Birgit Sennewald Manfred Kratzl Andrea Frentz

Office XP Anwendung dungen integriert einsetzen Paralax Elements

Markt+Technik Verlag

Die Deutsche Bibliothek – CIP-Einheitsaufnahme Ein Titeldatensatz für diese Publikation ist bei Der Deutschen Bibliothek erhältlich. Die Informationen in diesem Buch werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden. Umwelthinweis: Dieses Buch wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die Einschrumpffolie – zum Schutz vor Verschmutzung – ist aus umweltverträglichem und recyclingfähigem PE-Material.

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 05 04 03 02 01

ISBN 3-8272-6046-9 © 2001 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Einbandgestaltung: Grafikdesign Heinz H. Rauner, Gmund Lektorat: Rainer Fuchs, [email protected] Herstellung: Elisabeth Egger, [email protected] Satz: reemers publishing services gmbh, Krefeld (www.reemers.de) Druck und Verarbeitung: Bercker, Kevelaer Printed in Germany

Office XP Kompendium Inhaltsübersicht Vorwort. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

33

Die Begleit-CD-ROM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

35

Teil 1

Arbeiten mit Office XP Professional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

39

Kapitel 1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

41

Kapitel 2

Office XP im Netz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

73

Teil 2

Office XP im Verbund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

89

Kapitel 3

Die Shortcut-Leiste in Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

91

Kapitel 4

Office-Assistenten in Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Kapitel 5

Die Dateiverwaltung in Office XP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Kapitel 6

Datenaustausch mit OLE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Kapitel 7

Add-Ins in Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Kapitel 8

Dokumente per Hyperlink vernetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Teil 3

Word 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Kapitel 11

Dokumente formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

Kapitel 12

Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Kapitel 13

Layoutfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

Kapitel 14

Korrekturfunktionen und AutoText . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Kapitel 15

Format- und Dokumentvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Kapitel 16

Felder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Kapitel 17

Adressen und Serienbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

Office XP Kompendium

5

Inhaltsübersicht Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Kapitel 19

E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Kapitel 20

Word 2002 und Outlook 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

Kapitel 22

Effektives Teamwork mit Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Kapitel 23

Zugriff auf Daten anderer Anwendungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

Teil 4

Excel 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Kapitel 24

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Kapitel 25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Kapitel 27

Rechnen mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

Kapitel 28

Szenarien und Pivot-Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489

Kapitel 29

Drucken mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501

Kapitel 30

Grafiken und Objekte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511

Kapitel 31

Datenbankfunktionen in Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 541

Kapitel 32

Excel und Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557

Teil 5

Access 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585

Kapitel 33

Einführung in Datenbanken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587

Kapitel 34

Assistenten in Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595

Kapitel 35

Einfache Datenverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613

Kapitel 36

Relationale Datenbanken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659

Kapitel 37

Formulare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 709

Kapitel 38

Berichte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761

Kapitel 39

Erstellen und Testen von Modulen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 775

Teil 6

Outlook 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 785

Kapitel 40

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 787

Kapitel 41

Termine und Kontakte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 793

6

Office XP Kompendium

Inhaltsübersicht Kapitel 42

Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 821

Kapitel 43

E-Mails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 833

Kapitel 44

Weitere Outlook-Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 847

Teil 7

PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 871

Kapitel 45

Einführung in PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 873

Kapitel 46

Objekte in PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 889

Kapitel 47

Text in PowerPoint 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 913

Kapitel 48

PowerPoint 2002 in der Praxis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 921

Teil 8

Publisher 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 933

Kapitel 49

Layouten mit Publisher 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 935

Kapitel 50

Mit Publisher zum fertigen Layout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 941

Teil 9

PhotoDraw 2000 Version 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 969

Kapitel 51

Grundlagen zur Bildbearbeitung mit PhotoDraw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 971

Kapitel 52

Professionelle Bildbearbeitung mit PhotoDraw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 987

Teil 10

FrontPage 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1005

Kapitel 53

Grundlagen des Web Publishing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1007

Kapitel 54

Mit FrontPage zur eigenen Internetseite. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1015

Teil 11

VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1051

Kapitel 55

VBA in Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1053

Kapitel 56

Grundlagen von VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1061

Kapitel 57

Funktionen, Prozeduren, Klassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1097

Teil 12

Praxisführer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1105

Kapitel 58

Word 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1107

Kapitel 59

Excel 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1117

Kapitel 60

PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1123

Office XP Kompendium

7

Inhaltsübersicht Kapitel 61

PhotoDraw 2000 Version 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1135

Kapitel 62

Publisher 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1139 Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1143

8

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis

Vorwort. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

33

Die Begleit-CD-ROM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

35

Hinweise zu den verwendeten Symbolen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37

TEIL 1

ARBEITEN MIT OFFICE XP PROFESSIONAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

39

Kapitel 1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

41

1.1

Lösungen mit Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

41

1.2

Die Anwendungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

43

Word 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

43

Excel 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

46

PowerPoint 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

48

Access 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

50

Outlook 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

52

Publisher 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

54

FrontPage 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

56

PhotoDraw 2000 Version 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

59

1.3

Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

60

Kapitel 2

Office XP im Netz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

73

2.1

SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

74

SharePoint Team Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

75

Die SharePoint-Technologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

77

2.2

Team-Arbeit im Netz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

79

Dokumentverwaltung in Team-Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

80

Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

83

Webdiskussionen und Abonnements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

84

Skalierbare Suchfunktionen in Team-Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

85

Office XP und Exchange 2000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

86

Office XP Kompendium

9

Inhaltsverzeichnis TEIL 2

OFFICE XP IM VERBUND . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

89

Kapitel 3

Die Shortcut-Leiste in Office XP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

91

3.1

Funktion der Shortcut-Leiste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

91

Entfernen der Shortcut-Leiste aus dem Autostart-Ordner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

92

Shortcut-Leiste verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

93

Shortcut-Leiste anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

94

Symbole verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

95

Symbole anpassen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

95

Programme oder Dateien in eine Symbolleiste integrieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

96

Bearbeiten der Symbole einer Symbolleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

97

Neue Symbolleiste erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

99

3.2

Kapitel 4

Office-Assistenten in Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

4.1

Die Bedeutung von IntelliSense. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

4.2

Assistent öffnen und schließen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Assistent auswählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Assistent mit Animation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

4.3

Soforthilfe nach dem Start . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

4.4

Mehr Unterstützung mit der Assistenten-Hilfe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Suchen mit dem Assistenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Assistenten-Tipps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

4.5

Optionen und Einstellungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Kapitel 5

Die Dateiverwaltung in Office XP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

5.1

Office erleichtert die Dateiverwaltung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

5.2

Die Datei-Eigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Die Registerkarte Inhalt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Die Registerkarte Statistik. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Die Registerkarte Anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Datei-Informationen für alle Dateien festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Kapitel 6

Datenaustausch mit OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

6.1

Einbetten und Verknüpfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

6.2

Verknüpfungen automatisch aktualisieren lassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

6.3

Eine Verknüpfung bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

6.4

Ein Objekt als Symbol einbetten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

10

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis 6.5

Einbetten und Verknüpfen – die wichtigsten Unterschiede . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Das Einbetten eines Objekts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Ein Objekt als Verknüpfung einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

6.6

In-Place-Editing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Kapitel 7

Add-Ins in Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

7.1

Installation der Add-Ins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

7.2

Allgemeine Office-Add-Ins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Die Shortcut-Leiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Der Office-Assistent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Die Office-Rechtschreibprüfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 MS Graph . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Der Formel-Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Der Photo-Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

7.3

Die ClipArt-Gallery. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

Kapitel 8

Dokumente per Hyperlink vernetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

8.1

Definition Hyperlink. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

8.2

Hypertext ohne Hyperlink in Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

8.3

Erstellen eines Hyperlinks innerhalb Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 Hyperlinks auf Excel-Tabellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 Hyperlink zu einer anderen Anwendung erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

8.4

Hyperlink mit Drag&Drop erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

8.5

Aussehen des Hyperlink-Textes ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

9.1

HTML als Basis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

9.2

Web-Technologien in Office XP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Hyperlinks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Web-Symbolleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Integration in den Webbrowser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 HTML als Speicherformat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Office-Viewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

9.3

Word und das Internet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Word als Webbrowser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Word oder FrontPage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 Online-Layout-Ansicht für Webseiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Office XP Kompendium

11

Inhaltsverzeichnis Start- und Suchseite ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 Word-Dokument im HTML-Format speichern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 HTML-Dokument in Word-Dokument umwandeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Die HTML-Vorlage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Formatierung mit dem HTML-Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Webseiten in Word gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 Formulare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 9.4

Excel und Internet/Intranet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 Hyperlinks in Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Die Hyperlinks-Funktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 HTML-Daten mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 ClipArts aus dem Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Direkte Web-Abfragen mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 FTP-Seiten mit Excel erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

9.5

Access und das Internet/Intranet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 Hyperlinks in der Access-Datenbank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 Statische und dynamische HTML-Dateien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 Access-Datenbanken auf Webseiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

TEIL 3

WORD 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Teil 3

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

10.1

Grundlagen in Word 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 Die Benutzeroberfläche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 Umgang mit Dateien und Fenstern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Anzeigemodi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Texte eingeben und korrigieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 Blättern im Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 Markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 Texte löschen, kopieren und verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Textbereiche schnell ansteuern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 Textmarken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 Drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

10.2

Eingabe- und Bearbeitungshilfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 Befehle automatisch wiederholen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 Aktionen zurücknehmen und wiederherstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

12

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis 10.3

Suchen und Ersetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 Suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 Suchen und Ersetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

10.4

Automatische Textbausteine (AutoText) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . AutoText-Eintrag definieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . AutoText in ein Dokument einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Office-Zwischenablage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10.5

Weitere Tipps und Hilfen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 Groß- und Kleinschreibung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 Sonderzeichen und Symbole einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Kapitel 11

Dokumente formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

11.1

Einführung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

11.2

Zeichenformatierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

11.3

Absatzformatierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Textrahmen und Schattierungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aufzählungen und Nummerierungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Allgemeine Seiteneinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kopf- und Fußzeilen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kapitel 12

Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

12.1

Einführung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

12.2

Eigene Tabellen formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

12.3

Tabellen zeichnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

12.4

Grundfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Innerhalb der Tabelle editieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kopieren, Löschen und Verschieben in Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12.5

Tabelle formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

12.6

Weitere nützliche Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Kapitel 13

Layoutfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

13.1

Einführung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

13.2

Grafik einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 ClipArt einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234 Grafik aus Datei einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

13.3

Grafik von Scanner oder Kamera einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

Office XP Kompendium

211 211 212 212

221 222 222 223 225

229 229 229 230

13

Inhaltsverzeichnis 13.4

Eine neue Zeichnung einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . AutoFormen einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . WordArt einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diagramm einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13.5

Eigenschaften der Grafik festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

13.6

Dokumente mit Grafiken weitergeben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

13.7

Textfelder (Positionsrahmen) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

Kapitel 14

Korrekturfunktionen und AutoText . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

14.1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

14.2

AutoKorrektur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

14.3

Rechtschreibprüfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

14.4

Thesaurus (Synonymwörterbuch) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245 Synonym anfordern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Kapitel 15

Format- und Dokumentvorlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

15.1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

15.2

Wissenswertes über Formatvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

15.3

Zuweisen einer Formatvorlage zu Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249 Formatvorlagen aus dem Formatvorlagenkatalog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

15.4

Wissenswertes über Dokumentvorlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 Mit Dokumentvorlagen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

Kapitel 16

Felder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

16.1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

16.2

Felder einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255 Aktualisierung von Feldern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Kapitel 17

Adressen und Serienbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

17.1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

17.2

Der Seriendruck. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

17.3

Anwendungsbeispiel Serienbrief. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261 Tipps für Profis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

18.1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

18.2

Der Einsatz von Textfeldern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

14

236 237 237 237

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis 18.3

Professionelles Arbeiten mit Grafiken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

18.4

Text um eine Grafik fließen lassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

18.5

Zeichnen mit Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

18.6

Festlegen von Indexeinträgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281 Indizes erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281 Das Indexverzeichnis erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283 Indexeinträge automatisch erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

18.7

Formelgestaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

18.8

Gestaltung eines Rechnungsformulars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

18.9

Beschriftungen und Querverweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298 Beschriftungen einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298 Verzeichnisse anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 Querverweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

Kapitel 19

E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

19.1

Faxformulare erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

19.2

Fax-Formular gestalten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304 Makros ausführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 Formularfeld und Dokument schützen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

19.3

Versenden einer E-Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Kapitel 20

Word 2002 und Outlook 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

20.1

Word-Dateien und Dokumenteigenschaften anzeigen und bearbeiten. . . . . . . . . . . . 314

20.2

Ein Word-Dokument zu einer Aufgabenliste hinzufügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317

20.3

Suchen nach Journaleinträgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

21.1

Internet – Der Zugang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

21.2

Die Web-Symbolleiste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

21.3

Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

21.4

Dokumente in HTML konvertieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

21.5

Ein kurzer Blick auf HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

21.6

Der Webseiten-Assistent und die persönliche Homepage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

Office XP Kompendium

15

Inhaltsverzeichnis Kapitel 22

Effektives Teamwork mit Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

22.1

Dokumente überarbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

22.2

Mit verschiedenen Dokument-Versionen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

22.3

Mit Kommentaren arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Kapitel 23

Zugriff auf Daten anderer Anwendungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

23.1

Der statische Datenaustausch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

23.2

Die Anwendung von OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

23.3

Verknüpfungen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

23.4

Bearbeiten von Verknüpfungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

23.5

Probleme mit verknüpften und eingebetteten Objekten beheben. . . . . . . . . . . . . . . . 366

23.6

Einfügen eines Excel-Tabellenblatts oder -Diagramms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

23.7

Access-Adressen in Word nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

TEIL 4

EXCEL 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Kapitel 24

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

24.1

Die Anwendungsgebiete von Excel 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

24.2

Die Eigenschaften von Excel 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Kapitel 25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

25.1

Starten von Excel 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

25.2

Standard-Ordner für Excel-Tabellen einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384

25.3

Der Excel-Bildschirm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384 Das Arbeitsblatt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385 Aufbau und Organisation von Arbeitsmappen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387 Bereiche auf dem Arbeitsplatz markieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390 Markieren von Blättern in einer Arbeitsmappe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391 Markieren von sichtbaren Zellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392 Zell- und Blattmarkierungen aufheben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392 Markierung bei Änderungen beibehalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392 Markieren von bestimmten Zellbereichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393 Effektiv mit Drag&Drop arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393 Zellinhalte innerhalb einer Tabelle verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394 Daten in andere Blätter/Arbeitsmappen bewegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

25.4

16

Der Umgang mit den Menüs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis 25.5

Die Benutzung der Symbole . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395 Symbolleiste ein- und ausblenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396 Symbolleisten verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397 Symbolleiste löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397 Symbolleiste einer Arbeitsmappe zuordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397 Benutzerdefinierte Symbolleisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398 Standardeinstellung der Symbolleisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398 Anzeige der Symbolleiste verändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399 Schaltflächenanzeige organisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

25.6

Der Einsatz der Tastatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

25.7

Der Einsatz der Hilfefunktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

25.8

Das Speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410 Die Arbeitsbereichsdatei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411 Das Schließen von Fenstern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411 Excel 2002 beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

26.1

Bereiche angeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413 Bezug auf Zellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415 Bezug auf ein Arbeitsblatt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415 Bezug auf Arbeitsmappen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416 Dreidimensionaler Bezug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417 Bezug auf einen Schnittmengenbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418 Bezug auf Anwendungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418

26.2

Eingaben in einer Tabelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419 Text eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419 Zahlen eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423 Erläuterungen durch Kommentare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424 Eingabe von Formeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

26.3

Eingabe prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428

26.4

Zellinhalte automatisch erzeugen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429 Reihen, die ausgefüllt werden können. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431 Benutzerdefinierte Listen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432 Gleiche Daten zugleich eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433 Funktion AutoVervollständigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

26.5

Eingaben suchen und ersetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435

Office XP Kompendium

17

Inhaltsverzeichnis 26.6

Daten verschieben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

26.7

Spalten, Zeilen und Arbeitsblätter einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Spalten einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zeilen einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Arbeitsblätter einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Daten beim Einfügen neu anordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

438 438 439 439 439

26.8

Daten löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zellinhalte löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Markierte Zellen löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Daten ökonomisch anordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Arbeitsblätter löschen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

440 441 441 442 442

26.9

Namen für Bezüge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Regeln für die Namenswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zellen einen Namen geben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zeilen- oder Spaltentitel für Namen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zellen mit Namen verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Namenszuordnungen prüfen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Liste aller Namen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

444 444 444 445 445 446 446

Kapitel 27

Rechnen mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

27.1

Rechnen mit Excel 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rechnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Komplexe Formeln durch den Einsatz von Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datum- und Zeiteingaben/-berechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

27.2

Kopieren von Formeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463 Relative Adressierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464 Die absolute Adressierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465

27.3

Tabellen formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Numerische Formate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formate für Datum und Zeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Schriftarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Spaltenbreite einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zeilenhöhe einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kommentare einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rahmen, Muster und Farben einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . AutoFormat anwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

18

450 450 452 457 460

471 472 475 476 478 479 480 481 483

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis 27.4

Arbeitsblätter konsolidieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484 Daten nach Positionen konsolidieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484 Regeln für die Konsolidierung nach Positionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486 Konsolidieren nach Datenrubriken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486 Verknüpfungen mit Quellbereichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488

Kapitel 28

Szenarien und Pivot-Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489

28.1

Szenarien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489 Ein Szenario anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489 Szenario anwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490 Eingabewerte eines Szenarios ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 491 Eingabewerte editieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 491 Zielwertsuche (Break-Even-Analyse) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492

28.2

Der Solver in Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492

28.3

Pivot-Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494 Tabelle in Pivot-Tabelle umwandeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494 Mit Pivot-Tabelle konsolidieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496 Pivot-Tabelle aus externen Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497 Pivot-Tabelle bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497 Pivot-Tabelle aktualisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498 Felder einer Pivot-Tabelle ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498 Felder ein-/ausblenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499 Pivot-Tabelle formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499 Pivot-Tabelle löschen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499 Berechnungen in einer Pivot-Tabelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500 Sortieren in einer Pivot-Tabelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500

Kapitel 29

Drucken mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501

29.1

Seite formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502 Seitenwechsel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502 Seitenformat einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502

29.2

Gitternetzlinien und Seitenränder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503 Einrichten von Seitenrändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504 Einrichten von Kopf- und Fußzeilen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504

29.3

Druck vorbereiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506 Druckerauswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506 Objekte und verknüpfte Grafiken drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507

Office XP Kompendium

19

Inhaltsverzeichnis Druckbereich einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507 Druckausgabe anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508 Felder vom Druck ausschließen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508 Titel auf jeder Druckseite wiederholen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509 Gleichzeitiges Drucken mehrerer Kopien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510 Kapitel 30

Grafiken und Objekte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511

30.1

Erstellen von Geschäftsdiagrammen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511 Daten in Diagramme umsetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511 Diagrammtypen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512 Diagramm anlegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515 Diagramm durch neue Daten erweitern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520 Wertänderungen eines Diagramms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521 Diagrammtyp ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522 Zoom anwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523 Skalierung ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523 Sekundäre Größenachse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524 Achsen ein- oder ausblenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525 Tiefe und Breite im 3D-Diagramm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526 Höhe und Perspektive in einem 3D-Diagramm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526 Diagramm formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527 Diagrammachsen formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529 Diagrammtitel und Achsenbeschriftungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530

30.2

Landkarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532

30.3

Grafiken anordnen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533 Verbindung Objekt und Zelle lösen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533 Grafik und die darunter liegenden Zellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534 Objekte verschieben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535 Objekte am Gitternetz ausrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535 Grafik anordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535 Größe einer Grafik ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536

30.4

Grafiken als Objekte verknüpfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536 Excel-Daten in eine Grafik verwandeln. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536 Verknüpfte Grafik einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537

30.5

20

Grafik importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis Kapitel 31

Datenbankfunktionen in Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 541

31.1

Datenbanken in Excel definieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542

31.2

Daten in Excel bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 543 Daten in der Datenmaske bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 543 Bestimmte Datensätze suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544 Datensätze filtern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544 Die AutoFilter-Funktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545

31.3

Die Datenbankfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549

31.4

Datensätze sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550

Kapitel 32

Excel und Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557

32.1

Daten und das World Wide Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558

32.2

Der Datenabruf mit WebQueries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560

32.3

Excel-Daten aus dem Internet öffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563

32.4

Excel-Daten im World Wide Web veröffentlichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564

32.5

Diagramm in Webseite verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567

32.6

Mit Hyperlinks und URLs arbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569 Einen Hyperlink anlegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569 URLs in eigenen Formeln verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 571

32.7

Beispiele zur Automatisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573

32.8

Internet-Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576 Ein Treffen mit NetMeeting organisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 577 Verbindung im Meeting herstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 578 Kontrolle der Arbeitsmappe im Online-Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 579 Im Online-Meeting das Whiteboard benutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 580 Diskussionen in Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 581 Einsatz eines Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 582

TEIL 5

ACCESS 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585

Kapitel 33

Einführung in Datenbanken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587

33.1

Was ist eine Datenbank?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587

33.2

Tabellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 590

33.3

Datenbank-Anwendungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591

33.4

Beziehungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591

Office XP Kompendium

21

Inhaltsverzeichnis Kapitel 34

Assistenten in Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595

34.1

Der Datenbank-Assistent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595

34.2

Der Tabellen-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597

34.3

Der Abfrage-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599 Der Auswahlabfrage-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599 Duplikatssuche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600 INKONSISTENZSUCHE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601

34.4

Formular-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601 Autoformular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602 Der Formular-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602 Diagramm-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 604 Pivot-Tabellen-Assistent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605

34.5

Der Berichts-Assistent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606 Autobericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607 Der Berichts-Assistent im Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607 Etiketten-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 609 Diagramm-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610

34.6

Der Seiten-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610 Autoseite. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611 Start des Seiten-Assistenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611

34.7

Weitere Access-Assistenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612

Kapitel 35

Einfache Datenverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613

35.1

Die Access-Datenbank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613 Die MDB-Datei. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613 Zugriffsberechtigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613 Erstellen einer Datenbank. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614 Das Datenbankfenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 615 Komprimieren und Reparieren von Datenbanken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617

35.2

Die Tabelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617 Entwurf im Datenblatt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617 Daten eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620 Die Entwurfsansicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623 Feldeigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 624 Standardwert. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627 Gültigkeitsüberprüfungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 628

22

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis Indizes und Primärschlüssel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 629 Nachschlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630 Tabelleneigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630 Tabellen importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 631 35.3

Die Abfrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633 Datensätze suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633 FILTER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634 Auswahlabfragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636 Aktionsabfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 639

35.4

Das Formular. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641 Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641 Datenanzeige und -eingabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 643 Verändern des Formular-Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644 Textfelder hinzufügen und löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 649

35.5

Der Bericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 649 Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 649 Erstellen eines Berichts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 650 Verändern des Berichtslayouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653

35.6

Die Anwendung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654 Aufbau von Access-Anwendungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654 Erstellen eines Hauptformulars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655

Kapitel 36

Relationale Datenbanken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659

36.1

Entwicklung der Datenbankstruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659 Speicherung von Informationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659 Verknüpfen von Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 661 Beseitigung von inneren Abhängigkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 662 n-zu-m-Verknüpfungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 663 Referenzielle Integrität . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664

36.2

Datenbankstrukturen in Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 665 Der Tabellenanalyse-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 665 Nachschlagefelder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 666 Beziehungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 669

36.3

Abfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671 Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671 Filter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 676

Office XP Kompendium

23

Inhaltsverzeichnis Erstellen von Auswahlabfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 678 Kriterien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 688 Gruppierung von Datensätzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 692 Aktionsabfragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 698 Weitere Abfragetypen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 702 Kapitel 37

Formulare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 709

37.1

Aufbau von Formularen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 709 Formular-Ansichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 709 Eigenschaften. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 711 Datenquellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713 Steuerelemente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713 Endlosformulare und Formular-bereiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 714 Ereignisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 715

37.2

Entwurf von Formularen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 715 Erstellen eines neuen Formulars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 715 Steuerelemente plazieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 718 Bearbeiten von Steuerelementen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 722 Die Steuerelement-Assistenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 723 Formatieren von Steuerelementen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 727 Standardeinstellungen und AutoFormat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 730

37.3

Steuerelemente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 732 Allgemeine Eigenschaften. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 732 Bezeichnungsfelder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 734 Textfelder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 734 Kontrollkästchen, Optionsfeld und Umschaltfläche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 735 Kombinations- und Listenfelder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 736 Optionsgruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 740 Unterformulare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 742 Befehlsschaltflächen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 748 Bilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 748 Gebundene Objektfelder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 750 Objektfelder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 751 Register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 752 ActiveX-Steuerelemente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 753 Linien und Rechtecke. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 754

24

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis 37.4

Formular- und Bereichseigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 755 Formateinstellungen des Formulars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 755 Formateinstellungen der Bereiche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 757 Dateneigenschaften des Formulars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 758 Andere Einstellungen des Formulars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 759 Andere Einstellungen des Bereichs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 760

Kapitel 38

Berichte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761

38.1

Erstellen von Berichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761

38.2

Auswertung mit anderen Office-Anwendungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 766 Arbeiten mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 766 Serienbriefe und Präsentationen in Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 767

38.3

Datenzugriffsseiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 768 Eigenschaften von Datenzugriffsseiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 768 Arbeiten mit Datenzugriffsseiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 770

Kapitel 39

Erstellen und Testen von Modulen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 775

39.1

Struktur von Visual-Basic-Programmen in Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 775

39.2

Arbeiten mit Modulen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 776

39.3

Programmieren mit Makros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 777 Makros entwerfen und ausführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 778 Erweiterte Makrofunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 779 Konvertieren von Makros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 781

39.4

Menüs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 781 Erstellen von Menüs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 781 Aktivieren von Menüs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 781

39.5

VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 783 Grundlagen der Programmierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 783 Überblick über VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 783

TEIL 6

OUTLOOK 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 785

Kapitel 40

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 787

40.1

Die wichtigsten Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 787

40.2

Outlook Heute . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 789

Office XP Kompendium

25

Inhaltsverzeichnis Kapitel 41

Termine und Kontakte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 793

41.1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 793

41.2

Einen neuen Kontakt erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 793

41.3

Kontakte verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 795

41.4

Adressbücher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Das Kontaktadressbuch (CAB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Das Adressbuch eines Internetverzeichnisdienstes (LDAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kontakte bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

797 798 799 802

41.5

Termine, Ereignisse und Besprechungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ereignisse festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Termine verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Besprechungen planen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

803 804 806 815

Kapitel 42

Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 821

42.1

Aufgaben verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 822 Erinnerungen für Aufgaben einsetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 825 Aufgaben formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 826

42.2

Aufgabenselektion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 830

Kapitel 43

E-Mails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 833

43.1

Voraussetzungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 834

43.2

Neuheiten und Verbesserungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 835 HTTP-Maililsserver-Unterstützung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 835 E-Mail-Konten und automatische Adressen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 835

43.3

MSN Messenger Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 837

43.4

E-Mail schreiben und senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 838 Die Verwendung von Wordmail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 841 Das Local Web Storage System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 844

Kapitel 44

Weitere Outlook-Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 847

44.1

Protokolle erstellen und verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 847 Das Journal verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 848 Notizen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 851

44.2

Offline arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 853

44.3

Hilfreiche Funktionen in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 855 Seitenansicht und Druck. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 855 Export und Import von Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 856

26

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis 44.4

Datensicherung, Wiederherstellung und Sicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 859 Virenschutz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 859 Funktionsweise einer digitalen ID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 864 Signaturen bestätigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 865 Wiederherstellung von Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 865 Setup und Konfiguration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 867 Benutzerdefinierte Einstellungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 867 Unicode-Unterstützung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 868

44.5

Kodieren von Nachrichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 868

TEIL 7

POWERPOINT 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 871

Kapitel 45

Einführung in PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 873

45.1

Strukturiertes Arbeiten mit PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 873 Ergebnisse planen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 873 Folien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 874 Notizblätter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 874 Handzettel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 875

45.2

Starten von PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 876

45.3

Bildschirmaufbau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 876 Arbeitsbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 876 Verschiedene Ansichtenmodi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 877 AutoInhalt-Assistent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 878 AutoLayout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 878 Entwurfsvorlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 879 Folienmaster verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 881 Farbschemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 882 Smarttags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 882 Hilfefunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 883

45.4

Arbeiten im Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 883 Senden zur Überarbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 883 Überarbeitungsfenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 885

45.5

Präsentationen übermitteln. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 885

45.6

Ausgabe über Drucker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 886

Office XP Kompendium

27

Inhaltsverzeichnis Kapitel 46

Objekte in PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 889

46.1

Mit Objekten umgehen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 889 Objekte und ihre Anwendung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 889 Linien und Raster. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 891 Symbolleisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 891

46.2

Objekte zeichnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 894 Standardformen zeichnen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 894 Freihandformen zeichnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 895 Bogen zeichnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 895 Linien oder Verbindungslinien zeichnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 896

46.3

Objekte einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 897 Objekte über die Zwischenablage einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 897 Objekte als ClipArt importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 898 Film und Klang einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 899 Hyperlink einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 900 Objekte verknüpfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 903 Objekte einbetten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 903

46.4

Objekte bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 905 Objekte stapeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 906 Objekte mit Schatten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 906 Objekte verschieben und drehen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 907

46.5

Organigramme und Diagramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 907 Organigramme und Flussdiagramme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 908 Diagramme erstellen in PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 909 Diagramme aus Excel importieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 910

46.6

Tabellen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 910

Kapitel 47

Text in PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 913

47.1

Text in AutoFormen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 913 Objekte direkt beschriften. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 913 Objekte nachträglich beschriften. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 914

47.2

Beschriftungen über das Textfeld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 915

47.3

Texte in einem Platzhalter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 916 Texte als Titel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 916 Titel eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 917 Titelformat festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 917

28

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis 47.4

WordArt-Zeichnungsobjekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 918

47.5

Text bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 918

47.6

Aufzählungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 919

Kapitel 48

PowerPoint 2002 in der Praxis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 921

48.1

Bildschirmpräsentationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 921 Folienübergänge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 922 Effekte für Objekte und Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 922 Bildschirmpräsentation fertig stellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 924

48.2

Präsentationen im Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 925 Symbolleiste Web benutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 926 Präsentationen im HTML-Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 927

48.3

Ein Fotoalbum erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 929

TEIL 8

PUBLISHER 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 933

Kapitel 49

Layouten mit Publisher 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 935

49.1

Grundlagen in Desktop Publishing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 936

49.2

Tipps und Tricks beim Layouten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 936

49.3

Farben und sonstige Layout-Eigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 938

Kapitel 50

Mit Publisher zum fertigen Layout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 941

50.1

Ein neues Layout erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 941 Ein Dokument mit dem Assistenten erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 942 Professionell erstellen und versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 945

50.2

Bearbeiten von Text- und Bildrahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 947 Textrahmen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 947 Grafikrahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 949 Tabellenrahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 950

50.3

Eigene Rahmen und Layouts anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 951 Erstellen von Rahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 953 Rahmen gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 956 Anordnen von Rahmen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 958

50.4

Veröffentlichen von Dokumenten im Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 960

Office XP Kompendium

29

Inhaltsverzeichnis TEIL 9

PHOTODRAW 2000 VERSION 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 969

Kapitel 51

Grundlagen zur Bildbearbeitung mit PhotoDraw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 971

51.1

Die verschiedenen Farbmodelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 971

51.2

Dateiformate für Bilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 976

51.3

Verschiedene Bildtypen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 984

51.4

Die Auflösung eines Bildes bestimmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 985

Kapitel 52

Professionelle Bildbearbeitung mit PhotoDraw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 987

52.1

Einführung in PhotoDraw. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 987

52.2

Fotos manipulieren und retuschieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 993 Retuschieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 994

52.3

Gestalten mit Linien und Pinseln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 997

52.4

Gestalten mit Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1000 Erstellen von Texteffekten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1001 Automatische Effektfilter zur Bearbeitung von Objekten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1004

TEIL 10

FRONTPAGE 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1005

Kapitel 53

Grundlagen des Web Publishing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1007

53.1

Der Seitenaufbau. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1008 Die Seitengröße . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1010 Ladezeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1011 Eingebettete Elemente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1011 Verwendung von Farben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1012 Schriftarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1013

53.2

Weitere nützliche Seitenelemente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1014

Kapitel 54

Mit FrontPage zur eigenen Internetseite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1015

54.1

Der erste Start von FrontPage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1015

54.2

Die Vorlagen von FrontPage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1019 Eigene Vorlagen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1021 Teamseiten-Vorlagen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1023

54.3

Die Bearbeitung der Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1024

54.4

Weitere Elemente hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1038 Grafiken hinzufügen und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1038

30

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis Videoclip einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1041 Weitere Möglichkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1042 54.5

Site veröffentlichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1044

TEIL 11

VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1051

Kapitel 55

VBA in Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1053

55.1

Makros aufzeichnen und ausführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1054

55.2

Makros bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1057

Kapitel 56

Grundlagen von VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1061

56.1

Die Prozedur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1061

56.2

Datentypen und Variablen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1062

56.3

Eingabe und Ausgabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1064

56.4

Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1064 Mathematische Operatoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1064 Vergleichsoperatoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1071 Verkettungs-Verknüpfungsoperatoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1074 Verzweigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1083 Variablenprüfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1088

Kapitel 57

Funktionen, Prozeduren, Klassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1097

57.1

Funktionen, die Visual Basic bereits enthält . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1097 Stringfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1097 Die mathematischen Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1098 Funktionen Datum und Uhrzeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1098 Format-Funktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1099 Formatumwandlung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1100

57.2

Eigene Prozeduren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1100 Aufruf von Prozeduren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1100 Dateizugriff . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1101

57.3

Klassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1102

57.4

Dialoge und Userforms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1103

Office XP Kompendium

31

Inhaltsverzeichnis TEIL 12

PRAXISFÜHRER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1105

Kapitel 58

Word 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1107

58.1

Der Serienbrief in Word 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1107

58.2

Erstellen einer Homepage in Word 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1111

Kapitel 59

Excel 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1117

59.1

Erstellen einer Tabelle und Darstellung in einem Diagramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1117

Kapitel 60

PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1123

60.1

Erstellen einer Präsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1123

Kapitel 61

PhotoDraw 2000 Version 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1135

61.1

Arbeiten mit Bildern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1135

Kapitel 62

Publisher 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1139

62.1

Das Gestalten einer Einladungskarte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1139 Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1143

32

Office XP Kompendium

Vorwort

Mit der Büro-Kommunikationssoftware Office XP ist Microsoft den Wünschen seiner Anwender nach Mobilität wieder ein Stück näher gekommen. Office XP ist mit Anwendungen wie Word 2002, Excel 2002, PowerPoint 2002, Outlook 2002 und Access 2002 eine der ersten EDV-Anwendungen, die es Ihnen ermöglicht, unabhängig vom Standort zu agieren und zu reagieren.

Smarter arbeiten mit Office XP

Mit diesem Anwendungspaket haben Sie jederzeit die Möglichkeit, über das Telefonnetz und das Internet mit Ihrem Home-Office zu kommunizieren sowie Informationen brandaktuell und live auszutauschen. Die Sicherheit spielt bei diesen »Datenautobahnen« als Medium für den Transfer von Informationen eine wesentliche Rolle. Beispielsweise werden E-Mails vor dem Empfang geprüft.

Verbesserte Teamarbeit

Große Unternehmen sind mit Office XP in der Lage, die unternehmensinterne Teamarbeit und Kommunikation zu steigern. Tagesabläufe, die früher lange Wege durch Büroflure und endlose Telefonate bedurften, werden heute mit Office XP über das Intranet einfach und fast selbstverständlich erledigt. Mit wesentlichen Verbesserungen und Neuerungen gibt Microsoft sowohl großen Unternehmen als auch Privatnutzern ein Werkzeug an die Hand. Mit dem Share Point Portal Service, einer interaktiven Arbeits-Plattform, besteht die Möglichkeit, auch über große Distanzen im Team zu arbeiten. Office XP, das vielseitig genutzt werden kann, hat in der Bedienerfreundlichkeit hinzugewonnen. Mit ganz spezifischen Assistenten, die Ihnen bei allen Aufgabenstellungen mit Rat und Tat zur Seite stehen, ist dieses Programmpaket für jeden Aufgabenbereich leicht zu verstehen und einfach zu bedienen. Nicht umsonst sucht der langjährige Mitarbeiter von Microsoft »Karl Klammer« nun weltweit nach einem neuen Arbeitsplatz. Viele Vorgänge wurden in den Einzelanwendungen vereinfacht, übersichtlicher dargestellt, und so ist auch ungeübten Anwendern ein verständlicher Umgang mit Office XP zugänglich geworden.

Office XP Kompendium

Neue Assistenten erleichtern tägliche Arbeiten

33

Vorwort Weiterhin schützt Office XP effektiver vor Datenverlusten. Mit neuen Funktionen erlaubt Office XP die Wiederherstellung Ihrer Dokumente und Datenbanken bei Programm- und Systemabstürzen. In diesem Kompendium, das sich als ausführliche Arbeitsanweisung und verständliches Nachschlagewerk versteht, werden Arbeitsschritte übersichtlich erläutert. Anwendungsbeispiele der täglich auftauchenden Mit dem Kompendium Schritt-fürSchritt zum Ziel

Inhalte des Kompendiums Office XP

Themenstellung im Büroalltag werden in Schritt-für-Schritt-Anleitungen aufgezeigt und sind verständlich nachzuvollziehen. Aber auch tiefgreifende Arbeitsschritte, die nicht alltäglich sind, werden deutlich erklärt. Zu guter Letzt kommen in diesem Praxisführer auch die Neuerungen des Office-XPPaketes nicht zu kurz. Innovationen, die wesentlich für die Kompatibilität, weltweite Kommunikation sowie die Anwenderfreundlichkeit des Office XP stehen, werden aufgezeigt und ausführlich beschrieben. Mit diesem Kompendium halten Sie ein Werk in den Händen, das Sie bei Ihrer täglicher Arbeit mit Office XP unterstützt und hilfreich begleitet. In Teil 1 dieses Arbeitsbuches erfahren Sie Wissenswertes über die neuen Funktionen von Office XP. Teil 2 befasst sich mit dem Zusammenspiel der Einzelanwendungen in Office XP Professional Special Edition. Neben dem OLE-Datenaustausch erfahren Sie in diesem Teil unter anderem Lehrreiches über die Dateiverwaltung in Office XP, Add-Ins und die Automatisierung von Arbeitsabläufen mit Makros und VBA. Die Teile 3 bis 10 widmen sich den Funktionen und verweisen auf das Zusammenspiel der einzelnen Module in Office XP Professional Special Edition. Dieses Paket beinhaltet die Anwendungen Word, Excel, Access, Outlook, PowerPoint, Publisher, PhotoDraw und FrontPage. Die Grundlagen der Programmiersprache VBA (Visual Basic für Applikationen) werden Ihnen in Teil 11 näher gebracht. Anwendungsbeispiele im Anhang des Kompendiums führen Sie über Querverweise in den entsprechenden Anwendungen schnell in praxisnahes Arbeiten ein. Dieses Kompendium bietet einen gezielten Zugang zu Informationen und verschafft Ihnen gleichzeitig einen kompletten Überblick über Office XP. Die beigefügte CD-ROM enthält weitere wichtige Informationen sowie die genannten Anwendungsbeispiele. Wir wünschen Ihnen guten Erfolg bei der Arbeit mit diesem Buch! Das Autorenteam

34

Office XP Kompendium

Die Begleit-CD-ROM

In diesem Nachschlagewerk finden Sie eine inhaltlich umfangreiche CDROM. Diese ZUGABE unseres Verlagshauses Markt+Technik bietet Ihnen eine Menge interessanter und nützlicher Features, die Sie bei der Arbeit mit diesem Kompendium sinnvoll unterstützen. Die Verwendung dieser CD-ROM setzt voraus, dass auf Ihrem Rechner ein gängiger Internet-Browser der 5. Generation, wie beispielweise Microsoft Internet Explorer 5.0 oder Netscape Navigator 5.0, installiert ist. Öffnen Sie das Startmenü der CD-ROM über den Windows Explorer per Doppelklick auf die Datei INDEX.HTM. Auf dieser Buch-CD finden Sie folgende Inhalte: Buchdaten: Hier stehen aktualisierte Office-Dateien, mit denen Sie Ihr Office-Paket auf den neuesten Stand bringen. Interaktive Demo: Diese Tour führt Sie in die Welt von Office XP ein. Anwendungen: Wählen Sie sich unter diesen kleinen Applikationen diejenigen aus, die Ihnen den meisten Nutzen oder auch Spaß bieten. Dienste: Hier finden Sie die aktuellen Versionen der verbreitetsten Internetbrowser. Software/Softunity: Bitte rufen Sie die Datei START.HTM auf, um zu einer Übersicht zahlreicher kleiner Programme zu gelangen, die Ihr Office noch attraktiver machen. Wir über uns: Das Verlagshaus Markt+Technik stellt sich vor. Produktkatalog: Informieren Sie sich über das umfangreiche Angebot an aktuellen interessanten Nachschlagewerken und Software-Programmen von Markt+Technik. Kontakt: Klicken Sie auf unsere E-Mail-Adresse, um direkt und automatisch Kontakt mit uns aufzunehmen. Teilen Sie uns per E-Mail Ihre Wünsche, Anmerkungen oder Kritik mit, denn Ihre Meinung ist uns wichtig!

Office XP Kompendium

35

Die Begleit-CD-ROM Wenn Sie einen der aufgeführten Menüpunkte auf der Startseite anklicken, gelangen Sie über einen Link direkt zu den dahinter liegenden Informationen. Auch auf diesen Seiten sind wiederum Links hinterlegt, die Sie zu weiterführenden Informationen, zum Teil auch direkt ins Internet, führen. Die beigefügten Shareware-Programme installieren Sie am besten über das Microsoft-Windows-Menü START/EINSTELLUNGEN, direkt im Ordner SYSTEMSTEUERUNG/SOFTWARE über die Dialogbox EIGENSCHAFTEN VON SOFTWARE. Aktivieren Sie die Registerkarte INSTALLIEREN/DEINSTALLIEREN und starten Sie den Installationsprozess über den Button INSTALLIEREN. So ist gewährleistet, dass Sie das Programm bei Nichtgefallen oder nach Ablauf der TryOut-Time (begrenzte Zeit, ein Programm zu testen) rückstandslos von Ihrem System entfernen können. In der Regel funktioniert die rückstandslose Deinstallation einer Software nur dann, wenn dieses Programm eine integrierte Deinstallation mitliefert, was aber leider nicht immer der Fall ist. Wichtig ist die komplette Deinstallation, weil jedes Programm bei der Installation in Windows unter Umständen einen Eintrag im Windows-Registrierungsverzeichnis, der SYSTEM.INI, vornimmt. Diese Eigenschaft tritt insbesondere bei Shareware-Versionen von Programmen auf. Die Eintragungen in der Windows SYSTEM.INI lösen beim Start von Windows die Anmeldung der Shareware in Windows aus. Sollten Sie ein Programm ohne den SYSTEM.INI -Eintrag gelöscht haben, so führt das unter Umständen zu Systemkonflikten und im schlimmsten Fall wird Ihre Windows-Sitzung instabil oder unvorhergesehen geschlossen. Die Deinstallation einer, wie oben beschrieben installierten Software erfolgt ebenfalls direkt in der SYSTEMSTEUERUNG/SOFTWARE. Wählen Sie hier einfach das Programm, das Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf den Button HINZUFÜGEN/ENTFERNEN.

36

Office XP Kompendium

Die Begleit-CD-ROM

Hinweise zu den verwendeten Symbolen Mit Hilfe des neben diesem Absatz abgebildeten Symbols weisen wir auf Informationen hin, die Ihnen helfen können, Microsoft Office XP leichter zu bedienen. tDieses Hinweissymbol verwenden wir, um Sie auf besonders wichtige Text-

stellen aufmerksam zu machen, die helfen, typische Fehler zu vermeiden.

a

Neben diesem Symbol finden Sie wissenswerte Informationen.

h Dieses Symbol befindet sich neben Absätzen, die auf Textstellen mit weiter-

führenden Informationen hinweisen.

ref

Solche Texte beziehen sich auf Inhalte der Begleit-CD.

Hier finden Sie Arbeitsschrittabläufe, die Sie in dieser Reihenfolge nachvollziehen können.

Das Symbol markiert Funktionen, die in Office XP und seinen Anwendungen neu sind.

Office XP Kompendium

37

Teil 1 Arbeiten mit Office XP Professional Kapitel 1:

Einführung

41

Kapitel 2:

Office XP im Netz

73

Teil 1 Office XP, die Bürokommunikations-Software

Arbeiten mit Office XP Professional Mit Office XP setzt Microsoft neue Akzente im Bereich der Bürokommunikationssoftware. Die neue Version von MS Office wurde in vielerlei Hinsicht auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Benutzer abgestimmt und verbessert. Office XP vereinfacht nicht nur alltägliche Arbeiten, sondern nutzt auch die neuen intensiv und bietet eine große Auswahl an neuen Funktionen für Privatanwender, Teams und Unternehmen jeder Größe. Mit Office XP sparen Sie Zeit und finden neue Lösungswege über Smarttags und Aufgabenbereiche. Sollten trotz der Neuerungen und Verbesserungen in Office XP Probleme auftauchen, so sorgen aufwendige Analyse-, Wiederherstellungs- und Protokollierungswerkzeuge für eine schnelle Wiederaufnahme Ihrer Arbeit. Der folgende Teil informiert Sie über: Lösungen mit Office XP Professional Special Edition Neuerungen und Verbesserungen in den Einzelanwendungen Anwendungsübergreifende Veränderungen Office XP im Internet, Intranet und Extranet Das Zusammenspiel der Module Durch die Inhalte dieses Kapitels profitieren Sie in folgenden Punkten: Wertvolle Festplattenkapazitäten sowie Arbeitsspeicher werden durch eine benutzerorientierte Installation von Office XP sinnvoll genutzt Zielsichere Nutzung der neuen Funktionen in Office XP Optimierung der Teamarbeit mit Microsoft Office im Netz Systematisches Navigieren zwischen den einzelnen Anwendungen

40

Office XP Kompendium

1

Einführung

Office XP setzt neue Standards im Bereich der Bürosoftware. Die neue Office-Version wurde in vielerlei Hinsicht auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Anwender abgestimmt. So vereinfacht Office XP nicht nur alltägliche Arbeiten, sondern nutzt auch intensiv die neuen Microsoft-Internet-Services und bietet eine große Auswahl neuer Funktionen für Einzelanwender, Teams und Unternehmen jeder Größe. Eines der Hauptziele bei der Entwicklung von Office XP war die Reduzierung des Zeitaufwands, den der Anwender zur Erledigung seiner Arbeiten benötigt.

1.1

Ziele von Office XP

Lösungen mit Office XP

Das Paket Office XP Professional Special Edition besteht aus den Einzelanwendungen WORD 2002, EXCEL 2002, ACCESS 2002, POWERPOINT 2002, FRONTPAGE 2002, PUBLISHER 2002 und OUTLOOK 2002. Neben den aufgeführten Anwendungen bietet Office XP zusätzliche Programme, die nach der Installation von Office XP automatisch auf Ihrem Rechner zur Verfügung stehen.

Office XP »Professional Special Edition«

So sorgen nicht nur innovative Lösungen, wie die leicht zu bedienenden Smarttags und der übersichtliche Aufgabenbereich, für ein wesentlich effektiveres Arbeiten mit den Einzelanwendungen in Office XP. Vereinfachen täglicher Arbeiten Mit den Neuerungen und Verbesserungen in Office XP erledigen Sie Ihre Arbeiten wesentlich effizienter. So wurden häufig benutzte Funktionen verbessert und mithilfe von Assistenten stark vereinfacht. Mit Office XP erledigen Sie viele Schritte in weniger Arbeitsgängen als zuvor und auch ungeübte Office-Anwender kommen schnell zum gewünschten Ziel.

Mit Office XP gelangen Sie effizienter zum Ziel

Einfacher Zugriff auf Kontakte, Ressourcen und Informationen Innerhalb der Einzelanwendungen von Office XP können Sie heute noch leichter auf benötigte Informationen zugreifen, und das, egal, wo Sie sich gerade befinden. Die verstärkte Integration des Internets erlaubt die schnelle und einfache Kontaktaufnahme mit Teams und Kunden auf der ganzen Welt. Mit der direkten Anbindung an den Office XP Kompendium

Die verstärkte Integration des Internets in Office XP

41

Kapitel 1

Einführung Share Point Portal Server und anderen Kommunikationsmöglichkeiten, z.B. aus Outlook heraus, verschafft Office XP neue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und Koordination von Arbeitsgruppen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens. Zuverlässigkeit und Sicherheit

Sicheres Arbeiten mit Office XP

Dank neuer Optionen zur Wiederherstellung von Daten können Sie selbst nach Programm- oder Systemabstürzen problemlos weiterarbeiten. Die Anwendungen in Office XP sind in der Lage, sich nach einem Fehler selbstständig zu reparieren und Fehlermeldungen nach Ihren Wünschen zur Analyse und Korrektur direkt an Microsoft zu übermitteln. Diese Datenübermittlung per Internetzugang unterliegt allerdings, im Gegensatz zur oft bemängelten Zwangsregistrierung, keinem Zwang und ist selbstverständlich Ihrer Entscheidung überlassen. Wie gewohnt, wählen Sie auch bei der Installation von Office XP zwischen der AUTOMATISCHEN oder BENUTZERDEFINIERTEN INSTALLATION. Eine benutzerdefinierte Installation sollten Sie allerdings nur durchführen, wenn Sie weitreichende Erfahrungen in dieser Installationsweise haben. Sie haben die Möglichkeit, alle Anwendungen in Office XP als Einzelanwendung zu installieren. Weiterhin können Sie sich für die Anwendungen entscheiden, die Sie tatsächlich benötigen, oder das vollständige Paket als Komplettlösung auf Ihrem System installieren. Alle Einzelanwendungen in Office XP sind so ausgelegt, dass Sie die anwendungsspezifischen Daten auf verschiedenen Verbindungswegen in jede beliebige Office-XP-Anwendung einbinden können. Unabhängig davon, für welche Installationsweise Sie sich entscheiden, sollten Sie vor der Installation der Office-XP-Anwendungen auch bedenken, wie viel Speicherplatz Ihnen auf Ihrem Rechner zur Verfügung steht. Eine vollständige Installation der Office XP Professional Special Edition benötigt immerhin ca. 630 Megabyte Ihrer Festplatte. Wollen Sie sich bei der primären Installation Ihres Office XP nicht festlegen, so haben Sie auch nachträglich die Möglichkeit, benötigte Anwendungen oder Features in Office XP zu installieren. Bei der Auswahl eines Features, das bei der Primärinstallation nicht berücksichtig wurde, fordert der Office-Assistent Sie automatisch zur Nachinstallation aus, und der INSTALLATIONSASSISTENT führt Sie durch das Prozedere der nachträglichen Installation. Office XP für Anwender Mit Office XP arbeiten Anwender wesentlich effizienter, d.h., sie bekommen die Werkzeuge in die Hand, die sie zum Arbeiten brauchen. Die Anwender haben die Kontrolle über ihre Arbeit und die Sicherheit, dass sie keine Daten verlieren.

42

Office XP Kompendium

Die Anwendungen

Kapitel 1

Office XP für Teams Office XP ermöglicht ein effizienteres Teamwork durch eine Web-Lösung namens Share Point Team Services. In einer Arbeitsgruppe werden Projekte und Prozesse einfacher abgewickelt. Neue Überarbeitungs- und Anmerkungstechniken machen Editier- und Freigabeprozesse wesentlich komfortabler und einfacher. Office XP für Organisationen Office XP ist eine Informationszentrale, die Daten aus verschiedenen Quellen verwertbarer macht. Mit einer verbesserten Web-Report-Technologie und umfangreichen datengebundenen Lösungen für das Web stehen den Mitarbeitern stets die Informationen zur Verfügung, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

1.2

Die Anwendungen

Mit Office XP erhalten Sie eine Entwicklungsumgebung für übergreifende Aufgaben im Büroalltag. Das Arbeiten mit Office erlaubt Ihnen rein theoretisch, in allen Anwendungen gleichzeitig zu arbeiten. Dafür benötigen Sie allerdings einen Rechner, der über ausreichend Arbeitsspeicher verfügt. So erstellen Sie beispielweise Dokumente, ergänzen diese mit Tabellen, die Sie in Excel gefertigt haben, und können das Dokument zur gleichen Zeit für eine PowerPoint-Präsentation verwenden.

Anwendungsübergreifendes Arbeiten mit Office XP

Die Möglichkeiten, die Ihnen für die tägliche Arbeit mit Office zur Verfügung stehen, sind sehr weit reichend und anwendungsübergreifend. Der folgende Abschnitt liefert Ihnen einen Überblick der im Paket Office XP Professional Special Edition enthaltenen Anwendungen.

1.2.1

Word 2002

Word 2002 bietet Ihnen wieder wesentlich mehr als ein reines Textverarbeitungsprogramm. Mit verbesserten und neuen Werkzeugen verfassen, formatieren und gestalten Sie professionelle Dokumente. Die überarbeitete Benutzeroberfläche und die innovativen neuen Features in Word 2002 sorgen für weitaus kürzere Bearbeitungszeiten.

Textverarbeitung mit Word 2002

Word 2002 beeindruckt weiterhin durch verbesserte Stabilität, umfangreiche Sicherheitsmerkmale und verstärkte Funktionen zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten im Team.


Office XP Kompendium

43

Kapitel 1

Einführung In Word ergänzen Sie Ihre erstellten Dokumente z.B. mit Grafiken, drucken Sie an Ihrem Desktop-Drucker aus, versenden diese direkt aus der Anwendung als E-Mail oder veröffentlichen sie direkt im Internet.

Abbildung 1.1: Die Benutzeroberfläche von Word 2002

Word erlaubt, Text einzugeben und am Bildschirm vor dem Ausdruck zu korrigieren. Somit kommen Sie schneller zu einem fehlerfreien Dokument und sparen viel Zeit und Papier. Word unterstützt Sie zudem auf Wunsch bereits bei der Eingabe mit einer Rechtschreibkontrolle, so dass Schreibfehler weitgehend vermieden werden. Mit Word 2002 zum Textlayout

Die besondere Stärke moderner Textverarbeitungen wie Word liegt aber im Layouten von Text. Mit Word 2002 erstellen Sie professionelle Layouts, die noch vor wenigen Jahren nur mit teuren Satzmaschinen möglich waren. Für umfangreiche Texte, wie z.B. wissenschaftliche Arbeiten, stehen Funktionen zur Erstellung von Inhalts-, Sachwort- und Abbildungsverzeichnissen sowie eine Fußnotenverwaltung zur Verfügung. Abgerundet wird der Leistungsumfang von Word 2002 durch Zusatzanwendungen, mit denen Formeln und Diagramme in den Text integriert werden können. Neben vielen bekannten Funktionen, die zum Teil optimiert wurden, weist Word 2002 folgende grundsätzliche Neuerungen auf:

44

Office XP Kompendium

Die Anwendungen

Kapitel 1

Mit Word 2002 erhalten Sie mehr Kontrolle bei Auto-Funktionen. Ob Auto-Nummerierung, Auto-Format oder Auto-Korrektur: Nicht immer macht die Automatik genau das, was Sie auch wollen. In Word 2002 bietet ein Smarttag bei vielen Auto-Funktionen Eingriffs- und Korrektur-Möglichkeiten


Verbesserte Auto-

Bei der Eingabe von Namen versucht Word 2002 nun, diese auf Wunsch im Outlook-Adressbuch zu finden. So können Sie direkt dieser Person mit einem Klick das Dokument senden, deren Adresse ermitteln oder diese in Outlook eingeben. Bei einem Datumswert führt das Smarttag auf Wunsch direkt in den Outlook-Kalender.

Die Verbindung zu

Word 2002 verfügt nun über umfangreiche multilinguale Übersetzungsfunktionen, die über einen direkten Kontakt aus Word 2002 zu Microsoft optional ausgeweitet werden können. Wie bisher übersetzen Sie in Word einzelne Wörter, je nachdem, welche Sprachen Sie bei der Installation Ihres Office-Paketes berücksichtigt haben. Einen neuen Service bietet Microsoft in Kooperation mit einem automatischen Textübersetzer im Internet. Aus Word 2002 heraus entscheiden Sie über den AUFGABENBEREICH ÜBERSETZEN, ob Sie direkt mit dem Übersetzungsservice von Microsoft oder einem anderen Übersetzungsdienst im Internet verbunden werden möchten. Zur Nutzung eines automatischen Textübersetzers sollten Sie allerdings über Grundkenntnisse der Sprache verfügen, in die Sie übersetzen lassen. Unterschiedliche grammatikalische Voraussetzungen sowie »doppeldeutige Wörter« machen ein Überarbeiten der automatisch übersetzten Texte zwingend notwendig.

Texte übersetzen

Word 2002 besitzt jetzt eine Symbolleiste, die das Zählen von Wörtern, Absätzen etc. deutlich vereinfacht. Diese Funktion unterstützt nicht nur Autoren bei der Arbeit. Sie haben die Möglichkeit, die genaue Wort-, Zeichen-, Absatz- und Zeilenanzahl auf einen Mausklick zu ermitteln. Des Weiteren können Sie die genaue Zeichenanzahl entweder mit oder ohne Leerzeichen anzeigen lassen.

Die Zählfunktion

In der Seitenlayoutansicht sparen Sie durch Ein- und Ausblenden von Leerräumen wertvollen Platz für das Editieren von Dokumenten. Diese Funktion unterstützt Sie zum Beispiel bei der Arbeit an einem Laptop, der in der Regel einen wesentlich kleineren Bildschirm als ein Standardrechner hat.

Die neue Seitenlayoutfunktion

Die neue Wasserzeichenfunktion erlaubt Ihnen, eine Grafik oder einen Textzug als Wasserzeichen zu markieren und einzubinden. Neben dem rein optischen Aspekt bieten Wasserzeichen, die »unsichtbar« in ein Dokument eingebunden werden, auch einen gewissen Schutz vor ungewollter Vervielfältigung eines Dokumentes.

Die Wasserzei-

Verschiedene Aufgabenbereiche, auch Task Panes genannt, sind Fenster, die Sie wahlweise auf der rechten Bildschirmseite öffnen können. Mithilfe dieser Aufgabenbereiche erhalten Sie anwendungsspezifische

Die Aufgaben-

Office XP Kompendium

funktionen

Outlook Adressen

in Word 2002

chenfunktion in Office XP

bereiche

45

Kapitel 1

Einführung Formatierungsmöglichkeiten für Ihr Dokument. Der Aufgabenbereich ist nicht statisch im Anwendungsbereich verankert und kann mit gehaltener Maustaste Ihren Wünschen entsprechend verschoben werden.

Tabellen-Styles in Word 2002

Neue ZeichnenFunktionen

Mehrfachmarkierung verschiedener Dokumentabschnitte

Automatische Erkennung der Word-Version

Wer viel mit ähnlichen Tabellen arbeitet, kann diese als eigenen Style abspeichern, was das Formatieren von Tabellen erheblich erleichtert. Die Style-Funktion in Word erspart Ihnen somit viel Zeit, da Sie auf diesen gespeicherten Tabellen-Style jederzeit wieder zugreifen können, wenn Sie ähnliche Tabellen wieder verwenden möchten. IN Word 2002 können Sie Zeichnungen absolut positionieren. Außerdem bleiben Teilgrafiken durch intelligente Verbindungen auch bei einem Seitenumbruch miteinander verbunden. Die Anordnung und Größenänderungen Ihrer erstellten Objekte werden ebenfalls erleichtert. Wollen Sie mehrere Wörter oder unterschiedliche Absätze gleichzeitig markieren und umformatieren, war das auch in früheren Word-Versionen möglich. In Word 2002 können Sie erstmals auch Zeichen und Absätze mit gehaltener (Strg)-Taste markieren, die nicht direkt aufeinander folgen. Neben der Variante über die gehaltene (Strg)-Taste erreichen Sie eine Mehrfachmarkierung innerhalb Ihres Dokumentes auch über die Suchfunktion. Word 2002 erkennt ab sofort automatisch, in welcher Word-Version ein von Ihnen geöffnetes Dokument primär erstellt wurde. Beim erneuten Speichern sichert Word 2002 das Dokument nun automatisch im *.DOCFormat der Urheberversion. Diese automatische Funktion gewährleistet, dass auch der ursprüngliche Verfasser das Dokument wieder in seiner Word-Version öffnen kann, z.B. nach Ihrer Überarbeitung/Korrektur des Dokumentes.

1.2.2

Excel 2002

Excel, die bewährte Anwendung für Tabellenkalkulation, stellt Ihnen so genannte Arbeitsmappen zur Verfügung, die aus mehreren Tabellen bestehen. Formeln und komplexe Kalkulationen

Neben der einfachen Erstellung von Diagrammen können Sie durch die Eingabe von Formeln selbst komplizierte Rechnungen mit einem Mausklick auswerten. Durch die Bereitstellung von vordefinierten mathematischen und finanzmathematischen Funktionen lassen sich auch komplexe Kalkulationen relativ einfach programmieren. Der Solver (Gleichungslöser) und ein Szenario-Manager helfen Ihnen bei komplexen Analysen. Ein weiterer Funktionsbereich VON Excel betrachtet die Tabelle als Datenbank. Die Datenverwaltung wird durch Sortier- und Abfragefunktionen unterstützt.

46

Office XP Kompendium

Die Anwendungen

Kapitel 1 Abbildung 1.2: Die Arbeitsmappe in Excel 2002

Excel 2002 beinhaltet neben den anwendungsübergreifenden Änderungen folgende Innovationen: Mit Excel 2002 erhalten Sie die Möglichkeit, Web-Abfragen einfacher zu ermitteln, zu übertragen und/oder zu aktualisieren. Mit Excel 2002 behalten Sie auch Werte in langen Tabellen stets im Auge. Der neue Beobachtungs-Dialog in Excel 2002 nimmt einfach die relevanten Zellen auf und zeigt in einem Fenster ständig deren aktuellen Stand an.

Neuer Beobachtungs-Dialog

Bei der Fehlerprüfung in Formeln bietet ein neuer Smarttag die Option, alle relevanten Zellen einzubeziehen.

Smarttag

Über die automatische Formatierung optimiert Excel 2002 mit einem Klick die Darstellung Ihrer Tabelle in Breite und Höhe. So können Sie auch unpassende Zeilenhöhen und Spaltenbreiten einfach beseitigen


Tabellen-

Überprüfen Sie mit Excel 2002 die Zusammenhänge von Berechnungen in Formeln, um bei komplexen Formeln nicht den Überblick zu verlieren. Wenn Sie eine Zelle markieren, können Sie auf Wunsch verfolgen, in welchem Zusammenhang die Berechnung mit dieser Zelle steht.

Zusammenhänge prüfen

Mit dem STIFT-WERKZEUG können Sie in Excel 2002 nun Rahmen um bestimmte Zellen zeichnen und sie damit formatieren.

Stiftwerkzeug

Office XP Kompendium

formatierung

47

Kapitel 1

Einführung Farbige

Gestaltung

Kennwortschutz

Die Benennung eines Arbeitsblattes lassen sich ab sofort auch farbig darstellen. So können Sie zum Beispiel in einer komplexen Aufstellung alle Untertabellen einer mehrseitigen Tabelle in verschiedenen Farben darstellen und erhalten so eine bessere visuelle Übersicht. Über den erweiterten Kennwort-Schutz in Excel 2002 können Sie bestimmte Bereiche einer Arbeitsmappe, Werte oder Formatierungen einer genau definierten Benutzergruppe zugänglich machen und somit Ihre Daten vor unbefugten Zugriffen und Änderungen schützen. Das Arbeitsblatt von Excel hat eine festgelegte Maximalgröße. Für die meisten Anwendungen ausreichend, wird hierdurch die Erstellung umfangreicher Datenbanken ausgeschlossen.

VBA in Excel

Dessen ungeachtet ist Excel mit seiner VBA-Unterstützung eine der beliebtesten Anwendungen des Office-Paketes. Neben der tabellenorientierten Textverarbeitung, bietet Excel die Möglichkeit zur Erstellung komplexer kaufmännischer und wissenschaftlicher Analysen.

1.2.3

PowerPoint 2002

Abbildung 1.3: PowerPoint 2002 wartet mit zahlreichen Präsentationsvorlagen auf

PowerPoint 2002 erhält mit seiner ergänzten und verbesserten Anwendungsvielfalt einen wesentlich höheren Stellenwert in der Erstellung von Präsentationen, auch für das Internet.

48

Office XP Kompendium

Die Anwendungen Die Ausgabe Ihrer Präsentation ist auf einem Drucker, einem Dia-Belichter, Projektor/Beamer und Bildschirm, aber auch in HTML optimiert im Browser möglich.

Kapitel 1 HTML Präsentation

Nachstehend werden die wesentlichen Abweichungen in PowerPoint 2002 zur Vorgängerversion aufgeführt: Mit PowerPoint 2002 haben Sie nun auch die Möglichkeit, Ihre Präsentation mit professionellen Pfad-Animationen zu versehen. Texte und Objekte können Sie zu diesem Zweck mit Animationspfaden versehen, die mit der Maus skizziert werden. Eine Zeitleiste hilft beim genauen Planen der zeitlichen Abfolge der Ereignisse.

Die Pfad-Animation

Mit PowerPoint 2002 sind Sie in der Lage, eine Vorschau während des laufenden Vortrags anzusehen. So können Sie zu jedem Zeitpunkt genau beurteilen, welche Animation oder welcher Textblock beim nächsten Klick auf die (Leertaste) erscheinen wird.

Neue Vorschau-

Diagramme können Sie nun direkt in PowerPoint 2002 in Ihre Präsentation einfügen. Mit dieser Funktion erstellen Sie Ihre eingefügten Diagramme ab sofort direkt in PowerPoint über die Auswahl einer Diagrammvorlage oder fügen ein Diagramm direkt aus Excel oder einer anderen Office-Anwendung ein. Weiterhin sind Sie in der Lage, direkt in PowerPoint die Werte Ihres Diagramms zu aktualisieren.

Diagramme in PowerPoint

Auf Wunsch speichert PowerPoint 2002 alle in Ihrer Präsentation verwendeten TrueType-Schriftarten. Diese Funktion ist besonders wertvoll für die Weitergabe Ihrer Präsentation an Dritte. So war bisher die korrekte Darstellung der in der Präsentation eingebetteten Textabschnitte nur möglich, wenn der Betrachter Ihrer Präsentation die notwendigen Schriftarten auf seinem Rechner installiert hatte. Diese Notwendigkeit erübrigt sich heute, da Ihr Präsentationspaket die benötigten Schriftarten mitliefert. Wichtig wird dieser Aspekt auch für die Veröffentlichung Ihrer Präsentation im Internet, da auch der Browser nur die Schriftarten interpretieren kann, die der Betrachter installiert hat.

Eingebettete Schriften

Sie haben die Möglichkeit, mehrere Layoutvorlagen innerhalb einer Präsentation einzubinden, und sind so nicht mehr daran gebunden, mit einer Masterfolienvorlage die gesamte Präsentation zu gestalten. Somit können Sie in einer Präsentation zum Beispiel mit verschiedenartigen Hintergründen, eingebetteten Standardobjekten und so weiter arbeiten.

Masterfolien-

Im Druckermenü können Sie mit PowerPoint 2002 zwischen vier Ausdruckmöglichkeiten wählen. Somit können Sie nachträglich über das Druckermenü entscheiden, ob Sie die gesamte Präsentation oder einzelne Folien ausdrucken wollen. Des Weiteren sind Sie jetzt in der Lage,

Das Druckermenü in PowerPoint

Office XP Kompendium

optionen

erstellen

vorlage

49

Kapitel 1

Einführung über das Druckermenü auszuwählen, ob Sie eine hoch wertige Präsentationsvorlage, Notizzettel oder zum Beispiel die Vorschau Ihrer Präsentation erhalten möchten.

Bilddatenkomprimierung

PowerPoint ermöglicht Ihnen die Komprimierung der eingefügten Bilddaten innerhalb der Anwendung, was die Datenmenge Ihrer Präsentation erheblich reduziert. Die Datenkomprimierung erreichen Sie wie bei Word 2002 auf zwei Wegen. So können Sie entscheiden, ob Sie alle in der Präsentation eingebetteten Bilddaten auf einmal oder nur bestimmte Bilder komprimieren möchten.

1.2.4 Erstellen von Datenbanken

Access 2002

Seit seiner Einführung ist Access eine der vielfältigsten Anwendungen in Microsoft Office. Dank vielseitiger Anwendungsassistenten ist Access 2002 nun ein Datenbankanwendung, die nicht nur die Ansprüche erfahrener Anwender befriedigt, sondern auch Einsteigern die Datenbankverwaltung ermöglicht.

Abbildung 1.4: Das Datenblatt in Access 2002

Access ist eine Entwicklungsumgebung für Datenbankanwendungen, die auf der Verhältnisgleichung basiert. Access bietet wie bisher alle notwendigen Funktionen zur Verarbeitung großer Datenbestände. In Access erfassen Sie Daten, erstellen benutzerdefinierte Abfragen und sind in der Lage, diese anschließend auszuwerten. Access 2002 bietet des Weiteren einen Formular-

50

Office XP Kompendium

Die Anwendungen

Kapitel 1

generator und einen Berichtgenerator. Ergänzt werden die umfassenden Funktionen von Access 2002 durch den Visual Basic Editor, mit dem Sie komplexe Anwendungen erstellen können. Gegenüber seiner Vorgängerversion weist Access 2002 folgende Änderungen auf: Access 2002 führt die Pivot-Tabellen- und Pivot-Diagrammansichten ein. Sie erstellen jetzt Datenanalysen und führen umfangreiche benutzerdefinierte Abfragen schneller durch als je zuvor. Diese Pivot-Tabellen- und Pivot-Diagrammansichten können Sie als Datenzugriffsseiten in Ihr Netzwerk und damit Teammitgliedern zur Verfügung stellen. In der ENTWURFSANSICHT sind Sie nun in der Lage, mehrere Aktionen in allen Objekten der Access-Datenbanken, so wie in Ansichten, gespeicherten Prozeduren und Funktionen innerhalb von Access-Projekten rückgängig zu machen und zu wiederholen

Pivot-Tabellenund PivotDiagrammansichten RückgängigFunktionen

Access 2002 erlaubt Ihnen nun auch den Import und Export von XML (Extensible Markup Language). Die Zusammenarbeit zwischen Access und dem Microsoft SQL Server wurde durch die Integration erweiterter SQL-Datenbankeigenschaften deutlich verbessert.

SQL-Server

Sobald beim Konvertieren von Access 95 und höheren Versionen Probleme auftreten, generiert Access 2002 eine Tabelle. Diese Tabelle enthält Informationen zu den aufgetretenen Fehlern und erleichtert Ihnen auf diese Weise das Erkennen und Lösen von Problemen.

Konvertierungsfehler

Der TABELLENVERKNÜPFUNGSASSISTENT führt Sie nun direkt von Ihren Access-Projekten durch den komplexen Prozess des Verknüpfens einer Tabelle mit einer SQL-Server-Datenbank.

Verknüpfungsassistent

Access 2002 erlaubt Ihnen die direkte Erstellung von Unterformularen oder Unterberichten. Sie sind in der Lage, diese in einem eigenen Entwurfsansichtsfenster zu öffnen. Ferner wurde der Bildlauf verbessert, um das Arbeiten mit Unterformularen und Unterberichten in der Entwurfsansicht weiterhin zu erleichtern.

Entwurfsansichtsfenster

Das Anmeldungskennwort, das in einem mit einer Datenbank der Microsoft-SQL-Server-Version 6.5 oder höher verknüpften Access-Projekt angegeben ist, kann nun vom Benutzer direkt aus dem Access2002-Menü geändert werden.

Anmeldungs-

Datenzugriffsseiten in Access-Projekten können offline geschaltet und anschließend auf einem anderen Rechner bearbeitet werden. Sobald wieder eine Verbindung zum SQL-Server hergestellt wird, lassen sich die veränderten Daten automatisch synchronisieren. Änderungen an

Datenzugriffsseiten bearbeiten

Office XP Kompendium

kennwort

51

Kapitel 1

Einführung den Offline-Seiten werden dabei an einem Access-Projekt vorgenommen, das mit einer lokalen Microsoft-SQL-Server-2000-DesktopEngine (früher MSDE) verknüpft ist.

Stapelaufruf

Entwickler können in Access-2002-Projekten alle Dateneingaben zu einem Batch (Stapelaufruf) zusammenfassen und an den Server senden lassen, sobald der Benutzer einen Datensatz verlässt, ein Formular schließt oder einen bestimmten Befehl auswählt. Außerdem kann man in Formularen eine Schaltfläche erstellen, die alle Datensätze speichert oder aber alle Änderungen an Datensätzen wieder rückgängig macht.

1.2.5 Outlook 2002, mehr als ein Terminplaner

Outlook 2002

Mit Outlook 2002 verwalten Sie Ihre Adressen, koordinieren Termine und Aufgaben. Zusätzlich enthält Outlook einen Dateimanager und ist in der Lage, E-Mails zu senden und zu empfangen. Mit Outlook 2002 erhalten Sie des Weiteren neue Funktionen für eine effiziente Teamarbeit im Netz. Aus Outlook heraus erstellen Sie Office-Dokumente, die Sie dann per EMail verschicken, online diskutieren können und zur Überarbeitung an Teamkollegen versenden.

Abbildung 1.5: Die Termin-Erinnerung in Outlook 2002

52

Office XP Kompendium

Die Anwendungen

Kapitel 1

Wie alle Anwendungen in Office XP weist auch Outlook 2002 umfassende Innovationen auf: E-Mails und Sicherheit in Outlook 2002 Ganz groß schreibt Microsoft in Outlook 2002 das Thema Sicherheit. So blockt Outlook automatisch gefährliche E-Mail-Anhänge ab. Außerdem wird nun das Adressbuch geschützt. Somit sind externe Programme nicht mehr in der Lage, auf Ihre Adresslisten zuzugreifen und Ihre Adressdaten für die Versendung von Viren zu verwenden. Erhalten Sie eine E-Mail mit einem unerwartet großen Anhang, so werden Sie wie bei einem Firewall darauf aufmerksam gemacht und können den Eingang der E-Mail mit Anhang akzeptieren oder ablehnen.

Sicherheit für

Auch wenn Ihr Exchange-Server temporär nicht in Betrieb ist, können Sie jetzt mit Outlook 2002 offline und ohne lange Wartezeiten weiterarbeiten.

Offline Modus

Alternativ zum PST-Dateiformat bietet Outlook 2002 seinen Anwendern jetzt das neue LIS-Format (Local Information Store). LIS unterstützt Unicode und bietet erweiterte Such- und Indizierungsfunktionen. PST-Dateien werden aber weiterhin unterstützt. Ein kleiner, aber nicht unwichtiger Nachteil dieses neuen Dateiformates ist allerdings der Dateiumfang der *.LIS-Dateien, die nun mehr als das Doppelte der Dateien im *.PST-Format umfassen.

Das LIS-Daten-

Outlook 2002 bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails komfortabel zu verwalten. Die Adresseingabe einer E-Mail erfolgt automatisch, wenn Sie den Namen des Empfängers eingeben, soweit diese in Ihrer Datenbank vorhanden ist. Über die SMARTTAG-Funktion erkennt Outlook im Mail-Editor auch Namen und verlinkt diese mit der E-MailAdresse. Letzteres funktioniert aber nur, wenn Word 2002 als Editor für die E-Mails eingestellt ist (Wordmail).

Automatische

Erreicht die Mailbox eine bestimmte Größe, können Sie mit dem Mailbox-Cleanup in Outlook 2002 bestimmte Einträge automatisch löschen lassen. Aktivieren Sie gewünschte Löschoptionen in Ihrem Mailbox-Cleanup, sparen Sie eine Menge Zeit und müssen nicht nachträglich alle E-Mails, die Sie löschen wollen, auf ihren Inhalt überprüfen.

Mailbox-Cleanup

Lästige Umbrüche, Leerzeilen und andere Formatierungen, die beim Drucken und Lesen der E-Mail stören, entfernen Sie über das neue Outlook-2002-Feature Text-Cleanup, das alle Formatierungen aus einem Text entfernt. Diese Funktion ermöglicht ein leichteres Lesen der E-Mail, unabhängig davon, mit welchem E-Mail-Editor die E-Mail ursprünglich verfasst wurde.

Text-Cleanup

Office XP Kompendium

E-Mail-Kontakte

format

Eingaben

53

Kapitel 1

Einführung

Hyperlinks

In Outlook 2002 finden Sie Auto-Hyperlinks nun auch im Adressfeld Ihrer E-Mails.

E-Mail-Accounts

Auch an die Integration des MSN-Messengers und die Einbindung von Hotmail-Accounts wurde In Outlook 2002 gedacht. Mit diesen Funktionen sind Sie in der Lage, Ihre E-Mails über Internetdienste direkt aus Outlook heraus abzurufen und zu versenden. Auch direkte Verbindungen zu Geschäftspartnern oder Teammitgliedern sind mit der Integration des MSN-Messengers möglich. Neue Kalender- und Gruppenfunktionen in Outlook 2002

Kalender- und Gruppenfunktionen

Ein kleines Dialogfenster in Outlook 2002 zeigt Ihnen alle fälligen oder gerade laufenden Termine und Tasks an. Sie sind nun in der Lage, alle fälligen Erinnerungen gleichzeitig aufzuschieben oder zu schließen. Bislang mussten Sie sich die Erinnerungen aus allen Bereichen wie Kalender oder Aufgaben erst mühsam zusammensuchen. Wenn Sie eine Terminanfrage aus Zeitgründen ablehnen müssen, können Sie in Outlook 2002 gleich einen alternativen Terminvorschlag mitsenden. Auf Wunsch können Sie einen Mondkalender in Ihren persönlichen Outlook-Kalender integrieren. Zur besseren Übersicht bietet Ihnen Outlook 2002 die Möglichkeit, Ihre Terminansichten für unterschiedliche Kontakte oder je nach Art des Termins farbig zu markieren.

1.2.6 Die DTPAnwendung Publisher 2002

Mit Publisher 2002 gelangen Sie schnell zu professionellen Ergebnissen

54

Publisher 2002

Publisher 2002 ist die in Office XP Professional Special Edition integrierte Anwendung für Desktop Publishing (DTP). Als unternehmensorientierter Anwender gestalten Sie mit Publisher 2002 Ihre Geschäftsberichte, Broschüren oder andere Marketing-Unterlagen eigenständig. Publisher ist eine Office-Anwendung, mit der Sie trotz kurzer Einarbeitungszeiten und einfacher Werkzeuge professionelle Ergebnisse erzielen. Auch Publisher 2002 stellt Ihnen, wie alle anderen Office-XP-Anwendungen, eine erweiterte Anzahl an Vorlagen zur Verfügung. Mit den neuartigen Assistenten können Sie diese vordefinierten Layoutvorlagen mit eigenen Inhalten füllen, Layout-Eigenschaften festlegen und zwischen verschiedenen Formatierungen und Schriftarten wählen.

Office XP Kompendium

Die Anwendungen

Kapitel 1 Abbildung 1.6: Die Bildschirmansicht von Publisher 2002

Die Bedienelemente von Publisher 2002 wurden in der neuen Version verstärkt an die Bedienelemente der übrigen Office-Anwendungen angepasst. Trotz allem sind die Neuerungen in Publisher 2002 nicht ganz so umfangreich wie in den anderen Office-Anwendungen. Mit dem neuen Assistenten für Word-Dokumente können Sie WordDokumente in kurzer Zeit in hochwertige Publisher-Layouts verwandeln. Dabei werden auf Wunsch auch sämtliche Grafiken, Bilder und die meisten Formatierungen des Word-Dokuments übernommen.

Der Assistent für

Publisher 2002 teilt sich die Funktion zum Erzeugen von Massendrucksachen nun mit Word 2002. Daten und Texte von Word, Outlook, Excel, Works und anderen häufig genutzten Anwendungen lassen sich in Publisher 2002 für Massendrucksachen verwenden.

Massendruck-

In Publisher 2002 greifen Sie jetzt bequem und schnell auf die wichtigsten Formatierungswerkzeuge über die neue Dialogbox FORMAT zu. In der FORMAT-Dialogbox sind die wichtigsten Gestaltungswerkzeuge wie Farben und Linien, Größenänderung, Layout, Bilder und Grafiken, Textfelder und Internetfunktionen vereint.

Die Menüleiste Formatierung

Auch Publisher 2002 bietet nun SMARTTAGS. Diese innovativen Kontrollelemente unterstützen Sie beim Einfügen von Objekten und bei der Auto-Korrektur von Texten. Auch verschiedene Einfüge-Optionen für Texte und Bilder sowie unterschiedliche Korrekturfunktionen stehen Ihnen nun über Smarttags zur Verfügung.

Smarttag-

Die neuen AUFGABENBEREICHE in Publisher 2002 ermöglichen ein bequemes und sicheres Arbeiten.

Aufgaben-

Office XP Kompendium

Word-Dokumente

sachen in Office XP

Technologie

bereiche

55

Kapitel 1

Einführung

1.2.7

FrontPage 2002

Mit der Office-Anwendung FrontPage sind sowohl Webeinsteiger, fortgeschrittene Internetdesigner als auch HTML-Profis in der Lage, professionelle Internetseiten zu erstellen. FrontPage 2002 bietet alle Werkzeuge und Funktionen, um ein professionelles Webangebot auf die Beine zu stellen, und die Verwaltung sowie die Aktualisierung bereits vorhandener Websites zu vereinfachen. Abbildung 1.7: Webseitengestaltung in FrontPage 2002

Mithilfe vielseitiger Assistenten ist FrontPage 2002 sehr einfach zu erlernen. Ferner können Sie FrontPage 2002 dank seiner Neuerungen und Verbesserungen komfortabel bedienen und umfangreich konfigurieren: Sprachunterstützung

Durch die Unterstützung von 26 Sprachen ist es Ihnen ab sofort möglich, mit Teammitgliedern auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten und hierbei die jeweilige Landessprache zu verwenden.

Sicherheits-

Fein abgestufte Berechtigungen ermöglichen es, ein rollenbasiertes Sicherheitsmodell zu verwenden, um den Zugriff von Benutzern und Gruppen genau zu steuern. In Microsoft FrontPage 2002 stehen nun eine größere Anzahl von Rollen zur Verfügung, so dass Sie die Zugriffe auf die Inhalte Ihrer Site besser verwalten können.

modell

Der Webmaster

56

Der Webmaster ist mit informativen Verwendungsanalyseberichten in der Lage, zu untersuchen, wer die Site nutzt. So lässt sich mithilfe von

Office XP Kompendium

Die Anwendungen

Kapitel 1

Tages-, Wochen- oder Monatsberichten schnell ermitteln, auf welche Seiten am häufigsten zugegriffen wird und wie die Kunden auf die Site aufmerksam geworden sind. Sie können diese Berichte im HTML-Format speichern oder nach Microsoft Excel exportieren. Mithilfe umfangreicher Filterfunktionen ist es Ihnen möglich, in den Berichten nur die gewünschten Informationen anzuzeigen. Microsoft-NBC-Schlagzeilen aus den Bereichen Nachrichten, Unternehmen, Technologie und Sport sowie der Wetterbericht für bestimmte Regionen können automatisch zu einer Webseite hinzugefügt werden. Sämtliche Informationen werden dabei selbstständig aktualisiert. Es ist auch möglich, eine Microsoft-Network-Suchkomponente oder eine Aktienkurssuche einzubinden und Hyperlinks zu einer Microsoft-Expedia-Karte einzufügen, die den Besucher direkt zu den entsprechenden Streckenbeschreibungen führt.

MSNBC-Schlag-

Microsoft FrontPage 2002 beherrscht eine Reihe weiterführender Tabellenformatierungen, mit deren Hilfe sich das Layout einer Seite noch professioneller gestalten lässt. Die Funktion AUTOFORMAT bietet ein schnelles und einfaches Verfahren, um anspruchsvolle Tabellen zur Website hinzuzufügen. Die Befehle RECHTS AUSFÜLLEN und UNTEN AUSFÜLLEN ermöglichen es, den Inhalt einer Tabellenzelle schnell in mehrere andere Zellen zu kopieren. Eine Dropdown-Schaltfläche für Rahmen erlaubt den problemlosen Zugriff auf unterschiedliche Optionen für die Darstellung von Zellenrahmen und Tabellen. Die Funktionsweise ist mit der in Microsoft Word bzw. Microsoft Excel identisch.

Tabellen-

In FrontPage 2002 ist es Ihnen nun möglich, mehrere Seiten zur Bearbeitung zu öffnen. Die Navigation erfolgt dabei mithilfe der übersichtlichen Registerkarten.

Registerkarten

Dank der verbesserten Zeichentools, wie beispielsweise Verbindungen, AutoFormen, Schattierungen, WordArt und Textfelder, können ausgefallene Effekte für Webseiten erstellt werden. Die Verwendung dieser Effekte ist in Microsoft FrontPage 2002 genauso einfach wie in Microsoft Word oder Microsoft PowerPoint. Außerdem ist es möglich, beliebige Formen, die in anderen Office-Programmen erstellt wurden, direkt zu den FrontPage-Komponenten hinzuzufügen.

Verbesserte

Mithilfe von SharePoint können Sie ohne großen Aufwand eine Teamwebsite für Intranet- oder Internetbenutzer erstellen. Mitglieder Ihres Teams können gemeinsam auf diese Site zugreifen, um Informationen, Dokumente und Webseiten zu speichern, zu suchen und den Content kollektiv zu nutzen.

Teamwebsites

Mithilfe von Microsoft FrontPage 2002 können SHAREPOINT-basierte Webseiten angepasst, benutzerdefinierte Designs erstellt und zugewiesen werden. Ferner können Sie Grafiken, Hyperlinkleisten und automatische Live-Inhalte einfügen. Darüber hinaus ist es auch möglich, Listen

Websites anpassen

Office XP Kompendium

zeilen

formatierungen

Zeichentools

57

Kapitel 1

Einführung mit Ankündigungen, Ereignissen, Kontakten, Umfragen und Hyperlinks einzufügen, so dass sie allen Benutzern der Website zugänglich sind.

Websites bearbeiten

Eingefügte Inhalte formatieren

Es besteht weiterhin die Möglichkeit, SharePoint-Inhalte direkt im Browser zu bearbeiten, Dokumente upzuloaden und an Diskussionen mit verzweigten Threads teilzunehmen (Diskussionsrunde mit vielen verschiedenen Teilnehmern im WWW). Alle Benutzer können Veränderungen an der Website vornehmen, das Angebot interaktiv nutzen und hierfür die von ihnen bevorzugten Tools verwenden. Falls gewünscht, werden Sie durch eine automatische Benachrichtigung darauf aufmerksam gemacht, dass Seiten oder Diskussionen geändert bzw. aktualisiert wurden. Beim Einfügen von Inhalten aus anderen Programmen können Sie die Formatierung des kopierten Dokuments beibehalten, die Formatierung basierend auf dem Design der Seite automatisch anpassen oder sämtliche Formatierungen löschen.

Hyperlink

Sie können nun während der Erstellung einer Website selbst entscheiden, ob ein Hyperlink durch Unterstreichung optisch hervorgehoben werden soll.

Zwischenablage

Inhalte aus der ZWISCHENABLAGE können nun in Microsoft FrontPage 2002 eingefügt werden. Die Zwischenablage speichert diese Dokumente in einem übersichtlichen ARBEITSBEREICH, der bis zu 24 unterschiedliche Dokumente aus unterschiedlichen Programmen aufnehmen kann.

Veröffentlichung

In FrontPage 2002 können Sie ab sofort Einzelseiten Ihrer Website publizieren. Dazu klicken Sie in der Ordneransicht mit der rechten Maustaste auf eine Datei, um diese dann direkt auf dem Webserver zu veröffentlichen.

Dokumenten-

Durch das Hinzufügen von Dokumentbibliotheken können Sie beliebige Office-Dokumente unter einer einzigen Adresse speichern, so dass alle oder bestimmte Personen darauf zugreifen können.

bibliotheken

Fotosammlungen

Ohne großen Aufwand lassen sich benutzerdefinierte Fotosammlungen anlegen, in denen persönlich oder geschäftlich genutzte Fotos, Grafiken und Bilder angezeigt werden. In diesen Fotosammlungen stehen vier unterschiedliche, an die Benutzerwünsche anpassbare Layouts zur Verfügung. Weiterhin lassen sich hier abgelegte Bilder auf vielfältige Art und Weise bearbeiten.

Unicode-

Durch die neue Unicode-Unterstützung ist es möglich, Webseiten in allen Sprachen zu erstellen und zu bearbeiten, die im WindowsBetriebssystem des Computers installiert sind. Auf diese Weise kann der Anwender, ohne eine spezielle Sprachversion von FrontPage zu erwerben, Inhalte in nahezu jeder anderen Sprache verfassen.

Unterstützung

58

Office XP Kompendium

Die Anwendungen

Kapitel 1

Es können Hyperlinks zu Seiten hergestellt werden, die sich innerhalb oder außerhalb der Website befinden. Dazu lassen sich entweder siteumfassende Hyperlinkleisten in der Navigationsansicht erstellen oder ad hoc Hyperlinkleisten zusammenstellen, die jeder beliebigen Seite innerhalb der Site zugewiesen werden können.

Benutzer-

Direkte Hyperlinks führen Sie zu den Top-10-Seiten einer Website. Als Kriterium können hierbei die Anzahl der besuchten Seiten, die verweisenden Domains, die verlinkten URLs, Suchbegriffe, Besucher und vieles mehr verwendet werden. Solche Listen werden automatisch aktualisiert, sobald ein Benutzer die entsprechende Seite aufruft. Diese enorm aussagekräftigen Top-10-Listen können sowohl in Internet- als auch Intranetsites verwendet werden.

Top 10-Listen

1.2.8

definierte Hyperlinkleisten

PhotoDraw 2000 Version 2

PhotoDraw 2000 Version 2.0 ist eine Anwendung für einfache Bildbearbeitung. Mit PhotoDraw können Sie zum Beispiel Bilder retuschieren, mit einfachen Filtereffekten versehen und Ihr Bild auf eine genau definierte Größe und Auflösung einstellen sowie den Farbmodus verändern. PhotoDraw ist einfach zu bedienen und überhäuft den ungeübten Anwender nicht mit Profi-Werkzeugen.

Mit PhotoDraw zur einfachen Bildbearbeitung in Office XP

PhotoDraw 2000 ist die einzige Office-Anwendung, die im Zuge der Einführung des Office XP nicht mit der XP-Technologie zur Verfügung steht. Da PhotoDraw in keinem der Office-XP-Pakete eingebunden ist, erschien die Einführung der XP-Technologie für Microsoft wohl nicht sinnvoll. Inzwischen, während der Arbeit an diesem Manuskript, hat Microsoft diese Software aus dem Programm genommen. Wir beschreiben sie trotzdem, weil viele Office-Anwender sie noch einsetzen. Da sich die mit PhotoDraw 2000 Version 2.0 erstellten Objekte und Bilder nun problemlos in alle Office-XP-Anwendungen einbinden lassen, sprechen wir auch diese Anwendung im Kompendium Office XP an.

Office-XPKompatibilität

Mit der Namensergänzung »Version 2.0« wurden folgende Neuerungen und Verbesserungen in PhotoDraw eingeführt: Neben besserer Anwendungsstabilität lassen sich jetzt alle Funktionen von PhotoDraw 2000 Version 2.0 mühelos in alle Office-Anwendungen einbinden. PhotoDraw 2000 Version 2.0 arbeitet Hand in Hand mit FrontPage 2002 und bietet viele neue Funktionen, die Sie bei der Erstellung von Grafiken und Bildern für das Internet unterstützen. So können Sie nun problemlos animierte Banner, Buttons oder klickbare Bilder erstellen.

Office XP Kompendium

PhotoDraw als ideale Ergänzung zu Office XP

59

Kapitel 1

Einführung

Abbildung 1.8: Das Startmenü von PhotoDraw 2000 Version 2

PhotoDraw 2000 Version 2.0 eignet sich alles in allem als ideale Ergänzung für die Office-XP-Anwendungen zur Erstellung von Präsentationsunterlagen, Webauftritten bis hin zu professionellen Drucksachen.

1.3

Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP

Mit den Neuerungen und den Verbesserungen in den Einzelanwendungen, auf die wir detailliert in den einzelnen Kapiteln dieses Kompendiums eingehen werden, bietet Ihnen Office XP auch nützliche und anwendungsübergreifende Änderungen, die Ihnen den Umgang mit Office erleichtern und Ihnen dabei helfen, viel Zeit einzusparen. Die neuen Hilfefunktionen Dank der neuen Hilfefunktionen in allen Office-Anwendungen werden Sie Ihren Office-Assistenten in Zukunft immer weniger benötigen. In fast allen Bereichen stellt Ihnen Office XP jetzt Assistenten zur Seite, mit denen Sie auch ohne Vorkenntnisse schnell und einfach zu Ihrem gewünschten Ziel gelangen. Des Weiteren können Sie Ihre Frage nun direkt in dem neuen Menüfeld FRAGE HIER EINGEBEN formulieren und müssen nicht wie bisher Ihren Office-Assistenten aktivieren.

60

Office XP Kompendium

Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP

Kapitel 1 Abbildung 1.9: Das neue Hilfefeld in der Menüleiste (hier Word 2002) erlaubt Ihnen die direkte Eingabe Ihrer Frage.

Diese Funktion ist besonders wichtig bei der Bearbeitung umfangreicher Datenmengen, da der »alte« Hilfeassistent Ihren Arbeitsspeicher zusätzlich belastet. Microsoft entschloss sich im Zuge der Einführung des Office XP am deutschen Markt, den allseits beliebten Office-Assistenten Karl Klammer aus seinen Diensten zu entlassen. Bei der Erstellung der Screenshots für dieses Kompendium war dieser Aspekt noch nicht bekannt. Somit werden Sie ICON: »Karl Note Klammer« noch in vielen Abbildungen dieses Nachschlagewerkes sehen können. Datenwiederherstellung

Datensicherheit in Office XP

Bei System- oder Office-Abstürzen werden die noch geöffneten Dokumente über den neuen WIEDERHERSTELLUNGS-ASSISTENTEN als Kopien gesichert. Bei einem einfachen Datenkonflikt innerhalb der Anwendung erhalten Sie eine Fehlermeldung und den Hinweis, Ihre Fehlermeldung an Microsoft weiterzuleiten. Abbildung 1.10: Die Fehlermeldung in Office XP ermöglicht Ihnen den direkten Kontakt zu Microsoft.

Sollten Sie sich für eine Weiterleitung an Microsoft entscheiden, so wird der erstellte Problembericht per Internet direkt an Microsoft weitergeleitet. Sie haben auch die Möglichkeit, sich diesen Bericht vorher anzeigen zu lassen. Unabhängig davon, ob Sie sich für oder gegen das Problemprotokoll an Microsoft entscheiden, wird die betreffende Anwendung vorübergehend geschlossen und anschließend die vermeintlich zerstörte Datei automatisch wieder geöffnet.

Office XP Kompendium

Fehlerbehebung mit Online-Hilfe von Microsoft

61

Kapitel 1

Einführung

Abbildung 1.11: Die automatische Dokumentwiederherstellung in Word 2002 Die Datenwiederherstellung

Beim selbstständigen Programm-Neustart stehen die automatisch gesicherten Daten wieder im Hauptfenster neben dem Original-Dokument im Fenster Dokumentwiederherstellung und Sie können entscheiden, welche DateiVersion Sie als aktuelle Version regulär speichern möchten.

Abbildung 1.12: Das Auswahlfenster mit den zur Verfügung stehenden Versionen Ihres Dokuments

Die Wiederherstellung einer Anwendung

Manchmal passiert es auch, dass die gesamte Anwendung nicht mehr reagiert, in diesem Fall ist es das Beste, die Anwendung mit der Tastenkombination (Strg)+(Alt)+(Entf) zu beenden. Sie bekommen die Meldung, dass die Anwendung nicht mehr reagiert und beenden diese über die Option TASK BEENDEN. Nun können Sie das Programm über Ihren Desktop reaktivieren. Wählen Sie hierfür START/PROGRAMME/MICROSOFT OFFICE TOOLS und wählen Sie dann MICROSOFT OFFICE PROBLEM-MANAGER. Es öffnet sich sofort ein kleines Fenster auf dem Desktop, das die OfficeAnwendung aufweist, die unvorhersehbar beendet wurde. Mit einem Klick auf die Programmbezeichnung wird die Anwendung wiederhergestellt und Sie befinden sich in dem bereits oben erwähnten Wiederherstellungsmodus der Anwendung.

62

Office XP Kompendium

Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP

Kapitel 1 Abbildung 1.13: Diese MicrosoftOffice-Tools werden automatisch bei der Installation von Office XP auf Ihrem Rechner installiert.

Abbildung 1.14: Die Dialogbox Microsoft OfficeAnwendung wiederherstellen

Smarttags Mit den neuen Smarttags gibt es in allen Anwendungen neue Kontextmenüs, in denen Office XP schlaue Funktionen automatisch zur Verfügung stellt. Über diese »cleveren Verknüpfungen« können Sie per Mausklick auf viele anwendungsspezifische Funktionen zugreifen. Geben Sie z.B. ein falsches Wort in Ihr Word-Dokument ein, so stellt Ihnen Word 2002 automatisch über ein Smarttag die korrekte Schreibweise zur Verfügung.

Smarttags und ihre Bedeutung in Office XP

Abbildung 1.15: Ab sofort können Sie Ihre Rechtschreibfehler bequem über die Smarttags korrigieren.

Automatische Smarttags bieten Ihnen immer den passenden Vorschlag, genau abgestimmt auf die aktuelle Aktion, die Sie gerade in der Anwendung ausführen. So haben Sie neben der Arbeitserleichterung auch mehr Kontrolle über Ihre Arbeit. Je nach Bedarf können Sie die Smarttags aktivieren oder deaktivieren. Wählen Sie hierfür die Menüoption EXTRAS/AUTOKORREKTUR-OPTIONEN und dann die Registerkarte SMART TAGS. Deaktivieren oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen ... MIT SMART TAGS VERSEHEN.

SmarttagOptionen

Sie haben in dieser Dialogbox auch die Möglichkeit, Smarttags nur für bestimmte Bereiche zu aktivieren oder zu deaktivieren. Office XP Kompendium

63

Kapitel 1

Einführung

Abbildung 1.16: Die Dialogbox AutoKorrektur Registerkarte Smart Tags in Word 2002

Die Schaltflächen für Smarttag-Aktionen werden Ihnen angezeigt, wenn Sie mit dem Cursor über Smarttags ziehen. Sie können diese Schaltflächen unter der Menüoption EXTRAS/AUTOKORREKTUR-OPTIONEN in der Registerkarte SMART TAGS unter SMART TAG-AKTIONSSCHALTFLÄCHEN ANZEIGEN einoder ausschalten. Dokumentüberarbeitung und Smarttags

Eigene Smarttags erstellen

Der Aufgabenbereich in Office XP

64

Die Funktion der Smarttags nimmt bei der Überarbeitung von Dokumenten eine wesentliche Funktion ein. Versenden Sie Ihr Dokument beispielsweise zur Überarbeitung an einen Teamkollegen, so werden automatisch alle Änderungen mit Smarttags versehen, und Sie können bei der Annahme der überarbeiteten Version Ihres Dokumentes genau nachvollziehen, wo Änderungen vorgenommen wurden, diese Änderungen annehmen oder verwerfen. Neben den Smarttags, die bereits in den Anwendungen integriert sind, stellt Ihnen Microsoft das SMART TAG DEVELOPMENT KIT zur Verfügung, das Sie sich bequem über das Internet herunterladen können. Mit diesem Tool sind Sie in der Lage, ähnlich der Erstellung eigener Makros, eigene Smarttags zu programmieren. Sollten Sie keine Programmier-Erfahrung haben, stellt Ihnen Microsoft weitere Smarttags auf seiner Internetseite zur Verfügung. Der Aufgabenbereich Rechts neben die Arbeitsfläche stellt Office XP in einem Fenster den so genannten AUFGABENBEREICH. Der AUFGABENBEREICH stellt Ihnen den bequemen Zugriff auf die gerade zur Verfügung stehenden Funktionen der Anwendung bereit. Mit gehaltener Maustaste ziehen Sie den AUFGABENBE-

Office XP Kompendium

Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP

Kapitel 1

REICH an die Stelle Ihres Bildschirms, an dem er Sie am wenigsten bei der Arbeit im Dokument stört oder Ihnen am sinnvollsten erscheint. Die AUFGABENBEREICHE der verschiedenen Office-XP-Anwendungen unterscheiden sich selbstverständlich in den Funktionsangeboten und sind spezifisch auf jede Anwendung zugeschnitten. Abbildung 1.17: Der Aufgabenbereich in Word 2002

In der Abbildung 1.17 sehen Sie den AUFGABENBEREICH einer Word-2002Anwendung. Beim Neuanlegen eines Dokuments haben Sie hier den direkten Zugriff auf Vorlagen oder bereits vorhandene Dokumente. Formatieren Sie gerade einen Text, zeigt der AUFGABENBEREICH die Schriftarten oder Stilvorlagen an. Im AUFGABENBEREICH haben Sie z.B. auch Zugriff auf die ERWEITERTE SUCHE oder die neue ÜBERSETZUNGSFUNKTION.

Die Vorgehens-

Die vielfältigen Funktionen eines Aufgabenbereichs innerhalb der Anwendung wählen Sie in der oberen Leiste des Aufgabenbereichs. Dafür klicken Sie im rechten Bereich der Aufgabenbereichsleiste auf den nach unten zeigenden Pfeil, der die Beschriftung WEITERE AUFGABENBEREICHE aufweist. Es öffnet sich eine Drop-Down-Liste über die Sie den gewünschten Aufgabenbereich auswählen. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, den Aufgabenbereich über die im rechten Bereich der Leiste befindlichen Pfeile zu wechseln.

Wählen Sie aus den vielfältigen

weise im Aufgabenbereich

Funktionen des Aufgabenbereichs

Sie können den Aufgabenbereich auch schließen und jederzeit über die Menüoption ANSICHT/AUFGABENBEREICH erneut aufrufen.

Office XP Kompendium

65

Kapitel 1

Einführung

Abbildung 1.18: In diesem Feld des Aufgabenbereichs wechseln Sie in andere Aufgabenbereiche oder schließen diesen.

Erweiterte Suchfunktion Neue Suchfunktionen in Office XP

Mit der erweiterten Suchfunktion in allen Anwendungen haben Sie nun die Möglichkeit, neben der Textsuche innerhalb Ihres Dokuments auch in anderen Dateien oder Ordnern zu suchen.

Abbildung 1.19: Die Erweiterte Suchfunktion in Office XP

Die erweiterte Suchfunktion im Aufgabenbereich

66

Sie erreichen die erweiterte Suchfunktion, indem Sie den AUFGABENBEREICH EINFACHE SUCHE aktivieren. Geben Sie hier Ihren Text ein und geben Sie gegebenenfalls unter WEITERE SUCHOPTIONEN/SUCHEN IN: an, in welchem Ordner Ihrer Festplatte oder des Servers Sie die zu suchende Textstelle vermuten. Soweit Ihnen bekannt, können Sie die Suche noch weiter einschränken, indem Sie unter WEITERE SUCHOPTIONEN/ERGEBNISSE ENTSPRECHEN: den zu suchenden Dateityp eingrenzen. Bei dieser Suchoption ist auch eine Mehrfachauswahl möglich, so dass Sie den gewünschten Text auch in allen Office-Anwendungen, im Internet oder Dateiverknüpfungen suchen können.

Office XP Kompendium

Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP

Kapitel 1 Abbildung 1.20: Die weiteren an Bedingungen geknüpften Suchoptionen

Unter dem Punkt SIEHE AUCH/WEITERE SUCHOPTIONEN erlaubt der Aufgabenbereich auch die Suche nach Textstellen, die an bestimmte Bedingungen geknüpft sind. Erweiterte Zwischenablage

Die neue Zwischenablage

Statt wie bisher 12 Einträge können Sie in Office XP nun 24 Einträge in der Office-Zwischenablage ablegen. Über den AUFGABENBEREICH/ZWISCHENABLAGE fügen Sie den gewünschten Eintrag per Mausklick in Ihr Dokument ein. Vorlagen direkt aus dem Web

Vorlagen aus dem Internet

Office XP installiert auf Ihren Wunsch automatisch eine ergänzte Reihe an Vorlagen. Darüber hinaus bietet Ihnen Microsoft ab sofort die Möglichkeit, auf weitere Vorlagen aus allen Bereichen direkt aus der Anwendung heraus im Internet zuzugreifen. Auch diese Funktion aktivieren Sie per Mausklick im Aufgabenbereich. Sie werden dann sofort automatisch über Ihren Internetbrowser mit der entsprechenden Microsoftseite verbunden, wo Sie sich die gewünschte Vorlage direkt in Ihre Anwendung hinein herunterladen können. Allerdings werden Sie bei diesem Service standardmäßig mit der Seite Microsoft.com verbunden und müssen selber zur deutschen Seite wechseln, um Ihre Vorlage in deutscher Sprache zu erhalten.

Office XP Kompendium

67

Kapitel 1

Einführung

Abbildung 1.21: Der Aufgabenbereich Zwischenablage in Word 2002

Texterkennung (OCR) Die Bedeutung von OCR in der Textverarbeitung

Office XP liefert Ihnen viele nützliche Tools, so auch die neue Funktion Texterkennung mit OCR. Vielleicht ist Ihnen OCR schon aus Ihrer Scanneroder Bildbearbeitungs-Software bekannt. OCR (Optical Character Recognition) ist die optische Zeichenerkennung. Textbilder, wie zum Beispiel gescannte Dokumente, werden in tatsächliche Textzeichen umgewandelt. OCR ermöglicht das Bearbeiten und Wiederverwenden von Text, der normalerweise in gescannten Bildern gesperrt ist. OCR funktioniert mithilfe einer Form künstlicher Intelligenz, die als Mustererkennung bezeichnet wird. Einzelne Textzeichen auf einer gescannten Seite werden inklusiv aller Satzzeichen, Leerzeichen und Zeilenumbrüche identifiziert und in ein reines Textformat umgewandelt. Mit dieser Funktion sparen Sie, richtig angewendet, eine Menge Zeit, wenn Sie zum Beispiel an das Abschreiben von Textvorlagen denken.

Abbildung 1.22: Die Zusatzanwendung MS Document Scanning im Menü Start/ Programme

68

Office XP Kompendium

Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP Grundvoraussetzung für die Verwendung dieses Tools ist, dass Sie einen Scanner an Ihrem Rechner installiert haben. Sie scannen Texte über das mitgelieferte MICROSOFT OFFICE TOOL/MICROSOFT OFFICE DOCUMENT SCANNING ein. Es öffnet sich eine Dialogbox, in der Sie den verwendeten Scanner über den Button SCANNER... aktivieren. Über den Button SCANNEN starten Sie den eigentlichen Scanvorgang. Aktivieren Sie per Mausklick die Funktion DATEI NACH DEM SCANNEN ANZEIGEN, um alle automatischen Funktionen der automatischen Texterkennung zu erhalten.

Kapitel 1 Die Vorgehensweise bei der OCR-Texterkennung

Abbildung 1.23: Die Dialogbox unter MS Office Document Scanning

Nach dem Scannen öffnet sich die Dialogbox des MS-Office-Tools Office Dokument Imaging, in der Sie eine Voransicht des gescannten Dokumentes sehen können. Über den Button TEXT AN WORD SENDEN leiten Sie die Umwandlung des gescannten Dokuments in reinen Text ein.

Umwandlung in Text

Abbildung 1.24: Die in OCR gescannte Textvorlage

Office XP Kompendium

69

Kapitel 1

Einführung Word 2002 wird automatisch geöffnet und interpretiert das gescannte Dokument nun automatisch als Textdokument. Allerdings kann die OCRFunktion keine Tabellen erkennen. Nach der Verwendung von OCR sollten Sie in jedem Fall Ihr Textdokument Korrektur lesen und können es dann wie gewohnt in Word 2002 weiterformatieren. Bilder komprimieren

Kleinere Dateien durch Bildkomprimierung

Ab sofort können Sie die großen Datenmengen der im Dokument eingebetteten Bilder automatisch verkleinern lassen. Über die Option BILDER KOMPRIMIEREN können Sie somit die Gesamtdatenmenge der Datei erheblich verringern. Hier haben Sie die Wahl der Komprimierung eines einzelnen Bildes oder die Möglichkeit, alle im Dokument eingebetteten Bilder gleichzeitig komprimieren zu lassen. Durch die hierbei verwendete WAVELETT-KOMPRESSION werden Ihre Bilddaten weit gehend verlustfrei komprimiert und etwaige Bildstörungen, wie Sie sie vielleicht schon bei einer starken JPEG-Kompression bemerkten, treten nicht auf.

Abbildung 1.25: In der Dialogbox Bilder komprimieren erhalten Sie die Möglichkeit, ausgewählte oder alle Bilddaten zu komprimieren.

Für die Komprimierung eines bestimmten Bildes wählen Sie die Funktion BILDER KOMPRIMIEREN ausschließlich über die Menüleiste GRAFIK. Die zweite Möglichkeit der Bilddaten-Komprimierung stellt Ihnen Office XP über die Speicheroption EXTRAS/BILD KOMPRIMIEREN zur Verfügung. Allerdings haben Sie in diesem Fall nur noch die Möglichkeit, alle im Dokument eingebetteten Bilddaten zu komprimieren. Bitte beachten Sie auch das im Anschluss folgende Kapitel 2 »Office XP im Netz«.

70

Office XP Kompendium

Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP

Kapitel 1

Import und Export von XML Excel und Access unterstützen nun den direkten Import und Export von Daten in die Programmiersprache XML. XML wurde zur Erstellung komplexer Projekte aus HTML abgeleitet, ist aber keinesfalls als Nachfolger von HTML zu verstehen. XML ist somit eine Programmier-Sprache für den speziellen Bedarf und zusammenhängende umfangreiche Projekte.

Die Interpretation von XML in Office XP

Während HTML auch weiterhin die Standardsprache für einfache Hypertext-Projekte und unabhängige Dokumente darstellt, eignet sich XML tatsächlich ausschließlich für den professionellen Bereich, wie zum Beispiel für die Programmierung großer Dokumentationsprojekte, Datenbankprojekte oder Lexikonprojekte. Somit wird leicht verständlich, dass sich Microsoft bei der Einbindung der XML-Interpretation ausschließlich auf Excel und Access beschränkt hat. Übergreifendes Teamwork Mit Office XP können Sie Ihre Dokumente per E-Mail direkt zum Überarbeiten versenden sowie später die Korrekturen einfach und verständlich nachvollziehen und in Ihr Dokument einbinden. Über die Menüoption DATEI/SENDEN AN/E-MAIL EMPFÄNGER (ZUR ÜBERARBEITUNG) verschicken Sie Ihr Dokument per Outlook an den Empfänger zur Überarbeitung. Öffnet dieser das Dokument, ist automatisch das Verfolgen aller Korrekturen und Ergänzungen eingeschaltet. Sendet der Empfänger das Dokument überarbeitet zurück, können Sie komfortabel alle Änderungen anzeigen lassen und gegebenenfalls übernehmen.

Per E-Mail lassen sich Dokumente zum Überarbeiten versenden

SharePoint Team Services Office XP Professional Special Edition gibt großen und kleinen Unternehmen nun ein Werkzeug an die Hand, um Intranet-Lösungen für die Gewährleistung effizienterer Teamarbeit zu erstellen.

Mit SharePoint zu effizienter Teamarbeit

Mit dem Tool SHAREPOINT TEAM SERVICES, das ausschließlich im Zusammenspiel mit einem Server funktioniert, haben Sie die Möglichkeit, Webseiten für Arbeitsgruppen zu erstellen. Diese Webseiten sind unter anderem in der Lage, Termine zu verwalten und Adresslisten oder Aufgaben aufzunehmen. Excel-Listen oder Outlook-Termine werden direkt aus der Anwendung mit einem Klick nach SharePoint exportiert und lassen sich von dort aus wieder in die entsprechende Anwendung exportieren. SharePoint fungiert auch als gemeinsame Datenablage für Office-Dokumente. Das Speichern von Daten nach SharePoint ist direkt aus allen Anwendungen in Office XP möglich. Das Umfrage-Werkzeug, mit dem Sie ohne Programmierkenntnisse eine Frage und eine grafische Auswertung zusammenstellen können, stellt ebenfalls eine weitere wichtige Funktion unter SharePoint dar.

Office XP Kompendium

71

2

Office XP im Netz

Im 21. Jahrhundert ist die Nutzung des Internets als Informations- und Kommunikationsplattform kaum noch wegzudenken. Anfängliche Skepsis und Zurückhaltung gegenüber diesem Medium schlagen heute genau ins Gegenteil um. Zahlreiche Internetfirmen haben mit der Nutzung des Internets eine neue Plattform zur Vermarktung ihrer Produkte geschaffen, und mittlerweile ist dieser Markt auch aus den Köpfen der Verbraucher nicht mehr wegzudenken.

Die Bedeutung des Internets im 21. Jahrhundert

Aus anfänglich zaghaften Annäherungen an das Internet resultieren heute unter anderem gezielte Einkäufe, Informationsbasen sowie Kommunikationsbörsen. Mit der heutigen Internettechnologie wurde es für viele kleine Unternehmen möglich, auf die Anmietung kostspieliger Büroräume zu verzichten, und auch neue Arbeitsplätze wurden geschaffen. So ist der Mitarbeiter eines Unternehmens heutzutage durchaus in der Lage, von zu Hause aus zu arbeiten. Im Zuge steigender Anforderung an die Computertechnologie erhöht sich in kleinen und großen Unternehmen auch der Anspruch an die betriebsinterne Kommunikation, um kosteneffizienteres und teamorientierteres Arbeiten zu ermöglichen.

Ansprüche an das Intranet

Eine solche Basis wurde schon mit der Einführung des Netzwerkes, dem so genannten Intranet, geschaffen. Auch hier wurde im Laufe der vergangenen Jahre viel an der Technologie gefeilt und sowohl Hardware als auch die für Netzwerke notwendige Software wurden ausgeweitet und wesentlich verbessert. Mit Office XP stellt Microsoft zur Diskussion, eine Software-Lösung entwickelt zu haben, die den heutigen Anforderungen seiner Benutzer sowohl an die Arbeit im Intra- als auch im Internet gerecht wird. Auch die Sicherheitsaspekte, die sich beispielsweise in verstärkter Anwendungsstabilität und größerer Sicherheit vor Viren äußern, wurden, laut Microsoft, bei der Entwicklung von Office XP groß geschrieben und umgesetzt.

Office XP Kompendium

Office XP – die Lösung für Teamarbeit im Netz?

73

Kapitel 2

Office XP im Netz So bietet Office XP tatsächlich umfangreiche Neuerungen, die Ihnen das Arbeiten im Netz wesentlich erleichtern, wie zum Beispiel: SharePoint liefert effiziente und einfache Intra- und Internet-Lösungen für Teamarbeit Überarbeitung Ihrer Dokumente direkt aus der Anwendung per E-Mail Einfache Web-Abfragen aus allen Anwendungen Verstärkter Viren-Schutz

2.1

SharePoint

Nur wenn Sie im entscheidenden Moment über qualitativ hoch wertige Informationen verfügen, können Sie mit der erforderlichen Geschwindigkeit auf Marktveränderungen und Kundenwünsche reagieren. Optimale Informationsflüsse, die relevantes Wissen zeitnah und situationsgerecht zur Verfügung stellen, werden daher zu einem zunehmend wichtigen Faktor im Wettbewerb. Angesichts explodierender Datenmengen stehen Unternehmen zudem vor der Herausforderung, die Kosten für das Informationsmanagement nachhaltig zu senken. Auf diese Anforderungen antwortet Microsoft mit seinen SharePoint-Technologien, die Ihren Mitarbeitern schnell und einfach einen personalisierten Zugang zu jeweils relevantem Unternehmenswissen bieten. Die SharePointTechnologie von Microsoft

Die SharePoint-Technologien von Microsoft geben Arbeitsgruppen in großen und kleinen Unternehmen die Fähigkeit effizienter Zusammenarbeit, ohne Rücksichtnahme auf Entfernungen. Über Ihr Intranet, Extranet oder das Internet planen Sie mit SharePoint Ereignisse und Projekte, leiten schnell Informationen weiter und arbeiten in Teams an Dokumenten. SharePoint heißt frei übersetzt »Ort des Teilens« und diese Bezeichnung trifft auch tatsächlich zu. SharePoint bietet umfangreiche Funktionen, wie zum Beispiel Web-basierte interaktive Verbindungsplattformen oder Dokument-Management in Arbeitsgruppen. Des Weiteren können Sie sich im SharePoint Benachrichtigungen per E-Mail anzeigen lassen oder Web-Diskussionen einleiten. Gegenwärtig stehen zwei verschiedene SharePoint-Technologien zur Verfügung:

Die SharePoint Team Services

74

SharePoint Team Services Für Teams, die unregelmäßig und kurzfristig zu einer Zusammenarbeit zusammenkommen, um zum Beispiel ein Projekt zu planen, stellt Microsoft die Anwendung SharePoint Team Services bereit. SharePoint

Office XP Kompendium

SharePoint

Kapitel 2

Team Services stellt Ihnen eine vorgefertigte Team-Internetseite zur Verfügung, die über die allgemeinen Internet-Informationsdienste (z.B. T-Online usw.) und einen SQL-Server (SQL = Structured Query Language) zu erreichen ist. Die Anwendung SharePoint Team Services ist im Office-Paket Professional Special Edition enthalten und bietet Ihnen eine ansprechende, aber in den Funktionen eingeschränkte Lösung für Online-Teamwork. SharePoint Portal Server Um eine dauerhafte und strukturierte Arbeitsumgebung für Unternehmen im Netz zu schaffen, stellt Microsoft das Programm SharePoint Portal Server zur Verfügung. SharePoint Portal Server basiert auf der gleichen Technologie wie SharePoint Team Services, ist aber sehr viel umfangreicher in den Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten. Dieses Programm gibt Ihnen die Möglichkeit, eine umfangreiche und beständige Plattform für Ihre Unternehmens-Projekte bereitzustellen. SharePoint Portal Server ist nicht im Umfang des Office-XP-Paketes enthalten, aber für Unternehmen durchaus eine sinnvolle Ergänzung zu Office XP. Mit SharePoint Portal Server können Sie somit ein dauerhaftes Web-Lagerungs-System ganz nach Ihren Bedürfnissen gestalten. Hier sind Sie in der Lage, Ihre Projekte in ein digitales Grundgerüst einzubetten, das allen Teammitgliedern/Projektmitgliedern ständig zur Verfügung steht, ergänzt und aktualisiert werden kann. Der SharePoint Portal Server stellt also eine dauerhafte und in der Funktionalität sehr umfangreiche Lösung für Online-Teamwork dar.

2.1.1

SharePoint Team Services

Share Point Team Services ist eine Zusatz-Anwendung in Office XP Professional Special Edition, die Sie auf Wunsch auf Ihrem Netz installieren können. Zur Installation dieser Anwendung rufen Sie das SHAREPOINT-SETUP nach der Installation Ihres Office-Paketes gesondert auf. Die Installation von SharePoint Team Services setzt voraus, dass Sie Microsoft Windows 2000 oder Microsoft NT ab Version 4.0 als Betriebssystem installiert haben. Sollten Sie die Anschaffung eines dieser Betriebssysteme erwägen, so sollten Sie allerdings beachten, dass Sie unter Umständen einige neue Treiber für Ihre Hardware benötigen. Diese können Sie aber bei vielen Herstellern direkt über das Internet abrufen. SharePoint Team Services ist eine in Office XP integrierte Netz-basierte Anwendung. Mit diesem Programm schaffen Sie einen Arbeitsbereich, den so genannten SharePoint für Teams innerhalb Ihres Intranets, Extranets oder im Internet. In diesem Arbeitsbereich koordinieren Sie Teamaktivitäten

Office XP Kompendium

Mit SharePoint Team Services erstellen Sie ein virtuelles Büro

75

Kapitel 2

Office XP im Netz und setzten Ihre Ideen und Ziele gemeinsam im Team um. Die Arbeitsplattform, die erstellt wird, können Sie sich also wie ein »virtuelles Besprechungszimmer« vorstellen.

Abbildung 2.1: Mithilfe der SharePoint-Technologie schaffen Sie eine Arbeits- und Informationsplattform innerhalb eines Netzes.

Nach der Installation der Anwendung erstellen Sie in SharePoint Team Services eine Team-Site, Ihren »SharePoint«. Diese Team-Site können Sie, auch unabhängig von ihrem Netz oder Webbrowser, bearbeiten und konfigurieren. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Site Ihren Unternehmensbedürfnissen anzupassen. Die Benutzeroberfläche Ihrer Team-Site ist ein automatisch erstelltes digitales Dashboard. Diese funktionelle Schaltzentrale stellt viele Werkzeuge für eine reibungslose Teamarbeit zur Verfügung. Abbildung 2.2: Der Speicherort einer Team-Site innerhalb eines Intranets

SharePoint Team Services im Netz

Um Ihrem Team die SharePoint-Site mit allen Verwaltungsaufgaben zur Verfügung zu stellen, stellen Sie die Site über Ihren Browser ins Internet oder über Ihr Netzwerk ins Intranet beziehungsweise Extranet. Sie können für jedes Teammitglied ein eigenes Benutzer-Konto, mit einem benutzerdefinierten Zugangscode anlegen. SharePoint Team Services ist nach der Installation in alle Office-XPAnwendungen integriert. Somit können Sie Informationen innerhalb des

76

Office XP Kompendium

SharePoint

Kapitel 2

Teams direkt aus den Einzelanwendungen im SharePoint austauschen und gemeinsam verwenden. Innerhalb Ihrer SharePoint-Team-Site haben Sie vielseitige Konfigurationsund Kommunikationsmöglichkeiten: Fordern Sie über Ihre SharePoint-Team-Site Dokumente an und überarbeiten diese online im Team. Gestalten Sie Ihre SharePoint-Team-Site Ihren Wünschen entsprechend online mit Ihrem Team, fügen Sie Merkmale, wie zum Beispiel Aufgaben-Listen oder Umfragen, ein oder entfernen Sie ungewollte Merkmale.

Weitere Vorteile von SharePoint Team Services

Schicken Sie einem neuen Teammitglied eine Einladung und eine Autorisierung für Ihren SharePoint, so dass sich der neue Benutzer automatisch einloggen kann. Legen Sie auf Ihrem SharePoint ein Verzeichnis der Dokumente an, die Sie in Ihren SharePoint gestellt haben. So verschaffen Sie Ihrem Team eine schnelle Einsicht in gewünschte oder zur Überarbeitung abgelegte Dokumente. Excel-Listen oder Outlook-Termine können Sie direkt aus der Anwendung heraus mit einem Klick nach SharePoint exportieren und sie lassen sich von dort aus wieder zurück in die ursprüngliche Office-Anwendung exportieren.

2.1.2

Die SharePoint-Technologie

SharePoint Team Services und SharePoint Portal Server basieren auf der gleichen Technologie. Für die Arbeit mit den SharePoint-Anwendungen sollten Sie über einige Grundkenntnisse der SharePoint-Technologie verfügen. Diese Grundkenntnisse dienen auch dazu, Ihnen weitere Inspirationen für die umfangreichen Möglichkeiten der SharePoint-Technologie zu vermitteln.

Die SharePointTechnologie

Die Arbeit mit SharePoint eignet sich für den Einsatz in mehreren Netzen. Selbstverständlich können Sie Ihre Team-Site auch gleichzeitig in mehreren Netzen nutzen. Das Intranet ist ein internes Netzwerk, das den Datenaustausch innerhalb einer Organisation ermöglicht. Verschiedene Benutzer, deren Rechner innerhalb eines Gebäudes an einem Netzwerk angeschlossen sind, können so miteinander kommunizieren und Daten austauschen. Für die Kommunikation über das Intranet benötigen Sie keine Telefonleitung, sondern im Rechner installierte Netzwerkkarten, die über einen internen Server miteinander verbunden sind.

Office XP Kompendium

77

Kapitel 2

Office XP im Netz Unter dem Extranet versteht man ein externes Netzwerk, das die Benutzer mehrerer räumlich voneinander getrennter Organisationen zum Datentransfer oder zur Kommunikation nutzen können. Je nachdem, wie weit die räumliche Entfernung der Organisationen ist, werden für das Extranet auch Telefonleitungen benötigt. Auch hier werden organisationseigene Server für den Datenaustausch eingesetzt, zu dem nur die Mitarbeiter der Organisationen Zugriff haben. Das Internet dient dem weltweiten Datenaustausch und der Kommunikation vieler, voneinander unabhängiger Benutzer. Für die Kommunikation in diesem weltweiten Netzwerk benötigen Sie einen Telefonanschluss, der in der Regel über ein Modem oder eine ISDNKarte mit Ihrem Rechner verbunden wird. Über einen Server wird Ihr Zugriff auf das Internet weitergeleitet. Auf welchen Server Sie von Ihrem Rechner aus zugreifen, ist abhängig von Ihrem Internet- ServiceAnbieter. Die SharePoint-Anwendungen basieren auf der Script-Sprache CGI oder dem Internet Server Application Programming Interface ISAPI. Die SharePoint-Anwendungen arbeiten ausschließlich mit den Microsoft-InternetInformationsdiensten (IIS) auf einer Windows-Plattform (Windows 2000 oder Windows NT ab Version 4.0).

Das Client-HostPrinzip der SharePoint-Technologie in Office XP

Für die einzelnen Dienste innerhalb eines Netzes muss auf einem Hauptrechner, dem so genannten Hostrechner, eine entsprechende Server-Software installiert sein. Um eine Anfrage abwickeln zu können, muss der HostRechner ständig online sein. Server sind Programme, die permanent darauf warten, dass eine Anfrage eintrifft, die ihren Dienst betreffen. So wartet zum Beispiel ein Internet-Server darauf, dass Anfragen eintreffen, die bestimmte Internetseiten auf dem Server-Rechner abrufen wollen. Die Clients sind Software-Programme, die Daten von Servern anfordern. Ihr Internet-Browser ist beispielsweise ein Client. Wenn Sie auf einen Verweis in einer Internetseite klicken, der zu einer HTTP-Adresse (URL) führt, startet der Browser, also der Internet-Client eine Anfrage an den entsprechenden Server auf einem entfernten Hostrechner. Der Server wertet die Anfrage aus und sendet die gewünschten Daten. Um die Kommunikation zwischen Clients und Servern zu koordinieren, gibt es entsprechende Protokolle. Die Client-Server-Kommunikation im Internet regelt das offene HTML-Protokoll. Auch SharePoint verwendet dieses offene HTML-Protokoll für die Kommunikation zwischen Ihrem Netzwerk-Client und dem Netzwerk-Server. Wenn Sie Ihre SharePoint-Site im Internet veröffentlichen wollen, sollten Sie einen Browser verwenden, der mindestens dem Standard eines Browsers der 4.0-Generation entspricht (zum Beispiel Microsoft Internet Explorer 4.0 oder Netscape Navigator 4.0). Somit stellen Sie sicher, dass Sie alle Verwaltungsfunktionen der SharePoint-Technologie nutzen können.

78

Office XP Kompendium

SharePoint

Kapitel 2

Unabhängig von einem externen Client-Programm können Sie auch ausschließlich auf die Client-Funktionen von Office XP zurückgreifen, um Ihre SharePoint-Site in Ihrem internen Netzwerk oder im Internet zu veröffentlichen.

2.1.3

Team-Arbeit im Netz

Die SharePoint-Anwendungen bieten Ihnen vielfältige Möglichkeiten, um die Effektivität von gruppendynamischem Arbeiten in Ihrem Unternehmen zu erhöhen. Die Verwaltung von Dokumenten wird wesentlich vereinfacht und der Austausch von Informationen auf einen neuen Standard gehoben.

Die Verwendung der SharePointTechnolgie im Netz

Gerade kompakte Datenspeicher wie Netzlaufwerke werden in ihrer Handhabung immer komplexer. Dies macht die Organisation von großen Datenmengen nicht unbedingt einfach. Einzelne Daten oder auch ganze Dokumente können verloren gehen und manche Daten sind trotz Speicherung in einem bestimmten Ordner nicht mehr auffindbar. Vor allem, wenn viele Personen Zugang zu bestimmten Ordnern haben, kann es passieren, dass Dateien eines Teamkollegen überschrieben werden. Je nach Server-Infrastruktur sind auch Textsuchläufe nur in beschränktem Maße möglich. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn unterschiedliche Laufwerke berücksichtigt werden müssen. Sicheres Teamwork innerhalb einer SharePoint-Team-Site sowie das gemeinsame Verwenden von Inhalten wird unter anderem durch folgende Komponenten ermöglicht: Die SharePoint-Team-Site beinhaltet ein benutzerdefiniertes Sicherheitskonzept, das vor einem unbefugten Zugriff schützt.

Die SharePointTechnologie ermöglicht sicheres Teamwork im Netz

Mehrere Autoren können sich interaktiv an der Erstellung der SharePoint-Team-Site beteiligen und somit die Effizienz der Site erhöhen. Jedes Teammitglied muss sich beim einem Zugriff auf die SharePointTeam-Site einloggen und beim Verlassen der Site wieder ausloggen. So behalten Sie den Überblick, welches Team-Mitglied sich gerade auf der Site bewegt, zu welchem Zeitpunkt auf die Site zugegriffen wurde und wann sie wieder verlassen wurde. Für den Zugriff auf bestimmte Daten innerhalb der SharePoint-TeamSite können Sie so genannte Genehmigungsabläufe erzwingen, die es zum Beispiel ermöglichen, nur bestimmten Teammitgliedern die Autorisierung für einen Datenzugriff zu erteilen.

Office XP Kompendium

79

Kapitel 2

Office XP im Netz Innerhalb Ihrer SharePoint-Team-Site können Sie Suchfunktionen einbetten, die es ermöglichen, auf interne und externe Datenquellen zuzugreifen. Alle Teammitglieder legen ihre Dokumente auf der SharePoint-Team-Site in einem gemeinsamen Speicher, dem Arbeitsbereich, ab. Der Arbeitsbereich ist eine Art Bibliothek mit vielen Ordnern und Verwaltungswerkzeugen. Je nach Bedarf können Sie auch mehrere Arbeitsbereiche einrichten.

Externe Zugriffe auf eine

Der Zugriff auf einen Arbeitsbereich Ihrer SharePoint-Team-Site kann von Teammitgliedern erfolgen über:

Team-Site

Microsoft Windows Explorer Microsoft Office-XP-Anwendungen Clients über das Server-Portal

2.1.4 Arbeiten mit Dokumenten in Team-Sites

Dokumentverwaltung in Team-Sites

Innerhalb eines Teams arbeiten viele Mitarbeiter an der Erstellung eines Dokuments. Jedoch beherrscht nicht jedes Team-Mitglied die zur Verfügung stehende Technik, um dieses Dokument innerhalb eines Teams effizient zu überarbeiten und an Kollegen weiterzuleiten. Der mit der DokumentErstellung beginnende und bis zur Veröffentlichung reichende Arbeitsprozess besteht aus einer Reihe voneinander unabhängiger Prozesse, die den Team-Mitgliedern ein Know-how in allen Entwicklungsstadien abverlangt.

Abbildung 2.3: Die Verwaltung von Dokumenten in einer SharePointTeam-Site

80

Office XP Kompendium

SharePoint

Kapitel 2

Bei der Teamarbeit an Dokumenten innerhalb Ihrer SharePoint-Team-Site haben Sie ausgesprochen vielfältige Möglichkeiten, wie das Sperren von Dokumenten, das Erstellen von Dokument-Versionen oder das sofortige Veröffentlichen. Durch leicht verständliche, zum Teil automatisierte Vorgänge wird die Teamarbeit innerhalb der Team-Site wesentlich effizienter. Desgleichen werden dadurch diese Features auch lediglich durchschnittlich versierten Team-Mitgliedern zugänglich. Das Server-Portal, das eine Eingangspforte zu Ihrer SharePoint-Team-Site darstellt, erstellen Sie individuell zusammen mit dem dazugehörigen Arbeitsbereich. Das Server-Portal ermöglicht allen autorisierten Teammitgliedern, über einen Client auf die Dokumente Ihrer Team-Site zuzugreifen.

Benutzerdefinierte Portallösung

Ein Portal sollte einfach einzurichten sein. Darüber hinaus muss es auf die spezifischen Bedürfnisse jedes einzelnen Unternehmens abgestimmt sein, wenn alle Möglichkeiten des Portals tatsächlich genutzt werden sollen. Dank der SharePoint-Technologie können Sie umgehend eine komplette und sofort anwendbare Portallösung bereitstellen, die das Suchen, Erstellen und Freigeben aller unternehmenskritischer Daten von einer browserbasierten Benutzeroberfläche vereinfacht. Abbildung 2.4: Nach der Autorisierung hat ein TeamMitglied Zugriff auf die Arbeitsbereiche der SharePointTeam-Site.

Für externe Zugriffe auf die Dokumente und den Arbeitsbereich Ihrer Team-Site verwendet die SharePoint-Technologie verschiedene rollenbasierte Sicherheitskonzepte. Dazu gehören unter anderem: Microsoft Windows Authentisierungsverfahren Traditionelle Datenzugriffsberechtigungen Ein- und Ausloggen Wenn verschiedene Teammitglieder ähnliche Zugangsberechtigungen haben, so können Sie diesen bestimmte Rollen innerhalb des Teams zuordnen. Für diese Rollen definieren Sie spezifische Zugangsberechtigungen auf Dokument-, Ordner- und Arbeitsbereichs-Ebenen. Jeder andere Zugriff wird dann verweigert.

Office XP Kompendium

Die Zugangsberechtigung zu einer Team-Site

81

Kapitel 2

Office XP im Netz Das SharePoint-Server-Portal hat für diesen Zweck drei vordefinierte Rollen zu vergeben: Koordinator Der Koordinator einer Team-Site hat eine allen anderen Rollen übergeordnete Funktion. Er vergibt jegliche Zugangsberechtigungen an Teammitglieder und ordnet diesen Zugangs-Rollen zu.

Abbildung 2.5: Die Benennung des Koordinators

Autor Der Autor erhält vom Koordinator eine Primärberechtigung, bestimmte Dokumente zu ordern und zu überarbeiten. Abbildung 2.6: Der Autor ist berechtigt, Dokumente zu ordern und zu überarbeiten.

Leser Der Leser kann zwar Dokumente ordern, darf diese aber nicht verändern oder für eigene Zwecke verwerten. Die Vergabe einer Rolle ist nicht statisch und kann jederzeit auf Anfrage vom Koordinator geändert werden.

82

Office XP Kompendium

SharePoint

Kapitel 2 Abbildung 2.7: Die Rollenvergabe innerhalb der Team-Site

2.1.5

Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten

Neben der überarbeiteten Version eines Dokuments werden in Ihrem Arbeitsbereich auch frühere Versionen Ihrer Dokumente archiviert. Somit ist gewährleistet, dass Sie auch ältere Versionen Ihrer Dokumente jederzeit wieder aufrufen können.

Die Bereitstellung von Dokumenten auf Ihrer TeamSite

Mit so genannten Genehmigungsabläufen bestimmen Sie, wann und welche Dokumente ein bestimmter Leser über das Server-Portal einsehen kann. Abbildung 2.8: Der Genehmigungszyklus innerhalb einer SharePointTeam-Site

Während der Erstellung eines Dokuments innerhalb Ihrer Team-Site haben verschiedene Autoren die Möglichkeit, an der laufenden Bearbeitung des Dokuments mitzuwirken. Das zwingende Ein- und Ausloggen innerhalb der

Office XP Kompendium

83

Kapitel 2

Office XP im Netz Team-Site gewährleistet, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt nur ein Team-Mitglied Änderungen an einem Dokument vornehmen kann. Die Autoren haben hier die Möglichkeit, an der Erstellung mitzuwirken und die Überarbeitung als neue Dokumentversion in der Team-Site abzuspeichern. Überarbeitete Versionen des Dokuments werden bei diesem Vorgang automatisch mit einer neuen Versionsnummer versehen.

Abbildung 2.9: Die chronologische Ablage überarbeiteter Dokumente erleichtert allen Teammitgliedern die spätere Suche nach einem Dokument.

Die Genehmigung zur Veröffentlichung von Daten aus der Team-Site

Der Koordinator kann von Autoren ein Genehmigungs-Prozedere für die Veröffentlichung von Dokumenten eines bestimmten Ordners fordern. Sämtliche Dokumente innerhalb eines solchen Ordners bedürfen somit erst der Autorisierung durch den Koordinator, bevor sie für die Öffentlichkeit sichtbar gemacht werden. Sobald ein Autor beim Einloggen im Profilformular die Option VERÖFFENTwählt, beginnt der Genehmigungsablauf.

LICHEN

Weist der Koordinator die Veröffentlichungsgenehmigung für ein Dokument ab, endet der Genehmigungsablauf. Das Dokument kehrt dann in den Arbeitsbereich mit dem Status EINGECHECKT zurück.

2.1.6 Mit Office XP eine Webdiskussion einleiten

84

Webdiskussionen und Abonnements

Mit dem Feature Webdiskussionen können Teammitglieder innerhalb einer Office-XP-Anwendung Kommentare an ihr Dokument anfügen und diese direkt mit dem Dokument in den Arbeitsbereich der Team-Site exportieren. Eine Webdiskussion erlaubt es mehreren Autoren, gleichzeitig im Arbeitsbereich an einem Dokument zu arbeiten und so eventuelle Änderungen gemeinsam auszuführen.

Office XP Kompendium

SharePoint

Kapitel 2

Haben Autoren die erforderliche Berechtigung vom Koordinator erhalten, so sind sie autorisiert, während einer Webdiskussion Anmerkungen, Änderungsvorschläge und so weiter in ein Dokument einfügen. Abbildung 2.10: Jedes Teammitglied hat mit der Bearbeitung eines Dokuments die Möglichkeit, Kommentare an das Dokument anzufügen und eine Diskussion einzuleiten.

Abonnements stellen eine SharePoint-Funktion dar, die autorisierte Autoren und Leser unverzüglich über Änderungen in bestimmten Dokumenten der Arbeitsbereiche informieren. Sie können Abonnements für Ordner, Dokumente, Kategorien und Suchergebnisse anlegen. Der Antrag für ein Abonnement in einer Team-Site erfolgt direkt über das Server-Portal oder über die Symbolleiste für WEBDISKUSSIONEN in den Office-XP-Anwendungen.

Abonnements in Team-Sites

Die Informations-Eingänge eines Team-Site-Abonnements können Sie über eine Internetseite, die Abonnementseite des Server-Portals oder per E-Mail abrufen.

2.1.7

Skalierbare Suchfunktionen in Team-Sites

Das Suchen und Finden von Informationen in einer Organisation kann bisweilen eine Herausforderung darstellen. Dazu kommt noch die Auseinandersetzung mit verschiedenen, je nach Information unterschiedlichen Formularen, Dateiformaten und Speicherorten.

Suchfunktionen in der SharePointTeam-Site

Das Gesuchte zur rechten Zeit zu finden, kann unter Umständen zu einem Problem werden. Ihre Mitarbeiter benötigen also einen konsistenten Platz, an dem sie strukturiert und sinnvoll auf die benötigten Informationen zugreifen können. Intranetportale sind mittlerweile zu dem Ort geworden, an dem solche Informationen gesammelt, organisiert und zum Suchen freigegeben werden.

Office XP Kompendium

85

Kapitel 2

Office XP im Netz Die SharePoint-Technologie bietet Ihnen strukturierte Suchfunktionen, mit denen Sie leicht auf die Inhalte unternehmensweiter Informationen zugreifen können.

Abbildung 2.11: Die Suchdienstfunktion innerhalb der SharePointTeam-Site

Bei der Schlüsselwortsuche checkt das Server-Portal alle Dokumente, inklusive der Dokument-Eigenschaften. Mit der Option BESTE SUCHERGEBNISSE werden die Dokumente überprüft, die vom Koordinator als besonders wichtig erachtet wurden. Bei der Kategoriensuche werden alle themenbezogenen Inhalte durchsucht.

2.2

Office XP und Exchange 2000

Alternativ zu der SharePoint-Technologie, die auf den SharePoint Portal Server oder SQL-Server zugreift, steht Ihnen für die Teamarbeit mit Office XP im Netzwerk auch der Microsoft Exchange Server zur Verfügung. Der Server für weltweite Kommunikation in großen Unternehmen

Die Technologie des Microsoft Exchange Server ist allerdings, im Gegensatz zur SharePoint-Technologie, speziell auf die Bedürfnisse sehr großer landesoder weltweit agierender Konzerne ausgerichtet. Exchange 2000 ist komplett in das aktive Verzeichnis von Microsoft Windows 2000 eingebettet und bietet in Verbindung mit Outlook 2002 als Client-Software eine sehr zuverlässige und einfach zu verwaltende Server-Plattform für Kommunikation und Informationsaustausch. Exchange 2000 unterstützt zahlreiche Aktivitäten im Bereich der Zusammenarbeit, wie Zeitplanungsfunktionen für Teams, Diskussionsgruppen und Teamordner. Mit integrierten Funktionen zum Indizieren von und Suchen nach Inhalten können Sie problemlos und schnell auf Daten zugreifen und im Team nutzen.

86

Office XP Kompendium

Office XP und Exchange 2000 Die Teamfunktionen von Exchange 2000 sind allerdings nur dann nützlich, wenn alle beteiligten Mitarbeiter ihre Zeit mithilfe von Outlook planen.

Kapitel 2 Teamfunktionen mit ExchangeServer

Ähnlich wie bei der SharePoint-Technologie können Sie auf dem ExchangeServer innerhalb des Exchange-Ordners, so genannte »Öffentliche Ordner« anlegen. Dies setzt jedoch voraus, dass Sie über die nötige Zugangsberechtigung verfügen. Mithilfe der Client-Komponente von Exchange, die das Windows-Betriebssystem mitliefert, können Sie auch Faxnachrichten versenden. Die Funktionen des Exchange-Clients werden auch in Office XP mit den Funktionen des Outlook-Clients erweitert.

Exchange als

Seit der Einführung von Office XP mit der Anwendung Outlook 2002 können Sie auf Ihrem Computer Outlook als Client als direkten Ersatz für Microsoft Exchange-Client verwenden. Genauso wie im Exchange-Client können Sie mit E-Mail-Nachrichten weiterhin im Outlook-Client arbeiten. Die einzigen Unterschiede beider Clients bestehen in neuen Funktionen und in Änderungen der Benutzeroberfläche innerhalb der Anwendungen.

Outlook-Client als

Client

Ersatz für Exchange-Client

Auch mit Outlook-Client können Sie weiterhin E-Mail-Nachrichten an Personen versenden beziehungsweise empfangen, die immer noch den Exchange-Client verwenden. Einige der Funktionen des Exchange-Clients werden in Outlook 2002 als so genannte Add-Ins, also standardisierte Erweiterungen, zur Verfügung gestellt. Diese Add-Ins werden bei ihrer Installation automatisch in Outlook-Client eingebunden und stehen Ihnen dann bei Bedarf zur Verfügung. Die meisten Add-Ins von Exchange-Client funktionieren auch in Outlook 2002 weiterhin ohne Abweichungen.

Office XP Kompendium

87

Teil 2 Office XP im Verbund Kapitel 3:

Die Shortcut-Leiste in Office XP

91

Kapitel 4:

Office-Assistenten in Office XP

101

Kapitel 5:

Die Dateiverwaltung in Office XP

111

Kapitel 6:

Datenaustausch mit OLE

117

Kapitel 7:

Add-Ins in Office XP

127

Kapitel 8:

Dokumente per Hyperlink vernetzen

135

Kapitel 9:

Internet und Intranet mit Office XP

145

Teil 2 Das Zusammenspiel der Module

Office XP im Verbund Office XP ist ein integriertes Paket mit einzelnen Modulen, die erst im Zusammenspiel ihre volle Leistungsfähigkeit entfalten. Damit ist aber nicht nur die Kombination von Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook und FrontPage gemeint, sondern Office XP verfügt auch über zusätzliche Funktionen, die von den einzelnen Modulen gemeinsam genutzt werden können. Dieses Kapitel beschäftigt sich mit den Office-Funktionen, die der besseren Kombination der einzelnen Anwendungen dienen. Office verfügt dafür über folgende Werkzeuge: Shortcut-Leiste Office-Assistenten Dateiverwaltung OLE-Funktionalität Add-Ins Internetfunktionen

90

Office XP Kompendium

3

Die Shortcut-Leiste in Office XP

Die Office-Shortcut-Leiste dient dem schnellen Start von Programmen oder Dateien. Die Programme werden dabei durch Symbole dargestellt und können durch Anklicken gestartet bzw. geöffnet werden. Sie können auf der Office-Shortcut-Leiste die von Ihnen gewünschten Dateien und Programme einbinden, die Symbole auf der Leiste verschieben und löschen bzw. die Office-Shortcut-Leiste selbst ein- oder ausblenden. Zusätzlich können Sie sich auch eigene Office-Shortcut-Leisten definieren und mit Programmen und/oder Dateien ausstatten.

3.1

Schnellstart für Programme

Funktion der Shortcut-Leiste

Die Office-Shortcut-Leiste erleichtert Ihnen die Arbeit mit den Office-Programmen. So lassen sich beispielsweise die von Ihnen verwendeten Programme wie etwa Word, Excel oder PowerPoint in die Office-ShortcutLeiste einbinden und dann bequem von dort aus starten. Sie können jedoch nicht nur Programme in die Office-Shortcut-Leiste einbinden, sondern auch Ordner und Dokumente. Dies erlaubt dann einen schnellen Zugriff auf den Ordner bzw. die Datei.

Ordner und Dokumente in der Shortcut-Leiste

Die Programme, Ordner oder Dateien selbst werden nicht in die entsprechende Symbolleiste eingebunden, sondern es wird nur eine Verknüpfung zu diesen Programmen, Ordnern oder Dateien erstellt. Deshalb können Sie diese Symbole problemlos wieder löschen. Die jeweiligen Originale bleiben davon unberührt. Bei der Installation von Office wird die Office-Shortcut-Leiste in die Programm-Gruppe OFFICE-TOOLS eingebunden und kann somit bei Bedarf eingeblendet werden.

ProgrammGruppe OFFICETOOLS

Viele Anwender haben die Office-Shortcut-Leiste sogar im Autostart-Ordner. Das verzögert aber nicht nur den Startvorgang, sondern kostet auch wertvolle Ressourcen. Hat Microsoft in früheren Versionen automatisch einen Eintrag in den Autostart-Ordner vorgenommen, so wird in der Version XP eine eigene Programmgruppe angelegt.

Office XP Kompendium

91

Kapitel 3 Shortcut-Leiste nicht unbedingt notwendig

Die Shortcut-Leiste in Office XP Etliche Anwender benötigen die Shortcut-Leiste überhaupt nicht. Wenn Sie die Office-Shortcut-Leiste nicht unbedingt benötigen, sollten Sie diese aus dem Autostart-Ordner entfernen:

3.1.1

Entfernen der Shortcut-Leiste aus dem Autostart-Ordner

So geht’s: 1.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche START und wählen den Menüpunkt EXPLORER. Sie befinden sich dann sofort im Ordner STARTMENÜ.

2.

Klicken Sie auf das Pluszeichen vor dem Ordner PROGRAMME und dann den Ordner AUTOSTART an.

3.

Klicken Sie das Symbol für die Office-Shortcut-Leiste an und betätigen Sie die Taste (Entf).

Haben Sie die Office-Shortcut-Leiste über die OFFICE-TOOLS geladen und möchten diese jetzt beenden, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche für das Systemmenü. Diese befindet sich ganz links außen. Abbildung 3.1: So schließen Sie die Shortcut-Leiste von Office XP.

Schließen mit (Alt)+(F4)

Wenn sich der Cursor bzw. Mauszeiger auf der Shortcut-Leiste befindet, können Sie diese sofort mit der Tastenkombination (Alt)+(F4) beenden. Sollten Sie die Office-Shortcut-Leiste über die Autostart-Gruppe von Windows gestartet haben, so werden Sie vor dem Beenden vorsichtshalber gefragt, ob Sie die Shortcut-Leiste weiterhin automatisch starten möchten.

92

Office XP Kompendium

Funktion der Shortcut-Leiste

Kapitel 3

Je nach Bedarf markieren Sie hier die entsprechende Option und die Shortcut-Leiste erscheint beim nächsten Start automatisch oder eben nicht mehr. Da in Windows-Programmen die Arbeitsfläche auf dem Bildschirm durch viele zusätzliche Leisten (Menüleiste, Symbolleisten, Lineale etc.) bereits sehr klein wird, können Sie die Office-Shortcut-Leiste vorübergehend ausblenden. 1.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in der OfficeShortcut-Leiste.

2.

Wählen Sie den Menüpunkt AUTOMATISCH IM HINTERGRUND.

3.

Verschieben Sie die Maus auf den Desktop oder in Ihr Dokument.

Die Office-Shortcut-Leiste wird ausgeblendet. Wenn Sie nun die Maus an den entsprechenden Bildschirmrand bewegen, an dem die Office-ShortcutLeiste verankert war, wird diese auch wieder eingeblendet.

Shortcut-Leiste in den Hintergrund

Shortcut-Leiste einblenden

Abbildung 3.2: Das Kontextmenü zur Office-ShortcutLeiste

3.1.2

Shortcut-Leiste verschieben

Standardmäßig wird die Office-Shortcut-Leiste am rechten Bildschirmrand verankert. Wenn Sie dies nicht wünschen, können Sie die Leiste mit wenigen Mausklicks verschieben. 1.

Klicken Sie dazu die Office-Shortcut-Leiste an einer freien Stelle mit der linken Maustaste an.

2.

Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen nun die Office-ShortcutLeiste an die gewünschte neue Position.

3.

Damit Sie sehen, wo die neue Leiste eingefügt wird, erscheint ein so genannter Hilfsrahmen, der Ihnen die neue Position anzeigt.

Mit Maus verschieben

Falls Sie die Maustaste zu früh loslassen und die Office-Shortcut-Leiste noch nicht am Bildschirmrand verankert ist, klicken Sie doppelt in die Titelleiste und die Shortcut-Leiste wird wieder an der alten Position verankert. Wiederholen Sie nun den Vorgang des Verschiebens.

Office XP Kompendium

93

Kapitel 3

Die Shortcut-Leiste in Office XP

3.2 Anzeige mit Quick-Info

Shortcut-Leiste anpassen

Gestalt und Form der Office-Shortcut-Leiste können Sie selbstverständlich auch verändern. So wird beispielsweise standardmäßig beim Zeigen auf ein Symbol die Quick-Info angezeigt. Möchten Sie die Quick-Info ausblenden, so gehen Sie in folgenden Schritten vor: 1.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste an eine freie Stelle in der OfficeShortcut-Leiste und wählen Sie den Menüpunkt ANPASSEN.

2.

In der Dialogbox ANPASSEN deaktivieren Sie auf der Registerkarte ANSICHT im Feld OPTIONEN die Option QUICKINFO ANZEIGEN.

Abbildung 3.3: Mit den Einstellungen in der Dialogbox Anpassen können Sie die Ansicht ändern.

Eigene ShortcutLeisten erstellen

In der Sprachregelung von Microsoft wird immer von der Office-ShortcutLeiste geredet. Das ist so nicht ganz richtig, denn Sie können auch eigene Shortcut-Leisten erstellen. Wenn Sie mit mehreren Office-Shortcut-Leisten arbeiten, ist es sehr hilfreich, für jede Symbolleiste einen anderen Hintergrund zu wählen. Zur Auswahl des passenden Hintergrundes gehen Sie wie folgt vor:

94

1.

Blenden Sie die Office-Shortcut-Leiste ein, deren Farbe Sie verändern wollen.

2.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle und wählen den Menüpunkt ANPASSEN.

3.

Auf der Registerkarte ANSICHT wählen Sie die gewünschte Farbe aus.

4.

Falls Sie weitere Optionen ändern wollen, klicken Sie diese jetzt an.

Office XP Kompendium

Shortcut-Leiste anpassen 5.

Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit (Enter) oder OK.

6.

Verfahren Sie für die anderen Symbolleisten ebenso.

Kapitel 3

Die Einstellung der Farbe bezieht sich nur auf die aktive Symbolleiste, die anderen Einstellungen gelten für alle Symbolleisten.

3.2.1

Symbole verschieben

Die Symbole auf der Shortcut-Leiste werden automatisch angeordnet. In der Praxis werden Sie feststellen, dass manche Programme häufiger benötigt werden als andere, so dass eine entsprechende Anordnung der Symbole in der Shortcut-Leiste erforderlich wird.

Automatische Anordnung der Symbole

Wenn Sie ein Symbol auf der Symbolleiste verschieben möchten, drücken Sie die Taste (Alt), greifen mit der Maus das Symbol und ziehen es an die neue Position. Möchten Sie das Symbol auf eine andere Symbolleiste verschieben, drücken Sie ebenfalls die Taste (Alt), greifen mit der Maus das Symbol und ziehen es auf die andere Symbolleiste. Das Symbol wird am Ende der bereits vorhandenen Symbole angefügt. Gegebenenfalls können Sie hier dann nochmals das Symbol (wie soeben beschrieben) verschieben.

Verschieben mit (Alt)

Selbstverständlich können Sie auch über das Menü die Position eines Symbols verändern:

1.

Klicken Sie an einer freien Stelle mit der rechten Maustaste und wählen den Menüpunkt ANPASSEN.

2.

Holen Sie die Registerkarte SCHALTFLÄCHEN nach vorne.

3.

Markieren Sie das Symbol und klicken Sie über die Pfeile das Symbol an die gewünschte Position.

4.

Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit (Enter) oder OK.

Wenn Sie zwischen den Symbolgruppen kleine Zwischenräume einfügen wollen, weil Ihnen die Ansicht zu klein vorkommt, können Sie dies ebenfalls über die ANPASSEN-Funktion durchführen. Markieren Sie das Symbol, neben dem links oder oben ein Zwischenraum eingefügt werden soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche ZWISCHENRAUM HINZUFÜGEN.

3.2.2

Verschieben über das Menü

Zwischenräume einfügen

Symbole anpassen

Haben Sie ein Programm, das über die Office-Shortcut-Leiste aufgerufen wird, im Zuge von Aufräumarbeiten in einen anderen Ordner verschoben, können Sie dieses auch wieder zurücksetzen. Office XP Kompendium

95

Kapitel 3

Die Shortcut-Leiste in Office XP

Abbildung 3.4: Hier können Sie die Symbole anordnen.

Ansonsten ist der Bezug zur Shortcut-Leiste verloren gegangen und das Programm lässt sich nicht mehr über das Symbol starten. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1.

Um die Verknüpfung eines Symbols in der Office-Shortcut-Leiste anzupassen, klicken Sie das betreffende Symbol mit der rechten Maustaste an.

2.

Wählen Sie als Nächstes den Menüpunkt EIGENSCHAFTEN. In der sich öffnenden Dialogbox holen Sie die Registerkarte VERKNÜPFUNG nach vorne und tragen dort die erforderlichen Angaben ein.

Verknüpfung anpassen Abbildung 3.5: Kontextmenü durch Klick auf das Symbol mit der rechten Maustaste

Hier können Sie übrigens auch festlegen, ob das betreffende Programm minimiert, als Fenster oder im Vollbild ausgeführt werden soll.

3.2.3

Programme oder Dateien in eine Symbolleiste integrieren

Da die einzige Aufgabe der Office-Shortcut-Leiste darin besteht, Ihnen einen schnellen Zugriff auf Programme und Dateien zu ermöglichen, sollten Sie diejenigen Programme, mit denen Sie häufig arbeiten, in eine Office-Shortcut-Leiste integrieren. Auch Dateien, die Sie immer wieder benötigen, sollten auf einer Office-Shortcut-Leiste eingebunden werden.

96

Office XP Kompendium

Shortcut-Leiste anpassen Zum Einbinden eines Programms oder eines Dokuments in eine Symbolleiste stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Kapitel 3 Einbinden von Programmen

zum einen über das Menü und zum anderen durch Verschieben von einer anderen Symbolleiste. Um über das Menü ein neues Programm oder einen Ordner auf der Symbolleiste zu verankern, gehen Sie wie folgt vor: 1.

Zuerst öffnen Sie das Kontextmenü (mit einem Klick auf eine freie Stelle mit der rechten Maustaste).

2.

Wählen Sie den Menüpunkt ANPASSEN.

3.

Holen Sie die Registerkarte SCHALTFLÄCHEN nach vorne.

4.

Klicken Sie die Schaltfläche ORDNER HINZUFÜGEN bzw. DATEI HINZUFÜGEN an.

5.

Der ÖFFNEN-Dialog wird gestartet. Wählen Sie nun die gewünschte Datei bzw. den Ordner aus.

Programm auswählen Abbildung 3.6: So legen Sie einen neuen Ordner/Datei in der Symbolleiste an.

Wenn Sie mehrere Ordner/Dateien hinzufügen möchten, wiederholen Sie die soeben vorgestellten Schritte. Möchten Sie die Position des neu eingebundenen Symbols ändern, verfahren Sie ebenfalls nach dieser Methode. Selbstverständlich können Sie hier auch wieder Zwischenräume zwischen den Symbolgruppen einfügen.

3.2.4

Position ändern

Bearbeiten der Symbole einer Symbolleiste

Wenn Sie ein Symbol in einer Office-Shortcut-Leiste ausblenden möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol und wählen im Kontextmenü den Menüpunkt SCHALTFLÄCHE AUSBLENDEN.

Office XP Kompendium

Symbol ausblenden

97

Kapitel 3

Die Shortcut-Leiste in Office XP

Wenn Sie allerdings das Symbol wieder einblenden möchten, müssen Sie den etwas längeren Weg über das Menü wählen: 1.

Öffnen Sie das Kontextmenü mit einem Klick auf eine freie Stelle innerhalb der Office-Shortcut-Leiste.

2.

Wählen Sie den Menüpunkt ANPASSEN.

3.

Klicken Sie die Registerkarte SCHALTFLÄCHEN nach vorne.

4.

Wählen Sie im Feld SYMBOLLEISTE die Symbolleiste aus, auf der sich das Symbol befindet.

5.

Aktivieren Sie im Feld DIESE DATEIEN ALS SCHALTFLÄCHEN DARSTELdurch Anklicken der entsprechenden Datei oder des Ordners. Die Aktivierung wird durch ein Häkchen angezeigt. LEN

6.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit (Enter) oder OK.

Abbildung 3.7: So deaktivieren Sie Eintragungen in der Shortcut-Leiste.

Soll das Symbol nicht nur ausgeblendet, sondern von der Symbolleiste gelöscht werden, dann gehen Sie folgendermaßen vor:

Symbol löschen

1.

Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt ANPASSEN.

2.

Klicken Sie die Registerkarte SCHALTFLÄCHEN nach vorne.

3.

Markieren Sie im Feld DIESE DATEIEN ALS SCHALTFLÄCHEN DARSTELdie entsprechende Datei/Ordner.

LEN

4.

98

Klicken Sie auf LÖSCHEN und bestätigen Ihre Eingaben mit (Enter) oder OK.

Office XP Kompendium

Shortcut-Leiste anpassen

3.2.5

Kapitel 3

Neue Symbolleiste erstellen

Sie können bei Bedarf auch eigene Symbolleisten erstellen. Die ShortcutLeiste wird dabei zuerst als leere Symbolleiste erstellt. Danach binden Sie die gewünschten Dateien und Ordner, die Sie mithilfe dieser Symbolleiste öffnen möchten, nachträglich in die Symbolleiste ein.

Leer Symbolleiste auffüllen

Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1.

Klicken Sie an eine freie Stelle in einer Office-Shortcut-Leiste und wählen den Menüpunkt ANPASSEN.

2.

Aktivieren Sie die Registerkarte SYMBOLLEISTEN und klicken Sie die Schaltfläche SYMBOLLEISTE HINZUFÜGEN an.

3.

Geben Sie in der nächsten Dialogbox (SYMBOLLEISTE HINZUFÜGEN) einen Namen für die neue Symbolleiste ein. Abbildung 3.8: Hier werden neue Symbolleisten hinzugefügt.

Möchten Sie für einen bestehenden Ordner eine Symbolleiste definieren, dann wählen Sie in der Dialogbox SYMBOLLEISTE HINZUFÜGEN die Option SYMBOLLEISTE FÜR DIESEN ORDNER ERSTELLEN. Wenn Sie den Pfad des Ordners nicht wissen oder der Pfad sehr lang ist, können Sie über die Schaltfläche DURCHSUCHEN den Ordner durch Anklicken aussuchen. Mit HINZUFÜGEN wird die neue Symbolleiste erstellt. Alle Dateien, die sich in diesem Ordner befinden, werden automatisch als Symbole in die Symbolleiste integriert.

Office XP Kompendium

Symbolleiste für bestehenden Ordner definieren

99

Kapitel 3

Die Shortcut-Leiste in Office XP Wechsel zwischen Symbolleisten Haben Sie bereits mehrere Symbolleisten im Einsatz, so stellt sich zwangsläufig die Frage, wie man am besten zwischen den einzelnen Symbolleisten hin- und herschalten kann. Dazu haben Sie wieder zwei Möglichkeiten: Sie klicken das Symbol für die gewünschte Symbolleiste in der aktuellen Office-Shortcut-Leiste an. Diese befindet sich immer am Anfang und/ oder Ende der jeweiligen Office-Shortcut-Leiste. Sie klicken an eine freie Stelle der Office-Shortcut-Leiste mit der rechten Maustaste und wählen im Kontextmenü die entsprechende Symbolleiste durch Anklicken aus.

100

Office XP Kompendium

4

Office-Assistenten in Office XP

Die Office-Pakete von Microsoft bieten mit jeder neuen Version eine Vielzahl neuer Funktionen, Programme und Module. Trotz der einfachen Bedienung haben viele Anwender Schwierigkeiten, wenn Sie eine bestimmte Aktion ausführen wollen, z.B. einen Serienbrief drucken. Zur Unterstützung bei den unzähligen Befehlen, Menüs und Funktionen hat Microsoft ab der Version 97 die Assistenten geschaffen, die auch in Office XP mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Unterstützung mit Hilfefunktion

Der Assistent ergänzt dabei die verfügbaren Hilfetexte zu allen Programmen, bietet Tipps und Tricks an und ist im Unterschied zur normalen Hilfefunktion auch zur Stelle, ohne aufgerufen zu werden. Microsoft bezeichnet diese Technologie als IntelliSense.

4.1

Die Bedeutung von IntelliSense

Computer-Programme wachsen beständig, immer mehr Funktionen stehen in Menüs und Symbolleisten bereit, und wachsende Funktionalität und Komplexität erfordert natürlich auch entsprechende Dokumentation und Hilfestellung. Im Gegensatz zum wachsenden Funktionsumfang der OfficePakete wurde die mitgelieferte Dokumentation immer spärlicher. Nur die Online-Hilfe wurde dagegen kontinuierlich ausgebaut und in den abrufbaren Hilfetexten findet sich alles, was über die einzelnen Programmfunktionen zu erfahren ist. Die Arbeit mit und das Suchen in Hilfetextdateien, um Erklärungen zu jeder einzelnen Programmfunktion zu erhalten, ist nicht jedermanns Sache. Viele Anwender probieren deshalb erst einmal herum, darauf hoffend, dass sich das Thema auch so ergründen lässt. Im Bedarfsfall suchen unerfahrene Anwender dann Rat bei Computer-Profis. Dies hat Microsoft zum Anlass genommen, eine neue Art der elektronischen Hilfe zu kreieren: eine Hilfe, die ständig verfügbar und abrufbar ist und sich automatisch der Situation am Bildschirm anpasst. Außerdem soll die Hilfe

Office XP Kompendium

Kontextsensitive Hilfe

101

Kapitel 4

Office-Assistenten in Office XP sofort auf den Punkt kommen, weiterführendes Wissen zwar anbieten, aber nicht aufdrängen, und Querverweise zu anderen, verwandten Funktionen enthalten.

Unterstützung durch Assistenten

So entstanden die Assistenten, die ständig bereit sind, immer den passenden Ratschlag parat haben und sofort helfen, wenn es nicht mehr weitergeht. Da der normale Anwender auch nicht mit den vielen EDV-Fachausdrücken vertraut ist, muss er die Anfragen des Anwenders zum einen richtig interpretieren und zum anderen Hilfe in klar verständlicher Sprache ohne Fachausdrücke anbieten. Haben Sie bereits schon länger mit Office-Programmen gearbeitet, so benötigen Sie den Assistenten kaum oder gar nicht mehr. In diesem Fall stört der Assistent mehr und belastet das System nur unnötig. Für Einsteiger sind die Assistenten aber genau richtig. Sie helfen, wenn sie gebraucht werden, sie sprechen kein EDV-Fachdeutsch und sie verstehen auch umgangssprachliche Eingaben in das Suchsystem.

Ideal für Einsteiger

Für das Office-Paket wurde mit den Assistenten ein zusätzliches Hilfesystem integriert, das besonders den unerfahrenen Einsteigern von Nutzen ist: der Assistent, der in einem eigenen Fenster auf dem Bildschirm eingeblendet wird und ständig in Bewegung ist. Nach dem Start von Office erscheint der Assistenten dann auch sofort in seinem Fenster und wartet auf Ihre Eingaben. Diese Animationen sind bewusst so gewählt, um den Anfängern die Angst vor der Technik zu nehmen und ihnen mit Spaß die Arbeit zu erleichtern.

Abbildung 4.1: Der Office-Assistent in Aktion

4.2 Arbeiten mit dem Assistenten

Assistent öffnen und schließen

Wenn der Assistent mit dem Start von Office bzw. mit dem Programmstart einer Office-Anwendung aktiv wird, bietet er gleich zu Beginn seine Dienste an. Klicken Sie auf SCHLIESSEN, setzt er sich rechts unten in die Ecke und wartet still darauf, bis Sie ihn wieder aktivieren. Ein Klick auf das Kästchen rechts oben am Assistenten-Fenster blendet ihn ganz aus und das Fenster wird geschlossen. Um den Assistenten wieder auf den Bildschirm zu holen, klicken Sie auf das Symbol rechts oben in der Standardleiste des Programms. Es zeigt ein Fragezeichen in einer Sprechblase an.

102

Office XP Kompendium

Assistent öffnen und schließen Mit der rechten Maustaste öffnen Sie auf dem Assistentenfenster ein Kontextmenü. In diesem wird als erste Option ASSISTENT AUSBLENDEN angeboten. Die Option entspricht dem Klick auf das Kreuz-Symbol rechts oben.

4.2.1

Kapitel 4 Assistent ausblenden

Assistent auswählen

Sie können zwischen mehreren Assistententypen wählen. Microsoft hat eine Auswahl hervorragend gestalteter Animationen zusammengestellt, so dass bestimmt auch Sie auf Anhieb einen Assistenten finden werden. Abbildung 4.2: Hier können Sie sich einen Assistenten aussuchen.

Und so wechseln Sie zu einem anderen Assistenten: 1.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Assistenten.

2.

Wählen Sie ASSISTENT AUSWÄHLEN.

3.

Der Katalog wird eingeblendet. Sehen Sie sich die Beschreibung zum aktuellen Assistenten an. Mit WEITER schalten Sie zum nächsten Animationstyp um. ZURÜCK bringt wieder den vorher angezeigten Assistenten auf den Bildschirm.

4.

Auswahl aus Katalog

Die Wahl wird Ihnen sicher schwer fallen, und sicher werden Sie auch im Laufe der Zeit immer wieder mal den Assistenten wechseln. Inhaltlich sind alle Assistenten gleich.

4.2.2

Assistent mit Animation

Diese Programmfunktion ist zur Entspannung und Ablenkung gedacht, denn der Assistent führt Ihnen kleine Kunststücke vor.

Office XP Kompendium

Rechter Mausklick und Animation wählen

103

Kapitel 4

Office-Assistenten in Office XP

Welche Animationen in jedem der Assistenten stecken, können Sie leicht feststellen: 1.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Assistentenfenster.

2.

Wählen Sie im Kontextmenü ANIMIEREN.

Jetzt werden Sie je nach Assistententyp eine kleine oder größere Animation sehen. Rufen Sie die Funktion immer wieder auf, Sie erhalten jedes Mal eine andere Tricksequenz.

4.3

Soforthilfe nach dem Start

Wenn Sie Office XP zum ersten Mal aktivieren, erscheint der Assistent gleich nach dem Start auf dem Desktop und bietet seine Hilfe an. Das Gleiche gilt für alle Office-Anwendungen. Starten Sie Word, Excel, Access, PowerPoint oder Outlook, meldet sich zunächst der Assistent, und Sie können sich vor den ersten Tastatur-, Maus- oder Cursoraktionen erst einmal in Ruhe über die neue Anwendung informieren. Fehlermeldungen und System-

Wenn der Assistent aktiv ist, übernimmt er die Systemmeldungen des Programms.

meldungen

Testen Sie diesen Umstand einmal mit Excel, Word oder einem anderen Office-Programm:

ÜberschreibenFehlermeldung in Word

1.

Starten Sie die Anwendung mit einem Dokument, einer Mappe etc.

2.

Wählen Sie DATEI und SPEICHERN UNTER.

3.

Geben Sie einen Dateinamen für die aktive Anwendung an und bestätigen Sie mit OK.

4.

Schließen Sie die Anwendung und starten Sie diese erneut.

5.

Wählen Sie wieder DATEI/SPEICHERN UNTER und bestätigen Sie den vorgeschlagenen alten Dateinamen mit OK. Wenn der Assistent sichtbar ist, wird er jetzt die Aufgabe übernehmen, Sie vor dem Überschreiben der Datei zu warnen.

Hatten Sie den Assistenten aber zuvor ausgeschaltet, wird die normale Hilfefunktion des Programms die Meldung bringen (siehe Abbildung 4.3). Assistentenhilfe bei Programmfunktionen und Dialogen

Hilfe durch Assistenten

104

Dialogboxen sind für Einsteiger oft besonders heikel: Viele Schaltflächen, Felder und Listen stehen zur Auswahl. Auch hier steht der Assistent sofort mit Rat und Tat zur Verfügung, auch nach Aktivierung einer unbekannten Programmfunktion erhalten Sie Hilfe. Hier einige Beispiele:

Office XP Kompendium

Mehr Unterstützung mit der Assistenten-Hilfe

Kapitel 4

Starten Sie in Word die Funktion TABELLE ZEICHNEN, wird der Mauszeiger nur die Form eines Bleistiftes annehmen. Der freundliche Assistent sagt Ihnen aber gleich, was Sie mit diesem tun müssen, nämlich erst einmal ein Rechteck zeichnen. Öffnen Sie in Word den Brief-Assistenten, führt Sie der Office-Assistent Schritt für Schritt bis zum fertigen Brief. Um mit Excel eine Pivot-Tabelle zu erstellen, aktivieren Sie den gleichnamigen Assistenten aus dem Datenmenü. Mit dem ersten Dialog meldet sich auch der Office-Assistent und bietet seine Hilfe an. Nehmen Sie das Angebot an, erhalten Sie zu jedem der vier Schritte eine ausführliche Anleitung.

Pivot-Assistent

Abbildung 4.3: Meldung über die Hilfefunktion

4.4

Mehr Unterstützung mit der Assistenten-Hilfe

Ihr elektronischer Helfer lässt sich zu jeder Zeit als Informationslieferant nutzen. Klicken Sie ihn einfach an und er wird sich mit einer Sprechblase melden, in die Sie einen beliebigen Text eingeben können:

4.4.1

Suchen mit dem Assistenten

Geben Sie einen Text Ihrer Wahl ein und klicken Sie auf SUCHEN oder drücken Sie einfach die (Enter)-Taste. Der Assistent wird den Text interpretieren und eine Auswahl von Fundstellen anbieten.

Frage einfach eintippen

Sie können sich für eine angebotene Option entscheiden und diese einfach anklicken oder eine neue Suchanfrage formulieren. Die Hilfe, die Sie nach dem Aufruf einer der Optionen erhalten, kann unterschiedlich ausfallen. Schritt-für-Schritt-Hilfe: Das Hilfefenster bietet gleich eine Anleitung für die gewünschte Aktion an, die Sie Schritt für Schritt abarbeiten können. Oft wird auch ein Symbol angeboten, das Sie direkt auf die Oberfläche des Programms befördert. Konzepthilfe: Das Hilfefenster enthält eine ausführliche Anleitung zum Hilfethema und meist auch einen Querverweis auf die Schritt-fürSchritt-Hilfe.

Office XP Kompendium

Schritt-fürSchritt-Hilfe

Konzepthilfe

105

Kapitel 4 Problemhilfe

Office-Assistenten in Office XP Problemhilfe: Hier wird eine Reihe von Fragen angeboten, die zur Lösung eines Problems führen. Die Fragen sind strukturartig aufgebaut und zur Beantwortung stehen meist Symbole zum Anklicken bereit.

Abbildung 4.4: Der Assistent schaltet in die normale Hilfe um.

Hilfefunktion im Assistenten

In allen Fällen schaltet der Assistent aber in die normale Hilfefunktion des Programms um und präsentiert weitere Unterstützung im Hilfefenster. Wenn Sie mit diesem vertraut sind, können Sie darin navigieren, die Hilfethemen aufrufen oder über die drei Registerkarten weitersuchen. Die Registerkarte INHALT bietet die Hilfetexte nach Themengebieten geordnet, auf der Karte INDEX können Sie einen Suchbegriff eingeben und erhalten eine alphabetische Liste der Fundstellen, und mit der dritten Karte starten Sie eine Volltextrecherche, die alle Hilfetexte liefert, in denen der Suchbegriff vorkommt. Letztere müssen Sie erst installieren und im Speicher eine Suchdatenbank dafür aufbauen.

4.4.2 Tipps aus- und einschalten

106

Assistenten-Tipps

Klicken Sie diese Option aus der Sprechblase an, erhalten Sie einen Tipp aus der Sammlung des Assistenten. Wenn die Schaltfläche ZURÜCK aktivierbar ist, dann ist das nicht der erste Tipp, den der Assistent in dieser Sitzung bereit hatte, und Sie können damit einen weiteren Tipp anzeigen lassen. Mit WEITER schalten Sie in der Tippfolge auf den nächsten Tipp, und wenn Sie alle Tipps gelesen haben, beenden Sie die Anzeige der Sprechblase wieder mit ZURÜCK. Office XP Kompendium

Optionen und Einstellungen

Kapitel 4

Mit den OPTIONEN, die Sie mit einem rechten Mausklick direkt auf Ihren Assistenten erhalten, schalten Sie auf die Einstellungen des Assistenten um, über die alle Aktionen des Helfers gesteuert werden und die Ihnen die Möglichkeit geben, den Assistenten zu wechseln. Viele Hilfefunktionen frustrieren den Anwender in der Praxis auch dadurch, dass sie zu technisch in der Wortwahl sind. Der Anwender spricht nicht die Sprache des Technikers und Programmierers und wird deshalb auch nicht nach Fachwörtern suchen, die er gar nicht kennt. Der Assistent aber versteht und interpretiert Eingaben in natürlicher Sprache ohne Fachterminologie und bietet die passenden Hilfstexte an. Ein Beispiel: 1. 2.

Starten Sie in Excel den Assistenten und klicken Sie ihn an, um die Suchfunktion zu aktivieren. Geben Sie folgendes ein:

Eingaben formulieren

Ich möchte ein Wort fett drucken

Der Assistent wird Ihnen als erstes Suchergebnis das Formatieren von Text mit Fett- oder Kursivdruck anbieten.

Suchergebnis anzeigen

Leider beschränkt sich die Verwendung dieser Sprache auf die Interpretation der Suchanfragen. Die Hilfetexte selbst sind wie gewohnt meist in nüchternem Technokraten-Deutsch, und allzu oft merkt man, dass die Erklärungen nicht von Praktikern, sondern von Programmierern erstellt wurden.

4.5

Optionen und Einstellungen

Der Office-Assistent lässt sich mit zahlreichen Optionen auf die Oberfläche und die Systemumgebung anpassen.

Individuelle Anpassungen

So machen Sie es: 1.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Assistentenfenster.

2.

Wählen Sie OPTIONEN.

Eine Registerkarte mit Optionen wird eingeblendet. Kreuzen Sie die passenden Optionen an oder nehmen Sie die Markierung per Klick weg, wenn Sie die Option nicht setzen wollen.

Office XP Kompendium

107

Kapitel 4

Office-Assistenten in Office XP

Abbildung 4.5: Die AssistentOptionen

Die Hilfetaste (F1)

Auf (F1)-Taste reagieren: Diese Option aktiviert den Assistenten, sobald die Funktionstaste (F1) gedrückt wird (sonst erscheint das Hilfefenster). HILFE ZU ASSISTENTEN: Damit bietet der Assistent auch Hilfe zur Benutzung der Hilfe an. Sie erhalten Beispiele und Erklärungen, wie Sie die Hilfefunktionen effektiv anwenden können. WARNMELDUNGEN ANZEIGEN: Diese Option sorgt dafür, dass Systemmeldungen wie SOLLEN ÄNDERUNGEN GESPEICHERT WERDEN vom Assistenten in einer Sprechblase angezeigt werden. Schalten Sie diese Option aus, erhalten Sie die bisher gebräuchlichen Windows-Meldungsdialogfenster. SOWOHL PRODUKT- ALS AUCH PROGRAMMIERHILFE WÄHREND DER PROGRAMMIERUNG DURCHSUCHEN: Diese Option gilt nur für Makroprogrammierer: Sie zeigt nicht nur die VBA-Hilfe, sondern auch die allgemeine Hilfe an. VERSCHIEBEN, WENN IM WEG: Das Assistentenfenster verschiebt sich automatisch, wenn es ein Dialogfenster oder einen wichtigen Bildschirmteil verdeckt. Außerdem schrumpft es auf die Hälfte der ursprünglichen Größe, wenn es fünf Minuten lang nicht benutzt wird. HILFETHEMEN ERRATEN: Der Assistent versucht, das Hilfethema abhängig von Ihrer letzten Aktion zu erraten. SOUNDS AKTIVIEREN: Der Assistent produziert Klickgeräusche und andere Sounds. LEISTUNGSMERKMALE EFFEKTIVER NUTZEN: Damit zeigt der Assistent Programmfunktionen an, die Sie vielleicht nicht kennen, und bietet Ratschläge an, damit Sie die bekannten Funktionen besser nutzen. MAUS EFFEKTIVER NUTZEN: Zeigt in den Tipps auch solche an, die darauf hinweisen, wie die Maus besser zum Einsatz kommt.

108

Office XP Kompendium

Optionen und Einstellungen

Kapitel 4

TASTENKOMBINATIONEN: Damit wird zu den Hilfetexten auch die Tastenkombination, soweit verfügbar, angezeigt. NUR TIPPS MIT HOHER PRIORITÄT ANZEIGEN: Diese Option zeigt nur die wichtigsten Tipps an. Sie ist für fortgeschrittene Anwender. Einsteiger sollten sie nicht ankreuzen, damit alle Tipps angeboten werden. TIPPS UND TRICKS BEIM START ANZEIGEN: Mit dem Start von Word wird vom Assistenten der Tipp des Tages präsentiert. Kreuzen Sie die Option an. MEINE TIPPS ZURÜCKSETZEN: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die bereits gezeigten Tipps zurückgesetzt, und der Assistent beginnt von vorne mit seinen Tipps. Damit erhalten Sie natürlich auch Tipps angezeigt, die schon einmal präsentiert wurden.

Office XP Kompendium

109

5

Die Dateiverwaltung in Office XP

Die von Ihnen erfassten Texte, Berichte, Berechnungen usw. werden in Dateien gespeichert. Wenn Sie später auf die eine oder andere Datei noch einmal zugreifen möchten, müssen Sie den Namen der Datei und den Ordner, in dem sie gespeichert wurde, wissen. Da es aber bei mehreren tausend Dateien nicht immer ganz leicht ist, sich an den Namen zu erinnern, können Sie nach diesen Dateien suchen lassen. Wenn Sie die so genannten DateiEigenschaften umfangreich dokumentiert haben, dürfte der erfolgreichen Suche nichts im Wege stehen. Doch Sie werden nicht nur Dateien suchen, sondern auch nicht mehr benötigte Dateien löschen wollen. Auch diese Möglichkeiten lernen Sie in diesem Kapitel kennen. Die oben beschriebenen Tätigkeiten können über den ÖFFNEN-Dialog gesteuert werden.

5.1

Organisation von Texten, Berichten, Berechnungen usw.

Office erleichtert die Dateiverwaltung

Wenn Sie mit großen Datenbeständen umgehen müssen, wissen Sie, dass die Verwaltung der Dokumente eine wichtige Aufgabe ist. In den einzelnen Office-Programmen stehen Ihnen für diese Tätigkeiten umfangreiche Funktionen zur Verfügung. Zu den wichtigsten Verwaltungsfunktionen zählen

Wichtige Verwaltungsfunktionen

die Archivierung von Dateien, das Suchen von Dateien, das Löschen von Dateien/Ordnern, das Anlegen und Pflegen von Ordnern oder das Anlegen von Sicherungskopien. Auch das Speichern von zusätzlichen Informationen zur Datei wie die DATEIINFO mit Angaben zum Text, dem Autor, bestimmten Stichwörtern etc., sowie etwa statistische Angaben über das Erstellungs- und Speicherdatum zählen dazu. Für einen schnellen Dateizugriff kommt auch dem Ablegen von Dateien auf dem Desktop eine große Bedeutung zu.

Zusatzinformationen zu Dateien

Die meisten der oben genannten Verwaltungsaufgaben führen Sie beispielsweise in Word oder Excel im ÖFFNEN-Dialog (DATEI/ÖFFNEN) durch. Wenn Office XP Kompendium

111

Kapitel 5

Die Dateiverwaltung in Office XP Sie in Word die automatische Erstellung eines Index nutzen, werden Sie feststellen, dass die Suche nach einem Dokument mit einer bestimmten Textstelle eine Sache von Sekunden ist.

5.2

Die Datei-Eigenschaften

In den Office-Programmen können Sie, wie bereits erwähnt, so genannte Eigenschaften definieren. Darunter versteht man, neben den Informationen über Speicherdatum oder Datum des letzten Zugriffs, ausführliche Informationen zu der Datei, die für eine detaillierte Dateisuche sehr hilfreich sein können. Diese werden auf der Registerkarte ZUSAMMENFASSUNG definiert. Sie können neben einem aussagefähigen Titel ein Thema, eine oder mehrere Kategorien, Stichwörter und Kommentare zu dem Text hinterlegen. Standardmäßig wird die erste Zeile des Textes als Titel übernommen. Sie können jedoch auch einen eigenen Titel definieren. Abbildung 5.1: Die Registerkarte Zusammenfassung führt ausführliche Informationen zu der Datei.

Autor

Der Autor sowie die Firma werden ebenfalls automatisch übernommen (aus EXTRAS/OPTIONEN/BENUTZER-INFO).

Vorschau

Wenn Sie im Öffnen-Dialog die Schaltfläche VORSCHAU aktiviert haben, sehen Sie den Anfang der im linken Ausschnitt markierten Datei. Dies ist sicher eine sehr hilfreiche Funktion bei der Suche nach einer Datei. Wurde die Option VORSCHAUGRAFIK SPEICHERN aktiviert, so können Sie sich im Öffnen-Dialog jeweils die erste Seite eines Dokuments anzeigen lassen, ohne die Datei öffnen zu müssen.

112

Office XP Kompendium

Die Datei-Eigenschaften Auf der Registerkarte ALLGEMEIN sehen Sie Angaben, die das System automatisch jeder Datei zuordnet: den Namen der Datei, den Ordner, in dem die Datei gespeichert ist, wann sie erstellt, geändert und geöffnet wurde und welches Attribut die Datei hat, z.B. ob sie schreibgeschützt ist, ob sie noch archiviert werden muss, oder ob es sich um eine System- oder eine versteckte Datei handelt.

Kapitel 5 Allgemein

Abbildung 5.2: Die Registerkarte Allgemein

5.2.1

Die Registerkarte Inhalt

Wenn Sie für diesen Text einmal die Registerkarte INHALT der Eigenschaften anschauen, sehen Sie dort etwas lapidar den Titel des Dokuments, den Sie selbst auf der Registerkarte Datei-Info vergeben haben. Diese Anzeige wird Ihnen jedoch wahrscheinlich wenig Nutzen bringen. Anders wird das, wenn Sie die Option VORSCHAUGRAFIK SPEICHERN auf der Registerkarte DATEI-INFO aktivieren und die Dialogbox mit OK beenden. Wenn Sie sich danach die Eigenschaften anschauen, werden Sie auf der Registerkarte INHALT eine nützliche Übersicht über die Struktur Ihres Dokuments sehen.

Überschriften setzen ist Voraussetzung

Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Sie die Überschriften Ihres WordDokuments mit den Formatvorlagen ÜBERSCHRIFT 1 bis ÜBERSCHRIFT 9 formatiert haben.

Office XP Kompendium

113

Kapitel 5

Die Dateiverwaltung in Office XP

5.2.2 Statistische Daten zur Datei

Die Registerkarte Statistik

Hier finden Sie ebenfalls statistische Daten zur Datei, wie beispielsweise das Erstellungsdatum, wer die Datei zuletzt gespeichert hat, die wievielte Version der Datei dies ist, und wie lange an der Datei gearbeitet wurde. Ferner erfahren Sie, wie viele Seiten, Absätze, Zeilen, Wörter und Zeichen Ihr Dokument hat. Auch die Anzahl der Speichervorgänge (Version) oder der Name des Anwenders, der die Datei zum letzten Mal gespeichert hat, der also die letzte Änderung vorgenommen hat, werden hier festgehalten. Und noch etwas wird Ihnen auf dieser Registerkarte auffallen: Sie sehen unter GEÖFFNET AM den Zeitpunkt, wann das letzte Mal auf diese Datei zugegriffen wurde (was Sie übrigens auch im Explorer von Windows sehen können).

5.2.3 Datei-Eigenschaften zusam-

Die Registerkarte Anpassen

Besonders interessant ist die Registerkarte ANPASSEN, mit der Sie eigene Datei-Eigenschaften zusammenstellen können:

menstellen Abbildung 5.3: Eigene Eigenschaften erstellen

114

Office XP Kompendium

Die Datei-Eigenschaften

Kapitel 5

Und so verfahren Sie, um eigene Datei-Eigenschaften zu definieren: 1.

Geben Sie den Namen der Eigenschaft ein oder suchen sich aus dem Listenfeld NAME eine Bezeichnung aus. Sie können auch Namen verwenden, die dort in der Liste nicht aufgeführt sind.

2.

Als Nächstes definieren Sie den TYP der neuen Eigenschaft, also TEXT, DATUM, ZAHLEN oder logisches Ja oder Nein.

3.

Geben Sie einen Wert ein, der dieser Eigenschaft zugeordnet werden soll, z.B. den Namen des Bearbeiters, das Datum der Ablage oder den Namen der Abteilung.

4.

Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN.

Datei-Eigenschaften definieren

Dies sind die grundlegenden Eigenschaften, die Sie mit diesem Register erstellen können. Sie können die Eigenschaften aber noch viel variabler festlegen:

Grundlegende Eigenschaften

Wenn Sie im Dokument selbst für bestimmte Textstellen Textmarken eingerichtet haben (diese müssen also zu diesem Zeitpunkt bereits existieren) und neben WERT die Option VERKNÜPFUNG ZUM INHALT aktivieren, ändert sich das Eingabefeld WERT sofort in QUELLE. Jetzt können Sie sich eine der Textmarken aussuchen und als Eigenschaft übernehmen.

VERKNÜPFUNG ZUM INHALT aktivieren

Der Inhalt der Textmarke wird dann als Eigenschaft hier eingespiegelt. Dadurch erreichen Sie, dass die betreffende Eigenschaft immer dem Inhalt der betreffenden Textstelle entspricht. In der Liste sehen Sie diese Eigenschaft später mit einem Kettensymbol als Zeichen dafür, dass diese Eigenschaft mit einer Textmarke verknüpft ist.

5.2.4

Datei-Informationen für alle Dateien festlegen

Wenn Sie das nächste Mal ein Dokument abspeichern und diese DateiInformationen ausfüllen wollen, werden Sie feststellen, dass Ihre neue, selbst definierte Kategorie dort anscheinend nicht mehr vorhanden ist. Word hat diese Änderung schlicht nicht gespeichert.

Selbst definierte Kategorien

Falls Sie diese Kategorie für alle Dokumente einrichten wollen, müssen Sie die Änderung nicht in einem Dokument, sondern in der Dokumentvorlage NORMAL.DOT sichern, auf der alle Texte beruhen. Dafür öffnen Sie im Vorlagenverzeichnis die Datei NORMAL.DOT, definieren die eigenen Kategorien nochmals und speichern diese wieder ab. Nun haben alle Dokumente auf der Basis dieser Vorlage diese Kategorie.

Office XP Kompendium

115

Kapitel 5

Die Dateiverwaltung in Office XP In Excel ist die Handhabung dieser Funktion nahezu identisch. Einziger Unterschied: Anstelle einer Textmarke vergeben Sie für die betreffende Zelle oder den Zellbereich über EINFÜGEN und NAMEN einen Namen, den Sie dann nach Aktivieren der Option VERKNÜPFUNG ZUM INHALT aus der Liste auswählen können.

116

Office XP Kompendium

6

Datenaustausch mit OLE

Mit der OLE-Technik können Sie Daten zwischen unterschiedlichen Programmen auszutauschen. OLE steht für Object Linking and Embedding. Das bedeutet zu Deutsch: Objekte verknüpfen und einbetten. Mit dieser Technik wird eine unsichtbare Verbindung zwischen der Quell- und Zieldatei erstellt, über die Daten ausgetauscht werden können. Dabei gibt es zwei Wege:

Object Linking and Embedding

Zum einen können die Daten in der Zielanwendung eingebettet werde. Sie sind dann fest damit verbunden und können nicht mehr daraus isoliert werden. Zum anderen können die Daten mit dem Zieldokument verknüpft werden. Dies hat den Vorteil, dass diese Daten automatisch aktualisiert werden, wenn sich in der Quellanwendung die Daten ändern. Welche Art der Verbindung die richtige ist, hängt von der Situation ab: Sollen die Daten an Dritte weitergegeben werden, empfiehlt sich möglicherweise das Einbetten (allerdings werden die Dateien mit eingebetteten Objekten sehr groß). Wurden die Daten nur verknüpft, müssen bei Weitergabe an Dritte auch die Quelldateien kopiert werden.

Wahl des Verfahrens ist situationsbedingt

Wenn Sie beim Austausch von Daten die Funktionen von OLE benutzen, so ist der Vorgang genauso einfach und problemlos wie über die Zwischenablage. Die Daten werden jedoch nicht einfach statisch in das Dokument eingefügt, sondern die eingefügten Daten werden mit zusätzlichen Features versehen: Wenn Sie die Daten (um die Transparenz der Aktionen für den Anwender anzudeuten, spricht man bei der Anwendung der OLE-Funktionen von Objekten) in das Dokument der anderen Anwendung als OLEObjekt einbetten (das entspricht dem Embedding), so wird das Objekt in das Zieldokument eingefügt und dort angezeigt. Es besteht jedoch zwischen dem Objekt und der Quellanwendung eine interne Verbindung, die sich schnell als sehr hilfreich herausstellt: Wenn Sie das Fremdobjekt ändern möchten, können Sie es mit einem Doppelklick auf das Objekt öffnen.

Office XP Kompendium

OLE-Funktionen von Objekten

117

Kapitel 6 Verknüpfungen

Datenaustausch mit OLE Bei einer Verknüpfung wird das Fremdobjekt ebenfalls im Dokument angezeigt, aber es wird dort nicht gespeichert. Das hat zwar Nachteile, aber die Verknüpfung hat einen entscheidenden Vorteil: Die Daten werden in der Zielanwendung automatisch aktualisiert, wenn sich die verknüpften Daten in irgendeiner Form ändern sollten. In der dritten Variante können Sie die Daten originär einbetten oder verknüpfen. Dies hat folgende Bedeutung: Sie sehen in der Zielanwendung die verknüpften Daten. Diese wird aber nur bei Bedarf angezeigt. Wenn Sie beispielsweise in einem Word-Dokument, das Sie als E-Mail Ihrem Kollegen zur Begutachtung schicken, eine Tabelle aus Excel einbringen wollen, die der Kollege sich jedoch nur bei Bedarf ansehen soll, so werden Sie die Tabelle als Symbol einbetten oder verknüpfen. Im Word-Dokument ist nur das Symbol der Excel-Tabelle sichtbar. Die Tabelle selbst wird erst auf einen Doppelklick hin geöffnet. So gibt es viele Möglichkeiten, Daten (sprich Objekte) mit den OLE-Funktionen zwischen den Anwendungen auszutauschen. Für diese Technik spricht die variable Anwendung, denn dies kann entweder auf Stand-aloneRechnern passieren oder aber mit Daten, die in einem Netzwerk bereitgestellt werden:

Einsatz von OLE

Grafiken aus allen OLE-fähigen Mal-, Präsentations- und Illustrationsprogrammen, d.h. die Abbildung in einer Datenbank kann in Zukunft an mehreren Stellen genutzt werden, obwohl das Logo nur ein einziges Mal vorhanden ist. Texte: Eine Texteinbindung aus der Textverarbeitung in ein DTP-Programm mit OLE nutzt die besseren Fähigkeiten der Textverarbeitung beim Einlesen von Mengentext aus. Diagramme aus der Tabellenkalkulation oder Spezialprogrammen für die Erstellung professioneller grafischer Umsetzung von Zahlen; sie müssen nur zentral erstellt, bearbeitet und gepflegt werden. Tabellen aus der Tabellenkalkulation, wobei sogar verschiedene Programme (etwa Excel und Lotus 1-2-3) benutzt werden können. Klangsequenzen von Soundprogrammen: Das können komplette Musikstücke sein oder gesprochene Notizen, Mitschnitte vom Anrufbeantworter oder diktierte Briefe auf Diskette. Bildsequenzen oder Standbilder, die von Video-Grabbern aus Videooder Fernsehbildern mitgeschnitten wurden. Daten aus Datenbankprogrammen, wobei die Daten zentral verwaltet werden und allen Anwendern in aktueller Form zur Verfügung gestellt werden.

118

Office XP Kompendium

Einbetten und Verknüpfen

6.1

Kapitel 6

Einbetten und Verknüpfen

Nehmen Sie als Beispiel die Erstellung eines Jahresabschlussberichts. Für einen Jahresabschlussbericht werden in mehreren Abteilungen eines Unternehmens Daten und Zahlenmaterial aufbereitet, die dann zum Schluss in dem Bericht zusammengefasst werden; die Werbeabteilung steuert Grafiken und das Titelbild bei, die Buchhaltung verfügt über das konsolidierte Zahlenmaterial der Abteilungen, ein anderer Mitarbeiter kennt sich mit Word gut aus und erstellt den Bericht.

Praxisbeispiel

Ohne die OLE-Funktionen müsste ein Mitarbeiter alle Daten mühsam zusammentragen und auf Aktualität überprüfen. Dann beginnt die eigentliche Arbeit: Tabellen werden zusammen mit Text fotokopiert, Grafiken werden ausgeschnitten und hineinkopiert und das Ganze muss zum Abschluss in Form gebracht werden. Mit den OLE-Verknüpfungen funktioniert das wesentlich einfacher: Jeder Mitarbeiter erstellt seinen Beitrag und legt die Daten in einem lokalen Verzeichnis ab. Der für den Bericht verantwortliche Mitarbeiter fügt nun alle Teile mit dem begleitenden Text des Berichts in einem Dokument zusammen, wobei er die Objekte nicht einbettet, sondern die Objekte als OLELink in sein Hauptdokument einfügt.

OLE-Verknüpfungen

Die Objekte (Diagramme, Grafiken, Bilder, Textobjekte, Tabellen) erscheinen in seinem Dokument in ihrer echten Größe, doch da er sie nicht physisch eingebettet, sondern nur verknüpft hat, kann der Bearbeiter des Dokuments ruhig den möglichen Änderungen entgegensehen: Sobald eines der Objekte durch einen Kollegen geändert wird, erscheint diese Änderung beim Aufruf des Dokuments in der geänderten Fassung. Das sorgsam gestaltete Layout verändert sich dabei nicht oder kann mit wenigen Handgriffen angepasst werden. Die Seitennummern stimmen und die Verweise sind richtig bzw. aktualisiert. So einfach können Arbeiten im Team mit Office XP durch OLE erledigt werden. Das hier vorgestellte Praxisbeispiel beschreibt, wie Sie Daten aus einer anderen Anwendung in das Zieldokument einbetten und wie Sie eine Verknüpfung erstellen. Dazu soll eine Excel-Tabelle in ein Word-Dokument eingebunden werden.

Daten zwischen Excel und Word tauschen

Der erste und wichtigste Unterschied beim Einbetten und beim Verknüpfen ist folgender: Da sich die Verknüpfung immer nur auf eine bereits gespeicherte Datei beziehen kann, muss die Excel-Tabelle, aus der Sie das Objekt entnehmen möchten, vorher mindestens einmal gespeichert worden sein.

Office XP Kompendium

119

Kapitel 6

Datenaustausch mit OLE

Und so gehen Sie nach dem Abspeichern weiter vor:

Excel-Bereich

1.

Markieren Sie in Excel den Bereich, den Sie übernehmen wollen. Dabei kann es sich um eine Zelle oder um einen Bereich handeln.

2.

Öffnen Sie das Menü BEARBEITEN und wählen den Menüpunkt KOPIEDie kopierten Zellen werden durch die laufende Umrandung gekennzeichnet. REN.

markieren

3.

Wechseln Sie nach Word (oder starten es) und positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie die Tabelle einfügen wollen.

4.

Nun öffnen Sie das Menü BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN.

Abbildung 6.1: Die Dialogbox für das Einfügen oder Verknüpfen eines Objektes

Einfügen oder Verknüpfen

Am linken Rand können Sie wählen, ob Sie das Objekt einbetten möchten oder es als Verknüpfung einfügen wollen. Wenn die Option VERKNÜPFUNG EINFÜGEN nicht anwählbar ist, haben Sie das Quelldokument (in unserem Beispiel die Excel-Tabelle) wahrscheinlich nicht gespeichert.

6.2

Verknüpfungen automatisch aktualisieren lassen

Wenn Sie eine automatische Aktualisierung beim Öffnen eines Dokuments mit Verknüpfungen benötigen, so müssen Sie im Menü EXTRAS/OPTIONEN die Option VERKNÜPFUNGEN BEIM ÖFFNEN AKTUALISIEREN aktivieren. Verknüpfung beim Öffnen eines Dokuments

In Excel steht Ihnen diese Möglichkeit nicht zur Verfügung. Hier können Sie festlegen, dass die Aktualisierung der Verknüpfung beim Öffnen eines Dokuments bestätigt werden muss. Diese Funktion ist in Excel wichtig, denn wenn Sie Verknüpfungen auf andere Tabellen eingerichtet haben, so werden diese beim Aktualisieren möglicherweise zu anderen Ergebnissen führen. Sie können also entscheiden, ob Sie eine Aktualisierung der verknüpften Tabellen wünschen oder nicht.

120

Office XP Kompendium

Verknüpfungen automatisch aktualisieren lassen

Kapitel 6 Abbildung 6.2: Automatische Aktualisierung einstellen

Abbildung 6.3: Aktualisierung in Excel

Wenn Sie dies verneinen, können Sie die Aktualisierung später jederzeit manuell nachholen. In der Dialogbox BEARBEITEN und VERKNÜPFUNGEN führen Sie über die Schaltfläche JETZT AKTUALISIEREN die Aktualisierung nachträglich durch.

Manuelle Aktualisierung der Verknüpfung

Die Aktualisierung von Tabellenverknüpfungen kann auch für den Ausdruck angewendet werden.

Office XP Kompendium

121

Kapitel 6

Datenaustausch mit OLE Sollen die Verknüpfungen, die Sie eingerichtet haben, vor jedem Ausdruck noch einmal aktualisiert werden, so können Sie in Word im Menü EXTRAS/ OPTIONEN auf der Registerkarte DRUCKEN die Option VERKNÜPFUNGEN AKTUALISIEREN aktivieren.

6.3

Eine Verknüpfung bearbeiten

Eine Verknüpfung ist keine statische Angelegenheit, denn ohne einen Befehl zur Aktualisierung werden Daten über für Sie unsichtbare Leitungen auf dem neuesten Stand gehalten. Natürlich ist es auch möglich, eine solche Verknüpfung zu bearbeiten, also ihre Parameter nachträglich zu ändern. Um eine Verknüpfung zu bearbeiten, ist die Vorgehensweise in nahezu allen OLE-fähigen Programmen gleich: Sie markieren das Objekt durch Anklicken mit der Maus und öffnen das Menü BEARBEITEN/VERKNÜPFUNGEN.

6.4

Ein Objekt als Symbol einbetten

Wenn Sie das Objekt in Ihrem Dokument aus Platz- oder Übersichtsgründen ausblenden wollen, so wählen Sie die Option MICROSOFT EXCEL ARBEITSBLATT-OBJEKT und aktivieren die Option ALS SYMBOL. Anstelle der Tabelle wird ein Symbol eingefügt, das die Tabelle erst nach einem Doppelklick anzeigt. Word ändert sofort das Aussehen der Dialogbox. Abbildung 6.4: Verknüpfung als Symbol wählen

Auswahl des Symbols

122

Es öffnet sich eine weitere Dialogbox, in der Sie sowohl das Symbol selbst als auch die Beschriftung ändern können. Suchen Sie sich also aus der Liste ein anderes Symbol aus oder geben im Eingabefeld BESCHRIFTUNG einen anderen Text für die Symbolunterschrift ein. Office XP Kompendium

Einbetten und Verknüpfen – die wichtigsten Unterschiede

6.5

Kapitel 6

Einbetten und Verknüpfen – die wichtigsten Unterschiede

Beide Funktionen, Einbetten und Verknüpfen, sind sich auf den ersten Blick sehr ähnlich, doch nur auf den ersten Blick. Wenn Sie beide Funktionen einmal näher betrachten, sehen Sie sofort die Unterschiede.

6.5.1

Das Einbetten eines Objekts

Beim Einbetten werden die Daten in der Zieldatei gespeichert und damit wird die Datei größer. Dies ist bei einer Excel-Tabelle noch nicht so gravierend, aber bei Grafiken, Klangdateien etc. kann die Datei dann schnell mehrere Megabyte groß werden. Wenn Sie dagegen eine Verknüpfung erstellen, bleiben die Daten extern gespeichert und werden in der Client-Anwendung nur angezeigt.

Speichern in der

Die Funktion EINBETTEN werden Sie immer dann wählen, wenn Sie die Datei weitergeben möchten. Sie haben beispielsweise die Firmenzeitung erstellt. Die Datei enthält neben dem Text einige Grafiken und eingescannte Fotos. Wenn Sie nun die Datei zum Drucken in die Druckerei geben, benötigt die Druckerei selbstverständlich auch sämtliche Grafiken. Sind diese im Dokument eingebettet, müssen Sie nur diese eine Datei an die Druckerei senden. Sie müssen also nicht wissen, wo die eingebetteten Objekte auf Ihrem Rechner gespeichert sind.

Vorteil: Eingebet-

Zieldatei

tete Daten sind in der Zieldatei enthalten

Die eingebetteten Daten können mit Doppelklick in der Quellanwendung geöffnet und bearbeitet werden. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass auf dem Rechner Ihrer Druckerei auch die Quellanwendung installiert ist. Ein Nachteil des Einbettens: Ein eingebettetes Objekt kann in den meisten Fällen nicht mehr aus dem Dokument isoliert werden, d.h. für Sie: wenn Sie das Objekt mehrmals verwenden möchten, sollten Sie es sicherheitshalber nur verknüpfen.

6.5.2

Ein Objekt als Verknüpfung einfügen

Der entscheidende Vorteil des Verknüpfens: Wenn sich die Daten in der Quellanwendung ändern, werden diese automatisch in der Zieldatei aktualisiert. Sie haben also immer die korrekten Daten in Ihrem Zieldokument.

Vorteil: automatische Aktualisierung

Dafür ist jedoch Voraussetzung, dass die Daten nicht physisch im Dokument gespeichert, sondern extern auf der Festplatte verbleiben. Die Daten werden also nicht in das Objekt eingefügt, sondern dort lediglich angezeigt. Es werden nur die Daten in das Dokument eingefügt, die notwendig sind,

Office XP Kompendium

123

Kapitel 6

Datenaustausch mit OLE damit Sie das Objekt im Dokument sehen und ausdrucken können. Die Zieldatei wird nur geringfügig größer. Das bedeutet aber auch, dass Daten für eine Verknüpfung in der ServerAnwendung immer abgespeichert werden müssen.

Nachteil: In der Zieldatei werden die verknüpften

Daraus entsteht jedoch der erste Nachteil: Wenn Sie die Datei weitergeben möchten, müssen Sie zusätzlich die Dateien kopieren, die mit dem Dokument verknüpft sind.

Daten nicht gespeichert

Ein weiterer Nachteil: Die verknüpften Quelldateien dürfen nicht verschoben werden. Bei der Verknüpfung wird der Speicherort mit dem Pfad der verknüpften Objekte gespeichert. Wenn Sie nun die Datei in einen anderen Ordner verschieben, kann Word Ihnen das Objekt nicht mehr im WordDokument anzeigen, da sich zwischenzeitlich die Pfadangabe zu der Datei geändert hat.

6.6

In-Place-Editing

Mit einer guten Rechnerausstattung steht Ihnen eine weitere bestechende OLE-Funktion zur Verfügung: das sog. In-Place-Editing. Hinter diesem Begriff verbirgt sich eine interessante Technik. Wenn Sie in einem Dokument ein OLE-Objekt eingebettet oder eine Verknüpfung eingerichtet haben und dieses Objekt doppelt anklicken, passiert Folgendes: ContainerAnwendung

Integrierte Programmfunktionen

Die Container-Anwendung verbleibt am Bildschirm, übernimmt jedoch die typischen Elemente der Server-Anwendung. Wenn Sie also eine eingebettete Excel-Tabelle bearbeiten möchten, verwandelt sich Word funktionell in Excel. Dabei müssen nur die wichtigsten Module geladen werden, was die Ladezeit deutlich beschleunigt. In der folgenden Abbildung haben wir auf die integrierte Tabelle doppelt geklickt, und binnen Bruchteilen von Sekunden verwandelte sich Word in Excel. In der Titelzeile des Fensters ist aber nach wie vor zu lesen, dass es sich um ein Word-Fenster handelt. Alle Bildschirmelemente, wie Menü und Symbolleiste, werden in die bekannten Excel-Bedienelemente geändert und das Objekt bekommt einen schraffierten Rahmen. Nun können Sie in der Tabelle arbeiten, wie Sie es in Excel gewohnt sind, also Formeln ändern und hinzufügen, Werte in der Tabelle verändern etc. Wenn Ihnen das Fenster zu klein ist, vergrößern Sie dies einfach und schon sind mehr Spalten und Zeilen verfügbar als vorher im Dokument.

124

Office XP Kompendium

In-Place-Editing

Kapitel 6 Abbildung 6.5: Aus Word wurde Excel.

Haben Sie die Arbeit in Excel beendet, klicken Sie neben den schraffierten Rahmen und schon verwandelt sich das Fenster wieder in das gewohnte Word-Fenster. Der Vorteil: Statt ständig zwischen verschiedenen Fenstern hin- und herschalten zu müssen, kann sich der Anwender auf sein Dokument konzentrieren. Er arbeitet mit einem einzigen Fenster, in dem ein einziges Dokument auf einer einzigen Oberfläche bearbeitet wird, die nur ab und zu die Oberfläche, und damit die Anwendung, verändert.

Office XP Kompendium

125

7

Add-Ins in Office XP

Der Begriff drückt bereits aus, welchen Zweck diese Gattung der OfficeProgramme erfüllt: Als Add-In (engl.: Zusatz) bezeichnet man ein Programm, das zusätzlich zu den Programmen im Lieferumfang des OfficePaketes enthalten ist. Dabei handelt es sich aber nicht um eine eigenständige Applikation. Add-Ins lassen sich in der Regel aus allen Office-Programmen heraus aktivieren. Sie benutzen die OLE-Schnittstelle, um Daten mit dem Office-Programm auszutauschen. OLE ist die Abkürzung für Object linking and embedding und bezeichnet die Methode, über die Daten aus einem Programm in ein anderes eingebunden werden.

7.1

Zusatzprogramme für Office

Installation der Add-Ins

Mit der Standard-Installation des Office-Paketes werden nicht alle Add-Ins von der CD auf die Festplatte kopiert. Sie können jedes einzelne Add-In mithilfe der SYSTEMSTEUERUNG nachinstallieren.

Prüfen der Zusatzprogramme

Sehen Sie nach, ob alle Zusatzprogramme eingerichtet sind, und holen Sie die Installation einzelner Add-Ins gegebenenfalls nach: 1.

Aktivieren Sie aus dem Startmenü des Betriebssystems unter EINSTELdie SYSTEMSTEUERUNG.

LUNGEN

2.

Ein Doppelklick auf das Symbol SOFTWARE aktiviert das Installationsprogramm, mit dem externe Software installiert oder auch wieder entfernt wird.

3.

Suchen Sie den Eintrag MICROSOFT OFFICE bzw. MICROSOFT OFFICE PROFESSIONAL EDITION oder ähnlich. Markieren Sie diesen und klicken Sie auf HINZUFÜGEN/ENTFERNEN.

4.

Sie werden aufgefordert, die Original-CD einzulegen, denn von dieser muss das Installationsprogramm die fehlenden Dateien kopieren. Anschließend erhalten Sie die Eingangsmeldung der Wartungsinstallation. Klicken Sie hier auf HINZUFÜGEN/ENTFERNEN. Wenn Office bereits installiert ist, wird immer die Wartungsinstallation aktiv, auch bei einem erneuten Start des Setup-Installationsprogramms.

Office XP Kompendium

127

Kapitel 7

Add-Ins in Office XP

Abbildung 7.1: Software installieren über die Systemsteuerung

Add-Ins

5.

Die Add-Ins finden Sie unter der Bezeichnung OFFICE-TOOLS. Das Kästchen links von dieser Option gibt schon Auskunft darüber, ob alle Zusatzprogramme installiert sind. Ist das Kästchen nämlich grau gerastert, heißt das, dass nicht alle Optionen eingerichtet wurden. Nur wenn ein Haken im weißen Kästchen zu sehen ist, sind alle Zusatzprogramme korrekt eingerichtet.

6.

Ein Klick auf die OFFICE TOOLS gibt den Blick auf die Liste der Zusatzprogramme frei. Falls nicht alle Zusatzprogramme installiert waren, sehen Sie hier auch, welche Add-Ins fehlen.

7.

Sie können jetzt die Einträge ankreuzen, die noch fehlen, und die Dialogbox mit OK bestätigen. Verwenden Sie dazu das Symbol VON FESTPLATTE STARTEN. Die zu den Add-Ins gehörenden Dateien werden dann auf die Festplatte kopiert und das Installationsprogramm stellt die Verbindungen zu den einzelnen Programmen her. Beenden Sie dann die Wartungsinstallation wieder und aktivieren Sie einzelne Office-Anwendungen, um die Add-Ins zu testen.

auswählen

Abbildung 7.2: Hier sind alle OfficeTools installiert

Zusatzprogramme nachinstallieren

128

Office XP Kompendium

Allgemeine Office-Add-Ins

7.2

Kapitel 7

Allgemeine Office-Add-Ins

Sehen Sie sich zunächst die Zusatzprogramme an, die nicht an bestimmte Applikationen gebunden sind, sondern dem Office-Anwender generell zur Verfügung stehen.

7.2.1

Die Shortcut-Leiste

Die Leiste, die nach der Installation (und dem ersten Neustart) rechts am Rand des Desktops zur Verfügung steht und eine Auswahl von Symbolen anbietet, kann parallel zum Startmenü für den Aufruf von Office-Applikationen benutzt werden. Sie können die Belegung der Leiste ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf der angezeigten Leiste ein Kontextmenü öffnen und eine andere Leiste auswählen. Mit der Option ANPASSEN lässt sich die Belegung der aktuellen Leiste ändern; neue Symbole lassen sich auswählen, angezeigte Symbole ausblenden usw..

7.2.2

Der Office-Assistent

Auch der kleine Assistent, der Sie von Anfang an mit Office begleitet, ist technisch gesehen ein Add-In.

7.2.3

Die Office-Rechtschreibprüfung

Ein besonderes Merkmal der Office-Programme ist eine einheitliche Rechtschreibprüfung. Auf der Basis von Lexikon-Dateien werden in allen OfficeProgrammen die textlichen Inhalte überprüft, auf Wunsch sogar automatisch: In Word starten Sie die Rechtschreibprüfung über das EXTRAS-Menü. Parallel dazu können Sie über EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK bestimmen, dass alle Texte automatisch auf korrekte Rechtschreibung getestet werden. Falsche oder nicht erkannte Textstellen werden mit einer roten Wellenlinie unterstrichen. Excel und PowerPoint bieten ebenfalls die Rechtschreibprüfung über das EXTRAS-Menü an. In Excel wird die gesamte aktive Tabelle geprüft. PowerPoint durchsucht immer alle Textbeiträge in der gesamten Präsentation. Der Kommunikations-Manager Outlook prüft bei Bedarf die Rechtschreibung in dem Fenster, in dem neue Nachrichten (E-Mails) erfasst werden.

Office XP Kompendium

129

Kapitel 7

Add-Ins in Office XP Die Rechtschreibprüfung befindet sich im Ordner PROGRAMME/ GEMEINSAME DATEIEN/MICROSOFT SHARED. Hier sind alle Wörterbücher gespeichert. Dateien mit der Endung LEX sind als Lexika zu erkennen, die letzten Buchstaben des Dateinamens weisen auf die Landesversion hin (GE = German). Word bietet über EXTRAS/OPTIONEN mit SPEICHERORT FÜR DATEIEN auch die Möglichkeit, den Zugriff auf die Wörterbücher auf einen anderen Pfad zu lenken, z.B. im Netzwerk.

7.2.4

MS Graph

Ein Vertreter der Gattung Zusatzprogramme ist Office-Anwendern schon länger bekannt: MS Graph, ein Programm für Geschäftsgrafiken, war in früheren Office-Versionen schon vertreten und leistete besonders als Zusatz zu PowerPoint, dem Präsentationsprogramm, wertvolle Dienste. Mittlerweile ist das Diagrammprogramm dem entsprechenden Teil von Excel sehr ähnlich geworden. MS Graph bietet fast jede Diagrammfunktion des großen Kalkulationsprogramms. Nur in Bezug auf die Kalkulation kann Graph nicht mithalten. Die im Add-In enthaltene Tabelle wird nur zur Datenerfassung benutzt und kann weder dynamisch rechnen noch mit Formeln und Funktionen glänzen. Das Add-In kann nicht direkt, sondern nur aus einer Applikation heraus aufgerufen werden. Diagramm-Objekt erstellen In PowerPoint aktivieren Sie die Folie, die ein Diagramm erhalten soll. Wenn Sie eine neue Folie einfügen, sollte diese gleich das Folienlayout TEXT UND DIAGRAMM erhalten, das bereits ein passendes Objekt vorsieht. Gehen Sie so vor:

130

1.

Aktivieren Sie dieses Objekt per Doppelklick und das Add-In GRAPH schaltet sich ein. Wollen Sie zuvor ein Objekt erstellen, wählen Sie EINFÜGEN/DIAGRAMM.

2.

Ändern Sie nun in der Tabelle die Zahlen ab und überprüfen Sie das Ergebnis im Diagrammfenster, das immer automatisch aktualisiert wird. Sie können die Zahlen für die Tabelle auch importieren und nach Belieben formatieren. Auch das Diagramm kann in vielen Variationen angezeigt werden.

Office XP Kompendium

Allgemeine Office-Add-Ins 3.

Die Tabelle, die Graph für die Zahlen zur Verfügung stellt, besteht aus maximal 4.000 Zeilen und 256 Spalten. Importieren Sie Tabellen über BEARBEITEN und DATEI IMPORTIEREN in die Graph-Tabelle, um beispielsweise Auswertungen aus Excel grafisch aufzubereiten.

4.

Markieren Sie das Diagrammfenster und modifizieren Sie das Erscheinungsbild des Diagramms über das DIAGRAMM-Menü. Achten Sie darauf, dass die Fenstergröße gleichzeitig auch Diagrammgröße ist. Ziehen Sie den Fensterrahmen mit der Maus in die gewünschte Breite und Höhe.

5.

Unter DIAGRAMM und DIAGRAMMTYP stehen zahlreiche verschiedene Diagrammtypen zur Auswahl. Neben den herkömmlichen 2D-Arten können auch dreidimensionale Schaubilder eingesetzt werden.

6.

Wenn das Diagramm fertig und mit allen nötigen Formatierungen versehen ist, klicken Sie einfach im Hintergrund auf die Folienfläche, um die Bearbeitung abzuschließen. Das eingebettete Diagramm kann nun jederzeit wieder mit Doppelklick zur Bearbeitung an MS Graph (den OLE-Server) übergeben werden.

7.2.5

Kapitel 7

Der Formel-Editor

Mit dem Formel-Editor bietet Office ein weiteres Zusatzprogramm an, das die Erstellung und Einbindung OLE-fähiger Objekte ermöglicht. Diese Objekte sind mit dem Text verbunden und können jederzeit mit Doppelklick an das Erzeugerprogramm übergeben werden, das damit automatisch aktiviert wird. So setzen Sie ihn ein: 1.

Öffnen Sie ein Word-Dokument, in das Sie Formeln aufnehmen wollen. Sie können den Formel-Editor auch für eine PowerPoint-Folie aktivieren.

2.

Wählen Sie EINFÜGEN/OBJEKT/MICROSOFT FORMEL-EDITOR. Der Formel-Editor wird in einem eigenen Fenster gestartet und bietet ein kleines, umrandetes Objekt an, in dem eine Schreibmarke blinkt. Der Menüleisten- und Symbolbereich wird komplett vom Formel-Editor übernommen. In der neuen Symbolleiste stehen einzelne Formelgruppen, so genannte Paletten, zur Auswahl.

3.

Jede Palette zeigt drei der in ihr verborgenen Symbole (obere Reihe) bzw. zwei Vorlagen (untere Reihe) an. Zeigen Sie auf die Palette, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Zeiger auf das gewünschte Symbol oder die gewünschte Vorlage, um diese an der Cursorposition einzufügen.

Office XP Kompendium

131

Kapitel 7

Add-Ins in Office XP Paletten enthalten Symbole und Vorlagen. Symbole sind mathematische Zeichen, Mengenlehre-Symbole und griechische Buchstaben. Vorlagen sind vorbereitete Felder, die mit Symbolen aufgefüllt werden und oft schon Zeichen enthalten. Die obere Palettenreihe enthält nur Symbole, die untere nur Vorlagen.

Abbildung 7.3: Der Formel-Editor

Für die Formeln stehen acht verschiedene Formatvorlagen bereit (sechs werden angezeigt, für griechische Buchstaben gibt es eine für Groß- und eine für Kleinbuchstaben). In diesen ist die Schriftart und Auszeichnung vordefiniert.

7.2.6

Der Photo-Editor

Alternativ zu diesem Aufruf wird der Photo-Editor auch direkt als Applikation über das Startmenü aktiviert. Als einziger Vertreter der Gattung AddIns steht für dieses Programm ein Symbol in der Programme-Gruppe bereit. Der Photo-Editor kann nicht zum Zeichnen von Bildern benutzt werden. Das Programm stellt keine Zeichenwerkzeuge zur Verfügung. Sie können nur Bilder vergrößern, verkleinern, drehen, zuschneiden und mit Spezialeffekten verfremden. So lässt sich beispielsweise eine Bitmap-Grafik in eine Kreide- oder Kohlezeichnung umwandeln. Das Foto wird durch die Weichzeichnerlinse betrachtet oder Plakat- und Wasserfarbeneffekt machen aus dem schlichten Screenshot ein Kunstwerk.

132

Office XP Kompendium

Die ClipArt-Gallery

7.3

Kapitel 7

Die ClipArt-Gallery

Unter der Bezeichnung ARTGALRY bietet der Add-In-Ordner MICROSOFT SHARED ein besonders nützliches Zusatzprogramm an: Die ClipArtGallery ist zum einen eine Sammlung von Computergrafiken, Fotos, Videound Sounddateien, gleichzeitig aber auch ein Programm zur Verwaltung dieser Multimedia-Objekte. ClipArts können mit diesem Programm vorab betrachtet und mithilfe von Kategorie- und Schlüsselwortzuweisungen verwaltet werden. Die ClipArts in dieser Gallery müssen nicht von Office stammen, Sie können jederzeit Zeichnungen, Grafiken und andere Objekte aus den unterschiedlichsten Anwendungen (z.B. Corel Draw) in die Gallery einbinden. Unterstützt werden alle gängigen Grafikformate für Vektor- und BitmapGrafiken, die Soundformate WAV und MID und das Videoformat AVI. Achten Sie darauf, dass nicht alle ClipArts von der Festplatte stammen. Selbst wenn Sie die benutzerdefinierte Installation gewählt und alle Optionen angeklickt hatten, wurden nicht alle Bilder von der CD auf die Platte kopiert. Befindet sich die CD zum Zeitpunkt des Aufrufs dieses Add-Ins nicht im Laufwerk, erhalten Sie eine entsprechende Meldung, dass noch weitere Objekte verfügbar wären. Wenn Sie die CD aber vorher einlegen, werden automatisch alle ClipArts vollständig angeboten. ClipArt-Gallery öffnen Die Objekte aus dieser Sammlung werden in Word-Dokumente, in ExcelTabellen, PowerPoint-Folien oder auf Access-Datenbankobjekte bzw. in Datensätze eingebunden. In allen Office-Programmen steht die ClipArt-Gallery als OLE-Server zur Verfügung. Markieren Sie die Zelle in der Tabelle, auf die eine externe Grafik kopiert werden soll oder setzen Sie den Cursor im Textobjekt an die richtige Position. In PowerPoint-Folien wird die Grafik stets in der Mitte abgesetzt. Öffnen Sie die Gallery: 1.

Wählen Sie EINFÜGEN/GRAFIK/CLIPART.

2.

Der Aufgabenbereich Clip Art einfügen öffnet sich. Wählen Sie unter der Überschrift ANDERE SUCHOPTIONEN/SUCHEN IN eine Kategorie aus dem Listenfeld Office Sammlungen. Die ClipArt-Gallery wird geöffnet. Markieren Sie die gewünschte Grafik oder wechseln Sie in eine andere Kategorie. Mit EINFÜGEN wird die Grafik in das aktuelle Tabellenoder Diagrammblatt geholt.

Office XP Kompendium

Textmarke setzen

133

Kapitel 7

Add-Ins in Office XP 3.

Neben dem eingefügten Bild wird sofort die Symbolleiste GRAFIK sichtbar. Aus dieser können Sie verschiedene Werkzeuge zur Bildbearbeitung wählen. So lässt sich beispielsweise die Helligkeit und der Kontrast eines Bildes verändern, das Bild kann zugeschnitten und in Größe und Farbgebung verändert werden. Wer die Farbbilder auf Schwarzweiß-Druckern ausgibt, schaltet auf Schwarzweiß-Darstellung oder Graustufenansicht um. Ein interessanter Effekt ist das Wasserzeichen. Das Bild wird damit transparent gestellt.

Neben den ClipArts bietet die Box unter EINFÜGEN/GRAFIK auch noch FOTOS/FILME/SOUND an. Mit diesen Objekten bringen Sie Leben in Ihre Excel-Tabellen, PowerPointPräsentationen und Word-Dokumente. Mit Sound- und Video-Objekten bestückt, lassen sich schöne Effekte zaubern, die die Aufmerksamkeit des Betrachters erhöhen. Haben Sie ein Sound-Objekt eingefügt, sehen Sie ein kleines Lautsprechersymbol. Ein Doppelklick darauf und der Sound wird abgespielt. Das Symbol bleibt so lange gerastert, bis der Sound zu Ende gespielt ist. Auf diese Art können Sie auch Video-Dateien in Ihre Tabellen oder Diagramme holen und einbinden.

134

Office XP Kompendium

8

Dokumente per Hyperlink vernetzen

In Office XP wurde die Internet-Funktionalität nochmals ausgeweitet. Mit jedem Modul in Office XP können Sie nun Informationen für das Internet bereitstellen bzw. abrufen. Dabei spielt ein Dateiformat eine wichtige Rolle. HTML, die HyperText MarkUp Language-Sprache für das Internet, steht in jedem Dokument zur Verfügung. Die HTML-Seiten werden untereinander mit sog. Hyperlinks verknüpft.

HTML als

Neu in Office XP ist jetzt die Unterstützung des XML-Formats. Dokumente in XML-Format können somit schnell und einfach verarbeitet werden. Da XML ein »offenes« Format darstellt, können im Internet auch andere auf diese Informationen zugreifen und Daten eingeben bzw. ändern.

Unterstützung von XML

Ein Hyperlink ist eine Verknüpfung auf eine andere Stelle im selben Dokument oder in einem anderen Dokument bzw. auf eine Webseite im Internet. Wenn Sie auf ein anderes Dokument verweisen, muss dieses nicht im gleichen Anwendungsprogramm erstellt worden sein.

Hyperlinks

Wenn Sie mit dem Cursor auf einen Hyperlink klicken, wird sofort zu der verknüpften Stelle gesprungen. Ein Hyperlink wird standardmäßig blau angezeigt. Nachdem Sie einen Hyperlink ausgeführt haben (ihn also angeklickt haben), wird er in lila Farbe dargestellt. Hyperlink erlaubt Ihnen, übersichtliche Dokumente zu erstellen, denen es jedoch nicht an umfassender Information fehlt. Durch die Hyperlinks ist die Verbindung zu den ausführlichen Informationen jederzeit gewährleistet.

So funktionieren Hyperlinks

8.1

Verbindung

Definition Hyperlink

Wenn Sie in der Windows-Hilfe nach Informationen suchen, so wird Ihnen aufgefallen sein, wie praktisch es ist, dass Sie mit den grünen Verweisen zu anderen Hilfeseiten oder zu verwandten Themen springen können. Auch beim Surfen im Internet können Sie über sog. Links von einer Webseite zur anderen springen. Diese Hypertext genannte Technik wird auch von den Office-Programmen unterstützt. Dabei wird die Verknüpfung zu einem anderen Office-Dokument oder einer anderen Stelle im selben Dokument HYPERLINK genannt. Office XP Kompendium

Einsatz von Hyperlinks

135

Kapitel 8

Dokumente per Hyperlink vernetzen Wenn Sie beispielsweise einen Jahresbericht für die Geschäftsleitung erstellen, in dem Sie über Umsatzzahlen, Auswertungen der Werbemaßnahmen, Rücklaufquote von Direct Mails, Ergebnisse einer Marktforschung, Gesamtkosten, Personalkosten etc. berichten, kann die Hyperlink-Technik von großem Nutzen sein. Um den eigentlichen Bericht nicht mit Informationen zu überfrachten, werden dort nur die entsprechenden Gesamtzahlen genannt und mit einem Hyperlink kann bei Bedarf auf die entsprechenden detaillierten Excel-Tabellen zugegriffen werden.

Sprünge mit Hyperlinks

Auch Sprünge innerhalb eines Dokuments können Sie mit Hyperlinks ausführen. Auf diese Weise können Sie im Text unbekannte Begriffe mit einem Glossar erläutern oder Verknüpfungen zwischen verwandten Themen schaffen, die dem Leser das Studieren Ihrer Texte erleichtern können.

8.2

Hypertext ohne Hyperlink in Word

Bereits in früheren Word-Versionen hatten Sie in etwas engeren Grenzen die Möglichkeit, mit Links zu arbeiten. Index einfügen

Denn schon immer gab es die weithin unbekannte Möglichkeit, ein von Word über EINFÜGEN/REFERENZ/INDEX UND VERZEICHNISSE eingefügtes Inhaltsverzeichnis zum Springen innerhalb des Textes zu benutzen: Wenn Sie im Inhaltsverzeichnis einen Doppelklick auf eine der Zahlen ausführen, springt Word automatisch zu der Seite, auf der sich die betreffende Überschrift befindet.

Verzeichnis von Textobjekte

Natürlich funktioniert das auch mit einem Verzeichnis von Textobjekten, das Sie mit der Registerkarte ABBILDUNGSVERZEICHNIS der erwähnten Dialogbox eingefügt haben (ein Verzeichnis der Abbildungen, Tabellen etc.). Auch hier reicht ein Doppelklick auf die Seitenzahl für einen Sprung zu der Beschriftung des betreffenden Objekts. Einzige Voraussetzung: Das Inhaltsverzeichnis und das Verzeichnis der Abbildungen müssen korrekt eingefügt werden.

ICON: Info

Für das Inhaltsverzeichnis müssen Sie die Formatvorlagen ÜBER1 bis ÜBERSCHRIFT 9 verwenden, um die Überschriften für das Inhaltsverzeichnis zu kennzeichnen.

SCHRIFT

Für die anderen Verzeichnisse ist es zwingend erforderlich, dass Sie die Funktion EINFÜGEN und BESCHRIFTUNG oder die automatische Beschriftung (Schaltfläche AUTOBESCHRIFTUNG) verwenden.

136

Office XP Kompendium

Erstellen eines Hyperlinks innerhalb Word

Kapitel 8 Abbildung 8.1: Wahl der automatischen oder manuellen Beschriftung

8.3

Erstellen eines Hyperlinks innerhalb Word

Auch wenn Sie echte Hyperlinks in einem Dokument verwenden können, soll als Beispiel die Verknüpfung mit einem Glossar dargestellt werden. Nehmen wir an, Sie haben einen längeren Text mit einem Glossar erstellt und möchten an einer Stelle auf diesen Begriff im Glossar verweisen. Vor der Erstellung eines Hyperlinks müssen Sie das Dokument erst abspeichern. Nehmen Sie diesen Hinweis des Programms ernst, denn dadurch wird dringend benötigter Speicher freigemacht und Sie haben die notwendige Sicherheit, dass bei einem Absturz keine zusätzliche Arbeit entsteht.

Dokument vorher speichern

Richten Sie ein Hyperlink ein: 1.

2.

Als Erstes vergeben Sie im Glossar für die Textstelle, an die gesprungen werden soll, eine Textmarke über die Dialogbox EINFÜGEN/TEXTMARKE, nachdem Sie die Textstelle markiert haben. Diese Textmarke darf außer einem Unterstrich keine weiteren Sonderzeichen (auch keine Leertaste) enthalten und darf nicht mit einer Zahl beginnen.

Textmarke setzen

Markieren Sie nun im Text die Stelle, von der aus zu dieser Stelle gesprungen werden soll.

Nun öffnen Sie die Dialogbox HYPERLINK EINFÜGEN oder Sie wählen die entsprechende Schaltfläche. Wenn Sie mit der Tastatur arbeiten, betätigen Sie die Tastenkombination (Strg)+(K).

Office XP Kompendium

137

Kapitel 8

Dokumente per Hyperlink vernetzen

Abbildung 8.2: Die Dialogbox zum Erstellen eines Hyperlinks

3.

Verweis auf eine Textmarke

Hyperlink in blau

In der sich öffnenden Dialogbox klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN im unteren Bereich der Dialogbox. Der obere Bereich ist für den Verweis auf ein anderes Dokument zuständig, der untere Bereich für einen Sprung im selben Dokument.

In der Dialogbox TEXTMARKE klicken Sie die Textmarke an, auf die Sie verweisen wollen. Wenn Sie denselben oder einen sehr ähnlichen Namen wie in der Markierung verwendet haben, wird diese Ihnen bereits vorgeschlagen. Sie sehen sofort im Text die Änderung: Die Textstelle wird mit einer anderen Farbe eingefärbt. Standardmäßig ist es die Farbe Blau und wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das blau eingefärbte Wort fahren, verwandelt sich der Mauszeiger in eine Hand

Abbildung 8.3: Der Hyperlink

QuickInfo-Fenster

Zusätzlich wird in einem QuickInfo-Fenster angezeigt, zu welchem Begriff eine Verknüpfung besteht. Wenn Sie nun mit der Maus dort anklicken, springen Sie sofort zu dem Glossarbegriff, egal, wo sich das Glossar im Dokument befindet. Doch dies ist noch nicht alles, zu was diese Funktion fähig ist. Denn diese Verknüpfung wäre mit dem Feld GEHE ZU, das es in allen Word-Versionen gibt, auch möglich gewesen. Was dort (ohne weiteres) nicht möglich gewesen wäre, ist der Rücksprung zur aufrufenden Textstelle.

Symbolleiste WEB

138

Wenn Sie sich die Oberfläche genau anschauen, hat Word nach der Erstellung des Hyperlinks eine neue Symbolleiste namens WEB eingeblendet. Diese kennen Sie möglicherweise bereits, denn der Internet-Explorer von Microsoft, mit dem Sie durch das Internet surfen, sieht fast genauso aus.

Office XP Kompendium

Erstellen eines Hyperlinks innerhalb Word

Kapitel 8 Abbildung 8.4: Die neue Symbolleiste

Dort sind, wenn Sie sich nicht im Internet befinden, sondern mit Hyperlinks arbeiten, nur ein paar Schaltflächen interessant: Mit den beiden Pfeilen am linken Rand springen Sie vor- oder rückwärts. Mit der Schaltfläche NUR WEB-SYMBOLLEISTE ANZEIGEN blenden Sie die anderen Symbolleisten von Word aus, die zu diesem Zeitpunkt wahrscheinlich nicht benötigt werden.

Wichtige Schaltflächen

Wenn Sie sich den Glossarbegriff angesehen haben, klicken Sie also auf die Schaltfläche ZURÜCK und befinden sich sofort wieder an der Ausgangsposition. Und dort sehen Sie, dass sich die Farbe des Hyperlinks von Blau in Lila geändert hat. Dies ist ein Zeichen dafür, dass Sie diesen Link benutzt haben, eine Quittung sozusagen.

8.3.1

Hyperlinks auf Excel-Tabellen

Die Verwendung von Hyperlinks in einer Excel-Tabelle funktioniert ähnlich, nur dass es in Excel keine Textmarken gibt. Dort geschieht der Zugriff über den festgelegten Namen einer Zelle.

Hyperlinks ohne Textmarken

Wenn Sie auf eine Zelle der Tabelle oder der Mappe eine Verknüpfung erstellen wollen, so verfahren Sie wie folgt: 1.

Aktivieren Sie die Zielzelle, die Zelle also, zu der gesprungen werden soll.

2.

Vergeben Sie über EINFÜGEN/NAMEN FESTLEGEN einen eindeutigen Namen für die Zelle. Abbildung 8.5: Namen festlegen

3.

Öffnen Sie die Dialogbox EINFÜGEN/HYPERLINK oder betätigen Sie, wenn Sie mit der Tastatur arbeiten, die Tastenkombination (Strg)+(K).

Office XP Kompendium

139

Kapitel 8

Dokumente per Hyperlink vernetzen 4.

In der sich öffnenden Dialogbox klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN.

5.

In der Dialogbox EXCEL ARBEITSMAPPE DURCHSUCHEN aktivieren Sie die Option FESTGELEGTER NAME.

6.

Klicken Sie den gewünschten Zellnamen an und bestätigen mit OK.

Abbildung 8.6: So finden Sie den Namen für den Hyperlink.

8.3.2

Hyperlink zu einer anderen Anwendung erstellen

Das Verfahren ähnelt den in den vorigen Kapiteln besprochenen Beispielen. Verfahren Sie also wie folgt: 1.

Bevor Sie einen Hyperlink erstellen, vergeben Sie für eine Textstelle in einem Word-Dokument oder auf einer Webseite, zu der gesprungen werden soll, eine Textmarke. Um einen bestimmten Zellbereich in einer Excel-Tabelle anzuspringen, vergeben Sie im Excel-Arbeitsblatt einen Namen.

2.

Platzieren Sie in Ihrem Dokument den Cursor an der Stelle, an der der Hyperlink eingefügt werden soll, und klicken anschließend auf das Symbol HYPERLINK EINFÜGEN. Alternativ wählen Sie den Menüpunkt im Menü EINFÜGEN.

3.

Im Feld ADRESSE geben Sie den Pfad der Datei an, auf die der Hyperlink springen soll. Wenn Sie den Pfad nicht kennen, klicken Sie auf DURCHSUCHEN und wählen die Zieldatei aus. Dabei können Sie nach einer Datei oder einer Webseite suchen.

4.

Im Feld TEXTMARKE geben Sie den Namen für den Tabellenbereich in einer Excel-Tabelle, die Textmarke in einem Word-Dokument oder auf einer Webseite oder die Foliennummer aus einer PowerPoint-Datei an.

Namen einfügen

Hyperlink einfügen

Adresse angeben

140

Office XP Kompendium

Hyperlink mit Drag&Drop erstellen

Kapitel 8 Abbildung 8.7: Bezug auf eine Tabelle herstellen

5.

Wenn Sie zu dem Dokument wechseln möchten, auf das der Hyperlink zeigt, klicken Sie auf den blauen Text oder das Zeichen. Es wird die WEB-Symbolleiste eingeblendet und in das Zieldokument gewechselt.

6.

Nachdem Sie den Hyperlink gelesen/gesehen haben, können Sie über WECHSELN ZU (oder über den Pfeil in der WEB-Symbolleiste) zurück in das Ausgangsdokument wechseln. Der Hyperlink-Eintrag hat sich verändert, er wird in Lila mit schwarzer Unterstreichung dargestellt.

Wechsel zum Dokument

Der Grund für diesen Farbwechsel: Sie erfahren dadurch, ob Sie diesen Verweis bereits durchgeführt haben. Damit wissen Sie, dass Sie die Information bzw. die auf diese Art hinterlegte Nachricht bereits gelesen haben. Wenn Sie den Hyperlink in einem noch nicht gespeicherten Dokument erstellen, funktioniert der Rücksprung nicht. Um in das Dokument zurückzukehren, müssen Sie es vorher speichern.

8.4

Dokument vorher speichern

Hyperlink mit Drag&Drop erstellen

Wenn Ihnen das Erstellen einer Textmarke oder die Festlegung eines Namens in Excel zu kompliziert erscheint, können Sie auch schnell mit der Funktion Drag & Drop einen Hyperlink erzeugen. Diese Methode zur Erstellung eines Hyperlinks ist nur innerhalb von OfficeAnwendungen geeignet.

Nur in OfficeAnwendungen

In Word oder Excel öffnen Sie zusätzlich das Zieldokument und wählen im Menü den Menüpunkt FENSTER/ALLE ANORDNEN.

Office XP Kompendium

141

Kapitel 8

Dokumente per Hyperlink vernetzen

Wenn es sich um unterschiedliche Anwendungen handelt, verfahren Sie wie folgt: 1.

Minimieren oder schließen Sie alle für den Vorgang nicht benötigten Anwendungen.

2.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle der TaskLeiste.

3.

Wählen Sie den Menüpunkt UNTEREINANDER.

4.

Die beiden Anwendungen werden nun korrekt untereinander am Bildschirm gezeigt.

5.

Markieren Sie nun im Zieldokument den Text, den Sie als Hyperlink definieren möchten. Greifen Sie die Markierung mit der rechten Maustaste und ziehen den Text an die gewünschte Stelle im Basisdokument. Es öffnet sich das Kontextmenü und Sie wählen den Menüpunkt HYPERLINK HIER ERSTELLEN aus.

Abbildung 8.8: Automatische Anordnung der Anwendungen

Zieldokument bearbeiten

Abbildung 8.9: Das Kontextmenü nach dem Ziehen des Objektes

142

Office XP Kompendium

Aussehen des Hyperlink-Textes ändern 6.

8.5

Um den Hyperlink-Text zu ändern, bewegen Sie sich mit den Richtungstasten zu der entsprechenden Stelle und führen Ihre Änderungen durch. Sie können nicht an die Stelle klicken, denn dadurch würde der Hyperlink ausgeführt und Sie können keine Textänderung durchführen.

Kapitel 8 Hyperlink-Text ändern

Aussehen des Hyperlink-Textes ändern

Gefällt Ihnen die standardmäßig verwendete Farbe Blau in den Hyperlinks nicht, können Sie diese auch anpassen. Doch falls Sie versuchen, den Text zu markieren, so ist dies nicht ohne weiteres möglich. Denn wenn Sie den Text oder die Zelle anklicken, um diese anschließend zu formatieren, so wird der Sprung sofort ausgeführt.

Farbe ändern

Die Lösung liegt in Word und Excel in der indirekten Formatierung durch eine Formatvorlage namens HYPERLINK. 1.

Öffnen Sie in Word oder Excel den Menüpunkt FORMAT/ FORMATVORLAGE.

2.

Markieren Sie in Word die Formatvorlage HYPERLINK.

Formatvorlage anpassen Abbildung 8.10: Die Formatvorlage mit Hypertext in Word

3.

In Excel wählen Sie in der Liste NAME DER FORMATVORLAGE diese Formatvorlage aus.

Office XP Kompendium

143

Kapitel 8

Dokumente per Hyperlink vernetzen

Abbildung 8.11: Die Formatvorlage mit Hypertext in Excel

Zeichenformat in Word ändern

Änderung der Formatvorlage

4.

Über die Schaltfläche BEARBEITEN bzw. ÄNDERN weisen Sie die neuen Formate (Farbe, Schriftart etc.) zu.

5.

In Word müssen Sie nach dem Klick auf BEARBEITEN noch über die Schaltfläche FORMAT angeben, dass Sie ein Zeichenformat ändern wollen.

In der sich öffnenden Dialogbox legen Sie daraufhin die verschiedenen Zeichenformate für das Aussehen des Hyperlinks fest: die Schriftart, die Schriftgröße, die Schriftfarbe, eine der Auszeichnungen (fett und kursiv) sowie weitere Stilmerkmale. Um einen Hyperlink noch mehr hervorzuheben, können Sie über den Menüpunkt RAHMEN einen Rahmen um das Wort zu ziehen oder es mit einer Hintergrundschattierung versehen.

Der Besuchte Hyperlink

Neben der Formatvorlage HYPERLINK gibt es eine weitere Formatvorlage, die Sie nun möglicherweise auch verwenden möchten: der BESUCHTE HYPERLINK. Wie der Name es sagt, werden diese Formate automatisch für alle Hyperlinks verwendet, die Sie schon einmal benutzt, also angeklickt haben. Wenn Sie möchten, können Sie diese auch mit einer anderen Farbe formatieren. Sie können jedoch auch andere Stilmittel benutzen, um zu zeigen, welche Hyperlinks schon mal angeklickt wurden und welche nicht. In Excel dagegen wählen Sie nach dem Klick auf ÄNDERN die entsprechende Registerkarte aus. Auch dort können Sie die Formatvorlagen HYPERLINK und BESUCHTER HYPERLINK mit Formaten versehen.

144

Office XP Kompendium

9

Internet und Intranet mit Office XP

Das Internet hat sich innerhalb weniger Jahre zum wichtigsten Kommunikationswerkzeug entwickelt. Internet-Seiten können Informationen in Form von Text, Bildern, Klang und Video darstellen. Unternehmen nutzen diese Internet-Technologie für eigene Netze, so genannte Intranets. Office XP unterstützt die Anwender bei der Kommunikation im World Wide Web durch das Setzen von Hyperlinks, das Bearbeiten von HTML-Seiten oder das Verteilen von Dateien im Internet vorzüglich.

Das Internet und Office XP

Office XP bietet Werkzeuge zur Erstellung von Internet/Intranet-Inhalten an. So lässt sich beispielsweise eine komplette Webseite (Web = Abkürzung von World Wide Web) mit Word erstellen und in einem für Internet/Intranet-Anwendungen brauchbaren Format abspeichern. Zur Herstellung von Tabellen auf diesen Seiten eignet sich Excel 2002 bestens, und Access 2002 ist die ideale Basis für Datenbankanwendungen, aus denen sich die Benutzer von Internet/Intranet-Seiten die gewünschten Daten abholen.

9.1

HTML als Basis

Alles, was im Internet/Intranet publiziert wird, hat eine gemeinsame Basis. Diese nennt sich HTML (HyperText MarkUp Language). HTML ist eine relativ einfache Beschreibungssprache für Textdokumente, die zur Formatierung die alte Technik der Tags verwendet. In HTML wird beispielsweise die Formatierung Fettdruck mit dem Tag (für Bold) eingeleitet und mit <\B> wieder ausgeschaltet.

HyperText MarkUp Language

Diese Zeile ist fett <\B>

Diese simple Technik ist Voraussetzung dafür, dass HTML-Seiten auf der ganzen Welt einheitlich erstellt und vor allem von den unterschiedlichsten Programmen und Betriebssystemen von DOS bis LINUX aufbereitet werden können.

Betriebssystemunabhängiger Standard

Wer diese Tags kennt, kann sich jetzt ein komplettes HTML-Dokument mit jedem beliebigen Textprogramm schreiben, aber das ist kompliziert und Sie müssten zuerst alle Befehle lernen.

Einfache Sprache

Office XP Kompendium

145

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP

Abbildung 9.1: Ein HTML-Dokument im Quelltext

Mit dem Internet kamen auch zahlreiche HTML-Editoren auf den Markt, die dem Anwender diese umständliche Prozedur abnehmen. Zu den wichtigsten zählen FrontPage von Microsoft und natürlich Word 2002, das im Vergleich zur Vorgängerversion wesentlich mehr Internet-Funktionen enthält. Automatischer Transfer nach HTML

Die Office-XP-Programme können ihre spezifischen Daten ausnahmslos in HTML übersetzen und somit für Internet/Intranet-Anwendungen zur Verfügung stellen. In HTML zu programmieren wird deshalb in den wenigsten Fällen nötig sein. Die Inhalte der Webseiten werden einfach im normalen Office-Format aufbereitet und mit entsprechenden Programmfunktionen übersetzt. Die vielen Spezialfunktionen wie in Word oder Excel sind ideale Ergänzungen dazu, denn sie bieten Funktionen, die einfache HTML-Editoren nicht leisten können:

Teamwork

Teamwork: Office-Textdokumente, Tabellen, Datenbanken und Präsentationsunterlagen können von vielen Anwendern gleichzeitig genutzt werden. Die Freigabe von Dateien für andere Mitarbeiter ermöglicht eine gemeinsame Bearbeitung, Überarbeitungsfunktionen, Versionskontrolle und Nachverfolgung von Änderungen sind zu jeder Zeit möglich.

Suchfunktionen

Suchfunktionen: Die Office-Programme bieten mehr Suchmöglichkeiten als nur einfache Texteingaben. Die Suche nach Änderungsdatum, Sonderzeichen, Satzzeichen etc. erhöht den Bearbeitungskomfort erheblich.

146

Office XP Kompendium

Web-Technologien in Office XP

Kapitel 9

Analyse: Ob mit Pivot-Tabellen-Assistent oder Diagrammfunktion in Excel, mit Serienbrief und Etiketten in Word oder mit den zahlreichen Assistenten von Access – die Analysefunktionen der Office-Programme lassen keine Wünsche offen, wenn es um die Aufbereitung von Daten geht.

Analyse

Automatisierung: Alle Office-Programme bieten eine mittlerweile einheitliche Makroprogrammiersprache zur Automatisierung von Anwendungen. Damit lässt sich die Datenverarbeitung vereinfachen, komplexe Arbeiten können zusammengefasst werden und komplizierte Abläufe lassen sich mit Dialogen vereinfachen.

Automatisierung

9.2

Web-Technologien in Office XP

Office XP wurde auf den Internet/Intranet-Anwender zugeschnitten und verwendet Techniken, die auch in Clients für das weltweite Netz zur Anwendung kommen.

9.2.1

Hyperlinks

Die schnellste und einfachste Form der Verknüpfung zwischen zwei Dokumenten ist der Hyperlink. Dabei handelt es sich um eine Text- oder Bildinformation, die mit der Maus angeklickt wird und automatisch die damit verknüpften Daten aktiviert. Hyperlinks sind die Verbindungsglieder zwischen den Webseiten. Sie führen den Leser einer Seite zu weiteren Dokumenten des gleichen Anbieters oder zu völlig anderen Webseiten, auf die ihn der Anbieter hinlenken will.

Verknüpfung über

Alle Office-XP-Programme sind in der Lage, Hyperlinks in ihre Anwendungen einzubinden. In Word können Hyperlinks sowohl auf Textstellen innerhalb eines Dokuments als auch auf weitere Textdokumente verweisen. Excel bietet Hyperlinks in Textform oder als Excel-Funktion an, und das Datenbankprogramm Access erlaubt Hyperlinks sowohl als Feldtyp als auch in der Formulargestaltung. Jedes Office-Programm kann Hyperlinks auf andere Programme anbieten und in diesen Details anzeigen. So können Sie beispielsweise einen ganz bestimmten Tabellenbereich aus der ExcelTabelle oder eine Textmarke aus dem Word-Text ansteuern.

Hyperlinks in

Hyperlinks in Office-Dokumenten verweisen bei Bedarf aber auch auf beliebige andere Inhalte im Internet/Intranet, wie z.B. direkt auf Adressen, sog. URLs (http://xxx), auf FTP-Server oder auch auf Fotos, Grafiken, Videos und Sounddateien.

Verweis auf

Office XP Kompendium

Hyperlink

OfficeProgrammen

Adressen

147

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP

9.2.2

Web-Symbolleiste

Die weitgehend einheitlichen Symbolleisten der Office-Anwendungen wurden mit der Web-Leiste erweitert, die einige sehr nützliche Navigationssymbole für Web-Surfer enthält. So lässt sich zum Beispiel der installierte Standard-Browser aufrufen, die Startseite im Internet/Intranet ansteuern oder eine bereits besuchte Web-Adresse aus einer Liste reaktivieren. Die WEBSymbolleiste ist in Word, Excel, Access und PowerPoint identisch. FindFast-Suchabfrage Volltextsuche in HTML- oder Office-Dokumenten

Ein Symbol aus der Web-Leiste verweist auf die Suchseite, und diese ermöglicht eine Volltextsuche in HTML- oder Office-Dokumenten. Das Suchergebnis ist eine HTML-Seite mit Hyperlinks, die den Anwender sofort auf die gewünschten Informationen leiten.

9.2.3

Integration in den Webbrowser

Was früher nur per OLE-Einbindung von Office- zu Office-Anwendung möglich war, bezieht jetzt auch den Webbrowser mit ein: Über die ActiveDocument-Technologie kann der Browser zum Öffnen eines beliebigen Office-Dokuments, z.B. eines Word-Textes oder einer Excel-Tabelle, benutzt werden. Damit die Daten auch bearbeitet werden können, blenden sich gleichzeitig die Elemente der Zielanwendung ein, die dazu benötigt werden, z.B. die Zeilen/Spaltenköpfe und die Bearbeitungsleiste von Excel oder die Rollleisten des Word-Bildschirms. Abbildung 9.2: Integration von Browser und Office (eine Excel-Mappe im InternetExplorer)

9.2.4 Zusatz HTM im Dateinamen

148

HTML als Speicherformat

Die Office-Anwendungen behalten ihre spezifischen Dateiformate. WordTexte werden weiterhin als Dateien mit der Endung DOC gespeichert, Excel-Tabellen mit XLS, Access-Datenbanken als MDB-Dateien und

Office XP Kompendium

Word und das Internet

Kapitel 9

PowerPoint-Präsentationen mit dem Zusatz PPT. Parallel dazu lässt sich aber mit jedem Programm eine HTML-Version der Daten erstellen, die dann mit dem Zusatz HTM gespeichert wird und von jedem Internet/Intranet-Client (Browser) eingelesen werden kann. Die HTML-Assistenten bieten auch die Möglichkeit, Teilbereiche wie z.B. benannte Tabellenbereiche aus Excel, im HTML-Format abzulegen. Mit Access lassen sich Datenbanken aus dem Intranet sogar mit dynamischen Abfragen bearbeiten, und über den Internet-Information-Server kann der Webmaster die Intranet-Datenbank zur Eingabe und Bearbeitung von Daten für alle Teilnehmer freischalten.

9.2.5

mische Abfragen

Office-Viewer

Sollte ein angeschlossener Internet/Intranet-User nicht im Besitz des OfficePaketes sein, so bieten so genannte Viewer die Möglichkeit, die Originaldaten trotzdem anzusehen und sogar zu drucken. Diese Office-Datei-Viewer gibt es für Word, Excel und PowerPoint. Sie können kostenlos per Download über die Webseite von Microsoft bezogen werden.

9.3

Access und dyna-

Download aus dem Internet

Word und das Internet

Word selbst verschafft Ihnen normalerweise keinen Zugang zum Internet, genauer gesagt zum World Wide Web (Web). Diese Aufgabe übernimmt der Browser (z.B. Microsofts Internet-Explorer, NetScape-Navigator). Word kann allerdings Texte so aufbereiten, dass sie von einem Browser gelesen werden können.

9.3.1

Word als Webbrowser

Ihr Programm Word ist in der Version 2002 sowohl ein Textverarbeitungsprogramm als auch ein HTML-Editor:

Word-Funktionen als HTML-Editor

Erstellen Sie Texte im Word-Format und speichern Sie diese im HTMLFormat ab. Öffnen Sie HTML-Dokumente, bearbeiten Sie diese und speichern Sie die Daten im HTML-Format wieder zurück. Öffnen Sie HTML-Dateien und speichern Sie diese als normale WordTexte mit der Endung DOC zurück.

Office XP Kompendium

149

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP

9.3.2 Eingeschränkte Funktionen

Word oder FrontPage

Word kennt zwar HTML, ist aber in der Funktionalität nicht vergleichbar mit einem echten HTML-Editor wie beispielsweise FrontPage. Es gibt etliche Einschränkungen: Animationen: Grafiken, die im GIF-Format oder einem anderen animierten Format abgespeichert wurden, kann nur der Browser ablaufen lassen. Word stellt von diesen Grafiken nur ein einzelnes Bild dar (zur Erstellung der Grafiken müssen Sie ein entsprechendes Grafikprogramm (z.B. PaintShop Pro) verwenden). Web-Strukturen: FrontPage erstellt nicht nur HTML-Texte, sondern generiert und verwaltet über den Explorer gleichzeitig die Struktur Ihres Webs. Das Programm stellt außerdem alle erforderlichen Verknüpfungen (Hyperlinks) zwischen den einzelnen Seiten her und regeneriert diese auf Wunsch. Im Vergleich zur Vorgängerversion hat Word 2002 einige zusätzliche WebFunktionen erhalten, z.B. die Möglichkeit, Seiten in verschiedene Frames zu unterteilen. Wenn Sie vor der Frage stehen, ob Sie Word oder FrontPage den Vorzug als HTML-Editor geben, hier ein Hinweis:

Word: schnell und einfach

Mit Word erstellen Sie schnell und ohne viel Aufwand gute HTML-Seiten. FrontPage ist ein aufwendiges, komplexes Programm, das einige Übung benötigt. Word eignet sich hervorragend für die Konvertierung von Dokumenten in HTML-Code. Wenn Sie Textdokumente gleich welcher Art vorliegen haben, speichern Sie diese mit Word im HTML-Format ab und bearbeiten Sie diese mit FrontPage oder einem anderen professionellen System weiter.

Für Profis

FrontPage wird bereits mit fertigen Web-Layouts und Vorlagen ausgeliefert, mit denen Sie schnell Ihre Internetpräsenz verwirklichen können. Auch sind darin Hilfsprogramme für die Übertragung an den Webserver enthalten.

9.3.3 Prüfen der späteren WebAnsicht

150

Online-Layout-Ansicht für Webseiten

Um in Word eine Webseite anzusehen, empfiehlt es sich, in die Ansicht WEBLAYOUT zu wechseln. Nur diese Ansicht stellt sicher, dass alle Elemente der Seite so angezeigt werden, wie sie im Internet interpretiert werden.

Office XP Kompendium

Word und das Internet

Kapitel 9

So wechseln Sie in diese Ansicht: 1.

Wählen Sie im Menü ANSICHT/WEBLAYOUT.

2.

