke bestimmen. Damit stellen Sie nicht nur die Breite einer einzelnen Linie ein, sondern haben auch die Möglichkeit, bei doppelten oder anderen zusammengesetzten Linien verschiedene Varianten zu verwenden (siehe Abbildung 25.50). Sie sollten stets zuerst die Linienart und danach die Linienstärke auswählen, da erst, nachdem Sie die Linienart festgelegt haben, die möglichen Stärken im Auswahlfeld angezeigt werden. Wenn Sie diese beiden Felder wieder geschlossen haben, überzeugen Sie sich davon, dass der kleine Bleistift angeklickt ist, und ziehen Sie dann die Tabellenlinien nach, die Sie mit einer Rahmenlinie versehen möchten.

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Abbildung 25.50: Festlegen der Strichstärke

Wählen Sie eine etwas breitere einfache Linie, z.B. mit 2 ¼ pt aus, um die Überschriftenzeile zu unterstreichen. Klicken Sie nun, sofern das Bleistift-Symbol eingeschaltet ist, auf den linken Eckpunkt zwischen den Zellen Januar und Monat. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie auf der Linie entlang.

Abbildung 25.51: Zeichnen von Linien

Wenn Sie besonders gestaltete Linien oder besonders breite Striche gezeichnet haben, dann dürfen Sie nicht einfach generelle Rahmenlinien über das Symbol zur Auswahl von Rahmenlinien erzeugen, da die Einstellungen, die Sie bezüglich Linienart und Linienstärke gemacht haben, nicht nur für den Bleistift, sondern auch für das Rahmenzeichnen über Symbol gelten. Eventuell müssen Sie nach dem Zeichnen die Einstellungen rückgängig machen. Da Sie auch Zellen teilen können, ist es möglich, Tabellen ganz beliebig zu gestalten. Sie können sowohl waagerechte als auch senkrechte Trennlinien einsetzen und dadurch neue Zeilen und Spalten © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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erstellen. Achten Sie darauf, dass genügend Platz zur Teilung vorhanden ist. Sie können z.B. nicht eine waagerechte Trennlinie zeichnen, wenn die Zelle nur eine Zeile enthält. In so einem Fall müssen Sie eventuell einige Leerzeilen mit Ü einfügen und danach trennen. Word stellt auch schräge Linien für Sie bereit. Sie können Zellen einfach oder doppelt »durchstreichen«, indem Sie nicht nur waagerechte oder senkrechte, sondern Linien zur gegenüberliegenden Ecke einer Zelle zeichnen.

Abbildung 25.52: Beliebig geteilte und durchgestrichene Zellen

Serienbriefe erstellen und verschicken Wenn Sie identische Weihnachtsgrüße an mehrere Adressaten verschicken möchten oder ein Werbebrief an sämtliche Kunden über Ihr neues Produkt informieren wollen, dann erstellen Sie einen Serienbrief. Mit einem Serienbrief verknüpfen Sie einen Brief und eine Adressdatei. Die Adressdatei kann als z.B. als Word-Tabelle, als Tabelle in Excel oder als Access-Tabelle vorliegen. Auf der beiliegenden CD finden Sie in dem Ordner Beispieldaten, dem Unterordner Word, die Datei Kunden. Dabei handelt es sich um ein Word-Dokument, das eine Tabelle enthält. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil III

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Abbildung 25.53: Adress-Tabelle

Es handelt sich dabei um eine ganz normale Word-Tabelle. Achten Sie nur darauf, dass jede Spalte einen Namen besitzt. Der Namen sollte keine Leerzeichen enthalten. Es ist vollkommen unerheblich, dass manche Einträge über zwei Zeilen dargestellt werden. Wichtig ist nur, dass keine Zeilenschaltung in dem Textinhalt der Zellen enthalten ist, denn diese Zeilenschaltung würde Word in der Adresse ebenfalls durchführen. Zunächst erfassen Sie einen Brief, den Sie an jeden Kunden versenden möchten. Auf der Begleit-CD ist ein einfacher Brief unter dem Namen Einladung enthalten. Starten Sie anschließend den Seriendruck-Assistenten, indem Sie das Menü Extras öffnen, dann auf Brief und Sendungen klicken und schließlich Seriendruck-Assistent wählen. Auf der rechten Bildschirmseite, im Aufgabenbereich, erscheint der Seriendruck-Assistent. An der unteren Seite können Sie ablesen, welcher der sechs Schritte gerade abgearbeitet wird. Darunter finden Sie die Möglichkeit, durch Anklicken einen Schritt weiter © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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oder zurückzuspringen, sofern es sich nicht um den ersten Schritt handelt. Im oberen Bereich des Assistenten erhalten Sie in jedem Schritt einige Informationen und Fragen.

Abbildung 25.54: Auswahl der Dokumentart

Zunächst müssen Sie wählen, was Sie erstellen wollen. Sicherlich denken Sie zwar bei dem Thema Seriendruck sofort an Serienbriefe, in Word gibt es fünf verschiedene Dokumente, die Sie durch den Seriendruck-Assistenten erstellen können. Die folgende Tabelle listet die verschiedenen Dokumentarten auf. Dokumenttyp

Bedeutung

Briefe

Ein Brief kann ein oder mehrere Seiten umfassen. Die Informationen aus den Adressdaten können Sie in beliebiger Reihenfolge, auch mehrmals, verwenden.

E-Mail-Nachrichten

Sie erfassen eine E-Mail-Nachricht, die an verschiedene Empfänger verschickt wird.

Umschläge

Sie können, sofern Ihr Drucker Umschläge einziehen kann, einen ganzen Stapel Umschläge in einem Arbeitsgang bedrucken.

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Dokumenttyp

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Bedeutung Probieren Sie aus, ob Ihr Drucker wirklich mehrere Umschläge hintereinander exakt verarbeiten kann und ob nicht Teile des Umschlags, z.B. durch die Hitze eines Laserdrukkers zerstört werden. Die einfachste Lösung ist sicherlich der Fensterumschlag. Sie erhalten Fensterumschläge auch in den Größen C5 und C4.

Etiketten

Ihre Adressdaten können Sie auf Etiketten drucken. Das funktioniert sehr gut, wenn Sie eine ganze Reihe Adressen gleichzeitig verarbeiten möchten. Sie können aus den gängigen Formaten das von Ihnen verwendete Etikettenformat auswählen. Etiketten können Sie auch durch Datenbanksysteme über entsprechende Berichte ausdrucken.

Verzeichnis

Ein Verzeichnis wird auch als »Liste« oder »Katalog« bezeichnet. Sie können die Adressdaten in Listenform ausdrucken. Dazu haben Sie allerdings in Datenbanksystemen, z.B. Access, die Möglichkeit, Berichte zu erstellen.

Tabelle 25.2:

Dokumenttypen für den Seriendruck

Klicken Sie auf Briefe und dann am unteren Rand des SeriendruckAssistenten auf Weiter: Dokument wird gestartet. Im zweiten Schritt geht es um das Dokument. Da Sie bereits einen Text erfasst oder den Beispieltext Einladung verwenden möchten, klicken Sie auf Aktuelles Dokument verwenden. Sie könnten hier entweder ein neues Dokument erstellen und dazu eine Vorlage aufrufen oder ein bereits erstelltes Dokument öffnen.

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Kapitel 25

Word für Fortgeschrittene

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In der Praxis ist es übersichtlicher, zunächst das Dokument zu erstellen und danach den Seriendruck-Assistent zu starten. Mit den Adressen verhält es sich ebenso. Sie sollten sich zunächst darüber Gedanken machen, mit welchen Adressdaten Sie einen Seriendruck erzeugen möchten, und danach den Assistenten starten.

Abbildung 25.55: Bestimmung des Dokuments

Jetzt können Sie am unteren Rand des Fensters sehr schön sehen, dass Sie im letzten Schritt den Dokumenttyp bestimmt haben und es im nächsten Schritt um die Empfänger geht. Im dritten Schritt können Sie eine bestehende Adressliste aufrufen oder die Outlook-Kontakte verwenden oder eine neue Liste eingeben. Das Aufrufen einer bestehenden Liste ist sicherlich die günstigste Variante. Klicken Sie auf Durchsuchen. Ein Fenster, das so aussieht, als wollten Sie eine beliebige Datei mit dem Menübefehl Datei / Öffnen laden, erscheint. Sie können nicht nur Word-Dateien als Datenquelle verwenden, sondern beim Öffnen einer Datei aus vielen verschiedenen Dateitypen, z.B. Access, Paradox, Excel, Outlook wählen. Den Dateinamen © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil III

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suchen Sie wie gewohnt ebenso wie den Dateipfad durch Anklicken aus. Danach zeigt Word ein Fenster an, in dem Sie aus einer Datei bestimmte Adressen auswählen oder ausschließen können. Bestätigen Sie einfach mit OK. Die Selektion von bestimmten Datensätzen für den Seriendruck werden Sie an anderer Stelle durchführen.

Abbildung 25.56: Adressliste bestimmen

Nachdem Sie die Tabelle Kunden aus den Beispieldaten gewählt haben, bestätigen Sie mit OK und schalten Sie mit Weiter:Schreiben Sie Ihren Brief in den vierten Schritt um. Den Brief haben Sie schon komplett geladen oder geschrieben. An dieser Stelle könnten Sie ihn vollenden. Klicken Sie ungefähr 4,5 Zentimeter unter der oberen Blattkante in den Brief Einladung. Nun könnten Sie mit Weiter:Vorschau auf Ihre Briefe zum fünften Schritt umschalten. Vergessen Sie nicht, den Cursor an die Stelle zu bringen, an der die Adresse beginnen soll. Der Adressblock wird immer an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Wählen Sie jetzt den Befehl Adressblock, um die Adressen möglichst einfach und korrekt im Brief anordnen zu können. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 25

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Abbildung 25.57: Erfassen von Brief und Adressanordnung

Nachdem Sie den Befehl ausgewählt haben, erscheint das Fenster Adressblock einfügen. Hier können Sie durch die Häkchen festlegen, ob die Empfängernamen, Namen der Firmen oder die Postanschrift eingefügt werden sollen. Selbstverständlich können Sie sich auch für alle drei Optionen entscheiden, während das Ausschalten von allen Inhalten sinnlos wäre, denn dann würden keine Anschriften eingefügt. Im oberen Bereich bietet Word eine Reihe von möglichen Zusammensetzungen für den Namen an. Bezüglich der Postanschrift müssen Sie sich im mittleren Bereich entscheiden. Sie haben sogar die Möglichkeit, anzugeben, dass Land/Region nur eingefügt wird, wenn sich der Eintrag von Deutschland unterscheidet. In der Kundentabelle sind keine Angaben zu Land oder Region enthalten. Es gibt eine Spalte mit dem Namen Region, die allerdings kein Bundesland oder etwas enthält, das in eine Adresse ge© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil III

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hört, sondern nur Nord, Ost, Süd, West oder Mitte. Wenn Sie die Region in dieser Form einfügen, wird sie in der Adresse auftauchen.

Abbildung 25.58: Anordnung der Adresselemente bestimmen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Felder wählen. Das Fenster, das nun erscheint, ermöglicht, die von Word vorgesehenen Feldnamen in der Adresse den Bezeichnungen der benutzten Adressdatei gegenüber zu stellen. Die Vorgehensweise müssen Sie natürlich Ihrer konkreten Adressdatei anpassen. Für die Beispieltabelle Kunden tragen Sie das Feld Strasse bei der Frage nach dem Feld Adresse 1 ein. Klicken Sie folglich auf das Auswahldreieck des fünften Auswahlfeldes und danach auf Strasse. Ein Bundesland bzw. Kanton ist nicht verfügbar, entsprechend müssen Sie für dieses Feld (nicht verfügbar) auswählen. Die Postleitzahl ist in den Beispieldaten mit PLZ überschrieben. Auch diese Einstellung müssen Sie durchführen. Sie können natürlich eine Tabelle neu anlegen und dann direkt die Namen verwenden, die der Seriendruck-Assistent anbietet. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 25

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Abbildung 25.59: Zuordnung der Adressfelder

Nachdem Sie diese Änderungen durchgeführt haben, bestätigen Sie mit OK. Nun haben Sie festgelegt, dass Sie Briefe erstellen wollen, haben die Textdatei gewählt bzw. vorher geladen und schließlich die Adressdatei gewählt. Die Zuordnungen der Felder Ihrer Adresstabelle zu den Standardbezeichnungen haben Sie getroffen, Sie können jetzt in den nächsten Schritt, die Seriendruckvorschau, umschalten. Sie sehen im linken Teil des Bildschirms Ihren Text mit einer eingetragenen Adresse auf grauem Hintergrund (siehe Abbildung 25.60). Im rechten Bildschirmbereich, dem fünften von sechs Schritten des Seriendruck-Assistenten, haben Sie die Möglichkeit, zwischen den Empfängern zu blättern. Die korrekte Anordnung einer Adresse können Sie oft nur kontrollieren, indem Sie Ihre konkreten Daten in dem Brief anzeigen lassen. Die graue Schattierung der Adresse zeigt Ihnen an, dass es sich dabei um ein Feld handelt. In diesem Seriendruck-Dokument bedeutet das, diese Informationen werden aus der Datenquelle, der Tabelle Kunden entnommen, und in den Text eingesetzt.

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Teil III

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Abbildung 25.60: Seriendruck-Vorschau

Mit Empfänger suchen können Sie einen ganz bestimmten Adressaten anzeigen lassen und diesen einen Brief dann durch das normale Druckersymbol in der Standard-Symbolleiste ausdrukken lassen. Die Schaltfläche Empfänger ausschließen bewirkt, dass dieser Adressat in der Adressliste deaktiviert wird. Er wird nicht gelöscht, aber für diesen Seriendruck nicht berücksichtigt. Durch diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, einen Serienbrief zu erstellen, durchzublättern und einzelne Empfänger herauszunehmen. Klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten, und Sie können bestimmen, wer ausgeschlossen wird und welche Personen einen Brief erhalten. Dies können Sie einzeln, aber auch durch allgemeine Selektionen erreichen. Sie können außerdem einzelne Adressen bearbeiten, falls Sie einen Fehler entdecken. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 25

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Abbildung 25.61: Seriendruckempfänger auswählen

Durch die Häkchen in der ersten Spalte können Sie einfach durch Anklicken Adressen ausschließen und wieder berücksichtigen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Alle löschen klicken, werden sämtliche Häkchen entfernt. Mit Alle markieren werden wieder sämtliche Adressen für den Serienbrief verwendet. Aktualisieren bewirkt, dass eine Verbindung zur Datenbank aufgebaut wird und die Adressdaten in dem Fenster auf den neuesten Stand gebracht werden. Mit der Schaltfläche Suchen können Sie einen bestimmten Adressdatensatz auffinden. Ein kleines Fenster erscheint, in dem Sie in sehr einfacher Weise, zu einer Adresse springen. In das obere Feld können Sie z.B. dem Namen Schmitz eingeben und im unteren Bereich das Feld Nachname auswählen. Wenn Sie nun die Schaltfläche Bearbeiten anwählen, erscheint das Datenformular (siehe Abbildung 25.62). In diesem Formular werden sämtliche Felder der gewählten Adresse angezeigt. Die Bildlaufleiste ermöglicht Ihnen, gerade nicht sichtbare Informationen aufzublättern.

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Teil III

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Abbildung 25.62: Bearbeiten einer Adresse

Am unteren Rand des Fensters können Sie die Adresstabelle durchblättern. Springen Sie durch Klicken auf das kleine rote nach rechts zeigende Dreieck auf die Adresse von Ball Weiss. Tragen Sie einfach anstelle des Vornamens Uwe den Vornamen Klaus ein. Sobald Sie das Feld verlassen oder in einen anderen Datensatz springen, werden die Änderungen gespeichert. Mit Wiederherstellen können Sie den vorherigen Zustand erreichen. Darüber hinaus haben Sie auch in dieser Maske die Möglichkeit, eine Adresse zu suchen oder einen neuen Adressaten einzugeben. Schließen beendet die Arbeit mit dieser Maske, speichert jedoch vorher. Nachdem Sie das Datenformular geschlossen haben, erscheint wieder das Fenster Seriendruckempfänger. Sie möchten den Serienbrief nicht an alle Adressaten versenden, sondern nur an die Firmen in der Region Nord. Klicken Sie auf das Auswahlfeld neben dem Feldnamen Region, und Sie bekommen das in Abbildung 25.63 dargestellte Auswahlmenü angezeigt. Alle Einträge, die in der Spalte vorkommen, werden hier angezeigt. Mit (Alle) schalten Sie zurück auf sämtliche Datensätze, wenn Sie vorher eine Einschränkung (Selektion) vorgenommen haben. Sie könnten auch alle leeren oder alle nicht leeren Felder anzeigen lassen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 25

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Abbildung 25.63: Filtern nach allen Adressaten der Region Nord

Sie können auch mehrere Spalten mit einer Bedingung versehen. Wenn Sie z.B. in der Nachbarspalte Geschlecht die Bedingung W eintragen, bekommen Sie als Ergebnis alle weiblichen Adressaten aus der Region Nord. Die Auswahl der Seriendruckempfänger arbeitet prinzipiell so wie der AutoFilter in Excel. Im Rahmen des Kapitels über Excel erfahren Sie mehr darüber. Die Auswahl hat zur Folge, dass in der Seriendruckvorschau nur noch die Datensätze angezeigt werden, die Sie ausgewählt haben. Bei einem späteren Ausdruck und der Ausgabe in eine Datei wird diese Einstellung natürlich ebenfalls berücksichtigt. Wenn Sie bei der Bearbeitung des Serienbriefes nicht mehr genau wissen, welche Selektion gerade aktiv ist, können Sie mit dem Symbol Seriendruckempfänger aus der Symbolleiste Seriendruck, die automatisch erschienen ist, das Fenster immer wieder öffnen. Darin können Sie nachsehen, welche Spalten eine Bedingung zur Selektion der Datensätze enthalten. Sie erkennen das sofort daran, dass die kleinen Auswahldreiecke der betreffenden Spalten blau eingefärbt sind, sofern eine Bedingung aktiv ist. Nach dem Einschränken der Datensätze können Sie in den letzten Schritt des Seriendruck-Assistenten schalten. Wenn Sie im Bereich Zusammenführen des Seriendruck-Assistenten auf Drucken klicken, erscheint ein kleines Fenster, in dem Sie angeben können, welche Datensätze gedruckt werden sollen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil III

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Abbildung 25.64: Auswahl der Datensätze vor dem Ausdruck

Die Option Aktueller Datensatz ist nicht unbedingt nötig, denn Sie können auch einfach zu dem gewünschten Empfänger blättern und dann mit dem Drucker in der Standard-Symbolleiste ausdrucken. Die Einschränkung nach Datensatznummer ist in erster Linie interessant, wenn Sie sehr viele Adressaten in Ihrer Liste haben, aber die Kapazitäten des Druckers nicht überlasten möchten und deshalb vielleicht erst einen Teil der Briefe drucken möchten. Wenn Sie im Seriendruck-Assistent den Befehl Individuelle Briefe bearbeiten anklicken, fügt Word die Adressen und den Brief zusammen, druckt ihn aber nicht aus, sondern erstellt ein Dokument mit dem Namen Serienbriefe1, beim nächsten Aufruf Serienbriefe2 usw. Die Dokumente können sehr schnell recht groß werden, denn sie enthalten sämtliche Briefe, so als ob sie ausgedruckt würden. Die Briefe sind aneinandergereiht. Wenn Sie nur eine einseitige Einladung versenden wollen und 300 Adressen in Ihrer Adressdatei eingetragen sind, entsteht ein Dokument mit 300 Seiten. Sie können das Dokument durchblättern, als ob Sie es getippt hätten. Das hat den Vorteil, dass Sie einzelne Briefe verändern können. Wenn Sie z.B. bei einer Einladung für manche Adressaten eine Übernachtungsmöglichkeit anbieten möchten oder Sie einen Kunden sehr gut kennen und deshalb die Anrede verändern müssen, können Sie in der Datei Serienbriefe1 die gewünschte Seite suchen und danach die Briefe ausdrucken lassen. Am einfachsten lässt sich nach einem bestimmten Brief suchen, indem Sie in dem Menü Bearbeiten den Befehl Suchen wählen und dann den Namen des Adressaten in das Suchfeld eingeben und auf Weitersuchen klicken. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Den Ausdruck der Datei Serienbriefe1 können Sie ganz normal über das Menü Datei, den Befehl Drucken auslösen, denn es handelt sich um ein ganz normales Dokument und nicht um ein SeriendruckDokument. Wenn Sie die Datei Serienbriefe1 schließen, sehen Sie, dass sich das eigentliche Seriendruck-Dokument darunter befindet.

Die Symbolleiste Seriendruck Wenn Sie ein Seriendruck-Dokument erstellt haben, erscheint eine neue Symbolleiste. Dort finden Sie sämtliche Symbole zur Steuerung und Bearbeitung des Serienbriefes. Falls die Symbolleiste Seriendruck nicht automatisch angezeigt wird, können Sie das Menü Ansicht öffnen, darin auf Symbolleisten klicken und in der Auswahl Serienbriefe anwählen. Sie können auch das Kontextmenü benutzen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die vorhandenen Symbolleisten, und Sie erhalten eine Auswahl aller verfügbarer Leisten. Die folgende Tabelle zeigt die in der Symbolleiste Seriendruck enthaltenen Symbole und ihre Bedeutung: Symbol

Funktion Öffnet ein Fenster, in dem Sie den Dokumenttyp (Brief, Etikett, E-Mail usw.) festlegen können, genau wie im ersten Schritt des Seriendruck-Assistenten. Öffnet die Datenquelle, z.B. eine Excel-Tabelle zur Bearbeitung. Öffnet das Fenster Seriendruckempfänger. Einfügen eines Adressblocks.

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Symbol

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Funktion Einsetzen der Grußzeile Öffnet ein Fenster, in dem sämtliche Seriendruckfelder angezeigt und in das Dokument gebracht werden können. Fügt ein Feld ein, das logische Abfragen innerhalb eines Datensatzes möglich macht; z.B. Anzeigen der Anrede Herr bei dem Geschlechtseintrag M. Umschalten zwischen der Seriendruckvorschau und der Felddarstellung. Hervorheben der Seriendruckfelder. Zuordnen der Seriendruckfelder. Übertragen von Etiketten. Blättern zwischen den Datensätzen. Suchen eines Datensatzes. Durchführen einer Fehlerprüfung, bei der z.B. Felder angezeigt werden, die es in der Adresstabelle nicht gibt. Ausgabe des Serienbriefes in ein neues Dokument, z.B. Serienbriefe1 .. Ausdrucken des Serienbriefs. Ausgabe des Serienbriefes als E-Mail. Verwalten der Symbole dieser Symbolleiste.

Tabelle 25.3:

Symbole in der Symbolleiste Seriendruck

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Einsetzen der Anrede Die Einladung sieht zwar ganz gut aus, aber es fehlt eine Anrede. Sie können im Seriendruck-Assistent oder nachdem der Serienbrief erstellt ist, in der Symbolleiste mit dem Symbol Grußzeile eine Zeile erstellen lassen. Wählen Sie durch Klicken in den Brief diejenige Zeile aus, in der die Grußzeile stehen soll. Am besten ist die Position vier Zeilen unter Einladung zur Weihnachtsfeier.

Abbildung 25.65: Grußzeile einfügen

Nachdem Sie diesen Befehl angeklickt haben, erscheint nicht direkt eine fertige Zeile in Ihrem Blatt, sondern Sie können in einem Fenster das Aussehen beeinflussen. Sie sehen allerdings, dass die Wahlmöglichkeiten sehr gering sind.

Abbildung 25.66: Gestaltungsmöglichkeiten für die Grußzeile

Sie können in dem Namensfeld bestimmen, ob Vorname und Nachname angezeigt werden sollen und ob ein Komma verwendet werden soll. Die Schaltfläche Felder wählen dient dazu, die Zuordnung der Felder Ihrer Adresstabelle zu den Word-Adressfeldern herzustellen. Die Standardeinstellungen können Sie übernehmen. Beenden Sie Ihre Auswahl mit OK. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Das Ergebnis ist das folgende Feld in Ihrem Serienbrief.

Abbildung 25.67: Eingefügte Felder

Wenn Sie die Seriendruck-Vorschau sehen, wird der Namen des ersten Adressaten angezeigt. Durch Klicken auf in der Symbolleiste, können Sie zwischen der Felddarstellung und der Darstellung der Ergebnisse umschalten.

Abbildung 25.68: Ergebnis der erzeugten Grußzeile

Bedingungsfeld einfügen Diese Grußzeile ist nicht sehr schön! Sehr geehrte Frau Zeitler und Sehr geehrter Herr Weiss beim zweiten Datensatz ist sehr viel schöner. Um diese Anzeige zu erreichen, müssen Sie abhängig vom Geschlecht entweder Sehr geehrter Herr oder Sehr geehrte Frau anzeigen lassen. Zunächst wird die hässliche vom Assistenten erstellte Grußzeile entfernt. Dazu markieren Sie die Zeile komplett und drücken _. Klicken Sie nun an die gewünschte Position für Ihre individuell gestaltete Grußzeile. In der Symbolleiste Seriendruck können Sie auf Bedingungsfeld einfügen klicken.

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Damit erhalten Sie die Möglichkeit, ein Feld einzusetzen, das nicht die Inhalte Ihrer Datentabelle anzeigt, sondern auf Basis der enthaltenen Daten eine Aktion durchführt oder bestimmte Texte anzeigt.

Abbildung 25.69: Einfügen eines Bedingungsfeldes

Da Sie entweder Sehr geehrter Herr oder Sehr geehrte Frau anzeigen lassen wollen, müssen Sie das Feld Wenn… Dann… Sonst… verwenden. Klicken Sie auf dieses Feld. Sie bekommen daraufhin ein Fenster angezeigt, in dem Sie festlegen können, welche Bedingung gelten muss, um zwischen den beiden Texten zu unterscheiden. Entscheidend für die Anzeige des Grußzeilentextes ist der Inhalt des Feldes Geschlecht. Dort ist ein M oder ein W eingetragen, je nachdem, ob die Person männlich oder weiblich ist. Ein entsprechendes Feld müssen Sie in Ihre Adresstabelle integrieren. Sie könnten zwar auch ein Feld Grußzeile verwenden und dort den Grußzeilentext eintragen, das hätte allerdings mehrere Nachteile. Das Eintragen des kompletten Textes für jeden Adressaten ist viel mühsamer und kann leichter zu Schreibfehlern führen, als die Eingabe des Buchstabens. Hinzu kommt, dass Sie in der Anschrift ebenfalls abhängig vom Geschlecht des Empfängers Frau oder Herr verwenden müssen. Sie würden dazu ein Feld Anrede benötigen. Vielleicht benötigen Sie innerhalb

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des Schreibens ein weiteres Feld, das vom Geschlecht des Adressaten bestimmt wird. Wenn Sie in einem einzigen Feld das Geschlecht speichern, haben Sie diese Mehrfachspeicherung und die damit verbundene Arbeit gespart.

Abbildung 25.70: Festlegen der Kriterien eines Bedingungsfeldes

Zunächst geben Sie oben links in dem Fenster, in dem Sie festlegen, wie das Bedingungsfeld arbeiten soll, an, in welchem Feld Ihrer Adresstabelle der Eintrag steht, aufgrund dessen sich entscheidet, welcher Text angezeigt werden soll. Hier können Sie mit Hilfe der Bildlaufleiste durch sämtliche Feldnamen Ihrer Adresstabelle blättern. Wählen Sie Geschlecht.

Abbildung 25.71: Vergleichsfunktionen

Im nächsten Feld wird festgelegt, wie Word die Inhalte des Feldes Geschlecht vergleichen soll. Sie könnten bei Zahlenwerten festlegen, dass z.B. Größer oder Kleiner bzw. Größer als oder Kleiner als als Ver© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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gleichfunktion verwendet wird. Weiter unten in diesem Auswahlfeld finden Sie die Vergleichsfunktionen ist leer und ist nicht leer, um Aktionen für den Fall, dass ein Eintrag fehlt, festzulegen. Diese Vergleichsfunktionen benötigen Sie, wenn Sie z.B. bei dem Fehlen eines Ansprechpartners einen Brief mit Sehr geehrte Damen und Herren überschreiben wollten. Sie benötigen hier die Vergleichsfunktion Gleich. Damit erreichen Sie, dass Word ermittelt, ob die Inhalte der Spalte Geschlecht mit einem bestimmten Vergleichswert, den Sie eingeben, übereinstimmt. Dieser Test wird für jede Adresse durchgeführt und entsprechend wird in dem Brief für den gerade analysierten Adressaten gehandelt. Den Vergleichswert müssen Sie in das Feld Vergleichen mit eintragen. Schreiben Sie in das Vergleichsfeld W. Sie müssen sich dabei genau an den verwendeten Buchstaben halten. Wenn Sie in Ihrer Tabelle ein klein geschriebenes w verwendet haben, können Sie an dieser Stelle nicht nach W fragen. In das große Feld, das mit Dann diesen Text einfügen überschrieben ist, tragen Sie Sehr geehrte Frau ein. Dort können Sie alles eingeben, das an der aktuellen Cursorposition im Serienbrief erscheinen soll, sofern in dem Feld Geschlecht ein W eingetragen ist. In das Feld Sonst diesen Text einfügen schreiben Sie Sehr geehrter Herr. Achten Sie darauf, dass Sie hinter den letzten Buchstaben Ihrer Einträge u bzw. r kein Leerzeichen tippen. Auf diese Weise können Sie nur vorgehen, wenn Sie lediglich zwei verschiedene Einträge in der Spalte Geschlecht vergeben haben. In diesem Beispiel ist das sicherlich der Fall, aber wenn in der Tabelle ein Feld Anredekürzel existieren würde, in dem ein W, ein M oder ein A für »Allgemein« eingetragen sein kann, um festzulegen, dass man keine personalisierte Anrede verwenden möchte, könnten Sie nicht auf diese Weise vorgehen. Dann müssten Sie drei Bedingungsfelder einfügen. In dem ersten Bedingungsfeld könnten Sie mit W vergleichen und eine weibliche © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Anrede einfügen. Das Feld Sonst diesen Text einfügen in dem Bedingungsfeld müsste leer bleiben, da Sie nicht wissen können, ob Herrn oder Firma angezeigt werden soll. In dem zweiten Bedingungsfeld müsste mit M verglichen werden und Herrn müsste erscheinen. Schließlich würde in dem dritten Bedingungsfeld mit A verglichen werden und der Text Firma wäre das Ergebnis. Sie können auf diese Weise beliebig viele verschiedene Einträge in einer Spalte abfragen, müssen jedoch für jede Möglichkeit ein eigenes Bedingungsfeld erstellen. Natürlich können Sie die Bedingungsfelder in beliebiger Reihenfolge anordnen, denn jedes Feld steht für sich alleine. Sie können leider nur eindeutige Vergleichswerte bei Textvergleichen eingeben. Der Vergleich mit m oder M ist nicht zulässig.

Das komplett ausgefüllte Bedingungsfeld schauen Sie sich nochmals genau an, denn Sie können nicht einfach wieder auf die Schaltfläche in der Seriendruck-Symbolleiste klicken, um einen Fehler zu korrigieren.

Abbildung 25.72: Ausgefülltes Eingabefenster für ein Bedingungsfeld

Bestätigen Sie mit OK. Nun können Sie schon in der SeriendruckVorschau sehen, dass, abhängig von der Empfängeradresse, eine © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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weibliche oder männliche Form der Grußformel erscheint. Dazu können Sie mit den Schaltflächen in der Symbolleiste Seriendruck durch die Datensätze blättern. Nun fehlt natürlich der Nachname des Empfängers. Um ihn einzufügen, klicken Sie zunächst hinter den Grußzeilentext und drücken K. Sobald der Cursor an der richtigen Position steht, klicken Sie . Ein Fenster, in in der Symbolleiste Seriendruck auf das Symbol dem alle verfügbaren Felder der Adresstabelle aufgelistet sind, erscheint.

Abbildung 25.73: Auswahlliste zum Einfügen eines SeriendruckFeldes

Im oberen Bereich des Auswahlfensters ist Datenbankfelder angewählt. Das bedeutet, sämtliche Felder der von Ihnen ausgewählten Tabelle werden aufgelistet. Wenn Sie auf Adressfelder umschalten, erscheinen die Felder, die Sie aus dem Zuordnungsfenster kennen, z.B. Bundesland/Kanton. Klicken Sie auf Nachname und dann auf Einfügen. Jetzt erscheint die Schaltfläche Schließen. Klicken Sie darauf, da Sie kein weiteres Feld einfügen möchten. Hinter dem Nachnamen soll ein Komma erscheinen. Geben Sie es jetzt ein. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Abbildung 25.74: Ergebnis des Bedingungsfeldes

Im linken Teil der obigen Abbildung sehen Sie das Ergebnis der selbst gestalteten Grußzeile. Auf der rechten Seite sehen Sie das eingefügte Feld. Sie können zwischen den beiden Darstellungsarten mit dem Symbol Seriendruck-Vorschau in der Seriendruck-Symbolleiste umschalten. Verwechseln Sie diese Seriendruck-Vorschau nicht mit der Vorschau, die Sie im Seriendruck-Assistent erreichen. Im Seriendruck-Assistent geht es darum, zum ersten Mal den Text mit der Datentabelle zu verbinden und die Feldinhalte an den Stellen anzuzeigen, an denen die Felder eingefügt wurden. Durch das Symbol in der Symbolleiste hingegen wechseln Sie die Erscheinungsweise der eingefügten Felder zwischen der Anzeige des Feldnamens in doppelten spitzen Klammern und der Darstellung der Feldinhalte. Bedingungsfelder tragen keinen Namen und werden auch nicht in spitzen Klammern angezeigt, sondern Sie sehen immer das Ergebnis des Bedingungsfeldes für den Datensatz, den Sie gerade angewählt haben. In dem Adressblock werden nicht die einzelnen Felder, sondern nur die Bezeichnung AddressBlock angezeigt. Löschen Sie den Adressblock und fügen Sie, wie Sie es gerade mit dem Nachnamen getan haben, alle notwendigen Adressfelder ein. Dadurch können Sie ganz spezielle Anforderungen an die Anschrift erfüllen. Sie könnten z.B. einen Bindestrich zwischen der Postleitzahl und dem Ort eingeben. In jedem Fall sollten Sie zwischen der Strasse und der Ortsangabe eine Leerzeile erzeugen. Oberhalb der eigentlichen Anschrift soll Frau oder Herrn erscheinen. Das können Sie durch ein Bedingungsfeld erreichen. Die Vorgehensweise kennen Sie bereits. Wie vorhin müssen Sie das Feld © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Geschlecht abfragen. Achten Sie darauf, den Cursor beim Einsetzen der Felder korrekt zu positionieren. Sie können die Felder kopieren, verschieben und natürlich formatieren. Es lassen sich keine Seriendruckfelder über die Tastatur eingeben oder ändern. Sie müssen falsche Felder markieren, mit _ löschen und das gewünschte Seriendruckfeld neu einfügen. Nachdem Sie sämtliche Felder eingesetzt haben, ergibt sich folgendes Bild. Auf der linken Seite sehen Sie wieder das Ergebnis, so wie es ausgedruckt wird, während Sie auf der rechten Seite die Felder kontrollieren können. Blättern Sie durch die Datensätze, damit Sie erkennen können, ob die Bedingungsfelder richtig arbeiten.

Abbildung 25.75: Individuell eingefügte Felder

Das Einfügen der Seriendruckfelder hat Ihnen sicherlich keine Mühe bereitet. Experimentieren Sie ruhig einmal mit den anderen Dokumentarten bei der Seriendruckerstellung. Sie werden z.B. feststellen, dass der Seriendruck von Etiketten auch nichts anderes ist als ein Serien© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil III

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brief, der eine Tabelle enthält. Die Seriendruckfelder sind in den Tabellenzellen angeordnet. Die einzige Besonderheit ist das Feld NächsterDatensatz. Es bewirkt, dass auf einem Blatt mehrere Adressen dargestellt werden können. Bei einem Serienbrief wird der komplette Brief gedruckt, unabhängig davon, wie umfangreich er ist, dann wird das Blatt ausgeworfen und ein neuer Brief beginnt. Wenn das bei den Etiketten genauso wäre, könnten Sie immer nur ein ganzes Blatt pro Anschrift drucken.

Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeilen befinden sich auf jedem Blatt oben bzw. unten im Randbereich. Kopf- und Fußzeilen enthalten z.B. Seitennummern, das Erstellungsdatum, den Autor eines Textes, den Dateinamen oder das Datum des letzten Ausdrucks. Sie können Kopf- und Fußzeilen anlegen und müssen dann nicht mehr dafür sorgen, dass sie auf jedem Blatt erstellt werden, sondern Word fügt den Kopf- und Fußzeilentext automatisch hinzu. Laden Sie von der beiliegenden CD den Beispieltext Kopf- und Fußzeilen. Er enthält einige Seiten Text, mit denen Sie die Funktionsweise der Kopf- und Fußzeilen ausprobieren können. Sie rufen die Kopf- und Fußzeile auf, indem Sie im Menü Ansicht den gleichnamigen Befehl anklicken. Word schaltet automatisch in die Seitenlayoutansicht um, und eine neue Symbolleiste erscheint (siehe Abbildung 25.76). Sie sehen den Raum, der für die Kopfzeile zur Verfügung steht, gestrichelt im oberen Bildbereich. Im vertikalen Zeilenlineal ist jetzt der Kopfzeilenbereich weiß. Wenn Sie mit der Bildlaufleiste am rechten Bildschirmrand nach unten blättern, gelangen Sie zur Fußzeile. In den gestrichelt umrahmten Bereich können Sie Text eintragen, formatieren und gestalten genau wie im normalen Textbereich. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 25

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Abbildung 25.76: Die Ansicht Kopf- und Fußzeile

Besondere Funktionen und Vereinfachungen stehen Ihnen durch die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile zur Verfügung. Sie enthält die folgenden Symbole: Symbol

Funktion Fügt verschiedene vordefinierte Texte ein. Fügt die Seitenzahl an der Cursorposition ein. Fügt den Gesamtumfang des Dokuments ein, um z.B. in Kombination mit der Seitenzahl die Anzeige Seite 3/5 zu erzeugen. Ermöglicht verschiedene Zahlenformate für die Seitenzahl, z.B. i, ii, iii, I, II, III, a, b, c. Fügt das aktuelle Datum an der Cursorposition ein. Wenn Sie das Format des Datums definieren wollen, verwenden Sie Einfügen / Datum und Uhrzeit. Setzt die aktuelle Uhrzeit an der Cursorposition ein. Öffnet das Fenster Seite einrichten. Zeigt den blassgrauen Dokumenttext an oder versteckt ihn.

