Microsoft SharePoint Server 2010: Über 300 Lösungen für alle SharePoint Anwender

dirk LARISCH ÜBER 300 LÖSUNGEN FÜR ALLE SHAREPOINT-ANWENDER SHAREPOINT SERVER 2010 bibliothek // blog // collaboration...

Author: Dirk Larisch

262 downloads 875 Views 7MB Size Report

This content was uploaded by our users and we assume good faith they have the permission to share this book. If you own the copyright to this book and it is wrongfully on our website, we offer a simple DMCA procedure to remove your content from our site. Start by pressing the button below!

Report copyright / DMCA form

DOWNLOAD PDF

dirk LARISCH

ÜBER 300 LÖSUNGEN FÜR ALLE SHAREPOINT-ANWENDER

SHAREPOINT SERVER 2010 bibliothek // blog // collaboration // dashboard // dienstanwendung // excel services // kpi // liste // mysite // performancepoint // rss-feed // suche // umfrage // visio services // webpart // wiki // workflow

Larisch Microsoft SharePoint Server 2010

v

Bleiben Sie einfach auf dem Laufenden: www.hanser.de/newsletter Sofort anmelden und Monat für Monat die neuesten Infos und Updates erhalten.

Dirk Larisch

Microsoft SharePoint Server 2010 Über 300 Lösungen für alle SharePoint Anwender

Der Autor: Dirk Larisch, Wuppertal (sharepoint [email protected])

Alle in diesem Buch enthaltenen Informationen, Verfahren und Darstellungen wurden nach bestem Wissen zusammengestellt und mit Sorgfalt getestet. Dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Aus diesem Grund sind die im vorliegenden Buch enthaltenen Informationen mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autoren und Verlag übernehmen infolgedessen keine juristische Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieser Informationen – oder Teilen davon – entsteht. Ebenso übernehmen Autoren und Verlag keine Gewähr dafür, dass beschriebene Verfahren usw. frei von Schutzrechten Dritter sind. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Buch berechtigt deshalb auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften.

Bibliografische Information Der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdruckes und der Vervielfältigung des Buches, oder Teilen daraus, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) – auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung – reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.

© 2011 Carl Hanser Verlag München Lektorat: Sieglinde Schärl Copy-Editing: Sandra Gottmann, Münster Herstellung: 6WHIDQLH.|QLJ Umschlagdesign: Marc Müller-Bremer, www rebranding.de, München Umschlagrealisation: Stephan Rönigk Datenbelichtung, Druck und Bindung: Kösel, Krugzell Ausstattung patentrechtlich geschützt. Kösel FD 351, Patent-Nr. 0748702 Printed in Germany ISBN 978-3-446-42507-1 www hanser.de/computer

Inhalt 1

Einleitung................................................................................................................. 1

2 2.1

Installation und Einrichtung ...................................................................................... 5 Allgemeines .............................................................................................................................5 2.1.1 Gibt es den Begriff MOSS noch? ...............................................................................5 2.1.2 Wofür steht der Begriff SPF? .....................................................................................6 2.1.3 Was ist der Unterschied zwischen SharePoint Server 2010 und SPF? .......................7 2.1.4 Welche Leistungsmerkmale stellt SharePoint Server 2010 zur Verfügung? ..............8 2.1.5 Worin liegt der Unterschied zwischen der Standard- und der ..................................... Enterprise-Edition eines SharePoint Servers? ............................................................8 2.1.6 Wie kann ein SharePoint Server Unterstützung bieten? .............................................9 2.1.7 Kann ein SharePoint Server als Ersatz für einen Fileserver dienen? ........................11 2.1.8 Was ist eine SharePoint-Farm?.................................................................................12 2.1.9 Wie groß muss die SharePoint-Farm sein?...............................................................13 2.1.10 Was sind die wichtigsten SharePoint-Programme? ..................................................16 2.1.11 Wie erfolgt die Verwaltung einer SharePoint-Umgebung? ......................................16 2.1.12 Was ist eine Websitesammlung (Site Collection)? ...................................................17 2.1.13 Welche Funktion erfüllen Webanwendungen, Websitesammlungen und Websites?18 2.1.14 Welche Funktion haben die Dienstanwendungen? ...................................................18 2.1.15 Was verbirgt sich hinter den Excel Services?...........................................................20 2.1.16 Welche Funktion erfüllen die InfoPath Services?.....................................................21 2.1.17 Wozu werden die Visio Services benötigt? ..............................................................21 2.1.18 Kann der SharePoint Server in einer virtuellen Umgebung betrieben werden?........21 2.1.19 Was ist eine MySite? ................................................................................................22 2.1.20 Kann man SharePoint in unterschiedlichen Sprachversionen einsetzen? .................23 2.1.21 Können einzelne Webseiten in unterschiedlichen Sprachen angezeigt werden? ......23 SQL-Server ............................................................................................................................23 2.2.1 Wird für den Einsatz von Microsoft SharePoint Server 2010 ein................................. SQL-Server benötigt?...............................................................................................23 2.2.2 Werden spezielle SQL-Server-Lizenzen benötigt?...................................................24 2.2.3 Wird für SharePoint ein separater SQL-Benutzer benötigt?.....................................25

2.2

V

Inhalt

2.3

2.4

3 3.1

VI

2.2.4 Welche Datenbanken werden in einer SharePoint-Umgebung angelegt?................. 25 2.2.5 Sollte die SharePoint-Installation vom SQL-Server getrennt erfolgen? ................... 28 Systemvoraussetzungen ......................................................................................................... 29 2.3.1 Welche Voraussetzungen muss ein SharePoint Server erfüllen?.............................. 29 2.3.2 Welche Voraussetzungen muss ein Datenbankserver erfüllen?................................ 30 2.3.3 Was ist das .NET Framework?................................................................................. 30 2.3.4 Kann ich den SharePoint Server auf einem System ohne ............................................ NET Framework installieren? .................................................................................. 30 2.3.5 Wird eine spezielle Version des .NET Frameworks benötigt? ................................. 31 2.3.6 Wie kommt man an die Installationsdateien von .NET Framework? ....................... 31 2.3.7 Kann man SharePoint auch mit der Version 3.5 von .NET Framework einsetzen?.. 32 2.3.8 Muss auf dem SharePoint Server der IIS-Dienst installiert sein? ............................. 33 2.3.9 Müssen vor der Installation bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden? ............... 34 2.3.10 Werden für die Nutzung eines SharePoint Servers die ADS benötigt? .................... 36 2.3.11 Muss der SharePoint Server in die ADS integriert sein? .......................................... 37 2.3.12 Müssen spezielle Benutzer für SharePoint- Dienste angelegt werden? .................... 37 2.3.13 Welche Benutzer sollten für eine SharePoint- Installation angelegt werden? .......... 37 2.3.14 Kann SharePoint auf einem Domänen- Controller installiert werden?..................... 39 Installation und Konfiguration ............................................................................................... 40 2.4.1 Woraus besteht eine SharePoint-Installation? .......................................................... 40 2.4.2 Welche Form der SharePoint-Installation muss gewählt werden? ........................... 40 2.4.3 Muss die Konfiguration eines SharePoint Servers immer ........................................... unmittelbar im Anschluss an die Installation erfolgen?............................................ 42 2.4.4 Welche Aufgaben führt der Konfigurations-Assistent durch?.................................. 43 2.4.5 Wie erfolgt der nachträgliche Aufruf des Konfigurations-Assistenten?................... 44 2.4.6 Was passiert beim erneuten Aufruf des Konfigurations-Assistenten auf ..................... einem fertig konfigurierten System? ........................................................................ 44 2.4.7 Welche Aufgaben sind nach erfolgter Installation und ................................................ Konfiguration durchzuführen? ................................................................................. 46 2.4.8 Kann einer Webanwendung ein beliebiger Zugriffsport zugewiesen werden?......... 47 2.4.9 Wie wird ein neuer Server einer bestehenden Farm zugewiesen? ............................ 48 2.4.10 Wie kann ein Server aus einer Farm entfernt werden? ............................................. 49 2.4.11 Wie können SharePoint-Dienste aktiviert oder beendet werden?............................. 49 2.4.12 Wie werden SharePoint-Dienste auf andere Server verteilt?.................................... 50 2.4.13 Wie kann man nachträglich das Lizenzmodell eines Servers ändern?...................... 51 2.4.14 Nach dem Einbau einer anderen Netzwerkkarte funktioniert der ................................ SharePoint-Zugriff nicht mehr! ................................................................................ 53 2.4.15 Wie kann man Zusatzdienste wie Excel Services aktivieren? .................................. 53 Web-Content-Management ....................................................................................55 Webanwendung ..................................................................................................................... 55 3.1.1 Wie wird eine neue Webanwendung erstellt?........................................................... 55 3.1.2 Sollte für jede Webanwendung ein separater Anwendungspool angelegt werden?.. 59 3.1.3 Wie kann die Leistung eines Anwendungspools optimiert werden? ........................ 60 3.1.4 Kann der Speicherort für eine Webanwendung geändert werden? ........................... 62 3.1.5 Wozu dient ein Hostheader?..................................................................................... 62

Inhalt 3.1.6 3.1.7 3.1.8 3.1.9 3.1.10

3.2

3.3

4 4.1

Wie werden die Merkmale einer Webanwendung aktiviert? ....................................63 Kann der verfügbare Speicherplatz einer Webanwendung beschränkt werden?.......65 Können Kontingente frei festgelegt werden? ...........................................................65 Auf welche Art wird der Papierkorb einer Webanwendung verwaltet?....................66 Kann man sich den Namen der zugewiesenen Datenbank einer .................................. Webanwendung anzeigen lassen?.............................................................................68 3.1.11 Wie kann eine Webanwendung gelöscht werden?....................................................70 3.1.12 Wie kann die Größe der hochzuladenden Daten beschränkt werden? ......................71 3.1.13 Wie kann die maximale Anzahl der Benachrichtigungen eingeschränkt werden?....72 3.1.14 Kann einer Webanwendung ein eigener E-Mail-Server zugeordnet werden?...........74 Dienstanwendungen ...............................................................................................................75 3.2.1 Wie wird eine neue Dienstanwendung angelegt? .....................................................75 3.2.2 Welche Webanwendungen sind einer Dienstanwendung zugewiesen? ....................77 3.2.3 Wie können die Eigenschaften einer Dienstanwendung geändert werden? ..............79 3.2.4 Wie wird die Standardzuweisung der Dienstanwendungen geändert?......................80 3.2.5 Wie kann eine Dienstanwendung gelöscht werden?.................................................82 Websitesammlung und Webseiten .........................................................................................82 3.3.1 Wie wird eine Websitesammlung angelegt?.............................................................83 3.3.2 Kann der verfügbare Speicherplatz einer Websitesammlung beschränkt werden?...85 3.3.3 Woher weiß ich, welche Vorlage für eine Websitesammlung oder ............................. Website geeignet ist?................................................................................................86 3.3.4 Kann die Bearbeitung einer Websitesammlung eingeschränkt werden? ..................87 3.3.5 Wo wird festgelegt, wer der Verwalter der Websitesammlung ist?..........................88 3.3.6 Wofür werden Websitespalten benötigt? ..................................................................89 3.3.7 Wie werden Websitespalten angelegt? .....................................................................90 3.3.8 Was sind Websiteinhaltstypen? ................................................................................93 3.3.9 Wie werden Websiteinhaltstypen angelegt? .............................................................93 3.3.10 Wie wird eine neue Webseite angelegt? ...................................................................95 3.3.11 Wie wird eine Website gelöscht? .............................................................................96 Webparts ............................................................................................................... 99 Allgemeines ...........................................................................................................................99 4.1.1 Was ist ein Webpart?................................................................................................99 4.1.2 Wofür wird ein Webpartkatalog benötigt? .............................................................100 4.1.3 Wie wird eine Webpartseite angelegt? ...................................................................101 4.1.4 Wie werden Webparts auf einer Webseite bearbeitet? ...........................................103 4.1.5 Können Webparts beliebig angeordnet werden? ....................................................104 4.1.6 Warum erscheinen die Webpart-Änderungen im Veröffentlichungsportal nicht? ..104 4.1.7 Welche Eigenschaften eines Webparts können geändert werden? .........................106 4.1.8 Welche Webparts sind beim SharePoint-Server verfügbar, und wie ........................... werden diese eingebunden? ....................................................................................109 4.1.9 Wie kann ein geschlossenes Webpart wieder aktiviert werden?.............................110 4.1.10 Kann ein Webpart auf einer Seite verschoben werden?..........................................111 4.1.11 Kann die Größe eines Webparts geändert werden? ................................................113 4.1.12 Wie kann ein Webpart von einer Webseite entfernt werden? .................................114

VII

Inhalt

4.2

4.3

4.4

5 5.1

VIII

4.1.13 Welche Webparts sind im Webpartkatalog verfügbar, und wie kann .......................... der Katalog bearbeitet werden? .............................................................................. 114 4.1.14 Wie können die Eigenschaften eines Webpartkatalogs geändert werden? ............. 117 4.1.15 Gibt es eine Vorschau für Webparts? ..................................................................... 117 4.1.16 Kann man eigene Webparts erstellen?.................................................................... 118 4.1.17 Kann man eine Webpart-Darstellung individuell konfigurieren? ........................... 119 Webparts für Listen und Bibliotheken ................................................................................. 120 4.2.1 Wie wird eine Bibliothek als Webpart angezeigt?.................................................. 120 4.2.2 Kann eine selbst erstellte Liste als Webpart angezeigt werden?............................. 121 Webparts für den Exchange-Zugriff .................................................................................... 122 4.3.1 Wie kann der Inhalt meines Outlook-Postfachs angezeigt werden? ....................... 123 4.3.2 Wie werden sonstige Exchange-Informationen angezeigt? .................................... 125 Hyperlinks-Webparts ........................................................................................................... 125 4.4.1 Wie erfolgt die Verwaltung der Hyperlinks?.......................................................... 126 4.4.2 Kann man Dateien einer Dateifreigabe als Hyperlink auf einer Seite ablegen? ..... 128 Datenmanagement .............................................................................................. 131 Bibliotheken......................................................................................................................... 131 5.1.1 Was kennzeichnet bei Microsoft SharePoint Server 2010 eine Bibliothek?........... 131 5.1.2 Welche Formen von Bibliotheken stellt der SharePoint Server zur Verfügung?.... 132 5.1.3 Welche Strukturierungsmöglichkeiten stehen in SharePoint 2010 zur Verfügung?134 5.1.4 Wie wird eine Bibliothek angelegt? ....................................................................... 134 5.1.5 Kann man den Namen einer Bibliothek nachträglich ändern? ............................... 136 5.1.6 Wie kann eine Bibliothek bearbeitet werden, die nicht in der ..................................... Schnellstartleiste angezeigt wird? .......................................................................... 138 5.1.7 Wo kann festgelegt werden, dass Dokumente nicht in die Suche ................................ aufgenommen werden? .......................................................................................... 139 5.1.8 Was kann man mit der Versionierung einer Bibliothek erreichen, und wo ................. wird diese konfiguriert? ......................................................................................... 139 5.1.9 Wie kann ich die vorhergehende Version eines Dokuments wiederherstellen?...... 142 5.1.10 Kann der Zugriff auf eine Bibliothek eingeschränkt werden? ................................ 143 5.1.11 Wie weise ich einer Bibliothek einen Workflow zu? ............................................. 146 5.1.12 Können ausgecheckte Dokumente geändert werden?............................................. 147 5.1.13 Kann ich einer Bibliothek zusätzliche Felder zuweisen?........................................ 148 5.1.14 Wie wird eine Bibliothek gelöscht?........................................................................ 149 5.1.15 Kann eine gelöschte Bibliothek wiederhergestellt werden? ................................... 150 5.1.16 Kann die Zustellung von RSS-Feeds beeinflusst werden? ..................................... 151 5.1.17 Kann ich mich bei Änderungen an einer Bibliothek automatisch ................................ benachrichtigen lassen?.......................................................................................... 153 5.1.18 Wie kann ich den RSS-Feed einer Bibliothek abonnieren?.................................... 155 5.1.19 Wie kann ich eine neue Ansicht für eine Bibliothek erstellen? .............................. 156 5.1.20 Wie kann man Dokumente aus einer in eine andere Bibliothek verschieben?........ 158 5.1.21 Wie erfolgt die Zuordnung von Speicherorten für das Kopieren ................................. von Dokumenten? .................................................................................................. 160

Inhalt 5.2

5.3

6 6.1

Dokumentbibliothek.............................................................................................................162 5.2.1 Wie können Dokumente aus dem Dateisystem in eine ................................................ Dokumentbibliothek hochgeladen werden?............................................................162 5.2.2 Können Dateien aus einer Dokumentbibliothek im Dateisystem ................................ gespeichert werden? ...............................................................................................163 5.2.3 Welche Bearbeitungsmöglichkeiten stehen bei einem Dokument zur Verfügung? 164 5.2.4 Können Dokumente bei der Bearbeitung gesperrt werden?....................................165 5.2.5 Wie wird ein Dokument eingecheckt?....................................................................166 5.2.6 Wie kann ich mich bei Änderungen an einem Dokument benachrichtigen lassen? 167 5.2.7 Wie kann ich für ein Dokument einen Workflow starten?......................................167 5.2.8 Wie kann die Standardvorlage einer Dokumentbibliothek geändert werden? ........167 Listen ...................................................................................................................................168 5.3.1 Welche Listentypen stehen in Microsoft SharePoint Server 2010 zur Verfügung? 168 5.3.2 Wie kann eine SharePoint-Liste angelegt werden?.................................................169 5.3.3 Wie werden einer SharePoint-Liste Daten hinzugefügt? ........................................172 5.3.4 Wie kann ich bei einer SharePoint-Liste eine Felddefinition ändern oder .................. löschen?..................................................................................................................173 5.3.5 Wie kann der Name einer Liste nachträglich geändert werden?.............................174 5.3.6 Wie kann eine Liste bearbeitet werden, die nicht in der Schnellstartleiste .................. (Menü links) angezeigt wird? .................................................................................175 5.3.7 Wo kann festgelegt werden, dass der Inhalt einer Liste nicht in .................................. die Suche aufgenommen wird?...............................................................................176 5.3.8 Wozu dient die Versionierung einer Liste, und wie wird diese konfiguriert?.........177 5.3.9 Wie kann ich die vorhergehende Version eines Listenelements wiederherstellen? 179 5.3.10 Wie kann der Zugriff auf eine Liste eingeschränkt werden? ..................................180 5.3.11 Wie weise ich einer Liste einen Workflow zu? ......................................................182 5.3.12 Wie kann eine Liste gelöscht werden? ...................................................................183 5.3.13 Kann eine gelöschte Liste wiederhergestellt werden? ............................................183 5.3.14 Kann ich mich bei Änderungen an einer Liste automatisch ......................................... benachrichtigen lassen? ..........................................................................................185 5.3.15 Wie kann ich den RSS-Feed einer Liste abonnieren?.............................................187 5.3.16 Wie kann ich für eine SharePoint-Liste eine neue Ansicht erstellen?.....................187 5.3.17 Kann eine Kalkulationstabelle als Basis für eine SharePoint-Liste dienen? ...........189 5.3.18 Wie kann eine SharePoint-Liste als Excel-Tabelle exportiert werden? ..................190 5.3.19 Wie kann ich einer Liste Auswahlfelder zuweisen? ...............................................191 5.3.20 Wie kann ich bei einer Listendefinition auf Websitespalten zugreifen? .................193 5.3.21 Wie kann ich eine SharePoint-Liste auf eine andere Webseite verschieben? .........195 Zusammenarbeit.................................................................................................. 197 Kalender...............................................................................................................................197 6.1.1 Wie wird auf einer Webseite ein Kalender angelegt?.............................................198 6.1.2 Wie kann ich in einem Kalender einen Einzeltermin eintragen? ............................199 6.1.3 Wie kann ich in einem Kalender einen wiederkehrenden Termin eintragen?.........200 6.1.4 Wie kann ich einen Kalendereintrag ändern? .........................................................202 6.1.5 Kann ich die Kalenderstruktur anpassen?...............................................................202 6.1.6 Wie kann ich einen SharePoint-Kalender in Outlook integrieren? .........................203

IX

Inhalt

6.2

6.3

6.4

6.5

6.6

X

6.1.7 Kann ich einen einzelnen Termin nach Outlook überführen? ................................ 205 6.1.8 Wie kann ich einen SharePoint-Kalender ausdrucken? .......................................... 206 6.1.9 Kann ich einen Kalender als Webpart einfügen?.................................................... 208 6.1.10 Wie kann ein Kalender gelöscht werden? .............................................................. 210 6.1.11 Kann ein Kalender bzw. ein Kalendereintrag wiederhergestellt werden? .............. 210 6.1.12 Welche Optionen sind für Kalender sonst noch verfügbar? ................................... 211 Aufgaben.............................................................................................................................. 212 6.2.1 Wie wird eine Aufgabenliste angelegt?.................................................................. 212 6.2.2 Wie werden neue Aufgaben festgelegt? ................................................................. 213 6.2.3 Wie kann ich bestehende Aufgaben ändern?.......................................................... 214 6.2.4 Wie kann ich festlegen, dass ein Anwender bei einer ................................................. Aufgabenzuweisung automatisch informiert wird? ................................................ 215 6.2.5 Kann ich die SharePoint-Aufgaben in Outlook integrieren? .................................. 217 6.2.6 Kann eine Aufgabenliste als Webpart genutzt werden? ......................................... 219 6.2.7 Welche Optionen sind für Aufgaben sonst noch verfügbar? .................................. 220 Kommunikation ................................................................................................................... 221 6.3.1 Wozu dienen Ankündigungen, und wie werden diese verwaltet? .......................... 221 6.3.2 Welche Möglichkeiten stehen bei der Kontaktbearbeitung zur Verfügung? .......... 222 6.3.3 Wofür können Diskussionsrunden eingesetzt werden? .......................................... 222 Wikis.................................................................................................................................... 223 6.4.1 Was ist ein Wiki? ................................................................................................... 223 6.4.2 Wie wird ein Wiki-Bereich aufgebaut? .................................................................. 224 6.4.3 Wie wird ein neuer Wiki-Artikel erstellt? .............................................................. 226 6.4.4 Wie erfolgt der Zugriff auf die Wiki-Dokumentbibliothek? .................................. 228 6.4.5 Wie wird ein bestehender Wiki-Artikel bearbeitet? ............................................... 228 6.4.6 Können mehrere Wiki-Artikel verbunden werden?................................................ 228 6.4.7 Können in einem Wiki Bilder, Videos oder Sound integriert werden? .................. 229 6.4.8 Wie können die unterschiedlichen Versionen eines Artikels angezeigt werden? ... 230 6.4.9 Kann ich mich bei Änderungen an Wiki- Artikeln benachrichtigen lassen? .......... 232 Blogs.................................................................................................................................... 232 6.5.1 Worum handelt es sich bei einem Blog? ................................................................ 232 6.5.2 Was benötige ich zum Aufbau einer Blog-Seite? ................................................... 233 6.5.3 Wie kann ein neuer Blog-Eintrag angelegt werden? .............................................. 235 6.5.4 Wie kann ich bestehende Blogs bearbeiten? .......................................................... 237 6.5.5 Kann ich bestehende Blog-Beiträge kommentieren?.............................................. 238 6.5.6 Wie wird ein Blog zur Veröffentlichung genehmigt?............................................. 238 6.5.7 Wie kann ich Blogs kategorisieren? ....................................................................... 240 6.5.8 Wie kann ich einen Blog-Beitrag aus Microsoft Office veröffentlichen?............... 241 6.5.9 Kann ich mich bei Änderungen an einem Blog benachrichtigen lassen? ............... 242 Umfragen ............................................................................................................................. 242 6.6.1 Wie kann ich eine Umfrage erstellen?.................................................................... 243 6.6.2 Wie wird eine bestehende Umfrage um eine zusätzliche Frage ergänzt? ............... 245 6.6.3 Wie kann ich die Reihenfolge der Fragen einer Umfrage ändern? ......................... 245 6.6.4 Kann man eine Umfrage mit einer Verschachtelung erstellen?.............................. 246 6.6.5 Wie kann erreicht werden, dass ein Anwender nur seine eigenen Antworten sieht?247 6.6.6 Kann ich mich bei neuen oder geänderten Antworten benachrichtigen lassen? ..... 248

Inhalt

6.7 6.8

7 7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

6.6.7 Wie kann ich Umfrageergebnisse auswerten? ........................................................248 Spezielle Arbeitsbereiche.....................................................................................................250 6.7.1 Wie kann ich für einen Termin einen Besprechungsarbeitsbereich einrichten?......250 Projekte ................................................................................................................................252 6.8.1 Wie kann ich Projektaufgaben verwalten? .............................................................252 6.8.2 Wie werden in SharePoint Projektprobleme dokumentiert? ...................................254 6.8.3 Kann man Objekte des Projektmanagements als Webpart nutzen? ........................255 Benutzer und Rechte ........................................................................................... 257 Allgemeines .........................................................................................................................257 7.1.1 Welche Formen der Rechtevergabe unterstützt SharePoint? ..................................257 7.1.2 Welcher Ansatz der Rechtevergabe hat sich in der Praxis bewährt? ......................259 7.1.3 Was verbirgt sich hinter dem Begriff „Information Rights Management“? ...........262 7.1.4 Kann der Zugriff auf eine SharePoint-Umgebung anonym erfolgen? ....................264 Berechtigungsstufen (Rollen)...............................................................................................268 7.2.1 Welche Berechtigungsstufen stellt Microsoft SharePoint Server 2010 ....................... zur Verfügung?.......................................................................................................268 7.2.2 Wie können neue Berechtigungsstufen (Rollen) angelegt werden?........................269 7.2.3 Kann eine bestehende Berechtigungsstufe als Vorlage für eine neue .......................... Rolle dienen?..........................................................................................................271 7.2.4 Wie kann eine bestehende Berechtigungs- stufe bearbeitet werden?......................274 7.2.5 Wie kann die Vererbung einer Webseite unterbrochen werden? ............................275 7.2.6 Kann eine übergeordnete Berechtigungsstufe (Rolle) vererbt werden?.................276 7.2.7 Warum lässt sich die Rolle „Beschränkter Zugriff“ nicht ändern? .........................277 Zugriffsrechte.......................................................................................................................277 7.3.1 Welche Zugriffsrechte stellt Microsoft SharePoint Server 2010 zur Verfügung? .278 7.3.2 Können einzelne Berechtigungen für alle Webseiten deaktiviert werden?.............279 Benutzer und Gruppen .........................................................................................................281 7.4.1 Wie können einem Benutzer Berechtigungen zugewiesen werden?......................281 7.4.2 Welche Benutzergruppen stehen standardmäßig zur Verfügung? ..........................283 7.4.3 Wie wird eine SharePoint-Gruppe angelegt?..........................................................283 7.4.4 Wie wird einer SharePoint-Gruppe eine ADS-Gruppe zugewiesen?......................285 7.4.5 Wie werden einer SharePoint-Gruppe Berechtigungen zugewiesen? .....................286 7.4.6 Können die ADS-Objekte für die Rechtezuweisung verwendet werden?...............287 7.4.7 Kann ich einem Benutzer oder einer Gruppe mehrere ................................................ Berechtigungsstufen zuweisen?..............................................................................288 Berechtigungen für Webseiten .............................................................................................288 7.5.1 Welche Berechtigungen stehen für Webseiten zur Verfügung? .............................288 7.5.2 Wie erfolgt die Zuweisung von Berechtigungen für eine Webseite?......................288 7.5.3 Wie kann die Nutzung eines Webparts eingeschränkt werden?..............................289 Berechtigungen für Listen....................................................................................................291 7.6.1 Welche Listenberechtigungen stehen zur Verfügung? ...........................................291 7.6.2 Wie kann der Zugriff auf eine SharePoint- Liste verwaltet werden?......................291 Berechtigungen für Bibliotheken .........................................................................................292 7.7.1 Welche Rollen oder Rechte sind für Bibliotheken verfügbar? ...............................292 7.7.2 Wie werden die Rechte einer SharePoint-Bibliothek verwaltet? ............................292

XI

Inhalt 7.8

Sonstige Berechtigungen...................................................................................................... 292 7.8.1 Welche Rechte werden benötigt, um Wiki-Einträge zu bearbeiten? ...................... 292 7.8.2 Welche Rechte werden benötigt, um Blogs zu erstellen?....................................... 293 7.8.3 Welche Rechte werden benötigt, um Blogs kommentieren zu können?................. 293

8 8.1

Suchen und Finden.............................................................................................. 295 Allgemeines ......................................................................................................................... 295 8.1.1 Wie ist die Sucharchitektur bei Microsoft SharePoint Server 2010 aufgebaut? ..... 295 8.1.2 Was bedeutet der Begriff „Crawlen“? .................................................................... 296 8.1.3 Was ist eine Inhaltsquelle? ..................................................................................... 297 8.1.4 Wo liegt der Unterschied zwischen einem inkrementellen und einem ........................ vollständigen Crawl?.............................................................................................. 298 8.1.5 Welche Ergebnisse werden bei der Suche angezeigt? ............................................ 298 Konfiguration der Suche ...................................................................................................... 299 8.2.1 Welche grundlegenden Aufgaben werden für die Suche definiert?........................ 299 8.2.2 Wie kann ich für die Indexerstellung ein Standardkonto zuweisen? ...................... 299 8.2.3 Muss die Suche auf der Ebene einer Webanwendung konfiguriert werden?.......... 300 8.2.4 Können Webseiten bei der Suche ausgeschlossen werden? ................................... 301 8.2.5 Wie kann eine Liste oder eine Bibliothek von der Suche ausgenommen werden?. 302 Inhaltsquellen und Crawlregeln ........................................................................................... 303 8.3.1 Wie kann eine neue Inhaltsquelle definiert werden? .............................................. 303 8.3.2 Wie kann eine Dateifreigabe in die Indexerstellung integriert werden? ................. 304 8.3.3 Wie kann ich die Indexerstellung überprüfen? ....................................................... 306 8.3.4 Wieso funktioniert die Indizierung einer Inhaltsquelle nicht?................................ 307 8.3.5 Kann eine Indizierung ohne das Standardkonto der Indexerstellung ........................... ausgeführt werden? ................................................................................................ 308 8.3.6 Wie können bestimmte Dateitypen bei der Indizierung einer ...................................... Dateifreigabe ausgenommen werden?.................................................................... 309 8.3.7 Wie werden gecrawlte Eigenschaften in die Suche integriert?............................... 310 Suchbereich.......................................................................................................................... 313 8.4.1 Wozu dient ein Suchbereich (Scope)?.................................................................... 313 8.4.2 Wie wird ein Suchbereich angelegt? ...................................................................... 314 8.4.3 Wie kann ein Suchbereich die Suche optimieren?.................................................. 316 Suchcenter............................................................................................................................ 319 8.5.1 Wie kann ein Suchcenter neu angelegt werden? .................................................... 319 8.5.2 Wie wird eine Suche durchgeführt? ....................................................................... 320 8.5.3 Wie kann nach Personen gesucht werden?............................................................. 322 8.5.4 Kann ich mich über neue Suchergebnisse automatisch informieren lassen? .......... 322 8.5.5 Welche Webparts stehen für die Suche zur Verfügung? ........................................ 323

8.2

8.3

8.4

8.5

9 9.1

XII

Geschäftsdaten und -prozesse............................................................................. 325 KPI....................................................................................................................................... 325 9.1.1 Was bedeutet KPI? ................................................................................................. 325 9.1.2 Wie wird eine KPI-Liste angelegt? ........................................................................ 326 9.1.3 Wie erfolgt für eine SharePoint-Liste die Zuweisung eines KPI-Indikators?......... 327

Inhalt 9.1.4

9.2

9.3

10 10.1

10.2

10.3

10.4

Wie erfolgt die Zuweisung eines KPI-Indikators für eine Excel-Tabelle .................... oder -Arbeitsmappe? ..............................................................................................332 9.1.5 Kann die automatische Aktualisierung der KPI-Darstellung deaktiviert werden?..335 9.1.6 Wie kann die Detailverknüpfung eines KPI-Indikators angepasst werden? ...........336 Excel Services ......................................................................................................................337 9.2.1 Wozu dienen die Excel Services?...........................................................................337 9.2.2 Welche Vorteile bieten die Excel Services? ...........................................................338 9.2.3 Welche Voraussetzungen müssen zur Nutzung der Excel Services erfüllt sein?....339 9.2.4 Wo können die Daten für Excel Services abgelegt werden? ..................................340 9.2.5 Wie wird ein Speicherort als „vertrauenswürdig“ definiert? ..................................341 9.2.6 Wie wird eine Excel-Arbeitsmappe oder Excel- Tabelle in ......................................... SharePoint veröffentlicht? ......................................................................................342 9.2.7 Wie erfolgt der Zugriff auf eine veröffentlichte Excel-Arbeitsmappe? ..................344 PerformancePoint Server und Dashboards ...........................................................................345 9.3.1 Was ist PerformancePoint?.....................................................................................345 9.3.2 Was ist ein Dashboard? ..........................................................................................345 9.3.3 Welche Webparts bzw. Webpart-Typen können für eine Dashboard-Seite ................. genutzt werden?......................................................................................................346 9.3.4 Wie wird der PerformancePoint Server aktiviert? ..................................................346 9.3.5 Wie werden Dashboards verwaltet? .......................................................................351 Workflows ............................................................................................................ 353 Allgemeines .........................................................................................................................353 10.1.1 Was kennzeichnet einen Workflow? ......................................................................353 10.1.2 Welche Workflows sind standardmäßig in SharePoint Server 2010 verfügbar? ....355 10.1.3 Wie kann eine neue Workflow-Vorlage erstellt werden? .......................................356 10.1.4 Welche Voraussetzungen müssen für den Workflow-Einsatz erfüllt sein? ............357 10.1.5 Wo kann ich kontrollieren, welche Workflows ich zu bearbeiten habe? ................358 Verwaltung...........................................................................................................................359 10.2.1 Wie wird ein Genehmigungsworkflow definiert?...................................................359 10.2.2 Wie kann ich einen Drei-Status-Workflow nutzen? ...............................................362 10.2.3 Wie erfolgt die Bearbeitung von Workflowaufgaben? ...........................................365 10.2.4 Wie kann ich einen Workflow manuell starten?.....................................................366 10.2.5 Wie erreiche ich es, dass ein Workflow mehreren Personen gleichzeitig .................... zugewiesen wird? ...................................................................................................367 10.2.6 Wie erfolgt die grafische Visualisierung eines Workflows?...................................368 10.2.7 Wie wird ein Workflow entfernt oder deaktiviert? .................................................369 Überwachung .......................................................................................................................370 10.3.1 Wo finde ich die mir zugewiesenen Workflowaufgaben? ......................................371 10.3.2 Wo kann ich den Workflow-Verlauf einsehen?......................................................371 10.3.3 Wie erhalte ich einen Überblick über die Workflows eines ......................................... Dokuments oder Listeneintrags? ............................................................................372 10.3.4 Gibt es eine Workflow-Statistik?............................................................................373 Informationsverwaltungsrichtlinien .....................................................................................374 10.4.1 Was ist eine Informationsverwaltungsrichtlinie?....................................................374 10.4.2 In welchem Umfang können Informationsverwaltungsrichtlinien definiert werden?374

XIII

Inhalt 10.4.3 Welche Informationsverwaltungsrichtlinien stehen zur Verfügung?...................... 374 10.4.4 Wie wird eine Informationsverwaltungsrichtlinie definiert? .................................. 376 11 11.1

11.2

11.3

11.4

11.5

Dies und das........................................................................................................ 379 Papierkorb............................................................................................................................ 379 11.1.1 Kann man gelöschte Daten wiederherstellen? ........................................................ 379 11.1.2 Was kann ich machen, wenn ein gelöschtes Objekt nicht mehr im ............................. Papierkorb der Webseite angezeigt wird? .............................................................. 380 11.1.3 Wie lange werden die Daten in den Papierkörben gespeichert? ............................. 381 Webseiten ............................................................................................................................ 382 11.2.1 Können einer persönlichen Webseite (MySite) spezielle Einträge .............................. zugeordnet werden?................................................................................................ 382 11.2.2 Wie werden die Grundeinstellungen für die persönliche Website konfiguriert? .... 385 11.2.3 Wer darf eine persönliche Website nutzen? ........................................................... 386 11.2.4 Wie kann man fehlerhafte Webparts bearbeiten bzw. löschen? ............................. 388 11.2.5 Können die Standard-Links in der Schnellstartseite entfernt werden? ................... 388 Benachrichtigung ................................................................................................................. 390 11.3.1 Woher weiß ich, welche Benachrichtigungen für mich auf einer ................................ bestimmten Webseite eingestellt sind?................................................................... 390 11.3.2 Wie kann ein Systemverwalter die aktuellen Benachrichtigungen einer .................... Webseite prüfen?.................................................................................................... 392 Listen und Bibliotheken ....................................................................................................... 393 11.4.1 Wie kann ich verhindern, dass einem Listenelement eine Anlage zugeordnet ............ werden kann? ......................................................................................................... 393 11.4.2 Wie kann ich Dokumente aus einer Bibliothek in eine andere verschieben? ......... 393 11.4.3 Kann man in einer Listenansicht die Anzeige auf bestimmte Tage beschränken? . 394 11.4.4 Warum kann ich die Spalte „Titel“ nicht löschen?................................................. 395 11.4.5 Welche Vorgaben gibt es bei der Benennung von Listen oder sonstigen .................... SharePoint-Objekten?............................................................................................. 395 Protokolle und Auswertungen.............................................................................................. 396 11.5.1 Was verbirgt sich hinter der Diagnoseprotokollierung? ......................................... 396 11.5.2 Wozu dient ein Verwendungsbericht, und wie wird dieser konfiguriert?............... 397 11.5.3 Wie kann ich einen Verwendungsbericht nutzen?.................................................. 399 11.5.4 An welcher Stelle kann man die installierte SharePoint-Version erkennen? .......... 399

Index ............................................................................................................................ 401

XIV

1 1 Einleitung Wie bereits im Vorwort dargestellt, ist das vorliegende Buch konzeptionell so aufgebaut, dass Sie sich anhand von definierten Fragestellungen in die Themen einer „SharePointUmgebung“ einarbeiten bzw. Lösungsvorschläge direkt nachlesen und in der Praxis umsetzen können. Dabei wird – im Gegensatz zu „klassischen“ Lehrbüchern – explizit auf die Übermittlung für die Fragestellung nicht benötigten Hintergrundwissens bzw. auf die Vermittlung der Gesamtmaterie „SharePoint“ verzichtet (was bei einem Produkt wie Microsoft SharePoint Server 2010 auch sehr wahrscheinlich nicht in einem Buch gelingen wird). Neben der absoluten Praxisorientierung ergibt sich dadurch ein anderer wesentlicher Vorteil: Sie können das Buch in chronologischer Reihenfolge kapitelweise lesen, aber ebenso können Sie sich auch direkt die Themengebiete oder Fragen aussuchen, deren Beantwortung Ihnen in einer bestimmten Situation weiterhilft. Denn nicht nur die Kapitel sind zu Themengebieten zusammengefasst, sondern jede einzelne Frage steht für sich eigenständig und kann auch dementsprechend betrachtet werden. Daraus ergibt sich, dass alle Arbeitsschritte direkt nachvollziehbar sind und sich die Verweise auf andere Kapitel in Grenzen halten. So können Sie beispielsweise direkt zu einem Kapitel springen, das Ihnen erläutert, wie in SharePoint eine Umfrage erstellt wird, oder Sie lesen nach, wie Sie in SharePoint eine Liste auf eine andere Webseite verschieben, wie Sie Daten aus dem ADS-Verzeichnisdienst importieren oder wie Sie in einer SharePoint-Umgebung die Bearbeitung von Dokumenten über Workflows steuern können. Aufgrund seiner Themenvielfalt eignet sich das vorliegende Buch für alle Anwendungsgruppen von Microsoft SharePoint Server 2010, also sowohl für den normalen Anwender, der damit täglich seine Daten, Termine und Sonstiges verwaltet, aber ebenso auch für den Systemverwalter (Administrator) eines solchen Systems, der Antworten auf bestimmte systemspezifische Fragen sucht. Das Kapitel 2 beginnt mit den grundlegenden Themen zur Installation und Einrichtung einer SharePoint-Umgebung. Hier wird auch erläutert, was sich generell hinter SharePoint und den vielen Fachbegriffen verbirgt, wie sich eine SharePoint-Umgebung auf Basis von

1

1 Einleitung Microsoft SharePoint Server 2010 von SPF (SharePoint Foundation) unterscheidet und welche Voraussetzungen für die SharePoint-Installation erfüllt sein müssen. In Kapitel 3 wird die SharePoint-Umgebung „mit Leben gefüllt“, indem Themen rund um die Webanwendungen, die Websitesammlungen und auch zu den Konfigurationsmöglichkeiten einzelner Webseiten behandelt werden. Die Webparts spielen in einer SharePoint-Umgebung eine sehr wichtige Rolle. Aus diesem Grund behandeln die Fragen und Antworten in Kapitel 4 diese ausführlich und stellen dar, wie Webparts in die Oberfläche eingebunden werden und wie ggf. eigene Webparts generiert werden können. Eines der großen Themen eines Systems wie Microsoft SharePoint Server 2010 ist die Verwaltung von Daten jedweder Art, also der Einsatz als Dokumentenmanagementsystem (DMS). Diesen Schwerpunkt finden Sie in Kapitel 5, wo unter anderem erläutert wird, was man (besser: Sie) mit Listen und Bibliotheken bewerkstelligen und wie beispielsweise das „Zusammenspiel“ mit Produkten wie Excel erfolgen kann. Kapitel 6 ist dem zweiten Themenschwerpunkt einer SharePoint-Umgebung gewidmet: Zusammenarbeit. Collaboration, so der englische Begriff für Zusammenarbeit, vereint all die Funktionen, die mit Kalendern, Aufgaben oder generell mit der zwischenmenschlichen Kommunikation zusammenhängen. Dabei ist es natürlich beispielsweise auch wichtig zu erläutern, wie die Funktionen von Microsoft SharePoint Server 2010 in die gewohnte Office-Umgebung eingebunden werden können. Wikis, Blogs, Umfragen oder auch das Projektmanagement sind weitere Punkte des Kapitels 6. Microsoft SharePoint Server 2010 verfügt über ein ausgeklügeltes Rechtesystem, das eine hohe Flexibilität bietet. Aus diesem Grund wird den damit zusammenhängenden Themen in Kapitel 7 ein eigenes Kapitel gewidmet. Lesen Sie hier insbesondere nach, wie eine optimale Integration von SharePoint und dem ADS-Verzeichnisdienst die Systemverwaltung wesentlich optimieren kann. Ein System wie Microsoft SharePoint Server 2010, bei dem im Laufe der Zeit eine Vielzahl von Daten, Elementen und Objekten hinterlegt wird, ist nur so gut wie seine Suchfunktionen. Das Kapitel 8 widmet sich diesem Thema, in dem dort unter anderem Inhaltsquellen, Crawl- bzw. Durchforstungsvorgänge oder auch die Festlegung von Suchbereichen (Scopes) ausführlich behandelt werden. Das Kapitel 9 beschäftigt sich mit den Daten und Prozessen im geschäftlichen Umfeld. Begriffe wie BI (Business Intelligence), KPI (Key Performance Indicator), Dashboard, Dashboard Designer oder auch die Erläuterungen zum PerformancePoint Server werden erläutert und auch mit praktischen Beispielen dargestellt. Da der Einsatz von Workflows zur Steuerung bestimmter Abläufe ebenfalls einen Schwerpunkt von Microsoft SharePoint Server 2010 darstellt, finden Sie alles Wissenswerte dazu in Kapitel 10. Neben der Darstellung von Standard-Workflows (z. B. GenehmigungsWorkflow) finden Sie hier auch Hinweise auf Möglichkeiten zur Erstellung eigener Abläufe. Ergänzt wird das Ganze über entsprechende Angaben zu den sogenannten Informationsverwaltungsrichtlinien, die eine gezielte Dokumentensteuerung ermöglichen.

2

1 Einleitung Was in den Kapiteln 2 bis 10 thematisch nicht zuzuordnen war, finden Sie in Kapitel 11. Es handelt sich dabei um eine Sammlung praktischer Lösungen zu verschiedensten Themen wie beispielsweise der Einsatz der SharePoint-Papierkörbe, die Verwendung von Protokollen und Verwendungsberichten (Web-Analytics-Berichte) oder auch besondere Themen zu Webseiten, Benachrichtigungen oder Listen und Bibliotheken.

3

2 2 Installation und Einrichtung Die Installation, Konfiguration und Einrichtung eines SharePoint Servers ist die wesentliche Voraussetzung für einen produktiven Einsatz des Systems. Da es sich jedoch um ein komplexes System mit vielen Abhängigkeiten handelt, sind dabei einige grundlegende Dinge zu beachten, die sich teilweise im Nachhinein auch nicht mehr ändern lassen, bestenfalls durch eine komplette Neuinstallation. Aus Erfahrungen in der eigenen, praktischen Anwendung lässt sich festhalten, dass man einen SharePoint Server eigentlich erst nach der dritten oder vierten Neuinstallation so installiert und eingerichtet hat, wie man ihn braucht. Auch wenn hier also die Devise gilt: „Übung macht den Meister“, sollen die nachfolgenden Erläuterungen dazu dienen, dass Ihnen die leidvollen Erfahrungen einer erneuten Installation und damit die wiederholte Einrichtung und Konfiguration erspart bleiben.

2.1

Allgemeines

2.1.1

Gibt es den Begriff MOSS noch?

Mit der SharePoint-Version 2007 hat Microsoft den Begriff MOSS geprägt; dies ist die Abkürzung für Microsoft SharePoint Server. Ausschlaggebend dafür war die Integration des SharePoint Servers in die Office-Produktfamilie, sodass der neue Name zugewiesen wurde. Bei SharePoint Server 2007 (Microsoft Office SharePoint Server 2007) handelte es sich um den direkten Nachfolger des SharePoint Portal Servers 2003. Mit der Version 2010 hat Microsoft den Zusatz Office aus dem Namen wieder entfernt, sodass diese Version nur noch die Bezeichnung SharePoint Server 2010 trägt.

5

2 Installation und Einrichtung

2.1.2

Wofür steht der Begriff SPF?

Das Kürzel SPF steht für SharePoint Foundation (ehemals WSS = Windows SharePoint Services) und kennzeichnet die Basistechnologie von Microsoft für die Nutzung der SharePoint Services, die auch die Grundlage für SharePoint Server 2010 darstellen. Mit SPF stellt Microsoft eine sehr leistungsfähige Infrastruktur zur Verwaltung beliebiger strukturierter Daten in unternehmensweiten Portalen und zur Zusammenarbeit (Collaboration) innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens zur Verfügung. In der Literatur wird SPF (SharePoint Foundation) auch hin und wieder als WSS, Version 4 (WSS4), bezeichnet. Es handelt sich letztlich um die Basis-SharePoint-Technologie, im Gegensatz zur Vollversion von SharePoint 2010.

Zu den wesentlichen Funktionen von SPF zählen insbesondere:

Zentrale Dokumentenablage und -verwaltung. Datenverwaltung in zentral abgelegten Listen, die zudem in die Office-Anwendungen (z.B. Word, Excel, Outlook) integriert sind.

Anwender können über Änderungen an Daten oder Dokumenten automatisch in regelmäßigen Abständen informiert werden.

Zugriff auf alle Daten mittels Webbrowser, sodass eine spezielle Clientkomponente nicht benötigt wird.

Über die Business Data Connectivity Services (BCS; ehemals Business Data Catalog) lassen sich externe Datenquellen einbinden.

Mit dem Application Service Modell lassen sich bestimmte Dienste für die gesamte Farm als auch für einzelne Webanwendungen zentral zur Verfügung stellen. Die SharePoint Foundation werden bei der Installation eines SharePoint Servers automatisch mit installiert. Sie können jedoch auch jederzeit separat von den Microsoft-Webseiten heruntergeladen und auf einem Windows-Server installiert werden. Es handelt sich also grundsätzlich um eine Komponente der Windows-Server, muss aber (sofern auf dem System kein SharePoint installiert wird) separat heruntergeladen und installiert werden.

6

2.1 Allgemeines

Abbildung 2.1 Download von SharePoint Foundation auf den Webseiten der Firma Microsoft

Sehr viele SharePoint-Anwender haben ihre ersten „Gehversuche“ mit SPF (bzw. dem Vorgänger WSS) unternommen, da es sich dabei um ein lizenzfreies Produkt handelt, das Microsoft für Windows-Server zur Verfügung stellt.

2.1.3

Was ist der Unterschied zwischen SharePoint Server 2010 und SPF?

SharePoint Server 2010 und SPF (SharePoint Foundation) ergänzen einander, wobei der SharePoint Server 2010 SPF als Basistechnologie benötigt und diese auch bei der Installation automatisch mit einrichtet. In Ergänzung zu SharePoint Foundation stellt der SharePoint Server 2010 zusätzlich folgende Funktionen und Leistungsmerkmale zur Verfügung:

Portaldienste wie Profile, Benutzergruppen und Personalisierung. Merkmale für die Verwaltung von Dokumenten und Daten (Versionsverwaltung usw.).

7

2 Installation und Einrichtung

Umfangreiche Suchfunktionen über den gesamten Inhalt. Konvertierung von Dokumenten (z.B. Word-Dokument nach HTML). Webinhaltsdienste zur Veröffentlichung, Inhaltsbereitstellung, Variationen (Mehrsprachigkeit) usw.

Bibliothek zur Übersetzungsverwaltung.

Personalisierung der Umgebung oder einzelner Seiten (z.B. MySite).

Festlegung von Veröffentlichungsportalen oder Webseiten. Elektronische Unterstützung von Workflows. Verbesserte Bibliotheksverwaltung (Dokumente, Listen usw.). Umfangreiche Sicherheitsfunktionen (z.B. Rechtevergabe auf Ebene von Listen oder Dokumenten). Zentrales Dokumentencenter. Implementierung eines Berichtcenters. Ausführliches Suchcenter (mit Volltextsuche). Jederzeitige Erweiterung durch Webparts. Single-Sign-On (einmalige Anmeldung). Anbindung anderer Microsoft-Produkte (BizTalk, Exchange, Lotus Notes usw.).

2.1.4

Welche Leistungsmerkmale stellt SharePoint Server 2010 zur Verfügung?

Mit dem Einsatz von Microsoft SharePoint Server 2010 sind folgende wesentlichen Funktionen, Server-Rollen bzw. Leistungsmerkmale verfügbar:

Portaldienste (Website-Erstellung, Unternehmensportal usw.). Zusammenarbeit (Aufgaben, Kalender, Workflow, Blog, Wiki, Office-Integration, Projektmanagement usw.).

Inhaltsverwaltung (Dokumente, Formulare, externe Daten usw.). Suche (umfangreiche Suchfunktionen; auch in externen Daten). Business Intelligence (KPI, serverbasierte Excel-Kalkulationen, Dashboards, Berichte usw.).

2.1.5

Worin liegt der Unterschied zwischen der Standard- und der Enterprise-Edition eines SharePoint Servers?

Microsoft SharePoint Server 2010 wird grundsätzlich in zwei unterschiedlichen Lizenzmodellen ausgeliefert, einer Standard- und einer Enterprise-Lizenz. Diese beiden Varianten unterscheiden sich nicht nur im Lizenzpreis, sondern die Enterprise-Lizenz bietet insbesondere folgende Zusatzfunktionen im Vergleich zur Standard-Lizenz:

8

2.1 Allgemeines

Access Services Excel Services InfoPath Services (Forms-Server) Visio Services Spezielle Suchmaschine (FAST) Key-Performance-Indikatoren (KPI-Listen) Webparts für Business-Intelligence-Anwendungen (Geschäftsdaten usw.)

2.1.6

Wie kann ein SharePoint Server Unterstützung bieten?

Ein SharePoint Server kann durch die vielfältigen Funktionen wie Zusammenarbeit, Workflow oder auch durch die zentrale Datenverwaltung die Effektivität einer Organisation oder eines Unternehmens nachhaltig optimieren. Dabei ist jedoch grundsätzlich zu beachten, dass mit der Implementierung dieser neuen Technologie eine organisatorische Anpassung innerhalb des Unternehmens oder der Organisation einhergehen muss. Letztlich kann mit den nachfolgenden Ausführungen auch die Frage beantwortet werden: „Warum soll ich überhaupt einen SharePoint Server einsetzen?“ So kann ein SharePoint Server folgende Aufgaben (Rollen) erfüllen und damit insbesondere die Effektivität und Produktivität eines Unternehmens oder einer Organisation steigern:

Verwaltung von Daten und Dokumenten Mit dem SharePoint Server können beliebige Daten verwaltet werden, die entweder in Dateien (Dokumenten) oder in Form von SharePoint-Listen abgelegt werden. Microsoft sagt selbst, dass SharePoint nicht als revisionssicheres Archivsystem (DMS, ECM) betrachtet werden sollte, sondern als Ergänzung bzw. Integrationsplattform eines DMS- (Dokumentenmanagementsystem) oder ECM-Systems (Enterprise-ContentManagement) dienen kann.

Clientintegration Durch die sehr hohe Integration in die Office-Clientanwendungen wie Outlook, Excel, Word usw. ergibt sich für den Anwender eine sehr schnelle Identifikation mit dem Gesamtsystem, da er seine gewohnte Umgebung nicht zu verlassen braucht.

Suchserver Ein spezieller Suchserver-Dienst ermöglicht das Durchsuchen (Crawlen) von Inhalten beliebiger Datenquellen, die dann entsprechend indiziert werden. Bei den Datenquellen kann es sich zum einen um die Inhalte des SharePoint Servers, aber ebenso auch um externe Datenquellen (Freigaben, Webseiten, Datenbaken usw.) handeln, die somit in das Suchergebnis eingebunden werden. Mit der Übernahme der Firma FAST verfügt Microsoft auch in einer SharePoint-Umgebung über eine leistungsfähige Suchmaschine.

9

2 Installation und Einrichtung

Abfrageserver Mit dem integrierten Abfrageserver können über eine Index- oder eine Volltextsuche Inhalte sehr schnell gefunden werden. Leistungsmerkmale wie das Reduzieren von Dopplungen, Rechtschreibkorrektur und automatische Benachrichtigung bei neuen Suchergebnissen verbessern die Nutzungsfähigkeit der Ergebnisse.

Workflow Durch die integrierte Workflow-Funktionalität stellt der Microsoft SharePoint Server 2010 direkt einsetzbare Möglichkeiten der Dokumentensteuerung zur Verfügung. So kann beispielsweise der Ablauf zur Genehmigung einer Dokumentenfreigabe ad hoc mit fertigen Workflows umgesetzt werden. Auch die Freigabe bestimmter Seiten des Portals lässt sich über entsprechende Workflows steuern. Eine Erweiterung bestehender Workflows oder die Definition eigener Workflows lässt sich jederzeit bewerkstelligen.

Richtlinien Spezielle Sicherheitsrichtlinien ermöglichen die Überwachung und Kontrolle der abgelegten Daten, um auf diese Art und Weise beispielsweise gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Auf diese Art und Weise können beispielsweise Fristen überwacht werden, bei deren Ablauf bestimmte Eskalationsmechanismen in Kraft treten.

Excel Services Die Excel Services ermöglichen Berechnungen und Funktionen von Excel-Diensten in einem Webbrowser, ohne dass dazu ein Excel-Client benötigt wird.

Visio Services Vergleichbar mit den Excel Services stehen mit den Visio Services Möglichkeiten zur Verfügung, mit Visio erstellte Grafiken in eine SharePoint-Umgebung einzubinden und diese beispielsweise auf den SharePoint-Seiten in Echtzeit zu aktualisieren.

Formularserver Mit dem integrierten Formularserver (ehemals: Forms-Server) können Formulare, die mit der Clientanwendung InfoPath erstellt worden sind, als Formular in einer SharePoint-Umgebung abgelegt werden (InfoPath Services). Dabei steht auch ein solches Formular dann zur Nutzung in einem Webbrowser zur Verfügung und kann auch direkt im Browser ausgefüllt werden, wobei die Daten dann bei der Speicherung an das Back-End (SharePoint und SQL-Server) übergeben werden.

Mehrsprachigkeit Die Unterstützung nahezu beliebiger Sprachen macht den SharePoint Server zu einer idealen Basis für ein Portal eines Unternehmens, das weltweit agiert. So erfolgt damit eine direkte Unterstützung der Übersetzung von Inhalten oder Dokumenten einer SharePoint-Umgebung.

Externe Datenquellen Der Zugriff auf externe Datenquellen stellt eine wesentliche Funktion eines SharePoint Servers dar. So ist damit nicht nur der Zugriff auf nahezu beliebige externe Anwendungen wie beispielsweise ERP-Programme (z.B. SAP, Siebel, Dynamics usw.) mög-

10

2.1 Allgemeines lich, sondern der Anwender kann in SharePoint seine Listen und Aufstellungen mit den zur Verfügung gestellten Daten frei gestalten.

Business Intelligence Die Auswertung von Informationen und Daten und die aggregierte Darstellung ermöglicht der SharePoint Server auf elegante Art und Weise. So kann unter anderem mithilfe sogenannter KPI-Listen (Key Performance Indicator) eine Auswertung beliebiger Daten vorgenommen werden, deren Ergebnis dann in Form dieser speziellen Listen angezeigt wird. Diese Technik und die Integration des Performance Point Servers ermöglichen beispielsweise den Aufbau sogenannter Dashboards, bei denen dem Management auf einen Blick wesentlichen Unternehmenszahlen präsentiert werden können.

Web-Frontend Ein SharePoint Server stellt die Basisfunktionalität zur Verfügung, um auf die Dienste oder Webanwendungen eines solchen Servers zugreifen zu können (z.B. Suche, Excel Services usw.).

Web-Inhaltsverwaltung Spezielle Funktionen ermöglichen die Nutzung des SharePoint Servers für die Generierung und Veröffentlichung von Webseiten. So kann der Microsoft SharePoint Server 2010 als Content-Management-System zur Verwaltung beliebiger Portale und Webseiten genutzt werden.

2.1.7

Kann ein SharePoint Server als Ersatz für einen Fileserver dienen?

Innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation werden in der Regel sämtliche Daten und Dateien auf sogenannten Fileservern abgelegt; und dies mehr oder weniger in strukturierter bzw. unstrukturierter Form. Hier kann SharePoint natürlich helfen, die Daten strukturierter abzulegen, um diese dann bei Bedarf auch schneller wiederfinden zu können. Möglich wird dies beispielsweise durch den Einsatz spezieller Dokumentenbibliotheken, welche die Ablage in strukturierter Form ermöglichen. Da die SharePoint-Technologie jedoch die Ablage von Dokumenten in einem Repository auf einem Microsoft SQL Server bedingt, sollte der SharePoint Server nicht vorschnell pauschal als Ersatz für einen Fileserver genutzt werden. Insbesondere sollte es vermieden werden, die Ablage sehr großer Dateien (Videos usw.) in einem SharePoint Server, und damit in der SQL-Datenbank, vorzunehmen. In einem solchen Fall muss es ein sinnvolles Miteinander einer SharePoint-Installation und eines Fileservers geben. So bietet es sich beispielsweise an, über spezielle Webparts Zugriff auf bestimmte Dateifreigaben umzusetzen, oder die benötigten Dateien können im SharePoint-System verlinkt werden. Zudem kann beispielsweise auch die SharePointSuche auf diese Freigaben ausgedehnt werden, sodass dann auch darüber darauf zugegriffen werden kann.

11

2 Installation und Einrichtung Wie die hier beschriebenen Funktionen genutzt werden können, wird in den nachfolgenden Kapiteln erläutert.

2.1.8

Was ist eine SharePoint-Farm?

Eine SharePoint-Farm ist dadurch gekennzeichnet, dass wenigstens bestimmte Funktionen einer SharePoint-Umgebung auf unterschiedlichen Systemen abgelegt werden. Bei einer SharePoint-Installation wird eine solche Farm immer angelegt, selbst dann, wenn sämtliche benötigten Funktionen (SQL-Server, SharePoint Server usw.) auf einem einzelnen Server liegen. Aus den Angaben in Abbildung 2.2 geht hervor, welche Funktionen oder Rollen in einer solchen Farm verfügbar sind bzw. verfügbar sein müssen.

Abbildung 2.2 Hierarchie einer SharePoint-Umgebung

12

2.1 Allgemeines Die in Abbildung 2.2 dargestellte Grafik kann die Komponenten bzw. Hierarchie einer SharePoint-Farm nur schematisch darstellen und ist vielleicht nicht ganz vollständig, da beispielsweise Webanwendungen durchaus auch auf mehreren Servern abgelegt werden können.

2.1.9

Wie groß muss die SharePoint-Farm sein?

Die Größe einer SharePoint-Farm wird prinzipiell in erster Linie immer von den Anforderungen bestimmt, die eine solche SharePoint-Installation im Endausbau (!) erfüllen soll. Wie oben bereits erwähnt, kann eine SharePoint-Farm im Extremfall aus einem einzigen Server bestehen, auf dem sämtliche Dienste und Funktionen der SharePoint-Umgebung abgelegt sind. Generell sind dabei folgende Funktionen bzw. Rollen einer SharePoint-Umgebung zu betrachten:

SQL-Server Web-Frontend Anwendungsserver Die kleinste Einheit einer SharePoint-Farm kann ein einzelner Server sein. So ist es durchaus möglich, auf einem einzigen Server sämtliche Dienste einer SharePoint-Farm zu installieren, inklusive des SQL-Servers, so wie in Abbildung 2.3 dargestellt.

Abbildung 2.3 Minimalinstallation einer SharePoint-Farm

Für den Produktiveinsatz ist die Installation sämtlicher Funktionen und Dienste einer SharePoint-Umgebung (siehe Abbildung 2.3) nicht zu empfehlen. Dieses Szenario sollte in der Regel nur für Test- oder Entwicklungsumgebungen angewendet werden.

13

2 Installation und Einrichtung Die Minimalinstallation einer produktiven SharePoint-Farm sollte den Einsatz von wenigstens zwei Servern berücksichtigen (siehe Abbildung 2.4). So sollte von Beginn an darauf geachtet werden, dass der SQL-Server getrennt wird von den SharePoint-Funktionalitäten und -Anwendungen. Eine solche Trennung hat den großen Vorteil, dass die Dienste und Funktionen nach wie vor skalierbar sind. So kann beispielsweise aus einer kleinen Serverfarm jederzeit eine mittlere oder große Serverfarm hervorgehen.

Abbildung 2.4 Beispiel einer kleinen SharePoint-Farm

Abbildung 2.5 Beispiel für eine mittlere SharePoint-Farm

Wo die Anforderungen nach einer besseren Skalierbarkeit der einzelnen SharePointDienste und -Funktionen gegeben sind, sollte eine mittlere Serverfarm bevorzugt werden

14

2.1 Allgemeines (siehe Abbildung 2.5). Dies auch dann, wenn durch Redundanzen bestimmter Systeme (Web-Frontend, Anwendungen) die Ausfallsicherheit erhöht werden soll. Sehr große SharePoint-Installationen ergeben sich in der Regel bei Unternehmen, die weltweit tätig sind und eine gewisse Größe übersteigen, sowohl was die Anwendungen als auch was die Benutzer angeht. Eine solche Form ermöglicht beispielsweise, dass bestimmte SharePoint-Dienste oder -Funktionen (z.B. Excel Services, Suche) auf eigenständigen Systemen abgelegt sind und somit einen schnellen Zugriff ermöglichen.

Abbildung 2.6 Beispiel einer großen SharePoint-Farm

15

2 Installation und Einrichtung Wichtig ist bei einer Grundinstallation die Trennung des Datenbankservers (SQL-Server) von den SharePoint-Anwendungen und -Funktionen. Auf diese Art und Weise ist die Skalierbarkeit einer solchen Umgebung gewahrt, und die Verlagerung entsprechender Dienste auf andere Server ist jederzeit nachträglich möglich.

2.1.10

Was sind die wichtigsten SharePoint-Programme?

Die wichtigsten Programme einer SharePoint-Umgebung sind der KonfigurationsAssistent und die Zentraladministration. Der Konfigurations-Assistent kommt unmittelbar nach der Installation eines SharePoint Servers zur Ersteinrichtung zum Einsatz (Konfiguration Datenbank, Funktion des Servers usw.). Im Gegensatz dazu wird die Zentraladministration bei der täglichen Verwaltungsarbeit eines solches Servers genutzt (Aktivierung Dienste, laufende Konfiguration, Anlegen Komponenten usw.). Auf beide wesentlichen Komponenten einer SharePoint-Umgebung wird im Rahmen dieses Buches ausführlich eingegangen.

2.1.11

Wie erfolgt die Verwaltung einer SharePoint-Umgebung?

Die Verwaltung einer SharePoint-Umgebung erfolgt grundsätzlich immer auf Ebene der Farm. Dies bedeutet, dass sich Änderungen der Zentraladministration immer auf die gesamte Farm beziehen und die Administration nicht an jedem einzelnen Server der Farm separat vorgenommen werden muss. In der Abbildung 2.7 wird die logische Struktur aufgezeigt, aus der hervorgeht, dass die SharePoint-Zentraladministration über allem steht und sich immer auf die verschiedenen Komponenten der Farm bezieht (Shared Service Provider, Webanwendung, Websitesammlung, Webseiten usw.).

16

2.1 Allgemeines

Abbildung 2.7 Verwaltung einer SharePoint-Umgebung

2.1.12

Was ist eine Websitesammlung (Site Collection)?

Als Websitesammlung wird eine (wie der Name schon vermuten lässt) Sammlung mehrerer Webseiten bezeichnet. Diesen Seiten der Websitesammlung ist gemein, dass sie über einen einheitlichen Webpartkatalog, gemeinsame Vorlagen für SharePoint-Listen und auch über gemeinsame Benutzer und Verwaltungsfunktionen verfügen. Nähere Angaben zur Funktion und zum Einsatz von Webparts enthält das Kapitel 7.

Eine auf höchster Ebene stehende Webseite einer Websitesammlung und alle zugeordneten Webseiten gehören somit zur Sammlung, die eine Vielzahl administrativer Aufgaben in sich vereint. Dabei liegen die Komponenten einer Websitesammlung immer in einer eigenen Datenbank. Daraus ergibt sich, dass beim Wunsch nach Beschränkung der Kapazität der zugeordneten Datenbank eine neue Websitesammlung angelegt werden muss. Kommen mehrere Websitesammlungen zum Einsatz, so muss beachtet werden, dass es sich um vollkommen getrennte Verwaltungsbereiche handelt. Insbesondere werden keine Rechte vererbt bzw. an eine andere Sammlung übertragen; so gibt es pro Websitesammlung immer genaue definierte Administratoren, die keinesfalls automatisch über Zugriffsrechte für andere Sammlungen verfügen (siehe Abbildung 2.8).

17

2 Installation und Einrichtung

Abbildung 2.8 Festlegung der Website-Administratoren

2.1.13

Welche Funktion erfüllen Webanwendungen, Websitesammlungen und Websites?

Eine Webanwendung ist eine Sammlung von Serverdiensten, die auf einer Hostanwendung zur Verfügung gestellt wird. Die Hostanwendung ist in diesem Fall der Webserver Internet Information Services (IIS), der auf einem Windows-Server zum Einsatz kommt. Einer dieser Dienste für eine SharePoint-Umgebung ist beispielsweise Windows Workflow Foundation, der auf dem System durch die Installation von .NET Framework zur Verfügung gestellt wird. Andere Bezeichnungen für Webanwendungen sind IIS-Websites oder auch Virtuelle Server; eine Webanwendung ist damit grundsätzlich vergleichbar. Die Kennzeichen einer Webanwendung sind immer die eindeutige Zuordnung einer Portnummer oder eines sogenannten Hostheaders, der den Zugriff auf die Webanwendung vereinfacht. Zudem beinhaltet eine Webanwendung immer eine Authentifizierungsmethode (Anmeldung oder anonymer Zugriff) und einen sogenannten Anwendungspool. Ein Anwendungspool (im IIS) ermöglicht die Trennung verschiedener Programminstanzen, um die einzelnen Prozesse einer Programminstanz der gegenseitigen Beeinflussung zu entziehen. Standardmäßig wird für jede Webanwendung ein eigener Anwendungspool definiert.

Die Webanwendung dient somit in einer SharePoint-Umgebung als Host für die einzelnen Webseiten (Websites). Die Zusammenfassung einzelner Webseiten, auf denen letztlich die Daten und Informationen einer SharePoint-Umgebung angezeigt werden, werden wiederum in speziellen Websitesammlungen (Site Collections) gebündelt, denen dadurch wiederum bestimmte Vorlagen zentral zur Verfügung gestellt werden können (z.B. Webparts).

2.1.14

Welche Funktion haben die Dienstanwendungen?

In der Version 2007 von SharePoint Server stand mit dem sogenannten Shared Service Provider (SSP) ein Sammelbecken für Funktionen und Dienste zur Verfügung, die in der gesamten Farm eingesetzt werden konnten. Die neue Architektur in SharePoint 2010 sieht

18

2.1 Allgemeines stattdessen spezielle Service Applications (Dienstanwendungen) vor. Auf diese Art und Weise werden nicht mehr alle verfügbaren Dienste einer Webanwendung zur Verfügung gestellt, sondern nur die Dienste, die auch tatsächlich benötigt werden. Dies geht einher mit einer Erweiterung der verfügbaren Dienste, deren Anzahl in SharePoint 2010 noch einmal wesentlich angewachsen ist. Dabei gehören zu den verfügbaren Diensten und Funktionen beispielsweise die Suche, die Profilverwaltung oder auch die Nutzung von Verwendungsberichten. Die grundlegende Idee der Service Applications (Dienstanwendungen) ist die Auslagerung bestimmter Funktionen und Dienste vorzunehmen, die nicht explizit einer Webanwendung zugeordnet werden, sondern farmweit zur Verfügung stehen. Während bei dem Prinzip des Shared Service Providers (SharePoint 2007) nur ein Suchindex und auch nur eine Profildefinition definiert werden konnten, besteht bei SharePoint 2010 die Möglichkeit, mehrere unterschiedliche Diensttypen zu definieren und diese jeweils individuell unterschiedlichen Webanwendungen zuzuweisen. Die Flexibilität der Dienstanwendungen zeigt sich auch darin, dass damit beispielsweise Berechtigungen für bestimmte Dienste zugewiesen (Delegierte Administration) und somit beispielsweise spezielle Verwalter für jeden einzelnen Dienst festgelegt werden können; bei einem SSP konnten die Rechte zur Verwaltung immer nur auf der Ebene des jeweiligen SSP definiert werden. Nachfolgende Aufstellung listet die wesentlichen Aufgaben und Funktionen auf, die unter SharePoint 2010 mit Dienstanwendungen definiert werden können:

Suchfunktion Import aus einem Verzeichnisdienst (z.B. Active Directory Services) Import von Benutzerprofilen Excel Services Visio Services Geschäftsdatenverarbeitung (Business Data Connectivity Services) Verwendungsberichte

Aus der Praxis empfiehlt es sich, für verschiedene Webanwendungen auch nur die jeweils benötigten Dienste bzw. Dienstanwendungen einzusetzen, da auf die Art und Weise der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert werden kann. Da in der Regel in verschiedenen Webanwendungen eine strikte Trennung der Daten gewünscht ist, bietet sich diese Vorgehensweise an; beispielsweise wenn die Forschungs- oder auch die Rechtsabteilung eines Unternehmens dies ausdrücklich fordert. Auch wenn es sich mehr um eine „politische Forderung“ handelt, denn das Rechtesystem von SharePoint ermöglicht natürlich eine korrekte Abgrenzung der Daten. Dennoch kann man mit einzelnen Dienstanwendungen auch eine Trennung der Verwaltung der einzelnen Dienste erreichen und diese sauber voneinander trennen.

19

2 Installation und Einrichtung

Abbildung 2.9 Dialog für die Zuweisung von Dienstanwendungen

2.1.15

Was verbirgt sich hinter den Excel Services?

Mit dem Einsatz der sogenannten Excel Services ist es möglich, bestimmte Funktionalitäten der Clientanwendung MS Excel auf einem Server zur Verfügung zu stellen. Der Vorteil ist, dass diese Funktionen innerhalb eines Webbrowsers genutzt werden können, ohne dass dazu auf den Clients lokal eine Installation von Excel verfügbar sein muss. Excel Services für SharePoint-Umgebungen stellt somit eine Reihe von Merkmalen der Office-Anwendung Excel zentral auf einem SharePoint Server zur Verfügung. Somit können vollkommen unabhängig von der Excel-Anwendung entsprechende Funktionen in einem Browser genutzt werden (auch Berechnungen usw.). Was damit nicht umgesetzt werden kann, ist das Anlegen neuer Excel-Dokumente innerhalb des Browser-Fensters, dies muss nach wie vor in Excel selbst erfolgen.

20

2.1 Allgemeines Zur Nutzung der Excel Services für SharePoint wird die Enterprise-Clientlizenz von SharePoint Server 2010 benötigt.

2.1.16

Welche Funktion erfüllen die InfoPath Services?

Vergleichbar mit den Excel Services für SharePoint stellen die InfoPath Services etwas Vergleichbares im Bereich der Formulare zur Verfügung. So ist es mit der ClientAnwendung InfoPath möglich, beliebige Formulare anzulegen und diese mit InfoPath zu nutzen. Durch Einsatz des Forms-Servers bzw. der InfoPatch Services besteht die Möglichkeit, entsprechende Formulare in einer SharePoint-Umgebung zur Verfügung zu stellen, und zwar – genau wie bei den Excel Services – ohne dass dazu auf dem Client InfoPath verfügbar sein muss. Dies wird durch eine hohe Integration in die BrowserUmgebung ermöglicht. Zu diesem Zweck stellt beispielsweise InfoPath einen speziellen Formulartyp mit dem Namen InfoPath-Browserformulare bereit. Für die Nutzung der InfoPath Services für SharePoint wird die Enterprise-Clientlizenz von SharePoint 2010 benötigt.

2.1.17

Wozu werden die Visio Services benötigt?

Genau wie bei der Nutzung der Excel Services, so können mit SharePoint 2010 auch Dokumente aus Microsoft Visio auf einem SharePoint Server zur Verfügung gestellt werden, ohne dass dazu auf dem Client die Anwendung Visio selber verfügbar sein muss. Für die Nutzung der Visio Services für SharePoint wird die Enterprise-Clientlizenz von SharePoint 2010 benötigt.

2.1.18

Kann der SharePoint Server in einer virtuellen Umgebung betrieben werden?

Bei den Systemvoraussetzungen für eine SharePoint-Umgebung (siehe dort) sind bestimmte Mindestanforderungen für das entsprechende System genannt. Dabei ist an keiner Stelle, auch nicht in den offiziellen Empfehlungen von Microsoft, die Rede vom Einsatz der verschiedenen Systeme in virtuellen Umgebungen. Aus diesem Grund kann an dieser Stelle nur aus der praktischen Erfahrung berichtet werden. Sowohl testweise in einer Umgebung mit MS Virtual Server und MS Hyper-V erfüllten die virtuellen Systeme alle gestellten Anforderungen. Dies gilt ebenso für den Produkteinsatz von SharePoint Server in einer VMware-Umgebung, die über mittlerweile einen langen Zeitraum vollkommen problemlos läuft, wobei auch der Datenbankserver virtualisiert worden ist.

21

2 Installation und Einrichtung Sofern auf dem System entsprechende Ressourcen zur Verfügung stehen, und hier gilt es insbesondere für Skalierungsmöglichkeiten bei den Prozessoren und dem Arbeitsspeicher zu sorgen, steht dem Einsatz von SharePoint in einer virtuellen Umgebung nichts entgegen.

2.1.19

Was ist eine MySite?

Eine MySite (Meine Webseite) ist die personalisierte Seite eines Benutzers. Sie kann Angaben zu dem aktuellen Benutzer anzeigen, darüber hinaus aber auch allgemeine Strukturinformationen (aus der ADS), Dokumentenbibliotheken, Blogs, Wikis, Links usw. Die MySite ist eine separate Webanwendung, die einer speziellen Konfiguration bedarf, aber grundsätzlich eine hohe Flexibilität in Bezug auf die Personalisierung von Webseiten ermöglicht.

Abbildung 2.10 Darstellung der MySite (Meine Website)

Der Zugriff auf MySite erfolgt in SharePoint über den Link Meine Website im oberen, rechten Fensterbereich.

22

2.2 SQL-Server

2.1.20

Kann man SharePoint in unterschiedlichen Sprachversionen einsetzen?

SharePoint unterstützt grundsätzlich die Mehrsprachigkeit. Dies bedeutet, dass beispielsweise ein Unternehmen, das weltweit aufgestellt ist und in dem SharePoint-Farm eingesetzt wird, an verschiedenen Orten unterschiedliche Sprachvarianten (Variationen) nutzen kann.

2.1.21

Können einzelne Webseiten in unterschiedlichen Sprachen angezeigt werden?

So wie ganze Bereiche eines SharePoint-Systems, je nach Ort, in unterschiedlichen Sprachen dargestellt werden können, bezieht sich dies auch auf einzelne Webseiten. Sofern auf dem zugewiesenen Frontend-Server die entsprechenden Sprachpakete installiert sind, kann jede Webseite in Bezug auf die Sprache vollkommen individuell definiert werden. Fehlermeldungen (z.B. vom .NET Framework) werden ggf. nicht in der länderspezifischen Sprache, sondern in der dem System zugewiesenen Sprachversion angezeigt. Dies lässt sich systembedingt auch nicht umgehen.

2.2

SQL-Server Der Einsatz eines SharePoint Servers ist extrem abhängig von dem zugewiesenen SQLServer, der als zentrale Datensammelstelle für den SharePoint Server gilt. So werden dort in der Regel nicht nur die Bewegungsdaten wie Dokumente, Bilder usw. abgelegt, sondern der zugewiesene SQL-Server verwaltet auch die gesamte Konfiguration eines SharePoint Servers mit den einzelnen Datenbanken.

2.2.1

Wird für den Einsatz von Microsoft SharePoint Server 2010 ein SQL-Server benötigt?

Für den Einsatz eines SharePoint Servers auf Basis von SharePoint Server 2010 wird grundsätzlich immer ein SQL-Server als Basis benötigt. Allerdings kann dies auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen, was wiederum mit den Anforderungen zusammenhängt. Wichtig ist, dass der SQL-Server entsprechend leistungsfähig und korrekt installiert und konfiguriert ist. Insbesondere ist vorgegeben, wenigstens SQL-Server in der Version 2005 (mit SP2 und CU3 als 64-Bit-Version) einzusetzen, da nur dieser über entsprechende Merkmale verfügt, die eine optimale Unterstützung des SharePoint Servers bieten. Grundsätzlich ist Microsoft SharePoint Server 2010 hoch skalierbar, sodass verschiedene Dienste auf verschiedene Server verteilt werden können. So kann beispielsweise ein Server als Basis für den SQL-Server dienen, während ein anderer Server die Basisinstallation von

23

2 Installation und Einrichtung Microsoft SharePoint Server 2010 beherbergt und ein dritter Server als Indexserver für die SharePoint-Suche dienen kann. Genauso gut können die einzelnen Funktionen eines SharePoint Servers (Datenbank, Basis, Indizierung) aber auch auf einem einzelnen Server installiert werden (z.B. für Testzwecke). Welche Form der Installation gewählt wird, hängt insbesondere von dem geplanten Endausbau, von der Anzahl der gespeicherten Daten und natürlich auch von der Anzahl der Benutzer ab, die das System nutzen. In einem Unternehmen mit 20 Mitarbeitern und einer überschaubaren Anzahl von Dokumenten und eher geringen Anforderungen an Zusammenarbeit und Workflow-Funktionen reicht ein einzelner Server sicherlich vollkommen aus. In diesem Fall könnte sogar die Express-Version von SQL-Server ausreichen, um die Anforderungen abzudecken. Dies hätte den Vorteil, dass für den SQL-Server keine separaten Lizenzen benötigt werden; zumal die SQL-Server-Express-Version bereits auf dem Installationsmedium von Microsoft SharePoint Server 2010 enthalten ist. In einem Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern, einer entsprechend großen Datenmenge und – perspektivisch gesehen – höheren Anforderungen an die Funktionen wie Workflow, Suche, Business Intelligence ist eine Aufteilung der Basisfunktionen auf mehrere Server auf jeden Fall zu empfehlen. So sollte wenigstens die SharePoint-Basisinstallation von der Datenbankinstallation auf zwei getrennten Systemen erfolgen; ggf. kann hier auch ein bereits bestehender SQL-Server genutzt werden. Nähere Angaben zu den möglichen Ausstattungsvariationen einer SharePoint-Umgebung enthält der Abschnitt 2.1.

2.2.2

Werden spezielle SQL-Server-Lizenzen benötigt?

Es hängt von der Art der Installation ab, ob Lizenzen für den SQL-Server benötigt werden. Erfolgt die Installation der gesamten SharePoint-Umgebung auf einem einzelnen Server mit der Installationsmethode Eigenständig, so wird eine Laufzeitversion des SQL-Servers installiert, die den Namen SQL-Server Express bzw. SQL-Server Compact trägt. Für diese Version des SQL-Servers werden keine separaten Zugriffslizenzen benötigt. In diesem Zusammenhang ist aber unbedingt zu beachten, dass die SQL-Server-ExpressEdition folgende Einschränkungen in Bezug auf die Systemgegebenheiten aufweist:

Maximale Datenbankgröße: 4 GByte (Compact: 10 GB) Arbeitsspeicher: maximal 1 GByte Prozessoren: maximal 1 Sofern ein Ausbau der SharePoint-Umgebung geplant ist bzw. die Anforderungen an die Datenbank größer sind, als die Express-Edition bietet, muss dies von vornherein berücksichtigt werden und eine vom SharePoint Server getrennte Installation des SQL-Servers erfolgen.

24

2.2 SQL-Server

2.2.3

Wird für SharePoint ein separater SQL-Benutzer benötigt?

Bei der Installation und auch bei der weiteren Einrichtung einer SharePoint-Umgebung werden an vielen Stellen immer wieder Benutzerkennungen abgefragt, die für verschiedene Dienste und Funktionen benötigt werden. Aus der Praxis ist bekannt, dass es viele SharePoint-Installationen gibt, bei denen an diesen Stellen (oft aus Gründen der Bequemlichkeit) immer wieder die Administratorkennung eingetragen wird. Nicht nur dass sich damit unter Umständen ein Sicherheitsloch ergibt, erschwert dies auch die Fehlerfallsuche nicht unerheblich. Aus diesem Grund ist dringend davon abzuraten, immer wieder die gleiche Benutzerkennung zu verwenden, sondern dies sauber zu trennen. Für die SharePoint-Umgebung wird darauf an anderer Stelle noch näher eingegangen. In Bezug auf den SQL-Server gilt aber prinzipiell das Gleiche. So sollte auf jeden Fall wenigstens eine SQL-Kennung angelegt werden, mit der die SharePoint-Umgebung Kontakt mit dem SQL-Server aufnimmt. Der SQL-Server-Benutzer, der im Rahmen der Installation bzw. Konfiguration einer SharePoint-Umgebung angegeben werden muss, muss auch Mitglied der lokalen Admin-Gruppe bzw. der Domänen-Admin-Gruppe sein, sofern es sich bei dem SharePoint Server um einen Domänen-Controller handelt.

2.2.4

Welche Datenbanken werden in einer SharePoint-Umgebung angelegt?

Während der Installation bzw. der Konfiguration einer SharePoint-Umgebung wird ein Name für die sogenannte Konfigurationsdatenbank angegeben. Dabei ist dies jedoch bei Weitem nicht die einzige Datenbank, die in einer SharePoint-Umgebung zum Einsatz kommt. Je nach Anwendungsfall können in der Vollversion von SharePoint Server 2010 bis zu 20 unterschiedliche Datenbanken zum Einsatz kommen.

Durch den Wegfall des Shared Service Providers (SSP) und in Abhängigkeit der konfigurierten Anwendungen und der Anforderungen und auch je nach eingesetzter SharePointVersion (Vollversion oder Foundation) gibt es weitere Datenbanken, von denen die wichtigsten nachfolgend aufgeführt sind:

Admin Content Die Datenbank mit der Bezeichnung Admin Content enthält sämtliche Informationen und Angaben (Listen, Dokumentenbibliotheken, Einträge usw.), die auf der Website der Zentraladministrationen festgelegt werden. Es ist dies die Inhaltsdatenbank der Zentraladministration, die pro Farm nur einmal existieren darf und auf dem gleichen Server abgelegt werden muss wie die Konfigurationsdatenbank.

25

2 Installation und Einrichtung

Anwendungs-Registrierungs-Datenbank Die Anwendungs-Registrierungs-Datenbank (Application Registry Database) kommt immer dann zum Einsatz, wenn eine Migration von MOSS 2007 (Microsoft Office SharePoint Server 2007) nach SharePoint Server 2010 durchgeführt wird, um so die „Abwärtskompatibilität“ zu gewährleisten. In der Regel kann diese Datenbank, die auch nicht sehr groß wird, nach einer erfolgreichen Migration gelöscht werden.

Benutzerprofildatenbank In der Benutzerprofildatenbank (User Profile Database) werden die Profile der Benutzer gespeichert, die in der Regel aus einem Verzeichnisdienst wie ADS (Active Directory Services) ausgelesen werden. In Abhängigkeit der Anzahl der Benutzer kann die Größe der Datenbank entsprechend groß sein (ca. 1 MByte pro Profil).

Business Data Connectivity Services Die BCS sind der Nachfolger des Business Data Catalogs aus SharePoint 2007. In SharePoint 2010 wird diesem speziellen Dienste eine eigene Datenbank zuteil, in der Inhaltstypen und Konfigurationseinstellungen der einzelnen Verbindungen bzw. Datenquellen gespeichert werden. Die Maximalgröße der Datenbank ist eher unkritisch.

Durchforstungsdatenbank Die Durchforstungsdatenbank (Crawl Store Database) speichert Informationen zu den Crawl-Läufen und den dabei indizierten Inhalten (Indexdatenbank). Es ist dies im Grunde die Ergänzung zur Suchdatenbank, die im Laufe der Zeit aufgrund der Zunahme an Indexeinträgen mehr und mehr anwächst.

Eigenschaftendatenbank Die Eigenschaftendatenbank (Property Store Database) ist ebenfalls der Suchdatenbank zugeordnet, indem in ihr die Eigenschaften der indizierten Inhalte gespeichert werden (z.B. Dateneigenschaften, Metadaten, ACLs usw.). Jede Suchanfrage (Query) erzeugt Last auf der Eigenschaftendatenbank, sodass es sich in großen SharePointUmgebungen anbietet, diese Datenbank von der Durchforstungsdatenbank zu trennen und auf einem anderen Server bereitzustellen.

Inhaltsdatenbank Der wichtigste Datenbanktyp einer SharePoint-Umgebung ist sicherlich die Inhaltsdatenbank (...Content...). In ihr sind alle Daten aus Bibliotheken und Listen der Websitesammlungen abgelegt. Aus Gründen der Zugriffsgeschwindigkeiten und der Sicherungs- und Wiederherstellungszeiten sollten Inhaltsdatenbanken nicht zu groß werden, sodass ggf. für neue Websitesammlungen jeweils separate Inhaltsdatenbanken angelegt werden. Die wesentlichen Inhalte einer Inhaltsdatenbank sind nachfolgend aufgeführt:

26

Dateien Benutzerinhalte Listen Excel-Serverdaten

2.2 SQL-Server

InfoPath-Formularvorlagen Strukturangaben Details der Webseiten Konfigurationsdatenbank In der Konfigurationsdatenbank werden Informationen zu Webseiten, Konfigurationseinstellungen und anderen SharePoint-Datenbanken gespeichert. Die Konfigurationsdatenbank existiert pro Farm nur einmal und ist in Bezug auf die Größe unkritisch.

Verwendungs- und Integritätsdatenerfassung Mit der Datenbank für die Verwendungs- und Integritätsdatenerfassung (Usage and Health Data Collection Service Application) steht eine spezielle Form der Datenspeicherung zur Verfügung, die beispielsweise beim Abrufen von Verwendungsberichten und sonstigen Auswertungen genutzt wird. Diese Form der Datenbank, die pro Farm nur einmal existiert, kann je nach Konfiguration groß werden und unter einer hohen Schreiblast stehen.

Reporting-Datenbank In der Reporting-Datenbank legt die entsprechende Dienstanwendung regelmäßig Berichte ab, sodass diese Datenbank ggf. sehr groß werden kann. Die Auswertung bzw. Anzeige der Berichte erfolgt standardmäßig über die Datenbank Web Analytics.

Suchdatenbank Mit der SSP-Suchdatenbank (...Search...) existiert eine separate Datenbank, die eine Trennung der Daten von der Suchengine ermöglicht. Pro Farm existiert in der Regel eine Suchdatenbank, deren Inhalt bei der Indizierung der Datenquellen generiert wird. Technisch gesehen, können pro Farm mehrere Suchdatenbanken eingesetzt werden, deren Sinn aber einzig und allein von den tatsächlichen Anforderungen abhängt.

Staging-Datenbank Die Staging-Datenbank enthält sämtliche Protokolldaten der Web-Frontend Sever der gesamten Serverfarm. Dabei können pro Dienstanwendung (Service Application) mehrere Staging-Datenbanken zur Verfügung gestellt werden. Die Auswertung der Staging-Datenbank erfolgt standardmäßig über die Datenbank Web Analytics.

Synchronisationsdatenbank Als Ergänzung zur Benutzerprofildatenbank werden mit der Synchronisationsdatenbank die Benutzerprofile zwischen SharePoint und einem Verzeichnisdienst (in der Regel ADS) synchronisiert. Abhängig von der Anzahl der Benutzer und Gruppen kann diese Datenbank relativ groß werden (ca. 600 KB pro Profil).

Tagging-Datenbank In der Tagging-Datenbank, die unmittelbar an die Benutzerprofil-Datenbank gekoppelt ist, werden Tags, Notizen und Bewertungen (Ratings) der Benutzer zu einzelnen Elementen im SharePoint verwaltet.