Schalten Sie unter ANSICHT die Dokumentstruktur weg, wenn Sie die Seite auf voller Bildschirmbreite sehen wollen. Abbildung 9.3: Weblayout-Ansicht in Word

Die Symbolleiste Web Diese Symbolleiste verbindet Word direkt mit dem Internet. Sie können diese über EXTRAS/ANPASSEN oder mit ANSICHT/SYMBOLLEISTEN einblenden: Symbole und Bedeutung Symbol

Bedeutung Mit diesem Symbol blättern Sie eine bereits aufgerufene Webseite zurück

Tabelle 9.1: Die Symbolleiste Web

Dieses Symbol bringt Sie eine Seite nach vorne, d. h. zu der Seite, von der Sie zurückgeblättert hatten Stoppen Sie damit die Übertragung einer Seite, wenn diese zu lange dauert oder keine Aussicht mehr auf Erfolg hat Dieses Symbol baut die Seite neu auf. Das ist ab und zu notwendig, wenn Inhalte übertragen wurden, während Sie die Seite bearbeitet haben

Office XP Kompendium

151

Kapitel 9 Tabelle 9.1: Die Symbolleiste Web (Forts.)

Internet und Intranet mit Office XP

Symbol

Bedeutung Hier wechseln Sie auf die Startseite. Das ist die Seite, die der Browser automatisch ansteuert, wenn er online geht (im Normalfall die Homepage des Providers) Hiermit starten Sie die Suche im Web, genauer gesagt eine Suchmaschine. Das ist ein Programm, das Ihnen die Möglichkeit bietet, das Internet nach einem Suchbegriff zu durchforsten. Welche Suchmaschine das ist, wird ebenfalls im Browser festgelegt Die Favoritenliste enthält wichtige Web-Adressen. Sie kann jederzeit durch neue Adressen erweitert werden Hier finden Sie die Funktionen der Symbole noch einmal als Menü-Einträge. Außerdem sind hier die Optionen untergebracht, um die Suchund Startseite zu ändern Damit blenden Sie alle anderen Symbolleisten aus, nur die WEB-Symbolleiste bleibt stehen Unter diesem Symbol verbirgt sich die Liste aller Webseiten, die Sie bisher (ab Programmstart) angesteuert haben. Sie können damit direkt auf eine bestimmte Seite schalten oder eine andere Office-Anwendung aufrufen

9.3.4 Suchmaschine in Word

152

Start- und Suchseite ändern

Die für Word festgelegte Suchmaschine ist ALLINONE.HTM auf der Homepage des MSN (Microsoft Network). Als Homepage ist vorläufig die Microsoft-Seite www.microsoft.com/germany festgelegt.

Office XP Kompendium

Word und das Internet

Kapitel 9

Sie können die Start- und Suchseite natürlich ändern und beispielsweise die Homepage eintragen, die Sie direkt in das unternehmenseigene Intranet oder auf das Firmenangebot im World Wide Web führt: 1.

Klicken Sie auf das Symbol WECHSELN ZU.

2.

Wählen Sie STARTSEITE BESTIMMEN, um die aktuelle Seite zur Startseite zu machen.

3.

Mit SUCHSEITE BESTIMMEN erklären Sie die aktuelle Seite zur Suchseite. Stellen Sie vorher einen passenden Suchdienst ein.

9.3.5

Word-Dokument im HTML-Format speichern

Um aus einem Word-Text ein HTML-Dokument zu machen, speichern Sie diesen einfach im entsprechenden Fremdformat. Dazu wird in der Speicherbox der Dateityp umgestellt.

Befehl: SPEICHERN UNTER

Formatieren Sie ein Dokument mit allen Formatierfunktionen, die Word zur Verfügung stellt. Verwenden Sie Zeichen- und Absatzformate und weisen Sie die Überschriften über die Formatvorlagen aus. 1.

Wählen Sie DATEI und ALS WEBSEITE SPEICHERN.

2.

Geben Sie einen passenden Dateinamen ein.

Achten Sie darauf, dass eventuell nicht alle Anwender, die Ihre HTMLDokumente lesen, mit Ihrem Dateinamen etwas anfangen können. Wer noch mit der Vorgängerversion von Windows oder mit UNIX-basierendem System zugreift, wird weder mit langen Dateinamen (mehr als acht BuchstaICON: Info mit Umlauten, Sonderzeichen und Leerzeichen in diesem Bereich ben) noch zurechtkommen. Bleiben Sie lieber bei kurzen, maximal acht Buchstaben langen Dateibezeichnungen. Konvertierungsverluste Mit der Speicherung eines Word-Textes im HTML-Format gehen einige Formatierungen verloren; eine Meldung weist vor dem Speichern auch darauf hin.

Verschwundene Formatierungen

Das hat nichts mit mangelnder Qualität des HTML-Editors zu tun, zu dem Word automatisch wird, wenn ein HTML-Text vorliegt. HTML als TextProgrammiersprache unterliegt einer weltweiten Norm, und unter einer bestimmten Versionsnummer sind eben nur bestimmte Formatierungen im Quellcode möglich. Damit können auch die Browser auf einen Standard zugeschnitten werden.

Office XP Kompendium

153

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP Was in HTML nicht programmierbar ist, wird bei der Konvertierung also ignoriert: Animationen, die über FORMAT/ZEICHEN eingebracht wurden, kennt HTML nicht. Textfluss, Kontursatz und Rahmenpunkte um die Grafiken werden ignoriert, ebenso die Spezialgrafikformate wie Wasserzeichen, Schwarz/ Weiß etc. Formatvorlagen werden nicht akzeptiert und die Auszeichnungen der Überschriftenformate werden nicht 1:1 übernommen. Grafiken aller Art wandelt die Konvertierung in das GIF-Format um. Das gilt auch für Formeln, Zeichenobjekte und Diagramme.

9.3.6 Aus HTML wird DOC

HTML-Dokument in Word-Dokument umwandeln

Sie können auch ein HTML-Dokument in einen normalen Word-Text verwandeln. Das passiert so: 1.

Öffnen Sie das HTML-Dokument in Word.

2.

Wählen Sie DATEI/SPEICHERN UNTER und wählen Sie als Dateityp WORD-DOKUMENT.

3.

Einmal weggelassene Textformatierungen und Grafikformate erscheinen mit der Speicherung im Original-Format nicht wieder. Sie müssen diese wieder in den Text einfügen.

9.3.7 Unterstützung durch Assistenten

Die HTML-Vorlage

Word als HTML-Editor zu benutzen bringt nur dann Vorteile, wenn Sie ganz einfache Gestaltungen vorhaben. Aufwendiges Web-Design können Sie mit Word nur bedingt schaffen. Dazu sollte FrontPage oder ein äquivalenter HTML-Editor zum Einsatz kommen. Wenn Sie die Absicht haben, mit Word ein HTML-Dokument zu erstellen, hilft Ihnen die Vorlage mit dem Web-Assistenten weiter: 1. 2.

Wählen Sie DATEI/NEU. Klicken Sie im Arbeitsbereich von MIT VORLAGE BEGINNEN auf ALLVORLAGEN und holen das Register WEBSEITEN vor.

GEMEINE

3.

154

Verwenden Sie die Vorlage WEBPAGE-ASSISTENT auf der Registerkarte WEBSEITEN.

Office XP Kompendium

Word und das Internet

Kapitel 9 Abbildung 9.4: Der WebseitenAssistent

4.

Befolgen Sie die Anweisungen des Assistenten, um die Webseite zu erstellen, und speichern Sie diese anschließend als HTML-Dokument ab.

Schneller Weg zur Webseite

Das Ergebnis ist eine fertige HTML-Seite, die sich jetzt textlich umgestalten lässt und mit Formatierungen versehen werden kann. Achten Sie darauf, dass die Webseite andere Formatvorlagen benutzt und auch für die Gestaltung der anderen Elemente (z.B. Hyperlinks) Formatvorlagen anbietet. Unter DATEI/NEU finden Sie weitere Angebote für ein leeres Web-Dokument.

9.3.8

Formatierung mit dem HTML-Editor

Für die Webseitengestaltung im Word-HTML-Editor stehen Ihnen einige spezifische Formatvorlagen zur Verfügung: Absatzformate H1 bis H6

Die Überschriftenformate

Standard

Vorlage für normalen Text

Address

Für die Adresse des Web-Autors, kursiv ohne Einzug

Blockquote

Für Zitate, mit Einzug und Abstand vor und nach dem Absatz

Definition Term

Für Oberbegriffe in Definitionslisten, ohne Einzug

Definition List

Für Erläuterungen in Definitionslisten, mit Einzug

Preformated

Für Texte in nicht proportionaler Courier-Schrift, mit Tabstopps alle 8 Zeichen

Office XP Kompendium

Spezielle Formatvorlagen in Word Tabelle 9.2: Absatz- und Zeichenformate

155

Kapitel 9 Tabelle 9.2: Absatz- und Zeichenformate (Forts.)

Internet und Intranet mit Office XP

Absatzformate Zeichenformate CITE

Kursiver Text für Zitate

CODE

Courier-Schrift für Programmanweisungen

Definition

Kursiv-Schrift (nur Internet-Explorer)

Keyboard

Courier-Schrift fett, kleinerer Schriftgrad

Sample

Courier-Schrift, größerer Schriftgrad

Typewriter

Courier-Schrift, kleinerer Schriftgrad

Variable

Kursiv gedruckte Zeichen

Emphasis

Kursiv gedruckte Zeichen

Strong

Fett gedruckte Zeichen

Comment

Kommentartexte, wird im Browser Internet-Explorer nicht angezeigt

HTML Markup

Verborgen formatierter Text

9.3.9

Webseiten in Word gestalten

Mit Word lassen sich durchaus anspruchsvolle Webseiten gestalten, wenn auch nicht mit allen Funktionen. Für Einsteiger in die Materie bietet Word eine gute Startbasis für die ständige Beschäftigung mit dieser Technik. Start mit leerem HTML-Dokument

Nehmen Sie als Basis für die Gestaltung entweder ein leeres HTML-Dokument oder ein mit dem Web-Assistenten gestaltetes Dokument. Verwenden Sie auf keinen Fall aber einen Word-Text, denn mit diesem haben Sie nicht alle Menüoptionen zur Verfügung, die Sie für die Webseite brauchen. Titel Der Titel, der in der blauen Kopfleiste des Browsers oder des Word-Fensters angezeigt wird, hat nichts mit dem Text auf der Seite zu tun. Er wird an ganz anderer Stelle produziert:

156

1.

Wählen Sie DATEI/EIGENSCHAFTEN.

2.

Geben Sie im Feld TITEL den Text als Titel ein, den Sie oben in der Titelzeile sehen wollen.

3.

Das Feld mit der HYPERLINK-BASIS können Sie beschriften, wenn Sie Ihre Links im Dokument auf eine bestimmte Quelle im Internet oder

Office XP Kompendium

Word und das Internet

Kapitel 9

Intranet beziehen möchten. Befinden sich beispielsweise alle Dokumente, auf die Sie per Hyperlink verweisen, im Verzeichnis X://INTRANET, geben Sie diesen Pfad hier ein. Die Hyperlinks können damit relativ, d.h. ohne Pfadangabe, eingegeben werden. Abbildung 9.5: Titel erfassen

Die übrigen Einstellungen betreffen die Sprachversionen und müssen nicht verändert werden. Tabellen Sie können Tabellen einfügen, wie Sie das von Word gewohnt sind. Dabei werden Tabellen mit dem Stift gezeichnet und mit dem Radiergummi wieder gelöscht. Auch werden Tabellen über die Zwischenablage importiert. Beachten Sie diese Unterschiede zu den Word-Tabellenoptionen.

Funktion wie in Word

In den Tabelleneigenschaften gelten die Hintergrundfarbe, die Spaltenabstände und der Textumbruch für die gesamte Tabelle. Textumfluss sollten Sie nicht verwenden, da die meisten Browser das nicht akzeptieren. Die Zelleneigenschaften halten die Hintergrundfarben, Zellenbreiten und -höhen einzelner Zellen fest.

Zelleneigenschaften

Wenig zu bieten im Vergleich zu Word hat die Option RAHMENLINIEN. Sie können nur einheitliche Rahmen für die gesamte Tabelle zuweisen. Grafiken und Multimedia Die Frage nach dem passenden Grafikformat für Webseiten lässt sich schnell beantworten: Sie sollten nur Grafiken vom Typ JPEG (*.jpg) oder

Office XP Kompendium

JPEG oder GIF

157

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP GIF (*.gif) nehmen. Diese beiden Formate werden von allen Browsern unterstützt. Auf einer mit Word erstellten Seite dürfen Sie aber alles unterbringen, was die Grafikformatliste hergibt, denn beim Speichern der Seite werden alle Formate, die nicht JPEG oder GIF heißen, automatisch und einheitlich in das GIF-Format umgewandelt. Gehen Sie so vor: 1.

Wählen Sie EINFÜGEN/GRAFIK.

2.

Holen Sie die Grafik aus der ClipArt-Bibliothek oder aus einer Datei. Achten Sie darauf, dass beim Verknüpfen der Grafik immer die Originalgrafik verfügbar sein muss.

3.

Unter EINFÜGEN/OBJEKT finden Sie alle Objekttypen, die von Word unterstützt werden. Darunter natürlich auch die Videoformate AVI und MPEG. Videos können Sie auch direkt unter EINFÜGEN und VIDEO auf die Seite importieren. Geben Sie in den Eigenschaften des Objekts die Quelle (die Videodatei) an und tragen Sie unter BILD WECHSELN und TEXT WECHSELN das ein, was gezeigt werden soll, wenn das Video nicht verfügbar ist. Geben Sie auch an, wann das Video starten soll (am besten MOUSE-OVER, wenn der Mauszeiger auf das Bild fährt). Die Office-CD enthält einige Beispielvideos.

4.

Sounds werden ebenfalls per EINFÜGEN-Menü auf die Seite geholt und über die Eigenschaften bearbeitet.

5.

Unter EINFÜGEN/GRAFIK mit CLIPART wird ebenfalls eine Karte mit Videos und Sounds angeboten.

Grafiken einfügen

Animierte GIFs Bewegte Grafiken

Das GIF-Format birgt eine Besonderheit: Grafiken lassen sich in diesem Format Bild für Bild übereinander speichern. Wenn bei der Anzeige des Bildes diese einzelnen Bilder dargestellt werden, läuft vor Ihren Augen ein kleiner Film ab. Word bietet Ihnen zur Gestaltung der Webseiten einige animierte GIFs. Die Animation lässt sich aber nur mit einem Browser ausführen; Word kann GIF-Grafiken nicht animieren. Auf der Office-CD finden Sie im Ordner CDZUGABE den Unterordner ANIMGIFS. Suchen Sie in diesem nach GIF-Dateien, die Sie auf der Webseite einbinden können. Hintergrund

Word-Hintergrundgrafiken

158

Ein schöner Hintergrund wertet die Webseite besonders auf. Suchen Sie sich aus den zahlreichen Angeboten von Word-Hintergrundgrafiken einen passenden für Ihre Seite aus.

Office XP Kompendium

Word und das Internet

Kapitel 9

So machen Sie es: 1.

Wählen Sie FORMAT/HINTERGRUND.

2.

Unter FÜLLEFFEKTE finden Sie eine Reihe vorgefertigter Strukturen.

3.

Mit der Schaltfläche WEITERE STRUKTUREN erhalten Sie die Dateiliste des aktuellen Ordners. Suchen Sie sich eine Grafikdatei als Hintergrund für die Seite aus.

Design Mehr als ein schöner Hintergrund kann ein perfektes Design überzeugen. Word hat hier neue Designs integriert.

Vorlagen in Word

Wählen Sie das passende aus: 1.

Wählen Sie FORMAT/DESIGN.

2.

Unter DESIGN AUSWÄHLEN finden Sie eine Reihe fertiger Designs.

3.

Im Vorschaufenster können Sie das fertige Ergebnis mit dem markierten Design sofort begutachten. Gefällt Ihnen das Design, so übernehmen Sie es einfach mit OK (siehe Abbildung 9.6). Vorlage auswählen

Abbildung 9.6: Mit fertigen DesignVorlagen kommen Sie schnell zum fertigen Dokument.

Office XP Kompendium

159

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP

9.3.10 Daten an Benutzer weitergeben

Formulare

Eine Webseite mit Formularen zu bestücken, ist nicht besonders schwer. Das Problem liegt darin, die Daten zu erhalten, die der Benutzer des Formulars in dieses einträgt. Diese Funktion ist Sache des Webservers. Sie müssen per Script oder auf einem anderen Weg dafür sorgen, dass die Formulare eingelesen werden. Der Web-Assistent bietet drei Formulartypen an: das Feedback-Formular, das Online-Registrierungsfomular und das Umfrageformular. Erstellen Sie ein Formular mit dem Assistenten, holen Sie dann die Symbolleiste FORMULAR auf den Bildschirm und bearbeiten Sie die Seite im FORMULARDESIGN-MODUS. Die Funktionen unterscheiden sich kaum von denen, die Sie auch bei der Formulargestaltung von Word kennen gelernt hatten. Die einzelnen Elemente werden allerdings anders gesteuert als in einem Word-Formular. So geht es: 1.

Markieren Sie ein Element und klicken Sie auf das Symbol EIGENSCHAFTEN.

2.

Tragen Sie unter HTML-NAME den internen Namen des Elements ein.

3.

Unter VALUES wird der Rückgabewert des Elements eingetragen.

4.

Drop-Down-Dialogfelder und Listenfelder erhalten unter DISPLAYVAdie Einträge, die in der Liste oder im Drop-Down angezeigt werden. LUES

5.

9.4 Dynamische Tabellen

160

In einfachen Formularen können Sie die Daten auch ohne Script-Unterstützung übermitteln lassen: Geben Sie dem Senden-Element unter der Eigenschaft ACTION Ihre Mailadresse (z.B. mailto:Fuchs@MundTde).

Excel und Internet/Intranet

Excel ist als Tabellenprogramm natürlich für die Herstellung von Tabellen aller Art auf Webseiten prädestiniert. Excel-Tabellen sind dynamisch und enthalten Verknüpfungen und Verweise auf andere Daten. Sie bilden die Grundlage für Diagramme und enthalten auf Wunsch auch Auszüge aus externen Datenbanken.

Office XP Kompendium

Excel und Internet/Intranet Im Intranet wird Excel zur direkten Bearbeitung von Tabellendaten verwendet, die sich auf HTTP- oder FTP-Servern befinden. Selbst HTML-Dateien lassen sich direkt mit Excel öffnen. Dies ist aber in den wenigsten Fällen sinnvoll, da die importierten Dokumente in Tabellenform umgewandelt werden.

9.4.1

Kapitel 9 Direkte Bearbeitung von Tabellendaten

Hyperlinks in Tabellen

Die Technik der Hyperlinks lässt sich besonders nutzbringend auch in Excel-Arbeitsmappen anwenden. Sie haben die Wahl zwischen Hyperlinks, die als Texteintrag in Tabellenzellen stehen und Hyperlinks, die aus der Excel-Funktion =HYPERLINK() gebildet werden.

Die Excel-Funktion =HYPERLINK()

So erstellen Sie beispielsweise eine Text-Verknüpfung: 1.

Setzen Sie den Zellzeiger in die gewünschte Zelle.

2.

Wählen Sie EINFÜGEN/HYPERLINK.

3.

Geben Sie im ersten Feld der Dialogbox den Pfad zum URL an.

4.

Im zweiten Feld können Sie einen Bereich aus derselben oder einer anderen Arbeitsmappe bestimmen. Verweist der Hyperlink auf ein Dokument aus einer anderen Anwendung, können Sie z.B. eine Textmarke oder einen Bereich aus diesem Datenmaterial angeben.

5.

Der Hyperlink wird eingefügt. Solange er nicht benutzt wird, bleibt er blau. Nach dem ersten Klick wird er rot gefärbt. Wenn Sie lieber eine Grafik anstelle eines Textes als Hyperlink einfügen wollen, holen Sie diese aus der ClipArt- oder Grafikdateisammlung in die Seite, markieren diese und starten wieder mit EINFÜGEN/HYPERLINK.

6.

Geben Sie der markierten Grafik auch den Hyperlink durch Angabe der Datei und der Textmarke.

7.

Damit ist auch die Grafik verknüpft. Um sie wieder zu bearbeiten, klicken Sie diese mit gedrückter (Strg)-Taste an. Text-Hyperlinks lassen sich am besten mit dem Kontextmenü (rechte Maustaste) bearbeiten.

9.4.2

Die Hyperlinks-Funktion

Mit der Funktion =HYPERLINK() erstellen Sie ebenfalls Hyperlinks auf andere Tabellenbereiche oder Dokumente. Im Unterschied zur einfachen Textverknüpfung können Sie gleich einen Alias-Namen für die Verknüpfung mit angeben.

Office XP Kompendium

Verweis auf andere Tabellenbereiche

161

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP

Erstellen Sie ein Hyperlink:

Hyperlink-Adresse

1.

Wählen Sie EINFÜGEN/FUNKTION.

2.

Markieren Sie den Eintrag HYPERLINK aus der Liste der zuletzt verwendeten Funktionen.

3.

Bestätigen Sie mit OK.

4.

Tragen Sie in der Formelpalette im ersten Feld die komplette Hyperlink-Adresse in Anführungszeichen ein. Achten Sie darauf, dass auch der Pfad zur Datei mit angegeben werden muss.

5.

Geben Sie im zweiten Eingabefeld eine Bezeichnung ein, die Sie in der Zelle als Formelergebnis sehen wollen, und bestätigen Sie mit OK.

6.

Die Hyperlink-Funktion wird in die Zelle eingefügt. Ein Klick mit der Maus aktiviert sofort den angegebenen URL bzw. den Bereich, auf den der Hyperlink verweist. Um die Zelle bearbeiten zu können, setzen Sie den Zellzeiger mit den Cursortasten in die Zelle und drücken die Taste (F2).

angeben

9.4.3

HTML-Daten mit Excel

Um eine Tabelle für den Zugriff von Webseiten aus zu präparieren, muss diese im HTML-Format (Hypertext MarkUp Language) gespeichert werden. Sie finden die Option im DATEI-Menü:

Kontrolle mit dem Internet Explorer

1.

Wählen Sie DATEI/ALS WEBSEITE SPEICHERN.

2.

Das Programm übernimmt automatisch die Konvertierung. Der Datenbereich wird markiert und vorgeschlagen.

3.

Entscheiden Sie sich, ob Sie eine eigenständige HTML-Datei erstellen wollen oder nur eine Tabelle im HTML-Format, die in eine Seite eingebunden wird (siehe Abbildung 9.7).

4.

Zum Abschluss geben Sie noch den Dateinamen der neuen HTMLDatei an und die Datei wird gespeichert.

Das Ergebnis, die HTML-Seite aus einer Excel-Tabelle, können Sie sich mit dem Internet-Explorer oder mit jedem anderen HTML-Editor ansehen. Mit der Umsetzung in das HTML-Format wird die Excel-Tabelle verändert, denn HTML kann nicht alles umsetzen, was Excel zur Formatierung von Tabellen anbietet. Beachten Sie folgende Punkte:

162

Office XP Kompendium

Excel und Internet/Intranet

Kapitel 9 Abbildung 9.7: Tabellen im HTMLFormat speichern

Alle Zellen der Tabelle erhalten automatisch einen Rahmen. Die Spaltenbreite orientiert sich an der Länge des längsten Text- oder Zahleneintrags. Die in Excel eingestellten Spaltenbreiten gehen verloren. Fehlerwerte bei zu geringer Spaltenbreite (dargestellt durch ###) werden auch in HTML übernommen. Enthält eine Zelle Leerzeichen, wird diese in HTML dargestellt. Leere Zellen werden nicht umgesetzt. Formeln und Bezüge werden umgewandelt, HTML kennt nur die Zahlenwerte aus dem Formelergebnis. Grafiken und Schattierungen lassen sich nicht übersetzen.

9.4.4

ClipArts aus dem Web

ClipArts werden die Grafiken genannt, die auf dem Computer erstellt und in einem Grafikdateiformat abgespeichert sind. Die gängigsten ClipArt-Formate sind WMF (Windows Metafile), BMP und TIF (Scannerdateien im Pixelformat). Im Internet werden vorrangig die Formate GIF (von CompuServe eingeführtes Grafikformat für bewegte Bilder) und das Platz sparende JPEG-Format für Bilddateien verwendet.

Office XP Kompendium

163

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP

Neben der ClipArt-Sammlung unter EINFÜGEN/GRAFIK bietet Excel auch den Zugriff auf eine Internet-Seite von Microsoft an, auf der sich weitere ClipArts befinden. ClipArts einfügen

ClipArt-Organizer

1.

Aktivieren Sie EINFÜGEN/GRAFIK/CLIPART.

2.

In der rechten unteren Ecke finden Sie ein Symbol, das Sie direkt ins Internet bringt.

3.

Bestätigen Sie die Meldung, nachdem Sie die Verbindung überprüft und ggf. das Modem bereitgestellt haben.

4.

Der Standard-Browser (z.B. Internet-Explorer) wird gestartet, und Sie werden automatisch mit der Microsoft-Seite verbunden. Bestätigen Sie den Lizenzvertrag.

5.

Im rechten Frame werden jetzt Kategorien angeboten. Suchen Sie sich eine aus und wechseln Sie zu dieser.

6.

Haben Sie ein passendes Bild gefunden, klicken Sie den Link darunter an, um es auf die Festplatte zu kopieren.

7.

Schließen Sie Ihren Browser wieder.

Die ClipArts werden automatisch in die ClipArt-Organizer integriert und stehen in einer eigenen Kategorie zur Auswahl bereit. Sie können sie wie die anderen Bilder aus dieser Sammlung verwenden. Wenn Sie neue Bilder brauchen, linken Sie sich einfach wieder in die ClipArt-Organizer von Microsoft ein.

9.4.5

Direkte Web-Abfragen mit Excel

Mit Web-Abfragen können Sie Daten aus dem Internet/Intranet direkt in Excel-Tabellenblätter holen. Diese Daten stehen zum Beispiel als Link auf einer HTTP-Seite bereit oder sind auf so genannten FTP- oder Gopher-Servern archiviert. Legen Sie los:

164

1.

Starten Sie Ihre erste Abfrage in einem leeren Tabellenblatt. Setzen Sie den Zellzeiger in die Zelle Al und wählen Sie DATEN/EXTERNE DATEN/ WEB-ABFRAGE AUSFÜHREN.

2.

In der nächsten Dialogbox wird die Datei angefordert, die diese Abfrage enthält. Web-Abfragen sind in Dateien mit der Endung .IGY gespeichert.

3.

Entscheiden Sie sich zum Beispiel für die Abfrage WEITERE WEBABFRAGEN von Microsoft. Markieren Sie die Abfrage und bestätigen Sie diese mit OK.

Office XP Kompendium

Access und das Internet/Intranet 4.

Geben Sie als Zielort für das Abfrageergebnis die aktive Zelle A1 an.

5.

Jetzt wählt sich Excel über Ihre Internet-Verbindung ein, sucht nach dem Anbieter der Abfrage im Web und präsentiert das Abfrageergebnis. Falls die Abfrage Parameter anfordert, wie zum Beispiel bei Aktienkursabfragen die Tickersymbole, geben Sie diese mit Leerzeichen getrennt ein.

Kapitel 9

Achten Sie auf die Statuszeile: Das Globus-Symbol zeigt an, dass die Verbindung derzeit aktiv ist. Die Abfrage bleibt in der Tabelle als Verknüpfung und kann hier jederzeit wieder gestartet werden. Wenn Sie die aktuellen Inhalte der Webseite einholen wollen, wählen Sie DATEN/DATEN AKTUALISIEREN.

9.4.6

FTP-Seiten mit Excel erstellen

Wenn Sie im Internet/Intranet-Zugang zu einem FTP-Server haben, können Sie Excel-Daten direkt auf diesem Server abspeichern und damit für andere Teilnehmer im Originalformat bereitstellen. Voraussetzung ist, dass Sie einen freien Zugang zu diesem Server haben. Wie Sie diesen Zugang erhalten, ist im Office Ressource Kit beschrieben, den Sie u.a. aus dem WebAngebot von Microsoft abrufen können.

Internet/IntranetZugang zu einem FTP-Server

Erstellen Sie eine FTP-Seite: 1.

Mit DATEI/ÖFFNEN wird der Speichervorgang für FTP-Server gestartet.

2.

Öffnen Sie die Liste unter SUCHEN IN und markieren Sie FTP-SPEICHERORT HINZUFÜGEN/ÄNDERN.

3.

Geben Sie den Namen der Seite auf dem FTP-Server ein. Beispiel: ftp:/ftp.IhreFirma.de

4.

5.

Schalten Sie unter ANMELDEN ALS auf BENUTZER und tragen Sie Ihren Benutzernamen ein. Das Kennwort geben Sie nur an, wenn Sie nicht beim Öffnen der FTP-Site danach gefragt werden wollen.

Anmelden an FTP-Server

Klicken Sie auf HINZUFÜGEN, um die FTP-Site in die Liste einzufügen.

Damit ist der Aufnahmeort fixiert. Um eine Arbeitsmappe auf dem FTP-Server abzulegen, wählen Sie DATEI/SPEICHERN UNTER. Geben Sie als Speicherort INTERNET-SPEICHERORT (FTP) an und wählen die passende Seite.

9.5

Access und das Internet/Intranet

Access ist die Datenzentrale von Office XP. Alle größeren Datenmengen, Bewegungs- und Basisdaten werden mit Access zentral gespeichert. Die anderen Office-Module bedienen sich für Auswertungen aus diesen Daten-

Office XP Kompendium

Datenbank im Internet

165

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP banken. Word-Serienbriefe oder Etiketten holen sich die Adressen aus Access, mit Excel werden die Umsatz- und Verkaufszahlen importiert und in verdichtete Pivot-Tabellen umgewandelt. Im Internet/Intranet kann Access ebenfalls die Rolle der Datenzentrale übernehmen. Der besondere Vorteil besteht darin, dass alle Teilnehmer automatisch Zugriff haben (im Unterschied zu bisherigen Strukturen über Benutzerkonten etc). Natürlich lassen sich weiterhin Zugriffsbestimmungen und Administrationsrechte festlegen.

9.5.1 Hyperlinks auf Objekte und Daten

Hyperlinks in der Access-Datenbank

In Access verweisen Hyperlinks auf Objekte und Daten in derselben Datenbank oder in anderen MDB-Dateien. Hyperlinks können aber auch auf Excel-Tabellen, Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen verweisen. Hier lassen sich Hyperlinks einfügen: In Formulare und Datenblätter als Text- oder Grafik-Hyperlinks. Als Teil einer Tabellenstruktur mit dem Feldtyp "Hyperlink", In Berichten; Hyperlinks funktionieren nicht bei der Berichtsausgabe, sondern nur in Berichten, die zu Word- oder Excel-Format konvertiert werden.

Abbildung 9.8: Hyperlink-Feld im Tabellenentwurf

166

Office XP Kompendium

Access und das Internet/Intranet

Kapitel 9

So erstellen Sie ein Tabellenfeld, das Hyperlinks speichert: 1.

Öffnen Sie eine Tabelle in der Entwurfsansicht oder legen Sie eine neue Tabelle an. Sie können auch in eine bestehende Tabelle mit EINFÜGEN/ HYPERLINKSPALTE eine spezielle Spalte einfügen.

2.

Geben Sie einen Feldnamen ein und wählen Sie als Felddatentyp HYPERLINK.

3.

Speichern Sie den Tabellenentwurf und geben Sie Daten in die Tabelle ein. Zur Erfassung eines Hyperlinks beginnen Sie den Eintrag mit einem gültigen Protokoll (z.B. HTTP oder FTP).

Hyperlinks als Sprungadressen auf andere Teile der Datenbank, auf OfficeDokumente aus Word oder Excel, HTML-Dateien oder für Verzweigungen zu Internet-URLs sollten in Formulare oder Datenblätter eingebaut werden. Ein Klick auf den Eintrag genügt dann bei der Verwendung des Formulars, um zu diesem Link umzuschalten.

Feldtyp HYPERLINK

Automatischer Wechsel zum Link

Wechseln Sie zum Link: 1.

Öffnen Sie ein Formular im Formularentwurf.

2.

Wählen Sie EINFÜGEN/HYPERLINK.

3.

Geben Sie im ersten Feld den Pfad und den Dateinamen der Datei an, auf die der Hyperlink verweist. Wenn sich der Link in der gleichen Datenbank befindet, können Sie dieses Feld leer lassen.

4.

Im zweiten Feld tragen Sie den Bereich ein, auf den sich der Link bezieht. Klicken Sie auf DURCHSUCHEN und wählen Sie die Tabelle, Abfrage, das Formular oder den Bericht, den dieser Hyperlink aktivieren soll.

5.

Bestätigen Sie mit OK, um den Hyperlink in den Formularentwurf einzufügen. Auf die gleiche Art erstellen Sie Hyperlinks auch im Berichtsentwurf.

Unter DATEI/DATENBANKEIGENSCHAFTEN können Sie auf der Registerkarte ZUSAMMENFASSUNG einen Pfad zu einer Datei angeben, auf die sich alle Hyperlinks beziehen. Damit haben Sie die Möglichkeit, die Hyperlinks mit der Option RELATIVEN PFAD FÜR HYPERLINK VERWENDEN anzulegen und einheitlich auf eine Datei verweisen zu lassen.

9.5.2

Datenpfad festlegen

Statische und dynamische HTML-Dateien

Im Unterschied zu den übrigen Office-Programmen bietet Access die Möglichkeit, Datenbankinhalte in verschiedenen HTML-Formaten abzuspeichern. Speichern Sie Access-Objekte im statischen Format, enthält das Ausgabeergebnis die Daten, die zum Zeitpunkt der Speicherung im Objekt

Office XP Kompendium

Datenbankinhalte in verschiedenen HTML-Formaten abspeichern

167

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP (Formular, Datenblatt, Tabelle, Bericht) enthalten waren. Geben Sie die Daten aber dynamisch aus, wird eine IDC-Datei erzeugt (IDC = Internet Database Connector), in der sich eine SQL-Abfrage auf die Datenbank befindet. Die Verbindung zwischen dieser IDC-Datei und der HTML-Ausgabe stellt eine weitere Datei mit der Endung HTX her, in der die Formatierungen und Platzhalter für die angeforderten Daten hinterlegt sind. Fordert ein Browser die Daten aus der dynamischen Datenbank an, wird die Abfrage aus der IDC-Datei gestartet, und die HTX-Datei wandelt das Ergebnis in echtes HTML-Format um. Berichte werden im statischen, nicht veränderbaren HTML-Format erstellt. Datenblätter und Formulare lassen sich wahlweise statisch oder dynamisch anlegen. Für jede Seite des Berichts, Formulars oder Datenblattes wird eine eigene Webseite produziert. HTML-Vorlagendateien bieten die Möglichkeit, das Erscheinungsbild aller Web-Veröffentlichungen zu vereinheitlichen und die Navigation zwischen Webseiten zu erweitern.

ICON: Info

9.5.3

Access-Datenbanken auf Webseiten

Mit dem Zusatzwerkzeug Microsoft Access Publish to the Web binden Sie Datenbankinformationen aus Access direkt in Webseiten ein. Webseiten enthalten damit jederzeit aktuelle Informationen, die von den Anwendern, die auf die Seite zugreifen, verändert werden können. Dies setzt natürlich die entsprechenden Zugriffsrechte voraus. Die Eingabe neuer Daten ist damit auch möglich. Alle Veränderungen an der Hauptdatenbank werden dynamisch an alle Benutzer weitergegeben. Gehen Sie so vor:

168

1.

Wählen Sie DATEI/ALS WEBSEITE SPEICHERN.

2.

Wählen Sie die Tabellen, Abfragen, Formulare oder Berichte, die Sie umwandeln wollen.

3.

Geben Sie im nächsten Schritt eine Vorlage an, falls Sie eine solche für Ihre Web-Veröffentlichungen erstellt haben. Mit DURCHSUCHEN erhalten Sie eine Liste mit HTML-Dateien, aus der Sie eine Vorlage wählen können.

4.

Im nächsten Schritt entscheiden Sie, ob die Daten statisch oder dynamisch produziert werden. Geben Sie das Format an und entscheiden Sie im nächsten Blatt, in welchem Ordner die HTML-Dateien abgelegt werden.

Office XP Kompendium

Access und das Internet/Intranet 5.

Die Abfrage nach einer Homepage beantworten Sie nur dann mit JA, wenn Sie eine solche erstellen wollen. Das Veröffentlichungsprofil registriert alle Ihre Angaben, so dass Sie diese für eine weitere Umwandlung einfach abrufen können.

6.

Schließen Sie die Umwandlung ab, und die HTML-Dateien werden erstellt. Sie finden diese anschließend im Zielordner.

Office XP Kompendium

Kapitel 9

169

Teil 3 Word 2002

Kapitel 10: Effektives Arbeiten mit Word

173

Kapitel 11: Dokumente formatieren

219

Kapitel 12: Tabellen

227

Kapitel 13: Layoutfunktionen

233

Kapitel 14: Korrekturfunktionen und AutoText

243

Kapitel 15: Format- und Dokumentvorlagen

247

Kapitel 16: Felder

255

Kapitel 17: Adressen und Serienbriefe

259

Kapitel 18: DTP-Praxis mit Word

271

Kapitel 19: E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten

303

Kapitel 20: Word 2002 und Outlook 2002

313

Kapitel 21: Das Internet und die Gestaltung von Webseiten

321

Kapitel 22: Effektives Teamwork mit Word

345

Kapitel 23: Zugriff auf Daten anderer Anwendungen

355

Teil 3

Word 2002 In einer Zeit wachsender Ansprüche an komfortables Arbeiten ist ein multifunktionelles Textverarbeitungsprogramm wie Word sowohl bei Privatpersonen als auch in Unternehmen kaum noch wegzudenken. Mit Word 2002 halten Sie ein Werkzeug für moderne Textverarbeitung in der Hand, das nicht nur in seiner Funktionalität, sondern auch in der Bedienerfreundlichkeit erheblich hinzugewonnen hat. Im folgenden Kapitel erhalten Sie als Erstes einen groben Überblick über die Grundlagen im Umgang mit Word 2002. Machen Sie sich mit den vielfältigen, neuen und verbesserten Features vertraut und erlernen Sie den Umgang mit Word 2002 Schritt für Schritt durch die im Anhang vorhandenen Anwendungsbeispiele. Aber auch versierte Anwender finden in diesem Kapitel viele Informationen, die das Wissen im Umgang mit Word 2002 vertiefen und ergänzen.

Einführung Die moderne Textverarbeitung mit Word 2002

Word ist immer noch eines der erfolgreichsten Textverarbeitungsprogramme in der großen Anzahl der Bürokommunikations-Anwendungen. Am Markt hat Microsoft seit Word 1.0 für DOS bis hin zu Word 2000 mit über 20 Millionen verkauften Exemplaren seit langer Zeit die Führung übernommen und wird nicht zuletzt dank Word 2002 auch schwerlich von dieser Position wegzudenken sein. Mit Word 2002 gibt Microsoft Ihnen ein Werkzeug an die Hand, mit dem Sie die vielseitigen Funktionen der Anwendung effizienter ausnutzen können und setzt die qualitativ hochwertige Tradition dieser Anwendung fort.

172

Office XP Kompendium

10

Effektives Arbeiten mit Word

Auch bei geübteren Anwendern von Microsoft Word passiert es hin und wieder, dass sich die Dokument-Erstellung mit Word aufwendiger gestaltet, als es eigentlich sein müsste. Oftmals liegt es daran, dass nicht die nötige Zeit besteht, sich mit den vielfältigen Funktionsweisen der Anwendung selbst vertraut zu machen. Plötzlich kommt man rein zufällig darauf, dass man eine bestimmte Aufgabe in Word schon lange Zeit wesentlich komfortabler hätte lösen können. In den nächsten Abschnitten werden zunächst die Grundlagen, wichtiges Know-how, aber auch so manche Tricks für den Umgang mit Word 2002 erläutert. Weiter geht es mit gezielten Anwendungen, wie zum Beispiel der Serienbrieferstellung, der Erstellung einer Rechnung und der DTP-Praxis. Schließlich erfahren Sie, wie Sie E-Mails und Faxe mithilfe von Word 2002 versenden und Outlook 2002 für die Dokumentenverwaltung verwenden können. Das Internet und die Gestaltung von Internetseiten ist genauso Thema wie die Vorstellung von effektivem Teamwork in Word 2002.

10.1

Grundlagen in Word 2002

In Word 2002 sorgen neue Features für eine einfache und schnelle Handhabung der Anwendung. Dabei ist es egal, ob Sie komplexe Formatierungen vornehmen oder eine perfekte Plattform für Ihre Teamarbeit schaffen möchten. In diesem Abschnitt erhalten Sie grundlegendes Wissen für den Umgang mit Word 2002. Weiterführend informieren wir Sie zum Beispiel über die Erstellung von Texten, Textformatierung, Einfügen von Tabellen und so weiter. Die Benutzeroberfläche von Word 2002 hat sich zur Vorgängerversion nicht wesentlich geändert. Wenn Sie Word 2002 zum ersten Mal aufrufen, öffnet sich Word mit den von Microsoft vordefinierten Grundeinstellungen. Hier finden Sie jetzt in der rechten Bildschirmhälfte neben der Arbeitsfläche den so genannten Aufgabenbereich.

Office XP Kompendium

Word 2002 zum ersten Mal aufrufen

173

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word

Abbildung 10.1: Die verschiedenen Bestandteile der Benutzeroberfläche in Word 2002

In der Grundeinstellung des Aufgabenbereichs NEUES DOKUMENT entscheiden Sie über die Menüoptionen, ob Sie ein neues Dokument, eine Vorlage oder ein bereits vorhandenes Dokument öffnen wollen.

ICON: Tipp

Den Aufgabenbereich können Sie auf Wunsch innerhalb der Gesamtansicht verschieben. Zeigen Sie mit dem Cursor auf den Aufgabenbereich und schieben Sie ihn mit gehaltener Maustaste an die gewünschte Position innerhalb der Gesamtansicht. Der Aufgabenbereich kann auch geschlossen werden, was aber aufgrund seiner umfangreichen Funktionen wenig sinnvoll erscheint. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, den Aufgabenbereich über die Menüoption ANSICHT/AUFGABENBEREICH erneut aufzurufen. Neben der Dokumentauswahl hat der Aufgabenbereich in Word 2002 weitere nützliche Funktionen. Die weiteren Funktionen des Aufgabenbereichs wählen Sie in der oberen Leiste anhand der Pfeile oder direkt aus dem DropDown-Menü. Über das Drop-Down-Menü im Aufgabenbereich greifen Sie auf die verschiedenen Funktionen des Aufgabenbereichs zu.

Die Aufgabenbereiche in Word 2002

Der Aufgabenbereich in Word 2002 bietet Ihnen folgende Aufgabenmenüs: NEUES DOKUMENT: Dieser Aufgabenbereich bietet Ihnen wie oben erwähnt die Auswahl des zu öffnenden Dokuments.

174

Office XP Kompendium

Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10 Abbildung 10.2: Die Funktionen des Aufgabenbereichs in Word 2002

ZWISCHENABLAGE Aus dem Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE können Sie die in der Word-Zwischenablage befindlichen Inhalte bequem mit gehaltener Maustaste an der gewünschten Textstelle einfügen. SUCHEN In dem Kontextmenü des Aufgabenbereiches SUCHEN erhalten Sie vielseitige Suchfunktionen, die Ihnen die Suche nach Textstellen nicht nur im geöffneten Dokument ermöglichen. CLIPART EINFÜGEN Mithilfe des Aufgabenbereiches CLIPART fügen Sie, ebenfalls per gehaltener Mautaste, Grafiken und Bilder aus Microsoft-Bibliotheken oder eigenen Datenbeständen ein. FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNGEN Der Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNGEN gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihr Dokument anhand vorgefertigter oder selbst erstellter Formatvorlagen zu gestalten. FORMATIERUNG ANZEIGEN Über das Kontextmenü des Aufgabenbereichs FORMATIERUNG ANZEIGEN können Sie die innerhalb Ihres Dokuments verwendeten Formatierungen übersichtlich nachvollziehen und verändern. SERIENDRUCK Über den Aufgabenbereich SERIENDRUCK erhalten Sie die vielfältigen Möglichkeiten, die Word 2002 für die Erstellung der verschiedenen Seriendrucksachen, wie zum Beispiel den Serienbrief, zur Verfügung stellt. ÜBERSETZEN Anhand des Aufgabenbereichs ÜBERSETZEN nutzen Sie die vielseitigen Möglichkeiten für die neue Übersetzungsfunktion in Word 2002.

Office XP Kompendium

175

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word Die hier aufgeführten Erläuterungen zu den Aufgabenbereichen in Word 2002 geben Ihnen nur einen groben Überblick über die Funktionen der Aufgabenbereiche. Innerhalb des Teils Word 2002 werden wir Sie immer wieder auf diese Aufgabenbereiche aufmerksam machen und Sie erfahren hier die detaillierte, aufgabenbezogene Funktionsweise der entsprechenden Aufgabenbereiche.

10.1.1

Die Benutzeroberfläche

In der Benutzeroberfläche von Word 2002 (siehe Abbildung 10.1) finden Sie weitere Bestandteile, deren Bedeutung wir im Folgenden kurz erläutern. Menüleiste

Die MENÜLEISTE in Word 2002 enthält unter den einzelnen Menüpunkten alle Funktionen, die Ihnen Word 2002 zur Verfügung stellt.

Die Standard-

In der Grundeinstellung von Word 2002 werden unterhalb der Menüleiste zwei weitere Leisten, die so genannten Standard-Symbolleisten angezeigt. Hier erhalten Sie per Mausklick die wichtigsten Grundfunktionen für die Bearbeitung von Word-Dokumenten.

Symbolleisten

Über die Werkzeuge der in erster Ebene angelegten STANDARD-Symbolleiste können Sie unter anderem Ihr Dokument »schnellspeichern« oder Tabellen einfügen. Mithilfe der Werkzeuge in der darunter platzierten FORMAT-Symbolleiste formatieren Sie Ihre Dokumenten zum Teil bequem per Mausklick. Hier ändern Sie zum Beispiel die aktuelle Schriftart, die Schriftgröße und die Textausrichtung eines markierten Textes. Office Assistent

Der Office-Assistent überwacht die von Ihnen durchgeführten Aktionen und gibt Ihnen gegebenenfalls Tipps, um bestimmte Aktionen effektiver durchzuführen. Sie können die Funktionsweise oder das Aussehen des OfficeAssistenten verändern und ihn ein- oder ausblenden. Wählen Sie hierfür in der Menüleiste ? und die entsprechende Option oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Office-Assistenten und wählen Sie aus dem Kontextmenü die entsprechende Option.

Lineal

Mithilfe des Lineals sind Sie in der Lage, unter anderem die Seitenränder und Absatzeinzüge zu verändern sowie manuelle Tabulatorstopps einzufügen. Das Lineal kann über den Menüpunkt ANSICHT/LINEAL ein- oder ausgeblendet werden. Die Maßeinheit des Lineals ist in Word 2002 für gewöhnlich Zentimeter. Um die standardmäßige Maßeinheit zu ändern, wählen Sie die Option MASSEINHEIT im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ALLGEMEIN.

Bildlaufleisten

Anhand der Position des Scroll-Buttons auf den Bildlaufleisten sehen Sie, an welcher Stelle Sie sich gerade im Dokument bewegen. Wenn Sie mit der

176

Office XP Kompendium

Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10

Maus auf einen beliebigen Punkt der Bildlaufleiste klicken, erscheint automatisch die ausgewählte Position des Dokuments. Mit gehaltener Maustaste wählen Sie entweder mithilfe der Pfeilfunktionen oder über den gehaltenen Scroll-Button eine gewünschte Position im Dokument. Mithilfe der Symbole in der linken unteren Ecke der Word-Oberfläche können Sie in verschiedene Ansichten des Dokuments wechseln. Hier können Sie wählen zwischen NORMALANSICHT, WEBLAYOUTANSICHT, SEITENLAYOUTANSICHT und GLIEDERUNGSANSICHT.

Dokumenten-

Die Statusleiste gibt Ihnen in den ersten zwei Feldern vor, wo sich die Einfügemarke innerhalb des Dokuments befindet, und wie umfangreich das Dokument ist. Von links nach rechts betrachtet erhalten Sie im ersten Feld die Seitennummer im aktuellen Abschnitt, die Nummer des aktiven Abschnitts , die Seitennummer bezogen auf das komplette Dokument und die Gesamtseitenanzahl.

Statusleiste

ansicht

Im zweiten Bereich der Statusleiste werden die vertikale Position von der oberen Papierkante, die Zeilennummer und die Spaltennummer ausgegeben. Im dritten Bereich finden Sie Informationen zu derzeit aktiven Betriebsmodi. Zum Beispiel wird bei aktivem Überschreibemodus der Text ÜB nicht mehr grau (deaktiviert), sondern schwarz, also aktiv, dargestellt. Über das Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ANSICHT und die Option STATUSLEISTE können Sie die Statusleiste ein- oder ausblenden. Der Cursor, oftmals auch als Einfügemarke bezeichnet, gibt die aktuelle Position im Dokument an. Ein Druck auf eine Taste wirkt sich an der Stelle im Dokument aus, an der sich der Cursor befindet.

Einfügemarke, Cursor

Wird der Mauszeiger über den Text bewegt, nimmt er eine Form an, die an ein großes »I« erinnert. Diese Mauszeigerform signalisiert, dass durch einen Klick an eine Stelle im Dokument der Cursor dorthin gesetzt wird und daraufhin Text eingegeben oder gelöscht werden kann. Am Ende eines Dokuments platziert Word automatisch die Endemarke. Die Endemarke wird nur in der Normalansicht angezeigt. Werden am Dokument-Ende weitere Zeichen eingegeben, wird die Endemarke entsprechend weiter nach unten und beim Löschen von Texten entsprechend nach oben verschoben.

Absatzmarke

Die nichtdruckbaren Zeichen können ein- und ausgeblendet werden, indem Sie auf das Symbol ¶ klicken oder die Option NICHTDRUCKBARE ZEICHEN/ ALLE im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ANSICHT ein- bzw. ausschalten. In diesem Register können Sie die Anzeige bestimmter nichtdruckbarer Zeichen ein- und ausblenden. Sie können beispielsweise einstellen, dass Absatz-

Nichtdruckbare

Office XP Kompendium

Zeichen

177

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word marken angezeigt werden, Leerzeichen dagegen nicht. Das Einschalten sämtlicher nichtdruckbaren Zeichen erfolgt über die Aktivierung der Option ALLE.

Zeilenumbruch

Nach Ende der Zeile führt Word automatisch den Zeilenumbruch und den Seitenumbruch in Ihrem Dokument aus. Bei der Eingabe eines neuen Dokuments oder beim Einfügen von Textstellen in ein bestehendes Dokument wird der Text laufend neu umbrochen. Der Seitenumbruch wird in der Normalansicht in Word durch eine gepunktete, lange Linie symbolisiert. Diese Linie kann weder bearbeitet noch gelöscht werden. In der Layoutansicht erkennen Sie den Seitenumbruch an den Seitenrändern. Sollte in der Normalansicht kein automatischer Seitenumbruch erfolgen, so ist die Option SEITENUMBRUCH über das Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ALLGEMEIN deaktiviert. In der Layoutansicht findet grundsätzlich der automatische Seitenumbruch statt.

10.1.2 Ein Dokument in Word öffnen

Umgang mit Dateien und Fenstern

Unter Umständen steht Ihnen beim Öffnen von Word schon ein leeres Dokument zur Verfügung. Beim Neuanlegen eines Dokuments über den Menüpunkt DATEI/NEU öffnet Word automatisch ein leeres Dokument. Wollen Sie allerdings lieber auf eine Vorlage oder ein bereits vorhandenes Dokument zugreifen, so wählen Sie direkt im Aufgabenbereich die entsprechende Option. Hier stellt Word 2002 Ihnen die benötigten Register zur Verfügung. Haben Sie sich für ein bereits erstelltes Dokument entschieden, so öffnet sich die Dialogbox ÖFFNEN und Sie wählen Ihr Dokument aus dem entsprechenden Ordner. Entscheiden Sie sich für ALLGEMEINE VORLAGEN unter der Aufgabenbereichsoption MIT VORLAGE BEGINNEN, so öffnet sich die klassische Dialogbox VORLAGE mit Registern für verschiedene Gruppen von Formatvorlagen. In den verschiedenen Registern finden Sie ein erweitertes Angebot an Vorlagen und Assistenten in Form von bezeichneten Symbolen. Die Vorlage eines Dokuments repräsentiert eine Schablone für ein spezifisches Dokument und legt die grundsätzliche Formatierung des in dieser Vorlage erstellten Dokuments fest. Bei den Assistenten handelt es sich dagegen um interaktive Hilfen, die Sie Schritt für Schritt bei der Anfertigung professioneller Dokumente begleiten. Das Symbol LEBENSLAUF-ASSISTENT im Register SONSTIGE DOKUMENTE erstellt beispielsweise einen Lebenslauf, wobei Ihnen zunächst einige Fragen betreffend der Gestaltungsmerkmale und persönlicher Angaben gestellt werden. Nachdem Sie diese beantwortet haben, erstellt Word automatisch die Dokumentvorlage »Lebenslauf«, die Sie anschließend mit Ihren weiteren persönlichen Angaben ergänzen.

178

Office XP Kompendium

Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10 Abbildung 10.3: Der Aufgabenbereich Neues Dokument in Word 2002

Die Dokumentvorlage LEERES DOKUMENT unter der Überschrift NEU ist die in der Praxis am häufigsten benötigte Vorlage. Die Vorlage erzeugt ein Dokument, das mit der standardmäßigen Dokumentvorlage NORMAL.DOT verknüpft ist. Zum Anlegen eines Dokuments klicken Sie doppelt auf das gewünschte Symbol. Um ein Dokument anzulegen, das mit der Dokumentvorlage NORMAL.DOT verknüpft ist, können Sie auch die Tastenkombination (Strg)+(N) wählen oder auf das Symbol NEUES LEERES DOKUMENT in der Standardmenüleiste zugreifen. Befinden sich mehrere Dokumente in Bearbeitung, wäre es sehr zeitaufwendig, alle Dokumente einzeln zu speichern. Mehr Komfort erlaubt der Menüpunkt DATEI/ALLE SPEICHERN. Dabei werden alle in Bearbeitung befindlichen Dateien (Dokumente und Dokumentvorlagen) gleichzeitig gespeichert. Wählen Sie diese Funktion bei gehaltener (ª)-Taste über die Menüoption DATEI/ALLE SPEICHERN.

Alle Dokumente

Mit der neuen Office-XP-Funktion Crash-Recovery versucht der neue WIEDERHERSTELLUNGS-ASSISTENT bei System- oder Office-Abstürzen, die noch geöffneten Dokumente als Kopien zu sichern. Beim nächsten Programmstart stehen diese neben dem Original-Dokument zum Öffnen zur Auswahl.

Automatische Speicherung

speichern

Um die neue Funktion der Datenwiederherstellung in Word 2002 voll auszunutzen, sollten Sie vor Arbeitsbeginn am Dokument unbedingt die Optionen der automatischen Speicherung auf Ihre Vorgaben abstimmen.

Office XP Kompendium

179

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word

Abbildung 10.4: Die Optionen der automatischen Dateisicherung in Word 2002

Die automatische Speicherung bietet Ihnen Schutz vor Datenverlust bei Abstürzen oder Stromausfällen. Bei aktiviertem AUTOWIEDERHERSTELLENINFO SPEICHERN ALLE ... MINUTEN speichert Word in den unter der Option angegebenen zeitlichen Intervallen automatisch alle Änderungen an Ihrem Dokument. Nach einem Absturz können Sie somit Ihr Dokument bis zur letzten Sicherung wiederherstellen. Um die automatische Speicherung einzuschalten, rufen Sie den Menüpunkt EXTRAS/OPTIONEN auf und wechseln auf das Register SPEICHERN. Anschließend schalten Sie die Option AUTOWIEDERHERSTELLENS-INFO SPEICHERN ALLE ... MINUTEN ein und geben das gewünschte zeitliche Intervall im daneben befindlichen Eingabefeld ein. Möglich sind Eingaben von 1 bis 120 Minuten. Je kürzer Sie die zeitlichen Abstände der automatischen Datensicherung wählen, desto geringer sind die Einbußen im Falle einer Fehlfunktion. Empfehlenswert sind in der Praxis Werte zwischen 1 und 10 Minuten. Wenn Sie beispielsweise ein Speicherintervall von einer Minute eingeben, gehen maximal die Änderungen verloren, die in der letzten Minute vor dem Auftreten eines Absturzes durchgeführt wurden. Bei der automatischen Speicherung werden Dateien verwendet, in denen nur die Änderungen im aktiven Dokument aufgezeichnet werden. Diese Dateien werden automatisch von Word verwaltet und zur Wiederherstellung eines Dokuments nach einem Absturz verwendet. Trotz automatischer Speicherung sollte das Dokument beim Verlassen von Word über DATEI/SPEICHERN gespeichert werden.

180

Office XP Kompendium

Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10

Eine neue Option der automatischen Datensicherung ist das Einbetten der Smarttags. Sie haben hier auch die Möglichkeit, Ihre Smarttags in einem HTML-Dokument als XML-Datei einzubetten. Diese Funktion ist zum Beispiel bei der Weiterleitung eines Dokuments zur Überarbeitung wichtig oder bei der Vergabe von Anmerkungen zum Dokument.

Smarttags

Um mehrere Dokumente einfach und bequem zu einem Dokument zusammenzuführen, bewegen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle im Dokument. Rufen Sie dann den Menüpunkt EINFÜGEN/DATEI auf und wählen Sie das gewünschte Dokument, das eingefügt werden soll. Das ausgewählte Dokument wird nun automatisch an der richtigen Stelle im aktiven Dokument eingefügt.

Dokumente

Wollen Sie zwei verschiedene Bereiche eines Dokuments gleichzeitig darstellen, so haben Sie in Word die Möglichkeit, die Arbeitsfläche in der Bildschirmansicht zu teilen. Das Teilen der Arbeitsfläche bietet sich zum Beispiel an, wenn eine Stelle im Dokument überarbeitet werden soll und Sie hierfür Angaben benötigen, die sich an einer anderen Stelle im gleichen Dokument befinden. Sie haben dann diese Stelle immer im Blick und müssen nicht laufend im Dokument blättern.

Fenster teilen

einbetten

zusammenführen

Zum Teilen der Arbeitsfläche ziehen Sie das schmale Rechteck, das sich in der vertikalen Bildlaufleiste ganz oben über dem Pfeil befindet, an die gewünschte Position. Alternativ wählen Sie den Menüpunkt FENSTER/TEILEN. Der Cursor nimmt nun die Form einer Trennlinie an, die Sie entweder über das Bewegen der Maus verschieben oder mit den Cursortasten an die gewünschte Position des Arbeitsfensters bewegen. Bestätigen Sie abschließend mit einem Druck auf die Maustaste oder einem Druck auf (¢), erhalten Sie eine geteilte Arbeitsfläche, und der Cursor nimmt wieder seine Normalform an. Zur Auswahl des aktiven Arbeitsbereichs wechseln Sie, indem Sie entweder in den entsprechenden Bereich klicken oder die Taste (F6) betätigen. Um die Teilung der Arbeitsfläche aufzuheben, ziehen Sie die Teillinie bis an den oberen Fensterrand oder wählen Sie den Menüpunkt FENSTER/TEILUNG AUFHEBEN. Die Ordner, in denen Word standardmäßig nach bestimmten Dateien sucht, wenn kein anderer Ordner angegeben wird, können Sie über das Register SPEICHERORT FÜR DATEIEN im Menü EXTRAS/OPTIONEN festlegen. Um den Ordner zu ändern, klicken Sie auf die gewünschte Dateiart, danach auf ÄNDERN und wählen den gewünschten Ordner.

Office XP Kompendium

Die Standardordner für Datenspeicher festlegen

181

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word

10.1.3 Die Bedeutung der Ansichtenmodi in Word

Anzeigemodi

Mit den verschiedenen Anzeigemodi bietet Ihnen Word 2002 vielfältige Möglichkeiten, Ihr Dokument im aktiven Fenster optimal zu bearbeiten und zu beurteilen. Die verschiedenen Anzeigemodi aktivieren Sie, indem Sie den Menüpunkt ANSICHT mit der gewünschten Option auswählen. Die vier Haupt-Anzeigemodi NORMALANSICHT, WEBLAYOUTANSICHT, SEITENLAYOUTANSICHT und GLIEDERUNGSANSICHT können Sie, wie bereits eingangs erwähnt, über einen Mausklick in der Statusleiste aktivieren. Um Ihnen einen Überblick zu geben, welche Bedeutung der Ansichtenmodus für Ihre Arbeit am Dokument hat, erläutern wir folgend die verschiedenen Optionen der Ansichtenmodi. Normalansicht

Einfaches Bearbeiten von Texten in der Normalansicht

Zum Eingeben, Bearbeiten und Formatieren von Texten arbeiten Sie in der Normalansicht. Das Layout einer Seite wird hier vereinfacht dargestellt und somit haben Sie die Möglichkeit der schnellen Texteingabe und Textbearbeitung. In der Normalansicht werden allerdings Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen, Hintergründe, Zeichnungsobjekte und Bilder, die ohne die Umbruchart MIT TEXT IN ZEILE formatiert sind, nicht angezeigt. Weblayoutansicht

Mit der Weblayoutansicht übersichtlich Webseiten erstellen

Mit der Weblayoutansicht lassen sich eingegebene Texte und Grafiken so betrachten, wie sie später im Webbrowser dargestellt werden. In der Weblayoutansicht werden Hintergründe angezeigt und der Text wird an die Fensterbreite angepasst. Alle Grafiken werden so angeordnet, wie sie später im Webbrowser zu sehen sind. Diese Ansicht eignet sich also besonders gut dazu, um Dokumente vor der Veröffentlichung im WWW zu gestalten und zu beurteilen. Seitenlayoutansicht

Die Seitenlayoutansicht als Layoutkontrolle

182

In der Seitenlayoutansicht wird der Text weitgehend so angezeigt, wie er ausgedruckt wird. Im Unterschied zum Ausdruck werden die nicht druckbaren Zeichen auf Wunsch weiterhin angezeigt. Die Seitenlayoutansicht eignet sich vor allem, wenn Sie Kopf- und Fußzeilen bearbeiten, Seitenränder anpassen oder mit Spalten und Zeichnungsobjekten arbeiten. Wenn Sie in dieser Ansicht Text eingeben und bearbeiten, können Sie Platz auf dem Bildschirm sparen, indem Sie den Leerraum entweder am oberen und unteren Seitenrand ausblenden. Bewegen Sie hierfür den Cursor an den oberen oder unteren Seitenrand. Nun verändert der Cursor seine Form und mit einem Mausklick verschwinden die Leerräume zwischen den einzelnen Dokumentenseiten. Diesen Vorgang können Sie auf die gleiche Art und Weise wieder rückgängig machen.

Office XP Kompendium

Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10 Abbildung 10.5: Mit der Funktion Leeräume ausblenden sparen Sie Platz im Modus Seitenlayoutansicht.

Gliederungsansicht In der Gliederungsansicht wird die Struktur des Dokuments angezeigt. In dieser Ansicht können Sie Text durch Ziehen von Überschriften verschieben, kopieren und neu anordnen. In der Gliederungsansicht können Sie ein Dokument in der Ansicht reduzieren, so dass nur die Hauptüberschriften angezeigt werden. So haben Sie hier auch die Möglichkeit, Ihr Dokument zu erweitern und sämtliche Überschriften und Texte einzublenden.

Strukturiertes Arbeiten in der Gliederungsansicht

Die Gliederungsansicht erleichtert unter anderem auch die Arbeit mit Masterdokumenten. Mithilfe eines Masterdokumentes können Sie sehr lange Berichte oder Bücher leichter strukturieren und verwalten. In der Gliederungsansicht werden Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen sowie Grafiken und Hintergründe nicht angezeigt. Wählen Sie in der Menüleiste die Option ANSICHT/DOKUMENTSTRUKTUR aus, so öffnet sich ein separater Fensterausschnitt auf der linken Seite des Arbeitsbereiches, der eine Liste der im Dokument enthaltenen Überschriften anzeigt. Die Ansicht Dokumentstruktur verwenden Sie zum Beispiel, um auf schnelle Weise im Dokument zu navigieren und Ihre Position im Dokument zu verfolgen. Um das Fenster DOKUMENTSTRUKTUR wieder zu schließen, deaktivieren Sie die Ansicht über die Menüoption ANSICHT/DOKUMENTSTRUKTUR.

Office XP Kompendium

Schnellüberblick mit Dokumentstruktur

183

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word Wenn Sie die Menüoption ANSICHT/GANZER BILDSCHIRM aktivieren, sehen Sie den größtmöglichen Ausschnitt Ihres Dokuments auf Ihrem Bildschirm. In dieser Ansicht werden alle Word-Elemente, wie zum Beispiel Symbolleisten und Bildlaufleisten entfernt.

Abbildung 10.6: Auch in der Bildschirmansicht können Sie auf die Menübefehle zugreifen.

Wollen Sie in dieser Ansicht auf Menübefehle zugreifen, zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den oberen Rand des Bildschirms und die Menüleiste wird automatisch eingeblendet. Diese Ansicht schließen Sie entweder über die Taste (ESC) oder die Option GANZER BILDSCHIRM SCHLIESSEN. Im Drop-Down-Feld des Menüpunkts ANSICHT erhalten Sie mit MARKUP und ZOOM zwei weitere Ansicht-Optionen. In der Dialogbox ZOOM, die Sie über die Menüoption ANSICHT/ZOOM öffnen, stellen Sie ein, wie groß Ihr Dokument am Bildschirm dargestellt wird. Wählen Sie in dieser Dialogbox einen der vordefinierten Werte oder tippen Sie den gewünschten Vergrößerungsfaktor ein. Weitere Auswahlmöglichkeiten, wie zum Beispiel SEITENBREITE etc., erlauben, den Vergrößerungsfaktor der Seitenlayoutansicht entsprechend zu definieren. Unter der Option MEHRERE SEITEN können Sie sich im Kontextmenü für die Ansicht von 1 bis 24 Seiten entscheiden.

184

Office XP Kompendium

Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10 Abbildung 10.7: Die Dialogbox Zoom

Eine weitere Möglichkeit, die Ansicht Ihres Dokuments zu vergrößern beziehungsweise zu verkleinern, erhalten Sie über das ZOOM-Eingabefeld, das sich standardmäßig in der oberen Symbolleiste befindet. Geben Sie hier eine beliebige Zahl von 10 bis 200 ein. Darüber hinaus können Sie auch hier einen der vorgegebenen Werte auswählen, indem Sie die Liste durch einen Klick auf den Pfeil öffnen. Neben verschiedenen vorgegebenen Prozentangaben befinden sich in diesem Listenfeld auch die Optionen SEITENBREITE, TEXTBREITE, GANZE SEITE und ZWEI SEITEN.

Die vergrößerte

Um die Ansicht von Kommentaren zu einem überarbeiteten Dokument zu erhalten, wählen Sie aus der Menüleiste ANSICHT die Option MARKUP, früher Kommentar genannt. In dieser Ansicht sehen Sie alle an das Dokument angefügten Kommentare. Über Verbindungslinien sehen Sie, an welche Textstelle der Kommentar hinzugefügt wurde.

Kommentaransicht

Mithilfe der Seitenansicht sind Sie in der Lage, den Text so zu betrachten, wie er ausgedruckt wird. In der Seitenansicht wählen Sie zwischen der Ansicht einer oder mehrerer Druckseiten. Werden mehrere Seiten angezeigt, ist der Text abhängig von der Größe Ihres Monitors, jedoch meist nicht mehr lesbar. Verschaffen Sie sich in der Seitenansicht eine grobe Übersicht über das Aussehen Ihres Dokuments und die Textanordnung auf den einzelnen Seiten.

Layoutkontrolle in der Seitenansicht

Ansicht Ihres Dokuments

Obwohl die Seitenansicht eigentlich dafür ausgerichtet ist, die Formatierung des Dokuments vor dem Druck zu kontrollieren, lassen sich auch in diesem Modus Texte eingeben, löschen und formatieren. Allerdings wird das Überarbeiten erschwert, da nichtdruckbare Zeichen nicht dargestellt werden und Ihnen zudem die meisten Funktionen zur Dokumentformatierung sowie wichtige Werkzeuge nicht zur Verfügung stehen. Das bedeutet allerdings nicht, dass die entsprechenden Funktionen nicht vorhanden sind. Die Symbole sind nur ausgeblendet, weil die entsprechenden Funktionen erfahrungsgemäß nur selten eingesetzt werden. Viele Word-spezifische Funktionen sind aber weiterhin über Menüs und Shortcuts erreichbar. Office XP Kompendium

185

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word

Abbildung 10.8: Die aktive Seitenansicht in Word 2002

Der Lupenmodus in der Seitenansicht

Standardmäßig ist in der Seitenansicht ein spezieller Lupenmodus aktiviert. Der Mauszeiger wird dabei in Form einer Lupe angezeigt. Durch einen Klick an eine beliebige Stelle im Dokument wird diese vergrößert angezeigt. Ein weiterer Klick schaltet wieder zur ursprünglichen Darstellungsgröße zurück. Im Lupenmodus können Sie zwar Texte eingeben und löschen, es wird allerdings kein Cursor angezeigt, so dass sich nicht abschätzen lässt, auf welche Stelle im Dokument sich die Eingaben beziehen. Um den Cursor sichtbar zu machen, klicken Sie auf das Symbol LUPE. Der Lupenmodus ist jetzt deaktiviert. Ein weiterer Klick schaltet den Lupenmodus wieder ein. Zur Festlegung der Darstellungsgröße steht auch in der Seitenansicht die Zoom-Liste zur Verfügung. Auch der Menüpunkt ANSICHT/ZOOM wird angeboten. Außerdem sind noch zwei weitere nützliche Symbole verfügbar: Ein Klick auf das Symbol EINE SEITE ändert die Darstellungsgröße so, dass exakt eine Druckseite angezeigt wird (entspricht dem Eintrag GANZE SEITE aus der ZOOM-Liste). Das Symbol MEHRERE SEITEN ermöglicht es, eine bestimmte Anzahl von Druckseiten anzuzeigen. Klicken Sie hierfür auf das Symbol und halten Sie die Maustaste gedrückt. Daraufhin werden mehrere stilisierte Seiten angezeigt, die Sie durch Bewegen des Mauszeigers beliebig aufziehen können. Die horizontale und vertikale Seitenanzahl wird laufend angezeigt. Ist die gewünschte Seitenanzahl eingestellt, lassen Sie die Maustaste los. Wollen Sie

186

Office XP Kompendium

Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10

die Anzeige doch nicht ändern, bewegen Sie den Mauszeiger aus der stilisierten Ansicht heraus und lassen die Maustaste los. Um die Seitenansicht zu verlassen, drücken Sie (Esc) oder klicken auf die Schaltfläche SCHLIESSEN in der Symbolleiste. Sie befinden sich danach wieder in der Ansicht, aus der Sie zu der Seitenansicht gewechselt haben.

10.1.4

Texte eingeben und korrigieren

Nachdem Sie Ihr Dokument angelegt haben, können Sie sofort mit der Texteingabe beginnen. Geben Sie den Text fortlaufend ein, ohne dabei auf die (¢)-Taste zu drücken. Schreiben Sie einfach über das Zeilenende hinaus. Wenn ein Wort nicht mehr in die aktuelle Zeile passt, wird dieses Wort automatisch in die nächste Zeile geschoben. Vermeiden Sie also das Betätigen der (¢)-Taste am Satzende und betätigen Sie die (¢)-Taste nur, wenn Sie mit einem neuen Absatz beginnen wollen.

Korrekte Verwendung der ReturnTaste

Wenn Sie die Taste (¢) am Ende einer Zeile betätigen, kann Word nach Korrekturen am Text, wie zum Beispiel nach dem Löschen einiger Zeichen oder Wörter beziehungsweise der Eingabe zusätzlicher Textzeichen, den Text nur dann neu umbrechen, falls es sich um einen Absatz handelt. Schließen Sie jede Zeile durch (¢) ab, behandelt Word jede Zeile wie einen eigenen Absatz. Nachträgliche Änderungen am Text führen dann dazu, dass alle Zeilen unterschiedlich lang sind. Am Ende eines Absatzes ist es dagegen wichtig, dass Sie die (¢)-Taste genau einmal betätigen. Die auf diese Weise entstandenen leeren Absätze werden beim automatischen Seitenumbruch berücksichtigt. Möchten Sie unterhalb eines Absatzes einen Abstand erzeugen, sollten Sie es vermeiden, mehrmals die (¢)-Taste zu drücken. Denn durch jedes Drücken von (¢) wird ein neuer Absatz erzeugt. Word behandelt die leeren Absätze dabei wie Leerzeilen und verschiebt diese gegebenenfalls auf eine neue Seite, falls auf der aktuellen Seite kein Platz mehr ist. Dies kann dazu führen, dass eine neue Seite mit mehreren Leerabsätzen beginnt und der Text mitten in der neuen Seite anfängt. Wenn Sie einen größeren Abstand zwischen Absätzen bevorzugen, so verwenden Sie die entsprechenden Funktionen zum Erzeugen von Absatzanfangs- und -endeabständen. Diese befinden sich im Menü FORMAT/ABSATZ oder im entsprechenden AUFGABENBEREICH/ FORMATIERUNG ANZEIGEN unter der Überschrift FORMATIERUNG DES AUSGEWÄHLTEN TEXTES/ ABSCHNITT. Möchten Sie einen Absatz in zwei Absätze aufteilen, drücken Sie an der gewünschten Position (¢). Um zwei Absätze zu einem Absatz zu verbinOffice XP Kompendium

187

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word den, löschen Sie die Absatzmarke (¶) des ersten Absatzes. Bewegen Sie den Cursor unmittelbar vor die Absatzmarke und drücken Sie (Entf).

Der manuelle Zeilenwechsel in Word

Tabulator

Mit Druck auf (ª)+(¢) können Sie eine Zeile vorzeitig beenden. Der nachfolgende Text wird dann in die nächste Zeile gesetzt. Der Zeilenwechsel wird durch eine Zeilenmarke gekennzeichnet. Der Zeilenwechsel wird nur selten benötigt, zum Beispiel beim Eingeben von Adressen. Der Unterschied zum Betätigen der Taste (¢) besteht darin, dass kein neuer Absatz erzeugt wird. Da es sich weiterhin um denselben Absatz handelt, können Sie den Text daher einfacher formatieren und verschieben. Der Tabulator ist ein Trennzeichen, das zur horizontalen Positionierung von Texten innerhalb eines Dokuments dient. Einen Tabulator fügen Sie durch Druck auf (ÿ__) ein. Sofern Sie die Option TEXTZEICHEN EINBLENDEN/AUSBLENDEN aktiviert haben, wird der Tabulator durch einen Pfeil nach rechts dargestellt. Genau wie bei den Tasten (¢)+(____) gilt auch für die Taste (ÿ__), dass sie nicht mehrmals hintereinander betätigt werden sollte. Auch in diesem Fall wären dann korrekte nachträgliche Änderungen am Text kaum noch möglich. Um größere Abstände zwischen einzelnen Zeichen zu erzeugen, richten Sie stattdessen die Tabulatoren mithilfe der Menüoption FORMAT/ABSATZ im Register ZEILEN- UND SEITENUMBRUCH unter der Buttonoption TABSTOPPS ein.

Abbildung 10.9: Richten Sie in der Dialogbox Tabstopps die Eigenschaften der Tabulatoren ein.

Die Bedeutung geschützter Leerzeichen

188

Neben dem gewöhnlichen Leerzeichen, das mit Druck auf (Leertaste) eingefügt wird, stellt Word auch das Geschützte Leerzeichen zur Verfügung. An der Position eines geschützten Leerzeichens wird grundsätzlich kein Zeilenumbruch durchgeführt. Auf diese Weise lassen sich zusammengehörige Textbestandteile zusammenhalten. Verhindern Sie so zum Beispiel von vornherein, dass beim Text »Hauptstr. 1« die Straße am Zeilenende und die Hausnummer am Anfang der nächsten Zeile steht. Wenn Sie die Straße und Office XP Kompendium

Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10

Hausnummer anhand eines geschützten Leerzeichens trennen, stellen Sie sicher, dass die zusammengehörigen Textbestandteile in einer Zeile erscheinen. Das geschützte Leerzeichen erzeugen Sie mit Betätigung der Tastenkombination (Strg)+(ª)+(____). Das Zeichen wird im Text durch das Symbol »°« dargestellt. Um einen Text in der Horizontalen zu verschieben, sollten Sie weder Leerzeichen noch geschützte Leerzeichen verwenden, da das Ergebnis meist unbefriedigend ausfällt und nachträgliche Änderungen am Text auch hier wesentlich erschwert werden. Verwenden Sie an dieser Stelle stattdessen Tabulatoren. Ein vorzeitiges Seitenende können Sie mit Druck auf (Strg)+(¢) herbeiführen. Dabei wird ein manueller Seitenwechsel eingefügt, der zum Beispiel in der Normalansicht durch eine gepunktete horizontale Linie mit dem zentrierten Vermerk SEITENUMBRUCH gekennzeichnet ist.

Manueller Seitenwechsel

Mit dem manuellen Seitenwechsel sollte sehr sparsam umgegangen werden. Eine Verwendung ist nur ratsam, wenn an der Stelle auf jeden Fall eine neue Seite beginnt, wie zum Beispiel bei dem Beginn eines neuen Kapitels. Innerhalb eines Textdokumentes können Sie beliebig viele Zeichen und Wörter zusätzlich einfügen. Bewegen Sie hierfür den Cursor mithilfe der Cursortasten oder Ihrer Maus an die gewünschte Position und geben Sie die Zeichen ein. Der Text wird gegebenenfalls automatisch neu umbrochen. Zu viel eingegebene Zeichen lassen sich mit den Tasten (Entf) und (æ___) löschen. Dabei löscht (æ___) das Zeichen, das sich links vom Cursor befindet, und (Entf) das Zeichen, das rechts vom Cursor steht. Einzelne Textbestandteile können Sie, ohne diese zu markieren, mit der Tastenkombination (Strg)+(Entf) und (Strg)+(____) löschen: (Strg)+(Entf) löscht die Wörter von der aktuellen Cursorposition bis zum Wortende. Entsprechend dazu löscht (Strg)+(Backspace) die Textbestandteile von der aktuellen Cursorposition bis zum Wortanfang. Befindet sich der Cursor zwischen zwei Wörtern, wird das links beziehungsweise rechts befindliche Wort gelöscht.

Löschen, ohne zu markieren

Beim Eingeben und Überarbeiten von Texten werden zwei verschiedene Modi angeboten: Beim Einfügemodus, der gewöhnlichen Betriebsart, werden bei der Eingabe von Textzeichen etwaige rechts von dem Cursor befindliche Zeichen durch die hinzugefügten Zeichen nach rechts verschoben. Auf diese Weise lassen sich zusätzliche Zeichen einfügen, ohne dass dafür zunächst Platz geschaffen werden muss. Beim Überschreibemodus werden dagegen rechts befindliche Zeichen überschrieben.

Einfüge- und Überschreib-

Office XP Kompendium

modus

189

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word Im Allgemeinen sollten Sie im Einfügemodus arbeiten. Lediglich in Texten mit einem festen Format, zum Beispiel Zahlenkolonnen, ist der Einsatz des Überschreibemodus empfehlenswert. Um den Überschreibemodus einzuschalten, drücken Sie (Einfg) oder klicken doppelt auf den Text ÜB in der Statusleiste. Als Bestätigung, dass der Modus aktiv ist, wird der Text ÜB nicht mehr grau, sondern schwarz dargestellt. Ein weiterer Druck auf (Einfg) oder Doppelklick auf den Text ÜB schaltet wieder zurück in den Einfügemodus.

10.1.5

Blättern im Text

Um nahe gelegene Textstellen zu erreichen, stehen Ihnen neben der Maus die vier Cursortasten zur Verfügung. Erfahrene Anwender verwenden Tastenkombinationen, die Sie sich über die Hilfefunktion in Word 2002 ausdrucken können. Wenn Sie zu ganz bestimmten Stellen im Dokument springen möchten, wählen Sie am besten die erweiterte Suchfunktion, die Sie entweder über das Drop-Down-Menü im AUFGABENBEREICH oder über die Menü-Option BEARBEITEN/SUCHEN aktivieren. Weil die Cursortasten sich jedoch nicht eignen, größere Entfernungen im Dokument zurückzulegen, werden in Word eine Reihe weiterer Tasten angeboten: Mit der Maus lassen sich ebenfalls bestimmte Textbereiche sehr schnell ansteuern. Ist dabei die entsprechende Textstelle im Dokumentfenster sichtbar, so klicken Sie an die gewünschte Stelle. In der folgenden Tabelle erhalten Sie einige Tastenkombinationen, die es Ihnen ebenfalls ermöglichen, zu verschiedenen Textstellen zu springen. Tabelle 10.1: Die Shortcuts zum Navigieren innerhalb des Dokuments

190

Taste

Wirkung

(Strg)+[æ]

Bewegt den Cursor ein Wort zurück.

(Strg)+[Æ]

Bewegt den Cursor ein Wort weiter.

(Strg)+[½]

Bewegt den Cursor einen Absatz zurück.

(Strg)+[¼]

Bewegt den Cursor einen Absatz weiter.

(Pos1)

Setzt den Cursor an den Zeilenanfang.

(Ende)

Setzt den Cursor an das Zeilenende.

(Bild½)

Blättert eine Bildschirmseite zurück.

(Bild¼)

Blättert eine Bildschirmseite weiter.

Office XP Kompendium

Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10

Taste

Wirkung

(Strg)+(Bild½)

Bewegt den Cursor an den Anfang der ersten im Fenster sichtbaren Zeile.

(Strg)+(Bild¼)

Bewegt den Cursor an das Ende der letzten im Fenster sichtbaren Zeile.

(Strg)+(Alt)+(Bild½)

Bewegt den Cursor an den Anfang der vorigen Druckseite.

(Strg)+(Alt)+(Bild¼)

Bewegt den Cursor an den Anfang der nächsten Druckseite.

(Strg)+(Pos1)

Bewegt den Cursor an den Anfang des Dokuments.

(Strg)+(Ende)

Bewegt den Cursor an das Ende des Dokuments.

Befindet sich dagegen die anzusteuernde Position außerhalb des sichtbaren Bereichs, verwenden Sie vorzugsweise die horizontale und vertikale Bildlaufleiste am rechten und unteren Fensterrand (Abbildung 1.10). Sind die Bildlaufleisten nicht sichtbar oder ist nur eine der beiden Leisten zu sehen, schalten Sie die entsprechenden Optionen im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ANSICHT, ein. Die Optionen sind mit VERTIKALE BILDLAUFLEISTE und HORIZONTALE BILDLAUFLEISTE benannt.

Tabelle 10.1: Die Shortcuts zum Navigieren innerhalb des Dokuments (Forts.)

Die Funktion der Bildlaufleisten in Word

Abbildung 10.10: Die Bildlaufleisten in Word

Office XP Kompendium

191

Kapitel 10 Mithilfe der Bildlaufleisten gelangen Sie zu Textstellen im Dokument

Effektives Arbeiten mit Word Das Rechteck in der rechten Bildlaufleiste zeigt die vertikale Position im Verhältnis zum gesamten Dokument an. Entsprechend dazu gibt das Rechteck in der unteren Bildlaufleiste die horizontale Position an. In der Normalansicht werden keine Rechtecke angezeigt, sondern Quadrate, die allerdings die gleiche Funktion übernehmen. Durch Klick auf einen der vier Pfeile blättern Sie zeilenweise beziehungsweise seitenweise durch das Dokument. Ein Klick in die grauen Bereiche zwischen einem der Pfeile und einem der Rechtecke blättert in größeren Schritten. Es spielt dabei keine Rolle, an welche Position Sie klicken: Unabhängig davon, ob Sie zum Beispiel näher am Pfeil oder näher am Rechteck klicken, es wird immer in einheitlichen Schritten geblättert. Allerdings können Sie auch auf andere Weise in größeren Schritten blättern. Hierfür ziehen Sie das entsprechende Rechteck in der Bildlaufleiste an die gewünschte Position. Ziehen Sie zum Beispiel das in der vertikalen Bildlaufleiste befindliche Rechteck ganz nach unten, um an das Ende des Dokuments zu blättern. Sie könnten genauso in die Mitte des Dokuments blättern, indem Sie das rechte Rechteck etwa in die Mitte der Bildlaufleiste ziehen. Welche Seite beim vertikalen Blättern angesteuert wird, wird durch eine eingerahmte Seitennummer angezeigt, die beim Ziehen des Rechtecks laufend aktualisiert wird. Eine mithilfe der Bildlaufleisten neu angewählte Position muss durch einen Klick an eine beliebige Position im Dokument bestätigt werden. Andernfalls wird beim nächsten Tastendruck wieder die ursprüngliche Position im Dokument angesteuert. Durch einen Druck auf (ª)+(F5) lässt sich die jeweils letzte Textstelle ansteuern. Diese Funktion erhalten Sie im Übrigen auch nach dem Öffnen eines bereits vorhandenen Dokuments. Wählen Sie unmittelbar nach dem Öffnen des Dokuments die Tastenkombination (ª)+(F5), wird der Cursor an die Stelle gesetzt, an der er sich befand, als das Dokument geschlossen beziehungsweise Word beendet wurde.

10.1.6

Markieren

Eine Markierung ist eine spezielle Kennzeichnung im Text, die bei einem bestimmten Zeichen beginnt und bei einem anderen Zeichen endet. Ein markierter Text wird weiß auf schwarzem Hintergrund, in der so genannten Negativschrift dargestellt, um die markierten Textstellen deutlich vom übrigen Text abzuheben.

192

Office XP Kompendium

Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10

Ein Großteil aller Word-Funktionen wirkt sich auf die derzeit markierte Textstelle aus. Möchten Sie zum Beispiel einen Text löschen, so muss der gewünschte Bereich zunächst markiert werden. Um hintereinander liegende Textstellen mithilfe der Tastatur zu markieren, bewegen Sie den Cursor zunächst an die Stelle, an der die Markierung beginnen oder enden soll. Daraufhin halten Sie die (ª)-Taste gedrückt und bewegen den Cursor anhand der vier Cursortasten in die gewünschte Richtung. Für die Markierung von Textstellen mit größerem Umfang können auch weitere Steuerungstasten verwendet werden. Um die Markierung seitenweise zu vergrößern beziehungsweise zu verkleinern, verwenden Sie (Bild½) und (Bild¼). Außerdem können Sie sich hier auch der verschiedenen Tastenkombinationen bedienen, die zum schnellen Blättern im Text dienen. So vergrößern Sie eine Markierung wortweise durch wiederholte Ausführung der Tastenkombination (ª)+(Strg)+[Æ].

Eine Markierung mithilfe der Tastatur setzen

Um eine Markierung zu entfernen, drücken Sie eine beliebige Cursortaste oder Steuertaste. Die (ª)-Taste darf dabei nicht mehr gedrückt sein. Um einen Text mit der Maus zu markieren, klicken Sie zunächst an die Stelle, an der die Markierung beginnen oder enden soll. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger in die Richtung des zu markierenden Textes. Die Markierung wird dabei automatisch so erweitert, dass jeweils ganze Wörter markiert werden. Dies ermöglicht es auf einfache Weise, mehrere Wörter, Nebensätze und ganze Sätze zu markieren. Sie müssen dabei nicht genau darauf achten, dass Sie wirklich an den Anfang oder das Ende eines Wortes klicken.

Textstellen mit der Maus markieren

Des Weiteren stehen Ihnen folgende Markierungsmöglichkeiten mit der Maustaste zur Verfügung: Zum Markieren eines Wortes klicken Sie doppelt auf das gewünschte Wort. Um einen Satz zu markieren, klicken Sie bei gedrückt gehaltener (Strg)-Taste in den gewünschten Satz. Um eine Zeile zu markieren, bewegen Sie den Mauszeiger vor das erste Zeichen der gewünschten Zeile. Der Mauszeiger verwandelt sich dabei von einem I-Symbol in einen nach rechts oben zeigenden Pfeil. Abschließend drücken Sie die Maustaste. Um einen Absatz zu markieren, klicken Sie kurz dreifach in den gewünschten Absatz. Alternativ bewegen Sie den Mauszeiger vor das erste Zeichen einer beliebigen Zeile des entsprechenden Absatzes, so dass der Mauszeiger nach rechts oben zeigt. Abschließend klicken Sie die Stelle doppelt an.

Office XP Kompendium

193

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word Um das gesamte Dokument zu markieren, bewegen Sie den Mauszeiger vor das erste Zeichen einer beliebigen Zeile, so dass der Mauszeiger nach rechts oben zeigt. Abschließend klicken Sie die Stelle dreifach an. Alternativ lässt sich das komplette Dokument markieren, indem der Menüpunkt BEARBEITEN/ALLES MARKIEREN angewählt oder (Strg)+(A) gedrückt wird. In Word 2002 können Sie erstmals auch nicht hintereinander liegende Zeichen und Absätze markieren. Hierfür bewegen Sie sich zu den gewünschten Textstellen im Dokument und markieren die gewünschten Textstellen und Objekte in gewohnter Weise, allerdings mit gehaltener (Strg)-Taste.

Erweiterungsmodus

Der Erweiterungsmodus ist als eine bequeme Ergänzung der Markierungsfunktion in Word anzusehen. Er funktioniert ähnlich wie das Markieren mit der (ª)-Taste, ist jedoch wesentlich bequemer zu handhaben, da Sie im Erweiterungsmodus keine Taste dauerhaft gedrückt halten müssen. Außerdem können Sie bestimmte Textkomponenten, wie zum Beispiel Absätze, besonders einfach markieren. Bewegen Sie den Cursor zunächst an die Stelle im Dokument, an der die Markierung beginnen oder enden soll. Um den Erweiterungsmodus einzuschalten, drücken Sie die Taste (F8) oder klicken doppelt auf das grau hinterlegte Textfeld ERW in der Statusleiste. Als Bestätigung, dass der Erweiterungsmodus aktiv ist, wird der Text ERW in der Statusleiste nun nicht mehr grau, sondern schwarz dargestellt. Die Markierung lässt sich jetzt beliebig mit den Cursortasten und anderen Steuertasten wie (Bild½) und (Bild¼) erweitern oder verringern. Auch die schon erwähnten Tastenkombinationen zum Markieren bestimmter Textelemente, wie zum Beispiel (Strg)+[Æ] und (Strg)+[æ] zum wortweisen Markieren können Sie im Erweiterungsmodus verwenden. Wenn Sie die gewünschten Textstellen markiert haben, deaktivieren Sie den Erweiterungsmodus mit Druck auf (Esc) oder einem Doppelklick auf das Textfeld ERW in der Statusleiste. Wie innerhalb des einfachen Markierungsmodus gibt es auch im Erweiterungsmodus eine Reihe komfortabler Zusatzfunktionen: Durch Druck auf eine bestimmte Buchstaben- oder Zifferntaste wird die Markierung bis zum entsprechenden Zeichen vergrößert. Drücken Sie zum Beispiel auf die Taste (B), um die Markierung bis zum nächsten »b« innerhalb des Textdokuments zu erweitern. Mithilfe der Suchfunktion kann die Markierung bis zu einem bestimmten Wort oder Textbestandteil innerhalb des Dokuments erweitert werden.

194

Office XP Kompendium

Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10

Durch mehrfachen Druck auf die Erweiterungstaste (F8) lassen sich bestimmte Textbestandteile auswählen: Tastendruck (F8)

Ergebnis im erweiterten Markierungsmodus

1-mal

Schaltet den Erweiterungsmodus ein

2-mal

Markiert das aktuelle Wort

3-mal

Markiert den aktuellen Satz

4-mal

Markiert den aktuellen Absatz

5-mal

Markiert den aktuellen Abschnitt

6-mal

Markiert das gesamte Dokument

Tabelle 10.2: Die Markierungsfunktion im Erweiterungsmodus über die Hilfetaste (F8)

Haben Sie die Hilfetaste (F8) versehentlich zu oft gedrückt, so können Sie die Markierung durch mehrfachen Druck auf (ª)+(F8) wieder schrittweise zurücknehmen. Die bisher aufgeführten Markierungsoptionen betrafen immer Zeilen. Hier beginnt eine Markierung bei einem bestimmten Zeichen innerhalb einer Zeile und endet bei einem bestimmten Zeichen innerhalb einer anderen Zeile. Alle dazwischen befindlichen Zeilen werden komplett mit markiert. Mithilfe des Spaltenmarkierungsmodus können Sie Textstellen aber auch spaltenweise markieren. In Anbetracht dessen, dass man ein Textdokument selten spaltenweise erstellt, wird der Spaltenmarkierungsmodus in der Praxis relativ selten benötigt. Verwenden Sie den Spaltenmarkierungsmodus zum Beispiel, um einzelne untereinander befindliche Zahlenwerte zu markieren, um diese anschließend einheitlich zu formatieren oder zu löschen.

Der Spaltenmarkierungsmodus

Setzen Sie den Cursor zunächst an die Textstelle, die eine der Ecken der Spaltenmarkierung bilden soll. Schalten Sie anschließend den Spaltenmarkierungsmodus mit der Tastenkombination (Strg)+(ª)+(F8) ein. Als Bestätigung, dass der Spaltenmarkierungsmodus aktiv ist, wird der Text SP in der Statusleiste angezeigt. Daraufhin lässt sich die Markierung mithilfe der Cursortasten und anderer Steuertasten ausweiten oder verringern. Haben Sie Ihre Spaltenmarkierung durchgeführt, führen Sie unmittelbar danach die gewünschte Funktion durch. Vermeiden Sie hierbei unbedingt die vorherige Deaktivierung des Spaltenmarkierungsmodus, da sonst die Markierung entfernt wird.

Office XP Kompendium

195

Kapitel 10 Spaltenweise mit der Maus markieren

Effektives Arbeiten mit Word Um spaltenweise mit der Maus zu markieren, klicken Sie mit gehaltener (Alt)-Taste an die gewünschte Textposition und ziehen die Markierung auf den gewünschten Textumfang. Der Spaltenmarkierungsmodus eignet sich übrigens nicht zur Markierung von Spalten innerhalb von Tabellen, die Sie in Word erstellt haben oder aus anderen Anwendungen in Ihrem Dokument eingebettet haben. Um einzelne Spalten innerhalb einer Tabelle zu markieren, verwenden Sie hier den gewöhnlichen Markierungsmodus.

10.1.7

Texte löschen, kopieren und verschieben

Um Text zu löschen, zu kopieren oder zu verschieben, markieren Sie zunächst die Textstellen, wie im vorhergehenden Abschnitt beschrieben. Löschen Sie den markierten Textbereich durch Betätigen der Taste (Entf). Sollten Sie einen Text versehentlich gelöscht haben, so machen Sie die Lösch-Aktion mithilfe der Tastenkombination (Strg)+(Z) wieder rückgängig. Der Einsatz der Zwischenablage

Um Texte zu kopieren, markieren Sie zuerst den Text und kopieren ihn mithilfe der Tastenkombination (Strg)+(Einfg) oder (Strg)+(C) in die Zwischenablage. Alternativ können Sie auch das Symbol KOPIEREN aus der Symbolleiste auswählen. Setzen Sie den Cursor nun genau an die Stelle des aktiven oder eines beliebigen anderen Dokuments, an der Sie die kopierten Daten einfügen möchten. Fügen Sie nun den Inhalt der Zwischenablage mit der Tastenkombination (ª)+(Einfg) oder (Strg)+(V) ein. Wahlweise können Sie auch auf das Symbol EINFÜGEN in der Symbolleiste klicken. Der Inhalt der Zwischenablage bleibt bei diesem Vorgang erhalten, so dass sich nach Belieben an anderen Textstellen weitere Kopien einfügen lassen. Word 2002 bietet Ihnen über den Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE eine neue Möglichkeiten, ein Element, das Sie in die Zwischenablage kopiert haben, in das gleiche oder ein anderes Dokument einzufügen. Der Container der Zwischenablage von Word 2002 kann jetzt anstatt 12 gleich 24 Elemente aufnehmen. Wechseln Sie in Word 2002 innerhalb des Aufgabenbereichs in den AUFGABENBEREICH ZWISCHENABLAGE, sofern dieser noch nicht geöffnet ist. Hier finden Sie alle Elemente, die Sie in die Zwischenablage kopiert haben. Setzen Sie den Cursor an die Stelle des Dokuments, an der Sie ein Element aus der Zwischenablage einfügen wollen. Klicken Sie nun auf das einzufügende Element im AUFGABENBEREICH ZWISCHENABLAGE und das Element wird automatisch in Ihr Dokument eingefügt.

196

Office XP Kompendium

Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10 Abbildung 10.11: Die erweitere Zwischenablage in Word 2002

Über die zusätzlichen Funktionen in der erweiterten Zwischenablage können Sie alle Elemente der Zwischenablage gleichzeitig einfügen oder aus der Zwischenablage löschen. Alle Elemente aus der Zwischenablage zu löschen, wäre zum Beispiel sinnvoll, um Ihren Arbeitsspeicher zu entlasten. Um einen Text zu verschieben, bringen Sie zunächst den markierten Text in die Zwischenablage. Dieser Vorgang wird auch als Ausschneiden bezeichnet. Verwenden Sie hierfür die Tastenkombination (ª)+(Entf) oder (Strg)+(X). Alternativ können Sie auch auf das Scheren-Symbol in der Symbolleiste klicken. Im Anschluss daran bewegen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie den Text einfügen möchten, und fügen den Inhalt der Zwischenablage durch die Tastenkombinationen (ª)+(Einfg) oder (Strg)+(V) ein. Nach Wunsch können Sie auch auf das Symbol EINFÜGEN in der Symbolleiste klicken oder fügen Sie das Element über den AUFGABENBEREICH ZWISCHENABLAGE ein. Mit der Maus lässt sich ein markiertes Element besonders einfach verschieben, indem Sie es mit gehaltener Maustaste einfach an die gewünschte Stelle im Dokument ziehen. Diese Technik wird als Drag&Drop (zu Deutsch: Ziehen&Ablegen) bezeichnet.

Drag&Drop

Gehen Sie zum Drag&Drop folgendermaßen vor: Klicken Sie auf die Markierung, halten Sie die Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger. Der Mauszeiger wird dabei durch einen Pfeil mit einem Rechteck dargestellt. An der gewünschten, neuen Position lassen Sie die Maustaste los. Falls sich die Stelle außerhalb des sichtbaren Bereichs im Dokument befindet, bewegen Sie den Mauszeiger in einem kurzen Abstand vor die obere

Office XP Kompendium

197

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word oder untere Fensterbegrenzung. Der Text wird dann seitenweise nach oben bzw. unten geblättert. Beim Kopieren und Verschieben mittels Drag&Drop wird der Inhalt der Zwischenablage nicht verändert.

Per Drag&Drop von Dokument zu Dokument

Auch das Verschieben von einem Dokumentfenster direkt an die gewünschte Stelle innerhalb eines anderen Dokuments funktioniert. Öffnen Sie hierfür zusätzlich zu dem aktiven Dokument auch das Dokument, in das Sie ein Element per Drag&Drop einfügen möchten. Verkleinern Sie die Ansicht beider Anwendungsfenster und stellen Sie die Dokumentfenster auf dem Desktop nebeneinander. Führen Sie Drag&Drop nun mit diesen beiden Dokumentfenstern durch wie oben beschrieben. Standardmäßig ist Word so konfiguriert, dass ein markierter Text gelöscht wird, wenn eine Buchstaben-, Ziffern- oder Satzzeichentaste gedrückt wird. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass die Verwendung dieses Modus nicht vorteilhaft ist. Denn die Gefahr, dass ein Text versehentlich gelöscht wird, erhöht sich. Daher empfiehlt es sich, den Modus abzuschalten. Deaktivieren Sie hierfür die Option EINGABE ERSETZT AUSWAHL im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register BEARBEITEN. Beim Kopieren und Verschieben von Texten in Dokumenten ergibt sich manchmal das Problem, dass nach diesem Vorgang Leerzeichen fehlen oder sich mehrere Leerzeichen nebeneinander befinden. Angenommen, Sie verschieben ein Wort und markieren dabei das Wort versehentlich ohne das abschließende Leerzeichen. Wird das Wort verschoben, würde dies dazu führen, dass an der ehemaligen Position zwei Leerzeichen zurückbleiben und dass das eingefügte Wort ohne Zwischenraum zum darauf folgenden Wort an der neuen Textstelle eingefügt wird. Sie müssten dann nachträglich ein Leerzeichen einfügen und das überzählige Leerzeichen löschen. Word korrigiert derartige Fälle automatisch. Dies bedeutet eine erhebliche Arbeitserleichterung. Auf Wunsch kann der Leerzeichenausgleich aber auch abgeschaltet werden. Deaktivieren Sie hierfür die Option AUSSCHNEIDEN UND EINFÜGEN MIT LEERZEICHENAUSGLEICH im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register BEARBEITEN.

10.1.8

Textbereiche schnell ansteuern

Mit der Dialogbox SUCHEN UND ERSETZEN stellt Word 2002 ein komfortables Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie in der Lage sind, bestimmte Textbereiche gezielt anzusteuern. Zum Ansteuern von Textbereichen, zum Beispiel einer bestimmten Seite, dient die Dialogbox GEHE ZU (Abbildung 10.12). Um diese aufzurufen, wählen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN/GEHE ZU oder drücken (Strg)+(G). Außerdem lässt sich die Dialogbox aufrufen, indem der linke Bereich der 198

Office XP Kompendium

Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10

Statusleiste doppelt angeklickt wird. Klicken Sie in den Bereich zwischen dem Anfang der Statusleiste und dem Textfeld MAK. Funktionen der Dialogbox SUCHEN UND ERSETZEN Suchen Mit der Suchfunktion können Sie innerhalb eines Dokuments nach bestimmten Wörtern suchen und diese wahlweise markieren. In der Erweiterung der Suchfunktion sind Sie in der Lage, Ihre Suche durch weitere Angaben zu spezifizieren. Word 2002 beginnt mit der Suche im Dokument hinter der Cursormarkierung, fragt aber am Ende des Dokuments angekommen, ob die Suche auf den Text vor der Cursorstellung ausgeweitet werden soll. Sie können die Suche jederzeit abbrechen und zu Ihrem Dokument zurückkehren. Ersetzen Mit der Suchfunktion können Sie innerhalb eines Dokuments nach bestimmten Wörtern suchen und diese ersetzen. Auch in diesem Dialogfeld stehen Ihnen erweiterte Such- und Ersetzenfunktionen zur Verfügung. Gehe zu GEHE ZU führt Sie an eine von Ihnen gewünschte Stelle innerhalb Ihres Dokuments. Markieren Sie hierfür in GEHE ZU ELEMENT: die gewünschte Option und erweiterten Sie Ihre Suchfunktion durch eine individuelle Eingabe in das nebenstehende Textfeld. Abbildung 10.12: Ansteuern von Bereichen über die Dialogbox Suchen und Ersetzen im Register Gehe zu

Rufen Sie zunächst die Dialogbox GEHE ZU auf, klicken Sie im Listenfeld auf SEITE, geben Sie die gewünschte Seitennummer ein und bestätigen Sie mit Klick auf GEHE ZU oder einem Druck auf (¢).

Eine spezielle Seite ansteuern

Ist das Eingabefeld für die Seitenzahl leer, lässt sich mit Klick auf die Schaltfläche WEITER (nach Eingabe einer Seitenzahl ändert sich die Schaltfläche WEITER in die Schaltfläche GEHE ZU) seitenweise nach unten und mit Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK seitenweise nach oben blättern.

Office XP Kompendium

199

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word Mithilfe der Dialogbox SUCHEN UND ERSETZEN, Register GEHE ZU, können Sie von der aktuellen Seite aus auch eine bestimmte Anzahl von Seiten rückwärts oder vorwärts springen. Schreiben Sie hierfür zunächst ein Pluszeichen (zum Blättern nach unten) oder ein Minuszeichen (zum Blättern nach oben) in das Eingabefeld SEITENZAHL EINGEBEN. Geben Sie dahinter die gewünschte Seitenzahl ein und bestätigen Sie mit Klick auf OK. Die Eingabe von +3 führt zum Beispiel dazu, dass innerhalb des Dokuments um drei Seiten vorwärts geblättert wird. Analog dazu wird mit der Eingabe -5 um fünf Seiten zurückgeblättert.

10.1.9

Textmarken

Textmarken sind Positionen im Text, die mit einem Namen versehen sind. Diese Textstellen lassen sich besonders schnell und bequem ansteuern. Es lohnt sich daher, häufig angesteuerte Textstellen mit Textmarken zu benennen. Das Ansteuern dauert selbst in sehr langen Dokumenten meist nur Sekundenbruchteile. Das Ansteuern erfolgt damit deutlich schneller als mithilfe der Suchfunktion. Abbildung 10.13: In der Dialogbox Textmarke legen Sie Namen für Textmarken fest.

Einfügen von Textmarken

200

Zum Einfügen einer Textmarke bewegen Sie den Cursor zunächst an die gewünschte Stelle im Dokument. Soll ein Textbereich mit einer Textmarke versehen werden, markieren Sie den gewünschten Bereich. Daraufhin rufen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/TEXTMARKE auf oder drücken (Strg)+(ª)+(F5). Im Feld TEXTMARKENNAME legen Sie den Namen der Textmarke fest und entscheiden mit der Aktivierung des Kontrollkästchen AUSGEBLENDETE TEXTMARKEN, ob Sie die vergebenen Textmarken im Dokument ein- oder ausblenden wollen. Der Name kann aus bis zu 40 Zeichen bestehen und darf nur Buchstaben und Ziffern enthalten. Das erste Zeichen muss ein Buchstabe sein. Leerzeichen und die meisten anderen Sonderzeichen sind im Textmarken nicht erlaubt. Als Ersatz für das Leerzeichen können Sie den Unterstrich (_) verwenden. Vergeben Sie für die Textmarken

Office XP Kompendium

Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10

eindeutige Namen, um später etwaige Verwechslungen zu vermeiden. Durch einen Klick auf den Button HINZUFÜGEN fügen Sie die Textmarke in das Listenfeld ein. Um eine Textmarke anzusteuern, rufen Sie das Menü BEARBEITEN/GEHE ZU auf und klicken im aufgezeigten Listenfeld auf die Option TEXTMARKE. Im Anschluss daran geben Sie den gewünschten Namen im Feld TEXTMARKENNAMEN EINGEBEN ein. Suchen Sie eine bestimmte Textmarke, so können Sie sie auch bequem aus der Drop-Down-Liste verfügbarer Textmarken wählen. Die Liste klappen Sie herunter, indem Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil klicken.

Textmarken ansteuern

Abschließend klicken Sie auf GEHE ZU oder drücken (¢). Daraufhin wird der Cursor an die entsprechende Position im Dokument gesetzt. Der Bereich, der mit der Textmarke versehen wurde, wird durch eine Markierung hervorgehoben. Zum Entfernen einer Textmarke klicken Sie die Textmarke im Listenfeld an und wählen den Button LÖSCHEN. Die Liste der Textmarken können Sie wahlweise alphabetisch (Option NAME) oder nach ihrer Reihenfolge im Dokument (Option ORT) ordnen. Wenn Sie innerhalb des Dokuments den mit einer Textmarke versehenen Text löschen, so wird die Textmarke auch automatisch aus der Textmarkenliste entfernt. Beim Verschieben eines mit Marke versehenen Textbereichs werden etwaige enthaltene Textmarken mit verschoben. Werden Textteile über die Zwischenablage kopiert oder über Drag&Drop verschoben, enthält die Kopie beziehungsweise der verschobene Text grundsätzlich keine Textmarken. Textmarken dienen nicht nur dazu, Textstellen schnell anzusteuern. Weitere Anwendungsgebiete sind unter anderem das Erzeugen von Querverweisen und das Kennzeichnen von Bereichen, um diese in eine Rechenoperation einzubeziehen. Textmarken sind gewöhnlich unsichtbar. Gesetzt den Fall, Sie haben die Textmarkenanzeige bei der Vergabe der Textmarke nicht deaktiviert, können Sie Ihre Textmarken im Dokument anzeigen lassen. Aktivieren Sie hierfür die Option ANZEIGEN/TEXTMARKEN im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ANSICHT. Textmarken werden daraufhin durch graue eckige Klammern dargestellt. Bei Textmarken, die keinen Bereich bilden, sondern eine Zeichenposition, werden die beiden Klammern genau nebeneinander angezeigt, so dass sich ein Zeichen ergibt, das wie ein kleines Rechteck aussieht.

Office XP Kompendium

Textmarken einblenden

201

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word

10.1.10

Drucken

Zum Ausdrucken des Dokuments rufen Sie zunächst den Menüpunkt DATEI/DRUCKEN auf oder drücken die Tastenkombination (Strg)+(P). Daraufhin wird die Dialogbox DRUCKEN angezeigt. Die einzelnen Optionen der Dialogbox DRUCKEN sind standardmäßig so eingestellt, dass ein Exemplar des gesamten Dokuments gedruckt wird. Dies ist die Einstellung, die in der Praxis am häufigsten benötigt wird. Möchten Sie mit dieser Einstellung drucken, bestätigen Sie mit Klick auf OK. Abbildung 10.14: Die Dialogbox Drucken in Word 2002

Alternativ zum Menüpunkt DATEI/DRUCKEN lässt sich das gesamte Dokument durch einen Klick auf das Symbol DRUCKEN in der Symbolleiste drucken. Bestimmte Seiten drucken

Sollen nur bestimmte Seiten gedruckt werden, schalten Sie in der Dialogbox DRUCKEN die Option SEITEN ein und tragen die gewünschten Seitennummern im daneben befindlichen Eingabefeld ein. Wollen Sie einzelne Seiten des Dokuments ausdrucken, so trennen Sie hierbei die einzelnen Seiten durch ein Semikolon. Komplette Seitenbereiche werden durch einen Bindestrich angegeben, wie etwa 1;8;13-25;31. Wenn Sie von einer bestimmten Seite bis zum Ende Ihres Dokuments drucken wollen, so geben Sie die Seitennummer an, ab der gedruckt werden soll, und setzen einen Bindestrich dahinter, wie beispielsweise »50-«. Diese Eingabe druckt einschl. Seite 50 bis zum Ende Ihres Dokuments.

ICON: Tipp

Möchten Sie nur die aktuelle Seite Ihres Dokuments drucken, so aktivieren Sie die Option AKTUELLE SEITE in der Dialogbox DRUCKEN.

202

Office XP Kompendium

Eingabe- und Bearbeitungshilfen

Kapitel 10

Um einen bestimmten Bereich auszudrucken, markieren Sie diesen Bereich zuerst, rufen dann die Dialogbox DRUCKEN auf und schalten die Option MARKIERUNG ein. Wollen Sie mehr als ein Exemplar Ihres Dokuments drucken, geben Sie die gewünschte Anzahl der Exemplare im Eingabefeld ANZAHL ein. Standardmäßig werden die einzelnen Dokumente hintereinander gedruckt, also zunächst alle Seiten des ersten Exemplars, dann alle Seiten des zweiten Exemplars und so weiter. Es wird also nach dem Schema 1, 2, 3 ..., 1, 2, 3 ..., 1, 2, 3 ... gedruckt. Über die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN können Sie zu einem Dialogfenster wechseln, in dem Sie die druckerspezifischen Optionen einrichten können. Hier legen Sie weitere Druckeigenschaften, wie beispielsweise das Format und die Qualität Ihres Ausdrucks fest. Das Aussehen Ihrer eigenen Dialogbox DRUCKER sowie die unterschiedlichen Register sind abhängig von Ihrem Drucker.

Druckereigenschaften

Abbildung 10.15: In der Dialogbox des Druckers legen Sie die gewünschten Eigenschaften Ihres Druckes fest.

10.2

Eingabe- und Bearbeitungshilfen

Word 2002 enthält nun mehr denn je vielfältige Funktionen, mit denen sich die Eingabe und Bearbeitung von Dokumenten erheblich vereinfachen lässt. So stehen Ihnen in Word 2002 zum Beispiel vielseitige Assistenten zur Verfügung, die Ihnen die Formatierung Ihres Dokuments erleichtern und teilweise vollständig automatisieren.

Office XP Kompendium

Effizienteres Arbeiten mit Word 2002

203

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word Beim Auffinden von Textstellen leistet die neue Suchfunktion wertvolle Dienste. Ebenfalls hilfreich ist die Suchen-und-Ersetzen-Funktion, mit der Sie beispielsweise ein im gesamten Dokument falsch geschriebenes Wort durchgehend gegen die korrekte Schreibweise automatisch austauschen können. Das Einfügen langer Wörter oder größerer Textpassagen lässt sich über das Feature AutoText-Funktion wesentlich vereinfachen.

10.2.1 Befehle wiederholen

Befehle automatisch wiederholen

Oft müssen bei der Erstellung eines Dokuments bestimmte Arbeitsschritte laufend wiederholt werden. Bei nachträglichen Textformatierungen, wie zum Beispiel verschiedene Textpassagen innerhalb eines Dokuments farbig abzuheben, lohnt es sich durchaus mit der WIEDERHOLEN-Funktion zu arbeiten. Aber auch mehrere, hintereinander folgende Arbeitsschritte lassen sich wiederholen. Um die letzte Aktion zu wiederholen, rufen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN/WIEDERHOLEN auf. Alternativ hierzu können Sie die WIEDERHOLENFunktion auch über die Taste (F4) ausführen. Durch mehrfaches Aufrufen der WIEDERHOLEN-Funktion kann ein und dieselbe Aktion beliebig oft wiederholt werden. Beachten Sie bitte, dass nur in sich geschlossene Aktionen wiederholt werden. Haben Sie zum Beispiel eine beliebige Dialogbox aufgerufen und dort einige Formatierungen einer Textstelle durchgeführt sowie die Dialogbox wieder geschlossen, wird die Dialogbox beim Wiederholen erneut aufgerufen. Es werden dann für die nächste markierte Textstelle die gleichen Änderungen vorgenommen und die Dialogbox wird wieder verlassen. Die Wiederholung der Aktion läuft völlig automatisch ab.

Wiederholung vieler Einzelaktionen

Die Funktion des Wiederholens erweist sich vor allem dann als praktisch, wenn eine Aktion wiederholt wird, die aus umfangreichen Änderungen mithilfe einer Dialogbox besteht, wie es beispielsweise beim Formatieren der Fall ist. Um die WIEDERHOLEN-Funktion zu testen, markieren Sie einen beliebigen Textbereich in Ihrem Dokument. Rufen Sie dann das Menü FORMAT/ZEICHEN auf, führen Sie dort eine Reihe von Änderungen der Zeichenformatierung durch und schließen Sie anschließend die Dialogbox ZEICHEN wieder. Markieren Sie einen anderen Textbereich und drücken Sie (F4). Der Textbereich wird nun automatisch mit denselben Formatierungsmerkmalen versehen. Auch die Eingabe eines Textes lässt sich auf diese Art und Weise wiederholen. Angenommen, Sie haben einige Zeichen oder auch einen längeren Text eingegeben und möchten diesen an einer anderen Textstelle ebenfalls einfü-

204

Office XP Kompendium

Eingabe- und Bearbeitungshilfen

Kapitel 10

gen. Der gängige Weg würde darin bestehen, den Text zu markieren, in die Zwischenablage zu kopieren und an den entsprechenden Stellen wieder einzufügen. Mit der WIEDERHOLEN-Funktion ist eine einfachere Vorgehensweise möglich. Bewegen Sie hierfür den Cursor an die Stelle, an der der Text eingefügt werden soll, und drücken Sie (F4). Der Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden. Eine bestimmte Aktion lässt sich nur dann wiederholen, wenn zwischenzeitlich keine weitere Aktion durchgeführt wurde. Haben Sie zum Beispiel in der Dialogbox ZEICHEN diverse Formatierungen am Text vorgenommen und danach weitere Zeichen in das Dokument eingegeben, lässt sich die Zeichenformatierung nicht mehr wiederholen.

10.2.2

Aktionen zurücknehmen und wiederherstellen

Haben Sie eine Formatierung im Dokument durchgeführt, deren Ergebnis nicht Ihren Wünschen entspricht, können Sie diese Aktionen nach Belieben zurücknehmen. Word kann im Übrigen nicht nur die letzte Aktion rückgängig machen, sondern bis zu 100 zurückliegende Aktionen. Einschränkungen gibt es dabei kaum. Selbst wenn Sie versehentlich viele Seiten Text in Ihrem Dokument gelöscht haben, umfangreiche Änderungen über Dialogboxen durchgeführt haben oder zahlreiche Textstellen formatiert haben, kann Word die letzten 100 Aktionen zuverlässig zurücknehmen. Auch wenn die veränderte Form eines Dokuments bereits gespeichert wurde, ist die Rücknahme von Aktionen problemlos möglich. Lediglich wenn das Dokument bereits geschlossen wurde, können Änderungen nicht mehr zurückgenommen werden. Um die letzte Aktion zurückzunehmen, wählen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN/RÜCKGÄNGIG oder wählen das Symbol RÜCKGÄNGIG aus der Symbolleiste. Eine weitere Variante besteht im Drücken von (Strg)+(Z) oder (Alt)+(æ___). Führen Sie die RÜCKGÄNGIG-Funktion mehrfach aus, um weiter zurückliegende Aktionen zurückzunehmen.

Die letzte Aktion rückgängig machen

Die WIEDERHERSTELLEN-Funktion ist das Gegenstück zur RÜCKGÄNGIGFunktion. Sie hebt eine zurückgenommene Aktion wieder auf. Auch diese Funktion kann wiederholt ausgeführt wurden. Wurden zum Beispiel die drei letzten Aktionen zurückgenommen, hebt ein dreifaches Wiederherstellen die zurückgenommenen Aktionen wieder auf. Das Dokument befindet sich dann in dem Zustand vor dem ersten Aufruf der Rückgängig-Funktion. Zum Wiederherstellen der letzten Aktion rufen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN/WIEDERHERSTELLEN auf. Eine weitere Variante der Funktion Wiederherstellen sind die Tastenkombinationen (Strg)+(Y) oder (Alt)+(ª)+(æ___).

Office XP Kompendium

Die letzte Aktion wiederherstellen

205

Kapitel 10 Aktionslisten

Effektives Arbeiten mit Word In der Symbolleiste befindet sich an den Symbolen RÜCKGÄNGIG sowie am Symbol WIEDERHERSTELLEN je eine Drop-Down-Liste. Mithilfe dieser Drop-Down-Listen können Sie auch nach längerer Zeit der Arbeit noch nachvollziehen, welche Änderungen Sie an Ihrem Dokument vorgenommen haben. Durch Aufrollen der Listen per Mausklick können Sie sich genau über die einzelnen Bearbeitungsschritte informieren. Mithilfe der Listen können Sie auch mehrere Bearbeitungsschritte auf einmal ausführen, zum Beispiel die letzten 10 oder die nächsten 8 Schritte. Sie ersparen sich damit die mehrfache Betätigung der Tastenkombination von (Strg)+(Z) bzw. (Strg)+(Y). Fahren Sie hierfür mit der Maus auf den gewünschten Eintrag und wählen Sie die gewünschte Aktion aus. Alle darüber liegenden Listeneinträge werden automatisch ausgewählt und ebenso in die RÜCKGÄNGIG- beziehungsweise WIEDERHERSTELLEN-Aktion einbezogen.

10.3

Suchen und Ersetzen

Neben der neuen anwendungsübergreifenden »Erweiterten Suchfunktion« über den Aufgabenbereich stellt Ihnen Word unter der Menüoption BEARBEITEN die Dialogbox SUCHEN UND ERSETZEN zur Verfügung. Siehe Kapitel 1.3, »Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP«. Diese Dialogbox enthält insgesamt drei Register, wobei für die folgenden Abschnitte lediglich das Register SUCHEN sowie das Register SUCHEN UND ERSETZEN relevant sind. Mithilfe der Suchfunktion lassen sich Textstellen im Dokument schnell ansteuern: Eine große Hilfe bedeutet diese Funktion, wenn Sie zum Bespiel innerhalb der Textbearbeitung einen Fehler in einem bestimmten Wort entdecken und kontrollieren möchten, ob sich die Fehlerquelle durch das ganze Dokument hinweg wiederholt. Neben einzelnen Wörtern oder ganzen Textstellen können Sie Word unter anderem auch nach Formatierungen, Grafiken und einer Vielzahl weiterer Textkomponenten suchen lassen. Des Weiteren erlaubt die Anwendung auch einen so genannten Mustervergleich, über den sich auch ähnlich geschriebene Wörter innerhalb eines Dokuments finden lassen. Die Funktion SUCHEN UND ERSETZEN erlaubt es, Texte und weitere Textbestandteile gegen neue Texteingaben auszutauschen. Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel ein beliebiges Wort, das Sie im gesamten Dokument verwendet haben, sehr schnell über das gesamte Dokument hinweg austauschen.

206

Office XP Kompendium

Suchen und Ersetzen

10.3.1

Kapitel 10

Suchen

Das Register SUCHEN innerhalb der Dialogbox SUCHEN UND ERSETZEN rufen Sie über den Menüpunkt BEARBEITEN/SUCHEN oder die Tastenkombination (Strg)+(F) auf. Um ausschließlich einen bestimmten Bereich des Dokuments durchsuchen zu lassen, müssen Sie diesen Bereich vor Aufruf der Suchfunktion markieren. Abbildung 10.16: Die Suchfunktion der Dialogbox Suchen und Ersetzen

Tippen Sie den Suchbegriff in das Feld SUCHEN NACH ein. Der zu suchende Text darf bis zu 255 Zeichen enthalten. Der Suchvorgang wird durch Klick auf die Schaltfläche WEITERSUCHEN oder mit der Taste (¢) ausgelöst.

Suchbegriff bis 255 Zeichen

Sollten Sie einen längeren Begriff oder Text suchen, der Ihnen als Muster an der aktuellen Cursorposition vorliegt, vermeiden Sie eine Falscheingabe des Textes in das Feld SUCHEN NACH:, indem Sie den Text nicht neu in das Feld eingeben, sondern über die Zwischenablage aus dem vorhandenen MusterICON: text in Tipp die Dialogbox kopieren. Hat Word die erste gesuchte Textstelle im Dokument gefunden, wird dieser Text im Dokument automatisch markiert. Die Dialogbox bleibt allerdings weiterhin eingeblendet. Somit können Sie, sollten Sie noch nicht die gewünschte Textstelle gefunden haben, innerhalb des Dokuments an anderer Stelle weitersuchen. Setzen Sie in diesem Fall den Suchvorgang mit Klick auf WEITERSUCHEN oder durch Betätigung der Taste (¢) fort. Haben Sie die richtige Stelle im Dokument gefunden, schließen Sie die Dialogbox mit einem Druck auf die Taste (Esc) oder über das in der rechten oberen Ecke befindliche Schließensymbol (X). Der Suchvorgang kann jederzeit über die (Esc)-Taste oder den Button ABBRECHEN gestoppt werden, zum Beispiel, wenn der Suchvorgang in umfangreichen Dokumenten zu viel Zeit in Anspruch nimmt.

Office XP Kompendium

207

Kapitel 10 Schnelle Wiederholung der Suche

ICON: Tipp

Effektives Arbeiten mit Word Mithilfe der Tastenkombination (ª)+(F4) können Sie einen bereits durchgeführten Suchvorgang beliebig oft wiederholen. Da Sie die zu suchende Textstelle schon eingegeben haben läuft der Suchvorgang allerdings automatisch im Hintergrund, ohne dass die Dialogbox erneut geöffnet wird. Mithilfe der Richtungsschaltflächen in Form eines Doppelpfeils, in der vertikalen Bildlaufleiste am unteren rechten Bildschirmrand zu finden, steht Ihnen eine weitere Methode zur Verfügung, einen Suchvorgang fortzusetzen. Mit dem Doppelpfeil nach unten, der dem Symbol SUCHE/GEHE ZU NÄCHSTEM entspricht, setzen Sie die Suche nach der nächsten Übereinstimmung fort. Der Doppelpfeil nach oben stellt entsprechend dazu das Symbol SUCHE/GEHE ZU VORHERIGEM dar und bringt Sie zur letzten Fundstelle zurück. Da Word die letzten Suchbegriffe speichert, lässt sich ein Suchvorgang auch dann wiederholen, wenn Sie bereits nach einem weiteren Begriff gesucht haben. Öffnen Sie hierfür in der Dialogbox SUCHEN UND ERSETZEN, Register SUCHEN, die Liste des Feldes SUCHEN NACH, indem Sie auf den Pfeil klicken oder die Tastenkombination (ª)+[Pfeil] (O) wählen. Klicken Sie auf einen der angebotenen Suchbegriffe, um den Begriff in das Feld zu kopieren. Hat Word die entsprechende Textstelle gefunden und soll der Cursor wieder an die ursprüngliche Stelle gesetzt werden, betätigen Sie die Tastenkombination (ª)+(F5). Dies funktioniert allerdings nur, wenn der Cursor nicht zwischenzeitlich bewegt wurde.

Weitere Suchoptionen

Weitere Suchoptionen verbergen sich im Dialogfenster SUCHEN UND ERSETZEN, Register SUCHEN hinter der Schaltfläche ERWEITERN. Über die Funktion ERWEITERN legen Sie fest, nach welchen Kriterien Word die Suche im Dokument durchführt.

Festlegen der

Die Richtung, in der gesucht wird, legen Sie über das erste Listenfeld fest. In der Praxis wird man meistens nach unten suchen. Falls allerdings bekannt ist, dass sich der Begriff oberhalb des Cursors befindet, lässt sich vor allem in längeren Dokumenten Zeit sparen, wenn die Suchrichtung entsprechend gewechselt wird. Zur Auswahl werden angeboten:

Suchrichtung

ABWÄRTS: sucht den Text von der aktuellen Cursorposition bis zum Ende des Dokuments ab. Wurde die Suche nicht am Dokumentanfang begonnen, werden Sie bei Erreichen des Endes im Dokument gefragt, ob der verbleibende Teil des Dokuments ebenfalls durchsucht werden soll. GESAMT: sucht wie ABWÄRTS, allerdings automatisch im gesamten Dokument.

208

Office XP Kompendium

Suchen und Ersetzen

Kapitel 10

AUFWÄRTS: sucht den Text von der aktuellen Cursorposition bis zum Dokumentanfang. Wurde die Suche in der Mitte des Dokuments begonnen, werden Sie bei Erreichen des Anfangs gefragt, ob der verbleibende Rest des Dokuments ebenfalls durchsucht werden soll. Bei aktivierter Option GROSS-/KLEINSCHREIBUNG werden nur die Begriffe gefunden, die hinsichtlich der Groß- und Kleinschreibung exakt dem Suchbegriff entsprechen. Wird zum Beispiel nach PC gesucht, wird der Begriff »Anzeigelämpchen« nicht mehr gefunden.

Weitere Suchoptionen

Das Einschalten der Option NUR GANZES WORT SUCHEN führt dazu, dass nur Begriffe berücksichtigt werden, die als separate Wörter im Dokument enthalten sind. Lautet der Suchbegriff zum Beispiel »dar«, werden Bezeichnungen »darin« und »Standard« nicht mehr gefunden. Ein im Suchbegriff enthaltenes Jokerzeichen ^? signalisiert, dass das Zeichen an der entsprechenden Position wahlfrei ist; es werden also beliebige Zeichen berücksichtigt. Der Suchvorgang kann hierdurch flexibler gestaltet werden. Eine Verwendungsmöglichkeit für Jokerzeichen besteht in der Suche nach Begriffen, die ähnlich geschrieben werden. Mithilfe des Suchbegriffs »Video^?assette« werden beispielsweise beide gängigen Schreibweisen – »Videokassette« und »Videocassette« – gefunden. Sie können auch mehrere Jokerzeichen hintereinander schreiben: »M^?^?er« findet Namen wie »Meier«, »Meyer« und »Maier«.

10.3.2

Suchen und Ersetzen

Zum Aufruf der Funktion SUCHEN UND ERSETZEN wählen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN/ERSETZEN oder betätigen die Tastenkombination (Strg)+(H). Wollen Sie nur in einem Teilbereich des Dokuments ersetzen, markieren Sie den gewünschten Bereich vor Aufruf der SUCHEN UND ERSETZEN-Funktion. Abbildung 10.17: Die Dialogbox Suchen und Ersetzen

Geben Sie den gewünschten Suchbegriff im Feld SUCHEN NACH: ein. Den Ersatzbegriff, also den Begriff, gegen den der Suchbegriff ausgetauscht werden soll, tragen Sie im darunter liegenden Feld ERSETZEN DURCH: ein.

Office XP Kompendium

209

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word Wird kein Ersatzbegriff eingegeben, werden alle gefundenen Begriffe aus dem Text gelöscht. Beim Ersetzen mit Abfrage muss jeder Austauschvorgang bestätigt werden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass wirklich nur die Begriffe ersetzt werden, deren Austausch erwünscht ist. Starten Sie den Vorgang des Ersetzens mit Klick auf die Schaltfläche ERSETZEN. Sobald eine Stelle im Dokument gefunden wird, die den Suchkriterien entspricht, wird der Vorgang angehalten und es werden folgende Varianten angeboten: Ein Klick auf ERSETZEN tauscht den Begriff aus. Daraufhin wird die Suche fortgesetzt. Mit einem Klick auf WEITERSUCHEN wird der Begriff nicht ausgetauscht und die Suche fortgesetzt. Durch einen Klick auf SCHLIESSEN oder einen Druck auf (Esc) wird der Begriff ebenfalls nicht ersetzt und der Vorgang des Ersetzens wird beendet.

Alle Begriffe automatisch ersetzen

Möchten Sie alle gefundenen Begriffe ohne Nachfrage ersetzen, klicken Sie auf ALLE ERSETZEN. Bedenken Sie jedoch, dass meistens mehr Begriffe gefunden werden, als sich abschätzen lässt. Es werden daher in der Praxis häufig auch Begriffe ausgetauscht, die gar nicht ersetzt werden sollen. Im schlimmsten Fall können durch einen unachtsam durchgeführten Suchenund-Ersetzen-Vorgang sogar Teile eines Dokuments beschädigt werden. Ersetzen Sie daher nur dann ohne Nachfrage, wenn Sie sich absolut sicher sind, dass die Eingaben auch stimmig sind und kontrollieren Sie hinterher das Ergebnis. Falls dennoch einmal zu viel ersetzt wurde, lässt sich der Vorgang in der Regel zurücknehmen und damit das Dokument wiederherstellen. Lösen Sie zu diesem Zweck die Funktion RÜCKGÄNGIG aus. Rufen Sie diese Funktion gegebenenfalls mehrmals auf, falls der Vorgang bereits eine Weile zurückliegt und Sie inzwischen noch weitere Aktionen am Dokument durchgeführt haben. Wie auch beim SUCHEN stehen Ihnen nach einem Klick auf die Schaltfläche ERWEITERN die Optionen SUCHRICHTUNG, GROSS-/KLEINSCHREIBUNG und NUR GANZES WORT SUCHEN und so weiter zur Verfügung. Analog zur Suchfunktion werden die letzten Such- und Ersatzbegriffe in der zum Eingabefeld zugehörigen Liste gespeichert. Auf diese Weise lässt sich einer der letzten Suchen-und-Ersetzen-Vorgänge sehr einfach wiederholen, ohne dass Sie die Begriffe neu eingeben müssen.

210

Office XP Kompendium

Automatische Textbausteine (AutoText)

Kapitel 10

Das Jokerzeichen ^? darf nur als Suchbegriff, nicht jedoch als Ersatzbegriff verwendet werden.

10.4

Automatische Textbausteine (AutoText)

Textbausteine, die so genannten AutoText-Einträge, automatisieren die mehrfache Verwendung von Wörtern, ganzen Sätzen oder auch längeren Texten. Mithilfe von Textbausteinen sparen Sie viel Zeit, da die einzelnen Texte nicht mehr über die Tastatur eingegeben oder umständlich aus anderen Dokumenten kopiert werden müssen. Die Textbaustein-Funktion wird in Word als AutoText bezeichnet.

10.4.1

AutoText-Eintrag definieren

In Word sind bereits viele AutoText-Einträge vordefiniert. So finden Sie unter dem Menüpunkt EINFÜGEN/AUTOTEXT zum Beispiel vordefinierte Grußformeln sowie automatisierte Versandanweisungen. Unter dieser Menüoption gelangen Sie auch in die Dialogbox AUTOTEXT, in der alle bereits angelegten AutoText-Einträge aufgeführt werden. Vordefiniert finden Sie hier beispielsweise verschiedene Anredeformen wie »Sehr geehrte Damen und Herren« oder Grußformeln wie »Herzliche Grüße«. Um einen eigenen AutoText-Eintrag hinzuzufügen, markieren Sie zuerst den gewünschten Text. Dann wählen Sie die Menüoption EINFÜGEN/AUTOTEXT/NEU oder wählen die Tastenkombination (Alt)+(F3). Daraufhin erscheint ein kleines Dialogfenster, in das Sie den Namen für den AutoTextEintrag eingeben. Geben Sie einen Namen für den AutoText-Eintrag ein. Der Name darf aus bis zu 32 Zeichen bestehen. Leerzeichen und Satzzeichen sind ohne Einschränkung erlaubt. Für den AutoText-Eintrag verwenden Sie am besten den Namen, der kurz und einprägsam ist.

AutoText hinzufügen

Für den Namen des AutoText-Eintrags schlägt Word automatisch die ersten zwei Wörter des Textes vor. Bei Texten mit weniger als zwei Wörtern wird der AutoText selbst vorgeschlagen. Es wäre natürlich in diesem Fall sinnlos, den vorgeschlagenen Namen zu übernehmen, da sich dadurch beim Einfügen keinerlei Zeitersparnis ergeben würde. Der Vorschlag soll mehr eine Hilfe sein, den Namen abzukürzen. Sie können zum Beispiel die ersten fünf oder sechs Zeichen stehen lassen und den Rest des Vorschlags löschen. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, wird Ihr AutoText-Eintrag abgespeichert und steht Ihnen ab sofort zur Verfügung.

Office XP Kompendium

211

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word

Abbildung 10.18: In der Dialogbox AutoKorrektur, Register AutoText, erhalten Sie Einblick in vorhandene Textbausteine.

10.4.2 AutoComplete

AutoText in ein Dokument einfügen

Um einen AutoText-Eintrag in Ihr Dokument einzufügen, schreiben Sie den Namen, unter dem der Eintrag definiert wurde, direkt in Ihr Dokument. Word zeigt Ihnen mithilfe der AutoComplete-Funktion den kompletten AutoText-Eintrag an, bereits nachdem Sie die ersten Buchstaben eingegeben haben. Dies funktioniert zum Beispiel mit Wochentagen, Monatsnamen und dem aktuellen Tagesdatum. Wenn Sie beispielsweise »Die« eingeben, schlägt Word »Dienstag« in Form eines Tipps oberhalb Ihrer Eingabe vor. Wenn Sie mit der automatischen Textergänzung von »Die« auf »Dienstag« einverstanden sind, drücken Sie die Taste (¢) oder (F3). Wenn Sie keine automatische Ergänzung wünschen, schreiben Sie einfach weiter. Sollte Sie die AutoComplete-Funktion stören, schalten Sie diese ab, indem Sie die Menüoption EINFÜGEN/AUTOTEXT/AUTOTEXT aufrufen und das Kontrollkästchen AUTOAUSFÜLLEN-VORSCHLÄGE ANZEIGEN deaktivieren.

10.4.3

Office-Zwischenablage

Wie bereits in Kapitel 1 des Kompendiums erwähnt, verfügt das gesamte Office-Paket nun über eine erweiterte Zwischenablage. In der Praxis tritt häufig der Fall ein, dass nach der Fertigstellung eines Dokuments eine Reihe von Bestandteilen umsortiert oder in ein anderes Dokument übernommen werden sollen. Dazu müssen Sie die entsprechen212

Office XP Kompendium

Automatische Textbausteine (AutoText)

Kapitel 10

den Stellen markieren, in die Zwischenablage kopieren und aus dieser an der gewünschten Stelle wieder einfügen. Beim Kopieren von Textstellen, Grafiken oder Tabellen und dem Wiedereinfügen dieser Objekte steht seit der Einführung von Office XP eine eigene Office-Zwischenablage zur Verfügung. Diese Zwischenablage konnte bis heute lediglich bis zu zwölf Elemente zwischenspeichern, die dann in Word, Excel, PowerPoint oder Access eingefügt werden konnten.

Erweiterte Zwischenablage mit 24 Elementen

Mit Word 2002 wurde die Aufnahmefähigkeit des Zwischenablage-Containers auf 24 Elemente erweitert. Weiterhin erreichen Sie nun die Zwischenablage über den Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE, der Ihnen das Einfügen in den Text wesentlich erleichtert. Ein weiterer Vorteil des Aufgabenbereichs ZWISCHENABLAGE ist die Tatsache, dass Sie alle Elemente der Zwischenablage, wie zum Beispiel Text, aber auch Grafiken, Tabellen und Bilder, auf einen Blick einsehen können. Abbildung 10.19: Die erweiterte Zwischenablage

Haben Sie zum Beispiel zwei unterschiedliche Bilder in Ihrer Zwischenablage, können Sie jetzt im Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE, allein anhand der grafischen Darstellung vorhandener Elemente, schnell beurteilen, welches Bild-Element Sie in das Dokument einfügen wollen. Auch diese erweiterte Zwischenablage steht Ihnen wie gewohnt anwendungsübergreifend zur Verfügung.

Office XP Kompendium

213

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word

10.5

Weitere Tipps und Hilfen

Neben den bereits aufgeführten Anwendungshilfen, die gewissermaßen zu den Grundlagen im Umgang mit Word gehören, folgen in den nächsten Abschnitten nützliche Hilfen und Tipps, die Sie in Ihrer täglichen Arbeit mit Word 2002 weiter unterstützen und gegebenenfalls zur Optimierung der Arbeit beitragen können.

10.5.1

Groß- und Kleinschreibung

Ohne dass Sie den Text noch einmal eingeben müssen, können Sie die Großund Kleinschreibung eines Wortes leicht ändern. Positionieren Sie hierfür den Cursor auf dem Wort, dessen Schreibweise geändert werden soll, und betätigen Sie so oft die Tastenkombination (ª)+(F3), bis das Wort die gewünschte Schreibweise aufzeigt. Die Schreibweise wird hierbei in folgender Reihenfolge geändert: wort Wort WORT wort ... Wollen Sie nur die Schreibweise eines oder mehrerer Zeichen eines Wortes oder aber die Schreibweise mehrerer Wörter ändern, so markieren Sie den gewünschten Text vor dem Druck auf die Tastenkombination (ª)+(F3). Die Groß- und Kleinschreibung können Sie auch mithilfe des Menüpunktes FORMAT/ GROSS-/KLEINSCHREIBUNG ändern. Es öffnet sich die Dialogbox GROSS-/KLEINSCHREIBUNG, in der Ihnen insgesamt fünf verschiedene Varianten für Groß- und Kleinschreibung zur Verfügung stehen: ERSTEN BUCHSTABEN IM SATZ GROSS SCHREIBEN: ändert den ersten Buchstaben des aktuellen Satzes (bzw. aller markierten Sätze) in einen Großbuchstaben. KLEINBUCHSTABEN: ändert alle markieren Zeichen automatisch in Kleinbuchstaben. GROSSBUCHSTABEN: ändert den markierten Text automatisch in Großbuchstaben. ERSTEN BUCHSTABEN IM WORT GROSS SCHREIBEN: versieht jedes Wort im markierten Bereich mit einem großen Anfangsbuchstaben. GROSS-/KLEINSCHREIBUNG UMKEHREN:

tauscht alle Kleinbuchstaben des Wortes bzw. der Markierung gegen Großbuchstaben aus und umgekehrt.

Bei Verwendung von (ª)+(F3) und des Menüpunktes FORMAT/GROSS-/ KLEINSCHREIBUNG werden die Zeichen tatsächlich ausgetauscht, so als hät-

214

Office XP Kompendium

Weitere Tipps und Hilfen

Kapitel 10

ten Sie diese über die Tastatur eingegeben. Im Gegensatz dazu bleibt der Text bei Verwendung der Option GROSSBUCHSTABEN im Menü FORMAT/ ZEICHEN in seiner ursprünglichen Form erhalten und wird nur in veränderter Groß- und Kleinschreibung angezeigt und ausgedruckt.

10.5.2

Sonderzeichen und Symbole einfügen

Unter Sonderzeichen oder Symbolen versteht Word Zeichen, die standardmäßig nicht auf einer Computer-Tastatur vorhanden sind. Viele Zeichensätze enthalten diese Sonderzeichen dennoch, und Sie können fast alle Sonderzeichen und Symbole auch mithilfe des allgemein gültigen so genannten ANSI-Codes in Ihr Dokument einfügen. Hierfür stehen Ihnen diverse Zahlenkombinationen zur Verfügung, die alle in der Kombination mit der (Alt)-Taste auszuführen sind. Weiterhin dürfen die Zahlenkombinationen ausschließlich auf dem rechts befindlichen Zahlen-Tastenfeld der Tastatur, dem so genannten Nummern-Block, eingefügt werden. Die Erstellung eines Sonderzeichens/Symbols auf diese Art und Weise ist also sehr mühsam und Sie verfügen auch nach Eingabe des ANSI-Codes nur über das Sonderzeichen oder Symbol, sofern Sie einen Zeichensatz aktiviert haben, der dieses Sonderzeichen enthält.

Sonderzeichen

Nicht allein aus der Tatsache heraus, dass nicht jedem Word-Anwender die nötigen Informationen zu den ANSI-Codes geläufig sind, stellt Word hier die wesentlich bequemere Variante zum Einfügen von Sonderzeichen im Dokument zur Verfügung.

Sonderzeichen und Symbole

und ANSI-Codes

in Word

Zum Einfügen von Sonderzeichen und speziellen Word-spezifischen Zeichen dient der Menüpunkt EINFÜGEN/SYMBOL. Das Menü besteht aus zwei Registern: Das Register SYMBOL enthält den kompletten Zeichensatz einer bestimmten Schrift. Das Register SONDERZEICHEN dagegen bietet spezifische Zeichen für Word, wie zum Beispiel das geschützte Leerzeichen an, aber auch häufig verwendete Sonderzeichen von Zeichensätzen, wie beispielsweise ® für die Kennzeichnung eines geschützten Markennamens (Registrade Mark). Um ein Symbol aus dem Register SYMBOL einzufügen, wählen Sie zunächst das gewünschte Zeichen. Durch Klick auf die Schaltfläche EINFÜGEN oder einen Doppelklick auf das gewünschte Symbol wird das Zeichen an der Stelle im Dokument eingefügt, an der sich der Cursor befindet. Die Dialogbox bleibt eingeblendet, so dass Sie weitere Zeichen einfügen können. Sollen keine weiteren Zeichen mehr eingefügt werden, verlassen Sie die Dialogbox mit (Esc) oder Klick auf Schließen (X).

Office XP Kompendium

215

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word

Abbildung 10.20: Die Dialogbox Symbol enthält im Register Sonderzeichen eine Reihe von Word-spezifischen Zeichen.

Sollte das gewünschte Symbol nicht im aktiven Zeichensatz zur Verfügung stehen, so wählen Sie zunächst einen Zeichensatz, der über das Symbol verfügt. Hierfür stehen Ihnen im Register SYMBOLE zwei Varianten zur Verfügung. In dem Feld SCHRIFTART wählen Sie einen Zeichensatz, der das Symbol enthält und im Feld SUBSET entscheiden Sie über eventuelle Besonderheiten des gesuchten Symbols. So ordnet Word zum Beispiel dem Euro € das Subset Währungssymbole zu. Zum Einfügen von Zeichen aus dem Register SONDERZEICHEN klicken Sie auf das gewünschte Zeichen und dann auf EINFÜGEN. Alternativ klicken Sie doppelt auf das Zeichen. Sonderzeichen und Shortcuts

Auch in der Dialogbox SYMBOL finden Sie zu den Sonderzeichen und Symbolen eine Reihe von Tastenkombinationen, den so genannten Shortcuts, mit deren Hilfe Sie Zeichen aus beiden Registern in Ihr Dokument einfügen können. Um den einem Symbol zugeordneten Shortcut zu erfahren, klicken Sie auf das Symbol. Der Shortcut wird dann in der Dialogbox rechts unten angezeigt. Achten Sie beim Einfügen über den Nummernblock darauf, dass dieser aktiv ist. Drücken Sie gegebenenfalls die Taste (Numº), um den Nummernblock einzuschalten. Bei häufig benötigten Sonderzeichen, die nicht über einen Shortcut verfügen, bietet es sich an, diesen nachträglich zu definieren. Hierfür dient die Schaltfläche TASTENKOMBINATION.

216

Office XP Kompendium

Weitere Tipps und Hilfen

Kapitel 10

Um zum Beispiel dem Promille-Zeichen einen Shortcut zuzuordnen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Rufen Sie zunächst den Menüpunkt EINFÜGEN/SYMBOL auf und klicken Sie auf das Promille-Zeichen.

2.

Betätigen Sie nun die Schaltfläche TASTENKOMBINATION.

3.

Wählen Sie Ihre gewünschte Tastenkombination, indem Sie die Tasten auch hier schon tatsächlich gemeinsam drücken. Bedenken Sie dabei aber, dass die meisten der möglichen Tastenkombinationen bereits vergeben sind. Beim Druck auf eine bereits belegte Tastenkombination weist Word Sie darauf hin, mit welcher Funktion die Tastenkombination versehen ist. Sie können zwar die alte Tastenkombination überschreiben, müssen allerdings in Kauf nehmen, dass die vorhergehende Funktion der Tastenkombination dann nur noch über Menüs oder Symbole aufgerufen werden kann. Es empfiehlt sich daher, nur freie Tastenkombinationen zu verwenden.

4.

Bestätigen Sie den Shortcut mit Klick auf ZUORDNEN und verlassen Sie die Dialogbox mit Klick auf SCHLIESSEN.

Werden Sonderzeichen über das Menü EINFÜGEN/SYMBOL oder mithilfe eines Shortcuts eingefügt, schützt Word die Sonderzeichen. Gesetzt den Fall, Sie verwenden einige Symbole aus der Symbolschrift Wingdings, Ihr Fließtext ist dagegen in der Schriftart Times New Roman gehalten. Entscheiden Sie sich dafür, eine andere Schriftart – zum Beispiel Arial – für den Fließtext zu verwenden und markieren den Text, um diesem die neue Schriftart zuzuweisen. Da auch die Sonderzeichen markiert sind, würde auch diesen die Schriftart Arial zugewiesen. Sie müssten dann anschließend die einzelnen Sonderzeichen mühsam neu formatieren. Um dies zu verhindern, lässt Word keine Änderungen der Schriftart bei Sonderzeichen zu. Andere Gestaltungsmerkmale – wie der Schriftgrad – können dagegen beliebig geändert werden. Soll doch einmal die Schriftart eines Sonderzeichens geändert werden, so löschen Sie dieses und fügen es in der gewünschten Schriftart neu ein. Zum Löschen eines geschützten Sonderzeichens markieren Sie es und drücken (Entf). Es genügt also nicht wie bei anderen Zeichen, den Cursor auf das Zeichen zu bewegen und (Entf) zu drücken. Sonderzeichen, die mit der SCHRIFTART: NORMALER TEXT eingefügt wurden, werden nicht geschützt. Des Weiteren werden Sonderzeichen, die direkt formatiert wurden (zum Beispiel über das Menü FORMAT/ZEICHEN), ebenfalls nicht geschützt.

Office XP Kompendium

217

11

Dokumente formatieren

Trotz der vielfältigen Formatvorlagen, die Word zur Verfügung stellt, benötigt man bei der täglichen Büroarbeit, aber auch im Privatbereich, ganz eigene, auf bestimmte Bedürfnisse angepasste Dokumente. Das Formatieren eines Dokuments dient dazu, das Erscheinungsbild des Dokuments festzulegen.

Dokumente formatieren

Word 2002 unterscheidet dabei zwischen drei verschiedenen Formatierungsarten: Zeichenformatierung Dazu gehören zum Beispiel die Schriftart, der Schriftgrad sowie Schriftattribute.

Zeichen

Absatzformatierungen Diese umschließen unter anderem den Zeilenabstand, die vertikalen Abstände vor und nach dem Absatz und die Einzüge.

Absatz

Seitenspezifische Formatierungen Diese beeinflussen zum Beispiel die Breite des Seitenrands, das Papierformat und die Anzahl der Textspalten.

Seiten formatieren

In diesem Kapitel werden alle Grundformatierungen beschrieben. Sie erhalten Informationen zu spezielleren Formatierungsvarianten, die vor allem für komplexe Layouts, wie zum Beispiel für Zeitungen benötigt werden. Weiterhin erfahren Sie unter anderem, wie mehrspaltige Layouts erstellt werden, wie man Grafiken einfügt und formatiert und wie Sie Texte und Grafiken mithilfe von Positionsrahmen frei auf der Seite anordnen können. Ein weiteres Kapitel widmet sich dem Thema, Formatierungen mithilfe von Formatvorlagen und Dokumentvorlagen effizienter zu gestalten.

11.1

Einführung

Das Formatieren eines Textes oder der Seite kann fast immer auf folgende Arten erfolgen:

Office XP Kompendium

219

Kapitel 11

Dokumente formatieren über die Menüleiste über die Menüpunkte des Menüs FORMAT und DATEI mithilfe von Tastenkombinationen Anhand des folgenden Beispiels sehen Sie, dass drei Möglichkeiten bestehen, einen Text fett zu formatieren: Klicken Sie auf das FETT-Symbol in der Symbolleiste. Rufen Sie den Menüpunkt FORMAT/ZEICHEN auf und wählen Sie den Eintrag FETT im Listenfeld SCHRIFTSCHNITT. Drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(ª)+(F).

Formatierungsvarianten

Eine ganze Reihe der Formatierungsvarianten sind allerdings nur über Menüpunkte oder nur über Tastenkombination verfügbar. Mit der Markierung des gewünschten Textbestandteils legen Sie fest, welche Textstellen von der neuen Formatierung betroffen sind. Möchten Sie zum Beispiel ein Wort kursiv schreiben, markieren Sie das Wort, bevor Sie die Formatierung Kursivschrift auswählen. Besteht keine Markierung, wirkt sich die neue Formatierung nur auf die Position aus, an der sich der Cursor befindet. Stellen Sie zum Beispiel eine neue Schriftart ein, gilt diese Schriftart für den Text, der an der Cursorposition eingegeben wird. Der bestehende Text bleibt unverändert. Welche Formatierungen der derzeit markierte Text enthält, wird in der Symbolleiste und in den einzelnen Dialogboxen, die über das Menü FORMAT und ZEICHEN aufrufbar sind, angezeigt. Besitzt der Text zum Beispiel Fettschrift, ist das FETT-Symbol in der Symbolleiste gedrückt und im Menü FORMAT/SCHRIFTART ist der Eintrag FETT ausgewählt. Enthält der markierte Text jedoch verschiedene Formatierungen, können die Formatierungen nicht mehr vollständig angezeigt werden, da keine eindeutige Zuordnung möglich ist. Als Hinweis darauf bleiben dann die entsprechenden Eingabefelder leer. Optionsfelder sind angekreuzt, jedoch grau unterlegt.

11.2

Zeichenformatierung

Beim Öffnen eines leeren Dokuments legt Word 2002 eine standardmäßige Zeichenformatierung fest.

220

Office XP Kompendium

Absatzformatierung

Kapitel 11

Um die Zeichenformatierung zu verändern, müssen Sie grundsätzlich den zu formatierenden Text markieren. Ohne Markierung wirkt sich eine neue Formatierung nur auf das Wort aus, über dem sich der Cursor befindet. Welche Formatierungen der derzeit markierte Text enthält, wird in der Symbolleiste und im Aufgabenbereich FORMATIERUNG ANZEIGEN angezeigt. Enthält der markierte Text jedoch verschiedene Zeichenformate, können die Formatierungen nicht korrekt angezeigt werden, da keine eindeutige Zuordnung möglich ist. Die Zeichenformatierung lässt sich über den Menüpunkt FORMAT/ZEICHEN, über die Symbolleiste und mithilfe von Shortcuts vornehmen. Um das Menü FORMAT/ZEICHEN aufzurufen, kann auch (Strg)+(D) gedrückt werden. Bearbeiten Sie dann über die Dialogbox ZEICHEN alle von Ihnen gewünschten Änderungen an der Schriftart, den Zeichenabständen oder fügen Sie Texteffekte hinzu. In allen drei Registern wird in einem Vorschaufenster angezeigt, wie sich die geänderten Einstellungen auf den markierten Text auswirken.

Zeichen formatieren

Abbildung 11.1: Die Dialogbox Zeichen

11.3

Absatzformatierung

Die Absatzformatierung umschließt unter anderem die Ausrichtung, den Zeilenabstand, den Abstand am Anfang und Ende des Absatzes sowie den Einzug vom Seitenrand. Zur Formatierung von Absätzen stehen drei Varianten zur Verfügung: der Menüpunkt FORMAT/ABSATZ, die Symbolleiste sowie Shortcuts.

Office XP Kompendium

221

Kapitel 11

Dokumente formatieren

Abbildung 11.2: Die Dialogbox Absatz

Absatzformatierung

Das Menü FORMAT/ABSATZ setzt sich aus zwei Registern zusammen: Im Register EINZÜGE UND ABSTÄNDE sind die wesentlichen Formatierungsvarianten zu finden. Das Register ZEILEN- UND SEITENUMBRUCH erklärt sich von selbst.

11.3.1

Textrahmen und Schattierungen

In der Dialogbox RAHMEN UND SCHATTIERUNGEN, die Sie ebenfalls über die Menüleiste FORMAT erreichen, legen Sie weitere Formateigenschaften des Textes und der Seite fest.

11.3.2 Listen in Word

Aufzählungen und Nummerierungen

Neben den vielfältigen Möglichkeiten, Texte und Überschriften zu nummerieren sowie mit Aufzählungszeichen zu versehen, bietet Word 2002 nun eine große Auswahl an Listenformatvorlagen, die Ihnen das Arbeiten mit Listen vereinfachen. Markieren Sie die gewünschten Absätze, rufen Sie den Menüpunkt FORMAT/NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGEN auf, klicken Sie auf eines der Standardformate, das Ihren Wünschen am ehesten entspricht, und dann auf ANPASSEN bzw. im Register LISTENFORMATVORLAGEN auf HINZUFÜGEN. Daraufhin werden eine Reihe von Einstellungsvarianten angeboten, die Sie Ihren Wünschen entsprechend anpassen können.

222

Office XP Kompendium

Absatzformatierung

Kapitel 11 Abbildung 11.3: Die Dialogbox Rahmen und Schattierungen

Abbildung 11.4: Die Dialogbox Nummerierung und Aufzählungszeichen

11.3.3

Allgemeine Seiteneinstellungen

Rufen Sie über den Menüpunkt DATEI/SEITE EINRICHTEN die Dialogbox SEITE EINRICHTEN auf, um die Seitenränder, die Papiergröße, das Seitenlayout und Druckoptionen zu verändern.

Seiteneinstellungen

Der manuelle Umbruch In der Dialogbox MANUELLER UMBRUCH entscheiden Sie über den Wechsel der Seite, der Spalte oder den Textflussumbruch sowie verschiedene Abschnittswechsel-Möglichkeiten. Durch Aufteilung eines Dokuments in mehrere Abschnitte lassen sich innerhalb eines Dokuments verschiedene Abschnitts- und seitenspezifische Formatierungen verwenden. Office XP Kompendium

223

Kapitel 11

Dokumente formatieren

Abbildung 11.5: Die Dialogbox Seite einrichten

Abbildung 11.6: Die Dialogbox Manueller Umbruch

Zu den seitenspezifischen Formatierungen gehören vor allem die Seitenränder, die vertikale Ausrichtung, die Anzahl der Textspalten, Kopf- und Fußzeilen. Manuellen Umbruch einfügen

Ein weiteres Anwendungsgebiet für Abschnitte ist die Variierung der Spaltenanzahl. Üblicherweise werden die einzelnen Kapitel eines Dokuments durch Abschnittswechsel voneinander getrennt. Zum Einfügen von Abschnittswechseln dient der Menüpunkt EINFÜGEN/ MANUELLER UMBRUCH. UNGERADE SEITE: Der neue Abschnitt beginnt auf einer ungeraden Seite. Ist die nächste Seite eine gerade Seite, bleibt diese unbedruckt.

224

Office XP Kompendium

Absatzformatierung

Kapitel 11

GERADE SEITE: Der neue Abschnitt beginnt auf einer geraden Seite. Ist die nächste Seite eine ungerade Seite, bleibt diese unbedruckt. FORTLAUFEND: Der Text wird nahtlos fortgesetzt. NÄCHSTE SEITE: Der neue Abschnitt beginnt auf der folgenden Seite. Der Abschnittswechsel wird im Text durch eine doppelte gepunktete Linie dargestellt, die mit dem Hinweis »Abschnittswechsel« gekennzeichnet ist. Im Layoutmodus sind Abschnittswechsel unsichtbar. Um in einem Abschnitt abweichende seitenspezifische Formatierungen zu verwenden, bewegen Sie zunächst den Cursor auf ein beliebiges Zeichen des gewünschten Abschnitts. Sollen die Formatierungen mehrerer Abschnitte geändert werden, markieren Sie die gewünschten Abschnitte. Daraufhin nehmen Sie die gewünschten Formatierungen vor. Bei Formatierungen, die im Menü DATEI/SEITE EINRICHTEN oder FORMAT/ SPALTEN (zur Variierung der Spaltenanzahl) vorgenommen werden, lässt sich im Listenfeld ÜBERNEHMEN FÜR festlegen, welche Abschnitte von den neuen Formatierungen betroffen sein sollen.

11.3.4

Kopf- und Fußzeilen

Kopfzeilen sind Texte, die im gesamten Dokument oder in einem bestimmten Bereich des Dokuments am oberen Seitenrand gedruckt werden. Das Gegenstück sind Fußzeilen, die auf dem unteren Seitenrand gedruckt werden. Typische Anwendungsgebiete für Kopf- und Fußzeilen sind das Drucken von Seitennummern und Kapitelnamen. Kopf- und Fußzeilen dürfen neben gewöhnlichen Texten beliebige andere Elemente enthalten, wie sie auch im gewöhnlichen Dokument erlaubt sind, z.B. Grafiken, Felder und Objekte. Bearbeiten in der Seitenlayoutansicht Zum Anbringen einer Kopf- oder Fußzeile wählen Sie den Menüpunkt ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE. Gleichgültig in welcher Ansicht Sie sich befinden, springt Word 2002 automatisch in die Seitenlayoutansicht und die Symbolleiste KOPF- UND FUSSZEILE öffnet sich.

Office XP Kompendium

Kopf- und Fußzeile

225

Kapitel 11

Dokumente formatieren

Abbildung 11.7: Die Symbolleiste Kopf- und Fusszeile

Geben Sie den gewünschten Text für die Kopfzeile ein und/oder wählen Sie aus den in der Symbolleiste angeboten automatischen Einträgen. Der Text darf aus mehreren Absätzen bestehen. Nach beendeter Eingabe klicken Sie auf die Schaltfläche SCHLIESSEN in der Symbolleiste und Sie gelangen wieder in Ihren vorherigen Ansichtsmodus. In der Seitenlayoutansicht sind Kopf- und Fußzeilen weiterhin sichtbar, werden allerdings in grauer Farbe angezeigt, um sie vom gewöhnlichen Text zu unterscheiden. In den anderen Ansichtenmodi sind die Kopf- und Fußzeilen unsichtbar. Zur Überarbeitung der Kopf- und Fußzeilen rufen Sie erneut den Menüpunkt ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE auf. Das Einfügen der Seitennummerierung oder von Uhrzeit/Datum kann auch mithilfe des Menüpunktes EINFÜGEN/SEITENZAHLEN BZW. DATUM UND UHRZEIT erledigt werden. Word erstellt dann selbstständig eine Kopf- bzw. Fußzeile und Sie entscheiden durch die Positionierung des Cursors, ob Sie den Eintrag in der Kopf- oder in der Fußzeile wünschen. Um Kopf- und Fußzeilen zu entfernen, löschen Sie den Text in den einzelnen Eingabebereichen für Kopf- und Fußzeilen.

226

Office XP Kompendium

12

Tabellen

Auch Word 2002 gibt Ihnen die Möglichkeit, Tabellen in Ihr Dokument einzufügen. Tabellen können Ihnen z.B. für die übersichtliche Gliederung von Vergleichen und Bilanzen dienen. Ohne auf die Office-XP-Anwendung Excel 2002 zugreifen zu müssen, formatieren Sie auch in Word 2002 auf einfache und komfortable Weise komplexe Tabellen. Abbildung 12.1: Die Menüoption Tabelle in Word 2002

12.1

Einführung

Mithilfe der Tabellenfunktion in Word 2002 lassen sich auf einfache Weise die verschiedensten Arten von Tabellen erzeugen. Die Menüoption AUTOFORMAT FÜR TABELLEN stellt eine Vielzahl fertiger Tabellenlayouts zur Verfügung. Die Tabellenüberschrift kann auf Wunsch auf Folgeseiten wiederholt werden. Ein weiteres Leistungsmerkmal ist, dass Überschriften auch über mehrere Tabellenspalten reichen können. Die Funktion OPTIMALE

Office XP Kompendium

Tabellenfunktion in Word 2002

227

Kapitel 12

Tabellen BREITE: INHALT BZW. OPTIMALE BREITE: FENSTER in der Dialogbox TABELLE EINFÜGEN stellt die Breite automatisch ein. Eine Tabelle besteht aus einer bestimmten Anzahl von Zeilen und Spalten, die in einzelne Zellen unterteilt werden. Sie haben die Möglichkeit, jede einzelne Zelle eigenständig zu formatieren. In Zellen ist sowohl das Einfügen von Text als auch das Einfügen von Grafiken und Objekten möglich. Wenn Sie Tabellen ohne Rahmenlinien erzeugen, werden hellgraue Linien, die so genannten Gitternetzlinien, angezeigt. Das Arbeiten innerhalb der Tabelle wird auf diese Weise erleichtert, da Sie immer wissen, in welcher Zelle Sie sich gerade befinden. Die Gitternetzlinien werden grundsätzlich nicht mitgedruckt. Die Anzeige der Gitternetzlinien deaktivieren Sie in der Menüoption TABELLE/GITTERNETZLINIEN AUSBLENDEN.

12.2

Eigene Tabellen formatieren

Eigene Tabellen

Bewegen Sie den Cursor zunächst an die Stelle im Dokument, an der die Tabelle eingefügt werden soll. Daraufhin rufen Sie den Menüpunkt TABELLE/EINFÜGEN auf. Es wird eine Dialogbox angezeigt, in der Sie die gewünschte Spalten- und Zeilenanzahl sowie die Spaltenbreite eingeben. Die Angaben lassen sich jederzeit nachträglich ändern. Als Spaltenbreite ist der Eintrag AUTO vorgegeben. Das bedeutet, dass die Spaltenbreite so errechnet wird, dass die Tabelle exakt vom linken bis zum rechten Seitenrand reicht. Alle Spalten weisen vorerst die gleiche Spaltenbreite auf. Sie können unter SPALTENBREITE auch einen Wert eingeben oder die Spaltenbreite nachträglich anpassen, indem Sie mit gehaltener Maustaste auf den rechen Zellenrand klicken und diesen in die gewünschte Breite ziehen. Um die Tabelle einzufügen, klicken Sie auf OK.

Tabelle einfügen

Zum Einfügen einer leeren Tabelle mit der Maus klicken Sie auf das TABELLEN-Symbol und halten die Maustaste fest. Daraufhin wird eine stilisierte Tabelle angezeigt. Die Spalten- und Zeilenanzahl wird laufend angezeigt. Ist die gewünschte Spalten- und Zeilenanzahl eingestellt, lassen Sie die Maustaste los. Ein Text, der ohne Tabellenfunktion eingegeben wurde oder aus einem anderen Programm stammt, kann einfach in eine Tabelle umgewandelt werden. Der Text muss folgende Voraussetzungen erfüllen: Die Zeilen müssen mit Absatzmarken ¶ oder Zeilenmarken getrennt sein. Die Spalten müssen mit einem eindeutigen Trennzeichen (z.B. (ÿ__) oder Semikolon ;) getrennt sein.

228

Office XP Kompendium

Tabellen zeichnen

Kapitel 12

Zur Umwandlung markieren Sie zunächst den Text und rufen anschließend den Menüpunkt TABELLE/UMWANDELN/TEXT IN TABELLE auf. Der umgekehrte Vorgang ermöglicht Ihnen, eine vorhandene Tabelle in Text umzuwandeln: Rufen Sie den Menüpunkt TABELLE/UMWANDLEN/ TABELLE IN TEXT auf.

12.3

Tabellen zeichnen

Nachdem Sie die Funktion TABELLE/TABELLE ZEICHNEN ausgewählt haben, wird die Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN eingeblendet. Nachdem die Symbolleiste aufgerufen wurde, ist automatisch die Funktion TABELLE ZEICHNEN aktiviert. Sie können nun beliebige Zellen zeichnen, Linientypen und Linienstärken auswählen. Außerdem lassen sich mit der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN auch die Linienfarben und die Schattierungen der Tabelle festlegen. Die Textausrichtung in den Tabellenzellen steuern Sie über die Symbole OBEN AUSRICHTEN, VERTIKAL ZENTRIEREN und UNTEN AUSRICHTEN. Abbildung 12.2: Die Symbolleiste Tabellen und Rahmen

12.4

Grundfunktionen

12.4.1

Innerhalb der Tabelle editieren

Gegenüber dem gewöhnlichen Text gibt es beim Eingeben von Texten und beim Bewegen des Cursors innerhalb der Tabelle einige Unterschiede zu beachten. Jede Zelle erlaubt es, mehrere Absätze aufzunehmen. Sie können also mit Druck auf (¢) einen neuen Absatz erzeugen und den einzelnen Absätzen unterschiedliche Formatierungen (z.B. Ausrichtungen wie linksbündig und Absatzabstände) zuweisen. Das Bewegen innerhalb der Tabelle kann wie gewohnt mit den vier Cursortasten erfolgen oder mit der Maus.

12.4.2

Markieren

Das Markieren in der Tabelle funktioniert ähnlich wie im gewöhnlichen Text.

Office XP Kompendium

Tabelle markieren

229

Kapitel 12

Tabellen Mit der Taste (F8) können Sie innerhalb einer Tabelle folgende Ereignisse auslösen:

Tabelle 12.1: (F8) und ihre Wirkungen

Anzahl

Wirkung

1-mal

Schaltet den Erweiterungsmodus ein.

2-mal

Markiert das aktuelle Wort.

3-mal

Markiert den aktuellen Satz.

4-mal

Markiert die aktuelle Zelle.

5-mal

Markiert das gesamte Dokument.

6-mal

Markiert den aktuellen Abschnitt.

Zum Markieren einer Zelle bewegen Sie den Mauszeiger zunächst unmittelbar rechts neben eine senkrechte Gitternetzlinie. Der Mauszeiger zeigt jetzt nach rechts oben. Abschließend drücken Sie die linke Maustaste. Eine komplette Spalte kann sehr einfach mit der Maus markiert werden, indem der Mauszeiger zunächst an die obere Begrenzung der Tabelle bewegt wird. Durch einen Klick wird die aktuelle Spalte markiert. Durch Ziehen lassen sich auch benachbarte Spalten mitmarkieren. Außerdem können Sie einzelne Zellen, Zeilen, Spalten oder die ganze Tabelle im Menüpunkt TABELLE/MARKIEREN auswählen.

12.4.3

Kopieren, Löschen und Verschieben in Tabellen

Haben Sie Bereiche innerhalb einer Zelle oder ganze Zellen markiert, wird nur der Inhalt der Zellen kopiert, nicht jedoch die Zellen selbst. Anders verhält es sich, wenn komplette Zeilen und Spalten markiert wurden. Beim Einfügen aus der Zwischenablage werden dann zusätzliche Zeilen oder Spalten erzeugt. Beim Markieren von Zeilen sollten Sie unbedingt beachten, dass auch die abschließende Zeilenendemarke mit markiert wird, sonst wird nur der Inhalt der Zeile eingefügt.

12.5 Tabelleneigenschaften bearbeiten

230

Tabelle formatieren

Zum Ändern der Tabellen markieren Sie mit dem Cursor zunächst die gesamte Tabelle, die Spalte/n, die Zeile/n oder die Zelle/n. Wählen Sie dann die Menüoption TABELLE/TABELLENEIGENSCHAFTEN und formatieren Sie

Office XP Kompendium

Weitere nützliche Funktionen

Kapitel 12

Ihre Tabelle in der aufgerufenen Dialogbox TABELLENEIGENSCHAFTEN Ihren Anforderungen entsprechend. Abbildung 12.3: Die Dialogbox Tabelleneigenschaften

AutoFormat Für Tabellen stehen eine Reihe vordefinierter Formatvorlagen zur Verfügung. Um eines der Formate auszuwählen, rufen Sie zunächst den Menüpunkt TABELLE/TABELLE AUTOFORMAT auf. Wählen Sie eines der gewünschten Formate in der Dialogbox TABELLE AUTOFORMAT links oben. Auch die hier befindlichen Formatvorlagen können Sie über die verschiedenen Optionen in der Dialogbox TABELLE AUTOFORMAT Ihren Bedürfnissen anpassen.

12.6

Weitere nützliche Funktionen

Die Sortierfunktion erlaubt es, Daten innerhalb der Tabelle, aber auch normalen Fließtext außerhalb einer Tabelle zu sortieren. Die Dialogbox SORTIEREN wird über den Menüpunkt TABELLE/SORTIEREN aufgerufen. Zum Sortieren können bis zu drei SORTIERSCHLÜSSEL vergeben werden. Dadurch kann z.B. erreicht werden, dass eine Adresstabelle nach den Nachnamen sortiert wird (1. SORTIERSCHLÜSSEL). Einträge mit gleichem Nachnamen werden nach Vornamen sortiert (2. SORTIERSCHLÜSSEL). Ist auch der Vorname identisch, wird nach dem Ort sortiert (3. SORTIERSCHLÜSSEL). Stellen Sie die gewünschten Sortierkriterien ein. Handelt es sich beim jeweiligen Schlüssel um alphanumerische Daten, wählen Sie unter TYP den Eintrag TEXT. Bei numerischen Daten selektieren Sie dagegen den Listeneintrag ZAHL und bei Datumswerten den Eintrag DATUM. Die Optionen AUFSTEI-

Office XP Kompendium

Sortierkriterien

231

Kapitel 12

Tabellen GEND bzw. ABSTEIGEND entscheiden, ob Sie alphabetisch von A nach Z oder Z nach A sortieren. Für numerische Sortierung gilt die gleiche Option.

Mit der Option LISTE ENTHÄLT geben Sie an, ob die Liste eine Überschrift enthält. Diese Einstellung ist wichtig, damit eine etwaige Überschrift nicht in die Sortierung mit einbezogen wird. Abschließend starten Sie den Sortiervorgang mit Klick auf OK. Abbildung 12.4: Die Dialogbox Sortieren

232

Office XP Kompendium

13

Layoutfunktionen

13.1

Einführung

In diesem Kapitel werden Funktionen besprochen, die für grafisch orientierte Layouts benötigt werden. Word 2002 besitzt neue leistungsfähige Funktionen zum Einfügen von Grafiken und zu deren optimalen Einbindung in das Dokument. Dabei werden eine Vielzahl von Dateiformaten unterstützt, so dass sich fast alle gängigen Grafiken importieren lassen. Bei der benutzerdefinierten Installation von Office XP können Sie selber beeinflussen, welche Grafikformate Sie zulassen wollen. Die Grafik lässt sich wie ein Text kopieren, verschieben und auf der Seite positionieren.

13.2

Grafiken einbinden

Grafik einfügen

Bewegen Sie zunächst den Cursor an die Stelle im Dokument, an der die Grafik eingefügt werden soll. Daraufhin wählen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/GRAFIK an. Über das geöffnete Untermenü bietet Ihnen Word 2002 acht Möglichkeiten an, um Grafiken in Ihr Dokument einzufügen. ClipArt Im Lieferumfang von Word 2002 sind vorgefertigte Grafiken enthalten. Mit diesen grafischen Elementen können Sie Ihre Texte einfach und schnell aufwerten. Aus Datei Mit dieser Funktion lassen sich beliebige Grafiken, die auf Ihrer Festplatte abgelegt sind, in Word-2002-Texte einfügen. Von Scanner oder Kamera (NEU) Ermöglicht Ihnen das direkte Einfügen von Grafiken über eine an Ihrem Rechner angeschlossene Digitalkamera oder einen Scanner. Organigramm Fügt ein vorformatiertes Organigramm in Ihr Dokument ein, das Sie über die Dialogbox ORGANIGRAMM an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Office XP Kompendium

233

Kapitel 13

Layoutfunktionen

Abbildung 13.1: Über die Menüoption Grafik fügen Sie beliebige Grafiken in Ihr Dokument ein.

AutoFormen Mit AutoFormen lassen sich Symbole wie Pfeile, Rechtecke, Sternchen, Sprechblasen etc. in beliebiger Größe in Ihren Text übernehmen. Neue Zeichnung (NEU) Fügt einen Zeichnungsbereich in Ihr Dokument ein. Fertigen Sie über die aktivierten Zeichenwerkzeuge eine eigene Zeichnung an oder laden Sie in dieses Feld eine Grafik von der Festplatte. WordArt Stellt Ihnen über die Dialogbox WORDART-KATALOG eine große Auswahl an grafischen Möglichkeiten zur Verfügung, um einzelne Wörter oder ganze Sätze aufzuwerten. Diagramm Wandelt Ihre Tabellendaten in Diagramme um.

13.2.1

ClipArt einfügen

Der Aufgabenbereich CLIPART EINFÜGEN ermöglicht Ihnen die gezielte Auswahl eines Cliparts. Über die Option SUCHEN NACH/TEXT SUCHEN: suchen Sie das Clipart über den Dateinamen. In der erweiterten Suche ANDERE SUCHOPTIONEN entscheiden Sie, wo Word 2002 nach dem Clipart suchen soll und welcher Dateityp aufzulisten ist. 234

Office XP Kompendium

Grafik von Scanner oder Kamera einfügen Von Microsoft zur Verfügung gestellte Cliparts können Sie in der Dialogbox MICROSOFT CLIP ORGANIZER über das Drop-Down-Feld weiterbearbeiten. Wählen Sie den Punkt CLIP ÖFFNEN IN und Word 2002 startet automatisch die Anwendung MICROSOFT PICTURE IT, in der das Clipart automatisch geladen wird und editiert werden kann. Wenn Sie diese Anwendung schließen, gelangen Sie zu Word 2002 zurück.

13.2.2

Kapitel 13 Neu in Office XP

Grafik aus Datei einfügen

Wenn Sie eine Grafik aus einer Datei einfügen, öffnet Word 2002 die Dialogbox GRAFIK EINFÜGEN. Über diese Dialogbox fügen Sie die Grafik direkt aus dem von Ihnen angewählten Ordner, dem VERLAUF, den EIGENEN DATEIEN, den FAVORITEN oder aus einem WEBORDNER ein. Über das Auswahlfeld DATEITYP gibt Word 2002 die Importfilter vor und im DropDown-Feld EINFÜGEN entscheiden Sie, ob Sie die Grafik einfügen und/oder lediglich mit dem Dokument verknüpfen wollen. Die Verwendung von Grafiken mit transparenten Hintergründen sowie die grafische Darstellung von Bildern wurde in Word 2002 durch das so genannte Anitalias deutlich verbessert. Die Grafiken erscheinen in der Ansicht und im Druck deutlicher ohne »ausgefranste« Ränder. Haben Sie Bilder mit großen Datenmengen importiert, bietet Word 2002 nun die Option, die Bilddaten zu komprimieren. Wählen Sie in der Symbolleiste GRAFIK die Option und entscheiden Sie die Form der Bilddaten-Komprimierung.

Neu in Word 2002

Abbildung 13.2: Die Bildkomprimierung in Word 2002

13.3

Grafik von Scanner oder Kamera einfügen

Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn die entsprechende Hardware an Ihrem Rechner vorhanden ist und ein Treiber zur Verfügung steht. Bei diesem Grafikimport starten Sie direkt aus Word 2002 das zur Hardware gehörige Programm. Sie arbeiten in diesem Programm wie gewohnt und Word 2002 fügt das Bild automatisch in Ihr Dokument ein. Office XP Kompendium

235

Kapitel 13

Layoutfunktionen Organigramm einfügen

Organigramm einfügen

Wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN/GRAFIK/ORGANIGRAMM, so erstellt Word 2002 ein vorformatiertes Organigramm in einem Zeichnungsbereich und öffnet die Dialogbox ORGANIGRAMM, in dem Sie die Form und das Aussehen des Organigramms ändern können. Die Beschriftung des Organigramms erfolgt über einen Klick in das entsprechende Feld.

Abbildung 13.3: Das Organigramm in Word 2002

13.4

Eine neue Zeichnung einfügen

Um eine neue Zeichnung in Word 2002 einzufügen, muss die Symbolleiste ZEICHNEN über die Menüoption ANSICHT/SYMBOLLEISTE/ZEICHNEN aktiviert werden. Wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN/GRAFIK/NEUE ZEICHNUNG. Word 2002 stellt einen Zeichnungsbereich in Ihr Dokument und öffnet die Dialogbox ZEICHNUNGSBEREICH. In der Dialogbox ZEICHNUNGSBEREICH ändern Sie die Größe des Zeichnungsbereiches, skalieren die Zeichnung und entscheiden den Textfluss der Zeichnung. Abbildung 13.4: Die Symbolleiste Zeichnen

Mit den Zeichenwerkzeugen erstellen Sie auf einfache und zum Teil automatisierte Weise anspruchsvolle Grafiken in Word 2002. Im Drop-Down236

Office XP Kompendium

Eine neue Zeichnung einfügen

Kapitel 13

Menü ZEICHNEN können Sie die gesamte Zeichnung oder einzelne Bestandteile der Zeichnung formatieren, editieren, gruppieren oder den Textfluss einstellen. Im Drop-Down-Feld AUTOFORMEN stellt Word 2002 eine Auswahl an Formen zur Verfügung.

13.4.1

AutoFormen einfügen

Der Menüpunkt EINFÜGEN/GRAFIK/AUTOFORMEN öffnet die Dialogbox AUTOFORMEN. In dieser Dialogbox finden Sie eine Auswahl an AutoFormen. Klicken Sie auf die gewünschte AutoForm, öffnet sich das entsprechende Untermenü und Sie können aus den bereitgestellten AutoFormen auswählen. Word 2002 öffnet dann einen ZEICHNUNGSBEREICH und stellt die Dialogbox ZEICHNUNGSBEREICH auf den Desktop. Zeichnen Sie nun mit gehaltener Maustaste Ihre AutoForm in den Zeichnungsbereich.

13.4.2

WordArt einfügen

Bei der Anwahl des Menüpunktes EINFÜGEN/GRAFIK/WORDART öffnet sich die Dialogbox WORDART-KATALOG. Entscheiden Sie sich für ein Layout und klicken Sie auf das gewünschte Layout. Jetzt öffnet sich die Dialogbox WORDART – TEXT BEARBEITEN, in der Sie Ihren Text eingeben und die Schrift formatieren können. Auf diese Weise können Sie auch bereits erstellten Text verändern. Markieren Sie den gewünschten Text mit dem Cursor und führen Sie die o.g. Schritte durch.

13.4.3

AutoForm in Word

WordArt

Diagramm einfügen

Datenreihen aus Tabellen lassen sich mit der Funktion EINFÜGEN/DIAGRAMM in ein ansprechendes Diagramm, z.B. in Form von Säulen, Balken, Linien, Kreis etc. umwandeln. Sobald Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/GRAFIK/DIAGRAMM auswählen, ändert sich die Menüleiste in Word 2002. Sie sehen nun im Menü die Menüleiste DIAGRAMM eingeblendet und Word 2002 fügt ein beliebiges zur Verfügung stehendes Diagramm in einem PopUp-Fenster ein. Ebenfalls wird das dazugehörige Diagramm in einem Zeichnungsfeld im Dokument dargestellt. Über die Menüleiste BEARBEITEN/DATEI IMPORTIEREN können Sie sich die gewünschte Tabelle für Ihr Dokument aufrufen, und mit den weiterführenden Befehlen im Dateimenü DIAGRAMM formatieren. Sie beenden das Dateimenü DIAGRAMM, indem Sie das PopUp-Fenster der Tabelle schließen und den Cursor wieder im Text platzieren. Sie können das Pop-Up-Fenster der Tabelle jederzeit wieder öffnen und somit die Menüleiste DIAGRAMM öffnen, indem Sie doppelt auf das Diagramm klicken. Somit können Sie die Werte in der Tabelle und das Diagramm ständig aktualisieren, ohne die Anwendung zu wechseln.

Office XP Kompendium

Tabellen in Diagramme umwandeln

237

Kapitel 13

Layoutfunktionen

Neu in Word 2002

Eine weitere Möglichkeit, in Word 2002 Grafiken einzufügen, finden Sie in der Menüoption EINFÜGEN unter dem Punkt SCHEMATISCHE DARSTELLUNG. Wenn Sie diese Option auswählen, öffnet sich die Dialogbox DIAGRAMMSAMMLUNG und Sie können hier zwischen verschiedenen schematischen Darstellungen wählen. Auch diese Schemata werden in einem Zeichnungsbereich geladen und können per Mausklick individuell angepasst werden.

Platzhalter für

Durch Aktivieren der Option PLATZHALTER FÜR GRAFIKEN im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ANSICHT, lässt sich die Arbeitsgeschwindigkeit deutlich erhöhen, insbesondere, wenn die Grafiken beim Importieren nur mit der Dokumentdatei verknüpft werden und nicht im Dokument gespeichert werden. Dabei wird vor allem die Geschwindigkeit beim Blättern im Dokument beschleunigt. Anstelle der Grafiken werden nur leere Rahmen angezeigt. Die Grafiken werden natürlich weiterhin mitgedruckt. Auf dem Bildschirm werden Grafiken nur noch in der Seitenansicht angezeigt. Betroffen sind neben Grafiken, die mit dem Menü EINFÜGEN/GRAFIK importiert wurden, auch Objekte, die mit dem Menü EINFÜGEN/OBJEKT eingefügt wurden, wie zum Beispiel Formeln.

Grafiken

Nach dem Einfügen einer neuen Grafik wird die Option PLATZHALTER FÜR GRAFIKEN wieder ausgeschaltet, damit Sie kontrollieren können, ob die Grafik korrekt übernommen wurde. Sollen wieder Rahmen anstelle der Grafiken dargestellt werden, müssen Sie die Option PLATZHALTER FÜR GRAFIKEN erneut aktivieren.

13.5

Eigenschaften der Grafik festlegen

Nach dem Einfügen einer Grafik sind in der Regel noch Korrekturen notwendig. Meist erscheint die Grafik zu klein oder zu groß, so dass eine Größenanpassung erforderlich ist. Gelegentlich müssen Grafiken auch noch zugeschnitten werden. Grafik formatieren

Die Dialogbox GRAFIK FORMATIEREN aktivieren Sie, indem Sie entweder per Doppelklick auf die Grafik klicken oder die Option FORMAT/GRAFIK über die Menüleiste aufrufen. Eine weitere Möglichkeit, die Dialogbox aufzurufen, besteht über den direkten Aufruf in der Symbolleiste GRAFIK. In der Dialogbox GRAFIK FORMATIEREN können Sie nun alle gewünschten Änderungen an der Grafik vornehmen. Die Größe eines Bildes können Sie auch ohne die Dialogbox GRAFIK FORändern. Klicken Sie hierfür auf die Grafik und ziehen Sie die Grafik mit gehaltener Maustaste auf die gewünschte Größe. MATIEREN

238

Office XP Kompendium

Eigenschaften der Grafik festlegen

Kapitel 13 Abbildung 13.5: Die Dialogbox Grafik formatieren

Beim Zuschneiden einer Grafik werden einzelne Ränder des Bildes abgeschnitten. Das Zuschneiden ist vor allem bei gescannten Grafiken sinnvoll, die über unregelmäßige Ränder oder überstehende Bereiche verfügen. Für das Zuschneiden einer Grafik markieren Sie das Bild und verwenden dafür am einfachsten das entsprechende Werkzeug in der Symbolleiste GRAFIK. Der Mauszeiger verändert seine Form zum ZUSCHNEIDEWERKZEUG. Gehen Sie auf einen Haltepunkt an der Grafik und schneiden Sie diese auf die gewünschte Größe. Das Zuschneiden einer Grafik können Sie ebenfalls über den Menüpunkt FORMAT/GRAFIK Register BILD ausführen. Geben Sie die gewünschten Abstände unter dem Punkt ZUSCHNEIDEN bei LINKS, RECHTS, OBEN und UNTEN ein. Die Ursprungsdatei wird beim Zuschneiden übrigens nicht verändert, somit lässt sich das Zuschneiden jederzeit rückgängig machen. Setzen Sie hierfür alle Bildwerte im Menüpunkt FORMAT/GRAFIK/ BILD FORMATIEREN unter dem Punkt ZUSCHNEIDEN auf null.

Grafiken zuschneiden

Durch Eingabe von negativen Werten (z.B. -1 cm) wird an die Grafik ein zusätzlicher (weißer) Rand hinzugefügt. Auf diese Weise lässt sich z.B. das Erscheinungsbild einer Grafik verbessern, die unterschiedlich breite Ränder aufweist. Vergrößern Sie hierfür die zu schmalen Ränder entsprechend. Das Kopieren, Verschieben und Löschen funktioniert wie bei gewöhnlichen Texten. Daher wird an dieser Stelle nur kurz darauf eingegangen:

Kopieren, Verschieben und Löschen

Über die Symbolleiste GRAFIK sowie im Menüpunkt FORMAT/GRAFIK/BILD sind Sie auch in der Lage, mit dem entsprechenden Werkzeug die Bildhelligkeit, den Bildkontrast einzustellen. Die Bildfarbe kann mit vier automatisierten Vorgängen beeinflusst werden.

Office XP Kompendium

239

Kapitel 13

Layoutfunktionen

13.6 Dokumente weitergeben

Dokumente mit Grafiken weitergeben

Wollen Sie ein Dokument, das Grafiken enthält, an andere Anwender weitergeben, so hängt die korrekte Vorgehensweise davon ab, wie Sie die Grafiken eingefügt haben. Sind die Grafiken im Dokument gespeichert, müssen Sie nur das Dokument, also die *.DOC-Datei, weitergeben. Sind die Grafiken dagegen mit externen Grafikdateien verknüpft, müssen die entsprechenden Grafikdateien mitgeliefert werden. Eine Liste der Dateien können Sie mit dem Menü BEARBEITEN/VERKNÜPFUNGEN einsehen. Beim Weitergeben stellt sich das Problem, dass auf anderen Computern meist eine andere Ordnerstruktur existiert, so dass es nicht so ohne Weiteres möglich ist, die Grafiken im selben Ordner zu speichern. Zwar können die Dateien auch in einem anderen Ordner gespeichert werden, jedoch muss Word diese Ordneränderung mitgeteilt werden, sonst kann die korrekte Verknüpfung nicht vom Programm nachvollzogen werden. Anstelle der Grafiken wird dann an der entsprechenden Stelle der Text FEHLER! KEIN GÜLTIGER DATEINAME angezeigt.

13.7

Textfelder (Positionsrahmen)

Mithilfe von Textfeldern lassen sich Texte, Grafiken und Objekte frei auf der Seite platzieren. Ein Textfeld kann man sich als Behälter vorstellen, der die Ausmaße und die Position des darin befindlichen Inhalts definiert. Textfelder für komplexe Layouts

Textfelder werden vor allem für komplexe Layouts benötigt. Es lassen sich z.B. Grafiken erzeugen, die in einem dreispaltigen Layout über zwei Spalten reichen. Auf Wunsch wird der Inhalt des Textfeldes vom umliegenden Text umflossen. Bei der Positionierung stehen auch die Seitenränder zur Verfügung, so dass sich z.B. Bildunterschriften auf den Seitenrand setzen lassen (Marginalsatz). Textfelder erzeugen Um einen bestehenden Text mit einem Textfeld zu umgeben, markieren Sie zunächst den gewünschten Text. Sie können einzelne Zeichen eines Absatzes markieren, einen ganzen Absatz oder mehrere Absätze. Da Word Grafiken sowie Objekte (z.B. Formeln) wie gewöhnliche Textzeichen behandelt, gibt es beim Markieren von Grafiken und Objekten nichts Besonderes zu beachten. Falls eine Grafik oder ein Objekt einen eigenen Absatz darstellt – was häufig der Fall ist –, sollten Sie nur die Grafik oder das Objekt markieren. Die abschließende Absatzmarke (¶) bleibt dann stehen und kann später mit (Entf) gelöscht werden. Sollten in Ihrem Dokument keine Absatzmarken sichtbar sein, so aktivieren Sie die Option FORMATIERUNGSZEICHEN/ ALLE, die Sie im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ANSICHT, finden.

240

Office XP Kompendium

Textfelder (Positionsrahmen)

Kapitel 13

Daraufhin wählen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/TEXTFELD. Falls Sie sich nicht im Layoutmodus befinden, schaltet Word automatisch in diesen Modus. Ein Textfeld wird durch eine diagonal schraffierte Umrandung gekennzeichnet. In der Normalansicht sind Textfelder generell unsichtbar. Soll ein leeres Textfeld erzeugt werden, so achten Sie darauf, dass Sie im Dokument keine Markierung vorgenommen haben. Nach der Anwahl des Menüpunktes EINFÜGEN/TEXTFELD verwandelt sich der Mauszeiger in ein Kreuz.

Ein leeres Textfeld erzeugen

Bewegen Sie den Mauszeiger an die Position im Dokument, an der sich die linke obere Ecke (oder die rechte untere) des Textfeldes befinden soll. Klicken Sie die Stelle an und ziehen Sie das Textfeld auf die gewünschte Größe. In einem Textfeld enthaltene Texte lassen sich wie gewohnt formatieren. Die Position, die Größe sowie weitere Eigenschaften des Textfeldes werden über das Menü FORMAT/TEXTFELD eingestellt. Es öffnet sich die Dialogbox TEXTFELD FORMATIEREN und die Symbolleiste TEXTFELD.

Eigenschaften eines Textfeldes

Abbildung 13.6: Dialogbox Textfeld formatieren

Die Dialogbox TEXTFELD FORMATIEREN kann auch aufgerufen werden, indem mit der rechten Maustaste auf die Umrandung des Textfeldes (diagonale Schraffierung) geklickt wird und aus dem dann angezeigten Kontextmenü der Menüpunkt TEXTFELD FORMATIEREN ausgewählt wird. Formatieren Sie das Textfeld nach Ihren Wünschen und schließen Sie die Dialogbox. Um das Textfeld zu beschriften oder dem Textfeld Rahmen und Schattierung zuzuordnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste direkt in das Textfeld und wählen Sie die entsprechende Option.

Office XP Kompendium

241

14

Korrekturfunktionen und AutoText

14.1

Einführung

Word bietet eine Vielzahl praktischer Korrekturhilfen. Mithilfe der AutoKorrektur werden typische Tippfehler automatisch korrigiert. Mit AutoText wird das Einfügen von Symbolen, Wörtern und längeren Sätzen vereinfacht. Die Rechtschreib-/Grammatikprüfung stellt eine hervorragende Ergänzung zum manuellen

Korrekturhilfen

Korrekturlesen dar, zumal sie mittlerweile wesentlich verbessert wurde. Auch mit der automatischen Silbentrennfunktion, die den Text bereits während der Eingabe trennt, erreichen Sie eine hohe Trefferquote. Der Thesaurus hilft beim Suchen nach passenden Synonymen und fügt die Synonyme nach Ihrer Auswahl selbstständig in den Text ein.

Thesaurus

14.2

in Word

AutoKorrektur

Die AutoKorrektur-Funktion dient primär dazu, Tippfehler automatisch zu korrigieren. Wenn Sie z.B. versehentlich »dei« anstatt »die« schreiben, ersetzt Word das falsche Wort, während Sie schreiben. In Word 2002 sind bereits eine Vielzahl typischer Tippfehler vordefiniert. Alle für die AutoKorrektur relevanten Funktionen befinden sich in der Dialogbox, die nach Anwahl des Menüpunktes EXTRAS/AUTOKORREKTUROPTIONEN angezeigt wird. Zur Neuaufnahme eines Begriffs geben Sie in der Dialogbox AUTOKORREKTUR unter ERSETZEN die Schreibweise ein, die ersetzt werden soll. Die neue Schreibweise darf bis zu 255 Zeichen umfassen. Bestätigen Sie mit Klick auf HINZUFÜGEN. Nach HINZUFÜGEN oder LÖSCHEN sind neue Einträge in Word 2002 aktiv.

AutoKorrekturOptionen

Falls die Schreibweisen nicht ersetzt werden, ist die AutoKorrektur-Funktion abgeschaltet. Aktivieren Sie in diesem Fall die Option WÄHREND DER EINGABE ERSETZEN. Ein weiterer typischer Tippfehler besteht darin, dass auch das zweite Zeichen im Wort als Großbuchstabe eingegeben wird. Die AutoKorrekturFunktion behebt auch diesen Fehler selbstständig. Office XP Kompendium

243

Kapitel 14

Korrekturfunktionen und AutoText

Abbildung 14.1: Die Dialogbox AutoKorrektur

Vorraussetzung dafür ist, dass die Option ZWEI GROSSBUCHSTABEN AM WORTANFANG KORRIGIEREN eingeschaltet ist. AutoKorrektur – Ausnahmen definieren

Während der Eingabe ersetzen

Es gibt allerdings einige wenige Ausdrücke, die mit zwei Großbuchstaben beginnen, zum Beispiel ein Produktname wie PCwelt. Damit solche Ausdrücke nicht verändert werden, können hierfür Ausnahmen definiert werden. Klicken Sie in der Dialogbox AUTOKORREKTUR auf AUSNAHMEN und wählen Sie das Register WORTANFANG GROSS an. Das Aufnehmen und Löschen von Einträgen funktioniert wie bei den Einträgen für die allgemeine AutoKorrektur. Wie bereits weiter oben kurz angemerkt, kann die AutoKorrektur-Funktion mithilfe der Option WÄHREND DER EINGABE ERSETZEN ein- und ausgeschaltet werden. Das Deaktivieren ist nicht nur dann relevant, wenn mit der AutoKorrektur-Funktion überhaupt nicht gearbeitet werden soll. In der Praxis kann auch ein vorübergehendes Ausschalten sinnvoll sein, wenn bestimmte Textteile bearbeitet werden, in denen es zu unerwünschten Austauschvorgängen kommt, z.B. in Tabellen, die viele Abkürzungen enthalten.

14.3 Auto-Markierung

244

Rechtschreibprüfung

Word 2002 überprüft den Text im Hintergrund und offensichtliche Fehler werden während der Eingabe rot unterstrichen. Auch die manuelle Rechtschreibprüfung steht Ihnen weiterhin zur Verfügung.

Office XP Kompendium

Thesaurus (Synonymwörterbuch)

Kapitel 14

Die automatische Rechtschreib- und Grammatikprüfung Abbildung 14.2: Die Dialogbox Rechtschreibung und Grammatik

Kontrollieren Sie zunächst, ob die automatische Rechtschreibprüfung aktiviert ist. Rufen Sie hierfür den Menüpunkt EXTRAS/OPTIONEN auf und wählen Sie das Register RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK an. Mithilfe der Option RECHTSCHREIBUNG WÄHREND DER EINGABE ÜBERPRÜFEN wird die Rechtschreibprüfung ein- und ausgeschaltet. Analog dazu können Sie die grammatikalische Prüfung mit der Option GRAMMATIK WÄHREND DER EINGABE ÜBERPRÜFEN aktivieren.

Die Rechtschreibprüfung aktivieren

Alternativ dazu können Sie die Prüfung auch durch Klick auf die Schaltfläche DOKUMENT ERNEUT ÜBERPRÜFEN (Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK) in Gang setzen. Um die Korrektur nicht immer über die Menüfunktion ausführen zu müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort und wählen Sie aus dem Kontextmenü die korrekte Schreibweise. Falls das als falsch markierte Wort richtig geschrieben ist, sollten Sie es in das aktuelle Benutzerwörterbuch aufnehmen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort klicken und im Kontextmenü die Option HINZUFÜGEN ZUM WÖRTERBUCH wählen. Wenn Sie im Kontextmenü auf ALLE IGNORIEREN klicken, wird das betreffende Wort nicht mehr als falsch angezeigt. Das gilt aber nur für die aktuelle Word-Sitzung in diesem und in folgenden Dokumenten. Für das Arbeiten mit Word 2002 bietet es sich an, mehrere Wörterbücher einzurichten.

14.4

Neue Wörter zum Wörterbuch hinzufügen

Thesaurus (Synonymwörterbuch)

Häufig stellt sich beim Verfassen eines Textes das Problem, dass in einer kurzen Textspanne mehrmals dasselbe Wort verwendet wurde.

Office XP Kompendium

Synome finden

245

Kapitel 14

Korrekturfunktionen und AutoText Fällt Ihnen kein passendes Synonym ein, das Sie anstelle des wiederholten Wortes verwenden können, haben Sie die Möglichkeit, auf den Thesaurus zuzugreifen, der Ihnen eine Auswahl an Ersatzwörtern zur Verfügung stellt. Der Word-Thesaurus ersetzt das wiederholte Wort auf Mausklick gegen das Synonym.

14.4.1

Synonym anfordern

Um ein Synonym anzufordern, bewegen Sie den Cursor auf das wiederholte Wort. Rufen Sie daraufhin den Menüpunkt EXTRAS/SPRACHE/THESAURUS auf oder klicken Sie mit der rechten Maustaste direkt auf das auszutauschende Wort. Bei Auswahl des Thesaurus über das Menü wird die Dialogbox THESAURUS angezeigt, in der einzelne Synonyme aufgelistet werden. Dabei sind die einzelnen Synonyme in verschiedene Bedeutungen unterteilt, da auch im Deutschen ein Wort mehrere sinngemäße Bedeutungen haben kann. Die einzelnen Bedeutungen werden im linken Teil der Dialogbox angezeigt. Klicken Sie auf die gewünschte Bedeutung. Daraufhin werden rechts die zur Bedeutung vorrätigen Synonyme angezeigt. Um das ursprüngliche Wort gegen eines der Synonyme auszutauschen, klicken Sie auf das gewünschte Synonym und zur Bestätigung auf die Schaltfläche ERSETZEN. Bezeichnungsvarianten

Da auch die einzelnen Synonyme zum Teil verschiedene Bedeutungen haben, besteht die Möglichkeit, zu den Synonymen verschiedene Bedeutungsvarianten und die entsprechenden Synonyme anzuzeigen. Zu diesem Zweck klicken Sie auf die Schaltfläche NACHSCHLAGEN oder klicken Sie doppelt auf den entsprechenden Begriff. Durch mehrfachen Klick auf diese Schaltfläche blättern Sie schrittweise durch das Wörterbuch. Mithilfe der Schaltfläche ZURÜCK blättern Sie Schritt für Schritt zurück, bis Sie wieder am Ausgangsbegriff angelangt sind.

Abbildung 14.3: Die Dialogbox Thesaurus

246

Office XP Kompendium

15

Format- und Dokumentvorlagen

15.1

Einführung

Format- und Dokumentvorlagen sind nützliche Werkzeuge, die das Formatieren von Texten komfortabler gestalten und zum Teil auch automatisieren. Sie müssen nicht mehr die einzelnen Formatierungsbestandteile wie Schriftart, Ausrichtung usw. einstellen, sondern rufen lediglich die entsprechende Formatvorlage ab, welche die gewünschten Formatierungen enthält. Werden an der Formatierung Änderungen durchgeführt, können Sie alle Textbestandteile neu formatieren. Ändern Sie z.B. den Schriftgrad für eine Bildunterschrift, weisen alle Bildunterschriften sofort den neuen Schriftgrad auf.

Textbestandteile neu formatieren

Dokumentvorlagen erleichtern die Verwendung von Formatvorlagen in mehreren Dokumenten. Dokumentvorlagen erlauben es auch, Texte und Grafiken automatisch vorzugeben, wenn ein neues Dokument angelegt wird. Auf diese Weise kann z.B. erreicht werden, dass ein Brief automatisch mit einem Briefkopf versehen wird.

15.2

Wissenswertes über Formatvorlagen

Eine Formatvorlage ist eine Gruppe von Formatierungsmerkmalen, die Sie Text, Tabellen oder Listen im Dokument zuweisen können, um auf einfache Weise ihre Darstellung zu ändern. Wenn Sie eine Formatvorlage zuweisen, übernehmen Sie in einem Schritt eine Gruppe von Formatierungen. Anstatt z.B. die Zeichenformate Ihres Titels in vielen Arbeitschritten zu ändern, können Sie das gleiche Ergebnis in einem Schritt erzielen, indem Sie die Formatvorlage TITEL zuweisen. Sie können folgende Arten von Formatvorlagen zuweisen: Absatzformatvorlage Die Absatzformatvorlage steuert alle Aspekte der Darstellung eines Absatzes, wie z.B. Textausrichtung, Tabulatoren, Zeilenabstand und Rahmen und Zeichenformatierungen.

Office XP Kompendium

247

Kapitel 15

Format- und Dokumentvorlagen Zeichenformatvorlage Die Zeichenformatvorlage wirkt sich in einem Absatz lediglich auf die Zeichenformatierung, wie z.B. Schriftart, Schriftgröße aus. Tabellenformatvorlage Die Tabellenformatvorlage ermöglicht Ihnen eine einheitliche Gestaltung von Rahmen, Schattierungen, Ausrichtung und Schriftart innerhalb von Tabellen. Listenformatvorlage Eine Listenformatvorlage weist Listen gleiche Ausrichtung, Nummerierungs- oder Aufzählungszeichen sowie eine einheitliche Schriftart zu.

Formatvorlage ändern

Aktivieren Sie ggf. über die Menüleiste den Aufgabenbereich und wählen Sie hier im Drop-Down-Menü FORMATVORLAGEN UND FORMAT. In diesem Aufgabenbereich können Sie vorgegebene Formatvorlagen aufrufen und erstellen eigene Formatierungen, die Sie dann für die aktuelle Word-2002Sitzung speichern, um später schneller darauf zuzugreifen. Unter dem Punkt ANZEIGEN im Aufgabenbereich legen Sie fest, welche Formatvorlagen und Formatierungen im Aufgabenbereich unter WÄHLEN SIE EINE FORMATIERUNG angezeigt werden. Folgende Auswahl steht Ihnen hierbei zur Verfügung: Verfügbare Formatierung Zeigt alle Formatierungsmöglichkeiten an, die für die aktuelle Formatvorlage zur Verfügung stehen. Benutzte Formatierung Zeigt die Formatierungen (benutzerdefinierte und automatische) an, die gerade im aktuellen Dokument verwendet werden. Verfügbare Formatvorlage Zeigt die zur Verfügung stehenden Formatierungsmöglichkeiten aller Formatvorlagen an. Alle Formatvorlagen Zeigt alle benutzerdefinierten Formatvorlagen sowie alle automatischen Formatvorlagen an. Benutzerdefiniert Öffnet die Dialogbox FORMATIERUNGSEINSTELLUNGEN, in der Sie auswählen, welche Formateigenschaften im Aufgabenbereich WÄHLEN SIE EINE FORMATIERUNG in allen o.a Einstellungen angezeigt werden sollen.

248

Office XP Kompendium

Zuweisen einer Formatvorlage zu Text

Kapitel 15 Abbildung 15.1: Die Dialogbox Formatierungseinstellungen

15.3

Zuweisen einer Formatvorlage zu Text

Wenn Sie die Formatvorlage eines Textes ändern wollen, müssen Sie ihn zuvor markieren und wählen dann unter dem Punkt ANZEIGEN: aus dem Drop-Down-Feld im Aufgabenbereich eine Formatvorlage oder erstellen durch Klicken auf NEUE FORMATVORLAGE eine neue Formatierung. Es öffnet sich die Dialogbox NEUE FORMATVORLAGE, in der Sie Ihre Textformatierung aktualisieren können. Abbildung 15.2: Die Dialogbox Neue Formatvorlage

Office XP Kompendium

249

Kapitel 15 Formatvorlage benennen

Absatzformatierung

Vorlage hinzufügen

Format- und Dokumentvorlagen In dem Feld NAME wählen Sie eine geeignete Bezeichnung für die neue Formatvorlage, damit Sie diese später sicher identifizieren können. Je nachdem, ob eine Absatz-, Zeichen- Tabellen- oder Listenformatvorlage definiert werden soll, wählen Sie den entsprechenden Eintrag im Listenfeld FORMATVORLAGEN-TYP. Im Listenfeld FORMATVORLAGE BASIERT AUF wählen Sie die Formatvorlage aus, auf deren Formatierungen die neue Formatvorlage basiert. Soll die Formatvorlage dagegen nicht auf einer anderen basieren, wählen Sie bei Absatzformatvorlagen den Eintrag (KEINE FORMATVORLAGE) und bei Zeichenformatvorlagen den Eintrag (ZUGRUNDELIEGENDE EIGENSCHAFT). Die Formatvorlage, die der nachfolgende Absatz erhält, wenn der aktuelle Absatz mit (¢) beendet wird, legen Sie im Listenfeld FORMATVORLAGE FÜR NÄCHSTEN ABSATZ fest. Damit hat es Folgendes auf sich: Gewöhnlich kopiert Word beim Erzeugen eines neuen Absatzes durch Druck auf (¢) die Absatzformatierungen des aktuellen Absatzes in den nächsten Absatz. Dies ist jedoch nicht immer sinnvoll: Eine Überschrift oder eine Bildunterschrift besteht in der Regel nur aus einem Absatz. Der nachfolgende Absatz soll dann eine andere absatzspezifische Formatierung erhalten, typischerweise die für Standardabsätze. Sie müssten dann bei der Eingabe des Textes dem neu erzeugten Absatz erst die neue Formatvorlage zuweisen. Es lässt sich Zeit sparen, wenn als Formatvorlage für den nachfolgenden Absatz die Formatvorlage gewählt wird, die in der Praxis am häufigsten benötigt wird. Wählen Sie die gewünschte Formatvorlage aus dem Listenfeld. Über die Auswahl ZUR VORLAGE HINZUFÜGEN werden die Formatierungen in die Formatvorlage, auf der das aktuelle Dokument basiert, übernommen. Durch die Änderung der Formatvorlage werden alle damit verknüpften Textbestandteile automatisch angepasst. Möchten Sie andere Formatierungen als die an der Cursorposition vorhandenen verwenden oder haben Sie angegeben, dass die Formatvorlage auf einer anderen Formatvorlage basieren soll, stellen Sie die einzelnen Formatierungen ein. Wählen Sie hierfür unter dem Menüpunkt FORMAT die einzelnen Dialogboxen zur Formatierung von z.B. ZEICHEN, ABSATZ, NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN, RAHMEN UND SCHATTIERUNG, SPALTEN, TABSTOPP, INITIAL usw.

15.3.1

Formatvorlagen aus dem Formatvorlagenkatalog

Mithilfe des Formatvorlagenkatalogs können Sie das gesamte Dokument in einer Vorschau betrachten. Wählen Sie aus dem Menü FORMAT/DESIGN. Es öffnet sich die Dialogbox DESIGN.

250

Office XP Kompendium

Zuweisen einer Formatvorlage zu Text

Kapitel 15 Abbildung 15.3: Aus der Dialogbox Design gelangen Sie u.a.zum Formatvorlagenkatalog.

Schon hier können Sie Ihrem Dokument ein neues Design hinzufügen, allerdings ohne dass Sie Ihr eigenes Dokument im neuen Design in einer Vorschau betrachten können. Unter dem Punkt FORMATVORLAGENKATALOG gelangen Sie zu der Dialogbox FORMATVORLAGENKATALOG. Hier können Sie sich Ihr eigenes Dokument in der Vorschau ansehen, wenn der Punkt DOKUMENT aktiv ist. Wahlweise können Sie aber auch die Vorschau BEISPIEL und MUSTER aktivieren.

Die Vorschau des Formatvorlagenkatalogs

Abbildung 15.4: Die Dialogbox Formatvorlagenkatalog

Um eine Formatvorlage zu löschen, wählen Sie im Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG/WÄHLEN SIE EINE FORMATIERUNG die entsprechenden Formatierung aus und klicken auf FORMATIERUNG Office XP Kompendium

Formatierung löschen

251

Kapitel 15

Format- und Dokumentvorlagen LÖSCHEN. Beachten Sie bitte, dass Sie das Löschen einer Formatierung nicht mehr bestätigen müssen. Sie können die Formatierung aber über den Menüpunkt BEARBEITEN/RÜCKGÄNGIG wiederherstellen.

15.4

Wissenswertes über Dokumentvorlagen

Alle Microsoft-Word-Dokumente basieren auf einer DOKUMENTVORLAGE. Eine DOKUMENTVORLAGE gibt die Grundstrukturen eines Dokuments vor. Die Dokumentvorlage enthält Einstellungen wie AUTOTEXT-Einträge, SCHRIFTARTEN, TASTENBELEGUNGEN, MAKROS, SEITENLAYOUT, spezielle FORMATIERUNGEN und FORMATVORLAGEN. DOT – Die Dokumentvorlage

Allgemeine Dokumentvorlagen, wie z.B. die DOKUMENTVORLAGE NORMAL aus Word 2002, enthalten Einstellungen, die für alle Dokumente zur Verfügung stehen. Spezielle DOKUMENTVORLAGEN, wie z.B. die MEMO- oder FAXVORLAGEN aus Word 2002, enthalten Vorlagen, die nur für Dokumente zur Verfügung stehen, die auf diesem Dokument basieren. Eine DOKUMENTVORLAGE wird in dem Dateiformat *.DOT gespeichert. Dokumentvorlagen können Texte und Grafiken enthalten, müssen aber nicht. Das Aufnehmen von Texten und Grafiken ist dann sinnvoll, wenn mehrere Dokumente über gleiche Textbestandteile und Grafiken verfügen sollen. Denkbar wäre zum Beispiel ein Layout für ein Briefpapier: Wird ein Dokument angelegt, das auf der entsprechenden Dokumentvorlage basiert, enthält dieses automatisch den Briefkopf (Anschrift und Firmenlogo) sowie sonstige Bestandteile, die in jedem Brief gleich sein sollen.

15.4.1 Dokumentvorlage laden

Mit Dokumentvorlagen arbeiten

Laden Sie zunächst das Dokument, dessen Formatvorlagen und dessen seitenspezifische Formatierung Sie auch in anderen Dokumenten nutzen möchten. Speichern Sie das Dokument als DOKUMENTVORLAGE (*.DOT). Dazu rufen Sie den Menüpunkt DATEI/SPEICHERN UNTER auf und wählen zunächst unter DATEITYP den Eintrag DOKUMENTVORLAGE. Geben Sie den gewünschten Dateinamen ein und wählen Sie den Ordner aus, in dem die Dokumentvorlage gespeichert werden soll. Beim Erstellen eines neuen Dokuments über das Menü DATEI/NEU wird im Aufgabenbereich NEUES DOKUMENT eine Auflistung angezeigt, auf der die einzelnen Dokumentvorlagen angeboten werden. Wählen Sie im Aufgabenbereich aus MIT VORLAGE BEGINNEN die Option ALLGEMEINE VORLAGEN. Es öffnet sich die Dialogbox VORLAGEN mit verschiedenen themenbezogenen Formatvorlagen, die Ihnen Word 2002 zur Verfügung stellt. Entschei-

252

Office XP Kompendium

Wissenswertes über Dokumentvorlagen

Kapitel 15

den Sie sich für die gewünschte Dokumentvorlage mit einem Doppelklick. Das neue Dokument ist dann mit der ausgewählten Dokumentvorlage verknüpft. Abbildung 15.5: Wählen Sie aus der Dialogbox Vorlagen eine passende Vorlage für ihr Dokument.

Gehen Sie innerhalb des geöffneten Dokuments genau nach den entsprechenden Anweisungen vor und ersetzen Sie den vorgegebenen Text durch Ihren eigenen. Selbstverständlich können Sie die Dokumentvorlage auch als Worddatei (*.doc) speichern. Hierdurch gehen aber evtl. alle dokumentspezifischen Eigenschaften, wie z.B. Makros verloren.

Office XP Kompendium

DOT als DOC speichern

253

16

Felder

16.1

Einführung

Felder werden in Word 2002 als Platzhalter verwendet. Felder eignen sich für z.B. Daten innerhalb eines Dokuments, die sich verändern, für Serienbriefe sowie Etiketten in Seriendokumenten. Bei Feldern handelt es sich um spezielle Objekte, die das Anzeigen von Informationen veranlassen, Aktionen bewirken oder Textstellen für spezielle Zwecke kennzeichnen. Bei einer Vielzahl von Funktionen bedient sich Word selbstständig diverser Felder.

16.2

Felder als Platzhalter

Felder einfügen

Word unterscheidet drei Arten von Feldern: Ergebnisfelder, Aktionsfelder und Markierungsfelder. Ergebnisfelder Ergebnisfelder führen eine Aktion aus, die immer automatisch zu einem, anhand der eingegebenen Formulierung, ermittelten Ergebnis führt (z.B. Datumsfelder). Aktionsfelder Derartige Felder führen eine Aktion aus, z.B. das Ansteuern einer bestimmten Seite. Markierungsfelder Markierungsfelder haben weder ein bestimmtes Ergebnis noch eine Aktion zur Folge. Sie kennzeichnen vielmehr einen bestimmten Textabschnitt, z.B. als Indexeintrag. Soll also ein bestimmtes Stichwort in den Index aufgenommen werden, muss an der Stelle im Dokument, auf die sich das Stichwort bezieht, ein entsprechendes Markierungsfeld eingefügt werden. Entscheiden Sie darüber, ob Sie die Feldfunktion oder den Text des Feldes im Dokument anzeigen lassen möchten, indem Sie die FELDFUNKTION über den Menüpunkt EXTRAS/OPTIONEN aktivieren (zeigt die Feldfunktion) oder deaktivieren (zeigt den Text im Feld). Haben Sie sich dafür entschieden, die Feldfunktion zu deaktivieren, ist es empfehlenswert, die Felder durch SchatOffice XP Kompendium

Feldfunktionen anzeigen

255

Kapitel 16

Felder tierung im Text anzeigen zu lassen, damit man schneller auf sie zugreifen kann. Auf Wunsch lassen sich auch nur die Feldfunktionen bestimmter Felder anzeigen. Bewegen Sie dazu den Cursor auf ein Feld und drücken Sie (ª)+(F9). Es werden dann nur die Feldfunktionen dieses Feldes angezeigt, die anderen Felder sind nicht betroffen. Durch einen erneuten Druck auf (ª)+(F9) werden die Feldfunktionen des jeweiligen Feldes wieder ausgeschaltet.

Datumsfeld

Haben Sie die Feldfunktion aktiviert, stellen sich alle Felder nach dem gleichen Prinzip dar. Ein Datumsfeld könnte z.B. die FELDFUNKTION { DATE \@»dddd, d. MMMM yyyy« } aufweisen. Wie deutlich zu erkennen, ist eine FELDFUNKTION grundsätzlich in fett dargestellte, geschweifte Klammern gesetzt. Das genannte Beispiel würde, sobald die FELDFUNKTION im Menü unter EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT ausgeschaltet ist, folgendermaßen aussehen: Wochentag, Datum. Monat Jahr (z.B. Freitag, 8. März 2001). Im o.a. Beispiel wird folgende Bezeichnung »DATE« als Feldname bezeichnet. Der Feldname legt fest, welche Art von Informationen angezeigt, welche Aktionen ausgeführt oder welche Art von Informationen markiert werden sollen. Der Feldname »DATE« bewirkt z.B., dass das aktuelle Datum angezeigt wird. Nach dem Feldnamen folgen in der Feldfunktion häufig ein oder mehrere Angaben. Diese Angaben spezifizieren die Art der Berechnung, der Ausführung oder der Markierung genauer.

Felder einfügen

Felder lassen sich auf zwei Arten einfügen: über den entsprechenden Menüpunkt oder durch Eingabe über die Tastatur. Der wichtigste Menüpunkt ist dabei EINFÜGEN/FELD, über den sich alle Arten von Feldern einfügen lassen. Der Vorteil gegenüber der Eingabe über die Tastatur liegt darin, dass man die Feldnamen und die Schalter nicht auswendig lernen oder mühsam nachschlagen muss, sondern diese komfortabel aus der Dialogbox FELD auswählen kann.

Feldeigenschaften und

Je nachdem, welche KATEGORIE Sie in der Dialogbox FELD auswählen, werden im Fenster rechts andere FELDNAMEN angezeigt. Die FELDEIGENSCHAFTEN und FELDOPTIONEN ändern sich mit den ausgewählten FELDNAMEN.

Feldoptionen

Fügen Sie als Beispiel ein Datumsfeld ein. Wählen Sie hierfür den Menüpunkt EINFÜGEN/FELD an und schalten Sie zunächst die Option FORMATIERUNG BEI AKTUALISIERUNG BEIBEHALTEN aus. Auf der linken Seite der Dialogbox FELD werden die einzelnen KATEGORIEN für FELDER aufgelistet.

256

Office XP Kompendium

Felder einfügen

Kapitel 16 Abbildung 16.1: Die Dialogbox Feld erleichtert das Einfügen von Feldern erheblich.

Klicken Sie im Drop-Down-Feld die Kategorie DATUM UND UHRZEIT an. In den Feldnamen werden jetzt fünf Feldnamen angezeigt: »CreateDate«, »Date«, »PrintDate«, »SaveDate« und »Time«. Zu jedem Feldnamen wird unten in der Dialogbox FELD eine Beschreibung des FELDNAMEN angezeigt, der dessen Anwendung erklärt, und die Feldoptionen unterscheiden sich zum Teil auch. Wählen Sie für das Beispiel den Feldnamen » DATE «. Um der Datumsanzeige ein bestimmtes Aussehen zu verleihen, wählen Sie aus dem Auswahlfeld der FELDEIGENSCHAFTEN die von Ihnen gewünschte Darstellungsart. Abhängig vom gewählten Feldnamen werden nach einem Klick auf eine Feldeigenschaft diverse Buchstaben im dem Feld DATUMFORMATE angezeigt, die die tatsächliche Gestaltung der Datumsanzeige innerhalb der Feldfunktion generieren.

16.2.1

Datumsformat im Date-Feld

Aktualisierung von Feldern

Verwenden Sie in Ihrem Dokument FELDER, so sollten Sie beim Öffnen des Dokuments zu einem späteren Zeitpunkt daran denken, Ihre Felder ggf. zu aktualisieren. Zum Aktualisieren bewegen Sie den Cursor auf das Feld und drücken (F9). Um alle Felder innerhalb des Dokuments in einem Arbeitsschritt zu aktualisieren, markieren Sie das komplette Dokument mit der Tastenkombination (Strg)+(Alt) und drücken Sie anschließend (F9). Alle Felder enthalten jetzt aktualisierte Informationen.

Office XP Kompendium

Alle Felder eines Dokuments aktualisieren

257

17

Adressen und Serienbriefe

17.1

Einführung

Mit Word 2002 gibt Microsoft seinen Anwendern ein neues ausgezeichnetes Werkzeug zur Erstellung von Seriendrucken an die Hand. Mit seinem neuen SERIENDRUCK-ASSISTENTEN erleichtert Word 2002 den Benutzern sowohl die Übernahme einzelner Adressen in einen Brief als auch die Erstellung von Seriendokumenten mit vielen Adressaten erheblich. Die Adressbücher von Outlook können direkt von Word aus angesteuert und Namen und Adressdaten können direkt in Dokumente übernommen werden. Mit Word 2002 können Sie Serienbriefe flexibel erstellen und gestalten. Serienbriefe können zum Beispiel Namen und Adressen sowie Produktoder Preisinformationen Ihrer Kunden enthalten. Aber auch im privaten Bereich wird diese Funktion gerne verwendet, da sich auf diese Weise zum Beispiel Einladungen schnell und einfach erstellen lassen. Mit Word ist nicht nur die Erstellung eines einheitlichen Briefes, sondern auch die Erstellung spezifischer Dokumente für jeden einzelnen Kunden möglich. Microsoft Word bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Ihre Adressbestände auf Etiketten zu drucken. Für diese Funktion können Sie aus einer Vielzahl von vordefinierten Etiketten der meisten Hersteller wählen. Natürlich können Sie auch eigene Etiketten erstellen und verwenden. Um eine bessere Übersicht zu erhalten, ist auch eine Sortierung, zum Beispiel nach Postleitzahl, möglich.

Etikettenausdruck

Sie können mit Microsoft Word nicht nur einfache Adressdaten in Serie drucken, sondern auch komplexe Aufgaben wie zum Beispiel Produktkataloge lassen sich realisieren. Mithilfe der Seriendruckfunktion ist es nicht nur möglich, Serienbriefe zu gestalten, sondern auch andere Informationen lassen sich in Serie ausdrucken. Einige Beispiele hierfür sind Diskettenaufkleber, Inventaretiketten oder Visitenkarten. Grundsätzlich können Sie alle Informationen, die Sie in Word- oder Excel-Tabellen oder verschiedenen anderen Datenbanken (Access, FoxPro) verarbeitet haben, in Word zum Ausdruck bringen.

Office XP Kompendium

Diskettenaufkleber

259

Kapitel 17

Adressen und Serienbriefe Die Übernahme von Adressdatenbanken aus Schedule+ 95 wird allerdings nach der Installation von Outlook 2002 nicht mehr unterstützt.

17.2

Der Seriendruck

Der Seriendruck

In der Menüleiste von Word 2002 finden sich unter der Option EXTRAS/ BRIEFE UND SENDUNGEN nun vier neue Features: der SERIENDRUCK-ASSISTENT, die SYMBOLLEISTE FÜR DEN SERIENDRUCK, UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN und der BRIEF-ASSISTENT.

Seriendruck-

Für den Seriendruck sollten Sie, unter EXTRAS/BRIEFE UND SENDUNGEN/ SERIENDRUCK-SYMBOLLEISTE EINBLENDEN in jedem Fall die Symbolleiste für den Seriendruck aktivieren.

Symbolleiste

Abbildung 17.1: Die Symbolleiste Seriendruck SeriendruckAssistent

Rufen Sie über den Menüpunkt EXTRAS/BRIEFE UND SENDUNGEN den hilfreichen SERIENDRUCK-ASSITENTEN zur Erstellung von Serienbriefen, EMails, Umschlägen, Etiketten und Verzeichnissen auf. Der SERIENDRUCKASSISTENT von Word 2002 führt Sie in sechs Schritten vom einfachen Dokument zum fertigen Seriendruck. Sobald Sie den SERIENDRUCK-ASSISTENTEN ausgewählt haben, erscheint in der rechten Bildschirmhälfte der Aufgabenbereich SERIENDRUCK.

Abbildung 17.2: Der Aufgabenbereich Seriendruck

260

Office XP Kompendium

Anwendungsbeispiel Serienbrief

Kapitel 17

Im AUFGABENBEREICH SERIENDRUCK wird Ihnen bei jeder gewählten Dokumentart unter der 2. Überschrift erklärt, was Sie als Ergebnis Ihres ausgewählten Seriendrucks zu erwarten haben.

17.3

Anwendungsbeispiel Serienbrief

Um Ihnen die innovativen und unterstützenden Änderungen in Word 2002 zu verdeutlichen, erhalten Sie auf den nächsten Seiten eine detaillierte Beschreibung zur Erstellung eines Serienbriefes.

Anwendungs-

Klicken Sie unter WÄHLEN SIE EINEN DOKUMENTTYP die Option BRIEFE an und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Schritt 1

beispiel

Dokumenttyp wählen

Entscheiden Sie im 2. Schritt, aus welchem Dokument Sie Ihren Serienbrief erstellen wollen. Sie können wählen zwischen dem AKTUELLEN DOKUMENT, einer VORLAGE oder einem bereits VORHANDENEM DOKUMENT aus Ihren persönlichen Daten.

Schritt 2

Mit der Option AKTUELLES DOKUMENT VERWENDEN wird das bereits geöffnete Dokument zur Erstellung Ihres Serienbriefes herangezogen. Wenn Sie MIT VORLAGE BEGINNEN wählen, erscheint im Aufgabenbereich das Icon VORLAGE WÄHLEN. Word 2002 öffnet die Dialogbox VORLAGE direkt in dem Register SERIENDRUCK. Entscheiden Sie sich mit einem Klick auf das entsprechende Icon und Word 2002 fügt die Formatvorlage direkt in Ihren Serienbrief ein.

Mit Vorlage starten

Abbildung 17.3: Wählen Sie aus der Dialogbox Vorlage auswählen eine Vorlage für Ihren Serienbrief.

Office XP Kompendium

261

Kapitel 17

Adressen und Serienbriefe Entscheiden Sie sich für die 3. Variante, das Startdokument MIT VORHANDENEM DOKUMENT BEGINNEN, so können Sie im Aufgabenbereich SERIENDRUCK direkt über das Icon ÖFFNEN auf die Daten Ihrer Festplatte zugreifen. Über WEITER: EMPFÄNGER WÄHLEN kommen Sie zum 3. Schritt des Seriendruck-Assistenten.

Schritt 3 Empfänger

Liste wählen

Hier fügen Sie die Empfänger ein, indem Sie im Aufgabenbereich SERIENDRUCK/EMPFÄNGER entscheiden, ob Sie Daten aus einer VORHANDENEN LISTE, den OUTLOOK-KONTAKTEN oder der Option NEUE LISTE EINGEBEN verwenden wollen. Entscheiden Sie sich für NEUE LISTE EINGEBEN, klicken Sie auf ERSTELLEN und die Dialogbox NEUE ADRESSLISTE öffnet sich.

Abbildung 17.4: Geben Sie in der Dialogbox Neue Adressliste alle für den Serienbrief relevanten Daten ein.

Liste eingeben

In der Dialogbox NEUE ADRESSLISTE finden Sie unter den Feldern ADRESSINFORMATIONEN EINGEBEN fünf Buttons: NEUER EINTRAG fügt leere Adressinformationsfelder in die Dialogbox ein EINTRAG LÖSCHEN löscht den aktuellen Eintrag EINTRAG SUCHEN ermöglicht die gezielte Suche nach einem Adresslisteneintrag über einen selbst gewählten Suchbegriff FILTERN UND SORTIEREN ermöglicht über die Dialogbox FILTERN UND SORTIEREN die gezielte Selektion von Adressdaten über einen Vergleich im Register DATENSÄTZE FILTERN oder das AUF- oder ABSTEIGENDE Sortieren mithilfe von SORTIERSCHLÜSSELN

262

Office XP Kompendium

Anwendungsbeispiel Serienbrief Ist bereits eine Adressliste in Word 2002 vorhanden, so wählen Sie aus dem Aufgabenbereich den Menüpunkt VORHANDENE LISTE VERWENDEN und suchen Sie über ANDERE LISTE WÄHLEN die Liste aus dem Dateimanager, die Sie für Ihren Serienbrief verwenden wollen. Die sofortige Anwahl des Punktes EMPFÄNGER BEARBEITEN ist nur dann empfehlenswert, wenn Ihnen definitiv nur eine Liste zur Verfügung steht. Word 2002 zeigt Ihnen unter dem Punkt VORHANDENE LISTE VERWENDEN immer an, aus welcher vorhandenen Liste Sie die derzeit verwendeten Empfänger Ihres Serienbriefes gewählt haben. Ist die zu verwendende Liste erstellt oder gewählt, öffnet sich die Dialogbox SERIENDRUCKEMPFÄNGER und Sie haben hier die Möglichkeit, die auszuwählenden Empfänger zu MARKIEREN, zu SUCHEN, zu LÖSCHEN, zu BEARBEITEN, zu AKTUALISIEREN oder die GÜLTIGKEIT zu bestimmen. Für die GÜLTIGKEITSPRÜFUNG Ihrer Adressdatenbank in Word 2002 benötigen Sie allerdings eine eigenständige Software, die das OfficeXP-Paket nicht mitliefert.

Kapitel 17 Vorhandene Liste verwenden

Abbildung 17.5: Markieren Sie die Empfänger des Serienbriefes in der Dialogbox Seriendruckempfänger mit einem Häkchen vor dem entsprechenden Eintrag oder über die Option Alle markieren.

Sie können Ihren Serienbrief auch mit Ihren Adressendaten aus OutlookKontakten erstellen. Word 2002 verwendet hierzu den in Office XP integrierten OLE-Server, der Ihnen den direkten Zugang zu anderen Anwendungen in und außerhalb von Office XP ermöglicht.

Daten aus Outlook verwenden

Wählen Sie hierzu in Schritt 3 des Serienbrief-Assistenten die Option EMPFÄNGER WÄHLEN/VON OUTLOOK-KONTAKTEN WÄHLEN. Führen Sie die Anweisung des Aufgabenbereichs WÄHLEN SIE AUS OUTLOOK-KONTAKTEN/ WÄHLEN SIE EINEN KONTAKT aus. Es öffnet sich die Dialogbox PROFIL AUSWÄHLEN.

Office XP Kompendium

263

Kapitel 17

Adressen und Serienbriefe

Abbildung 17.6: Die Dialogbox Profil auswählen öffnet sich, sobald Sie einen Serienbrief mit einer Adressdatenbank aus Outlook erstellen wollen.

Eigenschaften von Profilen

Hinter den einzelnen Komponenten der Dialogbox PROFIL AUSWÄHLEN verbergen sich folgende Eigenschaften: PROFILNAME: Ermöglicht die Auswahl des Benutzerprofils, das Sie verwenden möchten. Standardmäßig ist hier der Profilname Outlook eingegeben, da Outlook 2002 eine in Office XP integrierte Anwendung ist. NEU: Startet den Profil-Assistenten, damit Sie ein neues PROFIL erstellen können. Diese Option sollten Sie nur verwenden wenn Sie weitere Mail-Konten neben dem Mail-Konto von Outlook verwenden oder verwenden möchten. Sie können sich die Profile Ihrer Mail-Konten in Ihrer SYSTEMSTEUERUNG unter MAIL anzeigen lassen und neue hinzufügen. OPTIONEN: Ermöglicht die Angabe weiterer Optionen für die Anmeldung.

264

–

ALS STANDARDPROFIL FESTLEGEN: Legt das ausgewählte Profil als Standardprofil fest.

–

Legen Sie das Standardprofil nicht fest, zeigt Word 2002 das Anmeldedialogfeld für jeden Informationsdienst im ausgewählten Profil an.

Outlookdaten übernehmen

Für die Übernahme der Adressdatenbank aus Outlook 2002 bestätigen Sie in der Dialogbox PROFIL AUSWÄHLEN den PROFILNAMEN: Outlook mit OK. Daraufhin öffnet sich die Dialogbox KONTAKTLISTENORDNER WÄHLEN. Je nachdem, wie viele KONTAKTLISTEN Sie in Outlook 2002 erstellt haben, werden ein oder mehrere Listen in der Dialogbox KONTAKTLISTENORDNER WÄHLEN eingeblendet sein. Wählen Sie die für Ihren Serienbrief zu verwendende Liste mit einem Doppelklick aus. Es öffnet sich die Dialogbox SERIENDRUCKEMPFÄNGER. Zur Übernahme der Daten für Ihren Serienbrief markieren Sie die Empfänger mit einem Häkchen und klicken dann auf OK.

Schritt 4 Brief erstellen

Folgen Sie der Aufgabenbereichs-Anweisung WEITER: SCHREIBEN SIE IHREN BRIEF. Sollten Sie Ihren Brief noch nicht geschrieben haben, klicken Sie mit der Maus in Ihr Dokument und schreiben Sie Ihren Text oder klicken Sie in

Office XP Kompendium

Anwendungsbeispiel Serienbrief

Kapitel 17

Ihr fertiges Dokument und fügen Sie, über die im Aufgabenbereich SERIENDRUCK eingeblendeten Elemente, weitere Bestandteile in Ihren Serienbrief ein. Abbildung 17.7: Der Aufgabenbereich Seriendruck »Schritt 4«

Über das Element ADRESSBLOCK fügen Sie den Empfänger in Ihren Serienbrief ein. Die Dialogbox ADRESSBLOCK EINFÜGEN bietet Ihnen die Möglichkeit, das Adressfeld Ihren Bedürfnissen entsprechend zu formatieren.

Adressblock

Abbildung 17.8: Die Dialogbox Adressblock einfügen

Die Dialogbox ADRESSELEMENTE EINFÜGEN Unter dem Punkt ADRESSELEMENTE FESTLEGEN/EMPFÄNGERNAMEN IN DIESEM FELD EINFÜGEN: bestimmen Sie, ob der Empfänger namentlich im

Office XP Kompendium

Adresselemente einfügen

265

Kapitel 17

Adressen und Serienbriefe Anschriftenfeld angesprochen werden soll. In dem darunter befindlichen AUSWAHLFELD entscheiden Sie über das Aussehen der namentlichen Anrede. In der VORSCHAU, die sich unten in der Dialogbox befindet, können Sie nachverfolgen, wie sich das Aussehen Ihres Anschriftenfeldes ändert, wenn Sie die Optionen verändern. Unter FIRMENNAMEN legen Sie fest, ob der Firmenname auch in das Anschriftenfeld übernommen werden soll, vorausgesetzt, es handelt sich bei dem Serienbrief-Empfänger um ein Unternehmen.

Postanschrift einfügen

Mit der Option POSTANSCHRIFT EINFÜGEN, bestimmen Sie, ob die Postanschrift und das LAND/REGION im Empfängerfeld eingefügt wird. Diese Option könnten Sie beispielsweise deaktivieren, wenn es sich um einen Serienbrief handelt, der im eigenen Unternehmen verteilt wird. Hinter der Option FELDER verbirgt sich eine weitere Dialogbox: ÜBEREINFELDER FESTLEGEN.

STIMMENDE Abbildung 17.9: Die Dialogbox Übereinstimmende Felder festlegen

Verwenden Sie in der Dialogbox ÜBEREINSTIMMENDE FELDER FESTLEGEN die Drop-Down-Listen, um das Feld aus Ihrer Datenbank zu wählen, das mit der Adressinformation übereinstimmt, die der Seriendruck verwenden soll. Grußzeile einfügen Verwenden von Grußzeilen

266

Zum Einfügen einer Grußzeile in Ihren Serienbrief wählen Sie nun aus dem Aufgabenbereich SERIENDRUCK das Element GRUSSZEILE. Es öffnet sich die Dialogbox GRUSSZEILE, die Ihnen eine Auswahl an automatisierten Grußzeilen zur Verfügung stellt. Die verwendeten Beispielnamen in den Dialogboxen entsprechen im Übrigen nur den Vorschaubeispielen von Word 2002

Office XP Kompendium

Anwendungsbeispiel Serienbrief

Kapitel 17

und nicht den tatsächlichen Empfänger-Listen, die Sie für Ihren Serienbrief verwenden. Wählen Sie aus den Drop-Down-Listen das gewünschte Grußzeilenformat und schauen Sie sich das jeweilige Ergebnis in der Vorschau der Dialogbox an. Abbildung 17.10: Die Dialogbox Grusszeile

Bestätigen Sie Ihre Einstellungen in der Dialogbox GRUSSZEILE mit OK und die Grußzeile wird in Ihr Dokument einfügt. Weitere Elemente in den Serienbrief einfügen Wollen Sie weitere Elemente, wie z.B. Telefonnummer etc., in Ihrem Serienbrief einfügen, so wählen Sie die Option WEITERE ELEMENTE aus dem Aufgabenbereich SERIENDRUCK und wählen Sie die einzufügenden Felder aus der nun geöffneten Dialogbox SERIENDRUCKFELDER EINFÜGEN.

Seriendruckfelder einfügen

Folgen Sie nun wieder der Anweisung des Aufgabenbereichs SERIENDRUCK/ WEITER: VORSCHAU AUF IHRE BRIEFE und schauen Sie sich in Schritt 5 des Seriendruck-Assistenten Ihren Serienbrief an. Der Aufgabenbereich SERIENDRUCK gibt Ihnen auch im Schritt 5 wieder genaue Informationen über den Status Ihres Serienbriefes.

Schritt 5 Vorschau

Abbildung 17.11: Der Status des Aufgabenbereichs im 5. Schritt des Seriendruck-Assistenten bei der Erstellung Ihres Serienbriefes

Office XP Kompendium

267

Kapitel 17 Empfänger suchen

Adressen und Serienbriefe Im oberen Bereich des Aufgabenbereichs können Sie über die Doppelpfeile die einzelnen Serienbriefe »durchblättern« oder über EMPFÄNGER SUCHEN auf einen genau definierten Empfänger Ihres Briefes zugreifen. Bei der Suche nach einem Empfänger öffnet sich die Dialogbox EINTRAG SUCHEN, in dem Sie Ihre Suchkriterien genauer definieren können.

Abbildung 17.12: Die Dialogbox Eintrag suchen

Änderungen vornehmen

Unter dem Punkt ÄNDERUNGEN VORNEHMEN im Aufgabenbereich SERIENDRUCK können Sie Ihre Empfängerliste nochmals überarbeiten und Empfänger Ihres Serienbriefes hinzufügen oder ausschließen.

Schritt 6 Seriendruck

Haben Sie in Schritt 5 Ihre Empfängerdaten übernommen oder überarbeitet, klicken Sie im Aufgabenbereich SERIENDRUCK auf WEITER: SERIENDRUCK BEENDEN und gelangen somit zum 6. und letzten Schritt der Erstellung Ihres Serienbriefes.

beenden

Serienbriefe drucken

Im Aufgabenbereich SERIENDRUCK erscheint nun die erste Überschrift SERIENDRUCK BEENDEN. Wählen Sie den Punkt INDIVIDUELLE BRIEFE BEARBEITEN, um einzelne Briefe an bestimmte Empfänger Ihres Serienbriefes zu personifizieren, oder drucken Sie die Serienbriefe über die Option DRUCKEN im Aufgabenbereich sofort aus. Die gleichen Funktionen, die Ihnen der Seriendruck-Assistent über den Aufgabenbereich in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung vorgibt, können Sie selbstverständlich auch manuell über die Symbolleiste SERIENBRIEF abwickeln. Diese Vorgehensweise wird allerdings nur versierten Benutzern von Microsoft Word empfohlen, da sie ein gewisses Know-how im Umgang mit Serienbriefen voraussetzt. Wir gehen davon aus, dass sowohl für den Anfänger als auch für den Profi in der Anwendung von Seriendrucken das Arbeiten mit dem Seriendruck-Assistenten bequemer erscheint und geben im folgenden Abschnitt nur noch einige Hinweise über den Umgang mit umfangreichen Datenbanken.

17.3.1

Tipps für Profis

Sollten Sie im Umgang mit Seriendrucken innerhalb Word 2002 auf umfangreichere Datenbanken zugreifen wollen, so kann diese Anforderung nun auch über den SERIENDRUCK-ASSISTENTEN abgewickelt werden.

268

Office XP Kompendium

Anwendungsbeispiel Serienbrief

Kapitel 17

Gehen Sie hierfür auf den Schritt 3 im SERIENDRUCK-ASSISTENTEN zurück und klicken Sie im Aufgabenbereich SERIENDRUCK auf die Option VORHANDENE LISTE VERWENDEN/DURCHSUCHEN. In der Dialogbox DATENQUELLE AUSWÄHLEN, die dann standardmäßig geöffnet wird, sehen Sie unter anderem die Punkte +NEUE DATENQUELLE ERSTELLEN und +NEUE SQL SERVER DATENQUELLE. Wählen Sie die benötigte Option und die Dialogbox DATENVERBINDUNGS-ASSISTENT wird geöffnet. Der DATENVERBINDUNGS-ASSISTENT hilft Ihnen, Verbindungen zu Daten in anderen Programmen, z.B. Datenbanken auf einem Netzserver, herzustellen. Folgen Sie hier den Anweisungen des Datenverbindungs-Assistenten, um eine Datenbankverbindung herzustellen.

Office XP Kompendium

269

18

DTP-Praxis mit Word

18.1

Einführung

In diesem Abschnitt werden spezielle Layoutfunktionen von Word behandelt. Word 2002 zeigt sich in Positionierung und Textflusssteuerung wesentlich flexibler als vorhergehende Versionen von Word. Textfelder, die zum Teil die Aufgabe von Positionsrahmen übernehmen, ermöglichen Ihnen, Texte und Grafiken flexibel im Text anzuordnen. Besonders interessant sind die Möglichkeiten, die sich mit verknüpften Textfeldern bieten. Ein Artikel, der auf der ersten Seite eines Dokuments, z.B. einer Zeitung, begonnen wurde, kann viele Seiten später nahtlos fortgesetzt werden. Späteres Hinzufügen oder Löschen von Text wird dabei sofort im Dokument berücksichtigt. Professionelle, aussagekräftige und ansprechende Dokumente sind ohne den Einsatz von Grafiken nicht mehr vorstellbar. Word 2002 hilft Ihnen bei der Umsetzung Ihrer grafischen Ideen. Grafiken können mithilfe der mit Word 2002 gelieferten Zusatzprogramme, wie der Zeichenfunktion, aus externen Quellen, wie der ClipArt-Sammlung oder z.B. vom Scanner, verwendet werden. Im folgenden Kapitel erfahren Sie, wie Sie die Sichtbarkeit von Grafiken steuern und wie Sie den Textfluss um grafische Elemente genau festlegen können. Damit sind professionelle Layouts möglich, auch ohne den Einsatz von speziellen DTP-Programmen. Der Einsatz von Grafiken, die mithilfe von Word erstellt wurden, ist unkompliziert. Grafiken dagegen, die aus einer Quelle außerhalb von Word stammen, sind oft nicht so einfach zu handhaben. In diesem Kapitel finden Sie deshalb eine Aufstellung der verwendeten Grafikformate in Word. Dazu gehören Grafikdateien, die ohne Grafikfilter problemlos in Word eingefügt werden können, und Grafiken, die nur eingelesen werden können, wenn zuvor der Grafikfilter von der Word-2002-CD installiert wurde. Neben den aufwendigen Grafiken sind es oft die kleinen grafischen Elemente wie Pfeile oder andere Symbole, die als Blickfang auf Ihrem Dokument dienen. Die Zeichenwerkzeuge von Word helfen Ihnen dabei, Organi-

Office XP Kompendium

271

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word sationsdiagramme oder auffällige Zeichenelemente wie Ellipsen oder Sprechblasen schnell in Ihr Dokument einzufügen. Zu jedem umfangreicheren Dokument gehört fast selbstverständlich ein Index. Da das Erstellen aller Indexeinträge ein sehr mühsames Unterfangen darstellt, gibt es in Word 2002 die so genannten Konkordanz-Dateien, deren Erstellung und Funktionsweise ebenfalls in diesem Kapitel erläutert werden. Der Formel-Editor ist ein wichtiges Instrument für alle Anwender, die mit mathematischen Formeln arbeiten müssen. Hier erfahren Sie, wie Sie auch komplexe Gleichungen in Word-Dokumenten darstellen können.

18.2

Der Einsatz von Textfeldern

Textfelder

In Word 2002 können Sie Grafiken mit Text umgeben, ohne sie zuvor in ein Textfeld einfügen zu müssen. An die Stelle der überflüssig gewordenen Positionsrahmen treten in Word 2002 die Textfelder. Die Textfelder in Word 2002 dienen zur einfachen Positionierung und zur Nutzung neuer Grafikeffekte. Durch den Einsatz von Textfeldern lassen sich Texte, Grafiken und Objekte frei in Größe und Position im Dokument platzieren.

Funktionen von Textfeldern

Textfelder beinhalten die Funktionalität von Zeichnungsfeldern, wurden jedoch zusätzlich mit folgenden Funktionen ausgestattet: Textfelder können mithilfe der Symbole auf der ZEICHNEN-Symbolleiste formatiert werden. Textfelder können miteinander verknüpft werden. Der Textfluss in Textfeldern kann nahezu beliebig gesteuert werden, d.h., Texte in Textfelder können sogar gedreht und gekippt werden. Um einen bereits vorhandenen Text mit einem Textfeld zu umgeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

272

1.

Markieren Sie zunächst den gewünschten Text. Sie können einzelne Zeichen, einen Satz, einen Absatz oder mehrere Absätze markieren.

2.

Dann wählen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/TEXTFELD. Wenn Word nicht im Layoutmodus betrieben wird, schaltet Word automatisch in diesen Modus um. Im Layoutmodus werden alle Elemente Ihres Dokuments wie Texte, Grafiken und Objekte so angezeigt, wie sie auch ausgedruckt werden. Ein Textfeld erkennen Sie an der diagonal schraffierten Umrandung. Die Schraffur ist nur zu sehen, wenn das Textfeld gerade aktiv ist. Natürlich können Sie auch zuerst ein leeres Textfeld erzeugen, in das Sie erst später den Text oder die Grafik einfügen:

Office XP Kompendium

Der Einsatz von Textfeldern 3.

Entfernen Sie eine eventuell vorhandene Markierung des Textes vor dem Einfügen eines Textfeldes.

4.

Wählen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/TEXTFELD.

5.

Nachdem der Mauszeiger in Form eines Kreuzes dargestellt wird, bewegen Sie dieses an die gewünschte Position im Dokument und ziehen das Textfeld in der gewünschten Größe auf.

Kapitel 18

Um Textfelder zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Positionieren Sie den Cursor in das Textfeld.

2.

Rufen Sie die Dialogbox TEXTFELD FORMATIEREN über den Menüpunkt FORMAT/TEXTFELD oder durch einen Klick mit der rechten Maustaste in den schraffierten Rand des Textfeldes auf.

In der Dialogbox TEXTFELD FORMATIEREN legen Sie die Größe, Position, Farbe, Linienstärke und den gewünschten Textfluss um das Textfeld fest.

Textfeld formatieren Abbildung 18.1: Kontextmenü eines Textfeldes

Abbildung 18.2: Dialogbox Textfeld formatieren

Office XP Kompendium

273

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

Textfluss steuern

Auf dem Register LAYOUT bieten sich verschiedene Möglichkeiten, den Textfluss zu steuern. Sie können den Text beispielsweise links und rechts vom Textfeld anordnen oder nur unter und über diesem.

Textfelder löschen

Textfelder und deren Inhalt können einfach gelöscht werden, indem Sie zunächst in das Textfeld, dann auf die diagonal schraffierte Umrandung klicken und anschließend (Entf) drücken.

Textfelder

Verknüpfte Textfelder eignen sich für Text, der über verschiedene Seiten verteilt wird. Damit ein Text, der auf verschiedene Seiten verteilt ist, als ein Text in zusammenhängender Form erscheint, müssen Sie den Text in Textfelder eingeben und diese Textfelder miteinander verknüpfen. Das eigentlich Praktische an verknüpften Textstellen ist, dass der Textfluss automatisch angepasst wird, auch wenn Sie neuen Text hinzufügen oder einen Textbereich löschen.

verknüpfen

Bei der Verknüpfung von Textfeldern gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN/TEXTFELD.

2.

Platzieren Sie das erste Textfeld im Dokument.

3.

Erstellen Sie weitere Textfelder überall dort im Dokument, wo der Text fortgesetzt werden soll.

4.

Klicken Sie auf das erste Textfeld.

5.

Klicken Sie auf der Symbolleiste TEXTFELD auf das Symbol TEXTFELD VERKNÜPFEN.

6.

Wählen Sie mit einem Mausklick das Textfeld, in dem der Text fortgesetzt werden soll.

7.

Sie können nun weitere Verknüpfungen vornehmen, indem Sie die Schritte 5 und 6 wiederholen.

Um zu einem Textfeld eine Verknüpfung zu erstellen, darf dieses keine Texte enthalten und mit keinem anderen Textfeld verknüpft sein. Sie können Verknüpfungen zwischen Textfeldern natürlich wieder auflösen. Durch das Lösen einer Verknüpfung entstehen zwei voneinander unabhängige Textfelder. Um die Verknüpfung aufzuheben, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

274

Markieren Sie das Textfeld, dessen Verknüpfung aufgehoben werden soll. Wenn Sie den Mauszeiger über den Rahmen des Objekts bewegen, nimmt dieser die Form eines Vierfachpfeils an. Klicken Sie jetzt auf den Rahmen.

Office XP Kompendium

Professionelles Arbeiten mit Grafiken

Kapitel 18 Abbildung 18.3: Texte verknüpfen

2.

In der nun erscheinenden TEXTFELD-Symbolleiste wählen Sie den Befehl TEXTFELDVERKNÜPFUNG AUFHEBEN.

18.3

Professionelles Arbeiten mit Grafiken

Eingefügte Grafiken werden standardmäßig auf die gleiche Ebene wie der Text gelegt. Word bietet Ihnen jedoch auch die Möglichkeit, Grafiken auf eine andere Ebene zu legen, so dass sie hinter dem Text oder hinter anderen Grafiken erscheinen. Sie können ein markiertes Objekt vor oder hinter einem anderen Objekt erscheinen lassen.

Mit Grafiken arbeiten

Um die Sichtbarkeit einer Grafik zu steuern, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Doppelklicken Sie auf die Grafik, um die Dialogbox GRAFIK FORMAaufzurufen.

TIEREN

2.

In der Dialogbox GRAFIK FORMATIEREN klicken Sie dann auf die Registerkarte LAYOUT und wählen Sie die Umbruchart der Grafik aus. Folgende Umbrucharten stehen zur Verfügung:

Funktion

Bedeutung

In den Vordergrund

Legt die Grafik vor alle anderen Grafiken oder Objekte.

In den Hintergrund

Legt die Grafik hinter alle anderen Grafiken oder Objekte.

Office XP Kompendium

Tabelle 18.1: Umbrucharten für Grafiken

275

Kapitel 18 Tabelle 18.1: Umbrucharten für Grafiken (Forts.)

Grafiken im Hintergrund markieren

Farbiger Hinter-

DTP-Praxis mit Word

Funktion

Bedeutung

Vor den Text

Legt die Grafik vor den Text.

Hinter den Text

Legt die Grafik hinter den Text.

Beachten Sie, dass Sie Grafiken, die sich hinter einem Text befinden, nicht einfach per Mausklick markieren können. Sie können derartige Grafiken nur markieren, indem Sie den Mauszeiger der Symbolleiste ZEICHNEN aktivieren. Farbiger Hintergrund und Wasserzeichen (NEU)

grund und Wasserzeichen

Mit Word 2002 erhalten Sie zum ersten Mal die Möglichkeit, den Hintergrund Ihres Dokuments farbig zu gestalten oder mit einem Wasserzeichen zu versehen. Hintergründe werden nur in der Weblayoutansicht gezeigt und eignen sich nicht für den Ausdruck. Und Wasserzeichen im Dokument sind für den Ausdruck konzipiert! Entscheiden Sie also vor der Auswahl des Hintergrundes, für welche Veröffentlichung das Dokument verwendet werden soll.

Hintergründe einfügen

Wählen Sie für die Gestaltung Ihres Dokumenthintergrundes den Menüpunkt FORMAT/HINTERGRUND. Wählen Sie in diesem Menüpunkt, welche farbliche Gestaltung Sie für den Hintergrund Ihres Dokuments wählen. Entscheiden Sie sich für die Auswahl einer der vorgegebenen Farben, wählen Sie über den Menüpunkt WEITERE FARBEN, wählen Sie FÜLLEFFEKTE oder GEDRUCKTES WASSERZEICHEN.

Abbildung 18.4: Der Menüpunkt Format/Hintergrund

Hintergründe bearbeiten

276

Um den Hintergrund eines Dokuments zu verändern, müssen Sie nur den Cursor auf der entsprechenden Seite des Dokuments platzieren. Wählen Sie dann den Menüpunkt FORMAT/HINTERGRUND, um eine andere Farbe bzw. Hintergrund oder Wasserzeichen zu erstellen. Office XP Kompendium

Text um eine Grafik fließen lassen Um den Hintergrund oder das Wasserzeichen zu löschen, setzen Sie den Cursor auf die entsprechende Seite, führen Sie die Menüoption FORMAT/ HINTERGRUND erneut aus und wählen Sie aus der Option HINTERGRUND bzw. GEDRUCKTES WASSERZEICHEN jeweils KEINE FÜLLUNG/KEIN WASSERZEICHEN.

Kapitel 18 Hintergrund löschen

Abbildung 18.5: Eine Grafik als Wasserzeichen

18.4

Text um eine Grafik fließen lassen

In Word 2002 können Sie Grafiken überall in Ihrem Dokument platzieren und den Text auf viele verschiedene Arten um die Grafik herum fließen lassen.

Fließtext einfügen

Um Text um eine Grafik fließen zu lassen, führen Sie die folgenden Schritte aus: 1.

Markieren Sie die Grafik.

2.

Wählen Sie FORMAT/GRAFIK aus dem Menü oder klicken Sie doppelt auf die Grafik, um die Funktion GRAFIK FORMATIEREN aufzurufen.

3.

Aktivieren Sie das Register LAYOUT.

4.

Wählen Sie in der UMBRUCHART, wie der Text um die Grafik fließen soll.

Office XP Kompendium

277

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

18.5 Zeichnung einfügen

Zeichnen mit Word

Um in Word 2002 eigene Zeichnungen anzufertigen, müssen Sie in der Menüleiste ANSICHT/SYMBOLLEISTEN die Symbolleiste ZEICHNEN aktivieren.

Abbildung 18.6: Die Symbolleiste Zeichnen Grafik erstellen

Tabelle 18.2: Werkzeuge zur Erstellung von Grafiken

Um Zeichnungen in Word 2002 zu erstellen, können Sie sich bequem der in der Symbolleiste zur Verfügung stehenden Werkzeuge bedienen und durchaus anspruchsvolle Grafiken erstellen. Symbolname

Bedeutung

Menü ZEICHNEN

Das Menü ZEICHNEN stellt Funktionen zur Positionierung und Verwaltung von Zeichnungselementen zur Verfügung: Gruppierung, Gruppierung aufheben, Gruppierung wiederherstellen, Reihenfolge, Gitternetz, Am Raster ausrichten, Ausrichten oder verteilen, Drehen oder kippen, Punkte bearbeiten, AutoForm ändern, Als Vorgabe für AutoForm festlegen.

Objekte markieren Nachdem die Funktion aktiviert wurde, können Sie mithilfe der Maus ein Auswahlrechteck um ein Objekt oder mehrere Objekte erstellen und damit beliebige Objekte markieren.

278

Freies Drehen

Mithilfe dieser Funktion können Sie Objekte drehen. Dabei werden die Ziehpunkte der Zeichnungsobjekte zur Drehpunkten.

AutoFormen

Dieses Menü stellt Ihnen eine Bibliothek von Formen zur Verfügung, um z.B. Flussdiagramme zu zeichnen oder Legenden zu erstellen. Mehr Informationen dazu folgen weiter hinten.

Linie

Mit dieser Funktion können Sie beliebige Linien ziehen. Wenn Sie [ª] gedrückt halten, können Sie gezielt Linien mit einem Winkel von 0, 15, 30, 45, 60, 75 oder 90 Grad erstellen.

Pfeil

Funktioniert wie die Linie-Funktion. Nur werden hier Linien mit einem Pfeil am Ende erzeugt.

Rechteck

Diese Funktion erstellt Rechtecke. Wenn [ª] gedrückt gehalten wird, entstehen Quadrate.

Oval

Mit dieser Funktion zeichnen Sie Ellipsen. Mit [ª] entstehen Kreise.

Office XP Kompendium

Zeichnen mit Word

Kapitel 18

Symbolname

Bedeutung

Textfeld

Erstellt ein Textfeld, in das Sie Text oder eine Grafik einfügen können.

WordArt

Mit dieser Funktion erstellen Sie Texte mit besonderen Effekten.

Füllfarbe

Hier können Sie einem oder mehreren Zeichnungselementen eine bestimmte Farbe zuweisen.

Linienfarbe

Hier können Sie einer markierten Linie eine Farbe zuweisen.

Schriftfarbe

Hier können Sie dem Text eines markierten Objekts eine Farbe zuweisen.

Linienart

Mit dieser Funktion können Sie die Breite einer Linie oder des Umrisses eines Zeichnungselements ändern.

Strichart

Mit dieser Funktion können Sie die Strichart einstellen.

Pfeilart

Mit dieser Funktion können Sie die Pfeilart einstellen.

Schatten

Mit dieser Funktion versehen Sie ein Objekt mit einem Schatten.

3D

Mit dieser Funktion fügen Sie dem markierten Objekt einen 3D-Effekt hinzu.

Tabelle 18.2: Werkzeuge zur Erstellung von Grafiken (Forts.)