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Symbol

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Funktion Verbindet die Kopf- bzw. Fußzeile mit der des vorigen Abschnitts. Schaltet zwischen der Kopf- und Fußzeile um, so dass Sie nicht mit der Bildlaufleiste arbeiten müssen. Springt zur vorigen Kopf-/Fußzeile. Springt zur nächsten Kopf-/Fußzeile. Entfernt die Symbolleiste vom Bildschirm

Tabelle 25.4:

Symbole in der Symbole Kopf- und Fußzeile

Der Beispieltext soll verschiedene Kopf- und Fußzeilen erhalten. Die erste Seite erhält keine Kopf- und Fußzeilen. Weiterhin müssen Sie gerade und ungerade Seiten unterscheiden, wie es bei einem beidseitig bedruckten Bericht oder einem Buch üblich ist. Normalerweise gibt es diese Unterscheidung nicht. Wenn Sie nicht von der ersten bis zur letzten Seite die gleiche Kopf- und Fußzeile verwenden möchten, müssen Sie in dem Menü Datei den Befehl Seite einrichten auswählen. Wechseln Sie auf die Registerkarte Layout. Im mittleren Bereich finden Sie zunächst Fragen nach der Unterscheidung von Kopf- und Fußzeilen auf der ersten Seite und abhängig davon, ob die Seitenzahl gerade oder ungerade ist.

Abbildung 25.77: Kopf- und Fußzeilen-Einstellungen auf der Registerkarte Layout

Darunter legen Sie den Abstand der Kopf- und der Fußzeile vom Blattrand fest. Der Abstand und der Seitenrand müssen zueinander © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 25

Word für Fortgeschrittene

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passen, damit die Kopf- und Fußzeile in den Rand passen. Bestätigen Sie diese Einstellungen mit OK. Die erste Seite soll keine Seitennummer erhalten. Auf allen weiteren geraden Seiten soll die Seitenzahl links außen, auf allen weiteren ungeraden Seiten rechts außen stehen, wie es bei jedem Buch gebräuchlich ist. Wenn Sie in der Beispieldatei auf der ersten Seite stehen, sehen Sie oben die Bezeichnung Erste Kopfzeile. Sie müssen in die Fußzeile. Dazu können Sie entweder nach unten rollen oder in der Symbolanklicken. Nun sehen Sie die leiste das Symbol zum wechseln, Erste Fußzeile. Um in den Bereich Gerade Fußzeile zu gelangen, klikken Sie auf . In der rechten Ecke soll die Seitennummer erklicken. Formatieren Sie die scheinen. Sie können einfach auf Seitenzahl rechtsbündig, indem Sie das entsprechende Symbol zur Absatzformatierung in der Symbolleiste Format verwenden. , um zu Ungerade Fußzeile zu gelangen. Klicken Sie wieder auf Fügen Sie auch hier die Seitennummer ein und belassen Sie es bei der linksbündigen Formatierung. Ab der zweiten Seite soll in der Kopfzeile der Text Beispieldatei erscheinen. Mit dem Symbol gelangen Sie wieder zurück in den Bereich Gerade Fußzeile. Schalten Sie in die Kopfzeile um und tragen Sie dort einfach den gewünschten Text ein. Sie können den Text markieren, in Fettdruck formatieren und zentrieren. Wenn Sie sich das Ergebnis in der Seitenansicht ansehen, fällt Ihnen auf, dass der Text nur auf den geraden Seiten enthalten ist. Sie müssen denselben Text in dem Bereich Ungerade Kopfzeile nochmals eintragen, denn durch die Einstellung auf der Registerkarte Layout wird prinzipiell zwischen gerade und ungerade unterschieden. Eine Möglichkeit, den Text nicht nochmals schreiben zu müssen ist, in dem Bereich Ungerade Kopfzeile auf das Symbol zum Verbinzu klicken. den des Bereichs mit dem vorigen Bereich Ein sehr interessantes Symbol ist AutoText einfügen. Sobald Sie es anklicken, erhalten Sie eine Auswahl von Texten, die Sie einfach durch Anklicken in Kopf- und Fußzeilen einfügen können. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil III

Know-how für Fortgeschrittene

Abbildung 25.78: Verfügbare AutoTexte für Kopf- und Fußzeilen

Der oberste Eintrag erzeugt eine Seitennummer zwischen Spiegelstrichen. Interessanter ist sicherlich, den Dateinamen mit oder ohne Pfad einfügen zu können. Damit können Sie das Wiederfinden Ihrer Berichte, Verträge und sonstiger wichtiger Dokumente erleichtern. Eine sehr häufig benutzte Zusammenstellung wird durch Klicken auf Erstellt von, Seite, Datum eingesetzt. Die Folgeseite musste bisher mühselig ausgerechnet werden. Der Anwender konnte zwar relativ schnell die Seitenzahl um eins erhöhen, allerdings darf diese berechnete Folgeseite nicht auf dem letzten Blatt eines Dokuments erscheinen. Dieses Problem ist nun gelöst. Sie können entweder die Seitennummer der Folgeseite oder »…« anzeigen lassen. Die Bezeichnung Seitennr. Folgeseite (Abschnitt) besagt, dass bei der Ermittlung der Folgeseite nicht das Ende des Dokuments, sondern das Abschnittsende als Kriterium verwendet wird.

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Kapitel 25

Word für Fortgeschrittene

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Abschnittswechsel Normalerweise wird ein Dokument nur aus einem Abschnitt bestehen. Sie können jedoch einen Abschnittswechsel definieren. Sie können in unterschiedlichen Abschnitten verschiedene Seitenformatierungen gestalten. Sie können z.B. einen Dokumentbereich hochkant ausdrucken lassen und einen anderen Teil quer. Kopfund Fußzeilen gelten auch immer nur für einen Abschnitt. In dem vorigen Beispiel dazu hatten Sie drei Bereiche. Wenn Sie in einem langen Dokument drei Abschnitte definiert hätten, würde es insgesamt neun verschiedene Kopfzeilenbereiche geben, für den ersten, den zweiten und den dritten Abschnitt je Erste, Ungerade und Gerade Kopfzeile. Sie können unten links in der Statuszeile AB und dahinter die Zahl des Abschnitts ablesen, in dem sich der Cursor gerade befindet. Klicken Sie an die Stelle, an der ein neuer Abschnitt beginnen soll, und wählen Sie aus dem Menü Einfügen den Befehl Manueller Umbruch. In dem folgenden Fenster können Sie definieren, das ein Abschnittswechsel und kein Seitenwechsel gemacht werden und wo der Text fortgesetzt werden soll.

Abbildung 25.79: Definition eines Abschnittswechsels

Bei der Einstellung Nächste Seite wird der neue Abschnitt auf einer neuen Seite fortgesetzt. Es wird praktisch zusammen mit dem Abschnittswechsel ein Seitenwechsel durchgeführt. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil III

Know-how für Fortgeschrittene

Fortlaufend hat zu Folge, dass nur eine neue Zeile begonnen wird. Der neue Abschnitt bleibt auf der Seite, auf der Sie den Wechsel eingefügt haben. Gerade Seite löst ebenfalls einen Seitenwechsel aus, allerdings ist die nächste Seite immer eine gerade Seite. Falls notwendig, wird dazu eine Seite übersprungen. Der Abschnittswechsel bleibt als Formatmerkmal erhalten. Selbst wenn in dem Moment des Einsetzens keine Seite übersprungen werden muss, kann das passieren, wenn man in der Zukunft Text einfügt oder löscht. Ungerade Seite erzeugt einen Abschnittswechsel mit einem Seitenwechsel auf die nächste ungerade Seite analog zu Gerade Seite. Abschnittswechsel werden in der Normalansicht durch eine gepunktete Doppellinie angezeigt. In der Seitenlayoutansicht sehen Sie vor dem Wechsel zwei kurze gepunktete Doppellinien. Sie können einen Abschnittswechsel löschen, indem Sie auf bzw. neben die Doppellinie klicken und auf _ drücken.

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Kapitel 26

Excel für Fortgeschrittene

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26 Excel für Fortgeschrittene Arbeiten mit mehreren Tabellen Verweisfunktionen Laden Sie die Arbeitsmappe Mitarbeiter von der Buch-CD. In der Arbeitsmappe befindet sich eine Tabelle mit dem Namen Mitarbeiter. Sie enthält die Daten der Beschäftigten inklusive einer Personalnummer.

Abbildung 26.1: Daten der beschäftigten Personen

Da Sie in Excel-Formeln Zeilennummern und Buchstaben für die Spalten verwenden, benötigen Sie nicht unbedingt die Spaltenüberschriften, sie tragen allerdings zur besseren Verständlichkeit bei. Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, Namen zu vergeben und diese Bezeichnungen in den Formeln zu verwenden. Die Vorgehensweise dazu lernen Sie später in diesem Kapitel kennen.

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Teil III

Know-how für Fortgeschrittene

Die Reihenfolge der Personalnummern ist wichtig für die korrekte Arbeit der verbindenden Funktion. Wechseln Sie in die zweite Tabelle Krankenkasse.

Abbildung 26.2: Formular zur Berechnung des Beitrags

Sie möchten in das Feld B2 einfach die Personalnummer des Mitarbeiters eintragen. Daraufhin sollen der Nachname und das Gehalt erscheinen. Durch den Beitragssatz in Prozent kann dann aus dem Gehalt der Beitrag als Währungswert berechnet werden. Tragen Sie als Beispielwert für die Suche die Personalnummer 2 in die Zelle B3 ein. Damit der Name automatisch erscheint, müssen Sie eine Funktion eingeben, die in der anderen Tabelle nachsieht und den betreffenden Wert liefert. Die notwendige Funktion heißt SVERWEIS. Am besten setzen Sie die Funktion ein, indem Sie in die Zelle B6 klikken und dann im Menü Einfügen den Befehl Funktion wählen. Damit starten Sie den Funktions-Assistent (siehe Abbildung 26.3). Im unteren Teil des Fensters, Funktion auswählen, können Sie einfach auf SVERWEIS klicken. Es ist allerdings Zufall, dass SVERWEIS im unteren Bereich des Funktions-Assistenten angezeigt wird. In dem Auswahlfeld Kategorie auswählen ist Zuletzt verwendet eingetragen. Wenn Sie auf das kleine Auswahldreieck klicken, erhalten Sie eine Liste aller Kategorien (siehe Abbildung 26.4).

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Kapitel 26

Excel für Fortgeschrittene

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Abbildung 26.3: Auswahl der Funktion

Abbildung 26.4: Auswahlfeld für die Kategorien

SVERWEIS ist in der Kategorie Matrix enthalten. Die folgende Tabelle listet sämtliche Kategorien mit einer Erläuterung zu den enthaltenen Funktionen auf. Kategorie

Enthaltene Funktionen

Zuletzt verwendet

Die letzten verwendeten Funktionen.

Alle

Sämtliche zur Verfügung stehenden Funktionen alphabetisch sortiert.

Finanzmathematik

Funktionen zur Berechnung von Zinsen, Kreditlaufzeiten, Abschreibungsbeträgen usw..

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Teil III

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Kategorie

Enthaltene Funktionen

Datum und Zeit

Das aktuelle Datum, Umrechnung des Datums in Zahlen, Berechnung des Wochentages.

Math. & Trigonom.

Sinus, Cosinus, Tangens, Logarithmus, Fakultät, die Zahl Pi usw.

Statistik

Summe, Mittelwert, Maximum, Minimum, Berechnung von statistischen Kennzahlen nach Gauss, Euler und andere sehr spezielle Funktionen.

Matrix

Suchen von Werten in einer Tabelle, Verweis-Funktionen.

Datenbank

Funktionen, um in einer Datenbank zu selektieren und zu berechnen.

Text

Abschneiden von Zeichen, Verbinden von Texten.

Logik

Verknüpfen von Funktionen, Bedingungen in Funktionen mit Wenn usw.

Information

In erster Linie zur Programmierung benötigen Sie Funktionen, die angeben, ob in einer Zelle eine Zahl oder ein Text steht, ob ein Fehler aufgetreten ist usw.

Benutzerdefiniert

Vom Anwender definierte Funktionen.

Tabelle 26.1: Kategorien im Funktions-Assistent

Klicken Sie auf Matrix. Wählen Sie nun aus der Liste der Funktionen SVERWEIS. Die Funktionsnamen sind alphabetisch sortiert. Es gibt Funktionen, die keine Eingabewerte benötigen. Wenn Sie das aktuelle Datum anzeigen lassen möchten, verwenden Sie die Funktion HEUTE(). Eine weitere Eingabe ist für diese Funktion nicht notwendig.

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Kapitel 26

Excel für Fortgeschrittene

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Denken Sie daran, dass Sie in jede Zelle zunächst das Zeichen = tippen müssen, bevor Sie den Namen einer Funktion eingeben können. Andere Funktionen hingegen benötigen die Eingabe von Daten. Wenn Sie z.B. das durchschnittliche Gehalt mit MITTELWERT ausrechnen möchten, eine Reihe von Zahlen mit SUMME addieren wollen oder den kleinsten bzw. größten Wert aus einer Liste ermitteln möchten (mit MIN bzw. MAX), müssen Sie in Klammern den Bereich einfügen, der die Ausgangswerte enthält. Alle Ausgangswerte und sonstigen Einträge, die eine Funktion benötigt, heißen Parameter oder Argumente. Die Funktion SVERWEIS benötigt drei Argumente. Besonders einfach haben Sie es, wenn Sie die Parameter in das Fenster des Funktions-Assistenten eintragen.

Abbildung 26.5: Eingabe der Parameter für die SVERWEISFunktion

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Teil III

Know-how für Fortgeschrittene

In das erste Feld Suchkriterium müssen Sie die Adresse des Feldes eingeben, das den Wert enthält, nach dem Sie in der Mitarbeiterliste suchen möchten. In der Beispieltabelle ist für die Personalnummer die Zelle B3 vorgesehen. Sie können die Zellbezeichnung eintippen oder zunächst in das Feld Suchkriterium und dann in die Zelle B3 in der Tabelle Krankenkasse klicken. In dem Feld Matrix müssen Sie den Zellbereich angeben, in dem gesucht werden soll. Dazu gehören die Spalte mit den Personalnummern und alle Spalten, die daneben stehen und aus denen Sie vielleicht Daten lesen möchten. Diese Matrix befindet sich in einer der Nachbartabellen. Sie müssen in dieser Funktion SVERWEIS eine Verknüpfung zwischen zwei Tabellen definieren. Deshalb sollten Sie mit der Maus arbeiten, um den Namen in das Fenster des Funktions-Assistenten zu bringen. Klicken Sie auf das nebenstehende Symbol in dem Feld Matrix. Nachdem Sie die Angabe des Bereichs mit der Maus gestartet haben, erscheint das folgende Fenster.

Abbildung 26.6: Markieren des Bereichs

Schieben Sie das Fenster Funktionsargumente an den Rand des Bildschirms, damit Sie Platz haben, mit der Maus zu markieren. Nun müssen Sie zunächst auf die Tabelle Mitarbeiter umschalten. Klicken Sie dazu auf Mitarbeiter in der Registerleiste. Jetzt können Sie die Zellen A2 bis H9 markieren (siehe Abbildung 26.7). In dem Fenster Funktionsargumente ist der Bereich Mitarbeiter!A2:H9 eingetragen. Vor dem Ausrufezeichen wird der Namen der Tabelle eingetragen, dahinter folgt das Ausrufezeichen und schließlich der Zellbereich, so wie Sie ihn auch angeben würden, wenn Sie nicht von einer Tabelle in eine andere verweisen würden.

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Kapitel 26

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Abbildung 26.7: Markieren der Matrix in der Tabelle Mitarbeiter

Nachdem der Bereich Mitarbeiter!A2:H9 in das Fenster Funktionsargumente eingetragen ist, klicken Sie auf das folgende Zeichen, um den Markiervorgang abzuschließen. Das Fenster Funktionsargumente verschwindet vom Bildschirm, und das Feld Matrix ist gefüllt. Das Feld Spaltenindex können Sie nicht durch Zeigen mit der Maus füllen. Hier ist kein Spaltenname gefragt, sondern der Index der Spalte. Sie möchten den Nachnamen anzeigen lassen. Die Nachnamen stehen in der vierten Spalte des markierten Bereichs. Tippen Sie eine 4 in das Feld ein. Es kommt bei der Festlegung des Spaltenindexes nur auf die Position der Spalte, aus der man das Ergebnis beziehen möchte, innerhalb des markierten Bereichs an. Wenn die Personalliste nicht in der ersten Spalte beginnen würde, dann müssten Sie trotzdem eine 4 eintragen, obwohl die Nachnamen dann nicht in der vierten Tabellenspalte, der Spalte D, stehen würden.

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Teil III

Know-how für Fortgeschrittene

Das Symbol zum Zeigen des Feldinhaltes mit der Maus dient dazu, nicht statisch nach der vierten Spalte zu suchen, sondern diese Information auch in eine Tabellenzelle zu schreiben. Sie könnten z.B. eine Zelle mit der Frage Aus welcher Spalte? anlegen. Hier lässt sich dann eine beliebige Ziffer eintragen. In dem Beispiel ist es allerdings ganz genau vorgegeben, dass in einer Zelle der Nachnamen und in der Zelle darunter das Gehalt gefragt ist.

Abbildung 26.8: Komplett eingetragene Parameter

Sie können die Inhalte der Felder dieses Fensters kontrollieren, indem Sie rechts neben den Feldern auf die Auflistung der Inhalte schauen. In dem Beispiel haben Sie als Personalnummer, nach der Sie suchen möchten, eine 2 eingetragen. Der Inhalt der Suchmatrix beginnt mit 1, 0, Anja usw. Das Feld Spaltenindex enthält eine 4.

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Kapitel 26

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Das letzte Feld, Bereich_Verweis, können Sie leer lassen, denn Sie möchten eine genaue Übereinstimmung zwischen der gesuchten Personalnummer und der Nummer in der Matrix erreichen. Wenn Sie dort eine 1 oder Wahr eintippen, könnten Sie den nächst kleineren Wert suchen. Am unteren Rand des Eingabefensters ist schon abzulesen, dass der Nachname der gesuchten Person Weber ist. Klicken Sie auf OK, nachdem Sie die Eingaben überprüft haben.

Abbildung 26.9: Fertige Funktion SVERWEIS

Der Namen der gesuchten Person wird in der Zelle B6 angezeigt. In der Bearbeitungszeile können Sie die komplette Funktion SVERWEIS sehen. Die einzelnen Parameter werden durch Semikola getrennt. Sie können nun verschiedene Personalnummern ausprobieren. Die Nummern 1 bis 8 sind vorhanden. Wenn Sie eine Nummer eingeben, die nicht in der Liste vorkommt, erhalten Sie keine Fehlermeldung, sondern den letzten vorkommenden Namen, Meier. Die Fehlermeldung #NV kann angezeigt werden, sofern Sie nicht aufeinander folgende Personalnummern in der Liste haben. Wenn Sie die Nummern 100, 200 und 300 in der Liste hätten und nach der Nummer 150 suchen würden, bekämen Sie diese Fehlermeldung angezeigt. Falls Sie eine Nummer suchen, die größer ist als der höchste vorhandene Eintrag, wird der letzte Nachname angezeigt. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil III

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Die Funktion SVERWEIS arbeitet nur korrekt, wenn die Spalte, in der Sie suchen, aufsteigend sortiert ist. Nun müssen Sie das Gehalt mittels SVERWEIS in die Tabelle Krankenkasse bekommen. Klicken Sie in die Zelle B7. Nun können Sie wieder den Funktions-Assistenten aufrufen. Das Suchkriterium ist dasselbe wie für die letzte Funktion. Die Matrix, in der Sie suchen möchten, ist auch für dieses Beispiel wieder Mitarbeiter!A2:H9. Die Spalte, in der die Gehälter eingetragen sind, ist die achte.

Abbildung 26.10: Ermittlung des Gehalts durch SVERWEIS

Damit sie den Beitrag ausrechnen können, müssen Sie einen Beitragssatz in die Zelle B4 eintragen. Geben Sie hier 12,5 ein. In die Zelle B8 schreiben Sie die Formel =B7*B4/100. auf zwei Stellen Formatieren Sie das Ergebnis mit dem Symbol nach dem Komma. Die Mitarbeiterin Weber muss einen Krankenversicherungsbeitrag von 562,50 entrichten. Probieren Sie nochmals aus, verschiedene Personalnummern einzutragen und betrachten Sie die sich ändernden Namen, Gehälter und Beiträge. Mit der Funktion SVERWEIS können Sie arbeiten, wenn die Daten auf mehrere Spalten verteilt sind. Die einzelnen Datensätze, in diesem Fall Personen, sind jeweils in einer Zeile eingetragen. Sie © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 26

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suchen mit SVERWEIS in der ersten Spalte nach einem Wert und erhalten als Ergebnis den Inhalt einer anderen Spalte. Diese Spalte bestimmen Sie durch den Spaltenindex. Die Funktion WVERWEIS arbeitet analog dazu. Wenn die Personalnummer, Vorname, Nachname, Abteilung, Gehalt und die anderen Informationen in verschiedenen Zeilen angeordnet sind und für jeden Mitarbeiter eine Spalte reserviert ist, können Sie WVERWEIS benutzen. Sie suchen in der ersten Zeile nach dem Vergleichswert und erhalten den Inhalt einer anderen, durch den Zeilenindex bestimmten Zeile als Ergebnis. Damit Sie diese Funktion ausprobieren können, müssen Sie die Spalten und Zeilen der Personalliste vertauschen. Natürlich brauchen Sie dazu nicht die gesamten Daten neu einzugeben, sondern Sie können die Tabelle transponieren.

Transponieren einer Tabelle Markieren Sie in der Tabelle Mitarbeiter die Zellen A1 bis H9. Starten Sie nun den Kopieren-Befehl, z.B. indem Sie im Menü Bearbeiten auf Kopieren klicken. Klicken Sie in die Zelle A15, denn dort soll die transponierte Tabelle beginnen. Rufen Sie nun aus dem Menü Bearbeiten den Befehl Inhalte Einfügen auf.

Abbildung 26.11: Transponieren einer Tabelle

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Teil III

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Im unteren Bereich des Fensters können Sie auf Transponieren klicken. Dieser Menübefehl ist auch sehr interessant, wenn Sie nicht alle Inhalte einer Zelle kopieren möchten, sondern nur die enthaltenen Werte und nicht die zugrunde liegenden Formeln. Wenn Sie z.B. die Zahlenwerte in einer Tabelle weitergeben möchten, sich die Werte aber teilweise aus anderen Tabellen ergeben, die Sie nicht übergeben möchten, können Sie auf diese Weise nur die Werte kopieren. Sie haben auch die Möglichkeit, die Option Werte und Zahlenformate zu wählen. Sie könnten damit ebenso im mittleren Bereich unter Vorgang eine Aktion auswählen. Wenn Sie einen Zellbereich markieren und dann Kopieren aufrufen, haben Sie z.B. die Möglichkeit, die zum Kopieren aufgerufenen Zellen mit den Zellen, in die sie eingefügt werden, zu multiplizieren.

Abbildung 26.12: Normale und transponierte Tabelle

Sie können in der obigen Abbildung sehr schön die Ursprungstabelle mit der transponierten Tabelle vergleichen. Die Spalte B ist etwas schmal, verbreitern Sie diese. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Es geht aber eigentlich um die Funktion WVERWEIS. Benutzen Sie die Zellen A15 bis B17 in der Tabelle Krankenkasse, um sie auszuprobieren.

Abbildung 26.13: Ermitteln des Namens mit WVERWEIS

In die Zelle B16 können Sie mit Hilfe des Funktions-Assistenten die WVERWEIS-Funktion eingeben. Das Suchkriterium steht in Zelle B15. Die Matrix, in der die transponierte Personalliste gespeichert ist, lautet Mitarbeiter!B15:I22. Der Zeilenindex ist 4. Es ist kein Zufall, dass der Zeilenindex der transponierten Tabelle, um den Namen zu ermitteln, der Gleiche ist wie der Spaltenindex der Ursprungstabelle. Durch das Transponieren verändert sich der Index nicht, wenn Sie zunächst SVERWEIS und nach dem Transponieren WVERWEIS verwenden.

© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 Abbildung 26.14: Eintragen der Funktionsargumente by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil III

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Know-how für Fortgeschrittene

In der Praxis werden Sie sicherlich häufiger SVERWEIS verwenden, da es gebräuchlicher ist, Datensätze zeilenweise untereinander anzulegen, als nebeneinander in Spalten. Nachdem Sie die Argumente eingetragen haben, klicken Sie auf OK. Der Name Lammer wird zur Personalnummer 5 angezeigt. Den Vornamen können Sie analog dazu ermitteln. Der Zeilenindex ist 3. Sie können natürlich auch auf den Assistenten verzichten und die Formeln einfach in die Bearbeitungszeile eintragen.

Abbildung 26.15: Ermitteln von Daten mit WVERWEIS

Tabellen verknüpfen Sie können nicht nur mit Verweis-Funktionen, sondern auch in ganz einfachen Formeln Daten aus einer Tabelle in eine andere Tabelle übertragen. Sie möchten in die Tabelle Mitarbeiter die Summe der Gehälter integrieren. Diese Summe soll dann automatisch in die Tabelle Krankenkasse übergeben werden. Klicken Sie in die Zelle G10. Schreiben Sie dort den Text Summe der Gehälter hinein. Der Text passt nicht in die Zelle, sondern hängt über in die Spalte H. Am einfachsten können Sie den Text einpassen, indem Sie ihn rechtsbündig formatieren, z.B. durch das Symbol Rechtsbündig in der Symbolleiste Format. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Der Gesamtbetrag aller Gehälter soll in die Zelle H10. Klicken Sie diese Zelle an und dann auf das Symbol AutoSumme.

Abbildung 26.16: Symbol zum Einfügen der Summe

Der blinkende Rahmen zeigt an, welche Zellen addiert werden sollen. Die Funktion dazu lautet =SUMME(H2:H9). Sie können die Funktion auch von Hand in die Bearbeitungsleiste eintippen. Bestätigen Sie durch Ü.

Abbildung 26.17: Automatisch eingefügte Summenfunktion

Die Gesamtsumme, 49500, wird angezeigt und passt sich automatisch den Veränderungen der Einzelgehälter an. Nun möchten Sie diese Zahl in die Tabelle Krankenkasse bekommen. Die Zahl könnten Sie zwar auch einfach in die Tabelle kopieren, aber dann würde sie sich nicht anpassen, sofern ein Einzelgehalt sich ändert. Bevor Sie die Verknüpfung setzen, tragen Sie in der Tabelle Krankenkasse einen Hinweistext ein. Schreiben Sie in die Zelle A20 den Text Summe der. Das Wort Gehälter passt leider nicht mehr in die Spalte und es wäre nicht schön sie zu verbreitern. Damit Sie in derselben Tabellenzeile, 20, mehrere Textzeilen unterbringen können, drücken Sie A + Ü.

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Teil III

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Abbildung 26.18: Verdoppeln der Zeilenhöhe

Es sieht zwar so aus, als würden Sie den Text in die Zeile 21 schreiben, wenn Sie einfach Gehälter tippen und mit Ü abschließen, aber sobald Sie Ü gedrückt haben, verdoppelt sich die Höhe der Zeile 20. Bewegen Sie nun den Cursor in die Zelle B20. Dort soll der Gesamtbetrag erscheinen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: ✔ Tippen Sie ein Gleichheitszeichen in die Zelle B20, drücken Sie jedoch nicht Ü. ✔ Wechseln Sie auf die Tabelle Mitarbeiter. ✔ Klicken Sie jetzt in die Zelle H10; in der Bearbeitungszeile erscheint Mitarbeiter!H10; wechseln Sie nicht in die zweite Tabelle zurück. ✔ Drücken Sie jetzt Ü. In der Tabelle Krankenkasse erscheint nun direkt 49500. Wenn Sie ein Gehalt eines Mitarbeiters ändern, wird sich automatisch die Gesamtsumme auf beiden Tabellen ändern.

Abbildung 26.19: Einfache Funktionen

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Sie können über die Symbolleiste nicht nur die Summen-Funktion einfügen, sondern durch Klicken auf das Auswahldreieck aus den Funktionen Summe, Mittelwert, Anzahl, Max, Min wählen.

Währungsumrechnungen In Excel 2002 ist ein sehr schönes Währungsumrechnungstool enthalten. Wenn Sie davon ausgehen, dass die Gehälter in der Tabelle Mitarbeiter in DM eingetragen sind und Sie in Euro umgerechnet werden sollen, können Sie das sehr einfach erledigen. Bewegen Sie den Cursor auf die Tabelle Mitarbeiter. Schalten Sie durch Klicken auf das Währungsumrechnungstool in der Symbolleiste. Das Fenster Euroumrechnung bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten aus den Zellen, die Sie im Quellbereich festlegen, von einer Währung in eine andere Währung umzurechnen und die Ergebnisse in einen anderen Bereich, den Zielbereich, zu schreiben.

Abbildung 26.20: Das Euroumrechnung-Fenster

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Teil III

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Wählen Sie als Quellbereich die Zellen H2 bis H10. Sie können die Zellkoordinaten durch Markieren mit der Maus angeben. Die umgerechneten Zahlen sollen in die Spalte I geschrieben werden. Sie können als Zielbereich 9 Zellen angeben, z.B.I2 bis I10, es reicht jedoch, die Anfangszelle anzuklicken. Wenn Sie mehr als eine Zelle angeben, dürfen Sie allerdings keinen Zielbereich definieren, der nicht groß genug ist, um die Quellzellen aufzunehmen, z.B. I2:I5. Sie können als Zielbereich irgendeinen Zellbereich auf einer beliebigen Tabelle definieren. Excel erlaubt Ihnen nicht, einen identischen Quell- und Zielbereich zu verwenden. Das Programm kann natürlich nur mit festen Umrechnungskursen arbeiten. Deshalb stehen für das Auswahlfeld Von und In die folgenden Währungen zur Verfügung:

Abbildung 26.21: Verfügbare Währungen

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Klicken Sie in dem Feld Von auf DEM-Deutsche Mark. Sie möchten in Euro umrechnen, schalten Sie folglich das Auswahlfeld In auf EUR – Euro. Das Ergebnis in der Tabelle zeigt nun zwei Beträge an. Es gibt keine Verbindung zwischen den beiden Spalten. Die EuroWerte wurden berechnet, aber wenn Sie nun in der Spalte H einen Wert ändern, wird die entsprechende Zahl in der Spalte I nicht angepasst. Die Summenformel wird ebenfalls nicht in die Spalte I übernommen.

Abbildung 26.22: Gehälter mit Euro-Betrag

Verwenden Sie in der Anwendungspraxis immer nur eine Spalte oder voneinander abhängige Spalten für Zahlenwerte. Überschreiben Sie nun die Spalten mit DM und EUR. Eine Alternative, Umrechnungen durchzuführen und dabei voneinander abhängige Spalten zu verwenden, können Sie jetzt am Beispiel der Umrechnung von DM in Schilling kennen lernen. Um einen DM-Betrag in Schilling umzurechnen, müssen Sie den Zahlenwert mit 7,03553 multiplizieren. Überschreiben Sie die Spalte J mit ATS. Nun müssen Sie in J2 die Formel =H2*7,03553 eingeben.

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Teil III

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Abbildung 26.23: Umrechnung in Schilling

Drücken Sie Ü, und die Anzeige 35177,65 erscheint. Nun können Sie ganz einfach und schnell durch Doppelklick auf das kleine Quadrat am Zellcursor unten rechts die Formel nach unten kopieren. Sie könnten das Quadrat auch anklicken, festhalten und die Maus ziehen.

Abbildung 26.24: Ausfüllen der Spalte

Die berechneten Werte werde mit zwei Nachkommaspalten angezeigt. Wenn Sie die Spalte J verbreitern, erscheinen teilweise auch drei Nachkommastellen. Formatieren Sie die Spalte mit Hilfe der Symbole in der Symbolleiste Format. Stellen Sie die korrekte Anzahl Nachkommastellen ein. Auf der beiliegenden CD befindet sich die Datei Mitarbeiter Lösungen. Sie enthält die Arbeitsmappe mit den in diesem Kapitel bisher durchgeführten Erweiterungen.

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Kapitel 26

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Prozentrechnung Die Prozentrechnung ist ein sehr wichtiger Bereich, der bei vielen Anwendern für Verwirrung sorgt. Dabei gibt es nur einige wenige Berechnungsverfahren. Wenn Sie die beherrschen, bereitet Ihnen die Prozentrechnung keine Probleme mehr. Excel wandelt Prozentwerte intern in Dezimalzahlen um. Wenn Sie z.B. 16% eingeben, wird Excel intern den Wert 0,16 speichern und verwenden. Das ist wichtig zu wissen, damit Sie entscheiden können, wie Sie Formeln mit Prozentwerten entwerfen. Sie können Prozentwerte auf zwei verschiedene Arten eingeben. Entweder Sie tippen direkt das Prozentzeichen mit dem Zahlenwert ein, z.B. 16%, oder Sie benutzen das Prozentzeichen in der Forklicken, mat-Symbolleiste. Wenn Sie 16 eingeben und dann auf zeigt Excel 1600% an. Durch das Klicken auf das Prozentsymbol wird das Prozentzeichen angefügt und die Zahl wird mit 100 multipliziert. Sie können natürlich 0,16 eintippen und dann auf klicken. Die Eingabe von 16% direkt über Tastatur ist natürlich schneller.

Laden Sie von der beiliegenden CD die Arbeitsmappe Prozentrechnung. Sie finden in der ersten Tabelle drei kleine Beispiele zu den verschiedenen Möglichkeiten der Berechnung mit Prozentwerten. In der ersten Übung ist ein Netto-Preis von 4000 angegeben. Es könnte sich um eine Handwerkerrechnung handeln. Zu diesem Betrag kommt noch der Mehrwertsteuerbetrag. Zunächst müssen Sie in die Zell B2 den Steuersatz 16% eintragen. In die Zelle B3 schreiben Sie die Formel =B1*B2.

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Abbildung 26.25: Übungen zur Prozentrechnung

Sobald Sie die Eingabe mit Ü abgeschlossen haben, sehen Sie das Ergebnis 640.

Abbildung 26.26: Berechnung des Prozentbetrags

Damit haben Sie den Mehrwertsteuerbetrag ausgerechnet. Dazu müssen Sie den Netto-Betrag addieren. Die Formel lautet komplett =B1*B2+B1. Im nächsten Beispiel müssen Sie aus einem gegebenen Brutto-Betrag und Mehrwertsteuersatz den Netto-Preis ausrechnen. Wenn Sie z.B. Ware einkaufen und 5350 bezahlen müssen, diese Ware allerdings mit 7% belastet wird, möchten Sie ausrechnen, wie hoch der Preis ohne Mehrwertsteuer ist.

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Abbildung 26.27: Berechnung des Netto-Betrags aus dem BruttoWert

Wenn Sie B6 durch 1,07 teilen, erhalten Sie den gewünschten Netto-Betrag, 5000. Sie dürfen nicht einfach B6 mit B7 multiplizieren! Dann würden Sie sieben Prozent von 5350 berechnen. Sie möchten aber wissen, welcher Betrag um sieben Prozent erhöht genau 5350 ergibt. Im letzten Beispiel geht es um den prozentualen Anteil. Das Unternehmen hatte 2001 einen Umsatz von 900000 und in 2000 in Höhe von 750000. Damit Sie den Anteil berechnen können, ermitteln Sie zunächst die Differenz der beiden Jahresumsätze. Tragen Sie dazu in die Zelle B13 die Formel =B11-B12 ein. Sie dürfen nicht =B12-B11 verwenden. In diesem Fall würden Sie die Steigerung prozentual zu diesem Jahr berechnen. Interessant ist jedoch immer das Verhältnis zum letzten Jahr.

Abbildung 26.28: Berechnung des prozentualen Anteils

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Die Steigerung in Prozent können Sie berechnen, indem Sie in die Zelle B14 die Formel =B13/B12 schreiben. Sie müssen die beiden Werte einfach teilen. Das Ergebnis wird 0,2 sein. Sie wissen, dass Sie durch das ProzentSymbol daraus den Prozent-Wert 20% machen können.

Abbildung 26.29: Lösungen der Prozentberechnungen

AutoListen AutoListen ermöglichen Ihnen, häufig gebrauchte Listen einfach mit der Maus zu erzeugen.

Wochentage Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe und tragen Sie in die Zelle A1 der ersten Tabelle Montag ein. Nun klicken Sie auf das kleine Quadrat unten rechts am Zellcursor. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Plus-Zeichen. Ziehen Sie die Maus bei gedrückter Maustaste nach unten.

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Abbildung 26.30: Liste mit Wochentagsnamen erzeugen

Während Sie die Maus nach unten ziehen, können Sie rechts oberhalb des Mauszeigers sehen, mit welchem Eintrag die Liste endet, wenn Sie loslassen.

Abbildung 26.31: Anzeige des letzten Elementes

Sie können eine Liste nicht nur mit Montag beginnen, sondern auch mit jedem anderen beliebigen Wochentag. Wenn Sie mit einem groß geschriebenen Wochentag beginnen, erhalten Sie eine komplette Liste mit groß geschriebenen Tagesnamen (siehe Abbildung 26.32). Sie können auch nur eine Abkürzung für die Wochentage verwenden. Wenn Sie in die Startzelle einen Begriff eingeben, den es nicht in der Liste gibt, wird dieser einfach wiederholt.

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Know-how für Fortgeschrittene

Abbildung 26.32: Varianten der Wochentagslisten

Sie können auch eine rückwärts laufende Liste erzeugen. Dazu müssen Sie nur die ersten beiden Elemente eingeben. Tippen Sie in die obere Zelle z.B. Donnerstag und in die Zelle darunter Mittwoch. Nun müssen Sie die beiden Zellen markieren, auf das kleine Quadrat klicken und nach unten ziehen. Die nächsten Einträge sind dann Dienstag, Montag, Sonntag usw. Die Listen laufen vorwärts bzw. aufsteigend, wenn Sie mit der Maus nach unten oder nach rechts ziehen. Sofern Sie nach oben oder nach links ziehen, wird eine absteigende Liste erzeugt.