Verwaltete Metadaten In der Datenbank für verwaltete Metadaten (Managed Metadata) werden Informationen

27

2 Installation und Einrichtung zu Metadaten und den jeweiligen Eigenschaften gespeichert. Für jede Dienstanwendung existiert genau eine dieser Datenbanken, wobei in einer Serverfarm durchaus mehrere Dienstanwendungen parallel zur Verfügung gestellt werden können.

Web Analytics In der speziellen Datenbank Web Analytics werden Informationen über das Lastverhalten der gesamten Serverfarm gespeichert. Anhand dieser Informationen können beispielsweise Aussagen über das Suchverhalten der Anwender als beispielsweise auch über das generelle Wachstum der Datenmengen treffen. Diese Datenbank greift dabei wiederum auf die Staging- und die Reporting-Datenbank zurück (siehe dort). Neben den bisher genannten Datenbanken gibt es weitere wie beispielsweise Datenbanken für den Word Automation Service, die Performance Point Services, für PowerPivot oder auch für die Secure Store Services.

Abbildung 2.11 Konfigurationsübersicht der Datenbanken einer SharePoint-Umgebung

2.2.5

Sollte die SharePoint-Installation vom SQL-Server getrennt erfolgen?

Es ist keine zwingende Vorgabe von Microsoft, aber aus der Praxis heraus ist es nur zu empfehlen, die SharePoint-Basisinstallation von der SQL-Server-Installation zu trennen

28

2.3 Systemvoraussetzungen und diese beiden Features auf zwei getrennten Systemen zu installieren. Dies bedeutet, dass vor der Installation des SharePoint Servers ein entsprechender SQL-Server verfügbar sein muss. Da der Microsoft SharePoint Server 2010 extrem flexibel ist, gilt es bei der Installation eigentlich nur zu beachten, die SharePoint-Basisinstallation von der SQL-ServerInstallation zu trennen. Die sonstigen Dienste wie der Indexserver oder auch Zusatzdienste wie Excel Services, Visio Services oder InfoPath Services lassen sich jederzeit nachträglich auf andere Server verteilen.

2.3

Systemvoraussetzungen Vor der Installation und dem Einsatz eines SharePoint Servers sollte überprüft werden, ob die avisierten Serversysteme den Mindestanforderungen entsprechen. Denn nichts macht sich bei der Implementierung einer SharePoint-Umgebung negativer bemerkbar als fehlende Leistung. So werden Sie von Anfang an Akzeptanzprobleme mit der neuen Technologie haben, wenn die Zugriffsgeschwindigkeiten nicht stimmen und die Anwender ggf. sehr lange auf Antworten eines Servers warten.

2.3.1

Welche Voraussetzungen muss ein SharePoint Server erfüllen?

Die Anforderungen ergeben sich natürlich aus der Anforderung bzw. aus den auf diesem Server eingesetzten SharePoint-Diensten, wobei die nachfolgenden Angaben für den Produktiveinsatz von SharePoint gelten; für eine Test- oder Entwicklungsumgebung ist sicherlich eine Standardmaschine ausreichend. In jedem Fall wichtig für einen SharePoint Server ist, dass er über genügend Arbeitsspeicher verfügt, wobei ein SharePoint-Produktivserver (Web-Frontend, Anwendungen, Suche) wenigstens über 4 GByte RAM verfügen sollte. Hier gilt die Devise: Je mehr, desto besser! Darüber hinaus sollte wenigstens ein Prozessor mit einer Taktgeschwindigkeit von 2,6 Gigahertz oder höher eingesetzt werden. Positiv bemerkbar macht sich hier natürlich die Verwendung von Dual- oder Quad-Core-Prozessoren. Als Basisbetriebssystem kommt Windows Server ab der Version 2008 mit SP2 oder höher (also beispielsweise Windows Server 2008 R2) zum Einsatz; inklusive der zusätzlich benötigten Merkmale und Rollen (.NET Framework, IIS). Damit ist SharePoint 2010 grundsätzlich nur in 64-Bit-Umgebungen einsetzbar. Die Installation von SharePoint 2010 auf einem System mit Windows Server 2003 ist grundsätzlich nicht möglich, da SharePoint 2010 eine 64-Bit-Architektur voraussetzt.

29

2 Installation und Einrichtung

2.3.2

Welche Voraussetzungen muss ein Datenbankserver erfüllen?

Der Server, der als Datenbankserver für die SharePoint-Umgebung dient, sollte ebenfalls (für den Produktiveinsatz) nicht zu „schmalbrüstig“ ausgelegt sein. Für einen SQL-Server macht sich insbesondere die Ausstattung mit reichlich Arbeitsspeicher bei der Nutzung äußerst positiv bemerkbar. So sollten es wenigstens 2 GByte RAM sein, besser sind hier dann 4 GByte oder noch mehr RAM. Die CPU sollte sich ebenfalls im Bereich 2,6 GHz oder höher bewegen. Zudem muss beim Datenbankserver beachtet werden, dass er über genügend Festplattenkapazität verfügt. In Produktivumgebungen trifft man hier sehr oft auf SAN-Anbindungen (Storage Area Network), welche die benötigte Plattenkapazität dynamisch zur Verfügung stellen können. Das Betriebssystem für den SQL-Server muss ebenfalls ein Windows-Server (2003/2008) sein, und als SQL-Serverversion muss wenigstens SQL Server 2005 (mit SP2 und CU3) eingesetzt werden. Besser ist sicherlich auch hier die 64-Bit-Variante von SQL Server 2008 (oder höher). Was für das Betriebssystem gilt, hat auch für den SQL-Server Gültigkeit; so darf auch hier nur eine 64-Bit-Variante (SQL 2005 mit SP2 und CU3, SQL 2008 mit SP1 und CU2 oder höher) eingesetzt werden. Die Abkürzung „CU“ steht für Cumulative Update Package und kennzeichnet spezielle Hotfixes für die SQL-Servervarianten.

2.3.3

Was ist das .NET Framework?

Das .NET Framework ist ein integraler Bestandteil eines Windows-Servers, der dafür Sorge trägt, dass die verschiedenen Funktionen und Dienste der Anwendungen optimal zusammenarbeiten. Dies gilt nicht nur für Microsoft-Produkte, sondern auch für Fremdprodukte, die sich über die .NET Framework-Entwicklungsumgebung in eine WindowsUmgebung integrieren können.

2.3.4

Kann ich den SharePoint Server auf einem System ohne .NET Framework installieren?

Diese Frage muss ganz klar mit Nein beantwortet werden. Sofern auf einem Server kein .NET Framework installiert ist, verweigert die Installationsroutine die Ausführung, was in der Abbildung 2.12 bildlich dargestellt ist:

30

2.3 Systemvoraussetzungen

Abbildung 2.12 Fehlermeldung bei fehlendem .NET Framework

Die Installation des .NET Frameworks muss auf jeden Fall vor dem Aufruf der Installationsroutine von SharePoint erfolgen.

2.3.5

Wird eine spezielle Version des .NET Frameworks benötigt?

Generell werden die aktuellen Versionen des .NET Frameworks benötigt. Diese lauten bei Erstellung dieses Buches .NET Framework 2 und .NET Framework 3 bzw. 3.5 und .NET Framework 4.0. Während das .NET Framework in der Version 2 allgemeine Funktionen und Dienste für diese Entwicklungsumgebung bereitstellt, wobei der Schwerpunkt bei der Version 3/3.5 auf der sogenannten Windows Workflow Foundation liegt, die insbesondere die Basis für die gesamten Workflow-Funktionalitäten einer SharePoint-Umgebung darstellt.

2.3.6

Wie kommt man an die Installationsdateien von .NET Framework?

Die Installationsdateien für die verschiedenen .NET-Versionen stehen auf den DownloadSeiten von Microsoft zur Verfügung. Geben Sie dort den Suchbegriff „.NET Framework“ ein, so erhalten Sie die Informationen und Dateien, die Sie für die Installation benötigen.

31

2 Installation und Einrichtung

Abbildung 2.13 Download der .NET-Installationsdateien bei Microsoft

2.3.7

Kann man SharePoint auch mit der Version 3.5 von .NET Framework einsetzen?

Es reicht vollkommen aus, nach der Installation des .NET Framework 2 die Version 3.5 des .NET Frameworks zu installieren, da diese Version die Funktionen und Dienste der Version 3 impliziert und diese automatisch mit installiert. Auf diese Art und Weise können Sie sich die Installation der Version 3 von .NET Framework ersparen.

32

2.3 Systemvoraussetzungen

Abbildung 2.14 Anzeige der installierten .NET-Versionen

2.3.8

Muss auf dem SharePoint Server der IIS-Dienst installiert sein?

Da es sich bei Microsoft SharePoint Server 2010 um ein System handelt, das auf Webdiensten aufsetzt, muss natürlich auch die Basis dafür vorhanden sein. Neben dem .NET Framework gehört dazu explizit auch der Webserver der Firma Microsoft, der als IIS (Internet Information Services) einen integralen Bestandteil des Windows-Serversystems darstellt. Der IIS selbst und entsprechende Webdiensterweiterungen werden bei den Vorarbeiten der Installation automatisch installiert und konfiguriert. Somit muss vor der Installation von Microsoft SharePoint Server 2010 nicht mehr manuell dafür Sorge getragen werden, dass auf dem entsprechenden System der IIS installiert ist. Dies erfolgt durch Zuweisung der entsprechenden Rolle oder Funktion über den Serverkonfigurations-Assistenten des Windows-Serversystems bzw. durch das entsprechende Installationsprogramm von SharePoint Server 2010.

33

2 Installation und Einrichtung

Abbildung 2.15 IIS ist zwingende Voraussetzung für eine SharePoint-Umgebung.

Die Installation des Internet Information Services (IIS) und sonstiger Softwarevoraussetzungen kann unter SharePoint Server 2010 automatisiert über das entsprechende Installationsprogramm erfolgen.

2.3.9

Müssen vor der Installation bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden?

Grundsätzlich gilt, dass die Systemvoraussetzungen für einen SharePoint Server (64-BitUmgebung usw.) natürlich gegeben sein müssen. In Bezug auf die benötigten Zusatzkomponenten wie IIS usw. stellt die Installationsroutine mit dem Vorbereitungstool eine Möglichkeit zur Verfügung, dies automatisiert durchzuführen. So steht im Hauptmenü der Installationsroutine der Punkt Softwarevoraussetzungen installieren zur Verfügung, so wie in Abbildung 2.16 dargestellt.

34

2.3 Systemvoraussetzungen

Abbildung 2.16 Installationsmenü mit dem Punkt Softwarevoraussetzungen installieren

Nach dem Aufruf dieses Punktes erfolgt eine Anzeige, aus der hervorgeht, welche Komponenten auf dem entsprechenden System für die Installation des SharePoint Servers benötigt werden (siehe Abbildung 2.17).

35

2 Installation und Einrichtung

Abbildung 2.17 Automatisierte Prüfung der benötigten Zusatzmodule

Sobald dann an dieser Stelle (Abbildung 2.17) die Schaltfläche Weiter bestätigt wird, beginnt das Vorbereitungstool mit der Prüfung des Systems und der Installation der Komponenten, die zu dem Zeitpunkt noch fehlen. Sobald dies abgeschlossen ist, steht der eigentlichen SharePoint-Installation nichts mehr im Weg.

2.3.10

Werden für die Nutzung eines SharePoint Servers die ADS benötigt?

Ganz allgemein lässt sich sagen, dass für den Betrieb einer SharePoint-Umgebung kein Verzeichnisdienst wie Active Directory Services (ADS) benötigt wird. Dennoch macht der Einsatz bzw. die Integration in eine solche Umgebung in einem internen Netzwerk (Intranet, Extranet) natürlich durchaus Sinn. Insbesondere entfällt damit eine separate Authentifizierung der Benutzer, die benötigten Dienstkennungen werden nur einmal in der ADS angelegt und stehen somit bei allen SharePoint Servern zur Verfügung, bei der Rechtevergabe kann auf ADS-Benutzergruppen zugegriffen werden, und auch der Import von Benutzerprofilen (z.B. für den Aufbau von Telefonlisten) bedingt zwangsläufig eine ADS-Integration.

36

2.3 Systemvoraussetzungen Es gibt also eine Fülle von Argumenten, die für eine Integration der SharePoint-Umgebung in eine bestehende ADS-Struktur sprechen. Aus der Praxis kann dies auch nur zwingend empfohlen werden, da damit viele Aufgaben wegfallen, die ansonsten manuell gepflegt werden müssten. Sofern SharePoint-Umgebungen ausschließlich für einen Webauftritt genutzt werden oder im Falle eines Hostings von Webseiten, macht natürlich eine ADS-Integration in der Regel eher weniger Sinn.

2.3.11

Muss der SharePoint Server in die ADS integriert sein?

Sofern in der SharePoint-Umgebung (und nur das ist bei einem Intranet/Extranet zu empfehlen) eine Integration in den Verzeichnisdienst ADS gewünscht ist, muss der entsprechende Server wenigstens Member-Server der entsprechenden Windows-Domäne sein.

2.3.12

Müssen spezielle Benutzer für SharePointDienste angelegt werden?

Grundsätzlich werden für eine SharePoint-Installation keine speziellen Kennungen benötigt, da hier auch eine Kennung verwendet werden kann, die über entsprechende Rechte verfügt, also beispielsweise eine Administratorkennung. Aus praktischen Erfahrungen ist dies aber nicht unbedingt empfehlenswert bzw. es ist dringend davon abzuraten! Insbesondere die Fehlersuche und auch die Anforderung, dedizierte Aussagen über die Rechte in den einzelnen Modulen treffen zu können, verbietet es, eine Kennung wie den Domänenadministrator oder ein ihm gleichgestelltes Dienstkonto als Eingangstor für die SharePoint-Umgebung zu nutzen. Darüber hinaus ist im Falle einer Fehlersuche dem Ursprung sicherlich schneller auf die Spur zu kommen, wenn an verschiedenen Stellen auch unterschiedliche Kennungen verwendet werden, die in der Regel auch in Protokolldateien erkennbar sind. Verwenden Sie nicht die Administratorkennung für eine SharePoint-Installation, sondern legen Sie dafür ein eigenes Konto an.

2.3.13

Welche Benutzer sollten für eine SharePointInstallation angelegt werden?

Vor der Installation einer SharePoint-Umgebung sollten einige Dienstkennungen angelegt werden, die dann im Laufe der Installation und Einrichtung genutzt werden. So bietet es sich natürlich an, wenn es sich dabei um ADS-Benutzer handelt, denn dies vereinfacht später die Erweiterung einer Farm, da dann auf zentrale Kennungen zugegriffen werden kann.

37

2 Installation und Einrichtung Welche Funktionen mit eigenen Kennungen abgedeckt werden sollten, ist nachfolgend aufgeführt.

Installation Für die Installation einer SharePoint-Umgebung sollte ein spezielles Konto genutzt werden, wobei hier sehr oft das Konto eines dem Domänenadministrator gleichgestellten Benutzers genutzt wird (Dienstkonto), was aber an dieser Stelle auch eher unproblematisch ist.

MySite Zur Verwaltung der Websitesammlung MySite (personalisierte Webseite) sollte ebenfalls ein separater Benutzer angelegt werden.

Profilimport Für den Zugriff auf die ADS-Inhalte (z.B. Benutzerprofile) sollte ebenfalls ein separates Konto existieren. Dieses Konto sollte aber ausschließlich über lesende Rechte auf die Active Directory Services verfügen.

Dienstanwendungen Alle Tätigkeiten in Zusammenhang mit den Dienstanwendungen (Service Applications) sollten unter einer eigenen Kennung erfolgen. Das Konto muss Mitglied der lokalen Administrator-Benutzergruppe bzw. (bei einem Domänen-Controller) Mitglied der Gruppe der Domänen-Administratoren sein.

SQL-Server-Dienst Für das Anlegen und Ändern von Datenbanken benötigt diese Kennung volle SQLAdministrationsrechte. Das Konto muss Mitglied der lokalen AdministratorBenutzergruppe bzw. (bei einem Domänen-Controller) Mitglied der Domänen-Admins sein. Dem SQL-Konto müssen mindestens die Serverrollen dbcreator und security zugewiesen werden.

Suche Bei der Suche (z.B. Festlegung der Inhaltsquellen) sollte eine eigene Kennung verwendet werden, die dann ggf. auch weitergehende Berechtigungen benötigt (z.B. für den Zugriff auf Dateifreigaben o.Ä.).

Webanwendung Zur Verwaltung der Webanwendungen sollte ein separates Konto definiert werden.

Zentraladministration Konto für den Zugriff auf die Zentraladministration, um dort auch Konfigurationsänderungen vornehmen zu können. Das Konto muss Mitglied der lokalen AdministratorBenutzergruppe bzw. (bei einem Domänen-Controller) Mitglied der Gruppe der Domänen-Administratoren sein. In Summe könnte sich somit nachfolgende Aufstellung für die benötigten Kennungen ergeben, wobei dies nur Beispielcharakter hat, denn die Namensgebung für die Kennungen ist natürlich vollkommen frei wählbar (siehe auch Abbildung 2.18):

38

2.3 Systemvoraussetzungen Funktion

Kennung

Installation

SP01_Admin

MySite

SP01_MySite

Profilimport

SP01_PI

Service Application

SP01_SA

SQL-Server

SP01_SQLAdmin

Suche

SP01_Search

Webanwendung

SP01_APP

Zentraladministration

SP01_CA

Abbildung 2.18 Spezielle Dienstkennungen in der ADS

Die oben aufgeführten Konten sind die Minimalanforderung. Sicherlich könnte man eine weitergehende Aufschlüsselung vornehmen, aber dies ist ein Kompromiss, der die Verwaltung einer SharePoint-Umgebung auch noch übersichtlich und möglich macht.

2.3.14

Kann SharePoint auf einem DomänenController installiert werden?

Die Installation einer SharePoint-Umgebung kann grundsätzlich auch auf einem DomänenController einer Windows-Umgebung installiert werden. Hier stellt sich jedoch immer die Frage nach der Zweckmäßigkeit und Sinnhaftigkeit. So sollte ein Domänen-Controller eigentlich immer nur die Dienste beherbergen, die er für seine originäre Funktion benötigt (DNS usw.).

39

2 Installation und Einrichtung Sollte Ressourcenmangel eine getrennte Installation erfordern, ist aber grundsätzlich auch immer eine Parallelinstallation von SharePoint auf dem Windows-DC möglich. Die Empfehlung aus der Praxis lautet aber auf jeden Fall, die SharePoint-Umgebung auf einem getrennten System zu installieren, das beispielsweise als Member-Server in eine WindowsDomäne (ADS) integriert ist.

2.4

Installation und Konfiguration Die Installation und Konfiguration oder Einrichtung einer SharePoint-Umgebung ist der erste Schritt auf dem Weg zu einer effektiven Arbeitsumgebung. Dabei sollte man sich immer vor Augen führen, dass bereits dabei Fehler gemacht werden können, die man im Nachhinein unter Umständen nur schwer oder überhaupt nicht bereinigen kann. Aus dem Grund sollten auch gewisse Vorüberlegungen angestellt werden, die beispielsweise eine Aussage dazu ergeben, wie groß die SharePoint-Umgebung im Endausbau werden soll, wie viele Anwender damit arbeiten sollen usw. Im ersten Teil dieses Kapitels sind einige wesentliche Argumente und Hilfestellungen aufgeführt, deren man sich vor dem Start einer Installation bewusst sein sollte.

2.4.1

Woraus besteht eine SharePoint-Installation?

Die Installation eines Systems auf Basis von Microsoft SharePoint Server 2010 setzt sich grundsätzlich immer aus zwei getrennten Bereichen zusammen: zum einen aus der Installation der Programmdateien auf dem Server und zum Zweiten der Einrichtung des Systems durch Aufruf des Konfigurations-Assistenten. Im Anschluss an die Installation und die Durchführung der (größtenteils automatisierten) Arbeiten des Konfigurations-Assistenten kann dann die SharePoint-Umgebung eingerichtet werden.

2.4.2

Welche Form der SharePoint-Installation muss gewählt werden?

Die Frage nach der Art der SharePoint-Installation hängt natürlich immer von den Anforderungen bzw. von der Umgebung ab, in der Microsoft SharePoint Server 2010 eingesetzt werden soll. Nach dem Aufruf des Setup-Programms für SharePoint Server stehen grundsätzliche verschiedene Möglichkeiten der Installation zur Verfügung (siehe Abbildung 2.19):

Eigenständig Mit der Installationsart Eigenständig erfolgt die Installation des SharePoint Servers inklusive der benötigten Komponenten (z.B. SQL-Server) auf einem einzelnen Server.

40

2.4 Installation und Konfiguration Insbesondere besteht dabei keine Möglichkeit, später weitere Server zu ergänzen, also eine Serverfarm einzurichten. Die Installation Eigenständig sollte gewählt werden, wenn damit die aktuellen und zukünftigen Anforderungen abgedeckt sind, also beispielsweise für das Einrichten einer Test- oder Entwicklungsumgebung in einer separaten SharePoint-Umgebung.

Abbildung 2.19 Wahl der Installationsart

Serverfarm Die Installationsart Serverfarm ermöglicht individuelle Einstellungen und die Festlegung bzw. Zuweisung der gewünschten Optionen. Diese Form ist auch Voraussetzung, um eine Serverfarm einzurichten bzw. auf eine bestehende Serverfarm zuzugreifen, um auf diese Art und Weise die Installation jederzeit zu ergänzen bzw. ausdehnen zu können. Nach der Anwahl der Option erscheinen Registerkarten (Servertyp, Dateispeicherort), die individuelle Einstellungsmöglichkeiten bieten (siehe Abbildung 2.20). Die Option Eigenständig auf der Registerkarte Servertyp entspricht dabei der Standardinstallation (siehe oben).

41

2 Installation und Einrichtung Aus der Praxis zu empfehlen ist die Verwendung der Option Vollständig, lässt sie doch die Möglichkeit offen, nur die Dienste zu aktivieren, die tatsächlich benötigt werden. Bei der erweiterten Installation können dann zusätzlich in der Registerkarte Dateispeicherort das Laufwerk und das Verzeichnis angegeben bzw. ausgewählt werden, wo die Installation abgelegt werden soll (siehe Abbildung 2.20).

Abbildung 2.20 Auswahl individueller Installationsoptionen

2.4.3

Muss die Konfiguration eines SharePoint Servers immer unmittelbar im Anschluss an die Installation erfolgen?

Die Konfiguration eines SharePoint Servers mithilfe des Konfigurations-Assistenten kann generell vollkommen getrennt von der Serverinstallation betrachtet werden. Es bietet sich sogar an, dies zu trennen und auch separat zu dokumentieren. Um diese Trennung zu erhalten, muss die Frage bzw. das Auswahlkästchen am Ende der Installation deaktiviert werden. Standardmäßig ist dies aktiviert, sodass es an dieser Stelle explizit abgewählt werden muss. Der nachträgliche Aufruf des Konfigurations-Assistenten wird in einem der nächsten Kapitel erläutert.

42

2.4 Installation und Konfiguration

Abbildung 2.21 Entscheidung zur Abwahl des Konfigurations-Assistenten

2.4.4

Welche Aufgaben führt der Konfigurations-Assistent durch?

Die Aufgaben des Konfigurations-Assistenten für die Einrichtung der SharePointUmgebung sind sehr vielfältig und in insgesamt zehn Schritte aufgeteilt. Wird der Konfigurations-Assistent eines SharePoint Servers (nach dem Durchlauf der Installationsroutine) aufgerufen, werden unmittelbar im Anschluss an die Angabe der benötigten Anforderungen die einzelnen Schritte durchgeführt. Dies sind im Einzelnen:

Initialisierung des Konfigurations-Assistenten Anlegen der benötigten Datenbanken (Konfigurationsdatenbank usw.) Installation der benötigten Hilfelisten Sicherung der SharePoint-Ressourcen Installation und Registrierung der SharePoint-Dienste Installation und Registrierung der SharePoint-Funktionen Anlage der Webanwendung für die Zentraladministration Installation der Dateien für Webanwendungen (Inhalt) mit Beispieldateien Abschluss der Konfiguration mit einem Neustart der IIS (Internet Information Services)

43

2 Installation und Einrichtung

2.4.5

Wie erfolgt der nachträgliche Aufruf des Konfigurations-Assistenten?

Wie an anderer Stelle erwähnt, kann beim Aufsetzen eines SharePoint Servers eine klare Trennung zwischen Installation und Konfiguration oder Einrichtung erfolgen. Der nachträgliche Aufruf des Konfigurations-Assistenten erfolgt im Programme-Menü des Servers, indem dort im Menü Microsoft SharePoint 2010 Products der Punkt Konfigurations-Assistent für SharePoint-2010-Produkte aktiviert wird.

Abbildung 2.22 Vorgaben für den Konfigurations-Assistenten

2.4.6

Was passiert beim erneuten Aufruf des KonfigurationsAssistenten auf einem fertig konfigurierten System?

Sofern ein SharePoint Server fertig installiert und konfiguriert ist, passiert auch beim erneuten Aufruf des Konfigurations-Assistenten nichts Weiteres. Denn ohne weitere Eingabe und Bestätigung wird dieser nicht tätig. Erst wenn beispielsweise das Trennen einer

44

2.4 Installation und Konfiguration Serververbindung angewählt und dies bestätigt wird, werden die entsprechenden Arbeitsschritte durchgeführt. Dabei hängen die grundsätzlichen Funktionen aber auch immer davon ab, welche Form der Installation (Eigenständig, Serverfarm) gewählt wurde. Bei einer eigenständigen Installation kann durch den erneuten Aufruf des Konfigurations-Assistenten beispielsweise ein Reparatur-Vorgang der Installation angestoßen werden (siehe Abbildung 2.23).

Abbildung 2.23 Automatische Reparatur einer SharePoint-Installation

Der Aufruf des Konfigurations-Assistenten kann jederzeit Auskunft über den Status der Konfiguration eines SharePoint Servers geben bzw. eine Reparatur-Option aktivieren. Dadurch werden bestehende Probleme bereinigt, ohne jedoch eine bereits eventuell festgelegte Struktur (Webseiten usw.) zurückzusetzen.

45

2 Installation und Einrichtung

2.4.7

Welche Aufgaben sind nach erfolgter Installation und Konfiguration durchzuführen?

Nach der Installation und der Durchführung der Arbeitsschritte des KonfigurationsAssistenten muss die SharePoint-Umgebung mit der Zentraladministration eingerichtet werden. Grundsätzlich werden durch den Konfigurations-Assistenten bereits Beispieldaten installiert bzw. angelegt, sodass diese anschließend direkt zur Verfügung stehen. Wird beispielsweise die Standard-Webseite des Servers aufgerufen (z.B. durch Eingabe von http://dila-sp01 in der Browser-Adresszeile), so erscheint ein Konfigurationsfenster, in dem festgelegt werden kann, in welchem Layout die erste Beispiel-Webanwendung gestaltet werden soll (siehe Abbildung 2.24).

Abbildung 2.24 Erstinstallation des Layouts einer Webanwendung

Sobald auf dem System, mit dem der SharePoint Server konfiguriert wird, die BrowserErgänzung Microsoft Silverlight installiert worden ist, erfolgt bei der Anlage von Listen, Bibliotheken, Webseiten usw. eine grafische Darstellung der Auswahlelemente.

46

2.4 Installation und Konfiguration An dieser Stelle kann beispielsweise die Option Veröffentlichungsportal angewählt und dies mit der Schaltfläche OK bestätigt werden. Damit erscheint die erste Beispielanwendung der SharePoint-Umgebung in Form eines solchen Portals, so wie in Abbildung 2.25 beispielhaft dargestellt.

Abbildung 2.25 Beispiel für ein Veröffentlichungsportal

2.4.8

Kann einer Webanwendung ein beliebiger Zugriffsport zugewiesen werden?

Jeder Webanwendung kann grundsätzlich ein beliebiger Port zugewiesen werden, über den dann der Zugriff durch Angabe in der URL (Uniform Resource Locator) erfolgt. Dies gilt für alle Webanwendungen und somit natürlich auch für die Zentraladministration (oder beispielsweise auch für MySite bzw. Meine Website).

47

2 Installation und Einrichtung Die Zuweisung der Portnummer erfolgt immer bei der Anlage einer Webanwendung.

Abbildung 2.26 Festlegung einer Portnummer für die Zentraladministration

2.4.9

Wie wird ein neuer Server einer bestehenden Farm zugewiesen?

Sobald eine SharePoint-Umgebung angelegt worden ist, können dieser jederzeit weitere Server hinzugefügt werden. Dies ist beispielsweise dann von Interesse, wenn eine Lastverteilung erfolgen soll, wenn also beispielsweise bestimmte SharePoint-Dienste (z.B. Suche oder Abfrageserver) auf einem eigenständigen System ausgelagert werden sollen. Um einer Farm einen neuen SharePoint Server hinzuzufügen, müssen folgende Arbeitsschritte durchgeführt werden: 1. Installation des Basissystems gemäß den Vorgaben (Windows-Server, IIS, .NET Framework usw.). 2. Installation von Microsoft SharePoint Server 2010. 3. Aufruf des Konfigurations-Assistenten. 4. Zu Beginn erscheint eine Abfrage, ob eine neue Farm angelegt oder ob der Server einer bestehenden Farm hinzugefügt werden soll. Hier muss dann die zweite Option ausgewählt werden. 5. Die restlichen Schritte der Konfiguration sind dann identisch mit den Schritten der Konfiguration des ersten Servers in der Farm (siehe dort). Die Vorgehensweise beim Zuweisen weiterer SharePoint Server ist vergleichbar mit der Anlage des ersten SharePoint Servers in der Farm. Es wird hier lediglich am Anfang der Konfiguration festgelegt, dass der Server einer bestehenden Datenbank hinzugefügt wird. Im Anschluss an die Konfiguration können dem neuen Server dann die gewünschten SharePoint-Dienste zugewiesen werden.

48

2.4 Installation und Konfiguration

2.4.10

Wie kann ein Server aus einer Farm entfernt werden?

Genauso wie einer Farm zusätzliche Server hinzugefügt werden können, kann natürlich auch ein zugewiesener Server aus einer SharePoint-Farm entfernt werden. Dazu sind folgende Schritte notwendig: 1. Aufruf des Konfigurations-Assistenten von SharePoint Server. 2. Nach Bestätigung der Einstiegsseite folgt eine Auswahlmöglichkeit, ob der Server aus der Farm entfernt werden soll. 3. Sobald die Auswahl bestätigt worden ist, kommt eine Sicherheitsabfrage, ob der Server wirklich aus der Farm entfernt werden soll. Erst nachdem dies erneut bestätigt wurde, wird der Server aus der SharePoint-Farm entfernt, wobei dabei auch die zentrale Konfigurationsdatenbank entsprechend angepasst wird. Vor dem Entfernen eines SharePoint Servers aus einer Farm muss sichergestellt sein, dass auf dem System keine SharePoint-Dienste (Suche o. Ä.) laufen, die diese Funktion für die Farm übernehmen. Diese Dienste müssen vorher in der Zentraladministration anderen SharePoint Servern der Farm zugewiesen werden.

2.4.11

Wie können SharePoint-Dienste aktiviert oder beendet werden?

Die zentral verfügbaren Dienste einer SharePoint-Umgebung können jederzeit aktiviert bzw. deaktiviert werden, wozu folgende Arbeitsschritte benötigt werden: 1. Aufruf der Zentraladministration. 2. Unter Systemeinstellungen muss dann der Punkt Dienste auf dem Server verwalten angewählt werden. 3. Anschließend erscheinen die aktuell definierten Dienste und der jeweilige Status (Beendet, Gestartet). 4. Um an dieser Stelle einen Dienst zu starten, braucht lediglich rechts neben der Bezeichnung des Dienstes (Aktion) der Link Starten angeklickt zu werden.

49

2 Installation und Einrichtung

Abbildung 2.27 Serverdienste beenden und starten

Zur Deaktivierung eines laufenden Dienstes muss in dem dargestellten Dialogfenster der Link Beenden angeklickt werden.

2.4.12

Wie werden SharePoint-Dienste auf andere Server verteilt?

Die Dienste einer SharePoint-Umgebung sind in der Regel auf mehreren Servern der Farm verteilt. Um zugewiesene Dienste von einem Server auf einen anderen zu verschieben, müssen folgende Schritte durchgeführt werden: 1. Aufruf der Zentraladministration. 2. Anwahl des Punktes Dienste auf dem Server verwalten unter Systemeinstellungen. 3. Es erscheinen die aktuell definierten Dienste und der jeweilige Status (Beendet, Gestartet). 4. Als Nächstes muss dann der Server angewählt werden, dessen Dienst verschoben werden soll. Dazu steht im oberen Bereich (Server) die Option Server ändern zur Verfügung. 5. Es erscheint eine Liste der Server, die der aktuellen Farm oder SharePoint-Umgebung zugewiesen sind. In dieser Liste muss dann der Link des entsprechenden Servers angeklickt werden. 6. Danach erscheint wieder die Konfigurationsseite der Serverdienste, wo dann im unteren Bereich beispielsweise der Dienst aktiviert werden kann, der dem gewählten Server zugeordnet werden soll.

50

2.4 Installation und Konfiguration Sofern Dienste auf anderen Servern bereits aktiv sind, wird dies in der entsprechenden Auflistung der Dienste angezeigt.

2.4.13

Wie kann man nachträglich das Lizenzmodell eines Servers ändern?

Das Lizenzmodell von Microsoft SharePoint Server 2010 sieht vor, dass neben der Standardvariante auch eine separate zu erwerbende Enterprise-Clientlizenz eingesetzt werden kann. Als wesentliche Zusatzfunktionen der Enterprise-Lizenz sind insbesondere folgende zu nennen:

Excel Services InfoPath Services (Forms-Server) Visio Services BCS (Business Data Connectivity Services) für die Anbindung externe Datenquellen Key-Performance-Indikatoren (KPI-Listen) Webparts für Business-Intelligence-Anwendungen

Um also beispielsweise die Excel Services nutzen zu können, wird auf jeden Fall die Enterprise-Lizenz benötigt. Damit dies möglich ist, kann das Lizenzmodell der SharePointUmgebung jederzeit nachträglich geändert werden. Um die Enterprise-Funktionen einer SharePoint-Umgebung nutzen und aktivieren zu können, benötigen Sie den entsprechenden Lizenzschlüssel. Dabei ist jedoch immer zu bedenken, dass die Aktivierung der Enterprise-Version nicht mehr rückgängig gemacht werden kann.

Die Zuweisung des Lizenzschlüssels für die Enterprise-Version des SharePoint Servers erfolgt innerhalb der Zentraladministration: 1. In der Zentraladministration muss zunächst auf der linken Seite der Punkt Upgrade und Migration angewählt werden. 2. Als Nächstes erscheinen die verfügbaren Optionen, von denen dann Enterprise-Feature aktivieren angeklickt werden muss. 3. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem dann die Option Enterprise zu wählen ist. 4. Anschließend erscheint ein Eingabefeld (Product Key), in dem dann der entsprechende Lizenzschlüssel der Enterprise-Lizenz eingetragen werden muss (siehe Abbildung 2.28).

51

2 Installation und Einrichtung

Abbildung 2.28 Änderung des Lizenzmodells der SharePoint-Umgebung

5. Nach der abschließenden Bestätigung mit der Schaltfläche OK werden dann in der SharePoint-Umgebung die entsprechenden Merkmale aktiviert und freigeschaltet. 6. Im nächsten Schritt kann dann festgelegt werden, ob die Enterprise-Funktionen für alle Webseiten der aktuellen Installation aktiviert werden sollen (siehe Abbildung 2.29). Dieses sollte auf jeden Fall durchgeführt werden, um so eine konsistente SharePointUmgebung zu erhalten.

Abbildung 2.29 Aktivierung der Enterprise-Features für alle Webseiten

52

2.4 Installation und Konfiguration 7. In einem separaten Statusfenster können anschließend die einzelnen Aktivierungsschritte verfolgt werden. Für die Erläuterungen dieses Buches wird vorausgesetzt, dass die Enterprise-Version des SharePoint Servers eingesetzt wird. Sollte dies nicht der Fall sein, sind bestimmte Funktionen nicht verfügbar.

2.4.14

Nach dem Einbau einer anderen Netzwerkkarte funktioniert der SharePoint-Zugriff nicht mehr!

Auch ein SharePoint Server wird hin und wieder einmal erweitert, oder es wird eine Komponente ausgetauscht. Dabei kann es in Zusammenhang mit dem Austausch der Netzwerkkarte Probleme geben, wenn sich dadurch beispielsweise auch die IP-Adresse des Servers ändert. (Diese kann sich natürlich auch ohne den Einbau einer anderen Netzwerkkarte ändern!) So besteht bei Änderung der IP-Adresse eines Servers keine Zugriffsmöglichkeit mehr auf die SharePoint-Umgebung. In dem Fall bleibt dann nur, den alten Zustand mit der ursprünglichen IP-Adresse wiederherzustellen bzw. eine entsprechende Anpassung des Nameserver-Eintrages (DNS), der Portnummer bzw. des Hostheaders vorzunehmen. Die generellen Netzwerkeinstellungen eines SharePoint Servers sollten nach Möglichkeit im Nachhinein nicht mehr geändert werden, da dies unter Umständen negative Seiteneffekte verursachen kann.

2.4.15

Wie kann man Zusatzdienste wie Excel Services aktivieren?

Zur Nutzung der Excel Services muss gewährleistet sein, dass diese zum einen auf dem entsprechenden Server verfügbar sind (Stichwort: Enterprise-Clientlizenz; siehe oben), und zum Zweiten müssen der entsprechende Dienst und die Features aktiviert sein. Um den Dienst und die jeweiligen Features zu aktivieren und einzurichten, sind folgende Arbeitsschritte notwendig: 1. Aufruf der Zentraladministration; entweder über das Menü Microsoft SharePoint 2010 Products oder durch Eingabe des Servernamens in der Browser-Adresszeile, gefolgt von der entsprechenden Portangabe. 2. Unter Systemeinstellungen muss dann der Punkt Dienste auf dem Server verwalten angewählt werden. 3. In der Aufstellung der Dienste muss dann geprüft werden, ob der Eintrag Dienste für Excel-Berechnungen gestartet ist; ist das nicht der Fall, muss dies an dieser Stelle erfolgen (siehe Abbildung 2.30).

53

2 Installation und Einrichtung

Abbildung 2.30 Prüfung des Dienstes für die Excel Services

Wenn der Dient für Excel Services nicht auf dem gewählten Server, sondern auf einem anderen Server der SharePoint-Farm ausgeführt werden soll, muss dieser Server zunächst angewählt werden. Dazu steht im oberen Bereich (Server) eine entsprechende Option (Server ändern) zur Verfügung.

4. Im nächsten Schritt muss dann in Zentraladministration unter Systemeinstellungen der Punkt Farmfeatures verwalten angewählt werden. 5. An dieser Stelle wird dann geprüft, ob die Merkmale Excel Services-AnwendungAnsichts-Farmfeature und Excel Services-Anwendung-Webpart-Farmfeature aktiviert sind; andernfalls sollten Sie sie an dieser Stelle über die entsprechende Schaltfläche aktivieren (siehe Abbildung 2.31).

Abbildung 2.31 Aktivierung der entsprechenden Farmfeatures

Die Excel Services sind integraler Bestandteil der SharePoint-Dienstanwendungen (Service Applications) und stehen somit nach Aktivierung als gemeinsame Dienste in der SharePointFarm zur Verfügung.

54

3 3 Web-Content-Management Die Inhalte der einzelnen Webseiten sind die wichtigsten Bestandteile einer jeden SharePoint-Umgebung. Demzufolge werden im Rahmen dieses Kapitels die wesentlichen Fragestellungen zur Grundkonfiguration der benötigten Komponenten dargestellt und erläutert. Dies bezieht sich auf das Anlegen und Konfigurieren wesentlicher Komponenten wie Webanwendungen, Websitesammlungen, Dienstanwendungen usw. und geht hin bis zur Gestaltung einer Webseite in Form eines Veröffentlichungsportals.

3.1

Webanwendung Wie in Kapitel 2 erläutert, ist eine Webanwendung zusammen mit dem definierten Anwendungspool die Basis für eine SharePoint-Umgebung. So ist eine solche Webanwendung beispielsweise auch zwingende Voraussetzung für die Zuordnung von Dienstanwendungen (Service Applications).

3.1.1

Wie wird eine neue Webanwendung erstellt?

Um eine neue Webanwendung zu erstellen, sind folgende Schritte notwendig: 1. Zunächst einmal muss die Zentraladministration der SharePoint-Farm aufgerufen werden (dies ist übrigens auch eine eigene Webanwendung). 2. Auf der Startseite der Zentraladministration muss dann der Punkt Anwendungsverwaltung auf der linken Seite angewählt werden. 3. Auf der nachfolgenden Seite muss dann die Option Webanwendungen verwalten angeklickt werden. Es erscheint eine weitere Webseite, in der dann auch bereits verfügbare Webanwendungen angezeigt werden. Mit der Anwahl einer bestehenden Webanwendung und der Anwahl der Option Erweitert können Sie eine bestehende Webanwendung im Nachhinein neu zu konfigurieren.

55

3 Web-Content-Management 4. Zum Anlegen einer neuen Webanwendung muss als Nächstes die Option Neu angewählt werden, die in der Ribbon-Menüleiste angezeigt wird. Dadurch wird das Dialogfenster zum Anlegen einer neuen Webanwendung aufgerufen. 5. An dieser Stelle müssen dann die entsprechenden Konfigurationsangaben wie Name der Webanwendung u. Ä. eingetragen werden. Dabei wird beispielsweise auch nach dem Zufallsprinzip ein Port zugewiesen, der an dieser Stelle aber manuell geändert werden kann (siehe Abbildung 3.1).

Abbildung 3.1 Anlegen einer neuen Webanwendung

56

3.1 Webanwendung Bei der Namensvergabe für Webanwendungen sollten auf jeden Fall „sprechende“ Namen verwendet werden. Insbesondere die vorgeschlagenen Namen des Konfigurationsprogramms (SharePoint – Portnummer) sind eher weniger geeignet. Hier sollte von Beginn an eine eindeutige Namensgebung verwendet werden.

6. Im mittleren Teil des Konfigurationsfensters müssen Angaben zum Anwendungspool (Pfad) vorgenommen werden. Zusätzlich erfolgt hier auch die Festlegung des Authentifizierungsmodus bzw. der Sicherheitskonfiguration, also auf welche Art und Weise auf die Webanwendung zugegriffen wird (Kerberos, NTLM). Wichtig ist hier auch die Angabe einer Benutzerkennung für die Verwaltung des Anwendungspools bzw. der Webanwendung. Dabei sollte eine separate Dienstkennung verwendet werden (z.B. SP01_APP), so wie in Kapitel 2 erläutert. Wichtig ist, dass die Kennung über lokale Administratorrechte verfügt und ebenfalls die Administratorrolle für den SQL-Server innehat; zudem sollte dieses Konto nach Möglichkeit ein Windows-Domänenkonto sein.

Abbildung 3.2 Wichtige Konfigurationsangaben einer Webanwendung

57

3 Web-Content-Management Zur Registrierung entsprechender Kennungen muss der Link Neues verwaltetes Konto registrieren verwendet werden. Anschließend ist ein solches Konto dann auswählbar.

7. Abschließend müssen im unteren Teil des Konfigurationsfensters die Dienste bzw. Dienstanwendungen ausgewählt werden, die der Webanwendung zugewiesen werden sollen. Denn anders als beispielsweise bei SharePoint 2007, wo entsprechende Dienste auf Ebene des Shared Service Providers definiert wurden, können bei SharePoint 2010 einer Webanwendung individuelle Dienste und Anwendungen zugewiesen werden. Dazu wird dann entweder der Standard ausgewählt, oder es erfolgt eine individuelle Zuweisung ([benutzerdefiniert]). In Abbildung 3.3 ist dies beispielhaft dargestellt.

Abbildung 3.3 Auswahl der Dienstanwendungen auf Ebene der Webanwendung

58

3.1 Webanwendung Jede Webanwendung verfügt über eine eigene Datenbank. Auf diese Art und Weise kann eine Kontingentierung erreicht werden, und es vereinfacht die SQL-Wartungsarbeiten und die Wiederherstellung im Fehlerfall.

8. Mit Betätigung der Schaltfläche OK wird die neue Webanwendung angelegt. Diese wird anschließend am Bildschirm angezeigt, und es erscheint ein Hinweis, dass ggf. die Hostanwendung, also die IIS, neu gestartet werden muss. 9. Die Anweisung zum Neustart des IIS lautet wie folgt und muss an der Eingabeaufforderung (DOS-Ebene) eingegeben werden: iisreset /noforce

10. Nach dem Erstellen einer Webanwendung könnte im nächsten Schritt mit Nutzung des entsprechenden Links direkt als Nächstes eine zugeordnete Websitesammlung angelegt werden. Nähere Angaben dazu enthält der Abschnitt 3.3. Damit sind die notwendigen Arbeiten für die Anlage einer neuen Webanwendung abgeschlossen.

3.1.2

Sollte für jede Webanwendung ein separater Anwendungspool angelegt werden?

Beim Anlegen einer Webanwendung ist unter anderem eine Angabe des sogenannten Anwendungspools (Neuen Anwendungspool erstellen) erforderlich. In diesem Pool sind mehrere Systemressourcen zusammengefasst, die dann den einzelnen Prozessen zur Verfügung gestellt werden. Es macht durchaus Sinn, einer Webanwendung immer auch einen eigenen Anwendungspool zur Verfügung zu stellen. Dennoch sollte dabei Folgendes bedacht werden:

Sämtliche Prozesse eines Anwendungspools (als auch einer Webanwendung) werden isoliert von den übrigen Pools in einem eigenen Bereich des Arbeitsspeichers ausgeführt (W3WP.EXE). Sollte es bei einem der Prozesse zu Problemen kommen, verursacht dies nicht automatisch Probleme in den sonstigen Anwendungspools oder Webanwendungen. Der Fehler bleibt somit in einem abgegrenzten Bereich und hat keine negativen Auswirkungen auf andere Anwendungen.

Jedem Anwendungspool werden automatisch bestimmte Ressourcen zugeordnet, die dieser benötigt. Dies hat zur Folge, dass ein gewisser Teil des Arbeitsspeichers automatisch von diesen Ressourcen belegt wird.

Die Anlage separater Anwendungspools für jede Webanwendung hat einen nicht zu unterschätzenden Vorteil der Trennung der einzelnen Speicherprozesse, was sich im Fehlerfall äußerst positiv bemerkbar macht. Insbesondere bei Webanwendungen, die eine hohe Stabilität fordern, sollte deshalb eine Trennung der Anwendungspools erfolgen.

59

3 Web-Content-Management In einer SharePoint-Umgebung wird auf jeden Fall wenigstens ein Anwendungspool benötigt. Somit muss dieser beim Anlegen der ersten Webanwendung auf jeden Fall angelegt werden. Für eine weitere Webanwendung kann dann ggf. auf einen bestehenden Pool zurückgegriffen werden.

3.1.3

Wie kann die Leistung eines Anwendungspools optimiert werden?

Die Leistungsfähigkeit einer SharePoint-Umgebung hängt natürlich zum einen von der Leistungsfähigkeit der Serversysteme ab, zum Zweiten aber auch von der Leistungsfähigkeit der zugewiesenen Anwendungspools. Deren Leistung wiederum kann verbessert werden, indem beispielsweise einem Anwendungspool zusätzliche Arbeitsprozesse (W3WP.EXE) zugewiesen werden. Dies wiederum setzt natürlich voraus, dass dafür entsprechende Systemressourcen (z.B. Arbeitsspeicher) verfügbar sind. Um einem Anwendungspool zusätzliche Arbeitsprozesse zuzuordnen, sind folgende Schritte notwendig: 1. Auf dem SharePoint-Server muss zunächst die IIS-Verwaltung (Internetinformationsdienste-Manager) aufgerufen werden. Alternativ kann dieser auch im Server-Manager angewählt werden. 2. Im linken Bereich muss dann die Option Anwendungspools angewählt werden, worauf die verfügbaren Pools des Servers angezeigt werden, so wie in der Abbildung 3.4 beispielhaft dargestellt.

Abbildung 3.4 Anzeige der Anwendungspools

60

3.1 Webanwendung 3. Der gewünschte Pool muss dann angewählt und aus dem zugehörigen Kontextmenü der Punkt Erweiterte Einstellungen aktiviert werden. 4. Innerhalb des nachfolgenden Dialogfensters muss dann im Bereich Prozessmodell der Eintrag Maximale Anzahl von Arbeitsprozessen angewählt werden (siehe Abbildung 3.5). Dort kann die Anzahl entsprechend erhöht werden, wobei natürlich beachtet werden muss, dass für jeden Arbeitsprozess zusätzliche Systemressourcen benötigt werden. Da dies nicht zuletzt von der individuellen Umgebung abhängt, müssen Sie an dieser Stelle einmal mögliche Werte ausprobieren und testen.

Abbildung 3.5 Zuweisung zusätzlicher Arbeitsprozesse für einen Anwendungspool

61

3 Web-Content-Management 5. Nach der abschließenden Bestätigung der Einstellungen werden die Zuordnungen vorgenommen. Nach einem Neustart des Webservers (IIS) mit iisreset /noforce werden dann bei Nutzung des Anwendungspools die entsprechenden Arbeitsprozesse in Form der Datei W3WP.EXE verwendet.

3.1.4

Kann der Speicherort für eine Webanwendung geändert werden?

Beim Anlegen einer Webanwendung werden die verschiedensten Parameter angegeben. Unter anderem gehört dazu auch die Angabe eines Verzeichnispfades zur Speicherung der Daten. Dieser liegt standardmäßig auf dem entsprechenden Server unterhalb des folgenden Pfades: c:\inetpub\wwwroot\wss\VirtualDirectories

Dieser Pfad kann bei der Anlage einer Webanwendung den eigenen Bedürfnissen entsprechend angepasst werden. Dies sollte aber immer mit Bedacht und wohlüberlegt erfolgen, damit die Daten konsistent bleiben. Zudem kann das Abweichen von Standards insbesondere in einer SharePoint-Umgebung die Fehlersuche enorm erschweren. Aus praktischen Erfahrungen macht die Nutzung der vorgegebenen Standards an vielen Stellen durchaus Sinn. So sollte nur davon abgewichen werden, wenn es dafür konkrete, nachvollziehbare Gründe gibt.

3.1.5

Wozu dient ein Hostheader?

Jeder Webanwendung kann ein sogenannter Hostheader zugewiesen werden. Dies ermöglicht beispielsweise, dass der Zugriff auf eine solche Webanwendung über einen sogenannten vollqualifizierten Domain-Namen (FQDN – Full Qualified Domain Name) erfolgen kann. Ein solcher Name könnte beispielsweise wie folgt lauten: extranet.dilaro.local

Eine andere Alternative besteht darin, dass beispielsweise durch Eingabe von „intranet“ in der URL des Browsers eine entsprechende Webanwendung bzw. Website aufgerufen wird. Sofern nicht der Standardport (80) verwendet wird, muss dabei dann zusätzlich der Port mit angegeben werden Damit der Name eines Hostheaders aufgelöst werden kann, muss sichergestellt sein, dass dieser Name wie DNS aufgelöst werden kann.

62

3.1 Webanwendung

Abbildung 3.6 Hostheader einer Webanwendung

3.1.6

Wie werden die Merkmale einer Webanwendung aktiviert?

Eine Webanwendung verfügt in der Regel über verschiedene Funktionen und Merkmale, die, einmal in der Webanwendung aktiviert, allen Komponenten, Websitesammlungen, Websites usw. der betreffenden Webanwendung zur Verfügung stehen. 1. Um zu überprüfen, welche Merkmale für eine Webanwendung verfügbar und aktiviert sind, muss in der Zentraladministration der Bereich Anwendungsverwaltung angewählt werden. 2. Anschließend muss der Punkt Webanwendungen verwalten angeklickt werden, worauf die verfügbaren Webanwendungen angezeigt werden. 3. Mit Anklicken der gewünschten Webanwendung und der anschließenden Anwahl des Punktes Features verwalten in der Ribbon-Menüleiste erscheint eine Aufstellung der Merkmale der angewählten Webanwendung. 4. An dieser Stelle können dann einzelne Merkmale aktiviert (bzw. auch deaktiviert) werden, indem die entsprechende Schaltfläche angeklickt wird (siehe Abbildung 3.7).

63

3 Web-Content-Management

Abbildung 3.7 Verwaltung der Merkmale (Features) einer Webanwendung

Bei der Deaktivierung eines Merkmals (Features) erscheint in der Regel ein zusätzlicher Hinweis, welche Konsequenzen mit der Deaktivierung verbunden sind.

64

3.1 Webanwendung

3.1.7

Kann der verfügbare Speicherplatz einer Webanwendung beschränkt werden?

Um zu vermeiden, dass ein System allzu schnell an seine Speichergrenzen stößt, bietet sich der Einsatz sogenannter Kontingente an. Dies stellt auch in einer SharePoint-Umgebung das probate Mittel dar, um nicht zuletzt die Disziplin der Anwender zu fordern und fördern und dafür Sorge zu tragen, dass ein Server „überläuft“. Um den Speicherplatz für alle Websitesammlungen einer Webanwendung festzulegen, sind folgende Arbeitsschritte notwendig: 1. In der Zentraladministration muss zunächst der Bereich Anwendungsverwaltung und dort der Punkt Webanwendungen verwalten angewählt werden. 2. Nach dem Anklicken der entsprechenden Webanwendung muss in der Ribbon-Leiste der Punkt Allgemeine Einstellungen angewählt werden. 3. Im oberen Teil des nachfolgenden Dialogfensters kann dann bei dem Punkt Standardkontingentvorlage die Vorlage ausgewählt werden, die allen Komponenten (Websitesammlung usw.) der Webanwendung zugewiesen werden soll (siehe Abbildung 3.8).

Abbildung 3.8 Auswahl eines vordefinierten Kontingents

Neben der globalen Festlegung von Kontingenten auf Ebene der Webanwendung können auch für einzelne Websitesammlungen Kontingente definiert werden. Nähere Angaben dazu enthält der nachfolgende Abschnitt.

3.1.8

Können Kontingente frei festgelegt werden?

Hin und wieder ist es wünschenswert, individuelle Definitionen für Kontingente zur Begrenzung der Speicherbereiche zu haben. So kann vollkommen individuell festgelegt werden, welche Grenzen eingehalten werden müssen und zu welchem Zeitpunkt beispielsweise der Systemverwalter benachrichtigt werden soll. Auch dies ist in einer SharePoint-Umgebung mit den nachfolgenden Schritten umsetzbar: 1. Im Bereich Anwendungsverwaltung der Zentraladministration muss zunächst der Punkt Kontingentvorlagen angeben (unter Websitesammlungen) angewählt werden. Der Zugriff auf dieses Dialogfenster kann auch unmittelbar aus dem Fenster der Kontingentzuweisung einer Webanwendung erfolgen. Dazu steht dort ein Link Kontingentvorlagen zur Verfügung.

65

3 Web-Content-Management 2. Es erscheint ein Dialogfenster (siehe Abbildung 3.9), in dem dann die benötigten Angaben eingetragen bzw. ausgewählt werden können. Zum Anlegen eines neuen Kontingents muss die Option Neue Kontingentvorlage erstellen angewählt und im Feld Name der neuen Vorlage: eine Bezeichnung eingegeben werden. 3. Als Nächstes wird in dem darunter liegenden Feld (Websitespeicher begrenzen auf ein Maximum von:) der gewünschte Maximalwert eingetragen, wobei diese Angabe in MByte erfolgt. 4. Mit dem Feld Warn-E-Mail versenden... steht eine Möglichkeit zur Verfügung, mit der der Systemverwalter der SharePoint-Umgebung mit einer E-Mail darauf hingewiesen wird, dass das Kontingent demnächst erschöpft ist. Dies dient als proaktive Maßnahme, damit der Systemverwalter rechtzeitig entsprechende Vorkehrungen treffen kann.

Abbildung 3.9 Neue Kontingentvorlage anlegen

Standardmäßig steht eine Kontingentvorlage mit dem Namen Persönliche Website zur Verfügung, die sich auf den Einsatz der MySite (Meine Website) bezieht und bestimmte Vorgaben festlegt.

3.1.9

Auf welche Art wird der Papierkorb einer Webanwendung verwaltet?

Microsoft SharePoint Server 2010 verfügt über eine spezielle Funktion, die es ermöglicht, gelöschte Dokumente wiederherzustellen. So ermöglicht der sogenannte Zwei-StufenPapierkorb eine Wiederherstellung von Daten, die absichtlich oder versehentlich gelöscht worden sind.

66

3.1 Webanwendung Das Wiederherstellen von Daten bezieht sich auf Dokumente und Listen einer SharePointUmgebung und auch auf einzelne Dokumente. Anders als in Vorgängerversionen können in SharePoint 2010 beispielsweise auch einzelne Einträge einer Liste (z.B. Kalendereinträge) über den Papierkorb wiederhergestellt werden.

Dabei folgt diese Papierkorb-Funktion der Windows-Funktion des Papierkorbs, wo ein Dokument zunächst wiederhergestellt werden muss, bevor es eingesehen werden kann. Zudem werden die Papierkörbe bei SharePoint nach einer festgelegten Zeitspanne endgültig geleert. Die Existenz von zwei unterschiedlichen Papierkörben (Papierkorb und Endgültiger Papierkorb) ermöglicht zum einen dem Anwender, auf der Ebene der Webseiten einzelne Daten wiederherzustellen. Sobald diese aus dem „persönlichen“ Papierkorb entfernt werden, stehen diese Daten dann in einem weiteren Papierkorb zur Wiederherstellung zur Verfügung, auf den jedoch nur von dem zugeordneten Systemverwalter zugegriffen werden kann (Endgültiger Papierkorb).

Abbildung 3.10 Inhalt eines Papierkorbs

Damit die Papierkörbe nicht übermäßig voll werden und so das System belasten, gibt SharePoint bestimmte Standardwerte vor, um diese beispielsweise nach einer festgelegten Anzahl von Tagen oder Wochen endgültig zu löschen bzw. sobald eine bestimmte Größe erreicht ist usw. Zur Konfiguration muss wie folgt vorgegangen werden: 1. In der Zentraladministration muss nach der Anwahl des Bereichs Anwendungsverwaltung die Option Webanwendungen verwalten angeklickt werden. 2. Es erscheinen die verfügbaren Webanwendungen, von denen dann diejenige durch Anklicken ausgewählt werden muss, für die die Vorgaben der Papierkörbe geprüft bzw. angepasst werden sollen. 3. Nach Anwahl der Option Allgemeine Einstellungen stehen im nachfolgenden Dialogfenster im unteren Bereich die einzelnen Angaben bzw. Parameter für die beiden Papierkörbe zur Verfügung. So können hier die Papierkörbe generell aktiviert oder deaktiviert werden, und es kann festgelegt werden, wie lange die gelöschten Daten

67

3 Web-Content-Management vorgehalten werden sollen. Die entsprechenden Einstellungen können an dieser Stelle sowohl für den Papierkorb der ersten Stufe (auf Benutzerebene) als auch für den Endgültigen Papierkorb vorgenommen werden (siehe Abbildung 3.11).

Abbildung 3.11 Konfigurationsvorgaben der Papierkörbe

Einstellungen an dieser Stelle beziehen sich auf alle Websitesammlungen und Websites der entsprechenden Webanwendung.

Bei der Zuweisung eines Speicherwertes für den endgültigen Papierkorb muss beachtet werden, dass sich der tatsächliche Wert für den zugeordneten Speicherbereich vom zugewiesenen Kontingent der Webanwendung (siehe dort) ableitet. Wird der Webanwendung beispielsweise ein Kontingent von 1 GByte zugewiesen und als Wert für den endgültigen Papierkorb 20 Prozent angegeben, so bedeutet dies, dass für den endgültigen Papierkorb insgesamt 200 MByte zur Verfügung stehen. Das zugewiesene Kontingent wird dabei auch um diesen Wert erweitert, sodass in diesem Beispiel insgesamt 1,2 GByte zur Verfügung stehen.

3.1.10

Kann man sich den Namen der zugewiesenen Datenbank einer Webanwendung anzeigen lassen?

Jeder Webanwendung wird eine eigene Datenbank zugewiesen. Sofern die Namen dieser Inhaltsdatenbank bei der Anlage der Webanwendung nicht angepasst wurden, sind diese teilweise sehr kryptisch und somit beispielsweise im SQL-Server schwer zuzuordnen. Um sich den Namen einer Webanwendung anzeigen zu lassen, sind folgende Arbeitsschritte notwendig: 1. Nach dem Aufruf der Zentraladministration muss das Register Anwendungsverwaltung angewählt werden. 2. Unterhalb des Bereichs Datenbanken muss dann der Punkt Inhaltsdatenbanken verwalten angewählt werden. 3. Anschließend wird der Name der Datenbank für die aktuell gewählte Webanwendung angezeigt (siehe Abbildung 3.12).

68

3.1 Webanwendung

Abbildung 3.12 Name einer Inhaltsdatenbank

4. Um eine andere Webanwendung zu wählen, kann diese rechts oben (Anklicken des Pfeils nach unten) ausgewählt werden. 5. Durch Anklicken des Namens einer Inhaltsdatenbank erscheint ein Konfigurationsfenster, in dem bestimmte Angaben oder Parameter der Datenbank eingestellt werden können (siehe Abbildung 3.13).

Abbildung 3.13 Weitere Informationen einer Inhaltsdatenbank

69

3 Web-Content-Management

3.1.11

Wie kann eine Webanwendung gelöscht werden?

Sollte sich die Notwendigkeit ergeben, eine bestehende Webanwendung löschen zu müssen, so ist auch dies mit wenigen Arbeitsschritten erledigt. 1. Nach Anwahl der Option Anwendungsverwaltung in der Zentraladministration muss dort dann der Punkt Webanwendungen verwalten angewählt werden. 2. In der Liste der Webanwendungen muss dann diejenige durch Anklicken angewählt werden, die gelöscht werden soll. 3. Zur Löschung muss dann die Schaltfläche Löschen angewählt werden, worauf ein Dialogfenster erscheint. Dort sollten dann die beiden Optionen Inhaltsdatenbanken löschen und IIS-Websites löschen jeweils mit Ja angewählt werden. So ist sichergestellt, dass alle Daten der Webanwendung vom SharePoint- als auch vom SQL-Server gelöscht werden (siehe Abbildung 3.14). 4. Mit der Schaltfläche Löschen und einer anschließenden Bestätigung wird die gewählte Webanwendung vom System entfernt.

Abbildung 3.14 Löschen einer Webanwendung

Das Löschen einer Webanwendung ist unwiderruflich und sollte wohl überlegt sein.

70

3.1 Webanwendung

3.1.12

Wie kann die Größe der hochzuladenden Daten beschränkt werden?

In einer SharePoint-Umgebung kann jederzeit eine Beschränkung festgelegt werden, um die Größe von Dateien oder Dateigruppen, die beispielsweise ein Benutzer hochladen kann, zu begrenzen. Standardmäßig beträgt die Größe einer hochzuladenden Datei oder Dateigruppe in einer SharePoint-Umgebung 50 MByte.

Um diese Einstellung zu ändern, sind folgende Schritte notwendig: 1. Nach Anwahl des Registers Anwendungsverwaltung in der Zentraladministration muss der Punkt Webanwendungen verwalten angeklickt werden. 2. Nach Auswahl der entsprechenden Webanwendung durch Anklicken muss als Nächstes in der Ribbon-Leiste die Option Allgemeine Einstellungen angewählt werden. 3. Im nachfolgenden Dialogfenster kann im unteren Fensterbereich bei Maximale Uploadgröße ein Wert für die maximale Größe einer Datei oder Dateigruppe angegeben werden (siehe Abbildung 3.15).

Abbildung 3.15 Uploadgröße beschränken

4. Mit der abschließenden Bestätigung der Eingabe wird die Einstellung direkt aktiv. Sobald nun eine Anwendung versucht, eine größere Datei als das definierte Limit hochzuladen, erscheint eine Fehlermeldung, so wie in der Abbildung 3.16 dargestellt.

Abbildung 3.16 Fehlermeldung bei Überschreiten der maximalen Uploadgröße

71

3 Web-Content-Management Die Festlegung der maximalen Uploadgröße bezieht sich immer auf einen einzelnen Arbeitsgang; so kann ein Benutzer durchaus nacheinander mehrere einzelne Dateien hochladen und somit insgesamt die maximale Größe überschreiten.

3.1.13

Wie kann die maximale Anzahl der Benachrichtigungen eingeschränkt werden?

Mit den Möglichkeiten der Benachrichtigung steht in einer SharePoint-Umgebung eine wichtige und sinnvolle Möglichkeit zur Verfügung, um sich permanent über Änderungen an Dokumenten, Listen oder auch Suchergebnisse zu informieren.

Abbildung 3.17 Festlegung einer Benachrichtigung

72

3.1 Webanwendung Die Benachrichtigungsfunktion bei Listen oder Bibliotheken ist in SharePoint 2010 nur dann anwählbar, wenn für den ausgehenden E-Mail-Verkehr die Konfiguration vorgenommen wurde (Punkt Systemeinstellungen in der Zentraladministration).

Mit jeder Benachrichtigung wird eine E-Mail an den Adressaten versendet, welche die wesentlichen Angaben enthält. Unter Umständen führt das Versenden sehr vieler E-Mails, ggf. auch noch in sehr kurzen Zeitabständen (z.B. immer wenn an einer Liste eine Veränderung vorgenommen wird), zu einer erhöhten Systembelastung oder übermäßigen Auslastung des E-Mail-Servers. Aus diesem Grund steht eine Möglichkeit zur Verfügung, die Anzahl der Benachrichtigungen für die Anwender einzuschränken. 1. In der Zentraladministration muss dazu unter Anwendungsverwaltung der Punkt Webanwendungen verwalten angewählt werden. 2. Nach dem Anklicken der entsprechenden Webanwendung muss als Nächstes der Punkt Allgemeine Einstellungen angewählt werden. 3. Im oberen Bereich des nachfolgenden Dialogfensters besteht bei der Option Warnungen die Möglichkeit, die Anzahl der maximal zu definierenden Benachrichtigungen einzuschränken (siehe Abbildung 3.18). Dazu muss dort der gewünschte Wert eingetragen werden.

Abbildung 3.18 Benachrichtigungen beschränken

4. Nach abschließender Bestätigung erfolgt die Zuweisung des neuen Grenzwertes. Hat ein Benutzer die maximale Anzahl erreicht, erscheint beim Versuch, eine weitere Benachrichtigung festzulegen, der in Abbildung 3.19 dargestellte Hinweis.

73

3 Web-Content-Management

Abbildung 3.19 Fehler bei Anzahl Benachrichtigungen

Der Standardwert für die maximale Anzahl der Benachrichtigungen wird unter Microsoft SharePoint Server 2010 auf den Wert 500 gesetzt.

3.1.14

Kann einer Webanwendung ein eigener E-Mail-Server zugeordnet werden?

In jeder SharePoint-Umgebung wird für den ausgehenden E-Mail-Verkehr an zentraler Stelle ein E-Mail-Server definiert, der für alle ausgehenden E-Mails des Systems in Anspruch genommen wird. Darüber hinaus können aber auch jeder einzelnen Webanwendung entsprechende E-Mail-Angaben zugewiesen werden, wozu die folgenden Arbeitsschritte notwendig sind: 1. Innerhalb der Zentraladministration muss im Bereich Anwendungsverwaltung der Punkt Webanwendungen verwalten angewählt werden. 2. Nach der Anwahl der entsprechenden Webanwendung durch Anklicken muss in der Ribbon-Menüleiste bei Allgemeine Einstellungen der Pfeil nach unten angewählt werden. 3. Aus dem dann erscheinenden Menü muss der Punkt Aktuelle E-Mail-Nachrichten angewählt werden. 4. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem die E-Mail-Einstellungen der aktuell gewählten Webanwendung angezeigt werden. Sofern der Webanwendung noch keine individuellen Parameter zugewiesen worden sind, werden die Standardvorgaben der SharePointUmgebung angezeigt (siehe Abbildung 3.20).

74

3.2 Dienstanwendungen

Abbildung 3.20 E-Mail-Konfiguration einer Webanwendung

Nach abschließender Bestätigung werden der Webanwendung die Konfigurationsmerkmale zugewiesen und stehen somit ab sofort zur Verfügung. Die E-Mail-Konfiguration einer Webanwendung hat Vorrang vor den zentralen Einstellungen. Ansatzpunkte für eine solche Individualkonfiguration ergeben sich, wenn unterschiedliche E-Mail-Server genutzt werden sollen, die beispielsweise unterschiedlichen Netzwerksegmenten zugeordnet sind (öffentliches Netz?).

3.2

Dienstanwendungen Der Begriff Dienstanwendungen (Service Applications) steht für ein neues Konzept von SharePoint 2010, mit dem Webanwendungen individuell Dienste und Anwendungen zugewiesen werden können. Wurde unter SharePoint 2007 mit dem Konzept des SSP (Shared Service Provider) eine zentrale Zuordnung vorgenommen, die für alle Webanwendungen Gültigkeit hatte, so wird dies mit dem Einsatz der Dienstanwendungen wieder aufgeteilt und ermöglicht eine Zuordnung je nach entsprechender Anforderung.

3.2.1

Wie wird eine neue Dienstanwendung angelegt?

Das Anlegen einer neuen Dienstanwendung orientiert sich zunächst einmal an den verfügbaren Typen von Dienstanwendungen. Auf diese Art und Weise können Dienstanwendungen mit gleicher Basis, aber anderer Konfiguration angelegt werden, die dann unterschied-

75

3 Web-Content-Management lichen Webanwendungen zugewiesen werden können. Für die Definition einer neuen Dienstanwendung sind folgende Arbeitsschritte notwendig: 1. In der Zentraladministration muss der Bereich Anwendungsverwaltung angewählt werden. 2. Aus den verfügbaren Optionen muss als Nächstes der Punkt Dienstanwendungen verwalten unterhalb von Dienstanwendungen angeklickt werden. 3. Mit der Schaltfläche Neu kann an dieser Stelle eine neue Dienstanwendung generiert werden. Dazu muss nach dem Anklicken der Schaltfläche zunächst der Typ der Dienstanwendung ausgewählt werden (siehe Abbildung 3.21).

Abbildung 3.21 Anzeige der verfügbaren Dienstanwendungstypen

4. Nach der Anwahl des Typs der Dienstanwendung öffnet sich im nächsten Schritt ein Dialogfenster, in dem der Name der neuen Dienstanwendung und die entsprechenden Konfigurationsvorgaben (z.B. Name eines Anwendungspools) eingetragen werden müssen (siehe Abbildung 3.22).

76

3.2 Dienstanwendungen

Abbildung 3.22 Dialogfenster zur Definition einer Dienstanwendung

5. Mit der abschließenden Bestätigung der Konfiguration über die Schaltfläche OK wird die neue Dienstanwendung angelegt und erscheint anschließend in der Aufstellung der verfügbaren Dienstanwendungen. Neue Dienstanwendungen werden automatisch der Gruppe Standard der möglichen Dienstverbindungen zugewiesen.

3.2.2

Welche Webanwendungen sind einer Dienstanwendung zugewiesen?

Es kann natürlich durchaus von großem Interesse sein, sich darüber zu informieren, welche Dienstanwendungen den einzelnen Webanwendungen zugewiesen sind. Um dies zu ermitteln und ggf. weitere Dienstanwendungen zuzuweisen, sind folgende Schritte notwendig: 1. Zunächst einmal muss in der Zentraladministration die entsprechende Webanwendung ausgewählt werden (Anwendungsverwaltung-Webanwendungen verwalten).

77

3 Web-Content-Management 2. Im nächsten Schritt muss aus der Ribbon-Leiste der Punkt Dienstverbindungen angewählt werden, worauf die zugewiesenen Dienstanwendungen angezeigt werden (siehe Abbildung 3.23).

Abbildung 3.23 Anzeige der Dienstanwendungen einer Webanwendung

3. Alternativ kann auch die Option Anwendungsverwaltung und dort der Punkt Zuordnungen von Dienstanwendungen konfigurieren (unter Dienstanwendungen) angewählt werden. Es erscheint eine Aufstellung der Webanwendungen, in der dann die gewünschte angeklickt werden kann. Auch damit erscheint das in Abbildung 3.23 dargestellte Dialogfenster.

78

3.2 Dienstanwendungen 4. In dem dargestellten Dialogfenster können dann andere Gruppen (oben rechts) ausgewählt werden oder eine individuelle Zuweisung der Dienstanwendungen erfolgen. Es ist sehr wichtig, bei der Vergabe der Namen für Dienst- und für Webanwendungen „sprechende“ Namen zu verwenden. Insbesondere die vorgeschlagenen Namen (SharePoint Portnummer) des Konfigurationsprogramms sind eher weniger geeignet. Hier sollte von Beginn an eine eindeutige Namenskonvention Verwendung finden.

3.2.3

Wie können die Eigenschaften einer Dienstanwendung geändert werden?

Eine einmal erstellte Dienstanwendung kann jederzeit nachträglich angepasst und erweitert werden. Um Konfigurationsänderungen an einer bestehenden Anwendung durchzuführen, sind folgende Schritte notwendig: 1. Nach dem Aufruf der Zentraladministration muss in der Anwendungsverwaltung der Punkt Dienstanwendungen verwalten angewählt werden. 2. Es erscheint die Aufstellung der aktuell definierten Dienstanwendungen, in der die gewünschte durch Anklicken ausgewählt werden muss. 3. Anschließend muss aus der Ribbon-Leiste der Punkt Verwalten angewählt werden, wobei ein Dialogfenster erscheint, in dem die verschiedensten Konfigurationsvorgaben angepasst werden können (siehe Abbildung 3.24).

Abbildung 3.24 Spezielle Einstellungen einer Dienstanwendung

79

3 Web-Content-Management Änderungen an der Konfiguration einer bestehenden Dienstanwendung sollten nur mit größter Vorsicht und mit Bedacht durchgeführt werden, da sie unmittelbare Auswirkungen auf die zugewiesenen Webanwendungen der SharePoint-Umgebung haben. Aus der Praxis bietet es sich an, entsprechende Änderungen vorab in einer Testumgebung auszuprobieren.

3.2.4

Wie wird die Standardzuweisung der Dienstanwendungen geändert?

In den vorhergehenden Abschnitten wurde immer wieder auf die Standardgruppe (Anwendungsproxygruppe) der Dienstanwendungen hingewiesen. Neben der Standardzuweisung an eine Webanwendung kann jedoch auch jederzeit eine individuelle, benutzerdefinierte Zuweisung erfolgen, wozu folgende Arbeitsschritte notwendig sind: 1. Zunächst muss in der Zentraladministration im Bereich Anwendungsverwaltung der Punkt Webanwendungen verwalten angewählt werden. 2. Nach der Anwahl der entsprechenden Webanwendung (durch Anklicken) muss dann im nächsten Schritt in der Ribbon-Leiste der Punkt Dienstverbindungen angewählt werden. 3. Es erscheint die aktuelle Zuordnung der Dienstanwendungen. Um an dieser Stelle die Standardzuordnung aufzuheben, muss im rechten Fensterbereich (oben) die Option [benutzerdefiniert] angewählt werden. 4. Anschließend können dann aus der Aufstellung der Dienstanwendungen diejenigen durch Anklicken des Auswahlfeldes ausgewählt werden, die der Webanwendung zugewiesen werden sollen (siehe Abbildung 3.25). 5. Mit der abschließenden Bestätigung der Einstellung über die Schaltfläche OK erfolgt die direkte Zuordnung der ausgewählten Dienstanwendungen an die gewählte Webanwendung.

80

3.2 Dienstanwendungen

Abbildung 3.25 Individuelle Zuordnung von Dienstanwendungen

Die Zuordnung benutzerdefinierter Dienstanwendungen muss mit größter Sorgfalt erfolgen, da dadurch eventuell benötigte Dienstanwendungen anschließend nicht mehr zur Verfügung stehen.

81

3 Web-Content-Management

3.2.5

Wie kann eine Dienstanwendung gelöscht werden?

Hin und wieder kann sich die Notwendigkeit ergeben, eine Dienstanwendung (Service Applications) löschen zu müssen. Auch wenn dies in der Praxis eher seltener vorkommt, sollen die dafür benötigten Arbeitsschritte kurz erläutert werden. 1. In der Zentraladministration muss in der Anwendungsverwaltung der Punkt Dienstanwendungen verwalten angewählt werden. 2. In der Aufstellung der aktuell verfügbaren Dienstanwendungen muss dann diejenige angewählt werden, die gelöscht werden soll; dazu muss der Mauszeiger auf den Namen geführt und angeklickt werden. 3. Nach Betätigung der Schaltfläche Löschen in der Ribbon-Leiste muss in einem Dialogfenster entschieden werden, ob auch die der betreffenden Dienstanwendung zugeordneten Daten gelöscht werden sollen (siehe Abbildung 3.26).

Abbildung 3.26 Löschen einer Dienstanwendung

4. Mit abschließender Bestätigung über die Schaltfläche OK wird die Dienstanwendung dann gelöscht und endgültig vom System entfernt. Das Löschen einer Dienstanwendung hat unter Umständen erhebliche Auswirkungen auf die Komponenten einer SharePoint-Umgebung. Aus diesem Grund sollte dies nur mit größter Vorsicht und mit Bedacht durchgeführt werden. Idealerweise bietet es sich an, diese Vorgehensweise vorab in einer Testumgebung auszuprobieren.

3.3

Websitesammlung und Webseiten Eine weitere, wesentliche Komponente einer SharePoint-Umgebung (neben den Dienstund den Webanwendungen) ist die Websitesammlung (Site Collection) in Kombination mit den zugeordneten Webseiten. Eine Websitesammlung ist das Sammelbecken aller Webseiten eines Portals oder einer Webanwendung. Demzufolge gibt es natürlich auch in diesem Bereich vielfältige Anforderungen an die Verwaltung und die Konfiguration.

82

3.3 Websitesammlung und Webseiten Strukturell gesehen repräsentiert eine Websitesammlung immer die oberste Ebene einer Sammlung von Webseiten; es handelt sich also um die sogenannte Root-Website.

3.3.1

Wie wird eine Websitesammlung angelegt?

Das Anlegen einer Websitesammlung kann entweder gezielt durch Einsatz der entsprechenden Punkte in der Zentraladministration erfolgen oder auch automatisch nach dem Anlegen einer Webanwendung durchgeführt werden. Zur letzten Option erscheint nach dem Anlegen einer neuen Webanwendung am Bildschirm ein entsprechender Hinweis. 1. Für die allgemein übliche Vorgehensweise zum Anlegen einer Websitesammlung muss zunächst im Bereich Anwendungsverwaltung der Zentraladministration der Punkt Websitesammlungen erstellen angeklickt werden. 2. Es erscheint ein Konfigurationsfenster für eine neue Websitesammlung, in der zunächst im oberen rechten Bereich die Webanwendung ausgewählt werden muss, der die neue Websitesammlung zugeordnet werden soll (Anklicken des Pfeils und Anwahl des Punktes Webanwendung ändern). 3. Die ersten Eingabefelder im Dialogfenster zum Anlegen einer neuen Websitesammlung beziehen sich auf den Namen (Titel) und eine Beschreibung für die neu anzulegende Sammlung und den Speicherort (Websiteadresse), der hier ebenfalls angegeben werden muss. Aus der Praxis bietet es sich an, die Bezeichnung der Websiteadresse und des Titels entweder gleich oder zumindest ähnlich zu wählen; denn nur so ist eine schnelle und eindeutige Zuordnung gewährleistet.

4. Als Nächstes muss dann die Vorlage ausgewählt werden, die als Basis der Website verwendet wird. Dazu stehen an dieser Stelle auch verschiedene Kategorisierungen (Zusammenarbeit, Besprechungen, Enterprise, Veröffentlichen usw.) zur Verfügung. Die Standardvorlage ist die Teamwebsite, wobei wichtig zu wissen ist, dass die Vorlagenfestlegung im Nachhinein nicht ohne Weiteres zu ändern ist (siehe Abbildung 3.27).

83

3 Web-Content-Management

Abbildung 3.27 Vorlagen zum Anlegen einer Websitesammlung

Die Vorlagen für Websitesammlungen oder auch Websites lassen sich jederzeit in Form entsprechender Templates erweitern. Dazu gibt es auch vielfältige Möglichkeiten, beispielsweise bietet auch Microsoft Zusatzvorlagen an.

5. Im unteren Teil des Konfigurationsfensters muss dann noch der Administrator für die Websitesammlung (der sogenannte Websitesammlungsadministrator) festgelegt werden. Soll die Websitesammlung kontingentiert werden, so kann dies direkt bei der Neuanlage festgelegt, jedoch auch jederzeit nachträglich zugewiesen werden. 6. Nach der abschließenden Bestätigung wird die Websitesammlung angelegt und der Vorlage entsprechend konfiguriert, worauf eine Meldung erscheint, aus der hervorgeht, unter welcher Adresse die neu angelegte Websitesammlung erreichbar ist. Damit sind alle notwendigen Arbeitsschritte zur Neuanlage einer Websitesammlung durchgeführt. Nach dem Aufruf der neuen Websitesammlung (Angabe der zugewiesenen Adresse im Webbrowser bzw. Anklicken des dargestellten Links) wird der Inhalt am Bildschirm angezeigt. Der Aufruf einer Websitesammlung über den Hostheader funktioniert nur auf der obersten Ebene einer Webanwendung. Es kann also nur der obersten Ebene ein Hostheader zugewiesen werden. Der Aufruf einer anderen Websitesammlung muss über die Angabe des kompletten Pfades (z.B. http://dilaro/websites/dilanet) erfolgen.

84

3.3 Websitesammlung und Webseiten

3.3.2

Kann der verfügbare Speicherplatz einer Websitesammlung beschränkt werden?

Die Beschränkung des verfügbaren Speicherplatzes kann zum einen auf der Ebene einer Webanwendung vorgenommen werden (siehe dazu auch Abschnitt 3.1), aber ebenso auch auf der Ebene einer Websitesammlung. Die Zuweisung eines Kontingents kann dabei sowohl direkt bei der Neuanlage einer Websitesammlung erfolgen oder im Nachhinein. 1. Zur nachträglichen Zuweisung eines Speicherkontingents sollte das gewünschte Kontingent zunächst einmal global definiert werden. Dazu muss in der Anwendungsverwaltung der Zentraladministration zunächst der Punkt Kontingentvorlagen angeben (unter Websitesammlungen) angewählt werden. Der Zugriff auf dieses Dialogfenster kann auch unmittelbar aus dem Fenster der Kontingentzuweisung einer Webanwendung erfolgen. Dazu steht dort ein Link Kontingentvorlagen zur Verfügung.

2. In dem nachfolgenden Dialogfenster müssen dann die benötigten Angaben eingetragen bzw. ausgewählt werden. Zum Anlegen eines neuen Kontingents muss die Option Neue Kontingentvorlage erstellen angewählt und im Feld Name der neuen Vorlage: eine Bezeichnung eingegeben werden. 3. In dem darunter liegenden Feld (Websitespeicher begrenzen auf ein Maximum von:) wird dann der gewünschte Maximalwert eingetragen, wobei diese Angabe in MByte erfolgt. 4. Mit dem Feld Warn-E-Mail versenden... steht eine Möglichkeit zur Verfügung, mit der der Systemverwalter der SharePoint-Umgebung mit einer E-Mail darauf hingewiesen wird, wenn das Kontingent demnächst erschöpft ist. Dies dient als proaktive Maßnahme, damit der Systemverwalter rechtzeitig entsprechende Vorkehrungen treffen kann. 5. Nach der Anlage einer neuen Kontingentvorlage kann diese der Websitesammlung zugeordnet werden. Dazu muss in der Anwendungsverwaltung unter Websitesammlungen der Punkte Kontingente und Sperren konfigurieren angewählt werden. 6. Neben der Angabe des Namens der gewählten Websitesammlung befindet sich ein Pfeil nach unten, wo dann der Punkt Websitesammlung ändern angewählt werden muss. 7. In der Aufstellung der Websitesammlungen muss dann diejenige angeklickt und mit OK ausgewählt werden, der ein Kontingent zugewiesen werden soll. Sollte die gewünschte Websitesammlung an dieser Stelle nicht angezeigt werden, ist die falsche Webanwendung angewählt. In dem Fall kann über die Option im rechten oberen Fensterbereich (Webanwendung ändern) die entsprechende Webanwendung angewählt werden.

8. Im unteren Teil des nachfolgenden Dialogfensters kann dann im unteren Teil (Websitekontingentinformationen) bei der Option Aktuelle Kontingentvorlage die gewünschte bzw. selbst definierte Vorlage ausgewählt werden (siehe Abbildung 3.28).

85

3 Web-Content-Management

Abbildung 3.28 Festlegung eines Kontingents für die Websitesammlung

Nach abschließender Bestätigung wird das gewählte Kontingent für die gesamte Websitesammlung zugewiesen und ist auch direkt aktiv. Bei Überschreitung des Speicherkontingents erscheint am Bildschirm ein entsprechender Hinweis. Mit der Zuweisung eines Speicherkontingents an eine Websitesammlung hat dies automatisch Gültigkeit für alle Webseiten der Sammlung.

3.3.3

Woher weiß ich, welche Vorlage für eine Websitesammlung oder Website geeignet ist?

Beim Anlegen einer Website oder Websitesammlung wird in der Regel eine entsprechende Vorlage ausgewählt. Dabei stehen standardmäßig folgende Kategorien zur Verfügung:

Zusammenarbeit Besprechungen Enterprise Veröffentlichen Benutzerdefiniert

Den einzelnen Kategorien wiederum ist standardmäßig eine Reihe von Vorlagen zugeordnet, deren Inhalt und Aussehen man sich unmöglich komplett merken kann. Aus diesem Grund hat es sich bei der praktischen Arbeit mit SharePoint bewährt, die vorhandenen Vorlagen allesamt einmal anzulegen; dies natürlich am besten nicht im Produktivsystem, sondern in einem Testsystem oder wenigstens in einer eigenen Webanwendung. Dazu genügt das Anlegen einzelner Webseiten, bei denen dann die einzelnen Vorlagen ausgewählt werden.

86

3.3 Websitesammlung und Webseiten Auf diese Art und Weise ist sehr schnell nachvollziehbar, wie sich die Struktur und der Inhalt der einzelnen Vorlagen am Bildschirm darstellen. Das Wesen eines Veröffentlichungsportals ist, dass es in der Regel als Anbindungsmöglichkeit eines Portals beispielsweise den Zugriff durch Externe (Internet-Portal) ermöglicht. Es stellt jederzeit erweiterbare Optionen für die Suche, die Navigation oder auch solche zur Gestaltung von Abläufen (Workflows) zur Verfügung. Letztlich steht damit eine einfache und schnelle Möglichkeit zur Verfügung, Webseiten zu gestalten (z.B. für einen Webauftritt).

Abbildung 3.29 Muster für ein Veröffentlichungsportal

3.3.4

Kann die Bearbeitung einer Websitesammlung eingeschränkt werden?

Neben der Möglichkeit einer Kontingentzuweisung in Bezug auf den verfügbaren Speicherplatz kann eine solche Sammlung von Webseiten (Websitesammlung) auch dahingehend eingeschränkt werden, dass beispielsweise generell der Zugriff oder auch das Hinzufügen einzelner Daten unterbunden wird.

87

3 Web-Content-Management 1. Zur Zuweisung entsprechender Beschränkungen muss in der Anwendungsverwaltung der Zentraladministration der Punkt Kontingente und Sperren konfigurieren angewählt werden. 2. Im nachfolgenden Dialogfenster stehen dann im oberen Fensterbereich (Websitesperrinformationen) bei Sperrstatus für diese Website verschiedene Optionen zur Verfügung, wie aus Abbildung 3.30 ersichtlich.

Abbildung 3.30 Festlegung von Sperrinformationen für eine Websitesammlung

Nicht gesperrt Die Webseiten der Websitesammlung sind frei nutzbar, Inhalt und Daten können hinzugefügt werden.

Hinzufügen von Inhalt verhindert Diese Option bewirkt, dass Änderungen jedweder Art (Datei hochladen, Listeneinträge usw.) an den Webseiten ausgeschlossen sind. Versuche, dies dennoch vorzunehmen, werden mit einer Fehlermeldung quittiert.

Schreibgeschützt Diese Option unterbindet ebenfalls das Durchführen von Änderungen, Erweiterungen oder auch Löschvorgängen. Zusätzlich werden damit aber beispielsweise auch Menüfunktionen wie Neues Element aus der Oberfläche entfernt.

Kein Zugriff Damit wird jeglicher Zugriff auf die Websitesammlung bzw. die Webseiten der Sammlung unterbunden. 3. Nach der Anwahl der gewünschten Option und der abschließenden Bestätigung wird die gewählte Einstellung direkt aktiviert. Durch die Zuweisung von Beschränkungen an eine Websitesammlung haben diese automatisch Gültigkeit für alle Webseiten der Sammlung. Darüber hinaus hat eine solche Zuweisung auch Auswirkungen auf den Systemverwalter der Websitesammlung, für den die Beschränkungen ebenfalls gelten.

3.3.5

Wo wird festgelegt, wer der Verwalter der Websitesammlung ist?

Bei der Neuanlage einer Websitesammlung muss festgelegt werden, wer sogenannter Websitesammlungsadministrator ist. Damit werden eine oder zwei Personen definiert, die für die Systemverwaltung der Websitesammlung verantwortlich sind (primärer und sekundärer Websitesammlungsadministrator).