Unter dem Roll-Up ZEICHNEN finden Sie noch viele Funktionen, die versierten Anwendern von Layoutprogrammen sehr bekannt sein dürften, aber auch Anfängern keine Probleme bereiten. Abbildung 18.7: Das Drop-DownMenü der Symbolleiste Zeichnen unter dem Werkzeug Zeichnen

Unter der Option AUTOFORMEN in der Symbolleiste ZEICHNEN stehen Ihnen vielfältige Möglichkeiten zum Einfügen von automatisierten Formen in Word 2002 zur Verfügung. Zum Einfügen einer AUTOFORM klicken Sie

Office XP Kompendium

AutoFormen

279

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word im Drop-Down-Feld doppelt auf die gewünschte AUTOFORM. Word 2002 erstellt einen Zeichnungsbereich, in den die AutoForm automatisch geladen wird.

Abbildung 18.8: Das Drop-DownMenü der AutoFormen

Abbildung 18.9: Diverse Autoformen

Zeichnungsbereich

280

Der ZEICHNUNGSBEREICH stellt ein neues Feature in Word 2002 dar. Er hilft Ihnen, Zeichnungen absolut zu positionieren. Teilgrafiken bleiben durch intelligente Verbindungen auch bei einem Seitenumbruch miteinander verbunden. Die Anordnung und Größenänderungen Ihrer erstellten Objekte werden erleichtert.

Office XP Kompendium

Festlegen von Indexeinträgen

18.6

Festlegen von Indexeinträgen

Der Index ist neben dem Inhaltsverzeichnis ein sehr empfehlenswertes Instrument zur Orientierung in komplexen Dokumenten. Als Erleichterung anstatt der etwas mühsamen Erstellung der Indexeinträge von Hand bietet Word 2002 die Verwendung von Konkordanz-Dateien.

18.6.1

Kapitel 18

Indexeinträge

Indizes erstellen

Wenn Sie in Word Indizes erstellen möchten, müssen Sie folgendermaßen vorgehen: 1.

Zuerst müssen Sie die Einträge bestimmen, die in den Index aufgenommen werden sollen.

2.

Anschließend fassen Sie diese Einträge zu einem Indexverzeichnis zusammen.

Indizes erstellen

Um in einem Dokument einen Indexeintrag zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Markieren Sie das Wort oder die Wörter, die im Index erscheinen sollen.

2.

Wählen Sie EINFÜGEN/REFERENZ/INDEX UND VERZEICHNISSE. Word zeigt daraufhin die Dialogbox INDEX UND VERZEICHNISSE an. Abbildung 18.10: Die Dialogbox Index und Verzeichnisse

3.

Wählen Sie das Register INDEX.

4.

Klicken Sie auf die Schaltfläche EINTRAG FESTLEGEN. Die Dialogbox INDEXEINTRAG FESTLEGEN wird dann eingeblendet.

Office XP Kompendium

281

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

Abbildung 18.11: Die Dialogbox Indexeintrag festlegen

5. Im Feld HAUPTEINTRAG sehen Sie das im Text markierte Wort. Sie haben nun die Möglichkeit, den Text des Haupteintrags zu verändern, und können auch einen Untereintrag einfügen. 6. Wenn Sie einen Querverweis erstellen wollen, markieren Sie die Option QUERVERWEIS. 7. Klicken Sie unter OPTIONEN auf das Kontrollkästchen AKTUELLE SEITE, wenn Sie wollen, dass sich der Indexeintrag nur auf die aktuelle Seite bezieht. 8. Wenn sich der Indexeintrag nicht nur auf eine Seite, sondern einen Bereich in Ihrem Dokument beziehen soll, wählen Sie SEITENBEREICH und dann den Namen einer Textmarke aus dem Listenfeld. 9. Um die Seitenzahlen zu formatieren, können Sie die Felder FETT und KURSIV aktivieren. Alle festlegen

10. Um den Eintrag in das Indexverzeichnis aufzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche FESTLEGEN. Wenn Sie auf ALLE FESTLEGEN klicken, wird das gesamte Dokument durchsucht und alle Indexeinträge, die dem Text im Feld entsprechen, werden in den Index aufgenommen. Die Schaltfläche ALLE FESTLEGEN ist nur verfügbar, wenn eine Textstelle im Dokument markiert und die Option AKTUELLE SEITE angeklickt ist. Um weitere Indexeinträge festlegen zu können, bleibt die Dialogbox INDEXEINTRAG FESTLEGEN am Bildschirm geöffnet, solange Sie auf FESTLEGEN oder auf ALLE FESTLEGEN klicken. Sie können trotz aktivierter Dialogbox durch das Dokument blättern und Einträge markieren. Um die Eingabe von Indizes zu beenden, klicken Sie abschließend auf SCHLIESSEN.

Untereinträge

282

Oftmals ist es nötig, neben den Index-Haupteinträgen auch mit UNTEREINTRÄGEN zu arbeiten. Wenn Sie zum Beispiel das Thema Milchstraße behandeln, empfiehlt sich die Anlage folgender Indexeinträge: Office XP Kompendium

Festlegen von Indexeinträgen

Kapitel 18

Milchstraße Erde, 5 Mars, 7 Venus, 9 Im obigen Beispiel steht Milchstraße für den HAUPTEINTRAG und Erde, Mars und Venus für UNTEREINTRÄGE. Der Leser findet sich aufgrund der Unterteilung des Haupteintrags in Ihrem Buch schneller zurecht. Um einen Index mit Haupt- und Untereintrag zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, wo der Indexeintrag erscheinen soll bzw. markieren Sie den Text, der indiziert werden soll.

2.

Öffnen Sie erneut die Dialogbox INDEXEINTRAG FESTLEGEN.

3.

Im Feld HAUPTEINTRAG geben Sie den Namen für die Hauptkategorie ein oder bearbeiten den Text, der aus dem Dokument entnommen wurde.

4.

In das Feld UNTEREINTRAG geben Sie die Bezeichnung für die Unterkategorie ein.

5.

Durch einen Klick auf FESTLEGEN wird der Eintrag in das Indexverzeichnis übernommen.

18.6.2

Das Indexverzeichnis erstellen

Nachdem alle INDEXEINTRÄGE und UNTEREINTRÄGE erstellt wurden, können Sie das Indexverzeichnis in Ihr Dokument einfügen.

Indexverzeichnis

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1.

Platzieren Sie den Cursor in Ihrem Dokument an der Stelle, wo der INDEX erscheinen soll.

2.

Wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN die Dialogbox INDEX UND VERZEICHNISSE.

3.

Wählen Sie das Register INDEX.

4.

Sie haben die Wahl zwischen zwei Arten von Indizes: EINGEZOGEN oder FORTLAUFEND. Wenn Sie EINGEZOGEN wählen, werden die Untereinträge unter den Haupteinträgen eingerückt. Wählen Sie FORTLAUFEND, werden die Untereinträge in derselben Zeile wie die Haupteinträge ausgegeben und durch Semikola voneinander getrennt.

Office XP Kompendium

283

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

Abbildung 18.12: Ein Indexverzeichnis

Indexformate wählen

Word bietet sieben Indexformate im Listenfeld FORMATE zur Auswahl. Im Feld SEITENANSICHT können Sie sich vorab ein Bild über das Layout der Formate machen. Wenn Ihnen keines der Indexformate zusagt, wählen Sie den Listeneintrag VON VORLAGE. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche ÄNDERN. Word blendet daraufhin die Dialogbox FORMATVORLAGE ein. Jetzt können Sie das Format selbst festlegen.

Spalten erstellen

Wenn Sie Ihr Indexverzeichnis mit mehrere Spalten erstellen wollen, legen Sie im Auswahlfeld SPALTEN die Anzahl der Spalten fest

Seitenzahlen

Wenn Sie möchten, dass die Seitennummern rechtsbündig ausgerichtet werden, klicken Sie auf das Kontrollkästchen SEITENZAHLEN RECHTSBÜNDIG. Jetzt wird das Drop-Down-Feld FÜLLZEICHEN aktiviert. In diesem DropDown-Feld legen Sie fest, welche Füllzeichen zwischen Indexeintrag und Seitenzahl verwendet werden sollen.

ausrichten

Erstellen Sie das fertige INDEXVERZEICHNIS durch Klicken auf OK. Word ermittelt nun die Seitenzahlen aller Indexeinträge und stellt es in Ihrem Dokument bereit.

18.6.3 Automatische Indexeinträge

284

Indexeinträge automatisch erstellen

Wenn Sie eine große Anzahl von Indexeinträgen erstellen müssen und nicht das ganze Dokument Seite für Seite nach Indexeinträgen durchsuchen wollen, können Sie Word dazu veranlassen, die Indexeinträge für Sie zu erstellen. Office XP Kompendium

Festlegen von Indexeinträgen

Kapitel 18

Um automatische Indexeinträge zu erstellen, müssen Sie zuerst eine KONKORDANZ-DATEI erstellen. Diese Datei enthält die Wörter oder Sätze, die indiziert werden sollen, und die zugehörigen Einträge und Untereinträge. Eine KONKORDANZ-DATEI ist ein einfaches Word-Dokument mit einer zweispaltigen Tabelle. Dabei enthält die erste Spalte der Tabelle die Wörter und Sätze, die indiziert werden sollen, und die zweite Spalte die jeweiligen Einträge und Untereinträge, die im Index erscheinen sollen. Um eine Konkordanz-Datei zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Wählen Sie DATEI/NEU, um ein neues Dokument zu erstellen.

2.

Wählen Sie TABELLE/EINFÜGEN/TABELLE, bestätigen Sie die Spaltenanzahl 2 und klicken Sie dann anschließend auf OK. Word fügt eine zweispaltige Tabelle in das Dokument ein.

3.

In die erste Spalte der Tabelle schreiben Sie das Wort, die Wörter oder den Satz, der indiziert werden soll.

4.

In die zweite Spalte der Tabelle schreiben Sie den Text, der im INDEX für den Eintrag erscheinen soll.

5.

Um einen Untereintrag zu erstellen, trennen Sie den HAUPTEINTRAG und den UNTEREINTRAG durch einen Doppelpunkt voneinander.

6.

Füllen Sie nacheinander alle Spalten mit den gewünschten Begriffen aus.

7.

Speichern und schließen Sie die Datei (siehe Abbildung 18.13).

Konkordanz-Datei erstellen

Zur leichteren Orientierung ist es ratsam, wenn Sie die Tabelle in der Reihenfolge der zu indizierenden Wörter sortieren. So stellen Sie schneller fest, ob ein Wort bereits in der Konkordanz-Datei enthalten ist. Indexeinträge mithilfe einer Konkordanz-Datei erstellen Gehen Sie wie folgt vor: 1.

Wählen Sie im Menü EINFÜGEN/REFERENZ/INDEX UND VERZEICHNISSE.

2.

Aktivieren Sie das Register INDEX.

3.

Klicken Sie auf die Schaltfläche AUTOMARKIERUNG. Word zeigt die Dialogbox INDEX-AUTOFESTLEGUNGSDATEI ÖFFNEN an.

4.

Wählen Sie das Laufwerk und den Ordner, in dem sich die Konkordanz-Datei befindet.

5.

Wählen Sie die Datei an und klicken Sie auf ÖFFNEN (siehe Abbildung 18.14).

Office XP Kompendium

Einträge durch Konkordanz-Datei erstellen

285

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

Abbildung 18.13: Eine KonkordanzDatei

Abbildung 18.14: Konkordanz-Datei öffnen

Automatische Suche nach Indexbegriffen Word durchsucht danach Ihr Dokument nach den Indexbegriffen und fügt die Indexeinträge überall dort ein, wo Entsprechungen mit den Einträgen in der ersten Spalte gefunden werden. Nachdem alle Indexeinträge hinzugefügt wurden, können Sie, wie bereits besprochen, das Indexverzeichnis im Dokument einfügen lassen.

286

Office XP Kompendium

Formelgestaltung

18.7

Kapitel 18

Formelgestaltung

Im Lieferumfang von Word 2002 ist ein FORMEL-EDITOR enthalten. Dieser ermöglicht die Erstellung und Bearbeitung komplexer mathematischer Formeln. Word behandelt Formeln genauso wie Grafiken oder Zeichnungen. So können Sie zum Beispiel eine Gleichung in einem Word-Dokument genauso wie eine Grafik verschieben und in der Größe verändern. Um die Gleichung bearbeiten zu können, ist der Aufruf des Formel-Editors nötig.

Formel-Editor

Der Formel-Editor Um eine FORMEL/GLEICHUNG einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, wo die FORMEL/GLEICHUNG eingefügt werden soll.

2.

Wählen Sie den Menübefehl EINFÜGEN/OBJEKT. Aktivieren Sie das Register NEU ERSTELLEN.

3.

Wählen Sie MICROSOFT FORMEL-EDITOR 3.0 aus dem Listenfenster OBJEKT und klicken Sie auf OK.

Daraufhin wird der FORMEL-EDITOR gestartet und im Bildschirm erscheint die Symbolleiste FORMEL. Abbildung 18.15: Starten des FormelEditors

Der Cursor erscheint in einem FORMELFELD innerhalb eines Kästchens und die Symbolleiste FORMEL öffnet sich. Jedes Kästchen innerhalb des Formelfeldes steht stellvertretend für einen Bestandteil einer Gleichung. Wenn Sie zum Beispiel einen Bruch eingeben, wird ein Feld für den Zähler und ein anderes für den Nenner eingerichtet.

Office XP Kompendium

Formeln erstellen

287

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

Abbildung 18.16: Der Formel-Editor in Word 2002

Abbildung 18.17: Die Symbolleiste Formel

Formeleingabe beenden

Wenn Sie die Formelbearbeitung beenden wollen, klicken Sie auf eine Position außerhalb des FORMELFELDES. Der FORMEL-EDITOR wird geschlossen, Sie kehren zurück in das Dokument und die STANDARD-Symbolleiste von Word 2002 wird wieder eingeblendet. Um den FORMEL-EDITOR erneut aufzurufen, doppelklicken Sie auf die Gleichung, die Sie bearbeiten möchten.

18.8

Gestaltung eines Rechnungsformulars

In diesem Kapitel gestalten Sie unter Verwendung verschiedener Funktionen, die Ihnen Word bietet, ein Layout für ein Rechnungsformular. Das vorgestellte Konzept lässt sich mit geringem Aufwand auch auf das Schreiben von Bestellungen oder für andere Abrechnungen anwenden. Zunächst legen Sie das Layout der Rechnung fest und lernen die wichtigsten Feldfunktionen kennen, die Word zu bieten hat. Im weiteren Verlauf erfahren Sie alles Nötige, um eine Tabelle zu erstellen, die die Rechnungspositionen aufnimmt. Schließlich lernen Sie, die Berechnungsmethoden von Word richtig anzuwenden. Der Einsatz von Textmarken und Textbausteinen wird ebenfalls besprochen.

288

Office XP Kompendium

Gestaltung eines Rechnungsformulars Zunächst entwickeln Sie das Layout Ihres Rechnungsformulars mit Briefkopf, Absender, Rechnungsdatum und Bankverbindung. Als Grafik können Sie zum Beispiel Ihr Firmenlogo verwenden.

Kapitel 18 Rechnungsformular erstellen

Wenn Sie Ihr Firmenlogo bereits als Grafikdatei zur Verfügung haben, wählen Sie die Funktion EINFÜGEN/GRAFIK aus dem Menü. Selektieren Sie die gewünschte Grafik und platzieren Sie diese an der gewünschten Position. Sinnvollerweise verschickt man seine Korrespondenz heutzutage in Fensterkuverts. Damit der Absender im Fensterausschnitt erscheint, muss dieser ca. 5 cm vom oberen Blattrand und 2 cm vom linken Blattrand entfernt sein. Es empfiehlt sich, eine kleine Schriftart zu verwenden. Wenn Sie die Position des Absenders auf den Millimeter genau festlegen wollen, verwenden Sie ein Textfeld. Rechnungen sollten beim Ausdruck das Tagesdatum enthalten. Fügen Sie daher mit der Funktion EINFÜGEN/DATUM UND UHRZEIT das Datum an der gewünschten Position im Dokument ein. Damit Word das jeweils aktuelle Datum verwendet, müssen Sie im Dialogfenster DATUM UND UHRZEIT die Option AKTUALISIERBAR (ALS FELD EINFÜGEN) aktivieren. Abbildung 18.18: Daten platzieren

Bei einem Rechnungsformular darf natürlich die Bankverbindung nicht fehlen. Als möglicher Ort für das Anbringen der Bankverbindung und der Zahlungsmodalitäten empfiehlt sich die Fußzeile.

Office XP Kompendium

289

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

So machen Sie’s: 1.

Starten Sie die Menüfunktion ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE.

2.

Word blendet nun die Layoutansicht und die Symbolleiste KOPF- UND FUSSZEILE ein. Um die Fußzeile zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol ZWISCHEN KOPF- UND FUSSZEILE WECHSELN. Wählen Sie eine kleine Schriftart und schreiben Sie Ihre Bankverbindung, Zahlungsmodalitäten, Handelsregistereintrag und andere Informationen in die Fußzeile. Um die Informationen möglichst flexibel anordnen zu können, können Sie auch Textfelder zur Aufnahme der Texte verwenden.

Eine sehr praktische Einrichtung, nicht nur bei der Arbeit mit Rechnungen, ist die Ausgabe des Laufwerks, Ordners und Dateinamens auf dem Dokumentenausdruck. Wenn man ein Dokument zu einem späteren Zeitpunkt kontrollieren oder überarbeiten möchte, ist es oftmals schwierig, den Text auf seiner Festplatte wiederzufinden. Word bietet daher eine Funktion, die den Dokumentnamen und den Speicherort auf Ihrer Festplatte ausgibt. Abbildung 18.19: Dateinamen einfügen

Am sinnvollsten ist die Anbringung des Dokumentnamens in der Fußzeile. Nach einen Doppelklick auf den Fußzeilenbereich können Sie die benötigte Feldfunktion anbringen. 1.

Zur besseren Positionierung starten Sie die Funktion EINFÜGEN/TEXTund legen dann mithilfe der Maus einen Bereich in der Fußzeile fest, der den Dokumentnamen aufnehmen soll. FELD

290

Office XP Kompendium

Gestaltung eines Rechnungsformulars 2.

Wählen Sie die Menüfunktion EINFÜGEN/FELD. Klicken Sie im linken Listenfenster auf die Kategorie DOKUMENT-INFORMATION und wählen Sie anschließend im rechten Listenfenster das Feld DATEINAME an.

3.

Damit außer dem Dateinamen auch der Dateipfad mit ausgegeben wird, klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN. Im Dialogfenster OPTIONEN FÜR FELDER Register SPEZIFISCHE SCHALTER werden die Parameter, die Sie der Feldfunktion zuordnen können, aufgeführt.

Kapitel 18

Für die Feldfunktion DATEINAME steht nur ein einziger Schalter zur Verfügung. Wählen Sie den Eintrag \P, klicken Sie dann auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN und schließlich auf OK. Im Dialogfenster FELD wird daraufhin der vollständige Eintrag DATEINAME \P eingeblendet. Klicken Sie auf OK, damit die Feldfunktion in das Textfeld eingefügt wird. Abbildung 18.20: Fußzeile einfügen

Natürlich stellt Word nicht nur Feldfunktionen zum Ausdruck von Datum und Dateiname zur Verfügung. Die folgende Liste zeigt eine Auswahl wichtiger Felder mit einer kurzen Beschreibung ihrer Funktionalität.

Office XP Kompendium

291

Kapitel 18 Tabelle 18.3: Wichtige Felder und ihre Funktionen

DTP-Praxis mit Word

Feldfunktion

Beschreibung

Abschnitt

Nummer des aktuellen Abschnittes

AbschnittSeiten

Anzahl der Seiten des aktuellen Abschnittes

AktualDat

Aktuelles Datum

Angeben

Fügt den angegebenen Text ein.

AnzSeiten

Anzahl der Seiten des Dokuments

AnzWörter

Anzahl der Wörter des Dokuments

AnzZeichen

Anzahl der Zeichen des Dokuments

Autor

Name des Autors

AutoText

Fügt einen AutoText-Eintrag ein.

BenutzerAdr

Adresse des Benutzers

BenutzerInitialen

Initialen des Benutzers

BenutzerName

Name des Benutzers

Dateigröße

Anzahl der Bytes des Dokuments

Dateiname

Dateiname des Dokuments

DruckDat

Datum und Zeit, an dem das Dokument zum letzten Mal gedruckt wurde

ErstellDat

Datum, an dem das Dokument angelegt wurde

Seite

Aktuelle Seitennummer

SondZeichen

Fügt ein Sonderzeichen ein.

SpeicherDat

Datum, an dem das Dokument zum letzten Mal gespeichert wurde

Thema

Thema aus dem Datei-Info

Titel

Titel aus dem Datei-Info

Im nächsten Schritt entwickeln Sie eine Tabelle, die Ihre Rechnungspositionen enthält. Dabei lernen Sie die umfangreichen Berechnungsmöglichkeiten von Word und den Einsatz von Textmarken kennen. Fügen Sie eine Tabelle mit den Spalten Anzahl, Artikel, Einzelpreis und Gesamt ein. Die Tabelle soll in etwa wie in folgendem Bild aussehen:

292

Office XP Kompendium

Gestaltung eines Rechnungsformulars

Kapitel 18 Abbildung 18.21: Eine Rechnungstabelle

Nachdem Sie die Tabelle entworfen haben, werden im nächsten Schritt die Berechnungen in die Tabelle eingefügt. Dabei soll der Gesamtpreis je Zeile, die Nettosumme, die Mehrwertsteuer und der Bruttorechnungsbetrag ermittelt werden. Word bietet eine Reihe einfacher mathematischer Funktionen, die es ermöglichen, ähnlich wie in einem Excel-Tabellenblatt Berechnungen auszuführen. So lassen sich zum Beispiel Zahlen in einer Spalte oder Zeile addieren, andere Grundrechenarten und viele zusätzliche Funktionen, wie Minimum und Maximum, auf die Werte einer Tabelle anwenden. Ähnlich wie in Excel müssen Sie auch in Word über Bezüge in der Art A1 oder B2 auf bestimmte Zellen in der Tabelle zugreifen. Jede Zelle einer Word-Tabelle hat ihre eigene Adresse. Die Zelle in der obersten, linken Ecke hat die Bezeichnung A1. Die Spalten sind von A bis Z mit Buchstaben benannt und die Zeilen werden beginnend mit 1 durchnummeriert. Zunächst soll zeilenweise der Gesamtpreis ermittelt werden. Dieser ergibt sich aus der Formel: Anzahl * Einzelpreis = Gesamt

Office XP Kompendium

293

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

Abbildung 18.22: Dialogfenster Formel

Geben Sie einige Zahlenwerte in die ersten Zeilen der Tabelle ein. Setzen Sie den Cursor in die Spalte Gesamt und wählen Sie aus dem Menü die Funktion TABELLE/FORMEL. Word ermittelt aufgrund der momentanen Position des Cursors in der Tabelle die folgende Formel: =SUMME(LINKS)

Word ermittelt mithilfe obiger Formel die Summe aller links von der aktuellen Position befindlichen Zahlen in der aktuellen Zeile. Da Sie nicht an der Summe, sondern am Produkt aus Anzahl und Einzelpreis interessiert sind, müssen Sie die Formel folgendermaßen abändern: =A2*C2

Die Formel ergibt sich aus der Position der Zahlenwerte in der Tabelle. So steht in der ersten Spalte (A) und zweiten Zeile (2) die Anzahl und in der dritten Spalte (C) und zweiten Zeile (2) der zugehörige Einzelpreis. Geben Sie die Formel =A2*C2 in die zweite Zeile der Spalte Gesamt ein. Word errechnet daraufhin sofort den Wert. Für die folgenden Spalten erstellen Sie analog die passenden Formeln. In der dritten Zeile lautet die Formel zum Beispiel. =A3*C3. Sie können Feldfunktionen auch mithilfe von (Strg)+(F9) einfügen und zwischen den geschweiften Klammern die jeweilige Formel eingeben. Nachdem Sie (Strg)+(F9) ausgeführt haben, fügt Word eine neue Feldfunktion in den Text ein und schaltet dabei auch die Darstellung der anderen Feldfunktionen ein. Keine automatische Aktualisierung

Wenn Sie die Zahlenwerte in den Spalten Anzahl und Einzelpreis verändern, fällt Ihnen sicher auf, dass Word nicht automatisch die Berechung in der Spalte Gesamt aktualisiert. Word reagiert in dieser Beziehung nicht wie Excel. Um Berechnungen und generell Feldfunktionen zu aktualisieren, setzen Sie den Cursor auf die Feldfunktion und drücken (F9). Wenn Sie nicht jede Feldfunktion einzeln aktualisieren wollen, wählen Sie aus dem Menü BEARBEITEN/ALLES MARKIEREN oder drücken (Strg)+(A)

294

Office XP Kompendium

Gestaltung eines Rechnungsformulars

Kapitel 18

und betätigen anschließend (F9). Word aktualisiert dann alle Feldfunktionen im aktiven Dokument auf einmal. Bevor Sie eine Rechnung drucken, sollte in jedem Fall das Rechnungsformular nochmals komplett durchgerechnet werden, es sollten also alle Feldfunktionen aktualisiert werden. Dazu wählen Sie aus dem Menü EXTRAS den Befehl OPTIONEN. Im Register DRUCKEN muss das Kontrollkästchen FELDER AKTUALISIEREN aktiviert sein. Erst dann aktualisiert Word alle Feldfunktionen vor einem Ausdruck. Unter Anwendung der bisherigen Formel gibt Word immer dann eine Fehlermeldung in der Spalte Gesamt aus, wenn in der Anzahl-Spalte nichts eingetragen wird. !Fehler bei A3

Um das Auftreten des Fehlers zu vermeiden, verwenden Sie die folgende abgewandelte Formel: =WENN(ANZAHL(A2)=0;0;A2*C2)

Die WENN-Funktion überprüft, ob in der Zelle A2 eine Zahl enthalten ist. Wird keine Zahl vorgefunden, gibt Word einfach die Zahl 0 aus, ansonsten wird das Produkt aus A2 und C2 gebildet. Leider wird nun in den leeren Zeilen des Rechnungsformulars in der Spalte Gesamt immer die Zahl 0 ausgegeben. Wenn Sie jedoch bei der Definition der Formel folgendes Zahlenformat angeben, wird die Ausgabe der 0 unterdrückt: #.##0,00;;x

Als Nächstes müssen die Feldfunktionen für Netto, Mehrwertsteuer und Brutto in die Tabelle eingegeben werden. Setzen Sie dazu den Cursor in die Zelle der Tabelle, in der der Nettobetrag der Rechnung erscheinen soll. Wählen Sie aus dem Menü die Funktion TABELLE/FORMEL. Word schlägt die Formel =SUMME(ÜBER) vor, die alle Zahlenwerte oberhalb der aktuellen Zelle addiert. Im Dialogfenster FORMEL sollten Sie zusätzlich unter ZAHLENFORMAT den Eintrag vornehmen: #.##0,00 DM;(#.##0,00 DM)

Damit wird der Rechnungsbetrag auf zwei Stellen gerundet und mit dem Text DM hinter dem Betrag ausgegeben. Negative Zahlen werden in diesem Fall in Klammern ausgegeben.

Office XP Kompendium

295

Kapitel 18 Berechnung der Mehrwertsteuer

DTP-Praxis mit Word Im nächsten Schritt soll die Mehrwertsteuer ermittelt werden. Als Berechnungsformel könnte man einfach folgende Formel verwenden: =D17*0,16

Diese Lösung hat allerdings einen gravierenden Nachteil. Wenn zum Beispiel eine komplette Zeile aus der Rechnungstabelle gelöscht wird, rutscht der Nettobetrag aus der Zelle D17 in die Zelle D16 und die Formel liefert ein falsches Ergebnis. Einsatz von Textmarken

Wesentlich besser ermitteln Sie die Mehrwertsteuer unter Verwendung von Textmarken. Textmarken dienen dazu, um markierte Textstellen, Grafiken oder Objekte zu kennzeichnen. Wenn Sie eine Stelle im Dokument mit einer Textmarke versehen, kann darauf von jeder Stelle im Dokument aus Bezug darauf genommen werden. So erstellen Sie eine Textmarke mit Bezug auf den Nettobetrag der Rechnung: 1.

Markieren Sie zuerst die Zelle, die den Netto-Rechnungsbetrag enthält.

2.

Wählen Sie den Befehl EINFÜGEN/TEXTMARKE aus dem Menü.

3.

Das Dialogfenster TEXTMARKE erscheint. Geben Sie in das Feld NAME TEXTMARKE die Bezeichnung Netto ein.

DER

4.

Klicken Sie auf HINZUFÜGEN.

Nachdem die Textmarke definiert ist, können Sie darauf Bezug nehmen. Die Formel zur Berechnung der Mehrwertsteuer lautet jetzt: =Netto*0,16

Damit der Brutto-Rechnungsbetrag einfach ermittelt werden kann, weisen Sie auch der Zelle mit der Mehrwertsteuer eine Textmarke mit der Bezeichnung MwSt zu. Anschließend geben Sie folgende Formel in die Zelle für den Bruttobetrag ein: =Netto+MwSt

Nachdem Sie die Formel für den Brutto-Rechnungsbetrag eingetragen haben, legen Sie auch für diese Zelle eine Textmarke an. Bezeichnen Sie diese mit dem Namen Brutto. Gewähren Sie auf Ihre Rechnungen Skonto? Wenn ja, dann können Sie sich viel Arbeit sparen, wenn Sie in Zukunft Textbausteine zur Ausgabe des Skontotextes verwenden. Geben Sie zuerst den Skontotext unter der Tabelle der Rechnungspositionen ein. 296

Office XP Kompendium

Gestaltung eines Rechnungsformulars Der Rechnungsbetrag mit Berücksichtigung des Skonto-Satzes wird mithilfe der Funktion TABELLE/FORMEL in den Text eingefügt. Die Formel lautet bei einem Skonto-Satz von 2%:

Kapitel 18 Betrag mit Skonto

=Brutto*98%

In der Formel beziehen Sie sich auf die in der Tabelle definierte Textmarke Brutto, die den Brutto-Rechnungsbetrag enthält. Markieren Sie im Anschluss daran den Text und wählen Sie aus dem Menü die Funktion BEARBEITEN/AUTOTEXT. Als Name des Textbausteins können Sie zum Beispiel skonto2% vergeben. In jeder neuen Rechnung können Sie fortan den Textbaustein einfügen, indem Sie an die gewünschte Stelle skonto2% schreiben und (F3) drücken. Nach der Aktualisierung mit (F9) enthält der Skonto-Rechnungsbetrag den korrekten Wert. Nachdem Sie das Layout der Rechnung und die Berechnungsformeln eingetragen haben, löschen Sie alle Einträge aus den Spalten Anzahl, Artikel und Einzelpreis aus der Tabelle der Rechnungspositionen. Wählen Sie dann aus dem Menü DATEI den Befehl SPEICHERN UNTER, stellen als Dateityp DOKUMENTVORLAGE ein, geben als Name zum Beispiel Rechform für Rechnungsformular ein und klicken dann auf OK.

Dokumentvorlage speichern

Abbildung 18.23: Die Rechnungstabelle

Office XP Kompendium

297

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word Nachdem Sie das Rechnungsformular als Dokumentvorlage abgespeichert haben, können Sie es jedes Mal, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen wollen, aus der Liste der Dokumentvorlagen aufrufen. In die leere Vorlage geben Sie die Adresse des Empfängers und die Rechnungspositionen ein und können im Anschluss daran die Rechnung ausdrucken. Um die Berechnungen und das Layout müssen Sie sich dann nicht mehr kümmern.

18.9

Beschriftungen und Querverweise

Beim Umgang mit umfangreichen Dokumenten stellt Word spezielle Funktionen bereit, die die automatische Nummerierung von Bildern und Tabellen ermöglichen. Auch bei der Vergabe und Verwaltung der Querverweise greift Ihnen Word unter die Arme und sorgt dafür, dass Querverweise wie "Siehe Kapitel Abfragen" nicht ins Leere gehen.

18.9.1 Beschriftungen

Beschriftungen einfügen

Neben der manuellen Beschriftungsart haben Sie in Word 2002 die Möglichkeit, Ihre Grafik mithilfe der automatisierten Funktion von Word 2002 zu beschriften. Das hat den Vorteil, dass Sie nachträglich Grafiken in Ihrem Dokument einfügen oder löschen können, ohne Rücksicht auf bestehende Nummerierungen zu nehmen. Die Nummerierung wird in diesem Fall zwar nicht sofort aktualisiert, aber nachdem Sie mit (Strg)+(A) alle Beschriftungen markiert haben und dann (F9) drücken, werden sämtliche Beschriftungen in einem Arbeitsgang aktualisiert.

Abbildung 18.24: Beschriftung definieren

298

Office XP Kompendium

Beschriftungen und Querverweise

Kapitel 18

Zum Beschriften Ihrer Grafik markieren Sie diese und rufen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/REFERENZ/BESCHRIFTUNG auf. Unter OPTIONEN/BEZEICHNUNG können Sie in der Dialogbox BESCHRIFaus den Kategorien ABBILDUNG, TABELLE und FORMEL wählen. In der Option POSITION entscheiden Sie, ob die Beschriftung der Grafik unter oder über der Grafik erscheinen soll. TUNG

Kommt keine der Bezeichnungen für Ihre Grafik in Frage, so erstellen Sie unter NEUE BEZEICHNUNG Ihre eigene Bezeichnung. Um BEZEICHNUNGEN wieder zu löschen, wählen Sie die zu löschende Bezeichnung in der Dialogbox und klicken auf die Schaltfläche BEZEICHNUNG LÖSCHEN. Die in Word 2002 vordefinierten Kategorien können nicht gelöscht werden.

Neue Bezeich-

Über die Schaltfläche NUMMERIERUNG rufen Sie die Dialogbox NUMMERIERUNG DER BESCHRIFTUNG auf. Hier können Sie verschiedene Ziffernformate für die Nummerierung Ihrer Grafik auswählen. In dieser Dialogbox können Sie auch bestimmen, ob eine Dokumentüberschrift in die Beschriftung Ihrer Grafik einfließen soll, und wie die Dokumentüberschrift von der Bezeichnung der Grafik optisch getrennt wird.

Nummerierung einfügen

nung erstellen

Abbildung 18.25: Nummerierung festlegen

Nachdem Sie die Dialogbox BESCHRIFTUNG mit OK geschlossen haben, fügt Word die entsprechende BESCHRIFTUNG Ihrer Grafik ein. Wenn Sie alle Grafiken Ihres Dokuments automatisch beschriften lassen wollen, so wählen Sie in der Dialogbox BESCHRIFTUNG die Funktion AUTOBESCHRIFTUNG. Es öffnet sich die Dialogbox AUTOBESCHRIFTUNG und Sie legen in der Auswahlliste unter BESCHRIFTUNG BEIM EINFÜGEN HINZUFÜGEN per Mausklick fest, welche Objekte eine Beschriftung erhalten sollen. Auch hier können Sie wieder Bedingungen für die BEZEICHNUNG, POSITION und die NUMMERIERUNG vergeben.

18.9.2

Automatische Beschriftung

Verzeichnisse anlegen

Wenn Sie in Ihrem Dokument alle Objekte mit der Funktion BESCHRIFTEN erfasst haben, können Sie ohne großen Aufwand VERZEICHNISSE für alle Objekte anlegen. Office XP Kompendium

299

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

Abbildung 18.26: Automatische Beschriftung

Abbildungsverzeichnis

Setzen Sie den Cursor an die Position, an der das Verzeichnis erscheinen soll. Rufen Sie den Menübefehl EINFÜGEN/REFERENZ/INDEX UND VERZEICHNISSE auf und wechseln Sie in das Register ABBILDUNGSVERZEICHNIS. Im Register ABBILDUNGSVERZEICHNIS erstellen Sie bequem und einfach das Abbildungsverzeichnis für Ihre Bilder im Dokument.

Abbildung 18.27: Abbildungsverzeichnis erstellen

18.9.3

Querverweise

Querverweise sind eine nützliche Einrichtung, wenn Sie in einem komplexen Dokument zum Beispiel auf andere Kapitel, Textstellen, Abbildungen oder Tabellen verweisen wollen. Querverweise vergeben

300

Um einen QUERVERWEIS auf ein bestimmtes Element zu vergeben, wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN/REFERENZ/QUERVERWEIS und geben über den VERWEISTYP und die Option VERWEISEN AUF: die Bezugsstelle innerhalb

Office XP Kompendium

Beschriftungen und Querverweise

Kapitel 18

Ihres Dokuments an, auf die Sie verweisen wollen. Bei Überschriften können Sie z.B. auf den Text der Überschrift, die Kapitelnummer oder auf die Seite, auf der sich die Überschrift befindet, Bezug nehmen. Im Auswahlfenster FÜR WELCHE wird angegeben, für welches ELEMENT, ÜBERSCHRIFT, TEXTMARKE usw. der Verweis gelten soll

Bezug des Verweises

Wenn eine Überschrift durch Textergänzungen auf eine andere Seite rutscht, passt Word den Verweis nach Betätigen der Taste (F9) an. Wenn Sie das Dokument ausdrucken, aktualisiert Word automatisch alle Verweise. Auch eine Änderung am Text der Überschrift stellt kein Problem dar. Wenn Sie jedoch ein Objekt, auf das Sie sich beziehen, löschen, geht der Verweis ins Leere und Word meldet in diesem Fall einen Fehler. Der Querverweis innerhalb eines Dokuments wird optional als HYPERLINK erstellt. Das heißt, der Querverweis wird dabei ähnlich wie im Webdokument farbig vom übrigen Text abgehoben und unterstrichen angezeigt. Klicken Sie auf den Querverweis, so springen Sie innerhalb des Dokuments direkt auf den bezogenen Querverweis im Dokument. In der Dialogbox QUERVERWEIS können Sie die Funktion ALS HYPERLINK EINFÜGEN auch deaktivieren.

Office XP Kompendium

301

19

E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten

Die Anwendungen in Microsoft Office XP, allen voran Outlook 2002 und Word 2002, machen es leichter denn je, Faxe und E-Mails ansprechend zu gestalten und einfach zu versenden. Auf den folgenden Seiten erfahren Sie unter anderem, wie Sie eigene Faxvorlagen gestalten und Faxe Kosten sparend und schnell aus Word heraus faxen können.

19.1

Faxformulare erstellen

Zur Erstellung eines Faxes stellt Ihnen Word 2002 einige Faxvorlagen zur Verfügung. Wählen Sie aus dem Aufgabenbereich NEUES DOKUMENT die Option ALLGEMEINE VORLAGEN, so öffnet sich die Dialogbox VORLAGEN. Wechseln Sie auf das Register BRIEFE & FAXE und schauen Sie sich im VORSCHAUFENSTER das Layout der Vorlagen an.

Fax durch Vorlage

Abbildung 19.1: Fax- und E-Mailvorlagen

Die DOKUMENTVORLAGEN zum Versenden von Faxen enthalten Formulare, die mit Betreff, Faxnummer und andern Informationen vor dem Versenden ausgefüllt werden müssen. Neben den Vorlagen ermöglicht Word 2002, mithilfe des Fax-Assistenten, auch die Definition eigener Fax-Formulare. Durch folgende Eigenschaften lässt sich die Funktionsweise von FORMULAREN am besten beschreiben: Office XP Kompendium

Funktionsweise von Formularen

303

Kapitel 19

E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten Die benutzerfreundliche Dateneingabe wird durch Bedienungselemente, Kontrollkästchen, Textfelder und Drop-Down-Listenfelder ermöglicht, die Sie schon aus anderen Dialogboxen kennen.

Bereiche festlegen

In einem Formular können Bereiche festgelegt werden, die vom Benutzer bearbeitet werden dürfen. Andere Bereiche können gegen Veränderungen gesperrt werden. Ein vom Benutzer ausgefülltes FORMULAR kann inklusiv aller DIALOGELEMENTE oder wahlweise nur mit neu generierten Daten gespeichert werden. Beim DRUCKEN kann das gesamte FORMULAR oder nur die BENUTZERausgedruckt werden.

EINGABEN

Jedes Formular besteht aus vorgegebenen TEXTELEMENTEN, zum Beispiel die Absenderangaben, und aus variablen Informationen, zum Beispiel die Adresse des Empfängers, die Sie durch eigene Angaben ergänzen. Um ein eigenes Faxformular, basierend auf der Grundlage eines bereits bestehenden Formulars, zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie aus dem Aufgabenbereich NEUES DOKUMENT die Option ALLGEMEINE VORLAGEN. In der Dialogbox VORLAGEN wechseln Sie auf das Register BRIEFE & FAXE und wählen aus der Liste der Vorlagen das Formular, das Ihren Vorstellungen am nächsten kommt. Aktivieren Sie unter NEU ERSTELLEN die Option VORLAGE und öffnen Sie dann mit einem Doppelklick die gewählte VORLAGE. Zunächst schreiben Sie in die Vorlage Ihren Absender und fügen eine Grafik, zum Beispiel Ihr Firmenlogo, ein. Das Sendedatum Ihres Faxes wird über die SYSTEMZEITEINSTELLUNG automatisch eingetragen.

19.2 Formularfelder hinzufügen

Textfelder einfügen

304

Fax-Formular gestalten

Um eigene Formularfelder wie Kontrollkästchen oder Listenfelder zur Vorlage hinzuzufügen, blenden Sie zuerst über den Menüpunkt ANSICHT/SYMBOLLEISTEN die Symbolleiste FORMULAR ein. Um ein TEXTFELD wie zum Beispiel Betreff im Formular anzubringen, setzten Sie zuerst den Cursor an die Stelle im Fax ein, an der das TEXTFELD erscheinen soll. Klicken Sie in der Symbolleiste FORMULAR auf die Schaltfläche TEXTFORMULARFELD.

Office XP Kompendium

Fax-Formular gestalten

Kapitel 19 Abbildung 19.2: Beispiel für ein Faxformular

Abbildung 19.3: Die Symbolleiste Formular

Im Dokument erscheint daraufhin ein grau hinterlegtes TEXTFELD, in das Sie eine beliebige Beschreibung eingeben können. Mithilfe eines DROP-DOWN-FELDES ermöglichen Sie dem Benutzer die Auswahl eines bestimmten Eintrags aus einer Liste. Platzieren Sie wieder den Cursor im Formular, fügen Sie ein DROP-DOWN-FELD in Ihr Fax-Formular ein und klicken Sie doppelt auf die grau hinterlegte Fläche des DROPDOWN-FELDES.

Drop-Down-Feld einfügen

Word 2002 öffnet dann die Dialogbox OPTIONEN FÜR DROPDOWN-FORMULARFELDER, in der Sie Ihr Drop-Down-Feld genauer definieren können. In der Dialogbox OPTIONEN FÜR DROPDOWN-FORMULARFELDER geben Sie die Textelemente ein, die später in der Liste eingeblendet werden. Schreiben Sie in das Feld DROPDOWNELEMENT einen Begriff und übernehmen Sie den Begriff über einen Klick auf HINZUFÜGEN in das Feld ELEMENTE IN DROPDOWNLISTE:. Zum Entfernen eines Elementes aus Ihrer DROPDOWNLISTE klicken Sie es in dem Feld ELEMENTE IN DROPDOWNLISTE: an und klicken auf ENTFERNEN.

Elemente entfernen

Die Reihenfolge der Listeneinträge stellen Sie mithilfe der Pfeile neben dem Feld ELEMENTE IN DROPDOWNLISTE: um.

Office XP Kompendium

305

Kapitel 19

E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten

Abbildung 19.4: Optionen für DropDown-Felder

Kontrollfelder einfügen

Wenn Sie dem Faxempfänger mehrere Auswahlmöglichkeiten durch einfaches Ankreuzen im Fax zur Verfügung stellen wollen, verwenden Sie KONTROLLFELDER. Durch das Markieren eines KONTROLLFELDES, zum Beispiel BITTE ERLEDIGEN oder ZUR ABLAGE, teilen Sie dem Empfänger mit, welche Aufgaben zu tätigen sind.

Abbildung 19.5: Die Dialogbox Optionen für KontrollkästchenFormularfelder

Nach einem Doppelklick auf ein eingefügtes KONTROLLKÄSTCHEN öffnet sich die Dialogbox OPTIONEN FÜR KONTROLLKÄSTCHEN-FORMULARFELDER, in dem Sie die Optionen für das Kontrollkästchen generieren. Kontrollkästchengröße

306

Unter der Überschrift KONTROLLKÄSTCHENGRÖSSE legen Sie die Größe des KONTROLLKÄSTCHENS fest. Die Option AUTOMATISCH sorgt dafür, dass sich die Größe des KONTROLLKÄSTCHENS an die nebenstehende Textgröße anpasst. Wählen Sie den Standardwert des KONTROLLKÄSTCHENS beim Start des Formulars mit der Option DEAKTIVIERT oder AKTIVIERT. Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf OK und schließen die Dialogbox.

Office XP Kompendium

Fax-Formular gestalten

Kapitel 19

Nicht nur DROPDOWN- und KONTROLL-FELDERN sind Optionen zugeordnet, sondern auch TEXTFORMULARFELDERN. Nach dem Einfügen eines TEXTFORMULARFELDES aktivieren Sie mithilfe eines Doppelklicks auf das Feld die Dialogbox OPTIONEN FÜR TEXTFORMULARFELDER.

Optionen für Textformularfelder

Abbildung 19.6: Die Dialogbox Optionen für Textformularfelder

Im Listenfeld TYP haben Sie die Auswahl zwischen einfachem Text, Zahlen, verschiedenen Datums- und Uhrzeitformaten sowie Berechnungen. Über die beiden Typen AKTUELLES DATUM und AKTUELLE UHRZEIT werden FELDER erzeugt, die beim Öffnen des Formulars automatisch aktualisiert werden.

Listenfeldformate

Generieren Sie das TEXTFORMAT durch die Eingabe eines STANDARDTEXTES, einer VORGABEZAHL, eines VORGABEDATUMS oder eines AUSDRUCKS und wählen Sie im darunter liegenden Feld das Format Ihrer Vorgaben. Durch einen Klick auf die Schaltfläche HILFETEXT HINZUFÜGEN können Sie einen eigenen Hilfstext für die Statusleiste und für eine Dialogbox definieren, der erscheint, sobald der Benutzer (F1) drückt.

Hilfetext einfügen

Abbildung 19.7: Hilfe für Formularfelder

Office XP Kompendium

307

Kapitel 19

E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten Über das Register STATUSLEISTE oder HILFETASTE (F1) definieren Sie die gewünschte Hilfe. Wenn sich der Hilfetext nicht bereits in dem Listenfeld AUTOTEXT-EINTRAG befindet, können Sie unter der Option BENUTZERDEFINIERT Ihren eigenen AUTOTEXT-EINTRAG erstellen. AUTOTEXT-EINTRÄGE helfen Ihnen dabei, denselben Hilfetext schnell und einfach mehreren TEXTFORMULARFELDERN zuzuordnen.

19.2.1

Makros ausführen

Oftmals ist es nötig, beim Start eines MAKROS oder beim AKTIVIEREN EINES FORMULARFELDES bestimmte Voreinstellungen zu treffen. Daher können Sie beim Eintritt oder Verlassen aller Formularfelder ein bestimmtes Makro ausführen lassen. In den Dialogboxen der Formularfelder steht für diesen Zweck die Option MAKRO AUSFÜHREN BEI zur Verfügung.

19.2.2 Schützen eines Formulars

Formularfeld und Dokument schützen

Aktivieren Sie den Schutz des Formularfeldes in der Symbolleiste FORMULAR über einen Klick auf die Schaltfläche FORMULAR SCHÜTZEN (Schloss). In diesem geschützten Modus können Sie die Optionen von Formularfeldern weder verändern noch löschen, sehr wohl aber Eingaben im Formularfeld vornehmen.

Abbildung 19.8: Ein Dokument schützen

Mit der Menüfunktion EXTRAS/DOKUMENT SCHÜTZEN können Sie das Formular mit einem Kennwort schützen. In diesem Dialogfeld schützen Sie auch Ihre Änderungen und Ihre eingefügten Kommentare innerhalb des Dokuments. Als Vorlage speichern

Bevor Sie das Faxformular verwenden, müssen Sie es als DOKUMENTVORLAGE (*.DOT) speichern. Zum Testen des Formulars öffnen Sie Ihr gespeichertes Fax erneut und setzen den Cursor auf das erste Textfeld. Zwischen den Eingabefeldern navigieren Sie mit (ÿ__) zum nächsten Feld.

308

Office XP Kompendium

Versenden einer E-Mail

Kapitel 19 Abbildung 19.9: Vorlage speichern

Wenn Sie das Formular nach dem Ausfüllen speichern, können Sie entweder das gesamte Formular oder nur die eingegebenen Daten abspeichern. Wählen Sie hierfür aus der Dialogbox SPEICHERN das Drop-Down-Feld EXTRAS/ SPEICHEROPTIONEN. Diese Möglichkeit steht Ihnen auch beim Drucken Ihres Formulars zur Verfügung. In der Dialogbox DRUCKEN/OPTIONEN, entscheiden Sie, ob Sie das gesamte Dokument oder nur die Inhalte der Formularfelder ausdrucken.

Speicheroptionen

Versenden Sie Ihr Fax nun über die Menüoption DATEI/SENDEN AN/FAXEMPFÄNGER und der Fax-Assistent wird automatisch gestartet. Hier wählen Sie Ihr persönliches FAX-PROGRAMM und können direkt auf Ihr Adressbuch aus OUTLOOK 2002 oder anderen Adressbüchern zugreifen. Eine weitere Möglichkeit, um Ihr Fax zu versenden, besteht über die Menüoption DATEI/ SENDEN AN/EXCHANGE-ORDNER. Von hier aus können Sie Ihr Fax direkt aus OUTLOOK 2002-KONTAKTEN versenden.

Fax senden

19.3

Versenden einer E-Mail

Wenn Sie mit Word 2002 eine E-Mail verfassen, sollten Sie bedenken, dass der Empfänger nicht alle Text-Formatierungen von Word erkennen kann, wenn er einen anderen E-MAIL-EDITOR einsetzt. Schreiben Sie in Word 2002 den Text für Ihre E-Mail in einem leeren Dokument oder öffnen Sie über den Aufgabenbereich eine E-MAIL-VORLAGE um diese dann zu bearbeiten. Wählen Sie nach Abschluss die Menüoption DATEI/SENDEN AN/E-MAIL-EMPFÄNGER oder .../EMAIL-EMPFÄNGER (ALS ANLAGE).

Office XP Kompendium

Text verfassen

309

Kapitel 19 E-Mail zur Überarbeitung

E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten Für das Arbeiten im Team bietet Word 2002, unter dem Menüpunkt DATEI/ SENDEN AN/ EMAIL-EMPFÄNGER (ZUR ÜBERARBEITUNG), auch die Möglichkeit, die E-Mail zur Überarbeitung an ein Teammitglied zu verschicken. SENDEN AN/E-MAIL-EMPFÄNGER Hier fügt Word 2002 Ihren zuvor geschriebenen Text direkt in das gewohnte E-MAIL-FORMULAR ein. Der Betreff wird über den Dateinamen automatisch in die Betreffzeile eingefügt. Sie geben lediglich den Empfänger ein und ggf. den Kopieempfänger unter CC. Weiterhin haben Sie nun die Möglichkeit, Ihrer E-Mail noch eine Einleitung hinzuzufügen. Des Weiteren haben Sie vor dem Versenden der E-Mail selbstverständlich auch noch die Möglichkeit, innerhalb des Textfeldes Änderungen im Text oder Änderungen an der Formatierung vorzunehmen. Wählen Sie den Empfänger Ihrer E-Mail mit einem Klick auf AN und ggf. CC direkt aus Ihren OUTLOOK-KONTAKTEN, ohne hierfür Outlook zu starten.

Abbildung 19.10: Das Versenden einer E-Mail mit Word 2002

DATEI/SENDEN AN/ EMAIL-EMPFÄNGER (ZUR ÜBERARBEITUNG) Bei dieser Versandart Ihrer E-Mail fügt Word 2002 das zuvor erstellte Dokument als ANLAGE in Ihre E-Mail ein und ergänzt den üblichen Text im Menü mit einer Informationsleiste, die den Empfänger darauf hinweist, dass der Anhang der E-Mail ZUR DURCHSICHT geschickt wurde. 310

Office XP Kompendium

Versenden einer E-Mail

Kapitel 19

Des Weiteren fügt Word 2002 automatisch den Eintrag “Bitte überarbeiten Sie das angehängte Dokument” in den Textbereich Ihrer E-Mail ein, den Sie Ihren Wünschen entsprechend ergänzen und formatieren können. Wählen Sie den Empfänger Ihrer E-Mail mit einem Klick auf AN und ggf. CC direkt aus Ihren OUTLOOK-KONTAKTEN, ohne hierfür Outlook 2002 starten zu müssen. DATEI/SENDEN AN/ EMAIL-EMPFÄNGER (ALS ANLAGE) Wählen Sie diese Option zum Versenden Ihrer E-Mail, öffnet sich die Dialogbox PROFIL AUSWÄHLEN und Sie können von hier auf die Adressdaten Ihrer ADRESSDATENBANK zum Beispiel aus Outlook 2002 zugreifen.

Profil wählen

Haben Sie sich für das Profil Ihrer ADRESSDATENBANK entschieden, öffnet sich wieder Ihr gewohntes E-Mail-Fenster. Ihr Dokument wurde von Word 2002 automatisch als Anlage zu Ihrer E-Mail hinzugefügt. Schreiben und formatieren Sie jetzt Ihren E-Mail-Text und versenden Sie die E-Mail nach Einfügen des Empfängers aus Ihrer Adressdatenbank oder einem konventionellen Eintrag.

Office XP Kompendium

311

20

Word 2002 und Outlook 2002

Wie aus Office 2000 schon bekannt, können Sie die Funktionen von Microsoft Outlook auf Ihre Word-Dokumente anwenden. Sie können weiterhin mit Microsoft Outlook Ihre Ressourcen, E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben verwalten. Outlook unterstützt Sie auch, wenn Sie mit dem Internet oder einem Intranet verbunden sind. Outlook kann als Organisationsinstrument betrachtet werden, das Ihnen hilft, verschiedenste Informationen zu verwalten. Abbildung 20.1: Microsoft Outlook

Auf den folgenden Seiten wird Outlook nicht ausführlich vorgestellt, sondern nur erklärt, wie Sie Outlook zusammen mit Word anwenden können.

Office XP Kompendium

313

Kapitel 20

Word 2002 und Outlook 2002

20.1

Word-Dateien und Dokumenteigenschaften anzeigen und bearbeiten

Mithilfe von Outlook können Sie Ihre Word-Dokumente ordnen. Sie können zum Beispiel Dateien nach Dateiname, Autor, Dateityp, Dateigröße, Datum der letzten Änderung sowie nach Stichwörtern anzeigen lassen. Und so geht es: 1.

Starten Sie Outlook.

2.

Klicken Sie in der Outlook-Leiste auf die Gruppe WEITERE.

3.

Klicken Sie auf das Symbol ARBEITSPLATZ in der Outlook-Leiste. Im rechten Fenster werden daraufhin alle Laufwerke Ihres PCs angezeigt. Doppelklicken Sie auf das Laufwerk mit den Dateien, die angezeigt werden sollen.

4.

Wählen Sie das Zielverzeichnis aus. Nun werden alle Dateien in einer Liste angezeigt.

5.

Um die Darstellung zu ändern, wählen Sie die Menüfunktion ANSICHT/ AKTUELLE ANSICHT. Im Untermenü können Sie zwischen sechs verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten wählen. Wenn Sie die Dateieigenschaften, wie Autor, Geändert am etc. einsehen wollen, wählen Sie die Ansicht DETAILS.

Abbildung 20.2: Dokumenteigenschaften

314

Office XP Kompendium

Word-Dateien und Dokumenteigenschaften anzeigen und bearbeiten

Kapitel 20

Um in der Tabelle eine Dateieigenschaft hinzuzufügen bzw. zu entfernen, klicken Sie im Menü ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN und dann auf den Button FELDER. Im Dialogfenster FELDER ANZEIGEN können Sie festlegen, welche Felder in welcher Reihenfolge angezeigt werden. Wenn Sie im Listenfeld VERFÜGBARE FELDER AUSWÄHLEN AUS den Eintrag ALLE DATEIFELDER aktivieren, bieten sich viele Möglichkeiten, zusätzliche Dokumenteigenschaften einzusehen. So können Sie zum Beispiel durch Einblenden des Felds GESPEICHERT VON feststellen, wer das Dokument zuletzt gespeichert hat. Abbildung 20.3: Felder anzeigen

Dokument- oder Dateieigenschaften sind Informationen, die gemeinsam mit Ihrem Text im Word-Dokument gespeichert werden. Die Dokumenteigenschaften enthalten Daten wie den Namen des Autors, einen Titel und Stichwörter, die den Dokumentinhalt beschreiben. Außerdem werden Daten, wie die Anzahl der Seiten, das Datum, an dem das Dokument zuletzt gedruckt wurde, und viele weitere Informationen gespeichert. Abbildung 20.4: Dokumenteigenschaften

Office XP Kompendium

315

Kapitel 20

Word 2002 und Outlook 2002 Auf verschiedenen Registerkarten stellt Word alle Dokumenteigenschaften zur Verfügung. Die Dokumenteigenschaften können über den Befehl DATEI/EIGENSCHAFTEN eingesehen und verändert werden. Daraufhin erscheint das Dialogfenster EIGENSCHAFTEN, in dem Sie auf verschiedenen Registern die Eigenschaften lesen und anpassen können. Von besonderer Bedeutung ist die Ansicht DOKUMENTE IN ZEITSKALAANSICHT. Mithilfe dieser Ansicht werden die Dokumente im gerade aktiven Ordner entlang einer Zeitachse angeordnet. Dies hilft Ihnen dabei, ein Dokument schneller wiederzufinden, das Sie zum Beispiel letzte Woche oder letzen Monat geschrieben haben. Anhand verschiedener Symbole können Sie sich dabei die Dokumente eines Tages, einer Woche oder eines Monats anzeigen lassen. Durch einen Mausklick auf die Monatsanzeige oberhalb der Zeitachse bietet sich die Möglichkeit, einen anderen Tag oder einen anderen Monat einzustellen. Nach einem Klick mit der rechten Maustaste auf ein angezeigtes Dokument wird ein Kontextmenü geöffnet, anhand dessen Sie das Dokument zum Beispiel öffnen oder ausdrucken können.

Abbildung 20.5: Dokumente entlang der Zeitachse

316

Office XP Kompendium

Ein Word-Dokument zu einer Aufgabenliste hinzufügen

20.2

Kapitel 20

Ein Word-Dokument zu einer Aufgabenliste hinzufügen

Eine häufig genutzte Möglichkeit, um Word-Daten zusammen mit Outlook zu nutzen, ist die Outlook-Aufgabenliste. Word-Dokumente, die mit einer bestimmten Aufgabe verbunden sind, können dabei von Outlook aus aufgerufen und bearbeitet werden. Um ein Word-Dokument einer Aufgabenliste hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Starten Sie Outlook, aktivieren Sie das AUFGABEN-Fenster und geben Sie eine neue Aufgabe ein oder wählen Sie aus der Liste eine vorhandene aus.

2.

Doppelklicken Sie auf den Eintrag, um die Aufgabe zu öffnen.

3.

Klicken Sie in das Textfeld am unteren Rand des Fensters und wählen Sie EINFÜGEN/OBJEKT.

4.

Wählen Sie AUS DATEI ERSTELLEN.

5.

Klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN.

6.

Im folgenden Dialogfenster wechseln Sie auf das Laufwerk und den Ordner, der die gewünschte Datei enthält. Markieren Sie das Dokument und klicken Sie auf OK.

7.

Aktivieren Sie die Option ALS SYMBOL.

8.

Klicken Sie auf OK.

Im Textfeld erscheint daraufhin ein Symbol für die Datei. Durch einen Doppelklick auf das Symbol wird das Dokument in Word zur Bearbeitung geöffnet (siehe Abbildung 20.6). Protokollieren von Word-Dokumenten im Outlook-Journal: 1.

Starten Sie Outlook.

2.

Klicken Sie im Menü EXTRAS auf OPTIONEN und dann auf den Button JOURNALOPTIONEN.

3.

Aktivieren Sie im Feld AUCH DATEIEN EINTRAGEN das Kontrollkästchen MICROSOFT WORD.

Nachdem die Protokollierung gestartet wurde, werden alle Arbeiten an allen Word-Dokumenten protokolliert.

Office XP Kompendium

317

Kapitel 20

Word 2002 und Outlook 2002

Abbildung 20.6: Ein Dokument in einer Aufgabe

Um einen Überblick über die Arbeit mit Word-Dokumenten zu gewinnen, genügt ein Blick auf das Journal von Outlook.

318

1.

Starten Sie Outlook.

2.

Klicken Sie auf das Symbol JOURNAL in der Outlook-Leiste.

3.

Wählen Sie im Journal-Fenster den Eintragstyp MICROSOFT WORD. Daraufhin werden im unteren Fensterbereich alle Bearbeitungen von Word-Dokumenten aufgelistet. Sie haben wiederum die Auswahl, tages-, wochen- oder monatsweise Informationen anzeigen zu lassen (siehe Abbildung 20.7).

4.

Nach einem Mausklick auf ein Dokument im Journal erfahren Sie, wann und wie lange Sie am Dokument gearbeitet haben. Da das entsprechende Dokument mit dem Journaleintrag verknüpft ist, kann es von hier aus per Doppelklick geöffnet werden (siehe Abbildung 20.8).

Office XP Kompendium

Ein Word-Dokument zu einer Aufgabenliste hinzufügen

Kapitel 20 Abbildung 20.7: Word-Dokumente im Journal protokolliert

Abbildung 20.8: Protokoll für ein Dokument

Office XP Kompendium

319

Kapitel 20

Word 2002 und Outlook 2002

20.3

Suchen nach Journaleinträgen

Wenn Sie nicht das gesamte Journal nach einem bestimmten Dokument durchsuchen wollen, verwenden Sie am besten die Suchfunktion von Outlook. Gehen Sie so vor: 1.

Klicken Sie auf die Windows-Schaltfläche START, zeigen Sie auf SUCHEN und klicken Sie dann auf MIT MICROSOFT OUTLOOK.

2.

Das Dialogfenster SUCHEN NACH erscheint. Wählen Sie im Listenfeld SUCHEN NACH den Eintrag JOURNALEINTRÄGE.

3.

Im Register JOURNALEINTRÄGE geben Sie im Listenfeld SUCHEN NACH den Dokumentnamen ein, nach dem Sie suchen.

4.

Zusätzlich können Sie im Listenfeld ZEIT einen Zeitraum festlegen, der durchsucht werden soll.

5.

Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche STARTEN.

6.

Nach einiger Zeit listet die Suchfunktion alle Bearbeitungen der gesuchten Datei im angegebenen Zeitraum auf.

Abbildung 20.9: Nach Journaleinträgen suchen

320

Office XP Kompendium

21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten

Die Welt der Kommunikation hat sich in den letzten Jahren mehr gewandelt als in den vorangegangenen Jahrzehnten. Der Grund ist die Entwicklung des Internets, des World Wide Webs und der Browser. Das World Wide Web verknüpft dabei im Internet vorhandene Dokumente. Neben der Entwicklung des weltweiten Internets nutzen viele Unternehmen ihre eigenen Intranets, um Angestellten und Geschäftspartnern Informationen zur Verfügung zu stellen. Microsoft reagierte mit der Entwicklung des Internet Explorers. So können Sie Webseiten mit Hyperlinks, Daten, Tabellen und Diagrammen in Excel erstellen. Word hilft Ihnen bei der Erstellung eindrucksvoller Webseiten mit Hintergründen, Grafiken, Hyperlinks und anderen HTML-Elementen.

21.1

Internet – Der Zugang

»Internet« ist neben »Information Highway«, »E-Mail« und »Online« eines der Trendwörter unserer Zeit. Kein Fernsehsender, der nicht darüber berichtet, und keine noch so unbedeutende Tageszeitung, die die Entwicklung des Internets ignorieren könnte. Kein Wunder, denn in diesem Netz sind mehr als 30 Millionen Benutzer regelmäßig unterwegs. Die Zahl der Internet-Provider schießt in die Höhe, ebenso die Anzahl der InformationsAnbieter und Dienstleister. Die Bedeutung des Internets spiegelt sich auch in Office XP wider, wie Sie in den folgenden Kapiteln noch erfahren werden.

Das Internet

Einfach ausgedrückt ist das Internet eine Sammlung von Informationen, die auf Computern in der ganzen Welt gespeichert sind. Viele Informationen im Internet sind in Seiten eingeteilt. Sie rufen eine Seite auf, lesen sie durch und können je nach Bedarf weitere Seiten dazu anzeigen. Das World Wide Web (WWW oder Web) ist ein Teil des Internets, das aus Client- und Server-Rechnern für die Verarbeitung von Multimedia-Dokumenten besteht. Die Client-Rechner verwenden Browser-Software (zum Beispiel den Microsoft Internet Explorer oder den Netscape Navigator), um Dokumente (Seiten) anzuzeigen. Die Server-Rechner der Seiten-Anbieter benutzen Server-Software zur Verwaltung von Dokumenten, auf die der Office XP Kompendium

Clients und Server

321

Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Client zugreifen kann. Die Web-Dokumente werden von Autoren unter Verwendung einer Sprache namens HTML (HyperText Markup Language) erstellt. Diese Dokumente können Text, Grafiken und Audio- oder Filmclips enthalten.

Eigenschaften des Internets

Das Internet ist im Gegensatz zu T-Online kein kommerzieller OnlineDienst. Es lässt sich durch folgende Aussagen gut beschreiben: Eine übergeordnete Institution, wie zum Beispiel die Telekom bei TOnline, die den Service betreibt, existiert nicht, mit Ausnahme der Internet Society, die über die Vergabe von Serveradressen und Adressräumen entscheidet. Das Netz, die Server und deren Nutzer werden vollkommen dezentral verwaltet und organisiert. Es gibt Anwendungen mit den unterschiedlichsten Benutzeroberflächen, von der einfachen VT100-Terminal-Emulation bis hin zu einer multimedialen, fensterorientierten Oberfläche des World Wide Webs. Ein zentrales Netzmanagement mit Beobachtung und Sicherstellung von Qualitätsmerkmalen ist nicht vorhanden. Die Vertraulichkeit von Informationen kann in dem globalen Netzwerk nicht garantiert werden. Besondere Vorsicht ist bei der Übertragung Ihrer Kreditkartennummer zum Bezahlen von Shopping-Angeboten geboten. Die Navigation im gesamten Netz ist relativ schwierig, da das Angebot größtenteils unübersichtlich und unstrukturiert ist.

Text, Grafik und Multimedia

Die Idee hinter dem WWW war, neben dem Einsatz von reinen Textelementen auch Grafik und Multimedia im Internet zu realisieren. Anfangs war das Arbeiten mit dem Internet noch eine ziemlich trockene Angelegenheit und auf das Lesen von reinen Textinformationen beschränkt. Global gesehen ist das World Wide Web nur ein Dienst unter anderen im Internet, der neben den älteren Diensten wie FTP, Telnet etc. existiert. Dass der WWW-Dienst aber schnell bei den Benutzern Anklang fand, zeigte sich bereits kurz nach seiner Einführung. Nach der E-Mail-Funktion ist das WWW inzwischen der zweitbeliebteste Dienst mit stark steigender Tendenz. Das Internet und speziell das WWW sind nicht hierarchisch aufgebaut. Während Sie in einem Buch von Seite zu Seite und von Kapitel zu Kapitel blättern, muss man sich die Fortbewegung im WWW gänzlich anders vorstellen. Durch das Klicken auf »Hyperlinks« springen Sie von einem WWW-Angebot zu einem anderen. Auf der Suche nach Informationen zu einem Thema können Sie Seiten finden, die qualitativ guten Inhalt enthalten, das Thema vielleicht nur am Rand berühren oder dafür völlig ungeeignet sind.

322

Office XP Kompendium

Internet – Der Zugang

Kapitel 21

Danach können Sie blitzschnell durch simple Mausklicks über Hyperlinks, das sind hervorgehobene Sprungstellen, zu anderen WWW-Angeboten wechseln. Eben noch im Uni-Rechner von München, befinden Sie sich Sekunden später schon auf dem WWW-Server von Microsoft in den USA oder schicken dem amerikanischen Präsidenten eine E-Mail. Ein Hyperlink ist eine Verknüpfung zwischen zwei Seiten verschiedener WWW-Angebote. Sie finden eine Verknüpfung, indem Sie im Anzeigebereich nach Wörtern Ausschau halten, die durch Farbe, Unterstreichung oder beides hervorgehoben sind. Grafiken und Symbole mit farbigen Rändern dienen auch als Verknüpfungen.

Hyperlinks

Wenn Sie mit dem Mauscursor auf eine Verknüpfung zeigen, erscheint die URL-Adresse der Verknüpfung im Statusfeld. Sie können eine verknüpfte Seite auf Ihrem Bildschirm anzeigen, indem Sie auf den Text, die Grafik oder das Symbol klicken, das den verknüpften URL enthält. Wenn Sie auf eine Verknüpfung klicken, wird der Inhalt einer Seite von einer Serveradresse auf Ihren Rechner übertragen.

URL

URL steht für Uniform Resource Locator (auf Deutsch etwa Einheitlicher Ressourcen-Sucher). Jede Seite im WWW hat einen eindeutigen URL, genau wie jede Person einen individuellen Fingerabdruck hat. Hier einige Beispiele für URLs: http://www.microsoft.de ftp://ftp.netscape.com/pub/ news:news.announce.newusers

Dies sind die Komponenten, die die Internet-Adresse [email protected] ausmachen: »Name« dient zur Identifizierung eines Benutzers. Das @-Symbol trennt den Benutzernamen von der Adresse des Servercomputers. »server.com« identifiziert die Adresse des Servercomputers. Für Adressen werden nur Kleinbuchstaben ohne Leerstellen verwendet. Der Name einer Adresse enthält mindestens eine Zeichenfolge und meist ein aus drei Buchstaben bestehendes Suffix, das durch einen Punkt getrennt wird. Das Suffix im Adressennamen erleichtert die Identifizierung der Organisation, die den Server betreibt.

Office XP Kompendium

323

Kapitel 21 Tabelle 21.1: Gebräuchliche Suffixe

Der Zugang und die Anbieter

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten

Suffix

Bedeutung

com

Commercial – Gewerbe

de

Länderkennzeichnung Deutschland

ch

Länderkennzeichnung Schweiz

at

Länderkennzeichnung Österreich

net

Networking – Netzwerk

org

Noncommercial – nichtgewerbliche Institutionen

Neben dem Internet-Zugang in T-Online stellen auch andere Anbieter von Online-Diensten, wie zum Beispiel CompuServe oder AOL, den Zugang zum Internet zur Verfügung. Die Nutzung des Internets ist bei den OnlineDiensten in der Regel sehr komfortabel gelöst. Über einen integrierten Browser gelangt man quasi per Mausklick ins Netz. Der Zugang zum Internet war nicht immer so problemlos, denn vor gar nicht allzu langer Zeit musste man sehr lange nach der geeigneten Software für die verschiedenen Internet-Dienste suchen. Wer Anschluss über einen Internet-Provider anstatt über einen Online-Dienst-Anbieter sucht, muss sich in der Regel auch heute noch selbst um die benötigte Zugangs-Software kümmern. Dazu finden Sie im Handel eine stattliche Auswahl an Komplettpaketen, die alle wichtigen Funktionen im Internet wie E-Mail, WWW, Telnet, FTP etc. übernehmen.

21.2 Die Web-Symbolleiste

Die Web-Symbolleiste

Der Webbrowser ist die wichtigste Software, um sich im WWW zu orientieren. Microsoft ermöglicht das Surfen im WWW auch mit Word. Dazu blenden Sie die Symbolleiste WEB ein. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Wählen Sie den Menüpunkt ANSICHT/SYMBOLLEISTEN.

2.

Klicken Sie auf die Symbolleiste WEB, die daraufhin eingeblendet wird.

Abbildung 21.1: Die Web-Symbolleiste

Nachdem die Symbolleiste WEB eingeblendet ist, können Sie WWW-Seiten laden und betrachten. Wenn Sie eine Online-Adresse wie http://www.ibm.de eingeben, und noch keine Verbindung zum Internet besteht, startet Word automatisch die Zugangs-Software und stellt die Verbindung zum Internet

324

Office XP Kompendium

Die Web-Symbolleiste

Kapitel 21

her. Das Arbeiten mit Webseiten funktioniert nicht nur mit Online-Dokumenten aus dem Internet, sondern auch mit HTML-Dokumenten, wie Sie oftmals auf CD-ROMs zu finden sind. Um ein HTML-Dokument in Word zu laden und zu betrachten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Wählen Sie den Befehl DATEI/ÖFFNEN aus dem Menü.

2.

Im Dialogfenster ÖFFNEN stellen Sie unter DATEITYP den Eintrag WEBSEITEN UND WEBARCHIVE ein.

3.

Anschließend wählen Sie das Laufwerk und das Verzeichnis, das Ihr HTML-Dokument enthält und klicken doppelt auf den Dateinamen.

4.

Word ruft anschließend das Dokument auf. Damit das Dokument wie in einem Browser dargestellt wird, wählen Sie den Menüpunkt ANSICHT/WEBLAYOUT. Abbildung 21.2: Ein HTML-Dokument in Word

Word 2002 bietet weiterhin die bewährte Vorschau-Funktion mit der Bezeichnung WEBLAYOUT, die speziell zum Lesen von Dokumenten am Bildschirm ausgelegt ist:

Weblayout

Die WEBLAYOUT-Vorschau beschränkt die Spaltenbreite auf die optimale Zeilenbreite. Die Schriftgröße liegt auf 12 Punkt. Office XP Kompendium

325

Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Die WEBLAYOUT-Vorschau legt die Seitengröße abhängig von der Fenstergröße des Dokuments fest. Mithilfe der Symbole in der Symbolleiste WEB aktivieren Sie die am häufigsten verwendeten Funktionen zum Navigieren in HTML-Dokumenten.

Tabelle 21.2: Navigationssymbole in HTMLDokumenten

326

Symbole

Bedeutung

Zurück

Bringt Sie zur vorhergehenden Seite.

Vor

Ruft die nächste Seite auf.

Aktuellen Sprung abbrechen

Bricht alle laufenden Übertragungen von Seiteninformationen ab. Sie können eine Übertragung abbrechen, wenn sie Ihnen zu lange dauert. Dies kann vorkommen, wenn der Inhalt der Seite sehr groß ist oder wenn der Server langsam arbeitet. Manchmal ist die durch eine Verknüpfung angezeigte Seite aber auch einfach nicht verfügbar. Im Normalfall erscheint eine Meldung, wenn eine Verbindung nicht erstellt oder eine Seite nicht gefunden werden konnte. Überprüfen Sie das Statusfeld oder die Statusleiste auf Meldungen zum Status der Übertragung.

Aktuelle Seite aktualisieren

Zeigt die aktuelle Seite erneut an, wobei alle an der Originalseite vorgenommenen Änderungen widergespiegelt werden. Word überprüft den Server, um festzustellen, ob Änderungen an der Seite vorgenommen wurden. Falls nein, wird die Originalseite aus dem Cache abgerufen. Falls ja, wird die aktualisierte Seite vom Netzwerkserver abgerufen.

Startseite

Wenn Sie einen WWW-Browser starten, wird immer die Startseite als erste Seite im Browser angezeigt. In Word können Sie als Startseite eine beliebige Website oder ein Dokument auf Ihrem Rechner verwenden. Die Startseite kann durch einen einfachen Klick auf das Symbol immer wieder eingeblendet werden.

Im Web suchen

Die Suchseite stellt eine Methode zum Suchen und Wechseln zwischen Dokumenten im Internet oder Dokumenten auf Ihrem Rechner dar. Auf vielen Suchseiten besteht die Möglichkeit, nach Thema oder Stichwort zu suchen. Andere Seiten enthalten eine übersichtliche Liste mit Hyperlinks zu ausgewählten Internet-Sites oder Dokumenten in einem Intranet.

Favoriten

Über das Menü FAVORITEN können Sie Dokumente, die für Sie von Interesse sind, dem Ordner FAVORITEN hinzufügen. Auf diese Dokumente können Sie zu einem späteren Zeitpunkt schnell und unkompliziert wieder zugreifen.

Office XP Kompendium

Hyperlinks

Kapitel 21

Symbole

Bedeutung

Wechseln zu

Über das Menü WECHSELN ZU können Sie Dokumente öffnen und durch die zuvor geöffneten Dokumente blättern. Über den Menüpunkt STARTSEITE BESTIMMEN können Sie die aktuelle Seite als Startseite festlegen.

Nur WebSymbolleiste anzeigen

Diese Funktion blendet alle anderen Symbolleisten außer der Leiste WEB aus.

Adresse

Sie können mit Word, wie bereits erwähnt, Dokumente auf Ihrem Rechner und aus dem Internet öffnen. Wenn Sie Zugang zum Internet haben, können Sie Dokumente auf Internet-Sites, zum Beispiel FTP- und HTTP-Servern, öffnen. Sie können mit Word auch im HTML-Format gespeicherte World-Wide-WebDokumente öffnen. Um eine Webseite oder ein Dokument zu öffnen, geben Sie die Adresse bzw. den Dateinamen einschließlich Pfad im Feld ADRESSE auf der WEB-Symbolleiste ein. Wenn Sie zum Beispiel http://www.microsoft.com eingeben, wählen Sie den WWW-Server von Microsoft an. Wenn Sie dagegen zum Beispiel c:\dateien\test.htm eingeben, wird eine HTML-Datei auf Ihrem Rechner geöffnet. Drücken Sie dann die Eingabetaste. Im Feld ADRESSE wird eine Liste zuvor geöffneter Dokumente und besuchter WWW-Seiten angezeigt. Um eines der Dokumente erneut zu öffnen bzw. eine der Sites nochmals zu besuchen, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld ADRESSE, und klicken Sie dann auf den gewünschten Listeneintrag. Sie können auch den Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI verwenden, um ein beliebiges Dokument oder eine Webseite zu öffnen.

21.3

Tabelle 21.2: Navigationssymbole in HTMLDokumenten (Forts.)

Hyperlinks

Mit Hyperlinks wird die Verknüpfung zum Internet möglich. Außerdem können Sie über einen Hyperlink auch Dateien wie Excel-Tabellenblätter öffnen. Hyperlinks erweitern die traditionellen Gestaltungsmöglichkeiten von Word-Dokumenten. Durch die Angabe von Hyperlinks in einem WordDokument erstellen Sie quasi eine Verknüpfung zu externen Ressourcen, wie zum Beispiel einer Web-Adresse, einer Multimedia- oder Access-Datei. Hyperlinks in Word werden standardmäßig durch einen Text, der blau und unterstrichen angezeigt wird, repräsentiert. Ein Hyperlink kann aber auch durch einen Klick auf eine Grafik im Dokument gestartet werden.

Office XP Kompendium

327

Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten

Abbildung 21.3: Beispiel für einen Hyperlink

Um einen Hyperlink zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus:

Hyperlink erstellen

1.

Markieren Sie den Text, über dem Sie einen Hyperlink erstellen möchten.

2.

Klicken Sie auf die Schaltfläche HYPERLINK oder wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN die Option HYPERLINK.

3.

Im Dialogfenster HYPERLINK EINFÜGEN tragen Sie entweder in das Feld DATEITYP ODER WEBSEITE den Pfad zur Zieldatei ein oder Sie wählen nach einem Klick auf DURCHSUCHEN/DATEI eine Datei, z.B. eine ExcelDatei, auf Ihrer Festplatte aus.

Abbildung 21.4: Ziel wählen

328

Office XP Kompendium

Hyperlinks 4.

Kapitel 21

Klicken Sie auf OK.

Einen grafischen Hyperlink erzeugen Sie ganz einfach, indem Sie zunächst eine Grafik in Ihr Dokument einfügen, anschließend die Grafik markieren und dann auf das Symbol HYPERLINK EINFÜGEN klicken.Nachdem Sie einen oder mehrere Hyperlinks angelegt haben und den Mauscursor auf diese Stelle bewegen, erscheint ein Symbol in Form einer Hand. Dies symbolisiert, dass es sich bei dieser Textstelle um einen Hyperlink handelt. Außerdem blendet Word als zusätzliche Information die Verknüpfung ein. Einen Hyperlink können Sie selbstverständlich jederzeit überarbeiten. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hyperlink und wählen aus dem Kontextmenü die Funktion HYPERLINK BEARBEITEN.

Grafischer Hyperlink

Abbildung 21.5: Kontextmenü Hyperlink

Wenn Sie auf HYPERLINK BEARBEITEN klicken, erscheint das bereits bekannte Dialogfenster HYPERLINK EINFÜGEN. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, die Verknüpfung zu verändern. Word kann Hyperlinks auch automatisch erzeugen. Damit Word Internetund E-Mail-Adressen automatisch in Hyperlinks umwandelt, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Klicken Sie im Menü EXTRAS auf AUTOKORREKTUR-OPTIONEN und anschließend auf die Registerkarte AUTOFORMAT WÄHREND DER ANGABE.

2.

Aktivieren Sie unter WÄHREND DER EINGABE ERSETZEN das Kontrollkästchen INTERNET- UND NETZWERKPFADE DURCH HYPERLINKS.

Wenn Sie nun verschiedene WWW-Adressen oder E-Mail-Adressen eingeben, wandelt Word nach Betätigung der Eingabe- oder Leertaste den Text automatisch in einen Hyperlink um. Besonders praktisch sind Hyperlinks in Word-Veröffentlichungen, die Sie an Kunden oder Geschäftspartner weitergeben. Wenn Sie Internet- oder E-Mail-Adressen angeben und diese zu Hyperlinks umwandeln, kann der

Office XP Kompendium

329

Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Leser Ihres Dokuments schnell und unkompliziert Kontakt mit Ihnen aufnehmen. Nach einem Klick auf den E-Mail-Hyperlink wird das E-Mail-Programm gestartet und die Adresse sofort in das Adressfeld übernommen.

Abbildung 21.6: Kontaktaufnahme über E-MailHyperlinks

21.4

Dokumente in HTML konvertieren

Seit Microsoft Word 2002 kann der Benutzer zwischen zwei verschiedenen Dateiformaten wählen, wenn er eine Datei in ein HTML-Dokument konvertiert. Speichern als WEBSITE Der Anwender kann das schon in Microsoft Word 2000 verwendete “normale” HTML-Dateiformat wählen. Hierbei werden jedoch XMLTags verwendet, die es dem Benutzer ermöglichen, die Webseite in Microsoft Word einfach wieder zu editieren. Speichern als GEFILTERTE WEBSITE Beim Speichern als GEFILTERTE WEBSITE werden alle XML-Tags entfernt und es entsteht eine »reine« HTML-Datei. Diese Tags werden benötigt, um eine Website wieder in Microsoft Word importieren zu können. Der Vorteil einer gefilterten Website ist jedoch die kleinere Dateigröße, was das Downloaden beschleunigt und somit mehr Komfort für den Betrachter bietet.

330

Office XP Kompendium

Dokumente in HTML konvertieren

Kapitel 21

Um ein Dokument in eine Website zu konvertieren, gehen Sie wie folgt vor: 1.

Öffnen Sie zunächst das Dokument, das Sie im WWW präsentieren wollen.

2.

Klicken Sie im Menü DATEI auf die Funktion ALS WEBSEITE SPEICHERN.

3.

Das Dialogfenster SPEICHERN UNTER erscheint. Geben Sie einen passenden Namen ein.

4.

Wählen Sie das gewünschte Dateiformat (WEBSITE / WEBSITE, GEFILTERT).

5.

Nachdem Sie auf OK geklickt haben, wird das Dokument konvertiert.

Word konvertiert Texte, Nummerierungen, Aufzählungen, Tabellen und Bilder in das HTML-Format. Da jedoch einige Word-Funktionen von HTML nicht unterstützt werden, sollten Sie das Dokument zunächst immer im Word-Format speichern, bevor Sie es in HTML umwandeln. Word nimmt Ihnen bei der Konvertierung nach HTML sehr viel Arbeit ab. Es erkennt Überschriften, Listenelemente und viele weitere Elemente und setzt diese korrekt in HTML um. Bei in den Text eingebundenen Grafiken wandelt Word die Grafik automatisch in das in HTML gebräuchliche GIFFormat um und legt die Grafik als separate Datei, zum Beispiel unter dem Namen IMG00001.GIF, ab. Aus einem ganz »normalen« Textdokument wird dann ein korrekt formatiertes HTML-Dokument, das Sie sofort im WWW einsetzen können. Wenn Sie ein Word-Dokument als Webseite speichern, schließt Word das Dokument und öffnet es erneut im HTML-Format. Die Anzeige der Webseite in Word entspricht in etwa der Darstellung in einem Webbrowser wie dem Internet Explorer. Spezielle Formatierungen in Word gehen jedoch bei der Konvertierung in das HTML-Format verloren. Folgende Formatierungen von Word können nicht in HTML-Dokumente konvertiert werden: Die in Word-Dokumenten verwendeten Schriftgrade werden in die nächste verfügbare HTML-Größe umgewandelt. Textformatierungen wie Relief, Schattiert, Gravur, Großbuchstaben, Kapitälchen, Doppelt durchgestrichen und Umriss gehen bei der Konvertierung verloren. Da in HTML-Dokumenten nur die beiden Grafikformate GIF und JPEG zulässig sind, konvertiert Word automatisch alle Grafikdateien aus anderen Formaten in das GIF-Format. Zeichnungsobjekte wie Textfelder und Formen werden nicht konvertiert. Da in HTML nur horizontale Linienelemente vorgesehen sind, werden nur horizontale Linien umgewandelt. Vertikale und geneigte Linien werden nicht umgesetzt. Office XP Kompendium

331

Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Tabellen werden weitestgehend konvertiert. Jedoch können Formatierungsmerkmale wie farbige Rahmen und Rahmen variabler Stärke in HTML-Dokumenten nicht angezeigt werden. Die Seitennummerierung wird in HTML-Dokumenten entfernt, da ein Dokument unabhängig von seiner Länge als eine einzelne Webseite betrachtet wird. Kopf- und Fußzeilen werden in HTML-Dokumenten nicht dargestellt. Um zu erfahren, wie der Quelltext des Word-Dokuments nach seiner Konvertierung in HTML aussieht, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Öffnen Sie das HTML-Dokument.

2.

Klicken Sie im Menü ANSICHT auf die Funktion HTML-QUELLE.

Abbildung 21.7: Quelltext eines HTML-Dokuments in Word

21.5

Ein kurzer Blick auf HTML

HTML ist die Programmiersprache des WWW, sie ist im Gegensatz zu Programmiersprachen wie C aber einfacher zu erlernen. Mithilfe einfacher Kommandos erzeugen Sie Überschriften und Listen, binden Bilder ein oder definieren Links auf andere WWW-Seiten. Obwohl Word HTML-Dokumente erzeugen kann, ist es dennoch von Vorteil, wenn Sie zumindest ein bestimmtes Grundwissen zu HTML besitzen.

332

Office XP Kompendium

Ein kurzer Blick auf HTML

Kapitel 21

Das sorgt zum einen für ein besseres Verständnis für den Aufbau eines HTML-Dokuments und versetzt Sie zum anderen in die Lage, selbst Ihre WWW-Seiten zu verbessern. Die Bearbeitung von HTML-Seiten ist im Prinzip sehr einfach. Mit einem »Grundwortschatz« an HTML-Befehlen und einem einfachen ASCII-Editor, wie Sie ihn in Windows 95/98 vorfinden, können Sie bereits HTML-Seiten erstellen. HTML-Kommandos erkennen Sie an den spitzen Klammern, in denen der Befehl eingeschlossen ist. Durch eine Startmarkierung wird ein bestimmtes Kommando eingeschaltet und durch die Endmarke wieder abgeschaltet. So lautet beispielsweise der Startbefehl jedes HTML-Dokuments:

Er veranlasst den Browser dazu, alle folgenden Befehle in spitzen Klammern als HTML-Kommandos auszuwerten. HTML-Befehle werden auch als Tags bezeichnet. Am Ende des Dokuments steht jeweils die Endmarke:

Wie bei den meisten HTML-Befehlen besteht die Endmarkierung lediglich aus der Wiederholung des Startbefehls mit einem vorangestellten Schrägstrich. Alles, was sich zwischen den beiden Marken befindet, unterliegt den Regeln des entsprechenden Befehls. Sie können auch mehrere Befehlsebenen ineinander verschachteln, wobei jeder Befehl mit einer eigenen Endmarke abgeschlossen werden muss.

Start- und Endbefehl

Ein einfaches HTML-Dokument besteht aus zwei Teilen, nämlich Head (Kopf) und Body (Hauptteil), die ebenfalls von den entsprechenden Marken umrahmt werden.

Alles, was zwischen den Marken und steht, wird im Kopfteil des Dokuments erscheinen. Es handelt sich dabei meistens um Anweisungen, die das ganze Dokument betreffen, vor allem aber die Hauptüberschrift, die mit den Tags <TITLE> und umrahmt wird. Die Angaben im Head sind besonders wichtig, weil die meisten Suchmaschinen sie in ihre Indexdateien aufnehmen. Andere Websurfer können prüfen, ob das Doku-

Office XP Kompendium

333

Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten ment für sie interessant ist oder nicht. Hilfreich sind deshalb neben dem Titel auch zusätzliche Inhaltsangaben, das Erstellungs- oder Aktualisierungsdatum und der Name des Verfassers. Der eigentliche Textteil steht zwischen den Marken und und wird vom Browser automatisch umbrochen, es sei denn, Sie erzwingen mit dem Befehl

(Paragraph) oder
(Break) eine neue Zeile. Wenn Sie nichts anderes angeben, wird der Browser den Text in der Grundschrift darstellen. Um Überschriften (Headlines) zu erzeugen, benutzen Sie das Befehlspaar und , wobei n eine Zahl zwischen 1 und 6 sein kann.

ist die größte Überschrift,

die kleinste. Ein weiteres wichtiges Gestaltungsmittel ist die Trennlinie (»horizontal ruler«), die durch den Befehl

---

erzeugt werden kann. Mit wenigen Befehlen können Sie schon eine einfache HTML-Seite generieren: Dieser Text steht im Header

---

Dies ist eine H1-Überschrift Dies ist ganz normaler Text.

Nach einer Leerzeile folgt weiterer Text.

---

Nachdem Sie den obigen Text eingegeben haben, müssen Sie die Datei speichern. Benennen Sie die Datei zum Beispiel als TEST.HTM, wobei Sie die Endung HTM darauf verweist, dass es sich bei dem Inhalt um ein HTMLDokument handelt. Zusätzlich zu den unterschiedlichen Überschriften H1 bis H6 gibt es noch andere Möglichkeiten, Texte zu formatieren. Die drei wichtigsten Marken dafür sind und für Kursiv, und für Fettdruck und und für Unterstreichen. Um Text auf der Webseite zu zentrieren, setzen Sie einfach die Marken und in Ihrem Dokument ein. Bildformate im Internet

334

Beim Hinzufügen von Bildern auf Webseiten müssen Sie darauf achten, dass Ihre Grafiken im GIF- oder JPEG-Format vorliegen. Falls Ihre Bilder in einem anderen Dateiformat vorliegen, benötigen Sie einen Grafikkonverter, der die Bilder in eines der beiden Dateiformate umwandelt.

Office XP Kompendium

Ein kurzer Blick auf HTML

Kapitel 21 Abbildung 21.8: HTML-Code in der Weblayout-Ansicht

Bilder werden mithilfe des Befehls

eingebunden. Sie müssen lediglich darauf achten, den richtigen Pfad und Dateinamen der Grafik anzugeben, ansonsten erscheint eine Fehlermeldung. URLs (Unified Resource Locator) werden im World Wide Web benutzt, um einen weltweit eindeutigen Standort einer Datei festzulegen. Wenn Sie von Ihrer Homepage aus auch auf andere Stellen im WWW verweisen wollen, können Sie Links auf Ihrer Seite platzieren. Um zum Beispiel eine Verbindung zum WWW-Service von Microsoft einzurichten, können Sie den folgenden Befehl in Ihrem HTML-Dokument eingeben:

Links zu URLs

Microsoft Deutschland

Ein Link besteht aus mehreren Teilen: einem Ressourcen-Typ, einem Server-Namen, einem Datei-Namen und eventuell einem Anker.

Office XP Kompendium

335

Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten

Ressourcen-Typ

Der Ressourcen-Typ legt fest, ob die Verknüpfung zu einer Webseite, einer Datei, einem FTP-Server oder einer E-Mail-Adresse zeigt. Das Beispiel oben verwendet als Ressourcen-Typ http://. Das bedeutet, dass es sich bei dem anzusteuernden Ziel um eine Webseite handelt. Wenn die Datei auf einem FTP-Server wäre, hieße der Ressourcen-Typ ftp://. Der Netscape Navigator zum Beispiel unterstützt auch den Ressourcen-Typ wie mailto:// für das Versenden von E-Mails.

Server-Name

Der Server-Name ist der Name eines Hosts auf dem Internet, in unserem Beispiel www.microsoft.de. Um eine Verbindung zum Host aufzubauen, genügt es, den Ressourcen-Typ und dann den Namen des Servers anzugeben. Im Falle von Microsoft wäre das dann http://www.microsoft.de. Dies stellt eine Verbindung zu Microsofts Web Homepage in Deutschland her.

Auf Ressourcen verweisen

Wenn Sie wollen, dass Ihr Link zu einer bestimmten Ressource auf dem Server zeigt, müssen Sie den Dateinamen mit angeben, zum Beispiel http:// www.sq.com/index.html. In diesem Fall ist INDEX.HTML der Dateiname. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass WWW-Server oftmals Groß- und Kleinschreibung unterscheiden.

Unterverzeichnisse

Manchmal müssen Sie vielleicht noch zusätzlich ein Unterverzeichnis angeben, zum Beispiel http://www.corel.com/corelweb/test.html. Der Link sagt aus, dass die Datei TEST.HTML im Unterverzeichnis /CORELWEB auf dem Server zu finden ist.

Anker

Wenn es sich bei der angegebenen Datei um eine HTML-Datei handelt, kann diese Lesezeichen beinhalten, sie werden Anker (Anchor) genannt. Mithilfe von einem Anker können Sie nicht nur auf eine Datei verweisen, sondern ganz gezielt auf eine Stelle im Dokument. Anker werden am Ende des Dateinamens angehängt, getrennt durch eine Raute, wie bei TEST.HTML#MEINANKER. Wenn Sie den Besuchern Ihrer Homepage das Versenden einer E-Mail an Sie erleichtern wollen, definieren Sie den folgenden Link: E-Mail an mich

Bei obigem Beispiel wurde davon ausgegangen, dass die E-Mail-Adresse [email protected] ist. Als Textmeldung auf der WWW-Seite erscheint E-Mail an mich.

336

Office XP Kompendium

Ein kurzer Blick auf HTML

Befehl

Bedeutung



Beginn des Textteils einer HTML-Seite



Ende des Textteils




Neue Zeile erzwingen



Beginn einer Headline (n = 1 – 6)



Ende der Headline



Beginn des Kopfteils einer HTML-Seite



Ende des Kopfteils

---

Erzeugt eine horizontale Trennlinie



Beginn eines HTML-Dokuments



Ende eines HTML-Dokuments



Beginn Kursivschrift



Ende Kursivschrift



An dieser Stelle eine Abbildung setzen (Quellenangabe mit dem Befehl »SCR=« und Pfadname der Bilddatei)

Listeneintrag

Beginn einer nummerierten Liste

Ende der nummerierten Liste

Beginn eines gesonderten Absatzes

Ende des Absatzes

<TITLE>

Beginn des Dokumententitels



Ende des Dokumententitels



Beginn Schreibmaschinenschrift



Ende Schreibmaschinenschrift



Beginn Textunterstreichung



Ende Textunterstreichung

Beginn einer unnummerierten Liste

Ende der unnummerierten Liste

HREF=

Hyperreference (Adresse, zu der ein Anker/Hyperlink führt, siehe Befehl )

SRC=

Quelle einer Abbildung (siehe Befehl )

Office XP Kompendium

Kapitel 21 Tabelle 21.3: Die wichtigsten HTML-Befehle

337

Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten

21.6 Homepage erstellen

Der Webseiten-Assistent und die persönliche Homepage

Um beim Erstellen von Webseiten nicht mit einem leeren Blatt beginnen zu müssen, stellt Word den Webseiten-Assistenten zur Verfügung. Der Webseiten-Assistent enthält viele vordefinierte Vorlagen von der Erstellung einer persönlichen Homepage bis zum Online-Registrierungs-Formular. So holen Sie sich den Webseiten-Assistenten: 1. 2.

Klicken Sie im Menü DATEI auf NEU. Klicken Sie im Aufgabenbereich NEUES DOKUMENT unter MIT VORauf ALLGEMEINE VORLAGEN.

LAGE BEGINNEN

3.

Klicken Sie auf die Registerkarte WEBSEITEN.

4.

Doppelklicken Sie auf WEBSEITEN-ASSISTENT und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Abbildung 21.9: Der WebseitenAssistent

Der WebseitenAssistent

Der Webseiten-Assistent wird Sie Schritt für Schritt zur Erstellung Ihrer neuen Homepage führen. Im schwarz unterlegten Fenster können Sie erkennen, an welchem Punkt des Assistenten Sie sich gerade befinden. TITEL UND ORT In diesem Fenster müssen Sie angeben, welchen Namen die erstellte Website bekommen soll und unter welchen Ort Sie diese speichern möchten.

338

Office XP Kompendium

Der Webseiten-Assistent und die persönliche Homepage

Kapitel 21

NAVIGATION Hier können Sie angeben, wie die einzelnen Links angeordnet sein sollen, die den Besuchern die Navigation auf Ihrer Website ermöglichen. SEITEN HINZUFÜGEN Hier geben Sie an, aus wie vielen Seiten Ihre Website bestehen soll. SEITEN ORGANISIEREN Unter diesem Menüpunkt können Sie die Namen oder relativen Positionen der Seiten auf Ihrer Website ändern. VISUELLES THEMA Durch Hinzufügen eines Themas erhält die Site ein neues Aussehen bezüglich Schriftart, Aufzählungszeichen und Hintergrund. ENDE Klicken Sie auf FERTIG STELLEN, um Ihre Website zu generieren. Abbildung 21.10: Eine generierte Internetseite in Word

Nachdem Word die Webseiten generiert hat, müssen Sie die Seite nur noch mit Ihren persönlichen Angaben füllen.

Office XP Kompendium

339

Kapitel 21 Grafikelemente einfügen

Hintergründe

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Natürlich können Sie Ihre Seite noch um eigene Text- und Grafikelemente ergänzen. Word unterstützt sehr viele HTML-Befehle, um die Erstellung ansprechender und leistungsfähiger Webseiten zu ermöglichen. Dazu benötigen Sie keine HTML-Kenntnisse. Word benutzt für die Bearbeitung von HTML-Seiten ein angepasstes Menü mit speziellen Funktionen für die Gestaltung von Webseiten. Word 2002 unterstützt unter anderem die folgenden HTML-Marken: Über die Menüfunktion FORMAT/HINTERGRUND erhalten Sie eine Reihe von Hintergrundfarben und -strukturen zur Auswahl, um ansprechende Seiten zu generieren.

Abbildung 21.11: Hintergrundstrukturen einfügen

Nummerierung und Aufzählung

In HTML-Dokumenten finden Sie oftmals ansprechende und abwechslungsreiche Aufzählungszeichen vor. Auch Word 2002 bietet speziell für Webseiten unter FORMAT/NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN vielfältige und optisch ansprechende Aufzählungszeichen zur Auswahl.

Rahmen und Schattierungen

Nur in Web-Dokumenten stellt Word 2002 seine erweiterten Funktionen für Rahmen und Schattierungen zur Verfügung. Damit können Sie in HTML-Dokumenten farbige und horizontale Linien erstellen. Über FORMAT/RAHMEN UND SCHATTIERUNGEN und die Schaltfläche HORIZONTALE LINIE öffnen Sie das Dialogfenster. Es ermöglicht die Auswahl aus vielen vordefinierten horizontalen Linien (siehe Abbildung 21.12).

Einfügen von Grafiken

Besonders einfach gestaltet Word das Einfügen von Grafiken in Ihre Webseiten. Genauso, wie Sie Grafiken in Standarddokumente einfügen, gehen Sie auch beim Platzieren von Grafiken in einem HTML-Dokument vor.

340

Office XP Kompendium

Der Webseiten-Assistent und die persönliche Homepage

Kapitel 21

Unbemerkt vom Benutzer konvertiert und komprimiert Word 2002 Grafiken und OLE-Objekte automatisch in JPEG- oder GIF-Bilder. Wie bereits weiter oben beschrieben, können Sie eine Grafik auch als Hyperlink verwenden. Abbildung 21.12: Horizontale Linien einfügen

Auch Sound- und Videodateien können Sie in Ihre Webseiten mithilfe der Symbolleiste WEBTOOLS integrieren. Mit den Schaltflächen der Symbolleiste fügen Sie Videoclips hinzu und entscheiden, wann und wie lange der Videoclip abgespielt wird, oder Sie fügen einen Hintergrundklang in Ihre Webseite ein. Dabei wählen Sie die Klangdatei aus und legen die Häufigkeit fest, mit der diese abgespielt wird. Abbildung 21.13: Symbolleiste Webtools

Um die Aufmerksamkeit des Lesers Ihrer Webseite zu steigern, bietet sich die Verwendung von Laufschriften an. Mit der Schaltfläche LAUFTEXT erstellen Sie ein Textbanner, das über den Bildschirm rollt. Animation, Richtung, Geschwindigkeit, Hintergrundfarbe und Textgröße können Sie individuell festlegen (siehe Abbildung 21.14).

Lauftext

Wenn Sie über Ihre Webseite Daten erfassen wollen, zum Beispiel Bestellinformationen oder einfach ein Feedback, dann bieten sich HTML-Formulare an. Word 2002 bietet auf der WEBTOOLS-Symbolleiste alle nötigen

Office XP Kompendium

341

Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Elemente zur Erstellung von Formularen an: KONTROLLKÄSTCHEN, KENNWORT, OPTIONSFELD, TEXTFELD, LISTENFELD, DROPDOWN WÄHLEN, TEXTBEREICH WÄHLEN.

Abbildung 21.14: Laufschrift einfügen

Die Beherrschung der Technik allein reicht nicht aus, um eine anspruchsvolle Homepage im WWW zu gestalten. Zuerst einmal müssen Sie eine Vorstellung darüber gewinnen, was für eine Seite Sie aufbauen wollen. Um ein Gefühl dafür zu bekommen, was möglich ist und wie sich die anderen Homepage-Eigner im WWW präsentieren, sollten Sie sich die Zeit nehmen, einmal ausführlich durch das WWW zu streifen. Tipps zum Aufbau einer Homepage

Und hier noch eine ganze Reihe weiterer Tipps, die Sie beim Aufbau Ihrer Homepage beachten sollten: Bevor Sie sich an die Arbeit machen, sollten Sie für Ihre Homepage ein Konzept entwickeln, das beispielsweise folgende Struktur aufweist: Begrüßung kurze Vorstellung Ihrer Person zeigen Sie, ob sie rein private oder geschäftliche Interessen verfolgen Ihre Interessen, Ihre Hobbys weitere Daten zur Kontaktaufnahme wie E-Mail-Adresse oder Name und Adresse

Homepage in Word

342

Eine gute Homepage heißt den Besucher willkommen und teilt ihm mit, wo er sich befindet und welche Informationen ihn erwarten. Alle Dokumente sollten Sie mit Namen und Datum versehen. Der Leser bekommt so am besten ein Bild vom Autor und weiß, wie aktuell die Seite ist.

Office XP Kompendium

Der Webseiten-Assistent und die persönliche Homepage

Kapitel 21

Schließen Sie eine Marktlücke, spezialisieren Sie sich mit Ihrem Informationsangebot auf ein bestimmtes Themengebiet. Ihrer Phantasie sind keine Grenzen gesetzt. Nur ein Angebot, das sich von der Masse abhebt, hat Erfolg. Je spannender und einmaliger Sie Ihre Webseiten gestalten, umso häufiger werden Ihre Besucher darin surfen. Trotz der Verlockung, möglichst viele und aufwendige Bilder einzusetzen, sollten Sie bedenken, dass die Information, die Sie in Ihre Seite packen, auch von einem Anwender mit einem 14.400-Baud-Internet-Zugang binnen einer Minute abrufbar sein sollte. Lange Ladezeiten verärgern nur den Leser und er bricht die Darstellung Ihrer Seite vorzeitig ab. Ihre Homepage sollte maximal 100 Kbyte groß sein. Dazu zählt das eigentliche HTML-Dokument und die Grafikdateien, die auf der Seite platziert sind. Von Ihrer Homepage-Seite aus können Sie natürlich wiederum auf andere eigene Seiten verweisen, die auch nicht mehr als 100 Kbyte groß sein sollten. Verzichten Sie auf zu große, speicherintensive Grafiken und Sound-Dateien. Wenn Sie große Grafiken, zum Beispiel das eingescannte Familienfoto, auf Ihren Seiten präsentieren wollen, dann speichern Sie es im Format JPEG ab. Das ist aufgrund seiner geringen Dateigröße empfehlenswert. GrafikDateien bis zu 20 Kbyte werden ohne große Verzögerung geladen. Manche Websurfer schalten die Darstellung der Bilder aus Geschwindigkeitsgründen in ihrem Browser ab. Bieten Sie für diese Anwender bei den eingebundenen Bildern einen alternativen Text an.

Ihre Besucher

Schreiben Sie nicht jeden Text Ihrer Webseite neu. Sicher haben Sie auf Ihrer Festplatte ein Dokument, das Ihre privaten oder geschäftlichen Interessen beschreibt. Teile aus diesem Dokument können, richtig aufgearbeitet, auf Ihrer Homepage verwendet werden. Diese Textstellen können Sie aus fast jeder Textverarbeitung im ASCII-Format über die Zwischenablage von Windows in Ihren Web-Editor laden. Achten Sie darauf, dass Sie bei der Übernahme von Texten nicht übertreiben, denn reine Texte liest kein Websurfer gerne. Deshalb ist ein gute Zusammenfassung und der gezielte Einsatz von Texten wichtig. Wenn Sie mit mehreren Webseiten arbeiten, vergessen Sie nicht, auf jeder Seite einen Hinweis auf Ihre Homepage zu bringen. Der Leser kann so jederzeit per Mausklick wieder zur Gesamtübersicht zurückkehren. Viele Homepage-Autoren versuchen, mit einer Flut von Bildern und Informationen auf zu wenig Platz zu beeindrucken. Dies verwirrt den Leser eher, als ihn zu erfreuen.

Office XP Kompendium

343

Kapitel 21 Homepage aktualisieren

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Vergessen Sie nicht, Ihre Homepage regelmäßig zu aktualisieren. Wenn Sie wollen, dass Websurfer immer wieder zu Ihrer Seite zurückkehren, müssen Sie ein abwechslungsreiches Programm bieten. Auch die Links auf andere Webseiten sollten Sie ab und zu überprüfen und richtigstellen. Wenn Sie Ihre Homepage um neue Informationen ergänzen, sollten Sie das den Besuchern wissen lassen. Fügen Sie zum Beispiel einen Punkt »Neu auf meiner Seite!« ein, der die Betrachter über neue Entwicklungen auf Ihrer Site informiert. Fordern Sie Lesermeinungen zu Ihrer Site an. Auf diese Weise erfahren Sie auf schnellem Wege, welche Teile Ihrer Homepage sehr gut gelungen sind, und an welchen Teilen Sie eventuell noch Verbesserungen vornehmen sollten. Vergessen Sie daher nicht, Ihre E-Mail-Adresse auf der Homepage mit anzugeben.

344

Office XP Kompendium

22

Effektives Teamwork mit Word

Word 2002 ermöglicht es, Korrekturen am Dokument direkt vorzunehmen. Ein Dokument kann mehrmals von verschiedenen Personen überarbeitet werden. Zum Abschluss ist es dann möglich, aus den Vorschlägen den besten auszuwählen und in das Dokument zu übernehmen. Die Funktionen zum Verfolgen von Änderungen und Einfügen von Kommentaren ersparen Ihnen viel Zeit. Änderungen und Korrekturen anderer Personen müssen somit nicht mehr mühsam vom Papier auf den Computer übertragen werden.

Teamworkfunktionen

Mit der Funktion ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN überblicken Sie die Korrekturen an Ihrem Dokument. Jeder hinzugefügte oder entfernte Text wird mit dem Datum, der Uhrzeit und dem Namen des Bearbeiters gekennzeichnet. Für Korrekturzettel am Dokument hat Microsoft ebenfalls eine Ersatzfunktion geschaffen. Die so genannten Kommentare lassen sich genauso einfach verwenden wie handschriftliche Notizen auf einem Dokument.

22.1

Kommentare einfügen

Dokumente überarbeiten

Oft werden Dokumente von verschiedenen Personen be- oder überarbeitet. In der Vergangenheit war es schwierig, festzustellen, was geändert wurde und wer die Änderungen vorgenommen hat. Seit Word 2000 zeigen Ihnen Korrekturzeichen auf einen Blick, wo und von wem Textstellen überarbeitet wurden. Sie haben anschließend die Freiheit, die einzelnen Änderungen anzunehmen oder abzulehnen. Damit Überarbeitungen am Text sofort sichtbar werden, müssen Sie die Funktion ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN einschalten. Ab diesem Zeitpunkt werden Überarbeitungen dann automatisch gekennzeichnet.

Änderungen nachverfolgen

Nachdem die Funktion ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN eingeschaltet wurde, erscheinen am Rand neben jeder veränderten Zeile senkrechte Korrekturbalken. Dabei wird eingefügter Text rot und unterstrichen angezeigt. Gelöschte Textbereiche werden in eine Art Sprechblase am Rand des Dokumentes eingefügt. Office XP Kompendium

345

Kapitel 22

Effektives Teamwork mit Word Bevor Sie die Funktion ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN einschalten, sollte eine Sicherheitskopie des Originaldokuments angelegt werden. Um die Überarbeitungsfunktion zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus: 1.

Wählen Sie den Befehl EXTRAS/ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN. Die Symbolleiste ÜBERARBEITEN wird daraufhin angezeigt und die Überarbeitungsfunktion aktiviert. Um diese Funktion wieder auszuschalten, klicken Sie auf das Symbol ÄNDERUNGEN VERFOLGEN auf der rechten Seite der Symbolleiste.

2.

Wenn Sie die Korrekturzeichen bei der Bearbeitung am Bildschirm stören, können Sie diese durch einen Klick auf die Option ANZEIGEN/EINFÜGEN UND LÖSCHEN der Symbolleiste ausblenden.

Abbildung 22.1: Die Symbolleiste Überarbeiten

Alternativ dazu können Sie auch auf ÄND in der STATUSLEISTE doppelklicken. Damit wird die Überarbeitungsfunktion ebenfalls ein- oder abgeschaltet. Mithilfe der Symbolleiste ÜBERARBEITEN lassen sich Änderungen im aktiven Dokument leicht verwalten. Diese Symbolleiste können Sie auch manuell über den Befehl ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/ÜBERARBEITEN ein- und ausblenden. Während die Überarbeitung eingeschaltet ist, wird jeder Text, der in das Dokument eingefügt oder daraus gelöscht wird, besonders gekennzeichnet. Neu eingefügter Text erscheint in einer anderen Farbe als der Originaltext und wird unterstrichen. Gelöschter Text wird am Rand des Dokumentes in eine Art Sprechblase eingefügt. Änderungen anzeigen

Nachdem ein Dokument korrigiert wurde, können Sie sich einen Überblick über die Änderungen verschaffen. Falls die Korrekturzeichen im Dokument nicht angezeigt werden, blenden Sie die Symbolleiste ÜBERARBEITEN ein. Wählen Sie dann aus der Symbolleiste die Funktion ANZEIGEN/EINFÜGEN UND LÖSCHEN.

Korrekturbalken

Im Dokument erkennen Sie geänderte Textstellen sofort am Korrekturbalken am Seitenrand. Überall, wo sich ein Korrekturbalken befindet, wurde Text eingefügt oder gelöscht. Falls mehrere Personen den Text korrigiert haben, erscheinen die Änderungen in verschiedenen Farben.

Benutzername

Word identifiziert unterschiedliche Korrekturleser an den Benutzerinformationen, die in Word abgespeichert werden. Diese Informationen sind unter

346

Office XP Kompendium

Dokumente überarbeiten

Kapitel 22

EXTRAS/OPTIONEN im Register BENUTZERINFORMATIONEN im Textfeld NAME abgelegt. Standardmäßig wird ein korrigiertes Dokument mit Korrekturzeichen ausgedruckt. Um ein Dokument ohne Korrekturzeichen auszudrucken, wählen Sie die Funktion DATEI/DRUCKEN. Wählen Sie dann aus der Liste DRUCKEN die Option DOKUMENT.

Drucken von Korrekturzeichen

Abbildung 22.2: Anzeige der Überarbeitung

Word unterstützt Sie beim Akzeptieren oder Ablehnen der Korrekturen.

Alle Korrekturen annehmen

Wenn Sie zum Beispiel alle Änderungen in Ihrem Dokument annehmen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. 2.

Blenden Sie die Symbolleiste ÜBERARBEITEN ein, falls diese noch nicht sichtbar ist. Klicken Sie auf den Drop-Down-Pfeil neben dem Symbol ÄNDERUNGEN ANNEHMEN.

3.

Wählen Sie dann die Option ALLE ÄNDERUNGEN IM DOKUMENT ANNEHMEN.

Anschließend wird der gelöscht markierte Text tatsächlich gelöscht und der eingefügte Text wird in das Dokument aufgenommen. Die Korrekturbalken verschwinden.

Office XP Kompendium

347

Kapitel 22

Effektives Teamwork mit Word

Um alle Änderungen in Ihrem Dokument zu verwerfen, gehen Sie auf ähnliche Art und Weise vor: 1. Alle Korrekturen verwerfen

2.

Blenden Sie die Symbolleiste ÜBERARBEITEN ein, falls diese noch nicht sichtbar ist. Klicken Sie auf den Drop-Down-Pfeil neben dem Symbol ÄNDERUNGEN ABLEHNEN/KOMMENTAR LÖSCHEN.

3.

Wählen Sie dann die Option ALLE ÄNDERUNGEN IM DOKUMENT ABLEHNEN.

Der eingefügte Text wird gelöscht und der zum Löschen markierte Text wird wiederhergestellt. Die Korrekturbalken verschwinden ebenfalls. Einzelne Korrekturen annehmen oder ablehnen

Um einzelne Änderungen zu akzeptieren oder abzulehnen, bearbeiten Sie das Dokument, indem Sie direkt von Änderung zu Änderung springen und individuell entscheiden, ob Sie eine Änderung annehmen oder verwerfen möchten. Um einzelne Änderungen zu akzeptieren oder abzulehnen, verwenden Sie am besten die Symbolleiste ÜBERARBEITEN. 1. 2.

Mit den Schaltflächen WEITER beziehungsweise ZURÜCK können Sie zu der nächsten oder der vorherigen Korrektur springen. Um die Änderungen anzunehmen, klicken Sie auf das Symbol ÄNDEFalls Sie die ausgewählte Korrektur verwerfen möchten, klicken Sie auf das Symbol ÄNDERUNGEN ABLEHNEN.

RUNGEN ANNEHMEN.

3.

Sollten Sie einen Fehler gemacht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG der STANDARD-Symbolleiste oder wählen Sie diese Option aus dem Menü BEARBEITEN. Somit wird die letzte Änderung wiederhergestellt.

Alternativ zu den SUCHEN-Schaltflächen können Sie auch mit der Maus überall in Ihr Dokument klicken, um eine Änderung zu markieren oder Informationen darüber anzuzeigen. Dokument schützen

Um ein ungewolltes Abschalten der Überarbeitungsfunktion durch einen anderen Benutzer zu verhindern, können Sie Ihr Dokument mit einem Kennwort schützen. Nachdem ein Dokument vor Überarbeitungen geschützt wurde, hält Word alle Änderungen fest. Korrekturzeichen können nicht mehr durch Annehmen oder Ablehnen entfernt werden.

348

Office XP Kompendium

Mit verschiedenen Dokument-Versionen arbeiten

Kapitel 22

Um den Kennwortschutz zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Wählen Sie die Menüfunktion EXTRAS/DOKUMENT SCHÜTZEN.

2.

Im Dialogfenster DOKUMENT SCHÜTZEN aktivieren Sie die Option ÜBERARBEITUNGEN.

3.

Um zu verhindern, dass andere Anwender den Dokumentschutz aufheben, geben Sie in das Textfeld KENNWORT (OPTIONAL) ein Passwort ein.

4.

Klicken Sie auf OK. Daraufhin werden Sie aufgefordert, das Kennwort zur Kontrolle zu wiederholen. Abbildung 22.3: Ein Dokument schützen

Um den Dokumentschutz wieder aufzuheben, wählen Sie EXTRAS/DOKUMENTSCHUTZ AUFHEBEN. Während das Dokument für Überarbeitungen geschützt ist, werden alle Änderungen so lange verfolgt, bis der Dokumentschutz wieder aufgehoben wird.

22.2

Kennwortschutz aufheben

Mit verschiedenen Dokument-Versionen arbeiten

In Microsoft Word 2002 sind Sie in der Lage, mehrere Versionen desselben Dokuments zu speichern. Wenn Sie zu jeder Version Kommentare eingeben, können Sie die Entstehung des Dokuments genau dokumentieren. Dies versetzt Sie zum Beispiel auch in die Lage, im Fall einer unerwünschten Bearbeitung auf eine ältere Version zurückzugreifen. Alle Versionen des Dokuments werden unter einem einzigen Dateinamen abgespeichert. Nachdem eine Datei, die unterschiedliche Versionen enthält, geöffnet wurde, zeigt Word stets die neueste Version an. Im Anschluss daran können Sie aber eine beliebige vorherige Version aufrufen. Versionen können gelöscht und auch neu erstellt werden.

Office XP Kompendium

Datei-Versionen

349

Kapitel 22

Effektives Teamwork mit Word

Um eine bestimmte Version von einem Dokument zu öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Version öffnen

1.

Wählen Sie die Menüfunktion DATEI/VERSIONEN.

2.

Im Dialogfenster VERSIONEN werden alle Versionen angezeigt. Markieren Sie die Version, die Sie öffnen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche ÖFFNEN.

Abbildung 22.4: Datei-Versionen anzeigen

Um nach der Bearbeitung des Dokuments eine neue Version zu speichern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Version speichern

1.

Wählen Sie die Menüfunktion DATEI/VERSIONEN.

2.

Im Dialogfenster VERSIONEN werden alle Versionen angezeigt.

3.

Wenn Sie eine neue Version speichern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche JETZT SPEICHERN und geben anschließend Bemerkungen ein. Klicken Sie dann auf OK.

Um eine Version zu löschen, markieren Sie diese mit der Maus und klicken dann auf LÖSCHEN. Um die Kommentare für die markierte Version anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche KOMMENTARE. Automatisches Speichern

350

Sie können eine neue Version jedes Mal, wenn Sie das Dokument schließen, speichern, indem Sie das Kontrollkästchen VERSION AUTOMATISCH SPEICHERN aktivieren.

Office XP Kompendium

Mit Kommentaren arbeiten

22.3

Kapitel 22

Mit Kommentaren arbeiten

Die Funktion ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN eignet sich, um an einem Dokument Korrekturen vorzunehmen. Die Funktion KOMMENTARE hingegen ist dazu gedacht, einem Dokument Anmerkungen hinzuzufügen. KOMMENTARE werden mit dem Dokument verknüpft. Man kann sie sich als Notizen vorstellen, die Sie auf einem Ausdruck am Korrekturrand anbringen. Kommentare eignen sich dazu, wichtige Punkte bei der Erstellung eines Dokuments nicht zu vergessen. So können Sie sich beispielsweise selbst darauf hinweisen, dass Sie an einer Stelle des Dokuments noch ein Bild einfügen oder eine Frage abklären müssen.

Kommentare einfügen

Um einen Kommentar einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Markieren Sie das Wort oder den Textteil, für den Sie einen Kommentar erstellen wollen, oder positionieren Sie die Einfügemarke an dieser Stelle.

2.

Wählen Sie EINFÜGEN/KOMMENTAR oder drücken Sie (Strg)+(Alt)+(M). Daraufhin wird ein Kommentarzeichen eingefügt.

3.

Der Kommentar wird dann in einer Sprechblase eingefügt.

Um einen Kommentar in dem aus Word 2000 bekannten Teilfenster anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol ÜBERARBEITUNGSFENSTER in der Symbolleiste ÜBERARBEITEN. In Word können Sie auch nach bestimmten Kommentaren im Dokument suchen: 1.

Klicken Sie auf den Befehl GEHE ZU aus dem Menü BEARBEITEN.

2.

Wählen Sie aus dem Dialogfeld GEHE ZU ELEMENT die Option KOMMENTAR.

3.

Im Register GEHE ZU wählen Sie den Eintrag KOMMENTAR.

4.

Wenn Sie nach einem Kommentar eines bestimmten Bearbeiters suchen, können Sie dessen Namen in das Feld ÜBERARBEITET VON eingeben.

5.

Wenn Sie nach einem bestimmten Kommentar suchen, geben Sie eine Nummer in das Feld ÜBERARBEITET VON ein. Wenn Sie den 5. Kommentar sehen wollen, geben Sie zum Beispiel die Zahl 5 ein.

6.

Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER. Die Schaltfläche WEITER ändert sich in GEHE ZU, wenn Sie eine Nummer statt des Bearbeiter-Namens eingeben.

Office XP Kompendium

351

Kapitel 22

Effektives Teamwork mit Word

Abbildung 22.5: Kommentare einfügen

Abbildung 22.6: Nach Kommentar suchen

Wenn Sie Kommentare ausdrucken möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können entweder nur die Kommentare ausdrucken oder diese am Ende des Dokuments drucken lassen. Wenn Sie nur die Kommentare drucken möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus: 1.

Wählen Sie DATEI/DRUCKEN.

2.

Markieren Sie im Listenfeld DRUCKEN den Eintrag MARUPLISTE.

3.

Klicken Sie auf OK.

Word druckt daraufhin alle Kommentare und listet zusätzlich die zugehörige Seitennummer auf, auf die sich der Kommentar bezieht.

352

Office XP Kompendium

Mit Kommentaren arbeiten

Kapitel 22 Abbildung 22.7: Kommentare drucken

Wenn das Dokument mit den Kommentaren gedruckt werden soll, führen Sie die folgenden Schritte aus: 1.

Wählen Sie DATEI/DRUCKEN.

2.

Markieren Sie im Listenfeld DRUCKEN den Eintrag DOKUMENT MIT MARKUPS.

3.

Klicken Sie auf OK.

Das Dokument wird nun mit allen angefügten Kommentaren ausgedruckt.

Office XP Kompendium

353

23

Zugriff auf Daten anderer Anwendungen

Office XP wurde noch mehr als die Vorgängerversion auf die Zusammenarbeit aller Office-Anwendungen getrimmt. Durch die Übernahme von Tabellen aus Excel oder Grafiken aus PowerPoint haben Sie die Möglichkeit, Ihre Briefe, Berichte und alle anderen Schriftstücke ansprechender zu gestalten. Die Umsatztabelle in Excel kann innerhalb von Sekunden in Ihrem Jahresbericht erscheinen oder die Präsentationsgrafik aus PowerPoint Ihren Vortrag verschönern. Trotz zum Teil einfacher Anwendung mithilfe von »Drag&Drop« können beim Einbetten oder Verknüpfen Probleme auftreten. Das Wissen um die Vor- und Nachteile der einzelnen DatenaustauschMethoden ist für den effektiven Einsatz aller Office-Programme sehr wichtig. In diesem Kapitel erfahren Sie alles Nötige über den Datenaustausch von Word und den anderen Office-Programmen. Erst durch die Kombination aller Office-Programme arbeiten Sie wirklich effektiv. Um zum Beispiel komplexe Tabellen mit diversen Berechnungsmöglichkeiten zu entwickeln, ist Excel die richtige Wahl. Bei Präsentationsgrafiken ist PowerPoint der richtige Partner. Wenn Sie mit Adressen oder Artikeldaten zu tun haben, bietet sich Access als Datenbanksystem an. Microsoft Office und andere Windows-Programme bieten unterschiedliche Möglichkeiten, um Daten untereinander auszutauschen. Die Entwicklung von Windows war geprägt von immer besseren und komfortableren Möglichkeiten des Datenaustausches. Die einfachste Methode, um Daten aus anderen Anwendungen zu verwenden, ist das statische Einfügen. Der Nachteil dieser Methode: Die Daten verlieren den Bezug zu ihrer Originaldatei. Eine spätere Aktualisierung mit dem Ursprungsobjekt ist nicht mehr möglich. Das verknüpfte Einfügen ist eine Weiterentwicklung des statischen Einfügens. Hierbei merkt sich Word, aus welcher Datei die Daten stammen. Das verknüpfte Objekt, zum Beispiel die Grafik, kann daher nach einer Veränderung in Word aktualisiert werden. DDE (Dynamic Data Exchange) wird für die Kommunikation zwischen den Anwendungen genutzt. Ein Beispiel für die Anwendung von DDE finden Sie weiter unten in diesem Kapitel. Office XP Kompendium

DDE

355

Kapitel 23

Zugriff auf Daten anderer Anwendungen OLE ist die bequemste Möglichkeit des Datenaustausches. Bei OLE spielt die Art der eingefügten Daten keine Rolle. Alle Daten, ob Grafik oder Tabelle, werden als Objekte behandelt.

OLE

23.1

Der statische Datenaustausch

Das statische Einfügen von Daten ist nur dann sinnvoll, wenn das Objekt, zum Beispiel die Grafik, nach dem Einfügen in ein Dokument nicht mehr verändert wird. Die Objekte werden dabei über die Zwischenablage übernommen. Text kopieren

Der statische Datenaustausch eignet sich besonders dafür, Textstellen aus einem Dokument in ein anderes zu kopieren. So geht’s: 1.

Öffnen Sie das Dokument, aus dem eine Textstelle kopiert werden soll.

2.

Nachdem die Textstelle markiert wurde, kopieren Sie diese mit dem Befehl BEARBEITEN/KOPIEREN in die Zwischenablage.

3.

Öffnen Sie das Dokument, in das die Textstelle aus der Zwischenablage eingefügt werden soll.

4.

Setzen Sie die Einfügemarke an die Position, wo Sie die Textstelle platzieren wollen.

5.

Mit der Menüfunktion BEARBEITEN/EINFÜGEN kopieren Sie den Text an die gewünschte Position.

Nachdem der Text eingefügt wurde, besteht kein Bezug zur Textstelle im ursprünglichen Dokument. Inhalte einfügen

Beim Einfügen von Daten aus der Zwischenablage haben Sie noch mehr Möglichkeiten. Wenn Sie statt des Befehls BEARBEITEN/EINFÜGEN den Befehl BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN verwenden, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, mit denen Sie Daten aus der Zwischenablage in den Text einfügen können.

Diverse Formate

Im Dialogfenster INHALTE EINFÜGEN bietet Word verschiedene Formate an. Unter QUELLE gibt Word den Ursprung der Daten in der Zwischenablage aus. Hier wird das Programm und der Name des Dokuments ausgegeben. Im Listenfeld ALS finden Sie alle Formate, in denen die Daten aus der Zwischenablage eingefügt werden können. Abhängig davon, mit welchem Programm die Daten erzeugt wurden, wird auch ein Eintrag angezeigt, der mit dem Wort »Objekt« endet.

356

Office XP Kompendium

Die Anwendung von OLE

Kapitel 23 Abbildung 23.1: Inhalte einfügen

Wird dieser Eintrag angezeigt, stammt der Inhalt der Zwischenablage aus einem OLE-fähigen Programm. Daneben stehen noch andere Formate zur Verfügung, mit denen die Daten statisch in den Text eingefügt werden können. Datentyp

Bedeutung

...-Objekt

Die Daten können als Objekt dynamisch eingefügt werden.

Formatierter Text

Die Formatierung des Textes wird beim Einfügen übernommen.

Unformatierter Text

Der Inhalt der Zwischenablage wird als unformatierter Text eingefügt.

Grafik

Der Inhalt der Zwischenablage wird als Vektor-Grafik übernommen. Dieses Format kann mit der Zeichnenfunktion von Word bearbeitet werden.

Bitmap

Die Daten werden als Pixel-Grafik dargestellt.

23.2

Tabelle 23.1: Daten in Text einfügen

Die Anwendung von OLE

OLE-Objekte werden mithilfe eines bestimmten Symbols in Word eingefügt. Nach einem Doppelklick auf ein Objekt startet Word das Programm, mit dem die Daten erzeugt wurden, im Fall einer Sounddatei wird zum Beispiel der Audiorecorder geladen. Nachdem das Objekt betrachtet, abgespielt oder verändert wurde, beenden Sie das Programm und kehren danach automatisch zu Word zurück. Da der Bezug auf das aktuelle Objekt erhalten bleibt, werden eventuelle Änderungen mit übernommen.

Office XP Kompendium

357

Kapitel 23

Zugriff auf Daten anderer Anwendungen Im Zusammenhang mit OLE fallen immer wieder Fachbegriffe, über deren Bedeutung man sich klar sein sollte: Ein Objekt ist eine beliebige Form von Daten (Sound, Grafik, Video), die mithilfe von OLE in ein Dokument eingefügt werden können. Ein Programm, das ein Objekt aufnimmt, muss dessen Inhalt nicht bearbeiten können. Das Programm muss nur wissen, welches Programm zur Bearbeitung des Objekts nötig ist und wie es gestartet werden kann. Durch einen Doppelklick auf das Objektsymbol wird die Anwendung aufgerufen.

Dynamische Verknüpfung

Durch die dynamische Verknüpfung wird das Objekt in Ihrem Dokument immer aktuell dargestellt. Um das zu realisieren, werden zwei verschiedene Informationen im Dokument gespeichert. Es werden dabei die Daten der Objekte, die im Dokument abgelegt sind, abgespeichert. Außerdem wird der Name der ursprünglichen Datei, aus der die Daten übernommen wurden, mit abgelegt. Beim Öffnen eines Dokuments überprüft Word die Aktualität der verknüpften Objekte und übernimmt inzwischen vorgenommene Veränderungen. Die automatische Aktualisierung kann auch deaktiviert werden. Objekte können auch manuell, wann immer Sie es wollen, aktualisiert werden. Beim Verknüpfen von Objekten, zum Beispiel Grafiken, können Sie die Daten des Objekts im Word-Dokument mit abspeichern oder aus Platzgründen mit der Option MIT DATEI VERKNÜPFEN nur Pfad und Dateiname im Dokument ablegen. Wenn Sie große Objekte, zum Beispiel komplexe Grafiken, nicht im Dokument abspeichern, reduziert sich die Dateigröße Ihrer Word-Dokumente erheblich. Der Nachteil dabei ist: Wenn die verknüpfte Grafikdatei gelöscht oder in einen anderen Ordner verschoben wurde, wird das Objekt im Word-Dokument nicht mehr angezeigt.

Einbetten von Objekten

Wenn Sie ein Objekt im Dokument abspeichern, aber die Option MIT DATEI VERKNÜPFEN deaktivieren, spricht man vom »Einbetten von Objekten«. Das eingebettete Objekt ist nicht mehr mit der Originaldatei verbunden, enthält aber alle Daten, die zur Bearbeitung nötig sind. Nach einem Doppelklick wird automatisch das passende Programm gestartet, das das Objekt darstellen und manipulieren kann.

OLE-Server

Als OLE-Server (Anbieter) bezeichnet man Programme, die OLE-Objekte zur Verfügung stellen. Word selbst enthält vier OLE-Server: Microsoft Draw Microsoft Graph Microsoft WordArt Formel-Editor

358

Office XP Kompendium

Die Anwendung von OLE

Kapitel 23

Alle Microsoft-Office-Programme wie Excel, Word, Access und PowerPoint können auch selbst als OLE-Server fungieren. Jede Windows-Anwendung, die OLE-Objekte einbinden kann, wird als OLE-Client (Kunde) bezeichnet.

OLE-Client

Viele Windows-Programme unterstützen die Version OLE 2.0. Diese weiterentwickelte Version ermöglicht die Bearbeitung des Objekts direkt im aktuellen Dokument, ohne dass das Programm, mit dem das Objekt erzeugt wurde, extra gestartet werden muss. Eingeblendet werden lediglich die Menübefehle und Symbolleisten des OLE-Servers. Sowohl Word 2002 als auch Excel 2002 unterstützen OLE 2.0. Bei der Bearbeitung einer als Objekt eingefügten Excel-Tabelle in Word wird daher nicht Excel in einem separaten Anwendungsfenster gestartet, sondern lediglich die Menüzeile und die Symbolleisten von Word durch die von Excel ersetzt. Abbildung 23.2: Excel-Tabelle in Word

Um Objekte in Word einzufügen, haben Sie vier verschiedene Möglichkeiten: Erstellen eines neuen Objekts Einfügen über die Zwischenablage Der Menü-Befehl EINFÜGEN/OBJEKT Drag&Drop Word bietet, wie bereits gesagt, vier eigene OLE-Server zur Erstellung von Zeichnungen, Formeln etc. Diese Server-Anwendungen müssen Sie immer dann starten, wenn Sie ein bestimmtes Objekt, zum Beispiel eine Formel, neu erzeugen wollen.

Office XP Kompendium

Neue Objekte einfügen

359

Kapitel 23

Zugriff auf Daten anderer Anwendungen

Im folgenden Beispiel erfahren Sie, wie Sie ein Objekt mithilfe eines OLEServers in Ihren Text einfügen. 1.

Legen Sie ein neues Dokument an und positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der das Objekt, in diesem Beispiel eine Grafik, eingefügt werden soll.

2.

Rufen Sie den Befehl EINFÜGEN/OBJEKT auf. Im Dialogfenster werden alle installierten OLE-fähigen Windows-Anwendungen aufgeführt, die ein Objekt erzeugen können. Aktivieren Sie die Registerkarte NEU ERSTELLEN.

3.

Doppelklicken Sie im Listenfeld auf den Eintrag MICROSOFT WORDBILD.

4.

Word startet daraufhin das entsprechende Grafikprogramm und Sie können ein beliebiges Bild erstellen. Nachdem die Grafik fertig gestellt ist, schließen Sie die Anwendung, um zu Word zurückzukehren.

5.

Wieder zurück in Word, wird das eben erstellte Objekt eingefügt. Mit einem Doppelklick auf das Objekt können Sie das Grafikprogramm erneut starten und die Grafik überarbeiten

Abbildung 23.3: Ein Objekt neu erstellen

Sie können den von Microsoft Word verwendeten Bildeditor angeben, indem Sie das Dialogfeld EXTRAS/OPTIONEN öffnen. Unter der Registerkarte BEARBEITEN können Sie im Feld BILDEDITOR das entsprechende Programm angeben. ICON: Tipp

Das Einfügen eines Objekts über die Zwischenablage wurde bereits am Anfang dieses Kapitels angesprochen. Um das Objekt in der Zwischenablage nicht statisch in Word einzufügen, müssen Sie statt des Befehls BEARBEITEN/EINFÜGEN den Befehl BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN wählen. Nach dem Aufruf des Befehls erscheint das Dialogfenster INHALTE EINFÜGEN. Im Listenfeld ALS müssen Sie den Eintrag ...-OBJEKT markieren. 360

Office XP Kompendium

Die Anwendung von OLE

Kapitel 23 Abbildung 23.4: Eine Grafik mit einem Bildeditor erstellen

Diese Methode »Objekt aus Datei erstellen« ist immer dann vorzuziehen, wenn ein Objekt bereits als Datei auf Ihrer Festplatte abgelegt ist. Um ein Dokument aus einer bereits existierenden Datei zu übernehmen, muss nicht das entsprechende Programm gestartet werden.

Objekt aus Datei einfügen

Stattdessen gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Starten Sie in Word die Funktion EINFÜGEN/OBJEKT.

2.

Wechseln Sie auf die Registerkarte AUS DATEI ERSTELLEN.

3.

Geben Sie den Namen und den Speicherort der Datei in das Textfeld DATEINAME ein. Wenn Sie nicht wissen, wo die Datei abgelegt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN, um die Datei zu suchen.

4.

Klicken Sie auf OK, daraufhin wird die Datei in das Dokument eingefügt.

Eine der schnellsten Methoden, um Objekte in Word einzufügen, ist »Drag&Drop«. Bei diesem Verfahren ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die gewünschte Datei in das Word-Dokument und lassen die Maustaste los: 1. 2.

Starten Sie Word und öffnen Sie das Dokument, in das Sie ein Objekt einfügen wollen.

Objekte durch

Starten Sie den Explorer von Windows.

Drag&Drop einfügen

Office XP Kompendium

361

Kapitel 23

Zugriff auf Daten anderer Anwendungen

Abbildung 23.5: Objekt aus vorhandener Datei erstellen

3.

Wechseln Sie in den Windows-Ordner.

4.

Klicken Sie auf eine der verwendbaren Dateien im Explorer und ziehen Sie diese in Ihr Word-Dokument. Im Dokument lassen Sie die Maustaste los, daraufhin wird das Objekt eingefügt.

23.3

Verknüpfungen erstellen

Beim Einfügen von Grafiken, Excel-Tabellen oder anderen komplexen Objekten fällt oft ein gewaltiges Datenvolumen an. Ein Text, der als Datei nur 50 Kbyte belegt, kann durch das Hinzufügen von komplexen Grafiken mehrere Hundert Mbyte groß werden. Große Word-Dokumente mit vielen Grafiken zeigen sich beim Editieren sehr behäbig. Einfaches Blättern im Dokument kann dann bereits zu lästigen Pausen führen. Insbesondere auf nicht sehr leistungsstarken PCs läuft die Bearbeitung großer Dokumente stark gebremst ab. Speicherplatz von eingebetteten Objekten

Dateiverknüpfungen

362

Der Speicherplatzbedarf der im Dokument abgespeicherten Objekte kann festgestellt werden. Wenn Sie genau wissen wollen, wie viel Speicher durch die Verwendung der Objekte in Ihrem Dokument belegt wird, rufen Sie die Funktion DATEI/EIGENSCHAFT/STATISTIK auf und sehen sich die Angaben unter Dateigröße an. Wenn Sie, wie bereits erwähnt, Objekte nur verknüpft ablegen, sparen Sie Speicherplatz und Ihre Word-Dokumente bleiben kompakt. Immer wenn Office XP Kompendium

Verknüpfungen erstellen

Kapitel 23

Sie Objekte in Word einfügen wollen, können Sie mit der Option MIT DATEI VERKNÜPFEN arbeiten. Daraufhin wird nur die Information, wie Word die Daten darzustellen hat und wo diese auf Ihrer Festplatte zu finden sind, abgelegt. Wenn Sie zum Beispiel ein Excel-Tabellenblatt in Word verknüpfen, wird nur der Name der Excel-Datei, zum Beispiel EST96.XLS, und die Informationen zur Darstellung in Word, abgespeichert. Die Nachteile einer Verknüpfung liegen auf der Hand. Wenn die entsprechende Datei gelöscht oder in ein anderes Verzeichnis verschoben wird, kann Word das Objekt nicht mehr darstellen und gibt stattdessen eine Fehlermeldung aus. Verlorene Bezüge zu verschobenen Dateien können durch Anpassen des Pfad- oder Dateinamens in Word wieder dargestellt werden. Gelöschte Objektdateien sind aber endgültig verloren. Das Abspeichern der gesamten Objektdaten in Word hat den Vorteil, dass immer alle Objekte im Dokument verfügbar sind.

Nachteile einer Verknüpfung

Das folgende Beispiel hilft Ihnen, das Verknüpfen von Objekten in der Praxis besser kennen zu lernen: 1.

Starten Sie Excel und öffnen Sie eine beliebige Datei.

2.

Markieren Sie einige Zellen in einem Tabellenblatt.

3.

Kopieren Sie den Ausschnitt mit dem Befehl BEARBEITEN/KOPIEREN in die Zwischenablage.

4.

Starten Sie Word und öffnen Sie das Dokument, in dem das Objekt eingefügt werden soll.

5.

Starten Sie aus dem Menü den Befehl BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN.

6.

Markieren Sie im Listenfeld ALS den Eintrag MICROSOFT EXCELTABELLE-OBJEKT.

7.

Aktivieren Sie das Optionsfeld VERKNÜPFEN und klicken Sie dann auf OK. Der Tabellenausschnitt wird im Dokumentfenster eingeblendet.

Die Verknüpfungen in Word werden mithilfe von Feldfunktionen realisiert, die den Objekttyp, Pfad und Dateinamen des Objekts enthalten. Die Anzeige zwischen Feldfunktion und Objektdarstellung kann mit dem Shortcut (Shift)+(F9) umgeschaltet werden. Anstelle des Tabellenblattes erscheint dann zum Beispiel folgende Feldfunktion:

Verknüpfungen durch Feldfunktionen

{ VERKNÜPFUNG Excel.Sheet.5 "C:\\DATEN\\UMSATZ.XLS" "BLATT$!Z4S1:Z22S5" \a \p }

Die Feldfunktion besteht aus dem Schlüsselwort VERKNÜPFUNG, dem Namen des OLE-Servers, den Pfad- und Dateinamen der Quelldatei, der Position der verknüpften Daten innerhalb der Quelldatei und weiteren Angaben, die verantwortlich für Formatierung und Aktualisierung sind. Der Schalter \* FORMATVERBINDEN beim Verknüpfen von Grafiken veran-

Office XP Kompendium

363

Kapitel 23

Zugriff auf Daten anderer Anwendungen lasst Word beispielsweise, dass alle Formatierungseigenschaften auch nach dem Aktualisieren erhalten bleiben. Der Schalter \A weist Word an, die Verknüpfung automatisch beim Öffnen des Dokuments zu aktualisieren.

Tabelle 23.2: Diese Schalter stehen darüber hinaus zur Verfügung

Verknüpfungen aktualisieren

Schalter

Bedeutung

\b

Fügt das verknüpfte Objekt als Bitmap ein.

\p

Fügt das verknüpfte Objekt als Grafik ein.

\r

Fügt das verknüpfte Objekt im RTF-Format (Rich Text Format) ein.

\t

Fügt das verknüpfte Objekt im Nur-Text-Format ein.

Bei der automatischen Aktualisierung kontrolliert Word bei jedem Öffnen des Dokumentes, ob verknüpfte Objekte verändert wurden, und passt die Anzeige entsprechend an. Falls Word Objekte nicht automatisch aktualisiert, müssen Sie im Dialogfenster des Befehls EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte ALLGEMEIN das Feld VERKNÜPFUNGEN BEIM ÖFFNEN AKTUALISIEREN einschalten.

23.4 Verknüpfungen bearbeiten

Bearbeiten von Verknüpfungen

Word ermöglicht es Ihnen, Verknüpfungen zu überprüfen, zu aktualisieren, die Herkunft eines Objekts zu verändern oder die Verknüpfung wieder aufzuheben. Bevor Sie eine Verknüpfung bearbeiten, müssen Sie immer zuerst das Objekt markieren und dann den Befehl BEARBEITEN/VERKNÜPFUNGEN wählen. Im Dialogfenster werden alle aktuellen Verknüpfungen im Dokument dargestellt. Eingebettete Objekte erscheinen nicht in der Verknüpfungsliste des Word-Dokuments, weil kein Bezug zu einer anderen Datei besteht. Wenn Sie auf eine bestimmte Verknüpfung klicken, werden die dazugehörigen Daten, wie Herkunft der Datei mit Laufwerk, Verzeichnis und Dateinamen, der Verknüpfungstyp und die Art der Aktualisierung, eingeblendet.

Mehrere Verknüpfungen bearbeiten

364

Es können auch mehrere Verknüpfungen gleichzeitig bearbeitet werden. Markieren Sie zuerst die gewünschten Verknüpfungen. Um mehrere Verknüpfungen hintereinander zu markieren, drücken Sie (ª) und klicken mit der Maus auf den ersten Eintrag des gewünschten Bereichs und dann auf den letzten. Wenn die gewünschten Verknüpfungen in der Liste nicht direkt untereinander stehen, drücken Sie (Strg) und klicken jedes Objekt einzeln an.

Office XP Kompendium

Bearbeiten von Verknüpfungen

Kapitel 23

Im Dialogfenster VERKNÜPFUNGEN bieten sich mehrere Möglichkeiten: Verknüpfte Objekte werden standardmäßig automatisch aktualisiert. Wenn Sie dagegen selber steuern wollen, wann ein Objekt aktualisiert werden soll, dann aktivieren Sie das Optionsfeld MANUELL. Das Objekt wird dann nur noch aktualisiert, wenn Sie auf die Schaltfläche JETZT AKTUALISIEREN klicken.

Aktualisierungsart verändern

Abbildung 23.6: Verknüpfungen bearbeiten

Wenn Sie Verknüpfungen vor einer Aktualisierung schützen wollen, können Sie das Optionsfeld GESPERRT aktivieren. Dadurch ändert sich im Listenfeld der Aktualisierungsmodus zu SPERRE und die Schaltfläche JETZT AKTUALISIEREN wird deaktiviert.

Verknüpfung sperren

Nach einem Klick auf die Schaltfläche QUELLE ÖFFNEN wird der OLE-Server gestartet, mit dem das Objekt erzeugt wurde.

Quelle öffnen

Nach einem Klick auf die Schaltfläche QUELLE WECHSELN erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie einen anderen Ordner, ein anderes Laufwerk oder eine andere Datei als neues Objekt für die Verknüpfung festlegen können. Immer dann, wenn Sie Objektdateien in andere Ordner verschieben oder umbenennen, müssen Sie über QUELLE WECHSELN die Daten anpassen, ansonst geht die Verknüpfung verloren.

Quelle wechseln

Wollen Sie keine weitere Verknüpfung mit einem Objekt, dann wählen Sie die Funktion VERKNÜPFUNG LÖSEN. Sie löschen damit den aktuellen Eintrag im Fenster VERKNÜPFUNGEN. Der Inhalt des Objekts bleibt zwar bestehen, aber die Verknüpfung zur Quelldatei wird aufgehoben. Eine spätere Bearbeitung des Feldinhalts ist dann nicht mehr möglich.

Verknüpfung

Wählen Sie zuerst im Listenfeld das oder die Objekte, die aktualisiert werden sollen. Dann klicken Sie auf JETZT AKTUALISIEREN. Verknüpfungen, bei

Verknüpfung

Office XP Kompendium

lösen

aktualisieren

365

Kapitel 23

Zugriff auf Daten anderer Anwendungen denen das Optionsfeld GESPERRT eingeschaltet ist, werden bei der Aktualisierung nicht berücksichtigt.

23.5

Probleme mit verknüpften und eingebetteten Objekten beheben

Falls verknüpfte oder eingebettete Objekte per Doppelklick nicht bearbeitet werden können, könnte es an einem der folgenden Probleme liegen. Möglicherweise ist die Anwendung, mit der das Objekt erstellt wurde, bereits geöffnet. Falls gerade Dialogfenster in diesem Programm geöffnet sind, ist keine Bearbeitung der Daten möglich. Überprüfen Sie, ob jemand die Quelldatei des Objekts gerade in Bearbeitung hat. Ein gleichzeitiger Zugriff ist oft nicht möglich. Überprüfen Sie bei einem verknüpften Objekt, ob die Datei mit den Objektdaten noch denselben Namen trägt und noch im entsprechenden Ordner gespeichert ist. Wenn die Datei inzwischen verschoben wurde, markieren Sie das verknüpfte Objekt, klicken im Menü BEARBEITEN auf VERKNÜPFUNGEN und wählen Sie die Option QUELLE WECHSELN. Dort können Sie dann den Dateinamen, das Verzeichnis oder das Laufwerk angeben, unter dem die Daten jetzt gespeichert sind. Verknüpfte Objekte können nur dann bearbeitet werden, wenn die Anwendung, mit der das Objekt erzeugt wurde, auf dem Computer installiert ist. Wenn Sie ein Dokument mit Objekten von jemand anders erhalten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Programme auf Ihrem PC installiert haben, die zur Bearbeitung der Objekte nötig sind. Unter Umständen ist auf Ihrem PC zu wenig Arbeitsspeicher zum Ausführen der Quellanwendung vorhanden. Schließen Sie alle Anwendungen, die Sie gerade nicht benötigen, oder starten Sie Windows neu, um Speicher freizugeben. Excel-Diagramme

Falls sich ein in Word eingebettetes Excel-Diagrammobjekt nicht in der Größe verändern lässt kann es an folgendem Problem liegen: Wenn Sie die Größe eines eingebetteten Excel-Diagramms in einem Word-Dokument ändern, werden Diagrammtext, -legende und Objektrahmen nicht mit skaliert, sondern verbleiben in der ursprünglichen Größe. Der Schalter \S in der Feldfunktion EINBETTEN führt dazu, dass Word bei jedem Aktualisierungsvorgang das Objekt in seiner Originalgröße darstellt. Eingebettete Objekte, wie sehr große Grafiken oder Excel-Tabellen, werden in Word nur zum Teil dargestellt.

366

Office XP Kompendium

Probleme mit verknüpften und eingebetteten Objekten beheben

Kapitel 23

Beim Verknüpfen oder Einbetten großer Objekte können diese in der Darstellung am rechten oder unteren Rand abgeschnitten werden, damit trotzdem genug Platz auf der Seite zur Verfügung steht. Beim Verknüpfen und beim Einbetten von Objekten konvertiert Word das Objekt in eine WMF-Datei (Windows Metafile). WMF-Dateien sind in der Größe beschränkt. Wenn die maximale Höhe oder Breite einer WMF-Datei überschritten wird, wird die Darstellung des Objekts in Word abgeschnitten. Wenn Sie vermeiden wollen, dass große Objekte beim Verknüpfen oder Einbetten in Word nur teilweise dargestellt werden, beachten Sie folgende Hinweise:

Unvollständige Darstellung

Bevor Sie das Objekt in Word einfügen, verkleinern Sie es im Anwendungsprogramm, in dem es erstellt wurde. Bevor Sie beispielsweise ein sehr großes Blatt aus Excel übernehmen, verringern Sie die Schrift- und Spaltengröße der Tabelle. Kopieren Sie erst dann die Excel-Tabelle in die Zwischenablage. Beim Einfügen von umfangreichen Textpassagen aus anderen Textverarbeitungen kann die Darstellung ebenfalls abgeschnitten werden. Testen Sie die Darstellung des Textes, wenn Sie ihn in Word als formatierten oder nichtformatierten Text einfügen. Klicken Sie dazu im Menü BEARBEITEN auf INHALTE EINFÜGEN und anschließend im Feld ALS auf FORMATIERTEN TEXT (RTF) oder UNFORMATIERTEN TEXT. Um Excel-Diagrammobjekte problemlos in der Größe verändern zu können, müssen Sie den Schalter /S in allen eingebetteten Objekten entfernen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1.

Markieren Sie das eingebettete Diagramm in Word.

2.

Drücken Sie (Shift)+(F9), um die Feldfunktion anstelle des Objekts anzuzeigen. Die Feldfunktion wird zum Beispiel so angezeigt: {EINBETTEN Excel.Chart.5 \s}

3.

Löschen Sie den Schalter \S aus der Feldfunktion, so dass die Anzeige folgendermaßen aussieht: {EINBETTEN Excel.Chart.5}

4.

Markieren Sie nochmals die Feldfunktion und drücken Sie (F9), um das Feld zu aktualisieren. Anschließend drücken Sie (Shift)+(F9), um wieder das Diagrammobjekt darzustellen.

Von nun an können Sie die Größe des Diagrammobjekts ohne Einschränkungen verändern.

Office XP Kompendium

367

Kapitel 23

Zugriff auf Daten anderer Anwendungen

23.6

Einfügen eines Excel-Tabellenblatts oder -Diagramms

Abbildung 23.7: Excel-Tabelle in Word

Word stellt unterschiedliche Methoden zum Einfügen von Daten aus Excel in ein Word-Dokument zur Verfügung. Um ein Excel-Tabellenblatt oder -Diagramm als Objekt in einem Dokument zu verknüpfen, gehen Sie folgendermaßen vor:

368

1.

Öffnen Sie das Word-Dokument und rufen Sie die Excel-Datei auf, die die gewünschten Daten enthält.

2.

Markieren Sie in Excel den gewünschten Bereich, das gesamte Tabellenblatt oder ein Diagramm.

3.

Klicken Sie auf das Symbol KOPIEREN.

4.

Wechseln Sie zum Word-Dokument und klicken Sie dann auf eine beliebige Stelle, um das verknüpfte Objekt einzufügen.

5.

Klicken Sie im Menü BEARBEITEN auf INHALTE EINFÜGEN.

6.

Klicken Sie auf VERKNÜPFEN.

7.

Wählen Sie im Feld ALS die gewünschte Option.

Office XP Kompendium

Access-Adressen in Word nutzen

23.7

Kapitel 23

Access-Adressen in Word nutzen

Eine häufiges Problem in der Praxis ist der Datenaustausch zwischen den Anwendungen aus dem Office-Paket. Anhand eines konkreten Beispiels erfahren Sie, wie Sie Adressdaten aus einer Access-Datenbank in einem Word-Dokument platzieren. Lösungsansätze für dieses praktische Problem sind bereits in Access sowie in Word integriert. Wie Sie in Serienbriefen auf eine Access-Tabelle zugreifen, haben Sie schon erfahren. Eine Standardfunktion, um einzelne Adressen von Access in Word zu nutzen, fehlt jedoch. Wünschenswert wäre eine Funktion, mit der Sie die aktuell in einem AccessFormular sichtbare Adresse an Word übergeben können. Stellen Sie sich vor, Sie haben Access und Word geöffnet. Ihre Aufgabe ist es nun, die Firma Müller anzuschreiben. Sie suchen in Ihrer Adressdatenbank nach der Adresse und klicken dann auf eine Schaltfläche »Adresse an Word versenden«. Daraufhin sendet Access die Adressdaten an Word und fügt diese an der Cursorposition des aktuell geöffneten Dokuments ein. Nachdem die Adresse eingefügt ist, können Sie fortfahren, den Brief zu schreiben. Um das Problem zu lösen, benötigen Sie ein kleines VBA-Programm. Um das folgende Beispiel nachvollziehen zu können, benötigen Sie Access und eine Adressdatenbank mit einer Tabelle, die Adressen enthält, und ein Formular. Arbeiten Sie im folgenden Beispiel mit der Beispieldatenbank NORDWIND von Microsoft Access. Diese lässt sich über den Menüpunkt ?/BEISPIELDATENBANKEN aufrufen. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Öffnen Sie Access 2002 und die Beispieldatenbank NORDWIND.

2.

Öffnen Sie das Formular KUNDEN in der Entwurfsansicht.

3.

Falls die Symbolleiste TOOLBOX nicht sichtbar ist, blenden Sie diese über die Menüfunktion ANSICHT/TOOLBOX ein.

4.

Deaktivieren Sie das Symbol STEUERELEMENT-ASSISTENT, da Sie die Befehlsschaltfläche ohne die Hilfe eines Assistenten definieren müssen.

5.

Klicken Sie auf das Symbol BEFEHLSSCHALTFLÄCHE.

6.

Klicken Sie mit der Maus in das Formular und ziehen Sie bei gedrückter Maustaste einen rechteckigen Bereich auf. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird die Schaltfläche erzeugt.

Office XP Kompendium

369

Kapitel 23

Zugriff auf Daten anderer Anwendungen 7.

Geben Sie der Schaltfläche einen Namen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die eben definierte Schaltfläche und wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt EIGENSCHAFTEN. Geben Sie für die Eigenschaft NAME und BESCHRIFTUNG die Bezeichnung KUNDENDATEN AN WORD ÜBERSENDEN ein.

8.

Wenn Sie das Eigenschaftsfenster nach unten scrollen, erscheint der Eintrag BEIM KLICKEN. Mithilfe dieser Eigenschaft legen Sie fest, wie sich das Objekt verhält, wenn Sie nachher mit der Maus einmal darauf klicken. Klicken Sie mit der Maus in das Eingabefeld. Als Folge davon erscheint eine kleine Schaltfläche mit drei Punkten. Klicken Sie mit der Maus auf diese Schaltfläche. Jetzt erscheint der Code-Editor, in den Sie das Access-Basic-Programm eingeben müssen.

Abbildung 23.8: Befehlsschaltfläche erstellen

Die Datenfelder wie Anrede, Name oder Ansprechpartner sind der Tabelle KUNDEN entnommen. Wenn Sie andere Datenbankfelder definiert haben, können Sie das Makro selbstverständlich anpassen. Mithilfe des Befehles .Content.InsertAfter Text:=Forms![Kunden]![Name]

übergeben Sie das Feld FIRMA aus dem Formular KUNDEN an Word. Wenn Sie ein Formular oder ein Formularfeld mit einem anderen Namen verwenden, können Sie den Befehl entsprechend abwandeln.

370

Office XP Kompendium

Access-Adressen in Word nutzen

Kapitel 23

Wenn Sie versuchen, Zahlen an Word zu übergeben, gibt es eine Fehlermeldung, da der Befehl INSERTAFTER einen String erwartet. Bevor Sie Zahlen übergeben, müssen Sie diese in Text umwandeln. Hier wird die Postleitzahl in einen String umgewandelt: .Content.InsertAfter Text:=Trim(Str(Forms![Adressen an WinWord]![PLZ]))

Die Funktion STR wandelt eine Zahl in einen String um. Eventuell vorhandene Leerzeichen in diesem String werden dann anschließend mit der TRIMFunktion entfernt. Das VBA-Programm "Kundendaten an Word versenden": Private Sub Kundendaten_an_Word_übersenden_Click() Dim Wordobj As Object Set wrd = CreateObject("Word.Application") wrd.Visible = True Set neuesDok = wrd.Documents.Add With neuesDok .Content.Font.Name = "Arial" .Content.InsertAfter Text:=Forms![Kunden]![Firma] .Content.InsertAfter Text:=Chr$(13) .Content.InsertAfter Text:=Forms![Kunden]![Kontaktperson] .Content.InsertAfter Text:=Chr$(13) .Content.InsertAfter Text:=Forms![Kunden]![Straße] .Content.InsertAfter Text:=Chr$(13) .Content.InsertAfter Text:=Trim(Str(Forms![Kunden]![PLZ])) .Content.InsertAfter Text:=" " .Content.InsertAfter Text:=Forms![Kunden]![Ort] .Content.InsertAfter Text:=Chr$(13) End With End Sub

Nachdem Sie Ihr Formular in die Formularansicht umgeschaltet haben, können Sie Ihre Befehlsschaltfläche sofort ausprobieren. Access startet Word, öffnet ein neues Dokument, setzt die Schriftart auf Arial und fügt die Felder aus der Kundentabelle in das neue Dokument ein.

Office XP Kompendium

371

Kapitel 23

Zugriff auf Daten anderer Anwendungen

Abbildung 23.9: Die eingefügte Adresse in Word

372

Office XP Kompendium

Teil 4 Excel 2002

Kapitel 24: Einführung

375

Kapitel 25: Arbeitsgrundlagen von Excel 2002

383

Kapitel 26: Mit Tabellen arbeiten

413

Kapitel 27: Rechnen mit Excel

449

Kapitel 28: Szenarien und Pivot-Tabellen

489

Kapitel 29: Drucken mit Excel

501

Kapitel 30: Grafiken und Objekte

511

Kapitel 31: Datenbankfunktionen in Excel

541

Kapitel 32: Excel und Internet

557

Teil 4

Excel 2002 Den Standard in der Tabellenkalkulation für Rechenarbeiten aller Art setzt nach wie vor Excel, erst recht in der neuen Version Excel 2002. In dieser Version wird auch die Benutzerfreundlichkeit sauber umgesetzt. So genannte »Smarttags« helfen bei der Formeleingabe oder beim Aufbau einer Tabelle. Beim Formelaufbau selbst kommen neue Funktionshilfen zum Einsatz, die das korrekte Setzen von Parametern und Argumenten innerhalb einer Funktion wesentlich vereinfachen. Excel war bereits in der Vorgängerversion mit allen notwendigen Funktionen für eine Tabellenkalkulation ausgestattet, so dass Microsoft mit XP den einzig richtigen Weg beschreitet: Die Vielfalt der Möglichkeiten von Excel 2002 muss durch einfache, aber intelligente Hilfsmittel dem Anwender zur Verfügung gestellt werden. Die Einsatzmöglichkeiten von Excel sind vielfältig. Prinzipiell lassen sich mit Excel Berechnungen aller Art ausführen. Somit ist Excel für den Kleinbetrieb ebenso geeignet wie für ein Großunternehmen. Neben den allgemeinen Grundlagen und der Arbeit mit Tabellen behandelt das folgende Kapitel die Umsetzung komplexer Rechenoperationen, inklusive der neuen Funktionen und Hilfsmittel wie z.B. die Smarttags die umfangreichen Formatierungsmöglichkeiten von Tabellen die Erstellung und Einbindung von Grafiken und anderen Objekten die Ausgabe von Dateien im HTML-Format, die dadurch mögliche Online-Präsentation und der Informationszugriff über das Internet Zahlen im

Zentrum der Arbeit

374

Sicher ist Ihnen der betriebswirtschaftliche Lehrsatz bekannt, dass ein Unternehmen mit Zahlen zu steuern sei. Excel 2002 ist dafür wie geschaffen, um die Zahlenflut eines Unternehmens zu ordnen und auszuwerten. Sämtliche betriebswirtschaftliche Aufgaben lassen sich mithilfe dieser Tabellenkalkulation hervorragend lösen.

Office XP Kompendium

24

Einführung

Neben den vier Grundrechenarten gehören Wurzel-, Logarithmen- und Exponentialberechnungen zum Standard von Excel. Daneben sind noch eine Vielzahl an Formeln und Funktionen integriert, die komplexe Berechnungen in der Statistik, Finanzierung und anderen Bereichen erheblich erleichtern. Um die Zahlen ansprechend zu visualisieren, gehört die grafische Darstellung in Form von Diagrammen, Was-wäre-wenn-Analysen oder anderen Gestaltungsmöglichkeiten zur Grundausstattung von Excel 2002. Somit ist Excel das wichtigste Werkzeug in einem Unternehmen, um Zahlen nach betriebswirtschaftlichen Kriterien zu berechnen bzw. zu analysieren. Zu den Aufgabengebieten von Excel zählen beispielsweise die Deckungsbeitragsrechnung, Umsatzanalysen, die Ermittlung von Abschreibungsbeträgen, Investitionsrechnungen, Betriebsstatistiken, Break-Even-Analysen, Budgetierung und viele mehr, um nur einige aufzuzählen.

Excel-Aufgabengebiete

Vorteilhaft für die Tabellenkalkulation ist natürlich die Einbindung in die Office-Umgebung, denn die Programme sind inhaltlich, formal und funktionell aufeinander abgestimmt. Die Einbindung und die einheitliche Bedienung erleichtern zudem die Anwendung von Excel und den anderen OfficeProgrammen. Unterstützt werden Sie auch durch Funktionen, die in Excel 2002 zur Verfügung stehen. Funktionen sind vordefinierte Formeln und in bestimmte Kategorien eingeteilt. So können Sie beispielsweise mithilfe bestimmter Funktionen Abschreibungsbeträge ermitteln oder Zinsrechnungen durchführen. Excel bietet Ihnen folgende Funktionsgruppen:

Formeln und Funktionen

finanzmathematische Funktionen Datums- und Zeitfunktionen mathematische und trigonometrische Funktionen Matrixfunktionen statistische Funktionen

Office XP Kompendium

375

Kapitel 24

Einführung Datenbankfunktionen Textfunktionen logische Funktionen Informationsfunktionen Somit ist Excel auch für spezielle Problemstellungen, wie beispielsweise Statistik, Terminplanung, Finanzmathematik und so weiter einsetzbar.

Verknüpfen von Arbeitsblättern und Arbeitsmappen

Das Kernstück bei der Arbeit mit Excel ist das Arbeitsblatt. Doch die einzelnen Blätter reichen für komplexere Problemlösungen nicht aus. Darum verfügt Excel über Arbeitsmappen, in denen mehrere Arbeitsblätter zusammengefasst werden. Der Vorteil dabei ist, dass in einer Arbeitsmappe unterschiedlich aufgebaute Arbeitsblätter enthalten sein können. Somit können Sie in einer Excel-Arbeitsmappe beispielsweise Tabellen, Diagramme, Modulblätter für Makros oder Datenbanken speichern. Ein weiterer Vorteil: Durch umfangreiche Berechnungen werden die Arbeitsblätter in Excel schnell unübersichtlich. Dazu können Sie Berechnungen auch auf einzelne Arbeitsblätter auslagern und die Endergebnisse auf einem separaten Blatt zusammenfassen, so dass Sie nur die wesentlichen Daten im Überblick haben.

Diagramme in Excel

Diagramme, auch Charts, Geschäfts- oder Businessgrafiken genannt, sind fester Bestandteil in Excel und haben eine zentrale Bedeutung bei der Präsentation von Zahlen in einem Unternehmen. Das Diagramm-Modul von Excel verfügt über unterschiedliche Diagrammtypen, so z.B. Säulen-, Kreis-, Balken-, Linien- oder 3D-Diagramme, die in unterschiedlichen Farb-, Linien- oder Musterkombinationen dargestellt werden können.

Gestaltung durch Vorlagen

Um das Layout einer Tabelle hervorzuheben, verfügt Excel über eine Vielzahl an Gestaltungsmöglichkeiten. Neben Schriften, Farben, Mustern und Rahmen kommen dabei auch Grafikvorlagen zum Einsatz. Somit lassen sich schnell und mit wenig Zeitaufwand Überschriften, Gliederungen und Hervorhebungen setzen. Gegen neugierige Blicke lassen sich einzelne Zeilen und Spalten auch ausblenden. Mit der AutoFormat-Funktion wählen Sie einfach das gewünschte Layout.

Die Tabellenkalkulation als

Excel ist mit Sicherheit Access als Datenverwaltungssystem unterlegen, doch entspricht die Struktur der Arbeitsblätter mit ihren Zeilen und Spalten der Struktur von Datenbanken mit Datenfeldern. Deshalb können in Excel auch Datenbestände verwaltet werden. Excel verfügt dazu über etliche datenbankähnliche Funktionen. Auch das Sortieren, Filtern und Extrahieren von Daten nach Suchkriterien bereitet Excel keine Schwierigkeiten.

Datenbank

376

Office XP Kompendium

Kapitel 24 Mit den Makros und VBA steht Excel sogar eine Programmiersprache zur Verfügung, mit der Sie Vorgänge automatisieren bzw. um neue Funktionalitäten ergänzen können. Dabei können Sie eigene Dialogboxen und Abfragen erstellen, die Sie in den Excel-Menüleisten integrieren. Durch diese Automatisierungsfunktionen schaffen Sie Entlastung von vielen Routinearbeiten.

Makros und VBA

Add-Ins sind Zusatzprogramme in Excel, die unterschiedliche Problemstellungen auf Basis von Excel lösen. Excel verfügt bereits über etliche Add-Ins, z.B. bei der Zielwertsuche.

Add-Ins und Add-Ons

Bekommen Sie Excel-Zusatzprogramme von einem anderen Anbieter, so spricht man von einem Add-On. Hierbei handelt es sich zumeist um ein komplexes Anwendungsprogramm auf Basis von Excel, aber auch um Tools oder Utilities, die die Funktionalität von Excel ändern oder beeinflussen. Dieser kurze Funktionsüberblick zeigt, dass das Haupteinsatzgebiet von Excel ein Büro mit betriebswirtschaftlichen oder technischen Anwendungen ist. Hier kann das Programm aufgrund der einfachen Bedienung und umfassenden Funktionalität schnell seine Leistungsfähigkeit unter Beweis stellen. Excel 2002 ist im Office-Paket und unter Windows voll integriert. Dadurch ist der Umgang mit dem Programm erstaunlich einfach. Gerade im Betrieb muss eine Tabellenkalkulation wie nebenbei verwendet werden können, jedenfalls ohne dass viel Zeit mit dem Erlernen eines Programms vergeudet wird. Excel 2002 kommt solchen Ansprüchen entgegen. Dadurch, dass Excel 2002 alle Annehmlichkeiten eines Windows-Programms nutzt, können bereits vorhandene Kenntnisse über die Bedienung anderer WindowsProgramme ohne Probleme auf Excel 2002 übertragen werden. Zusätzlich sind nur einige Besonderheiten dieses speziellen Programms zu erlernen. Ein Beispiel ist die elegante Möglichkeit, den Solver zu benutzen. Mit ihm können Sie Was-wäre-wenn-Berechnungen durchführen. Solche Simulationen können, ein einziges Mal durchgeführt, bereits sehr viel mehr Kosten sparen als für die Anschaffung von Excel 2002 aufgewendet werden müssen.

Excel 2002 im

Excel 2002 verarbeitet auch die Dateien der mit älteren Versionen angefertigten Tabellen. Das Programm erlaubt ohne großen Aufwand die Datenübernahme aus anderen Programmen. Dafür können ebenfalls Features der Windows-Technik genutzt werden.

Ältere Dateien in

Das Programm Excel 2002 selbst ist ein Instrument, mit dem Sie in kurzer Zeit und mit wenig Aufwand eindrucksvolle Arbeitsergebnisse erzielen können, ein Programm, das Ihnen hilft, Zahlen zu verbinden und zu analysieren, und das diese Zahlen auch in ansprechende und anspruchsvolle Grafiken übertragen kann. Sie werden entsprechend dem Stand der SoftwareTechnik mit allen wünschenswerten Hilfsmitteln unterstützt.

Excel 2002 für wenig Aufwand

Office XP Kompendium

Office-Paket

Excel 2002

377

Kapitel 24

Einführung

Abbildung 24.1: Office-Dokumente in der Vorschau (Excel, Word und Access)

Effekte mit geringstmöglichem Aufwand

Erlernte Fähigkeiten sofort testen

Excel 2002 ist für Menschen geschrieben, die schnell und mit geringstmöglichem Aufwand bestmögliche Effekte erzielen wollen, ohne jedes Mal erst Zeit mit dem Einüben komplizierter Bedienungsregeln verbringen zu wollen. Die Bedienungsoberfläche entspricht dem unter Windows üblichen Standard. Dieses Kapitel erklärt die Funktionen von Excel 2002 an vielfältigen Beispielen. Um erlernte Fähigkeiten im Umgang mit dem Programm sofort testen zu können, finden Sie immer wieder kleine Beispielaufgaben. Sie können parallel zum Lesen die Funktionen am Gerät ausprobieren. Haben Sie wenig Zeit oder wollen Sie nach der Einarbeitung nur kurz nachschlagen, finden Sie zusammenfassende Erklärungen und Übersichten. Es ist auch möglich, die Lösung eines bestimmten Problems zu suchen. Dann schlagen Sie im Index nach und entnehmen die passenden Angaben aus dem Buch.

24.1 Geschäfte und privates Leben

378

Die Anwendungsgebiete von Excel 2002

Wir kalkulieren im privaten Leben manchmal eher »über den Daumen«. Das ist eine Vorgehensweise, die wir im Geschäftsleben meist für ganz unannehmbar halten. Im Betrieb gehen wir ständig mit Zahlen um. Immer dann, wenn wir im Alltag des Geschäftslebens um Zustimmung zu unseren Produkten, Vorhaben, Leistungen, Plänen und Vorschlägen werben müssen, stehen hinter solchen Aufgaben sorgfältige Überlegungen und Kalkulationen. Wir haben häufig mehr als einen Menschen zu überzeugen. Außerdem sind unsere Absichten schon deswegen schwer umzusetzen, weil das angestrebte Ziel oft kompliziert und schwer zu verstehen ist.

Office XP Kompendium

Die Anwendungsgebiete von Excel 2002 Es müssen häufig komplizierte Sachverhalte so aufbereitet werden, dass sie von einem Laienpublikum schnell verstanden werden können. Auch das Fachpublikum wird leichter zu gewinnen sein, wenn die Thematik unmittelbar einsichtig vorgestellt wird. Dazu dienen Tabellen und Grafiken, die Sie mit Excel 2002 erzeugen können. So, wie wir im zwischenmenschlichen Bereich durch Gestik und Mienenspiel Erfolge bei unserer Werbung erzielen, können wir die Sprache bei einer Umsatzpräsentation beispielsweise mit eindrucksvollen Tabellen und Diagrammen unterstützen. Sie können die Zahlen auch leicht von Excel nach PowerPoint übertragen und dort in einer Präsentation nutzen. Sie werden durch den Einsatz der Technik weitere Effekte erzielen, die durch ihre professionelle Qualität überzeugen.

Kapitel 24 Komplizierte Sachverhalte erfassen

Einsatzmöglichkeiten für Tabellen und Grafiken: Vorstellung von Bilanzen Gewinn- und Verlustrechnungen eines Unternehmens in der Öffentlichkeit präsentieren

Kostenrechnungen per Tabelle

Vorstellung der Umsatzzahlen neuer Produkte Vorgabe neuer Umsatzplanungen für Berater und Vertreter Planung und Vorbereitung des Jahresabschlusses Kostenrechnungen für den Haushalt

Planen und kalkulieren

Budgetrechnung im Unternehmen Vergleich von Plan- und Sollgrößen Abhängigkeiten von Gewinn und Kosten erfassen und darstellen Erstellung eines Organisationsplanes Abschreibungsberechnungen

Planen und organisieren

Anschaffungsfinanzierungen mit Leasing kalkulieren Zinsberechnungen für Darlehen Betriebsabrechnungsbogen erstellen Berechnung von Zuschlagsätzen Deckungsbeitragsrechnung in Industrie und Handel Tabellen zur Warenwirtschaft im Handel Limitrechnung im Handel Vorwärts-, Rückwärts- und Differenz-Kalkulationen

Wirtschaftlichkeit berechnen

Offene Posten überwachen

Office XP Kompendium

379

Kapitel 24

Einführung Außenstände mit Mahnstufen verwalten Wirtschaftlichkeitsberechnung mit der ABC-Analyse

24.2 Ausgefeiltes Handwerkszeug

Medien sind Instrumente Papiertabellen

Die Eigenschaften von Excel 2002

Excel 2002 ist Ihr Handwerkszeug bei der Berechnung und Analyse jeder Form von Zahlenwerten, wie sie in Tabellen erfasst und in Diagramme umgesetzt und mit Grafiken ergänzt werden können. Gleichgültig, ob Sie das Ergebnis auf Folien und einem Overhead-Projektor anzeigen wollen, mittels Dias oder einem Personalcomputer, stets können Sie Excel 2002 benutzen, um das entsprechende Material anzufertigen und mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten aufzubereiten. Die wichtigsten Medien von Excel 2002 sind ein- oder mehrdimensionale Tabellen und Grafiken. Ihr mit Excel 2002 erstelltes Material besteht zunächst aus Papieren. Sie enthalten Zahlen und Texte in den verschiedensten Schriftgrößen und Schriftarten. Diagramme machen die Zahlen unmittelbar anschaulich, Bilder und Grafiken erläutern die Zahlen als Ergebnis Ihrer Analyse. Tabellen und Grafiken können Sie mit den Hilfsmitteln von Excel 2002 selbst anfertigen oder aus anderen Programmen übernehmen und mit Tabellen bzw. Grafiken kombinieren. Das Gleiche gilt für Diagramme, die Sie mit Excel 2002 erstellen oder zum Beispiel aus Excel oder älteren Versionen übernehmen können. Die Ergebnisse können sowohl in Schwarzweiß als auch in Farbe erzeugt werden. Sie können sie auf Papier, Overhead-Folien, mit einem Display und einem Overhead-Projektor vom Bildschirm auf eine Leinwand und, wenn Sie eine entsprechende Vorlage angefertigt haben, auch als Diapositiv zur Präsentation mit einem Projektor einsetzen. Excel 2002 ist ein Programm zur Handhabung von Zahlen und kann diese Zahlen wie daraus abgeleitete Ergebnisse in Grafiken zusammenfassen, die Sie dann einem Publikum präsentieren können. Excel 2002 bietet zahlreiche Hilfsmittel, damit eine solche Überzeugungsaufgabe durch Zahlen und ihre einsichtige Darstellung möglichst elegant gelöst werden kann. Mit den Werkzeugen von Excel 2002 gelingen interessante und treffsichere Darstellungen. Die Hilfsmittel für die Arbeit, die von Excel 2002 erzeugt werden, sind – wie schon erwähnt – im Wesentlichen Zahlen und Grafiken. Sprechen alleine genügt oftmals nicht, andere Menschen zu überzeugen. Übersichten,

380

Office XP Kompendium

Die Eigenschaften von Excel 2002

Kapitel 24

projiziert oder auf Papier vorgelegt, helfen dabei und versprechen größeren Erfolg. Excel 2002 bietet für solche Darstellungen vorbereitete Grafiktypen an, für die Sie nur noch die gewünschten Daten eintragen müssen. Und stehen Ihnen Ausgabemedien wie Farbbildschirm, Farbdrucker oder Diabelichter zur Verfügung, können Sie unter vielen Farben wählen. Müssen Sie Ihren Zuhörern Zahlen vorstellen, werden diese viel leichter verständlich, wenn sie vor der Präsentation in Grafiken umgesetzt werden. Mit Excel 2002 können Sie Zahlen zwei- und dreidimensional als Diagramme darstellen. Wenn der Volksmund mit einem Sprichwort Recht hat, sagt ein Bild mehr als tausend Worte. Natürlich bietet Ihnen Excel 2002 auch aus seinem umfangreichen Repertoire die richtigen Instrumente an, wenn Sie nicht nur mit Tabellen oder den unterschiedlichen Diagrammen arbeiten, sondern diese durch zusätzliche Bilder oder Zeichnungen noch eindrucksvoller gestalten wollen. Die vielfältigen Übernahmemöglichkeiten durch Windows geben Hilfestellung, um zum Beispiel ein Diagramm mit einem Bild des Produktes zu verknüpfen, dessen Umsatzwachstum im betreffenden Diagramm durch Linien dargestellt wird. Und selbstverständlich kann man Zahlen und Diagramme durch die Zeichenfähigkeiten von Excel 2002 ergänzen und noch ausdrucksvoller gestalten, als die Diagramme bereits durch ihre ureigenste Wirkung erscheinen.

Office XP Kompendium

Bilder statt Worte

381

25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002

Excel 2002 ist ein 32-Bit-Programm für Windows 95/98/Me/XP oder Windows NT/2000 und kann ohne ein Betriebssystem nicht verwendet werden. Haben Sie Excel 2002 mit dem dafür vorgesehenen Installationsprogramm (Windows Installer) für Office XP eingerichtet, wurde im von Ihnen angegebenen Ordner ein untergeordneten Ordner »/Office« angelegt. Standardmäßig lautet der Pfad /PROGRAMME/MICROSOFT OFFICE/OFFICE. Hier finden Sie die Anwendungs-Datei EXCEL.EXE. Der Ordner besitzt noch mehrere Unterordner, in denen wichtige Excel-Dateien untergebracht sind, z.B. die Ordner BEISPIEL, MAKRO und XLSTART.

25.1

Starten von Excel 2002

Normalerweise starten Sie Excel über das Programm-Menü. Über START/ PROGRAMME/MICROSOFT EXCEL wird Excel geladen.

Start-Möglichkeiten des ExcelProgramms

Sie können aber auch ein Icon/Symbol auf dem Desktop ablegen, um auf Excel schneller zugreifen zu können. Ob Sie das Programm per Einzel- oder Doppelklick starten, hängt von der Windowskonfiguration ab. So legen Sie das Excel-Symbol auf dem Desktop ab: 1.

Starten Sie den Windows-Explorer und wechseln Sie in den Ordner /PROGRAMME/MICROSOFT OFFICE/OFFICE.

2.

Klicken Sie die Datei EXCEL.EXE an, halten die linke Maustaste gedrückt und ziehen sie auf eine freie Stelle am Desktop.

3.

Platzieren Sie das Excel-Symbol abschließend am gewünschten Ort auf Ihrem Desktop.

Das Programm Excel können Sie aber auch auf andere Weise ausführen: 1.

Weitere Startmöglichkeiten

Starten Sie mit START/PROGRAMME/MICROSOFT EXCEL. Fehlt der Excel-Eintrag, können Sie über START/EINSTELLUNGEN/TASKLEISTE & STARTMENÜ/PROGRAMME im Register ERWEITERT eine neue Option einfügen. Geben Sie dazu den Pfad zur Anwendung EXCEL.EXE an.

Office XP Kompendium

383

Kapitel 25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002 2.

Doppelklicken Sie im Explorer oder einem Fenster auf das Dateisymbol einer Arbeitsmappe oder einer anderen Excel-Anwendung, um die Datei zusammen mit Excel zu laden.

3.

Verwenden Sie mit START die Option NEUES OFFICE-DOKUMENT oder OFFICE-DOKUMENT ÖFFNEN. Je nach Organisation enthält die Taskleiste auch ein Symbol von Excel. Gleich neben dem Start-Symbol finden Sie die Schnellstart-Befehlsleiste. Sie können über den Windows Explorer die Datei EXCEL.EXE ebenfalls in diesen Bereich ziehen.

Excel beginnt immer mit einer leeren Tabelle

Eines der angeführten Symbole oder eine Option aus dem Menü START öffnet Excel 2002. Nach kurzer Wartezeit erscheint das Logo von Excel, dann ein Fenster mit einer leeren Tabelle. Sie zeigt zunächst die Inschrift MAPPE1.

25.2 So finden Sie schnell Ihre Tabellen

Standard-Ordner für Excel-Tabellen einstellen

Haben Sie eine Anwendung von Office geöffnet und wollen Sie festlegen, dass automatisch immer auf den gleichen Ordner zugegriffen wird, stellen Sie das als Vorgabe ein. Den Standard-Ordner zum Speichern und Laden Ihrer Excel-Tabellen legen Sie folgendermaßen fest: 1.

Starten Sie das Excel-Programm.

2.

Klicken Sie auf EXTRAS/OPTIONEN.

3.

Wechseln Sie in die Registerkarte ALLGEMEIN.

4.

Setzen Sie den Cursor in das Textfeld STANDARDSPEICHERORT. Geben Sie hier den exakten Pfad zum Standardordner an.

Nach dem Schließen des Fensters ist beim Speichern und Öffnen von Dateien immer der eingestellte Ordner das Vorgabeverzeichnis.

25.3

Der Excel-Bildschirm

Nach dem Start blendet Excel seinen Standard-Bildschirm ein. In der ersten Zeile meldet sich Excel mit der MAPPE1. Deren Fenster zeigt eine leere Tabelle. Wenn Sie gleich nach dem Start mehrere Arbeitsmappen in Fenstern verwalten, ändert sich diese Anzeige. Unterhalb der Titelzeile können Sie mit unterschiedlichen Techniken auf die Möglichkeiten von Excel zugreifen: Die Menüleiste stellt in logischen Blöcken zusammengefasst den typischen Zugang zu allen Funktionen Excels dar. Jede der Optionen in

384

Office XP Kompendium

Der Excel-Bildschirm

Kapitel 25

den Menüs ist wiederum eine Zusammenfassung von ähnlichen Aufgabenbereichen. Excel bedienen Sie vorwiegend mit der Maus oder dem Touchpad eines Notebooks. Damit Sie leicht auf Arbeitsfunktionen zugreifen können, sind unter der Menüleiste Symbolleisten angeordnet. Deren Schaltflächen lösen auf einen Mausklick hin Aktionen aus.

Excel ist mausorientiert

Unterhalb des Dokuments von Excel wird eine Statuszeile angezeigt, die Sie über die Aufgabe der gerade aktiven Option informiert (siehe EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT).

25.3.1

Das Arbeitsblatt

Das nach dem Start von Excel eingeblendete Dokument ist eine Arbeitsmappe mit einer von drei Tabellen. Im Verlauf dieses Buches wird gezeigt, dass ein Dokument auch anders als eine Tabelle aussehen kann (Diagramm). In den meisten Fällen werden Sie aber die Tabelle als Arbeitsblatt benutzen. Die Begriffe Arbeitsblatt und Tabelle werden in diesem Kapitel in der Regel synonym gebraucht, auch wenn ein Arbeitsblatt mehrere Tabellen enthalten kann. Mit jedem Arbeitsblatt erfassen und analysieren Sie Daten. Sie können mehrere Arbeitsblätter zugleich benutzen.

Eine Arbeitsmappe umfasst Tabellen

Abbildung 25.1: Das Arbeitsblatt von Excel 2002

Office XP Kompendium

385

Kapitel 25 Effizienter Arbeiten mit dem neuen Aufgabenbereich

Arbeitsblatt aus 65.536 Zeilen und 256 Spalten

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002 Neu in Excel 2002 ist die Ansicht AUFGABENBEREICH. Es handelt sich dabei um eine spezielle Art einer Schaltfläche, die kontextsensitiv mit unterschiedlichen Inhalten am rechten Rand des Excel-Bildschirms dargestellt wird. So erscheint beim Start von Excel 2002 im Aufgabenbereich die Ansicht NEUE ARBEITSMAPPE. Per Mausklick können Sie jetzt die zuletzt geöffneten Arbeitsmappen öffnen, eine leere Arbeitsmappe anlegen oder mit speziellen Vorlagen beginnen. Ein Arbeitsblatt in Excel besteht aus 65.536 Zeilen und 256 Spalten. Dort, wo beide zusammentreffen, befindet sich eine Zelle, in die Sie Daten unterschiedlicher Art eintragen können. Geht man von einem Raster aus, bei dem jede Zelle drei Zentimeter lang und einen Zentimeter hoch ist, steht Ihnen ein riesiges Arbeitsblatt mit über 500 Quadratkilometern zur Verfügung.

Die Zelle ist ein Kreuzungspunkt

An jedem Kreuzungspunkt einer Zeile und Spalte steht für die Eingabe eine Zelle zur Verfügung. Diese Zelle fasst bis zu 32.000 Zeichen. Im weiteren Verlauf dieses Buches werden Zellen auch als Felder bezeichnet. Dieser Begriff ist dann besonders angebracht, wenn die Datenbankfunktion (siehe das Thema Listenverwaltung) erklärt wird.

Jede Zelle hat wie beim Schach eine

Um sich auf solch großen Flächen zurechtfinden zu können, müssen Sie mit Adressen arbeiten. Jede Zelle in dem großen Raster besitzt eine eigene Adresse, so dass Sie genau bestimmen können, welcher Zelleninhalt in eine Berechnung einbezogen werden soll. Die Zeilen im Arbeitsblatt sind von 1 bis 65.536 nummeriert, die Spalten von A bis Z, dann von AA bis AZ, von BA bis BZ und so fort. Die unterschiedlichen Arbeitsblätter erhalten Namen zur Kennzeichnung.

eindeutige Adresse

So bewegen Sie den Cursor auf dem Arbeitsblatt

Die jeweils aktive Zelle ist jene, die durch den Cursor markiert ist. Sie ist mit einem auffälligen Rahmen versehen und die Spalten- bzw. Zeilenbezeichnung ist markiert. Diesen Rahmen, eine besondere Cursorform der Tabellenkalkulation für die Anzeige der aktiven Zelle, können Sie beliebig im Arbeitsblatt bewegen. Verwenden Sie die Cursortasten oder zeigen und klicken Sie mit der Maus.

386

1.

Mit der Tastenkombination (Strg)+(Pos1) gelangen Sie immer in die erste Zelle oben links. Direkt darüber können Sie die jeweilige Zelladresse der Cursorposition ablesen.

Wichtige Kommandos

2.

für das erste Arbeitsblatt

Von der Zelle A1 aus können Sie mit den Pfeiltasten oder dem Cursor jede Zelle bequem erreichen.

3.

Mit den Tasten (Bild½) und (Bild¼) bewegen Sie den Cursor seitenweise nach oben bzw. nach unten.

4.

Die (Strg)-Taste in Verbindung mit den Pfeiltasten bewegt den Cursor schnell nach oben/unten bzw. an den Anfang/Ende eines Arbeitsblattes. Office XP Kompendium

Der Excel-Bildschirm 5.

Kapitel 25

Standardmäßig öffnet Excel eine Arbeitsmappe mit drei leeren Tabellen. Diese können Sie per Doppelklick auf die Registerkarte umbenennen und –

mit EINFÜGEN/TABELLENBLATT neu zu einer Arbeitsmappe hinzufügen

–

mit BEARBEITEN/BLATT LÖSCHEN aus der Arbeitsmappe entfernen

Um Blätter innerhalb einer Arbeitsmappe und zwischen Arbeitsmappen zu verschieben oder zu kopieren, wählen Sie BEARBEITEN/BLATT VERSCHIEBEN/ KOPIEREN. Wollen Sie wissen, wie viele Tabellen eine gerade nicht geladene Arbeitsmappe enthält, wählen Sie DATEI/SPEICHERN UNTER und markieren den Namen der Arbeitsmappe. Klicken Sie auf das Symbol EXTRAS und dann auf die Option EIGENSCHAFTEN. Im Register INHALT werden die Tabellen ICON: Tipp der markierten Datei aufgeführt.

25.3.2

Aufbau und Organisation von Arbeitsmappen

Excel verwaltet Dokumente, wie z.B. Tabellen, in Arbeitsmappen. Schon die erste Tabelle nach dem Start von Excel ist Teil einer automatisch angelegten Arbeitsmappe.

Bis zu 255 Tabellen bilden eine Arbeitsmappe

Wie bei einer Arbeitsmappe aus Pappe (Ordner) gibt es eine maximale Anzahl von Tabellen in einer Arbeitsmappe. Excel verwaltet in seiner Standard-Arbeitsmappe bis zu 255 Tabellen. Die tatsächlich mögliche maximale Anzahl ist nur durch den zugänglichen Speicher begrenzt. Gleiches gilt für die höchstmögliche Zahl von Fenstern pro Arbeitsmappe. Der Bildschirm durch seine Größe und die Machbarkeit der effektiven Verwaltung begrenzen die praktische Nutzung der Zahl automatisch. Wenn Sie mehrere Arbeitsmappen verwalten, werden diese in Fenstern angezeigt. Generell werden die Arbeitsmappen übereinander angeordnet. Sobald Sie eine zweite Arbeitsmappe laden, überlagert diese vollständig die zuerst geladene Arbeitsmappe. Achten Sie dabei auf die Taskleiste. Hier werden die geladenen Arbeitsmappen angezeigt und Sie können bequem per Mausklick zwischen den Arbeitsmappen hin- und herspringen.

Die verschiedenen Anzeige-Modi der Arbeitsmappen

Möchten Sie es gerne etwas übersichtlicher, so wählen Sie die gewünschte ANORDNEN-Option mit dem FENSTER-Befehl im Excel-Menü. Vier Optionen stehen dabei zur Auswahl: UNTERTEILT, HORIZONTAL, VERTIKAL und ÜBERLAPPEND. Welche Option Ihnen am besten zusagt, können Sie durch Testen selbst herausfinden.

Office XP Kompendium

387

Kapitel 25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002 UNTERTEILT – der Excel-Bildschirm teilt sich auf, wobei jeder Arbeitsmappe eine von Excel bestimmte Fenstergröße zugeordnet wird. HORIZONTAL – die geöffneten Arbeitsmappen werden auf dem ExcelBildschirm waagerecht untereinander angeordnet. VERTIKAL – die geöffneten Arbeitsmappen werden auf dem Excel-Bildschirm nebeneinander angeordnet. ÜBERLAPPEND – die geöffneten Arbeitsmappen werden auf dem ExcelBildschirm übereinander angeordnet.

Abbildung 25.2: Anzeige mehrerer Arbeitsblätter im Modus Überlappend.

Register aus- und einblenden

Die Namen von Arbeitsblättern werden am unteren Rand des Arbeitsmappenfensters durch Blattregister aufgeführt. Sie können die Anzeige mit EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT/FENSTEROPTIONEN/BLATTREGISTERKARTEN aus- oder einblenden.

Abbildung 25.3: Register von Arbeitsmappen Tabellen farblich markieren

388

Neu in Excel 2002 ist eine Funktion, die die farbliche Markierung von Tabellen/Registern erlaubt. Klicken Sie dazu das gewünschte Register an und wählen im Kontextmenü die Option REGISTERFARBE. Wählen Sie nun aus der Farbtabelle die gewünschte Farbe zur Darstellung des markierten Registers.

Office XP Kompendium

Der Excel-Bildschirm

Kapitel 25

Der jeweils fett angezeigte Name auf den Blattregistern ist der des sichtbaren Blatts. Mit einem Mausklick auf ein Blattregister aktivieren Sie die Tabelle. Um eine neue Arbeitsmappe anzulegen, sind folgende Aktionen notwendig: 1.

Wählen Sie DATEI/NEU.

2.

Am rechten Rand des Excel-Bildschirms erscheint der Aufgabenbereich NEUE ARBEITSMAPPE.

3.

Aktivieren Sie den Abschnitt MIT VORLAGE BEGINNEN und doppelklicken Sie auf das Symbol ARBEITSMAPPE WÄHLEN.

Anlegen neuer Arbeitsmappen

Sie können sich die Arbeit in vielen Fällen erleichtern, wenn Sie eine neue Arbeitsmappe nach Muster anlegen. Im Abschnitt MIT VORLAGE BEGINNEN finden Sie vorbereitete Arbeitsmappen. ICON: Tipp

Arbeitsmappen bestimmen die Arbeitsblattgröße. Wollen Sie die Größe beeinflussen, müssen Sie die Fenstergröße ändern. Dazu setzen Sie den Cursor auf eine Seite oder Fensterecke und ziehen das Fenster. Außerdem stehen Ihnen oben rechts im Fenster die zwei Schaltflächen zum Minimieren (SYMBOLGRÖSSE) und Maximieren (VOLLBILD) zur Verfügung. Sie können sich die Arbeit in vielen Fällen erleichtern, wenn Sie eine neue Arbeitsmappe auf Basis einer bereits vorhandenen anlegen. Im Abschnitt NEU AUS VORHANDENER ARBEITSMAPPE im Fenster NEUE ARBEITSMAPPE können Sie bereits bestehende Arbeitsmappen übernehmen. ICON: Tipp

Mit einem Doppelklick auf die blaue Titelzeile verkleinern bzw. vergrößern Sie das Gesamtfenster mit einer oder mehreren Arbeitsmappen. Der Doppelklick auf die Titelzeile einer Arbeitsmappe vergrößert ein verkleinertes Fenster zum Vollbild.

Arbeitsmappen minimieren und maximieren

Keine Sammelmappen in Excel 2002 Umsteiger von Office 2000 werden sich sicherlich fragen, wo die bis dahin verwendeten Sammelmappen geblieben sind. Das Konzept der Sammelmappen hatNeue Microsoft ICON: Version in Office XP verworfen, Sammelmappen werden also nicht mehr unterstützt. Haben Sie bereits Ihr Office XP installiert, müssen Sie vor der Arbeit mit Excel 2002 eventuell vorhandene Sammelmappen zuerst auflösen.

Office XP Kompendium

389

Kapitel 25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1.

Starten Sie den Windows Explorer und klicken Sie doppelt auf die aufzulösende Sammelmappen-Datei. Sie erkennen SammelmappenDateien an der Dateiendung .OBD oder .OBT.

2.

Nun wird das Programm zur Auflösung der Sammelmappen gestartet. Im Feld LÖSEN geben Sie einen Ordner an, in dem die einzelnen Dateien gespeichert werden sollen.

3.

Bestätigen Sie die Eingabe mit OK und Sie haben Zugriff auf die einzelnen Dokumente bzw. Arbeitsmappen.

25.3.3 Erst markieren, dann bearbeiten

Bereiche auf dem Arbeitsplatz markieren

Bevor Sie einen Befehl aufrufen, müssen Sie für das Programm klären, worauf sich der gewählte Befehl beziehen soll. Wollen Sie beispielsweise einigen Feldern ein Format zuordnen, müssen Sie diese Felder zunächst markieren. Für die Arbeit der Markierung stehen Ihnen mehrere Techniken zur Verfügung. Grundsätzlich gilt:

Markierungstechniken

Gehen Sie mit dem Mauspfeil auf das erste oder letzte Feld eines gedachten Rechtecks und ziehen Sie die Maus nach oben oder unten, ohne die linke Maustaste zu lösen. Mit dieser Methode legen Sie einen Markierungsrahmen um Felder. Meist, wenn Sie Befehle in Dialogfenstern abrufen, können Sie dort auch den Bereich eingeben, auf den sich der Befehl beziehen soll. In der Regel wird es jedoch praktischer sein, den Bereich bereits vor dem Aufruf des Befehls zu markieren. Die Markierung wird dann von Excel in Daten umgesetzt und angezeigt.

Befehle zuordnen

Dem markierten Bereich können Sie nun ein- oder mehrmals Befehle zuordnen. Ob Sie dazu Menüoptionen, Symbole oder Funktionstasten verwenden, bleibt Ihnen überlassen. Mit Tasten markieren

Tasten markieren schneller Unterschied zwischen Ziel und Methode

390

Statt mit der Maus zu arbeiten, können Sie auch das erste oder letzte Feld markieren. Drücken Sie die (ª)-Taste und erweitern die Markierung mit den Cursortasten. Außer dieser Standardform der Markierung mit Tasten stehen Ihnen Funktionstasten und Tastenkombinationen zur Verfügung:

Office XP Kompendium

Der Excel-Bildschirm

Kapitel 25

Markierziel

Handlung

Einzelne Zelle

Zelle anklicken oder mit einer Cursortaste markieren.

Zellbereich

Klicken und ziehen.

Nichtangrenzende Zellen oder Zellbereiche

Erste Zelle oder den ersten Zellbereich markieren, (Strg) gedrückt halten und weitere Zellen oder Bereiche per Mausklick oder Ziehen markieren.

Großer Zellbereich

Erste Zelle im Bereich anklicken, (ª) gedrückt halten und auf die letzte Zelle im Bereich klicken.

Ganze Zeile

Zeilenkopf anklicken.

Ganze Spalte

Spaltenkopf anklicken.

Angrenzende Zeilen/ Spalten

Mauspfeil über Zeilen- bzw. Spaltenköpfe ziehen.

Nichtangrenzende Zeilen/Spalten

Erste Zeile/Spalte markieren, (Strg) gedrückt halten und weitere Zeilen/Spalten markieren.

Alle Zellen eines Arbeitsblattes

Schaltfläche in der linken oberen Ecke des Arbeitsblattes anklicken.

Mehr oder weniger Zellen, als gerade markiert sind

(ª) gedrückt halten und letzte Zelle anklicken, die in die

25.3.4

Tabelle 25.1: Wie Sie markieren

neue Markierung aufgenommen werden soll. Der Bereich zwischen aktiver Zelle und der Zelle, die angeklickt wird, ist neu markiert.

Markieren von Blättern in einer Arbeitsmappe

Gemeinsam markieren führt

In der Voreinstellung enthält eine Arbeitsmappe drei Tabellen. Sie können die Vorgabe mit EXTRAS/OPTIONEN/ALLGEMEIN/BLÄTTER IN NEUER ARBEITSMAPPE einstellen. Im Verlauf einer umfangreicheren Arbeit kommen weitere Blätter hinzu. Insbesondere, wenn gleiche Eingaben in mehreren Arbeitsblättern anstehen, ist die gemeinsame Markierung der Tabellen notwendig. Die folgende Tabelle bietet eine Übersicht. Markierung

Handlung

Einzelnes Blatt

Blattregister anklicken.

zu gleichen Wirkungen Blattregister sind das Markierungsziel Tabelle 25.2: Markierung von Tabellen

Angrenzende Blätter Register des ersten Blatts anklicken, (ª) gedrückt halten und auf die Registerlasche für das letzte Blatt klicken. Nichtangrenzende Blätter

Register des ersten Blatts anklicken, (Strg) gedrückt halten und die Registerlasche der anderen Blätter anklicken.

Alle Blätter einer Arbeitsmappe

Richten Sie den Mauspfeil auf ein Blattregister und drücken Sie die rechte Maustaste für das passende Kontextmenü. Wählen Sie die Option ALLE BLÄTTER AUSWÄHLEN.

Office XP Kompendium

391

Kapitel 25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002

25.3.5 Nicht ausgeblendete Zellen

Markieren von sichtbaren Zellen

Nicht sichtbare Zellen sind ausgeblendete Zellen. Damit Sie beim Markieren nicht versehentlich Inhalte von ausgeblendeten Zellen erfassen, können Sie nur sichtbare Zellen markieren. Wenn Sie einen Bereich markieren wollen, der in ausgeblendete Zeilen oder Spalten hineinragt, dürfen ausgeblendete Zellen nicht in die Markierung aufgenommen werden. Das erreichen Sie auf folgende Weise: 1.

Markieren Sie die gewünschten Zellen.

2.

Wählen Sie BEARBEITEN, erweitern Sie ggf. das Menü mit einem Klick auf den Doppelpfeil, markieren Sie GEHE ZU und dort die Schaltfläche INHALTE.

3.

Klicken Sie rechts unten auf das Optionsfeld NUR SICHTBARE ZELLEN.

(Strg)+(G) für

Gehe zu

25.3.6 (Esc) hebt

Aktionen auf

Gleich, in welcher Form eine Markierung angezeigt wird, Sie können alle Markierungen mit einer der folgenden Aktionen aufheben: 1.

Drücken Sie auf eine der Cursortasten.

2.

Zeigen Sie mit dem Mauspfeil auf eine beliebige Zelle und klicken Sie.

3.

Um eine Markierung der Blätter einer Arbeitsmappe aufzuheben, klicken Sie ein nicht markiertes Blatt an.

25.3.7 Markierung beibehalten

Zell- und Blattmarkierungen aufheben

Markierung bei Änderungen beibehalten

Wenn Sie bereits Zellen markiert haben, müssen Sie die Markierung für Änderungen nicht aufheben. Sie können dennoch weitere Elemente oder auch weniger markieren:

Markierung erweitern oder verkleinern

392

1.

Halten Sie die vorhandene Markierung aufrecht und (ª) niedergedrückt.

2.

Klicken Sie auf die letzte Zelle, die Sie in die neue Markierung aufnehmen wollen. Die Markierung wird erweitert oder verkleinert.

3.

Falls Sie nichtangrenzende Zell- oder Bereichsmarkierungen ändern wollen, müssen Sie (Strg) gedrückt halten und zusätzliche Zellen durch Anklicken erfassen.

Office XP Kompendium

Der Excel-Bildschirm

25.3.8

Kapitel 25

Markieren von bestimmten Zellbereichen

Sie können sehr effektiv Zellbereiche markieren, die durch Namen oder Zellbezüge erkennbar sind. Wenn Sie mit (F5) GEHE ZU aufrufen, sehen Sie eine Liste von Zellbereichen, die markiert angezeigt werden können. Noch schneller können Sie über den Namensbereich auf die Markierung zugreifen.

Zellbereiche mit Namen versehen

Wenn Sie, wie im Beispiel zuvor beschrieben, eine Funktionstaste verwenden können, sollten Sie sich deren Nutzung angewöhnen. Ihre Arbeit wird effektiver, besonders wenn Sie damit die Erweiterung eines Menüs umgehen. ICON: Tipp

Verwenden Sie die nachfolgend aufgeführten Techniken, um benannte Markierungen anzuzeigen:

Namensbereich oben links über Tabelle

Gewünschte Markierung Benannter Zellbereich

Handlung Wählen Sie den Namensbereich oder mit (F5)

Tabelle 25.3: Bestimmte Zellbereiche markieren

GEHE ZU und in der angezeigten Liste den Namen für einen Bereich. Zwei oder mehr benannte Bereiche

Markieren Sie den ersten Namen im Namensbereich, halten Sie (Strg) gedrückt und klicken Sie weitere Bereiche an. Jeweils eine weitere Markierung erscheint auf dem Bildschirm.

Zellen außerhalb eines benannten Bereiches

Wählen Sie BEARBEITEN/GEHE ZU. Tragen Sie im Textfeld VERWEIS den Zellbezug für die zu markierende Zelle oder den gewünschten Zellbereich ein.

Bevorzugen Sie den Namensbereich. Um Markierungsnamen im Namensbereich (oben links über dem Fenster des Arbeitsblattes) zu aktivieren, reicht ein einfacher Mausklick. Im Namensfeld von GEHE ZU müssen Sie mit einem Doppelklick arbeiten. ICON: Tipp

25.3.9

Effektiv mit Drag&Drop arbeiten

Mit Excel 2002 können Sie Daten mit der Methode Drag&Drop auf dem Arbeitsblatt und zwischen Fenstern von Excel bewegen. Gleiches gilt in der Office-Umgebung auch zwischen Anwendungen.

Office XP Kompendium

Drag&Drop = Ziehen mit der Maus

393

Kapitel 25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002

Sollte Drag&Drop nicht funktionieren, sehen Sie mit EXTRAS/OPTIONEN/ BEARBEITEN nach, ob das Kontrollkästchen DRAG&DROP VON ZELLEN AKTIVIEREN markiert ist. ICON: Info Verschieben: Ziehen einfacher

25.3.10

Zellinhalte innerhalb einer Tabelle verschieben

Um Zelldaten zu bewegen, markieren Sie Zellen, die Sie verschieben möchten:

als Zwischenablage

1.

Zeigen Sie mit dem Mauspfeil auf den Rahmen der markierten Zellen.

2.

Ziehen Sie die markierten Zellen an die Stelle, an der Sie die Zellen oder den Bereich neu platzieren wollen.

Müssen die Daten am Ziel zwischen vorhandene Zellen eingefügt werden, halten Sie beim Ziehen (ª) niedergedrückt.

25.3.11

Daten in andere Blätter/Arbeitsmappen bewegen

Die Datenübertragung funktioniert so: 1.

Markieren Sie, setzen Sie den Mauspfeil auf den Zellrahmen und ziehen Sie.

2.

Halten Sie beim Ziehen die (Alt)-Taste nieder.

3.

Bewegen Sie die gezogenen Daten über ein markiertes Blattregister und lassen Sie die Maustaste los.

Durch die Aktion wird der markierte Bereich in das andere Blatt verschoben. Wenn Sie kopieren wollen, halten Sie (Strg) niedergedrückt. ICON: Daten inTipp Fenster ziehen

Um Daten in andere Arbeitsblätter zu verschieben, ordnen Sie zwei Fenster so an, dass Sie den Bereich vor Augen haben, der verschoben oder kopiert werden soll. Markieren und ziehen Sie die Daten von einem zum anderen Fenster. Zum Kopieren müssen Sie (Strg) gedrückt halten (zum Mauspfeil wird ein Pluszeichen als Hinweis angezeigt).

25.4 Menüs sind logische Einheiten

394

Der Umgang mit den Menüs

Von der Menüleiste am oberen Bildschirmrand ausgehend stehen Ihnen alle wichtigen Funktionen von Excel zur Verfügung. Sie wählen die unterschiedlichen Menüs entweder mit einem Mausklick auf das entsprechende Menü oder durch Drücken der rechten Maustaste.

Office XP Kompendium

Die Benutzung der Symbole

Kapitel 25

Mit der rechten Maustaste rufen Sie das Kontextmenü auf. Während in der Menüleiste Optionen nach Bereichen zusammengefasst sind, ändert sich das Kontextmenü je nach der gerade aktivierten Option. Das Menü können Sie leicht auch mit der Tastatur nutzen: 1.

Halten Sie (Alt) gedrückt und tippen Sie auf den unterstrichenen Buchstaben im Menünamen, ohne (Alt) loszulassen. Tippen Sie auf (F10), erzielen Sie die gleiche Wirkung wie mit (Alt).

2.

Ist ein Menü geöffnet, verschieben Sie mit den Cursortasten die Markierung und wählen die gewünschte Menüoption mit (¢) aus. Verwenden Sie die Cursortasten, um die jeweils benachbarten Menüs zu öffnen.

3.

Cursortasten öffnen und schließen Menüs.

4.

Sie öffnen jedes andere Menü mit einem Mausklick auf den Menünamen. Um weitere Menüs aufzuklappen, gehen Sie ebenso vor. Das zuvor offene Menü klappt zu, das neu gewählte Menü öffnet sich.

5.

Ein Menü schließen Sie durch einen Druck auf (Esc), mit einem weiteren Drücken von (Esc) deaktivieren Sie die Menüleiste.

6.

Drei Punkte hinter einem Optionsnamen bedeuten, dass in einem Dialogfenster weitere Angaben gemacht werden müssen.

7.

Innerhalb von Dialogfenstern wählen Sie, wie bereits für die Menüs beschrieben, aus. Ein punktierter Rahmen zeigt immer an, welches Feld gerade aktiv ist.

8.

Sehen Sie eine Option des Menüs nur schwach (abgeblendet), dann steht diese im Augenblick nicht zur Verfügung.

Menü per Tastatur bedienen

... führen weiter

Abgeblendet heißt: nicht bereit

Maus und Tastatur sind Kombinationswerkzeuge Sie sollten sich angewöhnen, Maus und Tastatur bei der Benutzung zu kombinieren. Auf diese Weise erzielen Sie ein hohes Maß an Bedienungskomfort. Allgemeine Empfehlungen lassen sich jedoch nicht geben. Sicher werden Sie nach kurzer Eingewöhnungszeit die Methode herausfinden, die Ihrer Arbeitsweise am besten entspricht und so am effektivsten für Sie ist.

25.5

Die Benutzung der Symbole

Symbole heißen auch Icons

Nachdem Sie Excel 2002 erstmals installiert und in Betrieb genommen haben, finden Sie über dem aktiven Tabellenfenster mindestens eine, wahrscheinlich zwei Leisten mit Symbolen.

Office XP Kompendium

395

Kapitel 25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002

ICON: Tipp

Die Art und Zahl der angezeigten Symbolleisten können Sie leicht ändern. Zeigen Sie mit dem Mauspfeil auf die Symbolleiste und drücken Sie die rechte Maustaste. Eine Liste der Symbolleisten wird eingeblendet. Aktive Symbolleisten haben ein Häkchen. Klicken Sie zum Zufügen oder Abwählen auf den Optionsnamen. Symbole erleichtern Ihnen die Arbeit mit Excel 2002. Wann immer Sie eine bestimmte Funktion benötigen und sie in der Symbolleiste enthalten ist, reicht es, dieses Symbol anzuklicken. Das kann ein einfacher Löschvorgang, der Aufbau einer bestimmten Grafik oder die Zuweisung bzw. Übertragung eines Formates sein. Ist ein Grafikfenster geöffnet, sehen Sie auch über dem Grafikfenster eine Leiste mit den zur Grafik gehörenden Symbolen.

Abbildung 25.4: Die Symbolleiste Standard

Benötigen Sie beim Kennenlernen genauere Angaben über die Möglichkeiten der Symbole, so schieben Sie den Mauspfeil über das fragliche Symbol. In einem Kasten erhalten Sie jeweils einen Kurztext, der Sie über die Funktion des Symbols informiert. Zuerst markieren, dann Symbol anwenden

Die Schaltflächen der Symbolleiste wenden Sie auf markierte Zellbereiche an. Sind beispielsweise eine oder mehrere Zellen markiert, die Sie durch eine Einrahmung mit Schatteneffekt hervorheben wollen, reicht es aus, das entsprechende Symbol anzuklicken. Auf ähnliche Weise ordnen Sie markierten Zellen Währungsformate oder Textattribute wie FETT, KURSIV oder UNTERSTRICHEN und vieles andere zu. Sie können mit einem Klick auf das passende Symbol neue Daten laden und speichern.

25.5.1

Symbolleiste ein- und ausblenden

Die Symbolleisten von Excel können Sie vollständig ausblenden, z.B., wenn Sie möglichst viel Anzeigefläche frei machen wollen:

Symbolleisten sind frei positionierbar

396

1.

Wählen Sie ANSICHT/SYMBOLLEISTEN.

2.

Deaktivieren Sie alle Kontrollkästchen und bestätigen Sie.

Die Symbolleiste selbst können Sie nicht mit der Tastatur aktivieren, wohl aber ihre Anordnung auf dem Bildschirm bestimmen. Sie können die Position der Symbolleiste auf dem Bildschirm ändern.

Office XP Kompendium

Die Benutzung der Symbole

25.5.2

Kapitel 25

Symbolleisten verschieben

Symbolleisten lassen sich markieren und frei auf dem Bildschirm positionieren. Je nachdem, wohin Sie die Symbolleiste verschieben, können Sie die Leiste und die Schaltflächen weiter beeinflussen. Symbolleisten sind nicht verankert, wenn sie vom Bildschirmrand entfernt angeordnet sind. Wenn Sie eine Symbolleiste zum Fenster- oder Bildschirmrand schieben, wird sie dort verankert.

Symbolleisten am Bildschirmrand sind verankert

Um Symbolleisten zu verschieben, sind nur wenige Handgriffe notwendig: 1.

Richten Sie den Mauspfeil auf den schmalen Bereich zwischen den Schaltflächen oder auf die Titelleiste einer nicht verankerten Symbolleiste.

2.

Ziehen Sie die Symbolleiste per Maus an eine neue Position.

Nur wenn Sie die Symbolleiste an den Bildschirmrand oder den des Anwendungsfensters ziehen, wird die Symbolleiste am Rand ausgerichtet. Das bedeutet automatisch die Verankerung am Rand des Fensters.

25.5.3

Am Rand ausrichten bedeutet Verankerung

Symbolleiste löschen

Symbolleisten sind Standard-Symbolleisten (integrierte) oder entsprechend den Anwenderbedürfnissen angepasste Symbolleisten. Nur letztere können gelöscht werden. Damit integrierte Symbolleisten geschützt werden, ändert sich nach dem Markieren die Schaltfläche LÖSCHEN in ZURÜCKSETZEN.

Nur eigene Symbolleisten löschen

Um eine angepasste Symbolleiste zu löschen, benötigen Sie das Fenster ANPASSEN, und so müssen Sie weiter vorgehen: 1.

2.

Klicken Sie auf die Optionen ANSICHT und SYMBOLLEISTEN oder drücken Sie die rechte Maustaste auf einer Symbolleiste und wählen Sie dort ANSICHT. Im Register SYMBOLLEISTEN deaktivieren Sie in der Liste SYMBOLLEISdas Kontrollkästchen neben einer angepassten Symbolleiste, wenn Sie diese löschen wollen. ZURÜCKSETZEN ändert sich in LÖSCHEN.

TEN

3.

Wählen Sie die Schaltfläche LÖSCHEN und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Schließen Sie das Fenster.

25.5.4

Symbolleiste einer Arbeitsmappe zuordnen

Symbolleisten gelten zunächst für alle Arbeitsmappen. Sie können benutzerdefinierte Symbolleisten jedoch auch für bestimmte Arbeitsmappen in jeweils eigener Anordnung konfigurieren.

Eigene (benutzerdefinierte) Symbolleisten erstellen

Office XP Kompendium

397

Kapitel 25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002

So gehen Sie vor:

Speichern sichert auch Symbol-

1.

Wählen Sie SYMBOLLEISTEN/ANPASSEN/ANFÜGEN.

2.

Wählen Sie ANFÜGEN und klicken Sie auf die benutzerdefinierte Symbolleiste, die Sie an die Arbeitsmappe anbinden wollen.

3.

Wählen Sie KOPIEREN, bestätigen Sie und schließen Sie das Fenster.

Wenn Sie anschließend die Arbeitsmappe speichern, wird auch die neu definierte Symbolleiste gesichert.

leisten

25.5.5 Neue Symbolleisten nehmen Schaltflächen auf

Benutzerdefinierte Symbolleisten

Sie können leere Symbolleisten anlegen und mit beliebigen Schaltflächen ausstatten.

Um eine solche benutzerdefinierte Symbolleiste anzulegen, ist dieser Ablauf notwendig:

Namen für benutzerdefinierte Symbolleisten angeben

1.

Beginnen Sie mit der Wahl ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/ANPASSEN.

2.

Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU. Eine neue Schaltfläche mit einem Vorschlagsnamen wird eingeblendet.

3.

Überschreiben Sie im Textfeld NAME DER SYMBOLLEISTE den vorgegebenen Standard mit einen Namen für die neue Symbolleiste.

4.

Schalten Sie zum Register BEFEHLE.

5.

Kennzeichnen Sie in der Liste KATEGORIEN die Zusammenstellung von Schaltflächen, die auf der neuen Symbolleiste angeordnet werden sollen.

6.

Markieren Sie dann in der Liste BEFEHLE jeweils Schaltflächen und ziehen Sie diese auf die neue Symbolleiste.

Die Symbolleiste wird mit jeder eingefügten Schaltfläche automatisch größer und kann nach der Zusammenstellung wie alle anderen Symbolleisten behandelt werden.

25.5.6

Standardeinstellung der Symbolleisten

Symbolleisten zu verändern bedeutet die Möglichkeit der optimalen Anpassung an unterschiedliche Bedürfnisse, kann aber zu einem Mangel an Übersicht führen.

398

Office XP Kompendium

Die Benutzung der Symbole

Kapitel 25

Wollen Sie den ursprünglichen Zustand einer Symbolleiste wiederherstellen, ist das möglich: 1.

Wählen Sie ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/ANPASSEN.

2.

Aktivieren Sie in der Liste SYMBOLLEISTEN das Kontrollkästchen für den Namen der Symbolleiste, die Sie wieder auf den Standard zurücksetzen möchten.

3.

Standard = Ursprungszustand

Klicken Sie auf die Schaltfläche ZURÜCKSETZEN. Abschließend folgt eine Sicherheitsabfrage.

Das beschriebene Verfahren des Zurücksetzens auf einen Standard funktioniert nicht nur für eine angepasste Symbolleiste, sondern auch für Schaltflächen. Wenn Sie in der Liste SYMBOLLEISTEN ein Kontrollkästchen für eine angepasste Symbolleiste wählen, ändert sich die Schaltfläche ZURÜCKSETZEN in LÖSCHEN.

Zurücksetzen für

Ähnlich wie das Zurücksetzen funktioniert das Wiederherstellen eines veränderten Symbols auf Schaltflächen von integrierten Symbolleisten.

Symbol wieder-

Standard

herstellen

Um wieder das ursprüngliche Symbol zu erhalten, gehen Sie so vor: 1.

Zeigen Sie mit ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/ANPASSEN und dem entsprechenden Kontrollkästchen die benötigte Symbolleiste an, auf der die Schaltfläche enthalten ist.

2.

Wählen Sie wieder ANSICHT/SYMBOLLEISTEN.

3.

Klicken Sie auf ANPASSEN.

4.

Markieren Sie auf der nun eingeblendeten Symbolleiste die Schaltfläche, die geändert wurde und die Sie wiederherstellen möchten, und drücken Sie die rechte Maustaste für das Kontextmenü.

5.

Aktivieren Sie die Option SCHALTFLÄCHE ZURÜCKSETZEN.

25.5.7

Anzeige der Symbolleiste verändern

Die anfänglich sichtbare Symbolleiste ist jederzeit nach Ihren Bedürfnissen veränderbar. Das gilt neben dem Anordnen und der Zusammenstellung der Symbolleiste auch für die Darstellung von Elementen.

Anpassung an wechselnde Bedürfnisse

Um Platz zu gewinnen, können Sie die Breite eines Drop-Down-Listenfelds (z.B. Schrift) auf einer Symbolleiste ändern: 1.

Starten Sie die Änderung mit ANSICHT/SYMBOLLEISTEN.

2.

Markieren Sie die Schaltfläche Anpassen und Ihre selbst zusammengestellte Symbolleiste.

Office XP Kompendium

399

Kapitel 25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002 3.

Klicken Sie das Drop-Down-Listenfeld einer Symbolleiste an, z.B. in der Symbolleiste FORMAT/SCHRIFTART oder SCHRIFTGRAD.

4.

Zeigen Sie auf den linken oder rechten Rand des Listenfelds. Der Mauspfeil wird zum Doppelpfeil.

5.

Ziehen Sie den Rand des Listenfelds, um seine Breite zu verändern.

Sehr schnell und effektiv ändern Sie die Symbole, wenn Sie den Pfeil ganz rechts in der Symbolleiste STANDARD FÜR SCHALTFLÄCHEN HINZUFÜGEN ODER ENTFERNEN anklicken und dann beliebig wählen. Abbildung 25.5: Per Drag&Drop können Sie Befehle in die eigene Symbolleiste ziehen

Größe durch Ziehen ändern

Die Größe durch Ziehen ändern Sie, indem Sie einen der Ränder markieren und ziehen. Bei einer am Bildschirmrand positionierten (verankerten) Symbolleiste ist diese Veränderung nicht möglich. Das Aussehen und das Fassungsvermögen einer Symbolleiste lässt sich durch eine Änderung des Abstands zwischen Schaltflächen auf Symbolleisten beeinflussen:

Abstand zwischen Symbol ziehen

400

1.

Wählen Sie ANSICHT/SYMBOLLEISTEN.

2.

Aktivieren Sie die Schaltfläche ANPASSEN.

3.

Markieren Sie ein Symbol und ziehen Sie die Schaltfläche in Richtung einer freien Fläche.

Um den Abstand zwischen zwei Schaltflächen zu verringern, ziehen Sie jeweils eine Schaltfläche näher zu einer anderen.

Office XP Kompendium

Die Benutzung der Symbole

25.5.8

Kapitel 25

Schaltflächenanzeige organisieren

Schaltflächen auf Symbolleisten können Sie wieder entfernen oder neu hinzufügen. Damit Sie Schaltflächen auf einer Symbolleiste organisieren können, muss die jeweilige Symbolleiste auf dem Bildschirm angezeigt werden.

Symbolleisten sind aus Schaltflächen zusammengesetzt

Das erreichen Sie so: 1.

Aktivieren Sie ANSICHT/SYMBOLLEISTEN.

2.

Klicken Sie auf die Option ANPASSEN.

3.

Suchen Sie im Register BEFEHLE in der Liste KATEGORIEN und dann im Bereich BEFEHLE ein Symbol aus und ziehen Sie die Schaltfläche auf die angezeigte Symbolleiste.

Eine Schaltfläche löschen Sie, indem Sie umgekehrt vorgehen wie zuvor beschrieben. Wählen Sie und ziehen Sie die Schaltfläche von der Symbolleiste.

Schaltfläche löschen

Da das Löschen einer angepassten Schaltfläche nicht rückgängig zu machen ist, müssen Sie für eine mögliche spätere Verwendung eine besondere Symbolleiste als Zwischenspeicher einrichten. Ordnen Sie auf dieser zurzeit nicht benötigten Schaltflächen an und blenden Sie die Symbolleiste dann ICON: aus. Tipp Hinzufügen oder Löschen von Schaltflächen So geht’s: 1.

Blenden Sie die benötigte Symbolleiste ein.

2.

Wählen Sie ANSICHT/SYMBOLLEISTEN und ANPASSEN.

3.

Suchen Sie im Register BEFEHLE in der Liste KATEGORIEN einen Namen für einen Bereich aus.

4.

Markieren und ziehen Sie eine oder mehrere Schaltflächen auf die gewünschte Symbolleiste.

Wollen Sie eine Schaltfläche löschen, gehen Sie umgekehrt vor: Ziehen Sie die Schaltfläche aus der Symbolleiste.

Durch Ziehen entfernen (Löschen)

Verschieben oder Kopieren von Schaltflächen auf Symbolleisten Statt ein Symbol auf eine andere Schaltfläche zu kopieren, können Sie eine Schaltfläche auch auf andere Weise vervielfältigen.

Office XP Kompendium

Symbole kopieren

401

Kapitel 25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002

Damit eine solche Aktion sinnvoll ist, lassen sich Schaltflächen auf andere Symbolleisten verschieben:

(Strg) zum

Kopieren

1.

Sind die benötigten Symbolleisten auf dem Bildschirm angeordnet, wählen Sie ANSICHT/SYMBOLLEISTEN und ANPASSEN.

2.

Verschieben Sie eine Schaltfläche, indem Sie diese auf die neue Position ziehen. Diese kann auf derselben Symbolleiste oder einer anderen Symbolleiste liegen.

Das Kopieren funktioniert ähnlich wie bei vergleichbaren Aktionen: Sie müssen beim Ziehen einer Schaltfläche auf eine neue Position (Strg) gedrückt halten. Kopieren eines Symbols von einer Schaltfläche auf eine andere

Von Schaltfläche zu Schaltfläche kopieren

Wenn Sie spezielle Symbolleisten einrichten, ist das Kopieren eines Symbols von einer Schaltfläche auf eine andere manchmal hilfreich. Dazu muss sich die betreffende Schaltfläche auf derselben oder einer anderen Symbolleiste befinden. Der Vorgang beginnt – wie meist – mit ANSICHT/SYMBOLLEISTEN und ANPASSEN: 1.

Markieren Sie die Schaltfläche, die kopiert werden soll.

2.

Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und klicken Sie die Option SCHALTFLÄCHENBILD KOPIEREN an.

3.

Richten Sie den Mauspfeil auf die Schaltfläche des Symbols, auf die das Symbol kopiert werden soll.

4.

Drücken Sie erneut die rechte Maustaste und wählen Sie die Option SCHALTFLÄCHENBILD EINFÜGEN. Das Symbol wird eingefügt, das markierte Symbol an der Einfügeposition wird überschrieben.

Wenn der beschriebene Ablauf nicht funktioniert, kann das daran liegen, dass Sie Symbole ändern wollen, die im Dialogfeld aufgeführt werden. Das ist nicht möglich. ICON: Note Vom Grafikprogramm zur Schaltfläche

402

Kopieren eines Symbols von einer Grafikanwendung auf eine Schaltfläche Wie die Möglichkeit zum Ändern durch das Bearbeiten eines Symbols vorgesehen ist, können Sie auch Symbole für Schaltflächen aus Grafik-Anwendungen entnehmen.

Office XP Kompendium

Die Benutzung der Symbole

Kapitel 25 Abbildung 25.6: Mit der rechten Maustaste öffnen Sie das Kontextmenü zum Bearbeiten der Icons

Auf diese Weise gehen Sie vor: 1.

Starten Sie die Grafik-Anwendung und kopieren Sie das Symbol, das übernommen werden soll, in die Zwischenablage.

2.

Schalten Sie mit (Alt)+(ÿ__) zu Excel.

3.

Wählen Sie ANSICHT/SYMBOLLEISTEN und ANPASSEN.

4.

Markieren Sie mit dem Mauspfeil das Symbol, das Sie ändern wollen.

5.

Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und aktivieren Sie dort die Option SCHALTFLÄCHENSYMBOL EINFÜGEN.

Um Verzerrungen oder unscharfe Darstellungen auszuschließen, übernehmen Sie bei der Kopie möglichst nur Symbole in derselben Größe wie das integrierte Schaltflächensymbol. Standardgröße für ein integriertes Symbol sind 16 x 15, die einer großen Schaltfläche 24 x 23 Pixel.

Kontextmenü nutzen Pixelgröße beachten

Bearbeiten des Schaltflächensymbols Wenn Ihnen die Auswahl fertiger Symbole nicht ausreicht oder Sie das Symbol verändern wollen, bearbeiten Sie es mit dem Schaltflächen-Editor.

Eigene Schaltflächen produzieren

So gehen Sie vor: 1.

Beginnen Sie mit ANSICHT/SYMBOLLEISTEN und einem Klick auf die Option ANPASSEN.

2.

Markieren Sie das Schaltflächensymbol auf der Symbolleiste, das verändert werden soll. Drücken Sie die rechte Maustaste.

Office XP Kompendium

403

Kapitel 25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002 3.

Wählen Sie im Kontextmenü SCHALTFLÄCHENSYMBOL BEARBEITEN. Der Schaltflächen-Editor wird eingeblendet.

4.

Bearbeiten Sie das Schaltflächensymbol im Schaltflächen-Editor und bestätigen Sie mit OK nach Abschluss der Arbeiten.

Einem Makro eine Symbolleisten-Schaltfläche zuweisen Schaltflächen für Makro nutzen

Makros sind einfach aufzuzeichnen und in einem VB-Modul zu verwalten. Zur Organisation gehört es, dass Sie ein Makro einer Schaltfläche zuordnen und es so effektiv aufrufen und zuordnen können. Für eine Zuweisung müssen folgende Arbeiten durchgeführt werden: 1.

Ordnen Sie eine Symbolleiste auf dem Bildschirm an, der Sie eine Schaltfläche für ein Makro und dieser dann das Makro selbst zuordnen wollen.

2.

Wählen Sie ANSICHT/SYMBOLLEISTEN und ANPASSEN, wenn Sie einer existierenden Symbolleiste eine benutzerdefinierte Schaltfläche zuweisen wollen.

3.

Markieren Sie im Register BEFEHLE in der Liste KATEGORIEN die Zeile MAKROS.

4.

Ziehen Sie eine der beiden Schaltflächen aus dem gleichnamigen Bereich auf eine Symbolleiste.

5.

Klicken Sie später das neue Symbol an, wird das Dialogfeld MAKRO angezeigt. Auch ohne das Fenster zu schließen, können Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und hier die letzte Option aufrufen.

ZUWEISEN

6.

Zuweisung mit Aufzeichnung

Sie können direkt im Textfeld MAKRONAME einen Makronamen angeben und mit OK bestätigen. Ein Bezug lässt sich durch das Dialogfeld per Expansion direkt übernehmen.

Wenn Sie ein Makro neu aufzeichnen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche AUFZEICHNEN.

kombinieren

Die Zuweisung von Makros zu Schaltflächen können Sie wieder ändern:

404

1.

Wählen Sie ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/ANPASSEN.

2.

Aktivieren Sie mit der rechten Maustaste die Schaltfläche, die geändert werden soll, und wählen Sie die Option MAKRO ZUWEISEN.

3.

Gehen Sie vor wie zuvor beschrieben: Tragen Sie im Textfeld MAKRONAME einen Namen ein und bestätigen Sie oder zeichnen Sie ein Makro neu auf.

Office XP Kompendium

Der Einsatz der Tastatur

Kapitel 25 Abbildung 25.7: So weisen Sie einer selbst definierten Schaltfläche ein Makro zu

25.6

Der Einsatz der Tastatur

Excel 2002 ist wie alle Windows-Programme auf die Bedienung mit der Maus angelegt. Sie können Excel 2002 in bestimmten Bereichen ergänzend auch sinnvoll mit der Tastatur bedienen. In der Beschreibung der Menüs wurde bereits darauf hingewiesen, dass alle Menüs durch (Alt), gefolgt von dem unterstrichenen Buchstaben der Menüs geöffnet werden können. Ist das Menü aufgeklappt, dienen die Tasten und (¢) oder die Betätigung des in der Option unterstrichenen Buchstabens dem Auslösen weiterer Aktionen, meist werden Dialogfenster eingeblendet. Wieder ist die Kombination von (Alt) und dem unterstrichenen Buchstaben der Tastendruck, den Sie zur Bedienung benötigen.

Tastatur ergän-

Es wurde bereits erwähnt, dass Sie im Arbeitsblatt nur den Mauspfeil auf eine Zelle richten und klicken müssen, um diese Zelle zur aktuellen Zelle zu machen. Vielleicht werden Sie es bei der Arbeit angenehm finden, außer der Maus auch die Tastatur für Bewegungen im Arbeitsblatt einzusetzen. Oder Sie finden Kombinationen beider Eingabe-Instrumente nützlich. In diesem Fall benötigen Sie die nachfolgende Übersicht, wie Sie den Cursor mit der Tastatur in Arbeitsblättern und Arbeitsmappen der Tabelle bewegen können.

Mit Cursortasten markieren

Office XP Kompendium

zend nutzen

Markieren durch Ziehen ist meist schneller

405

Kapitel 25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002

Tabelle 25.4: Den Cursor mit der Tastatur bewegen

Es gibt alternative Bewegungstasten

Tabelle 25.5: Alternative Tastenkombinationen

406

Aufgabe

Tastenkombination

Eine Zelle in Pfeilrichtung

Cursortasten

Den Rand des aktuellen Datenbereichs bewegen

(Strg)+Cursortasten

Zwischen nichtgesperrten Zellen in einem geschützten Tabellenblatt bewegen

(ÿ__)

Anfang der Zeile

(Pos1)

Anfang des Tabellenblatts

(Strg)+(Pos1)

Letzte Zelle im Tabellenblatt (unten links)

(Strg)+(Ende)

Eine Bildschirmseite nach unten

(Bild¼)

Eine Bildschirmseite nach oben

(Bild½)

Eine Bildschirmseite nach rechts

(Alt)+(Bild¼)

Eine Bildschirmseite nach links

(Alt)+(Bild½)

Nächstes Blatt der Arbeitsmappe

(Strg)+(Bild¼)

Vorheriges Blatt der Arbeitsmappe

(Strg)+(Bild½)

Nächste Arbeitsmappe

(Strg)+(F6)

Vorherige Arbeitsmappe

(Strg)+(ª)+(F6)

Nächster Ausschnitt

(F6)

Vorheriger Ausschnitt

(ª)+(F6)

Falls Sie die vorstehenden Tastenkombinationen nicht bequem finden, weil Sie an andere Tastenfolgen gewöhnt sind, können Sie Excel für alternative Bewegungstasten einrichten. Sie müssen mit EXTRAS/OPTIONEN/UMSTEIGEN das Kontrollkästchen ALTERNATIVE BEWEGUNGSTASTEN aktivieren. Danach können Sie folgende Tastenkombinationen benutzen: Aufgabe

Tastenkombination

Eine Seite nach links

(Strg)+[æ]

Eine Seite nach rechts

(Strg)+[Æ]

Nächstes Blatt einer Arbeitsmappe

(Strg)+(Bild¼)

Vorheriges Blatt einer Arbeitsmappe

(Strg)+(Bild½)

Eine Zelle nach rechts

(ÿ__)

Eine Zelle nach links

(ª)+(ÿ__)

Office XP Kompendium

Der Einsatz der Tastatur

Kapitel 25

Aufgabe

Tastenkombination

Erste Zelle auf dem Blatt (oben links)

(Pos1)

Gehe zu

(F5)

Nächstes Fenster derselben Arbeitsmappe

(F6)

Nächster Ausschnitt desselben Fensters

(ª)+(F6)

Tabelle 25.5: Alternative Tastenkombinationen (Forts.)

Die Funktionstasten Wollen Sie den Zeiteinsatz bei der Benutzung von Menübefehlen noch weiter verringern, so können Sie das besonders effektiv mit speziellen Tasten, den Funktionstasten. Diese können Sie alleine oder in der Kombination mit weiteren Tasten einsetzen. Funktionstaste

(ª)

(Strg)

(F1)

Online-Hilfe oder Hilfe-Assistent

(F2)

Zelle und Bearbeitungsleiste aktivieren

Zellnotiz Infofenster bearbeiten anzeigen

(F3)

Namen in eine Formel einfügen

Funktions- Namen Assistent festlegen

(F4)

Letzte Aktion wiederholen

Suchen Fenster oder Gehe schließen zu wiederholen

(F5)

Gehe zu

Suchen

Fenstergröße wiederherstellen

(F6)

Nächster Ausschnitt

Vorheriger Ausschnitt

Nächste Arbeitsmappe

(F7)

Rechtschreibung

(F8)

Markierung erweitern

Office XP Kompendium

(Strg)+(ª)

(Alt)+(ª)

Neues Arbeitsblatt

Funktionstasten fassen zusammen

Tabelle 25.6: Funktionstasten einsetzen

Namen aus Zelltext erstellen

Vorherige Arbeitsmappe

Verschieben Erweiterungsmodus ein/ aus

Größe ändern

407

Kapitel 25 Tabelle 25.6: Funktionstasten einsetzen (Forts.)

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002

Funktionstaste

(ª)

(Strg)

(F9)

Blätter in sämtlichen geöffneten Arbeitsmappen berechnen

Aktives ArbeitsBlatt mappe berechnen minimieren

(F10)

Menüleiste aktivieren

Kontextmenü anzeigen

(F11)

Diagramm anlegen

(F12)

Speichern unter

(Strg)+(ª)

(Alt)+(ª)

Dokumentfenster maximieren

Speichern Öffnen

Drucken

Excel stellt Ihnen mehr Abkürzungstasten zur Verfügung, als hier gedruckt werden können. Wählen Sie für weitere Übersichten im Index als Schlüsselwörter Hilfethemen wie TASTEN UND BEARBEITEN und VERSCHIEBEN VON DATEN MIT HILFE VON SHORTCUTS (Tastaturkombinationen). ICON: Info

25.7

Der Einsatz der Hilfefunktion

Das Hilfe-Menü ist immer erste Wahl bei Problemen mit Excel 2002. Hier finden Sie auch die Option ERKENNEN UND REPARIEREN, die fast alle denkbaren Probleme behebt. Legen Sie die Office- bzw. Excel-CD bereit und folgen Sie den Aufforderungen des Assistenten. Abbildung 25.8: So reparieren Sie Excel bei Problemen

Benötigen Sie während der Arbeit eine Information, können Sie Hilfe auf unterschiedliche Weise anfordern. Wollen Sie Kurzinformationen haben, bieten sich diese Methoden an: Wollen Sie den Namen einer Schaltfläche wissen, positionieren Sie den Mauspfeil über dem Symbol. Wenn der Mauspfeil markiert, wird eine Information angezeigt. Arbeiten Sie mit einem Dialogfeld, in dem rechts oben ein Kästchen mit Fragezeichen zu sehen ist, klicken Sie das Fragezeichen und dann ein Ihnen unbekanntes Element im Dialogfeld an. Sie erhalten in den meisten Fällen eine ausreichende Auskunft. 408

Office XP Kompendium

Der Einsatz der Hilfefunktion

Kapitel 25

In sinngemäß gleicher Weise markieren Sie das Hilfe-Symbol ? und dann ein Element der Excel-Oberfläche, zu dem Sie Angaben benötigen. In vielen Fällen erhalten Sie mit (F1) eine kontextsensitive Hilfe. Wenn Sie mit dem Menü oder der Schaltfläche den Office-Assistenten aktivieren, begleitet dieser Ihre Arbeit. Er schlägt Ihnen möglichst effektive Methoden vor. Verwenden Sie die Bildlaufpfeile, um die Anzeige zu verschieben. Nach der Eingabe eines Themas gibt der Assistent Informationen. In vielen Fällen werden Sie ausführlichere Hilfe benötigen. Wählen Sie im Menü HILFE – klicken Sie dazu das Fragezeichen an – MICROSOFT EXCELHILFE, bekommen Sie im Register INHALT Gesamtübersichten. Dieses Fenster wird immer dann angezeigt, wenn der Assistent abgeschaltet ist. Wenn Sie ihn mehrfach ausblenden, erfolgt automatisch die Frage, ob der Assistent nur ausgeblendet oder abgeschaltet werden soll. Aktivieren Sie das Register INDEX und geben Sie die ersten Buchstaben eines Themas an. Nach der entsprechenden Anzeige können Sie meist aus weiteren Angaben wählen. Oder Sie wählen zuerst INHALT, um sich über bestimmte Themen informieren zu lassen.

Übersicht im

Auch mit dem Register INHALT erhalt Sie eine Übersicht durch Hilfetexte. Nach Wahl eines Themas hilft Ihnen Excel hier, Informationen zu einem bestimmten Bereich zu finden.

Suchen ist mit schnellen PCs

Register INDEX

effektiver

Hilfe erhalten Sie mit einem Register oder einer Option des Menüs Hilfe auch vom Antwort-Assistenten. Fragen können Sie hier »allgemein« formulieren. Der Assistent sucht nach zentralen Begriffen und erlaubt Ihnen den Zugang zu allen Informationen. Tragen Sie das gesuchte Stichwort ein. Sobald die Verbindung herzustellen ist, erscheint das Stichwort oder ähnliche Wörter im Listenfeld. Wählen Sie weitere Informationen zum jeweiligen Stichwort. Mit der OPTION OFFICE IM WEB blenden Sie den Internet Explorer ein und Sie können aktuelle Informationen und Treiber direkt von den MicrosoftSeiten im Internet holen. Dazu muss der installierte Explorer (IEXPLORER.EXE) gefunden werden. Die Option funktioniert nur, wenn der Browser eingerichtet ist.

Office XP Kompendium

409

Kapitel 25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002

25.8 Excel erzeugt auch Dokumente

Das Speichern

Das Speichern mit Excel unterscheidet sich nicht wesentlich vom Speichern anderer Dokumente. Sie können es nach der Sicherheitsabfrage beim Schließen von Fenstern erledigen oder gezielt mit Namen sichern:

ICON: Tipp Dateitypen machen Excel variabel

ICON: Tipp Favoriten vereinfachen die Suche

1.

Um ein Dokument zu speichern, klicken Sie das Diskettensymbol an.

2.

Wollen Sie ein Dokument unter neuem Namen speichern, verwenden Sie DATEI/SPEICHERN UNTER.

Damit Sie ein Dokument nach dem Speichern leicht finden, wählen Sie vor dem Schließen einer Datei das Dialogfeld SPEICHERN UNTER. Markieren Sie den Namen einer Arbeitsmappe. Aktivieren Sie mit dem Symbol EXTRAS die Option EIGENSCHAFTEN. Tragen Sie auf der Registerkarte ZUSAMMENFASSUNG Daten ein, die eine spätere Suche erleichtern. Als Besonderheit beachten Sie die zur Verfügung stehenden Dateitypen. Sie können ein Dokument in einem anderen als dem Excelformat oder dem einer früheren Versionen speichern. Sie können problemlos ein Arbeitsblatt einer anderen Anwendung mit Excel 2002 öffnen, es bearbeiten und trotzdem im ursprünglichen Dateiformat speichern. Sie müssen im Dialogfeld SPEICHERN UNTER nur den eingestellten DATEITYP beachten. Sie sollten das automatische Speichern in bestimmten Intervallen verlangen. Wählen Sie zuerst EXTRAS/AUTOMATISCHES SPEICHERN und eine Vorgabe. Sollten Sie die vorgeschlagene Option nicht finden, ist ein Add-In nicht installiert. Wählen Sie EXTRAS/ADD-INS-MANAGER und das Kontrollkästchen AUTOMATISCHES SPEICHERN. Vielfach werden Sie die Möglichkeiten im Dialogfeld ÖFFNEN mit seinen einfachen Zugriffen auf wichtige Ordner ausreichend finden. Um sich die Verwaltung von Excel weiter zu erleichtern, sollten Sie folgende Optionen einstellen:

410

1.

Wenn Sie wollen, dass Excel bei jedem Speichern eine Sicherungsdatei des Dokuments anlegt, öffnen Sie DATEI/SPEICHERN UNTER/EXTRAS/ ALLGEMEINE OPTIONEN. Im Dialogfeld der Speicheroptionen finden Sie in der ersten Zeile das Kontrollkästchen SICHERUNGSDATEI ERSTELLEN.

2.

Den Speicherort, den Excel vorschlägt, beeinflussen Sie mit EXTRAS/ OPTIONEN/ALLGEMEIN/STANDARDSPEICHERORT.

Office XP Kompendium

Das Speichern

Kapitel 25

Excel benutzt einen Unterordner aus dem Windows-Ordner, mit dem Sie schnell auf eine Arbeitsmappe zugreifen können. Speichern Sie dazu zunächst Dokumente im Ordner EIGENE DATEIEN oder FAVORITEN. Ein Klick auf Felder wie EIGENE DATEIEN oder FAVORITEN im Dialogfeld SPEIICON: CHERNTipp UNTER macht die spätere Suche nach Dateien leicht. Nach Wahl von DATEI/ÖFFNEN können Sie auch wieder eines der Symbole anklicken.

25.8.1

Die Arbeitsbereichsdatei

Mit einer Arbeitsbereichsdatei speichern Sie keine Daten, sondern die Anordnung der benutzten Arbeitsmappen und die Größe, Ordnung und Position der Fenster. Die Arbeitsbereichsdatei enthält nicht die Arbeitsmappen selbst. Auf diese Art können Sie eine ganze Gruppe von Arbeitsmappen in einem Arbeitsschritt öffnen.

Eine Arbeitsbereichsdatei vergrößert die Informationsvielfalt

Um eine Arbeitsbereichsdatei anzulegen, sind nur wenige Aktivitäten erforderlich: 1.

Stellen Sie auf dem Bildschirm die Arbeitssituation her, die Sie nach dem Schließen und neuerlichen Öffnen von Excel wieder vorfinden wollen.

2.

Wählen Sie DATEI/ARBEITSBEREICH SPEICHERN.

3.

Übernehmen Sie die Vorgabe oder tragen Sie einen Dateinamen ein und bestätigen Sie das Speichern.

Die Arbeitsbereichsdatei wird ohne Eingriff im Ordner EIGENE DATEIEN mit der Erweiterung XLW gespeichert.

XLW markiert die Arbeitsbereichsdatei

Wenn Sie eine Arbeitsbereichsdatei im Startordner XLSTART ablegen, werden die Arbeitsmappen in der von Ihnen gewünschten Anordnung bei jedem Start automatisch geladen. ICON: Tipp

25.8.2

Das Schließen von Fenstern

Haben Sie Ihre Arbeit in einem beliebigen Fenster von Excel 2002 beendet, können Sie das Fenster ausblenden, ohne gleich Excel zu schließen. Das 32Bit-Betriebssystem hält die Anwendung bereit, auch wenn sie gerade nicht benötigt wird.

Office XP Kompendium

Mit Fenstern arbeiten

411

Kapitel 25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002 Wollen Sie ein Arbeitsmappenfenster schließen, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten offen: Klicken Sie oben rechts im Arbeitsblatt-Fenster auf das Schließen-Symbol. Wählen Sie DATEI/SCHLIESSEN. Mit dieser Wahl schließen Sie auch alle weiteren geöffneten Fenster einer Arbeitsmappe. Ein Klick bzw. Doppelklick auf das Symbol des Excel-Fensters schließt das Programm!

ICON: Stop

Arbeitsblatt oder

Programmfenster

Jede der zuvor genannten Optionen führt zum Schließen der aktiven Arbeitsmappe. Liegen mehrere Fenster übereinander, müssen Sie die Mausklicks wiederholen oder Sie halten (ª) niedergedrückt und wählen im Menü DATEI/ALLE SCHLIESSEN. Diese Option ersetzt SCHLIESSEN, wenn (ª) gedrückt wird.

25.8.3

Excel 2002 beenden

Da auch die Anwendung Excel in einem Fenster auf der Oberfläche des Betriebssystems Windows ausgeführt wird, können Sie beim Schließen von Excel grundsätzlich gleich wie beim Schließen von Fenstern vorgehen. So ist das Verfahren: 1.

Doppelklicken Sie oben links im Excel-Fenster auf das AnwendungsSymbol.

2.

Statt des zuvor erwähnten Doppelklicks können Sie auch das Systemmenü des Excel-Fensters öffnen und dort SCHLIESSEN wählen.

3.

Klicken Sie oben rechts im Arbeitsblatt-Fenster auf das Schließen-Symbol für das Excel-Fenster.

4.

Wählen Sie DATEI/BEENDEN.

Das Excel-Fenster wird nach dem Speichern geschlossen. Mit dieser Wahl schließen Sie auch alle weiteren geöffneten Fenster einer Arbeitsmappe. Sollten Daten noch nicht gespeichert sein, erinnern Sie Sicherheitsabfragen daran.

412

Office XP Kompendium

26

Mit Tabellen arbeiten

Im vorigen Kapitel wurde der Aufbau von Excel vorgestellt. Ein Arbeitsblatt kann mehrere Tabellen enthalten oder aus nur einer Tabelle bestehen. Weil eine strenge Trennung kaum möglich ist, werden die Begriffe in den folgenden Ausführungen weitgehend synonym gebraucht. Nur wenn im Kontext nicht klar zu erkennen ist, was gemeint ist, erfolgt eine explizite Beschreibung.

26.1

Tabellen im Arbeitsblatt

Bereiche angeben

Ein Bereich ist immer rechteckig und besteht aus aneinander angrenzenden Zellen. Im Extremfall setzt sich ein Bereich aus einer Zelle oder aus allen Zellen Ihres Arbeitsblattes zusammen. Weil die Spalten mit Buchstaben (A, B, C, ... Z, AA usw.) bezeichnet werden und die Zeilen nummeriert sind, ist stets eine eindeutige Identifizierung möglich.

Angrenzende Zellen bilden einen rechteckigen Bereich

Wenn Sie nach der Bestimmung eines Bereiches einen Befehl wählen, ist für Excel 2002 klar, dass der Befehl auf die markierte Zelle angewendet werden soll. Dieses Prinzip gilt auch, wenn Sie Befehle für mehr als eine Zelle auswählen. Abbildung 26.1: Am schnellsten markieren Sie einen Bereich mit den Cursortasten bei gedrückter (ª)Taste.

Einen Bereich sollten Sie in der Regel zuerst definieren, danach erst einen Befehl aufrufen. Dann ist immer klar, auf welchen Teil des Arbeitsblattes sich der Befehl bezieht. Office XP Kompendium

413

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten Sie können auch umgekehrt vorgehen. Wählen Sie ein Dialogfenster zur Eingabe eines Befehls, dann finden Sie oft ein Textfeld BEREICH. In diesem Feld müssen Sie die Bereichsangabe eintragen, wenn diese nicht bereits zuvor gewählt wurde. Haben Sie den Bereich vor dem Aufruf des Fensters markiert, wird der so gekennzeichnete Teil des Arbeitsblattes im Feld wie VERÄNDERBARE ZELLEN oder BEREICH aufgeführt. Excel 2002 macht es Ihnen durch die Technik der expandierenden Fenster einfach, Bereiche zu bestimmen. Sehen Sie bei der Eingabe in ein Feld im rechten Bereich des Feldes ein Symbol, klicken Sie es an. Das Dialogfeld wird verkleinert. Sie haben nun Platz, um mit der Maus einen Bereich zu bestimmen. Die zugehörige Adresse wird automatisch eingefügt. Mit einem neuerlichen Klick können Sie das Dialogfeld wieder größer darstellen. Schließlich können Sie einen bestimmten Bereich in einer Formel auch durch eine Spaltenüberschrift oder Zeilenbezeichnung angeben. Das ist oft einfacher als eine Buchstaben-/Zahlenkombination.

Unterstützung bei Formeleingaben durch den Bereichsfinder

Excel unterstützt Sie bei Bereichsangaben in Formeln mit dem Bereichsfinder. Immer dann, wenn Sie wissen möchten, was sich in einer Formel auf welchen Bereich bezieht, doppelklicken Sie auf die Formel. Farbige Markierungen ordnen Bereiche Formelelementen zu. Unterschiedliche Bereiche werden in der Formel und im Arbeitsblatt unterschieden und mit jeweils gleichen Farben hervorgehoben.

Abbildung 26.2: Durch einen Doppelklick auf das Feld mit der Formel wird der Bereich umrandet dargestellt.

Sie können eine Markierung ziehen, um per Doppelklick auf die Formel einen angegebenen Bereich zu ändern. Richten Sie den Mauspfeil auf das Markierungsquadrat unten rechts und ziehen Sie die Bereichsmarkierung. Funktioniert auch bei Diagrammen

414

Der Bereichsfinder wirkt sich auch auf Diagramme aus. Klicken Sie im Diagramm eine Serie an, werden die korrespondierenden Zahlen der Tabelle umrahmt. Änderungen des Bereiches mit dem Bereichsfinder werden dynamisch im Diagramm umgesetzt.

Office XP Kompendium

Bereiche angeben

Kapitel 26

Standard ist die A1-Bezugsart (Spalten A, B, C, ... Z, AA usw. und Zeilen nummeriert). Sie können aber auch die Spalten nummerieren. Ändern Sie dafür mit EXTRAS/OPTIONEN/ALLGEMEIN im Bereich EINSTELLUNGEN die Bezugsart. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Z1S1-BEZUGSART. ICON: Tipp

26.1.1

Bezug auf Zellen

Die Zelle, von der Sie bei Markierungen ausgehen, wird Ankerzelle genannt. Sie können die Adressierung dieses Bereiches in der Eingabezeile über der Symbolleiste beobachten. Dort wird die gerade markierte Zelle angegeben. Bezugsoperator

Bedeutung

Bezug (Doppelpunkt)

Bezug auf alle Zellen zwischen zwei Bezugszellen, inkl. der beiden Bezugszellen.

Vereinigung (Semikolon)

Bezug, der Bezüge umfasst.

Schnittmenge (Leerzeichen)

Bezug auf Zellen, die beiden Bezügen gemeinsam sind.

26.1.2

Ankerzelle ist der Ausgangspunkt

Tabelle 26.1: Bezugsoperatoren

Bezug auf ein Arbeitsblatt

Eine Bereichsangabe für eine Wertübernahme oder in einer Formel kann sich auf ein oder mehrere Arbeitsblätter einer Arbeitsmappe beziehen.

Blattübergreifende Bereichsangaben

Steht für eine Zelle (Übernahme) oder in einer Formel z.B. E13:G21, bezieht sich die Angabe auf das aktuelle Arbeitsblatt. Die Angabe TABELLE1!C8:C17 unterscheidet sich insofern, als eine Arbeitsmappe mehr als ein Arbeitsblatt enthalten kann. Der Bereich C8:C17 befindet sich in Tabelle1 (= Arbeitsblatt1). Wollen Sie im aktuellen Arbeitsblatt einen Wert aus einer anderen Zelle holen, gehen Sie so vor: 1.

Positionieren Sie die Markierung in der Zielzelle und drücken Sie = (Gleichheitszeichen).

2.

Markieren Sie eine andere Zelle. Sollen Werte aus mehreren Zellen übernommen werden, verwenden Sie eine Funktion, z.B. SUMME.

Gleichheitszeichen holt Daten

Um einen Bezug auf ein anderes Tabellenblatt zu erzeugen, müssen Sie das beschriebene Vorgehen variieren: 1.

Setzen Sie den Cursor in die Zelle, die den Bezug aufnehmen soll.

Office XP Kompendium

415

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten

Auf andere Blätter

2.

Tragen Sie wiederum ein Gleichheitszeichen = ein (tragen Sie alternativ einen Operator oder eine Funktion ein, wenn diese für den Bezug benötigt werden).

3.

Aktivieren Sie das Register des Arbeitsblattes, aus dem Sie Daten übernehmen wollen.

4.

Markieren Sie die gewünschten Zellen und bestätigen Sie.

beziehen

Soll sich ein Bezug über mehrere Tabellenblätter erstrecken, markieren Sie die Zellen, halten Sie (ª) gedrückt und klicken Sie das Blattregister an, mit dem der Bezug endet. ICON: Tipp Externe Bezüge sind Bezüge auf andere Arbeitsmappen

26.1.3

Bezug auf Arbeitsmappen

Arbeitsmappen sind für eine effektive Organisation geschaffen. Damit dieser Grundsatz gilt, müssen Sie Daten aus einer Arbeitsmappe entnehmen und in die Rechnung einer anderen Arbeitsmappe einfügen können. Solche Bezüge auf Zellen in anderen Arbeitsmappen werden in Excel als externe Bezüge bezeichnet. Grundsätzlich ist dieser Bezug ähnlich wie der Bezug innerhalb einer Arbeitsmappe, hier addieren sich nur Namen von Arbeitsblatt und Arbeitsmappe. So verfahren Sie: 1.

Positionieren Sie die Markierung in der Zelle, die Daten empfangen soll.

2.

Fügen Sie eine Formel ein, die Daten aus einer anderen Arbeitsmappe benötigt.

3.

Beginnen und schließen Sie den Bezug auf die fremde Arbeitsmappe mit einer eckigen Klammer.

4.

Geben Sie nach der schließenden eckigen Klammer den Namen des Arbeitsblattes, dann ein Ausrufezeichen an.

5.

Beenden Sie den Eintrag mit einem Zellbezug.

Der Eintrag =MAPPE1.XLS]EINS!A1 steht in der aktuellen Mappe und entnimmt aus Zelle A1 des Arbeitsblattes »Eins« in Mappe1 einen Wert in die aktuelle Zelle.

416

Office XP Kompendium

Bereiche angeben

26.1.4

Kapitel 26

Dreidimensionaler Bezug

Ein 3D-Bezug fasst mehrere Arbeitsblätter derselben Arbeitsmappe zusammen. Die Methode kann für Eingaben oder in Formeln genutzt werden.

Bezüge aus mehreren Arbeitsblättern Abbildung 26.3: Mit (Strg) markieren Sie mehrere Arbeitsblätter.

Um eine Eingabe zugleich auf mehreren Arbeitsblättern vorzunehmen, müssen Sie so vorgehen: 1.

Halten Sie (Strg) gedrückt und markieren Sie per Mausklick die Registerlaschen der Arbeitsblätter, in die gleichzeitig eingegeben werden soll.

2.

Tragen Sie in die Zellen des oben liegenden Arbeitsblattes die Zeichen ein, die auch auf den anderen Arbeitsblättern erscheinen sollen.