Monatsnamen Neben den Wochentagen können Sie eine Liste auch mit Monatsnamen erzeugen. Tragen Sie in eine Zelle Januar oder Apr ein. Ziehen Sie den Zellrahmen nach unten. Selbstverständlich können Sie auch in Monatslisten Klein- oder Großbuchstaben verwenden (siehe Abbildung 26.33). Die Listen können aufsteigend oder absteigend laufen. Besonders interessant ist die Möglichkeit, die Jahreszahl hinter den Monatsnamen zu setzen.

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Kapitel 26

Excel für Fortgeschrittene

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Abbildung 26.33: Listen aus Monatsnamen

Wenn Sie einen Monatsnamen mehrfach untereinander stehen haben möchten, können Sie z.B. Januar eintippen, auf das kleine Quadrat klicken und nach unten ziehen. Dabei müssen Sie S gedrückt halten.

Datumsangaben in AutoListen Sie können sehr schön Datumsangaben in Ihre Listen integrieren. Geben Sie einfach 5.5.01 ein. Wenn Sie nun die Liste durch Ziehen mit der Maus erweitern, erhalten Sie eine Auflistung aller Tage. Natürlich können Sie auch die Datumslisten absteigend gestalten, indem Sie z.B. den 5.5.01 und darunter den 4.5.01 eintragen und danach die Liste nach unten ziehen. Sie können auch eine Liste mit bestimmten Wochentagen erzeugen. Der 3.6.01 war ein Sonntag. Tragen Sie das Datum in eine Tabellenzelle ein und schreiben Sie darunter 10.6.01. Wenn Sie nun daraus durch Ziehen mit der Maus eine Liste erstellen, bekommen Sie alle Sonntage nach dem 3.6.01. Eine ganz besondere Liste erhalten Sie, wenn Sie z.B. 31.01.01 und darunter 28.02.01 eingeben. Excel erzeugt eine Liste aller letzten Tage der Monate eines Jahres. Ein Beispiel dazu sehen Sie in der folgenden Abbildung in Spalte D.

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Teil III

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Abbildung 26.34: Erzeugte Datumslisten

In der Spalte E sehen Sie, dass Sie einen beliebigen Abstand zwischen zwei Datumsangaben verwenden können. Wenn Sie etwas ganz bestimmtes, z.B. das Gießen Ihrer Kakteen, alle 12 Tage erledigen müssen, geben Sie 10.05.01 und 22.05.01 ein und ziehen nach unten.

AutoListen aus Zahlen Sie können natürlich auch Listen aus einfachen Zahlen erstellen. Tragen Sie eine Zahl, z.B. 100,in eine Zelle ein und ziehen Sie nach unten. Jetzt wird nur die eingegebene Zahl kopiert. Wenn Sie eine Auflistung haben möchten, müssen Sie gleichzeitig S drücken. Falls Sie zwei Zahlen eingeben, z.B. 5 und darunter 10, die beiden Zahlen markieren und dann nach unten ziehen, erhalten Sie die Auflistung 15, 20, 25 usw.

Benutzerdefinierte Listen Sie haben die Möglichkeit, eigene Listen zu definieren. Wenn Sie z.B. immer wieder die gleichen Kollegen auflisten möchten oder bestimmte Gebäude oder Produkte immer wieder vorkommen, bietet es sich an, dafür eine Liste anzulegen.

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Kapitel 26

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Sie möchten eine Liste mit den Produkten eines Gemüsehändlers anlegen. Tragen Sie dazu zunächst die Elemente, die in der Liste enthalten sein sollen, in beliebige Zellen Ihrer Tabelle ein. Markieren Sie die Elemente.

Abbildung 26.35: Markierte Elemente für die Benutzerdefinierte Liste

Rufen Sie danach in dem Menü Extras den Befehl Optionen auf. Wählen Sie die Registerkarte Benutzerdefinierte Listen. In dem Fenster ist bereits der markierte Zellbereich eingetragen.

Abbildung 26.36: Neu erzeugte Liste

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Teil III

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Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Importieren unten rechts. Die neue Liste wird nun aufgeführt. In dem Feld Listeneinträge können Sie einzelne Elemente verändern löschen oder hinzufügen. Sie hätten auch in dem Feld Benutzerdefinierte Listen auf Neue Liste klicken und dann die Elemente eintippen können. Die Methode, die Elemente in die Tabelle einzutragen und dann zu importieren, ist allerdings komfortabler. Sobald die Liste in diesem Fenster vorhanden ist, können Sie das Fenster mit OK schließen. Geben Sie nun in eine beliebige Zelle der Tabelle Gurken ein. Wenn Sie nun die Liste durch Ziehen mit der Maus nach unten ziehen, sehen Sie, dass die Erweiterung der Liste genauso funktioniert wie bei den Monatsnamen. Sie müssen darauf achten, dass jeder Begriff in den Listen nur einmal vorkommt. Wenn Sie z.B. eine Liste für einen Feinkosthandel erzeugen wollten und darin Lachs, Kaviar, Zucchini, Forellenfilet und Krabben integrieren würden, käme es zu Komplikationen. Sobald Sie nun in eine Tabellenzelle Zucchini eintippen, ist nicht definiert, ob die Gemüseliste mit den Folgeelementen Auberginen und Weißkohl oder die Feinkostliste mit Forellenfilet und Krabben gemeint ist. Sie können die benutzerdefinierten Listen jederzeit wieder löschen, indem Sie in Extras / Optionen die Registerkarte Benutzerdefinierte Listen öffnen. Wählen Sie die Liste, die Sie entfernen möchten, auf der linken Seite an und klicken Sie auf Löschen.

Eine neue Tabelle einfügen Falls Sie keine leere Tabelle in Ihrer Mappe mehr zur Verfügung haben, können Sie im Menü Einfügen den Befehl Tabellenblatt anklicken. Vor dem Tabellenblatt, auf dem Sie gerade stehen, wird eine neue Tabelle eingefügt. Wenn Sie die Tabelle an das Ende der angezeigten Tabellen bringen möchten, klicken Sie auf den Namen der Tabelle und halten die Maustaste gedrückt. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 26

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Abbildung 26.37: Anklicken des Tabellennamens

Ziehen Sie bei gedrückter Maustaste die Maus nach rechts hinter die letzte Tabelle. Das kleine schwarze Dreieck über den Tabellennamen zeigt an, an welcher Stelle die neue Tabelle eingefügt wird, sobald Sie die Maustaste loslassen.

Abbildung 26.38: Anwählen der neuen Position

Wenn Sie während des Verschiebens S gedrückt halten, kopieren Sie die Tabelle. Durch einen Doppelklick auf den Tabellennamen wird er hervorgehoben, Sie können einen individuellen Namen eingeben und mit Ü abschließen. Der Name muss sich von den Namen der anderen Tabellen unterscheiden, darf nicht länger als 31 Zeichen sein und keines der Zeichen : \ / ? * [ ] enthalten.

Rechnen mit Datum und Uhrzeit Sie können sehr schön mit Datum- und Zeitangaben rechnen. Erzeugen Sie eine leere Tabelle. Intern wandelt Excel die Datumswerte in Zahlenwerte um. Der 1.1.1900 trägt die Nummer 1. Ab diesem Tag sind die Tage einfach durchnummeriert. Sie können das ausprobieren. Tragen Sie 1.1.1900, 31.1.1900, 1.1.2001 und einige weitere Datumsangaben untereinander in die Tabelle ein. Leider sehen Sie die Jahreszahlen nur zweistellig. Normalerweise reicht es aus, Datumsangaben zweistellig anzustellen. Wenn Sie kein Jahrhundert eingeben, geht Excel davon aus, © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil III

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dass alle Jahreszahlen von 01 bis 29 für die Jahre 2001 bis 2029 stehen. Jahreszahlen von 30 bis 99 hingegen bedeuten 1930 bis 1999. Sie können eine Formatierung benutzen, so dass alle vier Stellen der Jahreszahlen angezeigt werden. Markieren Sie die Datumsangaben und klicken Sie in dem Menü Format auf den Befehl Zellen. Auf der Registerkarte Zahlen können Sie die Kategorie Datum wählen. In dem Auswahlfeld Typ können Sie mit der Rollleiste blättern, bis Sie eine vierstellige Jahreszahl erhalten, z.B. bei dem Eintrag 14.3.2001. Sie finden in diesem Auswahlfeld eine ganze Reihe verschiedener Datumsformate. Teilweise enthalten sie den Monat, den Tag oder sogar den Wochentag ausgeschrieben. Seltsamerweise ist ein Datum nach DIN, z.B. 2001-3-14, nicht vorhanden. Wenn Sie jedoch in das Gebietsschema Deutsch (Österreich) schalten, werden Sie es finden.

Abbildung 26.39: Formatierung des Datums

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Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Sie erhalten nun eine Anzeige, wie sie in der folgenden Abbildung in der Spalte A zu sehen ist. Tragen Sie nun in die Zelle B1 die Mini-Formel =A1 ein. Die Datumsangabe 1.1.1900 erscheint nun auch in B1. Kopieren Sie die Formel in die darunter liegenden Zellen. Danach stehen die Datumswerte zweimal nebeneinander. Sie möchten jedoch ablesen können, wie Excel Datumsangaben intern verwaltet. Dazu müssen Sie die Zellen B1 bis B5 markieren und dann im Menü Format den Befehl Zellen aufrufen. Klicken Sie auf die Registerkarte Zahlen und die Kategorie Zahl. Die Anzahl der Dezimalstellen können Sie auf der rechten Seite des Fensters auf Null schalten. Sobald Sie das Fenster zur Formatierung mit OK geschlossen haben, erscheinen in der Spalte B die zu den Datumsangaben gehörenden Zahlenangaben. Da Sie die Werte in die Spalte B nicht eingetragen haben, sondern über Formeln ermitteln, haben Sie Abhängigkeiten zwischen den beiden Spalten definiert. Sobald Sie in der Spalte A einen Datumswert ändern, wird in B die entsprechende Zahl angezeigt.

Abbildung 26.40: Speichern der Datumswerte als Zahlen

Die Systematik der internen Speicherung ist wichtig, da sie erklärt, warum man mit Datumsangaben rechnen kann. Tragen Sie in die Zelle D1 das Datum 5.5.01 ein. In die Zelle D2 schreiben Sie 22.2.01. Sie können diese beiden Zahlenangaben voneinander subtrahieren, indem Sie einfach in die Zelle D3 die Formel =D1-D2 eintragen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil III

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Abbildung 26.41: Differenz zwischen zwei Tagen

Falls das Ergebnis als Datum, 12.3.00, angezeigt wird, können Sie die Zelle markieren und dann als Zahl formatieren. Danach wird das Ergebnis 72 angezeigt. Sie rechnen mit Datumsangaben immer dann, wenn es auf Zeiträume ankommt. Denken Sie an die Berechnung von Zinstagen, die Kalkulation von Urlaubstagen oder die Kosten für einen Hotelaufenthalt zwischen zwei angegebenen Tagen. Sie können genauso einfach eine Anzahl von Tagen zu einem gegebenen Datum addieren.

Abbildung 26.42: Addition von Datum und Zahl

Ein Beispiel für eine Berechnung dieser Art ist die Kalkulation des Zahlungsziels. Eine Rechnung mit einem festgelegten Rechnungsdatum hat ein Zahlungsziel von 14 Tagen. Auf diese Weise können Sie berechnen, bis wann Sie die Rechnung bezahlen müssen. Da Datumswerte intern als Zahlen gespeichert werden, könnten Sie theoretisch Datumswerte addieren, multiplizieren und dividieren, aber das hat keinen praktischen Sinn.

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Aktuelles Datum einfügen Das aktuelle Datum können Sie sehr einfach über die Tastenkombination S + . in eine Zelle einfügen. Diese Tastenkombination setzt keine Formel in die Zelle ein, sondern schreibt das gerade gültige Datum in die Zelle. Das eingetragene Datum aktualisiert sich nicht automatisch. Wenn Sie ein Datum einsetzen möchten, das sich automatisch aktualisiert, dann schreiben Sie die Formel =HEUTE() in eine Zelle. Zwischen die beiden Klammern müssen Sie keinen Parameter eintragen. Sie gehören zum Namen, und ohne die beiden Klammern funktioniert die Formel nicht. Die Formel aktualisiert das Ergebnis, und Sie haben jeden Tag das aktuelle Datum in der Zelle eingetragen. Das ist wichtig für Berechnungen und Blätter, die Sie häufig verwenden. Auf diese Weise können Sie in jedem Ausdruck ein Datum innerhalb der Tabelle anbringen. In der Kopf- oder Fußzeile können Sie über ein Feld das aktuelle Datum integrieren. Nur leider lassen sich die Datumsangaben in Kopf- und Fußzeilen nicht für Berechnungen verwenden.

Ermitteln des Wochentages Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Wochentag zu einem gegebenen Datum zu ermitteln. Die einfachste Variante besteht darin, das Datum einzugeben und dann ein Datumsformat zu wählen, das den Wochentag anzeigt. Klicken Sie dazu auf Format / Zellen / Zahlen und dann auf die Kategorie Datum. Eine andere Möglichkeit, den Wochentag zu ermitteln, besteht darin, die Funktion Wochentag zu verwenden. Angenommen, Sie möchten wissen, an welchem Wochentag ein bestimmter Geburtstag war. Schreiben Sie den Geburtstag in eine Zelle.

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Abbildung 26.43: Ermittlung des Wochentages

Schreiben Sie in die Zelle B2 die Formel =WOCHENTAG(B1). Bestätigen Sie mit Ü, und Sie erhalten das Ergebnis. Leider zeigt Excel den Tag nicht als Wort an, sondern eine 2. Die 2 steht für Montag. Die Wochentage sind, bei Sonntag beginnend, durchnummeriert. Sie können aus drei verschiedenen Arten der Nummerierung wählen. Um zu bestimmen, welche Variante Sie verwenden möchten, tragen Sie eine 1, 2 oder eine 3 als zweiten Parameter ein, z.B. =WOCHENTAG(B1;2). Die Parameter haben die folgende Bedeutung: Parameter

Ergebnisziffern Bedeutung

1

1 bis 7

1 bedeutet Sonntag, 2 Montag usw. bis 7 Samstag. Wenn Sie keinen Parameter angeben, verwendet Excel diese Variante.

2

1 bis 7

1 bedeutet Montag, 2 Dienstag usw. bis 7 Sonntag.

3

0 bis 6

0 bedeutet Montag, 1 Dienstag usw. bis 6 Sonntag.

Tabelle 26.2: Parameter für die WOCHENTAG-Funktion

Es wäre allerdings sehr viel schöner, wenn Sie den Namen des Wochentages ablesen könnten. Dazu müssen Sie eine kleine Verweistabelle innerhalb des Arbeitsblattes anlegen.

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Abbildung 26.44: Ermittlung des Wochentagnamens

Die Ziffern von 1 bis 7 und die zugehörenden Wochentagsnamen brauchen Sie nicht komplett einzutippen, sondern Sie können nur die Ziffer 1 und Sonntag eingeben, die beiden Zellen markieren und dann die Liste erweitern, so wie Sie es in den vorigen Abschnitten mit den Monatsbezeichnungen getan haben. In die Zelle B3 müssen Sie eine Formel schreiben, die aus der Ziffer, z.B. der 2, die Bezeichnung Montag errechnet. Die Formel lautet =VERWEIS(B2;D1:E7). Die Funktion VERWEIS benötigt als ersten Parameter die Zelle, in der das Suchkriterium enthalten ist. Das zweite Argument ist der Zellbereich, der die Vergleichstabelle beinhaltet. Wenn Sie eine Verweistabelle verwenden, müssen Sie beachten, dass in der ersten Spalte die Suchwerte stehen und in der zweiten Spalte die Ergebnisse zu finden sind. Wenn Sie die Ziffer nicht benötigen und Sie eine Zelle sparen möchten, können Sie die beiden Funktionen WOCHENTAG und VERWEIS ineinander verschachteln. Sie können in die Zelle B4 die Formel =VERWEIS(WOCHENTAG(B1);D1:E7) schreiben, um den Wochentag ohne Zwischenergebnis zu berechnen. Sie können die Verweistabelle auf einem anderen Arbeitsblatt anordnen, als die WOCHENTAG-Funktion. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Spalten, in denen sich die Verweistabelle befindet, zu verstecken, indem Sie die Breite auf Null zusammenschieben.

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Kommentare Sie können in die Tabelle Kommentare integrieren. Damit sind nicht einfache Texte gemeint, die Sie irgendwo in die Tabelle schreiben, sondern Erläuterungen, die Sie den Zellen zuordnen können. Sie möchten der Zelle B2 einen Hinweis zuordnen, der besagt, dass die Ziffer des Wochentags durch die entsprechende Funktion berechnet wurde. Klicken Sie in die Zelle B2 und rufen Sie danach in dem Menü Einfügen den Befehl Kommentar auf.

Abbildung 26.45: Kommentar einfügen

In der rechten oberen Ecke der Zelle B2 erscheint ein kleines rotes Dreieck, der Indikator. Ein gelbes Rechteck nimmt den zugehörenden Text auf. In der folgenden Abbildung sehen Sie einen Beispielkommentar. Den Benutzernamen, der dort angezeigt wird, können Sie ändern.

Abbildung 26.46: Anzeige des Kommentars

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Der Benutzernamen ist der Namen, den Sie im Befehl Optionen des Menüs Extras auf der Registerkarte Benutzerinformationen eingeben bzw. ändern können. Sobald Sie in eine andere Zelle klicken, verschwindet der neu eingegebene Kommentar. Das Indikatorzeichen bleibt sichtbar. Sobald Sie die Maus auf die Zelle, die ein Indikatorzeichen enthält, bewegen, erscheint der Kommentar. Öffnen Sie das Menü Optionen. Hier finden Sie den Befehl Extras. Auf der Registerkarte Ansicht können Sie festlegen, ob Kommentare generell nicht angezeigt werden sollen, ob Sie nur die Indikatoren sehen möchten oder ob sowohl Kommentare als auch die Indikatoren erscheinen sollen.

Abbildung 26.47: Optionen zur Kommentaranzeige

Die Einstellung Nur Indikatoren ist die sinnvollste Option, denn einen Kommentar gar nicht zu sehen ist wenig sinnvoll, und die Kommentare ständig zusammen mit den Indikatoren anzeigen zu lassen, wäre fast dasselbe, als würden Sie den erläuternden Text irgendwo in die Tabelle schreiben. Sofern eine Zelle einen Kommentar enthält, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle klicken und damit das Kontextmenü öffnen, um den Kommentar zu bearbeiten oder zu löschen (siehe Abbildung 26.48). Im Menü Datei, dem Befehl Seite einrichten, auf der Registerkarte Tabelle können Sie festlegen, ob Sie Kommentare ausgedruckt bekommen möchten. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Abbildung 26.48: Kontextmenü für einen Kommentar

Sie haben die Möglichkeit, sie entweder am Ende des Blattes oder an der Stelle, an der sie auf dem Blatt angezeigt werden, ausdrucken zu lassen.

Abbildung 26.49: Optionen für den Ausdruck von Kommentaren

Namen Namen dienen dazu, die wenig aussagekräftigen Bezeichnungen der Zellen durch Begriffe zu ersetzen, unter denen Sie sich etwas vorstellen können. Namen können Sie sowohl für eine einzelne Zelle, als auch für Zellbereiche definieren. Es ist nicht unbedingt notwendig, dass die Zellen, die zu einem Namen zusammengefasst werden, einen Block bilden. Namen gelten innerhalb der gesamten Arbeitsmappe, das bedeutet, Sie können jeden Namen innerhalb einer Mappe nur einmal benutzen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Laden Sie von der beiliegenden CD aus dem Ordner Beispieldaten\Excel die Arbeitsmappe Namen. Sie enthält die drei Arbeitsblätter Einnahmen, Ausgaben und Saldo. Sehen Sie sich die Tabelle Einnahmen an.

Abbildung 26.50: Einnahmetabelle

Zu jeder Einnahmeart ist ein Betrag eingetragen. Die drei Beträge sollen zu einer Summe addiert werden. Markieren Sie zunächst die Zellen B2 bis B4. Rufen Sie nun den Befehl Namen in dem Menü Einfügen auf. Sie möchten den markierten Zellen einen neuen Namen zuordnen. Klicken Sie deshalb auf Definieren. Verwechseln Sie den Befehl Definieren nicht mit Erstellen. Beim Definieren können Sie den markierten Zellen einen beliebigen Namen zuordnen, während Sie beim Erstellen aus den Zeilen und Spaltenüberschriften Namen generieren können. Sobald Sie auf Definieren geklickt haben, öffnet sich das Fenster Namen definieren (siehe Abbildung 26.51). In dem oberen Feld können Sie einen Namen, allerdings ohne Sonderzeichen und ohne Leerzeichen, eingeben. Am unteren Rand des Fensters können Sie kontrollieren, welche Zellen diesen Namen erhalten. Falls Sie keine Zellen markiert haben, können Sie an dieser Stelle einen Bereich eingeben oder durch Markieren mit der Maus eintragen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Abbildung 26.51: Fenster zur Definition von Namen

Klicken Sie auf Hinzufügen, wenn Sie den Namen definieren möchten, das Fenster aber geöffnet bleiben soll. Wenn Sie das Fenster gleichzeitig schließen möchten, klicken Sie auf OK. Sie können in diesem Fenster auch einen bereits vorhandenen Namen anklicken und mit der Schaltfläche Löschen entfernen. Geben Sie den Zellen B2 bis B4 den Namen Einnahmen. Sie können diesen Namen nun immer verwenden, wenn Sie auf diese Zellen zusammen zugreifen möchten. Natürlich lassen sich auch weiterhin die einzelnen Zellen in Formeln ansprechen. Durch die Vergabe des Namens haben Sie die Zellen nicht prinzipiell verbunden. In der Zelle B6 soll der Gesamtbetrag aller Einnahmen ausgerechnet werden. Klicken Sie dazu in die Zelle B6 und tragen Sie die Formel =SUMME(Einnahmen) ein. Bei der Namensvergabe und dem Aufruf ist die Groß- und Kleinschreibung unerheblich.

Abbildung 26.52: Verwendung eines Namens

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Wenn Sie in eine Formel einen Namen eingeben, der nicht existiert, erhalten Sie die Fehlermeldung #NAME?. Diese Fehlermeldung erscheint auch immer, wenn Sie sich bei einer Funktionsbezeichnung vertippen. Wenn Sie z.B. SUME anstatt SUMME schreiben würden, würde Excel SUME in der Liste der von Ihnen definierten Namen suchen, nicht finden und deshalb #NAME? anzeigen. Sobald Sie mit Ü bestätigt haben, erscheint das Ergebnis 6050. Die Formel arbeitet genauso als hätten Sie =SUMME(B2:B4) eingetippt. Bei jeder Änderung eines Einzelbetrages passt sich die Summe automatisch an. Definieren Sie nun den Namen Einnahmensumme für die Zelle B6. Die Zellen B2 bis B8 in der Tabelle Ausgaben erhalten den Namen Ausgaben und B10 soll Ausgabensumme heißen. Bisher haben Sie den definierten Namen in derselben Tabelle verwendet, in der er definiert wurde. Wenn Sie die Tabelle Saldo mit Inhalten füllen möchten, verwenden Sie die Namen aus den anderen Tabellen. Klicken Sie in die Zelle B1 und gehen Sie dort die einfache Formel

=Einnahmensumme ein. In die Zelle B2 gehört die Formel =Ausgabensumme.

Die Zelle B4 können Sie entweder mit der Formel =B1-B2 oder =Einnahmensumme-Ausgabensumme belegen.

Abbildung 26.53: Tabelle mit den Ergebnissen

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Sobald Sie die Formeleingabe mit Ü abschließen, erscheint das Ergebnis 6050. Wenn sich nun irgendeine Einnahme oder Ausgabe ändert, werden automatisch die Summen und der Saldo angepasst.

Abbildung 26.54: Springen zu einem Namen über das Namensfeld

Ein weiterer Grund für die Verwendung von Namen ist das Namensfeld. Es befindet sich links neben der Bearbeitungsleiste. Dort können Sie normalerweise die Adresse der gerade markierten Zelle ablesen. Wenn Sie eine Adresse in das Feld tippen und Ü drükken, springt der Zellcursor direkt in diese Zelle. Das ist besonders bei sehr großen Tabellen interessant. Wenn Sie Namen definiert haben und auf das Auswahldreieck am Namenfeld klicken, sehen Sie eine Liste mit sämtlichen definierten Namen. Klicken Sie auf Einnahmen, und sofort sind die Zellen B2 bis B4 der Tabelle Einnahmen markiert.

Relative und absolute Adressierung Die Bezugsart bestimmt, was mit den Zelladressen in den Formeln geschieht, wenn Sie die Formel kopieren.

Laden Sie von der beiliegenden CD die Arbeitsmappe Artikel. Das erste Arbeitsblatt, Artikelliste, enthält Informationen zu Preisen von verschiedenen Artikeln.

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Abbildung 26.55: Preisliste mit DM-Beträgen

Die Preise für die Artikel in verschiedenen Stückzahlen sind in DM angegeben. In der Spalte F soll der Durchschnittspreis erscheinen. Dazu benötigen Sie die Funktion Mittelwert. Klicken Sie in die Zelle F2. Sie können =MITTELWERT( eingeben und dann die Zellen B2 bis E2 markieren. Nachdem Sie den Zellbereich markiert haben, können Sie einfach Ü drücken. Die schließende Klammer fügt Excel automatisch an. Sie können nicht generell die beendende Klammer einer Funktion weglassen. Normalerweise müssen Sie immer gleich viele öffnende (linke) und schließende (rechte) Klammern eingeben. Nur bei einigen einfachen Funktionen, z.B. MITTELWERT, SUMME, MIN und MAX können Sie sich darauf verlassen, dass Excel das für Sie erledigt.

Abbildung 26.56: Berechnung des Durchschnitts

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Eine andere Möglichkeit, die Funktion einzugeben, ist, in die Zelle F2 zu klicken. In der Symbolleiste Standard finden Sie das Symbol AutoSumme. Damit können Sie nicht nur die Funktion SUMME einfügen, sondern auch MITTELWERT, MIN und MAX. Klicken Sie auf das Auswahldreieck und wählen Sie MITTELWERT. Nun können Sie den Zellbereich markieren oder B2:E2 eintippen. Bestätigen Sie mit Ü und das Ergebnis 1687,25 DM wird angezeigt. Sie möchten den Durchschnittswert allerdings nicht nur von der Zeile 2 berechnen, sondern auch für die nächsten drei Artikel. Sie können die Formel, die Sie in die Zelle F2 eingetragen haben, durch Ziehen mit der Maus in die nächsten drei Zeilen kopieren. Sie können die Formel noch ein wenig schneller nach unten kopieren, indem Sie doppelt auf das Ausfüllquadrat klicken. Besonders bei langen Tabellen ist das ein komfortables Verfahren, da Sie nicht durch mehrere Seiten blättern müssen. Die Durchschnittspreise werden durch die Funktion Mittelwert berechnet. In der Zelle F3 ist die Formel =MITTELWERT(B3:E3) eingetragen. Excel hat beim Kopieren nach unten automatisch alle Zeilennummern erhöht, die Spaltenbezeichnungen blieben unverändert.

Abbildung 26.57: Berechnete Durchschnittspreise

Diese automatische Veränderung in einer Formel heißt relativer Bezug. Die Veränderungen der Bezüge in einer Formel sind abhängig von der Kopierrichtung in der folgenden Tabelle zusammengefasst. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 26

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Richtung der Veränderung der SpaltenKopierbewegung buchstaben in der Formel

Veränderung der Zeilennummern in der Formel

Nach unten größert

Keine Veränderung

Nummern werden ver-

Nach oben ringert

Keine Veränderung

Nummern werden ver-

Nach links

Aus B wird A, aus Z wird Y.

Keine Veränderung

Nach rechts

Aus B wird C, aus Z wird AA.

Keine Veränderung

Tabelle 26.3: Auswirkungen des Kopierens auf die Bezüge in Formeln

Diese Anpassung ist sehr wichtig, denn ohne sie wäre es nicht möglich, eine Formel auf andere Zellen zu übertragen. In manchen Anwendungsbeispielen ist diese automatische Veränderung der Bezüge nicht sinnvoll. Betrachten Sie die Zeilen 11 bis 15. Dort sollen die Werte aus den im oberen Teil eingetragenen Preisen und dem Umrechnungskurs in der Zelle B8 berechnet werden. Zunächst müssen Sie den Einzelpreis in Euro für den einzelnen Computer berechnen. Klicken Sie in die Zelle B12. Die Formel zur Umrechnung lautet =B2/B8. Das Ergebnis lautet 919,81 €. Sie können den Zahlenwert durch das Euro-Symbol in der Symbolleiste Format auf zwei Nachkommastellen kürzen und das Euro-Zeichen anfügen. Wenn Sie diese Formel nach unten kopieren, kommt es zu Fehlern. Die Meldung #DIV/0! bedeutet, dass in der Formel durch Null geteilt wird. Das muss nicht heißen, dass in der Zelle, durch die Sie teilen, die Zahl Null eingetragen ist, sondern die Zelle kann auch leer sein.

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Teil III

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Durch die Fehlermeldung #WERT! zeigt Excel Ihnen an, dass Sie mit dem Inhalt einer Zelle rechnen möchten, die keinen Zahlenwert, sondern Text enthält. Schauen Sie sich die Formel in der Zelle B13 an. Sie lautet =B3/B9. Die Zelle B3 enthält den Preis für den Drucker, aber B9 ist leer. Der Umrechnungskurs steht in B8. Sie müssen verhindern, dass der Zellbezug B8 in der Formel verändert wird. Für die weiteren Zellen gilt dasselbe. Sie müssen noch mal in die Zelle B12 und eine andere Formel eintragen. Sie lautet: =B2/B$8. Das Dollarzeichen bewirkt, dass die Koordinate, die rechts von ihm folgt, nicht verändert wird. Diese korrigierte Formel können Sie nach unten ziehen. Probleme erhalten Sie, wenn Sie danach aus der Zeile B12 nach rechts bis F12 kopieren möchten.

Abbildung 26.58: Kopierte Formeln

Beim Kopieren nach rechts passiert etwas Ähnliches. Die Formel in Zelle B12, =B2/B8, wird für die Zelle C12 in die Berechnungsvorschrift =C2/C8 umgewandelt. Die Spaltenbezeichnung B wurde in C, in D E und F verändert. Die Lösung ist, auch die Spaltenbezeichnung mit einem Dollarzeichen zu fixieren. Wenn Sie in die Zelle B12 die Formel =B2/$B$8 eintragen, haben Sie im hinteren Teil sowohl die Spalten als auch die Zeilen fixiert. Diese Formel können Sie problemlos in die anderen Zellen kopieren.

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Kapitel 26

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Es gibt insgesamt vier verschiedene Arten von Bezügen: Beispiel

Funktion

A3

Spalten- und Zeilenbezeichnung werden angepasst. Dies ist ein relativer Bezug.

$A$3

Spalten- und Zeilenbezeichnungen sind fixiert. Dies ist ein absoluter Bezug.

A$3

Die Spaltenbezeichnung ist flexibel und die Zeilenbezeichnung ist fixiert. Dies ist ein gemischter Bezug.

$A3

Die Spaltenbezeichnung ist fixiert und die Zeilenbezeichnung bleibt flexibel. Dies ist ebenfalls ein gemischter Bezug.

Tabelle 26.4: Bezugsarten im Vergleich

Sie müssen immer einen absoluten Bezug verwenden, wenn Sie eine oder mehrere konstante Zellen in Ihren Tabellen haben, auf die verschiedene andere Zellen zugreifen. Sie können die Bezugsart nicht nur durch manuelles Voranstellen des Dollarzeichens ändern, sondern auch durch Drücken der Taste $ während der Eingabe der Formel. Schreiben Sie z.B. in die Zelle B12 die Formel =B2/B8 und drücken Sie, bevor Sie Ü gedrückt haben, $. Dann haben Sie die hintere Zelladresse in einen absoluten Bezug verwandelt: =B2/$B$8. Wenn Sie nochmals drücken, wechselt die Bezugsart. Die Formel lautet dann =B2/B$8. Durch weiteres Drücken erhalten Sie den zweiten gemischten Bezug, nämlich =B2/$B8. Wenn Sie zum vierten Mal drücken, haben Sie den Ausgangszustand, =B2/B8, wieder erreicht.

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Teil III

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Datenbanken in Excel Eine Datenbank in Excel ist nichts anderes als eine Liste. Diese Liste ist in der Regel recht umfangreich. Das Besondere an einer Excel-Datenbank ist, dass Sie bestimmte Verfahren für die Bearbeitung einer Datenbank zur Verfügung haben. Laden Sie die Arbeitsmappe Aufträge 2001 von der beiliegenden CD. Sie enthält das Arbeitsblatt Aufträge_2001. Auf dem Arbeitsblatt sind 3500 Auftragsdatensätze gespeichert.

Abbildung 26.59: Auftragsliste

Die Spalte ID enthält eine durchlaufende Auftragsnummer. In dem Feld Datum ist das Auftragsdatum eingetragen. Der Firmenname steht in Spalte C. Jede Firma ist in einer bestimmten Region ansässig. Mitarbeiter ist der Nachname des Mitarbeiters, der diesen Auftrag angenommen hat, und die Auftragssumme ist in Spalte F abzulesen.

Fixieren der Überschrift Wenn Sie in der Liste nach unten blättern, läuft die Überschrift aus dem Bild. Damit Sie die Überschrift immer sehen können, müssen Sie die erste Zeile fixieren. Klicken Sie in die Zelle A2. Wenn Sie nun im Menü Fenster den Befehl Fenster fixieren aufrufen, sind sämtliche Zeilen, die über der markierten Zelle und alle Spalten, die links neben der markierten Zelle stehen, fixiert. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Abbildung 26.60: Fixieren der Überschrift

Sie erkennen die Fixierung an der durchgezogenen Linie in der Tabelle. Wenn Sie die Fixierung entfernen möchten, klicken Sie erneut in dem Menü Fenster auf den Befehl Fixierung aufheben. Die Fixierung von Zeilen bzw. Spalten hat keine Auswirkungen auf den Ausdruck. Wenn Sie im Ausdruck eine Überschrift auf jedem Blatt wiederholen möchten, müssen Sie im Menü Datei den Befehl Seite einrichten aufrufen und dann auf der Registerkarte Tabelle in dem Feld Wiederholungszeilen oben bzw. Wiederholungsspalten links eintragen.

Abbildung 26.61: Wiederholen von Zeilen und Spalten im Ausdruck

Am einfachsten ist es, die Zeilen bzw. Spalten, die Sie wiederholen möchten, mit der Maus zu markieren. Dazu müssen Sie nur in die gewünschten Zeilennummern und Spaltenbuchstaben klicken. Die Anzeige für die Wiederholungszeilen enthält nur Zeilennummern. Der Feldinhalt $1:$1 bedeutet, dass die erste Zeile auf jeder Seite wiederholt wird. Wenn dort z.B. $2:$4 eingetragen wäre, würden die Zeilen zwei bis vier auf jedem Blatt erscheinen. Entsprechend zeigt Word Ihnen im Feld Wiederholungsspalten links nur Spaltenbuchstaben, z.B. $A:$A an.

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Nachdem Sie die Überschrift der Liste in dem Arbeitsblatt Aufträge_2001 fixiert haben, können Sie aus dieser relativ großen Datenmenge bestimmte Informationen selektieren.

Selektionen mit dem AutoFilter Bei einer Selektion werden Ihnen nicht mehr alle Datensätze angezeigt, sondern nur noch diejenigen, die ganz bestimmten Bedingungen genügen. Anstelle des Begriffs Selektion nennt man so einen Vorgang in der EDV auch Filtern.

AutoFilter einschalten Klicken Sie in die Liste der Aufträge. Es reicht nicht aus, das Arbeitsblatt, das die Liste enthält, anzuwählen und dann irgendeine Zelle zu markieren. Sie müssen in eine Spalte, die Daten enthält, klicken. Sie dürfen auch nicht einen Bereich markieren, weil sonst nur dieser Bereich als Datenbank interpretiert wird. Nun klicken Sie im Menü Daten auf den Befehl Filter und wählen dort AutoFilter.

Abbildung 26.62: AutoFilter

In jeder Spalte ist ein kleines Auswahldreieck erschienen. Sie können es anklicken und dadurch die Elemente in der entsprechenden Spalte auswählen. Klicken Sie auf das Auswahldreieck der Spalte Region.

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Abbildung 26.63: Einträge eines AutoFilter-Menüs

In dem Auswahlmenü sind sämtliche Einträge, die in der Spalte Region vorkommen, aufgelistet. Hinzu kommen die Auswahlmöglichkeiten (Alle), (Top 10...) und (Benutzerdefiniert). Klicken Sie in dem Auswahlmenü auf Nord. Im Ergebnis erscheinen nun alle Aufträge der Kunden aus der Region Nord.

Abbildung 26.64: Selektionsergebnis

Sie sehen, ob eine Selektion aktiv ist, daran, dass Sie nicht mehr alle Zeilennummern angezeigt bekommen. Die Zeilennummern der selektierten Datensätze sind blau dargestellt. Das Auswahldreieck neben der Spaltenbezeichnung Region ist ebenfalls blau gefärbt. Das ist sehr wichtig, damit Sie sofort sehen können, aufgrund welcher Spalte eine Selektion durchgeführt wurde.

Alle Datensätze anzeigen Wenn Sie wieder alle Datensätze anzeigen lassen möchten, können Sie auf das Auswahldreieck klicken, das für die Selektion verantwortlich ist, und aus dem Auswahlmenü den Eintrag (Alle) wählen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Eine Alternative dazu ist, im Menü Daten den Befehl Filter zu wählen und in dem folgenden Untermenü auf Alle anzeigen zu klicken.

Selektionsbedingungen kombinieren Sie können in mehreren Spalten gleichzeitig Kriterien eingeben. Es werden dann alle Datensätze angezeigt, die sämtlichen Bedingungen genügen. Klicken Sie auf das Auswahldreieck zu dem Mitarbeiter. Wählen Sie Meier. Alle Aufträge der Region Nord, die Mitarbeiter Meier angenommen hat, werden nun angezeigt.

Abbildung 26.65: Kombination von Bedingungen

Auf diese Weise könnten Sie in jede Spalte eine Bedingung eintragen. Sie können die Bedingungen in beliebiger Reihenfolge wieder ausschalten. Wenn Sie mehrere Bedingungen verwenden, ist es einfacher, den Menübefehl zu verwenden, um wieder alle Datensätze angezeigt zu bekommen, als die Kriterien einzeln wegzunehmen.