88

3.3 Websitesammlung und Webseiten Die mit der Funktion eines Websitesammlungsadministrators verbundenen Aufgaben beziehen sich auf die komplette und eigenständige Systemverwaltung einer solchen Umgebung. Somit besteht auf diese Art und Weise eine Möglichkeit, für einen Bereich Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation eine neue Websitesammlung anzulegen, die dann vollkommen autark von dem entsprechenden Fachbereich verwaltet wird. 1. Um nachträglich eine andere Zuordnung der Websitesammlungsadministratoren vorzunehmen, muss in der Anwendungsverwaltung der Zentraladministration unter Websitesammlungen der Punkt Websitesammlungsadministratoren ändern angewählt werden. 2. Anschließend wird in einem Dialogfenster die aktuelle Zuordnung der zurzeit angewählten Websitesammlung angezeigt. An dieser Stelle kann zunächst mit der entsprechenden Option (Websitesammlung ändern) im oberen rechten Bereich die gewünschte Websitesammlung angewählt werden. 3. Sobald die gewünschte Websitesammlung angewählt ist, können dann im unteren Bereich des Dialogfensters die Administratoren festgelegt werden (siehe Abbildung 3.31).

Abbildung 3.31 Websitesammlungsadministratoren ändern

Pro Websitesammlung müssen Sie wenigstens einen Administrator festlegen; die Definition eines Sekundären Websitesammlungsadministrators ist dagegen optional.

3.3.6

Wofür werden Websitespalten benötigt?

Bei der Verwaltung von Dokumenten, Listen und sonstigen Daten in einer SharePointUmgebung stehen Ihnen spezielle Möglichkeiten zur Verfügung, um alle diese Daten sauber strukturieren zu können. Eine Möglichkeit stellen die sogenannten Websitespalten dar. Websitespalten stellen eine spezielle Felddefinition dar, mit der einem Datenfeld ein bestimmter Typ zugewiesen und dieses mit bestimmten Parametern versehen werden kann. Der große Vorteil einer Websitespalte ist, dass diese standardmäßig in der gesamten Websitesammlung bekannt gemacht wird. Auf diese Art und Weise kann eine Standardisierung bestimmter Listen oder Dokumente erzielt werden (gemeinsame Listenspalten).

89

3 Web-Content-Management Angenommen, in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Organisation gibt es für alle Bereiche identische Vertragspartner, dann würde es keinen Sinn machen, wenn jeder Bereich seine eigene Liste (identischer Einträge) führen würde. In diesem Fall würde man sinnvollerweise eine zentrale Websitespalte definieren, in der die einheitlichen Daten (z.B. Name des Vertragspartners) abgelegt werden.

3.3.7

Wie werden Websitespalten angelegt?

Das Anlegen einer Websitespalte ist mit wenigen Arbeitsschritten durchzuführen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Definition von Websitespalten auf einer Unterwebseite grundsätzlich auch nur in diesem Bereich bzw. auf dieser Webseite sichtbar ist. Das Wesen von Websitespalten ist jedoch, dass sie an verschiedenen Stellen verfügbar sind. Aus diesem Grund sollten sie immer auf der obersten Ebene einer Websitesammlung angelegt werden. 1. Zunächst muss die Verwaltungsseite der Websitespalte aufgerufen werden, und zwar auf der Root-Ebene der Websitesammlung (oberste Webseite in der Websitedarstellung, nicht in der Zentraladministration!). Dazu muss die erste Seite der Websitespalte angewählt und anschließend im oberen linken Fensterbereich das Menü Websiteaktionen angewählt werden. 2. Aus diesem Menü muss dann der Punkt Websiteeinstellungen angeklickt werden. Anschließend erscheint eine Aufstellung der Punkte zur Verwaltung der Websitesammlung, so wie in Abbildung 3.32 dargestellt.

90

3.3 Websitesammlung und Webseiten

Abbildung 3.32 Verwaltungswebseite einer Websitesammlung

Sollte das Menü Websiteaktionen nicht vorhanden sein, bedeutet dies, dass Sie nicht über die entsprechende Berechtigung zur Verwaltung der Websitesammlung verfügen, Sie also beispielsweise nicht als Websitesammlungsadministrator zugewiesen sind. Nähere Informationen dazu enthält das Kapitel 6.

3. Im nächsten Schritt muss dann unterhalb des Bereichs Galerien der Punkt Websitespalten angewählt werden. 4. Es erscheint eine Aufstellung der aktuell verfügbaren Websitespalten. Um eine neue Websitespalte anzulegen, muss dann links oben die Schaltfläche Erstellen angeklickt werden. 5. Als Nächstes erscheint eine Erfassungsmaske für eine neue Websitespalte, in der dann die verschiedenen Parameter definiert werden müssen. Dazu gehören zum einen der Name der neuen Websitespalte, die Auswahl eines Feldtyps und auch die Angabe, ob die Websitespalte einer speziellen Websitespaltengruppe zugewiesen werden soll (siehe Abbildung 3.33).

91

3 Web-Content-Management

Abbildung 3.33 Erfassungsmaske für eine neue Websitespalte

In der Praxis hat es sich bewährt, neue Websitespalten immer individuellen Gruppen zuzuordnen, die unmittelbar der Organisation oder dem Unternehmen zugeordnet werden können. Dabei kann sich ein solcher Gruppenname beispielsweise zusammensetzen aus der Firmenoder Organisationskennzeichnung und einer Angabe zum Inhalt, also beispielsweise DILARO_Abteilungen oder DILARO_Allgemein.

6. Sobald alle notwendigen Vorgaben und Parameter eingetragen wurden, kann dies abschließend mit der Schaltfläche OK bestätigt werden. Die neue Websitespalte steht anschließend sofort in der gesamten Websitesammlung zur Verfügung (sofern sie auf der obersten Webseite der Websitesammlung angelegt wurde). Nachdem eine Websitespalte auf der obersten Ebene einer Websitesammlung angelegt wurde, kann diese an den verschiedenen Stellen der SharePoint-Umgebung genutzt werden, beispielsweise beim Anlegen einer SharePoint-Liste. Angaben zur Verwaltung von SharePoint-Listen und auch zur Nutzung definierter Websitespalten enthalten die Kapitel 5 und 11.

92

3.3 Websitesammlung und Webseiten

3.3.8

Was sind Websiteinhaltstypen?

Ähnlich wie Websitespalten dafür sorgen können, dass der Datenbestand bzw. die Datenbasis innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens konsistent ist, können die sogenannten Websiteinhaltstypen für eine weitere Strukturierung genutzt werden. So besteht damit beispielsweise die Möglichkeit, einen bestimmten Dokumententyp zu definieren, der innerhalb der gesamten SharePoint-Umgebung einheitlich ist und demzufolge auch für globale Auswertungen u. Ä. zur Verfügung steht. Ein Websiteinhaltstyp charakterisiert somit ein Dokument, einen Ordner oder auch eine Liste, indem ihm bestimmte Definitionen bzw. Attribute zugewiesen werden. Einem Inhaltstyp wiederum können dann Parameter in Form bestimmter Felddefinitionen zugewiesen werden. Der Vorteil eines Inhaltstyps ist, dass darüber eine Identifizierung aller Dokumente oder Daten dieses Typs möglich ist. Wird beispielsweise ein Inhaltstyp „Vertrag“ festgelegt, kann darüber dann die gesamte Websitesammlung selektiert werden, und alle zugeordneten Daten mit diesem Inhaltstyp werden angezeigt. Denkbar wäre beispielsweise auch das Anlegen eines Inhaltstyps für ein bestimmtes Projekt, um auf diese Art und Weise sämtliche Daten (Listen, Dokumente, Bilder usw.) eindeutig diesem Projekt zuzuordnen.

3.3.9

Wie werden Websiteinhaltstypen angelegt?

Die Arbeitsschritte zum Anlegen eines Websiteinhaltstyps sind nicht sehr aufwendig. Genau wie bei Websitespalten, so gilt aber auch für Websiteinhaltstypen, dass die Definition auf einer Unterwebseite grundsätzlich auch nur in diesem Bereich bzw. auf dieser Webseite sichtbar ist. Das entscheidende Kriterium bei Websiteinhaltstypen ist jedoch, dass sie an verschiedenen Stellen einer Websitesammlung verfügbar sein sollen. Aus diesem Grund sollten sie immer auf der obersten Ebene einer Websitesammlung im sogenannten Websiteinhaltstyp-Katalog angelegt werden. 1. Die Anlage eines Websiteinhaltstyps erfolgt (nach Anwahl der obersten Webseite einer Websitesammlung) über die Verwaltungsseite der Websitesammlung. Diese erreichen Sie auf der dargestellten Webseite (nicht in der Zentraladministration) durch Anwahl des Punktes Websiteaktionen im oberen Fensterbereich (links). Es erscheint ein Menü, aus dem dann der Punkt Websiteeinstellungen angewählt werden muss. 2. Auf der Verwaltungsseite der Websitesammlung muss dann im Bereich Galerien der Punkt Websiteinhaltstypen angeklickt werden. 3. Es erscheint der Katalog der aktuell definierten Websiteinhaltstypen. Um einen neuen Inhaltstyp anzulegen, muss als Nächstes die Schaltfläche Erstellen (links oben) angewählt werden. 4. Im nachfolgenden Konfigurationsfenster zum Anlegen eines neuen Websiteinhaltstyps muss dann zunächst ein Name für die Neuanlage eingetragen werden. Anschließend muss ein übergeordneter Inhaltstyp ausgewählt werden. Nachdem das erfolgt ist, kann

93

3 Web-Content-Management der neue Typ dann entweder einer bestehenden Gruppe zugewiesen oder eine neue Gruppe angelegt werden (siehe Abbildung 3.34).

Abbildung 3.34 Erfassungsmaske für einen neuen Websiteinhaltstyp

Es hat sich in der Praxis bewährt, neue Websiteinhaltstypen immer individuellen Gruppen zuzuordnen, die unmittelbar der Organisation oder dem Unternehmen zugeordnet werden können. Dabei kann sich ein solcher Gruppenname beispielsweise zusammensetzen aus der Firmen- oder Organisationskennzeichnung und einer Angabe zum Inhalt, also beispielsweise DILARO_Vertrag oder DILARO_Allgemein.

5. Nachdem alle Angaben eingetragen wurden und dies abschließend mit OK bestätigt wurde, wird der neue Inhaltstyp angelegt. 6. Anschließend erscheint die Verwaltungs- oder Konfigurationsseite des neu angelegten Websiteinhaltstyps. Dort können Sie nun weitergehende Einstellungen vornehmen. So können Sie hier beispielsweise die aktuellen Zuweisungen anpassen bzw. ändern, dem Inhaltstyp eine Vorlage zuweisen oder auch direkt entsprechende Felder bzw. Felddefinitionen (Spalten) zuweisen.

94

3.3 Websitesammlung und Webseiten

Abbildung 3.35 Konfigurationsseite eines Websiteinhaltstyps

Angaben zur Nutzung definierter Websiteinhaltstypen enthält das Kapitel 5.

3.3.10

Wie wird eine neue Webseite angelegt?

Sobald eine Websitesammlung angelegt worden ist, können dieser Sammlung beliebige Webseiten zugeordnet werden. In Abhängigkeit von der gewählten Vorlage werden einer Websitesammlung bestimmte Seiten standardmäßig zugeordnet. Um einer Websitesammlung weitere Webseiten zuzuordnen, sind folgende Arbeitsschritte notwendig: 1. Als Erstes muss innerhalb der Websitesammlung (also im eigentlichen Portal und nicht in der Zentraladministration) der Bereich angewählt werden, dem eine neue Webseite hinzugefügt werden soll. Webseiten, die auf der obersten Ebene einer Websitesammlung angelegt werden (also nach Anwahl der obersten Website), werden im Portal im oberen Menübereich als zusätzliches Register angezeigt.

2. Als Nächstes muss dann im Menü Websiteaktionen (links oben) der Punkt Neue Website bzw. der Punkt Neue Seite angeklickt werden. Dies hängt davon ab, welcher Typ der aktuell gewählten Seite zugewiesen wurde.

95

3 Web-Content-Management 3. Bei Einsatz der Option Neue Seite wird lediglich eine leere Webseite ohne die Zuordnung von Vorlagen angelegt. Mit der Option Neue Website erscheint ein Auswahlfenster, in dem dann zunächst eine Vorlage für die neue Webseite angewählt werden muss. Anschließend müssen dann in der Eingabemaske die notwendigen Parameter einer neuen Webseite eingetragen werden (Name, URL usw.), so wie in Abbildung 3.36 beispielhaft dargestellt.

Abbildung 3.36 Auswahl- und Erfassungsmaske zum Anlegen einer neuen Webseite

Mit den Optionen im linken Fensterbereich kann beispielsweise nach Vorlagen gesucht werden, die von Microsoft oder anderen Anbietern online zur Verfügung gestellt werden.

4. Sobald in der Erfassungsmaske für eine neue Website (siehe Abbildung 3.36) die entsprechenden Angaben eingetragen worden sind, wird mit der abschließenden Bestätigung des Dialogfensters über die Schaltfläche Erstellen die neue Webseite angelegt und auch in der Navigation direkt angezeigt.

3.3.11

Wie wird eine Website gelöscht?

Ähnlich wie bei anderen Strukturelementen, so kommt es auch vor, dass eine Webseite komplett gelöscht werden soll.

96

3.3 Websitesammlung und Webseiten 1. Um eine bestehende Website zu löschen, muss die entsprechende Seite im Portal bzw. in der Websitesammlung angewählt werden. 2. Anschließend muss aus dem Menü Websiteaktionen (links oben) der Punkt Websiteeinstellungen angeklickt werden. 3. Aus dem nachfolgenden Konfigurationsfenster der Website muss dann unter Websiteaktionen der Punkt Diese Website löschen angewählt werden. 4. Nach abschließender Bestätigung des Löschvorgangs wird die Seite aus der Websitesammlung entfernt. Beim Löschen einer Webseite sollte immer bedacht werden, dass zum einen die Seite unwiderruflich gelöscht wird, aber ebenso auch alle auf dieser Seite definierten Strukturelemente und Inhalte (Listen, Dokumente usw.).

97

4 4 Webparts Ein spezielles Gestaltungselement von Microsoft SharePoint Server 2010 stellen die Webparts dar, denen nachfolgend ein eigenes Kapitel gewidmet ist, in dem die wesentlichen Fragestellungen erläutert und die generelle Funktionsweise dargestellt werden.

4.1

Allgemeines

4.1.1

Was ist ein Webpart?

Ein Webpart ermöglicht als modular aufgebaute Informationseinheit die Darstellung beliebiger Daten auf einer SharePoint-Seite. So ermöglicht der Einsatz eines Webparts als Steuerelement oder als Baustein beispielsweise die Anzeige von Inhalten aus Listen oder sonstiger Daten einer SharePoint-Umgebung. Webparts übernehmen ja nach Inhalt und Ansicht eine bestimmte Funktion und ergänzen die übliche Seitendarstellung einer SharePoint-Seite um die gewünschten Informationen. Die Anzeige des Ergebnisses wiederum kann von der persönlichen Berechtigung des betreffenden Benutzers abhängig gemacht werden. Auf einer SharePoint-Seite können durchaus mehrere (auch unterschiedliche) Webparts eingesetzt werden. Bei den Informationen bzw. Angaben eines Webparts kann es sich um den Inhalt einer SharePoint-Liste, um die Anzeige verfügbarer Dokumente, um die Daten einer externen Datenanbindung oder auch um sonstige Angaben handeln, die durch eine individuelle Webpart-Erstellung möglich sind. Für die letztere Option ist es jedoch erforderlich, entsprechenden Programmcode zu erstellen. Webparts werden in der Regel als einzelne Bausteine auf sogenannten Webpartseiten zusammengefasst, die wiederum ein oder mehrere Webparts enthalten können. In Abbildung 4.1 ist beispielhaft der Aufbau einer Seite mit verschiedenen Webparts im BearbeitenModus dargestellt. Daraus ist bereits ersichtlich, dass Webparts an verschiedenen Stellen des Bildschirms, den sogenannten Webpartzonen, positioniert werden können.

99

4 Webparts

Abbildung 4.1 SharePoint-Webseite mit diversen Webparts

Webparts setzen sich immer zusammen aus einer Webpart-Datei (DWP) und einer Webpart-Assembly in Form einer Bibliotheksdatei (DLL).

4.1.2

Wofür wird ein Webpartkatalog benötigt?

Durch den Einsatz sogenannter Webpartkataloge kann eine Gruppe von Webparts zentral gespeichert und an den gewünschten Stellen der SharePoint-Umgebung verfügbar gemacht werden. Je Websitesammlung gibt es in der Regel unterschiedliche Webpartkataloge, wobei der Standardkatalog immer den Namen der Websitesammlung gefolgt von der Angabe -Katalog trägt, also beispielsweise Dilaro-Katalog. Neben dem Standardkatalog verfügt eine Websitesammlung auch noch über einen eigenen Katalog, in dem die geschlossenen Webparts abgelegt werden, und über einen speziellen Server-Katalog. Grundsätzlich handelt es sich bei einem Webpartkatalog um eine besondere Form einer Dokumentbibliothek (siehe dort). Der Server-Katalog wird benötigt, um Webparts für andere Websitesammlungen verfügbar zu machen. Dazu wird das Kommandozeilentool STSADM.EXE benötigt.

100

4.1 Allgemeines

4.1.3

Wie wird eine Webpartseite angelegt?

Bevor in einer SharePoint-Umgebung entsprechende Webparts genutzt werden können, muss natürlich zunächst einmal eine Seite existieren, die entsprechende Webparts aufnehmen bzw. deren Inhalt darstellen kann. Je nach gewählter Vorlage der Websitesammlung kann dies ohne Weiteres auch die Startseite oder eine beliebige Unterwebseite eines Portals sein. In der Regel können fast auf jeder beliebigen SharePoint-Seite Webparts platziert werden. Um zu überprüfen, ob eine SharePoint-Seite Webparts aufnehmen kann, muss im Menü Websiteaktionen der Punkt Seite bearbeiten angewählt werden. Anschließend ist dann direkt ersichtlich, ob sich auf der Seite Webparts hinzufügen bzw. bearbeiten lassen (siehe Abbildung 4.1).

1. Für die Neuanlage einer Webpartseite bzw. einer Webseite für die Webparts muss zunächst einmal die Webseite angewählt werden, der die Webpartseite zugeordnet werden soll. 2. Als Nächstes muss dann aus dem Menü Websiteaktionen der Punkt Weitere Optionen angewählt werden. 3. Es erscheinen die verschiedenen Seitentypen für die Erstellung neuer Webseiten, aus denen die gewünschte Vorlage (z.B. Webpartseite) ausgewählt und anschließend im rechten Bereich die Schaltfläche Erstellen betätigt werden muss (siehe Abbildung 4.2).

Abbildung 4.2 Anlegen einer neuen Webpartseite

101

4 Webparts Sobald auf dem System, mit dem der SharePoint-Server konfiguriert wird, die BrowserErgänzung Microsoft Silverlight installiert worden ist, erfolgt bei der Anlage von Listen, Bibliotheken, Webseiten usw. eine grafische Darstellung der Auswahlelemente.

4. Im nächsten Schritt erscheint ein Dialogfenster, in dem die benötigten Angaben für die neue Webpartseite eingetragen bzw. ausgewählt werden müssen. Dazu gehören ein Name für die Seite, ggf. eine Beschreibung, die Auswahl des gewünschten Layouts und die Bibliothek, der die neue Seite zugewiesen werden soll. 5. Im unteren Bereich des Konfigurationsfensters muss der gewünschte Speicherort der Webpartseite ausgewählt werden. Die Speicherung erfolgt dabei in der Regel in einer Dokumentbibliothek, wobei standardmäßig die Bibliothek Websiteobjekte angewählt wird (siehe Abbildung 4.3).

Abbildung 4.3 Konfigurationsvorgaben für eine Webpartseite

Im Bereich Layout wird festgelegt, welche Webpartzonen nach dem Anlegen der Seite dort verfügbar sind. Da sich diese Anordnung bei einer bestehenden Seite nicht ohne Weiteres ändern lässt, sollte das Layout sorgsam gewählt werden.

6. Sobald alle Eingaben und Zuordnungen erfolgt sind, kann die neue Seite mit der Schaltfläche Erstellen endgültig angelegt werden. 7. Die neu angelegte Seite wird damit der gewählten Bibliothek zugewiesen und kann anschließend direkt „mit Leben gefüllt werden“, da automatisch der Bearbeiten-Modus der Seite aufgerufen wird. Eine Dokumentbibliothek ist letztlich ein Art Sammelcontainer für verschiedene Dokumente einer Websitesammlung oder einer Webseite. Nähere Angaben zu Dokumentbibliotheken enthält das Kapitel 5.

102

4.1 Allgemeines Die Zuordnung der neuen Webpartseite zur gewählten Dokumentbibliothek (hier: Websiteobjekte) wird in der Abbildung 4.4 beispielhaft dargestellt.

Abbildung 4.4 Neue Webpartseite innerhalb einer Dokumentbibliothek

Webpartseiten werden, sofern sie nicht einem Veröffentlichungsportal zugewiesen sind, als Dokumente einer Dokumentbibliothek in Form einer ASPX-Datei abgelegt.

4.1.4

Wie werden Webparts auf einer Webseite bearbeitet?

Jedes Webpart, das einer Seite zugeordnet wird, verfügt über spezielle Eigenschaften und Definitionen. Diese können grundsätzlich von einem Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen jederzeit nachträglich geändert werden. 1. Um die Eigenschaften eines bestehenden Webparts zu ändern, muss zunächst einmal die entsprechende Webseite angewählt werden. 2. Mit dem Punkt Seite bearbeiten aus dem Menü Websiteaktionen kann dann der Bearbeiten-Modus der Webseite aufgerufen werden. Eine schnelle Möglichkeit, in den Bearbeiten-Modus einer Webseite zu wechseln, ist die Verwendung des entsprechenden Symbols in der Menüleiste (zweites Symbol rechts neben dem Menü Websiteaktionen). Das erste Symbol neben dem Menü Websiteaktionen dient der Navigation innerhalb der Websitesammlung.

3. Im Bearbeiten-Modus verfügt jedes Webpart einer Seite über ein Untermenü, das durch einen Pfeil nach unten markiert wird, sobald man die Maus über die rechte obere Ecke des Webpart-Fensters führt. Mit Anklicken dieses Menüs erscheinen die verfügbaren Menüpunkte, von denen zur Bearbeitung der Punkt Webpart bearbeiten ausgewählt werden muss. 4. Anschließend erscheint auf der rechten Seite in einem separaten Fenster der Eigenschaftendialog des entsprechenden Webparts. Innerhalb dessen können dann die gewünschten Änderungen bzw. Anpassungen vorgenommen werden. Eine abschließende Bestätigung mit der Schaltfläche OK schließt den Vorgang ab.

103

4 Webparts

Abbildung 4.5 Eigenschaften eines Webparts ändern

5. Zur Beendigung des Webpart-bearbeiten-Modus muss der Punkt Bearbeitung beenden angewählt werden (links oben).

4.1.5

Können Webparts beliebig angeordnet werden?

Wie in der Abbildung 4.1 zu sehen ist, werden Webparts scheinbar beliebig auf einer Webseite angeordnet bzw. dargestellt. Dies ist jedoch nur bedingt richtig, denn die Anordnung und Struktur von Webparts unter Microsoft SharePoint Server 2010 folgt schon gewissen Vorgaben. Diese ergeben sich insbesondere aus der sogenannten Zoneneinteilung (Zonenindex), nach der eine Seite in verschiedene Bereiche (Zonen) aufgeteilt wird. Innerhalb der einzelnen Zonen können Webparts beliebig hinzugefügt oder verschoben werden. Um generell die Struktur der Zoneneinteilung einer Seite ändern zu können, werden Zusatzprogramme wie beispielsweise der Microsoft SharePoint Designer benötigt.

4.1.6

Warum erscheinen die Webpart-Änderungen im Veröffentlichungsportal nicht?

Sobald Änderungen an Webparts oder Webpartseiten in einem Veröffentlichungsportal vorgenommen werden, werden diese nicht automatisch angezeigt. Dies hängt einfach und

104

4.1 Allgemeines allein damit zusammen, dass sämtliche Änderungen an Seiten eines Veröffentlichungsportals einer speziellen Form der Freigabe unterliegen. Sobald eine solche Seite geändert wurde, stehen im oberen Menübereich der Seite spezielle Optionen zur Verfügung, wie in der Abbildung 4.6 beispielhaft dargestellt.

Abbildung 4.6 Optionen zur Bearbeitung einer Veröffentlichungsseite

Durch Anklicken der Schaltfläche Absenden (Pfeil nach unten) erscheinen die verfügbaren Optionen wie Veröffentlichen (Freigabe), Absenden usw. Sobald die Option Absenden angewählt wird, wird ein spezieller Workflow (Seitengenehmigung) aktiviert, der dafür sorgt, dass die Änderungen gespeichert werden und diese dann noch einmal explizit freigegeben werden müssen, bevor die endgültige Veröffentlichung erfolgt. In Abbildung 4.7 ist dargestellt, dass bei der Aufforderung zur Genehmigung der Veröffentlichung noch ein Kommentar hinzugefügt werden kann.

Abbildung 4.7 Kommentarfeld für den Workflow zur Seitengenehmigung

Auf einer Veröffentlichungs-Webseite steht im Menü Seite auch eine Option zur Verfügung, mit der die Seite eingecheckt werden kann, um so den Entwurfsstatus bearbeiten zu

105

4 Webparts können. Dies ist dann von Interesse, wenn Änderungen nicht direkt veröffentlicht werden sollen, weil diese beispielsweise noch überarbeitet werden müssen. Somit hängt es letztlich von dem gewählten Status ab, ob vorgenommene Änderungen an der Seite eines Veröffentlichungsportals angezeigt werden.

4.1.7

Welche Eigenschaften eines Webparts können geändert werden?

Die Eigenschaften eines Webparts hängen nicht zuletzt auch vom Typ desselben ab. Dennoch gibt es eine Reihe von Eigenschaften, die allen Webparts gemein sind. Im Einzelnen handelt es sich dabei um die Gruppen Darstellung, Layout und Erweitert. Die nachfolgenden Erläuterungen beziehen sich auf die Webparts, die zum Lieferumfang von Microsoft SharePoint Server 2010 gehören. Andere oder individuell erstellte Webparts weisen die Eigenschaften unter Umständen nicht auf.

Welche Funktion sich hinter den einzelnen Eigenschaften verbirgt, ergibt sich aus der nachfolgenden Aufstellung:

Darstellung Titel Angabe einer Bezeichnung oder Beschreibung, die in der Titelleiste des Webparts angezeigt wird.

Höhe Legt die Höhe eines Webparts fest. Wird die Option Ja angewählt, kann die gewünschte Höhe angegeben werden, bei Nein orientiert sich die Höhe automatisch an der Höhe der Webpartzone.

Breite Damit wird die Breite des gewählten Webparts festgelegt, wobei sich auch diese entweder an der Breite der Webpartzone orientiert (Nein) bzw. mit der Option Ja frei festgelegt werden kann. Die Größe der Webpartzone orientiert sich immer an dem größten Webpart bzw. an dem breitesten und dem höchsten Webpart.

Chromzustand Soll der Webpart vollständig angezeigt werden, muss hier die Option Normal angewählt werden; bei Minimiert wird nur die Titelleiste angezeigt (ohne Inhalt).

Chromtyp Mit Chromtyp wird festgelegt, wie der Titel und der Rahmen des gewählten Webparts dargestellt werden. So kann damit beispielsweise definiert werden, dass das Webpart mit einem Rahmen versehen wird.

106

4.1 Allgemeines

Abbildung 4.8 Kalender-Webpart mit Titel und Rahmen

Layout Ausgeblendet Bei Aktivierung dieser Auswahlmöglichkeit wird die Anzeige des Webparts unterdrückt. Die Funktion ist dennoch verfügbar, beispielsweise für GeschäftsdatenWebparts, bei denen bestimmte Bereiche nicht angezeigt werden sollen.

Richtung Mit dieser Option besteht die Möglichkeit, die Ausrichtung der Textdarstellung innerhalb eines Webparts zu ändern.

Zone Eine Webpartseite ist in der Regel in mehrere Webpartzonen unterteilt, in denen die einzelnen Webparts abgelegt sind. Mit der Option Zone können Sie festlegen, welcher Zone das gewählte Webpart zugeordnet wird.

Zonenindex Die Zahl bei Zonenindex legt fest, an welcher Stelle das Webpart innerhalb der Webpartzone angesiedelt wird. Wird bei dem gewählten Webpart beispielsweise der Wert „1“ eingetragen, steht dieses Webpart anschließend an der ersten Stelle in der Webpartzone.

Erweitert Minimieren zulassen Wird diese Option angewählt, so kann das entsprechende Webpart auf der Webseite jederzeit über das zugehörige Webpart-Menü ausgeblendet werden, und nur noch die Titelzeile wird angezeigt, aber kein Inhalt mehr.

Schließen zulassen Die Aktivierung dieser Option ermöglicht auf der entsprechenden Webseite das Schließen eines Webparts. Es kann dann jedoch nur durch ein erneutes Hinzufügen des Webparts wieder sichtbar gemacht werden.

Ausblenden zulassen Diese Option ermöglicht auf der entsprechenden Webseite das Ausblenden des gesamten Webparts.

Zonenwechsel zulassen Mit der Option Zone können Sie bei den Layout-Einstellungen festlegen, welcher Webpartzone der entsprechende Webpart zugeordnet wird. Soll dies verhindert werden, muss die Option Zonenwechsel zulassen unbedingt deaktiviert werden.

107

4 Webparts

Verbindungen zulassen In einer SharePoint-Umgebung ist es möglich, dass verschiedene Webparts einer Webseite zueinander in einer Beziehung stehen, beispielsweise beim Einsatz von Geschäftsdatenkatalogen. Damit dies möglich ist, muss die Option Verbindungen zulassen auf jeden Fall aktiviert werden.

Bearbeiten in persönlicher Ansicht zulassen Jeder Benutzer kann in einer SharePoint-Umgebung grundsätzlich eigene Einstellungen für ein Webpart vornehmen, um dieses damit zu personalisieren; es entspricht somit nicht mehr dem Standard. Soll die persönliche Änderung von Webpart-Einstellungen verhindert werden, muss diese Option deaktiviert werden.

Titel-URL Die hier hinterlegte Adresse (URL) bezieht sich auf den entsprechenden Webpart; sie wird bei Anklicken der Titelleiste aufgerufen.

Beschreibung Der Text, der in diesem Feld abgelegt wird, erscheint als Kurzinfo, wenn ein Benutzer den Mauszeiger über die Titelleiste bewegt.

Hilfe-URL Wird in diesem Feld eine Adresse (URL) eingetragen, so wird damit automatisch im Webpart-Menü ein Eintrag Hilfe generiert, mit dem dann auf weitergehende Hilfsinformationen zurückgegriffen werden kann (siehe Abbildung 4.9).

Abbildung 4.9 Menüpunkt mit Hilfe-Funktion im Webpart-Menü

Hilfemodus Beim sogenannten Hilfemodus kann gewählt werden, wie die Hilfsinformationen angezeigt werden; so bewirkt beispielsweise die Option Modal das Öffnen eines neuen Fensters, in dem dann die hinterlegte Hilfe-URL aufgerufen wird.

Katalogsymbolbild-URL Wird das gewählte Webpart einer Webseite zugeordnet, wird das entsprechende Katalogbild angezeigt; dieses kann an dieser Stelle entsprechend vorgegeben werden, indem die URL mit dem Verweis auf das Bild angegeben wird.

Titelsymbolbild-URL Soll neben der Titelleiste ein Bild angezeigt werden, muss die entsprechende Adresse (URL mit Dateiangabe) an dieser Stelle eingetragen werden.

108

4.1 Allgemeines Beim Einfügen von Bildern für die Titelleiste oder auch für das Katalogsymbol hat sich in der Praxis gezeigt, dass große Bilder nur sehr schlecht dargestellt werden; zu empfehlen ist eine Größe von 32 x 32 Pixeln.

Importfehlermeldung Der Text, der in diesem Feld eingetragen wird, wird dann angezeigt, wenn beim Importieren des Webparts ein Fehler auftritt.

Zielgruppen Mit einem Eintrag bzw. einer Auswahl von Benutzern oder Gruppen bei der Option Zielgruppen kann die Nutzung des Webparts auf bestimmte Personen eingeschränkt werden. An dieser Stelle können auch mehrere Einträge ausgewählt werden; bei Personen, die nicht dazugehören, wird der Webpart nicht angezeigt. In Abhängigkeit vom Typ des Webparts kann es bei den Konfigurationsmöglichkeiten auch durchaus weitere Optionen geben. So verfügen beispielsweise einige Standard-Webparts über eine Möglichkeit zur Konfiguration der AJAX-Umgebung (Asynchronous JavaScript and XML), um so beispielsweise festzulegen, wann eine Synchronisierung erfolgen soll.

4.1.8

Welche Webparts sind beim SharePoint-Server verfügbar, und wie werden diese eingebunden?

Zum Lieferumfang des Microsoft SharePoint Servers 2010 gehört eine Reihe von Webparts, die eine sehr einfache und schnelle Möglichkeit darstellen, Daten, Inhalte und sonstige Informationen in der SharePoint-Umgebung sichtbar zu machen (Webpartkatalog). Der Zugriff auf die Webparts erfolgt durch Aufruf des Seiteneditors (WebsiteaktionenSeite bearbeiten). Nach der Anwahl der Option Webpart hinzufügen werden die verfügbaren Webparts angezeigt, die aktuell der SharePoint-Umgebung zugewiesen sind. In der Abbildung 4.10 ist dies beispielhaft dargestellt.

Abbildung 4.10 Anzeige der Webparts einer SharePoint-Umgebung

Die Anzeige der verfügbaren Webparts kann je nach Typ der gewählten Website unterschiedlich sein. So werden auf einer normalen Webpartseite andere Webparts angezeigt als beispielsweise auf einer Veröffentlichungsseite.

Die Aufstellung der Webparts erfolgt nach Themenbereichen, wobei standardmäßig folgende Einteilungen verfügbar sind:

109

4 Webparts

Listen und Bibliotheken (der aktuellen Webseite) Filter Formulare Geschäftsdaten Inhaltsrollup Medien und Inhalt Outlook Web App SQL Server Reporting Suchen Zusammenarbeit im sozialen Netzwerk Sofern auf der aktuell gewählten Webseite ein Webpart eingefügt werden soll, kann dabei auch auf die auf dieser Seite definierten Listen oder Bibliotheken (z.B. Dokumentbibliotheken) zugegriffen und können diese als Webpart eingefügt werden.

Ein Webpart, das auf der aktuellen Seite eingefügt werden soll, muss durch Anklicken angewählt werden. Mit dem Betätigen der Schaltfläche Hinzufügen wird das Webpart dann der Seite hinzugefügt. Anschließend kann das Webpart über den Menüpunkt Webpart bearbeiten entsprechend konfiguriert werden.

4.1.9

Wie kann ein geschlossenes Webpart wieder aktiviert werden?

Als eine Option bei den spezifischen Eigenschaften eines Webparts wurde darauf hingewiesen, dass es standardmäßig einen speziellen Menüpunkt gibt, um einen Webpart auszublenden bzw. zu schließen. Sobald ein Webpart mit der Option Schließen geschlossen wird, wird er nicht mehr am Bildschirm angezeigt und kann dann allerdings auch bei den Optionen im Seiteneditor nicht mehr bearbeitet werden. 1. Um ein derart geschlossenes Webpart wieder sichtbar zu machen, muss auf der entsprechenden Webseite zunächst im Menü Websiteaktionen der Punkt Seite bearbeiten angewählt werden. 2. Als Nächstes muss dann im Menü Bearbeitungstools der Punkt Einfügen angewählt werden. 3. Mit Anklicken der Option Webpart erscheinen am oberen Bildschirmrand die aktuell verfügbaren Webparts. 4. Um ein geschlossenes Webpart wieder zu aktivieren, muss am unteren Ende der Kategorien-Liste die Gruppe Geschlossene Webparts angewählt werden. Die Gruppe bzw. Kategorie Geschlossene Webparts wird nur angezeigt, wenn sich entsprechende Webparts in dieser Gruppe befinden.

110

4.1 Allgemeines 5. Nach Anklicken der Gruppe Geschlossene Webparts erscheinen im rechten Bildschirmbereich die geschlossenen Webparts, aus denen dann das gewünschte Webpart ausgewählt und dies mit der Schaltfläche Hinzufügen bestätigt werden muss (siehe Abbildung 4.11).

Abbildung 4.11 Ein geschlossenes Webpart wieder aktivieren

Ein geschlossenes Webpart sollte gelöscht werden, wenn dieses nicht mehr benötigt wird. Denn diese Webparts werden lediglich ausgeblendet, benötigen aber nach wie vor Ressourcen des Systems.

4.1.10

Kann ein Webpart auf einer Seite verschoben werden?

Eine Webseite, auf der Webparts hinterlegt bzw. eingefügt werden können, wird grundsätzlich in verschiedene Zonen für die einzelnen Webparts unterteilt. Innerhalb der einzelnen Zonen kann zusätzlich auch die Reihenfolge beliebig verändert werden. 1. Um dies zu erreichen, muss über das Menü Websiteaktionen der Bearbeiten-Modus der Seite aufgerufen werden (Seite bearbeiten). 2. Im Bearbeiten-Modus kann dann ein Webpart mittels Drag and Drop innerhalb der zugewiesenen Zone beliebig verschoben werden. Dazu muss mit dem Mauszeiger über die Titelleiste des Webparts gefahren werden, bis sich der Mauszeiger in einen Finger verwandelt; anschließend kann das Webpart bei gedrückter linker Maustaste verschoben werden. Alternativ kann für einen Webpart auch der Zonenindex geändert werden. Dies erfolgt in den Eigenschaften des Webparts über den sogenannten Zonenindex, der innerhalb des Bereichs Layout geändert werden kann. Der Eintrag „1“ bewirkt an dieser Stelle, dass das gewählte Webpart an erster Stelle der Webpartzone positioniert wird.

111

4 Webparts 3. Soll nicht nur die Reihenfolge innerhalb einer Webpartzone geändert, sondern das Webpart in einer anderen Webpartzone angezeigt werden, muss in den Eigenschaften des Webparts (Webpart bearbeiten) innerhalb des Bereichs Layout die gewünschte Zone ausgewählt werden; standardmäßig stehen hier die Optionen Links, Rechts und Oben zur Verfügung (siehe Abbildung 4.12).

Abbildung 4.12 Zoneneinstellungen eines Webparts

112

4.1 Allgemeines

4.1.11

Kann die Größe eines Webparts geändert werden?

Die Darstellung eines Webparts auf einer Webseite hängt nicht unwesentlich von der Höhe und Breite der Darstellung ab. Dabei lässt sich die Größe eines Webparts fast nach Belieben an eigenen Vorstellungen anpassen. 1. Zu diesem Zweck muss über den Punkt Webpart bearbeiten in den Bearbeiten-Modus des entsprechenden Webparts gewechselt werden. 2. Nach der Anwahl des Eigenschaftenbereichs Darstellung erscheinen dann die entsprechenden Optionen zur Anpassung der Höhe und Breite des gewählten Webparts. 3. Die Größe des Webparts kann dabei durch Eintragen entsprechender Zahlenwerte bei Höhe und Breite vollkommen frei festgelegt werden (siehe Abbildung 4.13).

Abbildung 4.13 Änderung der Größe eines Webparts

113

4 Webparts 4. Nach abschließender Bestätigung der Einstellungen mit der Schaltfläche OK werden diese dann dem gewählten Webpart zugewiesen. Bei der Änderung der Größe eines Webparts ist zu beachten, dass eine gewisse Mindestgröße nicht unterschritten werden kann. Zudem orientieren sich die sonstigen Webparts einer Webpartzone an den zugewiesenen Höhen- und Breitenangaben, wodurch sich deren Darstellung ggf. ebenfalls ändert.

4.1.12

Wie kann ein Webpart von einer Webseite entfernt werden?

Ein Webpart, das einer bestimmten Seite zugeordnet wurde, kann in der Regel auch jederzeit wieder entfernt werden, wozu die folgenden Arbeitsschritte notwendig sind: 1. Als Erstes muss der Bearbeiten-Modus der Webseite aufgerufen werden (Websiteaktionen-Seite bearbeiten). 2. Im Bearbeiten-Modus verfügt jedes Webpart einer Seite über ein eigenes Menü, das durch Anwahl des Pfeils nach unten in der rechten oberen Ecke angewählt werden kann. Mit Anklicken dieses Menüs erscheinen die verfügbaren Menüpunkte, von denen zum Löschen des gewählten Webparts der gleichnamige Punkt angewählt werden muss. 3. Anschließend erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob das Webpart wirklich gelöscht werden soll. Sobald diese Frage mit OK bestätigt wird, wird das Webpart von der Webseite entfernt. Mit dem Löschen eines Webparts wird seine Seitenzuordnung unwiderruflich gelöscht. Soll ein Webpart lediglich (temporär) ausgeblendet werden, gibt es die Möglichkeit des Schließens (siehe Abschnitt 4.1.9).

4.1.13

Welche Webparts sind im Webpartkatalog verfügbar, und wie kann der Katalog bearbeitet werden?

Die Webparts einer Websitesammlung werden standardmäßig in dem Webpartkatalog der Websitesammlung abgelegt. Der Zugriff auf den Standard-Webpartkatalog erfolgt mit folgenden Arbeitsschritten: 1. Zunächst einmal muss die Startseite (Root) der Websitesammlung angewählt werden. 2. Als Nächstes muss dann aus dem Menü Websiteaktionen der Punkt Websiteeinstellungen angewählt werden. 3. Im nächsten Arbeitsschritt muss in der Aufstellung der verfügbaren Optionen unterhalb des Bereichs Galerien der Punkt Webparts aktiviert werden. Anschließend erscheinen die verfügbaren Webparts, so wie in Abbildung 4.14 beispielhaft dargestellt.

114

4.1 Allgemeines

Abbildung 4.14 Inhalt des Webpartkatalogs einer Websitesammlung

4. An dieser Stelle besteht nun die Möglichkeit, neue Webparts hinzuzufügen (Dokumentupload) oder beispielsweise auch die Eigenschaften eines Webparts zu bearbeiten. Für Letzteres muss das entsprechende Symbol für das Bearbeiten (gleichnamige Spaltenbezeichnung) angeklickt werden, worauf der zugehörige Eigenschaftendialog erscheint. 5. Im Bearbeiten-Dialog stehen wiederum verschiedene Optionen zur Verfügung. So kann hier ein Webpart gelöscht oder exportiert werden, es kann der XML-Code des Webparts angezeigt oder es können auch spezielle Berechtigungen für das Webpart zugewiesen werden. Darüber hinaus können in diesem Dialog auch die Zuordnung und die Beschreibung des Webparts geändert werden (siehe Abbildung 4.15).

115

4 Webparts

Abbildung 4.15 Bearbeitungsmodus eines Webparts

6. Um einem bestehenden Webpartkatalog ein neues Webpart hinzuzufügen, muss im Dialog mit der Anzeige verfügbarer Webparts unter dem Menüpunkt Bibliothekstools – Dokumente die Schaltfläche Neues Dokument verwendet werden. 7. Anschließend muss dann das gewünschte Webpart angewählt und dies mit der Schaltfläche Katalog auffüllen (am oberen Bildschirmrand) bestätigt werden. Um einem Webpartkatalog einen neuen Webpart hinzuzufügen, muss dieses auf jeden Fall vorher der Websitesammlung mit dem Tool STSADMIN.EXE hinzugefügt werden.

116

4.1 Allgemeines

4.1.14

Wie können die Eigenschaften eines Webpartkatalogs geändert werden?

Ein Webpartkatalog als Sammlung verschiedener Webparts einer Websitesammlung verfügt, wie fast alle Objekte einer SharePoint-Umgebung, über eine Reihe von Konfigurationsmöglichkeiten. 1. Für den Zugriff auf die Eigenschaften des Standard-Webpartkatalogs muss als Erstes auf der Startseite (Root) der Websitesammlung im Menü Websiteaktionen der Punkt Websiteeinstellungen angewählt werden. 2. Als Nächstes muss dann in der Aufstellung der verfügbaren Optionen unterhalb des Bereichs Galerien der Punkt Webparts aktiviert werden. 3. Es erscheinen die verfügbaren Webparts, wo dann im nächsten Schritt das Menü Bibliothekstools – Bibliothek angewählt werden muss. 4. Aus den nachfolgend angezeigten Optionen muss dann unter Einstellungen der Punkt Bibliothekseinstellungen angeklickt werden. 5. Im nachfolgenden Dialogfenster stehen dann die verschiedenen Möglichkeiten zur Änderung bzw. Anpassung der Eigenschaften des Webpartskatalogs zur Verfügung. Dazu gehören allgemeine Einstellungen wie Name, Beschreibung usw. ebenso wie die Zuweisung von Berechtigungen oder auch Festlegungen bezüglich bestimmter Arbeitsabläufe (Workfloweinstellungen). Nach Anwahl des entsprechenden Punktes können diese Eigenschaften dann geändert werden. Die Änderung der Eigenschaften eines Webpartkatalogs sollte nur ausgewählten Personen (Administratoren) möglich sein und nur mit Bedacht durchgeführt werden, da sich diese Änderungen in der Regel auf sämtliche Webparts einer Websitesammlung beziehen.

4.1.15

Gibt es eine Vorschau für Webparts?

Es kann manchmal sehr müßig sein, einzelne Webparts zunächst in eine Seite zu integrieren, um deren Funktion oder Bedeutung zu verstehen. Um unnütze Arbeit zu vermeiden, stellt der Microsoft SharePoint Server 2010 eine Möglichkeit zur Verfügung, einen Vorschaumodus für Webparts zu aktivieren. 1. Zur Anzeige der Vorschau eines Webparts muss zunächst der entsprechende Inhalt des Webpartkatalogs angezeigt werden. Dazu muss im Menü Websiteaktionen der Punkt Websiteeinstellungen angewählt werden. 2. Aus der Aufstellung der verfügbaren Optionen muss dann unterhalb des Bereichs Galerien der Punkt Webparts angeklickt werden. 3. In der nachfolgenden Aufstellung der Webparts kann dann durch Anklicken des Namens eines Webparts die Vorschau für diesen Webpart aktiviert werden, so wie beispielhaft in Abbildung 4.16 dargestellt.

117

4 Webparts

Abbildung 4.16 Webpart-Darstellung im Vorschau-Modus

Auf diese Art und Weise können dann Funktionen und Merkmale der verschiedenen Webparts angezeigt werden, bevor diese in eine Webseite integriert werden. Auf der Vorschauseite eines Webparts kann der Name des Webparts abgelesen werden, unter dem der Webpart beim Einfügen ausgewählt werden kann (im Beispiel lautet das Webpart Feld für erweiterte Suche und ist unter diesem Namen auswählbar).

4.1.16

Kann man eigene Webparts erstellen?

Das Erstellen eigener Webparts bietet sich beispielsweise dort an, wo es gilt, den Zugriff auf Daten zu realisieren, der durch bestehende Webparts nicht abgedeckt ist. In diesem Fall sind jedoch entsprechende Programmierkenntnisse notwendig, da Webparts in der Regel als XML-Code abgelegt werden. Zum Importieren gehören dann die Veröffentlichung mit dem Dienstprogramm STSADM.EXE und die anschließende Zuweisung an den Webpartkatalog über die Schaltfläche Neu. Sobald dies erfolgt ist, steht der neu zugewiesene Webpart auf der Verwaltungsoberfläche von Microsoft SharePoint Server 2010 in der Auswahl zur Verfügung.

118

4.1 Allgemeines

4.1.17

Kann man eine Webpart-Darstellung individuell konfigurieren?

Die Konfiguration eines Webparts wird zum einen durch die Standardvorgaben an zentraler Stelle festgelegt. Hin und wieder macht es aber auch Sinn, dass eine WebpartKonfiguration so eingestellt wird, dass individuelle Einstellungen einzelner Benutzer möglich sind. 1. Zur Festlegung individueller Einstellungen eines Webparts für einzelne Benutzer muss zunächst einmal in den Bearbeitungsmodus des Webparts gewechselt werden. Dies erfolgt über den Punkt Seite bearbeiten im Menü Websiteaktionen. 2. Im Menü des betreffenden Webparts muss dann der Punkt Webpart bearbeiten angeklickt werden. 3. Im Bearbeitungsmodus (rechte Seite) muss dann der Bereich Erweitert durch Anklikken des Pluszeichens geöffnet werden. 4. Um die individuelle Bearbeitung einer Webpart-Konfiguration zuzulassen, muss in der Aufstellung der verfügbaren Optionen der Punkt Bearbeiten in persönlicher Ansicht zulassen angewählt sein (siehe Abbildung 4.17).

Abbildung 4.17 Webpart für die individuelle Bearbeitung zulassen

5. Nach der abschließenden Bestätigung der Einstellung bewirkt diese Einstellung, dass bei der Anzeige des Webparts im zugehörigen Menü der Punkt Mein Webpart bearbeiten angezeigt wird. Dies gilt natürlich nur für Anwender, die nicht per se über weiter greifende Zugriffsrechte verfügen. Die Zuweisung individueller Konfigurationsmöglichkeiten sollte gut überlegt sein, da sich dadurch unter Umständen ein erhöhter Pflegeaufwand ergibt, wenn jeder Benutzer individuelle Konfigurationen vornimmt.

119

4 Webparts

4.2

Webparts für Listen und Bibliotheken Anhand beispielhaft ausgewählter Einsatzszenarien soll in diesem und den nachfolgenden Unterkapiteln der pragmatische Einsatz bestimmter Webparts dargestellt werden. So lernen Sie sehr schnell die Funktionsweise und den Leistungsumfang der Webparts kennen.

4.2.1

Wie wird eine Bibliothek als Webpart angezeigt?

Sobald auf einer Webseite entsprechende Bibliotheken verfügbar sind (z.B. Dokumentenoder Bildbibliotheken), können diese in Form eines Webparts auf beliebigen Seiten dargestellt werden. Dabei kann es sich um Standardbibliotheken handeln, aber ebenso auch um selbst angelegte Bibliotheken. Nähere Angaben zum Anlegen und Bearbeiten von Bibliotheken enthält das Kapitel 5.

1. Zur Zuweisung einer Bibliothek in Form eines Webparts muss zunächst einmal die gewünschte Webseite angewählt werden. 2. Im nächsten Schritt muss dann der Bearbeiten-Modus der Seite aufgerufen werden (Websiteaktionen-Seite bearbeiten oder entsprechendes Symbol in der Menüleiste anklicken). 3. Nach Anwahl der Option Webpart hinzufügen in der entsprechenden Webpartzone erscheint dann die Aufstellung der für diese Seite verfügbaren Webparts. 4. Im oberen Bereich der Aufstellung (Listen und Bibliotheken) werden dann unter anderem auch die Bibliotheken angezeigt, die auf der gewählten Webseite verfügbar sind. Aus dieser Aufstellung muss dann der gewünschte Eintrag (Name der Bibliothek) angewählt werden. 5. Sobald dies abschließend mit der Schaltfläche Hinzufügen bestätigt wurde, wird die gewählte Website durch ein neues Webpart mit der Zuweisung der gewählten Bibliothek ergänzt. 6. Sofern der Bibliothek bereits Inhalte zugewiesen wurden, werden diese anschließend im Vorschaufenster bzw. im Bearbeiten-Modus der Website angezeigt. An dieser Stelle können ggf. die Eigenschaften des Webparts geändert (Webpart bearbeiten) oder die Zuweisung durch Einsatz des Punktes Speichern und schließen im Menü Seite abgeschlossen werden.

120

4.2 Webparts für Listen und Bibliotheken

Abbildung 4.18 Darstellung einer Dokumentb bliothek in einem Webpart

Sobald eine Webpart-Zuweisung auf einer sogenannten Veröffentlichungsseite erfolgt, muss die Seite explizit veröffentlicht werden; wozu in der oberen Menüleiste entsprechende Optionen zur Verfügung stehen.

4.2.2

Kann eine selbst erstellte Liste als Webpart angezeigt werden?

Vergleichbar mit einer Bibliothek, so können auch Standardlisten von SharePoint (z.B. Kalender, Aufgaben usw.), aber ebenso auch selbst definierte oder neu angelegte Listen als Webpart in eine Webseite eingefügt werden. Nähere Angaben zum Anlegen und Bearbeiten von Listen enthält das Kapitel 5.

1. Als Erstes muss die Webseite angewählt werden, der die Liste als Webpart hinzugefügt werden soll. 2. Im nächsten Schritt muss dann der Bearbeiten-Modus aktiviert werden, wozu aus dem Menü Websiteaktionen der Punkt Seite bearbeiten angewählt werden muss (oder Anklicken des entsprechenden Symbols). 3. Mit Anwahl der Option Webpart hinzufügen erscheint die Liste der für diese Webseite verfügbaren Webparts

121

4 Webparts 4. Im nächsten Schritt muss dann in der Webpart-Aufstellung in der Kategorie Listen und Bibliotheken die gewünschte Liste durch Anklicken angewählt und dies mit Hinzufügen bestätigt werden. 5. Sobald das neue Webpart dann auf der neuen Seite angezeigt wird, können dann noch die Eigenschaften dieses Webparts geändert werden (Webpart bearbeiten); abgeschlossen wird die Webpart-Zuweisung mit dem Punkt Speichern und schließen im Menü Seite.

Abbildung 4.19 Eine SharePoint-Liste als Webpart-Darstellung

4.3

Webparts für den Exchange-Zugriff Da es sich bei Microsoft SharePoint Server 2010 um ein Produkt der Firma Microsoft handelt, gibt es natürlich gerade im Bereich der Integration der sonstigen Microsoft-Produkte eine hervorragende Unterstützung. Neben der Einbindung der Office-Produktlinie (Word, Excel usw.) zählt dazu ebenso auch die Integration von InfoPath oder auch die Nutzung von Exchange-Funktionen in einer SharePoint-Umgebung. Voraussetzung für die Nutzung der nachfolgend beschriebenen Webparts ist, dass die Daten auf einem Exchange-Server abgelegt sind und dort der Dienst Outlook Web Access (OWA) aktiviert bzw. verfügbar ist. Mit OWA stellt ein Exchange-Server eine Möglichkeit zur Verfügung, über einen Browser auf die Inhalte eines Exchange-Postfachs zuzugreifen.

122

4.3 Webparts für den Exchange-Zugriff

4.3.1

Wie kann der Inhalt meines Outlook-Postfachs angezeigt werden?

Im Rahmen personalisierter Webseiten (Meine Website, MySite) kann es sehr interessant sein, sich auf einer SharePoint-Seite den Inhalt des eigenen Postfachs (Posteingang) anzeigen zu lassen. Auf diese Art und Weise besteht der Zugriff auf eingehende E-Mails innerhalb der SharePoint-Oberfläche, ohne das dazu ein anderer E-Mail-Client (Outlook, Outlook Web Access) benötigt wird. 1. Zum Einfügen des entsprechenden Webparts muss zunächst die gewünschte Webseite angewählt werden. Da es sich um personalisierte Angaben handelt, macht die Einbindung des Webparts für den Posteingang in der Regel nur auf der MySite Sinn, kann jedoch auch in beliebige andere Webseiten eingebunden werden. So kann es sich dabei ja beispielsweise auch um ein Sammelpostfach von Exchange handeln, das verschiedenen Benutzern verfügbar gemacht werden soll.

2. Nach dem Aufruf des Bearbeiten-Modus (Websiteaktionen-Seite bearbeiten) muss im nächsten Schritt im Menü Einfügen die Option Webpart einfügen angewählt werden. 3. Aus der Aufstellung der verfügbaren Webparts muss das Webpart mit dem Namen Mein Posteingang angewählt werden. Dieses befindet sich in der Liste innerhalb der Kategorie Outlook Web App. Das Webpart mit der Bezeichnung Mein E-Mail-Ordner muss für den Zugriff auf einen Exchange-Server der Version 2000 verwendet werden. Ab Exchange-Server 2003 findet das Webpart Mein Posteingang Verwendung.

4. Nach der Anwahl des Webparts und der Bestätigung mit Hinzufügen müssen anschließend bei den Webpart-Eigenschaften im rechten Fensterbereich die benötigten Parameter eingetragen werden. Dazu gehört zum einen die Angabe des OWA-Aufrufs (URL für den OWA-Zugriff) und zum anderen die Angabe der entsprechenden Postfachkennung. In der Abbildung 4.20 ist dies beispielhaft dargestellt.

Abbildung 4.20 Konfigurationsangaben für den Zugriff auf das Exchange-Postfach

123

4 Webparts 5. Sobald die benötigten Vorgaben für den OWA-Zugriff im Toolbereich des Webparts eingetragen wurden, kann die Konfiguration mit der Schaltfläche OK abgeschlossen werden. 6. Nach dem Abschließen des Bearbeiten-Modus über die Option Bearbeitungsmodus beenden (bzw. Veröffentlichen) wird der Inhalt des Webparts auf der entsprechenden Seite angezeigt. Dies kann sich dann beispielsweise so wie in Abbildung 4.21 darstellen.

Abbildung 4.21 Anmeldemaske im Webpart für Outlook Web Access

Sobald in der Darstellung E-Mails angezeigt werden, stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. So kann eine E-Mail mit einem Doppelklick geöffnet werden, und es können weitere Bearbeitungsfunktionen (z.B. Antworten) verwendet werden, wobei sich diese an dem OWA-Zugriff orientieren. Beim Zugriff auf den Posteingang eines Exchange-Postfachs über ein SharePoint-Webpart werden natürlich die Anmeldeinformationen (Credentials) überprüft. Sollte der angemeldete SharePoint-Benutzer keine Rechte für den Zugriff auf das Exchange-Postfach haben, erscheint zur Authentifizierung eine entsprechende Anmeldemaske.

124

4.4 Hyperlinks-Webparts

4.3.2

Wie werden sonstige Exchange-Informationen angezeigt?

Neben dem Zugriff auf den Posteingang eines Exchange-Postfachs kann grundsätzlich auch auf andere Informationen zugegriffen werden, die in einer solchen zentralen Datenbank abgelegt werden. Insbesondere stellt der SharePoint-Server standardmäßig entsprechende Webparts für den Zugriff auf Kalender, Aufgaben und Kontakte zur Verfügung, die zentral im Exchange-Server abgelegt sind. Der Zugriff erfolgt vergleichbar mit der Zuweisung des Posteingang-Webparts. In der Aufstellung der Webparts für den Outlook-Web-Access-Zugriff stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, so wie in Abbildung 4.22 beispielhaft dargestellt.

Abbildung 4.22 Verfügbare Webparts für Outlook Web Access

Je nach gewähltem Webpart müssen dann die entsprechenden Konfigurationsangaben vorgenommen werden. Dazu gehören insbesondere die Angabe des OWA-Aufrufs (URL für den OWA-Zugriff) und die Angabe der entsprechenden Postfachkennung. In Abbildung 4.23 ist beispielhaft eine Kalenderanzeige, eingebunden als Webpart, dargestellt.

Abbildung 4.23 Anzeige der Kalendereinträge eines Exchange-Postfachs

4.4

Hyperlinks-Webparts Mit Hyperlinks besteht die Möglichkeit, auf einer Webseite (beispielsweise auf der Startseite) Einträge zu bestimmten Themen, Listen oder auch Dokumenten zu hinterlegen, die dann durch Anklicken angewählt werden können.

125

4 Webparts

4.4.1

Wie erfolgt die Verwaltung der Hyperlinks?

Standardmäßig steht im rechten Bereich einer SharePoint-Website ein Webpart für die Hyperlink-Verwaltung zur Verfügung. Sollte dies nicht der Fall sein bzw. soll ein Webpart für die Hyperlinks hinzugefügt werden, erfolgt auch dies über den Bearbeiten-Modus der entsprechenden Webseite.

Abbildung 4.24 Inhalte eines Standard-Webparts für Hyperlinks

Als Hyperlink wird ein Verweis auf eine Webseite bzw. eine Freigabe bezeichnet. Die Syntax ergibt sich dabei aus der zugeordneten URL (z.B. http://www.dilaro.de).

1. Für das Hinzufügen eines Hyperlink-Webparts muss im Bearbeiten-Modus der gewünschte Webpart zum Hinzufügen ausgewählt werden (Webpart hinzufügenHyperlinks). 2. Nach dem Einfügen des Webparts können die spezifischen Eigenschaften bearbeitet werden. Zu einem Hyperlink-Webpart gehört beispielsweise die Festlegung der angezeigten Felder. Dazu muss im Webpart-Menü der Punkt Webpart bearbeiten angewählt werden. 3. Im Toolbereich des Webparts (rechts) erscheinen die verschiedenen Eigenschaften, aus denen dann die Option Aktuelle Ansicht bearbeiten angeklickt werden muss. 4. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem verschiedene Vorgaben bzw. Einstellungen für die Darstellung des Webparts möglich sind. So können im oberen Bereich die Felder der Hyperlink-Anzeige ausgewählt werden, die später auf der Webseite angezeigt werden sollen (siehe Abbildung 4.25).

126

4.4 Hyperlinks-Webparts

Abbildung 4.25 Auswahl der anzuzeigenden Felder

Die sonstigen Einstellungen in dem dargestellten Dialogfenster beziehen sich beispielsweise auf die Sortierung, Filterung oder Gruppierung der einzelnen Hyperlink-Einträge.

5. Nachdem die gewünschten Einstellungen vorgenommen wurden, kann dies abschließend mit OK bestätigt werden, worauf diese Angaben dann übernommen werden. 6. Es können sowohl im Bearbeiten-Modus als auch auf der Webseite selbst neue Einträge (Hyperlinks) hinzugefügt werden. Dazu muss die entsprechende Schaltfläche angeklickt und anschließend müssen die benötigten Angaben eingetragen werden (siehe Abbildung 4.26).

127

4 Webparts

Abbildung 4.26 Zuweisung eines Hyperlinks

Um Hyperlinks für verschiedene Seiten der SharePoint-Umgebung anzulegen, sollte die URL der entsprechenden Seite vorher in die Zwischenablage kopiert werden (Anwahl der Seite, Markierung der URL, <Strg>+ zum Kopieren in die Zwischenablage; Einfügen erfolgt mit <Strg>+).

4.4.2

Kann man Dateien einer Dateifreigabe als Hyperlink auf einer Seite ablegen?

So wie ein Hyperlink auf eine Website definiert werden kann, so kann auch der Zugriff auf eine Dateifreigabe über einen Hyperlink erfolgen. 1. Um beispielsweise einen Hyperlink für eine Dateifreigabe zu definieren, muss zunächst im Hyperlink-Webpart die Option Neuen Hyperlink hinzufügen angewählt werden.

2. Im Dialogfenster zum Anlegen eines neuen Hyperlinks muss dann im Feld URL eine Angabe der folgenden Art eingetragen werden:

file://dila-sp01/daten 3. Damit wird erreicht, dass der Zugriff auf die Freigabe daten auf dem System (Server) dila-sp01 erfolgt (siehe Abbildung 4.27).

128

4.4 Hyperlinks-Webparts

Abbildung 4.27 Zuweisung einer Dateifreigabe als Hyperlink-Eintrag

4. Sobald eine solche Zuweisung vorgenommen und dies abschließend mit OK bestätigt wurde, steht der entsprechende Eintrag ab sofort zur Verfügung. Weitere Möglichkeiten zur Einbindung von Webparts werden in den nachfolgenden Kapiteln in den einzelnen Themenbereichen (Dokumente, Listen, Suche, Geschäftsdatenkatalog usw.) erläutert.

129

5 5 Datenmanagement Die Verwaltung von Daten jedweder Art ist einer der Schwerpunkte von Microsoft SharePoint Server 2010. Dazu zählen Dokumente oder beliebige Dateien wie beispielsweise Word-Dokumente oder Excel-Tabellen, aber ebenso auch die Listen, die mit SharePoint angelegt werden, oder auch spezielle Bibliotheken für die Verwaltung von Bildern u.Ä. Das alles wird nachfolgend unter dem Begriff Datenmanagement zusammengefasst und erläutert. Microsoft SharePoint Server 2010 stellt grundsätzliche Funktionalitäten eines DMS (Dokumentenmanagementsystem) zur Verfügung. Es hängt von der Größe des Unternehmens oder der Organisation und der zu verwaltenden Daten ab, ob eine SharePoint-Umgebung als Ersatz für ein DMS-System eingesetzt werden kann. Aber grundsätzlich stehen in SharePoint die wesentlichen Funktionen zur Dokumentenverwaltung zur Verfügung.

5.1

Bibliotheken Eine wesentliche Komponente zur Verwaltung von Dokumenten jedweder Art stellen die sogenannten Bibliotheken dar. Es handelt sich dabei um spezielle Listen, bei denen den einzelnen Listeneinträgen jeweils ein Anhang zugeordnet wird.

5.1.1

Was kennzeichnet bei Microsoft Server 2010 eine Bibliothek?

SharePoint

Eine Bibliothek in einer SharePoint-Umgebung ist gekennzeichnet als „Sammelbecken“ für verschiedenste Dateien unterschiedlichen Typs. So kann es sich dabei um Bilddateien, Textdateien oder auch Formulare oder Vorlagen handeln. Unter Microsoft SharePoint Server 2010 wird einer Standardwebseite automatisch eine Dokumentbibliothek mit dem Namen Freigegebene Dokumente zugewiesen, die jedoch auch beliebig benannt bzw. auch ersetzt oder gelöscht werden kann.

131

5 Datenmanagement

5.1.2

Welche Formen von Bibliotheken stellt der SharePoint Server zur Verfügung?

Für die Sammlung unterschiedlicher Dateitypen stellt Microsoft SharePoint Server 2010 auch unterschiedliche Typen von Bibliotheken zur Verfügung, von denen die Bedeutung der wichtigsten Typen nachfolgend erläutert wird.

Berichtsbibliothek Eine Berichtsbibliothek dient der Verwaltung von Dokumenten, aber auch von Webseiten für den Bereich Business Intelligence, also zur Ablage von Dokumenten für Geschäftsberichte usw. Hier würden beispielsweise auch spezielle Listen abgelegt, die als Basis für KPI (Key Performance Indicator) dienen.

Bildbibliothek In einer Bildbibliothek werden Grafiken und Bilder gespeichert, wobei eine Bildbibliothek vom Prinzip her mit einer Dokumentbibliothek vergleichbar ist, was beispielsweise die Organisation oder Ablage in Ordner betrifft. Daten, die in einer Bildbibliothek abgelegt werden, können entweder über Miniaturansichten oder den zugeordneten Viewer dargestellt werden. Alternativ können Bilder auch in Form einer Diashow angezeigt werden.

Datenverbindungsbibliothek In einer Datenverbindungsbibliothek werden Angaben bzw. Dateien abgelegt, die für den Zugriff auf externe Datenquellen benötigt werden. Diese sogenannten Datenverbindungsdateien (ODC) enthalten Angaben über Speicherorte von Dateien oder Datenbanken mit der entsprechenden Tabellenangabe.

Dokumentbibliothek Die Dokumentbibliothek ist in einer SharePoint-Umgebung sicherlich die am häufigsten benötigte Bibliothek. In ihr werden Dateien beliebiger Art abgelegt und verwaltet, die in Ordnern strukturiert werden können. Somit ist eine Dokumentbibliothek eine Art Sammelcontainer für verschiedene Dokumente, die auf der Ebene einer Websitesammlung oder auf der Ebene einer einzelnen Webseite zugeordnet werden kann. Beim Anlegen einer Webseite wird standardmäßig eine Dokumentbibliothek mit dem Namen Freigegebene Dokumente angelegt. Der Name kann jedoch jederzeit beliebig geändert werden.

Folienbibliothek Eine Folienbibliothek enthält Dateien, die mit MS PowerPoint oder einem kompatiblen Programm erstellt wurden. Da sich diese Bibliothek explizit auf PowerPoint bezieht, werden bei Verwendung auch spezielle Funktionen zur Suche bzw. zur Verwaltung der Folien zur Verfügung gestellt.

Formularbibliothek In einer Formularbibliothek werden Formulare abgelegt bzw. verwaltet, die auf XML basieren. In der Regel handelt es sich dabei um Formulare, die mit MS InfoPath erstellt und in einer SharePoint-Umgebung veröffentlicht wurden.

132

5.1 Bibliotheken

Objektbibliothek Der Inhalt einer Objektbibliothek setzt sich überwiegend aus Bild-, Video-, oder Audioobjekten zusammen. Auf diese Art und Weise kann eine zentrale Bibliothek zur Verwaltung beliebiger Mediendaten verwendet werden, die dann beispielsweise im gesamten Unternehmen oder in der gesamten Organisation verfügbar ist.

Übersetzungsverwaltungsbibliothek Eine Übersetzungsverwaltungsbibliothek dient, wie der Name schon vermuten lässt, zur Verwaltung der Übersetzung von Dokumenten in verschiedene Sprachen. Dabei ist diese Bibliothek vergleichbar mit einer Dokumentbibliothek, bietet aber spezielle Optionen zur Organisation der Übersetzung der Dokumente, die beispielsweise bestimmte Abläufe (Workflows) ermöglichen.

Abbildung 5.1 Verschiedene Bibliothekstypen einer SharePoint-Umgebung

Zur Nutzung der Übersetzungsverwaltungsbibliothek muss auf der entsprechenden Webseite das entsprechende Feature aktiviert sein (siehe dort). Zudem ist die Nutzung dieses Bibliothektyps auf einer Veröffentlichungswebseite nicht möglich.

133

5 Datenmanagement

Wiki-Seitenbibliothek Eine Wiki-Seitenbibliothek ermöglicht die Zusammenfassung bzw. Auflistung verschiedener Wiki-Seiten. Es können beliebige Wiki-Seiten angelegt werden, die dann jeweils individuell bearbeitet werden können. Ein Wiki ist gekennzeichnet durch die freie Eingabe von Text auf einer Webseite, der ergänzt werden kann durch Bilder, Tabellen, Hyperlinks usw.

5.1.3

Welche Strukturierungsmöglichkeiten stehen in SharePoint 2010 zur Verfügung?

In SharePoint 2010 wurden einige neue Funktionen und Möglichkeiten implementiert, die eine Organisation von Daten oder Informationen jedweder Form ermöglichen, wozu auch Bibliotheken, Listen oder sonstige Objekte gehören. War es bis dato nur mit erheblichem Zusatzaufwand bzw. durch den Einsatz von Zusatzprogrammen möglich, übergeordnete Strukturvorgaben festzulegen, stehen in SharePoint 2010 Möglichkeiten zum Aufbau einer Taxonomie als auch einer Folksonomie zur Verfügung. Beide Verfahren dienen letztlich der Strukturierung und Klassifizierung aller Daten einer SharePoint-Umgebung, die sich an den unternehmensspezifischen Besonderheiten orientiert. Eine festgelegte Ordnungsstruktur bzw. die hierarchische Gliederung von Begriffen (Terms), die (von oben) vorgegeben wird, wird als Taxonomie bezeichnet. Im Gegensatz dazu kennzeichnet die Folksonomie eine Form der Strukturierung, die durch die Anwender eines Systems erstellt, also „von unten“ aufgebaut wird (beispielsweise durch Social Tagging).

Mit den neuen Funktionen von SharePoint 2010 können Begriffe an zentraler Stelle verwaltet werden, wozu der Spaltentyp Verwaltete Metadaten zur Verfügung steht, die beispielsweise eine Zuordnung der Schlüsselwörter (Managed Keywords) ermöglichen. Zur Navigation können Sie beispielsweise innerhalb des Taxonomiebaums Elemente auswählen oder im Eingabefeld durch Eingabe der ersten Buchstaben eines Begriffs eine Auswahlmaske aufrufen. Die Verwaltung der Taxonomie und aller damit zusammenhängender Funktionen (Metadaten, Inhaltstypen usw.) erfolgt über die sogenannte Laufzeitspeicherverwaltung (Term Store Management Tool).

5.1.4

Wie wird eine Bibliothek angelegt?

Sobald feststeht, welcher Typ von Bibliothek benötigt wird, kann diese mit den folgenden Arbeitsschritten angelegt werden: 1. Zunächst muss die Webseite angewählt werden, der die Bibliothek zugewiesen werden soll. 2. Als Nächstes muss dann im linken Menübereich der Punkt Gesamter Websiteinhalt angeklickt werden.

134

5.1 Bibliotheken 3. Es erscheinen alle Bibliotheken und Listen der aktuell angewählten Webseite. Um eine neue Bibliothek anzulegen, muss die Option Erstellen (im oberen Bereich links) angewählt werden. Alternativ kann die Anwahl auch über den Punkt Websiteaktionen – Alle Websiteinhalte einblenden erfolgen; alternativ steht im Menü Websiteaktionen mit dem Eintrag Neue Dokumentbibliothek ein spezieller Punkt zum Anlegen einer Dokumentbibliothek zur Verfügung.

4. Im nächsten Schritt muss dann in der Auswahl der verfügbaren Bibliothekstypen (siehe Abbildung 5.1) der entsprechende Eintrag angeklickt werden (z.B. Dokumentbibliothek). 5. Des Weiteren muss in dem Dialogfenster im rechten Bereich der Name der Bibliothek eingetragen werden. 6. Mit Anwahl der Schaltfläche Weitere Optionen öffnet sich ein weiteres Dialogfenster, in dem dann die Zuweisung der Eigenschaften erfolgt. Dies ist je nach gewähltem Bibliothekstyp unterschiedlich, aber auf jeden Fall kann neben dem Namen eine Beschreibung angegeben werden. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob die Bibliothek in der Schnellstartleiste der Webseite (linker Menübereich) angezeigt wird, ob die Versionierung aktiviert werden und auf welcher Vorlage neue Dokumente basieren sollen (siehe Abbildung 5.2).

Abbildung 5.2 Eigenschaften einer SharePoint-Bibliothek

135

5 Datenmanagement Die Festlegung bezüglich der Anzeige in der Schnellstartleiste und die Zuweisung einer Versionierung können jederzeit nachträglich bei den Bibliothekseinstellungen geändert werden. In Bezug auf die Namensvergabe sollten ggf. entsprechende Konventionen beachtet werden, welche die Übersichtlichkeit nicht unwesentlich erhöhen können; Näheres dazu in Kapitel 11.

7. Nachdem die Anlage der Bibliothek mit der Schaltfläche Erstellen im unteren Bildschirmbereich bestätigt wurde, wird diese abgeschlossen und die Bibliothek in der Darstellung der Webseite angezeigt. 8. Einer solchen Bibliothek können dann Dokumente hinzugefügt werden, entweder neue Dokumente mit Anklicken der Option Neues Dokument im Menü Dokumente der Bibliothekstools, oder diese werden von einem Datenträger bzw. einem Laufwerk (Freigabe) hochgeladen; dazu muss dann die Option Dokumentenupload oder Dokument hinzufügen angewählt werden.

Abbildung 5.3 Bibliothek mit einem zugewiesenen Dokument

Jede Bibliothek verfügt in SharePoint über eine separate Menüstruktur (Bibliothekstools), hinter der die verschiedenen Aktionen und Leistungsmerkmale abgelegt sind. Wird dieses Menü nicht bzw. nicht komplett angezeigt, so verfügt der angemeldete Benutzer nicht über ausreichende Berechtigungen für die Bibliothek (siehe Kapitel 7).

5.1.5

Kann man den Namen einer Bibliothek nachträglich ändern?

Bei den Erläuterungen zur Neuanlage einer Bibliothek wurde bereits darauf hingewiesen, dass sich die meisten Einstellungen oder Eigenschaften auch jederzeit nachträglich ändern lassen. So können der Name und die Beschreibung einer Bibliothek wie folgt nachträglich geändert werden: 1. Zunächst einmal muss die Bibliothek durch Anklicken (z.B. in der Schnellstartleiste) angewählt werden.

136

5.1 Bibliotheken 2. Als Nächstes muss dann im Menübereich Bibliothekstools die Option Bibliothek und dort der Punkt Einstellungen – Bibliothekseinstellungen angewählt werden. Es erscheint die Konfigurationsseite für die gewählte Bibliothek, wo die verschiedenen Möglichkeiten zur Änderung der Eigenschaften zur Verfügung stehen, so wie in Abbildung 5.4 dargestellt.

Abbildung 5.4 Einstellungsmöglichkeiten für eine Bibliothek

Sofern das Menü zur Konfiguration der Einstellungen nicht angezeigt wird, verfügt der angemeldete Benutzer nicht über die benötigten Berechtigungen (siehe Kapitel 7).

3. In der Aufstellung der verfügbaren Optionen können Sie mit dem Punkt Titel, Beschreibung und Navigation ein Dialogfenster aufrufen, wo unter anderem auch der Name der Bibliothek und ggf. die weitergehende Beschreibung geändert werden können (siehe Abbildung 5.5). 4. Mit der abschließenden Bestätigung durch die Schaltfläche Speichern wird die Änderung sofort wirksam. Im Dialogfenster zur Änderung des Namens einer Bibliothek kann auch Einfluss auf die Navigation genommen werden. Mit der Option zur Anzeige der Bibliothek in der Schnellstartleiste kann festgelegt werden, ob die Bibliothek im linken Menübereich angezeigt wird. Die Deaktivierung ist beispielsweise für Bibliotheken interessant, die benötigt werden, aber nicht unmittelbar für jedermann einsehbar sein sollen.

137

5 Datenmanagement

Abbildung 5.5 Name oder Beschreibung einer Bibliothek ändern

5.1.6

Wie kann eine Bibliothek bearbeitet werden, die nicht in der Schnellstartleiste angezeigt wird?

Die Anzeige der Bibliotheken im Menübereich erhebt nicht unbedingt immer Anspruch auf Vollständigkeit. So besteht grundsätzlich für jede Bibliothek die Möglichkeit, diese zu verbergen, indem sie in der Schnellstartleiste nicht angezeigt wird. Für die permanente Anzeige einer Bibliothek in der Startleiste muss dies in den Einstellungen für die Bibliothek im Bereich Navigation angewählt werden.

Um sich alle verfügbaren Bibliotheken der gewählten Webseite anzeigen zu lassen, gibt es drei Möglichkeiten:

Anklicken des Links Bibliotheken in der Schnellstartleiste. Damit wird auf eine spezielle Webseite verzweigt, in der unter anderem auch alle für den angemeldeten Benutzer verfügbaren Bibliotheken angezeigt werden.

Anwahl der Option Gesamter Websiteinhalt im linken Menübereich (unten). Alternativ kann im Menü Websiteaktionen die Option Alle Websiteinhalte einblenden angeklickt werden. Unabhängig von einer Deaktivierung der Anzeige der Bibliotheken hängt es letztlich natürlich auch von den zugewiesenen Rechten ab, ob der angemeldete Benutzer Zugriff auf eine solche Bibliothek hat; siehe dazu auch Kapitel 7.

138

5.1 Bibliotheken

5.1.7

Wo kann festgelegt werden, dass Dokumente nicht in die Suche aufgenommen werden?

Standardmäßig werden alle Dokumente der verschiedenen Bibliotheken in die Suche einer SharePoint-Umgebung integriert. Dies bedeutet, dass Sie beispielsweise nach dem Inhalt beliebiger Dokumente, die Sie in einer Bibliothek abgelegt haben, über die SharePointSuche suchen können. Ausführliche Angaben zur Suche in einer SharePoint-Umgebung enthält das Kapitel 8.

Es kann hin und wieder aber auch sehr nützlich sein, bestimmte Dokumente von der SharePoint-Suche auszuschließen, was mit wenigen Handgriffen erledigt werden kann. 1. Zunächst einmal muss die Bibliothek angewählt werden (z.B. Anklicken in der Schnellstartleiste). 2. Als Nächstes muss im Menü Bibliothekstools die Option Bibliothek und dort dann der Punkt Einstellungen – Bibliothekseinstellungen angewählt werden. 3. In der Aufstellung der verfügbaren Bibliotheksoptionen muss im nächsten Schritt der Punkt Erweiterte Einstellungen (unter Allgemeine Einstellungen) angewählt werden. 4. Danach kann im mittleren Bereich des nachfolgenden Dialogfensters mit der entsprechenden Einstellung im Bereich Suchen festgelegt werden, ob die Inhalte der gewählten Bibliothek in den Ergebnissen der SharePoint-Suche angezeigt werden oder nicht (siehe Abbildung 5.6).

Abbildung 5.6 Festlegung der Suchoptionen einer B bliothek

5.1.8

Was kann man mit der Versionierung einer Bibliothek erreichen, und wo wird diese konfiguriert?

Mit der Versionierung von Dokumenten wird erreicht, dass durchgeführte Änderungen, je nach gewähltem Grad der Versionierung, jederzeit nachvollziehbar sind. Technisch bedeutet dies, dass die unterschiedlichen Versionsstände der einzelnen Dokumente einer Bibliothek in der SharePoint-Umgebung gespeichert werden und ggf. auch jederzeit ein älterer Stand wiederhergestellt werden kann. Zusätzlich wird diesen verschiedenen Versionen dann auch der Änderungszeitpunkt hinzugefügt und beispielsweise auch der Name deroder desjenigen, der das Dokument bzw. die Datei geändert hat.

139

5 Datenmanagement Voraussetzung zur Nutzung der nachfolgenden Option ist, dass der angemeldete Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen zur Durchführung dieser Aufgabe verfügt.

Die Versionierung kann von Bibliothek zu Bibliothek vollkommen frei eingestellt werden, wozu folgende Arbeitsschritte notwendig sind: 1. Nach der Anwahl der Bibliothek muss im Bereich Bibliothekstools – Bibliothek der Punkt Einstellungen – Bibliothekseinstellungen angewählt werden. 2. Mit der Option Versionierungseinstellungen kann im nächsten Schritt das entsprechende Dialogfenster aufgerufen werden. 3. Im Bereich Versionsverlauf für Dokument kann dann die gewünschte Einstellung ausgewählt werden, wobei folgende Optionen zur Verfügung stehen:

Keine Versionskontrolle Dies ist die Standardeinstellung und bewirkt, dass immer nur die zuletzt gespeicherte Version einer Datei oder eines Dokuments verfügbar ist.

Hauptversionen erstellen Für die einzelnen Dokumente der Bibliothek werden bei jeder Änderung neue Hauptversionen erstellt, die dann auch direkt veröffentlicht werden.

Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen Diese Option ermöglicht neben der Erstellung veröffentlichter Hauptversionen auch das Anlegen sogenannter Nebenversionen. Diese dienen einzig und allein dem Bearbeitungsmodus, werden auch nicht veröffentlicht, sondern sind die Zwischenstufe zur Hauptversion. 4. Neben den aufgeführten Angaben kann dann, je nach Auswahl, auch noch festgelegt werden, wie viele Versionsstände gespeichert werden sollen. Dies erfolgt durch entsprechende Angaben in den darunter liegenden Feldern (Folgende Anzahl von Hauptversionen beibehalten bzw. Entwürfe für…). 5. Im Bereich Entwurfselementsicherheit kann zusätzlich definiert werden, welche Benutzer auf welche Versionen der Dokumente bzw. der Objekte der Bibliothek zugreifen dürfen (siehe Abbildung 5.7). 6. Mit der abschließenden Bestätigung der Änderungen durch die Schaltfläche OK werden diese für die gewählte Bibliothek direkt wirksam.

140

5.1 Bibliotheken

Abbildung 5.7 Festlegungen zur Versionierung von B bliotheksdokumenten

Mit der Option Auschecken erfordern kann in dem dargestellten Dialogfenster zusätzlich festgelegt werden, dass beim Bearbeiten des Dokuments ein Auschecken erfolgt, damit eine exklusive Bearbeitung des Dokuments möglich ist. Mit dem Einchecken dieses Dokuments wird dann bei aktivierter Versionierung eine neue Version angelegt.

7. Sobald für eine Bibliothek die Versionierung aktiviert wurde, ändert sich nach einer gewissen Zeit auch der Versionsverlauf einzelner Dokumente, sofern diese einer Änderung unterliegen. Dies kann für ein einzelnes Dokument angezeigt werden, indem zunächst das Eigenschaften-Menü des Dokuments angewählt wird. Dazu muss rechts neben den Dokumentennamen geklickt und anschließend dann mit dem Pfeil nach unten das Menü angewählt werden. 8. Im Eigenschaften-Menü des entsprechenden Dokuments braucht dann nur noch der Punkt Versionsverlauf angewählt zu werden, worauf die aktuellen Zuweisungen erscheinen, so wie in Abbildung 5.8 beispielhaft dargestellt.

141

5 Datenmanagement

Abbildung 5.8 Beispiel einer Dokumentenversionierung

Alternativ zur Anwahl des Punktes Versionsverlauf aus dem Menü der einzelnen Datei, so wie oben beschrieben, steht diese Option auch im Eigenschaften-Menü zur Verfügung, das nach der Auswahl einer Datei über den Punkt Eigenschaften anzeigen angewählt werden kann.

9. In der Darstellung der Versionierung eines Dokuments besteht mit den Optionen Alle Versionen löschen bzw. mit Nebenversionen löschen eine Möglichkeit, bestimmte Versionen zu entfernen. Voraussetzung sind aber auch hier natürlich die entsprechenden Berechtigungen. Die Nutzung der Versionierung ist bei SharePoint-Bibliotheken standardmäßig deaktiviert. Die Verwendung sollte auch immer mit Bedacht erfolgen, da sich dadurch das Datenvolumen in der Datenbank unter Umständen nicht unwesentlich erhöhen kann.

5.1.9

Wie kann ich die vorhergehende Version eines Dokuments wiederherstellen?

Sobald in einer Bibliothek die Option der Versionierung genutzt wird (siehe vorhergehender Abschnitt), besteht damit nicht nur die Möglichkeit, sich jederzeit über die durchgeführten Änderungen an den Dokumenten zu informieren, sondern darüber hinaus kann auch jederzeit eine beliebige, vorhergehende Version eines Dokuments wieder zum aktuellen Dokument umgewandelt werden, um auf diese Art und Weise beispielsweise durchgeführte Änderungen wieder rückgängig zu machen. 1. Sobald die in Abbildung 5.8 dargestellte Aufstellung der verschiedenen Versionen eines Dokuments angezeigt wird, kann das Eigenschaften-Menü des Dokuments angewählt werden, indem rechts neben das Änderungsdatum der Version der Pfeil nach unten angeklickt wird (Spalte Geändert).

142

5.1 Bibliotheken 2. Es erscheint ein Untermenü, in dem standardmäßig die drei Optionen Anzeigen, Wiederherstellen und Löschen angezeigt werden. 3. Um die gewählte Version zum aktuellen Dokument zu machen, muss die Option Wiederherstellen angewählt werden. 4. Nach abschließender Bestätigung der nachfolgenden Sicherheitsabfrage wird das gewählte Dokument wiederhergestellt und kann dann nachfolgend als aktuelle Version des Dokuments bearbeitet werden. Voraussetzung zur Wiederherstellung einer vorhergehenden Version eines Dokuments ist, dass das Dokument ausgecheckt ist. Nach der Wiederherstellung muss es dann entsprechend eingecheckt werden, damit es dann auch für andere Anwender im Zugriff ist. Darüber hinaus kann das jeweils aktuelle Element der Bibliothek mit der Option Veröffentlichung dieser Version aufheben deaktiviert werden.

5.1.10

Kann der Zugriff auf eine Bibliothek eingeschränkt werden?

Es wurde bereits darauf hingewiesen, dass ein SharePoint-Benutzer Zugriff auf Bibliotheken und deren Inhalt nur im Rahmen der zugewiesenen Berechtigungen erhält. Diese Zugriffsmöglichkeiten können in einer SharePoint-Umgebung von einem totalen Zugriffsverbot über einen lesenden Zugriff bis hin zur Möglichkeit zur Durchführung von Änderungen sehr fein eingestellt werden. Auch für die Zuweisung von Berechtigungen müssen Sie natürlich zunächst einmal über die benötigten Zugriffsrechte für die Bibliothek verfügen. 1. Nach der Anwahl der Bibliothek muss zunächst im Bereich Bibliothek der Bibliothekstools unter Einstellungen der Punkt Bibliothekseinstellungen angewählt werden. 2. Zur Rechtevergabe muss danach in der Aufstellung der Bibliotheksoptionen der Punkt Berechtigungen für ... (z.B. Berechtigungen für Dokumentbibliothek) angewählt werden, worauf die aktuelle Rechtezuweisung für die gewählte Bibliothek erscheint (siehe Abbildung 5.9).

143

5 Datenmanagement

Abbildung 5.9 Anzeige der aktuellen Zugriffsrechte einer B bliothek

Standardmäßig erfolgt unter SharePoint eine Vererbung der Rechte einer übergeordneten Webseite. Dies wird am Bildschirm entsprechend angezeigt und ist daran erkennbar, dass sich vor den angezeigten Namen kein Feld zum Ankreuzen befindet.

3. Um einer solchen Zuweisung weitere Berechtigungen zuzuordnen, muss die Berechtigungsvererbung zunächst einmal aufgehoben werden; dazu steht an dieser Stelle der Punkt Berechtigungsvererbung beenden zur Verfügung (siehe Abbildung 5.9). 4. Nach Bestätigung der nachfolgenden Sicherheitsabfrage ändern sich die Punkte und Optionen im Menübereich. An dieser Stelle kann dann mit dem Punkt Berechtigung erteilen ein Dialogfenster aufgerufen werden (siehe Abbildung 5.10). 5. Bei der Zuweisung weiterer Berechtigungen muss zunächst einmal ein Benutzer oder eine Benutzergruppe angegeben oder ausgewählt werden. Dazu kann entweder auf lokale Einstellungen oder auch auf Vorgaben bzw. Objekte aus einer angebundenen ADS (Active Directory Services) zugegriffen werden. Im Bereich Berechtigung erteilen erfolgt dann die Zuweisung der entsprechenden Berechtigung für das gewählte Benutzeroder Gruppenobjekt (siehe Abbildung 5.10).

144

5.1 Bibliotheken

Abbildung 5.10 Zuweisung von Berechtigungen für eine Bibliothek

Ausführliche Angaben zur Rechtevergabe in einer SharePoint-Umgebung enthält das Kapitel 7.

145

5 Datenmanagement

5.1.11

Wie weise ich einer Bibliothek einen Workflow zu?