Gleichzeitig eingeben

Wenn Sie die Markierung aufheben und zu den Arbeitsblättern schalten, finden Sie gleiche Einträge. Sie können die Einträge bearbeiten. Sie sind nicht verknüpft. Etwas anders ist die Situation bei einer Formel, die Eingaben verknüpft: 1.

Ordnen Sie die benötigten Arbeitsblätter hintereinander an. Ist ein leeres Blatt dazwischen eingefügt, ändert das zunächst nicht das Ergebnis, bedeutet aber Gefahr durch eine versehentliche Änderung.

2.

Schalten Sie zum Arbeitsblatt, in dem zusammengefasst werden soll.

3.

Bauen Sie die Formel durch Schreiben oder Mausklicks auf und bestätigen Sie.

In einer Formel sieht ein 3D-Bezug z.B. so aus:

Leerzeichen nur in Hochkommas

=Summe(FilialeI:FilialeIII!A1)

Die Beispielformel benutzt eine Funktion, um den Inhalt der Zelle A1 aus drei Blättern zu addieren. Der Name des ersten Arbeitsblattes ist vom letzten durch einen Doppelpunkt getrennt. Statt Filiale III könnte in einer Formel auch der Name Tabelle3 stehen. Je nach der Namensgebung werden Ihre Vorgaben oder Standards genutzt. Abbildung 26.4: Namen von Arbeitsblättern in Formeln setzen Sie in Hochkommas.

Office XP Kompendium

417

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten Sie können den Arbeitsblättern beliebige Namen geben, wie Sie oben sehen. Verwenden Sie jedoch Leerzeichen in Namen der Arbeitsblätter, setzen Sie den Bezug auf das oder die anderen Arbeitsblätter in Hochkommas.

26.1.5 Zellenzugehörigkeit

Schnittmengenoperator für Zugriffe

Bezug auf einen Schnittmengenbereich

Eine Schnittmenge ist eine Zelle, die zugleich zu mehr als einem Bereich gehört. Beide überschneiden sich. Am Kreuzungspunkt liegt die Zelle, die beiden Bereichen gemeinsam ist. Excel benutzt den Schnittmengenoperator, um auf eine solche Zelle zuzugreifen. Der Schnittmengenoperator ist ein Leerzeichen. Im Beispiel der folgenden Abbildung gibt es einen Bereich A6:C6 und den Bereich B3:B9. In einer Formel können Sie den Schnittmengenoperator benutzen, um auf Zelle B6 zuzugreifen: = A6:D6 B3:B9

Im Beispiel entspricht B6 der Schnittmenge beider Bereiche. Abbildung 26.5: Schnittmengen bilden Sie durch ein Leerzeichen zwischen den Koordinatenangaben.

Verwenden Sie Namen, besonders wenn Sie mit Schnittmengen arbeiten. Diese vereinfachen die Arbeit mit Schnittmengen. Die Formel =Bereich1 Bereich2 ist einfacher zu verstehen als die abstrakten Bereichsangaben, wie sie im vorherigen Beispiel vorkommen. ICON: Tipp

26.1.6 Fernbezüge aus

Bezug auf Anwendungen

Bezüge auf Daten in anderen Anwendungen sind so genannte Fernbezüge.

anderen Anwendungen

418

Office XP Kompendium

Eingaben in einer Tabelle

Kapitel 26

Wollen Sie Bezüge auf Daten aus anderen Anwendungen aktualisieren, nehmen Sie folgende Einstellungen vor: 1.

Wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN/BERECHNUNG.

2.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen REMOTEBEZÜGE AKTUALISIEREN.

Um die externen Bezüge in einer Formel zu fixieren, markieren Sie die Zelle mit dem externen Bezug und in der Bearbeitungsleiste nur den externen Bezug der Formel. Drücken Sie (F9) und (¢). ICON: Tipp

26.2

Eingaben in einer Tabelle

Eine Tabellenkalkulation ist ein Programm speziell zur Zahlenverarbeitung. Zahlen lassen sich schnell eingeben und in kurzer Zeit stehen Ihnen Berechnungen für eine Auswertung zur Verfügung. Alleine stehende Zahlen bedürfen oftmals einer Erläuterung, deshalb haben Sie die Möglichkeit, Text in Zellen und Notizen einzugeben. Auch wenn Excel 2002 kein Textverarbeitungsprogramm ist, können Sie komfortabel Text eingeben und bearbeiten, den Sie zur Erläuterung Ihrer Tabellen benötigen.

26.2.1

Text, Zahlen oder Formeln

Text eingeben

Legen Sie durch die Cursorposition innerhalb einer Tabelle fest, in welcher Zelle der eingegebene Text angeordnet werden soll. Es spielt grundsätzlich keine Rolle, ob die angesteuerte Zelle leer ist oder einen Inhalt hat. Letzterer wird durch eine Neueingabe überschrieben. Es sei denn, es liegen folgende Situationen vor: Sie positionieren den Cursor in der Eingabezeile, um den vorhandenen Text zu ergänzen. Zelle oder Tabelle sind besonders geschützt.

Manueller Zeilenwechsel in einer Zelle mit (Alt)+(¢)

Nachbarzellen beeinflussen Anzeige

Wenn Nachbarzellen besetzt sind, werden in Zellen grundsätzlich nur die Zeichen gezeigt, die in eine Spalte passen. Um einen vollständigen Text anzuzeigen, können Sie die Spaltenbreite ändern oder mit FORMAT/ZELLEN/ AUSRICHTUNG das Kontrollkästchen ZEILENUMBRUCH aktivieren. Längere ICON: werden Tipp Texte dann umbrochen und in mehreren Zeilen der Zelle angezeigt. Sollten Sie das Register AUSRICHTUNG nicht sehen, kontrollieren Sie die Markierung. Vielleicht ist der Cursor gerade innerhalb eines Eintrags positioniert. Dann wird nur das Register SCHRIFT angezeigt.

Office XP Kompendium

419

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten In einen Bereich eingeben In prinzipiell gleicher Weise, wie das zuvor beschrieben wurde, geben Sie Daten in einen Bereich ein:

Eingabe in jede Richtung

1.

Markieren Sie einen Bereich, in den Sie Daten eintragen wollen.

2.

Schreiben Sie in die erste der markierten Zellen.

3.

Verschieben Sie die Markierung mit (¢) nach unten.

Für eine Bewegung von unten nach oben müssen Sie (ª)+(¢), (ÿ__) für von links nach rechts und (ª)+(ÿ__) für von rechts nach links drücken. Die Eingabezeile Für die Eingabe müssen Sie keine weitere Einstellung vornehmen, sondern Sie können sofort schreiben. Sobald Sie den ersten Buchstaben geschrieben haben, erscheint dieser – und der weitere Text – im Inhaltsfeld der Bearbeitungszeile am oberen Bildschirmrand. Unten links in der Statuszeile ändert sich die Schrift von BEREIT in EINGEBEN.

Abbildung 26.6: Die Eingabezeile in Excel Eingaberestriktionen

Tabelle 26.2: Wichtig für die Eingabe

Sie können bis zu 32.000 Zeichen in eine Zelle eintragen. Sollten Sie mehr Zeichen als vorgegeben eingeben, ist die Spaltenbreite ausgenutzt. Sind die Zellen rechts neben der Eingabezelle frei, wird der längere Text angezeigt; wird der Platz durch andere Eingaben eingenommen, wird der Text nur bis zu einem bestimmten Zeichen angezeigt, der Rest verschwindet. Er wird erst sichtbar, wenn Sie die Spalte verbreitern. Markieren Sie die betreffende Zelle, zeigt die Eingabezeile den Zellinhalt. Wie viel Text jeweils angezeigt wird, hängt von der eingestellten Schrift bzw. dem Buchstaben ab. Es passen vom Buchstaben »l« mehr Zeichen in eine Zelle als beispielsweise vom Buchstaben »m«. Schaltfläche oder Taste

Bedeutung

Button-Storno oder (Esc)

Eingabe abbrechen

Button-OK oder (¢)

Funktions-Assistent der Eingabezeile

Durch den Beginn der Eingabe werden neben der Eingabezeile Schaltflächen zum Bestätigen, Abbrechen der Eingabe oder für den Funktions-Assistenten eingeblendet.

420

Office XP Kompendium

Eingaben in einer Tabelle

Kapitel 26

Eingaben bearbeiten Ist Ihnen während des Eintrags in der Eingabezeile ein Tippfehler unterlaufen, so können Sie diesen sofort mit (æ___) korrigieren. Wollen Sie einen Eintrag vollständig zurückzunehmen, drücken Sie (Esc). Sie können während der Eingabe die Markierung (Einfügebalken) mit den Cursortasten verschieben und den Text in der Eingabezeile mit (æ___) oder (Entf) editieren. Erst nach der Bestätigung erscheint der eingegebene Text in der Tabelle an der Position, an der zuvor der Cursor positioniert wurde.

Daten möglichst übernehmen

Text in der Eingabezeile editieren

Statt mit (¢) können Sie Text aus der Eingabezeile auch mit den Cursortasten oder mit einem Klick auf das Häkchen in die Tabelle übernehmen. Sie müssen den bereits übergebenen Inhalt einer Zelle nicht mit (Entf) löschen, um einen anderen Inhalt eingeben zu können: Einerseits ist es möglich, den Inhalt einfach durch eine Neueingabe zu überschreiben.

Überschreiben oder bearbeiten

Sie können Zellinhalte andererseits auch editieren. Markieren Sie hierfür die Zelle, deren Inhalt geändert werden soll, und drücken Sie (F2) für das Bearbeiten in der Zelle (oder Doppelklick auf die Zelle). Fügen Sie fehlende Zeichen ein oder löschen Sie. Haben Sie alle Korrekturen erledigt, übernehmen Sie den geänderten Zellinhalt mit in die Tabelle. Sie können für spätere Änderungen auch eine Zelle markieren und den Mauscursor mit einem Klick beliebig in der Eingabezeile positionieren. Die Schaltflächen zur Übernahme oder zum Abbrechen werden nach einem Doppelklick auf eine Zelle angezeigt. Zahlen als Text Excel interpretiert jede Kombination von Zahlen, Leerzeichen und nichtnumerischen Zeichen als Text. Der eingegebene Text kann auch Zahlen enthalten, sie werden in diesem Fall als Text behandelt. Sie können nicht mit Zahlen rechnen, die zusammen mit Text eingegeben worden sind.

Anführungszeichen für Text in einer Formel

Text wird zunächst automatisch linksbündig in einer Zelle angeordnet. Geben Sie nur eine Zahl im Textmodus ein, beispielsweise als Überschrift, erscheint diese rechtsbündig. Dass die an erster Stelle eingegebene Zahl ein Text ist, müssen Sie dem Programm durch eine Formatierung mitteilen:

Office XP Kompendium

421

Kapitel 26 Datentyp an der Ausrichtung erkennen

Mit Tabellen arbeiten 1.

Markieren Sie die betreffenden Zellen.

2.

Wählen Sie FORMAT/ZELLEN und die Registerkarte ZAHLEN.

3.

Markieren Sie im Feld KATEGORIE die Option TEXT.

Sie kündigen auch durch einen vorangestellten Apostroph an, dass die folgenden Eingaben Text sind, Zahlen werden so vom Programm auch als Text interpretiert und linksbündig angeordnet. ICON: Tipp

Abbildung 26.7: So formatieren Sie Zahlen in Text um.

Text in der Zelle ausrichten Sie können Text in der Zelle linksbündig (Standard) rechtsbündig zentriert ausrichten. Text wird standardmäßig linksbündig in einer Zelle ausgerichtet. Das können Sie ändern:

422

1.

Wählen Sie FORMAT/ZELLEN/AUSRICHTUNG.

2.

Aktivieren Sie die gewünschte Option.

Office XP Kompendium

Eingaben in einer Tabelle

Kapitel 26

Alternativ können Sie die Option ZELLEN FORMATIEREN im Kontextmenü der rechten Maustaste oder die Symbolleiste verwenden.

26.2.2

Zahlen eingeben

Excel 2002 erkennt, was Sie eingeben: Zahlen, Sonderzeichen und Text. Das ist sehr angenehm, da Sie so nicht erst vor jeder Eingabe ankündigen müssen, was für Daten folgen werden. Das Programm interpretiert Zahlen als feste (konstante) Werte. Prinzipiell gehen Sie bei der Eingabe von Zahlen ebenso wie bei der Texteingabe vor. 1.

Schreiben Sie die gewünschte Zahl, wird die Eingabezeile eingeblendet und die Zahl oder Zahlen können eingegeben und auch bearbeitet werden.

2.

Erst wenn Sie bestätigen, wird die Eingabe in die Tabelle übernommen.

Brüche können von Excel 2002 leicht als Datum interpretiert werden. Geben Sie 1/33 ein, macht Excel »Jan 33« daraus. Das können Sie verhindern, wenn Sie eine »0« und ein Leerzeichen, dann den Bruch eingeben (z.B. 0 1/33). ICON: Tipp Abbildung 26.8: Das Standardformat bei der Zahleneingabe

Zahlen werden in einer Tabelle automatisch rechtsbündig angeordnet. Sehen Sie eine linksbündige Zahl, können zwei Gründe die Ursache dafür sein:

Rechtsbündige Daten sind Zahlen

Entweder wurde vor der Eingabe versehentlich oder absichtlich ein Apostroph gedrückt oder die Zahl ist mit FORMAT/ZELLEN/ZAHLEN/TEXT als TEXT definiert.

Office XP Kompendium

423

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten

Verwenden Sie das Komma als Dezimaltrennzeichen und geben Sie keine Tausenderpunkte manuell ein. Letztere und andere Formatierungen können Sie den Zahlen nach der Eingabe durch ein entsprechendes Format zuordnen. ICON: Info

Wollen Sie, dass vorangestellte Nullen in Zellen angezeigt werden, richten Sie statt des Standards ein benutzerdefiniertes Format ein. Wählen Sie FORMAT/ZELLEN/ZAHLEN/BENUTZERDEFINIERT. Soll z.B. eine Zahl mit zwei Dezimalstellen vor dem Komma auf fünf Stellen aufgefüllt werden, geben Sie 00000,## als benutzerdefiniertes Format ein.

26.2.3 Informationen in Notizen zu Zellen

Erläuterungen durch Kommentare

Immer komplexere Arbeitsblätter erfordern Informationen. Sei es ein anderer Mitarbeiter oder ist es der Anwender selbst, beide profitieren von Anmerkungen und Kommentaren zu Tabellen, zumal wenn einige Zeit vergangen ist. Für solche Erläuterungen gibt es Zellnotizen (Kommentare). Diese können beliebig Zellen zugeordnet werden und belegen keinen Platz auf dem Arbeitsblatt. Verfahren Sie so: 1.

Markieren Sie die Zelle, die Sie durch eine Notiz ergänzen wollen. Sie können auch mehrere Zellen kennzeichnen.

2.

Wählen Sie EINFÜGEN/KOMMENTAR. Alternativ finden Sie mit der rechten Maustaste die Option KOMMENTAR EINFÜGEN.

3.

Ihr Name wird durch die Anmeldung im System vorgegeben. Schreiben Sie im Textfeld und übernehmen Sie den Eintrag mit einem Klick in ein freies Feld.

Abbildung 26.9: Informative Kommentare können Sie jeder Zelle zuordnen.

Notizen mit Zellen kopieren

Das kleine rote Dreieck rechts oben in einer Zelle markiert einen Kommentar, der einer Zelle zugeordnet ist. Schieben Sie den Mauspfeil über die Zelle, können Sie den Kommentar lesen. Notizen können Sie kopieren. Markieren Sie eine Zelle mit einem Kommentar, kopieren Sie den Inhalt in die Zwischenablage, wählen Sie die Zielzelle per Mausklick und BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN/EINFÜGEN und das Optionsfeld KOMMENTARE.

424

Office XP Kompendium

Eingaben in einer Tabelle

Kapitel 26

Sie müssen also einen bereits vorhandenen Kommentar nicht neu schreiben, wenn ein Notiztext bereits vorliegt. Kopieren Sie ihn aus einer anderen Anwendung in die Zwischenablage und übernehmen Sie ihn mit einer der Tastenkombinationen für EINFÜGEN in das Textfeld des Dialogfelds für den ICON: Tipp Sie können Textnotizen zudem noch einer anderen als der Kommentar. zunächst gewählten Zelle zuordnen. Wählen Sie dazu per Mausklick eine andere Zelle. Ob Sie einer Zelle eine Notiz zugeordnet haben, können Sie in der Standardeinstellung an einem roten Dreieck in einer Ecke der Zelle sehen. Positionieren Sie den Mauspfeil auf einer so markierten Zelle, wird die Notiz eingeblendet. Mit EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT/KOMMENTARE können Sie wählen, ob das Dreieck angezeigt oder abgeschaltet werden soll, außerdem, ob nur das rote Dreieck als Hinweis oder auch der Kommentartext eingeblendet wird.

26.2.4

Kommentare ausblenden

Eingabe von Formeln

Formulieren Sie einen Rechenauftrag für Excel 2002, dann definieren Sie auch eine Formel. Rechenformeln können in Excel 2002 unterschiedliche Bestandteile haben: Zahlen (z.B. 0, 1, 2, 3, 4, 5 ...)

Nutzen Sie den

Adressen anderer Zellen (z.B. C45)

FunktionsAssistenten

Adressen von Zellbereichen (z.B. A1:B5) Namen für Zellbereiche (z.B. LOHN, LST) Rechenzeichen (z.B. +, –, *, /, =) Funktionen (z.B. SUMME) In einer Formel können wiederum andere Formeln, Rechenoperatoren und Funktionen enthalten sein. Die letztgenannten Funktionen sind Programme, die bereits mehr oder weniger komplexe Formeloperationen vorprogrammiert enthalten. Sie rufen diese kleinen Programme auf, indem Sie eine Funktion einsetzen. Wenn hier die Rede von »kleinen Programmen« ist, darf das nicht darüber hinwegtäuschen, dass Excel 2002 Ihnen ausgefeilte Funktionen für eine große Zahl von Aufgaben bietet.

StandardSummenformel abrufen

Eine Standard-Formel können Sie aus der Symbolleiste abrufen:

Office XP Kompendium

425

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten 1.

Positionieren Sie die Markierung in der Zelle, die beispielsweise eine Summenformel aufnehmen soll.

2.

Klicken Sie die Schaltfläche AUTOSUMME an.

3.

Markieren Sie die Zellen, deren Inhalt addiert werden sollen. Ein Vorschlag wird durch einen changierenden Rahmen dargestellt.

4.

Ändern Sie den Vorschlag oder bestätigen Sie direkt mit (¢).

Weitere Informationen zur Verwendung von Formeln und Funktionen stehen im nächsten Kapitel. Abbildung 26.10: In der AutoSumme verbergen sich noch weitere Funktionen

ICON: Info

Beispiele für Formel-Korrekturvorschläge

Tabelle 26.3: Die Wirkung der Korrekturfunktion

Wenn ein bestimmter Bereich in einer Formel durch eine Spalten- oder Zeilenbezeichnung beschrieben wird, können Sie diese in der Formel als Bereichsangabe verwenden. Das ist oft klarer und eindeutiger als eine Buchstaben-/Zahlenkombination einzugeben. Beachten Sie besonders: Wenn Sie unsicher sind, welche Zellen ein Bereich umfasst, müssen Sie nur doppelt auf eine Formel klicken. Excel 2002 zeigt durch farbige Rahmen, was zusammengehört. Excel 2002 erleichtert Ihnen die Formeleingabe mit einer Autokorrekturfunktion. Die Anwendung kennt die häufigsten Fehler bei der Formeleingabe und macht Korrekturvorschläge, die Sie akzeptieren oder ablehnen können. Fehler

Korrekturvorschlag

Fehlende Klammer

=SUMA3:D9) wird durch =SUM(A3:D9) ersetzt.

Fehlende AnführungsZeichen

=IF(A1>10, »Ja«, »Nein) wird durch =IF(A1>10, »Ja«, »Nein«) ersetzt.

Falsche Zellreferenz

=4A wird durch =A4 ersetzt.

Zusätzlicher Operator am Formelbeginn

== OR =* OR =/ wird durch = ersetzt.

Operator ohne Operand am =A4+B4+ wird durch =A4+B4 ersetzt. Formelende Doppelter Operator

426

++ oder // werden durch + oder / ersetzt.

Office XP Kompendium

Eingaben in einer Tabelle

Kapitel 26

Fehler

Korrekturvorschlag

Implizite Multiplikation

=A3+3(B3/100) wird durch =A3+3*(B3/100) ersetzt.

Richtiges Multiplikationszeichen

=7 x 8 wird durch =7 * 8 ersetzt.

Falscher Dezimalpunkt

=123.45.67 wird durch =1.234.567 ersetzt.

Kommas als Separatoren

=1,000 wird durch =1000 ersetzt.

Anordnung der Operatoren

Statt => besser >= oder >< besser als <>.

Falsche Bereichsangabe

=SUM(B:2:C10) wird durch =SUM(B2:C10) ersetzt.

Semikolon statt Doppelpunkt

=SUM(D3;D10) wird durch =SUM(D3:D10) ersetzt.

Leerraum in Bereichsangabe

=SUM(A 1:B10) wird durch =SUM(A1:B10) ersetzt.

Leerraum zwischen Ziffern

= 1 2 wird durch = 12 ersetzt.

Tabelle 26.3: Die Wirkung der Korrekturfunktion (Forts.)

Auch ohne besondere Vorkenntnisse können Sie neben der Summenformel sehr einfach andere Standardformeln aus der Formelpalette abrufen. Kündigen Sie mit dem Gleichheitszeichen eine Formeleingabe an und wählen Sie aus der Formelpalette. Unterstützung durch Smarttags Neu in Excel 2002 sind die Smarttags, die Sie bei fehlerhaften Formeleingaben ebenso hilfreich unterstützen. Sicher werden Sie bei der ersten Versuchen mit Excel den Ausdruck #WERT kennen. Damit zeigt Excel an, dass eine Formeleingabe fehlerhaft ist. Abbildung 26.11: Bei fehlerhaften Formeln bieten Smarttags Unterstützung an.

Klicken Sie auf das Smarttag, so öffnet sich das Kontextmenü mit weiteren Optionen und dem Hinweis FEHLER IN WERT. Im Falle einer fehlerhaften Formel lauten diese wie folgt:

Alle Optionen im Kontextmenü

HILFE FÜR DIESEN FEHLER ANZEIGEN: Die Excel-Hilfe wird gestartet, wobei die Hilfe sofort kontextbezogen auf die fehlerhafte Formel oder Funktion eingeht.

Office XP Kompendium

427

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten BERECHNUNGS-SCHRITTE ANZEIGEN: Die Formel wird in ihre Bestandteile zerlegt und Schritt für Schritt abgearbeitet. Sobald die fehlerhafte Funktion oder das Argument angesprochen werden, erhalten Sie einen Hinweis und können die Korrektur vornehmen. FEHLER IGNORIEREN: Die fehlerhafte Formel wird in der aktuellen Form akzeptiert und das Smarttag ausgeblendet. IN BEARBEITUNGSLEISTE BEARBEITEN: Die fehlerhafte Formel wird in die Bearbeitungsleiste hochgezogen (entspricht der Taste (F2)) OPTIONEN ZUR FEHLERÜBERPRÜFUNG: Das Register zur Fehlerprüfung wird eingeblendet. Hier können Sie die Regeln festlegen, die Excel zur Behandlung von Fehlern anwenden soll. FORMELÜBERWACHUNGS-SYMBOLLEISTE: Diese Symbolleiste stellt Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie Aufbau und Verbindung einer Formel zu anderen Zellen und Arbeitsblättern kontrollieren können.

Abbildung 26.12: Die Anzeige der einzelnen Berechnungsschritte in der Formelauswertung führt zur Fehlerquelle.

26.3

Eingabe prüfen

Vorwiegend wird Excel 2002 für die Analyse von Daten verwendet. Für die Eingabe dieser Daten gibt es nunmehr eine Hilfe. Sie können durch zusätzliche Informationen einem Benutzer Hilfen bei der Eingabe geben und Fehler minimieren. Vier Dinge können Sie mit der Prüfungsfunktion festlegen: Sie können Kriterien angeben und so formulieren, welche Eingaben gültig sind und welche abgelehnt werden sollen. Sie können dem Anwender Informationen geben, welche Daten er eingeben soll. Sie können eine Fehlermeldung formulieren, die bei falschen Eingaben angezeigt wird. Sie können Einträge auf Vollständigkeit prüfen lassen.

428

Office XP Kompendium

Zellinhalte automatisch erzeugen

Kapitel 26

Um eine Gültigkeitsprüfung zu veranlassen, müssen Sie Excel 2002 auf folgende Weise einstellen: 1.

Markieren Sie den Eingabebereich, damit diesem eine Reaktion zugeordnet werden kann.

2.

Wählen Sie DATEN/GÜLTIGKEIT.

3.

Stellen Sie im Dialogfeld GÜLTIGKEITSPRÜFUNG und seinen drei Registern ein, was geprüft und auf welche Weise jeweils reagiert werden soll. Abbildung 26.13: So prüfen Sie Gültigkeiten.

Während die Einstellungen so gestaltet sind, dass Sie vorwiegend wählen können, müssen Sie in den beiden anderen Registerkarten eingeben, was Excel 2002 anzeigen soll, wenn es zu fehlerhaften Eingaben kommt.

26.4

Zellinhalte automatisch erzeugen

Durch Vorgaben und Ziehen der Maus können Sie Reihen von Zahlen, Datumswerte oder andere Elemente ohne weitere Eingaben anlegen.

Vorgabe und Vervielfältigen

Das passiert so: 1.

Geben Sie in die erste Zelle des auszufüllenden Bereiches einen Wert oder ein erstes Element ein, z.B. Jan.

2.

Wenn die Eingabezelle mit dem Anfangswert bzw. -element markiert ist, ziehen Sie das Ausfüllkästchen in der rechten Zellecke über den auszufüllenden Bereich. Nur wenn Sie die gesamte Zeile oder Spalte markiert haben, wird das Ausfüllkästchen am Anfang von Zeile oder Spalte angezeigt.

Das Ausfüllen von Reihen wird hier und in den folgenden Beispielen als Mausaktion beschrieben. Sie können auch BEARBEITEN/AUSFÜLLEN und eine der angezeigten Optionen verwenden. Wird das Ausfüllkästchen nicht angezeigt,

Office XP Kompendium

Ausfüllkästchen ziehen

Ausfüllen per Maus oder Dialogfeld

429

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten müssen Sie nicht auf ein Dialogfeld zugreifen: Wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN/ BEARBEITEN und aktivieren Sie das Kontrollkästchen DRAG&DROP VON ZELLEN AKTIVIEREN.

Abbildung 26.14: Ausfüllen im Menü

Fortlaufend nummerieren

Wenn Sie per Maus durch Ziehen ausfüllen, hat die Richtung der Mausbewegung ihre Bedeutung. Je nach Ziehrichtung erweitern Sie die Reihe aufsteigend oder absteigend. Wenn Sie nach rechts oder links ziehen, arbeiten Sie zeilenweise, nach oben bzw. unten wirkt sich das Ziehen spaltenweise aus. Ein Hinweis nennt jeweils die nächste Zeile. Haben Sie in die erste Zelle z.B. 1 eingegeben, erzielen Sie mit der beschriebenen Methode eine fortlaufende Nummerierung. Wollen Sie einen Anstieg um zwei Punkte, geben Sie in die zweite Zelle eine 3 ein, markieren beide und ziehen für die jeweils um die Differenz steigende Reihe.

ICON: Tipp Arithmetischen oder geometrischen Trend fortsetzen

Wollen Sie einen arithmetischen Trend fortsetzen, markieren Sie mindestens drei Zellen mit Anfangswerten und ziehen das Ausfüllkästchen spaltenoder zeilenweise. Sie können auch die rechte Maustaste und die passende Option im Kontextmenü verwenden. Letztere müssen Sie für einen geometrischen Trend benutzen:

ICON: Tipp

430

1.

Ziehen Sie die Markierung über mindestens zwei Zellen mit Werten.

2.

Halten Sie die rechte Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Ausfüllkästchen wieder spalten- oder zeilenweise, je nachdem wie die Reihe angeordnet werden soll.

3.

Wählen Sie im Kontextmenü die Option GEOMETRISCHER TREND.

Eine Zelle kann auch zwei Werte enthalten, die fortgesetzt werden. Haben Sie z.B. Januar 02 eingegeben, führt das Ziehen mit der linken Maustaste zu Kopien. Verwenden Sie aber die rechte Maustaste und wählen im Kontextmenü MONATE AUSFÜLLEN, werden die Monate fortgezählt, das Jahr bleibt. Wenn Sie die Option JAHRE AUSFÜLLEN aktivieren, bleibt es beim Januar, aber die Jahre werden weiter gezählt.

Office XP Kompendium

Zellinhalte automatisch erzeugen

26.4.1

Kapitel 26

Reihen, die ausgefüllt werden können

Zeitreihen sind die Fortsetzung von vorgegebenen Tagen, Wochen, Monaten oder z.B. Quartalen: Startwerte

Beispiel

9:00

10:00, 11:00, 12:00

Mo

Di, Mi, Do

Montag

Dienstag, Mittwoch, Donnerstag

Jan

Feb, Mrz, Apr

Jan 01, Apr 01

Jul 01, Okt 01, Jan 02

Jan, Apr

Jul, Okt, Jan

15. Jan, 15. Apr

15. Jul, 15. Okt

2000, 2001

2002, 2003, 2004

Die arithmetische Reihe vergrößert oder verkleinert um einen konstanten Wert: Startwert

Beispiel

1, 2

3, 4, 5

1, 3

5, 7, 9

100, 95

90, 85

Geometrische Reihen multiplizieren mit einem konstanten Faktor:

Zeit-Reihen in Excel Tabelle 26.4: Zeitreihen

Arithmetische Reihe Tabelle 26.5: Arithmetische Reihen

Geometrische Reihe

Startwert

Beispiel

2 (Multiplikator 2)

4, 8, 16

2 (Multiplikator 3)

6, 18, 54

AutoAusfüllen erweitert Datentypen unterschiedlich:

Office XP Kompendium

Tabelle 26.6: Geometrische Reihen

AutoAusfüllen

431

Kapitel 26 Tabelle 26.7: AutoAusfüllen

Mit Tabellen arbeiten

Startwert

Beispiel

Qrt3 (bzw. Q3 oder Quartal)

Qrt4, Qrt1, Qrt2

1. Periode

2. Periode, 3. Periode

Produkt 1

Produkt 2, Produkt 3

Produkt 1: Nicht erledigt

Produkt 2: Nicht erledigt, Produkt 3: Nicht erledigt

1, 3, 4

5,66; 7,16; 8,66

26.4.2 Mitarbeiterlisten automatisieren

Benutzerdefinierte Listen

Benötigen Sie oft in Listen die Namen Ihrer Mitarbeiter, können Sie die Namen neu schreiben oder kopieren. Entsteht der Bedarf häufig, sollten Sie besser eine Liste im Register BENUTZERDEFINIERTE LISTEN bereithalten. Standardlisten sind bereits enthalten, eine neue Liste legen Sie so an: 1.

Schalten Sie mit EXTRAS/OPTIONEN zum Register BENUTZERDEFILISTEN.

NIERTE

2.

Geben Sie einen Namen für die neue Liste im Feld LISTENEINTRÄGE ein. Wenn Sie in den leeren Bereich klicken, sehen Sie einen Einfügecursor.

3.

Bestätigen Sie jeden Eintrag mit (¢).

4.

Ist die Liste vollständig, bestätigen Sie die Übernahme mit HINZUFÜGEN.

Abbildung 26.15: Neue Listen anlegen

432

Office XP Kompendium

Zellinhalte automatisch erzeugen

Kapitel 26

Eine selbst definierte Liste können Sie auch aus einer beliebigen Tabelle übernehmen: 1.

Wechseln Sie mit EXTRAS/OPTIONEN zum Register BENUTZERDEFILISTEN.

NIERTE

2.

3.

Klicken Sie auf das Symbol des Textfelds LISTE AUS ZELLEN IMPORTIEREN. Markieren Sie eine Liste mit Text im Arbeitsblatt der Arbeitsmappe. Die Adressen werden im Feld OPTIONEN angezeigt. Haben Sie bereits vor der Wahl des Dialogfelds markiert, werden Listenadressen schon angezeigt.

Die Zeilen werden in der Anzeige durch Kommas getrennt

Erweitern Sie das Fenster und aktivieren Sie die Schaltfläche IMPORTIEREN, um die markierte Liste einzufügen. Beantworten Sie die Abfrage, wenn nicht klar ist, aus welchem Bereich importiert werden soll. Abbildung 26.16: Aus Bereich importieren

Eine Liste im Register BENUTZERDEFINIERTE LISTEN können Sie sowohl bearbeiten als auch löschen. Wählen Sie mit EXTRAS/OPTIONEN die Registerkarte BENUTZERDEFINIERTE LISTEN und in BENUTZERDEFINIERTE LISTEN die entsprechende Zeile. Änderungen können Sie im Feld LISTENEINTRÄGE vornehmen und diese mit HINZUFÜGEN aktivieren.

Listen ändern oder löschen

Zum Löschen einer Liste verwenden Sie die Schaltfläche LÖSCHEN. Sie wird aktiv, wenn Sie einen Eintrag markieren.

26.4.3

Gleiche Daten zugleich eingeben

Manchmal müssen Sie in unterschiedliche Zellen gleiche Texte oder Werte eintragen.

Einmal schreiben, vielfach eintragen

Auch ohne Kopieren reicht es, einmal zu schreiben: 1.

Markieren Sie Zellen, in die Daten eingegeben werden sollen. Halten Sie für angrenzende Zellen (ª), für nichtangrenzende Zellen (Strg) gedrückt.

2.

Schreiben Sie die Daten.

3.

Betätigen Sie (Strg)+(¢). Die Daten stehen in allen Zellen.

26.4.4

Funktion AutoVervollständigen

Eine Tabellenkalkulation wie Excel ist zell- und spaltenorientiert. Eingaben erfolgen deshalb oft spaltenweise. Das können Sie nutzen.

Office XP Kompendium

Spaltenweise Eingaben ökonomisch nutzen

433

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten

Bei gleichen Eingaben erleichtert Ihnen Excel die Arbeit:

Automatische Einträge sind immer an einer Spalte orientiert

1.

Haben Sie in der gleichen Spalte einen mit identischen Zeichen beginnenden Eintrag vorgenommen, erkennt Excel den gleichen Anfang und erspart Ihnen nach dem Eintrag der ersten Zeichen weiteres Schreiben. Das gilt allerdings nur für Texteinträge (nicht Zahlen, Datumswerte oder Zeitwerte).

2.

Drücken Sie auf (¢), um den Vorschlag zu übernehmen, oder schreiben Sie weiter, wenn sich die Eingabe noch ändert. Das markierte Angebot wird überschrieben.

Automatische Einträge sind immer an der Spalte orientiert, die durch die aktive Zelle gekennzeichnet ist. Einträge in einer Zeile werden nicht automatisch angezeigt. Excel kann die Automatik nicht bereitstellen, wenn die eingegebenen Zeichen zwei oder mehr Einträgen entsprechen. Falls das AutoVervollständigen nicht wie erwartet funktioniert, kann das an der falschen Position der Einfügemarke liegen. Excel zeigt einen vorhandenen Eintrag nur an, wenn die Einfügemarke hinter dem letzten Zeichen des aktuellen Zellinhalts steht.

ICON: Info Die AUTOEINGABEListe

Das AutoVervollständigen entnimmt die markierten Automatik-Anzeigen Einträgen in einer Liste. Sie können auf diese Liste zugreifen und die Eingaben erneut abrufen, ohne Gleiches erneut zu schreiben. So geht’s:

Eintrag aus der Liste übernehmen

1.

Markieren Sie eine Zelle der Spalte, in der ein Begriff bereits geschrieben wurde.

2.

Öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste und klicken Sie in der Auswahlliste den benötigen Eintrag an.

Excel schreibt den gewählten Eintrag in die aktivierte Zelle. Sie können auch mit der Tastatur einen Eintrag übernehmen: Tragen Sie mindestens ein Zeichen in die Zelle ein, damit Excel einen markierten Vorschlag anzeigt.

ICON: Info

434

Damit die automatische Eingabe von Einträgen in Spalten möglich ist, muss die Funktion mit EXTRAS/OPTIONEN/BEARBEITEN und dem Kontrollkästchen AUTOVERVOLLSTÄNDIGEN FÜR ZELLWERTE AKTIVIEREN eingeschaltet sein. Wollen Sie die Automatik verhindern, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.

Office XP Kompendium

Eingaben suchen und ersetzen

26.5

Kapitel 26

Eingaben suchen und ersetzen

Eine Tabellenkalkulation ist zwar keine Textverarbeitung, was aber kein Grund ist, dass Excel nicht typische Funktionen einer Textverarbeitung nutzen könnte.

Funktionen einer Textverarbeitung

Das gilt besonders für die Option BEARBEITEN/SUCHEN, die einen gefundenen Text oder eine Formel gleich auch noch ersetzen kann. Excel besitzt eine Rechtschreibprüfung und kann als Office-Anwendung dabei auf das gemeinsame Wörterbuch zugreifen, so dass Sie keinen Speicherplatz vergeuden. Die Rechtschreibprüfung wird wie im Beispiel Word mit (F7) bedient. Gleiches gilt für die Funktion AUTOKORREKTUR. Excel ICON: Infohäufige Fehler. Die Liste typischer Fehler können Sie mit EXTRAS/ korrigiert AUTOKORREKTUR beeinflussen. Um mit dieser Fähigkeit von Excel zu arbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Wählen Sie BEARBEITEN/SUCHEN und tragen Sie den gesuchten Text oder den gesuchten Ausdruck (Formel) im Textfeld SUCHEN NACH ein. Sie können entsprechend dem maximalen Fassungsvermögen einer Zelle 255 Zeichen eingeben.

2.

Achten Sie auf die richtige Anzeige im Textfeld der Liste SUCHEN IN. Sie können Formeln, Kommentare oder Werte einstellen.

3.

Markieren Sie die Schaltfläche WEITERSUCHEN und wiederholen Sie bei Bedarf den Mausklick.

4.

Schließen blendet das Dialogfeld SUCHEN wieder aus.

Suchen und Ersetzen überprüft alle Zelleninhalte

Nach jedem Erfolg sehen Sie im Feld links oben die Adresse, wo die Zeichenkette oder Formel gefunden wurde. Außerdem ist die jeweilige Zelle markiert. Abbildung 26.17: Suchen und Ersetzen funktioniert in Excel wie in Word.

Office XP Kompendium

435

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten

Die Suche wie das Ersetzen können Sie durch eine Markierung beschränken. Geben Sie hier einen bestimmten Bereich an, wenn Sie wollen, dass die Suche darauf beschränkt wird. ICON: Tipp

Verändern der Tabellenstruktur

26.6

Daten verschieben

Eine Tabelle des Arbeitsblattes ist in ihrer Form nicht festgeschrieben. Sie können sie zu jeder Zeit ändern. Gelegentlich wird es erforderlich sein, nicht mehr benötigte Daten aus dem Arbeitsblatt zu löschen, die Struktur des Arbeitsblattes zu ändern oder sogar ein neues Arbeitsblatt aufzubauen. Häufig werden Sie vor die Situation gestellt, Tabellenteile von dem einem zu einem anderen Ort im gleichen oder einem anderen Arbeitsblatt zu versetzen. So versetzen Sie eine Zelle oder einen definierten Bereich:

Rahmen als Ziel für den Mauspfeil

1.

Steuern Sie zuerst die Zelle an, die Sie versetzen wollen bzw. markieren Sie einen Bereich, der verschoben werden soll. In jedem Fall steht ein Rahmen als Ziel für den Mauspfeil zur Verfügung.

2.

Positionieren Sie den Mauspfeil auf dem Rahmen. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Kreuz. Halten Sie nun die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Markierung an den neuen Standort.

Nach dem Verschieben von Arbeitsblättern sollten Sie Tabellen unbedingt prüfen. Bei Berechnungen oder Diagrammen, die auf verschobenen Daten basieren, können Fehler auftreten. Gleiches gilt auch, wenn Sie Tabellen in 3D-Bezügen ändern. ICON: Info Unterschiedliche Folgen des Einfügens

Die Wirkung des Einfügens hängt von Folgendem ab: Versetzen Sie Daten aus einer Quellzelle, werden die Daten der Quellzelle gelöscht und die Zelle des Zielbereichs kopiert. Haben Sie als Quelle einen Bereich markiert, ist das Ziel auch ein Bereich. Zwischen einzelnen Arbeitsblättern können Sie Daten auf die gleiche Weise versetzen wie innerhalb eines Arbeitsblattes. Halten Sie zusätzlich (Alt) niedergedrückt, während Sie den markierten Bereich über eine Registerlasche ziehen und dort loslassen. Um Daten in eine andere Arbeitsmappe zu übertragen, ordnen Sie zwei Fenster an und ziehen die Markierung von Fenster zu Fenster.

436

Office XP Kompendium

Daten verschieben Excel 2002 ist ein Windows-Programm, deswegen können Sie die Zwischenablage benutzen, um Daten zu versetzen. Neu in der Version Excel 2002 ist der Einsatz des Aufgabenbereichs für die Zwischenablage. Sie können jetzt mehrere Bereiche in die Zwischenablage übernehmen und beim Einfügen aus der Zwischenablage wieder auswählen.

Kapitel 26 Neue Form der Zwischenablage im Aufgabenbereich

Wird die Zwischenablage im Aufgabenbereich nicht angezeigt, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Menübereich und wählen bei der Auswahl der Symbolleisten die AUFGABENBEREICH-Leiste. Wenn Sie im rechten Aufgabenbereich-Fenster nun die Pfeiltaste anklicken, wechseln Sie automatisch zur Zwischenablage. Abbildung 26.18: Der Aufgabenbereich Zwischenablage erleichtert das Verschieben und Kopieren von Bereichen einer Tabelle.

Zur Verwaltung der Zwischenablage im Aufgabenbereich stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung: Im oberen Bereich der Zwischenablage finden Sie die Schaltflächen ALLE EINFÜGEN und ALLE LÖSCHEN. Damit können Sie alle gesammelten Bereiche der Zwischenablage in ein Arbeitsblatt übernehmen, wobei der Einfügepunkt durch die aktuelle Cursorposition markiert wird. Im unteren Bereich können Sie über die Optionen folgende Einstellungen vornehmen: –

Office-Zwischenablage automatisch anzeigen: Sobald Sie die Zwischenablage verwenden, z.B. durch KOPIEREN oder AUSSCHNEIDEN, wird der Aufgabenbereich mit der Zwischenablage eingeblendet.

–

Sammeln ohne Anzeige der Office-Zwischenablage: Der Inhalt der Zwischenablage wird nicht mehr angezeigt.

Office XP Kompendium

437

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten –

Office-Zwischenablage-Symbol auf Taskleiste anzeigen: Im Systray neben der Uhrzeit erscheint das Symbol der Zwischenablage, die mit einem Mausklick jederzeit aktiviert werden kann.

–

Beim KOPIEREN Status bei Aufgabenbereich anzeigen: Jeder Kopiervorgang wird in einem Infofenster angezeigt.

–

Die Inhalte der Zwischenablage können einzeln bearbeitet werden. Klicken Sie auf den Schaltpfeil der jeweiligen Ablage und wählen Sie aus der Dropdown-Liste EINFÜGEN oder LÖSCHEN.

Um das bereits beschriebene mögliche Überschreiben von Zelldaten beim Ziehen und Einfügen zu verhindern, gehen Sie so vor: 1.

Markieren Sie den Rahmen der Zelle oder des Bereiches, die verschoben werden sollen.

2.

Halten Sie (ª) gedrückt und ziehen Sie die Daten an die neue Position.

3.

Lassen Sie los, wenn der Balken die Einfügestelle markiert.

26.7 Struktur durch Spalten, Zeilen und Arbeitsblätter ändern

Spalten, Zeilen und Arbeitsblätter einfügen

Es wird vergleichsweise häufig vorkommen, dass Sie eine Tabelle entwerfen und im Nachhinein das Bedürfnis haben, die Struktur der Tabelle zu ändern, weil sich die Anforderungen an Ihre Tabelle geändert haben. Meist müssen Sie eine Spalte oder Zeile einfügen. Natürlich müssen Sie in einer solchen Situation die Tabelle nicht neu schreiben, sondern können Zeilen und Spalten beliebig oft an der gewünschten Stelle in die Tabelle einfügen. Wenn Sie für das Einfügen BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN verwenden, können Sie u.a. Formate berücksichtigen oder auch mathematische oder andere Operationen während des Einfügens durchführen.

ICON: Tipp

26.7.1

Spalten einfügen

Spalten fügen Sie auf folgendem Weg ein:

Neue Spalte links neben gekennzeichneter Spalte

438

1.

Setzen Sie den Cursor in die Spalte, die Sie für einen zusätzlichen Zweck benötigen, die aber zurzeit durch Daten belegt ist (Zelle in der Spalte rechts von der Position, an der die neue Spalte eingefügt werden soll).

2.

Wählen Sie EINFÜGEN/SPALTEN.

3.

Excel fügt die neue Spalte links neben der durch den Cursor gekennzeichneten Spalte ein. Die vorhandenen Daten werden nach rechts verschoben. Office XP Kompendium

Spalten, Zeilen und Arbeitsblätter einfügen

Kapitel 26

Wollen Sie mehrere Spalten einfügen, markieren Sie rechts von der Einfügestelle so viele Spalten, wie eingefügt werden sollen.

26.7.2

Zeilen einfügen

Zeilen einfügen geht so: 1.

2.

Kennzeichnen Sie durch die Cursorposition eine Zelle in der Zeile unterhalb der Stelle, an der eine neue Zeile eingefügt werden soll. Für das Einfügen mehrerer Zeilen markieren Sie eine entsprechende Anzahl. Wählen Sie EINFÜGEN/ZEILEN.

Neue Spalte links neben gekennzeichneter Spalte

Die Daten werden nach unten verschoben. Zeilen einfügen

Eine neue Zeile wird jeweils oberhalb des Cursorstandorts eingefügt, existierende Daten werden nach unten im Arbeitsblatt verschoben.

26.7.3

Arbeitsblätter einfügen

Ein Arbeitsblatt ist immer das aktuelle Arbeitsblatt, es steht im Vordergrund. Sie können entscheiden, ob weitere Arbeitsblätter eingefügt werden. Ein Arbeitsblatt ist in der Standardeinstellung eines von drei einer Arbeitsmappe, die in der Praxis aber leicht mehr Blätter enthält. Die Möglichkeit, nahezu beliebig neue Arbeitsblätter einzufügen, schafft Übersicht:

Mehrere Arbeitsblätter schaffen Übersicht

Für ein Tabellenblatt mit Standardformat wählen Sie im Menü EINFÜdie Option TABELLENBLATT.

GEN

Für das Einfügen mehrerer Arbeitsblätter halten Sie (ª) gedrückt und markieren Sie so viele Blattregister, wie Sie neue Blätter einfügen wollen. Zum Einfügen wählen Sie im Menü EINFÜGEN/ TABELLENBLATT. Um ein Arbeitsblatt auf Basis einer benutzerdefinierten Mustervorlage einzufügen, zeigen Sie auf die Registerlasche eines Arbeitsblattes, drücken die rechte Maustaste und aktivieren die Option EINFÜGEN. Verwenden Sie mit einem Doppelklick eine der Mustervorlagen auf einer Registerkarte (ALLGEMEIN, ARBEITSBLATTLÖSUNGEN usw.).

26.7.4

Tabellenvorlagen für neues Arbeitsblatt verwenden

Daten beim Einfügen neu anordnen

Excel ermöglicht es, die Anordnung von Daten beim Einfügen zu ändern (transponieren). Daten aus der obersten Zeile des Kopierbereichs können in der linken Spalte des Einfügebereichs erscheinen, die aus der linken Spalte in der obersten Zeile. Office XP Kompendium

Transponieren bedeutet neu anordnen

439

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten

So ordnen Sie Daten neu an: 1.

Markieren Sie einen Bereich, den Sie transponieren wollen.

2.

Wählen Sie BEARBEITEN/KOPIEREN.

3.

Setzen Sie die Markierung in die linke obere Zelle des geplanten Einfügebereichs.

4.

Wählen Sie BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN.

5.

Klicken Sie das Kontrollkästchen TRANSPONIEREN an.

Abbildung 26.19: Durch das Transponieren werden aus Spalten Zeilen.

26.8 Inhalte oder Zellen löschen

Daten löschen

Wenn Sie löschen, treffen Sie auf leere Zellen oder solche mit Daten. Dementsprechend ist das Löschen organisiert – Sie können entweder die Zellen oder deren Inhalte löschen. Das bedeutet: Löschen Sie Zellinhalte, werden Formeln, Daten, Formate oder Notizen aus der Zelle entfernt (je nach Vorgehensweise). Die Tabelle behält ihre Struktur. Die leeren Zellen bleiben der Struktur erhalten.

Zellen löschen ändert Struktur

440

Wenn Sie dagegen Zellen löschen, werden diese aus der Tabellenstruktur entfernt. Die neben und darüber liegenden Zellen werden verschoben, um die durch das Löschen entstandene Lücke zu füllen.

Office XP Kompendium

Daten löschen

Kapitel 26

Wenn Sie nach dem Löschen den Fehlerwert #BEZUG! sehen, informiert Excel Sie über einen Bezug zu einer gelöschten Zelle.

26.8.1 ICON: Info Zellinhalte löschen Zellen enthalten Daten und Angaben, wie die Daten angezeigt werden sollen. Wenn Sie den Zellinhalt löschen, werden alle Inhalte (Daten, Formate, Notizen) aus der Zelle entfernt. Nach dem Löschen der Zellinhalte ist der Wert der Zelle Null. Die Zelle übergibt damit einer sich auf die Zelle beziehenden Formel den Wert Null.

LÖSCHEN setzt den Wert der Zelle auf null

Um alle Inhalte zu löschen, nutzen Sie diese Optionen: 1.

Markieren Sie Zellen, deren Inhalte Sie entfernen wollen.

2.

Wählen Sie BEARBEITEN/LÖSCHEN/ALLES.

Verwenden Sie statt der Option ALLES eines der Felder FORMATE, INHALTE oder KOMMENTARE, wenn Sie selektiv löschen wollen. Drücken Sie zum Löschen auf (Entf), werden nur die Inhalte gelöscht. Formate oder Kommentare bleiben erhalten. Nach einer Neueingabe werden Formate wieder wirksam. ICON: Tipp

Haben Sie beim Löschen versehentlich die falschen Daten gelöscht oder sich später anders besonnen, so ist das kein Problem, wenn Sie unmittelbar nach dem Löschvorgang (Alt)+(æ___) betätigen. Der Tastenkombination entspricht BEARBEITEN/RÜCKGÄNGIG. Die Löschung können Sie mit dieser Technik zurücknehmen. Um einen weiter zurück liegenden Vorgang zurückzunehmen, verwenden Sie die Liste zum Symbol RÜCKGÄNGIG. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Symbol und wählen Sie eine Zeile.

26.8.2

RÜCKGÄNGIG als Sicherheitsmaßnahme für Fehler

Markierte Zellen löschen

So wie das Löschen ganzer Spalten oder Zeilen die Tabellenstruktur verändert, ergibt sich eine vergleichbare Situation durch das Löschen ausgewählter Zellen.

ZELLEN LÖSCHEN ändert Tabelle

Löschen Sie markierte Zellen so: 1.

Markieren Sie eine Zelle oder einen Bereich, den Sie entfernen wollen.

2.

Wählen Sie BEARBEITEN/ZELLEN LÖSCHEN.

3.

Geben Sie im Dialogfeld LÖSCHEN die Richtung an, in welche die vom Löschen betroffenen Zellen verschoben werden sollen.

Office XP Kompendium

441

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten

26.8.3 Lücke mit nachrückenden Daten auffüllen

Daten ökonomisch anordnen

Es wird in der Praxis auch vorkommen, dass Sie eine Tabelle aufbauen und sich später die Notwendigkeit ergibt, die Struktur der Tabelle zu verkleinern, sei es, weil Sie eine überflüssige Spalte oder Zeile eingeplant haben, sei es, weil sich die Anforderungen an Ihre Tabelle geändert haben. Natürlich müssen Sie in einer solchen Situation die Tabelle nicht mit einer unschönen Lücke weiterführen, sondern können beliebig viele Zeilen und Spalten an der gewünschten Stelle aus der Tabelle entfernen und die entstehende Lücke durch nachrückende Daten auffüllen. Wollen Sie Spalten oder Zeilen mit ihren Inhalten löschen, gehen Sie so vor: 1.

Markieren Sie eine Zeile oder Spalte oder mehrere zugleich.

2.

Wählen Sie BEARBEITEN/ ZELLEN LÖSCHEN.

Durch diese Aktion werden die Spalten oder Zeilen aus der Struktur der Tabelle entfernt, andere Daten rücken nach. Wollen Sie dagegen nur den Inhalt in Zeilen oder Spalten löschen, müssen Sie anders vorgehen:

Formate erhalten

1.

Markieren Sie wiederum eine oder mehr Zeile(n) bzw. eine oder mehrere Spalte(n).

2.

Wählen Sie BEARBEITEN/LÖSCHEN/INHALTE.

3.

Selektieren Sie zwischen den Optionen ALLES, FORMATE, INHALTE oder KOMMENTARE.

Nach der Bestätigung sind die Inhalte gelöscht, die Tabellenstruktur bleibt erhalten. Ein Druck auf (Entf) löscht ebenfalls die Inhalte, erhält jedoch Formate und Kommentare.

26.8.4 Mehr Übersicht durch weniger Arbeitsblätter

Arbeitsblätter löschen

Dass Sie in einer Arbeitsmappe viele Arbeitsblätter zusammenfassen können, heißt nicht, dass Sie auch überflüssig gewordene Blätter aufbewahren sollten. Löschen Sie solche Arbeitsblätter:

442

1.

Markieren Sie ein oder mehrere zu löschende Arbeitsblätter.

2.

Wählen Sie BEARBEITEN/BLATT LÖSCHEN. Da diese Option selten benötigt wird, müssen Sie das Menü expandieren, bevor sie angezeigt wird.

Office XP Kompendium

Daten löschen

Kapitel 26 Abbildung 26.20: In diesem Beispiel werden die Spalten B und C komplett aus dem Arbeitsblatt entfernt.

Um ein Blatt zu markieren, klicken Sie auf das Blattregister. Um zwei oder mehr aufeinander folgende Arbeitsblätter für das Löschen zu kennzeichnen, halten Sie beim Anklicken (ª) gedrückt. Bei nichtangrenzenden Arbeitsblättern ist die Taste (Strg) zu halten. Für sämtliche Blätter einer ArbeitsICON: mappe Info finden Sie im Kontextmenü der rechten Maustaste die Option ALLE BLÄTTER AUSWÄHLEN, wenn Sie ein Register anklicken. Wenn ein Arbeitsblatt Teil eines 3D-Bezugs war, kann eine Aktion wie das Löschen, Einfügen oder Verschieben Folgen haben:

Vorsicht beim Löschen

Wenn Sie Blätter zwischen Tabellenblättern einfügen, werden Werte in den eingefügten Blättern eventuell in die Berechnung eingeschlossen. Löschen Sie Blätter in der Arbeitsmappe, werden ihre Werte in einer Berechnung entfernt. Beim Verschieben von Arbeitsblättern werden eventuell Werte aus einer Berechnung entfernt oder die Berechnung wird so angepasst, dass sie einen neuen Bereich umfasst. Wenn Sie Arbeitsblätter in einer Berechnung löschen, wird eine Berechnung angepasst.

Office XP Kompendium

443

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten

26.9 Notizen und Namen als Erinnerungsstütze

Verständnis durch Namen

Namen für Bezüge

Sie werden in einer Tabelle vielfache Bezüge herstellen, um Rechenoperationen durchzuführen. Felder werden über Formeln miteinander verknüpft sein und oft auf mehr als ein Feld oder einen Bereich Bezug nehmen. Solange Sie mit einer Tabelle oder wenigen Arbeitsblättern umgehen, werden Sie vermutlich die gesamte Tabellenstruktur gut im Gedächtnis behalten. Doch oftmals ist es im betrieblichen und privaten Alltag so, dass Sie auf Arbeitsblätter zurückgreifen müssen, die Sie lange Zeit nicht mehr benutzt haben. Dann wird es darauf ankommen, möglichst schnell nachzuvollziehen, was vielleicht vor Monaten ausgedacht und umgesetzt wurde. Diese Arbeit – wie überhaupt den Umgang mit Ihren Arbeitsblättern – können Sie sich erleichtern. Sie müssen nicht auf mehr oder weniger komplizierte Adressen Bezug nehmen, sondern können einzelnen Zellen oder beliebigen Bereichen Namen geben und sich in einer Formel darauf beziehen. Sie können in einer Formel beispielsweise schreiben A1201* F1201 oder Menge*Preis. Der Vorteil ist offensichtlich: Noch nach langer Zeit wird jeder, auch ein fremder Benutzer, sofort erkennen, welchen Zweck die Formel hat, wenn er die zweite Version vor Augen hat. Bei der ersten Version ist erheblich mehr Mühe erforderlich, um den Formelzweck herauszufinden.

26.9.1

Regeln für die Namenswahl

Folgende Regeln müssen Sie beim Festlegen von Namen beachten: Buchstaben statt Leerstellen

Ein Bereichsname muss immer mit einem Buchstaben oder mit einem Unterstrich anfangen. Verwenden Sie statt Leerstellen den Unterstrich. Die Namen für Bereiche dürfen weder Kommas, Semikola noch die Zeichen +, –, *, /, &, <, >, @ bzw. # enthalten.

Vorsicht vor Verwechslungen

Achten Sie darauf, dass Sie keinen Bereichsnamen verwenden, der mit einer Zelladresse verwechselt werden kann. Benutzen Sie keine Funktionsnamen, Tastenbezeichnungen, Makrobefehle oder Schlüsselwörter für Bereichsnamen.

26.9.2 Mehrfachmarkierung für Namen

444

Zellen einen Namen geben

Markieren Sie nicht ausdrücklich vor dem Festlegen eines Namens, vergeben Sie den Namen für die Zelle, die durch den Standort der Markierung gekennzeichnet ist. Sie können jedoch einen bestimmten Bereich markieren oder auch (Strg) gedrückt halten und eine Mehrfachmarkierung zuweisen.

Office XP Kompendium

Namen für Bezüge

Kapitel 26

Jeder Markierung können Sie einen Namen zuordnen: 1.

Markieren Sie den Bereich.

2.

Wählen Sie EINFÜGEN/NAME/DEFINIEREN und geben Sie den Namen für die markierten Zellen ein.

3.

Wenn Sie nur einen Namen geben wollen, reicht die Wahl OK. Sie können aber dem markierten Bereich weitere Namen zuordnen und diese mit HINZUFÜGEN übernehmen, ehe Sie abschließend mit OK bestätigen.

26.9.3

Zeilen- oder Spaltentitel für Namen

Bei der Festlegung von Namen können Sie Zeit sparen, wenn Sie für Namen die Spalten- und Zeilentitel des aktuellen Tabellenblatts verwenden. So gehen Sie vor: 1.

Markieren Sie einen Bereich. Zeilen- oder Spaltentitel müssen in die Markierung eingeschlossen sein.

2.

Wählen Sie EINFÜGEN/NAME/ERSTELLEN.

3.

Im Dialogfeld NAMEN ERSTELLEN müssen Sie eines der Kontrollkästchen (OBERSTER ZEILE, LINKER SPALTE, UNTERSTER ZEILE oder RECHTER SPALTE) anklicken, um die Übernahme der Beschriftung zu klären. Übernehmen Sie die Voreinstellung OBERSTER ZEILE.

Nutzen Sie die ähnlich verwendbare Option ÜBERNEHMEN, wenn Sie einen Namen aus dem Bestand einsetzen wollen. Für diesen Zweck finden Sie auch eine Liste bereits vergebener Namen in der oberen linken Ecke, über der Spalte A.

26.9.4

Zellen mit Namen verwenden

Zellen mit Namen verwenden Sie typischerweise in Formeln.

Namen vor Fehleingaben sichern

Sie ersetzen dort eine aufwendigere Bereichsangabe: 1.

Öffnen Sie das Menü EINFÜGEN und wählen Sie NAME/ÜBERNEHMEN.

2.

Markieren Sie in der Liste NAMEN ÜBERNEHMEN einen Namen und bestätigen Sie.

Haben Sie z.B. einem Bereich mit Zahlen den Namen Umsatz gegeben und wollen summieren, klicken Sie auf die Schaltfläche SUMME, wählen im Namensfeld der Bearbeitungsleiste den Namen Umsatz und bestätigen mit OK.

Office XP Kompendium

445

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten

26.9.5 Überprüfen, auf was sich ein

Namenszuordnungen prüfen

Wenn Sie in einem umfangreichen Arbeitsblatt viele Namen verwenden, kann es an Übersicht mangeln.

Name bezieht

Sie können Namenszuordnungen jederzeit prüfen: 1.

Im Menü EINFÜGEN müssen Sie NAME/DEFINIEREN aktivieren.

2.

Markieren Sie in der Liste NAMEN IN DER ARBEITSMAPPE den Namen, dessen Bezug Sie sehen wollen.

3.

Der Bezug wird durch die Markierung des Namens im Feld BEZIEHT angezeigt.

SICH AUF

Um einen bestimmten Bezug zu sehen, können Sie auch das Namensfeld öffnen und auf den Namen klicken. Der Bezug wird als Markierung von Zellen angezeigt. ICON: Tipp Liste der Namen erzeugen

26.9.6

Liste aller Namen

Wenn Sie mehr Übersicht bezüglich der in einer Arbeitsmappe vergebenen Namen benötigen, lassen Sie sich eine Liste aller festgelegten Namen der Arbeitsmappe anzeigen. Die Liste wird in die Arbeitsmappe eingefügt:

Liste zum Aktualisieren erneuern

446

1.

Positionieren Sie die Markierung in der Zelle, ab der die Liste nach rechts unten eingefügt werden soll. Vorsicht! Vorhandene Daten werden überschrieben.

2.

Aktivieren Sie EINFÜGEN und die Optionen NAME und EINFÜGEN.

3.

Wählen Sie die Schaltfläche LISTE EINFÜGEN.

Die Liste wird zweispaltig mit allen vorhandenen Namen angelegt. Links stehen die Namen, in der rechten Spalte die zugehörigen Zellbezüge.

Office XP Kompendium

Namen für Bezüge

Kapitel 26 Abbildung 26.21: Einfügen einer Liste aller vergebenen Namen

Office XP Kompendium

447

27

Rechnen mit Excel

Excel hat sich weltweit als führende Tabellenkalkulation durchgesetzt. Neben der einfachen Bedienung zählen die umfangreichen Funktionen und die universelle Anwendbarkeit zu den Garanten des Erfolgs. Mit Excel 2002 wurde die Funktionalität nochmals erweitert. Aufgrund der zunehmenden Globalisierung und Vernetzung der Unternehmenswelten können Sie jetzt auch Tabellen veröffentlichen. Damit steht Ihnen im Unternehmen offen, das Ergebnis einer Tabelle zu diskutieren bzw. gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. Auch hier steht das Internet wieder einmal im Vordergrund. Sie können also eine Tabelle im Internet veröffentlichen, wobei Ihre Teamkollegen mit einem herkömmlichen Browser in der Tabelle Werte neu erfassen bzw. diese ändern.

Excel mit neuen Teamfunktionen

Der Trick dazu ist einfach. In Excel 2002 speichern Sie das Arbeitsblatt als HTML-Datei. Umgekehrt können auch HTML-Dateien in das Excel-Format transferiert werden. Um eine Bearbeitung von Excel-Tabellen im Internet zu ermöglichen, gibt es in Excel so genannte Office Web Components. Dabei wird der Internet Explorer um drei Programme ergänzt: »Tabellen« für die Eingabe bzw. Änderung von Werten in einem Arbeitsblatt, »Diagramme« für die Umwandlung von Grafiken in ein browserfähiges Format und »Pivot« zur Anlage von Pivot-Tabellen.

Office Web Components

Neben der Internetfähigkeit wurde Excel 2002 im Vergleich zur Vorgängerversion in etlichen Punkten überarbeitet. Dabei stand eine benutzerfreundliche Anwendung aufgrund des noch einmal gewachsenen Funktionsumfangs im Vordergrund. Im Verlauf der folgenden Kapitel zeigen wir Ihnen neben vielen Anwendungsmöglichkeiten auch die neuen Funktionen von Excel 2002, damit Sie eine Umstellung problemlos vornehmen können.

Office XP Kompendium

449

Kapitel 27

Rechnen mit Excel

27.1 Basis ist die Gittermatrix

Rechnen mit Formeln

Rechnen mit Excel 2002

Die Hauptaufgabe von Excel besteht im Rechnen und Kalkulieren. Kein Wunder, denn die Gittermatrix sieht einem karierten Blatt Papier sehr ähnlich, auf dem Sie auch in Kästchen Werte zur weiteren Verrechnung eintragen können. Doch anders als auf dem Blatt Papier benötigen Sie in Excel keinen Taschenrechner, da dieser bereits neben den vier Grundrechenarten mit einer Vielzahl an Sonderfunktionen enthalten ist. In Excel benötigen Sie für einen Rechenvorgang eine Formel. Diese Formel verrechnet dabei die Werte in den angesprochenen Feldern. Der Formelaufbau in Excel ist komplex. Anders als in unserem Beispiel mit dem Blatt Papier müssen Sie die Formel mit einer exakten Syntax erfassen, um Fehlermeldungen zu vermeiden. In einem Unternehmen kommen unterschiedliche Rechenarten zum Einsatz. Das Umsetzen in Formeln gehört damit zur ersten Aufgabenstellung, wenn Sie Excel erfolgreich im Unternehmen einsetzen wollen.

Die Formelbestandteile in Excel

Rechenformeln können in Excel 2002 unterschiedliche Bestandteile haben: Zahlen (z.B. 0, 1, 2, 3, 4, 5 ...) Adressen anderer Zellen (z.B. C45) Adressen von Zellbereichen (z.B. A1:B5) Namen für Zellbereiche (z.B. Lohn, Umsatz) Rechenzeichen (z.B. +, –, *, /, =) Funktionen (z.B. Summe)

Aufbau einer Formel

Möchten Sie eine Berechnung in Excel durchführen, dann definieren Sie eine Formel. In einer Formel können wiederum andere Formeln, Rechenoperatoren und Funktionen enthalten sein. Die letztgenannten Funktionen sind Programme, die bereits mehr oder weniger komplexe Formeloperationen vorprogrammiert enthalten. Sie rufen diese kleinen Programme auf, indem Sie eine Funktion einsetzen.

27.1.1

Formeln

Es gibt drei Arten von Formeln, die sich grundsätzlich voneinander unterscheiden: Numerische Formeln

450

Numerische Formeln: Diese arbeiten mit arithmetischen Operatoren. Solche Operatoren sind beispielsweise + für die Addition, – für die Subtraktion, * für die Multiplikation oder / für die Division.

Office XP Kompendium

Rechnen mit Excel 2002

Kapitel 27

Steht zum Beispiel in der Zelle A1 der Wert 115 und Sie schreiben und bestätigen für eine andere Zelle =2*A1, so erscheint in dieser Zelle der Wert 230. Sie haben eine Formel benutzt. Formulieren Sie =SUMME(UMSATZ)/12, haben Sie innerhalb einer Formel die bereits definierte Funktion SUMME benutzt, die auf einen Bereich zugreift, der durch einen Namen identifiziert wird. Logische Formeln: Diese verwenden logische Operatoren wie #NICHT#, #UND#, #ODER#, Kleiner/Gleich, Größer/Gleich, Kleiner, Größer, Ungleich, Gleich. Das Ergebnis einer logischen Formel ist entweder wahr oder falsch, was Computer stets mit 1 oder 0 darstellen. Steht in der Zelle A1 der Wert 1 und Sie schreiben in die Zelle A2 die Formel +A1=1, erhalten Sie in dieser Zelle das Ergebnis Wahr. Sie haben eine logische Formel verwendet und ein entsprechendes Ergebnis erhalten. Die in der Formel aufgestellte Behauptung ist offensichtlich wahr. Probieren Sie die Wirkungsweise, indem Sie in A1 einen anderen Wert als 1 eingeben. Sofort zeigt die Zelle A2 Falsch an.

Logische Formeln

Textformeln: Diese rechnen im übertragenen Sinn auch. Mit dieser Technik können Sie Texte verketten, zum Beispiel zusammengesetzte Wörter durch die Definition des ersten Substantivs, das nach Bedarf ergänzt wird. Die Formel +"Gesamt"&A10 führt zur Ausgabe von Gesamtumsatz, wenn in der Zelle A10 das Wort »Umsatz« steht.

Textformeln

Eine Formel bauen Sie stets nach dem gleichen Prinzip auf: 1.

Beginnen Sie eine Formel mit der Eingabe von + oder dem Gleichheitszeichen =. Sobald Sie diese Taste drücken, schaltet Excel vom Modus BEREIT zu EINGEBEN.

2.

Danach müssen Sie den ersten Operanden angeben, eine Zahl oder Adresse. Der große Vorteil einer Tabellenkalkulation ist nicht einfach, dass sie schnell rechnen kann, sondern die Tatsache, dass einmal festgelegte Abläufe immer wieder durchlaufen werden. Deswegen werden Sie nur dann eine Zahl eingeben, mit der gerechnet werden soll, wenn sich deren Wert nie ändert, in allen anderen Fällen werden Sie eine Zelladresse einfügen.

3.

So erfassen Sie eine neue Formel Zahlen und Operanden

Nun folgt ein Operator, zum Beispiel *, dann der zweite Operand.

Sollten Sie nach dem Aufbau einer Formel eine Exponentialzahl in der Zelle sehen statt der erwarteten ganzen Zahlen, passt das Ergebnis nicht in die Zelle. Ändern Sie mit einem Klick auf die rechte Maustaste, ZELLEN FORMATIEREN/ZAHLEN, die Anzeige. Die dann sichtbaren Zeichen ####### verschwinden, wenn Sie die Spalte breiter ziehen.

Office XP Kompendium

Achten Sie auf ausreichende Spaltenbereite

451

Kapitel 27

Rechnen mit Excel

27.1.2 Am Beispiel der Prozentrechnung demonstriert

Rechnen

Die Prozentrechnung gehört zu den grundlegenden Rechenarten im kaufmännischen Bereich. Nicht nur die Ermittlung von Skonto, Bonus oder Rabatt geht über die Prozentrechnung, auch die meisten Kennzahlen werden mit diesem Verfahren ermittelt. Anhand der Prozentrechnung lassen sich auch sehr schön die Möglichkeiten mit Excel vorstellen und wie Sie diese in der Praxis umsetzen. Die Prozentrechnung ist eine Verhältnisrechnung, deren Name sich aus dem Lateinischen ableitet (vom Hundert = pro centum). Es wird also immer ein Verhältnis zu 100 gebildet. Ein klassisches Beispiel dazu ist die Mehrwertsteuerberechnung. 16 Prozent von 1.000,- DM sind 160,- DM. Sie benötigen also für die Prozentrechnung drei Komponenten:

Die Komponenten der Prozentrechnung

Grundwert, z.B. 1.000,00 DM Prozentwert, z.B. 160,00 DM Prozentsatz, z.B. 16 %

Grundwert, Vergleichswert und Prozentwert

Dabei wird der Grundwert immer zu einer Vergleichszahl in Beziehung gesetzt. Die Vergleichszahl hat den Wert 100 und somit ist der Grundwert immer 100 %. Mit dem Prozentsatz geben Sie das Verhältnis zur Vergleichszahl 100 an. Nach dem Dreisatzprinzip müssen also mindestens zwei Komponenten bekannt sein, um die dritte berechnen zu können. Bleibt als dritte Komponente noch der Prozentwert, der aus dem Grundwert mithilfe des Prozentsatzes berechnet wird. Die folgenden Beispiele zeigen, wie Sie die jeweils benötigte Komponente unter Excel berechnen können. Berechnung des Prozentwertes

So berechnen Sie den Prozentwert

Zur Ermittlung des Prozentwertes benötigen Sie zwei Komponenten: Prozentsatz und Grundwert. Im folgenden Beispiel wird einem Kunden ein Rabatt von 10 % auf einen Artikel mit einem Nettoverkaufspreis von 1.000,- DM gewährt. Berechnen Sie nun mit Excel den Rabattbetrag in DM. Auf einem Blatt Papier würden Sie folgende Lösungsformel anwenden:

Die Formel auf Papier

Prozentwert = Grundwert x Prozentsatz, also 1.000,- x 10 % = 100,In Excel müssen Sie dazu eine kleine Berechnung in einem leeren Arbeitsblatt aufbauen.

452

Office XP Kompendium

Rechnen mit Excel 2002

Kapitel 27

Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1.

Als Erstes übernehmen Sie die vorhandenen Komponenten in ein leeres Tabellenarbeitsblatt. Als Vorlage soll die folgende Abbildung dienen. Die Formel in Excel Abbildung 27.1: Beispiel für die Prozentberechnung in Excel

2.

Als Nächstes formatieren Sie die Zelle C2 im Währungsformat. Dazu markieren Sie die gewünschte Zelle und klicken anschließend auf das Symbol WÄHRUNGSFORMAT in der Symbolleiste FORMAT.

Formatieren von Zellen

3.

Bevor Sie die Zahl »10« in Zelle C3 eintragen, klicken Sie das Prozentzeichen in der Symbolleiste FORMAT an. Es ist wichtig für den Prozentsatz, die Formatierung vorher festzulegen. Bei einer nachträglichen Formatierung wird der Wert mit dem Faktor 100 multipliziert. Sie würden also den Wert 1000 erhalten.

Das Prozent-

Jetzt geben Sie in der Zelle C4 die Formel ein. Diese lautet

Eingabe der

=C2*C3.

Formel mit Feldkoordinaten und

4.

format

Operanden

5.

Klicken Sie zur Formeleingabe in die Zelle C4. Leiten Sie die Formel mit einem Gleichheitszeichen ein. Klicken Sie die Zelle C2 an, und geben Sie anschließend ein Multiplikationszeichen ein. Multipliziert wird mit der Zelle C3, die Sie ebenfalls anklicken. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit (¢). Formatieren Sie zum Abschluss auch die Zelle C4 im Währungsformat.

Office XP Kompendium

453

Kapitel 27

Rechnen mit Excel

Abbildung 27.2: So berechnen Sie einen Rabatt mit der Prozentberechnung.

Berechnung des Prozentsatzes Eine wichtige Größe bei Vergleichen ist der Prozentsatz selbst. Ausgangsbasis sind Grundwert und Prozentwert

Zur Berechnung des Prozentsatzes benötigen Sie zwei Komponenten: Grundwert und Prozentwert. Der Prozentsatz ist der wohl am häufigsten eingesetzte Wert, wenn Änderungen zweier Werte miteinander verglichen werden. Ein häufig angewendetes Beispiel ist der Vergleich von Umsatzzahlen aus verschiedenen Absatzgebieten. Hier kann der Prozentsatz Aufschluss darüber geben, welches Absatzgebiet sich besser entwickelt – unabhängig von der Umsatzgröße. Ermitteln Sie also die prozentuale Umsatzsteigerung der beiden Absatzgebiet Nord und Süd, wobei der Prozentsatz auf eine Stelle hinter dem Komma gerundet werden soll.

So rechnen Sie auf dem Papier

Auf einem Blatt Papier würden Sie folgenden Rechenweg gehen: Prozentwert geteilt durch 1 % des Grundwerts = Prozentsatz 1.

Zunächst legen Sie ein neues Arbeitsblatt an und tragen dort die Umsatzwerte gemäß der folgenden Abbildung ein:

2.

Klicken Sie auf die Zelle C9. Geben Sie hier die folgende Formel ein:

Abbildung 27.3: Die Vorgabe zur Berechnung des Prozentsatzes

=C8/C7-1

454

Office XP Kompendium

Rechnen mit Excel 2002 3.

Formatieren Sie die Zelle C9 mit dem Prozentformat, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste FORMAT klicken.

4.

Klicken Sie nun auf die Zelle D9. Hier geben Sie die folgende Formel ein:

Kapitel 27

Eingabe der Formel

=D8/D7-1

5.

Formatieren Sie die Zelle D9 ebenso mit dem Prozentformat, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste FORMAT klicken.

6.

Nach der Formeleingabe setzen Sie die Anzahl der Nachkommastellen fest. Wählen Sie dazu die Befehle FORMAT/ZELLEN und das Register ZAHLEN. Der Cursor befindet sich dabei auf der Zelle C9. Im Dialogfeld ZELLEN markieren Sie den Eintrag PROZENT und können über DEZIMALSTELLEN die Anzahl der Dezimalstellen erhöhen. Stellen Sie hier die Anzeige auf »1« und klicken auf OK. Abbildung 27.4: So legen Sie die Anzahl der Nachkommastellen fest.

7.

Klicken Sie nun auf die Zelle D9. Achten Sie auf die Symbolleiste FORund die beiden Symbole für Nachkommastellen. Auch damit können Sie die Anzahl der Nachkommastellen erhöhen bzw. zurücksetzen: einfach mit einem Klick auf das entsprechende Icon. MAT

Nachdem Sie die Formeln eingegeben und formatiert haben, sollte das Ergebnis der folgenden Abbildung entsprechen.

Office XP Kompendium

455

Kapitel 27

Rechnen mit Excel

Abbildung 27.5: Ermitteln des Prozentsatzes und formatierte Ausgabe

Berechnung des Grundwertes Ausgangsbasis sind Prozentsatz und Prozentwert

Die letzte Komponente in der Prozentrechnung ist der Grundwert. Zur Berechnung des Grundwertes benötigen Sie den Prozentsatz und den Prozentwert. Ein einfaches Beispiel hier ist die Berechnung des Nettopreises, wenn Ihnen der Bruttopreis und der MWST-Satz bekannt sind. Berechnen Sie also den Nettopreis einer Ware, wenn der MWST-Satz 16 % beträgt und der Bruttowert der Ware 116,- DM entspricht. Auf einem Blatt Papier rechnen Sie wie folgt: Grundwert = Prozentwert x 100 : Prozentsatz 1.

Als Erstes übernehmen Sie die bekannten Komponenten in ein leeres Arbeitsblatt und formatieren die Eingabezellen. Die folgende Abbildung dient dabei als Vorlage.

2.

Klicken Sie jetzt auf die Zelle C13 und geben Sie folgende Formel ein:

Abbildung 27.6: Die Vorgabe zur Berechnung des Grundwertes

Erfassen der Formel

=C11/(1+C12)

Die Formel musste hier im Vergleich zur Papierform abgewandelt werden. Da das Prozentformat in Wirklichkeit von Excel als »vom Hundert« gespeichert wird, also »0,16«, müssen Sie in der Formel den Divisionswert um den Faktor 1 erhöhen. Da bei Formeln die »Punkt vor Strich«-Regel gilt, setzen Sie den Teiler in runde Klammern.

456

Office XP Kompendium

Rechnen mit Excel 2002

Kapitel 27 Abbildung 27.7: Die fertige Formel mit dem Grundwert

27.1.3

Komplexe Formeln durch den Einsatz von Funktionen

Es fällt Ihnen sicher nicht schwer, die bisher vorgestellte Technik zu nutzen, um die Summe der in mehreren Feldern enthaltenen Zahlen zu ermitteln. Als Eintrag oder mit der Methode des Zeigens würde sich eine Formel wie

Beispiel mit der Summenfunktion

+A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11 ergeben. Das müssen Sie aber nicht mühselig eingeben, weil Excel 2002 über vordefinierte Funktionen verfügt, die solche und weit kompliziertere Berechnungen automatisch durchführen. Eine Funktion ist als ein Unterprogramm zu verstehen, das durch ein Schlüsselwort aufgerufen wird. Für die Berechnung der Summe in den Feldern A1 bis A11 verwenden Sie die Funktion SUMME. Sie können auf diese Funktion mit verschiedenen Methoden zugreifen.

Die Funktion SUMME

Manuelle Funktionseingabe Diese Methode funktioniert, Sie sollten sie in der Regel jedoch nicht einsetzen, denn durch solche Eingaben können sich Tippfehler einschleichen.

So geht’s schneller

Geben Sie Formeln manuell nur ein, wenn Sie sicher sind: 1.

Steuern Sie den Cursor zuerst auf das Feld, welches das Ergebnis aufnehmen soll.

2.

Wählen Sie nun =, um für das Programm anzukündigen, dass anschließend eine Formel (Funktion) aufgerufen werden wird. Haben Sie das Zeichen = eingegeben, erscheint es in der Eingabezeile oberhalb der Tabelle und der Modus EINGEBEN wird angezeigt.

Mit = Formel

Schreiben Sie ohne Leerstelle Summe. Sie haben im Beispiel nun definiert, Sie wünschen die Funktion SUMME. Angeben müssen Sie jetzt noch, für welche Felder die Summe berechnet werden soll.

Funktionsname

Die dazu erforderliche Bereichsdefinition leiten Sie ein, indem Sie unmittelbar nach SUMME eine runde Klammer öffnen. Die Funktion heißt derzeit: Summe(.

Bereiche

3.

4.

Office XP Kompendium

einleiten

angeben

eintragen

457

Kapitel 27

Rechnen mit Excel

Eine Funktion tragen Sie in der oberen Befehlszeile ein

Abbildung 27.8: So erfassen Sie eine manuelle Formel in Excel Bereiche bei der

5.

Formeleingabe

Formeleingabe abschließen

Den Bereich können Sie auf verschiedene Weise eingeben. Einerseits können Sie A1:A11 schreiben. Andererseits können Sie jedoch auch den Cursor auf A1 bewegen und den Doppelpunkt als Bereichsoperator einfügen und dann das Feld A11 markieren. Schließlich können Sie die Maus verwenden. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf A1 und drücken Sie die linke Maustaste, ziehen Sie die Maus über die Felder A2 usw., bis Sie A11 markiert haben. Lassen Sie die Maustaste los.

In jedem der drei Fälle beenden Sie die Bereichsangabe mit einer schließenden runden Klammer und übernehmen die Funktion mit (¢). Um in der Klammer auch mehrere Bereiche erfassen zu können, trennen Sie die Bereiche durch Semikola. Beispielsweise ergibt =SUMME(A1:A5;A25..A38) auch eine gültige Funktion. Funktionseingabe per Schaltfläche

Die Schaltfläche AUTOSUMME

Regelmäßig ist in der Symbolleiste STANDARD die Schaltfläche AUTOSUMME angeordnet. Nur die eine Schaltfläche ist es, weil sie einerseits am häufigsten benötigt wird, andererseits der Platz nur begrenzt für weitere Schaltflächen reicht. Im Kontextmenü der rechten Maustaste gelangen Sie mit der Option ANPASSEN weiter. Markieren Sie im Register BEFEHLE als Kategorie EINFÜGEN, finden Sie eine Auswahl. Um eine Schaltfläche, wie SUMME, in der Symbolleiste zu nutzen, gehen Sie so vor:

Excel-Unterstützung bei der Summenbildung

458

1.

Positionieren Sie die Markierung in der Zelle, die eine Funktion aufnehmen soll.

2.

Klicken Sie in der Symbolleiste auf eine Schaltfläche, z.B. Summe.

3.

Übernehmen Sie mit (¢) den angebotenen Bereich.

Im praktischsten Fall ist der Bereich, den Sie z.B. summieren wollen, begrenzt oder bereits mit Zahlen gefüllt. Excel erkennt Ihre Absicht. Müssen Sie korrigieren, können Sie überschreiben oder besser die Maus neu zieOffice XP Kompendium

Rechnen mit Excel 2002

Kapitel 27

hen. Sie können auch hier Bereichsoperatoren wie das Semikolon eingeben und so mehrere Bereiche zusammenfassen. Funktionen mit dem Funktions-Assistenten Der Funktions-Assistent ist die Arbeitsoberfläche, wenn Sie Funktionen nutzen wollen. Er enthält die Funktionen in Kategorien aufgeteilt, hilft Ihnen bei der Auswahl und Zuordnung:

Komplexe Formeln schnell erstellt Abbildung 27.9: Mit dem FunktionsAssistenten neue Funktionen einfügen

Einsatz des Funktions-Assistenten Den Funktions-Assistenten aufrufen: 1.

Setzen Sie die Markierung in die Zelle, die eine Funktion aufnehmen soll.

2.

Rufen Sie den Funktions-Assistenten über eine Schaltfläche auf. Mit EINFÜGEN/FUNKTION gelingt Gleiches.

3.

Markieren Sie in der Liste KATEGORIE AUSWÄHLEN und der Liste FUNKdie benötigte Zeile.

TION AUSWÄHLEN

4.

Geben Sie Argumente oder einen Bereich an. Sie können mit der Maus auch zeigen.

5.

Im weiteren Verlauf müssen Sie unterschiedliche Eingaben vornehmen, je nach Formel. Meist sind Zelladressen notwendig, die Sie eingeben oder auch zeigen können. Bestätigen Sie am Ende, wird die Funktion eingefügt und berechnet.

In Funktionen sind meistens fünf Teile enthalten. Sie bestehen in der Regel aus:

Erfassen von Zellkoordinaten und Operanden

Aufbau einer Funktion

dem Zeichen =, das immer das erste Zeichen einer Funktion sein muss. dem Funktionsnamen, der auf das Zeichen = folgt.

Office XP Kompendium

459

Kapitel 27

Rechnen mit Excel einem oder mehreren Argumenten, die in runde Klammern gefasst werden. Ein Argument bezeichnet die Werte, auf die sich Argumente einer Funktion beziehen. Es kann sich um einen Wert wie auch einen Bereich handeln. einem Argumenttrennzeichen, um Argumente voneinander zu separieren. Dafür können Sie immer ein Semikolon benutzen. Außerdem können Sie entweder den Punkt oder das Komma für diesen Zweck verwenden. Da das Komma als Dezimaltrennzeichen voreingestellt ist, verwenden Sie besser den Punkt.

Argumente in der Funktion

Argumente werden durch Klammern zusammengefasst, wobei Sie die Klammern verschachteln können. Mögliche Argumenttypen sind:

Wert

ein Wert, also eine Zahl, der Name oder die Adresse einer Zelle oder einer Formel bzw. eine Funktion, die eine Zahl ergeben.

Bedingung

eine Bedingung, sie verwendet die relationalen bzw. logischen Operatoren, einen Namen, eine Bereichsadresse oder den Zellnamen, in denen ein solcher Ausdruck steht. Argumente für eine Bedingung können auch eine Formel, eine Funktion, ein Wert oder Text, eine Zelladresse oder Bereichsadresse sein.

Ort

ein Ort, d. h. Namen oder Adresse einer Zelle, eines Bereiches oder umgekehrt eine Formel oder Funktion, die eine der erstgenannten Adressen enthalten. Das Argument Ort kann sich auf eine Zelle bzw. einen Bereich in einem oder mehreren Arbeitsblättern einer Datei beziehen.

Zeichenfolge

eine Zeichenfolge, die in Anführungszeichen eingeschlossen ist, sowie aus Namen einer Zelle oder einer Bereichsadresse besteht.

Auswahl der rich-

Sie erhalten durch den Funktions-Assistenten meist alle erforderlichen Informationen zur Bedienung. Voraussetzung seiner Anwendung ist nur, dass Ihnen die Existenz einer Formel für das jeweilige Berechnungsproblem bekannt ist. Im Dialogfeld FUNKTION EINFÜGEN des Funktions-Assistenten werden die Funktionen in Kurzform beschrieben, im zweiten Schritt erhalten Sie präzise Informationen, was Sie zeigen, eingeben usw. müssen.

tigen Funktion

27.1.4 Excel rechnet das Datum intern um

460

Datum- und Zeiteingaben/-berechnungen

Wenn Sie im Geschäftsleben mit dem Datum rechnen wollen, ist die Methode wichtig, die Excel für das Datum verwendet. Denn Excel 2002 rechnet jedes Datum intern in eine serielle Zahl um, die am 1. Januar 1900 mit der Zählung beginnt. Erst die entsprechende Formatierung sorgt für eine lesbare Darstellung im bekannten Datumsformat.

Office XP Kompendium

Rechnen mit Excel 2002

Kapitel 27

Um ein Datum einzugeben, können Sie unterschiedliche Methoden verwenden.

So geben Sie ein Datum ein

Sie können die serielle Zahl eingeben, wenn Sie Ihnen bekannt ist. Die Eingabe von 37120 würde beispielsweise zur Ausgabe des 17. August 2001 führen, wenn die Zelle mit diesem Format belegt ist. Geben Sie umgekehrt das Datum z.B. im Format wie 17-Aug-01 ein. Je nach der Formatierung kann das Datum in anderer Form oder dem Standard angezeigt werden. Wählen Sie FORMAT/ZELLEN/DATUM oder im Kontextmenü ZELLEN FORMATIEREN/DATUM und in der Liste die gewünschte Darstellungsweise. Wird die Zelle als Zahl formatiert, erscheint das Datum als serielle Zahl. Sie können die Zelle nachträglich beliebig formatieren.

Datumsangaben

Verwenden Sie eine Datumsfunktion zur Berechnung des Datums. Die Funktion DATUM(01;8;17) berechnet wiederum den 17. August 2001 und die serielle Zahl 37120,00.

Datumsfunktionen einsetzen

formatieren

Codes für Datumsformate Formatcode

Anzeige

M

Monate als 12.1.

MM

Monate als 12.01.

MMM

Monate als Jan–Dez

MMMM

Monate als Januar–Dezember

T

Tage als 31.1.

TT

Tage als 31.01

TTT

Tage als So–Sa

TTTT

Tage als Sonntag–Samstag

JJ

Jahre als 00–99

JJJJ

Jahre als 1900–2078

Tabelle 27.1: Datumsformate

Die Zeit Excel 2002 geht mit der Zeit ganz ähnlich um wie mit dem Datum, auch die Zeit wird intern in eine serielle Zahl umgerechnet (Dezimalzahl). Sie liegt zwischen 0,0 und 0,9999884, wobei 0,0 12.00 Uhr und 0,9999884 24.00 Uhr (11:59:59) bedeutet.

Office XP Kompendium

Excel rechnet die Zeit intern um

461

Kapitel 27

Rechnen mit Excel Geben Sie in einem Feld zum Beispiel 9:30 ein, so finden Sie als Zahl formatiert die Angabe 0,39583333333333. Das ist die serielle Zahl, mit der Excel 2002 intern arbeitet, wenn Sie mit der Zeit rechnen. Soll mit der Zeit gerechnet werden, gibt es wie bei dem Datum drei unterschiedliche Methoden: Geben Sie die Zeit im 24-Stunden-Format ein. Das ist für Excel Standard. Für acht Uhr am Vormittag können Sie 8:00, für acht Uhr am Abend müssen Sie 20:00 schreiben. Die Seriennummer wird intern berechnet und angezeigt. Formatieren Sie die Zelle nach Ihren Bedürfnissen.

24-StundenFormat

Wollen Sie die Uhrzeit im 12-Stunden-Format eingeben, drücken Sie (Leertaste) und geben anschließend am oder pm (bzw. a oder p) nach dem Zeitwert ein.

12-StundenFormat

Stellen Sie für die Zeit ein Format ein. Wählen Sie FORMAT/ZELLEN/ UHRZEIT und dort in der Liste die gewünschte Darstellungsweise.

Zeitangaben formatieren

Verwenden Sie eine Zeitfunktion zur Berechnung. Die Funktion ZEIT(9;30;0) rechnet mit der seriellen Zahl 0,39583333333333.

Zeitfunktionen

Für das 12-Stunden-Format stehen in einem Format AM oder PM (AM, am, A oder a für die Zeit von Mitternacht bis Mittag und PM, pm, P oder p von Mittag bis Mitternacht). Sie müssen den Code m oder mm direkt hinter dem h oder hh einfügen, damit Excel die Minuten und nicht den Monat anzeigt. Verwenden Sie das Dezimalkomma zum Erstellen von Zeitformaten, die Sekundenbruchteile anzeigen sollen.

Eigene Zeitformate erstellen

Codes für Zeitformate Tabelle 27.2: Zeitformate

462

Formatcode

Anzeige

H

Stunden als 0 – 23

Hh

Stunden als 00 - 23

M

Minuten als 0 - 59

mm

Minuten als 00 - 59

s

Sekunden als 0 - 59

ss

Sekunden als 00 - 59

h AM

Stunden als 4 AM

h:mm pm

Zeit als 4:36 pm

h:mm:ss p

Zeit als 4:36:03 p

[h]:mm

Stunden als 25:02

[mm]:ss

Minuten als 63:46

Office XP Kompendium

Kopieren von Formeln

Kapitel 27

Datum und Zeit eingeben Datum und Zeit werden in Excel integriert. Sie können sowohl einzeln, als auch zusammen eingegeben bzw. angezeigt werden.

Datum und Uhrzeit zusammen erfassen

Das geschieht auf diese Weise: 1.

Zeigen und doppelklicken Sie auf die Eingabezelle für Datum oder Uhrzeit. Trennen Sie die Elemente eines Datums durch einen Punkt, Schräg- oder Bindestrich. Geben Sie ein Datum auf der Nummerntastatur ein, benutzen Sie den Bindestrich für die Trennung. Excel akzeptiert ihn als Ersatz für ein Trennzeichen. Wenn Excel das Datums- oder Uhrzeitformat nicht erkennen kann, werden Datum oder Uhrzeit als Text interpretiert.

2.

Tragen Sie Datum und/oder Uhrzeit ein und bestätigen Sie mit (¢).

Wenn Sie Datums- und Zeitwerte in derselben Zelle eintragen wollen, geben Sie als Trennzeichen zwischen beiden ein Leerzeichen ein (integriertes Format).

27.2

Trennzeichen

Kopieren von Formeln

Kopieren ist sehr hilfreich. Es wird vermutlich weniger oft vorkommen, dass Sie Textteile kopieren, häufiger Tabellen. Besonders wertvoll ist die Kopierfunktion im Zusammenhang mit Formeln. Vielfach werden Sie ganze Spalten mit immer gleichen Formeln füllen wollen, wobei sich jeweils nur eine Zelladresse ändert. Die Kopierfunktion erledigt dies rationell und passt die Bezugsadressen der Formeln an. Allerdings müssen Sie den Unterschied zwischen relativer, absoluter und gemischter Adressierung beachten.

Schneller Aufbau von Arbeits-

Besonders effektiv ist das Kopieren mit Excel geworden, seit die Zwischenablage nun nicht mehr den jeweils letzten Inhalt mit einem neuen überschreibt, sondern in einen eigenen Aufgabenbereich ausgelagert wurde. Sobald Sie mehr als einen Inhalt kopieren, wird im Aufgabenbereich die Zwischenablage mit ihrem Inhalt angezeigt. Jeder kopierte Inhalt wird untereinander angeordnet. Wollen Sie sich über einen speziellen Inhalt informieren, bewegen Sie den Mauspfeil über die gewünschte Zwischenablage. Der jeweilige Textanfang wird angezeigt. Im Fall einer kopierten Formel wird das Ergebnis eingefügt.

So funktioniert die Zwischenablage

Office XP Kompendium

blättern

463

Kapitel 27

Rechnen mit Excel Betrachten Sie das Beispiel in der folgenden Abbildung:

Abbildung 27.10: Ausgangspunkt zum Kopieren von Formeln

Beispiel: Kopieren der Summenformel

In der Spalte B24 sehen Sie die Ausgangsformel. Dabei werden die Zahlen der Spalte B von Zeile 20 bis 23 aufaddiert. Verwendet wird dabei die SUMMEFunktion. Anstelle die Formel nun erneut für die folgenden Spalten einzutippen, können Sie die ursprüngliche Formel ebenso kopieren. Die Anpassung an die geänderte Spaltenbezeichnungen macht Excel automatisch. Zu kopierende Formel markieren Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1.

Platzieren Sie den Cursor in das Feld mit der Formel, die kopiert werden soll.

2.

Klicken Sie auf den Befehl BEARBEITEN/KOPIEREN. Das zu kopierende Feld wird nun von einem Laufbalken umrandet.

Zielfeld angehen

3.

Setzen Sie den Cursor in das Zielfeld, also das Feld, in das Sie die Formel kopieren wollen. In unserem Beispiel handelt es sich um Feld C24.

Formel mehrfach

4.

Soll die Formel mehrfach kopiert werden, ziehen Sie den Cursor auch auf die benachbarten Felder. Halten Sie dabei die (ª)-Taste gedrückt, um den Zielbereich als Gesamtes zu markieren.

5.

Wählen Sie abschließend im Befehlsmenü BEARBEITEN/EINFÜGEN. Die Formel wird nun kopiert.

kopieren

Anhand dieses Beispiels haben Sie gesehen, wie einfach das Kopieren mit Excel geht. Doch bei komplexen Formeln und Funktionen müssen mehrere Gesichtspunkte betrachtet werden. Aus diesem Grund unterscheidet Excel verschiedene Arten des Kopierens, die im Folgenden vorgestellt werden.

27.2.1 Definition der relativen Adressierung

464

Relative Adressierung

Ein Feld kann zu jedem anderen Feld in Beziehung gesetzt werden. Diese Beziehung wird durch die Adressen in einer Formel ausgedrückt. Man kann die Adressen in die Formel schreiben oder die betreffenden Felder zeigen und so die Adressen übernehmen. Um dieses Vorgehen zu illustrieren, sehen Sie sich die Umsatztabelle der vorigen Abbildung an. Office XP Kompendium

Kopieren von Formeln

Kapitel 27

Die Spalten B, C, D und E enthalten die Umsatzzahlen für die vier Quartale eines Jahres. In den Zeilen 20–23 werden die Umsatzzahlen der vier Filialen je Quartal eingetragen. Um nun die Formel in Feld B24 auf die Folgespalten zu übertragen, kommt die relative Adressierung zum Einsatz. So wird’s gemacht: 1.

Positionieren Sie den Cursor auf des Feld mit der Formel, die kopiert werden soll.

2.

Setzen Sie den Mauspfeil auf das Ziehkästchen von B24 und ziehen Sie die Maus bis E24. Im Beispiel kopieren Sie diese Formel in die noch leeren Felder daneben. Sie hätten auch traditionell mit Tastenkombinationen oder dem Menü über die Zwischenablage kopieren können. Der Effekt wäre der gleiche.

Excel passt beim Kopieren die Feldadressen Zeile für Zeile an. Mit wenigen Handgriffen ist die Tabelle fertig. Jede Zeile enthält die richtige Formel, obwohl diese nur einmal geschrieben wurde. Doch beim Kopieren einer Formel kann es zu einem Problem kommen, das Sie durch die richtige Adressierung verhindern müssen. Näheres dazu erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

27.2.2

Relatives Kopieren der Formel

Automatisches Anpassen der Formel an Zeilen und Spalten

Die absolute Adressierung

Betrachten Sie bitte die Problemstellung in der Abbildung 27.11. Abbildung 27.11: Umrechnung einer DM-Tabelle in eine andere Währung

Office XP Kompendium

465

Kapitel 27

Rechnen mit Excel

Relatives Kopieren ist hier nicht möglich Umrechnung der Umsätze in eine andere Währung Relatives Kopieren führt zu Fehlern

Die Werte der obigen Tabellen sollen anhand des Umrechungskurses in Feld B26 umgerechnet werden. Der Aufbau der unteren Tabelle ist identisch. Dazu könnte man eine Formel benutzen, die den Einzelumsatz je Quartal/ Filiale durch den Umrechnungskurs dividiert. Die Spalte ist mit der Option WÄHRUNG formatiert, so dass das Ergebnis korrekt dargestellt wird. Diese Formel aus B29 wurde für die restlichen Zeilen kopiert. Diesmal funktioniert das Kopieren nicht, Excel 2002 meldet Fehler! Was ist passiert? In der Tabelle wurde in der Formel auf das Feld mit dem 1. Quartalswert der 1. Filiale gezeigt, das Divisionszeichen / eingegeben, dann der Cursor auf das Feld mit dem Umrechnungskurs gestellt. Ergebnis ist zunächst der korrekte Umrechnungswert. Wird diese Formel mit ihren relativen Bezügen nun nach unten kopiert, erfolgt keine richtige Anpassung der Adressen. Da der Ausgangspunkt der Zählung jeweils eine bzw. mehrere Zeilen tiefer als das Original liegt, folgt im Beispiel eine Fehlermeldung, weil die Zellen leer sind. Und der Versuch einer Division durch null ist in der Mathematik nicht erlaubt. Deswegen die Fehlermeldung #DIV/0!

Die Fehlermeldung beim relativen Kopieren

Abbildung 27.12: Das relative Kopieren erzeugt Fehler So vermeiden Sie den Fehler

Absoluten Bezug definieren mit (F4)

466

Wären Felder in einer solchen Situation nicht leer, hätte dieser Formelaufbau zu falschen Ergebnissen geführt. Und wenn diese Ergebnisse nicht gar zu unwahrscheinlich aussehen, würde der Fehler vielleicht übersehen werden. Um den Fehler zu berichtigen, muss der erste Teil der Formel relativ adressiert werden – es soll ja in jeder Zeile der Inhalt der Spalte B in den Zähler übernommen werden –, der Nenner des Bruchs muss jedoch immer der gleiche sein, nämlich das Feld, in dem der Umrechnungskurs Gesamtsumme der Preise steht. Um das zu gewährleisten, müssen Sie das Feld B26 absolut definieren. Sie erreichen das, indem Sie vor Spalten und Zeilenadresse jeweils

Office XP Kompendium

Kopieren von Formeln

Kapitel 27

ein Dollarzeichen angeben. Es genügt auch, wenn Sie den Cursor auf das Feld steuern, das in einer Formel absolut adressiert werden soll und (F4) und (¢) drücken. Wenn Sie anschließend diese Formel kopieren, erhalten Sie korrekte Ergebnisse, da immer genau auf das richtige Feld zugegriffen wird, eine Anpassung unterbleibt. Es gilt immer: Kopieren Sie eine Formel, ändern sich relative und gemischte Bezüge in der Formel nach der Kopie. Anders ist es, wenn Sie absolut definieren, dieser Bezug bleibt nach der Kopie unverändert.

Unterschied absolutes und relatives Kopieren

Streng genommen handelt es sich beim vorstehenden Beispiel nicht nur um eine absolute Adressierung. Vielmehr arbeitet das Beispiel mit dem praxistypischen Fall einer gemischten Adressierung. Es kombiniert relative und absolute Adressen. In solchen Fällen ist der Kennbuchstabe des Arbeitsblattes oder der Spalte oder die Zeilennummer absolut angegeben. Gemischte Adressierung Wenn Excel 2002 in einer Zelle #DIV/0! ausgibt, warnt das Programm vor dem Versuch einer Division durch null. Da diese Operation mathematisch nicht vorgesehen ist, ist es meist sehr hilfreich, auf diese Weise auf ein Versehen aufmerksam gemacht zu werden. Gelegentlich kann die Anzeige jedoch ungewollt störend wirken, beispielsweise wenn in einer Formel auf eine zum Zeitpunkt der Eingabe noch leere Formel zugegriffen wird. Ein solches Beispiel findet sich in der vorigen Abbildung. Sie können Fehlermeldungen aber unterdrücken.

Absolute und rela-

Nach dem Kopieren der Formel führt diese Vorgehensweise zur Ausgabe von #DIV/0!, wenn das relative Feld zunächst noch leer ist. Wegen der mathematischen Vorgabe geschieht Entsprechendes bei jeder Division, wenn Excel 2002 auf eine leere Zelle trifft. Um das zu verhindern, müssen Sie die Formel leicht variieren und eine WENN-DANN-SONST-Formulierung nutzen: Geben Sie =WENN(ISTFEHLER(Formel);"";Formel) an, erreichen Sie, dass beim Auftreten einer Fehlermeldung eine leere Stelle ausgegeben wird, in allen anderen Fällen soll die mathematische Operation, also die Division, durchgeführt werden.

Fehlermeldungen verhindern

Beim Schreiben einer Formel reicht ein Druck auf (F4), um die relativ eingetragene Formel absolut zu setzen, z.B. $A$1. Eine erneute Wahl der Funktionstaste ändert den Bezug wieder in einen relativen, z.B. A1. Für einen gemischten Bezug müssen Sie nochmal drücken, z.B. A$l bzw. $Al.

Absoluter Bezug mit (F4) defi-

Office XP Kompendium

tive Zellenbezüge in einer Formel

nieren

467

Kapitel 27

Rechnen mit Excel Ziehen und Kopieren Gleich ob Sie Zahlen oder Text eingetragen haben, Sie können die Eingaben meist kopieren, ohne die Maus aus der Hand zu legen:

Kopieren mit

1.

Markieren Sie die Zelle oder Zellen, die kopiert werden sollen

2.

Positionieren Sie den Mauspfeil auf dem Kästchen, rechts unten in der Zellecke.

3.

Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Markierung über so viele Zellen, wie kopiert werden sollen.

Drag&Drop

Je nachdem, welche Zellinhalte Sie vor dem Kopieren markiert haben, ist die Wirkung unterschiedlich: Texte kopieren

Text wird additiv kopiert. Auch Leerzellen werden dabei berücksichtigt.

Zahlen kopieren

Zahlen oder Daten werden weitergezählt, eventuelle Leerzellen werden ebenfalls kopiert. Mit den Funktionen der Zwischenablage kopieren

Kopieren über die Zwischenablage

Excel 2002 verfügt über die Kopieroptionen, die Sie in allen Windows-Programmen finden. Sie können mehrere Kopiervorgänge speichern. Sie können jeden Zellinhalt kopieren, gleichgültig, ob es sich um Text, Zahlen oder Formeln handelt:

Abbildung 27.13: Kopieren mit der Zwischenablage

Im Gegensatz zu Excel 2000 verfügt Excel 2002 über einen eigenen Aufgabenbereich für die Zwischenablage. Dies macht die Auswahl der gewünschten Inhalte wesentlich einfacher. Beachten Sie auch die komfortablen Bearbeitungsmöglichkeiten der Zwischenablage im Aufgabenbereich:

468

Office XP Kompendium

Kopieren von Formeln Über die Schaltflächen ALLE EINFÜGEN bzw. ALLE LÖSCHEN bearbeiten Sie den Inhalt der gesamten Zwischenablage.

Kapitel 27 Verwalten der Zwischenablage

Im Anschluss folgen die einzelnen Bestandteile der Zwischenablage, also die vorher erfassten Objekte, Texte und Zahlen. Mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü zu einer Ablage aktivieren. Zwei Optionen stehen zur Auswahl: Einfügen bzw. Löschen des markierten Inhalts. Den Abschluss bilden die OPTIONEN. Damit legen Sie allgemeine Richtlinien für die Zwischenablage fest, so z.B. die automatische Anzeige, die Anzeige in der Taskleiste oder die Statusanzeige. So setzen Sie die Zwischenablage in der Praxis ein:

Die Zwischenablage in der Praxis

Steuern Sie mit dem Cursor zunächst die Zelle an, deren Inhalt Sie kopieren wollen. Sie können auch einen Bereich markieren und diesen dann kopieren. Verwenden Sie die Optionen des Menüs BEARBEITEN oder die im Menü angegebene Tastenkombination, um zu kopieren, auszuschneiden oder einzufügen. Auch die früher üblichen Tastenkombinationen funktionieren weiter. Wenn im Menü für das Kopieren (Strg)+(C) vorgeschlagen wird, können Sie außer dem Symbol und der Menüoption immer noch (Strg)+(Einf) verwenden.

Kopieren mit

Anwendungen benutzen die Zwischenablage als Pufferspeicher. Starten Sie Programme nach dem Kopieren oder Ausschneiden, finden Sie in der Zwischenablage den übertragenen Zelleninhalt. Die Zwischenablage muss innerhalb von Windows bzw. den Office-Anwendungen nicht extra aktiviert werden, sie steht zu jeder Zeit zur Verfügung.

Zwischenablage als Pufferspeicher

Nutzen Sie die Zwischenablage für Daten aus einer anderen Anwendung, werden diese möglichst in einem passenden Format eingefügt. ExcelArbeitsblätter und Datensätze aus Access werden z.B. als Tabellen eingefügt. Spaltenbreiten und Schriftformatierungen werden übernommen. Text aus Word wird als Text und Datensätze aus Access werden im Arbeitsblatt als Zeilen eingefügt. Ein Feld entspricht jeweils einer Spalte.

Übernahme von Daten aus

Tastenkombinationen

anderen Anwendungen

Daten in andere Blätter oder Arbeitsmappen kopieren Um Zellen in andere Blätter oder Arbeitsmappen zu kopieren, verwenden Sie am besten die Optionen des Menüs BEARBEITEN, um die Zwischenablage zu steuern:

Einfügebereich wählen

Wenn Sie die obere linke Zelle des Einfügebereichs markiert haben und einfügen, ersetzt Excel alle vorhandenen Daten im Einfügebereich.

Office XP Kompendium

469

Kapitel 27

Rechnen mit Excel Wollen Sie kopierte Daten zwischen vorhandenen Zellen einfügen, wählen Sie EINFÜGEN/KOPIERTE ZELLEN. In einer Abfrage geben Sie an, wohin vorhandene Zellen verschoben werden sollen.

Markierten Bereich freigeben

Um den nach dem Kopieren noch sichtbaren Laufrahmen auszublenden, drücken Sie auf eine der Cursortasten. Zellinhalt teilweise kopieren Grundsätzlich können Sie Teile eines Zellinhalts auf gleiche Weise wie andere Daten mit den Optionen zum Kopieren bewegen:

Bereich in einer Zelle markieren

1.

Markieren Sie die Zelle mit Daten, die Sie teilweise kopieren wollen.

2.

Ziehen Sie in der Eingabezeile die Markierung über die Zeichen, die Sie kopieren wollen, um diese zu markieren.

3.

Übernehmen Sie die markierten Daten in die Zwischenablage.

4.

Markieren Sie die Zelle, in die Sie die Daten einfügen wollen, und positionieren Sie die Einfügemarke im Text der Eingabezeile.

5.

Klicken Sie in der Zelle auf die Stelle, an der Sie die Daten einfügen möchten, und fügen Sie aus der Zwischenablage ein.

Diese Methode können Sie auch verwenden, wenn Sie Zeichen innerhalb einer Zelle kopieren oder verschieben wollen. Zellinhalt zur Bearbeitung freigeben

Es ist einfacher, eine Zelle mit einem Doppelklick zum Bearbeiten umzustellen. Sie können dann in der Zelle editieren. Die Cursortasten lassen sich nur innerhalb dieser Zelle verwenden. Um sie in einer anderen Zelle anwenden zu können, markieren Sie mit der Maus die andere Zelle. Ganze Arbeitsblätter kopieren Es ist nützlich, ein Arbeitsblatt nicht gänzlich neu aufzubauen, wenn Elemente eines vorhandenen Arbeitsblattes brauchbar sind. Kopieren Sie ein Blatt und benennen Sie es nach dem Ändern um.

Kopieren ist schneller als neu aufbauen

470

1.

Markieren Sie ein Arbeitsblatt durch Anklicken der Lasche seines Blattregisters. Halten Sie (Strg) gedrückt, wenn Sie mehrfach markieren wollen.

2.

Zeigen Sie auf ein oder mehr markierte Register, halten Sie (Strg) und die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Markierung zum Einfügeort.

3.

Lassen Sie die beiden Tasten los.

Office XP Kompendium

Tabellen formatieren Durch das Kopieren wird ein neues Arbeitsblatt eingefügt. Es behält seinen Namen, der aber durch eine fortlaufende Nummer in Klammern ergänzt wird.

Kapitel 27 Name des neuen Arbeitsblattes anpassen

Den arbeitssparenden Effekt können Sie auch verwenden, um mit der gleichen Technik ein oder mehrere Arbeitsblätter in eine andere Arbeitsmappe zu übernehmen. Ordnen Sie nur zwei Arbeitsmappen in Fenstern nebeneinander auf dem Bildschirm an. Excel verwaltet geöffnete Arbeitsmappen intern, so dass Sie für das vorstehende Beispiel auch ein Dialogfeld einsetzen und Arbeitsblätter bequem in eine neue Arbeitsmappe kopieren können.

Arbeitsblätter kopieren

Das läuft so ab: 1.

Markieren Sie – wie zuvor beschrieben – das oder die Blätter, die Sie kopieren wollen.

2.

Wählen Sie BEARBEITEN/BLATT VERSCHIEBEN/KOPIEREN.

3.

Öffnen Sie die Liste ZUR MAPPE und markieren Sie den Namen einer vorhandenen Arbeitsmappe oder die Option (neue Arbeitsmappe).

4.

Neue Arbeitsmappe angeben

Zeigen Sie in der Liste den Einfügeort, aktivieren Sie das Kontrollkästchen KOPIE ERSTELLEN und bestätigen Sie. Abbildung 27.14: Blatt per Menü verschieben

In der neuen Arbeitsmappe befinden sich nur kopierte Arbeitsblätter. Sie übergehen so die Standardeinrichtung.

27.3

Tabellen formatieren

Zahlen und Texte Ihres Arbeitsblattes unterscheiden sich schon bei der Eingabe offensichtlich durch die Ausrichtung. Geben Sie einen Text ein, wird dieser links ausgerichtet, eine Zahl wird automatisch rechts in der Zelle angeordnet. Von der Ausrichtung abgesehen, können Sie viele weitere Gestaltungsmerkmale zuordnen. In diesem Kapitel werden die wichtigsten Techniken beschrieben.

Office XP Kompendium

Texte und Zahlen formatieren

471

Kapitel 27

Rechnen mit Excel

27.3.1

Numerische Formate

Wenn Sie Zahlen schnell formatieren müssen, verwenden Sie Schaltflächen. So geht es: 1.

Markieren Sie Zahlen in Zellen oder Zellen bzw. ganze Bereiche.

2.

Ordnen Sie die in Excel integrierten Zahlenformate mit den Schaltflächen der Symbolleiste FORMAT zu.

Formatieren über die Schaltflächen auf der Symbolleiste

Wenn Ihnen diese Methoden der Schnellformatierung nicht genügen, die Zahlen einer Tabelle ausreichend zu gestalten, müssen Sie integrierte Formate verwenden oder selbst ein Format definieren.

Die Optionen des FORMAT-Befehls

Im Menü FORMAT finden Sie mit den Optionen AUTOFORMAT, BEDINGTES FORMAT und FORMATVORLAGE eine Vielzahl von Zuordnungsmöglichkeiten von Formaten. Oft können Sie sich die Mühe der Formatzuweisung jedoch erleichtern. Wenn Sie Excel-2002-Regeln beachten, müssen Sie vielleicht gar keine besondere Zuweisung vornehmen.

Formate in Excel

Üblicherweise weist Excel bei Eingaben in einem Arbeitsblatt das Zahlenformat zu, das Sie zunächst bei der Eingabe benutzt haben. Da mit der Nutzung einer Funktion jedoch nicht die Formel, sondern das Ergebnis formatiert werden muss, müssen Sie dieses mit den Optionen des Menüs formatieren. Sie können jedoch vorhandene Formate übernehmen. Ausblenden von Nullen mit einem Zahlenformat

So entstehen Nullwerte

Beim Aufbau von Tabellen erzeugen Formeln gelegentlich Nullen. Das geschieht aufgrund temporärer Situationen und kann durch die Formelkonstruktion ausgeschlossen werden. Einfacher ist es, die Anzeige von Nullen generell mit EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT/FENSTER/NULLWERTE zu deaktivieren. Gezielt können Sie das auf folgende Weise: 1.

Nullwerte

2.

unterdrücken

Excel bietet viele

472

Blenden Sie das Register ZAHLEN mit FORMAT/ZELLEN oder ZELLEN im Kontextmenü der rechten Maustaste ein.

FORMATIEREN

3.

Formatfunktionen

Wählen Sie die Zelle oder einen Bereich, für den Sie Formelwerte ausgeben und Nullen unterdrücken wollen.

Markieren Sie in der Liste KATEGORIE die Zeile BENUTZERDEFINIERT und geben Sie den Code 0;0; in das Textfeld TYP ein und bestätigen Sie ihn.

Die meisten Anzeigearbeiten erledigen Sie durch Formate. Excel bietet für nahezu alle Fälle ein geeignetes Format an. Wollen Sie in bestimmten Fällen

Office XP Kompendium

Tabellen formatieren

Kapitel 27

gezielt vorgehen, arbeiten Sie mit einer Funktion. Per Funktion können Sie gezielt runden. Abbildung 27.15: Nullen durch Code ausblenden

Werte in Formeln umwandeln Wenn Sie eine Formel eingeben, erwartet Excel bestimmte Wertetypen für die Operatoren. Wurden andere eingegeben, werden die Werte des nicht erwarteten Typs möglichst umgewandelt. Formel

Ergebnis

Erklärung

="1"+"2"

3

Das Pluszeichen kündigt Zahlen an. Dagegen kennzeichnen Anführungszeichen »1« und »2« Texte; Excel nimmt automatisch Zahlen an.

=1+"4,00 DM"

5

Eine Zahl wird erwartet. Und da der folgende Text einem gültigen Zahlenformat entspricht, wandelt Excel diesen um.

=WURZEL("Otto")

#WERT!

Der Text Otto entspricht keinem gültigen Zahlenformat. Excel kann ihn nicht in eine Zahl verwandeln.

="1.6.01«-"1.5.01" 31

Beide Daten sind zwar Text, aber in einem gültigen Datumsformat geschrieben. Sie werden in serielle Datumszahlen umgesetzt.

="A"&WAHR

Wird Text erwartet, verwandelt Excel Zahlen und Wahrheitswerte in Text

Office XP Kompendium

AWAHR

Wertetypen und Operatoren

Tabelle 27.3: Formeln erklärt

473

Kapitel 27

Rechnen mit Excel Integrierte Zahlenformate

Auswahl der Excel-Zahlen-

Mit FORMAT/ZELLEN/ZAHLEN holen Sie eine Liste der in Excel angebotenen Formate auf den Bildschirm.

formate

Jedes dieser Formate können Sie markierten Bereichen zuordnen: 1.

Wählen Sie FORMAT/ZELLEN und das Register ZAHLEN.

2.

Klicken Sie zuerst auf eine Kategoriezeile und markieren Sie dann eine der angezeigten Optionen.

Wenn Sie in der folgenden Übersicht das benötigte Format nicht finden, müssen Sie ein benutzerdefiniertes Zahlenformat anlegen. Benutzerdefinierte Zahlenformate Eigene Zahlenformate erstellen

Obwohl es viele integrierte Zahlenformate gibt, können sie nicht alle denkbaren Anforderungen abdecken. Sie können jederzeit eigene Formate entwickeln und benutzen. Um ein benutzerdefiniertes Zahlenformat zu erstellen, gehen Sie so vor:

TYP auswählen

1.

Markieren Sie die Zellen, denen Sie ein benutzerdefiniertes Zahlenformat zuordnen wollen.

2.

Markieren Sie in der Liste KATEGORIE eine Formatzeile, die ein möglichst ähnliches Format wie das gesuchte aufweist.

3.

Klicken Sie im Feld KATEGORIE auf BENUTZERDEFINIERT.

4.

Ändern Sie im Textfeld TYP den durch die Vorauswahl angezeigten Code. Stellen Sie durch einen Mausklick auf eine Zeile der Formatliste eine andere Vorgabezeile ein, um das erforderliche Format zu erstellen.

5.

Bestätigen Sie nach der Codierung.

Wenn Sie ein integriertes Format – wie vorstehend geschildert – bearbeiten, löscht die Bearbeitung das ursprüngliche Format nicht. Es dient nur als Basis. Beispiel zur Zahlenformatierung

474

Arbeiten Sie z.B. in einem Unternehmen, das sich mit dem Import von Waren beschäftigt, müssen Sie häufig fremde Währungssymbole benutzen. Es ist praktisch, ein benutzerdefiniertes Zahlenformat für Währungssymbole zu verwenden.

Office XP Kompendium

Tabellen formatieren

Kapitel 27 Abbildung 27.16: Benutzerdefiniertes Zahlenformat anlegen

Legen Sie so ein entsprechendes Format an: 1.

Starten Sie die Definition im Menü FORMAT mit der Option ZELLEN und aktivieren Sie das Register ZAHLEN.

2.

Klicken Sie in der Liste KATEGORIE auf BENUTZERDEFINIERT.

3.

Geben Sie im Textfeld TYP ein benutzerdefiniertes Format ein, markieren Sie eine andere Zeile der Liste und bearbeiten Sie das Format.

4.

Steht in der Vorgabe z.B. DM, löschen Sie die Zeichen, und positionieren die Einfügemarke hinter dem letzten zuvor eingegebenen Zeichen.

5.

Halten Sie (Alt) gedrückt und geben Sie über die Zehnertastatur den ANSI-Code für das benötigte Währungssymbol ein, z.B. 0163 für £.

Das neue benutzerdefinierte Format wird zusammen mit der Arbeitsmappe gespeichert. Um ein anderes Währungsformat ständig zu nutzen, müssen Sie in Windows in den Einstellungen der Systemsteuerung die Ländereinstellungen ändern. Wechseln Sie die Vorgaben im Register WÄHRUNG. Abgesehen davon, dass Excel als eine der oben angeführten Einstellungen das EuroSymbol bietet, können Sie es im Arbeitsblatt auch mit (AltGr)+(E) erzeugen.

27.3.2

Benutzerdefiniertes Format anlegen

Speichern von benutzerdefinierten Formaten

Formate für Datum und Zeit

Da Excel Datums- und Zeitwerte als Zahlen interpretiert, richtet sich die Anzeige von Uhrzeit oder Datum in einer Tabelle nach dem Zahlenformat der Zelle. Bei der Eingabe eines Datums oder einer Uhrzeit, die von Excel erkannt wird, ändert sich das Standardformat der Zelle in ein integriertes Datums- oder Uhrzeitformat. Welches Format angezeigt wird, hängt von der Art ab, wie Datum oder Uhrzeit eingetragen wurden.

Office XP Kompendium

Standardformate für Datum und Uhrzeit

475

Kapitel 27

Rechnen mit Excel Werden Zahlen bei der Eingabe durch einen Punkt, Schrägstrich oder Bindestrich getrennt, erkennt Excel ein Datumsformat.

Datum durch Punkt, Schrägstrich oder

Durch ein Leerzeichen getrennte Werte in derselben Zelle sind Datumsund Zeitwerte.

Bindestrich

Wenn Excel Datums- oder Uhrzeitformat nicht erkennen kann, werden Werte als Text eingeordnet. Ein erkennbares Datum oder eine Uhrzeit ist immer formatiert. Die zugehörige serielle Zahl für Datum und Uhrzeit wird durch das Format STANDARD angezeigt. Für das 12-Stunden-Format der Uhrzeit muss hinter dem Leerzeichen des Zeitwerts am oder pm (a oder p) stehen.

12-StundenFormat oder 24Stunden-Format

Das 24-Stunden-Format können Sie nach eigenen Bedürfnissen formatieren.

Abbildung 27.17: Diese Datumsformate stehen in Excel zur Verfügung.

Übersicht der Datums- und Zeitfunktionen

Eine Übersicht der Datums- und Zeitfunktionen finden Sie unter dem Stichwort DATUMS- UND ZEITFUNKTIONEN in einem Hilfefenster. Dort werden die Funktionen von Arbeitstag bis Zeit beschrieben. Für die Anwendung der Funktionen benutzen Sie den Funktions-Assistenten.

27.3.3

Schriftarten

Um schnell einfache Zuordnungen zu erledigen, ordnen Sie Formate über Schaltflächen zu:

Feldinhalte mit Schriftarten

1.

Markieren Sie einzelne Zeichen in einer Zelle, Zellen oder Bereiche.

2.

Ordnen Sie mit den Listen und Schaltflächen der Symbolleiste FORMAT Schriftart und -größe oder Attribute zu.

formatieren Abbildung 27.18: Mit dieser Symbolleiste haben Sie die wichtigsten Schriftarten und -größen im Griff.

476

Office XP Kompendium

Tabellen formatieren

Kapitel 27

Wenn Sie Schriftarten und Attribute zuordnen wollen, die nicht durch Schaltflächen zugänglich sind, gehen Sie immer so vor: 1.

Markieren Sie Zeichen, Zellen oder Bereiche.

2.

Wählen Sie FORMAT/ZELLEN und das Register SCHRIFT.

Schriftarten und

3.

Ordnen Sie Formate zu und bestätigen Sie.

Attribute zuordnen

In Listen aufgeführte Schriften heißen beispielsweise Helvetica, Times Roman, Courier, Letter Gothic, Univers oder Script. Courier ähnelt einer Schreibmaschinenschrift, Univers ist eine serifenlose Schrift, also ohne Häkchen, Script ist eine Schreibschrift. Am Namen erkennen Sie das Schriftbild.

Schriftarten und Schriftgrößen

Außerdem sind Schriften verschieden groß. Setzer und Drucker messen Schriften mit dem typografischen Punkt, einer Maßeinheit, die für Software übernommen wurde. Einfacher im täglichen Umgang mit Schriften ist: Eine 6er-Schrift ist eine sehr kleine, eine 72er-Schrift eine sehr große Schrift. Wie die Schriftart können Sie auch die Größe im Menü oder der Symbolleiste markierten Bereichen zuordnen. Abbildung 27.19: Schriftarten mit Dialogfeld zuordnen

Schließlich können Sie Schriften noch mit Attributen auszeichnen. FETT, KURSIV und UNTERSTRICHEN stehen als Symbole sofort zur Verfügung, wobei Sie bei den erwähnten Unterstreichungen mit FORMAT/ZELLEN/ SCHRIFT zwischen mehreren Strichtypen wählen können.

Office XP Kompendium

Schriftattribute auswählen

477

Kapitel 27

Rechnen mit Excel

27.3.4

Spaltenbreite einstellen

Haben Sie Text eingetragen und wollen Sie die Spaltenbreite schnell anpassen, gehen Sie so vor: Zeigen Sie mit dem Mauspfeil auf die rechte Linie zwischen zwei Spalten und doppelklicken Sie mit der linken Maustaste, um die Spaltenbreite an den längsten Eintrag anzupassen.

Schnellanpassung der Spaltenbreite

Um die Spaltenbreite schnell zu ändern, verwenden Sie ebenfalls die Maus: Positionieren Sie den Mauspfeil auf der Linie zwischen den Spaltenüberschriften, drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie. Fehleranzeige bei zu geringer Spaltenbreite

Geben Sie eine Zahl ein, versucht Excel die Zahl vollständig darzustellen. Besteht die Zahl aus mehr Zeichen, als die aktuelle Zelle zu fassen vermag, wird die Zahl als Exponentialzahl umgeformt. Wird eine Zahl durch die Zeichen ##### symbolisiert, war eine Zahlenkonstante zu lang. Es ist in diesem Fall kein Fehlerwert, sondern nur ein Hinweis, dass die Spalte breiter gezogen werden muss.

Text über mehrere Spalten

Anders reagiert Excel 2002, wenn Sie Zahlen in für Text formatierte Zellen eingeben. Ist die Zelle rechts von der Eingabezelle leer, wird der Text in dieser Zelle fortgesetzt; wird die Nachbarzelle bereits verwendet, wird der Text abgeschnitten bzw. durch andere Daten überdeckt. Sie sehen ihn vollständig im Inhaltsfeld der Bearbeitungszeile, jedoch nicht in der Zelle. Falls das möglich ist, löschen Sie die Nachbarzelle, anschließend wird der Text fortlaufend in dieser Zelle abgebildet.

Einstellung der optimalen Breite

Die optimale Breite können Sie statt per Doppelklick auch mit einer Menüoption zuweisen. Wählen Sie FORMAT/SPALTE/OPTIMALE BREITE BESTIMMEN. Standardbreite der Spalten Sie können die Standardbreite der Spalten für markierte oder auch sämtliche Spalten einstellen. Sie erledigen es auf diesem Weg:

Spaltenbreite einstellen

478

1.

Markieren Sie die Spalten, für die die Standardbreite gelten soll; klicken Sie alternativ auf die Schaltfläche ALLES MARKIEREN.

2.

Wählen Sie FORMAT/SPALTE und dann die Option STANDARDBREITE. Übernehmen Sie die Vorgabezahl 10,71 oder tragen Sie einen neuen Wert ein. Die Ziffer steht für die durchschnittliche Zahl an Zeichen in der Standardschriftart, die jeweils in eine Zelle passen. Die Anzeige hängt von der benutzten Schrift ab.

3.

Bestätigen Sie mit OK.

4.

Klicken Sie auf die Schaltfläche ALLES MARKIEREN.

Office XP Kompendium

Tabellen formatieren Die Zuordnung der standardmäßigen Spaltenbreite gilt für alle Tabellenblätter einer Arbeitsmappe, wenn Sie zunächst alle Tabellenblätter markieren.

Kapitel 27 Standardmäßige Spaltenbreite festlegen

Spaltenköpfe können Sie jederzeit ausblenden. Wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT und deaktivieren Sie im Bereich FENSTEROPTIONEN das Kontrollkästchen REIHEN- UND SPALTENKOPFZEILEN.

27.3.5

Zeilenhöhe einstellen

Haben Sie Text eingetragen und wollen Sie die Zeilenhöhe schnell anpassen, ziehen Sie diese bis zur gewünschten Größe mit der Maus:

Schnellanpassung der Zeilenhöhe

Zeigen Sie mit dem Mauspfeil auf die untere Linie zwischen zwei Zeilen und doppelklicken Sie. Sie passen auf diese Weise die Zeilenhöhe an den höchsten Eintrag an. Die optimale Höhe einer Zeile können Sie statt mit einem Doppelklick auf eine Linie auch mit einer Menüoption zuweisen. Wählen Sie FORMAT/ZEILE/ OPTIMALE HÖHE.

Einstellen der optimalen Höhe

Um die Zeilenhöhe schnell stufenlos zu ändern, verwenden Sie auch die Maus: 1.

Positionieren Sie den Mauspfeil auf der Linie zwischen den Zeilennummern und drücken Sie die linke Maustaste.

2.

Sobald der Mauspfeil die Gestalt eines vertikalen Doppelpfeiles annimmt, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen die Maus nach unten oder wieder nach oben.

Wollen Sie einen Text in einer großen Schrift in eine Zeile eingeben, wählen Sie für die Zelle an der Cursorposition die Schrift. Diese wird größer als die Zeilenhöhe sein. Haben Sie noch nichts unternommen, passt Excel die Zeilenhöhe automatisch an die Schriftgröße an.

Zeilenhöhe stufenlos einstellen Automatisches Anpassen der Zellenhöhe

Die Einstellung der Zeilenhöhe können Sie auch nach Wahl eines Dialogfensters vornehmen: 1.

Wählen Sie FORMAT/ZEILE/HÖHE.

2.

Tragen Sie einen Wert ein und bestätigen Sie.

Sie können die Zeilenhöhe auch als Standardbreite der Spalten für sämtliche Spalten, mit Ausnahme der zuvor geänderten Spalten, definieren:

Office XP Kompendium

479

Kapitel 27

Rechnen mit Excel

Für eine neue Standardzeilenhöhe tun Sie Folgendes: 1.

Klicken Sie auf die Schaltfläche ALLES MARKIEREN.

2.

Wählen Sie FORMAT/ZEILE/HÖHE und geben Sie einen Wert für die Höhe sämtlicher Zeilen des Tabellenblatts ein.

3.

Bestätigen Sie, wird die neue Zeilenhöhe zugeordnet.

Neue StandardZeilenhöhe

27.3.6 Informationen in Zellen hinterlegen

Kommentare einfügen

An einem Arbeitsblatt arbeiten in einem Unternehmen meistens mehrere Personen. In diesem Fall ist es oft sinnvoll, zu einer Eintragung im Arbeitsblatt einen Kommentar einzufügen. Kommt ein Kollege dann auf dieses Feld, erhält er automatisch die als Kommentar hinterlegte Funktion. Damit lassen sich auch Informationen zum Aufbau und Gestaltung des Arbeitsblattes oder einer Formel einfügen. Gerade bei komplexen Formeln, die über mehrere Arbeitsblätter gehen, ist man froh, wenn man Hinweise zum Formelaufbau als Kommentar geliefert bekommt. Und so fügen Sie einen Kommentar ein:

Kommentare einfügen

1.

Platzieren Sie den Cursor an die gewünschte Stelle, an der ein Kommentar eingefügt werden soll.

2.

Wählen Sie EINFÜGEN/KOMMENTAR.

3.

Tragen Sie im Kommentarfenster die gewünschte Information ein.

Kommentarfelder erkennen Sie sofort an dem kleinen roten Dreieck, das in der rechten, oberen Ecke eines Feldes zu sehen ist. Abbildung 27.20: Kommentarfelder einfügen

480

Office XP Kompendium

Tabellen formatieren

27.3.7

Kapitel 27

Rahmen, Muster und Farben einfügen

Excel 2002 ist ein Programm mit vielen gestalterischen Fähigkeiten. Eine davon ist es, bestimmte Teile eines Arbeitsblattes besonders hervorzuheben. Das kann zum Beispiel eine Überschrift oder auch Ergebnisse sein, auf die besonders hingewiesen werden soll. Statt Schaltflächen können Sie Rahmen über ein Dialogfeld zuordnen. Das dauert länger als mit der Schaltfläche, bietet aber mehr Möglichkeiten:

Arbeitsblätter gestalten

Markieren Sie den Bereich oder auch eine Zelle, die besonders hervorgehoben werden soll: 1.

Wählen Sie FORMAT/ZELLEN/RAHMEN.

2.

Für Rahmen oder Linien steht eine Auswahl verschiedener Linientypen zur Verfügung. Markieren Sie per Mausklick ein Linien-Layout, z.B. eine einfache, eine doppelte oder dicke Linie

Bereich markieren

3.

Öffnen Sie die Liste FARBE und wählen Sie eine Linienfarbe.

Farbe einsetzen

4.

Aktivieren Sie mit einem Klick das Feld AUSSEN, werden alle Seiten umfasst, wenn Sie um einen markierten Bereich einen Rahmen legen wollen. Für OBEN, UNTEN, LINKS, RECHTS usw. stehen weitere Klickbereiche bereit. Arrangieren Sie mit ihnen Linien an den entsprechend markierten Zellseiten.

5.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf OK.

Rahmen einfügen

Wenn Sie einzelne Linien zuordnen, kann das beim Druck zu ungewollten Wirkungen führen, während die Formatierung am Bildschirm richtig dargestellt wird. Ursache ist, dass Nachbarzellen eine gemeinsame Rahmenlinie benutzen. Fehlt eine Linie auf Papier, haben Sie falsch markiert.

Linien für den

Excel bietet eine Reihe von Variationsmöglichkeiten, wie Sie Zellen gestalten können. Noch nicht vorgestellt wurde die Technik, Muster und Schattierungen zuzuordnen.

Gestaltung von Zellen

Druck zuordnen

Wollen Sie den Hintergrund einer Zelle mit einem Muster und einer Farbe gestalten oder schattieren, nutzen Sie die Schaltflächen oder das Menü: 1.

Markieren Sie den Bereich, der formatiert werden soll.

2.

Mit ZELLEN FORMATIEREN im Kontextmenü der rechten Maustaste oder FORMAT/ZELLEN können Sie das Register MUSTER aktivieren.

3.

Wählen Sie immer erst eine Farbe und ordnen Sie dieser dann ein Muster zu. Für letztere Aufgabe öffnen Sie die Liste MUSTER, klicken eines der 18 Muster an und FARBE. Die Vorschau informiert Sie über das Zuordnungsergebnis.

Office XP Kompendium

Zellen formatieren

481

Kapitel 27 Zellen mit Farbe ausfüllen

Rechnen mit Excel Sie können auch die Farbe vieler Elemente Ihres Arbeitsblattes ändern. Das hat auch dann seinen Sinn, wenn Sie keinen Farbdrucker zur Ausgabe einsetzen, jedoch einen Farbmonitor. Insbesondere größere Arbeitsblätter werden übersichtlicher, wenn Sie diese mit Farbe gestalten. Einerseits können Sie mit unterschiedlichen Hintergrundfarben arbeiten, andererseits die Farben der Zellinhalte näher bestimmen, also die von Zahlen und Texten. Außer der letztgenannten Einstellung bietet Ihnen Excel z.B. an, alle negativen Zahlen Rot hervorzuheben oder mit der bedingten Formatierung zu arbeiten. Füllfarbe zuordnen So ordnen Sie eine Füllfarbe zu:

Schriftart mit Farbe ausstatten

1.

Markieren Sie eine Zelle oder einen Bereich, dem Sie eine Farbe zuordnen wollen.

2.

Öffnen Sie die Übersicht der Farben mit einem Klick auf die Schaltfläche neben dem Symbol FÜLLFARBE.

3.

Wählen Sie aus diesen Farben diejenige, mit der ein Zellenhintergrund gestaltet werden soll. Wollen Sie Zahlen oder Texten in der Zelle Farbe zuordnen, benutzen Sie die Palette SCHRIFTFARBEN, die das gleichnamige Symbol bereitstellt.

4.

Bestätigen Sie mit OK, erscheinen Zellhintergrund bzw. -inhalte farbig.

Wollen Sie Inhalte von Zellen verbergen, reicht es, Hintergrund- und Vordergrundfarbe gleich zu wählen. Die Zellinhalte sehen Sie dann nur noch im Inhaltsfeld der Bearbeitungszeile. Abbildung 27.21: Muster und Farbe auswählen

482

Office XP Kompendium

Tabellen formatieren

27.3.8

Kapitel 27

AutoFormat anwenden

Wenn Sie Tabellen entwickeln, werden Sie während oder nach dem grundsätzlichen Aufbau Zahlen- und Schriftformate zuordnen, Spaltenbreite und -höhe bzw. die Ausrichtung abweichend von der Vorgabe einstellen oder mit Rahmen und Schraffuren verschönern oder gliedern wollen. Da für die Zuweisung notwendiger Formate mehr als eine Aktion erforderlich ist, bringt eine Zusammenfassung Effektivitätsvorteile.

Eigene Formate definieren

Die Zuordnung von AutoFormaten ist eine Methode der erwähnten Zusammenfassungen: 1.

2.

Positionieren Sie den Cursor in der Tabelle, die mit einem AutoFormat gestaltet werden soll. Markieren Sie eine Zelle. Der genaue Umfang der Markierung ist ohne Bedeutung, Excel erweitert sie. Markieren Sie mehr als eine Zelle, können Sie auch genau bestimmen, auf welche Zellen das Format angewendet werden soll. Dann muss auch keine Tabelle vorhanden sein.

Neues AutoFormat erstellen

Wählen Sie FORMAT/AUTOFORMAT und klicken Sie in der Liste der Formate auf ein Beispiel. Das Format wird markiert und Sie können die Anzeige wechseln oder das AutoFormat übernehmen. Doppelklicken Sie auf ein Beispiel, wenn Sie bereits wissen, welches Format Sie zuordnen wollen.

Wenn Sie mit OPTIONEN die Anzeige im Dialogfeld AUTOFORMAT vergrößern, haben Sie mehr Möglichkeiten der Gestaltung. Aktivieren oder deaktivieren Sie Kontrollkästchen, damit das AutoFormat mehr oder weniger Formate verwendet. Das Ergebnis der Änderung wird jeweils in der Vorschau angezeigt. Da sich ein AutoFormat durch direkt (Menü, Schaltflächen) zugewiesene Formate ändern lässt, können Sie ein oder mehrere zugewiesene AutoFormate weiter variieren.

Über OPTIONEN das AUTOFORMAT gestalten

Ist eine Tabelle fertig, ordnen Sie durch das Positionieren des Mauscursors der Tabelle insgesamt Formatierungen zu. Wenn Sie aber zwei oder mehr Zellen, jedoch nicht die ganze Tabelle markieren, interpretiert Excel diese Markierung als eigene Tabelle. Mit diesem kleinen Trick können Sie einer Tabelle verschiedene AutoFormate zuweisen. Excel passt dabei die Spaltenbreite an.

Formatierungen zuordnen

Wollen Sie ein AutoFormat wieder entfernen, aktivieren Sie FORMAT/AUTOFORMAT mit seinen Beispielen. Am Ende finden Sie das Beispiel KEINE. Die Option KEINE wirkt sich auch auf Markierungen einer Tabelle in der Tabelle aus.

AutoFormat

Office XP Kompendium

entfernen

483

Kapitel 27

Rechnen mit Excel

27.4

Arbeitsblätter konsolidieren

Die Konsolidierung ist als eine Zusammenfassung von Daten zu verstehen. Diese liegen in mehr als einem Arbeitsblatt vor. Ergebnisse lassen sich in einer Tabelle zusammenfassen. Abbildung 27.22: Das Dialogfeld Konsolidieren

27.4.1 Struktur gleich halten

Daten nach Positionen konsolidieren

Wenn Sie mehrere Tabellen aufbauen und in einer weiteren Tabelle zusammenfassen (konsolidieren) wollen, sollten alle Tabellen in ihrer Struktur gleich sein. Wenn nach Position konsolidiert werden soll, achten Sie auf gleiche Zelladressen:

Abbildung 27.23: Bezug vor Bereichsangabe

Das Konsolidieren geht so:

484

1.

Datenliefernde Arbeitsblätter müssen vorliegen. Sie können geöffnet oder aber auch geschlossen werden. Geben Sie den Bereichen, die konsolidiert werden sollen, Namen.

2.

Schalten Sie zum zusammenfassenden Arbeitsblatt.

3.

Blenden Sie mit DATEN die Option KONSOLIDIEREN ein.

4.

Benutzen Sie die Schaltfläche DURCHSUCHEN und stellen Sie den Ordner ein, in dem sich die Beispieldateien befinden. Ist der richtige Ordner aktiviert, markieren Sie in der Liste den Dateinamen und übernehmen den Namen mit OK.

5.

Das Dialogfeld DURCHSUCHEN ist geschlossen. In der Zeile VERWEIS steht der Dateiname, ergänzt um ein Ausrufezeichen. Eine Bereichsangabe fehlt noch.

Office XP Kompendium

Arbeitsblätter konsolidieren

Kapitel 27

6. Wenn Sie in den datenliefernden Arbeitsmappen Bereichen Namen gegeben haben, setzen Sie den Cursor in das Textfeld VERWEIS und schreiben den Namen. Abbildung 27.24: Hinzugefügte Bezüge

7. Wählen Sie HINZUFÜGEN, um den neuen Bezug in die Liste VORHANDENE VERWEISE einzufügen. Sie steht zur Verfügung, solange Sie die Zeile nicht löschen. 8. Wiederholen Sie den beschriebenen Ablauf für weitere Datenlieferanten. 9. In der Liste FUNKTION des Dialogfelds KONSOLIDIEREN wird die Standardfunktion SUMME angegeben. Ändern Sie das, wenn Sie beim Konsolidieren eine andere Aktion wünschen. 10. Sind alle Bezüge in die Liste VORHANDENE VERWEISE übernommen, bestätigen Sie mit OK oder SCHLIESSEN, je nachdem, ob Sie die Bezüge speichern oder die Konsolidierung einleiten wollen. Abbildung 27.25: Mögliche Funktionen beim Konsolidieren

Statt den Namen für den Übernahmebereich zu schreiben, können Sie auch die Datenlieferanten laden, das Menü FENSTER zum Umschalten nutzen und den entsprechenden Bereich mit der Maus markieren. Sobald Sie zur Arbeitsmappe der Konsolidierung zurückschalten, wird der markierte ICON: Info

Office XP Kompendium

485

Kapitel 27

Rechnen mit Excel Bereich mit dem Tabellennamen nach dem Ausrufezeichen in der Zeile Verweis eingetragen. Das sollte nur eine theoretische Möglichkeit sein. Namen zu verwenden geht schneller und ist sicherer.

Formatierungen werden überschrieben

Als Ergebnis der vorstehenden Arbeitsschritte erhalten Sie eine Tabelle. Sie enthält die markierten und summierten Werte aus den Ursprungstabellen. Gab es im Zielbereich Zahlenformatierungen, wurden diese bei der Konsolidierung durch Formatierungen aus dem ersten Quellbereich überschrieben.

27.4.2

Regeln für die Konsolidierung nach Positionen

Eine Konsolidierung können Sie mit BEARBEITEN/RÜCKGÄNGIG zurücknehmen und neu aufbauen. Der Name Konsolidationsbereich wird von Excel automatisch als Zielbereich für eine durchgeführte Konsolidierung genutzt. Beschriftungen werden bei der vorgestellten Methode nicht in den Zielbereich kopiert. Deshalb müssen Sie Tabellen so aufbauen, dass im Quellbereich nur Daten stehen. Deshalb dürfen Sie im Quellbereich nie Zellen mit Datenbeschriftungen markieren. Vergleichen Sie, dass Daten der Zielbereiche mit der Anordnung der Daten im ersten Quellbereich übereinstimmen.

27.4.3 Unterschiedliche Struktur möglich

Konsolidieren nach Datenrubriken

Für das Konsolidieren nach Datenrubriken müssen wieder Tabellen in Arbeitsmappen als Datenlieferanten vorliegen, deren Inhalte in einer dritten Tabelle konsolidiert werden. Bei dieser Methode des Konsolidierens nach Rubriken können Tabellen mit unterschiedlicher Struktur benutzt werden:

Zielbereich markieren

486

1.

Legen Sie Tabellen an und speichern Sie diese in Arbeitsmappen.

2.

Vergeben Sie im Namensfeld des Arbeitsblattes oder mit EINFÜGEN/ NAME/DEFINIEREN Namen für den Datenbereich, der als Quellbereich für die Zieltabelle dienen soll. Wenn Sie dabei das Dialogfeld NAMEN DEFINIEREN öffnen, prüfen Sie die Angaben in den Textfeldern NAMEN IN DER ARBEITSMAPPE und BEZIEHT SICH AUF. Beim Konsolidieren nach Datenrubriken müssen Sie auch die Spalten- und Zeilenbeschriftungen markieren, damit diese im Zielbereich erfasst werden.

3.

Für die Konsolidierung müssen Sie in der zusammenfassenden Tabelle den Zielbereich markieren.

Office XP Kompendium

Arbeitsblätter konsolidieren

Kapitel 27

4. Positionieren Sie den Cursor in der Zelle, ab der die konsolidierten Daten eingetragen werden sollen. 5. Öffnen Sie mit DATEN das Dialogfeld KONSOLIDIEREN. 6. Wählen Sie DURCHSUCHEN, um den Namen der Datei mit dem Quellbereich einzublenden. Wählen Sie OK, um zum Dialogfenster KONSOLIDIEREN zurückzukehren.

Quelldatei auswählen

7. Der Dateiname ist mit Ausrufezeichen ! in der Zeile VERWEIS eingetragen. Tragen Sie dahinter den vergebenen Namen ein und fügen Sie ihn mit HINZUFÜGEN in die Liste ein. Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Quellen. 8. Prüfen Sie die angegebene Funktion. Als Standard ist SUMME angegeben. 9. Klären Sie noch, welche Beschriftungen (Spalte bzw. Zeile) zu übernehmen sind. Markieren Sie das oder die Kontrollkästchen BESCHRIFTUNG AUS: OBERSTER ZEILE BESCHRIFTUNG AUS: LINKER SPALTE. 10. Bestätigen Sie mit OK.

Markierung

Wirkung

Zelle

Der Zielbereich wird für die benötigten Rubriken nach unten und rechts vergrößert.

Zellbereich in einzelner Zeile

Der Zellbereich wird für Zeilenrubriken aus dem Quellbereich nach unten erweitert. Die Konsolidierung von Spaltenrubriken erfolgt gemäß der Auswahl.

Zellbereich in einzelner Spalte

Der Zellbereich wird für alle Spaltenrubriken aus dem Quellbereich nach rechts erweitert. Die Konsolidierung von Zeilenrubriken erfolgt entsprechend der Auswahl.

Zellbereich aus mehreren Spalten und Zeilen

Es werden so viele Rubriken konsolidiert, wie in den Zellbereich eingefügt werden können.

Beschriftungen festlegen

Beschriftung wählen Tabelle 27.4: Die Wirkungen von Zellmarkierungen

Hinweise zur Konsolidierung nach Datenrubriken Gleich nach der Konsolidierung lässt sie sich mit BEARBEITEN/RÜCKzurücknehmen.

GÄNGIG

Wurden die Werte in den Quellbereichen geändert, aktualisieren Sie durch eine neuerliche Konsolidierung. Bei der Nutzung von Quellbereichen in Bezugszeilen können Sie mit Platzhaltern arbeiten. Beim Speichern der Tabellen mit den Quellberei-

Office XP Kompendium

487

Kapitel 27

Rechnen mit Excel chen ist wichtig, dass Sie Dateinamen verwenden, die mit der gleichen Zeichenfolge beginnen. Als Platzhalter sind das Fragezeichen ? und der Asterisk * möglich. Diese Platzhalter ersetzen ein beliebiges bzw. eine unbestimmte Zahl von Zeichen.

27.4.4 Aktualisierung durch Verknüpfung

Verknüpfungen mit Quellbereichen

Konsolidierungen lassen sich beliebig wiederholen. Diese Form der Aktualisierung lässt sich durch eine Verknüpfung noch vereinfachen. Die Verknüpfung sorgt für eine automatische Aktualisierung. Verknüpfen Sie also:

Anzeige der Konsolidierungstabelle

1.

Positionieren Sie die Markierung für das Einfügen der konsolidierten Daten.

2.

Setzen Sie die Aktion mit DATEN/KONSOLIDIEREN fort.

3.

Zeigen Sie wie in den beiden Beispielen zuvor Dateinamen an, die einen Quellbereich aufweisen.

4.

Sind der Dateiname und ein Ausrufezeichen ! in der Zeile Verweis eingefügt, müssen Sie noch den Quellbereichsnamen eingeben. Falls Sie ein vorhandenes Beispiel benutzen, sind die Namen bereits in der Liste VORHANDENE VERWEISE vorhanden.

5.

Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Beschriftung und auch das Kontrollkästchen VERKNÜPFUNGEN MIT QUELLDATEN am unteren Rand des Dialogfensters.

6.

Bestätigen Sie mit OK.

Als Ergebnis wird eine Konsolidierungstabelle eingeblendet. Wenn Sie eine Zelle markieren, sehen Sie einen Unterschied zu den vorher geschilderten Methoden: In der Bearbeitungszeile stehen Summenformeln und nicht mehr nur absolute Werte. Excel fügt bei einer Konsolidierung mit Verknüpfung Zeilen oder Spalten zusätzlich ein (Gliederungsfunktion). Wird eine Verknüpfung mit den Quellbereichen hergestellt, werden die Verknüpfungsformeln bei der Konsolidierung berücksichtigt.

ICON: Info

488

Wollen Sie die durch eine Verknüpfung eingefügten Formeln sehen, wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT/FORMELN. In der Tabelle verborgen sind die Verknüpfungsformeln, die aus Dateien Werte entnehmen; außerdem sorgt die Summenformel dafür, dass die Quellbereiche addiert werden. Es werden stets Datei, Verknüpfungsformel und Summenformel aufgeführt.

Office XP Kompendium

28

Szenarien und Pivot-Tabellen

Excel kann mehr als nur Rechnen: die Tabellenkalkulation ist auch geeignet, Analysen, Kalkulationen oder eine Vorschau durchzuführen. Zum Einsatz kommen dabei zwei spezielle Werkzeuge: Szenarien und Pivot-Tabellen.

28.1

in Excel

Szenarien

Ein Szenario ist eine Situation, die nach genau festgelegten Vorgaben verlaufen soll. Haben Sie Szenarien angelegt und verbinden Sie diese mit einer Tabelle, wird die Tabelle mit im Szenario vorbestimmten Werten berechnet.

28.1.1

Spezialfunktionen

Definition von Szenarien

Ein Szenario anlegen

Ein Szenario ist eine Zusammenstellung von einem oder mehreren Eingabewerten. Mehrere Werte sind üblich, denn Veränderungen aufgrund eines Wertes können bei solchen Tabellen auch ohne die Hilfe von Excel berechnet werden.

Erfassen der Eingabewerte

Bereich mit Namen versehen Um Szenarien anzulegen, gehen Sie so vor: 1.

2.

Markieren Sie Zellen und legen Sie Namen fest, auf die Sie sich im Szenario beziehen wollen (EINFÜGEN/NAME/DEFINIEREN). Sie könnten auch Adressen als Bezug verwenden, der Einsatz von Namen ist aber einfacher. Wählen Sie EXTRAS/SZENARIEN. Aktivieren Sie die Schaltfläche HINZUFÜGEN.

3.

Im Dialogfenster SZENARIO HINZUFÜGEN geben Sie dem neuen Szenario einen Namen.

4.

Schreiben Sie den Namen STANDARD. Gleiche Namen sind nicht erlaubt.

5.

Zu dem Namen gehören veränderbare Zellen, deren Werte darunter eingetragen werden. Markieren Sie das Textfeld VERÄNDERBARE ZEL-

Office XP Kompendium

Szenario hinzufügen

489

Kapitel 28

Szenarien und Pivot-Tabellen LEN und klicken Sie die Zellen an. Alternativ können Sie absolute Adressen oder Namen eingeben. Nach einem Wert folgt immer ein Semikolon (bis zu 32 Eingaben).

Einfügen eines Kommentars

6.

Der Eintrag des Kommentars ist optional.

7.

Klicken Sie auf HINZUFÜGEN und wiederholen Sie die Angaben für weitere Szenarien oder bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK die Übernahme der Werte.

Abbildung 28.1: Szenario nach Aufruf des Szenario-Managers anlegen

Einsatz des Szenario-

Nach OK wechselt die Anzeige zum Dialogfenster SZENARIO-MANAGER. Standard oder weitere Szenarien sind Zeilen im Listenfeld SZENARIEN.

Managers

Wenn Sie den Szenario-Manager und die Arbeitsmappe schließen, werden Szenarien mit dem Speichern der Arbeitsmappe ebenfalls gesichert.

28.1.2

Szenario anwenden

Unter einem Szenarionamen sind Eingabewerte zusammengefasst. Haben Sie mehrere Szenarien angelegt, stehen diese für jeweils unterschiedliche Gedankenspiele. Die Szenarien erweitern ein Arbeitsblatt. Mit dem Arbeitsblatt gespeicherte Szenarien können Sie anwenden, wenn das Arbeitsblatt geöffnet ist: 1. Laden Sie eine Arbeitsmappe, für die Sie ein Szenario angelegt haben. 2.

Wählen Sie EXTRAS/SZENARIEN. Das Dialogfenster wird eingeblendet.

3.

Markieren Sie in der Liste der Szenarios den Namen eines Szenarios.

Arbeitsblatt

4.

Szenario ausführen

Aktivieren Sie die Schaltfläche ANZEIGEN oder starten Sie das Szenario mit einem Doppelklick auf seinen Namen. Das Arbeitsblatt wird aufgrund der Szenario-Werte neu berechnet.

5.

Mit SCHLIESSEN blenden Sie das Dialogfenster aus.

Szenarien funktionieren nur bei geöffnetem

490

Office XP Kompendium

Szenarien

28.1.3

Kapitel 28

Eingabewerte eines Szenarios ändern

Sie können Szenarien bearbeiten und an neue Situationen anpassen oder vorhandene Szenarien durch weitere ergänzen.

Einstellen auf neue Situationen

Effektiver ist meist die Bearbeitung: 1.

Blenden Sie ein Arbeitsblatt, für das mindestens ein Szenario besteht, ein.

2.

Wählen Sie EXTRAS/SZENARIEN.

3.

Suchen Sie in der Liste der Szenarios das aus, dessen Werte Sie ändern wollen.

4.

Szenario auswählen

Die Schaltfläche BEARBEITEN öffnet das Dialogfenster SZENARIEN BEARBEITEN.

5.

Ändern Sie die in den Textfeldern angegebenen Daten. Vorwiegend werden Sie im Textfeld VERÄNDERBARE ZELLEN ändern, doch auch die anderen Angaben im folgenden Dialogfeld können Sie variieren.

6.

Nach der Bestätigung wechselt Excel zum Dialogfenster des Managers. Sie können hier ein weiteres Szenario markieren und erneut BEARBEITEN aktivieren. Bestätigen Sie abschließend.

28.1.4

Daten anpassen

Eingabewerte editieren

Haben Sie ein Szenario angefertigt, können Sie weitere Werte in einem Arbeitsblatt durch ein Szenario ändern oder auch durch weitere Felder ergänzen.

Werte durch ein Szenario ändern

Das machen Sie so: 1.

Mit EXTRAS/SZENARIEN blenden Sie das Dialogfenster des Managers ein. Wählen Sie aus der Liste, um zu klären, welches Szenario bearbeitet werden soll.

2.

Im Textfeld VERÄNDERBARE ZELLEN stehen Bereichsangaben oder Namen, durch ein Semikolon separiert. Wählen Sie BEARBEITEN und setzen Sie den Cursor an das Ende des Textfelds VERÄNDERBARE ZELLEN.

3.

Für Ergänzungen tragen Sie noch ein Semikolon ein und markieren per Mausklick die nächste Zelle. Für weitere halten Sie (Strg) gedrückt und klicken dann. Semikola werden automatisch eingefügt.

4.

Mit OK erscheint das Dialogfenster SZENARIOWERTE. Je nach Vorgehen stehen mehr oder weniger veränderbare Werte zur Verfügung.

5.

Drücken Sie abschließend OK und wählen Sie SCHLIESSEN.

Office XP Kompendium

VERÄNDERBARE ZELLEN anpassen

491

Kapitel 28

Szenarien und Pivot-Tabellen

28.1.5 Einsatz der Zielwertsuche in der Praxis

Zielwertsuche (Break-Even-Analyse)

Mit einer Zielwertsuche bestimmen Sie z.B. den Break-Even-Point. Damit können Sie feststellen, wann der Umsatz hoch genug ist, um die Fixkosten zu decken. Für den Aufbau eines Modells der Zielwertsuche sind nur wenige Eingaben erforderlich:

Zelle für die

1.

Bauen Sie eine Tabelle auf und lassen Sie die Zelle für den gesuchten Wert frei, z.B. eine Zelle für die Anzahl zu verkaufender Artikel.

2.

Setzen Sie die Markierung auf die Zelle, mit deren Wert bei der Zielwertsuche ein Ergebnis gefunden werden soll.

3.

Wählen Sie EXTRAS/ZIELWERTSUCHE.

4.

Das Textfeld ZIELZELLE benötigt einen absoluten Bezug zur Formel, für die eine Lösung gesucht wird.

5.

Tragen Sie einen Zielwert ein, der in der Zielzelle erreicht werden soll. Das kann durchaus 0 sein, wenn Sie nämlich wissen wollen, ab wann der Umsatz gerade reicht, die fixen Kosten zu decken.

6.

Geben Sie als VERÄNDERBARE ZELLE einen Namen oder Bezug an, der eine Variation für das Ziel möglich macht (z.B. eine Absatzmenge, durch die ein bestimmter Gewinn erreicht werden soll).

7.

Starten Sie die Suche mit OK. Ein weiteres OK übernimmt gefundene Werte; ABBRECHEN zeigt die Ursprungswerte.

Zielwertsuche markieren Abbildung 28.2: Das Dialogfenster Zielwertsuche

Zielzelle mit absolutem Bezug zur Formel

Veränderbare Zelle definieren

28.2 Der Solver löst komplexe Berechnungsprobleme

Der Solver in Excel

Mit dem Solver erzeugen Sie aufwendige Optimierungen und Berechnungen durch die Veränderung beliebig vieler Variablen, die durch Nebenbedingungen gelenkt werden können. Der Solver ist ein sog. Add-In und wird über das EXTRAS-Menü aufgerufen.

492

Office XP Kompendium

Der Solver in Excel

Kapitel 28

Sollte dieser Eintrag in Ihrem Menü fehlen, installieren Sie das Add-in wie folgt: 1.

Gehen Sie über EXTRAS auf ADD-INS.

2.

In der Liste VERFÜGBARE ADD-INS aktivieren Sie den Eintrag Solver.

3.

Excel 2002 bietet auch ein Anwendungsbeispiel für den Solver:

Solver als Add-In

Öffnen Sie das Solver-Anwendungsbeispiel SOLVSAMP.XLS im Ordner OFFICE/BEISPIEL von Office XP. Möglicherweise variieren Namen und Speicherort je nach Installation. ICON: CD-Rom 4. Wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT/GITTERNETZLINIEN, um das Netz zu- oder abzuschalten.

Das Arbeitsblatt enthält die Kostenplanung für ein Produkt für die vier Quartale eines Geschäftsjahres. Der Solver kann helfen, Kosten, Umsätze und zu erwartende Gewinne abzuschätzen.

Das Excel-Praxisbeispiel

Im Beispiel wird ein Zusammenhang zwischen Gewinn und Werbeaufwand angenommen. Der Gewinn im ersten Quartal steht in Zelle B15 (14.324,00 DM); der Werbeaufwand des ersten Quartals in Zelle B11 ist 10.000,00 DM. Durch die Variation des Werbeaufwands versucht der Solver, den maximal möglichen Gewinn zu finden: Einstellen der Parameter für den Solver Parameter einstellen: 1.

Öffnen Sie mit EXTRAS/SOLVER das Dialogfeld SOLVER-PARAMETER.

2.

Markieren Sie B15. Die Adresse gilt dem zu maximierenden Gewinn und wird nach dem Mausklick angezeigt.

3.

Das Optionsfeld MAX ist bereits aktiv.

4.

Setzen Sie die Markierung in das Textfeld VERÄNDERBARE ZELLEN und klicken Sie für den Werbeaufwand B11 an. Definieren Sie beliebig Nebenbedingungen, nachdem Sie auf HINZUFÜGEN geklickt haben.

5.

Starten Sie den Solver mit LÖSEN.

6.

Stellen Sie mit dem Optionsfeld AUSGANGSWERTE WIEDERHERSTELLEN und OK den Ursprungszustand wieder her.

Office XP Kompendium

Nebenbedingungen in VERÄNDERBARE ZELLEN

eintragen

493

Kapitel 28

Szenarien und Pivot-Tabellen

Abbildung 28.3: Das Anwendungsbeispiel für den Solver in Excel

28.3 Das Arbeitsblatt in anderer Darstellung

Pivot-Tabellen

Eine Pivot-Tabelle (Drehpunkt-Tabelle) ist eine andere Darstellungsform der Arbeitsblatt-Tabelle. Eine gewöhnliche Tabelle wird so lange gedreht, bis die Anordnung die Daten in neuer Weise beschreibt. Praktisch bedeutet der Umgang mit dieser Technik, dass Sie Spalten- oder Zeilenüberschriften an eine neue Position ziehen. Neue Eingaben sind nicht notwendig.

28.3.1

Tabelle in Pivot-Tabelle umwandeln

Um die Tabelle eines Arbeitsblattes zu einer Pivot-Tabelle umzuformen, können Sie die Unterstützung eines Assistenten einsetzen. Laden Sie ein Arbeitsblatt mit einer mehr oder weniger einfachen Tabelle:

Nutzen Sie den

1.

Starten Sie mit DATEN/PIVOT-TABELLE UND PIVOTCHART-BERICHT den Pivot-Tabellen-Assistenten.

2.

Die Voreinstellung MICRSOFT EXCEL-LISTE ODER -DATENBANK des ersten Optionsfelds kann unverändert bleiben. Im zweiten Bereich WIE MÖCHTEN SIE IHRE DATEN DARSTELLEN? ist ebenfalls die erste Option PIVOT-TABLE richtig.

3.

Markieren Sie im zweiten Schritt durch Ziehen eine Tabelle oder einen Datenbereich, der zur Pivot-Tabelle verwandelt werden soll. Das Textfeld BEREICH zeigt die Adresse. Haben Sie vor Aufruf des Assistenten bereits markiert, wird die Adresse schon eingeblendet.

Pivot-Asistenten

Datenbereich für die Pivot-Tabelle markieren

494

Office XP Kompendium

Pivot-Tabellen

Kapitel 28 Abbildung 28.4: Auswahl des Datenbereichs für die Pivot-Tabelle

4.

Der Assistent bietet im nächsten Schritt an, die Pivot-Tabelle direkt auf dem Bildschirm zusammenzustellen, wobei Sie den gewünschten Bereich markieren können. Sie wählen, wo die Tabelle erstellt werden soll, und bestätigen mit FERTIG STELLEN; dann wird die Grundstruktur für die Pivot-Tabelle angefertigt.

5.

Sie können direkt im Arbeitsblatt arbeiten. Der Assistent hat mit blauen bzw. gelben Linien Bereiche markiert und die Symbolleiste PIVOT-TABELLE eingeblendet. Das Ihnen vielleicht bekannte Dialogfeld für das Layout gibt es noch, Sie können jederzeit darauf zurückgreifen.

6.

Im Bearbeitungsfenster des Assistenten finden Sie eine Feldliste der Ursprungsdaten. Um das Layout der Pivot-Tabelle einzustellen, ziehen Sie die Felder in die markierten Tabellenbereiche. Sie können jetzt gestalten, aber auch später am Erscheinungsbild arbeiten. Wohin Spalten, Zeilen, Daten und Seitenfelder gezogen werden können, wird eingeblendet. Ziehen Sie die Schaltflächen in den jeweils gewünschten Bereich. Es sind die Spalten- bzw. Zeilenbeschriftungen, die eine Neuanordnung ermöglichen. Am besten testen Sie die Anordnung in der Praxis. Mit RÜCKGÄNGIG lässt sich eine Situation schnell wiederherstellen.

Darstellungsbereich für die PivotTabelle festlegen

Layout der PivotTabelle anpassen

Abbildung 28.5: Der Aufbau der Pivot-Tabelle erfolgt direkt im Arbeitsblatt.

Office XP Kompendium

495

Kapitel 28 Layout über

Szenarien und Pivot-Tabellen 7.

Eine Schaltfläche LAYOUT zur Gestaltung der Pivot-Tabelle können Sie auch neben der direkten Gestaltung benutzen. Klicken Sie auf der Symbolleiste PIVOT-TABELLE-ASSISTENT die Schaltfläche für den Assistenten an und wählen Sie in Schritt 3 die Schaltfläche LAYOUT.

8.

Wenn Sie auf den Pfeil neben dem Namen der Elemente klicken, können Sie durch Kontrollkästchen festlegen, wie viele Elemente jeweils berücksichtigt werden. Es muss immer mindestens eines sein.

9.

Da Änderungen per Maus sehr einfach sind, reicht es, die Pivot-Tabelle zunächst nur grob zu strukturieren.

den Assistent einstellen

Diagramme in der Pivot-Tabelle

Mit der gleichen Technik, wie das vorstehend für eine Tabelle beschrieben wurde, können Sie auch ein Diagramm mit Pivot-Tabelle erzeugen. Sie müssen im Assistenten nur im zweiten Bereich das Optionsfeld PIVOT-DIAGRAMM (mit Pivot-Tabelle) aktivieren. Wie für die Tabelle beschrieben, können Sie das Diagramm durch Ziehen der Felder direkt auf dem Arbeitsblatt zusammenstellen. Der für die Zusammenstellung des Diagramms eingeblendete Bildschirm besitzt an die Aufgabe angepasste Menüs. Um das Diagramm zu formatieren, wählen Sie die MENÜOPTIONEN.

28.3.2 Daten aus mehreren Tabellen in einer

Mit Pivot-Tabelle konsolidieren

Für die Anzeige von Ergebnissen zu Tabellen gleichen Aufbaus können Sie eine Pivot-Tabelle nutzen.

Pivot-Tabelle zusammenfassen

Um Daten aus mehreren Tabellen einer Arbeitsmappe in einer Pivot-Tabelle zusammenzufassen, gehen Sie so vor: 1.

2.

Beginnen Sie mit DATEN/PIVOT-TABELLE und PIVOTCHART-BERICHT für den Pivot-Tabellen-Assistenten. Markieren Sie das dritte Optionsfeld MEHRERE KONSOLIDIERUNGSBEREICHE. Akzeptieren Sie in Schritt 2 die Vorgabe EINFACHE SEITENFELDERSTELLUNG.

Tabellenbereiche markieren

496

3.

Nach WEITER bestimmen Sie im nächsten Schritt, welche Datenbereiche konsolidiert werden. Markieren Sie unter Einsatz des variablen Textfelds BEREICH und übertragen Sie mit HINZUFÜGEN die Adresse in die Liste VORHANDENE BEREICHE.

4.

Wiederholen Sie die Markierung für die weiteren Bereiche, die konsolidiert werden sollen. Die Tabellen können sich im aktuellen Arbeitsblatt befinden oder Sie kennzeichnen Daten aus anderen Arbeitsblättern, indem

Office XP Kompendium

Pivot-Tabellen

Kapitel 28

Sie jeweils auf die Arbeitsblatt-Register klicken. Die Schaltfläche DURCHSUCHEN benötigen Sie, wenn Sie Daten aus einer weiteren Datei brauchen. 5.

Klicken Sie WEITER an und ändern Sie nach einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche das Layout nach Belieben. Um im Bereich DATEN die Funktion zu ändern, doppelklicken Sie auf die angezeigte Schaltfläche in der Mitte des Bereiches.

6.

Geben Sie im Schritt 3 an, wo die Pivot-Tabelle eingefügt werden soll, im bestehenden oder als selbstständiges Blatt.

28.3.3

Layout anpassen

Pivot-Tabelle aus externen Daten

Der Assistent für eine Pivot-Tabelle kann auf Query zurückgreifen und so externe Daten für eine Pivot-Tabelle nutzen.

Datenabfrage über Query

Gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Beginnen Sie wie im Beispiel zuvor (DATEN/PIVOT-TABELLE UND PIVOTCHART-BERICHT), markieren Sie im Pivot-Tabellen-Assistenten jedoch das Optionsfeld EXTERNE DATENQUELLE.

2.

Nach WEITER müssen Sie Art und Speicherort der Daten angeben. Diese holen Sie mit der Schaltfläche DATEN ABRUFEN und dem QueryAssistenten auf den Bildschirm.

3.

Suchen Sie die passende Datenquelle, Tabelle oder Datenbankdatei aus und stellen Sie mit Query die gewünschten Daten zusammen.

4.

Wählen Sie in Query aus drei Optionen, wie mit den gefundenen Daten verfahren werden soll. Wollen Sie die Daten an Excel zurückgeben, wird schließlich der Bildschirm wie bei der Anlage einer neuen PivotTabelle angezeigt.

5.

Stellen Sie für die neue Pivot-Tabelle das gewünschte Layout zusammen.

28.3.4

Externe Daten festlegen

Pivot-Tabelle bearbeiten

Wenn Sie in einer Pivot-Tabelle Überschriften überschreiben, hat das keine Folgen. Häufiger sind jedoch Änderungswünsche an Daten. Dabei sollten Sie folgende kleine Regeln beachten:

Daten in PivotTabelle ändern

Veränderliche Daten bearbeiten Sie immer in der Basistabelle. Aktualisieren Sie nach Änderungen die Pivot-Tabelle (Symbol AUSRUFEZEICHEN in der Symbolleiste oder DATEN AKTUALISIEREN im Kontextmenü der rechten Maustaste).

Aktualisieren der Pivot-Tabelle

Verwenden Sie für Gestaltungsarbeiten vorwiegend indirekte Formate. Direkte Formate schaden dennoch nicht und gehen bei Reorganisationen oder Aktualisierungen auch nicht mehr verloren. Office XP Kompendium

497

Kapitel 28

Szenarien und Pivot-Tabellen

Anzeige über Pfeile anpassen

Pivot-Tabellen besitzen neben den Feldnamen Pfeile. Klicken Sie darauf, um durch Abwählen oder Einstellung von Kontrollkästchen den Umfang der Anzeige zu beeinflussen.

Abbildung 28.6: Der Pfeil gibt Zugang zu den Daten in der PivotTabelle

28.3.5 Daten aktualisieren

Pivot-Tabelle aktualisieren

Statt nach Änderungen einer Quelltabelle die daraus entwickelte PivotTabelle zu löschen und neu aufzubauen, können Sie die Tabelle aktualisieren. So machen Sie es:

Bei Änderungen Zellbezüge anpassen

1.

Markieren Sie durch einen Mausklick ein Feld der Pivot-Tabelle.

2.

Bringen Sie die Tabelle mit DATEN/DATEN AKTUALISIEREN auf den neuesten Stand. Im Kontextmenü der rechten Maustaste finden Sie die gleichnamige Option.

Das Aktualisieren zeigt geänderte, gelöschte oder hinzugefügte Quelldaten. Stimmt der Bereich nicht mehr, müssen Sie Zellbezüge anpassen. Wählen Sie dazu mit der üblichen Option oder der rechten Maustaste den Assistenten. Nutzen Sie das erweiterbare Kästchen zur Bereichsmarkierung. Nach Übernahme des Bereiches wird die Tabelle angepasst.

28.3.6

Felder einer Pivot-Tabelle ändern

Ein Feld dient der Zeilen- oder Spaltenbeschriftung. Wollen Sie ein Feld nur entfernen, doppelklicken Sie auf eine solches. Dann wird das Dialogfeld PIVOT-TABELLEN-FELD mit einer Schaltfläche AUSBLENDEN angezeigt. Pivot-Tabellen-Assistenten einblenden Für Änderungen arbeiten Sie wie folgt:

Layout anpassen

498

1.

Markieren Sie eine Zelle der Pivot-Tabelle und wählen Sie DATEN/ PIVOT-TABELLE UND PIVOTCHART-BERICHT, um Schritt 3 des PivotTabellen-Assistenten einzublenden. Sie können auch die Option ASSISTENT im Kontextmenü der rechten Maustaste verwenden.

2.

Klicken Sie auf die Schaltfläche LAYOUT, können Sie weitere Felder in die Tabelle ziehen bzw. Felder wie Schaltflächen aus einer Symbolleiste herausziehen. Quelldaten werden durch das Hinzufügen oder das Löschen von Feldern nicht verändert.

Office XP Kompendium

Pivot-Tabellen

Kapitel 28

Felder aus der Quelltabelle (Spalten- oder Zeilenbeschriftungen) einer PivotTabelle haben die Namen der Quelldaten. Für neue Namen in der PivotTabelle überschreiben Sie die alten Angaben. Die Quelldaten werden dadurch nicht geändert. Auch durch Aktualisierungen bleiben sie erhalten. Nur das Ändern der Quelldaten beeinflusst die Anzeige. Für ein Dialogfeld markieren Sie ein Namenselement der Pivot-Tabelle und doppelklicken auf das Dialogfeld PIVOT-TABELLEN-FELD.

28.3.7

Felder ein-/ausblenden

Daten können Sie jederzeit aus- oder einblenden, je nachdem was Sie gerade interessiert. Neuberechnung durch Aus- oder Einblenden Das Aus- oder Einblenden führt zur Neuberechnung von Feldern: 1.

Zeigen Sie zum Ausblenden auf die Beschriftung des Feldes und wählen Sie mit der rechten Maustaste die Option FELDEIGENSCHAFTEN oder das Symbol FELDEINSTELLUNGEN bzw. FELDER AUSBLENDEN.

2.

Klicken Sie die Schaltfläche AUSBLENDEN an, wird das markierte Feld aus der Tabelle entfernt.

Das Ausblenden wirkt sich nicht auf die Quelldaten aus. Mit der Symbolleiste können Sie ausgeblendete Felder jederzeit wieder in der Tabelle anordnen.

28.3.8

Pivot-Tabelle formatieren

Im Pivot-Tabellen-Assistenten können Sie mit der Schaltfläche OPTIONEN prüfen, ob das dritte Kontrollkästchen TABELLE AUTO-FORMATIEREN eingestellt ist. So wird das standardmäßige AutoFormat auf eine neue PivotTabelle angewandt.

Voreinstellung AUTOFORMAT

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, können Sie mit FORMAT/AUTOFORMAT ein anderes Format zuordnen. Benutzen Sie den Bildlaufpfeil. Im letzten Abschnitt können Sie jederzeit das Format der Standard-Pivot-Tabelle zuweisen. Darüber hinaus können Sie direkt Formate zuordnen, die auch nach Änderungen beibehalten werden.

28.3.9

Pivot-Tabelle löschen

Markieren Sie eine Pivot-Tabelle teilweise oder insgesamt, können Sie auch mit einem Druck auf (Entf) die Tabelle nicht löschen. Sie müssen eine Option zum Löschen verwenden. Markieren Sie eine Pivot-Tabelle, indem Sie die Pivot-Tabelle vollständig kennzeichnen, und wählen Sie BEARBEITEN/ LÖSCHEN, sowie die Option ALLES. Office XP Kompendium

Bereich markieren

499

Kapitel 28

Szenarien und Pivot-Tabellen

28.3.10 Standardfunktionen auch für Pivot-Tabellen

Berechnungen in einer Pivot-Tabelle

Wenn Sie das Layout einer Pivot-Tabelle einstellen, treffen Sie auf Funktionen für das Zusammenfassen. Steht im Datenbereich Text, wendet der Assistent automatisch die Funktion ANZAHL an, werden dort Werte aufgeführt, aktiviert Excel die Funktion SUMME. So geht’s: 1.

Wenn Sie auf die Schaltfläche einer angezeigten Funktion doppelklicken, blenden Sie das Dialogfeld PIVOT-TABELLEN-FELD ein.

2.

In der Liste ZUSAMMENFASSEN MIT werden Funktionen zur Wahl angeboten. Verschieben Sie zur Information den Bildlaufpfeil.

Sie können weitere Berechnungen definieren. Das können Sie mit der Schaltfläche OPTIONEN erreichen: 1. 2.

Doppelklicken Sie im Datenbereich einer Pivot-Tabelle auf die angezeigte Funktion. Wählen Sie im Dialogfeld PIVOT-TABELLEN-FELD die Schaltfläche OPTIONEN

3.

Markieren Sie in der Liste DATEN ZEIGEN ALS einen Eintrag.

4.

Nach OK werden die Werte im Datenbereich entsprechend der neuen Vorgabe angezeigt.

28.3.11 Aufsteigend oder Absteigend

Sortieren in einer Pivot-Tabelle

Zeilen oder Spalten einer Pivot-Tabelle können Sie in steigender oder fallender Reihenfolge sortieren. Die Reihenfolge richtet sich nach dem am weitesten links stehenden Zeichen. Sortieren Sie also:

Schaltflächen für das Sortieren verwenden

500

1.

Setzen Sie mit einem Mausklick die Markierung auf ein Element (Reihe, Zeilen-/Spaltenfeld).

2.

Wählen Sie DATEN/SORTIEREN oder die entsprechende Schaltfläche der Symbolleiste. Für einen Sortierschlüssel, die Sortierfolge und die Sortierausrichtung aktivieren Sie die Schaltfläche OPTIONEN und wählen dort aus.

Nach den Standardeinstellungen wird aufsteigend (von A bis Z) und alphanumerisch (zuerst Zahlen, dann Buchstaben, der Klein- vor dem jeweiligen Großbuchstaben) sortiert.

Office XP Kompendium

29

Drucken mit Excel

Nachdem Sie ein Tabellenmodell entworfen, die Formeln erfolgreich getestet und alle Daten eingetragen haben, wollen Sie Ihre Tabelle auch perfekt ausdrucken. Doch manchmal sieht das Druckergebnis auf Papier etwas anders aus, als noch zuvor auf dem Bildschirm. Aber auch für das Drucken von Tabellen bietet Ihnen Excel umfangreiche Werkzeuge und Möglichkeiten zur Seitengestaltung und Kontrolle.

Bildschirmansicht ist nicht gleich Druckansicht

Hierbei sind jedoch einige Regeln und Anweisungen zu beachten, damit das Ergebnis auch wie gewünscht auf einem Blatt Papier ausgedruckt wird. In diesem Kapitel werden deshalb die Drucker- und Seiteneinstellungen unter Excel behandelt, wie Sie das Drucklayout einer Seite einrichten und wie Sie Bereiche aus verschiedenen Tabellen zusammen ausdrucken. Außerdem erfahren Sie, wie Sie eine Tabelle mit Drucktiteln versehen und die Druckausgabe ansprechend gestalten.

Einsatz von Drucktiteln

Wie bei den meisten Windows-Programmen gelten die Drucker und Seiteneinstellungen in den Windows-Systemeinstellungen auch als Seiteneinstellungen für Excel. Die Festlegung des Druckbereichs erfolgt bei Excel in der Regel automatisch. Dabei geht Excel von der Annahme aus, dass Sie alle Zellen, die momentan Daten enthalten, ausdrucken wollen. Sie erkennen den Bereich einer Seite an der gestrichelten Linie auf Ihrem Arbeitsblatt. Haben Sie einen Eintrag in einer Zelle außerhalb dieses Seitenbereichs vorgenommen, so wird Excel auch diesen Teil Ihres Arbeitsblattes beim Ausdruck berücksichtigen und ihn auf einer weiteren Seite drucken. Damit Sie bereits vor dem Ausdruck einen Überblick über das tatsächliche Druckergebnis erhalten, sollten Sie in jedem Fall die Druckbildvorschau nutzen und sich mit DATEI und SEITENANSICHT die Druckseite auf dem Bildschirm ansehen. Sie sparen sich damit unnötige Fehldrucke und können die notwendigen Korrekturen für das Seitenlayout vornehmen.

Office XP Kompendium

Nutzen Sie die Seitenansicht

501

Kapitel 29

Drucken mit Excel

29.1 Einstellung der Seitenformate

Um Seitenformate müssen Sie sich spätestens vor dem Drucken kümmern. In diesem Abschnitt finden Sie Hinweise auf Einstellungen, die Sie bereits während der Arbeit vornehmen sollten. Da auch die Vorschau ein Druckvorgang ist, erhalten Sie bei diesem Vorgehen mehr Informationen über das aktuelle Dokument.

29.1.1 Automatische Seitenaufteilung

Seite formatieren

Seitenwechsel

Aufgrund der Vorgaben durch die Papiergrößen- sowie der Seitenrand- und Skalierungseinstellungen unterteilt Excel umfangreiche Arbeitsblätter für den Druck in mehrere Seiten. Das geschieht durch automatische Seitenwechsel. Sind Sie mit dieser Unterteilung nicht zufrieden, müssen Sie Seitenwechsel manuell einstellen:

Manueller Seitenumbruch

Abbildung 29.1: Über Einfügen legen Sie auch einen Seitenumbruch an. Seitenwechsel gezielt platzieren

Um einen Seitenwechsel oberhalb und links von der markierten Zelle einzufügen, markieren Sie die Zelle direkt unterhalb und rechts von der Stelle, an der die neue Seite beginnen soll. Um einen horizontalen Seitenwechsel einzufügen, markieren Sie die Zelle an der Stelle, oberhalb der Sie den Seitenwechsel einfügen wollen. Um einen vertikalen Seitenwechsel einzufügen, markieren Sie die Spalte, links von der Sie einen Seitenwechsel einfügen wollen.

Die Option SEITENUMBRUCH

Zum Abschluss wählen Sie in jedem der drei angeführten Fälle im Menü die Option EINFÜGEN/SEITENUMBRUCH. Die Option SEITENUMBRUCH wechselt nach dem Einfügen – entsprechend der Markierung – zu der neuen Option Seitenwechsel aufheben.

29.1.2 Seitenansicht wie beim Druck

502

Seitenformat einrichten

In den meisten Fällen arbeiten Sie mit einem Drucker, der DIN-A4-Seiten verwendet. Mit DATEI/SEITE EINRICHTEN können Sie die Ausrichtung per Mausklick jederzeit ändern. Durch Wahl der Seitenansicht nutzen Sie die Einstellungen bereits vor dem Druck.

Office XP Kompendium

Gitternetzlinien und Seitenränder

Kapitel 29 Abbildung 29.2: Über Datei/Seite einrichten legen Sie das Seitenformat fest.

Wählen Sie das Papierformat: 1.

Haben Sie eine Tabelle aktiviert, die passend ausgegeben werden soll, wählen Sie DATEI/SEITE EINRICHTEN /PAPIERFORMAT.

2.

Damit die Skalierung durch Excel erledigt wird, klicken Sie auf ANPASSEN.

Papierformat

Geben Sie in den beiden Feldern für die Breite und Höhe an, wie viele Seiten zum Drucken der Arbeit verwendet werden dürfen. Excel beachtet beim Druck die Vorgabe.

Breite und Höhe angeben

3.

wählen

Sie müssen bei dieser Einstellung manuelle Seitenwechsel nicht entfernen, denn diese werden ignoriert.

29.2

Gitternetzlinien und Seitenränder

Das Arbeitsblatt ist durch Buchstaben und Zahlen in Spalten und Zeilen eingeteilt. Damit Sie sich bequem orientieren können, sind dem Arbeitsblatt Rasterlinien unterlegt, so dass die Koordinaten und die Einordnung leicht zu erkennen sind.

Rasterlinien ausdrucken

Sie können Linien zur Gestaltung Ihres Arbeitsblattes aus- oder einblenden: 1.

Wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT.

2.

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen GITTERNETZLINIEN. Abbildung 29.3: Gitternetzlinien aktivieren/deaktivieren und färben

Wählen Sie OK, finden Sie das Arbeitsblatt ohne die Rasterlinien. Zur Orientierung erscheinen weiterhin die Linien um die jeweils aktuelle Zelle am Cursorstandort. Mit EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT können Sie in dem Bereich der Fensteroptionen dem Gitternetz auch eine andere Farbe zuordnen.

Office XP Kompendium

Gitternetz in anderen Farben

503

Kapitel 29 Gitternetzlinien ausdrucken

Drucken mit Excel Während die zuletzt beschriebene Methode die Anzeige der Gitternetzlinien auf dem Bildschirm beeinflusst, wählen Sie DATEI/SEITE EINRICHTEN/ TABELLE, um Gitternetzlinien zu drucken. Das Kontrollkästchen GITTERNETZLINIEN muss aktiv sein. Diese Einstellung wirkt sich auf die Anzeige der Seitenansicht aus, die als Druckvorgang interpretiert wird.

29.2.1 Mindestränder des Druckers beachten

Einrichten von Seitenrändern

Wenn Sie Seitenränder einstellen, achten Sie darauf, dass die Angaben größer sind als die vom benutzten Drucker unterstützten Mindestränder (siehe Handbuch des Druckers). So stellen Sie die richtigen Seitenränder ein: 1.

Schalten Sie zum Arbeitsblatt, das Sie vorbereiten wollen.

2.

Wählen Sie DATEI/SEITE EINRICHTEN und SEITENRÄNDER.

3.

Stellen Sie in den Feldern OBEN, UNTEN, LINKS und RECHTS jeweils die Größe für die Seitenränder ein.

Die Eingabe ist schneller möglich, wenn Sie schreiben und mit (ÿ__) von Feld zu Feld wechseln. Zum Ändern der Ränder sollten Sie zur Seitenansicht schalten und dort die Ränder auf das richtige Maß ziehen. Da Sie die Wirkung sehen, ist diese Methode empfehlenswerter als Zahlen einzugeben.

29.2.2

Einrichten von Kopf- und Fußzeilen

Kopf- und Fußzeilen müssen innerhalb der Seitenränder untergebracht werden. Deswegen sorgen Sie dafür, dass die anschließend eingegebenen Werte für Kopf- oder Fußzeilen kleiner als die für die oberen und unteren Seitenränder sind. Kopf- und Fußzeilen sind in den Seitenrändern untergebracht. Abbildung 29.4: Einstellungen der Ränder mit Kopfund Fußzeilen

504

Office XP Kompendium

Gitternetzlinien und Seitenränder

Kapitel 29

So gehen die Einstellungen: 1. 2.

Wechseln Sie zum Tabellenblatt, dessen Einrichtung Sie planen. Wählen Sie DATEI/SEITE EINRICHTEN und dann das Register SEITENRÄNDER.

3.

Seite einrichten

Geben Sie die gewünschten Größen für die Kopf- und Fußzeilen in den so benannten Feldern ein.

Wenn Sie den Abstand mit den Pfeilen oder durch Eingaben verstellen, schaltet die Vorschau jeweils um. Kleine Pfeile links und rechts zeigen die Auswirkungen Ihrer Einstellungen. Excel besitzt Standards für Kopf- und Fußzeilen. Diese bieten grundsätzliche Angaben, die Excel jeweils durch Systemdaten aktualisiert. Sie können diese Vorgaben akzeptieren. So sparen Sie Zeit, die Sie für benutzerdefinierte Kopfzeilen oder Fußzeilen aufwenden müssen.

Standards für Kopf- und Fußzeilen

Abbildung 29.5: Kopf- und Fußzeilen besetzen Sie mit vorgefertigten Systeminformationen.

Informationen zur Tabelle passen in die Kopf-/ Fußzeilen

DATEI UND SEITE EINRICHTEN So gehen Sie vor: 1.

Blenden Sie Arbeitsmappe und Arbeitsblatt ein und wechseln Sie mit DATEI/SEITE EINRICHTEN/KOPFZEILE/FUSSZEILE zum Dialogfeld SEITE EINRICHTEN.

2.

Öffnen Sie die Listen KOPFZEILE oder FUSSZEILE und aktivieren Sie die gewünschten Zeilen.

3.

Übernehmen Sie die Einstellungen mit OK.

Office XP Kompendium

505

Kapitel 29

Drucken mit Excel Benutzerdefinierte Kopf- und Fußzeilen

Eigene Informationen eintragen

Statt die Standards für Kopf- und Fußzeilen zu akzeptieren, können Sie auch eine benutzerdefinierte Kopf- oder Fußzeile einrichten. Mit jeder neuen Definition einer benutzerdefinierten Kopf- oder Fußzeile wird die vorherige Einstellung überschrieben:

BENUTZERDEFI-

1.

Öffnen Sie eine Arbeitsmappe und ein Arbeitsblatt, um Inhalte für Kopf- und Fußzeile festzulegen.

2.

Schalten Sie mit DATEI/SEITE EINRICHTEN zum Register KOPFZEILE/ FUSSZEILE.

3.

Klicken Sie eine der Schaltflächen BENUTZERDEFINIERTE KOPFZEILE oder BENUTZERDEFINIERTE FUSSZEILE an.

4.

Geben Sie in den drei Bereichskästen ein, was angezeigt werden soll. Nutzen Sie in LINKER ABSCHNITT, MITTLERER BEREICH oder RECHTER ABSCHNITT die Schaltflächen, um die benötigten Codes einzufügen.

NIERTE KOPFZEILE

oder BENUTZERDEFINIERTE

FUSSZEILE

Wenn Sie im Register KOPFZEILE/FUSSZEILE zuerst eine der vorgegebenen Zeilen aus den Listen wählen und dann erst auf eine der Schaltflächen für benutzerdefinierte Kopf- oder Fußzeile klicken, werden die Daten der integrierten Kopf- oder Fußzeile im Dialogfeld KOPFZEILE oder FUSSZEILE angezeigt. Dort können Sie weiteren Text eingeben, Codes abrufen oder die Vorgaben bearbeiten.

29.3

Druck vorbereiten

Bereits bei den Zuordnungen von Formaten zu Tabellen und Blättern haben Sie ein Arbeitsblatt zugleich schon für die Ausgabe vorbereitet. Weiter können Sie noch vorgeben, was und in welcher Zahl durch welches Medium ausgegeben werden soll.

29.3.1 Excel verwendet StandardWindows-Drucker

506

Druckerauswahl

Während der Installation von Windows haben Sie sicher einen oder mehrere Drucker angegeben. Vielleicht verwenden Sie abwechselnd einen Laser- und einen Tintenstrahl- oder Matrixdrucker, je nachdem, ob Sie mit oder ohne Durchschläge bzw. mit Farbe arbeiten. Die in Windows installierten Drucker werden in Excel angezeigt und können so ausgewählt werden:

Office XP Kompendium

Druck vorbereiten

Kapitel 29 Abbildung 29.6: So stellen Sie den gewünschten Drucker ein.

Wählen Sie einen anderen Drucker: 1.

Öffnen Sie das Dialogfenster DATEI/DRUCKEN und die Liste NAME.

2.

Wechseln Sie mit der Markierung die Anzeige im Listenfeld und bestätigen Sie die Wahl mit OK.

Drucker auswählen

29.3.2

Objekte und verknüpfte Grafiken drucken

Die Voreinstellung im Arbeitsblatt gibt an, dass im Blatt angeordnete Objekte gedruckt werden. Diese Option kann für eine schnellere Ausgabe abgeschaltet werden, so dass Sie vor dem endgültigen Druck aller Elemente eines Arbeitsblattes die Einstellung prüfen sollten.

Voreinstellung für den Druck von Objekten

Gehen Sie so vor: 1.

Halten Sie die (ª)-Taste gedrückt und klicken Sie Objekte an, die gedruckt werden sollen.

2.

Markieren Sie die Objekte, die als Teil des Tabellenblatts gedruckt werden sollen.

3.

Objekte markieren

Wählen Sie FORMAT/AUTOFORM und öffnen Sie das Register EIGENSCHAFTEN.

4.

Klicken Sie auf das Kontrollkästchen OBJEKT DRUCKEN.

Sie können nicht nur generell entscheiden, sondern wählen, welche Objekte gedruckt werden. Sie müssen nur das Kontrollkästchen OBJEKT DRUCKEN für bestimmte Objekte aktivieren oder abschalten.

29.3.3

Druckbereich einstellen

Wenn Sie genau festlegen wollen, welche Zellen des Arbeitsblattes gedruckt werden, legen Sie einen Druckbereich fest. Dieses Vorgehen entspricht zunächst dem Einfach- und Mehrfachmarkieren und der Ausgabe (Vorschau oder Druck).

Office XP Kompendium

507

Kapitel 29

Drucken mit Excel

Einen Druckbereich sollten Sie als Alternative dann wählen, wenn Sie einen bestimmten Ausgabebereich ohne Markieren sofort zum Druck abrufen wollen: Bereich markieren

1.

Markieren Sie einen Bereich, der Druckbereich werden soll.

2.

Ordnen Sie mit DATEI/DRUCKBEREICH/DRUCKBEREICH FESTLEGEN den Druckbereich zu.

Zum Drucken müssen Sie nur noch im Namensfeld die Zeile DRUCKBEREICH markieren und Sie können dann den Druck starten. Mit DATEI/DRUCKBEREICH/DRUCKBEREICH AUFHEBEN löschen Sie den Druckbereich wieder.

29.3.4 Unterschiedliche Tabellen auf einheitlichen Seitenumbruch

Druckausgabe anpassen

Anders als die Textverarbeitung Word enthält die Tabellenkalkulation eine Arbeitsmappe mit sehr unterschiedlichen Tabellen. Automatisch erzeugte Seitenumbrüche sorgen für eine Verteilung der Daten auf mehrere Seiten. Diese Ausgabe können Sie steuern.

anpassen

Am effektivsten ändern Sie den Seitenumbruch mit der Maus:

Vorgaben für die Seitenzahl

1.

Schalten Sie zur Seitenanzeige und aktivieren Sie die Schaltfläche Seitenumbruch-Vorschau (oder ANSICHT/SEITENUMBRUCHVORSCHAU).

2.

Positionieren Sie den Mauspfeil auf einem Seitenumbruch und ziehen Sie die Maus, wenn der Doppelpfeil angezeigt wird.

Vorgaben für die Seitenzahl bei der Ausgabe von Daten lassen sich mit Excel umgehen, wenn es keine Vorschriften für die Schriftgröße gibt. Nach einer Vorgabe sorgt Excel dafür, dass eine Seitenanzahl nicht überschritten wird:

Über das Papierformat die Seitenzahl anpassen

1.

Öffnen Sie das Register eines Arbeitsblattes und markieren Sie, wenn Sie nicht das Blatt insgesamt an eine Seitenzahl anpassen wollen.

2.

Aktivieren Sie das Dialogfeld DATEI/SEITE EINRICHTEN und wählen Sie das Register PAPIERFORMAT.

3.

Klicken Sie das Optionsfeld ANPASSEN an und verstellen Sie die Seitenzahl, wenn Sie mehr als eine Seite zum Drucken bereitstellen können.

29.3.5

Felder vom Druck ausschließen

Um Daten auszublenden, werden Sie in den meisten Fällen die Gliederungsfunktion oder FORMAT/ZEILE/AUSBLENDEN bzw. FORMAT/SPALTE/AUSBLENDEN benutzen. Ausgeblendete Spalten oder Zeilen werden nicht gedruckt.

508

Office XP Kompendium

Druck vorbereiten

Kapitel 29

Um noch gezielter Daten vom Druck ausschließen zu können, gehen Sie so vor: 1. 2.

Markieren Sie den Bereich der auszublendenden Daten. Wählen Sie FORMAT/ZELLEN/ZAHLEN und die Kategorie BENUTZERDEFINIERT.

3.

Überschreiben Sie STANDARD im Textfeld FORMATE durch drei Semikola. Ordnen Sie das Format zu.

Die so markierten Daten werden vom Druck ausgenommen. Sie werden jedoch in der Eingabezeile oder innerhalb der Zelle angezeigt. Im letzteren Fall muss EXTRAS/OPTIONEN/BEARBEITEN/DIREKTE ZELLBEARBEITUNG AKTIVIEREN gewählt sein. Dann zeigt ein Klick auf die scheinbar leere Zelle den Inhalt.

29.3.6

Titel auf jeder Druckseite wiederholen

Wegen der denkbaren Größe eines Arbeitsblattes besteht eine Tabelle manchmal aus mehreren Seiten. Um einen Zusammenhang der Seiten anzuzeigen, ist eine Beschriftung nützlich, die sich auf jeder Seite wiederholt.

Zeilen- und Spaltenbeschriftungen auf jeder Seite

Um die gleichen Zeilen- (oben) und Spaltenbeschriftungen (linker Rand) auf jeder Seite auszugeben, legen Sie jeweils einen Drucktitel fest. 1.

Wählen Sie DATEI/SEITE EINRICHTEN/TABELLE.

2.

Tragen Sie im Bereich DRUCKTITEL Bezüge ein, die sich wiederholen sollen. Positionieren Sie den Einfügecursor und klicken Sie Zellen an oder ziehen Sie die Maus. Abbildung 29.7: Zeilen- und -Spaltenbeschriftungen zur Wiederholung

Office XP Kompendium

509

Kapitel 29

Drucken mit Excel

29.3.7

Gleichzeitiges Drucken mehrerer Kopien

Geben Sie bei der Formulierung des Druckauftrags gleich an, wenn Sie mehr als ein Exemplar benötigen. Stellen Sie im Textfeld ANZAHL DER EXEMPLARE des Dialogfelds DRUCKEN die Anzahl der Kopien ein und markieren Sie, ob die Blätter bei der Ausgabe sortiert werden sollen.

510

Office XP Kompendium

30

Grafiken und Objekte

Umfangreiche Zahlen und Statistiken in Arbeitsblättern sind kaum für Präsentationen geeignet. Anders sieht es da schon bei Grafiken aus, die Zahlen in Balken-, Linien-, Kreis- oder andere Diagrammformen umsetzen.

Grafiken anstelle von Zahlenfriedhöfen

Auch Bilder sind für Excel nur Objekte, die auf unterschiedliche Art entstehen und manchmal verschieden behandelt werden. In diesem Kapitel geht es um Grafiken oder Diagramme. Diese Erscheinungsformen von Bildern können Sie in Excel für die bessere Darstellung von Daten nutzen.

30.1

Erstellen von Geschäftsdiagrammen

Geschäftsdiagramme sind aus dem heutigen Business nicht mehr wegzudenken. Schneller als bei Statistiken und Zahlen kann man mit dem richtigen Diagrammtyp Trends und Entwicklungen aus dem Verlauf herauslesen. Excel bietet dazu eine Vielzahl an Grafiktypen.

30.1.1

Daten in Diagramme umsetzen

Excel ist im Umgang mit der grafischen Aufbereitung von Zahlen zu großen Leistungen fähig. Ein Assistent ermöglicht es, in nur vier Schritten einen vorher markierten Bereich in ein Diagramm umzuwandeln. Zur Darstellung des Diagramms stellt Excel etliche Diagrammtypen zur Verfügung, die Sie je nach Bedarf auswählen können bzw. Ihr Diagramm anpassen können. Als Erstes müssen Sie sich darüber im Klaren sein, welchen Bereich des Arbeitsblattes Sie grafisch umsetzen wollen. Das ist nicht immer ganz einfach, da Zwischensummen und Abstände einen für die Diagrammerstellung notwendigen, zusammenhängenden Bereich unterbrechen können. Hier stellt sich dann die berechtigte Frage, ob ein separater Zahlenbereich, z.B. in einer neuen Tabelle, für die Erstellung des Diagramms angelegt werden soll.

Datenbereich für Diagramm

Jetzt können Sie mit der Erstellung der Diagramme beginnen, wobei Excel Sie mit vielen Funktionen unterstützt.

Office XP Kompendium

511

Kapitel 30 Diagramme organisieren

Grafiken und Objekte Excel ermöglicht es Ihnen, jederzeit innerhalb des Programms durch wenige Aktionen eindrucksvolle und aussagekräftige Diagramme zu erstellen. Sie können das Aussehen von Diagrammen jederzeit durch Formate ändern und durch Grafik zeichnerische Ergänzungen hinzufügen und anpassen. Sie können aufgrund der Zahleneingaben nicht nur Diagramme erstellen, sondern diese auch durch andere Diagramme und Bilder ergänzen und anschaulicher machen.

Textformate zuordnen

Diagramme können durch Grafikmerkmale, Text- und Farbattribute innerhalb von Excel ergänzt werden.

30.1.2 Diagramm als Erscheinungsform von Zahlen

Diagrammtypen

Sie haben bei der Arbeit mit dem Arbeitsblatt bereits sehen können, wie aufgrund der Zahleneingaben blitzschnell neue Ergebnisse berechnet wurden. Genauso funktioniert dies auch bei Diagrammen. Excel 2002 bietet Ihnen Diagrammarten, die in vielen Darstellungsformen (Formaten) ausgegeben werden. Eine Übersicht möglicher Diagrammtypen erhalten Sie mit einem Klick auf das Symbol des Diagramm-Assistenten.

Abbildung 30.1: Die unterschiedlichen Diagrammtypen in Excel

Typenvielfalt

512

2D- und 3D-Diagramme sind in zahlreichen Varianten verfügbar. Ob Sie einer Markierung mit dem Diagramm-Assistenten ein Diagramm zuordnen oder eine Schaltfläche aus der Liste Diagrammtyp nutzen, muss sich aus der Arbeitssituation ergeben. Viele Formatoptionen stehen Ihnen bei der Erzeugung eines Diagramms sofort zur Verfügung. Grundsätzlich gilt für alle Ein-

Office XP Kompendium

Erstellen von Geschäftsdiagrammen

Kapitel 30

stellungen: Zeigen Sie auf ein Diagrammelement und doppelklicken Sie. In fast allen Fällen stellt Excel Ihnen ein Dialogfeld zur Verfügung, mit dessen Registern Sie Einstellungen vornehmen können. Nachfolgend finden Sie Hinweise zu den wichtigsten Diagrammtypen. Die wichtigsten Arbeiten bei der Anwendung solcher Diagramme werden danach beschrieben. Vielfältige Arten zu markieren Diagrammelemente sind wegen ihrer großen Unterschiedlichkeit auf viele Arten zu markieren. In der Hilfefunktion finden Sie unter dem Titel Aktivieren und Markieren von Diagrammelementen eine sehr ausführliche Beschreibung aller Methoden und Möglichkeiten. In der EingewöhnungsICON: Tipp Sie dieses Fenster aktivieren und zum Symbol verkleinern. Es zeit sollten steht dann jederzeit auf Mausklick zur Verfügung. Liniendiagramm Ein Liniendiagramm ist eine Abart des Flächendiagramms. Entwicklungstrends lassen sich gut darstellen, besonders im Vergleich. Die Linien werden durch grafische Symbole (Marker) unterschieden, die in der Legende erklärt werden. Ein zugefügtes Gitternetz durch die Auswahl der Formatierung erlaubt es, solche Diagramme bequem abzulesen. Immer dann, wenn Sie ein Liniendiagramm mit mehreren Datenbereichen konstruieren, müssen Sie dafür sorgen, dass die Linien gut unterscheidbar sind. Doppelklicken Sie auf eine Linie und ordnen Sie Marker im Dialogfeld DATENREIHEN FORMATIEREN mit dem Register MUSTER zu. Sie finden im Bereich Linie und Markierung die Möglichkeit, Verbindungen für die durchgezogene Linie zwischen Datenpunkten zu wählen, ebenso Symbole für die bereits erwähnten Marker und Füllmuster, wenn Sie die Flächen unter bzw. zwischen den Linien ausfüllen wollen. Hier werden Farben oder Schraffuren dargestellt, je nach Wahl.

Varianten eines Liniendiagramms

Linien unterscheiden

Flächendiagramm Wollen Sie mit einem Flächendiagramm arbeiten, können Sie die Entwicklung von Werten über einen bestimmten Zeitraum gut erfassen. Mit diesem Diagramm lässt sich beispielsweise leicht die Ertragsentwicklung im Vergleich zum eingesetzten Kapital verfolgen.

Entwicklung von Werten

Flächendiagramme unterscheiden sich in ihrer Konstruktion nicht sehr von Liniendiagrammen, sind aber optisch auffälliger. Excel zieht bei diesem Diagrammtyp auch Linien, füllt die Flächen zwischen den Linien unterschiedlicher Wertereihen jedoch mit Farben oder Schraffuren.

Flächendia-

Office XP Kompendium

gramme sind Liniendiagrammen ähnlich

513

Kapitel 30

Grafiken und Objekte Balkendiagramm

Standard Balkendiagramm

Balken und Linien für Datenreihen kombinieren

Denken Sie an grafische Darstellungen in Zeitschriften, Zeitungen oder Büchern, werden Ihnen sicher zunächst Balkendiagramme als besonders häufige Form einfallen. Die Entwicklung des Ertrags bei einem bestimmten Kapitaleinsatz können Sie auch mit einem Balkendiagramm darstellen. Es ist dem Säulendiagramm ganz ähnlich. Der unterschiedliche Ertrag ist leicht abzulesen, die zugehörigen Kapitalien finden sich auf der Ordinate. Durch das Kombinieren von Balken und Linien für Datenreihen erzeugen Sie aussagekräftige Mischdiagramme. Wollen Sie in derselben Grafik unterschiedliche Datentypen darstellen, eignet sich diese Methode dazu. Ein Beispiel sind die Gegenüberstellung von Umsatzzahlen und die auf den Umsatz entfallenden Kosten für Werbung. Säulendiagramm

Werte werden zu Säulen kumuliert

Das Verhältnis von Kapitaleinsatz und Ertrag beispielsweise lässt sich statt als Balkendiagramm auch als Säulendiagramm ausgeben. Geben Sie bei der Bearbeitung von anderen Werten eine Entwicklung in der Zeit an, lässt sich diese auf der Abszisse erfassen. Kreis- und Ringdiagramm

Nur maximal eine Datenreihe

Ein Kreis- oder Ringdiagramm können Sie immer nur zur Abbildung einer Zahlenreihe benutzen. Diese wird als Gesamtheit verstanden und die einzelnen Teile werden vom Diagramm zur Gesamtheit in Beziehung gesetzt, wobei das Ring-Diagramm mehrere Serien enthalten kann. Auch hier bietet Ihnen Excel mehrere Formate an, auch mit der Ausgabe von Prozentwerten. Die Auswahl von Formatierungsoptionen ermöglicht es, die Kreissegmente abgesetzt darzustellen, macht die Angaben also noch besser lesbar. Punkt-Diagramm

Mit numerischer Skalierung für die X-Achse

514

Das Punkt-Diagramm ist dem Liniendiagramm ähnlich. Doch es gibt einen Unterschied: Anders als das Liniendiagramm verwenden Punkt-Diagramme eine numerische Skalierung für die X-Achse, während beim Liniendiagramm dort beispielsweise die Monate oder andere Bezeichnungen der Datenreihen angegeben werden. Die Diagramme werden auch Streudiagramme genannt. Ein Streudiagramm vergleicht zwei numerische Wertereihen miteinander, von denen jeweils eine auf der senkrechten bzw. der waagerechten Achse abgetragen ist, und zeigt die Korrelation zwischen verschiedenen Wertetypen. Sollen beispielsweise der Kapitaleinsatz und der Ertrag miteinander verglichen werden, wäre ein Streudiagramm eine sinnvolle Darstellungsmethode. Die X-Achse ist auch bei einem Streudiagramm immer die Abszisse, also die waagerechte Achse.

Office XP Kompendium

Erstellen von Geschäftsdiagrammen

Kapitel 30

Pyramiden-Diagramm Die dreidimensionale Darstellung von Daten wird für effektive Präsentationen immer wichtiger. Um Diagramme anschaulicher zu gestalten, stellt Excel weitere dreidimensionale Figuren zur Verfügung. Das sind besonders konische Formen (Kegel), Zylinder und Pyramiden.

Dreidimensionale Darstellung

Blasen-Diagramm Mit Blasen-Diagrammen lassen sich Finanz- und Marketingdaten ähnlich wie in einem XY-Diagramm darstellen. Vorteilhaft im Bubble-Diagramm ist, dass eine zusätzliche dritte Dimension für die Darstellung genutzt werden kann. Datenpunkte werden nach X- und Y-Werten wie auch nach der Größe angeordnet.

30.1.3

Speziell für Finanz- und Marketingdaten

Diagramm anlegen

Diagramme spiegeln Zahlen aus Bereichen eines Arbeitsblattes wider. Eingebettete Diagramme sind in Excel mit den Quelldaten des Arbeitsblattes, aus dem sie stammen, verknüpft und werden auf den neuesten Stand gebracht, wenn sich die Ursprungsdaten ändern. Diagramme werden in Excel auf zwei Arten organisiert: Ein eingebettetes Diagramm kann neben den Tabellendaten im gleichen oder auch in einem anderen Blatt angeordnet werden. Erfordert es die Mappenorganisation oder wollen Sie mehr Übersicht erlangen, kann ein Diagramm auch auf einem gesonderten Blatt in der Arbeitsmappe gespeichert werden (Diagrammblatt).

Mit (F11) Diagramm zeichnen

Markieren Sie zuerst die Daten. In die Markierung schließen Sie die Namen der Rubriken- und Reihen (Spaltenüberschriften, Zeilenangaben) ein. Erst dann beginnen Sie mit der eigentlichen Grafikerstellung. Haben Sie den Tabellenbereich für das Diagramm markiert, drücken Sie auf (F11). Ist die Markierung nicht eindeutig, öffnet Excel den Diagramm-Assistenten, ansonsten erscheint ein fertiges Diagramm auf dem Bildschirm.

Die schnellste Art der Diagramm-

Bereiten Sie Daten in einer Tabelle für die Umsetzung in ein Diagramm vor und benutzen Sie für Änderungen möglichst den Diagramm-Assistenten.

Daten-Aufbereitung

erstellung

Gehen Sie in zwei Schritten vor: 1.

Sorgen Sie für eine Datenbeschriftung, die der Assistent für die X-Achse verwenden kann, das ist die waagerechte Achse.

2.

Die Daten übernimmt der Assistent in der Regel als Datenreihen der (senkrechten) Y-Achse. In der Standarddarstellung sind das die senkrecht als Spalte angeordneten Daten.

Office XP Kompendium

515

Kapitel 30 Gestaltungssicherheit mit dem DiagrammAssistenten

Grafiken und Objekte Um aus einer so organisierten Tabelle Daten in ein Diagramm umzusetzen, markieren Sie Daten mit der Beschriftung und starten den Diagramm-Assistenten. Folgen Sie den Anweisungen für Schritt 1 bis 3 und vergleichen Sie in Schritt 4 die Zahl der Spalten und Zeilen mit den Überschriften.

Achten Sie auf konsistente Daten

Abbildung 30.2: Der markierte Bereich für das Diagramm mit Beschriftung, aber ohne Summen

Diagramm-Assistenten verwenden Schneller als durch die Tabelle lässt sich mit einem Diagramm Übersicht gewinnen. Um die Beispielzahlen der vorigen Abbildung in ein Liniendiagramm umzusetzen, sind nur wenige Arbeiten erforderlich:

516

1.

Markieren Sie die Zahlen der Tabelle.

2.

Wählen Sie mit einem Klick den Diagramm-Assistenten.

3.

Verwenden Sie als Typ ein LINIENDIAGRAMM und einen Untertyp mit Markern, so dass beide Vorgänge leicht unterscheidbar bleiben.

4.

Mit WEITER können Sie im zweiten Schritt des Assistenten das bisherige Aussehen des Diagramms prüfen.

5.

Mit einem neuerlichen WEITER müssen Sie im dritten Schritt Titel und Achsenbezeichnungen eingeben. Sie können dies aber zunächst übergehen und später den Mauspfeil auf das fertige Diagramm richten und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen.

6.

Die Wahl DIAGRAMMOPTIONEN/TITEL bringt das richtige Register auf den Bildschirm.

7.

Entschließen Sie sich nach dem letzten WEITER, ob das Diagramm als Zusatz oder Einzelblatt eingefügt werden soll. Office XP Kompendium

Erstellen von Geschäftsdiagrammen

Kapitel 30 Abbildung 30.3: Das fertige Diagramm in vier Schritten

Sie können Drag&Drop verwenden und Daten einer Tabelle markieren und den Mauspfeil auf dem Rahmen positionieren, um die Werte über ein Diagramm zu ziehen. Bei der Anwendung dieser Methode müssen Sie die Darstellungsart aber genau prüfen. Hier kommt es beim Einsatz von Drag&Drop zu ungewollten Änderungen. Verwenden Sie den DiagrammAssistenten, vermeiden Sie mögliche Korrekturen.

Drag&Drop oder Assistent

Diagramm im Arbeitsblatt einbetten So betten Sie es ein: 1.

Markieren Sie die Daten. Die Markierung umfasst die Spaltenüberschriften und Zeilenangaben.

2.

Wählen Sie die Schaltfläche DIAGRAMM-ASSISTENT.

3.

Positionieren Sie den Fadenkreuz-Mauspfeil. Ziehen Sie die Maus bei gedrückt gehaltener Maustaste auf der Arbeitsplatte, um die Größe für das Diagramm anzugeben.

4.

Die Anweisungen des Diagramm-Assistenten erklären den folgenden Ablauf.

Office XP Kompendium

517

Kapitel 30

Grafiken und Objekte Quadratische Diagramme Wollen Sie für das einzufügende Diagramm die Größe proportional ändern, halten Sie (ª) gedrückt, während Sie die Diagrammfläche ziehen, um sie im Arbeitsblatt anzuordnen. So ergibt sich statt der rechteckigen beispielsweise eine klare quadratische Form.

ICON: Tipp

Diagramm als Blatt in die Mappe einfügen Mehr Übersicht schaffen

Sie werden vermutlich ausreichend Platz in der aktuellen Arbeitsmappe haben. Sollten Sie ein Diagramm nicht unmittelbar zur Erläuterung neben Zahlen benötigen, fügen Sie das Diagramm deshalb als neues Arbeitsblatt ein:

Abbildung 30.4: Neu eingefügtes Diagrammblatt

1.

Markieren Sie Daten einer Tabelle, aus denen das Diagramm abgeleitet werden soll.

2.

Wählen Sie EINFÜGEN/DIAGRAMM.

3.

Der Diagramm-Assistent wird gestartet. Nutzen Sie die Optionen des Assistenten oder blenden Sie das Diagramm mit FERTIG STELLEN ohne weitere Einstellungen ein.

Diagramm durch Tabelle ergänzen Ursprungszahlen im Diagramm darstellen

Wenn Sie ein Diagramm im Arbeitsblatt einbetten, sind die Ursprungsdaten leicht zu sehen oder stehen mit wenig Aufwand zur Verfügung. Fügen Sie ein Diagramm dagegen als eigenes Blatt in die Arbeitsmappe ein, müssen Sie vielleicht mehr suchen, wenn die Ursprungsdaten angesehen werden sollen. In solchen Fällen ist es interessant, neben dem Diagramm die Tabelle der Daten anzeigen zu lassen. Für die Anzeige müssen Sie in Schritt 3 des Diagramm-Assistenten das Register DATENTABELLE anklicken und das Kontrollkästchen DATENTABELLE ANZEIGEN aktivieren.

518

Office XP Kompendium

Erstellen von Geschäftsdiagrammen

Kapitel 30

Wenn Sie einem bereits eingefügten Diagramm nachträglich eine Tabelle zuordnen wollen, gehen Sie so vor: 1.

Aktivieren Sie das Diagrammblatt und wählen Sie DIAGRAMM/DIAGRAMMOPTIONEN.

2.

Klicken Sie im Dialogfeld DIAGRAMMOPTIONEN auf das Register DATENTABELLE und markieren Sie das Kontrollkästchen DATENTABELLE ANZEIGEN.

Die Diagramm-Optionen finden Sie auch im Kontextmenü der rechten Maustaste, wenn Sie den Mauspfeil auf eine freie Fläche richten. Abbildung 30.5: Datentabelle im Diagramm festlegen

Diagramm aus Mehrfachmarkierung entwickeln Mehrfachmarkierungen kennzeichnen Bereiche im Arbeitsblatt, die nicht unmittelbar zusammenhängen.

Mehrfachmarkierungen als Rechteck

Wenn solche Mehrfachmarkierungen insgesamt ein Rechteck ergeben, können Sie daraus ein Diagramm ableiten: 1.

Gehen Sie beim Markieren vor wie gewohnt: Markieren Sie einen Bereich, halten Sie (Strg) gedrückt und markieren Sie weitere Bereiche.

2.

Wählen Sie EINFÜGEN/DIAGRAMM. Je nach Ziel verwenden Sie die Option ALS NEUES BLATT oder ALS OBJEKT IN. Im letzten Fall müssen Sie eine Tabelle wählen, im erstgenannten Beispiel den Vorgabenamen überschreiben, wenn Sie ihn gleich ändern wollen. Abbildung 30.6: Die Symbolleiste Diagramm

Office XP Kompendium

519

Kapitel 30

Grafiken und Objekte Diagramm aus Pivot-Daten anlegen

Quintessenz als Datengrundlage

Als Basis für ein Diagramm können Pivot-Daten verwendet werden. Das Diagramm zeigt die mehrfachen Datenebenen der Pivot-Tabelle und wird angepasst, wenn Sie Elemente aus- oder einblenden, Details anzeigen oder die Struktur der Pivot-Tabelle ändern. So arbeiten Sie: 1.

Markieren Sie die Pivot-Tabelle, einschließlich der Spaltenüberschriften und Zeilenangaben. Die Markierung darf keine Summen- oder Seitenfelder aufweisen.

2.

Starten Sie mit der Schaltfläche in der Symbolleiste den DiagrammAssistenten.

3.

Ziehen Sie ein Rechteck für die Größe des Diagramms und folgen Sie den Vorschlägen des Diagramm-Assistenten bzw. wählen Sie FERTIG STELLEN oder WEITER und nehmen Sie die Einstellungen vor.

30.1.4 Diagramm ergänzen

Diagramm durch neue Daten erweitern

Ein Diagramm übersetzt Zahlen in eine Grafik. Wie die Zahlen ist auch ein Diagramm selten statisch. Sie müssen Diagramme immer wieder ergänzen. Sie können sowohl ein in ein Arbeitsblatt eingebettetes Diagramm als auch ein Diagrammblatt in einer Arbeitsmappe durch neue Daten erweitern. Wenn Sie ein Diagrammblatt um weitere Datenreihen oder Datenpunkte ergänzen wollen, gehen Sie so vor: 1.

Schalten Sie zum Arbeitsblatt mit der Tabelle, auf der neue Daten enthalten sind.

2.

Markieren Sie Daten, die ein Diagramm noch nicht enthält. Die Zeilenund/oder Spaltenbeschriftungen müssen auch markiert sein.

3.

Kopieren Sie die ergänzten Daten in die Zwischenablage und schalten Sie zum Diagrammblatt.

4.

Erweitern Sie das Diagramm mit BEARBEITEN/EINFÜGEN bzw. direkt mit der Schaltfläche für das EINFÜGEN.

Abbildung 30.7: Daten gezielt über die Zwischenablage einfügen

520

Office XP Kompendium

Erstellen von Geschäftsdiagrammen Falls Sie beim Einfügen Standards übergehen wollen, verwenden Sie nicht BEARBEITEN/EINFÜGEN, sondern die Zeile INHALTE EINFÜGEN. Sie besitzt spezielle Optionen für Diagramme.

Kapitel 30 Mit Drag&Drop neue Daten zufügen

Um ein in das Arbeitsblatt eingebettetes Diagramm mittels Drag&Drop durch neue Daten zu erweitern, müssen Sie den zuletzt beschriebenen Ablauf variieren: 1.

Markieren Sie in der Tabelle die neuen Daten und Überschriften bzw. Zeilenbezeichnungen.

2.

Positionieren Sie den Mauspfeil auf dem Rahmen des markierten Bereiches und ziehen Sie die Maus.

3.

Lassen Sie die Daten über dem eingebetteten Diagramm, das aktualisiert werden soll, fallen.

Die Legende eines Diagramms wird durch die Übergabe der neuen Daten automatisch aktualisiert. Das Dialogfeld INHALTE EINFÜGEN wird beim »Datenfallenlassen« nur angezeigt, wenn nicht eindeutig ist, wie Daten angefügt werden sollen.

30.1.5

Eindeutige Aktualisierungen

Wertänderungen eines Diagramms

Wenn Sie Daten einer Tabelle in ein Diagramm umgesetzt haben, kann es notwendig werden, Zahlen zu ändern. Zwei Arten sind es, auf die Sie zu neuen Werten als Grundlage des Diagramms kommen:

Zahlen ändern

Abbildung 30.8: Werte durch Ziehen ändern

Office XP Kompendium

521

Kapitel 30

Grafiken und Objekte Zahlen erzeugen im Diagramm Datenpunkte. Zunächst unveränderliche Zahlen in einer Tabelle sind konstante Werte. Um solche Werte zu ändern, tragen Sie den neuen Wert in der Zelle ein. Nach der Übernahme mit (¢) wird das Diagramm automatisch aktualisiert. Bei vielen Diagrammtypen können Sie Datenpunkte auch durch Ziehen ändern. Die Tabellenwerte werden automatisch angepasst. Wenn sich Formeln oder deren Ergebnisse ändern, beeinflusst das auch Datenpunktwerte. Um durch Formeln geänderte Datenpunktwerte im Diagramm umzusetzen, verwenden Sie die Zielwertsuche.

Zahlen ergeben im Diagramm Datenpunkte

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1.

Markieren Sie ein Diagramm im Tabellenblatt durch einen Doppelklick oder schalten Sie zu einem Diagrammblatt.

2.

Klicken Sie auf eine Datenreihe und Datenpunktmarkierung für die Werte aus einer Formel. Setzen Sie den Mauspfeil an, drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie die Datenpunktmarkierung.

3.

Je nach Vorgabe durch die ursprüngliche Markierung schaltet Excel zur Tabelle mit den Werten um, auf denen das Diagramm basiert. Darüber wird das Dialogfeld ZIELWERTSUCHE eingeblendet.

4.

Im Dialogfeld können Sie eine Vorgabe ändern, um zu einem Wert zu gelangen. Markieren Sie die Zelle, die einen neuen Wert annehmen soll. Die Adresse wird im Feld VERÄNDERBARE ZELLE angeführt.

5.

ZIELZELLE ist die Zelle, in der die Formel steht, während Zielwert der Wert ist, den die Zelle annehmen soll.

6.

Bestätigen Sie, wird die Änderung durchgeführt, während ZIELWERT der Wert ist, den die Zelle annehmen soll.

30.1.6 Diagramm-Palette

Diagrammtyp ändern

Sie können Daten in zwei- oder dreidimensionale Diagramme umsetzen. Auch wenn das bereits geschehen ist, können Sie den zugeordneten Diagrammtyp ändern. Handelt es sich um ein 2D-Diagramm, können Sie nicht nur den Typ des ganzen Diagramms, sondern den Diagrammtyp bis hinunter zu einer Datenreihe ändern:

522

1.

Aktivieren Sie ein in das Arbeitsblatt eingebettetes Diagramm mit einem Doppelklick oder schalten Sie zum besonderen Diagrammblatt.

2.

Wollen Sie im 2D-Diagramm den Typ einer bestimmten Datenreihe ändern, markieren Sie die Datenreihe durch einen Mausklick. Gruppen wählen Sie im Dialogfeld. Office XP Kompendium

Erstellen von Geschäftsdiagrammen 3.

Kapitel 30

Wählen Sie DIAGRAMM/DIAGRAMMTYP und eines der Muster. Mit dem Kontrollkästchen AUF AUSWAHL ANWENDEN legen Sie fest, welchen Umfang die Änderung haben soll.

Benutzen Sie die Diagramm-Palette für Typzuordnungen. Klicken Sie nach der Markierung das Symbol an, öffnen Sie die Liste und ordnen Sie den gewünschten Typ direkt zu. Wird der passende Typ noch von der letzten Zuweisung angezeigt, müssen Sie die Liste nicht öffnen. Der angezeigte Typ ICON:der Tipp wird Markierung zugewiesen.

30.1.7

Zoom anwenden

Ein Diagrammblatt können Sie mit den Optionen von ANSICHT/ZOOM bzw. den Einstellungen der Liste in der Symbolleiste vergrößern und verkleinern. Zwei Optionen wirken sich auf Zoom-Möglichkeiten aus: Benutzen Sie ANSICHT/FENSTERGRÖSSE ANGEPASST, können Sie nicht in der Symbolleiste oder mit dem Menü Vergrößerungen einstellen. Das Diagramm hat Fenstergröße. Wollen Sie die Diagrammgröße unabhängig vom Fenster einstellen, wählen Sie ANSICHT/FENSTERGRÖSSE ANGEPASST ab. Die Option ZOOM steht zur Verfügung und das Diagramm wird angezeigt wie im Druck.

30.1.8

Skalierung ändern

Datenrubriken eines Diagramms werden durch eine Beschriftung unmittelbar verständlich. Der Text Januar ... Dezember ist sofort klar, während 1 ... 12 zwar platzsparender, aber wenig aussagekräftig ist. Die Beschriftung steht im Zusammenhang mit Teilstrichen, die eine Rubrikenachse unterteilen.

Skalierung für Anzeige

Die Darstellung der Teilstriche können Sie ändern: 1.

Wählen Sie ein Diagramm und doppelklicken Sie rechts für das Dialogfeld ACHSE FORMATIEREN auf die Rubrikenachse.

2.

Aktivieren Sie im Dialogfeld das Register SKALIERUNG.

Stellen Sie im Register SKALIERUNG u.a. auch ein, wie Teilstriche angeordnet werden sollen. Falls Sie z.B. die Größenachse weiter nach rechts rücken wollen, geben Sie einen höheren Wert im Textfeld GRÖSSENACHSE SCHNEIDET DIE RUBRIK NR. an.

Office XP Kompendium

523

Kapitel 30

Grafiken und Objekte

Abbildung 30.9: Mit einem Rechtsklick auf die X- bzw. Y-Achse gelangen Sie zu den Formatierungsmöglichkeiten.

Tabelle 30.1: Die Wirkung der Option Größenachse (Y) schneidet bei größter Rubrik

Größenachse (Y) schneidet bei größter Rubrik

Wirkung

Aktiv

Schnittpunkt mit der Größenachse verläuft hinter der letzten Rubrik.

Deaktiviert

Schnittpunkt mit der Größenachse verläuft durch die Mitte der Rubrikenachse.

Ist durch die Anordnung der Beschriftung entlang der Rubrikenachse der Text schwer zu lesen, können Sie durch die Skalierung nur einen Teil der Daten anzeigen. Haben Sie in der Höhe Platz, drehen Sie die Schrift oder lassen sie schräg oder gar senkrecht verlaufen. Welche Darstellung besser aussieht, hängt von der Textlänge und anderen Gestaltungsmerkmalen ab. Wählen Sie für die Einstellungen im Dialogfeld ACHSEN FORMATIEREN das Register AUSRICHTUNG.

30.1.9 Zweite Größenachse zur Anzeige nutzen

524

Sekundäre Größenachse

Um Diagramme besser lesbar zu machen, können Sie einem Diagramm eine zweite Achse zuordnen. Die Skalierung der Sekundärachse kann sich von der Primärachse unterscheiden, aber auch die gleiche Einteilung benutzen.

Office XP Kompendium

Erstellen von Geschäftsdiagrammen

Kapitel 30

Ordnen Sie die zweite Achse zu: 1.

Wählen Sie das Diagramm, dem Sie eine zweite Achse zuordnen wollen.

2.

Mit einem Klick auf die Datenreihe, deren Achse geändert werden soll, blenden Sie das Dialogfeld DATENREIHEN FORMATIEREN ein.

3.

Holen Sie das Register ACHSEN in den Vordergrund und markieren Sie das Optionsfeld SEKUNDÄRACHSE. Abbildung 30.10: Balkendiagramm durch Sekundärachse besser lesbar machen

Sie können eine Sekundärachse auch zur Anzeige einer Typgruppe verwenden. Sind im Diagramm mehrere Diagrammtypen organisiert, nehmen Sie folgende Einstellungen vor: 1.

Aktivieren Sie ein Diagramm und wählen Sie DIAGRAMM/DIAGRAMMund klicken Sie eine Zeile der Liste GRUPPE an.

TYP

2. 3.

Schalten Sie mit OPTIONEN und dem Register ACHSEN weiter. Markieren Sie im Feld DIAGRAMM ZEICHNEN das Optionsfeld SEKUNDÄRACHSE.

30.1.10

Achsen ein- oder ausblenden

Die beiden Standardachsen lassen sich mit jeweils einem Kontrollkästchen für das markierte Diagramm ein- oder ausblenden. Klicken Sie die Achsen für das Dialogfeld ACHSEN FORMATIEREN an. Wählen Sie im Register MUSTER ACHSE/OHNE und schalten Sie damit die Angaben aus und mit AUTOMATISCH ein.

Office XP Kompendium

Informationsverzicht

525

Kapitel 30

Grafiken und Objekte

30.1.11

Tiefe und Breite im 3D-Diagramm

3D-Diagramme geben durch die räumliche Anordnung mehr Informationen als ihre zweidimensionale Darstellung. Damit Sie die räumliche Anordnung einstellen können, stehen Optionen bereit. Abbildung 30.11: Optionen für 3DFormatierungen

Stellen Sie die Werte ein: 1.

Doppelklicken Sie auf ein eingebettetes 3D-Diagramm oder schalten Sie zum Diagrammblatt.

2.

Wählen Sie FORMAT/MARKIERTE DATENREIHEN (die Option ändert sich entsprechend dem Diagrammtyp). Schneller arbeiten Sie, wenn Sie auf die Datenreihen klicken. In beiden Fällen wird das Dialogfeld DATENREIHEN FORMATIEREN angezeigt. Im Kontextmenü der rechten Maustaste suchen Sie nach der Option 3D-ANSICHT.

3.

Alternativ stellen Sie im Register OPTIONEN Werte für die Tiefe, Abstand und den Zwischenraum ein.

30.1.12

Höhe und Perspektive in einem 3D-Diagramm

In einem 3D-Diagramm lassen sich Höhe und Perspektive durch Mausklicks und Schaltflächen einstellen und sofort beurteilen. So gehen Sie vor:

Optionen nach Vorgabe zu- oder abschalten

526

1.

Markieren Sie das Diagramm, das Sie formatieren wollen.

2.

Wählen Sie im Kontextmenü der rechten Maustaste die Option 3DANSICHT.

3.

Stellen Sie die gewünschte Ansicht ein. Die Vorschau zeigt sofort das Ergebnis.

Je nachdem, ob das Kontrollkästchen RECHTWINKLIGE ACHSEN und AUTOSKALIEREN aktiv oder abgeschaltet ist, stehen Optionen zur Verfügung. Ist

Office XP Kompendium

Erstellen von Geschäftsdiagrammen

Kapitel 30

das Kontrollkästchen RECHTWINKLIGE ACHSEN aktiviert, können Sie z.B. keine Perspektive ändern. Um ein 3D-Diagramm zu drehen und dabei die Draufsicht zu ändern, können Sie direkt die Maus ziehen: 1.

Richten Sie den Mauspfeil auf den Schnittpunkt zweier Achsen im 3DDiagramm und klicken Sie, um die Ecken des Diagramms zu markieren. Im Namensfeld wird der Begriff ECKEN eingeblendet.

2.

Markieren und ziehen Sie eine Ecke des Diagramms, um die Darstellung zu variieren. Halten Sie zusätzlich (Strg) gedrückt, wenn neben dem äußeren Gitternetz auch Datenpunktmarkierungen symbolisiert werden sollen.

Um Wänden und der Bodenfläche eines 3D-Diagramms Muster und Farbe zuzuordnen oder einen Rahmen anzulegen, doppelklicken Sie auf die jeweilige Diagrammfläche und ordnen sie dem Angebot der Optionen zu.

30.1.13

Passende Register durch Klicken öffnen

Diagramm formatieren

Excel kennt für die Diagrammdarstellung eine Vorzugsform (Standard), die Sie per Schaltfläche zuordnen können. Sie finden eine Darstellung des Standards in Schritt 1 des Diagramm-Assistenten. 1.

Aktivieren Sie DIAGRAMM/DIAGRAMMTYP und das Register BENUTZERTYPEN.

DEFINIERTE

2.

Wählen Sie das Optionsfeld BENUTZERDEFINIERT und markieren Sie die Zeile STANDARD.

Generelle Einstellungen für Diagramme finden Sie mit EXTRAS/OPTIONEN/ DIAGRAMM. Die neue Standardfestlegung steht in der Liste DIAGRAMMTYP. Dort können Sie diese wie andere Vorgaben wählen. Integrierte Formatierung verwenden Arbeiten Sie vorzugsweise mit integrierten Formatierungen. Sie wurden für Standard-Einstellungen vorbereitet und formatieren auch ein Diagramm schnell und effektiv. Integrierte Formatierung einsetzen: 1.

Wenn das Diagramm bereits im Tabellenblatt eingebettet ist, klicken Sie darauf. Befindet sich das Diagramm in einem anderen Blatt, schalten Sie mit einem Klick auf das entsprechende Diagrammblattregister zum Diagrammblatt.

Office XP Kompendium

527

Kapitel 30

Grafiken und Objekte

Abbildung 30.12: Standard-Formate mit Diagrammuntertypen

Benutzerdefiniert für Sonderwünsche

2.

Zeigen Sie mit dem Mauspfeil auf das Diagramm und drücken Sie die rechte Maustaste für das Kontextmenü. Wählen Sie die Option DIAGRAMMTYP.

3.

Aktivieren Sie das Optionsfeld BENUTZERDEFINIERTE TYPEN und das Optionsfeld INTEGRIERT (Voreinstellung).

4.

Markieren Sie eine Zeile der Diagrammtypen und bestätigen Sie.

Aktivieren Sie von den beiden Optionsfeldern BENUTZERDEFINIERT, wenn Sie ein spezielles Diagrammformat für die weitere Verwendung entwickelt haben und es für ein neues Diagramm nutzen wollen (Schaltfläche HINZUFÜGEN). Eigenes Format anlegen Beim Anwenden eines Formats zum schnellen Formatieren sind Sie nicht auf integrierte Formate angewiesen. Wenn Sie ein Diagramm formatieren, können Sie dessen Formatierung als benutzerdefiniertes Format speichern und es danach für andere Diagramme verwenden.

Abbildung 30.13: Anlegen einer Beschreibung

528

Office XP Kompendium

Erstellen von Geschäftsdiagrammen

Kapitel 30

Verfahren Sie folgendermaßen: 1.

Schalten Sie zum Blatt des Diagramms, das Sie als Muster verwenden wollen, oder aktivieren Sie mit einem Klick ein Diagramm im Arbeitsblatt.

2.

Zeigen Sie auf den Diagrammrand und öffnen Sie das Kontextmenü, dort die Option DIAGRAMMTYP.

3.

Markieren Sie das Register BENUTZERDEFINIERTE TYPEN und das Optionsfeld BENUTZERDEFINIERT.

4.

Wählen Sie für das Dialogfeld BENUTZERDEFINIERTEN DIAGRAMMTYP die Schaltfläche HINZUFÜGEN.

HINZUFÜGEN

5.

Tragen Sie in den Textfeldern NAME und BESCHREIBUNG ein, letztere Angabe ist optional. Sie wird später unter der Vorschau als Information angezeigt.

6.

Bestätigen Sie die Angaben mit OK.

Benutzerdefiniertes Diagramm-AutoFormat löschen Selbst angelegte Formate sind nützlich. Werden sie nicht mehr benötigt, belegen sie nur Speicherplatz und verhindern die Übersicht.

Keinen Überfluss aufkommen lassen

Löschen Sie, was nicht mehr gebraucht wird: 1.

Aktivieren Sie ein Diagramm oder Diagrammblatt und öffnen Sie im Kontextmenü der rechten Maustaste DIAGRAMMTYP.

2.

Markieren Sie das Register BENUTZERDEFINIERTE TYPEN und das Optionsfeld BENUTZERDEFINIERT.

3.

Klicken Sie die Zeile für das zu löschende Format an, sowie LÖSCHEN und OK.

30.1.14

Diagrammachsen formatieren

Beim Formatieren von Diagrammen können Sie Achsen zusammen mit Teilstrichen der Achse behandeln.

Teilstriche für Abstände

Sie können Farbe und Stärke der Achsen und die von Teilstrichen ändern: 1. 2.

Aktivieren Sie ein Diagramm im Arbeitsblatt (Klick) oder ein gesondertes Diagrammblatt in der Arbeitsmappe. Klicken Sie auf eine Achse, wird zu dieser das Dialogfeld ACHSEN FORmit mehreren Registern angezeigt.

MATIEREN

Office XP Kompendium

529

Kapitel 30

Grafiken und Objekte

Abbildung 30.14: Das Register des Dialogfelds Achsen formatieren

3.

Im ersten Register MUSTER formatieren Sie im Bereich Linien ART, FARBE und STÄRKE für Achse, sowie Teilstriche. Sinngemäß gleich organisieren Sie die Darstellung im Bereich TEILSTRICHBESCHRIFTUNGEN für Haupt- und Hilfsstriche einer Achse.

30.1.15

Diagrammtitel und Achsenbeschriftungen

Diagramme werden Sie meist zusammen mit anderen Daten nutzen. Die Zuordnung eines Diagramms gelingt dann besser, wenn es einen Titel hat. Um ein Diagramm durch einen Titel zu ergänzen, müssen Sie folgende Aktionen durchführen: 1.

Wählen Sie ein Diagramm im Arbeitsblatt oder als eigenes Blatt. Zeigen Sie dann auf das Diagramm, drücken Sie für das Kontextmenü die rechte Maustaste und aktivieren Sie die Option DIAGRAMMOPTIONEN und für das Register TITEL.

2.

Tragen Sie Text ein, wird ein Titelfeld im Diagramm eingefügt.

3.

Schreiben Sie einen Text für den Titel. Beobachten Sie die Eingabezeile und übernehmen Sie den fertigen Titel. Der Platzhalter wird markiert eingefügt.

Neuen Titel eingeben

Achsen kennzeichnen

530

Auf die gleiche Weise, wie dies zuvor für den Titel beschrieben wurde, können Sie den X- bzw. Y-Achsen eines Diagramms Beschriftungen zuordnen.

Office XP Kompendium

Erstellen von Geschäftsdiagrammen

Kapitel 30 Abbildung 30.15: Titelbeschriftungen angeben

Datenbeschriftungen erfassen Je nachdem, welchen Diagrammtyp Sie gerade eingestellt haben, können Sie unterschiedliche Datenbeschriftungen zuordnen. Wollen Sie Daten im Diagramm eine Beschriftung zuweisen, sind folgende Angaben notwendig: 1.

Markieren Sie das betreffende Diagrammblatt oder das eingebettete Diagramm.

2.

Kennzeichnen Sie eine Datenreihe oder nur eine Datenpunktmarkierung, je nachdem, was Sie beschriften wollen. Wenn Sie alle Datenpunkte markiert haben, sehen Sie in der Eingabezeile die Formel zur Datenreihe.

3.

Werteanzeige im Diagramm markieren

Öffnen Sie mit einem Klick das Dialogfeld DATENREIHEN bzw. DATENund dann das Register DATENBESCHRIFTUNG.

PUNKT FORMATIEREN

4.

Wählen Sie ein Optionsfeld für die gewünschte Beschriftungsart. Typischerweise ist das WERT ANZEIGEN, damit über Säulen z.B. Zahlen erscheinen; BESCHRIFTUNG ANZEIGEN aktivieren Sie dagegen, um Texte der Abszisse einzublenden.

Beschriftungen und Zellen neu verknüpfen Wenn Sie Beschriftungen von Zelldaten direkt im Diagramm ändern, zerstören Sie notwendig die Verknüpfung der Beschriftung und der Zelle, aus der die Überschrift stammt.

Aufgelöste Verknüpfung wiederherstellen

Solche aufgelösten Verknüpfungen zwischen Datenbeschriftungen und Zellen einer Tabelle können Sie wiederherstellen: 1.

Aktivieren Sie ein Diagramm, das aufgelöste Verknüpfungen enthält.

Office XP Kompendium

531

Kapitel 30

Grafiken und Objekte

Abbildung 30.16: Diagramm mit Datenbeschriftung

2.

Zeigen Sie auf die Datenpunktmarkierung, die mit der Datenbeschriftung verbunden ist, deren Verknüpfung Sie reparieren wollen, und klicken Sie.

3.

Im Register DATENBESCHRIFTUNGEN müssen Sie das Optionsfeld BESCHRIFTUNG ANZEIGEN wieder aktivieren.

Beschriftung, Titel, Legende oder Gitternetz löschen Datenbeschriftungen können Sie von einer Datenreihe, einem Datenpunkt oder dem gesamten Diagramm entfernen. Gleiches gilt für den Diagrammtitel, Achsenbeschriftungen, die Legende oder Gitternetzlinien: Markieren Sie, was Sie löschen wollen, und drücken Sie (Entf).

30.2 Microsoft Data Map

Landkarten

Excels Landkartenfunktion DataMap können Sie zum Erstellen von Karten und zur Analyse geografischer Daten verwenden. Der Zusatz zu Excel bietet in einer mitgelieferten Bibliothek eine Vielzahl von Karten, die Sie durch Zukäufe erweitern können. Auswahl der Daten für die Landkarte

Daten markieren

532

Voraussetzung für die Anzeige einer Landkarte ist die Markierung eines Bereiches, aus dem Daten für eine Karte verwendet werden sollen.

Office XP Kompendium

Grafiken anordnen

Kapitel 30

Verwenden Sie in der Tabelle des Arbeitsblattes geografische Informationen, z.B. Ländernamen oder Postleitzahlen. Letztere müssen als Text formatiert sein, so dass Nullen nicht gelöscht werden. Abkürzungen statt geografischer Namen sind möglich. In MAPSTATS.XLS finden Sie Beispiele für erlaubte Abkürzungen. Die Markierung muss die Spaltenüberschriften einschließen. Namen der Landkartenmerkmale – wie Bundesländer – müssen in einer Spalte angeordnet sein. Umsatzzahlen beispielsweise können in einer anderen Spalte stehen und ebenfalls markiert werden. Das wirkt sich auf die farbliche Darstellung der Länder aus.

30.3

Grafiken anordnen

Grafiken sind in doppelter Weise nach dem Zeichnen oder Einfügen anzuordnen. Einerseits können Sie Grafiken in Relation zu anderen Objekten positionieren, andererseits eine Zeichnung oder eine andere Grafik auf Objekten wie Diagrammen oder eingefügten Tabellen als zusätzliche Elemente anordnen.

30.3.1

Grafiken in Relation zu Objekten positionieren

Verbindung Objekt und Zelle lösen

Wenn eine Grafik mit den unter einer Darstellung liegenden Zellen verbunden ist, kann das zum Nachteil werden, wenn sich die Größe der Basiszellen ändert. Sie können verhindern, dass sich die Grafikgröße verändert: 1.

Markieren Sie ein Grafikobjekt, das frei von Zellgrößen angeordnet werden soll.

2.

Wählen Sie FORMAT/AUTOFORM/EIGENSCHAFTEN oder mit der rechten Maustaste AUTOFORM FORMATIEREN.

3.

Klicken Sie das Optionsfeld VON ZELLPOSITION UND -GRÖSSE UNABan. Es muss aktiv sein.

HÄNGIG

Um ein beliebiges Objekt zu formatieren, können Sie das Menü FORMAT umgehen. Zeigen Sie auf das Objekt und doppelklicken Sie. Das erforderliche Dialogfeld wird eingeblendet.

Office XP Kompendium

533

Kapitel 30

Grafiken und Objekte

Abbildung 30.17: Objekt von einer Zielposition lösen

30.3.2 Objekte und Zellen zusammen sehen Größe von Zellen ändern, Schriftgröße beibehalten

Grafik und die darunter liegenden Zellen

Wenn Sie zeichnen, aber nichts weiter verlangen, werden gezeichnete Objekte standardmäßig mit den darunter liegenden Zellen verbunden. Sie werden so verschoben, vergrößert oder verkleinert, je nach Vorgang. Wenn Sie wollen, dass Zeichnungsobjekte mit Zellen verschoben werden, ihre Größe aber beibehalten wird, müssen Sie das einstellen. Sie stellen so sicher, dass der Text in einem Textfeld lesbar bleibt. Praktisch bedeutet das, dass eine Gruppe aus gezeichneten Objekten und einem Textfeld besteht. Dann können Sie die Größe der Zellen ändern, gleichzeitig aber die Schriftgröße im Textfeld beibehalten. Zeichnungsobjekte können auf zweierlei Art organisiert sein:

Zusammenhang von Zeichnungsobjekten und Zellen

Zeichnungsobjekte können mit den unter ihnen angeordneten Zellen verbunden sein. Dann ändern sie ihre Größe, wenn Sie die Maße der darunter liegenden Zellen variieren (Zeilenhöhe/Spaltenbreite). Zeichnungsobjekte werden verschoben, wenn Sie Zellen verschieben. Zeichnungsobjekte können nicht verbunden sein. Wenn Sie die unter solchen Objekten liegenden Zellen ausschneiden, verschieben oder die Größe ändern, hat das keinen Einfluss auf nichtverbundene Zeichnungsobjekte.

534

Office XP Kompendium

Grafiken anordnen

30.3.3

Kapitel 30

Objekte verschieben

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Objekte zu verschieben:

Markieren und mit Maus verschieben

Markieren Sie ein Objekt durch den Mauspfeil, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie. Markieren Sie mehrere Objekte und verschieben Sie ebenfalls durch Kennzeichnung, Drücken der Maustaste und Ziehen. Ist ein Zeichnungsobjekt leer (weder Füllfarbe noch Muster), positionieren Sie den Mauspfeil auf den Rahmen und ziehen dann. Mehrere Objekte gleichzeitig: Halten Sie (ª) gedrückt, klicken Sie die Objekte an und ziehen Sie die Maus. Wenn Sie in vertikaler oder horizontaler Richtung verschieben wollen, halten Sie beim Ziehen (ª) gedrückt. Das Verschieben gelingt exakter als ohne die Taste (ª). ICON: Tipp

Sollte sich beim Verschieben die Größe eines Zeichenobjekts ändern, müssen Sie die Markierung prüfen. Ist es ein ausgefülltes Objekt, muss der Mauspfeil im Objekt und nicht auf einem Ziehpunkt positioniert sein. Beim Verschieben eines nichtausgefüllten Objekts setzen Sie den Mauspfeil immer auf den Objektrahmen.

30.3.4

beachten

Objekte am Gitternetz ausrichten

Um das Objekt am nächsten Schnittpunkt von Gitternetzlinien auszurichten, halten Sie (Alt) gedrückt, während Sie ein Zeichnungsobjekt erstellen, verschieben oder dessen Größe ändern.

30.3.5

Position des Mauspfeils

(Alt)+ Ziehen

Grafik anordnen

Aus anderen Anwendungen übernommene Objekte können Sie frei auf dem Bildschirm anordnen, auch hintereinander. Welches Objekt ein anderes verdecken darf, organisieren Sie durch die Optionen IN DEN HINTERGRUND und IN DEN VORDERGRUND:

Gestaffelt anordnen

Um ein Objekt in den Hintergrund zu verschieben, markieren Sie das Objekt, das in den Hintergrund verschoben werden soll. Auf der Symbolleiste ZEICHNEN klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche, dann auf Reihenfolge, schließlich auf die Option IN DEN HINTERGRUND. Klicken Sie alternativ direkt auf die Schaltfläche IN DEN HINTERGRUND.

Office XP Kompendium

535

Kapitel 30

Grafiken und Objekte Soll das Objekt im Vordergrund angeordnet sein, markieren Sie das Objekt. Klicken Sie wie zuvor beschrieben, diesmal aber mit der Option IN DEN VORDERGRUND an.

ICON: Tipp

Vermuten Sie ein Objekt im Hintergrund, können es aber nicht sehen, weil es vollständig von einem anderen Objekt verdeckt wird, können Sie das oben liegende Objekt zur Seite schieben. Sie können auch den Markierungsrahmen um beide Objekte ziehen. Sie sehen dann die Markierungskästchen des verdeckten Objekts und können diese benutzen.

30.3.6 Ziehkästchen

Größe einer Grafik ändern

Durch Bewegen der Ziehkästchen beeinflussen Sie die Größe jeder Grafik:

nutzen

Sollen Proportionen einer Grafik bei einer Größenänderung beibehalten werden, halten Sie (ª) gedrückt, ehe Sie einen der Ziehpunkte an einer der Ecken bewegen. Bei dem Versuch, die Größe eines Zeichnungsobjekts zu ändern, wird die Form verzerrt. Um eine Zeichnung oder fertig übernommene Grafik horizontal oder vertikal größer oder kleiner werden zu lassen, markieren und ziehen Sie die horizontalen oder vertikalen Ziehpunkte einer Grafik. Objektmitte zum Verschieben markieren

Achten Sie bei Größenänderungen immer auf die richtige Positionierung des Mauspfeils. Wenn Sie statt Ziehpunkte zu verwenden den Mauspfeil auf die Mitte eines gefüllten Objekts oder einen Rahmen setzen und dann ziehen, wird das Objekt verschoben.

30.4 Mit der Zwischenablage verknüpfen

Nutzen Sie alle Anwendungen des Office-Pakets, finden Sie immer mit dem Menü BEARBEITEN Zugang zur Zwischenablage. Auf Objekte greifen Sie außerdem über das Menü EINFÜGEN zu. In beiden Fällen können Sie über eine Verknüpfung für eine dauernde Verbindung sorgen.

30.4.1 Zwischen Anwendungen verknüpfen

536

Grafiken als Objekte verknüpfen

Excel-Daten in eine Grafik verwandeln

Excel kann die von ihm verwalteten Daten jeder anderen Anwendung im Office-Paket zur Verfügung stellen. Daten können dabei aus Zellen, einem Diagramm oder aus einem Grafikobjekt stammen.

Office XP Kompendium

Grafiken als Objekte verknüpfen

Kapitel 30

So können Sie z.B. eine Tabelle oder auch nur einen Teil als Grafik verwenden: 1.

Markieren Sie im Tabellenblatt die Zellen einer Tabelle oder ein anderes Objekt.

2.

Halten Sie (ª) gedrückt und wählen Sie BEARBEITEN/BILD KOPIEREN.

3.

Aktivieren Sie im Dialogfeld entsprechend dem Ziel für die Verwendung des Objekts. Wählen Sie als Format BILD, um das Objekt korrekt darzustellen.

4.

Bestätigen Sie mit OK und markieren Sie mit einem Mausklick die Position, an der das Objekt eingefügt werden soll.

5.

Halten Sie wieder (ª) gedrückt und wählen Sie BEARBEITEN/BILD EINFÜGEN. Das eingefügte Objekt können Sie wie andere Objekte auch behandeln, also beispielsweise formatieren oder die Größe ändern. Doppelklicken Sie auf das Objekt, um die Register anzuzeigen. Abbildung 30.18: Das Dialogfeld Bild kopieren

Im Dialogfeld BILD KOPIEREN müssen Sie besonders auf das Bildformat achten. Wenn Sie das Format BILD benutzen, brauchen Sie weniger Speicher als für das Bitmap-Format und sichern einen schnellen Bildschirmaufbau.

Bitmap-Format möglichst vermeiden

Wenn Sie Daten auf die beschriebene Weise kopieren, sind bei der Standardeinstellung im neuen Objekt auch Gitternetzlinien zu sehen. Wollen Sie ohne Linien kopieren, blenden Sie Gitternetzlinien mit EXTRAS/OPTIONEN/ ANSICHT/GITTERNETZLINIEN aus. Sinngemäß gleich können Sie GitternetzliICON: Tipp nien ab-, aber Formate zuschalten und mitkopieren.

30.4.2

Verknüpfte Grafik einfügen

Zellendaten, ein gezeichnetes Objekt oder ein Diagramm können als Objekte an weiteren Positionen im gleichen oder einem anderen Arbeitsblatt oder in ein anderes Dokument eingefügt werden. Ändern Sie nach der Übernahme die Daten am Ursprungsort, sorgt eine Verknüpfung dafür, dass auch an weiteren Positionen oder in anderen Anwendungen Daten stets auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Office XP Kompendium

Verknüpfung für effektive Arbeit

537

Kapitel 30

Grafiken und Objekte

Verknüpfen Sie so:

Einbetten nutzt die Quellanwendung

1.

Markieren Sie im Arbeitsblatt Zellen, die als Objekt an anderem Ort eingefügt werden sollen.

2.

Wählen Sie BEARBEITEN/KOPIEREN.

3.

Schalten Sie, falls notwendig, zu einem andern Arbeitsblatt oder Fenster und klicken Sie auf die Position, an der das Objekt aus der Zwischenablage eingefügt werden soll.

4.

Halten Sie (ª) gedrückt und wählen Sie BEARBEITEN/VERKNÜPFTES BILD EINFÜGEN.

Mit der geschilderten Methode ist es nicht möglich, ein Zeichnungsobjekt oder ein Diagrammobjekt mit den Quelldaten zu verknüpfen. Verwenden Sie die Methode des Einbettens, so dass ein Doppelklick auf ein Objekt die Ursprungsanwendung zum Bearbeiten startet. Die Technik funktioniert dann nicht, wenn die Anwendung, mit dem das eingebettete Objekt angelegt wurde, nicht auf dem Computer installiert ist.

30.5

Grafik importieren

Als Anwender des Office-Pakets stehen Ihnen in jeder Anwendung die Grafikdateien der ClipArt-Gallerie zur Verfügung. Sie können jedoch auch Bitmaps (z.B. mit der Erweiterung BMP aus Paint), die sehr gebräuchlichen TIF-Dateien (Tagged Image File) und andere Grafikdateien importieren. Um beispielsweise eine Grafik aus dem Bestand der ClipArt-Gallerie zu importieren, gehen Sie so vor:

Importe durch Formate anpassen

538

1.

Wählen Sie EINFÜGEN/GRAFIK/CLIPART.

2.

Ändern Sie die Ordneranzeige und markieren Sie eine Grafikdatei, um sie in der Vorschau anzusehen.

3.

Laden Sie eine Grafik mit einem Doppelklick auf den Dateinamen.

Ist ein Grafikobjekt eingefügt, können Sie die importierte Grafik mit einem Rahmen ergänzen oder ihr eine Farbe und ein Muster zuordnen. Sie können eine importierte Grafik als Objekt markieren, verschieben und seine Größe durch Ziehen ändern. Importierte Grafiken werden immer mit den darunter liegenden Zellen verschoben. Dadurch wird ihre Größe nicht geändert. So wird verhindert, dass Grafiken verzerrt werden. Für weitergehende Änderungen müssen Sie die Grafik in die Quellanwendung laden.

Office XP Kompendium

Grafik importieren

Kapitel 30 Abbildung 30.19: Laden einer Grafikdatei

Benötigen Sie weitere Hinweise auf in Excel nutzbare Grafikdateiformate, öffnen Sie den Hilfe-Assistenten und geben z.B. den Begriff »Grafikdatei« ein. Wählen Sie eine Zeile wie IN MICROSOFT EXCEL VERWENDBARE GRAFIKFORMATE. ICON: Tipp

Office XP Kompendium

539

31

Datenbankfunktionen in Excel

Excel ist mehr als nur eine Tabellenkalkulation. In Excel finden Sie auch eine komplette Datenbank. Die wenigsten Anwender wissen von diesen oft vernachlässigten und gering geschätzten Datenbank-funktionen und kaufen die Professional Edition des Office-Pakets. Informationen wie Adress- oder Produktdaten können Sie mit einfachen Mitteln in Excel aufbauen, verwalten, sortieren und auswerten, ohne dass Sie eine Datenbanksprache erlernen müssen. Mithilfe von Datenmasken können Sie Daten kinderleicht eingeben und verwalten.