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Benutzerdefinierter AutoFilter In manchen Spalten sind Daten enthalten, die sich nicht dazu eignen, einen konkreten Wert zu suchen. Sie werden wahrscheinlich nicht alle Aufträge über 466,10 anzeigen lassen. Bei Beträgen ist es eher gebräuchlich, einen Wertebereich abzurufen, als einen konkreten Wert. Sie möchten alle Aufträge anzeigen lassen, deren Auftragswert zwischen 450 und 500 ist. Zunächst müssen Sie alle bisherigen Selektionen ausschalten. Das können Sie entweder für jede Spalte einzeln oder über den Menübefehl erreichen. Klicken Sie nun auf das Auswahldreieck neben Betrag. Wählen Sie aus dem Auswahlmenü Benutzerdefiniert.

Abbildung 26.66: Eingabefenster des Benutzerdefinierten AutoFilters

In diesem Fenster können Sie angeben, welche Bedingung für die angezeigten Beträge gelten muss. Auf der linken Seite wird zunächst entspricht angezeigt. Damit könnten Sie einen konkreten Betrag aussuchen, so als ob Sie direkt in dem Auswahlfenster einen Wert anklicken würden. Es gibt eine Reihe von weiteren Vergleichsoperationen, die Sie in den Feldern auf der linken Seite auswählen können.

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Abbildung 26.67: Vergleichsoperationen

Die Vergleichsoperationen ist größer, ist größer als, ist kleiner als, ist kleiner oder gleich können Sie am besten verwenden, um Zahlenwerte zu vergleichen. Die Fragen beginnt mit, beginnt nicht mit, endet mit, endet nicht mit erlauben zu ermitteln, ob ein Text mit einem bestimmten Zeichen beginnt oder endet. Um alle Aufträge anzeigen zu lassen, deren Auftragswert zwischen 450 und 500 liegt, müssen Sie in den rechten Auswahlfeldern im Fenster die Vergleichswerte eingeben. Sie können die Zahlen eintippen oder in dem Auswahlfenster anklicken. In dem Auswahlfenster werden alle Werte angezeigt, die in der Spalte vorkommen.

Abbildung 26.68: Vergleichswerte

Meistens werden Sie jedoch die Vergleichswerte in die Felder eintippen. Wählen Sie als Vergleichsoperation oben links ist größer oder gleich. Tragen Sie in das Feld rechts daneben den ersten Vergleichswert, 450 ein. Darunter können Sie zwischen und bzw. oder wählen. Da Sie den Auftragsbereich zwischen 450 und 500 auswählen möchten, benötigen Sie und. Die zweite Bedingung muss ist kleiner oder gleich lauten. Der Vergleichswert ist 500. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Abbildung 26.69: Eingetragene Bedingungen

Bei Zahlenwerten müssen Sie die Bedingungen meistens mit Und verknüpfen. Die Verknüpfung Oder ist nur denkbar, wenn Sie z.B. alle Extremaufträge auflisten möchten. Eine Liste mit sämtlichen Aufträgen, die unter 10 oder höher als 950 sind, ist ein Beispiel dafür. Bei Texten hingegen ist die Oder-Verknüpfung sehr häufig.

Abbildung 26.70: Oder-Verknüpfung

Dieser benutzerdefinierte AutoFilter selektiert sämtliche Datensätze, in deren Feld Firma ein Eintrag vorhanden ist, der mit einem G oder einem T beginnt. Wenn Sie statt Oder die Verknüpfung Und gewählt hätten, würden Sie eine leere Liste als Ergebnis erhalten, denn kein Firmenname kann gleichzeitig mit einem G und einem T beginnen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Eine Und-Verknüpfung bedeutet immer, dass zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind. Sie können daher Und gedanklich immer mit «gleichzeitig« ersetzen. Selektionen in verschiedenen Feldern werden von Excel immer mit Und verknüpft. Der benutzerdefinierte AutoFilter erlaubt auch, nach Datumsbereichen zu selektieren. Sie müssen nur einen Filter in das Feld Datum setzen. Wenn Sie eintragen, das Datum muss größer oder gleich dem 01.02.01 und kleiner gleich dem 28.02.01 sein, erhalten Sie alle Aufträge aus dem Februar.

Sortieren von Datenbanken Bei der Anzeige des Ergebnisses einer Selektion, aber auch für die Anzeige der kompletten Datenbank, kommt es nicht nur auf die Auswahl der Datensätze, sondern auch auf deren Reihenfolge an. Normalerweise werden die Datensätze in der Reihenfolge angezeigt, in der Sie die Daten eingegeben haben. Sie können die Datensätze ganz einfach über die Symbolleiste sortieren. Klicken Sie z.B. in die Spalte Datum. In der Symbolleiste Standard finden Sie die folgenden Symbole:

Abbildung 26.71: Sortierung über Symbolleiste

Durch Klicken auf das Symbol für aufsteigende Sortierung werden die Datensätze derartig vertauscht, dass kleine Zahlen, die ältesten Datumsangaben und alle Begriffe, die mit A beginnen, ganz oben stehen. Wenn Sie absteigend sortieren, stehen große Zahlen, die jüngsten Datumsangaben und alle Namen, die mit Z beginnen, ganz oben. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Sehr oft ist es notwendig, aufwendigere Sortierverfahren in Gang zu setzen. Sie möchten die Datensätze in eine übersichtlichere Reihenfolge bringen. Dazu sortieren Sie nach Datum. Da mehr als ein Auftrag pro Tag aufgenommen wurde, sortieren Sie nach Firma als zweitem Sortierkriterium. Es gibt sogar mehrere Aufträge pro Tag von derselben Firma. Deshalb sollen die Aufträge einer Firma absteigend sortiert werden. Klicken Sie in die Auftragsliste. Rufen Sie jetzt in dem Menü Daten den Befehl Sortieren auf. Zunächst müssen Sie durch Anklicken festlegen, ob Ihre Liste eine Überschrift enthält oder nicht. Wenn Sie auf Keine Überschrift klicken, Ihre Liste jedoch eine Überschriftenzeile enthält, dann werden die Überschriften mit den anderen Begriffen zusammen sortiert. Der Feldnamen Firma wird dann in der Liste hinter Ball Weiss und vor Fischer & Huber stehen, während die oberste Zelle der Spalte den Eintrag Ball Weiss erhält. Sie können in diesem Fenster maximal drei Kriterien eingeben. Jedes Kriterium lässt sich durch Anklicken und Auswählen aus den Spaltennamen bestimmen. Für jedes Kriterium können Sie im rechten Bereich des Fensters festlegen, ob Aufsteigend oder Absteigend sortiert werden soll.

Abbildung 26.72: Sortierung über Menübefehl

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Das erste Kriterium müssen Sie in jedem Fall angeben. Das in dem zweiten Auswahlfeld genannte Feld wird nur zur Sortierung herangezogen, wenn das erste keine Unterscheidung erlaubt. Für das dritte Feld gilt das entsprechend. Sie können mit der Schaltfläche Optionen unten links in diesem Fenster ein Fenster öffnen, in dem Sie eine beliebige Liste als Sortierreihenfolge verwenden. Dabei können Sie nicht nur die bestehenden Reihen, z.B. die Monatsnamen, verwenden, sondern auch alle selbst definierten Listen. Das folgende Fenster zeigt die sortierte Auftragsliste mit dem Sortierfenster daneben:

Abbildung 26.73: Nach drei Kriterien sortierte Auftragsliste

Top 10 – Analysen Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, die besten oder schlechtesten Datensätze anzeigen zu lassen. Anders gesagt, handelt es sich dabei um die ersten Datensätze einer Auflistung. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Sie möchten eine Liste mit den zehn höchsten Aufträgen erzeugen. Dazu müssen Sie in der Spalte Betrag das Auswahldreieck für den AutoFilter anklicken. Wählen Sie (Top 10...).

Abbildung 26.74: Auswahlmöglichkeiten der Top-10-Analyse

Mit dem Auswahlfeld auf der linken Seite können Sie bestimmen, ob Sie die obersten oder die untersten Datensätze sehen möchten. In der Mitte des Fensters geben Sie an, wie viele Aufträge Sie angezeigt bekommen möchten. Das Feld auf der rechten Seite erlaubt, einzustellen, ob Sie Elemente oder Prozent wünschen. Wenn Sie Elemente wählen, erhalten Sie zehn Datensätze. Bei der Einstellung Prozent wird ein Zehntel aller Datensätze, also 350 Aufträge, in das Bild gebracht. Klicken Sie auf OK, und die höchsten zehn Aufträge werden in der Reihenfolge, in der sie eingegeben wurden oder die Sie durch Sortierung erzeugt haben, aufgelistet

Abbildung 26.75: Die besten zehn Aufträge

Sie können das Ergebnis einer Top-Selektion natürlich nachträglich beliebig sortieren. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Erstellen einer Datenbank Das Erstellen einer Datenbank ist eine ganz einfache Sache. Sie müssen die Daten spaltenweise nebeneinander auflisten. Achten Sie darauf, dass alle Informationen in einem Block eingetragen sind. Lassen Sie keine Zeilen oder Spalten frei. Sobald Sie den AutoFilter über das Menü einschalten, wird der Name Datenbank dafür vergeben. Sie können ihn auch jederzeit wieder abschalten.

Die Datenbankmaske Sie können Ihre Datenbank auch mit Hilfe einer Maske bearbeiten. Klicken Sie in eine Zelle der Datenbank und wählen Sie dann aus dem Menü Daten den Befehl Maske.

Abbildung 26.76: Datenmaske

Sie sehen hier alle Felder untereinander aufgelistet. Die Bildlaufleiste in der Mitte des Fensters erlaubt, durch die Datensätze zu blättern. Sie können in den Feldern beliebige Änderungen vornehmen. Durch Anklicken von Neu können Sie einen neuen Datensatz eingeben. Die Schaltfläche Löschen erlaubt, einen Datensatz zu entfernen.

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Wenn Sie einen Datensatz suchen möchten, können Sie auf Kriterien klicken. Eine leere Maske erscheint. Sie können dort Ihre Suchkriterien eintragen und dann auf Vorherigen suchen oder Weitersuchen klicken. Im Menü Bearbeiten gibt es den Befehl Suchen. Darüber hinaus können Sie natürlich auch sehr schön mit dem AutoFilter bestimmte Datensätze anzeigen lassen. Der Vorteil dabei ist, dass Sie das Suchergebnis sogar in einer Liste untereinander angezeigt bekommen.

Auswertung mit Pivot-Tabellen Zu den leistungsfähigsten Möglichkeiten von Excel gehören die Pivot-Tabellen. PivotTabellen gruppieren Daten nach den Inhalten einer Spalte und berechnen für jede Gruppe Summen, Mittelwerte, die Anzahl der Datensätze pro Gruppe usw. Sie können zwar sehr einfach Selektionen durchführen, aber eine Auflistung von Umsätzen nach Firma und Mitarbeiter ist mit den bisherigen Mitteln nicht so ohne weiteres zu erstellen. Klicken Sie in Ihre Datenbank und wählen Sie nun aus dem Menü Daten den Befehl Pivot-Table- und Pivot-Chart-Bericht. Ein Assistent, der Sie durch die Erstellung der Pivot-Tabelle führt, wird gestartet.

Abbildung 26.77: Festlegen der Datenquelle © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Sie können aus einer Excel-Datenbank, aus einer externen Quelle oder aus mehreren Bereichen, die nacheinander markiert werden, die Daten zu einer Pivot-Tabelle zusammenfassen. Klicken Sie auf Weiter. Im unteren Bereich des Fensters können Sie bestimmen, ob Sie eine Pivot-Tabelle oder ein Diagramm mit Tabelle erstellen möchten.

Abbildung 26.78: Festlegen des Bereichs

Mit Weiter gelangen Sie zum nächsten Schritt. Im zweiten Fenster des Assistenten müssen Sie angeben, welchen Zellbereich Sie als Grundlage für die Pivot-Tabelle verwenden möchten. Sie können den Bereich durch Anklicken und Markieren mit der Maus festlegen oder einen Namen eintragen. Datenbanken erhalten von Excel einen entsprechenden Namen.

Abbildung 26.79: Ziel bestimmen

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Wenn Sie den Pivot-Tabellen-Assistenten von einer Datenbank ausgehend starten, und der Name Datenbank nicht erkannt wird, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Dann müssen Sie den Zellbereich mit der Maus markieren. Im dritten Fenster müssen Sie festlegen, ob die Pivot-Tabelle in ein neues Arbeitsblatt oder in das bestehende Arbeitsblatt gebracht werden soll. Verwenden Sie hier aus Gründen der Übersichtlichkeit die Option In neuem Arbeitsblatt. Starten Sie die Erstellung mit Fertig stellen. Excel erstellt ein neues Arbeitsblatt. Eine Feldliste wird angezeigt. Die Tabelle enthält Hinweise, die Sie darauf aufmerksam machen, dass Sie Zeilen-, Spalten- und Datenfelder aus der Feldliste in die Tabelle ziehen müssen. Ziehen Sie Firma in den Bereich Zeilenfelder. Die Firmen sollen zeilenweise untereinander angeordnet werden. Die Mitarbeiter sollen spaltenweise nebeneinander angezeigt werden. Ziehen Sie den Feldnamen Mitarbeiter in den Bereich Spaltenfelder.

Abbildung 26.80: Gestalten des Ergebnisses

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Nun haben Sie definiert, wie die Zeilen und Spalten belegt werden sollen. Sie müssen noch festlegen, was pro Firma und Mitarbeiter ausgerechnet werden soll. Ziehen Sie das Feld Betrag in den Bereich Datenfelder. Excel rechnet automatisch die Summen in jedem Feld aus. Oben links befindet sich der Seitenfelderbereich. Ziehen Sie Region dorthin. Der Eintrag (Alle) erscheint. Durch das Auswahldreieck öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eine Region wählen können.

Abbildung 26.81: Fertiger Pivot-Table-Bericht

Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, die Mitarbeiter und die Firmen zu bestimmen, die in diesem Bericht dargestellt werden. Wenn Sie auf das Auswahldreieck neben Mitarbeiter klicken, erscheint eine Liste und Sie können die Namen einzeln deaktivieren. Genauso können Sie mit Firmennamen verfahren.

Abbildung 26.82: Auswahl des Mitarbeiters

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In der Ecke links neben dem Namen Mitarbeiter zeigt Excel Summe von Betrag an. Wenn Sie das Feld anklicken, können Sie bestimmen, ob Excel die Summe, der Mittelwert, das Maximum oder eine andere Funktion aus den Beträgen berechnen soll.

Sie können das Feld Betrag auch mehrmals in den zentralen Bereich der fertigen Pivot-Tabelle ziehen. Dadurch lassen sich gleichzeitig mehrere Berechnungen durchführen. Sie könnten z.B. die Auftragssumme und die Anzahl Aufträge untereinander anzeigen lassen.

Diagramme erzeugen Sie können aus Ihren Daten sehr einfach und schnell anschauliche Diagramme erstellen. Solche Diagramme nennt man auch Charts.

Laden Sie die Arbeitsmappe Diagramme von der Beispiel-CD Markieren Sie auf der Registerkarte Umsatzzahlen 2001 die Zellen A1 bis B9. Starten Sie nun den Diagramm-Assistenten, indem Sie in der Symbolleiste Standard auf das Diagramm-Symbol klicken.

Abbildung 26.83: Markierte Daten

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Es ist wichtig, dass Sie die Daten in Spalte A ebenfalls markieren, damit diese Namen als Kommentare bzw. Beschriftungen in dem Diagramm erscheinen. Der Monatsname Januar wird als Diagrammtitel verwendet. Sie werden ihn im Lauf der Erstellung verändern. Sie könnten die Diagrammerstellung auch beginnen und später die Zellen markieren, in denen die Daten für die grafische Darstellung enthalten sind, einfacher ist es jedoch, die notwendigen Zellen vorher zu markieren. Die Daten für die Diagrammerstellung können auch in Zeilen nebeneinander stehen. Häufiger und übersichtlicher ist es jedoch, die Daten in Spalten anzuordnen. Sobald Sie auf das Symbol geklickt haben, startet der DiagrammAssistent. Er führt Sie in vier Schritten durch die Erstellung eines Diagramms.

Der Diagramm-Assistent

Abbildung 26.84: Erster Schritt des Diagramm-Assistenten © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Im ersten Schritt des Diagramm-Assistenten müssen Sie festlegen, welche Art Diagramm Sie erstellen möchten. Die folgende Tabelle fasst die Diagrammtypen zusammen und erklärt deren Anwendungsgebiete: Diagrammtyp

Erläuterung Darstellung von Werten untereinander. Wenn Sie Daten aus mehreren Spalten bzw. Zeilen verwenden, werden sie gruppiert oder zu einer Säule zusammengefasst. Es ist auch möglich, Anteile der verschiedenen Spaltenwerte zu sehen, indem Sie eine Variante verwenden, die eine auf 100% vergrößerte Säule zeichnet. Dann erhält jede Säule die maximale Höhe, Sie können allerdings an den verschiedenen Segmenten die Anteile erkennen. Es gibt zwei- und dreidimensionale Darstellungen. Darstellung von Werten untereinander. Ein Balkendiagramm ist ein um 90 ° gedrehtes Säulendiagramm mit den gleichen Möglichkeiten. Wenn Sie sehr viele Daten grafisch verdeutlichen möchten, verwenden Sie ein Liniendiagramm. Darstellung von Anteilen. Die absoluten Größen können Sie höchstens durch die Beschriftung ablesen. Wissenschaftliche Messwerte, z.B. Zeitabläufe, erfordern flexible Größen auf beiden Achsen. Wenn Sie Messungen nach 1,2, 5, 10, 24 und 48 Stunden durchführen, können Sie ein Punkt-Diagramm verwenden. Zeigt eine Linie mit ausgefülltem Zwischenraum zur waagerechten Achse. Darstellung von Anteilen wie beim Kreisdiagramm. Sie können mehrere Ringe ineinander schachteln.

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Diagrammtyp

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Erläuterung Die Größe der Werte wird durch den Abstand vom Mittelpunkt dargestellt. Je näher die Linienzüge einem Kreis kommen, desto harmonischer sind die Werte. Zeigt mindestens zwei Datenreihen an und erstellt einen Trend. Zeigt Werte als Punkte an und zieht einen Kreis mit einem Radius, der in der zweiten Spalte eingetragen ist. Sie können damit sehr gut Messfehler oder Toleranzen darstellen. Dies ist das klassische Diagramm für die Visualisierung von Aktienkursen mit Anfangs-, Schluss- und mittleren Kursen. Besondere dreidimensionale Variante eines Säulendiagramms. Dreidimensionale Art eines Säulendiagramms in Form eines Kegels. Säulen werden als Pyramiden dargestellt.

Tabelle 26.5: Auflistung der Diagrammtypen

Wählen Sie die dreidimensionale Säulen und bestätigen Sie mit Weiter. Im zweiten Schritt des Assistenten können Sie den Bereich, aus dem die Daten genommen werden sollen, verändern. Sie könnten ebenfalls festlegen, ob die Daten in Zeilen oder Spalten stehen. Spalten ist die bessere Einstellung. Sehen Sie sich die unterschiedlichen Darstellungen im Beispiel an, verwenden Sie jedoch Spalten und klicken Sie auf Weiter (siehe Abbildug 26.85). Im dritten Schritt des Diagramm-Assistenten können Sie auf der Registerkarte Titel die Titel für das gesamte Diagramm und die waagerechte X-Achse sowie die senkrechte Y-Achse festlegen.

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Kapitel 26

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Abbildung 26.85: Festlegen der Diagrammtitel

Klicken Sie auf die Registerkarte Legende und schalten Sie die Option Legende anzeigen aus. Nun haben Sie alle Informationen eingegeben und können auf Weiter klicken.

Abbildung 26.86: Festlegen der Position für das Diagramm

Der vierte Schritt erwartet von Ihnen die Eingabe des Ortes, an dem das neue Diagramm erstellt werden soll. Die Option Als neues Blatt erzeugt ein sehr großes Diagramm auf einem eigenen Blatt. Tragen Sie den Namen für das neue Blatt, z.B. Umsatzzahlen 2001Diagramm ein. Wenn Sie Als Objekt in auswählen, wird das Diagramm in eine bestehende Tabelle gezeichnet. Sie können es verschieben, indem Sie auf die Rahmenlinien klicken und bei gedrückter Maustaste an eine © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil III

Know-how für Fortgeschrittene

andere Stelle ziehen. Sie können dabei auf irgendeine Stelle des Rahmens klicken, nur nicht auf die kleinen Quadrate. Wenn Sie darauf klicken, können Sie die Größe des Diagramms verändern. Klicken Sie dann auf Fertig stellen. Das Diagrammblatt ist mit den Daten, aus denen Sie das Diagramm gezeichnet haben, verknüpft. Wenn Sie die Daten ändern, passt sich das Diagramm automatisch an. Sie können das dreidimensionale Diagramm auf dem Blatt drehen, indem Sie auf eine Ecke klicken und mit der Maus ziehen. Wenn Sie in die Säulen klicken, können Sie mit dem Symbol, mit dem Sie die Füllfarbe definieren, die Farben der Säulen verändern. Sobald Sie, nachdem die gesamte Säulenreihe markiert ist, in eine einzelne Säule klicken, können Sie das Erscheinungsbild einer bestimmten Säule verändern. Sie können das Diagramm ganz einfach durch das Drucker-Symbol oder über das Menü Datei, den Befehl Drucken zu Papier bringen. Wenn Sie die Spalten A bis D markieren, erhalten Sie ein Diagramm mit mehreren Säulen pro Mitarbeiter. Die Abbildung 26.87 zeigt das Diagramm auf einem einzelnen Blatt. Wenn Sie mit der rechten Maustaste in die weiße Diagrammfläche klicken, können Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Speicherort auswählen. Daraufhin wird das gleiche Fenster angezeigt, das Sie als Schritt vier des Diagramm-Assistenten kennen. Die waagerechte Achse zeigt in der Abbildung nicht alle Mitarbeiternamen an. Sie können das Diagramm verbreitern, um sämtliche Namen zu sehen. Eine weitere Möglichkeit ist, durch Doppelklick auf die waagerechte Achse die Beschriftung zu formatieren.

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Kapitel 26

Excel für Fortgeschrittene

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Abbildung 26.87: Fertiges Diagramm auf eigenem Blatt

In dem Fenster Achsen formatieren können Sie auf der Registerkarte Schrift einen sehr kleinen Schriftgrad, z.B. 6, auswählen bzw. eintragen.

Abbildung 26.88: In die Tabelle integriertes Diagramm © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil III

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Eine andere Möglichkeit, alle Namen in dem Diagramm zu sehen, besteht darin, doppelt auf die waagerechte Achse zu klicken und danach die Registerkarte Ausrichtung zu wählen. Hier können Sie oben links durch Anklicken der kleinen roten Raute und Ziehen mit der Maus eine schräge Schriftorientierung, z.B. um 45° nach oben, erreichen.

Abbildung 26.89: Festlegen der Textausrichtung

Die Blitz-Methode Eine andere Methode, ein Diagramm zu erstellen, ist, die Daten zu markieren und dann die Funktionstaste ? zu drücken. Markieren Sie die Zellen A1 bis A9 und gleichzeitig C1 bis C9. Sie wissen, dass Sie dazu S festhalten müssen. Nachdem Sie die Zellen markiert haben, drücken Sie ?. Sie erhalten ein Standard-Säulen-Diagramm, das Sie sehr einfach verändern können, in einem neuen Blatt. Wenn Sie das Diagramm in eine bestehende Tabelle integrieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den weißen Bereich um das eigentliche Diagramm und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl Speicherort. Wenn Sie den Diagrammtyp verändern möchten, klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Diagramm-Symbolleiste.

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Kapitel 26

Excel für Fortgeschrittene

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Falls die Diagramm-Symbolleiste nicht angezeigt wird, können Sie mit der rechten Maustaste in die Symbolleisten klicken und Diagramm auswählen.

Abbildung 26.90: Auswahl des Diagrammtyps

Wählen Sie 3D-Kreisdiagramm, um die Anteile der verschiedenen Mitarbeiter zueinander besonders gut darstellen zu können. Klicken Sie einmal auf den Diagrammtitel Februar. Er ist dann von einem grauen Rahmen umgeben. Tippen Sie Umsatzstatistik Februar 2001 als Titel ein, bestätigen Sie mit Ü. Sie können den Titel einfach über die Symbolleiste in einer größeren Schriftart und in Fettdruck formatieren oder ihn durch Ziehen am Rahmen an eine andere Stelle bringen. Sie möchten die Kreissegmente beschriften und die Legende entfernen. Klicken Sie dazu einfach in die Legende und drücken Sie _. Um die Segmente zu beschriften, müssen Sie doppelt in den Kreis klicken und in dem Fenster Datenreihen formatieren, das auf dem Bildschirm erscheint, auf Datenbeschriftung klicken. Schalten Sie links oben in dem Bereich Beschriftung enthält die Optionen Kategoriename, Wert und Prozentsatz ein. Genauso können Sie bei anderen Diagrammtypen, z.B. Säulen, die Beschriftung einschalten.

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Teil III

Know-how für Fortgeschrittene

Die den Kreis umgebende graue Fläche heißt Zeichnungsfläche. Klicken Sie doppelt in die Zeichnungsfläche, um sie zu gestalten. In dem Fenster Diagrammfläche formatieren wählen Sie die Registerkarte Muster. Stellen Sie die Optionen Rahmen und Fläche auf Keinen bzw. Keine, um sie zu entfernen. Nun haben Sie ein übersichtliches Kreisdiagramm erzeugt:

Abbildung 26.91: Kreisdiagramm mit Beschriftungen

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Kapitel 27

Access für Fortgeschrittene

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27 Access für Fortgeschrittene Definition von Beziehungen Sie können Beziehungen zwischen Tabellen definieren, um bei der Dateneingabe, deren Änderung und bei dem Erstellen von Abfragen Access darauf achten zu lassen, dass die Daten zueinander passen. Laden Sie von der Beispiel-CD die Datenbank Firmendatenbank II um die folgenden Beispiele nachvollziehen zu können. Diese Datenbank enthält die Tabellen Aufträge, Kunden und Mitarbeiter. In der Tabelle Aufträge wird eine Kundennummer und eine Mitarbeiternummer verwendet, um zu kennzeichnen, welcher Kunde und welcher Mitarbeiter den Auftrag abgegeben bzw. angenommen hat. Diese Struktur ist typisch für eine relationale Datenbank. Es wäre unsinnig, in jeden Auftragsdatensatz den Kundennamen komplett mit Adresse und den gesamten Mitarbeiternamen mit allen anderen Informationen zu integrieren. Das würde zuviel Speicherplatz verbrauchen und die Gefahr, Fehler zu machen, würde steigen.

Daten strukturieren In der Praxis der Datenbankentwicklung gibt es eine Verfahrensweise, die alle gewünschten Spalten auf verschiedene Tabellen verteilt. Dieses Verfahren heißt Normalisierung. Man kann vereinfacht sagen, dass die Felder so auf verschiedene Tabellen verteilt werden, dass möglichst keine Informationen mehrfach eingetragen werden.

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Teil III

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Das muss nicht unbedingt heißen, dass jeder Eintrag, z.B. die Ortsangaben in einer Adressdatei, die mehrfach vorkommen, in eine andere Tabelle geschrieben werden. Jedoch die Kunden in der Beispieldatenbank, die mehrere Aufträge abgeben können, werden nicht namentlich gespeichert, sondern über einen Schlüssel. Ein Schlüssel ist ein Feld, das kurze, eindeutige Inhalte enthält. Meistens werden die Schlüssel durch Zahlenwerte realisiert. In dieser Datenbank sind die Felder Kunden-Nr und Personalnummer solche Schlüsselfelder, die in der Tabelle Kunden bzw. Mitarbeiter die Datensätze eindeutig identifizieren. In der Tabelle Aufträge sind die beiden Fremdschlüsselfelder Firma und Mitarbeiter enthalten. Der Begriff Fremdschlüssel bedeutet, dass die Felder in anderen Tabellen Schlüssel sind. Es kommt dabei nicht auf den Namen, sondern auf die Inhalte an. In einem anderen Schritt der Normalisierung werden die Feldinhalte immer weiter aufgesplittet, so dass die Informationen darin nicht weiter getrennt werden müssen. Sie werden z.B. nicht einfach ein Feld Anschrift in einer Adresstabelle anlegen, sondern Strasse, Postleitzahl und Ort trennen, da Sie diese Informationen getrennt für eine Briefadresse oder etwas Ähnliches benötigen. Die Hausnummer hingegen werden Sie nicht von der Strasse trennen. Sie benötigen sie nur für Tourenpläne oder wenn Sie die Postleitzahl in einer entsprechenden Datei nachschlagen möchten.

Einfache Beziehungen eintragen Kunden und Mitarbeiter werden über Nummern in der Auftragstabelle gespeichert. Es gibt aufgrund der Definition der Tabellen nur diese Möglichkeit. Daher können Sie diese Abhängigkeit in der Datenbank eintragen. Dazu definieren Sie eine Beziehung zwischen den beiden Tabellen. Klicken Sie dazu im Menü Extras auf den Befehl Beziehungen. Zunächst müssen Sie im Fenster Tabelle anzeigen festlegen, welche Tabelle Sie für die Definition der Beziehungen benötigen. Sie haben mehrere Möglichkeiten, die drei Tabellen auszuwählen: © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 27

Access für Fortgeschrittene

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✔ Klicken Sie doppelt auf jeden einzelnen Tabellennamen und danach auf Schließen. ✔ Klicken Sie auf einen Tabellenamen, z.B. Aufträge, und dann auf Hinzufügen. Verfahren Sie genauso mit Kunden und Mitarbeiter. Beenden Sie den Vorgang mit Schließen. ✔ Markieren Sie alle drei Tabellennamen mit Hilfe von S oder H. Klicken Sie zunächst auf Hinzufügen und danach auf Schließen.

Abbildung 27.1: Tabellenauswahl

Nachdem Sie alle drei Tabellen ausgewählt haben, erscheint das Beziehungsfenster.

Abbildung 27.2: Vergrößern der Tabellenanzeige © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil III

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Wenn Sie eine Tabelle vergessen haben, können Sie in der Symklicken, um das Fenster Tabelle anzeigen erneut bolleiste auf zu öffnen. Wenn Sie eine Tabelle aus dem Bereich Beziehungen entfernen möchten, klicken Sie auf den Tabellennamen und drücken Sie _. Sie können die Feldnamen eventuell nicht komplett lesen, da der Platz für die Darstellung der Tabelle begrenzt ist. Wenn Sie mit der Maus auf die untere waagerechte Linie der Tabellendarstellung klicken, verwandelt sich der Mauscursor in einen Doppelpfeil. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maus nach unten, wie Sie es in der vorigen Abbildung angedeutet sehen. Sie können die Tabellen in dem Beziehungsfenster anordnen, indem Sie in den Namen der Tabelle, die Sie verschieben möchten, klicken, die Maustaste gedrückt halten und die Tabelle an die gewünschte Stelle ziehen. Die Reihenfolge der Tabellen ist für die Definition der Beziehungen prinzipiell unerheblich, eine übersichtliche Anordnung erleichtert Ihnen natürlich die Arbeit. Wenn Sie die Tabellen Kunden und Aufträge miteinander verknüpfen möchten, klicken Sie auf das Feld Kunden-Nr in der Tabelle Kunden und ziehen Sie bei gedrückter Maustaste auf das Feld Firma in Aufträge. Der Mauscursor verwandelt sich dabei in ein kleines Rechteck.

Abbildung 27.3: Beziehung durch Ziehen mit der Maus erstellen

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Kapitel 27

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Sobald Sie die Maustaste loslassen, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Beziehung kontrollieren können. Sie sehen, welche Tabellen mit welchen Feldern an dieser Beziehung beteiligt sind. Am unteren Fensterrand ist als Beziehungstyp 1:n eingetragen. Das bedeutet, ein Datensatz aus der Tabelle Kunden kann mit mehreren Aufträgen verknüpft sein. Der Buchstabe n steht immer für »mehrere«. Bei der Definition einer Beziehung im Beziehungsfenster müssen Sie darauf achten, dass die 1 im Beziehungsfenster auf der Seite der Tabelle Kunden steht. Jeder Kunde kommt einmal vor und kann mehrere Aufträge abgegeben haben. Es kann nicht sein, dass ein Auftrag von mehreren Kunden aufgegeben wurde. Wenn Sie auf die Schaltfläche Neue erstellen klicken, können Sie eine Beziehung in einem kleinen Fenster durch Auswahl der Tabellen und der Felder definieren. Mit Erstellen können Sie diese Beziehung erzeugen, durch Klicken auf Abbrechen schließen Sie das Fenster.

Abbildung 27.4: Beziehungstyp kontrollieren

Sofern Sie eine Firma in Ihrer Kundentabelle eingetragen haben, die noch keinen Auftrag abgegeben hat, wird sie in einer Abfrage, © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil III

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die Aufträge und Kundendaten enthält, fehlen. Das liegt an der Einstellung des Verknüpfungstyps. Wenn Sie auf Verknüpfungstyp klicken, können Sie definieren, ob eine der beiden Tabellen unabhängig von den enthaltenen Datensätzen und deren Verknüpfungen in einer Abfrage komplett dargestellt wird. Die Option 1 bezeichnet die Verfahrensweise, die normalerweise verwendet wird. Wenn Sie aber in jedem Fall eine der beiden Tabellen komplett anzeigen wollen, müssen Sie entweder die Option 2 oder die Option 3 anklicken. In diesem Fall müssen Sie die zweite Variante wählen. Alle Kunden und sämtliche Auftragsdatensätze, die dazu passen, sollen angezeigt werden.

Abbildung 27.5: Definition der Verknüpfungseigenschaften

Bestätigen Sie mit OK. Schließen Sie auch das Fenster Beziehung bearbeiten. In dem Beziehungsfenster wird diese Verknüpfung durch einen Pfeil dargestellt (siehe Abbildung 27.6). Bilden Sie in ähnlicher Weise eine Beziehung zwischen dem Feld Personalnummer in der Tabelle Mitarbeiter und dem Feld Mitarbeiter in der Tabelle Aufträge. Wählen Sie einen Verknüpfungstyp, der bewirkt, dass alle Mitarbeiter angezeigt werden. Durch Doppelklick auf eine Beziehungslinie gelangen Sie nochmals in das Fenster Beziehungen bearbeiten. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 27

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Abbildung 27.6: Beziehung durch Pfeil dargestellt

Wenn Sie eine Beziehung löschen möchten, können Sie die Beziehungslinie anklicken und dann auf _ drücken. In dem folgenden Fenster müssen Sie den Löschvorgang bestätigen.

Abbildung 27.7: Beziehung löschen

Nachdem Sie die Beziehungen definiert haben, speichern Sie durch Klicken auf das Disketten-Symbol und schließen Sie das Fenster.

Beziehungen mit referentieller Integrität Die referentielle Integrität stellt sicher, dass die Daten der Tabellen zueinander passen.

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Teil III

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Geben Sie in die Tabelle Aufträge einen neuen Auftrag ein. Klicken Sie dazu auf das Folgende Symbol in der Symbolleiste:

Abbildung 27.8: Erstellen eines neuen Datensatzes

Der Stern steht immer für einen neuen Datensatz. Am unteren Bildschirmrand finden Sie ein ähnliches Symbol. In der letzten Zeile der Tabelle ist in der Spalte ID (AutoWert) eingetragen. Die ID-Nummer des Auftrags wird automatisch generiert. Tragen Sie in diese Zeile den neuen Datensatz ein. Verwenden Sie das Datum 5.5.01, die Firma mit der Nummer 5 und den Mitarbeiter 20. Schließlich tragen Sie noch den Betrag 750 ein. Sobald Sie die Zeile verlassen, wird der Datensatz gespeichert. Die von Ihnen eingegebenen Daten nimmt Access ohne Probleme an. Schließen Sie die Tabelle. Klicken Sie im Menü Extras auf den Befehl Beziehungen. Klicken Sie doppelt auf den Beziehungspfeil zwischen den Tabellen Aufträge und Mitarbeiter. In dem Fenster Beziehungen bearbeiten klicken Sie die Option Mit referentieller Integrität an. Ein Fenster, in dem Sie darauf hingewiesen werden, dass Sie im Moment die Kontrolle der referentiellen Integrität nicht schalten können, erscheint (siehe Abbildung 27.9). Sie haben gerade einen neuen Datensatz eingegeben, der mit der referentiellen Integrität nicht vereinbar ist. Die Mitarbeiternummer 20 existiert nicht. Klicken Sie auf OK, öffnen Sie die Tabelle Aufträge und löschen Sie den gerade eingegebenen Datensatz.

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Kapitel 27

Access für Fortgeschrittene

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Abbildung 27.9: Hinweis auf nicht mögliche Integrität

Wählen Sie den Datensatz an und klicken Sie in der Symbolleiste auf das folgende Symbol:

Abbildung 27.10: Symbol zum Löschen eines Datensatzes

Nun können Sie die Referentielle Integrität einschalten. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, verändert sich die Beziehungslinie zwischen Aufträge und Mitarbeiter. Das Dreieck an einem Ende der Linie zeigt an, dass Sie einen Verknüpfungstyp aktiviert haben, der eine Tabelle komplett anzeigt, auch wenn es in der verknüpften Tabelle keine passenden Datensätze gibt. Aus der Tabelle, auf die nicht die Pfeilspitze zeigt, werden sämtliche Datensätze angezeigt. Die 1 und das Unendlich-Zeichen zeigen an, dass für diese Beziehung die Referentielle Integrität eingeschaltet ist.