Sehr interessant bei der Unterstützung der täglichen Aufgaben wird eine SharePointUmgebung immer dann, wenn sogenannte Workflows zum Einsatz kommen. Dabei ist ein Workflow als eine Abfolge fest definierter Arbeitsabläufe zu sehen, die beispielsweise die Bearbeitung von Dokumenten automatisieren und wesentlich vereinfachen kann. Ein solcher Workflow kann beispielsweise die Genehmigung bzw. Freigabe eines Dokuments beinhalten. Microsoft SharePoint Server 2010 stellt standardmäßig eine Reihe von Workflows zur Verfügung. Dazu zählen Dispositionsgenehmigung, Drei Status, Feedback sammeln, Genehmigungen und Signaturerfassung.

Um einer Bibliothek einen Standard-Workflow zuzuweisen, sind folgende Schritte notwendig: 1. Wählen Sie die gewünschte Bibliothek an, und wählen Sie im Bereich Bibliothek die Option Bibliothekstools an. 2. Aus den verfügbaren Optionen muss dann im rechten Bereich das Menü für die Workflows angewählt werden (Pfeil nach unten). 3. Zum Anlegen eines Workflows muss aus den verfügbaren Menüpunkten dann der Punkt Workflow hinzufügen angewählt werden. 4. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem die verschiedenen Einstellungen bzw. Vorgaben für eine Workflow-Zuweisung vorgenommen werden können. Neben der Auswahl eines Workflow-Typs zählen dazu beispielsweise auch die Zuweisung eines Namens und die Angabe, in welcher Form daraus Aufgaben abgelegt werden sollen (siehe Abbildung 5.11).

146

5.1 Bibliotheken

Abbildung 5.11 Angaben zur Festlegung eines Workflows für eine Bibliothek

5.1.12

Können ausgecheckte Dokumente geändert werden?

Das Auschecken von Dokumenten dient in einem Dokumentenverwaltungssystem (und dazu zählt auch Microsoft SharePoint Server 2010) dazu, dass ein Dokument zur gleichen Zeit nur von einem Benutzer geändert werden kann. Ein solches Dokument ist dann zu diesem Zeitpunkt exklusiv für diesen Benutzer geöffnet; andere Benutzer können lediglich lesend darauf zugreifen, aber keine Änderungen speichern. Dies kann dazu führen, dass ein Benutzer ein Dokument auscheckt, dann aber eventuell vergisst, es wieder einzuchecken, oder vielleicht in Urlaub fährt. Um für diesen Fall gerüstet zu sein und ein solches Dokument dennoch wieder freizugeben und bearbeiten zu können, stellt ein SharePoint-Server entsprechende Funktionen zur Verfügung. Voraussetzung zur Nutzung der nachfolgenden Option ist natürlich, dass der angemeldete Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen zur Durchführung dieser Aufgabe verfügt.

1. Um ein gesperrtes bzw. ausgechecktes Dokument wieder freizugeben, muss nach der Anwahl der Bibliothek zunächst im Bereich Bibliothek der Bibliothekstools unter Einstellungen der Punkt Bibliothekseinstellungen angewählt werden. 2. In der nachfolgenden Aufstellung muss dann die Option Dateien verwalten, die keine eingecheckte Version besitzen angeklickt werden.

147

5 Datenmanagement 3. Sofern Dokumente existieren, die aktuell von anderen Benutzern ausgeckeckt sind, werden diese in der Aufstellung angezeigt. Sie können dort markiert und anschließend mit dem Punkt Besitz für Auswahl übernehmen eingecheckt werden und sind anschließend zur weiteren Bearbeitung verfügbar.

5.1.13

Kann ich einer Bibliothek zusätzliche Felder zuweisen?

Standardmäßig werden einer Bibliothek bestimmte Felder (Spalten) zugewiesen, die der Beschreibung der einzelnen Dokumente und des Inhalts dienen. Sollten sich diesbezüglich spezielle Anforderungen ergeben, kann dies (mit den entsprechenden Berechtigungen) jederzeit angepasst oder erweitert werden, indem beispielsweise ein zusätzliches Feld hinzugefügt wird. 1. Um einer Bibliothek eine zusätzliche Spalte (Feld) hinzuzufügen, muss im Bereich Bibliothek der Bibliothekstools unter Einstellungen der Punkt Bibliothekseinstellungen angewählt werden. 2. In der Aufstellung der verfügbaren Optionen kann dann im Bereiche Spalten der Punkt Spalte erstellen angeklickt werden. Innerhalb des Bereichs Spalten werden die aktuell verfügbaren Felder (Spalten) der Bibliothek angezeigt. Durch Anklicken eines Feldnamens können dessen Eigenschaften geändert werden. Alternativ kann an dieser Stelle auch auf Websitespalten zugegriffen werden, wozu der Punkt Aus vorhandenen Websitespalten hinzufügen dient. Nähere Angaben zu Websitespalten enthält das Kapitel 3.

3. Beim Anlegen einer neuen Spalte erscheint als Nächstes ein Dialogfenster, in dem die benötigten Angaben eingegeben werden müssen. Dazu gehören ein Name für das neue Feld, die Auswahl des Feldtyps und, in Abhängigkeit vom Feldtyp, die Festlegung weiterer Eigenschaften, so wie in Abbildung 5.12 beispielhaft dargestellt.

148

5.1 Bibliotheken

Abbildung 5.12 Dialogfenster zum Anlegen einer neuen Spalte (Feld)

4. Nach abschließender Bestätigung der Eingaben wird der Bibliothek das neue Feld hinzugefügt und steht dort ab sofort für die Erfassung der gewünschten Informationen zur Verfügung. Dies kann sich dann beispielsweise so wie in Abbildung 5.13 darstellen.

Abbildung 5.13 Anzeige eines zusätzlichen Feldes einer Bibliothek (rechts)

5.1.14

Wie wird eine Bibliothek gelöscht?

Sollte sich die Notwendigkeit ergeben, eine Bibliothek komplett löschen zu müssen, so steht auch diese Möglichkeit in Microsoft SharePoint Server 2010 zur Verfügung.

149

5 Datenmanagement 1. Zunächst muss im Bereich Bibliothek der Bibliothekstools unter Einstellungen der Punkt Bibliothekseinstellungen angewählt werden. 2. Aus der Aufstellung der Einstellungsmöglichkeiten muss dann als Nächstes die Option ...bibliothek löschen (z.B. Dokumentbibliothek löschen) angeklickt werden. 3. Nachdem die nachfolgende Sicherheitsabfrage bejaht wurde (siehe Abbildung 5.14), wird die Bibliothek inklusive sämtlicher Dokumente aus der SharePoint-Umgebung entfernt.

Abbildung 5.14 Sicherheitsabfrage beim Löschen einer B bliothek

Durch das Löschen einer Bibliothek wird der gesamte Inhalt dieser Bibliothek ebenfalls aus der SharePoint-Umgebung entfernt. Eine Wiederherstellung über die Papierkorb-Funktion ist jedoch ggf. möglich (siehe nachfolgender Abschnitt).

5.1.15

Kann eine gelöschte Bibliothek wiederhergestellt werden?

Eine gelöschte Bibliothek kann im Extremfall, so wie viele andere Objekte einer SharePoint-Umgebung, wiederhergestellt werden; und damit auch der gesamte Inhalt, also die zugewiesenen Dokumente bzw. Dateien. Bei Microsoft SharePoint Server 2010 kommt das sogenannte Zwei-Phasen-PapierkorbSystem zum Einsatz. Dies bedeutet, dass gelöschte Objekte auf der Ebene des Anwenders wiederhergestellt werden können. Sollten die Objekte in dem Benutzer-Papierkorb nicht mehr zu finden sein, können diese aber ggf. über den Papierkorb des Verwalters der Websitesammlung (Websitesammlungsadministrator) wieder verfügbar gemacht werden. Die Objekte im Papierkorb verbleiben dort so lange, bis sie durch den in der Zentraladministration eingestellten Mechanismus endgültig entfernt werden (siehe Kapitel 11).

1. Um eine gelöschte Bibliothek wiederherzustellen, muss zunächst die Webseite angewählt werden, aus der die Bibliothek gelöscht worden ist. 2. In der Schnellstartleiste befindet sich am unteren Rand ein Symbol für den zugeordneten Papierkorb; dieses muss angeklickt werden. Sollte der Papierkorb in der Schnellstartleiste nicht angezeigt werden, kann dies unter Umständen an den fehlenden Berechtigungen liegen. Alternativ kann dieser aber auch nach Anwahl des Punktes Alle Websiteeinstellungen einblenden aus dem Menü Websiteaktionen aufgerufen werden; in der nachfolgenden Aufstellung steht er dann standardmäßig am Ende der Liste.

3. Innerhalb des Papierkorbs, also in der Aufstellung der gelöschten Dokumente, muss die gewünschte Bibliothek durch Anklicken des Ankreuzfeldes angewählt werden (siehe Abbildung 5.15).

150

5.1 Bibliotheken

Abbildung 5.15 Wiederherstellung einer gelöschten Bibliothek

4. Im nächsten Schritt kann dann über den Punkt Auswahl wiederherstellen das gewählte Objekte wiederhergestellt werden, was noch mit einer Sicherheitsabfrage bestätigt werden muss. 5. Da eine wiederhergestellte Bibliothek standardmäßig nicht in der Schnellstartleiste angezeigt wird, muss entweder der entsprechende Bibliothekslink in der Schnellstartleiste oder der Punkt Alle Websiteinhalte einblenden (Menü Websiteaktionen) angewählt werden. 6. In den Einstellungen der Bibliothek muss dann mit dem Punkt Titel, Beschreibung und Navigation die gewünschte Anzeige aktiviert werden. Dazu muss dort im nachfolgenden Dialogfenster im Bereich Navigation die Option Ja angewählt werden (siehe Abbildung 5.16).

Abbildung 5.16 Aktivierung der Schnellstartanzeige einer Bibliothek

5.1.16

Kann die Zustellung von RSS-Feeds beeinflusst werden?

Mit der Verfügbarkeit von RSS-Feeds besteht die Möglichkeit einer automatisierten Benachrichtigung bei bestimmten Statusänderungen. Auf diese Art und Weise kann dann beispielsweise mit einem integrierten Link direkt zu der entsprechenden SharePoint-Seite gewechselt werden.

151

5 Datenmanagement RSS (Really Simple Syndication) ist ein Dienst, der üblicherweise auf Webseiten zur Darstellung von Kurznachrichten verwendet wird (Nachrichtenticker). Ein RSS-Feed in einer SharePointUmgebung ist gleichbedeutend mit einer Kurznachricht über bestimmte Veränderungen von Statuszuständen (Dokumentänderung, Neues Dokument hinzugefügt, Neuer Kalendereintrag usw.). Zur Nutzung eines RSS-Feeds wird auf jeden Fall ein entsprechender Viewer benötigt.

1. Die Nutzung der RSS-Feeds ist in einer SharePoint-Umgebung an vielen Stellen verfügbar und standardmäßig auch aktiviert. Um die Einstellungen einer Bibliothek zu ändern, muss im Bereich Bibliothek der Bibliothekstools unter Einstellungen der Punkt Bibliothekseinstellungen angewählt werden. 2. In der Aufstellung der einzelnen Möglichkeiten zur Anpassung einer Bibliothek muss im nächsten Schritt der Punkt RSS-Einstellungen (unter Kommunikation) angeklickt werden. 3. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem die verschiedenen Möglichkeiten zur Steuerung der RSS-Nutzung vorgenommen werden können. So kann dort beispielsweise generell die Verfügbarkeit von RSS-Feed für die gewählte Bibliothek ein- oder ausgeschaltet werden (RSS für diese Liste zulassen?), es kann der Text angepasst werden, den ein Benutzer im RSS-Feed erhält (Titel:), und es können beispielsweise auch die entsprechenden Felder ausgewählt werden, deren Inhalt im RSS-Feed angezeigt wird (siehe Abbildung 5.17).

Abbildung 5.17 Konfiguration der Nutzung von RSS-Feeds

152

5.1 Bibliotheken 4. Mit Bestätigung der Einstellungen über die Schaltfläche OK werden diese direkt wirksam und auf die entsprechende Bibliothek angewendet.

5.1.17

Kann ich mich bei Änderungen an einer Bibliothek automatisch benachrichtigen lassen?

Mit der automatisierten Benachrichtigungsfunktion steht in einer SharePoint-Umgebung eine sehr komfortable Möglichkeit zur Verfügung, um sich über Änderungen an Dokumenten, Listen oder sonstigen SharePoint-Objekten informieren zu lassen. Dies geschieht in der Form, dass bei einer Änderung an den ausgewählten Benutzer eine E-Mail versendet wird. 1. Um die Benachrichtigung für eine Bibliothek einzurichten, muss diese zunächst einmal angewählt werden. 2. Als Nächstes muss dann unter Bibliothekstools der Punkt Bibliothek angewählt werden. 3. Aus den verfügbaren Optionen muss dort dann der Punkt Benachrichtigen und aus dem erscheinenden Untermenü der Punkt Benachrichtigung für diese Bibliothek festlegen angewählt werden. 4. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem dann zunächst ein Name für die Benachrichtigung eingetragen werden muss; standardmäßig wird hier der Name der Bibliothek vorgeschlagen, der entweder übernommen oder an dieser Stelle geändert werden kann. 5. Anschließend muss dann im Feld Benutzer festgelegt werden, wer die Benachrichtigung erhalten soll (Benutzer oder Gruppe). Dabei wird in der Regel auf die angebundene ADS-Struktur zugegriffen. Wird ein Name eingegeben, kann dieser anschließend mit den hinter dem Feld stehenden Schaltflächen verifiziert werden. Die Zuweisung einer Benachrichtigung kann nicht nur an die eigene Person gerichtet sein, sondern sich (bei Vorliegen der benötigten Berechtigungen) auch auf andere Benutzer beziehen. Nähere Angaben zur Rechteverwaltung und die Zuweisung von Zugriffsrechten enthält das Kapitel 7.

6. Im unteren Teil des Dialogfensters kann dann noch festgelegt werden, welche Änderungen mitgeteilt werden und wie oft die Meldungen versendet werden sollen (siehe Abbildung 5.18).

153

5 Datenmanagement

Abbildung 5.18 Einstellungen zur automatisierten Benachrichtigung

154

5.1 Bibliotheken 7. Mit der abschließenden Bestätigung werden die Einstellungen aktiv, und der gewählte Benutzer (bzw. Benutzergruppe) erhält im nächsten Moment eine erste E-Mail, in der auf die Zuordnung zu einer Benachrichtigung hingewiesen wird. Mit dem Punkt Meine Benachrichtigungen verwalten (im Menü Benachrichtigen) können Sie sich Ihre eigenen bzw. alle für den aktuellen SharePoint-Benutzer definierten Benachrichtigungen der gesamten Webseite anzeigen lassen. Darüber hinaus können Sie sich mit Microsoft SharePoint Server 2010 nicht nur über Änderungen an einer Dokumentbibliothek, sondern auch über Änderungen an einzelnen Dokumenten benachrichtigen lassen. Dazu steht im entsprechenden Eigenschaften-Menü eines Dokuments der Punkt Benachrichtigen zur Verfügung.

5.1.18

Wie kann ich den RSS-Feed einer Bibliothek abonnieren?

Neben der Benachrichtigung per E-Mail lassen sich Veränderungen einer SharePointUmgebung auch mit einem RSS-Feed abonnieren. Im Gegensatz zu einer Benachrichtigung (siehe vorhergehender Abschnitt), wobei zur Anzeige ein E-Mail-Client benötigt wird, können RSS-Feeds auch in einem Browser angezeigt werden, erfordern also nicht so einen hohen Aufwand. Voraussetzung zur Nutzung eines RSS-Feeds ist natürlich ein entsprechender Viewer bzw. Feed-Reader. Dies kann ein separates Programm, aber ebenso beispielsweise auch ein Browser (z.B. Internet Explorer) oder MS Outlook sein.

1. Um für eine gewählte Bibliothek einen RSS-Feed zu abonnieren, muss im Bereich Bibliothekstools die Option Bibliothek angewählt werden. 2. Aus den verfügbaren Optionen muss dann der Punkt RSS-Feed angeklickt werden. 3. Anschließend erscheint innerhalb des Browser-Fensters die Feed-Darstellung. Dort muss als Nächstes der Punkt Feed abonnieren aktiviert werden (siehe Abbildung 5.19).

Abbildung 5.19 Abonnieren eines RSS-Feeds

155

5 Datenmanagement 4. Im nächsten Schritt muss eine Zuordnung des Feed-Readers erfolgen, also beispielsweise die Zuweisung im Internet Explorer oder eines beliebigen anderen Feed-Readers. 5. Sobald dies bestätigt wird, erfolgt die Zuordnung, und der neue Feed-Eintrag wird dem Reader zugewiesen und steht dort ab sofort zur Verfügung, so wie in der Abbildung 5.20 beispielhaft dargestellt.

Abbildung 5.20 Anzeige abonnierter RSS-Feeds im Internet Explorer

5.1.19

Wie kann ich eine neue Ansicht für eine Bibliothek erstellen?

Jede Bibliothek verfügt über eine Standardansicht, welche die Darstellung der Inhalte auf der jeweiligen Bibliotheksseite steuert bzw. den Inhalt der Darstellung festlegt. Eine Ansicht nimmt grundsätzlich keinen Einfluss auf die Daten einer Bibliothek, sondern sie ermöglicht eine andere Form der Darstellung bzw. Anzeige der verfügbaren Daten.

Abbildung 5.21 Menü zur Verwaltung der Ansichten

Für gewisse Anforderungen kann es sich ergeben, dass die Standardansicht geändert bzw. für eine Bibliothek eine komplett neue Ansicht angelegt werden muss. 1. Zum Anlegen einer neuen Ansicht muss die entsprechende Bibliothek zunächst einmal angewählt und dort unter Bibliothekstools der Punkt Bibliothek angewählt werden. 2. Aus den verfügbaren Optionen muss dann der Punkt Ansicht erstellen angewählt werden.

156

5.1 Bibliotheken Mit dem Punkt Ansicht ändern (rechts neben Ansicht erstellen) können Sie an dieser Stelle die aktuelle Ansicht anpassen. Sollte das Ansichten-Menü nicht angezeigt werden, verfügen Sie sehr wahrscheinlich nicht über die notwendigen Berechtigungen.

3. Nach Anwahl des Punktes Ansicht erstellen erscheint ein Dialog zum Anlegen einer neuen Ansicht. Dabei kann der Typ einer Ansicht ausgewählt werden, wobei standardmäßig folgende Typen zur Verfügung stehen:

Standardansicht Kalenderansicht Datenblattansicht Balkendiagrammansicht Benutzerdefinierte Ansicht in SharePoint Designer Die Verfügbarkeit der Ansichtstypen variiert ggf. in Abhängigkeit vom Bibliothekstyp. Zudem hat es sich in der Praxis bewährt, beim Anlegen einer neuen Ansicht eine bestehende Ansicht als Grundlage zu nehmen; dies ermöglicht die Option Mit einer vorhandenen Ansicht beginnen.

4. Nach der Auswahl eines Ansichttyps bzw. dem Anklicken einer bestehenden Ansicht, die als Basis dienen soll, erscheint die Konfigurationsseite. Auf dieser muss zunächst einmal ein Name für die neue Ansicht angegeben werden. 5. Mit dem Auswahlkästchen unterhalb des Namens (Zur Standardansicht machen) der Ansicht kann festgelegt werden, ob die neue Ansicht zukünftig als Standardansicht verwendet werden soll. Die Festlegung einer Standardansicht hat grundsätzlich Gültigkeit für alle Benutzer der entsprechenden Bibliothek und nicht nur für den aktuell angemeldeten Benutzer; aus diesem Grund kann diese Zuordnung auch nur ein Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen vornehmen. Zudem muss es sich dann immer um eine öffentliche Ansicht handeln (siehe nachfolgend).

6. Im Bereich Publikum anzeigen: kann festgelegt werden, ob die neue Ansicht auch für andere Personen einsehbar bzw. nutzbar sein soll. Dabei sind persönliche Ansichten immer nur für den aktuell angemeldeten Benutzer sichtbar. 7. Anschließend muss dann im unteren Bereich festgelegt werden, welche Felder der gewählten Bibliothek in der Ansicht angezeigt werden sollen. Dies erfolgt durch Anklikken des Kästchens vor dem Feldnamen. Zusätzlich kann am Ende der einzelnen Zeilen auch die Position der Felder in der Ansicht festgelegt werden (siehe Abbildung 5.22).

157

5 Datenmanagement

Abbildung 5.22 Konfigurationsangaben einer neuen Ansicht

8. Um bestimmte Sortierungen, Gruppierungen oder auch eine Filterung der Daten vorzunehmen, stehen am Ende des Konfigurationsfensters separate Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Da diese prinzipiell selbsterklärend sind, soll darauf an dieser Stelle nicht weiter eingegangen werden. 9. Mit der abschließenden Bestätigung über die Schaltfläche OK wird die neue Ansicht angelegt und der Inhalt der Bibliothek dann auch direkt mit dieser Ansicht dargestellt. Da es sich bei den Ansichten nur um unterschiedliche Darstellungsweisen auf die Daten handelt, können Sie damit die unterschiedlichen Darstellungsformen ein wenig testen, ohne dass dadurch die Daten verändert werden.

5.1.20

Wie kann man Dokumente aus einer in eine andere Bibliothek verschieben?

Jedes Dokument einer Bibliothek kann auf Wunsch an einen anderen Speicherort kopiert werden. Dies kann dann sinnvoll und nützlich sein, wenn bestimmte Dokumente im Entwurfsmodus bearbeitet werden und erst nach einer Freigabe in einen öffentlichen Bereich kopiert werden sollen, in dem sie dann allen Anwendern zugänglich sind. So können beispielsweise Protokollentwürfe in einer Dokumentbibliothek bearbeitet und erst nach der

158

5.1 Bibliotheken Freigabe in eine andere Bibliothek kopiert werden, wo sie dann für einen berechtigten Personenkreis zur Verfügung stehen. Zum Kopieren steht bei einer Bibliothek die Option Senden an zur Verfügung. Jedes Dokument einer Bibliothek verfügt im zugehörigen Eigenschaften-Menü (Pfeil nach unten rechts neben Dokumentenname) über einen entsprechenden Menüpunkt. 1. Um ein Dokument einer beliebigen Bibliothek zu kopieren, muss zunächst einmal das entsprechende Eigenschaften-Menü des Dokuments angewählt werden; dazu müssen Sie rechts neben den Dokumentennamen klicken. 2. Nach Anwahl des Punktes Senden an erscheint ein Untermenü, aus dem dann der Punkt Anderer Speicherort ausgewählt werden muss, so wie in Abbildung 5.23 dargestellt.

Abbildung 5.23 Menüpunkt zum Senden eines B bliothekdokuments

3. Im nächsten Schritt muss dann der neue Speicherort angegeben werden, wozu die entsprechende URL der Bibliothek als Ziel eingetragen werden muss, also beispielsweise wie folgt:

http://dilaro/Ergebnisprotokolle/ Innerhalb des Dialogfensters steht bei der Eingabe der URL mit der Option Zum Testen hier klicken eine Möglichkeit zur Verfügung zu prüfen, ob die Syntax der URL korrekt und diese auch verfügbar ist.

4. Zusätzlich kann an dieser Stelle auch der Name der Kopie angepasst werden, sofern dies gewünscht ist (Dateiname für die Kopie:). 5. Mit den Optionen bei Aktualisieren kann festgelegt werden, ob bei Änderungen am Originaldokument diese automatisch auch an die Kopie gesendet werden sollen. Mit der Standardeinstellung Nein werden nachfolgende Änderungen am Original nicht automatisch an die Kopie übermittelt.

159

5 Datenmanagement

Abbildung 5.24 Senden einer Dokumentkopie an einen anderen Speicherort

6. Die abschließende Bestätigung mit der Schaltfläche OK bewirkt dann das Senden einer Dokumentkopie an den gewählten Speicherort. Mit dem Einsatz der Anweisung Senden an wird am neuen Speicherort eine Kopie des Originaldokuments abgelegt. Die Ursprungsdatei bleibt erhalten und wird mit der Kopie verlinkt. Auf Wunsch können Änderungen am Originaldokument automatisch an die Kopie weitergeleitet werden.

5.1.21

Wie erfolgt die Zuordnung von Speicherorten für das Kopieren von Dokumenten?

Im vorhergehenden Abchnitt wurde dargestellt, wie das Senden einer Dokumentkopie an einen anderen Speicherort erfolgt. Dabei ist Voraussetzung, dass die URL des Ziels bekannt ist, also beispielsweise die URL einer anderen Bibliothek. Diese Vorgehensweise ist sehr umständlich, bedingt sie doch, dass man vor dem Versenden einer Dokumentkopie zunächst die Ziel-URL ermitteln muss.

160

5.1 Bibliotheken Aus diesem Grund stellt Microsoft SharePoint Server 2010 eine Möglichkeit zur Verfügung, fest definierte Speicherorte festzulegen, die dann über das Menü ausgewählt werden können. Dabei macht diese Zuordnung natürlich nur Sinn, wenn ich immer wiederkehrende Speicherorte habe, auf die ich zugreife. 1. Zur Festlegung von Speicherorten muss zunächst einmal der Einstellungsdialog der entsprechenden Bibliothek angewählt werden (Bibliothek unter Bibliothekstools und dann Anwahl des Punktes Bibliothekseinstellungen). 2. Aus der Aufstellung der verfügbaren Bibliotheksoptionen muss als Nächstes der Punkt Erweiterte Einstellungen ausgewählt werden. 3. Es erscheint ein Dialogfenster, wo dann im Bereich Angepasstes Ziel ‘Senden an‘ die notwendigen Vorgaben für einen fest definierten Speicherort eingetragen werden können. Dazu müssen dort ein Name (der im Menü erscheint) und die Ziel-URL (z.B. http://dilaro/ARCHIV/) eingetragen werden (siehe Abbildung 5.25).

Abbildung 5.25 Festlegung eines Senden-an-Ziels

4. Nachdem die Eingaben abschließend bestätigt wurden, erfolgt unmittelbar die Zuordnung. In dem Menü zum Senden einer Kopie stellt sich das anschließend so dar, wie in Abbildung 5.26 beispielhaft dargestellt.

Abbildung 5.26 Anzeige eines festgelegten Senden-an-Ziels im Menü

161

5 Datenmanagement Pro Bibliothek kann standardmäßig nur ein Senden-an-Ziel fest hinterlegt werden.

5.2

Dokumentbibliothek Die Dokumentbibliothek ist in einer SharePoint-Umgebung sicherlich die am häufigsten genutzte Form einer Bibliothek. Aus diesem Grund werden nachfolgend einige ausgewählte Fragestellungen und immer wiederkehrende Aufgaben zu dieser speziellen Bibliotheksform aufgeführt und mit den entsprechenden Erläuterungen versehen. Unabhängig davon lassen sich diese Angaben aber in der einen oder anderen Ausführung auch auf die sonstigen Bibliothekstypen (Bilder, Formulare usw.) anwenden.

5.2.1

Wie können Dokumente aus dem Dateisystem in eine Dokumentbibliothek hochgeladen werden?

Dokumente einer Dokumentbibliothek können entweder über die Option Neues Dokument angelegt oder auch aus dem Dateisystem hochgeladen werden (Upload). 1. Zum Hochladen von Dokumenten aus dem Dateisystem muss innerhalb der Dokumentbibliothek entweder der Punkt Dokumentupload im Bereiche Dokumente (Bibliothekstools) oder die Option Dokument hinzufügen angewählt werden. 2. In beiden Fällen erscheint ein Dialogfenster, in dem der Speicherort und der Name des Dokuments angegeben bzw. über die Schaltfläche Durchsuchen ausgewählt werden können. 3. Nachdem die Angabe des Dokumentennamens und ggf. einer weitergehenden Beschreibung mit OK bestätigt wurde, müssen nachfolgend weitere Zusatzangaben erfolgen. Zudem muss je nach Definition der Bibliothek festgelegt werden, ob das Dokument eingecheckt werden soll (siehe Abbildungen 5.27 und 5.28). Erst mit dem sogenannten Einchecken eines Dokuments wird dieses auch für andere Anwender (mit den entsprechenden Berechtigungen) verfügbar und kann von diesen bearbeitet werden. Solange ein Dokument ausgecheckt ist, ist dieses explizit für die Bearbeitung durch den betreffenden Benutzer (der es ausgecheckt hat) verfügbar.

162

5.2 Dokumentbibliothek

Abbildung 5.27 Hochladen eines Dokuments in eine Dokumentbibliothek

Abbildung 5.28 Zusatzangaben und Einchecken eines Dokuments

5.2.2

Können Dateien aus einer Dokumentbibliothek im Dateisystem gespeichert werden?

So wie ein Dokument in eine Dokumentbibliothek hochgeladen werden kann, gibt es auch die Möglichkeit, ein Dokument aus einer Bibliothek im Dateisystem abzulegen.

163

5 Datenmanagement 1. Um den Download eines Dokuments durchzuführen, muss zunächst die entsprechende Dokumentbibliothek angewählt werden. 2. Nach der Anwahl des Eigenschaften-Menüs des betreffenden Dokuments (Pfeil nach unten rechts neben dem Namen) muss daraus dann der Punkt Senden an angewählt werden. 3. Aus dem nachfolgenden Untermenü muss dann der Punkt Kopie herunterladen angewählt werden (siehe Abbildung 5.29).

Abbildung 5.29 Menüpunkt für den Download eines Dokuments

4. Im nächsten Schritt muss die Schaltfläche Speichern angewählt und im nachfolgenden Dialog der Speicherort ausgewählt werden, wo die Kopie des Dokuments abgelegt werden soll. Mit dem Ablegen eines Dokuments aus einer Bibliothek in das Dateisystem wird immer nur eine Kopie (und kein Link) abgelegt. Insbesondere findet dabei auch keine Synchronisation bzw. Aktualisierung statt, sofern an dem Originaldokument Änderungen vorgenommen werden.

5.2.3

Welche Bearbeitungsmöglichkeiten stehen bei einem Dokument zur Verfügung?

Für ein einzelnes Dokument innerhalb einer Dokumentbibliothek stehen grundsätzlich verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Dabei sind alle Optionen in dem zugehörigen Eigenschaften-Menü abgelegt, das durch Anklicken rechts neben den Dokumentennamen angezeigt wird.

164

5.2 Dokumentbibliothek Welche Optionen dort zur Verfügung stehen, hängt wiederum von den individuellen Dokumentzuweisungen ab; standardmäßig sind dort jedoch bei einem Dokument einer Dokumentbibliothek die in Abbildung 5.30 dargestellten Optionen verfügbar.

Abbildung 5.30 Eigenschaften-Menü eines Dokuments einer Dokumentbibliothek

Angaben zu den Möglichkeiten einer Strukturierung der Daten einer Dokumentbibliothek mit Einsatz spezieller Taxonomien und der Verwendung von Metadaten enthält der Abschnitt 5.1.3.

5.2.4

Können Dokumente bei der Bearbeitung gesperrt werden?

Das Wesen eines Dokumentenmanagementsystems (und als solches lässt sich SharePoint 2010 sicherlich nutzen) ergibt sich unter anderem auch aus der Tatsache, dass Dokumente zu bestimmten Zeiten explizit bearbeitet werden können. Dies ermöglicht die Änderung von Inhalten, ohne dass zur gleichen Zeit eine andere Person Änderungen vornimmt. Auch in Microsoft SharePoint Server 2010 werden diese Möglichkeiten mit den beiden Begriffen Einchecken (check in) und Ausschecken (check out) umschrieben. Um also ein Dokument exklusiv bearbeiten zu können, muss dieses ausgecheckt werden, um es dann nach erfolgter Bearbeitung wieder einzuchecken und es den übrigen Anwendern in der aktualisierten Fassung zur Verfügung zu stellen. Das Auschecken selber kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen, wobei das Eigenschaften-Menü eines Dokuments eine entsprechende Option zur Verfügung stellt.

Abbildung 5.31 Menüpunkt zum Auschecken eines Dokuments

165

5 Datenmanagement Greift ein Anwender auf ein durch einen anderen Benutzer ausgechecktes Dokument zu, kann er lediglich lesend auf die letzte veröffentlichte Version zugreifen.

5.2.5

Wie wird ein Dokument eingecheckt?

Ein Dokument, das zur expliziten Bearbeitung durch einen Anwender gekennzeichnet ist (Auschecken), muss natürlich zu gegebener Zeit auch wieder eingecheckt werden, damit es den anderen Anwendern in der aktuellen Fassung zur Verfügung steht. Zum Einchecken eines Dokuments steht im zugehörigen Eigenschaften-Menü ein separater Punkt (Einchecken) zur Verfügung. Sobald dieser angewählt wird, erscheint ein Dialogfenster (siehe Abbildung 5.32), in dem Angaben zur Versionsnummer vorgenommen werden müssen. Je nach Konfiguration der Versionierung kann explizit zwischen Haupt- und Nebenversionen unterschieden werden.

Abbildung 5.32 Optionen beim Einchecken eines Dokuments

Als Hauptversion wird die Version eines Dokuments bezeichnet, die veröffentlicht wird; eine Nebenversion ist eine Arbeitsversion, die somit als Entwurf gekennzeichnet wird. Wurde ein Dokument von einem anderen Anwender ausgecheckt, erscheint ein Hinweis, der auf diesen Umstand hinweist.

166

5.2 Dokumentbibliothek

5.2.6

Wie kann ich mich bei Änderungen an einem Dokument benachrichtigen lassen?

Im vorhergehenden Abschnitt 5.1 wurde dargestellt, wie eine Benachrichtigung für eine Dokumentbibliothek eingestellt werden kann (siehe dort). Eine entsprechende Benachrichtigung kann jedoch jederzeit auch auf der Ebene eines einzelnen Dokuments erfolgen. Zur Festlegung einer solchen Benachrichtigung muss im Eigenschaften-Menü des Dokuments der Punkt Benachrichtigen angewählt werden. Die Einstellungen und Konfigurationsmöglichkeiten entsprechen dabei denen bei der Festlegung für eine Bibliothek (siehe dort).

5.2.7

Wie kann ich für ein Dokument einen Workflow starten?

Mit dem Einsatz von Workflows steht in einer SharePoint-Umgebung eine Möglichkeit zur Verfügung, bestimmte Arbeitsschritte automatisiert bzw. in elektronischer Form durchzuführen bzw. durchführen zu lassen. So besteht beispielsweise die Möglichkeit, mit einem solchen Workflow den Genehmigungs- oder Freigabeprozess für ein Dokument zu steuern. Standardmäßig sind in einer SharePoint-Umgebung für ein Dokument die Workflows Feedback sammeln und Genehmigung verfügbar.

Um für ein Dokument einen solchen Workflow anzustoßen, stehen zwei verschiedene Optionen zur Verfügung. Zum einen kann in den Workfloweinstellungen der Bibliothek ein automatisierter Workflow definiert werden. Alternativ kann zum anderen aber zu der Zeit auch ein manueller Workflow gestartet werden. Dazu steht im Eigenschaften-Menü des Dokuments ein entsprechender Menüpunkt zur Verfügung. Nach der Auswahl des Workflow-Typs müssen dann in einem separaten Dialogfenster die benötigten Angaben (z.B. Genehmigende Personen) eingetragen werden. Voraussetzung zur Nutzung von Workflows auf Dokumentenebene ist die Definition auf Ebene der Bibliothek. Nähere Angaben zu Workflows enthält das Kapitel 10.

5.2.8

Wie kann die Standardvorlage einer Dokumentbibliothek geändert werden?

Jede Bibliothek verfügt über eine spezielle Vorlage, die bei der Neuanlage eines Dokuments angezeigt wird. Die Neuanlage erfolgt dabei innerhalb der Bibliothek über die Option Neues Dokument. Die Standardvorlage einer Dokumentbibliothek wird innerhalb des Formularverzeichnisses in einer Datei mit dem Namen template (z.B. template.dotx für eine Dokumentbibliothek) abgelegt.

167

5 Datenmanagement 1. Um der gewählten Dokumentbibliothek eine andere Standardvorlage zuzuweisen, muss zunächst im Bereich Bibliothek der Bibliothekstools unter Einstellungen der Punkt Bibliothekseinstellungen angewählt werden. 2. Aus den verfügbaren Optionen muss dann der Punkt Erweiterte Einstellungen angeklickt werden. 3. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem innerhalb des Bereichs Dokumentvorlage eine andere Vorlage ausgewählt bzw. die bestehende Vorlage bearbeitet werden kann (siehe Abbildung 5.33).

Abbildung 5.33 Änderung der Standardvorlage einer Dokumentbibliothek

Um eine bestehende Vorlage bearbeiten zu können, muss eine Anwendung eingesetzt werden, die WSS3-kompatibel ist, also im Falle einer Dokumentbibliothek beispielsweise MS Word 2007/2010.

4. Nachdem die gewünschten Einstellungen vorgenommen wurden, stehen diese Änderungen nach abschließender Bestätigung beim Anlegen neuer Dokumente der Bibliothek unmittelbar zur Verfügung.

5.3

Listen Die SharePoint-Listen stellen unter SharePoint 2010 eine herausragende Möglichkeit zur Verfügung, um Daten beliebiger Art zu verwalten. Der große Vorteile der SharePointintegrierten Listen ist, dass die dort hinterlegten Daten innerhalb der SharePointUmgebung natürlich auch an beliebiger Stelle weiterbearbeitet werden können (mit den entsprechenden Zugriffsberechtigungen). So können damit Datensammlungen angelegt werden, die vollkommen flexibel und individuell nutzbar sind. Listen werden innerhalb der Schnellstartleiste eines SharePoint-Systems (Menüsystem links) separat gekennzeichnet.

5.3.1

Welche Listentypen stehen in Microsoft SharePoint Server 2010 zur Verfügung?

Unter Microsoft SharePoint Server 2010 stehen standardmäßig verschiedene Listentypen zur Verfügung; die wichtigsten sind nachfolgend aufgeführt:

Ankündigungen SharePoint-Liste zur Verwaltung bestimmter Ereignisse.

168

5.3 Listen

Aufgaben Mit diesem Listentyp können eigene Aufgaben oder die Aufgaben einer Gruppe verwaltet werden.

Benutzerdefinierte Liste Diese Form einer SharePoint-Liste ermöglicht die individuelle Festlegung bzw. Auswahl der benötigten Felder (Spalten).

Benutzerdefinierte Liste in Datenblattansicht Mit dieser Option steht ein individueller Listenaufbau zur Verfügung, der jedoch eine Darstellung in der sogenannten Datenblattansicht ermöglicht. Auf diese Art und Weise lassen sich die Listeninhalte einfacher und flexibler verwalten (vergleichbar einem Excel-Datenblatt).

KPI-Liste Eine KPI-Liste ermöglicht anhand bestimmter Werte oder Faktoren (Key Performance Indicator) die Überwachung bzw. Überprüfung bestimmter Zielvorgaben. Ausfluss bzw. Ergebnis kann beispielsweise die Darstellung des aktuellen Zustandes in Form einer Ampel (rot, gelb, grün) sein. Nähere Angaben zu KPI-Listen enthält das Kapitel 9.

Kalkulationstabelle importieren Mit dieser speziellen Listenform steht eine Möglichkeit bereit, fertige Listen aus einer WSS-konformen Tabellenkalkulation (z.B. Excel) zu übernehmen. Die in dieser Liste enthaltenen Spalten werden automatisch als Felder in der SharePoint-Liste angelegt.

Projektaufgaben Die Liste Projektaufgaben dient dazu, innerhalb einer Projektorganisation Aufgaben zu verwalten und diese auch in Diagrammform (Gantt) zu präsentieren.

Umfrage Dieser Listentyp ermöglicht das Anlegen beliebiger Fragen, die für eine Umfrage genutzt werden können. Neben den Standard-SharePoint-Listen können beliebige Listen definiert werden; die dann wiederum anderen Webseiten zugeordnet werden können. Darauf wird im Weiteren noch explizit eingegangen.

5.3.2

Wie kann eine SharePoint-Liste angelegt werden?

Beispielhaft wird nachfolgend erläutert, wie in Microsoft SharePoint Server 2010 eine benutzerdefinierte Liste angelegt wird. In dieser Liste sollen Angaben zu den Kunden einer Firma abgelegt werden.

169

5 Datenmanagement 1. Zunächst einmal muss die Webseite angewählt werden, in der die Liste angelegt werden soll. 2. Als Nächstes muss dort dann in der Schnellstartleiste der Link Listen oder im Menü Websiteaktionen der Punkt Alle Websiteinhalte einblenden angeklickt werden. 3. Im nächsten Schritt muss dann die Option Erstellen angewählt werden (oben links), worauf die Darstellung der verfügbaren Möglichkeiten erscheint, wo dann nach Anwahl des Filters Liste (links) die verschiedenen Listentypen angezeigt werden (siehe Abbildung 5.34).

Abbildung 5.34 Die Listentypen einer SharePoint-Umgebung

4. Nach dem Anklicken der Option Benutzerdefinierte Liste kann anschließend über die Schaltfläche Weitere Optionen im rechten Fensterbereich das Dialogfenster zum Anlegen einer neuen Liste aufgerufen werden. 5. Innerhalb des Dialogfensters zum Anlegen einer neuen Liste muss ein Name für die neue Liste angegeben werden. Zusätzlich kann eine weitergehende Beschreibung eingefügt werden. In Bezug auf die Namensvergabe sollten ggf. entsprechende Konventionen beachtet werden, die die Übersichtlichkeit nicht unwesentlich erhöhen können; Näheres dazu in Kapitel 11.

6. Im Bereich Navigation kann festgelegt werden, ob die neue Liste in der Schnellstartleiste angezeigt werden soll (siehe Abbildung 5.35).

170

5.3 Listen

Abbildung 5.35 Dialogfenster zum Anlegen einer neuen Liste

Sämtliche Einstellungen einer SharePoint-Liste können jederzeit nachträglich geändert werden.

7. Nach dem Anlegen einer Liste wird der Inhalt angezeigt, der natürlich nach einer Neuanlage verständlicherweise noch leer ist. Da für eine solche Liste standardmäßig nur rudimentäre Feldzuordnungen erfolgen, müssen als Nächstes die gewünschten Felder ergänzt werden. Dazu muss im Bereich Liste der Listentools unter Einstellungen der Punkt Listeneinstellungen angewählt werden. 8. Im nachfolgenden Dialogfenster stehen die verschiedenen Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung. Während im oberen Bereich spezielle Einstellungsmöglichkeiten zur Versionierung, Workflows usw. zur Verfügung stehen, besteht im Bereich Spalten die Möglichkeit, Einfluss auf die Gestaltung bzw. den Aufbau der Liste zu nehmen. Dort ist erkennbar, dass der gewählten Liste unmittelbar nach der Neuanlage lediglich die Spalten (Felder) Titel, Erstellt von und Geändert von zugewiesen wurden. Angaben zu den speziellen Einstellungsmöglichkeiten einer Liste enthalten die nachfolgenden Ausführungen in den weiteren Unterkapiteln.

9. Um für die Kundenliste neue Spaltendefinitionen festzulegen, muss an dieser Stelle im Bereich Spalten die Option Spalte erstellen angewählt werden. 10. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem dann die benötigten Angaben eingegeben werden müssen. Dazu gehören ein Name für das neue Feld, die Auswahl des Feldtyps und, in Abhängigkeit vom Feldtyp, die Festlegung weiterer Eigenschaften. So kann beispielsweise mit der Option Diese Spalte muss Informationen erhalten das entsprechende Feld als Pflichtfeld definiert werden, in dem bei der Eingabe auf jeden Fall ein Eintrag vorgenommen werden muss. Einer SharePoint-Liste wird standardmäßig immer ein Feld (Spalte) mit dem Namen Titel zugewiesen; dieses Feld darf umbenannt, aber niemals gelöscht werden.

171

5 Datenmanagement 11. Auf diese Art und Weise können für die Kundenliste die verschiedenen Felder (Name, Ansprechpartner, Straße, Ort usw.) angelegt werden. Das Ergebnis kann sich dann beispielsweise so darstellen wie in Abbildung 5.36.

Abbildung 5.36 Benötigte Felddefinitionen für eine Kundenliste

Um eine bestehende Felddefinition zu bearbeiten, brauchen Sie nur den entsprechenden Feldnamen anzuklicken und die gewünschten Änderungen vorzunehmen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Änderungen von Feldtypen (Text, Zahl, Währung usw.) nicht beliebig vorgenommen werden können. Darüber hinaus kann an dieser Stelle mit dem Punkt Spaltensortierung die Reihenfolge bzw. Anordnung der Felder angepasst werden.

5.3.3

Wie werden einer SharePoint-Liste Daten hinzugefügt?

Sobald eine Listendefinition abgeschlossen und die benötigten Felder (Spalten) zugewiesen wurden, können einer solchen Liste Inhalte bzw. Daten zugewiesen werden. 1. Zunächst einmal muss die entsprechende Liste angewählt werden; dies erfolgt in der Regel durch Anklicken des Namens in der Schnellstartleiste. 2. Um der Liste ein neues Datenelement zuzuweisen, kann dann entweder die Option Neues Element hinzufügen angewählt werden, oder es wird unter Listentools im Bereich Elemente die Schaltfläche Neues Element angeklickt. 3. Im nächsten Schritt erscheint ein Dialogfenster, in dem die zugewiesenen Feldnamen (Spalten) angezeigt werden, jeweils versehen mit entsprechenden Eingabe- oder Auswahlfeldern, so wie in Abbildung 5.37 dargestellt. Nach der Erfassung bzw. Auswahl der benötigten Angaben kann dies dann abschließend mit der Option Speichern bestätigt werden, worauf der entsprechende Datensatz angelegt und der Liste zugewiesen wird.

172

5.3 Listen

Abbildung 5.37 Anlegen eines neuen Datensatzes in einer SharePoint-Liste

Auf diese Art und Weise können einer SharePoint-Liste jederzeit weitere Daten hinzugefügt werden, die dann nach und nach in der Listendarstellung angezeigt werden. Einer bestehenden SharePoint-Liste, die bereits Daten enthält, können auch jederzeit nachträglich weitere Felddefinitionen zugeordnet werden. Angaben zu den Möglichkeiten einer Strukturierung der Daten einer Liste mit Einsatz spezieller Taxonomien und der Verwendung von Metadaten enthält der Abschnitt 5.1.3.

5.3.4

Wie kann ich bei einer SharePoint-Liste eine Felddefinition ändern oder löschen?

In der Praxis ergibt es sich immer wieder, dass bestehende SharePoint-Listen einer permanenten Änderung unterliegen. So werden neue Felder hinzugefügt, Feldtypen geändert oder auch bestehende Felder (Spalten) aus der Liste entfernt. 1. Zum Löschen einer Felddefinition bzw. einer Spalte in einer SharePoint-Liste muss diese Liste angewählt werden. 2. Anschließend muss im Bereich Liste der Listentools unter Einstellungen der Punkt Listeneinstellungen angewählt werden. 3. Innerhalb des nachfolgenden Dialogfensters sind dann im Bereich Spalten die Optionen zur Änderung bzw. zum Löschen von Feldern der gewählten Liste verfügbar. Um eine

173

5 Datenmanagement bestehende Felddefinition (Spalte) zu ändern oder zu löschen, muss der Name des entsprechenden Feldes angeklickt werden. 4. Im Eigenschaftenfenster des gewählten Feldes können dann entsprechende Anpassungen vorgenommen werden. Dabei ist zu beachten, dass unter Umständen die Änderung von Feldtypen nicht immer eindeutig ist und dadurch ggf. Daten verloren gehen können. Gleiches gilt für das Löschen von Feldern; dies erfolgt über die entsprechende Schaltfläche im unteren Teil des Fensters (siehe Abbildung 5.38).

Abbildung 5.38 Konfigurationsfenster einer Spaltendefinition (Feld)

Mit dem Löschen einer Spalte (Feld) in einer SharePoint-Liste werden die Felddefinition und der bisher dort hinterlegte Inhalt unwiderruflich gelöscht; dies lässt sich auch nicht über den Papierkorb wiederherstellen.

5.3.5

Wie kann der Name einer Liste nachträglich geändert werden?

Die meisten Konfigurationseinstellungen der SharePoint-Listen lassen sich auch jederzeit nachträglich ändern. So können der Name und die Beschreibung einer Liste wie folgt geändert werden:

174

5.3 Listen 1. Nach der Anwahl der entsprechenden Liste durch Anklicken des Namens in der Schnellstartleiste muss im Bereich Liste der Listentools unter Einstellungen der Punkt Listeneinstellungen angewählt werden. Sofern das Menü Einstellungen nicht angezeigt wird, verfügt der angemeldete Benutzer nicht über die benötigten Berechtigungen (siehe Kapitel 7).

2. Auf der nachfolgenden Konfigurationsseite mit der Aufstellung der verfügbaren Optionen können Sie mit dem Punkt Titel, Beschreibung und Navigation ein Dialogfenster aufrufen, wo unter anderem auch der Name der Liste und ggf. die weitergehende Beschreibung geändert werden können (siehe Abbildung 5.39).

Abbildung 5.39 Name bzw. Beschreibung einer Liste ändern

3. Mit der abschließenden Bestätigung durch die Schaltfläche Speichern wird die Änderung sofort wirksam. Im Dialogfenster zur Änderung des Listennamens kann auch Einfluss auf die Navigation genommen werden. So kann mit der Option zur Anzeige der Liste in der Schnellstartleiste festgelegt werden, ob die Liste im linken Menübereich angezeigt wird. Die Deaktivierung ist beispielsweise für Listen interessant, die benötigt werden, aber nicht unmittelbar für jedermann einsehbar sein sollen.

5.3.6

Wie kann eine Liste bearbeitet werden, die nicht in der Schnellstartleiste (Menü links) angezeigt wird?

Standardmäßig werden alle neue angelegten Listen im linken Menübereich (Schnellstartleiste) einer SharePoint-Umgebung angezeigt. Dennoch erhebt diese Darstellung keinen Anspruch auf Vollständigkeit. So können Listen, unabhängig von den zugewiesenen Berechtigungen, verborgen und somit im Menü nicht angezeigt werden.

175

5 Datenmanagement Für die permanente Anzeige einer Liste in der Startleiste muss dies in den Einstellungen für die Liste im Bereich Navigation eingestellt werden (siehe vorhergehender Abschnitt).

Zur Anzeige aller verfügbaren Listen der gewählten Webseite gibt es drei Möglichkeiten:

Anklicken des Links Listen in der Schnellstartleiste. Damit wird auf eine spezielle Webseite verzweigt, in der unter anderem auch alle für den angemeldeten Benutzer verfügbaren Listen angezeigt werden.

Anwahl der Option Gesamter Websiteinhalt unterhalb des Menübereichs der Schnellstartleiste.

Alternativ kann im Menü Websiteaktionen (oberhalb der Schnellstartleiste) die Option Alle Websiteinhalte einblenden angeklickt werden. Unabhängig von einer Deaktivierung der Anzeige der Listen hängt es letztlich natürlich auch von den zugewiesenen Rechten ab, ob der angemeldete Benutzer Zugriff auf eine solche Liste hat; siehe dazu auch Kapitel 7.

5.3.7

Wo kann festgelegt werden, dass der Inhalt einer Liste nicht in die Suche aufgenommen wird?

Standardmäßig werden alle Inhalte bzw. Elemente der verschiedenen SharePoint-Listen in die Suche einer SharePoint-Umgebung integriert, sodass Sie nach diesen Inhalten auch suchen können. Ausführliche Angaben zur Suche in einer SharePoint-Umgebung enthält das Kapitel 8.

Sollte sich jedoch die Notwendigkeit ergeben, bestimmte Listeninhalte von der Suche auszunehmen, kann auch dies entsprechend konfiguriert werden. 1. Nach Anwahl der entsprechenden Liste (z.B. durch Anklicken in der Schnellstartleiste) muss im Bereich Liste der Listentools unter Einstellungen der Punkt Listeneinstellungen angewählt werden. 2. Aus den verfügbaren Listenoptionen muss dann im nächsten Schritt der Punkt Erweiterte Einstellungen (unter Allgemeine Einstellungen) angewählt werden. 3. Im unteren Bereich des nachfolgenden Dialogfensters kann mit der entsprechenden Einstellung im Bereich Suchen festgelegt werden, ob die Inhalte der gewählten Liste in den Ergebnissen der SharePoint-Suche angezeigt werden oder nicht.

Abbildung 5.40 Festlegung der Suchoptionen einer SharePoint-Liste

176

5.3 Listen

5.3.8

Wozu dient die Versionierung einer Liste, und wie wird diese konfiguriert?

Mit den Optionen einer Versionierung von Elementen einer Liste wird erreicht, dass durchgeführte Änderungen, je nach gewähltem Grad der Versionierung, jederzeit nachvollziehbar sind. Dies bedeutet, dass die unterschiedlichen Versionsstände der einzelnen Elemente einer Liste in der SharePoint-Umgebung gespeichert werden und ggf. auch jederzeit ein älterer Stand wiederhergestellt werden kann. Dabei werden den verschiedenen Versionen auch der Änderungszeitpunkt und beispielsweise auch der Name der- oder desjenigen zugeordnet, der/die das Listenelement geändert hat. Voraussetzung zur Nutzung der nachfolgenden Option ist, dass der angemeldete Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen zur Durchführung dieser Aufgabe verfügt.

Zur Einstellung der Versionierung für eine SharePoint-Liste sind folgende Arbeitsschritte notwendig: 1. Nach der Anwahl der Liste muss im Bereich Liste der Listentools unter Einstellungen der Punkt Listeneinstellungen angewählt werden. 2. Mit der Option Versionierungseinstellungen kann im nächsten Schritt das für die Versionierung benötigte Dialogfenster aufgerufen werden. 3. Soll – vergleichbar mit Dokumenten – die Möglichkeit bestehen, Entwürfe von Elementänderungen explizit freigeben zu müssen, muss in diesem Dialogfenster im Bereich Inhaltsgenehmigung die Option Ja angewählt werden. Dies bewirkt, dass ein geändertes Element erst nach expliziter Freigabe bzw. Genehmigung für die anderen Anwender sichtbar ist, wobei dies für den Einsatz von Entwurfsversionen interessant ist. 4. Im Bereich Versionsverlauf für Element kann anschließend die gewünschte Einstellung vorgenommen werden. Durch Anwahl der Option Ja wird die Versionierung für die Listenelemente aktiviert. Je nach Auswahl kann zusätzlich definiert werden, wie viele Versionsstände gespeichert werden sollen. Dies erfolgt durch entsprechende Angaben in den darunter liegenden Feldern (Folgende Anzahl von Versionen beibehalten usw.), so wie in Abbildung 5.41 beispielhaft dargestellt.

177

5 Datenmanagement

Abbildung 5.41 Festlegungen zur Versionierung von Listenelementen

Die Beschränkung der Anzahl von Versionen sollte auf jeden Fall genutzt werden, da jede neue Version im System zusätzlichen Speicherplatz benötigt.

5. Mit der abschließenden Bestätigung der Änderungen über die Schaltfläche OK werden die Einstellungen für die gewählte Liste direkt wirksam. 6. Sobald für eine Liste die Versionierung aktiviert wurde, ändert sich nach einer gewissen Zeit auch der Versionsverlauf einzelner Elemente, sofern diese geändert werden. Dies kann für ein einzelnes Element angezeigt werden, indem zunächst das Eigenschaften-Menü bzw. der Bearbeitungsmodus des Elements angewählt wird. 7. Dort braucht dann nur noch der Punkt Versionsverlauf angewählt zu werden, worauf die aktuell verfügbaren Versionen des Elements angezeigt werden (siehe Abbildung 5.42).

178

5.3 Listen

Abbildung 5.42 Beispiel der Versionierung von Listenelementen

8. Innerhalb der Darstellung der Versionen eines Listenelements besteht mit den Optionen Alle Versionen löschen bzw. mit Entwurfsversionen löschen eine Möglichkeit, bestimmte Versionen zu entfernen. Voraussetzung sind aber auch hier natürlich die entsprechenden Berechtigungen. Die Nutzung der Versionierung ist bei SharePoint-Listen standardmäßig deaktiviert. Die Verwendung sollte auch immer mit Bedacht erfolgen, da sich dadurch das Datenvolumen in der Datenbank unter Umständen nicht unwesentlich erhöhen kann.

5.3.9

Wie kann ich die vorhergehende Version eines Listenelements wiederherstellen?

Wird in einer SharePoint-Liste die Versionierung genutzt (siehe vorhergehender Abschnitt), so besteht damit nicht nur die Möglichkeit, sich jederzeit über die durchgeführten Änderungen an den Listenelementen zu informieren. Darüber hinaus kann auch jederzeit die vorhergehende Version des Elements einer SharePoint-Liste wieder zum aktuellen Element umgewandelt werden, um auf diese Art und Weise beispielsweise durchgeführte Änderungen wieder rückgängig zu machen. 1. Sobald die Aufstellung der verschiedenen Versionen eines Listenelements angezeigt wird (siehe Abbildung 5.42), kann das Eigenschaften-Menü des Elements angewählt werden, indem rechts neben das Änderungsdatum der Version geklickt wird (Spalte Geändert).

179

5 Datenmanagement 2. Es erscheint ein Untermenü, in dem standardmäßig die drei Optionen Anzeigen, Wiederherstellen und Löschen angezeigt werden. 3. Um die gewählte Version zum aktuellen Listenelement zu machen, muss an dieser Stelle die Option Wiederherstellen angewählt werden. 4. Nach abschließender Bestätigung der nachfolgenden Sicherheitsabfrage wird das gewählte Listenelement wiederhergestellt und kann dann nachfolgend als aktuelle Version bearbeitet werden. Mit dem Wiederherstellen der vorhergehenden Version eines Listenelements wird im Versionsverlauf automatisch ein neuer Eintrag hinzugefügt, der die Aktion der Wiederherstellung präsentiert. Darüber hinaus kann das jeweils aktuelle Element mit der Option Diese Version ablehnen deaktiviert werden.

5.3.10

Wie kann der Zugriff auf eine Liste eingeschränkt werden?

Jeder SharePoint-Benutzer erhält Zugriff auf die Listen und deren Elemente im Rahmen der zugewiesenen Berechtigungen. Diese können von einem totalen Zugriffsverbot über einen lesenden Zugriff bis hin zur Möglichkeit zur Durchführung von Änderungen sehr fein und granular gesteuert werden. Auch für die Zuweisung von Berechtigungen müssen Sie natürlich zunächst einmal über die benötigten Zugriffsrechte für die Liste verfügen. 1. Nach der Anwahl der Liste muss im Bereich Liste der Listentools unter Einstellungen der Punkt Listeneinstellungen angewählt werden. 2. Zur Rechtevergabe muss anschließend in der Aufstellung der Optionen der Punkt Berechtigungen für Liste angewählt werden, worauf die aktuelle Rechtezuweisung für die gewählte Liste angezeigt wird, so wie beispielhaft in Abbildung 5.43 dargestellt.

Abbildung 5.43 Anzeige der aktuellen Zugriffsrechte einer Liste

180

5.3 Listen 3. Da die Berechtigungen einer Liste standardmäßig von dem übergeordneten Objekt (z.B. Webseite) vererbt werden, muss diese Vererbung an dieser Stelle unterbrochen werden, wozu die Schaltfläche Berechtigungsvererbung beenden angeklickt und die nachfolgende Sicherheitsabfrage bejaht werden muss. 4. Mit Anwahl der Option Berechtigungen erteilen kann ein Dialogfenster aufgerufen werden, indem zunächst der Benutzer bzw. die Gruppe ausgewählt werden muss (SharePoint- oder ADS-Objekte). Im unteren Teil kann dann die Form der Berechtigung ausgewählt und es kann festgelegt werden, ob der betreffende Benutzer/Gruppe darüber per E-Mail informiert wird, so wie in Abbildung 5.44 beispielhaft dargestellt.

Abbildung 5.44 Zuweisung einer neuen Berechtigung für die ausgewählte Liste

181

5 Datenmanagement 5. Mit der abschließenden Bestätigung dieser Zuordnung über die Schaltfläche OK wird die Zuweisung beendet und damit auch direkt wirksam. Ausführliche Angaben zur Rechtevergabe in einer SharePoint-Umgebung enthält das Kapitel 7.

5.3.11

Wie weise ich einer Liste einen Workflow zu?

Durch den Einsatz von Workflows verfügt eine SharePoint-Umgebung über ein äußerst leistungsfähiges Werkzeug zur Optimierung der Abläufe und Prozesse. Ein Workflow ist dabei immer als Abfolge fest definierter Arbeitsabläufe zu betrachten, die beispielsweise die Bearbeitung von Listenelementen wesentlich vereinfachen kann. Ein solcher Workflow kann beispielsweise die Genehmigung bzw. Freigabe einer Elementänderung sein. Microsoft SharePoint Server 2010 stellt standardmäßig eine Reihe von Workflow-Vorlagen zur Verfügung. Dazu zählen Dispositionsgenehmigungen, Drei Status, Feedback sammeln, Genehmigungen und Signaturerfassung.

1. Um einer Liste einen Standard-Workflow zuzuweisen, muss nach der Anwahl der Liste im Bereich Listentools der Eintrag Liste angewählt werden. 2. Im Bereich Einstellungen kann dann die Option für Workflows angewählt und dort der Punkt Workflow hinzufügen aktiviert werden. 3. Im nachfolgenden Dialogfenster können dann die verschiedenen Einstellungen bzw. Vorgaben für eine Workflow-Zuweisung vorgenommen werden. Neben der Auswahl eines Workflow-Typs zählen dazu beispielsweise auch die Zuweisung eines Namens und die Angabe, in welcher Form daraus Aufgaben abgelegt werden sollen (siehe Abbildung 5.45).

182

5.3 Listen

Abbildung 5.45 Konfiguration eines Listen-Workflows

5.3.12

Wie kann eine Liste gelöscht werden?

Sollte sich die Notwendigkeit ergeben, eine Liste komplett löschen zu müssen, so steht auch diese Möglichkeit in Microsoft SharePoint Server 2010 zur Verfügung. 1. Nach der Anwahl der Liste muss im Bereich Liste der Listentools unter Einstellungen der Punkt Listeneinstellungen angewählt werden. 2. Aus der Aufstellung der Einstellungsmöglichkeiten muss als Nächstes die Option Liste löschen angeklickt werden. 3. Nachdem die nachfolgende Sicherheitsabfrage bejaht worden ist, wird die Liste inklusive sämtlicher Elemente aus der SharePoint-Umgebung entfernt. Durch das Löschen einer Liste wird der gesamte Inhalt der Liste aus der SharePointUmgebung entfernt. Eine Wiederherstellung über die Papierkorb-Funktion ist jedoch ggf. möglich (siehe nachfolgender Abschnitt).

5.3.13

Kann eine gelöschte Liste wiederhergestellt werden?

Eine gelöschte Liste kann unter Umständen, so wie viele andere Objekte einer SharePointUmgebung, über die Papierkorb-Funktion wiederhergestellt werden, und damit auch der gesamte Inhalt, also die zugewiesenen Elemente.

183

5 Datenmanagement 1. Zur Wiederherstellung einer gelöschten Liste muss zunächst die Webseite angewählt werden, aus der die Liste gelöscht wurde. 2. In der Schnellstartleiste befindet sich am unteren Rand ein Symbol für den zugeordneten Papierkorb; dieses muss angeklickt werden. 3. In der Aufstellung der gelöschten Objekte muss dann die gewünschte Liste durch Anklicken des Ankreuzfeldes angewählt werden, so wie in Abbildung 5.46 dargestellt.

Abbildung 5.46 Wiederherstellung einer gelöschten Liste

Sollte der Papierkorb in der Schnellstartleiste nicht angezeigt werden, kann dies unter Umständen an den fehlenden Berechtigungen liegen. Alternativ kann dieser aber auch nach Anwahl des Punktes Alle Websiteeinstellungen einblenden aus dem Menü Websiteaktionen aufgerufen werden.

4. Im nächsten Schritt kann dann über den Punkt Auswahl wiederherstellen das gewählte Objekte wiederhergestellt werden, was noch mit einer Sicherheitsabfrage bestätigt werden muss. Da eine wiederhergestellte Liste standardmäßig nicht in der Schnellstartleiste angezeigt wird, muss diese Zuweisung in den Listeneinstellungen mit der Option Titel, Beschreibung und Navigation explizit aktiviert werden.

184

5.3 Listen

5.3.14

Kann ich mich bei Änderungen an einer Liste automatisch benachrichtigen lassen?

Mit der automatisierten Benachrichtigungsfunktion steht in einer SharePoint-Umgebung eine sehr komfortable Möglichkeit zur Verfügung, um sich über Änderungen an Dokumenten, Listen oder sonstigen SharePoint-Objekten informieren zu lassen. Dies geschieht in der Form, dass bei einer Änderung an den entsprechenden SharePoint-Benutzer eine E-Mail versendet wird. 1. Zur Nutzung der Benachrichtigungsfunktion bei einer SharePoint-Liste muss diese Liste zunächst einmal angewählt werden. 2. Im nächsten Schritt muss dann im Menü Liste (Listentools) die Option Benachrichtigen angewählt und aus dem Untermenü der Punkt Benachrichtigung für diese Liste festlegen aktiviert werden. 3. Im nachfolgenden Dialogfenster muss dann zunächst ein Name für die Benachrichtigung eingetragen werden; standardmäßig wird hier der Name der Liste vorgeschlagen, der entweder übernommen oder auch geändert werden kann. 4. Anschließend muss im Feld Benutzer festgelegt werden, wer die Benachrichtigung erhalten soll (Benutzer oder Gruppe). Dabei wird in der Regel auf die angebundene ADS-Struktur zugegriffen. Wird ein Name eingegeben, kann dieser anschließend mit den hinter dem Feld stehenden Schaltflächen verifiziert werden. Die Zuweisung einer Benachrichtigung kann nicht nur an die eigene Person gerichtet sein, sondern sich (bei Vorliegen der benötigten Berechtigungen) auch auf andere Benutzer bzw. sich auf eine E-Mail-Adresse beziehen. Nähere Angaben zur Rechteverwaltung und die Zuweisung von Zugriffsrechten enthält das Kapitel 7.

5. Abschließend kann dann im unteren Teil des Dialogfensters noch festgelegt werden, welche Änderungen mitgeteilt und wie oft die Meldungen versendet werden sollen (siehe Abbildung 5.47).

185

5 Datenmanagement

Abbildung 5.47 Einstellungen zur automatisierten Benachrichtigung

186

5.3 Listen 6. Mit der Bestätigung durch OK werden die Einstellungen aktiv, und der gewählte Benutzer (bzw. die Benutzergruppe) erhält im nächsten Moment eine erste E-Mail, in der auf die Zuordnung zu einer Benachrichtigung hingewiesen wird. Mit dem Punkt Meine Benachrichtigungen verwalten innerhalb des Menüs Benachrichtigen können Sie sich Ihre eigenen bzw. alle für den aktuellen SharePoint-Benutzer definierten Benachrichtigungen der gesamten Webseite anzeigen lassen. Darüber hinaus können Sie sich mit Microsoft SharePoint Server 2010 nicht nur über Änderungen an einer Liste, sondern auch über Änderungen an einzelnen Listenelementen benachrichtigen lassen. Dazu steht im entsprechenden Eigenschaften-Menü des Elements der Punkt Benachrichtigen zur Verfügung.

5.3.15

Wie kann ich den RSS-Feed einer Liste abonnieren?

Neben der Benachrichtigung per E-Mail lassen sich Veränderungen einer SharePointUmgebung auch mit einem RSS-Feed abonnieren. Voraussetzung zur Nutzung eines RSS-Feeds ist natürlich ein entsprechender Viewer bzw. Feed-Reader. Dies kann ein separates Programm, aber ebenso beispielsweise auch ein Browser (z.B. Internet Explorer) oder MS Outlook sein.

1. Um für eine gewählte Liste einen RSS-Feed zu abonnieren, muss die Liste angewählt und im Menü Liste (unter Listentools) der Punkt RSS-Feed angeklickt werden. 2. Anschließend erscheint innerhalb des Browser-Fensters die Feed-Darstellung, wo dann der Punkt Feed abonnieren angewählt werden muss. 3. Im nächsten Schritt muss eine Zuordnung des Feed-Readers erfolgen, also beispielsweise die Zuweisung im Internet Explorer. 4. Sobald dies bestätigt wird, erfolgt die Zuordnung, und der neue Feed-Eintrag wird dem Reader zugewiesen und steht dort ab sofort zur Verfügung.

5.3.16

Wie kann ich für eine SharePoint-Liste eine neue Ansicht erstellen?

Genau wie Bibliotheken so verfügt auch jede SharePoint-Liste über eine Standardansicht, welche die Darstellung der Inhalte auf der jeweiligen Seite steuert bzw. den Inhalt der Darstellung festlegt. Eine Ansicht nimmt grundsätzlich keinen Einfluss auf die Daten bzw. den Inhalt einer Liste, sondern sie ermöglicht lediglich eine andere Form der Darstellung bzw. Anzeige der verfügbaren Daten.

Für gewisse Anforderungen kann es sich ergeben, dass die Standardansicht geändert bzw. für eine Liste eine neue Ansicht benötigt wird.

187

5 Datenmanagement 1. Zum Anlegen einer neuen Ansicht muss die entsprechende Liste zunächst einmal angewählt werden. 2. Nach Anwahl der Option Liste im Bereich Listentools muss anschließend die Option Ansicht erstellen angewählt werden. Mit dem Menüpunkt Ansicht ändern (rechts neben Ansicht erstellen) kann an dieser Stelle die aktuelle Ansicht angepasst bzw. geändert werden. Sollte das Ansichten-Menü nicht angezeigt werden, so verfügen Sie sehr wahrscheinlich nicht über die benötigten Berechtigungen.

3. Nach Anwahl der Option Ansicht erstellen erscheint ein Dialog zum Anlegen einer neuen Ansicht. Dabei kann der Typ einer Ansicht ausgewählt werden, wobei standardmäßig folgende Typen zur Verfügung stehen:

Standardansicht Kalenderansicht Datenblattansicht Balkendiagrammansicht Benutzerdefinierte Ansicht in SharePoint Designer Die Verfügbarkeit der Ansichtstypen variiert in Abhängigkeit vom Listentyp. In der Praxis bewährt hat es sich, beim Anlegen einer neuen Ansicht eine bestehende Ansicht als Grundlage zu nehmen; dies ermöglicht die unten stehende Option Mit einer vorhandenen Ansicht beginnen.

4. Nach der Auswahl eines Ansichttyps bzw. dem Anklicken einer bestehenden Ansicht, die als Basis dienen soll, erscheint die Konfigurationsseite. Auf dieser muss zunächst einmal ein Name für die neue Ansicht angegeben werden. 5. Mit dem Auswahlkästchen unterhalb des Namens (Zur Standardansicht machen) der Ansicht kann festgelegt werden, ob die neue Ansicht zukünftig als Standardansicht verwendet werden soll. Die Festlegung einer Standardansicht hat grundsätzlich Gültigkeit für alle Benutzer der entsprechenden Liste und nicht nur für den aktuell angemeldeten Benutzer; aus diesem Grund kann diese Zuordnung auch nur ein Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen vornehmen. Zudem muss es sich dann immer um eine öffentliche Ansicht handeln (siehe nachfolgend).

6. Im Bereich Publikum kann festgelegt werden, ob die neue Ansicht auch für andere Personen einsehbar bzw. nutzbar sein soll. Mit Anwahl der Option Persönliche Ansicht erstellen ist die betreffende Ansicht auch nur für den angemeldeten Benutzer sichtbar. 7. Anschließend kann im Bereich Spalten festgelegt werden, welche Felder der entsprechenden Liste in der Ansicht angezeigt werden sollen. Dies erfolgt durch Anklicken des Kästchens vor dem Feldnamen. Am Ende der einzelnen Zeilen kann dann die Position der Felder in der Ansicht festgelegt werden.

188

5.3 Listen

Abbildung 5.48 Konfigurationsangaben einer neuen Listenansicht

8. Um bestimmte Sortierungen, Gruppierungen oder auch eine Filterung der Daten vorzunehmen, stehen am Ende des Konfigurationsfensters separate Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Da diese prinzipiell selbsterklärend sind, soll darauf an dieser Stelle nicht weiter eingegangen werden. 9. Mit der abschließenden Bestätigung über die Schaltfläche OK wird die neue Ansicht angelegt und der Inhalt der Liste dann auch direkt mit dieser Ansicht dargestellt. Da es sich bei den Ansichten nur um unterschiedliche Darstellungsweisen auf die Daten handelt, können Sie damit die unterschiedlichen Darstellungsformen testen, ohne dadurch die Daten der Liste zu verändern.

5.3.17

Kann eine Kalkulationstabelle als Basis für eine SharePoint-Liste dienen?

Wie in den vorhergehenden Kapiteln erläutert lassen sich Listen mit SharePoint Server vollkommen frei definieren, wobei die Felder der Listen variabel gestaltet werden können. Mit einer speziellen Form ist es in einer SharePoint-Umgebung sogar möglich, eine bestehende Kalkulationstabelle (Excel) als Basis einer Liste zu verwenden. Auf diese Art und Weise kann dann nicht nur die Felddefinition, sondern auch der Inhalte der Tabelle übernommen werden.

189

5 Datenmanagement Um eine Kalkulationstabelle als Liste importieren zu können, muss es sich um eine WSS-kompatible Liste handeln; dies bedeutet, dass es sich in der Regel um eine Excel-Tabelle handeln muss.

1. Um eine SharePoint-Liste mit einer Kalkulationstabelle (Excel) zu erstellen, muss zunächst einmal auf der entsprechenden Seite der Listenbereich angewählt werden; dies erfolgt durch Anklicken des Links Listen in der Schnellstartleiste oder über den Punkt Alle Websiteinhalte einblenden. 2. Mit dem Punkt Erstellen (oben links) wird das Fenster der verfügbaren Optionen angewählt. 3. Im nachfolgenden Fenster muss dann (links) eine Filterung auf Liste vorgenommen werden, um dann aus den verfügbaren Optionen die Vorlage Kalkulationstabelle importieren anzuwählen. 4. Im rechten Teil des Dialogfensters muss mit der Schaltfläche Erstellen der Vorgang zum Anlegen der neuen Liste initiiert werden. 5. In einem weiteren Dialogfenster können dann der Name für die Liste und eine weitergehende Beschreibung eingegeben werden. 6. Über die Schaltfläche Durchsuchen kann danach die entsprechende Kalkulationstabelle (Excel) ausgewählt werden. 7. Anschließend wird die Anwendung geöffnet, und es muss festgelegt werden, welcher Bereich der Tabelle als Basis für den Import dienen soll. 8. Nach der Bestätigung mit der Schaltfläche Importieren wird die neue Liste angelegt und steht ab sofort in der SharePoint-Umgebung zur Verfügung. Zum Importieren einer Kalkulationstabelle muss gewährleistet sein, dass auf dem entsprechenden System die Anwendung (z.B. Excel) installiert und verfügbar ist.

5.3.18

Wie kann eine SharePoint-Liste als Excel-Tabelle exportiert werden?

So wie sich Kalkulationstabellen als Basis eines Listenimports eignen, können entsprechende SharePoint-Listen auch exportiert werden, um sie beispielsweise in Excel weiterbearbeiten zu können, oder auch, um diese einfach nur auszudrucken. 1. Zum Export einer SharePoint-Liste muss diese zunächst einmal angewählt werden. 2. Innerhalb des Menüs Liste im Bereich Listentools muss dann der Punkt Nach Excel exportieren ausgewählt werden. Sollte der entsprechende Menüpunkt nicht angezeigt werden, verfügt der angemeldete Benutzer nicht über die benötigten Zugriffsrechte (siehe Kapitel 7).

190

5.3 Listen 3. Im nächsten Schritt wird die zugehörige Anwendung (Excel) geöffnet und die Liste in diese exportiert und dargestellt (siehe Abbildung 5.49).

Abbildung 5.49 Export einer Kalkulationstabelle nach Excel

Eine exportierte SharePoint-Liste kann in dem Kalkulationsprogramm frei bearbeitet und auch separat abgespeichert werden.

5.3.19

Wie kann ich einer Liste Auswahlfelder zuweisen?

Bei der Erfassung von Daten in eine SharePoint-Liste ist es unter Umständen müßig und höchst fehlerträchtig, bestimmte wiederkehrende Feldinhalte jeweils manuell erfassen zu müssen. Aus diesem Grund steht bei der Listenkonfiguration ein spezieller Feldtyp zur Verfügung (Auswahl). Dieser Typ ermöglicht die Festlegung bestimmter Feldinhalte, die dann bei der Eingabe oder Änderung mit einem Auswahl- oder Optionsfeld angewählt werden können, so wie in Abbildung 5.50 beispielhaft dargestellt.

Abbildung 5.50 Listenbearbeitung mit Auswahlfeld

191

5 Datenmanagement 1. Um einer bestehenden Liste ein Auswahlfeld zuzuweisen, muss zunächst einmal die Konfigurationsseite der Liste aufgerufen werden (Listeneinstellungen). 2. In der Anzeige der verfügbaren Optionen kann mit dem Punkt Spalte erstellen in den Dialog zum Anlegen eines neuen Feldes (Spalte) verzweigt werden. 3. Nach der Eingabe des Namens muss bei den Feldtypen die Option Auswahl angewählt werden. 4. Innerhalb des Bereichs Zusätzliche Spalteneinstellungen müssen dann die Optionen für das Auswahlfeld eingetragen werden, so wie in Abbildung 5.51 beispielhaft dargestellt. Vorbelegt ist dies jeweils durch die Angabe Geben Sie Auswahl Nr.1 ein usw.; dies kann jedoch überschrieben werden. 5. Unterhalb des Feldes für das Eintragen der Auswahloptionen kann festgelegt werden, in welcher Form die Auswahl erscheinen soll (z.B. Dropdownmenü). Des Weiteren kann dort angegeben werden, ob eine manuelle Eingabe möglich sein soll, weil beispielsweise ein Eintrag im Auswahlfeld fehlt (Ausfülloptionen zulassen), und es kann ein Standardwert angegeben werden, der in dem Feld automatisch angezeigt wird.

Abbildung 5.51 Optionen für ein Auswahlfeld

Ein Textfeld kann in einer Liste jederzeit in ein Auswahlfeld konvertiert werden. Dadurch werden automatisch die bisherigen Einträge in der Liste als Optionen für das Auswahlfeld verwendet.

192

5.3 Listen

5.3.20

Wie kann ich bei einer Listendefinition auf Websitespalten zugreifen?

Neben der Zuweisung (manueller) Auswahlfelder, so wie im vorhergehenden Kapitel erläutert, kann dies auch etwas eleganter über die sogenannten Websitespalten erfolgen. So ermöglicht diese spezielle Listenform von Microsoft SharePoint Server 2010 eine einmalige Zuweisung bestimmter Standardwerte an eine Liste, auf die dann an beliebiger Stelle der Websitesammlung zugegriffen werden kann. Für den Zugriff auf eine Websitespalte muss diese natürlich in der Websitesammlung definiert worden sein (siehe auch Kapitel 3).

1. Zur Nutzung einer Websitespalte in einer SharePoint-Liste muss zunächst einmal die Liste angewählt werden. 2. Anschließend muss dann im Menü Liste der Listentools die Option Listeneinstellungen angeklickt werden, um die Konfigurationseinstellungen aufzurufen. 3. Dort steht im Bereich Spalten die Option Aus vorhandenen Websitespalten hinzufügen zur Verfügung. Nach der Anwahl dieses Punktes erscheint die Aufstellung der aktuell verfügbaren Websitespalten. Microsoft SharePoint Server 2010 stellt von sich aus schon eine Reihe von Websitespalten zur Verfügung. Wie eigene Websitespalten generiert werden, wird in Kapitel 3 erläutert.

4. Aus der Aufstellung der Websitespalten muss die gewünschte Spalte ausgewählt werden; dazu kann vorab auch eine entsprechende Gruppe ausgewählt werden, der die Websitespalte zugeordnet ist (siehe Abbildung 5.52). 5. Mit der Schaltfläche Hinzufügen und abschließender Bestätigung mit OK wird die Spalte dann der Liste zugeordnet.

193

5 Datenmanagement

Abbildung 5.52 Zuweisung einer Websitespalte zu einer Liste

6. Sobald nun der Bearbeiten-Modus eines Elements der entsprechenden Liste angewählt oder ein neues Element angelegt wird, wird das zusätzliche Feld angezeigt, so wie in Abbildung 5.53 beispielhaft dargestellt.

Abbildung 5.53 Websitespalte als Auswahlfeld in einer SharePoint-Liste

194

5.3 Listen Die Websitespalten einer SharePoint-Umgebung haben den großen Vorteil, dass sie nur einmal definiert werden müssen und dann an jeder beliebigen Stelle der Websitesammlung darauf zugegriffen werden kann.

5.3.21

Wie kann ich eine SharePoint-Liste auf eine andere Webseite verschieben?

Um eine SharePoint-Liste in eine andere Website oder ggf. sogar in eine andere Websitesammlung zu verschieben oder zu kopieren, stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Eine davon ist die „Export-Funktion“ in Form einer Vorlagendatei, wobei Folgendes zu beachten ist. 1. Um einen solchen Export durchführen zu können, muss nach der Anwahl der Liste der Konfigurationsdialog der betreffenden Liste aufgerufen werden (Listeneinstellungen). 2. Mit dem Punkt Liste als Vorlage speichern steht bei den verfügbaren Optionen eine Möglichkeit zur Verfügung, die gewählte Liste zu exportieren. 3. Nach der Anwahl des Punktes erscheint ein Dialogfenster, in dem ein Name für die Exportdatei und ein Name für die Vorlage angegeben werden muss. Der Vorlagenname ist dabei der Name, der später bei der Nutzung (Import) der Liste angezeigt wird; in den meisten Fällen werden der Datei- und der Vorlagenname identisch vergeben. Mit der Option Inhalte einschließen wird an dieser Stelle festgelegt, dass nicht nur die Struktur, sondern auch sämtliche Daten der gewählten Liste exportiert werden.

Abbildung 5.54 Konfiguration für den Export einer SharePoint-Liste

Das Speichern einer Liste als Vorlage ist auch eine optimale Möglichkeit, um die Struktur einer solchen Liste auf anderen Webseiten zu verwenden, ohne dass die Listen jeweils neu angelegt werden müssen.

195

5 Datenmanagement 4. Nach der Bestätigung der Eingaben mit OK wird die Exportdatei mit der entsprechenden Listenvorlage generiert. Es erscheint ein Hinweis, dass die Datei im sogenannten Listenvorlagenkatalog abgelegt wurde; mit dem entsprechenden Link kann dieser direkt angewählt werden. Der Listenvorlagenkatalog ist auch über die Websiteeinstellungen (Menü Websiteaktionen) anwählbar, wo eine entsprechende Option (Listenvorlagen) zur Verfügung steht.

5. Sobald eine SharePoint-Liste als Vorlage gespeichert wurde, kann diese über die Oberfläche auf einer beliebigen Webseite der Websitesammlung angelegt werden. Dazu muss die Option zum Anlegen einer neuen Liste angewählt werden. Im Bereich der benutzerdefinierten Listen steht dann die exportierte Liste zur Anwahl zur Verfügung, so wie beispielhaft in Abbildung 5.55 dargestellt (dila_einkauf).

Abbildung 5.55 Zugriff auf eine exportierte Liste

Eine Listenvorlage wird auf dem SharePoint-Server immer als Datei mit der Endung .STP abgespeichert.

196

6 6 Zusammenarbeit Der Begriff Collaboration (Zusammenarbeit) wird sehr gerne verwendet, wenn es darum geht, ein besonderes Leistungsmerkmal von Microsoft SharePoint Server 2010 darzustellen. Dabei umschreibt dieser Begriff ganz allgemein alle Tätigkeiten, Abläufe und Prozesse eines Unternehmens, um das gegenseitige Miteinander zu fördern, um so das optimale Gesamtergebnis erzielen bzw. produzieren zu können. Im nachfolgenden Kapitel wird Collaboration und das, was damit zusammenhängt, auf die wesentlichen Dinge eingegrenzt, die sich schwerpunktmäßig auf die Zusammenarbeit in einem Team, einer Arbeitsgruppe oder in einem Unternehmen bzw. einer Organisation beziehen. Dabei sind es aber insbesondere Dinge wie ein zentral verfügbarer Kalender, Aufgaben, Ankündigungen, Diskussionsrunden, zentral abgelegte Projektaufgaben oder auch die in einer SharePoint-Umgebung zentral verfügbaren Arbeitsbereiche und Informationen, die einen wesentlichen Bestandteil der Zusammenarbeit ausmachen. Darüber hinaus wird Bezug genommen auf spezielle Formen der Zusammenarbeit bzw. der Auswertung einer solchen Zusammenarbeit in Form spezieller Umfragen. Ganz allgemein gesprochen, können natürlich sämtliche Informationen und Daten einer SharePoint-Umgebung dem Thema Zusammenarbeit zugeordnet werden.

6.1

Kalender Microsoft SharePoint Server 2010 stellt verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Kalender für Arbeitsgruppen, für bestimmte Abteilungen oder auch für das gesamte Unternehmen zur Verfügung zu stellen.

197

6 Zusammenarbeit

6.1.1

Wie wird auf einer Webseite ein Kalender angelegt?

Bei Microsoft SharePoint Server 2010 steht standardmäßig eine Vorlage zur Verfügung, um einen neuen Kalender anzulegen, wobei die Anzahl der Kalender pro Webseite prinzipiell nicht beschränkt ist. 1. Um einen neuen Kalender auf einer Webseite anzulegen, muss nach der Anwahl dieser Seite aus dem Menü Websiteaktionen der Punkt Weitere Optionen angewählt werden. Alternativ kann zur Anwahl der entsprechenden Option auch unterhalb der Menü- bzw. Schnellstartleiste die Option Gesamter Websiteinhalt angeklickt und anschließend der Punkt Erstellen (oben links) angewählt werden.

2. Im nachfolgenden Fenster zum Erstellen neuer Listen, Bibliotheken usw. muss dann der Eintrag Kalender angeklickt werden. Dazu erfolgt am besten im linken Fensterbereich mit der Option Liste eine Filterung auf die Listeinträge. 3. Mit Anwahl der Schaltfläche Weitere Optionen erscheint ein Dialogfenster, in dem dann der Name des neuen Kalenders und ggf. eine Beschreibung eingetragen werden müssen. 4. Sobald diese Eingaben eingetragen wurden, kann dann an dieser Stelle auch noch festgelegt werden, ob der neue Kalender zur Auswahl im Menü (Schnellstartleiste) angezeigt werden soll (siehe Abbildung 6.1).

Abbildung 6.1 Anlegen eines neuen Kalenders

198

6.1 Kalender In Bezug auf die Namensvergabe sollten ggf. entsprechende Konventionen beachtet werden, welche die Übersichtlichkeit nicht unwesentlich erhöhen können; Näheres dazu in Kapitel 11.

5. Mit der abschließenden Bestätigung mittels der Schaltfläche Erstellen wird der neue Kalender angelegt und steht damit den berechtigten Anwendern zur Verfügung. Standardmäßig wird ein solcher Kalender in der Schnellstartleiste unter dem Link Listen angezeigt. Auf einer Teamwebseite wird standardmäßig automatisch ein Kalender (mit dem Namen Kalender) angelegt. Dieser kann jederzeit geändert oder auch gelöscht werden.

6.1.2

Wie kann ich in einem Kalender einen Einzeltermin eintragen?

Sobald ein Kalender angelegt bzw. in der SharePoint-Umgebung verfügbar ist, kann dieser „mit Leben gefüllt werden“, indem entsprechende Kalendereinträge vorgenommen werden. Voraussetzung ist natürlich, dass der entsprechende Anwender über die benötigten Berechtigungen verfügt. Nähere Angaben zur Vergabe von Zugriffsberechtigungen enthält das Kapitel 7.

1. Um einen einzelnen Termin in einen Kalender neu einzutragen, muss (nach dessen Anwahl) im Menübereich Kalendertools die Option Ereignisse angewählt werden. 2. Anschließend muss aus den verfügbaren Optionen der Punkt Neues Ereignis angewählt werden. Eine alternative Möglichkeit zur Erfassung eines Kalendereintrags besteht darin, die Maus im Kalender auf den Tag zu positionieren, dem ein neuer Eintrag zugewiesen werden soll. Nach einer kurzen Zeit erscheint dort ein Link Hinzufügen, über den ebenfalls in den Erfassungsdialog gewechselt werden kann.

3. Im nachfolgenden Dialogfenster müssen dann die verschiedenen Informationen bzw. Angaben zu dem neuen Termin eingetragen werden müssen. Neben einer genauen Terminbestimmung (Anfangszeit, Endzeit) muss dabei auch der Grund (Titel) angegeben werden. Darüber hinaus bestehen weitere Optionen wie beispielsweise die Festlegung eines ganztägigen Termins, was durch Anklicken der entsprechenden Option ausgewählt werden kann (siehe Abbildung 6.2).

199

6 Zusammenarbeit

Abbildung 6.2 Anlegen eines Einzeltermins

4. Mit der abschließenden Bestätigung über die Schaltfläche Speichern (entweder unten oder in der Menüleiste) wird der neue Termin eingetragen und im entsprechenden Kalender angezeigt.

6.1.3

Wie kann ich in einem Kalender einen wiederkehrenden Termin eintragen?

Neben dem Eintragen eines einzelnen Termins können in einem solchen Kalender auch wiederkehrende Termine (Serientermine, Regeltermine) eingetragen werden. 1. Zum Eintragen eines wiederkehrenden Termins muss nach der Anwahl des Kalenders im Menü Kalendertools – Ereignisse der Punkt Neues Ereignis angewählt werden.

200

6.1 Kalender 2. Im nachfolgenden Dialogfenster können dann die gewünschten Angaben wie Grund des Termins (Titel) usw. eingetragen werden. 3. Durch Anwahl der Option Dieses Ereignis zu einem wiederholten Ereignis machen im unteren Bereich des Dialogfensters ändert sich die Darstellung, indem weitere Optionen hinzugefügt werden. 4. So muss bei einem Serientermin zusätzlich festgelegt werden, wann dieser regelmäßig stattfinden soll, und es kann auf Wunsch auch ein Ablaufdatum für die Regeltermine festgelegt werden (siehe Abbildung 6.3).