Datenmasken erleichtern die Eingabe

Wenn Sie das Standard-Paket von Office XP im Einsatz haben, können Sie sich mit Excel das Geld für eine Datenbank-Software sparen und trotzdem Ihre Daten sicher und effizient verwalten. Eine Datenbank ist ein Instrument zur Verwaltung und Speicherung von Informationen ähnlich eines Karteikastensystems. Die Karteikarten einer Datenbank heißen Datensätze, die Informationen auf einer Karteikarte nennt man Datenfelder (Name, Adresse, Telefon etc.) und alles zusammen wird als Datenbank bezeichnet.

Funktionen einer Datenbank

Der Zweck einer Datenbank besteht darin, die enthaltenen Daten zu pflegen, zu verwalten und die Informationen schnell zugänglich zu machen. Dazu gehören das Erfassen, Ändern, Löschen und Suchen einzelner Datensätze sowie das Filtern nach bestimmten Merkmalen. Wann sind Datenbanken in Excel sinnvoll? Excel dient in erster Linie dazu, Daten zu analysieren. Es verfügt nicht über Datenbankeigenschaften wie Relationen oder Indizes, das heißt, wenn Sie zu Ihren Kundenadressen auch Bestellungen bestimmter Artikel aus Ihrem Lieferumfang verwalten möchten, sollten Sie besser auf das Datenbankprogramm MS Access zurückgreifen. Datenbanken in Excel sind nicht zur Verwaltung großer Datenbestände geeignet, da die Datenmengen durch den Arbeitsspeicher Ihres PCs Office XP Kompendium

541

Kapitel 31

Datenbankfunktionen in Excel beschränkt werden und Excel keine Schutzmaßnahmen gegen das Löschen oder Verändern von Daten kennt, wie MS Access.

Sinnvoller Excel-

Verwenden Sie Excel als Datenbank, wenn

Einsatz

Sie mit kleinen Datenmengen arbeiten (etwa 500 Datensätze). nicht mehrere Benutzer gemeinsam auf Ihre Datenbank zugreifen müssen. Sie einfach strukturierte Daten haben, damit gleiche nicht mehrfach gespeichert sind (Datenredundanz).

31.1 Definition eines Datenbereichs

Datenbanken in Excel definieren

Excel erkennt einen zusammengehörigen Tabellenbereich mit Spaltenüberschriften automatisch als Datenbank. Die folgende Abbildung zeigt den typischen Aufbau einer Datenbank.

Abbildung 31.1: Aufbau einer Datenbank in Excel

Spaltenbeschriftungen anlegen

542

Die erste Zeile des Tabellenbereichs enthält die Spaltenbeschriftungen, die den Datenfeldnamen in der Datenbank entsprechen. Bei der Vergabe von Feldnamen müssen Sie auf Eindeutigkeit achten und dürfen die Namen nicht mehrfach verwenden. Die Feldnamen müssen in der ersten Zeile des Datenbankbereichs platziert werden.

Office XP Kompendium

Daten in Excel bearbeiten

Kapitel 31

Ein Datenfeld ist das kleinste Element einer Datenbank und wird im Spalteninhalt der Tabelle erklärt.

Datenfelder

Eine Zeile des Datenbankbereichs definiert einen Datensatz, der aus den einzelnen Datenfeldern besteht. Jeder Datensatz besitzt die gleiche Grundstruktur, die durch die Feldnamen festgelegt ist.

Datensätze

31.2

Daten in Excel bearbeiten

Das Einfügen, Ändern, Löschen und Sortieren von Datensätzen bzw. einzelnen Datenfeldern unterscheidet sich nicht von der Bearbeitung von Zeilen bzw. Zellen einer Tabelle.

Einfügen, Ändern, Löschen und Sortieren

Zu beachten ist jedoch: Damit die Datenfeldnamen nicht verloren gehen, dürfen Sie die erste Zeile des Tabellen- bzw. Datenbankbereichs mit den Spaltenüberschriften nicht löschen. Wenn Sie Datensätze löschen, löschen Sie die gesamte Zeile, nicht nur die Daten, da Excel nur einen zusammenhängenden Bereich als Datenbankbereich erkennt.

31.2.1

Daten in der Datenmaske bearbeiten

Mithilfe einer Datenmaske können Sie einzelne Datensätze komfortabel bearbeiten. Hier wird immer nur ein Datensatz angezeigt und unbeabsichtigte Datenverluste werden somit weitgehend ausgeschlossen.

Komfortables Bearbeiten der Datensätze

So gehen Sie vor, um mit der Datenmaske zu arbeiten: 1.

Um die Datenmaske zu aktivieren, setzen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle in Ihrer Datenbank.

ICON: Step Sie den Menüpunkt DATEN und MASKE auf. 2. Rufen

So geben Sie einen neuen Datensatz ein: Um einen neuen Mitarbeiter (Datensatz) einzugeben, betätigen Sie die Schaltfläche NEU und geben Sie die notwendigen Daten in die Eingabefelder ein.

Neuen Datensatz erfassen

So ändern Sie bestehende Datensätze: Um die Datenfeldinhalte (z.B. geänderte Adresse) zu bearbeiten, setzen Sie den Cursor in das entsprechende Eingabefeld und führen Sie die gewünschten Änderungen durch. Die Änderungen werden automatisch übernommen, wenn Sie zu einem anderen Datensatz wechseln.

Datensatz ändern

So löschen Sie bestehende Datensätze: Wählen Sie den aktuellen Datensatz aus und betätigen Sie die Schaltfläche LÖSCHEN.

Datensatz löschen

Office XP Kompendium

543

Kapitel 31

Datenbankfunktionen in Excel

Abbildung 31.2: Die Datenmaske in der ExcelDatenbank

31.2.2

Bestimmte Datensätze suchen

In der Datenmaske können Sie Mitarbeiter auswählen, die bestimmte Kriterien erfüllen, beispielsweise alle Mitarbeiter der Abteilung »Buchhaltung« mit einem Gehalt über 4000 DM. So suchen Sie gezielt: 1. ICON: Step Daten gezielt suchen

2.

Wählen Sie das Menü DATEN/MASKE und betätigen Sie die Schaltfläche SUCHKRITERIEN. Tragen Sie im Feld ABTEILUNG Buchhaltung ein und im Feld GEHALT > 4000. Starten Sie die Suche mit dem Feld VORHERIGEN SUCHEN bzw. NÄCHSTEN SUCHEN.

3.

Möchten Sie einfach nur die Adresse und Telefonnummer eines Mitarbeiters, z.B. mit dem Namen Wimmer suchen, geben Sie in das Feld NAME Wimmer ein und starten Sie die Suche mit dem Feld VORHERIGEN SUCHEN bzw. NÄCHSTEN SUCHEN.

31.2.3 Filterfunktionen für selektiven Zugriff

Datensätze filtern

Zur Bearbeitung von Daten ist es oft hilfreich, nur die Datensätze einzublenden, die eine bestimmte Bedingung erfüllen.

Hierzu verwenden Sie die AUTOFILTER-Funktion.

ICON: Step

544

1.

Setzen Sie den Cursor in eine beliebige Zelle mit Feldnamen (Spaltenbeschriftung).

2.

Wählen Sie den Menüpunkt DATEN/FILTER/AUTOFILTER.

Office XP Kompendium

Daten in Excel bearbeiten 3.

Sie bekommen in jedem Feld einen Pfeil, mit dem Sie den Eintrag wählen, nach dem Sie filtern möchten.

4.

Wählen Sie hier im Feld ABTEILUNG den Eintrag Verkauf. Der Pfeil im Listenfeld färbt sich blau und Sie erhalten alle Mitarbeiter, die im Verkauf tätig sind.

31.2.4

Kapitel 31

Die AutoFilter-Funktion

Für tiefer gehende Abfragen verwenden Sie die benutzerdefinierte AutoFilter-Funktion. Dabei können Sie in den Abfragen sogar nach Inhalten in verschiedenen Spalten suchen, z.B. alle Mitarbeiter aus dem Verkauf, die monatlich mehr als 5000 DM verdienen.

Abfragen über mehrere Spalten

Abbildung 31.3: Die AutoFilterFunktion in Excel

Dazu verwenden Sie die benutzerdefinierte AutoFilter-Funktion. 1.

Setzen Sie hierzu den Cursor in eine beliebige Zelle mit Feldnamen (Spaltenbeschriftung).

ICON: Step Sie den Menüpunkt DATEN/FILTER/AUTOFILTER, falls dieser 2. Wählen

nicht schon aktiviert ist. Sie bekommen in jedem Feld einen Pfeil, mit dem Sie den Eintrag wählen, nach dem Sie filtern möchten. 3.

Wählen Sie nun im Feld ABTEILUNG den Eintrag Verkauf und im Feld GEHALT den Eintrag benutzerdefiniert.

Office XP Kompendium

545

Kapitel 31

Datenbankfunktionen in Excel

Abbildung 31.4: Der benutzerdefinierte Filter

4.

Geben Sie wie in der Abbildung im Eingabefeld des Feldes BENUTZERdas Kriterium > 5000 DM ein.

DEFINIERT

5. 6.

Wählen Sie im Feld ABTEILUNG den Eintrag Verkauf und im Feld GEHALT den Eintrag benutzerdefiniert. Geben Sie wie in der Abbildung im Eingabefeld des Feldes BENUTZERdas Kriterium > 5000 DM ein.

DEFINIERT

Die Pfeile in den beiden Listenfeldern färben sich blau und Sie erhalten alle Mitarbeiter, die im Verkauf tätig sind und über 5000 DM verdienen. Filterkriterium ausschalten

Um ein Filterkriterium auszuschalten, öffnen Sie das Listenfeld der entsprechenden Spalte und wählen Sie den Eintrag ALLE aus. Um alle Datensätze einzublenden, wählen Sie den Menüpunkt DATEN/FILTER/ALLE ANZEIGEN oder deaktivieren Sie das Häkchen im Menü DATEN/ FILTER/AUTOFILTER.

Vergleichsoperatoren Tabelle 31.1: Vergleichsoperatoren

Folgende Vergleichsoperatoren sind zu beachten:

Vergleichsoperator

Bedeutung

Beispiel

=

gleich

alle Datensätze, die in der Spalte Abteilung den Eintrag Einkauf beinhalten

<>

ungleich

<> "Verkauf": alle Datensätze, die in der Spalte Abteilung nicht den Eintrag "Verkauf" enthalten

>

größer

> 5000 : alle Datensätze, die in der Spalte

Gehalt mehr als 5000 aufweisen <

kleiner

< 3000 : alle Datensätze, die in der Spalte

Gehalt weniger als 3000 aufweisen

546

Office XP Kompendium

Daten in Excel bearbeiten

Kapitel 31

Vergleichsoperator

Bedeutung

Beispiel

>=

größer gleich

>= 4000 : alle Datensätze, die in der Spalte

Tabelle 31.1: Vergleichsoperatoren (Forts.)

Gehalt größer oder gleich 4000 aufweisen <=

kleiner gleich

<= 3500 : alle Datensätze, die in der Spalte

Gehalt kleiner oder gleich 3500 aufweisen

Top 10 ermitteln Im nächsten Beispiel sollen die zehn besten Werte einer Spalte ermittelt werden.

AutoFilter einsetzen

In der Praxis können Sie beispielsweise Mitarbeiter, Umsätze, Bestände oder Alter ausfindig machen. 1.

Setzen Sie hierzu den Cursor in eine beliebige Zelle mit Feldnamen (Spaltenbeschriftung). ICON: Step

2.

Wählen Sie den Menüpunkt DATEN/FILTER/AUTOFILTER, falls dieser nicht schon aktiviert ist. Sie bekommen in jedem Feld einen Pfeil, mit dem Sie den Eintrag wählen, nach dem Sie filtern möchten.

3.

Wählen Sie nun im Feld GEHALT den Eintrag TOP 10 aus und legen Sie folgende Kriterien fest: Abbildung 31.5: Top-10-Kriterien festlegen

Der Spezialfilter Mit dem Spezialfilter haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die gefilterten Datensätze in einen Zielbereich zu kopieren. Hier können Sie weitere Auswertungen anstellen oder die selektierten Daten beispielsweise einfach ausdrucken.

Daten in Zielbereich übertragen

Folgende Begriffe sind dabei zu beachten: Listenbereich: ist der Datenbankbereich, aus dem Sie filtern möchten.

Listenbereich

Kriterienbereich: Geben Sie die Spaltenbeschriftungen (Feldnamen), zu denen Sie Filter setzen möchten, wie in der Abbildung unten, in leere Zellen ein. Achten Sie dabei auf die Erläuterungen zu den Suchkriterien in der Übersicht der Vergleichsoperatoren.

Kriterienbereich

Ausgabebereich: Ist der Bereich, in dem nach erfolgtem Filter die Datensätze stehen sollen.

Ausgabebereich

Office XP Kompendium

547

Kapitel 31

Datenbankfunktionen in Excel

Abbildung 31.6: Listen-, Kriterienund Ausgabebereich festlegen

Die Arbeitsschritte zum Filtern mit dem Spezialfilter: 1.

Definieren Sie die Kriterienbereiche, wie in der Abbildung oben.

2.

Markieren Sie den Listenbereich einschließlich der Spaltenbeschriftungen.

3.

Wählen Sie das Menü DATEN/FILTER/SPEZIALFILTER.

ICON: Step Filtern mit dem Spezialfilter

4.

Wählen Sie im darauf folgenden Fenster die Option VORGANG AN EINE STELLE KOPIEREN und geben Sie die Bereiche an, indem Sie diese mit der Maus markieren. Beim Ausgabebereich wählen Sie bitte nur eine Zelle, Excel wählt zur Datenausgabe die Zellen darunter.

ANDERE

Logische Operatoren UND- bzw. ODERVerknüpfung

Tabelle 31.2: UND- und ODERVerknüpfungen

Mehrere Kriterien können miteinander verknüpft werden. UND- sowie ODER-Verknüpfungen werden durch die Anordnung der Suchkriterien in Zeilen und/oder Spalten erzeugt. Kriterium 1

Operator

Kriterium 2

Beispiel

Abteilung = Produktion

UND

Gehalt > 3500

Alle Mitarbeiter, die in der Abteilung Produktion arbeiten und mehr als 3500 verdienen

548

Gehalt > 3000

UND

Gehalt < 3500

Alle Mitarbeiter, deren Gehalt mehr als 3000 und weniger als 3500 beträgt

Abteilung = Produktion

ODER

Abteilung = Verkauf

Alle Mitarbeiter, die in der Abteilung Produktion oder Verkauf arbeiten

Office XP Kompendium

Die Datenbankfunktionen

31.3

Kapitel 31

Die Datenbankfunktionen

In einer Excel-Datenbank gibt es neben den Sortier-, Such- und Filterfunktionen weitere Abfragen mit speziellen Datenbankfunktionen.

Abfragen mit speziellen Datenbankfunktionen

Mit den Datenbankfunktionen können Sie die Werte Ihrer Tabellen auswerten. Dies gilt für den Datenbereich und für den Ausgabebereich. Sinnvoll in vielen Fällen ist die Bildung von Summen- oder Durchschnittswerten. Zur Ermittlung von Auswertungen benötigen Sie eine Datenbankfunktion. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor. 1.

Im KRITERIENBEREICH geben Sie in einer Spalte das Suchkriterium an.

2.

Setzen Sie den Cursor in die Zelle, in der Sie das Ergebnis sehen möch-

ICON: Step ten.

3.

Rufen Sie den Funktions-Assistenten auf (Menü EINFÜGEN/FUNKTION oder Schaltfläche) und wählen Sie die gewünschte Datenbankfunktion.

4.

Im Feld DATENBANKBEREICH geben Sie den Bereich an, in dem gesucht werden soll.

5.

Im Feld DATENFELD geben Sie eine Zelle an, in der ein Feldname (Spaltenüberschrift) steht und im Feld SUCHKRITERIEN den Bereich mit den Suchbedingungen.

6.

Bestätigen Sie mit ENDE. Abbildung 31.7: Beispiel für eine Datenbankfunktion zur Ermittlung der Anzahl der verheirateten Mitarbeiter

Im Unterschied zum Filtern in einer Datenbank liefern die Datenbankfunktionen keine Datensätze, sondern die Anzahl der Datensätze, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen.

Office XP Kompendium

549

Kapitel 31 Datenbankfunktionen Tabelle 31.3: Übersicht der Datenbankfunktionen

Datenbankfunktionen in Excel Für Datenbankauswertungen in Excel stehen 12 spezielle Funktionen zur Verfügung. Funktion

Beschreibung

DBANZAHL

Zählt die Zellen, die mit dem angegebenen Suchkriterium übereinstimmen

DBANZAHL2

Zählt die Zellen, die mit dem angegebenen Suchkriterium übereinstimmen und nicht leer sind

DBAUSZUG

Liefert einen einzelnen Datensatz, der mit dem angegebenen Suchkriterium übereinstimmt

DBMAX

Ermittelt die größte Zahl

DBMIN

Ermittelt die kleinste Zahl

DBMITTELWERT

Liefert den Mittelwert der Zahlen

DBPRODUKT

Berechnet das Produkt der Zahlen

DBSTDABW

Schätzt die Standardabweichung, ausgehend von einer Stichprobe aus bestimmten Datenbankeinträgen

DBSTDABWN

Ermittelt die Standardabweichung aus einer Grundgesamtheit

DBSUMME

Summiert die Zahlen einer Datenbank

DBVARIANZ

Schätzt die Varianz, ausgehend von einer Stichprobe aus bestimmten Datenbankeinträgen

DBVARIANZEN

Ermittelt die Varianz aus einer Grundgesamtheit

31.4 Übersicht durch Reihenfolge

ICON: Tipp

550

Datensätze sortieren

Bei der Eingabe von Datensätzen werden Sie nicht immer die alphabetische Reihenfolge beachten können, schon alleine, weil Sie Daten nach der ersten Eingabe hinzufügen, wird eine neue Reihenfolge der Datensätze hergestellt werden müssen. Wollen Sie nach dem Sortieren die ursprüngliche Reihenfolge der Datensätze wiederherstellen, fügen Sie in einer weiteren Spalte fortlaufende Nummern ein. Diese können auch nach weiteren Arbeiten als Anhaltspunkt für die Wiederherstellung der ursprünglichen Reihenfolge benutzt werden. Ziehen Sie nach der Eingabe von 1 und 2 oder nutzen Sie BEARBEITEN/AUSFÜLLEN/REIHE.

Office XP Kompendium

Datensätze sortieren

Kapitel 31 Abbildung 31.8: Datenbank mit Adressen und Spaltenüberschriften

Stellen Sie eine Reihenfolge her: 1.

Markieren Sie den Bereich, der sortiert werden soll.

2.

Sie sollten in den Bereich eine mit Zahlen gefüllte zusätzliche Spalte

ICON: Step einschließen, mit der Sie den Zustand vor dem Sortieren wiederherstel-

len können. Nicht einbeziehen dürfen Sie die Zeile mit den Überschriften, den Feldnamen, diese sollen ja nicht sortiert werden. Sie können jedoch die Liste auch mit Überschriften sortieren, wenn Sie das passende Optionsfeld unten im Dialogfeld markieren. 3.

Öffnen Sie durch DATEN/SORTIEREN das Dialogfeld SORTIEREN.

4.

Als Vorschlag für den zu sortierenden Datenbereich wird bereits der Sortierbereich angezeigt, wenn Sie ihn durch die Cursorposition markiert haben, ehe Sie das Dialogfenster geöffnet haben. Praktisch beim Dialogfeld ist, dass die Überschriften bei der Markierung automatisch ausgespart werden.

5.

Entsprechend der Cursorposition ist die Leitspalte zum Sortieren in der Liste SORTIEREN NACH angegeben. Sie können das vor dem Sortieren ändern.

6.

Zuerst werden die Daten nach der zunächst angegebenen Spalte sortiert, dann nach der Anzeige in den Listen ANSCHLIESSEND NACH und ZULETZT NACH.

Office XP Kompendium

551

Kapitel 31

Datenbankfunktionen in Excel

Abbildung 31.9: Sortieren mit bis zu drei Sortierschlüsseln

7.

Dadurch können Sie eine vorgegebene Spalte zuerst sortieren, innerhalb dieser Vorgabe dann die nächste Spalte, schließlich noch nach einem dritten Kriterium (z.B. Name und Vorname oder Stadt bzw. Postleitzahl, dann Straße, dann Hausnummer).

8.

Die Reihenfolge wird meist AUFSTEIGEND, von der niedrigsten zur höchsten Postleitzahl, vom Buchstaben A bis Z, sein.

Sortieren &

9.

Betätigen Sie mit OK, um zu sortieren.

Reihenfolge wählen

Voreinstellung der Sortierfolge

Maximal drei Sortierschlüssel

Standards sind Vorgaben

Standardmäßige Sortierreihenfolge aufsteigender Daten innerhalb von Excel 2002: Von der kleinsten negativen Zahl zur größten positiven Zahl Textreihenfolge: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' – Leer ! » # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [\]^_'{|}~+<=>ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUV WXYZ Logische Werte FALSCH vor WAHR Fehlerwerte werden gleich behandelt Leere Zellen werden zuletzt in eine Sortierreihenfolge eingefügt In absteigender Reihenfolge gilt die vorgestellte Sortierreihenfolge umgekehrt. Nur leere Zellen werden immer zuletzt einsortiert.

ICON: Info Typische Sortieraufgaben

552

Sortieren einer Liste Durch Sortieren können Sie Zeilen, Spalten oder einzelne Zellen einer Liste neu ordnen. Die neue Anordnung nach der angegebenen Spalten- und Sortierreihenfolge können Sie nach der Änderung zurücknehmen. Drei Sortierfälle werden immer wieder auftreten:

Office XP Kompendium

Datensätze sortieren

Kapitel 31

Zeilen in einer Liste aufgrund der Einträge einer Spalte sortieren Zeilen einer Liste entsprechend den Werten mehrerer Spalten sortieren Spalten sortieren, die auf Zeilen basieren Mehrere Spalten gleichzeitig sortieren Das Dialogfeld SORTIEREN bietet zunächst die Möglichkeit, maximal drei Spalten gleichzeitig zu sortieren. Nutzen Sie die drei Optionen für Eingaben. Sie können eine Liste trotz der fehlenden Optionen auch nach vier oder mehr Spalten sortieren. Dazu müssen Sie eine Liste mehrfach »von hinten nach vorn« sortieren.

Standard sind drei Sortierfolgen

Zuerst sortieren Sie die weniger wichtigen, dann die jeweils wichtigeren Spalten: 1.

Positionieren Sie den Cursor in einer Zelle der Liste oder markieren Sie einen ICON: StepBereich in der Liste. 2.

Wählen Sie DATEN/SORTIEREN.

3.

Geben Sie in den Listen SORTIEREN NACH, ANSCHLIESSEND NACH und ZULETZT NACH zunächst die drei weniger wichtigen Spalten an.

4.

Bestätigen Sie mit OK und wiederholen Sie die Eingaben für die drei wichtigsten Spalten usw.

Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge einrichten Immer wenn Sie bestimmte Reihenfolgen häufig herstellen müssen, die vom Standard des auf- oder absteigenden Sortierens abweichen, legen Sie die Reihenfolge einmal fest und greifen bei Bedarf darauf zurück:

Sortierreihen nach unterschiedlichsten Anforderungen

So geht’s: 1.

Wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN und aktivieren Sie die Registerkarte AUTOAUSFÜLLEN.

ICON: Step 2. Markieren Sie im Bereich BENUTZERDEFINIERTE LISTEN die Zeile NEUE LISTE.

3.

Schreiben Sie das erste Element der Sortierreihenfolge. Da der Einfügecursor bereits im Bereich Listeneinträge stand, wird das Element angezeigt.

4.

Drücken Sie (¢) für das nächste Element und wiederholen Sie die Eingabe für die restlichen Elemente.

5.

Übernehmen Sie die neue BENUTZERDEFINIERTE SORTIERREIHENFOLGE mit HINZUFÜGEN.

Office XP Kompendium

553

Kapitel 31

Datenbankfunktionen in Excel

Abbildung 31.10: Neue Liste anlegen

Vorgaben können erweitert werden

Die vergleichsweise ungewöhnlichen Sortierfolgen nach Tagen oder Monaten sind in der Benutzerliste bereits vorgegeben. Wie eine Liste sortiert, sehen Sie im Bereich LISTENEINTRÄGE, wenn Sie in der Benutzerliste eine Zeile markieren. Haben Sie in einer Liste bereits eine Sortierfolge angelegt, können Sie diese vorbereitete Liste mit dem Textfeld LISTE AUS ZELLEN IMPORTIEREN kennzeichnen und mit der Schaltfläche IMPORTIEREN ohne weitere Schreibarbeit übernehmen. Kommt es beim Sortieren zu Problemen, achten Sie auf Leerzeichen und prüfen Sie, ob alle Zellen einer Spalte in gleicher Weise formatiert sind (Datentyp).

ICON: Tipp

Benutzerdefinierte Reihenfolge nutzen Im Feld SORTIEREN NACH können Sie verlangen, dass eine Spalte nach einer benutzerdefinierten Sortierreihenfolge geordnet wird: 1.

Setzen Sie den Cursor in eine Zelle oder markieren Sie einen begrenzten Bereich in einer Liste.

2.

Wählen Sie DATEN/SORTIEREN.

3.

Mit OPTIONEN/BENUTZERDEFINIERTE SORTIERREIHENFOLGE können Sie eine mit EXTRAS/OPTIONEN/AUTOAUSFÜLLEN festgelegte Folge wählen.

4.

Ordnen Sie die Reihenfolge mit OK zu und wählen Sie im Dialogfeld SORTIEREN weitere Sortieroptionen aus.

ICON: Step Definierte Reihe per Mausklick

554

Office XP Kompendium

Datensätze sortieren

Kapitel 31 Abbildung 31.11: Sortieroptionen importieren

Sie können benutzerdefinierte Sortierreihenfolgen nicht ohne Weiteres zum Sortieren mehrerer Spalten verwenden. Das ist nur möglich, wenn Sie eine Liste nacheinander aufgrund einzelner Spalten sortieren.

Office XP Kompendium

555

32

Excel und Internet

Arbeiten Sie mit Excel, steht Ihnen aus der Anwendung heraus der Zugriff auf das Internet zur Verfügung. Wenn der Computer über einen Internetanschluss verfügt, können Sie auf Daten anderer PCs zugreifen oder eigenes Material für das Internet aufbereiten. In diesem Kapitel stehen Hinweise und Vorschläge, wie Sie Daten aus dem Internet holen und wie Sie Ihre Daten im Internet veröffentlichen können. Sie finden Empfehlungen für folgende Arbeiten:

Mit Excel 2002 online

Daten im World Wide Web Der Datenabruf aus dem Internet Excel-Material veröffentlichen Diagramme in der Veröffentlichung nutzen Hyperlinks verwenden Automatisierungen Informationen mit Formularen Sie müssen bei Zugriff auf das Internet nicht Excel einsetzen, da der jeweils benutzte Browser für viele Arbeiten erste Wahl bleibt. Sie können es aber und dabei Zeit und unnütze Arbeitsschritte einsparen. Durch die Fähigkeiten von Excel werden die Möglichkeiten der Anwendung erweitert. Über den jeweiligen Einsatz entscheiden Sie.

Der Arbeitsplatz Excel und das

Excel ist Teil des Arbeitsplatzes und besitzt alle wichtigen Funktionen, um aus der Anwendung heraus eine Verbindung zum Internet herzustellen. Das bedeutet einerseits den sicheren Umgang mit dem HTML-Format, andererseits aber auch die Möglichkeit, von beliebigen Punkten auf der Welt per URL-Adresse auf ein Excel-Dokument zuzugreifen. Statt mit getrennten Anwendungen zur Dateiübermittlung und der E-Mail-Übertragung erledigen Sie Funktionen direkt mit Excel.

Excel 2002 mit Browser kombi-

Neu in XP ist jetzt die Unterstützung des XML-Formats, das Excel sowohl laden als auch speichern kann. Tabellen in XML-Format können somit schnell und einfach in Excel verarbeitet werden. Da XML ein »offenes«

Unterstützung von XML

Office XP Kompendium

Internet

nieren

557

Kapitel 32

Excel und Internet Format darstellt, können im Internet auch andere auf die Tabelleninformationen zugreifen und Daten eingeben bzw. ändern. Eine Funktion, die Sie vielleicht bereits von der Encarta-Enzyklopädie her kennen, ist die ständige Aktualisierung der Software. So wie sich die erwähnte Anwendung die neuesten Daten vom Hersteller aus dem Internet holt, können Sie mit Excel unmittelbar über das Menü HILFE und seine Optionen auf Angebote von Microsoft zugreifen, um etwa ein Update für einen neuen Filter zu laden. Wählen Sie beispielsweise OFFICE IM WEB über das Fragezeichen, startet Excel Ihren Browser und setzt einen wie den folgenden URL (Adresse) ein: http://office.microsoft.com/germany/assistance

Das MicrosoftHilfecenter

In dem Hilfecenter finden Sie nicht nur interessante Tipps und Tricks rund um Office, auch eine Update-Option für Ihr Office-Paket befindet sich auf dieser Webseite. Noch eine wissenswerte Unterstützung bietet Excel online. Unter EXTRAS/ TOOLS IM WEB gelangen Sie auf eine weitere Internet-Seite von Microsoft mit wichtigen Hinweisen zu Office. Es ist ohne Bedeutung, welchen Webbrowser Sie verwenden. Bei der Arbeit mit Excel und einem Anschluss an das Internet haben Sie folgende Möglichkeiten, weltweit mit Daten zu arbeiten: Sie öffnen eine Excel-Arbeitsmappe auf dem eigenen Computer, im Intranet oder auf einem anderen PC irgendwo auf der Welt, der an das Internet angeschlossen ist. Wie dies für Arbeitsmappen erwähnt wurde, können Sie auch auf Dateien im Format HTML und XML zugreifen. Umgekehrt wie eben erwähnt, können Sie Ihre Daten aus Arbeitsmappen in das passende Format umsetzen und im Internet veröffentlichen. In den folgenden Abschnitten finden Sie Beschreibungen der notwendigen Abläufe.

32.1 Ursprünge des WWW

558

Daten und das World Wide Web

Das Internet mit dem World Wide Web wird oft als WWW verkürzt dargestellt. Es ist ein von den Mitarbeitern des Forschungsinstituts CERN auf Basis des Hypertext-Systems entwickeltes Informationssystem. Das zunächst nur zum Informationsaustausch von Wissenschaftlern bestimmte Kommunikationssystem hat inzwischen weltweite Verbreitung gefunden. Seine Informationen werden als Hypertext-Dokumente abgelegt, auf die ein

Office XP Kompendium

Daten und das World Wide Web

Kapitel 32

Benutzer mit einem Browser zugreifen kann. Die Client- und Server-Software ist frei erhältlich, z.B. die bekannten Browser von Netscape und Microsoft. Die Internet-Kommunikation wird heute von Service-Providern (ISP) organisiert. Das ist eine Bezeichnung für Unternehmen, die Internet-Dienste anbieten. In Deutschland gehören T-Online, AOL, CompuServe und UUnet zu den großen und bekannten Providern. Die Übertragung wird nach dem Internet Protocol, definiert im Standard 5, RFC 791, organisiert. Sie ist ein Übertragungsprotokoll für paketorientierte Netzwerke. Das bedeutet, dass für jedes Paket im Augenblick der Übertragung die beste Route festgelegt wird. Die Abkürzung HTTP steht für: HyperText Transfer Protocol. Dieses Protokoll wird für den Datenaustausch zwischen einem WWW-Server und einem WWW-Client verwendet.

Aufgaben der Service-Provider

Abbildung 32.1: Die Excel-WebSymbolleiste

Neben dem World Wide Web werden viele Daten von FTP-Servern übertragen. Durch das File Transfer Protocol (FTP) werden im Internet Dateien von einem Computer zu einem anderen gesendet. Im Internet haben Sie Zugang zu Tausenden von FTP-Servern des Netzes, auch Sites genannt. Zum Abruf können Sie den Webbrowser oder ein separates Client-Programm einsetzen. Dabei wird ein Anonymous-FTP gehandhabt, damit ist das anonyme Einloggen auf einem dieser FTP-Computer gemeint. Als Passwort gibt man die eigene E-Mail-Adresse an und darf den öffentlichen Teil dieses Servers nutzen (public).

Dateien senden und versenden

Eine begrenzte Bedeutung hat heute das Browser-Tool Gopher zur benutzerfreundlichen Suche und Übertragung von Informationen aus dem und durch das Internet. Gesucht werden kann mit den unter der Gopher-Oberfläche integrierten Tools Jughead und Veronica. Die Ergebnisse (Items) werden als Verzeichnisse, Unterverzeichnisse und in Dateiform angezeigt. Das World Wide Web löst Gopher mehr und mehr ab. Auf dem Bildschirm sieht das heute meist georderte WWW-Dokument durch seine Grafik formatiert aus. Damit das möglich ist, müssen im Dokument nicht nur der Text, sondern auch Formatierungsmerkmale enthalten sein. Um das zu erreichen, wurde eine Seitenbeschreibungssprache geschaffen, die von jedem Computertyp richtig interpretiert und zur Formatierung verwendet werden konnte.

Text und Formate im Dokument

Die eingeführte Lösung heißt: HTML. Die Abkürzung HTML steht für Hypertext Markup Language. HTML ist ein vereinfachter Abkömmling der Dokumentenbeschreibungssprache SGML (Standard Generalized Markup Language) und wird im Web zur Anzeige der Dokumente genutzt. Sie Office XP Kompendium

559

Kapitel 32

Excel und Internet besteht aus einem einfachen Satz von Befehlen, die beschreiben, wie ein Dokument strukturiert und formatiert ist. Die Aufgabe der Browser ist es, mithilfe dieser Formatierungsmerkmale, unabhängig vom Terminaltyp, das jeweilige Dokument anzuzeigen. Die dazu erforderlichen HTML-Befehle stehen im Text und beschreiben, wie dieser Text formatiert dargestellt werden soll.

Abbildung 32.2: Menü der WebSymbolleiste

XML (eXtensible Markup Language) wird wohl die Zukunft ähnlich verändern wie damals HTML. Beide sind vom W3C verabschiedet und damit eine Art Norm fürs Internet. XML ist keine Sprache, sondern der Grundstein für Erweiterbarkeit. Das eigentlich Neue an XML ist, dass damit Daten transportiert werden können. Ermöglicht wird dies durch die Umnutzung der Meta-Tags in Formatierungstags. Mit HTML geht es darum, wie die Information im Browser dargestellt wird, während XML die Aufgabe hat, herauszufinden, welche Information zur Verfügung steht.

32.2 Excel 2002 bietet Web-Musteranfragen

Der Datenabruf mit WebQueries

Webquellen können die typischen Seiten aus dem firmeninternen Intranet oder aus dem Internet sein, im letztgenannten Fall werden das meist Daten aus dem World Wide Web (WWW) sein, dem viel benutzten grafischen Teil des Internets. Sie können Abfragen aufbauen und benutzen, um im World Wide Web verfügbare Daten abzurufen. Mit Excel 2002 werden mehrere Web-Musterabfragen angeboten, die sofort gestartet werden können. Excel 2002 wird mit einer Web-Symbolleiste geliefert. Mit dieser Symbolleiste können Sie durch Hyperlinks gekoppelte Excel- und Office-Dateien durchsuchen. Die Symbolleiste kann außerdem für die Zusammenarbeit mit dem Webbrowser verwendet werden und ist eine Zugriffsmöglichkeit auf die Start- und die Suchseite. Sie können auch Daten von FTP- oder Gopher-Sites abrufen. Gopher ist ein Browser-Tool, entwickelt von der Universität von Minnesota, zur benutzerfreundlichen Suche und Übertragung von Informationen durch das Internet. Wegen des WWWs hat Gopher heute keine große Bedeutung mehr. Durch

560

Office XP Kompendium

Der Datenabruf mit WebQueries

Kapitel 32

das File Transfer Protocol (FTP) werden im Internet Dateien von einem Computer zu einem anderen übertragen. Daten aus einer Webquelle abrufen Damit Sie Daten von einer Seite im World Wide Web abrufen können, müssen Sie einen Zugang per Modem am oder im Computer oder über ein Netzwerk haben. Außerdem benötigen Sie einen Internet-Anschluss bei einem Provider und auf Ihrem PC die übliche Software. Das ist ein Browser, eine Benutzeroberfläche für das World Wide Web. Die Hauptvertreter sind zur Zeit der Netscape Navigator und der Internet Explorer von Microsoft. Browser können mit Gopher-, Mail- und Newsprotokollen umgehen und auch als Client dieser Anwendungen benutzt werden. Alternativ realisieren Sie eine Verbindung über das Intranet des Unternehmens. Abbildung 32.3: Datenquelle in Excel auswählen

Der Zugriff auf Daten aus Internet-Bereichen ist mit wenigen Handgriffen möglich.

Daten aus einer Datenquelle auswählen

Für das Abrufen von Daten mit einer bestehenden Abfrage aus einer Webquelle gehen Sie so vor: Wählen Sie DATEN/EXTERNE DATEN IMPORTIEREN und klicken Sie auf dieStep Option DATEN IMPORTIEREN. ICON:

1.

2.

Klicken Sie die Web-Abfrage an, die Sie starten wollen. Eine WebAbfrage ist eine Datei mit der Erweiterung iqy. Beispiele für WebAbfragen finden Sie in einem speziellen Ordner (etwa C:/WINDOWS/ ANWENDUNGSDATEN/MICROSOFT/ABFRAGEN).

3.

Beginnen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche ÖFFNEN. Daraufhin wird das Dialogfeld DATEN IMPORTIEREN angezeigt.

Office XP Kompendium

561

Kapitel 32

Excel und Internet 4.

Sie müssen festlegen, wo und wie die Informationen der Webseite an Excel zurückgegeben werden. Wählen Sie die Option EIGENSCHAFTEN, wenn Sie zu Aktualisierung und Formatierung der Daten noch Vorgaben machen wollen.

5.

Markieren Sie die Zelle der Tabelle, von der ab der externe Datenbereich nach rechts unten eingefügt werden soll.

6.

Bestätigen Sie mit OK. Im eingangs genannten Dialogfeld sollten Sie noch alternativ einstellen, ob der externe Datenbereich in eine neue Arbeitsmappe eingefügt werden soll. Wählen Sie in diesem Fall das Optionsfeld NEUES BLATT, dann OK.

Abbildung 32.4: Eingefügte Daten aus dem Web

Falls erforderlich, müssen Sie Parameter für die Abfrage eingeben. Dialogfelder fordern Sie in einem solchen Fall zur Eingabe auf. Excel führt anschließend die Abfrage aus. Sie erkennen diesen Arbeitsgang an dem rotierenden Symbol in der Statusleiste. Abfragen bearbeiten

562

Für eine Abfrage können Sie DATEN/EXTERNE DATEN IMPORTIEREN/ ABFRAGE BEARBEITEN wählen und durch die Wahl von Optionsfeldern einstellen, ob die gesamte Seite, nur Tabellen oder nur bestimmte Tabellen durch die Abfrage geladen werden sollen. Dazu nutzen Sie das Dialogfeld ABFRAGE BEARBEITEN. Diese Punkte müssen Sie beachten:

Office XP Kompendium

Excel-Daten aus dem Internet öffnen

Kapitel 32

Angabe der Adresse: Kontrollieren Sie den Zugriff auf die Webseite anhand des hier eingetragenen URL. Über die Schaltfläche OPTIONEN gelangen Sie zu den Web-Abfrageoptionen: –

Optionsfeld FORMATIERUNG: Stellen Sie das gewünschte Anzeigeformat ein: KEINE, NUR RICH-TEXT-FORMATIERUNG oder VOLLE HTML-FORMATIERUNG.

–

Optionsfeld VORFORMATIERTE TEXTIMPORTEINSTELLUNGEN FÜR »

«-BEREICHE: Einstellungen zur Übernahme von Texten aus Webseiten.



–



Optionsfeld WEITERE IMPORTEINSTELLUNGEN: Hier können Sie die Datumserkennung deaktivieren bzw. eine automatische Umleitung auf eine andere Webseite verhindern.



Wenn Sie auf einer Webseite Tabellen oder andere formatierte Teile suchen, müssen Sie Ihren Browser so einstellen, dass der HTML-Code angezeigt wird (z.B. rechte Maustaste und im Kontextmenü die Option QUELLTEXT ANZEIGEN). Hier finden Sie auch Namen, gibt es keine, müssen Sie ICON: Tipp verwenden. Tabellen beginnen mit  und enden mit Nummern . Andere Vorformatierungen beginnen mit 
 und enden mit 
. Mit der Schaltfläche ABFRAGE SPEICHERN legen Sie eine Datei mit der Erweiterung IQY an, also getrennt von Ihrer Arbeitsmappe. Das Speichern einer Abfrage ist sinnvoll, wenn Sie diese von anderen Arbeitsmappen aus nutzen oder anderen Mitarbeitern zur Verfügung stellen wollen. Speichern Sie nur die Arbeitsmappe, müssen Sie die Abfrage wieder von hier aus starten.



32.3



Excel-Daten aus dem Internet öffnen



Wollen Sie eine Arbeitsmappe auf einem Internet- oder Intranet-Server öffnen, müssen Sie nur den Zugang klären.



Internet-Zugang klären



Setzen Sie Excel für diese Arbeit ein: 1.



Wählen Sie DATEI/ÖFFNEN.



2.



Klicken Sie die Schaltfläche NETZWERKUMGEBUNG an.



ICON: Step



3.



Tragen Sie im Textfeld DATEINAME die Adresse einer Arbeitsmappe ein. Sie könnte beispielsweise http://www/server/test.xls heißen; drücken Sie (¢) zum Laden.



Office XP Kompendium



563



 Kapitel 32



Excel und Internet Wenn Sie im Textfeld DATEINAME keinen Namen für eine Arbeitsmappe angeben, wird das auf der jeweiligen Seite voreingestellte Dokument geladen. Sie können mit dieser Technik auch eine Seite auf einem FTP-Server öffnen. Besonders schnell können Sie eine Arbeitsmappe laden, wenn Sie die Symbolleiste WEB aktiviert haben. Wählen Sie die Adresse aus der Liste im Textfeld ADRESSE oder tragen Sie sie hier ein und drücken (¢).



ICON: Tipp



Abbildung 32.5: Eigenschaften prüfen



32.4



Excel-Daten im World Wide Web veröffentlichen



Fallen bei Ihnen Excel-Daten an, können Sie diese als Excel-Datei weitergeben. Ohne Bedeutung ist es dabei, welches Transportmittel Sie benutzen. Sie können Excel-Tabellen jedoch schneller und breitenwirksamer sowohl im Intranet des Unternehmens als auch im World Wide Web veröffentlichen. Abbildung 32.6: Speicherformate in Excel



Zum Veröffentlichen können Sie eine auf HTML basierende Webseite aus den Tabellendaten und -diagrammen zusammenstellen. Um in diesem Format zu speichern, gibt es im Menü DATEI eine originäre Option, den Dateityp WEBSEITE. Excel 2002 unterstützt XML



564



Neu in Excel 2002 ist die Unterstützung des Dateiformats XML. Damit können Sie Ihre Tabellen im Internet so ablegen, dass Anwender mit



Office XP Kompendium



 Excel-Daten im World Wide Web veröffentlichen



Kapitel 32



unterschiedlichen Applikationen darauf zugreifen können. Der Trick dabei besteht darin, dass das Excel-Format in ein spezielles Textformat umgewandelt wird. Sie müssen nur einmal entwickeln und können Material aus Tabellen und Diagrammen in bereits vorhandene Webseiten einbauen. Um von Anwendern, die eine publizierte Webseite nutzen, Antworten zu bekommen, lässt sich in Excel ein Formular zum Abrufen der Informationen anlegen und in die Webseite einfügen. Das Formular können Sie frei gestalten und dabei alle in Excel üblichen Methoden verwenden. Sie können eine Arbeitsmappe oder einen Teil von ihr speichern. Wenn Sie anderen Daten zur Verfügung stellen, kann das statisch oder in interaktiver Form geschehen. In letzterem Fall können andere Anwender von Office XP die Daten bearbeiten. Die einfachste Möglichkeit, Excel-Daten weiterzugeben, ist der Klick auf die Schaltfläche E-MAIL in der Symbolleiste STANDARD. Um Excel-Daten aber für das World Wide Web zu veröffentlichen, sind wenig mehr Arbeitsgänge erforderlich.



Excel-Daten per E-Mail versenden



So müssen Sie vorgehen: 1.



Entwickeln Sie eine Arbeitsmappe. Löschen Sie alle Tabellen, die Sie für die Veröffentlichung nicht benötigen.



ICON: Step Sie DATEI/SPEICHERN UNTER bei Angabe des Dateityps WEBS2. Wählen EITE.



3.



Aktivieren Sie die Schaltfläche VERÖFFENTLICHEN.



4.



Öffnen Sie die Liste WÄHLEN, um festzulegen, was veröffentlicht werden soll.



5.



Klicken Sie auf das Kontrollkästchen INTERAKTIVITÄT HINZUFÜGEN für die Zeile ARBEITSMAPPENFUNKTIONALITÄT.



MIT



6.



Wenn noch kein Titel vergeben ist, klicken Sie die Schaltfläche ÄNDERN an und geben einen Text in die Zeile des Dialogfelds TITEL ein.



7.



Benutzen Sie die Schaltfläche DURCHSUCHEN, um den Speicherort für das Arbeitsblatt zu bestimmen.



8.



Mit dem Kontrollkästchen VERÖFFENTLICHTE WEBSEITE IM BROWSER können Sie die Seite vor dem Veröffentlichen betrachten.



ÖFFNEN



9.



Abschließend klicken Sie auf die Schaltfläche VERÖFFENTLICHEN. Der Browser wird gestartet und Ihre neue Seite angezeigt.



Office XP Kompendium



565



 Kapitel 32



Excel und Internet



Abbildung 32.7: Veröffentlichen einer Webseite



Excel 2002 erstellt Unterordner



Excel 2002 erstellt bei der Verwendung der Option SPEICHERN UNTER als WEBSEITE im eingestellten Ordner automatisch einen Unterordner. Der Ordner erhält den Namen, der beim Speichern für die Datei eingegeben wurde. In diesem neuen Ordner speichert Excel 2002 alle im Zusammenhang mit der Webseite angelegten Daten. Das sind typischerweise Bilder, die in eigenen Bilddateien abgelegt werden. Sie dürfen diesen Ordner nicht im Explorer verschieben. Ein Neuspeichern an anderem Ort führt allerdings dazu, dass Excel 2002 die gewünschte Änderung bemerkt und einen neuen Ordner anlegt.



Speichern von Farben und



Wenn Sie eine Datei als Webseite speichern, werden auch Farben und Formatierungen, die im Internet nicht angezeigt werden, mit der Datei gespeichert. Sie stehen immer dann zur Verfügung, wenn Sie die Datei mit einer Office-Anwendung laden. Hier können Sie die Farben und Formatierungen sehen und ändern, die im Browser nicht angezeigt werden.



Formatierungen



Sie müssen nicht sofort alle Entscheidungen treffen, sondern können weiteren Text oder Bilder auch später einer Webseite zufügen oder die Inhalte der Seite neu anordnen. Anwender müssen nicht unbedingt Excel auf ihrem Computer installiert haben, wenn sie auf Ihre Daten im Internet zugreifen wollen. Sie müssen nur einen Browser haben, wenn sie auf die Daten zugreifen oder auch interagieren wollen. Einzige Bedingung für den beschriebenen Umgang mit den Daten ist der Einsatz von Microsoft Office Standard, Professional, oder der Premier Edition und dem Microsoft Internet Explorer 5 oder neuer. Da der aktuelle Internet Explorer im Office-Paket enthalten ist, dürfte diese Voraussetzung leicht umzusetzen sein.



566



Office XP Kompendium



 Diagramm in Webseite verwenden Die Bilddateien und zugehörige Daten für Webseiten werden automatisch in den Formaten GIF, JPEG, PNG bzw. mit der Vector Markup Language (VML) gesichert. Um die Grafiken geöffneter Webseiten zu bearbeiten, reicht ein Doppelklick auf das jeweilige Bild. Das gilt auch, wenn eine Webseite mit einem Office-Programm geladen werden soll.



Kapitel 32 Bilddateien öffnen



Es gibt Formatierungen und Merkmale von Daten, die bei Dateiumwandlungen nicht übertragen werden. Mit dem Dateiformat einer Excel-Arbeitsmappe werden alle Daten aus Tabellen und Diagrammen, deren Formatierung und in die Mappe aufgenommene Makros und andere Merkmale gespeichert. Wird die Arbeitsmappe in einem anderen Dateiformat gesichert, können Daten, Formatierung und weitere Merkmale verloren gehen. Wenn Sie Tabellendaten nicht in das HTML-Format übertragen, müssen Sie für Anwender, die ohne Excel arbeiten, einen Viewer bereitstellen. Mit dem Viewer können Benutzer Arbeitsmappen öffnen und ansehen, jedoch nicht speichern, die Mappen aber direkt aus einem Office-kompatiblen Webbrowser heraus öffnen. Besitzen Sie keinen Viewer, können Sie das Programm von der Website www.microsoft.de laden. Auf der Office-Seite finden Sie viele weitere Hilfen und kostenlose Software, die Sie mit einem Browser holen müssen. Sehen Sie bitte auch auf der beigefügten CD nach. Weitgehend sind nützliche Hilfen dort bereits bereitgestellt.



Besorgen Sie sich einen Viewer



Ihre mit Excel angefertigten und als Webseite im Internet gespeicherten Daten können Sie auch mit Anwendungen wie Access oder FrontPage laden und bearbeiten.



32.5



Diagramm in Webseite verwenden



Mit Excels Diagramm-Assistenten ist das Formatieren und Bearbeiten von Diagrammen so einfach geworden, dass immer häufiger Zahlen mit seiner Hilfe in Bilder umgesetzt werden. Der Assistent hilft auch dabei, das Diagramm richtig zu gestalten und für eine Veröffentlichung vorzubereiten. Das Diagramm können Sie auf einer Webseite veröffentlichen. Dabei können Sie den Zugriff von Nutzern auf das Diagramm zulassen oder nur die Ansicht erlauben.



Excels DiagrammAssistent



Um eine Webseite aus einem Diagramm zu entwickeln, sind folgende Arbeiten notwendig: 1.



Aktivieren Sie ein Diagramm oder markieren Sie ein eingefügtes Diagramm, ICON: Step das Sie in einer Webseite veröffentlichen wollen. 2.



Wählen Sie DATEI und die Option für eine Webseite. Das Dialogfeld SPEICHERN UNTER wird eingeblendet. Stellen Sie den Dateityp WEBSEITE ein. Alternativ dazu können Sie auch DATEI/ALS WEBSEITE SPEICHERN wählen.



Office XP Kompendium



567



 Kapitel 32



Excel und Internet 3.



Mit den Optionsfeldern GESAMTE ARBEITSMAPPE oder AUSWAHL: DIAmüssen Sie den Umfang der Daten zum Speichern als Webseite bestimmen. Markieren Sie das Optionsfeld AUSWAHL: DIAGRAMM, können Sie das Kontrollkästchen INTERAKTIVITÄT HINZUFÜGEN aktivieren und den fremden Zugriff erlauben. GRAMM



4.



Wenn Sie der zu veröffentlichenden Wahl noch einen Namen geben wollen, verwenden Sie die Schaltfläche TITEL ÄNDERN.



5.



Mit einem Klick auf die Schaltfläche VERÖFFENTLICHEN gelangen Sie zum Dialogfeld ALS WEBSEITE VERÖFFENTLICHEN. Aktivieren Sie hier die Schaltfläche DURCHSUCHEN, um als Zielort für das Speichern ein Laufwerk, einen Ordner oder einen Web- oder FTP-Server anzugeben.



6.



Mit einem Klick auf die Schaltfläche VERÖFFENTLICHEN schließen Sie die Arbeit ab. Das neue HTML-Dokument wird eigenständig am angegebenen Standort abgelegt. Die eigentliche Arbeitsmappe bleibt.



Abbildung 32.8: Diagramm speichern



INTERAKTIVITÄT HINZUFÜGEN



Haben Sie INTERAKTIVITÄT HINZUFÜGEN aktiviert, werden verbundene Daten mit dem Diagramm angezeigt. Speichern Sie als Webseite, werden nicht alle Formate und Features beibehalten. Sie können in Excel die HTML-Datei nicht öffnen oder ändern, ohne Einstellungen zu verlieren. Um solches zu verhindern, bearbeiten Sie eine Webseite mit FrontPage. Als Hilfe für den Umgang mit HTML-Daten wird ein Add-In verwendet. Wird HTML-Add-In nicht angezeigt, wurde das Add-In noch nicht installiert. Auf die eigentliche Speichern-Funktion hat das keinen direkten Einfluss. Mit Diagrammen lassen sich die neuen GIF- und JPEG-Grafikkonvertierungsprogramme verwenden. Sie nutzen sie, um Grafiken im Internet-For-



568



Office XP Kompendium



 Mit Hyperlinks und URLs arbeiten



Kapitel 32



mat in Excel-Tabellenblätter einzufügen. Die älteren Formate wie z.B. BMP können nicht benutzt werden. Um Voreinstellungen wie Grafikformate zu aktivieren, verwenden Sie für Ihre Webseiten die Optionen.



Voreinstellungen für Grafikformate



Gehen Sie so vor: 1.



Laden Sie Ihre vorbereitete Webseite.



2.



Aktivieren Sie EXTRAS/OPTIONEN/ALLGEMEIN. Klicken Sie auf die



ICON: Step Schaltfläche WEBOPTIONEN.



3.



Stellen Sie in den Registern ALLGEMEIN und BILDER ein, wie Grafiken behandelt werden sollen. Abbildung 32.9: Weboptionen



32.6



Mit Hyperlinks und URLs arbeiten



Blau unterstrichener Text in einem Dokument symbolisiert einen Hyperlink. Ein Hyperlink ist das Ziel für einen Mausklick. Er bewirkt das Aktivieren einer vorher angelegten Verknüpfung. Sie können so mit einem Mausklick im Arbeitsblatt zu einer Adresse im Intranet oder Internet springen. Die gleiche Technik wird auch verwendet, um zu einer anderen Datei auf dem gleichen Computer oder im betriebsinternen Netzwerk zu wechseln.



32.6.1



Was ist ein Hyperlink?



Einen Hyperlink anlegen



Ein Hyperlink ähnelt einer normalen Excel-Funktion. Ist sie im Arbeitsblatt angeordnet, wirkt sie auf zwei Ebenen. Auf der Oberfläche ist meist ein Wert oder auch eine Zeichenkette zu sehen. Auf der zweiten Ebene, im Normalfall unsichtbar, liegt hinter der Zelle eine Funktion, die Zahlen oder Text auf der Oberfläche der Zelle auf irgendeine Weise handhabt – beispielsweise mit Zahlen rechnet oder Text verkettet. Office XP Kompendium



569



 Kapitel 32



Excel und Internet Arbeiten Sie mit einem Hyperlink, sind die Situation und die Wirkung ähnlich. Der Hyperlink könnte eine Funktion benutzen, die bei einer bestimmten Eingabe oder dem Ergebnis einer Berechnung einen Sprung zu einer Adresse im Internet auslöst. Häufiger wird der Fall sein, dass Sie Text in einer Zelle als Link organisieren. Den gleichen Zweck erfüllt auch eine Grafik. Auch sie kann von Ihnen als Hyperlink in ein Arbeitsblatt eingebaut werden.



Abbildung 32.10: Hyperlink definieren



Zieladresse bereitlegen



Um aus dem Text in einer Zelle einen Hyperlink anzulegen, müssen Sie die Zieladresse kennen, vielleicht in der Zwischenablage bereithalten. Dann sind folgende Arbeiten notwendig:



ICON: Step



1.



Tragen Sie in einer Zelle des Arbeitsblattes einen Text für den Hyperlink ein, wenn dieser noch nicht vorhanden ist.



2.



Klicken Sie eine Zelle an oder markieren Sie die Zellen, die Text enthalten, der auf einen Link hinweist.



3.



Aktivieren Sie mit einem Klick auf das Icon in der Mitte der Symbolleiste HYPERLINK EINFÜGEN. Im Kontextmenü der rechten Maustaste finden Sie auch eine Option HYPERLINK.



4.



Im Textfeld DATEITYP ODER WEBSEITE tragen Sie eine Verknüpfung zu einer Datei oder einem URL ein. Benutzen Sie die Schaltflächen DATEI oder WEBSEITE. Besonders einfach ist das Einfügen, wenn die passende Adresse in der Liste steht; ein Mausklick reicht, die Adresse der Zieldatei für den Hyperlink einzufügen.



Um den Hyperlink leicht zu lenken, beachten Sie auch die Schaltflächen AKTUELLES DOKUMENT, NEUES DOKUMENT und E-MAIL-ADRESSE im Dialogfeld HYPERLINK EINFÜGEN. So können Sie einen Blattnamen, einen Zelloder Bereichsbezug oder einen festgelegten Namen leicht wählen. Eine Textmarke werden Sie z.B. für eine Word-Datei verwenden, bei einer PowerPoint-Datei ist die Nummer einer Folie sinnvoll. 570



Office XP Kompendium



 Mit Hyperlinks und URLs arbeiten



Kapitel 32



Alternativ können Sie einen Hyperlink anlegen, wenn Sie Daten in der ZielArbeitsmappe markieren, die rechte Maustaste gedrückt halten und die Informationen zu der Tabellenzelle ziehen, in der der Text für den Hyperlink steht. Benutzen Sie nach dem Lösen der Maustaste im Kontextmenü die ICON: Tipp Option HYPERLINK HIER ERSTELLEN. Sie können sowohl einen absoluten als auch einen relativen Pfad für Hyperlinks benutzen. Das relative Management ist die Voreinstellung. Damit wird jedes Verschieben leicht, da eine automatische Anpassung erfolgt.



Absolute und relative Pfade



Ein Hyperlink ist relativ, wenn die Pfadangabe zur Webseite beispielsweise http://Server/Dokument.htm heißt und die Seite einen Hyperlink zu einem Bild GRAFIK.GIF hat. Wenn ein Hyperlink zu einem freigegebenen Netzwerkverzeichnis immer dieselbe Adresse verwenden soll, ist er absolut organisiert, wenn der Hyperlink auf Ihrer Webseite beispielsweise http://Server heißt und die Seite einen Hyperlink zu einer Adresse wie http://www.Beispiel.microsoft.com statt einer Datei enthält. Ein solcher Hyperlink kann nicht zu einem relativen Hyperlink konvertiert werden. Um den Text oder die Grafik eines Hyperlinks zu ändern, müssen Sie so vorgehen: 1.



Markieren Sie eine oder mehrere Zellen oder ein Bild, die für einen Hyperlink stehen. Damit der Hyperlink durch einen Klick nicht startet, ICON: Step klicken Sie neben die Zelle mit einem Hyperlink und benutzen die Cursortasten zum Markieren. Im Fall einer Grafik halten Sie beim Anklicken (Strg) gedrückt. Ist der Text einer Grafik zugefügt, doppelklicken Sie. 2.



Nutzen Sie zum Bearbeiten die Schaltflächen der Symbolleisten ZEICHFORMULAR usw.



Hyperlink ändern



NEN,



Für generelle Änderungen wählen Sie FORMAT/FORMATVORLAGE und aktivieren in der Liste FORMATVORLAGENNAME die Zeile HYPERLINK. Ordnen Sie Optionen zu und schließen Sie das Dialogfeld.



32.6.2



URLs in eigenen Formeln verwenden



Der jeweilige Netzcomputer selbst hat eine schwer zu merkende Adresse aus Nummern, die von einem speziellen Namenscomputer verwaltet und übersetzt werden. In der praktischen Arbeit haben Sie es mit URLs zu tun, den Dokumentadressen. Eine Dokumentadresse heißt in der Terminologie des World Wide Webs »Universal Resource Locator«. Das ist in der Regel die Zugriffsmöglichkeit und die Domain-Adresse des Computers, der ein Doku-



Office XP Kompendium



571



 Kapitel 32



Excel und Internet ment bereithält. Zusätzlich ist es möglich, den Dokumentennamen selber anzufügen. Viele Internet-Clients haben Bookmark-Funktionen zum Speichern dieser oft etwas unhandlichen Adressen (Favoriten).



Formeln mit URLAdresse



Sie können mit Excel eine Vielzahl verschiedener Formeln benutzen. Das können Formeln zur Durchführung von arithmetischen Operationen sein, aber auch Formeln, die komplexe Modelle analysieren. Dabei können URLAdressen mit Excel genauso wie andere Dateinamen und Netzwerkadressen in Formeln eingesetzt werden. Um eine Formel mit URL-Adresse einzugeben, gehen Sie so vor: 1.



Aktivieren Sie die Zelle, in die Sie die Formel eintragen wollen.



2.



Beginnen Sie mit der Eingabe eines Gleichheitszeichens [=]. Excel fügt ein Gleichheitszeichen ein, wenn Sie die Schaltfläche FORMELN BEARBEITEN oder FUNKTIONS-ASSISTENT anklicken.



3.



Tragen Sie die Formel ein. URL-Adressen können in der Formel angegeben werden wie andere Dateinamen und Netzwerkadressen. Die Adresse http://www.microsoft.com/germany/ ist ein Beispiel für einen World-Wide-Web-URL. Sie zeigt die Adresse der Homepage von Microsoft.



4.



Drücken Sie zum Abschluss auf (¢).



ICON: Step



URL-Code



Wenn Sie Daten an einen Webserver geben, wird der URL-Code benötigt. Das bedeutet, alle Nicht-URL-Zeichen müssen durch solche ersetzt werden, die in einer URL-Adresse akzeptiert werden. Excel erledigt das automatisch. Zum Beispiel werden Leerzeichen zwischen URL-Zeichen nicht unterstützt. Für eine IGY-Datei gilt: Klein-/Großbuchstaben von A bis Z, die Zahlen von 0 bis 9, Bindestrich (-), Punkt (.) und der Unterstrich (_) sind erlaubte URL-Zeichen. Leerzeichen müssen Sie in ein Pluszeichen ändern [+]. Für alle anderen Zeichen müssen Sie die hexadezimale Angabe ihres ASCII-Werts und davor ein Prozentzeichen [%] verwenden.



URLs bei Netzwerk- und Internet-Adressen



URLs benötigen Sie auch bei Netzwerk- und Internet-Adressen für Hyperlinks. Um ein Ziel für einen Hyperlink anzugeben, können Sie diese Adresstypen und -formate benutzen: Ein URL für einen Hyperlink zu einer anderen Excel-Arbeitsmappe könnte z.B. http://www.firma.com/excelseite.xls heißen. Für Zieldateien auf Servern in einem betriebsinternen Intranet oder dem Internet können Sie URL-Adressen (Uniform Resource Locator) nutzen. URLs für World Wide Webserver beginnen mit http:/. World



572



Office XP Kompendium



 Beispiele zur Automatisierung



Kapitel 32



Wide Webserver verwenden HTTP, das Hypertext Transfer Protocol, ein im Hintergrund wirkendes Internet-Protokoll, zur Übertragung von Informationen. Sind URLs für FTP-Server bestimmt, beginnen sie mit dem Kürzel ftp:// für File Transfer Protocol. FTP-Server im Internet nutzen spezielle FTP-Adressen. Ein Hyperlink könnte z.B. diese Adresse aufweisen: ftp://ftp.server.xstadt/ftp.datei. Für Zieldateien auf Servern in einem Netzwerk sind UNC-Adressen (Universal Naming Convention) erlaubt. Diese Adressen beginnen mit zwei Backslashs [\][\] (zwei umgekehrten Schrägstrichen) und enthalten den Servernamen, den Namen des freigegebenen Laufwerkes und den Pfad der Datei. Da in Excel 2002 das Speichern mit einem URL erlaubt ist, können Arbeitsmappen auf FTP-Servern gespeichert, aber auch auf HTTP- oder FTP-Servern geöffnet werden. Durch die Erweiterung der Dateitypen ist es möglich, HTML-Dateien in Excel zu öffnen.



32.7



Beispiele zur Automatisierung



Über die Wahl DATEN/EXTERNE DATEN IMPORTIEREN/DATEN IMPORTIEREN starten Sie jederzeit vorbereitete Abfragen. Einzige Voraussetzung für eine Abfrage ohne weitere Vorbereitungsarbeit ist, dass Sie auf eine WebAbfrage zugreifen können. Das bedeutet, dass Sie eine Web-Abfrage einmal anlegen und sie immer wieder benutzen können. Da eine Web-Abfrage eine Datei mit der Erweiterung IGY ist, bedeutet das nur die Vorbereitung von Abfragedateien. Solche Dateien für Web-Abfragen finden Sie beispielsweise im Ordner WINDOWS/ANWENDUNGSDATEN/MICROSOFT/ABFRAGEN. Der genaue Name hängt von Ihrer Plattenorganisation ab. Suchen Sie nach Dateien mit der Erweiterung IGY, wenn Sie noch keine Übersicht haben (andere mögliche Formate werden im Textfeld Dateityp angegeben). Nutzen Sie START/ SUCHEN.



Datei-Erweiterung IGY



Häufig werden Sie von Excel eine Verbindung zu Microsoft im Web herstellen wollen. Dafür besitzt Excel bereits schnelle Zugriffsmöglichkeiten, so dass Sie keine eigenen Vorbereitungen treffen müssen. Um Informationen über die Hilfefunktion hinaus im Internet nutzen zu können, müssen Sie so vorgehen: 1.



Stellen Sie eine Verbindung zwischen Ihrem PC und dem Netz her. Der Microsoft-Browser (Explorer) oder der von Netscape (Navigator/ComICON: Step municator) sollte aktiv sein. Da Sie wahrscheinlich bereits MS Windows (DFÜ) für die Netzverbindung nutzen, erfolgt ein problemloses



Office XP Kompendium



573



 Kapitel 32



Excel und Internet Anbinden der Anwendungen wie Excel unmittelbar. Einen Browser vor der Netzanbindung zu aktivieren, ist immer empfehlenswert. Zwar fällt der Effekt etwa bei einer ISDN-Verbindung nicht sehr ins Gewicht, doch bei der Verwendung eines Modems und einer Fernverbindung ist das dringend zu empfehlen. Durch die Vorbereitung fallen für die Zeit eines Browseraufbaus keine Gebühren mehr an.



Abbildung 32.11: Hilfe aus dem Netz verlangen



Internet-Verbindung im Hilfemenü



2.



Aktivieren Sie im Hilfe-Menü ? die Option OFFICE IM WEB. Wenn Sie noch keine Internet-Verbindung eingerichtet haben, wird jetzt der für den Verbindungsaufbau zuständige Assistent gestartet. Besteht eine Verbindungsmöglichkeit, wird der Browser gestartet, je nach Organisation müssen Sie ein Kennwort angeben.



3.



Die für die weitere Beratung nützliche Microsoft-Seite wird eingeblendet und Sie nutzen den Browser wie gewöhnlich. Die Update-Seite bietet Ihnen den jeweils neuesten Stand an Informationen, Downloads, Zugriff auf Newsgroups und andere Hilfen.



Wenn der beschriebene Zugang nicht verwendet werden kann, wird das im Wesentlichen Ursachen haben, die aus einer fehlerhaften Verbindung resultieren. Testen Sie die vorhandenen Einstellungen anhand der nachfolgend zusammengestellten Liste: Prüfen Sie, ob der benutzte PC über einen Zugang zum Internet verfügt. Der Zugang kann über das unternehmensinterne Intranet oder über ein Modem bzw. eine ISDN-Karte hergestellt werden. Wenn Sie einen fremden Zugang benutzen, müssen Sie einen Systemoperator oder Mitarbeiter mit ähnlichen Aufgaben auffinden. Prüfen Sie erst den Fremdbereich, bevor Sie die eige-nen Systemeinstellungen verändern. Tun Sie das, führen Sie unbedingt Buch, wenn Sie nicht ganz sicher sind. Ist die Verbindung des Internet-Anschlusses über einen Internet-Provider organisiert? Im Prinzip gilt Gleiches wie im Abschnitt zuvor erwähnt. Provider wie die Telekom oder CompuServe besitzen für Erläuterungen meist 0130er-Nummern. Bei der Telekom ist oft eine Verbindung mit den Technikern in Ulm sehr hilfreich. Aktuelle Nummern erfahren Sie über die jeweilige Auskunft.



574



Office XP Kompendium



 Beispiele zur Automatisierung Kontrollieren Sie, ob das Modem funktioniert. Wenn Sie START/EINSTELLUNGEN/SYSTEMSTEUERUNG wählen, können Sie die Symbole SYSTEM und MODEM anklicken. In beiden kontrollieren Sie im Dialogfenster die EIGENSCHAFTEN.



Kapitel 32 Zugang herstellen



Laden Sie mit START/EINSTELLUNGEN/SYSTEMSTEUERUNG ein Fenster und doppelklicken Sie auf das Symbol INTERNET. Prüfen Sie, ob die Internet-Einstellungen richtig sind. Vergleichen Sie dazu die ModemEinstellungen. Wenn Sie eine ISDN-Verbindung benutzen, prüfen Sie mit START/PROGRAMME/ZUBEHÖR/KOMMUNIKATION, ob Sie Zugang zu einem Assistenten für die Internet-Verbindung haben. ISDN-Karten benutzen oft die Schnittstelle COM3. In Ausnahmefällen ist die gewählte World-Wide-Website gerade nicht zugänglich. Klicken Sie auf das Symbol STOP und versuchen Sie, die Verbindung zu einem anderen Zeitpunkt neu herzustellen. Falls Sie mit dem unternehmensinternen Intranet arbeiten, können Sie z.B. mit der Microsoft-Office-Homepage Informationen über eine Web-Indexerstellungs-Suchseite finden, mit der Sie sich die Arbeit mit Webseiten leichter machen können. Auch können Sie Internet-Seiten finden und dorthin wechseln. Office und seine Programme besitzen eine solche Suchseite, mit der Sie Dateien im Intranet suchen können.



Internet-Seiten finden



Abbildung 32.12: MS-OfficeHomepage



Office XP Kompendium



575



 Kapitel 32



Excel und Internet Die Indexerstellung für die Websuchseite nutzt die in Windows üblichen Dateieigenschaften. Manche Suchseiten können nach Thema oder Stichwort suchen. Mit anderen sehen Sie eine Liste von Hyperlinks zu Dateien oder Internet-Seiten. Eine Suchseite besteht aus einer Office-Datei. Wollen Sie die Seite ansehen, müssen Sie das Office-Programm besitzen, mit dem die Datei angelegt wurde, oder auf einen Viewer zurückgreifen können. Die Suchseite besteht aus einer Webseite im HTML-Format. Sie können sie mit einem Web-Browser anzeigen. Dazu aktivieren Sie die WEB-Symbolleiste und dort das Icon IM WEB SUCHEN. Um eine Suchseite zu bestimmen, gehen Sie so vor:



ICON: Step



1.



Aktivieren Sie in der WEB-Symbolleiste im Menü WECHSELN ZU die Option SUCHSEITE BESTIMMEN.



2.



In einem Dialogfeld wird die aktuelle Suchseite, eine XLS-Datei, angezeigt. Wählen Sie das weitere Vorgehen.



Mit OPTIONEN können Sie die Suchseite immer neu bestimmen oder eine Suchseite zur Startseite machen. Damit wird jedoch die ursprüngliche Einstellung übergangen. Das kann lästig werden, wenn Sie zunächst eine leere Seite als Startseite festgelegt haben. Änderungen sind aber jederzeit und ohne Aufwand möglich. Abbildung 32.13: Suchseite bestimmen



32.8



Internet-Meetings



In Zeiten der virtuellen Kommunikation wird es immer wichtiger, mit anderen Menschen über Datenleitungen Meinungen auszutauschen. Das gilt besonders in Firmen, für die Dienstreisen viel Zeit- und damit Kostenaufwand bedeuten. Microsoft NetMeeting ist eine mögliche Lösung des Problems. Mit dieser Technik sind virtuelle Treffen möglich. Es spielt dabei keine Rolle, ob ein Mitglied des jeweiligen Kreises am gleichen Ort, im gleichen Raum oder an ganz anderer Stelle, vielleicht gar in einem anderen Land ist. Hier wird es um den Einsatz des Office-Programms Excel 2002 gehen, mit dem ein NetMeeting organisiert wird. Sie können bei entspre576



Office XP Kompendium



 Internet-Meetings



Kapitel 32



chender Installation aber alternativ auch mit Windows und dem Internet Explorer NetMeeting nutzen. Mit NetMeeting können Sie Konferenzen im Internet oder innerhalb eines lokalen Netzwerks veranstalten. Sie können jede Person in einem Intranet oder im Internet bzw. mit einem Modem anrufen und mit Personen über das Medium Internet sprechen. Die Technik erlaubt es sogar, zusammen mit Mitarbeitern an anderen Orten innerhalb einer freigegebenen Anwendung zu arbeiten. Wenn Sie mit einem Office-Programm arbeiten, wird NetMeeting automatisch im Hintergrund bereitgestellt und stellt Ihnen seine Dienste zur Verfügung.



32.8.1



Mit NETMEETING Konferenzen anhalten



Ein Treffen mit NetMeeting organisieren



Microsoft NetMeeting ermöglicht Besprechungen, also die Zusammenarbeit mit anderen Menschen. Der Vorgang läuft über das Internet oder Intranet ab. Nutzen Sie für die Organisation Office, gehen Sie so vor: 1.



Öffnen Sie die Arbeitsmappe, deren Daten Sie mit anderen Mitarbeitern besprechen wollen.



ICON: Step 2. Beginnen Sie ein Online-Meeting mit der Wahl EXTRAS/ONLINEZUSAMMENARBEIT/MEETING ANSETZEN.



3.



Die im Dialogfeld MICROSOFT NETMEETING im Bereich TEILNEHMEReingeblendeten Daten entnimmt Excel dem System. Prüfen Sie die Einträge und ändern Sie, wenn notwendig, wie Sie erreicht werden können. Gefragt wird nach einem Servernamen. Wählen Sie aus der Liste aus oder tragen Sie einen Namen ein, den Ihnen vielleicht ein Systemoperator (Sysop) angegeben hat. INFORMATIONEN



Zum Abschluss Ihrer Angaben wird ein Dialogfeld zur Planung einer Besprechung eingeblendet, wie Sie es wahrscheinlich bereits aus Outlook kennen. Ein Hinweis erfolgt, dass es um die Organisation einer Onlinebesprechung geht und nicht, wie in Outlook üblich, Einladungen versandt wurden. Füllen Sie das Formular aus und senden Sie es. Geben Sie bei der folgenden Abfrage an, ob der Empfänger nur Text lesen oder auch Formatierungen verarbeiten kann. Das Formular findet sich anschließend im Posteingang des Adressaten. Ist das nicht so, kann Ihr System darauf ausgerichtet sein, gesendete Nachrichten erst im Postausgang abzulegen und erst nach Aufforderung zu senden. Für ein sofortiges Senden wählen Sie in Outlook das Kontrollkästchen NACHRICHTEN NACH VERBINDUNGSHERSTELLUNG SOFORT SENDEN (EXTRAS/OPTIONEN/E-MAIL-ÜBERTRAGUNG).



Office XP Kompendium



577



 Kapitel 32



Excel und Internet



Virtuelle Treffen organisieren



Abbildung 32.14: NetMeeting organisieren



32.8.2 Erinnerung an das Meeting erhalten



Verbindung im Meeting herstellen



Wenn Sie das Meeting auf die oben beschriebene Weise organisiert haben, werden Sie per Voreinstellung an das geplante Meeting erinnert. Sie können die Erinnerung zu einem bestimmten Zeitpunkt wiederholen lassen oder auch das Meeting starten. Das Dialogfeld ERINNERUNG mit Datum und Uhrzeit bietet Ihnen dafür eine Schaltfläche an.



Abbildung 32.15: Dialogfeld Erinnerung



578



Office XP Kompendium



 Internet-Meetings



Kapitel 32



Stellen Sie eine Verbindung her: Erhalten Sie mit Outlook eine Erinnerung, müssen Sie entweder NETMEETING STARTEN oder Sie wählen SCHLIESSEN bzw. ERNEUT ERINNERN ICON: Step oder NETMEETING STARTEN. 1.



2.



Mit der Schaltfläche ELEMENT ÖFFNEN können Sie das Besprechungsformular einblenden und bearbeiten.



Ist NetMeeting auf Ihrem Computer aktiv, können Sie eine Einladung zu einem Online-Meeting erhalten. Erhalten Sie eine solche Aufforderung, akzeptieren Sie im Dialogfeld BESPRECHUNG oder Sie wählen ABLEHNEN, um abzuwählen.



32.8.3



Zu einem NetMeeting eingeladen werden



Kontrolle der Arbeitsmappe im Online-Meeting



Der zum Meeting einladende Computer (Host) kontrolliert die benutzte Arbeitsmappe. Er erlaubt die Zusammenarbeit der Teilnehmer oder verhindert sie. Ist die Zusammenarbeit der Teilnehmer aktiviert, kann jeder Teilnehmer die Arbeitsmappe beeinflussen, die Kontrolle hat aber jeweils nur einer der Teilnehmer. Ist die Erlaubnis zur Zusammenarbeit abgeschaltet, können unterschiedliche User zugleich das Whiteboard nutzen. Kontrolle der Arbeitsmappe durch den Host Um die Zusammenarbeit zu ermöglichen, wählen Sie im Kontextmenü ANDEREN DAS BEARBEITEN ERMÖGLICHEN. Ist die Zusammenarbeit erlaubt, klicken Sie beliebig in die Arbeitsmappe, um die Kontrolle zurückzugeben. Liegt die Kontrolle der Arbeitsmappe bei Ihnen, wählen Sie ANDEREN BEARBEITEN ERMÖGLICHEN oder drücken Sie auf (Esc), wenn die Kontrolle nicht bei Ihnen liegt.



DAS



Als Teilnehmer des Meetings eine Arbeitsmappe kontrollieren Um erstmals die Kontrolle einer Arbeitsmappe zu übernehmen, doppelklicken Sie in einen freien Bereich der Arbeitsmappe. Später erhalten Sie jederzeit die Kontrolle, wenn Sie in den erwähnten freien Bereich klicken. Wer jeweils die Kontrolle hat, sehen Sie an den Initialen, die neben dem Mauspfeil angezeigt werden. Um mehr Kontrolle im Meeting zu erhalten, müssen Sie das NetMeetingProgramm zum Einstellen verwenden. Klicken Sie das NetMeeting-Symbol in der Taskbar an.



Office XP Kompendium



579



 Kapitel 32



Excel und Internet Die Symbolleiste ONLINEBESPRECHUNG kann nur vom Host aus benutzt werden.



Abbildung 32.16: Symbolleiste Onlinebesprechung



32.8.4



Im Online-Meeting das Whiteboard benutzen



Arbeiten Sie auf einem Host mit einer Office-Anwendung, können Sie das Whiteboard anzeigen. Damit andere Teilnehmer das Whiteboard anzeigen können, müssen Sie das NetMeeting-Symbol der Taskbar anklicken. 1.



Wählen Sie die Option WHITEBOARD ANZEIGEN, wird das Whiteboard eingeblendet.



2.



Teilnehmer können nun Kommentare schreiben oder in das Board schreiben.



ICON: Step



Abbildung 32.17: Das Whiteboard



Damit die Teilnehmer das Whiteboard gleichzeitig nutzen können, muss der Host die Option zur Zusammenarbeit abschalten. Wenn Sie eine Arbeitsmappe kontrollieren, wählen Sie in der Symbolleiste ONLINEBESPRECHUNG ANDEREN DAS BEARBEITEN ERMÖGLICHEN, haben Sie keine Kontrolle, drücken Sie (Esc).



580



Office XP Kompendium



 Internet-Meetings



32.8.5



Kapitel 32



Diskussionen in Excel



Um Diskussionen zu organisieren, müssen Sie das entsprechende Feature auf dem Server installieren. Ist es eingerichtet, können Sie oder andere Teilnehmer in einer Arbeitsmappe Bemerkungen hinterlassen. Dabei können Sie zugleich mit mehr als einem Teilnehmer diskutieren. Antworten werden jeweils direkt zu den Bemerkungen hinzugefügt.



Chat-Schaltfläche in Symbolleiste



Auf den Diskussionsseiten stehen Fragen und Antworten der Teilnehmer. Sie können die Beiträge ansehen und beliebig durch die Texte scrollen. Dabei sehen Sie die Inhalte und Hinweise auf die Personen, von denen die Bemerkungen stammen. Abbildung 32.18: Chat-Fenster



Und so geht’s: 1.



Aktivieren Sie die Arbeitsmappe, zu der Diskussionen bzw. Bemerkungen geplant sind.



ICON: Step Sie EXTRAS/ONLINEZUSAMMENARBEIT und die Option WEBDIS2. Wählen KUSSIONEN.



Die Symbolleiste DISKUSSIONEN wird eingeblendet.



3.



Wählen Sie in der Symbolleiste DISKUSSIONEN die Option DISKUSSIONEN UND OPTIONEN und klicken Sie auf HINZUFÜGEN.



4.



Geben Sie im Dialogfeld des Servers einen Namen (beliebig) und einen weiteren für die Diskussion an. Je nach Voreinstellung müssen Sie noch ein Kontrollkästchen für ein Protokoll aktivieren (SSL).



5.



Bestätigen Sie zum Abschluss zweimal.



Office XP Kompendium



Einen Diskussions-Server einstellen



581



 Kapitel 32



Excel und Internet Eine Diskussion beginnen und bearbeiten Das erreichen Sie auf diese Weise:



ICON: Step



1.



Um eine Diskussion zu beginnen, wählen Sie zunächst die Arbeitsmappe, um die es geht.



2.



Beginnen Sie mit der Wahl EXTRAS/ONLINEZUSAMMENARBEIT, dann klicken Sie auf die Option WEBDISKUSSIONEN.



3.



Wählen Sie in der Symbolleiste wieder die Option DISKUSSIONEN, dann DISKUSSIONEN und klicken Sie auf ÜBER DIE ARBEITSMAPPE EINFÜGEN.



4.



Geben Sie für die Diskussion ein Thema an (Subject).



5.



Das Feld TEXT ist für Ihre Bemerkungen gedacht.



6.



Bestätigen Sie mit OK.



Der Bildschirm wird durch das Diskussionsfeld ergänzt, so dass Sie die Diskussion und ihre Inhalte verfolgen können. Um das Diskussionsfeld auszublenden, wählen Sie in der Symbolleiste DISKUSSIONEN die Option DISKUSSIONSFENSTER ANZEIGEN/AUSBLENDEN. Bemerkungen anfügen



Bemerkungen, die Sie einer Arbeitsmappe hinzugefügt haben, können Sie bearbeiten und löschen, es sei denn, der Sysop hat Ihnen weitergehende Möglichkeiten zugestanden. Eine Bemerkung können Sie immer anfügen. Um Diskussionstext zu bearbeiten, laden Sie die Arbeitsmappe, die entsprechende Bemerkungen enthält. Wählen Sie EXTRAS/ONLINEZUSAMMENARBEIT/WEBDISKUSSIONEN. Ist das Fenster der Diskussion nicht zu sehen, wählen Sie in der Symbolleiste DISKUSSIONEN die Option DISKUSSIONSFENSTER ANZEIGEN. Zum Bearbeiten setzen Sie den Cursor an das Textende und wählen AKTIONSMENÜ ANZEIGEN und BEARBEITEN. Ändern Sie den Text.



32.8.6



Einsatz eines Filters



Wenn Bemerkungen in einer Arbeitsmappe sehr zahlreich werden, können Sie einen Filter einsetzen, so dass Sie nur Bemerkungen eines Teilnehmers auf einmal lesen können. Zudem können Sie eine Zeit vorgeben, in der die Bemerkungen gemacht wurden: Wenn Sie nicht immer alles lesen wollen:



ICON: Step



582



1.



Laden Sie die Arbeitsmappe, die zu filternde Bemerkungen enthält.



2.



Wählen Sie EXTRAS/ONLINEZUSAMMENARBEIT, DISKUSSIONEN.



dann die Option WEB-



Office XP Kompendium



 Internet-Meetings 3.



Kapitel 32



Wählen Sie in der Symbolleiste die Option DISKUSSIONEN, dann DISKUSSIONEN FILTERN.



4.



Das Dialogfeld ERSTELLT VON wird eingeblendet. Aktivieren Sie einen Namen, eine Zeit und bestätigen Sie.



Auf diese Weise können Sie verlangen, dass nur die Bemerkungen angezeigt werden, die der Teilnehmer Emil Mayer in einer bestimmten Zeit gemacht hat.



Office XP Kompendium



583



 Teil 5 Access 2002 Kapitel 33: Einführung in Datenbanken



587



Kapitel 34: Assistenten in Access



595



Kapitel 35: Einfache Datenverwaltung



613



Kapitel 36: Relationale Datenbanken



659



Kapitel 37: Formulare



709



Kapitel 38: Berichte



761



Kapitel 39: Erstellen und Testen von Modulen



775



 Teil 5



Access 2002 Als Teil des Officepaketes ist Access das Modul zum Verwalten, Strukturieren und Darstellen von Daten aller Art – ob Kundenverwaltung, Warenbestandslisten, Mitgliederkarteien. In der neuen Version wurden umfangreiche Änderungen und Erweiterungen eingearbeitet. Wichtige neue Funktionen sind die PivotTable und PivotChart-Ansicht, XML-Unterstützung und die Unterstützung erweiterter Eigenschaften mit Microsoft SQL Server 2000. Die Pivotansichten können direkt als Datenzugriffsseiten verwendet werden, somit können sie von jedem angezeigt werden, der den Internet Explorer 5.0 oder höher verwendet. XML (Extensible Markup Language) ist nicht nur die Standardtechnologie für den Datenaustausch im Web, XML wird ferner schnell zur bevorzugten Technologie für den Datenaustausch zwischen Geschäfts-Software-Anwendungen. Microsoft Access 2002 stellt für das Freigeben von XML-Daten leistungsfähige, intuitive Methoden bereit, unabhängig von Unterschieden in Plattform, Datenformat, Protokoll, Schema oder Geschäftsregeln. Durch die Integration der Unterstützung erweiterter SQL-Datenbankeigenschaften von Ihrem Access-Projekt aus wurde die eingebaute Integration zwischen Access 2002 und SQL Server 2000 deutlich verbessert. Auch das Migrieren Ihrer Businessanwendungen von Access-Datenbanken in Access-Projekte, die mit Microsoft SQL Server verbunden sind, erfolgt nun leichter durch diese erweiterte Eigenschaften. Zusätzlich sind als weitere Neuerungen das Round-Tripping, mehrfaches Rückgängigmachen und Wiederholen, Batch-Aktualisierungen in Access-Projekten mithilfe von SQL Server, aktualisierbare Offline-Datenzugriffsseiten, Protokollierung von Konvertierungsfehlern, Unterformulare/Unterberichte in der Entwurfsansicht, Kennwortsicherheit in einem Access-Projekt, der Tabellenverknüpfungsassistent, verbesserte Unterstützung für internationale komplexe Schriftzeichen sowie verbesserte Eingabehilfen erwähnenswert.



586



Office XP Kompendium



 33



Einführung in Datenbanken



In diesem Kapitel erklären wir Ihnen grundlegende Konzepte von relationalen Datenbanken. Auch wichtige Begriffe, die das Arbeiten mit Access erleichtern sollten, werden hier erklärt. Als Profi im Umgang mit Datenbanken können Sie dieses Kapitel übergehen und direkt im Kapitel 36 weiterlesen. Doch auch zum Auffrischen Ihres Wissens sind die folgenden Textpassagen sehr hilfreich. Es ist uns im Folgenden ein Anliegen, Ihnen Datenbanken abseits von wissenschaftlicher Fachsimpelei näher zu bringen. Jeder kann mit relationalen Datenbanken umgehen – gewiss nicht wie ein studierter Informatiker, aber wenn Sie dieses Kapitel verstanden haben, werden sie sich leichter tun.



33.1



Was ist eine Datenbank? Abbildung 33.1: Texteditor als Datenbank



Office XP Kompendium



587



 Kapitel 33



Einführung in Datenbanken Auf diese einfache Frage ist es durchaus schwer eine Antwort zu finden. Grundsätzlich gilt: Das Erstellen von Datenbanken ist von der jeweiligen Anwendung abhängig.



Datenstrukturen



Eine Datenbank ist nichts anderes als eine strukturierte Ansammlung von Informationen. Variantenbeispiel für eine Adressverwaltung: Im Windows-Notizblock: Hierbei haben Sie minimale Softwareanforderungen, aber leider nur unzureichende Möglichkeiten, Adressen zu finden und zu selektieren. In einer Word-Tabelle: Eintragungen in das Tabellenlayout lassen das Erstellen und Drucken von Serienbriefen direkt in Word zu.



Abbildung 33.2: Word als Datenbank



In einer Excel-Tabelle: Excel verfügt über besondere Datenbankfunktionen wie das Sortieren von Datensätzen oder das Erstellen von Abfragen. In Access: Die optimale Grundlage für eine relationale Datenbank aufgrund der außergewöhnlichen Komplexität.



588



Office XP Kompendium



 Was ist eine Datenbank?



Kapitel 33 Abbildung 33.3: Excel als Datenbank



Abbildung 33.4: Tabelle im Access



Office XP Kompendium



589



 Kapitel 33



Einführung in Datenbanken



33.2



Tabellen



Die tabellarische Methode hat sich als besonders effektiv für Datenstrukturen und ihre Informationsverarbeitung erwiesen. Abbildung 33.5: Tabellarische Datenstruktur



Eine Zeile mit einer Adresse wird als Datensatz bezeichnet. Ein Datensatz umfasst immer zusammengehörige Informationen für das in der Tabelle gespeicherte Element (z. B. die Adresse). Eine Spalte wird als Feld bezeichnet. In einem Feld sind immer gleichartige Informationen für die unterschiedlichen Datensätze gespeichert. Jedes Feld besitzt einen in der Tabelle eindeutigen Feldnamen. Dieser wird als Spaltenüberschrift angegeben. Jedes Feld besitzt einen Feldtyp. Dieser gibt an, in welcher Form die im Feld gespeicherten Daten vorliegen, etwa Textdaten, numerische Daten, Datumswerte usw. Die Feldnamen mit den zugehörigen Feldtypen werden als Tabellenstruktur bezeichnet. Access und Excel



Excel und Access arbeiten jeweils in Tabellenform. Dennoch gibt es grundlegende Unterschiede: Wichtig ist die festgelegte Struktur von Access-Tabellen die sich gegenüber den freigestaltbaren Excel-Tabellen nur schwer ändern lassen. Excel-Tabellen sind aufgrund beschränkter Datensätze nur für kleinere Datenbanken geeignet. Während Excel-Tabellen Beziehungen zwischen beliebigen Feldern erlaubt, funktioniert dies bei Access nur innerhalb eines Datensatzes.



590



Office XP Kompendium



 Datenbank-Anwendungen



Kapitel 33



Der generelle Unterschied liegt jedoch darin, dass Excel für die visuelle Darstellung von Informationen, Access hingegen für die Speicherung von Daten gedacht ist.



33.3



Datenbank-Anwendungen



Man unterscheidet zwischen drei Komponenten einer Datenbankverwaltung: Das so genannte Datenbank-Managementsystem (DBMS) ist für die Speicherung der Datenbank auf einem Datenträger zuständig. Das Frontend ist für die Aufbereitung und Darstellung der Daten zuständig.



Die drei Komponenten einer Datenbank



Ein Datenbank-Entwicklungssystem ist ein Frontend, in dem die Darstellung der Daten auf Bildschirm und Drucker frei definiert werden kann. Alle drei Komponenten sind in Access integriert. Daher ist es mit Access möglich bspw. auf eine andere Großrechner-Datenbank zuzugreifen oder eine Anwendung mit einem anderen Entwicklungssystem zu erstellen.



33.4



Beziehungen



Access verwendet zur Strukturierung von Informationen relationale Datenbänke, die gleich mehrere Tabellen miteinander verknüpfen. Eine relationale Datenbank kann durch Verknüpfung mehrerer Tabellen eine neue Tabelle erstellen. Diese wird aber nur temporär vom DBMS zur Verfügung gestellt.



Verknüpfungen



Das Aussehen einer solchen Tabelle bedingt sich durch die konkrete Verknüpfungsmethode, etwa der Kombination verschiedener Datensätze. Die Verknüpfungstabelle kann aber durch Bedingungen eingeschränkt werden. Die folgende Tabelle ADRESSEN speichert die Adressen und den Geschäftsort für verschiedene Geschäfte:



Office XP Kompendium



591



 Kapitel 33 Tabelle 33.1: Tabelle mit Name und Ort



Einführung in Datenbanken



Name



Ort



Rehmann



Stuttgart



Fuchs



Leipzig



Brinkmann



Münster



Schaafner



Flensburg



Die zweite Tabelle, BESTELLUNGEN, führt die Artikel auf, die durch ein Geschäft bestellt wurden: Tabelle 33.2: Kunde und bestellte Artikel sind einander zugeordnet.



Besteller



Artikel



Rehmann



DVD PLAYER



Fuchs



Diskman



Brinkmann



DVD PLAYER



Rehmann



HiFi Anlage



Schaafner



Diskman



Schaafner



HiFi Anlage



Die Kombination jedes Datensatzes aus ADRESSEN mit jedem Datensatz aus BESTELLUNGEN (1 zu n Verknüpfungen) führt zu folgender Verknüpfungstabelle: Tabelle 33.3: Die beiden Tabellen zusammengeführt



592



Name



Ort



Besteller



Artikel



Rehmann



München



Rehmann



DVD PLAYER



Rehmann



München



Fuchs



Diskman



Rehmann



München



Brinkmann



DVD PLAYER



Rehmann



München



Rehmann



HiFi Anlage



Rehmann



München



Schaafner



Diskman



Rehmann



München



Schaafner



HiFi Anlage



Fuchs



Hamburg



Rehmann



DVD PLAYER



Fuchs



Hamburg



Fuchs



Diskman



Fuchs



Hamburg



Brinkmann



DVD PLAYER



Office XP Kompendium



 Beziehungen



Kapitel 33



Name



Ort



Besteller



Artikel



Fuchs



Hamburg



Rehmann



HiFi Anlage



Fuchs



Hamburg



Schaafner



Diskman



Fuchs



Hamburg



Schaafner



HiFi Anlage



Brinkmann



Berlin



Rehmann



DVD PLAYER



Brinkmann



Berlin



Fuchs



Diskman



Brinkmann



Berlin



Brinkmann



DVD PLAYER



Brinkmann



Berlin



Rehmann



HiFi Anlage



Brinkmann



Berlin



Schaafner



Diskman



Brinkmann



Berlin



Schaafner



HiFi Anlage



Schaafner



Dresden



Rehmann



DVD PLAYER



Schaafner



Dresden



Fuchs



Diskman



Schaafner



Dresden



Brinkmann



DVD PLAYER



Schaafner



Dresden



Rehmann



HiFi Anlage



Schaafner



Dresden



Schaafner



Diskman



Schaafner



Dresden



Schaafner



HiFi Anlage



Tabelle 33.3: Die beiden Tabellen zusammengeführt (Forts.)



Sind Name und Besteller identisch, erhält man eine logische Tabelle: Name



Ort



Besteller



Artikel



Rehmann



München



Rehmann



DVD PLAYER



Rehmann



München



Rehmann



HiFi Anlage



Fuchs



Hamburg



Fuchs



Diskman



Brinkmann



Berlin



Brinkmann



DVD PLAYER



Schaafner



Dresden



Schaafner



Diskman



Schaafner



Dresden



Schaafner



HiFi Anlage



Office XP Kompendium



Tabelle 33.4: Die verknüpften Tabellen als logische Tabelle



593



 Kapitel 33 1-zu-n-



Einführung in Datenbanken Eine Verknüpfung ist also die Beziehung zwischen den Tabellen.



Verknüpfung



Die Tabelle ADRESSEN nennt man hierbei Haupttabelle, die Tabelle BESTELLUNGEN Detailtabelle. Schlüssel



In unserem Beispiel verwenden wir das Feld NAME als Primärschlüssel der Tabelle ADRESSEN. Eine Tabelle kann immer nur einen Primärschlüssel besitzen. Dieser kann sich jedoch aus mehreren Spalten zusammensetzen. Sekundärschlüssel sind beliebig viele, auch zusammengesetzt möglich. Das Feld BESTELLER in BESTELLUNGEN ist der Primärschlüssel der Detailtabelle und gleichzeitig ein Fremdschlüssel, weil es Werte eines Primärschlüssels einer anderen Tabelle enthält. Auch hier kann sich der Schlüssel aus mehreren Feldern zusammensetzen. Die Tabelle BESTELLUNGEN kann für weitere Detailtabellen als Haupttabelle dienen. Sekundärschlüssel sind auch hier beliebig viele möglich. Die Schlüssel können eindeutig sein, d.h. in der Tabelle ist jeder Datensatz mit gleichem Inhalt in den Schlüsselfeldern exakt nur einmal vorhanden. Dies ist aber keine Bedingung!



Andere Beziehungen



Bei einer 1-zu-1-Verknüpfung wird dem Datensatz aus einer Tabelle genau ein Datensatz aus einer anderen Tabelle zugeordnet. Diese Verknüpfung wird in der Regel über denselben Primärschlüssel-Fremdschlüssel-Mechanismus wie die 1-zu-n-Verknüpfung realisiert. Bei der n-zu-m-Verknüpfung werden mehrere Datensätze aus einer Tabelle mehreren Datensätzen aus einer anderen Tabelle zugeordnet werden. Dazu ist eine zusätzliche Zwischentabelle erforderlich, die diese n-zu-m-Verknüpfungen in zwei 1-zu-n-Verknüpfungen auflöst. Ausführlichere Infos hierzu erhalten Sie im Kapitel 36.



594



Office XP Kompendium



 34



Assistenten in Access



Access Assistenten sollen dem unerfahrenen Anwender einen schnellen Einstieg in die Anwendung ermöglichen. Unter dieser Vorgabe wurde Access von Microsoft entwickelt. Um dieses doch recht trockene Thema Datenbankentwicklung dem unerfahrenen Anwender nahe zubringen wurden die Assistenten als Zauberer (eng. Wizzards) bezeichnet. Allerdings zaubern sie jedoch in keiner Weise, sondern übernehmen nur die Aufgaben die automatisiert durchgeführt werden können.



34.1



Der Datenbank-Assistent Abbildung 34.1: Der DatenbankAssistent



Beim Start von Access wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie unter anderem den Datenbank-Assistenten finden. Die Assistenten können Sie jederzeit über die Menüoption ALLGEMEINE VORLAGEN erneut aktivieren. 1.



Wählen Sie das Register DATENBANKEN, markieren Sie die gewünschte Datenbank-Anwendung und auf klicken Sie auf die Schaltfläche OK.



2.



Geben Sie zunächst einen Dateinamen für die neue Datenbank an. Mit den Schaltflächen ZURÜCK und WEITER können Sie zwischen den Seiten des Assistenten beliebig hin und her blättern und Einstellungen vornehmen. Beenden Sie mit FERTIGSTELLEN.



Office XP Kompendium



Funktionen des Datenbank-Assistenten



595



 Kapitel 34



Assistenten in Access



Abbildung 34.2: Die verschiedenen Beispieldatenbanken



Abbildung 34.3: Ressourcenplanung (Tabellenauswahl)



Das Startbild informiert Sie über die Art der in der neuen Datenbank gespeicherten Informationen.



596



3.



Auf der zweiten Seite wählen Sie aus, welche Informationen Sie in der Datenbank speichern wollen.



4.



Die nächste Seite ermöglicht Ihnen, das Erscheinungsbild von Formularen einzustellen.



5.



Seite Vier ermöglicht die Layout-Einstellung des Druckbildes.



6.



Auf der fünften Seite geben Sie der Anwendung einen Namen, der nicht mit dem Dateinamen identisch sein muss.



7.



Auf der letzten Seite veranlassen Sie die Erstellung der Datenbank. Anschließend wird die Anwendung gestartet.



Office XP Kompendium



 Der Tabellen-Assistent



Kapitel 34 Abbildung 34.4: Auswahl des Erscheinungsbildes der Formulare



Abbildung 34.5: Erstellen der Datenbank



Die Anwendungen verfügen über ein Menüsystem, das Sie mit der Auswahl EINTRÄGE IN DER ÜBERSICHT ÄNDERN im Hauptmenü anpassen und erweitern können.



34.2



Ändern und Erweitern der Anwendung



Der Tabellen-Assistent



Der Tabellen-Assistent erstellt nur eine einzelne Tabelle. 1.



Sie starten den Tabellen-Assisenten, indem Sie im Datenbankfenster in der Tabellenanzeige auf ERSTELLT EINE TABELLE UNTER VERWENDUNG DES ASSISTENTEN klicken.



2.



Daraufhin wird das Dialogfeld aus Bild 34.6 angezeigt. –



Die Liste BEISPIELTABELLE(n) enthält eine Vielzahl von Entwürfen für Datentabellen. Über den Radioknöpfen GESCHÄFTLICH und PRIVAT werden unterschiedliche Tabellenentwürfe in der Liste angezeigt.



Office XP Kompendium



Auswahl der Tabellenspalten



597



 Kapitel 34



Assistenten in Access



Abbildung 34.6: Der TabellenAssistent



Primärschlüssel festlegen



3.



–



Die Liste BEISPIELFELDER zeigt die Spalten an, die zur markierten Beispieltabelle gehören. Um eine Spalte in die neu zu erstellenden Tabelle zu übernehmen, klicken Sie auf >. Um alle Spalten zu übernehmen, klicken Sie auf >>.



–



Die Liste FELDER DER NEUEN TABELLE führt alle Spalten auf, die die neu zu erstellende Tabelle enthalten wird. Mit der Schaltfläche UMBENENNEN können Sie einer Spalte einen neuen Namen (Überschrift) geben.



Auf der zweiten Seite legen Sie den Tabellennamen fest und wie der Primärschlüssel der neuen Tabelle aussehen soll.



Wenn Sie den Radioknopf ASSISTENT SOLL PRIMÄRSCHLÜSSEL FESTLEGEN wählen, wird ein vordefiniertes Feld als Primärschlüssel markiert. Mit der Option PRIMÄRSCHLÜSSEL SELBST FESTLEGEN gelangen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche WEITER auf die in Bild 34.7 gezeigte Seite. Abbildung 34.7: Definition des Primärschlüssels



Wählen Sie zunächst das Feld, das als Primärschlüssel dienen soll. Sie haben dabei die Wahl aus drei verschiedenen Methoden. Bei der zweiten und dritten Option müssen Sie die Werte für den Primärschlüssel selber angeben. 598



Office XP Kompendium



 Der Abfrage-Assistent 4.



Auf der nächsten Seite können Sie die Beziehungen festlegen, welche die neu erstellte Tabelle mit früher erstellten Tabellen hat.



Kapitel 34 Beziehungen



Wählen Sie zunächst die gewünschte Tabelle aus und klicken Sie dann auf BEZIEHUNGEN. Der Assistent modifiziert die zweite Tabelle um die Beziehung herzustellen. Abbildung 34.8: Anlegen von Beziehungen



5.



Auf der letzten Seite starten Sie die Erstellung der neuen Tabelle mit DATEN IN DIE TABELLE ÜBER EIN VOM ASSISTENTEN ERSTELLTES FORMULAR EINGEBEN.



34.3



Der Abfrage-Assistent



Der Abfrage-Assistent unterstützt Sie bei der Erstellung häufig benötigter Abfragen.



34.3.1



Der Auswahlabfrage-Assistent



Auswahlabfragen sind Abfragen, mit denen Daten aus einer oder mehreren, verknüpften Tabellen gefiltert und sortiert dargestellt werden. Um eine solche Abfrage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1.



Wechseln Sie zum Ordner ABFRAGEN im Datenbankfenster und klicken auf die Schaltfläche NEU.



2.



Im Dialogfenster NEUE ABFRAGE (Bild 34.9) wählen Sie AUSWAHLABFRAGEASSISTENT.



3.



Auf der ersten Seite legen Sie fest, welche Felder Sie in die Abfrage aufnehmen wollen.



4.



Auf der zweiten Seite legen Sie fest, ob Sie jeden einzelnen Datensatz sehen oder Datensätze gruppieren wollen.



Office XP Kompendium



599



 Kapitel 34



Assistenten in Access



Abbildung 34.9: Auswahl des Abfrageassistenten



5.



Auf der letzten Seite geben Sie einen Namen für die neue Abfrage ein.



Abbildung 34.10: Der Auswahlabfrage-Assistent



Abbildung 34.11: Zusammenfassungsoptionen



34.3.2



Duplikatssuche



Der Assistent zur Duplikatssuche lässt Datensätze ermitteln, die in einem oder mehreren angegebenen Feldern identische Werte aufweisen um irrtümlich doppelt eingegebene Datensätze zu finden. 600



Office XP Kompendium



 Formular-Assistent



Kapitel 34



Dazu müssen Sie folgende Schritte ausführen: 1.



Wechseln Sie auf den Ordner ABFRAGEN im Datenbankfenster und klicken auf die Schaltfläche NEU. Anschließend wählen SIE ASSISTENT ZUR DUPLIKATSSUCHE.



2.



Auf der ersten Seite legen Sie die Tabelle oder Abfrage fest, in der Sie nach doppelten Datensätzen suchen wollen.



3.



Auf der zweiten Seite bestimmen Sie die Felder, die identischen Inhalt besitzen müssen, um in die Abfrage aufgenommen zu werden.



4.



Auf der dritten Seite legen Sie fest, welche Felder zusätzlich in die Abfrage aufgenommen werden sollen.



5.



Auf der letzten Seite geben Sie der Abfrage einen Namen.



34.3.3



Inkonsistenzsuche



Der Assistent zur Inkonsistenzsuche erstellt eine Auswahlabfrage, die Datensätze ermittelt, die in einer Tabelle vorhanden sind, zu der aber kein zugehöriger Datensatz in einer verknüpften Tabelle existiert. Sie starten diesen Assistenten, indem Sie auf den Ordner ABFRAGEN im Datenbankfenster wechseln und auf die Schaltfläche NEU klicken. Anschließend wählen Sie ASSISTENT ZUR INKONSISTENZSUCHE.



34.4



Formular-Assistent



Der Formular-Assistent erstellt anhand einer Tabelle oder einer Abfrage ein Formular, das die Daten wesentlich übersichtlicher präsentiert als die Datenblattansicht. Abbildung 34.12: Ein automatisch erstelltes Formular



Office XP Kompendium



601



 Kapitel 34



Assistenten in Access



34.4.1



Autoformular



Abbildung 34.13: Auswahl eines FormularAssistenten



Der schnellste Weg, ein Formular zu erzeugen, ist das Autoformular. Der Assistent erlaubt die Auswahl zwischen folgenden drei Autoformular-Layouts: Einspaltig listet alle Tabellenfelder untereinander auf Tabellarisch listet alle Felder der Tabelle nebeneinander auf und zeigt mehrere Datensätze untereinander im Fenster an. Datenblatt erzeugt ein tabellenähnliches Formular, das jedoch vielfältigere Gestaltungsmöglichkeiten als in einem normalen Datenblatt besitzt.



34.4.2



Der Formular-Assistent



Der Formular-Assistent liefert weitergehende Gestaltungsmöglichkeiten als das Autoformular. Dabei ist es auch möglich, Formulare für die Darstellung mehrerer verknüpfter Tabellen zu erstellen. Sie starten den Formular-Assistenten ebenfalls über die Schaltfläche NEU im Ordner FORMULARE, wählen dann aber FORMULAR-ASSISTENT aus der Liste. Formular-Assistent für eine Tabelle



Wenn Sie nur Datensätze aus einer einzigen Tabelle im Formular darstellen wollen, umfasst der Formular-Assistent die folgenden Seiten: Auf der ersten Seite legen Sie die Felder fest, die auf dem neuen Formular erscheinen sollen. Auf der zweiten Seite wählen Sie ein Layout für das neue Formular aus. Auf der dritten Seite haben Sie die Wahl zwischen mehreren vordefinierten Stilen. Die letzte Seite startet die Formularerstellung, wobei Sie danach im Entwurfmodus das Formular gestalten können.



602



Office XP Kompendium



 Formular-Assistent



Kapitel 34 Abbildung 34.14: Der Formularassistent



Wenn Sie mehrere Tabellen in einem Formular darstellen wollen, setzt der Formular-Assistent voraus, dass Sie die Beziehungen, wie in Abschnitt 36.2.3 beschrieben, definiert haben. Der Assistent besitzt dann folgende Seiten:



Formular-Assistent für mehrere verknüpfte Tabellen



Auf der ersten Seite geben Sie die Felder an, die in die Abfrage aufgenommen werden sollen. Auf der zweiten Seite legen Sie die Gliederung des Formulars fest. In der Liste wählen Sie aus, welche Tabelle im Hauptformular zu sehen sein soll. Mit dem Optionsfeld FORMULAR MIT UNTERFORMULAR(EN) legen Sie fest, dass für die Darstellung der Detailtabelle Unterformulare verwendet werden. Wenn Sie Unterformulare angegeben haben, wählen Sie auf dieser Seite, ob das Unterformular als Datenblatt oder als Endlosformular (tabellarisch) dargestellt werden soll. Abbildung 34.15: Auswahl der Darstellung



Office XP Kompendium



603



 Kapitel 34



Assistenten in Access Hier wählen Sie den Stil des Formulars aus den vordefinierten Formularvorlagen. Auf der letzten Seite geben Sie den Namen des Formulars und ggf. des Unterformulars an.



34.4.3



Diagramm-Assistent



Mit dem Diagramm-Assistenten lassen sich Formulare mit einem Diagramm erstellen, das aus Datenbank-Informationen gebildet wird. Für die Diagrammdarstellung wird Microsoft Graph verwendet. Diagramme stellen meistens einen Wert in Abhängigkeit von bis zu zwei Größen dar. Abbildung 34.16: Daten für ein Diagramm



Um ein solches Diagramm zu erstellen, benötigen Sie eine entsprechende Abfrage, die Sie beispielsweise über den Abfrage-Assistenten definieren können. Sie starten den Diagramm-Assistenten über die Schaltfläche NEU im Ordner FORMULARE, wählen dann aber DIAGRAMM-ASSISTENT aus der Liste. Im Diagramm-Assistent wird das Diagramm als Vorschau mit Graph über OLE angezeigt. Der Diagramm-Assistent besitzt die folgenden Seiten: Auf der ersten Seite legen Sie die Felder fest, deren Inhalte das Diagramm bilden sollen. Auf der zweiten Seite legen Sie fest, welche Darstellungsart Sie für das Diagramm verwenden wollen. 604



Office XP Kompendium



 Formular-Assistent



Kapitel 34



Auf der dritten Seite ordnen Sie die einzelnen Felder den verschiedenen Bereichen des Diagramms zu. Um das Formular mit realen Daten zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche DIAGRAMMVORSCHAU. Auf der letzten Seite legen Sie den Titel des neuen Formulars fest und bestimmen, ob Sie eine Legende neben dem Diagramm anzeigen wollen. Der Diagramm-Assistent erstellt ein einfaches Formular, das das Diagramm in einem Objektfeld anzeigt. Wenn Sie die Größe des Diagramms ändern wollen, müssen Sie zunächst die Eigenschaft GRÖSSENÄNDERUNG des Objektfelds ändern.



34.4.4



Pivot-Tabellen-Assistent



Der Pivot-Tabellen-Assistent erzeugt aus Access-Daten in Excel eine PivotTabelle und stellt diese via OLE in einem Access-Formular dar. Änderungen an der Pivot-Tabelle sind dabei nur in Excel möglich. Sie starten den Pivot-Tabellen-Assistenten über die Schaltfläche NEU im Ordner FORMULARE, wählen dann aber PIVOT-TABELLEN-ASSISTENT aus der Liste. Abbildung 34.17: Der Pivot-TabellenAssistent



Der Pivot-Tabellen-Assistent besitzt die folgenden Seiten: Auf der ersten Seite gibt der Assistent eine Einführung in Pivot-Tabellen. Auf der zweiten Seite legen Sie die Felder fest, die in die Pivot-Tabelle aufgenommen werden sollen.



Office XP Kompendium



605



 Kapitel 34



Assistenten in Access



Abbildung 34.18: Auswahl der Tabellen



Abbildung 34.19: Der Pivot-TabellenAssistent von Excel



Nach Abschluss des Pivot-Tabellen-Assistenten in Excel wird das Formular in Access erstellt. Sie bearbeiten die Pivot-Tabelle in Excel, indem Sie auf die Tabelle im Formular doppelklicken.



34.5



Der Berichts-Assistent



Berichte sind im Gegensatz zu den Formularen für die Ausgabe von Daten auf dem Drucker zuständig.



606



Office XP Kompendium



 Der Berichts-Assistent



34.5.1



Kapitel 34



Autobericht



Der Autobericht dient zur schnellen Erstellung eines Berichts ohne Benutzereingaben. Der Assistent erlaubt Ihnen die Auswahl zwischen folgenden zwei Autoberichts-Layouts: EINSPALTIG listet alle Tabellenfelder untereinander auf. Dieser Autobericht bietet sich für eine Komplettübersicht über die Datensätze der Tabelle an. TABELLARISCH stellt die Felder eines Datensatzes einzeilig nebeneinander dar und bringt somit wesentlich mehr Datensätze auf eine Seite. Sie erreichen den Autoberichts-Assistenten, indem Sie im Ordner BERICHTE auf die Schaltfläche NEU klicken. Anschließend wählen Sie den Autoberichts-Assistenten für das gewünschte Layout und klicken auf OK. Abbildung 34.20: Anlegen eines neuen Berichtes



34.5.2



Der Berichts-Assistent im Detail



Access verfügt über einen Berichts-Assistenten, der Ihnen weitreichende Gestaltungsmöglichkeiten einräumt. Sie starten den Berichts-Assistenten über die Schaltfläche NEU im Ordner BERICHTE, indem Sie BERICHTS-ASSISTENT aus der Liste wählen. Sie haben ebenso die Möglichkeit ein Berichts-/Unterberichts-Layout zu erstellen. Der Berichts-Assistent besteht aus folgenden Seiten, wenn Sie nur Felder aus einer Tabelle angeben: Auf der ersten Seite legen Sie die Felder fest, die auf dem neuen Bericht erscheinen sollen.



Office XP Kompendium



607



 Kapitel 34



Assistenten in Access Die zweite Seite erlaubt Ihnen das Festlegen von Gruppierungsebenen. Mit der Schaltfläche GRUPPIERUNGSOPTIONEN legen Sie fest, wie Access die Gruppen unterscheiden soll.



Abbildung 34.21: Festlegen der Sortierordnung im Bericht



Auf der dritten Seite bestimmen Sie die Sortierung der im Bericht gedruckten Datensätze. Der Assistent erlaubt die Angabe von bis zu vier Sortierfeldern. Abbildung 34.22: Auswahl des Layouts für einen gruppierten Bericht



Auf der vierten Seite wählen Sie ein Layout für den neuen Bericht aus (Bild 34.22). Auf der fünften Seite haben Sie die Wahl zwischen mehreren vordefinierten Stilen. Die letzte Seite startet die Berichtserstellung, wobei Sie die Möglichkeit haben, anschließend in den Entwurfsmodus zu gehen, um den Bericht zu gestalten.



608



Office XP Kompendium



 Der Berichts-Assistent Wenn Sie mehrere Tabellen in einem Bericht darstellen, setzt der BerichtsAssistent voraus, dass Sie die Beziehungen definiert haben. Der Assistent besitzt dann folgende Seiten:



Kapitel 34 Bericht für mehrere verknüpfte Tabellen



Auf der ersten Seite geben Sie die Felder an, die in den Bericht aufgenommen werden sollen. Auf der zweiten Seite legen Sie fest, wie der Bericht gegliedert und welche Tabelle im Hauptbericht zu sehen sein soll. Auf der dritten Seite legen Sie die GRUPPIERUNGSOPTIONEN fest. Mit der Schaltfläche GRUPPIERUNGSOPTIONEN legen Sie fest, wie Access die Gruppen unterscheiden soll. Die vierte Seite bestimmt die Sortierung des Hauptberichts mit bis zu vier Feldern. Auf der fünften Seite wählen Sie den Stil des Berichts aus den vordefinierten Berichtsvorlagen. Auf der letzten Seite geben Sie den Namen des Berichts und gegebenenfalls des Unterberichts an.



34.5.3



Etiketten-Assistent



Mit diesem Assistenten können Sie Etiketten mit Informationen aus der Datenbank bedrucken. Der Etiketten-Assistent besteht aus den folgenden fünf Seiten: Auf der ersten Seite (siehe Bild 34.23) wählen Sie das Format der Etiketten. Mit den Radioknöpfen schalten Sie zwischen Einzelblatt-Etiketten für Seitendrucker und Endlosetiketten für Endlospapierdrucker um. Mit der Schaltfläche ANPASSEN legen Sie neue Etikettenformate an. Abbildung 34.23: Auswahl neuer Etikettenformate



Office XP Kompendium



609



 Kapitel 34



Assistenten in Access



Abbildung 34.24: Definition neuer Etikettenformate



Die zweite Seite dient der Auswahl der Schriftart. Es ist in der Entwurfsansicht möglich die Schriftart für jede Zeile einzeln anzupassen. Auf der dritten Seite wird das Layout der Etiketten bestimmt. Auf der vierten Seite legen Sie die Sortierordnung fest, in der die Etiketten gedruckt werden sollen. Auf der letzten Seite geben Sie dem neuen Bericht einen Namen und starten die Berichtserstellung.



34.5.4



Diagramm-Assistent



Der Diagramm-Assistent erstellt einen einfachen Bericht mit einem einzigen Diagramm. Sie können den Bericht weiterbearbeiten oder das Objektfeld in einen anderen Bericht kopieren.



34.6



Der Seiten-Assistent



Auf den Seiten von Access 2002 lassen sich beliebige Tabellen und Abfragen wie in einem Bericht darstellen. Darüber hinaus lassen sich Seiten erstellen, über die sich die Daten in einer Tabelle oder Abfrage verändern lassen. Für die Verwendung von Seiten zur Dateneingabe benötigen Sie keinen Webserver, da der Internet Explorer in der Lage ist, direkt mit der Datenbank zu kommunizieren.



610



Office XP Kompendium



 Der Seiten-Assistent



Kapitel 34 Abbildung 34.25: Eine Datenzugriffseite im Internet Explorer



34.6.1



Autoseite Abbildung 34.26: Eine Autoseite



Sie erreichen den Autoseiten-Assistenten, indem Sie im Ordner BERICHTE auf die Schaltfläche NEU klicken. In dem daraufhin erscheinenden Dialogfeld geben Sie im einzeiligen Listenfeld die Tabelle oder Abfrage an, aus der Daten auf der neuen Seite dargestellt werden sollen. Anschließend wählen Sie den Autoseiten-Assistenten und klicken auf OK.



34.6.2



Start des Seiten-Assistenten



Sie starten den Seiten-Assistenten über die Schaltfläche NEU im Ordner SEITEN, indem Sie SEITEN-ASSISTENT aus der Liste wählen.



Office XP Kompendium



611



 Kapitel 34



Assistenten in Access



Abbildung 34.27: Der Seitenassistent



34.7



Weitere Access-Assistenten



Der Nachschlage-Assistent unterstützt Sie beim Anlegen so genannter Nachschlage-Felder in Tabellen. Der Steuerelemente-Assistent erstellt beim Formularentwurf automatisch Steuerelemente, z. B. Schaltflächen oder Listen.



612



Office XP Kompendium



 35



Einfache Datenverwaltung



Wir führen Sie mit einem Beispiel aus der Adressverwaltung durch alle Funktionsbereiche von Access, an dessen Ende eine einfache, aber komplette Anwendung steht.



35.1



Die Access-Datenbank



35.1.1



Die MDB-Datei



Adressverwaltung als durchlaufendes Beispiel



MDB ist eine Dateinamenserweiterung in der Access sämtliche Datentabellen mit allen Elementen einer Anwendung speichert. Denn Access-Anwendungen sind handlich, leicht zu kopieren und zu verschieben. Sie können immer nur eine MDB-Datei in Access sichtbar geöffnet halten. Über die OLE-Automation lassen sich aber auch Formulare und Code aus anderen MDBs aufrufen.



Trennung von Code und Daten



Wenn Sie größere Anwendungen entwickeln, dann sollten Sie auf jeden Fall die Datentabellen in eine eigene MDB integrieren und sie dann in die Anwendungs-MDB einbinden. ICON: Tipp



35.1.2



Zugriffsberechtigungen



Access verfügt über einen Sicherheitsmechanismus mit Benutzername und Passwort, mithilfe dem man genau bestimmen kann, wer auf welche Daten wie zugreifen darf. Dieser Mechanismus wird in der Arbeitsgruppen-Datei, SYSTEM.MDW genannt, gespeichert und im Access-Installationsverzeichnis abgelegt. Der Administrator dieser Datei hat alle Rechte, braucht daher kein Kennwort. Dies gilt ebenso für eigene angelegte MDB-Dateien. Für andere Anwender können die Rechte MDB eingeschränkt werden.



Office XP Kompendium



Der Administrator



613



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung



35.1.3



Erstellen einer Datenbank



Abbildung 35.1: Die Begrüßung von Access



Zur Datenbankerstellung gehen Sie folgendermaßen vor: 1.



Wählen Sie LEERE DATENBANK und klicken Sie auf OK. Daraufhin erscheint das Dateidialogfenster.



2.



Geben Sie der neuen Datenbank den Namen BESTELLSYSTEM. Standardmäßig verwendet Access das Verzeichnis EIGENE DATEIEN.



3.



Ist Access bereits gestartet, wählen Sie NEU aus dem Menü DATEI. Daraufhin erscheint das Neu-Dialogfeld, in dem Sie mit der Vorlage LEERE DATENBANK auf der Registerkarte ALLGEMEIN eine neue Datenbank erstellen.



Abbildung 35.2: Das leere Datenbankfenster



614



Office XP Kompendium



 Die Access-Datenbank



35.1.4



Kapitel 35



Das Datenbankfenster



Im Datenbankfenster finden Sie alle in einer Datenbank gespeicherten Objekte. Sie finden nun in der linken Spalte eine Reihe von Ordnern, die unter den Rubriken Objekte und Gruppen gegliedert sind. In der Rubrik OBJEKTE befinden sich sieben Ordner, in denen die Objekte je eines Typs aufgelistet sind. Die Rubrik GRUPPEN dient als Behälter für Ordner, in denen Verknüpfungen auf beliebige Objekte angelegt werden können. Jedes Objekt besitzt ein Kontextmenü, das Sie durch Klicken mit der rechten Maustaste auf den Objektnamen öffnen. Abbildung 35.3: Das Datenbankfenster



Die Objektliste verfügt über ein Kontextmenü in dem sich Funktionen, die sich auf die Liste und auf den angezeigten Objekttyp beziehen, befinden. Das Kontextmenü des Datenbankfensters öffnen Sie durch Klicken mit der rechten Maustaste auf eine Fläche außerhalb der Objektliste.



Office XP Kompendium



615



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung Das Datenbankfenster unterstützt folgende Funktionen: Sie öffnen ein Objekt, indem Sie darauf doppelklicken. Sie öffnen ein Objekt in der Entwurfansicht durch Anwahl ENTWURF aus dem Kontextmenü des Objekts. Sie geben einem Objekt einen neuen Namen, indem Sie es durch einen Mausklick markieren und anschließend ein zweites Mal auf den Namen klicken. Objekte lassen sich in die Zwischenablage kopieren, ausschneiden und anschließend wieder einfügen. Sie können Verknüpfungen zu einzelnen Objekten gruppieren, indem Sie das entsprechende Objekt mit der rechten Maustaste anklicken und ZUR GRUPPE HINZUFÜGEN im Kontextmenü auswählen. Klicken Sie dann im Untermenü auf den Namen einer Gruppe, in die Sie die Verknüpfung einfügen wollen.



Abbildung 35.4: Warnung beim Umbenennen im Office-Assistenten



Abbildung 35.5: Anlegen einer Gruppe



616



Office XP Kompendium



 Die Tabelle



Kapitel 35



Sie fügen eine neue Gruppe hinzu, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den linken Bereich des Datenbankfensters klicken und im Dialogfeld den Namen der Gruppe angeben. Das Datenbankfenster lässt sich mit der Auswahl AUSBLENDEN aus dem FENSTER-Menü ausblenden. Es lässt sich wieder einblenden, indem Sie auf die Schaltfläche DATENBANKFENSTER klicken. Alternativ drücken Sie (F11).



35.1.5



Komprimieren und Reparieren von Datenbanken



Je länger eine MDB-Datei in Betrieb ist, desto länger dauern die Datenzugriffe. Durch unerwartete Programmabbrüche, Systemabstürze Stromausfall kann die MDB-Datei Schaden nehmen.



oder



Um dem entgegenzuwirken, komprimiert und repariert Access eine MDBDatei automatisch in regelmäßigen Abständen. Sie können den Vorgang auch von Hand starten, indem Sie DATENBANK KOMPRIMIEREN UND REPARIEREN im Menü DATENBANK-DIENSTPROGRAMME im EXTRAS-MENÜ auswählen.



35.2



Die Tabelle



In den Tabellen einer Datenbank werden die zu verwaltenden Informationen gespeichert.



35.2.1



Entwurf im Datenblatt Abbildung 35.6: Erstellen einer neuen Tabelle



Zum Erstellen der Tabelle gehen Sie folgendermaßen vor: 1.



Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU im Datenbankfenster oder klicken Sie auf die Schaltfläche NEUES OBJEKT: TABELLE in der Symbolleiste. Daraufhin erscheint das Dialogfeld NEUE TABELLE.



Office XP Kompendium



617



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung 2.



In der Liste in der rechten Hälfte sehen Sie die verschiedenen Methoden, eine Tabelle in Ihrer Datenbank zu erstellen. Ist die DATENBLATTANSICHT markiert, klicken Sie auf OK.



3.



Das Datenblatt enthält am Anfang zehn Felder (Spalten) und 21 Datensätze (Zeilen), kann aber leicht erweitert werden.



Abbildung 35.7: Ein leeres Datenblatt



Funktionen im



Im Datenblatt können Sie folgende Aktionen durchführen:



Datenblatt



Um Daten in eine Tabellenzelle einzugeben, klicken Sie diese Zelle an. Um die Spaltenüberschrift zu ändern, doppelklicken Sie auf die Überschrift. Sie ändern damit den Feldnamen. Um die Breite einer Spalte zu ändern, ziehen Sie die Begrenzungslinie zwischen zwei Spaltenüberschriften auf die gewünschte Position. Die Änderung wirkt sich nur auf die Darstellung des Datenblattes und nicht auf die Tabellenstruktur aus. Um die Höhe einer Zeile zu ändern, ziehen Sie die Begrenzungslinie zwischen zwei Datensatzmarkierern auf die gewünschte Position. Sie löschen eine Spalte, indem Sie aus dem Kontextmenü der Spaltenüberschrift SPALTE LÖSCHEN wählen. Sie fügen eine neue Spalte ein, indem Sie aus dem Kontextmenü der Spaltenüberschrift, vor der die neue Spalte eingefügt werden soll, SPALTE EINFÜGEN wählen.



618



Office XP Kompendium



 Die Tabelle



Kapitel 35



Sie fügen einen neuen Datensatz an, indem Sie Daten in die letzte Zeile des Datenblatts schreiben. Um ein Nachschlagefeld zu erstellen, wählen Sie NACHSCHLAGESPALTE im Kontextmenü der Spalte. Abbildung 35.8: Tabellenentwurf in der Datenblattansicht



4.



5.



Geben Sie jetzt die folgenden Beispieldaten von links nach rechts in das Datenblatt ein: –



Futura 1, St.-Petersburger-Straße 24, 18107, Rostock, 0381/ 324984, 0381/327891



–



Boutique M., Isabellastraße 16, 80789, München, 089/817263, 089/817263



–



Costa Import-Export, Jean-Paul-Platz 12, 90461, Nürnberg, 0911/ 762515, 0911/7621171



–



Der Geschenkemarkt GmbH, Maffeistr. 24, 80333, München, 089/136372-22, 089/136372-11



Ändern Sie nun die Spaltenüberschriften bzw. Feldnamen. Geben Sie von links nach rechts folgende Feldnamen ein: –



Name



–



Straße



–



PLZ



Office XP Kompendium



619



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung –



Telefon



–



Fax



Die Tabelle sollte danach wie in aussehen. Abbildung 35.9: Tabelle speichern



6.



Um die Datenblattansicht zu schließen und den Tabellenentwurf zu speichern, klicken Sie auf das Schließfeld. Geben Sie jetzt "tblAdresse" als Tabellennamen an und klicken Sie auf OK.



Um den Tabellenentwurf zu speichern, ohne das Fenster zu schließen, wählen Sie SPEICHERN aus dem DATEI-Menü oder klicken auf die Schaltfläche SPEICHERN in der Symbolleiste. Als Namenskonvention hat sich bewährt, Tabellennamen mit den Buchstaben "tbl" zu beginnen. ICON: Tipp



Abbildung 35.10: Automatisches Erzeugen eines Primärschlüssels



7.



Vor dem Abspeichern fragt Access, ob ein Primärschlüssel angelegt werden soll. Bestätigen Sie dies mit JA.



35.2.2



Daten eingeben



Nachdem die Tabellenstruktur angelegt ist, können Sie sofort Daten direkt in die Tabelle eingeben. Primärschlüssel



Zusätzlich zu den Feldern, die Sie in der Entwurfsansicht als Spalten angelegt haben, ist jetzt eine Spalte ID in der Tabelle vorhanden. Das Feld ID dient als Primärschlüssel für die Adresstabelle und wird vor allem zum Herstellen von Beziehungen zwischen den Tabellen benötigt (Abschnitt 36.2.3). Zwei Datensätze dürfen niemals denselben Wert im Primärschlüssel enthalten.



620



Office XP Kompendium



 Die Tabelle



Kapitel 35 Abbildung 35.11: Datenbankfenster mit der neu erstellten Tabelle



Abbildung 35.12: Dateneingabe in eine Tabelle



Das Feld ID ist dabei in TBLADRESSE ein künstlicher Primärschlüssel, da er der Adresse einfach eine beliebige fortlaufende Nummer anfügt, die für sich genommen keine Bedeutung hat. Immerhin erlaubt Access auch zusammengesetzte Primärschlüssel aus mehreren Feldern.



Office XP Kompendium



621



 Kapitel 35 Dateneingabe



Einfache Datenverwaltung In der Datenblattansicht können Sie die Daten in fast allen Feldern ändern. Lediglich das Feld ID wird von Access verwaltet und kann deshalb nicht geändert werden. Wenn Sie Daten in die mit dem Stern markierte Zeile eingeben, so wird ein neuer Datensatz angelegt. Access generiert dann automatisch einen neuen Wert für ID.



Funktionen der Datenblatt-



Die folgenden Funktionen erleichtern Ihnen die Änderung und Neueingabe von Datensätzen:



ansicht



Sie können in jeder Tabellenzelle Text markieren, kopieren oder ausschneiden und an anderer Stelle wieder einfügen. Um eine ganze Zeile zu markieren, klicken Sie auf den Datensatzmarkierer. Um mehrere aufeinander folgende Datensätze zu markieren, ziehen Sie mit der Maus über ihre Datensatzmarkierer. Diese können kopiert, ausgeschnitten und wieder in die Tabelle eingefügt werden. Um Datensätze endgültig zu löschen, schneiden Sie diese nicht aus, sondern drücken Sie (Entf). Um einen beliebigen rechteckigen Tabellenbereich zu markieren, bewegen Sie den Mauszeiger an den linken Rand eines Feldes, so dass er die Form eines dicken Pluszeichens annimmt und dann durch Ziehen markieren. Um die Spalten in Ihrer Anordnung zu verändern, markieren Sie eine Spalte durch Klicken in die Spaltenüberschrift und ziehen die markierte Spalte an die gewünschte Stelle. Markierte Spalten können als Block verschoben werden. Sie können eine oder mehrere Spalten so fixieren, dass sie beim Rollen des Bildes nach links nicht aus dem Fenster geschoben werden. Markieren Sie dazu die gewünschten Spalten und wählen Sie FORMAT/SPALTEN FIXIEREN aus dem Menü. Um eine oder mehrere Spalten auszublenden, markieren Sie die Spalten und wählen FORMAT/SPALTEN AUSBLENDEN aus dem Menü. Navigationsschaltflächen



Ein Datenblatt besitzt am unteren Rand Navigationsschaltflächen, mit denen das Blättern durch die Datensätze mittels der Maus erleichtert wird.



Abbildung 35.13: Blättern in einem Formular mit den Navigationsschaltflächen



622



Office XP Kompendium



 Die Tabelle



Kapitel 35



Mit den Pfeilschaltflächen wird jeweils der erste, der vorige, der nächste oder der letzte Datensatz im Formular angezeigt. Mit der Schaltfläche, die einen Pfeil und einen Stern zeigt, springen Sie zum ersten leeren Datensatz. Um direkt zu einem Datensatz zu springen, geben Sie dessen Datensatznummer in das Eingabefeld ein und drücken (Enter).



35.2.3



Die Entwurfsansicht



Erst in der Entwurfsansicht haben Sie die volle Kontrolle über alle Eigenschaften der Tabelle. Sie erreichen die Entwurfsansicht folgendermaßen: 1.



Markieren Sie den Tabellennamen im Datenbankfenster und klicken Sie auf die Schaltfläche ENTWURF.



2.



Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellennamen und wählen Sie ENTWURF aus dem Kontextmenü.



Die Entwurfsansicht wird tabellarisch dargestellt. Zeilenhöhen und Spaltenbreiten lassen sich wie in einem Datenblatt verändern. Abbildung 35.14: Die Entwurfsansicht einer Tabelle



In der Entwurfsansicht haben Sie folgende Möglichkeiten, die Tabellenstruktur zu verändern: Sie löschen ein Feld, indem Sie den entsprechenden Datensatzmarkierer anklicken und (Entf) drücken.



Office XP Kompendium



623



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung Sie fügen ein neues Feld an, indem Sie einen Feldnamen und einen Felddatentyp in eine freie Zeile eingeben. Um eine freie Zeile einzufügen, markieren Sie die Zeile unter der einzufügenden Zeile und drücken (Einfg). Um die Position eines Feldes zu verändern, markieren Sie es durch Anklicken des Datensatzmarkierers und ziehen es anschließend an die gewünschte Stelle. Es ist möglich, Zeilen der Tabelle in die Zwischenablage auszuschneiden oder zu kopieren und in eine leere Zeile wieder einzufügen. Die Änderungen an der Struktur werden erst nach dem expliziten Speichern vollzogen. Daten, die sich in gelöschten Feldern befanden, sind nach dem Abspeichern endgültig gelöscht.



ICON: Info



Objektnamen AutoKorrektur



Führen Sie folgende Änderung an der Struktur von TBLADRESSE durch: 1.



Ändern Sie den Feldamen des Feldes NAME auf FIRMA, indem Sie den Feldnamen einfach überschreiben.



2.



Markieren Sie die Zeilen STRASSE und PLZ und drücken Sie (Einfg).



3.



Geben Sie in die freien Zeilen NACHNAME und VORNAME als Feldnamen ein.



Die Änderung wird parallel in allen anderen Access-Objekten wie Formularen und Berichten durchgeführt, indem Sie diese Funktion im OptionenDialogfeld, das Sie durch Auswahl von OPTIONEN aus dem EXTRAS-Menü öffnen, aktivieren. Dort markieren Sie auf der Registerkarte ALLGEMEIN das Kontrollkästchen AUSFÜHREN im Feld Objektnamen AUTOKORREKTUR.



35.2.4



Feldeigenschaften



Access unterstützt eine Reihe von Eigenschaften, die für jedes Feld festgelegt werden können. Feldname



In der linken Spalte wird der Feldname eingetragen. Dieser kann jederzeit ohne Datenverlust verändert werden. Obwohl Access keine Probleme mit Umlauten und Leerzeichen macht, sollten Sie trotzdem auf diese verzichten.



ICON: Info



624



Office XP Kompendium



 Die Tabelle In vielen Fällen entspricht der Feldname nicht der Bezeichnung, unter der ein Anwender eine Information erkennt. Aus diesem Grund können Sie für jedes Feld eine Beschriftung angeben, die dann als Spaltenüberschrift und als Standardfeldbeschriftung in Formularen verwendet wird.



Kapitel 35 Beschriftung



Verwenden Sie die Beschriftung nicht, wenn Sie größere Anwendungen programmieren. Im Programmcode benötigen Sie immer den Feldnamen, während im Datenblatt immer die Beschriftung angegeben ist. ICON: Tipp



Unter BESCHREIBUNG können Sie einen beliebigen Text angeben, der die Bedeutung eines Feldes erklärt. Außerdem wird dieser Text in Formularen standardmäßig als erklärender Text in der Statuszeile übernommen.



Beschreibung



Abbildung 35.15: Felddatentypen



Die wichtigste Eigenschaft eines Feldes ist der Felddatentyp. Er bestimmt, welche Art von Daten in einem Feld gespeichert werden können und wie viel Speicherplatz benötigt wird. Abbildung 35.16: Zusätzliche Feldeigenschaften



Der am häufigsten benötigte Datentyp ist Text. Textfelder können beliebige Zeichenketten, bestehend aus Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen, enthalten. Die maximale Länge der Zeichenkette wird unter FELDGRÖßE von 1 bis 255 Zeichen festgelegt.



Text



Der Feldtyp AutoWert veranlasst Access beim Anlegen eines neuen Datensatzes, automatisch einen neuen Wert zu generieren. AutoWerte sind ideale Primärschlüssel, da Access ihre Eindeutigkeit garantiert. Dabei bietet Access folgende zwei Methoden an, die unter NEUE WERTE eingestellt werden:



AutoWert



Office XP Kompendium



625



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung Mit INKREMENT werden die Datensätze durchgezählt. Wird ein Datensatz gelöscht, so wird sein AutoWert nicht mehr verwendet. Mit ZUFALL generiert Access zufällige AutoWerte. Somit ist die Eingabereihenfolge der Datensätze nicht mehr nachvollziehbar. Unter Feldgrösse lässt sich neben Long Integer für einen 4 Byte großen Wert auch Replikations-ID angeben. Letzteres generiert global eindeutige Werte und wird für den Replikationsmechanismus benötigt. Das Feld ID von TBLADRESSE ist als AutoWert deklariert und sollte als Kundennummer verwendet werden. Zahl



Felder vom Datentyp Zahl enthalten numerische Werte und sollte daher nur bei Rechenoperationen durchgeführt werden. Zahlenfelder unterstützen folgende Feldgrößen:



Tabelle 35.1: Feldgrößen, Wertebereiche und Speicherbedarf der verschiedenen Datentypen Zahl



Feldgröße



Wertebereich



Speicherbedarf



Long Integer



-2147483648 bis 2147483647



4 Bytes



Double



4,940*10-324 bis 1,798*10-308, negativ und positiv



8 Bytes



Integer



-32768 bis 32767



2 Bytes



Single



1,401*10-45 bis 3,40310-38, negativ von positiv



4 Byte



Byte



-128 bis 127



1 Byte



Replikations-ID



16 Bytes



Neben der Feldgröße können Sie auch wählen, wie die Zahl ausgegeben werden soll. Wählen Sie dazu unter FORMAT einen entsprechenden Eintrag. Unter DEZIMALSTELLEN können Sie angeben, wie viele Dezimalstellen ausgegeben werden sollen. Setzen Sie die Feldgröße für numerische Daten so niedrig wie möglich an.



ICON: Tipp



626



Das Feld PLZ wurde von Access als numerisch erkannt. Da mit Postleitzahlen nie gerechnet werden muss, ändern Sie den Felddatentyp auf TEXT mit der Feldgröße 5. Zahlenfelder werden in dieser Beispieltabelle nicht benötigt.



Office XP Kompendium



 Die Tabelle



Kapitel 35



Felder vom Typ Datum/Zeit speichern einen sekundengenauen Zeitpunkt. Unter FORMAT legen Sie dann fest, ob Sie die Zeitangabe, die Datumsangabe oder beides benötigen.



Datum/Zeit



Fügen Sie ein Feld mit dem Namen GEBURTSDATUM an, geben diesem den Datentyp DATUM/ZEIT und das Format DATUM, KURZ. Nun erhalten Sie ein einfaches Datum ohne Uhrzeit. Felder des Datentyps Ja/Nein erlauben ausschließlich die Werte Ja und Nein bzw. Wahr und Falsch. Dieser Datentyp wird auch als boolesch oder als logisch bezeichnet.



Ja/Nein



Fügen Sie der Tabelle ein Feld mit dem Namen ISTKUNDE ein und spezifizieren Sie den Felddatentyp als JA/NEIN, um festzustellen ob darüber bereits eine Bestellung gelaufen ist. Der Felddatentyp Währung verhält sich im Prinzip wie ein Feld vom Typ Zahl mit der Feldgröße Double. Es sind für Währungsfelder allerdings nur 4 Dezimalstellen erlaubt. Währungsfelder speichern auch jede andere Zahl, da sich Ausgabeformat und Anzahl der angezeigten Dezimalstellen wie bei Zahlenfeldern angeben lassen.



Währung



Fügen Sie der Tabelle ein Feld mit dem Namen KREDIT hinzu und spezifizieren Sie als Felddatentyp Währung. Dieses Feld wird zur Eingabe eines Kreditrahmens verwendet. Felder vom Typ Memo sind Textfelder, die bis zu 64 KByte (65536 Zeichen) Text speichern. Memofelder eignen sich für die Speicherung von unstrukturierten Daten.



Memo



Fügen Sie der Tabelle ein Feld mit dem Namen BEMERKUNG hinzu und spezifizieren Sie als Felddatentyp MEMO. In diesem Feld können Sie dann Vermerke zu einer Adresse ablegen. Felder vom Typ OLE-Objekt speichern beliebige Daten, wie z. B. Bilder, Tabellen oder auch komplette Word-Texte.



OLE-Objekt



Hyperlink-Felder sind spezielle Textfelder, die der Speicherung von Internet-Adressen (URLs) dienen. Im Datenblatt oder in einem Formular wird durch das Anklicken eines Hyperlink-Feldes ein WWW-Browser geöffnet.



Hyperlink



35.2.5



Standardwert



Für jedes Feld lässt sich ein Standardwert angeben, der automatisch in das Feld eingetragen wird, wenn ein neuer Datensatz an die Tabelle angehängt wird. Office XP Kompendium



627



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung



Abbildung 35.17: Standardwerte im Ausdruckseditor



Access lässt hier sowohl einen konstanten Wert als auch Ausdrücke mit bestimmten Funktionen zu. Benutzerdefinierte Funktionen in Visual Basic sind zur Berechnung eines Standardwertes nicht erlaubt.



35.2.6



Gültigkeitsüberprüfungen



Gültigkeitsüberprüfungen sorgen dafür, dass ein Feld nur sinnvolle Daten enthält. Access unterstützt folgende Gültigkeitsüberprüfungen: Unter GÜLTIGKEITSREGEL wird eine Bedingung eingetragen, die erfüllt sein muss, damit der Datensatz akzeptiert wird. Die Bedingung darf nur das Feld enthalten, für das sie angegeben wird. Wenn EINGABE ERFORDERLICH auf JA gesetzt ist, darf ein Feld nicht leer sein, wenn ein Datensatz gespeichert wird. Wenn LEERE ZEICHENFOLGE auf NEIN gesetzt ist, werden keine Textfelder zurückgewiesen, die einen leere Zeichenfolge speichern. Wenden Sie auf Tabellenebene nur Gültigkeitsregeln an, die wirklich fundamental für die Konsistenz der Daten sind. Komplexere Bedingungen sind in Formularen besser aufgehoben. ICON: Tipp



Geben Sie die folgenden Gültigkeitsregeln in TBLADRESSE an: Für FIRMA sollte EINGABE ERFORDERLICH auf JA und LEERE ZEICHENauf NEIN gesetzt werden, weil Adressen ohne die Angabe eines Namens nicht zu gebrauchen sind. FOLGE



628



Office XP Kompendium



 Die Tabelle



Kapitel 35



Für Kredit geben Sie unter Gültigkeitsregel >=0 ein. Damit sind keine negativen Werte als Kreditlimit möglich.



35.2.7



Indizes und Primärschlüssel



Um die Zugriffsgeschwindigkeit auf einen Datensatz zu erhöhen, lassen sich Indizes definieren. Ein Index für eine Tabelle funktioniert dabei ähnlich wie das Sachwortverzeichnis in einem Buch. Ein Index indiziert immer ein oder mehrere Felder eines Datensatzes und beschleunigt das Suchverfahren, da im Index die Datensatzverweise bereits in der richtigen Reihenfolge gespeichert sind. Access unterstützt zwei verschiedenen Arten von Indizes:



Indextypen



Eindeutige Indizes lassen keine doppelten Werte in den indizierten Feldern zu. Mehrdeutige Indizes lassen auch doppelte Werte im indizierten Feld zu. Für den Primärschlüssel ist immer ein eindeutiger Index angelegt. Sie legen den Primärschlüssel fest und legen den zugehörigen Index an, indem Sie die gewünschten Felder markieren und die Schaltfläche PRIMÄRSCHLÜSSEL in der Symbolleiste anklicken. Abbildung 35.18: Anlegen von Indizes



Machen Sie sich keine Gedanken darüber, ob ein Index ein- oder mehrdeutig sein soll. Außer für spezielle Anwendungen eignet sich meist ein mehrdeutiger Index. ICON: Tipp Eine Übersicht der für eine Tabelle angelegten Indizes erhalten Sie, indem Sie auf die Schaltfläche INDIZES auf der Symbolleiste klicken oder Indizes aus dem Menü ANSICHT wählen.



Office XP Kompendium



629



 Kapitel 35 Indexfenster



Einfache Datenverwaltung Das Indexfenster besitzt folgende Funktionen: Sie legen einen neuen Index an, indem Sie in die Spalte INDEXNAME einen Namen eintragen und unter FELDNAME das Feld auswählen, das indiziert werden soll. Sie legen einen Index über mehrere Felder an, indem Sie bei mehreren aufeinander folgenden Zeilen einen Feldnamen, aber nur in der ersten Zeile einen Indexnamen angeben. Sie können jederzeit alle Einstellungen eines Index ändern. Sie löschen einen Index, indem Sie die Zeile mit seinem Indexnamen durch einen Klick auf den Datensatzmarkierer markieren und (Entf) drücken. Für jeden Index gelten zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten: Die Spalte SORTIERREIHENFOLGE legt fest, welche Sortierung durch den Index erreicht werden soll. PRIMÄRSCHLÜSSEL erklärt den Index in der markierten Zeile zum Primärschlüssel. War bereits ein Primärschlüssel definiert, so verliert dieser diese Funktion. EINDEUTIG schaltet zwischen eindeutigem und mehrdeutigem Index um. NULLWERTE IGNORIEREN legt fest, dass Datensätze mit Nullwerten im indizierten Feld nicht in den Index aufgenommen werden.



35.2.8



Nachschlagen



Ist in einem Tabellenfeld ein Wert aus einer anderen Tabelle gespeichert, kann dieser Vorgang mithilfe der Access Nachschlagefunktion automatisiert werden.



35.2.9



Tabelleneigenschaften



Die Tabelle besitzt in Access ein Eigenschaftsfenster. Sie zeigen das Eigenschaftsfenster durch Anklicken der Schaltfläche EIGENSCHAFTEN in der Symbolleiste oder durch die Auswahl von EIGENSCHAFTEN im Menü ANSICHT an.



630



Office XP Kompendium



 Die Tabelle



Kapitel 35 Abbildung 35.19: Eigenschaften einer Tabelle



Die Tabellen-Eigenschaften haben die folgende Funktion: BESCHREIBUNG ist ein beliebiger Text, der Sie an die Funktion erinnert. In GÜLTIGKEITSREGEL können Sie eine Bedingung formulieren, die wahr sein muss, damit Access den Datensatz akzeptiert und abspeichert. Es lassen sich hier die Werte mehrerer Felder in die Bedingung einbeziehen. Unter GÜLTIGKEITSMELDUNG geben Sie einen Text ein, den Access anzeigt, wenn die Gültigkeitsregel verletzt wurde. Unter FILTER geben Sie einen Filter an, der zusammen mit der Tabelle geladen werden soll. Ein so spezifizierter Filter verbirgt bestimmte Datensätze nicht vor Anwendern. Unter SORTIERT NACH geben Sie eine durch Strichpunkte getrennte Liste von Feldnamen an, nach der die Tabelle standardmäßig sortiert werden soll. Mit UNTERDATENBLATTNAME, VERKNÜPFEN VON, VERKNÜPFEN NACH, UNTERDATENBLATTHÖHE und UNTERDATENBLATT ERWEITERT geben Sie ein standardmäßiges Unterdatenblatt für die Tabelle an. Geben Sie [AUTOMATISCH] an, damit Access anhand der definierten Beziehungen automatisch ein Unterdatenblatt erstellt.



35.2.10



Tabellen importieren



Eine weitere Möglichkeit, eine Tabelle zu erstellen, ist der Import einer bereits vorhandenen Tabelle aus einer anderen Datenbank.



Office XP Kompendium



631



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung



Abbildung 35.20: Importieren einer Tabelle



Importieren einer Access-Tabelle Um eine Access-Tabelle zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.



Aktivieren Sie das Datenbankfenster, wechseln Sie in den Ordner TABELLEN und wählen Sie IMPORTIEREN aus dem Untermenü EXTERNE DATEN des DATEI-Menüs.



2.



Wählen Sie im IMPORTIEREN-Dialogfeld die Datenbank-Datei, aus der Sie eine Tabelle importieren wollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche IMPORTIEREN. Existiert bereits eine Tabelle mit demselben Namen wird dem Namen der importierten Tabelle eine Zahl nachgestellt.



3.



Um mehr Daten für die folgenden Beispiele parat zu haben, importieren Sie wie oben angegeben die Tabelle TBLADRESSE aus der auf der CD mitgelieferten Beispieldatenbank Bestellsystem.



Abbildung 35.21: Auswählen einer Tabelle



Da die aktuelle Datenbank bereits eine Tabelle TBLADRESSE besitzt, wird die Tabelle als TBLADRESSE1 importiert. 632



Office XP Kompendium



 Die Abfrage



35.3



Kapitel 35



Die Abfrage



Access verfügt über einen äußerst leistungsfähigen Abfragegenerator, mit dem Sie Auswertungen durchführen können, ohne eine einzige Zeile Programmcode zu schreiben. Dieser Abschnitt beschreibt die einfachen Methoden zum Suchen, Selektieren und Sortieren von Datensätzen aus einer einzigen Tabelle.



35.3.1



Datensätze suchen



Um einen Datensatz in einer Tabelle zu suchen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.



Öffnen Sie die Datenblattansicht der Tabelle oder öffnen Sie das Formular



2.



Klicken Sie auf das Feld, in dem Sie einen Wert suchen wollen.



3.



Klicken Sie auf SUCHEN in der Symbolleiste oder wählen Sie SUCHEN aus dem Menü BEARBEITEN.



4.



Geben Sie unter SUCHEN NACH Ihren Begriff ein. Im einzeiligen Listenfeld VERGLEICHEN stellen Sie ein, welcher Teil eines Feldwertes mit dem Suchbegriff übereinstimmen muss, um als gefunden zu gelten. Mit dem Kontrollkästchen GROSS-/KLEINSCHREIBUNG BEACHTEN weisen Sie Access an, nur nach solchen Feldwerten zu suchen. Abbildung 35.22: Das SuchenDialogfeld



FORMATIERUNG BEACHTEN bedingt, dass bspw. ein Währungsfeld mit dem Inhalt 20,00 DM mit dem Suchbegriff 20 nicht gefunden wird, obwohl beide Werte numerisch identisch sind. AKTUELLES FELD bestimmt, dass nur in dem Feld gesucht werden soll, das vor dem Aufruf des Suchen-Dialogfeldes aktiv war.



Office XP Kompendium



633



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung Die Schaltfläche AM ANFANG BEGINNEN startet die Suche beim ersten Datensatz. Mit WEITERSUCHEN suchen Sie nach dem nächsten Auftreten des Suchbegriffs. Nach dem Suchvorgang wird der erste gefundene Datensatz markiert und die Suche angehalten. Sie müssen erst SCHLIESSEN anklicken, bevor Sie auf den gefundenen Datensatz zugreifen können. Meist ist ANFANG DES FELDINHALTS die günstigste Einstellung für Vergleichen, weil dann einige Anfangsbuchstaben als Suchbegriff ausreichen, um einen Feldwert zu finden.



ICON: Tipp



35.3.2



Filter



Ein Filter für eine Tabelle einer Datenbank besteht aus einem oder mehreren Kriterien, die ein Datensatz erfüllen muss, um in einem Datenblatt oder einem Formular dargestellt zu werden. Auswahlbasierter Filter Um einen auswahlbasierten Filter anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.



Öffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht oder öffnen Sie das Formular.



2.



Blättern Sie bis Sie einen Datensatz gefunden haben, der den gewünschten Kriterien entspricht.



3.



Klicken Sie auf das Feld, das den gesuchten Wert enthält.



4.



Klicken Sie auf die Schaltfläche AUSWAHLBASIERTER FILTER in der Symbolleiste oder wählen Sie AUSWAHLBASIERTER FILTER im FILTERUNTERMENÜ im Menü DATENSÄTZE.



Anschließend sind nur noch jene Datensätze verfügbar, die einen identischen Wert im aktiven Feld aufweisen. Dieser Vorgang lässt sich beliebig oft mit anderen Feldern wiederholen. Alle Datensätze anzeigen



Um wieder alle Datensätze anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche FILTER ENTFERNEN. Sie wollen alle Münchner Kunden aus der Adresstabelle ermitteln. Öffnen Sie dazu TBLADRESSE in der Datenblattansicht.



634



Office XP Kompendium



 Die Abfrage



Kapitel 35 Abbildung 35.23: Die ungefilterte Adresstabelle



Klicken Sie auf die Spalte ORT in einer Zeile, in der der Wert »München« enthalten ist. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche AUSWAHLBASIERTER FILTER in der Symbolleiste. Im Datenblatt werden jetzt nur noch diejenigen Datensätze angezeigt, die den Wert »München« im Feld ORT besitzen. Im Feld ISTKUNDE sehen Sie, dass zwei Datensätze keine Markierung aufweisen und demnach keine Kunden sind. Klicken Sie auf das Feld ISTKUNDE, um es zu markieren, bei Doppelklick wird gelöscht. Klicken Sie dann erneut auf die Schaltfläche AUSWAHLBASIERTER FILTER in der Symbolleiste. Die zwei Datensätze ohne Kundenmarkierung sind jetzt ebenfalls verschwunden. Ähnlich einfach lässt sich eine Sortierung der angezeigten Daten festlegen. Klicken Sie dazu auf das Feld nach dem Sie sortieren wollen. Anschließend klicken Sie auf eine der Schaltflächen AUFSTEIGEND SORTIEREN oder ABSTEIGEND SORTIEREN in der Symbolleiste. Alternativ wählen Sie AUFSTEIGEND bzw. ABSTEIGEND im SORTIEREN-UNTERMENÜ des DATENSÄTZE-MENÜS.



Sortierung



Access unterstützt auch formularbasierte Filter sowie Spezialfilter.



Weitere Filter



Office XP Kompendium



635



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung



Abbildung 35.24: Die gefilterte Adresstabelle



35.3.3



Auswahlabfragen



Eine Auswahlabfrage liefert einen oder mehrere Ergebnisdatensätze. In vielen Fällen lassen sich die Daten in einer Auswahlabfrage genauso wie in einer Tabelle verändern. Auswahlabfragen bieten weiterhin eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Datenauswertung. So lassen sich mehrere Tabellen zu einer Abfrage zusammenfassen oder Berechnungen über mehrere Datensätze durchführen. Abbildung 35.25: Erstellen einer neuen Abfrage



636



Office XP Kompendium



 Die Abfrage



Kapitel 35



Erstellen einer neuen Abfrage Um eine Abfrage zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.



Wechseln Sie im Datenbankfenster in den Ordner ABFRAGEN und klicken Sie auf die Schaltfläche NEU.



2.



Wählen Sie ENTWURFSANSICHT, um die neue Abfrage selbst zu erstellen, oder wählen Sie einen Assistenten.



3.



Klicken Sie anschließend auf OK. Abbildung 35.26: Die Entwurfsansicht einer Abfrage



4.



5.



In der Abfrage-Entwurfsansicht werden in der oberen Hälfte die Feldlisten der Tabellen und Abfragen gezeigt. In der unteren Hälfte spezifizieren Sie, welche Felder und Datensätze im Abfrageergebnis erscheinen sollen.



Anfügen neuer Tabellen



Um eine Tabelle in die neue Abfrage aufzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche TABELLE ANZEIGEN in der Symbolleiste. Abbildung 35.27: Tabelle anzeigen



Office XP Kompendium



637



 Kapitel 35



Spezifizieren der



Einfache Datenverwaltung 6.



Fügen Sie eine Tabelle durch Doppelklicken auf den Tabellennamen ein. Um eine Abfrage einzufügen, wechseln Sie auf die Registerkarte ABFRAGEN bzw. BEIDE.



7.



Jede Spalte steht dabei für ein Feld der Auswahlabfrage. Die Zeilen haben folgende Bedeutung:



Auswahlabfrage



8. Kreuztabellen



–



Unter FELD wird ein Feld aus den in die Abfrage übernommenen Abfragen und Tabellen ausgewählt.



–



Anstatt den Feldnamen in der Liste auszuwählen, können Sie ihn in die nächste freie Spalte durch Doppelklick übernehmen.



–



TABELLE zeigt den Namen der Tabelle bzw. Abfrage, aus der das Feld dieser Spalte stammt.



–



Unter SORTIERUNG lässt sich eine aufsteigende bzw. absteigende Sortierordnung für das Feld festlegen.



–



Das Kontrollkästchen unter Ansicht legt fest, ob das Feld in der Abfrage erscheinen soll.



–



Unter KRITERIEN lässt sich eine Bedingung angeben, die erfüllt sein muss, damit der Datensatz in das Abfrageergebnis aufgenommen wird.



–



Unter ODER und den folgenden Zeilen geben Sie weitere Kriterien an.



Sie zeigen das Abfrageergebnis in einem Datenblatt an, indem Sie die Schaltfläche AUSFÜHREN (Symbol links) in der Symbolleiste anklicken.



Aus der Adresstabelle soll eine Liste mit allen Münchner Kunden mit Telefon und Faxnummern erstellt werden. Dazu vollziehen Sie folgende Schritte:



638



1.



Wechseln Sie im Datenbankfenster in den Ordner TABELLEN und markieren Sie die Tabelle TBLADRESSE.



2.



Klicken Sie auf die Schaltfläche NEUE ABFRAGE in der Symbolleiste. Wählen Sie anschließend ENTWURFSANSICHT im Dialogfeld NEUE ABFRAGE.



3.



Doppelklicken Sie nacheinander in der Feldliste TBLADRESSE auf die Felder NACHNAME, VORNAME, TELEFON, FAX, ISTKUNDE und ORT.



4.



Wählen Sie im einzeiligen Listenfeld SORTIERUNG in den Spalten NACHNAME und VORNAME die Einstellung AUFSTEIGEND.



5.



Tragen Sie in der Spalte KUNDEN in der Zeile KRITERIEN das Kriterium »Wahr« ein. Dadurch werden nur solche Datensätze in das Abfrageergebnis aufgenommen, deren Feld ISTKUNDE wahr ist.



6.



Tragen Sie in der Spalte ORT als Kriterium »München« ein.



7.



Klicken Sie nun auf AUSFÜHREN.



Office XP Kompendium



 Die Abfrage



Kapitel 35 Abbildung 35.28: Die leere Entwurfsansicht für die Telefonliste



Abbildung 35.29: Das Datenblatt der fertigen Telefonliste



35.3.4



Aktionsabfragen



Im Gegensatz zu Auswahlabfragen ändern Aktionsabfragen die Datenbank und geben keine Datensätze als Ergebnis zurück. Access unterstützt folgende Typen von Aktionsabfragen: Aktionsabfrage



Funktion



Aktualisierungsabfrage



Änderung von einzelnen Feldern in einer oder mehreren Tabellen



Anfügeabfrage



Anfügen der bei einer Auswahlabfrage resultierenden Datensätze an eine Tabelle



Löschabfrage



Löschen der bei einer Abfrage resultierenden Datensätze



Tabellenerstellungsabfrage



Erstellung einer neuen Tabelle aus den bei einer Abfrage resultierenden Daten



Office XP Kompendium



Tabelle 35.2: Die Aktionsabfragen von Access



639



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung Sie haben sich entschlossen, allen Kunden zu Weihnachten einen zusätzlichen Kredit von 50,- DM einzuräumen. Anstatt die einzelnen Datensätze von TBLADRESSE durchzugehen und die Werte im Feld Kredit von Hand zu ändern, verwenden Sie eine Aktionsabfrage. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1.



Klicken



Sie



TBLADRESSE,



im Datenbankfenster im Ordner um den Tabellennamen zu markieren.



TABELLEN



auf



2.



Klicken Sie auf die Schaltfläche NEUE ABFRAGE in der Symbolleiste. Wählen Sie im Dialogfeld NEUE ABFRAGE in der Liste ENTWURFSANSICHT und klicken Sie auf OK.



3.



Klicken Sie auf AKTUALISIEREN in der Schaltflächen-Liste ABFRAGETYP.



Abbildung 35.30: Entwurfsansicht einer Aktualisierungsanfrage



4.



Doppelklicken Sie in der Feldliste von TBLADRESSE auf das Feld KREDoppelklicken Sie anschließend auf das Feld ISTKUNDE, um es in die zweite Spalte zu übernehmen.



DIT.



5.



Geben Sie unter Kredit in der Zeile AKTUALISIEREN [Kredit]+50 ein. Die eckigen Klammern sind wichtig, da Access daran erkennt, dass es sich um das Feld KREDIT und nicht um den Text »Kredit« handelt.



6.



Geben Sie unter ISTKUNDE in die Zeile KRITERIEN den Wert »Wahr« ein.



7.



Klicken Sie auf die Schaltfläche AUSFÜHREN.



8.



Klicken Sie auf die Schaltfläche JA, um die Änderungen zu bestätigen.



Abbildung 35.31: Warnung bei einer Aktionsabfrage



640



Office XP Kompendium



 Das Formular



Kapitel 35



35.4



Das Formular



35.4.1



Grundlagen



Access bietet mit den Formularen die Möglichkeit, Informationen aus einer oder mehreren Tabellen in frei gestaltbarer Form zu präsentieren. Formulare können einen Verweis auf eine Tabelle oder Abfrage als so genannte Datenquelle enthalten. Änderungen, die im Formular an den Daten vorgenommen werden, werden in der Datenbank dauerhaft gespeichert.



Datenquellen



Auf dem Formular befinden sich Steuerelemente die von Access unterstützt werden.



Steuerelemente



Erstellung eines Formulars Um ein neues Formular zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.



Wechseln Sie in den Ordner FORMULARE und klicken Sie auf NEU. Alternativ zeigen Sie den Ordner TABELLEN bzw. ABFRAGEN an, markieren die gewünschte Tabelle bzw. Abfrage und klicken auf die Schaltfläche NEUES FORMULAR in der Symbolleiste. Abbildung 35.32: Anlegen eines neuen Formulars



2.



Wählen Sie in der Liste des Dialogfeld NEUES FORMULAR die Auswahl ENTWURFSANSICHT, wenn Sie mit einem leeren Formular starten wollen.



3.



Sie speichern das Formular, indem Sie die Schaltfläche SPEICHERN aus der Symbolleiste anklicken und die Sicherheitsanfrage mit JA beantworten.



Namen sind so zu gestalten, dass der Typ des benannten Objekts daraus hervorgeht. Daher werden die Formulare mit dem Präfix FRM benannt. ICON: Tipp



Office XP Kompendium



641



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung



Abbildung 35.33: Ein leeres Formular in der Entwurfsansicht



Um ein einfaches Formular für die Adressen-Tabelle zu erstellen, verwenden Sie am besten den AUTOFORMULAR-ASSISTENTEN. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1.



Wechseln Sie im Datenbankfenster in den Ordner TABELLEN.



2.



Klicken Sie auf die Schaltfläche NEUES OBJEKT/AUTOFORMULAR im Datenbankfenster.



Abbildung 35.34: Das Formular zur Adresseingabe



642



Office XP Kompendium



 Das Formular



Kapitel 35



3.



Schließen Sie das Formular durch Klicken auf das Schließfeld.



4.



Geben Sie als Namen FRMADRESSE an.



35.4.2



Datenanzeige und -eingabe



Sie öffnen ein Formular zur Dateneingabe, indem Sie im Datenbankfenster in den Ordner FORMULARE wechseln und auf den gewünschten Formularnamen doppelklicken. In einem Formular lassen sich folgende Arbeiten durchführen: Um die Daten in einem Textfeld zu ändern, klicken Sie in das Textfeld und geben die Änderungen ein. Sie machen alle Änderungen an einem Datensatz rückgängig, indem Sie die Taste (Esc) drücken oder auf die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG in der Symbolleiste klicken. Zwischen den Steuerelementen wechseln Sie nach unten mit den Tasten (ÿ__) oder (¢). In das vorherige Feld gelangen Sie durch (ª)+(ÿ__). Um zwischen Datensätzen zu blättern, verwenden Sie entweder die Navigationsschaltflächen oder die Auswahl im Untermenü GEHE ZU im Menü BEARBEITEN. Sie geben einen neuen Datensatz ein, indem Sie auf die Schaltfläche NEUER DATENSATZ in der Symbolleiste klicken. Wenn Sie beim Anlegen eines neuen Datensatzes die Änderungen zum Beispiel mit (Esc) rückgängig machen, so wird kein neuer Datensatz angelegt. Eine neue Inkrement-AutoWert-Nummer ist aber auch in diesem Fall vergeben. Abbildung 35.35: Sicherheitsabfrage vor dem Löschen



Sie löschen einen Datensatz, indem Sie auf die Schaltfläche DATENSATZ in der Symbolleiste klicken.



LÖSCHEN



Unter Umständen ist es nicht möglich, in einem Formular Daten zu ändern.



Office XP Kompendium



643



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung



Dies kann verschiedene Gründe haben. 1.



Geben Sie in das Formular einen neuen Datensatz wie in folgender Abbildung ein:



2.



Wenn Sie zum nächsten Datensatz blättern, ist der neue Datensatz gespeichert.



Abbildung 35.36: Eingabe eines Datensatzes in ein Formular



Rechtschreibhilfen



Access unterstützt für die Dateneingabe eine Rechtschreibhilfe. Sie starten die Rechtschreibhilfe durch Drücken von (F7) oder durch Auswahl von RECHTSCHREIBUNG im Menü EXTRAS.



Abbildung 35.37: Rechtschreibhilfe



35.4.3



Verändern des Formular-Layouts



Sie verändern das Formularlayout, indem Sie im Datenbankfenster in den Ordner FORMULARE wechseln, das Formular anklicken, um es zu markieren, und auf die Schaltfläche ENTWURF klicken. Wenn das Formular gerade aktiv ist, klicken Sie die Schaltfläche ENTWURFSANSICHT in der Symbolleiste an, um in die Entwurfsansicht zu wechseln.



644



Office XP Kompendium



 Das Formular



Kapitel 35 Abbildung 35.38: Zuweisen eines Autoformates



Access unterstützt Autoformate für Formulare. Ein solches AutoFormat bestimmt den Hintergrund des Formulars sowie die Farben und Schriftarten der einzelnen Textfelder. Access verfügt über 10 vordefinierte Autoformate, die beliebig angepasst und erweitert werden können.



AutoFormat



Abbildung 35.39: Die Entwurfsansicht



Um einem Formular ein AutoFormat zuzuweisen, wählen Sie in der Entwurfsansicht des Formulars AUTOFORMAT aus dem Menü FORMAT. Wenn Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN klicken, können Sie bestimmen, ob Sie Schriftart-, Farben- und/oder die Rahmeneinstellungen aus dem Autoformat anwenden wollen.



Office XP Kompendium



645



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung



Beachten Sie, dass ein AutoFormat auf alle Textfelder im Formular angewendet wird und somit die Formatierung einzelner Textfelder überschreibt. ICON: Tipp Ändern der Textfeldanordnung



In der Entwurfsansicht verfügen Sie über die folgenden Möglichkeiten, die Anordnung der Textfelder zu verändern:



Abbildung 35.40: Ein markiertes Textfeld



Um ein Textfeld zusammen mit seinem Bezeichnungsfeld zu verschieben, klicken Sie es an, bewegen den Mauszeiger an den Rand des Textfeldes, bis er als eine Hand mit fünf ausgestreckten Fingern erscheint. Ziehen Sie dann das Textfeld an die neue Position. Um ein Textfeld ohne sein Bezeichnungsfeld bzw. ein Bezeichnungsfeld ohne sein Textfeld zu verschieben, ziehen Sie das Textfeld bzw. das Bezeichnungsfeld an dem größeren schwarzen Quadrat in der linken oberen Ecke an die gewünschte Position. Um ein Textfeld in seiner Größe zu verändern, ziehen Sie eines der kleinen schwarzen Quadrate so, dass das Textfeld die gewünschte Größe erhält. Um einem Textfeld die passende Höhe für die gewählte Schriftart zu geben, doppelklicken Sie auf eines der kleinen schwarzen Quadrate. Sie ändern den Text eines Bezeichnungsfelds, indem Sie einmal auf das Bezeichnungsfeld klicken, um es zu markieren, und ein zweites Mal, um eine Einfügemarke in das Textfeld zu setzen. An folgendem Beispiel können Sie die Arbeitsschritte ausprobieren:



646



1.



Ändern Sie das Bezeichnungsfeld von ID auf KUNDENNR., indem sie es erst markieren und dann in den Text klicken, um den Editiermodus zu aktivieren.



2.



Da die Kundennummer niemals so groß wird, verkleinern Sie das Textfeld ID etwa auf die Hälfte.



3.



Ziehen Sie das Kombinationsfeld ADRTYP neben das Textfeld ID. Um dann das ganze Formular zu sehen, müssen Sie das Fenster vergrößern.



4.



Bewegen Sie anschließend das Feld FIRMA genauso um eine Position nach oben und schieben Sie das Textfeld ISTKUNDE rechts daneben in eine Zeile. Das Formular sollte jetzt in etwa aussehen wie im Bild.



Office XP Kompendium



 Das Formular



Kapitel 35 Abbildung 35.41: Das veränderte Formular



Abbildung 35.42: Das Formular mit verbessertem Layout



5.



Verändern Sie zum Schluss den grauen Bereich, indem Sie seinen Rand bis auf einen schmalen Streifen rechts und unten an die Textfelder heranziehen.



Office XP Kompendium



647



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung 6.



Zum Abschluss geben Sie dem Formular eine neue Titelzeile. Klicken Sie unterhalb der Titelleiste in die linke obere Ecke des Formularfensters.



7.



Klicken Sie dann auf die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN in der Symbolleiste. Wechseln Sie darin zur Registerkarte FORMAT.



8.



Geben Sie in die Zeile BESCHRIFTUNG Kundenadressen ein.



9.



Wechseln Sie mit der Schaltfläche FORMULARANSICHT in der Symbolleiste in die Formularansicht.



Abbildung 35.43: Die Formeigenschaften eines Formulars



Abbildung 35.44: Das fertige Formular



Nachdem Sie das Formular einmal geschlossen, abgespeichert und wieder geöffnet haben, passt Access die Fenstergröße automatisch der Formulargröße an. 648



Office XP Kompendium



 Der Bericht



35.4.4



Kapitel 35



Textfelder hinzufügen und löschen



Um ein Textfeld zu löschen, klicken Sie es an, um es zu markieren, und drücken (Entf). Der einfachste Weg, ein neues Textfeld in das Formular einzufügen, führt über die Feldliste. Abbildung 35.45: Die Feldliste



Die FELDLISTE zeigt alle Felder, die in der Tabelle bzw. Abfrage hinter dem Formular vorhanden sind. Um ein Feld in das Formular einzufügen, benutzen Sie Drag&Drop.



35.5



Der Bericht



In Berichten ist das Layout für die Ausgabe von Daten auf den Drucker festgelegt.



35.5.1



Grundlagen



Ausdrucke lassen sich in Access sowohl auf der Basis von Berichten, wie auch von Formularen erstellen. Berichte und Formulare weisen die folgenden Unterschiede auf: Berichte sind nicht in der Lage, Eingaben vom Anwender zu empfangen. Berichte lassen sich nur als Druckvorschau am Bildschirm darstellen. Bei der Berichtsdefinition verfügen Sie über Möglichkeiten zur Gruppierung und somit zur Bildung von Zwischenüberschriften und -summen.



Office XP Kompendium



649



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung



Datenquellen



Berichte werden in den meisten Fällen auf Basis einer Tabelle oder Abfrage als Datenquelle gedruckt. Im Gegensatz zu Formularen werden die Daten aus der Datenquelle nur gelesen und niemals verändert.



Bereiche



Jeder Bericht ist in Bereiche aufgeteilt, die unterschiedliche Funktionen im Berichtslayout haben. Die Bereiche haben folgende Bedeutung: Der BERICHTSKOPF bzw. -FUSS wird einmal pro Bericht am Anfang bzw. am Ende gedruckt. Der SEITENKOPF bzw. -FUSS wird auf jeder Seite des Berichts am Anfang bzw. am Ende gedruckt. Die Gruppenköpfe- bzw. -füße werden jeweils zu Beginn bzw. am Ende einer Gruppe gedruckt. Der Detailbereich wird für jeden Datensatz der Datenquelle mit den Daten des jeweiligen Datensatzes gedruckt.



Steuerelemente



In Berichte lassen sich dieselben Steuerelemente einfügen wie in Formulare.



35.5.2



Erstellen eines Berichts



Um einen neuen Bericht zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.



Wechseln Sie in den Ordner BERICHTE und klicken Sie auf NEU.



2.



Wählen Sie gegebenenfalls die Tabelle oder Abfrage, aus der Informationen im Bericht ausgegeben werden sollen.



3.



Wählen Sie in der Liste ENTWURFSANSICHT, wenn Sie mit einem leeren Bericht starten wollen.



4.



Sie speichern den Bericht, indem Sie die Schaltfläche SPEICHERN aus der Symbolleiste anklicken und die Sicherheitsanfrage mit JA beantworten.



Abbildung 35.46: Anlegen eines neuen Berichtes



650



Office XP Kompendium



 Der Bericht



Kapitel 35 Abbildung 35.47: Ein leerer Bericht



Namen sind so zu gestalten, dass der Typ des benannten Objekts daraus hervorgeht. Aus diesem Grund werden die Berichte mit dem Präfix rpt benannt. ICON: Tipp



Sie benötigen eine Liste mit den Adressen aller Kunden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1.



Wechseln Sie in den Ordner TABELLEN und klicken Sie auf TBLADRESSE, um den Tabellennamen zu markieren



2.



Klicken Sie auf die Schaltfläche NEUER BERICHT in der Symbolleiste.



3.



Wählen Sie AUTOBERICHT:TABELLARISCH und dann auf OK.



4.



Schließen Sie den Bericht und klicken Sie in der Sicherheitsabfrage auf die Schaltfläche JA.



5.



Geben Sie als Namen RPTADRESSE an und bestätigen Sie mit OK.



Wichtig ist die Wahl des korrekten Druckertreibers. Über die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN erreichen Sie direkt die notwendigen Druckeroptionen.



Druckereinstellungen



Um einen Bericht in der Druckvorschau zu betrachten, doppelklicken Sie auf seinen Namen im Datenbankfenster. In der Berichtsvorschau stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Sie verkleinern den Bericht über die Schaltfläche ZOOM in der Symbolleiste vergrößern und verkleinern.



Office XP Kompendium



651



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung



Abbildung 35.48: Ein Autobericht in der Vorschau



Abbildung 35.49: Die Einstellung des Druckers



Mit den Schaltflächen EINE SEITE und ZWEI SEITEN bestimmen Sie, wie viele Seiten Sie darstellen wollen. Drucken der Vorschau mit den aktuellen Einstellungen, über DRUCKEN in der Symbolleiste. Um den Bericht in Word oder Excel zu bearbeiten, klicken Sie auf die entsprechende OfficeVerknüpfungen. Sie verlassen die Druckvorschau über SCHLIESSEN.



652



Office XP Kompendium



 Der Bericht



Kapitel 35 Abbildung 35.50: Die Druckvorschau



35.5.3



Verändern des Berichtslayouts



Um einen Bericht zu verändern, wechseln Sie in seine Entwurfsansicht, indem Sie den Namen im Datenbankfenster markieren und auf die Schaltfläche ENTWURF klicken. Für Berichte existiert ebenfalls eine AutoFormat-Funktion, die die Gestaltung aller Text- und Beschriftungsfelder verändert. Sie öffnen das AutoFormat-Dialogfenster über AUTOFORMAT aus dem Menü FORMAT in der Entwurfsansicht.



AutoFormat



Üblicherweise sind tabellarische Berichte wie im Bild folgendermaßen aufgebaut:



Berichte in der Entwurfsansicht



Im BERICHTSKOPF findet sich die Überschrift oder das Titelblatt des Berichts. Dieser Text wird nur genau einmal am Anfang des Berichts gedruckt. Der SEITENKOPF wird am Anfang jeder Seite wiederholt. Es ist sinnvoll, hier die Spaltenüberschriften unterzubringen. Im DETAILBEREICH werden die auszugebenden Daten untergebracht. Er lässt sich beliebig gestalten und muss nicht unbedingt einzeilig sein. Der SEITENFUSS wird unten auf jede Seite gedruckt und bietet sich deshalb für die Ausgabe der Seitenzahl an. Der BERICHTSFUSS wird einmal am Ende des Berichts gedruckt und eignet sich deshalb für abschließende Informationen.



Office XP Kompendium



653



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung



Abbildung 35.51: Ein Bericht in der Entwurfsansicht



Gruppierung



Zusätzliche Bereiche entstehen in einem Bericht durch Gruppierung. Vor und nach der Gruppe wird dann jeweils ein Bereich GRUPPENKOPF bzw. GRUPPENFUSS eingefügt.



35.6



Die Anwendung



Im folgenden Abschnitt wird anhand des Beispiels gezeigt, wie Sie die einzelnen Objekte einer Access-Datenbank zu einer Anwendung zusammenfügen.



35.6.1



Aufbau von Access-Anwendungen



Access-Anwendungen bestehen in der Hauptsache aus einer Reihe von Formularen, die verschiedene Aspekte der Datenbank darstellen und dem Benutzer die Funktionalität der Anwendung zur Verfügung stellen. Formulare werden normalerweise durch Schaltflächen geöffnet. Alternativ lässt sich eine Access-Anwendung aber auch über das Access-Menü steuern. Beziehungen zwischen Formularen



654



Da ACCESS-FORMULARE Unterfenster des ACCESS-FENSTERS sind, ist es dem Anwender möglich, eine neue Adresse in einem Formular anzulegen, während er eine Rechnung in einem anderen Formular bearbeitet.



Office XP Kompendium



 Die Anwendung



Kapitel 35 Abbildung 35.52: Der Aufbau einer Access-Anwendung



35.6.2



Erstellen eines Hauptformulars



Ein HAUPTFORMULAR besteht meistens aus einer Reihe von Schaltflächen, über die Formulare aufgerufen, Berichte ausgedruckt und Abfragen gestartet werden.



Beispiel



Gestalten des Hauptformulars Um das Hauptformular zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.



Erstellen Sie ein leeres Formular in der Entwurfsansicht. Abbildung 35.53: Die Werkzeugleiste beim Formularentwurf



2.



Während des Formularentwurfs wird die Werkzeugleiste eingeblendet. Vergewissern Sie sich, dass die Schaltfläche STEUERELEMENT-ASSISTENTEN gedrückt ist.



3.



Klicken Sie auf die Schaltfläche BEFEHLSSCHALTFLÄCHE und dann auf das leere Formular.



4.



Wählen Sie in der Liste KATEGORIEN den Eintrag FORMULAROPERATIONEN und in der Liste AKTIONEN den Eintrag FORMULAR ÖFFNEN. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche WEITER.



5.



Wählen Sie in der Liste FRMADRESSE als das Formular, das über die Schaltfläche geöffnet werden soll, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche WEITER.



6.



Wählen Sie den Radioknopf TEXT, und tragen Sie in das Eingabefeld Adressen ein.



Office XP Kompendium



655



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung



Abbildung 35.54: Der Assistent für Befehlsschaltflächen



7.



Auf der letzten Seite fragt der Assistent nach einem Namen für die Schaltfläche. Geben Sie hier cmdAdressen an, und klicken Sie auf FERTIGSTELLEN.



Abbildung 35.55: Auswahl der Schaltflächenbeschriftung



Abbildung 35.56: Das Hauptformular mit der ersten Schaltfläche



656



Office XP Kompendium



 Die Anwendung



Kapitel 35



8.



Klicken Sie auf die Schaltfläche FORMULARANSICHT in der Symbolleiste, um das Formular mit der ersten Schaltfläche auszuprobieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche ADRESSEN, um das Adressenformular zu öffnen.



9.



Schließen Sie das Formular, und klicken Sie in der Sicherheitsabfrage auf JA, um das Formular zu speichern.



10. Geben Sie als Namen frmHaupt an. Mit derselben Methode lassen sich nun auch die Schaltflächen für das Drucken des Berichts, für das Ausführen der Abfrage und das Beenden der Anwendung einfügen. Im Steuerelement-Assistenten geben Sie dann die folgenden Informationen an: Schaltfläche



Einstellungen des Formularassistenten



Drucken des Berichts



Kategorie BERICHTSOPERATIONEN, Aktion BERICHT DRUCKEN



Tabelle 35.3: Die Steuerflächen und ihre Einstellungen



Berichtsname RPTADRESSE Text »Adressenliste drucken« Name CMDADRESSENDRUCKEN



Ausführen der Abfrage



Kategorie DIVERSE, Aktion ABFRAGE AUSFÜHREN Abfrage QRYTELEFONLISTE Text »Telefonnummern der Münchner Kunden« Name CMDTELEFONLISTE



Beenden der Anwendung



Kategorie ANWENDUNG, Aktion ANWENDUNG BEENDEN Symbol BEENDEN Name CMDBEENDEN



Sie können das Verhalten des Formulars noch durch die Formulareigenschaften ändern. Für eine automatische Öffnung im Start-Dialogfenster nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor: 1.



Geben Sie unter Anwendungstitel Adressenverwaltung ein.



2.



Wählen Sie im Kombinationsfeld FORMULAR ANZEIGEN das Hauptformular FRMHAUPTFORMULAR.



3.



Wenn Sie die Markierung im Kontrollkästchen DATENBANKFENSTER löschen, so wird beim Laden der Datenbank kein Datenbankfenster gezeigt. Sie können das Datenbankfenster jedoch jederzeit anzeigen, indem Sie die Schaltfläche DATENBANKFENSTER in der Symbolleiste anklicken.



Automatisches Öffnen eines Formulars



ANZEIGEN



Office XP Kompendium



657



 Kapitel 35



Einfache Datenverwaltung



Abbildung 35.57: Die Startoptionen



658



Office XP Kompendium



 36



Relationale Datenbanken



In diesem Kapitel lernen Sie die geeignete Datenbankstruktur für effiziente Anwendungen und Lösungen kennen.



36.1



Entwicklung der Datenbankstruktur



Das der Entwicklung einer relationalen Datenbankstruktur zugrunde liegende Prinzip ist die so genannte Normalisierung, ein analytisches Verfahren, mit dem Redundanzen aus der Datenbank entfernt werden können. Die Theorie bietet dazu mehrere Normalformen (NF) an, mit denen die Datenbank in einen normalisierten Zustand überführt werden kann.



36.1.1



Speicherung von Informationen



Eine Datenbank dient explizit zum Speichern von Informationen. Beispielsweise bilden das Erstellen, Speichern und Ausdrucken von Rechnungen den Kern eines Bestellsystems. Die Rechnungen sollen dabei in der Datenbank gespeichert werden. Abbildung 36.1 zeigt das Schema einer Rechnung, das aus folgenden Informationsgruppen besteht: Die Kundeninformationen enthalten alle Daten zum Kunden. In den Rechnungsinformationen werden die Informationen zu einer Rechnung gespeichert. Die Positionsinformationen enthalten die Daten für jeden verkauften Artikel. Für die Speicherung einer solchen Rechnung in einer relationalen Datenbank gibt es viele Möglichkeiten.



Office XP Kompendium



659



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken



Abbildung 36.1: Schematische Darstellung einer Rechnung



Vorschlag 1 Tabelle 36.1: Sämtliche Daten in einer Tabelle



Speicherung in einer einzigen Tabelle: Kundeninfo 1



Rechnungsinfo 1



Positionsinfo 1.1



Positionsinfo 1.2



Positionsinfo 1.3



usw.



Kundeninfo 2



Rechnungsinfo 2



Positionsinfo 2.1



Positionsinfo 2.2



Positionsinfo 2.3



usw.



Kundeninfo 3



Rechnungsinfo 3



Positionsinfo 3.1



Positionsinfo 3.2



Positionsinfo 3.3



usw.



Jede Positionsinformation besteht dabei aus den vier Feldern ARTIKELNUMMER, ARTIKELBEZEICHNUNG, MENGE und PREIS. Diese Variante ist bei umfangreicheren Rechnungen allerdings nicht zu gebrauchen, da die Kapazität der Felder nicht ausreicht. Vorschlag 2 Tabelle 36.2: Die erweiterte Tabelle ist genauer, jedoch schwieriger zu verwalten.



660



Ein eigener Datensatz für jede Position, um variabel zu sein: Kundeninfo 1



Rechnungsinfo 1



Positionsinfo 1.1



Kundeninfo 1



Rechnungsinfo 1



Positionsinfo 1.2



Kundeninfo 1



Rechnungsinfo 1



Positionsinfo 1.3



Kundeninfo 2



Rechnungsinfo 2



Positionsinfo 2.1



Kundeninfo 2



Rechnungsinfo 2



Positionsinfo 2.2



Rechnung 1



Rechnung 2



Office XP Kompendium



 Entwicklung der Datenbankstruktur



Kapitel 36



Um eine komplette Rechnung zu erhalten, filtert man alle zu einer Rechnungsnummer gehörenden Datensätze. Der negative Aspekt bei dieser Anordnung ergibt sich daraus, dass die Informationen für Kunden und Rechnung für jede Position erneut gespeichert werden. Dies bedeutet hohen Speicherbedarf. Änderungen müssen über einen Programmcode definiert werden.



36.1.2



Verknüpfen von Tabellen



Deshalb empfiehlt sich die Aufteilung in eine Tabelle TBLRECHNUNG für Rechnungs- und Kundeninformation sowie eine weitere Tabelle TBLRECHNUNGSPOSITION für die Positionsinformationen. Zwischen beiden Tabellen wird dann eine Beziehung definiert. Abbildung 36.2: Die Rechnung in zwei Tabellen



Für eine Beziehung wird ein Primärschlüssel benötigt, etwa die Rechnungsnummer.



Primär- und Fremdschlüssel



In TBLRECHNUNGSPOSITION wird dann in jedem Datensatz die Rechnungsnummer der Rechnung gespeichert, der die Position zugeordnet ist. In TBLRECHNUNGSPOSITION hat die Rechnungsnummer dann die Funktion eines Fremdschlüssels. Um alle Positionen einer Rechnung zu erhalten, filtert man alle Rechnungspositionen aus, die eine bestimmte Rechnungsnummer im Fremdschlüssel aufweisen. Die obige Beziehung wird 1-zu-n-Verknüpfung genannt, weil einem Datensatz aus TBLRECHNUNG (Haupttabelle) mehrere Datensätze aus TBLRECHNUNGSPOSITION (Detailtabelle) zugeordnet sind.



1-zu-nVerknüpfung



Abbildung 36.3: Beziehungsschema zwischen Rechnung und Rechnungsschema



Office XP Kompendium



661



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken



36.1.3



Beseitigung von inneren Abhängigkeiten



Eine innere Abhängigkeit besteht dann, wenn im Datensatz der Wert eines Feldes eindeutig aus einem oder mehreren anderen Feldern bestimmt werden kann. Dann nämlich können diese Felder in eine neue Tabelle ausgelagert werden. Rechnungen und Kunden



Im Fall der Rechnung besteht diese innere Abhängigkeit darin, dass die Kundenadresse eindeutig aus der Kundennummer ermittelt werden kann. In den Rechnungsdatensatz wird dann nur noch die Kundennummer aufgenommen. Zwischen der Kundenadresse und der Rechnung besteht wiederum eine 1-zu-n-Abhängigkeit, da einem Kunden beliebig viele Rechnungen zugeordnet werden können. Die Adressen werden dabei in der Tabelle TBLADRESSE gespeichert.



Abbildung 36.4: Die erweiterte Struktur



Rechnungspositionen und Artikel



Die Datensätze der Rechnungspositionen-Tabelle weisen ebenfalls eine innere Abhängigkeit zwischen Artikelnummer und Artikelbezeichnung auf.



Grenzen der



Doch an manchen Stellen muss man Redundanzen bewusst in Kauf nehmen.



Normalisierung



So besteht beispielsweise in der Adresstabelle immer noch eine innere Abhängigkeit zwischen Postleitzahl und Ort. Sinnvoller wäre ein eigenständiges Programm zur Postleitzahlenbestimmung, aus dem die entsprechenden Informationen in den Adressdatensatz kopiert werden. Notwendige Redundanzen



662



Eine Information hat an verschiedenen Stellen unterschiedliche Bedeutungen. So steht der Preis eines Artikels zwar als Katalogpreis fest, trotzdem muss er redundant auch in der Rechnungsposition gespeichert sein, da sich eine Preisänderung des Artikels sonst rückwirkend auf alle bereits erstellten Rechnungen auswirken würde.



Office XP Kompendium



 Entwicklung der Datenbankstruktur



Kapitel 36 Abbildung 36.5: Die komplette Datenstruktur der Rechnung



Auch für die Beziehung zwischen TBLADRESSE und TBLRECHNUNG ist eine Redundanz denkbar. Wenn die Rechnungstabelle als Archiv der Rechnungen dienen soll, ist es unter Umständen unerwünscht, dass sich Änderungen der Kundenadresse in der Rechnung bemerkbar machen.



36.1.4



n-zu-m-Verknüpfungen



Bisher hat der Normalisierungsprozess immer zu 1-zu-n-Verknüpfungen geführt. Als Beispiel für eine n-zu-m-Verknüpfung sei eine Beziehung zwischen Artikel und Lieferant genannt.



Artikel und Lieferant



Jedem Datensatz aus TBLLIEFERANT sind dabei mehrere Artikel aus TBLARTIKEL zugeordnet. Es ist aber nicht abwegig, dass ein und derselbe Artikel von mehreren Lieferanten bezogen werden kann. In diesem Fall besteht also eine n-zu-m-Verknüpfung. Eine n-zu-m-Verknüpfung benötigt eine Zwischentabelle, durch die zwei 1-zu-n-Beziehungen erzeugt werden. Für die Verknüpfung zwischen TBLLIEFERANT und TBLARTIKEL wird zusätzlich die Tabelle TBLLIEFERANTZUARTIKEL benötigt. Sie dient als Detailtabelle sowohl für TBLLIEFERANT als auch für TBLARTIKEL. Die Verknüpfungstabelle TBLLIEFERANTZUARTIKEL speichert dabei die Primärschlüssel von TBLLIEFERANT und TBLARTIKEL als Fremdschlüssel. Die Verknüpfungstabelle TBLLIEFERANTZUARTIKEL benötigt als Minimum zwei Fremdschlüssel, um die Zuordnung darzustellen.



Office XP Kompendium



Die Verknüpfungstabelle



663



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken



Abbildung 36.6: n-zu-mVerknüpfung



Abbildung 36.7: Beispiel für eine n-m-Verknüpfung



Außerdem erlaubt die Verknüpfungstabelle die Speicherung von Daten, die für eine einzelne Beziehung zwischen den beiden Haupttabellen spezifisch sind, etwa der variable Einkaufspreis.



36.1.5



Referenzielle Integrität



Allerdings ist zusätzlicher Verwaltungsaufwand nötig, der sicherstellt, dass zu jedem Fremdschlüsselwert in der Detailtabelle ein entsprechender Primärschlüsselwert in der Haupttabelle existiert. Dies wird als referentielle Integrität der Verknüpfung bezeichnet. Wenn man voraussetzt, dass Rechnungspositionen korrekt mit einer zugehörigen Rechnung erstellt wurden, kann die referentielle Integrität in zwei Fällen verletzt werden: Eine Rechnung wird gelöscht. In diesem Fall ist es sinnvoll, auch alle Rechnungspositionen zu löschen. Die Nummer einer Rechnung wird geändert. In diesem Fall müssen die Fremdschlüsselwerte der zugehörigen Rechnungspositionen entsprechend angepasst werden. Es ist sinnvoll, zusammen mit einer Rechnung alle zugehörigen Positionen zu löschen. 664



Office XP Kompendium



 Datenbankstrukturen in Access



36.2



Kapitel 36



Datenbankstrukturen in Access



Im folgenden Abschnitt werden die Funktionen von Access vorgestellt, die das Arbeiten mit relationalen Datenbanken erleichtern.



36.2.1



Der Tabellenanalyse-Assistent



Der Tabellenanalyse-Assistent stellt einen Editor zur Verfügung, mit dem sich eine Tabelle analysieren und aufteilen lässt. In jedem Fall sollten Sie die Ergebnisse des Assistenten überprüfen, indem Sie die Verteilung der Informationen auf die Tabellen nachvollziehen. ICON: Info



Starten Sie den Assistenten: 1.



Klicken Sie auf die Schaltfläche ANALYSE.



Abbildung 36.8: Der Tabellenanalyse-Assistent



2.



Die erste und die zweite Seite des Assistenten dienen der Verteilung von Daten auf mehrere Tabellen.



3.



Auf der dritten Seite geben Sie die zu analysierende Tabelle an.



4.



Auf der vierten Seite bestimmen Sie, ob Sie den Tabellenanalyse-Assistenten einsetzen oder die Datenbankstruktur selbst angeben wollen.



Office XP Kompendium



665



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken 5.



Im STRUKTUREDITOR wird die vom Assistenten vorgeschlagene Tabellenstruktur gezeigt. Um den Tabellen einen Namen zu geben, markieren Sie diese durch einen Mausklick und klicken auf die Schaltfläche TABELLE UMBENENNEN im Assistenten.



6.



Auf dieser Seite lassen sich die Primärschlüssel verändern. In Tabellen, die keinen automatisch eingefügten Primärschlüssel besitzen, können Sie durch Klicken auf die Schaltfläche ERZEUGTEN, EINDEUTIGEN SCHLÜSSEL HINZUFÜGEN einen Primärschlüssel erzeugen.



7.



Auf der letzten Seite bietet der Assistent an, eine Abfrage zu erstellen, die denselben Namen wie die Ausgangstabelle erhält.



Abbildung 36.9: Editieren der Datenbankstruktur



36.2.2



Nachschlagefelder



In Tabellen geben Sie in einem Fremdschlüsselfeld einen Primärschlüsselwert aus einer anderen Tabelle an. In Formularen lässt sich dies elegant durch Kombinationsfelder erledigen. Access erlaubt es, solche Kombinationsfelder als Nachschlagefelder festzulegen. Anlegen von Nachschlagefeldern



666



Sie legen die Nachschlagefelder in der Entwurfsansicht einer Tabelle an. Für Nachschlagefelder existiert ein Assistent, der Sie beim Festlegen der Auswahlliste unterstützt. Sie starten den Assistenten, indem Sie NACHSCHLAGE-ASSISTENT als Felddatentyp auswählen.



Office XP Kompendium



 Datenbankstrukturen in Access Nachschlagefelder lassen sich auch manuell über die FELDEIGENSCHAFTEN definieren.



Kapitel 36 Manuelle Definition von Nachschlagefeldern



Markieren Sie dazu in der Feldliste das Feld, für das Sie eine Nachschlageliste definieren wollen, und wechseln Sie bei den Feldeigenschaften auf die Registerkarte NACHSCHLAGEN. Die Eigenschaft STEUERELEMENT ANZEIGEN legt fest, wie ein Feld angegeben werden soll. Die Standardeinstellung TEXTFELD bestimmt, dass das Feld als Textfeld angezeigt wird und keine Auswahlmöglichkeit zur Verfügung steht. KOMBINATIONSFELD zeigt die Auswahlmöglichkeiten in einem Kombinationsfeld. LISTENFELD stellt die Auswahlmöglichkeiten in einem Formular als Listenfeld dar. Die weiteren Eigenschaften legen fest, welche Daten in der Liste aufgeführt sein sollen. Abbildung 36.10: Definition von Nachschlagefeldern in der Tabellenentwurfsansicht



Durch Nachschlagefelder wird ein großer Teil der Arbeit beim Formulardesign vorweggenommen. ICON: Tipp



Durch Nachschlagefelder ist es möglich, Fremdschlüsselwerte, z. B. eine Kundennummer, durch einen Text aus der verknüpften Tabelle, z. B. den Kundennamen, anzuzeigen. ICON: Tipp Office XP Kompendium



667



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken In der Rechnungstabelle TBLRECHNUNG ist ein Feld KUNDENNR enthalten, das die Kundennummer des Rechnungsempfängers enthält. Dieses Feld soll als Nachschlagefeld für die Adressentabelle TBLADRESSE definiert werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1.



Öffnen Sie TBLRECHNUNG in der Entwurfsansicht.



2.



Klicken Sie auf den Feldnamen KUNDENNR, um das Feld zu markieren. Wechseln Sie in den Feldeigenschaften auf die Registerkarte NACHSCHLAGEN.



3.



Setzen Sie für die Eigenschaft STEUERELEMENT ANZEIGEN die Einstellung KOMBINATIONSFELD.



4.



Klicken Sie auf die Dialogfeld-Schaltfläche rechts neben der Eigenschaft DATENSATZHERKUNFT, um den Abfragegenerator aufzurufen.



5.



Erstellen Sie eine Abfrage. Dabei ist das erste Feld NACHNAME dasjenige, das in der Datenblattansicht in der Spalte KUNDENNR angezeigt wird. Das Feld FIRMA wird nur als zusätzliche Information in die Auswahlliste des Kombinationsfelds aufgenommen. Das Feld ID enthält die tatsächliche Kundennummer und muss deswegen unbedingt in die Abfrage mit aufgenommen werden.



6.



Schließen Sie das Abfragefenster und bestätigen Sie die Speicherwarnung mit JA. Access trägt die Abfrage als SQL-Befehl für die Eigenschaft DATENSATZHERKUNFT ein.



7.



Geben Sie die weiteren Eigenschaften der Nachschlageliste ein. Für die Eigenschaft GEBUNDENE SPALTE wird der Wert »3« eingetragen, um festzulegen, dass das dritte Feld der Abfrage ID als tatsächlicher Wert in KUNDENNR gespeichert wird.



8.



Wechseln Sie zur Datenblattansicht der Tabelle. Access zeigt jetzt ein Kombinationsfeld in der Spalte KUNDENNR an, in dem Sie direkt den Kunden auswählen können.



Abbildung 36.11: Der Abfragegenerator für die Datensatzherkunft



668



Office XP Kompendium



 Datenbankstrukturen in Access



Kapitel 36 Abbildung 36.12: Die Einstellungen für ein Nachschlagefeld



36.2.3



Beziehungen



Wenn Sie eine relationale Datenbank mit mehreren Tabellen erstellen, ist es sinnvoll, die Verknüpfungen zwischen den Tabellen in der Datenbank festzulegen. Die Vorteile:



Beziehungen erstellen



Access kann die Wahrung der referentiellen Integrität überwachen. Wenn Access die Beziehungen zwischen Tabellen kennt, ist die Chance größer, dass komplexe Abfragen editierbar bleiben. Viele Assistenten ziehen Rückschlüsse aus den Beziehungen und bieten dann zusätzliche Funktionen an. Sie öffnen den Beziehungseditor, indem Sie auf die Schaltfläche BEZIEHUNGEN in der Symbolleiste klicken. Dabei muss das Datenbankfenster aktiviert sein. Abbildung 36.13: Das Beziehungsfenster



Office XP Kompendium



669



 Kapitel 36



Anlegen einer Verknüpfung



Relationale Datenbanken Um eine Verknüpfung zwischen zwei Tabellen anzulegen, müssen Sie die Tabellen erst in den Beziehungseditor einfügen. Um eine neue Tabelle als Feldliste einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche TABELLE ANZEIGEN in der Symbolleiste. Ziehen Sie dann das Primärschlüsselfeld der Haupttabelle in das Fremdschlüsselfeld der Detailtabelle. Access zeigt dann ein Dialogfeld an: In den Kombinationsfeldern TABELLE/ABFRAGE und DETAILTABELLE/ -ABFRAGE können Sie die Tabellen auswählen, zwischen denen Sie eine Verknüpfung anlegen wollen. Wenn Sie zusammengesetzte Schlüssel aus mehreren Feldern verwenden, so müssen Sie diese in die Tabelle eintragen.



Abbildung 36.14: Anlegen einer Beziehung



Das Kontrollkästchen MIT REFERENTIELLER INTEGRITÄT schaltet die Überwachung der referentiellen Integrität ein und aus. Ist die Überwachung eingeschaltet, so erlaubt Access in der Detailtabelle keine Fremdschlüsselwerte, für die es keinen Primärschlüsselwert in der Haupttabelle gibt. AKTUALISIERUNGSWEITERGABE AN DETAILFELD legt fest, dass Änderungen im Primärschlüssel automatisch zu einer Änderung des Fremdschlüsselfeldes führen. LÖSCHWEITERGABE AN DETAILDATENSATZ bestimmt, dass beim Löschen eines Datensatzes in der Haupttabelle alle diesem zugeordneten Datensätze in der Detailtabelle ebenfalls gelöscht werden. Unter BEZIEHUNGSTYP zeigt Access, welcher Beziehungstyp zugrunde liegt. Mit der Schaltfläche VERKNÜPFUNGSTYP legen Sie den standardmäßigen Verknüpfungstyp fest.



670



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36 Abbildung 36.15: Erstellen einer neuen Verbindung



Mit der Schaltfläche NEUE ERSTELLEN können Sie neue Verknüpfungen erstellen. Sie ändern eine bestehende Beziehung, indem Sie auf die Beziehungslinie doppelklicken.



Bearbeiten von Beziehungen



Um eine gute Übersicht über die Datenbankstruktur zu erhalten, speichert Access das Layout des Beziehungsfensters, wenn Sie es schließen. Um alle angelegten Beziehungen darzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche ALLE BEZIEHUNGEN ANZEIGEN in der Symbolleiste. Um die Beziehungen einer Tabelle einzublenden, markieren Sie die Tabelle durch einen Mausklick und klicken auf die Schaltfläche DIREKTE BEZIEHUNGEN ANZEIGEN in der Symbolleiste.



36.3



Abfragen



Eine Vielzahl von komplexen Aufgabenstellungen sind nur mit Abfragen zu lösen.



36.3.1



Grundlagen Abbildung 36.16: Der Abfragegenerator



Office XP Kompendium



671



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken Aufbau von Auswahlabfragen Access unterscheidet zwischen Auswahl- und Aktionsabfragen, die sich zwar im Aufbau sehr ähneln, in ihrer Wirkung jedoch völlig unterschiedlich sind.



Aufgaben von Auswahlabfragen



Eine AUSWAHLABFRAGE ist die Zusammenstellung von Datensätzen aus Tabellen, die nach bestimmten Kriterien selektiert und sortiert werden.



Abbildung 36.17: Eine Abfrage in der Datenbankdarstellung



Im Gegensatz zu anderen Datenbanksystemen bleibt das Datenblatt einer Abfrage mit den ihr zugrunde liegenden Tabellen verbunden. Dadurch werden Änderungen an einem Datensatz der Abfrage sofort in den entsprechenden Datensatz der Tabelle geschrieben. Funktionen von



Mit Auswahlabfragen haben Sie folgende Möglichkeiten:



Auswahlabfragen



In Auswahlabfragen lassen sich die Beziehungen mehrerer verknüpfter Tabellen auflösen und somit eine (redundante) Ergebnistabelle mit allen zusammengehörigen Informationen erzeugen. Die Beziehungen zwischen den Tabellen werden dabei in der Abfrage definiert. Auswahlabfragen erlauben die Angabe von Kriterien, die ein Datensatz erfüllen muss, um in das Abfrageergebnis aufgenommen zu werden. Eine Auswahlabfrage legt die Felder der Ergebnistabelle fest.



672



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36



In Auswahlabfragen lassen sich mehrere Datensätze zu einem einzigen Datensatz zusammenfassen. Solche gruppierten Abfragen sind nie editierbar. Für eine Abfrage lässt sich angeben, nach welchen Feldern der Ergebnisdatensatz sortiert sein soll. Ein besonderer Typ von Auswahltabellen ist die Kreuztabelle (PivotTabelle).



Kreuztabellen



Abbildung 36.18:Ei ne Kreuztabelle



Auswahlabfragen dienen dazu, die in den Tabellen gespeicherten Informationen so aufzubereiten, dass sie dem Anwender die benötigten Informationen liefern. Auswahlabfragen lassen sich zum Beispiel in Rechnungen einsetzen, um den Rechnungsendbetrag oder den Umsatz eines bestimmten Kunden zu ermitteln. Aufgrund der Leistungsfähigkeit des Abfragemoduls eignet sich Access auch als reines Abfragewerkzeug. Unterdatenblätter lassen sich in der Datenblattansicht für jeden Ergebnisdatensatz einblenden und zeigen diesem Datensatz zugeordnete Daten aus einer anderen Tabelle oder Abfrage. Zwischen Tabellen und Auswahlabfragen gibt es dennoch Unterschiede: Auswahlabfragen müssen erst generiert werden, wodurch es länger dauert, bis die Datensätze zur Verfügung stehen.



Austausch von Tabellen und Abfragen



Tabellen sind immer voll editierbar. In Tabellen werden alle Felder der Datenbank entnommen. Die Editierbarkeit einer Abfrage hängt auch davon ab, wie die Datenbankstruktur definiert ist. Access fallen editierbare Abfragen leichter, wenn die Beziehungen zwischen den entsprechenden Tabellen definiert sind.



Office XP Kompendium



673



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken



Auswahlabfragen in Abfragen



SQL



Die Austauschbarkeit von Auswahlabfragen und Tabellen geht sogar so weit, dass sich beliebige Auswahlabfragen wie Tabellen in neue Auswahloder Aktionsabfragen einbinden lassen. In Access steht allen Abfragen, die mit dem Abfragegenerator erstellt werden, ein entsprechendes SQL-Statement zur Verfügung. Umgekehrt lassen sich Abfragen in SQL formulieren und dann im Abfragegenerator wie gewohnt darstellen. Aufbau von Aktionsabfragen Im Gegensatz zu den Auswahlabfragen liefern Aktionsabfragen Datensätze nicht als Ergebnis zurück, sondern sie wenden sie direkt zur Änderung der Datenbank an.



Typen von Aktionsabfragen



Access unterstützt folgende Typen von Aktionsabfragen: Die Anfügeabfrage fügt die bei einer Abfrage entstehenden Datensätze an eine Tabelle an. Aktualisierungsabfragen ändern den Wert in einem oder mehreren Feldern der Abfrage. Löschabfragen löschen die durch die Abfrage gelieferten Datensätze. Tabellenerstellungsabfragen erstellen eine neue Tabelle, die exakt dieselbe Struktur und denselben Inhalt wie die Ergebnistabelle der Abfrage aufweist. Arbeiten mit Abfragen In Access werden Abfragen an zahlreichen Formular- und Berichtsentwürfen eingesetzt. Es lassen sich auch Abfragen direkt über den entsprechenden SQL-Befehl angeben. Nur wenn eine Abfrage häufiger benötigt wird, ist es sinnvoll, sie über das Datenbankfenster anzulegen. Änderungen an dieser Abfrage wirken sich dann gleichzeitig an allen Stellen aus, wo die Abfrage verwendet wurde.



ICON: Tipp



Direktes Anlegen der Abfrage



674



Haben Sie eine neue Abfrage, wählen Sie die Tabellen und Abfragen, die Sie der neuen Abfrage zugrunde legen wollen. Klicken Sie dann auf HINZUFÜGEN. Um eine neue Abfrage direkt auf der Basis einer Tabelle oder Abfrage zu erstellen, wechseln Sie auf die Registerkarte TABELLEN oder ABFRAGEN, markieren diese Tabelle bzw. Abfrage durch einen Mausklick und klicken dann auf die Schaltfläche NEUE ABFRAGE in der Symbolleiste.



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36 Abbildung 36.19: Benannte Abfragen im Datenbankfenster



Abbildung 36.20: Hinzufügen von Tabellen und Abfragen zu einer neuen Abfrage



Jede Abfrage lässt sich in den drei folgenden Ansichten darstellen.



Ansichten der Abfrage Abbildung 36.21: Die Entwurfsansicht der Abfrage



In der Entwurfsansicht lässt sich die Abfrage über den ABFRAGEGENERATOR definieren.



Office XP Kompendium



675



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken



Abbildung 36.22: Die Datenblattansicht der Abfrage



In der Datenblattansicht wird das Abfrageergebnis dargestellt.



Abbildung 36.23: Die Abfrage in der SQL-Ansicht



In der SQL-Ansicht wird der SQL-Befehl gezeigt, durch den die Abfrage definiert wird. Diese Ansicht ist nützlich, um den SQL-Befehl über die Zwischenablage in den Programmcode zu kopieren. Um eine Aktionsabfrage zu starten und somit die spezifizierten Änderungen an der Datenbank durchzuführen, starten Sie diese durch Klicken auf die Schaltfläche AUSFÜHREN in der Symbolleiste.



36.3.2 Daten filtern



676



Filter



Oft ist es sinnvoll, die in einem Datenblatt oder einem Formular dargestellten Datensätze einem Auswahlkriterium oder einer Sortierordnung zu unterwerfen, ohne gleich eine eigene Abfrage zu definieren.



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36



Für diesen Fall ist es möglich, so genannte Filter für Tabellen und Abfragen zu definieren. Formularbasierter Filter Um einen formularbasierten Filter anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.



Öffnen Sie das Datenblatt oder das Formular, für das Sie einen Filter definieren wollen.



2.



Klicken Sie auf die Schaltfläche FORMULARBASIERTER FILTER in der Symbolleiste. Abbildung 36.24: Der formularbasierte Filter im Datenblatt



3.



Im Datenblatt bzw. Formular wird jetzt ein leerer Datensatz dargestellt, in den Sie die Auswahlkriterien eintragen können. Es ist auch möglich, Vergleichsoperatoren (>, <, >=, <=, <>) anzugeben.



4.



Wenn Sie auf das Register ODER klicken, können Sie weitere Kriterien eingeben.



5.



Klicken Sie auf die Schaltfläche FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN in der Symbolleiste, um die gefilterten Datensätze anzuzeigen.



Sie löschen den Filter über die Schaltfläche FILTER ENTFERNEN. Spezialfilter Hinter dem Spezialfilter verbirgt sich eine ganz normale Abfrage, in der Sie Kriterien und eine Sortierordnung angeben können. Lediglich das Gruppieren von Datensätzen ist in einem Spezialfilter nicht erlaubt.



Office XP Kompendium



677



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken Sie öffnen einen Spezialfilter für ein Datenblatt oder ein Formular, indem Sie SPEZIALFILTER/-SORTIERUNG aus dem FILTER-Untermenü des Menüs DATENSÄTZE wählen.



Abfrage als



Sie laden eine Auswahlabfrage als Spezialfilter, indem Sie auf die Schaltfläche DATENBANK ÖFFNEN klicken oder VON ABFRAGE LADEN aus dem DATEI-Menü wählen.



Filter laden



Ein Spezialfilter lässt sich einfach in eine Auswahlabfrage umwandeln, indem Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN in der Symbolleiste klicken.



36.3.3



Erstellen von Auswahlabfragen



Auswahlabfragen mit mehreren Tabellen Hinzufügen von Tabellen



Auswahlabfragen lassen sich auf der Basis beliebig vieler Tabellen und anderer Auswahlabfragen definieren. Wenn Sie eine Auswahlabfrage anlegen, ohne dass eine Tabelle oder Abfrage im Datenbankfenster definiert ist, so öffnet Access das TabellenDialogfeld. Um der Abfrage in der ENTWURFSANSICHT eine Tabelle bzw. Abfrage hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche TABELLE ANZEIGEN in der Symbolleiste.



Feldlisten



Die der neuen Abfrage zugrunde liegenden Auswahlabfragen und Tabellen werden als Feldlisten dargestellt.



Umbenennen von Feldlisten



Access erlaubt es, ein und dieselbe Tabelle oder Auswahlabfrage mehrmals in die neue Abfrage einzufügen. Die Feldlisten werden dann durchnummeriert.



Abbildung 36.25: Die Feldlisteneigenschaften



In diesem Fall ist es sinnvoll, den Feldlisten neue, aussagekräftige Namen zu geben. 678



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36



Der Feldlistenname ist vor allem dann von Bedeutung, wenn mehrere Felder mit gleichem Namen in der Abfrage vorhanden sind. Access setzt die Tabellen in einer Abfrage automatisch so in Beziehung, wie es im Beziehungseditor definiert ist.



Implizite Beziehungen Abbildung 36.26: Abfragen mit mehreren Tabellen



Die Beziehungen werden dabei wie im Beziehungseditor durch Linien zwischen den Schlüsselfeldern angezeigt, wobei die Haupttabelle mit einer »1«, die Detailtabelle mit einem »(Unendlich)« gekennzeichnet ist. Um eine Verknüpfung zwischen zwei Tabellen bzw. Abfragen zu definieren, ziehen Sie mit der Maus das Verknüpfungsfeld aus der Feldliste der ersten Tabelle bzw. Abfrage auf das Verknüpfungsfeld in der Feldliste der zweiten Tabelle bzw. Abfrage.



Beziehungen festlegen



Access unterstützt zwei Arten von Verknüpfungen zwischen Tabellen:



Inklusions- und



Bei einer Exklusionsverknüpfung erscheinen nur die Datensätze, für die in beiden Tabellen Daten vorhanden sind. Dies ist der Standard.



Exklusionsverknüpfungen



Bei einer Inklusionsverknüpfung werden alle Datensätze der einen Tabelle gezeigt und eventuell fehlende Datensätze der anderen Tabelle mit Nullwerten aufgefüllt. Um den Verknüpfungstyp in eine Inklusionsverknüpfung zu ändern, doppelklicken Sie auf die VERKNÜPFUNGSLINIE, um die Verknüpfungseigenschaften anzuzeigen.



Verknüpfungstyp festlegen



Wählen Sie das erste Optionsfeld, um eine Exklusionsverknüpfung festzulegen, und das zweite und dritte Optionsfeld, um eine Inklusionsverknüpfung mit der angegebenen Richtung zu erstellen. Wenn Sie zwei Tabellen einer Abfrage hinzufügen und sie nicht verknüpfen, so definieren Sie eine unbedingte Verknüpfung.



Office XP Kompendium



Tabellen ohne Beziehungen



679



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken



Abbildung 36.27: Verknüpfungstypen



SQL



Auswahlabfragen werden in SQL durch den SELECT-Befehl definiert. Die Tabellennamen werden nach der FROM-Klausel angegeben. Der Befehl SELECT * FROM tblAdressen;



zeigt eine Tabelle mit allen Datensätzen von TBLADRESSE. Der Stern (*) gibt an, dass die Abfrage alle Felder umfasst. Für verknüpfte Tabellen verfügt Access als Erweiterung des SQL-Standards über die JOIN-Klausel. SELECT * FROM tblAdressen INNER JOIN tblRechnung ON tblAdresse.ID = tblRechnung.KundenNr;



Die Klausel INNER JOIN bewirkt eine Exklusionsverknüpfung. Durch OUTER JOIN wird entsprechend eine Inklusionsverknüpfung angegeben. Sind mehrere verknüpfte Tabellen in einer Abfrage vorhanden, werden die Verknüpfungen mit Klammern hintereinander geschrieben: SELECT * FROM (tblAdressen INNER JOIN tblRechnung ON tblAdresse.ID = tblRechnung.KundenNr) INNER JOIN tblRechnungsposition ON tblRechnung.RechnNr = tblRechnungsposition;



Soll eine Tabelle für die Abfrage umbenannt werden, geben Sie den neuen Namen mit der AS-Klausel an: SELECT * FROM tblAdresse AS Adr; Beispiel



680



Die folgende Abfrage zeigt alle Informationen einer Rechnung mit allen Informationen zu dem entsprechenden Kunden:



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36 Abbildung 36.28: Beispiel für eine einfache Auswahltabelle



Abbildung 36.29: Das Ergebnis der Abfrage



Wenn Sie die beiden Tabellen in die Abfrage einfügen, wird die Verknüpfung automatisch gesetzt. Die Sterne (*) bewirken in einer Felddefinition, dass alle Datensätze einer Tabelle in die Abfrage aufgenommen werden. Felder und Ausdrücke Nachdem Sie die Tabellen bzw. Abfragen festgelegt haben, geben Sie die Felder an, welche die Ergebnisdatensätze der Abfrage umfassen sollen. Ein Feld wird der Abfrage hinzugefügt, indem sein Name in der ersten Zeile FELD eingefügt wird. Access erlaubt neben der Eingabe über die Tastatur die folgenden Vorgehensweisen:



Office XP Kompendium



Hinzufügen von Feldern



681



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken



Abbildung 36.30: Abfrage mit Feldern



Ziehen Sie mit der Maus ein Feld in eine Spalte der unteren Hälfte des Abfragefensters. Ist diese Spalte bereits belegt, so wird die neue Spalte davor eingefügt. Um ein Feld in der ersten freien Spalte anzulegen, doppelklicken Sie auf das Feld in der Feldliste. Das Kombinationsfeld in der Zeile TABELLE enthält die Namen aller Feldlisten, während die Zeile FELD die Namen der unter TABELLE angegebenen Felder aufnimmt, so dass Sie das gewünschte Feld auch direkt auswählen können. Um eine Spalte einzufügen, markieren Sie die Spalte, vor der die neue Spalte erscheinen soll. Um alle Felder aus einer Feldliste zu übernehmen, übernehmen Sie die Zeile »*« in eine Spalte. Um alle Felder einzeln in die Abfrage zu übernehmen, doppelklicken Sie auf die Titelleiste der Feldliste, so dass alle Felder markiert sind. Um die Reihenfolge der Felder zu verändern, lassen sich die Spalten umsortieren, indem Sie eine Spalte durch Ziehen der grauen Leiste über der Spalte an eine neue Position verschieben. Felder umbenennen



Soll das Feld nicht unter seinem definierten Namen in der neuen Abfrage erscheinen, so wird vor den Feldnamen der neue Name mit einem Doppelpunkt geschrieben.



Ausdrücke



Abgesehen von einem neuen Feldnamen sind in der Zeile FELD auch beliebige Access-Ausdrücke erlaubt. Ausdrücke setzen sich aus Feldern, Konstanten, Operatoren und Funktionen zusammen und ergeben immer einen Wert. In Access wird dabei die Visual-Basic-Notation verwendet.



682



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36



Um beispielsweise den Gesamtpreis einer Rechnungsposition zu berechnen, benutzt man den Ausdruck: Gesamt: [Menge]*[Preis]



Standardmäßig bezeichnet Access die Ausdrücke mit den Namen »Ausdr1«, »Ausdr2« usw. Existieren in einer Abfrage mehrere gleichnamige Felder, so muss in einem Ausdruck der Tabellenname bzw. der Feldlistenname durch einen Punkt getrennt vor dem Feldnamen angegeben werden. So bezeichnet tblAdresse.Nachname



eindeutig den Nachnamen aus TBLADRESSE. Die folgenden Funktionen werden oft in Abfragen benötigt: Funktion



Aufgabe



Links(Feld;Anzahl)



Gibt die Anzahl der ersten Zeichen von Feld zurück.



Rechts(Feld;Anzahl)



Gibt die Anzahl der letzten Zeichen von Feld zurück.



Tabelle 36.3: Die häufigsten Abfragefunktionen



TeilStr(Feld; Start,Anzahl) Gibt die Anzahl Zeichen ab der Position Start von Feld zurück. Wenn(Bedingung; Ausdruck1;Ausdruck2)



Gibt den Ausdruck1 zurück, wenn der Ausdruck Bedingung wahr ist (ungleich 0). Ansonsten wird Ausdruck2 zurückgegeben.



IstNull(Ausdruck)



Gibt Wahr zurück, wenn der Ausdruck leer ist.



Den Anfangsbuchstaben eines Nachnamens erhält man durch den Ausdruck



Beispiele für Ausdrücke



Anfangsbuchstabe: Links([Nachname]; 1).



Wenn Sie den Nachnamen und den Vornamen zusammensetzen wollen, geben Sie folgenden Ausdruck an: Vollname: [Nachname] & , & [Vorname]



Dabei stellt sich das Problem, dass für Datensätze, bei denen kein Vorname angegeben ist, ein einzelnes Komma hinter dem Nachnamen steht. Geben Sie deshalb den Ausdruck



Office XP Kompendium



683



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken



Eingabehilfe durch das Zoom-



Vollname: [Nachname] & Wenn(Nicht IstNull([Vorname];, & [Vorname]; )



Dialogfeld



an. Hierbei wird das Komma nur dann angefügt, wenn der Vorname nicht leer ist (nicht Null ist). Um einen Ausdruck leichter zu bearbeiten, öffnen Sie das Zoom-Dialogfeld, indem Sie (ª)+(F2) drücken. Der Ausdruckseditor



Wenn Sie den Ausdruck per Maus eingeben wollen, verwenden Sie den Ausdruckseditor.



Abbildung 36.31: Der Ausdruckseditor



Sie öffnen den Ausdruckseditor, indem Sie (Strg)+(F2) drücken, AUFBAUEN aus dem Kontextmenü der Spalte wählen oder auf die Schaltfläche AUFBAUEN in der Symbolleiste klicken. Im Ausdruckseditor befinden sich drei Listen, die alle in der aktuellen Datenbank verfügbaren Felder, Objekte und Funktionen enthalten. Ausblenden von Feldern



Für jedes Feld der Abfrage lässt sich festlegen, ob es im Ergebnisdatensatz ausgeblendet werden soll. Die Abfrageeigenschaft ALLE FELDER AUSGEBEN bestimmt, dass auch ausgeblendete Felder in die Abfrage aufgenommen werden.



Feldeigenschaften



Jedes Feld besitzt ein Eigenschaftsfenster, ähnlich der Definition von Tabellenfeldern. Die Feldeigenschaften der Registerkarte ALLGEMEIN haben folgende Funktionen:



684



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36 Abbildung 36.32: Feldeigenschaften



Eigenschaft



Funktion



Beschreibung



Geben Sie hier einen Text an, der den Inhalt des Feldes beschreibt. Die Nutzung solcher Beschreibungsfelder ist im Sinne einer guten Programmdokumentation angeraten. Die Beschreibungsfelder in einer Abfrage sind allerdings sehr versteckt und tauchen nur in einer gedruckten Dokumentation auf.



Format



Diese Einstellung legt das Anzeigeformat fest und übergeht dabei ein eventuell in der Tabellendefinition festgelegtes Format.



Eingabeformat



Diese Einstellung legt ein Eingabeformat (siehe Abschnitt 7.3.3) für ein Feld fest. Dabei wird ein eventuelles Eingabeformat in der Tabellendefinition übergangen.



Beschriftung



Durch diese Einstellung legen Sie die Spaltenüberschrift im Abfragedatenblatt fest. Im Gegensatz zum Umbenennen des Feldnamens (siehe oben) wird dabei nur die Beschriftung des Felds, nicht aber der Feldname geändert.



Tabelle 36.4: Funktionen der Feldeigenschaften



Auf der Registerkarte NACHSCHLAGEN definieren Sie, ob eine Nachschlageliste für das Feld verwendet werden soll. Felder und Ausdrücke werden als kommagetrennte Liste dem SELECTBefehl nachgestellt. So beschränkt der Befehl



SQL



SELECT Firma, Nachname FROM tblAdressen



die Abfrage auf die Felder FIRMA und NACHNAME. Namen von Feldern bzw. Ausdrücken werden durch die AS-Klausel definiert: SELECT Links([Nachname]; 1) AS Anfangsbuchtabe FROM tblAdressen.



Office XP Kompendium



685



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken In Abfragen mit mehreren Tabellen, die gleichnamige Felder enthalten, müssen Sie den Feldern den Tabellennamen voranstellen: SELECT tblRechnung.RechnNr FROM tblRechnung INNER JOIN ON tblRechnung.RechnNr = tblRechnungsposition.RechnNr;



Abbildung 36.33: Beispielabfrage mit Ausdrücken



Abbildung 36.34: Das Ergebnis der Beispielabfrage



Die Abfrage zeigt alle Artikelverkäufe mit zugehörigem Kundennamen und als Felder den Nachnamen des Kunden, die Artikelbezeichnung und den Gesamtpreis, der sich aus dem Produkt von Menge und Preis ergibt.



686



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36 Abbildung 36.35: Der SQL-Befehl der Abfrage



Sortierung Die Ergebnisdatensätze einer Abfrage lassen sich nach einem oder mehreren Feldern auf- oder absteigend sortieren. Um nach einem Feld zu sortieren, geben Sie in der Zeile SORTIERUNG Aufsteigend (A, B, C, D) oder Absteigend (Z, Y, X, W) an. Abbildung 36.36: Die Sortierung einer Abfrage



Wenn Sie eine Abfrage häufiger benötigen, sollten Sie einen Index auf die Sortierfelder legen. ICON: Tipp



Die Sortierreihenfolge kann in den Access-Optionen geändert werden.



Festlegen der Sortierordnung



Die Sortierung wird in SQL durch die ORDER BY-Klausel spezifiziert. Der Befehl hierfür lautet: SELECT * FROM tblAdressen ORDER BY Nachname;



Um die Rechnungen zunächst absteigend nach dem Rechnungsdatum und anschließend aufsteigend nach der Rechnungsnummer zu sortieren, benötigen Sie folgenden SQL-Befehl:



Office XP Kompendium



687



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken SELECT * FROM tblRechnung ORDER BY RechnDat DESC, RechnNr;



36.3.4



Kriterien



Ein Kriterium ist ein logischer Ausdruck, der für einen Datensatz wahr (ungleich 0) sein muss, damit dieser als Ergebnisdatensatz in der Abfrage erscheint. Angeben von Kriterien



Jede Feldspalte besitzt eine oder mehrere Zeilen für die Angabe der Kriterien. Im Einzelnen bedeutet dies: Die Kriterien, die in einer Zeile angegeben sind, werden UND-verknüpft und müssen alle wahr sein, damit der Datensatz aufgenommen wird. Die Kriterien mehrerer Zeilen sind ODER-verknüpft, so dass es ausreicht, wenn eine Zeile wahr ist.



Abbildung 36.37: Kriterien in Abfragen



Um die Eingabe zu erleichtern, werden die folgenden Vereinfachungen angewendet: Wenn Sie einen einzelnen Wert angeben, wird von Gleichheit ausgegangen. Für andere Relationen geben Sie vor dem Wert den entsprechenden Vergleichsoperator (<, >, <=, >=, <>) an. Ansonsten verwenden Sie zwischen den Bedingungen den entsprechenden logischen Operator (UND, ODER, NICHT).



688



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36 Abbildung 36.38: Die Beispielabfrage



Beispiele für die Angabe von Kriterien:



Beispiele für Kriterien



Sie wollen durch eine Abfrage herausfinden, welche Artikel einer Artikelgruppe ein bestimmter Kunde bestellt hat. Abbildung 36.39: UND-Verknüpfung von Kriterien



In diesem Beispiel werden durch die implizite UND-Verknüpfung zwischen den Spalten nur solche Datensätze aufgenommen, bei denen das Feld ID (die Kundennummer) den Wert 48 und zugleich das Feld ARTIKELGRUPPE den Wert 2 aufweist. Angenommen, Sie wollen in einer Abfrage nicht nur die Artikel für die Kundennummer 41, sondern auch für die Kundennummer 51 anzeigen.



Office XP Kompendium



689



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken



Abbildung 36.40: Falsche Angaben von Kriterien



Wenn Sie einfach 51 in die zweite Zeile der Kriterien eintragen, interpretiert Access die Kriterien folgendermaßen: ([ID] = 48 Und [Artikelgruppe] = 2) Oder [ID] = 51



Dadurch erhalten Sie alle Artikel der Artikelgruppe 2 für die Kundennummer (ID) 41 sowie alle Artikel aus allen Artikelgruppen für die Kundennummer (ID) 58. Abbildung 36.41: Korrekte Angabe einer OderVerknüpfung



Access interpretiert die Kriterien jetzt folgendermaßen: ([ID] = 48 Und [Artikelgruppe] = 2) Oder ([ID] = 51 Und [Artikelgruppe]=2)



690



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36



Dabei werden jetzt auch die Artikel für die Kundennummer (ID) 51 korrekt auf die Artikelgruppe 2 eingeschränkt. Der Gleichheitsoperator (=) stellt die exakte Gleichheit zwischen zwei Werten fest. Für eine ungefähre Übereinstimmung führt Access den Wie-Operator ein: Zeichen



Interpretation



?



Ein beliebiges Zeichen



*



Ein, kein oder mehrere Zeichen



#



Eine Ziffer (0–9)



[Liste]



Ein Zeichen, das in der Liste vorkommt. In der Liste kann ein Zeichenbereich durch einen Bindestrich angegeben werden (z. B. A–E meint ABCDE).



[!Liste]



Ein Zeichen, das in der Liste nicht vorkommt



Die Kriterien:



Der Wie-Operator



Tabelle 36.5: Die Gleichheitsoperatoren



Beispiele für den Wie-Operator



"Würzburg" Wie "*burg" "Hamburg" Wie "*burg"



sind beide wahr, da der Stern für beliebig viele beliebige Zeichen steht. "Burghausen" Wie "*burg"



ist dagegen falsch, da nur am Anfang des Wortes zusätzliche Zeichen stehen dürfen. [Nachname] Wie "[A-E]*'"



ist nur für solche Namen wahr, deren Anfangsbuchstabe A, B, C, D oder E ist. Access erlaubt auch so genannte Unterabfragen in Kriterien. Unterabfragen müssen in SQL formuliert sein und können folgendermaßen in einem Kriterium verwendet werden:



Office XP Kompendium



Unterabfragen



691



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken



Tabelle 36.6: SQL-Kriterien zur Erweiterung der Abfrage



Kriterium



Auswirkung



[Feld] > ANY Unterabfrage Das Kriterium ist erfüllt, wenn irgendein von der Unterabfrage gelieferter Wert kleiner als [Feld] ist. Dabei ist natürlich jeder Vergleichsoperator statt des »>« erlaubt. [Feld] > ALL Unterabfrage



Das Kriterium ist erfüllt, wenn alle von der Unterabfrage gelieferten Werte kleiner als [Feld] sind.



[Feld] IN Unterabfrage [Feld] NOT IN Unterabfrage



Das Kriterium ist erfüllt, wenn der Wert von [Feld] identisch mit mindestens einem Wert aus der Unterabfrage ist. Wird die Klausel NOT IN angegeben, so ist das Kriterium erfüllt, wenn kein Wert aus der Unterabfrage identisch mit [Feld] ist.



EXISTS Unterabfrage Das Kriterium ist erfüllt, wenn die Unterabfrage NOT EXISTS Unterabfrage mindestens einen Datensatz aufweist. Wird die Klausel NOT EXISTS verwendet, so ist das Kriterium erfüllt, wenn die Abfrage keinen Datensatz liefert. SQL



Die Kriterien werden nach der WHERE-Klausel als logischer Ausdruck angegeben: SELECT * FROM tblAdresse WHERE Ort=’München’ AND IstKunde = True;



zeigt eine Abfrage aller Adressen in München, für die das Feld ISTKUNDE wahr ist.



36.3.5



Gruppierung von Datensätzen



Um in einer Abfrage Datensätze zu gruppieren, blenden Sie die Zeile FUNKTION für die Feldangaben ein, indem Sie auf die Schaltfläche FUNKTIONEN in der Symbolleiste klicken. Festlegen der Gruppierungsfelder Aggregatsfunktionen



692



Geben Sie Gruppierung für mehrere Felder an, so müssen die Datensätze in allen diesen Feldern gleich sein, um zu einem Datensatz zusammengefasst zu werden. Interessant werden solche Abfragen, wenn Sie auch Felder mit unterschiedlichem Inhalt mittels einer Operation, einer so genannten Aggregatsfunktion, zusammenfassen.



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36



Access erlaubt die folgenden Aggregatsfunktionen: Funktion



Operation



Summe



Addiert die Feldwerte numerischer Felder.



Mittelwert



Bildet den Mittelwert der Felder.



Min



Übernimmt den minimalen Wert in den zusammengefassten Datensatz.



Max



Übernimmt den maximalen Wert in den zusammengefassten Datensatz.



Anzahl



Gibt die Anzahl der zusammengefassten Datensätze an.



StdAbw



Berechnet die Standardabweichung der Feldwerte.



Varianz



Berechnet die Varianz der Feldwerte.



ErsterWert



Übernimmt den in der Sortierordnung ersten Wert in den zusammengefassten Datensatz.



LetzterWert



Übernimmt den in der Sortierordnung letzten Wert in den zusammengefassten Datensatz.



Tabelle 36.7: Aggregatsfunktionen in Access



Abbildung 36.42: Gruppierte Abfrage



Ein Feld, das über eine Aggregatsfunktion zusammengefasst wird, erhält von Access automatisch einen neuen Namen. Für die Summe über das Feld PREIS wird beispielsweise der Name »Summe von Preis« vergeben.



Office XP Kompendium



Feldnamen



693



 Kapitel 36 Beispiel



Relationale Datenbanken Es soll eine Abfrage gebildet werden, in der die Rechnungssummen jeder Rechnung aufgeführt sind.



Abbildung 36.43: Ausgangsabfrage



Diese Abfrage zeigt für jede Rechnung die einzelnen Positionen mit Artikelnummer und Gesamtpreis. Um die Gesamtsummen der einzelnen Rechnungen zu berechnen, müssen also die Datensätze einer Rechnung zusammengefasst und über das Feld GESAMT einer Position muss die Summe gebildet werden. Abbildung 36.44: Bildung von Rechnungssummen



Der Rechnungsbetrag wird dann für alle Datensätze einer Rechnung mit der Funktion SUMME addiert, so dass sich die gezeigte Abfrage ergibt (siehe Abbildung 36.45). 694



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36 Abbildung 36.45: Das Abfrageergebnis



Wenn Sie in einem Feld einen AUSDRUCK angeben, so müssen Sie entweder nach dem Ausdruck gruppieren oder dafür eine Aggregatsfunktion angeben.



Ausdrücke



Im Ausdruck lassen sich beliebig viele AGGREGATSFUNKTIONEN verwenden, die aber nicht geschachtelt sein dürfen. Wenn Sie im Ausdruck eine Aggregatsfunktion angegeben haben, dann müssen Sie in der Zeile FUNKTION »Ausdruck« auswählen, andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die Tabelle TBLRECHNUNG enthält ein Feld VERSAND, in dem die Versandkosten angegeben sind, die auf den Rechnungsendbetrag aufgeschlagen werden. Dies wird durch den Ausdruck



Beispiel



Gesamt: Summe([Menge] * [Preis]) + ErsterWert([Versand])



realisiert. Da das Feld VERSAND für alle Rechnungen gleich ist, ist es egal, ob Sie den ersten, letzten, minimalen oder maximalen Wert auf den Rechnungsendbetrag aufschlagen. Ähnlich wie bei den Ausdrücken haben Sie bei den Kriterien die Wahl, diese vor oder nach der Gruppierung der Datensätze auf Gültigkeit überprüfen zu lassen.



Kriterien



Bei manchen Abfragen kann der Zeitpunkt der Auswertung der Kriterien das Abfrageergebnis beeinflussen. Wenn Sie beispielsweise alle Rechnungen mit einem Endbetrag von mehr als 1.000,– DM herausfiltern wollen, so müssen Sie dieses Kriterium nach der Gruppierung überprüfen lassen, da Access andernfalls für die Summenbildung nur Rechnungspositionen berücksichtigt, deren Einzelbetrag mehr als 1.000,– DM beträgt.



Office XP Kompendium



695



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken SQL



Die Gruppierungsfelder einer gruppierten Abfrage werden nach der GROUP BY-Klausel angegeben: SELECT [RechnNr], Sum([Menge] * Preis]) AS Gesamt FROM tblRechnungsposition GROUP BY [RechnNr];



liefert alle Rechnungsnummern mit dem Rechnungsendbetrag. Die Aggregatsfunktion muss dabei in der englischen Notation verwendet werden. Kriterien, die vor der Gruppierung ausgewertet werden, geben Sie wie gewohnt mit der WHERE-Klausel an. Kriterien, die nach der Gruppierung berücksichtigt werden, folgen der HAVING-Klausel: SELECT RechnNr] FROM tblRechnungsposition GROUP BY [RechnNr] HAVING Sum([Menge] * [Preis]) > 2000;



liefert alle Rechnungsnummern, bei denen der Rechnungsendbetrag größer als 2.000,– DM ist. Nach der HAVING-Klausel müssen alle Felder innerhalb einer Aggregatsfunktion stehen. Parameterabfragen Oft ist es notwendig, ein und dieselbe Abfrage mit verschiedenen Kriterien auszuführen. Um diese Abfrage nicht mehrfach definieren zu müssen, unterstützt Access so genannte Parameterabfragen. Definieren eines Parameters



Access interpretiert alle Namen, die in keiner Feldliste enthalten sind, als Parameter.



Abbildung 36.46: Angabe eines Parameters



Wollen Sie in einer Abfrage die Rechnungen zwischen zwei Datumswerten anzeigen, geben Sie als Kriterium [Anfangsdatum] < [RechnDat] < [Enddatum]



an. Access zeigt dann zwei Dialogfelder an, um Anfangsdatum und Enddatum zu erfragen. Parameter lassen sich nicht nur in den Kriterien, sondern auch in einem Ausdruck in der Zeile FELD verwenden.



696



Office XP Kompendium



 Abfragen Damit die Parameter richtig interpretiert werden, sollten Sie immer deren Datentypen angeben.



Kapitel 36 Angabe der Parameterdatentypen



Um die Parameterdatentypen zu erfassen, wählen Sie PARAMETER aus dem Menü ABFRAGE. Geben Sie in der Spalte PARAMETER den PARAMETERNAMEN an und wählen Sie in der Spalte FELDDATENTYP den entsprechenden Datentyp. Da Access alle nicht erkannten Namen als Parameter auffasst, werden auch keine Fehlermeldungen ausgegeben. Weitere Abfrageeinstellungen ICON: Tipp



In den Abfrageeigenschaften lassen sich mittels weiterer Einstellungen die Abfrageergebnisse beeinflussen. Abbildung 36.47: Die Abfrageeigenschaften



Sie öffnen die Abfrageeigenschaften, indem Sie die Abfrage durch einen Klick auf eine freie Fläche in der oberen Hälfte des Abfragefensters markieren und die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN in der Symbolleiste anklicken. Unter BESCHREIBUNG lässt sich ein Text angeben, in dem die Funktion der Abfrage beschrieben wird. Bei Spitzenwertabfragen wird nur ein Teil der Datensätze in der Abfrage dargestellt.



Spitzenwertabfragen



Um eine Abfrage in eine Spitzenwertabfrage umzuwandeln, geben Sie die Anzahl der Datensätze für die Eigenschaft SPITZENWERTE an. Sollen alle Datensätze bezüglich der in die Abfrage aufgenommenen Felder eindeutig sein, so wählen Sie für die Eigenschaft KEINE DUPLIKATE den Wert JA. Die Abfrage ist dann nicht mehr editierbar. Office XP Kompendium



Duplikate



697



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken EINDEUTIGE DATENSÄTZE und KEINE DUPLIKATE schließen sich gegenseitig aus.



Unterdatenblätter



Sie können eine Abfrage mit einem Unterdatenblatt versehen. Wählen Sie dazu die Tabelle oder Abfrage für das Unterdatenblatt in der Eigenschaft UNTERDATENBLATTNAME. Anschließend tragen Sie in der Eigenschaft VERKNÜPFEN VON dasjenige Feld aus dem Unterdatenblatt ein, über das das Unterdatenblatt mit dem Hauptdatenblatt verknüpft wird.



Abbildung 36.48: Definition eines Unterdatenblatts



36.3.6



Aktionsabfragen



Aktionsabfragen nutzen das Ergebnis einer Auswahlabfrage, um Änderungen an der Datenbank durchzuführen. Sie führen eine Aktionsabfrage aus, indem Sie auf die Schaltfläche AUSFÜHin der Symbolleiste klicken.



REN



Anfügeabfrage Eine Anfügeabfrage fügt neue Datensätze an eine Tabelle an:



698



1.



Für eine Anfügeabfrage erstellen Sie zunächst eine Auswahlabfrage und klicken dann auf die Schaltfläche ANFÜGEN in der Symbolleiste.



2.



Wählen Sie jetzt im ANFÜGEN-Dialogfeld die Zieltabelle, an die die Datensätze angefügt werden sollen. Wenn sich diese Tabelle in einer anderen Access-Datenbank befindet, so wählen Sie das Optionsfeld ANDERE DATENBANK und geben Sie den Dateinamen der DATENBANK unter DATEINAME an.



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36 Abbildung 36.49: Entwurfsansicht einer Anfügeabfrage



Abbildung 36.50: Parameter für die Anfügeabfrage



3.



4.



Wenn Sie die Zieltabelle angegeben haben, ordnet Access die Felder, die in der Abfrage und in der Zieltabelle denselben Namen besitzen, einander zu.



Festlegen der



Anfügeabfragen werden durch den INSERT INTO-Befehl definiert. Die Definition der anzufügenden Datensätze erfolgt durch einen entsprechenden SELECT-Befehl:



SQL



Felder



INSERT INTO tblKunden ( KundenNr, Name) SELECT ID, Nachname FROM tblAdresse WHERE IstKunde = True;



fügt Nummern und Nachnamen aus der TBLADRESSE in eine Tabelle TBLKUNDEN ein, wobei ISTKUNDE »Wahr« sein muss. Die Felder von TBLKUNDEN, die mit Daten gefüllt werden sollen, werden dabei in Klammern hinter dem Tabellennamen aufgeführt. Im SELECT-Statement müssen dann die entsprechenden Felder in derselben Reihenfolge aufgeführt werden. Sollen nur Konstanten in die Tabelle eingefügt werden, so verwenden Sie die VALUES-Klausel: INSERT INTO tblAdresse (Nachname, Firma) VALUES ("Burger", "Burger & Co.");



Office XP Kompendium



699



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken fügt einen einzelnen Datensatz ein und füllt die Felder NACHNAME und FIRMA.



Abbildung 36.51: Aktualisierungsabfrage



Aktualisierungsabfragen Aktualisierungsabfragen erlauben die Änderung eines oder mehrerer Felder durch geeignete Aktualisierungsausdrücke. Um eine Aktualisierungsabfrage zu erstellen, definieren Sie zunächst eine Auswahlabfrage. Diese Abfrage muss all jene Felder umfassen, die geändert werden sollen. Beachten Sie, dass eine Aktualisierungsabfrage immer auf einer editierbaren Auswahlabfrage beruhen muss. ICON: Tipp



Aktualisierungsabfragen fügen den Feldangaben die Zeile AKTUALISIEREN hinzu, in die Sie die Aktualisierungsausdrücke eingeben. Wenn Sie Feldnamen als Aktualisierungsausdruck verwenden, müssen Sie diese in eckige Klammern setzen, da Access diese sonst in Zeichenkonstanten mit Anführungszeichen umwandelt.



SQL



Aktualisierungsabfragen werden mit dem UPDATE-Befehl durchgeführt: UPDATE tblAdresse SET Kredit = 50 WHERE IstKunde = True;



setzt den Wert des Feldes KREDIT aller Kunden (ISTKUNDE hat den Wert »Wahr«) auf 50.



700



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36



Löschabfragen Um eine Löschabfrage zu erstellen, definieren Sie zunächst eine Auswahlabfrage, die alle zu löschenden Datensätze als Ergebnis liefert. Dabei muss der zu löschende Datensatz mit »*« angegeben werden. Sie legen den zu löschenden Datensatz fest, indem Sie ein »*«-Feld in der Zeile LÖSCHEN mit der Einstellung »Von« markieren. Abbildung 36.52: Löschabfrage



Löschabfragen werden durch den DELETE-Befehl formuliert:



SQL



DELETE * FROM tblRechnung WHERE RechnDat < #1.1.1995#;



löscht alle Rechnungen mit einem Rechnungsdatum vor dem 1.1.1995. Tabellenerstellungsabfragen Eine Tabellenerstellungsabfrage erstellt eine Tabelle, die dieselben Felder wie die Abfrage besitzt, und kopiert alle Ergebnisdatensätze in die neue Tabelle. Abbildung 36.53: Angabe der Abfrageparameter



Sie erstellen eine Tabellenerstellungsabfrage, indem Sie eine Auswahlabfrage definieren, die alle Felder enthält, die in der neuen Tabelle vorhanden sein sollen.



Office XP Kompendium



Tabellenerstellungsabfrage



701



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken Klicken Sie dann auf die Schaltfläche NEUE TABELLE ERSTELLEN oder wählen Sie NEUE TABELLE ERSTELLEN aus dem Abfrage-Menü. SQL



Eine normale Auswahlabfrage wird zur Tabellenerstellungsabfrage, wenn der Feldliste nach dem SELECT-Befehl die Klausel INTO nachgestellt wird: SELECT * INTO tblKunden FROM tblAdresse WHERE IstKunde = Wahr;



erstellt eine Tabelle TBLKUNDEN mit allen Datensätzen aus TBLADRESSE, für die ISTKUNDE den Wert »Wahr« aufweist.



36.3.7



Weitere Abfragetypen



Dieser Abschnitt beschreibt besondere Typen von Auswahl- und Aktionsabfragen. Kreuztabellenabfragen Kreuz- bzw. Pivot-Tabellen sind eine spezielle Form der Auswahlabfrage. Abbildung 36.54: Eine Kreuztabelle



Die Besonderheit von Kreuztabellen liegt darin, dass die Spalten mit den Artikelgruppen keine Felder sind, sondern direkt der Tabelle TBLARTIKELGRUPPEN entnommen werden.len in Excel Sie können Pivot-Tabellen aus Excel über OLE in Access-Formularen darstellen (siehe Kapitel 3.4.4).



KreuztabellenAssistenten



Zur Verwendung des Kreuztabellenabfrage-Assistenten benötigen Sie eine Abfrage, die alle Felder für die Kreuztabelle enthält. Gesamt: [Menge] * [Preis]



702



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36



Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen »qryArtikelgruppenumsatz«! Abbildung 36.55: Die Basisabfrage für die Kreuztabelle



Abbildung 36.56: Das Ergebnis der Abfrage



Diese Abfrage ergibt eine Liste, in der alle Verkäufe unter Angabe des Kunden und der Artikelgruppe aufgelistet sind. In einer normalen gruppierten Abfrage könnten Sie nun die Umsätze eines Kunden in allen Artikelgruppen oder die Umsätze aller Kunden für eine Artikelgruppe addieren. Um beides gleichzeitig in einer Tabelle darzustellen, benötigen Sie eine Kreuztabellenabfrage. Der Kreuztabellenabfrage-Assistent besitzt folgende Seiten:



KreuztabellenAssistent



Auf der ersten Seite wählen Sie die TABELLE oder ABFRAGE, beispielsweise QRYARTIKELGRUPPENUMSATZ. Auf der zweiten Seite wählen Sie die ZEILENÜBERSCHRIFTEN aus. Im Beispiel sind dies Firmenname und Nachname des Kunden.



Office XP Kompendium



703



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken



Abbildung 36.57: Auswahl der Zeilenüberschriften



Abbildung 36.58: Der Kreuztabellenabfrage-Assistent



Auf der nächsten Seite wählen Sie entsprechend die Spaltenüberschrift der variablen Spalten. Im Beispiel ist dies die Artikelgruppe. Auf dieser Seite geben Sie das FELD an, das im Kreuztabellenbereich gezeigt werden soll. Auf der letzten Seite geben Sie dann einen NAMEN für die neue Abfrage an. Für das Beispiel eignet sich der Name »qryArtikelgruppenumsatzKreuztabelle«. Festlegen der Kreuztabellenbereiche



704



Bei Kreuztabellen werden die Felddefinitionen um die Zeilen Funktion und Kreuztabelle erweitert. In diesen Zeilen lassen sich die folgenden Angaben machen:



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36 Abbildung 36.59: Festlegen des Tabelleninhalts



Abbildung 36.60: Die Kreuztabelle in der Entwurfsansicht



Kreuztabelle



Funktion



Wirkung



Zeilenüberschrift



Beliebig, aber für eine Zeilenüberschrift muss als Funktion »Gruppierung« angegeben werden.



Definiert die ersten Spalten der Kreuztabelle. Access erlaubt beliebig viele Zeilenüberschriften.



Spaltenüberschrift



Immer »Gruppieren«.



Definiert das Feld, aus dem die Spaltenüberschriften entnommen werden.



Wert



Alles außer »Gruppieren«.



Definiert das Feld, über das die Kreuztabelle gebildet werden soll.



Office XP Kompendium



Tabelle 36.8: Möglichkeiten, die Kreuztabellenabfrage zu verfeinern



705



 Kapitel 36



Relationale Datenbanken



Fixieren der Spal-



Sie können die Spaltenüberschriften auch fixieren. Geben Sie dazu eine durch Semikola getrennte Liste von Feldnamen in die Eigenschaft FIXIERTE SPALTENÜBERSCHRIFT ein.



tenüberschriften



Abbildung 36.61: Die Eigenschaften einer Kreuztabelle



Union-Abfragen Union-Abfragen hängen Tabellen und/oder Abfragen aneinander, so dass sie wie eine Tabelle erscheinen. Union-Abfragen eignen sich besonders dazu, Inhalte verschiedener Tabellen bzw. Abfragen der Übersicht halber in einem einzigen Formular darzustellen. Erstellen von Union-Abfragen



Union-Abfragen können nicht in der Entwurfsansicht erstellt werden, sondern müssen als SQL-Befehl in der SQL-Ansicht definiert werden. In Union-Abfragen werden die SQL-Befehle, die die Datensätze der zu verbindenden Tabellen oder Abfragen definieren, durch das SQL-Schlüsselwort UNION verbunden. Auch wenn Sie sich nicht mit SQL beschäftigen wollen, können Sie dennoch Union-Abfragen anlegen, indem Sie die SQL-Befehle der einzelnen Abfragen in der SQL-Ansicht in die Zwischenablage kopieren und in die UnionAbfrage einfügen.



ICON: Tipp



Datendefinitionsabfragen Datendefinitionsabfragen erlauben das Erstellen und das Löschen von Tabellen und Indizes über entsprechende SQL-Befehle. Statt der Verwendung von Datendefinitionsabfragen lassen sich auch DAOObjekte zur Erstellung von Tabellen und Indizes nutzen.



706



Office XP Kompendium



 Abfragen



Kapitel 36



Pass-Through-Abfragen Pass-Through-Abfragen sind nur dann sinnvoll, wenn Sie mit Access über ODBC auf einen SQL-Server zugreifen.



Pass-ThroughAbfragen



Access-Abfragen, die sich auf Tabellen auf einem SQL-Server beziehen, werden normalerweise von ODBC in den SQL-Dialekt des SQL-Servers übersetzt. Pass-Through-Abfragen umgehen den Übersetzungsmechanismus und werden direkt an den SQL-Server geschickt. Um eine Abfrage in eine Pass-Through-Abfrage zu ändern, wählen Sie die Option PASS-THROUGH aus dem Untermenü SQL-SPEZIFISCH im ABFRAGEMenü.



Office XP Kompendium



707



 37



Formulare



Formulare präsentieren die Informationen aus der Datenbank, nehmen Benutzereingaben entgegen und starten daraufhin den Programmcode.



37.1



Aufbau von Formularen



37.1.1



Formular-Ansichten Abbildung 37.1: Die Entwurfsansicht



Ein Access-Formular kann in drei verschiedenen Ansichten dargestellt werden. Dabei dienen die FORMULARANSICHT und die DATENBLATTANSICHT der Darstellung und der Eingabe von Informationen und die ENTWURFSANSICHT dem Design des Formulars. Access erlaubt ein beliebiges Hin- und Herschalten zwischen allen drei Ansichten.



Office XP Kompendium



709



 Kapitel 37 Entwurfsansicht



Formulare In der Entwurfsansicht platzieren Sie Steuerelemente auf dem Formular und bestimmen somit, welche Informationen wo angezeigt werden sollen.



Abbildung 37.2: Formularansicht



Formularansicht



In der FORMULARANSICHT werden Daten in den Steuerelementen so dargestellt, wie sie beim Entwurf angeordnet wurden. Daten können verändert werden.



Abbildung 37.3: Die Datenblattansicht



In der Datenblattansicht wird das Formular tabellarisch mit einer Zeile für jeden Datensatz dargestellt. Datenblattansicht



710



Der Formularentwurf und damit das Wechseln in die Entwurfsansicht ist eine Berechtigung, die Sie den Benutzern über das Access-Sicherheitssystem gewähren oder entziehen können.



Office XP Kompendium



 Aufbau von Formularen



37.1.2



Kapitel 37



Eigenschaften Abbildung 37.4: Das Eigenschaftenfenster des Formulars



In Access besitzt jedes Objekt so genannte Eigenschaften. Für Formulare existieren eine Vielzahl verschiedener Eigenschaften, da nicht nur das Formular selbst, sondern auch jeder Bereich und jedes einzelne Steuerelement eine eigene EIGENSCHAFTENLISTE besitzt. Sie zeigen das EIGENSCHAFTENFENSTER an, indem Sie auf die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN in der Symbolleiste klicken. Eigenschaften Abbildung 37.5: Markieren eines Formulares



Office XP Kompendium



711



 Kapitel 37



Formulare Access zeigt jeweils nur ein Eigenschaftenfenster an, das immer die Eigenschaften des gerade markierten Objekts enthält.



Einteilung der Eigenschaften



Der Übersichtlichkeit halber werden die Eigenschaften auf die vier folgenden Registerkarten verteilt: Die Eigenschaften auf der Registerkarte FORMAT bestimmen das Aussehen, Größe und Position des Formulars bzw. Steuerelements. Die Eigenschaften auf der Registerkarte DATEN legen den Bezug zu den im Formular bzw. Steuerelement dargestellten Daten fest. Die Eigenschaften auf der Registerkarte EREIGNIS bestimmen, wie das Formular bzw. das Steuerelement auf ein bestimmtes Ereignis reagieren soll. Auf der Registerkarte ANDERE fallen alle Einstellungen, die sich nicht den anderen drei Gruppen zuordnen lassen.



Einstellen von Eigenschaften



Das Eigenschaftenfenster zeigt eine zweispaltige Liste, in der links der Eigenschaftenname und rechts die aktuelle Einstellung aufgeführt ist. Je nach Eigenschaft verfügen Sie über drei Möglichkeiten zu deren Einstellung: Für reine Text-Eigenschaften geben Sie einfach den Text in die Zeile neben dem Eigenschaftennamen ein. Wenn für die Eigenschaft eine Auswahlliste existiert, so wird ein einzeiliges Listenfeld eingeblendet, das die entsprechenden Auswahlen enthält. Existiert ein Dialogfeld zur Festlegung der Eigenschaft, so zeigt Access neben dem Eigenschaftenfeld eine Schaltfläche, wodurch das Dialogfeld geöffnet wird.



Abbildung 37.6: Der Eigenschafteneditor zum Einstellen der Farbe



712



Office XP Kompendium



 Aufbau von Formularen



Kapitel 37



Manche Eigenschaften lassen sich auch über eine Kombination von Auswahlliste und Dialogfeld einstellen.



37.1.3



Datenquellen



Formulare, für die eine Datenquelle angegeben ist, werden als GEBUNDENE FORMULARE bezeichnet. Entsprechend ist ein Formular ohne Datenquelle ungebunden.



Gebundene und ungebundene Formulare



Gebundene Formulare sorgen ohne Ihr Zutun dafür, dass Informationen aus der Datenbank geladen, in den entsprechenden Steuerelementen dargestellt und bei einer Veränderung wieder in die Datenbank zurückgespeichert werden. Ferner unterstützen gebundene Formulare standardmäßig das Anfügen und Löschen von Datensätzen. In ungebundenen Formularen hingegen sind Sie als Programmierer für die dargestellten Informationen verantwortlich. In einem gebundenen Formular existiert immer ein aktueller Datensatz, dessen Felder im Formular dargestellt werden und somit veränderbar sind.