Abbildung 27.11: Beziehungslinie mit Anzeige von referentieller Integrität © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil III

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Wenn Sie die Referentielle Integrität einschalten möchten, darf die Tabelle nicht geöffnet sein. Versuchen Sie nun, bei eingeschalteter Referentieller Integrität, für den 6.6.01 einen Auftrag mit dem Betrag 500, von Kunde 4 und Mitarbeiter 25 zu erfassen. Sie bekommen eine Fehlermeldung, die Sie darauf hinweist, dass es keinen Datensatz in der Tabelle Mitarbeiter gibt, der zu diesem Datensatz in Beziehung steht. Sofern Sie Mit referentieller Integrität eingeschaltet haben, sehen Sie zwei zusätzliche Optionen. Wenn Sie Aktualisierungsweitergabe an verwandte Felder aktiviert haben, werden Veränderungen des Schlüsselfeldes weitergegeben. Wenn Sie die Mitarbeiternummer nicht automatisch durch ein AutoWert-Feld erzeugen lassen würden, sondern eine Zahl eingeben müssten, könnten Sie z.B. die zunächst vergebene Mitarbeiternummer 5 in 15 verändern. Dann würden sich auch alle Mitarbeitereinträge in der Tabelle Aufträge entsprechend ändern. Durch die Option Löschweitergabe an verwandte Datensätze erreichen Sie, dass beim Entfernen eines Datensatzes alle damit verknüpften Datensätze gelöscht werden. Wenn Sie z.B. einen Kunden aus der Kundentabelle löschen würden, dann würden alle Aufträge, die dieser Kunde aufgeben hat, aus der Auftragstabelle entfernt. Die Aktivierung der referentiellen Integrität ist sinnvoll, vor allem, wenn Sie direkt im Tabellenmodus arbeiten. Wenn Sie Daten über Formulare eingeben und ändern, können Sie durch Auswahlfelder verhindern, dass nicht passende Daten eingegeben werden. Die Aktualisierungsweitergabe ist sicherlich sinnvoll, während die Löschweitergabe in der Praxis problematisch sein kann. Wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet und man den Datensatz aus der Mitarbeitertabelle entfernt, sollen nicht automatisch alle Aufträge, die dieser aufge-

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Kapitel 27

Access für Fortgeschrittene

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nommen hat, aus der Auftragstabelle verschwinden, sonst könnten Sie auch keine Analysen mehr machen, die den Umsatz der Kunden betreffen.

Dateneingabe in Access-Formulare Sie können Daten in Tabellenform ansehen, bearbeiten und neue Datensätze eingeben. Komfortabler ist es jedoch, die Daten in Formulare einzugeben und zu verändern. Sie können Formulare auch als »Bildschirmmasken« bezeichnen, denn Sie können den Bildschirm gestalten und Felder aus Abfragen oder Formularen in die Bildschirmmaske integrieren.

Der Formular-Assistent Die einfachste Möglichkeit, ein Formular zu erstellen, ist der Formular-Assistent. Klicken Sie im Datenbankfenster in den Bereich Formulare. Rufen Sie nun den Befehl Erstellt ein Formular unter Verwendung des Assistenten auf. Der Assistent startet. Im ersten Fenster des Assistenten müssen Sie in dem Auswahlfeld oben links zunächst angeben, aus welcher Abfrage oder Tabelle die Daten für das Formular kommen. Sie können an dieser Stelle jede beliebige Abfrage oder Tabelle wählen. Access bietet Ihnen an, aus mehreren Tabellen oder Abfragen Felder auszuwählen. Dabei wird eine Abfrage erstellt. Übersichtlicher ist es aber in jedem Fall, wenn Sie sich überlegen, welche Felder Sie in dem Formular sehen möchten, danach eine Abfrage bilden und schließlich den Formular-Assistenten starten.

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Teil III

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Abbildung 27.12: Bestimmen der zugrunde liegenden Felder

Sie können einzelne Felder durch Doppelklick auswählen und auch wieder aus der Auswahl entfernen. Eine Alternative dazu ist die Schaltfläche >. Wenn Sie alle Datenfelder, die Ihnen angeboten werden, auswählen möchten, klicken Sie auf >>. Analog dazu gibt es auch Schaltflächen, mit deren Hilfe Sie ein oder alle Felder wieder aus der Auswahl herausnehmen können. Wenn Sie Felder aus mehreren Tabellen oder Abfragen verwenden, sollten diese durch Beziehungen miteinander verknüpft sein. Sonst erhalten Sie als Ergebnis jeden Datensatz einer Tabelle mit jedem Datensatz der anderen Tabelle verknüpft. Sobald Sie alle Felder bestimmt haben, die Sie in das Formular integrieren möchten, klicken Sie auf Weiter. Verwenden Sie in diesem Beispiel alle Felder der Tabelle Mitarbeiter.

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Kapitel 27

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Abbildung 27.13: Auswahl der Anordnung der Formularfelder

Im zweiten Schritt des Formular-Assistenten müssen Sie festlegen, welches Layout das Formular erhalten soll. Das Layout bestimmt die grobe Anordnung der Felder im Formular. Die Variante Einspaltig müsste eher »spaltenweise« heißen, da bei vielen Feldern auch mehr als eine Spalte dargestellt werden kann. Tabellarisch und Datenblatt erzeugen Auflistungen, die der Tabellendarstellung ähnlich sind. Der Unterschied zwischen Datenblatt und der Tabellendarstellung ist, dass Sie beim Öffnen, Schließen und Bewegen in dem Datenblatt kleine Programme starten können. Die Darstellung Tabellarisch enthält ebenfalls Kopf- und Fußzeilen so wie andere Formulartypen. Bei einer Anzeige In Blöcken sind die Datenfelder im Bildschirm zu Gruppen zusammengefasst. Die Optionen PivotTable und PivotChart erinnern an Excel. Sie haben die Möglichkeit, Daten mit den gleichen Verfahren wie in Excel zu gruppieren und in Diagramme umzusetzen. Wählen Sie hier Einspaltig und klicken Sie auf Weiter.

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Teil III

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Abbildung 27.14: Auswahl des Gestaltungsformats

Das Format, das Sie in diesem Fenster auswählen können, bestimmt die Darstellung der Felder in dem Formular. Das Format bestimmt ✔ Das Hintergrundbild. ✔ Die Hintergrundfarben. ✔ Die Schriftarten, -größen und -farben der Beschriftungen zu jedem Feld, den Bezeichnungsfeldern. ✔ Die Schriftarten, -größen und -farben der angezeigten Daten. ✔ Die Darstellung der Überschriften im Formular. Klicken Sie auf die verfügbaren Formate und sehen Sie sich die Beispieldarstellungen in dem Fenster oben links an. In diesem Beispiel verwende ich das Format Standard. Suchen Sie sich ein Format aus und klicken Sie auf Weiter. Im nächsten Fenster können Sie einen Namen für das Formular festlegen. Access schlägt als Namen die Bezeichnung der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage vor.

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Kapitel 27

Access für Fortgeschrittene

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In der Praxis hat es sich bewährt, Namen zu wählen, die direkt auf die Tabelle oder Abfrage verweisen, aus der die Daten kommen. Trotzdem sollte der Namen kennzeichnen, dass es sich um ein Formular handelt. Geben Sie z.B. den Namen FormularMitarbeiter oder FMitarbeiter ein.

Abbildung 27.15: Festlegen des Formularnamens

Nun haben Sie alle notwendigen Abgaben gemacht und der Assistent kann das Formular erstellen. Durch Klicken auf die Schaltfläche Zurück können Sie die bereits abgeschlossenen Bearbeitungsschritte nochmals erreichen. Überlegen Sie genau, besonders bezüglich der Frage nach dem Layout, ob Sie die richtigen Eingaben gemacht haben, denn Sie gelangen nicht mehr in die einzelnen Fenster des Assistenten, nachdem Sie ihn beendet haben. Sie können bestimmen, ob Sie das Formular direkt starten oder ob Sie den Formularentwurf sehen möchten. Klicken Sie auf Das Formular öffnen und danach auf die Schaltfläche Fertig stellen. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil III

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Abbildung 27.16: Formular mit Daten aus der Tabelle Mitarbeiter

In dem fertigen Formular werden sämtliche Felder untereinander angezeigt. Die Navigationsschaltflächen kennen Sie bereits aus der Datenbearbeitung im Tabellenmodus. Das abgebildete Symbol finden Sie in der Symbolleiste. Klicken Sie es an, um in den Entwurfsmodus zu gelangen. An der Stelle, an der sich das Symbol befand, das Sie angeklickt haben, um in die Entwurfsansicht zu gelangen, erscheint nun ein Symbol, das Sie in die Formularansicht bringt, in der Sie die Daten der Tabelle Mitarbeiter bearbeiten können. Im Entwurfsmodus erscheint der benutzbare Hintergrund des Bildschirms in Dunkelgrau. Der vom Formular belegte Bereich ist hellgrau mit einem Raster dargestellt. Ein Formular kann einen Formularkopf und einen Formularfuß enthalten. Diese Bereiche bleiben unverändert, während der Detailbereich bei jedem Wechsel zwischen den Datensätzen einen anderen Datensatz anzeigt (siehe Abbildung 27.17). Die Objekte in dem Formular heißen Steuerelemente. Für jedes im Assistenten ausgewählte Feld werden ein Textfeld und ein Bezeichnungsfeld angelegt. Das Textfeld enthält die Daten aus der Tabelle oder Abfrage. Hier können Sie Daten eingeben, ändern oder löschen. Das Bezeichnungsfeld ist die Beschriftung zum Textfeld. Wenn im Tabellenentwurf keine Beschriftung für das Tabellenfeld definiert wurde, wird als Beschriftung der Namen des Feldes, das dem Textfeld zugrunde liegt, verwendet. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Access für Fortgeschrittene

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Abbildung 27.17: Entwurfsansicht des Formulars

Der Namen Textfeld ist etwas verwirrend. Textfelder müssen nicht unbedingt Inhalte von Tabellenspalten des Typs Text anzeigen. In Textfeldern können auch Zahlen, Währungsbeträge, Datumsangaben usw. dargestellt werden. Ganz wichtig zum Bearbeiten des Formularentwurfs ist die Toolbox. Sie enthält Werkzeuge zum Gestalten des Formulars. Wenn sie nicht geöffnet ist, können Sie die Toolbox mit dem abgebildeten Symbol einblenden. Mit diesem Symbol können Sie die Toolbox auch ausblenden, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Die folgende Tabelle listet die in der Toolbox enthaltenen Symbole mit deren Funktionen auf:

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Teil III

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Symbole

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Funktion Zurückschalten in den Markierungsmodus. Aktivieren der Steuerelement-Assistenten. Wenn die Steuerelement-Assistenten aktiviert sind, wird z.B. beim Einfügen eines Kombinationsfeldes der Assistent gestartet, während Sie sonst die Informationen von Hand eingeben müssten. Einfügen eines Bezeichnungsfeldes. Einfügen eines Textfeldes. Erzeugen eines Rahmens. In einen Rahmen kann z.B. eine Gruppe von Optionen eingefügt werden. In einer Optionsgruppe können Sie z.B. zwischen verschiedenen Regionen oder zwischen weiblich und männlich wählen. Die Optionen stehen dabei fest und können vom Benutzer nicht verändert werden. Umschaltfläche, um zwischen Ja und Nein, An oder Aus usw. zu wählen. Optionsfeld, um zwischen verschiedenen Möglichkeiten zu wählen. Kontrollkästchen, um eine Option einzuschalten oder zu deaktivieren. Kombinationsfeld einfügen. Sie können mit Hilfe des Assistenten die Werte, aus denen im Formular ausgewählt werden kann, aus einer Tabelle oder Abfrage entnehmen oder selbst eingeben. Listenfeld einfügen. Sie haben in einem Listenfeld die Möglichkeit, aus verschiedenen Optionen zu wählen. Im Gegensatz zum Kombinationsfeld klappt das Listenfeld nicht auf, sondern hat immer die gleiche Größe. Befehlsschaltfläche einfügen. Sie können die Befehlsschaltfläche im Formular anklicken, um ein Programm oder ein Makro zu starten.

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Kapitel 27

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Symbole

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Funktion Grafik einfügen. Ungebundenes Objekt einfügen. Ein Objekt kann eine beliebige Datei sein, die von der Festplatte geladen wird. Es kann ein Bild, eine Word-Datei, eine Excel-Arbeitsmappe, eine PowerPoint-Präsentation usw. sein. Gebundenes Objekt einfügen. Damit fügen Sie ein Objekt ein, das sich in der Tabelle oder Abfrage befindet, auf die das Formular aufbaut. Das Feld verändert seinen Inhalt genau wie jedes Textfeld beim Blättern durch die Tabelle. Seitenumbruch einfügen. Das Registersteuerelement ermöglicht die thematische und optische Aufteilung von Steuerelementen auf verschiedene Registerblätter. Das bietet die Möglichkeit, auch viele Steuerelemente platzsparend anzuordnen. Einfügen eines Unterformulars. Sie können innerhalb des Formulars ein weiteres Formular einsetzen, um z.B. alle Aufträge, die zu einem Kunden gehören, angezeigt zu bekommen. Zeichnen einer Linie. Rechteck zeichnen. Einfügen weiterer Steuerelemente. Dieses Symbol ist nur für anspruchsvolle Programmierungen zu verwenden.

Tabelle 27.1: Elemente der Toolbox

Bringen Sie das Formular auf die volle Bildschirmbreite und verlängern Sie es. Klicken Sie auf ein Textfeld. Sobald Sie auf ein Textfeld klicken, wird es mit kleinen Quadraten umgeben. Das größere Quadrat an der oberen linken Ecke des Textfeldes dient zum Verschieben des Textfeldes. Klicken Sie es an und ziehen Sie es bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle.

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Teil III

Know-how für Fortgeschrittene

Abbildung 27.18: Verschieben eines Textfeldes

Der Mauscursor verwandelt sich dabei in eine Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger und Daumen. Das zu gehörige Bezeichnungsfeld bleibt dabei unverändert. Das Bezeichnungsfeld können Sie verschieben, indem Sie auf das große Quadrat in der linken oberen Ecke des Bezeichnungsfeldes klicken und ziehen. Wenn Sie hingegen den Mauszeiger auf den Rahmen bewegen, erscheint er als Hand mit ausgestreckten fünf Fingern. Sie können nun das Textfeld verschieben, und das Bezeichnungsfeld bewegt sich ebenfalls zum gewünschten Ort.

Abbildung 27.19: Verschieben von Text- und Bezeichnungsfeld

Wenn Sie auf eines der kleinen Quadrate klicken und ziehen, können Sie die Größe des Feldes verändern. Durch Klicken in das Be-

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zeichnungsfeld erreichen Sie, dass dort die Quadrate zur Veränderung der Größe erscheinen.

Markieren Wenn ein Text- oder Kombinationsfeld markiert ist, können Sie es ganz einfach über die Symbolleiste Format gestalten. Sie können die Schriftart und die Schriftgröße auswählen und die Ausrichtung bestimmen. Sie können Text- und Bezeichnungsfelder markieren, indem Sie einfach hineinklicken. Wenn Sie ein Textfeld markieren, ist das zugehörende Bezeichnungsfeld automatisch mit markiert. Das gilt nicht für Formateinstellungen, sondern nur, wenn Sie ein Feld verschieben möchten. Wenn Sie mehrere Felder markieren möchten, können Sie das erste Feld anklicken, dann H drücken, festhalten und alle weiteren gewünschten Felder anklicken. Die Taste für die Mehrfachmarkierung ist in Access nicht S, wie bei Excel und Word, sondern H. Eine weitere Möglichkeit, mehrere Felder zu markieren, besteht darin, in den Formularhintergrund zu klicken und den Mauscursor bei gedrückter Maustaste über die gewünschten Felder zu ziehen, als wollten Sie ein Rechteck um diese Felder ziehen. Access zeigt ein Rechteck in dem Formularfenster an. Sobald Sie die Maustaste loslassen, werden alle Felder, die sich ganz oder teilweise darin befinden, markiert. Wenn Sie mit der Maus in das waagerechte Zeilenlineal gehen, verwandelt sich der Mauscursor in einen schwarzen Pfeil. Wenn Sie nun klicken, werden alle darunter liegenden Felder markiert.

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Abbildung 27.20: Mehrfachmarkierung über Zeilenlineal

Analog dazu können Sie in das senkrechte Zeilenlineal klicken, um die Felder, die daneben liegen, zu markieren. Sie können nicht nur einfach in ein Zeilenlineal klicken, sondern auch anklicken, festhalten und ziehen, um einen Bereich von Feldern auszuwählen. Alle Felder, die neben dem überstrichenen Teil des Zeilenlineals liegen, werden markiert. Wenn Sie im waagerechten Zeilenlineal arbeiten, werden entsprechend alle darunter liegenden Felder des überstrichenen Bereichs markiert.

Abbildung 27.21: Mehrere untereinander liegende Felder markieren

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Sie können eine Markierung wieder auflösen, indem Sie entweder eine andere Markierung erzeugen oder einfach an eine beliebige Stelle in den Hintergrund des Formulars klicken. Gemeinsam markierte Felder können Sie nun zusammen formatieren.

Felder formatieren Sie haben den Formularbildschirm vergrößert. Ziehen Sie die Felder etwas auseinander. Die Felder Abteilung, Geburtsdatum, beschäftigt seit und Gehalt können Sie markieren und in den unteren Bildschirmbereich ziehen. Gestalten Sie den Nachnamen und den Vornamen in einer etwas anderen Schriftgröße, so dass sie direkt ins Auge fallen, wenn Sie das Formular öffnen. Ziehen Sie dazu den Vornamen und den Nachnamen nebeneinander und markieren Sie beide Textfelder mit den dazu gehörenden Bezeichnungsfeldern. Ordnen Sie den markierten Feldern die Schriftgröße 18 zu. Das Ergebnis sehen Sie in der folgenden Abbildung:

Abbildung 27.22: Vergrößerte Schrift in Formularfeldern

Die Schrift passt nicht in die Felder (Steuerelemente) hinein. Sie können dieses Problem ganz einfach beheben, indem Sie die beiden Text- und Bezeichnungsfelder markieren und dann einen Doppelklick auf einem der unteren Größenziehpunkte ausführen. Wenn Sie den Abstand zwischen den Textfeldern und den Bezeichnungsfeldern vergrößern möchten, müssen Sie dies einzeln tun. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Um Inhalte hervorzuheben, stehen Ihnen verschiedene Symbole zur Verfügung. Sie finden diese Symbole in der Symbolleiste Format neben den Objekten zur Festlegung von Schriftart und -größe sowie der Textausrichtung in einem Feld.

Abbildung 27.23: Symbole zur Gestaltung der Symbole

Die Hintergrundfarbe definieren Sie mit dem Auswahldreieck neben dem kleinen Farbeimer. Die Hintergrundfarbe eines Feldes heißt auch in Access Füllfarbe. Sie können dem Rahmen eines Feldes eine Farbe zuordnen, indem Sie aus verschiedenen Farben wählen. Mit dem Symbol rechts daneben können Sie die Linienstärke des Feldes einstellen. Klicken Sie auf das kleine Auswahldreieck, und Sie bekommen sieben verschiedene Möglichkeiten angezeigt.

Abbildung 27.24: Festlegen der Rahmenbreite

Die gepunktete Linie links oben steht für eine Haarlinie, das ist eine ganz dünne, kaum sichtbare Linie. Klicken Sie auf die Option 2. Das Layout des Feldes können Sie mit dem letzten Symbol in der Symbolleiste bestimmen.

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Abbildung 27.25: Bestimmen des Feldlayouts

Sie können hier festlegen, dass ein flacher Rahmen um das Feld gezogen wird oder nur ein Strich. Sie haben auch die Möglichkeit, ein schattiertes Feld anzulegen oder einige andere Spezialeffekte zu verwenden.

Formatierung kopieren Wenn Sie sehr umfangreiche Formatierungen verwenden, z.B. Schriftart und – größe verändern, Farben gestalten und darüber hinaus das Layout und die Rahmendarstellung festlegen, ist es sehr aufwendig, die gleichen Einstellungen auf ein anderes Feld zu übertragen. Dazu stellt Access ein Symbol für Sie bereit. Markieren Sie das Feld, dessen Formateinstellungen Sie übertragen möchten. Klicken Sie dann auf Format übertragen, in der Symbolleiste Standard. Wenn Sie den Mauszeiger nun in den Formularbereich bewegen, sehen Sie, dass er sich in einen Pinsel verwandelt hat. Wenn der Mauszeiger nicht auf ein Feld zeigt, weist ein Symbol darauf hin, dass Sie an diese Stelle kein Format kopieren können. Sobald Sie den Mauszeiger über ein Feld bewegen, können Sie durch Klicken mit der Maus das Format übertragen.

Abbildung 27.26: Kopieren eines Formats

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Durch Doppelklick auf das Format-übertragen-Symbol können Sie eine Formatierung auf mehrere Symbole anwenden. Der Modus zum Anwenden des Formats bleibt erhalten, so dass Sie nacheinander beliebig viele Felder anklicken können. Sie können diesen Modus abschalten, indem Sie entweder E drücken oder nochmals auf Format übertragen klicken. Dieses Verfahren können Sie in ähnlicher Form auch in anderen Anwendungen, z.B. Excel, Word und PowerPoint anwenden.

Ausrichtung von Formularfeldern In größeren Formularen kann es vorkommen, dass Felder nicht korrekt neben- bzw. untereinander angeordnet sind. Es ist auch nicht sehr schön, wenn Felder ungleiche Größen aufweisen, es sei denn, besonders wichtige Felder werden durch besondere Größe hervorgehoben. Sie können alle Felder, die gleich groß sein sollen, markieren.

Abbildung 27.27: Ungleichmäßig angeordnete Felder

Wählen Sie nun in der Symbolleiste Format den Befehl Größe anpassen. In dem erscheinenden Untermenü können Sie auswählen, ob Sie das höchste, breiteste, niedrigste oder das schmalste Feld als Maß verwenden möchten (siehe Abbildung 27.28). Ganz ähnlich können Sie die Ausrichtung der Felder bestimmen. Markieren Sie die Felder, die auf gleicher Höhe oder an einer senkrechten Linie ausgerichtet werden sollen, und klicken Sie danach in dem Menü Format auf den Befehl Ausrichten. Sie können nun aussuchen, in welche Richtung Sie die Felder ausrichten möchten.

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Abbildung 27.28: Automatische Anpassung der Größe

Es kann passieren, dass beim Ausrichten ein Bild entsteht, das die Felder sehr stark auseinandergezogen zeigt. Wenn Sie z.B. Felder nach links ausrichten möchten, es aber nicht genügend Platz gibt, um sie untereinander anzuordnen, kann es dazu kommen. Glücklicherweise gibt es auch in Access den Pfeil in der Symbolleiste, um die Ausrichtung rückgängig zu machen.

Abbildung 27.29: Ausrichtung der Formularfelder

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Steuerelemente löschen und einfügen Die Felder in einem Formular heißen Steuerelemente. Das Löschen eines Steuerelementes ist ganz einfach. Sie müssen nur die Steuerelemente, die Sie entfernen möchten, markieren und danach _ drükken. Sie können das Löschen von Steuerelementen wieder rückgängig machen, indem Sie in der Symbolleiste auf den nach links gebogenen Pfeil klicken oder die Tastenkombination S + z drücken. Sie haben die Möglichkeit, Steuerelemente, in denen Feldinhalte dargestellt werden, nachträglich in das Formular einzufügen. Das kann in den folgenden Fällen notwendig sein: ✔ Sie haben ein Feld vor einiger Zeit gelöscht, benötigen es jedoch wieder. ✔ Sie haben beim Erstellen des Formulars vergessen, das Feld einzufügen. ✔ Sie haben das Feld erst nachdem das Formular erstellt wurde, in die Tabelle integriert. Klicken Sie in der Symbolleiste Formularentwurf auf das Symbol Feldliste.

Abbildung 27.30: Anzeigen der Feldliste

Ein kleines Fenster, in dem alle Felder der Tabelle oder Abfrage, die dem Formular zugrunde liegt, verzeichnet sind, erscheint.

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Abbildung 27.31: Einfügen eines Feldes

Sie können einfach ein beliebiges Feld anklicken, die Maustaste gedrückt halten und das Feld an seinen Bestimmungsort in das Formular ziehen.

Kombinationsfeld einfügen Ein Kombinationsfeld erlaubt, die Werte aus einer Liste auszuwählen. Sie können ein Kombinationsfeld in das Formular einfügen, das Ihnen bei der Eingabe eines neuen Mitarbeiters die möglichen Abteilungsnamen zur Verfügung stellt. Erstellen Sie zunächst ein Formular zur Bearbeitung der Datensätze aus der Tabelle Mitarbeiter. Normalerweise müssen Sie den Abteilungsnamen des Mitarbeiters eintippen. Das ist mühsam und außerdem kann es passieren, dass Sie sich vertippen und es plötzlich in einer Auswertung mehr Abteilungen gibt, als existieren dürften. Gegen beide Probleme hilft ein Kombinationsfeld. Schalten Sie in die Entwurfsansicht des Formulars und starten Sie den Kombinationsfeld-Assistenten. Falls Sie in der Toolbox auf das Symbol Kombinationsfeld klicken und der Assistent nicht startet, liegt das daran, dass in der Toolbox das Steuerelement-Assistent-Symbol nicht eingeschaltet ist. Im ersten Fenster des Kombinationsfeld-Assistenten müssen Sie eingeben, ob Sie die Liste, aus der Sie einen Wert auswählen kön-

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nen, flexibel halten möchten oder ob Sie die Werte fest in eine Liste eingeben wollen. Die dritte Option bewirkt, dass Sie aus in der Tabelle bestehenden Datensätzen einen Eintrag auswählen können und danach ein Makro gestartet wird, das zu dem Datensatz, aus dem Sie den Eintrag gewählt haben, springt. Klicken Sie auf die zweite Option und dann auf Weiter.

Abbildung 27.32: Auswahl der Art des Kombinationsfeldes

Im nächsten Schritt des Assistenten müssen Sie festlegen, welche Begriffe angezeigt werden sollen, wenn Sie das Kombinationsfeld anklicken. Sie können eingeben, was Sie möchten und eventuell auch mehrere Spalten dafür verwenden. Tragen Sie dann die korrekte Spaltenzahl in das entsprechende Feld in dieses Fenster ein. Nachdem Sie in die leere Spalte die gewünschten Werte eingegeben haben, klicken Sie auf Weiter.

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Abbildung 27.33: Eingeben der Feldinhalte

Sie können jederzeit mit Zurück wieder in dieses Fenster gelangen, um Einträge zu ändern, neue Begriffe hinzuzufügen oder bestehende Einträge zu löschen. Wenn Sie den Assistenten abgeschlossen haben, können Sie zwar auch noch in dem Eigenschaften-Fenster Änderungen vornehmen, allerdings ist das nicht so komfortabel wie direkt zu Anfang bei der Erstellung im Assistenten. Die Werte, die Sie in die Liste eingetragen haben, können Sie in dem Formular anzeigen lassen und auswählen. Im nächsten Schritt müssen Sie festlegen, was mit dem ausgesuchten Eintrag geschehen soll. Wenn Sie die erste Option wählen, wird der Eintrag, den Sie in dem erstellten Kombinationsfeld anklicken, gespeichert und kann über ein Programm abgerufen werden. Die zweite Option bedeutet, dass der ausgesuchte Text sofort in ein Feld der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage gespeichert werden soll.

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Wählen Sie die zweite Variante und bestimmen Sie mit dem Auswahlfeld auf der rechten Seite des Fensters, das den von Ihnen bestimmten Texteintrag aufnehmen soll.

Abbildung 27.34: Festlegen des Zielfeldes

Nachdem Sie Abteilung angeklickt haben, gelangen Sie durch die Schaltfläche Weiter in das nächste Fenster. Dort können Sie eine Beschriftung eingeben. Sie können den gewünschten Beschriftungstext natürlich auch in das Bezeichnungsfeld, das zu dem Kombinationsfeld gehört, eintragen. Schließen Sie den Assistenten ab und ein Kombinationsfeld ist in das Formular eingetragen worden. Sie können das Kombinationsfeld genauso wie das Bezeichnungsfeld, das dazu gehört, verschieben und formatieren. Speichern Sie das Formular und wechseln Sie in die Formularansicht, um die bestehenden Datensätze durchzublättern und zu sehen, wie das Kombinationsfeld sich verhält. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Abbildung 27.35: Fertiges Kombinationsfeld

Die vier Abteilungen, die Sie in das Fenster des Assistenten eingetragen haben, können Sie durch Anklicken auf das Auswahldreieck in der Liste sehen. Beim Durchblättern der Datensätze stellen Sie fest, dass in dem Kombinationsfeld immer der gleiche Eintrag angezeigt wird, der auch in dem Feld Abteilung zu finden ist. Sobald Sie den Eintrag in dem Kombinationsfeld ändern und das Feld verlassen, erscheint auch in dem Feld Abteilung der geänderte Eintrag. Wenn Sie für einen Mitarbeiter eine Abteilung eintragen, erscheint dieser Begriff dann automatisch in dem Kombinationsfeld. Sie haben sich von der Funktionsweise des Kombinationsfeldes überzeugt und können das Textfeld Abteilung und dessen Bezeichnungsfeld löschen. Wenn Sie nachträglich einen Begriff des Kombinationsfeldes löschen oder verändern möchten, müssen Sie in die Entwurfsansicht des Formulars schalten. Klicken Sie doppelt auf das Kombinationsfeld. Das Eigenschaftenfenster öffnet sich. In diesem Fenster können Sie eine ganze Reihe von Angaben bezüglich der Formatierung, des Inhaltes und dem Verhalten des Feldes in verschiedenen Situationen machen. An dieser Stelle beschränken wir uns auf die Eigenschaft, die zur Änderung von Einträgen eines Kombinationfeldes notwendig ist. Klicken Sie auf die Karte Daten. In der Eigenschaft Datensatzherkunft sind die Begriffe, die in dem Kombinationsfeld erscheinen, eingetragen. Die einzelnen Wörter

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sind in Anführungszeichen eingeschlossen. Achten Sie darauf, dass die Begriffe durch Semikola getrennt sein müssen. Ändern Sie Vertrieb in Verkauf und tragen Sie zusätzlich die Abteilung Buchhaltung ein.

Abbildung 27.36: Ändern der Einträge des Kombinationsfeldes

Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, können Sie das Fenster schließen und das Formular speichern. Achten Sie darauf, dass Sie durch die Änderung in den Eigenschaften des Kombinationsfeldes nicht die Datensätze ändern, die sich bereits in der Tabelle befinden.

Auswahlabfragen mit Zusammenfassungsoptionen Abfragen, können die Datensätze aufgrund eines Feldeintrags zusammenfassen und erlauben für die Zusammenfassung, statistische Werte die Summe oder den Durchschnitt auszurechnen. Dazu werden sogenannte Aggregat-Funktionen in die Abfrage eingefügt. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Erstellen Sie eine Abfrage aus den Tabellen Kunden und Aufträge. Sie benötigen nur die Felder Firma aus der Tabelle Kunden und Betrag aus Aufträge. Die beiden Tabellen sind bereits miteinander verknüpft, wenn Sie die Beziehung definiert haben. Sofern das nicht der Fall ist, müssen Sie im Abfrageentwurf die beiden Felder Firma und Kunden-Nr verbinden. Wenn Sie die Abfrage jetzt starten, erhalten Sie 3500 Datensätze, die nur aus dem Namen des Kunden und einem Betrag bestehen. Wenn Sie die Gesamtumsätze der Kunden vergleichen möchten, müssen Sie die Datensätze nach Kunden zusammenfassen können. Schalten Sie dazu in den Abfrageentwurf und klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste. Obwohl das Symbol das Summenzeichen, das große Sigma, zeigt und in Excel als Symbol für die Summenfunktion verwendet wird, können Sie durch das Symbol nicht nur die Summe von Beträgen berechnen. Im Abfrageentwurf entscheint die Zeile Funktion. Durch nochmaliges Klicken auf das Symbol können Sie die Zeile Funktion wieder entfernen. Für das Feld Firma ist der Eintrag Gruppierung richtig, denn die Einträge in der Spalte Firma sollen sortiert und nach Kundennamen zusammengefasst werden. In der Spalte Betrag ist Summe der richtige Eintrag. Sie möchten für jeden Kunden die Summe der Auftragswerte berechnen. Sie könnten genauso anstelle von Summe die Funktionen Mittelwert, Min für den kleinsten Auftrag, Max für den größten Auftrag, Anzahl, StAbw für die Standardabweichung oder die Varianz auswählen (siehe Abbildung 27.37). Nachdem Sie diese Einstellungen getroffen haben, können Sie die Abfrage starten. Im Ergebnis erscheinen zwei Spalten. Jeder Kunde ist namentlich aufgelistet. Die Zeilen sind nach dieser Spalte aufsteigend sortiert. Dahinter erscheint die Spalte SummevonBetrag. Hier ist die Gesamtsumme für jede Firme eingetragen.

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Abbildung 27.37: Auswahl der Funktion

Sie müssen nicht unbedingt den Firmennamen in die erste Spalte bringen. Es ist auch möglich, die Spalte, nach der Sie gruppieren möchten, nach rechts zu schreiben. Das Ergebnis können Sie zwar ansehen, durchblättern und drukken, es ist aber nicht möglich, Korrekturen vorzunehmen. In der Summenspalte ist es ohnehin undenkbar, aber auch den Firmennamen können Sie nicht korrigieren (siehe Abbildung 27.38). Sie müssen nicht nur eine berechnete Spalte in dem Abfrageergebnis anzeigen lassen. Ziehen Sie die Spalte Betrag dreimal in den Abfrageentwurf. Neben der Summe möchten Sie die Anzahl der Beträge und den Mittelwert berechnen. Damit im Ergebnis eine andere Überschrift als SummevonBetrag bzw. AnzahlvonBetrag oder MittelwertvonBetrag erscheint, geben Sie in die Zeile Feld für die Summe Gesamtumsatz:Betrag, daneben Anzahl:Betrag und Durchschnitt:Betrag ein.

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Abbildung 27.38: Unformatierte Summen

Wenn Sie nicht alle Datensätze sehen möchten, sondern nur die Kunden, deren Umsatz höher als 90000 ist, angezeigt bekommen wollen, können Sie in die Zeile Kriterien >90000 eintragen. Die Kriterien können Sie genauso festlegen wie in einer einfachen Abfrage. Der entscheidende Unterschied ist, dass sich die Kriterien auf den berechneten Betrag beziehen und nicht auf die einzelnen Aufträge.

Abbildung 27.39: Berechnung von drei Ergebniswerten mit Selektion

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Wenn Sie die Abfrage starten, bemerken Sie, dass die Zahlen für die Summe und den Mittelwert sehr viele Nachkommastellen enthalten. Sie können die Spalte Gesamtumsatz formatieren, indem Sie in die Spalte im Abfrageentwurf klicken und dann das Symbol benutzen. Ein Fenster, in dem Sie die Formatierung für diese Spalte eingeben können, erscheint.

Abbildung 27.40: Formatierung des Abfrageergebnisses

Tragen Sie in der Spalte Format Standardzahl ein. Eine Standardzahl enthält eine feste Anzahl Stellen hinter dem Komma und einen Tausenderpunkt. In dem Feld Dezimalstellenanzeige können Sie die Anzahl der Nachkommastellen eingeben. Wenn Sie, wie in diesem Fall, zwei Stellen nach dem Komma benötigen, können Sie das Feld leer lassen. Verfahren Sie mit der Spalte Durchschnitt ebenso.

Abbildung 27.41: Formatiertes Ergebnis der Funktionsabfrage

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Wenn Sie nicht das Ergebnis eingrenzen möchten, sondern die Datensätze, die in die Berechnung einbezogen werden, müssen Sie die Funktion Bedingung verwenden.

Abbildung 27.42: Definition einer Bedingung

Sie möchten eine Statistik für alle Aufträge, die einen kleineren Auftragsbetrag als 100 aufweisen. Wenn Sie in den Kriterienbereich der Summe einfach <100 eingetragen hätten, würden Sie alle Kunden angezeigt bekommen, deren Gesamtumsatz unter 100 liegt. Diese Liste wäre leer. Zunächst müssen Sie ein weiteres Betragsfeld in den Abfrageentwurf ziehen. Wählen Sie als Funktion dieser neuen Spalte Bedingung. Nun können Sie in die Kriterien <100 eintragen. Vergessen Sie nicht, das Kriterium >90000 aus der Summenspalte zu entfernen.

Aktionsabfragen Aktionsabfragen ändern die Daten in einer Datenbank. Die Grundlage für die Erstellung einer Aktionsabfrage ist das Gestalten einer »normalen« Auswahlabfrage.

Neue Tabellen erstellen Wenn Sie eine Tabelle erstellen möchten, die alle Aufträge der Mitarbeiterin Weber enthält, und den Kundennamen, den Namen der Mitarbeiterin sowie die Region des Kunden umfasst, müssen Sie © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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zunächst eine Auswahlabfrage vorbereiten, die diese Informationen darstellt. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für eine Abfrage, die diesen Bedingungen genügt.

Abbildung 27.43: Auswahlabfrage

Tragen Sie nun das Kriterium Weber in die Spalte Nachname ein. Nun müssen Sie aus der normalen Abfrage eine Tabellenerstellungsabfrage machen. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste auf das Zeichen, das zwei kleine Tabellen darstellt. Die folgende Abbildung zeigt das Auswahlfeld mit den verfügbaren Befehlen.

Abbildung 27.44: Abfragetypen

Klicken Sie auf Tabellenerstellungsabfrage, um den Abfragetyp zu ändern. Ein Fenster, in dem Sie eingeben müssen, wie die neue Tabelle heißen soll, erscheint. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Abbildung 27.45: Eingabemaske für den Namen der neuen Tabelle

Sie könnten hier sogar auf Andere Datenbank klicken. Dann müssen Sie eine Access-Datenbank mit Durchsuchen auswählen und können die neue Tabelle aktiv in eine andere als die geöffnete Datenbank schreiben. Tragen Sie als Name für die neue Tabelle Aufträge Weber ein. Mit dem Symbol starten Sie die Aktionsabfrage. Daraufhin erscheint ein Fenster, in dem Sie darauf hingewiesen werden, dass 444 Datensätze in eine neue Tabelle geschrieben werden. Sie müssen durch Klicken auf Ja bestätigen, um den Vorgang zu beenden. Wenn es bereits eine Tabelle mit dem Namen der neuen Tabelle gibt, werden Sie gefragt, on diese Tabelle gelöscht werden soll. Sofern Sie dies verneinen, bricht Access die Tabellenerstellungsabfrage ab. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Erstelle Aufträge Weber. Sie sehen sie im Abfragebereich unter den bisher erstellten Auswahlabfragen. Das Ausrufezeichen in dem Namenssymbol zeigt, dass es sich um eine Tabellenerstellungsabfrage handelt. Wenn Sie nachträglich den Namen der zu erstellenden Tabelle ändern möchten, dann klicken Sie auf das Symbol für die Tabellenerstellungsabfrage in der Symbolleiste.

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Datensätze anfügen Sie überlegen sich im Nachhinein, dass die Aufträge von Hartman in die Tabelle Aufträge Weber geschrieben werden sollen. Sie möchten dazu eine Anfügeabfrage kreieren. Zunächst müssen Sie eine Abfrage erstellen, die alle Daten, die Sie anfügen möchten, anzeigt. Wandeln Sie die Auswahlabfrage in eine Anfügeabfrage um, indem Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Abfrageart klicken. In dem Meldungsfenster müssen Sie angeben, an welche Tabelle die Datensätze des Mitarbeiters Hartman angefügt werden sollen. Diese Tabelle muss bereits existieren.