Abbildung 6.3 Anlegen eines Serientermins

5. Nachdem die notwendigen Angaben eingetragen und dies abschließend mit Speichern bestätigt wurde, wird die Serie der Termine im Kalender eingetragen und angezeigt.

Abbildung 6.4 Anzeige von Serienterminen im Kalender

201

6 Zusammenarbeit

6.1.4

Wie kann ich einen Kalendereintrag ändern?

Ein bestehender Kalendereintrag kann natürlich jederzeit nachträglich geändert werden. Da es dabei Unterschiede zwischen einem Einzel- und einem Serientermin gibt, soll nachfolgend darauf eingegangen werden. 1. Zum Ändern genügt das Anklicken des entsprechenden Termins in der Kalenderdarstellung. Dabei spielt es zunächst auch keine Rolle, ob es sich um einen einzelnen oder um einen wiederkehrenden Termin handelt. 2. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem die Angaben zu dem entsprechenden Termin angezeigt werden. Mit Einsatz der Option Element bearbeiten aus der Menüleiste können die Daten anschließend den Anforderungen entsprechend geändert werden. Dabei bezieht sich dies immer explizit auf den im Kalender ausgewählten Eintrag. 3. Zur Änderung der Vorgaben für eine Terminserie muss in dem Dialogfenster der Punkt Serie bearbeiten angewählt werden. Anschließend können dann auch dort die gewünschten Änderungen für die gesamte Serie vorgenommen werden. Bei wiederkehrenden Terminen können sowohl Änderungen an der gesamten Terminserie (Serie bearbeiten) als auch an einzelnen Terminen der Serie (Element bearbeiten) vorgenommen werden. Auf diese Art und Weise ergibt sich trotz der Vorgaben einer Terminserie dennoch eine große Flexibilität.

6.1.5

Kann ich die Kalenderstruktur anpassen?

Der Aufbau bzw. die Struktur für das Eintragen neuer Termine entspricht einer bestimmten Vorgabe von Microsoft SharePoint Server 2010. Diese lässt sich leider auch nur bedingt anpassen bzw. nur mit entsprechendem Entwicklungsaufwand. Dies hängt nicht zuletzt damit zusammen, dass mit einer Kalenderliste gewisse Funktionalitäten bzw. Automatismen verbunden sind. Die Änderungen, die vorgenommen werden können, beziehen sich beispielsweise auf die Änderung einzelner Feldnamen bzw. Spaltenbezeichnungen. Oder natürlich auch auf das Ergänzen der Angaben um zusätzliche Felder (Spalten). Die möglichen Änderungen sind nach Anwahl des Menübereichs Listentools – Kalender und dort dann über den Punkt Listeneinstellungen abrufbar bzw. ersichtlich. Dort könnten dann beispielsweise die Bezeichnungen einzelner Felder geändert (siehe Abbildung 6.5), weitere Felder hinzugefügt oder auch spezielle Formeln zur Prüfung der Eingabe angegeben werden.

202

6.1 Kalender

Abbildung 6.5 Änderung der Eigenschaften eines Kalenderfeldes

6.1.6

Wie kann ich einen SharePoint-Kalender in Outlook integrieren?

Eine typische Arbeitsumgebung sieht heutzutage nicht selten so aus, dass lokal mit Microsoft Office gearbeitet und damit unter anderem auch auf zentrale Anwendungen wie MS Exchange oder Microsoft SharePoint Server zugegriffen wird. Aufgrund der in MS Outlook integrierten Kalenderfunktion ist es natürlich sehr umständlich, in einer SharePointUmgebung einen zusätzlichen Kalender zu pflegen. Aus diesem Grund hat Microsoft eine Möglichkeit geschaffen, Kalender (und andere Listen), die in einer SharePoint-Umgebung angelegt werden, in Outlook sichtbar zu machen und ggf. auch direkt in Outlook bearbeiten zu können. Voraussetzung zur Nutzung der nachfolgend beschriebenen Möglichkeiten der optimalen Outlook-Integration ist wenigstens die Version MS Outlook 2007. Unter MS Outlook 2003 ist beispielsweise eine Outlook-Integration ebenfalls möglich, allerdings können beispielsweise keine Änderungen am Outlook-Kalender vorgenommen werden.

203

6 Zusammenarbeit 1. Um einen SharePoint-Kalender in einem (beispielsweise lokal installierten) Outlook sichtbar bzw. bearbeitbar zu machen, muss zunächst der entsprechende Kalender in der SharePoint-Umgebung angewählt werden. 2. Im nächsten Schritt muss im Menübereich Kalendertools – Kalender der Punkt Verbindung mit Outlook herstellen angewählt werden. 3. Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage mit der Option Zulassen erscheint das in Abbildung 6.6 dargestellte Abfragefenster, in dem entschieden werden muss, ob die Integration erfolgen soll. Mit den Möglichkeiten der Schaltfläche Erweitert kann an dieser Stelle beispielsweise noch der Name des Kalenders (so wie er in Outlook angezeigt wird) geändert werden.

Abbildung 6.6 Vorgaben für die Outlook-Integration

4. Nach der Bestätigung zur Outlook-Integration mit der Schaltfläche Ja wird in der (lokalen) Outlook-Installation ein neuer Kalendereintrag angelegt, der exakt dem Inhalt des SharePoint-Kalenders entspricht, so wie in Abbildung 6.7 beispielhaft dargestellt.

204

6.1 Kalender

Abbildung 6.7 SharePoint-Kalender in Outlook integriert

5. Sobald der SharePoint-Kalender in Outlook integriert ist, kann dieser dort wie jeder andere Outlook-Kalender bearbeitet werden (ab Outlook 2007!). So können dort neue Termine eingetragen oder auch bestehende Termine geändert werden. Die Änderungen werden dabei automatisch in die SharePoint-Umgebung übertragen und stehen dort den anderen Anwendern sofort zur Verfügung. Um die Outlook-Integration eines SharePoint-Kalenders wieder aufzuheben, braucht der entsprechende Kalender dort lediglich aus der Darstellung entfernt zu werden (rechte Maustaste auf Name und dann die Option Zusammenarbeit ...löschen anwählen. Damit wird der Kalender aus der Outlook-Darstellung entfernt, ohne den Kalender jedoch in der SharePoint-Umgebung zu löschen!

6.1.7

Kann ich einen einzelnen Termin nach Outlook überführen?

Im vorhergehenden Kapitel wurde dargestellt, wie die Integration eines SharePointKalenders in einer Outlook-Umgebung erfolgen kann. Darüber hinaus besteht aber aus der SharePoint-Umgebung heraus auch die Möglichkeit, einzelne Termine in eine (lokale) Outlook-Installation zu überführen.

205

6 Zusammenarbeit 1. Um den einzelnen Termin eines SharePoint-Kalenders nach Outlook zu überführen, muss dieser Termin im SharePoint-Kalender angeklickt werden. 2. Im nachfolgenden Ansicht-Modus dieses Termins muss dann im Menübereich die Option Benutzerdefinierte Befehle angewählt werden. 3. Aus den verfügbaren Punkten muss dann der Eintrag Ereignis exportieren angewählt werden, worauf eine Frage erscheint, ob der Kalendereintrag (lokal) geöffnet werden soll (siehe Abbildung 6.8).

Abbildung 6.8 Export eines einzelnen Termins

4. Nach Bestätigung der Meldung mit der Schaltfläche Öffnen wird das von Outlook her bekannte Dialogfenster zum Anlegen eines neuen Termins angezeigt, wobei die entsprechenden Angaben aus dem SharePoint-Kalender bereits angezeigt und übernommen oder angepasst werden können.

6.1.8

Wie kann ich einen SharePoint-Kalender ausdrucken?

Auch in einer vollkommen elektronischen Welt wie einer SharePoint-Umgebung ergibt sich unter Umständen die Notwendigkeit, einen Kalender auszudrucken. Spätestens da

206

6.1 Kalender macht es sich negativ bemerkbar, dass in einer SharePoint-Umgebung keine StandardHilfsmittel zur Verfügung stehen, die den Ausdruck von Listen oder Ähnlichem unterstützen. Eine Möglichkeit, um einen Kalender in einer einigermaßen ansprechenden Form auszudrucken, besteht im Export eines solchen Kalenders in eine Kalkulationstabelle (Excel), um diese dann nach entsprechender Anpassung auszudrucken. Für den Export steht nach Anwahl der Liste im Bereich der Kalendertools – Kalender die Option Nach Excel exportieren zur Verfügung. Diese befindet sich in der Ribbon-Leiste im rechten Bereich, ist erkennbar an dem grünen Excel-Symbol und überführt die Termine des gewählten SharePoint-Kalenders in eine Excel-Tabelle. In Abbildung 6.9 ist ein solcher Export beispielhaft dargestellt, wobei sich der Aufbau mit den entsprechenden Mechanismen von Excel übersichtlicher gestalten lässt, bevor dann der Ausdruck erfolgt.

Abbildung 6.9 SharePoint-Kalender als Export in einer Excel-Tabelle

Beim Export eines Kalenders nach Excel fällt auf, dass Serientermine nicht als einzelne Termine eingetragen werden; stattdessen wird ein Eintrag für die gesamten Termine generiert. Aus diesem Grund bietet sich vielleicht eine weitere Option als Möglichkeit eines übersichtlichen Ausdrucks an. So können auch bei einem Kalender verschiedene Ansichten definiert werden, welche die Anzeige entsprechend begrenzen bzw. übersichtlicher gestalten. So ist beispielsweise standardmäßig eine Ansicht mit dem Namen Aktuelle Ereignisse verfügbar (Anwahl erfolgt über die entsprechende Option in der Ribbon-Leiste). Das Ergebnis gestaltet sich wie in Abbildung 6.10 beispielhaft dargestellt und kann wiederum über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.

207

6 Zusammenarbeit

Abbildung 6.10 Spezielle Ansicht für die Einträge eines SharePoint-Kalenders

Erfolgt eine Outlook-Integration des SharePoint-Kalenders (siehe oben), so kann der Kalender natürlich auch über die Möglichkeiten von MS Outlook ausgedruckt werden; dies ist vom Layout her sicherlich noch mit die beste Variante.

6.1.9

Kann ich einen Kalender als Webpart einfügen?

Ein SharePoint-Kalender ist prinzipiell vergleichbar mit einer beliebigen SharePoint-Liste. Aus diesem Grund kann in einer SharePoint-Umgebung auch ein Kalender bei der Webpart-Auswahl berücksichtigt werden. 1. Um einen bestehenden Kalender in Form eines Webpart-Eintrags auf einer Webseite zu integrieren, muss die entsprechende Seite zunächst einmal angewählt werden. 2. Über das Menü Websiteaktionen kann dann der Punkt Seite bearbeiten angewählt werden. 3. Um im Konfigurationsmodus der Webseite aufgerufen ein neues Webpart für einen bestehenden Kalender einzufügen, muss im nächsten Schritt in der entsprechenden Webpartzone die Option Webpart hinzufügen oder im Menübereich Bearbeitungstools – Einfügen der Punkt Webpart angeklickt werden. 4. Anschließend erscheinen die verfügbaren Webparts, wobei im Bereich Listen und Bibliotheken auch der entsprechende Kalender angezeigt wird, so wie in Abbildung 6.11 beispielhaft dargestellt.

208

6.1 Kalender

Abbildung 6.11 Kalender als Auswahlmöglichkeit eines Webparts

5. Nach der Auswahl des Kalender-Webparts (genauer: der Kalender-Liste) und der Bestätigung mit der Schaltfläche Hinzufügen wird diese der Seite hinzugefügt und der Inhalt dort entsprechend angezeigt (siehe Abbildung 6.12).

Abbildung 6.12 Anzeige eines Kalender-Webparts auf einer Seite

209

6 Zusammenarbeit 6. Mit den Optionen des entsprechenden Webparts (Webpart bearbeiten) kann die Darstellung des Kalender-Webparts dann noch weiter verändert werden. So kann dabei beispielsweise die Ansicht angepasst werden, indem im Webpart-Konfigurationsfenster die Option Aktuelle Ansicht bearbeiten genutzt wird. 7. Mit dem Beenden des Bearbeitungsmodus wird der Kalender-Webpart der Seite hinzugefügt und steht dort ab sofort den berechtigten Anwendern zur Verfügung. Nähere Angaben zu Webparts und deren Funktionen enthält das Kapitel 4.

6.1.10

Wie kann ein Kalender gelöscht werden?

Sollte sich einmal die Notwendigkeit ergeben, dass ein Kalender gelöscht werden muss, so sind dazu die folgenden Arbeitsschritte notwendig. 1. Nach der Anwahl des Kalenders muss im Menübereich Kalendertools die Option Kalender angewählt werden. 2. Nach der Anwahl des Punktes Listeneinstellungen werden die verfügbaren Konfigurationsoptionen angezeigt. 3. Zum Löschen der Kalender-Liste kann dann im nächsten Schritt im Bereich Berechtigungen und Verwaltung der Punkt Liste löschen angewählt werden. 4. Mit der abschließenden Bestätigung des Löschvorganges wird der Kalender aus der SharePoint-Umgebung entfernt. Ein Kalender, der gelöscht wurde, kann für eine gewisse Zeit über die Papierkorb-Funktion wiederhergestellt werden.

6.1.11

Kann ein Kalender bzw. ein Kalendereintrag wiederhergestellt werden?

Im Bereich der Datenwiederherstellung stehen bei einem SharePoint-Kalender zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Wiederherstellung eines gelöschten Kalenders Wiederherstellung eines gelöschten Kalendereintrags 1. Für beide Varianten der Wiederherstellung gilt, dass zunächst einmal die entsprechende Webseite angewählt werden muss, der der Kalender zugeordnet ist bzw. war. 2. Anschließend kann dann durch Anklicken des Papierkorb-Symbols in der Schnellstartleiste (Menü unten) der zugeordnete Papierkorb aufgerufen werden.

210

6.1 Kalender Alternativ kann der Papierkorb auch durch Anwahl der Option Alle Websiteinhalte einblenden aus dem Menü Websiteaktionen und anschließende Anwahl im linken, unteren Menübereich aufgerufen werden.

3. Sollte der Kalender bzw. der gelöschte Kalendereintrag noch nicht endgültig aus dem Papierkorb der Webseite entfernt worden sein, kann dieser dann in der nachfolgenden Aufstellung der gelöschten Objekte durch Anklicken des Ankreuzfeldes markiert werden. 4. Mit dem Punkt Auswahl wiederherstellen werden die gewählten Objekte anschließend wiederhergestellt. 5. Um einen wiederhergestellten Kalender wieder in der Schnellstartleiste anzuzeigen, muss in der Konfiguration des Kalenders mit dem Punkt Titel, Beschreibung und Navigation die gewünschte Anzeige aktiviert werden (Navigation – Liste in der Schnellstartleiste anzeigen?). Wie lange ein gelöschter Kalender oder ein gelöschter Kalendereintrag wiederhergestellt werden kann, hängt von den Systemeinstellungen ab. Sollte ein gelöschtes Objekt im Papierkorb der Webseite nicht mehr verfügbar sein, sollte der Systemverwalter der Websitesammlung darauf angesprochen werden; dieser hat ggf. die Möglichkeit der Wiederherstellung über einen gesonderten Papierkorb der Websitesammlung.

6.1.12

Welche Optionen sind für Kalender sonst noch verfügbar?

Es wurde bereits darauf hingewiesen, dass ein Kalender in einer SharePoint-Umgebung wie eine normale Liste behandelt wird. Dies hat automatisch zur Folge, dass auch weitere Funktionen, die bei einer SharePoint-Liste verfügbar sind, für einen Kalender genutzt werden können. Da dies jedoch von der Handhabung mit der Vorgehensweise bei SharePoint-Listen fast identisch ist, soll darauf an dieser Stelle nicht im Einzelnen eingegangen werden. Dennoch sind folgende Funktionen auch bei einem SharePoint-Kalender verfügbar und über die zugeordneten Konfigurationsoptionen nutzbar:

Versionierung Benachrichtigung per E-Mail (auch für einzelne Kalendereinträge) Benachrichtigung per RSS-Feed Gestaltung individueller Listenansichten Einsatz von Workflows (z.B. beim Eintragen neuer Termine) Nähere Angaben zu Listen und deren vielfältigen Optionen enthält das Kapitel 5.

211

6 Zusammenarbeit

6.2

Aufgaben Mit einer speziellen Vorlage stellt Microsoft SharePoint Server 2010 eine Möglichkeit zur Verfügung, um beliebige Aufgaben zu verwalten. Dies können Aufgaben beliebiger Natur sein, wie beispielsweise bestimmte Tätigkeiten im Rahmen einer Produktion.

6.2.1

Wie wird eine Aufgabenliste angelegt?

Vor der Nutzung einer entsprechenden Aufgabenliste muss diese natürlich zunächst einmal angelegt werden, wozu folgende Arbeitsschritte notwendig sind. 1. Nach der Anwahl der Webseite, der die Aufgabenliste zugeordnet werden soll, muss aus dem Menü Websiteaktionen der Punkt Alle Websiteinhalte einblenden angewählt werden. 2. Nach Anwahl der Option Erstellen muss aus der Aufstellung der verfügbaren Optionen der Eintrag Aufgaben angeklickt werden. 3. Mit Anwahl der Schaltfläche Weitere Optionen im rechten Fensterbereich erscheint ein Dialogfenster, in dem dann der Name der neuen Aufgabenliste und ggf. eine Beschreibung eingetragen werden müssen. 4. Zusätzlich kann an dieser Stelle auch noch festgelegt werden, ob der Name der Aufgabenliste im Menü (Schnellstartleiste) angezeigt werden soll (siehe Abbildung 6.13).

Abbildung 6.13 Vorgaben für das Anlegen einer neuen Aufgabenliste

212

6.2 Aufgaben 5. Mit der abschließenden Bestätigung über die Schaltfläche Erstellen wird die neue Aufgabenliste angelegt und steht damit den berechtigten Anwendern zur Verfügung. Eine Aufgabenliste kann, wie jede andere SharePoint-Liste, auf Wunsch beliebig angepasst werden. Dazu zählen das Hinzufügen oder Ändern von Spalten (Feldern) oder sonstige Optionen der Listenbearbeitung (siehe auch Kapitel 5).

6.2.2

Wie werden neue Aufgaben festgelegt?

Sobald eine Aufgabenliste verfügbar ist, können entsprechende Aufgaben zugewiesen werden, wozu die folgenden Angaben dienen. 1. Nach der Anwahl der Aufgabenliste stehen dort im Bereich Listentools – Elemente entsprechende Optionen zur Verfügung. 2. Nach Anwahl des Menübereichs muss zum Anlegen einer neuen Aufgabe im nächsten Schritt der Punkt Neues Element angewählt werden. 3. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem dann die benötigten Angaben für eine neue Aufgabe eingetragen werden müssen. Neben einer Aufgabenbezeichnung (Titel) gehören dazu standardmäßig eine Priorisierung, eine Beschreibung und die Festlegung eines Anfangs- und eines Fälligkeitsdatums (siehe Abbildung 6.14).

213

6 Zusammenarbeit

Abbildung 6.14 Anlegen eines neuen Eintrags für eine Aufgabenliste

Nach der Anwahl der Option Neues Element kann auch ein sogenannter Sammelvorgang angelegt werden. Damit wird ein Ordner angelegt, der dann wiederum Sammelbecken für mehrere Aufgaben sein kann. Der Sammelvorgang dient damit der Strukturierung der verschiedenen Aufgaben einer solchen Liste.

6.2.3

Wie kann ich bestehende Aufgaben ändern?

Wie bei jeder anderen Liste auch, so können natürlich auch bestehende Einträge einer Aufgabenliste jederzeit nachträglich geändert werden. Bei Aufgaben ist dies aus dem Grund interessant, dass dabei auch der Fortschritt der Bearbeitung dokumentiert werden kann.

214

6.2 Aufgaben 1. Zur Änderung von Einträgen einer Aufgabenliste muss diese zunächst einmal angewählt werden. 2. Durch Anklicken einer beliebigen Aufgabenbezeichnung erscheint ein Dialogfenster, indem dann mit dem Punkt Element bearbeiten die aktuell gewählte Aufgabe verändert werden kann. Alternativ dazu kann in der Aufgabenliste durch Rechtsklick neben eine Aufgabenbezeichnung das Eigenschaften-Menü aufgerufen und dort der Punkt Element bearbeiten angewählt werden, wodurch dann direkt der Editiermodus aufgerufen wird.

6.2.4

Wie kann ich festlegen, dass ein Anwender bei einer Aufgabenzuweisung automatisch informiert wird?

Wie bei anderen Listen auch, so kann auch bei einer Aufgabe festgelegt werden, dass ein Anwender bei der Anlage bzw. Änderung von Aufgaben davon mit einer entsprechenden E-Mail in Kenntnis gesetzt wird. Um diese Option zu aktivieren, sind folgende Arbeitsschritte notwendig: 1. Zunächst einmal muss die Aufgabenliste angewählt werden. 2. Anschließend muss im Menübereich die Option Listentools und anschließend Liste angewählt werden. 3. In der Anzeige der verfügbaren Optionen muss als Nächstes der Punkt Benachrichtigen und aus dem nachfolgenden Untermenü der Punkt Benachrichtigung für diese Liste festlegen angeklickt werden. 4. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem verschiedene Optionen festgelegt werden können. So kann hier zum einen der Empfänger der E-Mail als auch definiert werden, zu welchem Zeitpunkt der Bearbeitung der Aufgabenliste und wann die Benachrichtigung erfolgen soll. In Abbildung 6.15 ist dies beispielhaft dargestellt.

215

6 Zusammenarbeit

Abbildung 6.15 Aktivierung der automatischen E-Mail-Benachrichtigung bei neuen Aufgaben

5. Nach abschließender Bestätigung mit der Schaltfläche OK wird die Einstellung aktiviert.

216

6.2 Aufgaben Voraussetzung zur Nutzung der automatischen E-Mail-Benachrichtigung bei neuen Aufgaben ist, dass den Benutzern entsprechende E-Mail-Konten zugeordnet sind (idealerweise aus den Active Directory Services).

6.2.5

Kann ich die SharePoint-Aufgaben in Outlook integrieren?

Vergleichbar mit einem SharePoint-Kalender so können auch die Aufgaben einer SharePoint-Aufgabenliste in MS Outlook integriert werden. Dies hat den Vorteil, dass ein Benutzer beispielsweise innerhalb der Outlook-Oberfläche Zugriff auf entsprechende Aufgabenlisten aus Microsoft SharePoint Server 2010 hat. Voraussetzung zur Nutzung der nachfolgend beschriebenen Möglichkeiten der optimalen Outlook-Integration ist wenigstens die Version MS Outlook 2007. Unter MS Outlook 2003 ist eine Outlook-Integration zwar ebenfalls möglich, allerdings können in Outlook keine Änderungen vorgenommen werden.

1. Nach der Anwahl der entsprechenden Aufgabenliste in der SharePoint-Umgebung muss im Menübereich Listentools – Liste der Punkt Verbindung herstellen mit Outlook angewählt werden. 2. Nach Bestätigung der nachfolgenden Sicherheitsabfrage erscheint ein Abfragefenster, mit dem festgelegt werden muss, ob die Integration erfolgen soll. Mit den Möglichkeiten der Schaltfläche Erweitert kann an dieser Stelle beispielsweise noch der Name der Aufgabenliste innerhalb von Outlook angepasst werden (siehe Abbildung 6.16).

Abbildung 6.16 Festlegung der Outlook-Integration einer Aufgabenliste

217

6 Zusammenarbeit 3. Nach der Bestätigung zur Outlook-Integration mit der Schaltfläche Ja wird in der (lokalen) Outlook-Installation ein neuer Eintrag für die Aufgabenliste angelegt, der exakt dem Inhalt der SharePoint-Liste entspricht. In Abbildung 6.17 ist eine entsprechende Darstellung in MS Outlook beispielhaft dargestellt.

Abbildung 6.17 SharePoint-Aufgaben als Outlook-Aufgabenbereich

4. Sobald die Aufgabenliste auf die beschriebene Art und Weise in Outlook integriert wurde, kann sie dort wie jeder andere Aufgabenbereich bearbeitet werden (ab Outlook 2007!). So können dort neue Aufgaben eingetragen oder auch bestehende Aufgaben geändert werden. Die Änderungen werden dabei automatisch in die SharePointUmgebung übertragen und stehen dort den anderen Anwendern sofort zur Verfügung. Um die Outlook-Integration einer SharePoint-Aufgabenliste aufzuheben, braucht der entsprechende Bereich dort lediglich aus der Darstellung entfernt zu werden (rechte Maustaste auf Name und dann die Option Zusammenarbeit ... löschen anwählen. Damit wird der Aufgabenbereich in der Outlook-Darstellung entfernt, ohne diesen jedoch in der SharePoint-Umgebung zu löschen!

218

6.2 Aufgaben

6.2.6

Kann eine Aufgabenliste als Webpart genutzt werden?

Auch eine Aufgabenliste kann – wie andere SharePoint-Listen auch – als Webpart verwendet werden. Dies ermöglicht beispielsweise die Darstellung des Inhalts auf einer bestimmten Webseite. 1. Für die Einbindung als Webpart muss zunächst einmal die Webseite angewählt werden, auf der die Darstellung der Aufgabenliste erfolgen soll. 2. Über das Menü Websiteaktionen kann dann der Punkt Seite bearbeiten angewählt werden. 3. Um auf der Konfigurationsfenster der Webseite ein neues Webpart für den Aufgabenbereich einzufügen, muss im nächsten Schritt in der entsprechenden Webpartzone die Option Webpart hinzufügen angeklickt bzw. die Option Webpart in der Ribbon-Leiste angewählt werden. 4. Es erscheinen die verfügbaren Webparts, wobei im Bereich Listen und Bibliotheken auch die Aufgabenliste angezeigt wird; so wie in Abbildung 6.18 beispielhaft dargestellt.

Abbildung 6.18 Aufgabenliste als Auswahlmöglichkeit für einen Webpart

5. Mit Anwahl des Auswahlkästchens und der abschließenden Bestätigung über die Schaltfläche Hinzufügen wird die Aufgabenliste als Webpart hinzugefügt und der Inhalt dort entsprechend angezeigt (siehe Abbildung 6.19). 6. An dieser Stelle kann zusätzlich mit den Optionen des entsprechenden Webparts (Webpart bearbeiten) die Darstellung des Aufgaben-Webparts angepasst werden. So kann dabei beispielsweise die Ansicht angepasst werden, indem im Webpart-Konfigurationsfenster die Option Aktuelle Ansicht bearbeiten genutzt wird.

219

6 Zusammenarbeit 7. Mit der Beendigung des Bearbeiten-Modus und der Speicherung wird der AufgabenWebpart der Seite hinzugefügt und steht dort ab sofort den berechtigten Anwendern zur Verfügung (siehe Abbildung 6.19).

Abbildung 6.19 Der Aufgaben-Webpart auf einer Webseite

Nähere Angaben zu Webparts und deren Funktionen enthält das Kapitel 4.

6.2.7

Welche Optionen sind für Aufgaben sonst noch verfügbar?

Ein Aufgabenbereich wird in einer SharePoint-Umgebung wie eine normale Liste behandelt. Dadurch ergibt sich zwangsläufig, dass auch weitere Funktionen, die bei einer SharePoint-Liste verfügbar sind, für eine Aufgabenliste genutzt werden können. Da dies jedoch von der Handhabung mit der Vorgehensweise bei SharePoint-Listen fast identisch ist, soll darauf an dieser Stelle nicht im Einzelnen eingegangen werden. Dennoch sind folgende Funktionen auch bei einem SharePoint-Aufgabenbereich verfügbar und über die zugeordneten Konfigurationsoptionen nutzbar:

Löschen und Wiederherstellen Versionierung Benachrichtigung per E-Mail (auch für einzelne Kalendereinträge) Benachrichtigung per RSS-Feed Gestaltung individueller Listenansichten Einsatz von Workflows (z.B. beim Eintragen neuer Termine) Nähere Angaben zu Listen und deren vielfältigen Optionen enthält das Kapitel 5.

220

6.3 Kommunikation

6.3

Kommunikation Unter dem Begriff Kommunikation stellt Microsoft SharePoint Server 2010 standardmäßig spezielle Vorlagen bzw. Optionen zur Verfügung. Dabei handelt es sich im Einzelnen um:

Ankündigungen Kontakte Diskussionsrunden Was es mit diesen Vorlagen auf sich hat und welche Besonderheiten dabei zu beachten sind, ist Thema der nachfolgenden Erläuterungen.

6.3.1

Wozu dienen Ankündigungen, und wie werden diese verwaltet?

Mit einer speziellen Vorlage für Ankündigungen können bestimmte Termine bzw. bestimmte Aktivitäten publiziert werden. Der Vorteil von Ankündigen ist, dass beim Anlegen einer solchen Ankündigung ein Ablaufdatum definiert werden kann, zu dem die Ankündigung dann aus der Aufstellung der Ankündigungen entfernt wird.

Abbildung 6.20 Eine Ankündigung mit definiertem Ablaufdatum

Das Anlegen und die Bearbeitung der Vorlage Ankündigungen entspricht der Vorgehensweise bei den übrigen SharePoint-Listen.

221

6 Zusammenarbeit

6.3.2

Welche Möglichkeiten stehen bei der Kontaktbearbeitung zur Verfügung?

Die Vorlage zum Ablegen von Kontaktdaten stellt alle wesentlichen Optionen zur Verfügung, um beliebige Kontakte (Kunden, Partner, Bekannte usw.) zu verwalten. Das Besondere an der SharePoint-Kontaktverwaltung ist, dass damit eine Integration in MS Outlook möglich ist. So kann der Kontaktbereich aus Microsoft SharePoint Server 2010 ohne Weiteres als separate SharePoint-Liste in die gewohnte Outlook-Umgebung integriert werden.

Abbildung 6.21 Kontaktdaten mit Synchronisationsmöglichkeit nach MS Outlook

Das Anlegen und die Bearbeitung der Vorlage Kontakte entsprechen der Vorgehensweise bei den übrigen SharePoint-Listen.

6.3.3

Wofür können Diskussionsrunden eingesetzt werden?

Diskussionsrunden stellen eine Möglichkeit zur Verfügung, sich in elektronischer Form an einer Diskussion oder auch an der Entwicklung spezieller Ideen zu beteiligen. In der Regel wird dabei ein Thema definiert, zu dem dann die Teilnehmer ihre Meinung beitragen bzw. die Aussagen anderer Teilnehmer beurteilen. Im World Wide Web gibt es eine Vielzahl entsprechender Diskussionsrunden zu vielfältigsten Themenbereichen, die dort in der Regel unter dem Begriff Forum zusammengefasst werden.

Mit dem Anlegen eines Diskussionsforums in einer SharePoint-Umgebung steht eine Möglichkeit zur Verfügung, zu beliebigen Themen entsprechende Foren zu platzieren. Nach der Festlegung eines Themas bleibt es dann den beteiligten Benutzern überlassen, dieses mit „Leben zu füllen“ und die Runde zu einer angeregten Diskussion zu machen. Vereinfacht wird dies durch die Möglichkeit, auf bestehende Beiträge anderer Benutzer direkt antworten zu können. Damit bleibt der Verlauf einer Diskussion anhand des Diskussionsfadens jederzeit übersichtlich und nachvollziehbar (siehe Abbildung 6.22).

222

6.4 Wikis

Abbildung 6.22 Der Diskussionsfaden gestaltet eine Diskussion übersichtlich.

Das Anlegen und die Bearbeitung der Vorlage Diskussionsrunde entspricht prinzipiell der Vorgehensweise bei den übrigen SharePoint-Listen.

6.4

Wikis

6.4.1

Was ist ein Wiki?

Der Begriff Wiki stammt in seiner ursprünglichen Bedeutung aus Hawaii und bedeutet dort so viel wie „schnell“, was in einer Abwandlung als WikiWiki auch für einen dort eingesetzten Shuttlebus verwendet wird. Damit ist auch sehr einfach und treffend die wesentliche Funktion dieser speziellen Kommunikationsform charakterisiert. So ermöglicht ein solches Wiki das Erstellen eines Artikels in Form von beliebigen Webseiten, die wiederum von verschiedenen Autoren oder Verfassern bearbeitet werden können. Neben Texten kann ein solcher Wiki auch Grafiken, Sounds oder auch Videos enthalten. Ein Wiki kann beispielsweise dazu dienen, bestimmte Informationen oder bestimmte Themen auf einfache Art und Weise einem breiten Publikum bekannt zu machen. Zusätzlich kann dann dem Publikum auch ermöglicht werden, an der Gestaltung der Seiten bzw. der Texte mitzuarbeiten. Ziel soll eine umfassende Informationssammlung zu bestimmten Themengebieten sein. Dabei können die einzelnen Wiki-Artikel untereinander verbunden (verlinkt) werden, sodass ein permanenter Lese- und Bearbeitungsfluss gewährleistet ist.

223

6 Zusammenarbeit Im ursprünglichsten Sinne handelt es sich bei einer Wiki-Seite um ein ContentManagement-System (CMS), das zur Erstellung bzw. Gestaltung von Webseiten verwendet wird, also damit der Inhalt geändert werden kann. Dabei wird der Schwerpunkt aber mehr auf den Inhalt (Text) gelegt als auf ein anspruchsvolles Layout der Webseiten. Die bekannteste Wiki-Einrichtung in Form einer vielfältigen Wissensdatenbank stellt heutzutage sicherlich die Website www.wikipedia.org dar (siehe Abbildung 6.23).

Abbildung 6.23 Wiki-Website zum Thema „SharePoint“

6.4.2

Wie wird ein Wiki-Bereich aufgebaut?

Der Microsoft SharePoint Server 2010 stellt Optionen bzw. Vorlagen zur Verfügung, um innerhalb einer solchen Umgebung die Funktionalität von Wikis nutzen zu können. Voraussetzung ist dabei zunächst einmal, einen Arbeitsbereich zur Verfügung zu stellen, in dem die Wiki-Artikel abgelegt werden können.

224

6.4 Wikis 1. Zum Anlegen eines Bereichs für Wiki-Artikel muss zunächst einmal die entsprechende Webseite angewählt werden, wo die Wiki-Artikel hinterlegt werden sollen. 2. Nach Anwahl der Option Gesamter Websiteinhalt bzw. des Punktes Alle Websiteinhalte einblenden aus dem Websiteaktionen-Menü muss der Punkt Erstellen angewählt werden. 3. Aus der nachfolgenden Aufstellung der verfügbaren Optionen muss Wiki-Seitenbibliothek angeklickt werden. 4. Nach Anwahl der Schaltfläche Weitere Optionen erscheint ein Dialogfenster, wo im oberen Bereich Angaben wie Name und ggf. eine weitergehende Beschreibung eingefügt werden müssen (siehe Abbildung 6.24).

Abbildung 6.24 Angaben für die Neuanlage eines W ki-Bereichs

Ein Wiki-Bereich wird in einer SharePoint-Umgebung immer als eigenständige Webseite dargestellt. Er ist also nicht vergleichbar mit Listen oder Dokumenten, wobei die einzelnen Wiki-Artikel wiederum in einer Dokumentbibliothek abgelegt werden.

225

6 Zusammenarbeit 5. Mit der abschließenden Bestätigung der Angaben über die Schaltfläche Erstellen wird eine neue Webseite angelegt, die als Wiki-Bereich dient. In Abbildung 6.25 ist der Aufbau bzw. die Darstellung eines solchen Bereichs beispielhaft dargestellt.

Abbildung 6.25 Aufbau eines Wiki-Bereichs nach dem Anlegen

6.4.3

Wie wird ein neuer Wiki-Artikel erstellt?

Sofern eine Wiki-Bibliothek verfügbar ist (siehe vorhergehender Abschnitt), ist das Erstellen eines Wiki-Artikels mit wenigen Arbeitsschritten erledigt. 1. Nach der Anwahl des Wiki-Bereichs kann ein neuer Artikel angelegt werden, indem zunächst einmal im oberen Menübereich die Option Seite angeklickt wird. Anschließend erscheint eine Reihe von Menüpunkten zur Bearbeitung des Wiki-Bereichs. 2. Nach der Anwahl des Punktes Alle Seiten anzeigen werden die verfügbaren WikiSeiten der gewählten Bibliothek angezeigt. Nach der Neuanlage eines Wiki-Bereichs sind in der zugeordneten Dokumentbibliothek standardmäßig zwei vom System angelegte Artikel hinterlegt.

3. Um an dieser Stelle einen neuen Wiki-Artikel (neue Wiki-Seite) anzulegen, muss im Menübereich unter Bibliothekstools – Dokumente der Punkt Neues Dokument – Neue Wiki-Seite angewählt werden.

226

6.4 Wikis 4. Für die Neuanlage eines neuen Wiki-Artikels (Wiki-Seite) muss eine Bezeichnung (Name) angegeben und dies mit der Schaltfläche Erstellen bestätigt werden (siehe Abbildung 6.26).

Abbildung 6.26 Neuanlage einer Wiki-Seite

5. Sobald die neue Wiki-Seite angelegt wurde, kann der eigentliche Text für den Artikel eingetragen werden. Dabei kann der Inhalt mit den in der Menüleiste verfügbaren Mitteln auch formatiert werden (Fettschrift usw.); in Abbildung 6.27 ist dies einmal beispielhaft dargestellt.

Abbildung 6.27 Anlegen eines neuen Wiki-Artikels

6. Nachdem die gewünschten Inhalte eingetragen wurden, kann der neue Artikel anschließend gespeichert werden, indem dazu im Menübereich die Schaltfläche Speichern und Schließen angeklickt wird. Damit wird der neue Artikel angelegt.

227

6 Zusammenarbeit

6.4.4

Wie erfolgt der Zugriff auf die Wiki-Dokumentbibliothek?

Es wurde bereits erwähnt, dass alle Wiki-Artikel in einer Dokumentbibliothek abgelegt werden, wobei pro Wiki-Bereich jeweils eine Dokumentbibliothek verfügbar ist. Für den Zugriff auf die Bibliothek genügt nach der Anwahl des Wiki-Bereichs das Anklikken der Option Alle Seiten anzeigen innerhalb des Menübereichs Seite. Anschließend werden sämtliche Wiki-Artikel innerhalb der Dokumentbibliothek angezeigt. Die Wiki-Dokumentbibliothek ist identisch zu anderen SharePoint-Dokumentbibliotheken, und dort stehen ebenfalls die entsprechenden Optionen und Funktionen einer solchen Bibliothek zur Verfügung.

6.4.5

Wie wird ein bestehender Wiki-Artikel bearbeitet?

Eins der Grundprinzipien einer Wiki-Umgebung ist, dass an der Artikelgestaltung das Wissen mehrerer Benutzer einfließt. So wird aus einem Ursprungsartikel nach und nach eine Wissensbasis, die letztlich allen Beteiligten bzw. Interessierten wieder zugute kommt. 1. Zur Bearbeitung eines bestehenden Wiki-Artikels (Wiki-Seite) muss der entsprechende Artikel in der SharePoint-Umgebung zunächst einmal angewählt werden. Nach Anwahl der Wiki-Bibliothek erfolgt dies über den Punkt Alle Seiten anzeigen (Menü Seite) und durch das Anklicken des gewünschten Eintrags. 2. Sobald die Seite am Bildschirm angezeigt wird, kann wiederum das Menü Seite angewählt und dort der Punkt Bearbeiten angeklickt werden. Die entsprechende Seite öffnet sich somit im Bearbeiten-Modus. 3. Innerhalb des Editors kann der Artikel dann beliebig bearbeitet werden. Gespeichert werden die Änderungen durch Anwahl der Schaltfläche Speichern und schließen. Voraussetzung zur Änderung bestehender Artikel in einer Wiki-Umgebung sind natürlich die entsprechenden Zugriffsrechte (siehe Kapitel 7).

6.4.6

Können mehrere Wiki-Artikel verbunden werden?

Ein Wiki kann durchaus aus einem einzigen Artikel bestehen, der alle wesentlichen Inhalte zu einem bestimmten Thema enthält. Richtig interessant wird ein Wiki-Bereich, dies gilt im Übrigen auch für WIKIPEDIA.ORG, wenn die Artikel untereinander verbunden sind und man auf diese Art und Weise von einem Artikel zum nächsten springen kann. 1. Um eine automatisierte Verlinkung von Wiki-Artikeln zu erreichen, muss zunächst einmal über die entsprechende Option der Bearbeitungsmodus eines Artikels angewählt werden. 2. Innerhalb des Artikels, in dem ein Verweis (Link) auf einen anderen Artikel erfolgen soll, muss das zu verlinkende Wort (oder die Wörter) in doppelte, eckige Klammern gesetzt werden. In Abbildung 6.28 ist dies beispielhaft dargestellt.

228

6.4 Wikis

Abbildung 6.28 Automatisierte Wiki-Verlinkung mit doppelten, eckigen Klammern

Durch die Markierung eines Wortes mit doppelten, eckigen Klammern wird der Automatismus einer Wiki-Umgebung für das Anlegen eines neuen Wiki-Artikels aktiviert.

3. Nachdem die Änderung mit Speichern und schließen bestätigt wurde, wird der markierte Bereich in der Textanzeige des Artikels entsprechend markiert (siehe Abbildung 6.29).

Abbildung 6.29 Link im Textbereich des Wiki-Art kels

4. Durch Anklicken des entsprechenden Links im Textbereich wird der Bearbeitungsmodus für das Anlegen eines neuen Wiki-Artikels aufgerufen, was an dieser Stelle mit der Schaltfläche Erstellen bestätigt werden muss. Der Name für den neuen Artikel ist bereits vorgegeben und sollte an dieser Stelle auch nicht verändert werden, da ansonsten die Verlinkung nicht funktioniert. 5. Nachdem der entsprechende Text (Wiki-Inhalt) eingetragen wurde, kann dies mit der Schaltfläche Speichern und schließen angelegt werden. Damit wird ein neuer WikiArtikel angelegt und entsprechend mit dem Ausgangsartikel verlinkt. Um aus einem Wiki-Artikel auf einen anderen Wiki-Artikel zu verweisen (verlinken), ist es nicht unbedingt notwendig, dass der zu verlinkende Artikel bereits existiert. Microsoft SharePoint Server 2010 stellt dafür in gewisser Weise einen Automatismus zur Verfügung.

6.4.7

Können in einem Wiki Bilder, Videos oder Sound integriert werden?

Die Integration von Mediadaten wie Bilder, Videos oder Sound stellt die optimale Ergänzung eines textbasierten Wiki-Artikels um multimediale Inhalte dar. Dies lässt sich auch mit den Wiki-Funktionen einer SharePoint-Umgebung realisieren. Zur optimalen Integration bietet es sich an, die Zusatzinformationen in einer separaten Bibliothek abzulegen (z.B. Bildbibliothek), wo dann vom entsprechenden Bearbeitungsmodus eines Wiki-Artikels zugegriffen werden kann.

229

6 Zusammenarbeit Zum Einfügen einer Grafik in einen Wiki-Artikel steht im Menübereich unter Bearbeitungstools – Einfügen eine entsprechende Option zur Verfügung (Bild). Nach deren Anwahl müssen dann ein Name und die Adresse des Bildes angegeben werden (vergleichbar mit einem Hyperlink), oder es wird mit Durchsuchen eine Grafik von dem lokalen Rechner ausgewählt.

6.4.8

Wie können die unterschiedlichen Versionen eines Artikels angezeigt werden?

Insbesondere in einer Umgebung, in der mehrere unterschiedliche Personen ein Dokument oder einen Wiki-Artikel bearbeiten, ist es sehr wichtig, dass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer wann welche Änderungen durchgeführt hat. Dazu dient auch in einem WikiBereich, wie an vielen anderen Stellen einer SharePoint-Umgebung, die Versionierung. Die Versionierung (Versionsverlauf) ist in einem Wiki-Bereich standardmäßig aktiviert. Aus diesem Grund braucht auch keine spezielle Konfiguration zu erfolgen. Um sich den Versionsverlauf eines Wiki-Artikels anzeigen zu lassen, braucht der entsprechende Artikel (Seite) lediglich angewählt zu werden. Mit der Option Eigenschaften anzeigen und Versionsverlauf besteht die Möglichkeit, sich über die Versionsstände eines Artikels zu informieren. Sehr schön und leicht nachvollziehbar sind die durchgeführten Änderungen, die in der Darstellung entsprechend markiert sind (siehe Abbildung 6.30).

230

6.4 Wikis

Abbildung 6.30 Versionsverlauf eines Wiki-Artikels

231

6 Zusammenarbeit Um die vorhergehende Version eines Wiki-Artikels wiederherzustellen, steht bei den Vorgängerversion jeweils die Option Wiederherstellen zur Verfügung. Gleichfalls können dort dann auch mit den entsprechenden Optionen die bestehenden Versionen gelöscht werden.

6.4.9

Kann ich mich bei Änderungen an WikiArtikeln benachrichtigen lassen?

Genau wie bei Listen, Dokumenten oder sonstigen Inhalten einer SharePoint-Umgebung, so können Sie sich auch bei Änderungen an einem Wiki-Artikel per E-Mail benachrichtigen lassen, wozu nur wenige Arbeitsschritte notwendig sind. 1. Um sich über Änderungen an einem bestimmten Wiki-Artikel benachrichtigen zu lassen, muss zunächst die entsprechende Seite (Wiki-Artikel) in der Wiki-Dokumentbibliothek angewählt werden. 2. Im Bereich des Menüs Seite steht dann die Option Benachrichtigen zur Verfügung; nach der Anwahl muss aus dem erscheinenden Untermenü der Punkt Eine Benachrichtigung für diese Seite festlegen angewählt werden. 3. Im nachfolgenden Dialogfenster müssen dann die benötigten Angaben gemäß den Anforderungen vorgenommen bzw. ausgewählt werden (Empfänger, Ereignis, Häufigkeit). 4. Nach der abschließenden Bestätigung mit der Schaltfläche OK erfolgt die automatisierte Benachrichtigung per E-Mail gemäß den getroffenen Vorgaben. Soll die Benachrichtigung nicht nur für einzelne Wiki-Artikel, sondern für den gesamten Wiki-Bereich gelten, muss nach Anwahl der entsprechenden Dokumentbibliothek (WikiSeiten) aus dem Menü Aktionen der Punkt Benachrichtigen angewählt werden. Damit kann dann eine entsprechende Benachrichtigung auf Ebene aller Artikel des Wiki-Bereichs vorgenommen werden.

6.5

Blogs

6.5.1

Worum handelt es sich bei einem Blog?

Ein Blog (Weblog) ist in seiner ursprünglichen Bedeutung eine Art Tagebuch. Dabei wird in der Regel zu einem Thema jeweils ein einzelner Blog generiert. Die Blogs selber werden auf einer Webseite in chronologischer Reihenfolge aufgeführt und müssen untereinander nicht unbedingt in Bezug zueinander stehen. Im Gegensatz zu anderen Kommunikationsformen wie Wikis wird bei einem Blog in der Regel auf „schmückendes Beiwerk“ wie Bilder, Videos oder Sound verzichtet, um diese Form des Informationsaustauschs sehr einfach zu halten. In der Abbildung 6.31 ist einmal

232

6.5 Blogs beispielhaft ein Blog dargestellt, wie er heutzutage im World Wide Web in vielfältiger Weise zu finden ist. Sobald ein Autor einen Beitrag in seinem Blog veröffentlicht hat, können andere Benutzer diesen kommentieren. Auf diese Art und Weise besteht die Möglichkeit, dem Autor eine Rückmeldung zu geben, die dieser dann wiederum weiter verarbeiten bzw. beantworten kann.

Abbildung 6.31 Ein Beispiel-Blog aus dem World Wide Web

Da sich die Erstellung von Blogs in der Regel über längere Zeiträume erstreckt, werden ältere Blogs nach einer festzulegenden Zeit archiviert. Der Zugriff darauf bleibt jedoch über entsprechende Verlinkungen jederzeit verfügbar. In einer SharePoint-Umgebung werden diese Archive standardmäßig im linken Fensterbereich (Schnellstartleiste) angezeigt.

6.5.2

Was benötige ich zum Aufbau einer Blog-Seite?

Um in einer SharePoint-Umgebung einen Blog-Bereich aufzubauen, sind nur einige wenige Arbeitsschritte notwendig. Dabei sollte jedoch vor dem Einrichten immer überlegt werden, wo ein solcher Blog Sinn macht. Sehr häufig wird auf den eigenen Webseiten der Anwender (MySite) solche Blogs platzieren, um beispielsweise über persönliche Erfah-

233

6 Zusammenarbeit rungen zu berichten. Aber auch auf einer Seite für Softwareentwickler macht ein Blog durchaus Sinn. 1. Zur Anlage eines Blog-Bereichs muss nach der Anwahl der entsprechenden Webseite aus dem Menü Websiteaktionen der Punkt Alle Websiteinhalte einblenden angewählt werden. 2. Als Nächstes kann mit der Schaltfläche Erstellen das Auswahlfenster der verfügbaren Listen und Bibliotheken angewählt werden. 3. Nach Anwahl der Vorlage Blog kann mit der Schaltfläche Weitere Optionen ein Dialogfenster aufgerufen werden, in dem Angaben wie Name, ggf. eine Beschreibung und die gewünschte URL (Websiteadresse) des neuen Blogs angegeben werden müssen (siehe Abbildung 6.32).

Abbildung 6.32 Neuanlage eines Blogs

4. Sofern für den Blog-Bereich bzw. die Blog-Webseite spezielle Berechtigungen zugewiesen werden sollen, muss dies im unteren Fensterbereich entsprechend eingestellt werden.

234

6.5 Blogs 5. Mit der Schaltfläche Erstellen wird das Anlegen des Blog-Bereichs abgeschlossen. Dieser wird erstellt und anschließend automatisch aufgerufen und angezeigt.

6.5.3

Wie kann ein neuer Blog-Eintrag angelegt werden?

Sobald ein Blog-Bereich definiert bzw. angelegt wurde (siehe vorhergehender Abschnitt), kann dieser mit „Leben gefüllt“ werden, indem dort entsprechende Einträge angelegt werden. 1. Zur Neuanlage eines Blog-Eintrages muss zunächst einmal der entsprechende BlogBereich angewählt werden. 2. Als Nächstes stehen dort dann im rechten Fensterbereich unter dem Begriff Blogtools verschiedene Optionen zur Verfügung. Zur Neuanlage muss dort der Punkt Beitrag erstellen angeklickt werden. 3. Es erscheint ein Dialogfenster für das Anlegen eines neuen Blogs. Dort muss als Erstes eine Bezeichnung (Titel) angegeben werden. Anschließend kann dann der eigentliche Beitrag erfasst werden (Textkörper). Dabei kann der Inhalt mit den in der Symbolleiste verfügbaren Mitteln auch formatiert werden (Fettschrift usw.). 4. Sobald der Text eingegeben und ggf. formatiert wurde, kann eine Kategorie ausgewählt werden, mit der eine einfachere Auswahl relevanter Einträge ermöglicht wird; in Abbildung 6.33 ist dies beispielhaft dargestellt.

235

6 Zusammenarbeit

Abbildung 6.33 Neuanlage eines Blog-Beitrags

Standardmäßig sind bei einem Blog die Kategorien 1 bis 3 verfügbar.

5. Im unteren Teil des Dialogfensters kann dann noch das Datum der Veröffentlichung angegeben bzw. das (vorgeschlagene) aktuelle Datum übernommen werden.

236

6.5 Blogs 6. Für die Speicherung eines Blogs stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung. So kann dieser mit der Schaltfläche Entwurf speichern zunächst in einer Entwurfsfassung gespeichert werden, ist somit also für andere Benutzer noch nicht sichtbar. Darüber hinaus kann der Blog aber auch mit der Schaltfläche Veröffentlichen direkt veröffentlicht und damit für berechtigte Benutzer zur Anzeige gebracht werden (siehe Abbildung 6.34).

Abbildung 6.34 Ein veröffentlichter Blog wird direkt auf der Startseite angezeigt.

Je nach Konfiguration des Blog-Bereichs kann es sein, dass vor der Veröffentlichung ein Genehmigungsprozess durchlaufen werden muss. Dies folgt gemäß den in einer SharePointUmgebung verfügbaren Workflows. Sobald ein Blog veröffentlicht wurde, kann dieser dann auch von anderen Benutzern kommentiert werden.

6.5.4

Wie kann ich bestehende Blogs bearbeiten?

Die einzelnen Blog-Beiträge werden in einer speziellen SharePoint-Liste mit dem Namen Beiträge verwaltet. Dort besteht auch die Möglichkeit, einzelne Beiträge nachträglich zu bearbeiten. Voraussetzung zur Änderung bestehender Blogs ist, dass Sie über entsprechende Berechtigungen verfügen (siehe Kapitel 7).

1. Um einen bestehenden Blog zu bearbeiten, muss zunächst einmal die entsprechende Liste angewählt werden; dies erfolgt durch Anwahl des Punktes Beiträge verwalten aus den Blogtools (rechts). 2. Im nächsten Schritt muss zur Bearbeitung der entsprechende Name (Link) des Blogs angeklickt werden. 3. Der Beitrag wird aufgerufen und in einem speziellen Modus angezeigt. An dieser Stelle kann dann mit der Option Bearbeiten (rechts oben) der Bearbeitungsmodus für den Beitrag aufgerufen werden.

237

6 Zusammenarbeit 4. Sobald die gewünschten Änderungen vorgenommen wurden, kann der geänderte Beitrag dann über die entsprechende Schaltfläche veröffentlicht werden und steht somit wieder im Zugriff für die berechtigten Benutzer. Die nachträgliche Änderung eines Blog-Beitrages ist eher unüblich. Stattdessen nimmt der Autor in der Regel Änderungen an einem Blog-Beitrag in Form entsprechender Kommentare vor (siehe nachfolgender Abschnitt). Dies gewährleistet, dass sich auch eventuelle Kommentare anderer Benutzer auf den Ursprungstext beziehen.

6.5.5

Kann ich bestehende Blog-Beiträge kommentieren?

Eines der wesentlichen Merkmale eines Blogs ist, dass Blog-Einträge kommentiert werden können. Auf diese Art und Weise erhält der Autor eine Rückmeldung auf seinen BlogBeitrag, was unter Umständen nicht unwesentlich ist. 1. Um auf einen bestehenden Blog-Beitrag zu antworten, muss dieser Beitrag zunächst einmal im Blog-Bereich angewählt werden. 2. Unterhalb eines jeden Blog-Eintrages steht ein Link mit der Bezeichnung Kommentare. Durch Anklicken dieses Links werden die verfügbaren Kommentare angezeigt. Die Zahl hinter dem Link Kommentare gibt an, wie viele Kommentare zu dem entsprechenden Blog bereits veröffentlicht worden sind.

3. Um einen neuen Kommentar zu verfassen, steht im nachfolgenden Dialogfenster unterhalb des Blog-Beitrags ein separater Erfassungsbereich zur Verfügung. Da es sich um den Kommentar zu einem bestehenden Blog-Beitrag handelt, kann auf die Eingabe eines Titels verzichtet werden, und es braucht lediglich in dem dafür vorgesehenen Feld der Text erfasst zu werden. 4. Mit der Schaltfläche Kommentar senden wird dieser direkt dem gewählten Blog zugeordnet und direkt veröffentlicht.

6.5.6

Wie wird ein Blog zur Veröffentlichung genehmigt?

Bei der Erstellung eines Blog-Beitrages wurde darauf hingewiesen, dass ein solcher Blog auch zunächst einmal im Entwurfsmodus gespeichert werden kann. Damit ist dieser für andere Benutzer nicht sichtbar; um dies zu erreichen, muss er abschließend explizit veröffentlicht bzw. genehmigt werden. 1. Um einen Blog, der im Entwurfsmodus abgelegt wurde, zu veröffentlichen, muss zunächst einmal die SharePoint-Liste Beiträge angewählt werden; am schnellsten über die Option Beiträge verwalten in den Blogtools. Im rechten Bereich der Blog-Aufstellung ist im Feld Genehmigungsstatus ersichtlich, welche Beiträge zurzeit noch nicht genehmigt sind (siehe Abbildung 6.35).

238

6.5 Blogs

Abbildung 6.35 Angaben zum Genehmigungsstatus einzelner Blog-Beiträge

2. In der Aufstellung der verfügbaren Blog-Beiträge muss dann der entsprechende Eintrag durch Anklicken ausgewählt werden. 3. Anschließend kann aus der Menüleiste der Punkt Genehmigen/Ablehnen angewählt werden. 4. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem mit der entsprechenden Option die Genehmigung des Blogs vorgenommen werden kann, so wie beispielhaft in Abbildung 6.36 dargestellt.

Abbildung 6.36 Genehmigung eines Blogs

239

6 Zusammenarbeit 5. Sobald dies mit der Schaltfläche OK bestätigt wurde, wird der Blog veröffentlicht und ist somit für andere (berechtigte) Benutzer verfügbar.

6.5.7

Wie kann ich Blogs kategorisieren?

Beim Anlegen eines neuen Blogs wurde bereits darauf hingewiesen, dass es durchaus Sinn macht, eine Kategorisierung der Blogs vorzunehmen. Dies ermöglicht nicht zuletzt den Anwendern einen schnelleren Zugriff auf die gesuchten bzw. benötigten Informationen. Standardmäßig sind bei einem SharePoint-Blog die Kategorien 1 bis 3 verfügbar. Diese können natürlich entsprechend angepasst werden, indem „sprechende“ Namen zugewiesen werden. Darüber hinaus können aber auch jederzeit neue Kategorien ergänzt werden. Die Blog-Kategorien einer SharePoint-Umgebung werden standardmäßig in einer SharePointListe mit dem Namen Kategorien abgelegt.

1. Um die Namen der bestehenden Kategorisierung anzupassen, muss zunächst einmal die entsprechende SharePoint-Liste (Kategorien) angewählt werden; am schnellsten über die Option Alle Websiteinhalte einblenden und die Anwahl der Liste. 2. Die Listeneinträge können gemäß der bekannten SharePoint-Konventionen angepasst werden. So kann aus dem zugehörigen Eigenschaften-Menü eines Eintrags mit dem Punkt Element bearbeiten die Bezeichnung einer Kategorie geändert werden. 3. Über den Menübereich Listentools – Elemente oder mit Einsatz des Links Neues Element hinzufügen können neue Kategorisierungen eingetragen werden. In Abbildung 6.37 ist beispielhaft die angepasste Liste der Kategorisierungen dargestellt.

Abbildung 6.37 Angepasste Bezeichnungen für die einzelnen Blog-Kategorien

240

6.5 Blogs Um einen Blog nachträglich einer Kategorie zuzuordnen, muss der Bearbeitungsmodus des Blogs aufgerufen und dort dann die entsprechende Zuordnung vorgenommen werden. Darüber hinaus bietet es sich an, in der Liste der Blog-Beiträge (Beiträge) das Feld Kategorie als Pflichtfeld zu definieren; so ist sichergestellt, dass jeder neue Beitrag einer Kategorie zugeordnet wird

6.5.8

Wie kann ich einen Blog-Beitrag aus Microsoft Office veröffentlichen?

Das Erstellen bzw. Bearbeiten eines Blogs erfolgt in der Regel über den in SharePoint Server integrierten Editor. Um die Bearbeitung etwas komfortabler zu gestalten, kann jedoch beispielsweise auch auf eine Textverarbeitung wie Microsoft Word zugegriffen werden. 1. Zur Erstellung eines Blogs mit MS Word und für die nachfolgende Veröffentlichung in der SharePoint-Umgebung muss auf der Blog-Startseite in den Blogtools der Punkt Blogprogramm für Beitrag starten angewählt werden. 2. Es wird automatisch Microsoft Word als Editor gestartet. Dort können dann der gewünschte Titel des Blogs und darunter der entsprechende Text erfasst werden. 3. Mit der Schaltfläche Veröffentlichen besteht direkt aus MS Word die Möglichkeit, den Blog auf der zugeordneten SharePoint-Seite zu veröffentlichen. Dies wird innerhalb von MS Word entsprechend angezeigt (siehe Abbildung 6.38).

Abbildung 6.38 Blog-Veröffentlichung in MS Word

Sobald die Veröffentlichung erfolgt ist, kann dies auf der SharePoint-Seite kontrolliert werden, wo dann der neue Beitrag angezeigt werden sollte. Die Veröffentlichung eines Blogs aus MS Word heraus (ab Version 2007) kann nach der Erstellung des Textes auch über das dortige Menü Veröffentlichen erfolgen. Dort steht dann mit dem Punkt Blog eine Option zur Verfügung, den Text als Blog auf einer SharePoint-Seite zu veröffentlichen.

241

6 Zusammenarbeit

6.5.9

Kann ich mich bei Änderungen an einem Blog benachrichtigen lassen?

SharePoint wäre nicht SharePoint, wenn es nicht auch bei der Blog-Bearbeitung Möglichkeiten gäbe, sich über Änderungen automatisiert benachrichtigen zu lassen. 1. Um sich bei einer Änderung an einem bestehenden Blog automatisiert benachrichtigen zu lassen (z.B. bei Änderungen oder beim Hinzufügen von Kommentaren), muss zunächst einmal die Liste der Blog-Beiträge angewählt werden. 2. Als Nächstes muss der gewünschte Blog-Beitrag angeklickt werden, um anschließend im Menübereich die Option Benachrichtigen anzuwählen. 3. Aus dem zugehörigen Untermenü muss als Nächstes die Option Benachrichtigung für dieses Element angewählt werden (siehe Abbildung 6.39).

Abbildung 6.39 Option zur automatisierten Blog-Benachrichtigung

4. Im nachfolgenden Dialogfenster müssen dann die entsprechenden Optionen eingetragen bzw. ausgewählt werden. Dabei kann beispielsweise auch festgelegt werden, dass eine Benachrichtigung erfolgt, sobald Änderungen an den Beiträgen (Elementen) vorgenommen werden, die vom aktuell angemeldeten Benutzer erstellt wurden. 5. Mit der abschließenden Bestätigung mittels der Schaltfläche OK wird die Einstellung direkt wirksam, und entsprechende E-Mails werden versendet, sobald die definierten Ereignisse eintreten. Unabhängig von der automatisierten Benachrichtigung per E-Mail kann ein einzelner Blog manuell per E-Mail versendet werden, indem die unterhalb jeden Blogs stehende Option Link des Beitrags per E-Mail versenden verwendet wird.

6.6

Umfragen Umfragen stellen in einer SharePoint-Umgebung eine spezielle Form von Formularen dar (manche bezeichnen diese auch als SharePoint-Listen). Diese ermöglichen eine sehr einfache und schnelle Möglichkeit, um beispielsweise von bestimmten oder allen Anwendern Antworten auf gewisse Themen zu erhalten; und dies in elektronischer Form und mit entsprechenden Auswertungsmöglichkeiten.

242

6.6 Umfragen

6.6.1

Wie kann ich eine Umfrage erstellen?

Um mit Microsoft SharePoint Server 2010 eine Umfrage zu erstellen, sind nur wenige Arbeitsschritte notwendig. Dabei soll mit dem nachfolgenden Beispiel ermittelt werden, wie zufrieden die Anwender mit dem IT-Support sind. 1. Zunächst einmal muss in der SharePoint-Umgebung die Webseite angewählt werden, auf der eine Umfrage erstellt werden soll. 2. Nach Anwahl des Punktes Alle Websiteinhalte einblenden aus dem Menü Websiteaktionen muss im nächsten Schritt die Option Erstellen angewählt werden. 3. In der Aufstellung der verfügbaren Optionen müssen Sie dann den Eintrag Umfrage anklicken. 4. Mit Anwahl der Schaltfläche Weitere Optionen (rechts) erscheint ein Dialogfenster, in dem zunächst ein Name für die Umfrage und ggf. eine Beschreibung angegeben werden müssen. Darüber hinaus kann entschieden werden, ob die Umfrage in der Schnellstartleiste (Menübereich) angezeigt werden soll oder ob nicht. Bei den verfügbaren Umfrageoptionen kann festgelegt werden, ob der Name des Befragten im Ergebnis angezeigt wird und ob auf eine Frage mehrere Antworten zulässig sind (siehe Abbildung 6.40).

Abbildung 6.40 Vorgaben für das Anlegen einer neuen Umfrage

243

6 Zusammenarbeit In Bezug auf die Namensvergabe sollten ggf. entsprechende Konventionen beachtet werden, welche die Übersichtlichkeit nicht unwesentlich erhöhen können; Näheres dazu in Kapitel 11.

5. Mit der Schaltfläche Erstellen wird auf die nächste Seite verzweigt, wo direkt die erste Frage der Umfrage angegeben werden kann. Zusätzlich wird in dieser Maske auch der Antworttyp festgelegt, wobei verschiedene Feldtypen (Text, Zahl, Auswahl usw.) zur Verfügung stehen (siehe Abbildung 6.41).

Abbildung 6.41 Vorgaben für die erste Frage einer Umfrage

Um aussagekräftige Auswertungen der Umfrageergebnisse zu erhalten, bietet es sich an, den Befragten die Antworten als Auswahlfelder anzubieten. Aus diesem Grund ist der Feldtyp Auswahl auch standardmäßig angewählt.

6. Nach der Eingabe der ersten Frage und der Auswahl der Antwortoptionen müssen Sie dann entscheiden, ob eine weitere Frage erfasst (Nächste Frage) oder ob die Umfrage zunächst abgeschlossen werden soll (Fertig stellen). 7. Sobald die gewünschten Fragen erfasst wurden, wird die Zusammenstellung bei der letzten Frage mit der Schaltfläche Fertig stellen abgeschlossen. Die neue Umfrage erscheint, je nach den gewählten Vorgaben, in der Schnellstartleiste innerhalb eines eigenen Bereichs (Umfragen).

244

6.6 Umfragen Sobald eine Umfrage angelegt worden ist, können die berechtigten Anwender daran teilnehmen, indem sie nach der Anwahl im zugeordneten Menü der Umfrage (oben) den Punkt Auf die Umfrage antworten anwählen.

6.6.2

Wie wird eine bestehende Umfrage um eine zusätzliche Frage ergänzt?

In der Praxis zeigt sich, dass eine Umfrage nicht immer von Anfang an vollständig ist. Sehr oft soll eine Frage anders formuliert oder eine zusätzliche Frage (oder mehrere) ergänzt werden. 1. Zur Erweiterung der Umfrage um eine zusätzliche Frage muss die Liste der entsprechenden Umfrage zunächst einmal angewählt werden. 2. Anschließend muss im Menü Einstellungen der Punkt Fragen hinzufügen angewählt werden. 3. Es erscheint der bereits bekannte Dialog für die Erfassung einer Frage, der dann abschließend mit der Schaltfläche Fertig stellen abgeschlossen werden muss. Um eine bestehende Frage zu verändern, muss im Einstellungen-Menü der betreffenden Umfrage der Punkt Einstellungen für `Umfrage` angewählt werden. Anschließend erscheinen im unteren Fensterbereich die definierten Fragen. Dort muss dann die gewünschte Frage angeklickt werden, worauf dann im Bearbeitungsmodus die gewünschten Änderungen vorgenommen werden können.

6.6.3

Wie kann ich die Reihenfolge der Fragen einer Umfrage ändern?

Sobald eine Umfrage erstellt worden ist, ergibt sich unter Umständen die Notwendigkeit, die Reihenfolge zu ändern. SharePoint wäre nicht SharePoint, wenn es nicht auch dafür eine Lösung gäbe. 1. Zur Änderung der Fragenreihenfolge muss nach der Anwahl der entsprechenden Umfrage aus dem Einstellungen-Menü der Punkt Einstellungen für Umfrage angewählt werden. 2. Es erscheint das Dialogfenster mit den verfügbaren Optionen. Dort steht im unteren Bereich der Punkt Reihenfolge der Fragen ändern zur Verfügung. Nach der Anwahl dieses Punktes kann dann die Reihenfolge der Fragen durch Anwahl der Spalte Position von oben entsprechend angepasst werden (siehe Abbildung 6.42).

245

6 Zusammenarbeit

Abbildung 6.42 Änderung der Reihenfolge der Fragen

Die Änderungen der Reihenfolge werden unmittelbar am Bildschirm vorgenommen und können somit direkt überprüft werden.

6.6.4

Kann man eine Umfrage mit einer Verschachtelung erstellen?

Neben einer einfachen Auflistung verschiedener Fragen können diese in einer SharePointUmgebung auch verschachtelt werden. Dies bedeutet beispielsweise, dass in Abhängigkeit von einer bestimmten Antwort eine zusätzliche Frage gestellt werden kann und somit eine verschachtelte oder verzweigte Umfrage generiert wird. Mit einer Verschachtelung kann bei bestimmten Antworten auf eine Frage eine Zusatzfrage angezeigt werden, um dem Befragten so eine Möglichkeit zu geben, seine Antwort zu begründen bzw. weiter auszuführen.

1. Zur Einrichtung einer verschachtelten Umfrage muss diese zunächst einmal angelegt werden (siehe vorhergehendes Kapitel). Darüber hinaus muss die Verzweigungsfrage auch in der Umfrage bereits enthalten sein; diese wird wie die anderen Fragen auch einfach der bestehenden Umfrage hinzugefügt. 2. Im nächsten Schritt muss dann bei der Umfrage aus dem Einstellungen-Menü der Punkt Einstellungen für Umfrage angewählt werden. 3. Dort muss dann im Bereich Fragen diejenige Frage, bei der bei einer bestimmten Antwort eine weitere Frage erscheinen soll, durch Anklicken angewählt werden. 4. Im unteren Bereich des nachfolgenden Dialogfensters steht der Bereich Verzweigungslogik zur Verfügung, wo die definierten Antworten der Frage angezeigt werden. Mit Anklicken des zugeordneten Auswahlfeldes kann dort für jede Antwort eine Verzweigung eingerichtet werden. Dies hat zur Folge, dass bei Auswahl der entsprechenden Antwort dem Befragten die ausgewählte Frage angezeigt wird.

246

6.6 Umfragen

Abbildung 6.43 Darstellung einer fertigen Umfrage

Die Möglichkeit der verschachtelten oder verzweigten Abfrage setzt voraus, dass die Typen der Antworten als Auswahlfeld definiert worden sind. In Abhängigkeit vom weiteren gewünschten Ablauf der Umfrage und in Abhängigkeit von der Antwort muss dann im Bearbeitungsmodus der Zusatzfrage ebenfalls noch eine Verzweigung festgelegt werden.

6.6.5

Wie kann erreicht werden, dass ein Anwender nur seine eigenen Antworten sieht?

Standardmäßig wird beim Anlegen einer neuen Umfrage festgelegt, dass ein Anwender, der an einer Umfrage teilnimmt, auch sämtliche Antworten der übrigen Anwender sehen kann. 1. Um zu erreichen, dass ein Anwender nur beschränkten Zugriff auf die Antworten der Umfrage hat, muss aus dem Einstellungen-Menü der Umfrage der Punkt Einstellungen für Umfrage angewählt werden. 2. Mit der nachfolgenden Anwahl der Option Erweiterte Einstellungen erscheint ein Dialogfenster, in dem die benötigten Einstellungen vorgenommen werden können. So kann dort bei der Option Lesezugriff festgelegt werden, welche Antworten die Anwender sehen sollen.

247

6 Zusammenarbeit 3. Mit der entsprechenden Angabe bei Erstellungs- und Bearbeitungszugriff kann zusätzlich beeinflusst werden, welche Antworten ein Anwender bearbeiten darf, wobei hier die Voreinstellung (Antworten erstellen und bearbeiten, die vom Benutzer erstellt wurden) die einzig sinnvolle Alternative darstellt (siehe Abbildung 6.44).

Abbildung 6.44 Festlegung für die Anzeige der eigenen Antworten

Mit den Einstellungen im Bereich Suchen können Sie in dem dargestellten Dialogfenster (Abbildung 6.44) festlegen, ob die Inhalte in die SharePoint-Suche aufgenommen werden sollen.

6.6.6

Kann ich mich bei neuen oder geänderten Antworten benachrichtigen lassen?

Wie bei anderen Objekten einer SharePoint-Umgebung auch (Listen, Bibliotheken usw.) so können Sie sich bei Umfragen automatisiert per E-Mail benachrichtigen lassen. Dabei kann diese Benachrichtigung über das Menü Aktionen auf Ebene der gesamten Umfrage festgelegt werden. Da sich die Zuordnung einer Benachrichtigung bei einer Umfrage an anderen SharePointObjekten orientiert, soll darauf an dieser Stelle nicht weiter eingegangen werden. Lesen Sie ggf. an anderer Stelle dieses Buches nach.

6.6.7

Wie kann ich Umfrageergebnisse auswerten?

Für denjenigen, der eine Umfrage erstellt, ist natürlich die Auswertung der Antworten eine der wesentlichen Anforderungen. Dabei besteht zum einen die Möglichkeit, sich die einzelnen Antworten anzeigen zu lassen (mit entsprechender Berechtigung). Darüber hinaus stellt Microsoft SharePoint Server 2010 zum anderen auch eine grafische Auswertungsmöglichkeit zur Verfügung, wobei diese Form Antworten voraussetzt, die sich auch auswerten lassen; in der Regel sind dies entsprechende Auswahlfelder mit vorgegebenen Antworten. 1. Da die Antworten einer Umfrage in Form einer Liste abgelegt werden, können Sie sich die Antworten der einzelnen Anwender anzeigen lassen, indem Sie nach der Anwahl der Umfrage die Option Alle Antworten anzeigen (unten) anklicken.

248

6.6 Umfragen 2. In der nachfolgenden Aufstellung der Antworten kann dann der Inhalt einer Antwort angezeigt werden, indem der entsprechende Link (Antwort anzeigen #.) angeklickt wird. 3. Für eine grafische Auswertung der Antworten einer Umfrage steht auf der Startseite die Option Grafische Zusammenfassung der Antworten anzeigen zur Verfügung. Nach der Anwahl erfolgt eine Darstellung so wie in Abbildung 6.45 beispielhaft dargestellt.

Abbildung 6.45 Grafische Auswertung von Umfrageergebnissen

249

6 Zusammenarbeit

6.7

Spezielle Arbeitsbereiche Ein wichtiges Merkmal für die Zusammenarbeit in einem Team, einer Organisation oder einem Unternehmen stellen die Arbeitsbereiche dar. Damit steht eine Möglichkeit zur Verfügung, für bestimmte Objekte einen zusätzlichen Bereich zur Verfügung zu stellen, in dem beispielsweise zu bestimmten Terminen (Kalendereinträgen) Notizen oder auch Dateien hinterlegt werden können. Die Option zur Nutzung eines speziellen Arbeitsbereiches steht bei Microsoft SharePoint Server 2010 an verschiedenen Stellen zur Verfügung. Nachfolgend soll dies beispielhaft anhand eines Arbeitsbereiches für eine Besprechung erläutert werden.

6.7.1

Wie kann ich für einen Termin einen Besprechungsarbeitsbereich einrichten?

Bei den Erläuterungen zur Verwaltung von Kalendern und Terminen (siehe oben) wurde bereits darauf hingewiesen, dass ein entsprechender Kalendereintrag mit zusätzlichen Angaben bzw. Informationen (Besprechungsarbeitsbereich) ergänzt werden kann. 1. Zur Nutzung eines Arbeitsbereiches für einen Termin muss zunächst der entsprechende Kalender angewählt werden. 2. Anschließend muss dann entweder ein neuer Termin angelegt oder für einen bestehenden Termin der Bearbeitungsmodus angewählt werden. 3. Im nachfolgenden Dialogfenster des Kalendereintrages steht dann im unteren Bereich die Option Mithilfe eines Besprechungsarbeitsbereichs ... zur Verfügung. Das zugeordnete Auswahlkästchen muss an dieser Stelle angewählt werden. 4. Sobald die Angaben mit der Schaltfläche Speichern bestätigt werden, erscheint ein zusätzliches Dialogfenster, in dem dann die benötigten Vorgaben für den Arbeitsbereich vorgenommen werden können. So können an dieser Stelle für den neu einzurichtenden Arbeitsbereich sowohl ein Name (Titel), die Beschreibung als auch die Rechtevergabe festgelegt werden, sofern beispielsweise der Zugriff nur bestimmten Personen gewährt werden soll (siehe Abbildung 6.46).

250

6.7 Spezielle Arbeitsbereiche

Abbildung 6.46 Vorgaben für einen Besprechungsarbeitsbereich

5. Sobald die notwendigen Voreinstellungen mit der Schaltfläche OK bestätigt worden sind, muss nachfolgend die Form des Arbeitsbereichs festgelegt werden. Dazu stehen verschiedene Vorlagen zur Auswahl, die ebenfalls mit OK bestätigt werden müssen. 6. Damit sind die notwendigen Voreinstellungen abgeschlossen, und im nächsten Schritt wird der entsprechende Arbeitsbereich am Bildschirm angezeigt. An dieser Stelle kann der Arbeitsbereich nun mit den verfügbaren Optionen „mit Leben gefüllt“ werden. So können beispielsweise im Bereich Tagesordnung verschiedene Punkte oder Themen für den entsprechenden Termin eingetragen werden (Neues Element hinzufügen). Mit der speziellen Dokumentbibliothek können Dokumente hinzugefügt werden, die für den Termin von Relevanz sind usw. In Abbildung 6.47 ist der Aufbau eines Besprechungsarbeitsbereichs einmal beispielhaft dargestellt.

Abbildung 6.47 Standardarbeitsbereich für einen Kalendereintrag

251

6 Zusammenarbeit 7. Um aus dem Besprechungsarbeitsbereich wieder zurück zum Kalender zu wechseln, steht im oberen Fensterbereich die Option Zum Kalender zur Verfügung. Die Zuweisung eines Besprechungsarbeitsbereichs an einen Kalendereintrag (Termin) ist grundsätzlich auch jederzeit nachträglich möglich (auch bei Serienterminen). Innerhalb des Termins (Kalendereintrag) steht mit einem entsprechenden Link der Zugriff auf den Arbeitsbereich zur Verfügung.

6.8

Projekte Für den Bereich Projektmanagement stellt Microsoft SharePoint Server 2010 ebenfalls einige interessante Vorlagen bzw. Möglichkeiten zur Verfügung, die nachfolgend dargestellt werden.

6.8.1

Wie kann ich Projektaufgaben verwalten?

Für die Verwaltung von Projektaufgaben stellt Microsoft SharePoint Server 2010 eine spezielle Vorlage zur Verfügung. Diese ermöglicht eine Ablage bestimmter Aufgaben, die in Zusammenhang mit einzelnen Projekten anfallen. In der Praxis hat es sich bewährt, für den Bereich des Projektmanagements innerhalb der SharePoint-Umgebung eine eigene Webseite anzulegen, wo dann die einzelnen Listen, Dokumente und sonstigen Objekte abgelegt werden.

1. Zur Anlage eines Bereichs für Projektaufgaben muss auf der entsprechenden Webseite aus dem Menü Websiteaktionen der Punkt Alle Websiteinhalte einblenden angewählt werden. 2. Nach Anwahl der Option Erstellen stehen dann verschiedene Optionen zur Verwaltung von Projektaufgaben und -objekten zur Verfügung (siehe Abbildung 6.48).

252

6.8 Projekte

Abbildung 6.48 Mehrere Vorlagen für die Projektarbeit

3. Nach Anwahl der Vorlage Projektaufgaben und dem anschließenden Anklicken der Schaltfläche Weitere Optionen erscheint ein Dialogfenster, in dem eine Bezeichnung und eine weitergehende Beschreibung der neuen Aufgabenliste angegeben werden können. Aus Praxiserfahrungen bietet es sich an, für jedes einzelne Projekt eine separate Liste Projektaufgaben anzulegen, da dies die Übersichtlichkeit erhöht.

4. Zusätzlich kann im Bereich Navigation festgelegt werden, ob diese in der Schnellstartleiste angezeigt werden soll. 5. Mit der abschließenden Bestätigung der Neuanlage (Erstellen) wird die Liste angelegt und anschließend am Bildschirm angezeigt. Dabei fällt auf, dass neben einer Listendarstellung im oberen Bereich auch eine grafische Darstellung angezeigt wird.

253

6 Zusammenarbeit 6. Um Projektaufgaben zu erfassen, kann innerhalb der Liste beliebig erfasst und editiert werden. Die Aufstellung von Projektaufgaben kann sich dann beispielsweise so darstellen wie in Abbildung 6.49; dort ist dann insbesondere anhand der grafischen Darstellung (Gantt-Diagramm) auch der Projektverlauf ersichtlich.

Abbildung 6.49 Darstellung von Projektaufgaben mit Gantt-Diagramm

Die grafische Darstellung der Projektaufgaben in der dargestellten Form wird als Gantt-Diagramm bezeichnet (benannt nach dem Unternehmensberater Henry Gantt).

6.8.2

Wie werden in SharePoint Projektprobleme dokumentiert?

Neben der Vorlage für Projektaufgaben steht in Microsoft SharePoint Server 2010 standardmäßig auch eine eigene Vorlage für die Verfolgung von Projektproblemen zur Verfügung. So stellt die Vorlage Problemverfolgung zusammen mit der Vorlage für Projektaufgaben und der Möglichkeit der Anlage benötigter Bibliotheken (z.B. für Projektdokumente) die ideale Grundlage für die Verwaltung beliebiger Projekte dar. Dabei sollten Sie eventuell überlegen, unterhalb einer Seite Projektmanagement für jedes Projekt eine eigene Webseite zu erstellen, auf der dann die einzelnen Objekte eines Projekts abgelegt werden. Dies erhöht die Übersichtlichkeit noch einmal wesentlich. Das Anlegen und die Verwaltung der Vorlage Problemverfolgung orientiert sich an den übrigen Objekten einer SharePoint-Umgebung und soll deshalb an dieser Stelle nicht weiter erläutert werden.

254

6.8 Projekte

6.8.3

Kann man Objekte des Projektmanagements als Webpart nutzen?

Da es sich bei den Objekten zur Projektverwaltung um Standardobjekte von Microsoft SharePoint Server 2010 handelt (Listen, Bibliothek usw.), können diese natürlich jederzeit auch entsprechend verarbeitet werden. Dazu gehört insbesondere die Einbindung in die Webpart-Gestaltung, um beispielsweise die Übersichtlichkeit des Projektmanagements wesentlich zu erhöhen. In Abbildung 6.50 ist dies beispielhaft dargestellt.

Abbildung 6.50 Anzeige von Objekten des Projektmanagements als Webpart

255

7 7 Benutzer und Rechte Eine SharePoint-Umgebung ist als Basis für ein Intranet bzw. als System zur Förderung der Zusammenarbeit und der zentralen Datenablage deshalb so interessant, weil es eine äußerst fein granulierbare bzw. weitreichende Rechtestruktur aufweist. So können global Zugriffsrechte für verschiedene Webseiten oder Websitesammlungen vergeben werden, aber ebenso auch Rechte auf der Ebene einer Liste oder einer Bibliothek bis hin zur Rechtevergabe für ein einzelnes Listenelement oder ein Dokument. Bei der Betrachtung bzw. dem Aufbau einer Rechtestruktur für eine SharePoint-Umgebung ist es wichtig, sich darüber frühzeitig Gedanken zu machen, da einige Dinge davon abhängig sind. Auch wenn natürlich eine nachträgliche Anpassung der Rechtezuweisung möglich ist, sollte die Struktur vor einer großflächigen Nutzung der SharePoint-Umgebung definiert werden.

7.1

Allgemeines

7.1.1

Welche Formen der Rechtevergabe unterstützt SharePoint?

Die Rechtevergabe in einer SharePoint-Umgebung kann durch die vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten grundsätzlich sehr komplex sein. So können sowohl einem einzelnen Benutzer explizit einzelne Berechtigungen bzw. Berechtigungsstufen zugewiesen werden, aber ebenso können auch Benutzergruppen angelegt werden, die ebenfalls bestimmte Rollenzuordnungen (Berechtigungsstufen) erhalten. Eine Rolle bzw. eine Berechtigungsstufe ist eine Sammlung oder Auflistung einzelner Berechtigungen, die einem SharePoint-Objekt zugewiesen wird.

Kommen spezielle SharePoint-Gruppen zum Einsatz, so werden diesen Gruppen dann einzelne Benutzer oder auch andere Gruppen (z.B. Gruppen aus dem Verzeichnisdienst Active Directory Services) zugewiesen; dies sind dann die sogenannten Gruppenmitglieder. Dabei

257

7 Benutzer und Rechte sind die SharePoint-Gruppen vergleichbar mit lokal verfügbaren Gruppen zur Verwaltung des Dateisystems. Der Wertebereich oder die Gültigkeit bzw. Anwendbarkeit einer SharePoint-Gruppe ist immer auf eine Websitesammlung beschränkt. Ein übergreifendes Rechtesystem für mehrere Websitesammlungen kann damit also nicht aufgebaut werden.

Grundsätzlich können sämtliche Objekte oder Elemente einer SharePoint-Umgebung mit Berechtigungen versehen werden. Dabei stellt Microsoft SharePoint Server 2010 ein rollenbasiertes System mit entsprechenden Berechtigungsstufen zur Verfügung. Diesen Rollen (Berechtigungsstufen) werden dann die einzelnen Berechtigungen zugewiesen, die dann wiederum festlegen, welche Aktionen ein Benutzer in einer SharePoint-Umgebung durchführen darf (z.B. Elemente anlegen, löschen, ändern). Unter Microsoft SharePoint Server 2010 können die Rollen und Berechtigungen grundsätzlich auf unterschiedlichen Ebenen vergeben werden:

Ebene einer Webseite Ebene einer Liste oder einer Bibliothek Ordnerebene Listenelement oder Dokument

Berechtigungen, die entweder direkt oder über eine entsprechende Berechtigungsstufe einer bestimmten Webseite zugewiesen worden sind, werden in der Regel automatisch nachfolgenden Webseiten und zugeordneten Elementen vererbt. Dabei erben Ordner beispielsweise auch die Berechtigungen der zugeordneten Liste oder Bibliothek und Listenelemente oder Dokumente die Berechtigungen des Ordners. Somit erfolgt (wenn nichts anderes gewählt bzw. eingestellt wird) eine Vererbungskette bis zum letzten Element einer Webseite. Wird also beispielsweise auf der höchsten Ebene der Websitesammlung eine neue Webseite angelegt, so kann beim Anlegen direkt entschieden werden, ob die Vererbung genutzt oder ob separate Berechtigungen vergeben werden sollen (siehe Abbildung 7.1).

Abbildung 7.1 Option zur Vererbung von Berechtigungen beim Anlegen einer SharePoint-Webseite

258

7.1 Allgemeines

7.1.2

Welcher Ansatz der Rechtevergabe hat sich in der Praxis bewährt?

Wie im vorhergehenden Abschnitt erläutert, unterstützt das Modell der Rechtevergabe in einer SharePoint-Umgebung die Rechtezuweisung über Berechtigungsstufen sowohl an einzelne Benutzer als auch an Benutzergruppen. Dabei kann es sich um Benutzer handeln, die im Verzeichnisdienst Active Directory Services (ADS) verfügbar sind, bzw. auch um sogenannte externe Benutzer, die beispielsweise auf einem lokalen System verfügbar sind (Formularbasierte Authentifizierung). Die Benutzergruppen können sich ebenfalls aus dem zentralen Verzeichnisdienst (ADS) rekrutieren, oder es können spezielle SharePointGruppen angelegt und verwendet werden. Aus praktischen Überlegungen ist es zu empfehlen, die Rechtezuweisung einer SharePointUmgebung immer über entsprechende SharePoint-Gruppen vorzunehmen. Insbesondere eine Zuweisung von Berechtigungen an einzelne Benutzer aus dem Active Directory sollte nur in begründeten Ausnahmefällen vorgenommen werden.

Welche SharePoint-Gruppen zum Einsatz kommen, ist letztlich zweitrangig. Wichtig ist, dass das angewendete Rechtekonzept durchgängig, schlüssig und jederzeit nachvollziehbar ist. Insbesondere eine Mischung aus einer Rechtezuweisung an einzelne Benutzer, dem Einsatz von SharePoint-Gruppen und einer Zuweisung von Rechten an ADS-Benutzer oder -Gruppen sollte unbedingt vermieden werden. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang unbedingt, dass die Gruppen, die SharePoint standardmäßig zur Verfügung stellt (Besitzer, Besucher, Mitglieder), von der Bezeichnung eher wenig aussagekräftig sind. So bietet es sich an, auf der obersten Ebene der Websitesammlung neue SharePoint-Gruppen anzulegen, die ggf. von der Namensgebung äquivalent zu den zugeordneten ADS-Gruppen sind. So stellt sich aus praktischen Überlegungen für eine SharePoint-Umgebung die folgende Vorgehensweise als sinnvoll dar:

In der ADS (Active Directory Services) muss eine Benutzergruppe (Sicherheitsgruppe) angelegt werden, der die entsprechenden Benutzer aus der ADS als Mitglieder zugewiesen werden. Dabei können natürlich auch bereits bestehende ADS-Gruppen für eine entsprechende Zuordnung verwendet werden. Sofern in der ADS-Umgebung bereits Benutzergruppen verfügbar sind, die für den täglichen Praxiseinsatz geeignet sind, kann auf die Neuanlage verzichtet und auch diese bestehenden Gruppen können zur Zuweisung an die SharePoint-Gruppen verwendet werden.

In der SharePoint-Umgebung wird eine SharePoint-Gruppe (Benutzergruppe) angelegt. Dabei empfiehlt es sich, nach Möglichkeit einen an die ADS-Gruppenbezeichnung angelehnten Namen zu verwenden (z.B. mit vorangestelltem „SP-“).

Der SharePoint-Gruppe wird anschließend die ADS-Gruppe als Mitglied zugewiesen. Im letzten Schritt kann dann die SharePoint-Gruppe innerhalb der SharePointUmgebung zur Zuweisung von Berechtigungen verwendet werden. Dazu wird diese im entsprechenden Bereich (z.B. auf einer Webseite) als „Benutzer“ und dort werden dann die entsprechenden bzw. benötigten Berechtigungsstufen (Rollen) zugewiesen.