37.1.4



Aktueller Datensatz



Steuerelemente Abbildung 37.7: Access-Steuerelement



Access unterstützt eine Vielzahl von Steuerelementen, die Informationen auf unterschiedliche Art darstellen und dem Benutzer unterschiedliche Formen der Eingabe erlauben, grundlegend über Tastatur oder Maus.



Steuerelemente



Access nummeriert Steuerelemente standardmäßig durch, sie sollten sich aber angewöhnen, jedem Steuerelement einen aussagekräftigen Namen zu geben.



Steuerelement-



Office XP Kompendium



namen



713



 Kapitel 37



Formulare



Gebundene Steuerelemente sollten immer denselben Namen tragen wie das Feld in der Datenquelle, auf das sie sich beziehen. ICON: Info



Abbildung 37.8: Ein Formular mit Unterformularen



Ebenso wie das ganze Formular können auch die einzelnen Steuerelemente gebunden oder ungebunden sein, wobei gebundene Steuerelemente nur in gebundenen Formularen zur Verfügung stehen. Gebundene Steuerelemente beziehen sich auf ein Feld der Tabelle oder der Abfrage, die als Datenquelle des Formulars definiert ist. Sie stellen die im Feld gespeicherten Werte dar und speichern Veränderungen am Wert direkt in der Datenquelle. Bei ungebundenen Steuerelementen sind Sie für die Anzeige und die Verwendung des Inhalts des Steuerelements verantwortlich. Unterformulare



Ein spezielles Steuerelement ist das Unterformular. Somit lässt sich ein Formular in Datenblattansicht als Unterformular einbinden, um die 1-zu-nBeziehung zwischen einer Rechnung und den Rechnungspositionen darzustellen.



37.1.5 Formularlayouts



Endlosformulare und Formular-bereiche



Access unterstützt mit dem Einzel- und dem Endlosformular zwei verschiedene Formular-Layouts. Beim Einzelformular wird nur der aktuelle Datensatz dargestellt, während beim Endlosformular so viele Datensätze angezeigt werden, wie in das Formularfenster passen. Endlosformulare sind ein sehr leistungsfähiges Konzept, da sich so Tabellen mit beliebigem Layout definieren lassen. Im Gegensatz zur Datenblattansicht sind hierbei die gestalterischen Freiheiten wesentlich größer.



714



Office XP Kompendium



 Entwurf von Formularen



Kapitel 37 Abbildung 37.9: Ein Endlosformular



37.1.6



Ereignisse



Das Formular, die einzelnen Bereiche und jedes einzelne Steuerelement lösen EREIGNISSE aus. Diese Ereignisse lassen sich mit einem Makro oder einer Visual Basic-Funktion verknüpfen. Der Visual-Basic-Code hinter einem Ereignis wird in einem speziellen, mit dem Formular verbundenen Modul gespeichert, das in Access als Klassenmodul bezeichnet wird.



37.2



Klassenmodule



Entwurf von Formularen



Der folgende Abschnitt beschreibt die Vorgehensweisen für den Entwurf eines Formulars.



37.2.1



Erstellen eines neuen Formulars



Ist das Formular ungebunden oder wollen Sie die Datenquelle ändern, so gelingt Ihnen dies über die Formulareigenschaften. Öffnen Sie dazu das Eigenschaftenfenster für das Formular, wechseln Sie zur Registerkarte DATEN bzw. ALLE und tragen Sie bei DATENHERKUNFT die gewünschte Tabelle oder Abfrage ein.



Office XP Kompendium



Formulars an Datenquelle



715



 Kapitel 37



Formulare



Filter und Sortier-



Oftmals wollen Sie in einem Formular Datensätze aus einer einzigen Tabelle unter Angabe eines Filterkriteriums und einer Sortierordnung angeben. In diesem Fall müssen Sie keine spezielle Abfrage verwenden, sondern können direkt die Formulareigenschaften FILTER und SORTIERT NACH auf der Registerkarte DATEN einstellen.



ordnung



Angabe eines SQL-Befehls



Es ist auch möglich, einen beliebigen SQL-Befehl direkt als Datenquelle anzugeben. Wenn Sie im Eigenschaftenfenster auf die Schaltfläche neben der Eigenschaft DATENHERKUNFT klicken, öffnen Sie den Access-Abfragegenerator, über den Sie den SQL-Befehl zusammensetzen.



Größe und Position des Formularfensters



Die Größe des Fensters, in dem das Formular gezeigt wird, und die Größe des Formulars sind nicht identisch.



Abbildung 37.10: Formular und Fenstergröße



Mit der Eigenschaft GRÖSSE ANPASSEN auf der Registerkarte FORMAT weisen Sie Access an, die Fenstergröße automatisch der Formulargröße anzupassen. Bereiche



716



Standardmäßig zeigt Access in der Entwurfsansicht nur den Detailbereich des Formulars. Über die Auswahlen SEITENKOPF/-FUSS und FORMULARKOPF/ -FUSS im ANSICHT-Menü blenden Sie die weiteren Bereiche im Formular ein und aus.



Office XP Kompendium



 Entwurf von Formularen



Kapitel 37 Abbildung 37.11: Formularbereiche



Der Formularkopf und -fuß ist für Endlosformulare von Bedeutung, wenn Sie bestimmte Steuerelemente, zum Beispiel Befehlsschaltflächen nur einmal auf dem Formular darstellen wollen.Seitenkopf und -fuß dienen der korrekten Formatierung eines Formulars bei der Ausgabe auf den Drucker. ICON: Tipp



Access zeigt standardmäßig den Formularnamen in der Titelleiste des Formulars. Sie ändern den in der Titelleiste dargestellten Text über die Eigenschaft BESCHRIFTUNG auf der Registerkarte FORMAT.



Ändern der Titelleiste



Beispiel zur Erstellung eines Formular für eine Rechnung: 1.



Wechseln Sie im Datenbankfenster auf die Registerkarte FORMULARE und klicken Sie auf die Schaltfläche NEU. Abbildung 37.12: Anlegen eines neuen Formulars



2.



Wählen Sie in dem Kombinationsfeld TBLRECHNUNG als Datenquelle.



Office XP Kompendium



Beispiel



717



 Kapitel 37



Formulare



Abbildung 37.13: Ein leeres Formular



3.



Tabelle 37.1: Die Formateigenschaften des Formulars



Öffnen Sie das Eigenschaftenfenster, indem Sie auf die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN in der Symbolleiste klicken. Wechseln Sie im Eigenschaftenfenster auf die Registerkarte FORMAT und ändern Sie die folgenden Eigenschaften:



Eigenschaft



Neuer Wert



Bemerkung



Beschriftung



Rechnungen



Dieser Text wird in der Titelleiste des Formulars angezeigt.



Zugelassene Ansicht(en)



Formular



Das Rechnungsformular sollte nicht als Datenblatt angezeigt werden.



Datensatzmarkierer



Nein



Datensatzmarkierer nehmen in einem Einzelformular nur Platz weg.



Speichern Sie das Formular, indem Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN in der Symbolleiste klicken. Als Namen wählen Sie FRMRECHNUNG.



37.2.2



Steuerelemente plazieren



Nach der Erstellung beginnen Sie damit, Steuerelemente auf dem Formular zu platzieren und deren Eigenschaften einzustellen. Textfelder



Textfelder zeigen auf Formularen einen Text und erlauben dem Anwender, diesen Text über die Tastatur zu verändern. Textfelder verwenden Sie dazu, um Felder beliebigen Typs (auch nummerische Werte) aus der Datenquelle darzustellen.



Bezeichnungs-



Ein Bezeichnungsfeld stellt einen Text auf dem Formular dar, das dem Anwender keine Änderungen am Text erlaubt. Ein Bezeichnungsfeld kann nicht an ein Feld aus der Datenquelle gebunden werden.



felder



718



Office XP Kompendium



 Entwurf von Formularen



Kapitel 37 Abbildung 37.14: Textfelder mit zugeordnetem Bezeichnungsfeld



Abbildung 37.15: Die Feldliste



Der einfachste Weg, ein gebundenes Steuerelement in ein Formular einzufügen, führt über die FELDLISTE. Klicken Sie die Schaltfläche FELDLISTE in der Symbolleiste an.



Einfügen eines Steuerelements



Um ein Textfeld auf einem Formular zu plazieren, ziehen Sie einfach den Namen des gewünschten Feldes mit der Maus auf das Formular. Das Bezeichnungsfeld zeigt den unter BESCHRIFTUNG im Tabellenentwurf angegebenen Text. Steuerelemente lassen sich auch über die TOOLBOX einfügen. Die Toolbox ist eine Symbolleiste, in der für jeden Steuerelementtyp eine Schaltfläche enthalten ist. Die Toolbox wird standardmäßig in der Entwurfsansicht angezeigt.



Office XP Kompendium



719



 Kapitel 37



Formulare



Abbildung 37.16: Die Steuerelemente Toolbox



Um ein Textfeld mit zugehörigem Bezeichnungsfeld über die Toolbox zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche TEXTFELD in der Toolbox und klicken anschließend auf die Stelle im Formular, an der das Textfeld erscheinen soll. Über die Toolbox eingefügte Textfelder sind zunächst ungebunden und zeigen in der Entwurfsansicht den Text »Ungebunden«. Abbildung 37.17: Ein ungebundenes Textfeld



In der Datenblattansicht bzw. in einem Endlosformular wird ein ungebundenes Textfeld zwar für jeden Datensatz mehrfach angezeigt, sein Inhalt aber nur einmal gespeichert. Binden eines Steuerelements an eine Datenquelle



720



Wenn Sie ein Steuerelement an ein Feld aus der Datenquelle binden wollen, müssen Sie die Eigenschaft STEUERELEMENTINHALT ändern. Markieren Sie dazu das Steuerelement, öffnen Sie das Eigenschaftenfenster, wechseln zur Registerkarte DATEN bzw. ALLE und tragen bei Steuerelementinhalt den gewünschten Feldnamen ein.



Office XP Kompendium



 Entwurf von Formularen



Kapitel 37



Sie können den Feldnamen einfach über die Zwischenablage aus der Eigenschaft DATENHERKUNFT in die Eigenschaft NAME kopieren. ICON: Tipp



Ein Steuerelement kann statt eines Datenquellenfelds auch das Ergebnis eines Ausdrucks darstellen. Zur Unterscheidung zu Feldnamen aus der Datenquelle muss dem Ausdruck ein Gleichheitszeichen »=« vorangestellt werden. Der Steuerelementinhalt



Ausdrücke in Steuerelementen



=[BetragSumme]*(1 + [MwSt])



berechnet beispielsweise den Bruttobetrag mit Mehrwertsteuer aus den Steuerelementen BETRAGSUMME und MWST. Um andere gebundene Steuerelemente außer Textfeldern in ein Formular einzufügen, klicken Sie zunächst auf die entsprechende Schaltfläche in der Toolbox und ziehen anschließend den gewünschten Feldnamen aus der Feldliste in das Formular.



Steuerelements



Dem Beispiel-Formular werden im Folgenden Steuerelemente hinzugefügt, um die Rechnungsinformationen anzuzeigen.



Beispiel



Einfügen



Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1.



Öffnen Sie das Formular FRMRECHNUNG in der Entwurfsansicht.



2.



Klicken Sie auf die Schaltfläche FELDLISTE.



Abbildung 37.18: Das Rechnungsformular mit einem Feld



3.



Ziehen Sie den Feldnamen RECHNNR aus der Feldliste in das Formular.



Office XP Kompendium



721



 Kapitel 37



Formulare 4.



Klicken Sie einmal auf das Bezeichnungsfeld neben dem Textfeld, um es zu markieren. Klicken Sie ein zweites Mal in das Textfeld, um es in den Editiermodus zu versetzen, und ändern Sie den Text in »Nr.:«.



5.



Ziehen Sie jetzt den Feldnamen STATUS auf das Formular.



6.



Fügen Sie die weiteren Steuerelemente aus der Feldliste so ein, wie es im obigen Bild gezeigt wird.



Abbildung 37.19: Ein Formular mit Rechnungsinformationen



37.2.3 Markieren von Steuerelementen



Bearbeiten von Steuerelementen



Um ein oder mehrere Steuerelemente zu bearbeiten, müssen diese zunächst markiert sein.



Abbildung 37.20: Ein markiertes Steuerelement



Access unterstützt zwei Verfahren, wie mehrere Steuerelemente gleichzeitig markiert werden können: Durch Gedrückthalten von (ª) bleiben bestehende Markierungen erhalten. Wenn Sie mit der Maus über das Formular ziehen, wird ein Rechteck gezeigt. Alle darin enthaltenen Steuerelemente werden markiert. Löschen und kopieren von Steuerelementen



722



Um Steuerelemente in die Zwischenablage auszuschneiden oder zu kopieren, werden sie zunächst markiert. Anschließend wählen Sie dann die entsprechende Option aus dem BEARBEITEN-Menü oder dem Kontextmenü eines der markierten Steuerelemente.



Office XP Kompendium



 Entwurf von Formularen



Kapitel 37



Wenn Sie die markierten Steuerelemente endgültig verwerfen wollen, wählen Sie LÖSCHEN aus dem BEARBEITEN-Menü oder drücken einfach die Taste (Entf). Um die markierten Steuerelemente direkt, ohne den Umweg über die Zwischenablage, zu kopieren, wählen Sie DUPLIZIEREN aus dem BEARBEITEN-Menü oder dem Kontextmenü eines der markierten Steuerelemente. Der zuletzt ausgeführte Änderungsschritt kann wieder zurückgenommen werden. Änderungen



Wenn Sie das einem Steuerelement zugeordnete Bezeichnungsfeld gelöscht haben, so können Sie ein neues Bezeichnungsfeld erstellen und dieses mit dem Steuerelement verbinden.



37.2.4



zurücknehmen



Die Steuerelement-Assistenten



Die Steuerelement-Assistenten werden über die Schaltfläche STEUERELEMENTASSISTENTEN in der Toolbox aktiviert. Im Folgenden werden die drei Steuerelement-Assistenten für Optionsgruppen, Kombinations- und Listenfelder sowie Befehlsschaltflächen beschrieben. Abbildung 37.21: Eine Optionsgruppe



Optionsgruppen dienen der Auswahl eines Wertes aus einer Anzahl vordefinierter Werte. Sie bestehen aus einem Steuerelement Optionsgruppe, das mehrere Steuerelemente vom Typ UMSCHALTFLÄCHE, OPTIONSFELD oder KONTROLLKÄSTCHEN enthält.



Optionsgruppen



Sie platzieren eine Optionsgruppe, indem Sie die Schaltfläche OPTIONSin der Toolbox anklicken und anschließend an der gewünschten Stelle auf das Formular klicken. GRUPPE



Office XP Kompendium



723



 Kapitel 37



Formulare



Im Optionsgruppen-Assistent bearbeiten Sie folgende Seiten: 1.



Auf der ersten Seite geben Sie die Liste der Auswahlmöglichkeiten an, die in der Optionsgruppe enthalten sein sollen.



2.



Wenn eine Auswahl standardmäßig markiert sein soll, so geben Sie diese auf der zweiten Seite an.



3.



Jeder Auswahl wird auf der dritten Seite eine ganze Zahl zugeordnet. Diese Zahl bestimmt den Wert der Optionsgruppe in Abhängigkeit des markierten Optionsfeldes, Kontrollkästchens bzw. der markierten Umschaltfläche. Auf dieser Seite legen Sie fest, ob Optionsfelder, Umschaltflächen oder Kontrollkästchen innerhalb der Optionsgruppe erscheinen sollen. Weiterhin wählen Sie den 3D-Effekt der Optionsgruppe.



4.



Auf der letzten Seite legen Sie die Beschriftung fest, die über der Optionsgruppe angezeigt wird.



Abbildung 37.22: Kombinations- und Listenfelder



Kombinationsund Listenfelder



Kombinations- und Listenfelder erlauben die Auswahl eines Wertes aus einer Anzahl festgelegter Werte. Kombinations- und Listenfelder erhalten Ihre Werteliste über eine Tabelle oder Abfrage eine vorgegebene feste Werteliste eine spezielle Visual Basic-Funktion Sie erstellen ein Kombinations- bzw. Listenfeld, indem Sie auf die Schaltfläche KOMBINATIONSFELD oder LISTENFELD in der Toolbox klicken.



724



Office XP Kompendium



 Entwurf von Formularen



Kapitel 37



Access öffnet hierauf automatisch den Assistenten, der die folgenden Seiten enthält: 1.



Auf der ersten Seite wählen Sie aus, welche Daten in dem Kombinations- bzw. Listenfeld dargestellt werden sollen.



2.



Wenn Sie die Werteliste einer Tabelle bzw. Abfrage entnehmen wollen, so spezifizieren Sie diese auf der zweiten Seite.



3.



Auf der dritten Seite geben Sie die Felder an, die das Kombinationsbzw. Listenfeld als Spalten enthalten soll.



4.



Auf der vierten Seite legen Sie die Breiten der im Kombinations- bzw. Listenfeld gezeigten Spalten fest.



5.



Wenn Sie selbst eine Werteliste mit mehreren Spalten eingegeben haben, so müssen Sie auf der fünften Seite das Feld wählen, das den Listenwert bestimmen soll.



6.



Auf der sechsten Seite geben Sie an, ob das Kombinations- bzw. Listenfeld an die Datenquelle gebunden werden soll.



7.



Geben Sie auf der siebten Seite die Beschriftung des Kombinationsbzw. Listenfeldes an.



Die Hauptarbeit beim Anlegen einer Befehlsschaltfläche besteht in der Festlegung, welche Aktionen dadurch ausgelöst werden sollen.



Befehlsschaltflächen



Um eine Befehlschaltfläche zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche BEFEHLSSCHALTFLÄCHE in der Toolbox und anschließend auf die Stelle im Formular, an der Sie die Befehlschaltfläche platzieren wollen. Access startet daraufhin den Assistenten, der die folgenden Seiten aufweist: 1.



Auf der ersten Seite legen Sie die Aktion fest, die durch die Befehlsschaltfläche ausgelöst werden soll.



2.



Auf der zweiten Seite legen Sie das Objekt fest, auf das sich die Aktion bezieht.



3.



Auf der dritten Seite legen Sie fest, wie die Befehlsschaltfläche beschriftet sein soll. Dabei geben Sie entweder ein Symbol aus der Access-Symbolbibliothek an oder Sie spezifizieren eine beliebige BMP-Bilddatei (Windows-Bitmap) über die Schaltfläche DURCHSUCHEN.



4.



Auf der letzten Seite vergeben Sie einen Namen.



Um einen leichter verständlichen Programmcode zu erzeugen, sollten Sie dem Namen einer Befehlsschaltfläche das Präfix »cmd« (für Command Button) voranstellen. ICON: Tipp



Office XP Kompendium



725



 Kapitel 37 Unterformular



Formulare Ein Unterformular ist ein spezielles Steuerelement, das in einem Formular ein weiteres Formular einblendet. Auf diese Weise lassen sich Daten in 1-zun-Beziehungen darstellen und bearbeiten. Unterformulare lassen sich bequem über einen Assistenten in ein Formular einfügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche UNTERFORMULAR/-BERICHT in der Toolbox und anschließend die Stelle im Hauptformular an, an der Sie das Unterformular platzieren wollen.



Abbildung 37.23: Auswahl des Unterformulars im Assistenten



1.



Auf der ersten Seite wählen Sie aus, welche Daten im Unterformular dargestellt werden sollen.



2.



Wenn Sie das Unterformular direkt aus einer Tabelle oder Abfrage erstellen wollen, wählen Sie auf der zweiten Seite die Felder aus, die auf dem Unterformular erscheinen sollen.



Abbildung 37.24: Auswahl der Felder des Unterformulars



726



Office XP Kompendium



 Entwurf von Formularen



Kapitel 37 Abbildung 37.25: Beziehung HauptUnterformular definieren



3.



Auf der dritten Seite bestimmen Sie, in welcher Beziehung das Unterformular zu den Daten im Hauptformular stehen soll.



4.



Auf der letzten Seite geben Sie dem Unterformular-Steuerelement einen Namen.



37.2.5



Formatieren von Steuerelementen



Das Format der einzelnen Steuerelemente wird über ihre Eigenschaften festgelegt. Access verfügt jedoch über eine Formatierungs-Symbolleiste, womit die entsprechenden Eigenschaften bequemer eingestellt werden. Access erlaubt das gleichzeitige Formatieren mehrerer Steuerelemente, wenn diese gemeinsam markiert sind.



Gleichzeitiges Formatieren von Steuerelementen Abbildung 37.26: Eigenschaften für mehrere markierte Steuerelemente



Office XP Kompendium



727



 Kapitel 37



Formulare



Eigenschaften von



Sind mehrere Steuerelemente markiert, zeigt Access im Eigenschaftenfenster die gemeinsamen Eigenschaften der markierten Steuerelemente. Änderungen an einer Eigenschaft wirken sich dann auf alle markierten Steuerelemente aus.



mehreren markierten Steuerelementen Abbildung 37.27: Die FormatSymbolleiste



Tabelle 37.2: Die Elemente der Format-Symbolleiste



Schaltfläche bzw. Liste



Wirkung



Eigenschaft



Schriftart, Schriftgröße



Ändert die Schriftart und Schriftgröße des im Steuerelement gezeigten Textes.



Schriftart, Schriftgröße



Fett, Kursiv, Unterstrichen



Zeigt den Text fett, kursiv oder unterstrichen.



Schriftbreite, Kursiv, Unterstrichen



Linksbündig, ZenÄndert die Ausrichtung des Tex- Textausrichtung triert, Rechtsbündig tes innerhalb des Steuerelements. Wenn keine Schaltfläche gedrückt ist, wird der Text dem Datentyp entsprechend ausgerichtet (Textausrichtung Standard).



728



Hintergrundfarbe



Bestimmt die Hintergrundfarbe des Textes. Mit der Einstellung Transparent wird die Farbe des Bereichs verwendet.



Hintergrundfarbe, Hintergrundart (für Transparenz)



Textfarbe



Bestimmt die Farbe des Textes.



Textfarbe



Keine



Bestimmt, ob der Rahmen durch- Rahmenart gezogen oder mit einem Muster gestrichelt oder gepunktet wird.



Office XP Kompendium



 Entwurf von Formularen



Kapitel 37



Schaltfläche bzw. Liste



Wirkung



Eigenschaft



Rahmenfarbe



Bestimmt die Farbe des Rahmens Rahmenfarbe, Rahum das Steuerelement. Mit der menart (für TranspaEinstellung Transparent wird kein renz) Rahmen angezeigt.



Rahmenbreite



Bestimmt die Breite des Rahmens Rahmenbreite um das Steuerelement.



Spezialeffekt



Fügt dem Steuerelement 3DEffekte hinzu.



Tabelle 37.2: Die Elemente der Format-Symbolleiste (Forts.)



Spezialeffekt



Die einzelnen Bereiche lassen sich ebenfalls über die Format-Symbolleiste in ihrer Farbe verändern und erlauben zusätzlich einen 3D-Effekt.



Formatieren von Bereichen Abbildung 37.28: Auswahl einer beliebigen Farbe



Über das Fenster EIGENSCHAFTEN lässt sich das Farbauswahl-Dialogfeld von Windows öffnen, mit dem Sie jede beliebige Farbe festlegen können.



Erstellen von Farben



Access bietet die Möglichkeit, die Formatierung eines Steuerelements von einer Bedingung abhängig zu machen.



Bedingte Formatierung Abbildung 37.29: Bedingte Formatierung



Office XP Kompendium



729



 Kapitel 37



Formulare Um ein Steuerelement mit einer bedingten Formatierung zu versehen, markieren Sie es und wählen BEDINGTE FORMATIERUNG aus dem FORMAT-Menü. Im Feld STANDFORMATIERUNG wählen Sie das Standardformat für das Steuerelement. Im Feld BEDINGUNG legen Sie eine Bedingung fest, für die das Steuerelement ein spezielles Format erhalten soll. Mit HINZUFÜGEN fügen Sie weitere Bedingungen und Formate für das Steuerelement an. LÖSCHEN erlaubt das Löschen einer Bedingung.



Standard-



37.2.6



Standardeinstellungen und AutoFormat



steuerelementeinstellungen



Um den Formatierungsvorgang zu erleichtern, ist es möglich, die Einstellungen für jedes Steuerelement als Standardeinstellung zu speichern.



Formularvorlagen



Sie erklären ein Formular zur Vorlage für alle neuen Formulare, indem Sie es Normal nennen. Alle neuen Formulare übernehmen dann die Einstellungen sowie die Standardeinstellungen der Steuerelemente. Änderungen an der Formularvorlage führen nicht zu einer Änderung der auf Basis dieser Vorlange erstellten Formulare.



Abbildung 37.30: Festlegen des Standardformulars



Um Steuerelemente zu gruppieren, markieren Sie diese gemeinsam und wählen GRUPPIEREN aus dem FORMAT-Menü. Ändern des Steuerelementtyps



730



Access erlaubt die nachträgliche Änderung eines Steuerelements in einen anderen Typ unter Beibehaltung der meisten Eigenschaften. Wählen Sie dazu im Untermenü Ändern zu im Kontextmenü eines Steuerelements den neuen Typ.



Office XP Kompendium



 Entwurf von Formularen Beim Drücken von (ÿ__) in einem Steuerelement eines Formulars wird die Einfügemarke in das nächste Feld gesetzt. Die Reihenfolge der Felder wird dabei durch die Reihenfolge ihrer Platzierung auf dem Formular bestimmt.



Kapitel 37 Ändern der Tabulator-Reihenfolge



Um die Reihenfolge zu ändern, wählen Sie AKTIVIERREIHENFOLGE aus dem Menü ANSICHT oder aus dem Kontextmenü eines Bereichs. Über die Optionsgruppe BEREICH lässt sich auswählen, in welchem Formularbereich die Reihenfolge der Steuerelemente geändert werden soll. Abbildung 37.31: Gruppieren von Steuerelementen



Abbildung 37.32: Anpassen der Reihenfolge



Um die Reihenfolge von Hand festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.



Markieren Sie das Feld, dessen Position in der Reihenfolge Sie ändern wollen, in der Liste DEFINIERTE REIHENFOLGE, indem Sie auf die graue Fläche vor dem Feldnamen klicken.



2.



Ziehen Sie die markierten Felder mit der Maus an die gewünschte Position.



Die Reihenfolge der Steuerelemente wird durch die Eigenschaft REIHENFOLGENPOSITION auf der Registerkarte ANDERE der Steuerelementeigenschaften bestimmt.



Office XP Kompendium



731



 Kapitel 37



Formulare



37.3



Steuerelemente



Der folgende Abschnitt beschreibt die Eigenschaften der verschiedenen Steuerelemente, die Sie zur Gestaltung von Formularen verwenden können.



37.3.1 Format-Eigenschaften Tabelle 37.3: Eigenschaften von Steuerelementen



Daten-Eigen-



Allgemeine Eigenschaften



Die im folgenden aufgeführten Eigenschaften gelten für alle oder zumindest für fast alle Steuerelemente. Eigenschaft



Funktion



Sichtbar



Diese Einstellung legt fest, ob das Steuerelement sichtbar sein soll. Unsichtbare Steuerelemente sind oft hilfreich, um Zwischenergebnisse im Formular zu speichern.



Anzeigen



Durch diese Einstellung lässt sich festlegen, ob ein Steuerelement angezeigt und/oder gedruckt werden soll. Somit lassen sich bestimmte Steuerelemente, z. B. Befehlsschaltflächen, für den Druck ausblenden.



Vergrösserbar, Verkleinerbar



Durch diese Einstellung wird festgelegt, ob Access beim Drucken eines Steuerelements dessen Höhe so anpassen darf, dass der Inhalt exakt hineinpasst.



Links, Rechts



Diese Einstellungen bestimmen die Position der linken oberen Ecke des Steuerelements bezüglich der linken oberen Ecke des Formularbereichs.



Breite, Höhe



Durch diese Einstellungen wird die Größe des Steuerelements in Zentimetern bestimmt.



Die folgenden Eigenschaften befinden sich auf der Registerkarte DATEN:



schaften Tabelle 37.4: Dateneigenschaften der Steuerelemente



732



Eigenschaft



Funktion



Standardwert



Durch diese Einstellung wird ein Wert angegeben, der bei Anfügung eines neuen Datensatzes in das Steuerelement eingetragen wird. Im Gegensatz zur gleichnamigen Tabellenfeld-Einstellung kann an dieser Stelle jede beliebige Funktion stehen. Diese Eigenschaft ist auch eine gute Möglichkeit, ungebundene Steuerelemente beim Öffnen des Formulars zu initialisieren.



Gültigkeitsregel



Für diese Eigenschaft wird eine Bedingung angegeben, der die Eingabe in ein Steuerelement genügen muss, um angenommen und gegebenenfalls in der Datenbank gespeichert zu werden. Dazu kann ebenfalls jede beliebige Visual BasicFunktion verwendet werden. Office XP Kompendium



 Steuerelemente



Kapitel 37



Eigenschaft



Funktion



Gültigkeitsmeldung



Diese Einstellung gibt einen Text vor, der ausgegeben wird, falls die Gültigkeitsprüfung scheitert.



Aktiviert



Durch diese Einstellung lässt sich ein Steuerelement so deaktivieren, dass es keine Eingaben mehr entgegennimmt. Access stellt das Steuerelement und sein zugehöriges Bezeichnungsfeld gegebenenfalls grau dar.



Gesperrt



Diese Einstellung sperrt ein Steuerelement für jegliche Änderungen an den Daten.



Filter anwenden



Diese Einstellung bestimmt, ob in einem formularbasierten Filter eine Liste mit allen Feldwerten angezeigt werden soll. Die Einstellung DATENBANKSTANDARD übernimmt die im OPTIONEN-Dialogfeld getroffene Einstellung.



Auf der Registerkarte ANDERE befinden sich die folgenden Eigenschaften:



Eigenschaft



Funktion



Name



Diese Einstellung bestimmt den Namen des Steuerelements.



Statuszeilentext



Durch diese Einstellung lässt sich ein Text festlegen, der in der Access-Statuszeile gezeigt wird, wenn das Steuerelement aktiv ist. Diese Einstellung wird bei gebundenen Steuerelementen von der Tabellenfeldbeschreibung übernommen.



In Reihenfolge



Diese Einstellung legt fest, ob das Steuerelement mit der (ÿ__)-Taste angewählt werden kann oder nicht.



Reihenfolgeposition



Diese Einstellung ist eine Zahl, die bestimmt, an wievielter Stelle das Steuerelement steht, wenn die Steuerelemente mit (ÿ__) gewechselt werden. Access passt diese Eigenschaft für die anderen Steuerelemente des Formulars automatisch an, so dass keine doppelten Nummern entstehen.



Kontextmenüleiste



Für diese Einstellung wird ein Menü angegeben, das ein Steuerelement definiert. Die Einstellung KONTEXTMENÜ des Formulars muss dabei auf »Ja« gesetzt werden.



Office XP Kompendium



Tabelle 37.4: Dateneigenschaften der Steuerelemente (Forts.)



Andere Eigenschaften Tabelle 37.5: Andere Eigenschaften der Steuerelemente



733



 Kapitel 37 Tabelle 37.5: Andere Eigenschaften der Steuerelemente (Forts.)



Formulare



Eigenschaft



Funktion



SteuerelementTipp-Text (Hint)



Diese Einstellung legt einen Text fest, der dann angezeigt wird, wenn sich der Mauszeiger länger über dem Steuerelement befindet. Ein solcher Text spart zum einen Platz, da die Beschriftungen für die Steuerelemente dadurch kürzer ausfallen können. Zum anderen sind solche Tipp-Texte wertvolle Hilfen für Schaltflächen mit Bildern, die nicht immer selbsterklärend sind.



Hilfekontext



Diese Einstellung legt den Kontext für die Hilfe fest.



Marke



Diese Eigenschaft wird von Access nicht verwendet und kann somit von Ihnen beliebig gesetzt werden. Die Marke ist in vielen Fällen für die Programmierung nützlich.



37.3.2



Bezeichnungsfelder



Bezeichnungsfelder lassen sich als Beschriftung für andere Steuerelemente oder als freistehender Text verwenden. Anzeigen von Informationen aus dem Internet



Beim Anklicken von Bezeichnungsfeldern können Informationen aus dem Internet angezeigt werden. Dazu tragen Sie die gewünschte Internet-Adresse (URL) in der Eigenschaft HYPERLINK-ADRESSE ein. Die Eigenschaft HYPERLINK-UNTERADRESSE legt die Position innerhalb eines Dokuments fest.



37.3.3



Textfelder



Textfelder dienen der Darstellung und Eingabe von Daten beliebigen Typs. Formatierung der Ausgabe



In der Eigenschaft FORMAT auf der Registerkarte FORMAT lässt sich angeben, wie Access die Daten im Textfeld darstellen soll. Für numerische Werte, Ja/Nein-Werte und Datums-/Zeitwerte sind eine Reihe von vordefinierten Formaten verfügbar. Das Format eines Textfelds lässt sich aber auch durch ein benutzerdefiniertes Format frei spezifizieren. Die Eigenschaft DEZIMALSTELLEN auf der Registerkarte DATEN legt fest, auf wie viele Dezimalstellen gerundet werden soll.



Eingabeformate



734



Durch die Eigenschaft Eingabeformate lässt sich die Texteingabe beschränken.



Office XP Kompendium



 Steuerelemente



Kapitel 37



Eingabeformate setzen sich ähnlich zusammen wie Formate für die Ausgabe. Access bietet hier aber zusätzlich einen Assistenten an, der mit der Dialogfeld-Schaltfläche geöffnet werden kann und die folgenden Seiten besitzt: 1.



Auf der ersten Seite wählen Sie das gewünschte Eingabeformat aus der Liste aus.



2.



Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, das Eingabeformat abzuändern.



3.



Auf dieser Seite legen Sie fest, ob zusätzliche Zeichen im Tabellenfeld gespeichert werden oder erst bei der Darstellung im Textfeld hinzugefügt werden sollen.



4.



Auf der letzten Seite erstellen Sie das Eingabeformat durch Klicken auf die Schaltfläche FERTIGSTELLEN.



Wenn Sie öfters ein spezielles Eingabeformat benötigen, so können Sie es dem Eingabeformat-Assistenten hinzufügen. Auf der Registerkarte FORMAT befindet sich die Eigenschaft BILDLAUFLEISTEN, mit der Sie ein Textfeld mit einer vertikalen Bildlaufleiste versehen können.



37.3.4



Bildlaufleisten



Kontrollkästchen, Optionsfeld und Umschaltfläche Abbildung 37.33: Kontrollkästchen, Umschaltfläche und Optionsfeld



Kontrollkästchen, Optionsfeld und Umschaltfläche dienen der Darstellung von logischen Feldern, die nur die Werte WAHR und FALSCH annehmen. Das Kontrollkästchen und das Optionsfeld können dabei noch einen dritten Zustand zeigen, wenn der Feldwert unbestimmt ist (siehe Bild oben).



Office XP Kompendium



735



 Kapitel 37 Tabelle 37.6: Logische Felder in Formularen



Formulare



Feldwert



Umschaltfläche



Kontrollkästchen



Optionsfeld



0



Nicht gedrückt



Nicht markiert



Nicht markiert



Eine Zahl ungleich 0



Gedrückt



Markiert



Markiert



Leer (Feldwert Null)



Nicht gedrückt



Unbestimmt



Unbestimmt



Text



Nicht gedrückt



Unbestimmt



Unbestimmt



Sie erstellen eine Umschaltfläche, ein Optionsfeld oder ein Kontrollkästchen, indem Sie auf die entsprechenden Schaltflächen in der Toolbox klicken.



Beschriftung durch Texte und Bilder



Kontrollkästchen und Optionsfelder verfügen über eine Beschriftung, die nicht als Bezeichnungsfeld realisiert ist, sondern die wie bei den Umschaltflächen durch die Eigenschaft BESCHRIFTUNG auf der Registerkarte FORMAT festgelegt wird.



Abbildung 37.34: Der Bild-Generator



Auf Umschaltflächen lassen sich auch Bilder darstellen. Dazu geben Sie für die Eigenschaft Bild den Dateinamen einer Bilddatei an oder klicken auf die Dialogfeld-Schaltfläche, um das BILDAUSWAHL-Dialogfeld zu öffnen. Unter BILDTYP legen Sie fest, ob das Bild in der Datenbank gespeichert oder als externe Datei referenziert werden soll. Design-Richtlinen



Kontrollkästchen und Optionsfeld sind Standardsteuerelemente von Windows. Optionsfelder sind für die Verwendung innerhalb von Optionsgruppen vorgesehen.



37.3.5



Kombinations- und Listenfelder



Kombinations- und Listenfelder erlauben die Auswahl eines Wertes aus einer Liste von Werten.



736



Office XP Kompendium



 Steuerelemente



Kapitel 37 Abbildung 37.35: Kombinations- und Listenfeld



Kombinationsfelder bestehen aus einem Textfeld, in dem Sie beliebige Eingaben vornehmen können. Bei jedem eingegebenen Zeichen sucht Access in der Auswahlliste nach einer Entsprechung und vervollständigt automatisch Ihre Eingabe. Solange die Eigenschaft NUR LISTENEINTRÄGE es nicht verbietet, erlauben Kombinationsfelder auch die Eingabe beliebiger Werte. In der Datenblattansicht wird ein Listenfeld als Kombinationsfeld dargestellt. Erstellen der Auswahlliste aus Tabelle oder Abfrage Um in einem Kombinations- oder Listenfeld eine Werteliste aus einer Tabelle oder Abfrage zu zeigen, stellen Sie die Eigenschaft HERKUNFTSTYP auf der Registerkarte DATEN auf den Wert Tabelle/Abfrage. Anschließend geben Sie für die Eigenschaft DATENSATZHERKUNFT den Namen einer Tabelle oder Abfrage an. Alternativ tragen Sie einen SQL-Befehl ein, den Sie nach Klicken auf die Dialogfeld-Schaltfläche im Abfragegenerator zusammensetzen können.



Erstellen der Liste aus einer Aufzählung von Werten



Wenn Sie die Auswahl aus einer zur Entwurfszeit festgelegten Werteliste wünschen, dann tragen Sie unter HERKUNFTSTYP den Wert Wertliste ein. Meist ist es sinnvoller, eine kleine Tabelle mit den Auswahlwerten anzulegen, da dies die Änderung der Werteliste bequemer macht. ICON: Tipp



Office XP Kompendium



737



 Kapitel 37



Formulare



Erstellen der Liste



In speziellen Fällen benötigen Sie die Auswahl aus der Feldliste einer Tabelle oder Abfrage. Geben Sie dazu unter HERKUNFTSTYP den Wert »Feldliste« und unter DATENSATZHERKUNFT den Namen der Tabelle oder Abfrage ein, deren Felder in der Liste aufgeführt sein sollen.



aus den Feldern einer Tabelle oder Abfrage



Unter HERKUNFTSTYP lässt sich eine Visual Basic-Funktion eintragen, die diese Liste mit Werten füllt. Mehrspaltige Auswahllisten



Sowohl in Listenfeldern als auch in Kombinationsfeldern lassen sich mehrere Spalten anzeigen. Die Spalten werden folgendermaßen mit Werten belegt: Wird die Auswahlliste aus einer Tabelle oder Abfrage entnommen, so werden die Felder von links nach rechts in die mehrspaltige Liste übernommen. Aus einer festgelegten Werteliste wird die Auswahlliste von links nach rechts Zeile für Zeile aufgefüllt. Wird die Liste aus einer Visual Basic-Funktion erstellt, so ist diese Funktion für das Auffüllen der Spalten verantwortlich. Bei mehrspaltigen Listen müssen Sie angeben, welche Spalte dem Wert der Liste entsprechen und im Falle eines gebundenen Kombinations- oder Listenfelds in der Datenbank gespeichert werden soll. Sie tun dies, indem Sie die gewünschte Spaltennummer für die Eigenschaft GEBUNDENE SPALTE auf der Registerkarte DATEN eintragen. Wenn Sie Überschriften für die Liste wünschen, so stellen Sie die Eigenschaft SPALTENÜBERSCHRIFTEN auf der Registerkarte FORMAT auf Ja.



Mehrfachauswahllisten



Listenfelder können über die Eigenschaft MEHRFACHAUSWAHL so eingestellt werden, dass sie die gleichzeitige Markierung mehrerer Zeilen erlauben. Dabei werden die beiden folgenden Bedienungsvarianten unterstützt: Die Einstellung EINZELN erlaubt dem Benutzer, nacheinander verschiedene Zeilen anzuklicken, die dann markiert bleiben. Die Einstellung ERWEITERT erlaubt dem Benutzer das Markieren mehrerer Zeilen bei gedrückter (Strg)-Taste. Zusätzlich lassen sich aufeinander folgende Zeilen markieren, indem Sie die (ª)-Taste gedrückt halten während Sie den ersten und letzten auszuwählenden Eintrag anklicken.



Design-Richtlinien



738



Für das Einstellen von Werten in einer Tabelle oder Abfrage sind meistens Kombinationsfelder geeigneter, da sie durch die automatische Ergänzung komfortabler zu bedienen sind. Kombinationsfelder eignen sich auch für



Office XP Kompendium



 Steuerelemente



Kapitel 37



Felder, bei denen Sie dem Benutzer eine Auswahl von Standardwerten vorgeben möchten, prinzipiell aber beliebige Werte erlauben. Beispiel Auf der Rechnung soll ein freier Text im Feld ZUSATZTEXT angegeben werden können. Um die Eingabe zu erleichtern, sollen Standardtexte in einem Kombinationsfeld angeboten werden. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1.



Öffnen Sie das Formular FRMRECHNUNG in der Entwurfsansicht. Zeigen Sie die Feldliste an, indem Sie auf die Schaltfläche FELDLISTE in der Symbolleiste klicken. Abbildung 37.36: Das Formular mit dem Zusatztext



2.



Klicken Sie auf die Schaltfläche KOMBINATIONSFELD in der Toolbox. Ziehen Sie anschließend den Feldnamen ZUSATZTEXT aus der Toolbox in das Formular, so dass es ungefähr wie in Bild oben aussieht.



3.



Klicken Sie auf die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN in der Symbolleiste, um das Eigenschaftenfenster zu öffnen.



4.



Klicken Sie auf die Dialogfeld-Schaltfläche neben der Eigenschaft DATENSATZHERKUNFT, um den Abfrageeditor zu öffnen. Fügen Sie nur TBLRECHNUNG in die Abfrage ein und erstellen Sie anschließend die Abfrage.



5.



Schließen uns Speichern Sie den Abfragegenerator.



Die weiteren Eigenschaften des Kombinationsfelds können unverändert bleiben.



Office XP Kompendium



739



 Kapitel 37



Formulare



Abbildung 37.37: Die Datensatzherkunft für die Zusatztexte



Das gerade erstellte Kombinationsfeld ist eine »selbstlernende« Liste, da sie automatisch erweitert wird, wenn neue Zusatztexte für eine Rechnung angegeben werden.



37.3.6



Optionsgruppen



Abbildung 37.38: Die Optionsgruppen



Erstellen von Optionsgruppen



Optionsgruppen bestehen aus einem Steuerelement des Typs Optionsfeld und mehreren Steuerelementen der Typen Kontrollkästchen, Umschaltfläche oder Optionsfeld. Um eine Optionsgruppe zu erstellen, platzieren Sie zuerst das Steuerelement Optionsgruppe über die Schaltfläche Optionsgruppe in der Toolbox auf dem Formular. Anschließend setzen Sie die Kontrollkästchen, Umschaltflächen oder Optionsfelder über die entsprechenden Schaltflächen aus der Toolbox in die Optionsgruppe.



Beschriftung durch Text und Bilder



740



Die Beschriftung jedes Optionsfelds, lässt sich über die Eigenschaft Beschriftung auf der Registerkarte Format ändern. Umschaltflächen können zudem auch mit Bildern versehen.



Office XP Kompendium



 Steuerelemente



Kapitel 37



Das Steuerelement Optionsgruppe lässt sich an ein Tabellenfeld binden. Die in einer Optionsgruppe enthaltenen Steuerelemente repräsentieren je eine ganze Zahl, die dann im Tabellenfeld abgespeichert wird. Mit Umschaltflächen lassen sich elegante Optionsgruppen erstellen, insbesondere, wenn viele verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung stehen sollen.



Design-Richtlinien



Beispiel Das Feld BEZAHLUNG soll als Optionsgruppe mit Umschaltflächen in das Formular eingefügt werden. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1.



Öffnen Sie das Formular FRMRECHNUNG in der Entwurfsansicht.



2.



Klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONSGRUPPE in der Toolbox. Ziehen Sie anschließend den Feldnamen BEZAHLUNG aus der Toolbox in das Formular, so dass es ungefähr wie im Bild unten aussieht. Ziehen Sie das Kombinationsfeld ZUSATZTEXT neben die Optionsgruppe. Abbildung 37.39: Die Optionsgruppe für die Bezahlungsart



3.



Klicken Sie auf die Schaltfläche UMSCHALTFLÄCHE und ziehen Sie ein Rechteck innerhalb der Optionsfläche auf, um die erste Umschaltfläche zu platzieren. Klicken Sie in die UMSCHALTFLÄCHE, um sie in den Eingabemodus zu versetzen, und tragen Sie Bar als Beschriftung ein.



4.



Fügen Sie zwei weitere Umschaltflächen mit der Beschriftung Überweisung und Nachnahme in das Formular ein.



Den Umschaltflächen werden dabei automatisch die Werte 1, 2 und 3 zugeordnet. Diese Zahlen werden dann im Feld BEZAHLUNG gespeichert.



Office XP Kompendium



741



 Kapitel 37



Formulare



Abbildung 37.40: Die Optionsgruppe mit allen Umschaltflächen



37.3.7



Unterformulare



Abbildung 37.41: Formular mit Unterformularen



Unterformulare sind Steuerelemente, die innerhalb eines Formulars, dem so genannten Hauptformular, ein beliebiges anderes Access-Formular zeigen. Unterformulare dürfen ihrerseits Unterformulare enthalten. Anlegen eines



Unterformulare lassen sich auf zwei Arten einfügen:



Unterformulars



742



Office XP Kompendium



 Steuerelemente



Kapitel 37



Klicken Sie auf die Schaltfläche UNTERFORMULAR in der Toolbox. Plazieren Sie anschließend das Unterformular auf dem Formular, indem Sie mit der Maus ein entsprechendes Rechteck aufziehen. Ziehen Sie den Namen des Formulars, das als Unterformular erscheinen soll, aus dem Datenbankfenster in das Hauptformular. Das Unterformular-Steuerelement sollte denselben Namen tragen wie das als Unterformular verwendete Formular. Meist werden Unterformulare zur Darstellung von 1-zu-n-Beziehungen verwendet.



Verbinden von Haupt- und Unterformular



Um eine solche Verknüpfung herzustellen, müssen Sie ein Feld des Hauptformulars angeben, dessen Wert mit einem ebenfalls anzugebenden Feld des Unterformulars übereinstimmen muss. So sind Rechnung und Rechnungspositionen durch die Rechnungsnummer RECHNNR verknüpft. Das Unterformular erscheint genau so im Hauptformular, wie es definiert wurde. Die Ansicht wird dabei durch die Eigenschaft STANDARDANSICHT des Unterformulars bestimmt.



Darstellung des



In der Entwurfsansicht des Hauptformulars zeigen Sie durch Doppelklick auf ein Unterformular-Steuerelement das diesem zugrunde liegende Formular in der Entwurfsansicht an.



Bedienung



Unterformulars



Wenn Sie in der Formularansicht des Hauptformulars den Datensatz wechseln, so ändern sich die Datensätze im Unterformular automatisch entsprechend der Verknüpfung. Das Rechnungsformular benötigt zwei Unterformulare. Im ersten Unterformular wird die Kundenadresse in Abhängigkeit von der ausgewählten Kundennummer dargestellt. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1.



Erstellen Sie ein Formular mit TBLADRESSE als Datenquelle und den 6 Feldern FIRMA, VORNAME, NACHNAME, STRASSE, PLZ und ORT. Speichern Sie das Formular anschließend unter dem Namen FRMRECHNUNGSUBADRESSE.



2.



Öffnen Sie FRMRECHNUNG in der Entwurfsansicht.



3.



Wechseln Sie im Datenbankfenster auf die Registerkarte FORMULARE und ziehen Sie den Formularnamen FRMRECHNUNGSUBADRESSE aus dem Datenbankfenster auf das Formular FRMRECHNUNG.



Office XP Kompendium



743



 Kapitel 37



Formulare



Abbildung 37.42: Das Unterformular für die Adresse



4.



Öffnen Sie das Eigenschaftenfenster, indem Sie auf die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN in der Symbolleiste klicken.



5.



Tragen Sie als Verknüpfungsfeld des Hauptformulars KUNDENNR für die Eigenschaft VERKNÜPFEN NACH ein. Für die Eigenschaft VERKNÜPFEN VON tragen Sie ID als Verknüpfungsfeld des Unterformulars ein.



Abbildung 37.43: Dateneigenschaften eines Unterformulars



Als zweites Unterformular wird eine Liste der Rechnungspositionen benötigt. Dabei soll das Feld GESAMT über die im Unterformular angezeigten Datensätze summiert und im Hauptformular dargestellt werden. Gehen Sie folgendermaßen vor:



744



Office XP Kompendium



 Steuerelemente



Kapitel 37 Abbildung 37.44: Unterformular erstellen



1.



Erstellen Sie ein leeres Formular, öffnen Sie die Formulareigenschaften auf der Registerkarte DATEN und klicken Sie neben der Eigenschaft DATENHERKUNFT auf die Dialogfeld-Schaltfläche, um den Abfrageeditor zu öffnen. Fügen Sie TBLRECHNUNGSPOSITION in die Abfrage ein. Abbildung 37.45: Die Abfrage mit Gesamtsumme für die Rechnungspositionen



2.



Fügen Sie den Feldern aus TBLRECHNUNGSPOSITION ein berechnetes Feld GESAMT mit dem Ausdruck [Menge]*[Preis] an.



3.



Wechseln Sie auf die Registerkarte FORMAT und geben Sie für die Eigenschaft STANDARDANSICHT die Einstellung DATENBLATT an.



4.



Fügen Sie aus der Feldliste die Steuerelemente wie im Bild in das Formular ein.



5.



Wählen Sie Formularkopf/-fuß aus dem Menü ANSICHT, um dem Formular einen Formularfuß hinzuzufügen. Fügen Sie in den Formularfuß ein Textfeld mit dem Namen TXTSUMME und dem Ausdruck =Summe([Gesamt]) als Steuerelementinhalt hinzu. Die Aggregatsfunktion im Formularfuß summiert dabei das Feld GESAMT über alle im Formular dargestellten Datensätze.



Office XP Kompendium



745



 Kapitel 37



Formulare



Abbildung 37.46: Das Positionsunterformular



Abbildung 37.47: Das Summentextfeld im Unterformular



6.



Speichern Sie das Formular unter dem Namen FRMRECHNUNGSUBPOSIund schließen Sie es.



TION



746



7.



Aktivieren Sie das Datenbankfenster, indem Sie darauf klicken. Da das Verknüpfungsfeld in beiden Formularen den Feldnamen RECHNNR besitzt, stellt Access die Verknüpfung automatisch korrekt ein.



8.



Fügen Sie die folgenden Felder in der rechten unteren Ecke von oben nach unten ein.:



9.



Ändern Sie die Bezeichnungsfelder der neu eingefügten Textfelder wie in Abbildung 37.49 dargestellt.



Office XP Kompendium



 Steuerelemente



Kapitel 37 Abbildung 37.48: Das Rechnungsformular mit dem Positionsunterformular



Steuerelementinhalt



Name



Bemerkung



=[tblRechnungs- txtNetto position].[Formular].[txtSumme]



Dieses Textfeld übernimmt genau den Wert aus dem Steuerelement TXTSUMME im Unterformular. Das Unterformular-Steuerelement heißt TBLRECHNUNGSPOSITION. Um auf ein Steuerelement im Unterformular zuzugreifen, verwenden Sie die FORMULAREigenschaft des Unterformular-Steuerelements.



MwSt



MwSt



Dieses Textfeld ist an das Feld MWST aus TBLRECHNUNG gebunden.



=[txtNetto]*[MwSt]



txtMwSt



Dieses Textfeld zeigt den Steuerbetrag, indem es die Werte aus den Steuerelementen MWST und TXTNETTO multipliziert.



Versand



Versand



Dieses Textfeld ist an das Feld VERSAND aus TBLRECHNUNG gebunden.



=[txttxtEndbetrag Netto]+[txtMwSt] +[Versand]



Office XP Kompendium



Tabelle 37.7: Die Inhalte und Werte der einzelnen Felder



Dieses Textfeld zeigt den Rechnungsendbetrag, bestehend aus der Summe von TXTNETTO, TXTMWST und VERSAND.



747



 Kapitel 37



Formulare



Abbildung 37.49: Die Steuerelemente für die Summen im Rechnungsformular



37.3.8



Befehlsschaltflächen



Befehlsschaltflächen lösen beim Anklicken eine Aktion aus, die über Visual Basic-Code oder ein Makro formuliert wird. Beschriftung mit Text oder Bild



Ebenso wie Umschaltflächen erlauben auch Befehlsschaltflächen die wahlweise Beschriftung mit einem Text oder einem Bild. Auf Befehlsschaltflächen lassen sich auch Bilder darstellen. Dazu geben Sie für die Eigenschaft BILD den Dateinamen einer Bilddatei an oder Sie klicken auf die Dialogfeld-Schaltfläche, um das Bildauswahl-Dialogfeld zu öffnen. Unter BILDTYP legen Sie fest, ob das Bild in der Datenbank gespeichert oder als externe Datei referenziert werden soll.



Anzeigen von Informationen aus dem Internet



Befehlsschaltflächen lassen sich dazu verwenden, Informationen über das Internet anzuzeigen. Dazu tragen Sie die gewünschte Internet-Adresse (URL) in der Eigenschaft HYPERLINK-ADRESSE ein.



37.3.9



Bilder



Das Steuerelement BILD erlaubt die Darstellung eines Bildes in einem Formular. Das Bild wird einer Datei entnommen, die in einem von Office unterstützten Grafikformat vorliegen muss.



748



Office XP Kompendium



 Steuerelemente



Kapitel 37 Abbildung 37.50: Foto in Access



Sie legen ein Bild an, indem Sie auf die Schaltfläche BILD klicken und das Bild-Steuerelement anschließend auf dem Formular platzieren.



Anlegen des Steuerelements



Das im Steuerelement dargestellte Bild wird einer Datei entnommen, deren Pfad und Dateiname in der Eigenschaft BILD auf der Registerkarte FORMAT festgelegt ist.



Festlegen des Bildes



Die Einstellung EINGEBETTET speichert das Bild zusammen mit der Formulardefinition in der Datenbank. Die Einstellung VERKNÜPFT lädt beim Anzeigen des Formulars das Bild jedes mal erneut aus der Datei. Die Eigenschaft GRÖSSENANPASSUNG bestimmt, wie Access das Bild innerhalb des Steuerelementrahmens anzeigen soll:



Formatierung des Bildes



Die Einstellung ABGESCHNITTEN stellt das Bild in Originalgröße dar. Die Einstellung DEHNEN bestimmt, dass Access das Bild in den Rahmen des Steuerelements vollständig einpasst. Die Einstellung ZOOMEN passt das Bild so in den Steuerelementrahmen ein, dass die Seitenverhältnisse des Bildes erhalten bleiben. Mit der Eigenschaft BILDAUSRICHTUNG legen Sie fest, wo das Bild innerhalb des Steuerelementrahmens angezeigt wird.



Office XP Kompendium



749



 Kapitel 37 Anzeigen von Informationen aus dem Internet



Anlegen von



Formulare Wie Befehlsschaltflächen lassen sich auch Bilder dazu verwenden, beim Anklicken Informationen aus dem Internet anzuzeigen. Dazu tragen Sie die gewünschte Internet-Adresse (URL) in der Eigenschaft HYPERLINK-ADRESSE ein.



37.3.10



Gebundene Objektfelder



gebundenen Objektfeldern



Gebundene Objektfelder stellen Tabellenfelder vom Typ OLE-Objekt dar. Wenn Sie aus der Feldliste ein Feld vom Typ OLE-Objekt auf das Formular ziehen, dann legt Access ein entsprechend gebundenes Objektfeld an.



Formatierung des Objektfelds



OLE-Optionen



Tabelle 37.8: Die Bedeutungen der verschiedenen einstellbaren Eigenschaften



750



Die Eigenschaft ANZEIGEART auf der Registerkarte DATEN bestimmt, ob der Inhalt des OLE-Objekts oder nur das Anwendungssymbol gezeigt werden soll. Die folgenden Eigenschaften auf den Registerkarten DATEN und ANDERE stellen das Verhalten des OLE-Objekts ein: Eigenschaft



Funktion



Objektaktualisierung



Diese Einstellung legt für verknüpfte OLE-Objekte fest, ob diese automatisch oder manuell die Veränderungen in der verknüpften Datei übernehmen sollen. Die manuelle Aktualisierung wird durch den Menüpunkt OLE/DDE-Verknüpfungen im BEARBEITEN-Menü durchgeführt.



OLE-Objektart



Diese Einstellung zeigt, ob es sich um ein eingebettetes oder verknüpftes OLE-Objekt handelt. Sie kann nicht geändert werden.



Zugelassene OLEObjektart



Diese Einstellung bestimmt, ob OLE-Objekte eingebettet und/oder verknüpft werden dürfen.



Klasse



Diese Einstellung bestimmt die Klasse des OLEObjekts.



Herkunftsdokument, Herkunftselement



Durch diese Einstellungen wird eine zu verknüpfende bzw. einzubettende Datei festgelegt. Der eigentliche Vorgang muss mit Visual Basic-Code über die Eigenschaft ACTION gestartet werden.



Office XP Kompendium



 Steuerelemente



Kapitel 37



Eigenschaft



Funktion



Objektaktivierung



Durch diese Einstellung wird festgelegt, durch welche Aktion das Objekt aktiviert wird. Ein Objekt wird aktiviert, um seinen Inhalt zu bearbeiten.



Verb



Diese Einstellung bestimmt, welche Aktion beim Aktivieren des Objekts durchgeführt werden soll. Dabei geben Sie die Nummer der Aktion in der Liste der möglichen Aktionen (Eigenschaft OBJECTVERBS) an. Ohne Angabe verwendet Access die Standardaktion.



Sie haben folgende Möglichkeiten, ein OLE-Objekt in ein gebundenes Objektfeld einzufügen:



Tabelle 37.8: Die Bedeutungen der verschiedenen einstellbaren Eigenschaften (Forts.)



Bedienung



Sie kopieren Daten in einer OLE-fähigen Anwendung in die Zwischenablage und fügen sie anschließend in das gebundene Objektfeld wieder ein. Sie wählen OBJEKT EINFÜGEN aus dem Kontextmenü des gebundenen Objektfelds oder OBJEKT aus dem EINFÜGEN-MENÜ, um das ObjektDialogfeld zu öffnen.



37.3.11



Objektfelder Abbildung 37.51: Objektfeld



Objektfelder stellen OLE-Objekte dar, die nicht in einer Tabelle gespeichert werden sollen. Allerdings erlauben Objektfelder die Angabe einer Datenquelle, die vom OLE-Objekt für seine Darstellung benutzt werden kann. Sie erstellen ein Objektfeld, indem Sie auf die Schaltfläche OBJEKTFELD in der Symbolleiste klicken und anschließend das Objektfeld durch Aufziehen eines Rechtecks auf dem Formular platzieren. Access öffnet dann das Objekt-Dialogfeld.



Office XP Kompendium



Erstellen eines Objektfelds



751



 Kapitel 37



Formulare



Abbildung 37.52: Einfügen eines OLE Objekts



Festlegen der Datenherkunft



Auch für Objektfelder legen Sie eine Datenquelle mit den Eigenschaften HERKUNFTSTYP und DATENSATZHERKUNFT auf der Registerkarte DATEN fest.



dem Formular



Zwischen einem Objektfeld und dem Formular, in das es eingefügt wurde, besteht eine ähnliche Beziehung wie zwischen einem Unterformular und seinem Hauptformular.



Formatierung des Objektfelds



Mit der Eigenschaft SPALTENÜBERSCHRIFT lassen sich zusätzlich Spaltenüberschriften ein- und ausschalten.



Verbinden des Objektfelds mit



Die Eigenschaft ANZEIGEART auf der Registerkarte DATEN bestimmt, ob der Inhalt des OLE-Objekts oder nur das Anwendungssymbol gezeigt werden soll.



37.3.12



Register



Abbildung 37.53: Register



Mit Registern lassen sich Steuerelemente auf einem Formular auf mehrere Seiten verteilen.



752



Office XP Kompendium



 Steuerelemente



Kapitel 37



Um ein Register anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche REGISTER-STEUERELEMENT in der Toolbox und ziehen mit der Maus auf einem Formular ein Rechteck auf, um das Register zu plazieren.



Anlegen eines



Standardmäßig hat ein Register zwei Seiten. Sie fügen weitere Seiten an, indem Sie das Register mit der rechten Maustaste anklicken und SEITE ANFÜGEN aus dem Kontextmenü wählen.



Einfügen und



Sie aktivieren die allgemeinen Eigenschaften, indem Sie auf eine Stelle innerhalb des Registers, aber außerhalb einer Seite klicken.



Eigenschaften von



Registers



Löschen von Seiten



Registern



Mit FORMATVORLAGE wählen Sie zwischen unterschiedlichen Register-Layouts. Mit BESCHRIFTUNG legen Sie den Text auf der Register-Schaltfläche fest. Wenn Sie unter BILD zusätzlich ein Bild angeben, so wird dieses links neben der Beschriftung angezeigt. Die Eigenschaft SEITENINDEX legt die Position fest, die die aktive Seite innerhalb des Registers einnimmt.



37.3.13



ActiveX-Steuerelemente Abbildung 37.54: Zusatzsteuerelemente



ActiveX-Steuerelemente erweitern die Palette der unter Access verfügbaren Standards. Sie fügen ein Zusatzsteuerelement in ein Formular ein, indem Sie ZUSATZSTEUERELEMENT aus dem EINFÜGEN-Menü wählen.



Eigenschaften von ActiveX-Steuerelementen



Da jedes ActiveX-Steuerelement andere Eigenschaften besitzen kann, stellt Access diese nicht im Eigenschaftenfenster dar.



Office XP Kompendium



753



 Kapitel 37



Formulare



Abbildung 37.55: Einfügen von Zusatzsteuerelementen



Binden des ActiveX-Steuerelements an ein



Auf der Registerkarte DATEN des normalen Eigenschaftenfensters befindet sich die Eigenschaft STEUERELEMENTINHALT, so dass sich das ActiveX-Steuerelement an ein Tabellenfeld binden lässt.



Tabellenfeld



Das Kalender-Steuerelement lässt sich beispielsweise an ein Datumsfeld binden. OLE-Optionen



Auf der Registerkarte DATEN des normalen Eigenschaftenfensters finden Sie die Eigenschaften OLE und Klasse, mit der das ActiveX-Steuerelement festgelegt wird. Auf der Registerkarte ANDERE lässt sich mit der Eigenschaft VERB die Nummer einer Aktion festlegen, die beim Aktivieren des Zusatzsteuerelements ausgeführt wird.



37.3.14



Linien und Rechtecke



Linien und Rechtecke sind statische Objekte, die nicht an ein Tabellenfeld gebunden werden können. Sie dienen der Gliederung von Formularen. Abbildung 37.56: Linien und Rechtecke



Formatieren von Linien und Rechtecken



754



Für Linien existiert die Eigenschaft NEIGUNG auf der Registerkarte FORMAT, mit der die NEIGUNG diagonaler Linien zwischen steigend »/« und fallend »\« umgeschaltet wird.



Office XP Kompendium



 Formular- und Bereichseigenschaften Nutzen Sie Rechtecke und Linien, um in einem Formular Steuerelemente funktionell zusammenzufassen.



37.4



Kapitel 37 Design-Richtlinien



Formular- und Bereichseigenschaften



Im folgenden Kapitel werden alle Formular- und Bereichseigenschaften außer den Ereignissen beschrieben.



37.4.1



Formateinstellungen des Formulars



Auf der Registerkarte FORMAT der Formulareigenschaften finden Sie diejenigen Einstellungen, die das Layout des Formulars beeinflussen. Eigenschaft



Funktion



Beschriftung



Diese Einstellung legt den Text fest, der in der Titelleiste des Formularfensters erscheint. Ist kein Text angegeben, so wird der Formularname mit einem nachgestellten »Formular« in der Titelleiste angezeigt.



Standardansicht



Wenn ein Formular standardmäßig nicht als Einzelformular in der Formularansicht, sondern als Endlosformular oder in der Datenblattansicht gezeigt werden soll, so muss diese Einstellung entsprechend angepasst werden.



Zugelassene Ansichten



Diese Einstellung legt fest, ob ein Formular in der Formularansicht, in der Datenblattansicht oder in beiden Ansichten dargestellt werden darf. Dadurch wird die Verfügbarkeit der entsprechenden Schaltflächen bzw. Menüauswahlen beeinflusst.



Tabelle 37.9: Einstellungsmöglichkeiten zum Layout des Formulars



Bildlaufleisten Diese Einstellung bestimmt, ob das Formular eine horizontale, eine vertikale, beide oder keine Bildlaufleiste besitzen soll. Die Bildlaufleisten werden nur dann angezeigt, wenn das Fenster zu klein ist, um komplett dargestellt zu werden. Sind die Bildlaufleisten ausgeschaltet, so kann für ein Formular in einem zu kleinen Fenster kein Bildlauf mehr durchgeführt werden, so dass sich Informationen, die nicht in das Fenster passen, nicht mehr anzeigen lassen. Datensatzmarkierer



Office XP Kompendium



Diese Einstellung schaltet die Anzeige der Datensatzmarkierer ein und aus. Bei ausgeschalteten Datensatzmarkierern wird mehr Platz im Formular frei, der Datensatz kann aber nicht mehr durch einen Mausklick, sondern nur noch über die Auswahl von Datensatz markieren im Bearbeiten-Menü markiert werden.



755



 Kapitel 37 Tabelle 37.9: Einstellungsmöglichkeiten zum Layout des Formulars (Forts.)



Formulare



Eigenschaft



Funktion



Navigationsschaltflächen



Diese Einstellung blendet die Navigationsschaltflächen ein und aus. Bei ausgeblendeten Navigationsschaltflächen können Sie nur über das Gehe zu-Untermenü im Bearbeiten-Menü zwischen den Datensätzen blättern.



Trennlinien



Diese Einstellung schaltet bei Endlosformularen die Anzeige von Trennlinien zwischen den Datensätzen ein und aus.



Größe anpas- Mit dieser Einstellung sorgen Sie dafür, dass das Formularfenssen ter immer so groß ist, dass es das ganze Formular zeigen kann. Voraussetzung dafür ist ein ausreichend groß dimensioniertes Access-Fenster. Automatisch zentrieren



Durch diese Einstellung wird das Formular beim Öffnen immer zentriert auf dem Bildschirm dargestellt.



Rahmenart



Diese Einstellung bestimmt, mit welchem Rahmen das Formularfenster ausgestattet wird. Der Standardwert VERÄNDERBAR erlaubt das Vergrößern und Verkleinern des Fensters. Das Formular sollte nur dann in seiner Größe veränderbar sein, wenn sich dadurch mehr Informationen darstellen lassen. Um eine Größenänderung zu verhindern, wählen Sie »Keine« oder »Dünn«. »Dialog« entspricht dabei »Dünn«.



Mit Systemmenüfeld



Diese Einstellung schaltet das Systemmenüfeld in der linken oberen Ecke des Fensters ein und aus. Die wichtigste Auswahl im Systemmenü lässt sich auch über die Eigenschaft SCHLIESSEN SCHALTFLÄCHE deaktivieren.



MinMaxDurch diese Einstellung werden die Maximierungs- und MinimieSchaltflächen rungsschaltflächen in der Titelleiste des Formulars ein- und ausgeblendet. Die Maximierungsschaltfläche sollte nur dann vorhanden sein, wenn durch die Maximierung auch mehr Informationen im Formular dargestellt werden. Die Minimierung ist meistens nützlich, um bei vielen Formularen die Übersichtlichkeit auf dem Bildschirm zu gewährleisten.



756



Schließen Schaltfläche



Diese Einstellung blendet das Schließfeld in der rechten oberen Ecke ein und aus. Bei einem ausgeblendeten Schließfeld wird auch die SCHLIESSEN-Auswahl aus dem Systemmenü entfernt.



Schaltfläche Direkthilfe



Diese Einstellung blendet die Direkthilfe-Schaltfläche ein und aus, wenn weder Minimierungs- noch Maximierungs-Schaltflächen vorhanden sind.



Breite



Breite des Formulars (nicht des Formularfensters). Die Höhe des Formulars wird durch die Summe der Bereichshöhen bestimmt



Office XP Kompendium



 Formular- und Bereichseigenschaften



Eigenschaft



Funktion



Bild, Bildtyp, Bildgrößenmodus, Bildausrichtung, Bild nebeneinander



Diese Einstellungen legen ein Bild fest, das als Hintergrund eines Formulars dient. Die Eigenschaften entsprechen dabei BILD, BILDTYP, GRÖSSENANPASSUNG, BILDAUSRICHTUNG und BILD NEBENEINANDER für Bilder.



Raster X, Raster Y



Diese Eigenschaften legen das Raster für den Entwurfsmodus fest .



Drucklayout



Diese Einstellung legt fest, ob beim Ausdruck des Formulars die am Bildschirm dargestellten Schriften grafisch gedruckt ("Nein"), oder ob entsprechende Druckerschriftarten verwendet werden sollen ("Ja").



Palettenherkunft



Diese Einstellung legt die Farbpalette fest, die bei der Darstellung des Formulars verwendet wird. Um die Palette zu wechseln, geben Sie hier eine Palettendatei (.PAL) oder eine Bitmapoder Symbol-Datei an, die die gewünschten Farben definiert.



37.4.2



Kapitel 37 Tabelle 37.9: Einstellungsmöglichkeiten zum Layout des Formulars (Forts.)



Formateinstellungen der Bereiche



Eigenschaft



Funktion



Neue Seite



Diese Einstellung veranlasst Access, vor und/oder nach dem Druck des Bereichs einen Seitenumbruch durchzuführen.



Neue Zeile oder Spalte



Diese Einstellung veranlasst Access, vor und/oder nach dem Druck des Bereichs einen Spaltenumbruch durchzuführen.



Zusammenhalten



Durch diese Einstellung wird ein Bereich nach Möglichkeit nicht durch einen Seitenumbruch zerrissen.



Sichtbar



Diese Einstellung erlaubt das Ausblenden eines Bereichs.



Anzeigen



Diese Einstellung bestimmt, ob der Bereich am Bildschirm und/oder beim Ausdruck sichtbar ist.



Vergrößerbar, Verkleinerbar



Durch diese Einstellung wird festgelegt, ob beim Drucken eines Bereichs dessen Höhe derart angepasst wird, dass alle Elemente exakt hineinpassen.



Höhe



Diese Einstellung bestimmt die Höhe des Bereichs. Die Höhe des Formulars wird durch die Summe der Bereichshöhen gebildet.



Office XP Kompendium



Tabelle 37.10: Einstellungsmöglichkeiten zu einzelnen Bereichen eines Formulars



757



 Kapitel 37 Tabelle 37.10: Einstellungsmöglichkeiten zu einzelnen Bereichen eines Formulars (Forts.)



Formulare



Eigenschaft



Funktion



Hintergrundfarbe Diese Einstellung bestimmt die Hintergrundfarbe des Bereichs, solange kein Hintergrundbild für das Formular gewählt wurde. Durch Anklicken der Dialogfeld-Schaltfläche wird das Farbauswahl-Dialogfeld geöffnet. Spezialeffekt



37.4.3



Durch diese Einstellung wird dem Bereich ein 3D-Effekt hinzugefügt.



Dateneigenschaften des Formulars



Auf der Registerkarte DATEN im Eigenschaftenfenster eines Formulars binden Sie das Formular an eine Datenquelle. Tabelle 37.11: Einstellungsmöglichkeiten zur Anbindung des Formulars an die Datenbank



Eigenschaft



Funktion



Datenherkunft, Filter, Sortiert nach



Diese Einstellungen legen die Datenquelle fest.



Filter zulassen



Durch diese Einstellung lassen sich die Filterfunktionen in Menü und Symbolleiste für das Formular deaktivieren.



Bearbeitungen zulassen



Diese Einstellung legt fest, ob Daten im Formular geändert werden dürfen oder nicht. Es ist möglich, einen Datensatz zu löschen, auch wenn keine Bearbeitungen zugelassen sind.



Löschen zulassen



Durch diese Einstellung lässt sich verhindern, dass Datensätze gelöscht werden können.



Anfügen zulassen



Diese Einstellung bestimmt, ob neue Datensätze über das Formular eingegeben werden dürfen.



Daten eingeben



Mit dieser Einstellung lässt sich ein Formular als reines Dateneingabeformular verwenden. Vorhandene Datensätze sind dabei nicht sichtbar. Diese Einstellung darf nicht mit ANFÜGEN ZULASSEN kollidieren, da sonst ein leeres Formular gezeigt wird.



Datensatzgruppen- Diese Einstellung legt fest, ob die Datenquelle als veräntyp derbares DYNASET oder als statisches SNAPSHOT geladen werden soll. Datensätze sperren Diese Einstellung bestimmt das Sperrverhalten des Formulars, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig auf einen Datensatz zugreifen.



758



Office XP Kompendium



 Formular- und Bereichseigenschaften



37.4.4



Kapitel 37



Andere Einstellungen des Formulars



Eigenschaft



Funktion



PopUp



Durch diese Einstellung erreichen Sie, dass ein Formular immer vor allen anderen Formularen erscheint. Mehrere PopUp-Formulare überlappen sich dagegen gegenseitig. PopUp-Formulare lassen sich im Gegensatz zu allen anderen Formularen aus dem Access-Fenster herausbewegen.



Gebunden



Diese Eigenschaft bestimmt, dass ein Formular so lange aktiv im Vordergrund bleibt, bis es geschlossen wird. Die Eigenschaft hat nichts mit der Bindung eines Formulars an eine Datenquelle zu tun.



Zyklus



Durch diese Eigenschaft lässt sich verhindern, dass durch Tabs im letzten Steuerelement eines Formulars zum nächsten Datensatz gewechselt wird.



Menüleiste



Diese Einstellung gibt ein Menü an, das immer dann in die Access-Menüleiste eingeblendet wird, wenn das Formular aktiv ist.



Kontextmenü



Durch diese Einstellung lässt sich verhindern, dass der Anwender ein Kontextmenü durch Klicken mit der rechten Maustaste auf ein Formular anzeigen kann. In ungebundenen Formularen bietet sich meist die Deaktivierung des Kontextmenüs an, da dessen Funktionen dort nicht benötigt werden.



Kontextmenüleiste



Diese Einstellung legt eine Menü fest, das ein Kontextmenü für das Formular definiert.



Schneller Laserdruck



Diese Einstellung legt fest, dass auf Laserdruckern Linien durch Grafikzeichen simuliert werden, statt einen entsprechenden Grafikbefehl abzusetzen. Somit wird der Ausdruck des Formulars beschleunigt.



Tabelle 37.12: Weitere Einstellungsmöglichkeiten zum gesamten Formular



Hilfedatei, Hilfekon- Diese Einstellungen dienen der Verknüpfung mit einer Hiltext fedatei. Marke



Office XP Kompendium



Diese Eigenschaft wird von Access nicht verwendet und kann somit von Ihnen beliebig gesetzt werden. Die Marke ist in vielen Fällen für die Programmierung nützlich.



759



 Kapitel 37



Formulare



37.4.5 Tabelle 37.13: Weitere Einstellungsmöglichkeiten zu einzelnen Bereichen



760



Andere Einstellungen des Bereichs



Eigenschaft



Funktion



Property



Name



Durch diese Einstellung können Sie einem Bereich einen Namen geben. Bereichsnamen werden selten verwendet.



Name



Marke



Diese Eigenschaft wird von Access nicht Tag verwendet und kann somit von Ihnen beliebig gesetzt werden. Die Marke ist in vielen Fällen für die Programmierung nützlich.



Office XP Kompendium



 38



Berichte



Die gedruckte Präsentation von Daten ist noch immer von entscheidender Bedeutung. Access unterstützt dies zum einen durch den Berichtsgenerator und zum anderen durch den direkten Export von Informationen aus der Datenbank in andere Office-Anwendungen. Berichte definieren das Layout, mit dem Informationen aus der Datenbank ausgedruckt werden.



38.1



Erstellen von Berichten



Berichte werden für einfache tabellarische Auflistungen des Datenbankinhalts bis hin zu ausgefeilten Präsentationen verwendet. Berichte eigenen sich für Auswertungen, die nicht bearbeitet werden müssen. Zudem besitzen Berichte im Gegensatz zu Formularen eine Gruppierungsfunktion, mit der Zwischensummen nach bestimmten Kriterien gebildet werden können. Die Entwurfsansicht eines Berichts ist genauso aufgebaut wie die Entwurfsansicht eines Formulars.



Anlegen eines



Genau wie in Formularen lassen sich auch in Berichten Unterberichte definieren, die dann mit dem Hauptbericht verknüpft werden.



Unterberichte



Standardmäßig wird bei neuen Berichten der Seitenkopf und -fuß sowie der Detailbereich angezeigt. Zusätzlich lässt sich noch der Berichtskopf bzw. -fuß durch Auswahl von BERICHTSKOPF/-FUSS im ANSICHT-Menü einblenden.



Bereiche



Berichte besitzen neben der Entwurfsansicht nur noch die Seitenansicht, in der der Bericht so am Bildschirm dargestellt wird, wie er auf dem Drucker erscheint.



Ansichten von



Für jeden Bericht und jedes Formular lassen sich eigene Druckereinstellungen und ein eigenes Seitenlayout festlegen.



Druckerein-



Office XP Kompendium



Berichts



Berichten



stellungen



761



 Kapitel 38



Berichte



Abbildung 38.1: Die Entwurfsansicht eines Berichtes



Abbildung 38.2: Die Seitensicht eines Berichtes



Das Dialogfeld erlaubt dabei folgende Einstellungen: Einstellungen



762



Auf der Registerkarte RÄNDER legen Sie fest, wie viel Freiraum am oberen, unteren, linken und rechten Rand bleiben soll. Mit dem Kontrollkästchen NUR DATEN DRUCKEN unterbinden Sie den Ausdruck von Linien, Grafiken usw.



Office XP Kompendium



 Erstellen von Berichten



Kapitel 38 Abbildung 38.3: Das Einrichten der Seite



Auf der Registerkarte SEITE legen Sie fest, ob der Ausdruck im Hochoder Querformat erfolgen soll. Abbildung 38.4: Das Einrichten des Druckers



Abbildung 38.5: Einstellungen für das Seitenlayout



Office XP Kompendium



763



 Kapitel 38



Berichte Auf der Registerkarte LAYOUT legen Sie fest, wie oft und mit welchen Abständen der Bericht nebeneinander auf der Seite wiederholt werden soll. Diese Einstellungen werden für den Etikettendruck benötigt. Gruppierte Berichte Im Gegensatz zu Formularen erlauben Berichte eine Gruppierung der Daten.



Abbildung 38.6: Gruppierter Bericht



Gruppierungs-



Access erlaubt die Angabe von bis zu 10 Gruppierungsfeldern.



felder



Das Bild oben zeigt einen Bericht, in dem die Rechnungsbeträge nach dem Ort gruppiert sind. Dabei werden alle Rechnungsbeträge von Kunden eines Orts zu einer Gruppe zusammengefasst. In der Entwurfsansicht sehen Sie, dass zusätzlich zu den fünf Standardbereichen noch zwei spezielle Bereiche für den Gruppenkopf und -fuß hinzugekommen sind. Erstellen von gruppierten Berichten



Um einen gruppierten Bericht zu erstellen, geben Sie die Gruppierungsfelder im Dialogfeld SORTIEREN UND GRUPPIEREN an. Im Dialogfeld geben Sie in der Tabelle FELD/AUSDRUCK bis zu 10 Gruppierungsfelder an. In der Spalte SORTIERORDNUNG lässt sich festlegen, ob nach dem entsprechenden Feld aufsteigend oder absteigend sortiert wird.



764



Office XP Kompendium



 Erstellen von Berichten



Kapitel 38 Abbildung 38.7: Der gruppierte Bericht in der Entwurfsansicht



Abbildung 38.8: Sortieren und gruppieren



Für Gruppierungsfelder legen Sie dann fest, ob ein Gruppenkopf und/oder ein Gruppenfuß im Bericht enthalten sein soll.



Gruppenkopf und -fuß



Wenn Sie unter GRUPPIEREN NACH die Einstellung Anfangszeichen angeben, legen Sie mit INTERVALL fest, wie viele Anfangszeichen berücksichtigt werden sollen. Bei Datumsfeldern können Sie für die Eigenschaft GRUPPIEREN NACH zeitliche Intervalle angeben, nach denen gruppiert werden soll. Mit ZUSAMMENHALTEN legen Sie fest, dass eine Gruppe nicht durch einen Seitenumbruch getrennt werden soll, vorausgesetzt, sie passt auf eine Seite. Um Summen oder andere Berechnungen in einem Gruppenfuß oder -kopf zu drucken, verwenden Sie die Aggregatsfunktionen.



Zusammenfassungsausdrücke



Office XP Kompendium



765



 Kapitel 38



Berichte Aggregatsfunktionen dürfen sich dabei nur auf in der Abfrage definierte Felder beziehen.



Laufende Summen



Textfelder in Berichten besitzen auf der Registerkarte DATEN die Eigenschaft LAUFENDE SUMME, womit Sie einstellen können, welche Datensätze in die Aggregatsfunktion einbezogen werden. Der Eigenschaft können folgende Einstellungen zugewiesen werden: Mit der Einstellung NEIN bezieht sich die Aggregatsfunktion nur auf die Datensätze einer Gruppe. Mit der Einstellung ÜBER GRUPPE werden alle vorangegangenen Gruppen mit in die Aggregatsfunktion einbezogen. Mit der Einstellung ÜBER ALLES bezieht sich die Aggregatsfunktion auf alle vorangegangenen Gruppen des Berichts.



38.2



Auswertung mit anderen Office-Anwendungen



In vielen Fällen ist es sinnvoll, Daten aus der Datenbank in anderen OfficeAnwendungen zu verarbeiten.



38.2.1 Exportieren von Access-Daten nach Excel



Arbeiten mit Excel



Um Daten aus einer Access-Datenbank in Excel weiterzuverarbeiten, können die Datensätze aus Access nach Excel exportiert werden. Diese Daten stehen dann als Excel-Arbeitsblatt zur Verfügung, wobei sich die Änderungen an diesem Arbeitsblatt nicht in der Access-Datenbank auswirken. Access lässt den Export folgender Access-Objekte zu: Tabellen werden direkt als Excel-Arbeitsblatt exportiert. Auswahlabfragen lassen sich ebenso direkt als Excel-Tabelle darstellen. Beim Export von Formularen werden die Datensätze genauso in Excel dargestellt, wie in der Datenblattansicht des Formulars. Berichte werden als gegliederte Excel-Arbeitsblätter exportiert, wobei für jede Gruppierungsebene eine Gliederungsebene angelegt wird. Um ein Access-Objekt nach Excel zu exportieren, markieren Sie es auf der entsprechenden Registerkarte des Datenbankfensters und klicken in der Symbolleiste auf die Schaltfläche IN MS EXCEL ANALYSIEREN Die Excel-Arbeitsblätter werden dabei in XLS-Dateien im aktuellen Verzeichnis gespeichert.



766



Office XP Kompendium



 Auswertung mit anderen Office-Anwendungen



Kapitel 38 Abbildung 38.9: Das Ergebnis einer Abfrage in Excel



Access verfügt über einen Assistenten, mit dem sich Pivot-Tabellen in Excel erstellen und in einem Access-Formular darstellen lassen.



Weitere Möglichkeiten des Datenaustauschs



Access erlaubt auch, die aktuelle Datenbank mit Excel-Tabellen zu verknüpfen.



38.2.2



Serienbriefe und Präsentationen in Word



Word gibt Ihnen wesentlich mehr Gestaltungsfreiheit als die AccessBerichte. Sie können dabei zum einen die Serienbrief-Funktion von Word verwenden, zum anderen lassen sich Access-Tabellen und Abfragen als Word-Tabellen darstellen. Serienbriefe sind Texte, bei denen bestimmte Stellen mit Daten aus einer so genannten Steuerdatei gefüllt werden.



Serienbriefe



Um eine Steuerdatei für einen Word-Serienbrief zu erstellen, markieren Sie eine Abfrage oder Tabelle auf der entsprechenden Registerkarte des Datenbankfensters und klicken auf die Schaltfläche AUSGABE AN SERIENDRUCK in der Symbolleiste. Access-Objekte lassen sich in das RTF-FORMAT umsetzen. Das RTF-Format ist ein Dateiformat für formatierte Texte, das in Word importiert werden kann.



Office XP Kompendium



Export von Access-Objekten nach Word



767



 Kapitel 38



Berichte Folgende Access-Objekte lassen sich nach Word exportieren: Tabellen werden direkt als Word-Tabelle exportiert.



Abbildung 38.10: Das Ergebnis einer Abfrage in einer Word-Tabelle



Auswahlabfragen lassen sich ebenso direkt als Word-Tabelle darstellen. Beim Export von Formularen werden die Datensätze genauso in Word dargestellt wie in der Datenblattansicht des Formulars. Berichte erscheinen in Word fast exakt so, wie sie von Access ausgedruckt werden. Um ein Access-Objekt nach Word zu exportieren, markieren Sie es auf der entsprechenden Registerkarte des Datenbankfensters und klicken auf die Schaltfläche IN MS WORD WEITERBEARBEITEN in der Symbolleiste.



38.3



Datenzugriffsseiten



38.3.1



Eigenschaften von Datenzugriffsseiten



Datenzugriffsseiten dienen dazu, Informationen aus Tabellen oder Abfragen über den Microsoft Internet Explorer darzustellen. Da viele Funktionen spezielle ActiveX-Komponenten benötigen oder auf nicht standardmäßigem HTML-Code beruhen, sind Datenzugriffsseiten in der Regel nicht auf anderen Browsern wie dem Netscape Navigator ausführbar. 768



Office XP Kompendium



 Datenzugriffsseiten



Kapitel 38 Abbildung 38.11: Eine Datenzugriffsseite



Abbildung 38.12: Datenzugriffseite im Datenbankfenster



Datenzugriffsseiten werden in einem eigenen Ordner SEITEN im Datenbankfenster angezeigt. Im Gegensatz zu anderen Access-Objekten werden Seiten aber nicht in der MDB-Datei gespeichert, sondern als HTML-Dateien abgelegt. Datenzugriffsseiten bieten die folgenden Funktionen: Anzeige von Feldern aus Tabellen und Abfragen Ändern, Anlegen und Löschen von Datensätzen in Tabellen und Abfragen



Office XP Kompendium



769



 Kapitel 38



Berichte Gruppieren von Datensätzen, wobei die gruppierten Datensätze wie in Unterdatenblättern interaktiv aufgeklappt werden können Tabellarische Anzeige von Daten aus Tabellen oder Abfragen über die Office Pivot Table Beliebiger, frei in HTML formatierter Text



38.3.2 Erstellen einer Datenzugriffs-



Arbeiten mit Datenzugriffsseiten



Um eine Datenzugriffsseite zu erstellen verfügen, Sie über die folgenden Möglichkeiten:



seite



Sie verwenden den Seiten-Assistenten. Abbildung 38.13: Eine leere Datenzugriffseite



Sie wechseln in den Ordner SEITEN und klicken auf die Schaltfläche NEU. Sie öffnen die Verknüpfung BEARBEITET EINE VORHANDENE WEBSITE im Ordner SEITEN des Datenbankfensters. Datenzugriffsseiten in der Entwurfsansicht



Eine leere Datenzugriffsseite enthält einen Bereich, in dem die Daten dargestellt werden Falls Sie diesen Bereich unbeabsichtigt löschen, fügen Sie ihn durch Auswahl von UNGEBUNDENER BEREICH aus dem EINFÜGEN-Menü wieder auf die Seite sein Die Feldliste erhalten Sie über die Auswahl von FELDLISTE aus dem Menü ANSICHT. Um den Bereich mit Daten zu füllen, ziehen Sie einen Tabellen- oder Abfragenamen aus der Feldliste in den Datenbereich auf der Seite.



770



Office XP Kompendium



 Datenzugriffsseiten



Kapitel 38 Abbildung 38.14: Die Feldliste



Abbildung 38.15: Der Layoutassistent



Abbildung 38.16: Darstellung einzelner Felder auf einer Datenzugriffseite



Office XP Kompendium



771



 Kapitel 38



Berichte



Anzeige von Daten



Datenzugriffsseiten erlauben es, Felder aus verschiedenen Tabellen darzustellen, ohne dass Sie dafür eine entsprechende Abfrage erstellen müssen. Ziehen Sie dazu einfach das gewünschte Feld bzw. Tabelle oder Abfrage in den Datenbereich.



aus mehreren Tabellen



Abbildung 38.17: Angeben der Verknüpfung



Wenn die Verknüpfungen zwischen den Tabellen nicht in den Beziehungen festgelegt sind, fordert Access die Angabe der Verknüpfungsfelder im Dialogfeld aus an. Abbildung 38.18: Eine Datenzugriffseite mit Gruppierung



Gruppierung



772



Eine Datenzugriffsseite mit Feldern aus mehreren Tabellen lässt sich ähnlich wie eine Abfrage gruppieren.



Office XP Kompendium



 Datenzugriffsseiten



Kapitel 38



In der Entwurfsansicht lassen sich Felder um eine Gruppierungsebene nach oben/unten bewegen, indem Sie das Feld markieren und die Symbolschaltfläche HÖHER STUFEN/TIEFER STUFEN anklicken. Abbildung 38.19: Auswahl eines Designs



Ähnlich den Autoformaten bei Formularen, lassen sich einer Datenzugriffsseite vorgefertigte Designschablonen zuweisen. Wählen Sie dazu DESIGN aus dem FORMAT-Menü.



Design



Abbildung 38.20: Eine Datenzugriffsseite im Internet Explorer



Office XP Kompendium



773



 Kapitel 38



Berichte



Bedienung von Datenzugriffs-



Wenn Sie eine Datenzugriffsseite im Internet Explorer starten, werden spezielle ActiveX-Objekte zur Navigation eingeblendet.



seiten



In gruppierten Datenzugriffsseiten klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche, um die untergeordnete Ebene einzublenden, und auf die Minus-Schaltfläche, um sie wieder auszublenden.



774



Office XP Kompendium



 39



Erstellen und Testen von Modulen



Access verfügt mit Makros und Visual-Basic-Modulen über zwei verschiedene Programmierkonzepte. Während sich Makros für einfache Abläufe eignen, bieten Visual-Basic-Module die Leistungsfähigkeit einer modernen Programmiersprache. Abbildung 39.1: Ein Modul



39.1



Struktur von Visual-Basic-Programmen in Access



Im Gegensatz zum herkömmlichem Basic befindet sich in Visual Basic der gesamte Code in Funktionen und Prozeduren. Funktionen unterscheiden sich dabei von Prozeduren, indem sie einen Wert zurückgeben und sich somit in Ausdrücken verwenden lassen.



Office XP Kompendium



775



 Kapitel 39



Erstellen und Testen von Modulen Visual-Basic-Code wird an folgenden Stellen gestartet: Für Ereignisse, die in Formularen, Berichten und deren Steuerelementen auftreten, kann eine Funktion oder eine spezielle Prozedur angegeben werden, die ausgeführt wird, wenn das Ereignis auftritt. Ausdrücke, die innerhalb von Abfragen und Steuerelementen in Formularen und Berichten ausgewertet werden, können Funktionen erhalten. Eine Funktion oder Prozedur kann von einer anderen Funktion oder Prozedur aufgerufen und damit ausgeführt werden. Funktionen und Prozeduren lassen sich manuell in dem so genannten Testfenster ausführen.



39.2



Arbeiten mit Modulen



Access unterscheidet zwischen zwei Typen von Modulen: Sowohl Formulare als auch Berichte besitzen ein angehängtes Modul, das Klassenmodul. Module erscheinen im Ordner MODULE im Datenbankfenster und fassen Funktionen und Prozeduren zusammen, die sich nicht auf ein spezielles Formular/Bericht beziehen. Erstellen und Bearbeiten von Modulen Abbildung 39.2: Der Ordner Module



Module werden im Ordner MODULE im Datenbankfenster aufgelistet. Sie erstellen ein neues Modul, indem Sie in den Ordner MODULE im Datenbankfenster wechseln und auf die Schaltfläche NEU klicken. Access startet dann automatisch die Visual Basic-Umgebung. 776



Office XP Kompendium



 Programmieren mit Makros



Kapitel 39 Abbildung 39.3: Die Visual-BasicUmgebung



Sie starten die Visual-Basic-Umgebung direkt durch die Auswahl von VISUAL BASIC-EDITOR im MAKRO-Menü im Menü EXTRAS.



39.3



Programmieren mit Makros Abbildung 39.4: Ein Makro



In Access sind Makros eine einfache Abfolge von speziellen Befehlen.



Office XP Kompendium



777



 Kapitel 39



Erstellen und Testen von Modulen Da Makros komplett durch Visual-Basic-Funktionen ersetzt und sogar automatisch zu solchen konvertiert werden können, ist es ratsam, den Code in Visual Basic zu formulieren.



39.3.1 Anlegen eines Makros Aktionen



Makros entwerfen und ausführen



Um ein neues Makro anzulegen, wechseln Sie im Datenbankfenster in den Ordner MAKROS und klicken auf die Schaltfläche NEU. Makros setzen sich aus einer Abfolge von Aktionen zusammen. Sie geben die Namen der Aktion in der Spalte AKTION im Makrofenster ein. Das Kombinationsfeld enthält dabei alle in Access zugelassenen Aktionen.



Abbildung 39.5: Einstellungen für neue Makros



Für jede Aktion existieren unterschiedliche Parameter, die Sie in dem Feld links unten im Makrofenster eingeben. Das Parameterfeld wird dabei nur für die jeweils markierte Aktion gezeigt. Ausführen von Makros



Um ein Makro direkt auszuführen, doppelklicken Sie auf den entsprechenden Makronamen im Ordner MAKROS im Datenbankfenster.



Abbildung 39.6: Ausführen von Makros über ein Dialogfeld



Der zweite Weg, ein Makro auszuführen, führt über die Auswahl von MAKRO AUSFÜHREN im MAKRO-Menü des Menüs EXTRAS.



778



Office XP Kompendium



 Programmieren mit Makros Makros werden wie alle anderen Access-Objekte in der Entwurfsansicht erstellt.



Kapitel 39 Ändern von Makros



Die Entwurfsansicht des Makros bietet folgende Funktionen: Um eine Zeile zu markieren, klicken Sie auf den Datensatzmarkierer. Um eine Zeile einzufügen, klicken Sie in die Zeile, über der die neue Zeile eingefügt werden soll, und dann auf die Schaltfläche ZEILE EINFÜGEN in der Symbolleiste. Um eine Zeile zu löschen, klicken Sie in diese Zeile und dann auf die Schaltfläche ZEILE LÖSCHEN in der Symbolleiste. Für die schrittweise Ausführung eines Makros öffnen Sie es in der Entwurfsansicht. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche EINZELSCHRITT in der Symbolleiste oder wählen Sie EINZELSCHRITT aus dem AUSFÜHREN-Menü, um den Einzelschrittmodus zu aktivieren. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche AUSFÜHREN oder wählen Sie START aus dem AUSFÜHREN-Menü.



Testen von Makros



Klicken Sie auf die Schaltfläche SCHRITT, um die Aktion auszuführen, auf die Schaltfläche WEITER, um das Makro ohne Unterbrechung bis zum Ende auszuführen, auf die Schaltfläche HALT, um das Makro abzubrechen. Der Einzelschrittmodus für ein Makro bleibt so aktiv, bis er explizit durch Klicken auf die Schaltfläche EINZELSCHRITT bzw. die Auswahl von EINZELSCHRITT aus dem AUSFÜHREN-Menü ausgeschaltet wird, auch wenn das Makro zwischenzeitlich geschlossen wurde.



39.3.2



Erweiterte Makrofunktionen



Das Makro-Entwurfsfenster lässt sich um zwei Spalten erweitern, die die Entwicklung komplexerer Makros erlauben. Makronamen gestatten die Zusammenfassung mehrerer Makros als Makrogruppe unter einem gemeinsamen Makronamen.



Makronamen



Der Sinn von Makronamen liegt darin, nicht für jede Aktion ein eigenes Makro im Datenbankfenster anlegen zu müssen. Im Makro-Dialogfeld, das Sie über die Auswahl MAKRO aus dem Menü EXTRAS öffnen, enthält das Kombinationsfeld auch die Namen aller Einzelmakros einer Makrogruppe.



Office XP Kompendium



Makro.Makroname



779



 Kapitel 39



Erstellen und Testen von Modulen



Abbildung 39.7: Zusammenfassung von Makros zu einer Makrogruppe



Bedingungen



Eine weitere Spalte ermöglicht die Angabe einer Bedingung, die wahr sein muss, damit die Aktion ausgeführt wird.



Abbildung 39.8: Angabe von Bedingungen für eine Aktion



Als Bedingung kann jeder gültige Access-Ausdruck angegeben werden. Msgbox("Meldungstext", 36) = 6 Standardmäßiges Einblenden von Makronamen und



Wenn Sie die Spalten für Makronamen und/oder Bedingungen oft benötigen, so veranlassen Sie Access durch eine Option, diese immer einzublenden.



Bedingung



780



Office XP Kompendium



 Menüs



Kapitel 39



Wählen Sie dazu OPTIONEN aus dem Menü EXTRAS, und wechseln Sie im OPTIONEN-Dialogfeld zur Registerkarte ANSICHT. Markieren Sie dann die entsprechenden Kontrollkästchen unter IM MAKROENTWURF ANZEIGEN.



39.3.3



Konvertieren von Makros Abbildung 39.9: Konvertieren von Makros



Makros lassen sich einfach in Visual Basic umwandeln, indem Sie das Makro im Datenbankfenster markieren und MAKRO ZU VISUAL BASIC KONVERTIEREN aus dem MAKRO-Menü im Menü EXTRAS auswählen.



39.4



Menüs



In Access lassen sich benutzerdefinierte Menüs und Symbolleisten für jedes einzelne Formular definieren. Eine Menüauswahl bzw. Symbolschaltfläche führt dann eine Funktion oder ein Makro aus.



39.4.1



Erstellen von Menüs



Access verwendet die Office-Menü- und Symbolleisten als Menüs. Dabei wird zwischen den folgenden Leisten unterschieden: Menüleisten erscheinen, wenn ein bestimmtes Formular aktiviert wird. Symbolleisten befinden sich ständig auf dem Bildschirm. Kontextmenüs erscheinen, wenn man mit der rechten Maustaste auf ein Formular oder ein Steuerelement klickt. Sie stellen den Typ ein, indem Sie im ANPASSEN-Dialogfeld auf EIGENSCHAFklicken. Diese Schaltfläche ist dabei nur in Access vorhanden.



TEN



Als weitere Eigenschaften können Sie einstellen, welche Änderungen ein Anwender an einer Menü- oder Symbolleiste vornehmen darf.



39.4.2



Aktivieren von Menüs



Nachdem Sie ein Menü erstellt haben, geben Sie an, wann es von Access angezeigt werden soll. Access unterscheidet dabei zwischen globalen und formularbezogenen Menüleisten. Ein formularbezogenes Menü ist nur dann



Office XP Kompendium



781



 Kapitel 39



Erstellen und Testen von Modulen aktiv, wenn das Formular, dem es zugewiesen wurde, aktiv ist. Das globale Menü wird bei allen Formularen angezeigt, für die kein formularbezogenes Menü angegeben wurde. Kontextmenüs werden normalerweise einem Steuerelement zugewiesen. Wiederum lässt Access auch ein globales Kontextmenü zu, das immer dann zum Einsatz kommt, wenn keine speziellen Angaben gemacht wurden.



Verwendung eines globalen Menüs



Sie geben ein globales Menü in den Starteinstellungen der Datenbank an. Wählen Sie dazu START aus dem Menü EXTRAS.



Abbildung 39.10: Starteinstellungen



Wählen Sie dann das entsprechende Menü im Kombinationsfeld MENÜLUm ein globales Kontextmenü zu definieren, tragen Sie den Namen des entsprechenden Menüs unter KONTEXTMENÜLEISTE ein.



EISTE.



Verwendung von formularbezogenen Menüs



Erstellen von Menüs aus Makros



Formularbezogene Menüs werden definiert, indem Sie für die Eigenschaft MENÜLEISTE des gewünschten Formulars ein Menü angeben. Ein Kontextmenü lässt sich entsprechend in der Eigenschaft KONTEXTMENÜLEISTE festlegen. Access erlaubt es, Menüs direkt aus Makros zu erstellen. Markieren Sie dazu das entsprechende Makro im Datenbankfenster und wählen Sie eine der folgenden Menüauswahlen im Menü MAKRO im EXTRAS-Menü: MENÜ AUS MAKRO ERSTELLEN fügt eine neue Menüzeile ein, die Auswahlmöglichkeiten für jeden Makronamen enthält. SYMBOLLEISTE AUS MAKRO ERSTELLEN erstellt eine freie Symbolleiste, die Auswahlmöglichkeiten für jeden Makronamen enthält. KONTEXTMENÜ AUS MAKRO ERSTELLEN erstellt ein Kontextmenü aus dem Makro.



Tipps zur Verwendung von Menüs



782



Wenn Sie eine Anwendung für mehrere Anwender schreiben, sollten Sie auf jeden Fall eine globale benutzerdefinierte Menüleiste definieren.



Office XP Kompendium



 VBA



Kapitel 39



Wenn Sie einen Befehl aus einem Standardmenü benötigen, drücken Sie (Strg) +(F11), um das Access-Standardmenü einzublenden.



39.5



VBA



39.5.1



Grundlagen der Programmierung



Im Gegensatz zu den Makros bietet der Einsatz einer Programmiersprache wie Access VBA (Visual Basic für Applikationen) wesentlich mehr Funktionen, um mit Datenbanken zu arbeiten bzw. Daten manipulieren zu können. Mit Visual Basic können Sie komplette Applikationen erstellen, von einer einfachen, menügesteuertem Adressverwaltung bis hin zu einem kompletten Office-Paket mit Fibu, Auftragsbearbeitung, Lager- und Bestellwesen. Der Einsatz von VBA bringt Ihnen viele Vorteile:



Die Vorteile von VBA



VBA stellt Funktionen zur Verfügung, die Sie bereits bei der Erstellung von Abfragen verwendet haben und automatisiert diese. Darüber hinaus können Sie in VBA neue Funktionen schaffen und in Ihren Datenbankobjekten einsetzen. Mit VBA-Funktionen können Sie die Datensätze Ihrer Tabellen vom ersten bis zum letzten Datensatz bearbeiten und Datensätze bequem einzeln bzw. ganze Gruppe ändern.



Datensatzmanipulation



Der Einsatz von VBA erlaubt den Programmanwendern interaktives Arbeiten. Abhängig von Benutzereingaben oder anderen Voraussetzungen werden Sprachelemente wie z.B. die »If...Then..Else«-Anweisung, abgearbeitet. Abhängig von einer logischen Bedingung durchläuft das Programm den IF bzw. den ELSE-Zweig. Durch den Einsatz von Variablen ist es möglich, komplexe Berechnungen in mehreren Schritten abzuarbeiten und Werte für eine spätere Verwendung in einem anderen Programmteil zwischenzuspeichern.



39.5.2



Variablen zum zwischenspeichern



Überblick über VBA



VBA ist eine Programmiersprache, deren Anfänge auf die Einführung der Programmiersprache Basic zurückgehen. Bereits in der ersten Access-Version stand ein gegenüber dem »Urmodell« modifiziertes Access-Basic als Programmiersprache zur Verfügung. Basic wurde bekannt als eine leicht zu erlernende Programmiersprache, auch für nichtprofessionelle Softwareentwickler, hatte aber den Nachteil, dass sich Programme nicht so gut strukturieren ließen. Access-Basic wurde deshalb um einige Funktionen erweitert, die von Hochsprachen wie C/C++ oder Pascal abgeleitet wurden. Übernommen wurde beispielsweise das Strukturierungskonzept in Form von Proze-



Office XP Kompendium



VBA stammt von Basic ab



783



 Kapitel 39



Erstellen und Testen von Modulen duren, die jedes für sich eine Teilaufgabe lösen und dadurch überschaubar bleiben, insgesamt aber ein leistungsfähiges Programm ergeben. Mit der Einführung von Access 97 wurden die Microsoft-Office-Sprachen wie Word-Basic, Excel-Basic und Access-Basic in eine einheitliche Programmiersprache VBA zusammengeführt. Dennoch unterscheiden sich die VBA-Sprachen der Office-Produkte bei den eingesetzten Sprachelementen. Die Programmiersprache VBA, die in Access integriert ist, besteht aus folgenden drei Komponenten: Die allgemeinen Sprachelemente stellen die grundlegenden Funktionen der Programmiersprache zur Verfügung. Darunter fällt z.B. die »DATE«-Funktion, die das aktuelle Datum ermittelt oder sog. »Konstrukte«, wie die »For..Next«-Schleife, die es ermöglicht, Programmabläufe beliebig oft zu durchlaufen. Diese Funktionen und Strukturen sind nicht nur in Access 97, sondern in allen Programmen von Office 97 verfügbar. Die Kenntnis der Befehle und der syntaktischen Regeln der allgemeinen Sprachbefehle erleichtert Ihnen nicht nur das Programmieren in Access, sondern auch den Einsatz von VBA in Excel oder Word.



Accessspezifische Sprachanteile



DAO (Data Access Objects = Datenzugriffsobjekte)



Die zweite Komponente von Access-VBA stellt Funktionen zur Verfügung, die für Access geschrieben wurden. Hier ist beispielsweise das DoCMDObjekt (Do Command) enthalten, mit dem Sie Makroaktionen in VBA ausführen können. Die dritte Komponente DAO ist für den Datenzugriff verantwortlich. Sie ermöglicht den Zugriff auf Tabellen oder Abfragen und die Datenmanipulation. Es soll hier jedoch nicht um eine grundlegende Einführung von VBA gehen, sondern vielmehr um Anwendungsbeispiele im Zusammenhang mit Microsoft Access. Für grundlegende Informationen in VBA verweisen wir auf Teil 11 dieses Buches.



784



Office XP Kompendium



 Teil 6 Outlook 2002 Kapitel 40: Einführung



787



Kapitel 41: Termine und Kontakte



793



Kapitel 42: Aufgaben



821



Kapitel 43: E-Mails



833



Kapitel 44: Weitere Outlook-Funktionen



847



 Teil 6



Outlook 2002 Outlook 2002 ist ohne Frage die Schaltzentrale für Kommunikation und Organisation. Die Anwendungsmöglichkeiten von E-Mails, Kontakten, Aufgabenlisten, Kalendern und Webseiten werden komplett miteinander verwoben und erreichen dadurch eine höchst ansprechende Effizienz. Und das alles in einer ausgewiesenen Benutzerfreundlichkeit. Dadurch ist eine uneingeschränkte Teamarbeit möglich, die Funktionen sind für jedermann klar und deutlich strukturiert. Outlook unterstützt Sie bei der Organisation Ihres Tagesablaufs mit all seinen Funktionen für Kalender, Kontaktverwaltung, Aufgabenlisten, Terminplanung und Ihrem persönlichen Informationsmanager (PIM). Als Teil des Office-Pakets verbindet Outlook die Aufgaben der Einzelprogramme und die Arbeit der Teammitglieder verschiedener Arbeitsgruppen. Viele grundlegende Funktionen von Outlook sind von der Art der Installation und des, von Anwender zu Anwender, speziellen Einsatzgebiets abhängig. Eine Farbkodierung sorgt beispielsweise für eine verbesserte Übersicht bei den Terminen. Diese können Sie sogar den eigenen Bedürfnissen entsprechend anpassen. Zugleich unterbindet Outlook das Ausführen gefährlicher E-Mail-Anhänge. Dies kann unter Umständen zu einem wichtigen Rettungsring für Sie werden. Vor allem gruppendynamische Arbeiten erhalten einen neuen Stellenwert. Ein Gruppenkalender hilft Termine vorzuschlagen, abzuweisen und insgesamt bei der Koordination unterschiedlicher Personen bzw. Mitarbeitern. Denn verschiedene Kalender können in einem einzigen Fenster dargestellt werden. Über erweiterte Funktionen lassen sich diese Informationen sogar über das Internet einsehen. Um Ihre Planung zu perfektionieren, können Sie mehrere E-Mail-Konten einrichten. Trotzdem wird die Adressierung durch die ausgesprochene Benutzerfreundlichkeit zu einem Kinderspiel.



786



Office XP Kompendium



 40



Einführung



Verwalten Sie Ihr Tagesgeschäft, Ihre Termine, Meetings usw. ab sofort bequem und übersichtlich mit Outlook 2002. Neue Features und Verbesserungen haben den »ehemaligen Terminkalender Outlook« aufgewertet und geben Ihnen ein Werkzeug an die Hand, welches Sie nicht nur bezüglich Ihres Zeitmanagements unterstützt. Outlook dient heute mehr denn je der Verwaltung von Informationen sowie Ihrer Zeitressourcen. Organisieren Sie mit dieser Anwendung Ihre E-Mails, Termine, Aufgaben und Aktivitäten.



Was ist Outlook?



Outlook ist ein sehr nützliches Tool unter den Office-XP-Anwendungen, mit dem sich viele der anfallenden organisatorischen Tätigkeiten in Ihrem Büro verwalten und durchführen lassen.



40.1



Die wichtigsten Funktionen



Am sinnvollsten ist der Einsatz von Outlook, wenn Sie mit dieser Anwendung gleichzeitig die Bearbeitung Ihrer elektronischen Post vornehmen. Ohne Anschluss an die Außenwelt, ob über Internet, Extranet oder Intranet, dient Ihnen Outlook lediglich zur Verwaltung Ihrer Adressen und zur Organisation Ihrer Termine. Für einen optimalen Einsatz aller Outlook-Funktionen müssten Sie Ihren Rechner eigentlich rund um die Uhr am Netz lassen, was natürlich in der Praxis kaum umzusetzen ist. Hier gelang es Microsoft mit Outlook 2002 und den neuen Funktionen der Offline-Zusammenarbeit, einen entscheidenden Vorteil zu den Vorgängerversionen zu schaffen. Outlook 2002 eignet sich aufgrund seiner Funktionalität mehr denn je für den Einsatz innerhalb großer Firmennetzwerke, deren Mitarbeiter durch Client-Server-Anbindung permanent miteinander verbunden sind, und zwar unabhängig vom Standort der verschiedenen Teammitglieder. Der Kalender



Die Funktionen



Der Kalender hilft Ihnen beim Planen Ihres Tagesgeschäfts, Ihrer Termine, Meetings, privaten Feiern usw. und erinnert Sie zuverlässig an diese Ereignisse.



Office XP Kompendium



787



 Kapitel 40



Einführung Die Kontakte Dieses Feature gibt Ihnen die Möglichkeit, Kontaktadressen von Kunden, Partnern, Freunden oder Bekannten zu organisieren und zu archivieren. Aufgaben Das Feature »Aufgaben« unterstützt Sie bei der Planung und Organisation bevorstehender Aufträge. Sie können Ihre Aufträge terminieren, die Zuständigkeit festlegen oder Fortschritte an Geschäftspartner weiterleiten. Notizen Wer kennt das nicht? Jeder freie Platz im Büro wird mit kleinen gelben Zetteln zugeklebt. Um dem ein Ende zu setzen, gibt es das Feature »Notizen« in Outlook 2002. Hiermit können Sie elektronische Notizen erstellen, verwalten und ordnen. E-Mail Die E-Mail-Funktion von Outlook 2002 bietet Ihnen jetzt, neben den gewohnten E-Mail-Funktionen, die Möglichkeit, mehrere E-Mail-Konten einzurichten und zu verwalten, Zeitpläne zu verschicken oder Gespräche in “Echtzeit” mit Geschäftspartnern oder Freunden zu führen. Adressbuch Mit dem Adressbuch sind Kontakteingänge effizienter einzusehen, besonders bei verschiedenen Eingängen unter dem gleichen Namenseintrag. Ferner können Sie eigene Adressbücher erstellen wie z.B. LDAPAdressbücher. Arbeiten Sie mit E-Mail, können Sie Projekte gruppenweise organisieren, EMails senden und empfangen. Wenn Sie es erlauben, können andere Ihren Zeitplan einsehen.



Outlook starten



Starten Sie die Anwendung mit einem Doppelklick auf das Symbol von Outlook, welches Sie in der Regel auf dem Windows-Desktop finden. Sollten Sie eine Verknüpfung der Anwendung in die Taskleiste Ihres Desktops gelegt haben, so starten Sie Outlook selbstverständlich mit einem einfachen Mausklick auf das entsprechende Symbol. Eine weitere Variante, Outlook zu starten, ist der Aufruf der Anwendung über das Windows-Startmenü unter START/PROGRAMME/MICROSOFT OUTLOOK.



788



Office XP Kompendium



 Outlook Heute



Kapitel 40 Abbildung 40.1: Outlook 2002 starten



Um das jeweilige Outlook-Fenster wieder zu verlassen, wählen Sie DATEI/ BEENDEN bzw. DATEI/SCHLIESSEN. Klicken Sie alternativ rechts oben auf die Schaltfläche SCHLIESSEN.



Outlook schließen



Abbildung 40.2: Outlook schließen



Outlook lässt sich weitgehend mit der Maus bedienen. Um zu erfahren, welche Tastenkombinationen verwendet werden können, lassen Sie sich eine Übersicht ausgeben. Alle Hilfethemen zu Tastenkombinationen finden Sie über die Registerkarte INHALT der OUTLOOK-HILFE. Nutzen Sie die Option INDEX, um beispielsweise nach Tastenkombinationen zu suchen. Viele der anwendungsübergreifenden Tastenkombinationen in Microsoft Office XP gelten natürlich auch für Outlook 2002.



40.2



Outlook Heute



Nach dem Start von Outlook wird das Fenster OUTLOOK HEUTE mit seinen Standardelementen angezeigt.



Outlook Heute – Anwendungsoberfläche



Die Ansicht OUTLOOK HEUTE bildet eine Art Schaltzentrale für das Arbeiten innerhalb der Anwendung mit ihren vielfältigen Funktionen. Diese Arbeitsfläche in Outlook stellt Ihnen alle aktuell anstehenden Termine, Nachrichten und Aufgaben übersichtlich dar. Ausgehend von dieser Schaltzentrale gelangen Sie direkt zu den wichtigsten Funktionen von Outlook. Sollte diese Ansicht, ob absichtlich oder unabsichtlich geschlossen worden sein, so können Sie sie jederzeit wieder starten. Wählen Sie einfach den Menüpunkt EXTRAS/OPTIONEN in der Registerkarte EINSTELLUNGEN. Von hier aus haben Sie Zugang zu den Optionen, mit denen Sie OUTLOOK HEUTE erneut konfigurieren können. Unabhängig davon, in welcher Ansicht Sie sich gerade aufhalten, werden in der Benutzeroberfläche von Outlook 2002 neben der Ansichtsfläche folgende Elemente angezeigt:



Office XP Kompendium



789



 Kapitel 40



Einführung Menüleiste Symbolleiste Statusleiste Aktuelle Ansicht des jeweiligen Fensters Der meiste Platz innerhalb der Benutzeroberfläche von Outlook ist sinnvoller Weise der Ansichtsfläche zugedacht. Sinnvoll deshalb, weil die Ansichtsfläche, je nachdem, welche Ansicht Sie gewählt haben, den Überblick über alle anstehenden Termine, Nachrichten etc. bietet. Diese Fläche ist sozusagen der optische Informations-Container für Ihre Daten. Nach dem Start von Outlook ist in der Regel die Ansicht OUTLOOK HEUTE gewählt. Diese Auswahl ist sehr praktisch, da sie Ihnen sofort einen groben Überblick aller anstehenden Aufgaben, Nachrichten und Termine verschafft.



Die Bereiche in OUTLOOK HEUTE



Das Fenster von OUTLOOK HEUTE ist standardmäßig in sechs Bereiche eingeteilt, deren Funktionen Sie nachfolgend aufgelistet finden:



Abbildung 40.3: Die Benutzeroberfläche Outlook Heute



In der obersten (schwarzen) Zeile, der so genannten Titelleiste, finden Sie den aktuellen Wochentag und das aktuelle Tagesdatum. Voraussetzung für eine korrekte Angabe ist selbstverständlich, dass Ihr System korrekt eingestellt ist.



790



Office XP Kompendium



 Outlook Heute



Kapitel 40



Die Schaltfläche OPTIONEN befindet sich neben der Datumsanzeige. Im Kontextmenü OPTIONEN, das Sie über einen Mausklick erreichen, können Sie zum Beispiel eine Suche nach einem bestimmten Begriff oder Kontakt starten. Aktuelle Informationen aus Ihrem Kalender finden Sie in der linken Spalte KALENDER unterhalb der Titelleiste. Der Bereich NACHRICHTEN in der rechten Spalte bietet Ihnen jederzeit die Möglichkeit, den Eingang von elektronischer Post, wie zum Beispiel elektronische Faxnachrichten oder E-Mails, im Auge zu behalten. Per Mausklick auf die entsprechende Nachricht können Sie jederzeit direkt auf die Posteingänge zugreifen. In der mittleren Spalte des Ansichtsfensters finden Sie die anstehenden AUFGABEN. Durch Häkchen in den Kontrollkästchen vor jeder einzelnen Aufgabenzeile markieren Sie die erledigten Aufgaben. Mit einem Mausklick auf eine der Schaltflächen in der Symbolleiste wechseln Sie die Ansicht von OUTLOOK HEUTE in den entsprechenden Bereich, wie beispielsweise Kalender, Aufgaben oder E-Mail. Hier können Sie eigene Schaltflächen anlegen oder aus Add-Ins angebotene Schaltflächen hinzufügen. Zum Fenster gehört unter anderem auch die Symbolleiste. Über diese gelangen Sie per Mausklick schnell in die gewünschte Ansicht Ihres OutlookFensters. Über das Menü ANSICHT/SYMBOLLEISTEN und die Option ZUSCHALTEN oder AUSBLENDEN können Sie diese Leiste aktivieren bzw. deaktivieren.



Symbolleisten



In der Menüleiste ANSICHT finden Sie unter anderem auch eine Option, um die STATUSLEISTE und andere Hilfen ein- oder auszublenden. Sie können zwischen den verschiedenen Ansichten umschalten, indem Sie entweder auf die entsprechenden Symbole klicken oder die gewünschte Funktion im Menü ANSICHT/GEHE ZU wählen. Besonders praktisch ist es, wenn Sie Ihren PC und die Software so einstellen, dass beim Einschalten des Computers Outlook automatisch gestartet wird. Das erreichen Sie, indem Sie OUTLOOK.EXE im Ordner OFFICE bei gedrückter rechter Maustaste in den Ordner AUTOSTART (WINDOWS/STARTMENÜ/ PROGRAMME) ziehen und dort nach dem Loslassen die Option VERKNÜPFUNG(EN) HIER ERSTELLEN anklicken.



Outlook automa-



Sie können mit der neuen Suchfunktion in vereinfachter Form auf Nachrichten, Termine oder Aufgaben zugreifen, was vorher nur über die erweiterte Suchfunktion möglich war.



Die neue Suchfunktion



Office XP Kompendium



tisch starten



791



 Kapitel 40



Einführung



Abbildung 40.4: Die Symbolleiste mit Outlook-Elementen



Abbildung 40.5: Die neue Sucfunktion



Definieren Sie genau, welchen Ordner Outlook 2002 auf Ihrem Rechner oder im NETZWERK sucht. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, die SUCHE ZU STOPPEN und an der Stelle NEU ZU STARTEN, wo sie unterbrochen wurde.



792



Office XP Kompendium



 41



Termine und Kontakte



41.1



Einführung



Durch die Installation von Outlook 2002 auf Ihrem Rechner oder in Ihrem Netzwerk sind Sie in der Lage, die früher genutzten Karteikarten vollständig zu ersetzen.



Termine und Kontakte



Statt mit einem Besucherbuch oder einer Kartei von Geschäftsfreunden, erfassen Sie mit Outlook jeden Kontakt vollkommen elektronisch. Die eingetragenen Kontaktinformationen stehen Ihnen so jederzeit zur Verfügung. Des Weiteren können Sie Nachrichten über bestimmte Kunden und Kontakte, selbstverständlich zu reinen Informationszwecken, stets bequem an Kollegen weiterleiten. Den Outlook-Ordner KONTAKTE verwenden Sie, um immer über aktuelle Kontaktdaten zu verfügen und jederzeit auf diese zugreifen zu können. Mithilfe der zahlreichen Funktionen in Outlook lassen sich Ihre Kontakte sortieren und benutzerdefiniert speichern. Innerhalb Ihrer persönlichen Kontaktliste können Sie jederzeit per Mausklick auf die entsprechende Person oder das Unternehmen direkten Kontakt aufnehmen, sei es für eine Besprechungsanfrage, zur Versendung einer E-Mail oder einer Aufgabenanfrage. Über einen entsprechenden Anschluss (Modem oder T-Net-Box etc.) können Sie mit der entsprechenden Person Ihres Outlook-Kontakts direkt aus der Anwendung heraus telefonieren.



41.2



Einen neuen Kontakt erstellen



Eine wichtige Funktion in Outlook ist die Verwaltung der Kontakte. Der korrekte Umgang mit Kontaktdaten ist notwendig, um die angebotenen Funktionen in Outlook 2002 vollständig zu nutzen. Verwenden Sie Outlook regelmäßig, so werden Sie sich schnell daran gewöhnen, den Outlook-Ordner KONTAKTE als E-Mail-Adressbuch und Speicherplatz für weitere Informationen zu Ihren Kontakten zu verwenden.



Office XP Kompendium



793



 Kapitel 41



Termine und Kontakte Für jeden in Outlook angelegten Kontakt haben Sie die Möglichkeit, bis zu drei Adressen einzugeben. Des Weiteren können Sie die Kontaktadressen zum Drucken von Serienbriefen, Adressetiketten und Briefumschlägen verwenden.



Abbildung 41.1: Einen neuen Kontakt erstellen



Erfassen von Aktivitäten



Haben Sie Outlook 2002 im AUTOSTART aktiviert, können Sie jederzeit auf die Anwendungseigenschaften zugreifen. In den KONTAKTEN von Outlook wird allgemein jede Aktivität erfasst, egal ob Sie telefonieren oder schreiben. Sobald ein NEUER KONTAKT zustande kommt, sollten Sie zunächst Namen, Adresse und Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse erfassen. In der Praxis hat es sich ebenfalls als sinnvoll erwiesen, eine kleine Notiz zu einem Erstkontakt anzulegen. Bei einem erneuten Kontakt haben Sie somit jederzeit die Möglichkeit, auf die Informationen aus dem vorhergehenden Kontakt zuzugreifen, worauf zum Beispiel manche Kunden sehr großen Wert legen. Wollen Sie einen Kontakt erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:



794



1.



Wählen Sie DATEI/NEU und anschließend die Option KONTAKT.



2.



Tragen Sie nach einem Klick auf NAME einen KONTAKTNAMEN und dann die KONTAKTDATEN ein oder wählen Sie aus den LISTEN aus. Wenn Sie eine Übersicht vorhandener Kontakte benötigen, klicken Sie auf die Schaltfläche KONTAKTE.



3.



Sie müssen nicht sofort alle möglichen Einträge vornehmen. Sie können Ihre Angaben hier jederzeit ergänzen. Um den Kontakt zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN UND SCHLIESSEN.



Office XP Kompendium



 Kontakte verwalten



Kapitel 41 Abbildung 41.2: Hier können Sie die Daten zu Ihrem Kontakt eintragen.



4.



Manche E-Mail-Adressen enthalten keinerlei Informationen oder Bezug zu der betreffenden Person oder Organisation, die sich hinter dieser Adresse verbirgt. Für diesen Fall bietet Ihnen Outlook 2002 nun die Möglichkeit, einen eigenen Namen oder Bezug zu diesem Kontakt zu definieren. Diese Eigenschaft steht Ihnen für alle E-Mail-Kontakte in der Dialogbox KONTAKT im ANZEIGEN ALS-Feld zur Verfügung.



Anzeigen als



Der Name, den Sie für diesen Kontakt in das ANZEIGEN ALS-Feld eingeben, erscheint dann anstelle der zugehörigen E-Mail-Adresse in der KONTAKTLEISTE. Diese Funktion wird auch als Alias-Funktion bezeichnet und Sie erhalten so den Vorteil, diesen Kontakt besser zuordnen zu können.



41.3



Kontakte verwalten



Verwaltung von Kontakten



Mit Ihren ordnungsgemäß verwalteten Kontakten in Outlook sind Sie in der Lage, die weiteren vielfältigen Funktionen von Outlook optimal zu nutzen. Es ist logisch und sinnvoll, im Umgang mit den gesicherten Kontakten direkten Zugriff auf Funktionen wie zum Beispiel E-Mails, Termine, Aufgaben oder Dokumente zu haben. Outlook ermöglicht es Ihnen, Ihre Kontakte mit vielen Aufgaben zu verknüpfen. Ein Beispiel hierfür ist die Durchführung einer Outlook-Aufgabe, für die Sie einige Kontakte aufrufen müssen. Klicken Sie bei der Durchführung dieser Aufgabe auf die Schaltfläche KONTAKTE, können Sie diese Aufgabenstellung mit ausgewählten Kontakten verknüpfen. Auf diese Weise können Sie bestimmte Dokumente, wie zum Beispiel Serienbriefe mit KonOffice XP Kompendium



Kontakte verknüpfen



795



 Kapitel 41



Termine und Kontakte takten verknüpfen. E-Mails, die Sie mit den betreffenden Kontakten verknüpfen, werden so beispielsweise automatisch an Ihre Kontakte versendet.



Verknüpfungen in Aktionen erstellen



Neue KontaktOrdner



Automatische Erkennung doppelter Kontakte



Die gleiche Funktion erfüllen auch Verknüpfungen, die Sie mithilfe des Menüs AKTIONEN erstellen. Auf der Registerkarte AKTIVITÄTEN werden zu jedem Kontakt die zugehörigen Elemente angezeigt, wie zum Beispiel Kalender, Kontakte und so weiter. Sie können aber auch neue Ordnergruppen erstellen, in denen gesucht werden soll, und innerhalb jeder Ordnergruppe einzelne Ordner zum Suchen hinzufügen oder entfernen. Haben Sie ein Element einmal mit einem Kontakt verknüpft, so können Sie diesen Kontakt jederzeit von dem entsprechenden Element aus öffnen, indem Sie über den Button KONTAKTE auf den Namen des Kontakts doppelt klicken. In Outlook können Sie ebenfalls weitere KONTAKT-Ordner anlegen, die Ihren gewünschten Kriterien entsprechen. Legen Sie sich beispielsweise einen Ordner Ihrer privaten Kontakte, einen Ordner für Kundenkontakte und einen Ordner für Zulieferfirmen an. Haben Sie einen Kontakt im Ordner KONTAKTE doppelt vergeben, was gerade an arbeitsreichen Tagen leicht vorkommen kann, weist Outlook Sie auf die Namensübereinstimmung oder Wortgleichheit hin. Es öffnet sich eine Dialogbox und Sie können sich entscheiden, ob Sie diesen neuen Kontakt hinzufügen oder einen alten Kontakt aktualisieren wollen. Voraussetzung für diese automatische Erkennung ist die Aktivierung der Funktion ERKENNUNG VON MEHRFACH VORHANDENEN KONTAKTEN, welche Sie über den Menüpunkt EXTRAS/OPTIONEN/KONTAKTOPTIONEN erreichen. Aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen NACH DUPLIKATEN ÜBERPRÜFEN. Wenn Sie in Outlook viele Kontakte speichern, ist es sinnvoller, die automatische Erkennung zu deaktivieren, da der Speichervorgang sich sonst deutlich verlangsamt.



ICON:Ändern Tippder Ansichtsform



Wenn Sie auf das Symbol KONTAKTE der Outlook-Symbolleiste klicken, werden erfasste Kontakte zunächst in der Form von Adresskarten angezeigt. Diese Einstellung können Sie ändern, indem Sie in der Menüoption ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT eine andere Wahl treffen. Um einen Kontakt zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:



Kontakt öffnen



796



1.



Klicken Sie auf das Symbol KONTAKTE.



2.



Markieren Sie im FENSTER KONTAKTE per Doppelklick den oder die Kontakte, die geöffnet werden sollen.



Office XP Kompendium



 Adressbücher 3.



Kapitel 41



Wählen Sie alternativ nach dem Markieren einer Namenszeile DATEI/ ÖFFNEN/AUSGEWÄHLTE ELEMENTE oder verwenden Sie ÖFFNEN im Kontextmenü der rechten Maustaste. Abbildung 41.3: Die Kontakte in Form von Adresskarten



Spaltenüberschriften lassen sich ab sofort in der Breite verändern. Dies ermöglicht dem Benutzer die Freigabe bzw. das Verbergen von Spalten, um nur die Informationen anzuzeigen, die er für sein Adressbuch für sinnvoll hält. Klicken Sie auf den Spaltenrand und ziehen Sie die Spalte bei gedrückter Maustaste auf die gewünschte Breite.



Größe von Spaltenüberschriften



Abhängig davon, was Sie in der Option AKTUELLE ANSICHT eingestellt haben und welchen Ordner Sie nutzen (Kontakte, Kalender, Posteingang, Journal, Aufgaben), verwendet Outlook 2002 in der AutoVorschau jeweils verschiedene Symbole. Durch diese können Sie feststellen, um welchen Elementtyp es sich handelt und welche Attribute dem Element zugeordnet werden.



41.4



Adressbücher



Ein Adressbuch in Outlook beinhaltet je nach Installationseinstellung von Outlook 2002 die Adressbücher von Outlook, von Exchange Server oder die Adressbücher, die Ihnen von Internetdiensten zur Verfügung gestellt werden. Beim Adressieren von Nachrichten können Sie im Adressbuch Namen, E-Mail-Adressen und Verteilerlisten nachschlagen und auswählen.



Adressbücher in Outlook



Geben Sie in Ihrer E-Mail einen Namen in den Feldern AN, CC oder BCC ein, so prüft Outlook automatisch die vorhandenen Adressbücher nach übereinstimmenden Namen. Ist kein übereinstimmender Eintrag vorhanden, so öffnet sich die Dialogbox NAMEN ÜBERPRÜFEN und Sie sollten weitere Angaben eingeben. Findet eine Übereinstimmung statt, erfolgt automatisch ein Eintrag und die E-Mail kann versendet werden.



Office XP Kompendium



797



 Kapitel 41



Termine und Kontakte In der Dialogbox ADRESSBUCH in Outlook lassen sich verschiedene Adressbücher anzeigen: Globale Adressliste Internetverzeichnisdienste (LDAP) Outlook-Adressbuch/Kontakte Persönliche Adressbücher Adressbücher von Drittanbietern



Abbildung 41.4: Das Adressbuch



41.4.1 Kontaktadressbuch (CAB)



Das Kontaktadressbuch (CAB)



Das Kontaktadressbuch greift auf den Ordner KONTAKTE/NAMEN ANZEIGEN zu. In dieser Spalte sind Kontakteingänge effizienter einzusehen, besonders bei verschiedenen Eingängen auf dem gleichen Namenseintrag. Bei Verwendung der neuen Local-Web-Storage-Datei bietet das Kontaktadressbuch volle Strichcode-Unterstützung. Wählen Sie aus der Menüleiste EXTRAS die Option ADRESSBUCH, klicken Sie auf das Drop-Down-Menü NAMEN ANZEIGEN und auf die Option KONTAKTE.



Kontaktadressen drucken



798



Drucken Sie direkt aus Ihren Kontaktadressen in Outlook 2002 Serienbriefe, Briefumschläge oder Etiketten über die OLE-Anbindung zu Word 2002. Hierzu aktivieren Sie den Ordner KONTAKTE im Adressbuch. Wählen Sie in Word 2002 EXTRAS/UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN. Klicken Sie auf die Schaltfläche des Adressbuchs und wählen Sie die gewünschte Adresse. Entscheiden Sie sich zwischen OPTIONEN und DRUCKEN, um den Adresstyp und den gewünschten Eintrag festzulegen.



Office XP Kompendium



 Adressbücher



Kapitel 41



Um die Adressen einer Kontaktliste auf Etiketten oder Briefumschläge zu drucken, können Sie den SERIENDRUCK-ASSISTENTEN in Word 2002 verwenden, um dann von Word 2002 aus zu drucken. Der Outlook-Ordner KONTAKTE dient als Datenquelle. Gehen Sie so vor: 1. Klicken Sie im Menü EXTRAS auf SERIENDRUCK. 2. Klicken Sie unter KONTAKTE auf eine Option. 3. Klicken Sie unter KONTAKTFELDER auf eine Option. 4. Klicken Sie unter DOKUMENT auf eine Option. 5. Um Seriendruckfelder einem bereits erstellten Dokument hinzuzufügen, klicken Sie auf VORHANDENES DOKUMENT und dann auf DURCHSUCHEN, um das Dokument auszuwählen. 6. Zum Erstellen eines neuen Dokuments für den Seriendruck klicken Sie auf NEUES DOKUMENT. 7. Wenn Sie die verwendete Gruppe von Kontakten in einer Datei speichern möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen PERMANENTE DATEI und klicken Sie dann auf DURCHSUCHEN, um das Dokument auszuwählen. 8. Wählen Sie in der Liste DOKUMENTTYP den Typ des Seriendokuments aus. 9. Wählen Sie in der Liste ZUSAMMENFÜHRUNG AN aus, wohin die zusammengeführten Datensätze exportiert werden sollen. Verteilerlisten werden nicht exportiert. 10. Klicken Sie dann auf OK. Microsoft Word wird geöffnet. 11. Zeigen Sie in Word im Menü EXTRAS auf BRIEFE UND SENDUNGEN und klicken Sie dann auf SERIENDRUCK-ASSISTENT oder verwenden Sie die Seriendrucksymbolleiste.



41.4.2



Das Adressbuch eines Internetverzeichnisdienstes (LDAP)



Internetverzeichnisdienste werden verwendet, um E-Mail-Adressen zu finden, die nicht in lokalen Adressbüchern oder unternehmensweiten Verzeichnissen wie der Globalen Adressliste enthalten sind. Um ein LDAP-Adressbuch (LDAP – Lightweight Directory Access Protocol) anzuzeigen, ist eine Internetverbindung erforderlich, es sei denn, das LDAP-Verzeichnis befindet sich im Netzwerk Ihres Unternehmens/Ihrer Organisation.



Office XP Kompendium



799



 Kapitel 41



Termine und Kontakte



Abbildung 41.5: Der Assistent zum Erstellen eines LDAP-Adressbuchs



Um ein LAPD-Adressbuch zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1.



Wählen Sie im Menü EXTRAS die Option E-MAIL-KONTEN.



2.



Klicken Sie unter VERZEICHNIS auf EIN NEUES VERZEICHNIS oder ADRESSBUCH hinzufügen, und gehen Sie dann auf WEITER.



3.



Klicken Sie auf INTERNETVERZEICHNISDIENST (LDAP) und dann auf WEITER.



4.



Geben Sie im Feld SERVERNAME den Servernamen ein, den Sie von Ihrem Internetdienstanbieter (ISP) oder Systemadministrator erhalten haben.



Abbildung 41.6: Angabe des Servernamens



800



Office XP Kompendium



 Adressbücher



Kapitel 41



5. Falls der angegebene Server kennwortgeschützt ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen SERVER ERFORDERT ANMELDUNG und geben Sie dann Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. 6. Klicken Sie auf WEITERE EINSTELLUNGEN. 7. Geben Sie unter ANZEIGENNAME den Namen für das LDAP-Adressbuch ein, der in der Liste NAMEN ANZEIGEN AUS in der Dialogbox angezeigt werden soll. 8. Geben Sie unter Verbindungsdetails die Anschlussnummer ein, die Sie von Ihrem Internetanbieter oder Systemadministrator erhalten haben. 9. Klicken Sie auf die Registerkarte SUCHE und ändern Sie die Servereinstellung wie erforderlich. Der festgelegte Timeout-Wert für eine Suche gibt die Anzahl von Sekunden an, die Outlook 2002 für die Suche im LDAP-Verzeichnis zur Namensauflösung in einer Sekunde aufwendet. Weiterhin können Sie einschränken, wie viele Namen im Adressbuch als Ergebnis einer erfolgreichen Suche aufgelistet werden. 10. Falls im Feld SUCHBASIS keine Angaben eingetragen sind, geben Sie unter den Suchoptionen die DN (Distinguished Names) an, die Sie von Ihrem Administrator erhalten haben. 11. Klicken Sie auf OK und dann auf FERTIG STELLEN. Abbildung 41.7: LDAP-Adressbuch fertig stellen



Um Ihr LDAP-Adressbuch anzuzeigen, gehen Sie genauso vor wie beim Kontaktadressbuch: 1.



Wählen Sie im Menü EXTRAS die Option ADRESSBUCH.



2.



Klicken Sie auf das Drop-Down-Menü NAMEN ANZEIGEN und wählen Sie das von Ihnen erstellte LDAP-ADRESSBUCH aus.



Office XP Kompendium



801



 Kapitel 41



Termine und Kontakte



41.4.3



Kontakte bearbeiten



Abbildung 41.8: Ansicht definieren



Die Liste der Kontakte enthält Namen von Personen und Firmen, mit denen Sie auf irgendeine Weise in Kontakt getreten sind. Die Angaben können sich ändern und müssen gelegentlich überarbeitet werden. Eintragungen lassen sich unmittelbar bearbeiten:



Kontakte direkt bearbeiten



1.



Wählen Sie über die Menüoption ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT eine Ansicht, die auf dem Ansichtstyp für Karten basiert, z.B. ADRESSKARTEN.



2.



Klicken Sie dann auf ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN und die Schaltfläche WEITERE EINSTELLUNGEN.



3.



Wählen Sie das Kontrollkästchen BEARBEITEN IN DER ZELLE ERMÖGLIund klicken Sie zweimal auf OK.



CHEN



4.



Jetzt können Sie Felder direkt bearbeiten. Klicken Sie auf das jeweilige Feld und nehmen Sie dann die Änderungen vor.



Leider erlaubt es Outlook 2002 nicht, alle Felder in einem Kartenansichtstyp direkt zu bearbeiten. Beispielsweise können Sie weder den Kontaktnamen im Kartentitel noch den Inhalt des Feldes NOTIZEN unmittelbar verändern. Um diese Informationen zu bearbeiten, müssen Sie den Kontakt öffnen und direkt in der Dialogbox arbeiten.



802



Office XP Kompendium



 Termine, Ereignisse und Besprechungen



Kapitel 41 Abbildung 41.9: Aktuelle Ansicht anpassen



Abbildung 41.10: Felder direkt bearbeiten



41.5



Termine, Ereignisse und Besprechungen



Termine werden in Outlook 2002 als geplante Aktivitäten definiert, zu denen keine Personen eingeladen oder Ressourcen reserviert werden. Dieser Punkt ist sehr wichtig, da die meisten Menschen unter Terminen Unterschiedliches verstehen.



Zeiteinteilung mit Outlook-Kalender



Outlook ermöglicht es Ihnen, sich an Termine erinnern zu lassen und außerdem anderen Personen, wie zum Beispiel Teammitgliedern, zu signalisieren, welche Zeiten bei Ihnen belegt sind. Hier können Sie Ihre Zeit für einen Termin als GEBUCHT, FREI, MIT VORBEHALT oder als ABWESEND definieren.



Office XP Kompendium



803



 Kapitel 41



Termine und Kontakte Erstellen und planen Sie mithilfe von Outlook Terminserien und formatieren Sie deren Anzeige nach Tagen, Wochen oder Monaten. In Outlook planen Sie Termine in Ihrem eigenen Kalender und andere Teammitglieder sind in der Lage, Termine in Ihrem Kalender zu planen oder zu ändern – selbstverständlich nur unter der Voraussetzung, dass Sie diesen Personen eine entsprechende Berechtigung erteilt haben. Sie können Ihre Termine in Outlook auch als private Termine definieren und diese für Zugriffsberechtigte sperren.



41.5.1



Ereignisse festlegen



Outlook 2002 definiert ein Ereignis als eine Aktivität, die mindestens 24 Stunden dauert. Beispiele für Ereignisse sind z.B. eine Messe, die olympischen Spiele, Urlaub oder ein Kurs. Was ist ein Ereignis?



Ein Ereignis findet normalerweise einmalig statt und kann einen Tag oder mehrere Tage dauern. Es gibt jedoch auch jährlich wiederkehrende Ereignisse, wie zum Beispiel Geburtstage oder Jubiläen. Diese finden in jedem Jahr an einem bestimmten Datum statt. Einmalige Ereignisse und jährliche Ereignisse belegen keine Zeitblöcke in Ihrem Kalender, sie erscheinen vielmehr in so genannten Bannern. Ein ganztägiger Termin wird beim Anzeigen durch andere Personen als gebucht angezeigt, während bei einem Ereignis oder einem jährlichen Ereignis die Zeit als frei angezeigt wird.



Abbildung 41.11: Ein Ereignis festlegen



Ereignisse festlegen



Ob in Ihrem beruflichen oder privaten Terminkalender – Hinweise auf besondere Ereignisse oder ein jährliches Ereignis wie Jubiläen, Geburtstage und so weiter werden in beiden Lebensbereichen benötigt. So fügen Sie Ereignisse dem Terminkalender hinzu:



804



1.



Klicken Sie auf das Symbol KALENDER.



2.



Wählen Sie die Menüoption AKTIONEN/NEUES GANZTÄGIGES EREIGNIS.



3.



Definieren Sie alle gewünschten Einträge.



Office XP Kompendium



 Termine, Ereignisse und Besprechungen 4.



Kapitel 41



Wenn das Ereignis wiederholt werden soll, klicken Sie im Menü AKTIOauf SERIENTYP, wählen Sie die gewünschten Optionen aus und klicken Sie auf OK.



NEN



5.



Sichern Sie Ihre Auswahl mit SPEICHERN und SCHLIESSEN.



Zur prompten Erstellung eines Ereignisses in der Tages-/Wochen- oder Monatsansicht doppelklicken Sie auf die Datumsüberschrift des Tages, an dem das Ereignis angezeigt werden soll. Die Dialogbox wird eingeblendet.



Ereignis schneller erstellen



Abbildung 41.12: Neues Ereignis formulieren



Mit dem Kontrollkästchen PRIVAT verhindern Sie, dass fremde Benutzer ein privates Ereignis oder das jährliche Ereignis einsehen können.



Ereignis privatisieren



Ereignisse werden nach der Eingabe dem Datum zugeordnet und im Terminkalender bereitgehalten. Wie Terminen kann einem Ereignis ein Erinnerungssignal zugeordnet sein. Um eine Information über Ereignisse des Tages zu erhalten, lassen Sie sich folgendermaßen die Übersicht ausgeben: 1.



Aktivieren Sie die Menüoption ANSICHT.



2.



Wählen Sie im Untermenü AKTUELLE ANSICHT die Option EREIGNISSE oder JÄHRLICHE EREIGNISSE, wenn es beispielweise um Geburtstage geht.



Ereignisse werden zeilenweise angezeigt. Überschneidungen werden in einer Dialogbox angemerkt. Mit einem Doppelklick auf eine Ereigniszeile wird die zum Ereignis gehörige Dialogbox angezeigt. Office XP Kompendium



Ereignis bearbeiten



805



 Kapitel 41 Ereignisliste anzeigen



Termine und Kontakte Um einen besseren Überblick über alle zukünftigen Ereignisse zu erhalten, können Sie eine Ereignisliste einblenden. Sie zeigen die Ereignisliste an, indem Sie den Befehl ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT/EREIGNISSE ausführen.



Abbildung 41.13: Die Ereignisliste



41.5.2



Termine verwalten



Der Kalender



Dieses Modul ergänzt den Terminplaner um einen Datumswechsler und den Aufgabenblock. Mit dem Datumswechsler organisieren Sie Ereignisse und Termine, Sie lassen sich erinnern und planen Besprechungen mit anderen Mitarbeitern im Netz. Der Datumsnavigator erleichtert Ihnen die Organisationsarbeit. ANKLICKEN FÜR MEHR ÜBERSICHT oder eine AKTIVITÄT AUF EIN DATUM ZIEHEN sind typische Arbeiten. Der Aufgabenblock lässt Sie mit vergleichbaren Methoden Aufgaben ordnen und zuweisen.



Termine verschieben



Mit dem Datumswechsler können Sie mit wenigen Mausklicks zwischen den einzelnen Tagen, Wochen und Monaten Ihres Kalenders wechseln. Klicken Sie hierzu einfach den gewünschten Tag an. Um Termine zwischen den einzelnen Tagen zu verschieben, klicken Sie den gewünschten Termin an und ziehen Sie ihn im Datumswechsler auf den NEUEN TAG.



806



Office XP Kompendium



 Termine, Ereignisse und Besprechungen



Kapitel 41 Abbildung 41.14: Datumswechsler und Aufgabenblock



Im Aufgabenblock werden Ihnen alle eingetragenen Aufträge und Aufgaben angezeigt. Dieser bietet eine kurze und informative Übersicht Ihrer Aufgaben, ohne in das Outlook-Element AUFGABEN wechseln zu müssen.



Der Aufgaben-



Sie können Termine mithilfe dieses Tools auch in eine Aufgabe umwandeln. Um einen Termin in eine Aufgabe umzuwandeln, gehen Sie auf eine ähnliche Weise vor wie beim Verschieben eines Termins. Markieren Sie die gewünschte Zeile im Kalender und ziehen Sie diese bei gedrückt gehaltener Maustaste in den Aufgabenblock.



Termine in



block



Aufgabe umwandeln



Abbildung 41.15: Termin in Aufgabe umwandeln



Office XP Kompendium



807



 Kapitel 41



Termine und Kontakte Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird obiges Fenster angezeigt. Hier haben Sie die Möglichkeit, noch Änderungen und/oder Ergänzungen an der neuen Aufgabe vorzunehmen. Um Ihre Eingaben zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN UND SCHLIESSEN.



Termine im Kalender



Vielleicht ist Ihr Tagesablauf so mit Terminen gefüllt, dass Sie diese festhalten müssen, um die Übersicht zu behalten. Angenehm ist es für Mitarbeiter, wenn Ihnen eine Sekretärin diese Eintragungen und die Terminüberwachung abnimmt. Doch in den meisten Fällen müssen Sie sich selbst um Termine kümmern. Outlook führt für Sie eine Terminliste, ordnet die Termine nach Prioritäten und macht Sie auf Termine aufmerksam. Outlook interpretiert Termine als Aktivitäten, die innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums erfolgen.



Abbildung 41.16: Der Terminkalender



Abbildung 41.17: Ansicht der Termine in der Symbolleiste wählen



Zeitraum eines Termins



808



Outlook 2002 erfasst Termine im Terminkalender. Zeitfelder für Termine werden zunächst durch eine Zeile symbolisiert. Sie umfassen einen Zeitraum, den Sie mit EXTRAS/OPTIONEN/KALENDEROPTIONEN einstellen können.



Office XP Kompendium



 Termine, Ereignisse und Besprechungen



Kapitel 41 Abbildung 41.18: Einen Zeitraum markieren



Ein gewählter Termin wird im Terminkalender markiert. Terminzeilen markieren Sie durch Anklicken. Wenn Sie auf den ZEITFELDERN oder im Terminbereich eine Zeitangabe markieren und die Maus ziehen, wird ein Feld mit Datum und Zeiten angezeigt. Sie können einen Termin am markierten Tag direkt in den Terminkalender eintragen oder die Dialogbox TERMIN (über DATEI/NEU/TERMIN oder (Strg)+(N) erreichbar) benutzen.



Termin eintragen



Letzteres sollten Sie verwenden, wenn Sie beim Planen zugleich STANDARDEINSTELLUNGEN ändern oder Notizen hinzufügen wollen: 1.



Wählen Sie Datum und Zeit für einen Termin im Terminkalender. Für die Auswahl klicken oder ziehen Sie die Markierung über mehrere Zeitfelder.



2.



Tragen Sie in das gewählte Zeitfeld eine Beschreibung für den Termin ein. Die Größe des Eingabebereichs bestimmen Sie durch die Markierung.



Alternativ können Sie in der Dialogbox TERMIN einen neuen Termin eintragen und mit EXTRAS/OPTIONEN/KALENDEROPTIONEN Vorgaben ändern.



Terminvorgabe ändern



Doppelklicken Sie für die Dialogbox UNBENANNT–TERMIN einfach auf die senkrechte Leiste links von einem Termin. Ein leerer Termin führt zum Fenster UNBENANNT–TERMIN, nach dem Speichern wird der Name angezeigt.



Leeren Termin



Wird der Mahner angezeigt, ist die Vorgabe mit einem Haken vor dem Kontrollkästchen ERINNERUNG aktiviert. Doppelklicken Sie auf das MAHNERSYMBOL im Kalender, um Einstellungen in der Dialogbox TERMIN zu



Erinnerung festlegen



Office XP Kompendium



einfügen



809



 Kapitel 41



Termine und Kontakte ändern. Allgemeine Einstellungen für Termine finden Sie unter dem Menüpunkt EXTRAS/OPTIONEN/KALENDEROPTIONEN. Wenn ein Termin mehrfach geplant werden muss, aber nicht als periodisch wiederkehrend definiert werden kann, kopieren Sie den Termin auf diese Weise: 1.



Positionieren Sie den Mauspfeil auf dem linken Rand eines Zeitfelds, um den Mauspfeil in einen Vierfachpfeil zu verwandeln.



2.



Drücken Sie (Strg) und ziehen Sie den Termin zu einem anderen Zeitfeld.



Falls das Datum, zu dem Sie den Termin kopieren wollen, in der Registerkarte nicht angezeigt wird, ziehen Sie den Termin zum Datum im Datumswechsler. ICON: Tipp



Abbildung 41.19: Dateneingabe für einen Termin Periodischen Termin erstellen



Es wäre wenig sinnvoll, den Termin für eine tägliche oder wöchentliche Konferenz stets von Neuem manuell in einen Terminplaner einzutragen. Wenn Sie folgendermaßen vorgehen, erledigt Outlook 2002 den Übertrag eines periodischen Termins nach Ihrer Vorgabe, sowohl für einen neuen als auch für einen vorhandenen Termin. 1.



810



Aktivieren Sie, falls notwendig, den Terminkalender. Klicken Sie dazu die Schaltfläche KALENDER an.



Office XP Kompendium



 Termine, Ereignisse und Besprechungen 2.



Kapitel 41



Für einen neuen PERIODISCHEN TERMIN wählen Sie DATEI/NEUER TERund aktivieren die Schaltfläche SERIENTYP, um in die entsprechende Dialogbox zu gelangen. MIN



Abbildung 41.20: Serientermin einfügen



3.



Legen Sie in der Dialogbox TERMINSERIE zum Beispiel das Serienmuster fest und bestätigen Sie mit OK.



Um einen existenten Termin zu periodisieren, markieren Sie diesen Termin und gehen Sie ebenfalls auf die bereits beschriebene Weise vor. Farbige Kalendermarkierungen Benutzer von Outlook 2002 können ihre Termine nun genauer identifizieren, indem sie diesen eine Farbe zuweisen. Sie können die Terminart selbst festlegen oder die Farbauswahl automatisch erstellen lassen.



Termine markieren



Abbildung 41.21: Farbige Kalendermarkierungen



Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1.



Erstellen Sie einen neuen Termin oder markieren Sie einen bestehenden Termin aus der Kalenderübersicht. Ordnen Sie diesem Termin eine Farbe aus dem Auswahlmenü zu.



Office XP Kompendium



811



 Kapitel 41



Beschriftungen



Termine und Kontakte 2.



Klicken Sie den Button für die KALENDERFARBAUSWAHL auf der Standardsymbolleiste an und wählen Sie AUTOMATISCHE FORMATIERUNG, um die Bedingungen für die AUTOMATISCHE FARBAUSWAHL zu konfigurieren.



3.



Um die Terminauswahl Ihren Bedürfnissen entsprechend einzustellen, klicken Sie den Button für die Kalenderfarbauswahl in der Standardsymbolleiste an und wählen Sie BESCHRIFTUNGEN BEARBEITEN.



bearbeiten



Erinnerung für einen Termin konfigurieren Beim ersten Benutzen des Outlook-2002-Kalenders ist vorgegeben, dass am Beginn des Eintrags eines gewählten Termins ein Mahner angezeigt wird. Dieser Mahner initiiert die Einstellung einer Terminerinnerung: 1.



Doppelklicken Sie auf den Termin oder das Symbol zum Termin. Die Dialogbox TERMIN wird eingeblendet.



2.



Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ERINNERUNG und ändern Sie bei Bedarf die Werte für die Vorlaufzeit in der Liste.



Wenn Sie eine Erinnerung für das Eintreten eines periodischen Termins einstellen wollen, gehen Sie sinngemäß genauso vor. Abbildung 41.22: Termin einstellen



Abbildung 41.23: Zeiteinstellung festlegen



812



Office XP Kompendium



 Termine, Ereignisse und Besprechungen



Kapitel 41



Sie können jederzeit eine Standardzeit für das Erinnern einstellen, die von diesem Zeitpunkt an automatisch für jeden neuen Termin gilt. Benutzen Sie EXTRAS/OPTIONEN und stellen Sie die STANDARDERINNERUNG ein. ICON: Tipp In der Dialogbox TERMINSERIE konfigurieren Sie Terminerinnerungen für einmalige oder periodische Termine



Der Benutzer erhält nun ein ERINNERUNGSFENSTER für alle seine Treffen und Termine. Dies vereinfacht es dem Benutzer, einzelne oder alle Erinnerungen auf einmal abzulehnen, aufzuschieben oder zu öffnen.



Erinnerungsfenster



So geht es: 1.



Tragen Sie mehrere Termine ein.



2.



Wenn der Termin fällig ist, öffnet sich ein POPUP-FENSTER, das Sie an Ihren Termin erinnert.



3.



Dort können Sie dann auswählen, ob Sie alle Erinnerungen öffnen, aufschieben oder schließen möchten.



Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine Standardzeit für das Erinnern einzustellen, die von diesem Zeitpunkt an automatisch für jeden neuen Termin gilt. Wählen Sie die Menüoption EXTRAS/OPTIONEN und stellen Sie die STANDARDERINNERUNG ein.



Standardzeiten wählen



Abbildung 41.24: Die Dialogbox Erinnerungen



Sie können den verwendeten Erinnerungston selbst definieren. Hierfür klicken Sie auf das kleine Lautsprechersymbol neben der Zeiteinstellung im Eingabefenster eines Termins.



Office XP Kompendium



Erinnerungston definieren



813



 Kapitel 41



Termine und Kontakte



Abbildung 41.25: Erinnerungston definieren



Termine ändern oder löschen Termin ändern



In der Dialogbox TERMIN ändern Sie Einträge und Einstellungen. So geht es schnell und effektiv:



Termin mit der Maus ändern



1.



Markieren Sie im Terminkalender mit einem Doppelklick einen zu ändernden Termin.



2.



Fügen Sie in der Dialogbox TERMIN Daten hinzu und bestätigen Sie die Änderungen mit einem Mausklick auf OK.



Änderungen an Termineinträgen können Sie auch direkt per Mausklick ohne Dialogboxen ausführen. Eine Übersicht der vier häufigsten Methoden finden Sie in der folgenden Tabelle.



Abbildung 41.26: Ändern eines Termins mit der Maus



814



Office XP Kompendium



 Termine, Ereignisse und Besprechungen



Änderung



Arbeiten



Beschreibung



Bearbeiten oder ergänzen Sie Text im Zeitfeld.



Kapitel 41 Tabelle 41.1: Funktionen für Terminänderungen



Termin verschieben Aktivieren Sie den Termin durch einen Klick und positionieren Sie den Mauspfeil auf den linken Rand. Ziehen Sie den Termin mit dem Vierfachpfeil an einen neuen Termin oder in ein anderes Zeitfeld. Dauer



Markieren Sie den Termin und positionieren Sie den Mauspfeil auf dem unteren Rand. Verwandelt sich der Mauspfeil in den Doppelpfeil, ziehen Sie den Rand nach unten.



Tag



Markieren Sie einen Termin und positionieren Sie den Mauspfeil auf dem linken Rand des Termins. Erscheint der Vierfachpfeil, können Sie den Termin zu einem anderen Tag im Datumswechsler ziehen.



Markieren Sie einen Termin im Terminkalender und klicken Sie auf die Schaltfläche LÖSCHEN oder wählen Sie BEARBEITEN/LÖSCHEN oder die Tastenkombination (Strg)+(D). Im Fall eines markierten SERIENTERMINS erfolgt eine Sicherheitsabfrage, um zu klären, ob alle Termine der Serie oder nur der markierte Termin gelöscht werden sollen.



Termin löschen



Um alle Fälligkeiten eines periodischen Termins zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. 2.



Doppelklicken Sie auf einen Serientermin. Wählen Sie in der Dialogbox TERMINSERIE ÖFFNEN die Option SERIE und bestätigen Sie durch Mausklick auf OK.



ÖFFNEN



3.



Wählen Sie im Menü TERMIN die Option SERIENTYP.



4.



Aktivieren Sie die Schaltfläche SERIE ENTFERNEN.



41.5.3



Periodischen Termin ändern



Besprechungen planen



Eine Besprechung wird in Outlook als Termin definiert, zu dem Sie andere Personen einladen oder für den Sie Ressourcen reservieren. In Outlook können Sie Besprechungsanfragen einrichten und senden. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, für die geplante Besprechung Ressourcen in einem realen Büroraum oder für eine Online-Besprechung zu reservieren.



Besprechung planen



Beim Erstellen einer Besprechung legen Sie sowohl Personen fest, die eingeladen werden sollen, als auch die zu reservierenden Ressourcen. Bei Bedarf



Office XP Kompendium



815



 Kapitel 41



Termine und Kontakte sind Sie auch nachträglich in der Lage, Personen zu einer bereits geplanten Besprechung hinzuzufügen oder eine Besprechung abzusagen und neu anzusetzen. Eingeladene Personen haben die Möglichkeit, alternative Termine zu nennen. Diese Funktion ist allerdings nur dann möglich, wenn diese Personen die Möglichkeit haben, mit den Zeitplänen aller Eingeladenen zu arbeiten. Mithilfe der BESPRECHUNGSPLANUNG von Outlook 2002 können Sie Anfragen für Besprechungen erstellen, per E-Mail versenden und benötigte Ressourcen reservieren und/oder zur Auswahl stellen. Die Antworten auf Ihre Besprechungsanfrage werden in Ihrem Posteingang angezeigt. Sie wollen ein Besprechung planen: 1.



Geben Sie die einzuladenden Teilnehmer und die erforderlichen Ressourcen an und wählen eine Besprechungszeit.



2.



E-Mails als Reaktion auf Ihre Besprechungsanfrage werden in Ihrem Posteingang abgelegt.



3.



Sie können weitere Personen zu einer geplanten Besprechung hinzufügen oder einen Besprechungstermin per E-Mail ändern.



Abbildung 41.27: Eine Besprechung planen



Besprechungsanfrage per E-Mail



Zu einer Besprechung werden Teilnehmer eingeladen. Das erledigen Sie mit einem Formular für Besprechungsanfragen, das Sie als E-Mail über das Netzwerk oder Internet senden. Voraussetzung ist also, dass die Besprechungsteilnehmer Outlook (oder Exchange) benutzen und der eingesetzte Computer mit einem E-Mail-Server (Postoffice) verbunden ist. Für die Organisation von Besprechungen nutzen Sie weitgehend ähnliche oder gleiche Methoden, wie bei der beschriebenen Terminplanung.



816



Office XP Kompendium



 Termine, Ereignisse und Besprechungen



Kapitel 41 Abbildung 41.28: Teilnehmer einladen



Outlook 2002 unterstützt Sie mit zahlreichen Hilfen bei der rationellen Organisation von Besprechungen: 1. 2.



Aktivieren Sie in Outlook das Symbol KALENDER. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche BESPRECHUNG PLA(oder AKTIONEN/BESPRECHUNG PLANEN).



NEN



3.



Sie sind auf Ihrem PC als Teilnehmer eingetragen und müssen mit der Schaltfläche WEITERE EINLADEN weitere Teilnehmer auswählen. Verwendet wird das Adressbuch des POSTOFFICE.



4.



Einen Ort für Besprechungen können Sie ebenfalls aus den Einträgen des POSTOFFICE in der Dialogbox TEILNEHMER UND RESSOURCEN AUSWÄHLEN entnehmen. Ordnen Sie mit der Schaltfläche RESSOURCEN zu.



5.



Zeitangaben stellen Sie in der Dialogbox BESPRECHUNG PLANEN ein. Sie können auch die Balken im Zeitfenster ziehen.



6.



Nutzen Sie die Schaltfläche BESPRECHUNG EINBERUFEN, um die Anfrage zu verschicken. Fehlt eine E-Mail-Adresse, erfolgt ein Hinweis.



Besprechungsanfrage durchführen



Besprechung einberufen Abbildung 41.29: Der Besprechungsplan in Outlook 2002



Sie können leicht einen Termin in eine Besprechung verwandeln. Aktivieren Sie dazu den Termin, dann das Register BESPRECHUNGSPLANUNG. Fordern



Office XP Kompendium



Termin in Besprechung umwandeln



817



 Kapitel 41



Termine und Kontakte Sie Teilnehmer und Ressourcen an, legen Sie die Zeit fest und wählen Sie BESPRECHUNG EINBERUFEN. Wollen Sie eine BESPRECHUNGSANFRAGE hingegen aus einem Kontakt erstellen, ziehen Sie den betreffenden Kontakt einfach auf den Kalender. Tragen Sie in den entsprechenden Zeilen BETREFF, ORT sowie ZEITEN und OPTIONEN ein und klicken Sie auf SENDEN. Schneller verwandeln Sie einen Termin in eine Besprechung, wenn Sie den Termin aktivieren, in der Dialogbox TERMIN AUF TEILNEHMER EINLADEN klicken und die Namen im Feld AN eingeben. Auf Besprechungstermine reagieren



Anfrage beantworten



Eine Benachrichtigung für eine Besprechung erscheint in Ihrem POSTEINGANG. Die Anfrage wird farblich als ungelesen markiert und Sie können eine ANFRAGE oder BENACHRICHTIGUNG für eine Besprechung sofort beantworten. So gehen Sie vor: 1.



Doppelklicken Sie auf die Besprechungsanfrage.



2.



Klicken Sie auf eine der Schaltflächen ZUSAGEN, MIT VORBEHALT oder ABLEHNEN.



In einer Dialogbox können Sie bei jeder Antwort entscheiden, ob Sie eine Antwort senden und ob es dazu Ergänzungen geben soll. Beim Empfänger erscheint die Reaktion als Zeile ZUGESAGT: bzw. ABGELEHNT:. Neuen Termin Vorschlagen



Outlook 2002 bietet dem Anwender bei Erhalt einer Terminanfrage nun auch die Möglichkeit, dem Terminkoordinator einen neuen Termin vorzuschlagen, statt wie bisher den Termin nur ablehnen zu können. Des Weiteren können Sie, vorausgesetzt Sie verfügen über einen ExchangeServer, die FREI- UND GESCHÄFTSZEITEN von jedem anderen Teilnehmer sehen, bevor Sie dem vorgeschlagenen Termin zustimmen. 1.



Öffnen Sie eine Terminanfrage



2.



Wählen Sie den Button VORSCHLAG FÜR EINEN NEUEN TERMIN.



Um die Besprechung im Kalender vor der Beantwortung anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche KALENDER. Wollen Sie eine Nachricht wegen einer Besprechungsabsage aus dem Kalender entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche LÖSCHEN. ICON: Tipp



818



Office XP Kompendium



 Termine, Ereignisse und Besprechungen



Kapitel 41



Eine Besprechungsserie vorbereiten Abbildung 41.30: Eine Besprechungsserie planen



Wie bei Terminen des Kalenders lassen sich auch Besprechungsplanungen periodisieren.



Besprechungsplanungen periodisieren



Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1.



Wählen Sie das Symbol KALENDER.



2.



Aktivieren Sie die Option AKTIONEN/BESPRECHUNG PLANEN.



3.



Legen Sie die einzuladenden Teilnehmer fest, fordern Sie Ressourcen an und bestimmen Sie den Zeitpunkt, zu dem die Besprechung stattfinden soll.



4.



Bestätigen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche BESPRECHUNG EINBERUFEN.



5.



Geben Sie in der Dialogbox BESPRECHUNG als BETREFF eine Beschreibung ein. Unterlassen Sie dies, folgt vor dem Senden eine Abfrage.



6.



Haben Sie keinen Raum vorgesehen, tragen Sie den Ort in der gleichnamigen Zeile ein. Wählen Sie WEITERE OPTIONEN.



7.



Aktivieren Sie die Schaltfläche SERIENTYP. Wählen Sie das SERIENMUSund Optionen für die Dauer des Serienmusters aus, klicken Sie auf OK und dann auf SENDEN.



TER



Office XP Kompendium



819



 Kapitel 41



Termine und Kontakte Sie können Anfragen für periodische Besprechungen auch automatisch ablehnen. Hierfür wählen Sie die Option EXTRAS/OPTIONEN/ KALENDEROPTIONEN/RESSOURCEN-PLANUNG. Dort müssen Sie die Aktionen bei Anfragen bzgl. Besprechungsserien in den drei Kontrollkästchen markieren.



820



Office XP Kompendium



 42



Aufgaben



Eine Aufgabe wird in Outlook als personifizierter oder aufgabenbezogener Auftrag behandelt, den Sie in der Anwendung bis zur Erledigung organisieren und verfolgen können. Aufgaben, die Sie mit Outlook organisieren, können Sie als einzelne Aufgabe definieren oder als Aufgabenserie, die in bestimmten Abständen oder ab dem Datum, an dem Sie den Auftrag als erledigt markieren, wiederholt wird. Sie könnten beispielsweise einen Auftrag definieren, der festlegt, dass Sie an jedem 15. des Quartals die Steuerunterlagen rechtzeitig beim Finanzamt einreichen, oder Sie berufen regelmäßige Mitgliederversammlungen einer Vorstandschaft ein. Mithilfe einer Aufgabenanfrage sind Sie in Outlook in der Lage, eine Aufgabenplanung beispielsweise für Teammitglieder zu organisieren. Die Person, welche die Aufgabenanfrage erhält, muss ihre vorübergehende Zuständigkeit anmelden und kann die Aufgabenanfrage ablehnen, annehmen oder einer anderen Person zuteilen. Wird die Aufgabenanfrage abgelehnt, so sendet Outlook die Aufgabenanfrage als abgelehnt zurück. Outlook erteilt auch Ihnen die Zuständigkeit für die Aufgabenanfrage erst wieder, wenn Sie die Aufgabenanfrage in Ihre Aufgabenliste einfügen. Wenn die angefragte Person die Aufgabenanfrage annimmt, wird sie zum so genannten Aufgaben-Eigentümer. Der Eigentümer ist der einzige, der Änderungen an einer Aufgabe vornehmen kann. In dem Augenblick, in dem dieser Änderungen an einer Aufgabe vornimmt, aktualisiert Outlook automatisch alle Kopien dieser Aufgabe, und zwar sowohl eine Kopie für den Urheber der Aufgabe als auch eine für die vorhergehenden Eigentümer dieser Aufgabe. Nach Erledigung einer Aufgabe versendet Outlook automatisch einen Statusbericht an den Urheber der Aufgabe, sowie an alle Personen, die bereits Eigentümer der Aufgabe waren. Haben Sie eine Aufgabe mehreren Personen gleichzeitig zugeordnet, entfällt die Möglichkeit, eine aktualisierte Kopie der Aufgabe zu erhalten.



Office XP Kompendium



821



 Kapitel 42



Aufgaben



42.1 Verwendung von Aufgaben



Aufgaben verwalten



Für einen geregelten Ablauf aller anstehenden Aufgaben benötigen Sie eine lückenlose Übersicht. Outlook 2002 hilft Ihnen bei der Organisation und Verwaltung Ihrer Aufgaben. In einer für Ihre Anforderungen definierten Liste behalten Sie den Überblick. Sich wiederholende Aufgaben können Sie automatisch anzeigen lassen. Mit der Aufgabenliste verteilen Sie Aufgaben und Sie überwachen zugleich deren Voranschreiten.



Abbildung 42.1: Aufgabe wählen



Nicht alle Aufgaben sind mit festen Terminen verbunden. Die Aufgabenliste ergänzt die Arbeit mit Terminen. Im Terminkalender können Sie für eine Aufgabe Zeit vorsehen. Die zentrale Aufgabe der Liste besteht darin, alle Aktivitäten aufzulisten, um mehr Übersicht bei der Zeitplanung zu erhalten. Die Aufgabenliste können Sie als Aufgabenblock in der Dialogbox KALENDER begutachten. Nutzen Sie die Tabelle der Aufgaben zum Beispiel folgendermaßen: Filtern Sie, wenn Sie nur bestimmte Aufgaben anzeigen wollen.



Aufgaben organisieren



Sie können Aufgaben in einer beliebigen Reihenfolge sortieren, zum Beispiel nach Prioritäten. Fassen Sie Aufgaben in Gruppen zusammen. Beim Gruppieren lassen sich Aufgaben auf drei Ebenen nach Kategorien organisieren. Die Darstellung der Aufgabenliste ist in Spalten organisiert. Wie viele und welche Spalten eingeblendet werden, können Sie selber definieren:



822



1.



Klicken Sie auf das Symbol AUFGABENLISTE in der Leiste mit OutlookElementen und wählen Sie ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT.



2.



Geben Sie im UNTERMENÜ an, welche Spalten angezeigt werden sollen.



3.



Nutzen Sie die Option ANSICHT/ANSICHTEN DEFINIEREN, um die Anzeige je nach Bedarf festzulegen.



Office XP Kompendium



 Aufgaben verwalten



Kapitel 42



Der Tabelle einer Aufgabenliste fügen Sie eine Aufgabe hinzu, um die Liste aufzubauen oder zu erweitern. 1.



Setzen Sie den Cursor in die erste verfügbare Zeile der Spalte BETREFF und geben Sie Text ein.



2.



Doppelklicken Sie auf die Zeile einer Aufgabe, um die XXX – AUFGABE einzublenden. Sie können auch DATEI/NEU/AUFGABE oder das Symbol NEUE AUFGABE wählen.



3.



Nehmen Sie in der Dialogbox XXX – AUFGABE Einstellungen vor. Hier können Sie zum Beispiel die Aufgabe mit einem Datum verknüpfen (FÄLLIG AM). Mit BEGINNT AM bestimmen Sie zusätzlich eine Dauer.



Aufgaben hinzufügen



Wenn Sie mit einer Ansicht arbeiten, in der Sie zugleich die Aufgabenliste und den Terminkalender sehen können, lassen sich Aufgaben einfach verschieben. Abbildung 42.2: Die Auswahl möglicher Spalten



Sie können eine Aufgabenanfrage an eine andere Person im Unternehmen senden und dieser eine Aufgabe zuweisen. Der Empfänger der Aufgabenanfrage kann die Aufgabe annehmen, ablehnen oder sie einer anderen Person zuweisen. In der Aufgabenliste können Sie eine Kopie der weitergegebenen Aufgabe halten und auch Statusberichte erhalten. Eine Aufgabe, die Sie einer anderen Person zugewiesen haben, können Sie nicht ändern.



Aufgabe zuweisen



Um eine Aufgabenanfrage zu erstellen, gehen Sie so vor: 1.



Aktivieren Sie im Menü DATEI die Option NEU, dann AUFGABENAN(oder NEU/AUFGABENANFRAGE).



FRAGE



Office XP Kompendium



823



 Kapitel 42



Aufgaben



Abbildung 42.3: In dieser Dialogbox können Sie eine Aufgabe zuweisen.



Statusbericht



2.



Tragen Sie mit AN den Namen einer Person ein, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten, oder wählen Sie einen Namen aus der Liste.



3.



Nennen Sie im Feld BETREFF einen Namen für die Aufgabe, damit der Empfänger die Nachricht zuordnen kann.



4.



Stellen Sie das Fälligkeitsdatum und die gewünschten Optionen ein.



5.



Wollen Sie eine aktuelle Kopie der Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste führen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen AKTUALISIERTE KOPIE DIESER AUFGABE AUF MEINER AUFGABENLISTE SPEICHERN.



6.



Damit Sie nach Erledigung der Aufgabe einen Statusbericht erhalten, klicken Sie das Kontrollkästchen STATUSBERICHT AN MICH SENDEN, SOBALD DIE AUFGABE ERLEDIGT IST an.



7.



Schreiben Sie im Textfeld Anweisungen oder Informationen zur Aufgabe und klicken Sie zum Abschluss SENDEN an.



Wenn eine Aufgabe wiederholt werden soll, klicken Sie auf SERIENTYP. Wählen Sie danach die gewünschten Optionen und bestätigen Sie mit OK. Periodische Aufgabe



Ständige Wiederholungen von Aufgaben können Sie als PERIODISCHE AUFGABEN definieren.



definieren



824



Office XP Kompendium



 Aufgaben verwalten



Kapitel 42



Dazu gehen Sie wie folgt vor: 1.



Markieren Sie eine Aufgabe oder starten Sie den Dialog für eine neue Aufgabe.



2.



Wählen Sie AUFGABE/SERIENTYP und tragen Sie in der Dialogbox ERKLÄRUNGEN ZUR PERIODISCHEN AUFGABE ein.



3.



Stellen Sie in dem Register das Schema für die Wiederholungen (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) und die anderen möglichen Daten ein. Geben Sie hier zum Beispiel auch das Ende der Aufgabe ein.



4.



Schema der Wiederholungen



Blenden Sie die Dialogbox mit OK aus und wählen Sie SPEICHERN und SCHLIESSEN.



Um eine Aufgabe als periodisch zu kennzeichnen, haben Sie die beschriebenen Einstellungen vorgenommen. In der Dialogbox AUFGABE können Sie vor dem Speichern lesen, wann die Aufgabe jeweils fällig sein wird. Abbildung 42.4: Aufgabenbeschreibung



42.1.1



Erinnerungen für Aufgaben einsetzen



Arbeiten Sie mit der Dialogbox ERINNERUNG, wird der Tagesmahner angezeigt und Sie können auf drei Arten reagieren:



Auf Erinnerungen reagieren



Klicken Sie auf SCHLIESSEN/ALLE SCHLIESSEN, um entweder alle oder nur eine einzelne Erinnerung ohne Änderungen auszublenden. Stellen Sie in der Liste einen Zeitraum ein und klicken Sie auf ERNEUT ERINNERN, um später auf die Aufgaben zurückzukommen. Wählen Sie in der Dialogbox die Schaltfläche ELEMENT ÖFFNEN, um eine Aufgabe zu ändern. Um einer Aufgabe einen Erinnerungstermin zuzuordnen, müssen Sie nur folgende Einstellungen vornehmen: 1.



Doppelklicken Sie in der Aufgabenliste Ihres Terminkalenders auf die gewünschte Zeile und blenden Sie damit zugleich die Dialogbox XXX AUFGABE ein. Sie können im Kontextmenü der rechten Maustaste auch ÖFFNEN wählen. Achten Sie darauf, dass die Aufgabe markiert ist.



2.



Aktivieren Sie auf der Registerkarte AUFGABE in der gleichnamigen Dialogbox das Kontrollkästchen ERINNERUNG.



3.



Geben oder stellen Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie mit OK.



Office XP Kompendium



Erinnerung zuordnen



825



 Kapitel 42



Aufgaben



Abbildung 42.5: Die Dialogbox für Erinnerungen



Um einen Mahner für alle Fälligkeiten einer periodischen Aufgabe einzustellen, wählen Sie die Dialogbox AUFGABE, dann AUFGABE/SERIENTYP. Ist die Aufgabe periodisiert, müssen Sie das Kontrollkästchen ERINNERUNG aktivieren und optional Werte ändern. Bestätigen Sie mit SPEICHERN und SCHLIESSEN. Mahner ein- und ausschalten



Um einen MAHNER für eine ausgewählte Aufgabe ein- bzw. auszuschalten, markieren Sie die Aufgabe in der Tabelle und wählen Sie – mit einem Doppelklick auf den ZEILENMARKER der Aufgabe – die Dialogbox AUFGABE und dort das Kontrollkästchen ERINNERUNG. Um Mahner zugleich für alle Aufgaben zu organisieren, wählen Sie aus der Menüleiste EXTRAS/OPTIONEN und aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen STANDARDERINNERUNG.



42.1.2



Aufgaben formatieren



Abbildung 42.6: Projekt per Kategorie definieren



826



Office XP Kompendium



 Aufgaben verwalten Wenn Sie erstmals mit einer Tabelle der Aufgabenliste arbeiten, wird keine Kategorie (kein Projekt) angeführt. Wenn Sie alle Aktivitäten in einem Pool zusammenstellen wollen, können Sie diese Einstellung unverändert lassen.



Kapitel 42 Kategorien in der Aufgabenliste



Üblicher ist es, Aufgaben in Kategorien zu gliedern. 1.



Wählen Sie eine Aufgabe und die zugehörige Dialogbox AUFGABE.



2.



Aktivieren Sie nach der Angabe von Name, Priorität usw. die Schaltfläche KATEGORIEN.



3.



Wählen Sie in der Dialogbox VERFÜGBARE KATEGORIEN und bestätigen Sie mit OK.



Mit der Schaltfläche HAUPTKATEGORIENLISTE finden Sie weitere verfügbare Kategorien. Aufgaben ändern und löschen Wenn Sie in der Aufgabenliste in eine Zeile klicken, können Sie Inhalte direkt bearbeiten. Alternativ dazu lassen sich Daten zu einer Aufgabe auch in der Dialogbox AUFGABE ändern.



Direktes Ändern einer Aufgabe



Abbildung 42.7: Über das Kontextmenü Aktionen rufen Sie die Dialogbox Aufgabe auf.



So gehen Sie vor: 1.



Die Dialogbox AUFGABE blenden Sie über das Kontextmenü der rechten Maustaste und die Option ÖFFNEN oder durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile ein.



2.



Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und bestätigen Sie mit SPEICHERN und SCHLIESSEN.



Zum Löschen verwenden Sie (Entf), die Optionen des Menüs BEARBEITEN oder die Tastenkombination (Strg)+(D). Außerdem finden Sie für markierte Elemente in der Symbolleiste der Dialogbox AUFGABE eine Schaltfläche LÖSCHEN.



Office XP Kompendium



Aufgabe löschen



827



 Kapitel 42



Aufgaben Auch periodische Aufgaben können Sie ändern oder löschen. Wollen Sie eine oder alle Fälligkeiten einer periodischen Aufgabe entfernen, wählen Sie ebenfalls die Dialogbox AUFGABE und dann die Schaltfläche SERIENTYP.



Abbildung 42.8: Serie definieren



Ändern Sie die Fälligkeit einer periodischen Aufgabe: 1.



Markieren Sie in der Dialogbox AUFGABENSERIE die gewünschte Option und bestätigen mit OK.



2.



Klicken Sie auf die Schaltfläche SERIE ENTFERNEN, um alle Fälligkeiten einer periodischen Aufgabe zu entfernen.



Anzeige der Aufgabenliste Abbildung 42.9: Die Aufgabenliste in Outlook 2002



Darstellung ändern



Die tabellenartige Darstellung der Aufgabenliste orientiert sich an Vorgaben, die Sie ändern können: Um die Breite anzugeben oder zum Beispiel Linien von Spalten anzuzeigen oder auszublenden, stellen Sie die Menüoption ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT/SPALTEN FORMATIEREN ein und beispielweise ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN sowie die Schaltflächen WEITERE EINSTELLUNGEN UND AUTOMAT/FORMATIERUNG.



Felder einblenden



828



Klicken Sie ebenfalls im Menü ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT auf die Schaltfläche FELDER. Um die Anzeige von Spalten zu wechseln, markieren Sie die Option VERFÜGBARE FELDER. Verschieben Sie Spalten aus



Office XP Kompendium



 Aufgaben verwalten



Kapitel 42



der Liste VERFÜGBARE FELDER in die Liste DIESE FELDER IN DIESER REIHENFOLGE ANZEIGEN oder ziehen Sie Spalten aus der Anzeige zurück. Abbildung 42.10: Spaltenbreite ziehen



Abbildung 42.11: Felder einstellen



Eine Aufgabe ist abgeschlossen, wenn sie in der Spalte ABGESCHLOSSEN durch ein Häkchen markiert ist.



Abgeschlossene Aufgabe



Um den Status einer Aufgabe zu prüfen, doppelklicken Sie in der Aufgabenliste des Terminkalenders auf die Zeile der Aufgabe und kontrollieren Sie in der Dialogbox AUFGABE die Liste STATUS. Wählen Sie AKTIONEN/STATUSBERICHT SENDEN, wenn Sie ausführliche Informationen zur Aufgabe weitersenden wollen.



Office XP Kompendium



829



 Kapitel 42



Aufgaben



Abbildung 42.12: Abgeschlossene Aufgabe



42.2 Aufgaben filtern



Aufgabenselektion



Nutzen Sie das Instrument der Aufgabenliste in einem Unternehmen, werden vermutlich eine Vielzahl von Tätigkeiten erfasst. Eine große Anzahl von Aufgaben können Sie durch Filtern übersichtlicher darstellen: 1.



Öffnen Sie die Aufgabenliste. Wählen Sie aus der Menüleiste ANSICHT/ AKTUELLE ANSICHT/ANSICHT ANPASSEN. Klicken Sie auf die Schaltfläche FILTERN.



2.



Aktivieren Sie in den entsprechenden Registern jeweils die gewünschten FILTEROPTIONEN.



Abbildung 42.13: Aufgaben filtern



Aufgaben gruppieren



Zusammengehörige Aufgaben sollten Sie gruppieren. Damit gewinnen Sie mehr Überblick und Sie können Arbeiten einfacher zuteilen. Für die Gruppierung stellt Outlook 2002 Aufgabenkategorien bereit, die in der Aufgabenliste angezeigt werden können. Mit den Möglichkeiten der Dialogbox GRUPPIEREN können Sie Aufgaben anzeigen oder ausblenden. Zum Gruppieren aktivieren Sie den Menüpunkt ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT/ANSICHT ANPASSEN und die Schaltfläche GRUPPIEREN. Nun ordnen Sie in der Dialogbox GRUPPIEREN jedem GRUPPIERVORGANG eine Kategorie zu.



Aufgabe sortieren



830



Ähnlich wie das Filtern und Gruppieren gestaltet auch das Sortieren die vielen Daten einer Aufgabenliste übersichtlicher.



Office XP Kompendium



 Aufgabenselektion



Kapitel 42 Abbildung 42.14: Aufgaben gruppieren



So sortiert man: 1.



Klicken Sie die Spaltenüberschrift einer Kategorie in der Aufgabenliste an, um Aufgaben in aufsteigender Reihenfolge zu sortieren.



2.



Sortieren Sie Aufgaben in absteigender Reihenfolge, indem Sie den Spaltenkopf erneut anklicken.



Die jeweils eingestellte Sortierweise wird im Spaltenkopf durch einen abwärts bzw. aufwärts weisenden Pfeil angezeigt. Fehlermeldungen informieren Sie, wenn Sie auf unerlaubte Weise sortieren wollen. Abbildung 42.15: Die Sortierweise



Office XP Kompendium



831



 43



E-Mails



Unter Nachrichten versteht man weitläufig alle Informationen, die von einem Punkt zu einem anderen fließen. Neben der altbewährten Faxnachricht steht seit geraumer Zeit auch die praktische Funktion der elektronischen Nachrichtenübermittlung per E-Mail zur Verfügung.



Mails organisieren



In der Geschäftswelt mittlerweile schon zu einer alltäglichen Aufgabenstellung geworden, hat die elektronische Nachrichtenübermittlung auch im privaten Bereich den guten alten Brief schon fast abgelöst. Diese Entwicklung ist nicht nur eine Folge der bequemen und schnellen Übermittlungsmöglichkeit, sondern basiert auch auf den nicht unerheblichen Einsparungspotenzialen bezüglich Zeit und Geld. Durch die Zunahme der elektronischen Nachrichtenübermittlung ist es mehr denn je notwendig, ein multifunktionelles Werkzeug an der Hand zu haben, dass in der Lage ist, die tägliche Flut an E-Mails zu verwalten und zu organisieren. Schon lange bietet Microsoft mit Outlook ein sehr funktionelles Tool, das diesem Anspruch vollauf gerecht wird. Outlook 2002 ist mithilfe des NACHRICHTENEINGANGS in der Lage, Ihre E-Mails zu organisieren und zu verwalten. Ein weiterer Vorteil von Outlook 2002 ist, dass Sie diese Nachrichten auch bearbeiten können, wenn Sie gerade nicht online sind. Outlook hat mit seinen vielfältigen und ergänzten Funktionen den Exchange-Client überholt und ist heute sogar in der Lage, diesen als selbständiger Client vollständig zu ersetzen. Wenn Sie mit Windows Anbindung ans Internet haben, können Sie E-Mails weltweit über das Telefonnetz oder das Internet versenden und empfangen. Selbstverständlich lassen sich auch E-Mails zwischen Computern eines Intranets oder Extranets austauschen. Um die E-Mail-Funktionen in Outlook zu verwenden, müssen Sie ein entsprechendes Benutzerprofil erstellen oder dem Profil den notwendigen Informationsdienst hinzufügen. ICON: Info



Office XP Kompendium



833



 Kapitel 43



E-Mails



43.1



Voraussetzungen



Um E-Mails über ein Netzwerk zu versenden, bedarf es zunächst einiger Voraussetzungen: Alle Rechner müssen mittels Hardware (Adapterkarten, Kabel, Anschlüsse, T-Stücke, zum Beispiel BNC) in einem Netzwerk verbunden sein.



Voraussetzungen



Mindestens einer der Rechner muss als Verwalter fungieren. Dieser Rechner ist der so genannte Hostrechner, auf dem der Server installiert ist. Auf diesem PC muss das Postoffice (AGPO) als eigenes Verzeichnis eingerichtet sein. E-Mails im Netzwerk



Damit Sie im Netzwerk E-Mails senden können, müssen Sie sich mit einem Postfach beim Postoffice (beim Systemverwalter, dem so genannten Sysop) anmelden. Wenn Sie die Einstellungen selbst vornehmen wollen, gehen Sie so vor:



Netzwerk einrichten



1.



Starten Sie den PC mit dem Postoffice und öffnen Sie innerhalb der Windows-Oberfläche mit START/EINSTELLUNGEN die Systemsteuerung des Windows-Rechners.



2.



Aktivieren Sie im Fenster SYSTEMSTEUERUNG das Symbol MICROSOFT MAIL-POSTOFFICE.



3.



Sie können nun ein neues Postoffice erstellen, meist werden Sie aber das vorhandene Office verwenden. In diesem Fall ist die erste Option in der Dialogbox richtig.



4.



Falls erforderlich, müssen Sie im zweiten Schritt das richtige Verzeichnis einstellen. Es könnte zum Beispiel heißen: C:/AGPO/WGPO0000.



5.



Im folgenden Schritt wird das Postfach des Administrators angezeigt. Es muss ein Kennwort eingegeben werden, das beim Anlegen des Postoffice vereinbart wurde.



6.



In der Dialogbox POSTOFFICE-MANAGER werden in einer Liste alle Nutzer des zentralen Postoffice aufgeführt. Verwenden Sie die Schaltfläche BENUTZER HINZUFÜGEN.



Angemeldete Benutzer sind, wie zuvor beschrieben, mit ihrem PC und dem zentralen Postoffice verbunden und werden in der Liste aufgeführt. Sie können später auch einstellen, dass Sie ein Postoffice auf den eigenen Rechner laden oder offline arbeiten. Dann muss aber nach einer Verbindung erst die Aktualisierung erfolgen. Organisation von E-Mails



834



Die weitere Organisation zum Senden und Empfangen von E-Mails nehmen Sie auf dem eigenen Rechner vor.



Office XP Kompendium



 Neuheiten und Verbesserungen



Kapitel 43



Folgende Einstellungen sind erforderlich: 1.



Im Windows-Menü START/EINSTELLUNGEN aktivieren Sie die SYSTEMvon Windows.



STEUERUNG



2.



Starten Sie das Symbol MAIL.



3.



Aktivieren Sie den Dienst MICROSOFT MAIL. Wenn er noch nicht installiert ist, wählen Sie HINZUFÜGEN und folgen den Anweisungen der Dialogfelder am Bildschirm.



4.



Klicken Sie die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN an und kontrollieren Sie, ob im Register VERBINDUNG das richtige Postoffice und im Register ANMELDEN der richtige Postfachname eingestellt ist.



43.2



Neuheiten und Verbesserungen



43.2.1



HTTP-Mailserver-Unterstützung



Outlook 2002 unterstützt nun auch HTTP-Mailserver (z.B. HOTMAIL). Das ermöglicht Ihnen das Versenden von E-Mails, ohne dafür Outlook 2002 verlassen zu müssen. Ferner kann Outlook Ihre E-Mails aus den verschiedenen E-Mail-Konten abholen und alle in Outlook zusammenfassen.



HTTP-MailserverUnterstützung



Um einen HTTP-Mailserver zu erstellen, wählen Sie die Menüoption EXTRAS/E-MAIL-KONTEN und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.



43.2.2



E-Mail-Konten und automatische Adressen



Nutzer mit mehreren E-Mail-Konten können nun beim Versenden wählen, welches Konto sie beim Versenden nutzen wollen.



E-Mail-Konten wählen



Beim Beantworten einer E-Mail benutzt Outlook 2002 automatisch das EMail-Konto, mit dem die E-Mail verfasst wurde. Sie können natürlich auch ein anderes Konto auswählen, wenn Sie dies wünschen. Richten Sie mehrere E-Mail-Konten ein. Verfassen Sie eine neue E-Mail. Wählen Sie das Konto aus dem Drop-Down-Menü, neben dem Button VERSENDEN, mit dem Sie Ihre E-Mail versenden wollen. Geben Sie den Namen des Empfängers einer E-Mail ein, so erkennt Outlook 2002 diesen automatisch und ergänzt selbständig die E-Mail-Adresse, basierend auf bereits an diesen Empfänger versandte Nachrichten.



Office XP Kompendium



E-Mail-Adressen vervollständigen



835



 Kapitel 43



E-Mails



Abbildung 43.1: E-Mail-Konten wählen



Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, schnell eine Nachricht zu versenden. Geben Sie den Empfänger einer E-Mail ein, an den Sie bereits eine E-Mail versandt haben. Outlook 2002 wird diese Adresse automatisch ergänzen. Die Fortschrittsanzeige Fortschrittsanzeige



Der Benutzer kann jetzt beim Versenden und Empfangen von E-Mails anhand eines Fensters mit Fortschrittsanzeige genau beobachten, wie weit die Aktion schon ausgeführt ist. Hyperlinks im Adressfeld



Erkennen von URLs



Der POSTEINGANG in Outlook 2002 erkennt automatisch die URLs der Posteingänge und setzt diese direkt in das Adressfeld ein. Mit diesem Feature wechseln Sie komfortabel und schnell über Ihren Standardbrowser ins Internet, ohne die Adresse per Drag&Drop in das Adressfeld einfügen zu müssen. Schreiben Sie eine URL in das Adressfeld einer E-Mail und Outlook 2002 wird diesen Text automatisch als URL erkennen. Das Vorschaufenster



E-Mails in der Vorschau



Das Vorschaufenster ermöglicht es Ihnen, einem Hyperlink zu folgen, einer Konferenzeinladung zu antworten und sich die Eigenschaften einer E-Mail anzeigen zu lassen, ohne sie öffnen zu müssen. Wählen Sie die Menüoption ANSICHT und wechseln Sie in das Vorschaufenster.



836



Office XP Kompendium



 MSN Messenger Integration



43.3



Kapitel 43



MSN Messenger Integration



Instant Messaging ist ein Feature der Dienste MICROSOFT MSN MESSENGER und MICROSOFT EXCHANGE INSTANT MESSAGING.



Instant Messaging



Mit Instant Messaging kommunizieren Sie mit Ihren Geschäftspartnern oder Privatpersonen ähnlich wie in einem persönlichen Gespräch. Sie können sehen, ob ein Kontakt online ist, und bestimmen, wie Ihr eigener Online-Status anderen Personen gegenüber angezeigt wird. Wenn Sie beispielsweise gerade beschäftigt sind und keine Gespräche annehmen können, ändern Sie Ihren Status in »Beschäftigt«. Instant Messaging ist in Outlook standardmäßig aktiviert, sodass Sie beim Starten von Outlook automatisch beim Instant-Messaging-Dienst angemeldet werden. Wenn Sie einen Kontakt oder eine E-Mail einer momentan bei Instant Messaging angemeldeten Person öffnen, wird der Online-Status der Person in der INFOLEISTE angezeigt.



Online-Status



Wenn die betreffende Person online ist, klicken Sie auf die INFOLEISTE. Verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf SENDEN. Outlook 2002 wertet den Online-Status der Person beim Öffnen eines Kontakts oder einer E-Mail nur einmal aus. Outlook verfolgt keine Änderung im Online- oder Offline-Status der betreffenden Person bzw. des Kontakts. Sie können die MSN MESSENGER INTEGRATION wahlweise ein- bzw. ausschalten. Wählen Sie im Menü EXTRAS/OPTIONEN das Register WEITERE.



MSN Messaging



Aktivieren Sie mit der Maus die Option INSTANT MESSAGING.



ein- und ausschalten



Falls Sie nicht über die aktuelle Version des Instant-Messaging-Dienstes verfügen, die von Outlook benötigt wird, lassen sich die zugehörigen Dateien aktualisieren. So machen Sie es: 1.



Klicken Sie im Menü EXTRAS auf OPTIONEN und dann auf WEITERE.



2.



Klicken Sie unter INSTANT MESSAGING auf OPTIONEN.



Office XP Kompendium



837



 Kapitel 43



E-Mails



43.4



E-Mail schreiben und senden



Abbildung 43.2: Eine neue E-Mail verfassen



E-Mails verfassen



Wenn Sie einen Informationsdienst zum Übertragen von E-Mails installiert haben, können Sie E-Mails schreiben und versenden. Senden Sie eine E-Mail: 1.



Wählen Sie DATEI/NEU/E-MAIL-NACHRICHT oder klicken Sie auf das Symbol NEU.



2.



Geben Sie Empfänger, Kopieempfänger und Betreff an.



3.



Schreiben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld.



4.



Schicken Sie Ihre Nachricht mit einem Klick auf die Schaltfläche SENab.



DEN



ICON: Info



Wie Sie Ihre E-Mail schreiben, können Sie immer selbst bestimmen. Wollen Sie nicht den Standard-Editor verwenden, wählen Sie AKTIONEN/NEUE EMAIL-NACHRICHT MIT. Jetzt können Sie bestimmen, welcher Editor bzw. welches Format verwendet werden soll. Das eingestellte Format können Sie jederzeit wechseln, sogar mitten in einem Dokument. Verwenden Sie HTML, können Sie mit EXTRAS/OPTIONEN/E-MAIL-FORMAT gestalterische Vorgaben einstellen. Hier können Sie auch die Zuordnung von Signaturen organisieren. Um zu suchen, wählen Sie EXTRAS/SUCHEN und geben Sie im Feld SUCHEN NACH einen Begriff ein. Das Ergebnis bekommen Sie unterhalb der Eingabe angezeigt. Sie müssen eventuell eine E-Mail öffnen.



ICON: E-Mail Info im Postausgang



838



Nach dem Absenden wird das Dialogfeld ausgeblendet und die Nachricht auf den Weg gebracht. Sie erscheint als Zeile im Posteingang des empfangenden Computers und kann vom Empfänger per Mausklick gelesen und dann weiter verwaltet werden. Ist dessen PC ausgeschaltet, wird sie je nach Einstellung gleich nach dem Einschalten vom Server geholt und angezeigt.



Office XP Kompendium



 E-Mail schreiben und senden



Kapitel 43 Abbildung 43.3: Dialogfeld für Mail



Sie können die Einstellungen für jedes Ihrer einzelnen E-Mail-Konten verändern: 1. 2.



Klicken Sie dafür auf den Menüpunkt E-MAIL-KONTEN. Wählen Sie die Option VORHANDENE E-MAIL-KONTEN ANZEIGEN und klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER.



ODER BEARBEITEN



3.



Markieren Sie das entsprechende Konto und klicken Sie auf die Schaltfläche ÄNDERN. Nun können Sie die entsprechenden Änderungen vornehmen. Abbildung 43.4: Konto bearbeiten



Office XP Kompendium



839



 Kapitel 43 Verwenden von Offline-Ordnern



E-Mails Wenn Sie Mails jetzt schreiben, aber erst später verschicken wollen, müssen Sie sich informieren, wie ein Offline-Ordner eingerichtet wird. Sie finden genaue Anweisungen im Hilfetext VERWENDEN VON OFFLINE-ORDNERN bzw. können mit EXTRAS/OPTIONEN/E-MAIL-OPTIONEN und ERWEITERTE E-MAIL-OPTIONEN Einstellungen festlegen. Wie Sie ankommende Mails im Fenster des Posteingangs sehen, hängt von den eingestellten Vorgaben ab. Um das Anzeigen der Inhalte von Nachrichten in der Vorschau zu regeln, wählen Sie im Fenster des Posteingangs das Symbol AUTOVORSCHAU.



Vorschau nur bestimmter Nachrichten



Wollen Sie in der Vorschau nur die Inhalte ungelesener Nachrichten anzeigen, wählen Sie ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT und die Zeile UNGELESENE NACHRICHTEN.



Abbildung 43.5: Einstellungen für die Nachrichtenübersicht



Regel-Assistent



Um Mails zu organisieren, verwenden Sie den REGEL-ASSISTENTEN. Wählen Sie hierfür aus der Menüleiste EXTRAS/REGEL-ASSISTENT. Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU und geben Sie an, welche Regeln befolgt werden sollen. Mithilfe der Option AKTIONEN/JUNK E-MAIL können Sie aus einer FilterListe AUSGEGRENZTER VERSENDER weitere hinzufügen.



E-Mail-Option



Um Änderungen an Ihren E-Mail-Optionen vorzunehmen, wählen Sie E-MAILOPTIONEN im Menü EXTRAS/OPTIONEN.



ändern



840



Office XP Kompendium



 E-Mail schreiben und senden



Kapitel 43



Wie Sie ankommende E-Mails im Fenster des Posteingangs sehen, hängt von den eingestellten Vorgaben ab. Um das Anzeigen der Inhalte von Nachrichten in der Vorschau zu regeln, wählen Sie im Fenster des Posteingangs das Symbol VORSCHAU. Abbildung 43.6: Die Dialogbox zur Auswahl von E-Mail-Optionen



Abbildung 43.7: Das Symbol Posteingang



43.4.1



Die Verwendung von Wordmail



In den Vorgängerversionen von Outlook wurde die Anwendung selbst als standardisierter E-Mail-Editor verwendet. Wenn Sie Ihre E-Mail zum Beispiel in Microsoft Word schreiben wollten, so mussten Sie den Editor nach Bedarf in Word ändern. Outlook 2002 hat bedeutende Fortschritte in WORDMAIL bezüglich Rentabilität, Feature und Nachrichtengröße gemacht. So verwendet Outlook 2002 jetzt standardmäßig Word 2002 als E-Mail-Editor. Sie können bei der Erstellung Ihrer E-Mail somit folgende Word-Features nutzen: AutoKorrektur Mithilfe dieser Funktion lassen sich häufig vorkommende Rechtschreibfehler automatisch korrigieren. Automatische Rechtschreib- und Grammatikkorrekturen



Office XP Kompendium



841



 Kapitel 43



E-Mails Lassen Sie die Rechtschreibung und Grammatik während der Arbeit überprüfen. Falsch oder doppelt geschriebene Wörter werden unterstrichen und über Smarttag-Funktionen oder das Kontextmenü der rechten Maustaste werden Alternativen angeboten. Das macht eine nachträgliche Überprüfung vor der Versendung der E-Mail meist überflüssig. Automatische Aufzählung und Nummerierung Fügen Sie Ihrer E-Mail Aufzählungszeichen oder Nummerierungen hinzu, um die Aufmerksamkeit des Lesers auf bestimmte Punkte des Textes zu lenken. Verwenden Sie ein Bild oder eine Grafik als Aufzählungszeichen oder erstellen Sie eine hierarchische Liste mit nummerierten Wörtern oder Sätzen. Tabellen Strukturieren Sie Ihre Texte mit Hilfe von Tabellen. Wenn Sie Word als E-Mail-Editor und HTML als Standardnachrichtenformat verwenden, bleibt das Tabellenformat in Outlook erhalten und auch der Empfänger Ihrer E-Mail kann die Tabelle als solche lesen, auch wenn er kein Word verwendet. Konvertierung von E-Mail-Namen und Internetadressen Lassen Sie Ihre E-Mail-Namen und Internetadressen automatisch in Hyperlinks konvertieren. Durch diese intelligente Hyperlinkformatierung können sogar Hyperlinks konvertiert werden, deren URL irrtümlich Leerzeichen enthalten. Designs Verwenden Sie ab sofort WORD-DESIGNS, um Ihren E-Mails ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild zu verleihen. So können Sie auch wichtige Nachrichten gekonnt hervorheben. AutoFormat Mit dieser Funktion lassen Sie Ihre E-Mail während der Erstellung automatisch formatieren. Des Weiteren können Sie auch empfangene E-Mails nachträglich über diese Option formatieren lassen. Darüber hinaus können Sie ab sofort einige Optionen in Outlook festlegen, mit denen Sie früher nur in Word arbeiten konnten. So lässt sich heute eine Standardsignatur oder ein Standardbriefpapier in Outlook erstellen und festlegen. Weiterhin können Sie spezielle Optionen für neue Nachrichten und beantwortete Nachrichten ändern. Alle in Outlook geänderten Option werden automatisch auch in Word geändert und umgekehrt. Wordmail ermöglicht es Ihnen somit, innerhalb der Anwendung auf fast alle Eigenschaften und Vorteile von Word 2002 zurückzugreifen.



842



Office XP Kompendium



 E-Mail schreiben und senden



Kapitel 43



Deutlich wird diese Eigenschaft bei der Verwendung eines HTML-MailFormats. Wordmail nutzt dokumentspezifische Tags, die eingefügt wurden, damit der Nutzer diese wieder in Word editieren kann. Dies reduziert die Größe der E-Mails.



Dokumentspezifi-



Um Word 2002 zur Erstellung von E-Mails verwenden zu können, aktivieren Sie mit einem Mausklick die Option E-MAIL MIT MICROSOFT WORD BEARBEITEN. Diese Option finden Sie im Menü EXTRAS/OPTIONEN im Register E-MAIL-FORMAT.



E-Mail mit Micro-



sche Tags



soft Word bearbeiten



Abbildung 43.8: Einstellung der E-Mail-Optionen



Die Verwendung von Smarttags Mit Word 2002 als voreingestelltem E-Mail-Editor können Sie die Vorteile der in Word verfügbaren Smarttags (inklusive AutoKorrekt, Einfügen, Adresse, Name und Datum) auch in Outlook 2002 nutzen. Smarttags sind intelligente Buttons, die Zusammenhänge erkennen. Smarttags geben Ihnen die Möglichkeit, benötigte Optionen oder Informationen sofort per Mausklick aufzurufen.



Smarttags verwenden



Das Nachrichtenformat mit Wordmail In Outlook 2002 können Sie zwischen verschiedenen Nachrichtenformaten wählen. Mit den Optionen HTML, Volltext oder einfacher Text haben Sie die Möglichkeit, Ihre Nachrichten so zu formatieren, dass der Empfänger die für ihn optimale Ansicht erhält.



Office XP Kompendium



Nachrichtenformate



843



 Kapitel 43



E-Mails Erstellen Sie eine neue E-Mail. Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü NACHRICHTENFORMAT die gewünschte Formatierung. Das Postfach aufräumen



Abbildung 43.9: Postfach aufräumen



Postfach aufräumen



Lassen Sie sich in Outlook 2002 schnell und einfach den vorhandenen Speicherplatz Ihrer E-Mail-Postfach anzeigen. Sie können Dateien nach Größe oder Alter suchen, ordnen, verschieben, archivieren oder löschen. EXCHANGE-Nutzer werden automatisch informiert, wenn sie das Speicherlimit ihrer E-Mail-Postfach erreicht haben.



Zeilenumbrüche entfernen



Um die Lesbarkeit von Nur-Text-Nachrichten zu verbessern, kann Outlook 2002 überflüssige Zeilenumbrüche aus Nur-Text-Nachrichten automatisch entfernen. Sie können diese Option im Menü EXTRAS/OPTIONEN/E-MAIL-OPTIONEN ein- oder ausschalten.



43.4.2 Einmaliges Downloaden von E-Mails



Das Local Web Storage System



Das Local Web Storage System in Outlook 2002 ermöglicht es Ihnen, wichtige Informationen (E-Mails, Anhänge etc.) nur einmal herunter zu laden. Sie ersparen sich dadurch lange Wartezeiten, wenn Sie wiederholt auf die Informationen zugreifen. Beispiel: Wenn ein Benutzer bislang eine E-Mail geöffnet hatte, musste der Server die komplette Nachricht inklusive Anhang für die Zeit des Zugriffs herunterladen.



844



Office XP Kompendium



 E-Mail schreiben und senden



Kapitel 43



Mit dem Local Web Storage System wird die Information, sobald sie vom Benutzer betrachtet wurde, auf dem Rechner gespeichert. Dies bedeutet, dass Benutzer kein weiteres Mal auf den Download vom Server warten müssen. Dies wirkt sich besonders günstig aus für Benutzer mit einer langsamen Verbindung. Diese Funktion wird automatisch beim Benutzen des Local Web Storage Systems angewendet Mit Outlook 2002 werden nur noch VERÄNDERUNGEN zum Exchange Server zurückgesendet. Das bedeutet eine erhöhte Leistung von Outlook 2002 und somit ein effizienteres Arbeiten.



Upload von veränderten Eigenschaften



Beispiel: Wenn ein Benutzer bislang eine Anfrage für ein Treffen, verbunden mit einem großen Anhang, abgelehnt hatte, wurde beides zurück an den Server geschickt. Mit dem Local Web Storage System wird nur noch die Ablehnung zurück auf den Server gesendet. Diese Funktion wird automatisch beim Benutzen des Local Web Storage Systems angewendet. Benutzer können nun, während Nachrichten abgeholt oder übertragen werden, mit ihrer Arbeit in Outlook 2002 fortfahren. Auch diese Funktion wird automatisch beim Benutzen des Local Web Storage Systems angewendet.



Office XP Kompendium



Arbeiten während einer Übertragung



845



 44



Weitere Outlook-Funktionen



44.1



Protokolle erstellen und verwalten



Mithilfe des Journals ermöglicht Ihnen Outlook das Erstellen vielseitiger Protokolle. Das Journal zeichnet beispielsweise automatisch alle Aktionen auf, die Sie in Bezug auf Ihre Einzelkontakte ausführen. Die Aktionen werden in einer Art Zeitskala erfasst. Auf der einen Seite können Sie alle Outlook-Elemente, wie zum Beispiel E-Mails oder Office-Dokumente, wie Word-Dokumente und Excel-Tabellen, verfolgen, andererseits können Sie mithilfe des Journals aber auch jede andere beliebige Aktivität aufzeichnen, die Sie für wichtig halten. So verwenden Sie das Journal zum Beispiel zur Archivierung der Datumsund Uhrzeitangaben bei Kontakten. Falls Sie eine Liste sämtlicher Elemente in Verbindung mit einem Kontakt wünschen, sollten Sie allerdings das Aktivitäten-Protokoll verwenden. Hier können Sie auf Wunsch alle Aktivitäten mit dem gewünschten Kontakt verknüpfen. Mithilfe des Journals lassen sich Informationen anhand des Zeitpunkts, zu dem eine Aktion ausgeführt wurde, wiederfinden. Wenn Sie beispielsweise Excel-Dokumente automatisch im Journal aufzeichnen lassen, können Sie Excel-Dokumente, an denen Sie Wochen zuvor gearbeitet haben, schnell wiederfinden. Einträge im Journal lassen sich auf Wunsch innerhalb der Zeitskala in logischen Gruppen zusammenfassen. Eine Gruppe könnte beispielsweise alle Telefonkontakte, eine andere alle E-Mails enthalten. Auf diese Weise finden Sie alle Informationen schnell wieder. Outlook ermöglicht es, einen Journaleintrag zu öffnen und Einzelheiten nachzuprüfen. Außerdem können Sie Einträge im Journal als Verknüpfungen verwenden, um direkt zu dem entsprechenden Outlook-Element oder der Datei zu wechseln, auf die sich der Eintrag im Journal bezieht.



Office XP Kompendium



847



 Kapitel 44



Weitere Outlook-Funktionen



44.1.1 Mit dem Journal arbeiten



Das Journal verwenden



Um das Journal aufzurufen, klicken Sie in der Symbolleiste mit den Outlook-Elementen auf eigene Verknüpfungen und wählen Sie dort das Symbol JOURNAL. Sie können die Einträge innerhalb der Symbolleiste mit Outlook-Dokumenten beliebig verschieben, indem Sie das gewünschte Symbol anklicken und an die entsprechende Stelle ziehen.



Abbildung 44.1: Das Journal



Übersicht durch das Journal



Das JOURNAL in Outlook 2002 dient zur Übersicht. Immer wenn Sie eine Liste der Aktivitäten oder Informationen über Abläufe und Dateien benötigen, finden Sie im Journal Hilfe. Hier tragen Sie auch Beziehungen zwischen Kontakten, Elementen, Dokumenten und alle Arten von Aktivitäten ein.



Abbildung 44.2: Journalbeschreibung



Office-Dokumente



Sie können die Optionen des Journals so einstellen, dass alle OfficeDokumente eingetragen werden. So lassen sich alle mit Word oder Excel erstellten Dokumente automatisch ins Journal eintragen. Sie können auch Elemente und Dokumente, die nicht automatisch aufgezeichnet werden, manuell ins Journal eintragen.



848



Office XP Kompendium



 Protokolle erstellen und verwalten



Kapitel 44



Jedes Element oder Dokument, das sich automatisch ins Journal eintragen lässt, kann auch manuell eingetragen werden. Jede beliebige Aktivität kann manuell eingetragen werden. Abbildung 44.3: Die Dialogbox Journaloptionen



In vielen Fällen können Sie Einträge von Elementen im Journal automatisieren: 1.



Wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN und klicken Sie dann die Schaltfläche JOURNALOPTIONEN an.



2.



Aktivieren Sie in der Liste DIESE ELEMENTE AUTOM. EINTRAGEN das oder die Kontrollkästchen für Elemente, die automatisch ins Journal übernommen werden sollen.



3.



Aktivieren Sie im Bereich FÜR DIESE KONTAKTE die Kontrollkästchen der Namen von Kontakten, die automatisch ins Journal eingetragen werden sollen.



4.



Um Office-Dokumente in das Journal eintragen zu lassen, markieren Sie im Bereich AUCH DATEIEN EINTRAGEN VON die jeweilige Option.



Automatisierte Eintragungen



Markierte Elemente werden automatisch in das Journal eingetragen. Nutzen Sie für ein zeitlich geregeltes Archivieren die Schaltfläche JOURNALEINTRÄGE AUTOARCHIVIEREN. Fehlt die Anzeige eines Kontakts, für den automatisch Elemente eingetragen werden sollen, in der Registerkarte JOURNALOPTIONEN, kann das daran liegen, dass sich der Kontakt nicht im Ordner KONTAKTE befindet, sondern in einem Unterordner. Nur für Kontakte, die im Hauptordner KONTAKTE gespeichert sind, können Elemente automatisch ins Journal eingetragen werden.



Office XP Kompendium



Fehlende Anzeige eines Kontakts



849



 Kapitel 44



Weitere Outlook-Funktionen



Abbildung 44.4: Journaleinträge archivieren



Abbildung 44.5: Optionen zu Einträgen



Manuelles Eintragen Abbildung 44.6: Einen neuen Journaleintrag erstellen



Sie können prinzipiell jedes Element manuell in das Journal eintragen. Für das manuelle Eintragen eines Elements ins Journal gehen Sie wie folgt vor: 1.



850



Zeigen und klicken Sie in der Kontaktliste auf das Element, das eingetragen werden soll. Wählen Sie alternativ im Kontextmenü der rechten



Office XP Kompendium



 Protokolle erstellen und verwalten



Kapitel 44



Maustaste im Journalfenster NEUER JOURNALEINTRAG oder im Kontaktfenster ÖFFNEN die Option NEUER JOURNALEINTRAG FÜR KONTAKT. 2.



Wählen Sie im Menü AKTIONEN die Option NEUER JOURNALEINTRAG FÜR KONTAKT.



3.



Markieren Sie in der Dialogbox OPTIONEN FÜR DEN JOURNALEINTRAG und bestätigen Sie mit OK.



Um eine beliebige Aktivität ins Journal einzutragen, wählen Sie den Menüpunkt DATEI/NEU/JOURNALEINTRAG. Schreiben Sie einen Betreff und kennzeichnen Sie in der Liste EINTRAGSTYP eine Zeile aus dem Angebot des Listenfensters. Nach dem Einstellen weiterer Optionen beenden Sie den Vorgang mit SPEICHERN und SCHLIESSEN.



44.1.2



Beliebiger Journaleintrag



Notizen



Notizen sind, auf einem Rechner erstellt, das elektronische Gegenstück zu Haftnotizen aus Papier. Verwenden Sie Notizen, um Fragen, Ideen, Erinnerungen oder beliebige andere kurze Texte schnell zu notieren, die Sie sonst immer auf Zettel geschrieben haben. Sie können Ihre Notizen auf dem Bildschirm anzeigen lassen, während Sie weiterarbeiten. Diese Option hat sich in der Praxis als besonders nützlich erwiesen, wenn man Notizen zum Speichern von Informationen verwendet, die man beispielsweise zu einem späteren Zeitpunkt nochmals benötigt. Hierbei kann es sich zum Beispiel um Anweisungen oder Texte handeln, die Sie in anderen Elementen oder Dokumenten wieder verwenden möchten. Notizen im Journal Abbildung 44.7: Tragen Sie hier Ihre persönlichen Notizen ein.



Office XP Kompendium



851



 Kapitel 44 Text als Notizen



Weitere Outlook-Funktionen Längeren Text als Information zu einem Termin können Sie im Journal in Form einer Notiz zuordnen. Zur Eingabe dient ein Bereich, in dem Sie neuen Text hinzufügen oder vorhandenen Text bearbeiten können. Um eine Notiz hinzuzufügen, haben Sie zwei Möglichkeiten: 1.



Wählen Sie aus der Menüleiste die Option DATEI/NEU/NOTIZ.



2.



Ein Notizzettel wird geöffnet, in den Sie direkt Ihren Text eingeben können.



3.



Klicken Sie auf das Symbol SCHLIESSEN, um Ihre Eingabe zu beenden und Ihre Daten zu sichern.



Abbildung 44.8: Erstellen einer neuen Notiz Text eingeben



Die zweite Möglichkeit, Ihren Text als Notiz einzugeben, erhalten Sie über die Ansicht NOTIZEN. 1.



Klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Leiste der OutlookElemente.



2.



Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Aufgabenbereich und wählen Sie die Option NEUE NOTIZ.



3.



Geben Sie Text ein und bestätigen Sie mit einem Klick auf das Symbol SCHLIESSEN.



Notizen öffnen



Um Notizen nach dem Anlegen im Journal zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol NOTIZEN und doppelklicken auf das jeweilige Notizsymbol. Zum Entfernen markieren Sie NOTIZEN im Ordner und klicken auf das Symbol LÖSCHEN.



Farbige Markierungen



Für einen besseren Überblick können Sie Ihre Notizen auch farbig markieren. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Notiz und wählen aus dem Popup-Menü FARBE.



852



Office XP Kompendium



 Offline arbeiten



44.2



Kapitel 44



Offline arbeiten



Beim Arbeiten im Offline-Modus sind Sie unabhängig von einer Serververbindung und können dank Outlook 2002 trotzdem auf Ihre Nachrichten zugreifen. Verwender von tragbaren Computern, so genannte Laptops, können beispielsweise mit ihren E-Mails arbeiten, auch wenn sie gerade nicht im Büro sind und somit auch nicht über eine Serververbindung verfügen. Für die Offline-Arbeit stehen Ihnen in Outlook zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Remote-Mail Wenn Sie ausschließlich Nachrichten aus dem Posteingang Ihres Servers downloaden wollen, so verwenden Sie am sinnvollsten die Option REMOTE-MAIL.



Remote-Mail



Mit Remote-Mail haben Sie die Möglichkeit, die Nachrichten auf dem Server stehen zu lassen, die Sie gerade nicht bearbeiten wollen. Hierfür laden Sie zunächst nur die Kopfzeilen der Nachrichten vom Server und entscheiden anschließend, welche E-Mails vollständig heruntergeladen werden sollen. So filtern Sie weniger wichtige E-Mails heraus, was einen entscheidenden Vorteil hat, wenn Sie kurzfristig nur über eine niedrige Verbindungsgeschwindigkeit mit hohen Kosten verfügen, wie beispielsweise über ein Handy.



E-Mails filtern



Offline-Ordner Im Gegensatz zu Remote-Mail sind Sie mit Offline-Ordnern nicht auf die Arbeit mit dem Posteingang beschränkt. Offline-Ordner ermöglichen es Ihnen, einen kompletten Ordner von einem Server zu übernehmen und mit dem Inhalt dieses Ordners dann zu arbeiten, wenn es Ihre Zeit zulässt.



Offline-Ordner



Selbstverständlich können Sie diese Ordner auch im Offline-Modus bearbeiten. Nach der Bearbeitung des Ordners können Sie den entsprechenden Serverordner im Online-Modus aktualisieren, damit der Inhalt beider Ordner übereinstimmt. Dieser Vorgang nennt sich auch Ordnersynchronisation. Der Inhalt eines Offline-Ordners lässt sich beliebig erweitern, löschen und ändern. Sie können hier zum Beispiel Elemente im Posteingang des Offline-Ordners ändern und verschieben sowie Nachrichten später im Online-Modus senden, die im Offline-Ordner POSTAUSGANG gespeichert wurden. Des Weiteren können Sie über den Server auch auf andere, öffentliche Offline-Ordner zugreifen und darin lesen. Währenddessen können neue E-Mails in Ihrem Offline-Ordner eingehen,



Office XP Kompendium



Offline-Ordner verwenden



853



 Kapitel 44



Weitere Outlook-Funktionen autorisierte Benutzer dürfen diese Ordner bearbeiten und Änderungen darin vornehmen. Sie bemerken diese Änderungen jedoch erst, wenn Sie eine erneute Ordner-Synchronisation durchführen.



OST – OfflineOrdner-Dateiformat



Die Offline-Ordner werden auf Ihrem Rechner als Offline-Ordnerdatei OST gespeichert. Diese Dateien stehen Ihnen somit immer zur Verfügung, auch wenn Sie gerade nicht online sind. Um wertvollen Festplattenspeicher zu sparen, lassen sich die OST-Dateien auch ohne Verlust komprimieren. Die neuen Funktionen in Outlook 2002 ermöglichen Ihnen also ein effizienteres Arbeiten, auch wenn Sie gerade nicht mit dem Server verbunden sind. Kurz zusammengefasst bedeuten diese Features: Benutzer können bei Bedarf zwischen Offline- und Online-Status wechseln, ohne Outlook erneut zu starten.



On- und OfflineStatus



Benutzer müssen ihre Nachrichten und Termine nicht mehr aufeinander abstimmen. Dies findet automatisch statt und ermöglicht den Benutzern den Zugriff auf ihre Informationen, auch wenn sie nicht mit ihrem Server verbunden sind. Auch wenn der Server eines Benutzers einmal nicht erreichbar ist, können Sie ohne Unterbrechung weiterarbeiten. Wenn Sie wieder mit dem Server verbunden sind, werden Veränderungen, die offline erfolgten, automatisch auf den Server übertragen. Offline-Ordner einrichten



Die erste Einrichtung von Offline-Konten in Outlook hängt vom Typ des verwendeten Servers ab. Wenn Sie den Exchange-Server (ein Zusatzprogramm von Microsoft) verwenden, gehen Sie bei der Einrichtung eines Offline-Ordners folgendermaßen vor:



854



1.



Klicken Sie im Menü EXTRAS auf die Option E-MAIL-KONTEN.



2.



Wählen Sie VORHANDENE E-MAIL-KONTEN ANZEIGEN ODER BEARBEITEN.



3.



Aktivieren Sie dann MICROSOFT EXCHANGE SERVER MIT DER OPTION ÄNDERN.



4.



Klicken Sie auf WEITERE EINSTELLUNGEN.



5.



Wählen Sie nun in der Registerkarte ERWEITERT die Einstellung OFFLINEORDNERDATEI.



6.



Geben Sie im Feld DATEI den Namen und den Pfad der Datei ein, die Sie als Offline-Ordnerdatei verwenden wollen. Der Standarddateiname lautet OUTLOOK.OST. Ist diese Datei bereits vorhanden, werden Sie automatisch aufgefordert, einen neuen Namen zu verwenden.



Office XP Kompendium



 Hilfreiche Funktionen in Outlook 7.



Kapitel 44



Nun können Sie wie gewohnt weiterarbeiten, während die gesendeten Objekte so lange im Ordner POSTAUSGANG verbleiben, bis Sie online gehen.



Bei der Verwendung eines POP3-, IMAP- oder HTTP-E-Mail-Servers können Sie jederzeit zwischen dem Online- und Offline-Modus wählen, indem Sie die Menüoption DATEI/OFFLINE ARBEITEN per Mausklick aktivieren oder deaktivieren. Sie können einen Offline-Ordner zu einem von Ihnen bestimmten Zeitpunkt oder in einem festgelegten Zeitintervall vollautomatisch synchronisieren lassen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, Ihre Ordner manuell zu synchronisieren. In beiden Fällen müssen Sie die Ordner angeben, die offline verfügbar sein sollen.



44.3



Hilfreiche Funktionen in Outlook



44.3.1



Seitenansicht und Druck



Selbstverständlich können Sie Ihre Outlook-2002-Dokumente auch ausdrucken und in einer Seitenansicht betrachten.



Druck



Abbildung 44.9: Die Dialogbox Drucken in Outlook 2002



Machen Sie es so: 1.



Wählen Sie die Schaltfläche DRUCKEN oder DATEI/DRUCKEN.



2.



Markieren Sie in der Dialogbox DRUCKEN ein Format und geben Sie an, was gedruckt werden soll.



Office XP Kompendium



855



 Kapitel 44



Druckbereich



Weitere Outlook-Funktionen 3.



Um ein Dokument in der Seitenansicht zu betrachten, klicken Sie auf den Button SEITENANSICHT.



4.



Um ein Dokument zu drucken, klicken Sie auf den Button OK.



Mit der Option DRUCKBEREICH geben Sie den Zeitraum Ihrer Termine, Notizen usw. an, die gedruckt werden sollen. Wenn Sie das Kontrollkästchen AUSGABE IN DATEI UMLEITEN aktivieren, wird die unter Windows 95 und 98 übliche zusätzliche Dialogbox zur Angabe eines Dateinamens angezeigt.



44.3.2 Daten importieren



Export und Import von Daten



Ein entscheidender Vorteil des Exports bzw. Imports von Daten innerhalb von Outlook ergibt sich aus der Zeitersparnis, da Sie diese Daten nicht mehr manuell erstellen müssen. Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten aus vielen externen Anwendungen zu importieren, beispielsweise: Lotus Organizer Netscape Messenger Microsoft Mail Microsoft Schedule+



Daten exportieren



Auch der Datenexport von Outlook ist vielseitig. Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Daten, wie Namen und Adressen, in verschiedene andere Programme zu exportieren, wie zum Beispiel dBase, Microsoft Access, Excel, Word, PowerPoint und FoxPro. Sie können Ihre Kontakte beispielsweise nach Excel exportieren, um anschließend Ihre Adressen innerhalb eines Excel-Arbeitsblatts alphabetisch zu sortieren. Sie können die Outlook-Elemente auch in eine Persönliche-Ordner-Datei (PST) exportieren, die allerdings nur von Outlook gelesen werden kann. Ein weiterer Nachteil der PST-Datei ist, dass Ordner-Eigenschaften, wie Berechtigungen, Regeln, Beschreibungen, Formulare und Ansichten, verloren gehen. Für den Import bzw. Export von Elementen aus Outlook verwenden Sie den Import/Export-Assistenten von Outlook.



Export/Import



856



Die Informationen des Terminkalenders, der Aufgabenliste oder der Kontakte können Sie in das ausgewählte Dateiformat exportieren, um sie zum Beispiel weiterzugeben.



Office XP Kompendium



 Hilfreiche Funktionen in Outlook



Kapitel 44 Abbildung 44.10: Die Dialogbox Import/ExportAssistent



Outlook unterteilt die einzelnen Dateiformate in Gruppen, um dem Anwender eine bessere Übersicht zu bieten. 1.



Wählen Sie DATEI/IMPORTIEREN/EXPORTIEREN.



2.



Der IMPORT/EXPORT-ASSISTENT wird gestartet und Sie müssen eine der folgenden Aktionen wählen: –



Exportieren in einer Datei



–



iCalender- oder vCalender-Datei (.vcs) importieren



–



Importieren aus anderen Programmen oder Dateien



–



Internet-Mail und Adressen importieren



–



vCard-Datei (.vcf) importieren



Export-Assistent



Abbildung 44.11: Dateiformat auswählen



3.



Je nachdem, welches Dateiformat Sie gewählt haben, führt Sie der Assistent durch die letzten Schritte, bis die Datei exportiert ist.



Außerdem können Sie Informationen eines Zeitplans in einem Archiv speichern und aufbewahren.



Office XP Kompendium



Archiv



857



 Kapitel 44



Weitere Outlook-Funktionen Wählen Sie DATEI/ARCHIVIEREN und geben Sie einen Ordner und Namen für die Archivdatei an. Sie können durch die Angabe eines Datums festlegen, dass nur bestimmte Daten archiviert werden. Bestätigen Sie mit OK, um die Archivierung zu starten. vCard



Wenn Sie in Outlook auf das Format VCARD stoßen, ist damit ein VISITENKARTEN -STANDARD gemeint. Mit VCARD versenden Sie Adressen im Internet. Visitenkarten lassen sich so unmittelbar in eine Anwendung importieren. In der folgenden Tabelle sehen Sie alle Dateiformate, die in Outlook importiert bzw. exportiert werden:



Tabelle 44.1: Tabelle der Datenformate, die Sie innerhalb von Outlook 2002 importieren bzw. exportieren können



Dateiendung



Bezeichnung



Import



Microsoft Schedule+ 1.0



(CAL)



X



Microsoft Schedule+ 7x



(SCD)



X



Microsoft Schedule Plus Interchange



(SC2)



X



Microsoft-Mail-Datei



(MMF)



X



Microsoft Outlook, Persönliche-OrdnerDatei



(PST)



X



X



Microsoft Outlook, Persönliches Adressbuch



(PAB)



X



X



Microsoft Internet Mail (IE 3.02)



(PST)



X



Microsoft Outlook Express



858



Export



X



ACT! 2.0, 3.0 oder 4.0 für Windows



(DBF)



X



ECCO 3.0, 3.01, 3.02 oder 4.00



(.eco)



X



Eudora Light (1.54 oder 3.0.1)



X



Eudora Pro 2.2, 3.0 oder 3.0.1



X



Netscape Mail 2.02, 3.0 oder 3.01



X



Netscape Messenger 4.0



X



Lotus Organizer 2.1, 97, 97GS/4.1 und 5.0 (.org, .or2, .or3, .or4, .or5)



X



Kommagetrennte Werte (MS-DOS)



(.csv)



X



X



Kommagetrennte Werte (Windows)



(.csv)



X



X



Office XP Kompendium



 Datensicherung, Wiederherstellung und Sicherheit



Kapitel 44



Dateiendung



Bezeichnung



Import



Export



Tabulatorgetrennte Werte (MS-DOS)



(.txt)



X



X



Tabulatorgetrennte Werte (Windows)



(.txt)



X



X



iCalendar



(.ics)



X



vCalendar



(.vcs)



X



vCard



(.vcf)



X



Microsoft Access



(.mdb)



X



X



Microsoft Excel (.xls)



X



X



Microsoft FoxPro (.dbf)



X



X



dBASE (.dbf)



X



X



44.4



Tabelle 44.1: Tabelle der Datenformate, die Sie innerhalb von Outlook 2002 importieren bzw. exportieren können (Forts.)



Datensicherung, Wiederherstellung und Sicherheit



Ist es Ihnen auch schon passiert? Da sitzen Sie stundenlang an der Erstellung Ihrer Datenbank und plötzlich bekommen Sie eine Meldung, dass die Anwendung unvorhergesehen geschlossen wird. Viel schlimmer noch, das ganze System ist abgestürzt. Wer stellt sich in diesem Augenblick nicht nervös die Frage: »Wann habe ich zuletzt gespeichert?« Oder stellen Sie sich vor, Sie bekommen eine E-Mail, die den Absender eines Ihrer Mitarbeiter enthält, mit einer Anlage, die ganz unverfänglich zu sein scheint. Sie öffnen diese E-Mail und speichern mit dem Anhang der E-Mail einen gefährlichen Virus auf Ihrem System. Solche Situationen haben in der Vergangenheit in vielen Unternehmen schon großen Schaden angerichtet. Microsoft zog nach den verheerenden Wirkungen, die der »I-Love-YouVirus« gerade in Verbindung mit Outlook verursachte, seine Konsequenzen und führte mit Outlook 2002 ein neues wirksameres Sicherheitssystem ein. Auch in punkto Datenwiederherstellung haben sich in Outlook, wie in den weiteren Office-Anwendungen, viele innovative Neuerungen ergeben.



44.4.1



Virenschutz



Outlook 2002 schützt Sie vor bösartigen Viren, indem bestimmte Anhänge von E-Mails abgeblockt werden. Es schützt auch vor Programmen, die versuchen, Zugriff auf Ihr Adressbuch zu bekommen und in Ihrem Namen E-Mails zu versenden. Diese Funktion verhindert die ungewollte Vermeh-



Office XP Kompendium



Virenschutz



859



 Kapitel 44



Weitere Outlook-Funktionen rung und Verbreitung von Viren, wie es zum Beispiel bei dem wohl bekanntesten Virus »I-Love-you« der Fall war. Dabei handelte es sich um einen so genannten Wurm-Virus, der weltweit großen Schaden anrichtete. Wurmviren hängen an das von Ihnen gewählte Dateiformat ein anderes, im Virus programmiertes Format, welches die Datei unbrauchbar macht.



Anlagensicherheit



Die Anlagensicherheit unterteilt sich in zwei Stufen. Der Zugriff auf Dateiformate der Stufe 1 ist gesperrt, diese Dateien können nicht empfangen werden. Beim Empfang einer Anlage vom Dateityp der Stufe 2 werden Sie aufgefordert, die Datei auf der Festplatte zu speichern. Bei Verwendung von Microsoft Exchange Server kann der Administrator für beide E-Mail-Sicherheitsstufen Dateitypen hinzufügen und entfernen. Wird ein Dateityp zu beiden Stufen hinzugefügt, wird er als Dateityp der Stufe 1 behandelt.



Virenschutz – Stufe 1



Die Stufe 1 des Virenschutzes verwehrt Ihnen den Zugriff auf Datenanlagen der folgenden Tabelle. Die Anlagen werden derart von Outlook blockiert, dass Sie die Anlage selbst nicht einmal sehen. Im POSTEINGANG von Outlook wird trotz allem das Büroklammersymbol angezeigt, denn Sie sollten ja schon wissen, wenn Sie eine E-Mail mit Anhang erhalten. In der Informationsleiste der Nachricht steht lediglich die Information, welche Anhänge der Nachricht gesperrt wurden. Beim Senden einer Nachricht mit Anlagen, die in den folgenden Dateiformaten gesichert wurden, erhalten Sie vor der Versendung eine Warnung, dass andere Empfänger, die Outlook 2002 verwenden, diese Anlagen möglicherweise nicht empfangen können. Folgende Dateiformate werden während des E-Mail-Empfangs in Outlook 2002 konsequent gesperrt:



Tabelle 44.2: Übersicht der E-Mail-Anhänge, die von Outlook grundsätzlich geblockt werden



860



Dateinamenerweiterung



Dateityp



ADE



Access-Projekterweiterung



ADP



Access-Projekt



BAS



Visual-Basic-Klassenmodul



BAT



Stapelverarbeitungsdatei



CHM



Kompilierte HTML-Hilfedatei



CMD



Windows-NT-Befehlsskript



COM



MS-DOS-Programm



CPL



Systemsteuerungserweiterung



CRT



Sicherheitszertifikat



Office XP Kompendium



 Datensicherung, Wiederherstellung und Sicherheit



Dateinamenerweiterung



Dateityp



EXE



Programm



HLP



Hilfedatei



HTA



HTML-Programm



INF



Installationsinformationen



INS



Internetnamensdienst



ISP



Internetkommunikationseinstellungen



JS



JScript-Datei



JSE



Verschlüsselte JScript-Datei



LNK



Verknüpfung



MDA



Access-Add-In



MDB



Access-Datenbank



MDE



Access-MDE-Datenbank



MDZ



Access-Assistentenprogramm



MSC



Microsoft-Common-Console-Dokument



MSI



Windows-Installer-Paket



MSP



Windows-Installer-Patch



MST



Visual-Test-Quelldateien



PCD



Photo-CD-Bild oder kompiliertes Microsoft-VisualTest-Skript



PIF



Verknüpfung mit MS-DOS-Programm



REG



Registrierungseinträge



SCR



Bildschirmschoner



SCT



Windows-Script-Komponente



SHS



Shell-Scrap-Objekt



URL



Internetverknüpfung



VB



VBSkript-Datei



VBE



Verschlüsselte VBSkript-Datei



Office XP Kompendium



Kapitel 44 Tabelle 44.2: Übersicht der E-Mail-Anhänge, die von Outlook grundsätzlich geblockt werden (Forts.)



861



 Kapitel 44 Tabelle 44.2: Übersicht der E-Mail-Anhänge, die von Outlook grundsätzlich geblockt werden (Forts.)



Anlagensicherheit – Stufe 2



Weitere Outlook-Funktionen



Dateinamenerweiterung



Dateityp



VBS



VBSkript-Datei



WSC



Windows-Script-Komponente



WSF



Windows-Script-Datei



WSH



Windows-Script-Host-Einstellungsdatei



Dateien, die in Stufe 2 von Microsoft Outlook 2002 abgeblockt werden, können vom Anwender individuell festgelegt werden. So besteht für jeden Anwender die Möglichkeit, den Virenschutz seinen persönlichen Bedürfnissen anzupassen. Um die Einstellungen für den Virenschutz zu verändern, wählen Sie aus dem Menü EXTRAS/OPTIONEN die Registerkarte SICHERHEIT.



Abbildung 44.12: Virenschutz anpassen



AktiveX-Steuerelemente



Skripts und AktiveX-Steuerelemente werden zum Schutz vor Viren, die in erhaltenen HTML-Nachrichten enthalten sein können, unabhängig von der Sicherheitszoneneinstellung deaktiviert. Die Outlook-Sicherheitszone ist standardmäßig auf EINGESCHRÄNKTE SITES eingestellt.



Makroviren



Auch vor schädigenden Makroviren, die in Office-Dokumenten enthalten sein können, schützt Sie Microsoft Outlook. Sie können zwischen drei vordefinierten Makrosicherheitsstufen wählen und somit Outlook 2002 individuell Ihren Bedürfnissen anpassen. Standardmäßig ist die Makrosicherheits-



862



Office XP Kompendium



 Datensicherung, Wiederherstellung und Sicherheit



Kapitel 44



stufe in Outlook ebenso wie Word, Excel und PowerPoint auf HOCH eingestellt. Sie können lediglich signierte Makros von vertrauten Quellen ausführen. Unsignierte Makros werden deaktiviert. Abbildung 44.13: Einstellung der Sicherheitsstufe



Sicherheitsstufe Hoch Ist die Sicherheitsstufe auf HOCH eingestellt (Voreinstellung), dürfen nur Makros aus vertrauenswürdigen Quelle ausgeführt werden. Makros, die nicht mit einer Signatur versehen sind, werden automatisch deaktiviert. Unter der Registerkarte VERTRAUENSWÜRDIGE QUELLEN können Sie die Quellen angeben, die bei dieser Einstellung zugelassen werden.



Sicherheitsstufe Hoch



Sicherheitsstufe Mittel Bei dieser Einstellung werden Sie vor dem Öffnen eines Dokuments mit Makros gefragt, ob Sie die Makros aktivieren oder deaktivieren möchten. Wenn Sie auf den Button WEITERE INFORMATIONEN klicken, können Sie in der Hilfefunktion viele Details über Makros und deren Viren erfahren.



Sicherheitsstufe Mittel



Abbildung 44.14: Sicherheitsabfrage für Makros



Office XP Kompendium



863



 Kapitel 44



Weitere Outlook-Funktionen Sicherheitsstufe Niedrig



Sicherheitsstufe Niedrig



Wenn Sie diese Einstellung verwenden, werden alle Dokumente ohne vorherige Abfrage geöffnet. Somit besteht kein Schutz vor nicht sicheren Makros. Sie sollten diese Einstellung nur verwenden, wenn Sie sicher sind, dass alle Dokumente, die Sie öffnen, keinerlei Viren enthalten. Um zu gewährleisten, dass eine empfangene Datei wirklich sicher ist, sollten folgende Voraussetzungen gegeben sein:



Authentifizierung



Authentifizierung: Eine Nachricht lässt sich mit einem Zertifikat versehen. Dies dient dem Empfänger als Beweis, dass die Nachricht tatsächlich vom Absender stammt. Vertraulichkeit: Die Nachricht kann vom Absender verschlüsselt werden. Hiermit wird gewährleistet, dass nur der beabsichtigte Empfänger die Nachricht lesen kann.



44.4.2 Digitale Signatur



Funktionsweise einer digitalen ID



Outlook wendet die digitale Signatur des Absenders auf die Nachricht an. Das ermöglicht den Nachweis der Identität des Absenders, wobei die digitale ID (elektronische Identifikation) verwendet wird, die von einer Zertifizierungsstelle (zum Senden von Nachrichten über das Internet) bzw. vom Microsoft Exchange Server-Administrator (zum Senden von Nachrichten über ein Netzwerk) zur Verfügung gestellt wurde. Eine digitale ID enthält einen privaten Schlüssel und ein Zertifikat (öffentlicher Schlüssel). Der private Schlüssel bleibt auf dem Computer des Absenders. Erhält der Empfänger die digital signierte Nachricht, kann er das Zertifikat mit dem öffentlichen Schlüssel prüfen, und die Nachricht in der Kontaktliste von Outlook unter dem entsprechenden Kontakt speichern. Sendet nun derselbe Absender eine weitere digital signierte Nachricht, die ebenfalls verschlüsselt ist, ermöglicht der bereits auf dem Computer gespeicherte, öffentliche Schlüssel, das Lesen (Entschlüsseln) der Nachricht. Dies liegt daran, dass zwischen dem privaten Schlüssel und dem öffentlichen Schlüssel eine bestimmte Beziehung besteht. Der Empfänger sendet wiederum eine digital signierte Nachricht mit seinem Zertifikat, so dass der ursprüngliche Absender seine Identität überprüfen und seine verschlüsselten Nachrichten lesen kann.



ID anfordern



864



In Outlook erhalten Sie eine digitale ID, indem Sie im Menü EXTRAS/OPTIONEN und der Registerkarte SICHERHEIT auf die Schaltfläche DIGITALE ID ANFORDERN klicken. Outlook startet den Webbrowser und öffnet eine Webseite von Microsoft Office. Office XP Kompendium



 Datensicherung, Wiederherstellung und Sicherheit



Kapitel 44



Klicken Sie auf den Link, der Ihrer Region am nächsten liegt. Es wird eine Webseite mit mehreren Zertifizierungsstellen geöffnet. Klicken Sie auf die gewünschte Stelle und folgen Sie den Anweisungen auf der Webseite, um sich für eine digitale ID zu registrieren. Die Zertifizierungsstelle sendet Ihnen eine digitale ID und die entsprechenden Anleitungen. Die meisten Unternehmen stellen für ihre Zertifikatdienste eine geringe Gebühr in Rechnung. Bisweilen wird ein kostenloser Testzeitraum angeboten. Sie können auf Ihrem Computer mehrere Arten von digitalen IDs speichern und verwenden. Outlook ermöglicht Ihnen die Auswahl, welche ID für eine Nachricht verwendet werden soll. Da die Datei, in der die ID gesichert wurde, durch Beschädigung unbrauchbar werden könnte, sollten Sie Ihre IDs zusätzlich auf eine Diskette oder einen anderen Computer kopieren. In Outlook können Sie dazu die Datei mit der digitalen ID importieren oder exportieren.



44.4.3



Sicherungskopie



Signaturen bestätigen



Mit Hilfe einer Signaturbestätigung können Sie nachvollziehen, ob Ihre digitale Signatur vom Empfänger überprüft wurde. Wenn Sie beim Senden einer Nachricht eine Signaturbestätigung anfordern, erhalten Sie im POSTEINGANG eine entsprechende Benachrichtigung, sobald die Nachrichtensignatur vom Sicherheitssystem des Empfängers geprüft wurde.



Signaturbestätigung



Dadurch können Sie feststellen, ob Ihre digitale Signatur beim Empfänger als vertrauenswürdig gilt. Wenn die Signatur nicht geprüft wurde, erhalten Sie keine Bestätigung. In diesem Fall sollten Sie den Empfänger darauf ansprechen. Sie erhalten eine Signaturbestätigung auch dann, wenn die Nachricht nach dem Prüfen der Signatur gespeichert, jedoch nicht gelesen wurde. Die Signaturbestätigungen treffen immer im POSTEINGANG ein, unabhängig davon, welchen Ordner Sie für die normalen Sende- und Lesebestätigungen bestimmt haben.



44.4.4



Wiederherstellung von Daten



Die Wiederherstellung von verloren gegangenen Daten stellte bisher ein zeitaufwendiges und meist auch nervenaufreibendes Problem dar.



Daten wiederherstellen



Deshalb gibt Ihnen Outlook die Möglichkeit, Ihre Daten noch abzuspeichern, sobald ein Fehler in der Anwendung auftritt. Diese Funktion ist somit für den Benutzer sehr nützlich, da dieser weniger Zeit darauf verwenden muss, verloren gegangene Daten wiederherzustellen.



Office XP Kompendium



865



 Kapitel 44



Weitere Outlook-Funktionen



Sollte ein Fehler in Ihrer Anwendung auftreten, so dass diese ungewollt beendet wird, wird ein Dialogfenster angezeigt. 1.



Klicken Sie in diesem Fenster auf die Schaltfläche WIEDERHERSTELLEN und danach auf SCHLIESSEN.



2.



Nach dem Neustart der Anwendung meldet Ihnen Wordmail, dass beim Absturz Anwenderdaten gesichert wurden.



Aus dem Wiederherstellungsfenster können Sie dann die gesicherten Daten erneut aufrufen und an der zuletzt gesicherten Stelle fortfahren. Abgesicherter Modus



Der abgesicherte Modus von Office ermöglicht es Ihnen, eine Outlook-Sitzung, bei der bestimmte Startprobleme aufgetreten sind, bedenkenlos weiterzuverwenden. Wenn beim Starten von Outlook ein Problem auftaucht, so wird dieses Problem automatisch von Office isoliert oder behoben. Das Programm lässt sich also trotzdem erfolgreich starten. Während des Startvorgangs sucht Office nach Problemen, die beim erneuten Start des Programms angezeigt werden. Sie haben nun die Wahl, ob der betreffende Teil des Programms trotzdem wieder geladen werden soll. Beim Anwendungsstart auftretende Probleme können beispielsweise beschädigte Anwendungsressourcen sein oder fehlerhaft installierte Add-Ins. Der manuell abgesicherte Modus ermöglicht es Ihnen, Ihre Outlook-Sitzung im abgesicherten Modus zu starten. Für diese Funktion halten Sie entweder beim Öffnen von Outlook die Taste (Strg) gedrückt oder Sie wählen in der Dialogbox ABGESICHERTER MODUS die Option ABGESICHERT.



Fehlerbericht senden



Im Zuge eines Absturzes gibt Ihnen Outlook 2002 die Möglichkeit, den aufgetretenen Fehler direkt an Microsoft weiterzuleiten. So können die Microsoft-Entwickler das Problem genau analysieren und beheben. Auf diese Weise haben Sie selbst die Möglichkeit, Problemlösungen und andere Informationen zu dem entsprechenden Fehler zu erhalten. Auf diese Funktion können Sie nur zugreifen, wenn ein Fehler auftritt. Wählen Sie die Option FEHLERBERICHT AN MICROSOFT SENDEN aus der Dialogbox FEHLER. Selbstverständlich besteht kein Zwang, Fehler innerhalb der Anwendung an Microsoft zu melden. Der Bericht wird also nur an Microsoft weitergeleitet, wenn Sie dies ausdrücklich wünschen.



866



Office XP Kompendium



 Datensicherung, Wiederherstellung und Sicherheit



44.4.5



Kapitel 44



Setup und Konfiguration



Outlook 2002 ist nicht länger unterteilt in die Internet- und Exchangemodi. Der neue E-Mail-Konten-Assistent ermöglicht es Ihnen, mehrere E-MailKonten (Exchange, POP 3, IMAP, HTTP, LDAP, MS E-Mail etc.) in einem Profil zu erstellen.



Profile



Es werden aber immer noch mehrere Profile unterstützt. Ferner können Sie das E-Mail-Konto wählen, mit dem Sie E-Mails senden und empfangen wollen. Local Infomation Store (*.lis) Outlook 2002 speichert Ihre Daten nun als LIS-Datei statt als PST-Datei. LIS (Local Information Store) bezeichnet einen Caching- und Replikationsmechanismus. Exchange-Anwendungen und die zugehörigen Daten werden lokal zwischengespeichert, so dass Sie auch offline weiterarbeiten können. Allerdings nimmt die Größe der Dateien im neuen Format nun mehr als den doppelten Umfang an.



Outlook-Dateiformat



LIS unterstützt mehrsprachige Informationen in den Kontakten, in E-Mails und in anderen Optionen. Ferner beinhaltet es verbesserte Such- und Sortierfunktionen.



44.4.6



Benutzerdefinierte Einstellungen



Der Installations-Assistent BENUTZERDEFINIERT gibt Ihnen die Möglichkeit, eigene Profile für die Installation von Outlook 2002 zu erstellen, zu modifizieren und wenn nötig zu ersetzen, ohne dabei viele andere Anwendungen benutzen zu müssen.



Eigene Profile verwenden



Ferner können Sie die Verbindung zum Exchange Server konfigurieren, veraltete Serviceinformationen entfernen, die Outlook-2002-Grundeinstellungen verändern oder aus einer Vielzahl von anderen Setupoptionen wählen.



Grundeinstellungen verändern



Hierdurch ist es möglich, Outlook 2002 für den einzelnen Benutzer oder eine Benutzergruppe individuell zu konfigurieren. Starten Sie den Installationsassistenten BENUTZERDEFINIERT. Gehen Sie zu Schritt 15 der Installation, um die Outlook-2002-Grundeinstellungen zu verändern. Folgen Sie dem Installationsassistenten BENUTZERDEFINIERT, bis Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben.



Office XP Kompendium



867



 Kapitel 44



Weitere Outlook-Funktionen



44.4.7



Unicode-Unterstützung



Die Unicode-Unterstützung in Outlook 2002 ist immer verfügbar, wenn Sie das Web Storage System mit Exchange 2000 nutzen. Folgende Verbesserungen wurden vorgenommen: Vielsprachige Zeichensätze



In allen Ansichten stehen jetzt vielsprachige Zeichensätze zur Verfügung, vorausgesetzt, die nötigen Schriftarten sind auf Ihrem System installiert. Die Kontakte unterstützen nun auch mehrere Sprachen. Dies wird automatisch von Unicode in das Kontaktadressbuch aufgenommen. Regeln, die mit dem Regel-Assistenten erstellt wurden, unterstützen die Unicode-Funktion. Falls Sie eine Kombination aus Unicode-fähigen (Local Information Store) und nicht Unicode-fähigen Daten (PST, Exchange 5.5, Hotmail, IMAP) erstellen, wird Outlook 2002 Sie darauf hinweisen.



44.5



Kodieren von Nachrichten



Outlook 2002 erkennt automatisch die passende Kodierung für abgehende E-Mails. Outlook wertet den Text in einer gesendeten Nachricht aus, wählt automatisch die Kodierung aus, mit der alle Zeichen in der Nachricht angezeigt werden können, und markiert anschließend die Nachricht mit der jeweiligen Information. Auf diese Weise weiß das E-Mail-Programm des Empfängers, welche Kodierung für die Anzeige des gesamten Textes verwendet werden soll. So wird vermieden, dass der Empfänger der E-Mail auf Grund anderer Einstellungen seines Systems ankommende Nachrichten nicht identifizieren kann. Für das Kodieren von Nachrichten benötigen Sie den Microsoft Internet Explorer. ICON: Note Mondkalender einblenden



868



Der Mondkalender Das hier beschriebene Feature steht nur dann zur Verfügung, wenn die Unterstützung für die Sprachen Japanisch, Koreanisch, Chinesisch (Vereinfacht) oder Chinesisch (Traditionell) in den Office-Spracheinstellungen aktiviert ist.



Office XP Kompendium



 Kodieren von Nachrichten



Kapitel 44



Öffnen Sie den Mondkalender: 1.



Klicken Sie im Menü EXTRAS auf OPTIONEN und dann auf KALENDEROPTIONEN.



2.



Aktivieren Sie unter ERWEITERTE OPTIONEN das Kontrollkästchen ZUSATZKALENDER AKTIVIEREN.



3.



Klicken Sie in der Liste auf die gewünschte KALENDEROPTION.



4.



Wenn Sie eine Option nicht mehr verwenden möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen ZUSATZKALENDER AKTIVIEREN.



Office XP Kompendium



869



 Teil 7 PowerPoint 2002 Kapitel 45: Einführung in PowerPoint 2002



873



Kapitel 46: Objekte in PowerPoint 2002



889



Kapitel 47: Text in PowerPoint 2002



913



Kapitel 48: PowerPoint 2002 in der Praxis



921



 Teil 7



PowerPoint 2002 Kommunikation ist ein wichtiger Faktor, um in der heutigen Geschäftswelt erfolgreich zu bestehen. Sie kommunizieren mit Ihren Mitarbeitern und Ihren Kunden, mit Ihrer Zielgruppe.



PowerPoint als Handwerkszeug



872



PowerPoint ist Ihr Handwerkszeug bei der Vorbereitung der Präsentation von Arbeitsergebnissen in jeder Form. Es unterstützt seine Anwender dabei, Ideen in einer klaren und verständlichen Weise erscheinen zu lassen, und dies in einem ansprechenden, den jeweiligen Bedürfnissen angepassten Erscheinungsbild oder Design.



Office XP Kompendium



 45



Einführung in PowerPoint 2002



Ursprünglich war PowerPoint als Präsentationsprogramm gedacht, das es Ihnen erlaubt, Folien für eine Overheadpräsentation anzufertigen. Die aktuelle Version dieser Software ist mittlerweile ein Instrument, mit dem Sie neben dem klassischen Einsatzgebiet Bildschirmpräsentationen mit erstaunlichen Effekten, Animationen und Klängen erstellen können und Ihre Zielgruppe fesseln. Egal, ob Sie das Ergebnis auf Folien und einem Overheadprojektor ausgeben wollen, mittels Dias oder einem Personalcomputer, stets können Sie PowerPoint benutzen, um das benötigte Material anzufertigen und aufzubereiten. Die Ihnen zur Verfügung stehenden Werkzeuge sind unkompliziert einzusetzen, logisch aufgebaut und lassen Ihre Präsentationen mit wenig Zeitaufwand professionell erscheinen.



45.1



Strukturiertes Arbeiten mit PowerPoint 2002



Um ein optimales Ergebnis zu erzielen, sollten Sie zielorientiert vorgehen und zunächst eine Grundstruktur Ihrer Präsentation erstellen.



45.1.1



Ergebnisse planen



Die Planung eines Vortrags besteht meist aus drei Elementen:



Planung eines Vortrags



Sie müssen das, was Sie verkaufen wollen, kurz und prägnant zusammenfassen und zugleich optisch aufbereiten. Sie müssen sich ergänzende Notizen für die Vorstellung machen. Ein solcher »Spickzettel« sichert Sie ab, so dass Sie keinen wichtigen Punkt vergessen. Drittens wollen Sie die ungeteilte Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer. Um zu verhindern, dass Ihr Publikum durch das Mitschreiben der vorgetragenen Informationen von Ihren Folien abgelenkt wird, teilen Sie diese zusätzlich in einer verkleinerten Form aus.



Office XP Kompendium



873



 Kapitel 45



Einführung in PowerPoint 2002



45.1.2



Folien



Foliensortieransicht



Abbildung 45.1: Präsentation in der Foliensortieransicht Folien als Informationsträger



Ihr mit PowerPoint erstelltes Material besteht zunächst aus Folien, das sind Ihre Präsentationsvorlagen. Sie enthalten Texte in den verschiedensten Schriftgrößen und Schriftarten. Bilder und Grafiken erläutern die Texte, Diagramme veranschaulichen Zahlen. Text und Grafiken können Sie mit den Text- und Zeichen-Hilfsmitteln von PowerPoint selbst anfertigen oder aus anderen Programmen übernehmen. Das Gleiche gilt für Diagramme, die Sie mit PowerPoint selbst erstellen oder aus Excel kopieren können.



Präsentation



Die Folien lassen sich sowohl in Schwarzweiß als auch in Farbe erzeugen. Sie können sie auf Papier, Overheadfolien, mit einem Display und einem Overheadprojektor als Bildschirmpräsentation und auch als Diapositiv zur Präsentation mit einem Projektor ausgeben lassen.



45.1.3 Notizblätter für die eigene Vorbereitung



874



Notizblätter



PowerPoint erstellt automatisch ein Notizblatt pro Folie. Es enthält eine Abbildung der Folie in einem verkleinerten Maßstab, das Miniaturbild informiert daneben. Den restlichen Platz können Sie für eigene Notizen verwenden, die Sie mit der Symbolleiste formatieren können.



Office XP Kompendium



 Strukturiertes Arbeiten mit PowerPoint 2002



Kapitel 45 Abbildung 45.2: Notizblatt zu einer Folie



Bei der Ausgabe erhalten Sie von PowerPoint ein solches Blatt zu jeder Folie. Die Notizblätter sind wie die Folien bereits in der gewünschten Reihenfolge sortiert, so dass Sie direkt mit Ihrem Vortrag beginnen können. Notizblätter unterstützen Sie in Ihrer Vorbereitung.



45.1.4



Handzettel



PowerPoint erzeugt als weiteren Service automatisch Handzettel. Auf den Handzetteln finden maximal neun verkleinerte Abbildungen Ihrer Folien Platz. Wenn Sie die ausgegebenen Handzettel vervielfältigen, beispielsweise einfach kopieren, können Sie Ihre Zuhörer mit den wichtigsten Daten Ihres Vortrags versorgen. Sie stellen so sicher, dass diese Angaben mitgenommen werden, und es war dazu keine weitere Leistung Ihrerseits erforderlich. PowerPoint erledigt das selbständig für Sie.



Handzettel für Zuhörer



Handzettel können aber auch für Sie während der Präsentation als Unterstützung dienen. Sollte ein Teilnehmer während Ihrer Präsentation Informationen zu bisher gezeigten Folien wünschen, dann finden Sie auf Ihrer Handzettelvariante schnell die entsprechende Folie. Nutzen Sie diese Art von Handzettel als Navigationssystem durch die Präsentation.