Abbildung 27.46: Namen der existierenden Tabelle festlegen

Diese Tabelle kann auch in einer anderen Datenbank sein. Sie können durch Anklicken des Anfügeabfragen-Symbols in der Symbolleiste dieses Fenster immer wieder öffnen, um den Namen der Zieltabelle zu ändern. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Füge Hartman an. Achten Sie darauf, dass Sie nicht dieselben Datensätze mehrfach an eine Tabelle anfügen. Es gibt keine Warnung von Access dagegen!

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Datensätze ändern Eine Änderungsabfrage oder Aktualisierungsabfrage können Sie z.B. verwenden, wenn Sie alle Umsätze der Firma Ball Weiss in der Tabelle Aufträge Weber nachträglich um 10% verringern möchten. Zunächst benötigen Sie eine Abfrage, die alle Datensätze der Tabelle Aufträge Weber umfasst, in denen der Kunde Ball Weiss eingetragen ist. Lassen Sie die beiden Spalten Firma und Betrag anzeigen. Ändern Sie den Abfragetyp in eine Aktualisierungsabfrage. Das Kriterium für die Spalte Firma muss Ball Weiss lauten. Das Feld Betrag benötigen Sie, denn Sie möchten die Beträge ändern. In die Zeile Aktualisieren müssen Sie eintragen, durch welchen Wert Sie die Beträge ersetzen möchten. Sie müssen hier [Betrag]*0,9 eintippen. Achten Sie darauf, dass Access in der Spalte Betrag als Aktualisierungswert nicht einen anderen Text als oben angegeben anzeigt. Wenn Sie dort z.B. etwas in Anführungszeichen sehen, wird Access nur versuchen, den dort angezeigten Text in die Spalte Betrag zu speichern. Das wird nicht gelingen, und die alten Werte sind überschrieben, ohne dass die neuen Werte gespeichert werden konnten. Führen Sie die Aktualisierungsabfrage durch Anklicken auf das rote Ausrufezeichen oder direkt aus dem Abfragefenster aus. Es kann passieren, dass Sie eine Aktualisierungsabfrage versehentlich mehrfach ausführen. Sie werden nicht gewarnt, wenn Sie bereits einmal die Werte mit einer Aktualisierungsabfrage geändert haben.

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Abbildung 27.47: Verringerung des Auftragswertes um 10%

Datensätze löschen Wenn Sie Datensätze aus einer Tabelle entfernen möchten, verwenden Sie eine Löschabfrage. Sie möchten aus der Tabelle Aufträge Weber alle Datensätze entfernen, die einen kleineren Betrag als 100 betreffen. Erstellen Sie zunächst eine Abfrage, die alle Beträge aus der Tabelle Aufträge Weber anzeigt. Ändern Sie den Abfragetyp in eine Löschabfrage. Sie benötigen nur ein Kriterium in der Spalte Betrag. Tragen Sie <100 dort ein (siehe Abbildung 27.48). Wenn Sie in die Ansicht des Abfrageergebnisses durch Anklicken umschalten, sehen Sie nun eine Liste von 80 Aufdes Symbols trägen. Schalten Sie in den Abfrageentwurf zurück und starten Sie . Sie werden um eine Beden Löschvorgang durch Klicken auf stätigung gebeten, und dann werden die Datensätze gelöscht.

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Abbildung 27.48: Löschabfrage

Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Lösche Kleinaufträge. Es ist kein Problem, wenn Sie diese Abfrage mehrfach ausführen, denn ab dem ersten Durchlauf sind die betreffenden Datensätze ohnehin nicht mehr da.

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Tipps, Tricks und Tuning Sie müssen nicht mit den Symbolleisten arbeiten, die von den Office-Programmen angezeigt werden. In diesem Kapitel passen Sie Ihre Arbeitsoberfläche durch weitere Symbolleisten, aber auch durch zusätzliche Symbole in den Leisten an Ihre Bedürfnisse an. In den Optionen zu jedem Programm können Sie wichtige Einstellungen für die tägliche Arbeit vornehmen.

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Kapitel 28

Office XP anpassen

669

28 Office XP anpassen Symbolleisten anpassen Sie können die Symbolleisten in allen Office-Anwendungen beliebig gestalten.

Symbolleisten ein-, ausblenden und positionieren Im Menü Ansicht finden Sie den Befehl Symbolleisten. Hier können Sie jede einzelne Leiste durch Anklicken ein- bzw. ausblenden. Wenn Sie mit der rechten Maustaste an eine beliebige Stelle in den Symbolleisten klicken, öffnet sich ein Menü, aus dem Sie ebenfalls die Symbolleisten aussuchen können. Es ist jedoch am besten, wenn Sie gerade zu Beginn Ihrer Arbeit mit Office die beiden Symbolleisten Standard und Format eingeblendet lassen. Die Symbolleisten können Sie beliebig auf dem Bildschirm platzieren. Dazu klicken Sie irgendwo in die betreffende Leiste zwischen die Symbole oder benutzen den Anfassbereich an der linken Kante der Symbolleiste. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Leiste dann an die gewünschte Stelle.

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Teil IV

670

Tipps, Tricks und Tuning

Abbildung 28.1: Anfassbereich

Symbolleisten können auch mitten im Bild stehen. Speziell bei Leisten, die Sie nicht ständig angezeigt bekommen möchten, können Sie auf diese Weise Platz sparen. Wenn die Symbolleiste nicht am oberen, unteren, linken oder rechten Bildschirmrand angezeigt wird, erscheint sie als Fenster. Sie können dieses Fenster wie jedes andere Fenster verkleinern, vergrößern und mit dem X in der Ecke oben rechts schließen.

Symbolleisten verändern Am Ende jeder Symbolleiste bietet ein kleines Auswahldreieck Ihnen an, Schaltflächen hinzufügen oder entfernen aufzurufen. Der Name der Symbolleiste erscheint. Bringen Sie den Mauszeiger darauf. Sie öffnen damit ein Menü, in dem alle Symbole, die zu dieser Symbolleiste gehören, angezeigt werden. Sie können jedes einzelne Symbol durch Anklicken aus- und einschalten. Die beiden Symbolleisten Standard und Format enthalten neben diesem Befehl eine Einstellmöglichkeit, ob Sie die Symbolleisten in einer oder in zwei Reihen anzeigen möchten. Wenn Sie mit Ansicht / Symbolleisten auf Anpassen klicken, können Sie auf der Registerkarte Symbolleisten durch die Schaltfläche Neu eine eigene Symbolleiste anlegen und benennen. Wenn Sie dann auf die Registerkarte Befehle wechseln, finden Sie alle verfügbaren Befehle nach Kategorien sortiert aufgelistet. Wenn

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Kapitel 28

Office XP anpassen

671

Sie ein Symbol daraus anklicken und in eine bereits bestehende Leiste oder die eigene neue Symbolleiste ziehen, wird es ab dann ständig dort angezeigt. Auf diese Weise können Sie ein Symbol auch aus einer Leiste entfernen. Sie brauchen es nur aus der Symbolleiste zu ziehen und irgendwo im Bildhintergrund fallen zu lassen.

Optionen einstellen Sie finden in jedem Programm der Office-Familie in dem Menü Extras den Befehl Optionen. Darin nehmen Sie Standard-Einstellungen für die Arbeit mit dem Dokument, der Arbeitsmappe usw. vor. Die folgenden Tabellen listen die wichtigsten Optionen auf.

Optionen für alle Programme Im Fenster Anpassen, das Sie über Ansicht / Symbolleisten / Anpassen erreichen, sind nicht nur alle Befehle zum Verändern von Symbolleisten enthalten, sondern auf der Registerkarte Optionen befinden sich einige wichtige Möglichkeiten, die Arbeitsumgebung zu beeinflussen. Diese Optionen wirken sich auf alle Office-Programme aus.

Option

Bedeutung

Standard- und Formatsymbolleiste in zwei Zeilen anzeigen

Bestimmt, ob zu Beginn der Arbeit die beiden Symbolleisten nebeneinander oder untereinander angezeigt werden sollen.

Menüs immer vollständig anzeigen

Alle Menüoptionen werden sofort angezeigt. Es gibt dann keine personalisierten Menüs mit den wichtigsten Befehlen, die man erst erweitern muss.

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672

Tipps, Tricks und Tuning

Option

Bedeutung

Große Symbole

Die Symbole werden vergrößert, allerdings verbraucht diese Option sehr viel Platz.

Schriftartennamen in Schriftart anzeigen

Wenn Sie sehr oft mit verschiedenen Schriftarten experimentieren, ist es günstig, die Namen in dem Auswahlfeld für die Schriftarten bereits formatiert zu sehen.

QuickInfo auf Symbolleisten anzeigen

Einschalten des Hinweistextes auf die Funktion der Symbole.

Menüanimationen

Bestimmt die Art der Bewegung des Menüs beim Aufklappen.

Tabelle 28.1: Optionen für alle Office-Programme

Optionen in Word Option

Bedeutung

Registerkarte Ansicht Anzeigen

Bestimmen der Bereiche, die ständig angezeigt werden sollen. Besonders wichtig sind Startaufgabenbereich, Statusleiste, Quickinfo und Bildlaufleisten

Formatierungszeichen

Am besten verwenden Sie die Option Alle und blenden die Formatierungszeichen (nicht druckbare Zeichen) durch Anklicken in der Symbolleiste gemeinsam aus.

Registerkarte Allgemein Automatische Verknüpfungen beim Öffnen aktualisieren

Bewirkt, dass die Verknüpfungen mit Objekten beim Öffnen aktualisiert werden.

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Kapitel 28

Office XP anpassen

673

Option

Bedeutung

Liste zuletzt geöffneter Dateien

Setzen Sie diesen Wert am besten auf 9. Damit bestimmen Sie die Länge der Dateianzeige im Menü Datei.

Maßeinheit

Dieses Feld sollte auf Zentimeter stehen.

Registerkarte Bearbeiten Eingabe ersetzt Auswahl

Eine besonders komfortable Art, Text zu ersetzen, indem Sie den zu ersetzenden Text markieren und den neuen Text einfach eintippen.

Textbearbeitung durch Drag & Drop

Ermöglicht das Kopieren und Verschieben von Text durch Markieren, Anklicken und Ziehen.

Wörter automatisch markieren

Vereinfacht das Markieren von ganzen Wörtern, indem die Markierung von Word automatisch zum kompletten Wort erweitert wird.

Ausschneiden und Einfügen mit Leerzeichenausgleich

Verhindert das versehentliche Vergessen der führenden und nachfolgenden Leerzeichen beim Kopieren und Verschieben. Diese Option kann allerdings beim Suchen und Ersetzen zu Problemen führen, wenn ein Wort ersetzt und ein Leerzeichen eingegeben wird, obwohl schon eines vorhanden ist.

Registerkarte Drucken Drucken im Hintergrund

Während des Druckens kann der Benutzer weiterarbeiten.

Felder aktualisieren

Bevor der Text gedruckt wird, werden alle Felder, z.B. das Datumsfeld, aktualisiert.

Verknüpfungen aktualisieren

Alle Verknüpfungen zu anderen Dateien werden vor dem Ausdruck aktualisiert.

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Teil IV

674

Tipps, Tricks und Tuning

Option

Bedeutung

Zeichnungsobjekte

Alle Zeichnungen und Grafiken werden mit ausgedruckt.

Registerkarte Speichern Hintergrundspeicherung

Während des Speicherns kann der Benutzer weiterarbeiten.

Auto-Wiederherstellen-Info speichern alle:

Zeitintervall, das zwischen zwei automatischen Speichervorgängen vergeht; 5 oder 10 Minuten sind gute Werte.

Registerkarte Sicherheit Kennwort zum Öffnen

Vor dem Öffnen wird ein Kennwort abgefragt, Wenn der Benutzer das hier eingegebene Kennwort nicht eingibt, wird die Datei nicht geöffnet.

Kennwort zum Ändern

Wenn der Benutzer dieses Kennwort beim Öffnen der Datei nicht zusätzlich eingibt, kann er den Text ansehen, drucken und unter einem anderen Namen speichern.

Registerkarte Speicherort für Dateien Dokumente

Hier können Sie festlegen, in welchem Ordner Ihre Dokumente gespeichert werden sollen, wenn Sie nichts anderes vorgeben.

Benutzervorlagen

An dieser Stelle legen Sie fest, in welchem Ordner sich die Dokumentvorlagen befinden.

Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen

Erzeugt eine rote Kennzeichnung der nicht im Wörterbuch vorhandenen Wörter direkt bei der Eingabe.

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Kapitel 28

Office XP anpassen

675

Option

Bedeutung

Immer Korrekturvorschläge unterbreiten

Ermöglicht, dass Sie mit der rechten Maustaste auf ein falsch geschriebenes Wort klicken und Vorschläge zur Korrektur erhalten.

Grammatik während der Eingabe überprüfen

Erzeugt eine grüne Kennzeichnung der grammatisch falsch geschriebenen Begriffe. Dadurch finden Sie weitere Tippfehler.

Neue deutsche Rechtschreibung

Schaltet die Prüfung nach den Regeln Rechtschreibreform von 1998 ein.

Registerkarte Benutzerinformationen Name, Initialen und Adresse

Hier können Sie Informationen zu Ihrer Person eintragen, die mit dem Dokument gespeichert werden. Der Name wird beim Programmstart angezeigt.

Tabelle 28.2: Optionen in Word

Optionen in Excel Option

Bedeutung

Registerkarte Ansicht Anzeigen

Bearbeitungsleiste und Statusleiste sollten angezeigt werden.

Kommentare

Am besten wählen Sie Nur Indikatoren, damit die Zellen mit Kommentaren zwar gekennzeichnet werden, aber die Kommentare nur sichtbar sind, wenn die Maus darauf zeigt.

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Teil IV

676

Tipps, Tricks und Tuning

Option

Bedeutung

Fensteroptionen

Alle Optionen dieses Bereichs mit Ausnahme von Seitenumbruch und Formeln sollten Sie aktivieren. Wenn Sie Formeln aktivieren, werden in den Zellen, die Formeln enthalten, nicht mehr die Zahlen, sondern die Formeln angezeigt.

Registerkarte Berechnung Berechnung

Die Berechnung sollte Automatisch erfolgen. Wenn Sie eine sehr große Tabelle bearbeiten, können Sie durch Manuell erreichen, dass nicht nach jeder Eingabe neu berechnet wird, sondern nur wenn Sie ) drücken.

Registerkarte Bearbeiten Direkte Zellbearbeitung aktivieren

Erlaubt, durch Doppelklick oder durch Drücken von " direkt innerhalb der Zelle und nicht nur in der Bearbeitungsleiste Formeln und Inhalte zu editieren.

Drag & Drop von Zellen aktivieren

Bewirkt, dass Sie direkt mit der Maus Zellen verschieben und kopieren können.

Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschieben

Der Zellcursor verschiebt sich, nachdem Sie Ü gedrückt haben. Sie können die Richtung bestimmen oder diese Option ganz deaktivieren.

AutoVervollständigen für Zellwerte aktivieren

Wenn Sie in einer Spalte einen Text eintragen, denn Sie einige Zellen oberhalb der aktuellen Zelle bereits eingetippt haben, müssen Sie nur die ersten Buchstaben schreiben, der Rest wird automatisch hinzugefügt.

Automatische Prozentwerteingabe aktivieren

Wenn Sie diese Option aktivieren, verhindern Sie das automatische Multiplizieren mit 100 bei der Eingabe einer Zahl in eine Zelle, die als Prozentwert formatiert ist.

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Kapitel 28

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Option

677

Bedeutung

Registerkarte Allgemein Z1S1-Bezugsart

Der Vorgänger von Excel ist Multiplan. Multiplan stellt Zelladressen nicht mit Buchstaben und Zahlen dar wie Excel, sondern bezeichnet die Zeilen und Spaltennummer. Die Zelle, die von Excel B4 genannt wird, heißt in einer Multiplan-Formel Z2S4. Wenn Sie mit dieser Systematik arbeiten möchten, aktivieren Sie diese Option.

Liste zuletzt geöffneter Dateien

Erweitern Sie die Liste auf 9 Einträge, damit Sie möglichst viele Dateinamen im Menü Datei direkt angezeigt bekommen.

Blätter in neuer Arbeitsmappe Bestimmen Sie, wie viele Blätter eine neue Arbeitsmappe erhalten soll. Sie können selbstverständlich im Nachhinein Blätter hinzufügen oder löschen. Standardschriftart und Standardschriftgrad

Festlegen der Schriftart und im Nachbarfeld des Schriftgrades, die zunächst verwendet werden soll.

Standardspeicherort

Angabe des Ordners, in dem die Arbeitsmappen gespeichert werden, sofern Sie keine andere Angabe machen.

Benutzername

Hier tragen Sie Ihren Benutzernamen ein, der bei der Speicherung der Arbeitsmappen verwendet wird. Sie bekommen ihn beim Programmstart angezeigt.

Registerkarte Benutzerdefinierte Liste Hinzufügen / Importieren

Anlegen eigener Listen. Die Vorgehensweise wird in Kapitel 26 erläutert.

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Teil IV

678

Option

Tipps, Tricks und Tuning

Bedeutung

Registerkarte Speichern AutoWiederherstellen-Info speichern alle:

Festlegen des Zeitintervalls, in dem die Arbeitsmappe zur Sicherheit vor Datenverlust bei einem technischen Problem gespeichert werden soll.

Registerkarte Sicherheit Kennwort zum Öffnen

Beim Öffnen der Arbeitsmappe wird ein Kennwort vom Benutzer verlangt.

Kennwort zum Ändern

Sofern der Benutzer nur das Kennwort zum Öffnen eingeben kann, aber nicht das Kennwort zum Ändern, kann er die Arbeitsmappe nur ansehen, drucken, verändern, aber nicht unter dem bisherigen Namen speichern.

Registerkarte Rechtschreibung Wörter in GROSSBUCH STABEN ignorieren

Verhindert, dass Wörter, die nur aus Grossbuchstaben bestehen, geprüft werden.

Wörter mit Zahlen ignorieren Wörter mit Zahlen werden nicht geprüft. Internet- und Dateiadressen ignorieren

Alle Internet- und Dateiadressen werden von der Prüfung ausgeschlossen.

Deutsch: Neue Rechtschreibung verwenden

Wenn Sie bei der Prüfung nach den Regeln der Rechtschreibreform von 1998 vorgehen möchten, schalten Sie diese Option ein.

Tabelle 28.3: Optionen in Excel

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Kapitel 28

Office XP anpassen

679

Optionen in Access Option

Bedeutung

Registerkarte Ansicht Anzeigen

Systemobjekte sollten Sie nicht anzeigen lassen, denn mit ihnen können Sie nur arbeiten, wenn Sie sehr tief in die Datenbankprogrammierung einsteigen möchten und schon einige Erfahrung darin gesammelt haben.

Registerkarte Allgemein Druckbereiche

Legen Sie hier die Standardränder für den Ausdruck fest.

Vierstellige Jahreszahlen formatierung

Geben Sie an, ob Sie vierstellige Jahreszahlen standardmäßig verwenden möchten.

Liste zuletzt geöffneter Dateien

Die Liste der zuletzt geöffneten Dateien im Menü Datei kann maximal 9 Einträge enthalten.

Standarddatenbankordner

Bestimmen Sie, in welchem Ordner eine Datenbank gespeichert werden soll, wenn Sie keine andere Angabe machen.

Registerkarte Bearbeiten/Suchen Bestätigen

Entscheiden Sie, bei welchen Aktionen Sie von Access nach einer Bestätigung gefragt werden wollen. Am sichersten ist die Aktivierung aller drei Optionen.

Registerkarte Tastatur Cursor mit Eingabetaste bewegen

Bestimmen Sie, ob Sie durch Ü in das nächste Feld oder in den nächsten Datensatz springen möchten.

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Teil IV

680

Tipps, Tricks und Tuning

Option

Bedeutung

Funktion der Pfeiltasten

Sie können durch die Cursortasten entweder in das nächste Feld oder zum nächsten Zeichen gelangen.

Cursorverhalten bei Eintritt in Feld

Legen Sie fest, ob der Cursor bei Eintritt in ein Feld das Feld markieren oder an den Anfang bzw. an das Ende springen soll.

Registerkarte Datenblatt Standardfarben, Standardschriftart, Standardraster linien usw.

Stellen Sie das Erscheinungsbild, in dem das Datenblatt erscheint, sofern Sie es nicht über das Format-Menü ändern.

Registerkarte Weitere Standarddateiformat

Wenn Sie neue Datenbanken, die Sie mit der bisherigen Access-Version bearbeiten möchten, erstellen wollen, wählen Sie Access 2000, ansonsten Access 2002.

DDE-Operationen

Schalten Sie auf DDE-Aktualisierung zulassen, wenn Sie Ihre Access-Datenbank mit anderen Programmen verknüpft haben und Anfragen an Ihre Datenbank laufend bearbeitet werden sollen.

Registerkarte Tabellen/Abfragen Standardfeldgrößen

Legen Sie fest, welche Größen für Textfelder und Zahlenfelder vorgeschlagen werden, z.B. 30 und die Feldgröße Single.

Standardfeldtyp

Bestimmen Sie den Feldtyp, den Sie meistens verwenden.

Tabelle 28.4: Optionen in Access

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Kapitel 28

Office XP anpassen

681

Optionen in PowerPoint Option

Bedeutung

Registerkarte Ansicht Präsentation

Blenden Sie alle Objekte, z.B. den Aufgabenbereich, die Statuszeile usw. ein, um optimale Informationen während der Erstellung einer Präsentation zu bekommen.

Registerkarte Allgemein Liste zuletzt geöffneter Dateien

Die Liste der Dateien im Menü Datei sollten Sie auf 9 erweitern.

Benutzerinformationen

Hier können Sie Ihren Namen und Ihre Initialen eintragen, die Sie dann über das Menü Einfügen in die Präsentation integrieren können. Der Name wird beim Start von PowerPoint angezeigt.

Registerkarte Bearbeiten Ausschneiden und Einfügen

Leerzeichenausgleich und Optionen-Schaltfläche sind nützliche Hilfsmittel zum Verhindern von Fehlern und zum Einfügen mit oder ohne Formatierung. PowerPoint stellt sicher, dass nach dem Ausschneiden und Einfügen vor und hinter einem Wort genau je ein Leerzeichen ist.

Maximale Anzahl Rückgängigvorgänge

Je mehr Vorgänge Sie rückgängig machen wollen, desto mehr Arbeitsspeicher wird von PowerPoint verbraucht. Wenn der Arbeitsspeicher nicht ausreicht, werden Dateien auf die Festplatte ausgelagert und bei Bedarf wieder eingelesen. Dadurch wird der Rechner langsamer.

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Teil IV

682

Tipps, Tricks und Tuning

Option

Bedeutung

Kennwortschutz

Wenn Sie auf Kennwortschutz klicken, wird er aktiviert, sofern Sie die Präsentation mit einer früheren Programmversion bearbeiten möchten. Da es in den früheren Versionen keinen Kennwortschutz gab, kann es sonst zu Problemen kommen.

Registerkarte Drucken Standarddruckeinstellungen

Sie können definieren, ob Sie von einer Präsentation normalerweise Folien, Handzettel, Notizblätter usw. ausdrucken, um danach einfach auf das Drucker-Symbol klicken zu können. Sie müssen dann nicht mehr bei jedem Ausdruck festlegen, welchen Ausdruck Sie wünschen.

Registerkarte Speichern AutoWiederherstellenInformationen

Die Zeit zwischen zwei Speichervorgängen sollte nicht länger als 10 Minuten sein, damit Sie bei einem technischen Problem nicht zu viele Daten verlieren.

Standardarbeitsordner

Der Ordner, den Sie hier angeben, wird als Speicherort verwendet. Sie können natürlich bei jedem Speichervorgang einen neuen Ordner auswählen.

Registerkarte Rechtschreibung und Format Rechtschreibung

Hier können Sie die Optionen einschalten, die Sie aus Word kennen.

Tabelle 28.5: Optionen in PowerPoint

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Kapitel 28

Office XP anpassen

683

Optionen in FrontPage Option

Bedeutung

Registerkarte Allgemein Beim Starten

Hier können Sie festlegen, dass die Arbeit so einfach wie möglich mit den Standardkomponenten, nämlich Office für Office-Dateien und FrontPage für Websites beginnt.

Allgemein

Am besten lassen Sie sich die Statuszeile und sämtliche Warnungen anzeigen, damit Sie nicht aus Versehen einigen Seiten überschreiben oder Sie mit nicht mehr aktuellen Seiten arbeiten.

Registerkarte Editoren konfigurieren Hinzufügen/Ändern

Sie können für alle vorkommenden Dateitypen festlegen, mit welchem Programmen Sie bearbeitet werden sollen.

Registerkarte Berichtsansicht Allgemein

Definieren Sie hier, was Sie unter „Ältere Dateien“ und „Langsamen Seiten“ verstehen. Die Modemgeschwindigkeit beeinflusst natürlich die Ladegeschwindigkeit der Seiten. Mit 14.4 gehen Sie vom schlechtesten Fall aus.

Registerkarte Veröffentlichen Veröffentlichen

Sie brauchen natürlich nur die geänderten Seiten zu veröffentlichen, die anderen Seiten sind schon vorhanden.

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684

Tipps, Tricks und Tuning

Option

Bedeutung

Änderungen

Die Änderungen sollten Sie zur Sicherheit immer durch Vergleichen des in Ihrem Computer gespeicherten Webs und dem Web im Server ermitteln. Wenn Sie sich nur nach dem Erstellungsdatum und -uhrzeit der Dateien richten, ist der Vorgang zwar schneller abgeschlossen, aber sicherer ist der Dateivergleich.

Tabelle 28.6: Optionen in FrontPage

Optionen in Outlook Option

Bedeutung

Registerkarte Einstellungen E-Mail-Optionen

Stellen Sie hier ein, dass die Nachrichtenkopien im Ordner Gesendete Objekte gespeichert werden sollen. Öffnen Sie die Verlaufoptionen und entscheiden Sie, ob Sie immer eine Lesebestätigung des Empfängers oder eine Übermittlungsbestätigung erhalten möchten. Die Übermittlungsbestätigung zeigt nur an, dass Ihre E-Mail an den Server geschickt wurde, während bei der Lesebestätigung bestätigt wird, dass die EMail auf dem Rechner des Empfängers angezeigt wurde.

Kalenderoptionen

In den Kalenderoptionen können Sie festlegen, welche Tage Arbeitstage sind und welche Zeit als Kernarbeitszeit angenommen werden soll.

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Kapitel 28

Office XP anpassen

685

Option

Bedeutung

Aufgabenoptionen

Hier geht es um die Darstellung von Aufgaben im Plan und die automatische Erinnerung.

Kontaktoptionen

Bestimmen Sie in dieser Option, welche Anordnung von Vornamen und Nachnamen Sie wünschen.

Notizenoptionen

Legen Sie fest, welche Standardfarbe, Standardschriftart, Standardschriftgröße und Größe für das Notizfenster verwendet werden soll.

Journaloptionen

Hier können Sie z.B. auf den Kontakt Ariane Weber und in Diese Elemente autom. eintragen klicken und alle E-Mail-Nachrichten, die von ihr kommen oder an Sie gesendet werden, erscheinen in einer eigenen Auflistung.

Registerkarte Mail-Setup E-Mail-Konten

Die Optionen für E-Mail-Konten können Sie auch mit Extras / E-Mail-Konten bearbeiten. Es geht dabei um Ihre E-Mail-Adresse, die Telefonnummer Ihres Providers, Ihren Benutzernamen usw.

Senden/Empfangen

In diesem Fenster legen Sie fest, wie oft Outlook die Nachrichten übermitteln soll. Wenn Sie nicht ständig mit einem Mail-Server verbunden sind, Sie also im Offlinemodus arbeiten, deaktivieren Sie am besten die Automatische Übermittlung oder stellen in dem Feld Automatische Übermittlung alle ...Minuten keinen zu kleinen Wert ein.

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Teil IV

686

Option

Tipps, Tricks und Tuning

Bedeutung

Registerkarte Rechtschreibung Allgemeine Optionen

Aktivieren Sie hier die Anzeige von automatischen Korrekturvorschlägen. Wörter in Großbuchstaben sind meistens Eigennamen, deshalb können Sie auch von der Prüfung ausgeschlossen werden.

AutoKorrekturoptionen

Die AutoKorrektur arbeitet genauso wie in Word. Outlook übernimmt die in Word eingetragenen Begriffe.

Registerkarte Weitere Allgemein

Richten Sie hier Outlook als Standardprogramm ein.

AutoArchivierung

Mit AutoArchivierung legen Sie fest, dass Nachrichten, die ein bestimmtes Alter haben, z.B. 6 Monate, automatisch in einen Archivordner verschoben werden sollen. Dadurch verhindern Sie, dass Ihr Posteingang überquillt.

Tabelle 28.7: Optionen in Outlook

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Kapitel 29

Daten zwischen Programmen austauschen

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29 Daten zwischen Programmen austauschen Es gibt prinzipiell verschiedene Möglichkeiten, Daten zwischen zwei Programmen auszutauschen. ✔ Kopieren der Informationen über die Zwischenablage ✔ Erstellen einer Verknüpfung ✔ Importieren bzw. Exportieren ✔ Verwenden einer programmeigenen Funktion

Daten zwischen Word und Excel austauschen Eine Tabelle aus Word nach Excel übertragen Sie können eine Word-Datei nicht einfach in Excel öffnen. Wenn Sie das versuchen, erhalten Sie eine Fehlermeldung, die besagt, dass es sich um ein falsches Dateiformat handelt. Sie haben in Word keine Option, mit der Sie beim Speichern den Dateityp Excel-Arbeitsmappe festlegen können. Es gibt auch keinen speziellen Befehl in Word, der Ihnen helfen kann. Der Weg führt über die Zwischenablage.

Laden Sie das Word-Dokument UI-Travel von der Beispiel-CD.

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688

Teil IV

Tipps, Tricks und Tuning

Die Tabelle mit den Mitarbeiternamen und den Umsatzzahlen möchten Sie in Excel weiterbearbeiten. In Excel können Sie Formeln in die Tabelle einsetzen, um z.B. die Provisionen auszurechen oder Sie können ein Diagramm erstellen, das sehr anschaulich die Unterschiede zwischen den Mitarbeiterdaten zeigt. Die Tabelle, die Sie nach Excel übertragen möchten, können Sie einfach markieren. Wählen Sie nun den Kopieren-Befehl. Sie können dazu entweder das Symbol in der Symbolleiste, den Befehl im Menü Bearbeiten oder das Kontextmenü verwenden.

Abbildung 29.1: Ausgangsdokument

Jetzt starten Sie Excel. Klicken Sie in die Zelle, die das Wort Mitarbeiter aufnehmen soll. Danach rufen Sie den Befehl Einfügen auf.

Abbildung 29.2: In Excel eingefügte Tabelle

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Kapitel 29

Daten zwischen Programmen austauschen

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Sie können Word geöffnet lassen. Das Programm Word kann durch das Symbol in der rechten oberen Ecke minimiert werden oder Sie öffnen Excel einfach darüber. Umschalten zwischen den Programmen kann man am besten durch Anklicken in der Taskleiste oder durch die Tastenkombination A + T. Sie können mit dieser eingefügten Tabelle so umgehen, als hätten Sie die Daten eingetippt. Es gibt allerdings keine Verbindung zwischen dem Word-Dokument und der Excel-Tabelle. Veränderungen in Word werden nicht automatisch nach Excel übernommen. Wenn Sie einen beliebigen Word-Text nach Excel bringen möchten, achten Sie darauf, dass jede Absatzmarke und jeder Tabulatorsprung den Sprung in neuen Zellen in Excel bewirken.

Verknüpfen von Word- und Excel-Tabelle Sie können anstelle des einfachen Einfügens eine Verknüpfung bilden. Eine Verknüpfung hat den Vorteil, dass sich Änderungen der Ursprungsdatei auch in der Datei, in die kopiert wurde, bemerkbar machen. Markieren Sie zu diesem Zweck noch mal die kleine Tabelle in dem Word-Dokument und kopieren Sie diese. Wechseln Sie zu Excel, klicken Sie eine Zelle an und rufen Sie nun im Menü Bearbeiten den Befehl Inhalte einfügen auf (siehe Abbildung 29.3). In dem Fenster Inhalte einfügen müssen Sie links außen die Option Verknüpfen wählen. Sie sehen eine Auswahl von Möglichkeiten, die bestimmen, als was die Word-Tabelle verknüpft werden soll. Sie können aus dem Word-Text ein Bild machen, das Sie dann nicht mehr mit Word bearbeiten können. Die Optionen Text und UnicodeText fügen nur die Zeichen ohne Formatierungen ein. Klicken Sie auf OK (siehe Abbildung 29.4).

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Teil IV

Tipps, Tricks und Tuning

Abbildung 29.3: Verknüpfen der Excel-Tabelle mit Word

Abbildung 29.4: Verknüpfte Tabelle in Excel

Das Ergebnis zeigt eine Tabelle, die allerdings einen sehr breiten, leeren Bereich enthält. Das Ergebnis ist fast wie ein Bild eingefügt. Sie können es mit der Maus in der Tabelle verschieben. An den kleinen Kreisen können Sie die Größe der angezeigten Tabelle verändern. Der kleine grüne Kreis dient dazu, die Tabelle zu drehen. Wenn Sie nun in Word einen Zahlenwert ändern, wird er automatisch in Excel aktualisiert. In der Excel-Tabelle ist die Formel =Word.Document.8|’D:\UI-Travel.doc’!’!OLE_LINK1' eingetragen. Sie besagt, dass Sie eine Verknüpfung mit einem Word-Dokument erstellt haben, und in der Formel ist die betreffende Word-Datei genannt.

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Kapitel 29

Daten zwischen Programmen austauschen

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Die Abkürzung OLE steht für Object Linking and Embedding. Das bedeutet soviel wie Verknüpfen und Einbetten von Objekten. Im Menü Bearbeiten finden Sie den Befehl Verknüpfungen. Hier sind sämtliche enthaltenen Verknüpfungen aufgelistet. Sie können die Automatisierungsart von Automatisch in Manuell ändern. Sie ändern die Verknüpfungsart, wenn Sie die Kontrolle darüber behalten möchten, wann Daten automatisch geändert werden sollen. Sie müssen dann die Verknüpfung auswählen und Werte aktualisieren aufrufen.

Abbildung 29.5: Aktualisieren der Verknüpfung

Zuschneiden der eingefügten Tabelle Die eingefügte Tabelle können Sie zuschneiden, indem Sie die Gra. Sofiksymbolleiste einblenden. Dort finden Sie das Symbol bald Sie darauf geklickt haben, erscheinen die Ränder der Grafik als starke gestrichelte Linien. Sie können durch Anklicken, Festhalten und Ziehen mit der Maus die Tabelle auf die gewünschte Größe bringen.

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Teil IV

Tipps, Tricks und Tuning

Wenn Sie die eingefügte Grafik nicht zuschneiden, dürfen Sie diese nur an den Eckpunkten zusammenschieben, sonst wird die Schrift unleserlich. Durch Doppelklick auf das Ergebnis der Verknüpfung springen Sie nach Word, um die Ursprungsdaten ändern zu können.

Excel-Daten nach Word übertragen Sehr viel häufiger kommt es vor, dass Sie eine Tabelle in Excel erstellt und Ergebnisse berechnet haben und diese nach Word übertragen möchten. Laden Sie die Arbeitsmappe Gewichtskontrolle von der BegleitCD. In Tabelle1 befindet sich eine Tabelle mit Datums- und Gewichtsangaben. Markieren Sie die Zellen A1 bis B20 und rufen Sie den Kopieren-Befehl auf. Wechseln Sie nun zu Word. An einer beliebigen Stelle des Textes können Sie die Tabelle mit dem Einfügen-Befehl, z.B. aus dem Menü Bearbeiten, dem Symbol, oder S + v einsetzen. Das Ergebnis ist eine ganz normale Word-Tabelle. Sie können die Spaltenbreiten, Inhalte und Formatierungen verändern (siehe Abbildung 29.6). Natürlich haben Sie auch beim Kopieren von Inhalten aus Excel nach Word die Möglichkeit, im Menü Bearbeiten über den Befehl Inhalte einfügen eine Verknüpfung zu generieren. Das Menü Einfügen enthält den Befehl Objekt. Damit können Sie von Word ausgehend eine Verbindung mit einer Excel-Tabelle erstellen. Besser ist es allerdings, von Excel auszugehen und dabei genau die Zellen zu markieren, die Sie übertragen möchten. © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 29

Daten zwischen Programmen austauschen

693

Abbildung 29.6: Aus Excel kopierte in Word eingesetzte Tabelle

Diagramme aus Excel in Word einfügen In der Beispielmappe ist das Blatt Gewichtsdiagramm enthalten. Es stellt den Verlauf des Gewichts in Form einer roten Linie dar. Klicken Sie in die Diagrammfläche. Das ist der weiße Bereich, der sich außerhalb der eigentlichen Zeichnung befindet. Die gesamte Diagrammfläche wird daraufhin von einem blinkenden Rahmen umgeben.

Abbildung 29.7: Komplett markiertes Diagramm in Excel © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

694

Teil IV

Tipps, Tricks und Tuning

Jetzt können Sie mit Kopieren und Einfügen das Diagramm in ein Word-Dokument bringen. Sobald Sie das in Word erstellte Diagramm anklicken, wird es von einer Rahmenlinie mit acht kleinen Quadraten umgeben, an denen Sie die Größe verändern können.

Abbildung 29.8: Zur Bearbeitung aufgerufenes Diagramm in Word

Durch Doppelklicken in das Diagramm rufen Sie das eingebettete Excel-Objekt zur Bearbeitung auf. Obwohl Sie sich nach wie vor in Word befinden, wie Sie an der Namenszeile erkennen können, werden Excel-Symbolleisten angezeigt. Sie sehen die Registerleiste einer Excel-Mappe unter dem Diagramm und haben somit innerhalb von Word die komplette Excel-Funktionalität zur Verfügung. Auf der Karte Tabelle1 sind die Daten, die dem Diagramm zugrunde lie© des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Kapitel 29

Daten zwischen Programmen austauschen

695

gen, eingetragen. Wählen Sie diese Tabelle und ändern Sie einen Wert. Das Diagramm passt sich sofort an. Klicken Sie wieder in das Gewichtsdiagramm und dann irgendwo in den Word-Hintergrund, um das modifizierte Diagramm in dem Word-Dokument angezeigt zu bekommen. Es gibt allerdings keine Verbindung zwischen dem Diagramm, das Sie in das Word-Dokument eingebettet haben, und der Excel-Arbeitsmappe Gewichtskontrolle. Wenn Sie eine Verknüpfung zwischen der Excel-Arbeitsmappe und dem Word-Dokument erstellen möchten, setzen Sie das Diagramm mit Bearbeiten / Inhalte einfügen in Word ein.