259

7 Benutzer und Rechte

Auf diese Art und Weise erfolgt eine Rechtezuweisung in der SharePoint-Umgebung nur ein einziges Mal, anhand der Zuweisung der SharePoint-Gruppe. Sollen nun andere oder neue Benutzern über die gleiche Berechtigung verfügen, reicht es aus, diese Benutzer in der ADS-Gruppe als Mitglieder zuzuweisen. Sie werden damit automatisch der SharePoint-Gruppe als Mitglied zugewiesen und verfügen über entsprechende Zugriffsrechte. Mit der hier vorgestellten Vorgehensweise der Rechtezuweisung für eine SharePointUmgebung verlagern Sie die Rechtezuweisung im Tagesbetrieb auf die Umgebung des zentralen Verzeichnisdienstes (ADS); so wie es aus praktischen Erwägungen und aus Gründen der Übersichtlichkeit auch sein sollte.

Nachfolgend wird eine solche Rechtezuweisung einmal anhand eines Beispiels durchgeführt. Dazu wird angenommen, dass in der ADS eine Sicherheitsgruppe (Benutzergruppe) mit dem Namen Schreibdienst existiert (ggf. entsprechende ADS-Gruppe vorher anlegen). Dieser ADS-Gruppe sind alle Benutzer des zentralen Schreibdienstes zugeordnet, die wiederum spezielle Rechte in der SharePoint-Umgebung erhalten sollen (z.B. Zugriff auf eine Dokumentbibliothek). Um die hier beschriebene Vorgehensweise durchführen zu können, muss das SharePointSystem in eine bestehende ADS-Struktur eingebunden sein. Für den Zugriff auf externe Websites (Extranet, Internet) sollten die Benutzer „lokal“ gepflegt bzw. dort in Teilbereichen der anonyme Zugriff ermöglicht werden (siehe dort).

1. Im ersten Schritt muss zunächst einmal im SharePoint-Server eine Benutzergruppe angelegt werden, die sinnvollerweise den Namen SP-Schreibdienst trägt. Dazu muss auf der obersten Ebene der Webanwendung (Root-Webseite) aus dem Menü Websiteaktionen der Punkt Websiteeinstellungen angewählt werden. Die Zuweisung entsprechender SharePoint-Berechtigungsgruppen kann natürlich auch auf einer beliebigen Webseite vorgenommen werden. Der Vorteil einer Zuweisung auf oberster Ebene hat jedoch den Vorteil, dass diese Gruppen auf allen Webseiten der Websitesammlung verfügbar sind.

2. Mit Anwahl der Option Benutzer und Gruppen (im Bereich Benutzer und Berechtigungen) erfolgt im nächsten Schritt eine Auflistung der aktuell verfügbaren Gruppen (links) und nach dem Anklicken eines entsprechenden Gruppennamens die Auflistung der zugewiesenen Mitglieder. 3. Zum Anlegen einer neuen SharePoint-Gruppe muss dann aus dem Menü Neu (dieses Menü wird angezeigt, nachdem der Link Gruppen angeklickt wurde) der Punkt Neue Gruppe angewählt werden. 4. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem die wesentlichen Angaben für die neue Gruppe getätigt werden müssen; so wird beispielsweise als Gruppenname die Bezeichnung SPSchreibdienst eingetragen. In Bezug auf die Rechtezuweisung erfolgt an dieser Stelle zunächst keine Zuordnung; dies bedeutet, dass im Bereich der Gruppenberechtigung keine Berechtigungsstufe angewählt wird.

260

7.1 Allgemeines 5. Mit der abschließenden Bestätigung über die Schaltfläche Erstellen wird die neue SharePoint-Gruppe angelegt. 6. Im nächsten Schritt muss der SharePoint-Gruppe nun die ADS-Gruppe Schreibdienst der SharePoint-Gruppe SP-Schreibdienst zugewiesen werden. Dazu wird die SharePoint-Gruppe durch Anklicken des Namens angewählt (links) und anschließend für die Zuordnung eines neuen Mitglieds aus dem Menü Neu der Punkt Benutzer hinzufügen (!) angewählt. Auch wenn an dieser Stelle eine Gruppe hinzugefügt werden soll, muss der Punkt Benutzer hinzufügen angewählt werden.

7. Innerhalb des nachfolgenden Fensters wird dann entweder der Name der ADS-Gruppe angegeben (inkl. Domäne), oder es erfolgt eine Auswahl über die rechts neben dem Eingabefeld stehenden Symbole (Suche bzw. Adressbuch). Für die weiteren Erläuterungen werden im Feld Benutzer/Gruppen einfach die Angaben DILARO\Schreibdienst eingetragen; damit wird die ADS-Gruppe Schreibdienst, die der Windows-Domäne DILARO zugeordnet ist, der gewählten SharePoint-Gruppe (SPSchreibdienst) als Mitglied zugewiesen. 8. Die Option zum Versenden einer E-Mail an die zugewiesene Gruppe kann an dieser Stelle durch Anklicken des Auswahlfeldes (Willkommens-E-Mail…) deaktiviert werden.

Abbildung 7.2 Zuweisung einer ADS-Gruppe an eine SharePoint-Gruppe

261

7 Benutzer und Rechte Sollte an dieser Stelle im Bereich Berechtigung erteilen die Gruppe SP-Schreibdienst nicht angezeigt werden, besteht an dieser Stelle mit dem Auswahlfeld eine Möglichkeit, dies nachzuholen.

9. Mit der Bestätigung über die Schaltfläche OK wird die Zuweisung der ADS-Gruppe an die SharePoint-Gruppe abgeschlossen. 10. Damit ist der Punkt erreicht, wo die SharePoint-Gruppe produktiv genutzt werden kann, indem nun die Dokumentbibliothek angewählt wird (oder ein sonstiges SharePoint-Objekt oder -Element), der spezielle Rechte zugewiesen werden sollen. 11. Bei dem entsprechenden Objekt (z.B. einer Dokumentbibliothek) kann dann in den Einstellungen die Berechtigung bearbeitet werden. Mit dem Hinzufügen einer neuen Berechtigung kann die entsprechende Gruppe hinzugefügt werden (über den Punkt Berechtigungen erteilen). Dabei werden dann im unteren Teil des Dialogfensters die gewünschten Berechtigungsstufen durch Anklicken ausgewählt. 12. Auf diese Art und Weise verfügen alle Mitglieder der ADS-Gruppe über die entsprechenden Zugriffsrechte. Für einen Systemverwalter bleibt dann beispielsweise bei neuen Benutzern nur noch die Notwendigkeit, diese als Mitglieder der ADS-Gruppe hinzuzufügen, und schon verfügen sie über entsprechende Berechtigungen in der zugewiesenen SharePoint-Gruppe. Nähere und ausführlichere Angaben zur Verwaltung von SharePoint-Gruppen enthält der Abschnitt 7.4.

7.1.3

Was verbirgt sich hinter dem Begriff „Information Rights Management“?

Bei der Arbeit mit SharePoint und auch in sonstigen Veröffentlichungen von Microsoft taucht immer mal wieder der Begriff Information Rights Management (IRM) auf. Übersetzt wird dieser Begriff unter Microsoft SharePoint Server 2010 mit dem deutschen Begriff Informationsrechte. Das grundsätzliche Prinzip der Informationsrechte ergibt sich aus einer weitergehenden Zuordnung bestimmter Berechtigungen. So kann damit beispielsweise festgelegt werden, dass ein bestimmter Benutzer ein Dokument aus einer Dokumentbibliothek zwar lesen, aber beispielsweise nicht ausdrucken darf. Eine andere Möglichkeit der Begrenzung über IRM bezieht sich beispielsweise auf das Weiterleiten von Dokumenten, das mit IRM ebenfalls unterbunden werden kann. Bei der Nutzung von IRM findet im Rahmen der zugewiesenen Zugriffsrechte eine Begrenzung der verfügbaren Aktionen statt. Das Prinzip erfolgt dabei über eine Verschlüsselung der heruntergeladenen Dateien, die dann wiederum vom Benutzer bzw. vom zugeordneten Programm entschlüsselt und im Rahmen der zugewiesenen Rechte weiterverarbeitet werden. Das IRM hilf auf diese Art und Weise bei der Festlegung von Richtlinien, welche

262

7.1 Allgemeines die Bearbeitung oder Weitergabe von Dokumenten bzw. von vertraulichen Daten beschränken. Unter Microsoft SharePoint Server 2010 kann eine Informationsrichtlinie nur auf Ebene einer Liste oder einer Bibliothek zugewiesen werden und nicht für einzelne Elemente oder Dokumente.

Folgende wesentliche Berechtigungen stehen in einem IRM-Umfeld standardmäßig zur Verfügung:

Bearbeiten, Kopieren und Speichern Mit dieser Berechtigung können die aufgeführten Aktionen (Bearbeiten, Kopieren, Speichern) durchgeführt werden. Das Dokument kann aber nur ausgedruckt werden, wenn auf der Seite zur Verwaltung der IRM (Informationsrichtlinie) das entsprechende Auswahlfeld angewählt ist.

Lesen Dieses Recht erlaubt das Lesen eines Dokuments, jedoch kann der Inhalt nicht kopiert oder verändert werden. Die Druckausgabe ist nur möglich, wenn auf der Seite zur Verwaltung der IRM (Informationsrichtlinie) das entsprechende Auswahlfeld angewählt ist.

Vollzugriff Diese Berechtigung ermöglicht die Verwaltung sämtlicher Berechtigungen für eine IRM-Umgebung. In einer SharePoint-Umgebung wird IRM in der Regel auf Listen oder Bibliotheken (Ausnahme: Bildbibliothek) angewendet. Dabei wird bei aktiviertem IRM jedes Element einer Liste (bzw. einer angefügten Datei) oder jedes Dokument einer Bibliothek geschützt, entsprechende Schutzverfahren zur Ver- bzw. Entschlüsselung vorausgesetzt. Standardmäßig stehen bei Microsoft SharePoint Server 2010 Schutzmechanismen für folgende Dokumente zur Verfügung:

MS Office (Word, Excel, PowerPoint) MS InfoPath XPS (XML Paper Specification) Bei der Verschlüsselung eines Dokuments (aus einer Bibliothek oder aus der Anlage eines Listenelements) werden die Information zur Behandlung des Dokuments (z.B. Schreibschutz, Deaktivierung Ausdruck, Deaktivierung Speichern) und eine sogenannte Veröffentlichungslizenz mitgegeben. Da dies direkt mit der Datei verbunden ist, steht IRM so dann auch nach dem Herunterladen einer Datei zur Verfügung. Um die Voraussetzungen für die Nutzung von IRM bzw. der Informationsrichtlinien zu schaffen, müssen die entsprechenden SharePoint-Webserver (Front-End-Server) mit der Rechteverwaltung (Rights Management Services) ausgestattet werden. Darüber hinaus muss die Verwaltung der Informationsrichtlinie in der SharePoint-Umgebung aktiviert sein (Zentraladministration).

263

7 Benutzer und Rechte In der Verwaltung der SharePoint-Umgebung muss dann bei der entsprechenden Liste oder der Bibliothek die Option zur Verwaltung von IRM verwendet werden, um die gewünschten Zuordnungen vorzunehmen. Wird bei den entsprechenden Bibliotheks- oder Listenoptionen die Option Verwaltung von Informationsrechten nicht angezeigt, so deutet dies darauf hin, dass RMS für die gewählte Webseite nicht verfügbar ist. Überprüfen Sie in diesem Fall die RMS-Konfiguration auf dem entsprechenden Server. Im Rahmen dieses Buches kann nur das grundsätzliche Prinzip bzw. Konzept des IRM erläutert werden; die Konfiguration wird innerhalb der Zentraladministration durchgeführt (Sicherheit – Informationsrichtlinie). Ausführlichere Informationen müssen Sie weitergehender Literatur entnehmen.

7.1.4

Kann der Zugriff auf eine SharePoint-Umgebung anonym erfolgen?

Grundsätzlich besteht in einer SharePoint-Umgebung die Möglichkeit, die Konfiguration eines anonymen Zugriffs festzulegen. Dies bedeutet, dass der Zugriff auf die Webanwendung, die Webseiten und auch auf die Elemente der Seiten (Listen, Dokumente usw.) erfolgen kann, ohne dass dazu eine Authentifizierung (Anmeldung) notwendig ist. Die Nutzung eines anonymen Zugriffs bietet sich in der Regel bei Aufbau eines reinen Veröffentlichungsportals an, beispielsweise für ein Intranet. Sobald jedoch SharePoint-Funktionen der Zusammenarbeit (Collaboration) genutzt werden, sollte eine Benutzerauthentifizierung angefordert werden.

1. Um den anonymen Zugriff für SharePoint-Objekte nutzen zu können, muss diese Option auf jeden Fall vorab in der Zentraladministration für die zugeordnete Webanwendung festgelegt werden. Dazu wird dort (nach Anwahl des Punktes Webanwendungen verwalten) die Webanwendung durch Anklicken ausgewählt und anschließend aus der Ribbon-Leiste der Punkt Authentifizierungsanbieter angewählt. 2. Nach Anklicken des Links Standard muss im nachfolgenden Dialogfenster die Option Anonymer Zugriff angewählt werden (siehe Abbildung 7.3).

264

7.1 Allgemeines

Abbildung 7.3 Option für die Festlegung des anonymen Zugriffs

3. Nach Bestätigung der Einstellung über die Schaltfläche Speichern und dem Schließen des Fensters Authentifizierungsanbieter muss als Nächstes in der Menüleiste der Punkt Richtlinie für anonymen Zugriff aktiviert werden. 4. Im nachfolgenden Dialogfenster muss geprüft werden, dass der gewählten Webanwendung keine Richtlinie zugewiesen ist (siehe Abbildung 7.4).

265

7 Benutzer und Rechte

Abbildung 7.4 Prüfung der zugewiesenen Richtlinien

5. Damit sind die grundsätzlichen Konfigurationsvorgaben vorgenommen und im nächsten Schritt kann die Root-Webseite der Websitesammlung angewählt werden. Dort muss dann aus dem Menü Websiteaktionen der Punkt Websiteeinstellungen angewählt werden. 6. Aus den verfügbaren Optionen der Websitesammlung muss als Nächstes der Punkt Websiteberechtigungen (Benutzer und Berechtigungen) angewählt werden. 7. In der Aufstellung der verfügbaren Berechtigungen muss dann in der Ribbon-Leiste der Punkt Anonymer Zugriff angewählt werden. 8. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem für die gesamte Websitesammlung festgelegt werden muss, für welche Bereiche der anonyme Zugriff erfolgen soll. Dabei stehen als Option entweder alle Webseiten oder die Listen und Bibliotheken zur Verfügung (siehe Abbildung 7.5).

266

7.1 Allgemeines

Abbildung 7.5 Auswahl der anonymen Zugriffsbereiche

9. Nach der Bestätigung der Einstellung mit der Schaltfläche OK wird diese direkt wirksam und ein anonymer Zugriff auf den definierten Bereich möglich. Es handelt sich bei der in Abbildung 7.5 dargestellten Konfiguration lediglich um eine globale Festlegung; diese kann wiederum für jede einzelne Webseite, Liste oder Bibliothek noch einmal individuell festgelegt werden. So steht nach dieser grundsätzlichen Festlegung eines anonymen Zugriffs jeweils bei den einzelnen Webseiten, Listen und Bibliotheken bei der Rechtezuweisung die Option Anonymer Zugriff zur Verfügung. Darüber lässt sich dann jeweils explizit für das einzelne Objekt die gewünschte Berechtigung festlegen, so wie in Abbildung 7.6 für eine Dokumentbibliothek beispielhaft dargestellt.

267

7 Benutzer und Rechte

Abbildung 7.6 Individuelle Zuordnung des anonymen Zugriffs auf eine Dokumentbibliothek

Der anonyme Zugriff auf SharePoint-Objekte sollte nur mit Bedacht und nur in begründeten Ausnahmefällen eingesetzt werden.

7.2

Berechtigungsstufen (Rollen) Die Berechtigungsstufen oder Rollen bilden die Sammlung der Berechtigungen. Sie dienen der Festlegung eines bestimmten Aufgabenbereichs und werden den entsprechenden Benutzern oder Gruppen zugewiesen.

7.2.1

Welche Berechtigungsstufen stellt Microsoft SharePoint Server 2010 zur Verfügung?

Standardmäßig stehen in einer SharePoint-Umgebung die folgenden Berechtigungsstufen (Rollen) zur Verfügung:

268

7.2 Berechtigungsstufen (Rollen)

Beschränkter Zugriff Ermöglicht den Zugriff auf bestimmte Objekte der entsprechenden Webseite. Auf diese Art und Weise können Berechtigungen an bestimmten Objekten zugewiesen werden, ohne diese auf der Ebene der Webseite zuweisen zu müssen, wo sie dann für die gesamte Webseite gelten würden. Die Berechtigungsstufe Beschränkter Zugriff kann in der Regel nicht als Rolle verwendet werden, die explizit zugewiesen werden kann, sondern sie ergibt sich aus der Kombination der Zuweisung anderer Berechtigungsstufen.

Entwerfen Benutzern mit dieser Rollenzuweisung ist es möglich, vorhandene Elemente zu lesen, zu ändern oder auch neue Elemente (Objekte) anzulegen bzw. Änderungen an der Seitengestaltung (z.B. Hinzufügen neuer Webseiten) vorzunehmen.

Lesen Ermöglicht den lesenden Zugriff auf die Objekte (Listen, Bibliotheken usw.), ohne jedoch daran Änderungen vornehmen zu können.

Mitwirken Diese Rolle ermöglicht den Anwendern, die vorhandenen Elemente bzw. Objekte (Listen, Bibliotheken usw.) zu lesen, zu ändern, zu löschen bzw. neue Objekte anzulegen. In früheren Versionen von SharePoint Server lautete die Bezeichnung der Berechtigungsstufe Mitwirken noch Teilnehmen.

Nur anzeigen Die Rolle „Nur anzeigen“ dient dazu, Benutzern eine Berechtigung zum Anzeigen von Webseiten, Dokumenten oder Listenelementen zu vergeben.

Vollzugriff Benutzer mit dieser Berechtigungsstufe (Rolle) haben Zugriff auf alle Objekte und alle möglichen Aktionen des entsprechenden SharePoint-Bereichs. Neben den Standardrollen können in einer SharePoint-Umgebung jederzeit neue Rollen angelegt bzw. bestehende Rollen auch verändert werden.

7.2.2

Wie können neue Berechtigungsstufen (Rollen) angelegt werden?

Neben den Standard-Berechtigungsstufen (siehe vorhergehender Abschnitt) können unter Microsoft SharePoint Server 2010 nahezu beliebig viele zusätzliche Rollen angelegt werden. Die nachfolgenden Erläuterungen geben die dazu notwendige Anleitung, wobei Voraussetzung zum Anlegen neuer Berechtigungsstufen eine entsprechende Berechtigung ist; in der Regel wird dies somit ein Websitesammlungsadministrator durchführen.

269

7 Benutzer und Rechte In der Praxis hat es sich bewährt, dass es wesentlich effektiver und sicherer ist, die bestehenden Standardrollen einer SharePoint-Umgebung nicht zu ändern, sondern stattdessen Rollen neu anzulegen und dann die entsprechenden Berechtigungen zuzuweisen. Auf diese Art und Weise können Sie auch ein wenig die verschiedenen Möglichkeiten ausprobieren, ohne direkt an der Standardeinstellung von Microsoft SharePoint Server 2010 etwas ändern zu müssen.

1. Zum Anlegen einer neuen Berechtigungsstufe muss zunächst einmal die oberste Webseite (Root) der Websitesammlung angewählt werden. Aus Gründen der Übersichtlichkeit und der besseren Verwaltbarkeit sollten Berechtigungsstufen nach Möglichkeit nur auf der obersten Ebene einer Websitesammlung angelegt werden.

2. Anschließend muss im Menü Websiteaktionen der Punkt Websiteeinstellungen aktiviert werden. 3. Als Nächstes muss der Punkt Websiteberechtigungen angewählt werden, der alternativ auch direkt im Menü Websiteaktionen zur Verfügung steht. 4. In der Ribbon-Leiste muss anschließend die Option Berechtigungsstufen angeklickt werden, worauf die aktuell verfügbaren Rollen (Berechtigungsstufen) angezeigt werden. 5. Im nächsten Schritt muss dann der Punkt Berechtigungsstufe hinzufügen angewählt werden, der oberhalb der Rollen-Auflistung angezeigt wird. 6. Es erscheint ein Dialogfenster, in das zunächst ein Name und ggf. eine Beschreibung für die neue Rolle bzw. Berechtigungsstufe angegeben werden müssen. 7. Anschließend müssen dann im rechten Fensterbereich die entsprechenden Berechtigungen durch Anklicken ausgewählt werden, die der neuen Rolle zugewiesen werden sollen. In Abbildung 7.7 ist dies beispielhaft dargestellt.

270

7.2 Berechtigungsstufen (Rollen)

Abbildung 7.7 Festlegungen zum Anlegen einer neuen Berechtigungsstufe

8. Mit der abschließenden Bestätigung der Neuanlage über die Schaltfläche Erstellen wird die neue Berechtigungsstufe angelegt und steht anschließend zur Zuweisung auch direkt zur Verfügung. In den meisten Fällen wird bei der Neuanlage einer Berechtigungsstufe eine spezielle Funktion genutzt, die es ermöglicht, eine bestehende Rolle als Basis für eine neue Rolle zu verwenden.

7.2.3

Kann eine bestehende Berechtigungsstufe als Vorlage für eine neue Rolle dienen?

Neben der kompletten Neuanlage einer Berechtigungsstufe (Rolle), so wie im vorhergehenden Kapitel erläutert, steht eine weitere Alternative zur Verfügung. Diese ermöglicht es Ihnen, die Kopie einer bestehenden Rolle als Basis für eine neue Rolle zu verwenden, die dann lediglich den Wünschen entsprechend angepasst zu werden braucht. Beispielhaft soll dies nachfolgend anhand der Berechtigungsstufe Mitwirken erläutert werden, bei der das Recht zum Löschen von Dokumenten oder Listenelementen entfernt werden soll. Dazu wird auf Basis dieser Rolle eine neue Liste angelegt und dort dann das entsprechende Recht entfernt.

271

7 Benutzer und Rechte 1. Auch bei der Nutzung einer Vorlage für eine neue Rolle muss auf der obersten Ebene der Websitesammlung im Menü Websiteaktionen der Punkt Websiteberechtigungen angewählt werden. 2. Im Menü (Ribbon-Leiste) muss als Nächstes der Punkt Berechtigungsstufen angeklickt werden. 3. Im nächsten Schritt muss dann der Name der Berechtigungsstufe angeklickt werden (hier: Mitwirken), die als Basis oder Vorlage für die neue Rolle dienen soll. 4. Es erscheint das Dialogfenster zum Bearbeiten der gewählten Rolle. Dort muss dann im unteren Fensterbereich die Schaltfläche Berechtigungsstufe kopieren angewählt werden. 5. Im nächsten Schritt öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem zunächst ein Name und eine Beschreibung für die neu anzulegende Rolle angegeben werden müssen. So kann hier als Name beispielsweise Folgendes eingetragen werden: Mitwirken ohne LÖSCHEN. Bei der Namensvergabe für neue Rollen sollten „sprechende“ Namen verwendet werden, aus denen die Funktion direkt hervorgeht, bzw. sollte die Beschreibung der Rolle genutzt werden, um die genaue Funktion darzustellen.

6. Im nächsten Arbeitsschritt müssen dann im unteren Bereich die entsprechenden Berechtigungen an- oder abgewählt werden, wobei hier bereits die Berechtigungen aus der ursprünglichen Rolle angezeigt werden. Um beispielsweise für die neue Rolle das Recht zum Löschen von Dokumenten und Listenelementen auszunehmen, muss die entsprechende Berechtigung abgewählt werden, so wie in Abbildung 7.8 dargestellt.

272

7.2 Berechtigungsstufen (Rollen)

Abbildung 7.8 Berechtigung zum Löschen von Elementen entfernen

7. Sobald die benötigten Berechtigungen ausgewählt wurden, kann die neue Rolle durch Anklicken der Schaltfläche Erstellen angelegt werden. Wurde die neue Berechtigungsstufe auf der obersten Ebene der Websitesammlung zugewiesen, so steht diese auf allen Webseiten zur Verfügung (siehe Abbildung 7.9).

273

7 Benutzer und Rechte

Abbildung 7.9 Zugriff auf neue Berechtigungsstufen bei der Rechtezuweisung

7.2.4

Wie kann eine bestehende Berechtigungsstufe bearbeitet werden?

In den beiden vorhergehenden Kapiteln wurde erläutert, wie in Microsoft SharePoint Server 2010 neue Berechtigungsstufen bzw. Rollen angelegt werden. Dies erfordert in der Regel auch, dass bestehende Rollen nachträglich angepasst werden müssen; dazu die nachfolgenden Erläuterungen.

274

7.2 Berechtigungsstufen (Rollen) Voraussetzung zum Ändern einer Berechtigungsstufe ist natürlich eine entsprechende Berechtigung; in der Regel wird somit ein Websitesammlungsadministrator die Änderungen durchführen.

1. Nach Anwahl der obersten Webseite (Root) der Websitesammlung muss im Menü Websiteaktionen der Punkt Websiteberechtigungen angewählt werden. 2. Anschließend muss im Menü der Punkt Berechtigungsstufen angeklickt werden. 3. Nach dem Anklicken des Namens der Rolle öffnet sich ein Dialogfenster, in dem die aktuell zugewiesenen Berechtigungen angezeigt werden. 4. Durch An- oder Abwahl können dort dann die gewünschten Berechtigungen zugewiesen oder entfernt werden. 5. Mit der Schaltfläche Absenden erfolgt dann die Zuordnung der durchgeführten Änderungen an die gewählte Berechtigungsstufe. Die Rollen (Berechtigungsstufen) Beschränkter Zugriff und Vollzugriff können grundsätzlich nicht geändert werden. Darüber hinaus sollten Sie immer bedenken, dass eine Änderung von Berechtigungen bei dem der Rolle zugewiesenen Benutzer unmittelbar wirksam wird.

7.2.5

Wie kann die Vererbung einer Webseite unterbrochen werden?

Standardmäßig wird beim Anlegen einer Webseite die Vererbung der Rollen und Berechtigung der übergeordneten Webseite vorgegeben. Wird dies beim Anlegen nicht anders ausgewählt, kann diese Vererbung aber auch jederzeit nachträglich aufgehoben werden. 1. Als Erstes muss die Webseite angewählt werden, deren Rechtezuweisung individuell gestaltet werden soll. 2. Dort müssen dann im Menü Websiteaktionen der Punkt Websiteberechtigungen angewählt werden. 3. Sofern im nachfolgenden Fenster im Menübereich der Punkt Berechtigungsvererbung beenden angezeigt wird, bedeutet dies, dass diese Webseite die Berechtigung von der übergeordneten Seite geerbt hat. Ist an dieser Stelle der genannte Menüpunkt nicht sichtbar, so besteht aktuell zu dieser Seite keine Vererbung. Auf Seiten, die Berechtigungen von einer übergeordneten Webseite geerbt haben, steht unterhalb des Menüs eine Option zur Verfügung (Diese Website erbt Berechtigungen der übergeordneten Website …), mit der direkt die entsprechende Vererbungs-Webseite angewählt werden kann.

4. Sofern eine Vererbung besteht und der Menüpunkt Berechtigungsvererbung beenden angezeigt wird, muss dieser Punkt angeklickt werden. 5. Mit Bestätigung der nachfolgenden Sicherheitsabfrage (siehe Abbildung 7.10) wird die Vererbung aufgehoben, und Sie sind anschließend in der Lage, für die gewählte Webseite individuelle Einstellungen in Bezug auf die Berechtigungsstufen vorzunehmen.

275

7 Benutzer und Rechte

Abbildung 7.10 Aufheben der Vererbung von einer übergeordneten Webseite

Im nachfolgenden Kapitel wird erläutert, wie eine Vererbung der Berechtigung von einer übergeordneten Webseite nachträglich aktiviert werden kann.

7.2.6

Kann eine übergeordnete Berechtigungsstufe (Rolle) vererbt werden?

Auch wenn die Empfehlung lautet, Berechtigungsstufen (Rollen) nach Möglichkeit nur auf der obersten Ebene einer Websitesammlung anzulegen bzw. zu verwalten, so kann sich dennoch die Notwendigkeit ergeben, dass die Rollen auf einer bestimmten Webseite der Websitesammlung an den Standard angepasst werden müssen, so wie die oberste Ebene diesen vorgibt. Mit den folgenden Arbeitsschritten wird erläutert, wie die Rollen der übergeordneten Webseite geerbt werden können. Die nachfolgenden Erläuterungen sind beispielsweise von Interesse, wenn Sie auf einer Webseite in Bezug auf die Verwaltung von Rollen und Berechtigungen etwas ausprobiert haben und jetzt den Standard wiederherstellen möchten.

1. Zunächst einmal muss die Webseite angewählt werden, welche die Rollen der übergeordneten Website erben soll. 2. Im Menü Websiteaktionen muss dann der Punkt Websiteberechtigungen angewählt werden. 3. Sofern unterhalb des Menüs die Anzeige Diese Website hat eigene Berechtigungen erscheint, bedeutet dies, dass der Seite individuelle Zuordnungen in Bezug auf die Berechtigungen zugewiesen wurden.

276

7.3 Zugriffsrechte Ist an dieser Stelle der Menüpunkt Berechtigungen erben nicht sichtbar und wird bei den einzelnen Zuordnungen (Benutzer/Gruppen) kein Anwahlkästchen angezeigt, so deutet dies darauf hin, dass die Vererbung für diese Seite nicht unterbrochen ist (siehe vorhergehender Abschnitt) und somit auch keine individuellen Einstellungen vorgenommen worden sind.

4. Um an dieser Stelle die Rechte-Vererbung der übergeordneten Webseite zu aktivieren, muss aus dem Menü der Punkt Berechtigungen erben angewählt werden. 5. Als Nächstes erscheint eine Sicherheitsabfrage, die auf die Konsequenzen der gewünschten Aktion hinweist; diese muss mit der Schaltfläche OK bestätigt werden. Durch die Vererbung der Rollen einer übergeordneten Website werden eventuell auf der Unter-Webseite angelegte Rollen (Berechtigungsstufen) bzw. spezielle Berechtigungen für ausgewählte Benutzer oder Gruppen unwiderruflich gelöscht.

Mit den dargestellten Arbeitsschritten werden der gewählten Webseite exakt die Berechtigungsstufen der übergeordneten Webseite zugewiesen (standardmäßig ist dies die oberste Ebene der Websitesammlung). Nach Abschluss der Aktion werden auf der gewählten Webseite dann die Berechtigungsstufen (Rollen) angezeigt, die auf der übergeordneten Ebene zugewiesen worden sind.

7.2.7

Warum lässt sich die Rolle „Beschränkter Zugriff“ nicht ändern?

Aus bestimmten Gründen sind bei Microsoft SharePoint Server 2010 zwei spezielle Rollen (Berechtigungsstufen) verfügbar, deren Einstellungen bzw. Rechtezuweisungen sich nicht ändern lassen. Neben der Rolle Vollzugriff ist dies auch die Rolle Beschränkter Zugriff, bei denen keine Rechte zugewiesen oder entfernt werden können. Bei der Berechtigungsstufe Vollzugriff ist die Einschränkung in Bezug auf die Rechtezuweisung als Sicherheitsmerkmal zu sehen, da Sie sich ansonsten unter gewissen Umständen von der Verwaltung eines solchen Systems selbst ausschließen könnten.

7.3

Zugriffsrechte Ein weiteres, sehr wichtiges Merkmal in Bezug auf die Rechteverwaltung einer SharePoint-Umgebung sind die Berechtigungen oder Zugriffsrechte. Jeder Berechtigungsstufe (Rolle) werden bestimmte Berechtigungen zugewiesen, aus denen sich dann die eigentliche Funktion der entsprechenden Rolle ergibt. Anhand der zugewiesenen Berechtigung in der Berechtigungsstufe wird einem Benutzer zugestanden, bestimmte Aktionen in der SharePoint-Umgebung auszuführen (Elemente anlegen, löschen usw.).

277

7 Benutzer und Rechte

7.3.1

Welche Zugriffsrechte stellt Microsoft SharePoint Server 2010 zur Verfügung?

Für die Zuweisung der Berechtigungen an eine Berechtigungsstufe stehen unter Microsoft SharePoint Server 2010 standardmäßig mehrere Möglichkeiten (Zugriffsrechte) zur Verfügung. In der Abbildung 7.9 ist dies einmal (ausschnittsweise) beispielhaft dargestellt. In der nachfolgenden Aufstellung sind sämtliche Zugriffsrechte aufgeführt, die in einer SharePoint-Umgebung standardmäßig zur Verfügung stehen: Listenberechtigungen

Listen verwalten Auschecken außer Kraft setzen Elemente hinzufügen Elemente bearbeiten Elemente löschen Elemente anzeigen Elemente genehmigen Elemente öffnen Versionen anzeigen Versionen löschen Benachrichtigungen erstellen Anwendungsseiten anzeigen

Websiteberechtigungen

278

Berechtigungen verwalten Web-Analytics-Daten anzeigen (Verwendungsberichte) Unterwebseites erstellen Website verwalten Seiten hinzufügen und anpassen Designs und Rahmen anwenden Stylesheets anwenden Gruppen erstellen Verzeichnisse durchsuchen Self-Service Site Creation verwenden Seiten anzeigen Berechtigungen auflisten Benutzerinformationen durchsuchen

7.3 Zugriffsrechte

Benachrichtigungen verwalten Remoteschnittstellen verwenden Clientintegrationsfeatures verwenden Öffnen Persönliche Benutzerinformationen bearbeiten

Persönliche Berechtigungen

Persönliche Ansichten verwalten Persönliche Webparts hinzufügen/entfernen Persönliche Webparts aktualisieren Da die Namen der einzelnen Berechtigungen im Grunde genommen „sprechend“ sind, soll im Rahmen dieses Buches auf eine weitergehende Erläuterung verzichtet werden; zumal bei der Zuweisung an eine bestimmte Rolle (Berechtigungsstufen) weitere Zusatzinformationen zur genauen Funktion angezeigt werden.

7.3.2

Können einzelne Berechtigungen für alle Webseiten deaktiviert werden?

Sollte sich die Notwendigkeit ergeben, dass bestimmte Berechtigungen für eine komplette Websitesammlung deaktiviert werden sollen, so steht auch dafür unter Microsoft SharePoint Server 2010 eine Möglichkeit zur Verfügung. Da diese Einstellung in der Zentraladministration vorgenommen wird, bleibt diese Möglichkeit in der Regel dem Systemverwalter vorbehalten. Die Deaktivierung einzelner Berechtigungen (Zugriffsrechte) erfolgt immer auf der Ebene einer Webanwendung und hat somit für alle zugewiesenen Websitesammlungen Gültigkeit. Darüber hinaus muss dazu die Zentraladministration der SharePoint-Umgebung verwendet werden; dies ist also in der Regel eine Einstellungsmöglichkeit eines Systemverwalters.

1. Um ein einzelnes Zugriffsrecht (oder auch mehrere) für eine komplette Webanwendung zu sperren bzw. zu deaktivieren, muss zunächst einmal die Zentraladministration der SharePoint-Umgebung aufgerufen werden. 2. Nach Anwahl der Option Anwendungsverwaltung muss als Nächstes der Punkt Webanwendungen verwalten angeklickt werden. 3. Daran anschließend muss in der Aufstellung der Webanwendungen diejenige durch Anklicken angewählt werden, der global bestimmte Berechtigungen entzogen werden sollen. 4. Aus den verfügbaren Menüoptionen muss dann im Bereich Sicherheit der Punkt Benutzerberechtigungen für die Webanwendung angewählt werden. Es erscheint eine Aufstellung, in der sämtliche Berechtigungen der gewählten Webanwendung angezeigt werden.

279

7 Benutzer und Rechte 5. Im nächsten Schritt können dann einzelne (oder mehrere) Rechte zugewiesen oder durch Abwahl entfernt werden. Möchten Sie beispielsweise, dass in Ihrer SharePointUmgebung die Anzeige und das Löschen von Versionen unterbunden werden, so müssen Sie die entsprechenden Berechtigungen abwählen; in Abbildung 7.11 ist dies beispielhaft dargestellt.

Abbildung 7.11 Globale Deaktivierung der Berechtigung für die Versionsverwaltung

6. Mit der abschließenden Bestätigung der Einstellungen über die Schaltfläche Speichern erfolgt eine direkte Zuordnung der Änderung.

280

7.4 Benutzer und Gruppen Die zentrale Änderung von Berechtigungen tritt unmittelbar nach der abschließenden Bestätigung in Kraft und bezieht sich insbesondere auch auf bestehende Berechtigungsstufen. Darüber hinaus sollte die Möglichkeit der zentralen Deaktivierung einzelner Rechte unbedingt mit Bedacht und größter Sorgfalt erfolgen, da sich diese Änderungen beispielsweise auch auf die Kennungen der Systemverwalter auswirken. So können Sie damit auch durchaus für einen Systemverwalter bestimmte Funktionen deaktivieren.

7.4

Benutzer und Gruppen Mit den Festlegungen von Berechtigungen und der Zuweisung in Berechtigungsstufen wird die Basis für die Verwaltung der Benutzer einer SharePoint-Umgebung geschaffen. Dies bildet auch die Grundlage, um die Kennungen für Benutzer oder auch Benutzergruppen zu verwalten, über die dann wiederum bestimmte Benutzer Zugriff auf die Funktionen der SharePoint-Umgebung erhalten.

7.4.1

Wie können einem Benutzer Berechtigungen zugewiesen werden?

Um für einen Benutzer einen Zugriff auf die SharePoint-Umgebung zu realisieren, muss zunächst einmal eine entsprechende Kennung vorhanden sein. Dabei wird es sich in den meisten Fällen um eine Kennung handeln, die im Verzeichnisdienst Active Directory Services verfügbar ist. Alternativ kann es aber beispielsweise auch eine Kennung sein, die lokal auf einem System angelegt worden ist. Die direkte Zuweisung von Berechtigungen an einen einzelnen Benutzer ist nicht die empfohlene Vorgehensweise und wird hier nur aus Gründen der Vollständigkeit dargestellt. Diese Form sollte jedoch nur in begründeten Fällen angewendet werden, da sie insbesondere in einer Umgebung mit vielen Benutzern nicht praktikabel ist.

1. Um einem einzelnen Benutzer für eine Webseite Berechtigungsstufen zuzuweisen, muss die entsprechende Webseite bzw. der entsprechende Bereich in der SharePointUmgebung angewählt werden. 2. Nach der Anwahl des Punktes Websiteberechtigungen im Menü Websiteaktionen werden die die aktuell zugewiesenen Berechtigungen angezeigt. 3. Sofern eine Vererbung der Berechtigungen von der übergeordneten Webseite aktiv ist, muss diese zunächst einmal mit der Option Berechtigungsvererbung beenden und der nachfolgenden Bestätigung der Sicherheitsabfrage aufgehoben werden. 4. Zur expliziten Zuweisung von Berechtigungen an einen bestimmten Benutzer muss als Nächstes die Option Berechtigungen erteilen angewählt werden. Sollte der Benutzer, dem für die gewählte Webseite Berechtigungen zugewiesen werden, in der Aufstellung der Berechtigungen bereits vorhanden sein, kann dieser durch Anklicken angewählt und können die gewünschten Änderungen vorgenommen werden.

281

7 Benutzer und Rechte 5. Im nachfolgenden Dialogfenster muss dann der Name der zugeordneten Kennung angegeben werden. Sollte der Benutzer einer ADS-Domäne zugewiesen sein (dies sollte eigentlich der Standard sein), so müssen der Name der Domäne und die Kennung, getrennt durch einen Backslash (\) angegeben werden (z.B. DILARO\MOSSI). An dieser Stelle kann alternativ mithilfe des entsprechenden Buchsymbols (rechts neben dem Eingabefeld) eine Suche gestartet werden.

6. Für eine direkte Rechtezuweisung muss anschließend im darunter liegenden Bereich (Berechtigungen erteilen) die Option Benutzern eine Berechtigung direkt erteilen angewählt werden. Die Rechtezuweisung über die Nutzung entsprechender SharePoint-Gruppen wird in den nachfolgenden Abschnitten erläutert.

7. Aus den angezeigten Berechtigungsstufen müssen diejenigen durch Anklicken des Anwahlkästchens angewählt werden, die dem Benutzer zugewiesen werden sollen, so wie in Abbildung 7.12 beispielhaft dargestellt.

Abbildung 7.12 Zuweisung von Berechtigungsstufen an einen einzelnen Benutzer

282

7.4 Benutzer und Gruppen 8. Soll der Benutzer über die Änderungen an seinen Berechtigungen benachrichtigt werden, kann dies im unteren Teil des Fensters entsprechend festgelegt werden; standardmäßig ist der E-Mail-Versand aktiviert. 9. Nach abschließender Bestätigung der Eingabe über die Schaltfläche OK erfolgt dann die Zuweisung an den Benutzer, der somit direkt über die neuen Berechtigungen verfügt. Die Zuweisung von Berechtigungen an Benutzer oder Gruppen erfolgt grundsätzlich dynamisch. Dies bedeutet, dass Änderungen direkt wirksam werden, auch ohne dass sich ein Benutzer neu anmelden muss.

7.4.2

Welche Benutzergruppen stehen standardmäßig zur Verfügung?

Die Verwaltung von Berechtigungen bzw. Berechtigungsstufen auf der Ebene einer einzelnen Benutzerkennung (so wie im vorhergehenden Abschnitt beschrieben) ist eine Möglichkeit zur Rechteverwaltung. In der Praxis hat sich aber mehr der Einsatz von Benutzergruppen bewährt, der eine wesentlich bessere Übersichtlichkeit gewährleistet und von einem Systemverwalter bzw. einem Rechteverwalter besser gepflegt werden kann. Dabei stellt Microsoft SharePoint Server 2010 standardmäßig verschiedene Möglichkeiten der Gruppenverwaltung zur Verfügung, wobei beispielsweise beim Anlegen einer Websitesammlung oder ggf. auch beim Anlegen einer Webseite automatisch bestimmte Gruppen (SharePoint-Gruppen) angelegt werden, als da sind:

Besitzer Verwaltung einer Webseite und der einzelnen Objekte

Besucher Lesender Zugriff

Mitglieder Inhalte (Listen, Bibliotheken usw.) erstellen bzw. bearbeiten Wird beispielsweise beim Anlegen einer Webseite die Option zur Vererbung der Rechte (Eigene Berechtigungen verwenden) angewählt, besteht im nachfolgenden Dialog die Möglichkeit, entsprechende Gruppen anzulegen. Alternativ kann dabei aber auch auf bestehende Gruppen zurückgegriffen werden. In der Praxis bleibt es dem jeweiligen Anwendungsfall überlassen, ob die StandardSharePoint-Gruppen als Basis für eine Rechtezuweisung verwendet werden. Sehr oft werden auch SharePoint-Gruppen angelegt, die von der Namensgebung äquivalent zu den ADS-Gruppen sind und somit eine schnelle Zuordnung der Mitglieder ermöglichen.

7.4.3

Wie wird eine SharePoint-Gruppe angelegt?

Das Anlegen einer neuen SharePoint-Gruppe ist mit wenigen Arbeitsschritten durchgeführt. Wie bereits in einem der vorhergehenden Abschnitte beschrieben, lautet die Empfeh-

283

7 Benutzer und Rechte lung, eine solche SharePoint-Gruppe mit einer äquivalenten ADS-Gruppe zu verbinden bzw. die ADS-Gruppe der entsprechenden SharePoint-Gruppe zuzuweisen (siehe nachfolgender Abschnitt). 1. Um eine neue SharePoint-Gruppe anzulegen, sollte zunächst die oberste Ebene der Websitesammlung angewählt werden. Es ist unbedingt zu empfehlen, die gesamte Rechteverwaltung einer SharePoint-Umgebung auf der obersten Ebene durchzuführen. Lediglich begründete Ausnahmen oder hochkomplexe Umgebungen rechtfertigen eine Verlagerung der Gruppenverwaltung auf eine Unter-Webseite.

2. Aus dem Menü Websiteaktionen muss dann der Punkt Websiteberechtigungen angewählt werden. 3. Aus den Optionen im Menübereich muss dann der Punkt Gruppe erstellen angeklickt werden. 4. Im nachfolgenden Dialogfenster muss zunächst einmal ein Name für die neue Gruppe angegeben werden. Da es zu empfehlen ist, die Namen der SharePoint-Gruppen an die ADS-Gruppen anzulehnen, bietet sich beispielsweise das Voranstellen eines Kürzels wie „SP-“ an. Lautet die ADS-Gruppe also beispielsweise Schreibdienst, dann würde die entsprechende SharePoint-Gruppe mit SP-Schreibdienst bezeichnet werden. 5. Nach Angabe einer inhaltlichen Beschreibung der Gruppe können dann im unteren Teil noch weitere Einstellungen vorgenommen werden. Dazu gehört zum einen die Festlegung zur Anzeige der Mitglieder der Benutzergruppe (Gruppeneinstellungen). Des Weiteren kann im Bereich Mitgliedschaftsanforderungen festgelegt werden, ob Anforderungen zur Aufnahme in die Gruppe angenommen werden sollen; dies ermöglicht einem Anwender die Option, auf elektronischem Weg (per E-Mail) eine Anforderung zur Aufnahme in die Gruppe zu stellen. Die direkte Rechtezuweisung an die Gruppe (Dieser Website Gruppenberechtigungen erteilen) sollte an dieser Stelle nicht angewendet werden (nähere Informationen dazu in einem der nachfolgenden Abschnitte). In Abbildung 7.13 sind die verschiedenen Optionen zur Konfiguration einer SharePoint-Gruppe beispielhaft dargestellt.

284

7.4 Benutzer und Gruppen

Abbildung 7.13 Konfigurationsoptionen beim Anlegen einer neuen SharePoint-Gruppe

6. Mit der Schaltfläche Erstellen wird der Vorgang der Neuanlage abgeschlossen, und die neue Gruppe wird anschließend am Bildschirm angezeigt, wobei zu diesem Zeitpunkt noch keine Mitglieder zugewiesen sind (Ausnahme: die Kennung des Gruppenbesitzers).

7.4.4

Wie wird einer SharePoint-Gruppe eine ADS-Gruppe zugewiesen?

Sobald eine SharePoint-Gruppe verfügbar ist, können einer solchen Gruppe einzelne Benutzer auch anderer Gruppen zugewiesen werden. Nachfolgend soll die empfohlene Vorgehensweise zur Zuweisung einer verfügbaren ADS-Gruppe erläutert werden. 1. Für die Zuweisung einer ADS-Gruppe an eine SharePoint-Gruppe muss zunächst einmal sichergestellt sein, dass die Gruppe in der ADS-Umgebung verfügbar ist. Ist dies der Fall, kann die entsprechende SharePoint-Gruppe in der Gruppenverwaltung angewählt werden. Dazu muss bei den verfügbaren Optionen (in der Regel die Websiteeinstellungen der Root-Webseite) der Punkt Benutzer und Gruppen (unter Benutzer und Berechtigungen) angewählt werden.

285

7 Benutzer und Rechte 2. Nach dem Anklicken des Namens der gewünschten Gruppe (links) wird die aktuelle Zuweisung der Mitglieder angezeigt. Um ein neues Mitglied (in Form der ADSGruppe) zuzuweisen, muss aus dem Menü Neu der Punkt Benutzer hinzufügen (!) angewählt werden. Auch für die Zuweisung einer Gruppe muss der Punkt Benutzer hinzufügen angewählt werden.

3. Im nachfolgenden Dialogfenster kann dann entweder der Name der ADS-Gruppe (mit vorangestellter Domänenbezeichnung) angegeben (z.B. DILARO\Schreibdienst) oder über die zugeordneten Symbole rechts neben dem Eingabefeld ausgewählt werden. 4. Mit der abschließenden Bestätigung über die Schaltfläche OK wird die ADS-Gruppe der SharePoint-Gruppe zugeordnet. Mit der Zuordnung einer ADS-Gruppe zu einer SharePoint-Gruppe wird erreicht, dass alle Mitglieder der ADS-Gruppe automatisch Mitglieder der zugeordneten SharePoint-Gruppe sind.

7.4.5

Wie werden einer SharePoint-Gruppe Berechtigungen zugewiesen?

Die Zuweisung von Berechtigungen an eine SharePoint-Gruppe erfolgt am sinnvollsten auf Basis einer Berechtigungsstufe (Rolle). 1. Im ersten Schritt muss die Webseite oder der Bereich (z.B. Liste, Bibliothek) angewählt werden, für den über die SharePoint-Gruppe Berechtigungen vergeben werden sollen. 2. Nach der Anwahl der Option zur Rechteverwaltung (Berechtigungen für ... bzw. Websiteberechtigungen) muss im Menübereich der Punkt Berechtigungen erteilen angewählt werden. Sollte der genannte Menüpunkt nicht angezeigt werden, kann dies zum einen daran liegen, dass Sie nicht über die entsprechende Berechtigung zur Rechteverwaltung verfügen. Des Weiteren kann dies an der standardmäßig eingestellten Rechtevererbung liegen; in dem Fall müssen Sie zunächst den Punkt Berechtigungsvererbung beenden anwählen und dies mit OK bestätigen.

3. Als Nächstes muss dann im Feld Benutzer/Gruppen der Name der SharePoint-Gruppe angegeben oder dies mithilfe der rechts daneben verfügbaren Symbole ausgewählt werden. 4. Im unteren Teil des Dialogfensters können dann die gewünschten bzw. verfügbaren Berechtigungsstufen durch Anklicken zugewiesen werden, so wie in Abbildung 7.14 beispielhaft dargestellt.

286

7.4 Benutzer und Gruppen

Abbildung 7.14 Rechte-Festlegungen einer SharePoint-Gruppe für eine Dokumentb bliothek

5. Mit der abschließenden Bestätigung mittels der Schaltfläche OK wird die Rechtezuweisung unmittelbar aktiviert.

7.4.6

Können die ADS-Objekte für die Rechtezuweisung verwendet werden?

Sämtliche Benutzer und Benutzergruppen, die im ADS-Verzeichnisdienst (Active Directory Services) verfügbar sind bzw. angelegt werden, können grundsätzlich auch für eine entsprechende Rechtezuweisung in Microsoft SharePoint Server 2010 verwendet werden. So kann eine solche Gruppe oder ein Benutzer direkt bei der Rechtevergabe angegeben bzw. ausgewählt werden. Allerdings ist dies nicht unbedingt die empfohlene Vorgehensweise. Stattdessen sollten lieber entsprechende SharePoint-Gruppen angelegt werden, denen dann wiederum die ADS-Gruppe zugewiesen wird. Zudem sollte die Zuweisung von Berechtigungsstufen an einzelne Benutzer aus Gründen der Übersichtlichkeit nur in Ausnahmefällen erfolgen.

287

7 Benutzer und Rechte

7.4.7

Kann ich einem Benutzer oder einer Gruppe mehrere Berechtigungsstufen zuweisen?

Grundsätzlich können einem Benutzer oder einer Gruppe jederzeit mehrere Berechtigungsstufen zugewiesen werden. Dabei werden die zugewiesenen Berechtigungen kumuliert und auf den Benutzer bzw. die Gruppe angewendet. Innerhalb der Zentraladministration einer SharePoint-Umgebung besteht die Möglichkeit, das Verhalten der kumulierten Rechtezuweisung über entsprechende Richtlinien einzuschränken.

7.5

Berechtigungen für Webseiten

7.5.1

Welche Berechtigungen stehen für Webseiten zur Verfügung?

Die Berechtigungen bzw. Berechtigungsstufen für Webseiten sind grundsätzlich frei definierbar. Sie hängen letztlich mit der Verwaltung der Berechtigungsstufen zusammen, die entweder auf der obersten Ebene einer Websitesammlung oder auf der Webseite selbst festgelegt werden. Standardmäßig verfügt jedoch jede Webseite einer SharePoint-Umgebung über die vererbten Berechtigungen des übergeordneten Bereichs.

7.5.2

Wie erfolgt die Zuweisung von Berechtigungen für eine Webseite?

Um einer SharePoint-Gruppe bestimmte Berechtigungen für eine Webseite zuzuweisen, sind folgende Arbeitsschritte notwendig: 1. Nach der Anwahl der Webseite muss im Menü Websiteaktionen der Punkt Websiteberechtigungen angewählt werden. 2. Befindet sich die Gruppe bereits in der Aufstellung, kann diese durch Anklicken angewählt werden und im nachfolgenden Dialogfenster die Zuweisung der gewünschten Berechtigungsstufen erfolgen. 3. Sofern die Gruppe in der Aufstellung der zugewiesenen Berechtigungen nicht angezeigt wird, muss im Menübereich der Punkt Berechtigung erteilen angewählt werden. 4. Als Nächstes muss im nachfolgenden Dialogfenster der Name der SharePoint-Gruppe angegeben bzw. ausgewählt werden.

288

7.5 Berechtigungen für Webseiten 5. Sobald dies erfolgt ist, können im unteren Bereich des Dialogfensters (Benutzern eine Berechtigung direkt erteilen) die Berechtigungsstufen (Rollen) zugewiesen werden. Mit der Option Willkommens-E-Mail an die neuen Benutzer senden steht eine Möglichkeit zur Verfügung, die Mitglieder der gewählten SharePoint-Gruppe über die Rechtezuweisung per E-Mail zu informieren.

6. Nach abschließender Bestätigung mit OK erfolgt die Rechtezuweisung. In einer SharePoint-Umgebung wird eine Rechtezuweisung unmittelbar nach der Zuweisung aktiv, auch ohne eine Neuanmeldung durchzuführen.

7.5.3

Wie kann die Nutzung eines Webparts eingeschränkt werden?

Auch wenn es sich streng genommen nicht um eine direkte Rechtevergabe, sondern eher um ein „Ausblenden“ handelt, soll nachfolgend erläutert werden, wie die Anzeige von Webparts anhand der sogenannten Zielgruppenadressierung eingeschränkt werden kann. Zur Nutzung der Zielgruppenadressierung muss dies bei den Optionen der entsprechenden Liste oder Bibliothek, die im Webpart dargestellt wird, aktiviert werden.

1. Zunächst einmal muss der Bearbeitungsmodus der entsprechenden Webseite aufgerufen werden, auf der das Webpart angezeigt wird (Websiteaktionen-Seite bearbeiten). 2. Im Bearbeitungsmodus des entsprechenden Webparts (Webpart bearbeiten) muss im nächsten Schritt das Register Erweitert angewählt werden (Anklicken des Pluszeichens). 3. Am unteren Ende der angezeigten Optionen steht das Feld Zielgruppen. An dieser Stelle kann der Name einer SharePoint-Gruppe angegeben und dies bestätigt werden (siehe Abbildung 7.15).

289

7 Benutzer und Rechte

Abbildung 7.15 Nutzung der Zielgruppenadressierung für eine Webpart-Darstellung

Bei der Zielgruppenadressierung können grundsätzlich auch mehrere unterschiedliche Gruppen angegeben werden, die jeweils durch Semikolon getrennt werden müssen.

Die dargestellte Einstellung bewirkt, dass das gewählte Webpart nur für die Mitglieder der ausgewählten Gruppe angezeigt wird. Für Anwender, die dieser Gruppe nicht zugeordnet sind, bleibt das Webpart ausgeblendet.

290

7.6 Berechtigungen für Listen

7.6

Berechtigungen für Listen

7.6.1

Welche Listenberechtigungen stehen zur Verfügung?

Für die Zuweisung von Berechtigungen an eine SharePoint-Liste sind die Berechtigungen oder Rollen grundsätzlich frei definierbar. Sie hängen letztlich mit der Verwaltung der Berechtigungsstufen zusammen, die entweder auf der obersten Ebene einer Websitesammlung oder auf der Webseite festgelegt werden, denen die Liste zugeordnet ist. Standardmäßig verfügt jedoch jede Webseite mit einer zugewiesenen SharePoint-Liste über die vererbten Berechtigungen des übergeordneten Bereichs.

7.6.2

Wie kann der Zugriff auf eine SharePointListe verwaltet werden?

Um den Zugriff auf eine SharePoint-Liste einzuschränken, muss zunächst einmal dafür Sorge getragen werden, dass eine SharePoint-Liste mit den entsprechenden Benutzern und die gewünschten Berechtigungsstufen verfügbar sind (siehe Abschnitt 7.2). 1. Zur Zuweisung der Zugriffsrechte einer SharePoint-Liste muss nach der Auswahl der Liste im Menübereich (z. B. Listentools – Liste) unter Einstellungen der Punkt Listeneinstellungen angewählt werden. 2. Nach der Anwahl der Option Berechtigungen für Liste werden die aktuell zugewiesenen Berechtigungen angezeigt. 3. Sofern die Gruppe in der Aufstellung bereits angezeigt wird, kann der Name angeklickt und anschließend die gewünschte Berechtigung zugewiesen werden. 4. Ist die SharePoint-Gruppe in der Aufstellung noch nicht vorhanden, muss als Nächstes aus dem Menübereich der Punkt Berechtigungen erteilen angewählt werden. Sollte der genannte Menüpunkt nicht angezeigt werden, kann dies zum einen daran liegen, dass Sie nicht über die entsprechende Berechtigung zur Rechteverwaltung verfügen. Des Weiteren kann dies an der standardmäßig eingestellten Rechtevererbung liegen; in dem Fall müssen Sie zunächst den Punkt Berechtigungsvererbung beenden anwählen und dies mit OK bestätigen.

5. Im nachfolgenden Dialogfenster muss dann der Name der Gruppe angegeben bzw. ausgewählt werden (Symbole rechts!). 6. Mit der Zuweisung der entsprechenden Berechtigungsstufen und der Bestätigung mit OK wird die Rechtezuweisung abgeschlossen und aktiviert. Mit der Option Willkommens-E-Mail an die neuen Benutzer senden steht eine Möglichkeit zur Verfügung, die Mitglieder der gewählten SharePoint-Gruppe über die Rechtezuweisung per E-Mail zu informieren.

291

7 Benutzer und Rechte

7.7

Berechtigungen für Bibliotheken

7.7.1

Welche Rollen oder Rechte sind für Bibliotheken verfügbar?

Auch bei den Rechtezuweisungen für eine SharePoint-Bibliothek sind die Berechtigungen grundsätzlich frei definierbar. Letztlich hängt dies mit der Verwaltung der Berechtigungsstufen zusammen, die entweder auf der obersten Ebene einer Websitesammlung oder auf der Webseite festgelegt werden, denen die Bibliothek zugeordnet ist. Standardmäßig verfügt jedoch jede Webseite mit einer zugewiesenen SharePoint-Bibliothek über die vererbten Berechtigungen des übergeordneten Bereichs.

7.7.2

Wie werden die Rechte einer SharePoint-Bibliothek verwaltet?

Da die Verwaltung der Rechte und Berechtigungsstufen einer Bibliothek vergleichbar ist mit der Verwaltung von Berechtigungen einer SharePoint-Liste, soll an dieser Stelle darauf verwiesen werden (siehe Abschnitt 7.6).

7.8

Sonstige Berechtigungen Neben den Berechtigungen für Webseiten, Listen oder Bibliotheken gibt es weitere Punkte einer SharePoint-Umgebung, an denen spezielle Zugriffsrechte benötigt werden. Auch wenn die Rechteverwaltung in einer SharePoint-Umgebung bei den verschiedenen Objekten oder Elementen sehr ähnlich ist, sollen nachfolgend einige ausgewählte Rechtezuweisungen erläutert werden.

7.8.1

Welche Rechte werden benötigt, um Wiki-Einträge zu bearbeiten?

Damit die Benutzer einer SharePoint-Umgebung Wiki-Einträge bearbeiten können, sind spezielle Berechtigungen notwendig; diese sind in der Standard-Berechtigungsstufe Mitwirken (früher: Teilnehmen) hinterlegt. 1. Zur Zuweisung der Rolle Mitwirken muss nach der Anwahl der Wiki-Seite aus dem Menü Websiteaktionen der Punkt Websiteberechtigungen angewählt werden. 2. Anschließend muss entweder die Gruppe (oder der Benutzer) aus der angezeigten Liste durch Anklicken angewählt werden, oder es erfolgt eine Neuzuordnung durch Einsatz des Menüpunktes Berechtigungen erteilen.

292

7.8 Sonstige Berechtigungen Sollte der genannte Menüpunkt nicht angezeigt werden, kann dies zum einen daran liegen, dass Sie nicht über die entsprechende Berechtigung zur Rechteverwaltung verfügen. Des Weiteren kann dies an der standardmäßig eingestellten Rechtevererbung liegen; in dem Fall müssen Sie zunächst den Punkt Berechtigungsvererbung beenden anwählen und dies mit OK bestätigen.

3. Im nachfolgenden Dialog zur Zuweisung der Berechtigungsstufe muss dann die Option Mitwirken durch Ankreuzen ausgewählt werden, damit die zugewiesenen Benutzer (Gruppenmitglieder) einzelne Wiki-Artikel bearbeiten können. 4. Mit der Schaltfläche OK wird dies bestätigt und die Rechtezuweisung damit direkt wirksam. Unabhängig von der hier dargestellten Möglichkeit der Rechtezuweisung können Sie auch auf der Ebene eines Listeneintrags (Wiki-Artikel) entsprechende Berechtigungen zuweisen.

7.8.2

Welche Rechte werden benötigt, um Blogs zu erstellen?

Sollen die Benutzer einer SharePoint-Umgebung Blog-Beiträge erstellen bzw. solche mit entsprechenden Kommentierungen versehen dürfen, so sind auch dafür spezielle Berechtigungen notwendig. Diese Zugriffsrechte sind in der Standard-Berechtigungsstufe Mitwirken von Microsoft SharePoint Server 2010 hinterlegt. Somit reicht es aus, wenn der entsprechenden Gruppe (in Ausnahmefällen auch einem Benutzer) diese Berechtigungsstufe zugewiesen wird. Da die Vorgehensweise der Rechtezuweisung bei Wikis und Blogs identisch ist, soll an dieser Stelle auf die vorhergehenden Abschnitte verwiesen werden, wo die entsprechenden Erläuterungen für ein SharePoint-Wiki dargestellt sind.

7.8.3

Welche Rechte werden benötigt, um Blogs kommentieren zu können?

Zum Kommentieren von Blogs werden Berechtigungen benötigt, die in der StandardBerechtigungsstufe Mitwirken von Microsoft SharePoint Server 2010 vorhanden sind.

293

8 8 Suchen und Finden Spätestens wenn eine SharePoint-Umgebung eine gewisse Größe bzw. die dort abgelegten Daten einen gewissen Umfang erreicht haben, wird das Thema „Suche“ immer wichtiger. Dabei kann es sich unter Umständen jedoch auch schon lohnen, sich von Beginn an mit dieser Thematik auseinanderzusetzen, da die in SharePoint integrierte Form der Suche den Aufbau einer unternehmensweiten „Suchzentrale“ (Suchcenter) ermöglicht, die beispielsweise auch Datenbestände durchsucht, die nicht in SharePoint, sondern in der Dateifreigabe eines Servers abgelegt sind. Oder es sollen Inhalte anderer Webseiten in die SharePointSuche integriert werden. Auch dies ist mit den Suchoptionen von SharePoint umsetzbar und Gegenstand der nachfolgenden Ausführungen.

8.1

Allgemeines

8.1.1

Wie ist die Sucharchitektur bei Microsoft SharePoint Server 2010 aufgebaut?

Gleich vorweg der Hinweis, dass die in SharePoint integrierten Suchoptionen sehr vielfältig und umfangreich sind. Diese Tatsache hat sicherlich nicht zuletzt die Firma Microsoft dazu veranlasst, die Suchfunktionalitäten mittlerweile als eigenständige Zusatzprodukte anzubieten (z.B. MS Search Server). Mit SharePoint Server 2010 wurde die Suche um die Technologie der Firma FAST, die Microsoft vor einigen Jahren übernommen hat, erweitert. Diese bietet noch einmal wesentlich erweiterte Möglichkeiten für die unternehmensweite Suche. Die Suche wird unter Microsoft SharePoint Server 2010 ganz allgemein in mehrere Teilbereiche aufgegliedert, von denen jeder Bereich ganz bestimmte Funktionen oder Aufgaben wahrnimmt. So stehen in einer SharePoint-Umgebung in der Regel immer sogenannte Indexserver und spezielle Abfrageserver zur Verfügung.

295

8 Suchen und Finden Der Indexserver oder Indexdienst dient dazu, die definierten Speicherorte der Daten (Suchquellen) zu durchsuchen, die entsprechenden Daten zu erfassen und diese in einem zentralen Index zur Verfügung zu stellen. Dieser Index wird dann für die späteren Suchanfragen über einen Abfrageserver zur Verfügung gestellt bzw. durchsucht. Anhand von Festlegungen über sogenannte Protokollhandler wird festgelegt, mit welchem Protokoll (z.B. http) auf die definierten Speicherorte (Suchquellen) zugegriffen wird. Darüber hinaus steht mit der Funktion des iFilters eine Möglichkeit zur Verfügung, auch unbekannte Datenformate bei der Indizierung zu berücksichtigen. Darüber hinaus ermöglicht ein sogenannter Wordbreaker, dass zusammengesetzte Wörter getrennt werden, um sie dann bei der Indizierung auch separat zu verarbeiten. Das Ergebnis der Indizierung, also des sogenannten Crawlvorganges, wird dann dem Abfrage-Dienst (Abfrageserver) zur Verfügung gestellt, also bei mehreren Abfrageservern gleichmäßig auf allen Systeme verteilt. Bei der Indexerstellung ist zu berücksichtigen, dass der Index selbst zweigeteilt ist: Zum einen wird der Index als separate Datei im Dateisystem abgelegt; darüber hinaus werden zusätzlich bestimmte Metadaten der Indizierung auf dem zugeordneten SQL-Server in einer separaten Datenbank abgelegt. Dies bedeutet zwangsläufig auch, dass immer beide Systeme (Dateisystem, SQL-Datenbank) gesichert werden müssen, um in Bezug auf den Suchindex über einen konsistenten Datenbestand zu verfügen. Sobald vom System oder von einem Anwender eine Suchanfrage gestellt wird, kommt die zweite wesentliche Komponente der SharePoint-Suche zum Einsatz, der sogenannte Abfrageserver oder Query-Dienst. Dieser Dienst nimmt die Suchanfrage an, bereitet sie für den Indexserver auf und übergibt sie dann an diesen. Als Ergebnis einer Suchanfrage stellt der Abfrage-Dienst dann die Ergebnisse zusammen und liefert sie zurück an den Suchanfragenden. In einer SharePoint-Umgebung können auch grundsätzliche mehrere Abfrageserver eingesetzt werden, um auf diese Art und Weise beispielsweise die Auslastung eines Servers zu begrenzen, indem die Suchanfragen dynamisch auf mehrere „Schultern“ (sprich: Server) verteilt werden. Dabei wird das Ergebnis der Indizierung (Ergebnis der Crawlvorgänge) dann auch identisch auf alle Abfrageserver verteilt. Sobald eine Suchanfrage gestartet wird, wird diese an einen Abfrageserver weitergeleitet, der dann das Ergebnis liefert. Insbesondere erfolgt bei der Suche kein direkter Zugriff auf den Indexserver.

8.1.2

Was bedeutet der Begriff „Crawlen“?

Der Begriff Crawlen trägt in SharePoint 2010 mit Durchforstung zusätzlich einen weiteren Namen, der das Prinzip und die Funktionsweise vielleicht etwas näher beschreibt.

296

8.1 Allgemeines Der Einfachheit halber (und weil manchmal die Übersetzungen nicht sehr aussagekräftig sind) wird im weiteren Verlauf dieses Kapitels überwiegend der Begriff Crawlen verwendet, da die Praxis zeigt, dass sich dieser Begriff bei den SharePoint-Anwendern eingeprägt hat. Zudem findet auch bei SharePoint 2010 teilweise noch eine Mischung der Begriffe Crawl und Durchforstung statt.

Der Begriff Crawlen (Durchforstung) steht als Synonym für die Selektion der Daten aus den verfügbaren bzw. angegebenen Datenquellen, um diese anschließend dem zentralen Indexdienst zur Verfügung zu stellen. Neben dem Zugriff auf die definierten Speicherorte (Such- oder Inhaltsquellen) gehört zu diesem Vorgang auch, dass die Inhaltsquellen ggf. extrahiert werden (iFilter!) und der Inhalt im Index integriert wird. Wurden in der Inhaltsquelle (siehe dort) spezielle Regeln definiert (Crawlregeln), so werden auch diese bei der Extraktion der Daten bzw. der Sammlung der Indexdaten berücksichtigt. Dies kann sich beispielsweise auf die Reduzierung der Daten beziehen, wo bestimmte Daten nicht indiziert werden sollen. Nach der Ermittlung der Crawlergebnisse werden diese nach definierten Kriterien in einer Ranking-Liste angeordnet und dann dem zentralen Indexdienst zur Verfügung gestellt. Zusätzlich werden die Indizes (Dateisystem!) dann auf die verfügbaren Abfrageserver kopiert und die Suchdatenbank aktualisiert. Die Abfrageserver nehmen die diversen Suchanfragen einer SharePoint-Umgebung an.

8.1.3

Was ist eine Inhaltsquelle?

Mit dem Begriff Inhaltsquelle wird der Bereich definiert, der dem Indexdienst mitteilt, welche Daten er indizieren soll. Neben der Angabe des Speicherortes kann bei einer Inhaltsquelle auch Einfluss darauf genommen werden, wie die Suche erfolgen soll, ob beispielsweise bestimmte Datenbereiche (z.B. spezielle Dateitypen) von der Suche ausgenommen werden sollen. In den vorhergehenden Abschnitten wurde darauf hingewiesen, dass sich die Suche einer SharePoint-Umgebung nicht nur auf die in SharePoint hinterlegten Daten (Listen, Dokumente usw.), sondern durchaus auch auf andere Datenbestände beziehen kann. In der nachfolgenden Aufstellung sind die möglichen Inhaltsquellen oder Daten-Speicherorte aufgeführt:

SharePoint-Server (Webseiten) Webseiten anderer Webserver (auch extern) Dateifreigaben Öffentliche Exchange-Ordner Branchendaten (über den Business Data Connectivity Service = BCS) Inhalte externer Datenquellen (Benutzerdefiniertes Repository); in Abhängigkeit entsprechender Zusatzmodule

297

8 Suchen und Finden Bei Microsoft SharePoint Server 2010 werden die Speicherorte der Daten inklusive der definierten Suchregeln (Crawlregeln) als Inhaltsquellen bezeichnet.

8.1.4

Wo liegt der Unterschied zwischen einem inkrementellen und einem vollständigen Crawl?

Bei den Festlegungen von Inhaltsquellen und den Zeitplänen zur Durchführung eines Crawls (Ermittlung des Suchindex) wird zwischen dem vollständigen und einem sogenannten inkrementellen Crawl (Durchforstung) unterschieden. Der vollständige Index dient zum einen der erstmaligen Ermittlung der Inhalte. Er legt so eine neue Datenbasis für den Index an. Im Gegensatz dazu werden bei einem inkrementellen Crawl nur die Daten berücksichtigt, die seit dem letzten Crawl geändert oder neu hinzugefügt wurden. Die Indizierung über einen vollständigen Crawl (Vollständige Durchforstung) ist die einzige Möglichkeit, gelöschte oder verschobene Objekte der Inhaltsquellen (z.B. Dokumente) aus dem Index zu entfernen. Aus diesem Grund bietet es sich in einer Produktivumgebung an, mindestens einmal wöchentlich einen vollständigen Crawl durchzuführen und beispielsweise einmal täglich eine inkrementelle Durchforstung (Inkrementeller Crawl) anzustoßen (siehe Abbildung 8.1).

Abbildung 8.1 Festlegung der Zeitpläne für die Durchforstung (Crawl)

Bei der Durchführung eines vollständigen Crawls wird der bestehende Index immer gelöscht und komplett neu aufgebaut.

8.1.5

Welche Ergebnisse werden bei der Suche angezeigt?

Grundsätzlich erfolgt die Suche innerhalb eines Index über alle Inhaltsquellen und mithilfe sämtlicher Crawlregeln, also innerhalb der gesamten Indexdatenbank. Tatsächlich angezeigt werden aber nur die Daten, zu denen der entsprechende Anwender „Zugang“ hat. Dies bedeutet, dass ein Anwender natürlich immer nur die Daten sieht, auf die er im Rahmen der zugewiesenen Berechtigungen Zugriff hat. So wird sichergestellt, dass Unbefugte nicht auf Daten zugreifen können, zu denen sie in der SharePoint-Umgebung keine Berechtigung haben. Nähere Angaben zur Verwaltung von Berechtigungen enthält das Kapitel 7.

298

8.2 Konfiguration der Suche

8.2

Konfiguration der Suche Die Suche unter Microsoft SharePoint Server 2010 ist sehr vielfältig und komplex und bietet dementsprechend auch eine Vielzahl von Einstellungs- oder Konfigurationsmöglichkeiten. Die meisten der Konfigurationsmöglichkeiten werden dabei über die Zentraladministration der SharePoint-Umgebung durchgeführt, setzen also entsprechende Berechtigungen voraus.

8.2.1

Welche grundlegenden Aufgaben werden für die Suche definiert?

In der Zentraladministration werden die wesentlichen Angaben zur Suche in einer SharePoint-Umgebung definiert. So werden dort in Bezug auf die Suche insbesondere folgende Einstellungen festgelegt:

Kennung (Standardkonto) für die Indexerstellung Festlegung Inhaltsquelle Festlegung des Zeitplans für das Crawlen (Durchforstung) Festlegung der Regeln für das Crawlen (Durchforstung) Nähere Angaben zur Festlegung der Suche mittels Inhaltsquelle und Crawlzeitplan enthält der Abschnitt 8.3. Angaben zur Festlegung des Standardkontos für die Indexerstellung sind nachfolgend zu finden.

8.2.2

Wie kann ich für die Indexerstellung ein Standardkonto zuweisen?

In Kapitel 2 wurde bereits darauf hingewiesen, dass jede SharePoint-Umgebung über bestimmte Konten bzw. Kennungen verfügen sollte, die wiederum bestimmten Aufgaben oder Diensten eines SharePoint-Servers zugewiesen werden. Eine dieser Kennungen sollte für die Indexermittlung über den Crawler verfügbar sein. In Kapitel 2 wurde auf die Kennung SP01_SEARCH hingewiesen, die dort beispielhaft für diese Aufgabe genannt wurde. Der Vorteil der Ablage eines solchen Dienstkontos im zentralen Verzeichnisdienst (ADS) hat den Vorteil, dass diese Kennung dann sehr einfach und schnell für die weitere Zuordnung auf anderen System verwendet werden kann.

1. Zur Zuweisung einer Standardkennung für den Crawlvorgang muss zunächst einmal die Zentraladministration aufgerufen werden. 2. Nach der Anwahl der Option Allgemeine Anwendungseinstellungen muss dann unter Suchen die Option Suchverwaltung der Farm angeklickt werden. 3. Da unter SharePoint Server 2010 ja grundsätzlich mehrere Anwendungen für die Suche definiert werden können, muss die entsprechende Anwendung ausgewählt werden; standardmäßig existiert bei einer Suchdienstdefinition unter Suchdienstanwendungen die Anwendung mit dem Namen Suchdienstanwendung, die dann angeklickt werden muss.

299

8 Suchen und Finden 4. Es erscheint die Konfigurationsseite der Suchdienstanwendung, wo mit der Option Standardkonto für den Inhaltszugriff ein Dialogfenster aufgerufen werden kann, in das dann die Angaben des entsprechenden Kontos eingetragen werden (siehe Abbildung 8.2).

Abbildung 8.2 Angaben für das Standardkonto zur Indexerstellung

Zur Anwahl des Konfigurationsfensters muss der Eintrag hinter dem Feld Standardkonto für den Inhaltszugriff angeklickt werden; es handelt sich dabei um die aktuelle Zuweisung an den entsprechenden Dienst.

5. Nachdem die gewünschte Kennung und das Kennwort für den Suchdienst eingetragen wurden, kann dies mit der Schaltfläche OK bestätigt werden, wodurch das Konto zugewiesen und anschließend auch auf der Konfigurationsseite der Sucheinstellungen angezeigt wird.

8.2.3

Muss die Suche auf der Ebene einer Webanwendung konfiguriert werden?

Die gesamte Konfiguration der Suche erfolgt auf der Ebene der SharePoint-Webanwendungen (im Gegensatz zu SharePoint 2007, wo dies auf Ebene des Shared Service Providers (SSP) erfolgte). 1. Zur Überprüfung bzw. Aktivierung der benötigten Dienste muss in der Zentraladministration der Bereich Anwendungsverwaltung angewählt werden. 2. Nach Anwahl der Option Webanwendung verwalten erscheinen die Namen der aktuell definierten Webanwendungen. 3. Nach der Auswahl der entsprechenden Webanwendung durch Anklicken muss dann im Menübereich der Punkt Features verwalten angewählt werden.

300

8.2 Konfiguration der Suche 4. Anschließend werden im unteren Fensterbereich die beiden oben genannten Merkmale (Features) und der aktuelle Status angezeigt, so wie in Abbildung 8.3 beispielhaft und auszugsweise dargestellt.

Abbildung 8.3 Sucheinstellungen für die Webanwendungen

5. Sofern eines der beiden Such-Features nicht aktiviert ist, muss dies an dieser Stelle durch Anwahl der entsprechenden Schaltfläche (Aktivieren) erfolgen.

8.2.4

Können Webseiten bei der Suche ausgeschlossen werden?

Es gibt sicherlich mögliche Anwendungsfälle oder Szenarien, in denen bestimmte Bereiche der SharePoint-Umgebung von der Suche ausgeschlossen werden sollen. Dies kann sich auf Listen oder Bibliotheken ebenso beziehen wie auf ganze Webseiten bzw. Websitesammlungen. 1. Um eine Webseite von der Suche auszuschließen, muss diese Seite zunächst einmal angewählt werden. 2. Im nächsten Schritt muss dann aus dem Menü Websiteaktionen der Punkt Websiteeinstellungen angewählt werden. 3. Aus den verfügbaren Optionen muss dann im Bereich Websiteverwaltung der Punkt Suchbarkeit und Offlineverfügbarkeit angewählt werden. 4. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem global festgelegt werden kann, ob die Webseite (oder Websitesammlung) bei der Indexerstellung berücksichtigt wird. Zur Deaktivierung muss hier die Option Nein angewählt werden (siehe Abbildung 8.4).

301

8 Suchen und Finden

Abbildung 8.4 Deaktivierung der Indexerstellung für eine Webseite

Bei aktivierter Indexerstellung ist der Bereich ASPX-Seiteninhalt indizieren des dargestellten Fensters von Interesse; dort kann nämlich das Suchverhalten für ASPX-Seiten konfiguriert werden.

5. Mit der abschließenden Bestätigung der Auswahl über die Schaltfläche OK wird die Zuweisung aktiviert und die gewählte Webseite von der Indexerstellung und damit von der Suche ausgenommen. Aufgrund des SharePoint-Suchkonzeptes werden nach der Deaktivierung der Suche für eine Webseite die Inhalte aus dem Index erst nach dem nächsten vollständigen Crawl (Durchforstung) entfernt.

8.2.5

Wie kann eine Liste oder eine Bibliothek von der Suche ausgenommen werden?

Genau wie bei Webseiten oder einer Websitesammlung, so kann auch eine Liste oder eine Bibliothek von der Suche ausgenommen werden. Nachfolgend soll dies beispielhaft anhand einer Liste erläutert werden. 1. Zunächst einmal muss in der SharePoint-Umgebung die Liste angewählt werden, deren Inhalt aus dem Suchindex entfernt werden soll. 2. Nach der Anwahl des Punktes Listeneinstellungen im Bereich Einstellungen des Menüs muss im nächsten Schritt aus den verfügbaren Optionen der Punkt Erweiterte Einstellungen angeklickt werden (dieser Punkt lautet auch bei einer Bibliothek so). 3. Im nachfolgenden Dialogfenster ist dann die entsprechende Option zur Aktivierung bzw. Deaktivierung der Suche in der Liste verfügbar. So kann dort im Bereich Suchen durch Anwahl der Option Nein festgelegt werden, dass der Inhalt der Liste bei der In-

302

8.3 Inhaltsquellen und Crawlregeln dexerstellung und damit auch bei der Suche nicht mehr berücksichtigt wird (siehe Abbildung 8.5).

Abbildung 8.5 Deaktivierung der Indexerstellung für den Inhalt einer SharePoint-Liste

4. Mit der abschließenden Bestätigung der Auswahl über die Schaltfläche OK wird die Zuweisung aktiviert und der Inhalt der gewählten Liste von der Suche (Indexerstellung) ausgenommen. Aufgrund des SharePoint-Suchkonzeptes werden nach der Deaktivierung der Suche für ein SharePoint-Objekt (z.B. Liste oder Bibliothek) die Inhalte aus dem Index erst nach dem nächsten vollständigen Crawl (Durchforstung) entfernt.

8.3

Inhaltsquellen und Crawlregeln Erst mit der Festlegung von Inhaltsquellen und der Definition entsprechender Regeln für die Indizierung wird eine SharePoint-Suche komplett.

8.3.1

Wie kann eine neue Inhaltsquelle definiert werden?

Das Wichtigste für die Nutzung der Suchfunktionen einer SharePoint-Umgebung ist die Definition einer Inhaltsquelle, die zu vorgegebenen Zeiten indiziert und wobei das Ergebnis dem Suchindex zugewiesen wird. 1. Zur Festlegung einer Inhaltsquelle muss zunächst einmal in der Zentraladministration der Bereich Allgemeine Anwendungseinstellungen angewählt werden. 2. Aus den verfügbaren Optionen muss dann der Punkt Suchverwaltung der Farm angeklickt werden. 3. Es erscheint die Aufstellung der verfügbaren Dienstanwendungen, aus der dann die gewünschte Suchdienstanwendung durch Anklicken ausgewählt werden muss. 4. Im nachfolgenden Konfigurationsfenster der Suchdienstanwendung muss dann im linken Menübereich der Punkt Inhaltsquellen angewählt werden, worauf die aktuell definierten Quellen angezeigt werden. 5. Zur Definition einer neuen Inhaltsquelle dient dann die entsprechende Option Neue Inhaltsquelle. 6. Nach der Anwahl erscheint ein Dialogfenster, in dem die wesentlichen Angaben für die neue Inhaltsquelle eingetragen werden müssen. Neben dem Namen gehören dazu insbesondere die Auswahl der Form der Quelle für die Indexerstellung (Websites, Datei-

303

8 Suchen und Finden

freigaben, Öffentliche Exchange-Ordner, Branchendaten, Benutzerdefiniertes Repository) und die Startadresse. In Abbildung 8.6 ist dies einmal beispielhaft für das Durchsuchen einer Webseite auf einem anderen Webserver dargestellt.

Abbildung 8.6 Festlegungen für eine neue Inhaltsquelle

7. Im unteren Teil des Dialogfensters können dann weitergehende Einstellungen in Bezug auf die Indexerstellung festgelegt werden. So können dort unter anderem auch die Zeitpläne definiert werden, wann ein vollständiger bzw. ein inkrementeller Crawl (Durchforstung) der Inhaltsquelle erfolgen soll. 8. Mit der abschließenden Bestätigung mittels der Schaltfläche OK wird die Definition der neuen Inhaltsquelle abgeschlossen. Um unmittelbar nach der Erstellung einer Inhaltsquelle einen Crawl (Indexerstellung) zu starten, muss in dem zugehörigen Dialogfenster die Option Vollständigen Crawl der Inhaltsquelle starten (ganz unten) angewählt werden.

8.3.2

Wie kann eine Dateifreigabe in die Indexerstellung integriert werden?

Eine spezielle Form der Indizierung ermöglicht die Suche in den Dateien einer Dateifreigabe. Dies bietet sich beispielsweise an, wenn bestimmte Dateien nicht in der SharePoint-Datenbank abgelegt werden sollen, diese jedoch durchsuchbar sein sollen. Beispielsweise im Rahmen der SharePoint-Einführung für eine Übergangszeit, um den

304

8.3 Inhaltsquellen und Crawlregeln Suchzugriff auf aktuelle Dokumente in SharePoint und Altdokumente im Dateisystem zu ermöglichen. 1. Vor der Festlegung einer entsprechenden Inhaltsquelle für die Dateifreigabe muss die Freigabe selbst zunächst einmal definiert werden, sofern nicht bereits verfügbar. Dies erfolgt mit den bekannten Mitteln des jeweiligen Betriebssystems. 2. Danach muss in der Zentraladministration der Bereich Allgemeine Anwendungseinstellungen und aus den verfügbaren Optionen dann der Punkt Suchverwaltung der Farm angewählt werden. 3. Es erscheint die Aufstellung der verfügbaren Dienstanwendungen, aus der dann die gewünschte Suchdienstanwendung durch Anklicken ausgewählt werden muss. 4. Anschließend muss im linken Menübereich der Punkt Inhaltsquellen angewählt werden, worauf die aktuell definierten Quellen angezeigt werden. 5. Zur Definition einer neuen Inhaltsquelle dient dann die entsprechende Option Neue Inhaltsquelle. 6. Im nachfolgenden Dialogfenster muss zunächst ein Name für die neue Inhaltsquelle angegeben und als Nächstes bei den verfügbaren Optionen der Punkt Dateifreigaben angewählt werden. 7. In dem darunter liegenden Eingabefeld Startadressen muss dann die Dateifreigabe eingetragen werden, die der Inhaltsquelle zugeordnet werden soll; die Syntax folgt dabei den dort aufgeführten Beispielen. An dieser Stelle besteht auch grundsätzlich die Möglichkeit, mehrere Freigaben einzutragen; in Abbildung 8.7 ist dies einmal beispielhaft dargestellt.

Abbildung 8.7 Eintragen verfügbarer Dateifreigaben für die Indexerstellung

305

8 Suchen und Finden Da eine Startadresse für die Indexerstellung immer nur einmal verwendet werden darf, erscheint bei erneuter Verwendung dazu ein entsprechender Hinweis am Bildschirm.

8. Bei den Einstellungen für die Durchforstung kann zusätzlich festgelegt werden, ob nur die Startadresse der Freigaben oder ob alle Unterordner ebenfalls indiziert werden sollen (Standardwert). 9. Mit der Festlegung von Zeitplänen kann an dieser Stelle festgelegt werden, wann ein vollständiger Crawlvorgang (Durchforstung) und wann ein inkrementeller erfolgen soll. Durch Anklicken der Option Zeitplan erstellen kann dann aus den verfügbaren Optionen der gewünschte Plan zusammengestellt werden. Für eine Inhaltsquelle ist es immer zu empfehlen, sowohl einen Zeitplan für vollständigen als auch einen für einen inkrementellen Crawl zu definieren. Nur so ist gewährleistet, dass der Index auch im Falle des Löschens von Objekten automatisch aktualisiert wird.

10. Um nach dem Anlegen der Inhaltsquelle direkt einen Crawlvorgang anzustoßen, muss dann an dieser Stelle die Option Vollständigen Crawl der Inhaltsquelle starten angewählt werden (siehe Abbildung 8.8).

Abbildung 8.8 Crawleinstellungen für eine neue Inhaltsquelle

11. Mit der abschließenden Bestätigung über die Schaltfläche OK wird die neue Inhaltsquelle angelegt und, je nach gewählter Option, ein erster Crawlvorgang gestartet.

8.3.3

Wie kann ich die Indexerstellung überprüfen?

Auch wenn Zeitpunkte für das Crawlen der Inhaltsquellen definiert sind, ist nicht immer ersichtlich, welche Ergebnisse erzielt worden sind oder ob die Indizierung überhaupt funktioniert hat. Deshalb stehen zur Überprüfung der Indizierung für jede Inhaltsquelle die sogenannten Crawlprotokolle (Durchforstungsprotokolle) zur Verfügung.

306

8.3 Inhaltsquellen und Crawlregeln 1. Um sich das Crawlprotokoll einer Inhaltsquelle anzeigen zu lassen, muss in der Zentraladministration zunächst die Aufstellung der verfügbaren Inhaltsquellen aufgerufen werden (Anwahl der Suchdienstanwendung und dann die Option Inhaltsquellen anklikken). 2. Jede Inhaltsquelle verfügt über ein Eigenschaften-Menü, das durch Anklicken rechts neben den Namen aufgerufen werden kann. 3. Innerhalb des Eigenschaften-Menüs kann dann mit dem Punkt Durchforstungsprotokoll anzeigen das Protokoll des letzten Crawlvorgangs aufgerufen werden. 4. Nach Anwahl der Option Durchforstungsverlauf anzeigen erscheinen die Inhalte des Protokolls, so wie in Abbildung 8.9 beispielhaft dargestellt.

Abbildung 8.9 Inhalt eines Crawlprotokolls

Das Crawlprotokoll (Durchforstungsprotokoll) sollte regelmäßig überprüft werden, da es wichtige Angaben zur Indexerstellung liefert, insbesondere wenn es dabei Probleme gibt.

8.3.4

Wieso funktioniert die Indizierung einer Inhaltsquelle nicht?

Sollte die Indexerstellung einer Inhaltsquelle nicht funktionieren und sollten die gewünschten Suchergebnisse nicht erscheinen, so kann dies grundsätzlich unterschiedliche Gründe haben. Eine der häufigsten Ursachen (neben dem fehlenden Crawlvorgang) liegt jedoch meistens in den fehlenden Zugriffsrechten für den Benutzer, der von SharePoint zur Indexerstellung genutzt wird (Standardkonto für Indexerstellung). Dies kann sehr einfach und schnell anhand des Crawlprotokolls überprüft werden (siehe vorhergehender Abschnitt). Fehlen die Zugriffsrechte, muss dafür Sorge getragen werden, dass diese dem für die Indexerstellung zugewiesenen Standardkonto (siehe oben) zugewiesen werden. Soll also beispielsweise eine bestimmte Dateifreigabe indiziert werden, so

307

8 Suchen und Finden muss das Standardkonto der Indexerstellung für diese Freigabe wenigstens über Leseberechtigungen verfügen.