Office XP Kompendium



875



 Kapitel 45



Einführung in PowerPoint 2002



45.2



Starten von PowerPoint 2002



Abbildung 45.3: Symbol MS-PowerPoint



PowerPoint 2002 lässt sich, wie alle Office-Programme, auf verschiedene Weise starten: PowerPoint öffnen



Start über die Office-Shortcut-Leiste, sofern Sie diese auf Ihrem Bildschirm mit den Office-Anwendungen installiert haben. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das PowerPoint-Symbol. Öffnen Sie PowerPoint 2002 über START/PROGRAMME/OFFICE/MICROSOFT POWERPOINT. Möchten Sie ein bestimmtes Arbeitsblatt von PowerPoint direkt laden, dann öffnen Sie den Windows-Explorer und wählen Sie die Datei bzw. das Dateisymbol in der entsprechenden Arbeitsmappe mit Doppelklick aus. Wenn Sie mit verschiedenen PowerPoint-Präsentationen häufig arbeiten, dann bietet Ihnen Windows den Schnellzugriff auf die zuletzt geöffneten Dokumente. Aktivieren Sie über START/DOKUMENTE die gewünschte Präsentation. Windows lädt zuerst PowerPoint und öffnet sofort die ausgewählte Präsentationsdatei.



45.3



Bildschirmaufbau



Als versierter Windows-User ist Ihnen der Bildschirmaufbau von WindowsAnwendungen geläufig und genau das macht den Einsatz dieser Anwendungen so einfach. Nach dem Öffnen von PowerPoint 2002 finden Sie fast die gleiche Menüstruktur wie bei Excel oder Word wieder. Unterschiedlich sind die programmspezifischen Funktionen:



45.3.1 Befehl DATEI/NEU



876



Arbeitsbereich



Nach dem Start von PowerPoint 2002 öffnet sich der Bildschirm mit der ersten leeren Layoutvorlage. Über DATEI/NEU erhalten Sie auf der rechten Seite Ihres Bildschirms einen so genannten Arbeitsbereich, der für die aktuelle Aktion die passenden Funktionen anbietet. In unserem Fall erscheint der Arbeitsbereich NEUE PRÄSENTATION (siehe Abbildung 45.4).



Office XP Kompendium



 Bildschirmaufbau



Kapitel 45 Abbildung 45.4: Bildschirmaufbau von PowerPoint 2002, um eine neue Präsentation zu erzeugen



Das verschiebbare Fenster ARBEITSBEREICH hält Ihre einzelnen Arbeitsschritte fest und umfasst die verschiedenen FORMATVORLAGEN, das FORMATDESIGN, das FARBSCHEMATA, alles übersichtlich und zu dem Zeitpunkt, an dem die Wahl getroffen wird. Dies erleichtert Ihnen den Umgang mit PowerPoint 2002 und hilft Ihnen Schritt für Schritt beim Aufbau einer Präsentation. Versierte PowerPoint-2002-Anwender werden jedoch auf diese Hilfestellung des Arbeitsbereichs zugunsten der größeren Darstellung des Layouts verzichten.



45.3.2



Verschiedene Ansichtenmodi



Entsprechend der Aufgaben, die sich Ihnen in Ihrer Präsentation stellen, können Sie in PowerPoint 2002 immer in die geeignete Ansicht wechseln. Die Symbole, die für die unterschiedlichen Ansichten stehen, sind in den Abbildungen 45.5 und 45.6 dargestellt. Abbildung 45.5: Symbol Gliederungsansicht und Normalansicht



Office XP Kompendium



877



 Kapitel 45



Einführung in PowerPoint 2002



Abbildung 45.6: Symbol Normalansicht, Foliensortieransicht, Bildschirmpräsentation Tabelle 45.1: Die Ansichten



Bezeichnung



Funktion



Normalansicht



Diese Ansicht integriert drei Ansichten (Folienansicht, Gliederungsansicht, Notizenseite) und wird hauptsächlich genutzt, um Präsentationen anzufertigen.



Folienansicht



Diese Ansicht dient zum Erstellen und Verwalten von Folien.



Foliensortieransicht



Sortieren, Umgruppieren, Einfügen bzw. Löschen von Folien; Auswählen von Überblendeffekten.



Gliederungsansicht



Strukturieren und Ordnen der Inhalte, Text von Folienüberschriften, das Einfügen von Grafiken ist nicht möglich.



Bildschirmpräsentation



Vorführen der Folien nacheinander durch Mausklick auf den Bildschirm und über den gesamten Bildschirm, die Menü-/Symbolleisten verschwinden.



45.3.3



AutoInhalt-Assistent



Abbildung 45.7: Symbol AutoInhaltAssistent im Arbeitsbereich Musterpräsentationen erstellen



Der AUTOINHALT-ASSISTENT ist ein Instrument für alle Anwender, die es ganz eilig haben. Der Assistent erstellt mit Ihnen zusammen eine Musterpräsentation mit inhaltlichen Vorschlägen und vorgegebenem Layout. Sie erhalten vorgefertigte Präsentationen für typische Vortragsthemen aus unterschiedlichen Bereichen des beruflichen Lebens. Der Assistent führt Sie Schritt für Schritt zur Beispielpräsentation, der Sie eigenen Text und Objekte wie Grafiken hinzufügen und deren Muster Sie auf Ihre Anforderungen zuschneiden.



45.3.4 Beispiellayouts



878



AutoLayout



Wenn Sie eine komplett neue Präsentation mit PowerPoint 2002 erstellen wollen, wählen Sie in Ihrem Arbeitsfenster DATEI/NEU, LEERE PRÄSENTATION.



Office XP Kompendium



 Bildschirmaufbau



Kapitel 45 Abbildung 45.8: Der AutoInhaltAssistent mit Musterpräsentationen



PowerPoint 2002 liefert Ihnen Beispiellayouts, die als fertige Vorlage für die Art und die Anordnung der Objekte bzw. Informationen auf einer Folie dienen. Die AutoLayouts sind unterteilt in verschiedene Layoutformen, z.B. Textlayouts, Inhaltslayouts, kombinierte Text- und Inhaltslayouts. Diese Vorlagen beinhalten Platzhalter für Texte, z.B. Titeltexte, Aufzählungen, Grafiken, Diagramme, Tabellen, schematische Darstellungen oder Organigramme. Entscheiden Sie sich für eine Vorlage durch Anklicken mit der Maus. Sie können nun mit der individuellen Anpassung beginnen. Fügen Sie in die Vorlage die Objekte (Text oder Grafik), Diagramme oder Organigramme ein. Hierfür klicken Sie auf den Platzhalter, PowerPoint öffnet das entsprechende Fenster für die gewünschte Aktion. Klicken Sie beispielsweise auf den Platzhalter für Text, blinkt der Textcursor, aktivieren Sie den Platzhalter für das Einfügen von Grafiken, wird das Befehlsfeld GRAFIK EINFÜGEN geöffnet.



45.3.5



Entwurfsvorlagen



In den Registern ENTWURFSVORLAGEN und PRÄSENTATIONEN steht Ihnen eine große Zahl von Schablonen zur Anfertigung Ihrer Präsentationen zur Verfügung. Diese Formatvorlagen umfassen Typ und Größe von Aufzählungszeichen und Schriftarten, Größe und Position von Platzhalterzeichen, Gestaltung des Hintergrunds, Farbenschemas mit einem Folienmaster und einem optionalen Titelmaster. Hiermit verleihen Sie den Folien Ihrer Präsentation ein einheitliches Erscheinungsbild.



Office XP Kompendium



Schablonen



879



 Kapitel 45



Einführung in PowerPoint 2002



Abbildung 45.9: Vorlagen über AutoLayout



Wenn Sie einer Präsentation eine Entwurfsvorlage zuweisen, werden der Folienmaster, der Titelmaster und die Farbskala der Präsentation durch die neue Entwurfsvorlage ersetzt. Jede hinzugefügte Folie erhält ebenfalls dasselbe Erscheinungsbild. Sie können auch selbst erstellte Entwurfsvorlagen als eigene Vorlagen speichern und weiterverwenden. Abbildung 45.10: Anzeige von Entwurfsvorlagen im Arbeitsbereich



880



Office XP Kompendium



 Bildschirmaufbau



45.3.6



Kapitel 45



Folienmaster verwenden



Der Folienmaster beinhaltet das Hauptlayout einer Präsentation, so dass alle Folien in der Präsentation ein einheitliches Erscheinungsbild zeigen. Er steuert u.a. bestimmte Texteigenschaften, die Lage, Form und Farbe von Objekten, den Hintergrund und Spezialeffekte. Grundsätzlich gibt es in PowerPoint 2002 verschiedene Masterarten:



Masterarten



Der Titelmaster ist für das Titel-Folienlayout (Eröffnungsfolie) zuständig. Der Folienmaster steuert das Format der »normalen« Folie und enthält Platzhalter für Überschriften, Aufzählungstext und Fuß-/Kopfzeilen. Der Handzettelmaster und Notizenmaster bestimmt für generelle Einstellungen für Handzettel oder Notizen (z.B. Datums- und Seitenangabe, Firmenlogo, Name des Vortragenden). Gefallen Ihnen die angebotenen Entwurfsvorlagen nicht, nutzen Sie den so genannten Folienmaster, um eigene individuelle Vorlagen zu erstellen. Diese Vorlagen bilden die Grundlage für ein geschlossenes Erscheinungsbild Ihrer Folien. Änderungen an einem Folienmaster wirken sich auf alle zugehörigen Folien aus. Beim Gestalten eines Folienmaster gehen Sie vor wie bei einer normalen Folie. Markieren Sie in dem Folienmaster einen Text und ändern Sie beispielsweise die Schriftart von Times New Roman in Arial, dann ändert sich die Schriftart aller zur Präsentation gehörigen Folien. Platzieren Sie auf dem Folienmaster Ihr Firmenlogo, erscheint das Logo ebenfalls auf allen anderen Folien.



Gestalten eines Folienmaster



Gehen Sie wie folgt vor: 1.



Aktivieren Sie über das Menü ANSICHT/MASTER den FOLIENMASTER.



2.



Markieren Sie mit der Maus im Folienmaster auf Ihrem Bildschirm die zu ändernden Objekte und wechseln Sie die Schriftart oder die Position des Mastertextes.



Bedenken Sie jedoch, dass Sie den Master nicht überladen, damit noch Spielraum zur Gestaltung der einzelnen Folien übrig bleibt. PowerPoint 2002 druckt Ihnen Mastervorlagen, Titelmaster und Folienmaster in eine Datei. Hiermit ist die Möglichkeit gegeben, verschiedene Präsentationen in einer Datei miteinander zu kombinieren oder Teile einer Präsentation innerhalb der bestehenden zu separieren.



Office XP Kompendium



881



 Kapitel 45



Einführung in PowerPoint 2002



Gehen Sie wie folgt vor: 1.



Wählen Sie im Menü ANSICHT die Option MASTER. Es öffnet sich die Symbolleiste FOLIENMASTERANSICHT:



2.



Wählen Sie das erste Symbol, FOLIENMASTER EINFÜGEN.



3.



Aus dem FORMAT-Menü wählen Sie die gewünschte Folienvorlage aus, um unterschiedlich gestaltete Formatvorlagen zu erhalten.



Abbildung 45.11: Symbolleiste Folienmasteransicht



45.3.7 Abgestimmte Farben



Farbschemas



Über FOLIENDESIGN/FARBSCHEMAS können Sie die Farbe Ihres Layouts durch Anklicken mit der Maus übernehmen. PowerPoint 2002 bietet verschiedene Farbschemas an, die aus acht, auf Präsentationen gut abgestimmten Farben bestehen. Sollten Sie aus firmeninternen Gründen nicht an bestimmte Farben gebunden sein, finden Sie eine ganze Reihe von Farbenzusammenstellungen zur Gestaltung anspruchsvoller Präsentationen. Schaffen Sie mithilfe von Farben eine attraktive Umgebung für die Informationen, die Sie der Zielgruppe Ihrer Präsentation übermitteln wollen. Vergessen Sie dabei aber nicht, dass die Informationen, der Anlass und die Art der Präsentation mit den Farben harmonieren müssen.



45.3.8



Smarttags



Mittels Smarttags stehen Ihnen viele nützliche, aber meist auch unbekannte Funktionen als erweitertes Kontextmenü zur Verfügung. Smarttags erkennt man in der Regel an einem roten Unterstrich mit einem kleinen Symbol. Klickt man dieses an, öffnet sich ein Fenster mit Anmerkungen. Diese können Hinweise auf Fehler, zu informativen Links im Internet oder auch Informationen über Verknüpfungen von Dateien oder aktuelle Änderungen im Layout sein. Sie ermöglichen es aber auch, einzelne Arbeitsschritte zurückzuverfolgen und so rückgängig zu machen.



882



Office XP Kompendium



 Arbeiten im Team



45.3.9



Kapitel 45



Hilfefunktionen



Wann immer Sie eine Information zur Arbeit mit den PowerPoint-2002Medien benötigen, aktivieren Sie im Hilfe-Menü den Office-Assistenten. Dieser steht Ihnen bei Ihren Aktionen laufend in Form einer Comic-Büroklammer zur Seite.



Office-Assistent



Detaillierte Fragen stellen Sie über das Feld FRAGE HIER EINGEBEN rechts oben in Ihrem Bildschirm. Das Hilfe-Menü öffnet sich daraufhin und zeigt zugleich eine passende, meist sehr genaue Erklärung und Tipps zu Ihrem Problem an.



Fragen-Feld



Wenn Sie über einen Internetanschluss verfügen und weitere Informationen benötigen, wählen Sie das Hilfemenü ?, dort OFFICE IM WEB und eine der angebotenen Optionen. Sie können Fragen eingeben oder Tipps abrufen.



Web



45.4



Arbeiten im Team



Neue und verbesserte Werkzeuge in PowerPoint 2002 vereinfachen zudem die Zusammenarbeit bei Präsentationen sowohl firmenintern als auch über das World Wide Web. PowerPoint 2002 erlaubt Ihnen die Zusammenarbeit mit Kollegen, Mitarbeitern und auch Kunden unabhängig von der geografischen Lage und ohne den gewohnten Arbeitsplatz zu verlassen. PowerPoint 2002 ermöglicht es Ihnen, mithilfe des World Wide Web effektiver mit anderen Beteiligten an der Erstellung von Präsentationen zusammenzuarbeiten.



45.4.1



Senden zur Überarbeitung



PowerPoint 2002 kann eine Präsentation per Mail zur Überarbeitung an ein Teammitglied versenden. Das Senden und Empfangen erfolgt über Outlook. Transparent gemacht wird dieser Vorgang dadurch, dass jedes Glied in der Überprüfungsphase berücksichtigt wird. Wenn Sie eine Präsentation zu einer Überprüfung versenden, sind die wichtigen Werkzeuge von PowerPoint 2002 automatisch angehängt. Die Bearbeitung kann mit den gleichen Voraussetzungen auf gleicher Ebene stattfinden. Gehen Sie wie folgt vor: 1.



Wählen Sie im Menü DATEI/SENDEN AN, die Option E-MAIL-EMPFÄNÜBERARBEITUNG).



GER (ZUR



Office XP Kompendium



883



 Kapitel 45



Einführung in PowerPoint 2002 2.



Outlook fügt die Präsentation automatisch in die Anlage der E-Mail ein und übermittelt dem Empfänger die Aufforderung zur Überarbeitung der Anlage.



3.



Mit einem Doppelklick auf die Präsentation öffnet sich diese und kann bearbeitet oder geändert werden.



4.



Schicken Sie die bearbeitete Präsentation wieder zurück mithilfe des Befehls SENDEN AN ORIGINAL-SENDER im Menü DATEI.



Abbildung 45.12: Datei versenden zur Überarbeitung



Smarttags



Smarttags zeigen Ihnen im Detail die vorgenommenen Umgestaltungen, die Sie auf diese Weise Schritt für Schritt nachvollziehen oder gar rückgängig machen können. Die angemerkten Kommentare und Überarbeitungen der Präsentation können nach Wahl miteinander verschmolzen bzw. kombiniert werden. So gehen Sie vor: 1.



Öffnen Sie die ursprüngliche Präsentation, die Sie zur Überarbeitung geschickt haben.



2.



Klicken Sie auf JA, VERGLEICH oder VERSCHMELZUNG.



Nur der Autor, der eine Präsentation zur Überarbeitung an verschiedene Personen verschickt und wieder zurückerhält, kann entscheiden, welche Änderungen endgültig durchgeführt werden.



884



Office XP Kompendium



 Präsentationen übermitteln



45.4.2



Kapitel 45



Überarbeitungsfenster



Das Überarbeitungsfenster in PowerPoint 2002 gibt Ihnen die Möglichkeit, Änderungen, die an der Präsentation erfolgt sind, einem bestimmten Mitglied des Überarbeitungsteams zuzuordnen. Es lassen sich die einzelnen Schritte der Überarbeitung nachvollziehen und zwar direkt bezogen auf ein bestimmtes Teammitglied. Nachdem die Überarbeitung durch die Teammitglieder mit der ursprünglichen Präsentation verschmolzen wurde, erscheint auf der rechten Seite des Bildschirms das Überarbeitungsfenster. Wählen Sie ein bestimmtes Teammitglied mit einem Mausklick aus. Kommentare Kommentare können zur internen Erläuterung in eine Präsentation eingebaut werden. Das sind Bemerkungen innerhalb eines Präsentationsentwurfs, die Mitglieder eines Teams nach Bedarf einfügen. Die Kommentare erscheinen als Icon auf dem Layout, das jederzeit abgerufen, ergänzt, gelöscht und ausgedruckt werden kann.



Bemerkungen der Teammitglieder



Fügen Sie einen Kommentar über den Befehl KOMMENTAR im Menü EINFÜein.



GEN



Über den Befehl MARKUP im Menü ANSICHT werden die Kommentar-Icons (so genannte Call-Outs) auf dem Layout sichtbar oder unsichtbar gemacht.



45.5



Befehl MARKUP



Präsentationen übermitteln



Es gibt verschiedene Arten der Übermittlung von Präsentationen, die Sie mithilfe von PowerPoint 2002 durchführen können: Bildschirmpräsentationen können automatisch ablaufen, ohne dass eine Person die Vorführung betreuen muss. Diese Art von Präsentation sollte an ihre Umgebung angepasst und selbst erklärend aufgebaut sein. Klicken Sie im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION auf das Feld BILDSCHIRMPRÄSENTATION EINRICHTEN und aktivieren Sie den Befehl ANSICHT AN EINEM KIOSK (VOLLE BILDSCHIRMGRÖSSE). Dabei wählen Sie automatisch den Befehl WIEDERHOLEN, bis [Esc] gedrückt wird.



Automatische



Eine Präsentation mit Vortrag findet meist in einem großen Raum auf einem Monitor oder Projektor statt. Der Vortragende hat in der Regel die Kontrolle über die Präsentation und kann auch jederzeit eine manuelle Steuerung vornehmen.



Präsentation mit Vortrag



Office XP Kompendium



Bildschirmpräsentationen



885



 Kapitel 45



Einführung in PowerPoint 2002 Präsentationen im World Wide Web: Präsentationen können gezielt für das Web gestaltet und über den Befehl ALS WEBSEITE SPEICHERN... im Menü DATEI als Kopie im HTML-Format abgelegt und veröffentlicht werden.



Präsentationen im World Wide Web



Online-Besprechungen: Während einer Online-Übertragung der Präsentation sind Sie in der Lage, zusätzliche Features (z.B. Audiodaten) hinzuzufügen, die Präsentation für das Web zu optimieren und vieles mehr. PowerPoint 2002 bietet Ihnen die Möglichkeit, das World Wide Web für die Aufzeichnung oder Verbreitung von Präsentationen rund um die Welt zu nutzen.



Online-Besprechungen



35-mm-Dias



35-mm-Dias. Mit einem Desktopfilmrecorder erstellt ein Belichtungsunternehmen 35-mm-Dias.



Overheadfolien



Overheadfolien und Ausdruck auf Papier: Die ganz klassische Präsentation besteht aus einer Anzahl von Folien, die durch Notizen und Handzettel ergänzt werden. Sie können farbige oder schwarzweiße Klarsichtfolien für die Verwendung mit einem Overheadprojektor herstellen.



und Ausdruck auf Papier



45.6



Ausgabe über Drucker



Sie können mit PowerPoint 2002 Ihre Präsentation in sehr guter Qualität auf Ihrem Drucker, sowohl in Farbe als auch in Graustufen oder reinem Schwarzweiß ausdrucken (die Qualität hängt letztendlich von Ihrem Drucker ab). PowerPoint 2002 lässt über die Druckvorschau das Kontrollieren der Position und des Aussehens der Elemente zu. Handzettel



Oft wird eine Präsentation, ob über Bildschirm oder mit Overheadfolien, mit Handzetteln begleitet. Beim Drucken von Handzetteln für die Zuhörer können Sie zwischen verschiedenen Layouts wählen, die sich in der Anzahl der Folien (bis zu neun pro Seite) und deren horizontaler oder vertikaler Anordnung unterscheiden. Gehen Sie wie folgt vor: 1.



Das Druckmenü (Befehl DRUCKEN im Menü DATEI) hält eine komfortable und übersichtliche Anleitung zur Druckausgabe bereit. PowerPoint 2002 bietet eine detaillierte Druckvorschau, in der Sie wie im Menü DATEI/SEITENANSICHT das resultierende Dokument betrachten können.



2.



Legen Sie fest, ob Folien, Handzettel, Notizenseiten oder die Gliederungsansicht gedruckt werden sollen.



Druckvorschau



886



Office XP Kompendium



 Ausgabe über Drucker



Kapitel 45 Abbildung 45.13: Menü Drucken



3.



Über das Feld DRUCKBEREICH wählen Sie die gewünschten Folien oder das Format der Handzettel aus. Tragen Sie die ANZAHL DER EXEMPLARE ein.



4.



Sollen auf den Folien Seitenzahlen oder Fußzeilen erscheinen, fügen Sie diese über OPTIONEN/KOPF- UND FUSSZEILE in der VORSCHAU ein.



Bitte beachten Sie, dass Sie beim Drucken auf Folien die für Ihren Drucker richtigen Folien und auch die richtige, bedruckbare Seite der Folien benutzen. Die Einbindung von Windows GDI+ in PowerPoint 2002 unterstützt den Anwender sowohl mit wesentlichen Verbesserungen bezüglich der Darstellung eines Layouts als auch bei der Druckausgabe von Bildern in PowerPoint. Bemerkenswert ist die Optimierung der Kantengestaltung, sowohl im Editiermodus als auch bei der Präsentation. Kanten werden geglättet dargestellt, was Ihren Präsentationen ein professionelleres Aussehen verleiht.



Office XP Kompendium



887



 46



Objekte in PowerPoint 2002



Eine Präsentation besteht aus verschiedenen Folien. Die einzelnen Folien werden gestaltet mit Objekten, wie Grafiken und grafische Formen, Textobjekte, Tabellen, Diagramme und Organigramme. Mithilfe von PowerPoint lassen sich den einzelnen Objekten Animationen oder Klänge hinzufügen. Setzen Sie diese einzelnen Folien in der richtigen Reihenfolge zusammen und gestalten Sie die Folienübergänge. Dieser Teil beschäftigt sich mit den Objekten einer PowerPoint-Präsentation.



46.1



Folien gestalten mit Objekten



Mit Objekten umgehen



Sie fertigen Objekte mit PowerPoint 2002 an und arbeiten mit ihnen. In den meisten Fällen werden PowerPoint-Objekte auch von diesem Programm erstellt, Sie können aber auch Objekte aus anderen Anwendungen mit PowerPoint 2002 handhaben. Die folgenden Abschnitte erklären, was Objekte in PowerPoint 2002 bedeuten und welche Hilfsmittel Ihnen im Umgang mit Objekten zur Verfügung stehen.



46.1.1



Objekte und ihre Anwendung



Objekte legen Sie mit den Hilfsmitteln von PowerPoint 2002 an. Dabei handelt es sich um Text, Linien oder auch kombinierte Objekte wie grafische Formen. Auch importierte Grafiken werden von PowerPoint 2002 als Objekte verstanden. Objekte können Attribute haben, die Sie mit PowerPoint 2002 zuordnen. Solche Attribute sind Farbe und Form, Hervorhebungen, Füllbereich oder Schatten. Objekte haben auch einen Rahmen.



Objektarten



Form: Der Begriff meint ein Attribut. Er bezeichnet Objekte, die mit den Hilfsmitteln TEXT oder AUTOFORMEN angelegt wurden. Linien, Bögen oder freihändig gezeichnete Objekte haben das Attribut Form nicht. Rahmen: Objekte wie Quadrate, Rechtecke, Kreise usw. rahmen das jeweilige Objekt durch Umfassungslinien ein. Diesen Rahmen können Sie formatieren, indem Sie die Linienart des Objekts beeinflussen.



Office XP Kompendium



889



 Kapitel 46



Objekte in PowerPoint 2002



Abbildung 46.1: Formate in PowerPoint organisieren



Markierungsrahmen



Tabelle 46.1: Was die Markierungspunkte bewirken



890



Von dem zuletzt genannten Rahmen müssen Sie den Markierungsrahmen unterscheiden. Der Markierungsrahmen von Textobjekten besteht aus schrägen Linien. Nicht-Textobjekte zeigen statt des Markierungsrahmens ein Markierungsrechteck. Es wird aus kleinen Quadraten gebildet, so genannten Größenziehpunkten. Die zuletzt erwähnten Ziehpunkte gibt es in drei Variationen. Sie haben unterschiedliche Aufgaben: Ziehpunkte



Aufgabe



Formziehpunkte



Wenn Sie Freihand-Zeichnungen oder Vielecke durch einen Doppelklick markieren, werden schwarze Quadrate als Formziehpunkte angezeigt. Solche Objekte können Sie bearbeiten, indem Sie Formziehpunkte verschieben, hinzufügen oder löschen.



Größenziehpunkte



Größenziehpunkte werden nach dem Zeichnen automatisch um Objekte gelegt oder per Mausklick angezeigt. Positionieren Sie den Mauspfeil auf einem der Quadrate, wenn Sie die Objektgröße durch Ziehen verändern wollen.



Office XP Kompendium



 Mit Objekten umgehen



Ziehpunkte



Aufgabe



Korrekturzieh- AutoFormen und Bögen zeigen nach der Markierung neben den punkte Größenziehpunkten eine Raute als Zielpunkt für den Mauspfeil beim Ziehen. Markieren Sie diesen Korrekturziehpunkt, wenn Sie Formen anpassen wollen. Drehpunkt



46.1.2



Kapitel 46 Tabelle 46.1: Was die Markierungspunkte bewirken (Forts.)



Ist ein Objekt aktiviert, erkennen Sie im oberen Teil einen grünen Ankerpunkt. Dieser ist über eine Verbindungslinie zum Objekt angehängt. Gehen Sie mit der Maus auf diesen Punkt, ändert sich der Mauscursor in das Symbol FREIES DREHEN. Klicken Sie mit der Maus darauf, können Sie das Objekt rotieren lassen.



Linien und Raster



Bewegen Sie Objekte auf einer Folie, lassen sich diese leicht an einer Grundlinie oder im Verhältnis zu anderen Objekten ausrichten. Ursache ist ein Raster der Folie. Unsichtbare oder in PowerPoint 2002 sichtbare Linien überziehen eine Folie im gewünschten Abstand. Sie können die Rasterlinien mit dem Befehl ZEICHNEN/AUSRICHTEN/AM RASTER bzw. auch über die Option AN FORM wählen. Sehr genau arbeiten Sie mit dem Befehl ZEICHNEN/PRÄZISIONSAUSRICHTEN. Wollen Sie die einmal gewählte Richtung beibehalten, drücken Sie beliebig oft die Taste (F4), um die Form weiterzurücken.



Präzise Positionierung



Abbildung 46.2: Objekte verschieben mithilfe von Führungslinien



Führungslinien können Sie ähnlich wie das unsichtbare Raster verwenden. Die Linien werden sichtbar, wenn Sie ANSICHT/FÜHRUNGSLINIEN wählen. Objekte lassen sich durch die »Magnetwirkung« leicht an den Führungslinien ausrichten.



46.1.3



Führungslinien



Symbolleisten



PowerPoint 2002 bietet Ihnen zur Gestaltung der Folien grafische Hilfsmittel, aus denen Sie durch Kombination nahezu jede Darstellung erzeugen können. Die Hilfsmittel sind z. B. Linie, Oval, Kreis und Rechteck. Diese Standardformen werden durch viele andere Möglichkeiten in den AutoFormen ergänzt.



Office XP Kompendium



891



 Kapitel 46



Objekte in PowerPoint 2002 Objekte für eine oder viele Folien verwenden



Symbolauswahl Standardformen



Abbildung 46.3: Schnellauswahl von Symbolen



Sie können mit diesen Hilfsmitteln grafische Objekte auf dem PowerPoint2002-Bildschirm erzeugen, sie anschließend bewegen, kombinieren und arrangieren und später drucken oder auf andere Weise vorführen. Für das Anfertigen der Zeichenobjekte stellt PowerPoint 2002 verschiedene Symbolleisten bereit:



Symbolleisten aktivieren



1.



Öffnen Sie mit ANSICHT/SYMBOLLEISTEN das Menü und zeigen Sie auf eine Zeile mit dem Namen einer Symbolleiste.



2.



Markieren Sie z.B. Optionen für ZEICHNEN, AUTOFORMEN.



Symbolleiste Zeichnen Abbildung 46.4: Mithilfe der Zeichnen-Symbolleiste fertigen Sie Standardzeichnungen an.



Sie werden sie für Rechtecke, Kreise, Quadrate usw. benötigen. Auch für Beschriftungen und Änderungen stehen Symbole zur Verfügung. Erweiterte Symbolleisten Symbolleisten und Schaltflächen



892



Die Symbolleiste ZEICHNEN besitzt Symbole, die als Schaltflächen ausgeführt werden. Durch Anklicken der Pfeile am Rand erweitern Sie das Angebot der Symbolleiste. Hier finden Sie z. B. unter AutoFormen eine Vielzahl weiterer Objekte, die Sie sofort nutzen können.



Office XP Kompendium



 Mit Objekten umgehen



Kapitel 46 Abbildung 46.5: Die Symbole Zeichnen und ihre Bedeutung



Abbildung 46.6: Schaltfläche Autoformen der Symbolleiste



Symbolleisten anordnen PowerPoint 2002 bietet Ihnen die Möglichkeit, die Symbolleisten effektiver zu konfigurieren und individuell auf Ihrem Bildschirm anzuordnen. Sie ordnen jeweils nur die Symbole an, mit denen Sie tatsächlich regelmäßig arbeiten. Damit reduzieren Sie die Funktionsvielfalt auf das Notwendige und schneidern Ihren optimierten Bildschirm. So erreichen Sie es: 1.



Öffnen Sie im Menü ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/SYMBOLLEISTEN ANPASSEN.



2.



Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Symbolleisten.



3.



Über den Befehl NEU speichern Sie auf diese Weise Ihre Auswahl zum Erstellen für bestimmte Präsentationstypen.



Office XP Kompendium



Symbolleiste anpassen



893



 Kapitel 46



Objekte in PowerPoint 2002 Mit der Maus können Sie die Symbolleisten auf dem Bildschirm anordnen. Hierzu gehen Sie mit der Maus auf das Haltesymbol und ziehen die Symbolleiste mit gedrückter Maustaste auf den gewünschten Platz. Ebenso lassen sich geöffnete Schaltflächen auf dem Bildschirm platzieren.



Zurücksetzen



Den Originalzustand einer Symbolleiste stellen Sie jederzeit wieder her, indem Sie die Liste der Symbole über den Befehl ZURÜCKSETZEN im Menü ANSICHT/SYMBOLLEISTEN ANPASSEN.



46.2



Objekte zeichnen



PowerPoint 2002 betrachtet grafische Objekte als Einheiten. Das heißt, die geschlossenen Grafikelemente sind nicht weiter zerlegbar, lassen sich jedoch insgesamt in ihrer Größe und Form verändern oder kombinieren. Objekte lassen sich in PowerPoint auch drehen, kippen und einfärben. Über die Symbolleiste ZEICHNEN bietet PowerPoint verschiedene Kategorien von Formen: Linien, Verbindungen, Standardformen, Flussdiagrammelemente, Sterne und Banner sowie Callouts (siehe Abbildung 46.6). Zu den Formen lässt sich auch Text hinzufügen, der Bestandteil einer Form werden kann (siehe Kapitel 47 Text in PowerPoint 2002).



46.2.1 Symbolleiste Zeichnen



Standardformen zeichnen



Die wichtigen Standardformen, wie Rechtecke, Kreise und andere geschlossene Formen, lassen sich in PowerPoint recht einfach erzeugen. Um z.B. ein Rechteck zu zeichnen, gehen Sie wie folgt vor: 1.



Sie befinden sich in der Ansicht NORMAL. Klicken Sie mit der Maus auf das RECHTECK-Symbol in der Symbolleiste ZEICHNEN.



2.



Der Mauscursor verwandelt sich in ein Kreuz. Dieses positionieren Sie an einer gedachten Ecke für das Rechteck. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste den Rahmen. Sobald Sie die Maustaste wieder loslassen, ist das Grundgerüst für das Rechteck fertig.



3.



Über die Ziehpunkte ist das Rechteck in der Größe und Lage veränderbar. Den Rahmen, die Rahmenfarbe und die Füllfarbe richten Sie über die entsprechenden Zeichnensymbole ein.



Abbildung 46.7: Symbol Rechteck



Quadrat



894



Möchten Sie ein Quadrat zeichnen, drücken Sie die Taste (ª) und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste ein Rechteck.



Office XP Kompendium



 Objekte zeichnen Ein Objekt wird gleichmäßig größer oder kleiner um ein definiertes Zentrum, indem Sie mit der Maus ein Zentrum angeben und während des Zeichnens die Tasten (ª) und (Strg) drücken.



46.2.2



Kapitel 46 Gleichmäßig größer/kleiner



Freihandformen zeichnen



Zur Ergänzung der Standardobjekte bietet Ihnen PowerPoint Symbole für das Zeichnen von Linien, Bogen und Freihandformen. So zeichnen Sie frei: 1.



Klicken Sie auf FREIHANDFORM, um ein Objekt aus geraden und gebogenen Linien zu zeichnen. Abbildung 46.8: Symbol Freihandform



2.



Zum Zeichnen von Freihandobjekten ziehen Sie einfach die Maus. Zum Zeichnen gerader Linien bewegen Sie die Maus bei gedrückter linker Maustaste.



3.



Um eine Form offen zu beenden, führen Sie an der gewünschten Stelle einen Doppelklick aus. Zum Schließen einer Form klicken Sie neben den Anfangspunkt.



4.



Entspricht die gezeichnete Freihandform noch nicht Ihren Vorstellungen, ändern Sie diese, indem Sie in der Symbolleiste ZEICHNEN/PUNKTE BEARBEITEN anklicken. Ziehen Sie das Objekt über die aktiven Punkte in die gewünschte Form.



Soll ein Eckpunkt einer Freihandfigur während des Zeichnens gelöscht werden, drücken Sie die Taste (¢). Die letzten Punkte der Figur werden einzeln gelöscht.



46.2.3



Taste (¢)



Bogen zeichnen



Über die Schaltfläche AUTOFORM BOGEN lassen sich kreisähnliche Elemente erzeugen.



Symbol Bogen



Abbildung 46.9: Symbol Bogen



Ein Viertelkreis entsteht, wenn Sie während des Zeichnens die Taste (ª) drücken. Der Bogen wird am Ausgangspunkt der Zeichnung zentriert, wenn Sie (Strg)+linke Maustaste betätigen. Einen Viertelkreis, der am Ausgangspunkt der Zeichnung zentriert wird, erzeugen Sie mit (ª)+(Strg)+linke Maustaste.



Office XP Kompendium



Viertelkreis



895



 Kapitel 46



Objekte in PowerPoint 2002 Bogen bearbeiten



Größen-/ Korrekturziehpunkte



Wenn Sie einen gezeichneten Bogen aktivieren, ist er durch Größen- und Korrekturziehpunkte gekennzeichnet. Größenziehpunkte sind die bekannten Markierungspunkte, Korrekturziehpunkte erkennt man an den farbig markierten, auf die Spitze gestellten Quadraten. Diese erlauben ein Verlängern bzw. Verkürzen des Bogens im gleichen Radius. Um einen Bogen zu drehen, benutzen Sie den Markierungspunkt für FREIES DREHEN, der mit einer Verbindungslinie am oberen Teil des Objekts angehängt ist.



46.2.4 Symbol Linie



Linien oder Verbindungslinien zeichnen



Über das Symbol LINIE der Schaltfläche AUTOFORMEN können Sie durch Ziehen mit der Maus gerade Linien zeichnen.



Abbildung 46.10: Symbol Linie



Versuchen Sie es:



Symbol Verbindungslinie



1.



Halten Sie, während Sie die Linie mit der Maustaste ziehen, die (ª)Taste gedrückt und zeichnen Sie die Linie ab ihrem Anfangspunkt im 15-Grad-Winkel.



2.



Um die Linie in entgegengesetzter Richtung zum Endpunkt zu verlängern, halten Sie während des Ziehens (Strg) gedrückt.



Eine Verbindungslinie stellt eine spezielle Form einer Linie dar, die mit den Formen verbunden ist, an die sie angefügt wurde.



Abbildung 46.11: Schaltfläche Verbindungslinien



Verbinden Sie die Punkte mit Linien:



896



1.



Klicken Sie in der Symbolleiste auf AUTOFORMEN/VERBINDUNGEN und wählen Sie die gewünschte Verbindung aus.



2.



Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Stelle einer Form, an der die Verbindung beginnen soll. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Form, erscheinen blaue Kreise, das sind die Verbindungspunkte der Form. Klicken Sie auf den ersten Verbindungspunkt, ziehen Sie den Mauszeiger auf das andere Objekt und bestimmen Sie den zweiten Verbindungspunkt.



Office XP Kompendium



 Objekte einfügen



Kapitel 46



Verbundene oder belegte Verbindungslinien erscheinen in Form roter Kreise, die nicht belegten werden als grüne Kreise dargestellt. Mit einem Doppelklick auf die Linie öffnen Sie den Befehl AUTOFORM FORMATIEREN. Über diesen Befehl fügen Sie der Linie Pfeilspitzen an, Sie können Position, Größe und Stärke der Linie exakt bestimmen und sie in der Farbe ändern.



Befehl AUTOFORM FORMATIEREN



Zum Verschieben der Linie mit der Maus positionieren Sie diese auf der Linie, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Linie. Falls Sie eine Linie nur auf einer Geraden nach links oder rechts verschieben wollen, halten Sie die Taste (ª) gedrückt und bewegen Sie die Linie mit der Maus. So bewegt sich die Linie wie auf Schienen.



46.3



Linie gerade verschieben



Objekte einfügen



Als Teil von MS Office XP kann PowerPoint 2002 auf seinen Folien mit Objekten aus eigenen Beständen, aus dem Web, aus allen gängigen Anwendungsprogrammen, selbstverständlich auch aus anderen Office-Anwendungen, der Textverarbeitung Word, der Tabellenkalkulation Excel, Text aus FrontPage oder einer Tabelle der Datenbank Access umgehen.



46.3.1



Objekte über die Zwischenablage einfügen



Fügen Sie Daten aus anderen PowerPoint-Präsentationen einfach über die Zwischenablage ein. Sie können bei der Übernahme der Daten dafür sorgen, dass die Daten aus den anderen Anwendungen immer auf dem neuesten Stand sind. Auf grundsätzlich gleiche Weise übernehmen Sie Objekte anderer Windows-Programme. In der Zwischenablage können Sie Text- und Grafikelemente aus verschiedenen Programmen sammeln und anschließend in Ihr PowerPoint-Layout übernehmen. Elemente, die in die Zwischenablage kopiert werden sollen, müssen im Arbeitsbereich angezeigt werden (oder die Option SAMMELN OHNE ANZEIGEN der Zwischenablage muss aktiviert sein). Die Zwischenablage ist in der Lage, durch den Befehl KOPIEREN oder AUSSCHNEIDEN im Menü BEARBEITEN bis zu 24 Elemente aufzunehmen und mit dem Befehl EINFÜGEN in ein anderes Layout zu übertragen.



Text- und Grafikelemente kopieren



Objekte anderer Folien übernehmen Mit PowerPoint 2002 schneiden Sie Diagramme, Abbildungen jeder Art, Übersichten, Texte und ähnliches Material aus Ihren vorhandenen PowerPoint-Folien aus, um diese in neuen Folien wiederzuverwenden.



Office XP Kompendium



897



 Kapitel 46



Objekte in PowerPoint 2002



Abbildung 46.12: Zwischenablage im Arbeitsbereich geöffnet



46.3.2



Objekte als ClipArt importieren



PowerPoint 2002 stellt Ihnen im Clip Organizer eine ClipArt Gallery zur Verfügung. Die Bilder verwenden Sie einzeln oder kombiniert mit eigenen Zeichnungen auf Folien. Abbildung 46.13: Symbol ClipArt



Der Clip Organizer ist die Zentrale zur Verwaltung (Suchen, Einfügen, Organisieren) der Bilder, Grafiken, Videos und Sounds, die in eine Präsentation eingefügt werden sollen. Wenn Sie mehr Clips benötigen als auf der Festplatte gespeichert sind, aktivieren Sie im Clip Organizer das Symbol für die Verbindung zum Netz. Besitzen Sie ein Modem, haben Sie über das Internet Zugriff auf viele neue Clips. Selbstverständlich können Sie auch Ihre eigenen Grafiken im Clip Organizer ablegen. Um Clips aus der Clip Gallery in die aktive Folie einzufügen, gibt es verschiedene Möglichkeiten: Clips einfügen



Zeigen Sie im Menü EINFÜGEN auf GRAFIK und klicken Sie dann auf CLIPART. Das Arbeitsfenster CLIPART EINFÜGEN ist nun geöffnet. Sie können über das Feld SUCHEN NACH ein Stichwort oder den Dateinamen eingeben und nach einem bestimmten Clip suchen. In der Ergebnis-Vorschau wählen Sie den gewünschten Clip durch Anklicken aus. Eine weitere praktische Möglichkeit zum Auswählen einer Grafik bietet Ihnen der Clip Organizer. In einer Sammlungsliste sind alle Grafiken in Ordnern abgelegt. Öffnen Sie einen Ordner und wählen Sie unter



898



Office XP Kompendium



 Objekte einfügen



Kapitel 46



ANSICHT die Option MINIATURBILDER. Das Vorschau-Fenster zeigt Ihnen alle Grafiken. Über Drag&Drop fügen Sie die Grafik in Ihr Folienlayout ein. Wählen Sie im Menü EINFÜGEN/GRAFIK die Option AUS DATEI. Suchen Sie Ihre Bild- oder Grafikdateien in Ihrem Ordner und importieren Sie diese über das Befehlsfeld EINFÜGEN in Ihr Layout. Abbildung 46.14: Microsoft Clip Organizer



PowerPoint 2002 verfügt über einen mehrfachen Bildimport. Das heißt, Sie können gleichzeitig mehrere Grafiken importieren. Aktivieren Sie im Menü EINFÜGEN den Befehl GRAFIK AUS DATEI. Während des Auswählens der Grafiken halten Sie die Taste (Strg). Legen Sie eingefügte Grafiken unter Verwendung von WordArt und den PowerPoint-Hilfsmitteln neu an oder kombinieren Sie diese mit anderen Grafiken. Eine Grafik ändern Sie über den Befehl FÜLLBEREICH, LINIENFARBE.



46.3.3



Clips ändern



Film und Klang einfügen



Mit PowerPoint können Sie in einer Präsentation auf recht einfache Weise Film und Klang einsetzen. Zuständig für die Übernahme ist das Menü EINFÜGEN. Mit der Option FILM UND SOUND haben Sie Zugriff auf FILM UND SOUND in der ClipArt-Sammlung bzw. auf Dateien. Stellen Sie Dateien bereit, können Sie mit der Option AUTOFORMEN/INTERAKTIVE SCHALTFLÄCHEN und BILDSCHIRMPRÄSENTATION/BENUTZERDEFINIERTE ANIMATION leicht verzweigen.



Office XP Kompendium



899



 Kapitel 46 Media Gallery



Objekte in PowerPoint 2002 Um einen Sound aus der Media Gallery einzubinden, klicken Sie auf SOUND MEDIA GALLERY. Suchen Sie den gewünschten Sound und importieren Sie diesen.



AUS



Um einen Sound von einem anderen Speicherort einzufügen, klicken Sie auf SOUND AUS DATEI. Suchen Sie nach dem Ordner, der den gewünschten Sound enthält, und doppelklicken Sie dann auf diesen Sound. Tonangebote einer CD



Wichtig ist, dass Sie mit EINFÜGEN/FILM UND SOUND auch auf die Tonangebote einer CD und auf eigene Aufzeichnungen (Soundkarte und Mikrofon vorausgesetzt) zurückgreifen können. Dadurch wird die Vielfalt der Gestaltungen einer Präsentation erheblich gesteigert. Einfügen eines Videos auf einer Folie: 1.



Sie aktivieren die Folie, der ein Video hinzugefügt werden soll.



2.



Zeigen Sie im Menü EINFÜGEN auf FILM UND SOUND.



3.



Wenden Sie eines der folgenden Verfahren an: Um ein Video aus der Clip Gallery zu importieren, aktivieren Sie den Befehl FILM AUS GALLERY und suchen Sie das gewünschte Video. Um ein Video von einem anderen Speicherort einzubinden, klicken Sie auf FILM AUS DATEI. Suchen Sie nach dem Ordner, der das gewünschte Video enthält, und doppelklicken Sie dann auf dieses.



Eine Nachricht wird angezeigt. Wenn der Film beim Wechsel zu dieser Folie automatisch abgespielt werden soll, klicken Sie auf JA. Wenn der Film erst abgespielt werden soll, wenn Sie während einer Bildschirmpräsentation darauf klicken, aktivieren Sie die Schaltfläche NEIN. Vorschau



Für eine Vorschau des Films in der Normalansicht doppelklicken Sie auf den Film.



46.3.4



Hyperlink einfügen



Abbildung 46.15: Symbol Hyperlink



Mit einem Hyperlink können Sie aus einer Präsentation zu einer anderen Präsentation, zu einer bestimmten Folie innerhalb einer Präsentation, zu einem Word- oder PowerPoint-Dokument, zum Intranet oder zu einer Adresse im Internet wechseln bzw. springen. Der Hyperlink erspart kopierte Daten, also Speicherplatz, ermöglicht jedoch ein vielfältiges Informationsangebot.



900



Office XP Kompendium



 Objekte einfügen



Kapitel 46



Der Hyperlink nutzt einen Text oder ein Objekt, um eine Aktion zu starten. Sie können das Mausklickverfahren einrichten. Nehmen Sie Ersteres, wenn der Wechsel sicher sein soll. Dann geschieht nur etwas, wenn geklickt wird. Verwenden Sie das Mauskontaktverfahren möglichst zum Einblenden von Meldungen. Wenn Text innerhalb einer Form vorliegt, können Sie separate Hyperlinks für die Form und den Text erstellen. Text, der einen Hyperlink darstellt, wird unterstrichen und in einer Farbe angezeigt, die auf das Farbschema abgestimmt ist. Die Farbe ändert sich, nachdem Sie über einen Hyperlink einen Wechsel vorgenommen haben. Sie können also erkennen, welche Hyperlinks bereits angezeigt wurden. Abbildung 46.16: Befehlsfeld Hyperlink einfügen



Hyperlink einbauen Um den Hyperlink einzubauen, sind nur wenige Arbeiten notwendig. Gehen Sie so vor: 1.



Positionieren Sie die Folie, auf der Sie die Verzweigung einrichten wollen.



2.



Zeichnen Sie eine Zielfläche (oder verwenden Sie ein Symbol), die vom Benutzer angeklickt werden kann. Markieren Sie die Zeichnung, Grafik oder was auch immer Sie als Zielfläche vorgesehen haben.



3.



Wählen Sie das Symbol HYPERLINK EINFÜGEN ODER DEN BEFEHL HYPERLINK IM MENÜ EINFÜGEN.



4.



Legen Sie im Dialogfeld HYPERLINK EINFÜGEN fest, wohin verzweigt werden soll, und bestätigen Sie.



5.



Nach dem Einfügen der Verzweigung reicht beim Vorführen der Präsentation ein Klick auf das Symbol.



Office XP Kompendium



901



 Kapitel 46



Objekte in PowerPoint 2002 Die Verzweigung kann zu einer Webseite im Internet führen, aber ebenso auch ein Programm und eine Datei auf der Festplatte starten. Verlassen Sie beides jeweils auf die dort übliche Weise, um zur Präsentation zurückzukehren.



Register Mausklick



Einsatz der Schaltflächen



Wenn Sie demselben Objekt mehrere Aktionen zuordnen, nutzen Sie das Register MAUSKLICK, stellen Sie den Hyperlink ein und dann die Registerkarte MAUSKONTAKT, um die zweite Aktion, z.B. einen Klang, festzulegen. PowerPoint 2002 liefert zudem eine Auswahl von Schaltflächen, die Sie als Hyperlinks in die Präsentation einfügen können. Diese Schaltflächen werden von Anwendern angeklickt und daraufhin in der Folie als gedrückt angezeigt. Zugriff auf die Schaltflächen erhalten Sie mit BILDSCHIRMPRÄSENTATION/INTERAKTIVE SCHALTFLÄCHEN. Es gibt häufig gebrauchte Formen wie Rechts- und Linkspfeile:



Abbildung 46.17: Interaktive Schaltflächen



Hyperlinks aktivieren Hyperlinks werden aktiv, wenn Sie die Bildschirmpräsentation über den Befehl BILDSCHIRMPRÄSENTATION VORFÜHREN im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION starten. Drücken Sie (Alt)+(Tab), um zur Bildschirmpräsentation zurückzukehren. Wenn Sie Hyperlinks einbauen, sollten Sie Folgendes beachten:



ICON: Info



Springen Sie mit einem Hyperlink zu einer einzelnen Folie, müssen Sie auch für eine Rücksprungmöglichkeit sorgen. Fügen Sie dieser Folie einen Hyperlink hinzu, um wieder die Ausgangsfolie anzuwählen. Das Ziel des Hyperlinks ist auch verfügbar, wenn Sie Dateien verschieben. PowerPoint verwendet relative Dateipfade. Wollen Sie Hyperlinks zu Adressen im Internet einfügen, verwenden Sie die Symbolleiste WEB, um eine Startseite zu öffnen oder dem Ordner FAVORITEN interessante Dateien hinzuzufügen. Sie können das Objekt ändern, das einen Hyperlink darstellt, oder das Ziel eines Hyperlinks bearbeiten. Nur wenn Sie den Text bzw. ein Objekt insgesamt löschen, wird auch der Hyperlink entfernt.



902



Office XP Kompendium



 Objekte einfügen



46.3.5



Kapitel 46



Objekte verknüpfen Abbildung 46.18: Daten aus fremden Anwendungen holen



Die Verknüpfung eines Objekts bedeutet immer, dass Daten leicht zu aktualisieren sind. Fügen Sie eine Tabelle oder ein Diagramm aus Excel in PowerPoint 2002 ein, wird es meist sinnvoll sein, eine Verknüpfung einzurichten. Da Sie beides mit Excel angefertigt haben, ist es wahrscheinlich, dass in PowerPoint 2002 eine »Zweitverwertung« stattfindet. Die eigentliche Arbeit mit der Tabelle oder dem Diagramm erfolgt in Excel, Änderungen aber werden automatisch in PowerPoint 2002 übernommen.



Daten aktualisieren



Zum Aufbau der Verbindung gibt es zwei Möglichkeiten: Über die Zwischenablage – dazu erstellen Sie in der Quellanwendung ein Objekt, das Sie in die Zwischenablage kopieren. Schalten Sie in PowerPoint 2002 zu der Folie, in die das Objekt eingefügt werden soll, und aktivieren Sie den Befehl BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN/LINK EINFÜGEN.



Zwischenablage



Aus PowerPoint 2002 – wählen Sie EINFÜGEN/OBJEKT/AUS DATEI ERSTELLEN. Suchen Sie einen Dateinamen und aktivieren Sie vor dem Bestätigen das Kontrollkästchen VERKNÜPFUNG.



46.3.6



Objekte einbetten



Objekte einzubetten ist immer dann sinnvoll, wenn Sie diese Objekte mit einer fremden Anwendung für eine Folie anfertigen müssen, sie in PowerPoint 2002 einfügen und dort später bearbeiten wollen. Für die Bearbeitung benötigen Sie die fremde Anwendung. Da Sie das betreffende Objekt aber in PowerPoint 2002 eingefügt haben, ist es nur folgerichtig, es dort auch zu bearbeiten. Das können Sie dank OLE. Das Einbetten hat dazu geführt, dass sich PowerPoint 2002 wie die fremde Anwendung verhalten kann (die Anwendung muss auf dem gleichen PC installiert sein). Sie erhalten alle notwendigen Optionen und erst nach dem Bearbeiten erscheint PowerPoint 2002 wieder unverändert. Zum Einbetten von Objekten verwenden Sie die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Methoden.



OLE



Objekt per Drag&Drop einbetten Wenn Sie z. B. eine Tabelle aus Word oder aus Excel in eine Folie einbetten wollen, nutzen Sie am besten Drag&Drop.



Office XP Kompendium



Tabelle aus Excel



903



 Kapitel 46



Objekte in PowerPoint 2002



So geht’s: 1.



Ordnen Sie außer PowerPoint 2002 ein zweites Anwendungsfenster auf dem Bildschirm an, aus dem Sie Daten entnehmen wollen.



2.



Markieren Sie die Daten.



3.



Positionieren Sie den Mauspfeil auf dem Rahmen der Markierung (z. B. Excel).



4.



Halten Sie die linke Maustaste gedrückt (Pluszeichen neben Mauscursor) und ziehen Sie die markierten Daten über das PowerPoint-2002Fenster (Daten verschieben).



5.



Wenn Sie beim Ziehen (Strg) gedrückt halten, kopieren Sie die Daten.



Durch Ihre Aktion sind die Daten als Objekt auf der Folie eingebettet. Klicken Sie das Objekt an, werden Markierungskästchen angezeigt. Sie können das Objekt größer oder kleiner ziehen und positionieren. Wenn Sie auf das Objekt doppelklicken, wird ein Rahmen sichtbar und die Menüstruktur von PowerPoint 2002 ändert sich. Sie müssen nur auf eine freie Stelle der Folie klicken, um wieder die normale Ansicht von PowerPoint 2002 zu sehen. Objekt mit der Zwischenablage einbetten Kopieren Sie z. B. eine Tabelle in Excel in die Zwischenablage. So gehen Sie vor: 1.



Schalten Sie zu PowerPoint 2002.



2.



Wählen Sie BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN.



3.



Markieren Sie in der Liste ALS den OBJEKTTYP. Das Optionsfeld EINFÜist wahrscheinlich aktiv.



GEN



4.



Bestätigen Sie mit OK.



Objekt aus einer Datei einbetten Sie arbeiten mit einer Anwendung wie Excel, Word, Access, einer der Applikationen aus dem Ordner wie MICROSOFT (\PROGRAMME\GEMEINSAME DATEIEN\MICROSOFT) oder einer vergleichbaren Anwendung und wollen ein Objekt aus einer Datei einbetten. So machen Sie es:



904



1.



Laden Sie PowerPoint 2002 und schalten Sie zur Folie, in die eingebettet werden soll.



2.



Wählen Sie EINFÜGEN/OBJEKT/AUS DATEI ERSTELLEN.



Office XP Kompendium



 Objekte bearbeiten



Kapitel 46



Suchen Sie nach der Datei und bestätigen Sie mit OK, wenn Sie den richtigen Dateinamen gefunden haben. Objekt in ein PowerPoint-Objekt verwandeln Eingebettete Objekte sind mit ihrer Quellanwendung verbunden. Das hat den Vorteil, dass Sie ein solches Objekt jederzeit mit der ihm adäquaten Anwendung bearbeiten können, es kostet aber Speicherplatz. Ist die Verbindung zur originären Anwendung nicht mehr erforderlich, heben Sie diese auf.



Speicherplatz sparen



Machen Sie aus dem eingebetteten Objekt ein PowerPoint-Objekt, das nur von PowerPoint 2002 bearbeitet wird: 1.



Markieren Sie ein Objekt und wählen Sie ZEICHNEN/GRUPPIERUNG Eine Meldung warnt, wenn durch die Umwandlung Daten verloren gehen könnten.



AUFHEBEN.



2.



Durch das Aufheben der Gruppierung können Sie mit den Markierungskästchen die einzelnen Elemente ändern.



Mit ZEICHNEN/GRUPPIEREN fassen Sie die Teile wieder zusammen.



46.4



Objekte bearbeiten



Nachdem Sie Objekte aus Linien zusammengesetzt oder aus den vorhandenen Formen entwickelt haben, ergibt sich die Notwendigkeit von Änderungen und Anpassungen. PowerPoint 2002 bietet für diese Arbeiten eine große Auswahl an Hilfsmitteln. Bevor Sie ein oder mehrere Objekte bearbeiten können, muss dieses markiert werden. Hierfür klicken Sie das Objekt mit der Maus an. Möchten Sie mehrere, voneinander unabhängige Objekte markieren, drücken Sie während des Klickens die Taste (Strg). Einzelne Objekte lassen sich über den Befehl GRUPPIERUNG in der Symbolleiste ZEICHNEN zusammenfügen. Die Gruppierung kann jederzeit wieder aufgehoben werden. PowerPoint 2002 erlaubt es Ihnen, einzelne Objekte innerhalb einer Gruppierung individuell zu bearbeiten, ohne dass die Gruppierung aufgehoben werden muss.



Office XP Kompendium



905



 Kapitel 46



Objekte in PowerPoint 2002



46.4.1 Objekte in Ebenen



Objekte stapeln



Objekte werden beim Einfügen in eine Folie automatisch übereinander gestapelt. Die einzelnen Objekte lassen sich innerhalb eines Stapels verschieben oder in ihrer Anordnung verändern.



Abbildung 46.19: Symbol Ebenen ändern



Sie können z.B. Objekte in einem Stapel in den Hintergrund setzen oder jeweils um eine Ebene nach oben oder unten legen. Dabei ist es wichtig, das unterste Objekt zuerst zu zeichnen, da es jederzeit verschoben werden kann. Gehen Sie so vor: 1.



Markieren Sie das Objekt mit der Maus. Ist das nicht möglich, blättern Sie mit der Tastenkombination (Tab) oder (ª)+(Tab) durch die Objekte, bis das gewünschte Objekt markiert ist.



2.



Klicken Sie auf die Schaltfläche ZEICHNEN in der Symbolleiste ZEICHund zeigen Sie auf REIHENFOLGE. Jetzt wählen Sie eine neue Ebene für das Objekt: IN DEN HINTERGRUND/IN DEN VORDERGRUND/EINE EBENE NACH VORNE/EINE EBENE NACH HINTEN. NEN



46.4.2



Objekte mit Schatten



Jedem Grafikobjekt können Sie auf einfache Weise einen Schatten zuordnen. Sie erreichen in PowerPoint 2002 den Effekt durch eine Markierung und die Wahl eines Menüpunkts: 1.



Nach der Markierung des Objekts müssen Sie nur das Symbol SCHATwählen.



TEN Schattenfarbe



2.



Sie regeln mit den Schaltflächen, wie der Schatten hinter dem Objekt und seitlich zum Objekt angeordnet werden soll. Mit dem rechten Symbol in der Symbolleiste SCHATTENFARBE ordnen Sie eine Farbe zu oder Sie wählen sie ab.



Abbildung 46.20: Schattierung per Symbolleiste hinterlegen



906



Office XP Kompendium



 Organigramme und Diagramme



46.4.3



Kapitel 46



Objekte verschieben und drehen



PowerPoint 2002 gestattet es Ihnen, Objekte beliebig zu verschieben. Das ist eine Gestaltungsmöglichkeit, die kreativitätsfördernd wirkt. Gehen Sie wie folgt vor: 1.



Markieren Sie ein Objekt. Setzen Sie den Mauspfeil auf den Markierungsrahmen und ziehen Sie das Objekt bei gedrückter Maustaste an seinen neuen Bestimmungsort.



2.



Wenn Objekte nur horizontal oder nur vertikal verschoben werden, halten Sie während des Ziehens (ª) gedrückt.



Klicken + Ziehen = Bewegen



Eine Sonderform ist das freie Drehen. Sowohl die Option ZEICHNEN/DREals auch eine Schaltfläche, der grüne Ankerpunkt, ergänzen den Mauspfeil um das Symbol für FREIES DREHEN. Ziehen Sie den Drehpunkt des Objekts in die gewünschte Drehrichtung und klicken Sie außerhalb des Objekts, um die Drehung festzulegen. HEN ODER KIPPEN



Abbildung 46.21: Symbol Freies Drehen



Wenn Sie die Taste (ª) gedrückt halten, während Sie den Drehpunkt ziehen, können Sie die Drehung des Objekts in jeweils 15-Grad-Schritten durchführen. ICON: Tipp



Um die Zahl der Vorgänge festzulegen, die zurückgenommen werden können, sind folgende Einstellungen erforderlich: 1.



Wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN.



2.



Aktivieren Sie das Register BEARBEITEN und ändern Sie den Wert für den Löschspeicher (MAXIMALE ANZAHL RÜCKGÄNGIG).



46.5



Organigramme und Diagramme



Organigramme und Flussdiagramme verdeutlichen in übersichtlicher Weise Strukturen und Abläufe. Man verwendet sie zum Aufzeigen komplexer Zusammenhänge oder zur Darstellung des Aufbaus von Organisationen, Projekten oder Produkten. Diagramme stellen dagegen Zahlenmaterial überschaubar und anschaulich dar.



Office XP Kompendium



907



 Kapitel 46



Objekte in PowerPoint 2002 Mit PowerPoint 2002 fügen Sie einfach und schnell ein Diagramm in Ihr Layout ein. Sie profitieren von einer Auswahl integrierter Diagramme (z.B. Organigramme, Pyramiden-, Kreis-, Radial- und Venn-Diagramme), ohne auf die OLE-Serveranbindung zugreifen zu müssen.



46.5.1 Strukturen und Abläufe



Organigramme und Flussdiagramme



PowerPoint 2002 gestattet Ihnen mithilfe der verschiedenen AutoFormen ein recht einfaches Erstellen von einzelnen Strukturen und Abläufen:



erstellen Abbildung 46.22: Befehl Organigramm-Vorlagen öffnen



Bevor Sie das Flussdiagramm erstellen, aktivieren Sie die entsprechenden Werkzeuge in PowerPoint:



1.



Klicken Sie in der Symbolleiste ZEICHNEN auf DIAGRAMM.



2.



Wählen Sie ORGANIGRAMM aus. Ein einfaches Beispielorganigramm wird auf Ihrem Layout platziert und kann nun beliebig erweitert oder verändert werden.



3.



Um einer Form Text hinzuzufügen, aktivieren Sie mit der Maus die entsprechende Form und geben den Text ein.



4.



Um eine Form hinzuzufügen, wählen Sie die Form aus, die an eine neue Form angrenzt und klicken in der Symbolleiste ORGANIGRAMM auf die Schaltfläche FORM EINFÜGEN. Wählen Sie UNTERGEBENE, KOLLEGIN oder ASSISTENT aus.



5.



Über die Schaltfläche LAYOUT können Sie mehrere AutoFormen aus einem Organigrammtypkatalog auswählen.



6.



Der Vorgang ist beendet, wenn Sie außerhalb der Zeichnung klicken, das Organigramm lässt sich dann als Gruppe auf Ihrer Folie platzieren.



Abbildung 46.23: Symbolleiste Diagramm



Form einfügen



AutoFormen



908



Über die Option AUTOFORMEN in der Symbolleiste ZEICHNEN erhalten Sie fast alle erdenklichen Vorlagen für Linien, Verbindungen, Standardformen, Blockpfeile, Flussdiagramm, Sterne und Banner, Legenden und interaktive Schaltflächen.



Office XP Kompendium



 Organigramme und Diagramme



46.5.2



Kapitel 46



Diagramme erstellen in PowerPoint 2002 Abbildung 46.24: Diagramm einfügen in PowerPoint 2002



Zur schnellen Veranschaulichung von Zahlenmengen und komplexen Zusammenhängen bietet Ihnen PowerPoint 2002 Grafiken, wie Säulen, Balken, Linien, Kreissegmente oder Flächen. Erzeugen Sie in PowerPoint 2002 schnell ein einfaches Diagramm: 1.



Wählen Sie im Menü EINFÜGEN die Option DIAGRAMM.



2.



Auf Ihrem Layout platziert sich ein Säulendiagramm, daneben erhalten Sie eine Tabelle, in der Sie Ihre Daten bzw. Zahlen eingeben können. Das Säulendiagramm übernimmt automatisch die neuen Werte. Ändern Sie den Diagrammtyp:



3.



Aktivieren Sie mit einem Doppelklick das zu ändernde Diagramm.



4.



Die Menüleiste ändert sich und wird durch die Menüpunkte DATEN und DIAGRAMM erweitert.



5.



Klicken Sie im Menü DIAGRAMM auf DIAGRAMMTYP.



6.



Wählen Sie den gewünschten Diagrammtyp aus.



Office XP Kompendium



909



 Kapitel 46



Objekte in PowerPoint 2002



Abbildung 46.25: Auswahl Diagrammtypen



46.5.3



Diagramme aus Excel importieren



Es gibt zwei verschiedene Methoden, vorhandene Diagramme aus Excel einzufügen: Über die Zwischenablage, wenn die Daten nicht mehr geändert werden: 1.



Markieren Sie in Excel Ihr Diagramm und wählen Sie im Menü BEARden Befehl KOPIEREN.



BEITEN



2.



Wechseln Sie zu PowerPoint 2002 und fügen Sie das Diagramm über den Befehl EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN in Ihr Layout ein.



Verknüpfen von Excel-Daten; so wird eine dynamische Anpassung der Daten automatisiert: 1.



Markieren Sie in Excel Ihr Diagramm und kopieren Sie es in die Zwischenablage über den Befehl KOPIEREN im Menü DATEI.



2.



Wechseln Sie zu PowerPoint 2002 und rufen Sie im Menü BEARBEITEN den Befehl INHALTE EINFÜGEN auf. Aktivieren Sie die Option LINK EINFÜGEN.



46.6



Tabellen erstellen



Mithilfe von Tabellen lassen sich wichtige Daten präsentieren und Informationen in komprimierter und übersichtlicher Form weitergeben. In PowerPoint 2002 können Sie professionelle Tabellen anfertigen und müssen nicht mehr auf Word oder Excel zurückgreifen.



910



Office XP Kompendium



 Tabellen erstellen



Kapitel 46



PowerPoint bietet verschiedene Möglichkeiten, auch komplexe Tabellen zu erstellen: Über den Befehl TABELLE im Menü EINFÜGEN können Sie Spalten und Zeilen eingeben.



Möglichkeiten



Erstellen Sie eine Tabelle mithilfe der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN. Abbildung 46.26: Symbolleiste Tabellen und Rahmen



Wählen Sie über den Befehl NEUE FOLIE EINFÜGEN ein FOLIENLAYOUT aus, das eine Tabelle enthält, und klicken Sie auf das Symbol TABELLE. Wenn Sie eine komplexe Tabelle erstellen wollen, zeichnen Sie eine Tabelle: 1.



Hierfür aktivieren Sie das Symbol TABELLE ZEICHNEN in der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN. Der Mauszeiger nimmt die Form eines Stifts an.



2.



Legen Sie die äußeren Begrenzungen der Tabelle fest und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste den Hauptrahmen von einer Ecke diagonal bis zur gegenüberliegenden Ecke.



3.



Ziehen Sie dann mit gedrückter Maustaste die Begrenzungen der Spalten und Zeilen.



4.



Möchten Sie eine Linie löschen, klicken Sie auf das Symbol RADIERGUMMI und ziehen wieder über die Linie mit gedrückter Maustaste. Abbildung 46.27: Symbol Radiergummi



5.



Ist die Tabelle fertig, können Sie mit der Eingabe in die Zellen beginnen.



Formatieren Sie eine Tabelle über die Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN oder aktivieren Sie mit einem Doppelklick auf den Tabellenrand den Befehl TABELLE FORMATIEREN. Über die Schaltfläche RAHMEN definieren Sie die Linienart bzw. -stärke und die Farbe des Tabellenrahmens. Über AUSFÜLLEN bestimmen Sie die Füllfarbe von Tabellenzellen, denen Sie auch Muster, Verläufe oder Grafik zuweisen können. Über die Schaltfläche Textfeld können Sie die Texte innerhalb einer Tabelle anpassen und z.B. zentriert, linksbündig oder um 90 Grad gedreht formatieren.



Office XP Kompendium



Rahmen, Farbe, Text formatieren



911



 Kapitel 46



Objekte in PowerPoint 2002



Abbildung 46.28: Tabelle formatieren



912



Office XP Kompendium



 47



Text in PowerPoint 2002



Zwar heißt es »Ein Bild sagt mehr als tausend Worte«, dennoch benötigen Sie Text für Erläuterungen. PowerPoint 2002 unterscheidet grundsätzlich zwischen verschiedenen Textarten: Text im Platzhalter: In der Regel fügen Sie einer Folie Text hinzu, indem dieser direkt einem Platzhalter zugeordnet ist.



Textarten in PowerPoint



Text in AutoFormen: Hinzufügen von Text in eine AutoForm. Solcher Text ist meist kurz und erklärt ein Objekt. Text über die Schaltfläche TEXT: Benutzen Sie die Schaltfläche TEXTFELD, wenn Sie Text außerhalb von Platzhaltern eingeben und selbst als Objekt betrachten. Einfügen von WordArt-Zeichnungsobjekten.



47.1



Text in AutoFormen



Text kann den meisten AutoFormen angefügt werden, z.B. Rechtecke, Flussdiagrammsymbole, Sterne, Banner und Legenden, Textfelder und WordArt-Objekte. Wenn Sie ein geschlossenes Objekt gezeichnet haben, können Sie ihm direkt, oder auch später, erklärenden Text zuordnen. Typisch für die beiden folgenden Methoden ist, dass man einfach etwas schreibt, wenn ein Objekt aktiviert ist. PowerPoint erlaubt automatisch eine Texteingabe.



47.1.1



Direkte Texteingabe



Objekte direkt beschriften



Sie wollen ein Objekt zeichnen und ihm zudem einen erklärenden Text zuordnen. Gehen Sie so vor: 1.



Zeichnen Sie, indem Sie eines der Hilfsmittel der Symbolleiste ZEICHoder eine AUTOFORM benutzen.



NEN



Office XP Kompendium



913



 Kapitel 47



Text in PowerPoint 2002 2.



Wählen Sie die automatische Markierung nicht ab, sondern schreiben Sie sofort einen Text. Der Text wird nicht automatisch umbrochen. Drücken Sie für eine neue Zeile die Return-Taste.



3.



Neuer Text wird am Ende eines vorhandenen Textes hinzugefügt.



Abbildung 47.1: Eine AutoForm wird direkt mit Text beschriftet. Text als Teil eines Grafikobjekts



Der Text erscheint nach dieser Eingabe als eine dem Grafikobjekt zugeordnete Beschriftung, ist also mit dem Objekt verknüpft. Verschieben oder drehen Sie probeweise das markierte Objekt, wandert die Schrift mit, wenn Objekt und Schrift markiert wurden. Vergrößern bzw. verkleinern Sie das Objekt, bleibt die Schriftgröße gleich. Der Text kann über den Befehl FORMAT/ZEICHEN individuell formatiert werden. Sinnvoller ist es, den Text über das Fenster AUTOFORM FORMATIEREN im Menü FORMAT zu formatieren und an das Objekt anzupassen. Sie öffnen das Fenster mit der Maus durch einen Doppelklick auf das Objekt:



Abbildung 47.2: AutoForm formatieren



47.1.2



Objekte nachträglich beschriften



Wenn Sie erst andere Arbeiten zu erledigen haben, können Sie das Objekt auch nachträglich beschriften.



914



Office XP Kompendium



 Beschriftungen über das Textfeld



Kapitel 47



Machen Sie es so: 1.



Markieren Sie erneut das Objekt und geben Sie die gewünschte Beschriftung ein. Der eingegebene Text wird automatisch mit der Form verbunden und zentriert.



2.



Schließen Sie das Schreiben mit einem Mausklick auf eine freie Fläche der Folie ab.



47.2



Beschriftungen über das Textfeld Abbildung 47.3: Symbol Textfeld



Über das Symbol TEXTFELD in der Schaltfläche ZEICHNEN fügen Sie auf Ihrer Folie an beliebiger Stelle einen Text ein. Diese Methode eignet sich zum Beschriften eines Bildes oder einer Tabelle. Wollen Sie auf einer leeren Folie ohne Platzhalter Text eingeben, haben Sie zwei Möglichkeiten: Klicken Sie auf die Schaltfläche TEXT und in die Folie und beginnen Sie mit dem Schreiben. Zeilenumbrüche fügen Sie mit (¢) ein. Alternativ können Sie für Text in der Symbolleiste das BeschriftungsHilfsmittel wählen und mit der linken Maustaste einen Rahmen für das Textfeld ziehen. In der linken Ecke blinkt der Cursor. Dieser Rahmen zeigt Ihre Eingabefläche an. Sie können sofort mit den Eintragungen beginnen. Zeilenumbrüche werden eingefügt.



Text auf einer leeren Folie eingeben



Um weitere Einstellungen vorzunehmen, öffnen Sie das Eingabefenster TEXTFELD FORMATIEREN mit einem Doppelklick auf das Textobjekt. Über die Menüleiste erhalten Sie das Eingabefenster TEXTFELD FORMATIEREN mit dem Befehl FORMAT/TEXTFELD. Markierten Text können Sie auch direkt über die Symbolleiste ändern, formatieren oder löschen. Ziehen Sie zum Markieren von Text die Maus. Um den gesamten geschriebenen Text mit dem Textrahmen zu löschen, drücken Sie zur Markierung des ganzen Textes die (F2)-Taste.



Office XP Kompendium



Gesamten Text löschen



915



 Kapitel 47



Text in PowerPoint 2002



47.3



Texte in einem Platzhalter



PowerPoint enthält viele verschiedene AutoLayouts für Folien. Fast alle diese AutoLayouts enthalten Textplatzhalter für Titel, Textkörper oder Aufzählungen. Abbildung 47.4: AutoLayouts mit Textplatzhalter



Klicken Sie mit der Maus auf den Platzhalter und beginnen Sie mit der Texteingabe. Text anpassen



Sie können beliebig viel Text in den Platzhalter eingeben, PowerPoint 2002 nimmt eine automatische Größenanpassung vor und passt den Text in den Platzhalter ein. Das heißt, die Schriftgröße wird entsprechend verkleinert und dem vorhandenen Platz angepasst. Dieser Vorgang wird mit einem Smarttag gekennzeichnet. Gehen Sie mit der Maus auf den Smarttag, öffnet sich die OPTION FÜR DAS AUTOMATISCHE ANPASSEN. Ein Smarttag erleichtert es Ihnen, Änderungen rückgängig zu machen, die Textanwendung in einem neuen Platzhalter fortzusetzen oder zu einem zweispaltigen Textdokument zu wechseln.



Abbildung 47.5: Smarttag Automatisches Anpassen



47.3.1



Texte als Titel



Die meisten Folien, die Sie mit einem AutoLayout anlegen, sehen die Eingabe eines Titels vor. PowerPoint bietet Ihnen einen Titelplatzhalter als 916



Office XP Kompendium



 Texte in einem Platzhalter



Kapitel 47



Überschrift einer Folie an. Jeder Betrachter einer Präsentation kann anhand des Titels unmittelbar erkennen, um welches Thema es geht. Der Titel wird besonders behandelt. Ein Titel in der Vorlage erscheint in der vorgegebenen Formatierung auf jeder Folie, wobei die Titelfolie wegen der Titelvorlage abweichen kann. Sie können Titel in der aktuellen Folie ändern und neu formatieren, ohne dass das die anderen Folien beeinflusst.



47.3.2



Bedeutung eines Titels



Titel eingeben



Wenn Sie eine Präsentation anlegen oder eine neue Folie einfügen, wählen Sie mit dem Dialogfeld NEUE FOLIE ein AUTOLAYOUT mit einem Titelplatzhalter. Sie können sofort mit der Eingabe des Titels der Folie beginnen, indem Sie mit der Maus darauf klicken. Der Platzhalter hat seinen Dienst getan, er verschwindet. Ihr Titel der Folie wird in der Schriftart und -größe dargestellt, die im Folienformat festgelegt wurde. Der Titel kann an beliebiger Stelle der Folie stehen. Ob Sie den Titeltext zu Beginn der Foliengestaltung eingeben, während der Arbeit oder an ihrem Ende, bleibt Ihnen überlassen.



47.3.3



Titel platzieren



Titelformat festlegen



Das Format des Titels auf den Folien einer Präsentation legen Sie durch die Zuordnung eines Standardformats fest, ähnlich einer Druckformatvorlage. So ordnen Sie das Format zu: 1.



Wählen Sie ANSICHT/MASTER/FOLIENMASTER.



2.



Markieren Sie in der Vorlage den Titel durch einen Mausklick.



Die Einstellungen, die Sie per Schaltfläche in der Symbolleiste oder über Menüs in diesem Modus vornehmen, gelten für alle Titel auf Folien der gesamten Präsentation. Legen Sie fest, an welcher Stelle der Folien der Titel immer erscheinen soll. Markieren Sie hierzu den Titel und ziehen Sie ihn in die richtige Position. Bestimmen Sie die Schriftart über den Befehl FORMAT/SCHRIFTART. Es sollte eine möglichst große und einprägsame Schrift sein.



Office XP Kompendium



917



 Kapitel 47



Text in PowerPoint 2002



47.4



WordArt-Zeichnungsobjekte



Abbildung 47.6: Symbol WordArt einfügen



Spezielle Texteffekte



Mit der Schaltfläche WORDART EINFÜGEN aus der Symbolleiste ZEICHNEN kann Text mit speziellen Texteffekten erstellt werden. Das sind Effekte wie zum Beispiel schattierter, geneigter, gedrehter Text sowie Text in verschiedenen Formen. WordArt-Objekte sind Zeichnungsobjekte und werden nicht wie Textobjekte behandelt. WordArt-Texte werden wie folgt eingefügt: 1.



Aktivieren Sie in der Symbolleiste ZEICHNEN die Option WORDART EINFÜGEN.



2.



Suchen Sie sich den gewünschten Spezialeffekt aus und bestätigen Sie mit OK.



3.



Im Dialogfeld WORDART-TEXT BEARBEITEN geben Sie nun den Text ein und bestätigen mit OK.



4.



Der Text wird auf Ihrer Folie platziert, verschieben Sie diesen an die gewünschte Stelle.



47.5



Text bearbeiten



PowerPoint 2002 verhält sich bezüglich des Bearbeitens von Texten, auch umfangreicheren Texten, wie eine reine Textverarbeitung. Gehen Sie wie folgt vor: 1.



Zuerst markieren Sie den zu bearbeitenden Text.



2.



Formatieren Sie den Text über die Symbolleiste oder über das Menü FORMAT mit den Befehlen ZEICHEN, NUMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN, AUSRICHTUNG, ZEILENABSTAND, GROSS-/KLEINSCHREIBUNG, SCHRIFTARTEN ERSETZEN.



Abbildung 47.7: Symbolleiste zur Textformatierung



Je nach Bedarf können Sie geschriebenen Text durch Einfügungen verändern oder löschen.



918



Office XP Kompendium



 Aufzählungen



Kapitel 47



Automatisch ist die Rechtschreibprüfung aktiv und kennzeichnet falsche oder unklare Wörter. Per Drag&Drop oder über die Zwischenablage können Sie Daten mit anderen Office-Anwendungen, beispielsweise mit Word, austauschen. PowerPoint ermöglicht Ihnen das Kopieren aller Formatierungen aus einem Objekt in ein anderes Objekt. Sie können bereits vorhandene Textformatierungen zeitsparend auf andere Textstellen übertragen.



Textformate übertragen



So läuft es ab: 1. 2.



Markieren Sie die bereits fertig gestaltete Textpassage. Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf das Symbol FORMAT ÜBER(PINSELSYMBOL) und markieren Sie dann den Text, der die gleiche Formatierung erhalten soll.



TRAGEN



Abbildung 47.8: Symbol Format übertragen



Per Doppelklick auf das Pinselsymbol aktivieren Sie die Mehrfachfunktion und können so mehrere Texte nacheinander formatieren. Schalten Sie die Funktion mit der (Esc)-Taste oder einem Klick auf das Pinselsymbol wieder aus.



47.6



Mehrfachfunktion



Aufzählungen



Es wird häufig vorkommen, dass Sie Ihr Publikum mit einer Aufzählung über einen bestimmten Sachverhalt informieren wollen. Zum besseren Überblick hebt man die einzelnen Punkte einer Aufzählung durch einen Spiegelstrich, einen dicken Punkt, ein Viereck oder andere Symbole hervor. Problemlos ist dieses Vorgehen, wenn nur wenige Wörter in eine Zeile gehören. Erfolgt jedoch ein Zeilenumbruch und der Text wird in einer zweiten Zeile unterhalb des Gedankenstrichs fortgesetzt, verwendet PowerPoint automatisch einen negativen Erstzeileneinzug. Das heißt, dass ein Textblock, außer der ersten Zeile, um ein bestimmtes Maß eingezogen wird. Legen Sie eine neue Folie an, werden zahlreiche AutoLayouts mit Punktlisten vorgegeben. Wählen Sie diese Folie, klicken Sie in die Liste und schreiben Sie. Mit jedem (¢) (Absatz) wird ein neuer Punkt eingefügt. Wollen Sie eine neue Zeile ohne Punkt beginnen, drücken Sie (ª)+(¢).



Office XP Kompendium



Aufzählungszeichen



919



 Kapitel 47



Text in PowerPoint 2002



Abbildung 47.9: Befehl Nummerierung und Aufzählungszeichen



Abbildung 47.10: Symbol Aufzählungszeichen



Nummerierung



Wenn Sie eine Aufzählung manuell aufbauen wollen, ziehen Sie ein Textrechteck ungefähr in der benötigten Breite. Schreiben Sie Text und markieren Sie ihn. Wählen Sie FORMAT/AUFZÄHLUNGEN UND NUMMERIERUNG und ordnen Sie ein Zeichen in der gewünschten Form, Farbe und Größe zu. Sie finden nützliche Zeichen in Schriftarten wie Symbol, Wingdings, Zapfdingbads usw. Für den passenden Einzug verschieben Sie die Einzugszeichen auf dem Lineal (ANSICHT/LINEAL).



Abbildung 47.11: Symbol Nummerierung



Mit jedem (¢) wird ein neuer Absatz mit dem gewählten Zeichen eingefügt. Verwenden Sie das Symbol FORMAT ÜBERTRAGEN, wenn Sie nur einem Absatz Zeichen und Format zugeordnet haben und beides für weitere Absätze benötigen.



920



Office XP Kompendium



 48



PowerPoint 2002 in der Praxis



Wir wenden uns nun von der klassischen Methode einer Präsentation ab und lassen die Folien im Schrank. Denn selbst gut durchdachte Folien haben den Nachteil, dass sie ein starres Medium sind und keine Bewegung zeigen.



48.1



Bildschirmpräsentationen



Mit PowerPoint 2002 sind Sie in der Lage, anspruchsvolle Bildschirmpräsentationen zu erstellen. Es stehen Ihnen eine Reihe von professionellen Features zur Verfügung: z.B. Animation von Text und Objekten, Übergang zwischen den Folien, Soundeffekte, Ablaufen von Videos. Abbildung 48.1: Menü Bildschirmpräsentation



Grundsätzlich kann zwischen zwei Einsatzmöglichkeiten für Animationen unterschieden werden: Übergänge von Folie zu Folie Effekte für die einzelnen Objekte



Animationen einsetzen



Um eine Bildschirmpräsentation vorzubereiten, beginnen Sie damit, die Folien in die richtige Reihenfolge zu bringen und zusammenzustellen.



Office XP Kompendium



921



 Kapitel 48



PowerPoint 2002 in der Praxis



48.1.1



Folienübergänge



Abbildung 48.2: Folienübergang



Damit die Folienübergänge in einer Präsentation ohne Pause und nicht so abrupt ablaufen, fügen Sie Effekte für das Ausblenden der aktuellen und das Einblenden der nächsten Folie ein. Legen Sie Effekte fest:



Effekte für das



1.



Markieren Sie in der FOLIEN- bzw. FOLIENSORTIERANSICHT eine oder mehrere Folien, denen ein Übergangseffekt zugefügt wird.



2.



Öffnen Sie das Fenster FOLIENÜBERGANG im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION.



3.



Klicken Sie im Feld FÜR AUSGEWÄHLTE FOLIE ÜBERNEHMEN einen Effekt an, bestimmen Sie die Geschwindigkeit, den Sound und den Zeitpunkt, wann der Effekt aktiviert sein soll.



4.



Über AUTOVORSCHAU können Sie Ihre Auswahl begutachten, anhören bzw. kontrollieren.



Aus-/Einblenden



48.1.2



Effekte für Objekte und Text



In diesem Teil erfahren Sie, wie für Text, Grafiken, Diagramme und Tabellen Animationen hinterlegt werden. Indem Sie Textpassagen buchstaben-, wort- oder absatzweise, rotierend oder blinkend anzeigen lassen, Grafiken nacheinander einblenden oder Tabellen mit steigenden Umsatzzahlen durch ein Kassenklingeln untermalen, gestalten Sie Ihre Präsentation ansprechend. 922



Office XP Kompendium



 Bildschirmpräsentationen



Kapitel 48



Einfügen von Effekten Die Reihenfolge und den zeitlichen Ablauf können Sie individuell so einstellen, dass die Animation automatisch ohne Ihren Einfluss angezeigt wird.



Reihenfolge und zeitlicher Ablauf Abbildung 48.3: Benutzerdefinierte Animation



Die einzelnen Elemente auf einer Folie bearbeiten Sie am einfachsten in der Normalansicht: 1.



Aktivieren Sie in der Normalansicht ein zu animierendes Objekt.



2.



Wählen Sie im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATIONEN/BENUTZERDEFIANIMATION. Das Fenster öffnet sich im Arbeitsbereich, dort können Sie den Befehl EFFEKT HINZUFÜGEN anklicken. NIERTE



Einfügen von Sound Ordnen Sie Ihren Präsentationsobjekten nach Geschmack die verschiedenen Effekte zu. Über das Menü EINFÜGEN/FILM UND SOUND verwenden Sie Sound oder Film, z.B. aus der Media Gallery, oder Sie wählen Sound von einer CD aus, den Sie über das gleiche Menü aufzeichnen können.



Sound aus Media Gallery



Abbildung 48.4: Einfügen von Soundeffekten



Office XP Kompendium



923



 Kapitel 48



PowerPoint 2002 in der Praxis Animationsvorschau



Kontrolle



Haben Sie bereits ein paar Animationen festgelegt, verschaffen Sie sich einen Eindruck von den gewählten Effekten über die Animationsvorschau. Aktivieren Sie das Befehlsfeld WIEDERGABE im Arbeitsfenster BENUTZERDEFINIERTE ANIMATION. Wiedergabezeiten Eine Wiedergabezeit wird festgelegt, wenn Folien automatisch nacheinander ablaufen sollen. Sie stellen sie am besten mit einem Probedurchlauf ein, um abschätzen zu können, wie lange eine Folie angezeigt werden soll. 1.



Der Befehl NEUE EINBLENDZEITEN testen im Menü BILDSCHIRMPRÄführt einen Probelauf durch.



SENTATION



2.



Aktivieren Sie den Befehl NEUE EINBLENDZEITEN TESTEN im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION.



3.



Die Probepräsentation wird automatisch gestartet. Ist die erste Folie Ihrer Meinung nach lange genug auf dem Bildschirm zu sehen, teilen Sie das PowerPoint mit einem Mausklick mit.



4.



Wiederholen Sie den Vorgang, bis der Probedurchlauf beendet ist.



5.



Die Anzeigedauer wird gespeichert und ist jetzt der Präsentation zugeordnet.



Abbildung 48.5: Angabe der Einblendzeit während des Probelaufs



Fertige Präsentationen in PowerPoint können über den Befehl BILDSCHIRMPRÄSENTATION im Menü ANSICHT gestartet werden. Richtiges Tempo



Mit dem richtigen Tempo für den Ablauf der Folien können Sie die Aufmerksamkeit der Zuschauer steuern und wachhalten. Geben Sie Ihre Informationen in angemessener Geschwindigkeit weiter, damit diese wahrgenommen und verarbeitet werden können.



48.1.3



Bildschirmpräsentation fertig stellen



Wenn Sie noch nicht wissen, auf welchem Rechner Sie die Präsentation vorführen, können Sie mithilfe des Assistenten Pack & Go eine Präsentation komplett speichern.



924



Office XP Kompendium



 Präsentationen im Internet



Kapitel 48



Sie können alle in einer Präsentation verwendeten Dateien und Schriften speichern, auch auf einem anderen Rechner ablaufen lassen oder die Präsentation an einen unbestimmten Anwenderkreis weitergeben. Gehen Sie wie folgt vor: 1.



Aktivieren Sie über das Menü DATEI den Assistenten PACK & GO.



2.



Es öffnet sich der erste Dialog mit einem Überblick über die gesamten Schritte. Klicken Sie den Befehl WEITER an.



3.



Lesen Sie die einzelnen Schritte genau durch und geben Sie dem Assistenten Ihre Anweisungen.



4.



Geben Sie im letzten Fenster den Präsentationsnamen an und klicken Sie auf den Befehl FERTIG STELLEN.



5.



Ihre Präsentation ist reisefertig.



Zielgruppenorientierte Präsentation Dank der neuen Präsentationsmöglichkeiten von PowerPoint 2002 sind Sie in der Lage, eine Präsentation für unterschiedliche Zielgruppen zu gestalten. Für eine zielguppenorientierte Präsentation gruppieren Sie Folien innerhalb einer vorhandenen Präsentation so, dass Sie diesen Teil nur einem bestimmten Publikum zeigen. Sie erstellen quasi mehrere Präsentationen in einer, jede unterscheidet sich nur in wenigen Punkten von der anderen. PowerPoint 2002 erlaubt es Ihnen, in einer Präsentation (Datei) mehrere unterschiedliche Folienmaster und Titelmaster einzufügen und für mehrere zielgruppenorientierten Präsentationen unterschiedlich zu kombinieren. Stehen Ihnen für die Präsentation mehrere Monitore zur Verfügung, können Sie sich Ihre eigene Präsentationsansicht wählen, die für das Publikum nicht sichtbar ist. Diese Ansicht beinhaltet beispielsweise eine Vorausschau auf die nächste Folie, Ihre persönlichen Notizen oder den Sprung zu einer bestimmten Folie während des Vortrags.



48.2



Präsentationen im Internet



PowerPoint 2002 bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Ihre kompletten Präsentationen über das Internet zu veröffentlichen: Im HTML-Format: Eine Präsentation in PowerPoint als .PPT-Datei wird in das HTML-Format konvertiert und auf dem Server gespeichert.



Office XP Kompendium



925



 Kapitel 48



PowerPoint 2002 in der Praxis Der Empfänger benötigt lediglich einen Browser, um die Startdatei Ihres Webs zu öffnen und die von Ihnen bereitgestellten Animationen abspielen zu lassen. Als MS-SharePoint-Teamwebsite: Sie können eine Website erstellen, ohne dabei HTML-Codes verwenden zu müssen. Näheres zu diesem Thema entnehmen Sie bitte dem Teil 1 Office im Netz. Da diese besondere neue Eigenschaft von Office XP in diesem Kompendium schon ausführlich erläutert wird. Der Zugang zum Internet setzt ein Modem oder eine ISDN-Karte und über einen Dienstanbieter (Provider) eine Möglichkeit zum Einloggen in das Netz voraus. Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten und über dessen Netzwerk (Intranet) auf das Internet zugreifen können, ist es auch so möglich, mit PowerPoint auf Daten im World Wide Web zuzugreifen.



PowerPoint im Intranet



Im unternehmenseigenen Intranet können Sie zudem Präsentationen anderer Abteilungen öffnen, wenn diese das zulassen. Zur gemeinsamen Arbeit an einer Präsentation wird diese Technik von vielen Unternehmen angewendet.



Abbildung 48.6: Symbol Web einfügen



Das Internet ist ein sehr effektives Kommunikationsinstrument. PowerPoint bietet in der Symbolleiste STANDARD das Symbol EMAIL (ALS ANLAGE) und im Menü DATEI den Befehl SENDEN AN. Hier können Sie sowohl direkt eine neue Mail schreiben als auch die aktuelle Präsentation als Anlage einer Mail versenden.



48.2.1 Office-Module/ Internet



Symbolleiste Web benutzen



Die Symbolleiste WEB ist ein Hinweis auf die enge Verbindung der OfficeModule und des Internets. Die Symbolleiste steht in PowerPoint wie in allen anderen Office-Anwendungen zur Verfügung. Sie dient Zugriffen auf das betriebsinterne Intranet und dem Zugang zum Internet. Im Einzelnen können Sie mit der WEB-Symbolleiste jede Präsentation wie auch Webdokumente und Webseiten suchen, öffnen und durchsuchen.



Abbildung 48.7: Symbolleiste Web Web-Symbolleiste zuschalten



926



Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste, öffnet sich das Befehlsfeld SYMBOLLEISTEN ANPASSEN, mit dem Sie die WEB-Symbolleiste zuschalten oder ausblenden können.



Office XP Kompendium



 Präsentationen im Internet



Kapitel 48



Zum Feld ADRESSE der Symbolleiste WEB gehört nach der Verwendung eine Liste der geöffneten Dateien und Seiten im Netz mit den letzten Präsentationen, zu denen Sie über die Symbolleiste oder einen Hyperlink gewechselt haben. Um solche Seiten oder Dateien wieder zu öffnen, müssen Sie nur die entsprechende Seite der Liste wählen. Geben Sie die Anschrift im Feld ADRESSE der Symbolleiste ein und bestätigen Sie mit (¢). Die Präsentation wird geöffnet bzw. Ihr Browser gestartet. Zum schnellen Wechseln zwischen geöffneter Präsentation, Webseite oder Dokumenten benutzen Sie die Optionen der Symbolleiste WEB.



48.2.2



Präsentationen im HTML-Format



Mithilfe von PowerPoint 2002 konvertieren Sie Präsentationen ins HTMLFormat zur Veröffentlichung im Internet, so dass sie jeder Webbrowser lesen kann. PowerPoint speichert eine komplette Präsentation oder Teile daraus als HTML-Datei. Das gilt auch für das Vorgehen, Elemente der Präsentation mit Word anzufertigen, in PowerPoint zu verwenden und von dort aus ins Internet weiterzugeben. Sie können auch umgekehrt vorgehen und PowerPointElemente mit Word verwenden und von hier aus im Internet einsetzen. AutoInhalt-Assistent Wenn Sie mit PowerPoint eine neue Präsentation anlegen wollen, finden Sie mit DATEI/NEU in den Registern ENTWURFSVORLAGEN, die Ihnen das Anfertigen von Online-Präsentationen für die Verwendung im Internet erleichtern. Auch hilft Ihnen ein Assistent bei der Strukturierung einer Präsentation. Bauen Sie eine Präsentation auf: 1.



Wählen Sie DATEI/NEU.



2.



Aktivieren Sie die Registerkarte PRÄSENTATIONEN, können Sie unter einer großen Zahl von Vorlagen wählen.



3.



Wünschen Sie Unterstützung bei der Entwicklung einer Präsentation, starten Sie im Register ALLGEMEIN den AUTOINHALT-ASSISTENTEN mit einem Doppelklick auf sein Symbol.



4.



Schalten Sie im ASSISTENTEN mit einem Klick auf die Zeile PRÄSENTATIONSTYP eine Auswahlliste zu und wählen Sie den gewünschten Präsentationstyp aus.



5.



Vorlage erstellen



Klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER und aktivieren Sie unter WELCHE AUSGABEART VERWENDEN SIE das Optionsfeld WEBPRÄSENTATION.



6.



Wechseln Sie mit der Schaltfläche WEITER zur nächsten Seite und befolgen Sie die restlichen Hinweise des Assistenten beim Entwurf der Präsentation.



Office XP Kompendium



927



 Kapitel 48



PowerPoint 2002 in der Praxis Der Assistent legt eine Präsentation an, die Sie mit den gewünschten Inhalten füllen müssen. Speichern Sie die Präsentation. Soll die Präsentation im Internet verwendet werden, rufen Sie DATEI/ALS WEBSEITE SPEICHERN auf.



Präsentation öffnen



Um im betriebsinternen Intranet oder im Internet eine Präsentation zu öffnen, tragen Sie die Adresse aus dem Netz im Feld ADRESSE der WEB-Symbolleiste ein. Mit PowerPoint können Sie genauso wie die Internetseite auch ein Dokument, das im Format HTML gespeichert ist, öffnen. Das gilt entsprechend für aus dem Internet übernommene Seiten. Diese sind im Standard HTML gespeichert. Um ein Dokument zu öffnen, nennen Sie statt der Adresse den Dateinamen. Laden Sie die Präsentation aus dem Intranet mithilfe der Taste (¢). Präsentation als Webseite sichern Eine Präsentation mit Texten, Grafiken, interaktiven Elementen, Klängen und selbst Videos lassen sich in PowerPoint als Webseite sichern. Sie konvertieren die Präsentation wie folgt in ein HTML-Format:



Webseitenvorschau im



1.



Entwerfen bzw. laden und bearbeiten Sie die Präsentation, die im HTML-Format gespeichert werden soll, und sichern Sie diese zuerst im PowerPoint-Format .PPT.



2.



Betrachten Sie die Präsentation in der Webseitenvorschau über den Befehl DATEI/WEBSEITENVORSCHAU. Hier machen Sie sich ein erstes Bild davon, wie Ihre Präsentation als Webseite aussehen wird. Über DATEI/SCHLIESSEN beenden Sie die Vorschau.



3.



Wählen Sie DATEI/ALS WEBSEITE SPEICHERN und bestätigen Sie. Ein Assistent unterstützt Ihre Arbeit. Die Datei wird als HTML-Datei im aktuellen Ordner gespeichert. Hier wird auch ein Dateiordner mit gleichem Namen eingerichtet, der zum Webserver verschoben werden kann. Er enthält alle notwendigen Dateien zur Darstellung. Speichern Sie die Präsentation an einem neuen Ort, kontrolliert PowerPoint Links zu benötigten Dateien automatisch und ändert sie, wenn das notwendig ist.



Für die Veröffentlichung im World Wide Web sind über das Speichern hinaus einige weitere Arbeitsgänge erforderlich.



Internet Explorer



So gehen Sie vor:



928



1.



Entwickeln Sie eine Arbeitsmappe. Löschen Sie alle Folien, die Sie für die Veröffentlichung nicht benötigen.



2.



Wählen Sie DATEI/ALS WEBSEITE SPEICHERN.



Office XP Kompendium



 Ein Fotoalbum erstellen 3.



Aktivieren Sie die Schaltfläche VERÖFFENTLICHEN.



4.



Legen Sie im Dialogfeld ALS WEBSEITE VERÖFFENTLICHEN fest, was veröffentlicht werden soll, Teile oder eine ganze Präsentation.



5.



Benutzen Sie die Schaltfläche DURCHSUCHEN, um einen Speicherort für eine Kopie zu bestimmen.



6.



Das Kontrollkästchen ÖFFNEN DER VERÖFFENTLICHTEN WEBSEITE IM BROWSER ermöglicht es Ihnen, die Seite mit einem Klick auf die Schaltfläche VERÖFFENTLICHEN auf einer Webseite zu betrachten.



Kapitel 48



Abbildung 48.8: Dialogfeld Als Webseite veröffentlichen



PowerPoint 2002 stellt eine Auswahl an überarbeiteten HTML-Features für die Arbeit im Browser zur Verfügung. Zu den Verbesserungen gehören u.a. die höhere Qualität aller Bilder sowie die Möglichkeit, die Folien über das Browser-Fenster auszudrucken, die Stabilität der Präsentation auf FTP-Servern, die Wiedergabe von Sound und animierter Diagramme. Achten Sie bei Ihren Internetseiten besonders auf die Farbgestaltung, die von möglichst vielen Systemen in gleicher Weise gelesen werden muss. Eine dunkle, kaum lesbare Seite im Internet fordert geradezu zum Weiterschalten auf. Auch allzu langes Warten, bis all die tollen grafischen Einfälle aufgeICON:und TippAktionen abgelaufen sind, kann zur gleichen Reaktion führen. baut Dass die eigentliche Ursache die Hardwareausstattung des Empfängers ist, ist nicht relevant. Hier geht es darum, so viele Personen wie möglich aus Ihrer Zielgruppe zu erreichen.



48.3



Ein Fotoalbum erstellen



Mit PowerPoint 2002 erzeugen Sie einfach und schnell ein individuelles Fotoalbum.



Office XP Kompendium



929



 Kapitel 48



PowerPoint 2002 in der Praxis Die digitale Technik hält auch im privaten Bereich ihren Einzug. Bereits heute können wir auf die herkömmliche Methode des Fotografierens verzichten und unsere Bildaufnahmen als Datei auf einem Datenträger ablegen. Mit PowerPoint 2002 fügen Sie Ihre Fotos vom Datenträger, Scanner oder aus einer digitalen Kamera in eine Präsentation ein.



Abbildung 48.9: Neues Fotoalbum erstellen



Ob Sie ein neues Album anlegen oder ein bestehendes erweitern wollen, mithilfe von PowerPoint geben Sie Ihrer Fotosammlung ein individuelles Layout. Es stehen Ihnen viele Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung: Verschiedene Layoutvorlagen und Rahmen



Fotoalbum gestalten



Hinzufügen von Überschriften und Bildbeschreibungen Anwenden von Gestaltungsvorlagen Schwarzweißbilder So legen Sie ein Fotoalbum an: 1.



Wählen Sie im Menü EINFÜGEN den Befehl GRAFIK/NEUES FOTOALBUM.



2.



Zum Einfügen von Bildern klicken Sie auf DATEI/DATENTRÄGER oder SCANNER/KAMERA (die entsprechenden Geräte müssen vorher am PC angeschlossen sein). Wenn Sie über einen Scanner Bilder einfügen wollen, legen Sie das Bild in den Scanner. Zum Einfügen von Bildern über die Kamera beachten Sie bitte die hierfür mitgelieferten Gebrauchshinweise.



930



Office XP Kompendium



 Ein Fotoalbum erstellen 3.



Über das Befehlsfeld ALBUMLAYOUT legen Sie die Anordnung und die Fensterform der Fotos fest.



4.



Wählen Sie den Befehl ERSTELLEN, schließt sich das Befehlsfenster und das Fotoalbum erscheint in PowerPoint. Jetzt können Sie weitere Überarbeitungen vornehmen.



Kapitel 48



Das fertig gestaltete Fotoalbum können Sie an andere verteilen, indem Sie es jemandem per E-Mail senden, im Web veröffentlichen oder ausdrucken. Zum Einfügen mehrerer Bilder in ein Fotoalbum selektieren Sie mithilfe des Befehls NEUE BILDER EINFÜGEN mit gedrückter (ª)-Taste und der Maus alle gewünschten Bilddateien, ehe Sie auf EINFÜGEN klicken. ICON: Tipp



Um ein Fotoalbum zu ändern oder zu ergänzen, öffnen Sie das entsprechende Fotoalbum in PowerPoint und wählen den Befehl FOTOALBUM im Menü FORMAT.



Office XP Kompendium



Fotoalbum erweitern



931



 Teil 8 Publisher 2002 Kapitel 49: Layouten mit Publisher 2002



935



Kapitel 50: Mit Publisher zum fertigen Layout



941



 Teil 8



Publisher 2002 Um kleinere Drucksachen, wie beispielsweise Postkarten, Einladungen oder Plakate zu erstellen, lohnt es sich in den meisten Fällen nicht, ein externes Unternehmen zu beauftragen. Oft fehlt die Zeit, um für den geringen Aufwand an professionelle Agenturen heranzutreten, oder die Anforderungen an den Auftrag sind zu gering für Profis. Manchmal stellt sich auch die Thematik, dass Elemente einer erforderlichen Drucksache zum Beispiel in Word erstellt wurden. Um diese Daten in professionelle Anwendungen zu importieren, benötigt man für DTP spezielle Importfilter, die mit der Profi-Software nicht mitgeliefert werden oder auch nicht installiert wurden. Mit einer Anwendung wie Microsoft Publisher erstellen Sie kleine Layouts selbstständig mithilfe von Assistenten. Wo zum Beispiel die grafische Gestaltung eines Dokuments ausschließlich mit Word 2002 unzureichend erscheint, setzt Publisher mit seinen zahlreichen Schritt-für-Schritt-Anleitungen ein und Sie gelangen schnell und bequem zu professionellen Ergebnissen. Im folgenden Kapitel erfahren Sie Wissenswertes über: Grundlagen des Desktoppublishing Neuheiten in Publisher 2002 Übernahme von Word-Dokumenten in MS Publisher Formatierung und grafische Gestaltung in MS Publisher Vorbereitung für den Druck Übernahme eines Layouts für das Internet



934



Office XP Kompendium



 49



Layouten mit Publisher 2002



Mit der Zugabe von Publisher 2002 zum Software-Paket Microsoft Office XP Professionell Special Edition strebt Microsoft zum wiederholten Mal an, auch übergreifende Bereiche im täglichen Umgang mit Büro-Software abzudecken. Der Umgang mit Publisher ermöglicht es dem erfahrenen Anwender sogar, Daten aus einer anderen Office-Anwendung an eine Druckerei weiterzuleiten, ohne dass die Daten dort überarbeitet oder sogar neu gesetzt werden müssen. Typisch hierfür ist zum Beispiel ein Word-Dokument, in das Bilder eingebettet wurden. Die Originaldatei, die in Word 2002 erstellt wurde, enthält in der Regel farbige Bilder und einfachen schwarzen Text. Diese Datei ist trotz des gängigen DOC-Formats nicht für den professionellen Druck geeignet. Word ist auch in der Version 2002 nicht in der Lage, den Farbraum einer Druckerei, das so genannte CMYK zu verwenden. Word arbeitet nach wie vor mit dem optischen Farbraum, dem so genannten RGB-Modell, das aber ein Drucker auf seinen Maschinen nicht umsetzen kann. Somit müssen die schon erstellten Daten aufwendig umgewandelt werden und in ein professionelles Layout-Programm, wie zum Beispiel Adobe PageMaker oder Ähnliches eingefügt werden. Mit Microsoft Publisher können Sie Broschüren, Mitteilungsblätter oder Formulare erstellen, wobei der Schwerpunkt in Publisher im Gegensatz zu Word nicht auf der Erfassung großer Textmengen liegt, sondern in der grafischen Gestaltung des Dokuments. Aber auch private Nutzer können mit dieser Anwendung zum Beispiel Einladungen, Menükarten für eine private Feier und so weiter erstellen. Die Bedienung von Publisher ist für einen erfahrenen Office-Anwender sicher kein Problem, da das Aussehen und die Funktionsweise von Publisher dem Aussehen anderer Office-Anwendungen entsprechen. Microsoft Publisher ermöglicht Ihnen nicht nur, Ihre Layouts an Ihrem Desktop-Drucker ausgeben zu lassen. Mit der Möglichkeit der Verarbeitung von Farb- und Spotfarben sowie Schwarzweiß-Vorlagen können Sie Ihre Publikationen jederzeit an einen professionellen Druckbetrieb oder ein Office XP Kompendium



935



 Kapitel 49



Layouten mit Publisher 2002 Kopiercenter weiterleiten. Publisher unterstützt in seiner Vielfalt die Farbmodelle RGB, HSL, CMYK und PANTONE. Das sehr sinnvolle Pack&GoFeature fasst Ihre Daten für den professionellen Druck zusammen und hilft Ihnen bei der Übermittlung Ihrer Daten.



49.1



Grundlagen in Desktop Publishing



Desktop Publishing, in der Regel als DTP abgekürzt, ist im Grunde genommen ein Überbegriff für alles, was das grafische Gestalten am Bildschirm betrifft. Was sich sehr einfach anhört, ist aber in der Regel ein komplexer Zusammenhang vieler verschiedener gestalterischer und technischer Aspekte. Spätestens bei der Abgabe einer Druckvorlage an eine Druckerei muss ein ungeübter Anwender manchmal erfahren, dass stundenlanges mühseliges Erarbeiten eines Layouts auf dem Bildschirm zwar gelungen scheint, die Datenvorlage für den professionellen Druck aber ungeeignet ist oder schon der erste Ausdruck auf dem eigenen Drucker zu wünschen übrig lässt. Zur Erstellung eines Layouts sollten Grundkenntnisse in DTP auch heute, trotz umfassender technischer Möglichkeiten vorhanden sein, da Sie Ihre Entwürfe ja in der Regel der Öffentlichkeit präsentieren wollen. Bis vor nicht allzu langer Zeit wurden die meisten Arbeitsschritte der Druckvorstufe ausschließlich von hoch qualifizierten Experten auf teuren Spezialgeräten erstellt. Heute können viele Arbeitsschritte der Druckvorstufe wesentlich kostengünstiger und zeitsparender mithilfe des DTP erledigt werden. Die folgenden Grundkenntnisse sollen es Ihnen erleichtern, die Vielseitigkeit von Microsoft Publisher optimal zu nutzen und gleichzeitig Fehler zu vermeiden. Im folgenden Abschnitt erläutern wir verschiedene Arten gedruckter Vorlagen, die Sie im Geschäftsleben täglich verwenden, und wollen aufzeigen, wie Sie daraus anspruchsvolle Vorlagen erstellen.



49.2 Texte



Tipps und Tricks beim Layouten



Schriftarten werden grundsätzlich in zwei große Gruppen unterteilt. Die Serifenschriften und die serifenlosen Schriften. Die Serifenschriften haben am unteren Ende kleine Balken oder Linien. Wenn Sie einen langen Text in Ihr Layout einbinden wollen, der dann auch tatsächlich gelesen werden soll, verwenden Sie am besten eine Serifenschrift. Für kurze Texte und Überschriften verwenden Sie hingegen eine serifenlose Schrift.



936



Office XP Kompendium



 Tipps und Tricks beim Layouten



Kapitel 49



Ein weiterer Trick, das Auge auf einer Seit zu fokussieren, ist die Verwendung von Kontrasten. Für den Einsatz mit Texten verwenden Sie vorzugsweise sehr starken Kontrast, indem Sie zum Beispiel zwei grundsätzlich verschiedene Schriftarten verwenden, mit verschiedenen Linienarten arbeiten oder zwei sehr gegensätzliche Farben für die Gestaltung der Schriften verwenden. Gutes Design zeichnet sich auch durch Wiederholungen aus, wobei sich Wiederholungen auf alle im Layout befindlichen Elemente beziehen können: Farben, Muster, Schriftzüge, Linien und Symbole. Wiederholungen schaffen ein einheitliches und einzigartiges Design, egal ob Sie eine kurze Einladung oder eine vielseitige Broschüre erstellen.



Wiederholungen



Mangelnde Ausrichtung von Seitenobjekten ist ein häufiger Fehler bei ungeübten Layoutern. Sorgen Sie dafür, dass alle auf Ihrer Seite befindlichen Elemente an einem anderen Element auf der Seite ausgerichtet sind.



Ausrichten



Sollten Sie absichtlich auf eine zentrierte, rechts- oder linksbündige Ausrichtung verzichten wollen, so gestalten Sie Ihr Layout auch so, dass dieses gewollte Nichtausrichten auch ganz offensichtlich ist. Lassen Sie zum Beispiel ein Objekt nicht nur einen halben Zenitmeter über ein anderes Objekt hinausragen sondern mindestens zwei Zentimeter. Natürlich sollten Sie hierbei auch immer das Gesamtlayout im Auge behalten. Unter Nähe versteht man die räumliche Beziehung zwischen einzelnen Seitenelementen. Wenn sich ein Objekt auf einer Seite in der Nähe eines anderen Objekts befindet, so entsteht ein Bezug beider Elemente zueinander. Der Abstand zwischen einzelnen Elementen vermittelt dem Betrachter sofort einen Eindruck vom Inhalt, selbst wenn Texte noch nicht gelesen wurden.



Nähe



Manchmal muss man beim Layouten die Beziehung einiger Elemente zueinander schaffen, manchmal stellt sich allerdings auch die Aufgabe, genau diesen Aspekt zu verhindern. Ein Zwischentitel beispielsweise sollte dem weiterführenden Text näher stehen, als dem darüber liegenden. Eine Bildbezeichnung sollte dem Bild näher stehen, als dem folgenden oder dem darüber liegenden Text. Cliparts sind professionell vorbereitete Grafiken, die Sie für Ihr Layout verwenden können. Wenn Sie über entsprechende Kenntnisse und natürlich auch ein entsprechendes Programm verfügen, können Sie vorgefertigte Cliparts auch Ihren Bedürfnissen anpassen. Cliparts lockern Ihr Dokument auf, sollten aber nicht zu großzügig verwendet werden, um nicht vom eigentlichen Inhalt abzulenken.



Office XP Kompendium



Cliparts



937



 Kapitel 49



Layouten mit Publisher 2002



49.3 Visuelle Farbwahrnehmung



Farben und sonstige Layout-Eigenschaften



Welche Farbe ein Objekt zu haben scheint, hängt davon ab, wie das einfallende Licht reflektiert, aufgenommen oder übermittelt wird. Dieses Licht wird von jedem Menschen als Farbe wahrgenommen. Unsere Augen sind in der Lage, zigtausend verschiedene Farben im sichtbaren Lichtspektrum zu unterscheiden. Unter diesen Farben sind viele, die weder auf einem Bildschirm noch von einem Drucker wiedergegeben werden können. Farben werden anhand des Farbtons, der Helligkeit und der Sättigung beschrieben. Der Farbton ist die Farbbezeichnung, wie zum Beispiel Rot, die Helligkeit sagt aus, wie nah eine Farbe an Schwarz oder Weiß herankommt und die Sättigung gibt Auskunft über die Leuchtkraft eines Farbtons in sich selbst. Jedes Gerät und jede Anwendung, die in der Phase der Druckvorbereitung verwendet werden, haben Einfluss auf das letztendliche Druckergebnis. Diese unterschiedlichen Einflüsse sind unter anderem ausschlaggebend dafür, dass das Ergebnis auf dem Bildschirm oft anders ausschaut als der tatsächliche Ausdruck.



Farbmodelle



Denken Sie bei der Vorbereitung Ihrer Satzdatei immer daran, welche Farben auf dem Papier erscheinen sollen, und machen Sie Ihren Satz nicht alleine von der Farbbrillanz auf Ihrem Bildschirm abhängig. Definieren Sie Ihre Farben genau und arbeiten Sie unter Umständen mit einem Farbfächer oder Farben einer genau definierten Palette. Für die Arbeit im DTP werden zwei Farbmodelle eingesetzt. Zum einen das additive RGB-Modell (Rot-Gelb-Blau), das alle Computer-Bildschirme verwenden, und auf der anderen Seite das subtraktive CMYK-Modell, (CyanMagenta-Yellow-Key), das viele gängige Desktop-Drucker und auch der Druckereibetrieb verwenden. Weitere Bezeichnungen, die Sie immer wieder beim Einbinden und Nachbearbeiten von Bildern antreffen, sind Halbtonbilder Bei der genauen Betrachtung von Fotos, ob schwarzweiß oder farbig, kann man feststellen, dass das Bild aus Graustufen und Farbschattierungen besteht, die ineinander übergehen. Ein Originalfoto wird daher auch als Halbtonbild bezeichnet. Halbtonraster Wenn Halbtonbilder und Prozessfarben auf einem Drucker wiedergegeben werden, muss das Bild oder die Farbe in eine Reihe von Punkten



938



Office XP Kompendium



 Farben und sonstige Layout-Eigenschaften



Kapitel 49



verschiedener Größe, das so genannte Halbtonraster aufgespaltet werden. Beim Scannen eines Fotos beispielsweise stellt der Scan-Vorgang den ersten Schritt der Umwandlung eines Halbtonbildes in ein Halbtonraster dar. Schwarzweiße Bilder werden in einer Druckerei mithilfe von schwarzen Punkten und farbige Bilder mittels cyanfarbenen, magentafarbenen, gelben und schwarzen Punkten wiedergegeben. Beim Drucken erscheinen alle hellen Bereiche eines Bildes als kleine und alle dunklen Bereiche als große Punkte. Volltonfarben und Farbtöne Volltonfarben werden mit vorgemischten Druckfarben gedruckt. Wenn Sie innerhalb Ihres Layouts exakte Farbübereinstimmung wünschen, sollten Sie die Farbwahl aus einem genau vordefinierten Farbton auswählen, um trotz farbiger Darstellung kostengünstig drucken zu lassen.



»Echte Farben«



Ein Farbton ist die hellere Version eines Volltons oder einer Prozessfarbe. Einen Farbton können Sie definieren, indem Sie eine Volltonoder Prozessfarbe aufrastern. Die Editierung eines Layoutprogramms gibt hier meistens die Möglichkeit vor, den Vollton prozentual zu verringern oder entsprechend auch wieder zu erhöhen. Weitere Informationen zum Thema Farbe finden Sie in Teil 9, PhotoDraw.



Office XP Kompendium



939



 50



Mit Publisher zum fertigen Layout



Vor der Erstellung Ihres Layouts mit Microsoft Publisher sollten Sie sich eine Aufstellung aller gewünschten Bestandteile Ihres Layouts machen. Fertigen Sie hierfür vorab eine grobe Skizze Ihres Layouts, das so genannte Scribble. Die Erstellung dieses Konzeptes ist vor allem für ungeübte Anwender fast ein Muss, denn hiermit sparen Sie erheblich Zeit und müssen sich nicht während der Auseinandersetzung mit einer neuen Anwendung auch noch Gedanken über ein Layout machen.



Konzept und Skizze



Ihr Konzept sollte folgende Punkte berücksichtigen: Wie viele Seiten enthält das Layout? Welche Seitengröße soll das fertige Layout haben? Soll unter Umständen eine vorhandene Formatvorlage verwendet werden? Wird das Layout in einem professionellen Druckereibetrieb gedruckt? Soll der Entwurf zur Überarbeitung weitergeleitet werden? Wird das Layout im Internet publiziert? Welche optische Auflösung soll das Endergebnis haben? Wird eventuell ein Überdruck (Druckerweiterung) benötigt? Welche Farben werden verwendet? Werden Vorlagen aus anderen Anwendungen benötigt? Sicher können Sie Ihre persönliche Konzeption während der Erstellung noch um den einen oder anderen Punkt ergänzen, und somit gibt die oben aufgeführte Auflistung nur einen allgemeingültigen, groben Rahmen vor.



50.1



Ein neues Layout erstellen



Publisher 2002 erfüllt dank der bekannten Office-Oberfläche, den durchdachten Funktionen und Assistenten viele Anforderungen an ein professionelles Layout-Programm. Diese Anwendung füllt die Lücke zwischen leicht



Office XP Kompendium



Leichte Bedienung



941



 Kapitel 50



Mit Publisher zum fertigen Layout zu bedienenden, aber wenig flexiblen Gestaltungs-Tools für den Heimeinsatz und professionellen, aber ebenso teuren wie umfangreichen DTP-Programmen.



AssistentenUnterstützung



Mithilfe neuer Assistenten können Sie aus vordefinierten Vorlagen auswählen. Füllen Sie diese Vorlagen ganz nach Wunsch und eigenen Bedürfnissen mit beliebigen Inhalten. Mit Publisher 2002 legen Sie Layout-Richtlinien fest und können Layoutbestandteile wie Formatierungen und SchriftartenSchemata verändern. Dank der umfangreichen und einfach zu bedienenden Layout-Funktionen in Publisher 2002 fertigen Sie schnell professionelle Publikationen, die sich, unter Anwendung der vorab genannten Grundlagen, wirklich sehen lassen können.



Übergreifende Funktionen



Die Benutzeroberfläche von Publisher 2002 erinnert mehr denn je an die anderen Anwendungen des Office XP und ist dank des neuen Aufgabenbereichs mit seinen umfangreichen Hilfefunktionen genauso leicht zu bedienen. Die Symbolleisten sind konsequent leicht zu bedienen und auch aus den anderen Office-Anwendungen bekannte Tastenkombinationen haben in Publisher 2002 die gleiche Funktionsweise. Bei der Erstellung von Text für Ihr Publisher-Layout können Sie mehr denn je Word verwenden und diesen Text über die Menüoption EINFÜGEN/DATEI direkt in Ihr Layout einbinden. Auch Ihre Kontaktlisten aus Outlook 2002 können Sie wie gewohnt in Publisher 2002 verwenden.



Verwendungszweck



Weiterhin entscheiden Sie, am sinnvollsten bei Beginn der Layouterstellung, für welche Art der Publikation Ihr Layout verwendet werden soll. Publisher-Dokumente können Sie für den Seriendruck in Word verwenden oder nach Belieben in Ihre Internetpräsentation einbinden. Bei der Verwendung Ihres Layouts innerhalb einer Internetpräsentation sollten Sie die Datenmenge so klein wie möglich halten, um die Übertragungszeit oder Ladezeit im Internet wesentlich zu verkürzen und dem Besucher der Seite einen schnellen Seitenaufbau zu ermöglichen.



50.1.1 Mit Vorlagen arbeiten



942



Ein Dokument mit dem Assistenten erstellen



Microsoft Publisher 2002 verfügt mehr denn je über viele hilfreiche Assistenten, die Sie bei der Erstellung und Überarbeitung Ihres Dokuments unterstützen. Entscheiden Sie im neuen AUFGABENBEREICH, ob Sie ein bereits vorhandenes PUBLISHER-DOKUMENT, ein NEUES DOKUMENT oder eine der zahlreichen VORLAGEN öffnen wollen. Office XP Kompendium



 Ein neues Layout erstellen



Kapitel 50 Abbildung 50.1: Der Eingangsbildschirm



Auch in Publisher können Sie den Aufgabenbereich jederzeit über die Menüoption ANSICHT/AUFGABENBEREICH deaktivieren und erneut aufrufen. Wählen Sie eine Vorlage, gelangen Sie in die Dialogbox PUBLISHER-KATALOG und können hier aus den zahlreichen Vorlagen auswählen. Nach der Auswahl einer Formatvorlage im Aufgabenbereich von Publisher 2002 können Sie innerhalb der Dialogbox PUBLISHER-KATALOG aus dem großen Angebot einen Assistenten wählen, der Ihnen in jedem Fall Unterstützung für eine effektivere Vorgehensweise in Publisher 2002 gewährleistet. Durch Mausklick auf die Buttons WEITER und FERTIG gelangen Sie innerhalb der Dialogbox des gewählten Assistenten Schritt für Schritt zu der Erstellung Ihrer fertigen Layout-Vorlage.



Mit Assistenten arbeiten



Über die Menüoption DATEI/NEU EINBLENDEN können Sie die Dialogbox Ihres Assistenten jederzeit erneut aufrufen. Auch wenn Sie die Arbeit in der Dialogbox ASSISTENTEN per Mausklick auf FERTIG STELLEN bereits beendet haben, können Sie die Dialogbox PUBLISHER-KATALOG wieder einblenden und eine andere Formatvorlage auswählen. Der gewählte Formatierungs-Assistent führt Sie durch eine Reihe von ABFRAGEN, in denen Sie gezielte Angaben über die gewünschte Formatierung und Gestaltung des neu angelegten Dokuments machen können. Innerhalb der Dialogbox des gewählten ASSISTENTEN können Sie auch eine Sonderpublikation anlegen, die Sie innerhalb der im Vorlagen-Katalog angebotenen Assistenten nicht wählen können.



Office XP Kompendium



Eingabe durch Abfragen



943



 Kapitel 50



Mit Publisher zum fertigen Layout



Abbildung 50.2: Der WebsiteAssistent



Abbildung 50.3: Assistent für diverse Gelegenheiten



Haben Sie die Formatierung Ihres Layouts innerhalb Ihres gewählten ASSISTENTEN beendet, erscheint das Layout Ihres Dokuments im ARBEITSBEREICH der Publisher-Oberfläche. Layout anpassen



944



Jetzt können Sie mit der Formatierung der Texte und Grafiken fortfahren. Die Änderung der Textformatierung erfolgt direkt über einen Mauklick in das entsprechende Textfeld. Um den Text größer darzustellen, wählen Sie Office XP Kompendium



 Ein neues Layout erstellen



Kapitel 50



die Menüoption ANSICHT/ZOOM und in der Dialogbox ZOOM einen Zoomfaktor aus den vorgegebenen Werten oder definieren Sie den Vergrößerungsfaktor über die gezielte Eingabe. Die Dialogbox ZOOM erreichen Sie auch über die Hilfetaste (F9).



50.1.2



Professionell erstellen und versenden



Hatten Sie schon einmal einen Prospekt in der Hand, der einen mehrfarbigen Hintergrund hatte? Waren hier die farbigen Bereiche sauber aneinander gefügt oder hatten Sie den Eindruck, dass an der Stelle, wo zwei Farben aufeinander treffen, das weiße Papier ein wenig zu sehen ist? Dieses Phänomen nennt man in der Fachsprache Blitzer.



Dokument drucken



Die Regeln, um diese Blitzer zu vermeiden, werden gerade dann gern vergessen, wenn man eher selten Layouts für den professionellen Druck erstellt, aber auch Profis unterläuft dieser Fehler in der hektischen Arbeitswelt hin und wieder. In Publisher können Sie für derartige Layouts für solche Fälle ÜBERDRUAUSSPARUNGEN und DISTANZ-TRAPPING in Ihrer ganzen Publikation anwenden. Des Weiteren können Sie auch wählen, den Überdruck und Aussparungen nur für bestimmte Objekte zu aktivieren.



CKEN,



Die Begriffe werden im Folgenden erläutert: Distanz-Trapping In Publikationen, die für den Prozessfarbendruck eingerichtet sind, verwendet Publisher das so genannte Distanz-Trapping, wenn Flächen mit hohem Schwarz-Anteil eine weiße Fläche überlappen. Hierbei kann es sich um eine weiße Fläche oder ein weiß gefülltes Objekt handeln, sofern das Weiß nicht als eigentliche Farbe überschnitten werden soll. Überdrucken Publisher überdruckt schwarze Linien, Fülleffekte, importierte Grafiken und andere Objekt, deren Farbe Sie in Schwarz geändert haben, sowie schwarzen Text (vorausgesetzt, der Text ist kleiner als in den Einstellungen zum Überdrucken von Text angegeben), wenn diese Objekte über einen Prozentwert für Schwarz verfügen, der größer ist als der Schwellenwert für Überdrucken. Aussparungen Bei allen anderen Objekten, einschließlich nicht-schwarzen Objekten, spart Publisher die Farbe hinter allen Vordergrundobjekten aus. Sie können die Aussparung für schwarze Linien, Fülleffekte und importierte Grafiken, die nicht farbsepariert werden können oder deren



Office XP Kompendium



945



 Kapitel 50



Mit Publisher zum fertigen Layout Farbe in Publisher in Schwarz geändert wurde, und die Mindesttextgröße für Überdrucken ändern. Möchten Sie Ihr erstelltes Dokument auf Ihrem Desktop-Drucker ausdrucken, wählen Sie die Menüoption DATEI/DRUCKEN. In der Dialogbox DRUCKEN entscheiden Sie, welche Teile des Dokuments ausgedruckt werden sollen. Wählen Sie hier aus den Optionen: Alles: Druckt das gesamte Dokument Aktuelle Seite: Druckt die Seite, auf die Sie den Cursor platziert haben Markierung: Druckt nur den markierten Bereich Seiten: Über die Eingabe der Seitenzahlen entscheiden Sie, welche Seiten Ihres Dokuments gedruckt werden sollen



Druckspezifische Eigenschaften



In der Dialogbox DRUCKEN gelangen Sie über den Button EIGENSCHAFTEN zu den druckerspezifischen Eigenschaften, in denen Sie unter anderem die Seiteneinstellungen und die optische Auflösung Ihres Druckes festlegen können. Mithilfe des Menüpunktes DATEI/PACK AND GO wählen Sie aus den Optionen AUF EINEN ANDEREN COMPUTER ÜBERTRAGEN oder ZU EINEM PROFESSIONELLEN DRUCKSERVICE ÜBERTRAGEN. Über die Menüoption EXTRAS/ TOOLS FÜR DEN PROFESSIONELLEN DRUCK definieren Sie weitere Einstellungen an Ihrem Dokument, um das Dokument für die Verarbeitung für einen Druckereibetrieb vorzubereiten.



Pack and Go



Um ein Dokument für die Weiterverarbeitung in einer externen Druckerei aufzubereiten, wählen Sie PACK AND GO und dann ZU EINEM PROFESSIONELLEN DRUCKSERVICE ÜBERTRAGEN aus dem Menü DATEI. Publisher öffnet daraufhin den PACK-AND-GO-ASSISTENTEN (siehe Abbildung 50.4), in dem Sie die für eine Druckvorbereitung nötigen Angaben machen können.



Abbildung 50.4: Für eine externe Druckerei vorbereiten



946



Office XP Kompendium



 Bearbeiten von Text- und Bildrahmen



50.2



Kapitel 50



Bearbeiten von Text- und Bildrahmen



Um Dokumente darzustellen, verwendet Microsoft Publisher so genannte Rahmen. Sie können dabei aus verschiedenen Rahmentypen wählen, die Text, Bilder oder Objekte aus anderen Anwendungen enthalten können.



Rahmendarstellung



Abbildung 50.5: Verwendung von Rahmen in Publisher



Rahmen werden in Microsoft Publisher immer durch Linien abgegrenzt. Rahmen, die mit einer hellgrauen, dünnen Linie gekennzeichnet sind, werden später ohne sichtbare Begrenzung gedruckt. Rahmen können sich auch überlappen, wodurch sich zum Beispiel ein Textblock um eine Grafik herum anordnen lässt.



50.2.1



Textrahmen



Textrahmen können Sie direkt in Publisher bearbeiten. Hierfür markieren Sie das gewünschte Objekt und geben den Text über die Tastatur ein. Dazu stehen Ihnen alle gebräuchlichen Formatierungen für Zeichen und Absätze zur Verfügung.



Textrahmen



Haben Sie die Datei, die Sie einfügen wollen, bereits auf Ihrer Festplatte gespeichert, können Sie dieses Dokument direkt in einen Textrahmen einfügen. Wählen Sie dazu aus dem Menü EINFÜGEN die Option TEXTDATEI und geben Sie das gewünschte Dokument im Dateiauswahl-Dialogfeld an. Hierfür muss in Publisher ein Konverter installiert sein. Der Text wird in den markierten Rahmen eingefügt. Sollte der Platz im markierten Rahmen nicht ausreichen, werden nach einer Abfrage neue Rahmen angelegt. Auch Sonderfälle werden durch den Einsatz von Assistenten abgedeckt. Dennoch kann es in Einzelfällen vorkommen, dass Sie entscheiden müssen, wie in Ihrem Dokument fortgefahren werden soll, obwohl die wichtigsten Funktionen vom ASSISTENTEN erledigt werden.



Importieren von Text



Office XP Kompendium



bearbeiten



947



 Kapitel 50 Texte in Word schreiben



Formatvorlagen



Mit Publisher zum fertigen Layout Wenn Sie die Texteingabe in Word bevorzugen, wählen Sie im Menü BEARBEITEN die Option TEXTABSCHNITT IN MICROSOFT WORD BEARBEITEN. Anschließend wird Word geöffnet und der aktuelle Inhalt des Textrahmens geladen. Haben Sie Ihre Eingaben beendet, klicken Sie auf die Option SCHLIESSEN UND ZURÜCKKEHREN ZU X.PUB, um Microsoft Word zu schließen und zu Publisher zurückzukehren. War Word vor dem Aufruf schon aktiv, wird nur das aktuelle Fenster geschlossen. Ebenso wie die anderen Office-Anwendungen unterstützt Publisher Formatvorlagen. Durch diese Funktion können Sie oft benötigte Textformateinstellungen unter einem Namen abspeichern, um sie anschließend einem Textabschnitt mit einem Mausklick zuzuweisen. Sie können eine Formatvorlage erstellen, indem Sie den Befehl FORMATVORLAGE aus dem Menü FORMAT ausführen.



Abbildung 50.6: Formatvorlagen verwenden



In dem Dialogfenster FORMATVORLAGE AUSWÄHLEN werden Ihnen alle möglichen Formatvorlagen aus dem aktuellen Dokument angezeigt (siehe obige Abbildung). Formatvorlagen importieren



948



Durch einen Klick auf den Button NEUE FORMATVORLAGE ERSTELLEN können Sie eine neue Vorlage anlegen. Hier können Sie nahezu alle Ihre Gestaltungswünsche verwirklichen. Wollen Sie eine Formatvorlage importieren, um Vorlagen aus einem anderen Publisher- oder Word-Dokument zu verwenden, fügen Sie wie beschrieben ein Dokument ein, beispielsweise aus Word. Anschließend finden Sie diese Formatvorlage in der Liste der Formatvorlagen, die mit dem Text importiert wurden.



Office XP Kompendium



 Bearbeiten von Text- und Bildrahmen



Kapitel 50 Abbildung 50.7: Neue Formatvorlage erstellen



50.2.2



Grafikrahmen



Bilder lassen sich über Grafikrahmen in ein Publisher-Dokument einfügen. Wenn Sie das Objekt aus dem CLIP ORGANIZER einfügen wollen, doppelklicken Sie auf den Grafikrahmen. Ein Dialogfeld mit einer Auswahl von Bildern, Sounds und Videos wird angezeigt, so dass Sie ein Bild zuordnen können. Alternativ hierzu können Sie die Grafikdatei direkt in einem DATEIAUSWAHLDIALOGFELD auswählen, indem Sie zuerst GRAFIK aus dem Menü EINFÜGEN wählen und dann genauer in den Optionen angeben, ob die Grafik aus einer Datei importiert werden soll oder per Kamera bzw. Scanner eingelesen wird. Hier finden Sie auch die passende Option, um ein Bild zu zeichnen.



Grafiken importieren



In vielen Fällen werden Sie bei der Seitengestaltung auf das vielfältige Angebot der Design-Gallery-Objekte zurückgreifen wollen. Um den Katalog anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol CLIPART-GALLERY-TOOL. Wenn das Bild nicht genau in den Rahmen passt, zeigt Publisher ein Dialogfeld an, in dem Sie bestimmen, ob die Grafik in ihrer Größe bzw. Auflösung verändert werden soll. Beachten Sie, dass die Änderung der Bildgröße zu Verzerrungen oder zu Qualitätseinbußen führen kann.



Größe anpassen



Abbildung 50.8: Bildgröße ändern



Office XP Kompendium



949



 Kapitel 50 Bildgröße ändern



Mit Publisher zum fertigen Layout Sie können die Größe eines Bildes auch ganz einfach mit der Maus verändern. Klicken Sie hierfür auf eines der um das Bild angeordneten schwarzen Quadrate und ziehen den Rahmen bei gedrückt gehaltener Maustaste an die gewünschte Stelle. Die Originalgröße des Bildes lässt sich problemlos wiederherstellen, indem Sie GRAFIK VERGRÖSSERN/VERKLEINERN aus dem FORMAT-Menü wählen und anschließend das Kontrollkästchen ORIGINALGRÖSSE im Dialogfeld markieren.



Abbildung 50.9: Eine Grafik einfärben



Grafik einfärben



Sie können die Grundfarbe eines Bildes ändern, indem Sie GRAFIK NEU EINFÄRBEN aus dem Menü FORMAT wählen und die neue Grundfarbe im Dialogfeld FARBE auswählen (siehe obiges Bild). Durch diese Option lassen sich interessante grafische Effekte erzielen.



50.2.3



Tabellenrahmen



Text in Tabellen



Für die Darstellung von Tabellen besitzt Publisher einen eigenen Rahmentyp. In die einzelnen Tabellenzellen lässt sich dabei ausschließlich formatierter Text eingeben. Sie ändern den Inhalt einer Tabellenzelle, indem Sie diese mit der Maus anklicken und anschließend Text eingeben.



Zeilen/Spalten



Um eine neue Zeile oder Spalte in die Tabelle einzufügen, wählen Sie SPALTEN ODER ZEILEN EINFÜGEN im Menü TABELLE und geben die Anzahl der einzufügenden Spalten bzw. Zeilen im Dialogfeld ein (siehe Abbildung oben). Unter OPTIONEN können Sie die Einfügeposition bestimmen, also ob die neuen Spalten vor oder hinter der Tabellenzelle eingefügt werden. Sie löschen Zeilen oder Spalten, indem Sie die Option SPALTEN ODER ZEILEN LÖSCHEN aus dem Menü TABELLE wählen.



einfügen



Verbinden von Zellen



950



Wie Microsoft Excel ermöglicht Publisher das zeilenweise Verbinden von Tabellenzellen, die dann wie eine einzige Zelle behandelt werden und sich mit Text füllen lassen. Markieren Sie dazu die zu verbindenden Zellen. Wählen Sie anschließend ZELLEN VERBINDEN aus dem Menü TABELLE. Alternativ zu einer Publisher-Tabelle lassen sich auch Excel-Tabellen als OLE-Objekte einfügen (EINFÜGEN/OBJEKT).



Office XP Kompendium



 Eigene Rahmen und Layouts anlegen



Kapitel 50 Abbildung 50.10: Eine Tabelle in Publisher



Abbildung 50.11: Neue Zeilen/Spalten einfügen



50.3



Eigene Rahmen und Layouts anlegen



Sie können die von den ASSISTENTEN erstellten Layouts beliebig an Ihre individuellen Wünsche anpassen. Alternativ hierzu können Sie natürlich auch mit einer LEEREN SEITE starten. Dazu wählen Sie das Symbol NEU oder die gleichnamige Option aus dem DATEI-Menü und wechseln im Katalog auf die Registerkarte LEERE PUBLIKATIONEN. Dort finden Sie eine Reihe von Grundformaten für Publisher-Dokumente.



Mit leerer Seite beginnen



Sie können ein eigenes Grundlayout erstellen, indem Sie im Register LEERE PUBLIKATIONEN beispielsweise auf die Zeile GANZE SEITE und dann auf die Schaltfläche SEITE EINRICHTEN klicken.



Grundlayout



Office XP Kompendium



anpassen



951



 Kapitel 50



Mit Publisher zum fertigen Layout



Abbildung 50.12: Erstellen einer leeren Seite



Abbildung 50.13: Neues Grundlayout erstellen



Das Dialogfeld SEITE EINRICHTEN (siehe Abbildung 50.13) erlaubt nach einem Klick auf das Optionsfeld SONDERGRÖSSE anschließend die individuelle Einstellung der Seitengröße und anderer Druckparameter. Wählen Sie im Bereich LAYOUT der Publikation zum Beispiel das Optionsfeld ETIKETTEN, um das Layout an bestimmte häufig benutzte Etikettenformate der Hersteller Avery, Herma und Zweckform anzupassen.



952



Office XP Kompendium



 Eigene Rahmen und Layouts anlegen



50.3.1



Kapitel 50



Erstellen von Rahmen



Sie können ein neues Layout erstellen, indem Sie auf den Seiten des Dokuments Rahmen der verschiedenen Typen anordnen. Publisher kennt die folgenden Rahmentypen:



Rahmen einfügen



Textrahmen enthalten beliebig formatierten Text. Textrahmen können verbunden werden, so dass mehrere Textrahmen mit zusammenhängendem Text gefüllt werden können. Grafikrahmen enthalten Bilder. Diese lassen sich aus der ClipArt Organizer oder direkt aus einer Grafikdatei einfügen. Tabellenrahmen enthalten mit Text gefüllte Tabellen. WordArt-Rahmen enthalten Schmucktext, der mit WordArt angelegt wird. OLE-Rahmen enthalten beliebige OLE-Objekte. Dadurch lassen sich Daten aus verschiedenen Anwendungen in Publisher-Dokumente einfügen. Ein Rahmen lässt sich erstellen, indem Sie die entsprechende Schaltfläche anklicken und an der gewünschten Stelle auf dem Dokument ein Rechteck aufziehen.



Textrahmen erstellen



Abbildung 50.14: Einen leeren Textrahmen erstellen



Office XP Kompendium



953



 Kapitel 50



Mit Publisher zum fertigen Layout Verändern von Rahmen Auf folgende Art und Weise können Sie Rahmen verändern:



Anordnung von Rahmen



1.



Sie markieren einen Rahmen, indem Sie mit der Maus in den Rahmen klicken. Markierte Rahmen sind durch 8 schwarze Quadrate gekennzeichnet (siehe Abbildung 50.14).



2.



Um einen markierten Rahmen zu verschieben, ziehen Sie ihn mit der Maus an die gewünschte Position. Der Mauszeiger ist dabei durch das Wort POSITION und ein AUTO gekennzeichnet.



3.



Sie verändern die Größe eines Rahmens, indem Sie den Mauszeiger auf eines der Quadrate setzen und den Rahmen auf die gewünschte Größe ziehen. Der Mauszeiger zeigt dabei das Wort GRÖSSE.



4.



Sie können einen Rahmen löschen, indem Sie den Rahmen markieren und (Entf) drücken oder die Option OBJEKT LÖSCHEN aus dem Menü BEARBEITEN wählen.



Rahmen können auch übereinander angeordnet werden. Der zuletzt eingefügte Rahmen wird dabei zuoberst angezeigt bzw. gedruckt und überlagert somit alle anderen Rahmen. Sie setzen einen Rahmen in den Hintergrund, indem Sie IN DEN HINTERGRUND aus dem ANORDNEN-Menü auswählen. Entsprechend setzt die Auswahl von IN DEN VORDERGRUND einen Rahmen vor alle anderen Rahmen. Rahmen, die vor einem Textrahmen liegen, werden vom Text umflossen (siehe Abbildung 50.15). Mit Microsoft Publisher sind Sie in der Lage, Texte um einen beliebigen GRAFIKUMRISS fließen zu lassen. Dazu markieren Sie den GRAFIKRAHMEN und klicken auf die Schaltfläche TEXTFLUSS UM GRAFIK. Publisher versucht dann, einen geeigneten Umriss für die Grafik zu finden. Der Umriss um eine Grafik lässt sich ändern, indem Sie die Schaltfläche UNREGELMÄSSIGEN TEXTFLUSS BEARBEITEN aus der Symbolleiste wählen und die schwarzen Quadrate an die gewünschte Position ziehen. Sie können einen neuen Punkt einfügen, indem Sie mit der Maus an die entsprechende Stelle auf der Umrisslinie klicken, während Sie (Strg) gedrückt halten. Befindet sich ein GRAFIKRAHMEN hinter einem TEXTRAHMEN, so wird dieser vom Textrahmen überschrieben. Wenn die Grafik durch den Text durchscheinen soll, muss der TEXTRAHMEN einen transparenten Hintergrund erhalten. Sie ändern die HINTERGRUNDFARBE in den Grafikeigenschaften wie im nächsten Abschnitt beschrieben.



954



Office XP Kompendium



 Eigene Rahmen und Layouts anlegen



Kapitel 50 Abbildung 50.15: Text umfließt ein rechteckiges Bild.



Abbildung 50.16: Textfluss um einen Grafikumriss



Textrahmen lassen sich verbinden, so dass zusammenhängender Text über mehrere Textrahmen verteilt wird.



Office XP Kompendium



955



 Kapitel 50



Mit Publisher zum fertigen Layout



Abbildung 50.17: Verbindung von Textrahmen



Um einen Textrahmen mit einem anderen zu verbinden, zeichnen Sie zuerst mehrere Textrahmen. Schreiben Sie den gewünschten Text in den ersten Textrahmen. Eine Schaltfläche am unteren Rand weist auf den überfließenden Text hin, wenn Sie den Rahmen markieren: 1.



Wählen Sie dann EXTRAS/VERBINDEN VON TEXTRAHMEN.



2.



Klicken Sie auf die Schaltfläche TEXTRAHMEN VERBINDEN, wird der Mauspfeil zur Gießkanne. Zeigen Sie auf einen Textrahmen und klicken Sie anschließend in den anderen, leeren Textrahmen. Der verbundene Text fließt in den neuen Rahmen.



Nun können Sie per Mausklick zwischen den einzelnen Rahmen wechseln. Klicken Sie hierfür entweder direkt den entsprechenden Rahmen an oder benutzen Sie die Schaltfläche am unteren Rand, um zwischen den einzelnen Rahmen zu wechseln.



50.3.2



Rahmen gestalten



Bei der standardmäßigen Einstellung für Rahmen werden weder UMRANDUNG noch HINTERGRUNDFARBE dargestellt. Diese Einstellungen können Sie durch das Hinzufügen eines Randes und/oder einer INNENFARBE ändern.



956



Office XP Kompendium



 Eigene Rahmen und Layouts anlegen



Kapitel 50 Abbildung 50.18: Eine Umrandung erstellen



Abbildung 50.19: Eine Füllfarbe festlegen



Um die Umrandung von Rahmen zu verändern, wählen Sie FORMAT/LINIENART/RAHMENART/WEITERE LINIENARTEN aus der Menüleiste. Auf der Registerkarte RAHMEN lassen sich Linien in verschiedenen Dicken und Farben als Rahmen festlegen. Mithilfe der Registerkarte ZIERRAHMEN können Sie beliebige Grafiken als Umrandung für einen Rahmen festlegen.



Umrandung von



Sie können in Microsoft Publisher, wie schon erwähnt, Hintergrundfarben für die einzelnen Rahmen angeben. Um die Hintergrundfarbe eines Rahmens festzulegen, wählen Sie FÜLLFARBE aus dem Menü FORMAT. Das Dialogfeld aus Abbildung 50.19 wird angezeigt. Dort können Sie Einstellungen für eine Reihe von aufeinander abgestimmten Farben vornehmen.



Hintergrundfarbe



Office XP Kompendium



Rahmen



bestimmen



957



 Kapitel 50



Mit Publisher zum fertigen Layout Um eine beliebige Einstellung auszuwählen, markieren Sie die Farben in den beiden Registern. Unter FORMAT/FÜLLFARBE/WEITERE FARBSCHEMAS finden Sie eine größere Auswahl. Mit der Option FÜLLEFFEKTE können Sie weitere Gestaltungen zuordnen. Falls Sie die Option KEINE FARBE auswählen, wird der Rahmen transparent angezeigt.



50.3.3 Hintergrund- und Vordergrundseiten



Anordnen von Rahmen



Oft wird ein einheitliches Layout für die einzelnen Seiten eines Dokuments verwendet. Um nicht jede Seite einzeln setzen zu müssen, unterscheidet Microsoft Publisher zwischen HINTERGRUND- und VORDERGRUNDSEITEN. Die Rahmen, die auf der HINTERGRUNDSEITE enthalten sind, werden auf allen Seiten des Dokuments eingefügt, was ein durchgängiges Layout garantiert. Die VORDERGRUNDSEITE kann hingegen für jede einzelne Seite unterschiedlich gestaltet werden.



Abbildung 50.20: Hilfslinien im Dokument



Sie können die Hintergrundseite bearbeiten, indem Sie im Menü ANSICHT zur HINTERGRUNDSEITE wechseln. Entsprechend wechseln Sie durch Auswahl der Option ZUR VORDERGRUNDSEITE WECHSELN zurück zur Vordergrundseite. Auf der Hintergrundseite können Sie so genannte Führungslinien einrichten. Führungslinien werden zum genauen Positionieren von Objekten und Textfeldern verwendet (siehe Abbildung oben). Führungslinien werden auf dem Bildschirm als blaue und violette Linien dargestellt, aber beim Ausdruck Ihres Dokuments nicht berücksichtigt.



958



Office XP Kompendium



 Eigene Rahmen und Layouts anlegen



Kapitel 50 Abbildung 50.21: Führungslinien einrichten



Rahmen werden automatisch an Führungslinien ausgerichtet, sobald sie in deren Nähe kommen. Wird ein Rahmen in die Nähe einer Führungslinie verschoben oder vergrößert, so rastet die Rahmenbegrenzung exakt auf der Führungslinie ein. Dadurch ist es möglich, Rahmen genau aneinander auszurichten. Diese Funktion ist natürlich abschaltbar. Unter dem Menüpunkt EXTRAS/FÜHRUNGSLINIENAUSRICHTUNG können Sie die Option aktivieren beziehungsweise deaktivieren. Alternativ dazu können Sie auch den Shortcut (Strg)+(W) verwenden.



Führungslinien



Die Seitenränder eines Dokuments werden beispielsweise standardmäßig mit Führungslinien gekennzeichnet. Natürlich können Sie weitere Führungslinien in Ihr Dokument einfügen. Mit dem Befehl LAYOUTFÜHRUNGSLINIEN aus dem Menü ANORDNEN können Sie das Dialogfenster zum Einrichten von Führungslinien aufrufen. Dieses Menü erlaubt Ihnen folgende Angaben:



Unterschiede von Führungslinien



Die ÄUSSEREN FÜHRUNGSLINIEN legen den Seitenrand des Dokuments fest. Dabei lassen sich Rahmen auch außerhalb des durch die äußeren Führungslinien festgelegten Bereichs positionieren. Jedoch müssen Sie dabei beachten, dass nur wenige Drucker bis zum Seitenrand drucken können. Mit der Angabe der Spalten und Zeilen im Bereich INNERE FÜHRUNGSkönnen Sie festlegen, wie viele senkrechte und waagrechte Führungslinien auf der Seite eingefügt werden sollen. LINIEN



Indem Sie das Kontrollkästchen GLEICHER ABSTAND aktivieren, werden die senkrechten bzw. waagrechten Führungslinien gleichmäßig auf der Seite verteilt.



Office XP Kompendium



959



 Kapitel 50



Mit Publisher zum fertigen Layout Beachten Sie aber, dass diese Option nur dann vorhanden ist, wenn Sie die Führungslinien zuvor mit der Maus verschoben haben. Wenn Sie ZWEI HINTERGRUNDSEITEN ERSTELLEN UND DIE FÜHRUNGSLINIEN SPIEGELN wählen, erstellt Microsoft Publisher zwei verschiedene Hintergrundseiten für doppelseitige Dokumente. Dabei werden alle Führungslinien und Rahmen auf der neuen Hintergrundseite gespiegelt angeordnet. Um Führungslinien zu verschieben, klicken Sie diese mit der Maus an. Wenn Sie die Maustaste und die (ª)-Taste gedrückt halten, können Sie die Hilfslinien an eine andere Stelle verschieben.



50.4 Das Internet



Veröffentlichen von Dokumenten im Internet



Das Internet ist in den letzten Jahren ein immer beliebteres Medium geworden. Die Zahl der Internetnutzer sowie auch die der Anbieter ist in der Vergangenheit sprunghaft angestiegen. Einfach ausgedrückt ist das Internet eine Sammlung von Informationen, die auf Computern in der ganzen Welt gespeichert sind. Viele Informationen im Internet sind in Seiten eingeteilt. Sie rufen eine Seite auf, lesen sie durch und können je nach Bedarf weitere Seiten dazu anzeigen. Das Planen und Gestalten von Veröffentlichungen kann unter Umständen viel Zeit in Anspruch nehmen. Microsoft Publisher nimmt Ihnen einen Großteil dieser Aufgaben ab, so dass Sie auch ohne HTML-Kenntnisse problemlos Ihre eigene Homepage erstellen können. Der Website-Assistent enthält eine Vielzahl von gestalteten Designs, die Sie direkt verwenden oder an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Über 200 Hintergründe für Ihre Webseiten sind bereits vorbereitet und Sie können auf mehr als 300 animierte GIFs zurückgreifen. Microsoft Publisher kann mit allen üblichen Farbmodellen (RGB, HSL, CMYK, Pantone) umgehen und bietet Ihnen automatische Einstellungen, die Sie natürlich auch manuell anpassen können.



Vor dem Start



Bevor Sie mit der Erstellung einer Website beginnen, sollten Sie schon im Voraus einige Dinge planen und ein grobes Konzept entworfen haben, um sich später die Arbeit zu erleichtern. Im Folgenden werden einige Punkte aufgelistet, die schon vor dem Arbeitbeginn feststehen sollten: Überlegen Sie sich, wozu Ihre Seite dienen soll. Eine private Homepage enthält zum Beispiel völlig andere Inhalte als die eines Unternehmens. Somit unterscheidet sich auch die Zielgruppe. Bauen Sie Informationen und Inhalte ein, die auf Ihre entsprechende Zielgruppe abgestimmt sind.



960



Office XP Kompendium



 Veröffentlichen von Dokumenten im Internet



Kapitel 50



Um schon im Vorfeld eine Vorstellung Ihrer Seite zu bekommen, können Sie sich eine Skizze anfertigen. Tragen Sie dort die gewünschten Inhalte als Symbole ein und verbinden Sie diese mit Linien. So erhalten Sie einen guten Überblick über den Aufbau Ihrer Site. Legen Sie fest, welchen »Charakter« Ihre Internetseite haben soll. Sie können mit Ihrer Homepage informative, aufregende oder auch humorvolle Informationen veröffentlichen. Abbildung 50.22: Eine Website in Publisher



Wie alle anderen Microsoft-Office-Anwendungen unterstützt auch Publisher die Veröffentlichung von Dokumenten im Internet. Doch um Ihre Dokumente ins Internet zu stellen, sollten Sie einige Regeln beachten.



Hinweise zur Erstellung



Im Internet ist es nicht so einfach, Bilder und Texte genau zu positionieren. Wenn Sie mit Publisher eine Website veröffentlichen, versucht Publisher, die genaue Anordnung mithilfe von Tabellen nachzustellen. Dennoch kann es vorkommen, dass das Layout Ihres Publisher-Dokuments von dem im Internet abweicht. Alle grafischen Elemente müssen in Bitmap-Bilder umgewandelt werden. Dies kann unter Umständen dazu führen, dass das Laden des Internet-Dokuments erhebliche Zeit in Anspruch nimmt. Deshalb sollten Sie Dateiformate wie JPEG oder GIF verwenden. Diese Formate sind speziell komprimiert, so dass die Ladezeiten für den Betrachter so gering wie möglich gehalten werden.



Office XP Kompendium



961



 Kapitel 50 Mit dem Assistenten erstellen



Mit Publisher zum fertigen Layout Publisher verfügt über einen Assistenten, der für Sie eine komplette Website erstellt, die auch mehrere einzelne Seiten beinhalten kann. Sie starten den Assistenten, indem Sie mit NEU aus dem AUFGABEBEREICH den KATALOG wählen und auf der Registerkarte PUBLIKATIONEN NACH ASSISTENT auf die Zeile WEBSITE klicken.



Abbildung 50.23: Vorlage mit dem Assistenten wählen



Assistenten starten



Um mit der Erstellung Ihrer Homepage zu beginnen, klicken Sie auf den Button ASSISTENTEN STARTEN. Jetzt wird eine Seite nach der von Ihnen gewählten Vorlage erstellt und der Assistent gestartet. Auf der rechten Hälfte des Bildschirms wird das Layout Ihrer Seite angezeigt, während links der Assistent mit den veränderbaren Optionen angezeigt wird. Sobald Sie mithilfe des Assistenten Eingaben vornehmen, wird das Layout Ihrer Site automatisch aktualisiert. Auf diese Weise können Sie sofort entscheiden, ob Ihnen die Änderungen zusagen oder nicht. Im Abbildung 50.25 sehen Sie, wie der Assistent aufgebaut ist. Im oberen Fenster können Sie die zu verändernde Option wählen. Im unteren Fenster stehen Ihnen dann die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.



962



Office XP Kompendium



 Veröffentlichen von Dokumenten im Internet



Kapitel 50 Abbildung 50.24: Der Assistent zur Erstellung einer Homepage



Abbildung 50.25: Der Assistent



Im Folgenden werden die einzelnen Optionen kurz erklärt: Design Durch das DESIGN können Sie die am Anfang ausgewählte Vorlage noch verändern und ein komplett neues Erscheinungsbild Ihrer Site wählen.



Office XP Kompendium



963



 Kapitel 50



Mit Publisher zum fertigen Layout Farbschema Durch diese Option können Sie ein anderes FARBSCHEMA verwenden. Dadurch wird nur die farbliche Gestaltung der Site verändert. Das Grundschema bleibt jedoch erhalten. Formular Mit dieser Option können Sie Bestell-, Antwort- oder Anmeldeformulare erstellen. Navigationsleiste Unter diesem Punkt können Sie automatisch Navigationsleisten erstellen, mit denen der Betrachter zwischen Anfang und Ende einer Seite scrollt. Seite einfügen Um neue Seiten in Ihre Homepage einzufügen, benutzen Sie diese Option. Hintergrundsound Auch Hintergrundsounds können Sie mit Publisher problemlos einfügen. Hierfür klicken Sie auf den Button SOUND AUSWÄHLEN. Nun können Sie ein beliebiges Musikstück auf Ihrer Festplatte auswählen und mit Ihrer Site verknüpfen. Hintergrundstruktur Eigene Hintergrundschemata können Sie mit dieser Option erstellen und verwenden. Persönliche Informationen Der Assistent hilft Ihnen auch bei der Zusammenstellung Ihrer persönlichen Informationen. Für den Druck umwandeln Die letzte Option steht Ihnen zur Verfügung, um Ihre Website gegebenenfalls für den professionellen Druck vorzubereiten. Wenn Sie diese Option wählen, sollten Sie vorher Ihr Dokument auf jeden Fall speichern, da ein Rückgängigmachen dieser Option nicht mehr möglich ist. Nachdem die Seite fertig gestellt ist, können Sie Ihre Seite veröffentlichen. Hierfür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:



964



Office XP Kompendium



 Veröffentlichen von Dokumenten im Internet



Kapitel 50



Durch die Veröffentlichung auf Ihrem lokalen Computer wird die Seite in einen frei wählbaren Ordner Ihrer Festplatte gespeichert. Dort können Sie Ihre Homepage dann beliebig testen und eventuelle Fehler korrigieren. 1.



Wählen Sie hierfür aus dem Menü DATEI den Befehl ALS WEBSITE SPEICHERN.



2.



Wählen Sie den Ordner Ihrer Festplatte, in dem die Website veröffentlicht werden soll.



3.



Klicken Sie auf OK.



Veröffentlichung auf Ihrem Computer



Abbildung 50.26: Als Webseite speichern



Bevor Sie eine Website im Web veröffentlichen, müssen Sie einen Webordner erstellen. Dazu fragen Sie Ihren Internetdienstanbieter oder Systemadministrator nach der Adresse Ihres Webservers, auf dem Sie die Seite veröffentlichen möchten und der Webordner unterstützt. 1.



Klicken Sie auf dem Desktop von Windows auf das Symbol ARBEITSPLATZ.



2.



Doppelklicken Sie auf WEBORDNER HINZUFÜGEN.



3.



Folgen Sie nun den Anweisungen des Assistenten.



4.



Klicken Sie nun im Menü DATEI von Publisher auf die Option ALS WEBSEITE SPEICHERN.



5.



Klicken Sie in der NAVIGATIONSLEISTE auf WEBORDNER.



6.



Wählen Sie den Ordner, in dem die Website veröffentlicht werden soll. Daraufhin wird das Feld ORDNERNAME mit dem vollständigen Pfad zu Ihrer Website ausgefüllt.



7.



Klicken Sie nun auf OK.



Office XP Kompendium



Veröffentlichung einer Website im Netz



965



 Kapitel 50



Mit Publisher zum fertigen Layout



Abbildung 50.27: Der Assistent zum Erstellen eines Webordners



Abbildung 50.28: Seitenvorschau einer Homepage



Einen richtigen Eindruck von Ihrer Homepage gewinnen Sie erst, wenn Sie sich Ihre Seite in einem Browser darstellen lassen. Wählen Sie dazu das Symbol WEBSEITENVORSCHAU aus dem Menü DATEI. Textstellen und Bilder lassen sich mit einem Hyperlink hinterlegen. Ein Hyperlink ist eine Art Verweis, der zu einer anderen Stelle, wie zum Beispiel eine andere Homepage, führt. Bei der Darstellung in einem Browser kann ein Anwender diesen Hyperlink anklicken und sich dadurch eine beliebige andere Seite im Internet, eine Adresse oder auch nur eine Datei anzeigen lassen.



966



Office XP Kompendium



 Veröffentlichen von Dokumenten im Internet



Kapitel 50 Abbildung 50.29: Hyperlink einfügen



Um einen Hyperlink in eine Microsoft-Publisher-Datei einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.



Markieren Sie die gewünschte Textstelle im Dokument.



2.



Wählen Sie anschließend die Option HYPERLINK aus dem Menü EINFÜGEN. Alternativ dazu können Sie auch die Tastenkombination (Strg)+(K) verwenden.



Wie im obigen Dialogfenster zu sehen ist, erlaubt Microsoft Publisher das Einfügen folgender Hyperlink-Arten: Mit EINER WEBSITE ODER DATEI IM INTERNET können Sie auf eine beliebige Seite im Internet verweisen. Geben Sie im Eingabefeld INTERNETADRESSE (URL) DER WEBSITE ODER DATEI diejenige Adresse an, auf die Sie verweisen möchten. Das Optionsfeld INTERNET E-MAIL-ADRESSE erstellt einen E-MailLink. Wird ein solcher Link in einem Browser angeklickt, startet das installierte E-Mail-Programm. Die ausgewählte E-Mail-Adresse wird automatisch im Feld EMPFÄNGER eingetragen. Mit der Option EINER ANDEREN SEITE IHRER WEBSITE erstellen Sie einen Link auf eine Seite innerhalb Ihrer Homepage. Auf diese Weise können die Betrachter auf Ihrer Homepage navigieren.



Office XP Kompendium



967



 Teil 9 PhotoDraw 2000 Version 2 Kapitel 51: Grundlagen zur Bildbearbeitung mit PhotoDraw



971



Kapitel 52: Professionelle Bildbearbeitung mit PhotoDraw



987



 Teil 9



PhotoDraw 2000 Version 2 Dass man Fotografien in Texte einfügen kann, ist fast jedem Anwender bekannt. Auch die Frage des »Wie« dürfte spätestens seit Office XP keine allzu schwierige Aufgabe darstellen. Mithilfe vieler funktioneller Assistenten unterstützt Office XP seinen Anwender, bis die gewünschte Fotografie in sein Textdokument eingefügt wurde. In Word 2002 beispielsweise stehen Ihnen bereits einige Basis-Werkzeuge für die einfache Bildbearbeitung zur Verfügung. Allerdings können Sie hier nur Helligkeit, Kontrast, Größe oder ähnliche banale Dinge einstellen. Wollen Sie zum Beispiel unerwünschte Teile des Bildes verwerfen, einzelne Farben des Bildes verändern oder ein Bild mit besonderen Effekten versehen, werden Sie um die Verwendung einer umfangreicheren BildbearbeitungsSoftware kaum herum kommen. Für diesen Fall ist die Anschaffung einer Bildbearbeitungs-Software wie PhotoDraw, aus der Familie der Microsoft-Produkte, eine sinnvolle Ergänzung zu Office XP. Diese Anwendung, die Ihnen jetzt in der überarbeiteten Version PhotoDraw 2002 zur Verfügung steht, bietet Ihnen umfangreiche Funktionen zur Bildbearbeitung wie zum Beispiel automatische Filterfunktionen, RetuscheWerkzeuge, Füllwerkzeuge und vieles mehr. PhotoDraw kombiniert Effekt-Werkzeuge mit leistungsfähigen Möglichkeiten zum Gestalten von Fotografien und Grafiken, Gebrauch von Objekten, Retuschieren von Fotos und Korrigieren von Farben. Auf diese Weise können Sie Bilder und Grafiken für Präsentationen, Broschüren und andere Dokumente gestalten. Mit Filtern für Bilder und Spezialeffekten können Bilder und Grafiken aus externen Eingabegräten, wie Scannern oder Digitalkameras, und externe Quellen, wie zum Beispiel Bildersammlungen einer CD-Rom, überarbeitet und in ihrer optischen Wirkung verbessert werden. Assistenten und Dialogboxen bieten schnelle und übersichtliche Kontrolle und Zugriff auf Hilfsmittel, Füllungen, Farben, Objekte und Masken.



970



Office XP Kompendium



 51



Grundlagen zur Bildbearbeitung mit PhotoDraw



Bevor Sie mit der Bildbearbeitung in PhotoDraw beginnen, sollten Sie einige Grundlagen im Umgang mit Bilddateien kennen lernen. Des Weiteren kommen Sie um das notwendige Mindestmaß an Fachchinesisch nicht herum. In den folgenden Abschnitten bringen wir Ihnen die »Graue Theorie« der Farbmodelle, Farbtiefen, Dateiformate und Auflösungen näher. Um ein Bild zu optimieren, nach allen Regeln der Kunst zu verändern, ist es sinnvoll zu wissen, wie man Auflösungen für verschiedene Verwendungszwecke berechnet oder wann es sich lohnt, die Farbtiefe eines Bildes zu reduzieren. Sie werden erfahren, was Dateiformate, wie zum Beispiel TIFF, EPS oder JPEG bedeuten, sowie Einblick in die verschiedenen Farbmodelle bekommen. Weiterhin werden Sie die Wirkung vieler Filterfunktionen und Effekte besser verstehen und sich zielgerichteter eigene Farben zusammenmischen.



51.1



Die Theorie der Bildbearbeitung



Die verschiedenen Farbmodelle



Farben setzen sich immer aus mehreren Bestandteilen zusammen. So zum Beispiel aus Rot, Grün, Blau oder aus Cyan, Magenta, Gelb und Schwarz. In anderen Farbmodellen, wie zum Beispiel dem PhotoDraw eigenen Farbmodell HSV, werden Farben zum Beispiel über den Farbwert, die Sättigung und die Helligkeit interpretiert. Abbildung 51.1: Das HSV-Modell in PhotoDraw



Office XP Kompendium



971



 Kapitel 51 Additives Farbmodell RGB



Grundlagen zur Bildbearbeitung mit PhotoDraw Wenn die aktiven Leuchtfarben Rot, Grün und Blau zu gleichen Teilen miteinander gemischt werden, addieren sie sich gemeinsam zu Weiß. Nach diesem Prinzip arbeiten Farbmonitore, Farbscanner, Diabelichter oder Diaprojektoren. Manchmal wird RGB auch in prozentualen Werten angegeben, wobei hier 100% für die Vollfarbe und 0% für Weiß steht. Wenn Sie bei diesen Farbwerten für R, G und B jeweils den Wert 255 angeben, so erhalten Sie Weiß. Setzen Sie hingegen für jede Farbe jeweils den Wert 0 ein, so erhalten Sie Schwarz. Der Gleichstand der drei Grundfarben, wie zum Beispiel R=150%, G=150% und B=150% ergibt einen reinen Grauwert. Je weiter sich der Gleichstand der Grundfarben an 255% nähert, desto heller wird das Grau, bis hin zu Weiß. Analog dazu nähert sich das Grau zum Schwarz hin, wenn der prozentuale Gleichstand der Grundfarben auf null zusteuert. Eine Bilddatei, die im RGB-Schema dargestellt wird, hat ein Drittel der Datenmenge wie das gleiche Bild im CMYK-Modus. Eine professionelle Druckerei ist nicht in der Lage, RGB-Bilder zu drucken, daher sollten Sie darauf achten, Ihre Daten vor der Weitergabe an eine Druckerei in CMYK umzuwandeln.



Abbildung 51.2: Das RGB-Modell in PhotoDraw



Subtraktives Farbmodell CMYK



972



Druckereien arbeiten mit den deckenden subtraktiven Grundfarben CMYK, das heißt, je mehr Farbschichten übereinander gedruckt werden, desto dunkler wird der Druck. Auch hier gilt die Regel, wenn man Cyan (GrünBlau), Magenta (Purpur), Gelb und Schwarz jeweils zu 100% mischt, ergibt sich Schwarz. Cyan und Magenta entstehen, wenn man jeweils zwei der additiven Primärfarben Rot, Grün und Blau zu gleichen Teilen mischt. Grünblau, Gelb und Purpur übereinander gedruckt würde theoretisch Schwarz ergeben, aus drucktechnischen Gründen ergibt sich hier in der Druckerei aber Grau oder Braun. Die Druckfarbe Key verstärkt deshalb den Tiefe-Eindruck, erspart außerdem die Zugabe von Schwarz und macht den Druck stabiler.



Office XP Kompendium



 Die verschiedenen Farbmodelle



Kapitel 51



In einem Farbwählfeld mit CMYK führen hohe Werte zu dunklen Tönen. Doch wer am PC Bilder bearbeitet, um diese später in einer Monitor-Vorschau, als Dia oder ausgedruckt auf Fotopapier zu zeigen, hat mit CMYK nicht viel zu tun. Soll ein Dokument dagegen später gedruckt werden, so müssen Sie es irgendwann nach CMYK konvertieren. Die Monitorvorschau im CMYK-Modus zeigt mehr über das spätere Druckergebnis als die RGBVersion. Bestimmte Filteroptionen, wie zum Beispiel Scharfzeichnen, sollte man erst am CMYK-Bild anwenden. Wollen Sie mit Schatten arbeiten, dann führen Sie diese Option am besten auch erst im CMYK-Modus aus, weil Sie hierbei den separaten Schwarzkanal zur Erzeugung von Schatten verwenden. Haben Sie allerdings auf Ihrem Rechner nur wenig Arbeitsspeicher zur Verfügung, spricht vieles dafür, die Bilddatei so lange wie möglich als RGB-Bild zu bearbeiten und zu verwalten. Des Weiteren können Sie ein Bild, das Sie einmal von RGB in CMYK umgewandelt haben, nicht mehr ohne Verluste nach RGB zurückführen. PhotoDraw stellt für die Bildbearbeitung kein CMYK-Modell zur Verfügung, was für den Druck an Ihrem Desktop-Drucker unerheblich ist, aber für den professionellen Druck eine wesentliche Komponente darstellt. Ihr Desktop-Drucker druckt auch Ihr RGB-Bild in vier Farben, da dieser nicht zwischen RGB und CMYK unterscheidet. Eine Druckerei allerdings kann keine RGB-Daten für den professionellen Druck verwenden, und so müssen Sie Ihre Bilddaten zusätzlich nach der Erstellung in PhotoDraw umwandeln. In der Office-Anwendung Publisher, die nur in der Professionell Special Edition enthalten ist, können Sie Ihre RGB-Daten automatisch für den professionellen Druck vorbereiten und in CMYK-Daten umwandeln. Überlassen Sie diese Aufgabe dem Drucker, könnte dieses Prozedere sehr kostspielig werden. Das HSV-Farbmodell stellt Farben mithilfe des Farbtons (Hue), der Sättigung (Saturation) und dem Helligkeitswert (Value) dar. HSV ist neben RGB das zweite verwendete Farbmodell unter PhotoDraw.



Das HSV-Modell



Der Farbton nennt die genaue Lage des Farbtons im Farbspektrum. Das Farbspektrum wird kreisförmig dargestellt, wobei Rot bei 0 Grad liegt, Blau bei 120 Grad, Cyan bei 180 Grad und Grün bei 240 Grad. Die Sättigung wird auf einer Skala von Grau bis zur Reinfarbe gemessen. Ein Sättigungsgrad, der auf null reduziert wird, führt zu einem Grau und ein hoher Sättigungsgrad lässt jede Farbe im Farbkreis leuchten. Für ein reines Grün zum Beispiel stellen Sie H:240 und S:100 ein. Liegt die Sättigung unter 100, wird ein Grau dazugemischt, das der Helligkeit der ursprünglichen Farbe entspricht.



Office XP Kompendium



973



 Kapitel 51



Grundlagen zur Bildbearbeitung mit PhotoDraw Die Helligkeit gibt die sichtbare Helligkeit wieder, die hier mit der Grauskala verglichen wird, oder den Anteil an Licht, den man bei einer Farbe wahrnimmt. Hier stehen 100 Prozent für Weiß und 0 Prozent für Schwarz. Der reine Farbton hat hier 50 Prozent. In der Praxis werden Sie für die Helligkeit keinen Wert eingeben, sondern spontan wählen. Wenn Sie eine Farbe beibehalten, diese aber heller, dunkler oder klarer einstellen wollen, dann bearbeiten Sie diese Farbe am besten im HSV-Schema. Wählen Sie hier neue Werte für die Sättigung und die Helligkeit, wobei Sie die Farbe selbst unverändert lassen. Um das gleiche Ergebnis im RGBModus zu erzielen, wäre es notwenig, alle drei Grundfarben zu verändern.



Abbildung 51.3: In der PhotoDrawDialogbox Weitere Farben/ Register Benutzerdefinierte Palette können Sie weitere Farbmodelle auswählen.



Tabelle 51.1: Vergleichswerte der Farbmodi RGB und HSV



Farbtiefe



974



Farbe



RGB-Werte



HSV-Werte



Reines Weiß



255, 255, 255



0, 0, 100



Reines Schwarz



0, 0, 0



0, 0, 0



Reines Rot



255, 0, 0



0, 100, 100



Reines Grün



0, 255, 0



120, 100, 100



Reines Blau



0, 0, 255



240, 100, 100



Reines Cyan



0, 255, 255



180, 100, 100



Reines Magenta



255, 0, 255



300, 100, 100



Reines Gelb



255, 255, 0



60, 100, 100



Die Größe einer Bild-Datei hängt unter anderem davon ab, welchen Farbmodus Sie verwenden. Die Differenz der Farbtiefe ist entscheidend für die Qualität Ihres Bildes. Je höher Sie die Farbtiefe Ihres Bildes wählen, desto



Office XP Kompendium



 Die verschiedenen Farbmodelle



Kapitel 51



klarer erscheint der Übergang von einer Farbe zur nächsten. Bei einem Bild mit 24 Bit Farbinformation erreicht das Farbspektrum des Bildes bis zu 16,7 Millionen Farben, True Color genannt. High-End-Scanner oder Digital-Kameras erreichen heutzutage bis zu 48 Bit oder mehr. Ein häufig im Büroalltag als auch im Privatbereich verwendeter Scanner verarbeitet Ihre Bilddaten mit bis zu 24 Bit pro Pixel. Oft können Sie die Farbinformationen erheblich reduzieren, ohne dass Sie einen merklichen Qualitätsverlust Ihrer Bilder in Kauf nehmen müssen. So können Sie durch gezieltes Anpassen Ihrer Bilddatei erheblich an Speicherplatz und Rechenzeit sparen. Die große Datenmenge eines Bildes mit 24 Bit Farbtiefe ergibt sich aus der Tatsache, dass jeder einzelne Bildpunkt 24 Bit oder 3 Byte des Arbeitsspeichers während der Bearbeitung benötigt. Die Darstellung eines 24-Bit-Bildes mit einer Bandbreite von immerhin 16,8 Millionen Farben gestattet feinste Tonwertabstufungen von den Schatten bis zu den Spitzlichtern und wird somit in TrueColor dargestellt. Wollen Sie ein Bild im CMYK-Modus in TrueColor darstellen, hat dieses Bild eine Farbtiefe von mindestens 32 Bit. Ein Bild dieser Art mit einer Größe von 480 x 640 Pixel belegt bei der Bearbeitung schon einen Megabyte Arbeitsspeicher. Sollten Sie viel mit Bildern arbeiten, lohnt sich also sicher der Einsatz von bis zu 256 Megabyte Arbeitsspeicher, dem so genannten RAM (Random Access Memory). Nicht nur aus dem Grund, dass Ihnen vielleicht zu wenig Arbeitsspeicher zur Verfügung steht, lohnt es sich, die Farbtiefe eines Bildes auf 256 Farben, also 8 Bit Farbtiefe herunterzusetzen. Wenn Sie mit einem Monitor arbeiten, der nicht mehr als 8 Bit Farbtiefe darstellen kann, und wenn Ihr Bild ohnehin wenige unterschiedliche Farbinformationen enthält, wäre es wenig sinnvoll, den Rechner mit einem Bild zu belasten, das 24 Bit oder mehr Farbtiefe besitzt. Des Weiteren können Sie, auf Grund der geringen Farbabstufungen eines Bildes mit 8 Bit Farbtiefe, einzelne Farben ohne große Probleme austauschen. Durch die einfache Bearbeitung der einzelnen Farbwerte können Sie unkompliziert und schnell interessante Effekte in Ihrem Bild erzielen. Welche Farbtiefe Sie für Ihr Bild verwenden, hängt auch nicht zuletzt davon ab, für welchen Zweck Sie das Bild einsetzen wollen.



Office XP Kompendium



Vorteile eines 8-Bit-Bildes



975



 Kapitel 51



Grundlagen zur Bildbearbeitung mit PhotoDraw



Abbildung 51.4: Bildansichten im 8-Bit- und im 1-Bit-Modus



51.2



Dateiformate für Bilder



Für die Sicherung eines Bildes stehen viele verschiedene Dateiformate zur Verfügung. Um die Bilddateien in PhotoDraw zu öffnen oder in Ihre PhotoDraw-Vorlage einzubinden, muss die Anwendung in der Lage sein, Ihr gewünschtes Dateiformat zu erkennen. Damit Sie gesicherte Bilder in verschiedenen Bildbearbeitungsprogrammen oder anderen Anwendungen verwenden können, stehen Ihnen in PhotoDraw viele verschiedene Dateiformate, auch Dateifilter genannt, zur Verfügung. Speichern beziehungsweise exportieren Sie Ihr Bild in einem dieser Formate, können Sie das Bild entweder in der dazugehörigen Anwendung öffnen oder unter Umständen sogar anwendungsübergreifend einsetzen, auch Einbetten oder Importieren genannt. Bestimmte Dateiformate sind speziell für den Datenaustausch optimiert (komprimiert). Diese Formate lassen sich in der Regel von allen gängigen Webbrowsern ohne ein installiertes Grafik-Programm zur Anzeige darstellen. Zu beachten ist jedoch, dass jede Art von Komprimierung den Verlust von Bildinformationen zur Folge hat und somit die Qualität des Bildes geringfügig beeinträchtigt. Diese Formate werden aufgrund ihrer speziellen Komprimierung in der Gruppe der Datei-Austausch-Formate zusammengefasst. Word 2002 verwendet die in der folgenden Tabelle dargestellten Formate. 976



Office XP Kompendium



 Dateiformate für Bilder



Kapitel 51



Dateiformat



Beschreibung



Import



Export



DateiAustauschFormat



MIX



PhotoDraw-Format



X



X



FPX



FlashPix-Format



X



DXF



AutoCAD-Format (2D)



X



CGM



ComputerGrafics-Metadatei X



CDR



CorelDraw-Format



X



EPS



Encapsulated PostScript



X



GIF/GFA



Grafics Interchange-Format X



X



X



JPEG/JPE/JFIF



File Interchange-Format



X



X



X



PCD



Kodak Photo CD



X



PCT/PICT



Macintosh PICT



X



DRW



Microsoft Designer/Draw



X



MIC



Microsoft Image Composer



X



PCX



PC Paintbrush



X



PSD



PhotoShop-Format



X



PNG



Portable Netzwerk Grafik



X



X



TIFF/TIF



Tagged Image File-Format



X



X



TGA



TARGA-Format



X



BMP/DIB/RLE



Windows Bitmap



X



WMF/EMF



Windows-Metadatei



X



WPG



WordPerfect-Format



Tabelle 51.2: Dateiformate, die PhotoDraw für den Import und Export von Bildern unterstützt



(X)



X X



Als Quasi-Standard zwischen verschiedenen Grafikanwendungen und Bildbearbeitungsprogrammen werden sehr häufig Dateiformate wie GIF, JGEG oder TIFF verwendet. Bei der Wahl des Bildformates sind Sie unabhängig, das heißt, welches Bildformat Sie für Ihr Bild beim Sichern wählen, ist nicht letztendlich verbindlich. Sie können dieses Bild beliebig öffnen und in verschiedene Bildformate absichern. Die Wahl des Dateiformates ist hier nur davon abhängig, wie Sie das Bild weiterverwenden möchten.



Office XP Kompendium



977



 Kapitel 51



Grundlagen zur Bildbearbeitung mit PhotoDraw Denken Sie hierbei nur daran, dass Sie nach dem Speichern eines Bildes in einem Komprimierungs-Format wie beispielsweise JPEG, also der Verringerung der Datenmenge eines Bildes, fast immer einen Qualitätsverlust des Bildes erhalten. Wählen Sie Ihr Dateiformat zum Beispiel danach, ob Sie Festplattenspeicher sparen wollen, ob Sie einen schnellen Bildaufbau wünschen oder ob Sie das Bild zur Weiterverarbeitung in einer Anwendung für die Druckvorstufe, wie zum Beispiel Microsoft Publisher verwenden wollen. In den folgenden Abschnitten werden wir Ihnen die Vor- und Nachteile der gängigsten anwendungsübergreifenden Dateiformate aufzeigen. Diese Informationen helfen Ihnen dabei, das richtige Dateiformat für Ihre Bilddatei auszuwählen. EPS-Dateien Das Speichern Ihres Bildes im EPS-Format wird Ihr Bild in eine Datei umgewandelt, die Sie zur Verwendung in Layout-Programmen oder direkt für den Belichter verwenden können, der den Film für den professionellen Druck herstellt. Beim Speichern eines Bildes im EPS-Format können Sie während des Speichervorgangs wählen, ob Sie eine Dateivorschau mitsichern wollen. Diese Bildvorschau wird dann in der EPS-Datei als Miniatur-Ansicht im TIFFFormat mitgespeichert. In eine EPS-Datei können Sie im Gegensatz zu anderen Bildformaten auch Schriften einbetten, die hier als reiner Text angegeben werden können, oder wahlweise vor dem Sichern der Datei in Kurven umgewandelt werden können. Die Umwandlung einer Schrift in Kurven bietet den Vorteil, dass derjenige, der die Datei zum Bearbeiten, Belichten oder Überarbeiten erhält, diese sofort öffnen kann und zwar unabhängig davon, ob er die enthaltene Schriftart auf seinem Rechner installiert hat oder nicht. Ein Nachteil der Umwandlung einer Schrift in Kurven liegt somit eindeutig auf der Hand: Sie können einen Text, der einmal in Kurven umgewandelt wurde, nicht mehr in einen Text zurückführen und somit auch keine Korrekturen mehr am Text vornehmen.



Freigestellte Objekte im EPSFormat



978



Ein großer Vorteil der EPS-Datei ist der, dass Sie bei der Freistellung eines Bildobjektes den so genannten Freistellungspfad mitsichern können. Der Freistellungspfad ergibt sich aus der Kontur des freigestellten Objektes. Fügen Sie ein EPS-Bild in ein Grafik-Programm ein, können Sie an der Objektkontur zum Beispiel Texte ausrichten und erhalten in der Regel auch tatsächlich ein freigestelltes Objekt ohne jeglichen Hintergrund.



Office XP Kompendium



 Dateiformate für Bilder



Kapitel 51



Das EPS-Format ist auch heute noch eines der gängigsten Dateiformate, da es fast überall geöffnet werden kann und nach der jeweiligen Umwandlung sowohl für IBM-kompatible-Rechner als auch für das MAC-System von Apple verwendet werden kann. Abbildung 51.5: Freistellungspfad im EPS-Format



Bei der Sicherung Ihres Bildes im EPS-Format sind Sie auch in der Lage, Ihr Bild farbsepariert zu sichern. Das bedeutet, dass Ihr Bild schon beim Speichern in die verschiedenen Druckfarben CMYK getrennt wird und jede Farbe als einzelne eingebettete Dateninformation in einer Gesamtdatei gespeichert wird. Neben den einzelnen Farbauszügen ist in dieser Datei auch wieder eine Miniatur-Vorschau des kompletten Bildes enthalten. Mithilfe dieser Funktion können Sie kontrollieren, ob alle Farbauszüge auch tatsächlich die richtigen Bildinformationen enthalten, und gegebenenfalls vor der Weitergabe an den Drucker korrigieren.



Farbauszüge



Ein häufiger Fehler, der im Umgang mit Office gemacht wird, ist das Umwandeln eingebetteter Schriften aus Word. Da Word nicht in der Lage ist, CMYK zu verwenden, werden Schriften aus Word in RGB eingefügt. Da ein in RGB erstelltes Schwarz aber nicht dem CMYK-Schwarz entspricht, ICON: Infoursprünglich schwarze Schrift bei der Einbettung in ein CMYKwird die Bild in Graustufen dargestellt. Für das menschliche Auge kaum sichtbar ergibt sich für den professionellen Druck die Folge, dass Ihre Schriften bei Belichten ebenfalls in vier Farben aufgeteilt werden. Das GIF-Format Das GIF-Format (Grafics Interchange Format), entwickelt von CompuServe für die schnelle Datenübermittlung, ist auf die Farbtiefe von 8 Bit, also 256 Farben beschränkt. Auch GIF-Dateien können unter den gleichen Bedingungen wie EPS-Dateien auf jeder Rechner-Plattform gelesen werden. Wenn Sie



Office XP Kompendium



979



 Kapitel 51



Grundlagen zur Bildbearbeitung mit PhotoDraw die Farbtiefe eines GIFs noch weiter verringern, sinkt wie bereits erwähnt auch die Dateigröße. Damit eignen sich GIFs hervorragend für ein platzsparendes Speichern Ihres Bildes und für den Einsatz in Internet-Seiten. JPEG-Dateien Das JPEG-Format erlaubt leider nicht nur die extreme Verringerung der Bild-Datenmenge, sondern hat in der Regel auch einen erheblichen Qualitätsverlust des Bildes zur Folge. Dieser Qualitätsverlust ist darauf zurückzuführen, dass das JPEG-Format feine Bilddetails entfernt.



Interpolation



Das JPEG-Format wurde unter dem Gesichtspunkt entwickelt, dass das menschliche Auge nicht der Lage ist, Farbinformationen in einem Bild so gut zu unterscheiden wie Helligkeitsinformationen. Das JPEG-Verfahren trennt die Farbwerte nicht nach dem RGB-Schema, sondern erstellt einen Helligkeitskanal und zwei Farbkanäle. Je nach Auswahl beim Speichern wird das JPEG-Bild in verschiedene Sektoren (zum Beispiel 2 x 2 oder 4 x 4 Pixel aufgelöst). In diesen einzelnen Sektoren des Bildes hat nur noch ein Sektor Farbinformationen, die anderen Sektoren geben nur noch den Helligkeitswert des Sektors an. Die fehlenden Farbinformationen innerhalb des Bildes werden beim erneuten Öffnen zwischenberechnet (interpoliert) und das Bild quasi neu aufbereitet.



Embedded JPEG



In der Regel erlaubt ein Bildbearbeitungsprogramm bei der Komprimierung eines Bildes in das JPEG-Format bis zu 4 Stufen der Kompression, von maximaler bis niedriger Qualität. Je geringer die Komprimierung des Bildes gewählt wird, desto geringer ist der Qualitätsverlust und desto größer ist die Datei. JPEG-Daten bieten Ihnen in der erweiterten »Embedded«-Funktion die Möglichkeit, mit dem Bild gleichzeitig Ton als Meta-Datei abzuspeichern. Diese Eigenschaft machen sich heutzutage vor allem Digitalkameras zunutze. Das PDF-Format Zur Weitergabe von Bilddaten ist JPEG auch heute noch fast unschlagbar, allerdings holt Adobe mit der Einführung des PDF-Formats weiter auf. Auch das PDF-Format ist Plattform-unabhängig und erlaubt im Gegensatz zum JPEG-Format das Einbetten von Schriften als Kurven oder als reinen Text. Auch der Verlust von Bildinformationen hält sich bei dem PDF-Format in Grenzen. Der einzige Nachteil bei der Weitergabe von PDF-Daten liegt heute noch darin, dass viele weiterverarbeitende Betriebe auf dieses Format noch nicht eingestellt sind. Das JPEG-Verfahren können Sie für alle Bilder in Graustufen und Echtfarben anwenden, jedoch nicht für Bilder mit reduzierter 8-Bit-Farbtiefe.



980



Office XP Kompendium



 Dateiformate für Bilder



Kapitel 51



Tiff-Dateien Das Tagged Image File Format TIFF entwickelte sich in Laufe der Jahre zu einem Standard für die digitale Bildverarbeitung. Eine TIFF-Datei können Sie an fast jedes Belichtungsstudio weitergeben, in fast jedem Programm öffnen beziehungsweise importieren und an viele Betriebssysteme wie MAC, Unix und so weiter übergeben. Zusätzlich zu RGB, CMYK oder anderen Farbmodellen akzeptiert das TIFF-Format auch Bilder mit Maskenkanälen und Freistellungspfaden. In vielen Bildbearbeitungsprogrammen haben Sie unter der Sicherung Ihres Bildes als TIFF auch die Möglichkeit, die Kompatibilität zu MAC- und IBM-Systemen zu aktivieren. Auch bietet das TIFF-Format die Möglichkeit der Komprimierung über die so genannte LZW-Komprimierung, benannt nach seinen Entwicklern »Lemple-Zif-Welch«. LZW ist eine verlustfreie, von den Dateiformaten TIFF, PDF, GIF und PostScript unterstützte Komprimierungsmethode. Weitere Formate Immer mehr Bildbearbeitungsprogramme ermöglichen heute das Arbeiten in verschiedenen Ebenen, ohne diese Ebenen endgültig mit dem Hintergrund zu verschmelzen. Diese Ebenen können, auch nach dem Speichern im anwendungsspezifischen Dateiformat, immer wieder geöffnet und neu bearbeitet werden. Die Methode, die für Layout-Programme von Beginn an üblich war, ermöglicht Ihnen, Ihre Bildkomposition auch in Bildbearbeitungs-Programmen jederzeit zu verändern und neu abzuspeichern. Das Zusammenfügen auf einer Ebene löscht die einzelnen Ebenen.



Arbeiten in Ebenen



MIX-Format Auch das MIX-Format, das das PhotoDraw-eigene Dateiformat darstellt, unterstützt die Bildbearbeitung in verschiedenen Ebenen. Leider wird dieses Format auch heute nur von Anwendungen innerhalb des Office-Paketes erkannt. Wollen Sie Ihr Bild in einer anderen Anwendung weiterverwenden, so kommen Sie um das Exportieren in ein gängiges Dateiformat, wie beispielsweise TIFF, nicht herum. Hierbei gehen allerdings die Ebeneninformationen verloren und das Bild wird auf die Hintergrundebene reduziert. Wollen Sie Ihr Bild weiterhin innerhalb der Ebenen verändern, so sollten Sie parallel zu dem exportierten Dateiformat eine Kopie im PhotoDraw-Format MIX speichern.



Office XP Kompendium



MS Office und das MIX-Format



981



 Kapitel 51



Grundlagen zur Bildbearbeitung mit PhotoDraw In der folgenden Tabelle erhalten Sie eine Übersicht der verschiedenen Dateitypen für die Bildbearbeitung:



Tabelle 51.3: Tabelle mit Bilddatei-Formaten und deren Verwendung



982



Dateiformat



Erweiterung



Komprimierung



Anmerkung



Zweck



Bitmap



BMP



Nur bei Speicherung als RLE bis 8 Bit Farbtiefe



Nur auf Windows Kompatibilität und OS/2 Syste- mit Windowsmen Programmen



Desktop DCS Color Separation



Nein



Aufgeteilt auf 5 Dateien für die CMYK-Druckfilme und ein Vorschaubild



Encapsulated PostScript



EPS



Nein



ASCII-Codierung DTP (universell) mit 8Bit-Vorschaubild



Encapsulated PostScript



EPS



Nein



Binär-Codierung mit 8-Bit-Vorschaubild



DTP



CompuGIF serve Graphics Interchange



Grundsätzlich



Farbtiefe maximal 8 Bit



Speicherplatz sparend, Kompatibilität mit Compuserve



JPEG



JPG



Grundsätzlich



Option Maximal



Speicherplatz sparend



JPEG



JPG



Grundsätzlich



Option Hoch



Speicherplatz sparend



JPEG



JPG



Grundsätzlich



Option Mittel



Speicherplatz sparend



JPEG



JPG



Grundsätzlich



Option Niedrig



Speicherplatz sparend



Picture Publisher



PPS



Optional



Unkomprimiert



Objekte werden in Ebenen gehalten



Pixar



PXR



Nein



Für High-EndWorkstations



Austausch mit Druckvorstufen-Systemen



DTP



Office XP Kompendium



 Dateiformate für Bilder



Kapitel 51



Dateiformat



Erweiterung



Komprimierung



Anmerkung



Zweck



Pict



PIC



Variabel



Farbtiefen bis 32 Bit



Kompatibilität mit Mac-Programmen



Photo CD



PCD



Ab einer Auflösung von 1024 x 1536 Pixel



Format kann geöffnet, aber nicht gespeichert werden



Photo CD



Photoshop



PSD



Ja



Binärkompatibel mit PhotoshopFormat für Macintosh



In Photoshop Ausnutzen der PhotoshopOptionen, Austausch Mac/ Windows



Targa



TGA



Nein



Tagged Image File Format



TIF



Nein



Unkomprimiert



Kompatibilität mit vielen Anwendungen und Betriebssystemen



Tagged Image File Format,



TIF



Ja



Komprimiert ohne Informationsverlust



Speicherplatz sparend



Tagged Image File Format, 8 Bit



TIF



Nein



Reduzierte Farbinformation



Kompatibilität



Tagged Image File Format, 8 Bit



TIF



Ja



Reduzierte Farb- Speicherplatz information, kom- sparend primiert ohne Informationsverlust



Tabelle 51.3: Tabelle mit Bilddatei-Formaten und deren Verwendung (Forts.)



Für Belichtung



LZW-komprimiert



LZW-komprimiert



Office XP Kompendium



983



 Kapitel 51



Grundlagen zur Bildbearbeitung mit PhotoDraw



51.3 Vektor- und Pixelgrafiken



Verschiedene Bildtypen



Innerhalb der digitalen Bildverarbeitung unterscheidet man zwei DateiTypen: die Vektorgrafik und die Pixelgrafik. Eine Vektorgrafik ist in der Regel aus Objekten, wie Kreisen, Vielecken, Konturen und integrierten farbigen Füllungen, zusammengesetzt. Die Konturen lassen sich mithilfe automatisierter mathematischer Funktionen bearbeiten, was beispielsweise schon bei der Verschiebung von Knotenpunkten, auch Pfaden genannt, der Fall ist. Innerhalb einer Vektorgrafik erhalten Sie einzelne Grafik-Objekte, die unabhängig voneinander zu bearbeiten und zu korrigieren sind sowie programmgesteuert in verschiedenen Ebenen abgelegt werden. Eine Pixelgrafik wird dagegen Bildpunkt für Bildpunkt dargestellt. Wenn Sie innerhalb einer Pixelgrafik keine neuen Ebenen anlegen, wird bei der Bearbeitung die dahinter liegende Bildinformation gelöscht. Der Vorteil einer pixelorientierten Grafik liegt eindeutig darin, dass jeder Bildpunkt der Datei separat angesteuert und korrigiert werden kann. Des Weiteren sind die definierten Flächen, Verläufe und Umrisse einer Vektorgrafik zu glatt für übliche Bilder. Weil die Bildinformationen innerhalb einer Vektorgrafik jedoch nicht auf einzelnen Punkten, sondern auf Kurven basieren, lassen sich alle Elemente einer Vektorgrafik beliebig vergrößern und grundsätzlich über die höchste Auflösung ausgeben.



Vektor- und Pixelgrafiken



Die Qualität und Auflösung bei Pixelbildern ist im Unterschied zu Vektorgrafiken durch die vorhandenen Informationen aus den einzelnen Pixeln auch direkt abhängig davon. Die vorhandene Pixeldichte entspricht der Bildpunktdichte, genannt DPI (Dot Per Inch). Eine Vergrößerung des Bildes über die Größe und Bilddichte hinaus, die beim Speichern verwendet wurde, verwischt und entstellt das dargestellte Bild. Das Bild schaut für den Betrachter unscharf, kantig und abgestuft aus. Die von den meisten professionellen Bildbearbeitungsprogrammen zur Anzeige verwendete Pixeldichte oder Auflösung liegt bei 72 beziehungsweise 96 DPI. Beim Einscannen von Bildern über einen handelsüblichen Scanner sollten Sie darauf achten, mit einer höheren oder gleichen Auflösung zu scannen, wie sie der von Ihnen angedachte Drucker beim Ausdruck benötigt. Beachten Sie hierbei, dass preiswerte Scanner bereits bei geringen Auflösungen beginnen, mit der so genannten Interpolation zu arbeiten. Grundsätzlich sollten Sie jedoch beachten, dass nicht gescannte oder zu gering eingestellte beziehungsweise durch Überarbeitung der Bilddichte verloren gegangene Bildinformationen durch kein Bearbeitungswerkzeug wiederhergestellt werden können.



984



Office XP Kompendium



 Die Auflösung eines Bildes bestimmen



Kapitel 51



Eine Vektorgrafik können Sie jederzeit in eine Pixelgrafik umwandeln, müssen hierbei allerdings die Auflösung und das gewünschte Farbprofil wählen. Pixelbilder lassen sich im Gegensatz dazu auch in Vektorgrafiken umwandeln, wobei man allerdings wiederum mit Verlusten innerhalb der Vektorgrafik rechnen muss. Zu bestimmten Zwecken ist aber die Umwandlung einer Pixel- in eine Vektorgrafik unbedingt notwendig, so zum Beispiel bei der Erstellung von Beschriftungen über einen Schneideplotter. Vektorgrafiken zeichnen sich im Gegensatz zu Pixelgrafiken durch eine wesentlich geringere Dateigröße aus. Abbildung 51.6: Der visuelle Unterschied zwischen Pixel- und Vektorgrafiken



Selbstverständlich können Sie auch in PhotoDraw eine Vektorgrafik einfügen, diese wird aber in PhotoDraw automatisch in eine Pixelgrafik umgewandelt. Während dieses Umwandlungsprozesses bestimmt PhotoDraw automatisch die Auflösung des Bildes in Pixel sowie die Größe der Vektorgrafik als Pixelbild.



51.4



Die Auflösung eines Bildes bestimmen



Jede Bilddatei in Ihrem Bildbearbeitungsprogramm wird als Bitmap bezeichnet. Wenn Sie in Ihrer Anwendung eine sehr hohe Vergrößerung einstellen, so können Sie die Grundstruktur des Bildes erkennen. Je nachdem, in welcher Auflösung Sie das Bild erhalten, sehen Sie in der stufenweisen Vergrößerung ein Schachbrettmuster, die so genannten Pixel. Für die Feinheit und optische Darstellung des Bildes ist entscheidend, wie viele dieser Pixel pro Zentimeter beziehungsweise pro Zoll (Inch) Ihr Bild aufweist.



Office XP Kompendium



Das Pixelmuster »Schachbrett«



985



 Kapitel 51



Grundlagen zur Bildbearbeitung mit PhotoDraw



Abbildung 51.7: In der linken Abbildung sehen Sie einen stark vergrößerten Bildbereich des rechten Bildes in dem für Pixelgrafiken typischen Schachbrettmuster.



Die Auflösung eines Bildes, angegeben in DPI (Dots Per Inch), lässt sich anhand folgender Formel berechnen: Formel zur Berechnung



Die Anzahl der Pixel einer Seitenlänge geteilt durch die Seitenlänge in Inch ergibt die Auflösung in DPI.



von DPI



Mit der Auflösung und der Bildgröße sollten Sie in jedem Fall sparsam umgehen. Die Verdoppelung der Auflösung, von zum Beispiel 100 auf 200 DPI vervielfacht den Speicherplatzbedarf, denn Sie verdoppeln die Zahl der Bildpunkte pro Zoll sowohl auf der X-Achse als auch auf der Y-Achse. Die Eigenschaft gilt sowohl für den Arbeitsspeicher als auch für unkomprimierte Bilder. Farbige Bilder, die in ihrer Größe verdoppelt werden, verbrauchen bis zu viermal mehr Speicher auf der Festplatte. Bei der Umwandlung einer solchen Datei in eine Schwarzweiß-Bitmap benötigt diese allerdings nur ein Drittel des Festplattenspeichers. Mit hoch auflösenden Bildern arbeiten



Da ein hoch auflösendes Bild sich am PC-Arbeitsplatz wesentlich schwerfälliger bearbeiten lässt als ein Bild mit einer geringeren Auflösung, sollten Sie immer nur die Auflösung des Bildes wählen, die Sie tatsächlich benötigen. Für die alleinige Ausgabe Ihres Bildes am Monitor langt Ihnen in der Regel eine Auflösung von 72 bis 90 DPI. Um die Arbeit an Ihrem Bild zu vereinfachen, können Sie die Größe des Bildes oder Bildausschnitts, das im Bildschirm zu sehen ist, jederzeit frei mit dem Lupenwerkzeug in PhotoDraw auswählen. Welche Auflösung für eine Ausgabe an eine Druckerei notwendig ist, ist nur eine Frage der Pixelanzahl pro Kantenlänge des Bildes, und Sie sollten den Verwendungszweck Ihrer Bilddatei genau kennen. Im Offset-Druck mit 60 Linien/Zentimeter sind 200 bis 300 DPI vollkommen ausreichend, edle 70 Linien/Zentimeter erfordern 300 DPI oder mehr. Sie liefern hier auf jeden Fall eine höhere Auflösung an, als der Filmbelichter später in der Rasterweite ausgibt, was den so genannten Qualitätsfaktor ausmacht.



986



Office XP Kompendium



 52



Professionelle Bildbearbeitung mit PhotoDraw



Mithilfe von Microsoft PhotoDraw können Sie detailreiche farbige Grafiken und Bilder erstellen, vorhandene Bilder auf Ihre Bedürfnisse anpassen und Farben ändern. Ihre Urlaubsbilder, bereits auf CD vorhanden oder von Hand gescannt, erhalten neue Brillanz und werden auf Ihre Bedürfnisse angepasst. Auch Geschäftsdokumente lassen sich mit Bildern oder Grafiken aus PhotoDraw aufwerten und erscheinen so qualitativ hochwertig. Bearbeiten oder erstellen Sie Ihre Bilder in PhotoDraw und fügen Sie diese Bilder per Drag&Drop oder über die Zwischenablage in Ihr Word-Dokument ein. Auch für die Verwendung in einer Tabelle oder Ihrer PowerPointPräsentation eignen sich die mithilfe von PhotoDraw erstellten Bilder und Grafiken. In den folgenden Abschnitten erhalten Sie Informationen über: gemeinsames Verwenden und Speichern von Bildern Wissenswertes über den Arbeitsbereich von PhotoDraw Verwenden der Bild- und Objektliste das visuelle Menü und die Bearbeitungsleisten Speichern von PhotoDraw-Bildern zur Verwendung in Office-Dokumenten In PhotoDraw importieren Sie Illustrationen/Grafiken, retuschieren digitale Fotos, gestalten Ihre Bilder, fügen Bildern Text hinzu und können Freihandformen malen und zeichnen. Des Weiteren können Sie die erstellten Bilder und Grafiken für andere, auch Office-fremde, Anwendungen weiterverwenden und Bilder für das World Wide Web erstellen.



52.1



Einführung in PhotoDraw



Wenn Sie sich PhotoDraw als Atelier eines Künstlers vorstellen, könnten Sie den Arbeitsbereich als Staffelei oder Zeichenbrett definieren. Office XP Kompendium



987



 Kapitel 52



Professionelle Bildbearbeitung mit PhotoDraw Beim ersten Öffnen von PhotoDraw erhalten Sie die Arbeitsoberfläche mit der Dialogbox MICROSOFT PHOTODRAW.



Abbildung 52.1: Der Eröffnungsbildschirm in PhotoDraw



Innerhalb dieser Dialogbox können Sie wählen, mit welchem Dokument oder welcher Datei Sie die Anwendung starten. Hier stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung: Leeres Bild Mit dieser Option erstellen Sie eine neue Arbeitsfläche und gelangen in die Dialogbox NEU. Diese Dialogbox stellt Ihnen die Register BILDER UND ETIKETTEN zur Verfügung. Beide Register enthalten vorgegebene oder vorformatierte Arbeitsflächen, wie zum Beispiel im Register BILDER die ARBEITSFLÄCHE A4-ISO, deren blanke Arbeitsfläche genau der Größe eines DIN-A 4-Blattes entspricht. Analog hierzu stimmen die weiteren Vorlagen genau mit der Bezeichnung Ihres Icons überein. Entwurfsvorlage Design mithilfe des VorlagenAssistenten erstellen



988



Über die Auswahl einer Entwurfsvorlage öffnet sich in der rechten Seite des Bildschirms der VORLAGEN-ASSISTENT, der eine Reihe von bereits vorgefertigten Vorlagen anbietet und Sie Schritt-für-Schritt durch die Erstellung Ihrer Grafik führt. Innerhalb des VORLAGEN-ASSISTENTEN finden Sie Vorlagen für Karten, Webgrafik, Geschäftsgrafik, Konturen und Cliparts. Wenn Sie diese Dialogbox geschlossen haben, können Sie den VORLAGEN-ASSISTENTEN jederzeit wieder über die visuelle Menüleiste öffnen.



Office XP Kompendium



 Einführung in PhotoDraw



Kapitel 52 Abbildung 52.2: Die Dialogbox Neu erlaubt die Anlage eines neuen Bildes in PhotoDraw.



Abbildung 52.3: Der Vorlagen-Assistent in PhotoDraw



Die folgenden zwei Optionen beim Start von PhotoDraw, VON DIGITALER KAMERA DOWNLOADEN und BILD SCANNEN ermöglichen das Einfügen eines Bildes direkt über eine digitale Kamera oder einen Scanner. Im unteren Bereich der Anfangsdialogbox von PhotoDraw können Sie innerhalb des Listenfeldes aus einer dort aufgeführten vorhandenen Datei wählen oder eine Bilddatei auf Ihrer Festplatte auswählen.



Office XP Kompendium



989



 Kapitel 52 Der Arbeitsbereich in PhotoDraw



Professionelle Bildbearbeitung mit PhotoDraw Der Arbeitsbereich in PhotoDraw ist aus zwei unterschiedlichen Bereichen zusammengesetzt: dem BILDBEREICH und dem RANDBEREICH. Beim Bearbeiten Ihrer Bilddatei können Sie, mit gehaltener Maustaste, Teile des Bildes in den Randbereich ziehen und auf die gleiche Weise Teile des Randbereiches in den Bildbereich zurückschieben.



Abbildung 52.4: Die Arbeitsoberfläche von PhotoDraw



Die Bildliste in PhotoDraw



In der BILDLISTE, die sich links neben dem Randbereich in PhotoDraw befindet, werden die Miniaturansichten der derzeit in PhotoDraw geöffneten Bilder angezeigt. Sie können die Bildliste verwenden, um mit mehreren Bildern gleichzeitig zu arbeiten. Mit der Pfeilschaltfläche rechts neben den einzelnen Miniaturansichten wird die Objektliste geöffnet, in der alle Objekte angezeigt werden, die im jeweiligen Bild verwendet werden. Sie können die Objektliste auch verwenden, um Objekte aus anderen Bildern auf das aktive Objekt zu ziehen. Um die Reihenfolge der Objektebenen zu ändern, können Sie ein Objekt innerhalb der Objektliste auch nach oben beziehungsweise nach unten ziehen. Klicken Sie hierfür direkt auf das Objekt in der Objektliste und verschieben Sie das Objekt mit gehaltener Maustaste an die gewünschte Position.



ICON: Tipp



990



Aus der Bildleiste können Sie wahlweise ein oder mehrere Objekt(e) in Ihr aktuelles Dokument einfügen. Um mehrere Objekte auf einmal in Ihr Bild einzufügen, markieren Sie die gewünschten Objekte mit gehaltener Maustaste und ziehen Sie diese in den aktuellen Bildrahmen. Innerhalb der Bildleiste können Sie einen objektweisen Bildlauf durchführen, indem Sie auf den Pfeil nach oben oder nach unten klicken. Um die Objektliste schnell durchzublättern, klicken Sie innerhalb der Bildleiste auf einen der Doppelpfeile.



Office XP Kompendium



 Einführung in PhotoDraw



Kapitel 52



In der Arbeitsoberfläche von PhotoDraw stehen Ihnen, zusätzlich zu der Standard-Menüleiste, zwei weitere Funktionsleisten zur Verfügung, die Ihnen beim Auswählen und Durchführen von Aufgaben, wie zum Beispiel beim Zuweisen von Effekten oder beim Zeichnen einer Linie, assistieren.



Menüleisten



Das visuelle Menü befindet sich zwischen der Standardmenüleiste und der Werkzeugleiste. Hier werden zahlreiche Funktionen angezeigt, die Sie in PhotoDraw ausführen können. Wenn Sie im visuellen Menü auf einen Befehl klicken, wird in einem Drop-Down-Menü eine Liste von Funktionen angezeigt. Dazu gehören beispielsweise der ROTE AUGEN EFFEKT oder KRATZER ENTFERNEN.



Visuelles Menu



Abbildung 52.5: Das Drop-DownMenü der visuellen Leiste in der Option Farbe



Wenn Sie auf eine Funktion innerhalb des Drop-Down-Menüs klicken, wird eine frei verschiebbare BEARBEITUNGSLEISTE im rechten Bereich der Arbeitsoberfläche geöffnet. In den Bearbeitungsleisten werden die von Ihnen für die aktuelle Funktion gewählten Optionen angezeigt. Die Erstellung eines neuen Bildes ist mithilfe des visuellen Menüs und der Bearbeitungsleisten leicht durchzuführen.



Bearbeitungsleisten



Wenn Sie mehr Platz für die Ansicht Ihres Bildes benötigen, können Sie die Bearbeitungsleiste jederzeit an eine andere Position ziehen. Des Weiteren können Sie die Bearbeitungsleiste auch wahlweise ein- oder ausblenden, indem Sie auf die Schaltfläche AUSBLENDEN oder EINBLENDEN in der rechICON: Tipp Ecke des PhotoDraw-Fensters klicken. ten unteren



Office XP Kompendium



991



 Kapitel 52 Bilddaten für die weitere Verwendung speichern



Professionelle Bildbearbeitung mit PhotoDraw Mit PhotoDraw können Sie Fotos, Formen, Text und Effekte in Bildern kombinieren, die Sie zur Verwendung in allen gängigen Office-Anwendungen verwenden können. Das Speichern von Bildern zur Verwendung in den Office-Anwendungen ist so einfach wie das übliche Speichern einer Datei. Bevor Sie das Speicherformat festlegen, muss jedoch die weitere Verwendung berücksichtigt werden: Wenn Sie die einzelnen Objekte in einem Bild nach dem Speichern bearbeiten möchten, muss das Bild im eigenen PhotoDraw-Format MIX gespeichert werden. Im Allgemeinen ist es anzuraten, eine Hauptkopie jedes Bildes als MIX-Datei zu sichern. Eine Kopie dieser MIXDatei können Sie jederzeit in einem anderen Dateiformat speichern. Wenn Sie die Dateigröße des fertig gestellten Bildes reduzieren möchten, sollten Sie das Bild wahlweise in den Formaten GIF, JPEG oder PNG speichern. Denken Sie hierbei jedoch daran, dass die Objekte im Bildbereich durch das Speichern in einem dieser Formate auf dem Bildhintergrund zusammengeführt werden. Des Weiteren werden die Objekte, die sich ausschließlich im Randbereich des Arbeitsfensters befinden, nicht in die Datei übernommen. Wenn ein Objekt aus dem Bildbereich in den Randbereich hineinragt, wird beim Speichern des Bildes der Teil des Objektes aus dem Bild gelöscht, der in den Randbereich hineinragt.



Bilddaten importieren



Über die Menüoption DATEI/VISUELLEN INHALT ÖFFNEN oder die Tastenkombination (Strg)+(Shift)+(O) können Sie jederzeit vorhandene Bilddaten als Objekte in ein geöffnetes Bild importieren Unter der Menüoption EXTRAS/OPTIONEN finden Sie eine Reihe von Voreinstellungen, die Sie bei der Bearbeitung Ihres Bildes berücksichtigen und Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen sollten. Über die Dialogbox OPTIONEN können Sie auf folgende Register zugreifen: Ansicht Hier können Sie einige Grundfunktionen und Hilfen innerhalb der Anwendung aktivieren oder deaktivieren, wie zum Beispiel die Schriftvorschau in der Schriftartenliste. Allgemein In den allgemeinen Einstellungen legen Sie unter anderem den Namen des Autors fest und können Funktionsweisen der Maus und der Tastatur einstellen. Symbolleisten Im Register SYMBOLLEISTEN legen Sie die Eigenschaften der Symbolleisten fest.



992



Office XP Kompendium



 Fotos manipulieren und retuschieren



Kapitel 52



Scanner/Kamera Hier werden die Hardware-Eigenschaften Ihres Scanners und gegebenenfalls Ihrer Digital-Kamera aufgeführt. Dateiablage Im Register der DATEIABLAGE legen Sie die Primär-Verzeichnisse der zu suchenden Dateien fest. Bildqualität Unter dem Register BILDQUALITÄT nehmen Sie die Grundeinstellungen für die optische Auflösung Ihrer Bilddaten vor und legen den Kompressions-Faktor einer Datensicherung im JPEG-Format fest. Diese Funktionen, die allerdings sehr dürftig für ein Bildbearbeitungsprogramm sind, sind hier wohl die wichtigsten und sollten bei jeder Bearbeitung neu angepasst werden. Plug-Ins Unter Plug-Ins können Sie Zusatzmodule in die Anwendung einbinden, die den Funktionsumfang von PhotoDraw erweitern. Abbildung 52.6: Die Dialogbox Optionen in der Menüleiste Extras



52.2



Fotos manipulieren und retuschieren



Unter einem digitalen Bild versteht man ein Bild, das in einem elektronischen Format vorliegt. Mithilfe einer Digital-Kamera oder eines Scanners werden Fotos in ein digitales Format übergeführt. Die Anwendung PhotoDraw ermöglicht Ihnen die Manipulation digitaler Bilder, die zum Beispiel kleine Fehler aufweisen oder die falsche Größe besitzen. Des Weiteren können Sie mithilfe der Werkzeuge der visuellen Menüleiste Farben verändern. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie die Funktionsweise der verschiedenen Möglichkeiten der Bildmanipulation.



Office XP Kompendium



993



 Kapitel 52



Professionelle Bildbearbeitung mit PhotoDraw



52.2.1



Retuschieren



Wählen Sie in der visuellen Menüleiste die Option RETUSCHIEREN, öffnet sich ein Drop-Down-Menü mit diversen Funktionen für die Retuschierung von Fotos. Wenn Sie sich für eine Retusche-Funktion entschieden haben und diese aufrufen, öffnet sich die Bearbeitungsleiste RETUSCHIEREN, in der Sie die Einstellung für die ausgesuchte Retusche Ihres Fotos vornehmen können. Abbildung 52.7: Die Bearbeitungsleiste Retuschieren



Ohne die Bearbeitungsleiste RETUSCHIEREN ausblenden zu müssen, können Sie aus dem Drop-Down-Menü der Bearbeitungsleiste weitere RetuscheFunktionen wählen und den gewünschten Effekt durch einen Mausklick auf FERTIG STELLEN auslösen. In der Menüoption RETUSCHIEREN können Sie Ihr Bild mithilfe folgender Werkzeuge bearbeiten: Rote-Augen-Effekt: Beseitigt rote Augen aus einem Bild, die bei Innenaufnahmen häufig durch die Verwendung von Blitzlichtern entstehen. Staub und Flecken entfernen: Ermöglicht die Entfernung von Staub und Flecken von Bildern, die zum Beispiel falsch aufbewahrt wurden oder von verkratzten Negativen entwickelt wurden. Weichzeichner: Mithilfe des Weichzeichners können Sie Ihrem Bild zum Beispiel einen nostalgischen Effekt verleihen.



994



Office XP Kompendium



 Fotos manipulieren und retuschieren



Kapitel 52



Kratzer entfernen: macht genau das. Klonen: Das Klonen ermöglicht die Übertragung eines bestimmten Fotobestandteils in einen anderen Bereich der Fotografie. Verwischen: Mithilfe von Verwischen schaffen Sie an bestimmten Bildbereichen einen gezielt eingesetzten weicheren Übergang. Löschen: Löschen ermöglicht die Entfernung bestimmter Bereiche aus Ihrer Fotografie. Beim Scannen einer Fotografie kann es unter Umständen passieren, dass Sie für ein Bild zu dunkle oder verfärbte Ergebnisse erzielen. Für diesen Fall bietet PhotoDraw die Möglichkeit der gezielten Farbveränderung. Über die visuelle Menüleiste rufen Sie für diesen Fall die Option FARBEN auf und erhalten die Funktionen der möglichen Farbänderungen für Ihr Bild:



Falsche Farben korrigieren



Helligkeit und Kontrast: Ermöglicht die manuelle oder automatische Anpassung Ihres Bildes in Bezug auf Helligkeit und Kontrast. Farbe auftragen: Verändern Sie die Farbe eines markierten Objekts automatisch oder verfeinern Sie diese manuell. Farbton und Sättigung: Ermöglicht Ihnen, bei einem markierten Objekt jede Farbe bzw. jeden Farbton zu ändern. Sie können außerdem mit den Optionen für die Sättigung und Helligkeit die Farbenintensität ändern. Tönen: Hiermit können Sie einem markierten Objekt Variationen einer Farbe zuweisen. Sie können beispielsweise Cliparts purpurfarbene Schattierungen zuweisen. Farbausgleich: Hier gleichen Sie die Farben eines markierten Objekts aus. Negativ: Mit dieser Funktion können Sie die Komplementärfarben der ursprünglichen Farben eines markierten Objekts anzeigen. Sie können beispielsweise gelbe Bereiche in blaue Bereiche umwandeln. Wenn es sich um ein Schwarz-Weiß-Bild handelt, können Sie die Anzeige von Schwarz und Weiß umkehren. Graustufe: Wenn Sie auf der Bearbeitungsleiste FARBE auf die Schaltfläche GRAUSTUFE klicken, können Sie die Farben eines markierten Objekts in Grauschattierungen umwandeln. Beim Zuschneiden von Fotos wird der Teil des Fotos entfernt, der nicht innerhalb einer gewählten Markierung liegt. Bisher konnten Fotos meist nur in rechteckigen Formen zugeschnitten werden. Mithilfe vorgegebener Maskierungs-Formen können Sie in PhotoDraw Fotos in vielen verschiedenen Formen zuschneiden.



Office XP Kompendium



Das Zuschneiden eines Bildes



995



 Kapitel 52



Professionelle Bildbearbeitung mit PhotoDraw



Abbildung 52.8: Die Bearbeitungsleiste Farbe



Für das Zuschneiden eines Objekts markieren Sie das Objekt, das den gewünschten Bereich enthält, entweder direkt im ARBEITSBEREICH oder wählen Sie das Objekt aus der BILDLISTE. Klicken Sie im Menü ZUSCHNEIDEN auf ZUSCHNEIDEN und wählen Sie im Katalog eine Form. Um die Größe und Position der gewählten Form zu ändern, ziehen Sie die Ziehpunkte zum Ändern der Größe beziehungsweise den Drehpunkt. Wenn Sie die Zuschneideform strecken möchten, so dass diese in die Objektgrenzen passt, klicken Sie auf ANPASSEN DURCH STRECKEN. Wählen Sie alle anderen gewünschten Optionen aus. Um eine Vorschau Ihres Bildes anzuzeigen, klicken Sie auf der Symbolleiste AUSSCHNEIDEN auf FERTIG STELLEN. Wenn Sie das Zuschneiden rückgängig machen möchten, klicken Sie auf KEIN(E). Wenn Sie mit dem erzielten Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf ZUSCHNEIDEN SPERREN.



996



Office XP Kompendium



 Gestalten mit Linien und Pinseln



Kapitel 52



Wenn Sie nicht auf ZUSCHNEIDEN SPERREN klicken, können Sie die Form auch später noch in der Bearbeitungsleiste ZUSCHNEIDEN ändern. ICON: Tipp



Abbildung 52.9: Die Bearbeitungsleiste Ausschneiden



52.3



Gestalten mit Linien und Pinseln



Ein Bildbearbeitungsprogramm wie PhotoDraw dient nicht nur zur Überarbeitung eines Bildes in Form einer Retusche, sondern ist sehr viel vielseitiger. Ob Sie nun Text in eine Fotografie einfügen wollen oder ein Objekt mit eigenen Malkünsten versehen wollen, auch diese Funktionen werden mithilfe der vielseitigen Mal- und Zeichenwerkzeuge in PhotoDraw ermöglicht. Zwar verfügen die Zeichen- und Maltools von Microsoft PhotoDraw über die gleichen Optionen und Funktionen, dennoch gibt es einige bedeutende Unterschiede. Mit Pinseln können Sie zum Beispiel wirkungsvolle Freihandlinien und -formen erzeugen.



Pinsel- und Zeichenwerkzeuge



Mit den Zeichentools dagegen können Sie sehr genaue Linien sowie Formen erstellen und bearbeiten. In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Tools kurz beschrieben:



Office XP Kompendium



997



 Kapitel 52



Professionelle Bildbearbeitung mit PhotoDraw



Abbildung 52.10: Die Pinselauswahl in PhotoDraw



Malen mit Pinseln



Über die Verwendung der Pinselwerkzeuge können Sie kunstvolle Linien und Formen erstellen. Ziehen Sie beim Malen den Mauszeiger wie einen wirklichen Pinsel über den Arbeitsbereich. Der Pinselstrich gibt alle Bewegungen des Mauszeigers wieder.



Abbildung 52.11: Ein mit Pinseln erstelltes Objekt



Mithilfe von Pinseln können Sie Objekte in PhotoDraw auch verändern, korrigieren oder verzerren. In PhotoDraw können Sie gemalte Linien und Formen erstellen, indem Sie unter einfachen Pinseln sowie Kunst- und Foto-Pinseln wählen. Sobald Sie ein gemaltes Objekt erstellt haben, können Sie seine Wirkung wie die jedes anderen Microsoft-PhotoDraw-Objekts steigern. Sie können Linienarten aus einer breiten Palette wählen, zum Beispiel durchgezogene, punktierte oder gestrichelte Linien



998



Office XP Kompendium



 Gestalten mit Linien und Pinseln



Kapitel 52 Abbildung 52.12: Die verschiedenen Formen des Pinselwerkzeugs



Auch nachdem Sie ein gemaltes Objekt erstellt haben, können Sie die Pinselart beziehungsweise die Farbe der Linien weiterhin ändern. Wenn Sie genauere Formen erstellen möchten oder es auf die präzise Ausführung Ihrer Arbeit ankommt, so verwenden Sie anstatt der Pinsel die Zeichenwerkzeuge. Beim Zeichnen einer geraden Linie sorgt PhotoDraw zum Beispiel dafür, dass eine Linie auch wirklich gerade bleibt. Da Sie beim Zeichnen Punkte im Arbeitsbereich anklicken, können Sie Ihre Zeichnung in der Regel überarbeiten, indem Sie die angeklickten Punkte bearbeiten.



Zeichnen in PhotoDraw



Abbildung 52.13: Ein in PhotoDraw gezeichnetes Objekt



Des Weiteren verfügt PhotoDraw innerhalb der VISUELLEN MENÜLEISTE/ ZEICHNEN über eine große Auswahl an AUTOFORMEN, die Sie in Ihren Bildern verwenden können. Sowohl bei gemalten als auch bei gezeichneten Objekten können Sie jederzeit die Größe, das Format und die Position der erstellen Objekte ändern. Die Form kann jedoch nur bei gezeichneten Objekten geändert werden. Um AUTOFORMEN zu erstellen, klicken Sie im Menü ZEICHNEN auf ZEICHNEN. Zu den AutoFormen gehören Linien, Standardformen, Blockpfeile, Flussdiagrammelemente, Sterne und Banner, sowie Legenden. Alle AutoFormen besitzen Auswahlpunkte und möglicherweise einen oder mehrere Ziehpunkte. Im Allgemeinen können Sie AutoFormen in gleicher Weise bearbeiten oder mit Effekten versehen wie alle anderen Objekte in PhotoDraw. Um die Form einer AutoForm zu ändern, müssen Sie die AutoForm zuerst markieren und mit der rechten Maustaste darauf klicken. Wählen Sie dann den Befehl PUNKTE BEARBEITEN, um die Punkte oder Scheitelpunkte anzuzeigen, und ziehen Sie dann den gewünschten Punkt an eine neue Position. Sie können einer Form auch neue Punkte hinzufügen.



Office XP Kompendium



999



 Kapitel 52



Professionelle Bildbearbeitung mit PhotoDraw



Abbildung 52.14: Mithilfe der Ziehpunkte können Sie Formen in PhotoDraw verändern.



Mithilfe des LINIENWERKZEUGS können gerade Linien, Kurvenlinien und Freihandlinien gezeichnet werden, sowie Linien mit Einfach- oder Doppelpfeil und Freihandformen. Linien können mit Farben versehen, als Punktoder Strichlinien gezeichnet, mit Pfeilspitzen versehen und in der Linienstärke verändert werden. Auch kann die Form von Linien, Freihandformen und Kurvenlinien geändert werden. Abbildung 52.15: Verschiedene Linienzeichnungen in PhotoDraw



52.4 Textobjekte in Bildern



Gestalten mit Text



Eine weitere Möglichkeit, Ihr Bild optisch aufzuwerten, gelingt Ihnen spielend durch den Einsatz von Text. Immer wenn Sie in PhotoDraw Text in ein Bild einfügen, wird innerhalb des Bildes ein Textobjekt erstellt. Ein Textobjekt kann sowohl aus einem einzelnen Buchstaben als auch einem einzelnen Wort oder mehreren Wörtern bestehen.



Abbildung 52.16: In der Bearbeitungsleiste Text/ Text formatieren weisen Sie Ihrem Text die gewünschte Schriftart und Schriftgröße zu.



1000



Office XP Kompendium



 Gestalten mit Text



Kapitel 52



Die in PhotoDraw erstellten Textobjekte können Sie auf die gleiche Weise bearbeiten wie die anderen Objekttypen. Sie können ein Textobjekt beispielsweise wie eine AutoForm oder ein Fotoobjekt verschieben, indem Sie innerhalb des Arbeitsbereichs darauf klicken und es an eine neue Position innerhalb des Bildes ziehen. Des Weiteren können Sie ein Textobjekt in der Größe ändern, drehen oder strecken. Hierfür müssen Sie die Textobjekte an dem jeweiligen Ziehpunkt des objekteigenen Auswahlfeldes an die gewünschte Position ziehen. Abbildung 52.17: Ein Textobjekt kann an den Ziehpunkten beliebig verändert werden.



Wenn Sie ein Textobjekt erstellen, wendet PhotoDraw grundsätzlich die Formatierungen und Effekte für den Text an, die Sie für das gesamte Textobjekt festgelegt haben. Wenn Sie das Aussehen einzelner Zeichen oder Wörter ändern möchten, wie zum Beispiel ein Zeichen in blauer und eins in roter Schriftfarbe setzen möchten, müssen Sie einzelne Zeichen und Wörter als eigenständige Textobjekte erstellen. Wenn Sie für Ihre einzelnen Textobjekte das gewünschte Aussehen erstellt haben, können Sie die Textobjekte miteinander gruppieren. Sie sind dann einfacher zu verschieben, auszurichten oder im Bildbereich in Ebenen anzuordnen. Die Mehrfachauswahl verschiedener Textobjekte erreichen Sie wie alle Mehrfachauswahlen in Ihrem PhotoDraw-Dokument, indem Sie die Objekte mit gehaltener (Shift)-Taste auswählen. Abbildung 52.18: Die Mehrfachauswahl von verschiedenen Textobjekten.



52.4.1



Erstellen von Texteffekten



Mithilfe von Texteffekten, die Sie auf Ihre Textobjekte anwenden können, sind Sie in der Lage, Ihre Textobjekte optisch aufzuwerten. Sie können auch mehrere Texteffekte für ein Textobjekt anwenden. Mit dieser Funktion erstellen Sie spielend Logos und Illustrationen mit professionellem Design. Zur Anwendung eines gebrauchsfertigen Effekts wählen Sie einen Effekt aus der Palette DESIGNER-TEXT. Mithilfe dieser Effekte gelangen Sie schnell zu qualitativ hochwertigen Ergebnissen.



Office XP Kompendium



Designer-Texte



1001



 Kapitel 52



Professionelle Bildbearbeitung mit PhotoDraw



Abbildung 52.19: Effektvolle Designer-Texte ermöglichen die Aufwertung Ihrer Textobjekte.



Neben der Verwendung der Designer-Effekte für Ihre Textobjekte können Sie in PhotoDraw die Flächen eines Textobjekts auch mit Volltonfarben oder Farbverläufen füllen. Auch die Überlagerung von Textobjekten mit Fotos, anderen Bildern oder mit Strukturen zur Erzielung eines Fülleffekts ist möglich. Analog hierzu können Sie die Füllung eines Textobjekts auch entfernen, so dass nur die Umrisslinie des Textobjekts stehen bleibt. Abbildung 52.20: Über die Bearbeitungsleiste Füllen weisen Sie Ihrem Objekt oder Text eine Füllung zu.



Sie können Ihr Textobjekt auch entlang der Linie eines Kreises oder einer Kurvenlinie ausrichten. Die Umrisse der Textzeichen können Sie mit einem geraden Linienstil oder mit Kunst- oder Foto-Pinsel-Effekten versehen sowie einfachen Text auch dreidimensional darstellen. Weiterhin können Sie das Aussehen der Textobjekte auch durch Anwenden und Kombinieren von Schatteneffekten, Transparenz, Unschärfe oder anderen Effekten bereichern.



1002



Office XP Kompendium



 Gestalten mit Text



Kapitel 52 Abbildung 52.21: In der Bearbeitungsleiste Umriss fügen Sie einem Text oder einem Objekt einen genau definierten Umriss hinzu.



Abbildung 52.22: Verschiedene professionelle Texteffekte an Textobjekten



Um bestimmte Effekte zu erzielen, müssen Sie möglicherweise mehrere Textobjekte kombinieren. Beispielsweise können Sie ein Wort mit einer verzierten Initiale erstellen, indem Sie zwei Textobjekte erstellen: eines für die Initiale



Office XP Kompendium



1003



 Kapitel 52



Professionelle Bildbearbeitung mit PhotoDraw und eines für den Rest des Wortes. Wenn Sie die Bearbeitung dieser beiden Objekte abgeschlossen haben, können Sie diese gruppieren und dann als einzelnes Objekt behandeln.



52.4.2



Automatische Effektfilter zur Bearbeitung von Objekten



Mithilfe der automatischen Effektfilter können Sie Objekten jeder Art innerhalb von PhotoDraw schnell ein professionelles Aussehen verleihen. Für automatische Effektfilter wenden Sie aus der visuellen Menüleiste die Option EFFEKTE. Per Doppelklick fügen Sie dem aktuellen Bild den ausgewählten Effekt zu. Abbildung 52.23: Die Funktion automatischer Effekte



Alles in allem erhalten Sie mit der Anwendung PhotoDraw ein sehr effektives und umfangreiches Bildbearbeitungsprogramm, das dank seiner vielfältigen und einfach zu bedienenden Funktionen ein ideales Allround-Werkzeug darstellt. Des Weiteren fügt sich diese Anwendung nahtlos in die Reihe der OfficeAnwendungen ein und ist somit eine ideale Ergänzung.



1004



Office XP Kompendium



 Teil 10 FrontPage 2002 Kapitel 53: Grundlagen des Web Publishing



1007



Kapitel 54: Mit FrontPage zur eigenen Internetseite



1015



 Teil 10



FrontPage 2002 Das noch vor wenigen Jahren so geheimnisvolle Medium Internet bietet heute nicht nur seinen Besuchern vielseitige Möglichkeiten. Ob als Informationsplattform, zum Datenaustausch oder bei einem virtuellen Rundgang durch ein Kaufhaus, die Möglichkeiten im World Wide Web scheinen fast unbegrenzt. Viele Anbieter eines Internetdienstes, wie zum Beispiel T-Online oder AOL, stellen ihren Kunden eigenen Speicherplatz auf ihren Host-Rechnern zur Verfügung, um persönliche Internetseiten in das World Wide Web zu stellen.



Kenntnisse zur Erstellung eigener Internetseiten



Meistens scheitert der Wille, eine Homepage zu erstellen, aber schon im Anlauf. Sicher wäre es unsinnig, für die Erstellung einer persönlichen Homepage einen umfangreichen HTML-Kurs (HyperText Markup Language) zu besuchen, zum anderen mangelt es so manchen vielleicht auch an der Lust. Aber auch die Erstellung einer Internetseite für Unternehmen lässt sich heute schon ohne tiefe HTML-Kenntnisse realisieren. Viele Software-Hersteller haben heute auf diese Situation reagiert und bieten nun so genannte HTML-Generatoren-Programme an, die in ihrer Bedienung ähnliche Eigenschaften aufweisen wie normale Grafikprogramme. Mit diesen Programmen erstellen Sie Ihr Layout, wie beispielsweise in Word, und speichern es dann in der Anwendung. Das Programm setzt automatisch die Generierung des Layouts in HTML um und ergänzt das HTML gegebenenfalls mit Java-Scripts, die für fast alle Animationen verwendet werden. Der HTML-Text, der bei dieser Generierung meistens sehr aufgebläht wird, kann mithilfe von Zusatzprogrammen optimiert werden. Auch Microsoft hat diese Lücke schnell umgesetzt und bietet schon seit Jahren mit FrontPage eine Zusatz-Anwendung für das Office-Paket an, die es Ihnen möglich macht, auf einfache Weise und auch ohne Programmierkenntnisse in HTML oder Java, eine interessante und vielseitige Internetseite zu gestalten. Auch bei der Einstellung dieser Internetseite in das World Wide Web, der so genannten Publikation, unterstützt Sie FrontPage mithilfe seiner vielseitigen Funktionen. Trotz dieser bequemen Art, mit FrontPage Internetseiten zu erstellen, sollten Sie neben den Kenntnissen im Umgang mit FrontPage grundlegende Regeln für die Erstellung von Internetseiten kennen, um böse Überraschungen, wie zum Beispiel lange Ladezeiten, zu vermeiden. In diesem Teil des Kompendiums folgen zu diesem Zweck grundsätzliche Regeln für die Erstellung von Internet-Seiten Grundlagen im Umgang mit FrontPage 2002 Erkenntnisse zur Gestaltung Ihrer Homepage Informationen zur Publikation Ihrer Internetseite



1006



Office XP Kompendium



 53



Grundlagen des Web Publishing



Obwohl FrontPage nicht unbedingt HTML-Kenntnisse voraussetzt, sollten Sie über wichtige Regeln und grundlegende Kenntnisse in der Erstellung von Internetseiten, dem Web Publishing, verfügen. Diese Kenntnisse bewahren Sie und den Besucher Ihrer Internetseite vor bösen Überraschungen, wie zum Beispiel einer langen Wartezeit, bis die Seite in einem Internetbrowser angezeigt wird, oder der falschen Darstellung von Texten. Vor der Erstellung einer Internetseite sollten Sie sich in jedem Fall Gedanken über den inhaltlichen sowie den grafischen Aufbau Ihrer Seite machen. Es würde wenig Sinn machen, sich sofort auf die Erstellung einer Internetseite zu stürzen, ohne zu planen, welches Ziel Sie mit der Bereitstellung der Internetseite verfolgen. Nicht zuletzt wegen der vielen Angebote im Internet sollten Sie einen Besuch auf Ihren Internetseiten



Wichtige Merkmale



attraktiv, informativ und vielseitig gestalten. Vorzugsweise fertigen Sie sich vor der Erstellung Ihrer Internetseite eine Skizze, zum Beispiel in Form eines Organigramms, an. Legen Sie in dieser Skizze die Seitenanzahl der gesamten Site (der komplette Internetauftritt) fest und bezeichnen Sie die einzelnen Seiten ihrem Inhalt entsprechend. Neben einem pfiffigen Design erwartet der Besucher Ihrer Seite unter anderem kurze Ladezeiten Übersichtlichkeit verwertbare Informationen interessante Links Denken Sie im Zuge der Planung auch über den Namen Ihrer Internetadresse, den so genannten URL, nach. Viele Provider bieten ihren Kunden die Möglichkeit, mehr als einen Namen für die eigene Internetseite zu verge-



Office XP Kompendium



Internetadresse URL



1007



 Kapitel 53



Grundlagen des Web Publishing ben. Eine Adresse bleibt in diesem Fall die Hauptadresse, die so genannte Haupt-Domain und die weiteren Namen sind die Sub-Domains, die bei Aufruf automatisch auf die Haupt-Domain umleiten. Bei der Erstellung einer privaten Homepage wäre es natürlich am sinnvollsten, den eigenen Namen für die Adresse einzusetzen. Sehr wahrscheinlich ist diese Domain aber schon vergeben. Sinnvoller ist es, den Namen des URLs so zu wählen, dass dieser im direkten Bezug zum Inhalt Ihrer Seite steht. Viele Internetbesucher sind es mittlerweile leid, eine Internetadresse über Suchmaschinen ausfindig zu machen und geben stattdessen den gesuchten Begriff direkt in das Adressfeld des Browser-Fensters ein. So könnte die Adresse eines Fotografen zum Beispiel folgendermaßen lauten: www.schoene-bilder.de www.landschaftsbilder.de www.wir-fotografieren.com



Die Endung »de« im Adressfeld kennzeichnet das entsprechende Land. Lesen Sie hierfür auch im Teil 3, Word 2002, Kapitel 21, Das Internet und die Gestaltung von Webseiten, Tabelle »Suffix«. Bei der Wahl Ihrer Internetadresse sind Ihnen kaum Grenzen gesetzt und Sie können Ihrer Fantasie freien Lauf lassen. Allerdings darf Ihre gewünschte Adresse keine Umlaute enthalten und das einzige Zeichen, das Sie verwenden dürfen, ist der Gedankenstrich –, auch Minus genannt. Des Weiteren sollte Ihre Seite auf allen gängigen Internetbrowsern laufen. Dieser Punkt ist besonders entscheidend bei der Erstellung von gewerblichen Internetseiten.



53.1 BrowserGängigkeit



1008



Der Seitenaufbau



Kommerziell genutzte Internetseiten sollten daher vor der Publikation grundsätzlich auf verschiedenen Browser-Oberflächen gestestet werden. Microsoft verspricht, mit FrontPage 2002 eine Anwendung entwickelt zu haben, die es ermöglicht, die automatisch generierten Internetseiten in jedem gängigen Browser ab Generation 5.0 zu fahren. Jedoch sollten Sie auf einen eigenen Test, gerade für die gewerblichen Seiten, nicht verzichten.



Office XP Kompendium



 Der Seitenaufbau



Kapitel 53



Die korrekte Bezeichnung einer einzelnen Internetseite ist Site, wobei das gesamte Internetprojekt als Site bezeichnet wird. Die Browser-Gängigkeit ist nicht zuletzt abhängig von Ihrem Anspruch an ICON: Info die grafische Gestaltung Ihrer Internetseite. Die höchstmögliche BrowserKompatibilität besteht bei der klassischen Gestaltung mithilfe von Tabellen. Der tabellarische Seitenaufbau erlaubt es allerdings nicht, Seitenelemente (Grafiken, Objekte und Texte) übereinander zu legen. Weiterhin sind Sie auch in der Gestaltung insoweit eingeschränkt, dass die Platzierung eines Elementes gezielt in einer Zelle der Tabelle erfolgen muss. Die Tabelle verhält sich auch bei der Gestaltung einer Internetseite wie eine Tabelle in Word oder Excel. Setzen Sie zum Beispiel ein großes Bild in die Mitte der Tabelle, wird die gesamte Zeile auf die Höhe des Bildes gedehnt.



Tabellarischer



Der Vorteil des tabellarischen Seitenaufbaus liegt eindeutig darin, dass nahezu jeder Besucher Ihre Site ansehen kann, ohne dass die zuvor grafisch einwandfrei platzierten Elemente Ihrer Site plötzlich bunt durcheinander gewürfelt werden. Alle Browser und Server unterstützen den tabellarischen Aufbau einer Website.



Vor- und Nach-



Seitenaufbau



teile des tabellarischen SiteAufbaus



Bei dem tabellarischen Aufbau Ihrer Seite bewegen Sie sich innerhalb der Tabelle in den einzelnen Zellen. Wie in einer Excel-Tabelle können Sie auch hier Zellen verbinden, Zeilen und Spalten hinzufügen oder löschen. Mit der Verbindung einzelner Zellen sollten Sie allerdings sparsam und wohl überlegt umgehen, da der umgekehrte Weg leider oftmals zu unbefriedigenden Ergebnissen führt. Hier werden Rahmen verschoben und die Korrektur ist auch bei Programmen wie FrontPage fast unmöglich. Das hat in ICON: Tippleider häufig zur Folge, dass die komplette Site verworfen werden der Praxis muss. Sie können den einzelnen Zellen Rahmen sowie Hintergrundfarben zuweisen und die Texte innerhalb der Zelle wie in Excel formatieren.



Seitenaufbau in CSS



Eine weitere Möglichkeit ist der Seitenaufbau in CSS (Cascading Style Sheet), was den Seitenaufbau in Ebenen erlaubt. Bei diesem Verfahren ist es durchaus möglich, verschiedene Elemente einer Seite übereinander zu platzieren oder sich überlappen zu lassen. Mit CSS erstellen Sie Ihre Website wie mit einem gewöhnlichen Layoutprogramm. Dieses Verfahren eignet sich, nicht zuletzt wegen der einfacheren Gestaltung, auch für ungeübte Anwender. Ein großer Nachteil dieses Verfahrens ist allerdings, dass CSS auch heute noch nicht von allen Servern und Browsern unterstützt wird. Alle Browser



Office XP Kompendium



1009



 Kapitel 53



Grundlagen des Web Publishing bis zur 4. Generation unterstützten CSS in keinem Fall und ein Besucher wird Ihre Site entweder gar nicht sehen können oder der Browser interpretiert Ihre Seite, als wenn sie tabellarisch angelegt wurde.



53.1.1 Optische Auflösung



Die Seitengröße



Auch bei der Erstellung einer Internetseite mit FrontPage müssen Sie die Größe beziehungsweise optische Auflösung Ihrer Site selbst festlegen. Die Größe der Website wird in Pixel festgelegt, da die Ansicht der Site im Browser-Fenster in direkter Abhängigkeit der optischen Auflösung einer Grafikkarte steht. Beachten Sie bei der Einstellung der Seitengröße, dass Besucher Ihrer Site unterschiedliche Grafikkarten haben, die mit unterschiedlichen optischen Auflösungen arbeiten. Erstellen Sie Ihre Site beispielsweise mit einer Größe von 1024 x 786 Pixel, erhält ein Besucher, dessen Grafikkarte auf 600 x 800 Pixel eingestellt ist, lediglich eine Teilansicht Ihrer Internetseite. Bereiche Ihrer Site, die rechts und unten liegen, kann dieser Besucher nur über die seitlichen und unteren Scroll-Balken erreichen. Eine gesamte Ansicht Ihrer Seite wäre für diesen Besucher nur möglich, wenn er die Auflösung seiner Grafikkarte auf 1024 x 786 Pixel umstellt. Viele Fachbücher empfehlen eine Größe von 600 x 800 Pixel oder weniger, damit möglichst viele Besucher Ihre Site sofort in der kompletten Ansicht betrachten können. Es kommt allerdings auch vor, dass Besucher auf Ihre Seite kommen, die ihre Grafikkarte mit einer sehr hohen optischen Auflösung fahren. Diese Besucher können Texte auf Ihrer Site leider nur noch mit der Lupe erkennen und werden Ihre Seite in der Regel sofort wieder verlassen. Ein weiterer Nachteil dieser Größe ist, dass sie bei der Verwendung von Farbverläufen unter Umständen eine erhebliche Qualitätseinbuße in Kauf nehmen müssen. Da es sehr schwierig ist, sich auf die Bedürfnisse eines jeden Besuchers Ihrer Site einzustellen, entscheiden Sie sich am besten für eine Auflösung, die dem grafischen Anspruch Ihrer Seitenelemente entspricht, und weisen den Besucher Ihrer Seite gegebenenfalls gleich zu Anfang darauf hin, mit welcher optischen Auflösung eine optimale Ansicht Ihrer Site zu erzielen ist. Ist der Inhalt Ihrer Seite interessant, wird der Besucher dieser freundlichen Aufforderung sicher gerne nachkommen.



1010



Office XP Kompendium



 Der Seitenaufbau



53.1.2



Kapitel 53



Ladezeiten



Wie bereits eingangs erwähnt, sollte sich Ihre Site schnell im Browser-Fenster aufbauen. Man spricht hier auch von Ladezeiten, da jeder Besucher Ihrer Seite mit dem Aufruf Ihrer Internetadresse, dem so genannten URL, eine Anfrage an den Server (Host-Rechner) startet, auf dem Ihre Internetseiten publiziert wurden.



Ladezeiten im



Der Server antwortet mit den entsprechenden Ergebnissen und gibt dem anfragenden Rechner, Client genannt, über die Browser-Software eine Antwort. Der Client lädt nun die entsprechenden Informationen direkt vom Host-Rechner.



Host und Client



Internet



Den Besuchern Ihrer Seite stehen, unter anderem abhängig von technischen Voraussetzungen, unterschiedliche Übertragungsraten für Daten zur Verfügung. Achten Sie darauf, dass die einzelnen Sites Ihrer Site eine maximale Datengröße von 100 Kbyte möglichst nicht überschreiten.



53.1.3



Eingebettete Elemente



Die Verwendung von MIDI-Files für Klänge oder komprimierte Bilddaten, dem so genannten JPEG-Format, halten die Gesamtdatenmenge Ihrer Site klein.



Bilder, Objekte und Klänge



Das Komprimierungsverfahren für Bilddaten wurde von der Joint Photographic Expert Group entwickelt und ermöglicht die gute visuelle Auflösung eines Bildes bei gleichzeitiger geringer Datenmenge. ICON: Info



Neben dem JPEG-Format steht Ihnen für die Einbindung Ihrer Bilddaten in einer Internetseite auch noch das GIF-Format (Graphics Interchange Format) zur Verfügung. Die Datenmenge des GIF-Bildes ist etwas höher als die des JGP-Bildes, allerdings können Sie einem GIF-Bild die Eigenschaft eines transparenten Hintergrunds zuweisen. Somit eignet sich das GIF-Format beispielsweise hervorragend für freigestellte Bilder.



Gifs



Im GIF-Format können Sie mit einer entsprechenden Zusatzsoftware erstellte, animierte Bilder abspeichern und in Ihrer Site einbinden. Diese kleinen Filme sind natürlich mit Videoaufzeichnungen zum Beispiel im MPEG-Format nicht zu vergleichen, aber auch hier zählt wieder die geringe Datenmenge, die ein animiertes GIF benötigt. Anstatt animierter GIFs, die aus einzelnen bewegten Pixel-Grafiken bestehen, gibt es noch die animierten Vektorgrafiken, die mithilfe der Zusatzsoftware Flash erstellt werden. Auch FrontPage erlaubt das Einbetten von Flash-Animationen, den so genannten ShockWave-Dateien auf einer Inter-



Office XP Kompendium



ShockWave Flash



1011



 Kapitel 53



Grundlagen des Web Publishing netseite. Mithilfe von animierten Vektorgrafiken lassen sich anspruchsvolle Filme erstellen, bei gleichzeitig geringer Datenmenge. Bei der Verwendung von ShockWave-Dateien in Ihrer Site sollten Sie den Besucher auf diese Datei hinweisen, da der Besucher diesen Film nur ansehen kann, wenn er den ShockWave-Player installiert hat. Auch wenn Sie schön anzusehende, vielleicht auch witzige Animationen auf Ihrer Internetseite einsetzen, sollten Sie solche Elemente insgesamt trotzdem sparsam verwenden. Leicht lenkt der Einsatz animierter, also sich bewegender Web-Elemente vom Inhalt der Internetseite ab.



Sounds im Netz



Wollen Sie auf Ihrer Internetseite Klänge einbauen, verwenden Sie vorzugsweise entweder MIDI-Dateien oder eine komprimierte Sounddatei im MP3Format. MIDI-Files (Musical Instrument Digital Interface) erlauben das Abspielen einer längerer Musiksequenz mit dem Vorteil der geringen Datenmenge. MP3-Files sind komprimierte Soundfiles, die aber trotz der Komprimierung immer noch eine erheblich größere Datenmenge als MIDI-Files aufweisen. Die Soundqualität der MP3-Files ist allerdings wesentlich besser als die der MIDI-Files.



53.1.4 Farbliche Gestaltungsmöglichkeiten



Verwendung von Farben



Auch bei der farblichen Gestaltung Ihrer Internetseite sollten Sie wichtige Punkte beachten. Damit die Seite im Browser-Fenster korrekt dargestellt werden kann, sollten Sie Farben verwenden, die browserfähig sind. Für die farbliche Gestaltung Ihrer Internetseite steht Ihnen der gesamte RGB-Farbraum mit mehr als 16 Millionen Farben zur Verfügung. Neben der Einbindung farbiger Abbildungen können Sie Farben auf Ihrer Internetseite vielseitig einsetzen, so zum Beispiel bei der Gestaltung von Hintergründen Schriften Tabellen Frames Für die Verwendung von Farben setzten Sie am besten Farben ein, die FrontPage Ihnen zur Verfügung stellt. Diese Farben werden von FrontPage entsprechend der HTML-Vorgaben in hexadezimale Werte umgewandelt.



1012



Office XP Kompendium



 Der Seitenaufbau



Kapitel 53



Diese Art der Farbcodierung ist vollkommen unabhängig von der Beschaffenheit eines Browsers, und alle Besucher Ihrer Seite sehen genau die Farben, die Sie bei der Erstellung Ihre Seite vorgesehen haben. Viele Grafikprogramme, mit denen Sie Objekte für Ihre Internetseite erstellen, bieten Ihnen bei der farbigen Gestaltung die Möglichkeit, aus einer browserfähigen Farbpalette zu wählen, oder zeigen die gewünschte Farbe einer beliebigen Farbpalette gleichzeitig im Hexadezimal-Code an. Es hat sich als sinnvoll erwiesen, den entsprechenden Farbcode zu notieren. So haben Sie später die Möglichkeit, diese Farbe in FrontPage über die Eingabe des Hexadezimal-Codes zu verwenden, zum Beispiel bei der farbigen Gestaltung der Schriften.



53.1.5



Schriftarten



Da jeder Besucher mit den vielseitigen Einstellungsmöglichkeiten innerhalb seines Browsers entscheiden kann, was er sehen will und wie die Darstellung des Textes erfolgt, sollten Sie bei der Erstellung Ihrer Internetseite gängige Schriftarten verwenden. Der Besucher Ihrer Seite hat auf seinem Rechner bestimmte Schriftarten installiert, und wenn die von Ihnen verwendete Schriftart nicht enthalten ist, wird diese vom Browser automatisch durch die Browser-Schriftart ersetzt. In diesem Fall wird der Text Ihrer Internetseite nicht nur in der falschen Schriftart wiedergegeben, sondern unter Umständen verändert sich das gesamte Layout Ihrer Seite und macht diese unleserlich. Internet-Profis beugen der automatischen Ersetzung einer Schriftart dadurch vor, dass sie Schriftarten erzwingen. Hierfür erfolgt eine Eingabe im Body des HTML-Textes, die vorgibt, welche Schriftarten ersatzweise verwendet werden sollen. Hier werden gängige Schriftarten gewählt, die der Browser sicher interpretieren kann. Bestehen Sie auf die Verwendung einer bestimmten Schriftart, wie zum Beispiel bei der grafischen Hervorhebung einer Überschrift oder eines Namens, müssen Sie den Schriftzug in einem Grafikprogramm erstellen und als GIFoder JPEG-Bild in die Site einbinden. So ist gewährleistet, dass der Browser das gewünschte Design nicht verändert. Bei der Verwendung von Schriftarten sowie deren Formatierung sollten Sie sich an die von FrontPage angezeigten Vorgaben halten. So können Sie sichergehen, dass ihre Seite hinterher im Browser-Fenster einwandfrei wiedergegeben wird.



Office XP Kompendium



1013



 Kapitel 53



Grundlagen des Web Publishing



53.2 Verweise – Links



Weitere nützliche Seitenelemente



Verweise, die so genannten Links, stellen einen wichtigen Bestandteil einer jeden Internetseite dar. Mit diesen Links ersparen Sie Ihrem Besucher langes Suchen und erleichtern ein schnelles Wechseln zu einem bestimmten Bereich innerhalb Ihrer Seite oder einer anderen Internetadresse. Bei der Verwendung von Links zu einer anderen Internetadresse sollten Sie den Inhaber dieser Seite fragen, ob dieser einem Verweis auf seine Seite zustimmt. Viele Firmen mit kommerziellen Seiten weisen in dem Bereich ihrer gesetzlichen Hinweise ausdrücklich darauf hin, dass eine Verlinkung auf ihre Site einer Genehmigung bedarf.



Navigationsschaltflächen



Mithilfe von Navigationsschaltflächen, die Sie verschiedenartig gestalten können, ermöglichen Sie Besuchern, verschiedene untergeordnete Seiten Ihre Site oder einen bestimmten Bereich der aktuellen Seite anzusteuern sowie zu einer ganz anderen Internetadresse zu wechseln. Bei der Auswahl der Verlinkungen sind Sie vollkommen frei und FrontPage erleichtert Ihnen mithilfe eines Assistenten die Vergabe der anzusteuernden Bereiche.



Rahmen – Frames



Mit Rahmen, den so genannten Frames, teilen Sie Ihre Seite in verschiedene, voneinander unabhängige Bereiche ein. So wird die Seite für Ihre Besucher übersichtlicher. Die Breite dieser Rahmen, die Sie an jeder Seite der Site einsetzen können, ist frei zu wählen, und jeder dieser Rahmen kann eigene Inhalte aufweisen. Da die Frames unabhängig voneinander stehen, ist es zum Beispiel durchaus denkbar, dass ein Frame statische Navigationsschaltflächen enthält, ein weiterer ein wechselndes Werbebanner und ein dritter ein animiertes GIF.



Formulare



Viele Internetseiten enthalten Formulare, die Ihrem Besucher die direkte Eingabe von Text auf der Internetseite ermöglichen. Ein Formular kann sehr vielseitig eingesetzt werden, so zum Beispiel für Internetumfragen, zum automatischen Versand von E-Mails oder zur Anforderung von Informationsmaterial. Die einfachste Möglichkeit der Erstellung eines Formulars ist das so genannte CGI-Script. Vor der aufwendigen Erstellung eines Formulars sollten Sie sich in jedem Fall an Ihren Internetservicedienst wenden, um abzuklären, ob die Verwendung vom Formularen und CGI-Scripts auf dessen Server unterstützt wird.



1014



Office XP Kompendium



 54



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite



Während Sie im ersten Teil einiges über die Grundlagen zur Erstellung von Internetseiten erfahren haben, wenden wir uns jetzt der praktischen Arbeit mit FrontPage zu. FrontPage ermöglicht Ihnen die Erstellung professioneller Webseiten in kürzester Zeit. Schnell weisen Sie Ihrer gesamten Seite ein vorgegebenes Design zu und können auf einfachste Weise Bilder oder Grafiken einbinden. FrontPage erlaubt die Einbindung vieler Elemente aus den anderen OfficeAnwendungen und auch die Benutzeroberfläche von FrontPage gleicht der Benutzeroberfläche anderer Office-Anwendungen. So gelangen Sie, auch ohne Vorkenntnisse in FrontPage, schnell zur Erstellung professioneller Internetseiten. Eigentlich erscheint es paradox, eine Internetseite mit FrontPage zu erstellen, da Sie ja auch mit Word auf einfache Art und Weise eine Internetseite erstellen können. Dass FrontPage aber wesentlich mehr Funktionen bietet als die einfache Erstellung einer Internetseite, wird Ihnen spätestens bei der Erstellung einer umfangreicheren Internetseite klar. Neben der Funktion eines Web-Editors bietet FrontPage auch wesentliche Features zur Verwaltung und Überwachung Ihrer Internetseite sowie Aktualisierungsvorgänge. So ermöglicht die Anwendung beispielsweise auch die automatische Kontrolle der Links innerhalb Ihrer Site.



54.1



Der erste Start von FrontPage



FrontPage verwaltet Ihre Webseite in einem so genannten FrontPage-Web. In diesem Web organisiert FrontPage Ordner und Daten, die im Zusammenhang mit der Erstellung Ihrer Internet-Seite stehen, wie zum Beispiel HTML-Seiten und Grafiken.