Excel-Tabellen-Objekt in Word einbetten Ein sehr leistungsfähiges Symbol zur Zusammenarbeit zwischen . Es Word und Excel finden Sie in der Symbolleiste Standard: heißt Microsoft Excel-Tabelle einfügen. Die kleine Tabelle ist mit einem grünen X versehen, um zu kennzeichnen, dass damit eine Excel-Tabelle innerhalb eines Word-Dokuments erzeugt wird. Klicken Sie auf dieses Symbol und bestimmen Sie durch Ziehen mit der Maus die Größe der Tabelle. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird die Tabelle in das Word-Dokument an der Cursorposition eingefügt.

Abbildung 29.9: Eingebettete Tabelle © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil IV

Tipps, Tricks und Tuning

Falls die Tabelle nicht aktiviert ist, klicken Sie doppelt in sie hinein. Sie bekommen die in Excel üblichen Symbole angezeigt. Sie können die Bildlaufleisten innerhalb der kleinen Tabelle benutzen, um zu bestimmen, welche Zellen angezeigt werden sollen. Sofern Sie die Anzahl der dargestellten Zeilen und Spalten verändern möchten, ziehen Sie an den Größenziehpunkten, solange die Tabelle aktiviert ist. Sie erkennen diesen Zustand daran, dass der Rahmen um die Tabelle schräg gestrichelt erscheint. Wenn Sie neben der Tabelle in das Word-Dokument klicken, zeigt Word den Rahmen als dünne Linie an. Mit den jetzt angezeigten Größenziehpunkten verändern Sie die Größe der Tabelle, die Anzahl der Zellen bleibt jedoch gleich. Durch Vergrößern wird jede Zelle mit dem darin gespeicherten Text größer.

Daten zwischen Word und Access austauschen Der Datenaustausch zwischen Word und Access ist in der Praxis sicherlich nicht so wichtig wie die Zusammenarbeit von Word und Excel. Der wichtigste Anwendungsbereich dafür ist der Seriendruck. Um eine Access-Tabelle oder -Abfrage als Datenquelle für einen Seriendruck zu verwenden, müssen Sie nur im Schritt drei des Seriendruck-Assistenten in Word Vorhandene Liste verwenden auswählen und mit Durchsuchen die Access-Datenbank auf Ihrer Festplatte anklicken. Daraufhin öffnet sich das Fenster Tabellen, in dem Sie auf die gewünschte Tabelle oder Abfrage klicken können. Vergessen Sie dabei nicht, als Dateityp in dem Fenster, das zum Aussuchen der Datenquelle dient, den Dateityp Access-Datenbank einzustellen.

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Kapitel 29

Daten zwischen Programmen austauschen

697

Wenn Sie eine Tabelle ausdrucken möchten, können Sie mit dem Seriendruck ein Verzeichnis erstellen. In früheren OfficeVersionen hieß diese Option Katalog. Damit haben Sie die Möglichkeit, die Daten einer Tabelle oder Abfrage als formatierte Liste auszugeben.

Access-Bericht in Word weiterbearbeiten Eine Möglichkeit, Daten zwischen Word und Access auszutauschen, ist, einen Bericht, den Sie in Access erstellt haben, nach Word zu exportieren. Laden Sie die Beispieldatenbank Firmendatenbank II von der Begleit-CD. Wechseln Sie in den Bereich Berichte und starten Sie den Bericht Aufträge mit Kunden und Mitarbeitern durch Doppelklick. Bei diesem Bericht handelt es sich um eine Auflistung aller 3500 enthaltenen Aufträge, die nach Firma gruppiert sind. Während seiner Erstellung mit dem Berichts-Assistenten habe ich dieses Feld als Gruppierungsebene ausgewählt. Die Datensätze sind nach Datum sortiert. Natürlich könnten Sie einen Bericht auch sofort aus Access drukken, aber wenn Sie den Bericht als einen Teil eines Manuskripts oder einer schriftlichen Ausarbeitung verwenden möchten oder einige spezielle Dinge gestalten möchten, können Sie den Bericht sehr einfach nach Word exportieren, um ihn dort weiterzubearbeiten (siehe Abbildung 29.10). Sobald Sie sich in der Seitenansicht des Berichts befinden, erscheint das Symbol Veröffentlichen in MS-Word in der Symbolleiste.

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Teil IV

Tipps, Tricks und Tuning

Abbildung 29.10: Bericht in Access

Nachdem Sie auf das Symbol geklickt haben, wird Word gestartet. Der Bericht erscheint in einem neuen Word-Dokument. Das kleine Fenster weist Sie darauf hin, dass eine Datei im RTF-Format erzeugt wird. RTF steht für Rich Text Format. Dabei handelt es sich um ein Format zum Austausch von Textdateien.

Abbildung 29.11: In Word eingefügter Bericht

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Kapitel 29

Daten zwischen Programmen austauschen

699

Die einzelnen Zeilen des Berichts sind hier als Abätze eingefügt worden. Sie können die Inhalte formatieren, den Bereicht teilweise oder komplett ausdrucken und die Werte sogar verändern. Es gibt keine Verbindung zwischen der Datenbank und dem Word-Dokument. Das Übertragen des Berichts von Access nach Word ist ein einmaliger Vorgang.

Tabelleninhalte und Abfrageergebnisse nach Word übertragen Sie können auch Tabellen und Abfragen nach Word übertragen Wenn Sie in dem Datenbankfenster auf einen Tabellennamen oder einen Abfragennamen klicken, können Sie in der Symbolleiste ein Symbol zum Übertragen öffnen. Klicken Sie auf das kleine Auswahldreieck, und Sie bekommen drei verschiedene Befehle in diesem kleinen Menü angezeigt.

Abbildung 29.12: Tabellendaten übertragen

Der obere Befehl startet den Seriendruck in Word. Veröffentlichen mit Microsoft Word bewirkt, dass die Tabelle oder Abfrage in Tabellenform in ein neues Word-Dokument kopiert wird. Es gibt auch dabei keine Verknüpfung zwischen Access und Word.

Daten zwischen Excel und Access austauschen Excel ist als Tabellenkalkulationssystem Meister im Kalkulieren, Berechnen und Analysieren, aber weder dazu prädestiniert, sehr © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Teil IV

Tipps, Tricks und Tuning

große Datenmengen zu verwalten, obwohl mehr als 65.000 Zeilen in eine Tabelle passen, noch das richtige Werkzeug, um relationale Verknüpfungen zu definieren. Sie können natürlich Tabellen in Excel miteinander verknüpfen, jedoch gibt es so etwas wie die allgemeingültige Definition von Beziehungen und referentieller Integrität nicht. Es kommt jedoch häufig vor, dass Datenbanken, die zunächst reicht einfach strukturiert sind und nur ein paar hundert Datensätze umfassen, in Excel angelegt werden und dann nach Access exportiert werden müssen.

Excel-Liste nach Access übertragen Die Excel-Arbeitsmappe Aufträge 2001 haben Sie bereits kennen gelernt. Die enthaltenen 3500 Auftragsdatensätze möchten Sie in Access speichern. Erstellen Sie dazu eine neue, leere Datenbank in Access. Rufen Sie jetzt im Menü Datei den Befehl Externe Daten und Importieren auf. Nun müssen Sie nur noch in dem Fenster den Dateityp Microsoft Excel einstellen und die Arbeitsmappe Aufträge 2001 auswählen. Sie bekommen vom Import-Assistenten ein Fenster angezeigt, in dem Sie bei einer Arbeitsmappe, die mehrere Tabellen enthält, wählen können, welche Tabelle die gewünschten Daten beinhaltet. Wenn Sie auf Benannte Bereiche anzeigen umschalten, sehen Sie alle in dieser Mappe definierten Namen. Es kann zu Problemen kommen, wenn die Tabelle aus Excel nicht in der ersten Zeile beginnt, sondern darüber einige Zeilen mit allgemeinem Text stehen. Am besten Sie entfernen diese in Excel kurzzeitig oder Sie definieren einen Namen für die eigentlichen Tabellenzeilen mit den Spaltenüberschriften und benutzen ihn zum Importieren.

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Kapitel 29

Daten zwischen Programmen austauschen

701

Im zweiten Schritt klicken Sie auf Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften. In den weiteren Schritten können Sie die Frage nach einem Primärschlüssel verneinen und einen Namen für die neue Tabelle angeben. Der Assistent unterscheidet beim Importieren nur zwischen Zahlen, Datumsangaben und Texten. Er erzeugt bei Zahlen immer den Datentyp Double und bei Textfeldern die Länge 255. Sie sollten nach dem Import in den Entwurf der importierten Tabelle gehen und die Typdeklarationen entsprechend verkleinern. Meistens reichen Single bei Zahlen und die Länge 25 oder 30 bei Textfeldern vollkommen aus.

Access-Daten in Excel auswerten Das Auswerten von Daten, die Sie in Access zur Verfügung haben, oder die Sie durch eine Abfrage in Access ermittelt haben, ist sehr einfach. Sie können natürlich Daten in Access markieren, danach über die Zwischenablage kopieren und in Excel einfügen, so wie Sie auch vorgehen, wenn Sie zwischen Word nach Excel Daten austauschen möchten. Eine komfortablere Möglichkeit ist, den Namen der gewünschten Tabelle oder Abfrage zu markieren bzw. sie zu öffnen und dann im Menü Datei auf den Befehl Exportieren zu klicken. Nun müssen Sie nur noch den Dateityp Excel 97-2002 einstellen und bestätigen. Selbstverständlich können Sie auf diese Weise auch eine ganze Reihe anderer Formate, z.B. die früheren Excel-Versionen, Paradox oder Textdateiformate anwählen. Alternativ dazu haben Sie die Möglichkeit, auf das in der letzten Abbildung gezeigte Symbol zum Übertragen zu klicken. Wenn Sie

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Teil IV

702

Tipps, Tricks und Tuning

hier Analysieren mit Microsoft Excel wählen, startet Excel automatisch und die Tabelle bzw. Abfrage, deren Namen Sie gerade markiert hatten, wird angezeigt.

PivotTable und PivotChart Sofern Sie den Inhalt einer Access Tabelle oder das Ergebnis einer Abfrage angezeigt bekommen, können Sie mit dem Symbol, das sich ganz links in der Symbolleiste befindet, nicht nur zwischen der Entwurfs- und der Datenblattansicht wechseln, sondern auch in PivotTable oder PivotChart umschalten. Die Funktionalität ist identisch mit der in Excel.

Daten zwischen Excel und PowerPoint austauschen Excel-Tabelle oder Diagramm in eine PowerPointPäsentation integrieren Das Einfügen einer Excel-Tabelle oder eines Diagramms in eine Folie ist eine ganz einfache Sache. Sie haben die folgenden Möglichkeiten: ✔ Kopieren und Einfügen über die Zwischenablage ✔ Kopieren über die Zwischenablage und Inhalte einfügen, um eine Verknüpfung zu erstellen ✔ Menü Einfügen, Befehl Objekt, Aus Datei erstellen und Verknüpfung anklicken Die Abläufe und Möglichkeiten sind dieselben, die am Anfang des Kapitels bezüglich der Übertragung von Excel-Daten nach Word erläutert sind.

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Kapitel 29

Daten zwischen Programmen austauschen

703

Datenaustausch mit Outlook Outlook verfügt über den Befehl Importieren/Exportieren im Menü Datei. Hier können Sie z.B. auf Exportieren klicken und danach Microsoft Access als Zieldatenbank auswählen. Im nächsten Fenster legen Sie fest, welcher Ordner exportiert werden soll. Sie könnten z.B. den Ordner Kontakte in die Datenbank, die Sie im letzten Fenster bestimmen, exportieren. Beim Export legt Outlook eine neue Datenbank an! Wenn Sie einen Outlook-Ordner in eine bestehende Datenbank exportieren möchten, wählen Sie zunächst einen neuen Dateinamen und kopieren oder importieren die gewünschte Tabelle dann innerhalb Access von einer Datenbank in die andere. Das Importieren von E-Mail-Adressen erlaubt auszuwählen, aus welchem Programm die Daten kommen. Sie können mit Netscape Mail gespeicherte Mail-Adressen von dort übertragen.

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teil

Anhang Der Anhang stellt eine Vielzahl nützlicher Zusatzinformationen für Sie bereit. Zunächst finden Sie Tastenkombinationen, um die Programme noch effektiver zu bedienen. Das Glossar im letzten Kapitel dieses Buches fasst die wichtigsten Begriffe im Zusammenhang mit der täglichen Arbeit am PC zusammen.

V © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

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Anhang A

Tastenkombinationen

707

A Tastenkombinationen Tastenkombinationen, Tastaturbefehle oder anders gesagt ShortCuts dienen dazu, die Programme des Office-Pakets schnell zu bedienen. Sie können alle Befehle zwar auch mit der Maus und durch Anklicken von Symbolen oder Menübefehlen aufrufen, mithilfe von Tastaturbefehlen kann es jedoch schneller gehen. Tastaturbefehle bestehen aus einer, zwei oder drei Tasten. Die Befehle, die aus nur einer Taste bestehen, verwenden eine der Funktionstasten, die mit F1 bis F12 bezeichnet und am oberen Rand Ihrer Tastatur angeordnet sind oder T, K, Ü oder eine Taste zur Cursorsteuerung. Die Kombinationen, die aus zwei Tasten bestehen enthalten meistens A oder S. Wenn Sie zwei Tasten gleichzeitig drücken müssen, z.B. bei der Kombination S + s drücken Sie S und halten diese Taste gedrückt, und tippen danach auf s. Die Kombination S + H + h bedeutet, dass Sie alle drei Tasten gleichzeitig drücken müssen. Dazu werden Sie sicherlich zuerst S und H drücken, festhalten und währenddessen h tippen. Sie können jeden Menübefehl durch eine Tastenkombination aufrufen. In den Namen, die sich in der Menüleiste befinden, ist jeweils ein Buchstabe unterstrichen. Halten Sie A gedrückt und tippen Sie d. Das Menü Datei öffnet sich. Nun lassen Sie A los und tippen danach c. Damit rufen Sie den Befehl Schließen auf. Die Schreibweise für diese Kombination lautet A + d c. Die folgenden Tabellen enthalten die wichtigsten Tastenkombinationen nach Anwendungsprogramm getrennt.

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Teil V

708

Anhang

Allgemeine Tastenkombinationen in Windows Tastenkombinationen zur Arbeit mit Fenstern Tastenkombination

Bedeutung

S+&

Umschalten zum nächsten Dokumentfenster

S + H +&

Umschalten zum vorigen Dokumentfenster

S+)

Minimieren des Fensters auf Symbolgröße

S+=

Maximieren bzw. Wiederherstellen des Fensters

A+T

Wechseln zum nächsten Programmfenster

A+H+T

Wechseln zum vorigen Programmfenster

Tabelle A.1: Tastenkombinationen zur Fensterbedienung

Allgemeine in allen Anwendungen gültige Tastenkombinationen Tastenkombination

Bedeutung

D

Kopieren des Bildschirminhalts Zwischenablage

A+D

Kopieren des aktiven Fensterinhalts in die Zwischenablage

!

Anzeige des Hilfefensters bzw. Öffnen des Hilfe-Assistenten

Ü

Ausführen des Befehls

in

die

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Anhang A

Tastenkombinationen

709

Tastenkombination

Bedeutung

O

Liste nach oben durchblättern

U

Liste nach unten durchblättern

S+P

Zum ersten Listenelement springen

S+:

Zum letzten Listenelement springen

=

Menüleiste aktivieren

H+=

Kontextmenü öffnen

S+T

Wechsel von der Menüleiste zur Symbolleiste bzw. zwischen den Symbolleisten

A+K

Anzeige des Systemmenüs

E

Schließen eines Menüs bzw. Abbrechen eines Befehls

T

Wechsel zur nächsten Optionsgruppe bzw. Option innerhalb einer Gruppe

H+T

Wechsel zur vorigen Optionsgruppe bzw. Option innerhalb einer Gruppe

A+U

Öffnen einer Auswahlliste

S+c

Kopieren des markierten Objekts

S+x

Ausschneiden des markierten Objekts

S+v

Einfügen aus der Zwischenablage

S+z

Rückgängig machen der letzten Aktion

S+y

Wiederholen der letzten Aktion

A+$

Programm beenden

S+$

Dokument, Mappe usw. schließen

S+E

Startmenü aufrufen

Tabelle A.2: Tastenkombinationen für alle Office-Produkte © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil V

710

Anhang

Es gibt sehr viele Tastenkombinationen, die in allen Anwendungsprogrammen ähnlich sind. In den folgenden Tabellen finden Sie Kombinationen, die Sie ohnehin bereits aus anderen Programmen kennen, z.B. die Bewegungen in einem Access-Memo-Feld können Sie mit denselben Kommandos durchführen wie in einem WordDokument.

Tastenkombinationen in Word 2002 Belegung der Funktionstasten Funktionstaste

Bedeutung

!

Hilfefunktion oder den Hilfe-Assistenten aufrufen Markierten Text verschieben und mit Ü abschließen

§

AutoText einfügen

$

Wiederholen der letzten Aktion

%

Befehl Gehe zu

&

Zum nächsten Fenster wechseln

/

Rechtschreibprüfung starten

(

Markierung erweitern

)

Aktualisierten der markierten Textteile bzw. Objekte

=

Aktivieren der Menüleiste

J

Speichern unter aufrufen

Tabelle A.3: Funktionstasten in Word

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Anhang A

Tastenkombinationen

711

Tastenkombinationen zum Arbeiten mit Dokumenten Tastenkombination

Bedeutung

S+o/S+J

Dokument öffnen

S+w

Dokument schließen

S+s

Dokument speichern

J

Speichern unter

A+S+l

Wechseln zur Seitenlayoutansicht

A+S+n

Wechseln zur Normalansicht

S+f

Text durchsuchen

A+S+n

Seitenansicht ein- bzw. ausschalten

S+p

Dokument ausdrucken

Tabelle A.4: Tastenkombinationen zur Arbeit mit Dokumenten in Word

Tastenkombinationen zur Texteingabe und -bearbeitung Tastenkombination

Bedeutung

_

Zeichen rechts vom Cursor löschen

R

Zeichen links vom Cursor löschen

S+H+K

Geschütztes Leerezeichen einfügen

S+-

Bedingten Trennstrich einfügen

S+H+-

Geschützten Trennstrich einfügen

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Teil V

712

Anhang

Tastenkombination

Bedeutung

*

Zwischen Einfüge- und Überschreibmodus wechseln

H+Ü

Weiche Zeilenschaltung einfügen

S+Ü

Seitenumbruch einfügen

S+H+c

Format kopieren

S+H+v

Format einfügen

S+A+

Gesamten Text markieren

§

AutoText einfügen

A+§

AutoText-Eintrag erstellen

Tabelle A.5: Tastenkombinationen zur Texteingabe und -bearbeitung in Word

Tastenkombinationen zur Cursorbewegung Tastenkombination

Bedeutung

I

Ein Zeichen nach links bzw. zurück

W

Ein Zeichen nach rechts bzw. vor

Y

Eine Zeile nach oben bzw. zurück

V

Eine Zeile nach unten bzw. zurück

S+I

Ein Wort nach links

S+W

Ein Wort nach rechts

S+Y

Ein Absatz nach oben

S+V

Ein Absatz nach unten

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Anhang A

Tastenkombinationen

713

Tastenkombination

Bedeutung

P

Sprung zum Zeilenanfang

:

Sprung zum Zeilenende

S+P

Sprung zum Dokumentanfang

S+:

Sprung zum Dokumentende

O

Eine Bildschirmseite nach oben

U

Eine Bildschirmseite nach unten

Tabelle A.6: Tastenkombinationen zur Cursorbewegung in Word

Tastenkombinationen zur Zeichenformatierung Tastenkombination

Bedeutung

S+H+f

Formatieren in Fettdruck

S+H+k

Formatierung in kursiven Buchstaben

S+H+u

Unterstreichen des Textes

S+H+h

Text verborgen formatieren

S+H+d

Text doppelt unterstreichen

S+#

Zeichen tiefstellen und verkleinern

S++

Zeichen hochstellen und verkleinern

S+9

Schrift um 1 pt vergrößern

S+8

Schrift um 1 pt verkleinern

S + H+ >

Schrift um eine Stufe vergrößern

S+<

Schrift um eine Stufe verkleinern

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Teil V

714

Anhang

Tastenkombination

Bedeutung

S+K

Schrift in Standardformatierung darstellen

H+§

Groß-/Kleinschreibung ändern

S+H+g

Buchstaben in Großbuchstaben umwandeln

S+H+q

Buchstaben in Kapitälchen umwandeln

Tabelle A.7: Tastenkombinationen zur Zeichenformatierung in Word

Tastenkombinationen zur Absatzformatierung Tastenkombination

Bedeutung

S+l

Absatz linksbündig ausrichten

S+r

Absatz rechtsbündig ausrichten

S+b

Absatz in Blocksatz ausrichten

S+z

Absatz zentriert ausrichten

S+m

Linken Absatzeinzug erzeugen

S+H+m

Linken Absatzeinzug entfernen

S+t

Hängenden Einzug erzeugen

S+H+t

Hängenden Einzug entfernen

S+1

Einfachen Zeilenabstand erzeugen

S+2

Zweifachen Zeilenabstand erzeugen

S+5

1,5-fachen Zeilenabstand erzeugen

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Anhang A

Tastenkombinationen

715

Tastenkombination

Bedeutung

S+0

Eine Zeile Abstand vor dem Absatz einfügen bzw. entfernen

S+q

Standard-Absatzformatierung zuordnen

Tabelle A.8: Tastenkombinationen zur Absatzformatierung in Word

Tastenkombinationen in Excel 2002 Belegung der Funktionstasten Funktionstaste

Bedeutung

!

Aufruf des Office-Assistenten bzw. der Hilfefunktion Aktive Zelle direkt im Arbeitsblatt bearbeiten

§

Namen in eine Formel einfügen

$

Wiederholen der letzten Aktion

%

Befehl Gehe zu

&

Zum nächsten Ausschnitt wechseln

/

Rechtschreibprüfung starten

(

Markierung erweitern

)

Alle Blätter in allen geöffneten Mappen neu berechnen

=

Aktivieren der Menüleiste

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Teil V

716

Anhang

Funktionstaste

Bedeutung

?

Diagramm aus markierten Daten erstellen

J

Speichern unter aufrufen

Tabelle A.9: Funktionstasten in Excel

Tastenkombinationen zum Arbeiten mit Arbeitsmappen Tastenkombination

Bedeutung

H+?

Neues Arbeitsblatt einfügen

S+O

Voriges Arbeitsblatt der Mappe aktivieren

S+U

Nächstes Arbeitsblatt der Mappe aktivieren

Ü

Eingabe abschließen

Tabelle A.10: Tastenkombinationen zum Arbeiten mit Arbeitsmappen

Tastenkombinationen zum Editieren in der aktivierten Bearbeitungszeile Tastenkombination

Bedeutung

I

Ein Zeichen nach links

W

Ein Zeichen nach rechts

R

Löscht das Zeichen links vom Cursor

_

Löscht das Zeichen rechts vom Cursor

Tabelle A.11: Tastenkombinationen zum Editieren in der Bearbeitungszeile

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Anhang A

Tastenkombinationen

717

Tastenkombinationen zum Bewegen in Arbeitsmappen Tastenkombination

Bedeutung

I

Eine Zelle nach links

W

Eine Zelle nach rechts

Y

Eine Zelle nach oben

V

Eine Zelle nach unten

S+I

An den linken Rand des Datenblocks

S+W

An den rechten Rand des Datenblocks

S+Y

An den oberen Rand des Datenblocks

S+V

An den unteren Rand des Datenblocks

P

Sprung zum Zeilenanfang

:

Sprung zum Zeilenende

S+P

Sprung zum Dokumentanfang

S+:

Sprung zum Dokumentende

O

Eine Bildschirmseite nach oben

U

Eine Bildschirmseite nach unten

H+?

Neues Arbeitsblatt einfügen

S+O

Voriges Arbeitsblatt der Mappe aktivieren

S+U

Nächstes Arbeitsblatt der Mappe aktivieren

Tabelle A.12: Tastenkombinationen zum Bewegen in Arbeitsmappen

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Teil V

718

Anhang

Tastenkombinationen zur Dateneingabe und -bearbeitung Tastenkombination

Bedeutung

Ü

Eingabe abschließen

A+Ü

Eine neue Zeile in derselben Zelle beginnen

E

Eingabe abbrechen

S+u

Markierten Bereich nach unten ausfüllen

S+r

Markierten Bereich nach rechts ausfüllen

S+ .

Das aktuelle Datum einfügen

S+H+.

Die aktuelle Uhrzeit einfügen

Tabelle A.13: Tastenkombinationen zum Dateneingabe und bearbeitung in Excel

Tastenkombinationen zur Zellenformatierung Tastenkombination

Bedeutung

S+H+f

Zellinhalt in Fettdruck darstellen

S+H+k

Zellinhalt in Kursivschrift darstellen

S+H+u

Zellinhalt unterstrichen

S+5

Zellinhalt durchstreichen bzw. Durchstreichung entfernen

S+9

Markierte Zeilen ausblenden

S+H+9

Ausgeblendete Zeilen in der Markierung wieder anzeigen

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Anhang A

Tastenkombinationen

Tastenkombination

719

Bedeutung

S+0

Markierte Spalten ausblenden

S+H+0

Ausgeblendete Spalten in der Markierung wieder anzeigen

S+H+1

Anzeige der Zahl mit 2 Nachkommastellen und Tausenderpunkt

S+H+2

Wissenschaftliche Zahlendarstellung

S+H+3

Anzeige als Datum mit Tag, Monatsangabe in drei Buchstaben und zweistelliger Jahreszahl

S+H+4

Anzeige im Währungsformat

S+H+5

Anzeige als Prozentwert

S+H+6

Anzeige im Standard-Zahlenformat

Tabelle A.14: Tastenkombinationen zur Zellenformatierung in Excel

Tastenkombinationen in PowerPoint 2002 Tastenkombinationen zur Steuerung der Cursorbewegungen Tastenkombination

Bedeutung

Y

Bewegung um eine Zeile nach oben

V

Bewegung um eine Zeile nach unten

I

Bewegung um ein Zeichen nach links

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Teil V

720

Anhang

Tastenkombination

Bedeutung

W

Bewegung um ein Zeichen nach rechts

S+I

Bewegung um ein Wort nach links

S+W

Bewegung um ein Wort nach rechts

S+Y

Bewegung um einen Absatz nach oben

S+V

Bewegung um einen Absatz nach unten

P

Sprung an den Anfang der Zeile

:

Sprung an das Ende der Zeile

S+P

Sprung an den Anfang des Textfeldes

S+:

Sprung an das Ende des Textfeldes

T

Sprung zum nächsten Objekt

H+T

Sprung zum vorigen Objekt

Tabelle A.15: Tastenkombinationen zur Steuerung der Cursorbewegungen in PowerPoint

Tastenkombinationen zur Steuerung der Bildschirmpräsentation Tastenkombination

Bedeutung

%

Bildschirmpräsentation starten

n oder Ü oder U oder W oder V oder K

Wechsel zur nächsten Folie

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Anhang A

Tastenkombinationen

721

Tastenkombination

Bedeutung

p oder O oder I oder Y oder R

Wechsel zur vorigen Folie

Foliennummer + Ü

Wechsel zur angegebenen Folie

b oder .

Anzeigen eines schwarzen Bildschirms

w oder ,

Anzeigen eines weißen Bildschirms

E

Beenden der Bildschirmpräsentation

S+p

Anzeigen des Mauscursors als Stift

S+a

Anzeigen des Mauscursors als Pfeil

Tabelle A.16: Tastenkombinationen zur Steuerung der Bildschirmpräsentation

Tastenkombinationen in Access 2002 Tastenkombination

Bedeutung

S+o

Öffnen einer Datenbank

S+n

Erstellen einer neuen Datenbank

)

Neuberechnen der Felder in der Datenblattoder Formularansicht

H+)

Aktualisieren einer Abfrage

Ü

Markiertes Objekt aufrufen

S+Ü

Objekt in der Entwurfsansicht aufrufen

Tabelle A.17: Tastenkombinationen in Access © des Titels »DAS bhv TASCHENBUCH Microsoft Office XP« (ISBN 3-8266-8108-8) 2001 by verlag moderne industrie Buch AG & Co. KG, Bonn Nähere Informationen unter http://www.bhv-buch.de.de/8108

Teil V

722

Anhang

Tastenkombinationen in FrontPage Tastenkombinationen zur Arbeit mit Websites Tastenkombination

Bedeutung

S+n

Neue Seite oder Website erstellen

S+o

Seite oder Website öffnen

S+$

Schließen der Webseite

S+s

Speichern der Webseite

S+p

Drucken der Webseite

%

Aktualisieren der Webseite

/

Rechtschreibprüfung

Tabelle A.18: Tastenkombinationen zur Arbeit mit Websites

Tastenkombinationen zur Textformatierung Tastenkombination

Bedeutung

S+H+f

Fettdruck einschalten

S+H+k

Formatierung in kursiven Buchstaben

S+H+u

Unterstreichung einschalten

S+-

Zeichen tiefstellen und verkleinern

S++

Zeichen hochstellen und verkleinern

S+H+a

Schriftart ändern

S+H+p

Schriftgröße ändern

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Anhang A

Tastenkombinationen

723

Tastenkombination

Bedeutung

S+e

Absatz zentrieren

S+l

Absatz linksbündig ausrichten

S+r

Absatz rechtsbündig ausrichten

S+m

Absatz in Blocksatz formatieren

S+A+1

Format Überschrift 1 zuweisen

S+A+2

Format Überschrift 2 zuweisen

S+A+3

Format Überschrift 3 zuweisen

S+A+4

Format Überschrift 4 zuweisen

S+A+5

Format Überschrift 5 zuweisen

S+A+6

Format Überschrift 6 zuweisen

Tabelle A.19: Tastenkombinationen zur Textformatierung in FrontPage

Tastenkombinationen in Outlook 2002 Tastenkombinationen zum Erstellen eines Elements Tastenkombination

Bedeutung

S+H+a

Termin eintragen

S+H+c

Kontakt anlegen

S+H+l

Verteilerliste anlegen

S+H+e

Ordner anlegen

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Teil V

724

Tastenkombination

Bedeutung

S+H+m

Nachricht verfassen

S+H+n

Notiz eingeben

Anhang

Tabelle A.20: Tastenkombinationen zum Erstellen eines Objekts in Outlook

Tastenkombinationen für die Bearbeitung aller Elemente Tastenkombination

Bedeutung

S+S+

Speichern

A+S+

Speichern, Objekt schließen und senden

J

Speichern unter

S+d

Löschen eines Objekts

S+k

Überprüfen des Namens

S+f

Weiterleiten des Objekts

Tabelle A.21: Tastenkombinationen für die Bearbeitung aller Elemente

Tastenkombinationen für die Bearbeitung von E-Mails Tastenkombination

Bedeutung

S+H+i

Posteingang aufrufen

S+H+o

Postausgang aufrufen

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Anhang A

Tastenkombinationen

725

Tastenkombination

Bedeutung

S+r

Antworten

%

Nachrichten versenden

S+q

Eine Nachricht als gelesen markieren

Tabelle A.22: Tastenkombinationen für die Bearbeitung von E-Mails

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Anhang B

Glossar

727

B Glossar Abfrage Mit einer Abfrage können Sie Datensätze einer Access-Datenbank nach bestimmten Kriterien auswählen und sortieren. Sie haben die Möglichkeit, mehrere Tabellen und bereits vorhandene Abfragen zu einer Abfrage zu verknüpfen. Besondere Abfragearten, die Funktionsabfragen erlauben, die Datensätze zusammenzufassen und Summen, Mittelwerte und andere statistische Werte zu berechnen. Mit Aktionsabfragen können Sie neue Tabellen erstellen, Datensätze an bestehende Tabellen anfügen, Datensätze löschen und Feldinhalte verändern.

Absatz Ein zusammenhängender Text in einem Word-Dokument, der mit Ü abgeschlossen ist.

Absoluter Bezug Eine Absoluter Bezug in einer Zelladresse in einer Excel-Formel verhindert das automatische Anpassen der Adresse beim Kopieren der Formel. Der Absolute Bezug wird durch »$« vor dem Spaltenbuchstaben bzw. der Zeilennummer gekennzeichnet. Das Gegenteil des absoluten Bezugs ist der Relative Bezug. Sie benötigen einen Absoluten Bezug immer, wenn Sie auf eine oder mehrere konstante Zellen aus verschiedenen Zellen zugreifen.

Adresse Eine Zelladresse oder Adresse in Excel besteht aus einem Buchstaben für die Spalte und einer Zeilennummer. Sie können durch die Adresse in Formeln auf die Daten anderer Zellen zugreifen. Adressen bezeichnen im Internet den Namen einer Website. E-Mail-Adressen erlauben, mit dem PC Nachrichten zu empfangen, sofern die technische Ausstattung und ein Provider vorhanden ist.

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Teil V

728

Anhang

Aktionsabfrage Eine Aktionsabfrage ist eine Abfrage, in der eine Tabelle erstellt, Daten an eine bestehende Tabelle angefügt, Spalteninhalte geändert oder Daten gelöscht werden können.

Ankreuzfeld Ein Ankreuzfeld oder Ankreuzkästchen heißt auch Checkbox. Sie können in einem Ankreuzfeld oder Ankreuzkästchen durch Klicken mit der Maus eine Option ein- oder ausschalten.

Anlage Zusammen mit Ihren E-Mails können Sie beliebige Dateien versenden. Es kann sich dabei um Texte, Datenbanken, Arbeitsmappen, Präsentationen, Web-Sites usw. handeln. .

Arbeitsblatt Eine Excel-Datei kann bis zu 255 Arbeitsblätter enthalten. Ein Arbeitsblatt beinhaltet eine Tabelle mit 255 Spalten und 65536 Zeilen.

Arbeitsmappe Eine Datei, die Sie in Excel öffnen und bearbeiten . Eine Arbeitsmappe kann bis zu 255 Blätter enthalten. Diese Blätter können Arbeitsblätter (Tabellen) oder Diagramme sein.

Arbeitsspeicher Der Arbeitsspeicher Ihres Computers wird auch RAM (Random Access Memory) genannt. Die Anwendungsprogramme und das Betriebssystem inklusive der Daten, die Sie gerade bearbeiten, werden hier abgelegt. Der Arbeitsspeicher sollte nicht zu gering sein. Am besten arbeitet Office XP mit einem Arbeitsspeicher von mindestens 128 KB.

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Anhang B

Glossar

729

Argument Ein Parameter oder Argument ist ein Eingabewert, den eine Funktion benötigt, um ein Ergebnis zu errechnen. Funktionen können auch mehrere oder kein Argument benötigen.

Assistent Es gibt in Office viele Assistenten, die Ihnen bei der Erstellung von Präsentationen Briefen, Tabellen, Formularen und anderen Objekten helfen, indem Sie in nacheinander erscheinenden Fenstern die notwendigen Informationen eintragen müssen und der Assistent daraufhin das Objekt erstellt. Sie können während der Benutzung des Assistenten zwischen den Schritten beliebig hin- und herschalten, sobald Sie den Assistent beendet haben, gelangen Sie nicht mehr in seine Fenster zurück.

Auswahlabfrage Eine Auswahlabfrage ist eine Abfrage, die Datensätze sortiert und mit anderen Tabellen oder Abfragen verknüpft anzeigt, aber keine Datensätze ändert oder neue Tabellen erstellt, Datensätze anfügt oder löscht. Das Gegenteil einer Auswahlabfrage ist eine Aktionsabfrage.

Auswahlfeld Ein Auswahlfeld ist ein Feld, das sich in der Regel durch Anklicken auf ein kleines Dreieck öffnet. Sie können aus einer Liste von Möglichkeiten eine Variante wählen.

AutoText Ein AutoText ist ein Text, den Sie durch ein Tastenkürzel einfügen können.

Bericht Ein Bericht ist ein Ausdruck von Tabellendaten mit Überschriften, Formatierungen und Gruppierungen.

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Teil V

730

Anhang

Betriebssystem Jeder Computer benötigt ein Betriebssystem. Windows ist das wichtigste PC-Betriebssystem. Das Betriebssystem beinhaltet verschiedene Programmteile, die es ermöglichen, mit den einzelnen Geräten des Computers, Tastatur, Diskettenlaufwerken, Festplatten, Bildschirm usw. zu kommunizieren. Das Betriebssystem erlaubt Ihnen, Anwendungsprogramme, z.B. Word, Excel, Access zu starten. Das Betriebssystem wird beim Einschalten des Computers automatisch geladen. Ein anderes wichtiges Betriebssystem ist Linux.

Bit Die kleinste darstellbare Einheit im Speicher. Ein Bit kann entweder 0 oder 1 sein.

Booten Sobald Sie den Computer einschalten, werden die Komponenten des Computersystems angesprochen und geprüft. Danach wird das Betriebssystem geladen. Diesen Vorgang nennt man auch Hochfahren.

Browser Sie benötigen Browser, um Informationen aus dem Internet darzustellen oder anders gesagt, um im Internet zu »surfen«. Die wichtigsten Browser sind der Internet Explorer und der Netscape Navigator.

Byte Byte ist die Einheit zur Beschreibung der Größe des Speicherplatzes. Ein Byte entspricht acht Bits.

Chart Ein Chart ist eine grafische Darstellung von Daten, z.B. in Balken- oder Säulenform. Chart ist die englische Bezeichnung für Diagramm.

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Anhang B

Glossar

731

Checkbox Eine Checkbox ist ein Kästchen, in dem Sie durch Anklicken mit der Maus eine Option aktivieren oder deaktivieren können.

ClipArt Ein ClipArt ist eine Zeichnung oder ein Zeichnungselement, das Sie in Ihre Dokumente laden können. Mit dem Office-Paket werden eine ganze Reihe von ClipArts geliefert.