8.3.5

Kann eine Indizierung ohne das Standardkonto der Indexerstellung ausgeführt werden?

Mit dem Standardkonto der Indexerstellung wird eine Kennung definiert, die standardmäßig für sämtliche Indizierungsvorgänge verwendet wird. Soll davon abgewichen und für den Vorgang der Indexerstellung eine andere Berechtigung (Konto) verwendet werden, so lässt sich dies unter Microsoft SharePoint Server 2010 mithilfe einer sogenannten Crawloder Durchforstungsregel festlegen. 1. Um eine entsprechende Crawlregel zu definieren, muss zunächst einmal in der Zentraladministration die entsprechende Suchdienstanwendung angewählt werden. 2. In der Aufstellung der Konfigurationsmöglichkeiten muss dann der Punkt Durchforstungsregeln angeklickt werden. 3. Für die Neuanlage einer Crawlregel muss die Option Neue Durchforstungsregel angewählt werden. Mit Eingabe der Startadresse im oberen Eingabefeld und Anklicken der Schaltfläche Testen kann zunächst überprüft werden, ob für diese Adresse bereits eine Regel definiert worden ist.

4. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem dann zunächst die Startadresse (Pfad) angegeben werden muss. 5. Anschließend muss bei Konfiguration für Durchforstung die Option Alle Einträge in diesem Pfad einschließen angewählt werden. 6. Danach kann dann darunter die Option Geben Sie ein anderes Konto für den Inhaltszugriff an angewählt werden. 7. Das Dialogfenster erweitert sich automatisch um zusätzliche Felder zur Angabe eines Kontos und eines Kennworts. Hier müssen dann die entsprechenden Eingaben vorgenommen werden, die für die Indexerstellung der angegebenen Startadresse verwendet werden sollen. In Abbildung 8.10 ist dies einmal beispielhaft dargestellt.

308

8.3 Inhaltsquellen und Crawlregeln

Abbildung 8.10 Festlegung eines individuellen Kontos für die Indexerstellung

8. Mit der abschließenden Bestätigung der Eingaben über die Schaltfläche OK erfolgt dann eine direkte Zuweisung. Mit den dargestellten Arbeitsschritten wird erreicht, dass bei der nächsten Indexerstellung der angegebenen Startadresse nicht mehr das Standardkonto der Indexerstellung, sondern das hier verwendete Konto eingesetzt wird.

8.3.6

Wie können bestimmte Dateitypen bei der Indizierung einer Dateifreigabe ausgenommen werden?

Neben der Festlegung spezieller Crawl- oder Durchforstungsregeln besteht zusätzlich eine Möglichkeit, die Indexerstellung zu begrenzen, indem beispielsweise festgelegt wird, dass nur bestimmte Dateitypen indiziert werden. 1. Für die Festlegung, dass bei der Indexerstellung ein bestimmter Dateityp nicht berücksichtigt wird, muss zunächst einmal in der Zentraladministration die entsprechende Suchdienstanwendung angewählt werden. 2. Nach Anwahl der Option Dateitypen werden die aktuell zugewiesenen Dateitypen angezeigt (erkennbar an der jeweiligen Dateiendung). 3. Um einen Dateityp von der Indexerstellung auszuschließen, muss das jeweils zugehörige Menü angewählt und dort der Punkt Löschen angewählt werden. In Abbildung 8.11 ist dies beispielhaft für den Dateityp „dotx“ dargestellt.

309

8 Suchen und Finden

Abbildung 8.11 Ausschließen eines Dateityps bei der Indexerstellung durch Löschen der Zuordnung

4. Nach abschließender Bestätigung des Löschvorgangs wird der Dateityp zukünftig bei der Indexerstellung nicht mehr berücksichtigt. Das Entfernen eines Dateityps aus der Aufstellung hat zur Folge, dass bei zukünftigen Durchforstungsvorgängen (Indexerstellung) Dateien mit der entsprechenden Endung nicht mehr berücksichtigt werden. Beachten Sie bitte, dass aktuell bestehende Suchergebnisse auf den Dateityp erst mit dem nächsten vollständigen Crawl aus der Ergebnisliste entfernt werden.

8.3.7

Wie werden gecrawlte Eigenschaften in die Suche integriert?

Die Indexerstellung folgt grundsätzlich unterschiedlichen Ansätzen. Während beispielsweise Office-Dokumente komplett indiziert werden, werden zugewiesene Metadaten (im Dokument definierte Eigenschaften) unter Umständen nicht berücksichtigt und somit bei der Suche auch nicht gefunden.

310

8.3 Inhaltsquellen und Crawlregeln Bei der Indizierung eines Geschäftsdatenkataloges (BCS = Business Data Connectivity Services) werden auch nicht standardmäßig sämtliche Daten in den Index aufgenommen. Gleiches gilt für Listenelemente, bei denen auch bestimmte Daten in den Index aufgenommen werden sollen, andere wiederum nicht. Dabei werden zwar bei den Crawlvorgängen die Daten ermittelt, diese aber aufgrund der Konfigurationseinstellungen nicht in den Index aufgenommen; sie wären aber dennoch theoretisch verfügbar. Um allen Anforderungen gerecht zu werden, stellt Microsoft SharePoint Server 2010 die sogenannten verwalteten Eigenschaften zur Verfügung. Damit ist es möglich, alle verfügbaren Eigenschaften einer Inhaltsquelle (Gecrawlte Eigenschaften) individuell zu markieren und damit festzulegen, ob sie in den Suchindex aufgenommen werden oder ob nicht. Dabei kann die Konfiguration der verwalteten Eigenschaften, auch Metadaten genannt, nach folgenden Kriterien bzw. Vorgaben erfolgen:

Aufnahme in Index Auswahl bei der Suchdefinition Eigenschaft bei der erweiterten Suche 1. Um für bestimmte Daten bzw. Eigenschaften festzulegen, dass sie bei der Indexerstellung berücksichtigt und damit auch bei der Suche angegeben werden können, muss in der Zentraladministration die entsprechende Suchdienstanwendung angewählt werden. 2. Auf der Konfigurationsseite der Suchdienstanwendung muss dann als Nächstes im linken Menübereich der Punkt Metadateneigenschaften angeklickt werden. Zur korrekten Anzeige der Metadaten ist es notwendig, dass ein erster (vollständiger) Crawlvorgang (Durchforstung) abgeschlossen ist.

3. Im nachfolgenden Dialogfenster werden die aktuell verwalteten Eigenschaften angezeigt. Dort muss im nächsten Schritt die Option Durchforstete Eigenschaften (oben) angeklickt werden. Damit werden in einem separaten Dialogfenster die verschiedenen Eigenschaften angezeigt, und zwar jeweils angeordnet in spezielle Kategorien (siehe Abbildung 8.12).

311

8 Suchen und Finden

Abbildung 8.12 Anzeige der Eigenschaften-Kategorien einer SharePoint-Umgebung

4. Innerhalb dieser Aufstellung muss dann die gewünschte Eigenschaft durch Anklicken ausgewählt werden. 5. Nach Anwahl einer Eigenschaft erscheint ein Dialogfenster, in dem dann mit der Option Werte dieser Eigenschaft in Suchindex einschließen festgelegt werden kann, dass zukünftig auch nach diesen Eigenschaften gesucht werden kann. Im darüber liegenden des Dialogfensters stehen, sofern verfügbar, im Bereich Inhalt, der diese Eigenschaft verwendet Beispielangaben für die Selektion zur Verfügung. In Abbildung 8.13 ist dies einmal beispielhaft dargestellt.

312

8.4 Suchbereich

Abbildung 8.13 Konfiguration einer gecrawlten Eigenschaft für die Sucheinstellung

6. Sobald anschließend ein neuer vollständiger Crawl (Durchforstung) durchgeführt worden ist, sollten die festgelegten Eigenschaften auch in der Suche verfügbar sein. Mit der Zuweisung individueller Konfiguration für einzelne Eigenschaften steht unter Microsoft SharePoint Server 2010 ein mächtiges Werkzeug zur Erfüllung individueller Anforderungen zur Verfügung.

8.4

Suchbereich

8.4.1

Wozu dient ein Suchbereich (Scope)?

Der Einsatz spezieller Suchbereiche unter Microsoft SharePoint Server 2010 ermöglicht, die Suche auf bestimmte Inhaltsquellen zu begrenzen, indem die Indexergebnisse gruppiert werden. Auf diese Art und Weise wird die Ergebnisanzeige reduziert, wobei ein Anwender bei der Suche definieren kann, dass nur in bestimmten (Such-)Bereichen gesucht werden soll. Während eine Suche ausgeführt wird, nimmt der Anwender eine Eingrenzung vor, indem er Suchbereiche (Scopes) auswählt. Mit dem Start der Suche wird dann auch nur in diesen Inhaltsquellen nach dem Suchbegriff oder den Suchbegriffen gesucht; die übrigen Scopes bleiben außen vor. Suchbereiche werden unter SharePoint 2010 in der Regel auf Ebene der Suchdienstanwendung, also auf Ebene einer Webanwendung, definiert und konfiguriert. Die Festlegung ei-

313

8 Suchen und Finden nes freigegebenen Bereichs hat zur Folge, dass diese Scopes dann für alle Webseiten einer Webanwendung zur Verfügung stehen.

8.4.2

Wie wird ein Suchbereich angelegt?

Zur Neuanlage eines Suchbereichs sind nur wenige Arbeitsschritte notwendig, wie nachfolgende Erläuterungen zeigen. 1. Zunächst einmal muss in der Zentraladministration die entsprechende Suchdienstanwendung angewählt werden (Allgemeine Anwendungseinstellungen – Suchverwaltung der Farm). 2. Im Konfigurationsfenster der Suchdienstanwendung muss dann im linken Menübereich der Punkt Bereiche angeklickt werden. Damit werden die aktuell definierten Suchbereiche angezeigt, so wie in Abbildung 8.14 beispielhaft dargestellt.

Abbildung 8.14 Option zur Anzeige der verfügbaren Suchbereiche

3. Für einen neuen Suchbereich (Scope) muss als Nächstes die Option Neuer Bereich (oben) angewählt werden. 4. Im nächsten Schritt muss ein Name für den Suchbereich (Titel) angegeben und im Bereich Zielergebnisseite festgelegt werden, in welchen Suchoptionen bzw. auf welcher Ergebnisseite dieser Bereich verfügbar sein soll. Sollte keine separate Ergebnisseite verfügbar sein, muss an dieser Stelle auf jeden Fall die Option für die Standardseite angewählt werden (siehe Abbildung 8.15).

314

8.4 Suchbereich

Abbildung 8.15 Konfigurationsangaben für einen neuen Suchbereich

5. Nach der Bestätigung der Vorgaben mit OK wird der neue Suchbereich angelegt und anschließend in der Aufstellung der verfügbaren Bereiche angezeigt. 6. Im nächsten Arbeitsschritt muss eine Regel definiert werden. Dies kann über den entsprechenden Link Regeln hinzufügen erfolgen, der in der Aufstellung der Suchbereiche rechts neben dem Namen angezeigt wird (in der Spalte Status aktualisieren). 7. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem dann definiert wird, welcher Bereichstyp dem neuen Suchbereich zugeordnet werden soll. Um beispielsweise eine bestehende Inhaltsquelle auszuwählen, muss bei Typ der Bereichsregel die Option Inhaltsquellen angewählt werden. 8. Anschließend kann in dem darunter liegendem Auswahlfeld (Inhaltsquellen) die gewünschte Inhaltsquelle durch Anwahl ausgewählt werden. In Abbildung 8.16 ist dies einmal beispielhaft dargestellt.

Abbildung 8.16 Regelfestlegung für einen Suchbereich

315

8 Suchen und Finden Im dargestellten Dialogfenster (siehe Abbildung 8.16) kann im Bereich Verhalten mit den entsprechenden Wahlmöglichkeiten das generelle Verhalten des Suchbereichs festgelegt werden. Neben einer Berücksichtigung von Inhaltsquellen können damit beispielsweise auch Quellen von der Suche ausgeschlossen werden.

9. Mit der abschließenden Bestätigung der Eingaben mit OK wird die Regel an den gewählten Suchbereich zugewiesen. Das Ergebnis wird anschließend am Bildschirm in der Aufstellung der Suchbereiche angezeigt. Dort wird auch angezeigt, dass die Einstellungen nach der demnächst anstehenden Aktualisierung berücksichtigt werden. Sobald dies erfolgt ist, erscheinen neben dem Namen des Suchbereichs die Angabe Fertig und die Anzeige der indizierten Einträge.

8.4.3

Wie kann ein Suchbereich die Suche optimieren?

Mit dem Anlegen eines Suchbereichs ist erst der erste Teil zur Nutzung desselben erfüllt. Im nächsten Schritt muss dieser neue Suchbereich nun der Websitesammlung bekannt gemacht werden, damit er dort auch genutzt werden kann. 1. Für die Zuweisung eines Suchbereichs zu einer Websitesammlung muss zunächst einmal die oberste Seite der Websitesammlung (Root) angewählt werden. 2. Dort muss dann im Menü Websiteaktionen der Punkt Websiteeinstellungen angewählt werden. 3. Im nächsten Schritt muss aus den verfügbaren Optionen im Bereich Websitesammlungsverwaltung der Punkt Suchbereiche ausgewählt werden. Als Nächstes erscheint eine Auflistung der aktuell für die Websitesammlung definierten Suchbereiche. 4. Im unteren Teil wird dann unter Nicht verwendete Bereiche der neue Suchbereich angezeigt werden (siehe Abbildung 8.17).

Abbildung 8.17 Auflistung der Suchbereiche einer Websitesammlung

316

8.4 Suchbereich 5. Um einen neuen Bereich zuzuweisen, muss als Nächstes die Option Gruppen anzeigen angeklickt werden. 6. Um den neuen Bereich der Anzeigegruppe Suchdropdown zuzuweisen, muss diese durch Anklicken des gleichnamigen Links angewählt werden. Für eine Zuordnung des neuen Suchbereichs an die erweiterte Suche muss der entsprechende Link (in der Regel unter Suchdropdown) angeklickt und dort müssen dann die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden.

7. Im nächsten Schritt erscheint ein Dialogfenster mit den aktuellen Zuordnungen, wo dann als zusätzliche Option auch der neue Suchbereich angezeigt wird. Durch Anklikken des zugeordneten Ankreuzfeldes wird der neue Suchbereich der Auswahlmöglichkeit (Suchdropdown) hinzugefügt. In Abbildung 8.18 ist dies einmal beispielhaft für den Suchbereich QM-Handbuch dargestellt.

Abbildung 8.18 Hinzufügen eines Suchbereichs zum Suchdropdown

Rechts neben den einzelnen Suchbereichen kann durch Angabe einer entsprechenden Zahl die Reihenfolge der Anzeige im Auswahlfeld der Suche geändert werden. Im Feld Standardbereich erfolgt die Auswahl des Bereichs, der standardmäßig angewählt wird.

8. Damit sind die notwendigen Zuordnungen abgeschlossen. Um den Suchbereich auch bei der Suche nutzen zu können, beispielsweise in einem Suchcenter, muss zunächst die entsprechende Webseite für die Suche angewählt werden (siehe nachfolgender Abschnitt).

317

8 Suchen und Finden Alternativ zur Nutzung einer Suchcenter-Seite kann die Zuordnung eines Suchbereichs natürlich auch direkt in einem entsprechenden Such-Webpart erfolgen.

9. Nach der Anwahl des Bearbeitungsmodus für das entsprechende Webpart (Webpart bearbeiten) muss im oberen Bereich bei Bereichsdropdown die Option Bereichsdropdown einblenden angewählt werden (diese ist standardmäßig ausgeblendet); in Abbildung 8.19 ist dies entsprechend dargestellt.

Abbildung 8.19 Festlegung zur Anzeige im Drop-down-Menü

10. Nach dem Abspeichern der Änderungen des Webparts und der Veröffentlichung der Webseite für das Suchcenter steht die Bereichsauswahl bei der Suche zur Verfügung (siehe Abbildung 8.20). Voraussetzung ist jedoch, dass die Aktualisierung abgeschlossen ist (siehe dort).

Abbildung 8.20 Auswahl eines neuen Suchbereichs im Suchcenter

318

8.5 Suchcenter Um die Funktionsfähigkeit eines Suchbereichs zu testen, können Sie in allen Bereichen (Alle Websites) nach einem Begriff suchen, der in mehreren Suchbereichen vorkommen muss. Anschließend reduzieren Sie die Suche auf einen einzelnen Suchbereich und vergleichen die Anzahl der Treffer, die sich dann logischerweise reduzieren muss.

8.5

Suchcenter Microsoft SharePoint Server 2010 stellt grundsätzlich verschiedene Suchcenter zur Verfügung (Basissuchcenter, Unternehmenssuchcenter, FAST Search-Center). Allen Formen ist prinzipiell gleich, dass dabei eine zentrale Webseite (Suchzentrale) für die Durchführung der verschiedensten Suchanfragen zur Verfügung steht. Unabhängig davon sind standardmäßig auf den Webseiten einer SharePoint-Umgebung verschiedene Formen der Suche im Angebot. Auf der Standard-Webseite von SharePoint Server 2010 befindet sich beispielsweise im oberen rechten Bereich ein entsprechendes Feld, in das Suchbegriffe eingegeben werden können.

8.5.1

Wie kann ein Suchcenter neu angelegt werden?

Es bietet sich an, in einer SharePoint-Umgebung wenigstens ein Suchcenter anzubieten, mit dessen Hilfe die Anwender die Inhalte finden, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. 1. Um eine neue Webseite als Suchcenter einzurichten bzw. anzulegen, muss zunächst einmal die übergeordnete Webseite angewählt werden, also beispielsweise die oberste Ebene der Websitesammlung (Root-Webseite). 2. Nach der Anwahl des Menüs Websiteaktionen muss als Nächstes aus den verfügbaren Optionen der Punkt Neue Webseite angewählt werden. 3. Im nachfolgenden Dialogfenster müssen dann die entsprechende Vorlage ausgewählt (z. B. Basissuchcenter) und die benötigten Angaben (Weitere Optionen) angegeben werden, die für ein Suchcenter verwendet werden sollen. In Abbildung 8.21 ist dies beispielhaft dargestellt.

319

8 Suchen und Finden

Abbildung 8.21 Konfiguration für die Neuanlage eines Suchcenters

Bei der Anwahl der Vorlage stehen unter SharePoint Server 2010 verschiedene Optionen zur Verfügung (Basissuchcenter, Unternehmenssuchcenter, Fast Search-Center). Je nach gewählter Vorlage unterscheiden sich bei der Neuanlage die benötigten Konfigurationsangaben.

4. Nachdem im unteren Bereich die weiteren Festlegungen getroffen wurden (Rechtevergabe, Navigation usw.), kann die Neuanlage mit der Schaltfläche Erstellen bestätigt werden. Mit diesen Arbeitsschritten wird eine neue Webseite als Suchcenter angelegt (unterhalb der angewählten Seite) und anschließend der Inhalt am Bildschirm angezeigt. Sie ist somit direkt einsetzbar.

8.5.2

Wie wird eine Suche durchgeführt?

Für die Suche in einer SharePoint-Umgebung stehen grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Zum einen ist da die bereits erwähnte Suchmöglichkeit auf jeder Webseite zu sehen, die über das Suchfeld in der oberen rechten Fensterecke präsentiert wird.

320

8.5 Suchcenter Darüber hinaus stehen jedoch in einem Suchcenter zusätzliche Funktionen zur Verfügung, die helfen, das Ergebnis zu optimieren bzw. die Anzahl der Suchergebnisse anhand einer weiter gehenden Eingrenzung der Suchbegriffe zu reduzieren und damit übersichtlicher zu gestalten. Im Gegensatz zu früheren Versionen können unter SharePoint Server 2010 bei der Eingabe von Suchbegriffen auch die sogenannten Jokerzeichen wie „* oder „?“ verwendet werden. Somit ist es also beispielsweise möglich, einen Suchbegriff wie „*protokoll*“ einzugeben.

Sobald die Oberfläche eines Suchcenters aufgerufen wird, steht dort ein Eingabefeld, in das der gewünschte Suchbegriff eingetragen wird. Daneben steht in der Regel ein Bereichsdropdown zur Verfügung, mit dem auf Wunsch ein spezifischer Suchbereich ausgewählt werden kann. Mit der Option Erweiterte Suche steht im Suchcenter eine Möglichkeit zur Verfügung, die Suche durch Angabe zusätzlicher Informationen zu optimieren, um so die Anzahl der Ergebnisse auf das notwendige Maß zu beschränken. In Abbildung 8.22 ist das Dialogfenster für die erweiterte Suche beispielhaft dargestellt.

Abbildung 8.22 Suchcenter mit Optionen für die Erweiterte Suche

So wie die verfügbaren Optionen des Suchcenters so kann sich auch das Ergebnis einer solchen Suche in Abhängigkeit von den verfügbaren Daten bzw. den festgelegten Konfigurations- oder Sucheinstellungen natürlich anders darstellen.

321

8 Suchen und Finden

8.5.3

Wie kann nach Personen gesucht werden?

Für die Suche nach Personen stellt das Suchcenter einer SharePoint-Umgebung eine spezielle Option zur Verfügung. So kann mit dem dort verfügbaren Register Personen unmittelbar nach bestimmten Informationen gesucht werden, die im zentralen Verzeichnisdienst ADS abgelegt sind (sofern diese in die SharePoint-Benutzerprofile importiert worden sind). Neben der Suche nach Namen kann darüber hinaus bei entsprechender Konfiguration auch nach anderen Eigenschaften der Personen gesucht werden (Fähigkeiten, Geburtsdatum, Telefon, Abteilungen usw.), also im Grunde nach allen Inhalten der Profile. Mit den speziellen Suchoptionen kann auch die Personensuche noch weiter spezifiziert werden. So können weitere Angaben eingetragen bzw. vorgegeben werden, um ein möglichst genaues Ergebnis zu erzielen.

8.5.4

Kann ich mich über neue Suchergebnisse automatisch informieren lassen?

An vielen Stellen einer SharePoint-Umgebung können Sie sich mittels E-Mail oder per RSS-Feed automatisch über Veränderungen informieren lassen. Diese Option steht auch bei der Suche zur Verfügung, wobei das Interessante dabei ist, dass Sie sich damit informieren lassen können, sobald die definierte Suchabfrage zusätzliche oder geänderte Ergebnisse liefern würde. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn in der SharePointUmgebung neue Dokumente oder Listeneinträge hinzugefügt werden. 1. Zur Festlegung der automatisierten E-Mail-Benachrichtigung muss zunächst einmal in einem Suchcenter die Suchabfrage definiert werden, sodass diese auf einer Ergebnisliste angezeigt wird. 2. Sobald die Abfrage ein Ergebnis liefert, erscheint im rechten Fensterbereich (oberhalb der Ergebnisse) unter anderem die Option Benachrichtigung; in Abbildung 8.23 ist dies auszugsweise dargestellt.

Abbildung 8.23 Optionen bei der Anzeige von Suchergebnissen

3. Nach dem Anklicken der Option Benachrichtigen erscheint ein Dialogfenster, in dem dann die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden müssen. Neben einer Bezeichnung für die Benachrichtigung (diese wird später in der E-Mail angezeigt) muss dort auch der Name des Anwenders eingetragen werden, der die E-Mail erhalten soll; sind Sie dies selber, brauchen Sie natürlich nur die Vorgabe zu übernehmen. Darüber

322

8.5 Suchcenter hinaus wird in dem Dialogfenster auch festgelegt, welche Änderungen berücksichtigt und in welchem Zeitraum die E-Mails versendet werden. 4. Mit der abschließenden Bestätigung über die Schaltfläche OK wird die Zuordnung aktiviert, und Sie oder der betreffende Benutzer erhalten direkt die erste E-Mail, in der auf die Zuweisung hingewiesen wird. Neben der E-Mail-Benachrichtigung können Sie sich auch mit der Option RSS (oberhalb des Suchergebnisses) eine automatisierte Benachrichtigung per RSS-Feed einstellen.

8.5.5

Welche Webparts stehen für die Suche zur Verfügung?

Es wurde bereits darauf hingewiesen, dass es in einer SharePoint-Umgebung neben dem Suchcenter, das als Vorlage einer Webseite einige Webparts enthält, auch spezielle Webparts gibt, die Bezug nehmen auf die Suche. 1. Um einmal beispielhaft einen solchen Such-Webpart in eine bestehende Webseite zu integrieren, muss zunächst die entsprechende Seite angewählt werden. 2. Anschließend muss aus dem Menü Websiteaktionen der Punkt Seite bearbeiten angewählt werden. x

Im Bearbeiten-Modus der Webseite (Bearbeitungstools – Einfügen) kann dann mit der Option Webpart bzw. Webpart hinzufügen ein neuer Webpart ergänzt werden.

3. Aus der nachfolgenden Liste der verfügbaren Webparts kann ein entsprechender Webpart ausgewählt werden, wobei die Webparts für die Suche allesamt im Bereich Suchen zusammengefasst sind (siehe Abbildung 8.24).

Abbildung 8.24 Einige der verfügbaren Webparts für Suchabfragen

323

8 Suchen und Finden 4. Nach der Anwahl eines entsprechenden Webparts (z.B. Feld für erweiterte Suche) durch Anklicken und anschließende Bestätigung mit der Schaltfläche Hinzufügen wird das Webpart auf der Webseite integriert. 5. Über die entsprechende Option (Webpart bearbeiten) können Sie dann noch weitergehende Einstellungen für den Webpart vornehmen. 6. Nach abschließender Bestätigung und dem Beenden des Bearbeitungsmodus wird der Webpart auf der Webseite hinzugefügt und kann dort entsprechend genutzt werden. In Abbildung 8.25 ist dies einmal beispielhaft dargestellt, wo auf einer Webseite ein Feld für die Personensuche integriert wurde (unten).

Abbildung 8.25 Webseite mit einem speziellen Webpart für die Personensuche

Nähere Angaben zu Webparts und deren Konfiguration und Einbindung in Webseiten enthält das Kapitel 4.

324

9 9 Geschäftsdaten und -prozesse Die Beschreibung, Steuerung und Optimierung von Abläufen in einem Unternehmen oder einer Organisation, die Darstellung von Ergebnissen in komprimierter und auswertbarer Form und die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen werden heutzutage unter dem Begriff Geschäftsdatenmanagement bzw. Geschäftsprozessmanagement zusammengefasst. Damit einhergehend fällt auch oft der Begriff Business Intelligence, der nachfolgend ebenfalls erläutert wird, ebenso die SharePoint-typischen Ausprägungen für diesen Bereich. Dabei werden insbesondere die Themen KPI-Listen (Key Performance Indicator), Excel Services, Dashboard und auch spezielle Möglichkeiten des SharePoint-Berichtswesens mithilfe des PerformancePoint Servers bzw. der PerformancePoint Services erläutert. Generell geht es bei der Nutzung entsprechender SharePoint-Möglichkeiten darum, den sogenannten Entscheidungsträgern in einem Unternehmen oder einer Organisation Zahlen und Fakten zur Verfügung zu stellen, die diese zum Treffen strategischer oder operativer Entscheidungen oder zur Kontrolle benötigen. War dies in der Vergangenheit sehr oft nur durch den Einsatz umfangreicher und hochkomplexer Software möglich (Stichwort: Data Warehouse), so stehen mit Microsoft SharePoint Server 2010 Möglichkeiten zur Verfügung – nicht zuletzt durch die Anbindung beliebiger Datenquellen –, diese Informationen in komprimierter Form in einer webbasierten Oberfläche darzustellen. Zudem wurde in SharePoint Server 2010 ein Produkt mit dem Namen PerformancePoint Server integriert, der in diesem Zusammenhang weitergehende Möglichkeiten zur Verfügung stellt.

9.1

KPI

9.1.1

Was bedeutet KPI?

KPI ist die Abkürzung für Key Performance Indicator und bedeutet so viel wie „Statusanzeige definierter Ziele“. Es handelt sich dabei um eine grafische Darstellung betriebswirt-

325

9 Geschäftsdaten und -prozesse schaftlicher Kennzahlen, anhand derer die Erfüllung der festgelegten Ziele „abgelesen“ werden kann. Sehr oft wird eine solche Darstellung auch mit einer „Ampelfunktion“ verglichen, wo die drei Farben Rot, Gelb und Grün den Erfüllungsgrad signalisieren. Die Zielerreichung wird dabei an kritischen Erfolgsfaktoren festgemacht, die letztlich Einfluss nehmen auf das Treffen bestimmter Entscheidungen. Die KPI-Darstellung ermöglicht nicht nur eine sehr einfache und schnelle Einschätzung des Erfüllungsgrades eines vorgegebenen Ziels, sondern es ist für jeden an einer Zielerfüllung beteiligten Bereich offensichtlich, ob und, wenn ja, in welcher Form bestimmte Aufgaben erledigt werden müssen. Als Beispiele für KIP-Listen können beispielsweise Umsatzzahlen dienen, indem eine Mindestanforderung definiert wird (das klassische KPI-Einsatzgebiet). Es kann sich aber auch um Zufriedenheitsanalysen der Kunden handeln, Bestellungen pro Monat oder die Bestellentwicklung für einen bestimmten Artikel.

9.1.2

Wie wird eine KPI-Liste angelegt?

Um eine KPI-Darstellung umsetzen zu können, ist es zunächst einmal wichtig, dass eine Liste bzw. eine Datenquelle existiert, welche die Werte enthält, die in Form einer KPIDarstellung ausgewertet werden sollen. Diese KPI-Liste beinhaltet dann wiederum die verschiedenen KPI-Indikatoren, die eine Bewertung der Daten der ausgewählten Datenquelle ermöglichen. Bei der Datenquelle kann es sich beispielsweise um eine der folgenden Möglichkeiten handeln:

SharePoint-Liste Excel-Arbeitsblatt/-Arbeitsmappe SQL Server Analysis-Services Manuelle Eingabe von Daten zur Indikatordarstellung

1. Zur Anlage einer neuen KPI-Liste muss in der SharePoint-Umgebung zunächst einmal die Webseite angewählt werden, der die KPI-Darstellung zugeordnet werden soll. 2. Im nächsten Schritt muss im Menü Websiteaktionen der Punkt Alle Websiteinhalte einblenden angewählt werden. 3. In der Darstellung der verfügbaren Bibliotheken, Listen usw. muss dann die Option Erstellen angeklickt werden. 4. Aus den verfügbaren Optionen muss als Nächstes im Bereich Listen die Vorlage Statusliste ausgewählt werden. 5. Im nachfolgenden Dialogfenster muss dann ein Name und ggf. eine Beschreibung für die KPI-Liste angegeben werden.

326

9.1 KPI 6. Mit der entsprechenden Option kann an dieser Stelle festgelegt werden, ob die Liste in der Schnellstartleiste (Menübereich) anwählbar sein soll oder ob nicht (siehe Abbildung 9.1).

Abbildung 9.1 Neuanlage einer KPI-Liste

7. Nach abschließender Bestätigung mit der Schaltfläche Erstellen wird diese neue Liste angelegt und der Inhalt am Bildschirm angezeigt, der zurzeit natürlich noch leer ist, da noch keine KPI-Indikatoren zugeordnet wurden.

9.1.3

Wie erfolgt für eine SharePoint-Liste die Zuweisung eines KPI-Indikators?

Zur Zuweisung eines SharePoint-Listenindikators für eine KPI-Liste muss zunächst einmal sichergestellt sein, dass die entsprechende SharePoint-Liste (bzw. die gewünschte Datenquelle) verfügbar ist bzw. diese angelegt wird. Entsprechende Berechtigung vorausgesetzt, kann diese Liste an beliebiger Stelle innerhalb der SharePoint-Umgebung (Websitesammlung) abgelegt werden. Voraussetzung für die Zuweisung von KPI-Indikatoren ist, dass in Form einer KPI-Liste eine Basis geschaffen wurde bzw. vorhanden ist. Microsoft SharePoint Server 2010 stellt mit der Vorlage Statusliste eine spezielle Form der Sammlung verschiedener KPI-Indikatoren zur Verfügung.

Für die nachfolgenden Erläuterungen wird eine einfache SharePoint-Liste (Verkäufe) als Beispiel verwendet, die so aufgebaut ist, wie in Abbildung 9.2 dargestellt. Diese Liste ent-

327

9 Geschäftsdaten und -prozesse hält als numerischen Wert die Preisangabe (Preis), der für die nachfolgenden Erläuterungen eine wichtige Rolle spielt, da er als Basis der KPI-Darstellung dient.

Abbildung 9.2 Muster einer SharePoint-Liste für eine KPI-Darstellung

1. Zur Zuweisung eines neuen KPI-Indikators auf Basis einer SharePoint-Liste muss zunächst die KPI-Liste als Basis angewählt werden (siehe oben). 2. Dazu stehen im Menü Neu die verschiedenen Optionen zur Verfügung. Für die Zuweisung einer SharePoint-Liste als Basis für den KPI-Indikator muss die Option Auf SharePoint-Listen basierender Statusindikator angewählt werden. 3. Im nächsten Schritt erscheint ein Dialogfenster, in dem die benötigten Angaben eingetragen werden müssen. Dazu gehören im ersten Schritt die Angabe eines Namens für den Indikator und ggf. eine Beschreibung. 4. Anschließend muss im Feld Indikatorwert die SharePoint-Liste angegeben werden, die als Basis dienen soll. Dies kann entweder durch Eingabe der Adresse der Liste (URL) oder durch Anklicken des Symbols rechts neben dem Feld und anschließende Auswahl erfolgen. Nach dem Anklicken des Symbols zur Suche der Liste werden im linken Bereich die verfügbaren Datenquellen der gesamten SharePoint-Umgebung angezeigt, aus denen dann die gewünschte ausgewählt werden kann (siehe Abbildung 9.3).

328

9.1 KPI

Abbildung 9.3 Auswahl einer Liste in der SharePoint-Umgebung

5. Nach Bestätigung der Auswahl der Datenquelle mit der Schaltfläche OK kann im Feld Ansicht eine definierte Ansicht als Basis für die Darstellung ausgewählt werden. Auf diese Art und Weise ist eine Filterung der Einträge möglich, wobei die Ansicht selber am Ursprungsort der jeweiligen Liste definiert sein muss. 6. Als Nächstes müssen im unteren Bereich des Dialogfensters zur Zuweisung eines KPIIndikators die Angaben zur Berechnung der Indikatorwerte eingetragen bzw. ausgewählt werden. Für ein einfaches Beispiel (Ermittlung der Summe der Verkäufe) wird die Option Berechnung aller Listeneinträge in der Ansicht angewählt. 7. Als Nächstes erfolgt im darunter liegenden Feld die Auswahl der Option Summe. Damit wird festgelegt, dass für die nachfolgende Berechnung diese Formel angewendet wird. In dem vorliegenden Beispiel soll die Summenbildung für das Feld Preis erfolgen, das im Feld von entsprechend ausgewählt werden muss. 8. Im nächsten Schritt müssen dann die Zielwerte für den grünen (hier: 1000) und für den gelben Bereich (hier: 800) eingetragen werden. In diesem Beispiel bedeutet dies, dass bei einer Summe von unter Euro 800 die rote Ampel und bei einem Gesamtwert zwischen Euro 800 und 1000 die gelbe Ampel angezeigt wird. Bei Werten über Euro 1000 „springt“ die Ampel auf Grün. In den Abbildungen 9.4 und 9.5 sind die entsprechenden Einstellungen für den KPI-Indikator dargestellt, wobei auf das oben beschriebene Beispiel Bezug genommen wird.

329

9 Geschäftsdaten und -prozesse

Abbildung 9.4 Allgemeine Angaben zum KPI-Indikator

330

9.1 KPI

Abbildung 9.5 Angaben zur Berechnung des KPI-Indikators

9. Nach abschließender Bestätigung mit OK wird das Ergebnis des KPI-Indikators direkt am Bildschirm angezeigt (siehe Abbildung 9.6).

Abbildung 9.6 Ergebnis einer KPI-Berechnung

331

9 Geschäftsdaten und -prozesse Die Ampelfunktion von Microsoft SharePoint Server 2010 ist standardmäßig mit bestimmten Symbolen hinterlegt. Diese Symbole sind aber grundsätzlich frei definierbar und können jederzeit gegen beliebige andere Symbole ausgetauscht werden.

10. Durch Anklicken des definierten KPI-Indikators erfolgt eine andere Darstellung des Ergebnisses in ausführlicherer Form (Detailverknüpfung), so wie beispielhaft in Abbildung 9.7 dargestellt.

Abbildung 9.7 Detailverknüpfung als andere Darstellungsform eines KPI-Indikators

Sobald Änderungen an der Ursprungsliste (hier: Verkäufe) vorgenommen werden, wirkt sich dies unmittelbar auf den definierten KPI-Indikator aus, indem die Berechnung aktualisiert und ggf. die „Ampeldarstellung“ angepasst wird. Sollten Sie das hier gezeigte Beispiel in Ihrer SharePoint-Umgebung nachvollzogen haben, können Sie dies einmal ausprobieren. Die auszuwählende Datenquelle (z.B. SharePoint-Liste) kann an beliebiger Stelle innerhalb der SharePoint-Umgebung abgelegt sein. Entscheidend ist, dass der entsprechende Benutzer, dem die KPI-Ergebnisse angezeigt werden sollen, über entsprechende Berechtigungen für die Datenquelle verfügt.

9.1.4

Wie erfolgt die Zuweisung eines KPI-Indikators für eine Excel-Tabelle oder -Arbeitsmappe?

Die Nutzung einer Excel-Tabelle (Arbeitsblatt oder Arbeitsmappe) als Basis für einen KPI-Indikator ist ebenfalls möglich. Um die Unterschiede zwischen der Nutzung einer SharePoint-Liste (siehe vorhergehender Abschnitt) und einer Excel-Tabelle als Basis für

332

9.1 KPI einen KPI-Indikator deutlich zu machen, soll die in Abbildung 9.8 dargestellte ExcelTabelle als Grundlage dienen. Sie beinhaltet die gleichen Felder und Daten, wie die in Abbildung 9.2 dargestellte Abbildung der SharePoint-Liste.

Abbildung 9.8 Excel-Tabelle als Basis für einen KPI-Indikator

Die auszuwählende Datenquelle (hier: Excel-Tabelle) kann an beliebiger Stelle innerhalb der SharePoint-Umgebung abgelegt sein (sinnvollerweise in einer Dokumentbibliothek zur besseren Verwaltung). Alternativ kann diese auch im Dateisystem oder auf einem anderen Webserver gespeichert sein. Entscheidend ist, dass der entsprechende Benutzer, dem die KPIErgebnisse angezeigt werden sollen, über entsprechende Berechtigung für die Datenquelle verfügt.

1. Zum Anlegen eines KPI-Indikators mit einer Excel-Tabelle als Basis muss zunächst einmal die entsprechende KPI-Liste angewählt werden. 2. Anschließend muss aus dem Menü Neu der Punkt Auf Excel basierender Statusindikator angewählt werden. 3. Im nachfolgenden Dialogfenster muss dann zunächst ein Name und ggf. eine Beschreibung des KPI-Indikators angegeben werden. 4. Als Nächstes muss dann im Bereich Indikatorwert die Excel-Tabelle ausgewählt werden, die als Basis für den KPI-Indikator dienen soll. Dazu wird entweder der Name der Tabelle in das entsprechende Feld eingetragen oder diese über das entsprechende Symbol rechts neben dem Feld (Arbeitsmappen-URL) ausgewählt. Bei Nutzung des Auswahlsymbols erscheint ein weiteres Dialogfenster, in dem dann die Tabelle ausgewählt werden kann, so wie in Abbildung 9.9 beispielhaft dargestellt.

333

9 Geschäftsdaten und -prozesse

Abbildung 9.9 Auswahl einer Excel-Tabelle

5. Nach Auswahl der Tabelle muss daraus das Feld bestimmt werden, das als Indikatorwert die Basis der weiteren Berechnung darstellt. Auch dies wird sinnvollerweise durch Anklicken des Symbols neben dem Feld Zellenadresse für Indikatorwert ausgewählt. Es erscheint ein Zusatzfenster, in dem der Inhalt der ausgewählten Excel-Arbeitsmappe angezeigt wird; dort muss die Zelle angeklickt werden, die den Indikatorwert symbolisiert. Mit der Schaltfläche Festlegen beim Feld Zellenadresse für Indikatorwert erfolgt dann die entsprechende Zuordnung. Sofern die Werte für die Zielerreichung und für die Ausgabe einer Warnung ebenfalls in dem gewählten Arbeitsblatt verfügbar sind, können diese an dieser Stelle ebenfalls durch Anklicken und Einsatz der Schaltfläche Festlegen zugewiesen werden. Dies ist hier aber nicht zwingend notwendig.

6. Nach Bestätigung der Feldauswahl mit OK erscheint das Dialogfenster zum Anlegen des KPI-Indikators, wo dann noch festgelegt werden muss, wie die Werte für Zielerreichung (grün) und für Warnung (gelb) ausgewertet werden sollen. Dazu müssen im Bereich Statussymbolregeln: eine entsprechende Auswahl und die Vorgabe der benötigten Werte erfolgen.

334

9.1 KPI 7. Mit der abschließenden Bestätigung der Indikatorerstellung mittels der Schaltfläche OK wird die Konfiguration abgeschlossen und der neue Wert in der gewählten Liste angezeigt. Durch Anklicken der Bezeichnung eines KPI-Indikators erfolgt eine ausführliche Darstellung (Detailverknüpfung). Im Falle eines „Excel-KPI“ wird dabei dann beispielsweise auch der Bereich der Excel-Arbeitsmappe angezeigt, aus dem der Indikatorwert ausgewählt worden ist. So wie bei einer SharePoint-Liste, so erfolgt auch bei einem Excel-Indikator eine automatische Anpassung der Darstellung, sobald an den Zahlenwerten der gewählten Basis, also an der Excel-Tabelle, Änderungen vorgenommen werden, die sich auf die Indikatorwerte auswirken.

9.1.5

Kann die automatische Aktualisierung der KPI-Darstellung deaktiviert werden?

Standardmäßig ist jeder KPI-Indikator so eingestellt, dass er beim Aufruf oder bei der Darstellung automatisch aktualisiert wird. Dabei erfolgt dann der Zugriff auf die zugewiesenen Datenquelle (z.B. Excel-Tabelle oder SharePoint-Liste) und anhand der Ergebnisse eine Darstellung des KPI-Indikators. Es gibt jedoch auch Situationen, in denen eine automatisierte Aktualisierung explizit unterbunden werden soll. Dies lässt sich in Microsoft SharePoint Server 2010 in der Form einstellen, dass immer nur auf explizite Anforderung eine Aktualisierung der definierten Kennzahlen erfolgt; solange dies nicht erfolgt, wird für den KPI-Indikator der letzte, angezeigte Wert verwendet. 1. Um für einen KPI-Indikator eine manuelle Aktualisierung festzulegen, muss der Bearbeiten-Modus des Indikators angewählt werden. Dazu wird in der KPI-Liste rechts neben den Namen des Indikators geklickt und aus dem dann erscheinenden Menü der Punkt Eigenschaften bearbeiten angewählt. 2. Am Ende des nachfolgenden Dialogfensters steht der Bereich Regel aktualisieren zur Verfügung, der durch Anklicken des Pluszeichens geöffnet werden kann. 3. Die Option Indikatorwert für jeden Viewer neu berechnen ist standardmäßig angewählt und bedeutet, dass eine automatisierte Aktualisierung der Zahlenwerte erfolgt. Um eine manuelle Aktualisierung vorzugeben, muss die zweite Option (Aktualisieren Sie den Wert dieses ...) durch Anklicken angewählt werden (siehe Abbildung 9.10).

Abbildung 9.10 Festlegung der manuellen Aktualisierung eines KPI-Indikatorwertes

335

9 Geschäftsdaten und -prozesse 4. Nach abschließender Bestätigung der Änderung mit OK wird die Zuordnung vorgenommen, und die Aktualisierung erfolgt ab sofort nur noch auf explizite Aufforderung des Benutzers. 5. Um einen KPI-Indikator, bei dem die automatisierte Aktualisierung deaktiviert wurde, zu aktualisieren, muss aus dem zugehörigen Menü (Rechtsklick in der KPI-Liste neben Name) der Punkt Aktualisieren angewählt werden (siehe Abbildung 9.11).

Abbildung 9.11 Menüpunkt zur manuellen Aktualisierung eines KPI-Indikatorwertes

Da eine manuelle Aktualisierung eines KPI-Indikatorwertes nicht auf Anhieb ersichtlich ist, sollte mit der Deaktivierung sehr sorgsam umgegangen werden; nicht dass offensichtlich falsche Ergebnisse zu Fehlentscheidungen führen.

9.1.6

Wie kann die Detailverknüpfung eines KPI-Indikators angepasst werden?

Sobald ein KPI-Indikator definiert wurde und in der KPI-Liste angezeigt wird, kann durch Anklicken des Indikatornamens die sogenannte Detailverknüpfung aufgerufen werden. Diese beinhaltet weitergehende Informationen zu dem entsprechenden KPI-Indikator, die in der Regel fast allesamt bei der Konfiguration des Indikators festgelegt werden. In Abbildung 9.7 (siehe dort) ist eine solche Detailverknüpfung beispielhaft dargestellt. 1. Um die Anzeige der Detailverknüpfung anzupassen bzw. beim Anklicken eines KPIIndikators eine beliebige Webseite aufzurufen, muss zunächst einmal der BearbeitenModus des Indikators aufgerufen werden. Dies wird erreicht, indem in der KPI-Liste rechts neben den Namen des Indikators geklickt und aus dem dann erscheinenden Menü der Punkt Eigenschaften bearbeiten angewählt wird. Alternativ kann in der Anzeige der Detailverknüpfung der Punkt Indikator bearbeiten angewählt werden. 2. Im nachfolgenden Dialogfenster steht am Ende des Dialogfensters der Bereich Detailverknüpfungen zur Verfügung, der durch Anklicken des Pluszeichens geöffnet werden kann.

336

9.2 Excel Services 3. Innerhalb des Bereichs befindet sich eine Eingabezeile (Detailsseite), in der die Adresse (URL) der Seite eingetragen werden kann, die beim Anklicken des Indikators aufgerufen werden soll; alternativ kann die Seite auch über das entsprechende Symbol rechts neben dem Feld ausgewählt werden. 4. Sobald eine Adresse für die gewünschte Seite eingetragen wurde (siehe Abbildung 9.12), kann dies abschließend mit der Schaltfläche OK bestätigt werden.

Abbildung 9.12 Eintragen einer Adresse für die Detailverknüpfung eines KPI-Indikators

Die zuvor beschriebene Vorgehensweise hat zur Folge, dass beim Anklicken des Indikatornamens nicht mehr die Standarddarstellung erfolgt, sondern die hinterlegte Webseite aufgerufen wird. Um die Einstellung wieder auf den Standard zu setzen, muss der Eintrag aus der entsprechenden Eingabezeile gelöscht und dies dann abgespeichert werden. In Bezug auf den Einsatz von KPI-Listen und deren Darstellungsformen gibt es weitergehende Möglichkeiten in Zusammenhang mit dem Einsatz der PerformancePoint Services von SharePoint 2010. Deren Erläuterungen würden jedoch den Rahmen dieses Buches sprengen, sodass an dieser Stelle auf weiterführende Literatur verwiesen wird.

9.2

Excel Services

9.2.1

Wozu dienen die Excel Services?

Die Excel Services von Microsoft SharePoint Server 2010 sind ein Teil der BI-Strategie (Business Intelligence) der Firma Microsoft. Neben KPI stellen die Excel Services eine weitere Komponente der BI-Lösungen von Microsoft dar, deren Basis in beiden Fällen der SQL-Server ist. Sie ermöglichen eine Darstellung wichtiger Unternehmensdaten oder Kennzahlen in einfacher Form, um so unmittelbar Einfluss zu nehmen auf wichtige Geschäftsprozesse und dies ggf. zu optimieren (Geschäftsprozess-Management).

337

9 Geschäftsdaten und -prozesse Der große Vorteil der Excel Services ist, dass damit Berechnungen und Funktionen des Programms MS Excel in einem Webbrowser genutzt werden können, ohne dass dazu ein Excel-Client benötigt wird. Darüber hinaus ermöglicht der Einsatz der Excel Services, dass die Berechnungen innerhalb einer Arbeitsmappe nicht auf dem Client, sondern auf dem Server ausgeführt werden; insbesondere bei großen oder komplexen Arbeitsmappen ein nicht unerheblicher Vorteil. Zur Nutzung der Excel Services wird eine Arbeitsmappe zentral auf einem SharePointServer abgelegt, die dort wiederum über entsprechende Zugriffsberechtigungen geschützt werden kann. Über spezielle Technologien (Snapshot) können Kopien angelegt werden, die eine jederzeitige Wiederherstellung eines definierten Zustands ermöglichen. Die Veröffentlichung der Excel-Arbeitsmappen kann auf verschiedene Art und Weise erfolgen, wobei sich in der Praxis die Nutzung des speziellen Webparts für Excel Services bewährt hat (EWA-Excel Web Access). Neben diesem Dienst, der für das Rendern und die Anzeige verantwortlich ist, stehen spezielle Dienste für die Neuberechnung von Formeln, für die Ausführung von Serverabfragen und für die Steuerung eines speziellen Lastenausgleichs zur Verteilung der Anfragen. Voraussetzung zur Nutzung der Excel Services mit Microsoft SharePoint Server 2010 ist die Lizenzierung nach dem Enterprise-Modell; Näheres dazu enthält das Kapitel 2.

9.2.2

Welche Vorteile bieten die Excel Services?

Der Einsatz der Excel Services in einer SharePoint-Umgebung bietet eine Reihe von Vorteilen, die sich lohnen, in die konzeptionellen Überlegungen einer SharePoint-Struktur einbezogen zu werden. Da ist zum einen die Möglichkeit der zentralen Datenablage, was wiederum den Vorteil hat, dass die Anwender die Daten an einer Stelle suchen und auch finden. So besteht bei Bedarf jederzeit Zugriff auf die Daten, und es ist keine aufwendige Suche in irgendwelchen Dateiverzeichnissen oder gar E-Mails notwendig. Der Zugriff auf veröffentlichte Excel-Tabellen kann jederzeit mit einem Webbrowser erfolgen; dies spart unter Umständen nicht nur Lizenzkosten, sondern macht die Darstellung nahezu unabhängig vom Endgerät und vom Betriebssystem. Einer der wesentlichen Vorteile der Excel Services zeigt sich, sobald damit Excel-Tabellen mit einem gewissen Komplexitätsgrad (z.B. aufwendigen Berechnungen) eingesetzt werden. Durch die Technologie der Excel Services werden dabei die Berechnungen nicht auf dem Client, sondern auf dem Server selbst durchgeführt. Dies spart Ressourcen am Client und optimiert die Darstellung, die am Client in Form einer HTML-Anzeige erfolgt. Nachfolgend noch einmal die wesentlichen Vorteile, die für die Nutzung bzw. den Einsatz der Excel Services sprechen:

Zentrale Ablage Zugriff per Webbrowser 338

9.2 Excel Services

Unabhängigkeit des Clientgerätes Einsparung Clientlizenzkosten Ressourceneinsparung am Client Berechungen auf zentralem Server Darstellung im HTML-Format Die Excel-Tabellen werden beim Aufruf durch einen Benutzer im Arbeitsspeicher des Servers vorgehalten. Aus diesem Grund sollte vorab eine Berechnung der maximal benötigten Ressourcen erfolgen, insbesondere bei der Nutzung komplexerer Tabellen. In größeren SharePoint-Umgebungen, wo viele Daten mit Excel Services verarbeitet werden, bietet es sich unter Umständen an, für die Excel Services einen eigenen Server zu verwenden.

9.2.3

Welche Voraussetzungen müssen zur Nutzung der Excel Services erfüllt sein?

Bevor in einer SharePoint-Umgebung die Excel Services eingesetzt bzw. genutzt werden können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Zum einen ist es wichtig zu wissen, dass die Excel Services grundsätzlich nur in der Enterprise-Version von Microsoft SharePoint Server 2010 verfügbar sind. Dies erfordert ggf. ein Upgrade der Standardversion auf die Enterprise-Variante, was wiederum jedoch immer mit zusätzlichen Lizenzgebühren verbunden ist. Kommt die entsprechende Enterprise-Version von Microsoft SharePoint Server 2010 zum Einsatz, muss sichergestellt sein, dass der Dienst (Dienstanwendung) für die Excel Services aktiviert ist. Nähere Angaben zur Zuweisung des entsprechenden SharePoint-Lizenzmodells und zur Aktivierung des Dienstes bzw. der Dienstanwendung zur Nutzung der Excel Services enthält das Kapitel 2.

Als Nächstes ist es wichtig, dass ein Speicherort definiert wird, in dem die veröffentlichten Excel-Tabellen abgelegt werden. Hier bietet es sich in der Regel an, eine separate Bibliothek für diese Daten anzulegen bzw. eine bestehende als solche zu bestimmen. Der ausgewählte Speicherort muss als „vertrauenswürdig“ definiert werden. Die Festlegung eines vertrauenswürdigen Dateispeicherortes muss in einer SharePoint-Umgebung mithilfe der Zentraladministration vorgenommen werden (siehe nachfolgendes Kapitel). Wer darf überhaupt auf die Daten zugreifen? Hierzu muss ein Berechtigungskonzept entwickelt werden und anschließend mit den in SharePoint verfügbaren Möglichkeiten die Zuweisung der benötigten Rechte erfolgen. Nähere Angaben zur Zuweisung von Berechtigungen enthält das Kapitel 7.

339

9 Geschäftsdaten und -prozesse Mit dem Abschluss der notwendigen Vorarbeiten können als Nächstes die Arbeitsmappen oder Excel-Tabellen veröffentlicht werden, die im Rahmen der Excel Services zur Verfügung gestellt werden sollen. Es ist wichtig, dass zur Nutzung aller Funktionen der Excel Services die entsprechenden Tabellen oder Arbeitsmappen aus Excel heraus (ab Version 2007) veröffentlicht werden. Insbesondere das „Hochladen“ einer Excel-Tabelle (z.B. in eine Bibliothek) erfüllt nicht den gleichen Zweck.

Optional kann anschließend auf entsprechenden Webseiten der Zugriff auf die Excel Services eingerichtet werden; hierzu stehen beispielsweise spezielle Webparts zur Verfügung. Die wesentlichen Voraussetzungen zur Nutzung der Excel Services nachfolgend noch einmal in zusammengefasster Form: 1. Überprüfung bzw. Aktivierung der Enterprise-Lizenz von Microsoft SharePoint Server 2010 (siehe Kapitel 2). 2. Aktivierung des Dienstes für Excel Services in der Zentraladministration (siehe Kapitel 2). 3. Anlegen einer Bibliothek bzw. Festlegung eines Speicherortes für die Tabellen/ Arbeitsblätter. 4. Festlegung des gewählten Speicherortes als vertrauenswürdiger Speicherort in der SharePoint-Zentraladministration. 5. Auswahl bzw. Definition der Berechtigungen für den gewählten Speicherort. 6. Veröffentlichung der Excel-Tabellen/-Arbeitsmappen im gewählten Speicherort direkt aus MS Excel heraus (ab Version 2007). 7. Auf Wunsch Definition von Bereichen für Darstellung bzw. den Zugriff auf die ExcelDaten (Webparts usw.).

9.2.4

Wo können die Daten für Excel Services abgelegt werden?

Die Dateien, die für die Excel Services genutzt werden, können grundsätzlich an unterschiedlichen Speicherorten abgelegt werden, als da sind:

SharePoint-Umgebung (z.B. Bibliothek) Dateisystem (Freigabe) Anderer Webserver Aus Praxiserfahrungen bietet es sich an, die Excel-Tabellen/-Arbeitsblätter für die Nutzung durch die Excel Services einheitlich an einem Ort abzulegen und insbesondere keine „Mischung“ der Speicherorte vorzunehmen. Dies erhöht die Übersichtlichkeit und vereinfacht nicht zuletzt die Verwaltung der Berechtigungen.

340

9.2 Excel Services

9.2.5

Wie wird ein Speicherort als „vertrauenswürdig“ definiert?

Es wurde in den vorhergehenden Kapiteln bereits mehrfach darauf hingewiesen, dass ein Speicherort für Excel-Tabellen bzw. für Tabellen, die mit den Excel Services bearbeitet werden sollen, eine spezielle Voraussetzung erfüllen muss. So muss dieser Ablageort als sogenannter vertrauenswürdiger Speicherort definiert werden. Dies ist deshalb notwendig, da beim Zugriff auf die Daten der Excel Services eine umfangreiche und komplexe Überprüfung der Berechtigungen notwendig ist, um so beispielsweise den Zugriff auf einzelne Arbeitsmappen oder gar nur auf Ausschnitte einer Arbeitsmappe zu steuern. 1. Zur Festlegung eines SharePoint-Bereichs als vertrauenswürdigen Speicherort (in der Regel wird dies eine Bibliothek sein) wird die Adresse (URL) des Speicherortes benötigt. Aus diesem Grund bietet es sich an, den entsprechenden Bereich in der SharePoint-Umgebung anzuwählen und die Adresse anschließend in der Adresszeile des Browsers zu markieren und in die Zwischenablage zu kopieren; alternativ können Sie die Adresse natürlich auch aufschreiben. 2. Als Nächstes muss in der Zentraladministration im Bereich Anwendungsverwaltung der Punkt Dienstanwendungen verwalten angewählt werden. 3. In der Aufstellung der verfügbaren Dienstanwendungen (der aktuell gewählten Webanwendung) muss der Eintrag für die Dienstanwendung der Excel Services (standardmäßig: Excel Services – Anwendung) durch Anklicken ausgewählt werden. 4. Im nächsten Arbeitsschritt muss aus den verfügbaren Optionen der Punkt Vertrauenswürdige Dateispeicherorte angewählt werden. 5. Im nachfolgenden Fenster werden die aktuellen Zuweisungen angezeigt. Mit der Option Vertrauenswürdiger Dateispeicherort hinzufügen kann ein Dialogfenster für die Zuweisung eines entsprechenden Speicherortes aufgerufen werden. 6. Innerhalb des Dialogfensters muss die Adresse eingetragen werden (oder aus der Zwischenablage einfügen!), die als vertrauenswürdiger Speicherort definiert werden soll. 7. In Abhängigkeit vom Ablage- oder Speicherort muss dann im Bereich Speicherorttyp die benötigte Angabe ausgewählt werden; bei einer SharePoint-Bibliothek kann die Standardzuweisung (Microsoft SharePoint Foundation) übernommen werden, so wie in Abbildung 9.13 beispielhaft dargestellt.

341

9 Geschäftsdaten und -prozesse

Abbildung 9.13 Festlegung eines vertrauenswürdigen Dateispeicherorts

Dateien für Excel Services können entweder in der SharePoint-Umgebung, auf einem anderen Webserver oder in einer Dateifreigabe abgelegt werden.

8. Die sonstigen Angaben im Dialogfenster können standardmäßig so übernommen werden bzw. werden in der Regel im Laufe der Arbeit mit den Excel Services den eigenen Anforderungen entsprechend angepasst, können also zunächst so belassen werden. Somit kann die Zuweisung des Speicherortes über die Schaltfläche OK bestätigt werden.

9.2.6

Wie wird eine Excel-Arbeitsmappe oder ExcelTabelle in SharePoint veröffentlicht?

Nach der Festlegung eines vertrauenswürdigen Speicherortes können dort entsprechende Excel-Tabellen abgelegt werden. Was dabei zu beachten ist bzw. wie dabei vorzugehen ist, wird im Rahmen dieses Kapitels erläutert. Voraussetzung ist auf jeden Fall der Einsatz des Programms MS Excel (ab Version 2007), wobei sich die nachfolgenden Erläuterungen auf MS Excel 2010 beziehen. Für die nachfolgenden Erläuterungen wird vorausgesetzt, dass der entsprechende Benutzer in dem zu wählenden Speicherort über die benötigten Zugriffsrechte (z.B. Teilnehmen) verfügt.

1. Nach dem Aufruf von Excel muss entweder die Tabelle/Arbeitsmappe erstellt werden, oder es wird eine bestehende Datei geladen.

342

9.2 Excel Services 2. Die fertige Tabelle/Arbeitsmappe kann dann in die SharePoint-Umgebung veröffentlicht werden, indem aus dem Excel-Menü Datei die Option Speichern und Senden angewählt wird. 3. Nach Anwahl der Option In SharePoint speichern erscheint im rechten Fensterbereich wenigstens eine Auswahlmöglichkeit (siehe Abbildung 9.14).

Abbildung 9.14 Veröffentlichung einer Tabelle mit MS Excel 2010

Mit der Schaltfläche Optionen für Excel Services kann in dem dargestellten Dialogfenster festgelegt werden, ob die gesamte Arbeitsmappe oder eventuell nur einzelne Tabellen der Arbeitsmappe gespeichert werden sollen. Zusätzlich kann an dieser Stelle (Register Parameter) auf Wunsch auch festgelegt werden, dass beispielsweise nur bestimmte Bereiche der Tabelle/Arbeitsmappe angezeigt bzw. bearbeitet werden können.

4. Zur Ablage in einer SharePoint-Umgebung muss als Nächstes der Punkt Speicherort suchen doppelt angeklickt werden. 5. Es erscheint ein Eingabefenster, wo im Feld Dateiname zunächst die Adresse (URL) der SharePoint-Umgebung angegeben werden muss, also beispielsweise http://dilaro. 6. Kurze Zeit später werden oben die verfügbaren SharePoint-Bereiche (Bibliotheken, Webseiten usw.) angezeigt. Dort muss mit den bekannten Optionen der Bereich angewählt werden, in dem die Tabelle abgelegt werden soll. 7. Sobald der vertrauenswürdige Speicherort angewählt ist, kann im Feld Dateiname der Name angegeben werden, unter dem die Tabelle gespeichert werden soll. 8. Zum Ablegen der Tabelle/Arbeitsmappe muss abschließend die Schaltfläche Speichern angewählt werden.

343

9 Geschäftsdaten und -prozesse Auf diese Art und Weise wird der neue Eintrag an der entsprechenden Position der SharePoint-Umgebung abgelegt und ist dort durch berechtigte Benutzer abrufbar.

9.2.7

Wie erfolgt der Zugriff auf eine veröffentlichte Excel-Arbeitsmappe?

Der Zugriff auf eine veröffentlichte Excel-Tabelle oder -Arbeitsmappe erfolgt zunächst einmal auf der Ebene des Speicherortes. Der berechtigte Benutzer erhält dort Zugriff auf die verfügbaren Daten. Dabei steht für Dateien, die mit den Excel Services veröffentlicht wurden, ein spezielles Eigenschaften-Menü zur Verfügung. Wird das Eigenschaften-Menü eines Eintrages angewählt (Rechtsklick neben Namen), so stehen dort zwei getrennte Optionen für die Anzeige der Tabelle/Arbeitsmappe zur Verfügung. So kann mit der Option In Microsoft Excel bearbeiten die Tabelle mit MS Excel geöffnet werden. Voraussetzung dazu ist, dass auf dem entsprechenden Client MS Excel installiert bzw. verfügbar ist. Im Gegensatz dazu wird mit der Option Im Browser anzeigen die spezielle Form der Darstellung der Excel Services aufgerufen. Der Einsatz dieses Punktes bewirkt die Anzeige des Inhalts der Tabelle/Arbeitsmappe im Webbrowser. In Abbildung 9.15 ist das Menü einer veröffentlichten Excel-Tabelle dargestellt.

Abbildung 9.15 Menü für die Dateibearbeitung einer Excel-Tabelle

344

9.3 PerformancePoint Server und Dashboards In den Einstellungen einer Dokumentbibliothek kann festgelegt werden, welche Option beim Anklicken des Namens einer Tabelle/Arbeitsmappe aktiviert werden soll. Bei den erweiterten Einstellungen kann festgelegt werden, wie die Darstellung sogenannter „browserfähiger Dokumente“ erfolgen soll.

9.3

PerformancePoint Server und Dashboards

9.3.1

Was ist PerformancePoint?

Mit der Integration des Produkts PerformancePoint Server in SharePoint Server 2010 als sogenannte PerformancePoint Services steht eine zentrale Plattform zur Verfügung, um wichtige Kennzahlen eines Unternehmens in übersichtlicher Form an einer Stelle der SharePoint-Umgebung darzustellen. Es handelt sich dabei um einen speziellen Dienst bzw. eine Dienstanwendung (Service Application), die wie jede andere Dienstanwendung auch verwaltet wird und die zentraler Ablageort für verschiedene Berichte, für die Darstellung von Ergebnissen oder auch für Daten externer Datenquellen sein kann. Diese Daten werden dort in der Regel in Dokumentbibliotheken oder Listen abgelegt, können jedoch auch in speziellen Webparts oder sogenannten Dashboards dargestellt werden. Die Verwendung der PerformancePoint Services in einer SharePoint-Umgebung erfordert die Verfügbarkeit der Enterprise-Lizenz von SharePoint-Server 2010.

9.3.2

Was ist ein Dashboard?

Der Begriff Dashboard bedeutet übersetzt so viel wie Armaturenbrett oder Instrumententafel. Es kennzeichnet somit eine zentrale Einrichtung, in der sämtliche (wichtigen) Daten angezeigt werden. So wie bei einem Auto im Armaturenbrett alle wichtigen Fahrzeugdaten (Temperatur, Öldruck, Benzinstand Geschwindigkeit usw.) angezeigt werden, kann ein solches Dashboard in Bezug auf ein Unternehmen alle relevanten Kennzahlen eines Unternehmens in gebündelter Form präsentieren. Das Besondere an einem SharePoint-Dashboard ist, dass damit Kennzahlen eines Unternehmens auf einer Webseite in komprimierter Form dargestellt werden können, um Entscheidungsträgern wichtige Informationen „auf einen Blick“ zur Verfügung stellen zu können. Für den Dashboard-Einsatz stellt Microsoft SharePoint Server 2010 spezielle Vorlagen bzw. auch einen Dashboard-Designer zur Verfügung; damit können Daten aus verschiedenen Datenquellen an einem zentralen Punkt dargestellt bzw. präsentiert werden. Darüber hinaus können jedoch auch individuelle Webseiten angelegt werden, in die dann die ver-

345

9 Geschäftsdaten und -prozesse schiedenen Komponenten einer Dashboard-Darstellung über entsprechende Webparts integriert werden.

9.3.3

Welche Webparts bzw. Webpart-Typen können für eine Dashboard-Seite genutzt werden?

Für den Einsatz einer Dashboard-Seite stellt Microsoft SharePoint Server 2010 eine Vorlage zur Verfügung. Kommt diese Vorlage nicht zum Einsatz, sondern soll stattdessen eine individuelle Webseite verwendet werden, ist auch dies möglich. Dabei können dann beispielsweise folgende Webparts bzw. Webpart-Typen verwendet werden:

Geschäftsdaten Dieser Webpart-Bereich ermöglicht beispielsweise die Integration einer ExcelArbeitsmappe oder eines Excel-Arbeitsblattes in die Webseite, stellt spezielle Diagramm-Webparts oder auch Webparts für die Anzeige von KPI-Darstellungen (Statuslisten) zur Verfügung.

Filter Mit verschiedenen Filter-Webparts kann die Darstellung der Daten beeinflusst werden.

Hyperlink Dieser Webpart-Typ ermöglicht die Anzeige bzw. den Verweis auf weitergehende Informationen.

SQL Server Reporting Ermöglicht den Einsatz spezieller Webparts für die Ergebnisdarstellung von SQLServer-Berichten.

9.3.4

Wie wird der PerformancePoint Server aktiviert?

Die Funktionen für den PerformancePoint Server bzw. die PerformancePoint Services werden in der Regel nicht standardmäßig aktiviert und stehen somit unter Umständen nicht zur Verfügung. Was dabei zu beachten ist bzw. wie eine entsprechende Aktivierung erfolgt, wird nachfolgend erläutert. 1. Zunächst einmal muss der entsprechende Dienst vorhanden und gestartet sein. Dazu muss in der Zentraladministration (Anwendungsverwaltung) der Punkt Dienste auf dem Server verwalten angewählt werden. 2. In der Aufstellung der verfügbaren Dienste muss dann geprüft werden, ob der Dienst mit dem Namen PerformancePoint Service gestartet ist. Sollte dies nicht der Fall sein, muss dies an dieser Stelle mit dem entsprechenden Link (Starten) durchgeführt werden.

346

9.3 PerformancePoint Server und Dashboards

Abbildung 9.16 Anzeige des Dienstes für den PerformancePoint Server

3. Im nächsten Schritt muss kontrolliert werden, ob eine entsprechende Dienstanwendung verfügbar ist, ggf. muss diese angelegt werden. In Abbildung 9.17 ist beispielhaft das Dialogfenster zum Anlegen einer entsprechenden Dienstanwendung dargestellt.

Abbildung 9.17 Dialogfenster zum Anlegen einer Dienstanwendung

347

9 Geschäftsdaten und -prozesse Ausführliche Angaben zur Verwaltung und zur Neuanlage einer Dienstanwendung unter SharePoint 2010 enthält der Abschnitt 3.2.

4. Als Nächstes muss ein sogenanntes „unbeaufsichtigtes Dienstkonto“ eingerichtet werden, mit dem die Steuerung der Dienste erfolgt. Dazu muss die Dienstanwendung angeklickt und aus den verfügbaren Optionen der Punkt PerformancePoint Service – Anwendungseinstellungen angewählt werden. 5. Es erscheint ein Dialogfenster, wo die Angaben zu einer Kennung, dem Kennwort und den sonstigen Parametern gemacht werden müssen (siehe Abbildung 9.18). Die Praxis zeigt, dass bei den Parametern zunächst einmal die Vorgaben übernommen werden müssen.

Abbildung 9.18 Konfiguration eines unbeaufsichtigten Dienstkontos

Voraussetzung zur Festlegung eines unbeaufsichtigten Dienstkontos ist, dass der sogenannte Secure Store entsprechend konfiguriert wurde. Dazu muss diese Dienstanwendung angewählt und die Einstelllungen müssen entsprechend geprüft bzw. eingerichtet werden.

6. Im nächsten Schritt müssen die vertrauenswürdigen Speicherorte festgelegt werden; dazu muss die Dienstanwendung durch Anklicken angewählt und mithilfe der entsprechenden Option die Speicherorte festgelegt bzw. ausgewählt werden. An dieser Stelle kann auch definiert werden, ob diese Zuordnung grundsätzlich für alle Speicherorte innerhalb der SharePoint-Farm gelten soll.

348

9.3 PerformancePoint Server und Dashboards Bei den verfügbaren Optionen der Dienstanwendung für die PerformancePoint Services steht auch eine Option zur Verfügung, um Daten zu importieren. Dies ist unter anderem auch dafür konzipiert, dass damit Daten aus beispielsweise SharePoint 2007 (z.B. aus einem Berichtscenter) importiert werden können.

7. Was zum Abschluss der Konfiguration noch bleibt, ist die Aktivierung der benötigten Features (Merkmale) in der Webanwendung, der Websitesammlung bzw. der einzelnen Webseite. Für eine Websitesammlung muss auf der entsprechenden Webseite unter Websiteaktionen der Punkt Websiteeinstellungen angewählt werden. 8. Anschließend können dann mit dem Punkt Websitesammlungsfeatures (unter Websitesammlungsverwaltung) die aktuell zugewiesenen Features angezeigt werden. Dort muss durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche das Merkmal Features für PerformancePoint Services-Websitesammlung aktiviert werden. 9. Da es sich bei Webseiten, die im Rahmen der Nutzung des PerformancePoint Services erstellt werden, immer um Veröffentlichungsseiten handelt, muss anschließend unbedingt auch die Option bzw. das Feature SharePoint Server-Veröffentlichungsstruktur aktiviert werden, da ansonsten das Anlegen entsprechender Webseiten fehlschlägt (siehe Abbildung 9.19).

Abbildung 9.19 Anzeige der aktivierten Merkmale (Features)

349

9 Geschäftsdaten und -prozesse 10. Nach der Aktivierung auf Ebene der Websitesammlung muss dann das Feature für die PerformancePoint Services in den Optionen der Websiteeinstellungen mit dem Punkt Websitefeatures verwalten (unter Websiteaktionen) aktiviert werden. Die Vorgehensweise ist grundsätzlich identisch, wobei hier die Optionen PerformancePoint ServicesWebsitefeatures und SharePoint Server-Veröffentlichung aktiviert werden müssen. 11. Sobald die Features aktiviert sind, steht beim Anlegen einer neuen Website der Punkt Business Intelligence Center zur Verfügung (siehe Abbildung 9.20), der die Möglichkeiten und Funktionen der PerformancePoint Services beinhaltet bzw. wo diese konfiguriert werden können.

Abbildung 9.20 Zusätzliche Auswahloption beim Erstellen einer Webseite

Damit sind die grundlegenden Vorbereitungen zur Nutzung der PerformancePoint Services abgeschlossen. Eine Webseite, die mit der Vorlage Business Intelligence Center angelegt worden ist, kann dann entsprechend konfiguriert und „mit Leben gefüllt werden“; die Standardansicht ist in Abbildung 9.21 dargestellt.

350

9.3 PerformancePoint Server und Dashboards

Abbildung 9.21 Standardansicht einer BI-Webseite

9.3.5

Wie werden Dashboards verwaltet?

In einem der vorhergehenden Abschnitte wurden Dashboards als ein wesentliches Gestaltungselement der PerformancePoint Services dargestellt. Zur Gestaltung entsprechender Dashboards steht ein spezieller Designer zur Verfügung, also ein separates Programm, das gestartet werden muss. Der Start bzw. Aufruf erfolgt am schnellsten über die Startseite der „BI-Webseite“, indem dort der Mauszeiger in den Bereich Erstellen von Dashboards bewegt und anschließend die Option Beginnen Sie mit der Verwendung der PerformancePoint Services angeklickt wird. Auf der nachfolgenden Seite steht dann die Schaltfläche Dashboard-Designer ausführen zur Verfügung, mit der das Zusatzprogramm gestartet werden kann (siehe Abbildung 9.22).

351

9 Geschäftsdaten und -prozesse

Abbildung 9.22 Option zum Starten des Dashboard-Designers

Sobald der Dashboard-Designer gestartet wurde, kann dann mit den dort verfügbaren Optionen die gewünschte Konfiguration durchgeführt werden. So können dort beispielsweise auch KPI-Listen (Statuslisten) hinterlegt und angezeigt werden, es kann Zugriff auf externe Datenquellen erfolgen usw. In Bezug auf den Einsatz von Dashboards unter SharePoint 2010 gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten. Deren Erläuterungen wurde jedoch den Rahmen dieses Buches sprengen, sodass an dieser Stelle auf weiterführende Literatur verwiesen wird.

352

10 10 Workflows An einigen Stellen dieses Buches wurde auf den Einsatz sogenannter Workflows hingewiesen bzw. kurz darauf eingegangen. Worum es sich dabei handelt, welche Funktionen damit in einer SharePoint-Umgebung verbunden sind und angewendet werden können und in welchem Zusammenhang dazu die sogenannten Informationsverwaltungsrichtlinien stehen, soll im Rahmen der nachfolgenden Abschnitte erläutert werden. Der Workflow-Einsatz gestaltet sich unter Microsoft SharePoint Server 2010 sehr flexibel und äußerst umfangreich. Auf diese Art und Weise wird eine SharePointUmgebung zu einem System, mit dem nahezu beliebige elektronische Abläufe eines Unternehmens oder einer Organisation gesteuert werden.

10.1

Allgemeines

10.1.1

Was kennzeichnet einen Workflow?

Ein Workflow ist – ganz allgemein ausgedrückt – dadurch charakterisiert, dass er bestimmte Abläufe oder Verfahren (Geschäftsprozesse) automatisiert. Dabei kann der „Anstoß“ zur Automatisierung entweder manuell oder (wie in den meisten Fällen) automatisch erfolgen, jeweils in Abhängigkeit eines Ereignisses oder in Abhängigkeit einer bestimmten Situation. Als Konsequenz erfolgt in der Regel die Ausführung bestimmter Handlungsanweisungen (z. B. Genehmigung eines Dokuments) oder vergleichbarer Aktivitäten. Unter SharePoint kann ein solches Ereignis beispielsweise das Anlegen oder das Hochladen eines Dokuments in eine SharePoint-Bibliothek sein. Ein anderes Beispiel könnte das Durchführen einer Änderung an einem Dokument oder einer SharePoint-Liste sein. So könnten auf diese Art beispielsweise beim Erstellen eines Sitzungsprotokolls bestimmte Erstellungs- und Freigabeschritte durchlaufen, bevor es endgültig in der SharePointUmgebung veröffentlicht und für die übrigen (berechtigten) Anwender sichtbar wird.

353

10 Workflows Das Auslösen einer Aktion oder einer Handlungsanweisung erfolgt dabei in der Regel automatisiert (obwohl Workflows auch manuell gestartet werden können), wobei es sich bei einem solchen Workflow beispielsweise um die Genehmigung oder die Freigabe eines Dokuments, die Überprüfung eines bestimmten Listeneintrags oder eine beliebige andere, frei definierbare Aktion handeln kann. Basis für die Workflowgestaltung in Microsoft SharePoint Server 2010 ist die Entwicklungsumgebung Windows Workflow Foundation (WWF), die integraler Bestandteil des .NET Frameworks (Version 3.0/3.5) ist. Diese Umgebung stellt aber nicht nur die Basis für die Entwicklung von Workflows zur Verfügung, sondern verwaltet diese auch. Auf diese Art und Weise ist sichergestellt, dass Workflows auch über einen beliebig langen Zeitraum aktiv bleiben und so beispielsweise nach einem Neustart des SharePoint-Systems immer noch vorhanden sind. In einer WWF-Umgebung dient beispielsweise Microsoft SharePoint Server 2010 als Host für die entsprechenden Workflows.

Ein Workflow wird bei Microsoft SharePoint Server 2010 immer so lange ausgeführt, bis das definierte Ende oder Ziel erreicht ist. Dazu werden die einzelnen Workflow-Aktionen jeweils einer Transaktion in der SQL-Datenbank gleichgesetzt, was die Verwaltung wesentlich vereinfacht. Die einzelnen Transaktionen werden dabei durch sogenannte Threads gesteuert, die die Abarbeitung der jeweiligen Workflow-Warteschlange steuern. Die wesentlichen Funktionen eines Workflows in einer SharePoint-Umgebung sind durch die folgenden Merkmale charakterisiert:

Abfrage bzw. Warten auf ein bestimmtes Ereignis. Workflow orientiert sich bei Microsoft SharePoint Server 2010 in der Regel an einem Dokument, einem Inhaltstyp, einer Webseite oder einem Eintrag in oder der Änderung einer SharePoint-Liste.

Die Erstellung eines Workflows lässt sich mit MS Visio (ab Version 2010) virtualisieren bzw. modellieren.

Festlegung eines bestimmten Ablaufs (z. B. Dokumentenlenkung). Verbesserte Unterstützung der Erstellung eigener Workflows mit MS Visual Studio (ab Version 2010).

Spezieller Editor auf Assistentenbasis zur Workflow-Erstellung bzw. -Bearbeitung in SharePoint-Designer 2010.

Workflows lassen sich wieder verwenden (Reusable Workflow) und so beispielsweise anderen Objekten zuweisen .

Zuordnung eines Vorgangs zu einer Person oder einem Ablauf. Benachrichtigung erfolgt in einer Aufgabenliste oder per E-Mail.

354

10.1 Allgemeines Auch wenn die Workflow-Verwaltung mit SharePoint Server 2010 noch nicht vollkommen ist, so wurden in der Version 2010 von SharePoint Server (im Vergleich zu Office SharePoint Server 2007) dennoch einige grundlegende Gestaltungselemente hinzugefügt, die den Workflow-Einsatz wesentlich vereinfachen können.

10.1.2

Welche Workflows sind standardmäßig in SharePoint Server 2010 verfügbar?

Microsoft SharePoint Server 2010 stellt standardmäßig bereits einige fertige WorkflowVorlagen zur Verfügung, die in der Praxis ohne weitere Anpassung direkt eingesetzt werden können. In der nachfolgenden Aufstellung sind sämtliche in Microsoft SharePoint Server 2010 standardmäßig verfügbaren Workflow-Vorlagen aufgeführt und deren Funktion erläutert:

Dispositionsgenehmigung Mit diesem Workflow kann definiert werden, ob ein Dokument oder ein Listeneintrag gelöscht oder ob das entsprechende Objekt (Listeneintrag, Dokument) behalten werden soll.

Drei Status Der Drei-Status-Workflow dient dazu, drei fest definierte Zustände zu überprüfen. Dazu werden die entsprechenden Zustände in einer Liste oder einer Bibliothek definiert und einem speziellen Auswahlfeld zugewiesen. Diese drei Zustände werden beim Einsatz dieses Workflow-Typs abgefragt und in Abhängigkeit davon dann die entsprechenden Aktionen ausgelöst.

Feedback sammeln Dieser Workflow wird eingesetzt, um zu einem bestimmten Dokument oder zu einem Listeneintrag das Feedback eines anderen Anwenders einzuholen, das dann an den Anforderer (Besitzer) zurück übermittelt wird.

Genehmigung Dieser Workflow dient dazu, Dokumente an definierte Personen weiterzuleiten bzw. diese darüber zu informieren, dass an einem bestimmten Dokument etwas geändert worden ist. Alternativ kann dieser Workflow auch gestartet werden, wenn in einer Bibliothek ein neues Dokument angelegt wird. Somit steht dieser Workflow in unmittelbarem Zusammenhang mit den Ereignissen Dokument anlegen oder Dokument ändern. Ein Benutzer, der als Genehmiger zugewiesen ist, erhält eine Benachrichtigung per E-Mail und kann dann mit den dort enthaltenen Funktionen genehmigen, ablehnen oder dem Ersteller/Änderer Kommentare dazu übermitteln.

Signaturerfassung Mit diesem Workflow kann von ausgewählten Anwendern eine Signatur eingeholt werden, um auf diese Art und Weise beispielsweise den Inhalt eines Dokuments abzuzeichnen.

355

10 Workflows Der Workflow Signaturen sammeln setzt explizit den Einsatz von Microsoft Office voraus.

Veröffentlichungsgenehmigung Vergleichbar mit dem Workflow Genehmigung kommt dieser Workflow zum Einsatz, um zur Veröffentlichung einer Webseite das Feedback eines Anwenders einzuholen, das dann an den Anforderer (Besitzer) zurück übermittelt werden kann.

10.1.3

Wie kann eine neue Workflow-Vorlage erstellt werden?

Die Umgebung von Microsoft SharePoint Server 2010 ist in der Lage, nahezu beliebig viele Workflows unterschiedlicher Ausrichtung zu nutzen. Dabei sind der Kreativität so gut wie keine Grenzen gesetzt, stehen doch grundsätzlich unterschiedliche Möglichkeiten zur Erstellung und Verwaltung der Workflows zur Verfügung. Um neben den Standardworkflows einer SharePoint-Umgebung weitere Workflows einzusetzen, muss zunächst aber eine entsprechende Workflow-Vorlage erstellt werden, in der Regel verbunden mit entsprechendem Programmieraufwand. Von Microsoft gibt es jedoch zwei Programme, die die Erstellung individueller Workflows jedoch wesentlich vereinfachen können. So besteht die Möglichkeit, sowohl mit MS Visual Studio als auch mit dem Programm SharePoint-Designer entsprechende Workflows zu erstellen bzw. zu modellieren und zu veröffentlichen (siehe Abbildung 10.1).

Abbildung 10.1 Anlegen eines neuen Workflows mit dem SharePoint-Designer

356

10.1 Allgemeines Die Beschreibung des Inhalts eines Workflows erfolgt in einer speziellen Sprache, die mit dem Kürzel XOML umschrieben ist, was wiederum für eXtensible Application Markup Language steht.

10.1.4

Welche Voraussetzungen müssen für den Workflow-Einsatz erfüllt sein?

Unmittelbar nach erfolgter Installation von Microsoft SharePoint Server 2010 sind in der Regel alle notwendigen Merkmale und Funktionen zur Nutzung der Workflows aktiviert bzw. verfügbar. Zur Kontrolle sollte dies vor dem ersten Einsatz eines Workflows wie folgt überprüft werden. 1. Nach der Anwahl des Registers Anwendungsverwaltung in der SharePoint-Zentraladministration muss als Nächstes die Option Webanwendungen angewählt werden. 2. Nach Markierung der entsprechenden Webanwendung, für die ein neuer Workflow definiert werden soll, durch Anklicken, muss im Menübereich unter Allgemeine Einstellungen der Punkt Workflow angewählt werden. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem die verschiedenen Einstellungen und Vorgaben für den Workfloweinsatz definiert bzw. festgelegt werden können. 3. Wird bei Benutzerdefinierte Workflows die Option Nein angewählt, so bedeutet dies, dass andere Workflows, außer den Standardworkflows von Microsoft SharePoint Server 2010, nicht eingesetzt werden können. Um also selbst definierte Workflows einsetzen zu können, muss diese Option auf jeden Fall auf Ja gesetzt werden (Standardwert). 4. Im Bereich Benachrichtigungen für Workflowaufgaben kann festgelegt werden, welche Form der Benachrichtigung beim Zuweisen erfolgen bzw. ob diese aktiviert werden soll. Zusätzlich kann hier auch noch festgelegt werden, ob externen Benutzern (Zugriff über Extranet/Internet) bei der Zuweisung eines Workflows eine Kopie des entsprechenden Dokuments übermittelt wird (siehe Abbildung 10.2).

357

10 Workflows

Abbildung 10.2 Workflow-Konfiguration in der Zentraladministration

10.1.5

Wo kann ich kontrollieren, welche Workflows ich zu bearbeiten habe?

Sobald einem Benutzer Workflows zugewiesen werden, erhält dieser darüber standardmäßig eine Benachrichtigung per E-Mail. Zusätzlich werden die Workflow-Aufgaben aber auch noch in speziellen Aufgabenlisten hinterlegt. Die Aufgabenliste und der Name werden bei der Definition eines Workflows festgelegt. Die Liste selber wird als SharePoint-Liste in der entsprechenden Arbeitsumgebung abgelegt und kann dort jederzeit durch berechtigte Anwender eingesehen werden. In Abbildung 10.3 ist der Inhalt einer solchen Aufgabenliste beispielhaft dargestellt.

358

10.2 Verwaltung

Abbildung 10.3 Inhalt einer Workflow-Aufgabenliste

10.2

Verwaltung

10.2.1

Wie wird ein Genehmigungsworkflow definiert?

Mit dem Workflow Genehmigung steht eine sehr Möglichkeit zur Verfügung, die Erstellung von Dokumenten oder Listeneinträgen durch andere Anwender überprüfen und genehmigen zu lassen. Aus der Praxis zeigt sich, dass dies der Workflow ist, der standardmäßig am häufigsten eingesetzt wird, der nachfolgend anhand eines Beispiels mit Zuweisung an eine SharePoint-Liste erläutert werden soll. Für die nächsten Erläuterungen wird folgende Vorgabe vorausgesetzt: Sobald ein Eintrag einer SharePoint-Liste geändert oder ein neuer Eintrag hinzugefügt wird, soll ein Workflow gestartet werden, der eine Genehmigung dieser Listenänderung erfordert. 1. Um einen solchen Workflow abzubilden, muss nach der Anwahl der entsprechenden Liste aus dem Menübereich Liste (unter Listentools) der Punkt Einstellungen – Workfloweinstellungen angewählt werden. 2. Nach Anwahl des Punktes Workflow hinzufügen aus dem Untermenü erscheint ein Dialogfenster mit den verfügbaren Optionen. 3. Aus diesen Optionen muss als Erstes die Workflow-Vorlage Genehmigung ausgewählt werden. 4. Im darunter liegenden Feld muss dann ein Name für den neu zu definierenden Workflow vergeben werden. Dieser Name soll helfen, einen eindeutigen Bezug zum Workflow herzustellen.

359

10 Workflows Zur eindeutigen Identifizierung eines Listentyps sollte eventuell dem Workflownamen ein Kürzel (z. B. WF-) vorangestellt werden. Nähere Informationen zur Benennung von SharePoint-Listen und -Bibliotheken enthält das Kapitel 11.

5. Im Bereich Aufgabenliste wird festgelegt, wo die einzelnen Aufgaben hinterlegt werden sollen. Entweder werden diese in eine bestehende Aufgabenliste übernommen, oder es wird für diesen Workflow explizit eine neue Liste angelegt (siehe Abbildung 10.4).

Abbildung 10.4 Allgemeine Angaben für eine Workflow-Definition

6. Im unteren Teil des Fensters kann dann noch festgelegt bzw. ausgewählt werden, in welcher Liste der Verlauf eines Workflows dokumentiert werden soll. In der Regel wird hier für jeden Workflow eine neue Verlaufsliste angelegt, sodass an dieser Stelle die Vorgabe Neue Verlaufsliste angewählt wird. 7. Bei den Startoptionen des Workflows muss festgelegt werden, bei welcher Art von Ereignis dieser gestartet werden soll. So kann er beispielsweise gestartet werden, wenn ein neues Element (neuer Listeneintrag) eingetragen oder wenn an einem bestehenden Element eine Änderung vorgenommen wird. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass ein Workflow durch einen Anwender manuell gestartet wird. 8. Mit der Schaltfläche Weiter wird auf die nächste Seite der Workflow-Konfiguration gewechselt. Dort wird zunächst einmal im Bereich Genehmigende Personen festgelegt, ob der Workflow an mehrere Teilnehmer parallel zugewiesen werden soll (sofern mehrere definiert sind) und welche Aufgaben die Teilnehmer durchführen dürfen. Dürfen sie also beispielsweise Aufgaben delegieren, so muss dies hier explizit festgelegt werden.