Die Benutzeroberfläche



Beim ersten Start von FrontPage 2002 werden Sie in Folgendem gefragt, ob Sie FrontPage als Standard-HTML-Editor verwenden wollen. Hier können Sie festlegen, ob Sie für die Erstellung jeglicher HTML-Texte FrontPage als Editor verwenden möchten. Office XP Kompendium



1015



 Kapitel 54



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite



Abbildung 54.1: Der Starthinweis in FrontPage



Abbildung 54.2: Die Benutzeroberfläche von FrontPage 2002



Nachdem Sie FrontPage gestartet haben, gelangen Sie in die Standardoberfläche von FrontPage. An der linken Seite befindet sich die Navigationsleiste ANSICHTEN, die Sie nach Belieben ein- oder ausblenden können. In dieser Standardoberfläche erhalten Sie, über den Menüpunkt ANSICHT, des Weiteren die ORDNERLEISTE oder wahlweise die NAVIGATIONSLEISTE. Auch den AUFGABENBEREICH können Sie hier zusätzlich aktivieren. Um die Größe Ihrer Arbeitsfläche zu erweitern, deaktivieren Sie diese Leisten wiederum über den Menüpunkt ANSICHTEN. Im unteren Bereich der SEITENANSICHT sind folgende Register enthalten: Normal Normalansicht



1016



Hier befinden Sie sich in der Editier-Ansicht, in der Sie Ihre Seite bearbeiten, Elemente hinzufügen und formatieren.



Office XP Kompendium



 Der erste Start von FrontPage



Kapitel 54



HTML In der HTML-Ansicht gelangen Sie in den HTML-Editor in dem Sie, HTML-Kenntnisse vorausgesetzt, zusätzliche Steuerungsbefehle einarbeiten können. In diesem Bereich sollten Sie nur Änderungen vornehmen, wenn Sie über Kenntnisse im Umgang mit HTML-Scripts verfügen. Die Tags (Steuerbefehle) werden in dieser Ansicht farblich abgesetzt und gewöhnlicher Text wird durch Einrückungen kenntlich gemacht.



HTML-Ansicht



An den von FrontPage automatisch vergebenen Tags können Sie keine Änderungen vornehmen. Wenn Sie am Quelltext Änderungen vornehmen, werden diese wiederum nach dem Wechsel automatisch in die Normalansicht übernommen. Vorschau In dieser Ansicht erhalten Sie eine Voransicht Ihrer Seite. Während Sie die aktuelle Seite in der Voransicht anschauen, speichert FrontPage diese automatisch als *.HTM-DATEI in Ihrem aktuellen WEB-ORDNER. Schon in dieser Voransicht haben Sie die Möglichkeit, die Navigationsschaltflächen und Links zu überprüfen. Steuerelemente, wie zum Beispiel ActiveX, laufen aber erst bei der tatsächlichen Veröffentlichung der Seite im Browser-Fenster.



Vorschauansicht



Wenn Sie Ihre Seite mit Frames versehen haben, erhalten Sie zusätzlich zu den genannten Registern noch folgende Register Ohne Frame Diese Ansicht ermöglicht Ihnen eine Ansicht der aktuellen Seite ohne die Rahmenbereiche.



HTML ohne Frame



HTML der Frameseite Hier gelangen Sie in den HTML-Editor, der ausschließlich die Frames anbelangt. Für die Editierungsmöglichkeiten gelten die gleichen Punkte wie im Register HTML.



HTML der Frames



Die Ansichtenleiste, die standardmäßig links vom Arbeitsbereich von FrontPage angezeigt wird, erlaubt das schnelle Wechseln von einer Ansicht Ihres Webs in die andere. Um zum Beispiel die Berichte über Ihr Web anzuzeigen, klicken Sie auf der Ansichtenleiste auf das Symbol BERICHTE. Um Seiten anzuzeigen oder zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol SEITE.



Office XP Kompendium



1017



 Kapitel 54



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite



Abbildung 54.3: Die Ansichtenleiste mit den verschiedenen Elementen



Sie können die Ansichten auch wechseln, indem Sie im Menü ANSICHT auf die gewünschte Ansicht klicken. Seite Die Option SEITE gibt Ihnen einen Überblick über das Design Ihrer Site. Hier können Sie die Elemente Ihrer Seite platzieren, einfügen und verwalten. Des Weiteren können Sie in der Seitenansicht bestimmte Elementmerkmale definieren, wie zum Beispiel einem Textfeld eine entsprechende Schriftart und Schriftgröße zuweisen oder die Eigenschaften eines animierten GIF-Bildes festlegen. Ordner Über das Icon ORDNER gelangen Sie zu einer Übersicht aller Dateien und Ordnern, die Ihr persönliches Web enthält. Um den Ordner nach einer bestimmten Spalte zu sortieren, klicken Sie auf die entsprechende Spaltenüberschrift. Um Spalten zu verschieben, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift und halten Sie die Mautaste gedrückt. Ziehen Sie die Spalte nun an die gewünschte Position.



1018



Office XP Kompendium



 Die Vorlagen von FrontPage



Kapitel 54



Berichte Der Bericht gibt Ihnen einen Überblick über wesentliche Nachweise Ihres Webs, wie zum Beispiel die Anzahl und die Größe von Dateien und Bildern, die Anzahl und Typen von Hyperlinks, die Anzahl nicht abgeschlossener Aufgaben und so weiter. Betrachten Sie die Übersicht als eine Bestandsaufnahme und Diagnose Ihres Webs in geraffter Form. Wenn Ihr Web Dateien enthält, die in verborgenen Ordnern gespeichert sind, werden diese Dateien nicht in diesen Bericht eingeschlossen. Um Dateien in verborgenen Ordnern in Ihre Berichte mit einzuschließen, klicken Sie im Menü EXTRAS auf WEBEINSTELLUNGEN, klicken Sie auf die ICON: Tipp Registerkarte ERWEITERT und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen DOKUMENTE IN VERBORGENEN ORDNERN ANZEIGEN. Um sich eine Übersicht Ihres Webs anzeigen zu lassen, klicken Sie im Menü ANSICHT auf BERICHTE und wählen Sie dann SITEÜBERSICHT. Navigation Wenn Sie diese Ansicht aktivieren, zeigt Ihnen diese Seite die Navigationsstruktur Ihrer Seite. Des Weiteren können Sie in dieser Ansicht Navigationsschaltflächen zu Ihren Seiten hinzufügen.



Navigationsansicht



Hyperlink Haben Sie ein Web geöffnet, zeigt Ihnen diese Ansicht eine Übersicht der Verknüpfungen, die Sie innerhalb Ihres Webs zu anderen Seiten vergeben haben.



Hyperlink



Aufgaben Diese Ansicht zeigt Ihnen eine Auflistung der in Ihrem Web zu erledigenden Aufgaben an.



54.2



Die Vorlagen von FrontPage



Die Vorlage hat in FrontPage die Bedeutung einer vordefinierten Seite. Diese Vorlage kann Seiteneinstellungen, Formate und Seitenelemente enthalten. In FrontPage können Sie auch eigene Seitenvorlagen und mit Ihrer Vorlage für Ihr Web zusammenpassende Seiten erstellen.



Seiten- und Webvorlagen



Wie in allen Office-Anwendungen finden Sie auch in FrontPage zahlreiche Vorlagen. Diese Vorlagen können gerade für unerfahrene Anwender eine sehr große Hilfe sein, denn neben der Arbeit in einem unbekannten Programm müssen sie sich mit der unbekannten Materie Internet gleichzeitig auseinander setzen.



Office XP Kompendium



1019



 Kapitel 54



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite Um zu einer Vorlage zur Erstellung Ihrer Internetseite zu gelangen, aktivieren Sie gegebenenfalls den Aufgabenbereich NEUE SEITE ODER NEUES WEB und wählen Sie die Überschrift MIT VORLAGE BEGINNEN.



Abbildung 54.4: Wählen Sie im Aufgabenbereich Neue Seite oder neues Web eine Vorlage für Ihren Internetauftritt.



Unter dieser Überschrift finden Sie folgende Optionen: Seitenvorlagen Mit den Seitenvorlagen erhalten Sie eine große Anzahl von Vorlagen, die einzelne HTML-Seiten enthalten. Diese Seiten können Sie einzeln zur Gestaltung Ihres Internetauftritts verwenden und auf Grund dieser einzelnen Seite als Vorlage alle weiteren Seiten aufbauen. Innerhalb der Seitenvorlagen können Sie wiederum zwischen drei Registerkarten wählen. Die ALLGEMEINEN SEITENVORLAGEN enthalten zahlreiche Vorlagen von HTML-Vorlagen ohne Rahmen. Diese Vorlagen sind im Layoutbereich mit Tabellen versehen und ermöglichen je nach Vorlage der vordefinierten Tabelleninhalte den Austausch von Bildern und Text oder nur Text beziehungsweise Bilder. Diese Vorlagen sind alle in reinem Tabellenlayout erstellt. Im Register FRAMESEITEN erhalten Sie Vorlagen, die auch im Tabellenformat definiert sind. Diese Vorlagen enthalten allerdings Frames, also feste Randbereiche. In diese Vorlagen können Sie eigene HTML-Bereiche oder HTML-Vorlagen einfügen. 1020



Office XP Kompendium



 Die Vorlagen von FrontPage



Kapitel 54 Abbildung 54.5: Die Dialogbox SEITENVORLAGEN



Die so genannten Stylesheets-Vorlagen enthalten ein themenbezogenes Design. Je nach Formatvorlage können Sie hier Ihre Webseite in ansprechenden einheitlichen Hintergrundfarben, Schriftarten und besonderen Eigenschaften für Navigationsleisten etc. wählen. Webvorlagen Bei den Webvorlagen handelt es sich um Vorlagen, die bereits ein vordefiniertes vollständiges Web enthalten. Hier finden Sie Vorlagen mit einer komplett angelegten Ordnerstruktur, das heißt mit einer Hauptseite, die vielseitige Unterseiten verwaltet. Des Weiteren enthalten diese Webvorlagen ein komplettes Stylesheet und viele vordefinierte Links. Auch einige Assistenten befinden sich unter diesen Vorlagen, die Sie bei der Erstellung Ihres Webs unterstützen (siehe Abbildung 54.6). Des Weiteren können Sie auch bei Microsoft direkt nach aktuellen oder weiteren Vorlagen im Internet suchen.



54.2.1



Eigene Vorlagen erstellen



Die Verwendung von Vorlagen eignet sich ganz besonders dann, wenn mehrere Autoren an der Erstellung des geplanten Internetauftritts beteiligt sind, da sie auch hier helfen, ein gleich bleibendes Erscheinungsbild zu garantieren.



Sinnvoller Einsatz von Vorlagen



Nehmen Sie zum Beispiel eine Site, in der alle Sites am oberen Rand ein gleich bleibendes Zeichen, zum Beispiel Ihr Firmenlogo, und eine Beschreibung enthalten. In diesem Fall können Sie eine Seitenvorlage mit genau diesen Elementen definieren. Office XP Kompendium



1021



 Kapitel 54



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite



Abbildung 54.6: Die Webvorlage Persönliches Web aus den zahlreichen Angeboten von FrontPage



Anschließend verwenden Sie diese Vorlage immer dann, wenn Sie eine neue Site zur Ihrer Site hinzufügen wollen. Das Zeichen und die Beschreibung werden bei jedem erneuten Einfügen Ihrer Site in Ihr Web automatisch an der richtigen Stelle auf der neuen Seite positioniert. Für dieses Beispiel erstellen Sie Ihre Seitenvorlage mit den gewünschten Einstellungen und Seitenelementen und speichern diese dann als FrontPageVorlage. Eigene Seitenvorlagen erstellen



FrontPage zeigt dann ab sofort Ihre eigens erstellte Seitenvorlage zusammen mit den anderen in FrontPage enthaltenen Vorlagen in der Dialogbox VORLAGEN an. Wenn Sie eine neue Seite auf der Basis der von Ihnen erstellten Vorlage erstellen möchten, wählen Sie einfach Ihre Vorlage aus der Liste aus und bestätigen Sie mit OK oder mithilfe der (¢)-Taste. Wenn Sie in der Seitenansicht eine Seite mit den für die Vorlage gewünschten Einstellungen, mit allgemeinem Text und Kommentaren erstellt haben, gehen Sie zum Sichern dieser Datei wie folgt vor:



1022



1.



Klicken Sie im Menü DATEI auf SPEICHERN UNTER.



2.



Klicken Sie im Feld SPEICHERN UNTER auf FRONTPAGE-VORLAGE (*.TEM).



3.



Klicken Sie auf SPEICHERN.



Office XP Kompendium



 Die Vorlagen von FrontPage



Kapitel 54 Abbildung 54.7: Dialogbox Speichern unter



4.



Geben Sie in das Feld TITEL einen Titel für die Vorlage ein, die zusammen mit den Standardvorlagen auf der Registerkarte ALLGEMEIN des Dialogfelds NEU angezeigt wird. Abbildung 54.8: Die Dialogbox Als Vorlage speichern



5.



Geben Sie in das Feld NAME den Dateinamen der Vorlage ein. FrontPage verwendet automatisch die richtige Erweiterung.



6.



Geben Sie in das Feld BESCHREIBUNG eine Beschreibung der Vorlage ein, wie zum Beispiel des Internetauftritts, die mit dieser Vorlage erstellt werden. Wenn Sie eine neue Seite erstellen, wird diese Beschreibung nach dem Auswählen dieser Vorlage im Dialogfeld NEU angezeigt.



54.2.2



Teamseiten-Vorlagen erstellen



Für die Erstellung einer Internetseite in Gruppenarbeit mit mehreren Autoren können Sie ebenfalls Ihre eigenen, benutzerdefinierten Dokumentvorlagen erstellen und diese gemeinsam mit den anderen Autoren für die Arbeit an Ihrem Web nutzen. Jeder Ihrer Teamkollegen, der das Web öffnet, ist in



Office XP Kompendium



Seitenvorlagen im Team



1023



 Kapitel 54



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite der Lage, neue Seiten zu erstellen, die auf der gemeinsam verwendeten Dokumentvorlage basieren. Auch diese Vorlage wird ja, wie bereits erwähnt, neben den Standardvorlagen im Dialogfeld NEU aufgeführt. Hier können Sie beispielsweise alle Webseiten mit einem bestimmten Cascading Style Sheet (mit dem Dateiformat CSS) verknüpfen. Erstellen Sie eine Dokumentvorlage mit einer Verknüpfung zur Formatvorlage und überlassen Sie dann jedem diese Vorlage, der an der Erstellung des Webs mitarbeitet. Ohne eine Verknüpfung zu Formatvorlagen manuell zu neuen Seiten hinzuzufügen, können Ihre Mit-Autoren somit neue Seiten erstellen, die bereits die Verknüpfungen enthalten. Diese Eigenschaft macht ausschließlich die Verwendung der gemeinsam genutzten Dokumentvorlage möglich. Für die Erstellung einer Team-Vorlage gehen Sie wie folgt vor: 1.



Öffnen Sie in der SEITENANSICHT die Seite, die Sie als gemeinsam genutzte Dokumentvorlage speichern möchten, und wählen Sie dann die Menüoption DATEI /SPEICHERN UNTER.



2.



Klicken Sie im Feld DATEITYP auf FRONTPAGE-VORLAGE (*.TEM).



3.



Geben Sie im Feld DATEINAME einen Dateinamen für die Vorlage ein und klicken Sie dann auf SPEICHERN.



4.



Geben Sie im Dialogfeld ALS VORLAGE SPEICHERN im Feld TITEL einen teamorientierten Titel für die Vorlage ein. Dieser Titel wird nun automatisch in die Liste der Vorlagen im Dialogfeld NEU aufgenommen.



5.



Wählen Sie im Feld BESCHREIBUNG einen Text, der beispielsweise beschreibt, welche Haupteigenschaft die Dokumentvorlage beinhaltet. Dieser Text wird dann auf der entsprechenden Registerkarte im Dialogfeld NEU im Bereich BESCHREIBUNG angezeigt.



6.



Aktivieren Sie das Kontrollkästchen VORLAGE IM AKTUELLEN WEB SPEICHERN.



54.3



Die Bearbeitung der Site



Nachdem Sie nun einiges über die Verwendung von Formatvorlagen in FrontPage kennen gelernt haben sowie über die wichtigsten Regeln des Einsatzes von Elementen gelesen haben, widmen wir uns in den folgenden Abschnitten der Erstellung einer Homepage in FrontPage. Hierfür wählen wir eine Werbeagentur, die sich zum Ziel gesetzt hat, mit ihrem Internetauftritt Neukunden zu erreichen. Wir erstellen für diese Agentur Schritt für Schritt eine kleine Homepage mithilfe eines Assistenten. 1024



Office XP Kompendium



 Die Bearbeitung der Site



Kapitel 54



Am Anfang steht, wie bereits erwähnt, die Erstellung eines Konzepts für den Internetauftritt der Werbeagentur, der wie folgt aussehen könnte: Homepage/Indexseite –



Kurzvorstellung des Unternehmens



–



Verweise auf wichtige Informationen



–



Navigationsmenü zu den folgenden Seiten



Dienstleistungen und Produkte des Unternehmens –



Detaillierte Vorstellung der einzelnen Produkte



Mitarbeiter-Vorstellung –



Arbeitsbereiche mit kurzer Vorstellung des Mitarbeiters



Projekte –



Derzeitige Projekte



–



Abgeschlossene Projekte



Referenzen Kontaktformular Ihr Weg zu uns Jobbörse Die wichtigsten Punkte sind nun aufgeführt. Weitere Punkte, die sich während der Erstellung der Internetpräsenz noch ergeben, können jederzeit beliebig ergänzt werden. So gehen Sie vor: 1.



Zur Erstellung Ihres Internetauftritts rufen Sie über Windows START/ PROGRAMME die Anwendung FRONTPAGE auf.



2.



Wählen Sie nun aus der Menüleiste die Option DATEI/NEU und hier die Option WEBSITES und klicken Sie auf das Symbol FIRMENPRÄSENZWEBASSISTENT.



Sie können das neue Web, dank des neuen Aufgabenbereichs in FrontPage 2002, selbstverständlich auch über den Aufgabenbereich aufrufen. Ist der AUFGABENBEREICH nicht aktiv, so rufen Sie diesen über die Menüoption ANSICHT/AUFGABENBEREICH auf. ICON: Tipp



Es öffnet sich nun automatisch der Assistent für die Erstellung Ihrer Firmenpräsenz, der Sie durch die Erstellung der Internetpräsenz leitet.



Office XP Kompendium



1025



 Kapitel 54



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite



Abbildung 54.9: Der Einstieg in FrontPage zur Erstellung einer neuen Internetseite



Abbildung 54.10: Der Assistent zur Erstellung einer Internetpräsenz in FrontPage



3.



Klicken Sie auf WEITER und der Assistent folgt dem logischen Verlauf der Erstellung der aktuellen Internetpräsenz. Wählen Sie für den nächsten Schritt alle aufgeführten Punkte, um die Zielsetzung Ihres Konzepts zu erreichen.



Die Schritte, die nun folgen, stehen in direkter Abhängigkeit mit Ihren Angaben in der Dialogbox des Assistenten. Theoretisch können Sie die Dialogbox in jeder Phase über die Option FERTIG STELLEN beenden und Ihre Eingaben individuell ergänzen.



1026



Office XP Kompendium



 Die Bearbeitung der Site



Kapitel 54 Abbildung 54.11: Geben Sie in diesem Schritt die Punkte ein, die Sie für die Erstellung Ihres Internetauftritt als wichtig erachten.



Das wäre natürlich unter der Zuhilfenahme eines Assistenten in diesem Schritt sehr unsinnig. Abbildung 54.12: Die Dialogbox des Assistenten gibt Ihnen in jeder Stufe der Erstellung im oberen Bereich hilfreiche Tipps zu dem Schritt, der gerade durchgeführt wird



Um Ihr Ziel zu erreichen, halten Sie sich auch bei der Erstellung Ihrer Seite mithilfe des Assistenten stets das Ziel vor Augen, dass Sie sich in Ihrer Konzeption gesteckt haben. Mit einem Klick auf WEITER führt Sie der Assistenten durch die weiteren Schritte bis hin zur automatischen Generierung Ihres Internetauftritts. Die nächsten zwei Schritte betreffen folgende Abfragen: Neuigkeiten, über die Sie Ihre Besucher aktuell informieren wollen. Die Anzahl der Produkte oder Dienstleistungen, die Sie auf Ihrer Internetseite präsentieren wollen.



Office XP Kompendium



1027



 Kapitel 54



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite



Abbildung 54.13: Die Produkt- oder Dienstleistungsabfrage im Assistenten



Dienstleistungsund Produktinformationen festlegen



Um gezielte Dienstleitungs- oder Produktinformationen an den Kunden weiterzugeben, bearbeiten Sie den in Abbildung 54.13 dargestellten Schritt des Assistenten sehr sorgfältig. Auch hier gilt die Regel, nur wenn Sie innerhalb des Assistenten korrekte Angaben machen, werden Sie am Ende eine zufrieden stellende Internetpräsenz in der Vorlage erhalten. Sie werden sie zwar zwangsläufig mit eigenen Angaben ergänzen, aber bei der Verwendung eines Assistenten sollte stets die Regel gelten: »Mehr als man unbedingt ergänzen muss, sollte auch nicht nötig werden.«



Feedbackformulare



In den folgenden Schritten werden Sie aufgefordert, Angaben über Ihre Anforderungen an Rückmelde-Formulare, die so genannten Feedbackformulare, von Kunden zu machen. Definieren Sie hier beispielsweise, welche Angaben ein Kunde mit einer Anfrage auf einem Feedbackformular machen muss, um das Formular an Sie senden zu können. Diese Felder werden auch Pflichtfelder genannt. Des Weiteren legen Sie hier fest, in welcher Form Rückmeldungen an Sie weitergeleitet werden.



HyperlinkEinstellungen



Legen Sie die Einstellungen für die auf Ihrer Site enthaltenen Hyperlinks als Ihr Erscheinungsbild fest. Dieses erscheint dann konsequent über die komplette Site.



Design



Bestimmen Sie zu guter Letzt noch das Design Ihrer Seite, indem Sie aus einem der vielseitigen, vorgegebenen Designs aus FrontPage wählen. Klicken Sie hierfür auf den Button WÄHLEN SIE EIN WEBDESIGN und Sie gelangen automatisch in die Dialogbox DESIGN AUSWÄHLEN.



Designbox



1028



Innerhalb dieser Dialogbox können Sie nicht nur wählen, welches Design Sie für das Erscheinungsbild Ihres Internetauftritts wünschen, sondern können auch festlegen, ob Sie dieses Design in kräftigen Farben, mit aktiven Grafiken und mit Hintergrundbild wollen.



Office XP Kompendium



 Die Bearbeitung der Site



Kapitel 54 Abbildung 54.14: Der Assistent in der Stufe der Festlegung des Webdesigns



Abbildung 54.15: Die Dialogbox Design auswählen



Sehr wichtig ist allerdings das letzte Kotrollkästchen in dieser Dialogbox mit der Beschriftung CSS WÄHLEN. Wenn Sie diesen Punkt aktivieren, entscheidet das über den Aufbau Ihrer gesamten Seite im Cascading-StyleSheet-Format. Lassen Sie diesen Punkt deaktiviert, wird der Assistent Ihre Site im Tabellenformat generieren.



Cascading Style



Nun haben Sie den letzten Punkt Ihres Assistenten erreicht und mit einem Mausklick auf die Option FERTIG STELLEN könnten Sie die Seite mithilfe des Assistenten sofort ins Netz stellen und dann zur Überarbeitung in die Anwendung zurückkehren.



AssistentenAbschluss



Office XP Kompendium



Sheets



1029



 Kapitel 54



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite



Baustellenphase



In der Praxis ist es sinnvoller, den Punkt der Veröffentlichung in dieser Phase des Webs zu überspringen, da Sie Ihre Seite ansonsten halbfertig ins Netz stellen würden. Zum einen gibt es schon genug Baustellen im Netz, und zum anderen ist die Einstellung einer halbfertigen Internetseite nicht unbedingt das, was ein potenzieller Kunde erwartet, wenn er auf Ihre Seite gelangt. Er sucht sich dann in der Regel einen anderen Anbieter und wird Ihre Seite unter Umständen nie wieder besuchen.



Die »Baustelle«



Gönnen Sie dem Betrachter Ihrer »Baustelle« lieber nur eine gezielt für diese Phase erstellte Seite, die gekonnt gestaltet darauf hinweist, dass Sie in naher Zukunft eine Internetpräsentation Ihres Unternehmens auf diesem URL einstellen. Werten Sie diese Seite mit einer kleinen Flash-Animation auf oder verleihen Sie dieser Seite durch gekonnten Einsatz von Links einen attraktiven Mehrfachnutzen für Ihren Besucher. So wird der Besucher auch in der »Baustellenphase« gerne auf Ihre Seite zugreifen.



aufwerten



Kontakt während der Einrichtungsphase



In jedem Fall sollten Sie nicht darauf verzichten, den Benutzer darauf hinzuweisen, dass er die Möglichkeit hat, schon während der Einrichtungsphase Ihrer Internetpräsenz Kontakt mit Ihnen aufzunehmen. Setzten Sie hierfür nur Ihre E-Mail-Adresse auf die Seite. Auch wenn der Link dahinter nicht zu einem gekonnt kreierten Kontaktformular führt, wird in jedem Fall der Standard-E-Mail-Editor Ihres Besuchers gestartet, der in der Regel den Eintrag Ihrer E-Mail-Adresse automatisch in das Adressfeld setzt. So ist gewährleistet, dass der Besucher Ihrer Seite auch während der Einrichtungsphase jederzeit mit Ihnen in Kontakt treten kann.



Ein Web überarbeiten



Jetzt widmen wir uns wieder der Überarbeitung der mithilfe des Assistenten erstellten Site zu. Wenn Sie alle Schritte sukzessive durchgeführt haben, hat der FrontPage-Assistent Ihnen in der Regel schon eine ganz ordentliche Site zusammengestellt, die es nun noch – entsprechend Ihrer Bedürfnisse – zu überarbeiten gilt.



Aufgabenliste



Wie bereits »angedroht«, hat Ihnen der FrontPage-Assistent eine Liste der Aufgaben erstellt, die Sie als nächste Schritte erledigen sollten, um Ihre Site fertig zu stellen. Sobald Sie den Button FERTIG STELLEN im Assistenten gewählt haben, generiert der Assistent Ihr Web und öffnet automatisch die AUFGABENANSICHT mit der Liste der durchzuführenden nächsten Aufgaben. Wenn Sie einen Punkt in der Aufgabenliste doppelt anklicken, so öffnet sich automatisch die Dialogbox AUFGABENDETAILS.



Aufgabenpriorität



1030



In der Dialogbox AUFGABENDETAILS (Abbildung 54.17) steht die Priorität der ausgewählten Aufgabe und Sie werden aufgefordert, den Mustertext der Site auf Ihre Bedürfnisse anzupassen. Über den Button AUFGABE AUSFÜHREN gelangen Sie direkt in die Bearbeitungsansicht der Site.



Office XP Kompendium



 Die Bearbeitung der Site



Kapitel 54 Abbildung 54.16: Die Aufgabenliste in der Bearbeitungsphase des Webs



Abbildung 54.17: Die Dialogbox Aufgabendetails erläutert die anstehenden Aufgaben des ausgewählten Listenpunkts



In der aufgerufenen Seite erläutern die vordefinierten Textfelder, welche Änderungen Sie innerhalb der Seite durchführen können und welche Schritte hierfür erforderlich sind. Klicken Sie auf eines der Seitenelemente, so öffnet sich ein Kontextmenü, das Ihnen Anweisungen zur korrekten Überarbeitung des Elements gibt. Jedes Element lässt sich Ihren Wünschen entsprechend anpassen und der Text eines Textfeldes wird automatisch markiert.



Office XP Kompendium



Sites überarbeiten



1031



 Kapitel 54



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite



Abbildung 54.18: Die Site mit den innerhalb des Assistenten generierten Textvorlagen, die Sie an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können



Abbildung 54.19: Die Site nach der Bearbeitung der Textfelder



Textformatierung



1032



Fangen Sie einfach mit der Eingabe Ihres persönlichen Textes an und beobachten Sie die Auswahl der Schriftart und der Schriftgröße. Die Texteingabe läuft



Office XP Kompendium



 Die Bearbeitung der Site



Kapitel 54



auch auf einer FrontPage-Seite so ähnlich wie die Texteingabe innerhalb eines Word-Dokuments. Das heißt, einen echten Zeilenumbruch erreichen Sie durch die Betätigung der (¢)-Taste bei gleichzeitig gehaltener (Shift)-Taste. FrontPage wählt für Ihren Text grundsätzlich die Schriftart und Schriftgröße, die für Ihr ausgewähltes Seitendesign, den so genannten Sitestyle, generiert ist. Für Ihre benutzerdefinierte Textformatierung stehen Ihnen in FrontPage dieselben Werkzeuge wie in Microsoft Word zur Verfügung. Allerdings sollten Sie bei der Veränderung der Schriftart darauf achten, dass die neu gewählte Schrift zum Gesamtbild der Seite passt und auch eine gängige Browser-Schriftart ist.



Sitestyle



Auch das Design einer bestehenden Site können Sie beim Import in FrontPage an das neu gewählte Design anpassen. Es ist aber durchaus ratsam, vor der Änderung des Designs eine Sicherungskopie Ihrer Site anzufertigen. Die Änderung des Designs einer bestehenden Site könnte durch geänderte ICON: Note Schriftformatierungen oder grafische Gestaltung eventuell nicht Ihren Wünschen entsprechend ausfallen. Mithilfe der Spalte ORDNERLISTE gelangen Sie per Mauklick direkt auf die nächste oder jede beliebige Site Ihres Webs, um dort mit der Überarbeitung Ihres Webs fortzufahren oder Informationen abzurufen. Abbildung 54.20: Die Ordnerliste mit der Auflistung der einzelnen Sites in Ihrem Web



Office XP Kompendium



1033



 Kapitel 54



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite



HTM-Datei



Die Bezeichnung der HTM-Dateien, die jeweils einer Site in Ihrem Netz entsprechen, werden von FrontPage automatisch nach HTML-Standard vergeben, unabhängig davon, wie Sie die einzelne Site in der Navigationsansicht benannt haben.



INDEX.HTM



Die wohl wichtigste Datei innerhalb Ihres Webs ist die so genannte INDEX.HTM, die eine weltweite Standardbezeichnung der Eingangsseite einer Internetseite darstellt. Diese Seitenbezeichnung ist zwingend notwendig, da jeder Server dieses Seiten-Format benötigt, um die Struktur Ihrer Site zu erkennen. Hüten Sie sich also davor, diese Seite in Ihrer Dateibezeichnung zu ändern oder gar zu löschen. Ohne diese Datei ist Ihr gesamtes Web unbrauchbar.



Sites löschen



Auch das Löschen einer anderen Site innerhalb Ihres Webs kann unter Umständen eine Instabilität Ihrer Site zur Folge haben, zum Beispiel, wenn hier Links generiert oder Bild-Elemente platziert wurden. Entfernen Sie, am besten bevor Sie eine Seite löschen, manuell alle Elemente dieser Site und heben Sie alle Verknüpfungen auf. So vermeiden Sie, dass FrontPage und der Browser ständig nach Links oder Elementverknüpfungen sucht, die nicht mehr vorhanden sein können, da Sie die entsprechende Site gelöscht haben. Überlegen Sie genau, ob Sie eine Site Ihres Webs löschen, denn dieser Vorgang kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Aus diesem Grund müssen Sie die Entfernung einer Site auf Ihrem Web immer noch einmal in der Dialogbox LÖSCHEN BESTÄTIGEN mit JA gesondert bestätigen.



Abbildung 54.21: Bestätigen Sie in dieser Dialogbox den Löschvorgang einer Site aus Ihrem Web-Projekt



Elemente aus dem Web entfernen



1034



Analog zur Entfernung ganzer Sites aus Ihrem Web-Projekt sollten Sie auch die Entfernung bestimmter Site-Elemente Ihres Webs genau überlegen. Auch dieser Vorgang ist irreversibel und muss vor der Durchführung gesondert bestätigt werden. Liegt auf einem Element ein Hyperlink, könnte auch in diesem Fall die Seite instabil werden, da der Hyperlink, der ja noch von FrontPage verwaltet wird – vielleicht auch weil er auf einem anderen Element verwendet wird –, auf einer Seite ins Leere läuft und ständig die Verknüpfung gesucht wird.



Office XP Kompendium



 Die Bearbeitung der Site



Kapitel 54



Einzelne Seiten neu benennen Klicken Sie in der Ansichtenleiste auf das Symbol NAVIGATION, gelangen Sie in die Navigationsansicht Ihrer Seite. Hier wird Ihre gesamte Site in Form eines Organigramms aufgezeichnet. Innerhalb dieser Ansicht sind Sie in der Lage, die einzelnen Sites gezielt ihrem Inhalt entsprechend zu benennen. Am sinnvollsten wählen Sie hier einen Namen, der dem Inhalt der Seite entspricht, da der Besucher Ihrer Seite in seinem Browser-Fensters lesen kann, welche Seite gerade geladen wird, und auch Sie in der Navigation jede Seite genau zuordnen können, ohne die Seite jedes Mal laden zu müssen.



Navigationsansicht



Abbildung 54.22: Die Navigationsansicht in FrontPage



Um eine Seite umzubenennen, klicken Sie zweimal hintereinander (mit kurzer Pause) in die Bezeichnung oder wählen Sie die Site mit dem Cursor an und wählen aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste die Option UMBENENNEN.



Site umbenennen



Innerhalb der Symbolleiste NAVIGATION (siehe Abbildung 54.22) können Sie über das Drop-Down-Feld die Größe der Ansicht einstellen und entscheiden, ob das Organigramm, auch Verzeichnisbaum genannt, in Hochoder Querformat angezeigt werden soll. Des Weiteren können Sie der gesamten Seite eine externe Verknüpfung, also einen Link hinzufügen. Klicken Sie hierfür innerhalb der Symbolleiste auf das entsprechende Symbol. Es öffnet sich die Dialogbox HYPERLINK AUSWÄHLEN. Hier haben Sie die Möglichkeit, der entsprechenden Seite einen Office XP Kompendium



Externen Link zuweisen



1035



 Kapitel 54



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite Link aus dem aktuellen Web oder aus einer anderen Datei zuzuweisen. Schreiben Sie den gewünschten URL der Verknüpfung direkt in das Feld URL.



Abbildung 54.23: Die Dialogbox Hyperlink auswählen in der Navigationsansicht



Eine weitere Option ist der direkte Zugriff aus dieser Dialogbox auf das Internet, um hier eine entsprechende Seite für einen Link auszuwählen. Wenn Sie diesen Weg wählen, hat dies den entscheidenden Vorteil, dass Sie den gewünschten URL direkt über die Zwischenablage übernehmen können. So vermeiden Sie Schreibfehler bei sehr komplizierten URLs, so zum Beispiel bei URLs, die mit Unterverzeichnissen im Adressfeld des BrowserFensters angezeigt werden. E-Mail-Hyperlink



Eine weitere Möglichkeit der Vergabe eines Links ist der E-Mail-Link. Lösen Sie diese Auswahl über den Button BRIEFUMSCHLAG aus, öffnet sich die Dialogbox E-MAIL-HYPERLINK ERSTELLEN.



Abbildung 54.24: Die Dialogbox E-Mail-Hyperlink erstellen



Geben Sie in dem Feld GEBEN SIE EINE E-MAIL-ADRESSE EIN die entsprechende E-Mail-Adresse ein, die nicht zwingend eine E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens sein muss. Über die ANSICHTENLEISTE gelangen Sie per Mauklick auf das Symbol HYPERLINKS in die Hyperlinkansicht, die Ihnen auf einen Blick alle vergebenen Hyperlinks aufgezeigt



1036



Office XP Kompendium



 Die Bearbeitung der Site



Kapitel 54 Abbildung 54.25: Die Ansicht der Hyperlinks Ihres Webs im Überblick



Wollen Sie Ihrer Site eine Site hinzufügen, so erledigen Sie diesen Vorgang auch in der Navigationsansicht. Klicken Sie hier an die entsprechende Stelle im Strukturbaum und wählen Sie die Site, an die Sie die neue Site anhängen wollen. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie die Option NEUE SEITE. Mit der Option KOPIEREN/EINFÜGEN erhalten Sie die gleiche Seite noch einmal, was dann sinnvoll ist, wenn Sie der kopierten Seite bestimmte Layouteigenschaften zugewiesen haben und diese Eigenschaften auch auf der neuen Site wünschen.



Neue Site hinzufügen



Abbildung 54.26: Kontextmenü der rechten Maustaste in der Navigationsansicht, hier: Neue Seite einfügen



Wollen Sie die Position einer Site innerhalb des Strukturbaums ändern, so klicken Sie die Site an und verschieben Sie die Site mit gehaltener Maustaste an die gewünschte Position.



Office XP Kompendium



Site verschieben



1037



 Kapitel 54



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite



54.4



Weitere Elemente hinzufügen



Die Bearbeitung der vorgegebenen Elemente, wie zum Beispiel Text, gestaltet sich recht einfach. Wie sieht es aber bei der Einbindung weiterer Elemente aus, die in Ihrem automatisch generierten Web noch nicht enthalten sind? In den folgenden Abschnitten erfahren Sie Grundlegendes über die Implementierung von weiteren Elementen innerhalb Ihres Webs, wie zum Beispiel Animationen, Sounds, Hintergrundfarben, Steuerelemente und so weiter.



54.4.1 Verwendung von Grafiken



Grafiken hinzufügen und bearbeiten



Die Einbindung von Grafiken in einer Site Ihres Webs ist sehr vielseitig. Sie können sowohl Informationen als auch Designelemente, Bilder und Ihr Firmenlogo auf Ihren Sites einbinden. Grafiken dienen jedoch nicht nur als dekorative Elemente, sondern können zum Beispiel auch als Navigationselement zu einem Hyperlink führen. FrontPage 2002 stellt Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten für den Mehrfachnutzen Ihrer eingebetteten Grafiken zur Verfügung. So können Sie die Grafiken in Ihrem FrontPage-Web mit folgenden Funktionen versehen: Grafik als Hintergrundbild Bannergrafiken Firmenlogos Grafiken als Aufzählungszeichen Grafiken in die Navigationsschaltfläche einbinden Grafiken als horizontale Linien



Grafik-Formate



Die Grafik-Formate, die Sie in Ihrem FrontPage-Web verwenden können, entsprechen dem GIF- und dem JPEG-Format, unter der Berücksichtigung der Eigenschaften dieser Formate, die schon in Kapitel 1 dieses Abschnittes besprochen wurden. FrontPage erlaubt auch die Verwendung animierter GIFs und Videos für Ihr Web. Bei der Einbindung von Grafiken in Ihr Web sollten Sie bedenken, dass die Datei schnell in Bezug auf die Datenmenge anwächst. Aber die Größe der Datenmenge verlangsamt nicht nur den Aufbau Ihrer Site. Fast alle Anbieter von Internetdiensten (Internetdienst Service Provider, ISP) haben auch eine Größenbeschränkung für die Einstellung von Internetseiten vorgesehen.



1038



Office XP Kompendium



 Weitere Elemente hinzufügen In FrontPage selber können Sie allerdings nur die optische Größe einer Grafik direkt auf der Site verändern. Die Datenmenge bleibt immer dieselbe. Die Datenmenge können Sie nur über die Auflösung oder das Datenformat in Ihrem Bildbearbeitungsprogramm ändern. Bei der Veränderung der Seitengröße einer Grafik werden in FrontPage automatisch die HTML-Tags verändert, die festlegen, wie eine Grafik im Browser-Fenster auszusehen hat.



Kapitel 54 Optische Größe einer Grafik



Ein Tag ist eine in HTML verwendete Textzeichenfolge, die die Eigenschaften eines Elements einer Site kennzeichnet. Viele Elemente verfügen sowohl über ein Start- und ein Endtag, die im Browser den Beginn und das Ende der Formatierung eines Elements definieren. ICON: Info



In FrontPage können Sie festlegen, dass die Grafiken Ihrer Site beim Downloaden der aufgerufenen Site in einer Art Voransicht mit geringerer Auflösung als die Originalgrafik geladen werden. Das verringert zwar in keinem Fall die Downloadzeit der Site, aber der Besucher Ihrer Seite kann etwas sehen, während das Originalbild geladen wird.



Automatische Miniaturansicht



In der Funktion AUTOMATISCHE MINIATURANSICHT können Sie eine Miniaturansicht der Grafik auch mit einem Hyperlink zur Ansicht der Originalgrafik versehen. Anstelle der Miniaturansicht können Sie während der Downloadzeit der Grafik auch einen Text einblenden. Dieser Text erscheint in einem kleinen Kontextmenü, wenn der Besucher Ihrer Site mit der Maus durch das Browser-Fenster scrollt, und bleibt auch bestehen, wenn die Grafik vollständig geladen ist. Dieses Feld eignet sich somit zum Beispiel hervorragend für die Eingabe eines Informationstextes zu einem Produkt, der immer dann angezeigt wird, wenn der Mauszeiger Ihres Besuchers direkt über der Grafik steht.



Alternativer Text



In FrontPage können Sie Grafiken aus unterschiedlichen Quellen in Ihr Web einfügen:



Grafikquellen



Grafiken aus Dateien Grafiken aus dem Internet Grafiken aus dem Clip Organizer Grafiken direkt vom Scanner oder einer Digitalkamera



Office XP Kompendium



1039



 Kapitel 54



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite



Um eine Grafik aus einer Datei einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.



Positionieren Sie den Cursor innerhalb der Seitenansicht an die Stelle der Site, an der die Grafik erscheinen soll.



2.



Wählen Sie aus der Menüoption EINFÜGEN/GRAFIK und wählen Sie den Menüpunkt AUS DATEI.



3.



Suchen Sie mithilfe der Dialogbox BILD den Ordner, der die Datei enthält, markieren Sie die entsprechende Datei und bestätigen Sie mit EINFÜGEN.



Abbildung 54.27: Mithilfe dieser Dialogbox fügen Sie eine beliebige Grafik auf Ihrer Site ein.



Im Drop-Down-Menü DATEITYP bestimmen Sie das Datenformat, das eingefügt werden soll.



ICON: Note



Ein entscheidender Vorteil in FrontPage ist, dass die Anwendung Sie bei der Sicherung Ihres Webs auffordert, die Grafik in Ihrem Web zu speichern. So können Sie sichergehen, dass auch tatsächlich jedes Bild später bei der Veröffentlichung Ihres Webs zur Verfügung steht und nicht in einem heillosen Chaos von Verknüpfungen verloren geht. In FrontPage 2002 können Sie einer Grafik in Ihrem Web bestimmte Effekte hinzufügen: Zuschneiden: Durch das Zuschneiden einer Grafik können Sie bestimmte Bereiche einer Grafik entfernen sowie deren Proportionen ändern. Texteffekt: Sie können einer Grafik auch Text hinzufügen. Diese Option ändert nichts an der Größe der Bilddatei und eignet sich besonders für einzelne Navigationsknöpfe, deren Text aussagt, welcher Link sich hinter diesem Knopf verbirgt.



1040



Office XP Kompendium



 Weitere Elemente hinzufügen



Kapitel 54



Helligkeit und Kontrast: Ändern Sie in FrontPage die Helligkeit und den Kontrast eines Bildes, können Sie unter Umständen mehr Schärfe erzielen. Graustufenkonvertierung: Ein weiteres Tool für Grafik-Effekte bietet die Konvertierung eines farbigen Bildes in ein Graustufenbild. Verwaschen: Wählen Sie die Option VERWASCHEN, um die Farbintensität einer Grafik zu verringern. Diese Option eignet sich besonders für Grafiken, die Sie im Hintergrund einer Site als so genanntes Wasserzeichen verwenden wollen. Rahmen: Verhelfen Sie Ihrer Grafik mit dem Rahmeneffekt zum Beispiel zu einem dreidimensionalen Aussehen. Dieser Effekt eignet sich besonders für Grafiken, die Sie als Schaltfläche verwenden möchten. Aber auch die normale Rahmenfunktion, wie Sie sie zum Beispiel in Excel für Zellen verwenden, ist möglich. Hier können Sie wählen, an welcher Seite der Grafik Sie den Rahmen setzen wollen oder ob die ganze Grafik eingerahmt werden soll. Des Weiteren können Sie auch die Rahmenfarbe festlegen. Transparenz: Mithilfe des Transparenzeffekts wählen Sie eine Farbe Ihrer Grafik, die transparent erscheinen soll. Dieser Effekt eignet sich besonders gut für Cliparts, deren Farbübergänge deutlich voneinander getrennt erscheinen. Drehen und Kippen: Über die Funktion DREHEN UND KIPPEN können Sie eine Grafik um 90 Grad sowohl im als auch gegen den Uhrzeigersinn drehen. Weiterhin können Sie mithilfe dieses Effekts vertikal und horizontal spiegeln. Abbildung 54.28: Die Symbolleiste Grafiken ermöglicht die Verwendung verschiedenster Effekte für Ihre Grafiken im Web.



54.4.2



Videoclip einfügen



Wenn Sie einen Videoclip in Ihr Web einfügen wollen, so müssen Sie beachten, dass FrontPage nur Video-Formate akzeptiert, die mit dem WindowsMedia-Player abgespielt werden können. Bitte bedenken Sie vor dem Einfügen eines Videos, dass nicht jeder Besucher Ihrer Site dieses Video anschauen kann.



Office XP Kompendium



1041



 Kapitel 54



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite Nachdem Sie den Videoclip eingefügt haben, können Sie die Eigenschaften des Videos wie folgt generieren: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den eingefügten Videoclip und wählen Sie aus dem Kontextmenü BILDEIGENSCHAFTEN die Registerkarte VIDEO.



Abbildung 54.29: Legen Sie in der Dialogbox Bildeigenschaften die Eigenschaften für die Wiedergabe Ihres Videos fest.



Video-Wiedergabe



In der Registerkarte VIDEO können Sie die Eigenschaften für die Wiedergabe Ihres Videos folgendermaßen einstellen: –



Soll das Video bei jedem erneuten Aufruf der Site abgespielt werden, so aktivieren Sie das Kontrollkästchen BEIM ÖFFNEN DER DATEI.



–



Soll das Video bei Mauskontakt abgespielt werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen BEI MAUSKONTAKT.



Geben Sie im Feld DURCHLÄUFE an, wie oft der Videoclip abgespielt werden soll. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen KONTINUIERLICH, so wird das Video in einer Schleife abgespielt. Wünschen Sie zwischen den einzelnen Abläufen des Videos eine Pause, so bestimmen Sie die Pausenlänge im Feld DURCHLAUFVERZÖGERUNG IN MILLISEKUNDEN.



54.4.3 Fotosammlungen



1042



Weitere Möglichkeiten



Erstellen Sie in FrontPage eine Fotosammlung für Ihren Internetauftritt, zum Beispiel auch für eine Gruppe von Produkten, die Sie Ihren Site-Besuchern visualisieren wollen.



Office XP Kompendium



 Weitere Elemente hinzufügen



Kapitel 54



Für diesen Zweck stellt FrontPage Ihnen vier verschiedene Layouts zur Verfügung, die Ihnen ermöglichen, Ihre Bilder in einem bestimmten Layout zu platzieren. Wenn Sie ein ganzes Album veröffentlichen wollen, können Sie auch für jede Seite ein anderes Layout verwenden. Ein Album erstellen Sie, indem Sie erst alle Einzelseiten erstellen und diese dann über Hyperlinks miteinander verbinden. Ein Hotspot ist ein unsichtbarer Bereich einer Grafik, dem Sie einen Hyperlink zugewiesen haben. Ein Texthotspot ist eine Textzeichenfolge, die Sie auf einer Grafik platzieren und der Sie ebenfalls einen Hyperlink zuordnen. Eine Grafik, die mehrere Hotspots enthält, bezeichnet man als Imagemap. Eine Imagemap verwenden Sie beispielsweise, wenn Sie innerhalb einer Grafik mehrere Bereiche haben, die Ihrem Besucher auf Mausklick vergrößert dargestellt werden. Im Browser-Fenster öffnet sich zum Vergrößern des Bildbereiches in der Regel ein neues Fenster, das so genannte Popup-Fenster, in dem der Besucher dann den entsprechenden Bereich vergrößert dargestellt erhält.



Hotspots und Imagemaps



Um einer Grafik einen Hotspot hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 1. 2.



Markieren Sie eine Grafik. Klicken Sie in der Symbolleiste GRAFIKEN auf die Schaltfläche HOTdie der gewünschten Hotspot-Form entspricht.



SPOT,



3.



Legen Sie je nach gewünschter Größe mit gedrückter Maustaste Ihren Hotspot über die Grafik. Wenn Sie die Maustaste loslassen, öffnet sich automatisch die Dialogbox HYPERLINK EINFÜGEN, in der Sie das Ziel des Hyperlinks eintragen.



Um einen Texthotspot einzurichten, führen Sie folgende Punkte aus: 1.



Markieren Sie eine Grafik und klicken Sie innerhalb der Symbolleiste GRAFIKEN auf das Symbol TEXT.



2.



Geben Sie in dem Textfeld, das nun über der Grafik angezeigt wird, den gewünschten Text ein.



3.



Klicken Sie doppelt auf den Rand des Textfeldes und die Dialogbox HYPERLINK EINFÜGEN öffnet sich, in der Sie das Ziel Ihres gewünschten Hyperlinks eingeben.



Sie können die Größe des Textfeldes ändern, indem Sie auf die Ziehpunkte klicken und das Textfeld auf die gewünschte Größe ziehen, und das Textfeld verschieben, indem Sie auf dessen Rand klicken und das Textfeld an die gewünschte Position ziehen. ICON: Tipp



Office XP Kompendium



1043



 Kapitel 54



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite In FrontPage stehen Ihnen noch vielfältige Möglichkeiten zur Formatierung von Grafiken, Objekten und Texten zur Verfügung, die wir hier aber nicht weiter erläutern werden, da diese sich in allen in diesem Kompendium abgehandelten Anwendungen wiederholen. Im Laufe der Erstellung Ihrer Internetseiten werden Sie erfahrungsgemäß viele Formatierungseigenschaften erst nach vielfältigem Probieren endgültig festlegen.



54.5



Site veröffentlichen



Zur Veröffentlichung Ihrer Site im Internet rufen wir nochmals kurz ins Gedächtnis, dass alle Sites Ihres Webs durch Links miteinander verknüpft sind. Diese Hyperlinks ermöglichen es Ihnen normalerweise, durch Klicken mit der Maus von einer Site zu einer anderen Site zu springen. Es ist zwar möglich, dass eine Website nur aus einer einzelnen HTML-Site besteht, normalerweise setzt sich eine Website jedoch aus zahlreichen Sites zusammen, die Bilder, Hyperlinks und anspruchsvolle Technologien, wie Formulare und Datenbanken, umfassen. Eine Website zu veröffentlichen, heißt im Allgemeinen, dass alle Dateien, aus denen sich eine Website zusammensetzt, an ein bestimmtes Ziel übertragen werden. In FrontPage veröffentlichen Sie eine Site normalerweise, um Folgendes zu erreichen: Bereitstellung der Site oder aktualisierter Site-Inhalte für die Öffentlichkeit Bereitstellung der Site



Normalerweise erstellen oder aktualisieren Sie Sites für die Website an einem Speicherort (auch Stagingbereich genannt), an dem andere Personen nicht auf Ihre Daten zugreifen können. Wenn die Seiten in einem Zustand sind, dass Sie die Website für andere Benutzer im WWW oder im Intranet zur Verfügung stellen möchten, können Sie die Veröffentlichungsfunktion von FrontPage verwenden, um die Dateien auf den Webserver zu kopieren. Erstellung einer Sicherung der Site



Sicherungskopie



1044



Mitunter kann es wünschenswert sein, eine (Sicherungs-)Kopie der Website zu erstellen und diese auf Ihrer Festplatte oder einem Datenträger zu speichern. Mithilfe der Veröffentlichungsfunktion von FrontPage können Sie ohne großen Aufwand eine Sicherungskopie erstellen.



Office XP Kompendium



 Site veröffentlichen



Kapitel 54



Wenn Sie den FrontPage-Befehl WEB VERÖFFENTLICHEN verwenden, können Sie angeben, ob Sie alle Dateien in der Website oder nur ausgewählte Dateien, die geändert wurden, veröffentlichen möchten. Sie können die Dateien, die Sie veröffentlichen möchten, auch einzeln auswählen. Mithilfe des Befehls WEB VERÖFFENTLICHEN können Sie eine Website oder ein Unterweb an ein Dateisystem / einen Speicherort oder auf einen Server kopieren. Wenn Sie eine Website kopieren, indem Sie diese veröffentlichen, behält FrontPage sämtliche Hyperlinks sowie die Design-Informationen, gemeinsame Frame-Bereiche und so weiter der ursprünglichen Website bei. Wenn Sie die Website direkt auf dem Webserver einstellen, können Sie die Sites direkt auf dem Server bearbeiten und speichern, ohne den Befehl WEB VERÖFFENTLICHEN zu verwenden. Dies ist jedoch nicht das Gleiche wie das Veröffentlichen der Website.



Site direkt



Wenn die Website eine Dokumentenbibliothek, eine interaktive Liste oder eine Umfrage von SharePoint Team Servers enthält, so müssen Sie die Website direkt auf einem Server erstellen, auf dem SharePoint Team Services ausgeführt wird.



SharePoint Team Sites



veröffentlichen



Vorbereitung der Veröffentlichung Bevor Sie Ihre Website veröffentlichen, sollten Sie sicherstellen, dass die Entwurfsphase abgeschlossen ist: Überprüfen Sie, ob die Website fehlerhafte Hyperlinks enthält. Stellen Sie sicher, dass die Sites wie gewünscht aussehen. Zeigen Sie eine Vorschau der Website in einem oder unterschiedlichen Browsern an und navigieren Sie durch die Site. Überprüfen Sie den Status der Dateien in der Berichtsansicht. Wenn Sie die Website im WWW veröffentlichen möchten, benötigen Sie einen Internetdienstanbieter ISP (zum Beispiel T-Online, AOL, PureTec etc.), vorzugsweise einen ISP, der über einen eigenen Webserver verfügt, auf dem die Microsoft FrontPage Servererweiterung 2002 oder SharePoint Team Services installiert ist. Zur Veröffentlichung der Website benötigen Sie weiterhin die ISP-Webserver-Adresse sowie, falls erforderlich, einen Benutzernamen und ein Kennwort. Mit FrontPage stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verwaltung des Veröffentlichungsvorgangs zur Verfügung.



Office XP Kompendium



1045



 Kapitel 54



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite



Abbildung 54.30: Die Berichtsansicht eines Web



Alle veröffentlichen



Standardmäßig sind alle Dateien für die Veröffentlichung vorgesehen. Sie können diese Einstellung jedoch ändern. In der Dialogbox WEB VERÖFFENTLICHEN können Sie die Dateien auswählen, die Sie veröffentlichen möchten. Wenn eine Site beispielsweise unvollständig oder kein direkter Bestandteil der Site ist, können Sie diese Teile mit der Kennzeichnung NICHT VERÖFFENTLICHEN versehen.



Abbildung 54.31: Die Dialogbox Web veröffentlichen



Wenn die Datei für die Veröffentlichung vorgesehen ist, ist diese Datei mit einem grünen Haken gekennzeichnet. 1046



Office XP Kompendium



 Site veröffentlichen



Kapitel 54



Bestimmte Dateien sollten nach der ersten Veröffentlichung einer Website nicht erneut veröffentlicht werden. Angenommen, Sie erstellen eine Website mit einem Gästebuch und veröffentlichen diese Site. Wenn Sie diese Site später aktualisieren und alle Dateien neu veröffentlichen, wird das GästeICON:durch Note ein leeres Gästebuch ersetzt, so dass sämtliche Informationen buch verloren gehen. Gleiches gilt zum Beispiel für Seiten mit einem Zugriffszähler oder für Diskussions-WebSites. Sie haben auch die Möglichkeit, nur diejenigen Dateien zu veröffentlichen, die sich geändert haben. FrontPage vergleicht die Dateien in der ArbeitsWebsite auf dem lokalen Computer mit den veröffentlichten auf dem Webserver. Falls FrontPage auf dem lokalen Computer eine neuere Version einer Datei entdeckt, wird diese Datei, falls nichts anderes angegeben wurde, auf dem Webserver neu veröffentlicht. Wenn Ihr ISP über eine Installation der FrontPage Server Erweiterung oder von SharePoint Team Services verfügt, können Sie Ihre Site mittels HTTP auf dem Server veröffentlichen. Anderenfalls können Sie FrontPage verwenden, um Ihre Site auf einem FTP-Server zu veröffentlichen.



Site veröffentlichen



Wenn Sie die Site in einem Ordner auf dem lokalen Computer veröffentlichen, verfügt diese nur dann über die vollständige FrontPage-Funktionalität, wenn es sich bei dem Computer um einen Server handelt, auf dem die Servererweiterung oder SharePoint Team Services installiert ist. ICON: Note



Um Ihre Website auf einem http-Webserver zu veröffentlichen, führen Sie diese Schritte aus: 1. 2.



Klicken Sie im Menü DATEI auf WEB VERÖFFENTLICHEN. Führen Sie in der Dialogbox ADRESSE FÜR VERÖFFENTLICHUNG WÄHeine der folgenden Aktionen aus:



LEN



–



Geben Sie die Adresse eines Webservers ein.



–



Klicken Sie auf den Pfeil, um eine Adresse auszuwählen, unter der Sie bereits eine andere Site veröffentlicht haben.



–



Klicken Sie auf DURCHSUCHEN, um den Ordner für die Veröffentlichung zu suchen.



Wenn Sie zuvor eine Adresse für die Veröffentlichung dieser Site ausgewählt haben, wird die Dialogbox ADRESSE FÜR VERÖFFENTLICHUNG WÄHLEN nicht angezeigt. ICON: Note



Office XP Kompendium



1047



 Kapitel 54



Ihr Webserver



Mit FrontPage zur eigenen Internetseite 3.



Klicken Sie auf OK.



4.



Geben Sie die Site an, die Sie veröffentlichen möchten.



5.



Klicken Sie in der Dialogbox WEB VERÖFFENTLICHEN in der unteren linken Ecke auf OPTIONEN.



6.



Klicken Sie auf die Registerkarte VERÖFFENTLICHEN und führen Sie dann eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus: –



Legen Sie fest, welche Einzel-Seiten oder ob alle Seiten veröffentlich werden sollen.



–



Klicken Sie unter ÄNDERUNGEN an, anhand welcher Kriterien FrontPage prüfen soll, ob sich eine Seite geändert hat.



–



Wenn Sie eine Protokolldatei erstellen möchten, in der Änderungen aufgezeigt werden, die während der Veröffentlichung erfolgen, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.



7.



Klicken Sie auf OK.



8.



Um Unterwebs zu veröffentlichen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen UNTERWEBS EINSCHLIESSEN.



9.



Klicken Sie auf VERÖFFENTLICHEN.



FrontPage veröffentlicht die Website auf dem von Ihnen angegebenen Webserver. Wenn Sie überprüfen möchten, ob die Website erfolgreich veröffentlicht wurde, klicken Sie auf den Hyperlink, der angezeigt wird, nachdem das Web veröffentlicht wurde. Die gerade von Ihnen veröffentlichte Site wird daraufhin im Webbrowser angezeigt. Wenn Sie die Veröffentlichung während der Übertragung abbrechen, verbleiben die bereits veröffentlichten Dateien auf dem Zielserver. Wenn Sie Ihr Projekt über einen FTP-Server online stellen wollen, führen Sie die folgenden Schritte aus: 1. 2.



Klicken Sie im Menü DATEI auf WEB VERÖFFENTLICHEN. Führen Sie in der Dialogbox ADRESSE FÜR VERÖFFENTLICHUNG WÄHeine der folgenden Aktionen aus:



LEN



1048



–



Geben Sie die Adresse eines FTP-Servers ein.



–



Klicken Sie auf den Pfeil, um eine Adresse auszuwählen, unter der Sie bereits eine andere Site veröffentlicht haben.



–



Klicken Sie auf DURCHSUCHEN, um den Ordner für die Veröffentlichung zu suchen.



Office XP Kompendium



 Site veröffentlichen



Kapitel 54



Wenn Sie zuvor eine Adresse für die Veröffentlichung dieser Site ausgewählt haben, wird die Dialogbox ADRESSE FÜR VERÖFFENTLICHUNG WÄHLEN nicht angezeigt. ICON: Note



3.



Klicken Sie auf OK.



4.



Geben Sie die Site an, die Sie veröffentlichen möchten.



5.



Klicken Sie in der Dialogbox WEB VERÖFFENTLICHEN in der unteren linken Ecke auf OPTIONEN.



6.



Klicken Sie auf die Registerkarte VERÖFFENTLICHEN und führen Sie dann eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus: –



Entscheiden Sie welche Einzelseiten oder ob alle Seiten veröffentlich werden sollen.



–



Klicken Sie unter ÄNDERUNGEN an, anhand welcher Kriterien FrontPage prüfen soll, ob sich eine Seite geändert hat.



–



Wenn Sie eine Protokolldatei erstellen möchten, in der Änderungen aufgezeigt werden, die während der Veröffentlichung erfolgen, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.



7.



Klicken Sie auf OK.



8.



Um Unterwebs zu veröffentlichen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen UNTERWEBS EINSCHLIESSEN.



9.



Klicken Sie auf VERÖFFENTLICHEN.



FrontPage veröffentlicht die Website auf dem von Ihnen angegebenen FTPServer. Wenn Sie überprüfen möchten, ob die Website erfolgreich veröffentlicht wurde, klicken Sie auf den Hyperlink, der angezeigt wird, nachdem das Web veröffentlicht wurde. Die gerade von Ihnen veröffentlichte Site wird daraufhin im Webbrowser angezeigt.



Ihr FTP-Server



Wenn Sie die Veröffentlichung während der Übertragung abbrechen, verbleiben die bereits veröffentlichten Dateien auf dem Zielserver.



Office XP Kompendium



1049



 Teil 11 VBA



Kapitel 55: VBA in Office XP



1053



Kapitel 56: Grundlagen von VBA



1061



Kapitel 57: Funktionen, Prozeduren, Klassen



1097



 Teil 11



VBA Die Formatvorlage in Office, was ist das eigentlich? Warum steht dort immer eine bestimmte Schriftart zur Verfügung, eine bestimmte Schriftgröße und warum hat ausgerechnet diese Formatvorlage diese Größe? Das Geheimnis, das hinter diesen vielfältigen Formatvorlagen steckt, ist die VBA-Programmierung mit Visual Basic. Aber nicht nur für den Bereich der Formatvorlagen ist VBA wichtig. Mithilfe von Visual Basic für Applikationen sind Sie in der Lage, komplette Anwendungen eigenhändig zu erstellen. Ein Beispiel hierfür ist eine Datenbank-Anwendung, die in Access erstellt werden kann. Ein Kreditinstitut benötigt eine Datenbank für seine Kunden, die ganz bestimmte Voraussetzungen erfüllt, wie zum Beispiel Stammdatenabfragen. Sie können eine solche Datenbank mit VBA so erstellen, dass diese Datenbank genau auf die Bedürfnisse des Kreditinstitutes abgestimmt ist, und so schreiben, dass alle erforderlichen Funktionen dieser Datenbank fast auf Tastendruck zu erzielen sind. Eine weitere Möglichkeit für die Verwendung von VBA in Office ist die Erstellung einer speziellen Formatvorlage für Word. Hier sind Sie in der Lage, direkt in Word mit VBA unter anderem eigene Symbolleisten zu erstellen, die dann in automatisierter Form dem Benutzer dieser Formatvorlage zur Verfügung stehen. Microsoft als Entwickler dieser Programmiersprache stellt Ihnen mit den Anwendungen in Office den in jeder Anwendung integrierten VBA-Editor zur Verfügung. In allen Microsoft-Anwendungen können Sie Makros aufzeichnen, um die Bearbeitung Ihrer Dokumente zu vereinfachen. Die Aufzeichnung eigener Makros ist dann nützlich, wenn Sie keine Erfahrungen mit VBA haben, aber auf automatische Vorgänge in der Anwendung trotzdem nicht verzichten möchten. Im folgenden Teil werden wir Ihnen einen kurzen Einblick über die Makrofunktionen in Office-Anwendungen aufzeigen. Des Weiteren erhalten Sie eine Einführung in die Grundlagen von VBA innerhalb der Einzelanwendungen.



1052



Office XP Kompendium



 55



VBA in Office XP



Microsoft Word verfügt über so genannte anwendungseigene AutoMakros. Hierbei handelt es sich um Makros mit einem festgelegten Namen, die zum Beispiel beim Starten oder Beenden von Word automatisch ausgeführt werden. Folgende AutoMakros werden in Word mitgeliefert: Makroname



Ausführung



AutoExec



beim Starten von Word



AutoNew



beim Erstellen eines neuen Dokuments



AutoOpen



beim Öffnen eines vorhandenen Dokuments



AutoClose



beim Schließen des Dokuments



AutoExit



beim Beenden von Word



Tabelle 55.1: Die AutoMakros, die grundsätzlich in Word enthalten sind



Wollen Sie die Ausführung eines AutoMakros unterbinden, so halten Sie während der Aktion die (Strg)-Taste gedrückt. In einem Makro werden mehrere Befehle in einem Schritt zusammengefasst. So können Sie mithilfe eines Makrobefehls eine bestimmte Aufgabe mit einem Mausklick ausführen. Makros eignen sich ausgesprochen für sich ständig wiederholende Routineaufgaben. Mit Word können Sie Makros automatisch aufzeichnen lassen und anschließend bearbeiten. Bei der Aufzeichnung werden die Schritte, die Sie durchführen, automatisch in die Programmiersprache von Microsoft Office, Visual Basic, übersetzt. So können Sie mit dieser automatischen Makroaufzeichnung auch arbeiten, wenn Sie keinerlei Erfahrung im Umgang mit Visual Basic haben. Neben der Makroaufzeichnung haben Sie mit Visual Basic allerdings auch die Möglichkeit, zahlreiche Befehle zu formulieren, die sich nicht automa-



Office XP Kompendium



1053



 Kapitel 55



VBA in Office XP tisch aufzeichnen lassen, die dann aber zur Überarbeitung und Erweiterung von Makros zur Verfügung stehen. Microsoft Word 2002 wandelt alle auf WordBasic basierten Makros in Visual-Basic-Makros um.



55.1 VBA und Makros in Word



Makros aufzeichnen und ausführen



Wenn Sie innerhalb der Word-Anwendung Makros aufzeichnen lassen, werden alle Befehle, Optionen und Tastendrucke automatisch in Visual Basic übersetzt. Alle Schritte werden zusammengefasst und unter einer von Ihnen festgelegten Bezeichnung für das Makro gespeichert. Der Name für ein Makro muss zwingend mit einem Buchstaben beginnen und darf zwar Zahlen, aber keine Sonderzeichen enthalten. In der Bezeichnung für ein Makro wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Da innerhalb der Makroaufzeichnung keine Mausaktionen berücksichtigt werden, müssen Sie für die einzelnen Funktionen während der Aufzeichnung die Tastatur für Ihre Befehlseingabe verwenden. Ein Makro wird grundsätzlich nicht einzeln, sondern immer innerhalb des Dokuments beziehungsweise innerhalb der Vorlage mitgespeichert. Es wird in die Datei eingebettet und steht Ihnen somit bei jedem erneuten Aufrufen des Dokuments zur Verfügung. Ein Makro kann jederzeit verändert werden, solange es nicht vom Autor gesperrt wurde. Zur Aufzeichnung eines Makros gehen Sie folgendermaßen vor: 1.



Wählen Sie aus der Menüleiste die Option EXTRAS/MAKRO und anschließend AUFZEICHNEN.



2.



Die Dialogbox MAKRO AUFZEICHNEN öffnet sich. Tragen Sie innerhalb des Feldes MAKRONAME die Bezeichnung für das Makro unter den oben aufgezeigten Aspekten ein.



3.



Im Feld MAKRO SPEICHERN legen Sie nun die Dokumentvorlage fest, in die das Makro eingebettet werden soll. In der Regel ist dies die aktuelle Dokumentvorlage, aber auch die Benennung eines anderen bereits vorhandenen Dokuments ist möglich.



Abbildung 55.1: Das Kontextmenü, mit dem Sie die Aufzeichnung des Makros einleiten



1054



Office XP Kompendium



 Makros aufzeichnen und ausführen



Kapitel 55 Abbildung 55.2: Die Dialogbox Makro aufzeichnen



4.



In dem Feld BESCHREIBUNG können Sie nun die Beschreibung und weitere Informationen für das aufzuzeichnende Makros eintragen.



5.



Beginnen Sie nun die Aufzeichnung des Makros, indem Sie auf OK klicken oder die Taste (¢) drücken.



6.



Im nächsten Schritt führen Sie alle Funktionen durch, die innerhalb des Makros aufgezeichnet werden sollen.



Bei der Aufzeichnung des Makros öffnet sich die Werkzeugleiste AUFZEICHNUNG (nebenstehend abgebildet). Beenden Sie Ihre Makroaufzeichnung durch einen Mausklick auf das linke Symbol in der Werkzeugleiste AUFZEICHNEN. Das rechte Symbol auf der Werkzeugleiste unterbricht die Aufzeichnung Ihres Makros. Solange dieses PAUSE-Symbol gedrückt wird, wird alles, was Sie in Word ausführen, nicht aufgezeichnet. Klicken Sie erneut auf dieses Symbol, wird die Aufzeichnung fortgesetzt.



Makro-Pause



Innerhalb der Dialogbox MAKRO AUFZEICHNEN finden Sie zwei weitere Funktionen, die festlegen, wie Sie das aufgezeichnete Makro ausführen. Wenn Sie auf das Symbol SYMBOLLEISTEN klicken (nebenstehend abgebildet), wird die Ausführung des Makros einer neuen Symbolleiste zugewiesen. Klicken Sie auf das Symbol TASTATUR (nebenstehend abgebildet), weisen Sie das Makro einer von Ihnen bestimmten Tastenkombination zu. Wenn Sie auf eins der Symbole klicken, rufen Sie die Dialogbox ANPASSEN auf, in der Sie weitere Optionen für das Auslösen des Makro-Ereignisses definieren. Also entweder eine Tastenkombination zuweisen oder ein neues Symbol in die Symbolleiste einfügen.



Office XP Kompendium



1055



 Kapitel 55



VBA in Office XP



Abbildung 55.3: Die Dialogbox Anpassen, die Ihrem Makro das entsprechende Symbol oder eine Tastenkombination zuweist



Nachdem Sie ein Makro aufgezeichnet haben, können Sie es jederzeit ausführen. Das heißt, Sie rufen das entsprechende Makro auf und alle im Makro enthaltenen Befehle werden nacheinander ausgeführt. Haben Sie dem Makro ein Symbol oder eine Tastenkombination zugewiesen, klicken Sie entweder auf das entsprechende Symbol oder betätigen Sie die Tastenkombination. Haben Sie das Makro ohne Tastenkombination oder Symbol aufgezeichnet, so wählen Sie die entsprechende Makrobezeichnung über die Menüoption EXTRAS/MAKRO und wählen hier die Option MAKROS. Makro-Box



Es öffnet sich die Dialogbox MAKROS, in der alle vorhandenen Makros aufgelistet werden. Das Listenfeld zeigt die Makronamen aller aktuell geöffneten Dokumente.



Abbildung 55.4: Die Dialogbox Makros



1056



Office XP Kompendium



 Makros bearbeiten



Kapitel 55



Wählen Sie aus dem Listenfeld MAKRONAME die entsprechende Bezeichnung Ihres Makros und klicken Sie auf AUSFÜHREN. Das Makro wird nun Schritt für Schritt automatisch ausgeführt.



55.2



Makros bearbeiten



Wie bereits erwähnt, können Sie ein Makro, das einmal erstellt wurde, jederzeit verändern, hierzu sind allerdings zwei Ausnahmen zu beachten:



Bearbeitungsausnahmen



Ein Makro, das durch den Makro-Autor gesperrt wurde, kann nur durch den Autor verändert beziehungsweise bearbeitet werden. Im Listenfeld aller Makronamen werden auch die Word-eigenen Makros, die die entsprechende Dokumentvorlage betreffen, aufgeführt. Auch diese Makros können Sie nicht verändern oder löschen. Haben Sie ein Makro aufgezeichnet, ist manchmal eine Überarbeitung erforderlich. Diese Bearbeitung findet im Visual Basic Editor im Code-Fenster statt. Die automatische Syntax-Überprüfung zeigt Programmierfehler sofort an, sobald Sie eine neue Zeile beginnen.



Überarbeiten von Makros



Es empfiehlt sich, die Funktionsweise überarbeiteter und erweiterter Makros mithilfe der Funktion SCHRITTWEISE PRÜFEN zu testen.



Bei der Überarbeitung eines Makros gehen Sie wie folgt vor: 1.



Wählen Sie in der Menüleiste die Option EXTRAS. Wählen Sie darin das Untermenü MAKRO und daraus den Punkt MAKROS aus.



2.



Die Dialogbox MAKROS öffnet sich. Markieren Sie nun in der dargestellten Dialogbox MAKROS aus dem Listenfeld das Makro, das Sie bearbeiten wollen.



3.



Wählen Sie durch einen Mausklick die Option BEARBEITEN aus, um den Visual Basic Editor zu starten. In dem sich automatisch öffnenden Code-Fenster sehen Sie das ausgewählte Makro zur Bearbeitung.



Die Benutzeroberfläche des Visual-Basic-Editors ist in verschiedene Bereiche eingeteilt und bietet in der Bearbeitung die Menüleiste ähnlich wie in Word. Auch die Standardwerkzeugleiste bietet zahlreiche Funktionen zum Bearbeiten Ihres Visual-Basic-Scripts. Die Menüoption EINFÜGEN enthält Funktionen zum Einfügen von Sub-, Function- oder Property-Prozeduren. Diese Funktionen können Sie in der gesamten Anwendung – Public-Bereich – deklarieren oder nur für das aktuelle Modul – Private-Bereich. Entsprechend der Deklarationen haben diese einzelnen Aufgaben ihre Gültigkeit. Office XP Kompendium



1057



 Kapitel 55



VBA in Office XP



Abbildung 55.5: Der Visual Basic Editor in Word 2002 mit einem erstellten Makro



Deklaration Public und Private



Sie können in diesem Menü benutzerdefinierte Dialogfelder mithilfe von Steuerelementen in Userforms erstellen. Des Weiteren können Sie auch Module und sogar Klassenmodule erstellen, die die Definition einer Klasse, zum Beispiel eine Ereignisklasse, enthalten. Selbst das Erstellen von Dateien ist hierbei möglich.



Debuggen



In dem Menü DEBUGGEN finden Sie mehrere Befehle, die Sie zur Fehlersuche in Ihrem Visual-Basic-Code verwenden können. Sie können zum Beispiel Ihr gesamtes aktuelles Projekt kompilieren und im Einzelschrittmodus zum Testen abarbeiten. Ebenso können Sie hier auch einzelne Haltepunkte und viele andere nützliche Funktionen in Ihren Visual-Basic-Code einfügen.



1058



Office XP Kompendium



 Makros bearbeiten



Kapitel 55



In dem in drei Bereiche geteilten Visual-Basic-Fenster finden Sie auch einen Projekt-Explorer. In diesem sind alle in den aktuell geöffneten Word-Dokumenten und -Vorlagen enthaltenen Projekte strukturiert und zwar mit allen zugehörigen Projektkomponenten, wie zum Beispiel Module, Userforms, Klassenmodule und so weiter. Sie sind strukturiert nach den einzelnen Dokumenten beziehungsweise nach den Vorlagen gruppiert.



Der Projekt-



Unter der Gruppe Module werden automatisch alle in Microsoft Word aufgezeichneten Makros abgelegt. Unter der Gruppe Word-Objekte findet sich immer ein Eintrag THISDOCUMENT. In diesem können Sie die Makros ablegen, die beim Öffnen oder Beenden von Word oder beim Öffnen und Schließen des einzelnen Dokuments ausgeführt werden sollen.



ThisDocument



Im Bereich EIGENSCHAFTEN können Sie die Objekteigenschaften des jeweiligen im Projektbereich markierten Objektes definieren. Bei Modulen kann hier jedoch lediglich der Modulname geändert werden.



Bereich Eigen-



Im Code-Editor wird der von Ihnen eingegebene Visual-Basic-Code zur besseren Übersicht farblich dargestellt. Sie sollten bei der Eingabe Ihres Codes, auch zur besseren Übersicht, manche Zeilen einrücken. Syntaktisch haben diese Einrückungen keinen Einfluss auf den Programmablauf.



Code-Editor



Explorer



schaften



In der Symbolleiste finden Sie ein Symbol, mit dem Sie den Visual-Basic-Editor schließen und zu Ihrem vorher bearbeiteten Word-Dokument zurückkehren können. Selbstverständlich können Sie im Visual-Basic-Editor auch Ihre eigenen Visual-Basic-Anwendungen erstellen. Wenn Sie Dokumente erhalten, in denen Makros eingebettet sind, werden Sie beim Öffnen unter Umständen aufgefordert, die Makros zu aktivieren. Diese Aufforderung erhalten Sie entsprechend den von Ihnen vorgenommenen Makroschutzeinstellungen.



Makroschutz-



In der Dialogbox SICHERHEIT haben Sie die Möglichkeit, Ihre Makroschutzeinstellungen einzustellen. In der Regel ist es am sinnvollsten, die mittlere Sicherheitsstufe zu wählen, da Sie in dieser Stufe keine Makros sofort akzeptieren, sondern selber entscheiden können, ob die Datenquelle vertrauenswürdig ist oder nicht. Wenn Sie das Dokument mit der Einstellung öffnen, in der die Makros deaktiviert sind, können Sie im Visual-Basic-Editor den Makro-Quelltext zwar sehen und editieren, jedoch nicht ausführen. Dies ist sinnvoll, weil Sie bei Dokumenten unbekannter Herkunft den Makro-Quelltext manuell entsprechend Ihres Wissens überprüfen können, bevor Sie die Makros eventuell aktivieren.



Sicherheitsstufen der Makroschutz-



Office XP Kompendium



einstellungen



einstellungen



1059



 Kapitel 55



VBA in Office XP



Abbildung 55.6: In der Dialogbox Sicherheit legen Sie Ihre Makroschutzeinstellung fest.



Die Sicherheitseinstellungen sind notwendig, da Makroviren großen Schaden auf Ihrem Rechner anrichten können.



1060



Office XP Kompendium



 56



Grundlagen von VBA



Im Folgenden erhalten Sie eine Einführung in die Grundlagen von VBA.



56.1



Die Prozedur



Eine Prozedur ist immer in fest definierte Bereiche aufgeteilt: [Private oder Public] [Static] Sub Name [(Argliste)] Anweisungen [ExitSub] Anweisungen [End Sub]



Diese Bezeichner erklären sich wie folgt: Teil



Bezeichner



Private



Diese Sub-Prozedur kann nur aufgerufen werden, wenn sie in demselben Modul deklariert wurde.



Public



Auf diese Prozedur kann von jeder Prozedur in allen Modulen zugegriffen werden; ist sie in einem Modul deklariert, dann kann sie nur in diesem Modul verwendet werden.



Static



Lokale Variablen, die mit diesem Attribut innerhalb einer SubRoutine erstellt wurden, bleiben zwischen den Aufrufen erhalten.



Name



Der Prozedurname muss eindeutig und mit maximal 255 Zeichen gewählt werden. Es dürfen keinerlei Sonderzeichen dabei verwendet werden.



Argliste



Variablenliste mit den Argumenten, die beim Aufruf der Prozedur an diese übergeben werden sollen, die verschiedenen Variablen werden mit Kommas getrennt.



Anweisungen



Eine beliebige Gruppe auszuführender Anweisungen im Rumpf der Sub-Prozedur.



Office XP Kompendium



Tabelle 56.1: Teile der Prozedur und ihre Erläuterungen



1061



 Kapitel 56



Grundlagen von VBA



Kommentar



Des Weiteren können Sie auch Kommentare zur besseren Lesbarkeit des Programmtextes vergeben. Vor einem solchen Kommentar muss immer ein Apostroph stehen.



Editorformen



Zur besseren Lesbarkeit beherrscht der Code-Editor verschiedene Farbvarianten für den Text. Die können Sie unter dem Menüpunkt EXTRAS/OPTIONEN/ EDITORFORMEN Ihren Wünschen anpassen. Sollte Ihre Anweisung länger sein als das sichtbare Bild Ihres Monitors, können Sie auch einen Zeilenumbruch organisieren. Einen automatischen Zeilenumbruch gibt es hier erst nach 1.024 Zeichen. Um einen solchen Zeilenumbruch zu organisieren, müssen Sie eine Leerstelle setzen und dann einen Unterstrich _. Innerhalb eines Textes ist dies jedoch nicht möglich. Sie können durch Doppelpunkt : getrennt auch mehrere Anweisungen in eine Zeile schreiben, dies ist jedoch nicht empfehlenswert.



56.2 Datentypen Tabelle 56.2: Die verschiedenen Datentypen, ihr Speicherplatzbedarf und der darstellbare Wertebereich



1062



Datentypen und Variablen



Die nachfolgende Tabelle enthält alle verfügbaren Variablentypen. Datentyp



Speicherbedarf



Wertebereich



Byte



1 Byte



0 bis 255



Boolean



2 Bytes



True oder False



Integer



2 Bytes



-32.768 bis 32.767



Long (lange Ganzzahl)



4 Bytes



-2.147.483.648 bis 2.147.483.647



Single 4 Bytes (Gleitkommazahl mit einfacher Genauigkeit)



-3,402823E38 bis -1,401298E-45 für negative Werte; 1,401298E-45 bis 3,402823E38 für positive Werte.



Double 8 Bytes (Gleitkommazahl mit doppelter Genauigkeit)



-1,79769313486231E308 bis -4,94065645841247E-324 für negative Werte; 4,94065645841247E-324 bis 1,79769313486232E308 für positive Werte.



Currency (skalierte Ganzzahl)



-922.337.203.685.477,5808 bis 922.337.203.685.477,5807



8 Bytes



Office XP Kompendium



 Datentypen und Variablen



Kapitel 56



Datentyp



Speicherbedarf



Wertebereich



Decimal



14 Bytes



+/-79.228.162.514.264.337.593.543.950.335 ohne Dezimalzeichen; +/-7,9228162514264337593543950335 mit 28 Nachkommastellen; die kleinste Zahl ungleich Null ist +/-0,0000000000000000000000000001.



Date



8 Bytes



1. Januar 100 bis 31. Dezember 9999.



Object



4 Bytes



Beliebiger Verweis auf ein Objekt vom Typ Object.



String (variable Länge)



10 Bytes plus Zeichenfolgenlänge



0 bis ca. 2 Milliarden.



String (feste Länge)



Zeichenfolgenlänge



1 bis ca. 65.400



Variant (mit Zahlen)



16 Bytes



Numerische Werte im Bereich des Datentyps Double.



Variant (mit Zeichen)



22 Bytes plus Zeichenfolgenlänge



Wie bei String mit variabler Länge.



Benutzerdefiniert (mit Type)



Zahl ist von Ele- Der Bereich für jedes Element entspricht dem menten abhängig Bereich des zugehörigen Datentyps



Tabelle 56.2: Die verschiedenen Datentypen, ihr Speicherplatzbedarf und der darstellbare Wertebereich (Forts.)



Sie sollten für Variablen immer entsprechende Typkennzeichen an den Beginn des Namens stellen. Es gibt hierfür keine einheitliche Regelung, sondern nur Empfehlungen. Weiterhin beherrscht Visual Basic auch den Umgang mit Konstanten. Bei der Deklaration von Variablen können Sie auch die Größe der Variablen festlegen. Dies sind dann jedoch Datenfelder.



Datenfelder



Es gibt auch Datenfelder, deren Größe Sie zur Laufzeit ändern können, diese sind dann dynamische Datenfelder.



Office XP Kompendium



1063



 Kapitel 56



Grundlagen von VBA



56.3



Eingabe und Ausgabe



Zur Ein- und Ausgabe stehen als einfachste Mittel die Inputbox und die Msgbox zur Verfügung. Eine Inputbox liefert dabei prinzipiell ein Ergebnis vom Typ String, bei der Msgbox ist es entscheidend, ob Sie eine Klammer in der Definition verwenden, ohne sie wird ein String als Ergebnis geliefert. Ist die Klammer vorhanden, liefert Msgbox einen Wert vom Typ Integer zurück. Bei der Deklaration von Variablen wie auch beim Eingeben der Programmanweisungen müssen Sie immer auf korrekte Schreibweise achten. Achten Sie ebenso auf eine einheitliche Definition der Variablentypbezeichner.



56.4



Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen



Sie können in Visual Basic auf ein sehr umfangreiches Archiv von Operatoren zugreifen. Operatoren in Visual Basic gliedern sich in unterschiedliche Bereiche. Nachfolgend erklären wir Ihnen die einzelnen Operatoren entsprechend ihrer Zugehörigkeit.



56.4.1 ^-Operator



Mathematische Operatoren



^-Operator Dient zum Potenzieren einer Zahl mit einem Exponenten. Syntax: Ergebnis = Zahl^Exponent



Die Befehls-Syntax des Operators ^ besteht aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Ergebnis



Erforderlich. Eine beliebige numerische Variable.



Zahl



Erforderlich. Ein beliebiger numerischer Ausdruck.



Exponent



Erforderlich. Ein beliebiger numerischer Ausdruck.



Das Argument Zahl darf nur negativ sein, wenn Exponent ein ganzzahliger Wert ist. Werden in einem einzigen Ausdruck mehrere Potenzierungen aus-



1064



Office XP Kompendium



 Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen



Kapitel 56



geführt, so wird der Operator ^ jeweils in der Reihenfolge seines Auftretens von links nach rechts ausgewertet. Ergebnis hat im Allgemeinen den Datentyp Double oder Variant mit dem Untertyp Double. Ist jedoch entweder Zahl oder Exponent ein Ausdruck mit dem Wert Null, so ist Ergebnis ebenfalls Null. * (Operator)



* (Operator)



Dient zur Multiplikation zweier Zahlen. Syntax: Ergebnis = Operand1 * Operand2



Die Syntax des Operators * besteht aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Ergebnis



Erforderlich. Eine beliebige numerische Variable.



Operand1



Erforderlich. Ein beliebiger numerischer Ausdruck.



Operand2



Erforderlich. Ein beliebiger numerischer Ausdruck.



Das Argument Ergebnis hat im Allgemeinen den Datentyp des Ausdrucks mit der größten Genauigkeit. Die Datentypen lassen sich wie folgt nach zunehmender Genauigkeit ordnen: Byte, Integer, Long, Single, Currency, Double und Decimal. Es gelten aber die folgenden Ausnahmen: Fall



Ergebnis



Die Multiplikation umfasst einen Wert vom Typ Single und einen Wert vom Typ Long.



Wird in einen Wert vom Typ Double umgewandelt.



Der Datentyp von Ergebnis ist ein Vari- Wird in einen Wert vom Typ Variant mit ant vom Untertyp Long, Single oder dem Untertyp Double umgewandelt. Date, dessen zulässiger Bereich überschritten wird. Der Datentyp von Ergebnis ist ein Vari- Wird in einen Variant vom Untertyp ant vom Untertyp Byte, dessen zulässi- Integer umgewandelt. ger Bereich überschritten wird. Der Datentyp von Ergebnis ist ein Vari- Wird in einen Variant vom Untertyp ant vom Untertyp Integer, dessen Long umgewandelt. zulässiger Bereich überschritten wird.



Office XP Kompendium



1065



 Kapitel 56



Grundlagen von VBA Wenn mindestens ein Ausdruck ein Null-Ausdruck ist, enthält Ergebnis ebenfalls Null. Wenn ein Ausdruck den Wert Empty hat, wird er als 0 interpretiert.



/ (Operator)



/ (Operator) Dient zur Division zweier Zahlen und gibt ein Fließkomma-Ergebnis zurück. Syntax: Ergebnis = Operand1 / Operand2



Die Syntax des Operators / besteht aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Ergebnis



Erforderlich. Eine beliebige numerische Variable.



Operand1



Erforderlich. Ein beliebiger numerischer Ausdruck.



Operand2



Erforderlich. Ein beliebiger numerischer Ausdruck.



Das Ergebnis hat im Allgemeinen den Datentyp Double oder ist ein Variant mit dem Untertyp Double. Es gelten aber die folgenden Ausnahmen: Fall



Ergebnis



Beide Ausdrücke sind Werte vom Typ Byte, Integer oder Single.



Ist ein Wert vom Typ Single, solange nicht dessen Bereichsgrenzen überschritten werden. In diesem Fall tritt ein Fehler auf.



Beide Ausdrücke sind Variant-Werte mit dem Untertyp Byte, Integer oder Single.



Ist ein Variant vom Untertyp Single, solange nicht dessen Bereichsgrenzen überschritten werden. In diesem Fall ist Ergebnis ein Wert vom Typ Variant mit dem Untertyp Double.



Die Division enthält einen Variant-Wert Ist ein Wert vom Typ Decimal. vom Typ Decimal und einen beliebigen anderen Datentyp.



Wenn mindestens ein Ausdruck ein Null-Ausdruck ist, enthält Ergebnis ebenfalls Null. Wenn ein Ausdruck den Wert Empty hat, wird er als 0 interpretiert.



1066



Office XP Kompendium



 Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen Mod (Operator)



Kapitel 56 Mod (Operator)



Gibt den Rest einer ganzzahligen Division zweier Zahlen zurück. Syntax: Ergebnis = Operand1 Mod Operand2



Die Syntax des Operators Mod besteht aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Ergebnis



Erforderlich. Eine beliebige numerische Variable.



Operand1



Erforderlich. Ein beliebiger numerischer Ausdruck.



Operand2



Erforderlich. Ein beliebiger numerischer Ausdruck.



Der Modulo-Operator (oder Rest-Operator) dividiert Operand1 durch Operand2, rundet dabei Fließkommawerte zu ganzen Zahlen und gibt nur den Rest als Ergebnis zurück. Das Ergebnis des folgenden Ausdrucks A () ist zum Beispiel 5. A = 19 Mod 6.7 Ergebnis hat im Allgemeinen den Datentyp Byte, Integer oder Long bzw. den Typ Variant mit dem Untertyp Byte, Integer oder Long, auch wenn Ergebnis keine ganze Zahl ist. Alle Nachkommastellen werden abgeschnitten. Wenn jedoch mindestens ein Ausdruck ein Null-Ausdruck ist, enthält Ergebnis ebenfalls Null. Wenn ein Ausdruck den Wert Empty hat, wird er als 0 interpretiert. + (Operator)



+ (Operator)



Dient zur Addition zweier Zahlen. Syntax: Ergebnis = Ausdruck1 + Ausdruck2



Die Syntax des Operators + besteht aus folgenden Teilen:



Office XP Kompendium



1067



 Kapitel 56



Grundlagen von VBA



Teil



Beschreibung



Ergebnis



Erforderlich. Eine beliebige numerische Variable.



Ausdruck1



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



Ausdruck2



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



Wenn Sie den Operator + verwenden, können Sie nicht immer bestimmen, ob eine Addition oder eine Zeichenverkettung erfolgt. Für die Verkettung zweier Zeichenfolgen sollten Sie den Operator & verwenden, um Mehrdeutigkeiten auszuschließen und Code zu erstellen, der sich selbst dokumentiert. Ist mindestens ein Operand kein Variant-Wert, gelten die folgenden Regeln: Fall



Ergebnis



Beide Ausdrücke haben einen numerischen Datentyp (Byte, Boolean, Integer, Long, Single, Double, Date, Currency, oder Decimal).



Addition



Beide Ausdrücke haben den Typ String.



Verkettung



Ein Ausdruck hat einen numerischen Datentyp und der andere Ausdruck ist ein beliebiger Variant-Wert (außer Null).



Addition



Ein Ausdruck hat den Typ String und der Verkettung andere Ausdruck ist ein beliebiger Wert vom Typ Variant (außer Null). Ein Ausdruck ist ein Variant mit dem Wert Empty.



Der andere Operand wird unverändert als Ergebnis zurückgegeben.



Ein Ausdruck hat einen numerischen Datentyp und der andere hat den Typ String.



Die folgende Fehlermeldung wird angezeigt: Datentypen unverträglich.



Einer der Ausdrücke ist null.



Ergebnis ist null.



Wenn beide Ausdrücke Variant-Ausdrücke sind, gelten die folgenden Regeln:



1068



Office XP Kompendium



 Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen



Kapitel 56



Fall



Ergebnis



Beide Variant-Ausdrücke sind numerisch.



Addition



Beide Variant-Ausdrücke sind Zeichenfolgen.



Verkettung



Ein Variant-Ausdruck ist numerisch und der andere ist eine Zeichenfolge.



Addition



Bei einfachen arithmetischen Additionen mit Ausdrücken eines numerischen Datentyps hat Ergebnis im Allgemeinen den Datentyp des Ausdrucks mit der größten Genauigkeit. Die Datentypen lassen sich wie folgt nach zunehmender Genauigkeit ordnen: Byte, Integer, Long, Single, Double, Currency und Decimal. Es gelten außerdem die folgenden Ausnahmen: Fall



Ergebnis



Ein Wert vom Typ Single und ein Wert vom Typ Long werden addiert.



Ist ein Wert vom Typ Double.



Der Datentyp von Ergebnis ist ein Vari- Wird in einen Variant vom Untertyp ant vom Untertyp Long, Single oder Double umgewandelt. Date, dessen zulässiger Bereich überschritten wird. Der Datentyp von Ergebnis ist ein Vari- Wird in einen Variant vom Untertyp ant vom Untertyp Byte, dessen zulässi- Integer umgewandelt. ger Bereich überschritten wird. Der Datentyp von Ergebnis ist ein Vari- Wird in einen Variant vom Untertyp Long umgewandelt. ant vom Untertyp Integer, dessen zulässiger Bereich überschritten wird. Ein Wert vom Typ Date wird zu einem beliebigen anderen Datentyp addiert.



Ist ein Wert vom Typ Date.



Wenn mindestens ein Ausdruck ein Null-Ausdruck ist, hat auch Ergebnis den Wert Null. Haben beide Ausdrücke den Wert Empty, so hat Ergebnis den Typ Integer. Hat jedoch nur ein Ausdruck den Typ Empty, so wird der andere Ausdruck ohne Änderung als Ergebnis zurückgegeben. - (Operator)



- (Operator)



Dient zum Bilden der Differenz von zwei Zahlen oder zum Bilden des negativen Werts eines numerischen Ausdrucks.



Office XP Kompendium



1069



 Kapitel 56



Grundlagen von VBA Syntax 1: Ergebnis = Operand1 - Operand2



Syntax 2: - Zahl



Die Syntax des Operators - besteht aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Ergebnis



Erforderlich. Eine beliebige numerische Variable.



Zahl



Erforderlich. Ein beliebiger numerischer Ausdruck.



Operand1



Erforderlich. Ein beliebiger numerischer Ausdruck.



Operand2



Erforderlich. Ein beliebiger numerischer Ausdruck.



In Syntax 1 ist der Operator - der arithmetische Subtraktionsoperator zum Bilden der Differenz von zwei Zahlen. In Syntax 2 dient der Operator - als unärer Negationsoperator, der den negativen Wert eines Ausdrucks bildet. Ergebnis hat im Allgemeinen den Datentyp des Ausdrucks mit der größten Genauigkeit. Die Datentypen lassen sich wie folgt nach zunehmender Genauigkeit ordnen: Byte, Integer, Long, Single, Double, Currency und Decimal. Es gelten außerdem die folgenden Ausnahmen: Fall



Ergebnis



Die Subtraktion umfasst einen Wert vom Typ Single und einen Wert vom Typ Long.



Wird in einen Wert vom Typ Double umgewandelt.



Der Datentyp von Ergebnis ist ein Vari- Wird in einen Wert vom Typ Variant mit dem Untertyp Double umgewandelt. ant vom Untertyp Long, Single oder Date, dessen zulässiger Bereich überschritten wird. Der Datentyp von Ergebnis ist ein Vari- Wird in einen Variant vom Untertyp ant vom Untertyp Byte, dessen zulässi- Integer umgewandelt. ger Bereich überschritten wird. Der Datentyp von Ergebnis ist ein Vari- Wird in einen Variant vom Untertyp ant vom Untertyp Integer, dessen Long umgewandelt. zulässiger Bereich überschritten wird.



1070



Office XP Kompendium



 Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen



Fall



Kapitel 56



Ergebnis



Die Subtraktion umfasst einen Wert Ist ein Wert vom Typ Date. vom Typ Date und einen anderen beliebigen Datentyp. Die Subtraktion umfasst zwei Ausdrücke vom Typ Date.



Ist ein Wert vom Typ Double.



Wenn mindestens ein Ausdruck ein Null-Ausdruck ist, enthält Ergebnis ebenfalls Null. Wenn ein Ausdruck den Wert Empty hat, wird er als 0 interpretiert.



56.4.2



Vergleichsoperatoren



Vergleichsoperatoren dienen zum Vergleich von Ausdrücken. Syntax: Ergebnis = Ausdruck1 VergleichsOperator Ausdruck2 Ergebnis = Objekt1 Is Objekt2 Ergebnis = Zeichenfolge Like Muster



Vergleichsoperatoren bestehen aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Ergebnis



Erforderlich. Eine beliebige numerische Variable.



Ausdruck



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



VergleichsOperator



Erforderlich. Ein beliebiger Vergleichsoperator.



Objekt



Erforderlich. Ein beliebiger Objektname.



Zeichenfolge



Erforderlich. Ein beliebiger Zeichenfolgenausdruck.



Muster



Erforderlich. Ein beliebiger Zeichenfolgenausdruck oder Zeichenbereich.



Die folgende Tabelle enthält eine Liste der Vergleichsoperatoren und die Bedingungen, unter denen Ergebnis True, False oder Null wird.



Office XP Kompendium



1071



 Kapitel 56



Grundlagen von VBA



Operator



True, wenn



False, wenn



Null, wenn



< (Kleiner als)



Ausdruck1 < Ausdruck2



Ausdruck1 >= Ausdruck2



Ausdruck1 oder Ausdruck2 = Null



<= (Kleiner oder gleich)



Ausdruck1 <= Ausdruck2



Ausdruck1 > Ausdruck2



Ausdruck1 oder Ausdruck2 = Null



> (Größer als)



Ausdruck1 > Ausdruck2



Ausdruck1 <= Ausdruck2



Ausdruck1 oder Ausdruck2 = Null



>= (Größer oder Ausdruck1 >= gleich) Ausdruck2



Ausdruck1 < Ausdruck2



Ausdruck1 oder Ausdruck2 = Null



= (Gleich)



Ausdruck1 = Ausdruck2



Ausdruck1 <> Ausdruck2



Ausdruck1 oder Ausdruck2 = Null



<> (Ungleich)



Ausdruck1 <> Ausdruck2



Ausdruck1 = Ausdruck2



Ausdruck1 oder Ausdruck2 = Null



Beim Vergleich zweier Ausdrücke ist nicht immer offensichtlich, ob die Ausdrücke als Zahlen oder als Zeichenfolgen verglichen werden. Aus der folgenden Tabelle können Sie ersehen, wie Ausdrücke verglichen werden bzw. wie das Ergebnis aussieht, wenn einer der beiden Ausdrücke kein Wert vom Typ Variant ist. Fall



Ergebnis



Beide Ausdrücke haben einen numerischen Datentyp (Byte, Boolean, Integer, Long, Single, Double, Date, Currency oder Decimal).



Numerischer Vergleich



Beide Ausdrücke sind Werte vom Typ String.



Zeichenfolgenvergleich.



Numerischer Vergleich Ein Ausdruck hat einen numerischen Datentyp, der andere hat den Typ Variant, der eine Zahl darstellt (oder darstellen kann).



1072



Ein Ausdruck hat einen numerischen Datentyp, der andere hat eine VariantZeichenfolge, die nicht in eine Zahl umgewandelt werden kann.



Es wird folgende Fehlermeldung angezeigt: Datentypen unverträglich.



Ein Ausdruck hat den Typ String, der andere ist ein beliebiger Variant (außer Null).



Zeichenfolgenvergleich



Office XP Kompendium



 Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen



Fall



Ergebnis



Ein Ausdruck hat den Wert Empty, der andere ist ein numerischer Datentyp.



Numerischer Vergleich, wobei 0 für den Empty-Ausdruck verwendet wird.



Ein Ausdruck hat den Wert Empty, der andere ist vom Typ String.



Zeichenfolgenvergleich, wobei eine Null-Zeichenfolge ("") für den EmptyAusdruck verwendet wird.



Kapitel 56



Sind sowohl Ausdruck1 und auch Ausdruck2 Ausdrücke vom Typ Variant, so wird der Vergleichsmodus durch den jeweiligen Untertyp bestimmt. Die folgende Tabelle zeigt, wie die Ausdrücke verglichen werden bzw. welches Ergebnis bei den verschiedenen Kombinationen der jeweiligen VariantUntertypen entsteht: Fall



Ergebnis



Beide Variant-Ausdrücke sind numerisch.



Numerischer Vergleich



Beide Variant-Ausdrücke sind Zeichenfolgen.



Zeichenfolgenvergleich



Ein Variant-Ausdruck ist numerisch, der andere ist eine Zeichenfolge.



Der numerische Ausdruck ist kleiner als der Zeichenfolgenausdruck.



Ein Variant-Ausdruck hat den Wert Empty, der andere ist numerisch.



Numerischer Vergleich, wobei 0 für den Empty-Ausdruck verwendet wird.



Ein Variant-Ausdruck hat den Wert Zeichenfolgenvergleich, wobei eine Empty, der andere ist eine Zeichenfolge. Null-Zeichenfolge ("") für den EmptyAusdruck verwendet wird. Beide Variant-Ausdrücke haben den Wert Empty.



Die Ausdrücke sind gleich.



Beim Vergleich eines Werts vom Typ Single mit einem Wert vom Typ Double wird der letztere auf die Genauigkeit des Typs Single gerundet. Wenn ein Wert vom Typ Currency mit einem Wert vom Typ Single oder Double verglichen wird, wird der Typ Single oder Double in den Typ Currency umgewandelt. Entsprechend wird, wenn ein Wert vom Typ Decimal mit einem Wert vom Typ Single oder Double verglichen wird, der Typ Single oder Double in den Typ Decimal umgewandelt. Bei einem Wert vom Typ Currency können unter Umständen Nachkommastellen, die kleiner als .0001 sind, verloren gehen, bei einem Wert vom Typ Decimal können



Office XP Kompendium



1073



 Kapitel 56



Grundlagen von VBA Nachkommastellen, die kleiner als 1E-28 sind, verloren gehen, oder es kann ein Überlauffehler auftreten. Ein solcher Verlust der Nachkommastellen kann unter Umständen dazu führen, dass zwei Werte im Vergleich als gleich interpretiert werden, obwohl sie es nicht sind.



56.4.3



Verkettungs-Verknüpfungsoperatoren



Mit dieser Art von Operatoren werden Variablen zusammengefügt. So kann zum Beispiel aus variablen Texteingaben und festen Textbausteinen ein Ergebnisfeld erzeugt werden, in dem ein kompletter Satz enthalten ist. Durch spezielle Umformungsmöglichkeiten kann hierbei auch eine Mischung von numerischen, Datumswerten und Textstrings erfolgen. Nachfolgend auch hier eine kleine Erläuterung der Operatoren. & (Operator)



& (Operator) Dient zur Verkettung von Zeichenfolgen zweier Ausdrücke. Syntax: Ergebnis = Ausdruck1 & Ausdruck2



Die Syntax des Operators & besteht aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Ergebnis



Erforderlich. Eine beliebige String- oder Variant-Variable.



Ausdruck1



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



Ausdruck2



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



Alle Ausdrücke, die keine Zeichenfolge darstellen, werden in den VariantTyp String umgewandelt. Ergebnis hat den Datentyp String, wenn beide Ausdrücke Zeichenfolgenausdrücke sind; ansonsten ist Ergebnis ein Variant vom Typ String. Wenn beide Ausdrücke Null sind, ist das Ergebnis ebenfalls Null. Wenn jedoch nur ein Ausdruck Null ist, wird dieser Ausdruck bei der Verkettung mit einem anderen Ausdruck als Null-Zeichenfolge ("") interpretiert. Wenn ein Ausdruck den Wert Empty hat, wird er als Null-Zeichenfolge interpretiert. + (Operator)



+ (Operator) Dient zur Addition zweier Zahlen.



1074



Office XP Kompendium



 Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen



Kapitel 56



Syntax_ Ergebnis = Ausdruck1 + Ausdruck2



Die Syntax des Operators + besteht aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Ergebnis



Erforderlich. Eine beliebige numerische Variable.



Ausdruck1



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



Ausdruck2



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



Wenn Sie den Operator + verwenden, können Sie nicht immer bestimmen, ob eine Addition oder eine Zeichenverkettung erfolgt. Für die Verkettung zweier Zeichenfolgen sollten Sie den Operator & verwenden, um Mehrdeutigkeiten auszuschließen und Code zu erstellen, der sich selbst dokumentiert. Ist mindestens ein Operand kein Variant-Wert, gelten die folgenden Regeln: Fall



Ergebnis



Beide Ausdrücke haben einen numerischen Datentyp (Byte, Boolean, Integer, Long, Single, Double, Date, Currency oder Decimal).



Addition



Beide Ausdrücke haben den Typ String.



Verkettung



Ein Ausdruck hat einen numerischen Datentyp und der andere Ausdruck ist ein beliebiger Variant-Wert (außer Null).



Addition



Ein Ausdruck hat den Typ String und der Verkettung andere Ausdruck ist ein beliebiger Wert vom Typ Variant (außer Null). Ein Ausdruck ist ein Variant mit dem Wert Empty.



Der andere Operand wird unverändert als Ergebnis zurückgegeben.



Ein Ausdruck hat einen numerischen Datentyp und der andere hat den Typ String.



Die folgende Fehlermeldung wird angezeigt: Datentypen unverträglich.



Einer der Ausdrücke ist Null.



Ergebnis ist Null.



Office XP Kompendium



1075



 Kapitel 56



Grundlagen von VBA Wenn beide Ausdrücke Variant-Ausdrücke sind, gelten die folgenden Regeln: Fall



Ergebnis



Beide Variant-Ausdrücke sind numerisch.



Addition



Beide Variant-Ausdrücke sind Zeichenfolgen.



Verkettung



Ein Variant-Ausdruck ist numerisch und der andere ist eine Zeichenfolge.



Addition



Bei einfachen arithmetischen Additionen mit Ausdrücken eines numerischen Datentyps hat Ergebnis im Allgemeinen den Datentyp des Ausdrucks mit der größten Genauigkeit. Die Datentypen lassen sich wie folgt nach zunehmender Genauigkeit ordnen: Byte, Integer, Long, Single, Double, Currency und Decimal. Es gelten außerdem die folgenden Ausnahmen: Fall



Ergebnis



Ein Wert vom Typ Single und ein Wert vom Typ Long werden addiert.



Ist ein Wert vom Typ Double.



Der Datentyp von Ergebnis ist ein Vari- Wird in einen Variant vom Untertyp ant vom Untertyp Long, Single oder Double umgewandelt. Date, dessen zulässiger Bereich überschritten wird. Der Datentyp von Ergebnis ist ein Vari- Wird in einen Variant vom Untertyp ant vom Untertyp Byte, dessen zulässi- Integer umgewandelt. ger Bereich überschritten wird. Der Datentyp von Ergebnis ist ein Vari- Wird in einen Variant vom Untertyp ant vom Untertyp Integer, dessen Long umgewandelt. zulässiger Bereich überschritten wird. Ein Wert vom Typ Date wird zu einem beliebigen anderen Datentyp addiert.



Ist ein Wert vom Typ Date.



Wenn mindestens ein Ausdruck ein Null-Ausdruck ist, hat auch Ergebnis den Wert Null. Haben beide Ausdrücke den Wert Empty, so hat Ergebnis den Typ Integer. Hat jedoch nur ein Ausdruck den Typ Empty, so wird der andere Ausdruck ohne Änderung als Ergebnis zurückgegeben. And (Operator)



And (Operator) Dient zum Durchführen einer logischen Konjunktion zwischen zwei Ausdrücken.



1076



Office XP Kompendium



 Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen



Kapitel 56



Syntax: Ergebnis = Ausdruck1 And Ausdruck2



Die Syntax des Operators And besteht aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Ergebnis



Erforderlich. Eine beliebige numerische Variable.



Ausdruck1



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



Ausdruck2



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



Das Argument Ergebnis ist nur dann True, wenn beide Ausdrücke True sind. Sobald einer der beiden Ausdrücke False ist, ist Ergebnis ebenfalls False. Das jeweilige Ergebnis ist folgender Tabelle zu entnehmen: Ausdruck1



Ausdruck2



Ergebnis



True



True



True



True



False



False



True



Null



Null



False



True



False



False



False



False



False



Null



False



Null



True



Null



Null



False



False



Null



Null



Null



Der Operator And führt darüber hinaus einen bitweisen Vergleich gleich positionierter Bits in zwei numerischen Ausdrücken durch und legt das zugehörige Bit in Ergebnis gemäß der folgenden Tabelle fest: Bit in Ausdruck1



Bit in Ausdruck2



Ergebnis



0



0



0



0



1



0



Office XP Kompendium



1077



 Kapitel 56



Eqv (Operator)



Grundlagen von VBA



Bit in Ausdruck1



Bit in Ausdruck2



Ergebnis



1



0



0



1



1



1



Eqv (Operator) Dient zum Bestimmen einer logischen Äquivalenz zwischen zwei Ausdrücken. Syntax: Ergebnis = Ausdruck1 Eqv Ausdruck2



Die Syntax des Operators Eqv besteht aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Ergebnis



Erforderlich. Eine beliebige numerische Variable.



Ausdruck1



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



Ausdruck2



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



Hat einer der beiden Ausdrücke den Wert Null, so ist Ergebnis ebenfalls Null. Hat keiner der beiden Ausdrücke den Wert Null, so ergibt sich Ergebnis aus folgender Tabelle: Ausdruck1



Ausdruck2



Ergebnis



True



True



True



True



False



False



False



True



False



False



False



True



Der Operator Eqv führt einen bitweisen Vergleich gleich positionierter Bits in zwei numerischen Ausdrücken durch und legt das zugehörige Bit in Ergebnis gemäß der folgenden Tabelle fest:



1078



Office XP Kompendium



 Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen



Kapitel 56



Bit in Ausdruck1



Bit in Ausdruck2



Ergebnis



0



0



1



0



1



0



1



0



0



1



1



1



Imp (Operator)



Imp (Operator)



Dient zum Durchführen einer logischen Implikation zwischen zwei Ausdrücken. Syntax: Ergebnis = Ausdruck1 Imp Ausdruck2



Die Syntax des Operators Imp besteht aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Ergebnis



Erforderlich. Eine beliebige numerische Variable.



Ausdruck1



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



Ausdruck2



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



Das jeweilige Ergebnis ist folgender Tabelle zu entnehmen: Ausdruck1



Ausdruck2



Ergebnis



True



True



True



True



False



False



True



Null



Null



False



True



True



False



False



True



False



Null



True



Null



True



True



Null



False



Null



Null



Null



Null



Office XP Kompendium



1079



 Kapitel 56



Grundlagen von VBA Der Operator Imp führt einen bitweisen Vergleich gleich positionierter Bits in zwei numerischen Ausdrücken durch und legt das zugehörige Bit in Ergebnis gemäß der folgenden Tabelle fest:



Not (Operator)



Bit in Ausdruck1



Bit in Ausdruck2



Ergebnis



0



0



1



0



1



1



1



0



0



1



1



1



Not (Operator) Führt eine logische Negation eines Ausdrucks durch. Syntax: Ergebnis = Not Ausdruck



Die Syntax des Operators Not besteht aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Ergebnis



Erforderlich. Eine beliebige numerische Variable.



Ausdruck



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



Das jeweilige Ergebnis ist folgender Tabelle zu entnehmen: Ausdruck



Ergebnis



True



False



False



True



Null



Null



Darüber hinaus invertiert der Operator Not die Bit-Werte einer beliebigen Variablen und legt das zugehörige Bit in Ergebnis gemäß der folgenden Tabelle fest:



1080



Office XP Kompendium



 Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen



Kapitel 56



Bit in Ausdruck



Bit in Ergebnis



0



1



1



0



Or (Operator)



Or (Operator)



Dient zum Durchführen einer logischen Disjunktion von zwei Ausdrücken. Syntax: Ergebnis = Ausdruck1 Or Ausdruck2



Die Syntax des Operators Or besteht aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Ergebnis



Erforderlich. Eine beliebige numerische Variable.



Ausdruck1



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



Ausdruck2



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



Sobald einer der beiden Ausdrücke True ist, ist Ergebnis ebenfalls True. Das jeweilige Ergebnis ist folgender Tabelle zu entnehmen: Ausdruck1



Ausdruck2



Ergebnis



True



True



True



True



False



True



True



Null



True



False



True



True



False



False



False



False



Null



Null



Null



True



True



Null



False



Null



Null



Null



Null



Office XP Kompendium



1081



 Kapitel 56



Grundlagen von VBA Der Operator Or führt darüber hinaus einen bitweisen Vergleich gleich positionierter Bits in zwei numerischen Ausdrücken durch und legt das zugehörige Bit in Ergebnis gemäß der folgenden Tabelle fest:



Xor (Operator)



Bit in Ausdruck1



Bit in Ausdruck2



Ergebnis



0



0



0



0



1



1



1



0



1



1



1



1



Xor (Operator) Dient zum Durchführen einer logischen Exklusion zwischen zwei Ausdrücken. Syntax: [Ergebnis =] Ausdruck1 Xor Ausdruck2



Die Syntax des Operator Xor besteht aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Ergebnis



Optional. Eine beliebige numerische Variable.



Ausdruck1



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



Ausdruck2



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck.



Wenn genau ein Ausdruck True ist, so ist Ergebnis ebenfalls True. Ist einer der beiden Ausdrücke allerdings Null, so ist Ergebnis ebenfalls Null. Ist keiner der Ausdrücke Null, so wird Ergebnis gemäß der folgenden Tabelle festgelegt:



1082



Ausdruck1



Ausdruck2



Ergebnis



True



True



False



True



False



True



False



True



True



False



False



False



Office XP Kompendium



 Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen



Kapitel 56



Der Operator Xor führt sowohl als logischer als auch als bitweiser Operator einen bitweisen Vergleich zweier Ausdrücke durch und verwendet dabei die Exklusives-ODER-Logik, um das Ergebnis, wie in der folgenden Tabelle dargestellt, zu bestimmen: Bit in Ausdruck1



Bit in Ausdruck2



Ergebnis



0



0



0



0



1



1



1



0



1



1



1



0



56.4.4



Verzweigungen



Um einen Programmablauf interaktiv gestalten zu können, ist es erforderlich, auf Anwendereingaben oder einfach auf bestimmte Wertigkeiten innerhalb von Variablen zu reagieren. In Visual Basic stehen Ihnen für solche Verzweigungsmöglichkeiten diverse Möglichkeiten offen. Im Folgenden möchten wir Ihnen einige Beispiele zeigen, mit denen es Ihnen leicht fallen wird, die Unterscheide in den Verzweigungsmethoden zu erkennen, um die richtige Methode für Ihre Prozedur zu erkennen. If...Then...Else-Anweisung Kompiliert ausgewählte Blöcke von Visual-Basic-Code, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.



If...Then...ElseAnweisung



Syntax: If Ausdruck Then



Anweisungen: [ElseIf Ausdruck-n Then [elseifAnweisungen]] [Else [elseAnweisungen]] #End If



Office XP Kompendium



1083



 Kapitel 56



Grundlagen von VBA Die Syntax der #If...Then...#Else-Anweisung besteht aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Ausdruck



Erforderlich. Ein beliebiger Ausdruck, der ausschließlich eine oder mehrere Konstanten für die bedingte Kompilierung, Literalzeichen und Operatoren enthält und True oder False ergibt.



Anweisungen



Erforderlich. Visual Basic-Programmzeilen oder Compiler-Anweisungen, die ausgewertet werden, wenn der zugehörige Ausdruck True ergibt.



Ausdruck-n



Optional. Ein beliebiger Ausdruck, der ausschließlich aus einer oder mehreren Konstanten für die bedingte Kompilierung, Literalzeichen oder Operatoren besteht und der True oder False ergibt.



elseifAnweisungen



Optional. Eine oder mehrere Programmzeilen oder Compiler-Anweisungen, die ausgewertet werden, wenn Ausdruck-n True ergibt.



elseAnweisungen



Optional. Eine oder mehrere Programmzeilen oder Compiler-Anweisungen, die ausgewertet werden, wenn keiner der vorher aufgetretenen Ausdruck- oder Ausdruck-nAbschnitte True ergibt.



Das Verhalten der If...Then...Else-Anweisung entspricht dem der If...Then...Else-Anweisung, allerdings gibt es keine einzeilige Variante der Anweisungen If, Else, ElseIf und End If, d.h., außer den Anweisungen kann kein anderer Code in derselben Zeile erscheinen. Bedingte Kompilierung wird normalerweise zum Kompilieren desselben Programms für verschiedene Plattformen verwendet. Sie kann auch dazu dienen, zu verhindern, dass Code zu Testzwecken in einer ausführbaren Datei erscheint. Während der bedingten Kompilierung ausgeschlossener Code wird beim Erstellen der ausführbaren Datei nicht in die Datei aufgenommen und hat daher keinerlei Auswirkung auf die Größe oder das Leistungsverhalten. Unabhängig vom Ergebnis der einzelnen Auswertungen werden alle Ausdrücke ausgewertet. Daher müssen alle Konstanten, die in Ausdrücken verwendet werden, definiert sein: Alle nicht definierten Konstanten werden als Empty ausgewertet. Anmerkung



1084



Die Option Compare-Anweisung hat keine Auswirkungen auf Ausdrücke in If- und ElseIf-Anweisungen. Ausdrücke in Anweisungen für die bedingte Kompilierung werden immer mit der Einstellung Option Compare Text ausgewertet.



Office XP Kompendium



 Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen Choose-Funktion



Kapitel 56 Choose-Funktion



Wählt einen Wert aus einer Liste von Argumenten aus und gibt ihn zurück. Syntax: Choose(Index, Auswahl-1[, Auswahl-2, ... [, Auswahl-n]])



Die Syntax für die Choose-Funktion besteht aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Index



Erforderlich. Numerischer Ausdruck oder Feld, der oder das einen Wert von 1 bis zur Anzahl der möglichen Auswahlwerte ergibt.



Auswahl



Erforderlich. Ein Variant-Ausdruck, der einen der möglichen Auswahlwerte enthält.



Bemerkungen: Choose gibt einen Wert aus der Auswahlliste zurück, der von dem Wert für Index abhängt. Hat Index den Wert 1, so gibt Choose den ersten Auswahlwert der Liste zurück, hat Index den Wert 2, so gibt Choose den zweiten Auswahlwert zurück usw. Sie können mit Choose einen Wert aus einer Liste von möglichen Werten auswählen. Wenn Index z.B. den Wert 3 ergibt und Auswahl-1 = "Eins", Auswahl-2 = "Zwei" und Auswahl-3 = "Drei" ist, dann gibt Choose den Eintrag "Drei" zurück. Diese Auswahlmöglichkeit ist insbesondere dann hilfreich, wenn Index den Wert in einer Optionsgruppe darstellt. Choose wertet jede mögliche Auswahl der Liste aus, gibt aber nur eine Auswahl zurück. Aus diesem Grund kann es zu unerwünschten Nebeneffekten kommen. Wenn Sie z.B. die MsgBox-Funktion als Teil eines Ausdrucks in allen möglichen Auswahlwerten verwenden, wird bei jeder Berechnung einer Auswahl ein Meldungsfeld angezeigt, obwohl Choose lediglich den Wert einer Auswahl zurückgibt. Die Choose-Funktion gibt Null zurück, wenn Index kleiner als 1 oder größer als die Anzahl der aufgeführten Auswahlmöglichkeiten ist. Wenn Index keine ganze Zahl ist, wird der Wert vor der Auswertung auf die nächste ganze Zahl gerundet.



Office XP Kompendium



1085



 Kapitel 56 Select CaseAnweisung



Grundlagen von VBA Select Case-Anweisung Führt eine von mehreren Gruppen von Anweisungen aus, abhängig vom Wert eines Ausdrucks. Syntax: Select Case Testausdruck [Case Ausdrucksliste-n [Anweisungen-n]] ... [Case Else [elseAnw]] End Select



Die Syntax der Select-Case-Anweisung besteht aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Testausdruck



Erforderlich. Ein beliebiger numerischer Ausdruck oder Zeichenfolgenausdruck.



Ausdrucksliste-n



Erforderlich, wenn der Case-Abschnitt verwendet wird. Eine durch Kommas getrennte Liste in einer oder mehreren der folgenden Formen: Ausdruck, Ausdruck To Ausdruck, Is Vergleichsoperator Ausdruck. Das Schlüsselwort To gibt einen Bereich von Werten an. Bei diesem Schlüsselwort muss der kleinere Wert immer links von To stehen. Verwenden Sie das Schlüsselwort Is in Kombination mit Vergleichsoperatoren (außer Is und Like), um einen Bereich von Werten anzugeben. Wenn Sie das Schlüsselwort Is nicht angeben, wird es automatisch eingefügt.



Anweisungen-n



Optional. Eine oder mehrere Anweisungen, die ausgeführt werden, wenn Testausdruck mit irgendeinem Teil in Ausdrucksliste-n übereinstimmt.



elseAnw



Optional. Eine oder mehrere Anweisungen, die ausgeführt werden, wenn Testausdruck mit keinem der Ausdrücke im Case-Abschnitt übereinstimmt.



Wenn Testausdruck mit irgendeinem der Case-Ausdrücke in der Ausdrucksliste übereinstimmt, werden die Anweisungen dieses Case-Abschnitts bis zum nächsten Case-Abschnitt (oder beim letzten Case-Abschnitt bis zu End Select) ausgeführt. Anschließend setzt das Programm die Ausführung mit der Anweisung im Anschluss an End Select fort. Wenn Testausdruck mit einer Ausdrucksliste-Anweisung in mehreren Case-Abschnitten übereinstimmt, werden nur die Anweisungen nach der ersten Übereinstimmung ausgeführt.



1086



Office XP Kompendium



 Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen



Kapitel 56



Die elseAnw-Anweisungen im Case-Else-Abschnitt werden ausgeführt, wenn keine Übereinstimmung zwischen Testausdruck und einer Ausdrucksliste in einer der anderen Case-Abschnitte gefunden wird. Die Case-ElseAnweisung ist optional, sollte aber in keinem Select-Case-Block fehlen, damit unvorhergesehene Werte von Testausdruck verarbeitet werden können. Wenn keine Case-Else-Anweisung angeben ist und keine Case-Ausdrucksliste mit Testausdruck übereinstimmt, setzt das Programm die Ausführung mit der Anweisung im Anschluss an End Select fort. Sie können in jedem Case-Abschnitt mehrere Ausdrücke oder Bereiche verwenden, wie zum Beispiel in der folgenden Zeile: Case 1 To 4, 7 To 9, 11, 13, Is > Maximalwert



Sie können auch mehrere Ausdrücke für Zeichenfolgen angeben. Im folgenden Beispiel werden die Anweisungen des Case-Abschnitts ausgeführt, wenn eine Zeichenfolge genau mit Alles übereinstimmt, alphabetisch zwischen Nüsse und Suppe liegt oder dem akuellen Wert von TestElement entspricht: Case "Alles", "Nüsse" To "Suppe", TestElement



Select-Case-Anweisungen können in sich verschachtelt sein. Jede verschachtelte Select-Case-Anweisung muss eine zugehörige End-Select-Anweisung besitzen. Switch-Funktion



Switch-Funktion



Wertet eine Liste von Ausdrücken aus und gibt einen Wert vom Typ Variant oder einen Ausdruck zurück, der dem ersten Ausdruck in der Liste zugeordnet ist, der True ergibt. Syntax: Switch(Ausdr-1, Wert-1[, Ausdr-2, Wert-2 … [, Ausdr-n,Wert-n]])



Die Syntax der Switch-Funktion besteht aus folgenden Teilen: Teil



Beschreibung



Ausdr



Erforderlich. Variant-Ausdruck, der ausgewertet werden soll.



Wert



Erforderlich. Wert oder Ausdruck, der zurückgegeben werden soll, wenn der entsprechende Ausdruck True ergibt.



Die Argument-Liste der Switch-Funktion enthält Paare von Ausdrücken und Werten. Die Ausdrücke werden in der Folge ihres Auftretens in der Liste



Office XP Kompendium



1087



 Kapitel 56



Grundlagen von VBA von links nach rechts ausgewertet, und es wird der Wert zurückgegeben, der dem ersten Ausdruck zugeordnet ist, der True ergibt. Wenn die Teile nicht richtig paarweise angegeben werden, tritt ein Laufzeitfehler auf. Wenn beispielsweise Ausdr-1 den Wert True ergibt, gibt Switch Wert-1 zurück. Wenn Ausdr-1 den Wert False, Ausdr-2 jedoch den Wert True ergibt, gibt Switch Wert-2 zurück usw. Switch gibt in den folgenden Situationen einen Null-Wert zurück: Keiner der Ausdrücke ergibt True. Der zugeordnete Wert für den ersten Ausdruck mit dem Wert True ist Null. Switch wertet alle Ausdrücke aus, auch wenn nur ein Wert zurückgegeben wird. Aus diesem Grund kann es zu unerwünschten Nebeneffekten kommen. Wenn z.B. die Berechnung eines beliebigen Ausdrucks aufgrund einer Division durch null zu einem Fehler führt, tritt ein Fehler auf.



56.4.5



Variablenprüfung



Sie können jederzeit während des Programmablaufes den Inhalt einer Variablen prüfen. Dies ist insbesondere erforderlich, wenn Sie verschiedene Variablentypen miteinander verketten möchten. Bei ungültigen Verkettungsversuchen von zum Beispiel leeren Variablen kann es sonst zu ungewollten Programmablaufstörungen kommen. Nachfolgend eine kurze Erklärung der möglichen Informationsabfragen: Date-Datentyp Variablen vom Datentyp Date werden als 64-Bit-Gleitkommazahlen (8 Byte) nach IEEE gespeichert und können ein Datum im Bereich vom 01. Januar 100 bis zum 31. Dezember 9999 und eine Uhrzeit im Bereich von 0:00:00 bis 23:59:59 speichern. Jeder gültige Wert eines Datums- oder Zeitliterals kann einer Variablen vom Datentyp Date zugewiesen werden. Ein Datumsliteral muss durch das Zeichen (#) eingeschlossen sein, zum Beispiel: #January 1, 1993# oder #1 Jan 93#. Variablen vom Datentyp Date verwenden zur Darstellung des Datums das auf dem Computer eingestellte kurze Datumsformat. Zeitangaben werden mit dem auf dem Computer eingestellten Zeitformat (entweder 12- oder 24Stunden) dargestellt. Beim Umwandeln anderer numerischer Datentypen in Werte des Datentyps Date repräsentieren die Vorkommastellen das Datum und die Nachkommastellen die Uhrzeit. Mitternacht entspricht dem Wert 0, und Mittag entspricht den Nachkommawert 0,5. Negative ganze Zahlen repräsentieren ein Datum vor dem 30. Dezember 1899. 1088



Office XP Kompendium



 Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen IsArray-Funktion



Kapitel 56 IsArray-Funktion



Gibt einen Wert vom Typ Boolean zurück, der angibt, ob eine Variable ein Datenfeld ist. Syntax: IsArray(VarName)



Das erforderliche Argument VarName ist ein Bezeichner, der eine Variable angibt. IsArray gibt den Wert True zurück, wenn die Variable ein Datenfeld ist, andernfalls wird False zurückgegeben. IsArray ist insbesondere bei VariantWerten hilfreich, die Datenfelder enthalten. IsEmpty-Funktion



IsEmpty-Funktion



Gibt einen Wert vom Typ Boolean zurück, der angibt, ob eine Variable initialisiert wurde. Syntax: IsEmpty(Ausdruck)



Das erforderliche Argument Ausdruck ist ein Wert vom Typ Variant und enthält einen numerischen Ausdruck oder einen Zeichenfolgenausdruck. Da mit der IsEmpty-Funktion jedoch geprüft wird, ob einzelne Variablen initialisiert worden sind, enthält das Argument Ausdruck in der Regel nur einen einzelnen Variablennamen. IsEmpty gibt den Wert True zurück, wenn die Variable nicht initialisiert ist oder explizit auf Empty gesetzt wurde, andernfalls wird False zurückgegeben. Die IsEmpty-Funktion gibt immer den Wert False zurück, wenn Ausdruck mehrere Variablen enthält. IsEmpty gibt nur für Variant-Werte sinnvolle Informationen zurück. IsError-Funktion



IsError-Funktion



Gibt einen Wert vom Typ Boolean zurück, der angibt, ob ein Ausdruck ein Fehlerwert ist. Syntax: IsError(Ausdruck)



Das erforderliche Argument Ausdruck kann irgendein gültiger Ausdruck sein. Office XP Kompendium



1089



 Kapitel 56



Grundlagen von VBA Mit der CVErr-Funktion wandeln Sie reelle Zahlen in einen Fehlerwert um und können so einen Fehlerwert erzeugen. Mit der IsError-Funktion stellen Sie fest, ob ein numerischer Ausdruck einen Fehlerwert darstellt. IsError gibt den Wert True zurück, wenn Ausdruck einen Fehler angibt, andernfalls wird False zurückgegeben.



IsMissingFunktion



IsMissing-Funktion Gibt einen Wert vom Typ Boolean zurück, der angibt, ob einer Prozedur ein optionales Argument vom Typ Variant übergeben wurde. Syntax: IsMissing(ArgName)



Das erforderliche Argument ArgName enthält den Namen eines optionalen Variant-Arguments einer Prozedur. Verwenden Sie die IsMissing-Funktion, um festzustellen, ob beim Aufrufen einer Prozedur optionale Argumente übergeben wurden. IsMissing gibt den Wert True zurück, wenn für das jeweilige Argument kein Wert angegeben wurde, andernfalls wird False zurückgegeben. Wenn IsMissing den Wert True für ein Argument zurückgibt, kann die Verwendung des fehlenden Arguments im Prozedurcode einen benutzerdefinierten Fehler auslösen. Wenn IsMissing für ein ParamArray-Argument verwendet wird, wird immer False zurückgegeben. Sie können feststellen, ob ein ParamArrayArgument leer ist, indem Sie überprüfen, ob die obere Grenze des Datenfelds kleiner als die untere Grenze ist. IsMissing funktioniert nicht mit einfachen Datentypen (wie Integer oder Double), da diese im Gegensatz zum Datentyp Variant auf ein fehlendes Attribut-Bit nicht vorbereitet sind. Daher erlaubt Ihnen die Syntax für eingegebene optionale Argumente die Angabe eines Standardwertes. Wird das Argument beim Aufrufen der Prozedur weggelassen, erhält es den Standardwert, wie im folgenden Beispiel: Sub MySub(Optional MyVar As String = "BesondererWert") If MyVar = "BesondererWert" Then ' MyVar wurde weggelassen. Else ... End Sub



In vielen Fällen können Sie den If-MyVar-Test auslassen, indem Sie den Standardwert so definieren, dass er gleich dem Wert ist, den MyVar enthal-



1090



Office XP Kompendium



 Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen



Kapitel 56



ten soll, wenn der Benutzer es im Funktionsaufruf nicht angibt. Dadurch wird Ihr Code kürzer und effizienter. IsNull-Funktion



IsNull-Funktion



Gibt einen Wert vom Typ Boolean zurück, der angibt, ob ein Ausdruck keine gültigen Daten (Null) enthält. Syntax: IsNull(Ausdruck)



Das erforderliche Argument Ausdruck ist ein Wert vom Typ Variant und enthält einen numerischen Ausdruck oder einen Zeichenfolgenausdruck. IsNull gibt True zurück, wenn Ausdruck den Wert Null hat, andernfalls wird False zurückgegeben. Wenn Ausdruck aus mehr als einer Variablen besteht, führt ein Null-Wert in einer der Variablen dazu, dass True für den gesamten Ausdruck zurückgegeben wird. Null zeigt an, dass der Datentyp Variant keine gültigen Daten enthält. Der Wert Null darf nicht mit dem Wert Empty verwechselt werden, der anzeigt, dass eine Variable noch nicht initialisiert wurde. Null ist auch keine Zeichenfolge der Länge Null (""), die manchmal auch als Null-Zeichenfolge bezeichnet wird. Mit der IsNull-Funktion können Sie feststellen, ob ein Ausdruck den Wert Null enthält. Ausdrücke, die dem Anschein nach den Wert True ergeben könnten, zum Beispiel If Var = Null und If Var <> Null, sind immer False. Der Grund liegt darin, dass jeder Ausdruck, der den Wert Null enthält, selbst den Wert Null hat und daher False ist. IsNumeric-Funktion Gibt einen Wert vom Typ Boolean zurück, der angibt, ob ein Ausdruck als Zahl ausgewertet werden kann.



IsNumericFunktion



Syntax: IsNumeric(Ausdruck)



Das erforderliche Argument Ausdruck ist ein Wert vom Typ Variant und enthält einen numerischen Ausdruck oder einen Zeichenfolgenausdruck.



Office XP Kompendium



1091



 Kapitel 56



Grundlagen von VBA Bemerkungen IsNumeric gibt den Wert True zurück, wenn der gesamte Ausdruck als Zahl interpretiert werden kann, andernfalls wird False zurückgegeben. IsNumeric gibt False zurück, wenn Ausdruck ein Datumsausdruck ist.



IsObject-Funktion



IsObject-Funktion Gibt einen Wert vom Typ Boolean zurück, der angibt, ob ein Bezeichner eine Objekt-Variable darstellt. Syntax: IsObject(Bezeichner)



Das erforderliche Argument Bezeichner ist ein Variablenname. IsObject ist nur sinnvoll, um festzustellen, ob eine Variable vom Typ Variant den VarType-Typ vbObject hat. Dies kann der Fall sein, wenn die Variant-Variable momentan auf ein Objekt verweist (oder darauf verwiesen hat) oder wenn sie den Wert Nothing enthält. IsObject gibt True zurück, wenn Bezeichner eine Variable mit dem Typ Object oder einer beliebigen gültigen Klasse ist, wenn Bezeichner vom Typ Variant mit dem VarType-Typ vbObject oder ein benutzerdefiniertes Objekt ist. Andernfalls wird False zurückgegeben. IsObject gibt auch dann True zurück, wenn die Variable auf Nothing gesetzt wurde. Verwenden Sie eine Fehlerbehandlungsroutine, um sicherzustellen, dass ein Objektverweis gültig ist. Mithilfe der IsNothing-Funktion können Sie feststellen, ob ein Objektverweis auf Nothing gesetzt wurde. TypeNameFunktion



TypeName-Funktion Gibt eine Zeichenfolge zurück, die Informationen über eine Variable enthält. Syntax: TypeName(VarName)



Das erforderliche Argument VarName ist ein Wert vom Typ Variant und enthält eine beliebige Variable, mit Ausnahme von Variablen eines benutzerdefinierten Typs.



1092



Office XP Kompendium



 Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen



Kapitel 56



TypeName kann folgende Zeichenfolgen zurückgeben: Zurückgegebene Zeichenfolge



Variable



Objekttyp



Ein Objekt mit dem Typ Objekttyp



Byte



Byte-Wert



Integer



Ganzzahl (Integer)



Long



Ganzzahl (Long)



Single



Fließkommazahl einfacher Genauigkeit



Double



Fließkommazahl doppelter Genauigkeit



Currency



Währungsbetrag (Currency)



Decimal



Dezimalwert



Date



Datumswert (Date)



String



Zeichenfolge (String)



Boolean



Boolescher Wert



Error



Fehlerwert



Empty



Nicht initialisiert



Null



Keine gültigen Daten



Object



Ein Objekt



Unknown



Ein Objekt mit unbekanntem Typ



Nothing



Objektvariable, die auf kein Objekt verweist



Wenn VarName ein Datenfeld ist, wird eine der möglichen Zeichenfolgen (oder ein Wert vom Typ Variant) zurückgegeben, an die ein leeres Klammernpaar angehängt ist. Ist z.B. VarName ein Datenfeld mit Ganzzahlen, so gibt TypeName »Integer()« zurück. Variant-Datentyp



Variant-Datentyp



Der Datentyp Variant ist der Datentyp für alle Variablen, die nicht explizit (durch eine Anweisung wie Dim, Private, Public oder Static) als anderer Datentyp deklariert werden. Für den Datentyp Variant gibt es kein Typkennzeichen.



Office XP Kompendium



1093



 Kapitel 56



Grundlagen von VBA Variant ist ein besonderer Datentyp, der beliebige Daten mit Ausnahme von String-Daten fester Länge und benutzerdefinierten Typen enthalten kann. Ein Variant kann auch die speziellen Werte Empty, Error, Nothing und Null enthalten. Mit der Funktion VarType oder TypeName können Sie festlegen, wie die Daten in einer Variablen vom Datentyp Variant interpretiert werden. Als numerische Daten sind beliebige Ganzzahlen oder reelle Zahlen im Bereich von -1,797693134862315E308 bis -4,94066E-324 für negative Werte und von 4,94066E-324 bis 1,797693134862315E308 für positive Werte zulässig. Im Allgemeinen behalten numerische Daten vom Datentyp Variant den ursprünglich festgelegten Datentyp als Untertyp innerhalb des Variants bei. Wenn Sie zum Beispiel einem Variant einen Wert vom Datentyp Integer zuweisen, interpretieren alle nachfolgenden Operationen den Variant als Datentyp Integer. Wenn Sie jedoch mit einem Variant mit dem Typ Byte, Integer, Long oder Single eine arithmetische Operation ausführen und das Ergebnis den zulässigen Bereich für den ursprünglichen Datentyp überschreitet, wird das Ergebnis innerhalb des Variants automatisch zu dem nächstgrößeren Datentyp erweitert. Byte wird zu Integer, Integer wird zu Long, und Long bzw. Single werden zu Double umgewandelt. Werden die zulässigen Bereiche für den Datentyp Currency, Decimal oder Double in einem Variant überschritten, so tritt ein Fehler auf. Der Datentyp Variant kann anstelle jedes anderen Datentyps verwendet werden, um im Umgang mit Daten flexibler zu sein. Enthält eine VariantVariable Ziffern, so können diese (je nach Kontext) entweder als Zeichenfolgedarstellung der Ziffern oder als deren tatsächlicher Wert interpretiert werden. Beispiel: Dim TestVar As Variant TestVar = 44137



In diesem Beispiel enthält TestVar eine numerische Darstellung, nämlich den eigentlichen Wert 44137. Die arithmetischen Operatoren können auf alle Variablen vom Datentyp Variant angewendet werden, sofern sie numerische Daten enthalten oder Zeichenfolgendaten, die als numerische Daten interpretiert werden können. Mit dem Operator + kann TestVar zu einer Variant-Variablen, die eine Zahl enthält, bzw. zu einer Variablen eines numerischen Typs addiert werden; das Ergebnis ist eine arithmetische Summe. Der Wert Empty bezeichnet eine nicht initialisierte Variant-Variable (d.h., ihr wurde noch kein Wert zugewiesen). Eine Variant-Variable mit dem Wert Empty entspricht dem Wert 0 in einem numerischen Kontext und einer Null-Zeichenfolge ("") im Zusammenhang mit Zeichenfolgenoperationen.



1094



Office XP Kompendium



 Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen



Kapitel 56



Verwechseln Sie Empty nicht mit Null. Der Wert Null zeigt an, dass die Variable vom Datentyp Variant absichtlich keine gültigen Daten enthält. Der Sonderwert Error in einer Variablen vom Datentyp Variant wird verwendet, um das Eintreten von Fehlerbedingungen in einer Prozedur zu kennzeichnen. Im Gegensatz zu anderen Fehlern findet jedoch keine normale Fehlerbehandlung durch die Anwendung statt. Daher kann der Programmierer oder die Anwendung selbst den Fehler auswerten und nötige Maßnahmen ergreifen. VarType-Funktion



VarType-Funktion



Gibt einen Wert vom Typ Integer zurück, der den Untertyp einer Variablen anzeigt. Syntax: VarType(VarName)



Das erforderliche Argument VarName ist ein Wert vom Typ Variant und enthält eine beliebige Variable, mit Ausnahme von Variablen eines benutzerdefinierten Typs. Rückgabewerte: Konstante



Wert



Bezeichnung



vbEmpty



0



Empty (nicht initialisiert)



vbNull



1



Null (keine gültigen Daten)



vbInteger



2



Ganzzahl (Integer)



vbLong



3



Ganzzahl (Long)



vbSingle



4



Fließkommazahl einfacher Genauigkeit



vbDouble



5



Fließkommazahl doppelter Genauigkeit



vbCurrency



6



Währungsbetrag (Currency)



vbDate



7



Datumswert (Date)



vbString



8



Zeichenfolge (String)



vbObject



9



Objekt



vbError



10



Fehlerwert



vbBoolean



11



Boolescher Wert (Boolean)



Office XP Kompendium



1095



 Kapitel 56



Grundlagen von VBA



Konstante



Wert



Bezeichnung



vbVariant



12



Variant (nur bei Datenfeldern mit Variant-Werten)



vbDataObject



13



Ein Datenzugriffsobjekt



vbDecimal



14



Dezimalwert



vbByte



17



Byte-Wert



vbArray



8192



Datenfeld (Array)



Diese Konstanten werden durch Visual Basic für Applikationen definiert und können beliebig im Code anstelle der tatsächlichen Werte verwendet werden. Die VarType-Funktion gibt niemals den Wert für vbArray alleine zurück. Der Wert wird immer zu einem anderen Wert addiert, um ein Datenfeld eines bestimmten Typs anzugeben. Die Konstante vbVariant wird nur in Verbindung mit vbArray zurückgegeben, um anzuzeigen, dass das Argument für die VarType-Funktion ein Datenfeld vom Typ Variant ist. Zum Beispiel wird der Wert, der für ein Datenfeld aus Ganzzahlen zurückgegeben wird, durch vbInteger + vbArray (8194) angegeben. Wenn ein Objekt eine Standardeigenschaft hat, gibt VarType (Objekt) den Typ dieser Standardeigenschaft zurück. Da Visual Basic ein eigenes Kompendium problemlos füllen könnte, beschränken wir uns in den folgenden Seiten und Kapiteln darauf, Ihnen die wichtigsten Grundfunktionen kurz aufzuführen und in einigen Fällen etwas detaillierter darzulegen. Es war jedoch notwendig, Ihnen die Grundlagen so ausführlich darzulegen, damit Sie problemlos kleinere eigene Anwendungen schreiben können, ohne ein 5-jähriges Studium der Informatik oder Vergleichbares zu absolvieren.



1096



Office XP Kompendium



 57



Funktionen, Prozeduren, Klassen



57.1



Funktionen, die Visual Basic bereits enthält



Sie müssen nicht das Rad neu erfinden, um mit Visual Basic programmieren zu können. Es sind bereits einige Funktionen beigegeben, die wir im Folgenden kurz auflisten. Sie finden diese Standardfunktion im Objektkatalog in der Bibliothek »VBA«.



57.1.1



Stringfunktionen



Die Stringfunktionen bezeichnen alle Möglichkeiten, um mit Textinhalten in Visual Basic zu arbeiten. Funktion



Beschreibung



Left$



Schneidet eine bestimmte Anzahl von Zeichen von links ab



Right$



Schneidet eine bestimmte Anzahl von Zeichen von rechts ab



Mid$



Schneidet eine bestimmte Anzahl von Zeichen aus der Mitte des Textes heraus



InStr



Sucht innerhalb einer Zeichenkette nach einem bestimmten String und gibt bei Auffinden die Position an



LTrim$



Löscht vorangestellte Leerzeichen



RTrim$



Löscht am Ende angefügte Leerzeichen



Trim$



Führt LTrim und RTrim in einem Vorgang aus



Len



Ermittelt die Länge einer Zeichenkette



Diese Übersicht stellt nur einen kleinen Teil dessen dar, was Visual Basic mit Textinhalten durchführen kann.



Office XP Kompendium



1097



 Kapitel 57



Funktionen, Prozeduren, Klassen Eine komplette Liste aller Stringfunktionen würde an dieser Stelle den Rahmen sprengen und Sie finden sie in der mitgelieferten Hilfedatei von Microsoft Office XP.



57.1.2



Die mathematischen Funktionen



Die mathematischen Funktionen in Visual Basic kann man nochmals unterteilen in die Grundfunktionen der Mathematik und in die der Finanzmathematik. Aus beiden Gruppen stellen wir Ihnen nun einige Funktionen vor. Mathematische Grundfunktionen: Funktion



Bedeutung



Sqr



Gibt die Quadratwurzel aus



Exp



Exponentialfunktion auf Basis e



Round



Rundet einen Wert auf oder ab



Int



Gibt den ganzzahligen Wert des Wertes wieder



Finanzmathematische Funktionen: Funktion



Funktionsname in Excel



Bedeutung



DDB



GDI



Anlagenabschreibung nach geometrisch degressiver Methode



SYD



DIA



Anlagenabschreibung nach arithmetisch degressiver Methode



SLN



LIA



Anlagenabschreibung nach linearer Methode



57.1.3 Datum und Uhrzeit



1098



Funktionen Datum und Uhrzeit



Sie können das Datum beziehungsweise die Uhrzeit durch eine Vielzahl von Funktionen in Ihre Anwendung einbinden. Denkbar ist hier zum Beispiel eine Stichtagsberechnung für Zahlungsziele von Rechnungen. Auch hier können wir nur einige der umfangreich vorhandenen Funktionen vorstellen.



Office XP Kompendium



 Funktionen, die Visual Basic bereits enthält



Kapitel 57



Funktion



Bedeutung



Date



Liefert das aktuell eingestellte Datum



Time



Enthält die aktuelle Uhrzeit



Daydiff



Berechnet die Differenz zwischen 2 Datumswerten



Weekday



Extrahiert den Wochentag aus einem angegebenen Datum



57.1.4



Format-Funktion



Eine sehr wesentliche Funktion in Visual Basic ist die Format-Funktion. Mithilfe dieser Funktion steuern Sie die Anzeige und den Ausdruck sämtlicher Wertangaben völlig unabhängig davon, welcher Datentyp formatiert werden soll. Einen Auszug aus dem voluminösen Umfang der Format-Funktion sehen Sie nachstehend. Ganz wichtig ist hierbei, dass der Dezimalpunkt und das Komma eine exakt gegensätzliche Funktion haben als im deutschen Sprachgebrauch! Funktion



Bedeutung



Kein Zeichen



Zeigt die Zahl ohne Änderung an



0



Beliebige Ziffer



%



Multipliziert eine Zahl Format(0.50,"0,00%") liefert 50% mit 100 und fügt ein Prozentzeichen ein



/



Datumstrennzeichen



Ddd



Zeigt den Wochentag als Abkürzung an



Hh



Stunde als Zahl mit führender Null



@



Platzhalter für ein Zeichen, bleibt die Variable aber leer, so enthält sie mindestens dieses eine Leerzeichen



<



Zeigt den Text in Kleinbuchstaben



Office XP Kompendium



Beispiel



Format(1234,!"0") liefert 1234 Format(1234,"0.00") liefert 1234.00



Format("LOGO", "<") liefert logo



1099



 Kapitel 57 Umwandeln von Werten



Funktionen, Prozeduren, Klassen Sie sehen, es ist mit den mitgelieferten Format-Funktionen in Visual Basic schon jede Menge Nützliches enthalten. Aber das ist längst nicht alles! Auch an das Umwandeln von Werten wurde gedacht, so ist es möglich, einen String, der einen gültigen Datumswert enthält, auch in einen gültigen Datumswert umzuwandeln. Damit ist es dann wesentlich einfacher, Vergleichsfunktionen auszuführen.



57.1.5 Umwandlungsfunktionen



Formatumwandlung



Aus der großen Anzahl diese Umwandlungsfunktionen haben wir Ihnen auch wieder einige ausgewählt und diese in nachstehender Tabelle übersichtlich zusammengefasst. Funktion



Rückgabewert



Bereich



Cbool



boolean



Logisch richtiger oder falscher Wert



Cint



Integer



-32768 bis 32767, Nachkommastellen werden hierbei gerundet



Cdate



Date



Ein beliebig gültiger Datumsausdruck



57.2



Eigene Prozeduren



57.2.1



Aufruf von Prozeduren



Eine wesentliche Eigenschaft von Visual Basic ist die, dass während der Laufzeit eines Programms im Normalfall die von Ihnen eingegebenen Programmzeilen nacheinander abgearbeitet werden. Wenn Sie Ihre eigene Anwendung schreiben, werden Sie recht schnell merken, dass nicht alles nacheinander geschrieben werden kann. Aus diesem Grund ist es notwendig, Programme in Teile / Module zu zerlegen. Diese können dann intern mit der Funktion call aufgerufen werden. Wenn diese Prozedur dann fertig ist, wird der ursprüngliche Code an der nächsten Zeile nach dem Call-Aufruf weiter abgearbeitet. Globale Variablen



1100



Wenn Sie Variablen verwenden wollen, die Sie in dem ganzen Programm benötigen und deren Wert auch zwischen den Prozeduren erhalten bleiben muss, so müssen diese global definiert werden. Das heißt, sie sind modulweit und auch projektweit erreichbar. Das ist besonders auch bei Eingabedialogen wichtig.



Office XP Kompendium



 Eigene Prozeduren Sollen im Gegensatz zu den globalen Variablen explizit Variablen zwischen den einzelnen Modulen übergeben werden, um damit zum Beispiel einen Bearbeitungsstatus festzuhalten, so erfolgt das über die Funktionen CALL BY VALUE UND CALL BY REFERENCE.



Kapitel 57 Übergabe von Variablen



Diese Funktionen unterscheiden sich in dem wesentlichen Punkt: Bei der Call by Reference wird am Ende der durchlaufenen Prozedur der veränderte Wert an die aufrufende Prozedur übergeben, bei der Call by Value wird der unveränderte Wert zurückgegeben und wurde für eine etwaige Verarbeitung innerhalb der Routine verwendet.



57.2.2



Dateizugriff



Mit Visual Basic können Sie selbstverständlich auch einen direkten Dateizugriff programmieren. Mit Visual Basic können Sie nicht nur die klassischen Funktionen wie Kopieren, Verschieben und Löschen von Dateien programmieren, sondern auch INI-Dateien und sequenzielle Dateien bearbeiten. Da diese Art der Programmsteuerung jedoch immer mehr in den Hintergrund rückt, können Sie mit Visual Basic auch auf die Windows Registry zugreifen.



Direkten Dateizugriff programmieren



Diese Schritte wollen wir Ihnen hier kurz erläutern. Auf die Erläuterung der Begriffe und Befehle aus den Anfängen der Programmierung in DOS soll hier nicht näher eingegangen werden. Diese dürften Ihnen hinlänglich bekannt sein.



Dateizugriff



Um mit INI-Dateien zu arbeiten, ist im Wesentlichen nur ein einziger Befehl / Funktion erforderlich.



INI-Dateien



System.Private.ProfileString (Filename, Section, Key)



Der Umgang mit der Windows-Registrierung ist immer etwas umfangreicher, schon allein dadurch, dass ein einmal eingetragener Schlüssel nicht leicht wieder aufzufinden ist. Aus diesem Grunde sollten Sie an der Registrierung wirklich nur dann Veränderungen vornehmen, wenn Sie sich sicher sind, dass sie das System nicht irreparabel schädigen. Es ist zu empfehlen, vorab immer eine Sicherung der Registrierung vorzunehmen!



REGISTRY



Im Wesentlichen ist der Befehl für die Registrierung identisch mit dem für die ini-Dateien. Es ist Ihnen damit möglich, auf den Ordner Hkey_Current_User zuzugreifen.



Office XP Kompendium



1101



 Kapitel 57 Sequenzielle Dateien



Funktionen, Prozeduren, Klassen Das Arbeiten mit Sequenziellen Dateien ist etwas umfangreicher. Wie der Name schon sagt, sind hier die Daten nacheinander in der Datei eingetragen. Es ist möglich, eine solche Datei in mehreren Modi zu öffnen. Input nur zum Lesen öffnen Output zum Bearbeiten / Schreiben Append wie Output zum Schreiben, jedoch im Unterschied dazu nicht zum Überschreiben, sondern die neuen Daten werden angehängt Wichtig ist hierbei, dass eine Datei, die zum Lesen geöffnet werden soll, vorhanden sein muss, ansonsten führt der Aufruf zu einer Fehlermeldung. Bei den anderen Modi wird die Datei neu erstellt, wenn sie nicht vorgefunden wird.



57.3 Klassenmodule



Klassen



Mit einer Klasse beschreibt man in Visual Basic die Definition von Objekten. In ihr können die Namen und Datentypen der Objekte deklariert werden sowie die Methoden und Eigenschaften, die dieses Objekt haben soll. Ein Klassenmodul ist in einem VBA-Projekt auch ein Modul. Eigenschaften von Objekten werden mit der Funktion Property let zugewiesen und mit der Funktion Property get können sie ausgelesen werden. Application.Name und Application.Path sind Eigenschaften, die nur gelesen werden können. Sie können diese Eigenschaften nicht verändern. Methoden können Sie in den Klassenmodulen erstellen und dann den Eigenschaften zuweisen. Weitaus bequemer funktioniert dies jedoch über die Userform. Erstellte Methoden und Eigenschaften erscheinen nun im Objektkatalog der neuen Klasse. Wesentliche Vorteile von Programmen, die mit Klassen arbeiten, sind: leichte Erweiterbarkeit klare Strukturierung weniger fehleranfällig



1102



Office XP Kompendium



 Dialoge und Userforms



Kapitel 57



leichte Weitergabe, da die Klassen wie auch die Module durch die Exportfunktion weitergegeben werden können



57.4



Dialoge und Userforms



Für die Dialogprogrammierung stehen Ihnen umfangreiche Sammlungen an Standardsteuerelementen zur Verfügung. Die Programmierung mit diesen Elementen sollte es jedem versierten Anwender auf Anhieb ermöglichen, eigene kleine Programme zu erstellen. Es wird an dieser Stelle auf die Beschreibung der einzelnen Elemente verzichtet, da diese ausreichend aus den Vorversionen von Visual Basic bekannt sind. Auch die Standardeigenschaften der einzelnen Elemente sind selbsterklärend und bedürfen an dieser Stelle keiner weiteren Erläuterung. Diese Art der Programmierung – dem Drag and Drop visualisierter Klassen und Module – erleichtert jedem Programmierer die Arbeit.



Office XP Kompendium



1103



 Teil 12 Praxisführer



Kapitel 58: Word 2002



1107



Kapitel 59: Excel 2002



1117



Kapitel 60: PowerPoint 2002



1123



Kapitel 61: PhotoDraw 2000 Version 2



1135



Kapitel 62: Publisher 2002



1139



 Teil 12



Praxisführer In diesem Kapitel erhalten Sie anhand einiger Anwendungsbeispiele einen Einblick in die Praxis von Office XP. Es geht um ganz typische, zum Teil etwas komplexe, jedenfalls aber immer wieder nachgefragte Arbeitsabläufe: einen Serienbrief und eine Homepage in Word eine Tabellen- und Diagrammdarstellung in Excel eine Präsentation in PowerPoint das Arbeiten mit Bildern in PhotoDraw die Gestaltung einer Einladungskarte in Publisher.



1106



Office XP Kompendium



 58



Word 2002



58.1



Der Serienbrief in Word 2002



Anhand des folgenden Beispiels wird Ihnen einfach und verständlich erklärt, wie Sie einen Serienbrief in Microsoft Word erstellen können. In diesem Fall erstellen Sie einen Serienbrief mithilfe des Seriendruck-Assistenten. Dieser Assistent führt Sie in sechs Schritten bis zum fertigen Serienbrief. 1.



Öffnen oder verfassen Sie das Dokument, das Sie als Serienbrief verwenden möchten. Dies kann zum Beispiel eine Einladung, ein Rundschreiben, ein interne Hausmitteilung oder ein Informationsrundschreiben sein.



2.



Klicken Sie im Menü EXTRAS auf BRIEFE UND SENDUNG/ SERIENDRUCKASSISTENT. Abbildung 58.1: Seriendruck-Assistenten aufrufen



3.



Wählen Sie aus dem AUFGABENBEREICH die Option BRIEFE und klicken Sie auf WEITER.



4.



In Schritt zwei des Seriendruck-Assistenten können Sie das Dokument für die Inhalte der Serienbriefe wählen. Da Sie Ihr Dokument bereits geöffnet haben, markieren Sie die Option AKTUELLES DOKUMENT VERWENDEN und klicken auf WEITER.



5.



In Schritt drei können Sie die QUELLE der Daten für Ihren Serienbrief wählen. Markieren Sie in diesem Beispiel die Option NEUE LISTE EINGEBEN und klicken Sie auf ERSTELLEN.



Office XP Kompendium



1107



 Kapitel 58



Word 2002



Abbildung 58.2: Der Aufgabenbereich



Abbildung 58.3: SeriendruckAssistent Schritt 2



1108



6.



In der ADRESSLISTE sind all die Adressen enthalten, die später beim Erstellen des Serienbriefs verwendet werden sollen. Tragen Sie die Daten für den ersten Empfänger in die ADRESSEFELDER ein und klicken Sie auf NEUER EINTRAG, um einen weiteren Empfänger hinzuzufügen. Nach Abschluss Ihrer Eingaben klicken Sie auf SCHLIESSEN, um zum Seriendruck-Assistenten zurückzukehren.



7.



Im folgenden Dialogfenster werden Sie aufgefordert, die Adressliste zu speichern. Geben Sie den gewünschten Namen an und klicken Sie auf SPEICHERN.



Office XP Kompendium



 Der Serienbrief in Word 2002



Kapitel 58 Abbildung 58.4: Serienbrief einrichten



Abbildung 58.5: Einträge in die Adressliste



8. Ihre Adressliste ist nun erstellt und Sie können die gewünschten Personen durch Markieren des KONTROLLKÄSTCHENS an- oder abwählen. 9. Die SERIENDRUCK-Symbolleiste wird nun eingeblendet. Über diese können Sie jetzt Adressblöcke oder Grußzeilen in Ihr Dokument einfügen. Setzen Sie dafür Ihren Cursor an die gewünschte Stelle des Dokuments und klicken Sie die entsprechende Option an. 10. Klicken Sie im Fenster des SERIENDRUCK-ASSISTENTEN auf WEITER. Dieser Schritt des Assistenten beinhaltet genau die gleichen Funktionen wie die Symbolleiste. Haben Sie alle Änderungen am Dokument vorgenommen, wechseln Sie zu Schritt fünf des Assistenten.



Office XP Kompendium



1109



 Kapitel 58



Word 2002



Abbildung 58.6: Auswahl der gewünschten Personen



11. Hier wird Ihnen eine Vorschau Ihrer Serienbriefe angezeigt. Sie können die einzelnen Briefe betrachten und eventuelle Änderungen an der Empfängerliste vornehmen. Abbildung 58.7: Die Vorschau Ihrer Serienbriefe



12. Um Ihre Serienbriefe zu drucken, klicken Sie im letzten Abschnitt des Serienbrief-Assistenten auf DRUCKEN. Ferner können Sie die Briefe auch in ein MS-Word-Dokument einfügen. Hierfür wählen Sie die Option INDIVIDUELLE BRIEFE BEARBEITEN.



1110



Office XP Kompendium



 Erstellen einer Homepage in Word 2002



58.2



Kapitel 58



Erstellen einer Homepage in Word 2002



Im folgenden Abschnitt wird beschrieben, wie Sie in Microsoft Word Ihre eigene Homepage schnell und ohne großen Aufwand erstellen können. Die einfachste Möglichkeit besteht darin, den Assistenten zu verwenden und auf vorgefertigte Vorlagen zurückzugreifen. Der Assistent führt Sie Schritt für Schritt: 1.



2.



Starten Sie Microsoft Word und wählen aus dem Aufgabenbereich die Option ALLGEMEINE VORLAGE. Sollte der Aufgabenbereich nicht sichtbar sein, blenden Sie ihn mit dem Befehl ANSICHT/AUFGABENBEREICH ein. Selektieren Sie die Registerkarte WEBSEITEN und starten Sie den WEBSEITEN-ASSISTENTEN.



3.



Tragen Sie unter WEBSITETITEL »Meine Homepage« ein und wählen Sie das Verzeichnis, in dem die Dateien gespeichert werden sollen. Haben Sie Ihre Eingaben beendet, klicken Sie auf WEITER. Abbildung 58.8: Name und Speicherort Ihrer Homepage



4.



In Schritt zwei können Sie einen FRAME in Ihre Webseite einfügen, der für die Navigation auf der Site zuständig ist. Markieren Sie die Option VERTIKALER FRAME und betätigen Sie den Button WEITER. Ein Frame ist ein so genannter Rahmen, der beim Aufrufen der Internetseite geladen wird. Dieser wird auf jeder einzelnen Seite anzeigt, weshalb sich Frames besonders gut für Navigationsleisten oder einen gleichbleibenden Titel eignen.



5.



Auf dieser Seite des Assistenten können Sie Seiten zu Ihrer Homepage hinzufügen oder entfernen. Markieren Sie die zwei leeren Seiten und



Office XP Kompendium



1111



 Kapitel 58



Word 2002 klicken Sie auf SEITE ENTFERNEN. Fügen Sie nun zwei Mal die Seite RIGHT-ALIGNED COLUMN hinzu, indem Sie VORLAGENSEITE HINZUFÜGEN wählen. 6. Die nächste Aufgabe besteht darin, die Reihenfolge der Einzelseiten festzulegen. Markieren Sie eine Seite und klicken Sie auf die Schaltflächen NACH OBEN oder NACH UNTEN, bis die gewünschte Reihenfolge im Auswahlfenster angezeigt wird. Verschieben Sie Ihre Seiten so lange, bis diese folgendermaßen organisiert sind: –



Personal Web Page



–



Right-aligned Column



–



Right-aligned Column 2



Abbildung 58.9: Seiten organisieren



7. Um ein vorgefertigtes Design hinzuzufügen, markieren Sie im Kapitel VISUELLES THEMA das entsprechende Kotrollkästchen. Klicken Sie auf THEMEN DURCHSUCHEN und wählen Sie die Option GERADLINIG. Durch einen erneuten Mausklick auf WEITER erreichen Sie das Ende des Assistenten. 8. Die Eingabe aller notwendigen Informationen ist nun beendet. Klicken Sie auf FERTIG STELLEN, um Ihre Site zu generieren. Dies kann je nach Aufwand einige Minuten in Anspruch nehmen. 9. Die fertig publizierte Site sollte jetzt in etwa wie in Abbildung 58.10 aussehen. 10. Jetzt können Sie der Internetseite Ihren persönlichen Text sowie einige der vielen Features hinzufügen. Eine gute Möglichkeit, um Änderungen an der Homepage vorzunehmen, bietet die Symbolleiste WEBTOOLS. Um diese einzublenden, klicken Sie auf WEBTOOLS unter ANSICHT/ SYMBOLLEISTEN.



1112



Office XP Kompendium



 Erstellen einer Homepage in Word 2002



Kapitel 58



11. Zuerst fügen Sie einen neuen Frame ein, in dem später der Haupttitel der Webseite zu sehen ist. Dafür klicken Sie auf das Symbol NEUER FRAME OBEN in der Symbolleiste FRAMES. Um die Größe von Frames zu ändern, bringen Sie Ihren Mauszeiger an deren Rand, bis daraus ein Doppelpfeil wird. Ziehen Sie ihn dann mit gehaltener Maustaste an die gewünschte Position. Abbildung 58.10: Die vom Assistenten erstellte Site



12. Fügen Sie nun einen Lauftext in den Frame ein. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche LAUFTEXT in der Symbolleiste WEBTOOLS. Abbildung 58.11: Die Eigenschaften eines Lauftextes



Office XP Kompendium



1113



 Kapitel 58



Word 2002 13. Das Fenster LAUFSCHRIFT wird nun angezeigt. Dort können Sie Änderungen bezüglich des VERHALTENS, der RICHTUNG, der HINTERGRUNDFARBE und der GESCHWINDIGKEIT vornehmen. Wählen Sie die Hintergrundfarbe AUTO und geben Sie als Text »Meine Homepage« in das dafür vorgesehene Fenster ein. 14. Um die Hintergrundfarbe des Frames zu wählen, klicken Sie auf FORMAT/HINTERGRUND.



Abbildung 58.12: Hintergrundfarbe wählen



15. Sie können in Ihre Homepage auf die gleiche einfache Weise wie in ein normales Word-Dokument Bilder einfügen. Klicken Sie auf EINFÜGEN/ GRAFIK/AUS DATEI, um zum Beispiel ein Foto einzufügen. 16. Ist das Bild eingefügt, wird es zunächst zwischen die Zeilen des Textes geschoben. Um dies zu verhindern, klicken Sie das Bild mit der rechten Maustaste an und wählen aus dem Drop-Down-Menü die Option GRAFIK FORMATIEREN. Klicken Sie auf die Registerkarte LAYOUT und markieren Sie die Option VOR DEN TEXT. Bestätigen Sie mit OK. 17. Jetzt sind Sie in der Lage, das Bild unabhängig vom Text an jede beliebige Stelle Ihrer Site zu positionieren. Abbildung 58.13: Grafik formatieren



18. Ihre Homepage sollte nun wie in Abbildung 58.14 aussehen.



1114



Office XP Kompendium



 Erstellen einer Homepage in Word 2002



Kapitel 58 Abbildung 58.14: Die fertige Startseite



19. Wenn Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten und auf die entsprechenden Links in der Navigationsleiste klicken, wechselt die Ansicht zu der jeweiligen Unterseite. Die Bearbeitung dieser Seiten funktioniert genauso wie die der Hauptseite. 20. Wenn Sie alle Seiten Ihren Wünschen entsprechend gestaltet haben, klicken Sie auf DATEI/SPEICHERN. 21. Jetzt ist Ihre Homepage fertig und Sie müssen diese nur noch über einen Internet-Provider wie zum Beispiel T-Online ins Internet stellen.



Office XP Kompendium



1115



 59



Excel 2002



59.1



Erstellen einer Tabelle und Darstellung in einem Diagramm



In diesem Beispiel lernen Sie eine wichtige Funktion von Microsoft Excel kennen. Mit Excel erstellen Sie zum Beispiel komplexe Tabellen und wandeln diese automatisch in ein Diagramm um. Diese Vorgehensweise lernen Sie in diesem Kapitel anhand einer Beispieltabelle näher kennen. 1. Starten Sie Microsoft Excel und öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe. 2. Erstellen Sie eine Tabelle wie in Abbildung 59.1. 3. Um Rahmen zu Zellen hinzuzufügen, markieren Sie die entsprechenden Zellen. Öffnen Sie das Kontextmenü mithilfe der rechten Maustaste. Wählen Sie die Option ZELLEN FORMATIEREN. Im folgenden Dialogfenster klicken Sie auf die Registerkarte RAHMEN. Dort können Sie die gewünschte Art des Rahmens individuell einstellen. 4. Markieren Sie alle Zellen der Tabelle, in die später Zahlenwerte eingetragen werden. Also in diesem Fall B7 bis H18. 5. Klicken Sie auf FORMAT/ZELLEN oder öffnen Sie das Dialogfeld über das Kontextmenü. Wählen Sie die Registerkarte ZAHLEN. 6. Wählen Sie die Kategorie WÄHRUNG und geben Sie ein ZAHLENFORMAT an. 7. Klicken Sie auf OK, um die Formatierung der Zellen abzuschließen und zur Arbeitsmappe zurückzukehren. 8. Nun werden alle in diese Zellen eingetragenen Zahlen automatisch in das Währungsformat DM umgewandelt. 9. Tragen Sie in die Zellen die entsprechenden ZAHLENWERTE ein. 10. Tragen Sie als BESCHRIFTUNG in Zelle A20 »Umsätze pro Jahr« ein. 11. Excel kann nun die GESAMTUMSÄTZE der einzelnen Mitarbeiter automatisch berechnen. Hierfür setzen Sie den Cursor in die Zeile »Umsätze pro Jahr« und in die jeweilige Spalte. Office XP Kompendium



1117



 Kapitel 59



Excel 2002



Abbildung 59.1: Eine Tabelle in Excel



Abbildung 59.2: Währungsformat festlegen



12. Um zum Beispiel die Umsätze für Herrn Müller zu berechnen, setzen Sie den Cursor in Zelle D20. 13. Klicken Sie jetzt auf das Symbol SUMME. Darauf fügt Excel automatisch die Summenformel ein und schlägt den zu summierenden Bereich vor. Um den Wirkungsbereich der Summenformel neu zu definieren, klicken Sie auf die erste Zelle des gewünschten Bereichs und ziehen Sie den Markierungsrahmen bei gehaltener Maustaste bis zur letzten Zelle.



1118



Office XP Kompendium



 Erstellen einer Tabelle und Darstellung in einem Diagramm



Kapitel 59



Bestätigen Sie Ihre Eingabe durch einen Klick auf den grünen Haken im Eingabefeld der Formel. Abbildung 59.3: Eingabefeld der Formel Abbildung 59.4: Summenformel einfügen



14. Tragen Sie auf diese Weise die Formeln für jeden Mitarbeiter ein. 15. Um den jeweiligen Gesamtbetrag in Euro umzurechnen, beschriften Sie zuerst Zeile 21 mit »Gesamtbetrag in Euro«. 16. Excel 2002 beinhaltet jetzt auch eine automatische Euroumrechnungsfunktion. Klicken Sie auf EXTRAS/EUROUMRECHNUNG, um diese zu starten. 17. Klicken Sie einfach in das Feld QUELLBEREICH und ZIELBEREICH und dann auf die gewünschte Zelle in der Tabelle. Der entsprechende BEFEHL wird dann automatisch in die Felder eingetragen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Abbildung 59.5: Euroumrechnung



18. Verfahren Sie auf die oben genannte Weise mit allen Spalten.



Office XP Kompendium



1119



 Kapitel 59



Excel 2002



Abbildung 59.6: Fertige Berechnung der Tabelle



19. Die Tabelle sollte nun wie in Abbildung 59.6 aussehen. 20. Um die Tabelle übersichtlicher zu gestalten, fügen Sie den Zeilen 5 und 20 noch eine Schattierung hinzu. Markieren Sie die entsprechenden Zeilen und klicken Sie auf FORMAT/ZELLE. Aus der Registerkarte MUSTER wählen Sie die gewünschte Schattierung. 21. Um auf den ersten Blick die Umsatzrangordnung der Mitarbeiter zu erkennen, fügen Sie über der Berechnungstabelle noch einige Zeilen hinzu. Markieren Sie die gesamte Zeile, indem Sie auf die Zeilennummer klicken. Wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN die Option ZEILE. 22. Kopieren Sie nun die Zellen mit den Namen der Mitarbeiter direkt unter die Überschrift. Markieren Sie die entsprechenden Zellen und bewegen Sie den Mauszeiger an den ZELLENRAND. Halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt und verschieben Sie die Inhalte nach oben. 23. Um das Gesamtergebnis unter den Namen anzuzeigen, markieren Sie die jeweilige Zelle. Fügen Sie in das Eingabefeld ein Ist-Gleich-Zeichen = ein, damit Excel den folgenden Text als FORMEL behandelt. Geben Sie jetzt den Namen der Zelle an, in dem sich das Gesamtergebnis befindet. In unserem Beispiel sind das die Zellen B5 bis H5. 24. Die Tabelle sollte nun wie in Abbildung 59.7 aussehen. 25. Um die Ergebnisse nun in einem Diagramm anzuzeigen, wählen Sie die Option EINFÜGEN/DIAGRAMM. Der DIAGRAMM-ASSISTENT wird nun angezeigt. 26. Markieren Sie das Icon GRUPPIERTE 3D-SÄULE und klicken Sie auf WEITER. 27. Im nächsten Feld des Assistenten müssen Sie den DATENBEREICH auswählen. Markieren Sie die Felder B4 bis H5.



1120



Office XP Kompendium



 Erstellen einer Tabelle und Darstellung in einem Diagramm



Kapitel 59 Abbildung 59.7: Die Umsatzberechnung



Abbildung 59.8: Der DiagrammAssistent



28. Jetzt werden Sie dazu aufgefordert, die BESCHRIFTUNG Ihres Diagramms vorzunehmen. Geben Sie als DIAGRAMMTITEL »Umsätze der Außendienstmitarbeiter« an. Auf der Registerkarte LEGENDE können Sie die Option LEGENDE ANZEIGEN ausklicken, da dieses Diagramm nicht mehr als eine Ebene darstellt und somit keine Legende benötigt wird.



Office XP Kompendium



1121



 Kapitel 59



Excel 2002 29. Im letzen Abschnitt können Sie entscheiden, ob das Diagramm in ein NEUES DATENBLATT oder als Objekt in das vorhandene eingebettet werden soll. Markieren Sie die Option ALS OBJEKT IN und klicken Sie auf FERTIG STELLEN.



Abbildung 59.9: Das fertige Diagramm



30. Das Diagramm wird nun eingefügt und Sie können seine Größe durch Verschieben der Eckmarkierungen verändern.



1122



Office XP Kompendium



 60



PowerPoint 2002



60.1



Erstellen einer Präsentation



Dieses Beispiel zeigt, wie Sie anhand von Vorlagen schnell und einfach professionelle Präsentationen erstellen können. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus: 1.



Starten Sie Microsoft PowerPoint 2002.



2.



Nach dem Start wird folgender Bildschirm angezeigt (Abbildung 60.1). Abbildung 60.1: Das PowerPointStartmenü



3.



Klicken Sie im AUFGABENBEREICH unter dem Menüpunkt MIT VORLAGE BEGINNEN auf ALLGEMEINE VORLAGEN.



4.



Wählen Sie nun die Vorlage ÜBERGÄNGE und bestätigen Sie mit OK.



Office XP Kompendium



1123



 Kapitel 60



PowerPoint 2002 5. In Microsoft PowerPoint können Sie mit so genannten FOLIENMASTERN arbeiten. Dies bedeutet, dass Sie ein FORMAT (zum Beispiel ein Design) festlegen, das sich auf allen verwendeten FOLIEN wiederholt. 6. Die FOLIENMASTERANSICHT rufen Sie über den Menüpunkt ANSICHT/ MASTER/FOLIENMASTER auf. 7. Jetzt wird der FOLIENMASTER für die Formatvorlage ÜBERGÄNGE angezeigt. Dieser besteht aus zwei einzelnen Folien, die in der linken Leiste zu sehen sind. Seit PowerPoint 2002 können Sie mehrere MASTERFOLIEN definieren. Klicken Sie auf die erste MASTERFOLIE, um diese zu bearbeiten.



Abbildung 60.2: Der Folienmaster



8. Verändern Sie die Schriftgrößen der einzelnen Textformate auf folgende Art und Weise: –



Schriftgröße Titel



28 Punkt



–



Schriftgröße Auflistungsebene 1 + 2



20 Punkt



–



Schriftgröße Auflistungsebene 3



18 Punkt



–



Schriftgröße Auflistungsebene 4 + 5



16 Punkt



Dies bewirkt, dass die einzelnen Textteile der verwendeten Folien auf die entsprechende Schriftgröße voreingestellt werden.



1124



Office XP Kompendium



 Erstellen einer Präsentation



Kapitel 60



9. Fügen Sie jetzt noch das Microsoft-Office-Logo in den Folienmaster ein. Gehen Sie dabei genauso vor wie in Microsoft Word. Klicken Sie auf EINFÜGEN/GRAFIK/AUS DATEI. Das Microsoft-Office-Logo finden Sie als OFFICELOGO.TIF auf der beigelegten Produkt CD. Das Logo wird jetzt auf jeder entsprechenden Folie angezeigt. 10. Um zur Bearbeitungsansicht zurückzukehren, wählen Sie die Option NORMAL aus dem Menü ANSICHT. 11. Fügen Sie jetzt den in Abbildung 60.3 zu sehenden Text hinzu. 12. Der Text wird automatisch auf die im Folienmaster angegebene Größe formatiert. 13. Um die erste Seite Ihrer Präsentation zu vervollständigen, fügen Sie das MS-Office-Logo nochmals ein. Abbildung 60.3: Die fertige erste Seite



Nun können Sie dem Text und der Grafik Ihrer Präsentation Animationen zuweisen. Diese dienen dazu, wichtige Stellen hervorzuheben, den Informationsfluss zu steuern oder Ihre Präsentation ansprechend zu gestalten. Sie können Ihrer Präsentation ganze Animationschemas zuweisen oder jedes Objekt einzeln bearbeiten. Animationsschemas sind vordefinierte Animationen, die Sie entweder auf eine einzelne Folie oder auf die ganze Präsentation anwenden können. 14. Rufen Sie das Menü FOLIENDESIGN - ANIMATIONSSCHEMAS im Aufgabenbereich auf, indem Sie auf den kleinen Pfeil neben dem SCHLIESSENSymbol klicken (siehe Abbildung 60.4). Sollte der Aufgabenbereich nicht eingeblendet sein, klicken Sie auf AUFGABENBEREICH im Menü ANSICHT. Darauf wird das in Abbildung 60.5 gezeigte Fenster angezeigt. Office XP Kompendium



1125



 Kapitel 60



PowerPoint 2002



Abbildung 60.4: Animationsschemas einblenden



Abbildung 60.5: Die Animationsschemas



15. Klicken Sie auf EINZELN VERBLASSEND und der Effekt wird den Textfeldern zugewiesen. Da das Logo von Microsoft Office eine eingefügte Bilddatei ist, wird dieser keine automatische Animation zugewiesen. Um dem Logo einen Effekt zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor. 16. Wählen Sie im AUFGABENBEREICH wieder den kleinen Pfeil und wechseln Sie zur Ansicht BENUTZERDEFINIERTE ANIMATION. Folgendes Fenster wird nun angezeigt (Abbildung 60.6). 17. Im eingeblendeten Dialogfeld werden die Animationen, die automatisch erstellt wurden angezeigt. Um dem Logo Aktion hinzuzufügen, markieren Sie das Logo. Drücken Sie dann den Button EFFEKT HINZUFÜGEN und wählen Sie die Option KEIL aus. 18. Der neu erstellte EFFEKT wird nun im Dialogfenster des AUFGABENBEREICHS angezeigt. Um die Animations-Reihenfolge zu ändern, markieren Sie eine Aktion und klicken auf einen der Pfeile REIHENFOLGE ÄNDERN. Verschieben Sie die Objekte so lange, bis die Reihenfolge lautet:



1126



Office XP Kompendium



 Erstellen einer Präsentation



Kapitel 60 Abbildung 60.6: Benutzerdefinierte Animation



Titel 1: Microsoft XP LogoOffice Teamarbeit ohne Grenzen 19. Wenn Sie einem Effekt einen Sound hinzufügen wollen, öffnen Sie das Drop-Down-Menü der jeweiligen Aktion und wählen Sie EFFEKTOPTIONEN. 20. Um Ihre bisher erstellte Präsentation zu testen, drücken Sie (F5) oder klicken Sie auf BILDSCHIRMPRÄSENTATION TESTEN. 21. Damit Ihre Präsentation vollständig angezeigt wird, müssen Sie im Moment noch zwischen den einzelnen Aktionen mit einem Klick der Maustaste umschalten. Dies werden wir im nächsten Schritt ändern. 22. Wählen Sie im Drop-Down-Menü neben der Aktion »LogoOffice« ANZEIGEDAUER aus. Abbildung 60.7: Anzeigeoptionen einstellen



Office XP Kompendium



1127



 Kapitel 60



PowerPoint 2002 23. Wählen Sie aus dem Feld STARTEN die Option NACH VORHERIGER und geben Sie eine VERZÖGERUNG von 2 Sekunden an. Bestätigen Sie mit OK. Wiederholen Sie diesen Schritt für die Aktion »Teamarbeit ohne Grenzen«. Den Effekt »Titel 1: Microsoft XP« müssen Sie nicht bearbeiten, da dieser die erste AKTION Ihrer Präsentation ist und somit automatisch gestartet wird. 24. Wenn Sie jetzt Ihre Präsentation testen, werden Sie feststellen, dass diese vollautomatisch abläuft, ohne die Maustaste zu betätigen. 25. Die Startseite Ihrer Präsentation ist nun fertig gestellt. Jetzt können Sie fortfahren, indem Sie neue Folien einfügen. 26. Hierzu wechseln Sie im AUFGABENBEREICH zur Ansicht FOLIENLAYOUT. 27. Klicken Sie auf den Drop-Down-Pfeil neben dem »Nur Titel« Symbol und wählen Sie die Option NEUE FOLIE EINFÜGEN. 28. Tragen Sie als TITEL »Die Entwicklung« ein. Der Titel erhält automatisch die im FOLIENMASTER ausgewählte Formatierung. 29. Fügen Sie nun einen BLOCKPFEIL aus dem Menü AUTOFORMEN der ZEICHNEN-Symbolleiste hinzu.



Abbildung 60.8: Blockpfeil hinzufügen



Abbildung 60.9: Ein Blockpfeil



30. Fügen Sie den BLOCKPFEIL ein und formatieren Sie diesen wie in Abbildung 60.9. Um die Größe der PFEILSPITZE anzupassen, klicken Sie auf die kleine gelbe Raute und ziehen Sie diese dann in die gewünschte Richtung. 31. Tragen Sie die Texte wie in Abbildung 60.10 in Ihr Dokument ein. Dazu benutzen Sie so genannte Textfelder. Ein Textfeld können Sie einfügen, indem Sie auf die Option EINFÜGEN/TEXTFELD klicken. Um die Linien einzufügen, klicken Sie auf das Symbol LINIE in der ZEICHNENSymbolleiste.



1128



Office XP Kompendium



 Erstellen einer Präsentation



Kapitel 60 Abbildung 60.10: Die fertige Folie



32. Markieren Sie je eine Office-Version mit der dazugehörigen Linie auf der Zeitachse und gruppieren Sie diese mit dem Befehl ZEICHNEN/ GRUPPIERUNG aus der ZEICHNEN-Symbolleiste. Dies ist nötig, weil je eine Überschrift mit dem dazugehörigen Zeitpunkt gleichzeitig erscheinen soll. 33. Nun beginnen Sie, die Aktion EINBLENDEN den einzelnen Objekten zuzuweisen (siehe Arbeitsschritt 13). Dem Pfeil weisen die Aktion EINFLIEGEN VON LINKS zu. Die Liste der Aktionen sollte nun folgendermaßen aussehen (Abbildung 60.11). Abbildung 60.11: Liste der Aktionen



34. Die zweite Folie Ihrer Präsentation ist nun fertig gestellt. Fügen Sie aus dem Folienlayout des Aufgabenbereichs eine Folienvorlage TITEL UND TEXT ein. 35. Geben Sie den Text und die Überschrift wie in Abbildung 60.13 ein.



Office XP Kompendium



1129



 Kapitel 60



PowerPoint 2002



Abbildung 60.12: Titel und Text einfügen



Abbildung 60.13: Die dritte Folie



36. Die Textgröße wird dank der Eingabe im Folienmaster automatisch eingestellt. Sie müssen lediglich die zwei Aufzählungen in der ersten Ebene markieren und die Schrifteigenschaft FETT angeben. Um einen Aufzählungspunkt in die ZWEITE EBENE zu verschieben, setzen Sie den Cursor in die entsprechende Zeile und drücken die (Tab)-Taste. Wenn Sie es wünschen, können Sie den Textfeldern noch Effekte hinzufügen, um Ihre Präsentation interessanter zu gestalten. 37. Erstellen Sie jetzt eine Folie mit TITEL UND ZWEISPALTIGEM TEXT. Abbildung 60.14: Titel mit zweispaltigem Text einfügen



38. Gestalten Sie diese Folie wie in folgender Abbildung. 39. Die beiden Überschriften »Fokus« und »Produktinnovation« wurden mit TEXTFELDERN erstellt. 40. Geben Sie nun noch die Schrifteigenschaft FETT für die Überschriften an. Um Vergleichswerte, Verkaufszahlen usw. übersichtlicher darzustellen, bietet Ihnen Microsoft PowerPoint die Möglichkeit, Diagramme in Ihre Präsentation einzufügen.



1130



Office XP Kompendium



 Erstellen einer Präsentation



Kapitel 60 Abbildung 60.15: Folie vier



41. Fügen Sie eine neue Folie mit TITEL UND INHALT in Ihr Dokument ein. Abbildung 60.16: Neue Folie mit Titel und Inhalt



42. Die neue Folie wird eingefügt. Geben Sie als Überschrift »Prozentuale Nutzung von Office« an. Um das Diagramm einzufügen, klicken Sie auf das Symbol DIAGRAMM (siehe Abbildung 60.17). Abbildung 60.17: Diagramm einfügen



43. Eine Beispieldatentabelle wird nun geöffnet, in die Sie die gewünschten Daten und Beschriftungen eintragen können. Nehmen Sie die Eintragungen wie in Abbildung 60.18 vor. 44. Um die Tabelle zu schließen und zu der Benutzeroberfläche von PowerPoint zurückzukehren, klicken Sie einfach auf einen leeren Bereich des Arbeitsblattes. 45. Markieren Sie nun das Diagramm und weisen Sie ihm als benutzerdefinierten Effekt WISCHEN zu. Im Dialogfeld RICHTUNG wählen Sie die Option VON UNTEN.



Office XP Kompendium



1131



 Kapitel 60



PowerPoint 2002



Abbildung 60.18: Eine Tabelle erstellen



46. Klicken Sie nun im Ansichtsfenster der Animationen auf den kleinen Drop-down-Pfeil neben dem Diagrammeffekt und wählen Sie die Option EFFEKTOPTIONEN. Abbildung 60.19: Effektoptionen anzeigen



Abbildung 60.20: Die Effektoptionen



1132



Office XP Kompendium



 Erstellen einer Präsentation



Kapitel 60



47. Wählen Sie in der Registerkarte DIAGRAMMAKTIONEN aus dem DropDown-Menü die Option NACH KATEGORIE. 48. Jetzt werden die einzelnen Kategorien Ihres Diagramms mit dem Effekt WISCHEN versehen. 49. Die letzte Folie enthält nun noch eine Zusammenfassung von Office XP. Fügen Sie eine Folie mit TITEL UND TEXT ein (siehe Arbeitsschritt 31). 50. Tragen Sie den in Abbildung 60.21 angezeigten Text ein. Abbildung 60.21: Die letzte Folie



Ihre Präsentation ist jetzt fertig gestellt. Klicken Sie auf BILDSCHIRMPRÄSENTATION/BILDSCHIRMPRÄSENTATION VORFÜHREN oder drücken Sie (F5), um diese zu testen.



Office XP Kompendium



1133



 61



PhotoDraw 2000 Version 2



61.1



Arbeiten mit Bildern



Mit folgendem Beispiel wird erklärt, wie Sie ohne große Umstände ein Bild scannen und bei Bedarf weiterverarbeiten können. 1.



Starten Sie Microsoft PhotoDraw unter START/PROGRAMME.



2.



Nach dem Start von PhotoDraw wird der Startbildschirm angezeigt (siehe Abbildung 61.1). Dort stehen Ihnen mehrere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Markieren Sie das Kontrollkästchen BILD SCANNEN und klicken Sie auf OK. Abbildung 61.1: Der Startbildschirm



3.



Falls Sie zum ersten Mal mit PhotoDraw arbeiten, wird Sie PhotoDraw auffordern, die entsprechende TWAIN-Quelle festzulegen. Klicken Sie auf OK.



4.



Im folgenden Fenster werden alle installierte Geräte angezeigt. Klicken Sie auf den Button ÄNDERN, um ihnen die entsprechende Geräteart zuzuweisen.



Office XP Kompendium



1135



 Kapitel 61



PhotoDraw 2000 Version 2



Abbildung 61.2: Einstellungen der Scanner und Kameras



5.



Das Menü für die Einstellungen des Scannens wird nun am rechten Bildschirmrand angezeigt (siehe Abbildung 61.3).



6.



Markieren Sie die Funktion AUTOSCAN. Diese Funktion passt die Farbe und die Auflösung des Bildes automatisch an. Um mit dem Vorgang zu beginnen, klicken Sie auf den Button SCANNEN. Je nachdem, welchen Scanner Sie verwenden, kann dieser Vorgang einige Minuten in Anspruch nehmen.



7.



Das Bild wird nun auf Ihrem Monitor angezeigt und Sie können mit der Bearbeitung beginnen.



8.



Um den Zoomfaktor zu verändern, benutzen Sie das SCHWENKEN/ ZOOMEN-Fenster. Sollte dieses nicht angezeigt werden, können Sie es mit der Option ANSICHT/SCHWENKEN/ZOOMEN anzeigen lassen.



9.



Um unerwünschte Bereiche des Bildes zu entfernen, benutzen Sie die Zuschneid-Funktion von PhotoDraw. Klicken Sie auf das Symbol ZUSCHNEIDEN im VISUELLEN MENÜ. In der rechts erscheinenden BEARBEITUNGSLEISTE können Sie eine vordefinierte Grundform auswählen. Klicken Sie beispielsweise auf das Quadrat.



Abbildung 61.3: Das Scanmenü



1136



Office XP Kompendium



 Arbeiten mit Bildern



Kapitel 61 Abbildung 61.4: Ein eingescanntes Bild



10. Jetzt wird auf Ihrem Arbeitsbereich ein Quadrat angezeigt, dessen Größe Sie beliebig verändern können. Nur der Bereich, der sich innerhalb des Quadrates befindet, wird später nicht verändert werden. Die zu löschenden Bereiche werden durch eine leichte Transparenz dargestellt. 11. Durch einen Klick auf den Button FERTIG STELLEN wird die Aktion ausgeführt. 12. Um Ihr Bild zu drehen, benutzen Sie den kleinen, grün ausgefüllten Drehpunkt. 13. Da die Größe des Bildbereichs jetzt nicht mehr ausreicht, klicken Sie auf DATEI/BILD-SETUP. Dort können Sie die Größe des Bildbereichs individuell einstellen. 14. Auf vielen Fotos befinden sich Bestandteile, die auf einem späteren Ausdruck unerwünscht sind. Wie Sie solche Objekte entfernen, wird im folgenden Abschnitt erklärt. 15. Auf diesem Beispielbild befindet sich eine Datumsangabe in der rechten unteren Ecke. Um diese zu retuschieren, gehen Sie folgendermaßen vor. 16. Klicken Sie im VISUELLEN MENÜ auf RETUSCHIEREN/KLONEN. Klonen bedeutet das KOPIEREN eines bestimmten Bildbereichs an eine andere Stelle des Dokuments.



Office XP Kompendium



1137



 Kapitel 61



PhotoDraw 2000 Version 2



Abbildung 61.5: Die Bearbeitungsleiste Klonen



17. Die Funktion KLONEN besteht aus zwei Schritten. Im ersten Schritt legen Sie fest, welcher Bildbereich kopiert werden soll. Im zweiten Schritt fügen Sie die entsprechenden Bildbereiche ein. 18. In folgender Abbildung sehen Sie zweimal die rechte untere Ecke des Beispielbildes. Links sehen Sie das Originalbild und rechts das mit der Option KLONEN bearbeitete Bild. Abbildung 61.6: Eine Retusche – links: vorher, rechts: nachher



1138



Office XP Kompendium



 62



Publisher 2002



62.1



Das Gestalten einer Einladungskarte



In diesem Kapitel werden wir mithilfe von MS Publisher eine professionelle Einladungskarte erstellen. Durch die Unterstützung der zahlreichen Assistenten und Vorlagen geht dies ohne große Umstände und Zeitaufwand vor sich. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1.



Starten Sie Microsoft Publisher durch einen Klick auf das Publishersymbol unter START/PROGRAMME.



2.



Nach dem Start wird folgendes Fenster angezeigt (siehe Abbildung 62.1). Abbildung 62.1: Diverse Vorlagen



Office XP Kompendium



1139



 Kapitel 62



Publisher 2002 3.



Hier können Sie aus diversen Vorlagen der verschiedenen Kategorien wählen. Markieren Sie die Einladung KUCHEN UND MÄDCHEN aus der Kategorie EINLADUNGSKARTEN/GEBURTSTAGSPARTY und klicken Sie auf ASSISTENTEN STARTEN, um fortzufahren.



4.



Der EINLADUNGSKARTEN-ASSISTENT wird angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltflächen WEITER und ZURÜCK, um zwischen den verschiedenen Schritten des Assistenten zu wechseln. Mit der Schaltfläche FERTIG STELLEN wird der Assistent beendet und die Vorlage mit den bereits eingegebenen Informationen erstellt.



5.



Auf der zweiten Seite des Assistenten haben Sie die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Layouts zu wählen. Markieren Sie die Option QUADRATISCHE GRAFIKEN und klicken Sie auf WEITER.



6.



Im nächsten Schritt geben Sie die Größe und die Faltung Ihrer Einladungskarte an. Markieren Sie die Option ¼-SEITE, SEITLICHE FALTUNG und fahren Sie fort.



7.



Die nächste Aufgabe besteht darin, eine farbliche Gestaltung zu wählen. Markieren Sie die Option SONNENUNTERGANG und klicken Sie auf WEITER.



8.



Auf der nächsten Seite des Assistenten können Sie einen so genannten TEXTVORSCHLAG verwenden. Textvorschläge sind zum Thema passende vordefinierte Texte. Wählen Sie den Vorschlag wie in Abbildung 62.4 und bestätigen Sie mit OK, um zum Assistenten zurückzukehren.



Abbildung 62.2: Der Assistent



Abbildung 62.3: Größe und Faltung wählen



1140



Office XP Kompendium



 Das Gestalten einer Einladungskarte



Kapitel 62 Abbildung 62.4: Textvorschlag



9. Im letzten Schritt des Assistenten können Sie nun noch PERSÖNLICHE INFORMATIONEN angeben, die Sie für diese Publikation verwenden möchten. Markieren Sie die Option PRIVAT/FAMILIE und klicken Sie auf FERTIG STELLEN, um die Vorlage zu generieren. 10. Nach Abschluss der Publikation wird die Einladungskarte (siehe Abbildung 62.5) auf Ihrem Monitor angezeigt und Sie können mit der Eingabe Ihrer persönlichen Daten beginnen. 11. Die erste Seite der Karte ist durch das ausgewählte Layout und den verwendeten Textvorschlag schon komplett fertig gestellt. Um zu den Seiten zwei und drei der Einladung zu gelangen, klicken Sie auf das entsprechende Seitensymbol in der Statusleiste SEITENNAVIGATION am unteren Bildrand (siehe Abbildung 62.5). 12. Geben Sie Ihren persönlichen Text in die vorgegebenen Textfelder ein (siehe Abbildung 62.6). 13. Auf der vierten Seite der Karte sieht der Assistent weder Textfelder noch Grafiken vor. Wechseln Sie zu dieser Seite und fügen Sie beispielsweise ein Clipart ein. Das Einfügen von Cliparts funktioniert in Publisher auf die gleiche einfache Weise wie zum Beispiel in Microsoft Word. 14. Klicken Sie in der Menüleiste auf EINFÜGEN/GRAFIK/CLIPART und wählen Sie aus der Vielzahl der angebotenen Vorschläge aus. 15. Ihre Einladungskarte ist nun fertig erstellt. Wenn Sie möchten, können Sie diese natürlich noch nach Ihren eigenen Wünschen gestalten.



Office XP Kompendium



1141



 Kapitel 62



Publisher 2002



Abbildung 62.5: Die erste Seite der Einladungskarte



Abbildung 62.6: Die Seiten zwei und drei der Einladung



1142



Office XP Kompendium



 Stichwortverzeichnis



! 1-zu-n-Verknüpfung 661 1-zu-n-Verknüpfungen 594 3D, Bezug 417 3D-Diagramm 526 A Abfrage 633, 637 bearbeiten 562 definieren 679 speichern 563 Abfrage-Assistent 599 Abfrageeditor 668 Abhängigkeit, innere 662 Absatz aufteilen 187 definieren 187 leerer 187 verbinden 187 Absatzmarken 178 Abschnittnummer 177 Absolute Adressierung 465 Absolute und relative Pfade 571 Abwärtssuche 208 Access Abfragegenerator 739 ActiveX 753, 768, 774 Aktionsabfragen 698 Aktualisierungsabfragen 700 Andere Eigenschaften 733 Anfügeabfrage 698 Anmeldungskennwort 51 Aufbau von Formularen 709 AutoFormat 730 Bearbeiten von Steuerelementen 722 Befehlsschaltfläche 725, 748 benutzerdefinierte Abfrage 50f. Berichte 761 Berichtgenerator 51 Bezeichnungsfelder 734



Office XP Kompendium



Bild Generator 736 Bilder 748 Datenbank auf Webseite 168 Datenbankanwendung 50 Datendefinitionsabfragen 706 Daten-Eigenschaften 732 Datenquellen 713 Datensatzherkunft 738 Datenzugriffsseiten 51, 768 DELETE-Befehl 701 Eigenschaften 711 Eigenschaftenfenster 711 Endlosformulare 714 Entwurfsansicht 51 Entwurfsansichtsfenster 51 Ereignisse 715 Erstellen eines neuen Formulars 715 Excel 766 Feldliste 719 Format-Eigenschaften 732 Formateinstellungen 755 Formateinstellungen der Bereiche 757 Formatieren von Bereichen 729 Formular 755 Formular speichern 718 Formular-Bereiche 714 Formulareigenschaften 711 Formulargenerator 51 Funktionen in Access-Projekten 51 gebundene Formulare 713 gebundene Objektfelder 750 Gleichheitsoperator (=) 691 gruppierte Berichte 764 Gruppierung von Datensätzen 692 HTML 770 HTML-Code 768 Hyperlink in Datenbank 166 implizite UND-Verknüpfung 689 INSERT INTO-Befehl 699 Internet/Intranet 165



1143



 Stichwortverzeichnis Kombinationsfeld 724, 736 Kontrollkästchen 723 Konvertieren 781 Kopieren von Steuerelementen 722 Kreuztabellenabfrage-Assistent 703 Kreuztabellenabfragen 702 Kriterien 688 Layout 761 Layoutassistent 771 Listenfelder 724, 736 Löschabfragen 701 Löschen von Steuerelementen 722 Mehrfachauswahl 738 Modul 776 Module 775 Objektfelder 751 Optionsfeld 723 Optionsgruppen 740 Parameterabfragen 696 Pass-Through-Abfragen 707 Pivot-Diagrammansichten 51 Pivot-Tabelle 51 Präsentationen 767 Prozedur 51, 775 Register 752 RTF-Format 767 Serienbriefe 767 Sortierung 687 Spaltenüberschrift fixieren 706 SQL-Server 51 SQL-Server-Datenbank 51 Steuerelement-Assistenten 723 Steuerelemente 713, 732 Steuerelemente platzieren 718 Summe 694 Tabellenerstellungsabfragen 701 Textfelder 734 Toolbox 719 Umschaltfläche 723 ungebundene Formulare 713 Union-Abfragen 706 Unterberichte 51 Unterformulare 51, 742 UPDATE-Befehl 700 VALUES-Klausel 699 VBA 783 Verhältnisgleichung 50 Verknüpfungsassistent 51 Visual Basic 775 Visual Basic Editor 51



1144



Weitere Abfrageeinstellungen 697 XLS-Dateien 766 XML 51 Access VBA 783 Access-Ausdrücke 682 ActiveX 1017 Adapterkarten 834 Add-In 90, 127, 377, 866 installieren 127 Add-On 377 Administrator 834 Adressbücher Namen vergleichen 797 Serienbriefe 798 Adresse, aus Access 369 Änderungen anzeigen 71 nachverfolgen 345 AGPO 834 Aktion rückgängig 205 wiederholen 204 Aktionsabfragen 672 Aktionsfeld 255 Aktives Verzeichnis 86 AktiveX-Steuerelemente 862 Aktivitäten erfassen 794 Allgemeine Vorlagen 595 Ankerzelle 415 Anlagesicherheit 860 Anonymous-FTP 559 Ansicht 822 aktuelle 797 ANSI-Code 215 Antialias 235 Anwendungsbeispiele Erstellen einer Homepage in Word 1111 Erstellen einer Präsentation 1123 Erstellen einer Tabelle und Darstellung in einem Diagramm 1117 Microsoft Excel 1117 Microsoft Publisher 1139 Microsoft Word 1107 PhotoDraw 1135 PowerPoint 1123 Serienbrief 1107 Seriendruck-Assistent 1107 Anwendungsressourcen 866 Anzeige der Aufgabenliste 828 Anzeigemodus 182



Office XP Kompendium



 Stichwortverzeichnis Arbeiten gruppendynamisch 79 mit Abfragen 674 während einer Übertragung 845 Arbeitsbereich, Zwischenablage 58 Arbeitsbereichsdatei 411 Arbeitsblatt 376, 385 einfügen 439 kopieren 470 Arbeitsfläche 181 Arbeitsmappe 376 Aufbau und Organisation 387 Blätter markieren 391 horizontal 388 überlappend 388 unterteilt 388 vertikal 388 Arbeitsplattform 76 Arbeitsspeicher 43 Arbeitsumgebung, strukturiert 75 Argument 460 Assistent 90, 102, 595 Animationen 102 ausblenden 103 auswählen 103 Hilfe 104 Hilfefunktion 106 öffnen 102 Optionen und Einstellungen 107 Pivot 105 Publisher 943 schließen 102 Aufbau von Aktionsabfragen 674 Aufgabe 821f. abschließen 829 ändern und löschen 827 filtern 830 Gruppieren 830 hinzufügen 823 Kategorien 822 Liste 822 periodische 828 sortieren 830 Spalten 828 Status 829 Statusbericht 821 Ziehen 823 Aufgabenbereich 40, 173, 178, 386 Drop-Down-Liste 65 erweiterte Suche 65



Office XP Kompendium



erweiterte Suchfunktion 206 Schriftformatierung 65 Übersetzen 45 wechseln 65 Zwischenablage 196, 213 Aufgabenblock 822 Aufgabenliste Darstellung ändern 828 Felder einblenden 828 Rasterlinien 828 Aufgabenserie 828 Schema für die Wiederholungen 825 Auflösung 971 Aufwärtssuche 209 Aufzählung 919 Aus-/Einblenden 922 Ausloggen 79 Auswahlabfragen 636, 672 mit mehreren Tabellen 678 Auswahlbasierter Filter 635 Authentisierungsverfahren 81 Autobericht 607 AutoComplete 212 AutoFilter-Funktion 545 AutoForm 891 AutoFormat 483, 645 AutoFormen 999 Autoformular 602 AutoInhalt-Assistent 877f. AutoKorrektur 243f. AutoLayouts 919 AutoMakro 1053 Automatische Speicherung 180 Autor 111 Export 85 Autoseite 611 AutoSumme 458 AutoText 211 AutoComplete 212 hinzufügen 211 AutoVervollständigen 433 B Balkendiagramm 514 Baustelle 1030 Bearbeitungsleiste 1136 Befehl rückgängig 205 wiederholen 204 Begleit-CD 35



1145



 Stichwortverzeichnis Belichter 978 Benutzerdefinierte Animation 923 Benutzerdefinierte Installation 42 Benutzerdefinierte Listen 432 Benutzerdefinierte Symbolleiste 398 Benutzeroberfläche 173 Bereich 413 angeben 413 bei Formeleingabe 458 eingeben 420 eintragen 457 Bereichsfinder 414 Bericht, in der Druckvorschau 651 Berichts-Assistent 606f. Berichtskopf 650, 653 Bericht 649 Beseitigung von inneren Abhängigkeiten 662 Besprechung Anfrage 818 Planen 815 Besprechungsplanungen periodisieren 819 Besuchter Hyperlink 144 Betriebsmodus 177 Betriebssystem 75 Bezeichnungsfeld 646 Beziehungen 591, 603, 669 alle anzeigen 671 direkte anzeigen 671 Beziehungseditor 670 Beziehungsfenster 671 Bezug 3D 417 Anwendungen 419 Arbeitsblatt 415 Arbeitsmappe 416 Doppelpunkt 415 extern 416 Namen 444 Operator 415 Schnittmenge 415 Schnittmengenbereich 418 Vereinigung 415 Zellen 415 Bezugsart 415 A1 415 Z1S1 415 Bild 874 Bilddateien 971 öffnen 567



1146



Bildgröße 949 Bildlaufleiste 176, 192 Bildschirmpräsentation 874, 878, 921 Bildsequenzen 118 Bildstörungen 70 Blasen-Diagramm 515 Blitzer 945 Break-Even-Analyse 492 Browser 76, 78, 561 Browser Generation 5.0 1008 Browser-Adressfeld 1008 Browser-Fenster, Adressfeld 1036 Browser-Schriftarten, Veröffentlichung im Internet 49 C CGI-Script 1014 Client 78, 81, 1011 Client-Server-Anbindung 787 Clip Organizer 899, 949 ClipArt 175 aus dem Web 163 ClipArt-Gallery 133 öffnen 133 cm 176 CMYK 935, 938 CMYK-Modus 972 Commercial Printing Tools 946 Container, Zwischenablage 196 Container-Anwendung 124 Crash-Recovery 179 CSS 1009 Cursor 177 D DAO 784 Darstellung 591 Data Access 0bjects 784 Datei Archivierung 111 Austausch 117 Eigenschaft 112 Einbetten 117 Informationen 115 löschen 111 Organisation 79 schreibgeschützt 113 suchen 111 Zugriff 79 Dateiart 181



Office XP Kompendium



 Stichwortverzeichnis Datei-Eigenschaft 114 Dateiformat 85 DateiInfo 111 Dateiverwaltung 90 löschen 111 Dateizugriff, Autorisierung 79 Daten in der Datenmaske bearbeiten 543 in Excel bearbeiten 543 wiederherstellen 865 Datenaustausch 77 mit Access 369 statischer 356 Datenbank 118, 541 in Excel definieren 542 Datenbank-Assistent 595 Datenbank-Entwicklungssystem 591 Datenbankfenster 617, 642 anzeigen 657 Datenbankfunktion 550 Datenbank-Managementsystem 591 Datenbankprojekte 71 Datenblatt 602 Datenblattansicht 633 Datenmaske 543 Datenquelle 80 auswählen 561 Datensatz 590, 633, 635 ändern 543 filtern 544 löschen 543 sortieren 550 Datentransfer 78 Datentyp 625 Datenverwaltung 613 Datenzugriffsberechtigung 81 Datum 460 Datumsfeld 256 Datumsnavigator 806 Datumswechsler 806 DBMS 591 DDE 355, 369 Design-Gallery-Objekt 949 Desktop Publishing 54 Detailbereich 653 Diagramm 46, 118, 874 anlegen 515 aus Pivot-Daten 520 Beschriftung 1121



Office XP Kompendium



ergänzen 520 speichern 568 Diagramm-Assistent 512, 516, 604, 610 Diagramm-Objekt, erstellen 130 Diagrammtyp 512, 522 Dias 873 Digitales Bild 993 Digitales Dashboard 76 Schaltzentrale 76 Direktes Anlegen einer Abfrage 674 Diskussion bearbeiten 582 beginnen 582 Diskussions-Server einstellen 581 Dokument 178 Änderungen 84 anfordern 77 Bearbeitung 83 erstellen 81 Kommentare 84 per Hyperlink vernetzen 135 scannen 68 schützen 348 sperren 81 überarbeiten 345 veröffentlichen 81 Version überarbeitet 83 Versionen verwalten 349 Versionsnummer 84 Verwaltung 111 Verzeichnis 77 zusammenführen 181 Dokumentadresse 571 Dokumentenstruktur 183 Dokumentenzugriff, extern 81 Dokument-Management, Verbindungsplattformen, interaktiv 74 Dokumentname ausgeben 290 Dokumentspezifische Tags 843 Dokumentstruktur 183 Dokumentvorlage 247 Domain 1008 Drag&Drop 197 Einbetten 904 Drehpunkt 891 Druckausgabe 508 Druckbereich 507 Drucken 202, 946 auf Folien 887 Bereich 203



1147



 Stichwortverzeichnis bestimmte Seiten 202 mehrere Exemplare 203 Druckerauswahl 506 Druckerei 946 Druckereigenschaften 203 Publisher 2002 946 Druckparameter 952 Drucktitel 509 DTP 936 DTP-Programm 118 Duplikatssuche 600 E Effekte 923 Effekt-Werkzeuge 970 Einbetten 903 Drag&Drop 904 physisch 119 und Verknüpfen 119 Einfache Datenverwaltung 613 Einfügemarke 177 Einfügemodus 189f. Einführung in VBA 783 Eingangspforte 81 einloggen 79 Einsatz eines Filters 582 Einspaltig 602 Elektronische Hilfe 101 Elementtyp 797 E-Mail Format 838 Fortschrittsanzeige beim Versenden 836 HTML 838 im Postausgang 838 mit Microsoft bearbeiten 843 Offline-Ordner 840 organisieren und verwalten 833 schreiben und senden 838 Überarbeitung 71 E-Mail-Konten Server, Kennwort 801 verändern 839 wählen 835 E-Mail-Nachrichten 87 E-Mail-Optionen 840 Embedded 980 Embedding, Austausch 117 Endemarke 177 Enter 187



1148



Entwicklung der Datenbankstruktur 659 Entwicklungsstadien 80 Entwurf 617 Entwurfmodus 602 Entwurfsansicht 623, 637, 644, 650 EPS 978 Ergebnisfeld 255 Erinnerung für Aufgaben einsetzen 825 für einen Termin konfigurieren 812 Erinnerungsfenster 813 Erledigen Eintragungen 808 Termine 808 Erstellen eines Hauptformulars 655 von Auswahlabfragen 678 Erstellt eine Tabelle unter Verwendung des Assistenten 597 Erstellungs- und Speicherdatum 111 Erweiterte Suche, Suchen in Ordner und Dateien 66 Erweiterte Suchfunktion, Aufgabenbereich 206 Erweiterte Zwischenablage 67 Erweiterungsmodus 194 Etiketten-Assistent 609 Etikettenformat 952 Excel 374, 874 Adresse 386 Anmerkung 424 Anwendungsgebiete 379 Arbeitsblatt 386 Arbeitsgrundlagen 383 Arbeitsmappe 46, 389 Aufgabengebiete 375 ausfüllen 429 automatische Formatierung 47 benutzerdefinierte Sortierreihenfolge 553 Benutzergruppe 48 Beobachtungs-Dialog 47 Bereiche markieren 390 Daten neu ordnen 439 Daten suchen 544 Daten verschieben 436 Datenbankfunktionen 549 Datumsformat 461, 475 Diagramm 376 Diagramm-Assistent 567 Diskussionen 581 Drag&Drop 393 drucken 501



Office XP Kompendium



 Stichwortverzeichnis Eigenschaften 380 Farbige Tabs 48 Fehlerprüfung 47 finanzmathematische Funktionen 46 Formel 450 FTP-Seite erstellen 165 Füllfarbe zuordnen 482 Funktionstasten 407 Gestaltung 481 Grafik und Objekte 511 Internet 557 Internet/Intranet 160 Kalkulationen 46 Kennwort-Schutz 48 Kommentar 424 einfügen 480 komplexe Analysen 46 komplexe Formeln 47 Liste sortieren 552 Markieren, sichtbare Zellen 392 Markieren, Zellbereiche 393 Markierung, aufheben 392 Markierung, beibehalten 392 Menüs 394 Nullwerte unterdrücken 472 Prozentrechnung 452 Prüfungsfunktion 428 Rechnen 449 Schriftarten 476 Sortier- und Abfragefunktionen 46 Sortierfolge voreinstellen 552 Spalte 386 Spalten einfügen 438 Spalten sortieren 553 Speichern 410 Spezialfilter 548 Start 383 Stift-Werkzeug 47 Symbole 395 Symbolleiste Arbeitsmappe zuordnen 397 Szenario-Manager 46 Tabelle als Datenbank 46 tabellenorientierte Textverarbeitung 48 Tastaturbefehle 405 Tastenkombination 406 Text eingeben 419 Untertabellen 48 VBA-Unterstützung 48 verschieben, Zellinhalte 394



Office XP Kompendium



Voreinstellung der Sortierfolge 552 Web-Abfragen 47 Werte in Tabellen 47 Zahlen, als Text 421 Zahleneingabe 423 Zeile 386 Zeile, einfügen 439 Zeit 461 Zeiteingabe 460 Zeitformat 475 Zelle 386 Zellen mit Farbe ausfüllen 482 Zellinhalt löschen 441 Zusammenhänge von Berechnungen 47 Excel-Beispiel Arbeitsmappe 1117 Diagramm-Assistent 1120 Euroumrechnungsfunktion 1119 Gesamtergebnis 1120 Rahmen 1117 Summenformel 1118 Währung 1117 Zahlenwerte 1117 Excel-Bildschirm 384 Excel-Daten aus dem Internet öffnen 563 im World Wide Web veröffentlichen 564 per E-Mail versenden 565 Excel-Tabelle 118 Exchange Add-Ins 87 Faxnachrichten 87 Inhalte indizieren 86 Inhalte suchen 86 Teamordner 86 Zeitplanungsfunktionen 86 Exchange 2000 86 Exchange-Ordner 87 Exchange-Server 53, 797 Öffentliche Ordner 87 Exklusionsverknüpfung 679 Export 71 und Import 856 Extranet 75f., 78, 787 Arbeitsgruppen 74 F Fachausdrücke 102 Farben 481 Farbige Kalendermarkierung 811



1149



 Stichwortverzeichnis Farbmodell 960 HSV 971 Farbtiefe 971 Farbton 938 Farbwert 971 Fehlermeldung 104 Feld 255, 590 aktualisieren 294 hinzufügen 681 umbenennen 682 und Ausdrücke 681 Feldeigenschaften 624 Feldfunktion 290, 363 Feldliste 649 Feldnamen 542, 590 Feldtyp 590 Fenster 181 Fensterteilung aufheben 181 Fernbezug 418 Film 899 Filter 634, 676 Filterfunktionen 970 Filterkriterium, ausschalten 546 Filtern 830 Firewall 53 Flächendiagramm 513 Flussdiagramme 907 Folie 873f. Folienmaster 880f. Foliensortieransicht 874, 878 Folienübergänge 922 Format übertragen 919 Formatierung 107, 175 anwendungsspezifische 46 anzeigen 175 Formatvorlage 113, 175, 943, 948 ändern 250 kopieren 250 löschen 251 Neu 948 Formel 375, 425 komplexe 457 kopieren 463 Formelaufbau 451 Formeleingabe 426 Formular 85, 641, 1014 Formular-Assistent 602 Formularbasierter Filter 677 Formularlayout 644 Frames 1014, 1017



1150



Freies Drehen 907 Freistellungspfad 978 Fremdschlüssel 594 Fremdschlüsselfeld 666 Frontend 591 FrontPage 1006 Assistenten 56 Aufgabenliste 1030 AutoFormat 57 benutzerdefinierte Designs 57 Berichte 57 Browser-Schriftart 1033 Cascading Style Sheet 1024, 1029 Designs 1028 Dialogbox Aufgabendetails 1030 Dialogbox, Löschen bestätigen 1034 Dokumentbibliotheken 58 Effekte für Webseiten 57 eigene Seitenvorlagen erstellen 1022 E-Mail-Adresse 1030 E-Mail-Link 1036 erweiterte Zwischenablage 58 externe Verknüpfung 1035 Feedbackformulare 1028 Filterfunktionen für Berichte 57 Fotosammlung 58, 1042 FTP-Server 1047 Grafik drehen und kippen 1041 Effekte 1040 einbinden 1038 einfügen 1040 Graustufen-Konvertierung 1041 Helligkeit und Kontrast 1041 HTML-Tag 1039 optische Größe 1039 Rahmeneffekt 1041 Texteffekt 1040 Transparenzeffekt 1041 verwaschen 1041 zuschneiden 1040 Hintergrundbild 1028 Hotspot hinzufügen 1043 HTML-Ansicht 1017 HTML-Editor 1017 Hyperlinkleisten 57 Hyperlinkleisten, benutzerdefiniert 59 Hyperlink-Markierung 58 Hyperlinks 1028 Hyperlinks, direkte 59



Office XP Kompendium



 Stichwortverzeichnis INDEX.HTM 1034 Inhalte formatieren 58 Kontaktformular 1030 Link 1036 MSNBC-Schlagzeilen 57 Navigation 1035 Navigations-Organigramm 1035 neue Seite 1020 neue Side hinzufügen 1037 neue Side Kopieren/Einfügen 1037 neues Web 1020 Ordner-Icon 1018 Ordnerliste 1033 Popup-Fenster 1043 Registerkarten 57 rollenbasiertes Sicherheitsmodell 56 Seitenansicht 1018 Seitendesign 1033 Seitenelemente 1031 Seitenvorlagen 1020 Seitenvorlagen für Teams 1023 SharePoint Team Servers 1045 SharePoint Team Services 1045 SharePoint-basierte Websites 57 Sicherung der Site 1045 Sicherungskopie 1044 Side löschen 1034 verschieben 1037 Side-Element löschen 1034 Site Sicherung 1044 veröffentlichen 1044, 1047 Sitestyle 1033 Sprachunterstützung 56 Standard-E-Mail-Editor 1030 Tabellenformat 1029 Tabellenformatierung 57 Teamwebsite 57 Textfelder 1031 Top-10-Listen 59 Unicode-Unterstützung 58 Veröffentlichung 1030 Verwendungsanalysebericht 56 Verzeichnisbaum 1035 Videoclip einfügen 1041 Webmaster 56 Websites bearbeiten 58



Office XP Kompendium



Windows-Media-Player 1041 Zeichentools 57 Zwischenablage 1036 FrontPage-Web 1015 FTP-Seite, mit Excel erstellen 165 FTP-Server 573 Führungslinie 958f. Ausrichtung 959 spiegeln 960 Füllfarbe 957 Funktionen 375, 425 Funktions-Assistent 459 Funktionsweise einer digitalen ID 864 G Gemischte Adressierung 467 Genehmigungsablauf 83f. Gesamtseitenanzahl 177 Gesamtsuche 208 Geschäftsdiagramme 511 Gestaltung 948 GIF-Format 979, 1011 GIF-Grafiken 331 Gitternetz 503 Gliederungsansicht 177, 182f., 877 Gopher 560 Grafik 874 als Hyperlink 570 Eigenschaften 238 einfärben 950 importieren 949 kopieren, verschieben und löschen 239 vergrößern 950 zuschneiden 239 Grafikkarte 1010 Grafikrahmen 949, 953 Grafikumriss, Text 954 Größenziehpunkte 891 Groß- und Kleinschreibung 214 Grundeinstellungen 173 Grundfarben, subtraktive 972 Grundgerüst, digital 75 Grundlagen 671 der Programmierung 783 Grundlayout 951 Grundwert 452, 456 Gruppierungsoptionen 609 Gültigkeitsüberprüfungen 628



1151



 Stichwortverzeichnis H Halbtonbild 938 Halbtonraster 939 Handzettel 875, 886 Handzettelmaster 881 Hardware, Treiber 75 Hauptdokument 119 Helligkeit 938, 970f. Hexadezimale Farbwerte 1012 Hilfe 408 Inhalt 409 Hilfefenster 106 Hilfefunktion 106 Hilfsrahmen 93 Hintergrund 954 Homepage Aufgabenbereich 1111 Design, vorgefertigt 1112 erstellen 342 Foto einzufügen 1114 Frame 1111 Grafik formatieren 1114 Haupttitel 1113 Hintergrundfarbe 1114 Internet-Provider 1115 Lauftext 1113 Link 1115 Navigationsleisten 1111 Registerkarte Webseiten 1111 Seiten organisieren 1112 Site 1112 Text, persönlich 1112 Visuelles Thema 1112 Websitetitel 1111 Webtools 1112 Host-Rechner 78, 1011 Hotmail 835 Hotspot 1043 HSV 973 HTML 71, 145, 181, 559 HTML-Befehle 332 HTML-Dokument, in Word-Dokument umwandeln 154 HTML-Generator 1006 HTML-Kurs 1006 HTML-Mail-Format 843 HTML-Protokoll, offen 78 HTML-Text 1013 HTML-Vorlage 154 HTTP 559, 573 HTTP-Mailserver-Unterstützung 835



1152



Hue 973 Hyperlink 135, 147, 323, 569, 836, 900f., 966 ändern 571 anlegen 569 bearbeiten 329 besuchter 144 definieren 570 erstellen 137 erzeugen 335 grafisch 329 in Access-Datenbank 166 in Tabellen 161 in Word 329 mit Drag&Drop erstellen 141 zu anderer Anwendung erstellen 140 Hyperlink-Text, ändern 143 HyperText MarkUp Language 145 Hypertext-Projekte 71 I IBM-kompatible-Rechner 979 IIS 78 Imagemap 1043 Import 71 Importieren 631 von Text 947 Indizes 629 Informationen suchen und finden 85 unternehmensweit 86 Informationsaustausch 86 Informationsfluss 74 Informationsmanagement 74 Inhalte einfügen 356 Inklusionsverknüpfung 679 Inkonsistenzsuche 601 Inkrement-AutoWert-Nummer 643 INNER JOIN 680 In-Place-Editing 124 Installation, Speicherplatz 42 Installationsassistent 42 Instant Messaging 837 Intelligente Hyperlinkformatierung 842 IntelliSense 101 Internet 78, 321, 787, 898, 960 Arbeitsgruppen 74 Excel 557 Informationsbasis 73 Informationsdienste 75 Terminverwaltung 71



Office XP Kompendium



 Stichwortverzeichnis Treiber 75 und Office XP 145 Zugang herstellen 575 Internet-Browser 78, 1008 Internetdienst 54, 797, 1006 Internetdienstanbieter (ISP) 1045 InternetEinstellungen prüfen 575 Internetseite Grafiken einfügen 340 Hintergründe 340 Nummerierung und Aufzählung 340 personalisierter Zugang 74 Rahmen und Schattierungen 340 Internet-Server 78 Internetumfragen 1014 Internetunternehmen 73 Internetzugang klären 563 Interpoliert 980 Intranet 73, 75ff., 787 Intranet-Lösungen 71 Intranet-Portal 85 ISAPI 78 ISDN-Karte 78 ISP 559, 1038 J Java 1006 Journal 848 automatische Eintragungen 849 Betreff 851 fehlende Anzeige eines Kontakts 849 Journaleintrag, beliebig 851 manueller Eintrag 848, 850 Notizen öffnen 852 Notizzettel 852 Office-Dokumente eintragen 848 Text als Notiz 852 JPEG-Format 980, 1011 JPEG-Kompression 70 Junk E-Mail 840 K Kategorie, definiert 115 Kennwortschutz aufheben 349 Kettensymbol 115 Klang 899 Klangsequenzen 118 Klassenmodule, Projekt-Explorer 1059 Klonen 1137 Knotenpunkte 984



Office XP Kompendium



Kodieren von Nachrichten 868 Kombinationsfeld 667f. Kommentare 185 drucken 352 einfügen 345, 350f. Kommunikation 86 betriebsintern 73 Konsistenz 85 Konsolidierung 484 nach Datenrubriken 486 nach Positionen 486 Kontakt 793 erstellen 794 verwalten 795 Kontaktadressen drucken 798 Kontextmenü 176 Kontrast 970 setzen 937 Kontrollelemente 55 Konverter 947 Konvertierungsverluste 153 Koordinator 86 Autorisierung, Genehmigungs-Prozedere 84 Veröffentlichungsgenehmigung 84 Kopf- und Fußzeile 289, 504 benutzerdefiniert 506 Kopieren 356 Korrekturen annehmen 347 verwerfen 348 Korrekturzettel 345 Korrekturziehpunkte 891 Kreisdiagramm 514 L Laden, Internet-Dokument 961 Ladezeiten 1006 Lauftext/Laufschrift einfügen 341 Layout 596, 951 Führungslinien 959 Objekt-Beziehung 937 Layoutprogramm 1009 Layouts 602 LDAP-Adressbücher 788 Lebenslauf-Assistent 178 Leerabsatz 187 Leere Publikation 951 Leeres Dokument 178 Leerzeichen 178 geschützte 188



1153



 Stichwortverzeichnis Leerzeichenausgleich 198 Lineal 176 Linienart 937 Liniendiagramm 513 Linienwerkzeug 1000 Links 1030 LIS-Format, Unicode 53 Listenfeld 667 Local Information Store 53 Local Web Storage System, einmaliges Downloaden 844 Local-Web-Storage-Datei 798 Logische Formeln 451 Logische Operatoren 548 Lotus 1-2-3 118 Lupe 186 Lupenmodus 186 LZW-Komprimierung 981 M MAC 981 MAC-System 979 Mahner 809, 812 Aufgaben 826 ein- und ausschalten 826 Mail 835 Makro Speicherort 1054 Startoption 1055 Startoption ohne 1056 Word-eigene 1057 Makroaufzeichnung, automatisch 1053 Makrobefehl 1053 Makroschutzeinstellungen 1059 Makroviren 862 Manuell abgesicherter Modus 866 Manuelle Funktionseingabe 457 Markierung entfernen 193 setzen 193 Markierungsfeld 255 Markierungsrahmen 890 Markup 185, 885 Maßeinheit ändern 176 Masterdokumente 183 Mausfunktionen 108 MDB 613, 617 MDW 613 Media Gallery 900 Medium Folien 874



1154



Handzettel 875 Notizblatt 874 Mehrere Verknüpfungen bearbeiten 364 Mehrfachauswahl 1001 Mehrfachmarkierung 519 Mengentext 118 Menüleiste 176 Microsoft Exchange Server 86 Microsoft Exchange-Client 87 Microsoft Graph 604 Microsoft Mail Postoffice 834 MIDI-Files 1011 MIX 992 MIX-Format 981 Modem 78 kontrollieren 575 Mondkalender 868 MP3-Files 1012 MPEG-Format 1011 MSN Messaging, ein- und ausschalten 837 MSN Messenger Integration 837 N Nachrichtenformat mit Wordmail 843 Nachschlage-Assistent 666 Nachschlagefeld 668 Nachschlagen 630 Nachschlagespalte 619 NetMeeting 576 kontrollieren 579 Netzlaufwerk 79 Netzwerk 73, 787 extern 78 intern 79 weltweit 78 Netzwerkkarte 77 Neue Abfrage 599 Neue Funktionen 586 Neuen Datensatz erfassen 543 Neues Dokument 174 Neuheiten Assistenten 41 Wiederherstellungsfunktion 42 Nichtdruckbare Zeichen 177 NORMAL.DOT 179 Normalansicht 177, 182, 877 Notiz 852 farbig markieren 852 Notizblatt 874 Numerische Formate 472



Office XP Kompendium



 Stichwortverzeichnis Numerische Formeln 450 Nummerierung und Aufzählungszeichen 920 Nummern-Block, Sonderzeichen 215 Nur-Text-Nachrichten 844 n-zu-m-Verknüpfungen 594, 663 O Object Linking and Embedding 117 Objekt 889 als Symbol einbetten 122 aus Datei einbetten 904 aus Datei erstellen 361 ausrichten 891 drucken 507 einfügen 897 per Drag&Drop einfügen 361 PowerPoint-Objekt 905 Schatten 906 Text 913 über Zwischenablage einfügen 360 verknüpfen und einbetten 117 Verknüpfung 118 verschieben 907 zeichnen 894 Objektausrichtung 937 Objekttypen 1001 OCR Korrekturlesen 70 Textbilder 68 Textformat 68 Office XP Anrufbeantworter 118 Assistenten 60 Aufgabenbereich 64 Autostart 92 Autostart-Ordner 92 Bildkompression 70 Datensicherheit 61 Datenwiederherstellung 61f. Dokumentwiederherstellung 62 Erweiterte Suchfunktion 66 Hilfefenster 105 Hilfefunktionen 60 im Netz 73 Internetfunktionen 90 Karl Klammer 61 Microsoft Office Problem Manager 62 OCR, Texterkennung 68 Problembericht, online 61 Shortcut-Leiste 91



Office XP Kompendium



Smarttags 63 Sounds aktivieren 108 Tipp des Tages 109 Tipps und Tricks 109 Vorlagen aus dem Internet 67 Wiederherstellen einer Anwendung 62 Wiederherstellungsmodus 62 Office-Assistent 176, 883 Office-Viewer 149 Office-Zwischenablage 213 Offline arbeiten, Offlineordnerdatei OST 854 Offline-Modus Offline-Ordner 853 Remote-Mail 853 Offline-Ordner, Ordnersynchronisation 853 Offlineordnerdatei, OST POP3 855 OLE 117, 356, 613 OLE-Anbindung 798 OLE-Anwendungen 357 OLE-Client 359 OLE-Funktionalität 90 OLE-Link 119 OLE-Objekte einfügen 359 OLE-Rahmen 953 OLE-Server 358 Online 321 Online-Besprechungen 886 Online-Dienst 322 Operatoren 473 Optical Character Recognition (OCR) 68 Optische Auflösung 1010 Organigramme 907 OUTER JOIN 680 Outlook 313 Adressbuchfunktion 788 Adressbücher 797 Adresskarten 802 Alias-Funktion 795 als Client 87 Ansichtsfläche 790 Anwendung schließen 789 Anwendung starten 788 Anwendungseigenschaften 794 Anzeigen als 795 Auf Besprechungstermine reagieren 818 Aufgaben organisieren 822 Aufgaben verknüpfen 795 Aufgaben verwenden 822 Aufgabenanfrage 821 Aufgabenblock 806f.



1155



 Stichwortverzeichnis Aufgabenliste 822 Aufgabenserie 821 Aufgabenurheber 821 Aufgabenverwaltung 788 Auto-Hyperlink 54 automatisch starten 791 Autostart 794 AutoVorschau 797 Banner 804 Besprechungen planen 806 Daten importieren 856 Datumswechsler 806 Dialogbox Termin 812 Dokumente suchen 314 Dokumenteigenschaften 315 Elementattribute 797 E-Mail-Anhänge 53 E-Mail-Funktion 788 Ereignis bearbeiten 805 Ereignis privatisieren 805 Ereignisliste anzeigen 806 Ereignisse festlegen 804 Erinnerung festlegen 809 Erinnerung konfigurieren 812 Erinnerung zuordnen 825 Erinnerungston definieren 813 farbige Terminansicht 54 Funktionen 787 Gruppenfunktion 54 Hotmail-Accounts 54 Journal 847 Journaleinträge suchen 320 Kalenderfunktion 54, 787 Kartenansichtstyp 802 Kontaktadressbuch (CAB) 798 Kontaktadressen verwalten 788 Kontakte direkt bearbeiten 802 Kontakte sortieren 793 Kontakte speichern 794 Kontakte, Übersicht 794 Kontaktliste 802 Kontaktverwaltung 793 langsame Verbindungen 845 LDAP-Adressbuch fertig stellen 801 Leeren Termin einfügen 809 LIS-Format 53 Lotus Organizer 856 Mailbox-Cleanup 53 Menüleiste 790 Microsoft Mail 856



1156



Microsoft Schedule+ 856 Mondkalender 54 MSN-Messenger 54 Nachrichteneingang 833 Netscape Messenger 856 neuen Kontakt erstellen 793 Notizen elektronisch erstellen 788 Periodische Termine 810 Projekte hinzufügen und bearbeiten 827 Protokollieren von Word-Dokumenten 317 PST-Format 53 Schaltzentrale für Kommunikation 786 Seriendruck, Neues Dokument 799 Seriendruck-Assistent 799 Seriendruckfelder 799 Smarttags 843 Spaltenüberschriften 797 Standardzeiten wählen 813 Statusleiste 790 Strichcode 798 Such- und Indizierungsfunktion 53 Suchen nach Journaleinträgen 320 Symbolleiste 790 Symbolleiste aktivieren/deaktivieren 791 Tagesmahner 825 Teamarbeit im Netz 52 Termin in eine Aufgabe umwandeln 807 Termin verschieben 806, 810 Termine als Aktivitäten 808 Termine planen und verwalten 803 Terminliste 808 Terminserien 804 Terminverwaltung 787 Terminvorgabe ändern 809 Text-Cleanup 53 Überarbeitung im Team 52 Verknüpfungen in Aktionen 796 Verteilerlisten 799 Virenschutz 859 Word-Dokument zur Aufgabenliste hinzufügen 317 Zeitplan verwalten 788 Outlook 2002, Offline-Zusammenarbeit 787 Outlook Heute 789 Aufgaben, anstehende 791 Datumsanzeige 790 E-Mail-Bereich 791 Kalenderinformationen 791 Optionen, Schaltfläche 791 Symbolleiste, Schaltflächen 791 Outlook-Kontakte, Ändern der Ansichtsform 796



Office XP Kompendium



 Stichwortverzeichnis Outlook-Sicherheit digitale ID 864 digitale Signatur 864 Outlook-Sicherheitszone 862 Overheadfolien 874, 886 Overheadprojektor 873f. P Pack and Go 946 PDF-Format 980 Periodische Aufgaben definieren 824 Pfad 984 Pfad-Animation, Zeitleiste 49 Pfeilfunktionen 177 PhotoDraw Banner 59 Drucksachen, professionell 60 Filtereffekte 59 Kompatibilität 59 PhotoDraw-Beispiel Arbeiten mit Bildern 1135 Bild drehen 1137 Bild retuschieren, 1137 Drehpunkt 1137 retuschieren, Bild 1137 TWAIN-Quelle 1135 Zoomfaktor 1136 Zuschneid-Funktion 1136 Photo-Editor 132 PIM 786 Pinselsymbol 919 Pivot-Tabelle 494 aktualisieren 498 aus externen Daten 497 bearbeiten 497 Berechnungen 500 Felder ändern 498 Konsolidierung 496 sortieren 500 Pivot-Tabellen-Assistent 499, 605 Pixel 1010 Pixelgrafik 984 Pool 827 Positionsrahmen 240 Posteingang 838 Postfach aufräumen 844 Postoffice-Manager 834 PowerPoint Animationspfad 49 Animationsvorschau 49



Office XP Kompendium



AutoForm formatieren 914 AutoInhalt-Assistent 878 Autolayout 878 automatisches Anpassen 916 Beschriften eines Bildes 915 Bilddaten-Kompression 50 Bildschirmaufbau 876 ClipArt importieren 898 Diagramm 49 Diagramme aus Office-Anwendungen 49 Diagrammvorlage 49 Druckermenü 49 Druckvorschau 886 Eigenschaften 872 Entwurfsvorlagen 879 Farbschemas 882 Foliensortieransicht 874, 878 Form 889 Gliederungsansicht 877 Handzettel 875 Hilfe 883 HTML-Präsentation 49 Internet-Präsentation 48 Kommentar 885 Layoutvorlagen 49 Linien 896 Markup 885 Masterfolienvorlage 49 Normalansicht 877 Notizblätter 874 Notizzettel 50 Objekt 889, 913 Objekte einfügen 897 Online-Besprechungen 886 Pfad-Animation 49 Präsentation,Veröffentlichung im Internet 49 Präsentationspaket 49 Präsentationsweitergabe 49 Standardformen 892, 894 Symbol Textfeld 915 Symbolleisten anpassen 893 Textfeld formatieren 915 Textformatierung 918 TrueType-Schriftarten 49 Überarbeitungsfenster 885 Verbindungslinien 896 Vergleich 884 Verschmelzung 884 PowerPoint-Beispiel Aktion 1129



1157



 Stichwortverzeichnis Animation, automatisch 1126 Animationschemas 1125 Animationsreihenfolge 1126 Anzeigedauer 1127 Aufgabenbereich 1125 Aufzählungspunkt 1130 Bearbeitungsansicht 1125 Bildeffekt 1126 Bildschirmpräsentation testen 1127 Bildschirmpräsentation vorführen 1133 Diagramm einfügen 1130 Diagrammeffekt 1132 Folienlayout 1128 Folienmaster 1124, 1128 Folienmasteransicht 1124 Folienvorlage 1129 Neue Folie einfügen 1128 Präsentation automatisch starten 1128 Schriftgröße 1124 Sound hinzufügen 1127 Symbolleiste Zeichnen 1128 Tabelle einfügen 1131 Tabelle schließen 1131 Textfeld 1128 Präsentation Anlegen im Netz 927 AutoInhalt-Assistent 927 im World Wide Web 886 Markierungsrahmen 890 Rahmen 889 Umfassungslinien 889 Präsentation 874 Primärschlüssel 594, 598, 629, 661 Primärschlüsselfeld 670 Problemhilfe 106 Programmieren 71 Programmiersprache 784 Protokolle 78 Prozentsatz 454 Prozentwert 452 Prozessfarbe 938 Publikation 1006 Publikationen, nach Assistent 962 Publisher Aufgabenbereich 55, 942 Aussparungen 945 Dialogbox Format 55 Distanz-Trapping 945 Excel-Tabellen 950 Formatierungswerkzeuge 55



1158



Gestaltungswerkzeuge 55 Korrekturfunktionen 55 Massendrucksachen 55 Pack&Go-Feature 936 Publisher-Layout 55 Rahmen,Tabelle 950 Tabelle 950 Tabelle, Zeilen einfügen 950 überdrucken 945 Veröffentlichung 960 Publisher-Beispiel Assistenten starten 1140 ClipArt 1141 Einladungskarte erstellen 1139 Einladungskarte falten 1140 Fertig stellen 1140 Layout auswählen 1140 persönliche Informationen zufügen 1141 Textvorschlag 1140 Vorlagen 1140 Punkt-Diagramm 514 Punktliste 919 Pyramiden-Diagramm 515 Q Quadratische Diagramme 518 Quellanwendung 117 Quelldatei 117 Quelldokument 120 Querverweis 105, 201 Quick-Info 94 R Rahmen 481, 947 anordnen 958 Art 957 gestalten 956 Grafik 949 Größe 954 löschen 954 Text 947 Text verteilen 955 Typen 953 verschieben 954 RAM 975 Raster 891 Rasterlinien 503, 891 Rechenarten 450 Rechenformeln 450 Rechenoperatoren 425



Office XP Kompendium



 Stichwortverzeichnis Rechnungspositionen-Tabelle 662 Rechtschreibprüfung 129, 243f. automatische 245 Referentielle Integrität 664, 670 Regel-Assistent 840 Reihen 431 Relationale Datenbanken 587, 659 Relative Adressierung 464 Remote-Mail, Kopfzeilen downloaden 853 Ressource 817 Arbeitsspeicher (RAM) 91 Return 187 Retusche 970 Retuschieren 994 RGB 938 RGB-Farbraum 1012 Richtungsschaltflächen 208 Ringdiagramm 514 Rolle, vordefiniert 82 Rote Wellenlinie 129 Rückgängig, automatisch ersetzen 210 S Sättigung 938, 971 Säulendiagramm 514 Sammelmappen 389 Saturation 973 Scan, Auflösung 1136 Scannen, Text 69 Schaltfläche für Makro 404 Text 913, 915 Schaltflächenanzeige 401 Schaltflächensymbol 403 Schatten 906 Schnittmenge Bereich 418 Operator 418 Schriftart 176, 874, 1013 Schriftgröße 176, 874 Schutz vor Viren Authentifizierung 864 Vertraulichkeit 864 Scribble 941 Script-Sprache 78 Scroll-Button 176 Seite, anspringen 199 Seitenansicht 185 und Druck 855 Seiten-Assistent 610f.



Office XP Kompendium



Seitenaufbau, tabellarisch 1009 Seitenende 189 Seitenformat 502 Seitenfuß 653 Seitengröße 952, 1010 Seitenkopf 650, 653 Seitenlayoutansicht 177, 182 Seitennummer 177, 192 Seitenrand 176, 504, 959 Seitenumbruch 178 automatischer 178 Seitenwechsel 502 manueller 189 Sekundäre Größenachse 524 Sekundärschlüssel 594 SELECT * FROM 680 Senden zur Überarbeitung 883 Serienbrief 101, 175 Adressliste 1109 Drucken 1110 Empfänger 1108 Grußzeile 1109 Vorschau 1110 Seriendruck 175 Datenquelle 799 Dokumenttyp 799 Kontaktgruppe speichern 799 Seriendrucksachen 175 Serientyp 824 Serifenschrift 936 Server, intern 77 Server-Infrastruktur 79 Server-Software 78 Service-Provider 559 SGML 559 Share Point Portal Server 42 SharePoint Abonnements 85 Arbeitsbereich 75, 80 Arbeitsprozesse 80 Autor 82 Autorisierung 77 Benutzer-Konto 76 Benutzeroberfläche 81 Dokumente überprüfen 86 Dokumentebene 81 einchecken 84 Excel-Listen 77 Export 84 Genehmigungsabläufe 79



1159



 Stichwortverzeichnis Genehmigungsprozedere 84 Grundkenntnisse 77 Kategoriensuche 86 Koordinator 82 Leser 82 Outlook-Termine 77 Portallösung 81 Primärberechtigung 82 Profilformular 84 Rollenzuteilung 81 Schlüsselwortsuche 86 Server-Portal 80 Verbindungsplattformen, interaktiv 74 veröffentlichen 84 Verwaltungswerkzeug 80 Zugangsberechtigung 81 Zugangscode 76 SharePoint Portal Server 75 SharePoint Team Services 71 Webseiten für Arbeitsgruppen 71 ShockWave 1011 ShockWave-Player 1012 Shortcut 185 zum Navigieren 190f. Shortcut-Leiste 90 anpassen 94 Dateien integrieren 96 Hintergrund 94 Programme integrieren 96 Symbol ausblenden 97 Symbole 91 verschieben 93 Sicherheit, Viren 73 Sicherheitsaspekte 73 Sicherheitskonzept benutzerdefiniert 79 rollenbasierte 81 Sicherungskopie 111 Side 1009 Layouteigenschaft 1037 Signaturen 838 bestätigen 865 Site 76, 1007 Skalierung 523 Smarttag 40, 181, 427 Dokumente, überarbeiten 64 Korrekturfunktion 63 Smarttag Development Kit 64 Smarttag erstellen 64 Software-Lösung 73



1160



Solver 492 Sonderzeichen 215 Sortieren 635 einer Liste 552 Fehlermeldung 831 Spalten 553 Sound 118 aus Datei 900 Soundeffekte 923 Spalte, markieren 196 Spaltenbreite 478 Spaltenmarkierungsmodus 195 Speicherort 85, 181 Spezialfilter 677 Spezielle Texteffekte 918 Sprachregelung 94 SQL-Ansicht 676 SQL-Befehl 668 SQL-Server 75, 586 Stagingbereich 1044 Stand-alone-Rechner 118 Standardachsen 525 Standardbriefpapier 842 Standardformen 892, 894 Standardnachrichtenformat 842 Standardordner 181 Standardsignatur 842 Standard-Symbolleisten 176 Standardwert 627 Standbilder 118 Start-Dialogfenster 657 Statischer Datenaustausch 356 Statusbericht an mich senden 824 Statusleiste 177, 195 Steuerbefehl 1017 Steuerelement anzeigen 668 Steuerelemente-Assistent 612 Struktureditor 666 Subject-Zeile 54 Subset, Sonderzeichen 216 Subtraktive Grundfarben 972 Suchbegriff 106, 207 Suche 175, 838 Dateiverknüpfungen 66 Internet 66 Jokerzeichen 209 Optionen 208 Textstellen 67 wiederholen 208



Office XP Kompendium



 Stichwortverzeichnis Suchen und Ersetzen 198 automatisch ersetzen 210 Mustervergleich 206 Suchfunktion 206 Suchen-und-Ersetzen-Funktion 204, 206, 209 Suchergebnisse, beste 86 Suchfunktion 175, 199 in Team-Sites 85 Mehrfachauswahl 66 Suchfunktionen, strukturiert 86 Suchmaschinen 1008 Suchoptionen 208 Symbol, auf Schaltfläche kopieren 402 Symbolgruppe, anpassen 95 Symbolleiste aktiv 95 Anzeige ändern 399 benutzerdefiniert 99 ein- und ausblenden 396 Standardeinstellung 398 verschieben 397 Web 324 wechseln 100 SYSTEM 613 Systemmeldung 104 Systemmenü 92 Systemverwalter (Sysop) 834 Szenario 489 T Tabellarisch 602 Tabellarischer Seitenaufbau 1009 Tabelle 385, 413, 617, 910 analysieren 665 anzeigen 637 formatieren 471 Lücken füllen 442 Struktur ändern 438 Style-Funktion 46 umbenennen 666 verbinden 950 Tabellen, verknüpft 120 Tabellenanalyse-Assistent 665 Tabellen-Assistent 597 Tabelleneigenschaften 630 Tabellenkalkulation 46, 374 Tabellenrahmen 953 Tabellenstruktur 590 Tabellenverknüpfung aktualisieren 121 Tabellenzelle 950



Office XP Kompendium



Tabulator 188 Tabulatorstopps 176 Tag 1017, 1039 Tasks 54 Tastenkombination 109 Teamaktivitäten 75 Team-Arbeit im Netz 79 Teammitglieder, autorisiert 81 Team-Site 76f. Teamwork im Netz 71 online 75 Teamworkfunktionen 345 Teillinie 181 Termin 809 ändern 814 Beschriftungen bearbeiten 812 festlegen 809 in Besprechung umwandeln 817 löschen 814 Notiz 852 Terminanfrage 54 Terminkalender, ändern 815 Text Eingabe 948 fließen 954 Gehe zu 198 im Platzhalter 913 importieren 947 in AutoFormen 913 kopieren 196 löschen 196, 915 markieren 192 schnell ansteuern 198 Textausrichtung 176 Textbausteine 211 Texte als Titel 916 Texteinbindung 118 Texterkennung, automatisch 69 Textfeld 240, 643, 667 erzeugen 240 Textfluss bearbeiten 954 um Grafik 954 Textformeln 451 Text-Hilfsmittel 874 Texthotspot 1043 Textmarke 115, 200 ansteuern 201 Drag&Drop 201



1161



 Stichwortverzeichnis einblenden 201 einfügen 200 setzen 137 Zwischenablage 201 Textobjekt 1000f. Textrahmen 947, 953 verbinden 956 Textstelle ansteuern 192 Textsuchlauf 79 Thesaurus 246 TIFF 981 Timeout-Wert 801 Titel eingeben 917 Format 917 Titelformat 917 Titelmaster 880 Titelzeile 648 Transponieren 440 Treffen mit NetMeeting organisieren 577 True Color 975 T-Stücke 834 U Überarbeitung, nachvollziehen 71 Überarbeitungsfenster 885 Überarbeitungsfunktion aktivieren 346 Überschreibemodus 177, 189f. Übersetzen 175 Übersetzungsfunktion 175 Umbruchart 182 Umfangreichere Texte 918 UNC-Adressen 573 Unicode-Unterstützung 868 Universal Resource Locator 571 Unix 981 Unternehmensprojekte 75 Urheberversion 46 URL 572, 1007 URL-Adresse 323 V Value 973 VBA 783 - (Operator) 1069 & (Operator) 1074 * (Operator) 1065 + (Operator) 1067, 1074 / (Operator) 1066 ^-Operator 1064



1162



And (Operator) 1076 Anweisungen 1061 Application.Name 1102 Application.Path 1102 Argliste 1061 Aufruf von Prozeduren 1100 automatische Syntax-Überprüfung 1057 Befehl formulieren 1053 Choose-Funktion 1085 Dateizugriff 1101 Datenfelder 1063 Datentypen 1062 Datum und Uhrzeit 1098 Dialoge und Userforms 1103 Editorformen 1062 Eigene Prozeduren 1100 Eqv (Operator) 1078 Farbvarianten 1062 Format-Funktion 1099 Formatumwandlung 1100 Function-Prozeduren 1057 If...Then...Else-Anweisung 1083 Imp (Operator) 1079 IsArray-Funktion 1089 IsEmpty-Funktion 1089 IsError-Funktion 1089 IsMissing-Funktion 1090 IsNull-Funktion 1091 IsNumeric-Funktion 1091 IsObject-Funktion 1092 Klassen 1102 Kommentare 1062 Makro, Schreibweise 1054 Makro-Autor 1057 mathematische Funktionen 1098 mathematische Operatoren 1064 Mod (Operator) 1067 Name 1061 Not (Operator) 1080 Operatoren 1064 Or (Operator) 1081 Private 1061 Programmiersprache 1053 Property-Prozeduren 1057 Prozedur 1061 Public 1061 Routineaufgaben 1053 Select Case-Anweisung 1086 Static 1061 Stringfunktionen 1097



Office XP Kompendium



 Stichwortverzeichnis Sub-Prozeduren 1057 Switch-Funktion 1087 TypeName-Funktion 1092 Userforms 1058 Variablen 1062 Variant-Datentyp 1093 VarType-Funktion 1095 Vergleichsoperatoren 1071 Verkettungs-Verknüpfungsoperatoren 1074 Verknüpfungen 1064 Verzweigungen 1064 Xor (Operator) 1082 VBA-Editor benutzerdefinierte Dialogfelder 1058 Code-Editor 1059 Debuggen 1058 Ereignisklasse 1058 Projekt-Explorer 1059 ThisDocument 1059 VBA-Funktionen 783 VBA-Hilfe 108 vCard 858 Vektorgrafik 984 Verändern des Berichtslayouts 653 Verbindung 835 im NetMeeting herstellen 578 Verfassen 838 Vergleichsoperatoren 546 Vergleichszahl 452 Verhalten des Formulars 657 Verknüpfung 363 aktualisieren 120, 364f. automatische Aktualisierung 120 bearbeiten 122, 364 Fehler beheben 366 lösen 365 mehrere bearbeiten 364 mit Excel-Tabellenblatt 368 mit Quellbereichen 488 Organisieren 903 Quelle öffnen 365 Quelle wechseln 365 sperren 365 von Tabellen 661 Verteilerlisten 797 Verwaltungsaufgaben 111 Verwaltungsfunktionen 78 Verwendung von Wordmail 841 Verzweigung 901 Video-Grabber 118



Office XP Kompendium



Viewer 149 Virenschutz 74 I-Love-You 860 Stufe 1 860 Virtuelles Büro 76 Visuelles Menü 1136 Volltextrecherche 106 Volltonfarben 939 Vorlaufzeit, Dialogbox Termin 812 Vorschaufenster 836 Vorschaugrafik 112 Vortrag planen 873 W Wasserzeichen, Grafik verwaschen 1041 Wavelett-Kompression 70 Web 321 Web Storage System 868 Web-Abfrage 74, 561 Webbrowser 182 Web-Diskussionen 74 Web-Lagerungssystem 75 Weblayout 325 Weblayoutansicht 151, 177, 182 Web-Publishing 1007 Webseite Ansicht 150 Assistent 962 in Word gestalten 156 Preview 966 prüfen 150 Vorschau 966 Wenn-Funktion 295 Werkzeuge 176 Wertänderung 521 Wertetypen 473 WGPO0000 834 Whiteboard 580 Wichtige Tipps 109 Wiederherstellen 907 Wiederherstellen-Funktion 205 Wiederherstellungs-Assistent 179 Wiederholen-Funktion 204 Wiederholungen 937 Windows 2000 78 Windows NT 78 Word Absatzformatierung 221, 250 Absatzformatvorlage 247



1163



 Stichwortverzeichnis Adressblock 265 Adressdatenbanken einfügen 264 Aktionsfelder 255 Allgemeine Seiteneinstellungen 223 Arbeiten mit Grafiken 275 Assistenten 178 Aufgabenbereiche 45 Aufzählungen und Nummerierungen 222 AutoFormat für Tabellen 227 AutoFormen 279 AutoFormen einfügen 237 Auto-Funktionen 45 AutoKorrektur-Optionen 243 AutoMakro 1053 automatische Nummerierung 298 Auto-Nummerierung 45 Bearbeiten in der Seitenlayoutansicht 225 Berechnungen in Tabellen 293 Beschriftungen 298 Beschriftungen einfügen 298 ClipArt 233 ClipArt einfügen 234 Desktop-Drucker 44 Diagrammsammlung 238 Dokument schützen 308 Dokumente weitergeben 240 Dokumentvorlage 179, 252 Eigene Tabellen formatieren 228 Eintrag suchen 268 E-Mail versenden 309 E-Mail versenden und weiterleiten 303 Empfängerliste bearbeiten 268 Ergebnisfelder 255 Fax versenden und weiterleiten 303 Faxformular gestalten 304 Faxformulare erstellen 303 Felder 266 Felder aktualisieren 257 Felder einfügen 256 Fenster teilen 181 Fließtext einfügen 277 Formatierung, benutzte 248 Formatierung, Möglichkeiten 248 Formatierungsvarianten 220 Formatvorlage 247 Formatvorlage, verfügbare 248 Formatvorlagen 178, 219 Formatvorlagen, alle 248 Formatvorlagen, benutzerdefiniert 248 Formatvorlagenkatalog 250



1164



Formel-Editor 287 Formelgestaltung 287 Formularfeld hinzufügen 304 Formularfeld schützen 308 Fußnotenverwaltung 44 Grafik 44 Grafik aus Datei einfügen 235 Grafik einfügen 233 Grafik von Scanner oder Kamera einfügen 235 Grafik zuschneiden 239 Größenänderung von Objekten 46 Grundformatierung 219 Hintergrundfarbe 276 Index erstellen 281 Indexeinträge 281 Indexeinträge automatisch erstellen 284 Indexeinträge mithilfe einer Konkordanz-Datei erstellen 285 Indexformat wählen 284 Indexspalte erstellen 284 Indexverzeichnis erstellen 283 individuelle Briefe bearbeiten 268 innerhalb der Tabelle editieren 229 intelligente Verbindungen 46 Internet 44 Kopf- und Fußzeilen 225 Kopieren, Löschen und Verschieben in Tabellen 230 Korrekturbalken 345 Korrekturfunktionen und AutoText 243 Korrekturzeichen drucken 347 Layoutfunktionen 233 Leerräume in der Seitenansicht 45 Listenfeldformate 307 Listenformatvorlage 248 Makro aufzeichnen 1054 Makros ausführen 308 Marginalsatz 240 Markierungsfelder 255 Mehrfachmarkierung 46 mehrspaltiges Layout 219 neue Bezeichnung erstellen 299 Nummerierung einfügen 299 Optionen für Textformularfelder 307 Organigramm einfügen 236 Outlook-Adressbuch 45 Outlook-Kalender 45 Positionsrahmen 219 Postanschrift einfügen 266 Profil-Assistent 264 Profilname 264



Office XP Kompendium



 Stichwortverzeichnis Querverweise 298, 300 Rechtschreibkontrolle 44 Serienbrief Empfängerliste wählen 262 mit Vorlage beginnen 261 Seriendruck 260 Seriendruckfelder einfügen 267 Sonderzeichen und Shortcuts 216 Sortierfunktion 231 Speicheroptionen eines Formulars 309 Standardprofil festlegen 264 Synonym anfordern 246 Tabelle 227 Tabelle formatieren 230 Tabelle in Diagramme umwandeln 237 Tabelle markieren 229 Tabelle zeichnen 229 Tabellenformatvorlage 248 Teilgrafik 46 Text, Formatvorlage zuweisen 249 Textfeld 272 Textfeld bearbeiten 273 Textfeld formatieren 241, 273 Textfeld löschen 274 Textfeld verknüpfen 274 Textfluss steuern 274 Textrahmen und Schattierungen 222 Textverarbeitungsprogramm 43 Thesaurus 243 übereinstimmende Felder festlegen 266 Übersetzungsfunktionen 45 Umbruch, manuell 223 Untereinträge 282 Verweisbezüge 301 Verzeichnisse anlegen 299 Vorschau auf Ihre Briefe 267 Wasserzeichen 276 Wasserzeichenfunktion 45 Word 2002 und Outlook 2002 313 WordArt einfügen 237 Zähl-Assistent 45 Zeichenanzahl 45 Zeichenformatierung 220 Zeichenformatvorlage 248 zeichnen 46, 278 Zeichnung einfügen 236 Zeichnungsbereich 237, 280 Zwischenablage 196



Office XP Kompendium



Word 2002 Listenformatvorlagen 222 Tabellen, AutoFormat 231 WordArt 913, 918 WordArt-Rahmen 953 Word-Designs 842 Wordmail 53 Word-Tabellen, Style 46 Wort löschen 189 WWW 321, 558 X XML 181, 560, 586 Interpretation 71 Z Zahlenformate benutzerdefiniert 474 integriert 474 Zeichen-Hilfsmittel 874 Zeichensatz, Sonderzeichen 215 Zeilenhöhe 479 Zeilenmarke 188 Zeilenmarkierer 823 Zeilenumbruch 178 Zeilenumbuch, überflüssiger 844 Zeilenwechsel 188 Zeitfeld 815 Zeitformat 462 Zelle 116 Bezugsart 415 Namen 444 Schattierung 1120 Text ausrichten 422 verbinden 950 Zellinhalt, teilweise kopieren 470 Ziehen 197 Ziehpunkt 996, 1001 Zieldatei 117 Zieldokument 119 Zielwertsuche 492 Zierrahmen 957 Zoll 176 Zoom 185, 523, 945 Zugriffsberechtigungen 613 Zuschneideform 996 Zwischenablage 175, 468, 904 Einbetten 904



1165