Cursor Der Cursor zeigt die aktuelle Position an. Er wird normalerweise als blinkender Strich dargestellt. An dieser Stelle erscheinen die Zeichen, die Sie eingeben. Der Mauscursor oder Mauszeiger deutet die Position der Maus an. Der Mauscursor verändert sein Aussehen je nach Position und der aktuellen Arbeitssituation.

Cursortasten Mit den Cursortasten (Y, V, I, W) können Sie den Cursor bewegen.

Dateiformat In Ihrem Computersystem gibt es viele verschiedenen Arten, von Dateien. Es gibt Texte, Excel-Arbeitsmappen, Datenbanken, Präsentationen, aber auch Programme, z.B. Word, oder Dateien, die Hilfetexte enthalten. Dazu kommen die vielen Dateien, die zum Betriebssystem gehören oder die zum Anwendungsprogramm zu zählen sind, aber nur vom Hauptprogramm Word, Excel, Access usw. aufgerufen werden. Unterschiedliche Anwendungsprogramme unterscheiden sich hinsichtlich ihres Zwecks aber auch durch die Art der abgespeicherten Daten. Dies nennt man Dateiformat. Selbst Programme mit gleichem Anwendungsbereich, z.B. Access und Paradox, verwenden unterschiedliche Arten der Dateispeicherung. Man kann das Dateiformat sofort an den letzten drei Buchstaben des Dateinamens erkennen. Das Dateiformat ist verantwortlich dafür, dass Sie nicht mit jedem beliebigen Programm jede Datei öffnen können. Das Dateiformat wird in Windows standardmäßig nicht mehr angezeigt.

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Teil V

732

Anhang

Datenblatt Sie können eine Access-Tabelle oder das Ergebnis einer Abfrage in Tabellenform anzeigen lassen und die Daten darin bearbeiten.

Datenfeld Eine Spalte eines Datensatzes wird Datenfeld oder Feld genannt.

Datensatz Eine Zeile einer Access-Tabelle heißt Datensatz. Ein Datensatz besteht aus einem oder mehreren zusammengehörigen Datenfeldern. In einer Adresskartei ist jeder Namen mit Anschrift ein Datensatz.

Datentyp Der Datentyp bestimmt, welche Art von Information in einem Feld oder einer Zelle gespeichert wird. Durch den Datentyp, z.B. Text oder Zahl, verbunden mit der Maximalgröße, ist festgelegt, welche Operationen Sie mit dem Inhalt des Feldes durchführen können und wieviel Speicherplatz dafür reserviert werden muss.

Desktop Der Hintergrund des Windows-Bildschirms heißt Desktop. Sie können Programme und Dateien in dem Desktop ablegen, um sie einfach durch Doppelklick aufzurufen.

Diagramm Ein Diagramm zeigt die Zahlenwerte einer Excel-Tabelle in Form von Säulen, Balken, einem Kreis oder Linien an, um die Zahlenwerte besser vergleichen zu können.

Dokumentvorlage Eine Dokumentvorlage ist eine Datei, die Sie für die Erstellung eines neuen Dokuments verwenden können. Sie müssen dann die immer wiederkehrenden Textpassagen nicht jedes Mal eingeben. Bei einer Briefvorlage ist z.B. der Absender schon eingetragen.

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Anhang B

Glossar

733

Doppelklick Mit dem Doppelklick starten Sie Programme oder Befehle. Er findet aber auch beim Markieren Verwendung. Wenn Sie zweimal kurz hintereinander mit der primären Maustaste auf dieselbe Stelle klicken, ohne die Maus zu verschieben, führen Sie einen Doppelklick aus.

Drag&Drop Das Drag&Drop bedeutet soviel wie Ziehen und Fallenlassen. Sie können z.B. in Excel auf den Rahmen des Zellcursors klicken, die Maustaste gedrückt halten und die Maus an eine andere Stelle ziehen. Ähnliche Verfahrensweisen gibt es in jedem Programm. Meistens verwandeln Sie den Verschiebevorgang, der beim Drag&Drop ausgeführt wird, durch gleichzeitiges Drücken von S in einen Kopiervorgang.

Druckertreiber Ein Druckertreiber ist ein Programm, das die Daten, die ausgedruckt werden sollen, derartig umwandelt, dass sie auf dem Drucker korrekt ausgegeben werden. Über Start / Einstellungen / Drucker / Neuer Drucker wählen Sie den richtigen Drucker und damit den Druckertreiber aus. Ein falscher Druckertreiber erzeugt meistens komplett konfuse Zeichen im Ausdruck.

Einfügen Einfügen kann zwei verschiedene Bedeutungen haben. Zunächst kann Einfügen dafür stehen, im Rahmen eines Verschiebevorgangs ein Objekt an einer Stelle auszuschneiden und an einer anderen Stelle wieder anzuzeigen. Sie können diesen Einfügen-Befehl im Menü aufrufen oder über eine Tastenkombination oder die rechte Maustaste starten. Die zweite Bedeutung von Einfügen ist, in ein bestehendes Objekt einen neuen Teil einzuschieben, z.B. eine Zeile oder Spalte in eine Tabelle einzufügen oder eine Tabelle in ein Excel-Arbeitsblatt zu bringen.

E-Mail Eine E-Mail oder Mail ist eine elektronische Nachricht. Sie können über das Internet oder ein internes Computernetz Nachrichten ver-

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Teil V

734

Anhang

schicken, die Office-Dateien, z.B. Excel-Tabellen oder mit Word erstellte Berichte, als Anlagen enthalten. Mit Outlook sind Sie in der Lage, EMails zu versenden und zu empfangen.

Explorer Der Explorer ist ein Programm in Windows, das Ihnen ermöglicht, Ordner anzulegen, Dateien zu kopieren, umzubenennen und zu löschen.

Exportieren Das Exportieren von Daten bedeutet, sie in einem anderen Format zu speichern, damit sie von einem fremden Programm gelesen werden können.

Felddatentyp Der Felddatentyp oder Datentyp bestimmt, welche Art von Informationen Sie in einem Feld speichern können. Sie müssen bei der Definition einer Access-Tabelle den Datentyp für jedes Feld festlegen. Sie können z.B. einen Text oder eine Zahl mit einer bestimmten Maximalgröße speichern. Durch den Datentyp legen Sie fest, welche Operationen mit diesem Feld möglich sind und wie viel Speicherplatz vom Programm reserviert werden muss.

Fenster Von dem Betriebssystem Windows und den Anwendungsprogrammen werden Informationen in Fenstern angezeigt und Sie können dort Daten eingeben. Sie können mehrere Fenster gleichzeitig öffnen, sie verschieben und deren Größe verändern.

Filter Ein Filter ist eine Selektion einer Datenbank. Mit einem Filter können Sie angeben, dass nur bestimmte Datensätze in einer gewählten Sortierung angezeigt werden.

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Anhang B

Glossar

735

Formular Ein Formular ist eine Maske, in der die Inhalte von Access-Tabellen oder -Abfragen angezeigt werden.

Funktion Eine Funktion in Excel berechnet aus bestehenden Werten in Zellen ein Ergebnis. Beispiele für Funktionen sind SIN für Sinus, RUNDEN, RMZ für die Berechnung von Raten eines Kredites oder LINKS um eine bestimmte Anzahl Buchstaben eines Wortes von Links abzuschneiden.

Funktionsabfrage Eine Funktionsabfrage ist eine Abfrage in Access, in der Sie die Datensätze nach dem Inhalt eines oder mehrerer Felder gruppieren und Feldinhalte zu Summen, Mittelwerten, Anzahl und anderen statistischen Daten zusammenfassen können.

Funktions-Assistent Der Funktions-Assistent in Excel erlaubt Ihnen, eine Funktion aus einer Liste auszuwählen und die Argumente in ein Fenster durch Anklicken eintragen zu können. Sie müssen den Funktionsnamen nicht eintippen und erhalten Hilfe zu den notwendigen Parametern.

GB GB ist eine Einheit zur Beschreibung der Speichergröße. Ein GigaByte entspricht 1024 MB oder 1.048.576 KB. Moderne Festplatten in PC’s verfügen über 10 bis 40 GigaByte freien Speicherplatz.

Hardware Die elektronischen Bauteile, aus denen ein Computer besteht, heißen Hardware.

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Teil V

736

Anhang

Homepage Die erste Seite einer Website heißt Homepage. Über die Homepage gelangen Sie zu allen anderen Seiten der Website.

HTTP Das Hypertext Transfer Protocol ist das Protokoll, das die Übertragung der Daten im Internet regelt.

Hyperlink Auf einen Hyperlink können Sie klicken, um zu einer anderen Datei oder einer anderen Seite zu gelangen. Der Begriff Hyperlink wird meistens in Zusammenhang mit dem WWW bzw. dem Internet gebraucht, Auf den Seiten, die Ihnen angezeigt werden, sind Hyperlinks enthalten, die Ihnen ermöglichen, zu anderen Seiten zu gelangen.

HTML HTML (Hypertext Markup Language) ist eine Sprache, mit der Sie Internet-Seiten erstellen können. HTML beschreibt die Formate der Texte mit sogenannten Tags.

IMAP Hierbei handelt es sich um ein Protokoll für die Übertragung von EMails. IMAP steht für Internet Message Access Protocol.

Importieren Wenn Sie Daten aus einem anderen Programm in ein Objekt laden möchten, importieren Sie die Daten.

Internet Das Internet ist ein Netzwerk, das aus Millionen von einzelnen Rechnern und Netzwerken auf der ganzen Welt besteht. Ein Dienst des Internets ist das World Wide Web (WWW).

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Anhang B

Glossar

737

Internetprovider Sie benötigen einen Internetprovider, damit Sie eine Verbindung mit dem Internet aufbauen können. Ihr Internetprovider weist Ihnen auch eine E-Mail-Adresse zu, über die Sie Nachrichten von anderen Benutzern empfangen können. Die Gebühren dafür sind sehr unterschiedlich.

KB KB ist eine Einheit zur Beschreibung der Speichergröße. Ein KB bedeutet ein KiloByte. 1 KB entspricht 1024 Byte.

Kennwort Ein Kennwort ist ein Wort, das eingegeben werden muss, um eine Datei öffnen zu können.

Klicken Wenn Sie auf ein Objekt klicken, bewegen Sie den Mauszeiger darauf, drücken die Maustaste und lassen sie wieder los.

Kontextmenü Wenn Sie die sekundäre Maustaste drücken, öffnet sich in Abhängigkeit von der Position des Mauszeigers das Kontextmenü. Es handelt sich dabei um ein Menü mit den wichtigsten Befehlen zur aktuellen Arbeitssituation.

Kopieren Mit dem Befehl Kopieren legen Sie eine Datei in der Zwischenablage ab. Durch den Befehl Einfügen, können Sie das kopierte Objekt aus der Zwischenablage in eine andere Datei einfügen.

Mails Mails ist eine Abkürzung für E-Mails. Mails sind elektronisch versendete Nachrichten.

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Teil V

738

Anhang

Mailbox Von der Mailbox kann man E-Mails abrufen oder welche an diese senden. Eine Mailbox ist ein elektronischer Briefkasten, der beim jeweiligen Provider für jede einzelne E-Mail-Adresse eingerichtet wird.

Makro Ein Makro ist eine aufgezeichnete Befehlsfolge, die Sie über ein Tastenkürzel oder ein zugeordnetes Symbol aufrufen können.

Markieren Durch Markieren bestimmen Sie, auf welche Objekte sich der nächste Befehl auswirkt. Vor jeder Formatierung müssen Sie markieren. Meistens markiert man durch Ziehen mit der Maus.

Maustaste Eine Maus enthält mindestens zwei Tasten. Die linke Taste ist normalerweise die primäre und die rechte die sekundäre. Diese Zuordnung können Sie in der Systemsteuerung ändern. Durch Drücken auf die Maustaste wählen Sie etwas aus, öffnen ein Menü oder starten einen Befehl. Entscheidend dafür ist, worauf der Mauszeiger gerade zeigt. Manche Mäuse verfügen über drei oder vier Tasten, die dann meistens vom Anwender mit Funktionen belegt werden können.

Mauszeiger Sie können den Mauszeiger durch Bewegen der Maus auf dem Bildschirm verschieben. Meistens wird er als Pfeil dargestellt, er verändert jedoch abhängig von seiner Position sein Aussehen. Sie bestimmen durch die Position des Mauszeigers, was passiert, wenn Sie eine Maustaste drücken.

MB MB oder MByte bzw. MegaByte ist eine Einheit zur Beschreibung des Speicherplatzes. Ein MB entspricht 1024 KB und das sind 1.048.576 Byte.

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Anhang B

Glossar

739

Menüleiste Jedes Anwendungsprogramm enthält eine Menüleistemit mehreren Menüs. Jedes Menü können Sie anklicken und öffnen damit eine Liste von verfügbaren Befehlen.

Modem Ein Modem ist ein technisches Gerät, das die Übertragung von Daten über die Telefonleitung realisiert.

Netzwerk Eine Menge von Computern, die durch Verkabelung, Telefonleitung oder Funksysteme miteinander verbunden sind, bilden ein Netzwerk. Die Computer können Daten austauschen und Programme gemeinsam nutzen. Für Netzwerke im kleineren Rahmen wird die Abkürzung LAN (Local Area Network) verwendet.

OLE OLE ist die Abkürzung für Object Linking and Embedding. Es bedeutet, dass Sie in ein Objekt, z.B. ein Word-Dokument, ein Objekt einer anderen Anwendung, z.B. eine Excel-Tabelle, ein Bild, eine Tonfolge usw. einbinden können. Sobald Sie das eingefügte Objekt mit Doppelklick aktivieren, wird das Anwendungsprogramm, mit dem das eingefügte Objekt erstellt wurde, gestartet und das Objekt wird angezeigt bzw. abgespielt.

Operation Operationen können mit Feld- oder Zellinhalten durchgeführt werden. Die wichtigsten Operationen sind Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division.

Optionen Optionen sind Möglichkeiten in einem Fenster, aus denen Sie in der Regel einen Begriff durch Anklicken auswählen können.

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Teil V

740

Anhang

Ordner Die Verzeichnisse, in die Dateien abgelegt sind, heißen Ordner.

Parameter Eine Funktion benötigt meistens ein oder mehrere Eingabewerte, um ein Ergebnis zu errechnen. Die Eingabewerte heißen Parameter oder Argumente.

Papierkorb Der Papierkorb wird erstellt, indem ein Teil der Festplatte reserviert wird. Alle Dateien, die Sie von lokalen Festplatten löschen möchten, werden in dem Papierkorb gespeichert. Sie können sie von dort wieder zum Leben erwecken. Dateien von einem Netzwerklaufwerk oder von Disketten werden beim Löschen nicht in den Papierkorb verschoben.

Passwort Mit einem Passwort können Sie verhindern, dass unberechtigte Personen eine bestimmte Datei öffnen oder verändern.

Pivot-Chart Ein Pivot-Chart fasst die Daten einer Tabelle zusammen und stellt die Ergebnisse grafisch dar.

Pivot-Tabelle Eine Pivot-Tabelle ist eine Analyse, die Daten zu Gruppen zusammenfasst und Summen, Durchschnittswerte oder andere Ergebnisse berechnet.

POP3 POP3 ist eine Abkürzung für Post Office Protocol. Dahinter verbirgt sich ein Protokoll für die Übertragung von E-Mails.

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Anhang B

Glossar

741

Primäre Maustaste Die primäre Maustaste ist normalerweise die linke Maustaste. Mit ihr können Sie sämtliche Operationen wie z.B. Klicken, Doppelklicken und Ziehen durchführen. Sie können die Tastenbelegung der Maus in der Systemsteuerung ändern.

Primärschlüssel Ein Primärschlüssel ist eine Spalte in einer Tabelle einer Datenbank, der jeden Datensatz eindeutig identifiziert. Sie können Tabellen über den Primärschlüssel miteinander verknüpfen.

Protokoll Wenn Computer miteinander zu einem Netzwerk verbunden werden oder ein Computer über eine Telefonleitung in das Internet eingebunden wird oder Sie E-Mails versenden bzw. empfangen, muss ein Protokoll festgelegt sein, das bestimmt, in welcher Weise die Daten übertragen werden.

QuickInfo Das ist ein Stichwort, das die Bedeutung des Symbols erklärt. Es erscheint, nachdem der Mauszeiger eine kurze Zeit unverändert auf das Symbol zeigt.

Registerkarten Die Felder in Dialogen können auf mehrere Registerkarten verteilt sein, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Zwischen den Registerkarten kann man durch Klicken auf die Registerlasche umschalten.

Relativer Bezug Bei einem relativen Bezug werden Zellnamen beim Kopieren oder Verschieben einer Formel angepasst. Der absolute Zellbezug ist das Gegenteil vom relativen Bezug.

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Teil V

742

Anhang

ROM ROM ist eine Abkürzung für Read Only Memory. Die Inhalte des Speichers bleiben auch nach den Ausschalten des Computers erhalten. Dort sind systeminterne Informationen, z.B. Festplattentyp und die Arbeitsspeichergröße abgelegt.

Seitenansicht Die Seitenansicht ist eine Vorschau auf den Ausdruck. Alle Office-Programme erlauben, über ein Symbol die Seitenansicht einzuschalten.

Sekundäre Maustaste Die sekundäre Maustaste ist normalerweise die rechte Maustaste. Mit ihr öffnen Sie das Kontextmenü. In der Systemsteuerung können Sie die Tastenbelegung der Maus ändern.

Short-Cut Ein Short-Cut ist ein Tastaturkürzel für einen bestimmten Befehl. Durch S + s können Sie z.B. die gerade bearbeitete Datei speichern.

Software Software ist eine Bezeichnung für alle Programme, die zur Verfügung stehen, um mit einem Computer zu arbeiten. Dazu gehören Betriebssysteme wie z.B. Windows und Linux oder die Anwendungsprogramme Word, Excel, Access, PowerPoint und FrontPage.

Statuszeile Zeile am unteren Bildschirmrand, die Informationen zur aktuellen Arbeitssituation, z.B. die Seitenzahl, enthält.

Symbolleiste Eine Symbolleiste ist eine Reihe von zusammengefassten Symbolen, die Sie anklicken und damit bestimmte Befehle, z.B. Speichern, Drucken

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Anhang B

Glossar

743

oder Formatierung in Fettdruck, auslösen können. Jede Anwendung enthält mehrere Symbolleisten, die Sie ein- oder ausblenden können. Sie haben auch die Möglichkeit, weitere Symbole in die Symbolleisten einzufügen.

Systemsteuerung Wenn Sie auf den Start-Button in der Taskleiste ganz links unten in Ihren Bildschirm klicken, dann Einstellungen wählen, können Sie die Systemsteuerung starten. Sie bekommen ein Fenster angezeigt, in dem Sie zu den wichtigsten Bereichen der Arbeit mit Ihrem Computersystem Einstellungen vornehmen können. Sie finden dort z.B. Symbole für die Festlegung der Netzwerkumgebung, der Maustasten, der Bildschirmanzeige und des Bildschirmschoners. Sie sollten mit den Einstellungen in der Systemsteuerung sehr vorsichtig sein, um keine Fehlfunktion des Computers auszulösen.

Tastenkombination Tastenkombinationen sind eine Alternative zu der Ausführung von Befehlen durch die Maus. Eine Tastenkombination besteht aus zwei oder drei Tasten, die Sie gemeinsam drücken müssen. Meistens sind die Tasten Strg oder Alt in den Tastenkombinationen enthalten.

URL Ein URL (Uniform Resource Locator) ist ein eindeutiger Namen einer Internetseite im WWW.

Verknüpfung Eine Verknüpfung ist eine Verbindung mit einer anderen Datei oder mit einem Programm. Sie können z.B. eine Excel-Tabelle mit einem Word-Dokument verknüpfen. Die Tabelle wird dann in dem Dokument angezeigt. Sobald sich in der Tabelle etwas ändert, wird die Verknüpfung aktualisiert.

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Teil V

744

Anhang

Verzeichnis Die Festplatte ist in Verzeichnisse aufgeteilt. Diese Verzeichnisse heißen Ordner. Ein Verzeichnis kann wiederum Verzeichnisse enthalten. Diese nennen sich dann Unterordner.

Webmaster Der Webmaster ist Verwalter einer Website.

Website Eine Website ist eine Reihe von Seiten im Internet, die zusammen einen Auftritt im WWW bilden. Die erste Seite einer Website ist die Homepage. Von ihr aus gelangen Sie über Hyperlinks zu allen anderen Seiten.

Workstation Eine Workstation ist ein einzelner Computer, der normalerweise ein Teil eines Netzwerks ist.

WWW WWW bedeutet World Wide Web. Im WWW werden Informationsseiten dargestellt, die Sie über einen Browser ansehen können. Voraussetzung ist, dass Sie sich über einen Internet-Provider in das Internet einwählen können.

Zahlenformat In Excel oder Access können Zahlen in verschiedenen Formaten dargestellt werden. Das Zahlenformat bestimmt die Anzahl der Nachkommastellen, ob Währungszeichen, z.B. €, angezeigt werden sollen oder die Darstellung einen Tausenderpunkt enthalten soll.

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Anhang B

Glossar

745

Zellname Jede Zelle einer Excel-Tabelle besitzt einen eindeutigen Namen, der aus einem Buchstaben für die Spalte und der Zeilennummer besteht. Dieser Zellnamen ist notwendig, damit die Zelle in anderen Formeln angesprochen werden kann.

Ziehen Ziehen mit der Maus bedeutet, ein Objekt mit der Maus anzuklicken, die Maustaste gedrückt zu halten, die Maus an eine andere Stelle zu bewegen und dann loszulassen.

Zwischenablage Die Zwischenablage ist ein Speicherbereich, den Windows im Arbeitsspeicher anlegt. Beim Kopieren und Verschieben von Informationen innerhalb der Objekte eines Programms oder zwischen mehreren Programmen werden die Daten zunächst in die Zwischenablage geschrieben und von dort an anderer Stelle wieder eingesetzt.

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Index

747

Index Symbole ########## 161 #NV 553 #Wert! 180 A Abfragen 218, 727 Anzahl 655 Bedingungen 659 Drucken 309 Ergebnis formatieren 658 erstellen 249 Feld verschieben 254 Mittelwert 655 nach Word übertragen 699 Summe 655 Absatz 727 Blocksatz 109 linksbündig 108 markieren 95 rechtsbündig 109 umrahmen 480 zentriert 109 Absatzausrichtung 108 Absatzeinzüge 473 verschieben 481 Absatzendemarke 87 Abschnitt 543 Abschnittswechsel 543 Absolute Adressierung 588 Absoluter Bezug 727 Access-Daten nach Excel übertragen 701 Addition 166 Adressblock 519

Adresse 156 Aktionsabfragen 659, 728 Aktualisierungsabfrage 663 Aktualisierungsweitergabe 630 Aktuelles Datum 579 Alle ändern 122 Alle Ignorieren 122 Alle Spalten auswählen 287 Allgemeine Zahl 228 An Markierung anpassen 201 Ändern, Text 442 Änderungsabfrage 663 Anfügeabfrage 662 Anhänge versenden 426 Animation 326 Ankreuzfeld 728 Anlage 728 Ansichten 83, 395 drucken 381 Anwendungsprogramme 25 Anzeige 307 Arbeitsblatt 728 Arbeitsmappe 156, 728 Arbeitsplatz 33 Arbeitsspeicher 728 Argumente 729, 740 Auffüllkästchen 156 Aufgaben 403 eintragen 403 entfernen 407 sortieren 406 Status 406 Aufgabenbereich 72, 346, 435 Aufzählung 451

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Index

748 Ausblenden, Ordner 40 Ausdrucken 307, 309 Datei erzeugen 310 Ränder festlegen 312 Ausfüllen 564 Ausgabe in Datei 150 Ausrichtung 189 Ausschneiden, Text 140, 141 Auswahlabfrage 729 Auswahlfeld 729 Auszeichnung 188 AutoKorrektur 123 AutoListen 568 Automatische Silbentrennung 127 AutoSumme 559 AutoText 129, 729 Definieren 129 Löschen 131 AutoWert 221, 226 AutoWiederherstellen 76, 173

Beziehungen definieren 621 Bezugsart 588 Bildlaufleisten 160 Blocksatz 116 Absatz 109 Booten 730 Briefkopf 486 Broschüre 113 Browser 730 Bundsteg 112 Byte 237

B Bcc 424 Beamer 325 Bearbeiten 247 Bedingter Trennstrich 88, 128 Bedingung, zwischen 281 Bedingungsfeld 530 Beenden 29 Benutzernamen 582 Berichte 218, 307, 729 drucken 309 erstellen 312 Berichts-Assistent 312 Beschriftung 229, 233 Betriebssystem 25, 730 Bewegen in der Tabelle 491 Bewegungssymbole 160 Bewegungstasten 158

D Darstellungen 441 Größen verändern 164 Datei-Eigenschaften 58 Datei-Info 59 Benutzerdefiniert 59 Dokumentinhalt 59 Statistik 59 Dateieigenschaften 58 Dateien 39 kopieren 51 löschen 53 suchen 60 umbenennen 56 verschieben 54 Dateiformat 731 Daten eingeben 240 Datenänderung 271

C Cc 423 CD-ROM 24 Chart 730 Checkbox 731 ClipArts 464, 731 Cursor 731 Cursorbewegungen 93

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Datenaustausch zwischen Word und Access 696 zwischen Word und Excel 687 Datenbanken 213, 594 Alle Datensätze anzeigen 597 AutoFilter einschalten 596 Benutzerdefinierter AutoFilter 599 Kriterien kombinieren 598 Maske 606 Pivot-Tabellen 607 Top 10 604 Datenbeschriftung 619 Datenblatt 732 Datenblattansicht 222 Datenblattmodus 258 Datenfeld 732 Datenintegrität 239 Datenmodellierung 215 Datensätze 213, 732 Datentypen 224, 732 Datum berechnen 575 Selektion 302 Datumsangaben in Listen 571 Desktop 28, 732 Detailansicht 308 Dezimal 237 Dezimalstellen anfügen 181 entfernen 181 Diagramm-Assistent 613 Diagramme 732 erzeugen 611 Diagrammtitel 614 Diagrammtypen 613 DIN-A4-Blatt 113 Division 168 DM 178 Dokument 67

749 Dokumentvorlagen 478, 732 aufrufen 484 Doppelklick 733 Double 237 dpi 206 Drag&Drop 46, 48, 55, 733 Druckbereich 203, 310 Drucken 380 Abfragen 309 Arbeitsblätter 211 Berichte 309 Tabellen 309 Drucker installieren 147 Druckereigenschaften 211 Druckerschacht 114 Druckertreiber 147, 733 Druckqualität 206 Druckvorschau 149 Duplex 151 E E-Mail 733 E-Mail Adressen 390 E-Mail-Konto einrichten 409, 413 E-Mails empfangen 429 Eigene Dateien 33 Einblenden, Ordner 40 Einfüge-Modus 90 Einfügen 136, 141, 733 Folie 337 Eingabe erforderlich 234, 243 Eingabeformat 233 Einheit 179 Einzug 473 Ellipsen zeichnen 367 Entfernen 90 Entwürfe 428 Entwurfsansicht 222, 320 Entwurfsmodus, Abfragen 257

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750 Ersetzen 144 Erstellen, Datenbank 217 Erstzeileneinzug 473 Erweiterungsmodus 94 Euro 228 Excel 727 starten 155 Excel-Diagramm in PowerPoint-Folie einbinden 702 Excel-Tabelle in PowerPoint-Folie einbinden 702 in Word einbetten 695 nach Access übertragen 700 Explorer 39, 734 Exponentialzahl 229 Exportieren 687, 734 F Farben drucken 382 entfernen 183 Farbverlauf 376 Favoriten 70 Feld 213, 732 löschen 231 Felddatentyp 226, 734 Feldeigenschaften 264 Feldgröße 227, 232 Fenstertechnik 63 Festkommazahl 228 Fettdruck 103, 188, 337, 447 Filter 734 Flattersatz 109 Folien 325 auswählen 381 blättern 350 kopieren 345 löschen 343 verschieben 343

Folienlayout ändern 355 Foliensortierung 333, 348 Folienübergang 326 Format 228, 233 Formatieren Zellen 178 Formatvorlage 445 Formular-Assistent 631 Formulare 218, 735 Detailbereich 636 Felder ausrichten 646 Felder einfügen 648 Felder formatieren 643 Felder löschen 648 Felder markieren 641 Feldgröße anpassen 646 Formatierung kopieren 645 Formularfuß 636 Formularkopf 636 Hintergrundfarbe 644 Kombinationsfeld ändern 653 Kombinationsfeld einfügen 649 Layout 633 Rahmenbreite 644 Textfelder 639 Fülleffekte 376 Füllfarbe 181, 373 Funktion 735 Funktions-Assistent 735 Funktionsabfragen 735 Funktionskategorien 547 Fußzeilen 208 G Ganzer Bildschirm 196 GB 735 Gegenüberliegende Seiten 113 GigaByte 735 Gitternetzlinien 183, 211, 509, 510

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Gliederung 332 Grammatikprüfung 119 Größe anpassen 200 Gruppierung 655 Gruppierungsebenen 314 Grußzeile 529 Gültigkeitsmeldung 234 Gültigkeitsregel 234 H Hardware 735 HEUTE() 548 Hintergrund Folie 378 Hintergrundfarben 508 History-Liste 72 Hochformat 113, 205 Homepage 736 HTML 434, 736 HTML-Code 441 Hyperlink 462, 736 I Ignorieren 122 IMAP 736 Importieren 687, 736 Index 230 Indikator 582 Indiziert 234 Inkrement 227 Installation 35 Integer 237 Internet 736 Internet Explorer 34 Internetprovider 737 J Jahreszahlen, vierstellig 576 Jokerzeichen 61, 69

751 K Kalender 394 Kalenderwochen 400 Kategorien 392 KB 737 Kennwörter 172, 737 Kilobyte 737 Klammersetzung 169 Klicken 737 Kommentare 582 Konkatenation 301 Kontakt kopieren 394 löschen 394 Kontextmenü 137, 142, 737 Kopf- und Fußzeilen 116, 538 Kopfzeilen 208 Kopieren 136, 737 Kontextmenü 137 Menüleiste 137 Symbolleiste 136 Tastaturmethode 138 Text 135 Zwischen zwei Dokumenten 140 Kursivdruck 103, 188, 337, 447 L Laden 67 LAN 739 Layoutvorschau 320 Leere Zeichenfolge 234 Leertaste 88 Linie drehen 358 kopieren 360 zeichnen 357 Linienstärke 511 Linker Rand 112 Linksbündig, Absatz 108

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752 Linux 26 Listen benutzerdefiniert 572 Datumsangaben 571 Zahlen 572 Long Integer 237 Löschabfrage 664 Löschweitergabe 630 M Mailbox 738 Mails 737 Makros 218, 738 Markieren 94, 95, 175, 444, 738 Alles 41 Dateien 40 einzelne Zellen 175 ganze Spalte oder Zeile 176 Gesamtes Tabellenblatt 177 mehrfach 176 Ordner 40 Tabelle 492 Tastaturmethode 177 Markierung erweitern 97 mehrere Dateien 41 umkehren 41 Markierungsspalte 95 Matrix 547 Maustaste 738 Mauszeiger 738 MB 738 MByte 738 MegaByte 738 Mehrfachmarkierung 41, 97, 176, 373 Menü 739 Menüleiste 739 Minimieren 63 Modem 739

Module 218 Monatsnamen 570 Multiplikation 167 N Nachkommastellen anfügen 181 entfernen 181 Nachricht verfassen 422 Namen festlegen 584 löschen 586 Namenskonventionen 43, 56 Navigation 437 Navigationsschaltflächen 247 Netscape Communicator 34 Netzwerk 25, 739 Netzwerkumgebung 34 Neue Werte 227 Neueingabe eines Datensatzes 246 Nicht druckbare Zeichen 86 Normalansicht 83, 196, 347 Normalisierung 621 Notizenseite 350 Null 286, 287 Nullwert 286 Nummerieren 448 O Oberer Rand 112 Objekte markieren 371 Oder 294 Öffnen 67 einer Anlage 431 einer Datei 70 OLE 739 Operationen 739 Optimale Breite 491

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Index

Optionen 671, 739 Access 679 Allgemein 671 Excel 675 FrontPage 683 Outlook 684 PowerPoint 681 Word 672 Ordner 740 anlegen 42 kopieren 44 löschen 50 umbenennen 43 verschieben 47 Ordnerliste 384 Outlook 383 Outlook-Leiste 383 P Papierformat 113, 205 Papiergröße 111, 206 Papierkorb 31, 740 Parameter 740 Passwort 740 Persönliches Web 435 Pfeil zeichnen 360 Pivot-Chart 740 Pivot-Tabellen 607, 740 PivotChart 702 PivotTable 702 Planung einer Datenbank 215 Platzhalterzeichen 61, 144 POP 740 Postausgangsserver 413 Posteingangsserver 413 PowerPoint 325 Präsentation 325 erzeugen 353 starten 351 vorführen 352

753 Primäre Maustaste 741 Primärschlüssel 220, 741 Product Key 36 Programm aufrufen 30 Programmversionen 21 Proportionalschrift 101 Protokoll 741 Prozentformatierung 565 Prozentrechnung 565 Prozentzahl 229 Q Quadrat zeichnen 366 Querformat 113, 205 QuickInfo 741 R Rahmen 184 Rahmenlinien 185, 453, 480, 508 zeichnen 480 Rahmenraster 187 Rasterlinie 187 Rechtecke kopieren 365 zeichnen 364 Rechter Rand 112 Rechtsbündig Absatz 109 Rechtschreibprüfung 117, 121 Referentielle Integrität 627 Registerkarten 741 Registerleiste 157 Relative Adressierung 588 Relativer Bezug 741 Replikations-ID 237 ROM 742 Rückgängig machen 46, 49, 126

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Index

754 S Schattierung 337 Schließen 79 Fenster 64 Schraffur 378 Schreibgeschützt 58, 70 Schriftarten 99, 187, 242, 337 festlegen 99 Standard festlegen 105 Schriftfarbe 508 Schriftgrad 101 Schriftgröße 99, 188, 242, 337 Standard festlegen 105 festlegen 101 Schriftschnitt 99, 188 festlegen 103 Seite 218 einrichten 111, 205 hinzufügen 456 löschen 438 Seitenansicht 149, 202, 320, 742 Seitenbanner 442 Seitenformatierung 111 Seitenlayout 84 Seitenreihenfolge 211 Seitenumbruch 199 Seitenumbruchvorschau 197 Seitenvorlagen 457 Sekundäre Maustaste 742 Selektion 274 Bedingungen negieren 289 Bedingungen verknüpfen 290 Bereich 280 Kombination von Kriterien 279 leere Liste 278 Platzhalterzeichen 299 Text 275 Serienbriefe 513, 514

Seriendruck starten 525 Seriendruck-Vorschau 530 Short-Cuts 707, 742 Silbentrennung 126 Single 237 Software 742 Sondereinzug 473 Sonderzeichen einfügen 479 Sortieren 152, 247, 602 Abfragezeilen 257 Sortierung 211, 315 Spalte aus Abfrage löschen 253 ausblenden 191 einfügen 501 fixieren 594 löschen 503 verschieben 241 Spaltenbreite 241, 490, 493 festlegen 190 optimale 191 Speichern 73, 169, 171 Abfrage 276 Speichern/Speichern unter 78, 173 Standardschacht 114 Standardschriftart 193, 194 festlegen 105 Standardschriftgröße 193, 194 festlegen 105 Standardwert 234 Standardzahl 228 Start-Menü 29 Statuszeile 742 Strukturen 377 Subtraktion 167 Suchen 143, 247 Dateien 60 SVERWEIS 546

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Symbole 742 Symbolleisten 742 anordnen 162 ausblenden 163, 669 einblenden 163, 357, 669 verändern 670 verschieben 670 Synonyme 132 Systemmenü 64 Systemsteuerung 743 T Tabellen 156, 217 drucken 309 einfügen 486, 574 nach Word übertragen 699 teilen 503 transponieren 555 verknüpfen 558 verschieben 495 zur Abfrage hinzufügen 251 Tabellenassistent 218 Tabelleneigenschaften 487 Tabellenerstellungabfragen 659 Tabulatorzeichen 88 Tags 442 Task-Leiste 28 formatieren 29 Tastaturbefehle 707 Tastenkombinationen 707, 743 Teilbild 64 Telefonnummer 389 Template 483 Termin anlegen 398 kopieren 402 löschen 402 verschieben 402 Terminkalender 394

755 Text hervorheben 454 Textausrichtung 618 Texte verbinden 301 Texteffekte 108 Textfarbe 456 Thesaurus 131 Titelfolie 354 Toolbox 637 Trennstrich, bedingter 128 U Überlaufanzeige 161 Übermittlung verzögern 426 Überschreib-Modus 90 Überschreiben 78 Überschrift 594 Umbenennen 157 Symbol 31 Umschalten zwischen Fenstern 65 Unicode-Komprimierung 235 Unterer Rand 112 Unterstreichung 103, 188, 337, 447 URL 743 V Verbindung herstellen 411 Vergleichsoperator 283 Vergrößerung 206 Verkleinerung 206 Verknüpfung 687, 743 erstellen 30 löschen 269 von Tabellen 265 Verschieben 141 Kontextmenü 142 Linie 359 Menüleiste 141 Symbolleiste 141 Tastaturmethode 142

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756 Text 140 Zwischen zwei Dokumenten 143 Vertikale Ausrichtung 116, 496 VERWEIS 581 Verweis-Funktionen 546 Verzeichnis 744 Vollbild 64 Vorrangregelung 169 W Währung 228 Währungsumrechnungstool 561 Web 433 Webmaster 744 Website 744 Weiche Zeilenschaltung 87 Weiter 36 Wiederherstellen 127 Windows beenden 29 Wochentag 579 Workstation 744 World Wide Web 433 Wort markieren 95 WVERWEIS 555 WWW 744 Z Zahlenfeld Feldgröße 237 Größe 236

Index

Zahlenformate 178, 181, 262, 744 Zeichen löschen 90 Zeichenabstand 106 Zeichenformatierung 99 Zeilen ausblenden 192 einfügen 498 fixieren 594 löschen 500 Zeilenabstand 110 Zeilenhöhe 192, 242, 494 optimale 192 verdoppeln 560 Zeilenüberschriften 211 Zelleingabe 166 Zellen 156 färben 181 formatieren 178 teilen 506, 507 verbinden 506 Zellnamen 156, 745 Zellrahmen 156 Zentriert, Absatz 109 Ziehen 745 Zoom 201 Zugang zum Internet herstellen 409 Zuletzt geöffnete Dateien 72 Zuschneiden 691 Zwischenablage 136, 141, 687, 745

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