360

10.2 Verwaltung Wird bei der Teilnehmerzuweisung eine Gruppe ausgewählt, so werden alle Mitglieder dieser Gruppe am Ablauf des Workflows beteiligt.

9. In dem freien Textfeld kann dann noch ein Text eingetragen werden, der dem oder den Teilnehmern angezeigt wird; dies ist eine Art Handlungsanweisung für die Bearbeitung des Workflows. 10. Mit der Festlegung eines Fälligkeitsdatums bzw. der Vorgabe einer Anzahl von Tagen oder Wochen wird eine Eskalation implementiert. Auf diese Art und Weise ist es möglich, Workflows zu überwachen und bei fehlender Reaktion durch bestimmte Teilnehmer diese erneut zu erinnern. 11. Sollen weitere Personen über den Start eines Workflows informiert werden, müssen diese unter dem Symbol bzw. der Schaltfläche CC ausgewählt werden. 12. Im unteren Bereich erfolgen dann noch Angaben zum Beenden eines Workflows. So kann zum einen festgelegt werden, wann ein Workflow als abgeschlossen gilt, und zum Zweiten kann definiert werden, dass nach dem Ende eines Workflows dies in der SharePoint-Liste entsprechend vermerkt und diese aktualisiert wird (Standardvorgabe). In Abbildung 10.5 ist das entsprechende Dialogfenster beispielhaft dargestellt.

Abbildung 10.5 Angaben zu den Teilnehmern eines Workflows

361

10 Workflows 13. Mit der abschließenden Bestätigung über die Schaltfläche Speichern wird die Workflow-Erstellung beendet, und der definierte Workflow steht somit ab sofort zur Verfügung und ist (in Abhängigkeit von den vorgenommenen Einstellungen) auch direkt aktiv. Die Vorgehensweise zur Zuweisung eines entsprechenden Workflows an eine SharePointBibliothek ist grundsätzlich identisch zur hier geschilderten Vorgehensweise.

10.2.2

Wie kann ich einen Drei-Status-Workflow nutzen?

Die Überprüfung von drei definierten Zuständen ist Aufgabe des Drei-Status-Workflows, der sowohl bei Dokumenten als auch bei SharePoint-Listen verwendet werden kann. Für das nachfolgende Beispiel wird folgende Annahme vorausgesetzt. Sobald einer SharePoint-Bibliothek ein neues Dokument hinzugefügt wird, soll überprüft werden, ob der Inhalt und die Rechtschreibung des Dokuments in Ordnung sind, bevor das Dokument freigegeben wird. Damit sind die drei „Zustände“ Inhalt, Rechtschreibung und Freigabe definiert. Zur Nutzung eines Drei-Status-Workflows ist es wichtig, dass in der entsprechenden SharePoint-Liste bzw. in der Bibliothek zunächst einmal ein Feld (Spalte) definiert wird, in dem die gewünschten Zustände hinterlegt werden. Anschließend kann dann die Zuweisung des Workflows erfolgen.

1. Zur Zuweisung eines Auswahlfeldes für die Zustände muss nach der Anwahl der Bibliothek aus dem Menü Bibliothek (unter Bibliothekstools) der Punkt Einstellungen – Bibliothekseinstellungen angewählt werden. 2. Um ein Auswahlfeld für die Zustände hinzuzufügen, muss als Nächstes (im Bereich Spalten) die Option Spalte erstellen angewählt werden. 3. Es erscheint das Dialogfenster zum Anlegen eines neuen Feldes, wo dann ein Name angegeben werden muss (z. B. 3-Status); als Feldtyp (Spaltentyp) muss dann die Option Auswahl angewählt werden. 4. Die Darstellung des Fensters ändert sich, und anschließend können dann im Bereich Zusätzliche Spalteneinstellungen die gewünschten Status (Inhalt, Rechtschreibung, Freigabe) eingetragen werden, so wie in Abbildung 10.6 dargestellt.

362

10.2 Verwaltung

Abbildung 10.6 Festlegung eines Auswahlfeldes für den Drei-Status-Workflow

5. Nach der Bestätigung des Dialogfensters mit OK wird das neue Feld (Spalte) angelegt. 6. Aus den verfügbaren Optionen der Bibliothek muss dann als Nächstes der Punkt Workfloweinstellungen angewählt werden. 7. Anschließend muss der neue Workflow definiert werden, wozu im nachfolgenden Dialogfenster als Workflowtyp Drei Status angewählt und anschließend ein Name eingetragen werden muss. 8. Soll für den Workflow eine eigene Aufgabenliste angelegt werden, muss dies entsprechend angewählt werden (siehe Abbildung 10.7).

363

10 Workflows

Abbildung 10.7 Konfiguration eines Drei-Status-Workflows

9. Im Bereich Verlaufsliste kann festgelegt werden, ob für die Überwachung des Workflows eine bestehende Verlaufsliste verwendet oder ob eine neue angelegt wird. 10. Zusätzlich wird im unteren Fensterbereich (Startoptionen) festgelegt, unter welchen Bedingungen der Workflow gestartet werden soll. Der Drei-Status-Workflow kann sich nur auf das Hinzufügen von Dokumenten (oder Listeneinträgen) beziehen; Änderungen an bestehenden Dokumenten oder Listen können damit nicht bearbeitet werden.

11. Nachdem Sie mit der Schaltfläche Weiter auf die nächste Dialogseite gewechselt sind, erfolgt dort dann die Zuweisung der einzelnen Auswahlfelder. Neben der Anwahl des Auswahlfeldes können Sie an dieser Stelle auch die Reihenfolge der einzelnen Zustände beliebig verändern. 12. Unterhalb der Festlegung des Auswahlfeldes muss definiert werden, was passiert, wenn ein Workflow gestartet werden soll. Dabei wird unterschieden zwischen möglichen Aktionen für die beiden ersten Zustände (hier: Inhalt, Rechtschreibung). Da diese Angaben selbsterklärend sind, soll an dieser Stelle auf weitergehende Erläuterungen verzichtet werden. In Abbildung 10.8 ist das Dialogfenster zur Festlegung eines Drei-StatusWorkflow beispielhaft dargestellt.

364

10.2 Verwaltung

Abbildung 10.8 Zuordnung eines Auswahlfeldes für einen Drei-Status-Workflow

Die Vorgehensweise zur Zuweisung eines entsprechenden Workflows an eine SharePointListe ist grundsätzlich identisch zur hier geschilderten Vorgehensweise. Nähere Angaben zur Verwaltung und zur Konfiguration von SharePoint-Listen und Bibliotheken enthält das Kapitel 5.

10.2.3

Wie erfolgt die Bearbeitung von Workflowaufgaben?

Sobald entsprechende Workflows definiert wurden, sind diese direkt aktiv. Nimmt anschließend ein Anwender Änderungen an der entsprechenden Bibliothek oder Liste vor oder fügt neue Einträge ein, erfolgt, je nach definierter Festlegung im Workflow, der Start desselben. Die ausgewählten Personen erhalten entsprechende Benachrichtigungen bzw. finden entsprechende Einträge in den Aufgabenlisten für Workflows. Durch Anklicken eines Elements in der Aufgabenliste kann dieses dann direkt entsprechend den Vorgaben oder Möglichkeiten bearbeitet werden, so wie beispielhaft in Abbildung 10.9 dargestellt.

365

10 Workflows

Abbildung 10.9 Bearbeiten einer Workflowaufgabe

Durch die Option des automatisierten E-Mail-Versands erhält der entsprechende Anwender auch eine E-Mail, aus der alle notwendigen Informationen hervorgehen. Über entsprechende Links kann er dann auch direkt aus der E-Mail die entsprechende Workflowaufgabe aufrufen.

10.2.4

Wie kann ich einen Workflow manuell starten?

Bei der Workflow-Definition wird unter anderem festgelegt, wann dieser Workflow gestartet werden soll. Neben einer automatischen Aktivierung steht dabei auch die Option zur Verfügung, einen Workflow manuell starten zu können (siehe dort). Wird die Festlegung für den manuellen Start eines Workflows definiert, so steht dieser in der Liste der Workflows zur Verfügung. 1. Um einen Workflow manuell zu starten, muss zunächst einmal die Bibliothek oder die SharePoint-Liste angewählt werden. 2. Anschließend muss das Eigenschaften-Menü des Dokuments oder des Listeneintrags angewählt werden, indem rechts neben den Namen geklickt wird.

366

10.2 Verwaltung 3. Aus dem Untermenü muss dann der Punkt Workflows angewählt werden. 4. In der nachfolgenden Auflistung werden dann im oberen Bereich die Workflows angezeigt, die aktuell manuell gestartet werden können, bei denen dies also in der Konfiguration entsprechend eingestellt wurde. In Abbildung 10.10 ist eine solche Darstellung beispielhaft dargestellt.

Abbildung 10.10 Anzeige der verfügbaren Workflows für den manuellen Start

Im unteren Teil des dargestellten Fensters werden die Workflows angezeigt, die zurzeit aktiv sind, bzw. auch die Workflows, die bereits abgelaufen sind oder abgebrochen wurden.

5. In der Aufstellung der verfügbaren Workflows muss derjenige angeklickt werden, der manuell gestartet werden soll. Der Workflow wird anschließend den definierten Vorgaben entsprechend gestartet und in die Liste der Workflowaufgaben aufgenommen. Werden beim manuellen Workflow-Start die Vorlagen Genehmigung bzw. Feedback sammeln angewählt, müssen als Nächstes weitere Vorgaben bezüglich des Ablaufs angegeben werden. Darüber hinaus kann pro Elemente oder Dokument ein bestimmter Workflow zur gleichen Zeit immer nur einmal zugewiesen werden; er verschwindet somit aus der Aufstellung der verfügbaren Workflows.

10.2.5

Wie erreiche ich es, dass ein Workflow mehreren Personen gleichzeitig zugewiesen wird?

In Abhängigkeit vom gewählten oder definierten Workflow macht es unter Umständen Sinn, diesen Workflow mehreren Anwendern oder Personen zuzuweisen, welche diesen dann beispielsweise parallel abarbeiten sollen.

367

10 Workflows Bei den Standardvorlagen für Workflows kann eine parallele Bearbeitung nur bei den Vorlagen Genehmigung und Feedback sammeln aktiviert werden. Nur dabei macht dies aber auch Sinn.

Um eine parallele Bearbeitung von Workflowaufgaben durch mehrere Personen zu erreichen, muss in der Workflow-Konfiguration im Bereich Genehmigende Personen unter Sortierung die Option Alle gleichzeitig (parallel) angewählt werden. Anschließend können im nebenstehenden Feld die Namen der betreffenden Personen eingetragen werden (jeweils durch Semikolon getrennt). In Abbildung 10.11 ist dies beispielhaft dargestellt.

Abbildung 10.11 Vorgabe für die parallele Bearbeitung eines Workflows

10.2.6

Wie erfolgt die grafische Visualisierung eines Workflows?

Mit SharePoint Server 2010 ist es erstmals möglich, einen Workflow grafisch darzustellen bzw. aufzubereiten und diesen dann in der SharePoint-Umgebung zu veröffentlichen. Notwendig dafür ist der Einsatz des Programms Visio (ab Version 2010) und des SharePoint-Designers (ab Version 2010). Zunächst einmal wird der gewünschte Workflow in Visio modelliert. Anschließend wird dieser Workflow in Visio exportiert, um ihn danach in SharePoint-Designer zu importieren (siehe Abbildung 10.12).

368

10.2 Verwaltung

Abbildung 10.12 Import eines Workflow im SharePoint-Designer

Mit der anschließenden Veröffentlichung des Workflows steht dieser anschließend in der SharePoint-Umgebung zur Verfügung und kann dort entsprechend zugewiesen und eingesetzt werden.

10.2.7

Wie wird ein Workflow entfernt oder deaktiviert?

Sobald ein Workflow einem Dokument oder einem Listeneintrag zugewiesen ist, hat dieser immer Gültigkeit und wird auch immer ausgeführt. Um dies zu deaktivieren, muss der Workflow entweder entfernt werden, oder es muss definiert werden, dass keine neuen Instanzen des Workflows generiert werden. Das Ändern eines Workflows ist nur in eingeschränktem Rahmen möglich. So kann beispielsweise der Typ eines Workflows standardmäßig nicht geändert werden. In diesem Fall muss der Workflow gelöscht oder auf inaktiv gesetzt und anschließend ein neuer Workflow den Anforderungen entsprechend angelegt werden.

1. Der Dialog für das Entfernen oder Deaktivieren eines Workflows wird über den Punkt Workfloweinstellungen des Konfigurationsfensters (der Liste oder Bibliothek) aufgerufen, der wiederum im entsprechenden Einstellungen-Menü hinterlegt ist. 2. In der Aufstellung der verfügbaren Workflows (der Liste oder Bibliothek) muss dann der Punkt Workflow entfernen angewählt werden. Es erscheint das in Abbildung 10.13 dargestellte Fenster.

369

10 Workflows

Abbildung 10.13 Optionen zur Deaktivierung oder zum Löschen eines Workflows

In diesem Fenster stehen folgende Optionen zur Anwahl zur Verfügung: Zulassen Wird diese Option angewählt (Standardwert), bleibt der Workflow unverändert. Keine neuen Instanzen Damit wird erreicht, dass aktuell laufende Workflows noch abgearbeitet werden, aber für diesen Workflow keine neuen Zuweisungen erfolgen; dies ist gleichbedeutend mit einer Deaktivierung. Entfernen Mit Anklicken dieser Option wird der entsprechende Workflow gelöscht. 3. Sobald die gewünschte Auswahl mit der Schaltfläche OK bestätigt wurde, erfolgt die entsprechende Deaktivierung bzw. das Löschen der gewählten Workflows. Gelöschte Workflows lassen sich nicht über den Papierkorb wiederherstellen.

10.3

Überwachung Workflows werden definiert und dann in der Regel automatisch vom System aktiviert, müssen aber genauso gut auch überwacht bzw. abgearbeitet werden. Microsoft SharePoint Server 2010 stellt dazu diverse Möglichkeiten zur Verfügung, damit ein Anwender seine zugewiesenen Workflows in einer Liste wiederfindet. Darüber hinaus stehen aber auch Möglichkeiten zur Verfügung, sich jederzeit über den Status der Abarbeitung eines Workflows zu informieren bzw. um nachträglich feststellen zu können, wer was genehmigt oder was sich im Workflow-Ablauf verändert hat.

370

10.3 Überwachung

10.3.1

Wo finde ich die mir zugewiesenen Workflowaufgaben?

Beim Anlegen eines Workflows kann festgelegt werden, wo die einzelnen WorkflowAufgaben abgelegt werden. Neben der automatischen E-Mail-Benachrichtigung kann ein Anwender auf diese Art und Weise jederzeit in einer Liste die ihm zugewiesenen Workflowaufgaben einsehen und bearbeiten. Wird bei der Workflow-Konfiguration keine neue Aufgabenliste definiert, so werden anfallende Aufgaben standardmäßig der Liste Workflowaufgaben hinzugefügt. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass die Aufgabenlisten für Workflows (siehe Abbildung 10.14) standardmäßig nicht im Menübereich (Schnellstartleiste) angezeigt werden. Um darauf zugreifen zu können, muss deshalb im Menübereich entweder die Option Listen (Anzeige aller SharePoint-Listen) oder die Option Alle Websiteinhalte einblenden angewählt werden. Aus der nachfolgenden Aufstellung kann dann die entsprechende Liste durch Anklicken angewählt werden.

Abbildung 10.14 Inhalt einer Workflow-Aufgabenliste

Um eine Liste im Menübereich anzeigen zu lassen, muss dies in der Navigation der entsprechenden Liste festgelegt werden.

10.3.2

Wo kann ich den Workflow-Verlauf einsehen?

Der Verlauf eines durchgeführten Workflows ist dann wichtig, wenn geprüft werden muss, wer wann was getan hat; wer also beispielsweise ein bestimmtes Dokument genehmigt hat. Um sich den Workflow-Verlauf für ein bestimmtes Element (Dokument, Listeneintrag) anzeigen zu lassen, muss man in der Aufstellung der Workflowaufgaben den Namen des entsprechenden Aufgabenelements anklicken. Damit wir die gesamte Historie des entsprechenden Workflows angezeigt, so wie beispielhaft in Abbildung 10.15 dargestellt.

371

10 Workflows

Abbildung 10.15 Workflow-Verlauf für ein zu genehmigendes Dokument

10.3.3

Wie erhalte ich einen Überblick über die Workflows eines Dokuments oder Listeneintrags?

Einem Dokument bzw. einem Bibliothekselement oder einem Listeneintrag können grundsätzlich auch mehrere Workflows zugewiesen werden. Diese können einzeln für sich ablaufen oder ggf. auch in Abhängigkeit zueinander stehen. 1. Um sich jederzeit einen Überblick über die Workflows eines Listeneintrags oder eines Dokuments zu verschaffen, muss in der Aufstellung der Dokumente (oder der Listeneinträge) das Eigenschaften-Menü des Elements aufgerufen werden, indem rechts neben den entsprechenden Eintrag des Elements geklickt wird. 2. Aus dem Eigenschaften-Menü muss im nächsten Schritt der Punkt Workflows angewählt werden. 3. Anschließend erscheint die Aufstellung der für dieses Element verfügbaren Workflows (Neuen Workflow starten). Im Bereich Workflows ausführen werden die aktuell laufenden Workflows angezeigt, unter Abgeschlossener Workflow dann die beendeten oder abgebrochenen Workflows; in Abbildung 10.16 ist dies beispielhaft dargestellt.

372

10.3 Überwachung

Abbildung 10.16 Überblick über den Workflow eines Dokuments

Zur Anzeige der definierten Workflows einer Webseite oder einer Websitesammlung muss aus dem Menü Websiteaktionen der Punkt Alle Websiteinhalte einblenden angewählt werden. Anschließend erscheint im oberen Fensterbereich die Option Website-Workflows, mit der die aktuellen Workflows angezeigt werden können.

10.3.4

Gibt es eine Workflow-Statistik?

Neben der Möglichkeit, sich jederzeit über aktuelle oder auch über abgelaufene Workflows informieren zu können, stellt Microsoft SharePoint Server 2010 auch eine spezielle Workflow-Statistik zur Verfügung. 1. Um die Statistik über die Workflows einer Bibliothek oder einer Liste abzurufen, muss aus dem zugehörigen Einstellungen-Menü der Punkt Workfloweinstellungen angewählt werden. 2. Im nachfolgenden Fenster steht mit dem Punkt Workflowberichte anzeigen eine Option zur Verfügung, um entsprechende Berichte oder Statistiken abzurufen. 3. Es erscheint eine Aufstellung der Workflows, die für die Bibliothek oder Liste festgelegt wurden, jeweils mit der Zuordnung entsprechender Berichte. Daraus kann durch Anklicken der gewünschte Bericht ausgewählt werden, wobei pro Workflow jeweils unterschieden wird zwischen Abbruch- und Fehlerbericht und Aktivitätsdauerbericht. 4. Nach Anwahl des gewünschten Berichts und der Auswahl eines Speicherortes wird dieser dann abgespeichert und anschließend am Bildschirm dargestellt. Die einzelnen Berichte werden als XML-Dateien abgelegt, erfordern also eine entsprechende Visualisierungskomponente; standardmäßig wird hier MS Excel verwendet.

373

10 Workflows

10.4

Informationsverwaltungsrichtlinien

10.4.1

Was ist eine Informationsverwaltungsrichtlinie?

In Ergänzung zu Workflows stellt Microsoft SharePoint Server 2010 auch sogenannte Informationsverwaltungsrichtlinien zur Verfügung. Dabei handelt es sich um einen Regelsatz, der beispielsweise dazu dienen kann, bei der Dokumentenbearbeitung bestimmte Vorgaben oder Richtlinien einzuhalten. So kann beispielsweise eine Informationsverwaltungsrichtlinie (genauer gesagt: das definierte Richtlinienfeature) dazu eingesetzt werden, um bestimmte Dokumente nach Ablauf einer Frist aus einer SharePoint-Bibliothek (SharePoint-Archiv) zu entfernen, weil gesetzliche Vorgaben (Compliance) dies erfordern (Sarbanes-Oxley Act, Euro-SOX usw.). Eine andere Richtlinie könnte sich auf die Dokumentation sämtlicher Änderungen an einem Dokument oder einer Liste beziehen. Der Einsatz spezieller Informationsverwaltungsrichtlinien kommt in der Regel dann zum Tragen, wenn bestimmte gesetzliche Vorgaben oder Richtlinien dies erfordern. Dabei können diese Optionen sowohl bei Bibliotheken als auch bei Listen eingesetzt werden.

10.4.2

In welchem Umfang können Informationsverwaltungsrichtlinien definiert werden?

Die Zuordnung bzw. Definition von Informationsverwaltungsrichtlinien kann unter Microsoft SharePoint Server 2010 entweder auf der Ebene einer Bibliothek, einer Liste oder auf der Ebene einer Websitesammlung erfolgen. Die Festlegung der letzten Variante hat zur Folge, dass diese Richtlinie grundsätzlich für alle Webseiten, Bibliotheken und Listen der Websitesammlung Gültigkeit hat. Dabei kann einer Bibliothek standardmäßig immer nur eine Richtlinie zugewiesen werden. Werden mehrere Richtlinien benötigt, muss sichergestellt sein, dass diese mehrere Inhaltstypen verwenden kann.

10.4.3

Welche Informationsverwaltungsrichtlinien stehen zur Verfügung?

Es gibt unter Microsoft SharePoint Server 2010 Informationsverwaltungsrichtlinien, die standardmäßig zur Verfügung stehen und deren Name und Funktion nachfolgend aufgeführt sind:

Aufbewahrung Mit dieser Informationsverwaltungsrichtlinie wird die Lebens- bzw. Aufbewahrungsdauer eines Dokuments festgelegt. So kann damit bestimmt werden, was mit einem

374

10.4 Informationsverwaltungsrichtlinien Dokument bei Erreichen des definierten Endedatums passieren soll. Hier kann dann beispielsweise eine Aktion wie Endgültig löschen zugewiesen oder auch ein bestimmter Workflow (z. B. Dispositionsgenehmigung) gestartet werden.

Barcodes Die Option Barcodes als Informationsverwaltungsrichtlinie ermöglicht die Zuweisung eines Barcodes zu den Dokumenten der Bibliothek. Auf diese Art und Weise wird die eindeutige Zuordnung von Papier- und elektronischem Dokument gewährleistet. Der standardmäßig bei Microsoft SharePoint Server 2010 verwendete Barcode ist Code 39.

Bezeichnungen Die Informationsverwaltungsrichtlinie Bezeichnungen ermöglicht die Zuweisung eines festen oder variablen „Stempels“ für die Dokumente einer Bibliothek. Um für die einzelnen Elemente unterschiedliche Bezeichner zu verwenden, müssen entsprechende Variablen und Formeln genutzt werden. Die Bezeichnung selber wird dann in das entsprechende Element eingebettet.

Überwachung Mit der Richtlinie Überwachung können nahezu sämtliche mit einem Dokument oder einem Listeneintrag vorgenommene Änderungen protokolliert werden. So kann damit die Bearbeitung der Elemente ebenso protokolliert werden wie das Bearbeiten, Löschen oder Wiederherstellen entsprechender Elemente (siehe Abbildung 10.17). Um einen Bericht oder ein Protokoll der durchgeführten Aktivitäten abzurufen, muss auf der Ebene der Websitesammlung nach Anwahl des Punktes Websiteeinstellungen aus dem Menü Websiteaktionen der Punkt Überwachungsprotokollberichte angewählt werden.

Abbildung 10.17 Optionen einer Überwachungsrichtlinie

Die aufgeführten Möglichkeiten der Verwendung von Informationsverwaltungsrichtlinien stehen unter Microsoft SharePoint Server 2010 in der gleichen Form auch für Listen zur Verfügung.

375

10 Workflows

10.4.4

Wie wird eine Informationsverwaltungsrichtlinie definiert?

Informationsverwaltungsrichtlinien können sowohl für Bibliotheken als auch für SharePoint-Listen festgelegt werden. Die nachfolgenden Erläuterungen beziehen sich auf die Festlegung eines Ablaufdatums für Dokumente einer bestimmten Bibliothek, die bei Erreichen des Enddatums gelöscht werden sollen, indem eine entsprechende Aufbewahrungsrichtlinie definiert wird. 1. Nach Anwahl der entsprechenden Dokumentbibliothek muss zunächst im Menübereich Bibliothek (unter Bibliothekstools) bei der Option Einstellungen der Punkt Bibliothekseinstellungen angewählt werden. 2. Aus den verfügbaren Optionen muss als Nächstes der Punkt Einstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie angewählt werden. 3. Je nach gewähltem Bibliothekstyp stehen unterschiedliche Inhaltstypen zur Verfügung, von denen dann der gewünschte durch Anklicken ausgewählt werden muss (z.B. Dokument) 4. Im nachfolgenden Dialogfenster müsen als Nächstes eine Beschreibung der Richtlinie und eine Anweisung für die Anwender (Richtlinienanweisung) angegeben werden. 5. Zur Festlegung eines Ablaufdatums für die Dokumente der gewählten Bibliothek muss anschließend die Option Aufbewahrung aktivieren durch Anklicken angewählt werden. 6. Mit Anklicken des Links Aufbewahrungsphase hinzufügen kann ein weiteres Dialogfenster aufgerufen werden, in dem der gewünschte Zeitraum definiert werden kann, wobei beim Datum zwischen Erstellungs- und letztem Änderungsdatum unterschieden werden kann. 7. Zusätzlich muss die Aktion festgelegt werden, die beim Erreichen des Endedatums durchgeführt werden soll (hier: Endgültig löschen); alternativ kann beispielsweise auch ein Workflow zugewiesen werden, der bei Zielerreichung ausgeführt wird (siehe Abbildung 10.18).

376

10.4 Informationsverwaltungsrichtlinien

Abbildung 10.18 Konfigurationsvorgaben für eine Informationsverwaltungsrichtlinie

8. Mit der Bestätigung der Angaben mit OK wird der Zeitrahmen zugewiesen. 9. Bleibt abschließend noch die erneute Bestätigung im Konfigurationsfenster mit OK, um die definierte Richtlinie unmittelbar auf die Elemente der gewählten Bibliothek anzuwenden.

377

11 11 Dies und das Innerhalb der einzelnen Kapitel des vorliegenden Buches erfolgt in der Regel eine Zuordnung der Erläuterungen auf ausgewählte bzw. bestimmte Themenbereiche. Aufgrund der Komplexität einer SharePoint-Umgebung ist dies jedoch nicht immer eindeutig möglich. Aus diesem Grund enthält das nachfolgende Kapitel Angaben zu Bereichen, die sich thematisch nicht unmittelbar den bisher aufgeführten Themen zuordnen lassen oder ggf. mehreren Themenbereichen zugewiesen werden könnten. Um Ihnen diese Informationen jedoch nicht vorzuenthalten, finden Sie nachfolgend in eher „unsortierter“ Form weitere interessante Themen, die Ihnen die tägliche Arbeit mit Microsoft SharePoint Server 2010 vereinfachen können.

11.1

Papierkorb Mit der sogenannten Papierkorb-Funktion stellt Microsoft SharePoint Server 2010 eine Möglichkeit zur Verfügung, gelöschte Daten, dies können Listeneinträge, Dokumente oder auch nahezu beliebige SharePoint-Objekte sein, wiederherstellen zu können.

11.1.1

Kann man gelöschte Daten wiederherstellen?

In Microsoft SharePoint Server 2010 steht das Prinzip des Zwei-Phasen-Papierkorbs zur Verfügung. Dies bedeutet, dass zum einen auf der Ebene einer Webseite bzw. der Benutzerebene die Möglichkeit besteht, gelöschte Daten oder Objekte wiederherstellen zu können (Benutzer-Papierkorb). Darüber existiert auf der Ebene einer Websitesammlung zusätzlich ein separater Papierkorb, der von einem Websitesammlungsadministrator verwaltet wird (Administrator-Papierkorb). In den Papierkorb der Administratorebene gelangen alle Objekte, die aus dem Papierkorb der Benutzerebene entfernt wurden; entweder manuell oder nach Ablauf der definierten Zeitspanne.

379

11 Dies und das Mit dem Prinzip des Zwei-Phasen-Papierkorbs steht in Microsoft SharePoint Server 2010 eine Möglichkeit zur Verfügung, an zwei unterschiedlichen Stellen auf gelöschte Dokumente, Elemente oder Objekte zugreifen zu können.

11.1.2

Was kann ich machen, wenn ein gelöschtes Objekt nicht mehr im Papierkorb der Webseite angezeigt wird?

Für einen Benutzer besteht auf der Ebene einer Webseite jederzeit die Möglichkeit, gelöschte Dokumente, Elemente oder Objekte wiederherzustellen. 1. Zur Wiederherstellung eines Objektes auf Benutzerebene wird das entsprechende Papierkorb-Symbol im Menübereich (Schnellstartleiste) angewählt, worauf eine Aufstellung gelöschter Objekte erscheint, so wie beispielhaft in Abbildung 11.1 dargestellt.

Abbildung 11.1 Inhalts des Papierkorbs einer Webseite

Wird das Papierkorb-Symbol in der Schnellstartleiste nicht angezeigt, kann dies an fehlenden Berechtigungen oder auch an einem speziellen Layoutformat liegen. Im letzteren Fall kann der Papierkorb aber auch angewählt werden, indem im Menü Websiteaktionen der Punkt Alle Websiteinhalte einblenden angewählt wird; am Ende der Seite steht dann die entsprechende Option zur Verfügung. Alternativ lässt sich über die ASPX-Seite RecycleBin.apsx auch direkt der Inhalt des Papierkorbs anzeigen.

2. Aus den im Papierkorb angezeigten Objekten kann durch Anwahl eines oder mehrerer Einträge (Ankreuzen) und die nachfolgende Bestätigung mit der Schaltfläche Auswahl wiederherstellen die Wiederherstellung der Daten erreicht werden. 3. Sobald ein gelöschtes Objekt (Dokument, Element usw.) nicht mehr in der Aufstellung des Webseiten-Papierkorbs vorhanden ist, so wurde dieses wahrscheinlich endgültig aus diesem Papierkorb entfernt (manuell oder per Richtlinie). In diesem Fall bleibt nur noch, auf den Papierkorb der Websitesammlung zuzugreifen. Da dazu spezielle Rechte benötigt werden, muss ein Websitesammlungsadministrator um Hilfe gebeten werden. 4. Der Zugriff auf den Papierkorb der Websitesammlung erfolgt auf der obersten Ebene der Websitesammlung; somit muss diese also zunächst einmal angewählt werden.

380

11.1 Papierkorb 5. Nach der Anwahl des Punktes Websiteeinstellungen im Menü Websiteaktionen erscheint die Darstellung der verfügbaren Optionen. 6. Sobald dort im Bereich Websitesammlungsverwaltung der Punkt Papierkorb angewählt wird, erscheint der aktuelle Inhalt des Papierkorbs der Websitesammlung, so wie beispielhaft in Abbildung 11.2 dargestellt.

Abbildung 11.2 Elemente im Papierkorb einer Websitesammlung

7. Durch Ankreuzen des entsprechenden Eintrags und der nachfolgenden Bestätigung mit der Schaltfläche Auswahl wiederherstellen erfolgt dann die gewünschte Wiederherstellung. Neben den Wiederherstellungsoptionen stehen beim Papierkorb der Websitesammlung auch spezielle Anzeigeoptionen zur Verfügung. So kann im linken Menübereich standardmäßig zwischen zwei verschiedenen Optionen gewählt werden.

11.1.3

Wie lange werden die Daten in den Papierkörben gespeichert?

Die Papierkörbe von Microsoft SharePoint Server 2010 können und sollten nicht unendlich groß werden, da diese Daten natürlich auch Speicherplatz belegen, der innerhalb der SharePoint-Farm zur Verfügung gestellt werden muss. Aus diesem Grund wird die Größe auch bereits in der Standardinstallation von SharePoint kontingentiert, also eingegrenzt. Der

381

11 Dies und das Speicherplatz, der für die Papierkörbe reserviert wird, geht auf jeden Fall für die Webanwendung verloren. Standardmäßig werden die Daten der Papierkörbe auf Benutzerebene, also auf der Ebene der einzelnen Webseiten, für 30 Tage aufbewahrt. Die Daten der Papierkörbe auf Websitesammlungs-Ebene (Endgültiger Papierkorb) orientieren sich an dem verfügbaren Kontingent der Websitesammlung und werden dabei prozentual zugewiesen. Sofern der Webanwendung beispielsweise ein Kontingent von 2 GByte zugewiesen und als Wert für den endgültigen Papierkorb 10 Prozent angegeben wird, so bedeutet dies, dass für den endgültigen Papierkorb auf Ebene der Websitesammlung insgesamt 200 MByte zur Verfügung stehen. Nähere Angaben zur Konfiguration der Papierkorb-Richtlinie einer SharePoint-Umgebung enthält das Kapitel 3.

11.2

Webseiten

11.2.1

Können einer persönlichen Webseite (MySite) spezielle Einträge zugeordnet werden?

Mit der persönlichen Webseite (MySite, Meine Website) steht jedem (berechtigten) Benutzer eine Möglichkeit zur Verfügung, individuelle Informationen über seine Person zur Verfügung zu stellen. Neben den allgemeinen Angaben wie Name, Vorname, Telefon usw., die beispielsweise aus einem zentralen Verzeichnisdienst (ADS) ausgelesen werden, kann jeder Benutzer auf seiner persönlichen Webseite aber auch weitergehende Angaben hinterlegen. Dabei kann es sich um Angaben handeln, die der entsprechende Benutzer selbst hinzufügt, oder auch Informationen, die vom Systemverwalter dort eingetragen werden (z. B. wichtige Hyperlinks). 1. Die Erstkonfiguration der eigenen MySite erfolgt zunächst einmal durch Aufruf derselben. Dazu steht am oberen Rand einer Webseite die Option Meine Website zur Verfügung, die entsprechend angeklickt werden muss (nach Anklicken des angemeldeten Benutzernamens im oberen Menübereich erscheint ein entsprechendes Menü). Sollte für einen Benutzer die MySite noch nicht eingerichtet sein, erfolgt dies beim ersten Aufruf; Voraussetzung ist aber auf jeden Fall, dass der Benutzer über die grundsätzliche Berechtigung zum Anlegen einer persönlichen Webseite verfügt.

2. Nach dem Aufruf der eigenen Webseite kann diese dann durch Anwahl der entsprechenden Optionen mit Zusatzinformationen versehen werden. Neben einer weitergehenden Beschreibung können Sie beispielsweise ein Foto hochladen oder dort auch Dokumente oder sonstige Daten hinterlegen.

382

11.2 Webseiten 3. Im oberen Teil einer persönlichen Webseite stehen standardmäßig nach dem ersten Aufruf verschiedene Arbeitsanweisungen zur Verfügung, die sich hinter den Optionen Mein Inhalt oder auch Mein Profil verbergen. Durch Anklicken der einzelnen Punkte wird in den entsprechenden Bereich verzweigt, wo dann die entsprechenden Angaben eingetragen oder Einstellungen vorgenommen werden können. In Abbildung 11.3 ist beispielhaft das Dialogfenster zur Bearbeitung bzw. Erfassung der Daten zur eigenen Person (Profildaten) dargestellt.

Abbildung 11.3 Konfiguration der eigenen Webseite

383

11 Dies und das Alternativ zur Durchführung eigener Änderungen und Anpassungen kann ein Systemverwalter für die persönlichen Webseiten zentral Daten und Informationen zur Verfügung stellen. 1. Um für alle MySites einen speziellen Eintrag (z. B. einen Hyperlink) vorzunehmen, muss zunächst einmal die Zentraladministration angewählt werden. 2. Nach der Anwahl der Option Dienstanwendungen verwalten muss dann die Anwendung für den Benutzerprofildienst durch Anklicken des Namens (Benutzerprofildienst – Anwendung) angewählt werden. 3. Es erscheinen die verfügbaren Optionen für die Dienstanwendung, aus denen dann unter Einstellungen für Meine Website die Option Personalisierungswebsite konfigurieren angewählt werden muss. 4. Zur Festlegung eines neuen Hyperlinks auf der MySite aller Benutzer muss im nachfolgenden Fenster der Punkt Neuer Link angewählt werden. 5. Im nachfolgenden Dialogfenster müssen dann die notwendigen Angaben für den Hyperlink eingetragen werden; neben der eigentlichen Adresse (URL) gehören dazu auch eine Beschreibung, die Auswahl eines Besitzers und die Festlegung der Zielgruppen für diesen Hyperlink. In Abbildung 11.4 ist dies beispielhaft dargestellt.

Abbildung 11.4 Festlegung eines Hyperlinks für alle persönlichen Webseiten

Soll der Hyperlink für alle Benutzer einer persönlichen Webseite eingetragen werden, kann der Eintrag für Benutzergruppen einfach leer gelassen werden. Andernfalls muss dort die entsprechende Gruppe durch Eintragen oder Auswahl mit den entsprechenden Symbolen ausgewählt werden.

384

11.2 Webseiten 6. Mit der abschließenden Bestätigung mit OK wird die Zuordnung aktiv und ist somit ab sofort auf den persönlichen Webseiten verfügbar. Dort steht dann ein zusätzliches Register zur Verfügung, hinter dem sich der eingetragene Hyperlink verbirgt (siehe Abbildung 11.5).

Abbildung 11.5 Zusätzliche Register auf der persönlichen Webseite

11.2.2

Wie werden die Grundeinstellungen für die persönliche Website konfiguriert?

Jedem Benutzer einer SharePoint-Umgebung steht es frei, seine persönliche Webseite (MySite) in gewissen Grenzen frei zu gestalten. Dies gilt sowohl für das Layout als auch für den Inhalt, der auf einer solchen Seite dargestellt wird. Um dies zu ermöglichen, müssen in der Grundkonfiguration einige Voreinstellungen durchgeführt werden. 1. Zur Grundkonfiguration der persönlichen Webseite muss in der Zentraladministration zunächst einmal das Register Anwendungsverwaltung angewählt werden. 2. Nach der Anwahl des Punktes Dienstanwendungen verwalten muss dann der Eintrag für die Benutzerprofil-Anwendung angeklickt werden (standardmäßig lautet der Eintrag Benutzerprofildienst – Anwendung). 3. Unter Einstellungen für Meine Website muss im nächsten Schritt die Option Meine Websites einrichten angewählt werden. 4. Im nachfolgenden Dialogfenster können anschließend die wesentlichen Grundeinstellungen für die Nutzung der persönlichen Webseiten vorgenommen werden. Dazu gehören die Festlegung des Speicherortes bzw. der Adresse (inkl. Portangabe) ebenso wie die Auswahl entsprechender Sprachoptionen. In Abbildung 11.6 ist dies auszugsweise beispielhaft dargestellt.

385

11 Dies und das

Abbildung 11.6 Konfigurationseinstellungen für persönliche Webseiten

5. Die abschließende Bestätigung mit der Schaltfläche OK bewirkt eine unmittelbare Zuweisung der Änderungen bzw. Einstellungen. Wird bei den Konfigurationseinstellungen für persönliche Webseiten der Speicherort geändert, so wirkt sich dies nur auf neu zu erstellende MySites aus. Bereits bestehende Webseiten sind nach wie vor unter dem „alten“ Speicherort abgelegt und aufrufbar.

11.2.3

Wer darf eine persönliche Website nutzen?

In Abhängigkeit von der Anzahl der SharePoint-Anwender können die einzelnen Webseiten der Anwender schnell einen beträchtlichen Umfang annehmen. Aus diesem Grund sollte die Vergabe entsprechender Berechtigungen stringent geprüft und überwacht werden. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass die Nutzung der MySite standardmäßig deaktiviert ist und erst auf Anforderung freigegeben werden muss, auf Wunsch für einen ausgewählten Anwenderkreis. 1. Zur Kontrolle bzw. Zuweisung entsprechender Berechtigungen für eine persönliche Webseite muss zunächst einmal die Zentraladministration angeklickt werden. 2. Als Nächstes muss dort durch Anklicken die entsprechende Dienstanwendung (Benutzerprofildienst – Anwendung) angewählt werden.

386

11.2 Webseiten 3. Aus den verfügbaren Optionen im Bereich Personen muss als Nächstes der Punkt Benutzerberechtigungen verwalten selektiert werden. 4. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem unter anderem die Berechtigung für die Nutzung der sogenannten Personalisierungsdienste definiert werden kann. Dazu muss im oberen Bereich zunächst einmal ein Benutzer oder eine Gruppe angegeben bzw. ausgewählt werden. Wie an vielen anderen Stellen der Rechtevergabe innerhalb einer SharePoint-Umgebung, so gilt auch an dieser Stelle, dass es sich hier anbietet, eine ADS-Gruppe anzulegen, in der alle Benutzer hinterlegt werden, die eine persönliche Webseite nutzen sollen. Diese Gruppe wird dann bei der MySite-Konfiguration (siehe Abbildung 11.7) zugewiesen und braucht anschließend nur noch im zentralen Verzeichnisdienst (ADS) gepflegt zu werden.

5. Die zugewiesene Gruppe erscheint anschließend in der Aufstellung der Benutzer/Gruppen. Im darunter liegenden Bereich wird dann durch Anklicken festgelegt, welche Berechtigungen zugewiesen werden sollen. Zur Nutzung der persönlichen Webseite (Meine Website) genügt die Anwahl der beiden oberen Berechtigungen (Persönliche Features verwenden, Persönliche Website erstellen). In Abbildung 11.7 ist dies beispielhaft dargestellt.

Abbildung 11.7 Festlegung der Berechtigung zur Nutzung der persönlichen Webseite

387

11 Dies und das 6. Nach Abschluss der Konfiguration kann diese dann mit der Schaltfläche OK gespeichert werden und wird somit auch direkt aktiviert.

11.2.4

Wie kann man fehlerhafte Webparts bearbeiten bzw. löschen?

Beim Einsatz von Webparts kann es passieren, dass unter Umständen auf den Editiermodus einer Webseite nicht mehr zugegriffen werden kann. In dem Fall haben Sie dann keine Möglichkeit, bestehende Webpart-Eigenschaften zu ändern oder bestehende Webparts zu löschen. Für diesen Fall gibt es die sogenannte Webpartseitenwartung, um die eine Bearbeitung scheinbar defekter Webparts bzw. Webseiten vorzunehmen. Der Aufruf der Webpartseitenwartung erfolgt durch Eingabe der Adresse, erweitert um die Zeichenfolge ?contents=1, beispielhaft gemäß folgendem Muster: http://dilaro/default.aspx?contents=1

Damit wird in diesem Beispiel die Wartungsseite der Webseite default.aspx der Webanwendung dilaro aufgerufen. Webparts, die einer Webseite hinzugefügt sind und nicht richtig funktionieren, können dazu führen, dass die gesamte Seite nicht angezeigt wird. Ohne dann aber die Seite komplett löschen zu müssen, kann die Webpartseitenwartung eingesetzt werden, um die Seite ggf. zu reparieren bzw. wiederherzustellen.

11.2.5

Können die Standard-Links in der Schnellstartseite entfernt werden?

In der Schnellstartleiste einer SharePoint-Umgebung sind standardmäßig einige Überschriften mit einer Verlinkung versehen, die direkt an die entsprechende Stelle verzweigt. Da dies nicht immer gewünscht ist, weil der Anwender auf diese Art und Weise beispielsweise Einblick auf Bibliotheken- oder Listennamen erhält, die er nicht sehen soll, kann dies unterdrückt werden. 1. Um die Verlinkungen der Schnellstartleiste zu ändern, muss zunächst einmal auf der entsprechenden Webseite aus dem Menü Websiteaktionen der Punkt Websiteeinstellungen angewählt werden. 2. Aus den verfügbaren Optionen muss dann im nächsten Schritt der Punkt Navigation angewählt werden (im Bereich Aussehen und Verhalten). 3. Im nachfolgenden Dialogfenster befindet sich im unteren Bereich die Auflistung der einzelnen Einträge der Schnellstartleiste (Menü). Dort muss nun als Nächstes im Bereich Aktuelle Navigation mit der Schaltfläche Überschrift hinzufügen ein neuer Eintrag angelegt werden.

388

11.2 Webseiten 4. Es öffnet sich ein Eingabefenster, in dem der Name für die neue Überschrift eingetragen werden muss. Dabei kann bei der Namensvergabe entweder die gleiche (z. B. Listen) oder eine beliebige andere Bezeichnung verwendet werden. In Abbildung 11.8 ist dies beispielhaft dargestellt.

Abbildung 11.8 Angaben zur Festlegung einer neuen Überschrift für die Schnellstartleiste

5. Nach der abschließenden Bestätigung mit OK wird die neue Überschrift angelegt und am Ende der Aufstellung positioniert. 6. Durch Anklicken der neuen Überschrift und mit dem Einsatz der Schaltfläche Nach oben verschieben kann der Eintrag anschließend innerhalb der Navigation an der gewünschten Stelle platziert werden. 7. Im nächsten Schritt müssen dann die einzelnen Einträge des Bereichs (z. B. Listen) unterhalb des Namens der neu angelegten Überschrift verschoben werden. Dazu wird ein solcher Eintrag angeklickt und anschließend mit Nach oben verschieben oder Nach unten verschieben angeordnet. In Abbildung 11.9 ist eine solche Teilzuordnung innerhalb der Navigation beispielhaft dargestellt.

389

11 Dies und das

Abbildung 11.9 Neue Überschrift mit zwei zugewiesenen Listeneinträgen

8. Sobald alle Einträge verschoben wurden, kann dann die alte Überschrift (z. B. Listen) angewählt und mit der Schaltfläche Löschen entfernt werden. 9. Die abschließende Bestätigung mit der Schaltfläche OK bewirkt unmittelbar eine Anpassung der Darstellung im Menübereich der Schnellstartleiste. Mit den hier dargestellten Erläuterungen haben Sie erreicht, dass eine neue Überschrift angelegt wurde, die keine Verlinkung aufweist und der die Einträge einer bestehenden Überschrift zugewiesen wurden. Alternativ können Sie auch bei den bestehenden (verlinkten) Einträgen die URL entfernen, indem Sie in der Navigation den Eintrag anwählen und diese anschließend über die Schaltfläche Bearbeiten entsprechend anpassen. Allerdings hat diese Vorgehensweise nur temporären Charakter, da die Neuanlage eines Objekts (z. B. einer Liste) bewirkt, dass in der Schnellstartleiste automatisch ein neuer verlinkter Eintrag angelegt wird.

11.3

Benachrichtigung

11.3.1

Woher weiß ich, welche Benachrichtigungen für mich auf einer bestimmten Webseite eingestellt sind?

Bei der vielfältigen Verwendung der Benachrichtigungsfunktion von Microsoft SharePoint Server 2010 kann es schnell passieren, dass man den Überblick verliert. Aus diesem Grund bietet eine SharePoint-Umgebung die Möglichkeit, sich sehr schnell die aktivierten Benachrichtigungen anzeigen zu lassen. 1. Im ersten Schritt muss zunächst einmal die entsprechende Webseite angewählt werden, bevor im nächsten Schritt aus dem Benutzermenü am oberen Bildschirmrand der Punkt Meine Einstellungen angewählt werden muss (siehe Abbildung 11.10).

390

11.3 Benachrichtigung

Abbildung 11.10 Punkte des Benutzermenüs

Jeder Benutzer verfügt am oberen Rand über ein sogenanntes Benutzermenü, in dem individuelle Konfigurations- und Anzeigemöglichkeiten verfügbar sind.

2. Es erscheint ein Fenster mit Zusatzinformationen zum aktuell angemeldeten Benutzer. An dieser Stelle können mit der Schaltfläche Meine Benachrichtigungen (direkt unterhalb der oberen Schaltfläche Schließen) die aktuellen Einstellungen für die gewählte Webseite abgerufen werden (siehe Abbildung 11.11).

Abbildung 11.11 Aktuelle Zuweisungen für Benachrichtigungen

3. An dieser Stelle kann durch Ankreuzen eines Eintrages und den nachfolgenden Einsatz der Schaltfläche Ausgewählte Benachrichtigungen löschen eine Benachrichtigung (oder mehrere) entfernt werden. Mit der Schaltfläche Benachrichtigung hinzufügen können an dieser Stelle für die aktuelle Benutzeranmeldung auf Wunsch weitere Berechtigungen ergänzt werden.

391

11 Dies und das

11.3.2

Wie kann ein Systemverwalter die aktuellen Benachrichtigungen einer Webseite prüfen?

So wie ein Benutzer die eigenen Benachrichtigungen festlegen und jederzeit überwachen kann, besteht diese Möglichkeit natürlich auch für einen Systemverwalter. Darüber hinaus kann dieser jedoch jederzeit auch Informationen über die Einstellungen der anderen Benutzer abrufen und diese ggf. anpassen. 1. Für den Zugriff auf die Benachrichtigungseinstellungen einer Webseite muss diese Seite zunächst einmal angewählt werden. 2. Im nächsten Schritt muss aus dem Menü Websiteaktionen der Punkt Websiteeinstellungen aktiviert werden. 3. Aus den verfügbaren Optionen muss als Nächstes im Bereich Websiteverwaltung der Punkt Benutzerbenachrichtigungen angewählt werden. 4. Es erscheint ein Zusatzfenster (Benutzerbenachrichtigungen), in dem dann über die Auswahlliste (Benachrichtigungen anzeigen für) der Benutzer selektiert werden muss, dessen Einstellungen angezeigt werden sollen. 5. Ist dies erfolgt, werden mit Anwahl der Schaltfläche Aktualisieren die Benachrichtigungen des gewählten Benutzers angezeigt, so wie beispielhaft in Abbildung 11.12 dargestellt.

Abbildung 11.12 Benutzerbenachrichtigungen auf Ebene eines Systemverwalters

6. Durch Anwahl einer Benachrichtigung und den Einsatz der Schaltfläche Ausgewählte Benachrichtigungen löschen können an dieser Stelle bestehende Einstellungen entfernt werden.

392

11.4 Listen und Bibliotheken

11.4

Listen und Bibliotheken

11.4.1

Wie kann ich verhindern, dass einem Listenelement eine Anlage zugeordnet werden kann?

Standardmäßig kann unter Microsoft SharePoint Server 2010 jedem Element einer Liste auch eine Anlage (z. B. ein Dokument) zugeordnet werden. Dies ist jedoch nicht unbedingt immer gewünscht. 1. Um die Zuordnung einer Anlage bei einer SharePoint-Liste zu unterbinden, muss zunächst einmal die Liste angewählt werden. 2. Anschließend muss im Menübereich Listentools – Liste die Option Einstellungen – Listeneinstellungen angewählt werden. 3. Nachdem aus den verfügbaren Optionen der Punkt Erweiterte Einstellungen angeklickt wurde, besteht im nachfolgenden Dialogfenster im mittleren Fensterbereich (Anlagen) die Möglichkeit, das Hinzufügen von Anlagen zu deaktivieren, so wie in Abbildung 11.13 beispielhaft dargestellt.

Abbildung 11.13 Deaktivierung für das Hinzufügen von Anlagen bei Listenelementen

4. Mit der abschließenden Bestätigung der Einstellungen über die Schaltfläche OK wird diese Einstellung direkt wirksam. Eine entsprechende Option steht grundsätzlich bei allen Listenelementen einer SharePointUmgebung zur Verfügung, also beispielsweise auch bei Kalendern oder Aufgabenlisten.

11.4.2

Wie kann ich Dokumente aus einer Bibliothek in eine andere verschieben?

Bei der täglichen Arbeit ist es hin und wieder erforderlich, Dokumente aus einer Bibliothek in eine andere zu verschieben. Dabei stehen in einer SharePoint-Umgebung grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Zum einen kann dazu der Punkt Senden an aus dem entsprechenden Eigenschaften-Menü eines Dokuments eingesetzt werden. Dies bietet sich aber nur für einzelne Dokumente an, da hierbei immer die Zieladresse (URL) bekannt sein muss. Zudem wurde diese Option eigentlich für einen anderen Anwendungszweck konzipiert.

393

11 Dies und das Die wesentliche bessere Variante ist der Einsatz der sogenannten Explorer-Ansicht. Dazu steht innerhalb der Bibliotheksdarstellung im Menübereich Verbinden und exportieren die Option Explorer bzw. Windows Explorer zur Verfügung. Nach der Anwahl erscheint ein separates Fenster, das dem Explorer-Fensters der Windows-Umgebung entspricht, wo dann auch die bekannten Funktionen der Windows-Oberfläche zur Verfügung stehen wie Drag and Drop usw. So können Dokumente markiert, kopiert oder auch verschoben werden.

11.4.3

Kann man in einer Listenansicht die Anzeige auf bestimmte Tage beschränken?

Mit den Filterfunktionen einer Ansicht kann die Darstellung einer Liste sehr dezidiert erfolgen. So können bestimmte Listenelemente gefiltert oder die Darstellung kann mit einer Formel auf bestimmte Listenelemente eingegrenzt werden. Um beispielsweise die Ansicht einer Liste derart einzugrenzen, dass beispielsweise ausschließlich Elemente angezeigt werden, bei denen das letzte Änderungsdatum (Geändert) von heute an gerechnet 30 Tage zurückliegt, kann eine Formel der folgenden Art eingesetzt werden: [Heute] -30

Wird diese Formel dem entsprechenden Datumsfeld zugewiesen, so werden in der gewählten Ansicht die Daten der Elemente angezeigt, die in den letzten 30 Tagen geändert worden sind. Dazu muss als Vergleichsoperator dann die Option Ist kleiner als eingesetzt bzw. ausgewählt werden. In Abbildung 11.14 ist dies einmal dargestellt.

Abbildung 11.14 Eintragen einer Formelberechnung zur Filterung in einer Ansicht

Für die Zuweisung spezieller Formeln in einer Listenansicht bietet es sich an, diese in einer neuen Ansicht (mit einem entsprechenden Namen) zu hinterlegen und nicht in der Standardansicht, in der die Anwender andernfalls Daten „vermissen“ könnten.

394

11.4 Listen und Bibliotheken

11.4.4

Warum kann ich die Spalte „Titel“ nicht löschen?

In sämtlichen Listen und Bibliotheken einer SharePoint-Umgebung wird standardmäßig immer ein Feld mit dem Namen Titel angelegt. Es handelt sich dabei um ein Systemfeld bzw. eine Spaltendefinition, die aus einer Liste oder Bibliothek nicht entfernt werden kann. Darüber hinaus lässt sich auch der Typ des Feldes nicht ändern; es ist immer ein Textfeld. Um dieses Feld für die eigene Konfiguration nutzen zu können, kann es jedoch umbenannt werden. Dies ist die einzige Möglichkeit der Nutzung; alternativ lässt es sich natürlich auch in den verschiedenen Ansichten ausblenden, jedoch niemals aus der Felddefinition löschen. Angaben zu den Möglichkeiten einer Strukturierung der Daten einer Dokumentbibliothek oder einer Liste durch Einsatz spezieller Taxonomien und der Verwendung von Metadaten enthält der Abschnitt 5.1.3

11.4.5

Welche Vorgaben gibt es bei der Benennung von Listen oder sonstigen SharePoint-Objekten?

Bei der Benennung oder Namensvergabe für SharePoint-Listen oder -Bibliotheken gibt es seitens Microsoft SharePoint Server 2010 grundsätzlich keine besonderen Vorgaben. Aus Gründen der Übersichtlichkeit bietet es sich jedoch an, für die eigene Umgebung bestimmte Konventionen festzulegen. So zeigt sich in der Praxis immer wieder, dass dies beispielsweise beim Einfügen von Webparts oder beim Zugriff auf sonstige Elemente wie Listen, Bibliotheken, Workflows usw. die Zuordnung wesentlich vereinfacht. So wäre ein möglicher Lösungsvorschlag, vor die Namen der einzelnen Elemente spezielle Kürzel zu setzen, also beispielsweise PA-Entwicklung D-Modell für die Projektaufgaben (PA) des Projekts Entwicklung D-Modell. Oder WF-Genehmigung Sitzungsprotokoll für einen Workflow zur Genehmigung der Sitzungsprotokolle. Nachfolgend sind einige Beispiele einer möglichen Namensgebung aufgeführt, wobei dies natürlich vollkommen frei gemäß den eigenen Vorstellungen und Anforderungen angepasst und erweitert werden kann:

BA Besprechungsarbeitsbereich BB Bildbibliothek DB Dokumentbibliothek KA Kalender PA Projektaufgaben PP

Projektproblem (Problemverfolgung)

PD Projektdokumente UF Umfrage WF Workflow

395

11 Dies und das

11.5

Protokolle und Auswertungen

11.5.1

Was verbirgt sich hinter der Diagnoseprotokollierung?

Mit der Protokollierung der SharePoint-Systemaktivitäten (Diagnoseprotokollierung) steht unter Microsoft SharePoint Server 2010 eine hervorragende Möglichkeit zur Verfügung, um Fehlern oder Problemen schneller auf die Spur zu kommen. Insbesondere geht diese Form der Systemprotokollierung weit über die Protokollierung eines Windows-Systems hinaus, da es SharePoint-typische Besonderheiten berücksichtigt. 1. Zur Aktivierung (bzw. Überprüfung) der Diagnoseprotokollierung muss in der Zentraladministration der Bereich Überwachung angewählt werden. 2. Anschließend muss im Bereich Berichte der Punkt Diagnoseprotokollierung konfigurieren angewählt werden. 3. Als Nächstes erscheint ein Dialogfenster, in dem dann die entsprechenden Konfigurationsangaben überprüft bzw. eingestellt werden können. Insbesondere im Bereich der Ereignissteuerung muss definiert werden, welche Ereignisse bzw. Dienstanwendungen überwacht und protokolliert werden sollen. 4. An dieser Stelle ist es auch wichtig, einen Speicherort für die Protokolldateien festzulegen bzw. den bestehenden Vorschlag zu übernehmen. In Abbildung 11.15 ist dies einmal beispielhaft dargestellt.

396

11.5 Protokolle und Auswertungen

Abbildung 11.15 Konfiguration der Diagnoseprotokollierung

Die Protokolle der Diagnoseprotokollierung liegen standardmäßig auf dem entsprechenden SharePoint-Server in folgendem Verzeichnis:

C:\Programme\Gemeinsame Dateien\Microsoft Shared\web server extensions\14\LOGS

5. Mit abschließender Bestätigung der Einstellungen über die Schaltfläche OK wird die Konfiguration abgeschlossen und aktiviert. Insbesondere in der Anfangsphase eines SharePoint-Projekts bietet sich der Einsatz der Diagnoseprotokollierung mit einer umfassenden Aufzeichnung an, da sich auf diese Art und Weise bestimmte Fehler schneller ausfindig machen lassen. Im Produktivbetrieb kann die Protokollierung dann auf wesentliche Fehler oder Probleme reduziert werden, sofern keine aktuellen Probleme auftreten.

11.5.2

Wozu dient ein Verwendungsbericht, und wie wird dieser konfiguriert?

Mit den Verwendungsberichten steht unter Microsoft SharePoint Server 2010 eine hervorragende Möglichkeit zur Verfügung, um die Auslastung der gesamten SharePointUmgebung zu überwachen. Darüber hinaus bieten diese Berichte aber auch eine gute Mög-

397

11 Dies und das lichkeit, um festzustellen, welche Funktionen auf welchen Webseiten überhaupt von den Anwendern genutzt bzw. aufgerufen werden. Standardmäßig ist in einer SharePoint-Umgebung die Funktion der Verwendungsberichte deaktiviert.

1. Zur Konfiguration bzw. zur Überprüfung der Konfiguration für Verwendungsberichte muss in der Zentraladministration die Option Überwachung angewählt werden. 2. Im Bereich Berichter muss dann zunächst einmal der Punkt Verwendungs- und Integritätsdatenerfassung konfigurieren angewählt werden. 3. Im nachfolgenden Dialogfenster ist es wichtig, dass die entsprechende Protokollierung (Verwendungsdatenerfassung) aktiviert ist und die gewünschten Vorgaben (z. B. Ergebnisauswahl) definiert werden, so wie beispielhaft in Abbildung 11.16 dargestellt.

Abbildung 11.16 Konfiguration der Verwendungsprotokollierung

4. Nach der Bestätigung des Dialogfensters mit OK steht dem Einsatz des Verwendungsberichts dann nichts mehr im Weg.

398

11.5 Protokolle und Auswertungen

11.5.3

Wie kann ich einen Verwendungsbericht nutzen?

Sobald alle notwendigen Konfigurationseinstellungen für die Nutzung des Verwendungsberichts vorgenommen wurden (siehe vorhergehender Abschnitt), werden entsprechende Daten aufgezeichnet. Ab SharePoint 2010 wird der Verwendungsbericht auch als Web Analytics-Bericht be zeichnet.

Für die Auswertung bzw. Anzeige der Daten eines Verwendungsberichts (Web AnalyticsBericht) sind nachfolgende Arbeitsschritte notwendig: 1. Der Zugriff auf die Daten eines Verwendungsberichts und damit die Auswertung derselben erfolgt immer auf der Ebene der Webseiten bzw. der Websitesammlung (also nicht in der Zentraladministration). Deshalb muss nach der Anwahl der Webseite aus dem Menü Websiteaktionen der Punkt Websiteeinstellungen angewählt werden. 2. In der nachfolgenden Aufstellung der verfügbaren Optionen stehen dann alternativ zwei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: Web Analytics-Berichte der Website und Web Analytics-Berichte der Websitesammlung. Während sich der erste Punkt auf die aktuell gewählte Webseite bezieht, liefert die zweite Option die Daten der gesamten Websitesammlung. 3. Nach Anwahl einer der beiden Punkte erscheint das Hauptfenster für den Verwendungsbericht, aus dem dann die gewünschte Option anhand der Einträge auf der linken Seite ausgewählt werden kann. Da bei der Protokollierung für einen Verwendungsbericht auch personenbezogene Daten aufgezeichnet und auch ausgewertet werden können, sollten dazu frühzeitig der Betriebsrat oder die Mitarbeitervertretung eingebunden und die entsprechenden Möglichkeiten präsentiert werden.

11.5.4

An welcher Stelle kann man die installierte SharePoint-Version erkennen?

Microsoft SharePoint Server 2010 unterliegt wie jedes andere Softwareprodukt einer ständigen Weiterentwicklung. Dies bewirkt automatisch, dass in unregelmäßigen Abständen Patches, Hotfixes oder auch sogenannte Infrastruktur-Updates zur Verfügung gestellt werden. Desto wichtiger ist es zu wissen, welche Version von Microsoft SharePoint Server 2010 in einer Server-Farm eingesetzt wird. Zur Ermittlung der eingesetzten SharePoint-Version muss in der Zentraladministration im Bereich Systemeinstellungen die Option Server in Farm angewählt werden, worauf die aktuell zugewiesenen SharePoint-Server angezeigt werden. Zusätzlich erscheint im oberen Bereich des nachfolgenden Fensters aber auch eine Angabe zur eingesetzten SharePoint-Version, so wie beispielhaft in Abbildung 11.17 dargestellt.

399

11 Dies und das

Abbildung 11.17 Anzeige der Versionsnummer der SharePoint-Installation

Neben der Angabe der Versionsnummer können Sie auf diese Art und Weise auch den Namen des zugeordneten Datenbankservers und den Namen der Konfigurationsdatenbank ermitteln.

400

Register . .NET Framework 354 Definition 30 .NET Framework 3 x 31

? ?contents=1 388

[ [Heute] 394

A Abbruch- und Fehlerbericht 373 Abfrage-Dienst 296 Abfrageserver 10, 296 Active Directory Services 19, 36, 144, 217, 287 Admin Content 25 Administrator-Papierkorb 379 ADS Benutzergruppe 259 Benutzerkennungen 37 Import 19 Integration 37 Sicherheitsgruppe 259 ADS-Benutzer 37 AJAX 109 Aktivitätsdauerbericht 373 Ampelfunktion 326 Ankündigung 221 Ankündigungen 168 Anlage unterbinden 393

Anmeldeinformation 125 Anonymer Zugriff 264 Ansicht Filter 394 Formel 394 persönlich 157 Anwendungspool 59 Anwendungsproxygruppe 80 Anzeigegruppe 318 Application Registry Database 26 Application Service Modell 6 Arbeitsbereich 250 Arbeitsspeicher 30 ASPX-Datei 103 ASPX-Seite 302 Asynchronous JavaScript and XML 109 Aufgaben 169 Aufgabenliste Benachrichtigung 215 Neuanlage 212 Neue Aufgaben 213 Outlook 217 Versionierung 220 Webpart 219 Auschecken 141, 162, 165 Ausgabe einer Warnung 334 Auswahlfeld 362

B Balkendiagrammansicht 188 Basissuchcenter 320

401

Register BCS 26, 297, 312 Benachrichtigung 390 Anwender 392 Dokument 167 maximale Anzahl 72 RSS-Feed 324 Benutzer authentifiziert 282 Benutzer suchen 261 Benutzerdefinierte Liste 169 Benutzerdefinierte Liste in Datenblattansicht 169 Benutzerkennung SQL-Server 25 Benutzermenü 390 Benutzer-Papierkorb 379 Berechtigung anonym 264 Benutzergruppen 283 Benutzerzuordnung 281 Bibliothek 292 Blog-Beitrag 293 Blog-Kommentar 293 Deaktivierung für alle Webseiten 279 Liste 291 Listen 278 Persönlich 279 Webpart 289 Webseite 278, 288 Wiki-Eintrag 292 Berechtigungsstufe 257, 268 Bearbeitung 274 Bearbeitung nicht möglich 277 Kopieren 271 Neuanlage 269 Teilnehmen 293 Bereichsregel 316 Berichtsbibliothek 132 Berichtscenter 349 Besitzer 283 Besprechungsarbeitsbereich 250 Besucher 283 Betriebswirtschaftlicher Kennzahlen 326

402

Bibliothek 393 Ansicht festlegen 156 E-Mail-Benachrichtigung 153 Funktion 131 Löschen 149 Name ändern 136 Namensgebung 395 Navigation 137 Neuanlage 134 RSS-Feed 152 RSS-Feed abonnieren 155 Schnellstartleiste 137 Typen 132 Wiederherstellung 150 Workflow 146 Zugriffsrechte 143 Zusatzfelder 148 Bibliotheken Anzeige im Menübereich 138 Bildbibliothek 132 Blog 232 Beitrag bearbeiten 237 Beitrag kommentieren 238 Beitrag mit Word erstellen 241 Beitrag veröffentlichen 238 Benachrichtigung 242 Kategorisierung 240 Neuanlage 233 Neuer Eintrag 235 Blogtools 235 Browserfähige Dokumente 345 Business Data Connectivity Service 297 Business Data Connectivity Services 26, 312 Business Intelligence 8, 11, 325, 337

C check in 165 check out 165 Chromtyp 106 Chromzustand 106 CMS 224 Collaboration 9, 197 Compliance 374

Register Content-Management-System 11, 224 Crawl inkrementell 298 vollständig 298 Crawl Store Database 26 Crawlen 9, 296 Crawlprotokoll 307 Crawlregel 297, 308 Neuanlage 309 Crawlvorgang 296, 299, 308 Credentials 125 Cumulative Update Package 30

D Dashboard 345 Designer 351 Webpart 346 Dashboard-Designer 345 Data Warehouse 325 Dateispeicherort 41, 42 Dateityp 310 Dateiupload 71 Größe 71 Daten Klassifizierung 134 Strukturierung 134 Datenblattansicht 169, 188 Datenverbindungsbibliothek 132 Delegierte Administration 19 Detailverknüpfung 335, 336 Diagnoseprotokollierung 396 Dienstanwendung 19 Anlage 75 Überwachung 396 Dienstkennung 57 Diskussionsfaden 222 Diskussionsforum 222 Diskussionsrunde 222 Dispositionsgenehmigung 355, 375 DMS 2, 9, 165 DNS 39 Dokument Auschecken 147

Download 163 Einchecken 147 exklusiv öffnen 147 Herunterladen 163 Hochladen 162, 163 Standardvorlage 167 Suche einschränken 139 Upload 162, 163 Verschieben 158, 393 Versionsverlauf 141 Vorhergehende Version wiederherstellen 142 Workflow 167, 372 Dokumentbibliothek 132, 162 Dokumentenlenkung 354 Dokumentenmanagementsystem 2, 9, 131, 165 Dokumentvorlage 168 Drei-Status-Workflow 355, 362 Durchforstung inkrementell 298 vollständig 298 Durchforstungsdatenbank 26 Durchforstungsregel 308

E ECM 9 Eigenschaften gecrawlt 312 verwaltet 312 Eigenschaftendatenbank 26 Eigenständig 40 Einchecken 162, 165, 166 E-Mail-Benachrichtigung 323 Endgültiger Papierkorb 382 Enterprise-Content-Management 9 Enterprise-Lizenz 8, 345 Entwerfen 269 Entwurfselementsicherheit 140 Entwurfsversion 177 Erfolgsfaktor 326 Ermittlung des Suchindex 298 ERP 10 Erweiterte Suche 322

403

Register Euro-SOX 374 Excel Services 10, 20, 338 Ablageort 340 Aktivierung 53 Voraussetzungen 339 Vorteile 338 Excel Web Access 338 Excel-Tabelle Veröffentlichung 342 Webbrowser 344 Zugriff 344 Explorer-Ansicht 394 eXtensible Application Markup Language 357

F FAST 295 FAST Search-Center 320 Feedback sammeln 355 Feed-Reader 155, 156, 187 Feldtyp 171, 172 Änderung 173 Fileserver 11 Folienbibliothek 132 Folksonomie 134 Forms-Server 10 Formularbasierte Authentifizierung 259 Formularbibliothek 132 Formularserver 10 Foto Hochladen 382 Freigegebener Bereich 315 Full Qualified Domain Name 62

G Galerien 117 Gantt-Diagramm 254 Gecrawlte Eigenschaft 311 Gemeinsame Listenspalten 89 Genehmigungsworkflow 355, 359 Gesetzliche Vorgaben 374 Gruppe suchen 261

404

H Hauptversion 140, 166 Hostheader 18, 62 HTML-Format 339 Hyperlink Dateifreigabe 129 Verwaltung 126 Hyperlinks 126

I iFilter 296, 297 IIS 33, 59 IISRESET 59 Index 296 Indexergebnis Gruppierung 314 Indexerstellung Fehlende Ergebnisse 308 Gecrawlte Eigenschaft 311 Individuelles Konto 308 Kontrolle 307 Standardkonto 308 Indizierung 296 InfoPath 132 InfoPath Services 10, 21 Information Rights Management 263 Informationsverwaltungsrichtlinie 374 Aufbewahrung 374 Barcodes 375 Bezeichnung 375 Neuanlage 376 Standards 374 Überwachung 375 Zuordnung 374 Infrastruktur-Update 399 Inhaltsdatenbank 26, 68 Inhaltsquelle Neuanlage 303 Inhaltstyp 134, 374 Installationsart 40 Internet Information Services 33, 59 Internetinformationsdienste-Manager 60 Internet-Portal 87

Register IP-Adresse 53 IRM 263

J Jokerzeichen 322

K Kalender 197 Änderung 202 Ausdruck 206 Benachrichtigung 211 Besprechungsarbeitsbereich 250 Einzeltermin 199 Kalkulationstabelle 207 Löschen 210 Neuanlage 198 Outlook-Integration 203 Struktur 202 Versionierung 211 Webpart 208 Wiederherstellung 210 Kalenderansicht 188 Kalkulationstabelle 169, 189 Katalogsymbolbild 108 Kennzahlen 325, 326 Key Performance Indicator 11, 132, 169, 325 Konfigurations-Assistent 42, 43 Kontakte 222 Kontingent 65, 85 Vorlage 85 KPI 8, 132, 169, 325 KPI-Indikator 326 automatische Aktualisierung 335 Excel-Tabelle 332 manuelle Aktualisierung 335 SharePoint-Liste 328 KPI-Liste 11 Indikator zuweisen 327 Neuanlage 326 Kritischer Erfolgsfaktor 326

L Laufzeitspeicherverwaltung 134 Leistungsmerkmale 8 Lesezugriff 269 Liste Anlage 393 Ansicht erstellen 187 Benutzerdefiniert 168 Element hinzufügen 172 E-Mail-Benachrichtigung 185 Export 190 Kalkulationstabelle importieren 189 Löschen 183 Name ändern 174 Namensgebung 395 Neuanlage 169 RSS-Feed abonnieren 187 Schnellstartleiste 175 Verschieben 195 Versionierung 177 Vorhergehende Version wiederherstellen 179 Wiederherstellung 183 Workflow 182 Zugriffsrechte 180 Listenberechtigungen 278 Listeneintrag Workflow 372 Listenexport 190 Listenoptionen 176 Listenvorlage 196 Listenvorlagenkatalog 196 Lizenz Enterprise 51 Standard 51 Lizenzmodell 339

M Managed Keywords 134 Maximale Uploadgröße 71 Mehrsprachigkeit 10, 23 Meine Webseite 22 Meine Website 123, 382

405

Register Menü Websiteaktionen Berechtigung 288 Metadaten 134, 311, 312 Mindestanforderungen 29 Mitglieder 283 MOSS 5 MS Exchange 203 MS Hyper-V 21 MS Virtual Server 21 MS Visual Studio 356 MySite 22, 123, 233, 382 Berechtigung 386 Grundeinstellungen 385 Hyperlink 384 Konfiguration 382 Zugriff 386

N Nachrichtenticker 152 Name der Konfigurationsdatenbank 400 Name des Datenbankservers 400 Name für SharePoint-Objekte 395 Navigation 388 Nebenversion 140 NET Framework 2 31 Netzwerkkarte 53 Nur anzeigen 269

O Objektbibliothek 133 Outlook 123 Outlook Web Access 122, 123 Outlook-Integration Aufgabenliste 217 Einzeltermin 205 Kalender 203 OWA 122 OWA-Zugriff 126

P Papierkorb 379 Administrator 379 Aufbewahrungsdauer 382

406

Benutzer 67, 379 endgültig 67 Richtlinie 382 Zwei-Stufen- 66 Performance Point Server 11 PerformancePoint Server 325, 345, 346 PerformancePoint Services 325, 345 Import 349 Personalisierungsdienst 387 Personensuche 323 Persönliche Berechtigungen 279 Pflichtfeld 171 Port 47 Posteingang 123 Profilimport 38 Projektaufgaben 169, 252 Projektmanagement 252 Webpart 255 Projektproblem 254 Property Store Database 26 Protokollhandler 296 Protokollierung 396

Q Query-Dienst 296

R Really Simple Syndication 152 Rechtekonzept 259 Rechtevergabe Praxisansatz 259 Rechtezuweisung ADS-Objekte 287 Regeltermin 200 Reusable Workflow 354 Richtlinie Überwachung 375 Richtlinienfeature 374 Rolle 257, 268 Root-Webseite 320 Root-Website 83 RSS 152 RSS-Feed 155, 323

Register

S SAP 10 Sarbanes-Oxley Act 374 Schlüsselwort 134 Schnellstartleiste 138, 175 Link 388 Überschrift 389 Scope 314 Search Server 295 Serientermin 200 Serverfarm Neuer Server 48 Server entfernern 49 Server-Rolle 8 Servertyp 41 Service Application 19, 345 Shared Service Provider 18, 75 SharePoint Designer 104 SharePoint Foundation 6 SharePoint-Archiv 374 SharePoint-Designer 356 SharePoint-Farm 12 Größe 13 SharePoint-Gruppe ADS-Zuweisung 285 Berechtigung 257 Mitglied 259 Namenszuweisung 259 Neuanlage 284 Rechte zuweisen 286 SharePoint-Hierarchie 12 SharePoint-Listen 168 SharePoint-Umgebung Datenbanken 25 Dienste verteilen 49 Neuer Server 48 Verwaltung 16 virtuell 21 SharePoint-Version 399 Sicherheitsrichtlinie 10 Signaturerfassung 355 Silverlight 46, 102 Site Collection 17, 18, 82

Spalte Titel 395 Spaltensortierung 172 Spaltentyp 171 Speicherkontingent 85, 86 Speicherort 159 Feste Zuordnung 160 vertrauenswürdig 341 SPF 6 SQL-Server 23 SQL-Server-Express 24 SSP 18, 75 Standardansicht 156, 188 Standard-Berechtigungsstufen 269 Standardkonto Indexermittlung 300 Standardkonto der Indexerstellung 308 Standardkonto für den Inhaltszugriff 300 Standard-Lizenz 8 STSADM.EXE 100, 118 Suchanfrage 296 Suchbereich 314 anwenden 317 Neuanlage 315 Websitesammlung 317 Suchcenter 320 Neuanlage 320 Suchdropdown 318 Suche Berechtigung 298 Bereichsregel 316 Bibliothek ausschließen 302 Crawlen 296 Dateifreigabe 305 Dateityp ausschließen 310 Dienstkonto 299 Durchführung 321 E-Mail-Benachrichtigung 323 Erweitert 322 FAST 295 Inhaltsquelle 297 Konfiguration 299 Liste ausschließen 302

407

Register Optionen 321 Personen 323 Ranking 297 RSS-Feed 323 Standardkonto 299 Webanwendung 300 Webpart 324 Webseite ausschließen 301 Suche nach Personen 323 Suchen und Finden 295 Suchindex 302 Suchquelle 296 Suchserver 9 Suchzentrale 295, 320 Symbol Adressbuch 261 Benutzer oder Gruppe suchen 261 Systemprotokollierung 396 Systemvoraussetzungen 29

T Taxonomie 134 Template 84 template.dotx 167 Term 134 Term Store Management Tool 134 Termin wiederkehrend 200 Thread 354 Titel-Spalte 395 Titelsymbolbild 108 Toolbereich 124, 127

U Übersetzungsverwaltungsbibliothek 133 Überwachungsprotokollbericht 375 Umfrage 169 Antworten anzeigen 247, 248 Benachrichtigung 248 Ergebnisse auswerten 248 Frage hinzufügen 245 Grafische Auswertung 249

408

Neuanlage 243 Reihenfolge der Fragen 245 Teilnahme 245 Verschachtelung 246 Verzweigung 246 Zusätzliche Frage 245 Uniform Resource Locator 47 Unternehmenssuchcenter 320 Unterwebseite 95 URL 47, 328 User Profile Database 26

V Variationen 23 Vererbung Aktivierung 276 Unterbrechung 275 Veröffentlichung Excel-Tabelle 342 Veröffentlichungsgenehmigung 356 Veröffentlichungslizenz 264 Veröffentlichungsportal 87 Versionierung 135, 139, 177 Entwurfsversion löschen 179 löschen 142, 179 Nebenversion löschen 142 Versionsangabe 399 Vertrauenswürdiger Speicherort 341 Verwaltete Eigenschaften 312 Verwendungsanalyse 398 Verwendungsbericht Auswertung 399 Konfiguration 397 Verwendungsberichte 27 Verzeichnisdienst 387 Visio Workflow 354 Visual Studio Workflow 354 VMware 21 Vollständiger Crawl 311 Vollzugriff 269

Register Vorbereitungstool 34 Vorlage Websitesammlung 84

W W3WP.EXE 59, 62 Web Analytics-Bericht 399 Webanwendung 265 Datenbank 68 E-Mail-Server 74 Kontingent 65 Merkmale 63 Neuanlage 55 Speicherort 62 Suchkonfiguration 300 Web-Frontend 11 Web-Inhaltsverwaltung 11 Weblog 232 Webpart Aktivierung 110 Anordnung 104 Aufgaben 219 Ausblenden 107 Bearbeiten-Modus 103 Bibliothek 120 Dashboard 346 Eigenschaften 106 Eigenschaften bearbeiten 103 Exchange-Zugriff 122 Fehler 388 Funktion 99 Größe 113 Individuelle Darstellung 119 Kalender 208 Liste 121 Löschen 114 Persönliche Ansicht 108 Posteingang 123 Projektmanagement 255 Selbst erstellen 118 Standardvorlagen 109 Suche 324 Toolbereich 124, 127

Veröffentlichungsportal 104 Verschieben 111 Zone 107 Zurücksetzen 388 Webpart bearbeiten 103, 120 Webpartkatalog 100, 109, 114 Eigenschaften 117 Webpart-Konfiguration 119 Webpartseite 99 Neuanlage 101 Webpartseitenwartung 388 Webpartzone 106 Reihenfolge 112 Webseite Anlage 95 Löschen 96 persönlich 382 Websiteberechtigungen 278 Websiteinhaltstyp 93 Anlage 93 Websiteinhaltstyp-Katalog 93 Websitesammlung 17, 18, 82 Anlage 83 Kontingent 85 Suchbereich 317 Verwalter 88 Vorlage 86 Zugriffssperre 87 Websitesammlungsadministrator 84, 379 Websitespalte 89, 193 Anlage 90 Website-Workflows 373 Wiki 223 Artikel anlegen 226 Artikel bearbeiten 228 Dokumentbibliothek 228 Multimediadaten 229 Neuanlage 224 Verbindung 228 Wiki-Artikel Benachrichtigung 232 Versionsverlauf 230 Wiki-Seitenbibliothek 134

409

Register Windows Workflow Foundation 18, 31, 354 Windows-Explorer 394 Wordbreaker 296 Workflow 10, 146 Abbruch- und Fehlerbericht 373 Aktivitätsdauerbericht 373 Aufgaben 365, 371 Aufgabenliste 358 Deaktivierung 369 Definition 353 Drei-Status 362 Eskalation 361 Genehmigung 359 Grafische Darstellung 368 Instanz 370 Löschen 369 Manueller Start 366 Namensgebung 395 Parallele Bearbeitung 367 SharePoint-Liste 359 Standardvorlagen 355 Statistik 373 Überwachung 370 Verlauf 371 Visio 354, 368 Visual Studio 354

410

Voraussetzungen 357 Vorlage Neuanlage 356 Warteschlange 354 Webseite 373 Wiederverwendung 354 WWF 354

X XML 132, 373 XML Paper Specification 264 XML-Code 118 XOML 357 XPS 264

Z Zeichenfolge ?contents=1 388 Zentraladministration 265 Ersteinrichtung 46 Zielergebnisseite 315 Zielerreichung 334 Zielgruppenadressierung 289 Zoneneinteilung 104 Zonenindex 104, 107, 111 Zugriffsport 47 Zugriffsrechte 277 Zusammenarbeit 9

Virtuell by Microsoft

Larisch Praxisbuch Microsoft Hyper-V Installation, Konfiguration und Systemverwaltung von Hyper-V für Windows Server 2008 und MS Hyper-V Server 2., überarbeitete Auflage 551 Seiten ISBN 978-3-446-42193-6

Das Thema Virtualisierung ist längst in den IT-Abteilungen der Unternehmen und Organisationen angekommen. Dem trägt auch Microsoft mit der Version 2 seines Virtualisierungsprodukts Hyper-V Rechnung, die integraler Bestandteil des Release 2 (R2) von Windows Server 2008 ist. Windows Server 2008 R2 bringt in der Serverstruktur, aber ebenso in der Hyper-V-Rolle entscheidende Verbesserungen mit sich. Diese wiederum finden sich auch in dem separaten Produkt Hyper-V Server R2 wieder. Von der Installation über die Konfiguration bis hin zur Systemverwaltung zeigt Ihnen der erfahrene Systemadministrator Dirk Larisch in diesem Buch, wie Hyper-V erfolgreich eingesetzt wird. Nützliche Hilfestellung für die tägliche Arbeit bietet ein umfangreiches Kapitel mit zahlreichen Praxistipps und Hinweisen zur Behandlung häufig auftretender Alltagsprobleme. Mehr Informationen zu diesem Buch und zu unserem Programm unter www.hanser.de/computer

Longhorn Brevier

Rzepka/Bünning Microsoft Windows Server 2008 Einrichten und Verwalten von Unternehmensnetzwerken 1280 Seiten. 620 Abb. ISBN 978-3-446-41446-4

Wer sich als Admin fundiert mit den Möglichkeiten von Microsoft Windows Server 2008 auseinandersetzen möchte, kommt an diesem Buch nicht vorbei. Dirk Rzepka und Uwe Bünning liefern nicht nur ausführliche und anschauliche Anleitungen, die die Installation, Konfiguration und Administration des Servers erheblich erleichtern. Vielmehr blicken sie auch hinter die Kulissen des Betriebssystems und erläutern, weshalb es so und nicht anders funktioniert. Auf diese Weise unterstützt das Buch – zusammen mit seinem einzigartigen System von Querverweisen – eine effiziente praxisorientierte Arbeit und dient dem Admin damit als verlässliches Grundlagen- und Nachschlagewerk. TIPP: Sie setzen Windows Vista als Client für Windows Server 2008 ein und suchen nun nach einem Buch? Kein Problem: Im Hanser-Verlag haben Dirk Rzepka und Uwe Bünning ein umfassendes Handbuch zu Vista veröffentlicht.

Mehr Informationen zu diesem Buch und zu unserem Programm unter www.hanser.de/computer

Lang ersehnt

Rzepka/Bünning Microsoft Windows 7 Handbuch für den professionellen Einsatz 1.014 Seiten ISBN 978-3-446-42093-9

Windows 7, der lang ersehnte Nachfolger von Windows Vista, bietet für fast jeden Einsatzzweck eine Vielfalt nützlicher Funktionen. Dies gilt gerade auch für den Unternehmenseinsatz, wo Funktionsvielfalt, Stabilität und Sicherheit entscheidende Kriterien für einen effizienten Einsatz sind. Das vorliegende Buch vermittelt alle erforderlichen Kenntnisse, um die zahlreichen Funktionen korrekt einzurichten und perfekt zu beherrschen. Gezeigt wird Windows in typischen Einsatzszenarien: Als leistungsfähige Workstation, im Netzwerk mit oder ohne Active Directory, als kleiner Intranet-Server und als universeller Arbeitsplatzcomputer. Die Darstellung reicht dabei bis auf die tiefste, vom Administrator beherrschbare Ebene. Neben den äußerst nützlichen Administrationsanleitungen erläutern die Autoren wichtige Grundlagen und Hintergründe. So wird nicht nur das »Wie«, sondern auch das »Warum« eingehend erklärt. Hervorragend als Nachschlagewerk geeignet! Mehr Informationen zu diesem Buch und zu unserem Programm unter www.hanser.de/computer

Eine runde Sache

Doberenz, Gewinnus Visual C# 2010 – Grundlagen und Profiwissen 1.440 Seiten. Mit CD-ROM. ISBN 978-3-446-42118-9

Der Titel dieses Buches ist Programm – und hat Tradition: Die Autoren wagen mit ihm seit fünfzehn Jahren erfolgreich den Spagat, Grundlagen und professionelle Programmiertechniken zu vermitteln. Sie sind der Überzeugung, dass man Programmieren nicht durch lineares Lesen eines Lehrbuchs, sondern nur durch Ausprobieren von Beispielen erlernt, verbunden mit ständigem Nachschlagen in der Referenz. Obwohl Sprachumfang und Einsatzgebiete von Visual C# mit jeder neuen Version ein immer breiteres Spektrum abdecken, verstehen es die Autoren, die wichtigsten Grundlagen knapp und trotzdem verständlich zu vermitteln. Das Buch möchte dem Einsteiger nach dem Prinzip "so viel wie nötig" die wesentlichen Aspekte der .NET-Programmierung mit Visual C# 2010 nahebringen und rasch erste Erfolgserlebnisse vermitteln. Für den Profi stellt es eine Vielzahl von Informationen und Lösungen bereit, nach denen er in der Dokumentation, im Internet und in der Literatur bislang vergeblich gesucht hat.

Mehr Informationen zu diesem Buch und zu unserem Programm unter www.hanser.de/computer

INTEGRIERERN SIE IHRE SYSTEME IN EINER PLATTFORM // ■ Wendet sich an SharePoint-Anwender und -Systemverwalter gleichermaßen ■ Behandelt alle wesentlichen Einsatzgebiete ■ Enthält über 300 praktische Anleitungen ■ Liefert Lösungen mit direkter Umsetzungsmöglichkeit

MICROSOFT SHAREPOINT SERVER 2010 // Microsofts SharePoint-Server ist ein sehr umfangreiches und komplexes Werkzeug, das eingesetzt wird, um verschiedene Systeme unter einer gemeinsamen Oberfläche zusammenzuführen und ihre Nutzung dann zu optimieren. Außerdem kann mit SharePoint die Zusammenarbeit (Collaboration) innerhalb eines Unternehmens bzw. einer Organisation enorm vereinfacht werden.

Der Leser erhält Antworten auf Fragen, die für seinen Arbeitsalltag wichtig sind: »Wie erstelle ich eine Sharepoint-Liste?« »Wie kann ich beim Anlegen eines Dokuments automatisch einen Workflow starten?« »Kann ich mich automatisch per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn in einer Dokumentbibliothek eine Datei geändert wird?« Diese und ähnliche an der Praxis orientierte Problemstellungen werden in diesem Buch so kurz wie möglich, aber so ausführlich und präzise wie nötig beantwortet.

dirk LARISCH arbeitet seit über 20 Jahren im EDV-Bereich. Neben seiner Tätigkeit als EDV-Leiter erfüllt er auch Aufgaben der Systemverwaltung heterogener Netzwerke. Die Erfahrungen aus seiner täglichen Arbeit hat er in zahlreichen Fachartikeln und bislang über 50 Fachbüchern weitergegeben.

www.hanser.de/computer ISBN 978-3-446-42507-1

Systemverwalter von SharePoint 2010 Server sowie Anwender der SharePoint 2010-Technologie

9

783446 425071

Systemvoraussetzungen für eBook-inside: Internet-Verbindung und eBookreader Adobe Digital Editions.

Dieses Buch bietet eine sehr stark praxisorientierte Sichtweise ohne überflüssigen Ballast, so dass sich normale Anwender wie auch Systemverwalter sehr schnell in die wesentlichen Funktionsbereiche eines SharePoint 2010-Servers einarbeiten können. Rezeptartige fertige Anleitungen zu den einzelnen Themenbereichen erläutern in Form eines »Frage-/Antwort-Spiels« die wesentlichen Arbeitsschritte in SharePoint und zeigen, wie sich das gewünschte Ergebnis optimal erzielen lässt.